Source: https://www.unifi.it/vp-3507-sistema-archivistico-di-ateneo.html
Timestamp: 2019-02-21 14:44:43+00:00
Document Index: 94793962

Matched Legal Cases: ['art. 122', 'art. 123', 'art. 10', 'art. 11', 'art. 122', 'art. 1', 'art. 108']

Sistema archivistico di ateneo - Ateneo - Università degli Studi di Firenze - UniFI
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Per la consultazione di questo materiale è necessario prendere contatto con la Gestione dei flussi documentali dell’archivio e trattamento degli atti:
indirizzo: via La Pira, 4 – 50121 Firenze
Secondo la legislazione italiana è la prima fase della vita dell'archivio e comprende il complesso dei documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi correnti.
Nel periodo corrente l'archivio forma con i nuovi documenti dell'attività del soggetto produttore e pertanto è un archivio in continuo accrescimento.
I documenti devono essere registrati al protocollo e tale registrazione, se condotta a norma di legge, fa fede in caso di controversia giuridica.
Per la consultazione di questo materiale è necessario prendere contatto con il servizio protocollo dell’Archivio Corrente agli indirizzi indicati sopra, e compilare il modulo 07C.
Documentazione attinente alle attività dell'Archivio corrente
Al fine di assicurare la trasparenza dell’attività amministrativa (L. 241/90 e Regolamento di attuazione emanato il 28 luglio 2016 - Regolamento di Ateneo sulla disciplina del diritto di accesso), l’Ateneo riconosce il diritto di accesso ai documenti amministrativi a chi vi abbia interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti.
La richiesta può essere presentata tramite URP (Ufficio Relazioni con il Pubblico) o direttamente al Responsabile dell'Ufficio che ha formato o che detiene il documento.
Massimario di conservazione e scarto dei documenti amministrativi dell’Università degli Studi di Firenze ( pdf ), approvato Senato Accademico, il 20 dicembre 2018, e dal Consiglio di Amministrazione, il 21 dicembre 2018
Si occupa dei procedimenti conclusi negli ultimi 40 anni riguardanti i vari aspetti delle attività svolte nell’Ateneo. In particolare conserva i fascicoli personali di docenti e studenti.
Per ulteriori informazioni contattare il personale dell’archivio:
indirizzo: via Cittadella, 7 – 50144 Firenze
telefono: 055 2756776/6771 - fax: 055 2756773
Conserva, gestisce e rende consultabile i documenti relativi ad affari e procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati alla conservazione permanente. I fondi archivistici storici disponibili presso l’Ateneo sono:
Archivio dell’Ateneo
Fondi archivistici aggregati
La consultazione della documentazione si svolge, a seconda del materiale richiesto, presso la sede dell’Archivio storico, in Via Cittadella, 7, oppure presso la Sala del Senato Accademico, in piazza San Marco, 4.
Per informazioni sui fondi disponibili e i servizi offerti dall’archivio agli utenti rivolgersi a:
telefono: 055 2756774/6770 - fax: 055 2756773
Documenti contenuti nel fascicolo della carriera universitaria
Con la conclusione del percorso di studi presso l’Ateneo fiorentino (laurea, rinuncia, decadenza o trasferimento) i documenti relativi all’iscrizione e alla carriera sono periodicamente inviati dalle Segreterie amministrative studenti all’Archivio di deposito.
Possono essere richiesti il libretto universitario, il diploma maturità, il certificato sostitutivo e per gli studenti stranieri il diploma originale, la traduzione giurata e la dichiarazione di valore oltre a tutti i titoli originali presentati per chiedere l’equipollenza del titolo di laurea straniero.
Come si richiede il controllo delle autocertificazioni
Gli enti esterni che desiderano ottenere conferma di titoli e/o dati devono inviare richiesta per email all'indirizzo archivio-proto(AT)adm.unifi.it o tramite PEC all'indirizzo ateneo(AT)pec.unifi.it.
Le istanze dovranno essere redatte su carta intestata, protocollata, timbrata e firmata.
Gli enti privati dovranno allegare alla richiesta obbligatoriamente l'autorizzazione dell'interessato al trattamento dei dati e copia di un documento di riconoscimento in corso di validità.
Come si richiedono i documenti del fascicolo universitario
Il ritiro avviene compilando e inviando, all’indirizzo e-mail archivio-deposito(AT)unifi.it o via fax al numero 0552756773, il modulo 08D.
Il modulo deve essere firmato in originale e corredato da una copia del documento di identità. Il ritiro può essere fatto anche da un delegato, seguendo la procedura prevista nel modulo.
Il richiedente sarà contattato dal personale dell’archivio per fissare un appuntamento per il ritiro nella sede di via Cittadella, 7.
Se la richiesta non sarà effettuata in modo corretto, il personale dell’archivio comunicherà agli interessati le correzioni da fare. In questo caso la richiesta seguirà un preciso iter di correzione e di validità (avvertenze)
Nel caso in cui l’ufficio non riesca a contattare l’utente, o non si presenti all’appuntamento concordato per il ritiro, la pratica verrà lasciata in sospeso per due mesi (con invio di un sollecito alla scadenza del primo mese) prima di essere archiviata. Una volta scaduti i termini di conservazione della domanda, l’utente dovrà ripresentarla ex novo se interessato al ritiro.
Per ritirare il diploma di laurea diplomi di laurea e Abilitazione non ci si deve rivolgere all’Archivio di Deposito, ma seguire la procedura descritta in questa pagina
Quali documenti è possibile consultare
Gli archivi storici degli enti pubblici sono liberamente consultabili. L’utente che intende accedere ai documenti conservati presso l’Archivio deve richiedere la consultazione nei modi previsti dal nostro servizio.
Ci sono però delle limitazioni alla consultazione dei documenti che sono definiti “riservati”, secondo le disposizioni previste dal Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio, art. 122 comma 1, “Archivi di Stato e archivi storici degli enti pubblici: consultabilità dei documenti”, cioè quelli relativi alla politica estera ed interna dello Stato ed quelli con dati sensibili, vale a dire le informazioni personali riguardanti la razza, le convinzioni politiche, filosofiche e religiose, l’appartenenza a partiti ed associazioni sindacali, lo stato di salute, la vita sessuale ed i rapporti riservati di tipo familiare. La consultabilità di tali documenti è interdetta per:
gli ultimi 40 anni per quelli relativi alla razza, alle convinzioni politiche, filosofiche e religiose,all’appartenenza a partiti ed associazioni sindacali;
gli ultimi 50 anni per i documenti che contengano dati relativi alla Politica esterna ed interna di uno Stato;
gli ultimi 70 anni per quelli relativi allo stato di salute, alla vita sessuale ed ai rapporti riservati di tipo familiare.
La consultazione per gli studiosi tiene comunque conto del Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici, allegato 2 al Codice in materia di protezione dei dati personali, D.Lgs. 196/2003.
Per la consultazione di documenti riservati da parte di soggetti terzi è necessaria l’autorizzazione da parte del titolare del fascicolo o dei suoi eredi, in caso di decesso dello stesso L’accesso ai documenti e il trattamento dei dati personali sono gestiti nel rispetto delle norme sulla consultabilità presenti nel Codice dei Beni Culturali e delle norme sulla riservatezza, art. 123 “Archivi di Stato e archivi storici degli enti pubblici: consultabilità dei documenti riservati”, dal D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 ossia Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio , ai sensi dell'art. 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137; art. 11 “Modalità del trattamento e requisiti dei dati”, del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, ossia Codice in materia di protezione dei dati personali .
Come si richiede la consultazione dei documenti storici dell'Ateneo
Per la consultazione e la ricerca storica, prima di recarsi nelle sale di consultazione dell’archivio storico è necessario compilare e inviare all’e-mail archivio-deposito(AT)unifi.it il modulo 09DS corredato da copia del documento d’identità. Il personale concorderà un appuntamento con il richiedente.
Per la riproduzione fotografica e filmografica sono considerate libere le riproduzioni di beni archivistici non sottoposti a restrizioni di consultabilità, per le sole attività di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del patrimonio culturale, svolte senza scopo di lucro, come previsto dall’art. 122, del D. Lgs. n. 42/2004, tenendo conto delle modifiche previste nell’art. 1, comma 171, Legge n. 124 4/2017, “Legge annuale per il mercato e la concorrenza”, in modifica dell’art. 108, Canoni di concessione, corrispettivi di riproduzione, cauzione, D. Lgs. 42/2004.
Per la richiesta di riproduzione occorre compilare il modulo 11S
01C - Modulo di richiesta annullamento del numero di protocollo/albo
02C esterni - Modulo richiesta di copia conforme degli atti di repertorio (dr – dd) per utenti esterni
02C interni - Modulo richiesta di copia conforme degli atti di repertorio (dr – dd) per utenti interni
03C - Modulo consultazione repertori conservati presso l’Unità processo archivio e trattamento atti gestione del flusso documentale
04C - Modulo di richiesta interventi registrazione titulus
05C - Modulo richiesta lancio straordinario albo on-line
06C - Modulo richiesta estremi del documento [n. prot. – resp.le procedimento (rpa)]
07C - Modulo accesso ai documenti amministrativi e ai decreti rettorali e dirigenziali
08D - Modulo di richiesta ritiro originali
08DS interni - Modulo di richiesta fascicolo studente per utenti interni
09DS - Modulo di accesso alla sala studio nell'archivio
09DSR - Modulo di richiesta ricerca nell’archivio
10S - Registro presenze sala studio
11S - Modulo riproduzione documenti
Avvertenze per le richieste
Gli utenti che presentano richieste incomplete (es. assenza del documento di identità o errata compilazione del modulo), hanno a disposizione un mese (con invio di notifica da parte dell’ufficio), per presentare quanto richiesto nelle forme corrette. Una volta scaduti i termini della domanda, l’utente dovrà ripresentarla ex novo se interessato al ritiro.
D.Lgs. 30 giugno 2003 n. 196 – Codice in materia di protezione dei dati personali
Università di Firenze D.R. 18 giugno 2015 n. 647 – Regolamento per l’autorizzazione alle riproduzioni fotografiche e filmografiche (pdf) - Da rivedere in base alla legge 124 4/2017 e alle circolari DGA su Riproduzione di documenti archivistici effettuata da privati con mezzi propri
Università di Firenze D. R. 2 marzo 2016 n. 123 - Regolamento del Sistema Archivistico di Ateneo