Source: https://www.kws.com/de/de/unternehmen/investor-relations/erklaerung-zur-unternehmensfuehrung/
Timestamp: 2020-01-25 05:42:12
Document Index: 346448270

Matched Legal Cases: ['§289', '§315', '§ 289', '§ 315', 'Art. 1', '§ 114', '§ 89', '§ 245', '§ 197', '§ 30', '§ 76', '§ 111', '§ 111', '§ 76', '§ 111', '§ 76', '§ 24', '§ 8', '§ 23']

Erklärung Zur Unternehmensführung - Investor Relations - Unternehmen - KWS SAAT SE & Co. KGaA
Erklärung zur Unternehmensführung nach §289f und §315d HGB
2018/2019: Inhalte auch gemäß Ziffer 3.10 Deutscher Corporate Governance Kodex (Corporate Governance Bericht)
Erklärung zur Unternehmensführung nach § 289f und § 315d HGB
Eine verantwortungsvolle Unternehmensführung (Corporate Governance) hat bei der KWS SAAT SE & Co. KGaA seit jeher einen hohen Stellenwert. Der Aufsichtsrat der KWS SAAT SE & Co. KGaA und der Vorstand der persönlich haftenden Gesellschafterin der KWS SAAT SE & Co. KGaA, der KWS SE (nachfolgend auch: der Vorstand) leiten und begleiten das Unternehmen in Richtung einer nachhaltigen wertschöpfenden Entwicklung. Die Basis unserer erfolgreichen Unternehmensentwicklung ist seit unserer Gründung vor über 160 Jahren unverändert geprägt von langfristigem Denken und nachhaltigem Handeln.
Die Gesellschaft hat das Berichtsjahr in der Rechtsform einer SE (Societas Europaea) abgeschlossen. Am 2. Juli 2019 wurde der Rechtsformwechsel der Gesellschaft in eine Kommanditgesellschaft auf Aktien (KGaA) im Handelsregister des Amtsgerichts Göttingen eingetragen. Die sich daraus ergebenden Auswirkungen auf die Corporate Governance der KWS SAAT SE & Co. KGaA sind im Anschluss an die Darstellung zum Berichtszeitraum im Geschäftsjahr 2018/2019 zusammengefasst.
Den Kodexempfehlungen wird nahezu vollständig entsprochen
Vorstand und Aufsichtsrat haben sich im Berichtsjahr erneut mit der Erfüllung der Vorgaben des Deutschen Corporate Governance Kodex befasst. Als Ergebnis wurde die nachfolgende, auch auf www.kws.de/corporate-governance aufgeführte Entsprechenserklärung abgegeben, die den Empfehlungen des Kodex nahezu vollständig entspricht.
Die Gesellschaft hat das Berichtsjahr in der Rechtsform einer SE (Societas Europaea) abgeschlossen. Die nachstehenden Ausführungen beziehen sich auf die in diesem Zeitraum relevanten Unternehmensführungspraktiken und Arbeitsweisen von Vorstand und Aufsichtsrat der KWS SAAT SE. Es ist vorgesehen, dass die nachstehend für die seinerzeitige KWS SAAT SE beschriebenen Unternehmensführungspraktiken sowie die Arbeitsweisen von Vorstand und Aufsichtsrat zukünftig in entsprechender Weise auch in der Rechtsform der KGaA angewendet werden. Die Auswirkungen auf die Corporate Governance der KWS SAAT SE & Co. KGaA, die sich seit dem Rechtsformwechsel ergeben haben, sind im Anschluss an die Darstellung zum Berichtsjahr 2018/2019 zusammengefasst.
Relevante Praktiken der Unternehmensführung, die über die gesetzlichen Anforderungen hinausgehen
Den Rahmen für die Unternehmensführung der KWS SAAT SE bildeten im Berichtsjahr 2018/2019 die verschiedenen national und international gesetzlich verankerten Regelungen sowie die von der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex aufgestellten Empfehlungen. Darüber hinaus haben wir eine eigene Führungspraxis entwickelt, die über die gesetzlichen Anforderungen hinausgeht. Die verschiedenen Bereiche sind in einem entsprechenden Portal thematisch aufbereitet und jederzeit von unseren Mitarbeitern abrufbar. Besonders hervorzuheben ist dabei unsere Compliance Kultur, für deren Implementierung und Weiterentwicklung innerhalb der KWS Gruppe eine eigene Abteilung existiert, das Group Compliance Office. Mit dem KWS Compliance Management System („CMS“) werden alle Aspekte und Bereiche der Compliance Arbeit gesteuert, die von der Abteilung Group Compliance Office verantwortet werden.
Das CMS ist entsprechend IDW PS 980 nach sieben Kriterien aufgestellt: Kultur, Ziele, Risiken, Programm, Organisation, Kommunikation und Monitoring. Zur laufenden Weiterentwicklung des CMS ziehen wir in erster Linie die Erkenntnisse aus Compliance Risk Assessments, der Auswertung der Selbstbeurteilung zu den Minimum Requirement Abfragen und Revisionsprojekten heran. Soweit das Wachstum und die Ausweitung der internationalen Geschäftstätigkeit auf neue Märkte oder der Anstieg der Mitarbeiterzahlen oder andere Faktoren Anpassungen des Systems erfordern, wird geprüft, welche entsprechenden Schritte einzuleiten sind.
Die KWS Compliance Regelungen sind für unsere Mitarbeiter in allen Märkten, in denen wir weltweit tätig sind, verbindlich. Sie orientieren sich dabei an den strengsten Rechtsvorschriften innerhalb unseres Tätigkeitsbereiches. So ist etwa Korruption durch die „Internationale Anti-Korruptionsrichtlinie der KWS Gruppe“ untersagt. Dies gilt auch in den Ländern, in denen das Gesetz keinen Straftatbestand für Bestechung vorsieht oder einzelne Bestechungshandlungen von der Strafbarkeit ausnimmt. In der Richtlinie haben wir darüber hinaus klar die Grenzen definiert, die für Geschenke, Spenden, Einladungen und andere Zuwendungen gelten. Das Grundwerk der Compliance Arbeit bildet der für alle Mitarbeiter der KWS Gruppe verbindliche „Code of Business Ethics“ (CoBE), den wir in einer Kurzfassung auch auf unserer Website unter www.kws.de/corporate-governance veröffentlicht haben. Hier werden zusätzlich zu gesetzlichen Bestimmungen ethische Standards im beruflichen Alltag ebenso festgeschrieben wie unternehmensinterne Reaktionen auf ein Fehlverhalten.
Unsere Human Resources-Strategie enthält klar definierte Vorgaben, die sich mit den verschiedenen Aspekten von Arbeits- und Sozialstandards befassen. Konkretisiert haben wir diese Vorgaben in unseren Group Standards Human Resources. Wesentliche Punkte sind dabei unter anderem der Ausschluss von Kinderarbeit und jeglicher Form von Zwangs- und Pflichtarbeit, die Chancengleichheit von Männern und Frauen sowie das klare Bekenntnis für umfassende Maßnahmen zur Förderung der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes für unsere Mitarbeiter.
Beschreibung der Arbeitsweise von Vorstand und Aufsichtsrat sowie der Zusammensetzung und Arbeitsweise von deren Ausschüssen
Die KWS SAAT SE hatte im Berichtszeitraum ein duales Führungssystem mit einer transparenten und effektiven Aufteilung von Unternehmensleitung und deren Überwachung zwischen Vorstand und Aufsichtsrat, der Besetzung des Aufsichtsrats mit Vertretern der Aktionäre und der Arbeitnehmer sowie den Mitbestimmungs- und Kontrollrechten der Aktionäre in der Hauptversammlung. Die Kompetenzen und persönliche Zusammensetzung innerhalb der beiden Organe der Gesellschaft sind strikt voneinander getrennt. Die Leitung des Unternehmens oblag dem Vorstand, während der Aufsichtsrat den Vorstand überwachte und beriet.
Vorstand und Aufsichtsrat der KWS SAAT SE arbeiteten konstruktiv und im gegenseitigen Vertrauen zusammen. Beide Organe waren dem gemeinsamen Ziel verpflichtet, auf Basis der etablierten Unternehmensphilosophie nachhaltiges und langfristiges Wachstum zu generieren. Es bestand ein konstanter enger Kontakt zwischen dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats und dem Sprecher des Vorstands sowie einzelnen Vorstandsmitgliedern. Zusätzlich traf sich der Aufsichtsratsvorsitzende in monatlichen Sitzungen mit dem Gesamtvorstand. In diesen Sitzungen wurden unter anderem die aktuelle Geschäftsentwicklung, die Strategie, Vorkommnisse von besonderer Wichtigkeit und das Risikomanagement intensiv erörtert.
Arbeitsweise des Vorstandes
Der Vorstand der KWS SAAT SE führte die Geschäfte der Gesellschaft nach den Vorschriften des Gesetzes, der Satzung und der Geschäftsordnung unter gemeinsamer Verantwortung mit der Zielsetzung, den Unternehmenswert nachhaltig zu steigern und die festgelegten Unternehmensziele zu erreichen. Dies geschah unter Berücksichtigung der Belange der Aktionäre, seiner Arbeitnehmer und der sonstigen mit dem Unternehmen verbundenen Gruppen (Stakeholder). Im Rahmen der Besetzung von Führungspositionen achtete der Vorstand bei der Auswahl aus fachlich qualifizierten Kandidaten auf Vielfalt (Diversity), insbesondere eine angemessene Berücksichtigung von Frauen. Er beachtete die Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex und berichtete über Abweichungen.
Die Aufgabengebiete des Vorstands der KWS SAAT SE waren in Geschäftsbereiche unterteilt, im Geschäftsverteilungsplan schriftlich festgehalten und auf der Homepage unter www.kws.de/corporate-governance im Bereich „Vorstand" veröffentlicht. Die einzelnen Mitglieder waren für die ihnen zugewiesenen Geschäftsbereiche unmittelbar verantwortlich, die gemeinsame Verantwortung für die Geschäftsführung bleibt hiervon unberührt. Der Vorstand entschied in seiner Gesamtheit über wesentliche Angelegenheiten der Gesellschaft. Diese waren in der Geschäftsordnung des Vorstands aufgeführt und ebenfalls in dem vorstehend genannten Bereich „Vorstand" auf der Homepage unter www.kws.de/corporate-governance einsehbar.
Der Vorstand der KWS SAAT SE entwickelte die strategische Ausrichtung des Unternehmens, stimmte sie mit dem Aufsichtsrat ab und sorgte für ihre Umsetzung. Er koordinierte und kontrollierte die wesentlichen Unternehmensaktivitäten und entschied über die Ressourcenverteilung. Er legte die Richtlinien und Grundsätze der Unternehmenspolitik fest und war für deren Einhaltung sowie die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen verantwortlich und sorgte für ein angemessenes Risikomanagement und Risikocontrolling im Unternehmen.
Vorstandssitzungen fanden wöchentlich (halbtags) oder zweiwöchentlich (ganztags) statt. Sie dienten der Beschlussfassung des Gesamtvorstands, der gegenseitigen Abstimmung und Unterrichtung über alle wichtigen Vorgänge aus den einzelnen Geschäftsbereichen. Jedes Vorstandsmitglied konnte die Einberufung einer Vorstandssitzung beantragen. Laut Geschäftsordnung sollten notwendige Beschlüsse einstimmig gefasst bzw. mit der Mehrheit der Stimmen nach vorheriger Aussprache getroffen werden.
Der vom Aufsichtsrat ernannte Vorstandssprecher repräsentierte den Vorstand und die Gesellschaft in grundsätzlichen Angelegenheiten gegenüber der Öffentlichkeit. Er verantwortete die Organisation der Vorstandssitzungen und die Überwachung der Durchführung von Vorstandsbeschlüssen.
Der Vorstand unterrichtete den Aufsichtsratsvorsitzenden regelmäßig, frühzeitig und umfassend über alle für die Gesellschaft relevanten Fragen der Planung, der Geschäftsentwicklung, der Risikolage, des Risikomanagements und der Compliance des Unternehmens.
Der Vorstand der KWS SAAT SE hat im Berichtsjahr unverändert keine Ausschüsse gebildet. Im zurückliegenden Geschäftsjahr wurden dem Aufsichtsrat keine Interessenkonflikte von Vorstandsmitgliedern mitgeteilt.
Zum 1. Januar 2019 wurde Dr. Felix Büchting in den Vorstand der KWS SAAT SE berufen. Zum Ende des Geschäftsjahres 2018/2019 bestand der Vorstand somit – bei im Übrigen unveränderter Zusammensetzung gegenüber dem Vorjahr – aus fünf Personen.
Arbeitsweise und Zusammensetzung des Aufsichtsrates
Der Aufsichtsrat der KWS SAAT SE hatte die Aufgabe, den Vorstand bei der Leitung des Unternehmens regelmäßig zu beraten und zu überwachen. In Entscheidungen von grundlegender Bedeutung für das Unternehmen war der Aufsichtsrat frühzeitig eingebunden. Wesentliche Geschäfte und grundlegende Entscheidungen über die weitere Entwicklung der KWS SAAT SE bedurften der Zustimmung des Aufsichtsrats. Für die entsprechende Beschlussfassung war die einfache Mehrheit ausreichend. Im Berichtszeitraum bestand der Aufsichtsrat unverändert aus sechs Mitgliedern. Das ehemalige Mitglied Dr. Arend Oetker trug unverändert den Titel „Ehrenmitglied des Aufsichtsrats“. Dieser ist nicht Mitglied des Aufsichtsrats und einem solchen nicht gleichgestellt; er verfügt insbesondere nicht über die organschaftlichen Rechte eines Mitglieds des Aufsichtsrats.
Der Aufsichtsrat ernannte einen Sprecher des Vorstands, der die Arbeit im Vorstand koordinierte. Darüber hinaus hatte er auf eine einheitliche Ausrichtung der Geschäftsführung hinzuwirken und konnte jederzeit Auskünfte über einzelne Angelegenheiten von den Mitgliedern des Vorstands verlangen.
Im Geschäftsjahr 2018/2019 standen im Zusammenhang mit der Beschlussfassung über den Formwechsel der Gesellschaft auf der ordentlichen Hauptversammlung am 14. Dezember 2018 Wahlen zum Aufsichtsrat an, da mit Wirksamwerden des Formwechsels die Ämter der bisherigen Aufsichtsratsmitglieder kraft Gesetzes erlöschen, sodass eine Neuwahl der Aufsichtsratsmitglieder des Rechtsträgers neuer Rechtsform, also der KWS SAAT SE & Co. KGaA, erforderlich war. Durch die Hauptversammlung am 14. Dezember 2018 als Anteilseignervertreter in den Aufsichtsrat der KWS SAAT SE & Co. KGaA gewählt wurden Dr. Drs. h.c. Andreas J. Büchting, Victor W. Balli, Cathrina Claas-Mühlhauser sowie Dr. Marie Th. Schnell. Die Wahlen fanden gemäß der Empfehlung aus 5.4.3 des Deutschen Corporate Governance Kodex als Einzelwahl statt. Zudem fanden auch Wahlen der Arbeitnehmervertreter in den Aufsichtsrat der KWS SAAT SE & Co. KGaA statt. Die bisherigen Arbeitnehmervertreter, Jürgen Bolduan (Vorsitzender des Gesamtbetriebsrats der KWS SAAT SE & Co. KGaA) sowie Christine Coenen (Vorsitzende des European Employee Committee) im Aufsichtsrat der KWS SAAT SE wurden am 30. Januar 2019 durch ein „Besonderes Verhandlungsgremium“ der europäischen KWS Belegschaft (EU) in ihrer Funktion als Arbeitnehmervertreter in den Aufsichtsrat der KWS SAAT SE & Co. KGaA bestätigt.
Der Aufsichtsrat der KWS SAAT SE hatte für seine Zusammensetzung folgende Zielsetzungen: Mit Blick auf die internationale Geschäftstätigkeit der KWS soll dem Aufsichtsrat in Übereinstimmung mit den Forderungen des DCGK eine ausreichende Anzahl an Aufsichtsratsmitgliedern mit internationalen Erfahrungen angehören. Alle von der Hauptversammlung gewählten Aktionärsvertreter des Gremiums im Berichtsjahr 2018/2019 waren in verantwortlichen Funktionen bzw. Organen international agierender Familienunternehmen tätig, sodass der Aufsichtsrat seine Zielsetzung im Hinblick darauf erfüllte.
Der Aufsichtsrat hat sich gemäß Ziffer 5.4.2. des Deutschen Corporate Governance Kodex mit der Frage der angemessenen Anzahl der unabhängigen Mitglieder der Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat befasst und diese mit Beschluss vom 24. Juni 2015 auf 50 Prozent festgesetzt. Der Aufsichtsrat sieht als unabhängige Mitglieder Victor W. Balli und Cathrina Claas-Mühlhäuser an und hat damit auch sein Ziel, dass 50 Prozent der Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat unabhängig sein sollen, erreicht. Bei der Prüfung, welche Mitglieder als unabhängig anzusehen sind, hat sich der Aufsichtsrat auch an den Empfehlungen der Kommission 2005/162/EG in Verbindung mit Art. 1 Abs. 1 lit. d, bb der Siebten Richtlinie des Rates 83/349/EWG orientiert.
Zur Wahl in den Aufsichtsrat sollen der Hauptversammlung nur Kandidaten vorgeschlagen werden, die das 72. Lebensjahr noch nicht vollendet haben. Hierbei soll auch auf Unabhängigkeit und Vielfalt (Diversity) geachtet werden. Auch diese entsprechenden Ziele des Aufsichtsrats wurden im Berichtszeitraum umgesetzt.
Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses, Victor W. Balli, verfügt über besondere Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen und internen Kontrollverfahren (‚Financial Expert‘).
Der Aufsichtsrat hat sich auf Vorschlag des Nominierungsausschusses im Oktober 2017 ein neues Kompetenzprofil gegeben, welches bei den Vorschlägen an die Hauptversammlung vom 14. Dezember 2017 zur Neuwahl des Aufsichtsrats der KWS SAAT SE und zuletzt auch bei den Vorschlägen an die Hauptversammlung vom 14. Dezember 2018 zur Wahl des Aufsichtsrats der KWS SAAT SE & Co. KGaA berücksichtigt wurde.
Bei der Zusammensetzung des Aufsichtsrats im Berichtszeitraum wurden daher nicht nur sämtliche der vom Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung beschlossenen Ziele erfüllt, sondern es wurde darüber hinaus auch das Kompetenzprofil für das Gesamtgremium ausgefüllt. Das Gesamtgremium war auch mit Blick auf die jeweiligen Kompetenzen so zusammengesetzt, dass seine Mitglieder insgesamt über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen verfügten.
Außerdem achteten alle unsere Aufsichtsratsmitglieder darauf, dass ihnen für die Wahrnehmung ihrer Mandate genügend Zeit zur Verfügung stand und die erforderlichen Aus- und Fortbildungsmaßnahmen durchgeführt wurden. Dabei wurden sie von der Gesellschaft nach Kräften unterstützt.
Aufsichtsratssitzungen fanden mindestens zweimal im Kalenderhalbjahr statt. Die unverzügliche Einberufung des Aufsichtsrats kann unter Angabe des Zweckes und der Gründe von jedem Aufsichtsratsmitglied oder jedem Vorstand erfolgen. Im Berichtsjahr trat der Aufsichtsrat insgesamt zu sechs Sitzungen zusammen, zudem hielt der Aufsichtsrat eine Telefonkonferenz ab. Informationen zu den Schwerpunkten der einzelnen Sitzungen enthält der Geschäftsbericht 2018/2019 auf den Seiten 5 bis 11. Jedes Aufsichtsratsmitglied hat Interessenkonflikte dem Aufsichtsrat unverzüglich offenzulegen. Der Hauptversammlung wird über aufgetretene Interessenkonflikte berichtet. Interessenkonflikte einzelner Mitglieder wurden dem Aufsichtsratsvorsitzenden oder bei Personenidentität dem stellvertretenden Aufsichtsratsvorsitzenden gegenüber im zurückliegenden Geschäftsjahr nicht mitgeteilt.
Der Aufsichtsrat der KWS SAAT SE hatte im Berichtsjahr weiterhin drei Ausschüsse gebildet, die im Namen und in Vertretung des Gesamtaufsichtsrats die ihnen übertragenen Aufgaben erfüllen, soweit dies gesetzlich zulässig ist: den Präsidialausschuss, den Prüfungsausschuss und den Nominierungsausschuss. Der Ausschussvorsitzende berichtete über die Beratungen und Beschlüsse des jeweiligen Ausschusses an den Aufsichtsrat. Die Besetzung der Ausschüsse im Berichtszeitraum ist dem Geschäftsbericht 2018/2019 der Seite 10 zu entnehmen.
Dem Präsidialausschuss der KWS SAAT SE gehörten der Vorsitzende des Aufsichtsrats, sein Stellvertreter sowie ein weiteres Mitglied des Aufsichtsrats an. Er bereitete die Entscheidungen des Gesamtaufsichtsrats über den Abschluss, die Verlängerung, die Änderung und die Beendigung der Anstellungsverträge des Unternehmens mit den Mitgliedern des Vorstands vor. Zu seinen Aufgaben gehörte darüber hinaus auch die Erarbeitung eines Vorschlags über die Struktur des Vergütungssystems für den Vorstand, die regelmäßige Überprüfung sowie die Festsetzung der Gesamtvergütung für die einzelnen Vorstandsmitglieder. Darüber hinaus entschied der Ausschuss auch über die Regelung der rechtlichen Beziehungen zwischen der Gesellschaft und ihren ausgeschiedenen Vorstandsmitgliedern, die Genehmigung von Verträgen der KWS SAAT SE oder ihrer Tochtergesellschaften mit Aufsichtsratsmitgliedern gemäß § 114 AktG und der Genehmigung von Krediten an Mitglieder des Vorstands und an Aufsichtsratsmitglieder nach §§ 89, 115 AktG.
Der Prüfungsausschuss bestand aus dem Aufsichtsratsvorsitzenden und zwei weiteren Mitgliedern des Aufsichtsrats und tagte mindestens dreimal im Jahr. An den Sitzungen und Telefonkonferenzen nahmen in der Regel auch der Finanzvorstand und/oder der Vorstandssprecher teil. Der Vorsitzende des Prüfungsausschusses, Victor W. Balli, entsprach den gesetzlichen Anforderungen an Unabhängigkeit und Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung oder Abschlussprüfung. Der Prüfungsausschuss überwachte die Richtigkeit der Abschlüsse des Unternehmens sowie des Risikomanagements und Compliance. Zu seinem Aufgabenbereich zählte auch die Unterbreitung eines Vorschlages zur Wahl des Abschlussprüfers an den Aufsichtsrat, die Festlegung der Prüfungsschwerpunkte des Abschlussprüfers, die Prüfung der Unabhängigkeit und Qualifikation des Abschlussprüfers, die Honorarvereinbarung und die Erteilung des Prüfungsauftrages.
Die Erteilung des Prüfungsauftrages erfolgte nach entsprechendem Beschluss der ordentlichen Hauptversammlung 2018 an die Ernst & Young GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hannover. Diesbezüglich hatte die KWS SE, die in ihrer Funktion als persönlich haftende Gesellschafterin der KWS SAAT SE & Co. KGaA bei der Anwendung der Gründungsvorschriften des Aktiengesetzes gemäß § 245 Abs. 2 Satz 1 UmwG, § 197 UmwG, § 30 Abs. 1 AktG den Abschlussprüfer für das erste Voll- oder Rumpfgeschäftsjahr zu bestellen hat, vorsorglich bereits die Erklärung abgegeben, dass die von der Hauptversammlung beschlossene Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers nach Wirksamwerden des Formwechsels der KWS SAAT SE in die Rechtsform der Kommanditgesellschaft auf Aktien fortbestehen soll; der Formwechsel wurde jedoch erst nach Beendigung des Geschäftsjahres 2018/2019, für welches die Abschlussprüferbestellung erfolgte, wirksam. Vor Unterbreitung des Wahlvorschlages an die Hauptversammlung wurde eine Unabhängigkeitserklärung des Wirtschaftsprüfers gemäß Ziffer 7.2.1 des Deutschen Corporate Governance Kodex eingeholt. Mit dem Abschlussprüfer wurde vereinbart, dass der Vorsitzende des Aufsichtsrats bzw. des Prüfungsausschusses über während der Prüfung auftretende mögliche Ausschluss- oder Befangenheitsgründe unverzüglich unterrichtet wird, soweit diese nicht unverzüglich beseitigt werden. Darüber hinaus unterrichtet der Abschlussprüfer den Aufsichtsrat unverzüglich über alle für die Aufgaben des Aufsichtsrats und des Prüfungsausschusses wesentlichen Feststellungen und Vorkommnisse, die sich bei der Durchführung der Abschlussprüfung ergeben.
Eine weitere Aufgabe des Prüfungsausschusses war auch die Erörterung mit dem Vorstand über die Angemessenheit und Funktionsfähigkeit des internen Kontrollsystems für die Finanzberichterstattung. Im Rahmen der Erstellung des Jahres- und Konzernabschlusses oblag dem Prüfungsausschuss die Vorprüfung der Unterlagen zum Einzel- und Konzernabschluss sowie des zusammengefassten Lageberichts. Der Prüfungsausschuss bereitete die Entscheidungen des Gesamtaufsichtsrats über die Billigung des Jahresabschlusses der KWS SAAT SE und des Konzernabschlusses der KWS Gruppe auf Basis des Berichtes des Abschlussprüfers vor und entwickelte einen Vorschlag zur Beschlussfassung des Vorstands zur Gewinnverwendung. In einem direkten Dialog mit dem Finanzvorstand und dem Vorstandssprecher diskutierte der Prüfungsausschuss auch die Quartalsmitteilungen und den Halbjahresfinanzbericht sowie die begleitenden Pressemitteilungen.
Der Nominierungsausschuss der Gesellschaft setzte sich aus drei aus der Mitte des Aufsichtsrats zu wählenden Vertretern der Anteilseigner zusammen. Er unterbreitete Wahlvorschläge für die Wahlen der Vertreter der Anteilseigner für den Aufsichtsrat. Er schlug dem Gesamtaufsichtsrat für dessen Wahlvorschläge an die Hauptversammlung geeignete Kandidaten vor und holte alle Informationen ein, die zur Beurteilung der Eignung der Kandidaten erforderlich sind.
Im Bericht des Aufsichtsrats auf den Seiten 5 bis 11 des Geschäftsberichts der KWS Gruppe 2018/2019 sind nähere Details zur Arbeit des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse aufgeführt.
Diversitäts-Konzept nach 289f Absatz 2 Nr. 6 HGB
Bei der Zusammensetzung von Vorstand und Aufsichtsrat entsprach die KWS SAAT SE im Berichtsjahr den Vorgaben des Deutschen Corporate Governance Kodex. Die Kandidaten für die Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat wurden dem Gesamtaufsichtsrat vom Nominierungsausschuss vorgeschlagen. Dabei wurde auch auf Diversitäts-Aspekte geachtet.
Auch bei der Besetzung des Vorstands der KWS SAAT SE wurde auf Diversität geachtet. Einzelne Diversitätsaspekte, zum Beispiel bezüglich Geschlecht, Alter oder Internationalität, wurden von der KWS SAAT SE im Berichtsjahr nicht weiter spezifiziert.
Diversität in den Unternehmensführungsgremien der seinerzeitigen KWS SAAT SE
jeweils 30.6.
Gesamter Vorstand Anzahl der Personen 4 4
unter 30 Jahre % 0 0
30 bis 50 Jahre % 40 25
über 50 Jahre % 60 75
Frauen % 20 25
Nationalität: Europäisch % 100 100
Gesamter Aufsichtsrat Anzahl der Personen 6 6
30 bis 50 Jahre % 20 20
über 50 Jahre % 40 40
Frauen % 50 50
Zum 30. Juni 2019 war der fünfköpfige Vorstand der KWS SAAT SE mit einer Frau und der sechsköpfige Aufsichtsrat mit drei Frauen besetzt. Die Anteile von Frauen im Vorstand und Aufsichtsrat betrugen demnach 20 Prozent bzw. 50 Prozent.
Informationen über die festgelegten Zielgrößen und Fristen gemäß § 76 Abs. 4 und § 111 Abs. 5 AktG
Für den Anteil von Frauen in Aufsichtsrat und Vorstand legt der Aufsichtsrat gemäß § 111 Abs. 5 AktG und Ziffer 5.4.1. DCGK in der Fassung vom 7. Februar 2017 jeweils eine Zielgröße und die Frist zu deren Erreichung fest.
Der Aufsichtsrat der KWS SAAT SE hatte im Jahr 2015 erstmals mit einer Zielerreichungsfrist bis zum 30. Juni 2017 entsprechende Beschlüsse gefasst.
Darüber hinaus wurden vom Vorstand im Jahr 2015 für den Frauenanteil in den beiden Führungsebenen unterhalb des Vorstands der KWS SAAT SE gemäß § 76 Abs. 4 AktG ebenfalls konkrete Zielgrößen festgelegt, die bis zum 30. Juni 2017 erreicht werden sollten.
Mit Ablauf der gesetzlichen Frist zum 30. Juni 2017 waren die Zielgrößen und -fristen neu festzulegen:
Diesbezüglich beschloss der Aufsichtsrat gem. § 111 Abs. 5 AktG, dass der Anteil von Frauen und Männern für die Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat weiterhin mindestens 25 Prozent, und der Anteil der Frauen und Männer im Vorstand der KWS SAAT SE ebenfalls weiterhin mindestens 25 Prozent betragen solle. Diese Zielgrößen sollen bis zum 30. Juni 2022 erreicht werden.
Da die Wahlordnung für die Wahl der Arbeitnehmervertreter im Aufsichtsrat keine Ziel- oder Mindestgrößen für die Anteile von Frauen und Männern vorsieht, ergibt die o.g. Zielsetzung betreffend die Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat rechnerisch für das Gesamtgremium einen Anteil von mindestens 16,6 Prozent.
Nach aktuellem Stand beträgt der Anteil von Frauen und Männern im Aufsichtsrat 50 Prozent, womit diese Zielgröße deutlich übererfüllt ist.
Der Anteil von Frauen im Vorstand beträgt aktuell 20 Prozent.
Für den Frauenanteil in den beiden Führungsebenen unterhalb des Vorstands der KWS SAAT SE hat der Vorstand gemäß § 76 Abs. 4 AktG ebenfalls erneut Zielgrößen und -fristen festgelegt und sich weiterhin das Ziel gesetzt, einen Frauenanteil von 15 Prozent in der Führungsebene 1 und zehn Prozent in der Führungsebene 2 bis zum 30. Juni 2022 zu erreichen.
Zum Stichtag 30. Juni 2019 lag der Frauenanteil in der Führungsebene 1 bei 15,8 Prozent und in der Führungsebene 2 bei 13,6 Prozent. Damit wurden beide Ziele zum Ende des Geschäftsjahres 2018/2019 erreicht.
Die Aktionäre der KWS SAAT SE nahmen ihre Mitbestimmungs- und Kontrollrechte im Rahmen der mindestens einmal jährlich stattfindenden Hauptversammlung wahr. Zu den Aufgaben der Haupt-versammlung der seinerzeitigen KWS SAAT SE zählte die Wahl von vier der sechs Aufsichtsratsmitglieder – nämlich der Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat, die Beschlussfassungen über die Entlastung von Vorstand und Aufsichtsrat, die Verwendung des Bilanzgewinns, eventuelle Kapitalmaßnahmen, die Ermächtigung zur Ausgabe und zum Rückkauf eigener Aktien, Satzungsänderungen sowie die Wahl des Abschlussprüfers. Grundsätzlich gewährte jede Aktie der KWS SAAT SE eine Stimme. Jeder Aktionär war berechtigt, an der Hauptversammlung teilzunehmen, dort das Wort zu den jeweiligen Tagesordnungspunkten zu ergreifen, Gegenanträge zu stellen und Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu verlangen, sofern dies zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich war. Bei der Hauptversammlung am 14. Dezember 2018 waren ca. 85,4 Prozent der Stimmrechte vertreten.
Corporate Governance der KWS SAAT SE & Co. KGaA
Am 2. Juli 2019 wurde der Rechtsformwechsel der KWS SAAT SE in eine SE & Co. KGaA in das Handelsregister in Göttingen eingetragen. Persönlich haftende Gesellschafterin ist die KWS SE mit Sitz in München (eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts München unter HRB 242486).
Gemäß Beschluss der Hauptversammlung der KWS SAAT SE vom 14. Dezember 2018 erhielten die Aktionäre für jede Stückaktie der KWS SAAT SE eine Stückaktie der KWS SAAT SE & Co. KGaA. Auch die Kommanditaktionäre der KWS SAAT SE & Co. KGaA nehmen ihre Mitbestimmungs- und Kontrollrechte im Rahmen der mindestens einmal jährlich stattfindenden Hauptversammlung wahr. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme. Die Hauptversammlung wird – beginnend mit dem Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2018/2019 – auch über die Feststellung des Jahresabschlusses der Gesellschaft beschließen. Dieser sowie bestimmte weitere Beschlüsse der Hauptversammlung bedürfen der Zustimmung der persönlich haftenden Gesellschafterin. Im Übrigen hat die Hauptversammlung der KWS SAAT SE & Co. KGaA im Wesentlichen die gleichen Rechte wie die Hauptversammlung der KWS SAAT SE; an die Stelle der Entlastung der Vorstandsmitglieder tritt dabei die Entlastung der persönlich haftenden Gesellschafterin.
Durch den Formwechsel hat sich darüber hinaus auch die Kompetenzverteilung geändert: Die KWS SAAT SE & Co. KGaA hat selbst keinen Vorstand. Die Geschäftsführung der KWS SAAT SE & Co. KGaA obliegt dem Vorstand der persönlich haftenden Gesellschafterin. Dieser ist personengleich mit dem bisherigen Vorstand der KWS SAAT SE, und auch die Arbeitsweise entspricht derjenigen des Vorstands bei der seinerzeitigen KWS SAAT SE. Der Vorstand entwickelt die strategische Ausrichtung des Unternehmens, stimmt sie mit dem Aufsichtsrat ab und sorgt für ihre Umsetzung; er folgt dabei ausschließlich dem Unternehmensinteresse. Eine Übersicht über den Vorstand der persönlich haftenden Gesellschafterin – der KWS SE – finden Sie auf unserer Homepage unter www.kws.com.de/de/unternehmen/unternehmensfuehrung veröffentlicht.
Der Aufsichtsrat der KWS SAAT SE & Co. KGaA überwacht die Geschäftsführung durch die persönlich haftende Gesellschafterin und ihren Vorstand. Gegenstand der Überwachung sind die unternehmerischen Entscheidungen im Hinblick auf deren Ordnungsmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit. Wesentliche Geschäfte und grundlegende Entscheidungen über die weitere Entwicklung der KWS SAAT SE & Co. KGaA bedürfen der Zustimmung des Aufsichtsrats. Die Bestellung der Vorstandsmitglieder der persönlich haftenden Gesellschafterin erfolgt nicht durch den Aufsichtsrat der KWS SAAT SE & Co. KGaA, sondern durch den Aufsichtsrat der KWS SE.
Mit dem Wirksamwerden des Rechtsformwechsels endeten die Amtszeiten der bisherigen Aufsichtsratsmitglieder, sodass der Aufsichtsrat neu zu besetzen war.
Der Aufsichtsrat der KWS SAAT SE & Co. KGaA setzt sich gemäß §§ 24, 25 des Gesetzes über die Mitbestimmung der Arbeitnehmer bei einer grenzüberschreitenden Verschmelzung (MgVG) sowie § 8 Abs. 2 der Satzung der KWS SAAT SE & Co. KGaA aus vier Vertretern der Anteilseigner und zwei Vertretern der Arbeitnehmer zusammen. Die Vorschriften des MgVG sind anwendbar, weil zeitgleich mit dem Formwechsel die KWS Services West S.L.U. auf die Gesellschaft verschmolzen wurde und die Leitungen der KWS Services West S.L.U. und der KWS SAAT SE gemäß § 23 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 MgVG entschieden haben, dass die Regelungen über die Mitbestimmung kraft Gesetzes ohne vorhergehende Verhandlungen mit einem besonderen Verhandlungsgremium der Arbeitnehmer unmittelbar ab dem Zeitpunkt des Wirksamwerdens des Formwechsels und der grenzüberschreitenden Verschmelzung anwendbar sein sollen.
Eine Übersicht über die Aufsichtsratsmitglieder der KWS SE &Co. KGaA finden Sie auf unserer Homepage unter www.kws.com.de/de/unternehmen/unternehmensfuehrung veröffentlicht.
Bei der aktuellen Zusammensetzung des Aufsichtsrats werden nicht nur sämtliche der vom Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung beschlossenen Ziele erfüllt, sondern es wird darüber hinaus auch das Kompetenzprofil für das Gesamtgremium ausgefüllt. Das Gesamtgremium ist auch mit Blick auf die jeweiligen Kompetenzen so zusammengesetzt, dass seine Mitglieder insgesamt über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen verfügen.
Jedes Aufsichtsratsmitglied hat Interessenkonflikte dem Aufsichtsrat unverzüglich offenzulegen. Der Hauptversammlung wird über aufgetretene Interessenkonflikte berichtet.
Der Aufsichtsrat der KWS SAAT SE & Co. KGaA hat zwei Ausschüsse gebildet, die im Namen und in Vertretung des Gesamtaufsichtsrats die ihnen übertragenen Aufgaben erfüllen, soweit dies gesetzlich zulässig ist: den Prüfungsausschuss und den Nominierungsausschuss. Der Ausschussvorsitzende berichtet über die Beratungen und Beschlüsse des jeweiligen Ausschusses an den Aufsichtsrat. Ein Präsidialausschuss, wie er noch im Aufsichtsrat der damaligen KWS SAAT SE gebildet war, besteht im Aufsichtsrat der KWS SAAT SE & Co. KGaA nicht mehr, da der Aufsichtsrat der KWS SAAT SE & Co. KGaA nicht über Personalverantwortung in Bezug auf die Geschäftsführung verfügt, und entsprechend auch die Themen der Vorstandsvergütung im Aufsichtsrat der KWS SE verortet sind.
Tel.: +49 30 209136-181