Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/circular-externa-46-de-2002?documento=legcol&contexto=legcol_75992041d541f034e0430a010151f034&vista=STD-PC
Timestamp: 2018-08-18 12:51:16
Document Index: 138779640

Matched Legal Cases: ['artículo 326', 'artículo 15', 'artículo 12', 'artículo 103', 'artículo 102', 'artículo 102', 'artículo 207', 'artículo 103', 'artículo 96', 'artículo 12', 'artículo 5', 'artículo 103', 'artículo 326', 'artículo 11', 'artículo 102', 'artículo 23', 'artículo 73', 'artículo 146', 'artículo 1226', 'artículo 180']

﻿ CIRCULAR EXTERNA 46 DE 2002
CIRCULAR EXTERNA 46 DE 29 DE OCTUBRE DE 2002
CONTENIDO:SUPERINTENDENCIA BANCARIA. ACTUALIZA Y ADAPTA LAS REGLAS QUE GOBIERNAN LA PREVENCIÓN Y EL CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS EN EL SECTOR DE LAS ENTIDADES VIGILADAS.
CIRCULAR EXTERNA 46 DE 2002
Ref.: Reglas relativas a la prevención del lavado de activos.
Con el propósito de actualizar y adaptar las reglas que gobiernan la prevención y el control del lavado de activos en el sector de las entidades vigiladas a la continua evolución que en esta materia se da en el ámbito internacional, se ha considerado necesario modificar las instrucciones contenidas en el título I, capitulo noveno, numeral 6º de la Circular Básica Jurídica, a fin de precisar los conceptos y procedimientos que deben guiar a las entidades en el adecuado cumplimiento de las disposiciones contenidas en los artículos 102 a 107 del estatuto orgánico del sistema financiero.
Las reglas que se adoptan mediante la presente circular señalan nuevos y más claros criterios que toda entidad vigilada deben tener en cuenta al adoptar sus propios sistemas integrales para la prevención del lavado de activos, Sipla, y busca orientar a las entidades en el procedimiento a seguir en aquellos eventos en que, conforme a sus procedimientos internos de control, se detecten operaciones que puedan estar vinculadas con una actividad de lavado de activos.
Es importante advertir que las instrucciones aquí establecidas constituyen las reglas mínimas que deben observar las entidades vigiladas en el diseño e implantación de sus propios sistemas. Por lo tanto, se reitera una vez más la responsabilidad que tienen las entidades de hacer todo lo que esté a su alcance para que los sistemas de prevención y control del lavado de activos funcionen adecuadamente, de modo tal que en el desarrollo de sus operaciones prevengan ser utilizadas como vehículos para la realización de actividades delictivas.
En consecuencia, esta superintendencia en uso sus facultades legales, en especial las que le confiere el literal a), numeral 3º, artículo 326 del estatuto orgánico del sistema financiero, modifica las instrucciones contenidas en la Circular Externa 7 de 1996 relativas a los mecanismos de control y prevención del lavado de activos para lo cual se ha introducido al título I de la Circular Básica Jurídica un nuevo capitulo decimoprimero denominado “Reglas relativas a la prevención y control del lavado de activos”.
Por lo tanto, mediante la presente circular se eliminan los siguientes apartes de la Circular Básica Jurídica los cuales son reemplazados en su totalidad por el nuevo capítulo decimoprimero: El numeral 6º, capítulo noveno del título primero; el capítulo preliminar del título tercero; el capítulo quinto del título cuarto; el capítulo preliminar del título quinto; y el capítulo preliminar del título sexto.
Adicionalmente, se incorporan como anexos al capítulo decimoprimero, las siguientes proformas e instructivos:
1. Reporte mensual de clientes exonerados.
2. Reporte de transacciones en efectivo, y
3. Reporte de operaciones sospechosas.
Por tal razón se eliminan las proformas F.0000-11 y B.0000-01 contenidas en la Circular Externa 100 de 1995.
CAPÍTULO DECIMOPRIMERO-Prevención y control de lavado de activos
CAPÍTULO DECIMOPRIMERO-Reglas relativas a la prevención y control del lavado de activos
1.1. Alcance y efectos del lavado de activos en el sector de la entidades vigiladas
1.3. Metodología para la prevención y control del lavado de activos
1.4. Presupuestos vinculados a la prevención y control del lavado de activos
2. Contenido del sistema integral de prevención y control del lavado de activos, Sipla
2.1.1. Conocimiento del cliente
2.1.1.1. Concepto de cliente
2.1.1.2. Condiciones mínimas de los procedimientos de conocimiento del cliente
2.1.1.3. Parámetros mínimos de los procedimientos de conocimiento del cliente
2.1.1.4. Excepciones a la obligación de diligenciar el formulario de vinculación de clientes
2.1.1.5. Conocimiento del cliente por parte de grupos financieros
2.1.2. Determinación de movimientos por usuario
2.1.2.1. Concepto de usuario
2.1.2.2. Condiciones mínimas de la prevención y control del lavado respecto de operaciones realizadas por usuarios
2.1.3. Conocimiento del mercado
2.1.4. Detección de operaciones inusuales
2.1.4.1. Concepto de operación inusual
2.1.4.2. Condiciones mínimas de los procedimientos para la detección de operaciones inusuales
2.1.5. Determinación de operaciones sospechosas
2.1.5.2. Condiciones mínimas de los procedimientos para la determinación de operaciones sospechosas
2.2. Instrumentos para la adecuada aplicación de los mecanismos de control
2.2.1. Señales de alerta
2.2.2. Desarrollo tecnológico
2.2.3. Segmentación del mercado
2.2.4. Consolidación electrónica de operaciones por cliente
2.2.5. Control y registro de transacciones individuales en efectivo
2.2.6. Control de transacciones múltiples
2.2.7. Capacitación y entrenamiento del personal
2.2.8. Código de conducta
2.2.9. Manual de procedimientos
3.. Reglas aplicables al control interno del Sipla
3.1. Reglas aplicables a las juntas directivas u órgano que haga sus veces
3.2. Reglas aplicables al oficial de cumplimiento
3.2.1. Obligación de designar un oficial de cumplimiento
3.3. Reglas aplicables a la auditoría interna
3.4. Reglas aplicables a la revisoría fiscal
4. Reportes derivados del Sipla
4.1.1. Reporte interno sobre transacciones inusuales
4.1.2. Reporte interno sobre operaciones sospechosas
4.2.1. Reporte externo de operaciones sospechosas-ROS
4.2.2. Reporte mensual de ausencia de operaciones sospechosas
4.2.3. Reporte de operaciones en efectivo
4.2.4. Reporte de transacciones múltiples como una sola operación
4.2.5. Reporte de clientes exonerados
6. Prácticas inseguras
Anexo 1: Requisitos generales para la vinculación de clientes de las entidades vigiladas
I. Reglas generales sobre la vinculación de clientes
II. Reglas particulares sobre vinculación de clientes
El presente capítulo contiene los criterios que toda entidad vigilada debe tener en cuenta al adoptar los sistemas de control necesarios para el cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 102 y siguientes del estatuto orgánico del sistema financiero (EOSF). Las instrucciones impartidas en este capítulo buscan orientar a las entidades en el procedimiento a seguir en aquellos eventos en que, conforme a sus procedimientos internos de control, se detecten operaciones que puedan estar vinculadas con una actividad de lavado de activos.
La prevención y control del lavado de activos (en adelante lavado) resulta de suma importancia pues contribuye al aseguramiento de la confianza del público en los sectores cuyo control y vigilancia corresponde a la Superintendencia Bancaria de Colombia (en adelante SBC) y al adecuado funcionamiento del sistema de pagos de la economía.
El marco legal existente en Colombia sobre el tema de prevención y control del lavado, tiene como base fundamental el desarrollo de sistemas que permitan a los distintos sectores de la economía protegerse adecuadamente contra el perverso efecto que supone exponerse al riesgo legal y reputacional de que dineros u otros activos provenientes de actividades delictivas permeen las finanzas de empresas y se confundan entre recursos que han sido legítimamente obtenidos.
El rol del supervisor en esta materia es el de verificar que las entidades vigiladas cumplan lo establecido en dicho marco legal, es decir, consiste en velar porque las entidades adopten sistemas de prevención y control del lavado y que tales sistemas operen adecuadamente. Para tal fin, el supervisor efectúa un análisis global de los sistemas adoptados por las entidades vigiladas y establece la efectividad general de los mismos.
Las instrucciones establecidas en el presente capítulo constituyen las reglas mínimas que deben observar las entidades vigiladas en el diseño e implantación de sus propios sistemas de prevención y control del lavado. Es responsabilidad de las entidades hacer todo lo que esté a su alcance para que los sistemas de prevención y control del lavado de activos funcionen, de modo tal que en el desarrollo de sus operaciones prevengan ser utilizadas como vehículos para la realización de actividades delictivas.
Para los efectos de este capítulo, el lavado de activos se vincula al riesgo legal y reputacional a que se expone una entidad vigilada, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera, al ser utilizada para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.
Para la adecuada prevención y control del lavado es deber de las entidades adoptar y poner en práctica metodologías y procedimientos propios dentro de un sistema que sea integral en la prevención del lavado de activos (en adelante denominado “Sipla”), cuyas características mínimas se describen a lo largo del presente capítulo.
Para el adecuado cumplimiento del deber que tiene toda entidad vigilada de prevenir y controlar el lavado, sus órganos de administración y de control así como el oficial de cumplimiento y demás empleados deben tener en cuenta, entre otros, los siguientes presupuestos:
1.4.1. La prevención y control del lavado abarca las operaciones relacionadas con los servicios y productos de la entidad, sean éstas documentarias, electrónicas, en efectivo o desarrolladas en cualquier otra forma; se trate de operaciones en moneda legal o extranjera; o sean operaciones activas, pasivas o neutras.
1.4.2. Cuando las entidades vigiladas realicen operaciones de compra o venta de inversiones de capital o compra o venta de aportes con personas distintas a las vigiladas por la SBC o la Superintendencia de Valores, deben identificar al comprador o al vendedor y la actividad económica del mismo.
1.4.3. El lavado involucra activos ilícitos, es decir, aquéllos que provienen de cualquiera de los delitos consagrados como tales en las normas penales.
1.4.4. Para un adecuado control del lavado las entidades vigiladas deben auxiliar oficiosamente en la lucha contra el delito.
1.4.5. La reserva bancaria no es oponible a las solicitudes de información formuladas de manera específica por las autoridades dentro de las investigaciones de su competencia, conforme a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Nacional y en los artículos 63 Código de Comercio, 260 del Código de Procedimiento Penal, 288 del Código de Procedimiento Civil y 105 EOSF, o en aquellas normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan.
1.4.6. Las entidades vigiladas, sus órganos de administración y de control así como el oficial de cumplimiento y demás empleados, deben asegurar el cumplimiento de las normas legales encaminadas a prevenir y controlar el lavado, particularmente las contenidas en los artículos 102 a 105 EOSF con el propósito no sólo de contribuir a la realización de los fines del Estado y de cumplir la ley, sino de proteger la imagen y la reputación nacional e internacional de los sistemas cuyo control y vigilancia competen a la SBC.
1.4.7. Para la prevención y control del lavado es indispensable la observancia de los mecanismos e instrumentos establecidos internamente por parte de los funcionarios que intervienen en la autorización, ejecución y revisión de las operaciones.
1.4.8. Las entidades deben adecuar su Sipla a los nuevos productos o servicios que diseñen, antes de ofrecerlos al público.
• Determinación de movimientos por usuario.
• Detección y análisis de operaciones inusuales.
• Señales de alerta.
• Consolidación electrónica de operaciones.
• Control y registro de transacciones individuales en efectivo.
• Control de transacciones múltiples.
• Capacitación y entrenamiento del personal de la entidad.
• Procedimientos a través de manuales escritos.
2.1.1.1. Concepto de cliente. Para los propósitos de las instrucciones contenidas en este capítulo, son clientes de una entidad vigilada, aquellas personas naturales o jurídicas con las que se establece y mantiene una relación de tipo legal o contractual para la prestación de algún servicio o el suministro de cualquier producto propio de su actividad.
2.1.1.2. Condiciones mínimas de los procedimientos de conocimiento del cliente. El Sipla debe contar con el diseño e implantación de procedimientos adecuados para obtener un conocimiento de todos y cada uno de los clientes de la entidad (tanto de aquellos vigentes como de aquéllos que se vayan a vincular), comprendiendo la naturaleza de la actividad o negocios que realizan.
a) 1. Identificación de la persona que aspira a tener una relación comercial de tipo contractual o legal con la entidad vigilada con su respectiva verificación.
a) 2. Actividad económica del cliente.
a) 3. Características y montos de los ingresos y egresos de los clientes
b) 1. Monitorear continuamente las operaciones de los clientes
b) 2. Contar con elementos objetivos que permitan abstenerse de entablar vínculos comerciales con personas respecto de las cuales no se pueda establecer satisfactoriamente su identidad.
b) 3. Contar con elementos de juicio y soportes documentales que permitan analizar las transacciones inusuales y determinar la existencia de operaciones sospechosas.
2.1.1.3. Parámetros mínimos de los procedimientos de conocimiento del cliente. Los procedimientos establecidos con el objetivo conocer al cliente serán adecuados si en su diseño se tienen en cuenta los siguientes parámetros mínimos:
a) El conocimiento del cliente comienza desde el momento en que una persona solicita su admisión como cliente en los términos indicados en el numeral 2.1.1 del presente capítulo. Para ello la entidad, salvo en los casos expresamente exceptuados, debe verificar y asegurarse de que la persona solicitante diligencie el formulario de vinculación de clientes, de acuerdo con los criterios fijados en el anexo 1 del presente capítulo;
b) La entidad debe corroborar los datos del cliente en los términos indicados en el anexo 1 del presente capítulo;
c) La entidad debe realizar las diligencias necesarias para confirmar y actualizar los datos suministrados en el formulario de vinculación de clientes;
d) La información que no sea actualizada o una vez suministrada no pueda confirmarse, constituye una señal de alerta para a entidad;
e) Se debe contar con procedimientos claros que permitan el análisis de la información, su archivo ordenado y conservación adecuada, de modo que sea de fácil y rápido acceso para los funcionarios directamente a cargo del deber de prevenir y controlar el lavado y de las autoridades que la soliciten;
f) El conocimiento del cliente supone la realización de una entrevista o de una visita a la persona, previa su vinculación. De ello debe dejarse constancia documental en la que se indique el lugar, fecha y hora de la misma y sus resultados.
Se exceptúan de este deber los clientes que se vayan a vincular para la prestación exclusiva de los siguientes productos:
• Fondos de pensiones obligatorias.
• Cuentas de ahorro abiertas para el pago de nómina de empleados.
• Cuentas de ahorro abiertas para el pago de pasivos pensionales.
• Seguros a que se refiere el literal e) numeral 2.1.1.4 del presente capítulo;
g) Si bien el diligenciamiento del formulario así como el recaudo de los documentos y la firma de los mismos puede efectuarse de acuerdo con el procedimiento señalado en la Ley 527 de 1999 y demás normas reglamentarias, el empleo de dichos procedimientos no puede sustituir la entrevista o visita al solicitante o su representante por parte de la entidad;
h) Los procedimientos de conocimiento del cliente aplicados por otras entidades vigiladas con relación a un mismo solicitante, no eximen de la responsabilidad que tiene la entidad de conocer a su propio cliente, aun cuando pertenezcan a un mismo grupo o conglomerado económico;
i) Al momento de decidir sobre la aceptación (vinculación definitiva) de un cliente, la entidad debe prestar especial atención, entre otros, a aspectos tales como el volumen de los fondos, el país de origen de los mismos (si el país cumple con los estándares mínimos de conocimiento del cliente), la calidad y el perfil del solicitante (determinar si es no residente, persona reconocida o de influencia pública o política que ocupe importantes posiciones, etc.), si las negociaciones se van a conducir a través de medios electrónicos o similares y si la persona administra recursos públicos;
j) Los procedimientos deben prever un conocimiento y monitoreo detallado de clientes que presenten las siguientes características: aquellos servidores públicos o personas que a juicio de la entidad y en razón a su perfil o actividad puedan estar expuestas en mayor grado al lavado de activos. Debe contarse con procedimientos particulares para la aceptación de la persona como cliente;
k) Los procedimientos deben garantizar que todas las áreas de la entidad involucradas en la prevención y control del lavado pongan en práctica los procedimientos de conocimiento del cliente, y
l) Los procedimientos, por corresponder a estándares mínimos a nivel internacional, deben ser incorporados en los manuales de las entidades subsidiarias en el extranjero.
2.1.1.4. Excepciones a la obligación de diligenciar el formulario de vinculación de clientes. En el desarrollo de los procedimientos de conocimiento del cliente, las entidades vigiladas no están obligadas a obtener el formulario de vinculación de clientes cuando quiera que se trate de alguna de las siguientes operaciones:
Las realizadas entre entidades vigiladas por la SBC.
a) Las realizadas entre entidades vigiladas por la SBC y entidades vigiladas por la Superintendencia de Valores respecto de aquellas operaciones realizadas por cuenta propia;
b) Las realizadas con organismos multilaterales;
c) Las realizadas con entidades públicas del orden nacional, departamental y municipal, salvo las realizadas con empresas industriales y comerciales del Estado y/o sociedades de economía mixta que no estén vigiladas por la SBC;
d) Las realizadas por las entidades vigiladas por la SBC que desarrollan operaciones de redescuento. En este caso la información relativa a los clientes beneficiarios del crédito debe ser recaudada por la entidad vigilada que tiene la relación contractual con el beneficiario final de los recursos de redescuento;
e) En los siguientes seguros:
• En los seguros tomados mediante mercadeo masivo y banca seguros siempre que el pago de las primas se haga mediante descuento directo de cuenta de ahorros, cuenta corriente o tarjeta de crédito y que el cliente haya autorizado expresamente el traslado.
• No se requiere solicitar la información a que se refiere el numeral 5º del anexo 1 contenido en el presente capítulo, en las pólizas colectivas o de grupo con respecto a aquellos certificados de seguro que individualmente considerados no igualen o superen los límites allí indicados.
2.1.1.5. Conocimiento del cliente por parte de grupos financieros. Las entidades vigiladas vinculadas a un mismo grupo financiero, pueden desarrollar el cumplimiento de las instrucciones en materia de diligenciamiento del formulario de vinculación de clientes, a través de la entidad del grupo que establezca una relación contractual y vincule por primera vez al cliente, siempre y cuando se de estricto cumplimiento a cada una de las siguientes reglas:
b) La entidad vigilada que recaude la información debe cumplir con la totalidad de los requisitos generales exigidos en el presente instructivo en materia de conocimiento del cliente, debiendo mantenerla actualizada en los términos aquí dispuestos;
c) En el evento en que el cliente se vincule a otra entidad vigilada perteneciente al mismo grupo financiero, la entidad que haya recaudado la información debe estar en capacidad de remitirla a cualquiera otra entidad del mismo grupo, de manera actualizada en condiciones tales que pueda ser verificable;
d) A partir del momento en que el cliente se vincule a otra u otras entidades pertenecientes al grupo, éstas adquieren la obligación de cumplir con las normas generales sobre conocimiento del cliente y demás requisitos del Sipla, así como, colaborar en la actualización de la información del cliente con la entidad del grupo que tenga a su cargo dicha responsabilidad, y
2.1.2.1. Concepto de usuario. Son usuarios aquellas personas naturales o jurídicas que sin ser clientes en los términos del numeral 2.1.1.1 la entidad vigilada les presta un servicio.
2.1.2.2. Condiciones mínimas de la prevención y control del lavado respecto de operaciones realizadas por usuarios. El Sipla debe prever un seguimiento y monitoreo general de las operaciones que realizan sus usuarios. El simple conocimiento del cliente no basta para cubrir todas las fuentes posibles de operaciones que puedan estar vinculadas con el lavado de activos, razón por la cual es necesario que el Sipla contenga procedimientos que le permitan a la entidad identificar las características de los movimientos que efectúan los distintos usuarios a través de sus oficinas.
Si bien la entidad no está en capacidad de poner en práctica procedimientos de conocimiento de usuarios con los cuales no tiene un vínculo permanente, es claro que debe contar con procedimientos y un desarrollo tecnológico suficiente que le permitan en un momento dado evaluar su exposición al lavado a través de operaciones que típicamente realizan usuarios a través de su red de oficinas, incluyendo las puramente electrónicas o virtuales.
Para ello, será adecuado el Sipla que aplique los distintos mecanismos (salvo aquellos vinculados al conocimiento del cliente) e instrumentos señalados en el presente capítulo, para la determinación y monitoreo de los movimientos de recursos que realizan sus usuarios.
2.1.3. Conocimiento del mercado. Una adecuada prevención y control del lavado a través del Sipla supone también la adopción de metodologías y procedimientos que le permitan a la entidad conocer a fondo el mercado correspondiente a cada clase de producto o servicio que ofrece. De un serio conocimiento del mercado de productos y servicios de la entidad se puede establecer con claridad cuáles son las características usuales de las transacciones que se desarrollan dentro del mismo, para así compararlas con las transacciones que realizan quienes negocian con esos productos o servicios. Este procedimiento se desarrolla con base en un mercado objetivo y según las propias políticas de mercadeo de cada entidad, actualizándose continuamente conforme a los cambios que se presenten.
2.1.4.2. Condiciones mínimas de los procedimientos para la detección de operaciones inusuales. No será adecuado el Sipla que no le permita a la entidad vigilada establecer cuándo una operación debe considerarse inusual en los términos indicados en el numeral anterior.
2.1.5.1. Concepto. La confrontación de las operaciones detectadas como inusuales, con la información acerca de los clientes y los mercados, debe permitir, conforme el buen criterio de la entidad, identificar si una operación es o no sospechosa.
En el caso de almacenes generales de depósito, los procedimientos de determinación de operaciones sospechosas también deben versar sobre aquellas sustancias importadas y almacenadas en la entidad respecto de las cuales, y de acuerdo con el Sipla desarrollado para el efecto, sea presumible que serán destinadas a la fabricación de estupefacientes. Esto de conformidad con lo establecido en el literal c), numeral 9º del artículo 12 del Decreto 671 de 1995.
2.1.5.2. Condiciones mínimas de los procedimientos para la determinación de operaciones sospechosas. El Sipla debe permitirle a la entidad establecer cuándo una operación realizada por un cliente o por un usuario es sospechosa.
El Sipla será adecuado si le permite a la entidad efectuar una evaluación y análisis eficaz de las operaciones inusuales de sus clientes y usuarios de modo tal que pueda establecer si la operación es sospechosa y tomar las decisiones que de acuerdo con sus propias políticas sean aplicables a fin de mantener controlado el lavado al que ha sido expuesta.
El objetivo de este análisis es el de detectar aquellas operaciones respecto de las cuales se sospecha pueden estar ligadas a alguna actividad de lavado de activos y de esta manera poder tomar decisiones sobre la manera como se debe mitigar dicho riesgo.
La entidad estará adecuadamente protegida contra el lavado, en la medida en que cuente con procedimientos eficaces para la determinación de operaciones sospechosas y sobre la forma como deben ponerse en conocimiento de las autoridades de investigación competentes.
En punto de los procedimientos de detección de operaciones sospechosas es de suma importancia que la entidad comprenda que su deber es el de informar a las autoridades de manera inmediata sobre cada operación de este tipo que sea de conocimiento de la entidad.
Si bien la entidad, de acuerdo con sus propias políticas puede buscar los mecanismos legales tendientes a terminar cualquier vínculo contractual con aquel cliente que llevó a cabo una operación sospechosa en los términos indicados en el literal anterior, es importante subrayar que la entidad no estará incumpliendo las disposiciones sobre control y prevención del lavado de activos si mantiene vigente dicho vínculo contractual o legal con el cliente, pues su deber en materia de este mecanismo se limita al de informar inmediatamente de ello a las autoridades competentes.
La SBC, en el desarrollo de su tarea de supervisión sobre la calidad del Sipla, se abstendrá de emitir concepto crítico o elevar pliego de cargos respecto aquellas entidades vigiladas que con el ánimo de colaborar con la justicia mantengan vínculos comerciales con clientes que hayan adelantado operaciones sospechosas, siempre que las mismas hayan sido oportuna y debidamente reportadas ante las respectivas autoridades.
Para que los mecanismos adoptados por las entidades operen de manera efectiva, un adecuado Sipla debe soportarse, cuando menos en los siguientes instrumentos de prevención y control:
2.2.1. Señales de alerta. Son entre otras, hechos, situaciones, eventos, cuantías o indicadores financieros que la experiencia nacional e internacional ha identificado como elementos de juicio a partir de los cuales se puede inferir la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo que la entidad en el giro ordinario de sus operaciones ha determinado como normal.
2.2.2. Desarrollo tecnológico. Como instrumento vital para el desarrollo del Sipla, las entidades vigiladas deben contar con las herramientas tecnológicas adecuadas.
2.2.3. Segmentación del mercado. Segmento es el rango de mercado dentro el cual se inscribe cada cliente o usuario de acuerdo con la naturaleza, características, volumen o frecuencia de sus transacciones, nivel de riesgo, clase de producto o servicio, origen o destino de las operaciones, o cualquier otro criterio similar, conforme las políticas comerciales de clasificación adoptadas por la entidad vigilada.
El propósito de la segmentación es el de determinar las características usuales de las transacciones que se desarrollan dentro del mismo y compararlas con las transacciones que realicen los correspondientes clientes o usuarios a efectos de detectar las operaciones inusuales que éstos realicen.
2.2.4. Consolidación electrónica de operaciones por cliente. Será adecuado el Sipla que, entre otros factores, se apoye en instrumentos que le permitan a la entidad consolidar electrónicamente las operaciones que realiza con sus clientes dentro de cada mes calendario, de modo que puedan conocerse tales operaciones discriminadas entre operaciones débito y crédito, cuando sea el caso.
2.2.5. Control y registro de transacciones individuales en efectivo. Como instrumento adicional y en desarrollo de lo dispuesto en el numeral 1º del artículo 103 EOSF, las entidades vigiladas, deben dejar constancia, en formulario especialmente diseñado para el efecto, de la información relativa a transacciones en efectivo cuyo valor sea igual o superior a las siguientes sumas:
b) Las casas de cambio deben dejar constancia, en formulario especialmente diseñado para el efecto, de la información relativa a transacciones en efectivo cuyo valor sea igual o superior a quinientos dólares de los Estados Unidos de América (US $500) ó su equivalente en otras monedas.
Con todo, aquellos clientes que por el giro ordinario o normal de sus negocios y con base en los procedimientos de conocimiento del cliente, se haya establecido que realizan numerosas transacciones en efectivo, pueden ser excluidos por la entidad del diligenciamiento del formulario individual, previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:
• Que se conforme un registro de transacciones en efectivo, por las cuantías establecidas en este capítulo para el efecto, en el que se identifique por lo menos, la información exigida en el formato individual, salvo la firma de la persona que físicamente realiza la operación.
• Este régimen de excepción debe actualizarse mensualmente.
2.2.6. Control de transacciones múltiples. Las operaciones múltiples están constituidas por aquellas transacciones individuales en efectivo realizadas por cuantías inferiores a las señaladas en el numeral 2.2.5, que se realicen en una o varias oficinas, durante un (1) mes calendario, por o en beneficio de una misma persona y que en su conjunto igualen o superen las sumas que se indican a continuación:
a) Entidades vigiladas diferentes a casas de cambio: Cincuenta millones de pesos ($ 50.000.000) ó cincuenta mil dólares (US$ 50.000) ó su equivalente en otras monedas, y
b) Casas de cambio: Mil quinientos dólares de los Estados Unidos de América (US$ 1.500) ó su equivalente en otras monedas.
Estas transacciones están sujetas a control, pues se estima que constituyen un instrumento eficaz en la identificación del lavado a que se expone una entidad. En consecuencia, será adecuado el Sipla que identifique procedimientos especiales para su análisis.
2.2.7. Capacitación y entrenamiento del personal. Otro instrumento esencial para el adecuado funcionamiento del SIPLA es la implantación y permanente ejecución de programas de capacitación y entrenamiento al personal de la entidad acerca del marco regulatorio vigente y de los mecanismos de control y prevención del lavado adoptados.
Las entidades deben capacitar y entrenar a sus empleados en los procesos de inducción y anualmente en los de programas de actualización a través de programas orientados a la prevención y control del lavado respecto de las operaciones específicas de cada área.
Son adecuados aquellos programas que destaquen las responsabilidades de las instancias encargadas de ejecutar los mecanismos e instrumentos de prevención de actividades delictivas y de las que supervisan el cumplimiento de los procedimientos en cada área, como también aquéllos que incluyen aspectos relacionados con el régimen de responsabilidad por el incumplimiento de los deberes que obligan a una adecuada prevención y control del lavado.
2.2.8. Código de conducta. El código de conducta es aquel instrumento mediante el cual la entidad vigilada señala de manera expresa las reglas de conducta que orientan su actuación y la de cada uno de sus funcionarios en el adecuado funcionamiento del Sipla respecto de cada uno de los productos o servicios que ofrece.
Las “reglas de conducta” a las que hace referencia el numeral 2º del artículo 102 EOSF, deben estar contenidas en un código de conducta de imperativo cumplimiento para todos los funcionarios de las entidades vigiladas, de manera que sus preceptos se observen en cada acto u operación, por convicción y como manifestación de un propósito preventivo.
En él se debe consignar claramente que es imperativo anteponer la observancia de los principios éticos al logro de las metas comerciales, considerando que es primordial generar una cultura orientada a aplicar y hacer aplicar, por convicción, las normas establecidas para la prevención y detección del lavado de activos.
b) El claro mensaje de que un incumplimiento de las normas que gobiernan la prevención del lavado de activos se considera falta grave, así como todo comportamiento contrario a la ética;
2.2.9. Manual de procedimientos. El manual es el instrumento mediante el cual la entidad recoge los procedimientos necesarios para ejecutar cada uno de los mecanismos que adopte para desarrollar su propio Sipla. Dicho manual, con el fin de que refleje la importancia que reviste una adecuada prevención y control del lavado, debe ser aprobado por la junta directiva de la entidad (u órgano que haga sus veces).
c) Funciones específicas de los administradores y demás funcionarios (gerente, subgerente, supervisor, director o similares, cajeros, analistas, etc.) responsables en cada una de las dependencias de la entidad incluidas las oficinas, sucursales y agencias de la ejecución y cumplimiento del Sipla;
e) Funciones de supervisión de la auditoría y de la revisoría fiscal;
i) Desarrollo de los demás elementos con que cuenta la entidad para protegerse del lavado de activos, y
j) El proceso a seguir para atender los requerimientos de información por parte de autoridades competentes.
Los manuales de procedimiento deben ser actualizados constantemente, de acuerdo con las necesidades de la institución y las novedades normativas y distribuirse en todas las dependencias de la entidad vigilada, en especial, oficinas, agencias o sucursales, dejando evidencia escrita de su recepción y lectura por todos sus funcionarios o empleados.
3. Reglas aplicables al control interno del proceso de prevención del lavado de activos
El Sipla debe prever mecanismos adecuados de control interno que le permitan a la entidad garantizar una calidad mínima y el funcionamiento de los mecanismos e instrumentos particulares de la prevención y control del lavado.
Como regla general, la entidad debe establecer órganos e instancias responsables de efectuar una evaluación y supervisión independiente del Sipla a fin de que se puedan determinar las fallas o debilidades de sus políticas y procedimientos de control y adoptar las medidas conducentes a fin de corregir y optimizar el proceso.
En particular, la entidad debe asignar funciones a su junta directiva (u órgano que haga sus veces), su oficial de cumplimiento, el área de auditoría si la hubiere y a la revisoría fiscal.
A continuación, se establecen las funciones y responsabilidades mínimas que deben asignarse cada uno de los anteriores órganos de la entidad dentro del proceso de prevención y control del lavado dentro de toda entidad vigilada.
Como principal órgano de administración de las entidades vigiladas, las juntas directivas (u organismo que corresponda de acuerdo con su naturaleza) deben tener la siguiente participación directa en materia de control y prevención del lavado:
a) Designar al oficial de cumplimiento de conformidad con las calidades y requisitos requeridos para ocupar dicho cargo;
b) Incluir cuando menos trimestralmente en el orden del día de sus reuniones, la presentación personal del informe del oficial de cumplimiento;
c) Verificar el avance en el cumplimiento y los resultados obtenidos como consecuencia de las órdenes impartidas con el fin de mejorar la efectividad del Sipla, y
d) Aprobar el respectivo manual de procedimientos así como sus actualizaciones.
3.2.1. Obligación de designar un oficial de cumplimiento. Las entidades vigiladas tienen la obligación, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 3º del artículo 102 EOSF, de designar un oficial de cumplimiento y de proporcionarle una adecuada estructura administrativa de apoyo.
Este funcionario debe ser designado por la junta directiva, (u órgano que corresponda) ser de alto nivel administrativo, tener capacidad decisoria, estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico que le permita cubrir las diferentes áreas de gestión y contar con el efectivo apoyo de las directivas de la entidad.
La designación de un oficial de cumplimiento no exime a la entidad ni a los demás funcionarios y empleados de la obligación de aplicar, en el desarrollo de sus funciones, los procedimientos de prevención y control del lavado.
Las entidades vigiladas deben informar dentro de los cinco (5) días siguientes a su designación, al grupo de registro de la SBC y a la unidad administrativa especial de información y análisis financiero (en adelante UIAF), el nombre, número de cédula de ciudadanía del funcionario designado como oficial de cumplimiento y de su suplente si lo hubiere. Esta información debe actualizarse tan pronto como se produzca alguna novedad al respecto.
3.2.2. Funciones. El oficial de cumplimiento tendrá como mínimo las siguientes funciones:
3.2.2.1 Velar por el adecuado funcionamiento dentro de la entidad de la totalidad de los procedimientos específicos diseñados que conforman el Sipla.
3.2.2.2. Vigilar el cumplimiento de todos los aspectos relacionados en la ley, en este capítulo y aquéllos que determine la propia entidad referidos a la prevención del lavado de activos.
3.2.2.3. Presentar informes a la junta directiva (u órgano que corresponda) cuando menos trimestralmente, en los cuales debe referirse como mínimo a los siguientes aspectos:
• Las políticas y programas adoptados para la actualización de la información comercial de los clientes y el avance que se ha logrado sobre el tema en cada uno de los productos o servicios ofrecidos por la entidad vigilada.
• Los casos específicos de incumplimiento por parte de los funcionarios de la entidad, así como, los resultados de las órdenes impartidas por la junta en este campo.
3.2.2.4. Promover la adopción de correctivos al Sipla.
3.2.2.5. Participar en el desarrollo de programas internos de instrucción y capacitación.
3.2.2.6. Reportar al competente las posibles faltas que comprometan la responsabilidad de los funcionarios.
3.2.2.7. Proponer a la junta directiva (u órgano que haga sus veces) la actualización del manual de procedimientos y velar por su divulgación entre todos los funcionarios de la entidad vigilada y su distribución en todas las dependencias.
Para el adecuado cumplimiento del deber que tiene de velar por el adecuado funcionamiento del Sipla, el oficial de cumplimiento puede realizar muestreos de análisis de transacciones inusuales y participar en la evaluación de las que identifiquen los funcionarios responsables al interior de la entidad vigilada.
El cumplimiento de los mecanismos de control diseñados e implementados en el Sipla de la entidad, debe ser incluido dentro de los procesos de auditoría interna como un programa específico basado en los procedimientos de auditoría generalmente aceptados.
En desarrollo del deber de colaboración establecido en el numeral 3º, artículo 207 Código de Comercio y de las instrucciones que sobre la materia ha impartido la SBC, la revisoría fiscal de la entidad vigilada debe instrumentar los controles adecuados que le permitan detectar incumplimientos de las instrucciones que para la prevención de lavado de activos se consagran en el EOSF y en el presente capítulo. Dicha gestión incluye el examen de las funciones que cumplen los administradores de la entidad incluido el oficial de cumplimiento en relación con el respectivo Sipla.
El revisor fiscal de cada entidad deberá elaborar un reporte trimestral especial dirigido a la junta directiva (u órgano que haga sus veces) en el que se informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas sobre prevención del lavado.
4. Reglas sobre los reportes derivados de la prevención y control del lavado de activos
El Sipla que diseñe cada entidad debe prever un sistema adecuado de reportes tanto internos como externos, que garanticen el funcionamiento de sus propios procedimientos internos de control de riesgos, así como el cumplimiento de los deberes legales que tienen las entidades vigiladas de colaborar con las autoridades a cargo de la lucha contra el delito de lavado de activos.
4.1.1. Reporte interno sobre transacciones inusuales. La entidad debe prever dentro del Sipla los procedimientos para que cada funcionario responsable del análisis de operaciones inusuales, reporte por escrito al área encargada de analizarlas, si es el caso, o al oficial de cumplimiento, cuando menos una vez al mes, la relación de aquéllas que se detecten, a fin de que el oficial de cumplimiento pueda evaluar el adecuado funcionamiento del Sipla. Un buen reporte debe indicar las razones que determinan la operación como inusual.
4.1.2. Reporte interno sobre operaciones sospechosas. Como quiera que los procedimientos de determinación de operaciones sospechosas deben operar de manera permanente, el Sipla debe prever los procedimientos de reporte inmediato y por escrito al funcionario o instancia responsable de cada operación que se considere sospechosa.
4.2.1. Reporte externo de operaciones sospechosas-ROS. Determinada la operación sospechosa, procede su reporte inmediato y directo a la UIAF, de acuerdo con las instrucciones impartidas en la respectiva pro forma.
Bajo el entendido de que el ROS no constituye denuncia penal, el mismo no debe ser firmado por funcionario alguno de la entidad.
El reporte que deban efectuar los almacenes generales de depósito sobre operaciones sospechosas vinculadas con sustancias almacenadas, debe remitirse a la sección de control químico de la dirección antinarcóticos de la Policía Nacional, destacando los elementos esenciales en los que se funda la presunción.
4.2.2. Reporte mensual de ausencia de operaciones sospechosas. En caso de que durante el respectivo mes, las entidades vigiladas no hayan determinado la existencia de operaciones sospechosas, deben informar este hecho, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente, a la UIAF.
4.2.3. Reporte de operaciones en efectivo. Un informe trimestral sobre el número de transacciones en efectivo a que se refiere el numeral 2.2.5 del presente capítulo, mediante el diligenciamiento de la respectiva pro forma.
Cuando se celebre un contrato de uso de red entre un establecimiento de crédito y alguna entidad autorizada en la Ley 389 de 1997 y el Decreto Reglamentario 2805 del mismo año, el reporte trimestral consolidado debe ser remitido por la entidad usuaria de la red y a nombre de quien fueron efectuadas las transacciones en efectivo en los términos de la respectiva proforma, puesto que en un estricto sentido legal estas transacciones no fueron realizadas por el establecimiento de crédito que prestó su red de oficinas sino entre el cliente y la entidad usuaria.
4.2.4. Reporte de transacciones múltiples como una sola operación. Las transacciones múltiples deben considerarse como una operación única para efectos del reporte trimestral consolidado mencionado en el numeral anterior.
4.2.5. Reporte de clientes exonerados. De acuerdo con lo establecido en el numeral 2º del artículo 103 EOSF, las entidades vigiladas están en la obligación de informar mensualmente a la SBC los nombres e identidades de todos los clientes exonerados.
Esa información debe remitirse, dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes inmediatamente siguiente, mediante el diligenciamiento de la respectiva proforma. La actualización, debe surtirse dentro del mismo plazo.
Para el efecto, es necesario que las entidades remitan los nombres e identidades de los nuevos clientes exonerados y de los que dejaron de serlo en el mes inmediatamente anterior. En el evento en que no haya novedades que reportar, así debe indicarlo en los términos de la proforma mencionada.
5. Reglas sobre la conservación de documentos
5.1. Con el propósito de garantizar un mayor grado de colaboración con las autoridades, las entidades deben conservar los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prevención y control del lavado por el término establecido en el artículo 96 EOSF.
• Que se conserven en un medio técnico que garantice su posterior reproducción exacta y la preservación de su valor probatorio, conforme lo previsto en los decretos 2527 de 1950, 3354 de 1954 y 2620 de 1993 y en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999.
5.2. En los casos de fusión la entidad absorbente debe garantizar la continuidad en el estricto cumplimiento de esta disposición.
5.3. En caso de liquidación corresponde al liquidador adoptar las medidas necesarias para garantizar el archivo y protección de estos documentos, de acuerdo con lo señalado en el numeral 21 del artículo 5º del Decreto 2418 de 1999.
5.4. Respecto de los documentos que soportan la decisión de determinar una operación como sospechosa, la entidad debe disponer la conservación centralizada, secuencial y cronológica de tales documentos con las debidas seguridades, junto con el respectivo reporte a la UIAF, con el propósito de hacerlos llegar en forma completa y oportuna a las autoridades cuando estas los soliciten.
5.5. En cuanto a los formularios establecidos en el numeral 1º del artículo 103 EOSF, las entidades vigiladas los deben conservar debidamente organizados por orden alfabético y cronológico a disposición de las autoridades. La información debe reposar como mínimo en la oficina de radicación durante los primeros tres (3) años sin perjuicio del deber de conservación de documentos establecido en el presente numeral. La información contenida en estos formularios debe organizarse internamente en forma centralizada en una base datos por orden alfabético, número de identificación y por oficina, de manera que permita atender de forma inmediata los requerimientos de las autoridades y sea utilizada eficientemente por cada entidad para la detección de operaciones inusuales y sospechosas.
5.6. En cuanto a la exoneración de clientes del diligenciamiento del formulario de transacciones en efectivo, copia del estudio mediante el cual se compruebe la existencia de las condiciones de exoneración debe ser archivado por el Oficial del cumplimiento de manera centralizada. El original del estudio acompañado de los respectivos soportes puede reposar en la correspondiente oficina.
La SBC califica como prácticas inseguras y no autorizadas, conforme lo establecido en el literal a. del numeral 5º del artículo 326 EOSF, la realización de cualquier operaciones en las siguientes condiciones:
6.1. Sin el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente capítulo, en especial sin cumplir con la debida diligencia en el proceso de conocimiento del cliente.
6.2. Con personas que estando en la obligación legal de adoptar mecanismos de prevención contra el lavado de activos no los adopten.
6.3. Con personas que realizan actividades económicas que requieran previa autorización gubernamental sin cumplir dicho requisito.
Requisitos generales para la vinculación de clientes de las entidades vigiladas
De acuerdo con lo señalado en el literal a, numeral 2.1.1.3 del presente capítulo, el conocimiento del cliente comienza desde el momento en que una persona solicita ser admitida como tal. El proceso de vinculación de clientes requiere por lo tanto que las entidades obtengan la mayor cantidad posible de información sobre sus clientes potenciales a fin de que puedan identificarlos y conocerlos con el alcance establecido en el presente capítulo.
Para ello cada entidad vigilada debe diseñar y utilizar formularios de vinculación de clientes así como implantar procedimientos para la recolección y confirmación de la información sobre los mismos y su respectiva actualización.
En el presente anexo se señalan tanto el contenido mínimo que deben caracterizar los formularios de vinculación de clientes como ciertas reglas de procedimiento que deben observarse al recolectar y actualizar dicha información.
Salvo las reglas particulares señaladas en el numeral II del presente anexo, los formatos de vinculación de clientes en cualquier entidad vigilada por la SBC deben observar las siguientes reglas además de contener por lo menos la información y anexos aquí indicados:
• El formulario debe contener la firma y huella del solicitante del producto o servicio ya sea que actúe en su nombre o a nombre de un tercero cualquiera que sea la denominación que reciba: solicitante, tomador, suscriptor, constituyente, adherente, afiliado o aportante, personas autorizadas con firmas registradas, representante de menores o incapaces, beneficiario, asegurado o afianzado, entre otras.
• Se debe obtener la información y documentación exigida en los numerales 1º a 5º, de la parte I de este anexo, para el solicitante cualquiera sea la denominación que reciba, para cada una de las personas representadas con excepción de los menores e incapaces para los que sólo aplica el literal a) del numeral 1º, el numeral 2º, y el literal a) del numeral 5º, y para los beneficiarios, asegurados, afianzados, adherentes, así como también en los casos de cambio, endoso o inclusión de nuevos beneficiarios, fraccionamientos o reorganizaciones institucionales como fusiones o escisiones.
• En aquellos contratos en los que el solicitante sea una persona jurídica de derecho público del orden departamental o municipal, la firma y huella requerida en la presente circular se impondrá por quien sea designado para el efecto.
• Cuando algún producto se constituya por intermedio de apoderado, debe exigirse la acreditación del poder por escrito debidamente firmado y autenticado con reconocimiento de firma, huella y contenido, documento donde debe aparecer la firma y huella del beneficiario. En caso de ser varios beneficiarios, estos deben estar registrados en el poder y necesariamente quien firma el poder debe ser uno de ellos.
• Cuando el producto se contrate por intermedio de personas vigiladas por la Superintendencia de Valores, los mismos deben estar inscritos en dicha Superintendencia y la entidad vigilada por la SBC debe mantener actualizado:
• El certificado que acredite al intermediario como tal.
• El registro de la firma del representante legal del intermediario y la de los funcionarios facultados para tramitar este tipo de operación.
• La declaración del intermediario de que dispone de los mecanismos para el control y prevención de lavado de activos de que trata la ley.
• Tratándose de títulos, cuando el endoso no es registrado con anterioridad a la fecha de pago, o el beneficiario es diferente del suscriptor, la información relativa a éste, (formulario de vinculación, anexos y confirmación), debe acopiarse con ocasión del pago o acreditación.
• La entidad deberá confirmar la información descrita en los numerales 1º y 5º, de la parte I de este anexo, dejando evidencia escrita de tal confirmación en los términos que establezcan los manuales de procedimiento, abstenerse de entablar la relación cuando la información no pueda verificarse y prever su actualización anual con el propósito de conocer los cambios en los datos del solicitante. La información suministrada que no pueda confirmarse constituye una señal de alerta para la entidad.
• Se debe incluir como cláusula adicional en los nuevos contratos y agregarla en los ya existentes, las obligaciones del cliente de entregar información veraz y verificable; y, de actualizar sus datos por lo menos anualmente, suministrando la totalidad de los soportes documentales exigidos según el producto o servicio. Dicha cláusula, debe consagrar la facultad de la entidad vigilada, de cancelar el producto o el servicio, de conformidad con lo autorizado por el régimen legal propio de cada contrato en caso de desatención a estos deberes por parte del cliente.
1.1. Información general del solicitante, persona autorizada con firma registrada y representante
• Número de documento de identidad (cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o cédula de extranjería), lugar y fecha de expedición.
• Detalle actividad (independiente, empleado o socio, cargo que ocupa).
• Nombre, dirección, fax y teléfono de la oficina, empresa o negocio donde trabaja.
• Autorización para consulta y reporte a centrales de riesgo, y
• Nombre y apellidos completos del representante.
• Dirección y teléfono del representante.
• Dirección, teléfono, fax y ciudad de la oficina principal y de la sucursal o agencia que actúe como cliente.
• Actividad económica principal: comercial, industrial, transporte, construcción, agroindustria, servicios financieros, etc., acorde con lo establecido en el código internacional CIIU (Código Internacional de Industria Uniforme).
1.2. Información financiera
Tanto de personas naturales como jurídicas:
• Declaración voluntaria de origen de los bienes y/o fondos, según el caso.
• Ingresos mensuales y egresos mensuales.
• Detalle de otros ingresos o ingresos no operacionales o originados en actividades diferentes a la principal.
1.3. Operaciones internacionales
Tanto de personas naturales como jurídicas, si la actividad del solicitante supone transacciones en moneda extranjera es necesario conocer:
• El tipo de operaciones que normalmente realiza.
• Si tiene cuentas corrientes en moneda extranjera: Número de cuenta, banco, ciudad, país y moneda.
• Si el cliente no realiza transacciones en moneda extranjera debe indicarlo de manera expresa.
• Una personal, identificando nombre, teléfono y dirección.
• Dos financieras, identificando: nombre de la entidad, número de la cuenta, producto y dirección y teléfono de la oficina. En los casos en que el solicitante no haya tenido relación con el sector financiero se dejará constancia expresa de tal hecho.
• Dos comerciales indicando nombre del establecimiento y teléfono. En los casos en que el solicitante no haya tenido relación comercial alguna se dejará constancia expresa de tal hecho, y
• Dos comerciales indicando nombre del establecimiento y teléfono. En los casos en que el solicitante no haya tenido relación comercial alguna se dejará constancia expresa de tal hecho.
• Fotocopia del documento de identificación (cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o cédula de extranjería).
• Constancia de ingresos (Honorarios, laborales, certificado de ingresos y retenciones o el documento que corresponda).
• Declaración de renta del último período gravable disponible.
• Estados financieros certificados o dictaminados a la última fecha de corte disponible al momento de la apertura (para los casos que aplique).
• Informe sobre políticas de conocimiento del cliente y mecanismos de control de actividades delictivas, en caso de que el solicitante sea un negociante profesional de divisas, cualquiera que sea la denominación que reciba o realice una actividad económica sujeta al mencionado control, y
• Original del certificado de existencia y representación legal con vigencia no superior a tres meses, expedido por la cámara de comercio o por la entidad competente. Este certificado puede ser obtenido directamente por la entidad vigilada, si la correspondiente cámara de comercio o entidad competente presta servicio electrónico o “en línea” para este propósito.
• Fotocopia del certificado relativo al número de identificación tributaria, NIT. Este certificado puede ser obtenido directamente por la entidad vigilada, si la correspondiente autoridad competente presta servicio electrónico o “en línea” para este propósito.
• Fotocopia del documento de identificación del solicitante y del representado según sea el caso.
• Informe sobre políticas de conocimiento del cliente y mecanismos de control de actividades delictivas, en caso de que el solicitante sea una cooperativa habilitada para desarrollar ahorro y crédito, un negociante profesional de divisas, una entidad transmisora de dinero del exterior, cualquiera que sea la denominación que reciba o realice una actividad económica sujeta al mencionado control.
• Estados financieros certificados o dictaminados —balance general y estado de pérdidas y ganancias— del último ejercicio o a la última fecha de corte disponible. (Para los casos que aplique).
• Lista de los socios titulares del 5% o más del capital social, cuando esta información no conste en el certificado de existencia y representación legal identificando número del documento de identidad
2.1. Información general del solicitante, la persona autorizada con firma registrada y representante
2.2. Información financiera
2.3. Operaciones internacionales
• Una financiera, identificando: nombre de la entidad, número de la cuenta, producto y dirección y teléfono de la oficina. En los casos en que el solicitante no haya tenido relación con el sector financiero se dejará constancia expresa de tal hecho.
• Una comercial indicando nombre del establecimiento y teléfono En los casos en que el solicitante no haya tenido relación comercial alguna se dejará constancia expresa de tal hecho, y
• Una comercial indicando nombre del establecimiento y teléfono. En los casos en que el solicitante no haya tenido ningún tipo de relación se dejará constancia expresa de tal hecho.
• Fotocopia del documento de identificación del representante legal y del representado según sea el caso.
• Lista de los socios titulares del 5% o más del capital social, cuando esta información no conste en el certificado de existencia y representación legal identificando número del documento de identidad.
3.1. Información general del solicitante, representante y beneficiario
3.3. Operaciones internacionales
3.5. Anexos
• Constancia de ingresos (Honorarios, laborales, certificado de ingresos y retenciones o el documento que corresponda), y
• Fotocopia del documento de identificación del representante legal y del beneficiario según sea el caso.
• Lista de de los socios titulares del 5% o más del capital social, cuando esta información no conste en el certificado de existencia y representación legal identificando número del documento de identidad.
• Declaración de renta del último período gravable disponible, en los casos que aplique.
4.1. Información general del solicitante, representante y beneficiario
4.3. Operaciones internacionales
• Fotocopia del documento de identificación del representante legal y del beneficiario.
5. Aportes a fondos de pensiones voluntarias
5.1. Información general-Personas naturales
5.2. Información financiera
• Declaración voluntaria de origen de los bienes y/o fondos, según el caso, excepto los beneficiarios de los fondos comunes ordinarios y especiales de inversión, cuando éstos sean diferentes del constituyente o adherente.
• Detalle de otros ingresos o ingresos no operacionales o originados en actividades diferentes a la principal, detallando concepto y valor.
5.3. Referencias-Personas naturales
• Una financiera, identificando: nombre de la entidad, número de la cuenta, producto y oficina. En los casos en que el solicitante no haya tenido relación con el sector financiero se dejará constancia expresa de tal hecho.
• Una comercial indicando nombre del establecimiento y teléfono. En los casos en que el solicitante no haya tenido relación comercial alguna se dejará constancia expresa de tal hecho.
5.4. Anexos-Personas naturales
6. Aportes a fondos de pensiones obligatorias
• Número de empleados, y
6.2. Información financiera
Tanto para personas naturales como jurídicas:
• Estados financieros certificados o dictaminados —balance general y estado de pérdidas y ganancias— del último ejercicio o a la última fecha de corte disponible, y
• Estados financieros certificados o dictaminados —balance general y estado de pérdidas y ganancias— del último ejercicio o a la última fecha de corte disponible.
7.1. Información general del constituyente o adherente como la de los beneficiarios aun cuando los mismos se encuentren condicionados
• Detalle actividad (independiente, empleado o socio, cargo que ocupa.
• Nombre y apellidos completos del representante y del beneficiario aun cuando los mismos se encuentren condicionados.
• Número de documento de identidad del representante y de los beneficiarios aun cuando los mismos se encuentren condicionados.
• Dirección y teléfono del representante y de los beneficiarios aun cuando los mismos se encuentren condicionados.
7.2. Información financiera
• Tanto de personas naturales como jurídicas:
• Ingresos mensuales y egresos mensuales (derivados de la actividad principal).
• Clase de recursos e identificación del bien que se entrega.
7.3. Operaciones internacionales
• El tipo de transacciones que normalmente realiza: importaciones, exportaciones, inversiones, transferencias, préstamos en moneda extranjera, pago de servicios u otras.
• Una comercial indicando nombre del establecimiento y teléfono, y
• Una comercial indicando nombre del establecimiento y teléfono.
7.5. Anexos
• Constancia de honorarios (para los casos que aplique) Este anexo no será requerido para los beneficiarios de fondos comunes ordinarios y fondos comunes especiales de Inversión cuando estos sean diferentes del constituyente o adherente.
• Certificado de ingresos y retenciones o declaración de renta del último período gravable disponible Este anexo no será requerido para los beneficiarios de fondos comunes ordinarios y fondos comunes especiales de inversión.
• Certificado laboral (para los casos que aplique). Este anexo no será requerido para los beneficiarios de fondos comunes ordinarios y fondos comunes especiales de inversión.
• Estados financieros certificados o dictaminados a la última fecha de corte disponible al momento de la apertura (para los casos que aplique) Este anexo no será requerido para los beneficiarios de fondos comunes ordinarios y fondos comunes especiales de inversión.
• Certificado de libertad y tradición del inmueble entregado en fiducia.
• Extractos últimos tres meses de cuentas corrientes y/o ahorros. Sólo para la constitución de cuenta corriente y de ahorros. En los casos en que el solicitante no haya tenido relación con el sector financiero se dejará constancia expresa de tal hecho.
• Certificado de libertad y tradición de los inmuebles a entregar en fideicomiso en los negocios fiduciarios.
8.1. Información general del tomador, asegurado, afianzado o beneficiario
8.2. Información financiera
• Otros ingresos o ingresos no operacionales o originados en actividades diferentes a la principal, detallando concepto y valor.
8.3. Operaciones internacionales
• Tanto de personas naturales como jurídicas si la actividad del solicitante supone transacciones en moneda extranjera es necesario conocer:
• Una comercial indicando nombre del establecimiento y teléfono. En los casos en que el solicitante no haya tenido relación comercial alguna se dejará constancia expresa de tal hecho, y
• Declaración de renta del último período gravable disponible en los casos que aplique.
• Indicación de vínculos existentes entre el tomador, asegurado, afianzado y beneficiario, en los contratos de seguro y entre el ordenante y el beneficiario del giro para las operaciones de cambio.
• Relación de las reclamaciones presentadas e indemnizaciones recibidas sobre seguros, respecto de cualquier asegurador, en los dos últimos años.
9. Contratos de capitalización
9.1. Información general del tomador, asegurado, afianzado o beneficiario
• Número de documento de identidad de representante.
9.2. Información financiera
9.3. Operaciones internacionales
• Fotocopia del documento de identificación del representante.
10.2. Información financiera
10.3. Operaciones internacionales
• Tanto de personas naturales como jurídicas, si la actividad del solicitante supone transacciones en moneda extranjera es necesario conocer:
• Una comercial indicando nombre del establecimiento y teléfono. En las aperturas de cuenta corriente se requerirá dos referencias comerciales. En los casos en que el solicitante no haya tenido relación comercial alguna se dejará constancia expresa de tal hecho, y
10.5. Anexos
• Declaración de renta del último período gravable disponible (para los casos que aplique).
1. En los contratos de seguros y capitalización
• En los contratos de seguros y capitalización, cuando el asegurado, afianzado y/o beneficiario, sea persona diferente del tomador o suscriptor, la información relativa a aquél será recaudada al momento de la presentación de la reclamación, vencimiento y pago del título, rescisión del mismo, pago del sorteo o presentación de la solicitud de préstamo sobre el título. En los eventos en que el asegurado, afianzado y/o beneficiario, no suministren la información exigida en el presente capítulo, la operación debe calificarse como inusual.
• La compañía de seguros puede recaudar la información comercial a través de los formularios de declaración de asegurabilidad o de solicitud de seguro, siempre que tales formularios estén diseñados de tal forma que permitan obtener toda la información que se refiere en el numeral I de este anexo.
• La información solicitada debe ser presentada por escrito en forma clara y precisa según los formularios elaborados por la compañía de seguros.
• Cuando la celebración del contrato sea promovida por un intermediario de seguros y de capitalización, éste será responsable del recaudo y actualización de la información de que trata el presente anexo.
• La confirmación y custodia de la información corresponderá, a la compañía aseguradora o a la sociedad de capitalización y se dejará evidencia escrita de tal confirmación en los términos que establezcan los manuales de procedimiento.
• En las operaciones de coaseguro corresponderá a la compañía líder el cumplimiento de las obligaciones contempladas en este capítulo.
• En el caso de negociación de salvamentos de automóviles o aquéllas cuya cuantía sea igual o superior a 30 salarios mínimos legales mensuales, las compañías aseguradoras deben llevar un registro —en una base de datos centralizada— que contenga al menos el nombre, identificación, domicilio, dirección, teléfono y actividad económica de las personas con quienes negocian dichos salvamentos y el valor de los mismos. En el evento de que se actúe a nombre de un tercero se debe recaudar esta misma información respecto de este último. Para las operaciones sobre salvamentos cuyo pago se hubiere realizado mediante cheque, se debe incluir, la información relacionada con el número del mismo, la cuenta corriente y el nombre o código del banco respectivo.
• Los documentos anexos indicados de los literales a) y b), numeral 5º, parte I del presente anexo solo se exigirán a las personas naturales que suscriban contratos de seguros de daño o patrimoniales, en los que el valor asegurado sea igual o superior a 1.270 salarios mínimos legales mensuales, automóviles, en los casos en que el valor asegurado sea igual o superior a 190 salarios mínimos legales mensuales por vehículo y 381 salarios mínimos legales mensuales por cliente, y, los seguros de vida, en los casos en que el valor asegurado sea igual o superior a 846 salarios mínimos legales mensuales; al igual que en los contratos de capitalización pagaderos en cuota única de más de 20 salarios mínimos legales mensuales o periódica de más de 5 salarios mínimos legales mensuales.
• De igual manera, se exigirán a las personas jurídicas que contraten seguros de daño o patrimoniales en los que el valor asegurado sea igual o superior a 8.450 salarios mínimos legales mensuales, seguros de automóviles, en los casos en que el valor asegurado sea igual o superior a 190 salarios mínimos legales mensuales por vehículo y 1.258 salarios mínimos legales mensuales por cliente, y, los seguros de vida en los casos en que el valor asegurado sea igual o superior a 1.057 salarios mínimos legales mensuales.
• Al igual que a quienes adquieran títulos de capitalización pagaderos en cuota única de más de veinte (20) salarios mínimos legales mensuales y para aquellos pagaderos en cuotas periódicas de más de cinco (5) salarios legales mensuales.
• Para los contratos de capitalización ya vigentes, la firma debe ser registrada al momento del vencimiento y pago del título, de la rescisión del mismo, del pago del sorteo o de la presentación de la solicitud de préstamo sobre ese título.
• Con el fin de facilitar el control sobre el lavado de activos y la detección de actividades delictivas, las compañías de seguros y sociedades de capitalización deberán constituir bases de datos centralizadas con la información relativa a las pólizas de seguros o a los siniestros pagados u objetados, a los títulos de capitalización o a los sorteos pagados, que se estime necesaria para tal fin.
2. Respecto de las operaciones activas de crédito
En los correspondientes estudios de crédito se deben incluir el cumplimiento de las obligaciones contenidas en los artículos 102 a 105 EOSF, en especial, en la determinación de la solvencia económica de los potenciales deudores.
3. En los negocios fiduciarios y fondos comunes
En los negocios fiduciarios, además de los requisitos generales de información, se debe determinar de manera precisa el objeto y la finalidad del contrato.
4. Fondos de cesantía
Al momento de la vinculación a un fondo de cesantía los trabajadores independientes deben diligenciar y anexar la información enunciada en el literal a), del numeral 1º y el numeral 2º de la parte de este anexo relativa a los fondos de pensiones voluntarias, a más tardar dentro de los dos meses siguientes a la vinculación. Las sociedades administradoras de dichos fondos realizarán todas las gestiones necesarias para el diligenciamiento efectivo del formulario mencionado.
5. En las casas de cambio
Además de la información que deben obtener de quienes son catalogados como clientes, las casas de cambio, deberán exigir a la persona beneficiaria del pago del giro y a quien le compran o venden divisas de manera no permanente, la información general y la relativa a las operaciones internacionales enunciada en los numerales 1º y 3º citados para la apertura de cuentas de ahorro, incluida la declaración voluntaria de origen de fondos y la fotocopia del documento de identificación del beneficiario, o de su representante.
6. Enajenación de bienes recibidos en dación en pago, realización de activos fijos y pago de cartera
Respecto de las personas naturales o jurídicas que pretendan celebrar con la entidad vigilada por la SBC cualquiera de las operaciones citadas en este numeral, se debe obtener la información general, la financiera, la relativa a las operaciones internacional, las referencias y los anexos, necesarios para que se pueda evaluar y establecer si existen características particulares o cualquier información relevante sobre la operación, que no guarde relación con la actividad económica informada y la declaración del origen de fondos del potencial adquirente o pagador y pueda proceder así con el correspondiente análisis de operación inusual y determinación de operación sospechosa, en cuyo caso deberá remitirse el ROS a la UIAF.
7. Transacciones financieras realizadas mediante la utilización de tarjetas crédito y débito a través de cajeros automáticos, puntos de servicios de establecimientos comerciales y oficinas de las instituciones financieras
Las entidades vigiladas deben incorporar en los mecanismos que tienen diseñados para el control y la seguridad de las transacciones citadas, en los procesos de detección de operaciones inusuales y determinación y reporte de operaciones sospechosas a efectos de evitar que la red de operaciones de la entidad pueda ser utilizada para el débito de dineros o la realización de operaciones con dineros provenientes de actividades delictivas y suministrar la información que requieran las autoridades competentes.
Nombre de proforma: Reporte de operaciones sospechosas, ROS
Objetivo: Reportar a la unidad de información y análisis financiero, UIAF, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, las operaciones sospechosas.
Tipo de entidad a la que aplica: Todas las entidades vigiladas
Fecha de reporte: El mismo día en que se detecte la operación sospechosa
Medio de envío: Disquete o CD
Entidades usuarias: Unidad de información y análisis financiero, UIAF
El presente reporte se elimina del anexo II de la Circular Básica Contable y Financiera (Circ. Externa 100/95) y se incorpora a la presente circular, de conformidad con la Circular Externa 46 de 2002.
En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 526 de 1999 que modificó el literal d) del numeral 2º del artículo 102 del estatuto orgánico del sistema financiero y el capítulo respectivo de la Circular Externa 7 de 1996 de esta superintendencia, las entidades vigiladas deben reportar a la unidad de información y análisis financiero, en adelante UIAF, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, aquellas operaciones que hayan determinado como sospechosas, teniendo en cuenta los mecanismos e instrumentos de control de actividades delictivas contenidos en los artículos 102 a 105 del estatuto orgánico del sistema financiero y en la Circular Externa 7 de 1996 expedida por esta superintendencia. Utilizarán para ello, el software “Ros stand alone” desarrollado por la citada Unidad y teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
El archivo de reporte producido por el software, deberá ser remitido a la UIAF, a la carrera 7 Nº 74-56 piso 18 (Edificio Corficaldas) de la ciudad de Bogotá D.C., teléfono: 3 13 31 31, fax: 3 13 31 20, e-mail: uiaf@uiaf.gov.co.
No se debe anexar ningún tipo de documento soporte.
5. Nombre de la institución financiera 6. Tipo de la institución 7. Código de la institución
SECCIÓN II Información de la(s) persona(s) implicada(s) en la operación sospechosa
12. Dirección domicilio 13. Departamento 14. Municipio
20. Teléfono(s) Número(s) de fax
21. Actividad económica 22. CIIU 23. Fecha de vinculación a la institución (AAAA/MM/DD):
24. Relación de la persona a Cliente c Accionista
con la institución: b Empleado d Otra Cual?
persona con la a Si a Retiro voluntario
institución? b No b Decisión de la institución
c Suspensión Fecha (AAAA/MM/DD): / /
26. Promedio de ingresos mensuales:
28. Tipo de operación: Operación nacional: Operación internacional:
Acerca del producto financiero involucrado:
30. Indique con una X si la operación sospechosa se realizó a través de uno o algunos de los siguientes productos o servicios financieros:
1. Cuenta corriente 7. Contrato de seguros 13. Leasing 19. Derivados
2. Cuenta de ahorros 8. CDT 14. Aportes voluntarios 20. Fondos mutuos
3. Transferencias 9. CDAT 15. Tarjeta de crédito 21. Otro producto
4. Crédito de consumo 10. Acciones 16. Cédula de capitalización
5. Crédito hipotecario 11. Encargo fiduciario 17. Compraventa divisas
6. Otro tipo de crédito 12. Bonos 18. Operación de giro
Relacione los números asociados a cada uno de los productos o servicios financieros implicados en la operación sospechosa. Para esta parte remítase a la explicación del instructivo.
31. Especificaciones de productos financieros (para esta parte remítase a la explicación del instructivo):
32. La descripción de la operación sospechosa constituye un aspecto de vital importancia en el diligenciamiento del reporte, ya que incide directamente en la forma como se entiendan los hechos asociados a dicha operación. Por esta razón, se recomienda seguir los siguientes lineamientos que le permitirán a la institución reportante realizar una adecuada descripción de los hechos, para así contribuir al buen desarrollo de análisis posteriores de la operación sospechosa.
2. Tenga en cuenta en la medida de lo posible un ordenamiento cronológico de los eventos, si esto ayuda al entendimiento de los mismos.
3. Mencione las características de la operación por las cuales se considera como sospechosa.
4. Mencione cualquier irregularidad que se haya detectado con las personas o transacciones implicadas en la operación sospechosa.
5. Si la institución recibió alguna declaración, explicación, justificación u otro, que los implicados hayan dado y que se relacionen con la operación sospechosa, menciónela e indique la forma en que se hizo (escrita o verbalmente, a partir de un requerimiento formal de la institución, otros).
6. Mencione si la operación sospechosa se relaciona con algún reporte realizado anteriormente por la institución o con otras operaciones.
7. No omita ningún dato conocido de la operación y mencione cualquier hecho adicional que pueda contribuir al análisis de la misma.
33. Se ha notificado a otra autoridad? NO SI Cual?
INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO DEL REPORTE
El reporte de operaciones sospechosas debe ser elaborado por toda institución financiera que opere en Colombia, lo cual incluye bancos, corporaciones de ahorro y vivienda, compañías de seguros, casas de cambio, compañías de financiamiento comercial, almacenes generales de depósito, y demás intermediarios financieros definidos en el estatuto orgánico del sistema financiero, Decreto 663 de 1993, cuando se presente cualquier operación que por sus características particulares sea sospechosa de lavado de activos, según lo indicado en el mencionado estatuto (por operación entiéndase una transacción o un conjunto de transacciones financieras específicas).
Toda operación en la cual se tengan dudas fundamentadas sobre el origen lícito de los recursos puede considerarse como sospechosa de actividades de lavado de activos.
4. Si se necesita más espacio para diligenciar el formulario en alguno de los campos, continúe haciéndolo en una fotocopia de la página respectiva (por ejemplo, si esto ocurre en la parte de la descripción de la operación sospechosa o en el anexo de los productos financieros, etc.).
Numeral 1: Indique el número del reporte según la asignación que lleve internamente la institución financiera a este respecto.
Numeral 4: En caso de que sea una corrección o una adición, indique el número del reporte con respecto al cual se hace.
Numeral 5 al 9: Indique la información correspondiente para cada celda con respecto a la institución que está reportando la operación sospechosa. Esta información debe ser coincidente con la de la Superintendencia Bancaria. Para el punto 6, el tipo de institución debe indicarse en palabras (por ejemplo, banco, casa de cambio, etc.)
Numeral 10: Indique el nombre completo o la razón social de las personas implicadas en la operación sospechosa, según sea persona natural o jurídica respectivamente. Si hay más de una persona relacionada con la operación, utilice el anexo que se encuentra adjunto al formato.
Numeral 11: Marque con una X la casilla correspondiente del tipo de documento de identificación de las personas implicadas en la operación, e indique el número de dicho documento (CC = Cédula de ciudadanía, TI = Tarjeta de identidad, CE = Cédula de extranjería, Pas = Pasaporte, NIT = Número de identificación tributario).
Numeral 22: El CIIU corresponde al Código Industrial Internacional Unificado. Si el CIIU no aplica en la actividad económica, coloque una línea.
Numeral 23: Indique la fecha de vinculación a la institución de las personas implicadas. En caso de no existir algún tipo de vinculación permanente, coloque una línea.
Numeral 24: Indique la relación de las personas con la institución.
Numeral 25: Indique si la relación de la institución con las personas implicadas en la operación sospechosa aún se mantiene o si finalizó. En este último caso, especifique si fue por retiro voluntario, decisión de la institución o por suspensión, y la fecha en que ocurrió esto. En caso de suspensión se refiere a cualquier retiro temporal exigido por la institución, por ejemplo, en una sanción de este tipo realizada a algún empleado interno.
Numeral 26: Indique el promedio de ingresos mensuales de las personas implicadas según la información más reciente que tenga la institución a este respecto.
Numeral 30: Indique con una X el tipo de productos o servicios financieros implicados en la operación. Además, en el segundo cuadro relacione los números de identificación de cada producto o servicio específico (donde aplique), utilizando la numeración del primer cuadro para indicar el tipo, por ejemplo:
En caso de tres cuentas corrientes, dos de ahorros y un CDT, el segundo cuadro se diligenciaría así:
1 3359990 5069230 56987561
2 2525521 2525678
— Número del tipo de producto o servicio financiero según el cuadro 1
— Número de identificación de cada producto o servicio específico
Numeral 31: Mencione características de los productos financieros implicados, por ejemplo:
En el caso anterior de las tres cuentas corrientes, dos de ahorros y un CDT, el tercer cuadro se diligenciaría así:
Se agrupan los productos financieros y se diligencian los datos correspondientes a cada uno según sus características propias.
Para efectos del reporte, las características sugeridas en cada producto o servicio financiero son:
Numerales 32 y 33: Diligencie según las indicaciones suministradas.
Dependencia usuaria: Superintendentes delegados y unidad administrativa especial de información y análisis financiero, UIAF
Fecha de reporte: Dentro de los cinco días hábiles siguientes al reporte de estados financieros
Tramite: 146-Reporte de transacciones en efectivo
Con el propósito de actualizar las bases de datos se deben relacionar, en el primer reporte (estados financieros del mes de oct./2002), todos los clientes exonerados vigentes a la fecha de corte de la información. Si la entidad tiene más de 998 clientes exonerados deberá remitir la información restante en disquete en un archivo excel con la misma estructura del formato anexo, dirigido a la división de sistemas de esta superintendencia.
Columna 2-Tipo de identificación: Debe reportarse el tipo de la identificación del cliente, según la siguiente codificación: 0 = No aplica, 1 = Cédula de ciudadanía, 2 = Cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = Tarjeta de identidad, 5 = Pasaporte, 6 = Tarjeta del seguro social extranjero, 7 = Sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = Fideicomiso, 9 = Número de identificación personal, NUIP.
Columna 3-Número de identificación: Se registrará el número completo del correspondiente documento de identificación del cliente objeto de reporte. El tipo de identificación correspondiente a NIT siempre estará relacionado con personas jurídicas y su número debe estar compuesto por diez (10) dígitos, sin guiones.
Columna 4-Cliente: Se registrarán los apellidos y nombre completos de los clientes objeto de reporte, en orden alfabético. La columna debe contener 50 caracteres, que se completará a la derecha con espacios en blanco en mayúscula, sin caracteres especiales (&, %, -, _, ñ, etc.).
Unidad de captura 01-Clientes nuevos: Se registrarán los clientes que durante el mes objeto de reporte, fueron exonerados por primera vez en la entidad, del reporte de transacciones en efectivo.
Unidad de captura 02-Clientes retirados: Se registrarán los clientes que durante el mes objeto de reporte, fueron retirados como clientes exceptuados del registro de transacciones en efectivo.
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5.2. Información sobre reformas estatutarias
Las entidades vigiladas informarán a la Superintendencia Bancaria sobre las reformas a los estatutos sociales, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su aprobación por parte de la asamblea de accionistas respectiva, mediante el envío del acta correspondiente en la cual conste la adopción de dicha decisión.
5.3. Solemnización de la reforma
La solemnización de toda reforma estatutaria deberá acreditarse dentro del mes siguiente a la fecha del otorgamiento de la escritura pública, remitiendo, para tal efecto, copia de la misma, del certificado de la cámara de comercio en el que conste su inscripción y copia íntegra de los estatutos sociales debidamente actualizada.
6. Derogado. Circ. Externa 46/2002.
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El artículo 23 de la Ley 222 de 1995 en concordancia con el numeral 3o del artículo 73 del estatuto orgánico del sistema financiero dispone que le corresponde a los administradores de las entidades vigiladas realizar su gestión con la diligencia propia de un buen hombre de negocios. En tal sentido, le corresponde a las juntas o consejos directivos en su calidad de administradores, definir las políticas y diseñar los procedimientos de control interno que deban implementarse, así como ordenar y vigilar porque los mismos se ajusten a las necesidades de la entidad, permitiéndole realizar adecuadamente su objeto social y alcanzar sus objetivos.
7.2. Concepto de control interno
TÍTULO TERCERO-Disposiciones especiales relativas a las operaciones de los establecimientos de crédito en particular
(Nota: Derogado. Circular Externa 46 de 2002 Superintendencia Bancaria)
CAPÍTULO PRIMERO-Disposiciones especiales relativas a las operaciones de los establecimientos bancarios
Los bancos al celebrar el contrato de cuenta corriente con entidades públicas deberán dar cumplimiento a las instrucciones que adelante se señalan y acatar las disposiciones contenidas en la Ley 1ª de 1980 en relación con el cheque fiscal. En tal virtud, se reitera a los establecimientos bancarios que las únicas personas autorizadas para celebrar contratos de cuenta corriente a nombre de las entidades públicas son su representante legal o jefe de la entidad respectiva y en su defecto, las personas en quienes deleguen, previo visto bueno de la Tesorería General de la República o de los tesoros departamentales o Municipales, según el caso y con el lleno de los requisitos establecidos o que establezcan las autoridades fiscalizadoras del orden nacional, departamental o municipal.
2.1. Apertura de cuentas corrientes a nombre de establecimientos de comercio
3. Valor del fondo
La totalidad de los títulos representativos de las inversiones de los fondos de pensiones que por su naturaleza sean susceptibles de ser custodiados, deberán mantenerse en todo momento en el depósito central de valores, DCV del Banco de la República o en un depósito centralizado de valores debidamente autorizado para funcionar por la Superintendencia de valores.
Los títulos representativos de inversiones externas de los fondos de pensiones que se adquieran y permanezcan en el exterior y que por su naturaleza sean susceptibles de ser custodiados deberán mantenerse, en su totalidad, en depósito y custodia en bancos extranjeros o instituciones constituidas en el exterior que presten servicios de custodia. Dichas entidades deberán tener una experiencia mínima de cinco (5) años en servicios de custodia y contar con, a lo menos, una clasificación de riesgo, para corto y largo plazo, referida a la entidad o a sus títulos, no inferior a las categorías señaladas en el numeral 2 para la inversión en los títulos descritos en el subnumeral 1.11.
14. Prohibiciones a las inversiones realizadas con recursos de los fondos
TÍTULO QUINTO-Disposiciones relativas a las operaciones de las sociedades fiduciarias, almacenes generales de depósito y fondos ganaderos
1. Modelos de contratos fiduciarios
De acuerdo con lo previsto en el numeral 4º del artículo 146 del estatuto orgánico del sistema financiero, la Superintendencia Bancaria tiene la función de evaluar los tipos o modelos de contratos que se pretenden utilizar en el desarrollo de la actividad fiduciaria, siempre que éstos constituyan contratos de adhesión o se utilicen para la prestación masiva de servicios.
Para los efectos de esta circular se entienden por contratos de adhesión aquéllos por virtud de los cuales una persona se obliga para con una institución fiduciaria en los términos y condiciones que en lo sustancial sean fijados por ésta última; así mismo, se entiende que un contrato se utiliza para la prestación masiva de servicios cuando se use indistintamente con diferentes personas en varias y futuras negociaciones y su contenido uniforme se utilice generalmente en formularios o documentos idénticos o similares, respondiendo en la mayoría de los casos al concepto de contrato adhesivo.
1.1. Concepto de negocios fiduciarios
Para los efectos de esta circular, se entienden por negocios fiduciarios aquellos actos de confianza en virtud de los cuales una persona entrega a otra uno o más bienes determinados, transfiriéndole o no la propiedad de los mismos con el propósito de que ésta cumpla con ellos una finalidad específica, bien sea en beneficio del fideicomitente o de un tercero. Si hay transferencia de la propiedad de los bienes estaremos ante la denominada fiducia mercantil regulada en el artículo 1226 y siguientes del Código de Comercio, fenómeno que no se presenta en los encargos fiduciarios, también instrumentados con apoyo en las normas relativas al mandato, en los cuales solo existe la mera entrega de los bienes.
1.2. Requisitos y contenido
1.3. Redacción y presentación
1.4. Condiciones inequitativas e ilegales
TÍTULO SEXTO-Capitalización, seguros e intermediarios
CAPÍTULO PRIMERO-Aspectos relativos a la actividad capitalizadora
1. Condiciones de los contratos
1.1. Contenido de los títulos
Los títulos de capitalización deberán reunir los siguientes requisitos:
a) Incluir todas las estipulaciones que regulan el contrato con indicación clara y precisa de las previsiones que señala el artículo 180, numeral 2º del estatuto orgánico del sistema financiero;
b) Consignar en la primera página del título, en caracteres destacados, el siguiente texto:
Advertencia para el suscriptor:
“Mediante el presente contrato el suscriptor se compromete a entregar una suma fija de dinero durante un tiempo determinado, entendiéndose que de cada cuota, una parte se destina a la constitución del ahorro propiamente dicho y la otra a sufragar los costos de sorteo y los diferentes gastos en que incurre la capitalizadora por la expedición del título, tales como papelería, comisiones, administración, etc., razón por la cual, en caso de cancelación anticipada del mismo la cantidad de dinero a devolver no siempre resultará igual a la suma de las cuotas pagadas, siendo la obligación de la compañía, en este sentido, entregar al interesado, en el momento que lo solicite, la cantidad de dinero a que tenga derecho de acuerdo con el número de cuotas canceladas e intereses devengados según la tabla de valores de rescate inserta en el título”;
c) Señalar en caracteres destacados, en la primera página, la tasa de interés técnico aplicable al respectivo título, la cual deberá corresponder exactamente a la que aparezca consignada en las condiciones estipuladas, aspecto que también deberá advertirse;
d) Incluir la tabla de valores de rescate en la cual se deben precisar los montos correspondientes a ahorro e intereses, gastos y sorteos. Adicionalmente y para mayor información del suscriptor, la entidad deberá explicar mediante un ejemplo la aplicación de los conceptos antes señalados a una suma determinada;
e) Adjuntar el texto del anexo a que se refiere el numeral 2.8 de este capítulo, y
f) Mencionar en el texto de los títulos la dirección de la sociedad que los expide, en la cual recibirá notificaciones, para garantizar, en todos los casos, la efectividad de dicha diligencia.
1.2. Condiciones de las notas técnicas
Las notas técnicas deberán contener la formulación matemática y los resultados de la capitalización de las cuotas que constituyen la obligación de la capitalizadora para con los suscriptores o reserva de los planes. En las mismas se deberá indicar explícitamente el período real de duración del plan, la tasa de interés técnico a utilizar, el valor del sorteo y adicionalmente los siguientes parámetros expresados como porcentaje de la cuota:
Los planes de capitalización se calcularán con base en el interés técnico que determine cada capitalizadora para el respectivo plan.
2. Sorteos de capitalización
2.1. Conformación de grupos
Para determinar el número de grupos en el sorteo se dividirá el número de suscriptores que han de participar entre el tamaño del grupo (1200, 1000, 900 etc.). Si el cuociente es exacto, el número de grupos coincidirá con el número de títulos que deben resultar favorecidos. Si existe residuo en esta división, el número de grupos será igual al cuociente entero más uno y el número de títulos favorecidos será igual al número entero de cuociente más la probabilidad de que salga favorecido un suscriptor en el grupo incompleto.