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Timestamp: 2020-05-27 10:26:13
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Matched Legal Cases: ['artículo 18', 'artículo 18', 'artículo 18', 'artículo 334', 'artículo 18', 'artículo 334', 'artículo 333', 'artículo 327', 'artículo 330']

BOE.es - Documento BOE-A-2015-1481
Documento BOE-A-2015-1481
«BOE» núm. 40, de 16 de febrero de 2015, páginas 12540 a 12551 (12 págs.)
BOE-A-2015-1481
https://www.boe.es/eli/es/ins/2015/02/12/(1)
Dada la trascendencia, tanto pública como privada, que tiene la legalización de libros contables, de actas y otros que de forma obligatoria conforme a la normativa vigente deben llevar los empresarios, resulta conveniente unificar criterios en esta importante materia y establecer una serie de principios conforme a los cuales debe producirse esta legalización, dando respuesta también a la Ley 20/2013, de 9 de diciembre, de garantía de la unidad de mercado, al reforzar la seguridad jurídica que proporcionan unos criterios procedimentales únicos y uniformes para la legalización de libros obligatorios de todas clases de los empresarios, que va a redundar en una mayor claridad, no sólo para los funcionarios competentes encargados de dicha legalización, sino también para todos los operadores jurídicos que se relacionan con la materia y por ende en una mayor economía y seguridad en todos los trámites de legalización, que es lo que pretende el nuevo sistema de legalización establecido en el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.
Por otra parte, la Instrucción de 31 de diciembre de 1999, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros en los Registros Mercantiles a través de procedimientos telemáticos, estableció el formato y los requisitos que deben cumplir los soportes que contengan los ficheros relativos a los libros que se presentan para su legalización en el Registro Mercantil.
Se hace necesario un nuevo formato que empaquete los archivos que conforman la legalización en un archivo comprimido, aportando simplicidad, ahorro de tamaño y disminución del tiempo de proceso en la tramitación telemática, el cual se establece en la presente Instrucción.
Por todo ello, en ejercicio de las competencias atribuidas a este Centro Directivo por los artículos 260 y siguientes de la Ley Hipotecaria en materia de organización y funcionamiento de los Registros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles, así como por el Real Decreto 453/2012, de 5 de marzo, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Justicia, y previo informe del Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España, se dictan las siguientes Instrucciones:
El sistema de legalización de libros de los empresarios en formato electrónico y presentados por vía telemática en el Registro Mercantil competente, establecido en el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, será de aplicación a los libros obligatorios de todas clases respecto de ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013, fecha de entrada en vigor de la ley
Conforme al citado artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, todos los libros que obligatoriamente debe llevar los empresarios deberán cumplimentarse en soporte electrónico.
Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados sólo podrán ser utilizados para contabilidades, contratos y actas de ejercicios abiertos antes de 29 de septiembre de 2013. Una vez finalizado este último ejercicio social, se procederá al cierre de los mismos mediante diligencia que se acreditará, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo que incluya la certificación del órgano de administración que haga constar dicha circunstancia, todo ello a los efectos del artículo 334.2 del Reglamento del Registro Mercantil y artículo 18.3 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre. Si en dichos libros se han transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio social citado, asientos contables, contratos o actas de un ejercicio posterior, se procederá igualmente al cierre del libro en cuestión, trasladando dicho asientos, contratos o actas, al libro correspondiente que deberá enviarse telemáticamente.
A partir de dicha fecha se procederá de forma similar a la anteriormente establecida para el libro de actas incluyendo la diligencia de cierre que debe incorporarse a los libros en blanco ya legalizados, a los efectos del artículo 334.2 del Reglamento del Registro Mercantil y 28.3 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre. En todo caso, una vez inscrita la sociedad en el Registro Mercantil, se deberá legalizar un libro, que será el primero de orden, en el que conste la titularidad inicial de los fundadores. Una vez legalizado este libro inicial sólo será obligatoria la legalización de un nuevo libro en los cuatros meses siguientes a la finalización del ejercicio en el que se haya producido cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.
En dichos libros deberá constar la identidad completa de los titulares y la nacionalidad, en su caso, incluyendo igualmente sus domicilios. La omisión de la constancia de la nacionalidad o del domicilio no impedirá la legalización del libro de que se trate, pero en la nota de legalización se dejará constancia de dicha omisión. Las mismas reglas serán de aplicación a los libros de contratos del socio único con la sociedad.
El Registrador calificará no sólo el contenido de la solicitud según lo que resulte de los ficheros presentados y los asientos de su Registro, sino también que el algoritmo SHA256 generado por los correspondientes ficheros coinciden con el que consta en la relación de libros presentada.
Si no mediaran defectos, el Registrador extenderá una certificación en la que, bajo su firma, identificará al empresario, incluyendo, en su caso, los datos registrales y expresará los libros legalizados, con identificación de su clase y número, la firma digital generada por cada uno de ellos y los datos de la presentación y del asiento practicado en el Libro-fichero de legalizaciones. En su caso, hará constar que la legalización se ha solicitado fuera del plazo legal conforme a lo que establece el artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil. El Registrador hará mención expresa en la certificación que el empresario deberá conservar una copia informática de idéntico contenido y formato de los ficheros correspondiente a los libros presentados a legalizar a efectos probatorios.
A los efectos de lo establecido en el artículo 327 de la Ley de Enjuiciamiento Civil en materia de prueba, el Registrador Mercantil, una vez le sea presentado el correspondiente soporte informático con los ficheros de contenido y formato idéntico al de los libros presentados a legalizar, imprimirá una copia en papel de ellos y certificará, a solicitud de parte interesada o por mandato de la autoridad judicial competente, que los ficheros contenidos en el soporte se corresponden con los libros legalizados por generar la misma firma digital, y todo ello por referencia a los asientos practicados en el Libro-fichero de legalizaciones.
Vigesimotercera.
Cuando por problemas técnicos no sea posible la presentación de los ficheros a legalizar por vía telemática, excepcionalmente se permitirá la presentación en el Registro mediante dispositivos de almacenamiento de datos cumpliendo con las siguientes requisitos.
a) Debe existir una imposibilidad manifiesta que impida la presentación por vía telemática mediante la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores.
b) Deberán utilizarse soportes de almacenamiento de datos entre los más habituales en el mercado.
c) Los ficheros de los libros presentados para su legalización deberá cumplir los requisitos técnicos que respecto al formato y contenido de los distintos ficheros se especifican en el anexo I.
d) Se deberá presentar la instancia de solicitud de legalización de libros presentados en soporte magnético del artículo 330 del Reglamento del Registro Mercantil que se ajustará al modelo especificado en el anexo II. A la instancia de legalización se acompañará una relación de libros cuya legalización se solicita con indicación de la firma digital generada por cada uno de ellos por aplicación del algoritmo de huella digital SHA256 (RFC 6234). La relación se ajustará al modelo establecido en el anexo III.
Vigesimocuarta.
Vigesimoquinta.
Los libros no obligatorios que los empresarios deseen legalizar en cada ejercicio, deberán serlo de conformidad con las reglas establecidas anteriormente
Vigesimosexta.
Vigesimoséptima.
Madrid, 12 de febrero de 2015.–El Director General de los Registros y del Notariado, Francisco Javier Gómez Gálligo.
Estructura y formato de los contenidos
En el soporte electrónico de que se trate deberán constar obligatoriamente los ficheros que a continuación se detallan.
A) Libros legalizados:
Libros legalizados que se corresponderán con la siguiente tabla:
B) Archivo NOMBRES.TXT:
Fichero ASCII que contiene los nombres de los ficheros correspondientes a cada uno de los libros cuya legalización se pretenda. Los nombres de dichos ficheros y sus extensiones deberán ajustarse a los requisitos que se detallan a continuación. Cada línea de texto, separada con Intro, indicará el nombre de cada uno de los libros legalizados.
Solamente se permitirá la presentación de un máximo de nueve libros correlativos por cada tipo (por ejemplo, del libro de DIARIO podrá presentar hasta nueve libros). El nombre de dichos ficheros deberá ser el correspondiente al tipo de libro, DIARIO en éste caso, concatenado con _NNN (NNN el n.º correspondiente a cada uno de los libros presentados de dicho tipo). En caso de presentarse tipos de libros que no correspondan a ningún nombre de la tabla anterior, sus ficheros correspondientes se nombrarán todos como OTROS_ al que se le concatenará un número correlativo X (del 1 al 9) que los distinga.
Los nombres de los ficheros se ajustarán a la siguiente tabla:
Nombre del fichero en el archivo NOMBRE.TXT
DIARIO_NNN.<extension>
INV_CUEN_NNN.<extension>
BAL_SUMS_NNN.<extension>
INVENTAR_NNN.<extension>
BALANCES_NNN.<extension>
MEMORIA_NNN.<extension>
MAYOR_NNN.<extension>
PER_GAN_NNN.<extension>
IVA_NNN.<extension>
FAC_EMIT_NNN.<extension>
FAC_RECI_NNN.<extension>
DET_DIA_NNN.<extension>
ACCIONES_NNN.<extension>
SOCIOS_NNN.<extension>
ACTASCON_NNN.<extension>
ACTASDET_NNN.<extension>
ACTALCON_NNN.<extension>
ACTACODE_NNN.<extension>
SOCUNICO_NNN.<extension>
OTROS_NNN.<extensión>
Las extensiones de los ficheros se ajustarán a la siguiente tabla:
Extensiones válidas
XLS o XLSX
DOC o DOCX
C) Archivo DATOS.TXT:
Fichero de datos (cada dato ocupando un registro de este fichero) correspondientes a la solicitud y a la certificación, ajustándose a la estructura siguiente:
Contenido del campo
Fecha de la solicitud (ddmmaaaa)
Nombre o Denominación Social del empresario
Código de la Provincia
Tomo (Datos Registrales)
Libro (Datos Registrales)
Sección (Datos Registrales)
Folio (Datos Registrales)
Tipo de Registro Público
Hoja (Datos Registrales)
Otros (Datos Regístrales)
Nombre o Denominación Social del presentante
Primer apellido presentante
Segundo apellido presentante
DNI presentante
Domicilio presentante
Ciudad presentante
Código postal presentante
Provincia del presentante
Fax presentante
Teléfono presentante
Correo electrónico presentante
Solicita retención (SI/NO)
Número total de libros presentados
Y para cada uno de los libros, en conjunto de seis registros:
Número del libro
Fecha de apertura del libro (ddmmaaaa)
Fecha de cierre del libro (ddmmaaaa)
Fecha último cierre (ddmmaaaa)
Huella digital del libro
Donde xxx cambiará para cada libro, y por lo tanto para cada grupo de esos cuatro registros, yendo desde el 001 para el primer grupo (el primer libro), hasta el 180 en caso de presentarse el máximo número posible de libros (9) para cada uno de los 20 tipos posibles de dichos libros. El valor xxx ha de coincidir con el orden de líneas del fichero NOMBRES.TXT
D) Rutina cálculo huella digital:
Para generar la huella digital correspondiente a cada libro, se aplicará al fichero de dicho libro el algoritmo estándar SHA256 (RFC 6234) el cual producirá un hash de 256 bits (32 bytes), dicho conjunto de bits a su vez se codificará para su conversión en texto según el estándar base64 (RFC 4648).
Todos los ficheros que componen la legalización se encontrarán comprimidos en un archivo con extensión.ZIP. La tecnología de compresión para conseguir el fichero.ZIP será la de la versión 2.0 o anteriores. Todos los ficheros incluidos en el.ZIP penderán directamente de la raíz (sin estructurarlos en directorios). El algoritmo de compresión será el Deflate estándar (no el Deflate 64) y no se usarán cifrados ni signaturas.
SE DEJA SIN EFECTO las normas 22, 25 y 26, por Instrucción de 1 de julio de 2015 (Ref. BOE-A-2015-7626).
Art. 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre (Ref. BOE-A-2013-10074).
Real Decreto 453/2012, de 5 de marzo (Ref. BOE-A-2012-3161).
EN RELACIÓN con la Instrucción de 31 de diciembre de 1999 (Ref. BOE-A-2000-325).