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Timestamp: 2017-12-17 06:25:42
Document Index: 121929766

Matched Legal Cases: ['artículo 17', 'artículo 15', 'Artículo 13', 'Artículo 14', 'artículo 2', 'Artículo 33']

INSTRUCTIVO No. I-AC-SC-027 Página 1 de 7 INSTRUCTIVO NÚMERO I-AC-SC PDF
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Miguel Ángel Domínguez Villanueva
1 INSTRUCTIVO No. I-AC-SC-027 Página 1 de 7 INSTRUCTIVO NÚMERO I-AC-SC-027 TÍTULO: Por medio del cual se determina el procedimiento y consecuencias de la creación y actualización de información de los datos personales de los inversionistas-depositantes indirectos. REFERENCIA: Actualización de información sobre datos personales cuentas inversionistas depositantes indirectos. REMITENTE: Vicepresidencia Jurídica APROBADOR: Vicepresidencia de Operaciones DESTINATARIOS: Depositantes Directos. VIGENCIA: Indefinida INSTRUCTIVOS QUE DEROGA: N/A FECHA DE EXPEDICIÓN: Marzo de OBJETIVO Determinar el procedimiento y alcance de la responsabilidad de los Depositantes Directos (Responsables del tratamiento de los datos personales) en el proceso de creación y actualización de información de datos personales de los inversionistas (Depositantes Indirectos), realizado a través del formato Ficha Técnica Cuenta Inversionistas con destino a la apertura de subcuentas bajo su administración o por medios electrónicos. 2. DEFINICIONES Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
2 INSTRUCTIVO No. I-AC-SC-027 Página 2 de 7 3. SOPORTE LEGAL Y NORMATIVO DEL INSTRUCTIVO 3.1. Protección constitucional de la información personal depositada en bases de datos: La información de datos personales registrados en las bases de datos está protegida por el derecho de Habeas Data( 1 ). Este derecho faculta al dueño de la información a conocer, rectificar y actualizar los datos personales que se hayan recogido acerca de él. Este derecho a su vez está integrado por el derecho a la autodeterminación informática, que consiste en la facultad de la persona de autorizar la conservación, uso y circulación de los datos, así como limitar su uso y tratamiento Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales La ley 1581 de 2012, establece el marco para la protección de la información contenida en cualquier base de datos. Esta reglamentación es la aplicable a Deceval S.A. S.A en calidad de encargado del tratamiento de bases de datos personales y a todos aquellos Depositantes Directos en calidad de responsables del tratamiento de bases de datos personales. En este sentido, los Depositantes Directos, deben cumplir con los deberes establecidos en el artículo 17 de la mencionada ley, dentro de los cuales se encuentran: Garantizar al titular inversionista, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento (Deceval S.A.), todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento Decreto 1377 de 2013 reglamentario de la Ley 1581 de 2012, en relación con la protección de datos personales En esta regulación dispuso que los responsables y encargados de las bases de datos personales debieran establecer los lineamientos generales de su administración, para lo cual DECEVAL S.A. creó una políticas de manejo de bases de datos personales que fue aprobadas por el Comité de Auditoría y Riesgos y por la junta directiva de la entidad, y fue publicada en su página web S.A..com.co el pasado 26 de julio de Dicha política incluye los principios, responsabilidades y obligaciones de los responsables y de DECEVAL S.A. como encargada de la administración los cuales son de obligatorio cumplimiento para todos sus Depositantes Directos y su desconocimiento acarreará sanciones. 1 El derecho de habeas Data se encuentra constitucionalmente establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el cual establece: Todas las personas tiene derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre y el Estado debe respetarlos. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetaran la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.
3 INSTRUCTIVO No. I-AC-SC-027 Página 3 de Disposiciones del Reglamento de Operaciones aprobado por la Superintendencia Financiera de Colombia, mediante Resolución 0816 del 26 de Mayo de 2011 Conforme a las disposiciones del reglamento de operaciones, los depositantes directos (2), son las entidades que pueden acceder directamente a los servicios del depósito centralizado de valores en calidad de administradores de sus portafolios por cuenta propia y/o en nombre y por cuenta de terceros y /o como emisores de valores. 1. Los depositantes indirectos( 3 ) son todas las personas jurídicas y naturales que no pueden acceder directamente a los servicios del depósito centralizado de valores, pero que en virtud de un contrato de mandato encomiendan a un Depositante Directo en términos de las normas vigentes y dentro de su competencia, la administración de recursos, valores y fondos, ante la Sociedad. 2. Las Subcuentas de valores en depósito son cuentas asignadas por la Sociedad a solicitud de los Depositantes Directos o mandante, para el registro y contabilización de los valores depositados en nombre de éste o en nombre de terceros.( 4 ) Esto en virtud de la relación contractual. 3. En el numeral del Reglamento de operaciones, los Depositantes Directos deben certificar a Deceval S.A. que cuentan con: Contratos de mandato con cada uno de sus depositantes indirectos y que los mismos contienen las cláusulas necesarias para el adecuado conocimiento del cliente, relación de las obligaciones y deberes frente a los riesgos de custodia, 2 Reglamento de Operaciones de Deceval S.A., Artículo 13 de los depositantes directos Vinculación como Depositante Directo en general: Tendrán acceso a ser Depositantes Directos de la Sociedad, ya sea actuando en nombre y por cuenta propia o en nombre de terceros, cuando estén debidamente facultados por la ley para ello, las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, las carteras colectivas y los fondos de capital privado, las entidades extranjeras autorizadas para realizar operaciones localmente, los organismos multilaterales, los emisores de valores para efectos de administrar su emisión y las entidades públicas y estatales del orden nacional y territorial, las entidades del exterior que desarrollen actividades en el sistema de compensación y liquidación de pagos y de valores del respectivo país y que se vinculen bajo un acuerdo de servicio en los términos del presente reglamento de operaciones y de la regulación local. Podrán ser, además, Depositantes Directos, entidades distintas de las anteriores que autorice en su oportunidad la Junta Directiva de la Sociedad, a partir de criterios de carácter objetivo, que favorezcan a todas las entidades que gocen de las mismas características y siempre teniendo en cuenta el proceso de vinculación de proveedores que la Sociedad tenga vigente en ese momento. La circunstancia de que una entidad tenga la calidad jurídica que corresponde a la enunciación anterior, no la habilitará, por sí sola, para tener la condición de Depositante Directo, sino en los casos en que la Sociedad la apruebe y celebre con ella el contrato respectivo. 3. Reglamento de Operaciones de Deceval S.A.- articulo 1 definiciones: Depositante indirecto Son todas las personas jurídicas y naturales que no pueden acceder directamente a los servicios del Depósito, pero que en virtud de un contrato de mandato encomiendan a un Depositante Directo en términos de las normas vigentes y dentro de su competencia, la administración de recursos, valores y fondos, ante la Sociedad. A los Depositantes Indirectos se les asignará una subcuenta que se utilizará en el ámbito nacional. La identificación de la subcuenta estará en función de la titularidad única, conjunta o solidaria que tenga el Depositante Indirecto en el Depósito. 4 Artículo 14.- Calidad de Depositantes Directos y personas autorizadas para operar, Condiciones generales, IV. señala que el depositante directo tienen a su cargo: Solicitar la inscripción de sus mandantes, Depositantes Indirectos, en la fech a que se remita la orden del servicio y ordenar la apertura de las subcuentas a través del sistema de compensación y liquidación provisto por la Sociedad. Con posterioridad a la vinculación al servicio de depósito de valores, los Depositantes Directos podrán ordenar, siempre y cuando estén legalmente capacitados para actuar en nombre de terceros, la inscripción de nuevos mandantes, Depositantes Indirectos. Es entendido que, previo a la inscripción de los mismos en el depósito, el Depositante Directo deberá celebrar un contrato de Mandato con los nuevos Depositantes Indirectos.
4 INSTRUCTIVO No. I-AC-SC-027 Página 4 de 7 administración y transacciones sobre valores y su seguimiento de la actividad de los mismos en términos de las normas legales vigentes. Políticas y procedimientos para administrar la seguridad, confidencialidad, integridad, seguridad informática y calidad de la información en los términos de las normas vigentes. (Destacamos) 4. RESPONSABILIDAD DE LOS DEPOSITANTES DIRECTOS EN LA MODIFICACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES DE UN INVERSIONISTA-DEPOSITANTE INDIRECTO Con base en la regulación vigente, los depositantes directos tienen la calidad de responsable de la información sobre los datos personales de los inversionistas registrada en los sistemas que administra Deceval S.A., como quiera que son estos quienes establecen una relación contractual con los inversionistas y sobre esta base, efectúan el conocimiento del cliente, registran y actualizan directamente la información de las subcuentas. El sistema de base de datos personales de Deceval S.A. a su turno se cimienta en una única cuenta, que parte de la identificación personal utilizada en Colombia denominado cédula de ciudadanía,(5) al cual se asigna un número de identificación o cédula de extranjería(6). Esta información así generada 5 El Decreto 1010 de 2000 reglamentaria de organización interna de la Registraduría Nacional del Estado Civil y de las funciones de sus dependencias, el cual señala en su artículo 2 - objeto,. Es objeto de la Registraduría Nacional del Estado Civil, registrar la vida civil e identificar a los colombianos y organizar los procesos electorales y los mecanismos de participación ciudadana, en orden a apoyar la administración de justicia y el fortalecimiento democrático del país. (N eg ri l l a f u er a d el t ext o or i gi n al) Artículo. 5.- Funciones. Son funciones de la Registraduría Nacional del Estado Civil, las siguientes: ( ) articulo 17. Asignar el Número Único de Identificación Nacional, NUIP, al momento de hacer la inscripción de nacimiento en el Registro del Estado Civil de las personas y ejercer los controles físico, lógico y técnico, para que dicho número sea exclusivo a cada ciudadano y exista un único documento de identificación. EL NUI (de 11 dígitos) para los colombianos menores de 7 años a quienes se les asignó con anterioridad al 1 de octubre de 2003, fecha de vigencia de la Resolución 3571 de 2003 de la Registraduría Nacional del Estado Civil. El NUIP (Número Unico de Identificación Personal de 10 dígitos numéricos) para los colombianos menores de 7 años, a quienes se les asigne a partir del 1 de octubre de 2003 fecha de vigencia de la Resolución 3571 de 2003 de la Registradur ía Nacional del Estado Civil. 6 Decreto 834 de 2013:Artículo 33. Cédula de Extranjería. La Cédula de Extranjería cumple única y exclusivamente fines de identificación de los extranjeros en el territorio nacional y su utilización deberá estar acorde con la visa otorgada al extranjero. Con base en el Registro de Extranjeros, la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, expedirá a los extranjeros un documento de identidad, denominado Cédula de Extranjería. La autoridad migratoria expedirá dos clases de cédulas de extranjería, así: *Cédula de Extranjería para mayores de edad. *Cédula de Extranjería para menores de edad. Los extranjeros mayores y menores de edad titulares de visas con vigencia superior a tres (3) meses, deberán tramitar ante la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia la Cédula de Extranjería al momento de efectuar el registro de extranjeros o a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, si este se realizó de manera electrónica, con excepción de: a). Los titulares y beneficiarios de Visa Preferencial. b). Los titulares de visa de negocios NE-1 que permanezcan por término inferior a tres (3) meses dentro del territorio nacional. c). Los titulares y beneficiarios de las visas NE-2 y NE-4 que permanezcan por término inferior a tres (3) meses dentro del territorio nacional. d). Los titulares de Visas TP-11 y TP-12. En el caso de los menores extranjeros que cumplan la mayoría de edad, estos deberán tramitar la Cédula de Extranjería para mayores de edad, con excepción de los señalados en los literales a), b), c), y d) del presente artículo. Esta obligación deberá cumplirse dentro de los quince (15) días calendario siguiente a la ocurrencia del hecho. Así mismo la autoridad migratoria expedirá Cédula de Extranjería para menores de edad, la cual deberá ser tramitada solamente cuando el menor alcance los siete (7) años. Antes del cumplimiento de esta edad el menor deberá identificarse con el pasaporte o el documento nacional de identidad respectivo, de acuerdo con los instrumentos internacionales vigentes. Quienes sean titulares de visas con vigencia menor al término señalado en el presente artículo, así como los establecidos en los literales a), b), c), y d) del presente artículo, podrán tramitar la cédula de extranjería voluntariamente, a fin de facilitar el ejercicio de los derechos que dicho documento otorga al extranjero.
5 INSTRUCTIVO No. I-AC-SC-027 Página 5 de 7 puede ser administrada por uno o varios Depositantes Directos en calidad de Responsable, según tenga suscrito uno o más contratos de mandato para administrar su portafolio. Lo anterior significa que una persona con la misma cuenta, identificada bajo la identificación legalmente establecida en Colombia, podrá tener valores en depósito a través de distintos comisionistas o intermediarios en general, sin que ello signifique que los distintos Depositantes Directos puedan tener acceso al portafolio que administra otro Depositante Directo de un cliente en común. Bajo ese escenario, en el que hay un titular de la información (el inversionista-depositante indirecto), un encargado de la información (Deceval S.A. S.A.) y varios responsables (los depositantes directos), cualquiera de estos últimos podrá ordenar a Deceval S.A. efectuar una corrección o modificación, conforme a los procedimientos previsto en los instructivos 10 de 1997 y 10-1 de 1998 para la creación y actualización de datos personales, sin perjuicio de dar cumplimiento al punto 6 descrito en el presente instructivo. En este caso, si bien la información personal que uno de los Responsables actualice será común a los demás depositantes directos; para que las actualizaciones se cumplan bajo la regulación de datos personales requerirá de la autorización expresa y de la verificación de la información actualizada por parte del titular (inversionista-depositante directo); en particular deberán tenerse presentes los requisitos para la actualización de datos sensibles de menores de edad 7 y que la misma señale que se hace extensiva en relación con los demás responsables. El Responsable de la información debe asegurar que da cumplimiento a las normas sobre datos personales y la instrucción a Deceval S.A. deberá ser clara y precisa; ya sea para que Deceval S.A. actualice directamente la información o que el Responsable-Depositante Directo lo haga directamente en el aplicativo, modificando para ello los datos personales en la sub cuenta de propiedad del inversionista, conforme al procedimiento establecido. 5. PROCEDIMIENTO PARA HACER CONSULTAS O RECLAMACIONES POR PARTE DE UN RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN DE DATOS PERSONALES CUANDO ES ACTUALIZADA POR OTRO RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN DE DATOS PERSONALES QUE ACTUALIZO INFORMACION. En caso de presentarse alguna reclamación o consulta de uno de los responsables de la información de bases de datos personales por las actualizaciones o modificaciones efectuadas por otro responsable de la información de bases de datos personales sobre un mismo inversionistas- Parágrafo Transitorio. La alternativa de solicitud de cédula de extranjería para quienes la requieran de manera voluntaria sin estar obligados a tramitarla, así como la obligación de tramitar la obtención de la Cédula de Extranjería para menores de edad empezará a regir a partir del primero (1 ) de enero de Artículos 6 de la ley 1581 y 6 del Decreto 1377 de 2013 Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos: 1) La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto 2) Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA 3) El tratamiento debe respetar el interés superior de los NNA y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo
6 INSTRUCTIVO No. I-AC-SC-027 Página 6 de 7 depositante directo; este deberá remitir su reclamación o consulta debidamente fundamentada a Deceval S.A. 8 para lo cual se seguirá la política de manejo de información de datos personales de Deceval S.A. publicada en la página web. Deceval S.A. verificará los datos modificados y validará con la actualización solicitada o realizada. En caso que haya una inconsistencia solicitará aclaración al Responsable que ordenó la modificación en el sistema que administra Deceval S.A., para que surta el trámite correspondiente el cual deberá allegarse debidamente soportado. La respuesta deberá ser radicada en un plazo no mayor a tres(3) días hábiles, contados al día siguiente de su recibo por parte del Responsable que debe atender la reclamación. La respuesta deberá dirigirse a Deceval S.A. al Encargado general (ver pie de página 8), citando el número de radicación de la comunicación de Deceval S.A. Vencido el plazo sin que se hubiere dado respuesta, Deceval S.A. procederá a requerir al Responsable que no atendió la solicitud de reclamación, quien deberá dar respuesta dentro de los dos (2) días siguientes al recibo de la comunicación enviada por Deceval S.A. donde se solicitan las explicaciones. Vencido el término para atender la respuesta sin que se hubiera atendido, el Encargado general comunicará a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la situación para que ésta adopte las medidas que considere convenientes. El término máximo para atender el reclamo o una consulta será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 6. PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFCACIÓN DE DATOS PERSONALES DE UN INVERSIONISTA En desarrollo de las disposiciones reglamentarias arriba mencionadas, Deceval S.A. publicó en el portal web, el instructivo No. 10 de creación de subcuentas 9, en el cual se establece el procedimiento para la creación de las subcuentas de los inversionistas en Deceval S.A. y, así mismo, se señalan los procedimientos para solicitar a Deceval S.A. efectuar modificaciones o actualizaciones a través de fichas técnicas. El formato de F ME-GQ-201 de Ficha Técnica a través de la cual puede ser solicitado una modificación o actualización de los datos contenidos en las subcuentas, se encuentra en el siguiente link: S.A..com.co/portal/page/portal/Home/Servicios/Formatos/Formatos_depositantes_emisores_y_administradores 8 Nombre o razón social: DEPÓSITO CENTRALIZADO DE VALORES DE COLOMBIA DECEVAL S.A. Domicilio o dirección: Avenida Calle 26 No Torre 3 Oficina 501 (Bogotá, Colombia) Correo electrónico: Teléfono: (57) en Bogota - Colombia Página web: 9 S.A..com.co/portal/page/portal/Home/Instructivos_boletines/Instructivos/INSTRUCTIVO%20No.%2010.pdf
7 INSTRUCTIVO No. I-AC-SC-027 Página 7 de 7 Para el trámite de ficha técnica se requiere la presentación del formato original con la firma autorizada del Depositante Directo ante Deceval S.A., con todos los campos debidamente diligenciados. El formato debe ser acompañado de los anexos que soportan el tipo de solicitud. Se requiere dar la instrucción exacta del requerimiento para que Deceval S.A. proceda a efectuar el registro. En datos del Depositante Directo se debe relacionar: Nombre completo, cargo y firma del empleado responsable de la elaboración de la ficha técnica y certificar el conocimiento del cliente y el nombre, y teléfono de la persona que tramita la ficha técnica. Si existiera alguna inconsistencia entre los soportes y la ficha técnica diligenciada Deceval S.A. deberá informar dentro del día hábil siguiente a la radicación de la solicitud. En todo caso, Deceval S.A. podrá adelantar este procedimiento de creación y actualización de la información de los datos personales de inversionistas-depositantes Indirectos en forma electrónica y directamente por el Responsable, para lo cual modificará el presente instructivo. 7. VIGENCIA El presente instructivo rige a partir de su publicación Cordialmente, REPRESENTANTE LEGAL