Source: http://cyfroteka.pl/ebooki/ebook/p1108849i1263617
Timestamp: 2019-11-13 18:21:00+00:00
Document Index: 85470305

Matched Legal Cases: ['art. 231', 'art. 229', 'art. 29', 'art. 171', 'art. 1012', 'art. 1043', 'art. 150', 'art. 2374', 'art. 29', 'art. 291', 'art. 29', 'art. 291', 'art. 222', 'art. 226']

DOKUMENTACJA KADROWA Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od stycznia 2019 [Opracowanie zbiorowe] << KLIKAJ I CZYTAJ ONLINE
00445 007194 15918462 na godz. na dobę w sumie
ISBN: 978-83-8137-468-2 Data wydania: 2019-03-29
Rozdział 1 Zmiany w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej 1.1. Zakres nowelizacji przepisów dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma wybór, czy gromadzić dokumenty związane ze stosun- kiem pracy i akta osobowe w formie papierowej czy elektronicznej. Ponadto obowiązek ich archiwizacji został skrócony z 50 do 10 lat, ale nie w przypadku wszystkich pracowników. Dlatego pracodawca jest zobligowany do przekazywania raportów informacyjnych do ZUS, jeśli będzie chciał skorzystać z krótszego okresu przechowywania dokumentacji w stosunku do pracowników zatrudnionych w czasie przypadającym od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Takie są główne nowe rozwiązania w zakresie prowadzenia i przechowywania doku- mentacji pracowniczej, które obowiązują od początku 2019 r. Nowelizacja przepisów dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracow- niczej została wprowadzona przez ustawę z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektroniza- cją (dalej: ustawa zmieniająca). Przewiduje ona zmiany w czterech ustawach, a mianowicie: 1) w Kodeksie pracy; 2) w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (dalej: ustawa archiwalna); 3) w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa); 4) w ustawie o emeryturach i rentach z FUS (dalej: ustawa emerytalna). Ustawa zmieniająca dokonała modyfikacji w regulacjach kodeksowych dotyczących prowa- dzenia i przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, a także odpowiedzialności wykroczeniowej za nieprzestrzeganie nowych roz- wiązań w zakresie dokumentacji – przedstawiamy je w dalszej części. Dodatkowo upoważniła do wydania aktu wykonawczego, określającego: 11 1.2. Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumen- 1) tacji pracowniczej, w tym wymagania co do formy elektronicznej w obszarze organizacji przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi; sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumen- 2) tacji pracowniczej po upływie okresu jej przechowywania oraz w innych sytuacjach, a także jej poprzedniej postaci w razie zmiany; sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, 3) byłemu pracownikowi lub uprawnionym członkom rodziny. Na mocy tej delegacji 10 grudnia 2018 r. zostało wydane rozporządzenie w sprawie doku- mentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie o dokumentacji), które zaczęło obowiązywać 1 stycznia 2019 r. Zastąpiło ono rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach zwią- zanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dalej: rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji). Na dokumentację pracowniczą składają się: 1) dokumenty osobowe, do których zaliczamy: a) akta osobowe pracownika ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowa- ne (tzw. teczka personalna), które od 1 stycznia 2019 r. zyskały nowy czteroczęścio- wy kształt (do 31 grudnia 2018 r. były podzielone na trzy części) i zmieniły zawar- tość, choć listy dokumentów przypisane do poszczególnych części zachowały swój otwarty charakter (patrz tabela 1. Nowy układ akt osobowych) – rozporządzenie o dokumentacji nie zawiera pomocniczych wzorów dokumentów związanych ze sto- sunkiem pracy (m.in. kwestionariuszy osobowych, umowy o pracę czy oświadcze- nia o wypowiedzeniu) – ich pomocnicze wersje opracowało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej i zamieściło na swojej stronie internetowej, ewidencje, kartoteki, rejestry oraz wykazy (patrz tabela 2. Dokumenty dotyczące b) ewidencjonowania czasu pracy od 1 stycznia 2019 r. oraz tabela 3. Pozostałe doku- menty wchodzące w skład dokumentacji pracowniczej); dokumenty płacowe – imienne karty wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych 2) świadczeń związanych z pracą dla każdego pracownika osobno. Pracodawca prowadzący od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe w wersji papierowej – tak jak przed tą datą – powinien umieszczać w poszczególnych ich częściach odpisy lub kopie do- kumentów przedłożonych przez kandydata do pracy lub pracownika, poświadczone za zgodność́ z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez niego. Forma elek- troniczna dokumentacji pracowniczej wymaga innych zabiegów – umieszczania odwzorowań cyfrowych dokumentów papierowych, opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicz- nym (dalej: e-podpis) lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (dalej: e-pieczęć) pracodaw- cy, potwierdzających zgodność pliku elektronicznego z dokumentem papierowym. 1.2.1. Akta osobowe w zmienionym kształcie 12 Dokumentacja kadrowaRozdział 1. Zmiany w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej Bez względu na formę prowadzenia akt osobowych oświadczenia i dokumenty mają być groma- dzone w każdej z ich części w porządku chronologicznym i ponumerowane. Jeśli będą powią- zane tematycznie, mogą być przechowywane w podkatalogach z odpowiednią numeracją: A1, B1, C1, D1 (tylko w stosunku do konkretnej kary) i kolejne. W razie usuwania z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, trzeba będzie usunąć całą część dotyczącą danej kary, a pozostałym dokumentom w części D nadać następujące po sobie numery. Należy ponadto zauważyć, że dokumenty zawierające dane osobowe, których przekazania nie przewidują aktualne regulacje, mogą być nadal przechowywane w aktach osobowych, jeżeli zostały pozyskane w zgodzie z przepisami obowiązującymi w chwili ich gromadzenia. Na ich przetwarzanie pracodawca powinien mieć jednak zgody pracowników, jeśli przetwarzanie będzie dotyczyć danych wykraczających poza dozwolone przepisami wykazy oraz innych ce- lów niż te, dla których dane te zostały przekazane przez pracowników. W razie przejścia części lub całości zakładu pracy w trybie art. 231 k.p. lub następstwa praw- nego w stosunkach pracy powstałego na podstawie innych przepisów dotychczasowy pra- codawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy (§ 7 rozporządzenia o dokumentacji). Tabela 1. Nowy układ akt osobowych Część A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 k.p.) Część B – oświadczenia Część C – oświadcze- lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika nia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy Część D – odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz dokumenty związane z ponosze- niem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepi- sach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu 1 2 3 4 Brak wykazu dokumentów zamieszczanych w tej części – według uzasadnienia do rozporządzenia o dokumen- tacji zrezygnowano z tego, ponieważ pracodawca ma prawo żądać od kandydata do pracy i pracownika przed- stawienia tylko danych oso- bowych wymienionych w Ko- deksie pracy i odrębnych przepisach, a innych – wy- łącznie za zgodą tych osób. Jest to konsekwencją bar- dziej rygorystycznych zasad Oświadczenia lub doku- menty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy Umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawar- ta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umo- wy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 k.p.) Oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę Brak oficjalnego szczegó- łowego wykazu dokumen- tów zamieszczanych w tej części Wnioski dotyczące wy- dania, sprostowania lub uzupełnienia świadec- twa pracy 13 1 2 3 4 dotyczących ochrony danych osobowych, wprowadzonych 25 maja 2018 r. rozporządze- niem Parlamentu Europej- skiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w spra- wie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w spra- wie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) Dokumenty dotyczące niewypłacenia pracow- nikowi ekwiwalentu pie- niężnego za urlop wy- poczynkowy (art. 171 § 3 k.p.) Kopia wydanego świa- dectwa pracy Potwierdzenie dokona- nia czynności związa- nych z zajęciem wyna- grodzenia za pracę w związku z prowadzo- nym postępowaniem egzekucyjnym Umowa o zakazie kon- kurencji po ustaniu sto- sunku pracy, jeżeli stro- ny ją zawarły (art. 1012 § 1 k.p.) Zakres czynności (za- kres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie wskazał za- dania pracownika wyni- kające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę Dokumenty dotyczące wykonywania przez pra- cownika pracy w szcze- gólnych warunkach lub o szczególnym charakte- rze w rozumieniu przepi- sów o emeryturach po- mostowych Potwierdzenie zapoznania się przez pracownika: – z treścią regulaminu pra- cy (art. 1043 § 2 k.p.) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 k.p.), – z przepisami oraz zasa- (art. 2374 dami bhp § 3 k.p.), – z zakresem informacji objętych tajemnicą okre- śloną w odrębnych prze- pisach dla danego ro- dzaju pracy, zajmowa- nego stanowiska lub pełnionej funkcji Potwierdzenie poinformo- wania pracownika: – o warunkach zatrudnie- nia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 k.p.) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 k.p.), – o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania (art. 222 monitoringu § 8 k.p.), wiąże – o ryzyku zawodowym, które się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochro- ny przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 k.p.) 14 Dokumentacja kadrowa
<a href="http://cyfroteka.pl/ebooki/DOKUMENTACJA_KADROWA_Prowadzenie_i_przechowywanie_po_zmianach_od_stycznia_2019-ebookRO/p1108849i1263617" target="_blank" title="DOKUMENTACJA KADROWA Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od stycznia 2019 [Opracowanie zbiorowe] - KLIKAJ I CZYTAJ ONLINE" > <img src="http://cyfroteka.pl/images/BRD.png" style="border:none;background:none transparent;box-shadow:none;-webkit-box-shadow:none;-webkit-border-radius:0;border-radius:0;" alt="DOKUMENTACJA KADROWA Prowadzenie i przechowywanie po zmianach od stycznia 2019 [Opracowanie zbiorowe] - KLIKAJ I CZYTAJ ONLINE"/></a>