Source: https://www.datev-magazin.de/praxis/dein-mein-unser-3533
Timestamp: 2019-12-05 14:29:52
Document Index: 141174697

Matched Legal Cases: ['§ 5', '§ 87', '§ 9', '§ 97', '§ 3', '§ 87']

Dein? Mein? Unser! - DATEV magazin
Mobile Arbeitsgeräte - 27. August 2015
von Daniela Wagner-Schneider
Im Rahmen von BYOD und COPE genießt der Schutz der Unternehmensdaten Priorität.
Beim Datenschutz stellen sich zwei Probleme: Zum einen sind Unternehmen nach § 5 BDSG (Datengeheimnis) verpflichtet, personenbezogene Daten ihrer Mitarbeiter und Kunden zu schützen und so wenig wie möglich zu verarbeiten; hierzu sind Kontroll- und Sicherheitsmaßnahmen erforderlich. Zum anderen dürfen Unternehmen jedoch ohne entsprechende Einwilligung beziehungsweise Regelung private Mitarbeiterdaten nicht einsehen oder überwachen (Verstoß unter anderem gegen § 87 TKG). Daher stellt sich die Frage, wie Unternehmen beiden Anforderungen gerecht werden können, wenn sich Unternehmens- und private Mitarbeiterdaten auf einem Gerät befinden. Im Rahmen von BYOD und COPE hat der Schutz der Unternehmensdaten Priorität. Unternehmen müssen hierzu gemäß § 9 BDSG technisch-organisatorische Maßnahmen umsetzen. In technischer Hinsicht müssen Zutritt, Zugang, Zugriff sowie Weitergabe der Daten kontrolliert werden. Das geschieht zum Beispiel durch sichere Authentifizierung des Nutzers, Verschlüsselungstechniken, logische Trennung der Unternehmens- und privaten Mitarbeiterdaten, Back-up-Systeme, Schutz vor Schad-Software und so weiter In organisatorischer Hinsicht muss im Wesentlichen der Umgang mit den ­Daten und dem Gerät geregelt werden (siehe zu den infrage kommenden Maßnahmen die Checklisten auf der nächsten Seite). Gleichwohl darf der Schutz der privaten Mitarbeiterdaten nicht vernachlässigt werden, da die Unternehmen auch dem Arbeitnehmerdatenschutz verpflichtet sind. Daher müssen sich alle Maßnahmen daran ausrichten, was unbedingt erforderlich und verhältnismäßig ist. Letztlich müssen auch die erforderlichen Einwilligungen der Mitarbeiter eingeholt werden, um vor allem die Kontroll- und Überwachungsmaßnahmen auf den privaten Geräten durchführen zu dürfen.
Problematisch ist hier, dass Apps oder andere Programme auf privaten Geräten oft nur für private Zwecke lizenziert sind, aber im Rahmen von BYOD gewerblich genutzt werden. Eine solche gewerbliche Nutzung ist in diesen Fällen jedoch unzulässig und bedeutet zunächst eine Verletzung der Urheberrechte des Lizenzgebers, wofür sowohl das Unternehmen als auch der Mitarbeiter gemäß §§ 97, 98, 99 Urheberschutzgesetz (UrhG) haften. Umgekehrt kann im Rahmen von COPE der Fall vorliegen, dass die Unternehmens-Software – je nach Lizenzvertrag – ausschließlich zur gewerblichen Nutzung lizenziert ist und eine Vervielfältigung auf andere Geräte oder zu anderen (privaten) Zwecken verboten ist. Daher ist im Rahmen von BYOD vertraglich zu regeln, dass der Mitarbeiter privat lizenzierte Programme, wie dies auch oft bei Freeware der Fall ist, nicht für berufliche Zwecke nutzen darf. Zudem müssen die erforderlichen Lizenzen für gewerbliche Zwecke gekauft und auf den Geräten installiert werden. Im Rahmen von COPE ist ebenfalls zu regeln, dass die Unternehmens-Software nicht kopiert und zu privaten Zwecken benutzt werden darf, wenn dies nicht lizenziert ist. Gegebenenfalls ist hier eine Nach­lizenzierung für private Zwecke erforderlich.
In steuerrechtlicher Hinsicht kann die Abgrenzung von absetzbaren Aufwendungen des Mitarbeiters und absetzbaren Betriebsausgaben des Unternehmens schwierig sein. Die Inanspruchnahme von Steuerbegünstigungen und Freibeträgen setzt jedoch sowohl für das Unternehmen als auch für den Mitarbeiter eine exakte Trennung der beruflich und privat veranlassten Kosten voraus, was schwierig sein kann. Auch die Einhaltung steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten bestimmter Unternehmensdaten und -dokumente, die sich auf den privaten Geräten befinden, kann problematisch sein und muss kontrolliert werden. Auch muss der erforderliche Zugriff für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Finanzverwaltung auf diese Geräte gewährleistet werden. Des Weiteren stellt sich auch die Frage, wie die private Nutzung betrieblich eingesetzter Geräte versteuert werden muss. Im Rahmen von COPE ist die Privatnutzung der betrieblichen Geräte gemäß § 3 Nr. 45 EStG nicht lohnsteuerpflichtig. Im Rahmen von BYOD gibt es keine klaren gesetzlichen Regelungen. Hier empfiehlt es sich, ebenfalls jeweils beruflich und privat veranlasste Kosten detailliert zu trennen und aufzulisten. Der Mitarbeiter kann in der Regel seine beruflich veranlassten Aufwendungen für sein Gerät, das er betrieblich nutzt, als Werbungskosten von der Einkommensteuer absetzen. Der Arbeitgeber hingegen kann sämtliche Kosten, die für die betriebliche Nutzung der privaten Geräte anfallen, als Betriebsausgaben absetzen. Bedeutet die Kostenübernahme des Arbeitgebers auch einen Privatvorteil für den Mitarbeiter, kann dieser Anteil jedoch wieder der Lohnsteuer unterliegen. Wichtig ist daher für Arbeitgeber und Mitarbeiter, dass sämtliche Aufwendungen zweckgebunden erfasst werden. Hierzu bedarf es auch vertraglicher Regelungen, die den Mitarbeiter verpflichten, dem nachzukommen.
Zunächst stellt sich die Frage, wie BYOD arbeitsrechtlich implementiert werden kann. Ein Zwang ist nicht möglich, da das Unternehmen nicht über Privateigentum verfügen darf, sondern die Arbeitsmittel zur Verfügung stellen muss. Daher kann BYOD nur auf Basis freiwilliger Regelungen umgesetzt werden. Sofern es noch keine Regelungen zur Privatnutzung von E-Mail, Internet und Telefonie während der Arbeitszeit gab, sollten diese nun erstellt oder angepasst werden, um eine übermäßige Privatnutzung während der Arbeitszeit zu verhindern. Darüber hinaus trifft das Unternehmen als Arbeitgeber die Pflicht, für die Einhaltung der Arbeitsschutzgesetze, wie etwa des Arbeitszeitgesetzes, zu sorgen und dies notfalls zu kontrollieren. Da dies jedoch außerhalb des Unternehmens kaum möglich ist, kann das nur in Form von technischen Überwachungsmaßnahmen im Rahmen eines Mobile-Device-Managements, also eines Konzepts zur Verwaltung der mobilen Geräte, sowie vertraglichen Vereinbarungen mit den Mitarbeitern geschehen. Diese müssen sich verpflichten, zum Beispiel Arbeits-, Pausen- und Urlaubszeiten einzuhalten und keine E-Mails außerhalb der Arbeitszeiten zu bearbeiten. Sofern technische Vorkehrungen zur Überwachung der Mitarbeiter auf den Geräten angedacht sind, ist bei Existenz eines Betriebsrats dieser gemäß § 87 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Es kann daher sinnvoll sein, den Einsatz von BYOD und COPE in einer Betriebsvereinbarung zu regeln. Des Weiteren ist mit dem Mitarbeiter bei BYOD arbeitsrechtlich zu regeln, ob ihm als Gegenleistung für die betriebliche Nutzung des privaten Geräts ein Nutzungsentgelt gezahlt werden soll oder andere Kosten vom Unternehmen anteilig übernommen werden. Im Falle von Schäden an den privaten Geräten oder des Datenverlusts ist ebenfalls zu regeln, wer für Schäden, Verlust oder Diebstahl haftet. Letztlich muss auch vereinbart werden, welche Daten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses an das Unternehmen herauszugeben beziehungsweise wie diese zu löschen sind und wie die Datenherausgabe bzw. -löschung erfolgen soll.
BYOD und COPE sind definitiv effektive Mittel zur Produktivitätssteigerung und Mitarbeitermotivation. Allerdings ist eine frühzeitige Planung erforderlich, die sämtliche oben genannten Maßnahmen berücksichtigen muss. Vor dem Hintergrund der Datensicherheit hat die Umsetzung der technischen Sicherheitsvorkehrungen Priorität. Unerlässlich sind jedoch auch Richtlinien für die Mitarbeiter zum rechtssicheren Umgang mit BYOD und COPE, die in Zusammenarbeit mit Datenschutzbeauftragten und Personalvertretung im Unternehmen implementiert und kommuniziert werden müssen.
Einsatz von Mobile-Device-Management-Systemen, d. h. von Kontroll- und Fernwartungssystemen, mit denen z. B. Daten auf den Geräten gelöscht werden können
Rechtsanwältin und Fachanwältin (LL.M.) für Gewerblichen Rechtsschutz sowie Geschäftsführerin der Kanzlei WAGNER webvocat® Rechtsanwaltgesellschaft mbH, Saarbrücken, www.webvocat.de
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