Source: http://notariuszbielany.pl/czynnosci-notarialne/akt-notarialny/
Timestamp: 2018-01-20 22:53:10+00:00
Document Index: 41676382

Matched Legal Cases: ['art. 10', 'art. 92', 'art. 92', 'art. 87', 'art. 2', 'art. 78', 'art. 92', 'art. 87']

Akt notarialny – Notariusz Bielany – Marcin Solanowski
Akt notarialny ma charakter dokumentu urzędowego. Jest to jednak dokument urzędowy szczególnego rodzaju, co przejawia się w tym, że oryginał aktu podpisują zarówno osoby do aktu przystępujące (tzw. strony czynności prawnej), jak i notariusz, którego podpis nadaje aktowi charakter dokumentu. Fakt podpisania aktu notarialnego przez strony czynności prawnej powoduje, że za swoje oświadczenia zarówno woli lub wiedzy zawarte w akcie notarialnym ponoszą – jako osoby o pełnej zdolności do czynności prawnych – odpowiedzialność. Polski ustawodawca nie precyzuje jednak pojęcia „dokument”, które wywodzi się od łacińskiego słowa documentum i ma kilka znaczeń (przykład, wzór, dowód, świadectwo czy wreszcie przepis, zasada). Brak jednoznacznej definicji prawniczej powoduje, iż w piśmiennictwie przyjmuje się jako punkt wyjścia do oceny, co jest dokumentem, a co nim nie jest, artykuły 244 i 245 k.p.c. odnoszące się do dowodów w postępowaniu cywilnym. Aby móc omówić – w miarę precyzyjnie – uchybienia formalne aktu notarialnego, trzeba słów kilka poświęcić aktowi w ogólności, jak i związanych z nim domniemań oraz konsekwencji płynących z faktu zawarcia danej czynności prawnej w tej formie.
Należy stwierdzić, że z racji statusu notariusza, za którym stoi autorytet władzy państwowej (notariusza powołuje Minister Sprawiedliwości), dokumentom przez niego sporządzanym – chociaż ustawa wprost tego nie mówi – przysługuje wiara publiczna. Dokument taki stanowi wiarygodny dowód już tylko przez to, że został sporządzony i podpisany przez notariusza i zaopatrzony w jego pieczęć. Szczególna moc dowodowa dokumentu notarialnego jest wynikiem powierzenia notariatowi przede wszystkim funkcji prewencyjnej, u której podstaw leży zarówno przeciwdziałanie sporom na tle danej czynności prawnej, jak i zagwarantowanie pewności obrotu.
Do elementów tych należą kolejno:
a) precyzyjnie określona data sporządzenia aktu notarialnego poprzez podanie dnia, miesiąca i roku – i to właśnie w takiej kolejności, jak stanowi ustawa. Datę podaje się słownie i dodatkowo – w nawiasie – cyframi. W razie potrzeby lub na żądanie strony podaje się godzinę i minutę rozpoczęcia i podpisania aktu;
b) miejsce sporządzenia aktu. Zazwyczaj jest to siedziba kancelarii, lecz w niektórych przypadkach akt może być sporządzony poza kancelarią. Miejsce sporządzenia aktu powinno być określone poprzez podanie miejscowości i dokładnego adresu (ulicy i numeru domu). Nieprecyzyjne określenie daty lub miejsca sporządzenia aktu mogą budzić uzasadnione obawy co do tego, czy czynność prawna w ogóle doszła do skutku. Dlatego też trudno zgodzić się z poglądem, wedle którego akt nie wykazuje uchybienia formalnego, jeżeli jako miejsce jego sporządzenia wskazano tylko miejscowość. Zupełnie natomiast nie do przyjęcia jest określenie, iż „akt został sporządzony poza siedzibą kancelarii”;
c) imię, nazwisko i siedzibę kancelarii notariusza, a jeżeli akt sporządziła osoba wyznaczona do zastępstwa notariusza lub upoważniona do dokonywania czynności notarialnych – nadto imię i nazwisko tej osoby. Nazwiskiem wymienionym w komparycji aktu notariusz musi się podpisać. Rozbieżność nazwisk miedzy komparycją a podpisem powoduje, iż akt nie jest dokumentem urzędowym, czyli nie istnieje. Należy z całą mocą podkreślić, iż niedopuszczalna jest sytuacja, w której akt sporządził zastępca notariusza, a podpisał sam notariusz bądź sporządził go jeden z notariuszy kancelarii prowadzonej w formie spółki, a podpisał drugi z notariuszy;
d) siedziba kancelarii notariusza. O siedzibie kancelarii mówi też 10 ustawy Prawo o notariacie stanowiąc, że notariusza powołuje i wyznacza siedzibę jego kancelarii Minister Sprawiedliwości. W ujęciu art. 10 chodzi co oczywiste o miejscowość, w której notariusz uruchamia kancelarię, a nie o jej dokładny adres. W ujęcie natomiast art. 92 ustawy Prawo o notariacie mówiącym o składnikach aktu notarialnego należy przyjąć ponad wszelką wątpliwość, iż w akcie należy podać pełny adres kancelarii i to z dwóch względów:
– w danej miejscowości może być dwóch (a nawet więcej) notariuszy o tym samym nazwisku, chociaż o innych imionach,
– dla ułatwienia klientom kontaktów z kancelarią.
e) w tym miejscu należy zwrócić uwagę na fakt, iż notariusza – jako osobę zaufania publicznego – identyfikują cztery elementy: nazwisko, podpis, pieczęć urzędowa z godłem i jego nazwiskiem oraz siedziba kancelarii. Stanowią one o urzędowej tożsamości notariusza;
f) dane personalne osób fizycznych biorących udział w akcie określa się poprzez wymienienie ich imion, nazwiska, imion rodziców i miejsca zamieszkania. Ustalenie tych danych (o ile osoby te nie są notariuszowi osobiście znane) powinno nastąpić zawsze na podstawie dokumentu tożsamości, najlepiej dowodu osobistego. W zasadzie nie ma żadnej racjonalnej przesłanki, aby obywatel polski legitymował się przed notariuszem paszportem, który nie zawiera wszystkich informacji (w paszporcie nie zamieszcza się imion rodziców ani też dokładnego adresu). Prawidłowe ustalenie tożsamości oraz sposób jej stwierdzenia osoby dokonującej czynności prawnej jest filarem aktu notarialnego, które – z jednej strony – rzutują na ważność tej czynności, z drugiej zaś – na fakt, iż nieprawidłowość w tym względzie jest istotnym uchybieniem formalnym aktu i pozbawia go przymiotu dokumentu urzędowego;
g) w odniesieniu do osób fizycznych działających w imieniu osób prawnych lub będących przedstawicielami ustawowymi albo pełnomocnikami określenie ich tożsamości ogranicza się tylko do ich imienia, nazwiska i miejsca zamieszkania. Osobę prawną, będącą stroną czynności, określa się przez podanie jej pełnej nazwy i siedziby (w tym przypadku tylko miejscowości) i najlepiej to uczynić na podstawie właściwego rejestru, który należy w komparycji aktu powołać, podobnie jak dokument pełnomocnictwa. Zdarza się również, że w imieniu małoletniego dziecka działają przy czynności prawnej jego rodzice jako przedstawiciele ustawowi. Ustalanie w tej sytuacji danych osobowych dziecka powinno nastąpić na podstawie odpisu aktu urodzenia dziecka wydanego przez urząd stanu cywilnego;
h) w komparycji aktu powołuje się również inne osoby obecne przy sporządzaniu aktu, jak: tłumacz przysięgły, biegły, osoba zaufana, choć w tym względzie praktyka notarialna jest zróżnicowana, co polega na tym, iż przywołanie tych osób do aktu notarialnego i ustalenie ich tożsamości następuje w części końcowej aktu. Ma to swoje uzasadnienie w fakcie, iż osoby te nie są stronami czynności prawnej, którą akt dokumentuje, a tylko techniczną pomocą przy tłumaczeniu na inny język bądź przy składaniu tuszowego odcisku palca i wypisaniu imienia i nazwiska osoby niemogącej się podpisać, czy też działają jako osoba zaufana tej strony czynności, która jest np. niewidoma, głucha, niema lub głuchoniema;
i) oświadczenia stron z powołaniem się w razie potrzeby na okazane przy akcie dokumenty. Oświadczenia te stanowią część merytoryczną aktu notarialnego i to właśnie z nich wynika, jaka czynność prawna jest objęta aktem;
j) oświadczenia stron, o których mowa w art. 92 § 1 pkt 5 ustawy odnoszą się do treści samej czynności prawnej i zgodnie z § 3 tego artykułu akt powinien zawierać treści istotne dla tej czynności;
k) na żądanie stron można w akcie notarialnym zamieścić stwierdzenie faktów i istotnych okoliczności, które zaszły przy spisywaniu aktu;
l) stwierdzenie, że akt został odczytany, przyjęty i podpisany. Jest to klauzula kończąca każdy akt notarialny i jest wyrazem generalnej zasady obowiązującej przy sporządzaniu aktu, tzw. ciągłości aktu. Znaczy to, że przy sporządzaniu aktu wszystkie strony czynności powinny być jednocześnie obecne, a zwłaszcza podczas odczytania, przyjęcia i podpisania.
Warto wspomnieć, że akt notarialny odczytuje notariusz na głos lub w jego obecności czyni to inna osoba. Razem z czytającym głośno notariuszem treść aktu (w udostępnionej kopii) mogą czytać strony. Fakt ten ma niejednokrotnie istotne znaczenie dla stwierdzenia, że akt przyjęto w sytuacji słabego słuchu strony czy gorszego kojarzenia związanego z wiekiem. Takie techniczne podejście do zagadnienia odczytania i przyjęcia aktu ma na celu przekonanie się przez notariusza, że osoby biorące udział w czynności dokładnie rozumieją treść oraz znaczenie aktu, a akt jest zgodny z ich wolą. Obowiązek czuwania nad należytym zabezpieczeniem praw i interesów stron powoduje, iż ze szczególną troską notariusz powinien odnosić się do osób ułomnych, wymienionych w art. 87 § 1 pkt 2 i 3 ustawy Prawo o notariacie, a więc do niewidomych, głuchych, niemych lub głuchoniemych. Fakt, iż osoba taka była stroną aktu – i to niezależnie, czy był do tego aktu przywołany biegły lub osoba zaufana – zawsze winien znaleźć odzwierciedlenie w treści aktu. Brak takiej wzmianki w dokumencie podważa formalną wiarygodność aktu.
Obcokrajowcy nieznający języka polskiego nie są częstymi klientami notariusza. Jeżeli jednak osoba taka dokonuje czynności w formie aktu notarialnego to – po pierwsze – akt musi być sporządzony w języku polskim (a tylko dodatkowo może być sporządzony także w języku obcym – art. 2 § 3 ustawy) i – po drugie – tekst aktu winien być przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego języka znanego stronie lub przez samego notariusza, który jednak musi mieć uprawnienia tłumacza przysięgłego tego języka. Okoliczność, że dana osoba nie włada językiem polskim, jak i to, że tekst aktu został przetłumaczony na znany tej osobie język, musi być wykazana w treści aktu notarialnego;
Podpisy osób biorących udział w akcie lub obecnych przy sporządzaniu aktu oraz podpis notariusza spełniają funkcję zakończenia dokumentu. Muszą one być umieszczone pod tekstem aktu. Obowiązuje bowiem reguła, że dokumentem jest wszystko to, co znajduje się ponad podpisami. Zgodnie z art. 78 kodeksu cywilnego podpisy składane są własnoręcznie i obejmują przynajmniej nazwisko, chociaż właściwsze jest podpisanie się pełnym imieniem i nazwiskiem (zwłaszcza w sytuacji, gdy do aktu przystępują dwie lub trzy osoby o tym samym nazwisku). Własnoręczność podpisu powoduje, iż charakter pisma ułatwia orientację w rozpoznaniu osoby. Nie jest więc podpisem odciśnięcie podpisu za pomocą faksymile ani wydrukowanie imienia i nazwiska za pomocą maszyny do pisania, czy wreszcie podpis złożony własnoręcznie, lecz drukowanymi literami. Aby podpis uznać za własnoręczny musi on być złożony całkowicie samodzielnie przez podpisującego się, bez pomocy osób trzecich. Są sytuacje, w których osoba przystępująca do aktu nie może go własnoręcznie podpisać z powodu choroby lub kalectwa. Powód, z jakiego osoba aktu nie podpisała, musi być podany w akcie (art. 92 § 2 ustawy Prawo o notariacie). Składa wówczas tuszowy odcisk palca w trybie określonym w art. 87 § 1 pkt 4 ustawy Prawo o notariacie i odcisk ten z mocy ustawy wywołuje takie same skutki jak złożenie podpisu.
Notariusz swój podpis składa niezwłocznie po podpisaniu aktu przez strony, umieszczając nazwisko i ewentualnie dopisek „notariusz”. Identyfikacja podpisu notariusza w sprawach wątpliwych (sfałszowanie dokumentu notarialnego) nie powinna być kłopotliwa, gdyż odbierając nominację wraz z pieczęcią urzędową, notariusz składa do akt Ministerstwa Sprawiedliwości wzór podpisu, którym będzie sygnował wszystkie sporządzanie przez siebie dokumenty notarialne. Dopóki notariusz aktu nie podpisze, akt notarialny nie istnieje. Niedopuszczalne jest sytuacja, w której akt notarialny jest odczytywany przez pracownika kancelarii lub aplikanta podczas nieobecności notariusza, a później dopiero przez niego podpisany. Takie postępowanie może powodować odpowiedzialność karną za poświadczenie
Oryginały aktów są przechowywane w kancelarii, a następnie po 10 latach zostają przekazane do archiwum sądu rejonowego. Strony czynności otrzymują więc zawsze wypis aktu notarialnego (a nie oryginał). Wypis ma moc oryginału, lecz różni się od oryginału aktu cechami zewnętrznymi:
– po pierwsze – w nagłówku zamieszcza się, że wydany dokument jest wypisem,
– po drugie – wypis podpisuje tylko notariusz i zaopatruje go pieczęcią z godłem zarówno przy swoim nazwisku, jak i na spojeniach arkuszy,
– po trzecie – na końcu dokumentu zaznacza się, komu i kiedy wypis wydano.
Z wyjątkiem różnic zewnętrznych od strony treści wypis jest dosłownym powtórzeniem oryginału, który tylko w tej formie funkcjonuje między stronami czynności oraz wobec urzędów.
Niektóre czynności prawne muszą zostać dokonane w formie aktu notarialnego pod rygorem nieważności, co oznacza, że czynność prawna dokonana bez zachowania tej formy jest bezwzględnie nieważna. Należą do nich w przede wszystkim:
* umowy zniesienia współwłasności nieruchomości,
* umowy zniesienia wspólności spółdzielczego własnościowego prawa,
* udzielenie pełnomocnictwa do czynności prawnych, dla których * obowiązkowa jest forma aktu notarialnego,
umowy niektórych spółek (np. statuty spółek komandytowo-akcyjnych lub akcyjnych),
* protokoły walnych zgromadzeń spółek akcyjnych,
* umowa majątkowa małżeńska (tzw. intercyza),
* umowa zrzeczenia się dziedziczenia.
* zbycie lub nabycie nieruchomości,
* ustanowienie lub zbycie prawa użytkowania wieczystego,
* ustanowienie ograniczonych praw rzeczowych, m.in. hipoteki, użytkowania, służebności
* ustanowienie odrębnej własności lokalu (np. mieszkalnego),
* zbycie lub nabycie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
* umowy o dział spadku w skład, którego wchodzi nieruchomość, prawo użytkowania wieczystego lub spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu.
Notariusz może również sporządzić akt notarialny na wyraźne żądanie stron – często przy sporządzaniu testamentu notarialnego lub umowy przedwstępnej sprzedaży nieruchomości, dla których ważności forma aktu notarialnego nie jest wymagana, jednak bardzo często strony decydują się na taką formę w celu skutecznego zabezpieczenia swoich interesów.
Jeżeli akt notarialny w swojej treści zawiera przeniesienie, zmianę lub zrzeczenie się prawa ujawnionego w księdze wieczystej, bądź obejmuje czynność przenoszącą własność nieruchomości, notariusz jest zobowiązany umieścić w akcie wniosek o dokonanie odpowiedniego wpisu w księdze wieczystej. Następnie notariusz obligatoryjnie przesyła sądowi właściwemu do prowadzenia ksiąg wieczystych wypis aktu notarialnego zawierający wniosek o wpis do księgi wieczystej wraz z dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu, w terminie trzech dni od sporządzenia aktu notarialnego.
Inne przydatne informacje na temat aktu notarialnego
Akty notarialne korzystają z dwóch rodzajów domniemań:
1) autentyczności – tzn. że dokument pochodzi od organu, który go wydał,
2) zgodności z prawdą zawartych w nim oświadczeń – a więc, że oświadczenia zawarte w dokumencie są zgodne z rzeczywistym stanem rzeczy.
Z powyższych domniemań wynikają konsekwencje zarówno prawnomaterialne, jak i procesowe. O ile sprawdzenie autentyczności aktu notarialnego może nastąpić za pomocą wszelkich środków dowodowych (wykazanie, czy akt notarialny został podrobiony lub przerobiony), o tyle obalenie domniemania zgodności z prawdą zawartych oświadczeń napotyka na ograniczenia zawarte w przepisach kodeksu postępowania cywilnego. Należy podkreślić, że przy obalaniu drugiego z domniemań zawsze chodzi o podważenie osnowy dokumentu, na mocy którego między stronami czynności prawnej ukształtowany został określony stosunek prawny. Późniejszy spór między kontrahentami umowy zawartej w formie aktu notarialnego pod rygorem nieważności i próba udowodnienia przed sądem przy pomocy świadków, że umowa miała inną treść (a więc, że złożono dodatkowe oświadczenia, których akt nie zawierał lub akt wykazuje oświadczenia sprzeczne z treścią porozumienia ustnego), jest z góry skazany na niepowodzenie.
Akty notarialne dokumentują najczęściej określoną czynność prawną (np. umowa sprzedaży, umowa zamiany, umowa darowizny) lub obejmują protokoły zgromadzeń (np. spółek, wspólnot mieszkaniowych) lub stwierdzają pewne czynności i zdarzenia wywołujące skutki prawne. Forma aktu notarialnego może być zastrzeżona przez ustawę pod rygorem nieważności dla określonej czynności prawnej.
W literaturze prawniczej wyraźnie podkreśla się, iż nie można mówić o „ważności” lub „nieważności” aktu notarialnego, a tylko o ważności lub nieważności czynności prawnej, która akt dokumentuje (nieważna może być np. umowa sprzedaży, a nie akt notarialny, który ją dokumentuje). Zatem czynność prawna jest nieważna z powodu naruszenia przepisów prawa materialnego i akt notarialny, który taką czynność obejmuje, mimo że zgodny jest z przepisami prawa o notariacie, to nie wywołuje skutków prawnych.
Całkowicie innym zagadnieniem prawnym jest natomiast sytuacja, w której czynność prawna jest zgodna z prawem materialnym, lecz akt notarialny, który czynność tę uzewnętrznił, narusza przepisy ustawy Prawa o notariacie, co powoduje, iż ów dokument jako akt notarialny nie istnieje.
Notariusz jest obowiązany przy dokonywaniu czynności notarialnych czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których czynność ta może powodować skutki prawne. Zatem sporządzając akt notarialny – po zebraniu dokumentów i informacji oraz udzieleniu wszelkich wyjaśnień – notariusz aktem tym kreuje między stronami czynności nowy stosunek prawny, którego skutki mogą występować nieraz przez wiele lat. Aby do tekstu aktu strony mogły nawiązywać w razie nurtujących je wątpliwości, to dokument powinien być sporządzony w sposób zrozumiały i przejrzysty, a więc musi się charakteryzować jasnością języka i przejrzystością w zakresie układu.
Spośród dokumentów notarialnych najwyższy stopień sformalizowania wykazują akty notarialne, które dzięki tej właściwości wykazują najwyższą wiarygodność. Warto wspomnieć, że wszystkie polskie ustawy dotyczące prawa o notariacie z lat: 1933, 1951, 1989 i obecnie obowiązująca z 1991 r. zawierały i zawierają bardzo precyzyjne przepisy, które w sposób niebudzący wątpliwości określały składniki aktu notarialnego. Generalnie rzecz biorąc, artykuły ustaw określające, co akt notarialny powinien zawierać, różniły się między sobą tylko drobnymi szczegółami. Żadna jednak ze wspomnianych ustaw nie przewidywała, iż do wymogów formalnych aktu notarialnego należy tytuł dokumentu, tzn. wyraźne określenie na początku dokumentu „akt notarialny”. Wydaje się jednak, że dokument, który tytułu tego nie zawiera, z formalnego punktu widzenia nie istnieje jako akt notarialny z pełnymi tego konsekwencjami.