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Timestamp: 2020-08-12 01:00:45
Document Index: 26064255

Matched Legal Cases: ['artículo 289', 'artículo 37', 'artículo 38', 'artículo 46', 'artículo 29', 'artículo 86']

Circular Externa 201-000007 de 18-11-2015
Circular Externa 201-000007
noviembre 18 del 2015
Solicitud de estados financieros por el año 2015, elaborados de acuerdo a las dinámicas de los Decretos 2649 y 2650 de 1993 (norma local)
Esta Superintendencia, con base en las atribuciones de inspección, vigilancia y control otorgadas por la ley, está facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica o administrativa, de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales (conjuntamente denominadas en esta circular «Entidades Empresariales»), en la forma, detalle y términos que considere procedentes, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, los numerales 2 y 3 del articulo 70 del Decreto 1023 del 18 de mayo de 2012 y el Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015.
1.1. Obligatoriedad del diligenciamiento y presentación de la información financiera. Por mandato del artículo 289 del Código de Comercio, las Entidades Empresariales sometidas a vigilancia o control de esta Superintendencia, están obligadas a reportar los estados financieros de fin de ejercicio -en este caso a 31 de diciembre de 2015-, certificados y dictaminados, con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, sin necesidad de orden expresa de carácter particular y concreto emitida por esta entidad.
Así mismo, están obligadas a remitir la citada información las Entidades Empresariales sometidas a inspección, a las cuales en ejercicio de la atribución contenida en el articulo 83 de la Ley 222 de 1995, mediante acto administrativo de carácter particular y concreto, dirigido a la dirección de notificación judicial inscrita en el registro mercantil, les sea impartida la orden respectiva. Se exceptúan de lo anterior aquellas Entidades Empresariales que se encuentren en proceso de liquidación voluntaria, las cuales deberán manifestar tal situación mediante correo electrónico dirigido a la dirección webmastersupersociedades.gov.co.
En el «asunto» del correo electrónico deberá indicarse lo siguiente: «Grupo de Informes Empresariales: Formulario Empresarial – sociedad en liquidación voluntaria».
1.2. Plazos para el envío de los estados financieros a 31 de diciembre de 2015. Los estados financieros con corte a 31 de diciembre de 2015 (Informe 01 – Formulario Empresarial), deberán ser entregados certificados y dictaminados en el año 2016, dentro de las fechas señaladas a continuación (Tabla No. 1), de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la Entidad Empresarial, sin incluir el de verificación (DV).
Las Entidades Empresariales que tengan más de un cierre contable en el año deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla en las fechas señaladas anteriormente, previa solicitud de autorización de envío al correo electrónico
efinancierossupersociedades.gov.co, dirigida al Grupo de Informes Empresariales.
a. El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros remitidos a la entidad cumplen lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrito adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina en cumplimiento del artículo 38 ibídem.
b. El informe de gestión que los administradores deben presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, de conformidad con el artículo 46 de la Ley 222 de 1995, el cual, además, debe contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la Entidad Empresarial. Esta obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras.
c. El dictamen del revisor fiscal
d. Las notas explicativas de los estados financieros cuyo texto es parte integral de los mismos.
b. Las notas explicativas de los estados financieros, cuyo texto forma parte integral de los mismos.
2.1. Diligenciamiento y presentación El informe 42 – Prácticas Empresariales, deberá ser remitido por las sociedades comerciales y empresas unipersonales sujetas a vigilancia o control.
El Informe 42 relativo a prácticas empresariales correspondiente al año 2015, deberá ser remitido en las fechas del 2016, señaladas a continuación (Tabla No. 2), de acuerdo con los dos últimos digitcs del NIT de la Entidad Empresarial (sin incluir el de verificación DV):
Tanto las Entidades Empresariales inspeccionadas que sean matrices o controlantes, destinatarias de acto administrativo particular y concreto en que se
solicite la remisión de estados financieros individuales de fin de ejercicio, como las Entidades Empresariales vigiladas que sean matrices o controlantes obligadas a remitir estados financieros individuales por mandato legal, deberán enviar, además de los individuales, los estados financieros consolidados, a más tardar el 10 de mayo de 2016. Para este efecto, deben utilizar el programa Storm (Informe 07 – Estados Financieros Consolidados) y diligenciar las cifras en miles de pesos. Junto a los estados financieros consolidados deberán presentarse los documentos adicionales relacionados a continuación, dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha establecida para el envío de la información financiera consolidada:
a. Certificación de los estados financieros consolidados, suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal de quien consolida.
b. Notas a los estados financieros consolidados.
c. Informe especial de acuerdo con lo establecido en el artículo 29 de la Ley 222 de 1995.
d. Dictamen del revisor fiscal.
Los documentos adicionales deben enviarse escaneados del original en formato .pdf, a través de la sección «Envío de documentos adicionales» del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co, una vez se cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión .str. Cada documento deberá ser un archivo con extensión .pdf, al cual debe asignársele el nombre con una sola palabra. El tamaño de cada archivo no debe exceder de 1 MB. Una vez enviados en forma correcta, el sistema creará un número de radicado a cada archivo remitido, con lo que se entenderá cumplido el requisito de presentación de información financiera en forma completa.
Cada documento deberá ser un archivo con extensión .pdf, al cual debe asignársele el nombre con una sola palabra.
El tamaño de cada archivo no debe exceder de 1 MB. Una vez enviados en forma correcta, el sistema creará un número de radicado a cada archivo remitido, con lo que se entenderá cumplido el requisito de presentación de información financiera en forma completa. Para la creación de un archivo .pdf, de modo que no exceda el tamaño citado, podrá seguir las instrucciones contenidas en el numeral 10.10 de esta circular.
Los clubes deportivos con deportistas profesionales convertidos en sociedades anónimas deberán enviar los estados financieros a 31 de diciembre de 2015 a través del programa Storm, en el Informe 40 (Clubes de fútbol con deportistas profesionales) con observancia de las pautas fijadas en la Circular Externa No. 200-000002 del 22 de febrero de 2013.
Los documentos adicionales exigidos en la circular citada en el párrafo anterior deben enviarse escaneados del original en formato .pdf, a través de la sección «Envío de documentos adicionales» del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co, una vez se cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión .str.
Para la creación de un archivo .pdt de modo que no exceda el tamaño citado, podrá seguir las instrucciones contenidas en el numeral 10.10 de esta circular.
Las Entidades Empresariales vigiladas que se encuentren en proceso de liquidación judicial a 31 de diciembre de 2015, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio en el Informe 28 (Periodos intermedios y de fin de ejercicio para liquidación judicial), del sistema Storm, con observancia de las pautas fijadas establecidas en la Circular Externa No. 100-0001 del 26 de febrero de 2010.
a. Certificación de los estados financieros, suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal si lo hubiere
b. Notas explicativas a los estados financieros
Los plazos señalados para el envío de la información son improrrogables. La Superintendencia solicita los estados financieros de fin de ejercicio, certificados y dictaminados (si hubiere revisor fiscal), con sus documentos adicionales, en los plazos ya señalados.
El incumplimiento de lo dispuesto en la presente Circular podrá dar lugar, previa formulación de pliego de cargos y oportunidad para el ejercicio del derecho de defensa, a las sanciones de ley de conformidad con lo previsto en el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, independientemente de la calidad de inspeccionado, vigilado o controlado del ente económico.
Consultar respuesta a posibles errores de envio.
Participar en capacitaciones viduales.
La presentación de los estados financieros, del formulario de prácticas empresariales o de cualquier otro tipo de informe diligenciado en el sistema Storm, deberá efectuarse mediante la sección «Presentación Informes Empresariales» del portal www.supersociedades.qov.co. El archivo con extensión .str se crea de manera automática por el sistema Storm una vez que se valide la información en forma correcta.
Por lo tanto, éste no debe ser modificado en manera alguna debido a que cualquier alteración a su estructura, nombre o ubicación compromete la integridad del archivo.
10.2. Ubicación de los archivos generados por el sistema: Los archivos con extensión .str generados desde el sistema Storm, se almacenan en una carpeta según la versión del sistema operativo instalado en el computador, así: . En Windows XP la ruta es:
C:\Documents and Settings\’cNombre del usuario>\StormUser\inf_enviados .
Para versiones Vista 7 y 8 de Windows la ruta es:
10.4. La información básica reportada a los sistemas de información de la Superintendencia debe ser actualizada siempre que sufra modificación. Para tal efecto, el representante legal deberá remitir la solicitud de actualización mediante correo electrónico dirigido a webmastersupersociedades.gov.co, con indicación del cambio o novedad respectivo, bajo el asunto «Grupo de Informes Empresariales – modificación de información».
10.13. Los medios electrónicos disponibles en el portal www.supersociedadesgov.co lo están las veinticuatro horas del día. Los siguientes mecanismos adicionales de soporte estarán también disponibles para todas las Entidades Empresariales:
Correo electrónico efinancieros(supersociedades.gov.co
Bogotá: 3245777 — 2201000, Ext. 7177
Bucaramanga: 6386810 – 6381544 – 6781541 -6781533
Cartagena: 6646051 – 6642429 – 6646052
u Medellín: 3506000 – 3506001 – 3506002 – 3506003
Manizales: 8847393- 8847810- 8847987
San Andrés: 5121720 – 5120345
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