Source: http://www.fin.gc.ca/activty/pubs/atpa-lprp-fra.asp
Timestamp: 2013-12-07 13:44:33+00:00
Document Index: 2224425

Matched Legal Cases: ["l'article 8", "l'article 72", "l'article 77", "l'article 8", "l'article 18", "l'article 26"]

Archiv� - Minist�re des Finances du Canada Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2008 2009	Passer au contenu
Archiv� - Minist�re des Finances du Canada Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2008 2009
Archivé - Ministère des Finances du Canada Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Mandat du ministère des Finances
Aperçu des activités relatives à la protection des renseignements personnels
Changements institutionnels apportés à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Communication aux termes de l'article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Exemptions ou exclusions invoquées
Corrections et mentions de correction
Le rapport annuel sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein du ministère des Finances est présenté conformément à l'article 72 de la Loi. Le présent rapport vise la période allant du 1er avril 2008 au 31 mars 2009. Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels
La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la vie privée de tous les citoyens canadiens et résidents permanents en ce qui concerne les renseignements personnels dont dispose une institution gouvernementale. En outre, la Loi accorde à ces personnes, ainsi qu'à celles qui se trouvent au Canada et qui ne sont ni des citoyens ni des résidents permanents, le droit d'accéder à leurs renseignements personnels. Mandat du ministère des Finances
Le ministère des Finances est l'organisme central du gouvernement fédéral chargé de donner des conseils sur tous les aspects des questions économiques et financières au Canada. Il se préoccupe également de toutes les facettes du rendement de l'économie canadienne. Il surveille toutes les initiatives touchant l'économie afin d'en assurer la cohérence et de suivre l'évolution des facteurs externes qui influent sur la performance économique du pays.
Le budget fédéral est la publication la plus connue du Ministère. Le discours du budget présente un examen faisant autorité des facteurs économiques passés, présents et futurs qui influeront sur la performance économique du pays et sur les finances de l'État. Le budget contient une analyse des comptes publics de l'exercice précédent et des projections financières pour les exercices à venir. Ces projections portent entre autres sur le programme de dépenses publiques, les revenus tirés de sources existantes, les changements en matière d'imposition et les niveaux d'endettement. Le Ministre exerce un certain nombre de responsabilités prévues par la loi et joue un rôle prépondérant en tant que principal conseiller stratégique. La liste qui suit des fonctions du Ministre et du Ministère illustre ces responsabilités:
Responsabilités à l'égard des programmes (ou prévues par la loi) et principales fonctions
Tarifs et certains aspects de la politique commerciale et tarifaire
Fonctions à titre d'organisme central
Supervision partagée des sociétés d'État et des organismes
Coordination du travail du Ministère avec d'autres organismes centraux en ce qui a trait aux principaux dossiers.
Application de la Loi sur l'accè à l'information
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), dont les activités sont surveillées par la Direction juridique, est chargée de l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour le ministère des Finances. En tant que service centralisé, la Division coordonne le traitement, dans les meilleurs délais, des demandes qui sont présentées en vertu de la Loi. Par ailleurs, elle mène des consultations interministérielles, traite les plaintes déposées auprès du Commissaire à la protection de la vie privée et répond aux demandes d'information non officielles. Le personnel de la Division donne également, aux fonctionnaires du Ministère, des conseils et des indications touchant la Loi sur la protection des renseignements personnels. En raison du faible volume de renseignements personnels et de dossiers reliés à la protection des renseignements personnels qui sont gérés par le ministère des Finances, le nombre d'employés affectés à ces questions lors de la plupart des périodes visées est généralement peu élevé. Toutefois, le ministère a récemment instauré un Code régissant les conflits d'intérêts à l'intention de ses employés, et une somme de temps importante a été consacrée à ce dossier durant la période et en prévision de la mise en œuvre de ce code, de manière à garantir la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux politiques connexes.
Le présent rapport offre un aperçu des activités relatives à la protection des renseignements personnels qui ont été menées au ministère des Finances pendant la période visée, soit du 1er avril 2008 au 31 mars 2009.
Depuis la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministère des Finances du Canada a reçu très peu de demandes en vertu de la Loi. Étant donné que le Ministère ne recueille pas de renseignements personnels pour administrer des programmes donnés, ses fonds de renseignements personnels ont trait en grande partie à ses employés. Le Ministère reçoit très peu de demandes de communication de renseignements personnels puisque des procédures efficaces sont en place pour permettre aux employés ministériels d'avoir accès de façon non officielle à leurs dossiers personnels. Le logiciel « PeopleSoft », qui est installé sur l'ordinateur des employés, permet à ces dernier de consulter leurs registres de congés. Seul l'employé peut avoir accès à son dossier sur PeopleSoft, grâce à un mot de passe qu'il choisit lui‑même.
Le Ministère détient également des renseignements personnels sur les entrepreneurs qui fournissent des services personnels au Ministère, les candidats qui postulent un poste ministériel et la correspondance et les réponses aux enquêtes de la part du grand public.
Des séances de formation pour les nouveaux employés sont offertes sur une base mensuelle. Celles-ci contiennent un aperçu des activités relatives à la protection des renseignements personnels. Des séances de formation ponctuelles sont aussi organisées au besoin ou à la demande des directions. Il n'y a pas eu de cours portant spécifiquement sur la protection des renseignements personnels durant la période visée par le rapport, mais des renseignements sur les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été fournis lors de chacune des onze séances organisées au sujet de l'accès à l'information.
Comme le Ministère traite très peu de demandes de communication de renseignements personnels, aucun changement institutionnel n'a été apporté à l'application de la Loi au cours de l'année.
La délégation de pouvoirs approuvée le 31 mars 2008 est demeurée en vigueur tout au long de la période.
Pendant la période visée, le pouvoir d'approuver ou de refuser la communication de renseignements ministériels demandés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels a été partagé entre le sous-ministre, le sous-ministre délégué et représentant du Canada au G7, le sous-ministre délégué, le sous-ministre adjoint et conseiller juridique du Ministère, et le directeur de la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. Habituellement, le directeur de la Division de l'AIPRP exécute cette fonction, sauf lorsque des renseignements personnels sont communiqués à des organismes d'enquête, conformément à l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le sous-ministre adjoint de la Direction des services ministériels communique généralement ces renseignements.
Pouvoirs, devoirs ou fonctions Article
Communiquer des renseignements personnels à un organisme d'enquête déterminé par règlement et qui en fait la demande par écrit, en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d'enquêtes licites, pourvu que la demande précise les fins auxquelles les renseignements sont destinés et la nature des renseignements demandés 8(2)e)
Sous-ministre délégué et représentant du Canada au G7
Chef d'équipe, AIPRPAnalyste principal, AIPRP
Communiquer des renseignements personnels lorsque les fins auxquelles ils sont communiqués ne peuvent être normalement atteintes que si les renseignements sont donnés sous une forme qui permette d'identifier l'individu qu'ils concernent et obtenir un engagement par écrit à s'abstenir de toute communication ultérieure des renseignements tant que leur forme risque vraisemblablement de permettre l'identification de l'individu qu'ils concernent 8(2)j)
Communiquer des renseignements personnels dans les cas où des raisons d'intérêt public justifieraient une violation de la vie privée ou lorsque l'individu concerné en tirerait un avantage 8(2)m)
Conserver une copie des demandes reçues en vertu de l'alinéa 8(2)e) ainsi qu'une mention des renseignements communiqués, et mettre cette copie et cette mention à la disposition du Commissaire à la protection de la vie privée
Oui Oui Oui Oui Oui Dans le cas prévu à l'alinéa 8(2)m), donner un préavis écrit de la communication des renseignements personnels au Commissaire à la protection de la vie privée)
Faire un relevé des cas d'usage de renseignements personnels. 9(1)
Oui Oui Oui Oui Oui Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée de l'usage compatible de renseignements personnels et mettre à jour le répertoire en conséquence
Oui Oui Oui Oui Oui Verser les renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels
Oui Oui Oui Oui Oui Aviser par écrit la personne qui a fait la demande de ce qu'il sera donné ou non communication des renseignements personnels
14a) Oui
Procéder à la communication
Proroger le délai et faire part du nouveau délai à la personne qui a fait la demande 15
Oui Oui Oui Oui Oui Juger nécessaire de faire traduire des renseignements personnels ou de fournir à la personne qui a fait la demande des services d'interprète
Oui Oui Oui Oui Oui Déterminer si la communication des renseignements personnels devrait être faite sur un support de substitution
Oui Oui Oui Oui Oui Refuser la communication des renseignements personnels visés par cet article
Refuser la communication des renseignements personnels visés par cet article
19(1) Oui
Communiquer, avec consentement, les renseignements personnels visés par ce paragraphe 19(2)
Recevoir un avis d'enquête par le Commissaire à la protection de la vie privée
Présenter des observations au Commissaire à la protection de la vie privée
Oui Oui Oui Oui Oui Recevoir les conclusions de l'enquête et aviser le Commissaire à la protection de la vie privée soit des mesures prises ou envisagées pour la mise en œuvre de ses recommandations, soit des motifs invoqués pour ne pas y donner suite
Oui Oui Oui Accorder l'accès à des renseignements personnels
Recevoir les conclusions de l'enquête sur des dossiers dans des fichiers inconsultables
Oui Oui Oui Oui Oui Recevoir les conclusions après l'enquête sur des renseignements personnels 37(3)
Oui Oui Oui Oui Oui Demander une audition dans la région de la capitale nationale
Oui Oui Oui Oui Oui Demander le droit de présenter des arguments en l'absence d'une autre partie
Oui Oui Oui Oui Oui Établir un rapport annuel pour présentation au Parlement
Oui Oui Oui Oui Oui S'acquitter des responsabilités conférées au responsable de l'institution par des règlements établis en vertu de l'article 77 dont il n'est pas question ci-dessus
Oui Oui Oui Oui Oui Communication aux termes de l'article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels
L'alinéa 8(2)e) autorise la communication de renseignements personnels « à un organisme d'enquête déterminé […] en vue de faire respecter des lois ». Au cours de la période visée, une demande d'information provenant d'un organisme d'enquête a été traitée en vertu de l'alinéa 8(2)e). Le Ministère n'a communiqué aucun renseignement personnel en vertu des alinéas 8(2)f), g) ou m) pendant la période visée.
Aucune nouvelle activité de couplage ni de partage de données n'a été entreprise pendant l'année.
La nature de l'information figurant dans les fichiers de renseignements personnels qui relèvent du ministère des Finances du Canada est telle qu'aucun fichier n'a été désigné inconsultable au sens de l'article 18 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Le Ministère avait reporté deux demandes de renseignements personnels reçues au cours du précédent exercice en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et a reçu six demandes pendant la période visée. Il a traité huit demandes pendant la période visée et n'en a reporté aucune à l'exercice 2009‑2010. Le tableau sommaire suivant indique quelles dispositions ont été prises à l'égard des huit demandes de renseignements personnels traitées pendant la période visée:
Pourcentage des demandes
Demandes transmises à une autre institution 0
Communication totale s.o.
Une personne a eu accès à tous ses renseignements personnels; seuls les renseignements personnels concernant d'autres personnes ne lui ont pas été communiqués. Aucune communication s.o.
Demandes transmises à une autre institution s.o.
Aucun document pertinent ne permettait de répondre à six demandes (75 % des demandes).
Abandon de la demande Une personne a abandonné sa demande après avoir appris que les dossiers des anciens employés étaient sous le contrôle de Bibliothèque et Archives Canada. Traitement non officiel s.o.
Pendant la période visée, on a invoqué l'article 26 à l'égard d'une demande afin de protéger les renseignements personnels de personnes autres que l'auteur de la demande; aucune exclusion n'a été invoquée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Pendant la période visée, sept demandes ont été traitées dans un délai de 30 jours et une, dans un délai de 60 jours. Il y a eu une prorogation de 30 jours pour un dossier de manière à pouvoir consulter d'autres institutions.
Pendant la période visée, le Ministère n'a reçu aucune demande de traduction.
En réponse à la demande où des renseignements personnels ont été communiqués, la personne s'est vu remettre une copie des documents.
Pendant la période visée, le Ministère n'a reçu aucune demande de correction ni de mention de correction.
Les dépenses engagées pendant la période visée sont calculées en fonction de la moyenne des salaires des employés (1) de la Division de l'AIPRP et des frais administratifs associés à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pour en savoir plus, voir l'annexe A. Plaintes Aucune plainte n'a été déposée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant la période visée.
Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) a été effectuée au cours de la période visée par le rapport. Elle avait trait au Code régissant les conflits d'intérêts élaboré à l'intention des employés ministériels. On trouvera un résumé de cette EFVP sur le site Web du Ministère à l'adresse http://www.fin.gc.ca/disclose-divulgation/pia-efvp-fra.asp . Aucune évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée (EPFVP) n'a été effectuée lors de la période visée.
Date de modification: 2009-12-07