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⭐LEY DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS E HISTORICOS DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE VERACRUZ-LLAVE
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José Francisco Fernando Carrasco Segura
1 LEY DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS E HISTORICOS DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE VERACRUZ-LLAVE TEXTO ORIGINAL Ley Publicada en la Gaceta Oficial. Organo del Gobierno del Estado de Veracruz- Llave, el día jueves 27 de diciembre de Al margen un sello que dice: Estados Unidos Mexicanos.-Gobernador del Estado de Veracruz-Llave. DANTE DELGADO, Gobernador del Estado Libre y Soberano de Veracruz-LLave, a sus habitantes sabed: Que la H. Legislatura del mismo, se ha servido expedir la siguiente LEY: Al margen un sello con el Escudo Nacional que dice: "Estados Unidos Mexicanos.- Poder Legislativo.- Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave. La Honorable Quincuagésima Quinta Legislatura del Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave, en uso de la facultad que le conceden los artículos 68 fracción I y 71 fracción y; ambos de la Constitución Política del Estado; 47, 49 y 50 de la Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado de Veracruz y 57, 58, 59, 60, 61, 63 y 64 del Reglamento Interior del Poder Legislativo y en nombre del pueblo expide la siguiente: LEY NUMERO. 71 DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS E HISTORICOS DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE VERACRUZ-LLAVE TITULO PRIMERO DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS E HISTORICOS Artículo 1.-Se declara de interés público la preservación, conservación, clasificación y administración de los documentos que constituyen el Patrimonio Histórico de la Entidad. Artículo 2.-La presente Ley tiene por objeto regular la Administración de Documentos Administrativos e Históricos de los Poderes del Estado y de los Municipios.2 Artículo 3.-Para los efectos de esta Ley, se entiende por Administración de Documentos: I.-Los actos tendientes a inventariar, regular, coordinar y hacer dinámico el funcionamiento y uso de los documentos existentes en los Archivos Administrativos e Históricos de los Poderes del Estado y de los Municipios y en su caso, los que posean particulares. II.-Los actos que se realicen para generar, recibir, mantener, custodiar, reconstruir, depurar o destruir Documentos Administrativos e Históricos, que por su importancia sean fuentes esenciales de información acerca del pasado y presente de la vida institucional del Estado. Artículo 4.-Los sujetos públicos encargados de realizar los actos a que se refiere el artículo anterior son los Poderes del Estado y los Municipios. Los usuarios, son las personas que reciben el beneficio del uso temporal y controlado de los documentos que obran en los Archivos. Artículo 5.-Todo documento que realicen los servidores públicos en el ejercicio de sus funciones, deberá depositarse en los Archivos correspondientes, en la forma y términos previstos por esta Ley y demás disposiciones administrativas que se dicten al respecto. Artículo 6.-Los usuarios, únicamente, podrán consultar los documentos previa la demostración de su interés legítimo y conforme a las disposiciones reglamentarias respectivas. Artículo 7. En los casos de extravío, pérdida, robo o destrucción de un documento, el servidor público responsable de su custodia y conservación, deberá proceder a su recuperación o reconstitución, si ello fuere posible, dando cuenta inmediata a su superior jerárquico. Artículo 8.-Los documentos de contenido administrativo de importancia, serán conservados en los términos de esta Ley y si el documento se vincula con las funciones de dos o más sujetos públicos, deberá transmitirse la información correspondiente, para el efecto del proceso o vaciado en otros documentos. Ningún documento podrá ser destruido, a menos que por escrito, lo determine la instancia facultada para ese efecto, en términos de la presente Ley. TITULO SEGUNDO DEL SISTEMA ESTATAL DE ARCHIVOS CAPITULO I3 De sus Objetivos Artículo 9.-Para garantizar el uniforme e integral manejo de los archivos, se crea el Sistema Estatal de Archivos de Veracruz. Artículo 10.-El Sistema Estatal de Archivos de Veracruz, tendrá los siguientes objetivos: I.-Preservar, conservar y clasificar los documentos que constituyen el Patrimonio Histórico de la Entidad. II.-Organizar y vigilar los archivos de los gobiernos Estatal y Municipales, así como de los particulares que participen en el Sistema. III.-Asegurar el uso racional y correcto de los documentos que constituyen el patrimonio histórico del Estado. IV.-Regular los servicios documentales y de archivo del Estado y los Municipios, a fin de convertirlos en fuentes esenciales de información. V.-Contribuir a la difusión del acervo documental del Estado. VI.-Coordinarse con los archivos federales y de otras Entidades Federativas. CAPITULO II De su Integración Artículo 11.-El Sistema Estatal de Archivos, queda integrado con los archivos de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial y de los Ayuntamientos. Artículo 12.-Se incorporarán al Sistema Estatal los archivos particulares, cuando a solicitud de sus representantes, la inclusión sea aprobada por el Consejo Estatal de Archivos. CAPITULO III De su Organización Artículo 13.-Sistema Estatal de Archivos, tendrá los órganos siguientes: I.- Un Consejo Estatal de Archivos que estará integrado con: A) El Secretario General de Gobierno, quien lo presidirá y será suplido en sus ausencias por el Subsecretario de Gobierno.4 B) Los Vocales que serán los titulares de los archivos incorporados al Sistema. C) Un Secretario que será el Director del Archivo General del Estado. II.-Un Comité Técnico Auxiliar, que se constituirá con: A) Las personas que se hayan distinguido en la materia y que sean invitadas por el Presidente del Sistema. B) El personal especializado que preste sus servicios en los archivos incorporados al Sistema. Artículo 14.-El Consejo Estatal de Archivos celebrará sesiones ordinarias semestralmente o extraordinarias, cuando lo convoque el Presidente. Las sesiones se celebrarán con la asistencia de la mayoría de sus miembros y sus decisiones serán tomadas por el voto mayoritario de quienes asistan. El Presidente tendrá voto de calidad. Artículo 15.-El Consejo tendrá las siguientes funciones: I.-Formular los lineamientos encaminados a lograr la organización y desarrollo de los archivos que lo integren. II.-Promover el desarrollo y el fortalecimiento del Sistema Estatal de Archivos. III.-Promover la creación y organización de los archivos de los Municipios del Estado. IV.-Formular los proyectos de leyes o decretos tendentes a lograr la preservación del patrimonio documental estatal. V.-Hacer las observaciones que favorezcan la máxima integración y el buen funcionamiento del Sistema Estatal de Archivos. VI.-Fomentar las relaciones con los medios informativos locales y nacionales, así como con las instituciones vinculadas con la investigación. VII.-Promover la modernización de los archivos que lo integren. VIII.-Designar a los miembros del Comité Técnico Auxiliar. IX.-Aprobar la celebración de convenios con otras instituciones o archivos de otras Entidades o de la Federación. X.-Procurar la recuperación de los originales o de copias autentificadas de los documentos de interés histórico para el Estado de Veracruz.5 Artículo 16.-La representación del Consejo Estatal de Archivos, queda a cargo de su Presidente, quien tendrá las siguientes facultades: I.-Convocar a los miembros del Consejo con fines consultivos. II.-Disponer y poner en práctica las medidas que considere pertinentes para la debida organización y eficiente funcionamiento de los archivos que forman parte del Sistema. III.-Realizar las gestiones que se requieran para que las instituciones u organismos descentralizados y desconcentrados; delegaciones o representaciones de las dependencias federales en la Entidad, establezcan relaciones con el Sistema Estatal. IV.-Suscribir los convenios que se celebren. V.- Ejecutar los acuerdos del Consejo Estatal de Archivos. VI.-Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Consejo. VII.-Las que le confiera esta Ley y demás ordenamientos. Artículo 17.-Los titulares de los archivos incorporados al Sistema, deberán asistir a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Consejo Estatal, con derecho a voz y voto, prohibiéndose la designación de representantes para este efecto. Artículo 18.-El Secretario del Consejo Estatal de Archivos tendrá las siguientes atribuciones: I.-Apoyar al Presidente en la ejecución de los acuerdos que dicte el Consejo Estatal de Archivos. II.-Asistir a las sesiones ordinarias y extraordinarias del Consejo, con derecho a voz y voto. III.-Levantar Acta de las sesiones ordinarias y extraordinarias del Consejo Estatal, debiendo registrarlas en un Libro de Control de Actas y Acuerdos. IV.-Vigilar el cumplimiento de las instrucciones del Presidente, ejecutando las que a su cargo le correspondan. V.-Las que se deriven de esta Ley y otros ordenamientos. Artículo 19.-El Comité Técnico Auxiliar se reunirá bimestralmente o cuando lo convoque el Secretario del Consejo, y tendrá las atribuciones siguientes:6 I.-Asesorar al Consejo Estatal de Archivos en todo lo que le solicite. II.-Realizar los estudios que permitan mediante la implantación de sistemas, procedimientos y normas técnicas, elevar la eficiencia de los archivos del Estado. III.-Diseñar y llevar a la práctica planes de capacitación del personal de los archivos incorporados al Sistema, así como programas de estudio para la formación de archivistas. IV.-Proponer al Consejo Estatal de Archivos, un proyecto de Manual de Organización y Procedimientos para regular las actividades de los archivos integrados al Sistema. V.-Proponer al Presidente del Consejo o al Secretario del mismo, la adopción de programas y acciones para modernizar el Sistema Estatal de Archivos. VI.-Apoyar al Secretario del Consejo en la implementación de acciones para mejorar el Sistema. VII.-Las que se deriven de esta Ley y otros ordenamientos. En cada reunión del Comité se designará un Presidente de Debates, para que la presida y vigile la ejecución de los acuerdos adoptados en la misma. TITULO TERCERO DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO CAPITULO I De sus Objetivos Artículo 20.-Se crea el Archivo General del Estado, como un órgano público desconcentrado, dependiente de la Secretaría General de Gobierno, con residencia en la ciudad de Xalapa-Enríquez, Veracruz. Artículo 21.-El Archivo General del Estado tendrá los objetivos siguientes: I.-Ordenar y planificar el funcionamiento de los archivos de las dependencias y organismos del Poder Ejecutivo del Estado, en su etapa de concentración. II.-Emitir las normas, políticas y lineamientos generales para asegurar la preservación, conservación y clasificación de los documentos que constituyen el Patrimonio Histórico del Estado.7 III.-Asesorar y apoyar a los archivos del Sistema en el diseño de sus procedimientos internos para el manejo y administración de documentos. IV.-Vigilar y evaluar el cumplimiento de las normas expedidas para regular el manejo, transferencia, conservación o eliminación de los documentos de interés histórico que integren los archivos. V.-Apoyar la formación y desarrollo de los archivos de los Poderes Legislativo y Judicial, así como de los Municipios. VI.-Ordenar, conservar, concentrar y, en su caso, liberar la documentación que le transfieran las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo. VII.-Procurar la adquisición de originales o reproducciones de documentos que sean de interés para la historia de la Entidad. VIII.-Reproducir los documentos de su acervo en microfilmes, fotostáticas u otros procedimientos similares. IX.-Proporcionar servicios de consulta y certificación. X.-Dictar normas sobre identificación, clasificación y catalogación de los documentos contenidos en los archivos de las dependencias y organismos del Ejecutivo. CAPITULO II De su Organización Artículo 22.-El Archivo General del Estado se constituirá con: I.-La Dirección, cuyo Titular será nombrado y removido por el Secretario General de Gobierno, previo acuerdo del Gobernador del Estado. II.-Los Archivos siguientes: A) Histórico, que contendrá los documentos que constituyen el Patrimonio Histórico del Estado. B) Administrativo, que contendrá los documentos del Poder Ejecutivo. III.-Los Departamentos y Áreas administrativas que determine el Presupuesto de Egresos.8 Artículo 23.-El Director del Archivo General del Estado tendrá las atribuciones siguientes: I.-Ejercer la máxima autoridad en todos los asuntos inherentes al desempeño de su cargo, dependiendo en forma directa del Secretario General de Gobierno del Estado. II.-Realizar las tareas que le sean encomendadas por el Consejo Estatal de Archivos, en cuanto se refiera a la promoción, normalización y coordinación del Sistema Estatal de Archivos. III.-Orientar, coordinar y supervisar las labores del personal en todos sus niveles. IV.-Participar en la elaboración de Convenios, según las orientaciones emanadas del Consejo Estatal de Archivos o que el Secretario General de Gobierno le encomiende. V.-Solicitar y atender opiniones de otras instituciones integrantes del Sistema Estatal de Archivos y en su caso, apoyarlas en el ejercicio de sus funciones. VI.-Apoyar los planes de capacitación de personal, así como los programas de estudio para la formación de archivistas. VII.-Proponer al Secretario General de Gobierno, los nombramientos y remociones del personal del Archivo. VIII.-Proponer al Secretario General de Gobierno el Manual de Organización y Procedimientos del Archivo General, tomando en consideración las recomendaciones de carácter general que formule el Consejo Estatal. IX.-Las que se deriven de esta Ley y otros ordenamientos. Artículo 24.-Los archivos Histórico y Administrativo, contarán con un Subdirector, quien apoyará al Director en el ejercicio de sus atribuciones y le propondrá los programas y acciones que de acuerdo a su especialidad se requieran. TITULO CUARTO DE LOS ARCHIVOS DEL ESTADO CAPITULO I De su Organización y Funcionamiento9 Artículo 25.-Cada dependencia y organismo de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, así como los Ayuntamientos contarán con: I.-Una unidad central de Archivo. II.-Las unidadees periféricas de Archivo que se requieran. Artículo 26.-Las unidades centrales tendrán las siguientes funciones: I.-Expedir las normas a que se sujetarán las unidades periféricas de Archivo, en concordancia con los acuerdos del Consejo Estatal. II.-Concentrar todos los documentos que le envíen las unidades periféricas, conforme a las reglas que al efecto expida. III.-Mantener comunicación permanente con las unidades periféricas para efectos de asesoría, dirección, evaluación y control operativo. IV.-Cumplido el período de vida útil de los documentos, comunicarlo al Archivo General del Estado, para que determine su disposición final, mediante el descarte de estos o su envío al Archivo Histórico. V.-Vigilar el cumplimiento de las normas que para la preservación, conservación y clasificación de los documentos históricos, expida el Archivo General del Estado, así como de los acuerdos que adopte el Consejo Estatal de Archivos. VI.-Proporcionar servicios de consulta y certificación. VII.-Las que se deriven de esta Ley y sus ordenamientos. Artículo 27.-Las funciones de Unidad Central de las dependencias y organismos del Poder Ejecutivo, las desempeñará el Archivo Administrativo del Archivo General del Estado. Artículo 28.-Los archivos periféricos tendrán a su cargo la recepción de los documentos, su clasificación, catalogación, preservación y la transferencia a la Unidad Central, conforme a las normas que ésta expida. Artículo 29.-La identificación, clasificación y catalogación de documentos se deberá realizar en cuanto se reciban éstos en los archivos respectivos. Artículo 30.-Para efectuar la depuración de archivos, corresponderá a cada Unidad Central elaborar un catálogo de vigencia de los documentos. Artículo 31.-Los documentos que según las normas y catálogos de vigencia, hayan agotado su vida útil administrativa y que no se consideren necesarios para formar10 parte del Archivo Histórico, podrán darse de baja, debiéndose proceder conforme a las instrucciones que al efecto dicte el Archivo General del Estado. Artículo 32.-Los documentos que constituyen el Patrimonio Histórico de la Entidad, de las dependencias y organismos de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, deberán reunirse en el Archivo Histórico del Archivo General del Estado. Los documentos de los Ayuntamientos sólo se trasladarán cuando medie solicitud del Secretario General de Gobierno y con el acuerdo favorable del Cabildo, lo autorice la Legislatura del Estado. Artículo 33.-Todos los documentos que constituyen el Patrimonio Histórico del Estado, deberán ser reproducidos para fines de preservación y conservación. Artículo 34.-Los archivos de particulares que se incorporen al Sistema Estatal, se sujetarán a las normas de esta Ley, salvo lo que se estipule en los convenios que al efecto se celebren. Artículo 35.-En caso de duda sobre la aplicación de esta Ley, se estará a lo que disponga el Consejo Estatal de Archivos. CAPITULO II De las Prohibiciones Artículo 36.-Con excepción de los casos oficiales, los responsables de los archivos, no permitirán que los documentos sean consultados fuera del local donde se encuentren. Artículo 37.-Los documentos que constituyen el Patrimonio Histórico del Estado, sólo podrán ser fotocopiados, xerografiados o microfilmados, con permiso por escrito del Director del Archivo General. Artículo 38.-Se prohibe adaptar, modificar, alterar o hacer anotaciones en los documentos contenidos en los archivos. Artículo 39.-No se permitirán trabajos de restauración de documentos, sin que, quien vaya a realizarlos otorgue garantía suficiente a juicio del Director del Archivo General del Estado. Artículo 40.-Los documentos administrativos o históricos que se encuentren en los archivos no podrán ser enajenados por cualquier título. T R A N S I T O R I O S11 Artículo 1.-Esta Ley entrará en vigor al día siguiente de su publicación en la Gaceta Oficial, órgano del Gobierno del Estado. Artículo 2.-Se derogan todas las disposiciones que se opongan a la presente Ley. DADO en el Salón de Sesiones de la H Legislatura del Estado, en la ciudad de Xalapa- Equez., Ver., a los dos días del mes de mayo de mil novecientos noventa, Ing. Abel Ruiz Lopart, Diputado Presidente.- Rúbrica.- Lic. Roberto Alvarez Salgado, Diputado Secretario.- Rúbrica." En cumplimiento de lo dispuesto por la fracción I, del artículo 87 y primer párrafo del artículo 93 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Veracruz-Llave. Y para su debida publicación y observancia expido el presente decreto en la residencia del Poder Ejecutivo Estatal, en la ciudad de Xalapa- Enríquez, Veracruz, a los dos días del mes de mayo de mil novecientos noventa.- DANTE DELGADO.-Rúbrica.-El Secretario General de Gobierno, Lic. MIGUEL ANGEL DIAZ PEDROZA.-Rúbrica.-El Secretario de Finanzas y Planeación, C. GERARDO POO ULIBARRI.-Rúbrica. Documentos relacionados
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