Source: https://www.scribd.com/document/154219307/Informe-n%C2%BA-004-2005-2-2183
Timestamp: 2019-01-17 19:57:06
Document Index: 374191723

Matched Legal Cases: ['Artículo 2', 'Artículo 4', 'Artículo 6', 'Artículo 21', 'artículo 21', 'artículo 20', 'Artículo 21', 'Artículo 21', 'Artículo 2', 'Artículo 21']

Uploaded by Municipalidad de El Agustino
05 Control Gubernamental
Públicas y su Reglamento.docx
Ley Organica de Contraloria
Clase - 03- Sistemas Administrativos
Organos de Defensa
17 - Trabajo Luifer
Guía Conciliación SAGU CGR
La Productividad y La Construccion
ACCION DE CONTROL· N° 2-2183-2005-002
INFORME N° 004-2005-2-2183
EXAMEN ESPECIAL "PROGRAMA DEL VASO DE LECHE" EJERCICIO 2004
SETIEMBRE - 2005
SINTESIS GERENCIAL DICTAMEN DEL ORGANO DE CONTROLINSTITUCIONAL
02 -03 04 05 06 -11
ESTADO DE INGRESQS y EGRESOS Notas al Estado de Ingresos
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 11.
Origen del Examen Naturaleza y Objetivo del Examen Alcance del Examen Antecedentes y Base Legal Comunicación de Hallazgos Memorándum de Control Interno Otros Aspectos de Importancia
12 12 -13 13 13 -14 15 15 15 -16 17 - 29 30 31 -32 33 -57
OBSERVACIONES CONCLUSIONES RECOMENDACIONES ANEXOS
Municipalidad Distrital de El Agustino Organo de Control Institucionai
SINTESIS GERENCIAL EXAMEN ESPECIAL AL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE EJERCICIO 2004
El presente Examen Especial practicado al Programa del Vaso de Leche Ejercicio 2004 corresponde a la Acción de Control N° 2-2183-2005-002, programada en nuestro Plan Anual de Auditoria Gubernamental 2005, aprobado por Resolución de Contraloría N° 513-2004-CG de fecha 10DIC.2004.
Se han comprado Insumos Alimenticios para el Programa del Vaso de Leche por un importe de SI. 197,594 (Ciento noventisiete mil, quinientos noventicuatro y . tener en cuenta que las Empresas proveedoras 00/100 Nuevos Soles), sin presentaron Certificados de Calidad vencidos, aspecto que demuestra que el Control Interno existente no funcionó adecuadamente; este certificado de calidad, debió ser solicitado desde el ingreso de los productos.
N° 01, Página N° 17)
Se ha observado que en la compra de recursos alimenticios para el Programa del Vaso de Leche por las semanas 34 y 43 hubo una reducción por SI. 120,804 (Ciento veinte mil, ochocientos cuatro y 00/100 Nuevos Soles), sin tener un documento que sustente dicha reducción y sin anularse las Ordenes de Compra donde figuran las cantidades iniciales, quedando como si se hubieran comprado dichas cantidades, contradiciendo lo estipulado en los Comprobantes de Pago y en los Contratos firmados por la Municipalidad con las empresas proveedoras de los mencionados recursos; aspecto que demuestra que el control interno existente no funciona adecuadamente, creando confusión en cuanto a la ejecución real efectuada.
(Observación N° 02, Página N° 19)
Se ha observado que existen serias deficiencias en el padrón de los beneficiarios, al encontrar personas empadronadas en dos (02) Comités y con direcciones domiciliarias diferentes; en otros casos, el beneficiario ya no recibe la ración diaria por encontrarse fuera del país, pero sin embargo, figura como beneficiario habitual, es decir, que sigue recibiendo su ración en dos Comités, o sea, doble. Estas situaciones están sustentadas con Actas de manifestación tomadas tanto a las coordinadoras de los Comités donde figuran empadronados, como a los padres y/o tutores, de los mencionados beneficiarios. Esta situación se ha generado por la falta de un control adecuado en el empadronamiento de los beneficiarios del Programa del Vaso de Leche,. consiguiendo que los productos adquiridos con los Fondos del Programa, no sean suficientes para "satisfacer" al total de beneficiarios "inscritos", por desconocer el número real de los beneficiarios válidos, es decir, aquellos que en verdad, de acuerdo a Ley, deben acceder al programa e .-1:I"1etiI~Dliéndose de esta manera con los fines que persigue el mencionado ~vV!~ma, en atender a los más necesitados.
bs'E!E ción N° 03, Página N° 22)
1')111
.....• ,,<-
~.-.•• 'f
Examen Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004 Informe de Auditoria N° 004-2005-2-2183
Se traslade el presente Informe a la Comisión Especial de Procesos Administrativos y Disciplinarios, la que en pleno uso de sus facultades, califique las Responsabilidades Administrativas establecidas en su contenido, aperture Proceso Administrativo; y proponga las sanciones que correspondan.
( Conclusiones N° 01 Y 02, Página N° 30)
Que se disponga a la Gerencia Municipal, para que en coordinación con la Gerencia de Administración y Finanzas, la Subgerencia de Logística y la Jefatura del Programa del Vaso de Leche, mantengan la documentación sustentatoria en lo que respecta a las reducciones de los Insumos Alimenticios y no dejen órdenes de compra abiertas, cuando éstas por diversos motivos hayan sufrido variación, evitando diferencias entre las cantidades de las respectivas órdenes de compra y los comprobantes de pago respectivos.
( Conclusión N° 02, Página N° 30)
Que el Señor Alcalde como Presidente del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, realice las coordinaciones, con la Subgerencia de Personal y la Jefatura del Programa del Vaso de Leche, para que se provea de personal idóneo y en la cantidad suficiente para realizar la revisión de los padrones de beneficiarios presentados por las Coordinadoras Asimismo, se establezca mecanismos como charlas de orientación y capacitación que permitan superar los errores encontrados.
(Conclusión N° 03, Página N° 30)
El Agustino, 30 de Setiembre del 2005.
EXAMEN ESPECIAL AL PROGRAMA
DEL VASO DE LECHE - 2004
DICTAMEN DEL ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL
Víctor Modesto Salcedo Ríos Alcalde de la Municipalidad Distrital de El Agustino
Distrito El Agustino Provincia Lima Departamento: Lima
1. Hemos examinado el Estadp de IngreS9~'í~( Egresos del Programa del Vaso de Leche, administrado por la Municipalidad Distdtá¡;2l'e El Agustino por el año terminado al 31 de diciembre del 2004. La preparación de,¡dicQo estado financiero, es de responsabilidad de la Subgerencia de Contabilidad de la ',MLlrÍicipaíidad Distrital de El Agustino y nuestra responsabilidad consiste en emitir unaopiriión sobre el Estado de Ingresos y Egresos basada en el examen que efectuamos. 2. Nuestro examen fue realizado de acuerdo con normas de ~uditoría generalmente aceptadas (NAGAS) y normas de auditorta gubernamental(NA~U) .aprobadas por la Contraloría General de la República. Tales'< normas requieren, que planifiquemos y realicemos nuestro' trabajo con la finalidad de obtener s~uridad'Tazonable de que el Estado de Ingresos y Eqresos del Programa del Vaso de .Lecneno contenga errores importantes. El examen se ha basado ~n. comprobaciones sele'ctivas de evidencias que respaldan los .importes y la~ divulgaqipnes, reveladas en el Esta.d9 Financiero. También comprende una evaluación' de los principios de contabilidad aplicados; así como una evaluación de la presentación del Estado Financiero. Considerarnos que nuestro examen constituye una base razonable para fundamentar nuestra opinión: En nuestra opinión, el Estado Financiero adjunto, presenta razonablemente, en todos sus aspectos de importancia, los ingresos, egresos y saldo de los fondos del Programa del Vaso de Leche, administrado por la Municipalidad Distrital de El Agustino, durante el año terminado el 31 de Diciembre 2004. No puede atenderse los siete (07) días de la semana a los beneficiarios, tal como lo señala la Ley, porque los fondos asignados al Programa son insuficientes y porque además no se cumple con atender de acuerdo a las prioridades. Este hecho se ve sustentado, porque algunos beneficiarios a pesar de estar inscritos, no existen o están en dos Comités al mismo tiempo, aspectos que son señalados en este informe, en Otros aspectos de importancia y como Observación N° 3 . El Agustino, 30 de Setiembre del 2005.
.-' ~{tr~
Av. Riva Agüero N° 1358 LIMA 10- PERU (}) 327-0036 Telefax: 327-4300 E-mai1:municipalidad@munielagustino.gob.pe
ESTADO DE INGRESOS Y EGRESOS Por el ejercicio terminado el 31 de Diciembre del 2004 (Expresajlo en Nuevos Soles)
Saldo inicial 02 de enero del 2004 Ingresos
Fondos recibidos del Tesoro Público Fondos directamente recaudados Otros (Gastos bancarios años 2002 Otros (Penalidades)
4,497,221 46,925 932 3,940 4,549,018
Total de Ingresos Egresos
Compra de leche y/o alimentos Compra de insumos complementarios Gastos de operación Otros (penalidad Peipa que fue descontado posteriormente)
4,395,409 315,529 46,925 3,320
Total de Egresos Saldo final 31 de diciembre del 2004
4,761,183 1,340
Examen Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004 Informe de Auditoria ATO 004-2005-2-2183
Municipalidad Distritai de El Agustino Organo de Control Institucional
PROGRAMA DEL VASO DE LECHE - F- 250 PVL
Notas al Estado de Ingresos
DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD La Municipalidad Distrital de El Agustino, es una entidad con personería jurídica de derecho público y goza de autonomía política, económica y administrativa en los asuntos de su competencia. Su organización y funcionamiento se encuentra normado por la Nueva Ley Orgánica de Municipalidades - Ley 27972 y tiene como finalidad: Planificar, ejecutar e impulsar acciones con el objeto de proporcionar una adecuada prestación de los servicios públicos; así como propender al desarrollo integral y armónico de su jurisdicción. Le son aplicables las leyes y disposiciones, que de manera general, regulan las actividades del sector público. El Programa del Vaso de Leche fue creado mediante Ley 24059 del 21.DIC.84. Los recursos de este programa financian la ración alimenticia diaria, mayoritariamente de origen nacional, compuesta por leche y/o alimento equivalente: quinua, kiwicha, soya, avena o cualquier alimento, producido en la zona para desayuno, de acuerdo a sus hábitos de consumo. La población beneficiaria se encuentra constituida por niños de O a 6 años, Madres gestantes y en período de lactancia; priorizando entre ellos, a quienes presenten estado de desnutrición o se encuentren afectados por tuberculosis. Asimismo, en la medida en que se atienda a la población antes mencionada, se extenderá la atención a los niños de 7 a 13 años, ancianos, discapacitados y afectados por tuberculosis en general.
PRINCIPIOS Y PRÁCTICAS CONTABLES El Estado de Ingresos y Egresos del Programa del Vaso de Leche correspondiente al Ejercicio 2004, ha sido preparado en base a la Información que fue remitida mensualmente a la Contraloría General de la República y que se encuentra registrada en los libros contables, que sustentan los Estados Financieros de la Municipalidad.
4. INGRESOS a. Fondos Recibidos de la Dirección General del Tesoro Público
El Ministerio de Economía y Finanzas, a través de la Dirección General del Tesoro Público, transfirió por el Ejercicio 2004, la cantidad de S/. 374,768.00 (Trescientos setenticuatro mil, setecientos sesenta y ocho y 00/100 Nuevos Soles) de enero a noviembre, y en el mes de diciembre la cantidad de S/. 374,773.00 (Trescientos setenticuatro mil, setecientos setenta y tres y 00/100 Nuevos Soles), totalizando al 31 de diciembre del 2004 la suma de S/.4,497,221.00 (Cuatro millones, cuatrocientos noventa y siete mil, doscientos veintiuno y 00/100 Nuevos Soles), a la Municipalidad Distrital de El Agustino. Según información referencial, la distribución de los fondos mensuales asignados al Programa del Vaso de Leche, sirvió para la atención de 42,695 a 44,161 beneficiarios diariamente, cantidad que ha variado de acuerdo a las altas y bajas de los beneficiarios.
Fondos Directamente Recaudados
La Municipalidad Distrital de El Agustino, ha destinado de los Fondos Directamente Recaudados, un total de S1.46,925.00 (Cuarentiséis mil, novecientos veinticinco y 00/100 Nuevos Soles), para la atención de los gastos operativos del Programa Vaso de Leche, tales como: Pago del personal que labora en el Programa del Vaso de Leche, Utiles de Oficina, etc.
Durante el Ejercicio 2004, la Municipalidad recibido Donaciones. Distrital de El Agustino no ha
Por el Ejercicio 2004, los Fondos Transferidos a la Municipalidad Distrital de El Agustino, por la Dirección General del Tesoro Público, no generaron intereses, ya que estos fueron depositados en cuenta corriente y no en cuenta de ahorros.
( En Nuevos Soles)
Mesl Concepto Fondos recibidos del Tesoro Público Fondos Directamente Recaudados Donaciones Recibidas Int. Total
213,505.00
374,768.00 374,768.00 374,768.00 374,768.00 374,768.00 374,768.00 374,768.00 374,768.00 374,768.00 374,768.00 374,768.00 374,773.00
4,181.58 3,717.59 4,551.58 3,737.58 3,707.58 4,183.77 3,807.58 3,807.58 3,807.58 3,807.58 3,807.58 3,807.58
378,949.58 378,485.59 379,319.58 378,505.58 378,475.58 378,951.77 378,575.58 378,575.58 378,575.58 378,575.58 378,575.58 378,580.58
4,497,221.00
46,925.16
0.00 4,757,651.16
EGRESOS a. Compras de Leche y/o Alimentos Equivalentes
Está representado por el importe pagado de las compras de leche y/o alimentos equivalentes, distribuidos entre los Comités del Programa del Vaso de Leche y los Clubes de Madres que se encuentran inscritos en la Municipalidad. Al 31 de diciembre del 2004, las compras de leche y/o alimentos equivalentes distribuidos, fueron de S/.4,395,408.63 (Cuatro millones, trescientos noventicinco mil, cuatrocientos ocho y 63/100 Nuevos Soles), tal como se muestra a continuación:
Leche evaporada Mes Cantidad Litros 71,054.83 59,399.34 74,249.17 48,938.51 58,079.56 58,080.00 58,079.56 65,215.42 58,080.00 63,357.53 58,080.00 58,080.00 730,693.92 Importe SI. 321,130.92 268,454.16 335,567.70 222,062.04 263,998.00 26~,998.00 263,998.00 278,358.50 263,998.00 287,988.75 263,998.00 263,998.00 3,297,550.07 Enriquecido lácteo Cantidad Kilos 8,022.00 6,924.00 8,655.00 5,712.00 6,768.00 6,016.00 6,780.00 7,423.50 6,768.00 7,412.50 6,768.00 6,768.00 84,017.00 Importe SI. 28,879.20 Quinua avena Cantidad Kilos 28,000.00 23,480.00 29,350.00 18,010.00 21,120.00 21,120.00 17,318.00 18,928.06 21,120.00 23,022.50 21,120.00 21,120.00 263,708.56 Importe SI. 78,400.00 65,744.00 82,180.00 51,642.00 61,248.00 61,248.00 61,248.00 66,940.70 61,248.00 66,765.25 61,248.00 61,248.00 779,159.95 Total SI. 428,410.12 359,124.56 448,905.70
24,926.40 31,158.00 22,155.60 27,072.00 23,161.60 26,056.80 28,580.48 26,056.80 28,538.13 26,056.80 26,056.80 318,698.61
295,859.64 352,318.00 348,407.60 351,302.80 373,879.68 351,302.80 383,292.13 351,302.80 .351,302.80 4,395,408.63
~\'iembre To~\
o _"'·';~foi~bre
.,-~bameflspedal
/. •• 'i
al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004 Iii]Onne de Auditoria N° 004-2005-2-2183
Compras de lnsurnos Complementarios
Está representado por el importe pagado de las compras de Insumos Complementarios (azúcar, cocoa, canela, pan, etc.), distribuidos entre los 584 Comités del Programa del Vaso de Leche, que se encuentran inscritos en la Municipalidad. Al 31 de diciembre del 2004 las compras de Insumos Complementarios fueron de SI. 315,529.16 (Trescientos quince mil, quinientos veintinueve y 16/100 Nuevos Soles), según se observa en el cuadro siguiente:
Azúcar rubia Mes Cantidad Kilos 17,996 14,860 18,575 11,621
26,311.22 21,844.20 27,305.25 19,691.85 24,645.60 21,549.72 27,931.68 31,991.28 27,931.68 30,463.32 27,931.68 27,931.68 I
13,692 11,369 13,692 15,682 13,692 14,933 13,692 13,692
Noviembre , Diciembre
315,529.16
El Programa del Vaso de Leche no ha realizado gastos adicionales, porque los costos de operación financieros y/o Bancarios, han sido asumidos por la Municipalidad Distrital de El Agustino.
Municipalidad Distrital de El Agustino Organo de Control Institucional
SA.LDOS AL 31 DE DICIEMBRE
El Programa del Vaso de Leche al 31 de diciembre del 2004, disponía de:
Saldo en Bancos Banco de la Nación (Cta. Cte. N° 00002 45917) Saldo en Existencias Leche Evaporada, 477 tarros Azúcar, 918.5 kilos Quinua Avena, 168 kilos Enriquecido Lácteo 66.5 kilos Sub Total Total SI. 834.75 1,873.74 487.20 256.02 SI. 3,451.71 SI. 4,807.66
BENEFICIARIOSEMPADRONADOS
La Municipalidad tiene empadronados siguiente manera: a 42,695 beneficiarios, distribuidos de la
Beneficiarios Primera Prioridad Niños de O a 6 años Madres gestantes yen período de lactancia Sub Total
Cantidad 15,032 2,414 17,446
Porcentaje 35% 6% 41 %
Prioridad y discapacitados 17,398 7,851 25,249 41 % 18% 59%
I Niños de 7 a 13 años
Ancianos, tebecianos Sub Total Total
Examen Especial al Programa del Vaso de Leche=Ejercicio 2004 Informe de Auditoria N° 004-2005-2-2183
Municipalidad Distrital de El Agustino Organo de Controt Institucioruü
Con Informe N° 019-2005-0CI-MDEA de fecha 11.MAY.2005, dirigido al ECO. Víctor M. Salceda Ríos, Alcalde de la Municipalidad Distrital de El Agustino, se le hace de conocimiento que la Licitación Pública N° 0001-2005-CE-MDEA 1° Convocatoria Suministro de Alimentos para el Programa del Vaso de Leche fue anulada, según lo expresa la Resolución de Alcaldía N° 153-A-2005-SEGE-02MDEA, de fecha 29.ABR2005, porque no se ha contemplado la Resolución Ministerial N° 711-2002-SAlDM, que aprueba la Directiva denominada "Valores Nutricionales Mínimos de la ración del Programa del Vaso de Leche", al ser 207 Kcal. el requerimiento mínimo de energía por ración/día. Asimismo, hemos observado que el Comité Especial del Proceso de Selección, actuó fuera de todo contexto, al considerar como válido la formalización de un Acuerdo, que fue sugerido por un experto independiente, que integró el Comité Especial y que fue celebrado entre los representantes de la Organización del Vaso de Leche de El Agustino y el Presidente del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, donde la Organización de Mujeres proveería el pan fortificado u otro acompañamiento a la ración de leche con azúcar y hojuela con azúcar, en cumplimiento de la cantidad calórica mínima de las 207 Kcal. Este Acuerdo "Unilateral", no está establecido en la legislación vigente del Programa del Vaso de Leche, originando la nulidad de la licitación en mención y afectando el desarrollo normal de las operaciones y la obtención de los propósitos considerados dentro de los objetivos institucionales. Al haberse producido la nulidad de la Licitación, y por lo mencionado anteriormente, deberán señalarse las sanciones administrativas a las personas que correspondan, ya que el desconocimiento de la normativa relacionada con el tema, conlleva a pensar si los integrantes del Comité Especial del Proceso de Selección, hayan sido los más idóneos, para realizar y llevar a buen término este acto. Adicionalmente, mencionamos en el Informe N° 030-2005-0CI-MDEA, de fecha 12.AGO.2005, que el día 11.MAY.2005, se envió al Despacho de Alcaldía el Informe N° 019-2005-0CI-MDEA donde hacíamos de conocimiento, la anulación de la Licitación mencionada, desconociendo a la fecha, si se han tomado medidas administrativas de sanción, con los integrantes del Comité Especial de Adquisiciones y Contrataciones y otros más que resultaran responsables.
Municipalidad Dlstrital de El Agustino Organo de ControlInstitucional
EXAMEN ESPECIAL AL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE EJERCICIO 2004
ORIGEN DEL EXAMEN. El presente Examen Especial practicado al Programa del Vaso de Leche Ejercicio 2004, corresponde a la Acción de Control N° 2-2183-2004-002, programada en nuestro Plan Anual de Control 2004, aprobado por Resolución de Contraloría N° 513-2004-CG de fecha 10.DIC.2004.
NATURALEZA Y OBJETIVOS gEL EXAMEN. La presente Acción de Control, corresponde a un Examen Especial al Programa del Vaso de Leche, por el periodo comprendido entre el 01.ENE.04 y el 31.DIC.04 y tuvo como objetivos los siguientes: a. Emitir opinión sobre la razonabilidad del estado de ingresos y egresos del Programa del Vaso de Leche, por el período comprendido entre el 1° de Enero al 31 de Diciembre del 2004. Determinar si los recursos asignados al Programa del Vaso de Leche, se destinan en forma exclusiva para la atención del Programa. Determinar si la Municipalidad ha nombrado al Comité de Administración Programa del Vaso de Leche y si estos, han cumplido con procedimientos establecidos para la adquisición de los insumos Programa del Vaso de Leche, conforme se señala en la Ley Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento, bajo criterios de eficiencia y economía. del los del de los
Determinar si los procedimientos establecidos para la recepción y las condiciones de almacenamiento de los Insumos del Programa del Vaso de Leche, proveen un razonable control, seguridad y acondicionamiento sobre el stock ingresado en el Almacén y del que está pendiente de despacho. Determinar si los procedimientos establecidos para la distribución de los Insumos del Programa del Vaso de Leche, proporcionan razonable seguridad de que los productos están siendo distribuidos a los Comités oficialmente recon~JCidos y registrados en la Municipalidad. los encargados de su oportunamente a los
Determinar si los procedimientos establecidos por la Municipalidad, permiten fiscalizar la distribución que diariamente deben realizar estos Comités a los beneficiarios del Programa del Vaso de Leche.
El Examen Especial "Programa del Vaso de Leche- Ejercicio 2004", se realizó de acuerdo a lo establecido en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS) y las Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU) aprobadas por la Contraloría General de la República y el alcance establecido fue tal, que nos permitió evaluar en forma selectiva los procesos de adquisición, distribución, supervisión y control de los ínsumos adquiridos para el Programa del Vaso de Leche y la gestión del Comité d§. Administración. Asimismo, hemos examinado en atención a su competencia, a las Gerencias: de Administración y Finanzas; de Planeamiento, Presupuesto y Racionalización; y la Oficina del Programa del Vaso de Leche y las Subgerencias: de Contabilidad; de Tesorería; y de Logística, por el período de Enero a Diciembre del 2004. El Examen fue realizado en las instalaciones del Palacio Municipal, con verificaciones en el área física donde funciona el Programa del Vaso de Leche.
ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD. ANTECEDENTES.La Municipalidad de El Agustino fue creada por Ley N° 15353 del 06 Enero de 1965, siendo el domicilio fiscal y sede institucional en la Av. Riva Agüero N° 1358. La Municipalidad Distrital de El Agustino, es un Órgano de Gobierno Local emanado de la voluntad popular, tiene personería jurídica de derecho público y goza de autonomía política, económica y administrativa, en los asuntos de su competencia. Además representa a su vecindario, promoviendo la adecuada prestación de los servicios públicos y locales y fomentando el bienestar de los vecinos. Su organización y funcionamiento se encuentra normado por la Nueva Ley Orgánica de Municipalidades N° 27972, Y tiene como finalidad planificar, ejecutar e impulsar un conjunto de acciones, con el objeto de proporcionar una adecuada prestación de los servicios públicos, así como propender al desarrollo integral y armónico de su jurisdicción.
Corresponde a la Municipalidad de El Agustino, planificar, ejecutar e impulsar a través de los Organismos correspondientes, el conjunto de acciones destinados a oporcionar al ciudadano, el ambiente adecuado para la satisfacción de sus ~"~c:On~ sidades vitales como: vivienda, salubridad, abastecimiento, educación, (.~" reér~ ción, transporte y comunicaciones. !' o B. e e
/.)~:f0 ...
u•• o.z.
"t'\.
?';.e
+0 ••• ,
O(JJ ~ ..•
BA.SE LEGAL Constitución Política del Perú. Ley N° 27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República. . • Resolución de Contraloría N° 114-2003-CG, que aprueba el Reglamento de los Organos de Control Institucional. • Ley N° 27972 Nueva Ley Orgánica de Municipalidades. • Decreto Legislativo N° 776 - Ley de Tributación Municipal. • Ley N° 28128 Ley de Presupuesto del Sector Público para el año fiscal 2004. • Decreto Supremo N° 012-2001-PCM Texto Unico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. • Decreto Supremo N° -G13-2001-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y sus modificatorias. • Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, aprobadas por Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, modificada por Resolución de Contraloría N° 123-2000-CG de fecha 23.JUN.2000. • Decreto Legislativo N° 276 - Ley de Bases de la carrera Administrativa y remuneraciones del Sector Público. • Decreto Supremo N° 005-90-PCM Reglamento del Decreto Legislativo 276. • Ley N° 24059, Ley de Creación del Programa del Vaso de Leche en todos los Municipios Provinciales de la República. • Ley N° 26637 Normas referidas a la Administración del Programa del Vaso de Leche. • Ley N° 27470 Ley que establece Normas Complementarias para la ejecución del Programa del Vaso de Leche. • Ley N° 27712, Ley que modifica la Ley N° 27470, Ley que establece Normas complementarias para la ejecución del Programa del Vaso de Leche. • Resolución Jefatural N° 304-2001-INEI, que aprueba la Norma Técnica sobre la remisión de Resumen del Empadronamiento Distrital de los Beneficiarios del Programa del Vaso de Leche • Resolución de Contraloría N° 009-2000-CG, que aprueba la Directiva N°0032000-CG/SDE "Informadón a ser recibida por la Contraloría General de la República con relación al Gasto del Programa del Vaso de Leche. (Vigente hasta el 31. MAR.2004) • Resolución de Contraloría N° 116-2004-CG, que aprueba la Directiva N° 01 0-2004-CG/EI "Información a ser recibida por la Contraloría General de la República con relación al Gasto y Ración del Programa del Vaso de Leche. (Vigente a partir del 01.ABR.2004) • Resolución de Contraloría N° 118-99-CG, que aprueba la Directiva N° 07-99CE/SDE, "Lineamientos para Auditoria al Programa del Vaso de Leche por los Organos del Sistema Nacional de Control y Sociedades de Auditoria •. -0-0--' ignadas, en el ámbito de Gobiernos Locales".
.•. o'"
o .. -tftOl < ~
B· ~ e
Da¡
l~ .•..• o~
_J¡
Organo de Comrol Institucional
COMUNICACiÓNDE HALLAZGOS.
La Oficina del Organo de Control Institucional, en cumplimiento a lo señalado por la NAGU 3.60, modificada por Resolución de Contraloría N° 259-2000-CG publicada el 13.DIC.2000, durante el proceso de ejecución del examen especial, comunicó por escrito los hallazgos a los funcionarios y ex funcionarios comprendidos en los mismos, a fin de que formulen y presenten sus respectivas apreciaciones ylo aclaraciones debidamente documentadas, las mismas que han sido evaluadas para determinar su inclusión o no, en el presente Informe. Asimismo, la relación de Funcionarios y Ex Funcionarios, comprendidos en las observaciones resultantes del presente Examen Especial se presentan en el
Anexo N°01. 6. MEMORANDUMDE CONTROLINTERNO.
Durante el desarrollo del presente Examen Especial, con Informe N° 033-2005OCI-MDEA de fecha 14.SET.005, se remitió el Memorándum de Control Interno al Despacho de Alcaldía con el propósito de que se implanten las Acciones Correctivas, a fin de fortalecer el control y lograr una mejor administración de los recursos para alcanzar los objetivos propuestos (Anexo N° 02).
OTROS ASPECTOSDE IMPORTANCIA
De la evaluación correspondiente evidenciado lo siguiente: al Programa del Vaso de Leche, se ha
El Programa del Vaso de Leche, de la Municipalidad Distrital de El Agustino no cumple con lo establecido en el Artículo 2° de la Ley N° 27712, que modifica el numeral 4.1 del Artículo 4° de la Ley N° 27470, el mismo que a la letra dice: "El Programa del Vaso de Leche deberá cumplir con el requisito que exige un abastecimiento obligatorio los siete días de la semana a los niños. Abasteciéndoles en la actualidad por seis (06) días a la semana, al no considerar las prioridades establecidas en el Artículo 6°._ De Los Beneficiarios de la Ley N° 27470, la cual señala que: Las Municipalidades dan cobertura a los beneficiarios del Programa del Vaso de Leche: Niños de O a 6 años, Madres Gestantes y en período de Lactancia, priorizando entre ellos la atención a quienes presenten un estado de desnutrición o se encuentren afectados por tuberculosis. Asimismo en la medida en que se cumpla con la atención a la población antes mencionada, se mantendrá la atención a los niños de 7 a13 años, Ancianos y afectados por tuberculosis". Asimismo, hacemos de conocimiento que hemos remitido la Carta Circular N° 0012005-0CI-MDEA, de fecha 16.AGo.2005, a las Empresas Consorcio de Productos y Servicios S.C.R., Fouscas Trading E.I.R.L. e Insumos Mantaro, proveedores de azúcar rubia, leche evaporada y quínua avena, para que nos informen sobre las reducciones en la compra de productos alimenticios para el ,.0 •• °';: ograma en mención, por las semanas 34 y 43. Asimismo, nos expliquen las Ot.. f~ nes por las cuales no formularon apreciación alguna al respecto. Teniendo B" c~~ respuestas lo siguiente:
oen 0:..• ..,
?: 00
';!k""I:
í.~'"
?lIt~amell
special al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004 e de Auditoria N° 004-2005-2-2183
la Empresa lnsumos Mantaro con documento SIN de fecha 20.SET.2005 señala que: "Verbalmente, el representante de su Empresa hizo notar los inconvenientes de esta política tendientes a reducir volúmenes establecidos en el contrato, contraviniendo los términos establecidos previamente; al respecto se les hizo notar que existía un superávit de producto en stock, por lo que no era necesario comprar todo el volumen contratado para las semanas 34 y 43, Y su Empresa entendió que era comprensible el caso y que además, reflejaba trasparencia objetiva. En ese sentido tuvieron que aceptar la propuesta, entendiendo que la demanda venía del comprador". A la fecha de culminación del Examen Especial, las Empresas Consorcio de Productos y Servicios S.C.R. y Fouscas Trading E.l. R.L., proveedores de azúcar rubia y leche evaporada no han .r remitido sus respuestas a esta Dirección.
Municipalidad Distrital {le El Agustino Organo de Control Institucional
SE REALIZARON PAGOS POR 5/.197,594 POR LA COMPRA DE INSUMOS ALIMENTICIOS, SIN TENER EN CUENTA QUE LOS CERTIFICADOS DE CALIDAD SE ENCONTRABAN VENCIDOS. Como resultado de la revisión y evaluación de los Comprobantes que sustentan el pago realizado a las Empresas proveedoras de los insumos para el Programa del Vaso de Leche, se ha observado que se han comprado SI. 197,594 en insumos alimenticios, sin tener en cuenta que las empresas proveedoras presentaron Certificados de Calidad vencidos, tal como se muestra en el cuadro siguiente:
Laboratorio que otorgo certificado de calidad
Sociedad de Asesoramiento Técnico SACo Sociedad de Asesoramiento Técnico SACo La Molina Calidad Total Laboratorios International Analytical Services SACo
0882-2004
Insumos Mantaro S.R.Uda. Insumos Mantaro S.R.Uda. Consorcio de Productos y Servicios S.C.R. Fouscas Trading E.I.R.L.
24.MAY.2004 al 24.AGO.2004 24.MAY.2004 al 24.AGO.2004 20.ABR.2004 al 20.JUL.2004 Hasta el 28.JUL.2004
27.SET.2004
Quinua Avena Quinua Avena Azúcar Rubia Leche Evaporada
11381 20.SET.2004
0882-2004 CN-19042004
1183 05.AGO.2004
1168 03.AGO.2004
119512004/C
Lo expuesto anteriormente, no observa lo dispuesto en las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, aprobadas por Resolución de Contralorfa N° 072-98-CG, de fecha 26.JUN.1 998, modificadas por Resolución de Contralorfa N° 123-2000-CG de fecha 23.JUN.2000; citando primeramente la Norma 100-06 "Monitoreo de Controles Internos", que a la letra dice: "La Dirección debe evaluar en forma permanente las operaciones y adoptar medidas correctivas oportunas ante cualquier evidencia de error, irregularidad o fraude o, de actuación contraria a los criterios de economía, eficiencia y efectividad"; y, la Norma 280-06 "Documentación Sustentatoria", que a la letra dice: "Las entidades públicas deben aprobar los procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentatoria que los respalde, para su verificación pos.terior".
Municipalidad Distriuü de El Agustino Organo de ControlInstitucional
Con Cartas N° 001, 002, 003 Y 004-2005-/PVL 2004/-0CI-MOEA de fecha 19.JUL.2004, esta observación fue comunicada a los señores (as), Nicolás Martínez Purilla, Gerente de Administración y Finanzas; Elizabeth Ramos Bailón, Jefa del Programa del Vaso de Leche; José Balbín Nuñez, Sub Gerente de Tesorería; y Javier Aguirre Ramos, Ex Sub Gerente de Contabilidad, respectivamente, quienes responden lo siguiente: a. A la fecha de culminación del presente Informe, el señor Nicolás Martínez Purilla, Gerente de Administración y Finanzas no ha emitido sus descargos, con lo que estaría dando por consentida las aseveraciones que realizamos en el cuerpo de la presente observación, por lo que lo observado subsiste. Mediante Carta N° 009-2005-IOCI/-PVL-MOEA, de fecha 27.JUL.2005 la Sra. Elizabeth Ramos Bailón, Jefa del Programa del Vaso de Leche, refiere: "Que en el producto de la quinua avena se halla el Certificado de Calidad N° 882-2004 con fecha de expedición el 24.MAY.2004 y la fecha de vencimiento el 24.AGO.2004, pudiendo observar que los Certificados de Calidad de este producto están dentro de lo establecido. En el producto del Azúcar Rubia se halla el Certificado de Calidad N° CN-1904-2004 con fecha de expedición el 20.ABR.2004 y la fecha de vencimiento el 20.JUL.2004. Pudiendo observar que los Certificados de Calidad de este producto están dentro de lo establecido. Igualmente en el producto de la Leche Evaporada se halla el Certificado de Calidad N° 1195/2004/C con fecha de expedición el 03.MAY.2004 y la fecha de vencimiento el 28.JUL.2004, pudiendo observar que los Certificados de Calidad de este producto están dentro de lo establecido.
Lo manifestado por la indicada funcionaria, no levanta lo observado, ya que solo contesta: Pudiendo observar que los Certificados de Calidad de estos productos están dentro de lo establecido, sin realizar ningún sustento, ni especificar para que semanas compraron dichos productos y hacer una comparación entre las fechas a que correspondían estas y las fechas de vencimiento de los mencionados certificados. c. Mediante Carta N° 002-2005-JMAR, de fecha 23.JUL.2005, y Carta N° 0022005-JABN/MOEA, de fecha 06.AGO.2005, los señores Javier Aguirre Ramos, Ex Sub gerente de Contabilidad, y José Balbín Nuñez, Ex Subgerente de Tesorería, en respuesta a nuestra observación refieren: Que se pudo observar lo siguiente:
24.AGo. 2004**
Municipalidad Dístrital de El Agustino Organo de Control Institucionai
Azúcar Rubia : Certificado de Calidad N° CN-1904-2004
Expedido : 20.ABR.2004 Vencimiento: 20.JUL.2004** Certificado de Calidad N° CN-3974-2004. Expedido : 23.JUL.2004** Vencimiento: 23.0CT.2004 ** No existe mucho margen de separación por lo que ha existido un error al adjuntar los Certificados en los Informes correspondientes.
Leche Evaporada: Certificado de Conformidad N° 1195/2004/C Expedido : 03.MAY.2004 Vencimiento: 28.JUL.2004** Certificado de Conformidad N° 850/04 Expedido : 03.JUL.2004** Vencimiento: 05.0CT.2004 ** Los márgenes están vinculados por lo que no existió caducidad, ya que no se encuentra un vencimiento real.
Evaluación del descargo Lo manifestado por los indicados funcionarios, no levantan lo observado, más bien lo confirman, al afirmar que no existe mucho margen de separación, por lo que ha existido un error al adjuntar los certificados en los informes correspondientes De la evaluación efectuada a las respuestas emitidas por los rindentes, concluimos que les asiste Responsabilidad Administrativa a los señores (as): Nicolás Martínez Purilla, Gerente de Administración y Finanzas; Elizabeth Ramos Bailón, Jefa del Programa del Vaso de Leche; José Balbín Nuñez, Sub gerente de Tesorería; Javier Aguirre Ramos, Ex Sub gerente de Contabilidad, al no cumplir con sus obligaciones signadas en los incisos a) y d) del Artículo 21 del Decreto Legislativo N° 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Público, por no haber observado lo dispuesto en las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público N° 100-06 Y 280-06, Monitoreo de Controles Internos y Documentación Sustentatoria. 2. REDUCCION EN LA COMPRA DE RECURSOS ALIMENTICIOS EN LAS SEMANAS 34 Y 43, POR SI. 120,804 SIN SUSTENTO ALGUNO, QUEDANDO SIN ANULARSE LAS ORDENES DE COMPRAS CORRESPONDIENTES.
ü. •• oJo,
...,,,~o ~
Se ha observado que en la compra de recursos alimenticios por las semanas 34 y 43 hubo una menor cantidad de los mismos, sin tener un documento que sustente dicha reducción y sin anularse las Ordenes de Compra donde figuran las cantidades iniciales, quedando como si se hubieran comprado dichas cantidades, contradiciendo lo estipulado en los Comprobantes de Pago y en los Contratos firmados por la Municipalidad con las empresas proveedoras de los mencionados ~-o'-D-r;--cursos, tal como se detalla en el siguiente cuadro: ,o •• ~"'Ot. '-t, <
1-.,0..
!)rJI ••..,
Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004 Informe de Auditoria N° 004-2005-2-2183
Fouscas Trading E.I.R.L. Consorcio de Productos y Servicios S.C.R. Insumos Mantaro S.R.Ltda. Ilnsumos Mantaro S.R.Ltda. Consorcio de Productos y Servicios S.C.R. Fouscas Trading E.I.R.L. Insumos Mantaro S.R.Ltda. Insumos Mantaro S.R.Ltda.
Leche Evaporada Azúcar Rubia Enriquecido Lácteo Ouinua Avena Azúcar Rubia Leche Evaporada Ouinua Avena : Enriquecido Lácteo
I C/P
Cantidad según OIC
37,714 Unid
8,206 Unid
Diferencia entre O/C y C/P
29,508 Unid
3,423 Kg.
I 1,990
1,692 Kg.
655.5 Kg.
1,036.5 Kg.
3,990.52
5,280 Kg.
9,619.30
I 333 11516
42,008.75,
2,640 Kg.
1,902.5 Kg.
737.5 Kg.
2,138.75
644.5 Kg.
1,047.5 Kg.
4,032.87 120,803.79
Orden de Compra Comprobante de Pago
Lo expuesto anteriormente, no observa lo dispuesto en las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, aprobado por Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, de fecha 26.JUN.1998, modificada por Resolución de Contraloría N° 123-2000-CG de fecha 23.JUN.2000; Norma 100-06 "Monitoréo de Controles Internos", que a la letra dice: "La Dirección debe evaluar en forma permanente las operaciones y adoptar medidas correctivas oportunas ante cualquier evidencia de error, irregularidad o fraude o, de actuación contraria a los criterios de economía, eficiencia y efectividad y la Norma 280-06, "Documentación Sustentatoria", que a la letra dice: "Las entidades públicas deben aprobar los procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentatoria que los respalde, para su verificación posterior". Se ha realizado una reducción en la compra de recursos alimenticios, por SI. 120,804 sin sustento alguno, quedando sin anularse las órdenes de compra correspondientes, aspecto que demuestra que el nivel de revisión existente no funciona adecuadamente, creando la duda en cuanto a la ejecución real efectuada. Esta situación se ha originado por la falta de coordinación entre la Gerencia Municipal, Gerente de Administración y Finanzas, la Jefatura del Programa del Vaso de Leche y la Subgerencia de Logística, quienes no establecieron los mecanismos y/o procedimientos que permitan el adecuado control y la ___ .:s ..... ontrastación de saldos, entre las órdenes de compra giradas por la adquisición ()~:;R~[d~<' sumos para el Programa del Vaso de Leche y el gasto real, que se ejecutaba ; ,p p~~ da una de ellas. !. B" e e
l,.,~an
eq.fJi 'ecial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004 orme Q Auditoria N° 004-2005-2-2183 - 20 -
Municipalidad Distriuü de El Agustino Organo de Control Institucionai
Con Cartas N° 001, 002, 006 Y 007 -2005-/PVL 2004/-0CI-MOEA, de fecha 19_JUL2005, esta observación fue comunicada a los Señores (as), Nicolás Martínez Purilla, Gerente de Administración y Finanzas; Elizabeth Ramos Bailón, Jefa del Programa del Vaso de Leche; Ricardo Meza Conde, Ex Sugerente de Logística; y Ricardo Conde Aldude, Gerente Municipal, respectivamente, quienes responden lo siguiente: a. A la fecha de culminación del presente Informe, el señor Nicolás Martínez Purilla, Gerente de Administración y Finanzas no ha emitido sus descargos, con lo que estaría dando por consentida las aseveraciones que realizamos en el cuerpo de la presente observación, por lo que subsiste. Mediante Carta N° 009-2005-/0CI/-PVL-MOEA, de fecha 27.JUL_2005, la Sra. Elizabeth Ramos Bailgn, Jefa del Programa del Vaso de Leche, refiere: Que se le emitió a la Gerencia de Administración y Finanzas los Informes N° 248-2004-PVL-MOEA, para la semana 34 y el N° 295-2004-PVL-MDEA para la semana 43, lo cual lo sustentó presentando copias de los mismos. Evaluación del descargo Lo presentado no levanta la observación, por lo que esta se mantiene, por que si bien es cierto, Informa a los niveles correspondientes sobre las reducciones en la compra de recursos, no tomó ninguna acción administrativa inmediata, para que las órdenes de compras correspondientes sean anuladas. c. Mediante Carta N° 002-2005-BRMC-MOEA, de fecha 26_JUL2005 el Sr. Ricardo Meza Conde, Ex Subgerente de Logística, refiere que: con respecto a la semana N° 34 Y 43 en los 4 Insumos Alimenticios, efectivamente se realizó la reducción de los recursos alimenticios, por la baja de beneficiarios y por contar con stock según lo muestra y comunica la Oficina del programa del Vaso de Leche, según constan en los Informes N° 248 Y 295-2004-PVL-MOEA, documentos que se remitieron a la Alta Dirección, pero que en ningún momento llegó a la Subgerencia de Logística, por lo que no tomó ningún tipo de acción. Asimismo manifiesta: Efectivamente como ustedes lo estipulan en el documento en mención, no existe ningún sustento para la reducción y anulación de las órdenes de compra; por lo que tampoco se debía anular la orden de compra, ya que se realizaron pagos correspondientes a las órdenes de compra en mención. Evaluación del descargo
Municipalidad Distriuü de El Agustino Organo de Control Institudonal
A la fecha de culminación del presente Informe, el señor Ricardo Conde Aldude, Gerente Municipal, no ha emitido sus descargos, con lo que estaría dando por consentida las aseveraciones que realizamos en el cuerpo de la presente observación, por lo que lo observado subsiste
De la evaluación efectuada a las respuestas emitidas por los rindentes, concluimos que les asiste Responsabilidad Administrativa a los señores (as), Nicolás Martínez Purilla, Gerente de Administración y Finanzas; Elizabeth Ramos Bailón, Jefa del Programa del Vaso de Leche; Ricardo Meza Conde, Ex Sub gerente de Logística; y Ricardo Conde Aldude, Gerente Municipal, al no cumplir con sus obligaciones signadas en los incisos a) y d) del artículo 21 ° del Decreto Legislativo N° 276 Ley de Bases de Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Público, por haber contravenido lo dispuesto-en las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público N° 100-06 Y 280-06, referente al Monitoreo de Controles Internos y a la Documentación Sustentatoria, respectivamente.
SERIAS DEFICIENCIAS BENEFICIARIOS.
De la revisión a las Fichas de Empadronamiento de Beneficiarios del Programa Municipal del Vaso de Leche, proporcionado por la Jefatura del Programa, que fueron chequeadas con su Base de datos, entregada por la Unidad de Estadística e Informática, se ha evidenciado que existen serias deficiencias al encontrar beneficiarios empadronados en dos (02) Comités y con direcciones domiciliarias diferentes, en otros casos el beneficiario ya no recibe la ración diaria por encontrarse fuera del país, pero sin embargo, figura como beneficiario habitual. Estas situaciones que han sido corroborados con Actas de manifestación tomadas tanto a las Coordinadoras de los Comités donde figuran empadronados, como a los padres y/o tutores, de los mencionados beneficiarios, según detalle:
Código Comité 13 13 15 17
Fecha de nacimiento 28.12.00 28.12.00
Mendoza Salazar, Huertos Rosales, Jr. Chaviña N° 1167 Gladys Milco López Ortega, Leonor Huerto Rosales, Mirlo Jr. Chiquián N° 2699 Iris
El niño en mención es Huerto Rosales, Mirko Carlos y según el Acta tomada a la Sra. María Augusta Castro de Rosales, abuela del menor manifiesta que el niño ha viajado a Italia con su papá el 18.AGO.2004; y que se encuentra sorprendida de que hayan utilizado el nombre de su nieto, para que alguien se beneficie con la ración diaria del vaso de leche. Actualmente a Julio del 2005, dicho beneficiario se encuentra activo en el Sistema, en los dos Comités como si fueran dos beneficiarios diferentes y además en las nuevas Fichas de Empadronamiento, que corresponde al 10 semestre DE: ~ñO 2005, se observa que sigue inscrito en los dos comités antes mencionados, para que O •••• -t •• o... ~ inúe como beneficiario activo en todo el período . .., "o
... ~ 1-0-
..,~+.
!!(¡J
~ tercicio 2004 sp ecial al Pro grama del Vaso de Leche - E.1 ~E Informe de Auditoria N° 004-2005-2-2183
""\~~~'
Municipalidad Distriuü de El Agustino Organo de Control Institucional
Código 21 37
Comité 12 17
Coordinadora Reyes Otárola, Consuelo Azorsa Ayquipa. Jacqueline
Beneficiario Arroyo Velásquez, Milagros Arroyo Velásquez, Celeste
Domicilio Psje. Santa María W 185 Psje. Sto. Tomas W 113
Fecha de nacimiento 17.05.03 17.05.03
La niña en mención, según el Acta de su Nacimiento se llama Arroyo Velásquez, 21 23 21 21 17 14 14 16 Espinoza Araujo, Nelly Caso Fierro, Eugenia Gíles Ravichagua, Fior Mendez Armas, Margarita Toribio Pacheco, Yoselyn Toribio Pacheco, Joselín M. Vilchez Sotelo, Jomeli Glumael
Milagros Celeste 26.04.03 26.04.03 19.03.03 19.03.03
Psje. Satélite N° 167 Av. Riva Agüero 201 Psje. San Francisco W 147 San Francisco de Asis W 137
-" Vilchez
Sotelo Jomelí
El niño en mención, según el Acta de su Nacimiento se llama Vilchez Sotelo, Jomeli Glumahel.
Lo mencionado anteriormente incumple la Resolución Jefatural N° 304-2001-INEI, publicada el 07.0CT.2001, que aprueba la Norma Técnica sobre la remisión del resumen del empadronamiento distrital de los beneficiarios del Programa del Vaso de Leche, que tiene por finalidad establecer el formato de consolidación de la información estadística para remitir adecuadamente al INEI, el resumen del empadronamiento distrital de beneficiarios del Programa del Vaso de Leche, que permita su vinculación con la base de datos que elabora el INEI. Asimismo, no observa lo establecido en la Norma Técnica de Control Interno para el Sector Público N° 100-06 "Monitoreo de Controles Internos" el cual establece que: "La Dirección debe evaluar en forma permanente las operaciones y adoptar medidas correctivas oportunas ante cualquier evidencia de error, irregularidad o fraude o, de actuación contraria a los criterios de economía, eficiencia y efectividad". También no observa el artículo 20._ Del Empadronamiento. Del Reglamento Interno del Programa del Vaso de Leche - MDEA, aprobado por Acuerdo de Concejo N° 0392004-MDEA de fecha 07.JUL.2004, el cual establece que: El proceso de empadronamiento y reempadronamiento será llevado a cabo en coordinación entre la Municipalidad Distrital y la Organización, para dicho proceso se empleará el formato denominado Ficha de Empadronamiento del PVL. Dicho empadronamiento se realizará dos veces al año, en los meses de Julio y Diciembre. Es responsabilidad de las coordinadoras realizar el empadronamiento de los beneficiarios sin ningún tipo de discriminación, consignando datos verídicos. Esta situación se ha generado por la falta de un control adecuado en el empadronamiento de' los beneficiarios del Programa del Vaso de Leche, consiguiendo que los productos adquiridos con los Fondos del Programa, no sean suficientes para "satisfacer" al total de beneficiarios "inscritos", por desconocer el __~ •.... número real de los beneficiarios válidos, es decir, aquellos que en verdad, de uerdo a Ley, deben acceder al programa e incumpliéndose de esta manera con •. v." ~ fines que persigue el mencionado Programa, en atender a los más - o W Iíl sitados. <t. -
.0:?j~"~€"'~
+.()~
1." .,0
Con Cartas N° 025 Y 027-2005-/PVL 2004/-0CI-MDEA, de fecha 31.AGO.2005, esta observación fue comunicada a los Señores (as), Delia Elizabeth Ramos Bailón, Jefa del Programa del Vaso de Leche y Víctor Salcedo Ríos, Presidente del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, quienes responden lo siguiente: a. Mediante Carta N° 010-PVL-2005-MDEA, de fecha 12.SET.2005, la Sra. Elizabeth Ramos Bailón, Jefa del Programa del Vaso de Leche, refiere: "Que en cuanto al niño Huertos Rosales Mirko Carlos informamos que se dieron las bajas respectivas, según adjuntamos las copias de las fichas entregadas por la Coordinadora, tomándose como medida el no empadronamiento del mismo". Evaluación del descargo Lo indicado por la mencionada funcionaria, no levanta lo observado, más bien lo confirma, ya que las bajas que menciona, fueron realizadas el 08 y el 15.AGO.2005, b. Mediante Nota de Alcaldía N° 061-ALC/MDEA, de fecha 07.SET.2005, el Sr. Víctor Salcedo Ríos, Presidente del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, refiere que: "Las deficiencias encontradas en el Examen Especial con respecto al padrón de beneficiarios se ha heredado de gestiones anteriores y como medida correctiva se está fiscalizando a partir del ejercicio 2003 a la fecha con sus correspondientes informes, actualizando padrones y fiscalizando"; asimismo, menciona que las coordinadoras del Programa realizaron el empadronamiento posiblemente en una forma inadecuada, ya que a su vez existen mas de 490 comités en el distrito, por lo que se haya incurrido en las faltas detectadas debido al reducido personal para la verificación in situ de los padrones que cuenta el Programa del Vaso de Leche. las deficiencias mostradas en el hallazgo esta siendo depurado por la Jefatura del Programa del Vaso de Leche, que es por función la responsable administrativa de efectuar las coordinaciones y supervisiones directas con las representantes de los códigos y de los comités de base de las beneficiarias del Programa del Vaso de Leche, tomando en consideración los informes de la fiscalización efectuada hasta el momento. Evaluación del descargo Lo mencionado por el Presidente del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, no levanta lo observado, mas bien lo confirma al mencionar que las deficiencias mostradas están siendo actualmente depurados por la Jefatura del Programa del Vaso de Leche y que las coordinadoras del programa realizaron el empadronamiento posiblemente en una forma inadecuada. Adicionalmente, señalamos que algunas de estas situaciones, se ••~€" ~ n dado en la actual gestión, al observarse que la fecha de nacimiento de los I",~ eficiarios, presentada en los cuadros anteriores, corresponde al 2003. B- ~ e
'"\o"
iv~o"
•••$~
"'?o
.• +~'"
Municipalidad Distriuü de El Agustino Organo de Corurol Institucional
De la evaluación efectuada a las respuestas emitidas por los rinoentes, concluimos que le asiste responsabilidad administrativa a la Sra. Elizabeth Ramos Bailón, Jefa del Programa del Vaso de Leche, al no cumplir con sus obligaciones signadas en los incisos a) y d) del Artículo 21° del Decreto Legislativo N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Público, por haber contravenido lo dispuesto en las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público N° 100-06, referente al Monitoreo de Controles Internos.
RETRASO EN LA EMISION DEL RESUMEN DEL EMPADRONAMIENTO DISTRITAL DE LOS BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE AL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA (INEI) .
De la evaluación efectuada a la documentación presentada a la Comisión de Auditoría, se evidenció que el envío de información al Instituto Nacional de Estadística e Informática, en el 11 Semestre se realizó fuera del plazo de presentación, tal como se observa en el siguiente cuadro:
OFICIO N° 574-2004-ALC-SEGE-MOEA 107-2005-ALC-MOEA
FECHA MAXIMA DE REMISION 31.JUL.2004 31.ENE.2005 REMITIDA 27.JUL.2004 15.FEB.2005
Lo anterior incumple lo establecido en la Resolución Jefatural N° 304-2001-INEI que aprueba la Norma Técnica sobre la remisión del resumen del empadronamiento distrital de los beneficiarios del Programa del Vaso de Leche, que en su punto VII Período de Remisión de la Información, señala las fechas máximas de la remisión de la información al Instituto Nacional de Estadística e Informática, las cuales son: I Semestre II Semestre Ultimo día del mes de Julio del año en curso. Ultimo día del mes de Enero, del año siguiente.
La falta de un control adecuado en el empadronamiento de los beneficiarios del Programa del Vaso de Leche, motiva que la información no se remita oportunamente al Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI) por la falta de coordinación entre la administración de la Municipalidad y la Organización del Programa del Vaso de "Leche para realizar el proceso de empadronamiento a los beneficiarios.
Examen Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercido Informe de Auditoria N° 004-2005-2-2183
Con Cartas N° 025 Y 028-2005-/PVL 2004/-0CI-MOEA, de fecha 31.AGO.2005, esta observación fue comunicada a la Sra. Delia Elizabeth Ramos Bailón, Jefa del Programa del Vaso de Leche y al Sr. Víctor Salcedo Ríos, Alcalde de la Municipalidad de El Agustino, quienes responden lo siguiente: a. Mediante Carta N° 010-PVL-2005-MDEA., de fecha 12.SET.2005, la Sra. Elizabeth Ramos Bailón, Jefa del Programa del Vaso de Leche refiere que: "El retraso del empadronamiento se debe a que la entrega de las fichas no fueron remitidas a tiempo por la Organización, habiéndose entregado dichos documentos en el mes de Mayo, como se confirma en las cartas enviadas y recibidas por cada una de las MIADES (Micro Áreas de Desarrollo). Evaluación del descargo Lo manifestado por la indicada funcionaria no levanta lo observado, más bien lo confirma, al mencionar que hubo un retraso del empadronamiento, porque las fichas no fueron entregadas a tiempo por la organización. b. Mediante Nota de Alcaldía N° 061-ALC/MDEA, de fecha 07.SET.2005, el Sr. Víctor Salcedo Ríos, Alcalde de la Municipalidad Distrital de El Agustino, refiere que: "Por función administrativa le corresponde a la Jefa del Programa del Vaso de Leche efectuar los resúmenes de los padrones de beneficiarios del Programa del Vaso de Leche, depurarlos inicialmente y presentarlos dentro de los plazos establecidos que es de pleno conocimiento de la mencionada funcionaria, ya que está a cargo de esa jefatura desde el mes de enero del 2003". Asimismo menciona que la labor inherente por función corresponde a la designada en la Jefatura del Programa del Vaso de Leche, siendo de responsabilidad funcional su accionar, y el incumplimiento del mismo, le acarrearía las medidas disciplinarias correspondientes. Sin embargo, efectuadas las comunicaciones con la responsable del Programa del Vaso de Leche se constató que para realizar las labores administrativas, cuenta con un sólo asistente, por lo que se ha dispuesto el apoyo administrativo correspondiente para superar el presente hallazgo, corregir este retraso involuntario y cumplir en lo sucesivo, con la presentación oportuna al Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI). También menciona que por razones económicas no se puede contratar personal para el Programa, por restricción presupuestal, lo que genera retraso en las labores que le compete al área. Evaluación del descargo
De la evaluación efectuada a las respuestas emitidas por los rindentes, concluimos que le asiste responsabilidad administrativa a la Sra. Elizabeth Ramos Bailón, Jefa del Programa del Vaso de Leche, al no cumplir con sus obligaciones signadas en los incisos a) y d) del Artículo 21° del Decreto Legislativo N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Público, por haber contravenido lo dispuesto en las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público N° 100-06, referente al Monitoreo de Controles Internos.
EL REPRESENTANTE DEL MINISTERIO DE AGRICULTURA, INTEGRANTE DEL COMITÉ DE ADMINISTRACION DEL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE, NO ASISTiÓ A NINGUNA DE LAS REUNIONES DEL MENCIONADO COMITÉ. De la revisión al Libro de Actas del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, se ha observado que el representante del Ministerio de Agricultura, Ing. Roberto Robles Cabrera, integrante del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, no asistió a ninguna de las 16 (dieciséis), reuniones programadas por el mencionado Comité, durante el Ejercicio-2004, tal como consta en los registros de los Libros denominados Actas N° 01 (folios N°s 159, 163, 170, 176, 177, 181 Y 183) Y Actas N° 02 (folios N°s 3, 8, 11, 14, 22, 25, 30, 35 Y 40) del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche del distrito de El Agustino; donde dejan constancia de la inasistencia del mencionado representante o simplemente no hacen mención si asistió o no. El cual incumple la Ley N° 27470, Ley que establece Normas Complementarias para la ejecución del Programa del Vaso de Leche, Artículo 2°._ De la Organización del Programa del Vaso de Leche, 2.1 que establece: "En cada municipalidad provincial en el distrito capital de la provincia, en las municipalidades distritales y delegadas ubicadas en su jurisdicción. Se conforma un Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, el mismo que es aprobado mediante Resolución de Alcaldía con Acuerdo del Concejo Municipal. El referido comité está integrado por el Alcalde, un Funcionario Municipal, un representante del Ministerio de Salud y tres representantes de las Organizaciones del Programa del Vaso de Leche, elegidas democráticamente por sus bases, de acuerdo a los estatutos de su organización y adicionalmente deberá estar conformado por un representante de la Asociación de Productores Agropecuarios de la región o zona, cuya representatividad será debidamente acreditada por el Ministerio de Agricultura" .
L.A.-'UIu:.n
Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004 Informe deAuditoria N° 004-2005-2-2183
La inasistencia del Representante de Ministerio de Agricultura, integrante del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, originó que se frustren dos reuniones. Asimismo que el mencionado Comité, se quede con un integrante menos, no pudiéndose realizar las consultas necesarias para la selección de los insumos alimenticios, de acuerdo a los criterios establecidos en el numeral 4.1 de la presente Ley, por lo que se limitó en el accionar del Comité. Esta situación se da por la falta de seguimiento de los integrantes del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche y la falta de coordinaciones con el Ministerio de Agricultura, por la ausencia injustificada de su representante a las reuniones del Comité. Con Cartas N° 029 Y 030-2005-/PVl 2004í-OCI-MOEA, de fecha 05.SET.2005, esta observación fue comunicada a la: Señora Oelia Eiizabeth Ramos Bailón, Integrante del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche; y al Eco. Víctor Salcedo Ríos, Presidente del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, quienes responden lo siguiente: a. Mediante Carta N° 011-PVL-2005-MOEA., de fecha 12.SET.2005, la Sra. Elizabeth Ramos Bailón, Jefa del Programa del Vaso de Leche, refiere que: "El representante del Ministerio de Agricultura si fue invitado a las reuniones del Comité de Administración, como consta en la copia que adjunta de la Carta N° 034-2004-ALC-SEGE-MOEA, de fecha 27.MAY.2004, recepcionado por FONGAl LIMA".
Lo manifestado por la indicada funcionaria no levanta lo observado, ya que si bien es cierto se le cursó una carta citándolo con carácter de urgente, al Ing. Roberto Robles Cabrera, no se hizo el seguimiento ni las coordinaciones necesarias, por las demás inasistencias a las reuniones del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche del mencionado representante del Ministerio de Agricultura. b. Mediante Nota de .Alcaldía N° 062-ALC-MOEA, de fecha 09.SET.2005, el Sr. Víctor Salcedo Ríos, Presidente del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, refiere que: " Notificar a los miembros integrantes del Comité, por función corresponde al funcionario representante de la Municipalidad designado en la Jefatura del Programa del Vaso de Leche siendo de responsabilidad funcional su accionar administrativo y técnico como lo dispone el acápite segundo del Artículo N° 7 del Reglamento del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche y el incumplimiento del mismo, le acarrearía'las medidas disciplinarias correspondientes. Sin embargo se encontró la carta N° 034-2004-ALC-SEGE-MOEA, de fecha 27.MAY.2004 con el sello de recepción correspondiente a FONGAL LIMA, donde se le cita al «> D~ Ing. Roberto Robles Cabrera a la reunión del Comité de Administración del ••. <J~"""f"0l '!< rograma de! Vaso de Leche, los motivos de su no presencia a esta invitación ¡-:" .,~~ a las otras efectuadas durante el Ejercicio del 2004 escapa a nuestra Ü o V B- ~ e ponsabilidad.
'1.'%-. .
?~4<o
,,·o~
~~>rr Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004 Informe de Auditoria N° 004-2005-2-2183
Lo mencionado por el Sr. Víctor Salcedo Ríos, Presidente del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, no levanta lo observado, ya que si bien es cierto se le cursó una carta citándolo con carácter de urgente, al Ing. Roberto Robles Cabrera, no se hizo el seguimiento ni las coordinaciones necesarias, por la inasistencia a las reuniones del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche del mencionado representante del Ministerio de Agricultura. De la evaluación efectuada a las respuestas emitidas por los rindentes, concluimos que le asiste responsabilidad administrativa a la Sra. Elizabeth Ramos Bailón, Jefa del Programa del Vaso de Leche; al no cumplir con sus obligaciones signadas en los incisos a) y d) del Artículo 21° del Decreto Legislativo N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y Remuneraciones del Sector Público, por haber contravenido lo dispuesto en las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público N° 100-06, referente al Monitoreo de Controles Internos.
111. CONCLUSIONES Como resultado de la ejecución del presente Examen Especial al Programa del Vaso de Leche ejercicio 2004, se ha determinado las siguientes conclusiones: 1. Se ha evidenciado que se realizaron pagos por SI. 197,594 (Ciento noventisiete mil, quinientos noventicuatro y 00/100 Nuevos Soles) por la compra de Insumos Alimenticios para el Programa del Vaso de Leche, sin tener en cuenta que los Certificados de Calidad se encontraban vencidos, siendo estos uno de los requisitos para el pago, según lo establecido en la cláusula quinta de los contratos, presentación del Certificado de Calidad del producto. ( Observación N° 01, Página N° 17) Se ha evidenciado que se produjo una reducción en la compra de Recursos Alimenticios para el Programa del Vaso de Leche en las semanas 34 y 43, por un monto de SI. 120,804 (Ciento veinte mil, ochocientos cuatro y 00/100 Nuevos Soles) y no se anularon las órdenes de compra correspondientes, dejando estas como si se hubieran comprado en su totalidad, generando la duda al figurar en el comprobante de pago una cantidad y otra cantidad diferente en la orden de compra. ( Observación N° 02, Página N° 19) Se ha evidenciado que existen serias deficiencias en el Empadronamiento de Beneficiarios del Programa del Vaso de Leche, ya que se ha determinado que existen beneficiarios empadronados en dos (02) Comités al mismo tiempo, con direcciones domiciliarias diferentes y en otro caso, un beneficiario que ya no recibe la ración diaria, por encontrarse fuera del país, pero sin embargo figura como beneficiario habitual en dos distintos Comités, es decir, doble ración. ( Observación N° 03, Página N° 22) Se ha evidenciado que se remitió el resumen del empadronamiento Distrital de los Beneficiarios del Programa del Vaso de Leche del 11 Semestre, al Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI), con 15 días de retraso a la fecha máxima de presentación. ( Observación N° 04, Página N° 25)
1.::'~
Se ha evidenciado que el representante del Ministerio de Agricultura, integrante del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Distrital de El Agustino, no asistió a ninguna de las 16 (dieciséis) reuniones programadas por el mencionado Comité. Asimismo, debemos señalar que no hubo seguimiento por parte de los miembros del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, y falta de coordinaciones con el Ministerio de Agricultura, por la ausencia injustificada de su representante a las reuniones del o OE" Comité. ",< ~"Oi.bservación N° 05, Página N° 27)
~o ... ""
/')11
Ex en Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004 Informe de Auditoria N° 004-2005-2-2183
Municipalidad Distrital de El Agustino Organo de Control Instuucionai
En mérito a las observaciones y conclusiones señaladas en este Informe, se pone en conocimiento del Señor Alcalde de la Municipalidad Distrital de El Agustino, las recomendaciones siguientes: 1. Se traslade el presente Informe a la Comisión Especial de Procesos Administrativos y Disciplinarios, la que en pleno uso de sus facultades, califique las Responsabilidades Administrativas establecidas en su contenido, aperture Proceso Administrativo; y proponga las sanciones que correspondan. ( Conclusiones N° 01, 02, 03, 04 Y 05, Página N° 30) Que se disponga al Gerente Municipal, el ordenar al Gerente de Administración y Finanzas en coordinación con la Subgerencia de Tesorería, Subgerencia de Contabilidad y la Jefatura del Programa del Vaso de leche, establezcan mejorar los niveles de revisión y supervisión, a fin de que la documentación esté completa, antes de realizar los pagos a los proveedores, para así evitar cualquier tipo de problemas posteriores. ( Conclusión N° 01, Página N° 30) Que se disponga a la Gerencia Municipal, para que en coordinación con la Gerencia de Administración y Finanzas, la Subgerencia de logística y la Jefatura del Programa del Vaso de leche, mantengan la documentación sustentatoria, en io que respecta a las reducciones de los Insumos Alimenticios y no dejen órdenes de compra abiertas, cuando éstas por diversos motivos hayan sufrido variación, evitando diferencias entre las cantidades de las respectivas órdenes de compra y los comprobantes de pago respectivos. ( Conclusión N° 02, Página N° 30) Que· el Señor Alcalde como Presidente del Comité de Administración del Programa del Vaso de leche, realice las coordinaciones, con la Subgerencia de Personal y la Jefatura del Programa del Vaso de leche, para que se provea del personal idóneo y en la cantidad suficiente para realizar la revisión de los padrones de beneficiarios presentados por las coordinadoras. Asimismo, se establezca mecanismos como charlas de orientación y capacitación que permitan superar las deficiencias encontradas. ( Conclusión N° 03, Página N° 30)
.;._ :! •
_"lo
Que el Señor Alcalde, ordene al Gerente municipal disponga, que la Jefatura del Programa del Vaso de leche realice oportunamente, el empadronamiento de los beneficiarios del mencionado programa y remita la información al Instituto Nacional de Estadística e Informática en los plazos establecidos, para así contribuir con la base de datos que prepara el INEI, proporcionando información confiable que le permita obtener, cifras estadísticas más reales sobre el Programa del Vaso de /0 ~.~ che. '<>_~.1:"0..-,~ nclusión N0 04, Página N° 30)
~ (;\ ~e
0-; ~ ....
'\~o~ n Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004
Informe de Auditoria N° 004-2005-2-2183
o Presidente del Comité de Administración del e, disponga que se realicen las gestiones necesarias e ~. g icuttura, para contar en lo sucesivo con su representante, es el Comité de Administración, dejando constancia en Actas de •....•a iones y así poder tener mayores aportes para el mencionado ~ Co elusión N° 05, Página N° 30)
- - ~-e
Municipalidad Dissrii Organo de Control
1//lI/MIII//M/(J
Dtstrltal de El Agustino
1..'1/1/0
t/(, ( 'ontrol Instuucional
-Anexo N 001
RELACiÓN DE EX FUNCIONARIOS Y FUNCIONARIOS COMPRENDIDOS EN LAS OBSERVACIONES
Periodo de Gestión Desde Hasta
24.02.04 y Actualidad
07087813
Gerente Municipal Gerente de Administración Finanzas
Calle Lourdes N° 136 El Agustino Jr. Luis Fumagalli 1226 El Agustino Psje. Román Cavero 270 Sexta.,Zona Calle Huarango N° 475 VII Zona - El Agustino Calle Santa Rosa 195 El Agustino Calle Los Alisos N° 123 A.H. Las Palmeras El Agustino
."do Conde Aldude
,Ido Nicolás Martínez Purilla
09423255
1 Y2 1,2,3 4y5 2
lo Elizabeth Ramos Bailón
07091082
Jefa del Programa del Vaso de Leche Ex Sub Gerente de Logística Ex Sub Gerente de Contabilidad Ex Sub Gerente de Tesorería
urdo Meza Conde
07091309
Funcionario Ex Funcionario Funcionario I
lar Manuel Aguirre Ramos
07061632
Antonio Balbín Nuñez
tvcamen Especial al Programa del Vaso de Informe de Auditoria N° 004-2005-2-2183
I,('('//(I
1':/t'l'ddo
.11)()
EMORANDUM DE CONTROL INTERNO Como resultado del Examen Especial practicado al Programa del Vaso de Leche (PVL) Ejercicio 2004, se han observado debilidades en el Sistema de Control Interno, que afectan el desarrollo normal de las operaciones; y en consecuencia un menor logro de los objetivos y metas institucionales propuestos. Entre otros, mencionamos las siguientes: 1. FALTA DE UN CONTROL ADECUADO EN EL ARCHIVO DE LAS FICHAS DE EMPADRONAMIENTO DE LOS BENEFICIARIOS DEL PROGRAMA DEL VASO DE LECHE. De la revisión efectuada a las Fichas de Empadronamiento de Beneficiarios del Programa del Vaso de Leche, se ha observado que existe una falta de control adecuado en su archivamiento, ya que no ha sido posible ubicar muchas de ellas, que si se encuentran en la base de datos del sistema de beneficiarios activos. De la muestra selectiva realizada observamos que no se encuentran las fichas de empadronamiento de los siguientes beneficiarios:
CODIGO 80082004436 80090603046 80091313484 80091313482 80110503917 80120285650 80200212256 80211225566 80340717718 80600186221 80680228589 APELLIDOS Y NOMBRES FECHA DE NACIMIENTO 16. MAR.1999 20.JUN.1999 04. MAR.1999 01.MAY:2001 17.JUL.2001 22.SET.2001 05.JUL.2000 23.ENE.2000 01.ENE.2000 01. ENE.1920 24.A8R.2001
Prudencio Idelfonso, Joselin Mamani Alvares, Jean Carlos Ouispe Ignacio, Catalina Ouispe Ignacio, Eulogio Vega Castillo, Jair Perez Aguirre, Mariela Vanesa Moreno Alvares, Alex Pachas Ramirez José Cadillo Figueroa, Natale Víctoria Ouispe Ignacio, Natalia Ramirez Chochoca, Manuel Martin
.•.~~ o
Lo anterior, no observa lo establecido en las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, aprobado por Resolución de Contraloría N° 072-98-GC, de fecha 26.JUN.1998, modificada por Resolución de Contraloría N° 123-2000-CG, de < y ha 23.JUN.2000; Norma 100-06 Monitoreo de Controles Internos que a la ~ a dice: "La Dirección debe evaluar en forma permanente las operaciones y ; - optar las medidas correctivas oportunas ante cualquier evidencia de error,
--'--""amen Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004
tforme de Auditoria N° 004-2005-2-2183 - 36 -
e . e actuación contraria a los criterios de economía, eficiencia ; s isrno, no observa la Resolución Jefatural N° 304-2001-INEI, ~_ caca e 07.OCT.2001, que aprueba la Norma Técnica sobre la remisión del res..¡ e del empadronamiento distrital de los beneficiarios del Programa del Vaso de Leche. Que tiene por finalidad establecer el formato de consolidación de la información estadística para remitir adecuadamente al INEI, el resumen del empadronamiento distrital de beneficiarios del Programa del Vaso de Leche, que permita su vinculación con la base de datos que elabora ellNEI.
Que el Sr. Víctor Salceda Ríos, Presidente del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche, en coordinación con la Sra. Elizabeth Ramos Bailón, Jefa del Programa del Vaso de Leche e integrante del Comité de Administración, mantengan un adecuado archlvamiento de las Fichas de Empadronamiento de los Beneficiarios del PVL que le permita tener un mejor control de la información a su cargo.
EXISTEN COMPROBANTES SUSTENTATORIA.
De la revisión efectuada a los Comprobantes de Pago remitidos por la Subgerencia de Contabilidad, se ha evidenciado que existen los Comprobantes de Pago N° 1033, girado a la empresa Consorcio de Productos y Servicios S.G.R. por el importe de SI. 16,209.84 (Dieciséis mil, doscientos nueve y 84/100 Nuevos Soles), importe que se paga por la adquisición de azúcar para el Programa del Vaso de Leche, por las semanas 25, 26 Y 27 Y el Comprobante de Pago N° 498 girado a la empresa Multiec EI.R.L., por el importe de SI. 24,926.40 (veinticuatro mil, novecientos veintiséis y 40/100 Nuevos Soles) importe que se paga por la adquisición de enriquecido lácteo, correspondiente a las semanas N° 08, 09, 10 Y 11; las cuales no cuentan con la documentación sustentatoria respectiva. En el primer caso no cuentan con la documentación sustentatoria por las semanas N° 26 Y 27; Y en el segundo caso no cuentan con la documentación sustentatoria por las semanas N° 10 Y 11. Lo mencionado anteriormente incumpie la Norma Técnica de Control Interno N° 280-06 Documentación Sustentatoria, que a la letra dice: "Las entidades públicas deben aprobar los procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentatoria que lo respalde, para su verificación posterior"; y en su comentario 03 establece que: "Corresponde al órgano de administración financiera de cada entidad establecer los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia ae la documentación sustentatoria, durante el período de mpo que fijan las disposiciones legales vigentes".
-';0 o~ . (;
1-Á-
';~~"'-,{
•• oi,
-:'CI e c:
?';"o
....• o~
calde ordene al Gerente Municipal disponga, al Gerente de y Finanzas, que en coordinación con la Subgerencia de Tesorería y a ogerencia de Contabilidad, realicen oportunamente el registro y revisión de odos los Comprobantes de pago que remiten y reciben, verificando la documentación sustentatoria de los mismos.
~ ~ s -~""
stració
EL CUADRO RESUMEN DEL SUSTENTO DE LECHE EVAPORADA DE LAS SEMANAS 49,51 Y 52 QUE SE ADJUNTA A LOS COMPROBANTES DE PAGO N° 1798 Y 1887, PRESENTA DEFICIENCIAS EN LOS CALCULOS CORRESPONDIENTES. De la revisión a los documentos sustentatorios que se adjuntan a los Comprobantes de Pago N° 1798 Y 1887 giradós a la empresa Fouscas Trading E. 1. R.L por la compra de leche evaporada por importes de SI. 65,999.50 Y SI. 131,999.00, se ha evidenciado que el cuadro resumen de sustento de los pagos realizados a dicha empresa se encuentran mal elaborados como a continuación se detalla:
UQUIDACION A LA FECHA DE LA ORDEN DE COMPRA (SEMA NA4 9) 2,398,931.50 4,016,572.00 65,999.50 1,683,640.00
MONTO TOTAL DE LAS ORDENES DE COMPRA PAGO A CUENTA PAGO A LA FECHA SALDO
UQUIDACION
A LA FECHA DE LA ORDEN DE COMPRA (SEMANA 51 Y 52) 2,398,931.50 4,214,570.50 131,999.00 1,881,038.50
Lo anterior incumple lo establecido en las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, aprobado por Resolución de Contraloría N° 072-98-GC, de fecha 26.JUN.1998, modificada por Resolución de Contraloría N° 123-2000-CG, de fecha 23.JUN.2000; Norma 100-06 Monitoreo de Controles Internos que a la letra dice: "La Dirección debe evaluar en forma permanente las operaciones y adoptar las medidas correctivas oportunas ante cualquier evidencia de error, irregularidad o fraude o, de actuación contraria a los criterios de economía, eficiencia y efectividad" y la Norma 280-06 Documentación Sustentatoria, que a la letra dice: _____ "Las entidades públicas deben aprobar los procedimientos que aseguren que las ....•• _~.•o~ ~ eraciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentatoria , ''\.. lo respalde, para su verificación posterior'.
amen Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004 Informe de Auditoria N° 004-2005-2-2183
.\tfunidpaliJUui . . f:" Ao> Organo de Corurol Institucional
RESUMEN DE MEDIDAS CORRECTIVAS PROGRAMA DEL VASO DE LECHE - EJERCICIO 2004.
Informe N° 001-2004-2-21831
Informe N° 010-2002-2-2183
INFORME DE AUDITORIA N° 001-2004-2-2183 NOMBRE DEL INFORME: EXAMEN ESPECIAL "PROGRAMA VASO DE LECHE EJERCICIO 2004".
OBSERVACiÓN N° 01 Entre el presupuesto existente, para el Programa del Vaso de Leche y lo ejecutado según Ordenes de Compra al 31.DIC.2003 existe una diferencia de SI. 480,247.62, que se incrementa a SI. 757,070.61 por el saldo existente en bancos a esa fecha ascendente a SI. 276,822.99.
Recomendación N° 01
Se traslade el presente Informe a la Comisión Especial de Proceso Administrativos y Disciplinarios, la que en pleno uso de sus facultades, califique las responsabilidades administrativas establecidas en su contenido; y propongan las acciones que correspondan. Situación a Junio - 2005. Se ha enviado nuestro Memorando N° 001-2005-0CI-SMC-MDEA de fecha 21.JUN.2005, reiterado según Memorando N° 012-2005-0CI-SMC-MDEA de fecha 04.JUL.2005, dirigido al Presidente de la Comisión Especial de Procesos Administrativos, el cual ha sido respondido mediante informe N° 020-2005-GEMUMDEA, de fecha 27.JUL.2005, en el cual manifiesta: sobre la conformación de la Comisión Especial de Procesos Administrativos, en conformidad con las normas vigentes y normativa interna, se ha implementado dicha comisión, con RA. N° 035-A2005-SEGE-02-MDEA y RA. N° 036-A-2005-SEGE-02-MDEA. En relación a las observaciones, esta Gerencia Municipal tomara en cuenta la corrección que corresponda en el corto plazo.
Recomendación N° 02
Que se disponga al Gerente Municipal, el ordenar al Gerente de Administración y Finanzas, realice una supervisión directa y evalúe las actividades administrativas de la Municipalidad Distrital de El Agustino en lo que corresponda a las áreas de Contabilidad, Logística, Tesorería y a la .Jefatura del Programa del Vaso de Leche para que oportunamente y en la celeridad que el caso amerite, no dejar órdenes de compra abiertas, cuando estas por diversos factores, han sido anuladas, evitando posibles confusiones con las nuevas órdenes emitidas, por la duplicidad en el cronograma de ()~ ~ , e artición semanal ven las cantidades a adquirirse. ~ ,~
~_W~'
Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004 ifarme de Auditoria N° 004-2005-2-2183
- framen
a Junio - 2005.
Se ha enviado nuestro Memorando N° 002-2005-0CI-SMC-MDEA de fecha 21.JUN2005, reiterado según Memorando N° 013-2005-0CI-SMC-MDEA de fecha 04.JUL.2005, dirigido al Gerente Municipal, el cual ha sido respondido con Informe N° 021-2005-GEMU-MDEA, de fecha 27.JUL.2005, en el cual manifiesta: que actualmente se viene coordinando tanto el ingreso de insumos como la realización de Ordenes de Compra de los pagos a los Proveedores, para tener un mejor control tanto a proveedores como a beneficiarios. Asimismo se ha enviado el Memorando N° 003-2005-0CI-SMC-MDEA, de fecha 21.JUN.2005, reiterado con Memorando N° 014-2005-0CI-SMC-MOEA, de fecha 04.JUL.2005, dirigido al Gerente de j\dministración y Finanzas, no siendo respondido hasta la fecha de culminación del Informe de Seguimiento de Medidas Correctivas I Semestre 2005.
INFORME DE AUDITORIA NOMBRE DEL INFORME:
N° 010-2002-2-2183 PROGRAMA VASO DE LECHE 2001
N° 01 a los estados de ingresos y
Desviaciones detectadas al efectuar el análisis egresos del Programa del Vaso de Leche.
Disponga que la Unidad de Contabilidad efectúe las coordinaciones correspondientes con la Entidad Bancaria en Liquidación (Banco República) o en su caso, con el Organo Rector; "(Superintendencia de Banca y Seguros)", a fin de que se determine la razón y el destino del cargo efectuado en la Cta. Cte. N° 21-00216208-05 por el Banco de República, ascendente al monto de S1.16,966.33 nuevos soles
..., cP
Se ha enviado el Memorando N° 008-2005-0CI-SMC-MDEA de fecha 21.JUN.2005, al Sub Gerente de Contabilidad: el cual ha sido respondido según Informe N° 071-2005SGC-GAF-MDEA de fecha 28.JUN.2005, en el cual manifiesta: que sobre los saldos bancarios al 31.DIC.2002, sobre estos ya se ha remitido la solicitud a las entidades ~o-o,,-- rrespondientes.
,.-tRO<. ,
.s-..•. ?
1-"e
!) IIJ
,~ •.• :"'
?ilt4to
~------------------------------------------------------------Examen Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004Informe de Auditoria N° 004-2005-2-2183 - 42 -
OBSERVACiÓN N° 02 Deficiencias encontradas en el proceso de adquisición de los productos alimenticios del Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Distrital de El Agustino.
Recomendación N° 03
Disponga, se capacite a los miembros integrantes del Comité Especial de Licitaciones, Concursos Públicos y Adjudicaciones Directas, sobre los casos teóricos y prácticos que se establece en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento actualizado; a fin de que los referidos miembros no incurran en errores cuando se realizan los procesos de adquisictones.
Situación a Junio - 2005.
Se ha enviado el Memorando N° 002-2005-0CI-SMC-MDEA de fecha 21.JUN.2005, reiterado según Memorando N° 013-2005-0CI-SMC-MDEA de fecha 04.JUL.2005, dirigido al Gerente Municipal, el mismo que ha sido respondido con Informe N° 0212005-GEMU-MDEA de fecha 27.JUL.2005, en el cual manifiesta: que actualmente se encuentra en coordinación con la oficina de Administración y Finanzas sobre los casos teóricos y prácticos que se establecen en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Examen Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004 ifc rme de Auditoria N° 004-2005-2-2183
C ESnONARIO DE CONTROL INTERNO FINANCIERO
1. CAJA Y BANCOS 1.1. 1.1.1 INGRESOS
REF. p/r
¿Los saldos del período anterior no comprometidos fueron depositados en la cuenta del tesoro Público? ¿Se lleva un registro detallado del Control de Ingresos del Programa del Vaso de Leche mediante el Libro Bancos? Fecha de último registro: 31.DIC.2004 ¿Se registran en Libro Bancos los intereses generados con fondos del PVL, Donaciones, recursos directamente recaudados, aportes de terceros u otros? ¿Los fondos transferidos mensualmente del Tesoro Público para el PVL son abonados íntegramente en una cuenta bancaria especifica? Cta.Cte N°.
el PVL. por Son la
¿Los fondos recepcionados Municipalidad?
asignados para oportunamente
¿Cuando existe atraso en la recepción de los fondos, la entidad ha efectuado los reclamos correspondientes ante el MEF? ¿La entidad asigna parte de los ingresos propios para la atención del P. V. L.? ¿Se emplea todos los recursos transferidos por el MEF en adquirir exclusivamente los insumos para el P.V.L.? al proveedor el
, ¿La entidad cancela mensualmente "' •.>.Y~\walor de los insumos? -Q \B- ¿ e
..•.• ~_:~/
\., oJI
Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004 L tforme de Auditoria N° 004-1005-2-2183
ExaNtén
1.1.10 ¿Las donaciones recibidas por la Municipalidad para el P. V. L. son utilizadas totalmente en dicho programa? 1.1.11 ¿Los excedentes que se generan como resultado del uso de donaciones en productos para el Programa de Vaso de Leche, se orientan necesariamente a la adquisición de alimentos complementarios, tales como: azúcar, canela, clavo de olor y otros?
RESPUESTA REF. P/T SI NO N/A X
¿Los fondos asignados al Programa han sido utilizados en su totalidad durante el año 2004, en el cumplimiento del objetivo previsto en la normativa? En caso contrario, explicar los motivos ¿Se lleva un registro de los desembolsos Programa del Vaso de Leche? ¿La documentación adquisiciones: sustentatoria para el X
1.2.3.1 ¿Se encuentra prenumerada? I'JTC. 230.07 1.2.3,2 ¿Cuenta con las visaciones de autorización? I'JTG. 280.06 1.2.3.3 ¿Las Facturas consignan el sello restrictivo pagado? NTG. 230,08 1.2.4 ¿La documentación sustentatoria se adecua al reglamento de comprobantes de pago emitido por la SUNAT? I'JTC. 230,13 ¿Previo al pago, se exige la conformidad de recepción de los insumos (guía de remisión, nota de ingreso)?
-_~ _
¿Los compromisos contraídos por adquisición de productos para el Programa se cancelan con '.~ ~~ cheque y a nombre de proveedor? c--o~_~~~~~~~~~~~~~~~------------~---L---L--~-------i~ .
.-! YQ
....•~~/
-rJ_.-»> Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004 iforme de Auditoria N° 004-2005-2-2183
RESPUESTA REF. P/T SI NO N/A
a los cheques: .2.-.1 Se controla su secuencia numérica? 1.2.7.2 Están los talonarios de los cheques en blanco bajo Control de personas distintas a la que efectúa el pago? 1.2.7.3 Se archivan los cheques anulados? 1.2.7.4 Son firmados los cheques cuando menos por dos Funcionarios? : :::""''e acíó
¿Los Funcionarios autorizados para firmar cheques están prohibidos de participar en: 1.2.8.1 Los registros de Contabilidad? 1.2.8.2 La preparación de los-comprobantes? 1.2.8.3 Las conciliaciones de las cuentas corrientes bancarias? ¿Esta prohibida la firma de cheques con fecha adelantada y/o en blanco?
1.2.10 ¿Los cheques girados y no cobrados son anulados dentro de los 30 días siguientes a su emisión? 1.2.11 ¿En relación a las libretas de Ahorro? 1.2.11.1 ¿Se custodian en un lugar seguro por ejm. caja fuerte? 1.2.11.2 ¿Para los retiros de fondos, se requiere de la firma mancomunada de dos Funcionarios debidamente autorizados? 1.2.12 ¿Los comprobantes de pago tienen sus importes escritos tanto en números como en letras? 1.2.13 ¿Los comprobantes de pago se visan por quien autoriza los pagos y suscribe los cheques? 1.2.14 ¿Los Comprobantes de ingresos y gastos se preparan a tinta o de tal forma que dificulte cualquier alteración? X
(.;':~o ••
¡ Üo1.1-~
kO' o~
...-::....
"('t){"
1.2.15 ¿Los Comprobantes anulados se registran en el Libro caja para guardar correlatividad, se archivan los originales con el sello "Anulado" y se destruyen 'las copias?
?';.o
~o: o~
,"f/
t'l!4/
""T7--men Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004 Informe de Auditoria N° 004-2005-2-2183
PREGUNTAS ~.2. ~~ . Se
co cilian mensualmente las cuentas Da carias donde se manejan los fondos del Programa? Si la respuesta es "NO" Explicar las causas
1.2.17 ¿La persona que concilia las cuentas bancarias recibe los estados bancarios directamente del banco en sobre cerrado?
2.1 ¿Todos los productos único almacén? ingresan _ a través de un X
¿Se controlan adecuadamente los insumos que ingresan al almacén, pesándolos, revisando la fecha de vencimiento y que cumplan con las especificaciones pactadas con el proveedor? ¿Los insumos estipuladas? se recepcionan en las fechas
¿Se penaliza al proveedor efectuadas con demora?
¿Se reprograman las entregas a nuevas fechas? La entrega de los recursos son los días viernes, solo se reprograman la entrega en días feriados ¿Existen instrucciones escritas para el almacenero sobre la recepción de los insumos del Programa del Vaso de Leche? ¿Se ha establecido un sistema adecuado de registro permanente de los movimientos de los productos por unidades de iguales características? Por Ejm. KARDEX, bin card, guías de internamiento, PECOSAS, etc? ¿Son independientes entre si las funciones de; Almacén, registro de inventario permanente y registro de libros principales?
o· _ e
~""'Ot.
¿Los registros de inventario permanente indican: Ubicación, máximo y mínimo requerido, costo C' Y ~ ~ unitario y valor total?
¿ a a ención de los pedidos de Clubes de Madres,
están en relación a lo aprobado por el comité de Administración y éstos cuentan con la documentación sustentatoria?
RESPUESTA SI NO N/A X
¿Respecto a los inventarias físicos 2.11.1 Se toman inventarias físicos periódicos. NTC 300.03 2.11.2 Se observó el inventario realizado al 31.12.2004 2.11.3 Participó el Director del Organo de Control Institucional? 2.11.4 Se levantó el Acta respectiva? ¿Se presentan informes periódicos acerca de la existencia de productos de poco movimiento, obsoletos ylo deteriorados? ¿Respecto a las devoluciones de productos 2.13.1 ¿Existen devoluciones de productos por parte de los Clubes de Madres? 2.13.2 ¿Se controlan adecuadamente por el almacén? 2.13.3 ¿Estas son por causas imputables a la Municipalidad, es decir, productos vencidos, malogrados, etc.? ¿Está prohibido al almacenero atender pedidos verbales con cargo a regularizar posteriormente dicha operación?
3. REGISTROS Y REPORTES 3.1 ¿Los ingresos de las adquisiciones de los insumos del PVL se contabilizan? 3.1.1 Oportunamente? 3.1.2 Por los importes correctos? 3.1.3 En las cuentas contables apropiadas? 3.1.4 En el período correspondiente? NTC 280.07 ¿Las transferencias recibidas del programa se incorporan trimestralmente al presupuesto de la Municipalidad?
';(,0 /
_:t.
O"~R~~
''l-.s-:~\
0"'1 ~~ ...
ll~~'B:j})1·E
? ..•. o
Anexo N°05 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE GESTION
PREGUNTAS 1. ORGANIZACiÓN Y EMPADRONAMIENTO
1.1 Se cuenta con un manual ylo directiva Programa del Vaso de Leche? La referida Directiva específicos para: 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.3 Organización Dirección Supervisión Distribución Control contempla
proced im ientos
El Comité de Administración del P.V.L. esta constituido por el Alcalde, el Director Municipal y dos representantes de los Clubes de Madres ylo Comités del P.V.L.? El Comité de Administración del PVL está constituido por el Alcalde, un Funcionario de la Municipalidad, tres Representantes de la Organización del Vaso de Leche, un representante del Ministerio de Salud y un representante del Ministerio de Agricultura. La designación del mencionado comité fue aprobada en Sesión de Concejo Municipal? Existe padrones de beneficiarios Comité del P.V.L.? por cada Club ylo
Estos padrones contienen información básica como: 1.6.1 Niños de 1.6.1.1 1.6.1.2 1.6.1.3 1.6.1.4 1.6.1.5 1.6.1.6 1.6.1.7
O - 6 años y de 7 a 13 años Nombres y Apellidos del Beneficiario
Nombres y Apellidos de la Madre Dirección Edad· Fecha de Nacimiento Firma o huella digital de la madre Firma del Presidente del Comité del P.V.L
~Iuni'ri·'pal.idJr¡d Disu:iuzlú.2]
.~ ~!,'W:Ii!w
1.6.2 Mujeres Gestantes y madres lactantes 1.6.2.1 Nombres y Apellidos 1.6.2.2 Dirección 1.6.2.3 Edad 1.6.2.4 Fecha de ingreso al Programa I (gestante, Lactante) 1.6.2.5 Firma o del Huella digital beneficiario. 1.6.3 Enfermos 1.6.3.1 1.6.3.2 1.6.3.3 1.6.3.4 1.6.3.5 de TBC. y Ancianos Nombres y Apellidos ..-'. Dirección Edad Fecha de ingreso al Programa Firma o Huella digital Beneficiario
Se confirma y/o indaga in - situ que la Información consignada en los padrones es real? Se ha establecido sean: 1.8.1 que los beneficiarios del P.V.L
Primera Prioridad 1.8.1.1 1.8.1.2 1.8.1.3 Niños de O a 6 años Madres Gestantes Madres lactantes
Segunda prioridad 1.8.2.1 1.8.2.2 1.8.2.3 Niños de 7 a 13 años Enfermos de TBC, Discapacitado Ancianos
Los padrones son actualizados permanente?
1.10 Existen otras solicitudes de Comités y/o Club de Madres que desean acogerse al Programa del Vaso de Leche.
RESPUESTAS SI NO N/A X
1.12 Se realiza depuración superan los requisitos anterior?
de los beneficiarios que señalados en el punto
1.13 La atención del P. V. L. se encuentra concentrada zonas de mayor pobreza?
1.14 Los Insumos o alimentos que se adquieren con los recursos del Programa del Vaso de Leche benefician sólo a la población de la Jurisdicción territorial de su Municipalidad? 1.15 Existe evidencia sobre la difusión del Programa en lugares de pobreza extrema? 1.16 A fin de asegurar de manera efectiva la distribución de las raciones diarias a los beneficiarios, se cuenta con el apoyo de organismos especializados en identificación tales como la ONPE o RENIEC?
Y RECEPCiÓN se da X
En los avisos de Licitación o concurso preferencia a la Adquisición de Leche fresca?
La preferencia por la Leche fresca a ser adquirida, está acorde con las condiciones climáticas, de tal forma que no afecte su conservación? De no ser factible la Adquisición de Leche fresca, por no existir en el mercado local, ésta sustituida por la Leche en polvo? En caso de no existir en el mercado local Leche fresca o en polvo, ésta es sustituida por otro producto equivalente de producción local? X X
.;~"'( .. ~ '{y
En las Bases de licitación o concurso, se establecen X requisitos diferentes para la leche fresca, leche en OE" ~ polvo u otros productos agrarios, respecto a las ondiciones de abastecimiento tales como: medios B" ~ ~ e transporte, perecibilidad, tipos de envases, eguridad e higiene? ~.:.. •••r ""o ..•• ~~~ L- __ ~
o!!&
__ -L __ ~
2.6 En las bases y responsabilidad abastecimiento fresca, leche en origen local? condiciones de compra, se fija la del proveedor de garantizar el puntual y permanente de leche polvo u otros productos Agrarios de
Se cuenta con Carta Fianza para cubrir el cumplimiento de entrega de los productos adquiridos en los períodos de entrega pactados? En el proceso de adquisición de leche fresca, leche en polvo u otro producto equivalente, se aplican mecanismos de control a fin de evitar que se adquiera el producto a un proveedor que importa con precios dumping (precio menor al valor de mercado)? En la adquisición de leche, no se considera compra de leche evaporada? Si se considera la
2.10 De ser afirmativo la compra de leche evaporada, ésta se encuentra envasada en lata o mediante envases de cartón? Se encuentra envasada en lata 2.11 Se exige previamente al proveedor el cumplimiento de las condiciones y frecuencia de entrega de distribución, de tal forma que la calidad no se vea deteriorada o merme la cantidad o peso de los productos? 2.12 En el proceso de recepción existen pruebas de controles de calidad que permitan establecer que los productos no contengan sustancias tóxicas, no se encuentren adulterados, no haya vencido la vigencia de su consumo, que esté garantizada su salubridad y contenido normal de nutrientes? 2.13 La Municipalidad cuenta con registro de proveedores, en especial de productos de origen Local y Nacional? 2.14 De ser así ¿los· proveedores cuenta con documentación que certifique su idoneidad para la _ venta de los productos del P. V. L? tales como copia 41"'~)~~ ~ la minuta de Constitución, Licencia de ~:"o~cionamiento y Experiencia en la atención del
~~ 'B· ~~ .L.
l.'%.LO~O
?~.,o _
.:"'/
RESPUESTAS SI NO N/A se adquieren reúnen los I
;: ~5.~ e entan con certificado de calidad 2." -.2 En el envase lleva anotado la fecha de vencimiento para su consumo 2.15.3 Cuentan con registro de sanidad vigente 2.16 ¿La leche es el insumo de mayor porcentaje en la ración diaria? 2.17 ¿Dicho producto reúne requisitos de calidad? 2.18 ¿Los alimentos equivalentes adquiridos, son de consumo masivo de la zona? 12.19 ¿Existe en la zona productos de origen Local y Nacional que pueden ser adquiridos para atender el P.V.L? ¿Cuáles?
Cebada, soya, maca, kiwicha
2.20 De ser afirmativo la pregunta anterior: 2.20.1 Estos productos son económicos 2.20.2 Se tiene cotización de los mismos 2.20.3 Se han efectuado gestiones para adquirir estos productos 2.21 A los productos adquiridos para el P.V.L. se les efectúa pruebas de calidad por parte de la Municipalidad para satisfacerse de su calidad y si esta apto para el consumo humano?
2.22 Los contratos suscritos por la Municipalidad y el proveedor del P.V.L incluyen, cláusula que obligue al proveedor a pagar en forma trimestral, el Análisis Bromatológico y Nutricional del producto adquirido, el mismo que se efectuará. en institución especializada, cuya muestra será tomada por la Municipalidad . ., El volumen de los productos adquiridos guarda "'''~~ elación con la cantidad registrada en las Guías de emisión del proveedor?
~o.•• y
2.24 Se informa a la Administración sobre incumplimiento de entregas, atrasos y de la calidad del producto recibido?
3.1 Se deja constancia de los productos recibidos a través de una firma de recepción por parte del almacenero? Cuenta e! almacenero con registro de control, para anotar los ingresos y salidas de los insumos del P.V.L.? Los ingresos de los productos se efectúan mediante la Guía de remisión del proveedor? Se controla el peso de los productos que ingresan al almacén? Se efectúa en forma selectiva un control de peso de los productos que el proveedor distribuye directamente a los comités Zonales? Las salidas de los productos mediante Nota de salida o PECOSA? se efectúan X X
Las mismas cuentan con la firma y fecha de recepción por parte de la presidenta del Comité P. V. L. en señal de haber recepcionado el producto. Se controla el peso de los productos almacén? que salen del
En la entrega de insumos de usa el sistema P.E.P.S (primero en entrar primero en salir)?
3.10 El almacén en el que se encuentran los alimentos del P.V.L. es ventilado y separado de productos tóxicos como pintura, cemento, gasolina, kerosene, insecticidas, raticidas etc.? ~.~e mantiene ~./""!A~~rantice la :: ~.. ~lrt1acenado?
1:) ~e
higiene orden integridad del
en el almacén, que producto del P.V.L.
.. ~ 1.~
••..• 00/
;;';"'~en Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004
3.12 Se efec úan fumigaciones continuas al almacén para evitar la presencia de insectos y roedores? 3.13 El acceso restringido, autorizado? al ambiente del almacén del P.V.L es sólo permitido para el personal
4.1 Al distribuirse la leche con otro agregado tales como: avena u otros productos equivalentes, se calcula el volumen de la ración de tal forma que ésta no sea inferior a las 207 kcal.? La composición de la ración siempre es la misma En caso de ser necesario, la Municipalidad cuenta con adecuados medios de transporte que garantice la entrega puntual de las raciones a cada Comité? La Administración Municipal con la finalidad de asegurar una adecuada y efectiva distribución de las raciones diarias, cuenta como alternativa con el apoyo de los Centros Educativos para realizar dicha entrega, y de esta forma se estimula la asistencia de los alumnos y evita la deserción escolar? En el proceso de distribución se aplican estrictos controles que eviten la sustracción de los insumos? Tales controles son aplicados permanentemente personal autorizado de la Municipalidad? por X X
Los productos del Programa son entregados in-situ a cada Comité o Club de Madres, en la localidad en donde residen? Se distribuye la ración los 30 días del mes? Se distribuye seis (06) días a la semana.
L . ==
.:11 'f
Se efectúa una conciliación periódica entre las firmas (de recepción de conformidad y los padrones que ?,"Y;I bran en la Municipalidad.
4.10 Se cuen a con un Cronograma de fechas de entrega de productos? 4.11 El Comité conoce las fechas X
y horas de distribución?
4.12 Se solicita a los comités ylo Club de Madres la relación diaria de las personas que han recibido su ración de P.V.L.? 4.13 La distribución se efectúa en forma inmediata, después de haber recibido los productos del proveedor? 4.14 Se ha instruido a los Presidentes de los Comités ylo Club de Madres la forma que se debe preparar los insumos del P.V.L.? 4.15 Conocen los Comités ylo Clubes de Madres la ración mínima que corresponde a cada beneficiario? 4.16 Se ha capacitado a los Comités ylo Club de Madres en manipuleo y conservación de los alimentos? 4.17 Se ha efectuado entrevistas a los beneficiarios para determinar si vienen recibiendo su ración diaria del P.V.L.? 4.18 Se ha efectuado encuesta a los beneficiarios para conocer la satisfacción de los productos recibidos? 4.19 Identificada la problemática se ha tomado acciones?
4.20 Se aplican medidas sancionadoras a los encargados del Comité del Vaso de Leche por la inadecuada distribución de la leche fresca, leche en polvo o productos agrarios de origen Local o Nacional por falta de higiene y calidad?
¿Se cuenta con un Plan de Supervisión Programa en su Jurisdicción? Se efectúa visitas de Supervisión mités?
"1. •.
r-:~-;;~~' .~Y"
?6 o
..•.• ~~
~~ .••,/
!)11J
---r:X'amen Especial al Programa del Vaso de Leche - Ejercicio 2004 Informe de Auditoria N° 004-2005-2-2183
Munidpalidad Distrital de El Agustino
PREGUNTAS 5.3
¿Se deja evidencia de la acción realizada en la X supervisión? I ¿La supervisión efectuada por la Municipalidad, tiene receptividad de parte del comité? ¿La Municipalidad cuenta en forma permanente con el apoyo de Instituciones especializadas que brindan capacitación sobre el valor nutritivo, higiene, manipuleo de alimentos, conservación y condiciones de salubridad de los insumos adquiridos? ¿A fin de contar con una mejor infraestructura básica para la atención del Programa, la Municipalidad ha solicitado apoyo Financiero al Banco de Materiales? X
REGISTROS Y CONTROLES GERENCIALES ¿La Municipalidad remite a la C.G.R. dentro de los 15 días del mes vencido la Información del P.V.L.? ¿Los formatos remitidos contiene todos los datos? ¿El formato del P.V.L. es llenado y suscrito por el Presidente del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche y por el Director de Administración, o quien hace sus veces? ¿La documentación original sobre la ejecución del P.V.L se conserva en poder de la Municipalidad y se encuentra debidamente íoliada y archivada? ¿Los intereses que se generan por recursos del Programa del Vaso de leche transferidos a una cuenta de ahorros se ha incorporado al Presupuesto Municipal y se destinan a la Adquisición de insumos gastos de operación del Programa.?
~ D fA
¡f: .... Ú¿{~~éI' ? c:l
, o' o o
-t"Ol .,...>
~3'\\'IO /!<
'1.~~ &~
¡,~ ••• -4 ~
Fonnato N° 2-A
..•. OS GENERALES
004-2005-2-2183
DEL VASO DE LECHE" EJERCICIO 2004.
EXAMEN ESPECIAL 'PROGRAMA
CATEGORíA: 3.2 Áreas Observadas: Sumilla:
SE REALIZARON ENCONTRABA
MONTO: SI
PERJUICIO ECONÓMICO: SI.
Programa del vaso de leche, Programas Sociales ( Servicios ), Programas Asistenciales (Servicios) ..•....
PAGOS POR SI. 197,594.00
SIN TENER EN CUENTA QUE CERTIFICADOS
Se han comprado insumos alimenticios para el PVL por un importe de SI. 197,594.00, empresas proveedoras presentaron Certificados sin tener en cuenta que las
de Calidad vencidos, aspecto que demuestra que el control interno de Calidad, debió ser solicitado desde el ingreso de los
existente no funcionó adecuadamente; productos.
Se traslade el presente Informe a la Comisión Especial de Procesos Administrativos
REC. W1
y Disciplinarios, la que en
en su contenido,
pleno uso de sus facultades,
califique las Responsabilidades
aperture Proceso Administrativo;
y proponga las sanciones que correspondan. y Finanzas en coordinación con la
esté completa, antes de
Que se disponga al Gerente Municipal, el ordenar al Gerente de Administración
REC. W2
Subgerencia de Tesorería,
Subgerencia de Contabilidad y la Jefatura del Programa del Vaso de Leche,
establezcan mejorar los niveles de revisión realizar los pagos a los proveedores,
supervisión, a fin de que la documentación
para así evitar cualquier tipo de problemas posteriores .
• N"'2 CATEGORíA: 3.2 Áreas Observadas: Sumil/a: MONTO: SI
Programa del vaso de leche, Programas Sociales ( Servicios ), Programas Asistenciales (Servicios)
REDUCCION EN LA COMPRA DE RECURSOS ALIMENTICIOS QUEDANDO SI
POR SI. 120,804.00,
SIN SUSTENTO ALGUNO,
Se ha observado que en la compra de recursos alimenticios para el Programa del Vaso de Leche por las semanas 34 y 43 hubo una reducción por SI. 120,804 (Ciento veinte mil, ochocientos cuatro y 00/100 Nuevos Soles), sin tener un documento que sustente dicha reducción y sin anularse las Ordenes de Compra donde figuran las cantidades iniciales, quedando como si se hubieran comprado dichas cantidades, contradiciendo lo estipulado en los Comprobantes de Pago
y en los Contratos firmados por la Municipalidad con las empresas proveedoras de los mencionados recursos; aspecto
'--0-'
que demuestra que el control interno existente no funciona adecuadamente, real efectuada.
creando confusión en cuanto a la ejecución
- B·
"'•... .,. -CI
;"':~:jsj:ral:MJrs
'" :s::o-:s;;¡:.:iIr::2.:e!' Aárnstr:a:tiIlas
.;:o::,:;¡;c¡¡¡
que correspondan .
!.tl:±ipal, para que en coordinación con la Gerencia de Administración y
:.-=r=•..-t:>~ -~·:==rat:iOC ~;tetliatoria,
es entre las cantidades
_ogística Y la Jefatura del Programa del Vaso de Leche, mantengan la en lo que respecta a las reducciones de los Insumos Alimenticios y no dejen
e compra abiertas, cuando éstas por diversos motivos hayan sufrido variación, evitando diferencias de las respectivas órdenes de compra y los comprobantes de pago respectivos.
Áreas Observadas: Sumilla:
SERIAS DEFICIENCIAS Resumen
EN El PADRON DE BENEFICIARIOS.
de la Observación al encontrar personas empadronadas
Se ha observado que existen serias deficiencias en el padrón de los beneficiarios, en dos (02) Comités y con direcciones domiciliarias
diferentes; en otros casos, el beneficiario ya no recibe la ración es decir, que sigue
diaria por encontrarse fuera del país, pero sin embaj:go, figura como beneficiario habitual,
recibiendo su ración en dos Comités, o sea, doble. Estas situaciones están sustentadas con Actas de manifestación tomadas tanto a las coordinadoras mencionados beneficiarios. de los beneficiarios de los Comités donde figuran empadronados, como a los padres y/o tutores, de los Esta situación se ha generado por la falta de un control adecuado en el empadronamiento
del Programa del Vaso de Leche, consiguiendo que los productos adquiridos con los Fondos del al total de beneficiarios "inscritos", por desconocer el número real de
Programa, no sean suficientes para "satisfacer"
los beneficiarios válidos, es decir, aquellos que en verdad, de acuerdo a Ley, deben acceder al programa e incumpliéndose de esta manera con los fines que persigue el mencionado Programa, en atender a los más necesitados.
RECOMENDACIONES Se traslade el presente Informe a la Comisión Especial de Procesos Administrativos REC. W1 pleno uso de sus facultades, califique las Responsabilidades Administrativas aperture Proceso Administrativo; REC. W4 y Disciplinarios, la que en en su contenido,
y proponga las sanciones que correspondan.
del Programa del Vaso de Leche, realice las
Que el Señor Alcalde como Presidente del Comité de Administración coordinaciones, presentados
con la Subgerencia de Personal y la Jefatura del Programa del Vaso de Leche, para que se Asimismo, se establezca mecanismos como charlas de orientación y
provea del personal idóneo y en la cantidad suficiente para realizar la revisión de los padrones de beneficiarios por las coordinadoras. capacitación que permitan superar las deficiencias encontradas.
Áreas Observadas: Su milla :
RETRASO EN LA EMISION DEl RESUMEN DEL EMPADRONAMIENTO Resumen de la Observación
DEL PVL AL INEI
Se ha evidenciado que el envio de información al Instituto Nacional de Estadística realizó fuera del plazo de presentación. Municipalidad y la organización del PVL,
e Informática en el 11Semestre, se de la
Este hecho se genera por la falta de coordinación entre la administración
realizar el proceso de empadronamiento de esta comuna no sean considerados
traería como consecuencia que los beneficiarios para fines de su estadística. RECOMENDACIONES
en la base de datos delINEI,
• Pago 2
SAGP5151
;..;l:;ir¡istratillOS Y Disciplinarios, la que en
;.:s::,.:Y=..:aaa:ES ALimiilistrat°ivas establecidas en su contenido, que correspondan.
o o al disponga, que la Jefatura del Programa del Vaso de Leche REC. 5 Er.'?<,cirorlaIni°emoo de los beneficiarios del mencionado programa y remita la información para así contribuir con la base de más
."",-.LA.""
CE; =:5tadística e Informática
en los plazos establecidos,
•• prepara el l El, proporcionando
información confiable que le permita obtener, cifras estadísticas
reales sobre el Programa del Vaso de Leche.
INTEGRANTE DEL COMITE DE ADMINISTRACION AGRICULTURA NO ASIS
DEL PVL, REPRESENTANTE
Se ha observado, que el representante del Ministerio de Agricultura, Ing. Roberto Robles Cabrera, integrante del Comité por el mencionado Comité, durante el del PVL Hecho que
de Administración -del PVL, no asistió a ninguna de láS 16 reuniones programadas
ejercicio 2004. Esta situación se da por la falta de seguimiento de los integrantes del Comité de Administración
y la falta de coordinaciones con el Ministerio de Agricultura, por la ausencia injustificada de su representante.
originó que se frustren dos reuniones. Asimismo, que el mencionado Comité, se quede con un integrante menos, no pudiéndose realizar las consultas necesarias para la selección de los insumos alimenticios, de acuerdo a los criterios establecidos en el numeral 4.1 de la Ley N° 27470.
RECOMENDACIONES Se traslade el presente Informe a la Comisión Especial de Procesos Administrativos REC. N" 1 pleno uso de sus facultades, califique las Responsabilidades aperture Proceso Administrativo; REC. W6 Administrativas
y proponga las sanciones que correspondan. del Programa del Vaso de Leche, disponga para contar en lo sucesivo con su
Que el Señor Alcalde como Presidente del Comité de Administración
que se realicen las gestiones necesarias ante el Ministerio de Agricultura, representante, coordinaciones en las reuniones del Comité de Administración,
dejando constancia en Actas de tales
y así poder tener mayores aportes para el mencionado programa.
FORMATO 2-B •• •••• ••.••• l'TlFICACIÓN DE SERVIDORES ~ECOMENDACION CON DETERMINACiÓN DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA
DE INICIO DE ACCIONES ADMINISTRATIVAS
NOMBRE DEL PARTíCIPE DNI 07061632 AGUIRRE RAMOS, JAVIER MANUEL
EX SUB GERENTE DE CONTABILIDAD
ONI 107091082
RAMOS BAILON, DELlA ELlZABETH MARTINEZ PURILLA, REALDO NICOLAS BALBIN NUÑEZ, JOSE Af\JTONI9
JEFA DEL PVL GERENTE DE ADMINISTRACION EX SUB GERENTE DE TESORERIA
DNI 140312057
07087813 07091082 07091309
I CONDE ALDUDE, RICARDO RAMOS BAILON, DELlA ELlZABETH MEZA CONDE, BENITO RICARDO MARTINEZ PURILLA, REALDO NICOLAS RAMOS BAILON, DELlA ELlZABETH RAMOS BAILON, DELlA ELlZABETH
GERENTE MUNICIPAL JEFA DEL PVL EX SUB GERENTE DE LOGISTICA GERENTE DE ADMINISTRACION JEFA DEL PVL JEFA DEL PVL
• Pago3
NOMBRE DEL PARTíCIPE
CARGO JEFA DEL PVL
Documents Similar To Informe nº 004-2005-2-2183
GiorgioEnriquez
KarinaPereyra