Source: http://www.oic-ci.gc.ca/fra/rep-pub-spec_rep-rap_spec-quest-2007-2008-health_canada.aspx
Timestamp: 2018-09-20 14:15:19+00:00
Document Index: 99093730

Matched Legal Cases: ['art. 69', 'art. 15', 'art. 16', 'art. 69', 'art. 15', 'art. 16', "l'article 9", "l'article 20", "l'article 69"]

»Rapports et publications»Rapports spéciaux au Parlement»Questionnaires»2007-2008»Santé Canada
Médias 141
Entreprises 722
Haute sensibilité L'information nécessitera probablement l’élaboration d’infocapsules 117
Le classement dans la catégorie « Haute sensibilité » revient à la Division de l’AIPRP de concert avec le secteur d’activités et le cabinet du sous-ministre.
À la réception des demandes, la Division de l’AIPRP et le secteur d'activités effectuent une évaluation initiale de la sensibilité. Le cabinet du sous-ministre examine ensuite la liste à des fins d'approbation.
Le temps de traitement moyen d’une demande d’AIPRP à Santé Canada est de 75 jours, avec les prorogations et les consultations auprès des tiers.
Nombre de demandes reçues pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008) 1147
Nombre de demandes traitées pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008) 1164
Nombre de pages examinées 336 435
Nombre de pages communiquées en totalité 165 331 (le logiciel d’AIPRP ne fait pas la différence entre les pages communiquées « en totalité » et les pages communiquées « en partie »)
Nombre de pages communiquées en partie 165 331 (le logiciel d’AIPRP ne fait pas la différence entre les pages communiquées « en totalité » et les pages communiquées « en partie »)
Renseignements supplémentaires fournis au CI le 20 août 2008 :
Pages examinées (2005-2006) : 171 131
Pages examinées (2006-2007) : 357 913
Tous les documents ont été communiqués 163
Rien n’a été communiqué (documents exclus) 7
Rien n’a été communiqué (documents exemptés) 47
Il n’existe pas de document 196
Demandes transférées 26
Demandes impossibles à traiter Incluses dans « Il n’existe pas de document »
Demandes abandonnées par le demandeur 166
Total des demandes traitées 1164
Demandes reportées 356
Demandes transférées dans les 15 jours 26
Total des demandes transférées 26
Nombre de consultations reçues 184
Nombre de pages à examiner 6622
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen consacré à l’examen des pages reçues pour fins de consultations Le logiciel d'AIPRP n’effectue pas ce suivi.
Nombre de consultations envoyées 351
Nombre de pages envoyées pour examen Le logiciel d'AIPRP n’effectue pas ce suivi.
Nombre de consultations envoyées au Comité du Cabinet chargé de la législation et de la planification parlementaire concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69) 20
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15) 22
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16) 68
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses à toutes les consultations envoyées Le logiciel d'AIPRP n’effectue pas ce suivi.
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69) Le logiciel d'AIPRP n’effectue pas ce suivi.
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15) Le logiciel d'AIPRP n’effectue pas ce suivi.
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16) Le logiciel d'AIPRP n’effectue pas ce suivi.
3.6 – De toutes les demandes de communication reçue durant la période visée par l’évaluation, quel est le pourcentage de ces demandes ayant nécessité de la part de votre institution des consultations (en vertu de l’alinéa 9(1)(b)) auprès d’autres institutions fédérales)?
31,6 p. 100
Les demandes sont traitées comme toutes les autres demandes .
Réception des demandes au Bureau de l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) 1 S/O
Recherche au BPR 7 15
Examen des documents 5
Approbation ou autre – AIPRP 6
Approbation ou autre – BPR 7
Le système ne produit pas ce rapport
Cabinet du sous-ministre 5 jours 19 (selon les 54 demandes envoyées au BSM pendant la période visée par le rapport)
Les demandes de la catégorie « Haute sensibilité », sont transmises au BSM et aux responsables des Communications 5 jours avant la communication des renseignements à des fins d'information et pour permettre l'élaboration des infocapsules, s'il y a lieu.
Cette étape supplémentaire s'applique uniquement aux demandes de la catégorie « Haute sensibilité ».
Le processus de traitement des demandes de la catégorie « Haute sensibilité » est décrit à l'annexe A et dans le diagramme fourni à l’annexe B, décrivant le traitement des demandes d'AIPRP de la catégorie « Haute sensibilité ».
Le temps requis par le CSM varie selon la complexité de la demande. Sur les 54 demandes examinées par le CSM pendant la période visée par le rapport, cette étape a entraîné des retards dans 11 cas. Par conséquent, 99 p. 100 de ces demandes ont été traité selon les délais.
Les prorogations sont invoquées conformément aux dispositions de l'article 9 et, dans le cas, d'une interprétation complexe de la Loi, des justifications sont ajoutées dans les remarques inscrites au dossier.
Aucune autre information n'est requise.
Le logiciel d'AIPRP n’effectue pas ce suivi.
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents) 135 362 19 0 2 2
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents) 170 167 5 5 0 7
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents) 138 314 12 13 0 3
Renseignements supplémentaires fournis au CI le 7 août 2008 :
À propos des justifications de 5 demandes ayant fait l’objet d’une prorogation de 151 à 180 jours dans le Questionnaire relatif aux fiches de rendement (Tableau 5.4, 2007-2008) : j'aimerais d’abord souligner que la complexité de la demande est l'un des facteurs examinés lorsque nous invoquons une prorogation. En général, les demandes qui exigent plusieurs consultations ou des consultations auprès de tiers qui ne sont pas au Canada font l’objet de prorogations assez longues. Les entrées relatives aux activités de ces demandes montrent que la Division a demandé dans ces cas deux prorogations consécutives de 60 jours en vertu des alinéas 9(1)b) et 9(1)c) et qu’un délai supplémentaire a été négocié avec le demandeur pour les consultations. Les justifications présentement consignées ne sont pas détaillées. Par conséquent, j'ai mis en œuvre un nouveau processus interne exigeant qu’une justification détaillée soit consignée dans le dossier dans le cas des prorogations dépassant 120 jours. Le nouveau processus exige également que les chefs d'équipe et les directeurs approuvent les prorogations et les justifications plus longues. De cette façon, il sera plus facile à l’avenir d’évaluer les justifications de ces prorogations.
5.5 – Comment déterminez-vous la durée d’une extension invoquée en vertu du paragraphe 9(1)(a) (grand nombre de documents demandés)? Quel est le processus décisionnel utilisé pour déterminer la durée d’une prorogation? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.
Les analystes de l’AIPRP discutent d'abord avec les responsables du secteur d'activités avant d'invoquer l'alinéa 9(1)a). Ils évaluent ensuite la durée de la prorogation requise pour examiner le volume de documents en tenant compte du volume pouvant être examiné dans une journée, la charge de travail ainsi que les délais prescrits par la Loi. La décision finale concernant la durée de la prorogation incombe à l'analyste de l’AIPRP.
Les analystes gèrent activement les délais et les plans d'action, qu’ils entrent dans le système de suivi des demandes (ATIP Flow). Ils utilisent ensuite les rapports de rappels produits par le système pour prendre les mesures requises (par exemple téléphoner aux BPR afin de leur rappeler une échéance prochaine au moment approprié).
Pour mener des consultations avec une autre institution 60 26 0 0 0 0
Aucun suivi effectué.
Pour mener des consultations avec une autre institution 87 195 0 0 0 0
Pour mener des consultations avec une autre institution 77 297 30 0 5 13
La durée d'une prorogation invoquée pour effectuer une consultation dépend des éléments suivants :
le ministère responsable de la consultation – certains ministères ont toujours besoin de plus de temps pour traiter les consultations;
le volume de documents visé par la consultation;
l'endroit où se trouve le tiers (lorsque des documents doivent être envoyés à des organismes internationaux);
le nombre de tiers à consulter.
Dans le cas d’une consultation avec le Bureau du Conseil Privé et le MAECI, nous invoquons la plus longue prorogation possible. Nous effectuons généralement des communications partielles des documents associés à ces demandes en attendant les résultats de la consultation.
Les analystes travaillent avec le système de rappels afin de relever les prochaines échéances. Ils envoient ensuite un rappel à ce sujet aux ministères et aux tiers par courrier électronique.
Aucun rapport disponible dans le système.
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers 292
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers 201
Les analystes de l’AIPRP gèrent les délais et suivent de près les progrès grâce aux rapports de rappels qui permettent d’agir au moment approprié et de s'assurer que le traitement soit le plus efficace possible.
Toujours X Presque Parfois Rarement Jamais
Lorsqu’une prorogation exige une justification, un document est créé selon les recommandations et la justification préparées par les BPR et les observations des tiers, pour refléter la teneur des discussions avec le BPR ou les tiers.
Lorsqu'une exception discrétionnaire a été invoquée et que la justification a fait l'objet d'une discussion, l’information appropriée est consignée dans les recommandations des BPR ou dans les notes prises par l'analyste de l'AIPRP. La justification est par conséquent établie de concert par les BPR et les analystes.
Le Bureau de l’AIPRP ne dispose d’aucune fonction de contestation des exceptions discrétionnaires dans les cas où la justification est établie par le BPR. Cependant, la contribution des BPR est très importante dans certains secteurs d'activités. Par exemple, les évaluateurs scientifiques sont beaucoup mieux placés que les analystes de l'AIPRP pour recommander une prorogation en vertu de l'article 20 dans le cas des demandes visant des produits. Dans certains cas, il arrive que la Division de l’AIPRP conteste les recommandations formulées par le programme, et des discussions ont lieu pour assurer l'application de la Loi.
En général, la justification pour appuyer une exception obligatoire est assez simple. Si l’invocation d’une exception obligatoire nécessite des discussions ou des éclaircissements, cela ressort dans les discussions entre les BPR et l'analyste ou les superviseurs de l'accès à l'information.
Voir 6.4
1. Nombre de demandes reportées 373
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 397
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 2007-2008 1147
4.A Nombre de demandes traitées dans le délai de 30 jours 386
4.B Nombre de demandes traitées au-delà du délai de 30 jourspour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 33
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 694
5.A Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(a)? 481
5.B Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(b)? 422
5.C Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(c)? 247
6.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5) 389
6.B Nombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5) 305
7.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.A) 332
7.B Nombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.A) 57
8.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.B) S/O
8.B Nombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.B) S/O
9.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.C) S/O
9.B Nombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.C) S/O
10 Combien de demandes étaient en présomption de refus au 31 mars 2008? 21
Oui PM-06 2 5 à 10
Oui PM-05 4 5 à 8
Oui PM-04 7 3 à 5
Oui PM-03 5 2 à 3
Oui PM-02 1 0 à 2
Oui CR-04 4 0 à 2
0,1 personne par année PM-05 ou l’équivalent
2007-2008 1 775 341 $ 1 413 809,80 $ 28 24 + 3 ETP*
2006-2007 1 775 341 $ 1 189 573,90 $ 28 25
2005-2006 980 000 $ 998 617,60 $ 14 18
* Des agents chargés de la politique du service de la protection des renseignements personnels de la Division de l’AIPRP (ES-04, 05 et 06) participent de façon importante au traitement des demandes d'AIPRP afin d’accélérer le traitement des demandes reportées. Nous évaluons cette contribution à 3 ETP.
2007-2008 310 176 $ 326 329,10 $
2006-2007 363 016 $ 176 470,00 $
2005-2006 336 799 $ 285 413,10 $
2007-2008 42 000 $ 20 000 $
2006-2007 42 000 $ 30 000 $
2005-2006 21 000 $ 30 000 $
2007-2008 67 615 $ 45 070 $
2006-2007 24 363 $ 9 390 $
2005-2006 0 $ 0 $
À Santé Canada, le coordonnateur supervise les opérations et la politique de la Division de l’AIPRP. Ainsi, en ce qui a trait aux opérations, le coordonnateur possède tous les pouvoirs délégués nécessaires à l’approbation des demandes et il assume d’autres responsabilités administratives.
Dans le secteur de la politique, le coordinateur représente le Ministère dans de nombreux forums internes et externes concernant les politiques sur la gestion des renseignements personnels et sur la santé. Il dirige également l’élaboration et la mise en œuvre des politiques de Santé Canada dans le domaine de la protection des renseignements personnels.
Conformément à l'ordonnance de délégation des pouvoirs, le coordonnateur est l'autorité désignée pour prendre les décisions relativement à la communication ou refus de communiquer l'information conformément à la Loi.
Plusieurs enjeux importants ont des incidences sur la capacité de la Division de l’AIPRP de répondre le plus rapidement possible.
Maintien en poste et roulement des employés : depuis que de nouvelles organisations sont assujetties à la Loi, il y a un manque chronique de personnel qualifié pour doter les postes d'analystes.
Retards prolongés associés à la recherche de documents par les secteurs d'activités :
Bien que la Division alloue 7 jours à la recherche des documents, il arrive souvent qu’une plus longue période s’écoule avant que les documents soient disponibles parce que de grands volumes de documents sont demandés. Certains secteurs d'activités doivent répondre à des demandes de recherche de plus de 4000 pages.
Consultations en vertu de l'article 69 : historiquement, ces consultations accusent souvent des retards.
Lourdeur de la charge de travail : les analystes de l’AIPRP de Santé Canada travaillent souvent à un grand nombre de demandes. Nous évaluons que, même avec un effectif complet, le nombre de demandes et la quantité de pages à examiner (qui augmente régulièrement) se traduiraient par une charge de travail normale de 35 demandes par analyste.
Certains problèmes résultent d’événements incontrôlables, notamment les lacunes causées par l’inclusion de nouveaux organismes dans la Loi et l’augmentation du volume de pages à examiner. Pour répondre à ces défis, la Division de l’AIPRP a élaboré une formation adaptée aux BPR de la région de la capitale nationale et des régions et effectue de fréquents rappels aux BPR pour encourager la conduite de la recherche des documents et de l’examen en temps opportun.
La Division de l’AIPRP étudie la possibilité de nommer les analystes de l’AIPRP à titre de groupe déficitaire afin de pouvoir combler les postes plus rapidement car il est probable que le roulement élevé du personnel assigné à l’AIPRP demeurera un problème pendant les prochaines années.
La Division de l’AIPRP a mis en œuvre plusieurs nouvelles pratiques qui ont permis d’améliorer de manière importante la prestation du programme.
Réduction importante de l’arriéré des demandes en présomption de refus reportées des exercices précédents (l’arriéré a été ramené à 21 demandes en présomption de refus reportées en 2008-2009).
Grâce à l’approche par portefeuilles qui favorise de meilleures relations de travail entre la Division et les secteurs d’activités et une plus grande compréhension du domaine, les secteurs d’activités interprètent plus justement la Loi et les analystes fournissent des services consultatifs améliorés.
Une formation adaptée et des séances de sensibilisation ont permis aux secteurs d’activités de formuler des recommandations éclairées.
Renseignements supplémentaires fournis au CI le 11 juillet 2008 relativement à l’approche par portefeuilles : Le fait d’affecter les analystes de l’AIPRP à des programmes précis ou à une direction générale du Ministère a permis d’établir un lien stable entre le BPR et la Division de l’AIPRP, de s’assurer que les analystes de l’AIPRP comprennent bien les activités du programme, et qu’ils traitent par conséquent plus efficacement les demandes, d’acquérir une compréhensions mutuelle et de réduire les va-et-vient entre le BPR et les analystes de l’AIPRP.