Source: https://service.flowfact.de/hc/de/articles/360000557697-Der-DSGVO-Manager-DSGVO-Cockpit
Timestamp: 2019-05-22 01:17:18
Document Index: 158221607

Matched Legal Cases: ['Art. 13', 'Art. 13', 'Art. 12', 'Art. 15', 'Art. 22', 'Art. 13', 'Art. 6', 'Art. 22', 'Art. 21', 'Art. 20', 'Art. 20']

Der DSGVO Manager & DSGVO Cockpit – FLOWFACT Serviceportal
Schnittstelle zu einem Immobilien-Portal anlegen
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E-Mail Versand - Absender der Systemmails
Portale "Das Portal ist nicht authentifiziert"
Video: Einstellungen: Profilbild hinterlegen oder löschen
Der DSGVO Manager & DSGVO Cockpit
FLOWFACT Produktmanagement
13. Mai 2019 07:19
Was ist der DSGVO-Manager und wofür benötige ich ihn?
Der DSGVO-Manager unterstützt Sie bei der Einhaltung von Rechten und Pflichten nach der Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO).
Durch die Aktivierung des DSGVO-Managers in den Einstellungen aktivieren Sie sämtliche nachfolgend beschriebenen Funktionen!
Bitte beachten Sie, dass Sie zur Aktivierung des DSGVO-Managers sowohl einen gültigen Link zu den Datenschutzrichtlinien als auch den Zweck der Datenverarbeitung definiert haben müssen!
In der aktuellen Version ist folgender Funktionsumfang enthalten:
1. Informationspflicht und Einwilligung
Kontakte die neu in FLOWFACT angelegt werden, werden bei aktiviertem DSGVO-Manager standardmäßig mit einer Kontaktsperre angelegt, da keine Einwilligung zur Kontaktaufnahme im System dokumentiert ist. Dies wird in einem Kontakt mit einem roten X an einem E-Mail Symbol visuailsiert ( ). Mit einem Klick auf dieses Symbol haben Sie nun folgende Möglichkeiten die Kontaktsperre aufzuheben, welche nachfolgend einzeln in ihrer Funktion beschrieben werden.
1. Automatisierte Einwilligung via E-Mail
Mit einem Klick auf dieses Symbol erhält der Kontakt eine E-Mail mit der Bitte um Einwilligung zur Verarbeitung der Daten (siehe E-Mail Muster unten). Darüber hinaus wird die betroffene Person, deren Daten Sie in Ihrem System erhoben haben, über seine Betroffenenrechte belehrt. Diese Pflicht ergibt sich aus Art. 13 DSGVO "Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person".
E-Mail Muster
Über beide Links gelangt die betroffene Person auf eine personalisierte Landingpage, die wie folgt aussieht:
In diesem Schritt erledigen Sie automatisiert die Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO, Über die eigenen Datenschutzhinweise können Sie Ihren Pflichten nach Art. 12 DSGVO ("Transparente Information, Kommunikation und Modalitäten für die Ausübung der Rechte der betroffenen Person") nachkommen, in dem Sie parallel zur allgemeinen Datenschutzerklärung alle DSGVO relevanten Informationen bereitstellen. Besonders die Betroffenenrechte nach Art. 15 bis Art. 22 DSGVO sollte dabei im Vordergrund stehen.
Mit einem Klick auf "Daten speichern" gelangt die betroffene Person auf eine Übersichtsseite in der die eigenen Daten und Einwilligungen eingesehen und die Betroffenenrechte ausgeübt werden können.
Mit der Funktion "Bitte löschen Sie meine Daten" wird ein Löschauftrag in Ihrem DSGVO-Cockpit erzeugt.
Musteraufbau für die Ergänzung der Datenschutzhinweise um die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO
vertreten durch die Geschäftsführerin: Monika Mustermann
Musterallee, 51065 Köln
0221 - 995 90 0
0221 - 995 90 142
datenschutz@mustermann-immobilien.de
Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlage Die Erhebung der Daten erfolgt zum Zwecke Akqusition und Vermittlung von Immobilienobjekten sowie die Vermittlung damit zusammenhängender Finanzierungen, Versicherungen und Produkten.
Die Rechtsgrundlage ergibt sich nach DSGVO Art. 6 (1) a-b
Empfänger der Daten Die Daten werden ganz oder teilweise übermittelt an:
Öffentliche Stellen, die die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten.
Externe Stellen, die an der Abwicklung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind, wie u.a. Notare, Vermieter, Eigentümer.
Dauer der Speicherung Die Daten werden so lange gespeichert,ergänzt und fortgeschrieben, wie es der Zweck erfordert, für den die personenbezogenen Daten erhoben werden und der von Ihnen gewünscht ist, sofern keine anderslautenden gesetzlichen Verpflichtungen, wie zum Beispiel Aufbewahrungspflichten nach Geldwäschegesetz (5 Jahre), Handelsrecht (6 Jahre) oder Steuerrecht (10 Jahre), entgegenstehen.
Automatisierte Entscheidungsfindung (inkl. Profiling) Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO.
Wir setzen interne Auswertungsinstrumente ein um innerbetriebliche Auswertungen und Statistiken erstellen zu können.
HINWEIS: FLOWFACT stellt Mustertexte zur Verfügung, wird diese aber nicht fortlaufend pflegen. Insbesondere Mustertexte die einem rechtlichen Zweck dienen müssen vom Anwender auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft werden.
2. Einwilligung händisch erfassen
Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit händisch eine Einwilligung im System zu dokumentieren. Neben dem Zweck der Einwilligung können Sie ein Datum und ein Dokument (z.B. eingescanntes Dokument) der Einwilligung hinterlegen. Bitte beachten Sie, dass Einwilligungen zur Datenverarbeitung nach DSGVO stets zweckgebunden sein müssen!
3. Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bestätigen
Mit dieser Funktion heben Sie die Kontaktsperre auf ohne eine Einwilligung einzuholen. Nicht für jeden Kontakt benötigen Sie nach DSGVO eine Einwilligung. Dies betrifft z.B. Firmennamen und grundlegende Kontaktdaten die nicht als personenbezogene Daten gewertet werden müssen. Beispiel: "ImmoErfolg GmbH, Holweider Str. 2a, 51065, Tel.: 0221 995 90 - 0". Auch für die Verarbeitung der Kontaktdaten Ihrer Mitarbeiter haben Sie in der Regel entsprechende Vereinbarung bei der Aufnahme des Arbeitsverhältnisses geschlossen, sodass keine separate Einwilligung dokumentiert werden muss.
Grundsätzlich gilt: für alle Kontakte die nicht unter die Regelungen der DSGVO fallen, können Sie diese Funktion verwenden. Da eine automatisierte Erkennung, ob ein angelegter Kontakt nach DSGVO behandelt werden muss oder nicht, ist leider kaum möglich, sodass eine manuelle Interaktion an dieser Stelle notwendig ist. Das System speicher ab, welcher Benutzer zu welchem Zeitpunkt diese Bestätigung abgegeben hat.
Ausübung der Betroffenenrechte durch Ihren Kunden
Nachdem Ihr Kontakt die Datenschutzhinweise akzeptiert und auf "Daten speichern" geklickt hat, gelangt er auf seine persönliche Übersichtsseite:
Übersicht "Meine Daten"
Auf dieser Seite befindet sich eine Übersicht der von der betroffenen Person erhobenen personenbezogenen Daten. Diese können editiert und als Änderungswunsch an den Makler gesendet werden. Innerhalb von FLOWFACT können Sie diese Änderung nun per Knopfdruck übernehmen oder ablehnen. Somit verhindern Sie, dass ein Kontakt seine Daten ungewollt überschreibt um Ihnen den Zugriff darauf unrechtmäßig zu entziehen.
Über die Funktion "Meine Daten löschen" erzeugt die betroffene Person eine Löschauftrag in Ihrem DSGVO Cockpit.
Bereich "Einwilligungen"
In diesem Bereich werden der betroffenen Person die bisher dokumentierten Einwilligungen angezeigt. Dies kann neben der allgemeinen Einwilligung zum Beispiel zur Vermittlung von Immobilien zukünftig auch separate Einwilligungen wie der Empfang eines Newsletters sein. Jede Einwilligung kann separat widerrufen werden. Dieses Recht ergibt sich aus Art. 21 DSGVO.
Bereich "Export"
Aus Art. 20 DSGVO ergibt sich das "Recht auf Datenübertragbarkeit". An dieser Stelle hat die betroffene Person nun die Möglichkeit die von Ihr erfassen personenbezogenen Daten in einem maschinell lesbaren Format zu exportieren. Der Export wird per E-Mail an die angegebene Adresse gesendet.
Auszug aus Art. 20 DSGVO:
Mit dem DSGVO-Cockpit den Überblick behalten
Neben der teilautomatisierten Abwicklung von Einwilligungen entstehen im Alltag Aufgaben im Rahmen der DSGVO. Hierbei unterstützt Sie das DSGVO-Cockpit bei folgenden Pflichten:
Recht auf Berichtigung der betroffenen Person
Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden") der betroffenen Person
Identifizieren und löschen Sie Kontakte für die es keine Aufbewahrungspflichten mehr gibt.
Das DSGVO-Cockpit erreichen Sie über die eigenständige App:
In der ersten Ansicht erhalten Sie eine Übersicht über alle von Ihrem Kunden vorgenommenen Änderungen an den Kontaktdaten sowie sämtliche Anträge auf Löschung der Daten:
Über "Änderungen anzeigen" erhalten Sie eine Übersicht über die Änderungen die vorgenommen wurden. Diese Änderungen können Sie akzeptieren oder ablehnen. In beiden Fällen wird die betroffene Person per E-Mail informiert. Die Funktion zum ablehnen ist hauptsächlich dazu gedacht zu vermeiden, dass jemand versucht seine Kontaktdaten mutwillig zu überschreiben um sie so aus Ihrem System zu entfernen.
Löschanträge bieten die Möglichkeit den Kontakt direkt zu löschen oder diesen unter Angabe einer Aufbewahrungsfrist aufzubewahren. Selbst wenn eine betroffene Person wünscht, dass Daten gelöscht werden, unterliegen Sie gegebenenfalls Aufbewahrungspflichten die Sie einhalten müssen (Steuerrecht, GwG, MaBV, etc.).
Jeder Kontakt kann mit einem Klick auf den Namen in der Kontakte-Ansicht aufgerufen werden um z.B. einen Blick in die Historie werfen zu können.
Über die Navigation können Sie in den Reiter zur Prüfung weiterer Kontaktdaten wechseln
In dieser Ansicht finden Sie Kontakte die auf Ihre E-Mail für die Einwilligung zur Datenverarbeitung nicht reagiert haben. Der Gesetzgeber sieht vor, dass Sie Kontakte, für die Sie keine Einwilligung vorweisen können, löschen müssen.
Der dritte Bereich im Cockpit zeigt Ihnen Kontakte an deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist oder bei denen der Zweck der Einwilligung nicht mehr erfüllt ist. Dies kann vorwiegend Kontakte treffen die eine einzige Immobilie angefragt haben und diese Immobilie vermittelt wurde. Liegt keine weitere, pauschaler gehaltene Einwilligung vor, müssen solche Kontakte aus dem System gelöscht werden.
iEX: Rechtstexte Anleitung
iEX: Widerrufsbelehrung