Source: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-dokumentowanie-przychodow-i-dodatkowe-ewidencje
Timestamp: 2019-06-26 14:59:03+00:00
Document Index: 123493314

Matched Legal Cases: ['art. 24', 'art. 24', 'art. 106', 'art. 43', 'art. 113', 'art. 82', 'art. 106', 'art. 23', 'art. 22']

Dokumentowanie przychodów w KPiR - Poradnik Przedsiębiorcy
4.59/5 (17) 1
Jak księgować przychody w KPiR?
Przychody w walutach obcych i różnice kursowe
Przykłady dowodów księgowych - omówienie elementów dowodu księgowego
Wymagania stawiane dowodom własnym dokumentującym sprzedaż lub zakup
Ewidencje wymagane przy prowadzeniu KPiR
Rejestry sprzedaży i zakupu VAT
Kolejna część cyklu związana z prowadzeniem księgi przychodów i rozchodów zostanie poświęcona dwóm istotnym aspektom takim jak: dokumentowanie przychodów oraz prowadzenie dodatkowych ewidencji pomocniczych.
Przychody zgodnie z przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR powinny być dokumentowane:
paragonem fiskalnym (księgowanie raportów kasowych),
na podstawie ewidencji sprzedaży w przypadku sprzedaży bezrachunkowej,
wyciągiem bankowym (wpłaty otrzymywane wyłącznie za pośrednictwem konta bankowego, gdy przelew jest odpowiednio opisany),
dowodem wewnętrznym,
notą księgową.
Jeżeli przedsiębiorca udokumentował przychód paragonem fiskalnym a nabywca żąda również wystawienia faktury, należy pamiętać, że księgowania dokonuje się wyłącznie na podstawie raportu kasowego. W celu nie dublowania wpisów w KPiR faktura wystawiona do paragonu nie powinna być księgowana w KPiR.
Przedsiębiorca ma obowiązek ewidencjonowania każdej dokonanej w ramach działalności sprzedaży. W zależności od tego czy jest czynnym podatnikiem VAT czy też nie. Potwierdzeniem sprzedaży są przede wszystkim faktury lub raporty z kasy (dobowe lub miesięczne). Wartość sprzedaży zapisywana jest do KPiR w kwocie netto jeżeli sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT lub w wartości brutto (netto=brutto) w przypadku podmiotów zwolnionych z VAT.
Przychody ze sprzedaży towarów i usług księgowane są do KPiR w dacie uzyskania przychodu, która zwykle tożsama jest z dniem wystawienia faktury. Przychód z tego tytułu w KPiR ewidencjonowany jest w kolumnie 7 -Sprzedaż towarów i usług. Podstawą dokonywania zapisów są przede wszystkim wspomniane wcześniej faktury, raport z kasy fiskalnej czy ewidencja sprzedaży bezrachunkowej. W kolumnie, w której księgowane są przychody ze sprzedaży towarów i usług, przedsiębiorca ujmuje również wystawione faktury korygujące do faktur sprzedażowych, jak również zwroty towarów wykazane w ewidencji zwrotów prowadzonej dla kas fiskalnych.
Przedsiębiorcy coraz częściej rozszerzają rynek zbytu o klientów zagranicznych. Wówczas zdarza się, że przychody otrzymywane są w walutach obcych. Jednak w tym przypadku należy pamiętać, że w KPiR zapisów dokonuje się wyłącznie w walucie krajowej. Oznacza to, że wartość przychodu w walucie obcej przedsiębiorca powinien przeliczyć na złotówki, stosując średni kurs NBP z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego
W takiej sytuacji mogą wystąpić tzw. różnice kursowe, które wynikają z porównania kursu waluty z dnia poprzedzającego wystawienie faktury z kursem, jaki obowiązuje w momencie otrzymania należności.
Wyróżniamy dodatnie i ujemne różnice kursowe. Dodatnie różnice kursowe mają miejsce m.in. gdy przychód w rzeczywistości otrzymany przewyższy ten wynikający z wystawionej faktury sprzedaży.
Jak wynika z art. 24c ust. 2 ustawy o PIT dodanie różnice kursowe powstają gdy wartość:
Natomiast art. 24c ust. 3 ustawy o PIT wskazuje iż ujemne różnice kursowe powstają gdy wartość:
Podstawą księgowania różnic kursowych jest zwykle dowód wewnętrzny, pod który podpinane są dowody, z których różnica kursowa wynika oraz wydruk średnich kursów walut NBP z danych dni.
Kwestia wystawiania faktur VAT jest regulowana przede wszystkim w ustawie o VAT. Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy określa podstawowe dane przewidziane dla faktur. Zgodnie z jego treścią faktura powinna zawierać:
datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
Są to podstawowe elementy faktur VAT. Ustawodawca przewidział szereg specyficznych sytuacji, w których faktura powinna zawierać dodatkowe elementy. Należą do nich m.in.:
faktury wystawiane przez małych podatników rozliczających się metodą kasową; wówczas na fakturze powinna znaleźć się adnotacja: "metoda kasowa";
faktury dotyczące dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi; wówczas na fakturze powinny znaleźć się wyrazy "odwrotne obciążenie";
faktury podmiotów zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 - wskazanie:
W przypadku podmiotów zwolnionych z VAT ze względu na limit obrotów nie ma konieczności umieszczania podstawy prawnej zwolnienia. Więcej o fakturach podatników zwolnionych z VAT można przeczytać w artykule: Faktura bez VAT podatnika korzystającego ze zwolnienia.
faktury podmiotów korzystających z procedury VAT marża; w przypadku tego typu dostaw powinny znaleźć odpowiednie adnotacje np. "procedura marży - towary używane", "procedura marży - dzieła sztuki" lub "procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki".
faktury za usługi turystyczne podlegające opodatkowaniu na zasadzie marży; wówczas na fakturze powinna znaleźć się adnotacja "procedura marży dla biur podróży".
Fakturę korygującą, zwaną również korektą, wystawia się w przypadku gdy po wystawieniu faktury:
podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktur
Jeżeli faktura korygująca zmniejsza podstawę opodatkowania, sprzedawca powinien posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Szczegółowe informacje na ten temat prezentuje artykuł: Potwierdzenie odbioru faktury korygującej a obniżenie podstawy opodatkowania.
dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca: data faktury, numer, dane nabywcy oraz odbiorcy wraz z adresami i numerami NIP;
w przypadkach innych niż wskazane w pkt 5 jeżeli korekta nie ma wpływu na podstawę opodatkowania - prawidłową treść korygowanych pozycji;
w przypadku gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych lub świadczonych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, faktura korygująca, o której powinna zawierać dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka.
Nota korygująca jest dokumentem, który odmiennie niż fakturę korygującą - wystawia nabywca a nie sprzedawca. Nota korygująca różni się również od faktury korygującej zakresem błędów, które koryguje. Jak już zostało wspomniane, fakturą korygującą można poprawić błędy zarówno w pozycjach wartościowych, jak i np. w danych nabywcy.
Zgodnie z art. 106k ustawy o VAT nota korygująca powinna zawierać co najmniej:
Nie powinno się poprawiać ani fakturą korygującą ani notą wszystkich danych dotyczących sprzedawcy czy nabywcy. Korekty więc przewidują zwykle pomyłki w adresie, nazwie czy numerze NIP, ale co do zasady nie wszystkich elementów na raz.
Dowód wewnętrzny to dokument księgowy, który wykorzystuje się zarówno jako podstawę księgowania wybranych kosztów firmy, jak i niektórych przychodów.
Dowód wewnętrzny charakteryzujący koszt powinien dotyczyć wybranych wydatków opisanych w § 14 ust. 2 rozporządzenia w sprawie KPiR, takich jak np.
zakup produktów roślinnych i zwierzęcych,
rozliczenie podróży służbowej,
zakup surowców wtórnych,
koszty związane z prowadzeniem działalności w mieszkaniu,
wydatki związane z parkowaniem samochodu.
Co ważne, dowodem wewnętrznym w przychodach mogą być księgowane m.in. odsetki z lokat bankowych.
W zależności od rodzaju dowodu księgowego, jaki stanowi podstawę zapisów w księdze, stawiane są różne wymagania co do treści i jego formy. Część z nich - faktury, faktury korygujące, noty korygujące opisują odrębne przepisy - głównie ustawa o VAT a pozostałą część - inne dowody, określa rozporządzenie w sprawie prowadzenia KPiR. W § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia określa się, że inne dowody, które mogą stanowić podstawę do zapisów w księdze powinny zawierać co najmniej:
Rejestry VAT są prowadzone dla potrzeb rozliczeń podatku od towarów i usług. Do jej prowadzenia zobowiązani będą więc czynni podatnicy VAT, którzy zarejestrowali się dla potrzeb podatku od towarów i usług poprzez złożenie formularza VAT-R. W prowadzonych rejestrach przedsiębiorca ujmuje wartość sprzedaży wraz z wartością należnego podatku VAT oraz wartość zakupu wraz z wartością VAT naliczonego. Rejestry VAT są podstawą do uzupełnienia deklaracji podsumowującej dany okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał) - deklaracji VAT-7 lub VAT-7K.
Rejestry VAT również nie mają określonego wzoru, jednak w celu ich prawidłowego prowadzenia powinny zawierać m.in.:
Kilometrówkę, bo tak przyjęło się nazywać ewidencję przebiegu pojazdów, zobowiązani są prowadzić przedsiębiorcy, którzy wykorzystują w prowadzonej działalności samochód prywatny lub wynajmowany (nie dotyczy wynajmu o charakterze leasingu). Prowadząc EPP przedsiębiorcy mogą, na podstawie dokonanych obliczeń, zaliczyć do kosztów wydatki związane z eksploatacją pojazdu dla celów firmowych. Dzięki prowadzonej ewidencji można więc ustaloną kwotę wydaną np. na paliwo, wymianę części lub oleju samochodu prywatnego nie wprowadzonego do firmy, ale użytkowanego na cele prowadzonej działalności, zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu (oczywiście do pewnego limitu).
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 23 ust. 7) określa również minimalny zakres danych, jakie ewidencja przebiegu pojazdów musi zawierać. Są to:
numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika (od niej bowiem zależy obowiązująca stawka za 1 km),
Wyliczenia kosztu uzyskania przychodu, który wykazuje się w kwocie przypadającej na dany miesiąc oraz w układzie rocznym narastającym, dokonuje się na podstawie:
sumy miesięcznego przebiegu pojazdu (suma faktycznie przejechanych kilometrów wykazanych w ewidencji przebiegu pojazdu przemnożona przez stawkę 1 km określoną przez Ministra Infrastruktury), która wyznacza zarazem limit zakwalifikowania wydatków w koszt;
kosztów eksploatacji pojazdu poniesionych w miesiącu oraz podania ich w układzie narastającym.
dla samochód o pojemności od 900 cm3 - 0,8358 zł,
Ewidencja ta prowadzona jest dla zakupionych na potrzeby prowadzonej działalności rzeczy, których wartość przekracza 1500 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT, brutto w przypadku podmiotów zwolnionych), a przewidywany okres użytkowania w firmie jest poniżej jednego roku. Ewidencji wyposażenia nie należy mylić z ewidencją środków trwałych oraz wprowadzać tych samych rzeczy zarówno do ewidencji wyposażenia, jak i ewidencji środków trwałych.
Jeżeli przedsiębiorca wprowadził jako wyposażenie rzecz, której wartość przekracza 3500 zł, to jeżeli po upływie roku od jej wprowadzenia wciąż jest ona użytkowana w firmie - zapis jej dotyczący powinien zostać przeniesiony do ewidencji środków trwałych, co wiąże się również z dokonaniem korekty księgowania.
Do ewidencji środków trwałych przedsiębiorca ma obowiązek wpisać środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, których wartość przekracza 3500 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT, brutto w przypadku podmiotów zwolnionych) a przewidywany okres ich użytkowania przekracza 1 rok.
Co ten obowiązek oznacza w praktyce? Ewidencja środków trwałych oraz ściśle z nią związana amortyzacja, co do zasady zapobiegają wprowadzaniu jednorazowo do kosztów wydatków związanych z zakupem rzeczy o większej wartości. Dla środków trwałych oraz WNiP tworzony jest plan amortyzacji, w którym wartość początkowa środka trwałego rozłożona jest w czasie, obrazując zużycie danego składnika majątku wraz z upływem czasu, w którym jest wykorzystywany w prowadzonej działalności. Wprowadzone do ewidencji środki trwałe opisane są symbolem KŚT - Klasyfikacji Środków Trwałych. Zgodnie z symbolem określona jest dla każdego z nich stawka amortyzacji.
Minimalny zakres danych, jakie powinny znaleźć się w ewidencji środków trwałych określa art. 22n ust. 2 ustawy o PIT. Zgodnie z nim wykaz powinien zawierać:
Przepisy nie zabraniają wprowadzania rzeczy o niskiej wartości (poniżej 3.500 zł) na stan środków trwałych. Wówczas przedsiębiorca może zastosować amortyzację jednorazową.
Niektóre firmy ze względu na specyfikę swojej działalności mogą prowadzić ewidencje dodatkowe, które pozwolą przede wszystkim samym podatnikom, jak i urzędom skarbowym na skontrolowanie zdarzeń gospodarczych w firmie.
Dodatkowe ewidencje przy KPiR, które wymienia się w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia księgi to:
ewidencja wartości dewizowych - dla przedsiębiorców zajmujących się działalnością kantorową,
ewidencja pożyczek i zastawionych rzeczy - prowadzona przez lombardy.
Oprócz tych ewidencji przedsiębiorca może dla własnych potrzeb prowadzić ewidencje, które będą dla niego pomocne w firmie. Może to być ewidencja otrzymanych dotacji i pomocy de minimis lub dodatkowa ewidencja produktów (bowiem w księgowości uproszczonej nie ma obowiązku posługiwania się magazynem i dokumentacją z nim związaną, ale dla własnych celów przedsiębiorca może taką prowadzić).
Brak ewidencji lub nieprawidłowe jej prowadzenie ma skutki na tle podatkowym. Brak ewidencji środków trwałych prowadzi do braku podstaw księgowania odpisów amortyzacyjnych, czyli uwzględniania ich w KPiR jako koszty uzyskania przychodu. Powoduje to negatywne konsekwencje dla podatnika, który uwzględniając nieprawidłowo koszty działał na niekorzyść urzędu skarbowego.
Również brak prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w konsekwencji oznacza brak podstaw do zaliczenia wydatków związanych z użytkowaniem auta prywatnego jako koszty uzyskania przychodu działalności gospodarczej.
Należy więc zwrócić uwagę na obowiązujące przepisy w kwestii prowadzenia ewidencji przy KPiR i postępować zgodnie z zasadami opisanymi m.in. w rozporządzeniu MF w sprawie prowadzenia KPiR, ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych czy ustawy o VAT.
Prowadzisz księgę przychodów i rozchodów? Sprawdź, jak powinno przebiegać dokumentowanie przychodów. Jakie dane powinna powinna zawierać faktura, a jakie dowód wewnętrzny? Dowiedz się, jakie ewidencje pomocnicze jesteś zobowiązany prowadzić!