Source: https://www.weka.ch/themen/finanzen-controlling/rechnungswesen/buchfuehrung/article/aufbewahrungsfristen-compliance-anforderungen-an-die-geschaeftsunterlagen/
Timestamp: 2019-12-14 18:23:36
Document Index: 153560312

Matched Legal Cases: ['Art. 727', 'Art. 957', 'Art. 958', 'Art. 3', 'Art. 5', 'Art. 6', 'Art. 7', 'Art. 8', 'Art. 9', 'Art. 10', 'Art. 70', 'Art. 70', 'Art. 42', 'Art. 70', 'Art. 32', 'Art. 31']

Nach dem Verständnis des international bekannten Rahmenwerks COSO Internal Control umfasst ein IKS die Einhaltung aller das Unternehmen betreffenden rechtlichen und sonstigen Vorschriften und Normen, was auch mit dem Begriff der Compliance beschrieben wird. Ein wichtiger gesetzlicher Regelungsbereich, der die Schweizer Unternehmen unabhängig von der Branchenzugehörigkeit oder Unternehmensgrösse betrifft, sind die Aufbewahrungspflichten von Geschäftsunterlagen. Im vorliegenden Beitrag soll ein Überblick über alle für die Buchführung und Rechnungslegung massgeblichen Aufbewahrungsfristen gegeben werden.
Aufbewahrungsfristen – Die wichtigsten Rechtsquellen
Die wichtigsten Rechtsquellen hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten sind das Obligationenrecht (OR), die Geschäftsbücherverordnung (GebüV), das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), das Strafgesetzbuch (STGB).
Für die Aufbewahrung von Daten und Dokumenten aus dem Bereich der Buchführung und des Rechnungswesens gelten die Rechtsvorschriften des Obligationenrechts, 32. Titel (Kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung). Diese betreffen sowohl Unternehmen, die gemäss Art. 727 Abs. 1 OR zur Buchführung und Rechnungslegung verpflichtet sind, als auch diejenigen, die lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage Buch führen müssen. Zu Letzteren gehören neben Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500 000.– Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr auch Vereine und Stiftungen ohne Verpflichtung zur HR-Eintragung sowie Stiftungen, die von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind.
Für die genannten Unternehmen gilt, dass die Art der Aufbewahrung grundsätzlich ordnungsgemäss sein muss (Art. 957 Abs. 3 OR). Mit Bezug zu den Grundsätzen ordnungsmässiger Buchführung hat die Aufbewahrung daher vollständig, wahrheitsgetreu, systematisch, nachweislich mittels Beleg, klar, zweckmässig und nachprüfbar zu sein.
Die im Rechnungslegungsrecht verankerte Aufbewahrungsvorschrift sieht folgendes vor:
Art. 958f Abs. 1 OR Dauer der Aufbewahrung Geschäftsbücher, Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht Mind. 10 Jahre beginnend mit dem Ablauf des Geschäftsjahrs Unterscheidung:
Geschäftsbücher und Buchungsbelege: Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise
Geschäftsbericht und Revisionsbericht: schriftlich (Papier) und unterzeichnet
Art. 3 GeBüV Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit) Geschäftsbücher (Hauptbuch und Nebenbücher) Aufbewahrung so, dass keine Änderung möglich ist, ohne dass sich dies feststellen lässt
Art. 5 GeBüV Sorgfaltspflicht Geschäftsbücher und Buchungsbelege Aufbewahrung sorgfältig, geordnet und geschützt vor äusseren Einwirkungen
Art. 6 GeBüV Verfügbarkeit und Einsichtnahme Geschäftsbücher und die Buchungsbelege Aufbewahrung so, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können
Art. 7 GeBüV Anforderungen an die Organisation archivierte Informationen und Daten
Archivierte Informationen sind von aktuellen Informationen zu trennen.
Verantwortung für die archivierten Informationen ist klar zu regeln und zu dokumentieren
Zugriff innert nützlicher Pflicht möglich
Art. 8 GeBüV Anforderungen an das Archiv archivierte Informationen
Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Zutritte sind aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger.
Art. 9 GeBüV Regelung der zulässigen Informationsträger archivierte Unterlagen Unveränderbare Informationsträger (Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger) sind immer zulässig und veränderbare Informationsträger sind unter
bestimmten Bedingungen zulässig.
Art. 10 GeBüV Überprüfung und Datenmigration Informationsträger und Daten
Pflicht zur regelmässigen Prüfung auf Integrität und Lesbarkeit
Voraussetzungen für die Datenmigration
Gesetz über die Mehrwertsteuer (MWSTG)
Das Schweizer Mehrwertsteuergesetz verweist hinsichtlich der Führung der Geschäftsbücher und Aufzeichnungen auf die bereits im Handelsrecht existierenden Grundsätze (z.B. Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung). Zugleich wird darauf verwiesen, dass darüber hinausgehende Aufzeichnungspflichten im Ausnahmefall durch die Eidgenössische Steuerverwaltung erlassen werden können (Art. 70 Abs. 1).
Art. 70 Abs. 2 MWSTG in Verbindung mit Art. 42 Abs. 6 MWSTG Art und Dauer der Aufbewahrung Geschäftsbücher, Belege, Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen Ordnungsgemässe Aufbewahrung bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung, welche zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode, in der die Steuerforderung entstanden ist, in jedem Fall verjährt.
Art. 70 Abs. 3 MWSTG Dauer der Aufbewahrung Geschäftsunterlagen, die im Zusammenhang mit der Berechnung der Einlageentsteuerung (Art. 32 Abs. 1 MWSTG) und des Eigenverbrauchs (Art. 31 MWSTG) von unbeweglichen Gegenständen benötigt werden Aufbewahrungsdauer von 20 Jahren
Sonderregelung zur Geschäftskorrespondenz
Mit dem zum 1.1.2013 in Kraft getretenen revidierten Rechnungslegungsrecht gilt neu keine explizite Aufbewahrungspflicht mehr für Geschäftskorrespondenz, soweit diese keinen Erkenntniswert für die Buchführung und Rechnungslegung besitzt.
Sobald dagegen die Geschäftskorrespondenz im Zusammenhang mit einem Geschäftsfall und/oder einer Buchung steht und kein sonstiger Beleg als Buchungsbeleg zur Verfügung steht, wird die Geschäftskorrespondenz somit zugleich zum Buchungsbeleg und ist somit wie diese aufbewahrungspflichtig.
Praxisfälle, in denen diese Situation zumeist eintritt, können im Zusammenhang mit Offerten, Gutachten sowie jeglicher schriftlichen oder elektronischen Korrespondenz (E-Mails) mit Kunden, Lieferanten, Versicherungen, Banken, Rechtsanwälten oder anderen Geschäftspartnern vorkommen. Das bedeutet, dass ein Unternehmen im jeweiligen Einzelfall entscheiden muss, ob schriftliche und/oder elektronische Geschäftskorrespondenz den Charakter eines Buchungsbelegs bekommt. Es ist allerdings zu vermuten, dass die Unternehmen somit die Geschäftskorrespondenz überwiegend über die sonst gültige Zehnjahresfrist archivieren und speichern werden, da die Einzelfallbeurteilung vergleichsweise zeitaufwendig und fehleranfällig ist.
Sonstige Aufbewahrungsfristen
Im Zusammenhang mit der Buchführung und Rechnungslegung ist ausserdem die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Personalakten, Unterlagen der Sozialversicherungen und Lohndeklarationen zu beachten. Auch diese können im Zusammenhang mit einem Geschäftsfall stehen und somit indirekt zum Buchungsbeleg mutieren.
Welche Rechtsfolgen gelten bei einer Nichteinhaltung der Vorschriften zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen?
Erfahren Sie dies im vollständigen Beitrag unserer Online-Lösung «Finance Professional», der Komplettlösung für Ihr Rechnungswesen und Controlling. Jetzt unverbindlich testen!
Nächster Termin: 18. Juni 2020 und 19. Juni 2020