Source: http://www.juramagazin.de/75324.html
Timestamp: 2020-02-21 08:25:01
Document Index: 75312674

Matched Legal Cases: ['§ 56', '§ 56', '§ 2', '§ 26', '§ 56', '§ 56', '§ 56', '§ 56']

﻿ Die Versendung von Kopien der Originalschreiben für die Lehrkräfte an die Schulleitungen ist datenschutzrechtlich unzulässig
Arbeitnehmer und öffentliche Bedienstete
Das Landesschulamt - Hüter der Lehrerpersonaldaten?
Von einer Schulleiterin erhielten wir den Hinweis auf ein offensichtlich übliches Verfahren beim Landesschulamt, persönliche Schreiben an Lehrpersonal als Kopie der jeweiligen Schulleitung zu übersenden. Es handelt sich z. B. um Schreiben zum Mutterschaftsurlaub, zur Stundenreduzierung/-erhöhung, zur stufenweisen Wiedereingliederung in den Dienstbetrieb nach dem „Hamburger Modell", zur Beendigung der Probezeit oder zur Berufung in das Beamtenverhältnis.
Die Versendung von Kopien der Originalschreiben für die Lehrkräfte an die Schulleitungen ist datenschutzrechtlich unzulässig. Überwiegend enthalten solche Personalschreiben wichtige Hinweise bzw. Daten für die Lehrkraft, in geringem Umfang auch Informationen für den jeweiligen Schulleiter. Das Versenden der kopierten Originalschreiben bedeutet somit eine unnötige Datenvorhaltung bei der jeweiligen Schulleitung, die ihrerseits gezwungen wird, quasi Personalnebenakten in den Schulen anzulegen. Da sich das Führen von Personalnebenakten an der Erforderlichkeit zu orientieren hat (§ 56 Abs. 2 2. Halbsatz Landesbeamtengesetz (LBG)), bedeutet das derzeit praktizierte Verfahren einen Verstoß gegen das LBG und gleichzeitig gegen Datenschutzrecht.
Da der überwiegende Inhalt dieser Schreiben für die Schulleitung nicht von Bedeutung ist, wurde das Landesschulamt gebeten, spezielle Formschreiben für Schulleitungen zu formulieren bzw. zu entwickeln und den Inhalt auf die wirklich für die Schulleitung relevanten Informationen zu beschränken.
Die vom BlnBDA erbetenen speziellen Formschreiben für die Schulleitungen werden zur Zeit in Abstimmung mit dem behördlichen Datenschutzbeauftragten erarbeitet.
Ein Lehrer beschwerte sich darüber, in seinem persönlichen Postfach ein Schreiben des Landesschulamtes bezüglich seiner Teilnahme an einer Streikmaßnahme unverschlossen - und damit für andere Kollegen zugänglich - vorgefunden zu haben. Das Landesschulamt teilte auf unser Befragen mit, diese Schreiben seien für jede Schule gesammelt in verschließbaren Umlaufmappen an die Schulleitungen verschickt worden. Dieses Verfahren ermögliche ihnen noch einmal eine Kontrolle der von den Schulleitungen stammenden Daten durch sie selbst. Im Übrigen sei dies seit 25 Jahren so praktiziert worden.
Bei den in dem Schreiben enthaltenen Daten handelt es sich um sensible Personaldaten, die im Ergebnis zu arbeitsrechtlichen bzw. dienstrechtlichen Maßnahmen führen können. Sie unterliegen daher einer gesteigerten Geheimhaltungspflicht durch den Arbeitgeber und sind auch gegenüber Kollegen vertraulich zu behandeln.
Zwar ist die bündelweise Versendung der Schreiben an die Schulen für Kontrollzwecke noch hinnehmbar.
Sie sind jedoch nach Einsichtnahme durch die Schulleitung in Umschlägen zu verschließen und erst dann in das persönliche Fach der Lehrkraft zu legen.
Die Schulleitungen werden nach Kenntnisnahme künftig entsprechende Schreiben in verschlossenen Umschlägen den Lehrern in die Postfächer legen.
Zuständigkeitswechsel als Begründung für Datenschutzverstoß
Ein Mitarbeiter einer Senatsverwaltung stellte eine ausdrücklich als „Vertraulich" ausgezeichnete schriftliche Anfrage in Personalangelegenheiten an eine andere Verwaltungsstelle, in der er hervorhob, keinesfalls seine Dienst-/Personalstelle von der Anfrage in Kenntnis zu setzen. Zwischenzeitlich hatte sich jedoch die Zuständigkeit für die Beantwortung dieser Anfrage dahingehend geändert, dass nunmehr doch seine Dienst-/Personalstelle mit der Bearbeitung des Vorganges betraut war. Zwar wurde dieser Zuständigkeitswechsel durch verwaltungsinterne Bekanntmachung den Beschäftigten zur Kenntnis gegeben, tatsächlich aber war dem betreffenden Mitarbeiter diese Veränderung unbekannt. Dies führte dazu, dass im Ergebnis - entgegen dem ausdrücklichen Wunsch - die Anfrage genau zu der Stelle gelangte, deren Kenntnisnahme er verhindern wollte.
Da erfahrungsgemäß entsprechende Umläufe innerhalb der Verwaltung erhebliche Zeit benötigen, bis sie jeden einzelnen Beschäftigten erreicht haben, haben wir das betreffende Amt gebeten, für eine Übergangszeit von mindestens drei Monaten Post, die mit „Vertraulich" ausgewiesen ist, zunächst bei dem vom Betroffenen genannten Adressaten zu belassen, bis eine Klärung über die Weiterleitung (ggf. nach Rücksprache mit dem Absender) herbeigeführt ist.
Missbräuliche Verwendung der Personalnummer
Die Berliner Polizei plant derzeit den Aufbau einer Datei, die in allen Polizeiabschnitten des sog. „Berliner Modells" die Vorgangsfertigung und -bearbeitung erleichtern und effizienter gestalten soll (BMoOffice/Formular-Bearbeitungsprogramm). Die Datei besteht aus den bisher von den Polizeibeamten verwendeten papierenen Formularen, die dann elektronisch ausgefüllt werden. Der Vorteil der Datei besteht u. a. darin, dass Vorgänge mit dieser Datenverarbeitungsunterstützung direkt am Einsatzort gefertigt und ggf. zu einem späteren Zeitpunkt weiter- bzw. abschließend bearbeitet werden können. Dabei sollten jedoch personenbezogene Daten der Benutzer u. a. deren Personalnummer und vereinzelt deren Amtsbezeichnung - gespeichert werden.
Die Speicherung dieser Daten ist unzulässig. Bei der Personalnummer handelt es sich um ein Personaldatum (§ 56 Abs. 1 LBG). Danach dürfen PersonalakBei der Personalnummer eines Mitarbeiters handelt es sich nach Auffassung der Senatsverwaltung für Inneres nicht um ein Personalaktendatum im Sinne des
JB 1999, 4.1.2
Bericht des Beauftragten für Datenschutz und Akteneinsicht Stellungnahme des Senats tendaten nur für Zwecke der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft verwendet werden - es sei denn, der Beschäftigte willigt in eine andere Verwendung ein.
Nach der Rechtsprechung des Bundesverwaltungsgerichtes gehören zur Personalakte alle schriftlichen Aufzeichnungen, die sich mit der Person des Beamten und dem Inhalt und Verlauf seines Beschäftigungsverhältnisses befassen. Dabei ist nicht entscheidend, wo, in welcher Form und unter welcher Bezeichnung die Daten gespeichert sind. Erforderlich ist nur, dass die Vorgänge in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen, also nicht einem Zweck dienen, der außerhalb des durch das Beschäftigungsverhältnis begründeten Rechts- und Pflichtenkreises liegt. Diese Voraussetzungen liegen hier vor.
Selbst wenn es sich um ein sog. „einfaches Personaldatum" handeln sollte, wäre die Verarbeitung nach dem Informationsverarbeitungsgesetz (IVG) unzulässig. Nach § 2 Abs. 1 IVG dürfen die öffentlichen Stellen des Landes Berlin bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben personenbezogene Daten ohne Einwilligung des Betroffenen verarbeiten, soweit das für die allgemeine Verwaltungstätigkeit erforderlich ist und schutzwürdige Belange dem nicht entgegenstehen.
Die Speicherung der Personalnummer und der anderen o.g. Personaldaten ist zur Erreichung des Zieles Verwaltung der Benutzer - nicht erforderlich. Darüber hinaus birgt die Personalnummer als „Schlüssel" zum Zugriff auf Personalakten ein erhöhtes Risiko, den besonderen Schutzbereich der Personalaktendaten zu durchbrechen. Damit liegt ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse der Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung ihrer Daten vor.
Die Speicherung der Amtsbezeichnung ist darüber hinaus nicht nur nicht erforderlich, sondern im Hinblick auf die Zahl der Berechtigten und den zu erwartenden Änderungsdienst auch nicht zweckmäßig.
Vielmehr genügt die Vergabe einer gesonderten Identifikationsnummer.
Die Verwendung der Personalnummer als Mittel der Benutzer-, Speicher- und Zugriffskontrolle bei Datenverarbeitungssystemen ist weder durch eine Rechtsgrundlage gedeckt noch erforderlich. Die Begründung der Verwaltung, durch die Verwendung der Personalnummer werde eine „unkomplizierte Benutzungsverwaltung" geschaffen und gleichzeitig die Pflege eines „aufwendigen zusätzlichen Datenbestandes" vermieden, konnte deshalb nicht überzeugen.
Die Senatsverwaltung für Inneres hat dennoch der Errichtung der Datei wegen der angeblichen besonderen Eilbedürftigkeit zugestimmt, weshalb wir das Verfahren nach § 26 Abs. 1 BlnDSG beanstandet haben.
§ 56 Abs. 1 Satz 2 LBG. Die Personalnummer ist lediglich ein formelles Personalaktendatum. Ein Verstoß gegen § 56 Abs. 1 Satz 3 LBG liegt deshalb bei der Verwendung der Personalnummer von Polizeibeamten zur Protokollierung von Zugriffen auf automatisierte Dateien nicht vor.
Personalaktendaten sind gemäß § 56 Abs. 1 Satz 2 LBG alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten, die den Beamten betreffen, soweit sie mit seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen.
Diese Voraussetzungen liegen bei der Personalnummer nicht vor.
In diesem Sinne können Personalaktendaten nur Informationen sein. Die Personalnummer eines Mitarbeiters enthält als solche gerade keine Information. Ihr selbst können unmittelbar keine personenbezogenen Daten entnommen werden. Die Zuordnung einer Personalnummer zu einer Person ist unter dem Gesichtspunkt der Personenbezogenheit rein zufällig. Es erfolgt dabei allein eine Zuteilung der einzelnen Beschäftigungsarten zu bestimmten Personalnummerngruppen (Ziff. 14 Abs.2 der Richtlinien über die Erteilung von Berechnungs- und Anweisungsaufträgen für Personalbezüge sowie Berechnung, Zahlbarmachung, Auszahlung und Abrechnung von Personalbezügen mit zentraler Datenverarbeitung vom 29. Juli 1996, DBl. I 1997, S. 3).
Die Personalnummer ist vielmehr nur ein „Schlüssel", um auf Personalaktendaten zugreifen zu können. Somit besteht lediglich ein mittelbarer Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis und nicht der gemäß § 56 Abs. 1 Satz 2 LBG geforderte unmittelbare Zusammenhang.
Die Personalnummer eines Mitarbeiters ist folglich bloß ein Personalaktendatum im formellen Sinne.
Der formelle Personalaktenbegriff betrifft die Art der Registrierung und Aufbewahrung der schriftlichen Vorgänge, er bezeichnet die von der personalverwaltenden Behörde als „Personalakte" gekennzeichneten Ordner, Hefter oder sonstigen Blattsammlungen. Der materielle Personalaktenbegriff betrifft dagegen den Inhalt des jeweiligen schriftlichen Vorgangs unabhängig von der Art der Registrierung und Aufbewahrung.
Die Personalnummer ist in diesem Sinne als eine Art „Ordner" zu verstehen, unter der bestimmte Personalaktendaten im materiellen Sinne registriert sind. Deshalb befindet sich die Personalnummer auch „auf" und nicht „in" der Akte. Unter dieser Personalnummer werden lediglich bestimmte Informationen aufbewahrt. Sie dient damit der bloßen Zuordnung und Unterscheidbarkeit bestimmter Informationen zu einer