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Consideraciones para generar el aviso de privacidad - PDF
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Carmelo Ramón Cruz Santos
1 Consideraciones para generar el aviso de privacidad Elizabeth Argüello Maya Directora de Economía Digital Dirección General de Comercio Interior y Economía Digital Secretaría de Economía 1 de septiembre de 2011
2 Agenda 1. Introducción 2. Obligaciones del Responsable en torno al Aviso de Privacidad 3. Características generales del Aviso de Privacidad 4. Aviso de Privacidad según la Ley consejos para la elaboración del Aviso de Privacidad 6. Recomendaciones para el contenido de avisos de privacidad 7. Medidas Compensatorias 8. Ejemplos de contenidos en el aviso de privacidad
4 Regulación sobre Protección de Datos Personales Ley Federal de Protección de Datos personales en Posición de los Particulares Publicada en DOF el 5 de julio de Datos Personales Finalidad: Regular el tratamiento legítimo, controlado e informado, a efecto de garantizar la privacidad y el derecho a la autodeterminación informativa de las personas. Federal Gobierno Estatal Particulares
5 Autoridades resumen simplificado IFAI Procedimientos de verificación Procedimientos de imposición de sanciones Protección de los derechos Cultura de privacidad a los individuos Secretaría de Economía Lineamientos sobre Avisos de Privacidad Parámetros Autorregulación Vinculante Coordinación con la Iniciativa Privada flujo comercial Otras Secretarías Regulación secundaria - sectorial Trabajo conjunto para la elaboración del Reglamento
6 Actores y Mecanismo Simplificado de aplicación de la Ley Coadyuvancia En México Secretaría de Economía A Parámetros Lineamientos 5 Entidades privadas - Autorregulación En México u otro país Encargado Aviso de privacidad Responsable Transmisión 3 Titular Solicitud de Protección de derechos 1 Consentimiento (tácito, expreso) Derechos ARCO (acceso, rectificación, corrección, oposición) B IFAI Verificación Sanción 2 Transferencia Terceros 4
7 Elementos que debe considerar un Responsable Principios Licitud Consentimiento Información Calidad Finalidad Lealtad Proporcionalidad Responsabilidad Derechos Acceso Rectificación Cancelación Oposición Deberes / Elementos Medidas de Seguridad Vulneraciones Confidencialidad Aviso de Privacidad Consentimiento Persona que fomente internamente Cláusulas de transferencia Tiempos
8 Obligaciones del responsable en torno del Aviso de privacidad
9 Cuáles son las obligaciones del responsable en torno al aviso de privacidad? El artículo 15 de la Ley establece que el responsable deberá informar a los titulares de los datos personales la información que recaba de ellos y con qué fines, a través del aviso de privacidad. La Ley establece otras obligaciones en torno al aviso de privacidad: Artículo Obligación 8 Poner a disposición del titular el aviso de privacidad para poder obtener su consentimiento tácito para el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos en los que se requiera el consentimiento expreso. 8 Establecer mecanismos y procedimientos en el aviso de privacidad para que, en cualquier momento, el titular pueda revocar el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales. 12 Limitar el tratamiento de los datos personales a las finalidades previstas en el aviso de privacidad. 14 Garantizar que el aviso de privacidad dado a conocer al titular sea respetado, en todo momento, por él o por terceros con los que guarde alguna relación jurídica. 16 Informar en el aviso de privacidad al menos los elementos que establece el artículo 16 de la Ley. 17 y 18 Dar a conocer el aviso de privacidad en los momentos y formas que establecen los artículos 17 y 18 de la Ley. 23 Dar a conocer al titular el aviso de privacidad al que está sujeto el tratamiento de sus datos personales. 36 Comunicar el aviso de privacidad a terceros a quienes transfiera los datos personales. 36 Incluir una cláusula en el aviso de privacidad que indique si el titular acepta o no la transferencia de sus datos personales. Tercero Transitorio Expedir los avisos de privacidad a más tardar el 6 de julio de 2011 (un año después de la entrada en vigor de la Ley).
10 Guía Práctica - Objetivo Orientar a los responsables del tratamiento de datos personales en la elaboración, diseño y difusión del aviso de privacidad respecto de su contenido y alcance y
11 Secciones de la Guía La guía se divide en seis grandes secciones: Sección I - Características generales del Aviso de privacidad Sección II - El aviso de privacidad según la Ley Sección III - Recomendaciones para el contenido de avisos de privacidad Sección IV - Medidas compensatorias Sección V - 10 Consejos para la elaboración del aviso de privacidad Sección VI - Modelos de aviso de privacidad
12 Características Generales del Aviso de privacidad
13 Definición - Aviso de Privacidad Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que es puesto a disposición del titular, previo al tratamiento de sus datos personales. Finalidades Fortalecer el nivel de confianza entre responsable y titular con relación al tratamiento de su información personal Transparentar al titular las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales Informar al titular cómo ejercer los derechos que la ley le otorga y los mecanismos para que decida sobre el tratamiento de sus datos. Mejorar el canal de comunicación Disminuir las quejas, inconformidades o disputas de los titulares. Características Es redactado de manera concisa Contiene la información relevante y necesaria que permita al titular identificar las características principales del tratamiento Cuenta con un diseño y presentación apropiada que facilite su comprensión Para la difusión se pueden usar formatos físicos, electrónicos, medios verbales o cualquier otra tecnología, siempre y cuando garantice y cumpla con el deber de informar al titular.
14 Para qué sirve el aviso de privacidad? Hacer del conocimiento del titular de los datos personales Que su información personal será recabada y utilizada para ciertos fines Las características del tratamiento al que serán sometidos sus datos personales. Con ello, el titular toma decisiones informadas con relación a sus datos personales y controla el uso de su información personal.
15 Aviso de privacidad según la Ley
16 Principio de Información El artículo 15 de la Ley establece que el responsable deberá informar a los titulares de los datos personales la información que recaba de ellos y con qué fines, a través del aviso de privacidad.
17 Obligaciones vinculadas al Aviso 1/2 Art Obligación 8 Poner a disposición del titular el aviso de privacidad para poder obtener su consentimiento tácito para el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos en los que se requiera el consentimiento expreso. 8 Establecer mecanismos y procedimientos en el aviso de privacidad para que, en cualquier momento, el titular pueda revocar el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales. 12 Limitar el tratamiento de los datos personales a las finalidades previstas en el aviso de privacidad. 14 Garantizar que el aviso de privacidad dado a conocer al titular sea respetado, en todo momento, por él o por terceros con los que guarde alguna relación jurídica.
18 Obligaciones vinculadas al aviso 2/2 Art Obligación 16 Informar en el aviso de privacidad al menos los elementos que establece el artículo 16 de la Ley. 17 y 18 Dar a conocer el aviso de privacidad en los momentos y formas que establecen los artículos 17 y 18 de la Ley. 23 Dar a conocer al titular el aviso de privacidad al que está sujeto el tratamiento de sus datos personales. 36 Comunicar el aviso de privacidad a terceros a quienes transfiera los datos personales. 36 Incluir una cláusula en el aviso de privacidad que indique si el titular acepta o no la transferencia de sus datos personales. 3ºtran sitorio Expedir los avisos de privacidad a más tardar el 6 de julio de 2011 (un año después de la entrada en vigor de la Ley).
19 Qué infracciones contempla la Ley respecto al aviso? Infracción Omitir en el aviso de privacidad alguno o todos los elementos a que se refiere el artículo 16 de la Ley Transferir datos a terceros sin comunicar a éstos el aviso de privacidad que contiene las limitaciones a que el titular sujetó la divulgación de los mismos Multa De 100 a 160,000 días de SMVDF De 200 a 320,000 días de SMVDF
20 10 Consejos para la elaboración del aviso de privacidad
21 Sección V - 10 Consejos para la elaboración del aviso de privacidad (1/2) 1. Conozca sus obligaciones y deberes 2. Identifique las actividades y/o procedimientos en los que utiliza datos personales 3. Identifique el flujo de la información 4. Identifique cómo obtiene los datos personales 5. Identifique para qué fines utiliza los datos personales y qué tipo de datos trata
22 Sección V - 10 Consejos para la elaboración del aviso de privacidad (2/2) 6. Identifique las transferencias de datos personales que realice 7. Identifique el perfil de los titulares de los datos personales 8. Identifique los mecanismos que ofrece para que los titulares decidan sobre sus datos personales 9. Piense en la información que hable sobre usted 10.Redacte su aviso de privacidad
23 Recomendaciones para el contenido de avisos de privacidad
24 Recomendaciones de contenido (1/2) Responsable Identidad Domicilio Contacto Finalidades Para qué fines se recaba Datos recabados Qué datos Medio de obtención ARCO Medios Mecanismos Mecanismos Limitar Uso Divulgación Revocación Requisitos Plazos Instancia Respuesta
25 Recomendaciones de contenido (2/2) Transferencias Si o no se acepta transferir a terceros Cambios al aviso Procedimiento Medio Fecha actualización Datos sensibles Manifestarlo Consentimiento expreso Medio para recabarlo
26 La identidad y domicilio del responsable Responsable del tratamiento de sus datos personales [Nombre o razón o denominación social y comercial del Responsable] es responsable del tratamiento de sus datos personales, con domicilio en [señalar calle, número, colonia, ciudad, municipio o delegación y entidad federativa]. Cómo contactarnos: Oficina de privacidad: Domicilio: Correo electrónico: Teléfono:
27 Las finalidades del tratamiento Para qué fines utilizamos sus datos personales? Sus datos personales serán utilizados para las siguientes finalidades: Proveer servicios y productos requeridos; Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con el contratado o adquirido por el cliente; Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes; Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios; Evaluar la calidad del servicio, y Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
28 Datos Personales Recabados Qué datos personales recabamos y para qué? Los datos personales que recabamos tienen como finalidad [describir finalidad explícita], y para ello requerimos los siguientes: [Dato 1] [Dato 2] [Dato 3] [Dato 4] En caso de no contar con esta información no estaríamos en posibilidad de [explicar consecuencias].
29 Los medios para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición Cómo acceder o rectificar sus datos personales o cancelar u oponerse a su uso? Usted tiene el derecho de acceder a sus datos personales que poseemos y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a rectificarlos en caso de ser inexactos o instruirnos cancelarlos cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos. Los mecanismos que se han implementado para el ejercicio de dichos derechos son a través de la presentación de la solicitud respectiva en: Nuestro departamento de privacidad [señalar el nombre del departamento o persona encargada], ubicado en [citar domicilio correspondiente]. Nuestros establecimientos de servicio o centros de atención a clientes ubicados en [señalar en dónde se puede conocer la ubicación de estos centros y establecimientos, o bien, incluir un vínculo que permita consultar los domicilios], o La dirección electrónica [citar dirección correspondiente], en caso de contar con mecanismos para acreditar su identidad, como la firma electrónica o cualquier otro medio para hacerlo. Para mayor información, favor de comunicarse [al departamento de privacidad/ persona] [señalar teléfono] o visitar nuestra página de Internet [www.sección aviso de privacidad].
30 Mecanismos y procedimiento para que, en su caso, el titular pueda revocar su consentimiento al tratamiento de sus datos personales Usted puede revocar el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales En todo momento, usted podrá revocar el consentimiento que nos ha otorgado para el tratamiento de sus datos personales, a fin de que dejemos de hacer uso de los mismos. Para ello, es necesario que presente su petición en [describir procedimiento o incluir vínculo electrónico]. Su petición deberá ir acompañada de la siguiente información [requisitos del mecanismo o procedimiento]. Tendremos un plazo máximo de [indicar los días] para atender su petición y le informaremos sobre la procedencia de la misma a través de [describir mecanismo o incluir vínculo electrónico].
31 Las opciones y medios que el responsable ofrezca a los titulares para limitar el uso o divulgación de los datos personales Cómo puede limitar el uso o divulgación de sus datos personales? Usted puede dejar de recibir mensajes promocionales por teléfono fijo o celular siguiendo los siguientes pasos: [describir procedimiento]. Asimismo, puede dejar de recibir correo postal publicitario. El correo postal publicitario puede contener instrucciones para optar por no participar o puede dejar de recibir correo postal siguiendo las siguientes instrucciones [describir procedimiento]. También puede dejar de recibir correos electrónicos con promocionales a través de la siguiente solicitud: [describir procedimiento]. Las cookies que utilizamos para obtener su información personal se pueden deshabilitar de la siguiente forma: [describir procedimiento].
32 En su caso, las transferencias de datos personales que se efectúen Sus datos pueden ser comunicados a terceros Sus datos personales pueden ser transferidos y tratados dentro y fuera del país, por personas distintas a esta empresa. En ese sentido, su información puede ser compartida con [explicar el tipo de tercero], para [describir finalidades]. Nos comprometemos a no transferir su información personal a terceros sin su consentimiento, salvo las excepciones previstas en ordenamientos legales. Por lo que usted, al dar su consentimiento a este aviso de privacidad, acepta que sus datos personales [no] sean compartidos con terceros para las finalidades señaladas en este aviso de privacidad.
33 El procedimiento y medio por el cual el responsable comunicará a los titulares los cambios al aviso de privacidad Modificaciones al aviso de privacidad Nos reservamos el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones al presente aviso de privacidad, para la atención de novedades legislativas o jurisprudenciales, políticas internas, nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de nuestros servicios o productos y prácticas del mercado. Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de los siguientes medios: (i) anuncios visibles en nuestros establecimientos o centros de atención a clientes; (ii) trípticos o folletos disponibles en nuestros establecimientos o centros de atención a clientes; (iii) en nuestra página de Internet [www., sección aviso de privacidad]; (iv) o se las haremos llegar al último correo electrónico que nos haya proporcionado. La fecha de la última actualización al presente aviso de privacidad: [día/mes/ año]
34 La declaración de los datos personales sensibles Obtención de datos personales sensibles Le informamos que para cumplir con las finalidades previstas en este aviso, serán recabados y tratados datos personales sensibles, como aquéllos que refieren a [detallar tipo de datos personales sensibles se están recabando]. Nos comprometemos a que los mismos serán tratados bajo medidas de seguridad, siempre garantizando su confidencialidad. Consiento que mis datos personales sensibles sean tratados conforme a los términos y condiciones del presente aviso de privacidad [En caso de ser con firma autógrafa, Nombre y firma autógrafa del titular]
35 En caso de que le tratamiento de los datos personales requiera el consentimiento expreso del titular Consentimiento para el tratamiento de sus datos Consiento y autorizo que mis datos personales sean tratados conforme a lo previsto en el presente aviso de privacidad Nombre y firma autógrafa del titular (en caso de requerirse conforme a la Ley). [medio de electrónico o cualquier otro que se establezca para tal efecto]
36 Modalidades del aviso de privacidad 1. Aviso de privacidad completo Este aviso deberá incluir todos los elementos informativos citados en la Ley (artículos 8, 15, 16 y 36). 2. Aviso de privacidad simplificado Esta modalidad de aviso deberá incluir, al menos, la información que refiere a identidad y domicilio del responsable y las finalidades del tratamiento (artículo 17 de la Ley). Asimismo, este aviso deberá proveer los mecanismos para que el titular conozca el aviso de privacidad completo.
37 Modalidades de aviso de privacidad Modalidad En qué casos se utiliza Cuándo y medio Aviso de privacidad completo Aviso de privacidad simplificado Cuando los datos se recaben de manera personal del titular. Cuando los datos personales se obtengan de manera directa del titular por cualquier medio electrónico, óptico o sonoro o cualquier otra tecnología. En el momento a través de los formatos por los que se recaban, salvo que se hubiera facilitado el aviso con anterioridad. De manera inmediata, con la información a través del medio que se recaba
38 Medidas compensatorias
39 Sección IV - Medidas compensatorias Qué se entiende por medida compensatoria? Es una forma alterna de dar a conocer a los titulares de los datos personales, de manera masiva al aviso de privacidad (al menos el simplificado) Cuándo pueden utilizarse estas medidas compensatorias? Cuando resulte imposible dar a conocer el aviso de privacidad al titular o ello exija al responsable esfuerzos desproporcionados, en consideración al número de titulares o a la antigüedad de los datos. Para su uso se deberá contar con la autorización del Instituto. Qué medidas compensatorias se recomienda utilizar? Diario de circulación nacional Diario local o en una revista especializada Página de Internet del responsable Carteles Cápsulas informativas en radiodifusoras Otros medios alternos de comunicación masiva.
40 Ejemplos de contenidos en el aviso de privacidad
41 Modelos de aviso de privacidad
42 Modelos de aviso de privacidad
43 Consideraciones para generar el aviso de privacidad Elizabeth Argüello Maya Directora de Economía Digital Dirección General de Comercio Interior y Economía Digital Secretaría de Economía 1 de septiembre de 2011