Source: http://docplayer.fi/614101-Palvelusetelin-sahkoinen-tuki.html
Timestamp: 2018-04-24 18:55:27+00:00
Document Index: 4107141

Matched Legal Cases: ['kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ']

Palvelusetelin sähköinen tuki - PDF
Palvelusetelin sähköinen tuki
Download "Palvelusetelin sähköinen tuki"
1 Palvelusetelin sähköinen tuki Sähköinen palveluseteli ja portaali Lauri Salmivalli, Anni Rasinen, Valtteri Rantala, Tommi Koivisto, Deloitte Päiväys 3..20
2 2 Sisällysluettelo Sisällysluettelo... 2 Esipuhe... 2 Tiivistelmä... 4 Summary... 5 Johdanto... 6.Tavoitteena sujuva palveluseteliprosessi Sähköinen palveluseteli vähentää palveluseteliin liittyvää hallinnollista työtä 7.2 Sähköisen palvelusetelin ja portaalin hyödyt eri kohderyhmille Sähköisen tuen määrittelyprojekti Sähköisen palvelusetelin ja portaalin malli Yleinen malli Palvelualueiden yhteiset tarpeet Palvelualueita erottavat tekijät Mallin yleistettävyys ja soveltuvuus eri palvelualueille Malliin liittyvät avoimet asiat Sähköinen tuki esimerkkipalvelualueille Vammaispalvelun henkilökohtainen apu Vanhushuollon tehostettu palveluasuminen Suun terveydenhuolto Liitteet: Määrittelydokumentit ja arkkitehtuurimateriaalia Sitran selvityksiä 48 ISBN Suomen itsenäisyyden juhlarahasto Sitra Helsinki 20 (URL:http://www.sitra.fi) Sitra ISSN
3 3 Esipuhe Sitran yhtenä strategisena tavoitteena on etsiä uudistavia toimintamalleja, joissa lähtökohtana on ihminen. Sitran Kuntaohjelman näkökulmasta palvelusetelit ovat juuri tuollainen muutos: laaja-alainen muutos kuntalaisten palvelujen tuotannossa. Sitran Kuntaohjelman palvelusetelihankeen tavoitteena on kehittää palvelusetelin sovellettavuutta ja toimintamalleja kuntien sosiaali- ja terveyspalveluissa. Tähän pyritään tekemällä konkreettisia toimenpiteitä, kokeiluja ja ratkaisuja kuntien kanssa, kuten nyt käsillä oleva selvityksiä sarjan julkaisu Palvelusetelin sähköinen tuki, sähköinen palveluseteli ja portaali. Julkaisussa esitellään vammaispalvelujen, vanhuspalvelujen ja suun terveydenhuollon geneerinen malli sähköisen palvelusetelin järjestämiseksi. Työ on tehty kiinteässä yhteistyössä palvelusetelihankkeen toimialaprojektien kanssa. Julkaisun tekijöiden lisäksi haluan kiittää Johanna Mätäsahoa, Mari Patrosta ja Jorma Sunia sekä hankkeeseen osallistuneita henkilöitä Espoon, Tampereen ja Vantaan kaupungeista. Palvelusetelihankkeessa tuotetut selvitykset ovat saatavilla sähköisesti Kuntaohjelman verkkosivujen (www.sitra.fi/kunta) Julkaisut-sivullta. Kansalaiset voivat kommentoida ja tehdä ehdotuksia selvityksiä-sarjan julkaisujen innoittamina näillä sivustoilla ja palvelusetelihankkeen ympärille organisoidussa sosiaalisessa mediassa Sitran palvelusetelihankkeen puolesta toivon näiden selvitysten kannustavan Sinua osallistumaan palvelusetelin kehittämiseen. Johtava asiantuntija Tuomo Melin Kuntaohjelma Sitra
4 4 Tiivistelmä Tässä selvityksessä kuvataan sähköisen palvelusetelin ja siihen liittyvän palveluseteliportaalin tavoitteet, hyötyjä ja toteutusmahdollisuuksia sosiaali- ja terveydenhuollon eri toimialoilla. Sähköisen palvelusetelin ja siihen kiinteästi liittyvän julkisen verkkopalvelun eli portaalin tavoitteena on tukea palveluseteliprosessia siten, että hallinnollisen työn määrä voidaan minimoida. Sähköinen tuki mahdollistaa mm. prosessin osien automatisoinnin, tiedon helpomman liikkuvuuden ja sen välittämisen tehokkaammin. Sähköisessä mallissa palveluseteliprosessia voidaan automatisoida ja prosessissa tapahtuvia virheitä voidaan vähentää automaattisten tarkistusten avulla. Portaalin avulla tietoa palveluntuottajista voidaan jakaa monipuolisesti ja laajasti, ja sähköisen palautejärjestelmän avulla palautteiden käsittely ja niihin reagointi tehostuu. Laskutuksessa kokonaan sähköisellä mallilla työn määrä taloushallinnossa pysyy minimissä eikä erillistä toteumien tarkistusta välttämättä tarvita. Palvelusetelin sähköisen tuen malli koostuu joukosta palveluita, joita erilaiset palveluseteliprosessit voivat hyödyntää. Vaikka eri palvelualueiden prosessit eroavat toisistaan merkittävästi, tunnistettiin seuraavat kaikille palvelualueille yhteiset vaiheet sähköisen palvelusetelin prosessissa:. Päätöksien tekeminen; 2. Palvelusetelin luominen; 3. Palvelutuottajan valinta; 4. Tilaus; 5. Palvelun tuottaminen; 6. Toteumakirjaukset; 7. Laskutus; 8 Palautteen anto. Selvityksessä kuvataan tarkemmin vammaispalvelujen, vanhuspalvelujen ja suun terveydenhuollon geneerinen malli sähköisen palvelusetelin järjestämiseksi.
5 5 Summary This study describes objectives, anticipated benefits and implementation opportunities for electronic service voucher system and net portal related to it. The electronic service voucher system is planned to improve social- and healthcare service voucher efficiency by reducing the amount of manual administrative work. Electronic service voucher enables process automation and re-engineering and facilitates easier data transmission and storage. Electronic service voucher consist of different components, different services within social and healthcare can utilize these components Yet, different service processes possess some differences, but several similar parts as well. The study identified following similar phases in service voucher process:. Decision making; 2. Creating a service voucher; 3. Choosing the service provider; 4. Order; 5. Delivering the service; 6. Documenting the service; 7. Billing; 8. Feedback. The study defines in detail electronic service voucher for social welfare for disabled; elderly service and dental service.
6 6 Johdanto Sitran kuntaohjelman palvelusetelihankkeen keskeisenä tavoitteena on lisätä kuntalaisten valinnan vapautta ja vaikutusmahdollisuuksia. Palveluseteli on yksi tapa valinnanvapauden ja vaikutusmahdollisuuksien lisäämiseen. Palveluseteli voi parantaa myös palvelujen saatavuutta, purkaa jonoja, monipuolistaa palvelutuotantoa sekä edistää kuntien ja yksityisten palvelutuottajien yhteistyötä. Palvelusetelihankkeessa luodaan hyviä käytäntöjä ja yleistettäviä malleja palvelusetelin toteutuksesta. Kunta tai kuntayhtymä voi käyttää palveluseteliä järjestämissään sosiaali- ja terveyspalveluissa, joiden tuottamisesta vastaavat kunnan hyväksymät yksityiset palveluntuottajat. Palvelusetelijärjestelmässä kunta arvioi palveluntarpeen, myöntää palvelusetelin ja sitoutuu maksamaan asiakkaan hankkimat palvelut palvelusetelin arvoon asti. Palvelusetelin arvon päättää kunta. Palvelusetelillä konkreettisena maksuvälineenä ei tarkoitettaisi pelkästään painettua palveluseteliä, vaan palvelusetelinä voisi toimia myös esimerkiksi sähköinen järjestelmä. Tämä julkaisu on tarkoitettu erityisesti kuntien ja kuntayhtymien päättäjille ja tietohallinnon asiantuntijoille..tavoitteena sujuva palveluseteliprosessi Palveluseteli on yksi vaihtoehto palveluiden järjestämiseen. Palvelusetelillä palvelusetelin myöntäjä sitoutuu maksamaan asiakkaalleen päättämänsä osan yksityisen palvelutuottajan antamasta palvelusta. Vuoden 2004 alusta lähtien palvelusetelin käyttö on ollut mahdollista kaikissa sosiaali- ja terveyspalveluissa voimaan tuli laki sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä. Uuden lain tarkoituksena on täsmentää palvelusetelin käyttöön liittyviä yksityiskohtia. Palvelusetelin käyttöönottoa pohdittaessa, yhdeksi näkökulmaksi nousee palveluseteliprosessin käytännön toteutus. Vaihtoehtoja palvelusetelitoiminnan järjestämiseksi on useita paperiprosessista täysin sähköiseen malliin. Se, mikä malli soveltuu parhaiten kuhunkin tilanteeseen, on arvioitava tilannekohtaisesti. Varsinkin volyymiltaan suurissa palveluseteliprosesseissa prosessin sähköistämisestä osittain tai kokonaan tulee hyvin nopeasti kannattavaa.
7 7. Sähköinen palveluseteli vähentää palveluseteliin liittyvää hallinnollista työtä Sähköisen palvelusetelin ja siihen kiinteästi liittyvän julkisen verkkopalvelun eli portaalin tavoitteena on tukea palveluseteliprosessia siten, että hallinnollisen työn määrä voidaan minimoida. Sähköinen tuki mahdollistaa mm. prosessin osien automatisoinnin, tiedon helpomman liikkuvuuden ja sen välittämisen tehokkaammin. Kunnan tai muun palveluja järjestävän tahon näkökulmasta palvelusetelin käyttöön liittyviä tehtäviä ovat palveluntuottajien hyväksyntä mukaan palvelusetelitoimintaan asiakkaiden informointi sekä palveluseteliin että hyväksyttyihin palveluntuottajiin liittyen palvelun laadun seuranta sekä laskujen maksu. Lisäksi hoitotietoja sisältävillä palvelualueilla palvelusetelin myöntäjän vastuulla on hoitotietojen rekisteri, jonne tiedot pitää saada myös palvelusetelillä ostetusta hoidosta. Sähköisen palvelusetelin ja verkkopalvelun tulee tukea palvelusetelin myöntäjää palveluseteliin liittyvissä pakollisissa tehtävissä. Lisäksi sähköinen malli mahdollistaa asioita, joita paperiprosessi ei mahdollista. Sähköisessä mallissa palveluseteliprosessia voidaan automatisoida ja prosessissa tapahtuvia virheitä voidaan vähentää automaattisten tarkistusten avulla. Portaalin avulla tietoa palveluntuottajista voidaan jakaa monipuolisesti ja laajasti, ja sähköisen palautejärjestelmän avulla palautteiden käsittely ja niihin reagointi tehostuu. Laskutuksessa kokonaan sähköisellä mallilla työn määrä taloushallinnossa pysyy minimissä eikä erillistä toteumien tarkistusta välttämättä tarvita..2 Sähköisen palvelusetelin ja portaalin hyödyt eri kohderyhmille Palvelusetelin käyttöön liittyvät kohderyhmät ovat asiakas, palveluntuottaja ja kunta tai muu taho jonka velvollisuus palvelun järjestäminen on. Alla on esitelty joitain mahdollisia hyötyjä joita palveluseteliprosessin sähköisellä tuella voidaan saavuttaa. Asiakas Saa tietoa palvelusetelistä sekä sen myöntämis- ja käyttömahdollisuuksista Voi etsiä ja verrata palveluntuottajia kattavasti ja monipuolisesti
8 8 Voi arvioida, kuinka paljon palvelu tulee maksamaan eri tavoin tuotettuna, ja laskea omavastuun määrä tarvittaessa Voi tehdä tilauksen sähköisesti ja saada tilausvahvistuksen sähköisesti Voi antaa palvelutapahtumakohtaista palautetta ja saada vastaus palautteeseen Näkee oman palvelusetelin tai palvelusetelien tiedot sähköisesti Palvelusetelin myöntäjä Saa täytettyä lakisääteisen velvollisuuden hyväksyttyjen palveluntuottajien listan julkaisemisesta Ei tarvetta päivittää palveluntuottajien tietoja, koska tämä on palveluntuottajien vastuulla ja mahdollista tehdä sähköisesti Rekisterinpitovelvollisuuden täyttyminen sähköisen hoitotietovälityksen kautta Hallinnollisen työn väheneminen Yksi tiedonvälityskanava asiakkaiden ja palveluntuottajien suuntaan Sähköinen palautejärjestelmä tukee palvelunlaadun tarkkailussa Mahdollisuus välittää asiakkaille tietoja palveluiden kustannuksista eri tavoin järjestettynä Automaattiset tarkastukset vähentävät virheitä prosessissa ja vähentävät tarvetta käsitellä asioita manuaalisesti Muutoksia palveluseteliin voidaan tehdä sähköisesti Sähköinen palveluntuottajien haku- ja hyväksyntä sekä hallinnointi Palveluntuottaja Mahdollisuus päästä esille yhdenvertaisesti muiden palveluntuottajien rinnalle. Toisaalta mahdollisuus markkinoida omaa erityistä osaamista. Viestintäkanava asiakkaan ja palvelusetelin myöntäjän suuntaan Portaalissa näkyminen toimii eräänlaisena laatusertifikaattina asiakkaan suuntaan osoittaen, että palvelutuottaja täyttää palvelusetelin myöntäjänä asettamat minimikriteerit. Tämä voi kiinnostaa myös eipalveluseteliasiakkaita. Hoitotietojen välitys takaisin kunnalle sähköisesti
9 9 Asiakkaan tietojen saanti sähköisesti Sähköiset toteumakirjaukset mahdollistavat automaattisen laskun muodostuksen Mahdollisuus palautteen vastaanottamiseen ja siihen vastaamiseen yhden näkymän kautta. Mahdollisuus käyttää saatuja arvioita omaan laadunseurantaan. Voi helpottaa verkostoitumista yritysten kesken Sähköinen palveluntuottajaksi hakeutuminen.3 Sähköisen tuen määrittelyprojekti Sähköisen palvelusetelin ja portaalin projektien tavoitteena on ollut luoda yleisiä malleja sekä sähköiselle palvelusetelille, että palveluseteliportaalille. Deloitte laati vuosina Sitran Kuntaohjelman toimeksiannosta alla luetellut määrittelyt seuraaville kunnille, joista kustakin kuntakohtaisesta määrittelyprojektista muodostui oma alahankkeensa: Espoon kaupunki, vammaispalvelut Tampereen kaupunki, vanhuspalvelut Vantaan kaupunki, suun terveydenhuolto Lisäksi hankkeessa laadittiin määrittelyt niin sanotun palveluseteliportaalin osalta. Sähköisen palvelusetelin osalta tavoitetta on lähestytty erilaisten esimerkkipalvelualueiden avulla. Palvelualueille on laadittu tarkemmat määrittelyt käyttötapausten ja ylätason arkkitehtuurikuvausten muodossa. Tässä dokumentissa esitetään kootusti työn keskeiset tulokset. Liitteenä löytyvät kunkin tarkemmin läpikäydyn palvelualueen määrittelyt. Määrittelyt on laadittu yleiseen, eli geneeriseen muotoon, tarkoituksena on, että myös muut kunnat, kaupungit ja kuntayhtymät voivat hyödyntää tehtyä määrittelytyötä. 2.Sähköisen palvelusetelin ja portaalin malli Palvelusetelillä tarjottavat palvelut eroavat sisällöltään huomattavasti toisistaan. Jokaisella palvelualueella on omat sisällölliset erityispiirteensä ja vaatimuksensa. Palveluseteliprosessit voivat myös poiketa toisistaan. Kuitenkin toisistaan eroavia palvelualueita tarkasteltaessa voidaan havaita kaikille yhteisiä aspekteja. Erityisesti prosessien tarvitsema sähköinen tuki on hyvin samankaltaista, vaikka prosessin askeleet eroavat toisistaan.
10 Yleinen malli Työn aikana palveluseteliprosessin sähköiselle tuelle tunnistettiin seuraavat vaatimukset: Arkkitehtuuri on suunniteltava laajennettavaksi, jotta uusia palvelualueita voidaan tuoda mukaan Laskutukseen liittyvä manuaalinen työ palvelusetelin myöntäjän taloushallinnossa on minimoitava Ratkaisun on oltava ehdottoman tietoturvallinen Palvelusetelin myöntäjän rekisterinpitovelvollisuuden tulee täyttyä Palvelusetelin myöntäjän perusjärjestelmistä ohjelmallisesti saatavat tiedot tai perusjärjestelmiin siirrettävät tiedot tulee huomioida mahdollisimman kattavasti Nämä yleiset vaatimukset otettiin huomioon esimerkkipalvelualueita määriteltäessä (luku 3). Esimerkkipalvelualueet erosivat sisällöllisesti toisistaan huomattavasti, mutta sähköinen tuki, jota palvelualueet kaipasivat, oli hyvin samankaltaista. Kohdassa 2.. esitellään palvelualueille yhteisiä sähköisiä tukitarpeita.
11 Palvelusetelin myöntäjä Asiakas Palveluntuottaja Palvelusetelin myöntäjän perusjärjestelmä Luo palveluseteli Hallinnoi palveluseteliä Sähköinen laskutus Palveluntuottajien hallinnointi Portaali (palveluntuottajahaku ja vertailu) Omien palvelusetelien tiedot Palvelun tilaaminen Palautteenanto Palvelun varaaminen Annetun palvelun kirjaaminen Palveluntuottajaksi hakeminen Omien tietojen ylläpito Integraatio Sähköinen palvelusetelijärjestelmä Palvelualueet jotka eivät vaadi hoitotiedon siirtoa palvelusetelin myöntäjän rekisteriin Hoitotietojen siirtoa palvelusetelin myöntäjän rekisteriin vaativat palvelualueet Suun Tehostettu Elektiivinen terveydenhuolto palveluasuminen kirurgia Henkilökohtainen apu Palveluntuottajatiedot Kotihoidon tukipalvelut Kuva Sähköinen palveluseteli: Yksi kokonaisuus monta näkymää Jne. Kuvassa on hahmotelma sähköisestä palvelusetelijärjestelmästä. Järjestelmä muodostaa kokonaisuuden, johon palvelusetelin myöntäjällä, asiakkaalla ja palveluntuottajalla on eri näkymät. Eri kohderyhmät pääsevät tekemään järjestelmässä eri toimintoja ja näkemään eri tietoja. Kuvassa jokaisen kohderyhmän kohdalla on näkyvissä tärkeimpiä kyseisen kohderyhmän järjestelmässä tekemiä toimintoja. Portaali on julkinen näkymä osaan palvelusetelijärjestelmän tietoja. Portaalia voi käyttää tunnistautumatta, ja sen pääasiallinen tarkoitus on välittää tietoa palvelusetelin myöntäjän hyväksymistä palveluntuottajista. Portaali täyttää myös lain asettaman vaatimuksen palvelunsetelin myöntäjälle hyväksyttyjen palveluntuottajien tietojen välittämisestä asiakkaille. Portaalia lukuun ottamatta kaikki muut toiminnot edellyttävät tunnistautumista järjestelmään. Osa palvelualueista vaatii tietojen siirtoa palvelusetelijärjestelmän ja palvelusetelin myöntäjän perusjärjestelmän välillä. Perusjärjestelmiä on Suomessa käytössä useita, joista osassa on jo olemassa rajapintoja tietojen siirtämiseen. Mikäli rajapintaa tarvittavien tietojen siirtämiseen ei ole, sellainen joudutaan rakentamaan, jos hoitotietoja halutaan siirtää sähköisesti joko palvelusetelijärjestelmän kautta tai muutoin. Suunnitellussa mallissa hoitotietojen näyttämisen palveluntuottajalle hoitaa palvelusetelijärjestelmä, eikä palveluntuottajalla ole suoraa pääsyä palvelusetelin myöntäjän omaan järjestelmään. Tarvittavat lisäykset hoitokertomukseen palveluntuottaja tekee myös palvelusetelijärjestelmän kautta. Nämä lisäykset
12 2 2 päivittyvät rajapinnan kautta palvelusetelin myöntäjän perusjärjestelmään. Annettuaan hoidon palveluntuottaja näkee palvelusetelijärjestelmän kautta edelleen historiatietona antamansa hoidon, vaikka varsinaista hoitotietorekisteriä ylläpitää palvelusetelin myöntäjä. Tämä on tärkeää palveluntuottajan oikeusturvan kannalta. Hoitotietojen kulkiessa palvelusetelijärjestelmän kautta tulee mahdolliseksi tarkistaa automaattisesti, että päivitykset tulevat tehtyä. Mikäli palveluntuottaja ei tee päivityksiä sovitusti, voidaan jäädyttää maksaminen ko. palveluntuottajalle. Lisäksi joillain palvelualueilla, kuten suun terveydenhuollossa (esittely kappaleessa 3), annetun palvelun tilauksenmukaisuuden tarkistaminen ja maksaminen palveluntuottajille liittyy suoraan hoitotietojen välittämiseen. Suun terveydenhuollon mallissa palveluseteli sisältää tarkan tilauksen koodeittain palvelusetelillä kustannettavista toimenpiteistä. Muita kuin tilattuja toimenpiteitä ei voi kirjata palvelusetelillä tehdyiksi tiettyjä poikkeuksia lukuun ottamatta. Samalla tulee siten tarkistettua tilauksenmukaisuus ja kerättyä hoitotiedot, jotka välittyvät palvelusetelin myöntäjän perusjärjestelmään. Mallissa ei ole suunniteltu integroitumista palveluntuottajan järjestelmiin. Monella palvelualueella palveluntuottajien määrä ja heidän käyttämiensä järjestelmien kirjo on niin suuri, että järjestelmäkohtaisten liittymien rakentaminen on erittäin työlästä. Palveluntuottajan kannalta tällä on vaikutusta erityisesti oman kirjanpidon hoitamiseen. Mallissa palvelusetelijärjestelmä tekee automaattisesti laskut palvelusetelin myöntäjälle toteumakirjausten perusteella. Palveluntuottaja voi ottaa laskusta kopion omaa kirjanpitoansa varten. Mahdollisen omavastuun laskuttamisen palveluntuottaja tekee palvelusetelijärjestelmän ulkopuolella haluamallaan tavalla. 2.. Palvelualueiden yhteiset tarpeet Palvelusetelin sähköisen tuen malli koostuu joukosta palveluita, joita erilaiset palveluseteliprosessit voivat hyödyntää. Vaikka eri palvelualueiden prosessit eroavat toisistaan merkittävästi, kuvassa no 2 näkyvät prosessin vaiheet koskevat jollain tavalla kaikkia palvelualueita..päätökset 2.Palvelusetelin luonti 3.Palveluntuottajan valinta 4.Tilaus 5.Palvelu 7.Laskutus 6.Toteumakirjaukset 8.Palautteenanto Kuva 2 Palvelualueiden yhteiset prosessin osat Palveluseteliprosessiin liittyy aina joukko päätöksiä riippumatta palvelualueesta. Ensimmäiset päätökset liittyvät palveluntuottajien valintaan palvelusetelipalveluntuottajiksi. Palveluseteleitä myöntävä taho päättää, millaisilla kriteereillä palveluntuottaja voidaan hyväksyä palvelusetelipalveluntuottajaksi. Osa kriteereistä tulee palvelusetelilaista, mutta näiden lisäksi palvelunsetelin myöntäjä voi asettaa omia kriteereitään. Palveluntuottajien hyväksyntä voi olla jatkuva tai
13 3 3 tietyin väliajoin toteutettava prosessi. Hakuprosessi voidaan toteuttaa lähes kokonaan sähköisenä. Palveluntuottaja täyttää sähköisen hakulomakkeen, ja tarvittavat liitteet voidaan liittää skannattuna sähköisesti tai sallia niiden lähettäminen erikseen paperisina. Palveluntuottajan täyttämä sähköinen lomake menee sähköisesti palvelunsetelin myöntäjälle käsiteltäväksi. Palveluntuottajien valinnan lisäksi palveluseteliin liittyy palvelusetelin myöntäjän päätös siitä, ehdotetaanko asiakkaalle palveluseteliä, ja asiakkaan päätös siitä, ottaako hän palvelusetelin vastaan. Palveluseteliä ehdotettaessa ja sen vastaanottamista pohdittaessa keskustelun tueksi voidaan järjestelmän avulla arvioida mahdollinen asiakkaalle jäävä omavastuu ja katsoa, minkälaisia palveluntuottajia on tarjolla. Kun asiakas on hyväksynyt palvelusetelin, täytyy se jollakin tavalla luoda. Sähköisessä mallissa palveluseteli luodaan järjestelmään, jossa se on asiakkaan nähtävillä, kun tämä on kirjautuneena järjestelmään. Asiakkaalle voidaan antaa myös paperinen kopio palvelusetelistä, mutta järjestelmässä asiakas näkee ajantasaisen tiedon palvelusetelistään, sillä myönnetystä palvelusta ja siitä onko palveluseteliä vielä käyttämättä. Osassa palvelualueita seteli käytetään kerralla kokonaan kun taas toisissa sitä käytetään osissa, jolloin palvelusetelin tilanteen seuraaminen on erityisen hyödyllistä. Palveluntuottajan valinnassa asiakas voi hyödyntää portaalia eli julkista näkymää osaan palvelusetelijärjestelmän tiedoista. Portaalista löytyvät kaikki palvelusetelin myöntäjän hyväksymät palveluntuottajat. Palveluntuottajia voi hakea eri hakukriteereillä kuten esimerkiksi palveluntuottajan sijainnin tai toimialueen mukaan. Mikäli useampi palvelusetelin myöntäjä käyttää samaa portaalia, ensimmäiseksi tulee valita kunta tai muu palvelusetelin myöntäjä jonka hyväksymiä palveluntuottajia haluaa etsiä. Portaalia voi haluttaessa käyttää myös tunnistautuneena, jolloin asiakas voi hyödyntää oman profiilinsa tietoja hauissa. Valittuaan haluamansa palveluntuottajan, asiakas tekee tilauksen palveluntuottajalle. Sähköisessä mallissa tilauksen voi tehdä järjestelmän kautta, jolloin palveluntuottaja voi olla varma, että asiakkaalla on oikeus tilaukseen. Järjestelmä ei anna asiakkaan tehdä tilausta mikäli palveluseteli ei ole voimassa tai sillä ei ole riittävästi tilattavaa jäljellä. Lisäksi palveluseteliä osittain käytettäessä järjestelmä automaattisesti korvamerkitsee asiakkaan palvelusetelistä sen osan jolla tilaus tehdään. Sähköisesti tilattaessa järjestelmä voi myös asiakkaan salliessa välittää oleellisia tietoja asiakkaasta palveluntuottajalle. Tilausta voidaan myös automaattisesti ohjata siten, että tiettyjen kenttien täyttäminen on pakollista ennen kuin tilaus lähtee eteenpäin. Täysin sähköisen tilauksen rinnalla voidaan sallia myös puhelintilaus. Tuolloin palveluntuottajien ohjeistaminen korostuu. Puhelintilauksissa palveluntuottajan vastuulla on varmistua, että asiakkaalla on oikeus tilaukseen. Tämä tapahtuu siten, että palveluntuottaja kirjautuu järjestelmään ja syöttää asiakkaan kertoman palvelusetelintunnuksen ja asiakkaan tunnistetiedon. Järjestelmä kertoo tuolloin palveluntuottajalle onko asiakkaalla oikeus tilauksen tekemiseen. Puhelintilauksissa tarpeellisten tietojen kysyminen asiakkaalta on myös palveluntuottajan vastuulla. Tehtiinpä tilaus sitten puhelimitse tai sähköisesti, palveluntuottajan ottaessa työn vastaan järjestelmään syntyy varaus ja tieto tilauksen vahvistamisesta lähtee
14 4 4 asiakkaalle tämän määrittämällä tavalla. Tämän jälkeen palvelua annetaan asiakkaalle, joko kertaluonteisesti tai jatkuvana palveluna. Palvelun antamisen jälkeen palveluntuottajan tehtävänä on kirjata tehty työ palvelusetelijärjestelmään. Kirjaus voi yksinkertaisimmillaan olla kuittaus järjestelmässä olevaan varaukseen tai se voi sisältää hoitotietojen syöttöä tai muun oleellisen lisätiedon antoa palvelualueesta riippuen. Sähköisten kirjausten avulla voidaan automaattisesti pidättäytyä maksamasta, mikäli palveluntuottaja ei hoida sovittuja velvoitteitaan hoitotietojen päivitysten suhteen. Samalla tavoin automaattisia tarkistuksia voidaan asettaa palveluntuottajan omien tietojen päivityksille, jos niitä toivotaan tehtäväksi tietyllä syklillä. Palvelun toteumakirjauksien käsittely riippuu palvelualueesta ja palvelusetelin myöntäjästä. Joillain palvelualueilla voidaan nähdä, että toteumakirjauksille ei tarvitse tehdä erillistä hyväksyntä tai tarkistuskierrosta, vaan voidaan siirtää toteumat suoraan maksuun. Toisilla palvelualueilla voi olla tarpeellista, että asiakas käy hyväksymässä palveluntuottajan kirjaukset. Hyväksyntätarpeet riippuvat myös palvelusetelin myöntäjän omista käytännöistä. Toteumakirjausten perusteella palvelusetelijärjestelmä luo automaattisesti laskut palveluntuottajan puolesta ja lähettää ne sähköisesti palvelusetelin myöntäjän taloushallintoon. Palveluntuottaja voi ottaa järjestelmästä omaa kirjanpitoaan varten kopion laskusta. Sähköistä palvelusetelijärjestelmää on mahdollista hyödyntää myös palautteen antamiseen ja reklamointiin. Järjestelmän kautta palautetta annetaan tunnistautuneena ja kohdennettuna palvelutapahtumaan ja palvelutuottajaan liittyen. Järjestelmä välittää palautteen palveluntuottajalle, jonka tulee vastata palautteeseen, mikäli asiakas niin toivoo. Järjestelmä laskee palveluntuottajalle myös laatuindeksiä, johon vaikuttaa mm. saatu palaute ja reklamaatiot. Tieto järjestelmän kautta tehdyistä reklamaatioista menee heti myös palvelusetelin myöntäjälle, mutta muusta palautteesta tieto palvelusetelin myöntäjälle menee vasta kun sovittu negatiivisen palautteen määrän raja-arvo ylittyy. Tilanteissa, joissa palvelusetelin myöntäjä saa tiedon palveluntuottajan laatuun liittyvistä asioista, palveluntuottajan tulee vastine tulee nähtäväksi myös palvelusetelin myöntäjälle. Mikäli palveluntuottaja ei puutu laatuongelmiin, palvelusetelin myöntäjän on mahdollista poistaa palveluntuottaja hyväksymiensä palveluntuottajien joukosta. Palvelusetelijärjestelmän avulla laatuindeksiä laskettaessa, tulee erityisesti kiinnittää huomiota myös positiivisen palautteen keräämiseen. Järjestelmässä palautteen antamisen tulee olla niin helppoa ja nopeaa, että asiakkaat eivät koe palautteen antoa raskaaksi Palvelualueita erottavat tekijät Taulukossa on esitelty palvelualueiden väliset merkittävimmät erot yleisesti ja näiden erojen vaikutus sähköisen tuen tekniseen ratkaisuun.
15 5 5 Taulukko. Palvelualueiden erojen vaikutukset sähköisen tuen tekniseen toteutukseen Erottava tekijä Vaikutus tekniseen ratkaisuun Prosessiin liittyvät erot kuten Kaikki palvelualueet eivät käytä kaikkia tarvitaanko toteumakirjauksen toimintoja, toimintojen käytöstä hyväksyntää konfiguroitava ominaisuus Tietojen siirtotarve perusjärjestelmän ja Integraatiotarve, mahdollinen palvelusetelijärjestelmän välillä perusjärjestelmän kehittämistarve Tietosisältötarpeet kuten palvelusetelin sisältö (tunteja, euroja, toimenpiteitä jne.) Onko palveluseteli kiinteäarvoinen vai tulosidonnainen ja mikä on omavastuun määrä? Tietosisältötarpeet pitää määritellä jokaiselle palvelualueelle ja katsoa vaikuttavatko muuten ratkaisuun Vaikutus laskentalogiikkaan Palvelualueiden prosessien eroavaisuuksista voi tulla erilaisia vaatimuksia myös sähköiselle tuelle. Yksi merkittävä tilanne on toteumakirjausten hyväksyntä. Joillakin alueilla voidaan nähdä, että toteumien erillistä hyväksyntää ei tarvita, kun taas toisilla alueilla sitä pidetään tärkeänä. Toisaalta voi olla myös mahdollista, että palvelusetelin sisältö voidaan määritellä niin tarkasti, että tilauksen vastaista työtä ei voi edes kirjata toteutetuksi. Tämänkaltaisista prosessiin liittyvistä eroavaisuuksista johtuen palvelusetelin sähköisen tuen osia kannattaa toteuttaa konfiguroitavina, jolloin toimintoja voidaan ottaa pois käytöstä tai muokata parametreillä. Hyvin merkittävä ero palvelualueiden välillä liittyy tietojen välittämiseen perusjärjestelmän ja palvelusetelijärjestelmän välillä. Palvelualueet, jotka sisältävät asiakkaan hoitotietoja, vaativat aina ratkaisun näiden tietojen välittämiseen palvelusetelin myöntäjän ja palveluntuottajan välillä. Yksi palvelusetelilain asettamista vaatimuksista on palvelusetelin myöntäjän rekisterinpitovelvollisuus myös palvelusetelillä annetusta hoidosta. Palvelusetelin myöntäjän tulee saada palvelusetelillä annetun hoidon aikana syntyneet hoitotiedot omaan rekisteriinsä. Tämä tarkoittaa sähköisessä mallissa jonkinlaista integraatiota, tai tietojen manuaalista syöttämistä, jota pyritään välttämään. Integraatio voi olla joko palvelusetelijärjestelmään tai palveluntuottajan järjestelmään. Käytännössä integraatiot palveluntuottajien järjestelmiin eivät ole kovin mahdollisia, koska järjestelmiä, joita palveluntuottajat käyttävät, on useita. Nykyisin joissain paikoissa ostopalveluissa käytössä oleva malli, jossa palveluntuottajilla on oikeudet suoraan palvelusetelin myöntäjän perusjärjestelmiin, on ongelmallinen sekä palvelusetelin myöntäjän että palveluntuottajan kannalta. Palvelusetelijärjestelmää suunniteltaessa integraatiotarpeet tulee huomioida suunnittelemalla järjestelmään avoimet ja yleisten standardien mukaiset rajapinnat. Integraatio ja prosessilähtöisten eroavaisuuksien lisäksi jokaisen palvelualueen kohdalla tulee huomioida tietosisältö ja laskentalogiikkaerot. Yksityiskohtaisella tietosisältötasolla jokaisella palvelualueella on omat tarpeensa, jotka tulee määritellä, kun palvelualue otetaan mukaan sähköisen tuen piiriin.
16 Mallin yleistettävyys ja soveltuvuus eri palvelualueille Kappaleessa 2.. esitelty yleinen palveluseteliin liittyvä prosessi ja sen sähköinen tuki sopii laajasti eri palvelualueille. Ylätasolta katsottuna sähköisen tuen tarve on hyvin samankaltaista. Kappaleessa 2..2 on kuvattu suurimmat palvelualueita erottavat tekijät, joiden perusteella palvelualueita voi halutessaan ryhmitellä. Taulukossa 2 on kuvattu esimerkkinä vanhustenhoidon palvelualueiden sijoittuminen erottavien tekijöiden suhteen. Taulukko 2. Esimerkki palvelualueiden eroista vanhustenhoidossa Palvelualue Tarve hoitotietojen siirtoon Palvelusetelin arvo Palvelusetelin sisältö Toteumien hyväksyntä Kotihoito Kyllä (Kotisairaanhoitotiedot) Lain mukaan tulosidonnainen Tunteja/kk, erikseen päivä/yö/ viikonloppu Tarvitaan Kuntoutus Kyllä Tasasuuruinen Käyntejä Tarvitaan Päivätoiminta Kyllä Tasasuuruinen Käyntejä Tarvitaan Kotihoidon tukipalvelut Ei Tasasuuruinen Käyntejä Tarvitaan Kuljetuspalvelut Ei Tasasuuruinen Matkoja alueella Tarvitaan Palveluasuminen Kyllä Tasasuuruinen/ tulosidonnainen Euroja/kk Ei Kun halutaan arvioida jonkin palvelualueen soveltuvuutta suunniteltuun sähköiseen malliin, ylätason arvio voidaan tehdä nopeasti perustuen kappaleessa 2.. esitettyyn ylätason prosessiin ja kappaleen 2..2 erottaviin tekijöihin. Esimerkiksi jos hoitotietojen siirto on tarpeen palvelualueella, mutta olemassa olevasta järjestelmästä ei saada tietoja ulos tai vietyä päivitettyjä tietoja sisään, tämän mallin mukainen sähköisen tuen käyttöönotto voi viedä pidemmän aikaa. Mahdollista on myös miettiä muita tapoja hoitotietojen siirtoon, mutta tuolloin palvelusetelijärjestelmää ei voida hyödyntää pakottamaan hoitotietojen päivitystä maksun viivästymisen uhalla. Ennen tämän esityksen mukaista sähköisen mallin toteutusta tai uuden palvelualueen tuomista mukaan sähköiseen malliin, tulee kyseisen palvelualueen prosessi ja tietosisältötarpeet käydä läpi. Tuolloin nähdään, minkälaisia muutoksia yleiseen sähköiseen malliin tarvitsee tehdä. Tähänastisen työn perusteella vaikuttaa siltä, että kappaleen 2.. yleinen prosessi sopii laajasti eri
17 7 7 palvelualueille ja erot löytyvät yksityiskohtien tasolta. Kun yksityiskohtien kuten tietosisällön eroavaisuuksista johtuvat tarpeet on käyty läpi, voidaan arvioida järjestelmään liittyvät muutostarpeet ja niiden kustannusvaikutus. 2.3 Malliin liittyvät avoimet asiat Määrittelyissä ei ole tässä vaiheessa käyty läpi palvelusetelin myöntäjän tarvitsemia raportteja palvelusetelijärjestelmästä. Periaatteessa järjestelmässä olevasta tiedosta voidaan tuottaa minkälaisia raportteja tahansa. Palvelusetelijärjestelmään tulee rakentaa rajapinta jonka avulla tietoja voidaan viedä tarvittaessa palvelusetelin myöntäjän omaan raportointiratkaisuun. Mallissa ei ole myöskään määritelty yksityiskohtaisesti mahdollisia perusjärjestelmämuutostarpeita. Kustannus- ja aikatauluvaikutusten takia parasta olisi jos perusjärjestelmiin ei tarvitsisi tehdä muutoksia. Perusjärjestelmämuutoksilta voidaan välttyä, jos palvelusetelin luontia ei tarvitse tehdä perusjärjestelmään. Hoitotietojen siirtoa vaativalla palvelualueilla muutosta perusjärjestelmään ei tarvita jos siinä on jo olemassa oleva rajapinta tietojen siirtoa varten. Merkittävä avoin asia esitellyssä mallissa on palveluntuottajan tunnistautuminen järjestelmään. Vahva tunnistautuminen olisi ehdottoman suositeltavaa, mutta tällä hetkellä käyttövalmista ratkaisua ei ole tunnistettu. 3.Sähköinen tuki esimerkkipalvelualueille Kaikille palvelualueille yleisen mallin lisäksi tässä kappaleessa esiteltäville palvelualueille on tehty tarkemmat määrittelyt sähköisen tukitarpeen yksityiskohdista. Osa määrittelyistä, kuten vaikkapa jotkin tietosisältöä koskevat määrittelyt ovat uniikkeja kyseiselle palvelualueelle, kun taas osa määrittelyistä voi koskea myös muita palvelualueita luvun 2..2 jaottelun mukaisesti. Esimerkiksi tehostetun palvelunasumisen tapauksessa määrittelyssä käytettiin tulossidonnaista palveluseteliä. Myös muilla tulosidonnaisen palvelusetelin käyttöönottavilla palvelualueilla tulee samanlaisia omavastuunlaskentatarpeita. 3. Vammaispalvelun henkilökohtainen apu Yhtenä esimerkkitapauksena yleisen mallin luomiseksi käytiin läpi ja määriteltiin toiminnalliset vaatimukset vammaispalvelun henkilökohtaiselle avulle. Projektin aikana tuotettiin: Prosessikuvaus palvelusetelillä järjestettävästä henkilökohtaisesta avusta jota tukee sähköinen palveluseteli
18 8 8 Palvelusetelijärjestelmän käyttötapauskuvaukset ja toiminnalliset vaatimukset Arkkitehtuurikuvaus sisältää järjestelmän palveluarkkitehtuurikuvauksen (järjestelmän palvelut) sekä sovellusarkkitehtuurin kuvauksen Perusjärjestelmä Kunta. Palvelusuunnitelma 2. Päätökset 8. Sähköinen lasku Taloushallinto - Maksu palveluntuottajalle 3. Palveluntuo ttajan valinta 4. Palvelun tilaus Palvelusetelijärjestelmä -Palvelusetelin tiedot -Annetun palvelun Kirjaaminen -Palvelun hyväksyntä -Sähköinen laskutus -Palveluntuottajien hyväksyntä -Palautteen anto palvelutapahtumasta 5. Palvelun varaaminen 9. Maksu Palveluntuottaja Asiakas 7. Palvelun hyväksyntä 6. Annettu palvelu Kuva 3 Vammaispalvelun henkilökohtaisen avun prosessi Kuvassa 3 on esitetty hahmotelma henkilökohtaisen avun palveluseteliprosessista. Tarkempi prosessikuva löytyy liitteestä. Vammaispalvelun henkilökohtaiseen apuun liittyy erityispiirteenä se, että asiakkailta ei peritä omavastuuta. Palvelusetelin käsittely etenee ratkaisussa pääpiirteissään seuraavasti:. Asiakkaan kanssa käydään läpi palvelutarve ja tehdään palvelusuunnitelma. Palvelusuunnitelma kirjataan perusjärjestelmään. 2. Kunnan työntekijä voi päättää tarjota osaan suunnitelluista palveluista palveluseteliä. Asiakkaan päätös palvelusetelin suhteen kirjataan perusjärjestelmään. Jos asiakas päättää ottaa palvelusetelin vastaan, hänelle luodaan palveluseteli palvelusetelijärjestelmässä. 3. Asiakas valitsee haluamansa palveluntuottajan käyttäen portaalia.
19 Asiakas tekee haluamalleen palveluntuottajalle tilauksen järjestelmän avulla tai puhelimitse. Tilauksen yhteydessä asiakkaan tulee kertoa palveluntuottajalle palvelun tuottamisen kannalta oleelliset lisätiedot. 5. Palveluntuottaja tarkistaa, voiko ottaa tilauksen vastaan ja onko asiakkaalla oikeutta tilaukseen. Jos tilaus voidaan hyväksyä, palveluntuottaja varaa palvelun palvelusetelijärjestelmään. 6. Palveluntuottaja antaa sovitun palvelun ja käy kirjaamassa annetun palvelun palvelusetelijärjestelmään. 7. Asiakas käy tarkistamassa palveluntuottajan kirjauksen ja hyväksyy sen. Samalla hän voi myös antaa palautetta palvelutapahtumaan liittyen. 8. Palveluntuottaja ei lähetä laskua kaupungille, vaan palvelusetelijärjestelmä ilmoittaa tiedot palveluntuottajan saatavista automaattisesti sähköisenä laskuna suoraan kunnan Taloushallinnolle 9. Taloushallinto tilittää maksut palveluntuottajille sähköisten laskujen perusteella. Yllämainittujen 9 askeleen lisäksi palveluntuottajat hakevat pääsyä kunnaan palvelusetelipalveluntuottajiksi palvelusetelijärjestelmän kautta. Kuva 4 Vammaispalvelun henkilökohtaisen avun käyttötapaukset
20 20 20 Koko prosessin lisäksi prosessin askeleita on kuvattu tarkemmin käyttötapauksissa. Määritellyt käyttötapaukset näkyvät kuvassa 4. Määritellyt käyttötapaukset löytyvät liitteestä. 3.2 Vanhushuollon tehostettu palveluasuminen Toisena esimerkkitapauksena yleisen mallin luomiseksi käytiin läpi ja määriteltiin toiminnalliset vaatimukset vanhuspalvelun tehostetulle palveluasumiselle. Projektin aikana tuotettiin: Prosessikuvaus palvelusetelillä järjestettävästä tehostetusta palveluasumisesta jota tukee sähköinen palveluseteli Palvelusetelijärjestelmän käyttötapauskuvaukset ja toiminnalliset vaatimukset Arkkitehtuurikuvaus sisältää järjestelmän palveluarkkitehtuurikuvauksen (järjestelmän palvelut) sekä sovellusarkkitehtuurin kuvauksen Perusjärjestelmä Kunta. Palvelutarpe en arviointi 2. Ja 6. Päätökset 8. Sähköinen lasku Taloushallinto - Maksu palveluntuottajalle 3. Palveluntuo ttajan valinta 4. Palvelun tilaus Palvelusetelijärjestelmä -Laskelmat palvelusetelikustannuksista -Palvelusetelin luonti -Annetun palvelun Kirjaaminen -Sähköinen laskutus -Palveluntuottajien hyväksyntä -Palautteen anto 5. Palvelun varaaminen 9. Maksu Palveluntuottaja Asiakas 7. Annettu palvelu ja hoitotiedot Kuva 5 Vanhuspalvelun tehostetun palveluasumisen prosessi
21 2 2 Kuvassa 5 on esitetty hahmotelma tehostetun palveluasumisen palveluseteliprosessista. Tarkempi prosessikuva löytyy liitteestä 2. Palvelusetelin käsittely etenee ratkaisussa pääpiirteissään seuraavasti:. Kunta arvioi palvelutarpeen ja kirjaa sen perusjärjestelmään. 2. Kunta päättää tarjotaanko asiakkaalle palveluseteliä ja asiakas päättää ottaako tarjotun setelin vastaan. Päätöksen tueksi kunta informoi asiakasta ja antaa asiakkaalle arvion palvelusetelin suuruudesta tämän ilmoittamien tulojen perusteella. Jos asiakas päättää ottaa palvelusetelin vastaan, kunta luo palvelusetelin järjestelmään odottamaan maksupäätöstä. 3. Asiakas valitsee palveluntuottajan järjestelmässä olevien hyväksyttyjen palveluntuottajien joukosta. Asiakas voi myös käydä tutustumassa palveluntuottajaan ja asuntoihin paikanpäällä. 4. Asiakas tekee tilauksen valitsemalleen palvelutuottajalle. 5. Palveluntuottaja tarkistaa voiko ottaa tilauksen vastaan ja onko asiakkaalla oikeus tilaukseen. Mikäli palveluntuottaja voi ottaa tilauksen vastaan ja asiakkaalla on oikeus tilaukseen, asiakkaan ja palveluntuottajan välille syntyy varaus, joka jää odottamaan maksupäätöstä. 6. Kunta tekee maksupäätöksen setelin arvosta ja ilmoittaa siitä asiakkaalle. Palveluseteli aktivoituu. Asiakas ja palveluntuottaja voivat tehdä sopimuksen palvelusta. 7. Asiakas on muuttanut palvelutaloon. Palveluntuottaja kirjaa kuukausittaiset toteumat järjestelmään. Hän myös päivittää asiakkaan palvelu- ja hoitosuunnitelmaa 3 kuukauden välein palvelusetelijärjestelmään josta tiedot välittyvät kunnalle. 8. Palvelusetelijärjestelmä luo automaattisesti sovitulla syklillä sähköisen laskun toteumakirjauksista. Laskutusoperaattori välittää laskun kunnan taloushallinnolle. 9. Kunta maksaa palveluntuottajalle. Yllämainittujen 9 askeleen lisäksi Palvelun tuottajat hakevat pääsyä kunnaan palvelusetelipalveluntuottajiksi palvelusetelijärjestelmän kautta
22 22 22 Kunta Tee laskelmat Anna palautetta Luo palveluseteli Kirjaudu järjestelmään Muuta palveluseteliä Hyväksy palveluntuottaja Poista palveluntarjoajan Sulje hyväksyntä palveluseteli Selaa palveluntuottajia Palvelusetelijärjestelmä Ylläpidä tietoja Tee lasku Asiakas Tilaa palvelu Hae palveluntuottaja ksi Muuta varausta Varaa palvelu Kirjaa annettu palvelu Palvelusetelijärjestelmä Palveluntuottaja Kuva 6 Vanhuspalvelun tehostetun palveluasumisen käyttötapaukset Koko prosessin lisäksi prosessin askeleita on kuvattu tarkemmin liitteessä 2 olevissa käyttötapauksissa. Määritellyt käyttötapaukset näkyvät kuvassa Suun terveydenhuolto Alla olevassa kuvassa (Kuva ) esitetään pääpiirteittäin Suun terveydenhuollon sähköisen palvelusetelin malli ja keskeiset tietovirrat osapuolten ja järjestelmien välillä.
23 23 23 Kuva 7 Suun terveydenhuollon sähköinen palveluseteli Ratkaisun keskeisin osa on niin sanottu palvelusetelijärjestelmä. Se on yksityishammaslääkäreiden ja asiakkaiden käyttöön rakennettava selainkäyttöinen järjestelmä, joka vaihtaa tietoja kunnan käytössä olevan potilastietojärjestelmän eli perusjärjestelmän kanssa. Ratkaisun tietoturva perustuu VRK:n varmennepalvelun käyttöön. Palvelusetelin käsittely etenee ratkaisussa pääpiirteissään seuraavasti:. Kunnan Suun terveydenhuolto kirjaa asiakkaan tarvitseman hoidon perusjärjestelmään (. Hoitosuunnitelma). Yleisiä perusjärjestelmiä ovat Tiedon Effica (käytössä mm. Helsingissä ja Espoossa) sekä In Net Oy:n WinHit (käytössä esim. Vantaalla ja Turussa). Jos asiakas päättää ottaa palvelusetelin vastaan, hänelle luodaan palveluseteli perusjärjestelmässä. Palveluseteliin liitetään tarvittaessa röntgenkuvat röntgenjärjestelmästä. 2. Asiakas kirjautuu palvelusetelijärjestelmään selaillakseen palveluntuottajia ja vertaillakseen näiden hinnastoja (3.Palveluntuottajien selaaminen ja vertailu). 3. Asiakas valitsee haluamansa yksityishammaslääkärin ja varaa ajan tämän vastaanotolta. Kun asiakas saapuu vastaanotolle, hän antaa yksityishammaslääkärille palvelusetelinsä tunnisteen ja oman henkilötunnuksensa. Yksityishammaslääkäri tunnistautuu palvelusetelijärjestelmään VRK:n (ent. Valvira) varmennepalvelun kautta ja saa asiakkaalle myönnetyn palvelusetelin tiedot sekä röntgenkuvat sähköisesti palvelusetelijärjestelmän kautta (2. Palveluseteli ja röntgenkuvat). Palvelusetelin tiedot sisältävät sekä asiakkaalle tilattujen hoitotoimenpiteiden tiedot että hoidon antamiselle olennaiset asiakkaan esitiedot kuten riski- ja lääkitystiedot. 4. Hoidon annettuaan Yksityishammaslääkäri kirjaa annetun hoidon palvelusetelijärjestelmään (4. Annettu hoito). Järjestelmään on mahdollista kirjata vain kunnan tilaamaa hoitoa vastaavia toimenpiteitä, mutta poikkeamat sallitaan tietyissä rajoissa. On esimerkiksi mahdollista, että hoitoa annettaessa
24 c c c Sitran selvityksiä yksityishammaslääkäri havaitsee, että asiakas tarvitseekin tilattua toimenpidettä isomman toimenpiteen: yhden pinnan täytteen (SFA0) sijaan tarvitaankin kahden pinnan täyte (SFA20). Tämän kaltaiset muutokset hoitosuunnitelmassa vaikuttavat myös kunnan subventioon eli palvelusetelin arvoon. Jos yksityishammaslääkäri havaitsee, että tarvittava hoito poikkeaa tilatusta hoidosta niin merkittävästi, että muutosta ei voida tehdä sallituissa rajoissa, hänen on pyydettävä kunnalta muutosta palvelusetelin sisältöön puhelimitse tai järjestelmässä olevalla pikaviestintoiminnallisuudella. 5. Annetusta hoidosta kirjatut tiedot tuodaan palvelusetelijärjestelmästä perusjärjestelmään (5. Annettu hoito). Hoidon jäädessä kesken jäljelle jääneistä toimenpiteistä voidaan luoda asiakkaalle uusi palveluseteli, tai asiakas voi jatkaa hoitoa samalla palvelusetelillä. 6. Asiakas maksaa omavastuuosuutensa yksityishammaslääkärin kanssa sopimallaan tavalla. Yksityishammaslääkäri ei lähetä laskua kaupungille, vaan palvelusetelijärjestelmä ilmoittaa tiedot yksityishammaslääkärin saatavista automaattisesti ja sähköisesti suoraan kaupungin Taloushallinnolle (6. Sähköinen lasku), joka puolestaan tilittää maksut palveluntuottajille. Koko prosessin lisäksi prosessin askeleita on kuvattu tarkemmin liitteessä 3 olevissa käyttötapauksissa. Määritellyt käyttötapaukset näkyvät kuvassa 8. Terveyskeskus Luo palveluseteli Muuta palveluseteliä Sulje palveluseteli Perusjärjestelmä Tunnistautumin en Uses Kirjaudu järjestelmään Tee muutospyyntö Hyväksy virhekirjaus Tee lasku Selaa palveluntuottajia Palvelusetelijärjestelmä Tee korjauspyyntö Selaa teknistä rekisteriä Asiakas Avaa sähköinen palveluseteli Kirjaa annettu hoito Palvelusetelijärjestelmä Tulosta omavastuueritte ly Ylläpidä maksutietoja Yksityishammaslääkäri Kuva 8 Suun terveydenhuollon käyttötapaukset
25 25 25 Liitteet: Määrittelydokumentit ja arkkitehtuurimateriaalia. Vammaispalvelun henkilökohtaisen avun sähköinen palveluseteli Toiminnallinen määrittely ja portaalin tietosisältö.. Ratkaisun yleiskuvaus Keskeiset tietovirrat ratkaisuun liittyvien osapuolten välillä Tässä liitteessä esitellään ratkaisun keskeiset elementit ja karkean tason sovellusarkkitehtuuri. Alla olevassa kuvassa (Kuva 9) esitetään pääpiirteittäin Vammaispalvelun sähköisen palvelusetelin malli ja keskeiset tietovirrat osapuolten ja järjestelmien välillä.
26 26 26 Perusjärjestelmä Kunta. Palvelusuunnitelma 2. Päätökset 8. Sähköinen lasku Taloushallinto - Maksu palveluntuottajalle 3. Palveluntuo ttajan valinta 4. Palvelun tilaus Palvelusetelijärjestelmä -Palvelusetelin tiedot -Annetun palvelun Kirjaaminen -Palvelun hyväksyntä -Sähköinen laskutus -Palveluntuottajien hyväksyntä -Palautteen anto palvelutapahtumasta 5. Palvelun varaaminen 9. Maksu Palveluntuottaja Asiakas 7. Palvelun hyväksyntä 6. Annettu palvelu Kuva 9 Vammaispalvelun sähköinen palveluseteli Ratkaisun keskeisin osa on niin sanottu palvelusetelijärjestelmä. Se on selainkäyttöinen järjestelmä, johon kunnalla, palveluntuottajalla ja asiakkaalla on omat näkymänsä. Palvelusetelin käsittely etenee ratkaisussa pääpiirteissään seuraavasti:. Kunta tekee palvelunsuunnitelman ja kirjaa sen perusjärjestelmään. 2. Kunnan työntekijä voi päättää tarjota osaan suunnitelluista palveluista palveluseteliä. Asiakkaan päätös palvelusetelin suhteen kirjataan perusjärjestelmään. Jos asiakas päättää ottaa palvelusetelin vastaan, hänelle luodaan palveluseteli palvelusetelijärjestelmässä. 3. Asiakas valitsee haluamansa palveluntuottajan.
27 Asiakas tekee haluamalleen palveluntuottajalle tilauksen järjestelmän avulla tai puhelimitse. Tilauksen yhteydessä asiakkaan tulee kertoa palveluntuottajalle palvelun tuottamisen kannalta oleelliset lisätiedot. 5. Palvelun tuottaja tarkistaa voiko ottaa tilauksen vastaan ja onko asiakkaalla oikeutta tilaukseen. Jos tilaus voidaan hyväksyä, palveluntuottaja varaa palvelun palvelusetelijärjestelmään. 6. Palveluntuottaja antaa sovitun palvelun ja käy kirjaamassa sen palvelusetelijärjestelmään. 7. Asiakas käy tarkistamassa palveluntuottajan kirjauksen ja hyväksyy sen. Samalla hän voi myös antaa palautetta palvelutapahtumaan liittyen. 8. Palveluntuottaja ei lähetä laskua kaupungille, vaan palvelusetelijärjestelmä ilmoittaa tiedot palveluntuottajan saatavista automaattisesti sähköisenä laskuna suoraan kunnan Taloushallinnolle 9. Taloushallinto tilittää maksut palveluntuottajille sähköisten laskujen perusteella. Yllämainittujen 9 askeleen lisäksi palveluntuottajat hakevat pääsyä kunnaan palvelusetelipalveluntuottajiksi palvelusetelijärjestelmän kautta. Toiminnallisuutta tarkennetaan ja yllä kuvatun prosessin ulkopuoliset toiminnallisuudet kuvataan käyttötapauksissa alaluvussa..2. Järjestelmän käyttäjät Alla olevassa taulukossa kuvataan järjestelmän käyttäjät ja heidän käyttämänsä toiminnot. Käyttäjärooli Kuvaus Toiminnot edustajärjestelmässä Kunta Vammaispalvelun työntekijä Kirjaudu järjestelmään Luo palveluseteli Muuta palveluseteliä Sulje palveluseteli Hyväksy palveluntuottaja Ylläpidä tietoja Poista palveluntuottajan hyväksyntä Asiakas Vammaispalveluiden asiakas Kirjaudu järjestelmään Tilaa palvelu Muuta varausta
28 28 28 Palveluntuottaja Palvelusetelijärjestelmä Palveluntuottaja, joka on hyväksytty palvelusetelipalveluntuottajaksi. Hyväksy kirjaus Selaa palveluntuottajia Kirjaudu järjestelmään Hae palveluntuottajaksi Ylläpidä tietoja Varaa palvelu Kirjaa annettu palvelu Muuta varausta Tee lasku Oletukset Tämä vaatimusmäärittely on tehty seuraavin oletuksin. # Oletus Oletetut tavat tunnistautua järjestelmään ovat käytettävissä 2 Taloushallinnon järjestelmiin ei tarvitse tehdä muutoksia, vaan laskut toimitetaan laskutusoperaattorille taloushallinnon määrittelemässä muodossa. Näin ollen myöskään taloushallinnon sisällä olevia järjestelmiä ei ole kuvattu tässä dokumentaatiossa. Riippuvuudet # Riippuvuus Palvelusetelijärjestelmän toteuttajan valinta 2 Kuntien osallistuminen kehityshankkeeseen 3 Järjestelmän omistajuuden määrittely ja omistajan arkkitehtuuri Rajaukset # Rajaus Määrittelyssä ei oteta kantaa perusjärjestelmiin tai niihin tarvittaviin muutoksiin 2 Tässä määrittelyssä ei kuvata tuotettavia raportteja, sillä raportointitarpeet vaihtelevat kunnittain ja kuntien käytössä olevat raportointiratkaisut eroavat toisistaan. Ratkaisuun liittyvät kunnat voivat itse määritellä vaatimuksensa, jotka liittyvät palvelusetelin raportointiin.
29 Käyttötapaukset Tässä luvussa kuvataan alla olevassa kuvassa (Kuva 0) esitetyt käyttötapaukset. Kunta Anna palautetta Selaa palveluntuottajia Luo palveluseteli Kirjaudu järjestelmään Muuta palveluseteliä Hyväksy palveluntuottaja Poista palveluntarjoajan Sulje hyväksyntä palveluseteli Hyväksy palvelu Palvelusetelijärjestelmä Ylläpidä tietoja Tee lasku Asiakas Tilaa palvelu Hae palveluntuottaja ksi Muuta varausta Varaa palvelu Kirjaa annettu palvelu Palvelusetelijärjestelmä Palveluntuottaja Kuva 0 Käyttötapauskaavio Vaatimusten priorisoinnissa käytetään seuraavaa luokittelua: : Vaatimus on pakollinen 2: Vaatimus on tärkeä, mutta ei pakollinen Kaikkien käyttötapausten prioriteetti on.
30 30 30 Kirjaudu järjestelmään otsikko Toimija Käytettävä järjestelmä merkitys Alkuehdot Lopputulos Kirjaudu järjestelmään Kunnan työntekijä, asiakas, palveluntuottaja Palvelusetelijärjestelmä Käyttäjä kirjautuu palvelusetelijärjestelmään Kirjautujalle on kirjautumista varten oman käyttäjäryhmänsä mukaiset varmenteet. Käyttäjä on kirjautunut järjestelmään. Jälkiehdot - Perustapaus. Asiakas tunnistautuu Vetuma-tunnisteilla palvelusetelijärjestelmään.(a) (A2) 2. Järjestelmä tarkistaa, että käyttäjällä on käyttöoikeudet palvelusetelijärjestelmään (E) 3. Käyttäjä käyttää palvelusetelijärjestelmää Vaihtoehtoiset kulut Virhetapaukset A/Palveluntuottaja tunnistautuu järjestelmään A2/Kunnan työntekijä tunnistautuu käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. (jos kunnan omassa verkossa, myös windows AD tunnistautuminen voi olla mahdollista) E/Mikäli oikeuksia palvelusetelijärjestelmään ei ole, käyttäjä ei voi kirjautua järjestelmään. Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset: # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti. Kirjautumisen jälkeen käyttäjä voi lukea ja poistaa saamiaan viestejä palvelusetelijärjestelmässä.2 Järjestelmän kautta voidaan välittää viestejä kunnan, asiakkaan ja palveluntuottajan välillä. Luo palveluseteli otsikko Toimija Käytettävä järjestelmä Luo Palveluseteli Kunta Palvelusetelijärjestelmä
31 3 3 merkitys Kunta luo palvelusetelin palvelusetelijärjestelmässä. Alkuehdot. Kunnan työntekijä on arvioinut palvelutarpeen ja tehnyt tarvittavat päätökset 2. Kunnan työntekijä on todennut, että tietyt palvelut soveltuvat hankittavaksi palvelusetelillä. 3. Kunnan työntekijä on todennut, että asiakkaalle voidaan tarjota palveluseteliä 4. Asiakas ei kieltäydy palvelusetelistä 5. Kunnan työntekijä on kirjautunut palvelusetelijärjestelmään Lopputulos Jälkiehdot Asiakkaalle annetaan palvelusetelin tiedot tulosteena suoraan käteen tai linkki palvelusetelijärjestelmään sähköpostitse/e-kirjeenä/asiointitiliin. Asiakas näkee palvelusetelin tiedot palvelusetelijärjestelmästä. Palveluntuottaja voi varmistaa asiakkaan oikeuden tilaukseen palvelusetelijärjestelmässä. Perustapaus. Kunnan työntekijä syöttää asiakkaan hetun järjestelmään. 2. Palvelusetelijärjestelmä noutaa asiakkaan muut perustiedot väestötiedoista. 3. Kunnan työntekijä valitsee asiakkaan palvelusuunnitelmasta ne palvelut, jotka järjestetään palvelusetelillä ja syöttää ne palvelusetelijärjestelmään. (valitsee listasta) 4. Palvelusetelijärjestelmä näyttää kustannustiedot suunnittelulle palvelusetelille. Palvelusetelijärjestelmä näyttää myös vertailutiedoksi kustannustiedot samat palvelut työnantajamallilla ja ostopalveluilla hankittaessa. 5. Kunnan työntekijä syöttää palvelusetelille voimassaoloajan jonka tulee olla sama kuin päätöksessä. 6. Kunnan työntekijä syöttää tarvittaessa lisätietoja asiakkaaseen liittyen, jos asiakas tämän sallii. Lisätietoja voi olla kahdenlaisia: kunnan nähtävillä olevia ja palveluntuottajalle näkyviä. 7. Kunnan työntekijä määrittele voiko asiakas tilata kaksi avustajaa samaan aikaan. 8. Palvelusetelijärjestelmä a. Generoi uuden palvelusetelin b. Näyttää palvelusetelille suunnitellut palvelut c. Näyttää hintatiedot suunnitelluille palveluille 9. Käyttäjä tarkastaa ja hyväksyy tiedot. (A) 0. Järjestelmä antaa palvelusetelille numeron, asettaa myöntöpäivämäärän, myöntäjän (=järjestelmään kirjautunut käyttäjä), voimassaolon päättymispäivämäärän, tilaksi Uusi ja Palvelusetelin historiatiedoksi Myönnetty + aikaleima + myöntäjä ja tallentaa tiedot.. Järjestelmä luo asiakkaalle tulostettavan näkymän palvelusetelistä. 2. Kunnan työntekijä tulostaa Palvelusetelin asiakkaalle tiedoksi (A2)
32 32 32 Vaihtoehtoiset kulut A: Käyttäjä voi muuttaa palveluseteliä ennen palvelusetelin tallentamista. A2: Kunta voi myös lähettää palvelusetelin tiedot sähköiseen asiointitiliin. Virhetapaukset - Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset: # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 2. Tulostetun palveluseteliin sisältyy vähintään seuraava tiedot: 2.2. Palvelusetelin numero 2. Myöntäjä 3. Voimassaoloaika 4. Käyttökohde, käyttöajankohdat, tuntimäärä ja palvelunsetelin arvo Palvelusetelijärjestelmä tuottaa seuraavat tiedot; päätösteksti, voimassaolot, tuntimäärät, päätöspäivämäärä, hetu. Erikseen on selvitettävä, onko nämä tiedot siirrettävissä ohjelmallisesti kunnan perusjärjestelmään vaiko tuotetaanko tiedot esim. exceliin. 2.3 Luonnin jälkeen palveluseteli on asiakkaan nähtävissä palvelusetelijärjestelmässä 2.4 Palvelusetelijärjestelmä generoi palvelusetelin numeron määritellyn numeroavaruuden puitteissa. 2.5 Palvelusetelijärjestelmä tarkistaa määräajoin väestörekisterikeskuksen tietojen perusteella ovatko palvelusetelin saaneet vielä kuntalaisia. Mikäli joku heistä ei enää asu kunnassa, palveluseteli sulkeutuu automaattisesti. Aikaväli voi olla esimerkiksi kerran viikossa. Muuta palveluseteliä otsikko Toimija Käytettävä järjestelmä merkitys Alkuehdot Muuta palveluseteliä Kunta Palvelusetelijärjestelmä Palveluseteliin tehdään muutos. Kunta on katsonut muuten tarpeelliseksi tehdä muutoksen palveluseteliin. Kunnan työntekijä on kirjautunut palvelusetelijärjestelmään.
33 33 33 Lopputulos Jälkiehdot Palveluseteliä on muutettu. Muuttunut palveluseteli on asiakkaan nähtävissä palvelusetelijärjestelmässä. Perustapaus. Kunnan työntekijä hakee ja avaa palvelusetelin Vaihtoehtoiset kulut Virhetapaukset Käyttäjä tekee muutokset palveluseteliin. Sallittuja muutoksia: voimassaoloaika ja myönnetty euromäärä.(uusi maksupäätös) 3. Käyttäjä hyväksyy muutokset. 4. Järjestelmä muuttaa Palvelusetelin tilaksi Muutettu ja lisää historiatietoihin Muutettu + hyväksyjä + aikaleima. Vanhat palvelusetelin tiedot säilyvät ja ovat nähtävissä tarvittaessa. 5. Asiakkaalle lähtee tieto uudistamisesta asiointitiliin, sähköpostiin, tekstiviestinä, e-kirjeenä tai kirjeenä. Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset: # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 3.3 Jo toteutettuja palveluita ei voi muuttaa vaan jo toteutuneet palvelut säilyvät palvelusetelillä sellaisenaan. Sulje palveluseteli otsikko Toimija Käytettävä järjestelmä merkitys Alkuehdot Lopputulos Jälkiehdot Sulje palveluseteli Kunta, palvelusetelijärjestelmä Palvelusetelijärjestelmä Kunnan työntekijä tai järjestelmä sulkee avoimen palvelusetelin. Seteli voidaan sulkea, jos esimerkiksi sen voimassaoloaika on päättynyt tai asiakas on ilmoittanut, että setelin voi sulkea. Syöte setelin sulkemiseen on tullut Palveluseteli on passivoitu. Pysyvä sulkeminen tehdään ainoastaan kuolemantapauksessa. Palveluseteli ei ole muokattavissa. Voidaan ottaa raportti jossa näkyy suljetut palvelusetelit vs. avoimet sekä näihin kuluneet rahat. Perustapaus. Käyttäjä sulkee palvelusetelin tai määrittää päivän jolloin palveluseteli
34 34 34 sulkeutuu. (A) 2. Seteli muuttuu passiiviseen tilaan järjestelmässä. Seteliä voi katsella, mutta siihen ei voi tehdä muokkauksia tai kirjauksia. 3. Palvelusetelillä jo annetut palvelut jäävät odottamaan laskun muodostusta. Vaihtoehtoiset kulut A: Palveluseteli voi sulkeutua myös automaattisesti sen voimassaoloajan päätyttyä, kun palveluseteli käytetty tai jos asiakas muuttaa pois kunnasta tai kuolee. Kunnalle lähtee tieto palvelusetelin automaattisesta sulkemisesta. Virhetapaukset - Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset: # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 4. Palveluseteli voidaan sulkea joko manuaalisesti tai automaattisesti Hyväksy palveluntuottaja otsikko Toimija Käytettävä järjestelmä merkitys Alkuehdot Lopputulos Hyväksy palveluntuottaja Kunta Palvelusetelijärjestelmä Kunta voi hyväksyä palveluntuottajan palvelunsetelipalveluntuottajaksi. Palveluntuottaja on täyttänyt hakemuksen ja lähettänyt sen käsiteltäväksi. Palveluntuottaja saa tiedon päätöksestä. Jälkiehdot Perustapaus. Kunnan työntekijä saa tiedon uudesta käsittelyä odottavasta hakemuksesta ja linkin siihen sähköisesti. 2. Kunnan työntekijä avaa hakemuksen ja tarkistaa ovatko kaikki liitteet mukana tai toimitettu postitse. 3. Kunnan työntekijä hyväksyy hakemuksen. (A) 4. Järjestelmä lisää palveluntuottajan hyväksyttyjen listalle ja julkaisee palveluntuottajan tiedot portaalissa. 5. Tieto hyväksynnästä menee palveluntuottajalle. Mukana ohjeita ja tieto mahdollisuudesta täydentää omia portaalissa julkaistavia tietoja. Vaihtoehtoiset kulut A/Kunnan työntekijä hylkää hakemuksen ja kirjaa perusteet. Tieto menee palveluntuottajalle. Virhetapaukset -
35 35 35 Hae palveluntuottajaksi otsikko Toimija Käytettävä järjestelmä merkitys Alkuehdot Lopputulos Jälkiehdot Hae palveluntuottajaksi Palveluntuottaja Palvelusetelijärjestelmä Palveluntuottaja hakee pääsyä kunnan palvelusetelipalveluntuottajaksi Kunta on määritellyt kriteerit palveluntuottajien hyväksymiselle. Palveluntuottajan hakemus on lähtenyt kunnalle. Kunta voi käsitellä hakemuksen. Perustapaus. Palveluntuottaja aloittaa hakuprosessin. 2. Järjestelmä oheistaa palveluntuottajaa hakuprosessista. 3. Palveluntuottaja täyttää sähköisen lomakkeen ja liittää hakemukseen tarvittavat liitteet sähköisesti tai postitse. 4. Palveluntuottaja kuittaa hakemuksen täytetyksi. 5. Järjestelmä tarkistaa vastaukset sähköiseltä lomakkeelta. Jos vastaukset täyttävät kunnan ehdot, palvelusetelijärjestelmä lähettää hakemuksen kunnan käsiteltäväksi. (A) Vaihtoehtoiset kulut A/ Järjestelmä tarkistaa vastaukset sähköiseltä lomakkeelta ja mikäli ne ovat sellaisia joita kunta ei hyväksy, järjestelmä kertoo palveluntuottajalle, että päästäkseen hakuprosessiin palveluntuottajan tulee täyttää kaikki kriteerit. Hakemusta ei lähetetä eteenpäin. Virhetapaukset - Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset: # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 6. Palveluntuottaja voi keskeyttää hakemuksen täyttämisen ja jatkaa täyttämistä myöhemmin. Keskeneräiset hakemukset säilyvät järjestelmässä määrätyn aikaa. Ylläpidä tietoja otsikko Toimija Ylläpidä tietoja Palveluntuottaja, kunta
36 36 36 Käytettävä järjestelmä merkitys Alkuehdot Lopputulos Palvelusetelijärjestelmä Käyttäjä ylläpitää tietojaan palvelusetelijärjestelmässä Käyttäjän on kirjautunut palvelusetelijärjestelmään. Tiedot ovat päivittyneet. Jälkiehdot Perustapaus. Käyttäjä syöttää tai muokkaa tietoja tai poistaa aiemmin syöttämiään tietoja. (E) (A) 2. Käyttäjä tarkistaa muutokset. 3. Käyttäjä hyväksyy muutokset talletettaviksi ja portaaliin tulevat tiedot tulevat näkyviin portaaliin. Vaihtoehtoiset kulut Virhetapaukset A/ Palveluntuottaja haluaa poistua kunnan hyväksymien palvelusetelipalveluntuottajien listalta. Palveluntuottaja lähettää järjestelmän kautta pyynnön hyväksynnän poistosta. Järjestelmä passivoi palveluntuottajan siten, että hänelle ei voi varata enää uusia aikoja. Tieto poistopyynnöstä lähtee kunnalle. Järjestelmä kuittaa pyynnön ja ohjeistaa palveluntuottajaa jo varattujen töiden hoitamiseen liittyen. Kun viimeinen varattu palvelun on siirretty toiselle palveluntuottajalle tai hyväksytty tehdyksi järjestelmä sallii palveluntuottajalle pääsyn ainoastaan näkemään vanhat, antamansa palvelutapahtumat. E/Palveluntuottaja yrittää muuttaa yrityksen nimeä tai Y-tunnusta tai suoraan hyväksymiskriteereihin liittyviä tietoja. Järjestelmä ei salli näitä muutoksia ja antaa virheviestin jossa kehotetaan olemaan yhteydessä kuntaan. Muita kunnan pakollisiksi määriteltyjä tietoja voi muuttaa, mutta ei tallentaa tyhjää kenttää. Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset: # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 7. Järjestelmä lähettää palveluntuottajille automaattisesti muistutuksen tietojen päivittämisestä puolivuosittain 7.2 Mikäli palveluntuottaja ei käy päivittämässä tietojaan pyydettyyn ajankohtaan mennessä, hänen tietonsa jäädytetään eikä hän voi vastaanottaa uusia tilauksia. Jäädytyksestä lähtee tieto palveluntuottajalle ja kehotus päivittää tiedot. Kun tiedot on päivitetty jäädytys poistuu automaattisesti. Varaa palvelu otsikko Varaa palvelu
37 37 37 Toimija Käytettävä järjestelmä merkitys Alkuehdot Lopputulos Jälkiehdot Palveluntuottaja Palvelusetelijärjestelmä Palveluntuottaja varaa palvelun Asiakkaalta on tullut tilaus Palveluntuottaja on kirjautunut järjestelmään Palvelu on varattu ja varausvahvistus lähtenyt asiakkaalle ja sopimussuhde on syntynyt. Annettu palvelun voidaan kirjata suoritetuksi. Perustapaus. Palveluntuottaja näkee tilauksen järjestelmässä. (A) 2. Palveluntuottaja päättää voiko ottaa tilauksen vastaan. 3. Palveluntuottaja hyväksyy tilauksen. (A2) 4. Järjestelmä varaa asiakkaan palvelusetelinsaldosta tilausta vastaavan määrän. (E2) 5. Järjestelmä lähettää asiakkaalle varausvahvistuksen asiakkaan määrittelemällä tavalla joko tekstiviestillä tai sähköpostilla. Asiakas näkee varauksen palvelusetelijärjestelmässä. Vaihtoehtoiset kulut Virhetapaukset A/Asiakas voi tehdä tilauksen myös puhelimitse. Tuolloin palveluntuottaja syöttää järjestelmään asiakasnumeron ja etsii asiakkaan. (E) Tämän jälkeen hän syöttää tiedot asiakkaan haluamasta ajankohdasta. Järjestelmä tarkistaa onko asiakkaalla saldoa tilauksen tekemiseen. (E2)(E3) Mikäli palveluntuottaja ottaa tilauksen vastaan hän tekee varauksen järjestelmään, mutta jos hän ei ota tilausta vastaan hänen pitää ilmoittaa asiakkaalle puhelimitse. Järjestelmä lähettää vahvistuksen varauksesta asiakkaalle asiakkaan määrittelemällä tavalla joko tekstiviestillä tai sähköpostilla ja asiakas näkee varauksen palvelusetelijärjestelmässä. A2/Mikäli palveluntuottaja ei ota tilausta vastaan hän kertoo sen järjestelmälle. Järjestelmä lähettää tästä tiedon asiakkaan ja tilaus raukeaa. Asiakas voi tehdä samalle ajankohdalle uuden tilauksen. E/Palveluntuottaja ei löydä asiakasta järjestelmästä. Hän pyytää asiakasta olemaan yhteydessä kuntaan. E2/Mikäli saldoa ei ole jäljellä palveluntuottaja kehottaa asiakasta olemaan yhteydessä kuntaan. E3/Mikäli asiakas on tehnyt tilauksen samalle ajankohdalle järjestelmä varoittaa siitä, eikä anna tehdä uutta varausta.
38 38 38 Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset: # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 8. Palveluntuottaja voi kirjata asiakkaaseen liittyen muita asiakkaan kanssa tilauksen yhteydessä sovittuja asioita tai asiakkaan itsestään antamia lisätietoja. Nämä tiedot näkyvät myös asiakkaalla. Kirjaa annettu palvelu otsikko Toimija Käytettävä järjestelmä merkitys Alkuehdot Lopputulos Jälkiehdot Kirjaa annettu palvelu Palveluntuottaja Palvelusetelijärjestelmä Palveluntuottaja kirjaa antamansa palvelun. Palvelusetelijärjestelmässä on olemassa varaus. Käyttäjä on kirjautunut järjestelmään. Annettu palvelu on kirjattu järjestelmään. Asiakas voi hyväksyä kirjauksen. Perustapaus. Palveluntuottaja valitsee varattujen palvelutapahtumien listauksesta palvelutapahtuman jolle haluaa tehdä kirjauksen tai korjauksen aiempaan kirjaukseen. 2. Palveluntuottaja kirjaa palvelun keston ja mahdollisia lisätietoja järjestelmään. (A) 3. Järjestelmä lähettää tiedon uudesta kirjauksesta asiakkaalle asiakkaan määrittelemällä tavalla joko tekstiviestillä tai sähköpostilla. Vaihtoehtoiset kulut A/Mikäli palveluntuottaja antaa palautetta asiakkaan toiminnasta tästä menee tästä tieto kunnalle. Myös asiakas näkee palautteen. Virhetapaukset - Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset: # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 9. Palveluntuottaja voi tehdä kirjauksen korjauksen. 9.2 Palveluntuottaja voi antaa myös vapaamuotoisen selitteen korjauksen
39 39 39 yhteydessä Tilaa palvelu otsikko Toimija Käytettävä järjestelmä merkitys Alkuehdot Lopputulos Jälkiehdot Tilaa palvelu Asiakas Palvelusetelijärjestelmä Asiakas tilaa palvelusetelipalvelun. Asiakkaalla on palveluseteli jossa on vielä tilattavaa ja joka on vielä voimassa. Asiakas on kirjautunut järjestelmään. Palvelusetelijärjestelmään on syntynyt tilaus. Palveluntuottaja voi varata palvelun. Perustapaus. Asiakas valitsee haluamansa palveluntuottajan. Valinnan tukena hän voi selata palveluntuottajia eri kriteereillä tai katsoa näiden sähköistä kalenteria. 2. Asiakas lähettää tilauksen haluamalleen ajankohdalle ja haluamalleen palveluntuottajalle. Varauspyyntöön on ajankohdan lisäksi laitettava paikka jossa palveluntuottaja tavataan ja paikka johon palvelu päättyy. Välttämättömät kriteerit, jotka tulee täyttää tai jotka tulevat omasta profiilista automaattisesti: a. Avun tarpeen fyysiset vaatimukset b. Avustajan sukupuoli c. Avustajan kielitaito mukaan lukien viittomat yms. d. Allergiat (asiakkaan ja avustajan) Lisäksi asiakas voi laittaa tilaukseen mahdollisia lisätietoja tai toiveita ja valita mitkä järjestelmän häneen liittyvät tiedot palveluntuottaja saa nähdä. (E) (E2) (E4) (A) (A2) 3. Asiakas hyväksyy yleiset sopimusehdot. 4. Järjestelmä kertoo asiakkaalle tilauksen lähteneen eteenpäin. 5. Järjestelmä lähettää tiedon palveluntuottajalle uudesta tilauksesta palveluntuottajan määrittelemällä tavalla joko tekstiviestillä tai sähköpostilla. (E3) Vaihtoehtoiset kulut A/ Asiakas voi tilata palvelun myös soittamalla palveluntuottajalle. Tällöin palveluntuottajan tehtävänä on tehdä varaus järjestelmän kautta. Asiakas kertoo puhelimitse palveluntuottajalle asiakasnumeron tai hetun (jos asiakasnumero on unohtunut), palvelusetelin tunnisteen, palveluajankohda(t), palvelunpaikan ja puhelinnumeronsa ja muut olennaiset lisätiedot. A2/Mikäli asiakas on kiinnostunut vain siitä, että hän saa palvelua tiettynä
40 40 40 Virhetapaukset ajankohtana eikä palveluntuottajalla ole väliä, hän voi tehdä avoimen tilauksen. Avoin tilaus menee kaikille palveluntuottajille, jotka haluavat tällaisia tilauksia vastaanottaa. Nopein tilauksen hyväksyjä saa tuolloin tuottaa palvelun. E/Mikäli haluttu ajankohta 36h sisällä, järjestelmä varoittaa siitä asiakasta ja kehottaa soittamaan palveluntuottajalle tilauksen tekemiseksi. E2/Mikäli asiakas on jo tehnyt tilauksen samalle ajankohdalle tai hänellä on vahvistettu varaus samalla ajankohdalle, järjestelmä ei anna tehdä uutta tilausta ellei hänen ole sallittua tilata kahta palveluntuottajaa. E4/Mikäli palveluntuottaja ei vastaa riittävän pian (kahden arkipäivän sisällä) tulee tästä tieto asiakkaalle ja tilaus raukeaa. Asiakas voi tehdä uuden tilauksen samalle ajankohdalle. E3/Mikäli asiakkaan palvelusetelissä ei ole enää jäljellä varaamatonta saldoa, järjestelmä ei anna tehdä tilausta. Järjestelmä pyytää asiakasta olemaan yhteydessä kuntaa. Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset: # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 0. Palveluntuottajat voivat pitää yllä järjestelmässä sähköistä varauskalenteriaan, joka on asiakkaan nähtävissä. Muuta varausta otsikko Toimija Käytettävä järjestelmä merkitys Alkuehdot Lopputulos Jälkiehdot Muuta varausta Asiakas, palveluntuottaja Palvelusetelijärjestelmä Varatun palvelun tietoja muutetaan. Järjestelmässä on varaus. Käyttäjä on kirjautunut järjestelmään. Varaukseen on tehty muutos. Muutettu varaus on asiakkaan ja palveluntuottajan nähtävillä. Perustapaus. Käyttäjä valitsee tapahtuman jonka tietoja haluaa muuttaa. 2. Käyttäjä muuttaa haluamiaan tietoja. (A) (A2) (A3) 3. Käyttäjä tallentaa muutokset. 4. Muutoksista lähtee tieto tekstiviestillä tai sähköpostilla sekä asiakkaalle että palveluntuottajalle. Vaihtoehtoiset A/ Jos liian lähellä palvelun ajankohtaa (vähemmän kuin 36h ennen), järjestelmä ei
41 4 4 kulut Virhetapaukset anna tehdä muutosta vaan ilmoittaa, että muutoksesta pitää soittaa. A2/Jos palveluntuottaja haluaa muuttaa varauksen tietoja, hänen pitää kirjata peruste muutokselle. (esim. asiakas soitti ) A3/Mikäli varaus perutaan kokonaan, varaus poistuu järjestelmästä eikä sitä voida kirjata tehdyksi. (E). Mikäli asiakas peruu alle 2-24 h tunnin sisällä ennen varattu aikaa, puolet tilauksen arvosta vähenee hänen saldostaan ja palveluntuottajalle maksetaan puolet tilauksen arvosta. Mikäli asiakas jättää perumatta, koko tilauksen arvo vähennetään hänen saldostaan ja palveluntuottajalle maksetaan kokonaan. E/Mikäli varaus yritetään perua sen ajankohdan jälkeen jolle varaus on tehty järjestelmä ei salli perumista. Tuolloin palveluntuottaja voi kirjata palvelun suorittamattomaksi. Hyväksy kirjaus otsikko Toimija Käytettävä järjestelmä merkitys Alkuehdot Lopputulos Jälkiehdot Hyväksy kirjaus Asiakas Palvelusetelijärjestelmä Asiakas hyväksyy tai hylkää palveluntuottajan kirjauksen palvelusta. Palveluntuottaja on tehnyt kirjauksen. Asiakas on kirjautunut järjestelmään. Kirjaus on hyväksytty tai hylätty. Hyväksytyistä kirjauksista voidaan muodostaa lasku. Perustapaus. Asiakas näkee palveluntuottajan kirjauksen ja euromäärän joka on menossa maksuun palveluntuottajalle. 2. Asiakas hyväksyy kirjauksen (A) (A2) (E). Asiakas voi samalla antaa palautetta palvelukokemuksesta (positiivista tai negatiivista) tai reklamoida. (KT Anna palautetta) 3. Kirjaus muuttuu hyväksytty tilaan järjestelmässä ja se poimitaan seuraavassa laskunmuodostuksessa laskulle. Mikäli kyseessä oli korjauskirjauksen hyväksyntä ja kirjauksella on vaikutusta laskutukseen, tämä vaikutus huomioidaan seuraavassa laskussa. Vaihtoehtoiset kulut A/ Mikäli asiakas ei hyväksy kirjausta hän kirjaa hylkäämisen syyn: reklamointi tai yleisten sopimusehtojen vastainen (Järjestelmä näyttää asiakkaalle hylkäyskohdan rinnalla tietoa sopimusehdoista). Järjestelmä lähettää tiedon hylkäämisestä palveluntuottajalle, jolla on mahdollisuus tehdä korjauskirjaus/vastine. Mikäli syy oli reklamointi tästä lähtee tieto kunnalle. Vastineet näkyvät sekä asiakkaalle että kunnalle toisiinsa linkitettyinä. Hylätyt kirjaukset eivät siirry laskuille.(e2) A2/ Jos asiakas ei pysty käyttämään nettiä hyväksyntään, pyytää palveluntuottaja
42 42 42 kuittauksen paperille palvelua antaessaan. Tämän paperin palveluntuottaja skannaa tai lähettää postissa kunnalle. Virhetapaukset E/Mikäli asiakas ei käy viikon sisällä hyväksymässä kirjausta, järjestelmä lähettää asiakkaalle muistutuksen tekstiviestillä ja sähköpostilla. Mikäli asiakas ei ole seuraavankaan viikon sisällä käynyt hyväksymässä kirjausta lähtee asiakkaalle uusi muistutus. Jos tämänkään jälkeen asiakas ei hyväksy kirjausta, menee asiasta tieto kunnalle. Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset: # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 2. Kunnan on mahdollista siirtää käsin jokin kirjaus maksuun, vaikka asiakas olisi sen hylännyt. Tee lasku otsikko Toimija Käytettävä järjestelmä merkitys Alkuehdot Lopputulos Tee lasku Palvelusetelijärjestelmä Palvelusetelijärjestelmä Järjestelmä generoi laskun palveluntuottajalle maksamiseksi Palvelusetelijärjestelmään on tallentunut tiedot annetuista palvelutapahtumista. Palveluntuottajan maksutiedot löytyvät palvelusetelijärjestelmästä. Lasku voidaan lähettää laskutusoperaattorille. Palveluntuottaja voi tulostaa laskupohjan. Jälkiehdot Perustapaus. Palvelusetelijärjestelmä muodostaa laskun jokaiselle palveluntuottajalle laskuttamattomista tapahtumista. Laskulla näkyy kunnalta veloitettava summa kokonaisuudessaan sekä asiakasnumerokohtaisesti ja palvelutuottajan perustiedot. 2. Palvelusetelijärjestelmä lähettää laskun laskutusoperaattorille. 3. Palvelusetelijärjestelmä merkitsee laskutetut tapahtumat laskutetuiksi. Vaihtoehtoiset kulut - Virhetapaukset -
43 43 43 Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset: # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 3. Palveluntuottaja voi tulostaa laskupohjan laskutusajanjaksoilta halutessaan. 3.2 Palvelusetelijärjestelmä generoi sähköisen laskutusaineiston määritellyllä syklillä, esim. kerran kuukaudessa. Sykli määritellään kuntakohtaisesti palvelusetelijärjestelmään. Poista palveluntuottajan hyväksyntä otsikko Toimija merkitys Alkuehdot Lopputulos Jälkiehdot Poista palveluntuottajan palvelusetelipalveluntuottaja hyväksyntä Kunta Kunta haluaa poistaa palveluntuottajan hyväksymiensä palvelusetelipalveluntuottajien listalta. Palveluntuottajaan liittyen on tullut syöte poistamisen tarpeellisuudesta Palveluntuottaja on passivoitu eikä hän ole toimittanut pyydettyjä tietoja tai muuttanut toimintaansa pyydetyllä tavalla. (vrt. reklamaatioprosessi KT Anna palautetta) Palveluntuottajan tiedot on poistettu portaalista ja passivoitu järjestelmässä. Palveluntuottaja näkee järjestelmästä historiatiedot. Perustapaus. Kunnalle tulee syöte siitä, että palveluntuottaja ei täytä enää palvelusetelipalveluntuottajakriteerejä tai palveluntuottaja ei ole reagoinut kunnan pyyntöihin. Syöte voi tulla monelta taholta tai kunta voi itse myös huomata asian tarkistuksissaan. Palveluntuottaja voi myös itse pyytää poistoa. Vaihtoehtoiset kulut Virhetapaukset 2. Kunnan työtekijä poistaa palveluntuottajan hyväksynnän. Palveluntuottaja poistuu kunnan hyväksyttyjen palvelusetelipalveluntuottajien listalta. 3. Kunnan työntekijä käsittelee sopii varattujen töiden siirtämisestä muille palveluntuottajille.
44 44 44 Selaa palveluntuottajia otsikko Toimija merkitys Selaa palveluntuottajia Asiakas Asiakas selaa palveluntuottajien listaa Alkuehdot Lopputulos Asiakkaalla on tietoa palvelusetelin vastaanottamispäätöksen tueksi. Asiakas voi valita haluamansa palveluntuottajan. Jälkiehdot Perustapaus. Asiakas valitsee palvelun johon hän etsii palveluntuottajaa 2. Asiakas valitsee kunnan/alueen/alueen kunnan sisällä jonka palvelusetelipalveluntuottajaa hän etsii tai määrittää palvelun alku- ja loppupaikan. (A) (A2) 3. Asiakas voi valita palvelulle haluamansa ajankohdan tai ajankohdat joillakin seuraavilla tavoilla a. Ajalla ei ole väliä, jolloin asiakas ilmoittaa vain onko kyse arki-, yövai pyhätunneista. Järjestelmä voi myös hakea tiedon asiakkaalle myönnetyistä tunneista ja niiden tyypeistä asiakkaan profiilista. b. Päivämäärä-kellonaika c. Kalenterinäkymästä 4. Lisäksi asiakas voi halutessaan vertailla palveluntuottajia eri kriteereillä a. Avun tarpeen fyysiset vaatimukset b. Avustajan sukupuoli c. Avustajan kielitaito mukaan lukien viittomat yms. d. Allergiat (omat ja avustajan) 5. Asiakas voi tutkia portaalista löytyviä palveluseteliin yleisesti liittyviä tietoja ja ohjeita. Vaihtoehtoiset kulut A/Asiakas voi täyttää testiprofiilin järjestelmään ja käyttää profiilia palveluntuottajien hakemiseen. A2/ Asiakas voi tehdä hakuja myös omaa profiiliaan vasten. Toimintoa.kertaa käytettäessä asiakas täydentää ensin oman profiilinsa järjestelmään jossa valitsee mitkä ovat hänelle pakollisia asioita, mitkä tärkeitä ja mitkä mukavia. Järjestelmä vertaa asiakkaan omaa profiilia palveluntuottajien profiileihin ja listaa parhaiten vastaavat ensin. Vastaavuus ilmoitetaan prosentteina. Virhetapaukset
45 45 45 Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset: # Vaatimus Tärkeys 5. Palveluntuottajia voi etsiä kunnittain ja palvelualueittain 5.2 Palveluntuottajia voi vertailla eri kriteereillä 5.3 Vertailun on oltava helppoa käytettävyysmielessä 5.4 Vertailutulokset tulee esittää selkeästi 5.5 Palveluntuottajalistoja, sekä vertailtuja että vertailemattomia tulee voida tulostaa selkeäksi listaksi paperille 5.6 Alueen tai palvelun alku ja loppupaikat voi syöttää tekstimuotoisesti tai valita karttanäkymästä Anna palautetta otsikko Toimija merkitys Alkuehdot Lopputulos Anna palautetta Asiakas Asiakas antaa palautetta tai tekee reklamaation Asiakkaalla on palvelukokemus palveluntuottajaan liittyen ja hän haluaa antaa palautetta tai tehdä reklamaation Asiakas on kirjautuneena järjestelmään. Palveluntuottajan laatuindeksi on ajan tasalla Jälkiehdot Perustapaus. Asiakas tarkastaa palveluntuottajan toteumakirjauksia ja haluaa antaa positiivista tai negatiivista palautetta yksittäiseen tapahtumaan tai palveluntuottajan toimintaan yleensä. (A) 2. Järjestelmä lähettää palautteen tiedoksi palveluntuottajalle. Palveluntuottajan laatuindeksi heikkenee tai paranee palautteen mukaisesti kuitenkin niin, että samalta asiakkaalta tulleet palautteet eivät vaikuta yhtä paljon kuin eri asiakkailta tulleet. Asiakas voi valita haluaako palautteeseen vastauksen. Mikäli palveluntuottaja ei vastaa palautteeseen viikon sisällä, palveluntuottajan laatuindeksi heikkenee.(e) Vaihtoehtoiset kulut Virhetapaukset A/Asiakas haluaa reklamoida. Asiakas kirjoittaa reklamaation syyn ja perusteet järjestelmään. Järjestelmä lähettää reklamaatiosta ilmoituksen palveluntuottajalle ja kunnalle. Järjestelmä ilmoittaa palveluntuottajalle ajan jonka puitteissa hänen tulee vastata reklamaatioon. Myös kunta näkee mihin mennessä vastausta odotetaan. Palveluntuottaja kirjoittaa vastineen järjestelmään ja se lähetetään kunnalle ja asiakkaalle tiedoksi. (E2) Kunta käsittelee asian. Palveluntuottajan laatuindeksi laskee, mikäli reklamaatio oli aiheellinen. E/Mikäli negatiivisen palautteen määrä ylittää sovitun raja-arvon tästä lähtee tieto kunnalle ja palveluntuottajalta pyydetään vastine. Vastine menee kunnalle tiedoksi
46 46 46 ja kunta käsittelee asian. E2/Mikäli palveluntuottaja ei vastaa reklamaatioon pyydettyyn ajankohtaan mennessä tästä menee tieto kunnalle. Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset: # Vaatimus Tärkeys 6. Saadessaan tiedon palveluntuottajan laatuongelmista kunta voi hyväksyä asian tai pyytää palveluntuottajalta lisäselvitystä. Lisäksi kunta voi tehdä seuraavat toimenpiteet: jäädyttää laskunmaksun, passivoida palveluntuottajan niin että tämä ei voi vastaanottaa enää uusia tilauksia tai kirjata palveluntuottajaan liittyvää tietoa avoimeen kenttään. 6.2 Kunnan työntekijä voi kirjata palveluntuottajaan liittyvää palautetta asiakkaan pyynnöstä. 6.3 Palautteet, reklamaatiot ja vastineet näkyvät sekä asiakkaalle että kunnalle ketjuna. Asiakas, palveluntuottaja ja kunta näkevät missä vaiheessa prosessia ollaan menossa...3 Vammaispalvelun portaalin karkean tason tietosisältövaatimukset Kohdassa..2 tunnistetut käyttötapaukset asettavat vaatimuksia portaalin tietosisällölle. Käyttötapauksia muutettaessa tai poistettaessa muuttuu myös tarvittava tietosisältö. Kohdan..2 portaaliin liittyviin käyttötapauksiin tarvittavat tietosisällöt ryhmiteltynä päivitysvastuittain ovat: Kunnan päivittämät tiedot jotka näkyvät portaalissa: Palvelusetelipalveluntuottajaksi hakeutumisohjeet Palvelusetelipalveluntuottajaksi hyväksymiskriteeristö Palvelusetelipalveluntuottajaksi hakeutumisen lomake Ohjeistusta kuntalaiselle o o o o o Tuki palveluntarpeen arvioimiseen: linkki sähköiseen arviointilomakkeeseen tai tekstiä Linkkejä hyvinvointia tukeviin ja ennaltaehkäiseviin palveluihin Pohdittavien asioiden lista päätöksenteon tueksi kun asiakas miettii palvelusetelin vastaanottamista Tietoa palveluseteli vs. muut järjestämistavat Kokemuksia palvelusetelistä
47 47 47 o o FAQ Palveluntuottajan hyväksymiskriteerit esiteltyinä Ohjeita palveluntuottajalle Mahdollista vapaata tekstiä Palveluntuottajan päivittämät tiedot: Palvelukuvausten täydentäminen kunnan antaman formaatin mukaisesti: Hakuvaiheessa täydennettävät pakolliset tiedot: -Nimi (näkyy portaalissa asiakkaille) -Tilinumero -Yhteyshenkilö asiakkaalle (näkyy portaalissa asiakkaille) -Yhteyshenkilö kunnalle -Puhelinnumero (näkyy portaalissa asiakkaille) -Sähköpostiosoite (näkyy portaalissa asiakkaille) -Www-sivut (näkyy portaalissa asiakkaille) -Toimipaikat -Postiosoite -Käyntiosoite (näkyy portaalissa asiakkaille) -Toimipaikan esteettömyys (näkyy portaalissa asiakkaille) -Sähköpostiosoite -Onko sähköisen varausjärjestelmän piirissä (näkyy portaalissa asiakkaille) -Varauspuhelinumero (näkyy portaalissa asiakkaille) -Haluaako tiedot tilauksista s-postilla ja/tai tekstiviestillä -Ottaako sähköisen varausjärjestelmän kautta tulevia kohdistamattomia palvelukyselyjä vastaan -Palvelujen tarjoamisalue (näkyy portaalissa asiakkaille) -Palvelujen tarjoamisaika (näkyy portaalissa asiakkaille) -Onko palvelutakuu vai varmistaja -Asiakkaiden ikä, alle vai yli 8 v. vai molemmat (näkyy portaalissa asiakkaille) -Asiakasryhmät, joille palvelua erityisesti tarjotaan (esim. lapset, aikuiset, erilaiset vammaryhmät ) (näkyy portaalissa asiakkaille)
48 48 48 Lisäksi palveluntuottajan tulee päivittää seuraavat tiedot: -Avun tarpeen fyysiset vaatimukset joihin pystyy vastaamaan -Avustajien sukupuolet -Avustajien kielitaidot mukaan lukien viittomat yms. -Avustajien allergiat Palveluntuottaja voi täydentää mm. seuraavia tietoja: -Kuvaus palveluntuottajan työntekijöilleen antamasta perehdytyksestä henkilökohtaiseen apuun liittyen -Palvelutoiminnan arvot -Yleiskuvaus palveluntuottajan toiminnasta -Avustajan: Syntymävuosi Koulutus Muu ammatillinen ja soveltuva osaaminen ja kokemus Onko hygieniapassia Erityistaidot (katetrointi yms.) Kielitaito (ml. viittomakieli ja muut vaihtoehtoiset kommunikointitavat) Ajokortti (k/e) Ruoanlaittotaito (k/e) Fyysinen kunto Harrastukset Lemmikkieläimet Allergiat Mielenkiinnon kohteet Kuva Avustajakokemuksen aika Asiakasryhmät, joiden avustamiseen ko. avustaja on erikoistunut (esim. lapset, aikuiset, erilaiset vammaryhmät)..4 Muut vaatimukset Tässä luvussa esitetyt ei-toiminnalliset vaatimukset liittyvät pääosin palvelusetelijärjestelmään. Näiden vaatimusten lisäksi ei-toiminnallisia vaatimuksia asetetaan myös arkkitehtuurin määrittelyssä. Vaatimusten priorisoinnissa käytetään seuraavaa luokittelua: : Vaatimus on pakollinen 2: Vaatimus on tärkeä, mutta ei pakollinen
49 49 49 Käyttöliittymä ja käytettävyys Vaatimus # Lisätiedot Prioriteetti 9. Palvelusetelijärjestelmän tulee olla niin helppokäyttöinen, että ulkopuoliset pystyvät omalta osaltaan käyttämään sitä ilman käyttäjäkoulutusta 9.2 Palvelusetelijärjestelmä ei estä ulkopuolisen käyttäjän muiden järjestelmien samanaikaista käyttöä samassa työasemassa 9.3 Järjestelmää on voitava käyttää sekä suomen että ruotsin kielellä. Kielivalinta vaikuttaa kaikkiin palvelusetelijärjestelmässä näytettäviin käyttöliittymäteksteihin, järjestelmän antamiin ilmoituksiin, koodattuihin arvoihin ja valintalistoihin. 9.4 Käyttäjän on voitava itse valita, millä kielellä käyttää järjestelmää. 9.5 Järjestelmän tulisi noudattaa seuraavia esteettömyysohjeita ja ohjeistoja; EU komissio / eeurope 2002: Accessibility of Public Web Sites and their Content W3C: Web Content Accessibility Guidelines.0 Tietoturva # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 92. Tietojen tietoturva ei saa vaarantua 92.2 Järjestelmän käytöstä on kerättävä lokitiedostoja. Määritellystä käytöstä on jäätävä riittävät lokimerkinnät, joiden perusteella käyttötapahtuma voidaan myöhemmin jäljittää ja tehdyt toimenpiteet todentaa kiistämättömästi Järjestelmässä tulee olla mahdollisuus määritellä mitä lokiin tallentuu eri tapahtumista. 2 Kapasiteetti ja skaalattavuus # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 93. Palvelusetelijärjestelmän kapasiteettia on voitava lisätä käyttäjien ja palveluseteleiden määrän kasvaessa. Ratkaisu voidaan ottaa käyttöön myös muissa kunnissa ajan myötä. Palvelusetelijärjestelmän toiminnallisuutta voidaan laajentaa myös muille palvelualueille.
50 50 50 Saatavuus # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 94. Järjestelmän on oltava käytettävissä 24 h / vrk vuoden jokaisena päivänä. Siirrettävyys # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 95. Palvelusetelijärjestelmä ei tarvitse erillisiä asennuksia käyttäjien työasemiin Tuettuja selaimia on oltava vähintään Internet Explorer 7 tai uudempi ja Firefox 2 tai uudempi ja muut yleisimmät selaimet Järjestelmässä on oltava rajapinta tietojen siirtämiseksi tietovarastoon ja muihin mahdollisiin järjestelmiin. Massamuotoisessa tiedonsiirrossa muihin järjestelmiin tulisi noudattaa XML-pohjaista tiedonsiirtoa, transaktiopohjaisessa tiedonsiirrossa tulisi noudattaa Web Service standardeja (XML/SOAP)..2 Vammaishuollon sähköinen palveluseteli Arkkitehtuuri Vammaispalvelun sähköisen palvelusetelin vaatimusmäärittelyn osana on suunniteltu palvelusetelijärjestelmän arkkitehtuuri. Arkkitehtuurikuvaus sisältää järjestelmän palveluarkkitehtuurikuvauksen (järjestelmän palvelut) sekä sovellusarkkitehtuurin kuvauksen. Arkkitehtuurissa otetaan kantaa: Järjestelmän toiminnallisuuteen (palvelut) Järjestelmän integraatioon ulkoisiin palveluihin (tunnistautuminen) Järjestelmän toteutukseen (sovellusarkkitehtuuri) Arkkitehtuurin kuvausmallina on käytetty yleistettävyyden ja KuntaIT yhteensopivuuden varmistamiseksi Open Group:in ArchiMate -kuvaustapaa..2. Palvelu- ja integraatioarkkitehtuuri
51 5 5 Palveluarkkitehtuuri kuvaa arkkitehtuurissa toteutettavat, palvelusetelijärjestelmän toiminnalliseen määrittelyyn perustuvat toiminnan palvelut jaoteltuna eri palvelukerroksiin Toiminnalliset palvelut jotka ovat järjestelmän yleistä toiminnallisuutta sisältävät osakokonaisuudet Hallinnolliset palvelut jotka liittyvät järjestelmän hallinnointiin tai muihin hallinnollisiin toimenpiteisiin (kuten laskutus). Tunnistamisen palveluihin jotka liittyvät järjestelmän käyttöoikeuksiin ja käyttöoikeuksien integroimiseen ulkoisiin, järjestelmän tarvitsemiin tunnistamisen järjestelmiin. Palvelut perustuvat järjestelmän palveluprosessin kokonaisuuksiin ja kattavat vammaishuollon työntekijän, palveluntarjoajan sekä loppuasiakkaan roolien toiminnalliset vaatimukset. Palvelut käsittelevät, välittävät ja vastaanottavat informaatiota edustajärjestelmän sekä ulkoisten integraatiopisteiden kanssa. Integraation osalta arkkitehtuurissa tunnistetaan järjestelmän toiminnan kannalta tarpeelliset integraatiopisteet, niissä kuljetettava informaatio sekä integraatiopisteiden tietoliikennestandardi. Palveluntarjoaja Vammaispalvelutyöntekijä Luo Palveluseteli Sulje Palveluseteli Julkinen Verkko Edustajärjestelmä Hae Palveluseteli Palvelutilaus Varaa Palveluseteli Muuta Palveluseteli TOIMINNALLISET PALVELUT [ HTTP/S ] [ HTTP/S ] Loppuasiakas Palvelu Rajapinta SELITE Järjestelmän tarjoama palvelu Järjestelmä Rajapinnan tarjoava komponentti Tarvitsee rajapinnan Toimita elasku Muodosta elasku Palvelutuottajien hallinta Tunnistautumispalvelu Kirjautumispalvelu Käyttöoikeuspalvelu Palvelunkäsittelyprosessi HALLINNON PALVELUT Symmetrinen / käyttäjärajapinta SUOJAUS- PALVELUT Tarjoaa rajapinnan Verkko Taloushallintorajapinta Tunnistautumisrajapinta Taloushallinto Sis. Tunnistus (LAN/AD) Tunnistusrajapinta elasku [ XML ] Käyttäjätunnus / Salasana Kuntaverkko [ HTTP/S ] [ HTTP/S ] VETUMA Objekti VRK Tunnisteobjekti Julkinen Verkko HSTtunniste à Varmenne ß Kirjaudu Autentikoi Tunnistautumisrajapinta Tunnistautumisrajapinta Autentikoi
52 52 52 Kuva Palvelu- ja integraatioarkkitehtuuri - yleiskuva Palveluntarjoaja Vammaispalvelutyöntekijä Taloushallinto Sis. Tunnistus (LAN/AD) Luo Palveluseteli Sulje Palveluseteli Toimita elasku Julkinen Verkko Edustajärjestelmä Hae Palveluseteli Palvelutilaus Muodosta elasku Taloushallintorajapinta elasku [ XML ] Käyttäjätunnus / Salasana Kuntaverkko Varaa Palveluseteli Palvelutuottajien hallinta Muuta Palveluseteli TOIMINNALLISET PALVELUT Palvelunkäsittelyprosessi Tunnistautumisrajapinta [ HTTP/S ] HALLINNON PALVELUT SUOJAUS- PALVELUT [ HTTP/S ] [ HTTP/S ] Pankkitunnus à [ HTTP/S ] Pankkivarmenne ß Tunnistusrajapinta Loppuasiakas Järjestelmä sisältää palvelut käyttäjien ja asiakkaiden hallinnointiin, palvelusetelien hallinnointiin sekä palvelut kunnan taloushallintoon liittymiseksi. Tunnistautumisrajapinta Tunnistautumisrajapinta Pankki Tunnista TUPAS v2 tunnistamispalvelu Hlö- Tunniste ß VETUMA Tunnistautumispalvelu Kirjautumispalvelu Käyttöoikeuspalvelu Palvelu Rajapinta SELITE Objekti J t p J R ta k T r T r S r V VRK Julkinen Verkko HSTtunniste à Varmenne ß Kirjaudu KATSO Palveluntarjoajien Autentikoi saatavat siirretään sähköisinä laskuina kunnan taloushallinnon järjestelmään suoraan palvelusetelijärjestelmästä. Tunnistautumisrajapinta Tunnistautumisrajapinta Autentik KATSOtunniste à Varmenne ß Tunnistautumisrajapinta Tunnistautumisrajapinta Kirjaudu Autentikoi
53 53 53 Julkinen Verkko [ HTTP/S ] Palveluntarjoaja SELIT Palvelu Edustajärjestelmä [ HTTP/S ] Loppuasiakas Luo Palveluseteli Hae Palveluseteli Varaa Palveluseteli Muuta Palveluseteli Vammaispalvelutyöntekijä Taloushallinto Sis. Tunnistus (LAN/AD) Tunnistusrajapinta Sulje Palveluseteli Toimita elasku Palvelutilaus Muodosta elasku Taloushallintorajapinta elasku [ XML ] Käyttäjätunnus / Salasana Kuntaverkko Palvelutuottajien hallinta TOIMINNALLISET PALVELUT Palvelunkäsittelyprosessi Tunnistautumisrajapinta [ HTTP/S ] HALLINNON PALVELUT SUOJAUS- PALVELUT [ HTTP/S ] Pankkivarmenne ß Pankkitunnus à Tunnistamisessa hyödynnetään sisäverkon tunnistautumista ja/tai Active Directory palveluita. Tunnistautumisrajapinta Tunnistautumisrajapinta Pankki Tunnista TUPAS v2 tunnistamispalvelu Hlö- Tunniste ß VETUMA Tunnistautumispalvelu Kirjautumispalvelu Käyttöoikeuspalvelu Rajapinta Objekti VR Julkinen Verkko Edustajärjestelmä / Palvelusetelijärjestelmä toimii kunnan omassa tietoliikenneverkossa ja kunnan vammaishuollon työntekijöillä on pääsy järjestelmään sisäverkon kautta. KATSOtunniste à HSTtunniste à Varmenne ß Varmenne ß Kuvat 2-3 Palvelu- ja integraatioarkkitehtuuri - sisältö Tunnistautumisrajapinta Tunnistautumisrajapinta Kirjaudu Autentikoi KATSO Kirjaudu Autentikoi Tunnistautumisrajapinta Tunnistautumisrajapinta Auten.2.2 Sovellusarkkitehtuuri Sovellusarkkitehtuuri kuvaa käsitteellisellä tasolla vammaishuollon palvelusetelijärjestelmän sisäisen rakenteen, käytettävät sovelluskomponentit sekä niiden väliset suhteet.
54 54 54 Käyttöliittymäkerros Portaali Toimintalogiikkakerros Prosessikerros Palveluorkestrointi ja prosessien hallinta Palvelut Toimintapalvelukerros Tietopalvelukerros Integraatiokerros Sanomavälitys Tekninen integraatio Sanomakäsittely ja -muunto Tiedonkäsittely Tietovarastot Tiedonhallintakerros Käyttöliittymäkerros sisältää palvelusetelijärjestelmän käyttöliittymälliset osiot Toimintalogiikkakerroksessa sijaitsevat toiminnalliset palvelut joiden avulla järjestelmän toiminnallisuus tuotetaan, sekä toiminnallisuuden tietosisällön kokonaisuudet Integraatiokerros sisältää järjestelmän ulkoisten yhteyksien hallinnan Tiedonhallintakerros vastaa kaikesta tiedon varastoinnista ja käsittelystä Käyttöliittymäkerros toteutetaan portaalina (joko erillinen tai integroituna johonkin kunnan olemassa olevaan). Palvelut ja tunnistaminen toteutetaan portaalin komponentteina. Sovelluspalvelin toteuttaa edustajärjestelmän toiminnalliset palvelut, palvelujen mahdollisen ketjuttamisen työnkuluiksi sekä säännöt joiden avulla palveluja ohjataan. Integraatio toteutetaan integraatioratkaisulla joka keskittää järjestelmän lähtevien ja tulevien palvelusanomien käsittelyn, hallinnan, muuntamisen ja varastoinnin. Tiedonhallintakerros toteutetaan tietovarastona joka on tietokanta. Kuva 4 Käsitteellinen sovellusarkkitehtuuri
55 55 55 <<kerros>> Asiakas Arkkitehtuurikomponentit Esityskerroksen sovelluskehys <<kerros>> Esitystapa Selain Asiakaskerros Kuvaus Asiakaskerroksessa sijaitsevat itse selain jota sekä vammaishuollon työntekijät, että palveluntarjoaja ja loppuasiakas käyttävät. Asiakaskerroksessa sijaitsee myös sovelluskehys joka hallitsee sovellusten näyttöjen muodostamista ja yleistä Java-sovellusten näyttöjen toimintaa. Esityskerroksen ohjauskehys Näyttölogiikat Esitystapakerros Esitystapakerroksessa sijaitsevat palvelusetelijärjestelmän palveluihin kuuluvien näyttöjen näyttölogiikat - sisältö- ja formaattitarkistukset, raja-arvotarkistukset ym. <<kerros>> Toimintalogiikka Esitystapakerroksen ohjauskehys käsittelee yhdessä asiakaskerroksen sovelluskehyksen kanssa näyttöjen muodostamista ja käsittelyä. Palvelut <<kerros>> Tiedonhallinta Tieto-objektien implementointi Palvelujen ketjutus / työnkulut Tieto-objektien kohdistus fyysiseen tietoon Säännöt Toimintalogiikkakerros Toimintalogiikkakerroksessa sijaitsevat Edustajärjestelmän toiminnan palvelut (kts. palveluarkkitehtuuri), säännöt jotka kontrolloivat palvelujen toimintaa asettamalla niiden toiminnalle erilaisia raja-arvoja sekä toiminta sitä varten, että tarvittaessa toimintalogiikkakerroksen palveluja voidaan ketjuttaa prosesseiksi tai työnkuluiksi. Tiedonhallintakerros Tietokerros Tiedonhallintakerros vastaa kaikkien tieto-objektien tietosisällöstä, sen kohdistamisesta tietokerroksen tietovarastoihin sekä sen välittämisestä tietokerrokselle. Tietokerros vastaa kaikista Edustajärjestelmän tarvitsemista tietovarastoista l. tietokannoista. <<kerros>> Tietokerros Tietokanta Kuva 5 Looginen sovellusarkkitehtuuri
56 Vammaispalvelun sähköisen palvelusetelin tavoiteprosessi Kuva 6 Vammaispalvelun palvelusetelin luominen ja palvelun varaaminen
57 57 57 Kuva 7 Vammaispalvelun palvelusetelin muutokset, palvelun kirjaaminen ja laskutus
58 58 58 Kuva 8 Vammaispalvelun palveluseteli: poikkeamat palvelussa 2. Vanhustenhuollon tehostetun palveluasumisen sähköinen palveluseteli Toiminnallinen määrittely ja portaalin tietosisältö 2.. Ratkaisun yleiskuvaus Keskeiset tietovirrat ratkaisuun liittyvien osapuolten välillä Tässä liitteessä esitellään ratkaisun keskeiset elementit ja karkean tason sovellusarkkitehtuuri. Alla olevassa kuvassa (Kuva 9) esitetään pääpiirteittäin Vanhuspalvelun sähköisen palvelusetelin malli ja keskeiset tietovirrat osapuolten ja järjestelmien välillä.
59 59 59 Perusjärjestelmä Kunta. Palvelutarpe en arviointi 2. Ja 6. Päätökset 8. Sähköinen lasku Taloushallinto - Maksu palveluntuottajalle 3. Palveluntuo ttajan valinta 4. Palvelun tilaus Palvelusetelijärjestelmä -Laskelmat palvelusetelikustannuksista -Palvelusetelin luonti -Annetun palvelun Kirjaaminen -Sähköinen laskutus -Palveluntuottajien hyväksyntä -Palautteen anto 5. Palvelun varaaminen 9. Maksu Palveluntuottaja Asiakas 7. Annettu palvelu ja hoitotiedot Kuva 9 Vanhuspalvelun sähköinen palveluseteli Ratkaisun keskeisin osa on niin sanottu palvelusetelijärjestelmä. Se on selainkäyttöinen järjestelmä, johon kunnalla, palveluntuottajalla ja asiakkaalla on omat näkymänsä. Palvelusetelin käsittely etenee ratkaisussa pääpiirteissään seuraavasti: 0. Kunta arvioi palvelutarpeen ja kirjaa sen perusjärjestelmään.. Kunta päättää tarjotaanko asiakkaalle palveluseteliä ja asiakas päättää ottaako tarjotun setelin vastaan. Päätöksen tueksi kunta informoi asiakasta ja antaa asiakkaalle arvion palvelusetelin suuruudesta tämän ilmoittamien tulojen perusteella. Jos asiakas päättää ottaa palvelusetelin vastaan, kunta luo palvelusetelin järjestelmään odottamaan maksupäätöstä. 2. Asiakas valitsee palveluntuottajan järjestelmässä olevien hyväksyttyjen palveluntuottajien joukosta. Asiakas voi myös käydä tutustumassa palveluntuottajaan ja asuntoihin paikan päällä. 3. Asiakas tekee tilauksen valitsemalleen palvelutuottajalle.
60 Palveluntuottaja tarkistaa voiko ottaa tilauksen vastaan ja onko asiakkaalla oikeus tilaukseen. Mikäli palveluntuottaja voi ottaa tilauksen vastaan ja asiakkaalla on oikeus tilaukseen, asiakkaan ja palveluntuottajan välille syntyy varaus, joka jää odottamaan maksupäätöstä. 5. Kunta tekee maksupäätöksen setelin arvosta ja ilmoittaa siitä asiakkaalle. Palveluseteli aktivoituu. Asiakas ja palveluntuottaja voivat tehdä sopimuksen palvelusta. 6. Asiakas on muuttanut palvelutaloon. Palveluntuottaja kirjaa kuukausittaiset toteumat järjestelmään. Hän myös päivittää asiakkaan palvelu- ja hoitosuunnitelmaa 3 kuukauden välein palvelusetelijärjestelmään josta tiedot välittyvät kunnalle. 7. Palvelusetelijärjestelmä luo automaattisesti sovitulla syklillä sähköisen laskun toteumakirjauksista. Laskutusoperaattori välittää laskun kunnan taloushallinnolle. 8. Kunta maksaa palveluntuottajalle. Yllämainittujen 9 askeleen lisäksi Palvelun tuottajat hakevat pääsyä kunnaan palvelusetelipalveluntuottajiksi palvelusetelijärjestelmän kautta. Kaavio sähköisen palvelusetelin myöntämisen ja käsittelyn prosessista on alaluvussa 2.3. Toiminnallisuutta tarkennetaan ja yllä kuvatun prosessin ulkopuoliset toiminnallisuudet kuvataan käyttötapauksissa alaluvussa Järjestelmän käyttäjät Alla olevassa taulukossa kuvataan järjestelmän käyttäjät ja heidän käyttämänsä toiminnot. Käyttäjärooli Kuvaus Toiminnot edustajärjestelmässä Kunta Vanhuspalvelun työntekijä Kirjaudu järjestelmään Tee laskelmat Luo palveluseteli Muuta palveluseteliä Sulje palveluseteli Hyväksy palveluntuottaja Ylläpidä tietoja Poista palveluntuottajan hyväksyntä Asiakas Vanhuspalveluiden asiakas Kirjaudu järjestelmään Tilaa palvelu
61 6 6 Palveluntuottaja Palvelusetelijärjestelmä Palveluntuottaja, joka on hyväksytty palvelusetelipalveluntuottajaksi. Muuta varausta Hyväksy kirjaus Selaa palveluntuottajia Anna palautetta Kirjaudu järjestelmään Hae palveluntuottajaksi Ylläpidä tietoja Varaa palvelu Kirjaa annettu palvelu Muuta varausta Tee lasku Oletukset Tämä vaatimusmäärittely on tehty seuraavin oletuksin. # Oletus Oletetut tavat tunnistautua järjestelmään ovat käytettävissä 2 Taloushallinnon järjestelmiin ei tarvitse tehdä muutoksia, vaan laskut toimitetaan laskutusoperaattorille taloushallinnon määrittelemässä muodossa. Näin ollen myöskään taloushallinnon sisällä olevia järjestelmiä ei ole kuvattu tässä dokumentaatiossa. Riippuvuudet # Riippuvuus Palvelusetelijärjestelmän toteuttajan valinta 2 Kuntien osallistuminen kehityshankkeeseen 3 Järjestelmän omistajuuden määrittely ja omistajan arkkitehtuuri Rajaukset # Rajaus Määrittelyssä ei oteta kantaa perusjärjestelmiin 2 Tässä määrittelyssä ei kuvata tuotettavia raportteja, sillä raportointitarpeet vaihtelevat kunnittain ja kuntien käytössä olevat raportointiratkaisut eroavat toisistaan. Ratkaisuun liittyvät kunnat voivat itse määritellä vaatimuksensa, jotka liittyvät palvelusetelin raportointiin.
62 Käyttötapaukset Tässä luvussa kuvataan alla olevassa kuvassa (Virhe. Viitteen lähdettä ei löytynyt.0) esitetyt käyttötapaukset. Kunta Tee laskelmat Anna palautetta Luo palveluseteli Kirjaudu järjestelmään Muuta palveluseteliä Hyväksy palveluntuottaja Poista palveluntarjoajan Sulje hyväksyntä palveluseteli Selaa palveluntuottajia Palvelusetelijärjestelmä Ylläpidä tietoja Tee lasku Asiakas Tilaa palvelu Hae palveluntuottaja ksi Muuta varausta Varaa palvelu Kirjaa annettu palvelu Palvelusetelijärjestelmä Palveluntuottaja Kuva 20 Käyttötapauskaavio Vaatimusten priorisoinnissa käytetään seuraavaa luokittelua: : Vaatimus on pakollinen 2: Vaatimus on tärkeä, mutta ei pakollinen Kaikkien käyttötapausten prioriteetti on.
63 63 63 Kirjaudu järjestelmään otsikko Toimija Käytettävä järjestelmä merkitys Alkuehdot Lopputulos Kirjaudu järjestelmään Kunnan työntekijä, asiakas, palveluntuottaja Palvelusetelijärjestelmä Käyttäjä kirjautuu palvelusetelijärjestelmään Kirjautujalle on kirjautumista varten oman käyttäjäryhmänsä mukaiset varmenteet. Käyttäjä on kirjautunut järjestelmään. Jälkiehdot - Perustapaus. Asiakas tunnistautuu Vetuma-tunnisteilla palvelusetelijärjestelmään.(a) (A2) 2. Järjestelmä tarkistaa, että käyttäjällä on käyttöoikeudet palvelusetelijärjestelmään (E) 3. Käyttäjä käyttää palvelusetelijärjestelmää Vaihtoehtoiset kulut Virhetapaukset A/Palveluntuottaja tunnistautuu järjestelmään A2/Kunnan työntekijä tunnistautuu käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. (jos kunnan omassa verkossa, myös windows AD tunnistautuminen voi olla mahdollista) E/Mikäli oikeuksia palvelusetelijärjestelmään ei ole, käyttäjä ei voi kirjautua järjestelmään. Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset: # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti. Kirjautumisen jälkeen käyttäjä voi lukea ja poistaa saamiaan viestejä palvelusetelijärjestelmässä.2 Järjestelmän kautta voidaan välittää viestejä kunnan, asiakkaan ja palveluntuottajan välillä. Tee laskelmat otsikko Tee laskelmat
64 64 64 Toimija Käytettävä järjestelmä merkitys Kunta Palvelusetelijärjestelmä Kunta laskee asiakkaalle palvelusetelin arvon ja omavastuun määrän. Alkuehdot. Kunnan työntekijä on arvioinut palvelutarpeen ja tehnyt tarvittavat päätökset 2. Kunnan työntekijä on todennut, että tietyt palvelut soveltuvat hankittavaksi palvelusetelillä. 3. Kunnan työntekijä on todennut, että asiakkaalle voidaan tarjota palveluseteliä 4. Kunnan työntekijä on kirjautunut palvelusetelijärjestelmään Lopputulos Jälkiehdot Perustapaus Vaihtoehtoiset kulut Asiakkaalle kerrotaan palvelusetelin arvo ja omavastuun määrä. Asiakas näkee palvelusetelin arvon tiedot palvelusetelijärjestelmästä. Silloin kun halutaan tehdä epävirallinen laskelma. (A). Kunnan työntekijä syöttää asiakkaan hetun järjestelmään. 2. Palvelusetelijärjestelmä noutaa asiakkaan muut perustiedot väestötiedoista. Mikäli asiakkaan tuloselvitys on jo tehty ja se on voimassa, noudetaan se kunnan järjestelmästä. Palvelu- ja hoitosuunnitelma noudetaan palvelustelijärjestelmään. 3. Kunnan työntekijä valitsee asiakkaan palvelusuunnitelmasta ne palvelut, jotka järjestetään palvelusetelillä ja syöttää ne palvelusetelijärjestelmään. 4. Kunnan työntekijä syöttää asiakkaan antaman arvion tämän tuloista jos tuloselvitystä ei ole tehty aiemmin. 5. Palvelusetelijärjestelmä näyttää palvelusetelin arvon suunnitellulle palvelusetelille. Palvelusetelijärjestelmä näyttää myös vertailutiedoksi kustannustiedot samat palvelut ostopalveluilla hankittaessa. 6. Järjestelmä luo asiakkaalle tulostettavan näkymän palvelusetelin arvosta. 7. Kunnan työntekijä tulostaa palvelusetelin arvon asiakkaalle tiedoksi. Laskelma voidaan antaa tulosteena suoraan käteen, kirjeenä kotiin tai linkkinä palvelusetelijärjestelmään sähköpostitse/e-kirjeenä/asiointitiliin. A/ Kun tehdään virallinen maksupäätös. Kunnan työntekijä syöttää asiakkaan hetun järjestelmään. 2. Palvelusetelijärjestelmä näyttää asiakkaan tiedot, noudetut palvelu- ja hoitosuunnitelmatiedot ja palvelusetelin tiedot. 3. Kunnan työntekijä syöttää asiakkaan bruttotulot tuloselvityksen mukaisesti perusjärjestelmään. Tuloselvitys noudetaan palvelusetelijärjestelmään. 4. Palvelusetelijärjestelmä näyttää palvelusetelin arvon palvelusetelille. Palvelusetelijärjestelmä näyttää myös vertailutiedoksi kustannustiedot samat palvelut ostopalveluilla hankittaessa.
65 Kunnan työntekijä tarkistaa tiedot ja hyväksyy ne. 6. Palvelusetelijärjestelmään tallentuu viranomaispäätös palvelusetelin arvosta. 7. Järjestelmä tallentaa myöntäjän (=järjestelmään kirjautunut käyttäjä), Palvelusetelin tilaksi käytössä ja Palvelusetelin historiatiedoksi Aktivoitu + aikaleima + myöntäjä. (tuottaja voi kirjata tunteja) 8. Järjestelmä luo asiakkaalle tulostettavan näkymän päätöksestä. 9. Kunnan työntekijä tulostaa päätöksen ja lähettää sen asiakkaalle tiedoksi Lisäksi tiedot näkyvät asiakkaalle palvelusetelijärjestelmässä. 0. Palveluseteli on aktivoitu siten, että palveluntuottaja voi tehdä sille toteumakirjauksia. Virhetapaukset - Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset: # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 2. Palvelusetelin arvon tuloste sisältää vähintään seuraava tiedot:. Asiakkaan nimi 2. Käyttökohde 3. Käyttöajankohdat 4. Palvelunsetelin arvo 5. Viranomaispäätöksen ollessa kyseessä tekstillä on tietty muoto ja mukana ohjeet oikaisupyynnön tekemisestä 2.2 Palvelusetelin arvolaskelma on asiakkaan nähtävissä palvelusetelijärjestelmässä Luo palveluseteli otsikko Toimija Käytettävä järjestelmä merkitys Luo Palveluseteli Kunta Palvelusetelijärjestelmä Kunta luo palvelusetelin palvelusetelijärjestelmässä. Alkuehdot. Kunnan työntekijä on arvioinut palvelutarpeen ja tehnyt tarvittavat päätökset 2. Kunnan työntekijä on todennut, että tietyt palvelut soveltuvat hankittavaksi palvelusetelillä. 3. Kunnan työntekijä on todennut, että asiakkaalle voidaan tarjota palveluseteliä
66 Asiakas ei kieltäydy palvelusetelistä 5. Kunnan työntekijä on kirjautunut palvelusetelijärjestelmään 6. Asiakas on perustettu järjestelmään alustavan laskelman tekemisen yhteydessä Lopputulos Jälkiehdot Asiakkaalle annetaan palvelusetelin tiedot tulosteena suoraan käteen, kirje kotiin, tai linkki palvelusetelijärjestelmään sähköpostitse/e-kirjeenä/asiointitiliin. Asiakas näkee palvelusetelin tiedot palvelusetelijärjestelmästä. Palveluntuottaja voi varmistaa asiakkaan oikeuden tilaukseen palvelusetelijärjestelmässä. Perustapaus. Kunnan työntekijä syöttää asiakkaan hetun järjestelmään. 2. Palvelusetelijärjestelmä näyttää asiakkaan tiedot ja aiemmin tehdyn palvelusetelin arvolaskelman. 3. Kunnan työntekijä valitsee asiakkaan palvelusuunnitelmasta ne palvelut, jotka järjestetään palvelusetelillä ja syöttää ne palvelusetelijärjestelmään. 4. Kunnan työntekijä syöttää palvelusetelille voimassaoloajan. Tehostetun palveluasumisen tapauksessa palveluseteli on voimassa 2 vuotta, jonka jälkeen tehdään asiakkaan tulojen tarkistus. 5. Kunnan työntekijä voi syöttää tarvittaessa lisätietoja asiakkaaseen liittyen, jos asiakas tämän sallii. Lisätietoja voi olla kahdenlaisia: kunnan nähtävillä olevia ja palveluntuottajalle näkyviä. 6. Palvelusetelijärjestelmä a. Generoi uuden palvelusetelin b. Näyttää palvelusetelille suunnitellut palvelut 7. Näyttää alustavan arvion suunnitellun palvelusetelin arvosta 8. Käyttäjä tarkastaa ja hyväksyy tiedot. (A) 9. Järjestelmä antaa palvelusetelille numeron, asettaa myöntöpäivämäärän, myöntäjän (=järjestelmään kirjautunut käyttäjä), voimassaolon päättymispäivämäärän, tilaksi odottaa maksupäätöstä ja Palvelusetelin historiatiedoksi Myönnetty + aikaleima + myöntäjä ja tallentaa tiedot. 0. Järjestelmä luo asiakkaalle tulostettavan näkymän palvelusetelistä.. Kunnan työntekijä tulostaa Palvelusetelin asiakkaalle tiedoksi (A2) Vaihtoehtoiset kulut A: Käyttäjä voi muuttaa palveluseteliä ennen palvelusetelin tallentamista. A2: Kunta voi myös lähettää palvelusetelin tiedot sähköiseen asiointitiliin. Virhetapaukset - Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset: # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 2. Tulostetun palveluseteliin sisältyy vähintään seuraava tiedot:. Palvelusetelin numero
67 Myöntäjä 3. Voimassaoloaika 4. Käyttökohde 5. Arvio palvelusetelin arvosta 2.2 Luonnin jälkeen palveluseteli on asiakkaan nähtävissä palvelusetelijärjestelmässä 2.3 Palvelusetelijärjestelmä generoi palvelusetelin numeron määritellyn numeroavaruuden puitteissa. 2.4 Palvelusetelijärjestelmä tarkistaa määräajoin väestörekisterikeskuksen tietojen perusteella ovatko palvelusetelin saaneet vielä kuntalaisia. Mikäli joku heistä ei enää asu kunnassa, palveluseteli sulkeutuu automaattisesti. Aikaväli voi olla esimerkiksi kerran viikossa. Muuta palveluseteliä otsikko Toimija Käytettävä järjestelmä merkitys Alkuehdot Lopputulos Jälkiehdot Muuta palveluseteliä Kunta Palvelusetelijärjestelmä Palveluseteliin tehdään muutos. Kunta on katsonut muuten tarpeelliseksi tehdä muutoksen palveluseteliin. Kunnan työntekijä on kirjautunut palvelusetelijärjestelmään. Palveluseteliä on muutettu. Muuttunut palveluseteli on asiakkaan nähtävissä palvelusetelijärjestelmässä. Perustapaus. Kunnan työntekijä hakee ja avaa palvelusetelin Vaihtoehtoiset kulut Virhetapaukset Käyttäjä tekee muutokset palveluseteliin. Sallittuja muutoksia: voimassaoloaika ja myönnetty euromäärä.(uusi maksupäätös) 3. Käyttäjä hyväksyy muutokset. 4. Järjestelmä muuttaa Palvelusetelin tilaksi Muutettu ja lisää historiatietoihin Muutettu + hyväksyjä + aikaleima. Vanhat palvelusetelin tiedot säilyvät ja ovat nähtävissä tarvittaessa. 5. Asiakkaalle lähtee tieto uudistamisesta asiointitiliin, sähköpostiin, tekstiviestinä, e-kirjeenä tai kirjeenä.
68 68 68 Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset: # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 3.3 Jo toteutettuja palveluita ei voi muuttaa vaan jo toteutuneet palvelut säilyvät palvelusetelillä sellaisenaan. Sulje palveluseteli otsikko Toimija Käytettävä järjestelmä merkitys Alkuehdot Lopputulos Jälkiehdot Sulje palveluseteli Kunta, palvelusetelijärjestelmä Palvelusetelijärjestelmä Kunnan työntekijä tai järjestelmä sulkee avoimen palvelusetelin. Seteli voidaan sulkea, jos esimerkiksi sen voimassaoloaika on päättynyt tai asiakas on siirretty sairaalaan. Syöte setelin sulkemiseen on tullut Palveluseteli on passivoitu. Pysyvä sulkeminen tehdään ainoastaan kuolemantapauksessa. Palveluseteli ei ole muokattavissa. Perustapaus. Käyttäjä sulkee palvelusetelin tai määrittää päivän jolloin palveluseteli sulkeutuu. Käyttäjä valitsee sulkemisen syyn listasta. (A) 2. Seteli muuttuu passiiviseen tilaan järjestelmässä. Järjestelmä muuttaa palvelusetelin tilaan passivoitu. Seteliä voi katsella, mutta siihen ei voi tehdä muokkauksia tai kirjauksia. (A2) 3. Palvelusetelillä jo annetut palvelut jäävät odottamaan laskun muodostusta. Vaihtoehtoiset kulut A/ Palveluseteli voi sulkeutua myös automaattisesti sen voimassaoloajan päätyttyä, jos asiakas muuttaa pois kunnasta tai kuolee. Kunnalle lähtee tieto pian automaattisesti sulkeutuvista seteleistä (3kk ennen). Kunnalle lähtee myös tieto palvelusetelin automaattisesta sulkemisesta. Palvelusetelipalveluntuottaja näkee järjestelmässä milloin asiakkaiden palvelusetelit ovat vanhentumassa ja hän näkee missä vaiheessa kuntakäsittelyä setelin uusiminen on. A2/ Asiakkaan kuolematapauksen yhteydessä järjestelmä muuttaa palvelusetelin tilaan suljettu. Seteliä voi katsella, mutta siihen ei voi tehdä muokkauksia tai kirjauksia seuraavan kuun vaihteesta alkaen. Virhetapaukset -
69 69 69 Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset: # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 4. Palveluseteli voidaan sulkea joko manuaalisesti tai automaattisesti Hyväksy palveluntuottaja otsikko Toimija Käytettävä järjestelmä merkitys Alkuehdot Lopputulos Hyväksy palveluntuottaja Kunta Palvelusetelijärjestelmä Kunta voi hyväksyä palveluntuottajan palvelunsetelipalveluntuottajaksi. Palveluntuottaja on täyttänyt hakemuksen ja lähettänyt sen käsiteltäväksi. Palveluntuottaja saa tiedon päätöksestä. Jälkiehdot Perustapaus. Kunnan työntekijä saa tiedon uudesta käsittelyä odottavasta hakemuksesta ja linkin siihen sähköisesti. 2. Kunnan työntekijä avaa hakemuksen ja tarkistaa ovatko kaikki liitteet mukana tai toimitettu postitse. 3. Kunta tekee käynnin toimipisteeseen. 4. Kunnan työntekijä hyväksyy hakemuksen. (A) 5. Järjestelmä lisää palveluntuottajan hyväksyttyjen listalle ja julkaisee palveluntuottajan tiedot portaalissa. 6. Tieto hyväksynnästä lähetetään palveluntuottajalle. Mukana lähtee ohjeita ja tieto mahdollisuudesta täydentää omia portaalissa julkaistavia tietoja. Vaihtoehtoiset kulut A/Kunnan työntekijä hylkää hakemuksen ja kirjaa perusteet. Tieto lähetetään sähköisesti palveluntuottajalle. Virhetapaukset - Hae palveluntuottajaksi otsikko Toimija Hae palveluntuottajaksi Palveluntuottaja
70 70 70 Käytettävä järjestelmä merkitys Alkuehdot Lopputulos Jälkiehdot Palvelusetelijärjestelmä Palveluntuottaja hakee pääsyä kunnan palvelusetelipalveluntuottajaksi Kunta on määritellyt kriteerit palveluntuottajien hyväksymiselle. Palveluntuottajan hakemus on lähtenyt kunnalle. Kunta voi käsitellä hakemuksen. Perustapaus. Palveluntuottaja aloittaa hakuprosessin. 2. Järjestelmä ohjeistaa palveluntuottajaa hakuprosessista ja kertoo palveluntuottajan vastuut. 3. Palveluntuottaja täyttää sähköisen lomakkeen ja liittää hakemukseen tarvittavat liitteet sähköisesti tai postitse. 4. Palveluntuottaja kuittaa hakemuksen täytetyksi kirjautumalla järjestelmään. 5. Järjestelmä tarkistaa vastaukset sähköiseltä lomakkeelta. Jos vastaukset täyttävät kunnan ehdot, palvelusetelijärjestelmä lähettää hakemuksen kunnan käsiteltäväksi. (A) Vaihtoehtoiset kulut A/ Järjestelmä tarkistaa vastaukset sähköiseltä lomakkeelta ja mikäli ne ovat sellaisia joita kunta ei hyväksy, järjestelmä kertoo palveluntuottajalle, että päästäkseen hakuprosessiin palveluntuottajan tulee täyttää kaikki kriteerit. Hakemusta ei lähetetä eteenpäin. Virhetapaukset - Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset: # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 6. Palveluntuottaja voi keskeyttää hakemuksen täyttämisen ja jatkaa täyttämistä myöhemmin. Keskeneräiset hakemukset säilyvät järjestelmässä määrätyn aikaa. Ylläpidä tietoja otsikko Toimija Käytettävä järjestelmä merkitys Ylläpidä tietoja Palveluntuottaja, kunta Palvelusetelijärjestelmä Käyttäjä ylläpitää tietojaan palvelusetelijärjestelmässä
71 7 7 Alkuehdot Lopputulos Käyttäjän on kirjautunut palvelusetelijärjestelmään. Tiedot ovat päivittyneet. Jälkiehdot Perustapaus. Käyttäjä syöttää tai muokkaa tietoja tai poistaa aiemmin syöttämiään tietoja. (E) (A) 2. Käyttäjä tarkistaa muutokset. 3. Käyttäjä hyväksyy muutokset talletettaviksi ja portaaliin tulevat tiedot tulevat näkyviin portaaliin. Vaihtoehtoiset kulut Virhetapaukset A/ Palveluntuottaja haluaa poistua kunnan hyväksymien palvelusetelipalveluntuottajien listalta. Palveluntuottaja lähettää järjestelmän kautta pyynnön hyväksynnän poistosta. Järjestelmä passivoi palveluntuottajan siten, että uusia asiakkaita ei enää voi ottaa. Tieto poistopyynnöstä lähtee kunnalle. Järjestelmä kuittaa pyynnön ja ohjeistaa palveluntuottajaa nykyisten asiakkaiden hoitamiseen liittyen. Kun viimeinenkin asiakas on siirretty toiselle palveluntuottajalle, järjestelmä sallii palveluntuottajalle pääsyn ainoastaan näkemään vanhat, antamansa palvelutapahtumat. E/Palveluntuottaja yrittää muuttaa yrityksen nimeä tai Y-tunnusta tai suoraan hyväksymiskriteereihin liittyviä tietoja. Järjestelmä ei salli näitä muutoksia ja antaa virheviestin jossa kehotetaan olemaan yhteydessä kuntaan. Muita kunnan pakollisiksi määriteltyjä tietoja voi muuttaa, mutta ei tallentaa tyhjää kenttää. Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset: # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 7. Järjestelmä lähettää palveluntuottajille automaattisesti muistutuksen tietojen päivittämisestä puolivuosittain 7.2 Mikäli palveluntuottaja ei käy päivittämässä tietojaan pyydettyyn ajankohtaan mennessä, hänen tietonsa jäädytetään eikä hän voi vastaanottaa uusia tilauksia. Jäädytyksestä lähtee tieto palveluntuottajalle ja kehotus päivittää tiedot. Kun tiedot on päivitetty jäädytys poistuu automaattisesti. Varaa palvelu otsikko Toimija Käytettävä järjestelmä Varaa palvelu Palveluntuottaja Palvelusetelijärjestelmä
72 72 72 merkitys Alkuehdot Lopputulos Palveluntuottaja varaa palvelun Asiakkaalta on tullut tilaus Palveluntuottaja on kirjautunut järjestelmään Palvelu on varattu ja varausvahvistus lähtenyt asiakkaalle. Jälkiehdot Perustapaus. Palveluntuottaja näkee tilauksen järjestelmässä. (A) 2. Palveluntuottaja päättää voiko ottaa tilauksen vastaan. 3. Palveluntuottaja hyväksyy tilauksen. (A2) 4. Järjestelmä lähettää asiakkaalle varausvahvistuksen asiakkaan määrittelemällä tavalla joko tekstiviestillä tai sähköpostilla. Asiakas näkee varauksen palvelusetelijärjestelmässä. (A3) Vaihtoehtoiset kulut Virhetapaukset A/Asiakas voi tehdä tilauksen myös puhelimitse tai paikanpäällä. Tuolloin palveluntuottaja syöttää järjestelmään henkilötunnuksen ja palvelusetelin tunnisteen ja etsii asiakkaan. (E) Tämän jälkeen hän syöttää tiedot asiakkaan haluamasta ajankohdasta. Järjestelmä tarkistaa onko asiakkaalla oikeus tilauksen tekemiseen. (E2) Mikäli palveluntuottaja ottaa tilauksen vastaan hän tekee varauksen järjestelmään. Jos palveluntuottaja ei ota tilausta vastaan, hänen pitää ilmoittaa tästä asiakkaalle. Järjestelmä lähettää vahvistuksen varauksesta asiakkaalle asiakkaan määrittelemällä tavalla joko tekstiviestillä tai sähköpostilla ja asiakas näkee varauksen palvelusetelijärjestelmässä. Mikäli järjestelmästä löytyy jo valmis voimassaoleva tuloselvitys, kunnalle lähtee tieto siitä, että maksupäätös voidaan tehdä eikä tarvitse odottaa, että asiakas toimittaa tuloselvityksen. A2/Mikäli palveluntuottaja ei ota tilausta vastaan hän kertoo sen järjestelmälle. Järjestelmä lähettää tästä tiedon asiakkaan ja tilaus raukeaa. Asiakas voi tehdä uuden tilauksen. A3/Mikäli järjestelmästä löytyy jo valmis voimassaoleva tuloselvitys, kunnalle lähtee tieto siitä, että maksupäätös voidaan tehdä eikä tarvitse odottaa, että asiakas toimittaa tuloselvityksen. E/Palveluntuottaja ei löydä asiakasta järjestelmästä. Hän pyytää asiakasta olemaan yhteydessä kuntaan. E2/Mikäli asiakas on tehnyt tilauksen jo jollekin toiselle järjestelmä varoittaa siitä, eikä anna tehdä uutta varausta. Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset: # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 8. Palveluntuottaja voi kirjata asiakkaaseen liittyen muita asiakkaan kanssa tilauksen yhteydessä sovittuja asioita tai asiakkaan itsestään antamia lisätietoja. Nämä tiedot näkyvät myös asiakkaalla.
73 73 73 Kirjaa annettu palvelu otsikko Toimija Käytettävä järjestelmä merkitys Alkuehdot Lopputulos Kirjaa annettu palvelu Palveluntuottaja Palvelusetelijärjestelmä Palveluntuottaja kirjaa antamansa palvelun. Palvelusetelijärjestelmässä on olemassa varaus ja siihen liittyvä palveluseteli on aktivoitu. Käyttäjä on kirjautunut järjestelmään. Annettu palvelu on kirjattu järjestelmään. Jälkiehdot Perustapaus. Palveluntuottaja valitsee asiakkaan jolle haluaa tehdä kirjauksen tai korjauksen aiempaan kirjaukseen. 2. Palveluntuottaja kirjaa palvelun toteuman (vaihtoehdot: normaali toteuma, loma, äkillinen tai suunniteltu sairaalassa käynti) ja mahdollisia lisätietoja järjestelmään. (E) 3. Järjestelmä näyttää palveluntuottajalle edellisen hoitotietojen päivitysajankohdan. Mikäli kolme kuukautta on kulunut edellisestä hoitotietojen päivityksestä ja kunnalle lähetyksestä, järjestelmä pyytää palveluntuottaja päivittämään myös hoitotiedot palvelusetelijärjestelmään. Palveluntuottaja päivittää hoitotiedot järjestelmään ja ne siirtyvät myös kunnan perusjärjestelmään (A) (A2) (E). Vaihtoehtoiset kulut Virhetapaukset A/Palveluntuottaja voi päivittää hoitotietoja myös useammin kuin kolmen kuukauden välein. Tuolloin tiedot tallentuvat järjestelmään ja ne toimitetaan kunnalle kerran kolmessa kuukaudessa. A2/Uuden asiakkaan tilanteessa palveluntuottajan tulee päivittää hoitotiedot kolmen viikon sisällä asiakkaan muutosta. E/ Mikäli palveluntuottaja ei tee toteumakirjauksia vähintään kerran kuukaudessa ja hoitotietojen päivitystä vähintään kerran kolmessa kuukaudessa, järjestelmä lähettää muistutuksen palveluntuottajalle. Muistutuksessa mainitaan, että kirjausten tekeminen on edellytys maksun saamiselle. Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset:
74 74 74 # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 9. Palveluntuottaja voi tehdä korjauksen aiempaan kirjaukseensa. Korjaus huomioidaan seuraavassa laskutuksessa. 9.2 Palveluntuottaja voi antaa myös vapaamuotoisen selitteen korjauksen yhteydessä Tilaa palvelu otsikko Toimija Käytettävä järjestelmä merkitys Alkuehdot Lopputulos Jälkiehdot Tilaa palvelu Asiakas Palvelusetelijärjestelmä Asiakas tilaa palvelusetelipalvelun. Asiakkaalla on palveluseteli joka on voimassa. Asiakas on kirjautunut järjestelmään. Asiakas on valinnut haluamansa palveluntuottajan. Palvelusetelijärjestelmään on syntynyt tilaus. Palveluntuottaja voi varata palvelun. Perustapaus. Asiakas lähettää tilauksen haluamalleen ajankohdalle ja haluamalleen palveluntuottajalle. Lisäksi asiakas voi laittaa tilaukseen mahdollisia lisätietoja tai toiveita ja valita mitkä järjestelmän häneen liittyvät tiedot palveluntuottaja saa nähdä. (E) (A) 2. Järjestelmä näyttää asiakkaalle yleiset sopimusehdot ja peruutusehdot. Asiakas hyväksyy ehdot.(e2) 3. Järjestelmä kertoo asiakkaalle tilauksen lähteneen eteenpäin. 4. Järjestelmä lähettää tiedon palveluntuottajalle uudesta tilauksesta palveluntuottajan määrittelemällä tavalla joko tekstiviestillä tai sähköpostilla. Vaihtoehtoiset kulut Virhetapaukset A/ Asiakas voi tilata palvelun myös soittamalla palveluntuottajalle/sopimalla paikanpäällä. Tällöin palveluntuottajan tehtävänä on tehdä varaus järjestelmän kautta. Asiakas kertoo palveluntuottajalle henkilötunnuksensa, palvelusetelin tunnisteen, palvelu alkamisen ajankohdan, puhelinnumeronsa, omaisten yhteystiedot ja muut olennaiset lisätiedot. E/Mikäli asiakas on jo tehnyt tilauksen tai hänellä on vahvistettu varaus, järjestelmä ei anna tehdä uutta tilausta. E2/Mikäli asiakas ei hyväksy ehtoja järjestelmä kertoo asiakkaalle, että tilausta ei voida tehdä.
75 75 75 Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset: # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 0. Palveluntuottajat voivat pitää yllä järjestelmässä sähköistä varauskalenteriaan, joka on asiakkaan nähtävissä. Muuta varausta otsikko Toimija Käytettävä järjestelmä merkitys Alkuehdot Lopputulos Jälkiehdot Muuta varausta Asiakas, palveluntuottaja Palvelusetelijärjestelmä Varatun palvelun tietoja muutetaan. Järjestelmässä on varaus. Käyttäjä on kirjautunut järjestelmään. Varaukseen on tehty muutos. Muutettu varaus on asiakkaan ja palveluntuottajan nähtävillä. Perustapaus. Käyttäjä valitsee tapahtuman jonka tietoja haluaa muuttaa. 2. Käyttäjä muuttaa haluamiaan tietoja. (A) (A2) (A3) 3. Käyttäjä tallentaa muutokset. 4. Muutoksista lähtee tieto tekstiviestillä tai sähköpostilla sekä asiakkaalle että palveluntuottajalle. Vaihtoehtoiset kulut Virhetapaukset A/ Jos liian lähellä palvelun ajankohtaa, järjestelmä ei anna tehdä muutosta vaan ilmoittaa, että muutoksesta pitää soittaa. A2/Jos palveluntuottaja haluaa muuttaa varauksen tietoja, hänen pitää kirjata peruste muutokselle. (esim. asiakas soitti ) A3/Mikäli varaus perutaan kokonaan, varaus poistuu järjestelmästä eikä sitä voida kirjata tehdyksi. (E). E/Mikäli varaus yritetään perua sen ajankohdan jälkeen jolle varaus on tehty järjestelmä ei salli perumista. Tee lasku
76 76 76 otsikko Toimija Käytettävä järjestelmä merkitys Alkuehdot Lopputulos Tee lasku Palvelusetelijärjestelmä Palvelusetelijärjestelmä Järjestelmä generoi laskun palveluntuottajalle maksamiseksi Palvelusetelijärjestelmään on tallentunut tiedot annetuista palvelutapahtumista. Palveluntuottajan maksutiedot löytyvät palvelusetelijärjestelmästä. Lasku voidaan lähettää laskutusoperaattorille. Palveluntuottaja voi tulostaa laskupohjan tai ottaa siitä sähköisen version itselleen. Jälkiehdot Perustapaus. Palvelusetelijärjestelmä muodostaa laskun jokaiselle palveluntuottajalle laskuttamattomista tapahtumista. Lasku muodostuu toteumakirjausten perusteella. Erityyppisistä toteumista kunta maksaa eri tavalla (Esim. lomista ei makseta). Laskulla näkyy kunnalta veloitettava summa kokonaisuudessaan sekä asiakasnumerokohtaisesti ja palvelutuottajan perustiedot. (E) 2. Palvelusetelijärjestelmä lähettää laskun laskutusoperaattorille. 3. Palvelusetelijärjestelmä merkitsee laskutetut tapahtumat laskutetuiksi. Vaihtoehtoiset kulut Virhetapaukset - E/Järjestelmä vertaa automaattisesti maksettavaa summaa palveluntuottajan hinnastoon, eikä laita maksuun enempään kuin mitä hinnaston mukaan palveluntuottaja veloittaa. Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset: # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 3. Palveluntuottaja voi tulostaa laskupohjan laskutusajanjaksoilta halutessaan tai ottaa siitä sähköisen version itselleen. 3.2 Palvelusetelijärjestelmä generoi sähköisen laskutusaineiston määritellyllä syklillä, esim. kerran kuukaudessa. Sykli määritellään kuntakohtaisesti palvelusetelijärjestelmään. Poista palveluntuottajan hyväksyntä otsikko Poista palveluntuottajan palvelusetelipalveluntuottaja hyväksyntä
77 77 77 Toimija Käytettävä järjestelmä merkitys Alkuehdot Lopputulos Jälkiehdot Kunta Palvelusetelijärjestelmä Kunta haluaa poistaa palveluntuottajan hyväksymiensä palvelusetelipalveluntuottajien listalta. Palveluntuottajaan liittyen on tullut syöte poistamisen tarpeellisuudesta Palveluntuottaja on passivoitu eikä hän ole toimittanut pyydettyjä tietoja tai muuttanut toimintaansa pyydetyllä tavalla. Palveluntuottajan tiedot on poistettu portaalista ja passivoitu järjestelmässä. Palveluntuottaja näkee järjestelmästä historiatiedot. Perustapaus. Kunnalle tulee syöte siitä, että palveluntuottaja ei täytä enää palvelusetelipalveluntuottajakriteerejä tai palveluntuottaja ei ole reagoinut kunnan pyyntöihin. Syöte voi tulla monelta taholta tai kunta voi itse myös huomata asian tarkistuksissaan. Palveluntuottaja voi myös itse haluta pois palvelusetelin piiristä. Vaihtoehtoiset kulut Virhetapaukset 2. Kunnan työtekijä poistaa palveluntuottajan hyväksynnän. Palveluntuottaja poistuu kunnan hyväksyttyjen palvelusetelipalveluntuottajien listalta. Poistamisesta menee tieto palveluntuottajalle. 3. Kunnan työntekijä sopii palveluntuottajan kanssa asiakkaiden siirtämisestä muille palveluntuottajille. Selaa palveluntuottajia otsikko Toimija merkitys Selaa palveluntuottajia Asiakas Asiakas selaa palveluntuottajien listaa Alkuehdot Lopputulos Asiakkaalla on tietoa palvelusetelin vastaanottamispäätöksen tueksi. Asiakas voi valita haluamansa palveluntuottajan. Jälkiehdot
78 78 78 Perustapaus. Asiakas valitsee palvelun johon hän etsii palveluntuottajaa 2. Asiakas valitsee kunnan/alueen/alueen kunnan sisällä jonka palvelusetelipalveluntuottajaa hän etsii (A) (A2). 3. Järjestelmä esittää asiakkaalle palvelun hintatiedot a. Palveluntuottajan hinnaston mukainen hinta b. Kunnan subventio (=palvelusetelin arvo/tuote) (E) c. Omavastuu (edellisten erotus) d. Kunnan asiakasmaksu (ostopalvelun kustannus) 4. Lisäksi asiakas voi vertailla palveluntuottajia eri kriteereillä a. Hinta b. Sijainti c. Varaustilanne (huoneistokoot jotka saatavilla tiettynä aikana) d. Näiden eri kombinaatiot e. Lisäpalvelut (esim. kampaaja, jalkahoito, lääkäri) f. Laatuindeksin mukaan g. Asiakas voi myös lukea palveluntuottajan omia kuvauksia 5. Asiakas voi tutkia portaalista löytyviä palveluseteliin yleisesti liittyviä tietoja ja ohjeita. Vaihtoehtoiset kulut Virhetapaukset A/Asiakas voi täyttää testiprofiilin järjestelmään ja käyttää profiilia palveluntuottajien hakemiseen. A2/ Asiakas voi tehdä hakuja myös omaa profiiliaan vasten. Toimintoa.kertaa käytettäessä asiakas täydentää ensin oman profiilinsa järjestelmään jossa valitsee mitkä ovat hänelle pakollisia asioita, mitkä tärkeitä ja mitkä mukavia. Järjestelmä vertaa asiakkaan omaa profiilia palveluntuottajien profiileihin ja listaa parhaiten vastaavat ensin. Vastaavuus ilmoitetaan prosentteina. E/ Jos kunnan myöntämä palveluseteli on tulosidonnainen, järjestelmä ei tiedä palvelusetelin arvoa. Tällöin asiakas voi syöttää kunnan arvioiman palvelusetelin arvon tai laskea laskurilla bruttotulojensa perusteella mikä palvelusetelin arvoksi tulisi. Mikäli asiakas on kirjautuneena järjestelmään, järjestelmä käyttää asiakkaalle laskettua palvelusetelin arvoa (joko arvio tai maksupäätös). Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset: # Vaatimus Tärkeys 4. Palveluntuottajia voi etsiä kunnittain ja palvelualueittain 4.2 Palveluntuottajia voi vertailla eri kriteereillä 4.3 Vertailun on oltava helppoa käytettävyysmielessä 4.4 Vertailutulokset tulee esittää selkeästi 4.5 Palveluntuottajalistoja, sekä vertailtuja että vertailemattomia tulee voida tulostaa selkeäksi listaksi paperille 4.6 Portaalissa voi valita kunnan jonka palvelusetelipalveluntuottajista haluaa listauksen
79 Järjestelmän on laskettava omavastuu automaattisesti palveluntuottajan ilmoittaman hinnan ja kunnan ilmoittaman subvention erotuksena. Anna palautetta otsikko Toimija merkitys Alkuehdot Lopputulos Anna palautetta Asiakas Asiakas antaa palautetta tai tekee reklamaation Asiakkaalla on palvelukokemus palveluntuottajaan liittyen ja hän haluaa antaa palautetta tai tehdä reklamaation Asiakas on kirjautuneena järjestelmään. Palveluntuottajan laatuindeksi on ajan tasalla Jälkiehdot Perustapaus. Asiakas tarkastaa palveluntuottajan toteumakirjauksia ja haluaa antaa positiivista tai negatiivista palautetta yksittäiseen tapahtumaan tai palveluntuottajan toimintaan yleensä. (A) 2. Järjestelmä lähettää palautteen tiedoksi palveluntuottajalle. Palveluntuottajan laatuindeksi heikkenee tai paranee palautteen mukaisesti kuitenkin niin, että samalta asiakkaalta tulleet palautteet eivät vaikuta yhtä paljon kuin eri asiakkailta tulleet. Asiakas voi valita haluaako palautteeseen vastauksen. Mikäli palveluntuottaja ei vastaa palautteeseen viikon sisällä, palveluntuottajan laatuindeksi heikkenee.(e) Vaihtoehtoiset kulut Virhetapaukset A/Asiakas haluaa reklamoida. Asiakas kirjoittaa reklamaation syyn ja perusteet järjestelmään. Järjestelmä lähettää reklamaatiosta ilmoituksen palveluntuottajalle ja kunnalle. Järjestelmä ilmoittaa palveluntuottajalle ajan jonka puitteissa hänen tulee vastata reklamaatioon. Myös kunta näkee mihin mennessä vastausta odotetaan. Palveluntuottaja kirjoittaa vastineen järjestelmään ja se lähetetään kunnalle ja asiakkaalle tiedoksi. (E2) Kunta käsittelee asian. Palveluntuottajan laatuindeksi laskee, mikäli reklamaatio oli aiheellinen. E/Mikäli negatiivisen palautteen määrä ylittää sovitun raja-arvon tästä lähtee tieto kunnalle ja palveluntuottajalta pyydetään vastine. Vastine menee kunnalle tiedoksi ja kunta käsittelee asian. E2/Mikäli palveluntuottaja ei vastaa reklamaatioon pyydettyyn ajankohtaan mennessä tästä menee tieto kunnalle.
80 80 80 Käyttötapaukseen liittyvät vaatimukset: # Vaatimus Tärkeys 6. Saadessaan tiedon palveluntuottajan laatuongelmista kunta voi hyväksyä asian tai pyytää palveluntuottajalta lisäselvitystä. Lisäksi kunta voi tehdä seuraavat toimenpiteet: jäädyttää laskunmaksun, passivoida palveluntuottajan niin että tämä ei voi vastaanottaa enää uusia tilauksia tai kirjata palveluntuottajaan liittyvää tietoa avoimeen kenttään. 6.2 Kunnan työntekijä voi kirjata palveluntuottajaan liittyvää palautetta asiakkaan pyynnöstä. 6.3 Palautteet, reklamaatiot ja vastineet näkyvät sekä asiakkaalle että kunnalle ketjuna. Asiakas, palveluntuottaja ja kunta näkevät missä vaiheessa prosessia ollaan menossa Vanhuspalvelun portaalin karkean tason tietosisältövaatimukset Kohdassa..2 tunnistetut käyttötapaukset asettavat vaatimuksia portaalin tietosisällölle. Käyttötapauksia muutettaessa tai poistettaessa muuttuu myös tarvittava tietosisältö. Kohdan..2 portaaliin liittyviin käyttötapauksiin tarvittavat tietosisällöt ryhmiteltynä päivitysvastuittain ovat: Kunnan päivittämät tiedot jotka näkyvät portaalissa: Palvelusetelipalveluntuottajaksi hakeutumisohjeet Palvelusetelipalveluntuottajaksi hyväksymiskriteeristö Palvelusetelipalveluntuottajaksi hakeutumisen lomake Ohjeistusta kuntalaiselle o o o o o o Linkkejä hyvinvointia tukeviin ja ennaltaehkäiseviin palveluihin Pohdittavien asioiden lista päätöksenteon tueksi kun asiakas miettii palvelusetelin vastaanottamista Tietoa palveluseteli vs. muut järjestämistavat Kokemuksia palvelusetelistä FAQ Palveluntuottajan hyväksymiskriteerit esiteltyinä Ohjeita palveluntuottajalle
81 8 8 Mahdollista vapaata tekstiä Palveluntuottajan päivittämät tiedot: Palvelukuvausten täydentäminen kunnan antaman formaatin mukaisesti: Hakuvaiheessa täydennettävät pakolliset tiedot: -Nimi (näkyy portaalissa asiakkaille) -Tilinumero -Yhteyshenkilö asiakkaalle (näkyy portaalissa asiakkaille) -Yhteyshenkilö kunnalle -Puhelinnumero kunnalle -Sähköpostiosoite (näkyy portaalissa asiakkaille) -Www-sivut (näkyy portaalissa asiakkaille) -Toimipaikat -Postiosoite -Käyntiosoite (näkyy portaalissa asiakkaille) -Toimipaikan esteettömyys (näkyy portaalissa asiakkaille) -Puhelinnumero, vastausaika (näkyy portaalissa asiakkaille) -Sähköpostiosoite (näkyy portaalissa asiakkaille) -Onko sähköisen varausjärjestelmän piirissä (näkyy portaalissa asiakkaille) -Varauspuhelinumero (näkyy portaalissa asiakkaille) -Haluaako tiedot tilauksista s-postilla ja/tai tekstiviestillä -Hoidon kuukausihinta (näkyy portaalissa asiakkaille) -Lisäpalveluiden hinnat (näkyy portaalissa asiakkaille) -Toimipaikkojen sijainnit (näkyy portaalissa asiakkaille) -Vuokran määrä, sähkön ja veden hinta (näkyy portaalissa asiakkaille) Palveluntuottaja voi täydentää mm. seuraavia tietoja jotka näkyvät portaalissa myös asiakkaalle: -Sähköinen kalenteri -Kuvaus palveluntuottajan työntekijöilleen antamasta koulutuksesta -Palvelutoiminnan arvot -Yleiskuvaus palveluntuottajan toiminnasta -Saavutettavuus julkisilla kulkuneuvoilla -Turvajärjestelmät -Ulkoilumahdollisuudet -Päivä- ja virkistystoiminta -Ravintolat, ateriat -Kuvaus henkilökunnasta
82 Muut vaatimukset Tässä luvussa esitetyt ei-toiminnalliset vaatimukset liittyvät pääosin palvelusetelijärjestelmään. Näiden vaatimusten lisäksi ei-toiminnallisia vaatimuksia asetetaan myös arkkitehtuurin määrittelyssä. Vaatimusten priorisoinnissa käytetään seuraavaa luokittelua: : Vaatimus on pakollinen 2: Vaatimus on tärkeä, mutta ei pakollinen Käyttöliittymä ja käytettävyys Vaatimus # Lisätiedot Prioriteetti 9. Palvelusetelijärjestelmän tulee olla niin helppokäyttöinen, että ulkopuoliset pystyvät omalta osaltaan käyttämään sitä ilman käyttäjäkoulutusta 9.2 Palvelusetelijärjestelmä ei estä ulkopuolisen käyttäjän muiden järjestelmien samanaikaista käyttöä samassa työasemassa 9.3 Järjestelmää on voitava käyttää sekä suomen että ruotsin kielellä. Kielivalinta vaikuttaa kaikkiin palvelusetelijärjestelmässä näytettäviin käyttöliittymäteksteihin, järjestelmän antamiin ilmoituksiin, koodattuihin arvoihin ja valintalistoihin. 9.4 Käyttäjän on voitava itse valita, millä kielellä käyttää järjestelmää. Tietoturva # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 92. Tietojen tietoturva ei saa vaarantua 92.2 Järjestelmän käytöstä on kerättävä lokitiedostoja. Määritellystä käytöstä on jäätävä riittävät lokimerkinnät, joiden perusteella käyttötapahtuma voidaan myöhemmin jäljittää ja tehdyt toimenpiteet todentaa kiistämättömästi Järjestelmässä tulee olla mahdollisuus määritellä mitä lokiin tallentuu eri tapahtumista. 2
83 83 83 Kapasiteetti ja skaalattavuus # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 93. Palvelusetelijärjestelmän kapasiteettia on voitava lisätä käyttäjien ja palveluseteleiden määrän kasvaessa. Ratkaisu voidaan ottaa käyttöön myös muissa kunnissa ajan myötä. Palvelusetelijärjestelmän toiminnallisuutta voidaan laajentaa myös muille palvelualueille. Saatavuus # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 94. Järjestelmän on oltava käytettävissä 24 h / vrk vuoden jokaisena päivänä. Siirrettävyys # Vaatimus Lisätiedot Prioriteetti 95. Palvelusetelijärjestelmä ei tarvitse erillisiä asennuksia käyttäjien työasemiin Tuettuja selaimia on oltava vähintään Internet Explorer 7 tai uudempi ja Firefox 2 tai uudempi ja muut yleisimmät selaimet Järjestelmässä on oltava rajapinta tietojen siirtämiseksi tietovarastoon ja muihin mahdollisiin järjestelmiin. Massamuotoisessa tiedonsiirrossa muihin järjestelmiin tulisi noudattaa XML-pohjaista tiedonsiirtoa, transaktiopohjaisessa tiedonsiirrossa tulisi noudattaa Web Service standardeja (XML/SOAP). 2.2 Vanhustenhuollon tehostetun palveluasumisen sähköinen palveluseteli Arkkitehtuuri Vanhustenhuollon sähköisen palvelusetelin vaatimusmäärittelyn osana on suunniteltu palvelusetelijärjestelmän arkkitehtuuri. Arkkitehtuurikuvaus sisältää järjestelmän palveluarkkitehtuurikuvauksen (järjestelmän palvelut) sekä sovellusarkkitehtuurin kuvauksen. Arkkitehtuurissa otetaan kantaa: Järjestelmän toiminnallisuuteen (palvelut) Järjestelmän integraatioon ulkoisiin palveluihin (tunnistautuminen)
84 84 84 Järjestelmän toteutukseen (sovellusarkkitehtuuri) Arkkitehtuurin kuvausmallina on käytetty yleistettävyyden ja KuntaIT yhteensopivuuden varmistamiseksi Open Group:in ArchiMate -kuvaustapaa Palvelu- ja integraatioarkkitehtuuri Palveluarkkitehtuuri kuvaa arkkitehtuurissa toteutettavat, palvelusetelijärjestelmän toiminnalliseen määrittelyyn perustuvat toiminnan palvelut jaoteltuna eri palvelukerroksiin : Toiminnalliset palvelut jotka ovat järjestelmän yleistä toiminnallisuutta sisältävät osakokonaisuudet Hallinnolliset palvelut jotka liittyvät järjestelmän hallinnointiin tai muihin hallinnollisiin toimenpiteisiin (kuten laskutus). Infrastruktuuripalveluihin jotka liittyvät järjestelmän käyttöoikeuksiin ja käyttöoikeuksien integroimiseen ulkoisiin, järjestelmän tarvitsemiin tunnistamisen järjestelmiin. Palvelut perustuvat järjestelmän palveluprosessin ja käyttötapausten kokonaisuuksiin ja kattavat vanhustenhuollon työntekijän, palveluntarjoajan sekä loppuasiakkaan roolien toiminnalliset vaatimukset. Palvelut käsittelevät, välittävät ja vastaanottavat informaatiota edustajärjestelmän sekä ulkoisten integraatiopisteiden kanssa. Integraation osalta arkkitehtuurissa tunnistetaan järjestelmän toiminnan kannalta tarpeelliset integraatiopisteet, niissä kuljetettava informaatio sekä integraatiopisteiden suositeltavat toteutusstandardit.
85 85 85 ID Järjestelmäpalvelu Järjestelmäpalvelukuvaus Liittyvät käyttötapaukset Luokittelu Kirjautumispalvelu Palvelun avulla hallinnoidaan järjestelmään kirjautumista ja järjestelmästä ulos kirjautumista. Kirjaudu Järjestelmään Infrastruktuuripalvelut 2 Käyttöoikeuspalvelu Palvelu tarjoaa toiminnallisuuden ja rajapinnat Käyttöoikeuksien hallintaan (lisää, muuta, poista) Käyttöoikeuksien tarkistukseen (onko oikeuksia) Infrastruktuuripalvelut Palvelutuottajien hallinta Luo Palveluseteli Hae Palveluseteli Laskentapalvelu Palvelun avulla hallinnoidaan palveluntuottajia. Palveluntuottajille tarjotaan rajapinta palveluntuottajaksi rekisteröitymiseen, kunnan työntekijöille tarjotaan palvelun avulla toiminnallisuudet ja rajapinta palveluntuottajien selaamiseen ja käsittelyyn (hyväksymiseen, hylkäämiseen) Kunta voi deaktivoida palveluntuottajan Palvelussa luodaan palvelusuunnitelmaan joko kokonaan tai osittain perustuva palveluseteli. Palvelulla määritellään palvelusetelin sisältö. Toiminnnallisuus joka hakee loppuasiakkaaseen liittyvän palvelusetelin sekä siihen liittyvät muut tiedot.. Palvelun avulla suoritetaan laskenta joka liittyy palvelusetelien arvonhallintaan. Laskenta joka suoritetaan sisältää: Ylläpidä tietoja Hyväksy palveluntuottaja Poista palveluntuottajan hyväksyntä Selaa palveluntuottajia Luo Palveluseteli Tee laskelmat Tee laskelmat Luo palveluseteli Hallinnon palvelut Toiminnalliset palvelut Toiminnalliset palvelut Toiminnalliset palvelut 6 Palvelutilaus Palvelusetelin tuloperusteisen arvon laskennan Palvelusetelin arviolaskennan Palvelu vanhushuollon loppuasiakkaalle Varaa Palvelu palvelutilauksen tekemiseksi. Palvelutilaus tehdään Tilaa palvelu järjestelmään ja palvelutuottaja pääsee palveluseteliin käsiksi järjestelmässä. Toiminnalliset palvelut 7 Palvelun avulla käsitellään asiakkaan tarvitseman palvelun varaus- ja tilaustoimonnot.
86 86 86 ID Järjestelmäpalvelu Järjestelmäpalvelukuvaus Liittyvät käyttötapaukset Luokittelu Muuta Palveluseteli Palvelu muuttaa Palvelusetelin tietoja palvelutilaukseen liittyvien lisätietojen osalta. Palvelun avulla voidaan muuttaa palvelusetelin tietoja seuraavista näkökulmista: Kunnan vanhustenhuollon työntekijä voi muuttaa palvelusetelin sisältötietoja. Vanhustenhuollon loppuasiakas voi tehdä lisätietojen kirjaamisen palveluseteliin ennen kuin tilaus näkyy palveluntuottajalle. Palveluntuottaja voi kirjata toimittamansa palvelun tiedot palvelusetelille sekä kirjata palvelun toimitetuksi. Vanhustenhuollon loppuasiakas kirjaa hyväksytyksi palveluntuottajan kirjauksen toimitetusta palvelusta. Varauksen muuttaminen tehdään tällä palvelulla Muuta palveluseteliä Toiminnalliset palvelut Varaa palveluseteli Sulje Palveluseteli Palvelu jonka avulla palveluntuottaja ottaa vastaan asiakastilauksen sisältävän palvelusetelin järjestelmässä ja merkitsee sen "varatuksi". Palvelusetelistä varataan kerrallaan joko osa kerrallaan tai kokonaan. Edustajärjestelmän käyttäjä, kunnan vanhustenhuollon työntekijä sulkee palvelusetelin asiakkaan todettua ja kirjattua vastaanottaneensa palvelusetelin puitteissa tilaamansa palvelun. Tämän lisäksi palveluseteli voidaan sulkea seuraavissa tapauksissa: Loppuasiakkaan muutto pois kunnasta Loppuasiakkaan kuolema Varaa Palveluseteli Sulje Palveluseteli Toiminnalliset palvelut Toiminnalliset palvelut
87 87 87 ID Järjestelmäpalvelu Järjestelmäpalvelukuvaus Liittyvät käyttötapaukset Luokittelu Hoitosuunnitelmapäivitys Palvelun avulla Palveluntuottaja kirjaa määrävälein Kirjaa annettu palvelu Toiminnalliset palvelun toimituksen aikana havaitut tarpeelliset palvelut muutokset loppuasiakkaan (asukkaan) hoitosuunnitelmaan Muodosta elasku Toimita elasku Tunnistautumispalvelu Palvelun avulla hoidetaan sekä ao. muutosten kirjaaminen palvelusetelijärjestelmään sekä niiden välittäminen perusjärjestelmään järjestelmän palvelurajapinnan kautta. Hoitosuunnitelmaan kirjattavat muutokset tai päivitykset ovat luonteeltaan asiakkaan kuntoon liittyviä lisätietoja joiden perusteella vanhustenhuolto pystyy tekemään kvarttaaleittain muutokset hoitosuunnitelmaan. Palvelulla käsitellään toimitettujen palvelusetelien sisältämä informaatio ja muodostetaan sen perusteella palveluntuottajien laskut kunnan taloushallinnolle taloudenhallintojärjestelmän edellyttämässä elasku-formaatissa. Palvelu lähettää elasku- formaatin mukaiset palveluseteleihin perustuvat laskutustiedot kunnan taloushallintojärjestelmään. Palvelun avulla kytkeydytään tarvittaviin tunnistamisen taustajärjestelmiin (VETUMA, KATSO) joiden avulla kirjautumassa oleva käyttäjä autentikoidaan. Tee lasku Tee lasku Kirjaudu Järjestelmään Hallinnon palvelut Hallinnon palvelut Infrastruktuuripalvelut ID Järjestelmäpalvelu Järjestelmäpalvelukuvaus Liittyvät käyttötapaukset Luokittelu Palvelunkäsittelyprosessi Asiankäsittelypalvelu on yleinen hallinnoinnin Anna Palautetta Hallinnon palvelut palvelu jonka avulla palvelusetelijärjestelmässä käsitellään kaikki palveluntarjoajien toimittamaan palveluun kohdistuva palaute, käsitellään palveluntarjoajien laatundeksiä sekä hallinnoidaan palauteprosessi. Palauteprosessissa palveluntarjoajille toimitetaan reklamaatioihin ja toimitettujen palvelujen laatuun kohdistuvat selvityspyynnöt, pidetään yllä selvitysten tilaa ja etenemistä, informoidaan kuntaa selvitysten etenemisestä, käsitellään ja ylläpidetään palvleuntarjoajien laatuindeksiä. 5 Palveluntarjoajien toimintaan loppuasiakkaiden toimesta kohdistuva palaute toimii pohjatietona jonka perusteella ylläpidetään kunkin palveluntarjoajan palvelun laatuindeksiä. Asiankäsittelypalvelu toteuttaa palautteen käsittelyn ja palveluntarjoajien laatuindeksin ylläpidon kokonaisuuden.
88 88 88 Palvelu- ja integraatioarkkitehtuuri Palveluntarjoaja Vanhuspalvelutyöntekijä Luo Palveluseteli Sulje Palveluseteli Julkinen Verkko Palvelusetelijärjestelmä Hae Palveluseteli Palvelutilaus Varaa Palveluseteli Hoitosuunnitelmapäivitys Muuta Palveluseteli Laskentapalvelu TOIMINNALLISET PALVELUT [ HTTP/S ] [ HTTP/S ] Loppuasiakas Palvelu Rajapinta SELITE Järjestelmän tarjoama palvelu Järjestelmä Rajapinnan tarjoava komponentti Tarvitsee rajapinnan Muodosta elasku Palvelutuottajien hallinta Tunnistautumispalvelu Toimita elasku Kirjautumispalvelu Käyttöoikeuspalvelu Palauttenkäsittelyprosessi HALLINNON PALVELUT Symmetrinen / käyttäjärajapinta INFRASTRUKTUURI- PALVELUT Tarjoaa rajapinnan Verkkoalue Taloushallintorajapinta Taloushallinto Sis. Tunnistus (LAN/AD) Tunnistusrajapinta elasku [ XML ] Palvelurajapinta Käyttäjätunnus / Salasana [ XML ] Tunnistautumisrajapinta [ HTTP/S ] [ HTTP/S ] [ HTTP/S ] Toimikor ttisert.¹ à VALVIRA Varmenne ß VALVIRA / Valtteri Tunnistautumisrajapinta (HL7 WS) Kirjaudu Autentikoi VETUMA Objekti VRK Tunnisteobjekti ¹ Terveydenhuollon toimikorttiinfrastruktuurin sertifikaatti Yleinen Palvelurajapinta Perusjärjestelmä (Pegasos) Tunniste à Varmenne ß Kirjaudu Autentikoi Tunnistautumisrajapinta Tunnistautumisrajapinta Autentikoi Kuntaverkko Kuva 2 Palvelu- ja integraatioarkkitehtuuri yleiskuva
89 89 89 Palveluntarjoaja Vanhuspalvelutyöntekijä Luo Palveluseteli Sulje Palveluseteli Toimita elasku Taloushallintorajapinta Taloushallinto Sis. Tunnistus (LAN/AD) Julkinen Verkko Palvelusetelijärjestelmä Hae Palveluseteli Palvelutilaus Muodosta elasku elasku [ XML ] Varaa Palveluseteli Palvelutuottajien hallinta Palvelurajapinta Käyttäjätunnus / Salasana [ XML ] Muuta Palveluseteli TOIMINNALLISET PALVELUT Rajapinnan Rajapinta tarjoava Järjestelmä hallinnon palvelut sisältävät komponentti palvelut palvelusetelijärjestelmän Tarvitsee tuottaman datan käsittelemiseksi rajapinnan muotoon jossa se voidaan siirtää kunnan Tarjoaa hallinnollisiin järjestelmiin. rajapinnan Symmetrinen / käyttäjärajapinta INFRASTRUKTUURI- PALVELUT Tunnistautumisrajapinta [ HTTP/S ] Laskentapalvelu HALLINNON PALVELUT [ HTTP/S ] [ HTTP/S ] [ HTTP/S ] [ HTTP/S ] Toimikor VALVIRA ttisert.¹ Varmenne à ß Tunnistusrajapinta Loppuasiakas VALVIRA / Valtteri Hoitosuunnitelmapäivitys Palauttenkäsittelyprosessi Tunnistautumisrajapinta (HL7 WS) Kirjaudu Autentikoi VETUMA SELITE Järjestelmä sisältää palvelut käyttäjien Järjestelmän ja asiakkaiden hallinnointiin, Palvelupalvelusetelien tarjoama hallinnointiin sekä palvelut kunnan palvelu taloushallintoon liittymiseksi. Järjestelmä Tunnistautumispalvelu Kirjautumispalvelu Käyttöoikeuspalvelu Järjestelmän infrastruktuuripalvelut Verkkoalue sisältävät ne toiminnallisuudet, mekanismit ja palvelut joiden avulla palvelusetelijärjestelmässä hallinnoidaan järjestelmän käyttäjien Objekti pääsyä Tunnisteobjekti järjestelmään ja sen toiminnallisuuteen. ¹ Terveydenhuollon toimikorttiinfrastruktuurin sertifikaatti Palveluntarjoajien saatavat siirretään sähköisinä laskuina kunnan taloushallinnon järjestelmään suoraan VRK palvelusetelijärjestelmästä. Yleinen Palvelurajapinta Perusjärjestelmä (Pegasos) Kuntaverkko Tunniste à Varmenne ß Kirjaudu Autentikoi Tunnistautumisrajapinta Tunnistautumisrajapinta Autentikoi Palvelusetelijärjestelmän rajapinnat toteuttavat integraation järjestelmän eri osista kunnan perusjärjestelmiin informaation siirtämiseksi.
90 90 90 [ HTTP/S ] Palveluntarjoaja SELITE rjestelmä araa luseteli tuottajien llinta oikeuslvelu Muuta Palveluseteli TOIMINNALLISET PALVELUT uunniteläivitys Palauttenkäsittelyprosessi Laskentapalvelu HALLINNON PALVELUT [ HTTP/S ] Symmetrinen / käyttäjärajapinta INFRASTRUKTUURI- PALVELUT [ HTTP/S ] Loppuasiakas Palvelu Rajapinta Järjestelmän tarjoama palvelu Järjestelmä Rajapinnan tarjoava komponentti Tarvitsee rajapinnan Tarjoaa rajapinnan Verkkoalue Loppuasiakkaat tunnistetaan käyttäen hyväksi VETUMA-tunnisteita. VETUMA tunnistus tukeutuu edelleen Väestörekistrikeskuksen tunnistautumispalveluihin. Kunnan työntekijöiden ja terv.huollon ammattihenkilöstön tunnistamisessa voidaan hyödyntää VALVIRAn toimikorttitunnistautumista.tms. kunnan sisäistä menetelmää. lvelurajapinta nus / a [ XML ] Tunnistautumisrajapinta [ HTTP/S ] [ HTTP/S ] [ HTTP/S ] Toimikor ttisert.¹ à VALVIRA Varmenne ß VALVIRA / Valtteri Tunnistautumisrajapinta (HL7 WS) Kirjaudu Autentikoi VETUMA Objekti VRK Tunnisteobjekti ¹ Terveydenhuollon toimikorttiinfrastruktuurin sertifikaatti n Palvelurajapinta (Pegasos) Tunniste à Varmenne ß Kirjaudu Autentikoi Tunnistautumisrajapinta Tunnistautumisrajapinta Autentikoi Järjestelmän ulkoiset tietoliikenneyhteydet tunnistus- ja varmennepalveluihin ovat SSLsuojattuja eli käyttävät HTTP/S protokollaa viestinnässä ulkoisiin palveluihin.
91 9 9 Palveluntarjoaja Vanhuspalvelutyöntekijä Luo Palveluseteli Sulje Palveluseteli Julkinen Verkko Palvelusetelijärjestelmä Hae Palveluseteli Palvelutilaus Varaa Palveluseteli Hoitosuunnitelmapäivitys Muuta Palveluseteli Laskentapalvelu TOIMINNALLISET PALVELUT [ HTTP/S ] [ HTTP/S ] Loppuasiakas Palvelu Rajapinta SELITE Järjestelmän tarjoama palvelu Järjestelmä Rajapinnan tarjoava komponentti Tarvitsee rajapinnan Toimita elasku Muodosta elasku Palvelutuottajien hallinta Tunnistautumispalvelu Kirjautumispalvelu Käyttöoikeuspalvelu Palauttenkäsittelyprosessi HALLINNON PALVELUT Symmetrinen / käyttäjärajapinta INFRASTRUKTUURI- PALVELUT Tarjoaa rajapinnan Verkkoalue Taloushallintorajapinta Taloushallinto Sis. Tunnistus (LAN/AD) Tunnistusrajapinta elasku [ XML ] Palvelurajapinta Käyttäjätunnus / Salasana [ XML ] Tunnistautumisrajapinta [ HTTP/S ] [ HTTP/S ] [ HTTP/S ] Toimikor ttisert.¹ à VALVIRA Varmenne ß VALVIRA / Valtteri Tunnistautumisrajapinta (HL7 WS) Kirjaudu Autentikoi VETUMA Objekti VRK Tunnisteobjekti ¹ Terveydenhuollon toimikorttiinfrastruktuurin sertifikaatti Yleinen Palvelurajapinta Perusjärjestelmä (Pegasos) Tunniste à Varmenne ß Kirjaudu Autentikoi Tunnistautumisrajapinta Tunnistautumisrajapinta Autentikoi Kuntaverkko Varmenteina voidaan käyttää VETUMA-varmenteita (loppuasiakas) tai kunnan työntekijöille voidaan soveltaa VALVIRAN toimikorttivarmenteita tai muuta kunnan sisäistä järjestelmää.. Kuvat Palvelu- ja integraatioarkkitehtuuri sisältö Sovellusarkkitehtuuri Sovellusarkkitehtuuri kuvaa käsitteellisellä tasolla vanhustenhuollon palvelusetelijärjestelmän sisäisen rakenteen, käytettävät sovelluskomponentit sekä niiden väliset suhteet. Sovellusarkkitehtuuri ei kuvaa järjestelmän yksityiskohtaista rakennetta, eikä se ole tekninen suunnitelma, vaan yleiskuva siitä miten järjestelmän rakenne voidaan ratkaista siten, että se mahdollistaa palvelusetelijärjestelmän toteuttamisen joko itsenäisenä kokonaisuutena tai sen integroinnin osaksi laajempaa, kunnallista portaalikokonaisuutta.
92 92 92 Käyttöliittymäkerros Portaali Toimintalogiikkakerros Prosessikerros Palveluorkestrointi ja prosessien hallinta Palvelut Toimintapalvelukerros Tietopalvelukerros Integraatiokerros Sanomavälitys Tekninen integraatio Sanomakäsittely ja -muunto Tiedonkäsittely Tietovarastot Tiedonhallintakerros Käyttöliittymäkerros sisältää palvelusetelijärjestelmän käyttöliittymälliset osiot Toimintalogiikkakerroksessa sijaitsevat toiminnalliset palvelut joiden avulla järjestelmän toiminnallisuus tuotetaan, sekä toiminnallisuuden tietosisällön kokonaisuudet Integraatiokerros sisältää järjestelmän ulkoisten yhteyksien hallinnan Tiedonhallintakerros vastaa kaikesta tiedon varastoinnista ja käsittelystä Käyttöliittymäkerros toteutetaan portaalina (joko erillinen tai integroituna johonkin kunnan olemassa olevaan). Palvelut ja tunnistaminen toteutetaan portaalin komponentteina. Sovelluspalvelin toteuttaa edustajärjestelmän toiminnalliset palvelut, palvelujen mahdollisen ketjuttamisen työnkuluiksi sekä säännöt joiden avulla palveluja ohjataan. Integraatio toteutetaan integraatioratkaisulla joka keskittää järjestelmän lähtevien ja tulevien palvelusanomien käsittelyn, hallinnan, muuntamisen ja varastoinnin. Tiedonhallintakerros toteutetaan tietovarastona joka on tietokanta. Kuva 25 Käsitteellinen sovellusarkkitehtuuri
93 93 93 <<kerros>> Asiakas Arkkitehtuurikomponentit Esityskerroksen sovelluskehys <<kerros>> Esitystapa Selain Asiakaskerros Kuvaus Asiakaskerroksessa sijaitsevat itse selain jota sekä vanhustehuollon työntekijät, että palveluntarjoaja ja loppuasiakas käyttävät. Asiakaskerroksessa sijaitsee myös sovelluskehys joka hallitsee sovellusten näyttöjen muodostamista ja yleistä Java-sovellusten näyttöjen toimintaa. Esityskerroksen ohjauskehys Näyttölogiikat Esitystapakerros Esitystapakerroksessa sijaitsevat palvelusetelijärjestelmän palveluihin kuuluvien näyttöjen näyttölogiikat - sisältö- ja formaattitarkistukset, raja-arvotarkistukset ym. <<kerros>> Toimintalogiikka Esitystapakerroksen ohjauskehys käsittelee yhdessä asiakaskerroksen sovelluskehyksen kanssa näyttöjen muodostamista ja käsittelyä. Palvelut <<kerros>> Tiedonhallinta Tieto-objektien implementointi Palvelujen ketjutus / työnkulut Tieto-objektien kohdistus fyysiseen tietoon Säännöt Toimintalogiikkakerros Toimintalogiikkakerroksessa sijaitsevat Edustajärjestelmän toiminnan palvelut (kts. palveluarkkitehtuuri), säännöt jotka kontrolloivat palvelujen toimintaa asettamalla niiden toiminnalle erilaisia raja-arvoja sekä toiminta sitä varten, että tarvittaessa toimintalogiikkakerroksen palveluja voidaan ketjuttaa prosesseiksi tai työnkuluiksi. Tiedonhallintakerros Tietokerros Tiedonhallintakerros vastaa kaikkien tieto-objektien tietosisällöstä, sen kohdistamisesta tietokerroksen tietovarastoihin sekä sen välittämisestä tietokerrokselle. Tietokerros vastaa kaikista Edustajärjestelmän tarvitsemista tietovarastoista l. tietokannoista. <<kerros>> Tietokerros Tietokanta Kuva 26 Looginen sovellusarkkitehtuuri 2.3 Vanhustenhuollon sähköisen palvelusetelin tavoiteprosessi
94 94 94 Kuva 27 Vanhuspalvelun palvelusetelin luominen
95 95 95 Kuva 28 Vanhuspalvelun palvelusetelin palvelu, palvelun kirjaaminen ja laskutus
96 96 96 Kuva 29 Vanhuspalvelun palveluseteli: poikkeavat tilanteet
97 97 97 Kuva 30 Vanhuspalvelun palveluseteli: palautteenanto 3. Suun terveydenhuollon sähköisen palvelusetelin toiminnallinen määrittely 3.. Ratkaisun yleiskuvaus Keskeiset tietovirrat ratkaisuun liittyvien osapuolten välillä Tässä liitteessä esitellään ratkaisun keskeiset elementit ja karkean tason sovellusarkkitehtuuri. Alla olevassa kuvassa (Kuva 3) esitetään pääpiirteittäin Suun terveydenhuollon sähköisen palvelusetelin malli ja keskeiset tietovirrat osapuolten ja järjestelmien välillä.
98 98 98 Kuva 3 Suun terveydenhuollon sähköinen palveluseteli Ratkaisun keskeisin osa on niin sanottu palvelusetelijärjestelmä. Se on yksityishammaslääkäreiden ja asiakkaiden käyttöön rakennettava selainkäyttöinen järjestelmä, joka vaihtaa tietoja kunnan käytössä olevan potilastietojärjestelmän eli perusjärjestelmän kanssa. Ratkaisun tietoturva perustuu VRK:n varmennepalvelun käyttöön. Palvelusetelin käsittely etenee ratkaisussa pääpiirteissään seuraavasti:. Kunnan Suun terveydenhuolto kirjaa asiakkaan tarvitseman hoidon perusjärjestelmään (. Hoitosuunnitelma). Yleisiä perusjärjestelmiä ovat Tiedon Effica (käytössä mm. Helsingissä ja Espoossa) sekä In Net Oy:n WinHit (käytössä esim. Vantaalla ja Turussa). Jos asiakas päättää ottaa palvelusetelin vastaan, hänelle luodaan palveluseteli perusjärjestelmässä. Palveluseteliin liitetään tarvittaessa röntgenkuvat röntgenjärjestelmästä. 2. Asiakas kirjautuu palvelusetelijärjestelmään selaillakseen palveluntuottajia ja vertaillakseen näiden hinnastoja (3.Palveluntuottajien selaaminen ja vertailu). 3. Asiakas valitsee haluamansa yksityishammaslääkärin ja varaa ajan tämän vastaanotolta. Kun asiakas saapuu vastaanotolle, hän antaa yksityishammaslääkärille palvelusetelinsä tunnisteen ja oman henkilötunnuksensa. Yksityishammaslääkäri tunnistautuu palvelusetelijärjestelmään VRK:n (ent. Valvira) varmennepalvelun kautta ja
99 99 99 saa asiakkaalle myönnetyn palvelusetelin tiedot sekä röntgenkuvat sähköisesti palvelusetelijärjestelmän kautta (2. Palveluseteli ja röntgenkuvat). Palvelusetelin tiedot sisältävät sekä asiakkaalle tilattujen hoitotoimenpiteiden tiedot että hoidon antamiselle olennaiset asiakkaan esitiedot kuten riski- ja lääkitystiedot. 4. Hoidon annettuaan Yksityishammaslääkäri kirjaa annetun hoidon palvelusetelijärjestelmään (4. Annettu hoito). Järjestelmään on mahdollista kirjata vain kunnan tilaamaa hoitoa vastaavia toimenpiteitä, mutta poikkeamat sallitaan tietyissä rajoissa. On esimerkiksi mahdollista, että hoitoa annettaessa yksityishammaslääkäri havaitsee, että asiakas tarvitseekin tilattua toimenpidettä isomman toimenpiteen: yhden pinnan täytteen (SFA0) sijaan tarvitaankin kahden pinnan täyte (SFA20). Tämän kaltaiset muutokset hoitosuunnitelmassa vaikuttavat myös kunnan subventioon eli palvelusetelin arvoon. Jos yksityishammaslääkäri havaitsee, että tarvittava hoito poikkeaa tilatusta hoidosta niin merkittävästi, että muutosta ei voida tehdä sallituissa rajoissa, hänen on pyydettävä kunnalta muutosta palvelusetelin sisältöön puhelimitse tai järjestelmässä olevalla pikaviestintoiminnallisuudella. 5. Annetusta hoidosta kirjatut tiedot tuodaan palvelusetelijärjestelmästä perusjärjestelmään (5. Annettu hoito). Hoidon jäädessä kesken jäljelle jääneistä toimenpiteistä voidaan luoda asiakkaalle uusi palveluseteli, tai asiakas voi jatkaa hoitoa samalla palvelusetelillä. 6. Asiakas maksaa omavastuuosuutensa yksityishammaslääkärin kanssa sopimallaan tavalla. Yksityishammaslääkäri ei lähetä laskua kaupungille, vaan palvelusetelijärjestelmä ilmoittaa tiedot yksityishammaslääkärin saatavista automaattisesti ja sähköisesti suoraan kaupungin Taloushallinnolle (6. Sähköinen lasku), joka puolestaan tilittää maksut palveluntuottajille. Kaavio sähköisen palvelusetelin myöntämisen ja käsittelyn prosessista on alaluvussa 3.3. Yksityishammaslääkärin laskutukseen liittyvä prosessikaavio on alaluvussa Toiminnallisuutta tarkennetaan ja yllä kuvatun prosessin ulkopuoliset toiminnallisuudet kuvataan käyttötapauksissa alaluvussa Karkean tason sovellusarkkitehtuuri Alla oleva kuva (Kuva 32) esittää ratkaisun karkean tason sovellusarkkitehtuurin.
100 Kuva 32 Karkean tason sovellusarkkitehtuuri Ratkaisun arkkitehtuuri perustuu mm. seuraaviin periaatteisiin.. Kuntien perusjärjestelmien rinnalle kehitetään yksi keskitetty palvelusetelijärjestelmä, johon kaikki ratkaisuun liittyvät kunnat integroituvat. Palvelusetelijärjestelmä ei sijaitse minkään kunnan verkossa. 2. Palvelusetelijärjestelmään sijoitetaan mahdollisimman paljon toiminnallisuutta, jotta voidaan minimoida perusjärjestelmiin tarvittavat muutokset. 3. Terveyskeskusten Suun terveydenhuollot luovat ja hallinnoivat palveluseteleitä perusjärjestelmissään. 4. Röntgenkuvat lähetetään kuntien käyttämistä röntgenjärjestelmistä palvelusetelijärjestelmän ympäristössä olevaan röntgenkuvakantaan, jolloin yksityishammaslääkärit eivät tarvitse pääsyä kuntien röntgenjärjestelmiin. 5. Palvelusetelijärjestelmä tarjoaa selainkäyttöliittymän yksityishammaslääkäreille ja asiakkaille. 6. Yksityishammaslääkärit tunnistautuvat vahvasti käyttäen VRK:n (ent Valviran Valtteri) varmennepalvelua. Varmennetta käytetään myös palvelusetelijärjestelmästä perusjärjestelmään suuntautuvan liikenteen allekirjoittamiseen sähköisesti. 7. Järjestelmien ja niiden osien välillä käytetään avoimia ja standardoituja rajapintoja.