Source: https://www.uoou.cz/vyjadreni-uradu-k-otazce-uchovavani-kopii-pracovnich-smluv-na-pracovistich/d-1573
Timestamp: 2019-04-22 00:43:19+00:00
Document Index: 50039329

Matched Legal Cases: ['§ 136', 'zákona č. 435', '§ 102', 'zákona č. 435', '§ 133', 'zákona č. 435', '§ 13', 'zákona č. 101', '§ 136', 'zákona č. 435', '§ 13', 'zákona č. 101', '§ 46', 'zákona č. 101', '§ 136', 'zákona č. 435', '§ 136', 'zákona č. 435', '§ 136', 'zákona č. 435', 'zákona č. 101']

Vyjádření Úřadu k otázce uchovávání kopií pracovních smluv na pracovištích: Úřad pro ochranu osobních údajů
Vyjádření Úřadu k otázce uchovávání kopií pracovních smluv na pracovištích
Úřad pro ochranu osobních údajů považuje na základě veřejně dostupných informací (zejména Metodický pokyn generálního inspektora Státního úřadu inspekce práce č. 01/2012) a některých dotazů za potřebné se vyjádřit k otázce zabezpečení osobních údajů v souvislosti s plněním povinnosti zaměstnavatele podle § 136 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti.
Podle tohoto ustanovení je zaměstnavatel povinen mít v místě pracoviště kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu a dále kopie dokladů prokazujících oprávněnost pobytu cizince (§ 102 odst. 3 zákona č. 435/2004 Sb.). Za pracoviště se podle § 133 zákona č. 435/2004 Sb. považují místa určená a obvyklá pro výkon činnosti kontrolované osoby. Za činnost kontrolované osoby se považuje zajištění výroby nebo poskytování služeb a obdobná činnost podle zvláštních právních předpisů.
Z uvedených právních předpisů tedy vyplývá povinnost zaměstnavatele uchovávat na pracovištích kopie dokladů obsahujících osobní údaje zaměstnanců, přičemž pracovišti mohou být i místa, na kterých bude složitější tyto osobní údaje řádně zabezpečit.
Podle § 13 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, je každý správce osobních údajů (tedy i zaměstnavatel ve vztahu k osobním údajům svých zaměstnanců) povinen přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Tato povinnost platí i po ukončení zpracování osobních údajů.
Dle názoru Úřadu pro ochranu osobních údajů jsou tedy zákonem č. 435/2004 Sb. a zákonem č. 101/2000 Sb. zaměstnavatelům stanoveny dvě povinnosti, které musí být splněny současně. Zaměstnavatel je povinen na pracovišti uchovávat kopie výslovně stanovených dokladů a zároveň je povinen přijmout taková opatření (vytvořit takové podmínky), které zabezpečí osobní údaje uvedené v těchto dokladech před neoprávněným či nahodilým přístupem třetích osob. Zaměstnavatel je tedy povinen vytvořit podmínky pro řádné zabezpečení osobních údajů v pracovněprávních a ostatních dokladech bez ohledu na náklady s tímto spojené. V případě, kdyby došlo k odcizení nosičů osobních údajů (tedy kopií smluv, které zaměstnavatel uchovává na základě povinnosti podle § 136 zákona č. 435/2004 Sb.), nezbavuje jej tato právní povinnost odpovědnosti za porušení povinnosti podle § 13 zákona č. 101/2000 Sb. a tedy za případný správní delikt podle tohoto zákona. Úřad pro ochranu osobních údajů by poté posuzoval konkrétní přijatá opatření pouze jako možný důvod pro liberaci zaměstnavatele ze správního deliktu podle § 46 odst. 1 zákona č. 101/2000 Sb.
Vzhledem k tomu, že zákon nepředepisuje formu kopie dokladů podle § 136 zákona č. 435/2004 Sb., lze z hlediska zajištění bezpečnosti osobních údajů doporučit, zejména na „dočasných“ pracovištích jako je staveniště apod., uchování dokladů s osobními údaji v elektronické podobě (na CD, flash disku, v počítači nebo notebooku apod.), to za podmínky, že elektronická data budou řádně zabezpečena heslem a šifrováním, aby v případě odcizení jejich nosiče nemohlo dojít k přístupu neoprávněné osoby k osobním údajům. Tímto způsobem lze současně zajistit, že k osobním údajům v pracovněprávních dokladech budou mít přístup pouze ti zaměstnanci zaměstnavatele, kteří jsou k tomu s ohledem na svoje pracovní zařazení oprávněni (tj. zejména příslušní vedoucí pracovníci). Uvedené také umožní splnit povinnost poskytnout inspektorovi kopie požadovaných dokladů podle § 136 zákona č. 435/2004 Sb. i v době nepřítomnosti osoby oprávněné k přístupu k osobním údajům na pracovišti, která může dodatečně předaný soubor rozšifrovat.
Jelikož § 136 zákona č. 435/2004 Sb. požaduje uchování kopií dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu a kopií dokladů prokazujících oprávněnost pobytu cizince (bez bližšího určení), není v rozporu se zákonem č. 101/2000 Sb., pokud jsou tyto kopie na pracovišti uloženy v plném znění, tj. včetně všech informací v nich uvedených a není z hlediska zákona č. 101/2000 Sb. nutné v nich některé osobní údaje začerňovat (výše mzdy apod.). Musí být ovšem vždy zajištěno, jak bylo výše uvedeno, že osobní údaje v těchto dokladech uvedené, budou zabezpečeny nejen před třetími osobami (tj. před krádeží), ale i před ostatními zaměstnanci, kteří nejsou oprávněni se s nimi seznamovat.
Vytvořeno / změněno: 30.5.2012 / 30.5.2012