Source: http://sas-sap.com/?id=Articles&article=40
Timestamp: 2019-05-23 15:15:34+00:00
Document Index: 108350761

Matched Legal Cases: ['art. 22', 'art. 33', 'art. 21', 'art. 22', 'art. 15', 'art. 28', 'art. 5', 'art. 51', 'art. 21']

2017-02-21 Co może archiwista w czasie kontroli?
Archiwista zakładowy, choć jest pracownikiem podmiotu publicznego, w którym prowadzi archiwum zakładowe, to zgodnie z ustawą archiwalną, działa w ramach państwowej sieci archiwalnej (art. 22 ust. 1 pkt 3 i 3a).
Warto jednak pamiętać, że archiwa zakładowe są jedynie w tych podmiotach publicznych, w których powstają materiały archiwalne (art. 33). W pozostałych podmiotach publicznych, z wyjątkiem tych, które mają archiwa wyodrębnione, działają składnice akt.
Działalność podmiotów publicznych w zakresie postępowania z dokumentacją podlega kontroli przez organy uprawnione, zdefiniowane w ustawie archiwalnej.
[aktualizacja w dniu 8 marca 2017 r.]
Choć tytuł niniejszego tekstu brzmi "Co może archiwista w czasie kontroli?", my skupimy się również na prawach kontrolowanej jednostki przed i po kontroli, a w szczególności na prawach pracownika wykonującego zadania archiwum zakładowego (bo tak zdefiniowano archiwistę w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r.).
Te same zasady dotyczą też archiwistów zatrudnionych w składnicach akt oraz podmiotów prywatnych przechowujących dokumentację po państwowych lub samorządowych jednostkach organizacyjnych.
Na początek kilka zasad ogólnych wynikających z literatury przedmiotu oraz ze standardów kontroli w administracji rządowej, którymi powinni się kierować kontrolerzy.
Kontrola to ustalanie i porównywanie stanu faktycznego dotyczącego działalności organu lub jednostki kontrolowanej ze stanem wymaganym (pożądanym), wyznaczonym przez normy prawne, techniczne, ekonomiczne, itp.
- ocena działalności jednostki kontrolowanej na podstawie ustalonego stanu faktycznego przy zastosowaniu przyjętych kryteriów kontroli;
- w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości ustalenie ich zakresu, przyczyn i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych, a także sformułowanie zaleceń zmierzających do ich usunięcia
Zasady postępowania kontrolnego:
- zasada podmiotowości – traktowanie jednostki kontrolowanej jako podmiotu a nie przedmiotu kontroli; kontrola to proces dwustronny;
- zasada planowości – wiąże się z zasadą ekonomiki czynności kontrolnych oraz z zasadą minimalizowania dolegliwości czynności kontrolnych; podstawowy dokument to okresowy plan kontroli;
- zasada bezstronności i obiektywizmu – zapewnienie niezależności kontrolera i jego obiektywizmu (np. wyłączenie kontrolera lub biegłego)
- zasada pisemności – dokumentowanie wszystkich podejmowanych czynności związanych z prowadzeniem kontroli [w formie pisemnej];
- zasada jawności – prawo wglądu do akt kontroli na każdym etapie prowadzonej kontroli; nie jest to zasada absolutna;
- zasada prawdy obiektywnej (materialnej) – ustalanie stanu faktycznego na podstawie dowodów zebranych podczas kontroli; obowiązek wyczerpującego zbadania wszystkich okoliczności faktycznych związanych z przedmiotem i zakresem kontroli
- zasada kontradyktoryjności – równość stron w ustaleniu stanu faktycznego; każda ze stron ma prawo przedstawienia dowodów (np. uzgadnianie protokołu, wystąpienia);
- zasada minimalizowania dolegliwości czynności kontrolnych – czynności kontrolne powinny być przeprowadzane w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania jednostki kontrolowanej.
1)	Marcin Antoniak, Kontrola rządowa w administracji publicznej, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2012
2)	Standardy kontroli w administracji rządowej, Kancelaria Prezesa Rady Ministrów, Warszawa 2012
Warto na te zasady się powoływać i oczekiwać ich przestrzegania od kontrolerów.
Warto także pamiętać, że już na długo przed kontrolą archiwista może każdorazowo zwrócić się do archiwum państwowego w celu wyjaśnienia wątpliwości lub z prośbą o poradę. Przepisy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nie precyzują bowiem szczegółowo wszystkich aspektów działania archiwów zakładowych, a szczególnie w przypadku jednostek, które same w porozumieniu z właściwymi archiwami państwowymi ustalają normatywy kancelaryjno-archiwalne, wymagają wypracowania odpowiednich rozwiązań.
Z ustawy archiwalnej wynika, że mamy do czynienia z dwoma rodzajami kontroli:
1) zarządzana przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
Na podstawie art. 21 ust. 2 Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych uprawniony jest do kontroli przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przez podmioty wymienione w art. 22.
NDAP może więc kontrolować wyłącznie:
- archiwa zakładowe organów państwowych i innych państwowych jednostek organizacyjnych;
- archiwa zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych;
- jednostki organizacyjne, które posiadają powierzony zasób archiwalny;
- biblioteki i muzea, przechowujące materiały archiwalne, które wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego, oraz gromadzące określone w art. 15 ust. 2 materiały archiwalne stanowiące państwowy zasób archiwalny [...]
Zakres przedmiotowy kontroli ogranicza się wyłącznie do sprawdzenia przestrzegania przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w tych konkretnych, wyżej wymienionych, podmiotach (komórkach).
Przepisy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach to nie tylko przepisy ustawy, ale także przepisy aktów prawnych wydanych na podstawie ustawy (rozporządzenia, zarządzenia, instrukcje, decyzje, wskazówki, umowy, porozumienia, itp.).
Kontrole w imieniu NDAP przeprowadzać mogą pracownicy NDAP, pracownicy archiwów państwowych, biegli, ale wyłącznie wtedy, gdy na dokumentach kontrolnych podpisany jest Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych lub osoba przez niego upoważniona.
Oznacza to także, że kontrolerzy, działający w imieniu NDAP, nie mogą objąć kontrolą firm prywatnych, komórek organizacyjnych podmiotu, dokumentacji bieżącej, itp.
2) zarządzana przez dyrektora archiwum państwowego
Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 3 dyrektor archiwum państwowego uprawniony jest do kontroli postępowania z materiałami archiwalnymi wchodzącymi do państwowego zasobu archiwalnego i dokumentacją niearchiwalną powstałą i zgromadzoną w organach i jednostkach organizacyjnych, o których mowa w art. 5 ust. 1, bez względu na miejsce i tytuł prawny przechowywania tych materiałów lub dokumentacji, z wyłączeniem organów posiadających archiwa wyodrębnione.
Dyrektor archiwum państwowego może więc kontrolować każde miejsce i każdy podmiot, w którym znajdują się materiały archiwalne lub / i dokumentacja niearchiwalna państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, bez względu na to, czy te jednostki istnieją czy nie. Przykłady:
- organy państwowe i państwowe jednostki organizacyjne
- organy jednostek samorządu terytorialnego i samorządowe jednostki organizacyjne
- organ lub jednostka organizacyjna przejmujący zadania i kompetencje po organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz po organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych (np. firmy prywatne);
- organ nadrzędny nad organem lub jednostką organizacyjną, które trwale zaprzestały działalności,
- organ sprawujący nadzór nad organem lub jednostką organizacyjną, które trwale zaprzestały działalności;
- podmiot wykonujący działalność, o której mowa w art. 51a („przedsiębiorca”, SAP, archiwa państwowe, związki rewizyjne, Krajowa Rada Spółdzielcza).
Kontrole w imieniu dyrektora archiwum państwowego przeprowadzać mogą pracownicy archiwów państwowych oraz biegli, ale wyłącznie wtedy, gdy na dokumentach kontrolnych podpisany jest dyrektor archiwum państwowego lub osoba przez niego upoważniona.
Choć są dwa różne rodzaje kontroli, to jednak wspólny jest tryb przeprowadzania tych kontroli
Odpowiednio – w zależności od rodzaju kontroli – Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych lub dyrektor archiwum państwowego, nie później niż w terminie 7 dni przed dniem rozpoczęcia kontroli musi zawiadomić kierownika jednostki o zamiarze jej przeprowadzenia. Oczywiście często towarzyszą temu wcześniejsze ustalenia telefoniczne służące sprawnemu przeprowadzeniu kontroli, ale archiwista może również domagać się zmiany terminu kontroli, w przypadku niedochowania ustawowego terminu. Może też – z różnych innych przyczyn (np. zaplanowany wyjazd na urlop, choroba, oddelegowanie na szkolenie) – także wnioskować o ustalenie innego terminu kontroli.
Kontrola może być przeprowadzona przez jedną osobę lub przez wiele osób. W przypadku więcej niż jednej osoby należy oczekiwać wskazania, kto jest kierownikiem (koordynatorem) zespołu kontrolnego.
Osoby kontrolujące muszą być bądź pracownikiem Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych bądź pracownikiem archiwum państwowego, co oznacza, że muszą być zatrudnieni zgodnie z Kodeksem pracy, czyli mieć status pracownika.
Osobami kontrolującymi mogą być też biegli.
Oznacza to, że w kontroli nie mogą uczestniczyć stażyści, praktykanci, czy wolontariusze, chyba że mają status biegłego. Oczywiście, jeżeli podmiot kontrolowany i kontrolujący dojdą do porozumienia w tym zakresie, to oczywiście kontroli mogą się przyglądać ww. osoby, a nawet w jej trakcie pomagać, ale nie może podmiot kontrolowany być tym zaskakiwany.
Każdy kontroler musi legitymować się ważnym upoważnieniem wydanym – w zależności od rodzaju kontroli – bądź przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych bądź przez dyrektora archiwum państwowego. Najczęściej jest to kontrola dyrektora archiwum państwowego.
2) podstawę prawną kontroli (ważne, bo ta podstawa musi być jednorodna przez całe postępowanie kontrolne);
5) zakres i przedmiot kontroli (ważne, bo ten zakres i przedmiot musi być identyczny przez cały czas trwania kontroli, musi być też precyzyjny, a nie stanowić powtórzenia przepisu ustawy);
6) okres ważności upoważnienia (warto pamiętać, że kontrola nie może trwać dłużej niż 30 dni roboczych w ciągu całego roku kalendarzowego);
7) podpis wydającego upoważnienie
Dodatkowo kontroler musi okazać ważny dokument tożsamości.
Jeżeli kontrolą będzie objęta dokumentacja zawierająca informacje niejawne, kontroler musi okazać upoważnienie do dostępu do takiej dokumentacji.
W przypadku braku któregoś z tych dokumentów, ale także ich nieprawidłowego brzmienia, błędnej podstawy prawnej, błędnego zakresu i przedmiotu kontroli, nie powinniśmy dopuścić kontrolera do kontroli, ponieważ jest wtedy osobą nieupoważnioną.
Na marginesie warto zaznaczyć, że kontrolerowi powinno się wydać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Kontroler nie może odmówić przedstawienia danych potrzebnych do wydania takiego upoważnienia oraz nie może odmówić potwierdzenia odebrania takiego upoważnienia. W innym przypadku nie dopuszczamy kontrolera do kontroli.
Kontroler nie może swobodnie poruszać się w tzw. strefach zamkniętych, które interpretowalibyśmy, jako służbowe (niedostępne dla klientów jednostki). W takich miejscach musi towarzyszyć mu archiwista (jeżeli zostanie wyznaczony przez kierownika jednostki do udziału w całości czynności kontrolnych). Nie oznacza to, że archiwista może nie wpuścić kontrolera np. do magazynu.
Protokół kontroli nie musi zostać podpisany przy udziale kontrolera. Protokół powinien zostać doręczony kontrolowanej jednostce, aby rozpocząć bieg terminów, o których mowa niżej.
Protokół podpisuje wyłącznie kierownik jednostki kontrolowanej oraz kontroler. Archiwista zakładowy nie podpisuje się pod protokołem!
7) zakres i przedmiot kontroli (musi być zgodny z tym co napisano w upoważnieniu);
Ważne, aby zweryfikować, czy protokół nie zawiera błędów, ponieważ stanowi on informację publiczną udostępnianą w Biuletynie Informacji Publicznej jednostki.
Uzgadnianie protokołu i jego podpisanie lub odmowa podpisania
Kierownik jednostki kontrolowanej może:
1) odmówić podpisania protokołu pod warunkiem złożenia pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy – ma na to 7 dni, licząc od dnia otrzymania protokołu;
2) podpisać protokół – maksymalny termin to 14 dni;
3) zgłosić umotywowane zastrzeżenia do protokołu – ma na to maksymalnie 14 dni, licząc od dnia otrzymania protokołu.
Kierownik może też zgłosić zastrzeżenia (14 dni), a jak nie zostaną uwzględnione, to potem odmówić podpisania protokołu (7 dni), ale musi to uzasadnić i wyjaśnić.
Kontroler powinien zbadać nasze zastrzeżenia i:
1) zmienić protokół, opisując w nim co i gdzie zmieniono;
2) nie zmieniać protokołu, ale powinien wyjaśnić dlaczego;
3) gdy odmówiliśmy podpisania, dołączyć nasze wyjaśnienia przyczyn odmowy podpisania.
W ciągu 2 miesięcy od dnia otrzymania podpisanego protokołu (odmowy podpisania) kontroler przekazuje wystąpienie pokontrolne.
3) podstawę prawną kontroli (taka sama jak w upoważnieniu i protokole kontroli);
6) zakres i przedmiot kontroli (takie same jak w upoważnieniu i protokole kontroli);
8) zalecenia dotyczące sposobu usunięcia nieprawidłowości (musi być wskazane, skąd (np. jakich przepisów, wskazówek) wynikają dane zalecenia; muszą być one zgodne z regulacjami obowiązującymi w danym podmiocie);
9) termin usunięcia nieprawidłowości lub termin opracowania harmonogramu realizacji zaleceń i jego wdrożenia (muszą być realne i uwzględniające system wydatkowania środków publicznych);
Znów istotne jest sprawdzenie, czy wystąpienie pokontrolne nie zawiera błędów, ponieważ stanowi ono informację publiczną udostępnianą w Biuletynie Informacji Publicznej jednostki.
Kontroler w ciągu kolejnych 21 dni (od daty doręczenia zastrzeżeń) odnosi się do nich (zmienia lub utrzymuje w mocy zalecenia pokontrolne).
Kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie określonym w wystąpieniu pokontrolnym, informuje kontrolera o sposobie wykonania zaleceń zawartych w tym wystąpieniu i działaniach podjętych w celu usunięcia nieprawidłowości lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Może w ten sposób poprosić o wydłużenie terminu na ich realizację albo wnosić o zaakceptowanie harmonogramu wykonania zaleceń.
W końcu łączny czas trwania kontroli w roku kalendarzowym nie może przekraczać 30 dni roboczych.
Podsumowując pragniemy zwrócić uwagę, że prawa archiwisty (jednostki kontrolowanej) nie mogą stanowić podstawy do uchylania się od przestrzegania obowiązującego prawa w zakresie postępowania z dokumentacją czy od wykonania zaleceń pokontrolnych.
Stanowi o tym przepis art. 21c ust. 8 ustawy archiwalnej:
Jeżeli jednostka kontrolowana nie wykonuje zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych (dyrektor archiwum państwowego) występuje do organu nadrzędnego nad jednostką kontrolowaną albo organu sprawującego nad nią nadzór z wnioskiem o zastosowanie środków nadzoru zmierzających do usunięcia stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości.
[współautorem niniejszego tekstu jest pani Ewa Perłakowska]