Source: https://ir.schaltbaugroup.com/websites/schaltbau/German/5200/erklaerung-zur-unternehmensfuehrung.html
Timestamp: 2020-08-15 02:39:19
Document Index: 211435892

Matched Legal Cases: ['§ 161', '§ 8', '§ 8', '§ 161', 'Art. 19', 'Art. 19', '§ 40', '§ 33', '§ 38', '§ 39']

Erklärung zur Unternehmensführung | SCHALTBAU
Investor Relations Corporate Governance Erklärung zur Unternehmensführung
Vorstand und Aufsichtsrat der Schaltbau Holding AG haben die letzte Entsprechenserklärung gemäß § 161 AktG am 12. Dezember 2019 abgegeben. Diese Erklärung bezieht sich auf die Empfehlungen des Kodex in seiner Fassung vom 7. Februar 2017, die am 24. April 2017 bzw. am 19. Mai 2017 (berichtigte Fassung) im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlicht wurde.
Eine individualisierte Offenlegung der Gesamtvergütung eines jeden Vorstandsmitglieds wird aufgrund des Beschlusses der Hauptversammlung vom 14. Juni 2016 nicht vorgenommen. Dieser Beschluss findet Anwendung auf die Offenlegung über die Vorstandsvergütung für die Geschäftsjahre 2016 bis 2020.
Aufgrund der Funktion der Schaltbau Holding AG als Holding-Gesellschaft ist der Mitarbeiterkreis zahlenmäßig begrenzt. Eine langfristige Nachfolgeplanung, die primär auf potenzielle interne Nachfolger abzustellen hat, ist deswegen schwer umsetzbar. Im Hinblick auf die aktuelle Altersstruktur des Vorstands und die Laufzeit der Organbestellungen ist derzeit keine Altersgrenze für die Mitglieder des Vorstands vorgesehen.
Zu 5.3.3:
Der Aufsichtsrat hat keinen Nominierungsausschuss gebildet, der ausschließlich mit Vertretern der Anteilseigner besetzt ist. Von der Einsetzung eines solchen Nominierungsausschusses wurde insbesondere im Hinblick darauf abgesehen, dass ein gleichmäßiger Informationsfluss aller unternehmens- und entscheidungsrelevanten Belange an alle Aufsichtsratsmitglieder in einem 6-köpfigen Aufsichtsrat sehr gut erreicht werden kann. Die bisherige Praxis der Vorbereitung von Personalentscheidungen des Aufsichtsrats zum Vorstand im Personalausschuss hat sich darüber hinaus als effizient erwiesen.
Zur Zusammensetzung des Aufsichtsrats, zur Amtszeit seiner Mitglieder und zu deren Amtsniederlegung gelten die Regelungen zu §§ 8 und 9 der Satzung in der jeweils gültigen Fassung. Dabei achtet der Aufsichtsrat darauf, dass seine Mitglieder insgesamt über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen verfügen.
Auch wenn der Aufsichtsrat bislang davon absieht, konkrete Ziele für seine Zusammensetzung zu benennen, wird grundsätzlich angestrebt, den Anteil von Frauen im Aufsichtsrat nachhaltig zu steigern.
Eine Altersgrenze sowie eine Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat ist bisher nicht festgelegt worden, da der Aufsichtsrat der Auffassung ist, dass die individuellen Kenntnisse und Erfahrungen von Aufsichtsratsmitgliedern für die Besetzung einer solchen Position von entscheidender Bedeutung sind. Mit einer Beendigung der Zugehörigkeit allein aufgrund einer festen Altersgrenze würden der Gesellschaft diese Kenntnisse und Erfahrungen ohne hinreichenden Grund verloren gehen.
Von einer individualisierten Offenlegung der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder wurde abgesehen, da sich die Struktur der Vergütung aus der Satzung ergibt. Die Vergütung ist teilweise aufwandsabhängig. Die Mitgliedschaft in Ausschüssen wird fest vergütet.
Corporate Governance Bericht gemäß Ziffer 3.10 des Deutschen Corporate Governance Kodex
Unter Corporate Governance versteht die Schaltbau Holding AG die verantwortungsvolle, transparente und auf langfristige Wertschöpfung ausgelegte Leitung und Überwachung von Unternehmen. Eine gute Corporate Governance bildet daher die Basis für nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg und ist für uns zugleich eine wichtige Voraussetzung, um das Vertrauen unserer Stakeholder in unsere Arbeit zu stärken.
Corporate Governance bildet den Ordnungsrahmen für die Führung und Kontrolle eines Unternehmens. Dazu gehören unter anderem seine Organisation und Werte sowie seine geschäftspolitischen Grundsätze und Leitlinien. Der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK) gibt Empfehlungen und Anregungen für eine gute und verantwortungsvolle Unternehmensführung und -kontrolle. Die für diesen Zweck eingerichtete Regierungskommission hat die Inhalte des DCGK auf Basis wesentlicher Vorschriften sowie national und international anerkannter Standards der Unternehmensführung erarbeitet. Sie überprüft diese regelmäßig unter Einbezug aktueller Entwicklungen und passt sie bei Bedarf an.
Vorstand und Aufsichtsrat der Schaltbau Holding AG richten ihre Arbeit an den Empfehlungen und Anregungen des DCGK aus. Eine gute Corporate Governance sehen wir als eine wesentliche Voraussetzung dafür, den Unternehmenswert im Interesse aller beteiligten Stakeholder nachhaltig zu steigern. Sie trägt dazu bei, das Vertrauen unserer Aktionäre, Kunden, Mitarbeiter, Geschäftspartner und Investoren in unsere Arbeit zu stärken und dem stetig wachsenden Informationsbedarf nationaler und internationaler Interessengruppen gerecht zu werden.
Die Schaltbau Holding AG unterliegt den Vorschriften des deutschen Aktienrechts, des Drittelbeteiligungsgesetzes und den Kapitalmarktregelungen sowie den Bestimmungen der Satzung und der Geschäftsordnungen für Vorstand und Aufsichtsrat. Mit seinen Organen Vorstand und Aufsichtsrat hat die Schaltbau Holding AG eine zweigeteilte Leitungs- und Überwachungsstruktur. Vorstand und Aufsichtsrat sind und fühlen sich den Interessen der Aktionäre und dem Wohle des Unternehmens verpflichtet. Sie arbeiten eng und vertrauensvoll im Interesse der Schaltbau-Gruppe zusammen. Zu den Themenschwerpunkten der Zusammenarbeit von Vorstand und Aufsichtsrat wird ergänzend auf den Bericht des Aufsichtsrats verwiesen.
Der Vorstand der Schaltbau Holding AG (gegenwärtig bestehend aus drei Mitgliedern) leitet die Gesellschaft in eigener Verantwortung und führt deren Geschäfte. Er ist für die strategische Ausrichtung der Schaltbau-Gruppe, für die Planung und Festlegung des Unternehmensbudgets, für die Überwachung der Beteiligungen sowie die konzernübergreifende Finanzierung zuständig. Er stimmt sich dabei eng mit dem Aufsichtsrat ab und informiert ihn regelmäßig, zeitnah und umfassend in mündlicher und schriftlicher Form über die Geschäftslage und -politik, grundsätzliche Fragen der Finanz-, Investitions- und Personalpolitik sowie die Rentabilität und die Risikosituation der Schaltbau Holding AG und des Konzerns.
Des Weiteren ist der Vorstand verantwortlich für die Aufstellung der gesetzlich erforderlichen Berichte, z. B. der Jahres-/Konzernabschlüsse und Zwischenfinanzberichte. Er trägt ferner Sorge für ein angemessenes Risikomanagement inklusive des internen Kontrollsystems sowie eine regelmäßige, zeitnahe und umfassende Berichterstattung an den Aufsichtsrat über alle für den Konzern relevanten Fragen der Strategie, der Unternehmensplanung, der Geschäftsentwicklung, der Finanzierung und des Risikomanagements sowie der Compliance. Zustimmungsvorbehalte des Aufsichtsrats sind in einer Geschäftsordnung für den Vorstand festgelegt. Die Zuständigkeiten innerhalb des Vorstands regelt ein Geschäftsverteilungsplan. Die Arbeit des Vorstands ist auf die langfristig angelegte, nachhaltige Steigerung des Unternehmenswertes ausgerichtet.
Der Aufsichtsrat der Schaltbau Holding AG besteht gemäß § 8 Abs. 1 der Satzung in der Fassung vom 18. Juni 2019 aus sechs Mitgliedern. Er besteht zu zwei Dritteln aus Anteilseigner- und zu einem Drittel aus Arbeitnehmervertretern. Die Vertreter der Anteilseigner werden von der Hauptversammlung, die Vertreter der Arbeitnehmer werden von den Arbeitnehmern gewählt. Die Amtszeit der Mitglieder des Aufsichtsrats dauert – sofern die Anteilseignervertreter nicht für eine kürzere Amtszeit gewählt werden – bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt.
Die letzte turnusmäßige Neuwahl der Anteilseignervertreter des Aufsichtsrats erfolgte in der Hauptversammlung am 14. Juni 2016. Auf der ordentlichen Hauptversammlung am 8. Juni 2017 erfolgte die Nachwahl eines neuen Mitglieds des Aufsichtsrats und auf der ordentlichen Hauptversammlung am 7. Juni 2018 erfolgte die Nachwahl von insgesamt drei neuen Mitgliedern des Aufsichtsrats. Die Amtszeit aller Vertreter der Anteilseigner endet mit dem Ablauf der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2020 beschließt. Der Aufsichtsrat wählt aus den Mitgliedern des Gremiums seinen Vorsitzenden und dessen Stellvertreter.
Der Aufsichtsrat setzt sich zum 31. Dezember 2019 aus folgenden Personen zusammen:
Hans Fechner (Vorsitzender)
Dr. Thorsten Grenz (Stellv. Vorsitzender)
Der Aufsichtsratsvorsitzende nimmt die Belange des Aufsichtsrats nach außen wahr. Der Aufsichtsrat bestellt die Mitglieder des Vorstands und überwacht und berät den Vorstand bei der Führung der Geschäfte. Hierzu erörtert er mit dem Vorstand in regelmäßigen Abständen die Strategie und deren Umsetzung, die Planung, die laufende Geschäftsentwicklung sowie die Risikolage und Themen der Compliance. Wesentliche Entscheidungen des Vorstands bedürfen der Zustimmung des Aufsichtsrats. Der Aufsichtsrat tritt turnusmäßig fünf Mal jährlich zusammen. Er prüft den Jahresabschluss und den Konzernabschluss unter Berücksichtigung des schriftlichen Prüfungsberichts und der mündlichen Berichterstattung des Abschlussprüfers; auf dieser Grundlage wird der Jahresabschluss festgestellt und der Konzernabschluss gebilligt.
Der Aufsichtsrat der Schaltbau Holding AG hat einen Strategie- und Technikausschuss, einen Personalausschuss, einen Ad-hoc-Ausschuss für Personalentwicklung und Organisationsstruktur und einen Prüfungsausschuss gebildet. Der Strategie- und Technikausschuss setzt sich aus den Mitgliedern Dr. Hans Fechner (Vorsitz), Andreas Knitter, Jeannine Pilloud und Achim Stey zusammen. Dem Personalausschuss gehören Dr. Hans Fechner (Vorsitz), Herbert Treutinger und Prof. Dr. Thorsten Grenz an und dem Ad-hoc-Ausschuss für Personalentwicklung und Organisationsstruktur gehören Jeannine Pilloud (Vorsitz), Herbert Treutinger und Andreas Knitter an. Der Prüfungsausschuss schließlich setzt sich aus den Mitgliedern Prof. Dr. Thorsten Grenz (Vorsitz), Dr. Hans Fechner, Andreas Knitter und Achim Stey zusammen.
Von der Einsetzung weiterer Ausschüsse wurde insbesondere im Hinblick darauf, dass ein gleichmäßiger Informationsfluss aller unternehmens- und entscheidungsrelevanten Belange an alle Aufsichtsratsmitglieder in einem sechsköpfigen Aufsichtsrat sehr gut erreicht werden kann, abgesehen. Die Bildung weiterer Ausschüsse kann jedoch im Bedarfsfall erfolgen.
Der Aufsichtsrat ist beschlussfähig, wenn mindestens vier Mitglieder an der Beschlussfassung teilnehmen. Beschlüsse werden mit einfacher Stimmenmehrheit gefasst, soweit nicht das Gesetz oder die Satzung etwas anderes bestimmen. Bei Stimmengleichheit entscheidet das Votum des Aufsichtsratsvorsitzenden.
Der Aufsichtsrat setzt sich nach eigener Prüfung aus einer angemessenen Zahl an unabhängigen Mitgliedern zusammen und er überprüft in Übereinstimmung mit dem Deutschen Corporate Governance Kodex regelmäßig, mindestens alle zwei Jahre, die Effizienz seiner Arbeit. Soweit Anhaltspunkte für Interessenkonflikte von Aufsichtsratsmitgliedern vorlagen, haben diese an den Abstimmungen im Aufsichtsrat nicht teilgenommen oder sich der Stimme enthalten.
Die Schaltbau Holding AG verfolgt kein gesondertes Diversitätskonzept im Hinblick auf die Zusammensetzung von Vorstand und Aufsichtsrat. Chancengleichheit und strikte Ablehnung jeglicher Form von Diskriminierung sind in der Unternehmenskultur der Schaltbau Holding AG fest verankert. Vor diesem Hintergrund wird bei der Besetzung der Leitungsorgane der Gesellschaft allein auf die fachliche Qualifikation und Kompetenz der Kandidaten geachtet. Aspekte wie Geschlecht, Rasse, Alter, Hautfarbe, Religion, Familienstand, sexuelle Ausrichtung, Herkunft sowie körperliche oder geistige Beeinträchtigung der jeweiligen Person bleiben dabei außer Betracht.
Festlegungen von Zielgrößen zur Förderung der Teilhabe von Frauen und Männern an Führungspositionen
Der Aufsichtsrat hat für den Frauenanteil im Vorstand der Schaltbau Holding AG eine Zielgröße von 33,33 % und für den Frauenanteil im Aufsichtsrat der Schaltbau Holding AG eine Zielgröße von 16,67 % festgelegt. Diese Zielgrößen sind bis zum 30. Juni 2022 zu erreichen. Zum Jahresende 2019 belief sich der Frauenanteil im Aufsichtsrat auf 16,67 % und im Vorstand auf 0%.
Bezüglich des Frauenanteils in Führungspositionen unterhalb der Vorstandsebene hat der Vorstand eine Zielgröße von 10 % für die Geschäftsführerebene und eine Zielgröße von 10 % für das mittlere Management beschlossen. Diese Zielgrößen sind bis zum 30. Juni 2022 zu erreichen. Zum Jahresende 2019 belief sich der Frauenanteil auf der Geschäftsführerebene auf 0 % und im mittleren Management auf 9 %.
Die Hauptversammlung ist das dritte Organ des Unternehmens. Die Aktionäre nehmen ihre Rechte in der Hauptversammlung wahr und üben dort ihr Stimmrecht aus. Die Schaltbau Holding AG verfügt nur über voll stimmberechtigte Aktien. Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die ordentliche Hauptversammlung findet einmal jährlich innerhalb der ersten acht Monate des Geschäftsjahres statt. Der Aufsichtsratsvorsitzende führt den Vorsitz der Hauptversammlung. Die Tagesordnung für die Hauptversammlung einschließlich der für die Hauptversammlung verlangten Berichte und Unterlagen werden auf der Internetseite der Gesellschaft veröffentlicht.
Die Hauptversammlung beschließt in allen ihr durch Gesetz zugewiesenen Angelegenheiten insbesondere über die Verwendung des Bilanzgewinns, Wahl des Aufsichtsrats, Entlastung der Mitglieder von Vorstand und Aufsichtsrat, Bestellung des Abschlussprüfers sowie über Satzungsänderungen und Kapitalmaßnahmen. Jeder Aktionär ist berechtigt, an der Hauptver­sammlung teilzunehmen.
Zur Erleichterung der persönlichen Wahrnehmung ihrer Rechte stellt die Schaltbau Holding AG den Aktionären für die ordentliche Hauptversammlung einen weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter zur Verfügung. In der Einberufung der Hauptversammlung wird erläutert, wie im Vorfeld der Hauptversammlung Weisungen zur Stimmrechtsausübung erteilt werden können. Daneben bleibt es den Aktionären unbenommen, sich durch einen Bevollmächtigten ihrer Wahl vertreten zu lassen. Die Aktionäre können einen Stimmrechtsvertreter für die Hauptversammlung benennen, der das Stimmrecht des Aktionärs weisungsgebunden ausübt. Entsprechende Vollmachtsformulare sind in der Eintrittskarte enthalten, die den Aktionären ausgehändigt wird.
Der Konzernabschluss der Schaltbau Holding AG wird nach den Grundsätzen der International Financial Reporting Standards (IFRS), der Jahresabschluss der Schaltbau Holding AG nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) erstellt. Sowohl Konzern- als auch Jahresabschluss wurden von der PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, geprüft, die auf Vorschlag des Aufsichtsrats, der sich die Empfehlung des Prüfungsausschusses des Aufsichtsrats stützte, von der Hauptversammlung gewählt wurde, und vom Aufsichtsrat gebilligt bzw. festgestellt. Der Konzernabschluss und der Jahresabschluss werden öffentlich zugänglich gemacht.
Den Prüfungsauftrag hat der Aufsichtsratsvorsitzende erteilt, der sich vor Unterbreitung des Wahlvorschlags an die Hauptversammlung von der Unabhängigkeit der Abschlussprüfer überzeugt hat. Der Abschlussprüfer berichtet über alle für die Aufgabe des Aufsichtsrats wesentlichen Frage­stellungen und Vorkommnisse, die sich bei der Abschlussprüfung ergeben, unverzüglich an den Aufsichtsratsvorsitzenden. Der Vorsitzende wird informiert, wenn der Abschlussprüfer Tatsachen feststellt, die eine Unrichtigkeit der vom Vorstand und Aufsichtsrat nach § 161 AktG abgegebenen Entsprechenserklärung ergeben.
Der verantwortungsbewusste Umgang mit geschäftlichen Risiken gehört zu den Grundsätzen guter Unternehmensführung. Der Vorstand sorgt für ein angemessenes Risikomanagement und Risikocontrolling im Unternehmen. Das im Schaltbau-Konzern implementierte Risikomanagementsystem ist darauf ausgelegt, Risiken einerseits früh zu erkennen, Schaden zu vermeiden oder Gefährdungen zu verhindern und andererseits Chancen bewusst wahrnehmen zu können. Im zusammengefassten Lagebericht für die Schaltbau Holding AG und den Konzern werden im Rahmen des Prognose-, Risiko- und Chancenberichts das Risikomanagementsystem inklusive des rechnungslegungsbezogenen internen Kontrollsystems sowie die spezifischen Risiken des Konzerns im Detail dargestellt.
Die unter dem Begriff „Compliance“ zusammengefassten Aktivitäten der Gesellschaft dienen der Einhaltung und Beachtung der für die Geschäftstätigkeit der Schaltbau Holding AG und ihrer Konzernunternehmen geltenden gesetzlichen Bestimmungen, der Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex sowie der unternehmensinternen Richtlinien und Anweisungen.
Das Compliance-Management-System der Schaltbau Holding AG setzt sich aus einer Vielzahl von unternehmensinternen Maßnahmen und Prozessen zusammen. Im Zentrum dieser Maßnahmen und Prozesse steht die Etablierung eines hauptamtlichen Compliance Officers, der von Mitarbeitern in Compliance-Funktionen in verschiedenen Tochtergesellschaften unterstützt wird. Das Compliance-Management-System dient dem Anspruch, nach ethischen Grundsätzen zu handeln und alle geltenden Gesetze, unternehmensinternen Richtlinien und freiwilligen Selbstverpflichtungen zu beachten. Neben den allgemeinen Compliance-Feldern achtet die Gesellschaft insbesondere auf die Einhaltung der besonderen Compliance-Felder Datenschutz, IT-Sicherheit, Wettbewerb und Korruption.
Die Wirksamkeit des Compliance-Management-Systems wird laufend überprüft und an Entwicklungen, veränderte Risiken und neue rechtliche Anforderungen angepasst. Die ständige Anpassung und Verbesserung der Compliance sowie des Risikomanagements bleiben eine ständige Aufgabe des Managements.
Die Schaltbau Holding AG nutzt zur zeitnahen Information der Anleger die Website des Unternehmens: www.schaltbaugroup.com/. Neben dem Geschäftsbericht sowie den Zwischenfinanzberichten werden Anteilseigner und Dritte in der Form von Ad-hoc-Mitteilungen und Finanzmitteilungen bzw. Pressemitteilungen über aktuelle Entwicklungen informiert. Die Schaltbau Holding AG publiziert einen Finanzkalender zu allen wesentlichen Terminen und Veröffentlichungen der Gesellschaft mit ausreichendem zeitlichen Vorlauf.
Meldepflichtige Wertpapiergeschäfte, wesentliche Stimmrechtsanteile und mitteilungspflichtiger Aktienbesitz
Die Schaltbau Holding AG veröffentlicht entsprechend der Regelungen der Marktmissbrauchsverordnung (MAR) unverzüglich nach deren Eingang die sog. Directors’ Dealings-Meldungen nach Art. 19 MAR, also die Mitteilungen von Mitgliedern des Vorstands und des Aufsichtsrats und von anderen Personen, die Führungsaufgaben bei der Schaltbau Holding AG im Sinne von Art. 19 MAR wahrnehmen, sowie mit diesen Personen in enger Beziehung stehenden natürlichen und juristischen Personen über Wertpapiergeschäfte mit Bezug auf die Schaltbau Holding-Aktie. Diese Meldungen werden auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.schaltbaugroup.com/ veröffentlicht.
Die Gesellschaft veröffentlicht gem. § 40 WpHG unverzüglich, spätestens drei Handelstage nach Zugang, Mitteilungen über den Erwerb oder die Veräußerung bedeutender Stimmrechtsanteile bzw. über das Halten von entsprechenden Finanzinstrumenten (Informationen nach § 33 Absatz 1 Satz 1, Absatz 2 und § 38 Absatz 1 Satz 1 sowie § 39 Absatz 1 Satz 1 oder nach entsprechenden Vorschriften anderer Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder anderer Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum).
Der Vorstandssprecher Dr. Albrecht Köhler hielt zum Stichtag 31. Dezember 2019 insgesamt 1.888 Aktien an der Schaltbau Holding AG, das entspricht 0,02 % der Stimmrechte. Darüber hinaus hielten Mitglieder von Vorstand und Aufsichtsrat zu diesem Stichtag weder direkt noch indirekt über zuzurechnende Personen (Ehegatten und Verwandte ersten Grades) bzw. Gesellschaften Aktien an der Schaltbau Holding AG.
Aktienoptionsprogramme und ähnliche wertpapierorientierte Anreizsysteme
Ab dem Geschäftsjahr 2020 existieren wertpapierorientierte Anreizsysteme bei der Schaltbau Holding AG.
Weitere wesentliche Unternehmensführungspraktiken
Zur Förderung des Vertrauens von Anlegern, Mitarbeitern, Geschäftspartnern sowie der Öffentlichkeit wurde ergänzend zu den Corporate-Governance-Grundsätzen ein Verhaltenskodex der Schaltbau Gruppe (Code of Conduct) erstellt. Dieser Verhaltenskodex definiert Verhaltensrichtlinien als Mindeststandards, die für jeden Schaltbau-Mitarbeiter weltweit verbindlich sind. Der vollständige Verhaltenskodex ist auf der Homepage der Schaltbau Holding AG unter www.schaltbaugroup.com/ veröffentlicht.