Source: https://npblegal.net/info/privacy/
Timestamp: 2020-07-13 17:37:44+00:00
Document Index: 11908870

Matched Legal Cases: ['art. 16', 'art. 8', 'art. 4', 'art. 4', 'art. 14', 'art. 2359', 'art. 34', 'art. 15']

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REGOLAMENTO IN MATERIA DI PROTEZIONE E SICUREZZA DEL TRATTAMENTO DATI IN CONFORMITA’ CON IL REGOLAMENTO EUROPEO 679/2016 IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI -PUBBLICATO SULLA GAZZETTA UFFICIALE DELL’UNIONE EUROPEA IL 4 MAGGIO 2016 ED ENTRATO IN VIGORE IL 24 MAGGIO 2016
A seguito dell’entrata in vigore della Regolamento Europeo 679/2016 in materia di protezione dei dati personali -pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea il 4 maggio 2016 ed entrato in vigore il 24 maggio 2016 e che è applicabile in via diretta in tutti i Paesi UE a partire dal 25 maggio 2018- l’azienda ha deciso di munirsi di un nuovo Regolamento in materia di Protezione e Sicurezza del Trattamento Dati, al fine di adeguarsi alle normative vigenti.
Il Regolamento Europeo disciplina le modalità di trattamento dei dati personali delle persone fisiche sotto un triplice profilo:
Il consenso informato nel momento acquisitivo dei dati;
la tutela nel momento di circolazione dei dati.
Giusto infatti sottolineare che la Disciplina legale della Tutela nel trattamento dei Dati si ispira al riconosciuto e tutelato diritto dell’individuo di disporre dei propri dati, quali aspetti del fondamentale diritto di identità e personalità (art. 16 del TFUE, art. 8 della carta dei Diritti Fondamentali) .
Il termine indica il Principio su cui si fonda il Regolamento Europeo entrato in vigore in Italia dal 24 Maggio 2018. Si tratta della responsabilità che il Titolare del trattamento ha e che si manifesta attraverso il garantire l’efficacia della tutela predisposta mediante azioni che includono il riesame e l’aggiornamento costante di tutte le condizioni adottate.
L’art. 4 del Regolamento Europeo fornisce le seguenti definizioni:
Dato Personale: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile. Si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento ad un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi alla ubicazione, un identificativo online o ad uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica , fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.
Trattamento: qualsiasi operazione o insieme di operazioni compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.
per quanto riguarda un titolare del trattamento con stabilimenti in più di uno Stato membro, il luogo della sua amministrazione centrale nell’Unione, salvo che le decisioni sulle finalità e i mezzi del trattamento di dati personali siano adottate in un altro stabilimento del titolare del trattamento nell’Unione e che quest’ultimo stabilimento abbia facoltà di ordinare l’esecuzione di tali decisioni, nel qual caso lo stabilimento che ha adottato siffatte decisioni è considerato essere lo stabilimento principale;
con riferimento a un responsabile del trattamento con stabilimenti in più di uno Stato membro, il luogo in cui ha sede la sua amministrazione centrale nell’Unione o, se il responsabile del trattamento non ha un’amministrazione centrale nell’Unione, lo stabilimento del responsabile del trattamento nell’Unione in cui sono condotte le principali attività di trattamento nel contesto delle attività di uno stabilimento del responsabile del trattamento nella misura in cui tale responsabile è soggetto a obblighi specifici ai sensi del presente regolamento
oppure un reclamo è stato proposto a tale autorità di controllo.
trattamento di dati personali che ha luogo nell’ambito delle attività di stabilimenti in più di uno Stato membro di un titolare del trattamento o responsabile del trattamento nell’Unione ove il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento siano stabiliti in più di uno Stato membro;
Servizio della società dell’informazione: il servizio definito all’articolo 1, paragrafo 1, lettera b), della direttiva (UE) 2015/1535 del Parlamento europeo e del Consiglio;
NPBLEGAL è struttura di professionisti autonomi tra loro che presta servizi di consulenza.
TRATTAMENTO DEI DATI DI NPBLEGAL
NPBLEGAL dichiara di essere unico Titolare del trattamento dei dati raccolti e conservati e di trattare i dati in conformità con le indicazioni di legge e quindi in maniera lecita (cioè fondata sul consenso dell’interessato) corretta (attraverso l’informazione all’interessato circa la raccolta, l’utilizzo e altri eventuali successivi trattamenti dei dati forniti) trasparente (attraverso modalità predefinite e rese note all’interessato in modo chiaro, semplice e accessibile).
NPBLEGAL dichiara:
di raccogliere i dati per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità;
di raccogliere dati adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati (in osservanza del principio della «minimizzazione dei dati» espresso dal Regolamento Europeo);
di raccogliere dati esatti e, se necessario, aggiornati; devono essere adottate tutte le misure ragionevoli per cancellare o rettificare tempestivamente i dati inesatti rispetto alle finalità per le quali sono trattati (in osservanza del principio di «esattezza» espresso dal Regolamento Europeo);
di conservare i dati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati; i dati personali possono essere conservati per periodi più lunghi a condizione che siano trattati esclusivamente a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici, conformemente all’articolo 89, paragrafo 1 del Regolamento Europeo, fatta salva l’attuazione di misure tecniche e organizzative adeguate richieste dal Regolamento Europeo a tutela dei diritti e delle libertà dell’interessato (in osservanza del principio della «limitazione della conservazione» espresso dal Regolamento Europeo);
di trattare i dati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, in modo tale da evitare trattamenti non autorizzati o illeciti e difendere i dati dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali (in osservanza del principio della «integrità e riservatezza» espresso dal Regolamento Europeo).
Sebbene la tutela legale offerta dalla normativa in materia di trattamento dei dati si riferisce ai soli dati delle Persone fisiche, è pur vero che NPBLEGAL si impegna a prestare attenzione nelle ipotesi in cui attraverso i dati delle persone giuridiche si acquisiscano dati di persone fisiche. In queste ipotesi NPBLEGAL dichiara di tutelare i dati personali di persone fisiche acquisiti per via mediata dalle persone giuridiche
Premesse le definizioni di legge di cui all’art. 4 Regolamento Europeo (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 Aprile 2016 sopra riportate, qui di seguito NPBLEGAL dichiara l’ambito specifico del Trattamento dati che adopera in relazione alla attività svolta.
NPBLEGAL tratta Dati Personali con esclusione di quelli genetici, biometrici o relativi alla salute.
NPBLEGAL raccoglie dati con finalità dirette alla gestione della partecipazione di professionisti a corsi di formazione in qualità di Discenti e/o Relatori a corsi/convegni/congressi ECM.
NPBLEGAL può raccogliere i dati tramite schede di adesione che contengono nome, cognome, indirizzo (privato e professionale), professione, curriculum, codice fiscale e vengono allegate ad eventuali conferimenti di mandato ricevuti. NPBLEGAL può anche raccogliere dati attraverso la conclusione di accordi con partners operativi.
NPBLEGAL può raccogliere (ove capiti) anche i dati per via telematica. Prima di iniziare o proseguire il trattamento i sistemi informativi e i programmi informatici sono configurati riducendo al minimo l’utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in modo da escluderne il trattamento quando le finalità perseguite nei singoli casi possono essere realizzate mediante, rispettivamente, dati anonimi od opportune modalità che permettano di identificare l’interessato solo in caso di necessità.
Il trattamento dei dati oggetto viene effettuato unicamente con riferimento ad operazioni, nonché con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati, strettamente indispensabili in rapporto ai sopra indicati obblighi, compiti o finalità.
Fin dove possibile i dati sono raccolti, di regola, presso l’interessato mediante comunicazione di dati che deve avvenire di regola direttamente a quest’ultimo.
Come tutti i siti web anche il sito di NPBLEGAL (www.npblegal.net) fa uso di log files nei quali vengono conservate informazioni raccolte in maniera automatizzata durante le visite degli utenti. Le informazioni raccolte potrebbero essere le seguenti:
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Le informazioni che gli utenti del sito riterranno di rendere pubbliche tramite i servizi e gli strumenti messi a disposizione degli stessi, sono fornite dall’utente consapevolmente e volontariamente, esentando il presente sito da qualsiasi responsabilità in merito ad eventuali violazioni delle leggi. Spetta all’utente verificare di avere i permessi per l’immissione di dati personali di terzi o di contenuti tutelati dalle norme nazionali ed internazionali. I dati raccolti dal sito durante il suo funzionamento sono utilizzati esclusivamente per le finalità sopra indicate e conservati per il tempo strettamente necessario a svolgere le attività precisate. In ogni caso i dati rilevati dal sito non saranno forniti mai a terzi, per nessuna ragione, a meno che non si tratti di legittima richiesta da parte dell’autorità giudiziaria e nei soli casi previsti dalla legge. Il sito Web di NPBLEGAL ha dei links con altri siti Web. Pur avendo raggiunto accordi con i titolari di detti siti per una corretta gestione dei dati, NPBLEGAL non può essere ritenuta responsabile della tutela delle informazioni su questi altri siti Web.
A parte quanto specificato per i dati di navigazione, l’utente è libero di fornire i dati personali per richiedere i servizi offerti dalla struttura di professionisti autonomi tra loro Il loro mancato conferimento può comportare l’impossibilità di ottenere il servizio richiesto.
Avvisiamo i minori di non fornire dati personali senza il consenso dei genitori
Modalità di conservazione dei dati.
NPBLEGAL custodisce i dati in una banca dati elettronica (aggiornata periodicamente) formata da un data base costituito da un unico file in excel custodito presso la sede di NPBLEGAL.
Figure preposte al trattamento dei dati.
NPBLEGALtratta i dati attraverso le seguenti figure: Titolare del trattamento.
NPBLEGALrilascia all’interessato l’informativa relativa alla raccolta e al trattamento di dati personali .
L’informativa viene rilasciata per iscritto o (se richiesto dall’interessato) anche in via orale ed in tal caso NPBLEGALsi impegna a comprovare con altri mezzi (fotocopia documento di identità per esempio) l’identità dell’interessato nel rispetto di quanto previsto dall’Art. 12 comma 1 del Regolamento Europeo.
NPBLEGAL dichiara di aver adottato una Informativa in forma concisa, trasparente, intelligibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro come da esempio di Informativa allegato al presente regolamento
NPBLEGAL dichiara che l’informativa viene resa
– preventivamente all’atto della raccolta dei dati presso lo stesso interessato;
– all’atto della registrazione dei dati , se raccolti in altro modo.
l’origine e la tipologia dei dati personali oggetto del trattamento;
l’identità esatta e tutti i dati di contatto del Titolare del Trattamento dei Dati o del suo eventuale rappresentante nel territorio italiano;
le finalità e modalità del trattamento (BC2CONSULTING SRLS si impegna ad inviare una nuova Informativa ed a raccogliere un nuovo consenso nel caso in cui cambino le finalità dei dati);
l’identità esatta e tutti i dati di contatto del Responsabile del Trattamento dei Dati;
i soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati: è il caso dell’Amministrazione del Personale affidata a Studio esterno;
la richiesta di consenso;
l’indicazione all’interessato del diritto di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati;
la specifica e chiara indicazione dei diritti di revoca del consenso, di accesso ai dati, di rettifica, di cancellazione (c.d. diritto all’oblio garantito dal regolamento Europeo), di limitazione del trattamento, di portabilità dei dati e di opposizione;
l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4 del Regolamento Europeo e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.
Se i dati raccolti non vengono forniti direttamente dall’Interessato, NPBLEGAL l’Informativa oltre ai su elencati dati dovrà indicare anche :
il periodo di conservazione dei dati personali, oppure –se questo non è possibile- i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
Se i dati sono raccolti a distanza NPBLEGAL si impegna ad inviare l’Informativa entro il termine massimo di 1 mese da quando i dati sono stati raccolti o, nel caso in cui i dati vengano raccolti per comunicazioni dirette all’interessato, non oltre la prima comunicazione a questi dei sui dati personali.
NPBLEGAL comunque dichiara di essere consapevole che, in conformità al dettato dell’art. 14 paragrafo 5 del regolamento Europeo, quanto sopra non si applica nelle ipotesi in cui:
c) l’ottenimento o la comunicazione sono espressamente previsti dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento e che prevede misure appropriate per tutelare gli interessi legittimi dell’interessato;
NPBLEGAL non applica le norme in materia di Protezione dei Dati quando:
il trattamento dei dati deve essere effettuato unicamente nell’ambito dei rapporti intercorrenti tra persone giuridiche, imprese, enti o associazioni;
i dati oggetto di trattamento devono essere relativi alla persona giuridica, impresa, ente o associazione;
il trattamento deve essere effettuato per finalità amministrativo-contabili.
NPBLEGALapplica il le norme in tema di Privacy quando:
il titolare o l’interessato del trattamento dei dati sono persone fisiche;
il titolare o l’interessato del trattamento dati sono persone giuridiche, ma fuori dall’ambito delle finalità amministrativo-contabili.
Inoltre con esclusione della diffusione il consenso non è richiesto quando il trattamento riguarda la comunicazione di dati tra società, enti o associazioni con società controllanti, controllate o collegate ai sensi dell’art. 2359 del codice civile ovvero con società sottoposte a comune controllo, nonché tra consorzi, reti di imprese e raggruppamenti e associazioni temporanei di imprese con i soggetti ad essi aderenti, per le finalità amministrativo contabili come definite dall’art. 34 comma 1-ter, e purchè queste finalità siano previste espressamente con determinazione resa agli interessati all’atto dell’informativa .
NPBLEGAL nel caso di diffusione dei dati a terzi (consulenti – gestori di attività in outsourcing) per motivi di organizzazione o per altri motivi (attività di gestione amministrativa, fiscale o di rapporti economici) non richiede consenso da parte di coloro cui i dati personali si riferiscono, essendo i Terzi comunque Incaricati al trattamento Dati, mentre Titolare del trattamento, è sempre NPBLEGAL che ne effettua la raccolta.
NPBLEGAL però si assicura che i Terzi rilascino al Titolare, dichiarazione di garanzia di corretta gestione dei Dati Personali loro affidati, in attuazione delle disposizioni ricevute.
NPBLEGAL adotta il disciplinare tecnico in relazione alle misure minime in materia di sicurezza di cui all’Allegato B del Codice in materia di protezione dei dati personali.
La rete dati di NPBLEGALsi compone di un server e di 12 postazioni fisse collegate in rete via cavo o wi-fi al server centrale.
Pertanto in riferimento al Trattamento Dati con Strumenti Elettronici utilizza un sistema di autenticazione informatica.
NPBLEGAL si impegna a non accettare forme di consenso tacito o mediante opzioni già preselezionate.
NPBLEGAL si impegna a richiedere nuovo consenso agli interessati per i dati già raccolti prima dell’entrata in vigore del Regolamento Europeo, solo se questo dati non corrispondono al Regolamento n. 2016/679 precedentemente vigente.
NPBLEGAL si impegna a fare in modo che se il consenso dell’interessato è prestato nel contesto di una dichiarazione scritta che riguarda anche altre questioni, la richiesta di consenso è presentata in modo chiaramente distinguibile dalle altre materie, in forma comprensibile e facilmente accessibile, utilizzando un linguaggio semplice e chiaro.
I DIRITTI DELL’INTERESSATO)
Ai sensi dell’art. 15 del Regolamento Europeo, l’Utente interessato al trattamento dei dati ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento:
A) (Diritto di accesso dell’interessato) la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:
e categorie di dati personali in questione;
B) (Diritto di Rettifica) L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l’interessato ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.
C) (Diritto alla cancellazione detto anche “Diritto all’oblio”) L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il titolare del trattamento ha l’obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali, se sussiste uno dei motivi seguenti:
i dati personali sono stati raccolti relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione di cui all’articolo 8, paragrafo 1
D) (Diritto di limitazione del Trattamento) L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi:
Al fine di rendere più trasparente la propria condotta in tema di raccolta e trattamento dei dati e di agevolare l’Interessato nell’esercizio della tutela dei propri diritti, BC2CONSULTING SRLS allega al presente documento i facsimile dei documenti utili all’esercizio dei propri diritti da parte dell’Interessato.
PROCEDURE DI SICUREZZA E VERIFICA DI TENUTA DEL SISTEMA
Il codice per l’identificazione, laddove utilizzato, non viene assegnato ad altri incaricati, neppure in tempi diversi.
NPBLEGAL dichiara che gli aggiornamenti periodici dei programmi per elaboratore volti a prevenire la vulnerabilità di strumenti elettronici e a correggerne difetti sono effettuati almeno annualmente. In caso di trattamento di dati sensibili o giudiziari l’aggiornamento è almeno semestrale.
NPBLEGAL garantisce che il back up dei dati è eseguito ogni 24 ore ed è fatto secondo duplice modalità in quanto i dati vengono salvati prima in un computer/memoria accanto al server e poi l’hard disk viene custodito in cassaforte. Quando il back up non funziona, il server lancia un allert a PC Planet Srl ( gestore della rete informatica di NPBLEGAL) che esegue il back up da remoto.
Esiste inoltre una procedura di recupero immediato dei files cancellati o andati distrutti tramite l’uso di un programma software small business di window che recupera i files.
Inoltre NPBLEGAL dichiara di pianificare per gli interventi formativi previsti per il personale addetto alle procedure di trattamento dati incontri periodici con cadenza bisettimanale o mensile.
Eventuali Trattamenti senza l’ausilio di strumenti elettronici
Nel caso di trattamenti senza l’ausilio di strumenti elettronici, NPBLEGAL il controllo e la custodia, per l’intero ciclo necessario allo svolgimento delle operazioni di trattamento, degli atti e dei documenti contenenti dati personali.
NPBLEGAL dichiara che l’accesso agli eventuali archivi contenenti dati sensibili o giudiziari è controllato.
Per i rapporti con i Clienti e Fornitori, NPBLEGAL ritiene data l’informativa al momento dell’avvio di rapporti commerciali, anche oralmente.
L’informativa ai dipendenti o ai collaboratori, obbligatoria per iscritto, deve contenere i necessari riferimenti al trattamento dei dati sensibili, delle limitazioni e garanzie fornite per il trattamento di tali dati e quant’altro necessario derivante da motivazioni legittime e sostenibili, con comunicazione del Titolare del trattamento dei dati e dell’eventuale Terzo Incaricato. Il Terzo è considerato “Incaricato” del trattamento necessario all’attuazione di disposizioni di legge o gestione di rapporti economici tra le parti.
FIGURE RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO ALL’INTERNO DINPBLEGAL.
Titolare: NPBLEGAL
NPBLEGAL si impegna a notificare alla Autorità di Controllo le violazioni di dati personali di cui venga a conoscenza senza ingiustificato ritardo e comunque (e se possibile) entro 72 ore dal momento in cui sia venuta a conoscenza della violazione.
NPBLEGAL riconosce che nel caso in cui la violazione dei dati personali presenti un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche, deve comunicare all’interessato la violazione senza ritardo e con un linguaggio semplice e chiaro.
NPBLEGAL si impegna a notificare le informazioni richieste dal Regolamento Europeo quali, ad esempio la descrizione della natura della violazione e, se possibile, il numero degli interessati, le probabili conseguenze della violazione, la descrizione delle misure adottate o da adottare per porre rimedio alla violazione e anche, se del caso, per attenuarne i possibili effetti negativi.
NPBLEGAL si impegna in caso di notifica effettuata con ritardo ad indicare i motivi del ritardo.
Nel caso in cui la violazione rappresenti un rischio elevato per i diritti e le libertà dell’interessato, NPBLEGAL si impegna a darne comunicazione, senza ritardo, direttamente allo stesso interessato. NPBLEGAL però avverte che la comunicazione all’interessato non è richiesta se: a) il titolare del trattamento ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate di protezione applicate ai dati oggetto di violazione, in particolare quelle destinate a rendere i dati personali incomprensibili ai non autorizzati, quali al cifratura; b) il titolare del trattamento ha successivamente adottato misure atte a scongiurare il sopraggiungere di un “rischio elevato” per i diritti e le libertà degli interessati; c) se la comunicazione richiederebbe “sforzi spropositati”; in tal caso si procede ad una comunicazione pubblica.
1) Fac simile Informativa;
2) Fac simile consenso al trattamento dati;
3) Fac simile domanda esercizio dei diritti dell’Interessato;
4) Fac simile di reclamo al Garante per l’Interessato.
Per la consultazione degli allegati, contattare npblegal tramie la pagina contatti