Source: https://interpretacje-podatkowe.org/zwrot-kosztow/0113-kdipt2-1-4011-142-2017-1-rk
Timestamp: 2018-11-22 10:27:10+00:00
Document Index: 88874481

Matched Legal Cases: ['art. 13', 'art. 14', 'art. 21', 'art. 775', 'art. 77', 'art. 21', 'art. 21', 'art. 34', 'art. 21', 'art. 21']

♦ › Zwrot kosztów › 0113-KDIPT2-1.4011.142.2017.1.RK
Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy – przedstawione we wniosku z dnia 19 maja 2017 r. (data wpływu 30 maja 2017 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika wynikających ze zwrotu pracownikom kosztów poniesionych podczas odbywania podróży służbowej – jest prawidłowe.
W dniu 30 maja 2017 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych zwrotu pracownikom kosztów poniesionych podczas odbywania podróży służbowej.
Wnioskodawca - .... Spółka z o.o. - prowadzi działalność w zakresie produkcji płytek ceramicznych. W ramach wykonywania obowiązków Wnioskodawca poleca swoim pracownikom wykonywanie podroży służbowych. Wnioskodawca wyraża zgodę, aby pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę mogli odbywać podróże służbowe własnymi samochodami. Wnioskodawca zawarł z każdym pracownikiem umowę na korzystanie z pojazdów prywatnych w celach służbowych. Podczas ww. wyjazdów pracownicy ponoszą koszty związane z eksploatacją pojazdu: koszty paliwa, amortyzacji i innych materiałów eksploatacyjnych oraz koszty związane z korzystaniem z płatnych parkingów oraz płatnych dróg i autostrad. Wnioskodawca zwraca pracownikom koszty podróży służbowej na podstawie umowy zawartej z pracownikiem. Zwrot kosztów odbywa się na podstawie prowadzonej przez każdego z pracowników ewidencji przebiegu pojazdu. Wnioskodawca nie wypłaca ryczałtu z tytułu wykorzystywania samochodu prywatnego w celach służbowych, a stosuje zasady zwrotu kosztów na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Stawki za jeden kilometr ustalane są zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (czyli na podstawie tzw. kilometrówki). Pracownicy odbywający podróż służbową przy rozliczeniu delegacji wskazują wydatki za przejazd autostradą lub innymi drogami płatnymi oraz wydatki za parking.
Czy zwrot pracownikowi kosztów poniesionych przez niego podczas odbywania podróży służbowej w związku z korzystaniem z płatnych dróg i autostrad oraz płatnych miejsc parkingowych lub stref płatnego parkowania podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, i czy Wnioskodawca jest płatnikiem tego podatku?
Zdaniem Wnioskodawcy, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2016 r., poz. 2032, z późn. zm.), wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju z zastrzeżeniem ust. 13.
Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej, dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r., poz. 1666, z późn. zm.).
Zgodnie z art. 775 § 1 ww. ustawy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Definicję podróży służbowej zawiera art. 77 § 1 ustawy Kodeks pracy. Wynika z niego, że podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Zasady rozliczania krajowych podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167).
innych niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
W opinii Wnioskodawcy, powyższy przepis nie zawiera wykazu „innych niezbędnych udokumentowanych wydatków”, nie ogranicza również ich wysokości, pozostawiając to w gestii pracodawcy, a co za tym idzie jest to katalog otwarty. Wydatki te nie są limitowane, muszą mieć jednak związek z wykonywaną podróżą służbową oraz być prawidłowo udokumentowane. Biorąc pod uwagę powyższe Wnioskodawca stwierdza, że koszty dodatkowe (opłaty za parkingi i przejazd płatnymi drogami i autostradami), związane z wykorzystywaniem samochodów prywatnych do celów służbowych są dla pracownika zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie przepisu art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy.
Powyższe Jego zdaniem jest uzasadnione tym, że rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy określiło stawki za przejechany 1 kilometr. We wskazanej kwocie zostały zawarte koszty eksploatacyjne pojazdu, takie jak: zużycie, koszt ubezpieczenia, koszty paliwa. Nie można natomiast uznać, że we wskazanej kwocie zostały uwzględnione takie opłaty, jak: opłaty parkingowe, czy też opłaty autostradowe. Powyższe można także poprzeć tym, że może często dochodzić do takiej sytuacji, że pracownik ponosiłby stratę w przypadku przejazdu płatną autostradą i parkując na parkingu samochód, gdyż koszty powyższego przewyższałyby iloczyn przejechanych kilometrów i stawki bazowej określonej w rozporządzeniu.
Powyższe stanowisko poparte jest również tym, że w przypadku wyjazdu samochodem należącym do Wnioskodawcy koszty opłat autostradowych i parkingowych ponoszone byłyby przez Wnioskodawcę niezależnie od poniesionych kosztów eksploatacyjnych samochodu służbowego.
Zdaniem Wnioskodawcy, powyższe opłaty i koszty są dla pracownika zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy, a Wnioskodawca jako płatnik nie jest zobowiązany do obliczania, pobierania i odprowadzania podatku związanego z tymi kosztami.
W myśl § 3 ust. 1 cyt. rozporządzenia, środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę określa pracodawca. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy (§ 3 ust. 3 powołanego rozporządzenia).
W takim przypadku, stosownie do § 3 ust. 4 tego rozporządzenia, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r., poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21).
W świetle przytoczonych przepisów, przysługujące pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej, w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, należności takie jak zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także innych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jednakże warunkiem niezbędnym dla skorzystania z przedmiotowego zwolnienia jest odbycie przez pracownika podróży służbowej.
Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r., poz. 1666, z późn. zm.).
Z opisanego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca wyraża zgodę, aby pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę mogli odbywać podróże służbowe własnymi samochodami. Wnioskodawca zawarł z każdym pracownikiem umowę na korzystanie z pojazdów prywatnych w celach służbowych. Wnioskodawca na podstawie prowadzonej przez każdego z pracowników ewidencji przebiegu pojazdu zwraca pracownikom koszty podróży służbowej za każdy przejechany kilometr wg obowiązującej stawki, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Pracownicy odbywający podróż służbową przy rozliczeniu delegacji wskazują wydatki za przejazd autostradą lub innymi drogami płatnymi oraz wydatki poniesione na parkingi.
Biorąc zatem pod uwagę przytoczone przepisy prawa, jak i przedstawiony we wniosku stan faktyczny stwierdzić należy, że zwrot pracownikom przebywającym w podróży służbowej kosztów poniesionych przez nich za opłaty parkingowe oraz za przejazd płatnymi drogami i autostradami, stanowić będzie dla tych pracowników przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże podlegającym zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w konsekwencji czego Wnioskodawca, jako płatnik, nie będzie zobowiązany do obliczenia, pobrania i odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych.
0113-KDIPT2-1.4011.142.2017.1.RK
0113-KDIPT2-1.4011.39.2017.2.MAP | Interpretacja indywidualna