Source: https://www.offenbach.ihk.de/recht-und-steuern/steuerrecht/steuerrecht-von-a-z/aufbewahrungsfristen/?L=0
Timestamp: 2020-02-17 12:27:08
Document Index: 297473402

Matched Legal Cases: ['§ 141', '§ 147', '§ 257', '§ 147', '§ 146', '§ 239', '§ 140', '§ 28', '§ 41']

Zahlreiche Einzelgesetze und Verordnungen schreiben neben den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung besondere Aufbewahrungspflichten vor. Die Abgabenordnung verpflichtet darüber hinaus alle Gewerbetreibenden ab Überschreiten einer bestimmten Umsatz- bzw. Gewinngrenze zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen. Die Umsatzgrenze liegt nach § 141 AO (geändert durch das Mittelstandsentlastungsgesetz von 26.08.2006) ab 01.01.2007 bei 600.000 € (bisher 350.000 €). Die Gewinngrenze bis zum 31.12.2007 liegt bei 30.000 €. Für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31.12.2007 beginnen, beträgt diese Gewinngrenze bei 60.000 €.
Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen vielfach überein. Aus steuerlichen Gründen sind sämtliche Buchführungsunterlagen und sonstige Unterlagen (wie z. B.DV-Datenträger und Mikrofilme) aufzubewahren, die für die Besteuerung bzw. deren Überprüfbarkeit von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung, wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt. Im Folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften dargestellt.
Nach Steuerrecht gilt die Aufbewahrungsfrist von
10 Jahren für: Handelsbücher/Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, Buchungsbelege
6 Jahren für: empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde, Aufzeichnungen vorgenommen oder sonstige Unterlagen entstanden sind. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet.
Die Aufbewahrungsfrist wird nicht nur durch die steuerlichen Besonderheiten bestimmt, sondern auch von der "Funktion" des Schriftgutes für die Buchführung.
Die Aufbewahrungsfrist endet in der Regel mit Ablauf des Kalenderjahres, das sich aus Beginn und Dauer der Frist errechnen lässt.
Zu beachten ist, dass es sich bei den hier genannten Aufbewahrungsfristen um Mindestfristen von HGB/AO handelt, die auch dann gelten, wenn im Einzelfall aufgrund ausdrücklicher gesetzlicher Regelung kürzere Aufbewahrungsfristen festgesetzt sind. Die genannten festen Aufbewahrungsfristen können sich auch verlängern, wenn das Schriftgut für die Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 3 AO). Diese Vorschrift soll verhindern, dass Unterlagen vernichtet werden, solange sie für steuerliche Zwecke noch von Bedeutung sein können. Die Festsetzungsfrist beträgt in der Regel zwischen 1 und 4 Jahren. Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann durch eine Reihe von Ereignissen gehemmt werden, weshalb beim Aufbewahrungspflichtigen oft erhebliche Schwierigkeiten bei der Feststellung bestehen, wann Unterlagen vernichtet werden dürfen. Um dies abzumildern, hat die Finanzverwaltung mit BMF-Schreiben vom 25. Oktober 1977 eine Erleichterung geschaffen. Unterlagen sind nach Ablauf der in der AO genannten oder in anderen Steuergesetzen zugelassenen kürzeren Aufbewahrungsfristen nur noch aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:
für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren,
In welcher Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrung im Original ist nur in Ausnahmefällen vorgeschrieben. Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse müssen nach § 257 Abs. 3 Satz 1 HGB, § 147 Abs. 2 Satz 1 AO innerhalb der Aufbewahrungsfrist im Original aufbewahrt werden, und zwar auch dann, wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern aufgezeichnet sind.
Werden die empfangenen Handels- und Geschäftsbriefe sowie die Buchungsbelege nicht im Original aufbewahrt, muss die Aufbewahrung dergestalt erfolgen, dass eine originalgetreue bildliche Wiedergabe gewährleistet ist. Die bildliche Widergabe kann auch kleinformatiger wiederhergestellt werden. Sie muss allerdings alle auf dem Original angebrachten Sicht-, Kontroll- und Bearbeitungsvermerke enthalten. Im Einzelfall kann auch der Farbe Beweiskraft zukommen, z. B. bei einer Rechnung, wenn allein die Farbe beweist, dass es sich dabei um das Original und nicht um den Durchschlag handelt.
Die übrigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen können optisch (Mikrofilm-Verfahren) oder elektro-optisch (Speicherplatte) aufgezeichnet werden. In diesen Fällen muss sichergestellt sein, dass die Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
Bei originär digitalen Daten hat die Finanzbehörde seit 1. Januar 2002 das Recht, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung der Unterlagen zu nutzen. Der EDV-Zugriff der Finanzverwaltung beschränkt sich ausschließlich auf Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Hierzu gehören nach Auffassung der Finanzverwaltung in jedem Fall Daten in den Bereich der Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung. Aber auch Daten aus anderen Bereichen können hierzu gehören, soweit sie für die Besteuerung relevant sind. Der aufbewahrungspflichtige Unternehmer muss also originär digitale Daten immer in einer maschinell auswertbaren Form aufbewahren und bereitstellen. Dabei sind als „originär digital“ die Daten anzusehen, die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehen oder im Datenverarbeitungssystem erzeugt werden. Maschinell auswertbar sind Unterlagen, wenn sie maschinell gelesen, maschinell sortiert und maschinell selektiert/gefiltert werden können.
Die Oberfinanzdirektion Koblenz hat in einer Verfügung vom 13. Dezember 2005 speziell für elektronisch empfangende Kontoauszüge explizit dargestellt, dass die Aufbewahrung elektronisch empfangener Kontoauszüge eine elektronische Archivierung voraussetzt. Ein Ausdruck und die Aufbewahrung in Papierform entspreche nicht den Anforderungen der Abgabenordnung. Anderes könne nur gelten, wenn das Kreditinstitut zusätzlich Monatssammelkontoauszüge in Papierform zusendet.
Wo sind die Unterlagen aufzubewahren?
Nach der steuerrechtlichen Vorschrift (§ 146 Abs. 2 AO) ist das aufbewahrungspflichtige Schriftgut in der Bundesrepublik Deutschland aufzubewahren. Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen Ort vor, doch müssen die Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit "innerhalb angemessener Frist" vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 HGB), damit sich der Kaufmann selbst oder ein sachverständiger Dritter (z. B. Prüfer) jederzeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle usw. verschaffen kann.
Formen des Datenzugriffs
Die Finanzverwaltung kann in folgenden drei Varianten auf die Daten des Steuerpflichtigen Zugriff nehmen:
Im Rahmen des Nur-Lese-Zugriffs greift die Finanzbehörde selbst unmittelbar auf das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen in der Form zu, dass sie Einsicht in die gespeicherten Daten nimmt und die vorhandene Hard- und Software zur Prüfung nutzt. Der Nur-Lese-Zugriff umfasst das Lesen, Filtern und Sortieren der Daten, eine Fernabfrage (Online-Zugriff) durch den Betriebsprüfer ist nicht möglich.
Beim mittelbaren Datenzugriff kann die Finanzbehörde verlangen, dass Daten nach ihrer Vorgabe maschinell ausgewertet werden, um den Nur-Lese-Zugriff durchführen zu können. Dabei kann die Finanzbehörde nur solche Auswertungen verlangen, wie sie das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen ermöglicht.
Bei der Datenträgerüberlassung kann die Finanzbehörde verlangen kann, dass ihr die steuerlich relevanten Unterlagen auf einem maschinell lesbaren Datenträger zur Auswertung überlassen werden.
Für den Unternehmer bedeuten diese Vorschriften ein erhebliches Mehr an Kosten und organisatorischen Aufwand. Um den Aufwand für den Steuerpflichtigen im Rahmen zu halten, hat das Bundesministerium für Finanzen in dem BMF-Schreiben "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit formuliert. Danach kann die Finanzbehörde beim mittelbaren und unmittelbaren Datenzugriff beispielsweise nicht verlangen, dass vor dem 1. Januar 2002 archivierte Daten nochmals in das Datenverarbeitungssystem eingespeist werden, wenn dies nur mit unverhältnismäßigen Aufwand möglich wäre. Darüber hinaus ist es im Falle eines Systemwechsels nicht erforderlich, die ursprüngliche Hard-/Software vorzuhalten, wenn die maschinelle Auswertbarkeit der Altdaten (Daten, die nach dem 31. Dezember 2001 archiviert wurden) auch durch das neue System gewährleistet ist.
Die Abgabenordnung verpflichtet den Steuerpflichtigen zur Mitwirkung bei der Feststellung der für die Besteuerung erheblichen Sachverhalte. Die GDPdU definieren speziell für den Fall des EDV-Zugriffs der Finanzverwaltung die Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen. So muss dieser beim unmittelbaren Datenzugriff dem Prüfer die erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, ihn in das System einweisen und die Zugangsberechtigung des Prüfers so gestalten, dass er auf alle steuerlich relevanten Daten zugreifen und die vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten nutzen kann. Beim mittelbaren Datenzugriff gehört zur Mitwirkungspflicht insbesondere das zur Verfügungstellen einer mit den Datenverarbeitungssystem vertrauten Person.
Werden die Aufbewahrungspflichten nicht eingehalten und entspricht die Buchführung damit nicht den §§ 140 bis 148 AO, so ist die Finanzbehörde berechtigt, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Weiterhin kann bei der Verletzung der Buchführungspflichten je nach Einzelfall aufgrund der Verwirklichung von Steuerstraftatbeständen oder anderen Straftatbeständen eine nicht unerhebliche Freiheitsstrafe drohen.
Achtung: Für alle Unterlagen, die auch Buchungsbelege sind, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren
Schriftgutart
An-, Ab und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen bzw. bis Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres (§ 28 f Abs. 1 S. 1, 28p Sozialgesetzbuch (SGB) IV
Aktenvermerke (soweit Bilanzunterlagen oder steuerlich-relevant)
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben
Angestelltenversicherung (soweit Buchungsbelege)
Anwesenheitsliste (z. B. Stempelkarten)
soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich
soweit für Lohnberechnung erforderlich
Ausfuhrunterlagen (Ausfuhrerklärungen und Belegnachweise für Umsatzsteuer usw.)
Bankauszüge, Bankbelege
Belege, Sammelbelege, Beleglisten
soweit Buchungsunterlagen
sonst (interne Kontroll- und Verrechnungsbelege)
Bestandsermittlungen (Inventurunterlagen)
Bestellungen, Auftragsunterlagen
(einschließlich vorangegangenem Angebot)
Bilanzen und Bilanzanlagen
Cpd-Konto (Konto pro Diverses)
Datenträger (von Handelsbüchern, Inventaren, Lageberichten, Konzernlageberichten/einschließlich der zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen/Organisationsunterlagen)
Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen
Dubiosenbücher, Unterlagen über dubiose Forderungen
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich
(z. B. Ablaufdiagramme, Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen)
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege), Effektenbücher
Einfuhrunterlagen (Zollunterlagen, Einfuhrumsatzsteuerbelege usw.)
Einkaufsbücher, Wareneinkaufsbücher
Eröffnungsanträge für Bankkonten und Depots
Essenmarkenabrechnungen
Fahrkostenerstattungsunterlagen
Freistempler-Abrechnungsunterlagen
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar
Gehaltsabrechnungen, -bücher, -journale, -kontokarten, -listen, Gehaltspfändungsunterlagen
Genehmigungen - nach Gültigkeitsablauf
Geschäftsberichte (unterschriebenes Belegexemplar)
Gesellschafterversammlung, -beschlüsse, Protokolle und sonstige Unterlagen
Gewinn- und Verlustrechnungen (Jahresrechnung)
Gründungsakten der Gesellschaft
Grundbuchauszüge, Grundbücher und Journale (soweit Inventurunterlagen)
Grundbuchauszüge bei Kreditsicherungen, nach Vertragsablauf
Gutschriften, Gutschriftanzeigen
Hauptbücher, -karteien
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen)
Inkassobücher, -quittungen
Inventare, Inventarnachweise
Inventuranweisungen, -reinschriften
Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke
Investitionszulage (Nachweise)
Jahresabschlüsse (Bilanzen, Ergebnisrechnungen)
Kalkulationen und Kalkulationsunterlagen, Kostenrechnungen
soweit steuer- und handelsrechtlich relevant (z. B. für Vorratsbewertung)
Kassenbücher und Kassenberichte mit Kassenbuchfunktion
Kassenzettel (nicht, soweit Tagessummenbons aufbewahrt werden)
Kommissions- (Auftrags-) und Abrechnungsunterlagen
Kontenpläne/Kontenregister
Kontierungsbelege
Kontokorrentbücher, -kontenkarten, -saldenverzeichnisse, -listen
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte
Lagerbücher, -karteien
Lastschrift- und Gutschriftunterlagen
Lieferantenerklärung auf einer Rechnung
Lohnbelege, -bücher
Lohnkonten (siehe § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG)
Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen
Lohnquittungen
Lohnsteuer-Jahresausgleich, Unterlagen über Lohnsteuerkonten für Arbeiter und Angestellte
Magnetbänder, -platten (soweit Grundbuch-, Konten- oder Belegfunktion)
Mahnungen und -bescheide
Maschinenkarteien (z. B. Anlagevermögenskarteien)
Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)
Nachnahmebelege und -karten
Pachtunterlagen (soweit Handelsbriefe)
Pachtunterlagen (soweit Buchungsbelege)
Patente und Patentunterlagen - nach Ablauf des Patents
Portokassenbücher, soweit Belegfunktion
Postgiroauszüge und –belege
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien (soweit Buchungsunterlagen)
Proformarechnungen, soweit nicht Buchungs- oder Ausfuhrunterlagen
Protokolle[*]
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen
Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses)
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers
Rechnungseingangsbücher (externe, interne) mit Grundbuch- oder Wareneingangsfunktion
Rechtstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss
Repräsentationsaufwand, Unterlagen über
Saldenbestätigungen, soweit Handelsbriefe
Saldenlisten, soweit Jahresabschlussunterlagen
Schadensunterlagen, soweit Bilanzunterlagen
Scheckbelege, Scheckbegleitblätter, -listen, -einzugsaufträge, Scheckversandverzeichnisse usw.
Skontolisten (soweit Buchungsunterlagen)
Steuererklärungen und –bescheide, Steuerrückstellungsberechnungen, Steuerbilanzen nebst Anlagen (soweit keine Handelsbilanz vorhanden)
Teilzahlungsunterlagen (soweit Buchungsunterlagen)
Überstundenlisten und -meldungen
soweit Lohnbelege
Überweisungs- und Umbuchungsbelege
Verkaufsbelege, -bücher und -journale
Vermögenswirksame Leistungen (soweit Buchungsbelege)
Verträge (soweit handels-/steuerrechtlich von Bedeutung)
soweit Buchungsbelege
Versorgungsunterlagen (soweit Buchungsunterlagen)
Verträge/Vertragsunterlagen
Wechsel, eingelöste (soweit Buchungsbelege -> Wechselsteuern)
Zessionen, Unterlagen über
Zinsabrechnungsunterlagen
Zwischenbilanzen Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres
[*] Für Protokolle über die Gewährung von Prämien für Verbesserungsvorschläge gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist; für Protokolle der DÜVO-Meldung gilt dagegen nur eine dreijährige Aufbewahrugnsfrist.
Die in dieser Tabelle aufgeführten Fristen beruhen im Wesentlichen auf der Veröffentlichung von Professor Dr. Peter Pulte, Neue Wirtschaftsbriefe (NWB) vom 30.06.2008.
https://www.offenbach.ihk.de/P783/