Source: http://www.przetargipubliczne.pl/archiwum/art,7587,dokumentacja-wewnetrzna.html
Timestamp: 2017-12-13 22:22:16+00:00
Document Index: 37894750

Matched Legal Cases: ['art. 17', 'art. 18', 'art. 139', 'art. 78', 'art. 74', 'art. 781', 'art. 10']

Przetargi Publiczne / Archiwum / Dokumentacja wewnętrzna
Strona główna Archiwum Sierpień 2017 Wokół tematu Dokumentacja wewnętrzna
Data publikacji: 31-07-2017 Autor: Marcin Piątek
Jedną z najważniejszych zasad obowiązujących w postępowaniu o zamówienie publiczne jest zasada pisemności postępowania. Wiąże się ona z rygorystycznym stosowaniem przez zamawiającego określonych wymogów prawidłowego przeprowadzenia i zakończenia postępowania i oznacza m.in.:
pisemność oświadczenia o braku lub istnieniu powodów wyłączenia z postępowania – art. 17 ust. 2 pzp;
pisemność powierzenia pracownikom zamawiającego przez kierownika zamawiającego wykonywania czynności zastrzeżonych dla niego (upoważnienie) – art. 18 ust. 2 pzp;
pisemność umowy o zamówienie publiczne – art. 139 ust. 2 pzp.
Zasada pisemności jest mocno zakorzeniona w sektorze publicznym i wynika expressis verbis z ustawy o finansach publicznych, zwłaszcza w kontekście czynności wykonywanych przez głównego księgowego/skarbnika. Trzeba pamiętać, że cała administracja publiczna (rządowa i samorządowa) nadal w znacznej części opiera się na dokumentacji papierowej (choć coraz częściej dokumentacja ta wypierana jest przez dokumenty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym).
Zgodnie z art. 78 § 1 ustawy Kodeks cywilny (dalej: kc) do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Należy podkreślić, że w kc rozróżniono jednoznacznie trzy formy czynności prawnej: pisemną, dokumentową i elektroniczną. Forma pisemna jest przede wszystkim stosowana dla celów dowodowych (art. 74 § 1 kc). Stąd stosowanie dokumentacji papierowej w administracji publicznej służy z jednej strony ochronie dowodowej, a z drugiej – realizacji zasady jawności i przejrzystości działania.
Znowelizowane w 2016 r. przepisy o zamówieniach publicznych dokonują swoistej rewolucji w komunikacji między zamawiającym a wykonawcą w zakresie czynności prawnych. Sprowadza się to przede wszystkim do bezwzględnego wymogu sporządzania i składania ofert oraz oświadczeń w formie elektronicznej opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jest to przede wszystkim ogromna zmiana jakościowa dla zamawiających z sektora publicznego, choć należy na nią patrzeć szerzej – w kontekście postępującej od kilku lat elektronizacji zamówień publicznych. Wystarczy wspomnieć o już istniejących jej elementach:
możliwość udostępniania, zmiany, modyfikacji siwz oraz zawiadomienia o wynikach postępowania na stronie internetowej;
możliwość komunikowania się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
możliwość składania ofert drogą elektroniczną za zgodą zamawiającego.
Wspomniana wyżej zmiana przepisów jest kolejną progresywną formą wsparcia dla e-dokumentów oraz e-urzędu.
W kontekście nowelizacji pzp z 2016 r. należy podkreślić, że implementowanie do polskiej ustawy zapisów nowej dyrektywy klasycznej w zakresie obligatoryjnej informatyzacji komunikacji między zamawiającym a wykonawcą nie stanowi całkowitego odejścia od zasady pisemności, choć znacznie ją ogranicza. Nie można przy tym zapominać, że zgodnie z art. 781 § 1 i 2 kc do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Tym samym na gruncie pzp ustawodawca rozszerzył dotychczasową elektronizację czynności niebędących czynnościami prawnymi o czynności prawne, zastrzegając zarazem konieczność opatrzenia ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Administracja publiczna jednak, ze względu na konieczność prowadzenia dokumentacji dowodowej, w wielu kwestiach nadal będzie zdana na formę pisemną. Nie inaczej jest i będzie, przynajmniej na razie, w zamówieniach publicznych, gdzie oprócz wspomnianych zmian komunikacyjno-technologicznych (art. 10a–10g pzp) wiele czynności będzie nadal wymagać pisemnych dowodów, zwłaszcza w kontekście rygoryzmu kontroli zewnętrznych prowadzonych w sektorze publicznym.