Source: https://www.rp.pl/VAT/306039994-Czy-w-zamowieniach-publicznych-mozliwe-jest-elektroniczne-fakturowanie.html
Timestamp: 2020-01-24 02:12:58+00:00
Document Index: 47588624

Matched Legal Cases: ['art. 2', 'art. 2', 'art. 2', 'art. 2', 'art. 3', 'art. 2', 'art. 2', 'art. 2', 'art. 2', 'art. 4', 'art. 4', 'art. 4', 'art. 4', 'art. 4', 'art. 4', 'art. 4', 'art. 3', 'art. 4', 'art. 12', 'art. 14', 'art. 6', 'art. 6', 'art. 3', 'art. 4', 'art. 4', 'art. 5']

Czy w zamówieniach publicznych możliwe jest elektroniczne fakturowanie - VAT - rp.pl
Aktualizacja: 03.06.2019, 06:00
Czy w zamówieniach publicznych możliwe jest elektroniczne fakturowanie
Zamawiający ma obowiązek odbioru ustrukturyzowanych e-faktur. Wykonawca nie jest natomiast zobligowany do ich wysyłania. Może udokumentować dostawy towarów lub usług dokumentem papierowym lub „zwykłym" elektronicznym (np. w pliku pdf).
Przepisy regulujące zasady przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, czyli tzw. platformy, weszły w życie 18 kwietnia 2019 r. Kwestie te reguluje ustawa z 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (dalej: ustawa o elektronicznym fakturowaniu)Przepisy ustawy o elektronicznym fakturowaniu nie naruszają ogólnych regulacji ustawy o VAT. Należy je więc traktować jako lex specialis.
Czytaj także: Czy zamawiający muszą przyjąć e-fakturę od wykonawcy
- Ustrukturyzowana faktura elektroniczna oznacza fakturę elektroniczną, o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT spełniającą wymagania umożliwiające przesyłanie za pośrednictwem platformy (zob. art. 2 pkt 4 ustawy o elektronicznym fakturowaniu).
- Faktura elektroniczna oznacza fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (zob. art. 2 pkt 32 ustawy o VAT).
- Faktura oznacza z kolei dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (zob. art. 2 pkt 31 ustawy o VAT).
Ustrukturyzowana faktura elektroniczna jest zatem fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Wszystkie zasady wstawiania faktur wynikające z ustawy o VAT, z wyjątkiem wprost wyłączonych (chodzi tu o obowiązek uzyskania akceptacji nabywcy na otrzymywanie faktur elektronicznych) powinny więc być stosowane także do ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.
Jak wynika z art. 3 ust. 1 ustawy o elektronicznym fakturowaniu, ustawa ta może być stosowana do przesyłania między wykonawcami a zamawiającymi ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych.
Wykonawca oznacza:
a) wykonawcę w rozumieniu art. 2 pkt 11 Prawa zamówień publicznych,
b) wykonawcę w rozumieniu art. 2 pkt 10 ustawy o umowie koncesji,
c) partnera prywatnego w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy o partnerstwie publiczno – prywatnym,
d) podwykonawcę w rozumieniu ustawy – Prawo zamówień publicznych, jeżeli zgodnie z ustawą, decyzją właściwego organu, orzeczeniem sądu lub umową jest uprawniony do domagania się zapłaty od zamawiającego (art. 2 pkt 5 ustawy o elektronicznym fakturowaniu).
Zamówienia publiczne są najczęściej realizowane przez:
- organy władzy publicznej, administracji rządowej, kontroli państwowej i ochrony prawa,
- jednostki samorządu terytorialnego (gminy, powiaty, samorząd województwa) oraz ich związki,
- państwowe fundusze celowe,
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez nie fundusze oraz Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa KRUS,
- samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej (SPZOZ),
- państwowe i samorządowe instytucje kultury oraz państwowe instytucje filmowe,
Konieczny odbiór
Zamawiający jest obowiązany do odbierania od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy.
W przypadku ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem platformy nie jest wymagana akceptacja możliwości odbioru tak wystawionego dokumentu (tj. ustrukturyzowanej faktury elektronicznej), jak ma to miejsce w przypadku faktur elektronicznych przesyłanych na podstawie przepisów ustawy o VAT. Oznacza to, że zamawiający ma obowiązek odbioru ustrukturyzowanej faktury (wystawionej w związku z realizacją zamówień publicznych).
Wykonawca nie jest natomiast obowiązany do wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych do zamawiającego za pośrednictwem platformy (art. 4 ust. 2 ustawy o elektronicznym fakturowaniu). W związku z realizacją zamówień publicznych wykonawcy mogą na udokumentowanie takich dostaw towarów lub usług przesłać faktury tradycyjne (papierowe) lub „zwykłe" faktury elektroniczne (np. w pliku pdf) zgodnie z ustawą o VAT.
Fakultatywne stosowanie
W przypadku zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych, ustawy o umowie koncesji albo ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, zamawiający może w umowie, w ogłoszeniu o zamówieniu, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, postępowanie o zawarcie umowy koncesji albo postępowanie w sprawie wyboru partnera prywatnego wyłączyć stosowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych (art. 4 ust. 3 ustawy o elektronicznym fakturowaniu). Oznacza to, że w przypadku realizacji takich dostaw towarów lub usług zamawiający ma możliwość wyłączenia stosowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Aby wyłączenie było skuteczne, zamawiający musi to uczynić przy wyborze oferty, tj. w umowie, w ogłoszeniu o zamówieniu, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, postępowanie o zawarcie umowy koncesji albo postępowanie w sprawie wyboru partnera prywatnego. Późniejsze zastrzeżenie, że zamawiający nie odbierze w tych przypadkach ustrukturyzowanej faktury elektronicznej będzie nieskuteczne i zamawiający będzie musiał przyjąć ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną, jeśli na jej wystawienie zdecyduje się wykonawca.
Gmina (zamawiający) zamierza nabyć towary o łącznej wartości 7 000 zł. Do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, nie stosuje się ustawy – Prawo zamówień publicznych.
wariant I: W ogłoszeniu o zamówieniu gmina wyłączyła stosowanie ustrukturowanej faktury elektronicznej – w tym wariancie wykonawca nie ma prawa do przesłania zamawiającemu ustrukturowanej faktury elektronicznej.
wariant II: W ogłoszeniu o zamówieniu gmina nie wyłączyła stosowania ustrukturowanej faktury elektronicznej i dopiero po zrealizowaniu dostawy poinformowała wykonawcę, że nie życzy sobie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej. W tym wariancie wykonawca ma prawo do przesłania zamawiającemu ustrukturowanej faktury elektronicznej. Oczywiście od decyzji wykonawcy zależy czy z tego prawa skorzysta, czy jednak wystawi fakturę papierowa lub „zwykłą" fakturę elektroniczną.
Przypadki kiedy nie stosuje się przepisów prawa zamówień publicznych zostały określone w art. 4, art. 4b i art. 4d prawa zamówień publicznych. Dotyczą one m.in.:
- niektórych zamówień Narodowego Banku Polskiego,
- niektórych zamówień Banku Gospodarstwa Krajowego,
- niektórych usług badawczych i rozwojowych,
- zakupu czasu antenowego lub audycji od dostawców audiowizualnych lub radiowych usług medialnych,
- nabycia własności lub innych praw do istniejących budynków lub nieruchomości,
- zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro,
- zamówień o wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 22 grudnia 2017 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (DzU z 2017 r., poz. 2479) - jeżeli spełnione są dodatkowe warunki zawarte w art. 4d prawa zamówień publicznych.
Z kolei, zgodnie z art. 4 ustawy z 21 października 2016 r. o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi, przepisy tej ustawy stosuje się do umów koncesji, których szacunkowa wartość jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 000 euro. Możliwość odmówienia zgody na przyjęcie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej dotyczy tylko zamówień, do których nie stosuje się prawa zamówień publicznych oraz ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi. Należy to odróżnić od wyłączenia zamówień z art. 3 ust. 2 ustawy o elektronicznym faktorowaniu. Zasadniczo ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych obejmuje także zamówienia wyłączone z prawa zamówień publicznych oraz ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi, a tylko w odniesieniu do zamówień wyłączonych z tych ustaw zamawiający może wyraźnie odmówić przyjmowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Ustrukturyzowane faktury elektroniczne i ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne mogą więc być także przesłane - jeśli zamawiający ich nie wyłączy – na udokumentowanie zamówień poniżej progu 30 000 euro.
Zamawiający i wykonawca mogą wysyłać i odbierać inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne za pośrednictwem platformy, jeżeli druga strona wyrazi na to zgodę (art. 4 ust. 4 ustawy o elektronicznym fakturowaniu). Wysyłanie i odbieranie takich innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych za pośrednictwem platformy jest zatem możliwe za obopólną zgodą obu stron.
Minister przedsiębiorczości i technologii w obowiązującym od 24 maja 2019 r. rozporządzeniu z 25 kwietnia 2019 r. określił listę takich dokumentów. Są nimi:
Uwaga! Inny ustrukturyzowany dokument elektroniczny, np. awizo dostawy czy potwierdzenie odbioru, musi zawierać wskazanie umowy zamówienia publicznego lub ustrukturyzowanej faktury elektronicznej. Ma to na celu ułatwienie identyfikowania i powiązania dokumentów między sobą.
Na podstawie przepisu przejściowego zawartego w art. 12 ust. 1 ustawy o elektronicznym fakturowaniu, w przypadku zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, a także (bez względu na wartość) do umów koncesji oraz umów o partnerstwie publiczno-prywatnym przepisy ustawy o elektronicznym fakturowaniu stosuje się do dopiero od 1 sierpnia 2019 r.
Przepisów ustawy o elektronicznym fakturowaniu nie stosuje się do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, postępowań o zawarcie umowy koncesji oraz postępowań w sprawie wyboru partnera prywatnego, wszczętych przed 18 kwietnia 2019 r. i do umów zawartych w wyniku takich postępowań (art. 14 ust. 2 ustawy o elektronicznym fakturowaniu).
Niezbędne elementy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych
Stosownie do art. 6 ust. 1 ustawy o elektronicznym fakturowaniu, ustrukturyzowana faktura elektroniczna składa się z danych wymaganych przepisami o VAT oraz danych zawierających:
Ustrukturowana faktura elektroniczna powinna więc co do zasady zawierać:
6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, jeżeli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
W ustrukturyzowanej fakturze elektronicznej mogą być zamieszczone także inne dane, jeżeli są niezbędne ze względu na specyfikę zamówień publicznych (art. 6 ust. 2 ustawy o elektronicznym faktorowaniu).
Nie każde zamówienie z elektroniczną fakturą
Stosownie do art. 3 ust. 2 ustawy o elektronicznym fakturowaniu, przepisów ustawy nie stosuje się do:
1) zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 5 i 5b oraz art. 4b ust. 1 pkt 1-3, 5 i 6 prawa zamówień publicznych;
2) umów koncesji, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. d ustawy o umowie koncesji.
Wyłączenia podyktowane są szczególnym charakterem tych zamówień, np.:
- gdy wymaga tego interes bezpieczeństwa państwa lub ochrona bezpieczeństwa publicznego,
- zamówień objętych klauzulą tajności, których przedmiotem jest broń, amunicja, materiały wojenne, czy sprzęt wojskowy,
- zamówień dotyczących robót budowlanych i usług do szczególnych celów wojskowych lub
- newralgicznych robót budowlanych lub usług.
Oznacza to, że na udokumentowanie tych dostaw nie może być przesyłana ustrukturyzowana faktura elektroniczna stosowana w zamówieniach publicznych. Za pośrednictwem portalu nie mogą być także przesyłane inne ustrukturyzowane dokumenty.