Source: http://rsw.beck.de/cms/?toc=BC.5100&docid=359950
Timestamp: 2018-02-17 21:05:16
Document Index: 102779022

Matched Legal Cases: ['§ 146', '§ 239', '§ 146', '§ 145', '§ 147', '§ 97']

Bayer. Landesamt für Steuern, Verfügung vom 19.5.2014, S 0317.1.1-3/3 St42
Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften nutzen verstärkt das Onlinebanking-Verfahren. Kontoauszüge werden daher zunehmend in digitaler Form von den Banken an die Kunden übermittelt. Zudem sehen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen zum Online-Banking die Übermittlung von Kontoauszugsdaten häufig nur noch in elektronischer Form vor. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten (z.B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z.B. als csv-Datei). Sofern eine elektronische Übermittlung der Kontoauszüge erfolgt, sind diese aufbewahrungspflichtig, da es sich hierbei um originär digitale Dokumente handelt. Der Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten der §§ 146, 147 AO. Der Ausdruck stellt lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs dar und ist beweisrechtlich einem originären Papierkontoauszug nicht gleichgestellt.
Gemäß § 239 Abs. 4 HGB, § 146 Abs. 5 AO können Bücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen auch auf Datenträgern geführt werden. Die Form der Buchführung und das dabei angewandte Verfahren müssen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) entsprechen. Diese Grundsätze sind insbesondere auch für den Fall der maschinellen Weiterverarbeitung der Kontoauszugsdaten zu beachten.
Die ausschließlich digitale Aufbewahrung setzt nach den GoBS voraus, dass standardisierte Sicherheitsverfahren eingesetzt werden und die Verfahren und die vorhandenen Daten den Anforderungen der AO, den GaB und den GoBS in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit entsprechen.
Die in digitaler Form eingegangenen Unterlagen sind in dieser Form aufzubewahren und dürfen innerhalb der Aufbewahrungsfrist nicht verändert oder gelöscht werden.
Die Übermittlung von Kontoumsatzdaten an den Bankkunden in auswertbaren Formaten (z.B. als xis- oder csv-Datei) dient in der Regel der maschinellen Weiterverarbeitung der Umsatzdaten im empfangenden System. Bei dieser Form der Übermittlung ist insbesondere die Unveränderbarkeit der empfangenen Daten von der Einspielung in das System bis zum erfassten und verarbeiteten Buchungssatz sicherzustellen. Soweit also Kontoinformationen in digitaler Form an DV-gestützte Buchführungssysteme übermittelt werden, sind sie dort aber – z.B. in Form von Buchungssatzvorschlägen – änderbar oder unterdrückbar, ist lediglich die digitale Aufbewahrung der xIs- oder csv-Datei nicht ausreichend. Das eingesetzte System muss die Unveränderbarkeit der Daten bis zur buchungsmäßigen Verarbeitung des Geschäftsvorfalls gewährleisten, und dies muss auch in der Verfahrensdokumentation entsprechend beschrieben werden.
Im Privatkundenbereich (Steuerpflichtige ohne Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 145 AO ff.) besteht mit Ausnahme der Steuerpflichtigen im Sinne des § 147a AO, für die obige Grundsätze sinngemäß gelten, keine Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge. Zur Aufbewahrung von privaten Belegen als Beweismittel im Besteuerungsverfahren vgl. Karte 1 zu § 97 AO.
Der Eingang des elektronischen Kontoauszugs, seine Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung sind zu protokollieren.
Die Speicherung des elektronischen Kontoauszugs ist auf einem Datenträger vorzunehmen, der nachträgliche Änderungen nicht mehr zulässt. Bei einer temporären Speicherung auf einem änderbaren Datenträger muss das DV-System sicherstellen, dass Änderungen nicht möglich sind.
Die Reproduktion muss immer mit dem – empfangenen (!) –Originalbeleg übereinstimmen.
Unternehmen, welche die Verbuchung von elektronischen Bankkontoauszügen weitestgehend automatisiert haben (Electronic Banking), müssen sorgfältig folgender Prüffrage nachgehen: Ist auf dem Weg vom Import der Bankdaten in das ERP-System bis zur Kontozuordnung bzw. Verbuchung der einzelnen Geschäftsvorfälle (Bankkontobewegungen) die Unveränderbarkeit der Bankkontodaten gewährleistet? Werden z.B. Textfragmente auf dem elektronischen Kontoauszug im ERP-System automatisiert vervollständigt, dürfte diese Voraussetzung bereits nicht mehr gegeben sein. In diesen Fällen bleibt wohl nur die in obiger Verfügung beschriebene Alternative, eine jederzeitige Zugriffsmöglichkeit auf die Bankkontoauszüge beim Kreditinstitut während der Aufbewahrungsfrist einzuräumen.