Source: https://lavanderiatiziana.it/privacy-e-cookie-policy/
Timestamp: 2020-01-18 01:32:54+00:00
Document Index: 160392714

Matched Legal Cases: ['art.2250', 'art. 2250', 'art. 2550', 'art. 122', 'art. 122', 'art. 122', 'art. 122', 'art. 13', 'art. 13', 'art. 13', 'art. 13']

Privacy & Cookie Policy | Lavanderia Tiziana | Noleggio Biancheria Sanificata
Privacy & Cookie PolicyFabio Marchiotto2019-04-30T09:48:09+02:00
Disclamer per utilizzo dati contatti aziendali
La normale gestione dei rapporti con clienti e fornitori implica il trattamento dei dati dei contatti aziendali degli stessi, quali ad esempio numero di telefono aziendale ed indirizzo di posta elettronica. Il Garante della privacy ha precisato che anche tali dati devono essere considerati quali dati personali, ed ai soggetti interessati dovrebbe essere fornita un’adeguata informativa, dato che il consenso non è richiesto in quanto il trattamento è giustificato dal legittimo interesse e della necessità del titolare del trattamento di gestire i rapporti con le aziende con cui operano.
Confindustria Vicenza ha predisposto una documentazione in merito – che si trasmette allegata alla presente – in cui si ipotizzano due modalità di fornitura dell’informativa:
inserimento di una clausola contrattuale specifica su questa forma di trattamento;
inserimento di un “disclamer” in calce ai messaggi di posta elettronica in uscita;
Ritenendo che l’inserimento del discalmer completo in calce alle email possa risultare, a causa della lunghezza del testo, di difficile e sgradevole applicazione, si suggerisce una modalità alternativa per ottenere lo stesso risultato.
Essa prevede l’inserimento di una semplice riga di richiamo nel disclamer della mail che rimandi, mediane un link, ad il testo accessibile nel sito internet aziendale.
A – Testo da inserire in calce alla email
Informativa sul trattamento dei dati dei contatti aziendali
Nota: La parola “informativa” è un link ad una pagina del sito aziendale in cui è contenuta l’informativa di seguito riportata. Si precisa che la pagina potrebbe non essere accessibile dal sito, ma raggiungibile solamente dal link presente nelle email.
B – Testo dell’informativa
TIZIANA INDUSTRIA NOLEGGIO TESSILE SRL , Titolare del trattamento La informa che, nell’esecuzione del rapporto contrattuale o precontrattuale che ci lega alla impresa per cui lei opera potranno venir comunicati reciprocamente tra le due imprese, o comunque messi a disposizione dei rispettivi referenti, i Suoi dati personali e di contatto (dati anagrafici, e-mail aziendali, telefoni aziendali, smartphone ad uso lavorativo, etc.) in funzione delle mansioni e degli incarichi a Lei conferiti, per la gestione ed esecuzione dei rapporti precontrattuali o contrattuali in questione. Pertanto, la nostra azienda tratterà tali dati personali nei limiti in cui siano strettamente necessari per la esecuzione di tutti gli aspetti del contratto. I dati verranno conservati fino al completamento delle reciproche prestazioni oggetto del contratto e successivamente in ragione dei termini prescrizionali previsti per gli atti e documenti dell’imprenditore.
Titolare del trattamento è TIZIANA INDUSTRIA NOLEGGIO TESSILE SRL, via dell’artigianato 62. 36045 Lonigo vicenza. Contattabile a mezzo email all’indirizzo: info@lavanderiatiziana.it PEC: lavanderiatiaiana@cgn.legalmail.it o 0444/830580.
Le ricordiamo la facoltà di esercizio del diritto di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi, o la limitazione del trattamento che la riguarda e di opporsi a tale trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati; potrà esercitare tali diritti utilizzando i dati di contatto sopra riportati.
Trattamento Raccolta dati dal sito internet
Descrizione Raccolta di dati personali mediante forms presenti nei siti facenti capo all’azienda.
L’azienda ha svariati form di raccolta dati con finalità diverse. Per ognuno è presente
un’informativa ad hoc e un idoneo consenso. Le richieste poi sono indirizzate alle mail degli
incaricati che verranno citati in seguito.
Durata del tratt. Per la durata delle necessità gestionali
Conferimento Il conferimento dei dati è facoltativo
Conseguenze al mancato conferimento dei dati: impossibilità di processare la richiesta
L’interessato esprime il consenso
Modalità di assolvimento dell’obbligo di informativa
Informativa Informativa disponibile on line
Destinatari visitatori
Descrizione Informativa presente nella pagina web di raccolta dati
Momento di Al momento della visualizzazione della pagina di compilazione del modulo on-line
Archiviazione Conservata on-line all’interno del sito di raccolta dati
Modalità di assolvimento dell’obbligo del consenso
Consenso Consenso via web
Modalità Apposizione di un segno di spunta nel campo di espressione del consenso non preimpostato,
presente nella pagina web in cui è presente il modulo di raccolta dati.
Archiviazione Archiviazione nel databasedi gestione del sito internet
Raccolto da Incaricati
Ambiti di comunicazione del trattamento
Boschiero Sebastiano –
Ulteriori incaricati
Incaricato Limiti al trattamento
Bolcato Chiara
Archivi utilizzati nel trattamento
Soggetti interessati Archivio Note
Contatti Archivio contatti
1 L’archivio contiene o può contenere dati di tipo particolare
2 L’archivvio conitene o può contenere dati di tipo giudiziario
TIZIANA INDUSTRIA NOLEGGIO TESSILE SRL
Vicenza, 19.10.2018
Oggetto: Relazione sull’adeguamento del sito internet aziendale e attività di marketing
Da una prima disamina dei siti internet aziendali si evince che:
il dominio lavanderiatiziana.it è registrato alla società Tiziana industria noleggio tessile srl. Il professionista esterno che gestisce il sito internet è Sebastiano Boschiero. I dati societari ex art.2250 sono presenti nel form contatti e in parte a piè pagina della home page. La privacy policy è presente sul sito ma da aggiornare secondo i canoni del GDPR 679/2016. Da quanto riferito vi sono cookie di profilazione pertanto è necessario prevedere un banner in accesso alla home page nonché una cookie policy dedicata con l’indicazione della tipologie di cookie adoperati e la possibilità di disattivazione di detta funzionalità di profilazione. La raccolta dati avviene attraverso svariati form “contatti”, “noleggio uniformi” “newsletter” “preventivo gratuito” “iscrizioni alla mailing list”.. . Per tali form è necessario prevedere un’informativa adeguata alla normativa europea con raccolta di idoneo consenso.
il dominio lavanderiatiziana.com è registrato alla società Tiziana industria noleggio tessile srl. La società esterna che gestisce il sito internet è Powerapp srl. I dati societari secondo l’art. 2250 cc sono presenti a pie pagina ma da integrare. Vi è banner iniziale e cookie policy all’interno della privacy policy. La privacy policy è da aggiornare. I form di raccolta dati prevedono la vecchia disciplina della privacy pertanto risulta da aggiornare al GDPR 679/2016.
Di seguito si identifica la disciplina e i contenuti da produrre per la regolarizzazione dei siti internet.
L’art. 2550 del Codice Civile equipara i siti internet a corrispondenza aziendale, indicando le informazioni che lo stesso deve contenere.
Tali informazioni sono:
– la ragione sociale della società;
– la sede della società;
– l’ufficio del registro delle imprese presso il quale la società è iscritta;
– il numero di iscrizione al registro delle imprese;
– il capitale versato delle società per azioni, delle società in accomandita per azioni e delle società a responsabilità limitata secondo quanto risulta esistente dall’ultimo bilancio;
– lo stato di liquidazione dopo lo scioglimento delle società;
– la presenza di un socio unico per le società per azioni e per le società a responsabilità limitata.
L’articolo non stabilisce la posizione in cui tale informazioni debbano essere inserite nel sito, restando quindi – formalmente – totale libertà di posizionamento.
Essendo comunque preferibile garantire la semplice visibilità delle informazioni, di norma le stesse compaiono, alternativamente:
– in un footer della home page del sito;
– in un footer di tutte le pagine del sito;
– in una pagina dedicata (di norma “Dati societari”) che può contenere altre informazioni che l’azienda considera opportuno pubblicare.
La privacy policy del sito è l’informativa che deve essere fornita per tutti i trattamenti che possono essere svolti a seguito della semplice navigazione nel sito. Essa fornisce inoltre informazioni più generali sui trattamenti, e pertanto è opportuno che venga richiamata dalle informative specifiche dei form presenti nel sito. Il testo proposto è quello presente sul sito del Garante della privacy (www.garanteprivacy.it), dopo aver apportato le modifiche ritenute adeguate per un normale contesto aziendale. Il testo dovrebbe essere richiamato da un link (“Privacy Policy”) presente quantomeno nella home page del sito.
degli utenti che consultano il sito www.lavanderiatiziana.it
lavanderiatiziana.it
Titolare del trattamento è Tiziana Industria Noleggio tessile srl , con sede in via dell’artigianato 62 , 36045 Lonigo (vi) (Email: info@lavanderiatiziana.it PEC: lavanderiatiziana@cgn.legalmail.it centralino 0444/830580).
L’utilizzo dei cookies (e di analoghi strumenti) all’interno dei siti internet è disciplinato dall’art. 122 del Codice della Privacy, che è stato modificato a seguito dell’entrata in vigore di un Regolamento Europeo che disciplina la materia.
Successivamente alla modifica dell’art. 122 il Garante della Privacy ha emesso, in data 8 maggio 2014, un Provvedimento Generale (“Individuazione delle modalità semplificate per l’informativa e l’acquisizione del consenso per l’uso dei cookie”) che fornisce indicazioni operative sull’assolvimento degli obblighi previsti dall’art. 122 del Codice.
Il Provvedimento Generale fornisce alcune delucidazioni sulla qualificazione dei cookies ed indica alcune modalità operative per la gestione degli adempimenti.
Il presente documento, pertanto, si basa sulle indicazioni fornite dal citato Provvedimento Generale.
Sulla base del disegno di decreto legislativo attualmente circolante le disposizioni ricordate non dovrebbero subire modifiche.
I cookie vengono classificati in due categorie fondamentali:
– cookie tecnici, che sono quelli utilizzati allo scopo di permettere la normale navigazione nel sito, e che non vengono utilizzati per scopi diversi, ed in particolare per lo svolgimento di attività di marketing;
– cookie “di profilazione” che permettono, a seguito della navigazione, di profilare contenuti commerciali e promozionali quando si naviga in siti di tipo diverso.
Il Provvedimento precisa che lo stesso riguarda sia i cookie sviluppati internamente, che quelli realizzati da un soggetto terzo (definiti “cookie di terze parti”) precisando che gli adempimenti devono essere rispettati in entrambi i casi.
Se vengono utilizzati esclusivamente cookie di tipo tecnico è sufficiente fornire una informativa sulla loro presenza.
L’informativa può essere inserita in qualsiasi pagina del sito, ma la modalità abituale (e suggeribile) è quella di inserirla all’interno della pagina “Privacy policy” di norma raggiungibile mediante un link nella home page del sito.
Nel caso in cui invece vengano utilizzati anche cookie di profilazione gli adempimenti sono i seguenti:
all’ingresso del sito deve comparire una finestra “pop-up” ( spesso in alternativa un banner nella posizione alta o bassa della pagina, anche se questo non è indicato formalmente nel Provvedimento) che fornisce una prima informativa sintetica sulla presenza dei cookies. Il banner deve essere comunque visibile e deve costituire una “discontinuità” della navigazione.
Il contenuto del banner è esposto di seguito.
E’ lecito l’utilizzo di un cookie tecnico che inibisce la comparsa del banner in successive navigazioni.
Non è necessario che il banner contenga un pulsante di chiusura. E’ lecito che, cliccando in qualsiasi punto della pagina sottostante il banner sparisca automaticamente.
Il banner deve contenere un link alla pagina di informativa completa.
deve comparire una pagina in cui viene fornita l’informativa completa (“Cookie Policy”) sull’utilizzo dei cookie e deve essere presente una modalità che permetta di acconsentire o meno (cioè in realtà a disabilitare l’utilizzo di ciascuno dei cookie di profilazione).
Qualora i cookies siano di terze parti deve essere presente il link che rimanda alla pagina di informativa relativa del fornitore del cookie.
La pagina deve essere presente solo qualora venissero utilizzati cookie di profilazione. il testo riportato contiene le informazioni specifiche sull’utilizzo dei cookies, richiamando la pagina di “privacy Policy” del sito per ulteriori informazioni sul titolare del trattamento e le altre forme di trattamento che avvengono nel sito. Il link relativo (“Cookie Policy”) va inserito nel footer dei siti.
Questa pagina fornisce l’informativa completa sull’utilizzo dei cookie (tecnici e di profilazione) utilizzati nel presente sito.
Consultare la pagina Privacy Policy per ulteriori informazioni sui trattamenti di dati personali che vengono svolti in conseguenza della navigazione nel sito.
I cookies sono classificati in due categorie:
I cookie tecnici sono quelli utilizzati al solo fine di “effettuare la trasmissione di una comunicazione su una rete di comunicazione elettronica, o nella misura strettamente necessaria al fornitore di un servizio della società dell’informazione esplicitamente richiesto dall’abbonato o dall’utente a erogare tale servizio” (cfr. art. 122, comma 1, del Codice della Privacy). Essi non vengono utilizzati per scopi ulteriori e sono normalmente installati direttamente dal titolare o gestore del sito web. Possono essere suddivisi in cookie di navigazione o di sessione, che garantiscono la normale navigazione e fruizione del sito web (permettendo, ad esempio, di realizzare un acquisto o autenticarsi per accedere ad aree riservate); cookie analytics, assimilati ai cookie tecnici laddove utilizzati direttamente dal gestore del sito per raccogliere informazioni, in forma aggregata, sul numero degli utenti e su come questi visitano il sito stesso; cookie di funzionalità, che permettono all’utente la navigazione in funzione di una serie di criteri selezionati (ad esempio, la lingua, i prodotti selezionati per l’acquisto) al fine di migliorare il servizio reso allo stesso. Per l’installazione di tali cookie non è richiesto il preventivo consenso degli utenti, mentre resta fermo l’obbligo di dare l’informativa ai sensi dell’art. 13 del Codice.
I cookie di profilazione sono volti a creare profili relativi all’utente e vengono utilizzati al fine di inviare messaggi pubblicitari in linea con le preferenze manifestate dallo stesso nell’ambito della navigazione in rete. In ragione della particolare invasività che tali dispositivi possono avere nell’ambito della sfera privata degli utenti, la normativa europea e italiana prevede che l’utente debba essere adeguatamente informato sull’uso degli stessi ed esprimere così il proprio consenso al loro utilizzo.
Il presente sito utilizza sia cookie di tipo tecnico che un particolare cookie di profilazione.
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Cookie Funzionalità Scelta attiv.ne Pagina per la scelta dell’attivazione
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Ulteriori facoltà di scelta sull’utilizzo dei cookies
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In generale la disabilitazione di cookie di profilazione non inibisce il regolare funzionamento dei siti visitati e del browser utilizzato.
L’azienda non assume alcuna responsabilità in rapporto alle informazioni fornite in questo punto del documento, che devono essere quindi considerare come suggerimenti che coloro che effettuano la navigazione dovrebbero verificare prima di utilizzare.
Nota applicativa:
la “Scelta attivazione” (¨) abilita e disabilita i cookie di profilazione realizzati internamente)
la “Pagina per la scelta” rimanda alla pagina del produttore del cookie dove lo stesso può essere disabilitato
L’inserimento di un form in una pagina di un sito ha lo scopo di raccogliere dati relativi al visitatore, che verranno riutilizzati successivamente, per uno o più scopi (finalità).
Il riutilizzo dei dati acquisiti mediante la compilazione di un form (che si presuppone relativi, almeno parzialmente, ad una persona fisica), si configura come un “trattamento” di dati personali. Il presupposto di quanto di seguito indicato è che per un form presente in un sito internet non possano esistere motivazioni di liceità diverse dal consenso dell’interessato, in quanto non sono immaginabili condizioni che riportino a condizioni diverse
Conseguentemente, nel rispetto del GDPR, devono essere assolti gli obblighi di:
a) Informativa, così come stabilito dall’art. 13 del GDPR;
b) Raccolta del consenso, così come stabilito dall’articolo 6 del GDPR.
Si precisa inoltre che devono essere considerati form di raccolta dati anche tutti i box di iscrizione alla newsletter presenti frequentemente in molte pagine di un sito (ad es. “Scrivi qui la tua email per ricevere la newsletter”): anche per tali forme “veloci” di iscrizione devono essere presenti informativa e modalità di raccolta del consenso.
Relativamente all’informativa l’art. 13 del GDPR stabilisce quali sono le informazioni che essa deve contenere; il testo del “prototipo” di informativa prevede quindi la sequenza di tutte le sezioni che deve contenere l’informativa, con evidenziazione degli elementi che devono essere inseriti o che devono comparire alternativamente in relazione agli specifici contesti di raccolta dei dati. Nel prototipo proposto, allo scopo di semplificare l’informativa e di ridurne la lunghezza (aspetti previsti e richiesti per una efficace applicazione del GDPR) si richiama la pagina di “Privacy Policy” per la visualizzazione di alcuni elementi comuni a tutte le informative. Tuttavia, in linea generale, ogni singolo form deve disporre di una propria specifica informativa, in quanto è in linea generale diverso, per ciascuno di essi, l’utilizzo (o gli utilizzi) dei dati che vengono compilati. Qualora i dati acquisiti mediante un form possano essere utilizzati per più scopi (ad esempio per rispondere a un quesito, ma magari successivamente per inviare comunicazioni commerciali non sollecitate) tutti gli scopi (finalità) previsti devono essere indicati esplicitamente e chiaramente nell’informativa. Si precisa e si ribadisce che qualsiasi forma di richiamo alla “privacy policy” del sito come informativa sul trattamento dei dati personali che viene svolta a seguito della compilazione di uno specifico form del sito non può essere ritenuta conforme alla norma, in quanto mancante dei necessari elementi di semplicità, specificità e chiarezza. Analogamente non appare conforme una ipotetica “privacy policy” contenente informazioni su tutti i trattamenti che potrebbero essere posti in essere a seguito della compilazione di qualsiasi form presente nel sito: proprio perché le informazioni da fornire sarebbero molteplici e diversificate, verrebbero a mancare le caratteristiche di semplicità e chiarezza che sono elementi essenziali di qualsiasi informativa.
In un sito internet il consenso si esprime di norma mediante una o più caselle di controllo o pulsanti di spunta. Nel presente documento si ipotizza che vengano utilizzate caselle di controllo. L’elemento indispensabile per una lecita raccolta del consenso in un form è la prova della volontarietà del visitatore di fornire il proprio consenso, che si manifesta apponendo il segno di spunta nella casella di controllo. Pertanto nessuna casella di controllo deve essere preimpostata: in tal caso, infatti, una verifica delle autorità competenti rivelerebbe una “inidonea raccolta del consenso” con applicazione delle relative sanzioni. Qualora nell’informativa fossero indicate più finalità, dovrà essere presente una casella di controllo per ciascuna di esse. Tra le finalità indicate ve ne è certamente una (finalità principale) che corrisponde alla motivazione per cui il visitatore compila il form, e che corrisponde in generale al servizio che viene richiesto (ad es. richiesta di informazioni, iscrizione ad un servizio): il consenso a tale trattamento deve essere sempre fornito, e cioè se non viene apposto il segno di spunta nella relativa casella di controllo l’upload dei dati non deve essere possibile (ovviamente con segnalazione all’utente, chiedendo di apporlo). Tutti i rimanenti consensi (per le finalità secondarie) devono essere facoltativi, e cioè il compilatore può liberamente decidere se fornire il proprio consenso a tale forma di trattamento, apponendo o meno il segno di spunta. La mancanza della fornitura del consenso per una finalità secondaria non deve mai pregiudicare la possibilità di upload dei dati per la finalità principale, cioè per la richiesta del servizio desiderato. In particolare il consenso per l’invio di comunicazioni commerciali non sollecitate (ad es. newsletter) deve essere sempre facoltativo, a meno che, ovviamente, non sia l’unica motivazione della compilazione del form.
In linea generale, ed in tutti i casi in cui ciò sia possibile, la sequenza degli elementi nella pagina contenente il form dovrebbe essere la seguente:
L’informativa può essere contenuta direttamente nella pagina, o può essere presente in una pagina diversa (o in una finestra pop-up) richiamabile mediante link presente nella posizione indicata nella pagina.
In questo modo, infatti, si segue la sequenza canonica prevista dal Codice:
Si fornisce l’informativa
Si compila il modulo
Si fornisce/ono il/i consenso/i prima della trasmissione dei dati
Si procede all’invio dei dati
L’intestazione del modulo sintetizza la motivazione della compilazione, ad esempio:
Modulo di proposta di una candidatura
Il prototipo di informativa è indicato qui di seguito. Esso contiene tutte le sezioni previste dall’art. 13 del GDPR, all’interno delle quali sono indicate, all’interno di riquadri, le indicazioni o le alternative possibili per fornire le indicazioni richieste.
Titolare del trattamento è (ragione sociale, indirizzo, telefono) ………………………………………………………………… contattabile a mezzo email all’indirizzo ………………..
I dati presenti nel modulo saranno utilizzati, a seguito della sua espressione del consenso al trattamento dei dati personali, per il/i seguenti scopi:
Testo Casi di utilizzo
Per rispondere ai quesiti formulati Richiesta di informazione
Per fornirle i servizi richiesti Da utilizzare in caso di richiesta di assistenza e supporto
Per analizzare e gestire le segnalazioni che sta fornendo Caso di trasmissione di segnalazioni di tipo vario
Per procedere alla registrazione nel sito Registrazione in aree del sito
Per metterla in contatto con la nostra organizzazione di vendita Richiesta d contatto
Per inviare la nostra newsletter (o le nostre comunicazioni commerciali) Caso in cui la richiesta della newsletter sia la motivazione principale della compilazione
Per valutare la sua candidatura al fine di valutare il possibile interesse alla futura costituzione di un rapporto contrattuale da determinarsi nel contenuto Invio di informazioni curriculari
Per effettuare una profilazione della sua persona in base alle informazioni fornite Ipotesi di profilazione; NOTA: questa ipotesi rende necessario lo svolgimento di specifici adempimenti; di norma, quindi, non viene utilizzata
Facoltativamente, per inviare la nostra newsletter (o le nostre comunicazioni commerciali) Caso in cui l’invio della newsletter sia una finalità secondaria
[Altre eventuali finalità non previste nella tabella]
Oltre a ciò i dati comunicati…
… non saranno oggetto di comunicazione a terzi, restando conosciuti solo all’interno dell’azienda Caso in cui non è prevista alcuna comunicazione a terzi
… potranno essere comunicati ad altre aziende del gruppo, per le finalità da lei autorizzate Questo abilita ad esempio all’invio di newsletter da altre aziende del gruppo, se è fornito il relativo consenso
… potranno essere comunicati ad altre aziende del gruppo, per la valutazione della sua candidatura Caso di form di presentazione di curriculum se esiste un gruppo di aziende
… potranno essere comunicati alla nostra organizzazione di vendita diretta ed indiretta Caso di richiesta di contatto commerciale
Il consenso manifestato potrà essere revocato in qualsiasi momento contattando il titolare agli indirizzi email indicati o utilizzando le modalità indicate dagli strumenti utilizzati per il trattamento.
I testi che devono comparire sono:
A seguito dell’informativa ricevuta fornisco il consenso al trattamento dei mei dati personali
[Deve essere sempre presente, si riferisce al trattamento principale]
Fornisco il mio consenso al trattamento per [indicare la finalità secondaria] [devono essere presenti tante richieste di consenso quanti sono i trattamenti secondari]
La società presta il servizio di fornitura divise a noleggio. L’attività si sostanzia in un incontro prefissato con l’azienda cliente nel quale vengono rilasciate, tramite la compilazione di un modello, le indicazioni in merito al nominativo del dipendente e le misure dello stesso per la dotazione della divisa. Talvolta le indicazioni arrivano via mail e vengono conservate nel server aziendale in una apposita cartella. Può capitare che vengono inviate comunicazioni anche in merito a maternità di soggetti a cui erano destinate delle divise e per cui si richiede la sospensione della fornitura. E’ necessario prevedere un’apposita informativa e consenso al trattamento dei dati personali.
L’attività di newsletter è rivolta ai clienti prospect, clienti attivi e clienti chiusi. Il database risulta da qualificare ossia non è certo quando se vi è preventivo consenso all’invio di newsletter.
Per quanto concerne i clienti sotto contratto è possibile inserire una clausola contrattuale del seguente tenore: “A seguito della sottoscrizione del presente contratto/proposta contrattuale VI informiamo che i Vostri dati verranno trattati da (azienda, indirizzo) contattabile all’indirizzo mail …………… in qualità di Titolare del trattamento. I Vostri dati saranno trattati per finalità contrattuali e a fini commerciali/promozionali. Verranno conservati per la durata prevista dalle vigenti normative con l’osservanza degli obblighi contrattuali previsti per legge di conservazione dei dati ovvero fino alla Vostra richiesta di cancellazione per le attività di newsletter. Potrete esercitare i diritti previsti dalla normativa sul trattamento dei dati, anche relativamente alla revoca del consenso al trattamento, inviando una richiesta alla casella email sopra riportata, pertanto qualora non desideriate ricevere informazioni promozionali Vi preghiamo di contattarci per informarci in merito.”
I contatti che pervengono tramite l’iscrizione on line al form prevedono adeguata informativa e consenso.
Se ad oggi non è stata inviata alcuna comunicazione alla mailing list in merito all’entrata in vigore del GDPR 679/2016 e connessi adempimenti si rende la documentazione predisposta da Confindustria per la regolarizzazione (si veda Informativa-consenso e Informativa-diniego).
Il software utilizzato per l’invio di newsletter è Mail Up. Questo software è in grado di effettuare attività di profilazione dell’utente, si pensi alla possibilità di vedere quante volte viene aperta una mail, se l’interessato ha aperto dei link contenuti nella comunicazione etc etc. Tutte queste attività richiederebbero un consenso apposito alla profilazione, cosa alquanto complicata da prevedere. Pertanto si ritiene opportuno, se l’azienda è concorde di richiedere la possibilità di disattivazione di dette funzionalità che profilano l’utente. Di conseguenza stilare una autodichiarazione di non utilizzo di dette funzionalità da conservare presso l’azienda del seguente tenore: “La società TIZIANA INDUSTRIA NOLEGGIO TESSILE SRL avente sede legale in _______________ stante l’utilizzo a fini di marketing promozionale del software MAILUP utilizzato per l’invio automatizzato di mail ai propri clienti fidelizzati con la presente attesta l’inutilizzo dei sistemi di profilazione che il programma rende disponibili agli utenti per il suo utilizzo. Di fatto, le uniche informazioni utilizzate sono riportate a livello anonimo e per finalità statistiche.”
Tiziana industria noleggio tessile srl è presente su alcuni sociale network (facebook, linkedin). La criticità maggiore sull’utilizzo di sistemi on web è la possibilità di diffusione di immagini di persone identificate o indentificabili di cui non si è avuto un preventivo consenso. Pertanto si ritiene necessario nel caso di pubblicazioni di foto di dipendenti far sottoscrivere un modello di consenso informato da allegare al consenso informato da far firmare al dipendente in sede di assunzione. Mentre per i soggetti terzi viene rilasciato un modello a parte (vedasi allegato).
La società partecipa a fiere ed eventi ed ha la possibilità di raccogliere dati di contatti. La prassi commerciale prevede lo scambio di business card. Pertanto viene redatto un modulo di raccolta dati con bigliettino da visita di cui in allegato.
In ultimo, stante l’interpretazione resa da Confindustria in merito ai dati di contatto aziendali utilizzati nella normale operatività commerciale si allega “Discalmer utilizzo dati di contatto”, in modo da normare tale situazione.
Per completezza invio inoltre una clausola di riservatezza da inserire in calce alla firma nella mail – qualora sprovvisti – con il seguente testo: “Le informazioni trasmesse sono destinate esclusivamente alla persona o alla società in indirizzo e sono da intendersi confidenziali e riservate. Ogni trasmissione, inoltro, diffusione o altro uso di queste informazioni a persone o società differenti dal destinatario è proibita. Se avete ricevuto questa comunicazione per errore, per favore contattate il mittente e cancellate le informazioni da ogni computer. Questa casella di posta elettronica è riservata esclusivamente all’invio ed alla ricezione di messaggi aziendali inerenti all’attività lavorativa, e non è previsto né autorizzato l’utilizzo per fini personali. Pertanto i messaggi in uscita e quelli di risposta in entrata verranno trattati quali messaggi aziendali e soggetti alla ordinaria gestione disposta con proprio disciplinare dall’azienda e, di conseguenza, eventualmente anche alla lettura da parte di persone diverse dall’intestatario della casella.
Any information herein transmitted only concerns the person or the company named in the address and is deemed to be confidential. It is strictly forbidden to transmit, post, forward or otherwise use said information to anyone other than the recipient. If you have received this message by mistake, please contact the sender and delete any relevant information from your computer. This mailbox is only meant for sending and receiving messages pertaining business matters and any other use for personal purposes is forbidden and unauthorized. Therefore, any email sent and received will be handled as ordinary business messages and subject to the company’s own rules, and may thus be read also by people other than the user named in the mailbox address.”
Trattamento Marketing- Invio newsletter
Descrizione Invio di comunicazioni pubblicitarie e promozionali non sollecitate a clienti, clienti potenziali e
Per il momento le uniche newsletter vengono inviate per l’invio di auguri ai clienti. Vi è la
possibilità di incrementare tale servizio.
Nelle mail inviate c’è la possibilità di disiscriversi e di conseguenza il contatto non viene più
utilizzato a tale scopo.
Durata del tratt. Fino al momento della richiesta di cancellazione da parte dell’interessato
Conseguenze al mancato conferimento dei dati: impossibilità di inviare comunicazioni commerciali
Informativa Informativa scritta
Destinatari clienti
Descrizione Clausola contrattuale inserita nel documento contrattuale
Momento di Al momento della conclusione del contratto
Archiviazione presso l’ufficio commerciale
Raccolto da Incaricati ufficio marketing
Consenso Consenso scritto
Modalità Sottoscrizione del documento contrattuale o comportamento volto a concludere il contratto
Archiviazione Originane cartaceo sottoscritto dall’interessato presso l’ufficio commerciale
Raccolto da Incaricati ufficio commerciale
Bolcato Antonella
Bolcato Tiziana
Contatti Archivio newsletter
2 L’archivio contiene o può contenere dati di tipo giudiziario
Regolarizzazione invio newsletter
Questo documento contiene il testo dell’informativa da trasmettere per regolarizzare, ai sensi del GDPR, l’archivio dei nominativi a cui sono inviate le newsletter.
Utilizzando la modalità pienamente conforme alla normativa viene richiesto ai destinatari di esprimere il proprio consenso al trattamento dei dati.
i nominativi che esprimeranno il loro consenso esplicito saranno portati in condizioni di assoluta conformità: agli stessi l’invio di ulteriori comunicazioni commerciali – che dovranno comunque contenere il disclamer per chiedere successivamente la cancellazione dagli elenchi di spedizione – sarà lecito e pienamente conforme alla normativa;
i nominativi che non forniscono il loro consenso dovranno essere cancellati dagli elenchi di spedizione;
i nominativi che non rispondono vanno equiparati a coloro che non hanno fornito il consenso, in quanto la mancanza di un esplicito consenso viene considerata dal punto di vista normativo come rifiuto al trattamento. Se fosse intenzione dell’azienda, nei confronti di tali soggetti, di procedere eventualmente all’invio di ulteriori richieste di consenso, ciò può essere fatto in termini e modalità ragionevoli; si precisa a tale proposito che le ulteriori email di richiesta non potranno comunque essere in numero molto elevato (indicativamente una o due) in quanto anche la ripetuta richiesta di consenso a mezzo email potrebbe essere considerata un utilizzo irregolare della casella email del destinatario privo di consenso. Si consiglia in particolare di inviare tali eventuali future mail di conferma in tempi non eccessivamente frequenti (indicativamente non prima di un mese).
Il 25 maggio prossimo è entrato in vigore il Regolamento UE 679/2016 che, sostituendo il Codice della privacy, disciplinerà il trattamento dei dati personali. L’invio di email da parte di Azienda costituisce una forma di trattamento di dati personali e l’azienda ritiene pertanto opportuno fornire a tutti i destinatari delle proprie email promozionali una informativa aggiornata, contenente tutti gli elementi previsti dalla nuova normativa.
Vi preghiamo pertanto di prendere visione di quanto di seguito indicato.
La presente informativa riguarda l’invio di comunicazioni promozionali non sollecitate a coloro che sono iscritti alla lista di spedizione della newsletter di Azienda.
Titolare del trattamento è TIZIANA INDUSTRIA NOLEGGIO TESSILE SRL, via dell’artigianato 62. 36045 Lonigo vicenza. Mail: info@lavanderiatiziana.it PEC: lavanderiatiaiana@cgn.legalmail.it
Il trattamento a cui si riferisce la presente informativa riguarda l’invio di comunicazioni promozionali e pubblicitarie (newsletter) all’indirizzo di posta elettronica del destinatario; il trattamento verrà svolto a seguito dell’espressione del consenso da parte dell’interessato. I dati conferiti saranno conosciuti dal personale interno che gestisce il servizio di invio delle newsletter e non saranno oggetto di comunicazione a terzi. I dati saranno conservati ed utilizzati per l’invio delle newsletter fino al momento di cancellazione da parte dell’interessato; successivamente potranno essere conservati unicamente allo scopo di documentare il rispetto delle normative applicabili, per la durata necessaria a tale scopo. Si ricorda: a) l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati; b) l’esistenza del diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca; il diritto può essere esercitato al momento della ricezione di ogni singola email ricevuta, utilizzando il link per la cancellazione dagli elenchi di spedizione presente all’interno della stessa; c) il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo, in Italia rappresentata dal Garante per la protezione dei dati personali.
Vi chiediamo di esprimere qui di seguito la vostra decisione relativamente al trattamento descritto:
fornisco il mio consenso all’invio della newsletter
non fornisco il mio consenso all’invio dalla newsletter
Ringraziando per l’attenzione, la salutiamo molto cordialmente.
TIZIANA INDUSTRIA NOLEGGIO TESILE SRL
Si suppone che l’azienda, da lungo tempo, proceda all’invio di newsletter a diverse categorie di destinatari, sulla base di un database in cui gli indirizzi email di destinazione sono stati acquisiti da fonti diverse, quali ad esempio registrazioni in siti internet, contatti in fiere, archivi storici di origine diversa.
L’azienda non è in grado di documentare che tutti i nominativi a cui invia la propria newsletter abbiano fornito il proprio consenso a tale trattamento, o che lo stesso abbia una diversa motivazione di liceità.
L’azienda ritiene tuttavia di non poter azzerare l’archivio in uso ed intende renderne lecito, in occasione dell’introduzione del GDPR, il suo utilizzo. L’azienda è cosciente che la piena applicazione dei principi normativi richiederebbe la fornitura di una informativa corretta e completa ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento, insieme al una esplicita raccolta del consenso da parte degli interessati.
Tuttavia, considerando che la richiesta esplicita di un consenso potrebbe avere un tasso di risposta così contenuto da ridurre notevolmente il numero dei propri contatti, ritiene di raggiungere l’obiettivo fornendo una corretta informativa a seguito della quale i destinatari hanno la facoltà di richiedere la cancellazione dagli elenchi di spedizione.
L’azienda, informata in merito, attesta di essere a conoscenza che la modalità di regolarizzazione adottata non corrisponde pienamente agli obblighi normativi, e di conseguenza di poter essere potenzialmente sanzionata in merito, ma, svolte le proprie valutazioni, ritiene che questa sia la modalità utilizzabile per raggiungere l’obiettivo di un, pur parziale e non completo, adeguamento alle prescrizioni del GDPR.
L’azienda, oltre a ciò, è consapevole che, per ridurre in futuro il rischio di verifiche che possano causare l’applicazione di sanzioni, dovrà:
D’ora in avanti raccogliere un consenso documentato per l’iscrizione alla newsletter qualsiasi sia la fonte dei dati inseriti nell’archivio di spedizione;
Inserire in ogni email inviata il link che permetta la richiesta di cancellazione dagli elenchi di spedizione, assicurando che ciò venga poi operativamente svolto.
Di seguito il testo suggerito per la fornitura dell’informativa aggiornata, completo di modalità per la richiesta di cancellazione dall’elenco degli invii.
Il 25 maggio è entrato in vigore il Regolamento UE 679/2016 che, sostituendo il Codice della privacy, disciplinerà il trattamento dei dati personali. L’invio di email da parte di Azienda costituisce una forma di trattamento di dati personali e l’azienda ritiene pertanto opportuno fornire a tutti i destinatari delle proprie email promozionali una informativa aggiornata, contenente tutti gli elementi previsti dalla nuova normativa.
Il trattamento a cui si riferisce la presente informativa riguarda l’invio di comunicazioni promozionali e pubblicitarie (newsletter) all’indirizzo di posta elettronica del destinatario; il trattamento avviene in base al legittimo interesse del titolare a svolgere attività di marketing diretto, supportato dalla decisione del destinatario delle comunicazioni, adeguatamente informato, di confermare la propria iscrizione alla newsletter. I dati conferiti saranno conosciuti dal personale interno che gestisce il servizio di invio delle newsletter e non saranno oggetto di comunicazione a terzi. I dati saranno conservati ed utilizzati per l’invio delle newsletter fino al momento di cancellazione da parte dell’interessato; successivamente potranno essere conservati unicamente allo scopo di documentare il rispetto delle normative applicabili, per la durata necessaria a tale scopo. Si ricorda: a) l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati; b) l’esistenza del diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca; il diritto può essere esercitato al momento della ricezione di ogni singola email ricevuta, utilizzando il link per la cancellazione dagli elenchi di spedizione presente all’interno della stessa; c) il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo, in Italia rappresentata dal Garante per la protezione dei dati personali.
Non essendo sostanzialmente modificati gli elementi informativi rispetto a quanto precedentemente noto agli interessati, Azienda ritiene di non dover richiedere la conferma del consenso al trattamento; tuttavia, se volete richiedere la cancellazione dall’elenco di spedizione, utilizzate il link sottostante:
preventivi@lavanderiatiziana.it info@lavanderiatiziana.it lavanderiatiziana@cgn.legalmail.it