Source: https://www.asociacioncompliance.com/el-uso-de-herramientas-digitales-para-asegurarse-del-cumplimiento-de-la-ley-parte-1-el-consejo-de-administracion/
Timestamp: 2020-05-25 20:01:01
Document Index: 128486435

Matched Legal Cases: ['artículo 249', 'Artículo 225', 'artículo 230', 'Artículo 236', 'Artículo 245', 'Artículo 249', 'Artículo 250']

El uso de herramientas digitales para asegurarse del cumplimiento de la ley. Parte 1: El Consejo de Administración - Asociación Española de Compliance
El uso de herramientas digitales para asegurarse del cumplimiento de la ley. Parte 1: El Consejo de Administración
El libro blanco de ASCOM empieza con una definición bastante clara y concisa del papel del Compliance Officer: “La función de Compliance asume las tareas de prevención, detección y gestión de riesgos de Compliance mediante la operación de uno o varios Programas de Compliance, contribuyendo a promover y desarrollar una cultura de cumplimiento en el seno de la organización.
Son riesgos de Compliance los relacionados con el incumplimiento de las obligaciones de Compliance, esto es, aquellas que una organización debe cumplir, y también las que elige voluntariamente cumplir.”
La cultura de cumplimiento de una organización empieza por la cúspide de la cadena de mando. Tenemos entonces que empezar por saber lo que dicta la ley sobre el papel, las obligaciones y responsabilidades de los consejeros. ¿Cuáles son las normas y leyes que deben cumplir los consejeros?
Una ley de 2014, que ha pasado un poco desapercibida, no obstante, define de manera clara y concreta las reglas que los administradores deben cumplir.
1) La Ley 31/2014
El consejo de administración deberá reunirse, al menos, una vez al trimestre (245-3), con la finalidad de que mantenga una presencia constante en la vida de la sociedad. Los consejeros deberán asistir personalmente a las sesiones del consejo. En caso de representación para la asistencia a un consejo, los consejeros no ejecutivos sólo podrán delegarla en otro consejero no ejecutivo.
Demostrar su “lealtad”
¿Cómo podrá demostrar el administrador que el solo ha asumido sin delegar de hecho todas las facultades indelegables según el artículo 249 bis?
2) Herramientas digitales para gestionar los nuevos principios introducidos por la ley
La ley 31/2014 introduce una inversión de carga de la prueba de la culpabilidad del administrador. La demostración del cumplimiento pasa de ser pasiva (no pasa nada hasta que un juez demuestre el incumplimiento) a ser activa (demostrar que se ha cumplido la ley para prevenir riesgos judiciales).
Existen soluciones digitales seguras y fáciles de uso que permiten aportar respuestas a esas preguntas que resultan de la ley 31/2014 y, sobre todos, soluciones para cumplir y demostrarlo.
La lealtad y la confidencialidad:
Estas herramientas dan la posibilidad de aplicar una filigrana o “marca de agua” a todos los documentos a los cuales acceden los administradores. Se puede definir la filigrana con nombre de la empresa, nombre y apellidos del administrador, fecha. Así, no se puede imprimir, copiar, transmitir nada sin que parezca esta marca de agua y una identificación inmediata del origen de la fuga de información.
En general, los administradores usuarios de estas herramientas acceden a la información sobre las reuniones de los consejos de administración y a los documentos confidenciales bases de esas reuniones, vía tablets IPad, Android o Microsoft con un sistema de reconocimiento biométrico, nombre de usuario, contraseña de alto nivel de seguridad y además los usuarios pueden optar por el sistema de doble control (2FA). Este último consiste en la recepción de un código secreto en el teléfono móvil personal del administrador cada vez que el intenta conectarse.
Se recomienda que todos los datos que circulen en la plataforma estén encriptados con alto nivel y que los servidores estén equipados con un sistema HSM, que permite proteger y administrar las claves digitales para una autenticación sólida y proporciona procesamiento criptográfico.
Una vez terminado el mandato de un administrador a cargo, el gestor de la plataforma debe poder darle da de baja y en un segundo, el pierde acceso a todas las informaciones del Consejo de Administración.
Estas soluciones deben ofrecer también una opción de activación de traza de auditoria. Eso permite sacar informes sobre todos los accesos a la plataforma y a los documentos a disposición y se puede guardar automáticamente un registro de todas las operaciones. Así los administradores podrán de manera muy fácil demostrar “una dedicación adecuada” y la adopción de una conducta proactiva para “la buena dirección y control de la sociedad” con el número y tiempo de conexión a la plataforma y a los documentos.
Otras funcionalidades que deben incluir las herramientas es la posibilidad de pedir y recoger una firma digital por cada Administrador sobre los documentos, la organización y seguimiento de votos (aprobación de las cuentas, de un contrato, un proyecto, etc) o de compartir notas sobre los documentos. Esos elementos darán lugar a trazas e informes que constituirán evidencias.
Estos programas facilitan la organización de las reuniones para que cumplan los requisitos procedurales. Las reuniones del consejo de administración son notificadas con acuse de recibo, incluyen un orden del día con documentos, recogido de firmas y votos incluidos, hay una herramienta de generación automática de actas. La traza de auditoria permite demostrar que todos los documentos han sido publicados, recibidos y leídos por los administradores y con los votos y firmas requeridas.
Si los documentos y decisiones en relación con las 12 facultades indelegables están incluidas y firmadas en la plataforma, la demostración que los administradores la han llevado a cabo sin delegación será casi automática con la traza de auditoria.
Yann Sabot – Adherido de ASCOM
DiliTrust Ibérica
Fabricante de software de Gobierno Corporativo
cve: BOE-A-2014-12589
Núm. 293 Jueves 4 de diciembre de 2014 Sec. I.
«Artículo 225 Deber general de diligencia
Los administradores deberán desempeñar el cargo y cumplir los deberes impuestos por las leyes y los estatutos con la diligencia de un ordenado empresario, teniendo en cuenta la naturaleza del cargo y las funciones atribuidas a cada uno de ellos.
Los administradores deberán tener la dedicación adecuada y adoptarán las medidas precisas para la buena dirección y el control de la sociedad.
En el desempeño de sus funciones, el administrador tiene el deber de exigir y el derecho de recabar de la sociedad la información adecuada y necesaria que le sirva para el cumplimiento de sus obligaciones. »
No se entenderán incluidas dentro del ámbito de discrecionalidad empresarial aquellas decisiones que afecten personalmente a otros administradores y personas vinculadas y, en particular, aquellas que tengan por objeto autorizar las operaciones previstas en el artículo 230.»
Los administradores deberán desempeñar el cargo con la lealtad de un fiel representante, obrando de buena fe y en el mejor interés de la sociedad.
La infracción del deber de lealtad determinará no solo la obligación de indemnizar el daño causado al patrimonio social, sino también la de devolver a la sociedad el enriquecimiento injusto obtenido por el administrador.»
«Artículo 236 Presupuestos y extensión subjetiva de la responsabilidad.
Cuando no exista delegación permanente de facultades del consejo en uno o varios consejeros delegados, todas las disposiciones sobre deberes y responsabilidad de los administradores serán aplicables a la persona, cualquiera que sea su denominación, que tenga atribuidas facultades de más alta dirección de la sociedad, sin perjuicio de las acciones de la sociedad basadas en su relación jurídica con ella.
La persona física designada para el ejercicio permanente de las funciones propias del cargo de administrador persona jurídica deberá reunir los requisitos legales establecidos para los administradores, estará sometida a los mismos deberes y responderá solidariamente con la persona jurídica administrador.»
«Artículo 245 Organización y funcionamiento del consejo de administración
En la sociedad de responsabilidad limitada los estatutos establecerán el régimen de organización y funcionamiento del consejo de administración, que deberá comprender, en todo caso, las reglas de convocatoria y constitución del órgano, así como el modo de deliberar y adoptar acuerdos por mayoría.
En la sociedad anónima cuando los estatutos no dispusieran otra cosa, el consejo de administración podrá designar a su presidente, regular su propio funcionamiento y aceptar la dimisión de los consejeros.
El consejo de administración deberá reunirse, al menos, una vez al trimestre.»
«Artículo 249 bis Facultades indelegables
«Artículo 250 Acta del consejo de administración
Las discusiones y acuerdos del consejo de administración se llevarán a un libro de actas, que serán firmadas por el presidente y el secretario.»
← ASCOM propone a la CNMV que incluya la función de compliance en el código de buen gobierno de las sociedades cotizadasLa Asamblea General de ASCOM aprueba la gestión de la actual Junta Directiva y da por buenas las cuentas anuales auditadas externamente →