Source: http://www.piestany.sk/mesto/samosprava/hlavny-kontrolor-mesta/plany-kontrolnej-cinnosti/sprava-o-vysledkoch-ukoncenych-kontrol-hlavneho-kontrolora-mesta-piestany-ku-dnu-3-zasadnutia-msz-r-2016-1708.html
Timestamp: 2018-05-20 15:46:07+00:00
Document Index: 17146758

Matched Legal Cases: ['§ 548', '§ 19', '§ 9', '§ 9', '§ 5', '§ 5', '§5', '§ 5', '§ 5', '§ 5', '§ 5', '§ 5', '§ 5', '§ 5', '§ 5', '§ 21', '§ 9', '§9', '§ 4', '§ 9', '§ 4', '§ 113', '§ 113', '§ 9', '§ 113', '§ 9', '§ 113', '§ 5', '§ 5', '§ 21']

Plány kontrolnej činnosti - Správa o výsledkoch ukončených kontrol hlavného kontrolóra mesta Piešťany ku dňu 3. zasadnutia MsZ r. 2016 - Oficiálné stránky mesta Piešťany
Plány kontrolnej činnosti - Správa o výsledkoch ukončených kontrol hlavného kontrolóra mesta Piešťany ku dňu 3. zasadnutia MsZ r. 2016
Správa o výsledkoch ukončených kontrol hlavného kontrolóra mesta Piešťany ku dňu 3. zasadnutia MsZ r...
Správa o výsledkoch ukončených kontrol hlavného kontrolóra mesta Piešťany ku dňu 3. zasadnutia MsZ r. 2016
Správa o výsledku kontroly č. 6/2016
Na základe uznesenia MsZ č. 40/2016 zo dňa 18.02.2016 ako aj v zmysle plánu kontrolnej činnosti na I. polrok 2016 vykonal Ing. Peter Konečný, hlavný kontrolór mesta a Ing. Ondrej Horňák, kontrolór
kontrolu finančných operácií spojených s obstaraním tovarov a služieb v Mestskej knižnici mesta Piešťany za mesiace december 2014 a december 2015
Kontrolované obdobie: XII/2014 a XII/2015
Čas vykonania kontroly: marec – apríl / 2016
Kontrolovaný subjekt: Mestská knižnica mesta Piešťany (MsK)
kontrola dodržiavania a uplatňovania všeobecne záväzných právnych predpisov a interných noriem MsK pri finančných operáciách spojených s obstaraním tovarov a služieb za mesiace december 2014 a december 2015
overiť objektívny stav kontrolovaných skutočnosti a ich súlad so všeobecne záväznými právnymi predpismi a vnútornými aktmi riadenia so zameraním na dodržiavanie hospodárnosti, efektívnosti a účinnosti pri hospodárení s rozpočtovými prostriedkami a majetkom MsK
Dňa 26. 04. 2016 bol riaditeľke MsK doručený návrh správy č. 6/2016. Riaditeľka MsK sa k návrhu správy a v ňom uvedeným kontrolným zisteniam a navrhnutým odporúčaniam vyjadrila dňa 02.05.2016 a mailom zo dňa 18.05.2016 požiadala o doplnenie správy podľa zák. č.357/2015 Z.z. Jej námietky ako aj žiadosť o doplnenie správy boli akceptované a následne zohľadnené v správe o výsledku kontroly. Odporúčania hlavného kontrolóra na nápravu zistených nedostatkov zohľadňujú podané námietky. K lehote na predloženie písomného zoznamu splnených opatrení prijatých na nápravu zistených nedostatkov sa MsK nevyjadrila.
Výsledok kontroly – opis zistených nedostatkov:
1./ Kontrola zákonnosti, hospodárnosti, efektívnosti a účelovosti pri hospodárení s verejnými financiami
Kontrola bola zameraná najmä na dodržiavanie zákona č.523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a zákona č.431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.
Kontrola bola vykonaná preverením výdavkov uhradených v mesiacoch december 2014 a v mesiaci december 2015.
Kontrolou bolo zistené, že MsK dňa 01.12.2015 vystavila objednávku č. 183/2015 na virtuálnu prehliadku www.kniznica.sk - návrh a príprava prezentácie, fotenie a výroba a implementácia- v sume 1188 € s DPH. Na základe uvedenej objednávky bola dňa 14. 12. 2015 zo strany dodávateľa vyfakturovaná virtuálna prehliadka www.kniznica.skv dohodnutej sume 1 188 € vrátane DPH a zo strany MsK bola dňa 16. 12. 2015 táto cena uhradená.
V rámci komunikácie s navrhovateľom uznesenia k vykonaniu predmetnej kontroly som bol informovaný o vyfakturovaní objednanej virtuálnej prehliadky knižnice v decembri 2015, pričom táto mala byť na základe jeho informácií dodaná a implementovaná až vo februári 2016. Nasvedčovala tomu aj objednávka rozšírenia virtuálnej prehliadky knižnice za 216 €, ktorú MsK zaslala dodávateľovi dňa 22. 02. 2016.
Kontrola vyššie uvedenú zákazku od jej zadania, objednania až po fakturáciu a úhradu preverila.
Podľa § 548 ods. 1 zákona č. 513/1991 Zb. obchodného zákonníka v z. n. p., objednávateľ je povinný zaplatiť zhotoviteľovi cenu v čase dojednanom v zmluve. Pokiaľ zo zmluvy alebo z tohto zákona nevyplýva niečo iné, vzniká nárok na cenu vykonaním diela.
Podľa § 19 ods. 8 a 10 zákona č.523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov subjekt verejnej správy môže poskytovať preddavky, ak boli vopred v zmluve o dodávke výkonov a tovarov písomne dohodnuté, a to najviac na obdobie troch mesiacov v závislosti od vecného plnenia dodávok výkonov a tovarov. Preddavky poskytnuté podľa odseku 8 musia byť finančne vysporiadané najneskôr do konca rozpočtového roka, v ktorom sa poskytli.
Podľa "Vyhodnotenia prieskumu trhu pri zadávaní zákazky" bol predmet zákazky zadaný nasledovne:
„Virtuálna prehliadka www.kniznica.sk - návrh a príprava prezentácie, fotenie a výroba, implementácia
Spôsob vykonania prieskumu trhu: priama zákazka
Uchádzač: KIOS a.s. cena bez DPH 990,- € cena s DPH 1 188,- €.“
Na základe vyhodnotenia prieskumu trhu dňa 01.12.2015 si MsK objednala virtuálnu prehliadku www.kniznica.sk.
„Objednávame si u Vás virtuálnu prehliadku www.kniznica.sk
Návrh na prípravu prezentácie
Fotenie a výroba
Implementácia“
Podľa zrejmého obsahu objednávky sa MsK nedohodla so zhotoviteľom na zaplatení ceny v inom, zmluvne dojednanom čase a zároveň v objednávke ani nebola dojednaná žiadna preddavková platba.
Kontrolou bolo zistené, že dňa 22. 02. 2016 MsK vystavila ďalšiu objednávku, ktorej obsahom bolo:
„rozšírenie virtuálnej prehliadky o 3D pohľady: átrium, herňa a zasadacia miestnosť za 216 € DPH“.
Na základe týchto zistených skutočností bola riaditeľka MsK požiadaná o poskytnutie písomného vyjadrenia k nasledovným otázkam:
1./ Prečo bola faktúra č. 11151078 uhradená 16. 12. 2015, keď súčasťou plnenia zo zadanej zákazky z vystavenej objednávky a z faktúry mala byť aj implementácia virtuálnej prehliadky na webovom sídle www.kniznica.sk a keď táto virtuálna prehliadka bola podľa vyššie uvedených informácií dodaná a implementovaná vo februári v roku 2016.
2./ Dňa 22. 02. 2016 bola MsK vystavená ďalšia objednávka na „rozšírenie virtuálnej prehliadky knižnice o 3D pohľady: átrium, herňa a zasadacia miestnosť za 216 € s DPH“. Prečo bolo potrebné objednávať rozšírenie virtuálnej prehliadky, prečo neboli „3D pohľady: átrium, herňa a zasadacia miestnosť “ súčasťou pôvodnej zákazky a bolo to potrebné doobjednať a zvlášť platiť ?
K uvedeným otázkam sa riaditeľka MsK vyjadrila nasledovne:
„Vytvorenie virtuálnej prehliadky na webovom portáli www.kniznica.sk je špecifická zákazka, ktorej súčasťou dodania je návrh a príprava virtuálnej prehliadky, fotenie a spracovanie fotografií, programovanie a implementácia. Dodávateľ bol vybraný priamym zadaním v súlade so Smernicou o VO z 27.2.2015, bod 4.8.1 z dôvodu autorského práva dodávateľa firmy KIOS, a.s., tvorcom a správcom webového portálu je vybraný uchádzač. Implementácia akejkoľvek novej web služby iným dodávateľom by bola ekonomicky a časovo nevýhodná s poukázaním na povinnosť odkúpenia licencie iným dodávateľom.
Cenová ponuka bola doručená z KIOSu 23.11.2015, vyhodnotenie prieskumu trhu pri zadávaní zákazky bolo zrealizované 26.11.2015 a objednávka č. 183/2015 bola vystavená 1.12.2015. Došlá faktúra č. 487/2015 bola vyhotovená 14.12.2015, doručená do knižnice 16.12.2015, uhradená 16.12.2015 v sume 1188,- € s DPH a v rozsahu vykonaných prác a diela.
Dodanie virtuálnej prezentácie bolo zrealizované načas a sprístupnené na testovacom serveri. V decembri bola vyhotovená a spracovaná panoramatická prezentácia do virtuálnej prehliadky. Po rekonštrukcii podlahy boli niektoré panorámy nanovo nafotené a pôvodné panoramatické zábery nahradené. Celý proces zobrazenia virtuálnej prehliadky na webstránke knižnice bol ovplyvnený riešením reklamácie podlahy vo výstavnom priestore na prízemí. Reklamačné konanie voči firme na rekonštrukciu podlahy začalo 19.8.2015 a jeho výsledok bol v čase riešenia virtuálnej prezentácie neistý. Virtuálna prehliadka bola sprístupnená na webstránke knižnice pre návštevníkov začiatkom februára 2016.
Postup verejného obstarávania je v súlade s internou Smernicou o VO z 27.2.2015 novelizovanou 1.11.2015, kde je finančný limit stanovený v súlade so zákonom 25/2006 Z. z. Zákon o verejnom obstarávaní v z.n.p.
Virtuálna prehliadka slúži ako marketingový nástroj za účelom názornej prezentácie knižničných služieb, priestorov a za účelom podpory zvýšenia návštevnosti čitateľov a používateľov najmä v roku konania medzinárodného festivalu Zázračný oriešok 2016.
Virtuálna prehliadka je živý produkt, ktorý bude aktualizovaný a dopĺňaný o ďalšie zaujímavé pohľady interiérov a exteriérov (Medzinárodný festival Zázračný oriešok 2016 – nové výstavy, úpravy priestorov a iné) podľa potrieb a v súvislosti s finančnými možnosťami.
Prvé rozšírenie existujúcej virtuálnej prehliadky bolo zrealizované doplnením panorám o ďalšie 3 pohľady (átrium, herňa a zasadacia miestnosť) vyhotovené koncom februára 2016. Cenová ponuka bola doručená emailom z KIOS-u 18.2.2016, vyhodnotenie prieskumu trhu pri zadávaní zákazky bolo zrealizované 22.2.2016 a objednávka č. 7/2016 bola vystavená 22.2.2016. Došlá faktúra č. 38/2016 bola doručená do knižnice 23.2.2016 a následne uhradená 25.2.2016 v sume 216,- € s DPH. Postup verejného obstarávania je v súlade s internou Smernicou o VO z 27.2.2015.“
Riaditeľka MsK písomne deklarovala, že "dodanie virtuálnej prezentácie bolo zrealizované načas a sprístupnené na testovacom serveri a že v decembri bola vyhotovená a spracovaná panoramatická prezentácia do virtuálnej prehliadky".
Kontrolou bola preverovaná aj účtovná dokumentácia z XII/2014 k fakturovanému update webového sídla www.kniznica.sk a update webového sídla www.pic-piestany.sk, nakoľko boli zistené nasledovné nezrovnalosti:
obsahom písomnej cenovej ponuky od dodávateľa, ktorá bola vypracovaná a zaslaná MsK bolo upgrade webového sídla www.kniznica.sk a upgrade webového sídla www.pic-piestany.sk;
objednávky však boli vystavené na update webového sídla www.kniznica.sk a na update webového sídla www.pic-piestany.sk;
obe faktúry boli taktiež vystavené na update webového sídla;
Na základe týchto nezrovnalostí medzi zaslanou ponukou na upgrade a objednaným a fakturovaným update webových sídiel bolo preverené, že MsK dňa 07.10.2014 vystavila objednávku webového sídla www.kniznica.ska dňa11.11.2014. vystavila objednávku webového sídlawww.pic-piestany.sk. Na základe týchto objednávok bolo dodávateľom vyfakturované plnenie - fa.č.11141030, vystavená dňa 01.12.2014 a fa.č.11141031, vystavená dňa 09.12.2014. Prvá fa. bola uhradená dňa 09.12.2014 a druhá fa. bola uhradená dňa 11.12.2014.
Kontrolou účtovnej dokumentácie bolo zistené, že update www.kniznica.sk a update www.pic-piestany.sk v hodnote 2 400 € a 2 016 € bolo účtované do nákladov, konkrétne na účet 518 – Ostatné služby a preto o tomto majetku nebolo účtované v majetkovej evidencii.
Na základe vyššie uvedených skutočností som požiadal o odborné vyjadrenie oddelenia IT a majetkových služieb mesta Piešťany, konkrétne išlo o posúdenie cenových ponúk dodávateľa a následne vystavených objednávok zo strany MsK a zaslaných dodávateľských faktúr, či sa jedná v tomto prípade o update alebo o upgrade. K uvedenému sa oddelenie IT a majetkových služieb mesta písomne vyjadrilo nasledovne:
"Podľa predloženého ponukového listu spoločnosti KIOS „Cenová ponuka – upgrade www.knižnica.sk“ nie je možné exaktne definovať Vami požadované odborné stanovisko, pretože v predložených materiáloch nie je v bodoch č. 2 3. technicky opísaný pôvodný stav, z akého vychádza cenová ponuka. Predložená cenová ponuka, ako jediného dokumentu ktorý bol na posúdenie k dispozícií, s pravdepodobnosťou vykazuje podľa definície pojmov oba jeho znaky, t.j. aktualizáciu aj rozšírenie softvérového vybavenia portálu www.kniznica.sk.“
Riaditeľka MsK sa písomne vyjadrila, že sa prikláňa k tomuto stanovisku oddelenia IT a majetkových služieb mesta.
Kontrolou bolo ďalej zistené, že MsK na základe objednávky č. 180/2015 objednala dodávku klimatizácie s príslušenstvom, montáž a inštaláciu klimatizácie. Dodávateľ faktúrou č. 120160164 zo dňa 08.12.2015 ale vyfakturoval opravu klimatizácie v priestoroch MsK Takto vystavenú faktúru však MsK napriek nesúladu medzi objednaným plnením a vystavenou faktúrou nevrátila dodávateľovi na prepracovanie. Kontrolou bolo zistené, že nebol dôsledne overený súlad finančnej operácie alebo jej časti s objednávkou, hoci na krycom liste k faktúre
120160164 bol takýto súlad dňa 10.12.2015 zodpovedným zamestnancom overený. Zodpovedný zamestnanec tak nedostatočne overil súlad finančnej operácie alebo jej časti (vecné a finančné plnenie podľa fakturovaného plnenia) s objednávkou, čo bola jeho povinnosť podľa § 9a zákona c. 502/2001 o finančnej kontrole a vnútornom audite v z.n.p.
Riaditeľka MsK toto zistenie potvrdila, nakoľko podľa jej písomného vyjadrenia zodpovedný pracovník ekonomického oddelenia nedôsledne overil súlad znenia objednávky a faktúry. Tiež dodatočne uviedla, že počas priebehu kontroly, bola dodávateľom klimatizácie opravená a dodaná objednávateľovi faktúra.
MsK v uvedenom prípade nezabezpečila dôsledné overenie súladu finančnej operácie alebo jej časti v zmysle § 9 zákona c. 502/2001 o finančnej kontrole a vnútornom audite vz.n.p.
Hlavný kontrolór na odstránenie zisteného nedostatku a príčin jeho vzniku odporúča zabezpečiť dôsledné dodržiavanie a uplatňovanie zákona o finančnej kontrole a audite.
2./ Kontrola dodržiavania a uplatňovania zákona o slobode informácií
Podľa § 5b ods. 1 písm. a) zákona o slobode informácií povinná osoba zverejňuje na svojom webovom sídle, ak ho má zriadené, v štruktúrovanej a prehľadnej forme najmä tieto údaje o vyhotovenej objednávke tovarov, služieb a prác:
Podľa § 5b ods. 1 písm. b) zákona o slobode informácií povinná osoba zverejňuje na svojom webovom sídle, ak ho má zriadené, v štruktúrovanej a prehľadnej forme najmä tieto údaje o faktúre za tovary, služby a práce:
Samotná dôvodová správa k zmene §5b infozákona uvádza: "takto koncipovaná právna úprava umožní, aby povinné osoby využívali pri zverejňovaní objednávok a faktúr svoje vlastné informačné systémy, z ktorých budú môcť exportovať požadované dáta priamo na svoje webové sídlo bez nutnosti skenovať objednávky a faktúry."
Kontrolou bolo zistené, že zverejnené objednávky za XII/2014 ako aj za XII/2015, ktoré boli predmetom kontroly, vôbec neobsahovali údaje v zmysle § 5b ods. 1 písm. a) bodu 6c bodov 7a a 7b zákona o slobode informácií, t. j. identifikačné číslo, ak ho má dodávateľ objednaného plnenia pridelené a údaje o fyzickej osobe, ktorá objednávky podpísala, konkrétne meno a priezvisko fyzickej osoby a funkciu fyzickej osoby, ktorá objednávku podpísala.
Riaditeľka MsK vo svojom písomnom vyjadrení uviedla, že námietky berie na vedomie.
Kontrolou bolo zistené, že MsK za sledované obdobie nezverejňovala objednávky v štruktúre dôsledne podľa § 5b ods. 1 písm. a) bodu 6c a bodov 7a a 7b zákona o slobode informácií.
Hlavný kontrolór na odstránenie zisteného nedostatku a príčin jeho vzniku odporúča:
v súlade s platnou právnou úpravou zverejňovať na svojom webovom sídle údaje o objednávkach a faktúrach v štruktúrovanej a prehľadnej forme
doplniť do zverejnených objednávok údaje podľa § 5b ods. 1 písm. a) bodu 6c a bodov 7a a 7b zákona o slobode informácií, t. j. identifikačné číslo, ak ho má dodávateľ objednaného plnenia pridelené a údaje o fyzickej osobe, ktorá objednávky podpísala, konkrétne meno a priezvisko fyzickej osoby a funkciu fyzickej osoby, ktorá objednávku podpísala.
Kontrolou bolo tiež ďalej zistené, že MsK na svojom webovom sídle nezverejnila v zmysle § 5b ods. 1 písm. b) zákona o slobode informácií všetky faktúry za dodané tovary práce a služby. V roku 2014 nebola zverejnená faktúra č. 468. a medzi zverejnenými došlými faktúrami z roku 2014 bola dvakrát zverejnená faktúra č. 448. V roku 2015 neboli zverejnené:
faktúry pod č. 523 až 529,
faktúry č. 511 až 513,
faktúry. č. 462 až 473,
čo bolo spolu 22 faktúr.
Podľa vyjadrenia riaditeľky MsK, čo sa týka zverejňovania faktúr za dodané práce a služby v decembri 2015, tieto nedostatky vznikli z dôvodu chýbajúceho pracovníka ekonóm - účtovník - hospodár na ekonomickom oddelení od 1.12. do 31.12.2015. Vytknuté nedostatky sú v tomto čase už odstránené. Súčasné pracovníčky ekonomického oddelenia budú upozornené na dôsledné zverejňovanie objednávok, faktúr a zmlúv, aby sa prípady nezverejnenia neopakovali.
Kontrolou bolo zistené, že MsK za sledované obdobie roku 2014 a 2015 nezverejňovala dôsledne všetky faktúry, čím konala v rozpore s § 5b ods. 1 písm. b) zákona o slobode informácií.
v súlade s platnou právnou úpravou doplniť povinné zverejňované faktúry podľa § 5b ods. 1 písm. b) zákona o slobode informácií aj o tie, ktoré neboli v roku 2014 a 2015 zverejnené,
vykonať opatrenia, aby sa takéto prípady nezverejnenia všetkých faktúr neopakovali
3./ Kontrola dodržiavania a uplatňovania interných predpisov MsK
MsK má v súlade so zákonom č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve pre účely vedenia účtovníctva vydanú internú smernicu zo dňa 01.04.2013 a tiež zo dňa 15.03.2015 „Poriadok obehu účtovných dokladov, organizačné opatrenia na vykonávanie hospodárskych dispozícií a internú smernicu pre vedenie pokladničných operácií v Mestskej knižnici mesta Piešťany“ (ďalej len „interná smernica“).
Podľa internej smernice zo dňa 01.04.2013 čo obsahuje aj novelizovaná smernica zo dňa 15.03.2015 - ČAST B, bodu B.2 Preddavky na drobné výdavky a ich vyúčtovanie, je smernicou stanovené:
„Poskytnutie zálohy je zamestnanec povinný vyúčtovať do 7 pracovných dní odo dňa prevzatia zálohy. Štatutár organizácie je povinný vyúčtovať prevzatú zálohu do konca mesiaca, v ktorom bola prevzatá. V mimoriadnych prípadoch, keď je z určitých dôvodov (služobná cesta, ochorenie a pod.) štatutár v posledný deň mesiaca neprítomný na pracovisku, je možné vyúčtovať zálohu do 5. dňa v nasledujúcom mesiaci. Zamestnanec môže mať u seba iba jednu zálohu. Ďalšia záloha bude poskytnutá až po vyúčtovaní prechádzajúcej.“
Kontrolou bolo zistené, že záloha v sume 600,- €, ktorá bola poskytnutá dňa 20.11.2014 - VPD č. 544/14 bola vyúčtovaná do pokladne až dňa 08.12. 2014 - PPD č. 318/14 a teda bola vyúčtovaná v rozpore s bodom B.2 internej smernice účinnej od 01.04.2013 do 14.03.2015.
Ďalej bolo zistené, že dňa 10.12.2015 bola zamestnancovi poskytnutá záloha 25,49 € - VPD č.569/15, ktorá bola vyúčtovaná až 31.12.2015 - PPD č. 359/152015. V tejto dobe, než bola táto záloha vyúčtovaná, boli tomu istému zamestnancovi poskytnuté ešte ďalšie štyri zálohy, (tie boli vždy do troch dní od ich poskytnutia vyúčtované) preto vyúčtovanie prvej zálohy v sume 25,49 € až 31.12.2015 bolo v rozpore s bodom B.2 internej smernice účinnej od 15.03.2015. Ako dodatočne písomne uviedla riaditeľka MsK záloha bola vrátená až 31.12.2015 z dôvodu založených paragónov pri inom doklade, ktoré bolo potrebné dohľadať pre pochybenie pokladníčky.
Kontrolou bolo tiež zistené, že na niektorých pokladničných dokladoch, na základe ktorých sa poskytla záloha, nie je uvedený účel poskytnutia tejto zálohy. Z obsahu bodu B.2, štvrtej vety
internej smernice vyplýva, že preddavky sa poskytujú iba v nevyhnutnom prípade a keďže na niektorých dokladoch nie je uvedený účel, tak nie je možné preukázateľne určiť, že v týchto prípadoch išlo o nevyhnutný prípad, tak ako ustanovuje smernica. Navyše je nutné upozorniť, že zálohy sa poskytujú z verejných prostriedkov pre použitie ktorých platia prísne rozpočtové pravidlá, t. j. pravidlo účelovosti, hospodárnosti, efektívnosti a účinnosti. V tomto prípade, keďže nebol uvedený účel poskytnutia zálohy, nebolo možné overiť kontrolou dodržanie účelovosti a najmä hospodárnosť, efektívnosť a účinnosť použitia verejných prostriedkov. Napriek tejto prekážke bola finančná operácia – poskytnutie zálohy overená predbežnou finančnou kontrolou. Zo strany zamestnancov bol overený súlad s rozpočtom, s osobitným predpisom a interným predpisom a to napriek skutočnosti, že nebol stanovený účel poskytnutia zálohy a zálohy neboli poskytované a používané v súlade s internou smernicou.
Riaditeľka MsK sa k uvedenému zisteniu vyjadrila nasledovne: "Na vysvetlenie k tomuto pochybeniu uvádzam, že zodpovedná pracovníčka ekonóm mzdár v čase od 3.do 5.12.2014 čerpala dovolenku, do práce nastúpila 8.12-2014 a vtedy bola záloha vyúčtovaná do pokladne.
Od 1.9.2015 po odchode pracovníčky ekonóm - mzdár, pracovníčke, ktorá dovtedy vykonávala funkciu informačný pracovník, bola rozšírená pracovná náplň o činnosti, ktorú prebrala z pracovnej náplne po predchádzajúcej pracovníčke s pracovným zaradením ekonóm - mzdár. Táto pracovníčka nebola dôsledne oboznámená s internou smernicou "Poriadok obehu účtovných dokladov, organizačné opatrenia na vykonávanie hospodárskych dispozícií a interná smernica pre vedenie pokladničných operácií v Mestskej knižnici mesta Piešťany" zo dňa 15.03.2015 a tak včas neupozornila na vrátenie zálohy. Aj vzhľadom k týmto pochybeniam i ďalším neuspokojivým výsledkom v práci jej pracovný pomer k 31.12.2015 skončil.
Kontrolou bolo zistené, že zo strany zamestnancov MsK nebol pri vyúčtovaní niektorých záloh dodržaný postup podľa platnej internej smernice, konkrétne časť B, bod B2. internej smernice „PORIADOK obehu účtovných dokladov, organizačné opatrenia na vykonávanie hospodárskych dispozícii a internú smernicu pre vedenie pokladničných operácii v Mestskej knižnici mesta Piešťany“.
Kontrolou bolo v takýchto prípadoch preukázané formálne vykonanie predbežnej finančnej kontroly zo strany zamestnancov MsK, nakoľko hlavným kontrolórom bolo zistené a preukázané porušenie internej smernice v prípade poskytnutia a vyúčtovania niektorých záloh.
Hlavný kontrolór na odstránenie zistených nedostatkov a príčin ich vzniku odporúča:
dôsledne postupovať v súlade s ustanoveniami internej smernice o obehu účtovných dokladov pri poskytovaní ako aj vyúčtovaní preddavkov,
dôsledne a v súlade so zákonom o finančnej kontrole vykonávať overenie finančných operácií finančnou kontrolou,
vykonať opatrenia, aby sa prípady ich neoprávneného poskytnutia ako aj nedodržania lehôt pri vyúčtovaní neopakovali
4./ Návrh odporúčaní na odstránenie zistených nedostatkov a príčin ich vzniku
Zabezpečiť dôsledné dodržiavanie a uplatňovanie zákona o finančnej kontrole a audite, aby sa prípady nesprávneho vykonania finančnej kontroly neopakovali.
2. V súlade s platnou právnou úpravou doplniť povinné zverejňovanie objednávok o štruktúrovanú a prehľadnú formu údajov o vyhotovenej objednávke tovarov, služieb a prác podľa ust. § 5b ods. 1 písm. a) zákona o slobode informácií a štruktúrovanou a prehľadnou formou zverejňovať aj informácie o doručených faktúrach.
V súlade s platnou právnou úpravou doplniť povinné zverejňovanie faktúr podľa ust. § 5b ods. 1 písm. b) zákona o slobode informácií aj o tie, ktoré neboli v roku 2014 a 2015 zverejnené a vykonať opatrenia, aby sa prípady ich nezverejnenia neopakovali.
Dôsledne postupovať v súlade s ustanoveniami aktuálnej internej smernice o obehu účtovných dokladov pri poskytovaní ako aj vyúčtovaní preddavkov a vykonať opatrenia, aby sa prípady ich neoprávneného poskytnutia ako aj nedodržania lehôt pri vyúčtovaní neopakovali
5./ Lehota na prijatie opatrení na nápravu zistených nedostatkov a na predloženie písomného zoznamu splnených opatrení
V zmysle § 21 ods. 3 písm. d) zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite riaditeľka MsK je povinná prijať opatrenia na nápravu zistených nedostatkov a odstránenie príčin ich vzniku v lehote určenej hlavným kontrolórom, t. j. do 31.05.2016
Písomný zoznam splnených opatrení prijatých na nápravu zistených nedostatkov a na odstránenie príčin ich vzniku riaditeľka MsK predloží hlavnému kontrolórovi v lehote do 30.06.2016.
Správa o výsledku kontroly č. 7/2016
V zmysle plánu kontrolnej činnosti na I. polrok 2016 vykonal Ing. Peter Konečný, hlavný kontrolór mesta a Ing. Ondrej Horňák, kontrolór
kontrolu zákonnosti, účinnosti, hospodárnosti a efektívnosti pri hospodárení s verejnými prostriedkami a s majetkom mesta v podmienkach MŠ 8. mája v Piešťanoch
Čas vykonania kontroly:
apríl - máj/ 2016
Kontrolovaný subjekt: Materská škola 8. mája (MŠ)
kontrola dodržiavania a uplatňovania všeobecne záväzných právnych predpisov a interných noriem MŠ pri hospodárení s verejnými prostriedkami a majetkom mesta v podmienkach MŠ 8. mája v roku 2015
overiť objektívny stav kontrolovaných skutočnosti a ich súlad so všeobecne záväznými právnymi predpismi a vnútornými aktmi riadenia so zameraním na dodržiavanie hospodárnosti, efektívnosti a účinnosti pri hospodárení s rozpočtovými prostriedkami
skontrolovať zverejňovanie informácií a vykonávanie predbežnej finančnej kontroly
Dňa 10.05. 2016 bol riaditeľke MŠ 8. mája doručený návrh správy č. 7/2016. Riaditeľka MŠ sa k návrhu správy a v ňom uvedeným kontrolným zisteniam a navrhnutým odporúčaniam písomne - mailom vyjadrila dňa 11.05.2016 a vo svojom oznámení uviedla, že nemá námietky k zisteným nedostatkom a navrhnutým odporúčaniam zisteným kontrolou. Zároveň oznámila, že berie na vedomie odporúčania na odstránenie príčin ich vzniku.
K lehote na predloženie písomného zoznamu splnených opatrení prijatých na nápravu zistených nedostatkov sa MŠ nevyjadrila.
1./ Kontrola dodržiavania zákonných povinností podľa zákona o verejnom obstarávaní
Oblasť verejného obstarávania v MŠ bola v roku 2015 upravená v zákone č. 25/2006 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o verejnom obstarávaní“). V podmienkach MŠ bola
kontrolovaná oblasť upravená vo vnútornej norme, ktorou je „Interná smernica č.1/2015 – Interná smernica upravujúca postup verejného obstarávateľa MŠ 8. mája 2, pri verejnom obstarávaní zákaziek v zmysle zákona c. 252/2015 Z.z., ktorým sa mení zákon c. 25/2006 o verejnom obstarávaní v znení neskorších predpisov ....“ (ďalej len „Smernica č. 1/2015“)
platná a účinná od 01.11.2015. Touto smernicou bola zrušená „Smernica č.1/2014 – upravujúca postup verejného obstarávateľa MŠ 8. mája 2, pri verejnom obstarávaní zákaziek v podľa zákona c. 25/2006 o verejnom obstarávaní v znení neskorších predpisov ........“ (ďalej len „Smernica č. 1/2014“) platná od 27.02.2014 do 30.10.2015.
Podľa § 9 ods. 1 a 3 zákona o verejnom obstarávaní verejný obstarávateľ a obstarávateľ sú povinní pri zadávaní zákaziek postupovať podľa cit. zákona. Pri zadávaní zákaziek sa musí uplatňovať princíp rovnakého zaobchádzania, princíp nediskriminácie uchádzačov alebo záujemcov, princíp transparentnosti a princíp hospodárnosti a efektívnosti.
Kontrolou bolo zistené, že MŠ má v oboch smerniciach upravené postupy a limity zadávania zákaziek s nízkymi hodnotami takým spôsobom, ktorý zabezpečuje dodržiavanie a uplatňovanie §9 ods. 1 a 3 9 zákona o verejnom obstarávaní, konkrétne uplatňovanie princípu rovnakého zaobchádzania, princípu nediskriminácie uchádzačov alebo záujemcov, princípu transparentnosti a princípu hospodárnosti a efektívnosti.
Z predloženej dokumentácie z vykonaných verejných obstarávaní za rok 2015 možno konštatovať, že MŠ v rámci procesov verejného obstarávania vykonala 3 prieskumy trhu a ku kontrole predložila 3 správy o zákazke.
Podľa § 4 ods. 3 zákona o verejnom obstarávaní (právna úprava do 01.11.2015) podlimitnou zákazkou je zákazka zadávaná verejným obstarávateľom, ktorej predpokladaná hodnota je v priebehu kalendárneho roka alebo počas platnosti zmluvy, ak sa zmluva uzatvára na dlhšie obdobie ako jeden kalendárny rok nižšia ako finančný limit podľa odseku 2 a ide o zákazku
Podľa § 9, ods. 9 zákona o verejnom obstarávaní, ak ide o zákazku na dodanie tovaru, uskutočnenie stavebných prác alebo poskytnutie služby, ktorá nespĺňa podmienky podľa § 4 ods. 2 alebo ods. 3, verejný obstarávateľ je povinný pri jej zadávaní dodržať povinnosti podľa odsekov 3 až 5 a zabezpečiť, aby vynaložené náklady na obstaranie predmetu zákazky boli primerané jeho kvalite a cene; verejný obstarávateľ eviduje všetky doklady a dokumenty päť rokov od uzavretia zmluvy. Ak je predpokladaná hodnota zákazky podľa prvej vety rovnaká alebo vyššia než 1 000 eur, je verejný obstarávateľ povinný v profile zverejniť raz štvrťročne súhrnnú správu o týchto zákazkách, v ktorej pre každú zákazku uvedie hodnotu zákazky, predmet zákazky a identifikáciu dodávateľa.
Podľa § 113 ods. 3 zákona o verejnom obstarávaní, osobitnou časťou vestníku je elektronické úložisko, na ktorom sú verejný obstarávateľ a obstarávateľ povinní zabezpečiť si zriadenie profilu, v ktorom uverejňujú informácie a dokumenty, o ktorých to ustanovuje zákon. Verejný obstarávateľ a obstarávateľ plnia povinnosť zabezpečiť si zriadenie profilu a uverejňovať v ňom informácie a dokumenty elektronickou formou a spôsobom, ktorý určí úrad v rámci funkcionality informačného systému vestníka.
Túto povinnosť upravovala aj Smernica č.1/2014, konkrétne v článku VI. – Postup pri zadávaní zákaziek tovarov, služieb a prác počas prechodného obdobia, avšak odlišne od zákona túto povinnosť stanovovala len na profile webovej stránky materskej školy, kde bolo uvedené, cit.:
"Ak je predpokladaná hodnota zákazky rovnaká alebo vyššia než 1000 eur, je zamestnanec, ktorý vykonáva verejné obstarávanie povinný v profile na web stránke školy zverejniť raz štvrťročne súhrnnú správu o týchto zrealizovaných zákazkách, v ktorej pre každú zákazku uvedie:
identifikáciu dodávateľa (príloha č.1)“
Smernica č. 1/2015 už zverejňovanie zákaziek vo vestníku na elektronickom úložisku neurčila, hoci nová právna úprava zákona o verejnom obstarávaní túto povinnosť opätovne stanovila pre zákazky s nízkou hodnotou.
Kontrolou bolo zistené, že MŠ - ako verejný obstarávateľ si síce zriadil profil verejného obstarávateľa, ktorý mal mať zriadený na elektronickom úložisku v rámci vestníka podľa § 113 ods. 3 zákona č. 25/2006 Z.z. o verejnom obstarávaní v z.n.p., avšak dosiaľ na ňom nezverejnil žiadnu štvrťročnú súhrnu správu o zákazkách s hodnotou rovnakou alebo vyššou ako 1000 €. Túto zákonnú povinnosť v zmysle § 9 ods.9 v súbehu s § 113 ods. 3 zákona č. 25/2006 Z. z. verejnom obstarávaní si MŠ v roku 2015 nesplnila, pretože kontrolou bolo zistené, že MŠ za preverované obdobie obstarala a uhradila dve zákazky nad 1000 € a to od dodávateľa VIVAT- okná s.r.o. v sume 2 023,52 €, bez DPH a od dodávateľa NOMILAND, s.r.o v sume 1 579,58 € bez DPH a tieto neboli zverejnené na elektronickom úložisku ÚVO.
Uvedeným postupom kontrolovaný subjekt porušil § 9 ods.9 zák. č. 25/2006 Z. z. v súbehu s § 113 ods. 3 zákona o verejnom obstarávaní.
v súlade s platnou právnou úpravou dôsledne vykonávať zverejňovanie zákaziek,
obstarávať zákazky cez EKS aj nad rámec právnej úpravy, vždy pokiaľ to bude možné a zabezpečiť tak hospodárne nakladanie s verejnými prostriedkami.
Podľa Smernice č. 1/2015 upravujúcej postup verejného obstarávateľa Materskej školy 8. mája 2, 921 01 Piešťany pri verejnom obstarávaní zákaziek v zmysle zákona č. 252/2015 Z. z., ktorým sa mení zákon č. 25/2006 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, v čl. V. ods. 1. písm. b) je uvedené:
„tovary a služby iné, ako bežné dostupné na trhu, ktorých predpokladaná hodnota je rovnaká alebo vyššia ako 1000 eur bez DPH a nižšia ako 5000 eur bez DPH jednotliví zodpovední zamestnanci obstarávajú v súlade so zásadami maximálnej hospodárnosti.
Zamestnanec vykoná prieskum trhu ľubovoľnou formou (faxové ponuky od firiem, internetové stránky, katalógy, poznatky z výstav, rokovania so zástupcami firiem, telefonický prieskum a pod.)pričom musí byť v primeranom rozsahu dokladovaný.
Prieskum trhu musí byť vykonaný oslovením najmenej troch firiem resp. zistením informácií najmenej z troch zdrojov z príslušnej oblasti. V prípade, že nie je možné tento postup splniť, je potrebne ho dokladovať stručným zdôvodnením.
Pri vyhodnocovaní cenových ponúk zamestnanec je povinný dodržiavať:
–princíp rovnakého zaobchádzania
–princíp ne diskriminácie uchádzačov, alebo záujemcov
–princíp transparentnosti
–princíp hospodárnosti a efektívnosti.
Po vyhodnotení cenových ponúk zamestnanec vyberie jedného dodávateľa, prípadne zabezpečí zákazku nákupom.
Výsledok prieskumu trhu bude uvedený v správe o zákazke. (príloha č. 2)“.
Kontrolou bolo zistené, že pri zákazke objednanej objednávkou č. 7/1500102 o nákupe hračiek a učebných pomôcok od spoločnosti NOMILAND, s.r.o. v hodnote 1 579,58 eur bez DPH nebolo postupované v zmysle v čl. V. ods. 1. písm. b) Smernice č. 1/2015 a nebola ani vyhotovená správa o zákazke (príloha č. 2), v ktorej by bolo stručné zdôvodnenie postupu.
Uvedeným postupom kontrolovaný subjekt porušil v čl. V. ods. 1. písm. b) Smernice č. 1/2015
pri zákazkách s nízkou hodnotou dôsledne postupovať v súlade s internou smernicou
3./ Kontrola dodržiavania a uplatňovania zákona o slobode informácií a Občianskeho zákonníka
Podľa § 5a ods.1 zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o slobode informácií“) povinne zverejňovaná zmluva je písomná zmluva, ktorú uzaviera povinná osoba a ktorá obsahuje informáciu, ktorá sa získala za finančné prostriedky, s ktorými hospodária právnické osoby verejnej správy, vrátane neštátnych účelových fondov, alebo sa týka používania týchto finančných prostriedkov, nakladania s majetkom štátu, majetkom obce, majetkom vyššieho územného celku alebo majetkom právnických osôb zriadených zákonom alebo na základe zákona alebo nakladania s finančnými prostriedkami Európskej únie.
V zmysle ods.9 cit. ustanovenia povinne zverejňovaná zmluva, ktorá sa nezverejňuje v registri sa zverejňuje na webovom sídle povinnej osoby, ktorá zmluvu uzaviera, a to bezodkladne po uzavretí zmluvy alebo po doručení súhlasu, ak sa na jej platnosť vyžaduje súhlas príslušného orgánu. Ak táto osoba nemá webové sídlo, zmluva sa zverejňuje na webovom sídle jej zriaďovateľa alebo bezodplatne v Obchodnom vestníku. Lehota na zverejnenie zmlúv podľa vyššie uvedeného pre povinnú osobu výslovne nie je v § 5 zákona o slobode informácií určená; z dikcie odseku 10 tohto ustanovenia vyplýva, že ak sa tak nestane do siedmich dní odo dňa uzavretia alebo od doručenia súhlasu príslušného orgánu, pokiaľ sa takýto úkon vyžaduje, môže účastník podať návrh na zverejnenie zmluvy v Obchodnom vestníku.
Zverejňovaniu informácií podľa vyššie uvedenej právnej úpravy sa priamo dotýka tiež úprava daná v ustanovení §-u 47a ods.1 Občianskeho zákonníka, podľa ktorého, ak zákon ustanovuje povinné zverejnenie zmluvy, zmluva je účinná dňom nasledujúcim po dni jej zverejnenia.; podľa ods.2 tohto ustanovenia účastníci si môžu dohodnúť, že zmluva nadobúda účinnosť neskôr po jej zverejnení.
Kontrolou bolo zistené, že zmluvy, ktoré boli predmetom kontroly, boli zverejnené bezodplatne v Obchodnom vestníku zákonným spôsobom, čom mala MŠ zdokladované.
Kontrolou bolo zistené, že MS nemá zriadené webové sídlo a preto nie je povinná zverejňovať faktúry a objednávky.
4./ Kontrola zákonnosti, hospodárnosti, efektívnosti a účelovosti pri hospodárení s majetkom a s verejnými prostriedkami
Kontrola bola vykonaná preverením vzorky výdavkov uhradených na základe zmlúv, dodávateľských faktúr, objednávok resp. príjmových a výdavkových pokladničných dokladov.
MŠ má obeh účtovných dokladov upravený vo vnútornej smernici č. 1/2012 - Obeh účtovných dokladov. V tejto internej smernici si MŠ v bode 1.1. Objednávky a faktúry okrem iného upravila, cit.:
"Účtovné doklady sú originálne písomnosti a musia byť preskúmané po vecnej správnosti, najmä
či fakturované dodávky, práce, a služby zodpovedajú skutočnosti, akosti, množstvu, druhu, cene a ostatným podmienkam dohodnutým v zmluve, objednávke atď.
ak sa nezistia vo faktúre nedostatky, správnosť faktúry sa potvrdí.
V opačnom prípade sa faktúra reklamuje u dodávateľa.“
Kontrolou bolo zistené, že objednávky neobsahovali jednotkovú cenu ani cenu za celú objednávku a ani spôsob vytvorenia ceny, z čoho vyplýva, že nebolo možné faktúry overiť s jednou so základných náležitostí na objednávkach, tzn. s cenami. (príloha č. 3)
MŠ uvedeným postupom pri overovaní cien na faktúrach s objednaným plnením nepostupovala v súlade s príslušným ustanovením vnútornej smernice č. 1/2012 - Obeh účtovných dokladov.
pri vyhotovovaní objednávok dôsledne dodržiavať príslušné ustanovenia vnútornej smernice MŠ o obehu účtovných dokladov.
5./ Návrh odporúčaní na odstránenie zistených nedostatkov a príčin ich vzniku
obstarávať zákazky cez EKS aj nad rámec právnej úpravy, vždy pokiaľ to bude možné a zabezpečiť tak hospodárne nakladanie s verejnými prostriedkami,
pri vyhotovovaní objednávok dôsledne dodržiavať príslušné ustanovenia vnútornej smernice MŠ o obehu účtovných dokladov,
6./ Lehota na prijatie opatrení na nápravu zistených nedostatkov a na predloženie písomného zoznamu splnených opatrení
V zmysle § 21 ods. 3 písm. d) zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite riaditeľka MŠ je povinná prijať opatrenia na nápravu zistených nedostatkov a odstránenie príčin ich vzniku v lehote určenej hlavným kontrolórom, t. j. do 31.05.2016
Písomný zoznam splnených opatrení prijatých na nápravu zistených nedostatkov a na odstránenie príčin ich vzniku riaditeľka MŠ predloží hlavnému kontrolórovi v lehote do 30.06.2016.
V Piešťanoch, dňa 18. 05. 2016
Správu predkladá: Ing. Peter Konečný
Vyvesené: 18. 5. 2016