Source: https://www.business-keeper.com/de/hinweisgebersystem/datenschutz.html
Timestamp: 2017-12-12 06:46:08
Document Index: 173995743

Matched Legal Cases: ['§ 11', 'Art. 28', '§ 9', 'Art. 32', '§ 32', '§ 28', '§ 35', '§ 33', '§ 33', '§ 33']

Datenschutz im Hinweisgebersystem - Business Keeper AG
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Wir haben uns freiwillig mehreren Überprüfungen unterzogen, um die Datenschutzrechtskonformität des BKMS® Systems zertifizieren zu lassen. Das BKMS® System ist weltweit das erste Hinweisgebersystem, dessen Datensicherheit und Datenschutz in einem transparenten Zertifizierungsprozess von unabhängiger Seite offiziell bestätigt wurden. Die erste Zertifizierung erfolgte im Jahr 2013.
Mit den getroffenen Maßnahmen zum Datenschutz hebt sich das BKMS® System aus unserer Sicht deutlich von anderen Hinweisgebersystemen ab.
Das European Privacy Seal (EuroPriSe) bescheinigt einem Dienst seine Konformität mit europäischem Datenschutzrecht. In einem mehrstufigen Evaluierungs- und Zertifizierungsprozess durch unabhängige IT- und Rechtsgutachter wurde die Datenschutzkonformität des BKMS® Systems mit den geltenden, öffentlich einsehbaren Kriterien abgeglichen.
Im Rahmen des Zertifizierungsverfahrens wurde die Vergabe von sehr differenzierten Zugriffsrechten im BKMS® System, welche die Vertraulichkeit der Daten sicherstellt, positiv hervorgehoben. Darüber hinaus wurde festgestellt, dass die getroffenen technisch-organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherheit und zum Datenschutz die gesetzlichen Anforderungen übertreffen.
Das Siegel ist zwei Jahre gültig und beinhaltet ein regelmäßiges Monitoring. Nach der 2013 durchgeführten Erst-Zertifizierung konnte auch die Rezertifizierung im August 2015 erfolgreich abgeschlossen werden. Dabei wurden Weiterentwicklungen im BKMS® System durch die unabhängigen IT- und Rechtsgutachter sowie die EuroPriSe-Zertifizierungsstelle überprüft.
Durch das Datenschutz-Gütesiegel des Unabhängigen Landeszentrums für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD) wird bestätigt, dass die Vereinbarkeit des BKMS® Systems mit den Vorschriften hinsichtlich des Datenschutzes und der Datensicherheit in einem förmlichen Verfahren festgestellt wurde. Auf dieser Grundlage empfiehlt das ULD den Einsatz des Produktes bei öffentlichen Stellen des Landes. Auch andere Bundesländer befürworten den Einsatz von Produkten mit dem staatlichen Datenschutz-Gütesiegel.
Nach Abschluss des mehrstufigen Verfahrens gemäß Datenschutzgütesiegelverordnung (DSGSVO) bescheinigt das ULD dem BKMS® System die vorbildliche Erfüllung der Kriterien Datenvermeidung, Datensparsamkeit sowie Umsetzung von Betroffenenrechten. Die Ergebnisse der Erst-Zertifizierung aus dem Jahr 2013 konnten durch die im August 2015 erfolgreich absolvierte Rezertifizierung bestätigt werden.
Auch im Rahmen der freiwilligen Datensicherheits-Zertifizierungen wird das Sicherheitskonzept des BKMS® Systems von externen Gutachtern überprüft und regelmäßig als hervorragend bewertet.
Stellungnahmen zum Zertifizierungsprozess
Sebastian Meissner, Leiter der EuroPriSe-Zertifizierungsstelle
„Wir konnten uns erneut davon überzeugen, dass das BKMS® System durch ein überdurchschnittlich hohes Maß an Datensicherheit und sehr differenzierte Zugriffsrechte den Schutz und die Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten sicherstellt. Mit der Auszeichnung erfüllt die autarke Anwendung den weltweit höchsten zertifizierbaren Datenschutzstandard."
Kirsten Bock, Referatsleiterin, Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz (ULD)
Dr. Irene Karper, Sachverständige (Recht), datenschutz cert GmbH
Dr. Thilo Weichert, damaliger Leiter des ULD
Kenan Tur, Gründer und Vorstand der Business Keeper AG
Datenschutz im BKMS® Compliance System
Für uns hat der Schutz von Daten und Anwendern des BKMS® Compliance Systems oberste Priorität. Dabei haben wir keinen interpretierbaren Zugriff auf die Meldungs- und Falldaten unserer Kunden und ihrer Hinweisgeber. In Bezug auf Meldungen und Fälle im BKMS® Compliance System sind unsere Kunden selbst für die Einhaltung des Datenschutzes zuständig.
Die sicherheitsrelevante Datenübertragung zwischen Hinweisgeber und dem BKMS® System sowie zwischen Bearbeiter und BKMS® Compliance System ist durch eine https-Verbindung geschützt.
Die produktiven Kundensysteme werden ausschließlich in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Deutschland betrieben, für das separate technische und organisatorische Maßnahmen gelten. Die Maßnahmen zur Datensicherheit und zum Datenschutz des Rechenzentrums entsprechen den höchsten Anforderungen, wie sie in der Norm ISO 27001:2013 festgelegt sind.
Serversicherheit und Datenübertragung
Die Anwendung BKMS® Compliance System wird auf autarken Servern in einem Hochsicherheitsrechenzentrum betrieben. Die Administration und Pflege der Server obliegt ausschließlich der Business Keeper AG. Der BKMS®-Server besitzt ein erweitertes Servervalidierungszertifikat. Mit diesem Zertifikat wird eine eindeutige, sichere Legitimation gewährleistet und garantiert, dass alle Meldungen und Korrespondenzen über eine eindeutige TLS-Verbindung stattfinden.
Es werden keine IP-Adressdaten, Zeitstempel (time stamp) oder Metadaten bei der Nutzung des BKMS® Systems durch Hinweisgeber protokolliert.
Während der Benutzung des BKMS® Systems hat der Server keine Möglichkeit, den Client (Computer des Anwenders) eindeutig zu erkennen. Um während einer Session einen Client eindeutig zuordnen zu können, wird von der Anwendung ein Null-Cookie auf den Anwendercomputer übertragen. Dieses ausschließlich für die aktuelle Verbindung genutzte Null-Cookie enthält lediglich eine Identifikationsnummer für die laufende Session und wird durch Schließen des Browsers ungültig. Diese Sessionnummer hat keinen Bezug zum Hinweisgeber oder zu den Meldungsdaten und ist nur aus technischen Gründen notwendig.
Bei einigen für Kunden betriebenen BKMS® Systemen sind Dateianhänge bei der Abgabe einer Meldung möglich, aber nicht notwendig. Diese Dateien werden von uns nicht geprüft oder verändert.
Unsere Kunden haben alleinigen Zugriff auf die Meldungen eines Hinweisgebers und speichern die Inhalte ggf. auf ihren internen Servern. Falls unser Kunde seinen Haupt- oder Nebensitz in einem Drittstaat hat, werden die Daten aus dem BKMS® System ggf. dort gespeichert und verarbeitet. Unsere Kunden sind verantwortlich für die Einhaltung des Datenschutzes und für die Datensicherheit hinsichtlich ihrer Meldungen im BKMS® System. Betroffene wenden sich bitte direkt an unseren Kunden als verantwortliche Stelle.
Ansprechpartnerin für das Thema Datenschutz als interne Datenschutzbeauftragte bei der Business Keeper AG ist Frau Stephanie Gouze, E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.
Obwohl wir keinen inhaltlichen Zugriff auf die Meldungen unserer Kunden haben, gelten wir im Sinne des § 11 BDSG bzw. des Art. 28 EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) als Auftragsverarbeiter. Daher erfüllen wir alle technischen und organisatorischen Maßnahmen, die gemäß Anlage zu § 9 Satz 1 BDSG bzw. Art. 32 EU-DSGVO von Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern zur Sicherheit der Verarbeitung gefordert werden.
Das BKMS® Compliance System als Brücke zwischen Whistleblower- und Datenschutz
Eine Leitlinie des European Data Protection Supervisor vom Juli 2016 will EU-Einrichtungen den Umgang mit internen und externen Hinweisgebern erleichtern. Organe und Einrichtungen der Europäischen Union sind angehalten, sichere und in datenschutzrechtlicher Hinsicht unbedenkliche Kanäle für die Meldung von Risiken und Betrugsfällen einzurichten. Für die Verarbeitung der eingehenden Hinweise gilt es eindeutige Prozesse zu implementieren, die sie sich unter anderem an den Prinzipien der „Datenminimalisierung“ und „Datensparsamkeit“ orientieren, Löschfristen berücksichtigen oder den Zugriff Unbefugter unterbinden.
Die Artikel 29 Datenschutzgruppe als unabhängiges Beratungsgremium der Europäischen Union hat in einer Stellungnahme im Jahr 2006 auf Grundlage der Datenschutzrichtlinie 95/46/EG Anforderungen an die Einführung anonymer Whistleblowing-Systeme formuliert. Auch das deutsche Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) enthält Regelungen, die es beim Einsatz eines Hinweisgebersystems zu beachten gilt.
Alle genannten Kriterien werden in der Praxis mit dem BKMS® System erfüllt; dies wurde durch die datenschutzrechtlichen Zertifizierungen des BKMS® Systems offiziell bestätigt.
Datenschutzrechtliche Kriterien
Zulässigkeit von Verfahren zur Meldung von Missständen
Die Nutzung eines Hinweisgebersystems ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung zulässig (Artikel 7 Buchstabe c Datenschutzrichtlinie 95/46/EG), wobei nur europäische Gesetze anerkannt werden. Der Einsatz eines Hinweisgebersystems ausschließlich zur Erfüllung des US-amerikanischen Sarbanes-Oxley Acts wird beispielsweise nicht anerkannt.
Eine Rechtsgrundlage zur Datenerhebung bietet das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bei der Aufklärung von Straftaten (§ 32 Abs.1 S.2 BDSG), wenn sie einem Vertragszweck oder der Wahrung berechtigter Interessen des Betroffenen dient (§ 28 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 und 2 BDSG). Ebenso nennt Artikel 7 Buchstabe f Datenschutzrichtlinie 95/46/EG die Verwirklichung eines berechtigten Interesses. Gesetzeseinhaltung von Mitarbeitern und deren Überwachung dienen dem arbeitsvertraglichen Zweck, nämlich dem geordneten und wirtschaftlich erfolgreichen Ablauf des Wertschöpfungsprozesses. Das zu erfassende Verhalten bzw. die zulässigen Themen müssen jedoch einen deutlichen Arbeitsbezug aufweisen.
Eine Regelung in einer Betriebsvereinbarung kann als eigene Rechtsgrundlage im Sinne des BDSG dienen.
Eingrenzung der Nutzer
Empfohlen wird eine Begrenzung des Kreises der potenziellen Whistleblower sowie des Kreises der potenziell durch Whistleblowing beschuldigten Personen.
Die Überprüfung der Compliance mit bestehenden Gesetzen rechtfertigt die Erhebung personenbezogener Daten. Jedoch sollen nur Hinweise zu Straftaten und Pflichtverletzungen, insbesondere in den Bereichen Rechnungslegung, interne Rechnungslegungskontrollen, Fragen der Wirtschaftsprüfung, Bekämpfung von Korruption sowie von Banken- und Finanzkriminalität erlaubt sein.
Um den Zweck zu erfüllen, für den das Hinweisgebersystem eingerichtet wurde und um Personen zu ermutigen, das System zu nutzen, muss die meldende Person angemessen geschützt werden, indem ihre Anonymität garantiert wird und Dritte daran gehindert werden, ihre Identität in Erfahrung zu bringen.
Anonymität als Option
Vertraulichkeit erfüllt das Anonymitätserfordernis nicht; die Gewährung der Anonymität des Hinweisgebers ist daher unumgänglich. Neben der Möglichkeit einer anonymen Meldung sollte jedoch die namentliche Meldung präferiert werden.
Zugriffsicherheit der Daten
Nach Artikel 17 Datenschutzrichtlinie 95/46/EG muss das Unternehmen oder die Organisation, das/die für ein System zur Meldung von Missständen verantwortlich ist, die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen treffen, welche für die Gewährleistung der Sicherheit der Daten bei ihrer Erhebung, Verbreitung oder Speicherung erforderlich sind. Die Daten sollen gegen zufällige oder unrechtmäßige Zerstörung oder den zufälligen Verlust und die unberechtigte Weitergabe oder den unberechtigten Zugang geschützt sein. Meldungen dürfen nicht leichtfertig von Dritten gelesen werden können.
Minimierung des Missbrauchs (Denunziantentum)
Ungerechtfertigte Beschuldigungen sollen möglichst unterbunden oder zeitnah erkannt werden.
Interne Entgegennahme und Bearbeitung der Daten; Zugriffsbeschränkung für Bearbeiter
Die Daten sollen einem möglichst kleinen Personenkreis zugänglich sein und möglichst im Unternehmen verbleiben, damit keine Datenübermittlung vorliegt. Daher sollte der Zugriff individuell berechtigt und nicht auf externe Call-Center ausgelagert werden, insbesondere nicht in Drittstaaten, die kein angemessenes Datenschutzniveau garantieren (inkl. USA). Das System zur Meldung von Missständen sollte streng von anderen Abteilungen des Unternehmens getrennt werden, beispielsweise der Personalabteilung.
Unabhängige Datenbevorratung; Trennung von Personalakte
Die Daten sollen in einer speziellen Falldatenbank aufbewahrt werden, wobei keine Verknüpfung mit der Personalabteilung /-datenbank erfolgen darf.
Unwiderrufliches Löschen der Meldungen bei Einstellung oder Abschluss
Nach Einstellung oder Abschluss der Ermittlungen müssen die Daten unverzüglich und in der Regel innerhalb von zwei Monaten irreversibel gelöscht werden (vgl. § 35 Abs. 2 Nr. 3 BDSG). Lediglich in Fällen, in denen weitere rechtliche Schritte erforderlich sind, dürfen die Daten auch für einen längeren Zeitraum gespeichert bleiben.
Bereitstellung klarer und vollständiger Informationen über das System
Der für die Verarbeitung Verantwortliche ist gemäß Artikel 10 Datenschutzrichtlinie 95/46/EG verpflichtet, die Betroffenen von der Existenz, dem Zweck und der Funktionsweise des Systems, den Empfängern der Meldungen und den Zugangs-, Auskunfts- und Berichtigungsrechten bezüglich der sie betreffenden Daten zu unterrichten.
Nach Artikel 11 Datenschutzrichtlinie 95/46/EG sind die betroffenen Personen zu unterrichten, wenn personenbezogene Daten bei Dritten erhoben werden (vgl. § 33 Abs. 1 S. 1 BDSG). Die Benachrichtigungspflicht entfällt jedoch, wenn die Benachrichtigung die Geschäftszwecke der verantwortlichen Stelle gefährden würde (§ 33 Abs. 2 Nr. 7 BDSG). Solange das erhebliche Risiko besteht, dass eine Untersuchung des Vorwurfs oder die Sammlung von erforderlichen Beweisen gefährdet sind, kann daher die Benachrichtigung des Betroffenen aufgeschoben werden (§ 33 Abs. 2 Nr. 7 BDSG und Kapitel 4ii im Arbeitspapier Nr. 117 der Art.-29-Datenschutzgruppe).
Datenschutz und Datensicherheit haben für die Business Keeper AG in allen Unternehmensbereichen höchste Priorität. Neben regelmäßigen Penetrationstests zur Datensicherheit und Zertifizierungsverfahren zum Datenschutz im BKMS® System wurde auch diese Webseite gemäß dem bundesweit gültigen internet privacy standards (ips), die unter anderem von der Initiative D21, dem Bundesjustizministerium und Verbraucherschutzverbänden empfohlen werden, begutachtet und zertifiziert.
Datenschutz und Datensicherheit sind der rote Faden unserer Unternehmensphilosophie. Das gilt für das BKMS® System, beginnt aber bereits auf unserer Unternehmenswebseite.
Als konsequente Fortführung unseres hohen Qualitäts- und Sicherheitsanspruchs stellen wir zum einen sicher, dass Daten von Besuchern, die sich auf unserer Webpräsenz informieren, nicht gespeichert und bei Kontaktaufnahme datenschutzgemäß verarbeitet werden. Zum anderen können sich Hinweisgeber, die von unserer Webseite aus ein BKMS® System unserer Kunden aufrufen, wirklich sicher sein, dass hier keine IP-Adressen gespeichert werden. Ein detaillierter Datenschutzhinweis in jeder verwendeten Sprache schafft Transparenz zum Einsatz von Cookies.
Gleichzeitig möchten wir mit der datenschutzkonformen Gestaltung unserer Webseite und der Zertifizierung einen bewussten Kontrapunkt gegen die weit verbreitete Tendenz anderer Webseitenbetreiber setzen, möglichst umfassende Informationen von Besuchern zu generieren.