Source: https://www.betriebsrat.com/checkliste/126/362742/betriebsratssitzung-per-videokonferenz
Timestamp: 2020-06-02 10:46:08
Document Index: 154099207

Matched Legal Cases: ['§ 129', '§ 34', '§ 99', '§99', '§ 27', '§ 36']

Checkliste: Betriebsratssitzung per Videokonferenz (Checkliste) | W.A.F.
Betriebsratssitzung per Videokonferenz …
Betriebsratssitzung per Videokonferenz (Checkliste)
Checkliste: Vorbereitung einer Betriebsratssitzung per Videokonferenz
Festlegung Sitzungstermin
Wochentag, Datum, Uhrzeit, Ort
Festlegung Sitzungsort
Regelfall: Präsenzsitzung
Da es sich jedoch bei dem geplanten § 129 BetrVG um eine Ausnahmeregelung handelt, sollen Betriebsratssitzung grundsätzlich weiterhin als Präsenzsitzung stattfinden.
Organisation Sitzungsraum?
„gemischte Sitzung“
Sofern beispielsweise eine Anreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln angesichts der Infektionsgefahren mit dem Corona-Virus nach eigener Einschätzung des Betriebsratsmitglieds nicht zumutbar ist, dürfen auch »gemischte« Sitzungen durchgeführt werden, bei denen also ein Teil der Betriebsratsmitglieder vor Ort anwesend und ein anderer Teil online zugeschaltet wird.
Hinweis auf „gemischte Sitzung“
Welches Konferenztool?
Ausnahme: Videokonferenz
Sofern der Arbeitgeber keine betriebsinterne Software stellt, können Betriebsräte natürlich auf die gängigen Konferenztools zurückgreifen. Wichtig ist darauf zu achten, dass die Regelungen des Datenschutzes eingehalten werden und durch eine gängige Verschlüsslung sichergestellt ist, dass sich Dritte der Sitzung nicht zuschalten können.
Begründung in Einladung?
Entscheidet sich der Vorsitzende (z.B. wegen fortbestehender öffentlich-rechtlicher Kontaktsperren mit Blick auf die Größe des Gremiums) für eine Sitzung/Beschlussfassung im Rahmen einer Video- oder Telefonkonferenz, sollte er in der Ladung kurz die hierfür maßgeblichen Gründe angeben. Ausreichend dürfte hierfür beispielsweise folgende Begründung sein:
„Wegen der fortbestehenden öffentlich-rechtlichen Regeln und Empfehlungen zur Reduzierung physischer Kontakte erfolgt die Einladung zu einer Betriebsratssitzung in Form einer Videokonferenz.“
Tagesordnung erarbeiten
Anzahl Themen bestimmen, nicht zu viele
Themen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit auswählen
unwichtiges auf nächste Sitzung verschieben
genaue Bezeichnung der Tagesordnungspunkte
beachten Sie auch „Dauerthemen“
einzelne Tagesordnungspunkte arbeitsteilig vorbereiten (z.B. Themenübertragung auf einzelne Betriebsratsmitglieder oder Ausschüsse)
Was möchte der Arbeitgeber, Betriebsrat, JAV, SBV, betroffene Beschäftigte?
Besteht bei gewissen Punkten eine Übereinstimmung?
Sind Meinungsverschiedenheiten vorhanden?
Welche Unterlagen werden in der Sitzung benötigt?
Welche Informationen müssen noch beschafft werden?
Wer muss noch zur Sitzung eingeladen werden?
Sachverständige Belegschaftsmitglieder
Hat der Betriebsrat Forderungen und Konzepte?
Hat der Betriebsrat besonders wichtige Punkte?
Wie sind diese am besten durchzusetzen?
Erstellung und Verteilung der Einladung
jeweiliges Ersatzmitglied einladen
potenzielle Teilnehmer
JAV, SBV
Bereitstellung von Zugangsdaten und Zugangscode zur Videokonferenz
Das Passwort sollte getrennt vom Zugangslink versendet werden, idealerweise in zwei verschiedenen Emails.
Einladung rechtzeitig verteilen
Notwendige Unterlagen beilegen
Ansprechpartner für Rückfragen nennen
Checkliste: Durchführung einer Betriebsratssitzung per Videokonferenz
Eröffnung Sitzung
Es solle zu Beginn der Videokonferenz sichergestellt werden, dass alle Teilnehmenden dem Verlauf der Sitzung ohne gravierende technische Störung folgen können.
Anwesenheit prüfen und in Textform bestätigen lassen
Bei einer Video- oder Telefonkonferenz gibt es keine handschriftlich unterzeichnete Anwesenheitsliste. Daher solle die Teilnahme gegenüber dem Betriebsratsvorsitzenden während oder nach der Betriebsratssitzung in Textform bestätigt werden. Es empfiehlt sich insoweit das Verfassen einer kurzen E-Mail, da diese dem Sitzungsprotokoll nach § 34 Abs. 1 Satz 3 BetrVG unproblematisch beigefügt werden können. In Betracht kommt theoretisch aber auch die Verwendung von Messenger-Diensten, die eine lokale Speicherung der eingegangenen Nachrichten auf dem Empfangsgerät vorsehen.
Vertraulichkeit bestätigen lassen
Nach dem ausdrücklichen Wortlaut dürfen Sitzungen und Beschlussfassungen nur dann mittels Video- und Telefonkonferenz erfolgen, wenn sichergestellt ist, dass Dritte vom Inhalt der Sitzung keine Kenntnis nehmen können (sog. Grundsatz der Nichtöffentlichkeit). Zur Wahrung sollte daher jedes Betriebsratsmitglied in einem geschlossenen Raum an der Sitzung teilnehmen und mit der Teilnahme zugleich bestätigen, dass während der Durchführung der Sitzung keine unberechtigten Personen im Raum sind.
Die Teilnehmer werden durch den Betriebsratsvorsitzenden bzw. den Stellvertreter begrüßt
Wer führt die Diskussion?
Wann finden Pausen statt?
Wie lange soll die Sitzung dauern?
Besteht Beschlussfähigkeit?
Bestehen Vorschläge für eine Änderung oder/und eine Ergänzung?
Zustimmung erforderlich (Wird zu einem neuen Punkt Beschluss gefasst, müssen alle Betriebsratsmitglieder zustimmen)
Gegebenenfalls Änderungen bzw. Ergänzungen aufnehmen
Verwendung der einzelnen Tagesordnungspunkte
Einstieg durch den, der das Thema vorbereitet hat
Die Teilnehmer sollen sich aktiv in Form von Wortbeiträgen sowie -meldungen beteiligen
Reihenfolge der Rednerliste berücksichtigen
Mehrere Personen gleichzeitig sollen nicht reden
Alle sollen sich einander ausreden lassen
Die Redner bei zu großen Themenabschweifungen darauf hinweisen
Sachlichkeit sollte erhalten bleiben
Dauerredner zurückhalten (z.B. Begrenzung der Redezeit)
Zurückhaltende Personen, die zu dem Thema eine Meinung haben bzw. haben könnten, sollten mit einbezogen werden (gezieltes, direktes, allerdings vorsichtiges Ansprechen)
Stand der Diskussion zusammenfassen und auf Konfliktpunkte einschränken
Werden keine neuen Aspekte eingebracht, Diskussion abschließen und beenden
Ergebnis zusammenfassen und ggf. unterschiedliche Meinungen aufzeigen
Ist ein Beschluss erforderlich und möglich sind folgende Schritte notwendig:
Formulieren Sie einen Beschlussantrag
Lassen Sie über diesen abstimmen und wortgetreu protokollieren
Halten Sie das Ergebnis der Abstimmung fest
Ist kein Beschluss möglich:
Klären Sie, was vor Beschlussfassung noch zu tun ist
Bis wann muss spätestens der Beschluss gefasst werden? (§ 99, 102 BetrVG Einhaltung von Fristen)
Wann muss der Arbeitsauftrag erledigt werden?
Termin mit den Teilnehmern vereinbaren
Fristen beachten (§99, 102 BetrVG)
Abstimmungen und Beschlüsse wortgetreu festhalten
Verantwortliche und Arbeitsanweisungen notieren
Protokoll ausfertigen
Das Protokoll ist auch bei einer Betriebsratssitzung per Videokonferenz durch den Betriebsratsvorsitzenden und einem weiteren Betriebsratsmitglied handschriftlich zu unterzeichnen, wobei hierfür unschädlich ist, wenn die zweite Unterschrift zu einem späteren Zeitpunkt erfolgt.
Checkliste: Beschlussfassung in der Betriebsratssitzung per Videokonferenz
Genaue Formulierung wählen, weitere Formulierungsvorschläge kontrollieren und berücksichtigen
Alle Teilnehmer sollten den Wortlaut der Beschlüsse nachverfolgen können, sofern im Vergleich zu den Beschlussvorlagen in der Einladung Änderungen vorgenommen werden, empfiehlt es sich, dass der Vorsitzende seinen Bildschirm mit den Teilnehmern teilt.
Wortlaut im Einzelnen schriftlich im Protokoll festhalten
Die Hälfte der Betriebsratsmitglieder/Stellvertreter müssen anwesend sein sowie an der Abstimmung teilnehmen
Eine Beschlussfähigkeit muss bei jeder Abstimmung gegeben sein
Es ist grundsätzlich ausreichend, wenn die Beschlussfähigkeit zu Beginn der Videokonferenz zu Protokoll festgestellt wird. Nur wenn Betriebsratsmitglieder die Konferenz während ihrer Dauer verlassen oder neu hinzutreten, sollte die Beschlussfähigkeit vor Beschlussfassung erneut festgestellt werden.
Zur Abstimmung empfiehlt es sich, den stimmberechtigten Betriebsratsmitgliedern der Reihe nach das Wort zu erteilen.
Hat die Mehrheit der anwesenden mit „Ja“ abgestimmt?
Ist die Mehrheit aller Betriebsratsmitglieder/Stellvertreter erforderlich? (§ 27 Abs. 3 bzw. § 36 BetrVG)
Erfordernis einer geheimen Abstimmung (z.B. 27 Abs. 1 S. 5 BetrVG) ?
Geheime Abstimmungen sind per Videokonferenz nur schwer möglich, zumal selbst bei einer entsprechenden Funktion im Konferenztool das Abstimmungsverhalten im Programm hinterlegt sein dürfte.
Alle Stimmen (Ja/Nein/Enthaltungen) und das Ergebnis im Protokoll schriftlich festhalten