Source: https://archi.gov.cz/nap-dokument:architektura_a_sdilene_sluzby_verejne_spravy_cr
Timestamp: 2019-11-20 15:04:32+00:00
Document Index: 42841201

Matched Legal Cases: ['Zákona č. 111', '§ 58', '§ 58', 'Zákona č. 111', '§ 25', '§ 25', '§ 25', 'zákona č. 365', '§ 3', 'zákona č.106', 'zákona č.106', 'zákona č.106', '§ 51', 'zákona č. 111', 'zákona č. 304', '§ 51', 'zákona č. 111', 'zákona č. 106', '§ 4', 'zákona č. 106', 'zákona č.106']

Popis sdílených služeb, funkčních celků a tematických oblastí veřejné správy ČR [Architektura eGovernmentu ČR]
Obecný popis agendového modelu
Pohled na propojený datový fond
Datové zdroje VS ČR
Přístupy k datům VS
Základní charakteristiky VDF
Nástroje VDF
Obsahové rozdělení datových zdrojů VDF
Výčet datových zdrojů tvořící obsah VDF
Zjednodušený koncept publikace dat do VDF
Správa dat VS ČR
Pohledy na veřejný datový fond
Obecně o přístupnosti
Univerzální kontaktní místo veřejné správy
Obecně o spisové službě
Pohled na systém správy dokumentů
Tato kapitola nahlíží na sdílené služby, funkční celky a tematické oblasti veřejné správy ČR tzv. „shora“ a přináší jak definice klíčových pojmů a prvků architektury VS, tak přehled centrálních sdílených služeb eGovernmentu, dostupných pro použití v lokálních architekturách úřadů. Základní pilíře a budoucí směry rozvoje eGovernmentu lze postihnout dále popsanými klíčovými sdílenými službami, funkčními celky či tematickými oblastmi. Jejich prostřednictvím jsou poskytovány centrální sdílené služby eGovernmentu i sdílené agendové služby, které jsou souhrnně zahrnuty do architektonické vize eGovernmentu. V této části popisované sdílené služby, funkční celky a tematické oblasti je povinné zohlednit v informační koncepci úřadu a v architektuře úřadu na základě zákona 365/2000 Sb. a Informační koncepce ČR dle Způsobů využívání sdílených služeb, funkčních celků a tematických oblastí úřady.
například pro agendy v přenesené působnosti Živnostenský rejstřík, Evidence obyvatel, Evidence řidičů a Registr motorových vozidel, Informační systém technické infrastruktury atd.
například Informační systém státní služby, Integrovaný informační systém státní pokladny, Národní elektronický nástroj, MS2014+ atd.
například Business Inteligence
Agendový model je základem byznys architektury veřejné správy a základem řízení výkonu digitálních služeb veřejné správy. Všechny agendy veřejné správy jsou zapsány spolu s legislativním ukotvením v Registru práv a povinností včetně definice OVM v agendách působících. V souladu s touto registrací pak OVM mohou respektive musejí vykonávat svoje činnosti a poskytovat svoje služby. Registr práv a povinností dále definuje údaje v agendách vedené a pravidla pro jejich využívání jinými agendami resp. agendovými informačními systémy tyto agendy podporujícími.
Agendové informační systémy: Jsou stanoveny agendové informační systémy, které orgány veřejné moci vykonávající působnost v dané agendě k této působnosti používají, těmto systémům jsou pak stanovena i oprávnění využívat služby základních registrů, a tedy využívat referenční údaje a údaje z jiných agendových informačních systémů prostřednictvím Informačního systému sdílené služby. RPP je metainformačním systémem definujícím datový model veřejné správy, oprávnění a pravidla pro ukládání, využívání a zveřejnování údajů.
Propojený datový fond (také jako PPDF), tematická oblast tvořená především referenčním rozhraním veřejné správy a navázanými principy správy datového kmene a pseudonymizace, bude i nadále rozvíjena o další agendové zdroje neveřejných údajů z klíčových oblastí výkonu veřejné správy (doprava, zdravotnictví, sociální služby…), a to jak datovými kmeny i transakčními daty s jasně definovaným garantem a editorem. Tyto zdroje budou vždy propojeny se základními registry (také jako ZR) pomocí referenčních vazeb na referenční údaje o subjektech práva (fyzických osobách, právnických osobách a OVM) a referenční údaje o objektech práva - územních prvcích. Propojení mezi agendovými informačními systémy (také jako AIS) jednotlivých orgánů veřejné moci (také jako OVM) navzájem je řešeno pomocí sběrnice PPDF Informačního systému sdílení údajů (také jako eGSB či ISSÚ), realizovaného a provozovaného v rámci centrálního místa služeb (také jako CMS). Pro referenční vazby údajů o fyzických osobách se využívá Agendový identifikátor Fyzické osoby (AIFO), pro referenční vazby právnických osob Identifikační číslo osoby (IČO), pro referenční vazby územních prvků jejich příslušné identifikátory přidělené RUIAN.
Dále se poslední dobou klade čím dál větší důraz na interoperabilitu mezi členskými státy EU, PPDF bude připraven poskytovat i služby pro přeshraniční výměnu dat. Základní funkcí PPDF je realizace zásad „Only once“ a „Obíhají data, nikoli lidé“ do běžné praxe veřejné správy ČR. PPDF je primárním zdrojem platných a právně závazných neveřejných údajů pro subjekty práva i pro všechny OVM při výkonu jejich působnosti. Tak povede PPDF k náhradě manuálních interakcí mezi úřady pomocí automatizované výměny údajů.
Základními službami PPDF pro ISVS - čtenáře a uživatele údajů v PPDF jsou a budou:
Ztotožnění (přidělení identifikátoru) subjektu resp. objektu práva v ISVS vedeném
Výdej propojených údajů o subjektu/objektu práva v rozsahu oprávnění vedených v RPP pro příslušnou agendu podporovanou ISVS
Notifikace o změnách referenčních a agendových údajů pro údaje v ISVS vedené
Podpora reklamace chybných údajů
Podpora pseudonymizace údajů o subjektech práva
Pro OVM a subjekty údajů to budou služby:
Podpora vytváření výstupů z ISVS pro subjekty údajů
Podpora vytváření autorizovaných výpisů z ISVS
Informační systém / komponenta pro sdílení údajů eGSB Rozhraní pro sdílení a výměnu údajů mezi ISVS a uskutečňování vazeb mezi nimi
Informační systém / komponenta pro hromadný výdej údajů v multiagendových dotazech FAIS Slouží k zpracování dotazů a výdeji údajů, včetně hromadných, a to i z více ZR či dalších ISVS.
Využívání údajů prostřednictvím referenčního rozhraní je vždy realizováno výhradně na základě příslušných oprávnění evidovaných v RPP.
Provádí OVM s ohledem na oprávnění k přístupu k údajů v základních registrech, podle ohlášení jednotlivých agend v RPP, s využitím služeb vnějšího rozhraní ISZR
Realizuje výměna údajů formou sdílených služeb mezi jednotlivými ISVS
Provádí OVM mezi sebou s využitím služeb eGSB a výměny údajů. V případě výměny údajů o fyzických osobách provádí eGSB překlad AIFO prostřednictvím ISZR
Realizují se také služby notifikací a aktualizací údajů v jednotlivých agendách
Realizuje SZR provozováním FAIS a využívají OVM či SPU s patřičným oprávněním
K referenčnímu rozhraní přistupují OVM prostřednictvím svých ISVS (AIS)
Každý ISVS (AIS) přistupující k referenčnímu rozhraní musí prokazovat svoji "identitu" prostřednictvím systémového certifikátu vydaného SZR
Při výměně údajů o subjektech práva či objektech územní identifikace se ověřuje, zda tyto subjekty (ROB, ROS) či objekty (RÚIAN) jsou uvedeny v základních registrech (ověření referenční vazby)
OVM, které požaduje údaje o konkrétním subjektu je zodpovědné za jeho řádné ztotožnění, tj. uvedení AIFO, pokud jde o fyzickou osobu nebo IČ, pokud jde o právnickou osobu. Pokud subjekt není řádně ztotožněn dle AIFO nebo IČ, pak získané údaje mohou být pouze informativní
Záznamy (logy) o výměně údajů musí vést správci jednotlivých ISVS (AIS). Referenční rozhraní eviduje tyto výměny bez ukládání obsahu jednotlivých zpráv (je veden pouze kryptografický otisk – hash)
Konstrukce referenčního rozhraní
Subjekt údajů nemůže přímo přistoupit, zprostředkovaně skrze portál občana nebo univerzální kontaktní místa a výpisy z něj Portál občana, kontaktní místa veřejné správy či FAIS (zaslání žádosti přes datovou schránku) prostřednictvím publikovaných formulářů. Je zajištěn výpis údajů a reklamace údajů. Získané údaje mohou být využity ve formulářích jiného správce formulářů OVM.
Pro připojení agendových informačních systémů k základním registrům musejí být splněny některé základní podmínky, které stanovuje Správa základních registrů. A to zejména:
Správce AIS musí mít svůj IS ohlášen v seznamu ISVS v Registru práv a povinností
Musí mít ve svém ISVS implementována volání služeb ISZR, respektive, musí být schopen řádně volat, konzumovat a využívat webové služby vnějšího rozhraní ISZR
Musí si zažádat o přístup do testovacího rozhraní ISZR u Správy základních registrů a
řádně projít testováním (ověření korektního volání služeb ISZR)
Musí si zažádat o přístup k produkčnímu rozhraní ISZR u Správy základních registrů a získat pro svůj ISVS (AIS) systémový certifikát SZR
adresách a územních prvcích,
orgánech veřejné moci,
Základní registry tak tvoří páteř datového fondu veřejné správy a díky mechanismu pseudonymizace a propojování identifikací z jednotlivých agend umožňují propojení datového fondu. Mimo to poskytují zejména fyzickým osobám přehled o využívání jejich údajů orgány veřejné moci.
Za editaci a zápis referenčních údajů zodpovídá vždy příslušný editor. Platí přitom, že rozlišení zodpovědnosti editora není po subjektu, ale i po jednotlivých údajích. Kupříkladu u právnických osob za zápis a evidenci příslušných základních údajů zodpovídá příslušný editor (rejstříkový soud, krajský úřad, živnostenský odbor obce apod.), ale za údaje o datové schránce zodpovídá Ministerstvo vnitra jako správce ISDS.
Zapisovat a editovat údaje
Řešit reklamace zpochybněných údajů
Řešit správnost a aktuálnost údajů (má-li takovou povinnost stanovenu)
Základními povinnostmi OVM užívajících údaje tedy jsou:
Využívat aktuální referenční údaje, což lze zajistit jedním ze dvou způsobů či kombinací dvou následujících:
Dotazováním se při každé transakci do základních registrů, nebo
využíváním mechanismu notifikací o změnách referenčních údajů a následné aktualizace.
Registr obyvatel je základním registrem podle Zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, který eviduje referenční údaje o fyzických osobách. Správcem Registru obyvatel je Ministerstvo vnitra. Primárními editory jsou jednotlivé OVM prostřednictvím Informačního systému evidence obyvatel a Cizineckého informačního systému.
občané jiných členských států Evropské unie,
občané států, které jsou vázány mezinárodní smlouvou sjednanou s Evropským společenstvím,
občané států, které jsou vázány smlouvou o Evropském hospodářském prostoru, a jejich rodinní příslušníci, kteří pobývají na území České republiky v rámci trvalého pobytu nebo kterým byl vydán doklad o přechodném pobytu na území České republiky delším než 3 měsíce,
datum, místo a okres narození, u subjektu údajů, který se narodil v cizině, datum, místo a stát, kde se narodil; údaj o místě a okrese narození na území České republiky se vede ve formě referenční vazby (kódu územního prvku) na referenční údaj v registru územní identifikace,
datum, místo a okres úmrtí, jde-li o úmrtí subjektu údajů mimo území České republiky, vede se datum úmrtí, místo a stát, na jehož území k úmrtí došlo; je-li vydáno rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého, vede se den, který je v rozhodnutí uveden jako den smrti, popřípadě jako den, který nepřežil, a datum nabytí právní moci tohoto rozhodnutí; údaj o místě a okrese úmrtí na území České republiky se vede ve formě referenční vazby (kódu územního prvku) na referenční údaj v registru územní identifikace,
záznam o poskytnutí údajů subjektu údajů nebo jiné osobě podle § 58a, který obsahuje datum a čas výdeje, identifikátor souhlasu subjektu údajů s poskytnutím údajů jiné fyzické nebo právnické osobě a identifikaci toho, kdo údaje poskytl,
záznam o udělení nebo odvolání souhlasu subjektu údajů s poskytnutím údajů jiné fyzické nebo právnické osobě podle § 58a.
U občanů České republiky je editorem Ministerstvo vnitra, které zapisuje údaje prostřednictvím agendového informačního systému evidence obyvatel a agendového informačního systému občanských průkazů nebo agendového informačního systému cestovních dokladů jako součást evidence obyvatel.
U cizinců je editorem Policie České republiky nebo Ministerstvo vnitra, které zapisují údaje prostřednictvím agendového informačního systému o cizincích.
Registr osob je základním registrem podle Zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, který eviduje referenční údaje. Správcem registru osob je Český statistický úřad. Primárními editory jsou orgány a instituce, které již v současnosti mají zákonnou povinnost osoby registrovat. Jedná se o obchodní rejstřík, rejstřík živnostenského podnikání, evidence nebo informační systémy vybraných ministerstev a ústředních orgánů státní správy, profesních komor, obcí, krajů apod.
obchodní firma nebo název nebo označení nebo jméno, popřípadě jména, a příjmení, pokud není fyzická osoba uvedená v § 25 písm. e) zapsána do obchodního rejstříku,
jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby uvedené v § 25 písm. e) a f); jde-li o osobu vedenou v registru obyvatel, vede se tento údaj ve formě referenční vazby (kódu agendového identifikátoru fyzické osoby) na referenční údaj v registru obyvatel,
adresa místa pobytu v České republice ve formě referenční vazby (kódu adresního místa) na referenční údaj o adrese v registru územní identifikace, popřípadě bydliště v zahraničí fyzické osoby uvedené v § 25 písm. e) a f); jde-li o osoby vedené v registru obyvatel, vede se adresa místa pobytu ve formě referenční vazby (kódu agendového identifikátoru fyzické osoby) na referenční údaj o fyzické osobě v registru obyvatel,
Subjekt údajů Konkrétní osoba, o níž jsou vedený v registrech údaje každá fyzická osoba pro svoje údaje
Orgán působící v agendě Orgán veřejné moci, který ze zákona vykonává působnost v agendě (viz Agendový model veřejné správy) V agendě matrik jednotlivé obecní úřady, v agendách sociálních dávek třeba Úřad práce a ORP, v agendách stavebního zákona MMR a jednotlivé stavební úřady…
Systémy jejichž údaje jsou publikované kompozitními službami ISZR (Kompozitními službami se rozumí služby ISZR, které poskytují údaje vedené v editorských systémech ZR s vazbou na referenční údaje vedené v ZR):
Cizinecký informační systém - AISC(Správcem je Policie ČR)
Evidence cestovních dokladů - AISCD (Správcem je Ministerstvo vnitra ČR)
Evidence rodných čísel - AISRČ (Správcem je Ministerstvo vnitra ČR)
Evidence občanských průkazů - AISOP (Správcem je Ministerstvo vnitra ČR)
Publikační AIS, jejichž údaje jsou publikované službami Informačního systému sdílení údajů
Správci ISVS, v nichž se evidují údaje dle příslušného zákona, publikují údaje pro potřeby jiných úřadů nebo pro klienty VS prostřednictvím Informačního systému sdílení údajů. ISZR, Informační systém sdílení údajů a FAIS tvořící referenční rozhraní ve smyslu zákona č. 365/2000 Sb.
Podstatnou službou, která je součástí rozvoje služeb propojeného datového fondu je služba, která vrátí AIFO (agendový identifikátor fyzické osoby) pro současné i historické číslo a typ dokladu. Tato služba je nezbytná pro nahrazení rodného čísla jako identifikátoru fyzické osoby nejen v procesech a dokumentech veřejné správy, ale i soukromoprávní sféře.
Každý ZR má své editory, kteří editují údaje. Editoři zapisují údaje do jednotlivých ZR a společně s věcným správcem každého z editorů se tím udržují údaje v ZR správné a aktuální. Pro aktuálnost a správnost se využívá mechanizmu reklamace údajů. Editoři editují údaje v ZR pomocí svých editačních informačních systémů. OVM může čerpat nereferenční údaje formou tzv. kompozitních služeb. Nereferenční údaje nazýváme údaje, které nejsou čerpány přímo ze základních registrů, ale z editorských informačních systémů. Jelikož v ZR se nacházejí pouze údaje k aktuálnímu stavu, které jsou správné a garantované státem, v rámci kompozitních služeb je možné získat z editačních systémů editorů ostatní nereferenční údaje (např. historické údaje o subjektu práva nebo další užitečné údaje, které se v ZR nenachází).
eGovernment service bus
eGovernment Service Bus (eGSB – navrhované legislativní označení v sněmovním tisku 447/2019 Informační systém sdílené služby ) je unifikované rozhraní pro sdílení údajů mezi jednotlivými informačními systémy veřejné správy. Je součást referenčního rozhraní umožňující jednotlivým AIS OVM čerpat a publikovat údaje vedené o jednotlivých subjektech práva. Pokud agenda dle zákona vede svou evidenci údajů, má povinnost publikovat svoje údaje jiným agendám skrze IS sdílení údajů, jakožto bezpečným, standardním a dokumentovaným rozhraním pro oprávněné agendy. Spravuje a provozuje jej Ministerstvo vnitra, technicky realizuje připojení Správa základních registrů. Rozhraní eGSB umožňuje:
Publikovat služby pro sdílení údajů týkajících se konkrétních subjektů a objektů údajů (poskytování služeb ISVS)
Využívat sdílení údajů na základě publikovaných služeb (využívání služeb ISVS)
Základní bezpečnostní omezení v oprávnění k výměně údajů, a to dle ohlášení agend v Registru práv a povinností (bezpečnostní matice oprávnění)
Poskytování služeb reklamace, notifikace a aktualizace údajů poskytovaných službami ISVS
Cílem je, aby klienti veřejné správy nebyli nuceni dokládat skutečnosti, o kterých veřejná správa již ví, či které vznikly dokonce na základě rozhodnutí veřejné správy. Většina skutečností potřebných pro rozhodování veřejné správy je již někde evidována, a to formou údajů v informačních systémech veřejné správy. Tyto údaje mají svůj původ a v řadě případů je již nastavena i zodpovědnost za jejich správu v příslušném AISu (příkladem je oprávnění k řízení motorového vozidla, průkaz osoby se zdravotním postižením, status důchodce, potvrzení o bezdlužnosti apod.). Dále existují skutečnosti, které sice jsou na základě rozhodování veřejné správy, nicméně nejsou dosud vedeny v AIS jako údaje (příkladem je potvrzení o studiu, dohoda o chráněné dílně apod.). Zmapováním údajů v jednotlivých agendách, které probíhá nyní v rámci nových povinností ohlašovatelů vůči RPP je postupně zjištěna základní mapa údajů evidovaných, vyžadovaných a poskytovaných v rámci jednotlivých agend a to, kde a jakým způsobem jsou evidovány a v jakém AIS. Tím, jak již bylo popsáno výše, vznikne základní datová mapa veřejné správy, a je tedy možné ji zanalyzovat a identifikovat ty údaje a skutečnosti, které jsou používány ve více agendách.
Na referenčních údajích vedených v základních registrech je ověřena funkčnost principu, kdy tyto údaje a jejich změny klient nemusí dokládat, ale celá veřejná správa si tyto údaje získává prostřednictvím služeb ISZR a na základě nich pak rozhoduje. Princip sdílení údajů skrze Informační systém sdílení údajů je pouze rozšířením tohoto funkčního celku i o další údaje.
Pro využívání eGSB jsou definovány dvě hlavní role:
Publikátor (poskytovatel) Správce ISVS, ze kterého se poskytují údaje Služby publikující údaje prostřednictvím eGSB, vychází se z agendy poskytující údaje z daného AIS
Čtenář (uživatel) OVM získávající údaje z jiné agendy na základě svého oprávnění v RPP Napojení na eGSB a volání služeb publikátora (i více ISVS dané agendy), využívá se překladu AIFO z agendy poskytovatele, čtenář volá podle AIFO své agendy
Pro využívání služeb eGSB pro propojený datový fond je nutno znát zejména: Agendu, ze které chce údaje využívat, Agendu, kterou provádí a v níž údaje čte, Kontext pro dotazování na údaje z publikujícího AIS. Před využitím eGSB si musí čtenář nejprve zjistit kontext a jeho XSD schéma, podle kterého bude dostávat odpovědi na dotazy ve službách eGSB. Proto si nejdříve musí zavolat zvláštní službu eGSB pro čtení Katalogu kontextů, ve kterém pak zjistí jaký kontext musí volat, aby mohl získat údaje z poskytující agendy.
V souvislosti se sdílením údajů prostřednictvím Informačního systému sdílené služby platí následující aspekty:
Údaj musí být vedený v AIS a vytvářený rozhodováním v rámci určité agendy veřejné správy.
Údajem se dokládá skutečnost, jež je důležitou rozhodnou skutečností při rozhodování veřejné správy v rámci agendy či agend.
Poskytovatelem údaje je vždy správce AIS, v němž je údaj veden a evidován, a to vždy na základě zákonného zmocnění.
Údaj je vždy vázán na subjekt práva, či objekt práva.
Bude umožněno subjektu údajů si pořídit výpis údajů jako výpis z informačního systému veřejné správy.
na základě souhlasu subjektu údajů (jménem subjektu údajů), nebo
na základě zákonného zmocnění (z moci úřední)
Formulářový AIS (FAIS) je komponentou ISZR, který prostřednictvím speciálních formulářově orientovaných služeb umožňuje požádat o výdej více údajů ze základních registrů a následně zprostředkuje dávkové vydání těchto hromadných údajů. Využívá se pro případy, kdy je stanoveno zákonným zmocněním, že se využívají referenční údaje ve skupinách více subjektů. Takovým případem jsou například výdeje voličských seznamů.
FAIS dále slouží k vyřizování výdeje údajů ze základních registrů formou formulářových žádostí do datové schránky ZR a odpovědí do datové schránky žadatele. Takovým způsobem se kupříkladu vyřizují žádosti o výpisy údajů, přehledy o využití údajů apod.
Vyřízení žádosti subjektu údajů o výpis údajů ze základních registrů
Žadatelem je sestavena žádost o výdej údajů, a ta je odeslána jako formulář do datové schránky ZR
U právnických osob je situace nepoměrně jednodušší. Naprostá většina právnických osob je vedena v Registru osob, na který nejsou kladena taková opatření týkající se ochrany osobních údajů, neboť na rozdíl od citlivých a osobních údajů konkrétních fyzických osob je většina údajů o právnických osobách ze své podstaty veřejná.
Elektronický formulář: Formulář musí být vytvořen tak, aby umožňoval již přenos identity klienta a při jeho zpracování po převzetí z elektronické spisové služby provede AIS dohledání aktuálních údajů podle AIFO subjektů.
Veřejný datový fond (také jako "VDF") je princip vytváření a dotváření obrazu propojeného datového fondu dle principů otevřených dat za účelem podpory sdílení údajů OVS při výkonu veřejné správy i mimo jejich rozsah práv a povinností zachycených v RPP a mimo PPDF.
VDF zastřešuje a reprezentuje skutečné fyzické datové zdroje otevřených dat roztroušené ve webovém prostoru VS. Vlastní zastřešení a vymezení je realizováno nástroji určenými pro správu metadat otevřených dat, což nejen konkretizuje samotný pojem VDF, ale nabízí i prostředky pro další kategorizace v rámci celého datového fondu ČR.
Význam a role VDF se projevuje ve dvou oblastech VS.
První se týká interního režimu VS, kde je hlavním prostředkem sdílení veřejných údajů mezi veřejnoprávními subjekty navzájem a také rozšiřuje vzájemné sdílení informací o ty údaje, které v PPDF vůbec nejsou. Význam VDF v této oblasti nejlépe vystihuje znění dílčího cíle 5.10 z Informační koncepce ČR.
“Veřejný datový fond tvořený publikovanými veřejnými údaji veřejné správy je základní metodou pro sdílení veřejných informací mezi veřejnoprávními subjekty navzájem i pro sdílení veřejných údajů mezi veřejnoprávní a soukromoprávní sférou v ČR. Veřejný datový fond se od pouhé publikace automatizovaně čitelných Open Dat posune též k publikaci právně závazných, platných a pravidelně aktualizovaných datových sad s jasně definovanou zodpovědností OVS za takové sady.”
Druhou důležitou oblastí, ve které VDF sehrává významnou roli, je oblast směřování ČR k otevřenému vládnutí a postupnému zpřístupňování informací VS veřejnosti. VDF je tvořen publikovanými informacemi VS v podobě otevřených dat a tak se stává součástí všech veřejně přístupných otevřených dat v ČR.
Datový zdroj je způsob přístupu k datům. Data VS ČR jsou přístupná prostřednictvím datových zdrojů v následujících kategoriích:
PPDF - propojený datový fond je popsán zde.
OD - otevřená data - je tvořen všemi publikovanými daty VS ve formátu otevřených dat, která musí splňovat požadavky na otevřená data odpovídající definici uvedené v § 3 odst. 11 zákona č.106/1999 Sb. Součástí otevřených dat jsou také všechna otevřená data samospráv, otevřená data využívaná v konceptu SMART Cities a data publikovaná v rámci VDF.
Pro data ve formátu otevřených dat platí, že jsou:
Volně přístupná na webu jako datové soubory ke stažení ve strojově čitelném a otevřeném formátu - CSV, XML, JSON, RDF a v dalších formátech s otevřenou specifikací.
Opatřená úplnou, volně dostupnou a otevřenou dokumentací.
VDF - veřejný datový fond - je podmnožinou otevřených dat. Je tvořen datovými zdroji, které veřejně zpřístupňují data dostupná v PPDF a datovými zdroji, která veřejně zpřístupňují data, jež PPDF vůbec neobsahuje, ve formátu otevřených dat. Jedná se např. o data nutná pro správnou interpretaci dat z PPDF (např. číselníky) nebo o data obsažená v agendách, které nemají ze zákona povinnost publikovat svoje údaje jiným agendám, a tedy ani nejsou součástí PPDF. VDF tedy slouží ke zpřístupnění dat PPDF jednotlivým OVS v těch případech, kdy příslušná OVS nemají možnost tato data sdílet prostřednictvím PPDF (nemají přidělena práva v RPP), nebo takových dat, které vůbec nejsou součástí PPDF a v obou případech taková data ke své práci potřebují. Veškerá publikovaná data ve VDF musí být ve formátu otevřených dat a musí splňovat požadavky kladené na otevřená data dle zákona č.106/1999 Sb. Nad rámec těchto pravidel musí poskytovatel u svých dat publikovaných ve VDF garantovat jejich aktuálnost, dostupnost a správnost tak, aby je ostatní OVS mohly využívat při své práci.
Součástí VDF jsou rovněž data s řízeným přístupem. Jedná se o datové sady, které naplňují všechny stanovené podmínky pro otevřená data s výjimkou požadavku, aby jejich poskytovatel nijak neomezoval jejich následné využití. Příkladem takové praxe je podmínění poskytnutí dat předchozí registrací, aby mohl poskytovatel sledovat, jak je s daty nakládáno. Jedná se o takové případy, kdy úplnému otevření dat brání objektivní důvody vyplývající například z legislativy nebo věcně technického charakteru dané datové sady.
Ačkoli data s řízeným přístupem nejsou otevřená data, hledí se na ně v kontextu VDF jako na otevřená data a musí tedy splňovat všechny požadované podmínky kladené na otevřená data včetně katalogizace v NKOD, s výjimkou upravených podmínek pro jejich užití. Pro úpravu platí, že v podmínkách užití dat musí být uvedena a zdůvodněna všechna stanovená omezení, musí být stanoveny podmínky pro získání souhlasu k užití a musí být uveden kontakt na publikující organizaci pro zažádání o přístup k publikovaným datovým sadám.
Udělování fyzického přístupu k takovým datovým sadám a správu a registraci povolených uživatelů plně spadá na publikující organizace.
OVM (případně SPUÚ) při výkonu veřejné správy používají údaje vedené v systému základních registrů a údaje vedené o jednotlivých entitách v jiných agendových systémech, pokud mají dle zákona povinnost publikovat svoje údaje jiným agendám. Tyto údaje tvoří PPDF a jednotlivá OVM k nim mají přístup prostřednictvím referenčního rozhraní veřejné správy na základě svých práv a povinností zachycených v RPP.
OVM může pro svou práci vyžadovat i údaje nad rámec oprávnění definovaných v RPP, případně může potřebovat údaje, které PPDF neobsahuje. V takových případech může přistupovat k veřejně dostupným údajům prostřednictvím VDF a k získání potřebných dat využije vhodnou publikovanou sadu otevřených dat prostřednictvím NKOD.
Pokud taková sada neexistuje, požádá ohlašovatele odpovídající agendy o doplnění údajů v podobě otevřených dat do VDF.
Veřejnost má otevřený přístup ke všem otevřeným datům a tedy také k údajům ve VDF prostřednictvím NKOD a Portálu otevřených dat (POD).
VDF obsahuje datové zdroje, které slouží jako doplňkový zdroj dat pro OVM v takových případech, kdy OVM nemají k použití takových dat přímo z PPDF přidělena práva v RPP, nebo taková data PPDF vůbec neobsahuje.
V konečném důsledku se tímto způsobem rozšiřuje sdílení údajů VS nad rámec zajišťovaný ISZR a eGSB v propojeném datovém fondu (viz. cíl 5.10 informační koncepce). Významným a hodnotným efektem VDF je také jeho zpřístupnění veřejnosti ve formátu otevřených dat v rámci možností a podmínek vymezených v zákonech u jednotlivých agend.
Data ve VDF musí být poskytovány v podobě otevřených dat a musí tak splňovat všechny požadavky kladené na otevřená data dle zákona č.106/1999 Sb. VDF je základním prostředkem a metodou pro sdílení veřejných informací mezi veřejnoprávními subjekty navzájem a pro sdílení veřejných údajů mezi veřejnoprávní a soukromoprávní sférou.
Poskytovatel dat do VDF tudíž musí:
garantovat správnost publikovaných údajů,
garantovat kvalitu publikovaných údajů,
garantovat aktuálnost publikovaných údajů,
garantovat pravidelnost aktualizace publikovaných údajů,
zajišťovat automatickou notifikaci všech změn zaregistrovaným zájemcům s využitím funkcionality POD.
VDF vytvořený na základě principů otevřených dat vytváří virtuální distribuovaný datový prostor, ve kterém OVS sdílí s veřejností i mezi sebou navzájem veřejné údaje evidované v jimi spravovaných ISVS. Správa takového virtuálního prostředí a udržení kvality, konzistence a aktuálnosti publikovaných dat je založena na správě metadat publikovaných datových sad, popisu datových zdrojů a sémantickém mapování prvků struktur datových sad na sémantický slovník pojmů VS s pomocí k tomu určených nástrojů.
Správa dat VDF bude v základu probíhat stejným způsobem jako jsou již spravována otevřená data VS s několika dalšími rozšířeními. Základem bude katalog dat NKOD, který bude upraven a doplněn tak, aby mohl rozlišovat jednotlivé kategorie dat, umožňoval registrace uživatelů a zajišťoval notifikace změn.
Přehled všech nástrojů využitých při práci s daty VDF a otevřenými daty uvádí následující obrázek.
POD zastřešuje nástroje a funkční oblasti NKOD nutné pro katalogizaci a správu všech kategorií dat v PPDF.
Základní zajišťované funkce:
katalogizace otevřených dat (VDF a OD),
automatická notifikace změn v publikovaných datových sadách.
Základní logické celky POD:
NKOD - upravený a doplněný pro správu informací o jednotlivých kategoriích dat a jejich zařazení do VDF.
NKOD je nástroj, ve kterém jednotlivé OVS katalogizují jimi zveřejňovaná otevřená data a jiné OVS a veřejnost v něm otevřená data vyhledává a získává k nim přístup.
Existence NKOD a povinnost jednotlivých OVS v něm katalogizovat svá otevřená data je dána zákonem č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, který zavádí definici otevřených dat a zakládá existenci NKOD.
Katalog uživatelů otevřených dat (KUOD) - bude evidovat, jaké OVS využívají jaká otevřená data ve VDF.
Katalog (registr) uživatelů dat s požadavkem notifikace změn v publikovaných datových sadách - seznam uživatelů s požadavky na zasílání notifikací o změnách pro konkrétní publikované datové sady.
Notifikační HUB - nástroj zajišťující s pomocí KUOD s požadavkem notifikace automatickou distribuci notifikací změn v publikovaných sadách při ohlášení změny ze strany publikujícího OVS. Při registraci datové sady předává publikujícímu OVS URI pro zasílání informací o změnách.
Registr požadovaných datových sad VDF - seznam požadavků na doplnění chybějících obrazů PPDF do VDF.
Sémantický slovník pojmů - slovník pojmů veřejné správy, jako nástroj harmonizace sémantiky otevřených dat, bude vytvořen na bázi výčtů údajů vedených k agendám v RPP dle § 51 odst. 5 písm. g), h) a i) zákona č. 111/2009 Sb. o základních registrech a bude je postupně rozpracovávat do podoby opakovaně použitelných a sdílených informačních modelů (ontologií), které budou propojeny na údaje vedené k agendám a též propojovány se slovníky a ontologiemi vznikajícími z iniciativy EU (např. ISA Core Vocabularies). Logická datová schémata popisující jejich strojové (syntaktické) vyjádření na logické úrovni budou propojena na pojmy sémantického slovníku pojmů, čímž bude realizováno propojení sémantiky (významu) dat napříč jednotlivými datovými sadami a jejich zdroji. Sémantický slovník pojmů bude nedílnou součástí VDF a stane se základem popisu sémantiky publikovaných dat a jejich vzájemného propojení.
Nástroj pro správu sémantického slovníku pojmů (NSSSP) – umožní správu sémantického slovníku pojmů všemi OVS a popisovat jejich data za účelem sémantické harmonizace.
Portál otevřených dat (POD) – vstupní brána do světa otevřených dat VS. Obsahuje NKOD, vzdělávací informace, publikační standardy, šablony, doporučené postupy, související dokumenty a informace o otevřených datech zveřejněných ve Standardech publikace a katalogizace otevřených dat
Lokální katalog otevřených dat - LKOD - volitelně implementován pro potřeby katalogizace otevřených dat konkrétního poskytovatele dat. NKOD pravidelně automaticky přebírá informace o zveřejněných datových sadách z jednotlivých lokálních katalogů.
Katalog aplikací nad otevřenými daty – seznam všech služeb (aplikací) využívajících publikované datové sady s možnostmi vyhledávání dle využívaných datových sad, nebo na základě životních situací konzumenta dat.
VDF je tvořen dvěma druhy datových zdrojů:
datové zdroje obsahující veřejný obraz PPDF,
datové zdroje rozšiřující obraz PPDF o data, která v PPDF nejsou.
Veřejně přístupným obrazem datového zdroje chápeme data z tohoto zdroje transformovaná do strojově čitelné podoby, kterou lze zveřejnit. V případě, že lze datový zdroj zveřejnit celý v jeho původní podobě, je touto transformací identita. Tj. datový zdroj je v tomto případě sám sobě veřejně přístupným obrazem. U ostatních datových zdrojů transformace v maximální možné míře zachovává detaily původních dat a provádí tak typicky jen nezbytně nutnou anonymizaci. Ta většinou znamená buď projekci dat (tj. odstranění některých typů údajů z datové sady) nebo jejich statistickou agregaci.
Pro datové zdroje vytvářející veřejně přístupný obraz PPDF by měla platit následující jednoduchá obecná pravidla.
Pro každý datový zdroj v PPDF musí existovat nějaký obraz ve VDF a to:
pro datové zdroje s legislativně stanoveným dálkovým přístupem budou předmětem publikace vždy primární data,
u datových zdrojů bez legislativně stanoveného dálkového přístupu budou v případě, že tomu nebude nic bránit, publikována primární data, v opačném případě bude jejich publikace provedena formou statistik a agregací s co nejjemnější granularitou.
Obrazy základních registrů - jako obraz registru budou publikovány statistiky z registru
Obrazy veřejných rejstříků (veřejné rejstříky právnických a fyzických osob podle zákona č. 304/2013 Sb. (Zákon o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob.).
spolkový rejstřík,
nadační rejstřík,
rejstřík ústavů,
Obrazy údajů evidovaných v RPP dle § 51 odst. 5 písm. h) zákona č. 111/2009 Sb. o základních registrech.
Obrazy všech rejstříků, u kterých zákon definuje jejich dálkový přístup, pokud neexistují žádné právní překážky nebo významná rizika (v případě rejstříků bez stanoveného dálkového přístupu v zákonech - publikace agregací nebo statistik).
Publikované (i lokální) číselníky, jejich sémantické provázání, případná konsolidace a uvedení kontextů zachycujících jejich použití.
Publikované statistiky a jiné údaje využívané OVS, a které jsou vhodné pro veřejné zpřístupnění.
Cílem publikace dat VS do VDF je vytvoření harmonizovaného a konzistentního obrazu PPDF ve VDF, sémanticky provázaného i na odpovídající pojmy legislativy s pomocí Sémantického slovníku pojmů, včetně zachycených vzájemných souvislostí. Aby byla zajištěna konzistence VDF, a aby se z něj vytvořil rovnocenný obraz PPDF je proto nutné, aby publikované datové sady datových zdrojů v PPDF byly publikované i na úrovni propojených dat. Toho se dosáhne publikací konkrétních distribucí datových sad z PPDF se strojově čitelnou vazbou na sémantický slovník pojmů.
Základem publikace do VDF je tedy sémantický slovník pojmů vytvořený na základě údajů v RPP, a který popisuje PPDF a tedy i budoucí obrazy ve VDF.
Vlastní publikace bude realizovaná distribucemi datových sad s využitím takového formátu, který umožní zaznamenání souvislostí v datech a vazeb na sémantický slovník pojmů ve strojově čitelné podobě.
Publikované obrazy datových zdrojů PPDF ve VDF vytvoří infrastrukturu pro všechna otevřená data VS, což prakticky znamená, že publikující organizace nebudou muset při publikaci nových datových sad publikovat data, která již vypublikovaná budou, ale pouze budou publikovat nové rozšiřující informace k jednotlivým entitám VDF. Do jejich povinností ale přibude povinnost doplnit vazby nově publikovaných údajů na již existující entity ve VDF.
Publikovaná datová sada z datového zdroje PPDF musí k tomu, aby se stala součástí VDF:
musí splňovat všechny podmínky kladené na otevřená data ve smyslu zákona č. 106/1999 Sb. o svobodném přístupu k informacím,
musí být publikována dle předepsaných otevřených formálních norem ve smyslu § 4b odst. 1 zákona č. 106/1999 Sb. o svobodném přístupu k informacím
musí mít doplněn kontext, který mapuje strukturální prvky datové sady na sémantický slovník pojmů.
V případě duplicit u publikovaných datových sad ve VDF, nebo doplňování údajů různými publikujícími ke stejné publikované entitě, spadá povinnost doplnění vazeb na již publikované údaje vždy na toho publikujícího, který publikuje doplňující údaje.
K zajištění právní závaznosti publikovaných dat musí být garantována jejich kvalita, aktuálnost a bezodkladná aktualizace, prostřednictvím organizačního a procesního zajištění v organizaci poskytovatele dat.
Zapojení VDF do výkonu veřejné správy vyžaduje zajištěnou garanci kvality publikovaných datových sad, což znamená zajistit publikaci skutečně právně závazných, platných a pravidelně aktualizovaných datových sad s jasně definovanou zodpovědností OVS za takové sady. Je zřejmé, že takový stav bude obtížné dosáhnout stávajícími přístupy k publikaci otevřených dat ve VS, kdy publikace probíhá ne příliš koordinovaně, často nestandardními způsoby a s absencí používání doporučených standardů.
K zajištění kvalitního veřejného datového fondu bude nutné přistoupit k plánovanému a přesně definovanému vytváření VDF a také ke změně stávajícího paradigmatu správy dat VS ČR - oddělit data VS od aplikací a posunout je do centra řízení informatiky v souladu s postavením dat v legislativě. Správa a řízení dat VS se zdá být v budoucnu nezbytná i ve světle proklamací, že data jsou to nejcennější co organizace, a tedy i veřejná správa a v konečném důsledku i veřejnost, mají.
K zajištění kvality publikovaných datových sad, budou vydány:
“Pravidla a postupy publikace dat do VDF”,
“Pravidla a postupy publikace otevřených dat”,
“Datová politika VS ČR”.
Dále budou k zajištění snadného využití publikovaných datových sad soustavně rozvíjeny stávající a vytvářeny nové OFN (Otevřené formální formy), určující koncepční i technické vzory pro vlastní publikaci dat. OFN jsou a budou publikovány na Portálu otevřených dat a jsou dle zákona č.106/1999 Sb. pro publikující organizace závazné.
mezi informačním systémem a jmenným rejstříkem v ESSL
Portál je vnímán jako celý funkční celek obsahující Front-end (logika zobrazující chování směrem ke klientovi) i Back-end (logika realizující chování systému a vnitřní i vnější integraci) realizující všechny typy služeb dle Informační koncepce ČR - Informační, Interaktivní a Transakční.
Přístupnost informací a služeb ve smyslu “accessibility” je způsob publikování a provozování tak, aby s informacemi a službami mohly na rovnoprávném základě pracovat všichni, včetně uživatelů se specifickými potřebami, zejména osoby se zdravotním postižením (dále také “OZP”). Tyto osoby využívají moderní ttechnologie založené na klasických zařízeních typu počítač, notebook, tablet či mobilní telefon, mají na nich však tzv. “Asistivní software”, který jim umožňuje plnohodnotně pracovat s internetem, pokud jsou příslušné služby, aplikace a informace přístupné.
Přístupnost je v souladu s principy tzv. “Governance accessibility” řešena na třech úrovních:
Přístupnost služeb veřejné správy
Přístupnost internetových stránek, mobilních aplikací, informačních systémů a informací se kterými pracuje veřejnost včetně OZP
Přístupnost informačních systémů využívaných úředníky a zaměstnanci včetně OZP
Přístupnost realizujeme proto, aby také OZP mohly na rovnoprávném základě využívat služby a informace, jako osoby bez jakéhokoliv postižení či specifických potřeb. Přístupnost ve veřejné správě je jednou ze základních společenských povinností, realizuje se jí soubor základních práv a nutnosti zabránit diskriminaci určitých osob.
Přístupnost informací je pak ryze technická disciplína, která říká, jakým způsobem mají být budovány informační systémy a jejich uživatelská rozhraní a jejich funkce tak, aby výstupem byly informace v přístupné podobě (z technického hlediska). Sama přístupnost informací nikterak nezasahuje do samotného vytváření informací, ale do způsobu jejich prezentace a publikace navenek. Jedná se o soubor technik, doporučení, norem a pravidel a postup, jejichž dodržení se zajistí, aby s informacemi a službami v elektronické podobě mohla pracovat co nejširší skupina lidí.
NIA zajišťuje orgánům veřejné správy státem garantované služby identifikace a autentizace včetně federace údajů o subjektu práva ze základních registrů a možnost předávání přihlašovací identity dle principy Single Sign-On. Žádné OVS si tedy již nemusí řešit přihlašovací identity pro své klienty samo! Toto platí pouze pro osoby uvedené v ROB nebo přihlašující se identitou v rámci eIDAS z členských států EU. V současném stavu ROB (stav As-Is) tedy pouze pro občany ČR a cizince s trvalým pobytem. V budoucím stavu (stav To-Be) pro občany ČR, cizince s trvalým pobytem a jiné fyzické osoby (EjFO), které mají k ČR právní či majetkový vztah (zahraniční vlastník nemovitosti, zahraniční lékař, zahraniční student, apod.).
Orgány veřejné moci a další subjekty, které jsou podle příslušné legislativy zahrnuty do skupiny takzvaných "veřejnoprávních původců", mají za povinnost realizovat správu svých dokumentů formou výkonu spisové služby. Spisovou službou se rozumí veškeré činnosti a procesy týkající se evidence, správy a vyřizování dokumentů. Jedná se o dokumenty v analogové podobě (například listinné dokumenty) a také v digitální podobě (například elektronické dokumenty).
Legislativní rámec pro výkon spisové služby obsahuje Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Národní standard pro ESSL vydaný ministerstvem vnitra pak stanovuje podrobné technické požadavky na aplikační a byznysové funkce ESSL a ISSD systémů.
U analogových dokumentů je hlavním cílem výkonu spisové služby evidence a správa metadat o těchto dokumentech a veškerých úloh a transakcí, které se s dokumenty činí. U digitálních dokumentů se pak jedná nejen o evidenci a správu metadat, ale také samotných souborů digitálních dokumentů, kterým se v odborné terminologii říká komponenty. Navíc obecně platí teze stanovená prováděcí vyhláškou o spisové službě, že nebrání-li tomu nic podstatného, měly by se na vstupu do organizace analogové dokumenty digitalizovat a dále by se s nimi mělo pracovat jako s digitálními.
Každý povinný subjekt musí
Vykonávat spisovou službu tak, že eviduje dokumenty v elektronickém systému spisové služby, nebo v samostatné evidenci naplňující požadavky ESSL.
Mít (alespoň jeden) elektronický systém spisové služby, nebo více ESSL.
Zajistit integraci ostatních systémů na ESSL pro správu metadat a realizaci úkonů spojených s dokumenty.
Vést jmenný rejstřík a přiřazovat subjektům bezvýznamové identifikátory v něm.
Řádně uchovávat a spravovat digitální dokumenty a jejich komponenty.
Provádět evidenci metadat o spisech a dokumentech a evidenci transakcí u dokumentů v ESSL či v samostatné evidenci splňující požadavky.
Realizovat správně procesy při příjmu a odesílání dokumentů, zejména k jejich důvěryhodnosti (ověřovat elektronické podpisy, elektronicky podepisovat, opatřovat časovými razítky, apod.).
Prostřednictvím modulu podatelny přijímat a evidovat veškeré doručené dokumenty a zajišťovat odesílání.
Zajistit digitální kontinuity evidovaných digitálních dokumentů po celou dobu jejich evidence.
Provozovat digitální spisovnu a zajistit uchování také digitálních dokumentů po dobu skartační lhůty.
Předávat digitální dokumenty do digitálního archivu s jejich metadaty ve správném tvaru a se všemi požadovanými metadaty.
Autenticitou dokumentů se rozumí otázka, zda jde o původní dokument: dokument je autentický, pokud nedošlo k žádné jeho změně. V případě elektronických dokumentů dokáží jejich neměnnost (označovanou též jako integritu) zajistit všechny druhy kryptografických elektronických podpisů, pečetí a časových razítek. Tedy zaručený elektronický podpis, stejně jako všechny vyšší druhy elektronických podpisů (zaručený elektronický podpis, založený na kvalifikovaném certifikátu, i kvalifikovaný elektronický podpis), zaručená elektronická pečeť, stejně jako všechny vyšší druhy elektronických pečetí, a také elektronické časové razítko.
Pravostí dokumentu se rozumí otázka, zda dokument pochází od toho, koho považujeme za jeho původce, a obecně se dovozuje z autentizačních prvků, kterými je dokument opatřen. V případě elektronických dokumentů jde o elektronické podpisy, elektronické pečeti a elektronická časová razítka. U nich se nejprve zkoumá (ověřuje) jejich platnost, která je technickým pojmem a je závislá na splnění určitých technických podmínek (podrobněji popsaných v článku 32, resp. 40 nařízení eIDAS). Teprve v případě prokázání jejich platnosti je možné, v závislosti na druhu elektronického podpisu či pečeti, z technické platnosti dovozovat i právní pravost příslušných autentizačních prvků (podpisů a pečetí) , a z ní následně i pravost elektronického dokumentu jako takového.
Digitální kontinuitou elektronických dokumentů se rozumí udržování těchto dokumentů po určitý časový interval v takovém stavu, aby během celého tohoto časového intervalu bylo možné prokázat splnění legislativních požadavků na jejich autenticitu a pravost. Tedy možnost ověřit (technickou) platnost elektronických podpisů, pečetí a/nebo elektronických časových razítek na dokumentech, a z ní dovodit právní pravost dokumentu jako takového. V souvislosti s tím je nutné zdůraznit, že možnost ověřit (technickou) platnost elektronických podpisů a pečetí, stejně jako časových razítek, se s postupem času ztrácí. Jde o základní vlastnost, jakousi časovou pojistku, charakteristickou pro všechny zaručené (a vyšší) druhy elektronických podpisů, pečetí a razítek. Jejím účelem je chránit již vytvořené elektronické dokumenty před zastaráváním a oslabováním kryptografických postupů a algoritmů, použitých u jejich podpisů (ale i pečetí a časových razítek).
Bez této časovém pojistky by po uplynutí určité doby již nebylo možné z technické platnosti dovozovat právní pravost podpisů, a tím ani celých dokumentů: vzhledem k oslabení kryptografických algoritmů, použitých u původně podepsaného dokumentu, by již bylo možné reálně najít (vypočítat) jiný dokument, který je tzv. kolizní vůči původně podepsanému dokumentu. Tedy takový dokument, který má jiný obsah, ale stejný elektronický podpis. Pak by bylo možné přenést elektronický podpis z původně podepsaného dokumentu na onen později vytvořený kolizní dokument, a v obou případech by byl takovýto podpis ověřen jako (technicky) platný – a nebylo by tak již možné spolehlivě prokázat, který dokument je pravý (který byl původně podepsán).
Problematika digitální kontinuity elektronických dokumentů naopak nezahrnuje otázku jejich pravdivosti, neboli správnosti obsahu těchto elektronických dokumentů. Požadavek na dlouhodobě zajištění, resp. dlouhodobé udržování digitální kontinuity elektronických dokumentů se v praxi týká jen těch elektronických dokumentů, u kterých je nějaký důvod pro zachování možnosti prokázat jejich autenticitu a pravost.
V rámci výkonu spisové služby jsou řídícími dokumenty zejména:
Technické a architektonické požadavky
Vnitřní řídící dokumenty úřadu
Dokumentace k elektronickému systému spisové služby
Dokumentace k ESSL
Dokumentace k integracím ESSL
Dokumentace související s výkonem spisové služby
V souvislosti s výkonem spisové služby existuje celá řada dalších zdrojů informací a metodických dokumentů zejména Ministerstva vnitra a Národního archivu ČR. V rámci Ministerstva vnitra je gestorem Odbor archivnictví a spisové služby (OAS).
Aktuálně částěčně plní tuto roli pouze portál IS o Státní službě (ISoSS), který má dvě části - veřejnou část a část pro služební úřady, s přístupem přes JIP/KAAS.
Specifická role samosprávy, kdy každý samosprávný celek je autonomní v oblasti samosprávných činností má rozhodující vliv na jakékoliv sdílení v IT. Rozmanitost velikosti municipalit (od krajů po nejmenší obce) má vliv na velikost jejich útvarů, které se zabývají ICT. Nejmenší municipality, které disponují ICT útvary, jsou obce s rozšířenou působností (ORP). Ve správním obvodě ORP je počet subjektů, kterým jsou poskytovány sdílené služby nebo data dostatečně velký, aby sdílení bylo efektivní, a současně počet umožňuje efektivní řízení. Existence útvaru ICT je rozhodující pro poskytování jakéhokoliv sdílení (služby, data). V současné době již řada ORP ve svém správním obvodě tyto služby poskytuje.
Monit2014+ - Informační systém Monit2014+ je určen k procesnímu i datovému zabezpečení kompletního řízení a administrativních procesů nad projekty dotačních programů ze strukturálních fondů EU v České republice v programovém období 2014 - 2020.
Statistické, analytické a výkaznické systémy systémy (existující i plánované) budou zahrnuty po zpracování podkladů od věcných správců.
Správce eGC do konce října 2019 zveřejní dynamický nákupní systém (také jako DNS) pro nákup eGC služeb vedených v jeho katalogu. Portál pro objednávání a správu služeb nebude spuštěn spolu s DNS, ale jeho spuštění se dá očekávat v první polovině roku 2020.