Source: https://www.anthroposophische-gesellschaft.org/datenschutz-fuer-hauptamtliche-und-ehrenamtliche-beschaeftigte
Timestamp: 2020-08-07 19:08:25
Document Index: 30325580

Matched Legal Cases: ['Art. 88', '§ 26', 'Art. 6', 'Art. 7', '§ 26', 'Art. 6', '§ 26', 'Art. 6', 'Art. 88', '§ 26', 'Art. 9', 'Art. 9', '§ 26', 'Art. 9', '§ 22', 'Art. 9', '§ 26', 'Art. 88', '§ 26', 'Art. 9', '§ 26', 'Art. 88', '§ 26', 'Art. 9', '§ 26', 'Art. 88', '§ 26', 'Art. 6', '§ 28', '§ 28', 'Art. 6', '§ 41', '§ 4', 'Art. 6', '§ 28', '§ 28', 'Art. 88', '§ 28', '§ 11', 'Art. 88', '§ 28', 'Art. 6', 'Art. 6', '§ 14', '§ 14', 'Art. 88', '§ 28', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 88', '§ 28', 'Art. 6', 'Art. 6', '§ 164', 'Art. 6', 'Art. 13', 'Art. 17']

Datenschutz für hauptamtliche und ehrenamtliche Beschäftigte
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Informationen zum Datenschutz für hauptamtliche und ehrenamtliche Beschäftigte
Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben hat einen hohen Stellenwert für unser Unternehmen. Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Anthroposophische Gesellschaft in Deutschland e.V. und die Ihnen nach dem Datenschutz zustehenden Rechte informieren. Sollten Sie Probleme haben, die Datenschutzinformationen auf Deutsch zu verstehen, können Sie sich unter den in Ziffer 1 angegebenen Kontaktdaten an uns wenden.
Telefon: (+49) 711/1643121
Fax: (+49) 711/1643130
E-Mail: infonoSpam@anthroposophische-gesellshaft.org
2. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage?
2.1 Welche Rechtsgrundlagen kommen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten grundsätzlich in Betracht?
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur soweit eine anwendbare Rechtsvorschrift eine solche Datenverarbeitung erlaubt, also aufgrund der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z.B. BetrVG, ArbZG, etc.). Dabei werden wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter anderem (aber nicht abschließend) auf die folgenden Rechtsgrundlagen stützen:
Zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses: Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Begründung, Durchführung und Beendigung Ihres Beschäftigungsverhältnisses bei uns ist gemäß Art. 88 Abs. 1 und 2 DS-GVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG rechtmäßig.
Auf Grundlage Ihrer Einwilligung: In einigen Fällen haben Sie in die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns eingewilligt. In diesen Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a), Art. 7 DS-GVO in Verbindung mit § 26 Abs. 2 BDSG. Sie haben jederzeit das Recht Ihre erteilte Einwilligungserklärung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Dafür können Sie uns unter den in Ziffer 1 mitgeteilten Kontaktdaten erreichen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt davon unberührt.
Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen: Ihre Daten verarbeiten wir auch, um unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts erfüllen zu können. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG.
Zur Wahrung berechtigter Interessen: In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten, um berechtigte Interessen des Arbeitgebers oder von Dritten (z.B. Behörden) zu wahren. Ein solches berechtigtes Interesse besteht beispielsweise, wenn die Verarbeitung Ihrer Daten für einen konzerninternen Datenaustausch zu Verwaltungszwecken erforderlich ist. Eine solche Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO.
Zur Aufdeckung von Straftaten: Soweit wir tatsächliche dokumentierte Anhaltspunkte haben, die den Verdacht begründen, dass Mitarbeiter Straftaten im Beschäftigungsverhältnis begangen haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten gegebenenfalls zur Aufdeckung solcher Straftaten auf Grundlage von Art. 88 Abs. 1 DS-GVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG.
2.2 Wie werden besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet?Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DS-GVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z.B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b) DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h) DS-GVO i.V.m. § 22 Abs. 1 lit. b) BDSG erforderlich sein.
Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf Ihrer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a) DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 3 S. 2, Abs. 2 BDSG beruhen (z.B. im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements). Sie haben jederzeit das Recht, Ihre erteilte Einwilligungserklärung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Dafür können Sie uns unter den in Ziffer 1 mitgeteilten Kontaktdaten erreichen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt davon unberührt.
2.3 (Nicht abschließende) Übersicht zur Verarbeitung (besonderer Kategorien) personenbezogener Daten in unserem Unternehmen
Zum Zwecke der Personalverwaltung / -planung verarbeiten wir auf der Rechtsgrundlage von Art. 88 Abs. 1 und 2 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG und Art. 9 Abs. 2 lit. b) DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG insbesondere folgende personenbezogene Daten bzw. Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten: Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, Familienstand, Personalnummer, Tätigkeit, Untergliederung, Arbeitsort, Arbeitszeit, Urlaubsansprüche, Eintrittsdatum, Unterhaltspflichten, Schwerbehinderung, Schwangerschaft, Gehalt und Sonderleistungen, Qualifikationen und bisheriger Werdegang, d.h. Informationen zum höchsten Schulabschluss bzw. zur höchsten Berufsausbildung, und die uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens überlassenen Informationen, Urlaubsanträge, Krankheitszeiten, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Abwesenheitszeiten, Elternzeiten, Beschäftigungsverbote, Mutterschutz- und Freistellungszeiten, Immatrikulationsbescheinigungen, Angaben zum Studium, Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, Bescheid über die Altersvollrente, Anträge auf Elternzeit, Dauer der geplanten Elternzeiten.
Zum Zwecke des Vertragsmanagements, der Leistungsbeurteilung, des Disziplinarmanagements und der Auswahl und Organisation von Schulungen verarbeiten wir auf der Rechtsgrundlage von Art. 88 Abs. 1 und 2 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG und Art. 9 Abs. 2 lit. b) DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG u.a. im Rahmen der Erstellung von Arbeitsverträgen, Änderungsverträgen, Gehaltszusagen, Zielvereinbarungen, Er- bzw. Abmahnungen, schriftlichen Dienstanweisungen, Arbeitszeugnissen insbesondere folgende personenbezogene Daten: Tätigkeit, Funktion, Titel, Beschäftigungsdauer, Abteilung, Arbeitsort, Arbeitszeit, Urlaubsansprüche, Gehalt und Sonderleistungen, individuelle Ziele, Zielvorgaben, Pflichtverletzungen, Leistungen und Kompetenzen des Mitarbeiters.
Zum Zwecke der Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen verarbeiten wir auf der Rechtsgrundlage von Art. 88 Abs. 1 und 2 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG insbesondere folgende personenbezogene Daten: Familienstand, Religionszugehörigkeit, Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Gehalt und Sonderleistungen, Bankverbindung, Steueridentifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Registrierung bei Behörden. Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen bewahren wir bis zum Ablauf des zehnten Kalenderjahres nach Schluss des maßgeblichen Steuerjahres auf.
Zum Zwecke der Erfüllung sozialversicherungsrechtlicher Pflichten verarbeiten wir im Rahmen der Erstellung von Entgeltunterlagen auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. §§ 28f SGB IV, 8 BVV insbesondere folgende personenbezogene Daten: Familienstand, bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums die Staatsangehörigkeit und den Aufenthaltstitel, Beginn und Ende der Beschäftigung / der Altersteilzeitarbeit, Beschäftigungsart, Status des Beschäftigten, für die Versicherungsfreiheit oder die Befreiung von der Versicherungspflicht maßgebenden Angaben, Arbeitsentgelt, Beitragsgruppenschlüssel, den vom Mitarbeiter zu tragenden Anteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag nach Beitragsgruppen getrennt, Steueridentifikationsnummer. Die Entgeltunterlagen bewahren wir bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV folgenden Kalenderjahres auf.
Zum Zwecke der Führung von Lohn- und Gehaltskonten einschließlich der Bescheinigungen für den Lohnsteuerabzug verarbeiten wir im Rahmen der Erstellung von Entgeltunterlagen auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. § 41 Abs. 1 EStG i.V.m, § 4 LStDV insbesondere folgende personenbezogene Daten: Wohnort, die in einer vom Finanzamt ausgestellten Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug eingetragenen allgemeinen Besteuerungsmerkmale, gezahlter Arbeitslohn einschließlich Sachbezüge, Tag der Lohnzahlung, Lohnzahlungszeitraum sowie die einbehaltene und übernommene Lohnsteuer, Reisekostenabrechnungen, Fahrtenbücher, Rechnungsbelege über Auslagenersatz. Die Lohn- und Gehaltskonten bewahren wir bis zum Ablauf des 6. Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt auf.
Zum Zwecke der An-, Ab-, Ummeldung zur Krankenkasse verarbeiten wir auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. § 28a SGB IV insbesondere folgende personenbezogene Daten: Staatsangehörigkeit, Versicherungsnummer, Angaben über die Tätigkeit nach dem Schlüsselverzeichnis der Bundesagentur für Arbeit, beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Diese personenbezogenen Daten bewahren wir bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV folgenden Kalenderjahres auf.
Zum Zwecke der Betrieblichen Altersversorge (v.a. für die Berechnung des BetrAVG-Anspruchs maßgeblichen Beträge) verarbeiten wir auf der Rechtsgrundlage von Art. 88 Abs. 1 und 2 DS-GVO i.V.m. § 28 Abs. 1 BDSG insbesondere folgende personenbezogene Daten: Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Gehalt, in Versorgungs- und Arbeitsverträgen enthaltene personenbezogene Daten. Diese personenbezogenen Daten bewahren wir 30 Jahre bis nach dem typisiert denkbaren Tod des Arbeitnehmers auf (§ 11 Abs. 2 S. 2 BetrAVG).
Zum Zwecke von Geschäftsreisen verarbeiten wir auf der Rechtsgrundlage von Art. 88 Abs. 1 und 2 DS-GVO i.V.m. § 28 Abs. 1 BDSG insbesondere folgende personenbezogene Daten: Personalausweisnummer, Reisepassnummer, Reiseziel, -zeit und -grund, Abrechnung der (Firmen) Kreditkartennutzung, Arbeitserlaubnis, Kopien der Ausweispapiere.
Zum Zwecke des Arbeits- und Gesundheitsschutzes verarbeiten wir auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. den Vorschriften des ArbSchG insbesondere folgende personenbezogene Daten: Befragungen der Mitarbeiter, Unterweisungen, Benennung von Mitarbeitern, die Aufgaben der ersten Hilfe, Brandbekämpfung und Evakuierung übernehmen, Teilnahme an Ersthelferschulungen, Meldungen und Vorschläge von Mitarbeitern.
Zum Zwecke der Arbeitssicherheitsprüfung verarbeiten wir auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. § 14 BetrSichV insbesondere folgende personenbezogene Daten: Ergebnisse der Sicherheitsprüfungen von Arbeitsmitteln nach § 14 BetrSichV mit Name des Prüfers. Diese Daten bewahren wir solange das Arbeitsmittel genutzt wird auf.
Zum Zwecke der Abwicklung von Arbeitsunfällen und Haftungsfällen verarbeiten wir auf der Rechtsgrundlage von Art. 88 Abs. 1 und 2 DS-GVO i.V.m. § 28 Abs. 1 BDSG insbesondere folgende personenbezogene Daten: Unterlagen, Berichte, Zeugenaussagen zu Arbeitsunfällen / Haftungsfällen, an denen Mitarbeiter beteiligt waren. Diese Unterlagen bewahren wir drei Jahre nach bindender Feststellung der Leistungspflicht des Unfallversicherungsträgers bzw. für den Zeitraum der Verjährungsfristen innerhalb derer dem Arbeitgeber noch die Haftung für unerkannte Schäden droht.
Zum Zwecke der Kommunikation und Zusammenarbeit verarbeiten wir auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO unter Einsatz von Kommunikationsmitteln wie Telefon, E-Mail, Outlook, Fax und Intranet insbesondere folgende personenbezogene Daten: Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Funktion, Benutzername, sowie die bei deren Nutzung anfallenden Kommunikationsdaten. Sämtliche Geschäfts-E-Mails bewahren wir zehn Jahre ab Ende des Steuerjahres, in dem der Arbeitnehmer aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet, auf. Verbindungsnachweise für Diensthandy und Bürotelefon bewahren wir drei Jahre nach Schluss des Jahres, in dem die Telefonrechnung für die Nutzung jeweils fällig wurde, auf.
Zum Zwecke der Verwaltung der Netzwerk- Anwendungszugriffsrechte, Nutzung von arbeitsplatzbezogenen Systemen, Lizenzmanagement, Sicherheitsüberwachung, Materialbestellungen, Schlüsselverwaltung verarbeiten wir auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO insbesondere personenbezogene Daten: Benutzerkonto für den Arbeitsplatzrechner, User-ID und Passwörter. Das Benutzerkonto wird einem Jahr nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters gelöscht.
Ggf. zum Zweck der Dienstwagenüberlassung verarbeiten wir auf der Rechtsgrundlage von Art. 88 Abs. 1 und 2 DS-GVO i.V.m. § 28 Abs. 1 BDSG insbesondere folgende personenbezogene Daten: Führerscheindaten, Tankkarte, Abrechnungen, Dienstwagenvereinbarung, ggfs. Fahrtenbuch, Auslagenersatz, Unfallmeldungen.
Zum Zwecke der Zugangskontrolle verarbeiten wir auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO insbesondere folgende personenbezogene Daten: Name, Vorname, Eintrittszeiten.
Zum Zwecke der Durchführung und Überwachung des betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) verarbeiten wir auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. § 164 Abs. 2 SGB IX insbesondere folgende personenbezogene Daten: krankheitsbedingte Ausfallzeiten der letzten 12 Monate, Aufstellung über die beim Arbeitgeber angefallenen Entgeltfortzahlungskosten, Gesundheitsdaten, ärztliche Atteste und Gesundheitszeugnisse, Dokumentation über Verläufe und Ergebnisse von Arbeitsversuchen, von Maßnahmen zur stufenweisen Wiedereingliederung und über innerbetriebliche Umsetzung. Wir bewahren die personenbezogenen Daten bis drei Jahre nach Abschluss des BEM auf.
Zum Zwecke der Erstellung von Handels- oder Geschäftsbriefen (auch Fax, E-Mail) verarbeiten wir auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO insbesondere folgende personenbezogene Daten: Name, Vorname, Funktion, Telefonnummer, E-Mail-Adresse. Die Handels- oder Geschäftsbriefe bewahren wir zehn Jahre auf.
3. Woher stammen die personenbezogenen Daten?
Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen: Im Rahmen des Einstellungsprozesses oder während des Beschäftigungsverhältnisses stellen Sie uns einige Informationen zur Verfügung, welche direkte Rückschlüsse über Sie als Person zulassen.
Daten, die uns Dritte über Sie zur Verfügung stellen: In bestimmten Konstellationen erheben wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen. Dazu gehören insbesondere anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Informationen beim zuständigen Finanzamt sowie Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse. Daneben können wir Daten von Dritten (z.B. Finanzämtern, Rentenversicherungsträgern, Betriebsärzte) erhalten haben.
Daten, die wir ggf. aus öffentlich zugänglichen Quellen erhalten: Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. beruflichen Netzwerken) zulässigerweise gewonnen haben.
Gemäß Art. 13 Abs. 2 lit. e) DS-GVO sind wir verpflichtet, Sie darauf hinzuweisen, dass Sie vertraglich verpflichtet sind, uns Ihre Daten zur Verfügung zu stellen, soweit wir - wie vorstehend beschrieben - Ihre Daten zu Zwecken der Begründung, Durchführung und Beendigung Ihres Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten. Gleiches gilt, soweit wir Ihre Daten verarbeiten, um unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts sowie aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz erfüllen zu können. Ohne Ihre Daten sind wir nicht in der Lage, ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen zu begründen, durchzuführen oder zu beenden.
4. Wer hat Zugriff auf meine personenbezogenen Daten?
Innerhalb unserer Unternehmensgruppe werden Ihre Daten an andere Untergliederungen und verbundene Unternehmen übermittelt, wenn diese Datenverarbeitungsaufgaben für die in der Gruppe verbundenen Unternehmen wahrnehmen oder wenn eine solche Datenübermittlung für Verwaltungsaufgaben erforderlich ist.
Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil spezialisierter externer Dienstleister (z.B. Lohn- und Gehaltsverrechner), die Beschäftigtendaten in unserem Auftrag und auf unsere Weisung hin verarbeiten.
Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber erforderlich ist.
5. Werden meine personenbezogenen Daten in ein Drittland übermittelt?
Unter Umständen übermitteln wir personenbezogene Daten an die Allgemeine Anthroposophische Gesellschaft in Dornach, Schweiz. Die Schweiz ist Mitglied im EWR.
6. Inwieweit finden automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zu Profiling statt?
Ihre Daten werden von uns im Einklang mit den Anforderungen aus Art. 17 DS-GVO gespeichert, solange wir dazu gesetzlich verpflichtet sind (z.B. rechtlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten aufgrund Steuer- und Arbeitsschutzgesetze) oder solange wir Ihre Daten für die oben unter Ziffer 2 genannten Zwecke benötigen. Soweit unter der Ziffer 2.3. keine Aufbewahrungszeiträume im Einzelnen aufgeführt sind, speichern wir Ihre Daten solange wir sie für die dargestellten Zwecke benötigen. Anschließend werden Ihre Daten gelöscht. Dies erfolgt auf Basis verbindlicher Löschkonzepte, die sie im Intranet oder beim zuständigen Datenschutzbeauftragten einsehen können.
8. Welche Rechte kann ich hinsichtlich der Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten geltend machen?
Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten und zwar für den Zeitraum den wir benötigen, um die Richtigkeit der Daten zu überprüfen;
9. Welche Gesetzestexte sind für den Datenschutz relevant?
Die Bestimmungen der DatenSchutz-GrundVerOrdnung DS-GVO können Sie hier abrufen:
Die Bestimmungen des BundesDatenSchutzGesetzes BDSG können Sie hier abrufen: