Source: https://www.torsby.se/kommunpolitik/sammantradenarendenhandlingarprotokoll/diariumocharkiv/arkiv/dokumenthanteringsplanerochgallringsbeslut.4.350c4e6158b70a87ee56a31.html
Timestamp: 2020-04-05 07:01:45+00:00
Document Index: 3614590

Matched Legal Cases: ['§ 51', '§ 74', '§ 74', '§ 12', '§ 59', '§ 165', '§ 35', '§ 27', '§ 38', '§ 52']

Dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut - Torsby.se
De gamla kommunerna
Dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut
Upphörda dokumenthanteringsplaner
/ Diarium och arkiv
/ Dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut
Dokument­hanterings­planer och gallringsbeslut
Dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut fattas av de olika nämnderna och visar hur informationen ska hanteras i verksamheten. De visar vilken information vi kan förvänta oss att finna i arkiven, och vilken som ska gallras.
Dokumenthanteringsplanen är nog det viktigaste verktyget verksamheten har när det gäller arkivarbete. Den antas av nämnden och i den kan vi enkelt utläsa vilken information som ska bevaras och vilken som ska gallras, och hur lång tid som ska gå innan gallring får genomföras. Det framgår också oftast i vilket system informationen förvaras och hur pappershandlingar hanteras tills dess att de gallras eller förs över till ett arkiv. Genom att följa dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut underlättar vi för de framtida arkivanvändarna att förstå varför viss information är gallrad och hur de ska återsöka den som är bevarad.
Gällande dokumenthanteringsplaner
Här finner ni de gällande dokumenthanteringsplanerna. Kommunstyrelsen beslutade 2016-04-04 § 51 att dokumenthanteringsplaner framöver ska redovisas enligt den klassificeringsstruktur som KLASSA-projektet tagit fram. Det innebär att dokumenthanteringsplanerna redovisas för grupperat i processer inom ledning (1), stöd (2) och kärnverksamhet (3). Det framgår av planen vilket datum den antagits, vilken nämnd som antagit den och vilken processgrupp den gäller.
Kommunstyrelsen beslutar om lednings- och stödprocesser medan de olika nämnderna beslutar om kärnprocesser. De olika dokumenthanteringsplaner som antagits publiceras här allteftersom. Detta innebär att de ibland kan gälla parallellt med en tidigare antagen plan som hanterar ett större område.
DHP 1.1.1 Kommunfullmäktige.pdf
DHP 1.1.2 Kommunstyrelsen.pdf
DHP 1.1.3 Övriga nämnder.pdf
DHP 2.1.2 Registratur.pdf
DHP 2.1.3 Dokumentation och dokumenthantering.pdf
DHP 2.3.0 HR Ledning.pdf
DHP 2.3.1 Samverkan och förhandling.pdf
DHP 2.3.2 Kompetensförsörjning.pdf
DHP 2.3.3 Bemanning.pdf
DHP 2.3.4 Arbetsmiljö allmänt.pdf
DHP 2.3.5 Personalhälsa.pdf
DHP 2.3.6 Personaladministration.pdf
DHP 2.3.7 Personalsociala åtgårder.pdf
DHP 2.3.8 Övriga personalåtgärder.pdf
DHP 2.3.9 Upphörande av anställning.pdf
DHP 2.9.1 Profilarbete.pdf
DHP 2.9.2 Informationsförsörjning.pdf
DHP 2.10.25 övrigt förvaltningsstöd.pdf
DHP 3.1.4 Lov och tillsyn.pdf
DHP 3.2.1 miljö- och hälsoskydd.pdf
DHP 3.5.1 Gemensam skolverksamhet.pdf
DHP 3.5.2 Förskola.pdf
DHP 3.5.3 Förskoleklass.pdf
DHP 3.5.5 Fritidshem.pdf
DHP 3.6.7 Allmän fritidsverksamhet.pdf
DHP 3.6.8 Drift av sport- och fritidsanläggningar.pdf
DHP 3.6.1 Allmän kulturverksamhet.pdf
DHP 3.8.3 Konsumentstöd och budgetrådgivning.pdf
Barn- och utbildningsnämnden har tre gällande dokumenthanteringsplaner som är unika för deras verksamhet.
Kansli och grundskola
Planen för kansli och grundskola antogs i bun 2007-08-30 § 74. Där finns hanteringsanvisningar för information som inkommer och skapas hos barn- och utbildningsnämndens kansli, inom barnomsorgen och inom grund- och särskolor.
Dokumenthanteringsplan för kansli och grundskola
Planen för gymnasiet antogs i bun 2007-08-30 § 74. Där finns hanteringsanvisningar för information som inkommer och skapas inom gymnasieskolan, intagningen och vuxenutbildningen.
Dokumenthanteringsplan för gymnasiet
Planen för kulturskolan antogs i bun 2008-02-07 § 12. Där finns hanteringsanvisningar för information som inkommer och skapas inom kulturskolans verksamhet.
Dokumenthanteringsplan för kulturskolan
Kommunstyrelsen har dokumenthanteringsplaner för flera av avdelningarna. För de avdelningar som saknar plan gäller bevarande om inte annat står i lag, förordning eller om det finns gallringsanvisningar i de äldre gallringsbesluten. Allt eftersom planer tas fram läggs de ut här.
Arbetsmarknadsenhetens dokumenthanteringsplan antogs av ks 2010-04-12 § 59. Den innehåller hanteringsanvisningar för allmänna administrativa handlingar, flyktingmottagning, arbetscentralen. EU-projekt, handlingar rörande arbetsmarknadsprojekt och -åtgärder samt rörande personal.
Dokumenthanteringsplan för arbetsmarknadsavdelningen
Näringslivs- och besöksnäringsavdelningen
Turismverksamheten har en egen dokumenthanteringsplan som antogs av ks 2013-09-09.
Dokumenthanteringsplan för turismverksamheten
Kost- och städavdelningen
Kost- och städverksamhetens dokumenthanteringsplan antogs av ks 2008-11-10 § 165. Planen innehåller hanteringsanvisningar för information som inkommit och skapats hos kost- och städavdelningen.
Dokumenthanteringsplan för kost- och städavdelningen
Kulturavdelningen var till och med 2010-12-31 en egen nämnd, kulturnämnden. Dokumenthanteringsplanen är skapad utifrån nämndens handlingar och information, men får användas på kulturavdelningen i den mån det är möjligt tills dess att en ny plan har upprättats. Kulturnämndens dokumenthanteringsplan antogs i kn 2008-06-12 § 35 och gäller information som inkommer och skapas i dåvarande kulturkansliet och biblioteken.
Dokumenthanteringsplan för kulturnämnden
Dokumenthanteringsplanen för upphandling antogs av ks 2002-06-10. 2013 reviderades den och den reviderade planen antogs av ks 2013-09-09. Som ett komplement till planen finns en förteckning över vilka handlingar som ska bevaras i ett upphandlingsärende, en lathund.
Dokumenthanteringsplan för upphandling
Lathund för upphandling
2011-01-01 började miljö-, bygg- och räddningsnämndens sin verksamhet genom en sammanslagning av miljö- och byggnadsnämnden och räddningsnämnden. Miljö- och byggnadsnämnden antog sin dokumenthanteringsplan 2009-02-05 och Räddningsnämnden antog sin dokumenthanteringsplan 2007-04-23. De här två planerna gäller i den mån de kan användas tills dess att en heltäckande dokumenthanteringsplan har tagits fram.
Dokumenthanteringsplan för miljö- och byggnadsnämnden
Dokumenthanteringsplan för räddningsnämnden
Socialnämndens dokumenthanteringsplan antogs 2015-04-21. Den består av en övergripande beskrivning av nämndens dokumenthantering och 15 bilagor för olika verksamheter.
Socialnämndens dokumenthanteringsplan
Bilaga 1 - Nämndaministration, protokollshantering m.m.
Bilaga 2 - Allmän administration, personal- och ekonomiadministration
Bilaga 3 - Lex Sarah, lex Maria
Bilaga 4 - SoL-akter, IFO
Bilaga 5 - SoL-akter, barnärenden
Bilaga 6 - Familjehem
Bilaga 7 - Allmän administration, IFO
Bilaga 8 - Medlingsverksamhet
Bilaga 9 - SoL-akter, Vård och omsorg samt LSS-verksamheten
Bilaga 10 - Allmän administration, Vård och omsorg
Bilaga 11 - LSS-akter
Bilaga 12 - Allmän administration, LSS
Bilaga 13 - Ensamkommande flyktingbarn
Bilaga 14 - Dödsboanmälningar
Bilaga 15 - Tillstånd och tillsyn
Sedan 2010-03-23 finns en dokumenthanteringsplan för HSL-journaler.
Dokumenthanteringsplan för HSL-journaler
Valnämndens dokumenthanteringsplan antogs av valnämnden 2014-03-17 § 27. Den innehåller hanteringsanvisningar för information som inkommer och skapas i samband med val till riksdag, kommun och landsting, val till EU-parlamentet och folkomröstningar. Utöver denna plan gäller även dokumenthanteringsplanen för processgruppen 1.1.3 övriga nämnder.
Dokumenthanteringsplan för valnämnden
Överförmyndarnämndens dokumenthanteringsplan antogs av överförmyndarnämnden 2007-08-07 § 38, men uppdaterades 2010-03-31 § 52.
Dokumenthanteringsplan för överförmyndarnämnden
Stiftelser och kommunala bolag
Torsby Utveckling AB (TUAB) antog en dokumenthanteringsplan 2010-02-26.
Dokumenthanteringsplan för TUAB
Torsby Flygplats AB (TFAB) antog en dokumenthanteringsplan 2015-12-16
Dokumenthanteringsplan för TFAB
Finnskogen natur- och kulturpark (FNKP) antog en dokumenthanteringsplan 2017-02-03
Dokumenthanteringsplan för FNKP
Torsby Bostäder AB (TBAB) antog en dokumenthanteringsplan 2018-02-26
Dokumenthanteringsplan för TBAB
När en dokumenthanteringsplan ersätts med en ny plan kan den gamla planen inte användas på handlingar som tillkommit efter att den ersatts. Men det är ändå viktigt att ha de gamla planerna tillgängliga för att förstå hur handlingar och information tidigare har hanterats. De äldre planerna kan till exempel förklara varför handlingar inte finns bevarade. Här finner du upphörda dokumenthanteringsplaner.
Kommuner fattar sina egna gallringsbeslut till skillnad från statliga myndigheter där det är Riksarkivet som beslutar om gallring. Nu förtiden hanteras gallring och bevarande främst genom dokumenthanteringsplaner, men i vissa fall är gallringsbeslut effektivare.
Allmänna handlingar får inte gallras utan bestämmelse i lag, förordning eller ett antaget gallringsbeslut. Allmänna handlingar får inte heller återlämnas eller överlämnas till annan part utan beslut i lag eller kommunfullmäktige.
Kommunerna kan alltså själva besluta om gallring och bevarande av allmänna handlingar genom att anta gallringsbeslut. Ett exempel på detta är om en stor mängd handlingar behöver gallras inom en snar framtid eller om beslutet ska gälla retroaktivt.
Gallringsbeslut 2017
2017 togs ett beslut att skolan skulle gå över från verksamhetsstödet unikum till IST Extens. Detta innebär att viss information i Unikum gallras. Barn- och utbildningsnämnden fattade beslut om att gallra informationen 2017-12-14.
Gallring av information i Unikum
Gallringsbeslut 2015
Skolstyrelsen övergick till barn- och utbildningsnämnden 1992, men den första dokumenthanteringsplanen för barn- och utbildningsnämnden antogs inte förrän 2007. 2015-09-03 fattade barn- och utbildningsnämnden ett beslut att de gallringsfrister som antogs 2007 får användas på handlingar från och med 1992.
Gallring av handlingar mellan 1992-2007
Den 31 december 2010 upphörde fritidsnämnden att vara egen nämnd och är istället sedan 1 januari 2011 en avdelning under kommunstyrelsen. Från åren 1974-2010 har det inte fattats något gallringsbeslut för fritidsnämndens handlingar, utan allt har bevarats. Den 29 september 2015 fattade kommunfullmäktige beslut om gallring av den upphörda fritidsnämndens handlingar.
Gallring av handlingar mellan 1974-2015
Gallringsbeslut 2014
Mellan åren 1974-2014 bevarades alla provsvar tillhörande nationella och centrala prov, samt standardprov i Torsby kommun, trots att gallring har varit rekommenderat från Riksarkivet. Den 13 mars 2014 togs beslut i barn- och utbildningsnämnden om gallring bland dessa handlingar.
Gallring av provhandlingar
Gallringsbeslut 2004
2004-05-27 antog kommunfullmäktige en gallringsplan för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Den gäller för kommunfullmäktige och kommunens övriga myndigheter.
Gallringsplan för gallring av handlingar av tillfällig och ringa betydelse
Gallringsbeslut 2001
På grund av platsbrist i arkivet beslutade kommunstyrelsen 2001-06-11 om gallring bland handlingar tillhörande personalavdelningen och ekonomiavdelningen. Beslutet var ett led i arbetet med en dokumenthanteringsplan för nämnda avdelningar.
Gallring av personal- och ekonomihandlingar
Arkivbildningsplan 1990
1990-05-14 antog kommunstyrelsen en arkivbildningsplan för Torsby kommun. Arkivbildningsplanen beskriver de handlingar som bildar arkiv i kommunen, den här planen tar även med handlingar som ska gallras.
Gallringsbeslut 1989
Skolstyrelsen beslutade 1989-09-21 om gallring av vissa skolstyrelsehandlingar som då förvarades på skolkansliet. I beslutet finns även anvisningar för bevarande.
Gallring av skolstyrelsehandlingar
Gallringsbeslut 1978
Kommunens äldsta gallringsbeslut är taget i kommunstyrelsen 1978-12-12 och är en gallringsplan över en mängd olika handlingar.
Gallringsplan 1978
Senast genomgången: 2019-10-15
Tfn: 0560-160 88
Begränsad framkomlighet på grund av underhållsarbete Hantverkaregatan-Tingshusgatan-Bangårdsgatan
Med start tisdagen den 10 mars utför tekniska avdelningen underhållsarbete i korsningen Hantverkaregatan-Tingshusgatan-Bangårdsgatan. Arbetet är preliminärt klart fredagen 10 april.