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Timestamp: 2018-08-15 19:26:22
Document Index: 214651822

Matched Legal Cases: ['ARTÍCULO 4', 'artículo 4', 'artículo 5', 'artículo 407', 'artículo 33', 'artículo 107', 'artículo 60', 'artículo 11', 'artículo 60', 'artículo 171', 'artículo 55', 'artículo 177', 'artículo 8', 'artículo 4', 'artículo 2', 'artículo 23', 'artículo 137', 'artículo 151', 'artículo 14', 'artículo 20']

﻿ RESOLUCIÓN 158 DE MARZO 13 DE 2009
RESOLUCIÓN 158 DE 13 DE MARZO DE 2009
CONTENIDO:ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS. SE ADOPTA LA POLÍTICA DE PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO Y LA POLÍTICA DE DEFENSA JUDICIAL DEL INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZI.
TEMAS ESPECÍFICOS:ESTABLECIMIENTO PÚBLICO, RESPONSABILIDAD DEL ESTADO, RESPONSABILIDAD PATRIMONIAL DEL ESTADO, INTERVINIENTES EN EL DERECHO PROCESAL, DAÑO ANTIJURIDICO
VIGENCIA:DEROGADA POR LA RESOLUCIÓN 1177 DE 2014 ARTÍCULO 4° DEL INSTITUTO GEOGRÁFICO AGUSTÍN CODAZZI.
“Por la cual se adopta la política de prevención del daño antijurídico y la política de defensa judicial del Instituto Geográfico “Agustín Codazzi”.
(Nota: Derogada por la Resolución 1177 de 2014 artículo 4° del Instituto Geográfico Agustín Codazzi)
obrando como presidente del comité de conciliación en ejercicio de sus facultades legales, en especial las contenidas en el Decreto 1214 de 2000, y
Que conforme al artículo 5º ídem, son funciones de los comités de conciliación de las entidades públicas: “Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico” y “Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad”.
1. En materia de administración de personal.
1.1. Desvinculación de funcionarios por modificación de la planta de personal de la entidad.
1.1.1. Previo a la decisión administrativa de retirar del servicio a un servidor público, se deberá evaluar si se encuentra amparado por fuero sindical o fuero de maternidad, y establecer con precisión las fechas de inicio y terminación de dicho amparo, para lo cual se aplicarán los criterios establecidos en el numeral 2º del artículo 407 del Código Sustantivo del Trabajo.
1.1.3. Al momento de notificar la supresión del cargo, tanto para los empleados aforados como para los no aforados, se debe ofrecer la opción de escoger entre la reincorporación o la indemnización. Si la opción de reincorporación se ofrece por la administración al empleado aforado al término de la protección foral, resulta infructuosa porque para esta fecha ya se ha realizado la reincorporación del personal a la planta y no se puede hacer efectivo el derecho preferencial.
1.1.4. Si al momento de notificarle la supresión del cargo a un funcionario aforado, este escoge la indemnización, y luego a la fecha del retiro efectivo opta por el reintegro, resulta de utilidad argumentar la tesis según la cual la solicitud de reintegro es incompatible y excluyente con la de indemnización.
1.1.6. Para los casos específicos en los que un empleado amparado por la garantía foral ostente la edad de retiro forzoso (65 años), la administración debe recurrir al juez del trabajo por medio del proceso de levantamiento de fuero sindical y levantar la garantía foral que lo cobija, argumentando precisamente el hecho de que el empleado se encuentra en edad de retiro forzoso.
1.1.7. Si bien la decisión de suprimir cargos por reestructuración administrativa tiene fundamento legal, esta no constituye justa causa para proceder a la desvinculación de un trabajador aforado. Por ello, el empleador debe acudir al juez en proceso de levantamiento de fuero, caso en el cual, el juez declarará la justa causa y definirá la indemnización correspondiente; en cambio, cuando el despido se haya realizado sin la previa autorización judicial, es procedente la acción de reintegro por violación al fuero sindical. En todo caso el fallador constata el cumplimiento o no por parte del empleador del requisito previo de autorización para el despido.
1.1.8. Cuando el ente público insiste en la imposibilidad de dar cumplimiento al fallo judicial que le ordena reintegrar a un ex trabajador, la misma entidad deberá, en el término de dos semanas contadas a partir de la notificación de la sentencia que ordena el reintegro, iniciar un proceso laboral ordinario cuya pretensión será que el juez declare cierta la imposibilidad de cumplir la orden judicial. De no hacerlo en el término señalado, podrán los trabajadores afectados demandar el cumplimiento del fallo a través de un proceso ejecutivo, caso en el cual la entidad ya no podrá excusarse bajo el argumento de la imposibilidad física y jurídica para hacer efectivo el reintegro.
1.1.9. La entidad debe reportar a la Procuraduría General de la Nación los casos en los que la administración sea condenada por el despido de servidores amparados por fuero sindical sin el correspondiente permiso judicial, para que el órgano de control establezca si existe responsabilidad disciplinaria por parte de algún servidor público.
1.1.10. La entidad debe recordar que el derecho preferencial a la reincorporación de los funcionarios de carrera administrativa está condicionado a la existencia en la nueva planta de personal de cargos iguales o equivalentes al cargo suprimido. De no ser así, la administración puede, en ejercicio de su facultad discrecional, negar la incorporación de algunos funcionarios sin motivación expresa del acto administrativo que así lo ordena, atendiendo al interés general y al mejoramiento del servicio, caso en el cual procede la indemnización como resarcimiento del perjuicio causado.
1.2. Para el retiro de funcionarios por la causal de abandono del cargo.
1.3. La entidad al recibir peticiones o reclamaciones relativas a prestaciones laborales de los servidores y ex servidores públicos, deberá comparar la fecha en la que se presentan las mismas con las del acto, decisión, operación u omisión en las que se fundamenta la solicitud y manifestar, si es del caso, que las acciones contra el instituto se encuentran caducadas. Además, indicarán clara y expresamente a los peticionarios que estén en dicha situación, que la respuesta que se suministre no revive los términos legales vencidos.
1.4. Situaciones administrativas generadas por sanciones disciplinarias.
1.4.1. Siempre deberá aplicarse el debido proceso bien sea el ordinario o el verbal según lo establecido por la Ley 734 de 2002 para los diferentes casos.
1.4.2. Deberá tenerse en cuenta, durante el desarrollo del proceso, el respeto por los derechos del disciplinado consagrados en la Constitución y la Ley 734 de 2002, los cuales deberán dársele a conocer en las diligencias de notificación personal de los autos de indagación preliminar y de apertura de investigación. Dentro de estos derechos se destacan los siguientes:
1.4.2.1. El derecho a acceder a la investigación. Para concretar la aplicación de este derecho, el disciplinado puede consultar el expediente y solicitar a su costa las fotocopias que considere necesarias para su defensa.
1.4.2.2. Impugnar y recurrir las decisiones e interponer los recursos de ley. Para concretar la aplicación de este derecho, al disciplinado se le deben notificar, previa citación, los autos susceptibles de interposición de recursos indicándole en la notificación el término para interponerlos.
1.4.2.3. Designar defensor. De no ser posible la notificación del pliego de cargos al investigado o a su apoderado, se designa defensor de oficio que puede ser un estudiante de derecho nombrado por el consultorio Jurídico de la respectiva universidad (L. 734/2002, art. 93 y L. 583/2000).
1.4.2.4. Ser oído en versión libre, en cualquier etapa de la investigación antes del fallo de primera instancia. Cuando se cite al investigado para escucharlo en versión libre, deberá dársele a conocer que él tiene derecho a rendir la versión y que como tal él puede, si lo considera, hacer uso de ese derecho para lo cual también le asiste el derecho a estar asistido por apoderado en la diligencia. La versión libre se recepciona libre de todo apremio, es decir sin la gravedad del juramento y anteponiendo al investigado el contenido del artículo 33 de la Constitución Política.
1.4.2.5. Solicitar o aportar pruebas y controvertirlas, e intervenir en su práctica. Para intervenir en la práctica de las pruebas, se debe remitir al investigado copia de los autos que decretan pruebas dentro de las etapas de indagación preliminar e investigación y además comunicarle las fechas en que las mismas se surtirán. Esto aplica sólo para las pruebas testimoniales e inspección administrativa. La prueba testimonial debe siempre recepcionarse bajo la gravedad del juramento. Para la prueba pericial deberá correrse traslado del dictamen por el término que establezca la ley. Dada la naturaleza de la prueba documental, no es posible la participación del investigado en su práctica, lo cual no obsta para que la misma pueda ser controvertida.
1.4.2.6. Rendir descargos. Cuando se notifique al investigado el pliego de cargos deberá dársele a conocer el derecho que le asiste a presentar descargos dentro de los 10 días siguientes a la notificación y a solicitar y aportar pruebas.
1.4.2.7. Presentar alegatos de conclusión. Una vez culminada la etapa probatoria dentro de la investigación y expedido el auto que ordena correr traslado para alegar de conclusión, se deberá remitir copia de este auto al investigado, indicándole que el mismo será notificado por estado y que una vez surtida esta notificación puede presentar alegatos de conclusión dentro de los 5 días hábiles siguientes.
1.4.3. Los autos de indagación preliminar, apertura de investigación, formulación de pliego cargos, el que niega pruebas y el fallo de primera y segunda instancia deberán notificarse personalmente.
1.4.4. Si los autos de indagación preliminar, apertura de investigación, formulación de pliego de cargos y fallo de primera y segunda instancia no se pueden notificar personalmente, deberán notificarse según lo dispuesto en el artículo 107 de la Ley 734 de 2002.
2. En materia de contratación estatal.
Para lograr el fortalecimiento de la gestión contractual y la observancia de lo dispuesto en las leyes 80 de 1993, 1150 del 2007 y los Decreto Nacional 2474 4444,4828 y 4881 de 2008, se deberá tener cuenta:
2.1. Deberán surtirse las etapas preparatoria, precontractual y contractual según lo establecido en las normas referidas en precedencia, el reglamento interno de contratación del instituto y los instructivos de contratación que regulan cada una de las etapas.
2.2. Dentro de la etapa preparatoria deben conformarse los planes de inversión anual y el de adquisiciones o compras; las autorizaciones previas que se requieran; los estudios y documentos previos; los proyectos de pliegos de condiciones; los pliegos de condiciones definitivos; los avisos de convocatoria pública; el acto administrativo de apertura del proceso de contratación y el acto administrativo de justificación de la contratación directa.
2.3. Debe tenerse especial cuidado con la elaboración del estudio de mercado, como sustento técnico y económico del valor estimado del contrato, pues es uno de los soportes fundamentales para: a) definir presupuestos oficiales ajustados a la realidad del mercado, lo que evita entre otros, la contratación con mayores costos; b) contar con todas las especificaciones técnicas y económicas de la contratación, lo que facilita la ejecución de los contratos, haciéndola transparente, eficiente y eficaz, y c) determinar o ajustar los factores de escogencia de las propuestas, con el fin de que estos sean objetivos, consulten la realidad del mercado y permitan a su vez seleccionar la oferta más favorable para el cumplimiento de los fines estatales.
2.3.1. Las especificaciones del bien o servicio a adquirir incluidas en los pliegos de condiciones o sus equivalentes deben corresponder a las especificaciones base del estudio de mercado.
2.3.2. El estudio de mercado debe incluir la totalidad de los ítems objeto de contratación.
2.3.3. Las solicitudes de cotización que se efectúen como parte del estudio de mercado, deben incluir el mayor número de datos que incidan en el valor a cotizar, tales como el plazo de ejecución, la forma de pago, el personal mínimo exigido, las posibles garantías que se requieren, los productos que se necesitan.
2.3.4. Cuando sólo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo, el estudio de mercado debe contener, según se requiera, la consulta de los precios ofrecidos por dicho proveedor a otros clientes o la lista de precios por él publicada.
2.3.5. En los estudios de mercado, se debe consultar el sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, SICE, y tener en cuenta, en el análisis correspondiente, los precios indicativos que se encuentren en este.
2.4. Los pliegos de condiciones constituyen la ley del proceso de selección y por consiguiente del contrato que como resultado del mismo llegare a celebrarse. Por ello reviste la mayor importancia un pliego de condiciones con unas reglas claras y objetivas, que no den lugar a interpretaciones o dudas sobre su alcance.
2.4.1. Los requisitos habilitantes de participación, así como los factores de selección, deben preservar la igualdad de oportunidades y por consiguiente ser objetivos, claros y razonables; por ello en la definición de los mismos se considerará la naturaleza del bien o servicio a contratar, las características de este, la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, de tal forma que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole, aseguren una escogencia objetiva y eviten la declaratoria de desierta de los procesos de selección.
2.4.2. Las características técnicas de los bienes, obras o servicios requeridos deben ser precisas y corresponder a las necesidades reales de la entidad.
2.4.3. El presupuesto oficial debe ser determinado, teniendo en cuenta el estudio de mercado y los demás estudios previos de la contratación. Si la adjudicación es por grupos o ítems, es preciso determinar el presupuesto oficial para cada grupo o ítem y las consecuencias que se deriven del hecho de que el(los) grupo(s) o ítem(s) ofrecido(s) no se ajuste(n) a dicha(s) suma(s).
2.4.4. En los pliegos de condiciones debe establecerse en forma clara y expresa cuáles son los requisitos y documentos subsanables y aquellos que no lo son, teniendo en cuenta para esto último que, si los mismos no son necesarios para la comparación de las propuestas, estas no podrán ser objeto de rechazo. Las causales de rechazo no pueden ser producto de la interpretación o de la aplicación de la analogía.
2.4.5. Los plazos previstos en los pliegos de condiciones para la presentación de las ofertas, su correspondiente evaluación, presentación de las aclaraciones o documentos que conforme a los mismos puedan ser requeridos por la entidad, adjudicación y suscripción del contrato, deben ser razonables y adecuados y deben fijarse consultando la complejidad del bien o servicio objeto del proceso, la realidad y las contingencias que puedan ocurrir durante el proceso de selección, la ejecución y la liquidación del contrato.
2.4.6. Frente a los documentos que se soliciten, se indicarán los datos que cada uno de ellos debe contener, teniendo en cuenta que respecto de la información dada en los mismos debe primar el fondo y no la forma, salvo que esta última esté determinada expresamente y de manera perentoria en alguna norma.
2.4.7. Las modificaciones que se hagan a los pliegos de condiciones deben ser comunicadas oportunamente y, si se trata de ampliación de términos, los mismos deben ser acordes a los hechos que los motivan.
2.4.8. La estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación, y en los casos de licitación pública, el momento en el que con anterioridad a la presentación de las ofertas los oferentes y la entidad revisarán la asignación de riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva (L. 1150/2007, art. 4º).
2.4.9. La capacidad residual del proponente o K de contratación exigido.
2.5. La escogencia del contratista debe surtirse de acuerdo con las modalidades de selección que para el efecto establecen la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios. Deberán cumplirse los respectivos instructivos de contratación.
2.6. Adjudicado el contrato, se celebra, perfecciona y legaliza cumpliendo los requisitos de ley.
2.6.1. En los contratos para la adquisición de bienes o equipos y cuando técnicamente sea pertinente, se debe incluir el cumplimiento por parte del contratista, entre otras, de las siguientes obligaciones: a) el mantenimiento preventivo y correctivo de estos, incluido el suministro de los repuestos respectivos durante el período de garantía de los mismos, y b) la entrega de un documento que contenga las recomendaciones de mantenimiento y cuidado de los equipos o bienes, que deben ser tenidas en cuenta por la entidad contratante.
2.6.2. En las contrataciones de obra y cuando técnicamente sea pertinente, es preciso incluir igualmente, dentro de las obligaciones del contratista, la entrega de un documento que contenga las recomendaciones de mantenimiento y cuidado de la obra respectiva.
2.6.2.1. Para la realización de obra pública, se estima también necesario impartir algunas instrucciones cuando se suscriben contratos de esta naturaleza por el sistema de precios unitarios y que se resumen en los siguientes aspectos:
2.6.2.2. Se debe efectuar una estimación real de las cantidades de obra requeridas para la ejecución del contrato respectivo, siendo necesario contar para el efecto con proyectos realmente ejecutables y no sólo con anteproyectos.
2.6.2.3. En los pliegos de condiciones y en los contratos, es necesario establecer claramente los procedimientos de autorización y pago de las mayores cantidades de los ítems pactados y de los ítems no previstos que resulten indispensables para la ejecución de la obra contratada.
2.6.2.4. Si durante el plazo del contrato se requiere que el contratista de una obra ejecute ítems no previstos y estos resultan indispensables para el cumplimiento del objeto contractual, es necesario suscribir un contrato adicional, cumplir los procedimientos pactados para el efecto y expedir el registro presupuestal correspondiente.
2.6.2.5. Si para alcanzar el objeto contractual se hace necesario aumentar las cantidades de los ítems pactados sin que exista variación en el valor unitario de los mismos, se requiere la elaboración de un contrato adicional, previa la existencia de la respectiva disponibilidad presupuestal.
2.7. Las recomendaciones de mantenimiento y cuidado entregadas por los proveedores de los bienes o equipos o por los constructores, deben ser incluidas en las contrataciones del servicio de mantenimiento y deben ser divulgadas total o parcialmente entre los usuarios o beneficiarios de las obras, bienes o equipos, según corresponda.
2.8. En el plazo de ejecución del contrato, si se requiere contratar diversas actividades como son la adquisición de bienes, su instalación, mantenimiento, o soporte, según corresponda, es pertinente discriminar cada uno de dichos plazos y los eventos que sirven para contar la iniciación de los mismos, acordando para el efecto un cronograma. Igualmente, si el término se expresa en días, es recomendable señalar si son días hábiles o si son días calendario.
2.9. En la forma de pago de los contratos se deben especificar claramente las condiciones y el plazo para hacer cada pago. Este plazo debe fijarse teniendo en cuenta los tiempos de cada una de las actuaciones que deba realizar la administración para hacer efectivos los giros correspondientes.
2.10. Corresponde a los interventores de los contratos verificar el cumplimiento por parte de los contratistas de los requisitos exigidos para cada pago. El interventor debe dar cumplimiento estricto al manual de interventoría.
2.11. Los ordenadores del gasto y los interventores deben adelantar las gestiones de programación y ejecución presupuestal, así como tomar las demás medidas que sean necesarias, para que los pagos se efectúen dentro del plazo y las condiciones pactadas.
2.12. No es procedente que el IGAC retenga o demore los pagos a favor de los contratistas, cuando estos han cumplido los requisitos establecidos para el efecto.
2.13. Deben liquidarse los contratos que conforme al artículo 60 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007, lo requieran. El contenido del acta de liquidación debe ajustarse a lo previsto en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, toda vez que la omisión del balance económico del contrato señalando las sumas pagadas y los saldos a favor de las partes contratantes, o de los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, puede ser determinante para declarar que el documento no constituye acta de liquidación.
2.14. No es procedente imponer multas al contratista con posterioridad a la suscripción de las actas de recibo a satisfacción de obras o servicios y/o de liquidación de los contratos, so pena que con base en la extemporaneidad se declare la nulidad de dichos actos.
2.15. La decisión de imponer multas, hacer efectiva la cláusula penal, de decretar la caducidad del contrato y de hacer efectiva la garantía del contrato, corresponde al director general y para tales efectos debe surtirse un procedimiento mínimo que garantice el derecho al debido proceso del contratista (L. 1150/2007)
3. En materia catastral.
3.1. Para prevenir demandas en acción de reparación directa por responsabilidad en asuntos catastrales, deben tenerse en cuenta las siguientes recomendaciones:
3.1.1. Adelantar un mayor control sobre el cumplimiento de la Ley 14 de 1983 y su Decreto Reglamentario 3496 de 1983, la Ley 75 de 1986 y la Resolución IGAC 2555 de 1988 y sus modificaciones; de los instructivos y manuales de procedimientos de las labores catastrales existentes, mejorarlos de ser necesario y socializar su conocimiento, con el fin de involucrar a todos los actores catastrales, en el cumplimiento de dicho objetivo.
3.1.2. Actualizar de manera permanente a los profesionales y técnicos del catastro, en conocimientos catastrales y obtener una educación continuada, para garantizar que todas las actuaciones catastrales se efectúen con bases sólidas, acordes con las metodologías y normatividad vigentes y acordes con los avances en la tecnología. En este sentido deberán efectuar de forma constante una socialización de las experiencias catastrales, realizando acciones para la divulgación de las mismas, con los datos y conclusiones más relevantes.
3.1.4. El instituto con el fin de evitar la imputación de responsabilidad patrimonial, debe garantizar una gestión de vigilancia y control sobre la actuación catastral para asegurar que se cumplan los requerimientos técnicos de acuerdo con las normas que regulan la materia y así evitar riesgos potenciales que afecten al administrado.
4.1. Los documentos emitidos por las subdirecciones, oficinas, direcciones territoriales que impliquen decisiones que deban cumplirse para el desarrollo de la función deben publicarse en la página web del instituto en normatividad-régimen legal.
4.2. Cada vez que el instituto sea notificado de una sentencia judicial en asuntos o con argumentos que resulten novedosos, se deberá preparar una circular para la firma del secretario general, con destino a las diferentes dependencias a fin de que en casos similares se actúe con la respectiva precaución.
4.3. Adelantar un mayor control sobre el cumplimiento de los instructivos y manuales de procedimientos de las diferentes actividades desarrolladas en el instituto, mejorarlos de ser necesario y socializar su conocimiento, con el fin de involucrar a todos los actores, en el cumplimiento de los objetivos previstos en los mismos.
ART. 2º—Señalar la política de defensa judicial para el IGAC, como a continuación se relaciona:
1. En el Instituto Geográfico “Agustín Codazzi” existe apoderado general con facultades para representar judicialmente a la entidad. El apoderado general confiere poder especial a los abogados de planta del IGAC. La oficina jurídica da instrucciones básicas de defensa judicial al apoderado especial. Existe control judicial a nivel central y en cada una de las territoriales.
2. Se debe hacer el seguimiento y garantizar la actualización de la información de procesos judiciales.
2.1. A los abogados que ejerzan la defensa judicial del instituto les corresponde reportar la información de procesos judiciales a la Oficina Asesora Jurídica y al Sistema Litibog del Ministerio del Interior y de Justicia, según el formato y en la oportunidad establecidos por el ministerio.
2.4. Cuando conjuntamente hayan sido demandados el instituto y otras entidades estatales (entidades territoriales y otras), el apoderado constituido para la defensa judicial convocará, de ser necesario, a reuniones de concertación con los apoderados de los procesos judiciales, con el propósito de establecer la asignación del valor de la pretensión, para fines exclusivos de la valoración del contingente judicial.
De igual manera, estos apoderados deben aportar, dentro de las oportunidades procesales del caso, las pruebas documentales que reposen en las dependencias del instituto, obviando en lo posible solicitar a los jueces que oficien a efectos de que se remitan tales documentos.
5.3. Los apoderados del instituto deberán elaborar el escrito de contestación de demanda, el escrito de excepciones y la respectiva denuncia o llamamiento en garantía; así mismo, en caso de que esta última no sea procedente, deberán presentar al comité de conciliación el informe al respecto.
5.4. Los apoderados del instituto deberán estudiar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial. De no ser viable el llamamiento, deberán justificarlo por escrito y presentar un informe mensual al comité de conciliación (D. 1214/2000), antes del vencimiento de fijación en lista, para efectos de la coordinación respectiva.
5.5. Cuando el instituto, a través de sus organismos y entidades, demande a sus contratistas, deberá accionar contra la aseguradora que ampare el riesgo que origina la acción y cuando actúe como accionado por ciudadanos o personas jurídicas de derecho privado o de derecho público por actos, hechos, omisiones u operaciones atribuibles a contratistas suyos deberá llamar en garantía y/o denunciar el pleito al contratista y a su aseguradora, dependiendo del riesgo de que se trate.
6.3. En los procesos que el instituto actúe como parte, los antecedentes y las políticas deberán ser coordinados directamente por el apoderado que atiende el proceso con el jefe de la oficina asesora jurídica, toda vez que dado su carácter de asesor es quien debe orientar la defensa y posiciones jurídicas de su apoderado en términos de políticas y de la defensa de la legalidad de las decisiones de la administración.
7.5. Sustentar en las contestaciones de demanda, de manera independiente y suficiente, los elementos constitutivos de la responsabilidad por el servicio a cargo del Estado, a saber: la falla de servicio, el daño, el nexo causal y la imputabilidad, por cuanto se ha registrado que la defensa judicial se ha orientado principalmente a establecer inexistencia de la falla de servicio, dejando de lado el nexo causal, el daño o su cuantía.
La defensa judicial no deberá orientarse en trasladar la responsabilidad a otra entidad.
9. En los procesos que se pretenda el reintegro de un servidor público, los apoderados del instituto deberán solicitar al juez, de manera subsidiaria, que se pronuncie expresamente en el fallo si proceden o no los descuentos de los ingresos salariales y prestacionales que el demandante haya percibido del tesoro público.
10. Con la expedición del Decreto 1919 de 2002, el Gobierno Nacional restablece el orden jurídico respetando en todo caso las situaciones consolidadas, es decir sin desconocer los derechos adquiridos conforme a la ley de los servidores públicos.
Los derechos adquiridos protegidos por el ordenamiento jurídico colombiano son justamente los que tienen fundamento constitucional y legal, a diferencia de los derechos aparentes que no tienen fundamento constitucional ni legal, los cuales carecen de la protección a que se refieren los artículos 53 y 58 de la Constitución Política.
11. No procede la acción de repetición en razón del reconocimiento del incentivo en las acciones populares por cuanto:
11.1. Visión del incentivo: Los ciudadanos. mediante el ejercicio de las acciones populares, acuden ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo en procura de la tutela de un derecho colectivo y, cuando tal derecho es tutelado, se reconoce a su favor un incentivo, contemplado en los artículos 39 y 40 de la Ley 472 de 1998.
La Dirección de Defensa Judicial de la Nación concluyó que tal incentivo no constituye un pago indemnizatorio, siendo ello un requisito indispensable para que sea procedente la acción de repetición.
La posición de la citada Dirección del Ministerio del Interior y de Justicia se considera acertada y armónica con lo establecido en la Constitución, la ley y los desarrollos jurisprudenciales en la materia.
Es de gran valor para la administración la consagración y desarrollo de las acciones populares dentro de nuestro ordenamiento jurídico, reconociendo que las mismas son un instrumento para alcanzar el Estado social de derecho, cuandoquiera que se estén vulnerando intereses y derechos colectivos.
El instituto entiende que el actor popular es un colaborador de la administración, cuandoquiera que la interposición de las acciones populares persiga finalidades legítimas y estas se ejerzan de manera racional y proporcionada.
11.2. Razones para lo no procedencia de la acción de repetición en razón del pago del incentivo en acciones populares: Iniciar acciones de repetición con la finalidad de recuperar los incentivos pagados por el instituto a favor de los actores populares podría ser considerada, como una acción obstructiva de la administración de justicia y, por tanto, pueden generar condena en costas y agencias en derecho en contra de la entidad pública demandante en acción de repetición, conforme a lo dispuesto por el artículo 171 del Código Contencioso Administrativo, subrogado por el artículo 55 de la Ley 446 de 1998.
En la medida que el pago del incentivo no reviste un pago indemnizatorio, el comité de conciliación del instituto no debe adelantar acciones de repetición cuando procedió el pago del incentivo en una acción popular.
12. Al analizar la procedencia de las acciones de repetición los abogados deberán efectuar un estudio sobre la oportunidad o configuración del fenómeno jurídico de la caducidad de la acción, indicando las siguientes variables:
12.1. La fecha de ejecutoria de la sentencia, la fecha del pago total de la sentencia (último pago) y la fecha del pronunciamiento de la Corte Constitucional, Sentencia C-832 del 8 de agosto de 2001.
12.2. Deberá determinarse si el último pago se dio dentro de los 18 meses a los que se refiere el inciso 4º del artículo 177 del Código Contencioso Administrativo.
12.2.1. Si el último pago se realizó dentro de los 18 meses siguientes a la fecha de ejecutoria de la sentencia, el término de 2 años de caducidad de la acción de repetición se computará a partir del día siguiente del último pago, bien sea que el caso analizado corresponda a una sentencia ejecutoriada con anterioridad o posterioridad a la Sentencia C-832 de 2001 de la Corte Constitucional.
12.2.2. Si el pago se realizó con posterioridad a los 18 meses siguientes a la fecha de ejecutoria de la sentencia, el cómputo del término de 2 años de la caducidad de la acción de repetición varía, según se trate del cumplimiento de sentencias ejecutoriadas antes o después del citado fallo de constitucionalidad con efectos a futuro.
12.2.3. Si la ejecutoria de la sentencia respectiva fue anterior a la Sentencia C-832 de la Corte, el término de caducidad de la acción de repetición deberá contarse a partir del día siguiente al último pago.
12.2.4. Si la ejecutoria de la sentencia respectiva es posterior a la Sentencia C-832 de la Corte, el término de caducidad de la acción de repetición deberá contarse a partir del día siguiente al vencimiento de los 18 meses antes señalado.
12.3. Establecer si se ha configurado o no la caducidad es esencial a la hora de determinar la viabilidad y procedencia de las acciones de repetición por parte del comité de conciliación de la entidad, y, en el evento que hubiere caducado la acción, procederá a determinar qué funcionarios fueron responsables de estos hechos.
12.4. En el evento en que el comité de conciliación no decida en oportunidad iniciar la acción de repetición y con el propósito de dar aplicación al artículo 8º de la Ley 678 de 2001, deberá comunicar inmediatamente tal decisión a la Procuraduría, con el objeto de que el Ministerio Público la ejercite, si lo considera pertinente.
13. Recomendaciones para facilitar la labor del comité de conciliación al adoptar una decisión respecto de la viabilidad de la acción de repetición y para que la actuación de los apoderados del instituto en este tipo de acciones sea eficaz al momento de aportar pruebas para la prosperidad de la misma.
13.1. Procedencia de la acción de repetición.
El artículo 4º de la Ley 678 de 2001 señala que es deber para las entidades ejercitar la acción de repetición cuando “el daño causado por el Estado haya sido consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa de sus agentes”. Adicionalmente, el artículo 2º de la misma ley prevé que la acción de repetición indica: “deberá ejercerse en contra del servidor o ex servidor público que como consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa haya dado reconocimiento indemnizatorio por parte del Estado, proveniente de una condena, conciliación u otra forma de terminación de un conflicto. La misma acción se ejercitará contra el particular que investido de una función pública haya ocasionado, en forma dolosa o gravemente culposa, la reparación patrimonial”.
Para que la entidad pública pueda repetir contra el funcionario o ex funcionario, es necesario que concurran los siguientes requisitos: (i) que una entidad pública haya sido condenada por la jurisdicción contencioso administrativa a reparar los antijurídicos causados a un particular; (ii) que se haya establecido que el daño antijurídico fue consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa del funcionario o antiguo funcionario público; (iii) que la entidad condenada haya pagado la suma de dinero determinada por el juez en su sentencia.
13.2. El comité de conciliación debe atender las presunciones de dolo y culpa grave establecidas por los jueces administrativos.
13.3. El comité de conciliación del IGAC, con el fin de verificar la conducta dolosa o gravemente culposa que se le imputa al servidor público, tendrá en cuenta si el juez administrativo en el fallo estableció una de las presunciones de dolo o culpa grave consagradas en los artículos 5º y 6º de la Ley 678 de 2001, en particular, desviación de poder, falsa motivación y violación manifiesta e inexcusable de las normas de derecho, en cuyo caso ese pronunciamiento es razón suficiente para establecer la existencia de ese presupuesto.
13.4. En los demás fallos, es decir aquellos que no hagan referencia expresa a la determinación de una presunción de dolo o culpa grave de un funcionario público, corresponderá al comité de conciliación evaluar si existió conducta dolosa o gravemente culposa imputable a un servidor público. Así mismo, establecer si con esa conducta causó un daño antijurídico a un tercero. Entiéndase por daño antijurídico la lesión a un interés jurídicamente tutelado, que la víctima no está en la obligación legal de soportar, o como aquel que causa un detrimento patrimonial que carece de título jurídico válido y excede el conjunto de cargas que normalmente debe soportar el individuo.
13.5. Que una entidad pública haya sido condenada se verifica con el fallo en sí mismo. Para demostrar la actuación dolosa o gravemente culposa que se le imputa al servidor público, no basta con la copia de la sentencia, ni siquiera en el evento que su contenido llegue a establecer una presunción de dolo y culpa grave, es necesario efectuar una evaluación de la conducta del servidor o ex servidor público.
13.6. Corresponde al comité de conciliación establecer que la actuación del servidor público involucrado tuvo una conexión determinante con el daño antijurídico demostrado en el proceso judicial y que, por ende, fue la causa eficiente del detrimento patrimonial de la entidad pública al haber tenido que pagar la condena.
13.7. Que se haya pagado la condena, lo cual se demuestra con las órdenes de pagos emitidas por el área financiera y la constancia expedida por el beneficiario de la sentencia, de haber recibido el monto de la condena a su favor.
13.8. Vía jurisprudencial los jueces han revisado que el cumplimiento de la condena haya causado un detrimento patrimonial a la entidad pública, y que el pago no corresponda a una obligación de otra índole, caso en el cual no procedería la acción de repetición.
13.9. Si en una sesión del comité de conciliación se aplaza la decisión en relación con la procedencia de la acción de repetición por falta de información sobre la actuación administrativa, es necesario efectuar el cómputo de la caducidad.
13.10. Una vez aceptada la demanda de repetición en la jurisdicción de lo contencioso administrativo, es imprescindible que el apoderado del instituto solicite el decreto y práctica de pruebas conducentes a la prosperidad de la acción, tales como:
13.10.1. Las pruebas documentales que fueron aportadas en el proceso que dio origen a la acción de repetición y que sirvieron para que el juez declarara la nulidad de un acto administrativo o la reparación de un daño derivado de la actividad administrativa, mediante la solicitud de traslado de pruebas.
13.10.2. Testimonios de la parte que resultó beneficiaria de la condena en contra de una entidad distrital.
13.10.3. Copia del manual de funciones en su aparte pertinente, vigente para la época en que ocurrieron los hechos, de tal forma que sea posible al juez establecer la actuación dolosa o culposa del servidor público en el marco de las funciones a él asignadas.
13.10.4. Certificación del tiempo de servicio y el cargo ocupado por el funcionario contra quien se repite.
13.10.5. Indagar y remitir copias en el evento que se compruebe la existencia de un fallo adverso en un proceso disciplinario relacionado con la actuación administrativa demandada por la vía contenciosa.
13.10.6. Para demostrar el pago de la condena judicial se aportan los recibos de pago de la misma, expedidos por el área financiera de la entidad correspondiente junto con la constancia expedida por el beneficiario de la sentencia, de haber recibido el monto de la condena a su favor.
14. El instituto debe tener en cuenta que las medidas cautelares son procedentes en la acción de repetición, tal como lo señala el artículo 23 de la Ley 678 de 2001. Además, previo a iniciar la acción de repetición debe existir un pronunciamiento del comité de conciliación al respecto.
15. Los apoderados del instituto deberán solicitar la ejecución de las sentencias que impongan, a favor del instituto, el pago de una suma de dinero, la entrega de cosas muebles que no hayan sido secuestradas en el mismo proceso, o el cumplimiento de una obligación de hacer, ante el mismo juez que conoció la causa, allí mismo, y antes del vencimiento de los 60 días siguientes a la ejecutoria de la sentencia o el auto de obedecimiento del superior. Así mismo se solicitará la inmediata imposición de las medidas cautelares a que haya lugar.
16. En materia de cumplimiento de fallos en acciones de tutela, debe tenerse en cuenta, entre otros aspectos, los siguientes:
16.1 Es deber del instituto cumplir las decisiones judiciales.
16.2. Analizados los fallos de tutela, se observa que, en la mayoría de los casos, la situación fáctica y jurídica en ellos relatados se relaciona con derechos de petición en asuntos catastrales que por la naturaleza del asunto están a cargo de las direcciones territoriales.
Se requiere cumplir directamente los fallos de tutela dentro de los términos judiciales y legales, cuando de la situación fáctica y jurídica establecida en cada una de las acciones de tutela o de los antecedentes procesales en cuestión, se infiera que se trata de asuntos inherentes y propios de la naturaleza de cada una de las direcciones territoriales.
17. El instituto, como perjudicado de un delito contra la administración pública, habrá de tener en cuenta:
17.1. Cuando el instituto sea el perjudicado por la comisión de un delito, se preferirá promover el incidente de reparación integral, aunque la Ley 906 de 2004, “por la cual se expide el Código de Procedimiento Penal” permite que, una vez caducada la oportunidad para promover el incidente de reparación integral, se acuda ante la jurisdicción civil.
17.2. En el nuevo proceso de juzgamiento acusatorio, la persona jurídica de derecho público perjudicada con algún delito contra la administración pública, cometido con posterioridad al 1º de enero de 2005, tiene la calidad de víctima (art. 132, íd.), diferenciándose del anterior sistema en que ahora actuará como interviniente en el proceso penal y no como sujeto procesal, con lo cual se ratifica su derecho de intervenir en todas las fases de la actuación penal, conforme lo señala el artículo 137 de la Ley 906 de 2004, así:
17.3. La calidad de interviniente como víctima en el proceso penal no excluye la acción civil y puede la víctima de derecho público de un delito contra la administración pública, instaurar la demanda ante la jurisdicción civil e intervenir en calidad de víctima en el proceso penal.
17.4. Con la audiencia de formulación de acusación se inicia el juicio y la víctima acude para que se determine su condición de tal (art. 340, ib.). Interviene por derecho propio; se le brinda la oportunidad para que designe y se le reconozca a su representante legal. Su participación en esta audiencia se limita exclusivamente al reconocimiento de su condición de víctima.
Audiencia de juicio oral. En ella interviene por medio de su representante legal, para presentar sus alegatos finales. La práctica de pruebas está reservada a las partes, fiscalía y defensa, para no romper el equilibrio que debe existir entre ellas.
17.5. Lo más recomendable para el instituto será tramitar el incidente de reparación integral dentro de los 30 días siguientes al fallo condenatorio. Esa es la etapa procesal para que el instituto como víctima participe en la práctica de pruebas y reconocimiento de perjuicios derivados de la conducta punible.
18. Para el ejercicio de la representación del Instituto Geográfico “Agustín Codazzi” en procesos concursales y para hacer valer los créditos a favor del mismo el instituto se deberán aplicar los siguientes lineamientos:
18.1. Conocido el inicio de un proceso concursal por parte de cualquier dependencia del instituto, este conformará el expediente con la(s) respectiva(s) prueba(s) sumaria(s) de la(s) acreencia(s) a su favor, con plena identificación del deudor (nombre completo, número del NIT o cédula de ciudadanía) y lo enviará a la oficina asesora jurídica con suficiente antelación a la fecha de vencimiento del término para hacerse parte en el proceso, con el fin de que se asigne un apoderado especial, elabore el correspondiente escrito de presentación de créditos y se haga parte en el proceso respectivo.
18.2. En el evento que el conocimiento del proceso sea comunicado directamente por el juez competente a la dirección general del instituto este enviará a cada una de las subdirecciones u oficinas, un oficio o memorando, en el cual solicite la información necesaria para determinar si existen o no acreencias a favor del instituto, incluyendo el NIT o cédula de ciudadanía, nombre del deudor o contribuyente, fecha de admisión del proceso y fecha máxima para la remisión de las pruebas sumarias en que se soportan sus acreencias a la oficina asesora jurídica, con el fin de ejercer la representación judicial correspondiente.
18.3. Las pruebas sumarias en contra del deudor deberán ser remitidas junto con los correspondientes actos administrativos en donde conste la obligación expresa, clara y exigible a favor del instituto.
18.4. Si existen procesos ejecutivos o de ejecución coactiva para el cobro de sus acreencias contra el deudor concursado, se deberá remitir el original del expediente a la correspondiente autoridad nominadora y/o juez del respectivo proceso concursal, en cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 99 y numeral 5º del artículo 151 de la Ley 222 de 1995, artículo 14 de la Ley 550 de 1999 y artículo 20 de la Ley 1116 de 2006.
18.5. Copia del oficio remisorio y del expediente deberá remitirse a la oficina asesora jurídica a fin de conocer el proceso y ejercer la correspondiente representación judicial sobre tales acreencias.
18.6. En razón a que los términos son perentorios para que el instituto se haga parte en el proceso concursal, en caso de NO recibir prueba sumaria del crédito que se pretende cobrar o respuesta antes de la fecha de vencimiento indicada en el oficio de solicitud de certificación de acreencias, cuando sea del caso, se entenderá que el instituto NO tiene créditos a su favor.
18.7. Será responsabilidad de la subdirección u oficina respectiva hacer valer sus créditos de manera oportuna, conforme a las reglas antes indicadas.
19. Los apoderados que se encarguen de procesos judiciales originados en actuaciones adelantadas por el instituto deben observar las siguientes instrucciones:
19.1. Definir si se trata de daño especial o falla del servicio, como título de imputación de la responsabilidad.
19.2. De ser daño especial, la defensa judicial debe dirigirse a demostrar que no se puede configurar dicho título de imputación cuando existe igualdad ante la ley y las cargas públicas.
19.3. De tratarse de falla del servicio, la defensa judicial debe demostrar que el instituto actuó de conformidad con las competencias establecidas por la ley.
20. El instituto, en materia de cumplimiento y pago de sentencias, tendrá en cuenta los siguientes lineamientos:
20.1. La entidad al momento de liquidar las sentencias que ordenen el reintegro de un servidor público procederá a aplicar el criterio de la Sala Plena del Consejo de Estado, en el sentido de no realizar el descuento de todos los ingresos que el demandante haya percibido del tesoro público, durante el tiempo comprendido entre el retiro del servicio y su reintegro efectivo, salvo que el fallo judicial diga expresamente lo contrario.
20.2. Al interior del instituto deben establecerse los mecanismos, procedimientos y controles necesarios a efecto de responder con eficiencia y eficacia al deber legal de acatar oportunamente las decisiones de las autoridades judiciales, estrictamente en los términos en que estas son proferidas, evitando la generación de intereses moratorios y su correspondiente pago.
20.3. Como alternativa para el pago de la sentencia, en caso de que el beneficiario no llene todos los requisitos legales, que los dineros relativos al pago se consignen a órdenes del respectivo despacho judicial, en un muy corto plazo, 30 días, luego de la ejecutoria de la sentencia respectiva. El citado procedimiento disminuye la causación de intereses moratorios y quedarán los soportes del pago y de la diligencia de la administración para el efecto, en el respectivo despacho judicial.
20.4. La ejecución de las sentencias que impongan, a favor del instituto, el pago de una suma de dinero, la entrega de cosas muebles que no hayan sido secuestradas en el mismo proceso, o el cumplimiento de una obligación de hacer, deberá solicitarse ante el mismo juez que conoció la causa y antes del vencimiento de los 60 días siguientes a la ejecutoria de la sentencia o el auto de obedecimiento de lo dispuesto por el superior. De igual forma, se solicitará la inmediata imposición de las medidas cautelares a que haya lugar.
Lo anterior, permite ahorrar recursos en gastos de notificación y asegurar el efectivo recaudo de los créditos judicialmente reconocidos, en aras de garantizar la máxima eficiencia procesal.
21. Los apoderados del instituto que adelanten la defensa judicial en acciones populares y de grupo deberán calificar en forma trimestral el contingente judicial teniendo en cuenta que para las acciones populares no podrá ser inferior al incentivo mínimo establecido por la ley, esto es, diez (10) salarios mínimos. En las acciones de grupo, la suma que se registrará será el valor de las pretensiones en la demanda.
ART. 3º—El comité de conciliación deberá verificar el cumplimiento de estas directrices al interior de la entidad elaborando el informe respectivo.
ART. 4º—El presente acto administrativo rige a partir de su expedición.
Dado en Bogotá, D.C., a marzo 13 de 2009.