Source: https://www.akademie-herkert.de/neuigkeiten-fachwissen/55-datenschutz-it-sicherheit
Timestamp: 2020-01-27 06:44:07
Document Index: 301407784

Matched Legal Cases: ['Art. 5', 'Art. 13', 'Art. 9', '§ 88', 'Art. 39', 'Art. 35']

Datenschutz & IT-Sicherheit - AKADEMIE HERKERT
Überwachung durch den Arbeitgeber, der Umgang mit sensiblen Arbeitnehmerdaten zu Gesundheit oder ethnischer Herkunft, die langfristige Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen – wenn solche datenschutzrechtlichen Problemstellungen in Unternehmen zur Sprache kommen, schrillen häufig die Alarmglocken. Seit die Vorschriften der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) gelten, herrscht viel Verunsicherung im Umgang mit personenbezogenen Daten und die Meinungen zum rechtssicheren Lösungsansatz gehen unter Personalern, Geschäftsführern und Betriebsräten häufig auseinander.
Am 13.09.2018 kommen Leiter und Mitarbeiter in Personalabteilungen, Arbeitgeber und Datenschutzbeauftragte auf das Seminar Der neue Beschäftigtendatenschutz nach München. Sie wollen endlich Klarheit in das Gewirr von Vorschriften und diversen Handlungsempfehlungen bekommen, damit Arbeitnehmerdaten in ihren Unternehmen zukünftig datenschutzkonform verarbeitet werden.
Abbildung 1.: Jennifer Klett
Die Referentin Jennifer Klett – Rechtsanwältin, Fachanwältin für IT-Recht und Datenschutzbeauftragte – erläutert zunächst die allgemeinen Grundsätze des Datenschutzrechts und geht anschließend auf die Datenverarbeitung im Arbeitsverhältnis ein. Bei folgenden Fragen herrscht große Unsicherheit unter den Teilnehmern:
Wie lange dürfen Bewerbungsunterlagen aufbewahrt werden?
Frau Klett weist hier auf das Zweckbindungsgebot aus Art. 5 Absatz 1b) DS-GVO hin. Hier wird geregelt, dass personenbezogene Daten nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben und verarbeitet werden. Wenn ein Bewerber abgelehnt wird, fällt der Zweck dieser Datenverarbeitung eigentlich weg. Generell ist eine Aufbewahrung von sechs bis acht Monaten in der Praxis anerkannt.
Zudem darf nicht vergessen werden, dass Bewerber schon im Rahmen einer Stellenausschreibung über die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten informiert werden müssen. Sobald personenbezogene Daten erhoben werden, müssen Unternehmen den Bewerbern die in Art. 13 DS-GVO genannten Informationen mitteilen. Neben der Dauer der Speicherung fallen darunter u. a. auch die Kontaktdaten des Verantwortlichen oder die Zwecke der Verarbeitung der personenbezogenen Daten. Dies kann auf einem Bewerberportal bspw. über einen Link geschehen, der zu den notwendigen Informationen auf der Webseite führt.
Welche Inhalte gehören in die Personalakte?
Als unstrittig werden u. a. die Stammdaten des Arbeitnehmers, dessen Bewerbungsunterlagen, sein Arbeitsvertrag oder Fehlzeiten und Urlaubsanträge angesehen. Diese Daten und Unterlagen gehören zweifellos in die Personalakte. Doch wie sieht es mit den besonderen Arten personenbezogener Daten aus Art. 9 Abs. 1 DS-GVO aus, zu denen u. a. Gesundheitsdaten gehören? Diese werden zwar ebenfalls in Personalakten gespeichert, müssen aber besonders geschützt werden. Unter Umständen ist es sogar notwendig, solche Daten getrennt von der „Hauptakte“ aufzubewahren. Unterlagen aus Rechtsstreitigkeiten oder Befunde des Betriebsarztes gehören nicht in die Personalakte. Arbeitnehmer können jederzeit Einsichtnahme in die eigene Personalakte verlangen. Das Einsichtsrecht ist höchstpersönlich. Der Arbeitnehmer kann Kopien von der Akte anfertigen, aber es dürfen keine Inhalte entfernt werden. Unter Umständen kann ein Mitglied des Betriebsrates hinzugezogen werden.
Wie kann die Nutzung betrieblicher Kommunikationsmittel im Unternehmen sinnvoll geregelt werden?
In der modernen Arbeitswelt wird Briefpost immer mehr durch E-Mail-Kommunikation ersetzt. Wenn Briefe an das Unternehmen adressiert sind, dürfen sie vom Arbeitgeber gelesen werden. Wenn E-Mail-Accounts jedoch privat genutzt werden dürfen, dann sind private und dienstliche E-Mails untrennbar. In diesem Fall fällt der komplette E-Mail-Verkehr unter das Fernmeldegeheimnis (§ 88 Telekommunikationsgesetz), der Arbeitgeber ist im Gegensatz zur normalen Briefpost eingeschränkt und darf auch bei dringenden Angelegenheiten (z. B. bei Krankheit des Arbeitnehmers) nicht in das E-Mail-Postfach schauen.
Durch freiwillige Einwilligungen der Mitarbeiter oder in einer Betriebsvereinbarung können die datenschutzrechtlichen Befugnisse des Arbeitnehmers aber auch bei erlaubter Privatnutzung erweitert werden. Frau Klett empfiehlt, den Rahmen der Privatnutzung im Unternehmen eindeutig zu regeln, am besten durch eine Kombination aus Betriebsvereinbarung und Einwilligung. Dabei ist es sinnvoll, die Privatnutzung grundsätzlich zu verbieten und nur für die Informationsbeschaffung zu erlauben. Dann ist die private Nutzung von E-Mails, Sozialen Netzwerken oder Chats weiterhin ausgeschlossen und das Telekommunikationsgesetz findet keine Anwendung.
Frau Klett gelingt es, die unterschiedlichen Teilnehmer mit und ohne datenschutzrechtlichem Vorwissen in ein Boot zu holen. Sie erklärt nicht nur die rechtlichen Vorgaben, sondern geht intensiv auf die Fragen und Problemstellungen der Teilnehmer ein. Zusammen werden Lösungsansätze diskutiert und damit Empfehlungen für die Umsetzung in den betrieblichen Alltag erarbeitet. Am Ende des Seminars hat Frau Klett den Teilnehmern ihre Verunsicherung genommen und alle gehen mit vielen wertvollen Tipps nach Hause.
Alle Informationen Veranstaltungstermine des Seminars sind unter www.akademie-herkert.de/7424 zu finden.
Merching, den 18.09.2018
Ab dem 25. Mai 2018 sind die neuen Vorschriften der EU Datenschutz-Grundverordnung (EU DS-GVO) anzuwenden. Je näher der Termin rückt, desto dringlicher wird es für Unternehmen sich mit dem Thema Datenschutz auseinandersetzen. Die vielen Neuerungen und die drastisch erhöhten Bußgelder führen zu Unbehagen auf Seiten der Geschäftsführer. In vielen Betrieben beschäftigt man sich nun zum ersten Mal intensiv mit Datenschutz, wozu auch die Benennung eines Datenschutzbeauftragten (DSB) gehört.
Doch welche Rolle spielt der DSB im Unternehmen und welche Rechte und Pflichten kommen auf ihn zu? Was muss er sofort nach seiner Benennung tun und welche Aufgaben fallen in Zukunft regelmäßig an? Und welche Besonderheiten im Zuge der EU DS-GVO müssen beachtet werden?
Diese Fragen stellen sich den Teilnehmern des Seminars Der Datenschutzbeauftragte am 25.05.2018 in München. Der Rechtsanwalt und Fachanwalt für IT-Recht Jan Morgenstern widmet sich in diesem Seminar den Grundlagen des Datenschutzes und gibt den Teilnehmern einen Einblick in die Arbeit als DSB.
Abbildung 1: Jan Morgenstern
Rolle und Pflichten des DSB
Grundsätzlich muss der DSB auf die Einhaltung der Datenschutzgesetze hinwirken, denn er kann die Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorschriften nicht selbst vornehmen. Damit er seine Aufgaben erfüllen kann, ist die Schaffung von Transparenz bei der Datenverarbeitung im Betrieb eine wichtige Voraussetzung.
Herr Morgenstern weist die Teilnehmer auf den Art. 39, Absatz 1 der Datenschutzgrundverordnung hin(DSGVO), der dem DSB folgende Aufgaben zuschreibt:
Der DSB muss den Verantwortlichen (meist den Geschäftsführer) und die Beschäftigten über ihre Pflichten im Bereich Datenschutz beraten und unterrichten,
er hat die Einhaltung der Datenschutzvorschriften zu überwachen,
er muss auf Anfrage eine Datenschutz-Folgenabschätzung – die in Art. 35 näher beschrieben ist – durchführen,
und mit der Aufsichtsbehörde zusammenarbeiten und als Anlaufstelle dienen.
Mitarbeitern, die als DSB fungieren, kommen zwei Funktionen zu: In seiner Funktion als Arbeitnehmer ist er dem Arbeitgeber weisungsgebunden, in seiner Funktion als DSB ist er in dieser Tätigkeit jedoch frei von Weisungen.
Abbildung 2: Auszug aus dem Teilnehmerskript
Aufgaben und praktische Maßnahmen des DSB – erste Schritte
Doch wie geht man bei der Fülle an Vorschriften im Bereich Datenschutz und bei den vielen Pflichten und Aufgaben des DSB vor – wo fängt man an? Der Referent gibt den Teilnehmern den Tipp, zunächst mit einer Bestandsaufnahme zu beginnen, um sich einen Überblick über die Datenverarbeitung im Unternehmen zu verschaffen. Dazu ist es sinnvoll, sich u. a. folgende Fragen zu stellen:
Werden personenbezogene Daten gespeichert und automatisiert verarbeitet oder genutzt?
Unterliegt die verantwortliche Stelle dem Bundesdaten- oder Landesdatenschutzgesetz?
Wurde die Zulässigkeit der Erhebung, Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten geprüft?
Werden Verfahren zur Verarbeitung personenbezogener Daten an den DSB gemeldet?
Ist die Nutzung von Internetdiensten und E-Mail geregelt?
Wie werden Personaldaten verarbeitet?
Als Ergebnis dieser Bestandsaufnahme ergeben sich dann Maßnahmen, die sofort umgesetzt werden müssen. Dazu zählen die Erstellung einer Prioritätenliste, eines Verfahrensverzeichnisses und die Kontrolle der technisch-organisatorischen Maßnahmen. Zu den Aufgaben, die der angehende DSB zudem regelmäßig vornehmen sollte, gehören u. a. die Schulung der Mitarbeiter und deren Verpflichtung auf das Datengeheimnis, die Erstellung eines Datenschutzkonzeptes, die Datenschutz-Folgenabschätzung und die Bearbeitung von Anfragen zum Datenschutz.
Am Ende des Seminars konnte Jan Morgenstern den Teilnehmern die Angst vor der berüchtigten EU DS-GVO nehmen. Die Teilnehmer kennen die Grundzüge der gesetzlichen Vorschriften im Bereich Datenschutz. Angehende DSBs wissen anhand eines konkreten Maßnahmenplans, welche Aufgaben auf sie zukommen und auch Geschäftsführer sind mit ihren Pflichten vertraut.
Weitere Informationen und Termine zum Seminar sind unter www.akademie-herkert.de/7615 zu finden.
Die internationale Leitmesse für Online-Marketing dmexco, die in diesem Jahr am 18. und 19. September in Köln stattfand, verzeichnete mit 26.300 Besuchern einen neuen Rekord. Dies beweist: Immer mehr Unternehmen wollen das enorme Marketing-Potenzial des Internets für sich erschließen.
Nach einer Studie sind 92 % der Unternehmen in Europa noch nicht für die neue EU Datenschutzgrundverordnung (EU DSGVO) gerüstet – und das, obwohl die Regelungen schon ab Mai 2018 anzuwenden sind.
Umso wichtiger und dringlicher ist es, sich möglichst schnell über alle Neuerungen zur EU-DSGVO zu informieren. Wer die neuen Regelungen nicht einhält, dem drohen Geldbußen von 2-4 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes, jedoch von mindestens 20 Millionen Euro.
Das Seminar Das Update im Datenschutz 2018 der AKADEMIE HERKERT informiert über alle Neuerungen der EU-DSGVO. Mehr Informationen erhalten Interessenten unter www.akademie-herkert.de/7663.
Seit Anfang Mai gibt es in den Rankings von Unternehmenswebseiten erhebliche Verschiebungen. Websites verlieren und gewinnen scheinbar wahllos an Sichtbarkeit und stellen deren Betreiber vor ein großes Fragezeichen. Betroffen sind neben den „Giganten“ unter den Domains vor allem auch mittlere und kleine Händlerseiten, welche Sichtbarkeitsverluste von bis zu 60 % hinnehmen müssen.