Source: http://cootranshuila.com/info.php?politica
Timestamp: 2018-12-14 10:55:05
Document Index: 87472379

Matched Legal Cases: ['artículo 28', 'Artículo 4', 'artículo 25', 'artículo 13', 'artículo 23', 'artículo 27', 'artículo 26', 'artículo 25']

Politica de Proteccion de Datos Personales de Clientes
POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES DE COOTRANSHUILA LTDA
En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, COOTRANSHUILA LTDA, informa la política aplicable a la entidad para el tratamiento protección de datos personales.
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: COOTRANSHUILA LTDA sometida a la inspección y vigilancia de la Superintendencia de Puertos y Transportes, el Ministerio de Transporte; con el fin de prestar los servicios relacionados en su objeto social, tales como: servicios de Transportes terrestre de pasajeros y carga en su modalidades de urbano, municipal, intermunicipal, escolar, empresarial y de turismo, entre otros, por medio del presente documento, desarrolla la política para el tratamiento de datos personales que será adoptada por la misma, así como la manera y las características del tratamiento que se le debe dar a los datos.
DIRECION: Neiva (Huila) Av. 26 N. 4-82.
CORREOELECTRÓNICO: clientes@cootranshuila.com
DEL RESPONSABLE: Jhon Freddy Ardila.
Definir al interior de COOTRANSHUILA LTDA, una serie de políticas, prácticas y procedimiento que den cumplimiento efectivo a las exigencias y disposiciones legales establecidas en el sistema jurídico Colombiano en relación con la protección de datos de carácter personal.
Todos los funcionarios de COOTRANSHUILA LTDA, deben observar y acatar el cumplimiento de la presente política.
De igual manera, la presente política tendrá plena aplicación frente a las personas naturales o jurídicas (incluidos proveedores y contratistas) con las que COOTRANSHUILA LTDA, tenga un vínculo contractual y que tengan o pudieran tener acceso a datos personales de los cuales COOTRANSHUILA LTDA es Responsable, siempre que la divulgación de datos personales sea necesaria para el cumplimiento de dichas obligaciones contractuales.
Todas las disposiciones que la regulación colombiana establezca en relación con el manejo de información, bases de datos y habeas data se entenderán incorporadas a la presente política.
La presente política será aplicable a las bases de datos que se encuentren bajo la administración de COOTRANSHUILA LTDA, y que contengan información personal, que hayan sido conocidas por la compañía en virtud de las relaciones comerciales que sostenga con sus clientes, colaboradores y las demás entidades que forman parte del grupo empresarial al cual pertenece.
Asimismo, estas políticas serán aplicables cuando el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, se encuentre o no físicamente en Colombia, realice dicho tratamiento en el marco de un acuerdo firmado con COOTRANSHUILA LTDA.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; este puede ser:
Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.
Grupo empresarial: Hace referencia a la situación mediante la cual las actividades de distintas compañías se encuentran encaminadas a cumplir un objetivo común y determinado por la sociedad matriz o controlante, cumpliendo con los requisitos establecidos en el artículo 28 y s.s. de la ley 222 de 1995. En relación con la presente política, se entiende por Grupo empresarial, el conformado COOTRANSHUILA LTDA, y Grupo Sepulvedana.
Terceros: Cualquier persona natural o jurídica distinta de COOTRANSHUILA LTDA, sus proveedores, clientes y contrapartes. Asimismo, para efectos de la presente política, se entenderá como tercero cualquier persona natural o jurídica que no se encuentre facultada bajo un vínculo contractual, para conocer información confidencial y/o datos personales contenidos en las bases de datos de la Compañía.
COOTRANSHUILA LTDA, dará estricto cumplimiento a los principios rectores que se exponen en el Artículo 4 del Título II de la ley 1581 del 2012, establecidos para la protección de datos personales, los que se aplicarán de manera integral y que a continuación se citan:
8.1 Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
8.2 Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
8.3 Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
8.4 Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le correspondan.
8.5 Principio de acceso restringido: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
8.6 Principio de circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados según las disposiciones de ley.
8.7 Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8.8 Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a guardar reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por ley.
8.9 Principio de legalidad: El tratamiento a que se refiere la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en las disposiciones contenidas en la ley que la desarrollen.
9. TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y LA FINALIDAD DEL MISMO.
COOTRANSHUILA LTDA, velará porque los datos personales sean tratados de manera adecuada, ajustada a la ley y de conformidad con las siguientes finalidades:
Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post contractual en relación con cualquiera de los productos o servicios ofrecidos o requeridos, o respecto de cualquier negociación que se tenga o inicie con COOTRANSHUILA LTDA.
Prestar los servicios relacionados en su objeto social, tales como: servicios de Transportes terrestre de pasajeros y carga en sus modalidades de urbano, municipal, intermunicipal, escolar, empresarial y de turismo, entre otros.
Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), realizar análisis de todo tipo de riesgo al que se encuentre expuesto COOTRANSHUILA LTDA, y efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos.
Proporcionar información de contacto y documentos necesarios a la fuerza comercial y/o red de distribución, mercadeo para llevar a cabo las funciones encomendadas por COOTRANSHUILA LTDA, realizar labores relacionadas al objeto social de COOTRANSHUILA LTDA, o por encargo de COOTRANSHUILA LTDA.
Dar a conocer, transferir y/o trasmitir los datos personales dentro y fuera del país a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, para realizar labores relacionadas al objeto social de COOTRANSHUILA LTDA, y/o por encargo de COOTRANSHUILA LTDA.
Facilitar la prestación de servicios de impuestos (presentación de declaraciones y medios magnéticos ante la DIAN) prestaciones sociales y servicios migratorios, tanto en Colombia como en el exterior.
Suministrar a las asociaciones gremiales (como Acoltes, entre otras) la información estadística que se genere con el procesamiento de datos personales, necesaria para la realización de estudios y en general, la administración de sistemas de información del sector correspondiente.
Crear bases de datos para los fines descritos en la presente política.
El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir los datos personales a través del correo electrónico clientes@cootranshuila.com o la línea nacional 01 8000 933 737 incluyendo empleados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a COOTRANSHUILA LTDA, salvo cuando, de acuerdo con la Ley, el tratamiento de los datos que se está realizando no lo requiera.
Ser informado por COOTRANSHUILA LTDA, previa solicitud efectuada a través de los canales arriba mencionados, respecto del uso que ésta les ha dado a sus datos personales.
Que se acepte la revocatoria de la autorización y/o supresión del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte de COOTRANSHUILA LTDA, ha incurrido en conductas contrarias a la ley que regula el tratamiento de datos personales o la Constitución.
Acceder en forma gratuita, a través de los canales arriba mencionados a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento y se encuentren en las bases de datos de la compañía.
Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición COOTRANSHUILA LTDA.
COOTRANSHUILA LTDA, a través del enlace en su página institucional, “Aviso de Privacidad de Datos” informará acerca de los canales y procedimientos previstos para que el titular pueda ejercer sus derechos de manera efectiva.
11. TIPOS DE BASES DE DATOS EN COOTRANSHUILA LTDA.
11.1 Base de datos de clientes
Tienen como finalidad utilizar los datos para la debida prestación del servicio o del producto adquirido por el titular con COOTRANSHUILA LTDA, así como cumplir con los requerimientos legales en desarrollo de la relación comercial y toda la información pertinente dentro del desarrollo de los productos y servicios ofrecidos por COOTRANSHUILA LTDA.
Ésta también tiene como finalidad tener un contacto con potenciales clientes con el fin de presentarle los productos y servicios ofrecidos por la empresa.
11.2 Base de datos de Proveedores.
La base de datos de Proveedores tiene como objeto contar con información actualizada y suficiente acerca de las personas que tienen la calidad de Proveedores o quisieran tenerla.
11.3 Base de datos de Empleados.
12. DEBERES EN CALIDAD DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN Y CUANDO EL TRATAMIENTO SE REALICE A TRAVÉS DE UN ENCARGADO.
Se define como RESPONSABLE a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Son sus deberes:
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular de datos personales.
Informar acerca de la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. Esta comunicación se hará a través de la autorización que suscriba el cliente o el Aviso de Privacidad de Datos.
Contar con las medidas de seguridad para impedir la adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado de datos personales, los cuales deben quedar de manifiesto en los manuales y demás documentos internos.
Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular una vez presentado el reclamo y mientras su resolución se encuentre en trámite.
Cuando se realiza el tratamiento a través de un ENCARGADO, son deberes de COOTRANSHUILA LTDA:
Suministrar al encargado del tratamiento sólo los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Cuando se trate de transmisiones nacionales e internacionales se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales que contengan lo dispuesto en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013.
COOTRANSHUILA LTDA deberá obtener de parte del titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Para lo cual, se dejará expresa constancia de ello, según sea el caso de clientes, proveedores o terceros.
Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública, tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos en los cuales no se vincule la información a una persona específica y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
14 PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.
Solicitudes presentadas a través de documento escrito o vía correo electrónico, serán tramitadas y las respuestas sólo serán remitidas a la dirección electrónica autorizada por el cliente.
Solicitudes presentadas telefónicamente a Servicio al Cliente serán tramitadas, luego del resultado positivo en la validación de identidad a través de un cuestionario.
Para el caso de causahabientes, se solicitará carta autenticada en la que los beneficiarios de ley den autorización a la persona a realizar consultas sobre los productos de un cliente fallecido, copia de la cédula del autorizado a solicitar información, copia del acta de defunción, documento que soporte el parentesco, en caso se trate de hijos o esposas. Finalmente, la información se remite a la dirección autorizada en la carta.
Una vez que COOTRANSHUILA LTDA, reciba la solicitud de información por cualquiera de los medios anteriormente señalados, procederá a revisar la información individual que corresponda al nombre del Titular y en caso exista algún aspecto que deba ser aclarado antes de dar respuesta a la consulta, ésta situación se informará dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a su recibo, con el fin de que el solicitante la aclare.
Si no existen aspectos que deban ser aclarados y que impidan proporcionar respuesta a la consulta, se procederá a dar respuesta en un término de diez (10) días hábiles.
En el evento que COOTRANSHUILA LTDA, necesite de un mayor tiempo para dar respuesta a la consulta, informará al titular de tal situación y dará respuesta en un término que no excederá de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término.
14.2 Reclamos
El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por COOTRANSHUILA LTDA, debe ser sujeta de corrección, actualización o supresión, o si advierten un incumplimiento de la entidad o de alguno de sus encargados, podrán presentar un reclamo en los siguientes términos:
El reclamo se formulará con la descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección donde desea recibir notificaciones, pudiendo ser esta física o electrónica y adjuntando los documentos que pretenda hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (05) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
En caso que COOTRANSHUILA LTDA, no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Interesado. COOTRANSHUILA LTDA, utilizará la dirección electrónica clientes@cootranshuila.com para estos efectos de tal manera que se pueda identificar en qué momento se da traslado y la respuesta o confirmación de recibido correspondiente. Si no se conoce la persona a quien deba trasladarlo, informará de inmediato al Titular con copia a la Superintendencia de Industria y Comercio.
El término máximo para responder el reclamo es de quince (15) días hábiles, si no es posible hacerlo en este término se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que éste se atenderá, la cual no podrá exceder de ocho (08) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
15. PERSONA O DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.
El decreto 1377 de 2013 establece lo siguiente:
El artículo 13 de la citada norma establece que: “Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el Tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas”
El numeral 4 del citado artículo ordena que en las políticas se debe incluir, por lo menos, esta información: “Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos….);
El artículo 23 ordena a todo Responsable o Encargado “designar una persona o área que asuma la función de protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el presente Decreto”;
El artículo 27 establece lo siguiente: “las políticas deberán garantizar: 1. La existencia de una estructura administrativa proporcional a la estructura y tamaño empresarial del Responsable para la adopción e implementación de políticas consistentes con la Ley 1581 de 2012 y este Decreto”
Por lo anterior, en COOTRANSHUILA LTDA, el área de Servicio al Cliente será responsable de velar por el cumplimiento de estas disposiciones. Esta área tendrá una comunicación directa con los responsables de las áreas identificadas a lo largo del presente instructivo: Dirección Jurídica, Mercadeo, Seguridad de la Información, Área de Gestión de Clientes, Gerencia de Operaciones, y cualquier otra área requerida con el fin de garantizar que todos los aspectos señalados queden debidamente atendidos y que los deberes que estipula la ley se cumplan.
16.- TRANFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOSPERSONALES
COOTRANSHUILA LTDA, en consideración de sus vínculos permanentes u ocasionales de carácter administrativos con entidades internacionales, podrá efectuar transferencia y transmisión de datos personales de los titulares.
Para la transferencia internacionales de datos personales de los titulares, la COOTRANSHUILA LTDA, tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendió que la información personal que reciban, únicamente podrán ser utilizada para asuntos directamente relacionados con COOTRANSHUILA LTDA, y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe COOTRANSHUILA LTDA, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitida Información Personal. La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con COOTRANSHUILA LTDA.
17. LEGISLACIÓN NACIONAL VIGENTE.
La presente política se regirá de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012 y disposiciones concordantes. En lo referente a la calificación de COOTRANSHUILA LTDA, como usuario y fuente de información personal, calificaciones definidas en el artículo tercero (3°) de la ley 1266 de 2008, se aplicarán las disposiciones que sobre la materia se encuentran reguladas por dicha ley.
18. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DETRATAMIENTO
Una vez aprobada por el consejo de administración de COOTRANSHUILA LTDA, la presente política entra en vigencia.