Source: http://kiw-pokl.org.pl/index.php?option=com_faqbook&view=category&id=13&Itemid=281&lang=pl
Timestamp: 2017-11-21 21:13:07+00:00
Document Index: 28729444

Matched Legal Cases: ['art. 28', 'art. 28', 'art. 9', 'art21', 'art. 9', 'art. 28']

Strona Główna Biblioteka KIW Dla początkujących Pytania FAQ
Jako miernik jednego z celów szczegółowych podaliśmy liczbę osób indywidualnych, objętych badaniem ankietowym (800 osób). Przeprowadziliśmy pierwszą fazę projektu innowacyjno – testującego i zdołaliśmy uzyskać 637 takich ankiet. Pozwoliło to opracować te
Beneficjent jest rozliczany przez instytucję finansującą projekt z osiągnięcia bądź nie wszystkich wskaźników celu głównego i celu szczegółowych oraz wskaźniki produktu określonych we wniosku o dofinansowanie. Ta reguła dotyczy wszystkich projektów (standardowych, innowacyjnych, współpracy ponadnarodowej).
Każdy projekt jest również objęty tzw. regułą proporcjonalności. Zgodnie z dokumentem „Zasady finansowania w PO KL” „Reguła proporcjonalności dotyczy rozliczenia projektu pod względem finansowym w zależności od stopnia osiągnięcia założeń merytorycznych określonych we wniosku o dofinansowanie projektu. Nie jest bowiem zasadne, aby w przypadku niezrealizowania założeń merytorycznych projektu, wydatki były akceptowane w wysokości określonej we wniosku o dofinansowanie. Dotyczy to zarówno pomniejszenia kosztów tego zadania merytorycznego, które nie zostało zrealizowane zgodnie z założeniami, jak również odpowiedniej wysokości kosztów zarządzania projektem oraz kosztów pośrednich. W przypadku niespełnienia kryterium strategicznego lub nieosiągnięcia celu projektu - wysokość wydatków w dotychczas zatwierdzonych wnioskach o płatność może zostać proporcjonalnie zmniejszona, co jednocześnie oznacza odpowiednie obniżenie kwoty dofinansowania określonej w umowie o dofinansowanie projektu. Wysokość zmniejszenia dofinansowania uzależniona jest od stopnia niezrealizowania kryterium lub celu. Zmniejszenie dofinansowania dotyczy wydatków związanych z tym zadaniem merytorycznym (zadaniami merytorycznymi), którego założenia nie zostały osiągnięte lub kosztów zarządzania projektem i kosztów pośrednich. W sytuacji bowiem, gdy nie osiągnięto założeń danego zadania na zaplanowanym poziomie, ale jednocześnie poziom wydatków poniesionych na to zadanie jest adekwatny do faktycznie osiągniętych założeń, regułą proporcjonalności są objęte wyłącznie koszty zarządzania projektem i koszty pośrednie (gdyż wydatki związane z danym zadaniem zostały poniesione proporcjonalnie do osiągniętych założeń). Stopień nieosiągnięcia założeń projektu określany jest przez właściwą Instytucję Pośredniczącą / Instytucję Wdrażającą (Instytucję Pośredniczącą II stopnia). Reguła proporcjonalności ma zastosowanie do wartości wydatków faktycznie poniesionych i wykazanych we wnioskach o płatność, a nie określonych we wniosku o dofinansowanie projektu. Oznacza to, że spełnienie tej reguły weryfikowane jest na etapie końcowego wniosku o płatność. Stosowanie reguły proporcjonalności powinno odbywać się z uwzględnieniem wszelkich okoliczności związanych z realizacją danego projektu, a nie jedynie na zasadzie matematycznych wyliczeń stopnia nieosiągnięcia założeń projektu. W szczególności należy zweryfikować, czy niewykonanie produktów i rezultatów projektu wiązało się z ponoszeniem wydatków na ten cel i od tego uzależnić stopień rozliczeń finansowych projektu”.
Podsumowując, w pierwszej kolejności należy poinformować instytucję finansującą o zaistniałym problemie, a potem ewentualnie wpisać to do strategii wdrażania. To instytucja finansująca zadecyduje, jakie będą konsekwencje nie osiągnięcia wskaźnika celu szczegółowego analizując dokładnie całą sytuację, zgodnie z tym, co zostało napisane wyżej (cytat z „Zasad finansowania PO KL).
Czy jeżeli produktem finalnym ma być platforma informatyczna, czy koncepcja produktu finalnego dołączona do strategii wdrażania może stanowić jedynie opis produktu?
Poniżej synteza interpretacji IZ (pismo nr DZF-I-82206-32-HK/10 z 5.XI.2010) dotyczącą przedstawienia prototypu/niepełnego produktu finalnego w załączniku do strategii wdrażania projektu.
Na etapie aplikacji projektodawca może – odpowiednio uzasadniając – wskazać wyselekcjonowane elementy produkty finalnego, które będą podlegały upowszechnianiu i włączaniu. Beneficjent w końcowej fazie pierwszego etapu projektu innowacyjnego jest zobowiązany do opracowania strategii wdrażania projektu innowacyjnego, do której załącza wstępną wersję produktu finalnego. Produkt finalny załączony do strategii musi pozwalać na całościową ocenę jego założeń, przy czym najistotniejszy powinien być nie tyle zakres techniczny, co merytoryczny wypracowywanego rozwiązania. W przypadku narzędzi informatycznych przez złożenie wstępnej wersji produktu finalnego można rozumieć wskazanie koncepcji funkcjonowania danego systemu, jego założeń i treści merytorycznej. Mając jednak na uwadze okres wdrażania pierwszego etapu projektu innowacyjnego określony w ‘Wytycznych..’ i konieczność kontynuacji prac nad produktem na etapie testowania, sytuacja taka może być dopuszczona przez instytucję finansująca projekt na etapie oceny wniosku o dofinansowanie pod warunkiem istnienia uzasadnienia dla takiego rozwiązania. Decyzja powinna być podjęta z uwzględnieniem m.in. racjonalności i efektywności ponoszonych wydatków, posiadania pełnej wiedzy na temat zakresu merytorycznego produktu finalnego, a także intensywności prac prowadzonych w pierwszym etapie projektu innowacyjnego. Jeżeli projektodawca proponuje przedstawienie prototypu/niepełnego produktu finalnego w załączniku do strategii, to nie może to oznaczać produktu niepełnego pod względem merytorycznym. W wyjątkowych przypadkach może jedynie nie obejmować wszystkich aspektów technicznych przewidzianych dla produktu finalnego. IZ ponadto podkreśla, że ostateczna decyzja w kwestii zgody na załączenie do strategii niepełnej wersji produktu finalnego należy do IOK, jako dysponenta wiedzy nt. projektu, wyłonionego do negocjacji na podstawie dokonanej przez siebie oceny.
Chciałbym zwrócić tutaj uwagę, nawiązując jeszcze do tej interpretacji, iż jest to sytuacja wyjątkowa, co do zasady w fazie oceny strategii wdrażania projektu innowacyjnego, mimo iż mówimy o załączanej do niej wstępnej wersji produktu, mamy na myśli produkt gotowy do testowania ze wszystkimi jego funkcjonalnościami. Chodzi tutaj przede wszystkim o to, aby po akceptacji strategii wdrażania projektu rozpocząć fazę testu produktu, bez zbędnego oczekiwania na jego ostateczne przygotowanie.
Czy odbiorca PIT może być zaklasyfikowany równocześnie jako użytkownik ?
Kwestia klasyfikowania odbiorców jako użytkowników, jest kwestią dość delikatną i probloematyczną. Teoretycznie nie ma żadnych dokumentów, które zabraniałyby takiej klasyfikacji. Proszę tylko pamiętać, że granica pomiędzy tym w jakim momencie dana osoba jest użytkownikiem a kiedy odbiorca musi myc wyraźnie zaznaczona i jasno zdefiniowana.
Jeżeli użytkownicy to instytucje (JST), dla których produkt będzie narzędziem do wykorzystywania w pracy codziennej, to czy odbiorcy to urzędnicy?
Kategoria użytkowników i odbiorców zależy od specyfiki produktu finalnego: dla kogo jest on przeznaczony i jakie problemy przy jego wykorzystaniu będzie można szybciej/łatwiej rozwiązać. Pracownik JST (urzędnik) może być zarówno użytkownikiem i/lub odbiorcą tego samego produktu finalnego. Wskazując na instytucję JST jako użytkownika narzędzia, mamy na myśli jej pracowników, którzy będą wykorzystywać wypracowane narzędzie w trakcie swojej pracy.
Czy jest dostępna baza ewaluacji zewnętrznych projektów innowacyjnych?
Nie istnieje baza ewaluacji zewnętrznych projektów innowacyjnych.
Czy należy umieszczać w formularzu PEFS odbiorców projektu, którzy wzięli udział w testowaniu projektu, ale nie otrzymali wsparcia ze środków europejskich, a zostali objęci wsparciem w ramach standardowych narzędzi urzędów pracy i ośrodków pomocy społeczn
PEFS 2007 (Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego 2007) jest systemem przeznaczonym do monitorowania efektów realizacji projektów standardowych, innowacyjnych oraz współpracy ponadnarodowej dofinansowanych z EFS. Zbiera dane wyłącznie od osób oraz instytucji bezpośrednio objętych wsparciem w ramach PO KL.
Czy każda faza realizacji projektu innowacyjnego musi stanowić odrębne zadanie w projekcie? Czy np. jedno zadanie może stanowić jeden etap realizacji projektu? Czy każde zadanie w projekcie innowacyjnym musi być przypisane do konkretnej fazy projektu inno
Zgodnie z zapisami dla projektów innowacyjnych testujących w "Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL" (v. 7.5.0) zadania w projekcie innowacyjnym muszą być przedstawione z uwzględnieniem podziału na kolejne etapy i fazy realizacji projektu innowacyjnego testującego zgodnie z "Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL". Opis musi być szczegółowy, tak by z jednej strony dać możliwość zrozumienia na czym zadania w ramach poszczególnych etapów i faz będą polegały i do kogo będą skierowane, a z drugiej strony by oceniający mógł zweryfikować racjonalność załączonego do wniosku harmonogramu, a także by w dalszym etapie oceny było możliwe odniesienie się do przewidywanych na nie wydatków. Nie wystarczy więc, jeśli zadaniem będzie cały etap (np. zad. 1 - Etap Przygotowania, Zad. 2 - Etap Wdrożenia), ponieważ jest to zbyt ogólne ujęcie.
Jakie wydatki ponoszone przez Projektodawcę należy potraktować jako odpowiadające prawidłowo zrealizowanej części projektu w sytuacji, gdy projektodawca nie przedłoży do walidacji produktu finalnego lub IOK wyda negatywną decyzję co do walidacji?
Są to kwestie, które każdorazowo należy rozstrzygać w sposób indywidualny, dlatego nie jest możliwe podanie katalogu wydatków, które należy uznać za niekwalifikowalne. Można wyróżnić 2 zasadnicze sytuacje:
1. Jeśli projektodawca nie przedłożył produktu do walidacji lub uzyskał negatywną walidację z przyczyn nieleżących po jego stronie, czyli w sytuacji, na którą wskazują Wytyczne MRR w zakresie PI i PWP, a która dotyczy wypracowania produktu, który po testach okazał się nieskuteczny - wówczas istnieją przesłanki do tego, by koszty co do zasady uznać za kwalifikowalne (oczywiście pod warunkiem, iż spełniają inne wymogi).
2. Jeśli projektodawca nie przedłożył produktu do walidacji lub uzyskał negatywną walidację z przyczyn leżących po jego stronie, czyli w sytuacji, na którą wskazują Wytyczne MRR w zakresie PI i PWP, a która dotyczy błędów wynikających z zarządzania projektem (np. produkt po testach nie został opracowany albo jest niskiej jakościlub stwierdza się, że testy zostały przeprowadzone w sposób nierzetelny itd.) - wówczas wydatki mogą zostać uznane za niekwalifikowalne, przy czym należy przeanalizować, których wydatków to dotyczy. Decyzja należy do IOK jako strony umowy, której obowiązkiem jest przeanalizowanie tych kwestii w odniesieniu do zadań merytorycznych, kosztów zarządzania i innych.
Czy beneficjent projektu innowacyjnego, należący do sektora finansów publicznych każdorazowo składając wniosek zobowiązany jest do uruchomienia procedury wyboru partnera spoza sektora finansów publicznych (np. w sytuacji kiedy wcześniej instytucja zawarła
Należy podkreślić, że z powodu braku otwartego naboru wnioskodawca może mieć problemy z uzupełnieniem pkt. 3.7 we wniosku o dofinansowanie projektu (Opis sposobu zarządzania projektem) odnośnie informacji o spełnieniu wymogów w zakresie przejrzystości i bezstronności w wyborze partnerów określonych w art. 28a w przypadku partnerstwa jednostek publicznych i niepublicznych, gdy liderem jest jednostka publiczna. Jednostka publiczna w tym pkt. oświadcza, że wniosek złożony w partnerstwie spełnia wymogi art. 28a. Brak takiej informacji może w sposób negatywny wpłynąć na ocenę wniosku.
Sposób wyboru partnerów, należących do sektora finansów publicznych przez beneficjenta, będącego jednostką samorządu terytorialnego lub jednostką administracji rządowej, stanowi decyzję beneficjenta i partnerów. Oznacza to, że wybór partnera tworzącego zgodnie z art. 9 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) sektor finansów publicznych oparty jest o zgodną decyzję organów lub władz podmiotów, które postanowiły zawrzeć partnerstwo. Tę samą zasadę stosuje się w przypadku wyboru partnera zagranicznego, będącego jednostką publiczną w przypadku projektów przewidujących partnerstwo ponadnarodowe.
Partnerstwo wymaga podjęcia uchwał właściwych organów gmin, powiatu lub województwa przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu oraz zawarcia porozumienia.
W przypadku jednostek zaliczonych do podsektora rządowego sektora finansów publicznych partnerstwa zawierane są na podstawie porozumień.
Czy osoby biorące udział w testowaniu produktu w ramach projektu innowacyjnego należy uwzględnić w Formularzu PEFS?
Jeśli osoby biorące udział w testowaniu (zarówno użytkownicy jak i odbiorcy produktu) obejmowane są w tym czasie konkretnym wsparciem, to muszą zostać ujęte w formularzu PEFS. Mogą to być np. warsztaty czy szkolenia, w trakcie których pracownicy zapoznają się z nowym narzędziem i naucza się, jak z niego korzystać w pracy.
W dokumencie „Podsystem monitorowania EFS 2007 dla PO KL. Instrukcji wypełniania Formularza PEFS 2007 dla PO KL” znajduje się informacja o rodzajach wsparcia możliwych do zastosowania na poziomie poszczególnych Priorytetów PO KL wraz z ich głównymi kategoriami (Tabela nr 4 - Rodzaj przyznanego wsparcia).
Witam, czy zgoda IP na wprowadzenie zmian do projektu innowacyjnego, polegająca na wprowadzeniu dodatkowego wsparcia dla uczestników projektu, wymaga aktualizacji strategii wdrażania projektu przez beneficjenta? Aktualnie projekt jest w fazie testowania o
Po złożeniu przez Beneficjenta wniosku o dofinansowanie z wprowadzonymi zmianami IP- w zależności od zakresu wprowadzonych zmian- może zażądać od Beneficjenta złożenia zaktualizowanej strategii.
Należy jednak podkreślić, iż zgodnie z wytycznymi MRR w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej PO KL- strategia stanowi kluczowe narzędzie zarządzania projektem innowacyjnym wykorzystywanym w trakcie okresowych przeglądów projektów- w trakcie, których weryfikowane są założenia projektu oraz postęp jego realizacji względem założeń strategii. W związku z powyższym aktualizacja strategii- jeśli jest wymagana przez IP- powinna nastąpić jeszcze przed przeglądem okresowym.
Co z ewentualnym finansowaniem produktu finalnego po zakończeniu realizacji projektu przez Beneficjenta, na co Instytucja Organizująca Konkurs powinna zwrócić uwagę w tej kwestii?
Sprawę finansowania produktu finalnego po zakończeniu realizacji projektu innowacyjnego należy rozważyć na kilku etapach.
Po pierwsze na etapie oceny, następnie przy okazji oceny strategii wdrażania projektu innowacyjnego oraz walidacji produktu finalnego. Wiąże się to z przeprowadzeniem analizy korzyści. Należy się zastanowić na jakich zasadach nowy instrument/ produkt będzie mógł być wykorzystany przez użytkowników i jakie są ewentualne koszty wykorzystania narzędzia a jakie są koszty zaniechania wprowadzenia takiego rozwiązania. W tym momencie warto wskazać na fakt, jak ważna jest faza upowszechniania i włączania do głównego nurtu polityki, wtedy właśnie beneficjent ma szanse zainteresować potencjalnych użytkowników swoim produktem, zachęcić ich aby korzystali z tego rozwiązania w przyszłości a co za tym idzie ponosili koszty związane z eksploatacją. Na to trzeba koniecznie zwrócić uwagę przy ocenie wniosku oraz ocenie strategii.
Ponadto zgodnie z Instrukcją do wniosku o dofinansowanie projektodawca musi „określić, jakie są warunki i szanse wdrożenia produktu do powszechnej praktyki oraz na ile produkt ten może być stosowany dla innych grup / przez inne podmioty. Projektodawca powinien dokonać prezentacji potencjału produktu z punktu widzenia upowszechniania i włączania do polityki. „Potencjał dla potrzeb upowszechniania i włączania do polityki” to jego potencjalna użyteczność dla rozwoju realizowanej polityki społecznej. Na użyteczność produktu z punktu widzenia jego możliwego przyszłego stosowania w szerszej skali wpływa jednocześnie szereg czynników charakteryzujących produkt oraz charakteryzujących warunki jego powszechnego (szerszego) wdrożenia (innowacyjność, adekwatność, skuteczność, efektywność). Należy wykazać, wobec jakich innych odbiorców / przez jakich innych użytkowników / na jakich innych (podobnych) obszarach może być stosowany.”
Czy istnieją wytyczne, co do sposobu przeprowadzenia przez Beneficjenta zewnętrznej ewaluacji projektu (wybór firmy, zakres ewaluacji etc.), czy leży to tylko w gestii Beneficjenta?
W projekcie innowacyjnym testującym obowiązkowa jest ewaluacja zewnętrzna produktu finalnego oraz ewaluacja projektu. W przypadku ewaluacji projektu nie jest narzucone, czy ewaluacja projektu ma być ewaluacją wewnętrzną czy zewnętrzną. Instrukcja do wniosku o dofinansowanie PIT jedynie wskazuje, że „należy wskazać działania, jakie będą prowadzone w celu ewaluacji projektu. Konieczne jest zdefiniowanie jej celów i kryteriów oraz kluczowych pytań, na które ma ona odpowiedzieć, a także wskazanie i scharakteryzowanie planowanych do zastosowania metod i technik badawczych. Należy także wskazać, w jaki sposób ewaluacja zostanie zorganizowana.”
Zgodnie z zaleceniami Instrukcji do wniosku w przypadku ewaluacji zewnętrznej produktu należy położyć nacisk na 2 kryteria – skuteczność (czy produkt jest skuteczny, czy jego stosowanie przynosi zakładane wyniki) oraz efektywność (czy produkt przynosi zakładane efekty przy zakładanych kosztach, czy koszty nie mogłyby być niższe dając porównywalne efekty) – „Z punktu widzenia specyfiki projektów innowacyjnych testujących szczególne znaczenie ma ewaluacja produktu finalnego, prowadzona bezpośrednio po zakończeniu jego testowania. W tym przypadku ewaluacja powinna przede wszystkim zmierzać do udzielenia odpowiedzi na pytanie o to, czy faktycznie wypracowany produkt jest lepszy, bardziej skuteczny i bardziej efektywny kosztowo od podejść stosowanych dotychczas.”
Ponadto moment zlecenia ewaluacji zewnętrznej produktu finalnego zależy od beneficjenta, jednak sama ewaluacja zewnętrzna powinna być prowadzona bezpośrednio po zakończeniu testowania.
Co się stanie w sytuacji, gdy partner projektu innowacyjnego zrezygnuje z udziału w przedsięwzięciu w trakcie realizacji projektu, szczególnie w kontekście tego, że partnerstwo stanowiło kryterium dostępu w ramach konkursu? Jak rozliczyć koszty dotychczas
W każdym projekcie (innowacyjnym, współpracy ponadnarodowej, standardowym) może dojść do sytuacji, w której partner zrezygnuje z udziału w przedsięwzięciu w trakcie realizacji projektu (a było to kryterium dostępu). Zgodnie z „Zakresem realizacji projektów partnerskich określonym przez IZ PO KL” w przypadku rezygnacji partnera z udziału w projekcie lub wypowiedzenia partnerstwa i niepowołania nowego partnera/nowych partnerów, IOK rozwiązuje umowę, jeżeli kwestia partnerstwa decydowała o dofinansowaniu projektu (np. utworzenie partnerstwa jako kryterium dostępu).
Ponadto zgodnie z „Zasadami finansowania PO KL” i regułą proporcjonalności, IOK ustala, czy beneficjent dochował należytej staranności w realizacji projektu, dołożył wszelkich starań, by osiągnąć zakładane cele, a niepowodzenia nie wynikają z nieprawidłowego opracowania i zarządzania projektem, ale cała wina leży po stronie partnera. Jeśli niespełnienie założeń projektu nie wynika z przyczyn leżących po stronie beneficjenta, to reguła proporcjonalności nie ma zastosowania, a dotychczas prawidłowo poniesione koszty powinny zostać uznane za kwalifikowalne.
Ponieważ beneficjent jako strona umowy o dofinansowanie odpowiada finansowo przed IOK za nieosiągnięcie celu projektu, to powinien zabezpieczyć się w umowie partnerskiej tak, aby w przypadku, gdy niewykonanie celu projektu następuje z winy jednego z partnerów, to partner ponosi odpowiedzialność finansową (bądź wszyscy partnerzy, gdy wszyscy pracują na wspólny wynik).
Czy wnioskodawca (małe przedsiębiorstwo) po zakończeniu realizacji projektu innowacyjnego może wykorzystywać wypracowany produkt finalny w celach komercyjnych, np. poprzez oferowanie wdrożenia produktu w innych przedsiębiorstwach pobierając za to opłatę?
Zgodnie z minimalnym wzorem zakresu umowy o dofinansowanie Beneficjent zobowiązuje się do zawarcia z instytucją finansująca projekt odrębnej umowy o przeniesieniu autorskich praw majątkowych do utworów wytworzonych w ramach projektu, z jednoczesnym udzieleniem licencji na rzecz beneficjenta na korzystanie z tych utworów. Obejmuj to również produkt finalny i jego elementy składowe wytworzone w projekcie innowacyjnym.
Wnioskodawca (małe przedsiębiorstwo) może wykorzystywać produkt finalny (np. dot. rozwiązań organizacyjnych do przekazywania wiedzy pomiędzy pracownikami w wieku 50+, a pozostałymi pracownikami przedsiębiorstwa) i sam w ramach swojej działalności po zakończeniu realizacji korzystać z niego, tzn. stosować go w praktyce. Nie może jednak pobierać opłaty za produkt, tzn. za oferowanie wdrożenia produktu w innych przedsiębiorstwach.
Ponieważ główną ideę przedsięwzięć innowacyjnych jest ich powszechne wdrożenie i stosowanie w praktyce, wszystkie produkty wypracowane w ramach projektów innowacyjnych muszą być powszechnie i bezpłatnie udostępnione. Będzie temu służyła baza produktów, która powstaje w Krajowej Instytucji Wspomagającej.
Czy można płacić za udział przedstawicieli grupy docelowej w testowaniu produktu finalnego?
Należy ostrożnie podchodzi do kwestii płacenia przedstawicielom grupy docelowej za udział w testach. Mogą zdarzyć się takie sytuacje, w których projektodawca założy wypłacanie testerom-użytkownikom drobnych kwot jako motywatora do udziału w projekcie. Co do zasady nie jest to dobry pomysł, ale nie można go wykluczać.
Jeśli tester-użytkownik (np. nauczyciel testujący nowe podejście do pracy z dziećmi) podejmuje się rzeczywiście dodatkowego zadania – nie tylko musi przygotowywać się do zajęć w ramach „cudzej” koncepcji programowej, ale także powinien systematycznie wypełniać formularze z informacją zwrotną, rejestrować wszelkie komentarze dotyczące funkcjonowania produktu, brać udział w spotkaniach z wnioskodawcą – to ewentualna odpłatność może zostać zaakceptowana. Jeśli jednak bierze udział jedynie w szkoleniach realizowanych w ramach nowego podejścia, to wówczas nie ma uzasadnienia dla odpłatności. W realnej sytuacji nie będziemy płacić wszystkim przyszłym odbiorcom i użytkownikom, więc odpłatność za testowanie zaburzy ocenę funkcjonowania produktu.
Co się dzieje w sytuacji niezłożenia przez beneficjenta strategii wdrażania projektu innowacyjnego, a co w sytuacji negatywnej decyzji IOK w sprawie złożonej strategii?
Niezłożenie strategii w terminie wskazanym we wniosku o dofinansowanie projektu (najpóźniej w ostatnim dniu 8 miesiąca realizacji projektu) lub jej odrzucenie przez instytucję finansującą projekt skutkuje rozwiązaniem umowy o dofinansowanie projektu, przy czym w przypadku niezłożenia strategii, zgodnie z zapisami minimalnego wzoru umowy o dofinansowanie, umowa rozwiązywana jest w trybie natychmiastowym, a beneficjent zobowiązany jest do zwrotu całości lub części otrzymanego dofinansowania wraz z odsetkami w wysokości jak dla zaległości podatkowych liczonymi od dnia przekazania środków dofinansowania.
W przypadku odrzucenia strategii umowa jest rozwiązywana w trybie natychmiastowym po podjęciu decyzji o jej odrzuceniu, a beneficjent ma prawo do wydatkowania wyłącznie tej części otrzymanych transz dofinansowania, które odpowiadają prawidłowo zrealizowanej części projektu (z wyłączeniem wydatków dotyczących zadań etapu II począwszy od działań związanych z testowaniem, o ile zostaną rozpoczęte w okresie dyskusji nad strategią). Projekt prawidłowo zrealizowany oznacza projekt, w którym zostały osiągnięte założenia zgodne z regułą proporcjonalności. Ponadto beneficjent zobowiązuje się przedstawić rozliczenie otrzymanych transz w formie wniosku o płatność, a niewykorzystana część otrzymanych transz podlega zwrotowi na rachunek bankowy IOK w terminie 30 dni od zakończenia realizacji projektu. W przypadku niedokonania zwrotu w wymaganym terminie od kwoty niewykorzystanej części dofinansowania nalicza się odsetki w wysokości jak dla zaległości podatkowych.
Czy w przypadku wydania przez Instytucję Organizującą Konkurs negatywnej decyzji w sprawie złożonej przez beneficjenta strategii wdrażania projektu innowacyjnego testującego, beneficjent będzie miał możliwość odwołania się od tej decyzji?
Zgodnie z „Zasadami dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL” procedura odwoławcza dotyczy jedynie etapu oceny formalnej i merytorycznej wniosku o dofinansowanie. Tym samym w Systemie realizacji PO KL nie przewidziano procedury odwoławczej od decyzji IOK w sprawie strategii wdrażania projektu innowacyjnego testującego bądź walidacji produktu finalnego.
W jaki sposób ma być dobrana grupa testującą produkt finalny i jaka ma być jej liczebność?
Do fazy testowania powinna zostać wybrana grupa reprezentatywna w taki sposób aby zapewnić możliwość przełożenia uzyskanych wyników na szersze grono odbiorców i użytkowników. Trzeba pamiętać, że istotą projektów innowacyjnych jest przetestowanie rozwiązań na małą skalę a następnie wdrożenie danego rozwiązania na szerszą skalę, jeśli w wyniku testowania i walidacji wypracowane narzędzie okaże się skuteczniejsze od dotychczas stosowanych. Dlatego rozwiązania wypracowywane w ramach projektów innowacyjnych powinny być testowane na małej reprezentatywnej grupie a nie na szeroką skalę tożsamą ze skalą faktycznego wdrożenia.
Czy możliwe jest objęcie projektem innowacyjnym testującym grupy docelowej, której nie zdefiniowano w Szczegółowym Opisie Priorytetów w POKL?
Grupy docelowe dla projektów innowacyjnych testujących nie są wskazane jako osobny katalog w Szczegółowym Opisie Priorytetów PO KL. Projekty innowacyjne testujące mają wspierać grupy docelowe wpisujące się w cele i zakres Priorytetu, w ramach którego są wdrażane, a także być zgodne z obszarem interwencji EFS określonym w Rozporządzeniu nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady. Objęcie projektem danej grupy docelowej musi się przyczyniać do realizacji celów danego Priorytetu i wynikać z treści Tematu innowacyjnego, w ramach którego ogłoszony jest konkurs – to są podstawowe kryteria weryfikacji kwalifikowalności grupy docelowej.
Grupa docelowa może być również doprecyzowana poprzez wskazanie odpowiednich kryteriów szczegółowych (dostępu lub strategicznych) w dokumentacji konkursowej.
W jaki sposób w GWA wprowadzić wskaźniki celów projektu o innym charakterze niż wskaźniki liczbowe?
W GWA istnieje możliwość wprowadzania wskaźników innych niż liczbowe. Przy każdym wskaźniku znajduje się pole "Edycja kolumny O". Po jego zaznaczeniu aktywowana zostaje kolumna O. Wówczas we wszystkie pola można wprowadzać wartości dodatnie, ujemne oraz procentowe do dwóch miejsc po przecinku.
Czy wymóg uzasadnienia w punkcie 3.7 potrzeby powołania partnerstwa jest obowiązkowy tylko w projekcie innowacyjnym?
Wymóg uzasadnienia partnerstwa jest obowiązkowy we wszystkich rodzajach projektów PO KL (standardowy, innowacyjny i współpracy ponadnarodowej). Wskazuje na to polecenie we wniosku o dofinansowanie, które jest identyczne w przypadku projektu standardowego, innowacyjnego i współpracy ponadnarodowej ("Uzasadnij wybór ewentualnych partnerów projektu").
W przypadku projektów standardowych w tekście instrukcji ten wątek nie został szczegółowo wyjaśniony i mieści się w pierwszym akapicie w ramach informacji o wyborze partnera.
Jednak w instrukcji do wniosku o dofinansowanie projektu innowacyjnego pojawia się dodatkowy zapis - „W przypadku realizacji projektu w partnerstwie należy ponadto uzasadnić potrzebę jego powołania i osobno uzasadnić obecność w nim każdego z partnerów”. Zapis ten wynika z badania ewaluacyjnego PIW EQUAL, w ramach którego rekomendowano, aby ostrożnie podchodzić do partnerstwa w tego typu przedsięwzięciach, gdyż mogą one generować wysokie koszty. Zapis ten dotyczy wszystkich partnerstw (krajowych i zagranicznych).
W jaki sposób przedstawić odbiorców projektu innowacyjnego testującego w wymiarze upowszechniania i włączania do głównego nurtu polityki / praktyki w ramach projektu?
Zgodnie z instrukcją do wniosku o dofinansowanie projektu innowacyjnego testującego wymiar ten należy rozumieć następująco: „b) wymiar upowszechnienia i włączenia w ramach projektu: liczba i charakterystyka przedstawicieli tej grupy docelowej, którzy będą aktywizowani z wykorzystaniem wypracowanego narzędzia w ramach działań upowszechniających i włączających zastosowanych w projekcie”.
Zasadniczo zapis ten odnosi się do ostatniej fazy projektu innowacyjnego testującego czyli upowszechniania i włączania do głównego nurtu polityki / praktyki, choć może być też zastosowany do działań upowszechniających i włączających prowadzonych na wcześniejszych etapach realizacji projektu, np. równolegle z fazą testowania, czy z fazą analizy rzeczywistych efektów testowania. Jeśli w trakcie upowszechniania i włączania do głównego nurtu polityki / praktyki, beneficjent w ramach działań projektowych uwzględni, że dany instrument zostanie wprowadzony w 10 poradniach (odpowiednie osoby podejmą taką decyzję) i dalej w ramach działań projektowych będzie udzielane wsparcie 200 osobom, to te 200 osób należy uwzględnić jako odbiorców w tym wymiarze. Ale jeśli działania w projekcie zakończą się na tym, że 10 poradni podejmie decyzję o stosowaniu instrumentu i będzie finansować jego wykorzystanie poza projektem, to wówczas te 200 osób nie będzie ujmowane we wniosku w tym wymiarze, ale może być np. ujęte w wymiarze docelowym odbiorców.
W jaki sposób rozumieć kryterium dostępu w projekcie innowacyjnym testującym sformułowane jako „Projekt musi być skierowany do grup docelowych z terenu województwa śląskiego”?
Ponieważ zgodnie z ideą projekty innowacyjne testujące wychodzą poza standardowe działania i poza działania regionalne, podane w pytaniu kryterium dostępu można interpretować w ten sposób, że projekt innowacyjny testujący musi zakładać realizację działań skierowanych do grup docelowych z terenu woj. śląskiego, jednak faza upowszechniania i włączania może wykraczać poza obszar woj. śląskiego (tzn., że grupa docelowa (odbiorcy i użytkownicy) w wymiarze testowania musi obejmować tylko obszar woj. śląskiego, w wymiarze upowszechniania i włączania - powinna obejmować przede wszystkim woj. śląskie, może jednak wykraczać poza jego obszar).
Kiedy należy osiągnąć i zmierzyć wskaźniki świadczące o osiągnięciu celów w projekcie innowacyjnym testującym?
Wskaźniki osiągnięcia celów projektu innowacyjnego testującego powinny zostać osiągnięte najpóźniej na zakończenie realizacji projektu. Chodzi tutaj o kluczowy element projektu innowacyjnego jakim jest upowszechnianie i włączanie produktu finalnego do polityki/praktyki. Zgodnie z obecną metodologią sporządzania wniosku o dofinansowanie cele szczegółowe, a tym samym cel główny powinny być osiągnięte jeszcze w trakcie realizacji projektu i oczywiście muszą być zmierzone. Instrukcja do wniosku o dofinansowanie (v. 7.5.0) mówi, że „cele szczegółowe muszą być spójne z celem głównym w kontekście problemu/ów, do rozwiązania którego/których przyczyni się (który/które złagodzi) realizacja projektu i w bezpośredni sposób wpływać na osiągnięcie celu głównego. Cele szczegółowe stanowią rozbicie celu głównego na zestaw celów cząstkowych, koniecznych i wystarczających do osiągnięcia celu głównego”. Cele szczegółowe określają etapy, kamienie milowe w realizacji projektu, szczególnie innowacyjnego testującego, gdzie mamy obowiązkowe fazy – analizę danych, testowanie, upowszechnianie i włączanie. Fazy te powinny mieć swoje odpowiedniki w celach szczegółowych. Skoro więc cele szczegółowe są konieczne i wystarczających do osiągnięcia celu głównego, to ich efekty muszą być osiągnięte i zmierzone jeszcze w trakcie realizacji projektu (również wskaźnik celu głównego). Nadrzędnym celem projektu innowacyjnego testującego jest włączenie / wdrożenie produktu do praktyki / polityki, więc na koniec przedsięwzięcia ten efekt / rezultat / wskaźnik powinien być dostępny.
Beneficjent ma obowiązek zaplanowania takich działań włączających, które zapewnią stosowanie produktu i to, wynikać musi z osiągnięcia celów w ramach projektu.
W jaki sposób wskazać wartość obecną i wartość docelową wskaźników osiągnięcia celów w projekcie innowacyjnym testującym?
Wartość obecna i docelowa wskaźników powinny odnosić się do projektu opisywanego we wniosku o dofinansowanie i dotyczyć zakresu wsparcia projektowego. W związku z powyższym, w przypadku zdecydowanej większości projektów nie ma możliwości wykazania wartości wskaźnika na dzień rozpoczęcia projektu innej niż "0", gdyż projekty te oddziaływują w bardzo małej skali na ściśle wyselekcjonowane i bardzo wąskie odcinki rzeczywistości społecznej. Jeśli jest to projekt innowacyjny, który proponuje działania nowe, do tej pory nie stosowane lub nie stosowane w tej formie, dla tej grupy i na tym obszarze, to raczej będziemy mieć do czynienia z wartością 0.
Projektodawca ma jednak możliwość zdefiniowania własnych wskaźników (spoza listy rozwijanej) i nie będzie wtedy ich mierzył od 0, ale już od pewnego poziomu. Grupa docelowa może mieć już w momencie rozpoczynania projektu pewne umiejętności (np. kompetencje językowe), a celem projektu jest wzrost poziomu tych umiejętności. Dotyczy to np. wzrostu poziomu wiedzy, postaw uczestników projektów (określenie poziomu na podstawie testów przed i po). Gdy istnieje możliwość zweryfikowania poziomu umiejętności/wiedzy uczestników w momencie rozpoczęcia projektu, we wniosku o dofinansowanie należy określić wartość bazową inną niż 0, co będzie odzwierciedlało efekty realizacji projektu.
Co należy umieścić w punkcie 3.5 wniosku o dofinansowanie, jeśli żaden z efektów z listy rozwijanej (Oczekiwany efekt realizacji PO KL) nie odpowiada specyfice projektu innowacyjnego? Czy beneficjent może sam edytować to pole?
Wersja po 1 stycznia 2012 r.
W każdym przypadku, bez względu na rodzaj projektu (projekt standardowy, projekt innowacyjny, projekt współpracy ponadnarodowej), należy wpisywać efekt/efekty wynikające z listy rozwijanej, ponieważ odzwierciedlają one efekty wskazane w PO KL dla konkretnego Priorytetu, w ramach którego ma być realizowany projekt. Jeżeli osiągnięcie celu głównego i planowanych do osiągnięcia w jego ramach wskaźników nie przyczynia do osiągnięcia oczekiwanego efektu realizacji danego Priorytetu PO KL, to w pkt 3.5 należy wpisać cel szczegółowy określony dla danego Priorytetu zgodnie z jego brzmieniem w PO KL albo cel określony dla danego Działania PO KL zgodnie z jego brzmieniem w SzOP PO KL.
W pkt 3.5 wniosku nie można przyjąć sposobu jej wypełnienia innego niż któryś z trzech wymienionych poniżej:
• wybór efektu realizacji danego Priorytetu PO KL z listy rozwijanej albo
• wpisanie celu szczegółowego określonego dla danego Priorytetu zgodnie z jego brzmieniem w PO KL albo
• wpisanie celu określonego dla danego Działania PO KL zgodnie z jego brzmieniem w SzOP PO KL.
W projektach innowacyjnych ma to szczególnie znaczenie, ponieważ projekty innowacyjne przyczyniają się do realizacji celów danego Priorytetu, nie są ograniczone katalogiem Działań/Poddziałań w SzOP, tak jak projekty standardowe.
Wersja po 1 kwietnia 2011 r.
W każdym przypadku, bez względu na rodzaj projektu (projekt standardowy, projekt innowacyjny, projekt współpracy ponadnarodowej), należy wpisywać efekt/efekty wynikające z listy rozwijanej, ponieważ odzwierciedlają one efekty wskazane w PO KL dla konkretnego Priorytetu, w ramach którego ma być realizowany projekt. Jeżeli osiągnięcie celu głównego i planowanych do osiągnięcia w jego ramach wskaźników nie przyczynia do osiągnięcia oczekiwanego efektu realizacji danego Priorytetu PO KL, to pkt. 3.5 należy wpisać cel szczegółowy określony dla danego Priorytetu zgodnie z jego brzmieniem w PO KL. W projektach innowacyjnych ma to szczególnie znaczenie, ponieważ projekty innowacyjne przyczyniają się do realizacji celów danego Priorytetu, nie są ograniczone katalogiem Działań/Poddziałań w SzOP, tak jak projekty standardowe.
Wersja do 31 marca 2011 r.
W każdym przypadku, bez względu na rodzaj projektu (projekt standardowy, projekt innowacyjny, projekt współpracy ponadnarodowej), należy wpisywać efekt/efekty wynikające z listy rozwijanej, ponieważ odzwierciedlają one efekty wskazane w PO KL dla konkretnego Priorytetu, w ramach którego ma być realizowany projekt. Pola tego nie należy edytować. W projektach innowacyjnych ma to szczególnie znaczenie, ponieważ projekty innowacyjne przyczyniają się do realizacji celów danego Priorytetu, nie są ograniczone katalogiem Działań/Poddziałań w SzOP, tak jak projekty standardowe.
Co oznacza, że w projektach innowacyjnych testujących w polu 3.2.1 w generatorze wniosków należy wskazać osoby/instytucje obejmowane wsparciem w fazie testowania produktu planowanego do wypracowania i osoby/instytucje wspierane w ramach działań upowszechn
W tabeli 3.2.1 należy wskazać osoby/instytucje obejmowane wsparciem w fazie testowania produktu planowanego do wypracowania i osoby/instytucje wspierane w ramach działań upowszechniających i włączających w politykę. W przypadku działań upowszechniających i włączających należy wskazać osoby/instytucje obejmowane wsparciem jedynie w zakresie działań zmierzających do wdrożenia produktu. Nie wskazujemy osób/instytucji, które biorą udział w działaniach o charakterze informacyjnym. Jeżeli np. planujemy na etapie upowszechniania i włączania specjalistyczne warsztaty czy szkolenia dla np. pracowników publicznych służb zatrudnienia, dotyczące produktu finalnego, w trakcie których pracownicy zapoznają się z nowym narzędziem i naucza się, jak z niego korzystać w pracy, to wtedy wpisujemy liczbę tych osób do tabeli 3.2.1. W przypadku gdy planujemy otwartą konferencję nt. rozwiązań projektu, to wtedy nie wpisujemy liczby potencjalnych uczestników do tabeli.
Ponadto w dokumencie „Podsystem monitorowania EFS 2007 dla PO KL. Instrukcji wypełniania Formularza PEFS 2007 dla PO KL” znajduje się informacja o rodzajach wsparcia możliwych do zastosowania na poziomie poszczególnych Priorytetów PO KL wraz z ich głównymi kategoriami (Tabela nr 4 - Rodzaj przyznanego wsparcia).
Czy na etapie złożenia do oceny przez RST strategii wdrażania projektu innowacyjnego testującego (podaczas procedury oceny strategii) beneficjent może podjemować/kontunuować działania (i ponosić wydatki) związane z publikacją wyników badań przeprowadzonyc
Jeśli beneficjent zamierza realizować jakieś „pozaadministracyjne” działania w ramach projektu w trakcie oceny strategii to robi to na własne ryzyko. W przypadku braku akceptacji strategii zostaje rozwiązana umowa z beneficjentem, co może oznaczać konieczność zwrotu środków wydatkowanych na te działania.
Ponadto należy pamiętać, że czas oceny strategii to okres „zamrożenia” projektu w zakresie działań merytorycznych i co do zasady w tym czasie beneficjent zakłada jedynie utrzymanie podstawowego składu zespołu projektowego i biura projektu (w budżecie projektu ponoszone będą koszty zarządzania i koszty pośrednie).
Dzień dobry przygotowujemy projekt programu innowacyjnego 7.2.2 W wytycznych MRR w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych z kwietnia 2009r. widnieje zapis: "Pierwszy etap realizacji projektu innowacyjnego kończy się opracowaniem strategii. ... KIW odp
Strategia stanowi doprecyzowanie i uszczegółowienie projektu innowacyjnego, wskazuje również ewentualne zmiany w projekcie wprowadzone w wyniku diagnozy oraz prac nad wstępną wersją produktu finalnego. Strategia opisuje proces weryfikacji przez beneficjenta innowacji (produktu finalnego), zasad działania, efektów, sposobu jej upowszechniania i włączania. Załącznikiem do strategii jest opis wstępnej wersji produktu finalnego. Strategia jest opiniowana przez Sieć Tematyczną (Krajową lub Regionalną). Swoją opinię ST przekazuje do Instytucji Organizującej Konkurs, która wydaje ostateczną decyzję w sprawie dalszych losów projektu. Minimalny wzór strategii stanowi załącznik nr 12 do Zasad dokonywania wyboru projektów PO KL.
Czy terminy poszczególnych zadań - faz projektu, np. testowanie i badanie efektów testowanego produktu mogą sie pokrywać? Ile powinno trwać testowanie? Czy są wytyczne co do długości poszczególnych faz/zadań w projekcie? (Pytanie zadano w 2010 roku)
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki projekty innowacyjne testujące muszą być realizowane w dwóch etapach – etap I przygotowanie, który posiada limit czasowy i powinien trwać od minimum 3 do maksymalnie 8 miesięcy oraz etap II wdrożenie, który nie posiada limitu czasowego. Długość procesu testowania produktu finalnego jest więc tak naprawdę uzależniona od rodzaju testowanego produktu. Testowanie powinno trwać tyle czasu, aby można było sprawdzić, czy produkt działa w realnej rzeczywistości. Proces testowania należy cały czas monitorować przy pomocy wcześniej zaplanowanego procesu oceny, np. z wykorzystaniem formularzy do notowania uwag, ankiet badania opinii, ankiet oceniających itp. W trakcie procesu testowania produktu finalnego beneficjent gromadzi dane z procesu testowania (zbiera opinie osób biorących udział w testowaniu itp.), oraz zleca usługę ewaluacji zewnętrznej na potrzeby zbadania efektów testowanego produktu. Moment zlecenia ewaluacji zewnętrznej zależy od beneficjenta, jednak sama ewaluacja zewnętrzna powinna być prowadzona bezpośrednio po zakończeniu testowania. Po zakończeniu testowania beneficjent przygotowuje ocenę zebranego materiału, czyli przeprowadza analizę rzeczywistych efektów testowania uwzględniającą wyniki ewaluacji zewnętrznej przeprowadzonej przez ewaluatora zewnętrznego.
Ponadto długość projektu może być narzucona przez dokumentację konkursową, w której IOK może wskazać minimalną i/lub maksymalną długość projektu.
Dodatkowo przy planowaniu harmonogramu projektu innowacyjnego testującego należy pamiętać o umieszczeniu ok. 2 miesięcznej przerwy w realizacji przedsięwzięcia na ocenę strategii wdrażania projektu innowacyjnego przez Sieć Tematyczną oraz pod koniec projektu zaplanowanie ok. 2 miesięcznej przerwy w realizacji zasadniczych działań projektu na walidację produktu finalnego przez Sieć Tematyczną.
Wszystkie wymienione powyżej przesłanki należy wzięć pod uwagę przy konstruowaniu harmonogramu projektu innowacyjnego testującego.
Gdzie znaleźć informacje na temat kryteriów dostępu? (Pytanie zadano w 2010 roku)
Klasyfikacja kryteriów wyboru projektów, w tym kryteriów dostępu, jest szczegółowo opisana w Zasadach dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL (rozdział 5), dostępnych na stronie www.efs.gov.pl. Zgodnie z tym dokumentem przy wyborze projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej należy stosować zasady takie jak dla projektów standardowych. Przykładowe kryteria dostępu i strategiczne dla projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej, opracowane przez Grupę Roboczą ds. kwestii horyzontalnych PO KL, są zawarte w załączniku 8 do ww. Zasad. Kryteria te mogą być wykorzystane przez Instytucje Pośredniczące w momencie opracowywania Planów działania.
Kryteria dostępu dla określonego konkursu oraz sposób ich weryfikacji są opisane w dokumentacji konkursowej.
Czy każdy partner powinien składać wniosek na konkurs ogłaszany we własnym kraju i wykazywać w nim zadania i budżety innych partnerów, ale wnioskować jedynie o tę część pieniędzy, która jest przypisana jego zadaniom?
Równoległe wnioskowanie o środki na realizację projektu przez wszystkich partnerów w ich krajach pochodzenia nie jest obowiązkowe. Jeśli takie rozwiązanie zostanie przyjęte przez partnerów, każdy partner aplikuje o dofinansowanie stosując zasady obowiązujące w jego kraju. Projektodawca PO KL uwzględnia we wniosku o dofinansowanie wyłącznie koszty, które będzie finansował. Zasadniczo będą to koszty jego zadań, lecz może również finansować koszty zadań, za których realizację odpowiada inny partner - wówczas we wniosku o dofinansowanie projektodawca musi uzasadnić takie rozwiązanie.
Czy np. w ramach działania 4.1.1 o wsparcie ubiegać się będą mogły nie tylko szkoły wyższe?
Na podstawie jakiego dokumentu księgowego (faktury czy noty księgowej) powinno nastąpić rozliczenie z partnerem zagranicznym za opracowną przez niego na podstawie umowy o dzieło analizę (projekt innowacyjny z komponentem ponadnarodowym)?
Na podstawie jakiego dokumentu księgowego (faktury czy noty księgowej) powinno nastąpić rozliczenie z partnerem zagranicznym za opracowną przez niego na podstawie umowy o dzieło analizę (projekt innowacyjny z komponentem ponadnarodowym)? Parnter jest właścicielem instytucji. (Pytanie zadano w 2010 roku)
Instytucja Zarządzająca odniosła się w przeszłości do analogicznego pytania, dotyczącego projektów realizowanych w ramach współpracy ponadnarodowej informując, iż nie jest właściwym postępowanie polegające na podpisywaniu przez lidera umów cywilno-prawnych bezpośrednio z pracownikami partnera. Rozliczenia partnerów nie polegają na przedstawieniu faktury lub innych dowodów księgowych, ponieważ partnerzy nie realizują usług zleconych przez beneficjenta (lidera), tylko współuczestniczą w realizacji projektu (zgodnie z podpisaną umową o współpracy ponadnarodowej). Przekazywanie kserokopii dokumentów księgowych jest niezbędne ponieważ beneficjent (lider) powinien posiadać komplet dokumentacji projektu, za którego realizację odpowiada. Środki na finansowanie kosztów realizowanych zadań przez partnerów w projekcie mogą być przekazywane przez beneficjenta do partnerów wyłącznie jako refundacja poniesionych wydatków. Rozliczenia pomiędzy partnerami a beneficjentem (liderem), odbywają się na podstawie zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki sporządzanego przez poszczególnych partnerów. Wraz z zestawieniem partnerzy przedkładają kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem dokumentów księgowych wskazanych w zestawieniu. Należy pamiętać też, że partner zobowiązany jest ponosić wydatki zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
Czy firma "matka" z Londynu może zawrzeć umowę/porozumienie z firmą "córką" zarejestrowaną w Polsce i realizować wspólny projekt współpracy ponadnarodowej? (Pytanie zadano w 2010 roku)
Do wniosku o dofinansowanie projektu ponadnarodowego musi zostać dołączony list intencyjny. W jakim języku powinien zostać sporządzony? (Pytanie zadano w 2010 roku)
Czy partnerzy zagraniczni muszą podpisać się pod wnioskiem wypełnionym w Generatorze Wniosków Aplikacyjnych? (Pytanie zadano w 2010 roku)
Kto może być liderem partnerstwa ponadnarodowego – czy każdy z partnerów zagranicznych? (Pytanie zadano w 2010 roku)
Kiedy należy załączyć list intencyjny do partnera zagranicznego? (Pytanie zadano w 2010 roku)
Czy projektodawcą PO KL może być jedynie podmiot zarejestrowany na terytorium Polski? (Pytanie zadano w 2010 roku)
Chciałbym zapytać czy w ramach takiego projektu można ując koszt przeprowadzenia audytu zewnętrznego i czy taki koszt jest kwalifikowalny?
Zajmuję się przygotowaniem projektu ponadnarodowego w ramach Poddziałania 6.1.1 PO KL. Chciałbym zapytać czy w ramach takiego projektu można ując koszt przeprowadzenia audytu zewnętrznego i czy taki koszt jest kwalifikowalny? Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL koszty przeprowadzenia zewnętrznego nie są kwalifikowalne, chyba, że audyt jest wymagany przez IP lub IW (IP2) i został uwzględniony w zatwierdzonym budżecie projektu. Sytuacja ta dotyczy projektów standardowych, czy analogicznie należy rozumieć powyższy zapis w odniesieniu do projektów ponadnarodowych? (Pytanie zadano w 2010 roku)
Mam prośbę odnośnie rozwiania naszych wątpliwości w zakresie budżetu projektu zawartego w umowie ponadnarodowej.
Jesteśmy w trakcie podpisywania umów z Beneficjantami projektów innowacyjnych w ramach Priorytetu IX - konkurs 2010. W związku z tym mam ogromna prośbę odnośnie rozwiania naszych wątpliwości w zakresie budżetu projektu zawartego w umowie ponadnarodowej.
Beneficjent dysponuje budżetem projektu i ma zamiar refundować koszty zadań realizowanych przez Partnera - czy płacąc Partnerowi za zadanie, za kurs przeliczania euro stosuje sie dla całego projektu "sztywno" kurs euro na dzień ogłoszenia konkursu? (tak zostało wskazane w Instrukcji do sporządzania umowy ponadnarodowej).
Biorąc pod uwagę powyższe zależności - w jakiej walucie powinien zostać przedstawiony budżet w umowie ponadnarodowej- euro czy pln? Beneficjent stwierdził ze preferowałby euro, ale w takim razie jak my, jako IP mamy zweryfikować budżet umowy (wyrażony w euro) z budżetem we wniosku (wyrażony w pln)?
Uprzejmie informuję, że Zasady dokonywania wyboru projektów, jak i Instrukcja wypełniania umowy o współpracy ponadnarodowej mówią, że budżet wniosku o dofinansowanie przelicza się na budżet umowy o współpracy zgodnie z obrachunkowym kursem wymiany Komisji Europejskiej z miesiąca ogłoszenia konkursu (link do strony Komisji jest przedstawiony w ww. Zasadach dokonywania wyboru).
Budżet umowy o współpracy ponadnarodowej może być wyrażony w PLN, jeśli partner nie wnosi swoich środków do projektu (cały budżet jest po stronie polskiej) - wtedy kwoty w PLN są ujmowane w budżecie projektodawcy PO KL - partnera nr 1, przy czym proszę pamiętać, że partner ponadnarodowy musi się na takie rozwiązanie zgodzić.
Kwestia kursów stosowanych przy ponoszeniu i rozliczaniu kosztów jest uregulowana w Zasadach finansowania (podrozdział 3.1.3).
IP może zatem zweryfikować prawidłowość kursu zastosowanego do przeliczenia PLN z wniosku na EUR do umowy sprawdzając, czy zastosowano odpowiedni kurs KE (o czym mowa powyżej). Należy jednak pamiętać, że ponosząc wydatki i rozliczając je we wniosku o płatność beneficjent zastosuje inne kursy (opisane w Zasadach finansowania), zatem nie unikniemy różnic kursowych.
Uwzględniając problemy księgowe z zakwalifikowaniem wydatków zagranicznych, wszystkie wydatki partnera ujęto w § 430 – usługi obce. Czy jest to sposób akceptowalny?
W projekcie większość wydatków pokrywana jest przez polskiego projektodawcę, jako lidera projektu, w tym wydatki ponoszone przez partnera zagranicznego. Ustalono, że partner będzie przedkładał rachunki (faktury) do refundacji. Partner zagraniczny wystawia te dokumenty na lidera polskiego, a w treści wpisuje za co partner polski ma jemu zwrócić środki. Faktury będą dotyczyły również wynagrodzeń partnera, przy czym w treści rachunku nie będzie zapisu, że jest to za wynagrodzenie, tylko za wykonane usługi. Uwzględniając problemy księgowe z zakwalifikowaniem wydatków zagranicznych, wszystkie wydatki partnera ujęto w § 430 – usługi obce. Czy jest to sposób akceptowalny? Czy też w ogóle kwestie finansowania i księgowania wydatków są ustalane jedynie między liderem a partnerem?
Należy podkreślić, że dokonywanie rozliczeń pomiędzy partnerami odbywa się wyłącznie na zasadzie refundacji poniesionych wydatków. Zatem partner zagraniczny, zgodnie z obowiązującymi Zasadami finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, nie może wystawiać dokumentów bezpośrednio na partnera (lidera) polskiego – wtedy istnieje ryzyko zarzutu podwykonawstwa - zlecania usługi do wykonania. Po to, aby nastąpiła refundacja poniesionych wydatków, partner zagraniczny, dla zaksięgowania swoich wydatków w księgach rachunkowych, musi je mieć wystawione na siebie. Wówczas wystawia on notę obciążeniową na lidera polskiego, do której załącznikami będą faktury, rachunki i inne dokumenty księgowe, wystawione na partnera. W sytuacji, gdyby dokumenty były wystawiane na lidera polskiego, wówczas partner ponadnarodowy jako podwykonawca nie ponosiłby odpowiedzialności za wykonane zadania, a dodatkowo lider polski nie miałby żadnego wpływu na prawidłowość tych dokumentów.
Natomiast kwestia księgowania w § 430 – usługi obce, wydatków partnera, po konsultacji z księgowością KIW, wydaje się być prawidłowa. Jednakże KIW, z racji swoich funkcji, może jedynie rekomendować Państwu określone rozwiązania, natomiast ostateczna decyzja, co do wyboru sposobu rozliczania poszczególnych kosztów, musi zostać podjęta przez daną Instytucję Pośredniczącą.
Uprzejmie proszę o informację, czy porozumienie z kilkoma partnerami w projekcie ponadnarodowym musi być podpisane na jednym dokumencie, czy każdy z partnerów może podpisać porozumienie z nami.
Uprzejmie proszę o informację, czy porozumienie z kilkoma partnerami w projekcie ponadnarodowym musi być podpisane na jednym dokumencie, czy każdy z partnerów może podpisać porozumienie z nami. Innymi słowy jeśli jest pięciu partnerów zagranicznych to mogę mieć 5 porumień czy jedno z podpisami wszystkich partnerów.
W ramach projektów współpracy ponadnarodowej PO KL możliwe jest podpisanie umów bilateralnych bądź wielostronnych, jednakże nie więcej niż trzech w ramach jednego projektu. O tym, czy podpisujemy umowę dwustronną czy wielostronną decyduje to, czy nasi partnerzy ponadnarodowi współpracują przy realizacji projektu. Np. mamy lidera z Polski („PL”) oraz partnerów ponadnarodowych A i B. Jeśli Partnerzy A i B współpracują ze sobą (oraz ze stroną polską) podpisywana jest umowa trójstronna PL+A+B. Jeśli zaś pomiędzy A i B nie dochodzi do współpracy, podpisywane są dwie umowy bilateralne PL+A oraz PL+B. Kwestie te regulują Zasady dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL, dostępne na stronie www.efs.gov.pl oraz na portalu KIW www.kiw-pokl.org.pl.
Chciałam prosić o wsparcie merytoryczne dotyczące oceny projektów z komponentem ponadnarodowym w ramach wniosków konsultowanych w ROEFS.
Chciałam prosić o wsparcie merytoryczne dotyczące oceny projektów z komponentem ponadnarodowym w ramach wniosków konsultowanych w ROEFS. W województwie trwa konkurs dot. projektów Z KOMPONENTEM ponadnarodowym - 7.2.1. W dokumentacji konkursowej jest informacja, że komponent ponadnarodowy stanowi maksymalnie 40% wartości projektu - kryterium dostępu. Przykład co do którego mam wątpliwości: Projekt dotyczy adaptacji rozwiązania od Partnera ponadnarodowego. W punkcie 3.3. wniosku jest wydzielone zadanie dot. komponentu ponadnarodowego, jednak w pozostałych zadaniach również widoczna jest rola partnera. Cel główny dotyczy współpracy ponadnarodowej. Czy powyższe przesłanki oznaczają, że projekt jest projektem ponadnarodowym i nie spełnia kryterium dostępu? Z budżetu projektu nie zawsze to wynika - Wnioskodawcy niezbyt dokładnie opisują koszty.
W przypadku projektów z komponentem ponadnarodowym Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL mówi, iż opis zadań związanych z komponentem musi zostać przedmiotowo i organizacyjnie wyodrębniony z opisu pozostałych zadań projektu. Służy temu zadanie „Współpraca ponadnarodowa” w punkcie 3.3. wniosku i w tym właśnie zadaniu powinien zostać uwzględniony opis zakładanej współpracy ponadnarodowej, tj. wszystkie zadania przewidziane do realizacji partnerem ponadnarodowym, w tym zadania, za które partner odpowiada i które finansuje. „Komponent ponadnarodowy” oznacza, iż jedynie część zadań projektu jest realizowana na poziomie ponadnarodowym, zaś w pozostałym zakresie projekt powinien mieć charakter krajowy.
Zgodnie z Instrukcją, w ramach zadania „współpraca ponadnarodowa” należy wskazać wszystkie koszty bezpośrednie dotyczące komponentu ponadnarodowego z wyłączeniem kosztów związanych z zarządzaniem projektem, które powinny zostać wskazane w ramach zadania „Zarządzanie”. W omawianym przez Panią przypadku koszty związane ze współpracą ponadnarodową nie powinny przekroczyć 40% wartości całego projektu. Przypominamy również, iż w projektach z komponentem co najmniej jeden cel szczegółowy (może być więcej niż jeden) odnosi się do współpracy ponadnarodowej.
Biorąc pod uwagę powyższe, a także przedstawione przez Panią informacje, można stwierdzić, iż omawiany projekt ma znamiona wyodrębnionego projektu współpracy ponadnarodowej (cel główny, wszystkie zadania dotyczą współpracy ponadarodowej, zatem koszty współpracy są ujęte poza jednym zadaniem („współpraca ponadnarodowa”), co nie odpowiada charakterystyce projektów z komponentem ponadnarodowym oraz założeniom konkursu.
Czy w opisanej sytuacji projekt jest odrzucany na etapie oceny merytorycznej?
Jest to niezgodne również z wartością dodaną związaną z projektami Z KOMPONENTEM ponadnarodowym, dlatego, że w przypadku, gdy cały projekt jest napisany, jak projekt ponadnarodowy, to wszystkie cele , rezultaty, produkty nie byłyby możliwe do osiągnięcia bez współpracy ponadnarodowej. Czy w takiej sytuacji od razu projekt jest odrzucany na etapie oceny merytorycznej? (cz. 2 pytania)
W celu uściślenia terminów – wyróżniamy ogólną kategorię PROJEKTÓW WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ, do której zaliczamy:
- projekty z komponentem ponadnarodowym realizowane w ramach Działań/Poddziałań określonych w SzOP PO KL,
- wyodrębnione projekty współpracy ponadnarodowej,
- projekty innowacyjne z komponentem ponadnarodowym.
Wszystkie ww. „rodzaje” projektów muszą wykazywać wartość dodaną wynikającą ze współpracy ponadnarodowej, a więc cele i produkty, które mogą być wypracowane jedynie we współpracy ponadnarodowej i nie mogłyby być osiągnięte w przypadku realizacji projektów o zasięgu jedynie krajowym, oraz muszą być realizowane w partnerstwie ponadnarodowym (rzeczywistym nie fikcyjnym).
Na pytanie dotyczące odrzucenia projektu odpowiedź została już częściowo udzielona powyżej. Nie ma przeciwwskazań, by projekt przewidywał „znaczący” komponent, jeśli jest to uzasadnione merytorycznie oraz jeśli projekt spełnia przesłanki projektu „z komponentem ponadnarodowym”. Ostateczna decyzja należy jednak do Instytucji Pośredniczącej.
Czy w sytuacji, w której nie ma ograniczenia w dokumentacji konkursowej dot. maksymalnej wartości komponentu ponadnarodowego, cały projekt z komponentem ponadnarodowym może dot. współpracy ponadnarodowej?
Czy w sytuacji, w której nie ma ograniczenia w dokumentacji konkursowej dot. maksymalnej wartości komponentu ponadnarodowego, cały projekt z komponentem ponadnarodowym może dot. współpracy ponadnarodowej? Określono jedynie warunki minimalne (min. jeden cel szczegółowy dotyczy współpracy ponadnarodowej). Co w sytuacji, w której projekt znacznie wykracza poza minimum. (cz. 1 pytania)
Zgodnie z informacjami przedstawionymi powyżej „komponent” oznacza realizację jedynie części zadań we współpracy ponadnarodowej, zatem – teoretycznie może to być większa część (w dokumentach programowych nie ma ograniczeń %, są jedynie zalecenia) – ale nie mogą to być wszystkie zadania (w przypadku gdy wszystkie zadania, a więc i cele dotyczą współpracy ponadnarodowej mamy do czynienia z wyodrębnionym projektem współpracy ponadnarodowej). Zatem w przypadku ograniczenia zadań o zasięgu krajowym do minimum projektodawca naraża się na zarzut „próby” realizacji projektu wyodrębnionego jako projektu z komponentem. Ostateczna decyzja co do pozytywnej oceny takiego projektu należy oczywiście do IP i zależy od specyfiki danego projektu.
Czy realizacja projektu współpracy ponadnarodowej z komponentem oznacza, że należy wybrać partnera np. z Niemiec, który uczestniczy w jakimś odpowiedniku naszego PO KL lub innego programu niezależnie od źródeł finansowania (poza EFS)?
Czy realizacja projektu współpracy ponadnarodowej z komponentem oznacza, że należy wybrać partnera np. z Niemiec, który uczestniczy w jakimś odpowiedniku naszego PO KL lub innego programu niezależnie od źródeł finansowania (poza EFS)? Czy można wybrać partnera, który akurat w danym momencie nie realizuje jakiegoś projektu unijnego lub podobnego, a byłby idealnym partnerem z uwagi na pomysł i zbieżne cele z polskim wnioskodawcą?
Ad 1 Czy realizacja projektu współpracy ponadnarodowej z komponentem oznacza, że należy wybrać partnera np. z Niemiec, który uczestniczy w jakimś odpowiedniku naszego PO KL lub innego programu niezależnie od źródeł finansowania (poza EFS)? Czy można wybrać partnera, który akurat w danym momencie nie realizuje jakiegoś projektu unijnego lub podobnego, a byłby idealnym partnerem z uwagi na pomysł i zbieżne cele z polskim wnioskodawcą?
Projekt z komponentem ponadnarodowym to projekt, który na poziomie analizy problemów/potrzeb grup docelowych wykazuje uzasadnioną potrzebę realizacji komponentu ponadnarodowego, oraz którego cel/cele szczegółowe wskazują na możliwość ich osiągnięcia wyłącznie w wyniku współpracy ponadarowej. Realizacja komponentu ponadnarodowego wnosi rzeczywistą wartość dodaną wynikającą z wymiany wiedzy, doświadczenia i wzajemnego uczenia się partnerów ponadnarodowych możliwą do osiągnięcia jedynie przy ich udziale. Projekty z komponentem ponadnarodowym mogą być realizowane ramach Działań/Poddziałań określonych w Szczegółowym Opisie Priorytetów PO KL oraz jako projekty innowacyjne z komponentem ponadnarodowym. Realizacja projektu współpracy ponadnarodowej z komponentem oznacza, że należy wybrać partnera, zgodnie z obowiązującymi zasadami, określonymi w Zakresie realizacji projektów partnerskich określonych przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Nie ma zapisów dotyczących obowiązku wyboru partnera (partnerów) z danego kraju, który musi uczestniczyć w odpowiedniku naszego PO KL lub innego programu, niezależnie od źródeł finansowania (poza EFS). Nie musi też w danym momencie realizować on jakiegoś projektu unijnego lub podobnego. Jednak biorąc pod uwagę definicję projektu z komponentem ponadnarodowym, wskazane jest, aby dany podmiot poszukiwał takich partnerów, którzy nawet jeśli w danym momencie nie realizują projektu, posiadali odpowiednie doświadczenie w danym obszarze/ temacie i wnosili rzeczywistą wartość dodaną do projektu.
a) Współpraca z partnerami musi być realizowana w ramach jednej z form współpracy ponadnarodowej, przewidzianych w Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, tj. współpraca pomiędzy projektami realizowanymi w różnych krajach; współpraca może być nawiązywana także z podmiotami, których projekty / działania nie są współfinansowane przez EFS;
b) współpraca pomiędzy sieciami instytucji działającymi w zbliżonych obszarach, np. projekty realizowane w partnerstwie, nawiązujące współpracę ponadnarodową z instytucjami działającymi w partnerstwie lub w sieci organizacji i instytucji lub współpraca nawiązana przez polskiego projektodawcę, nieskładającego projektu w partnerstwie krajowym ale działającego w sieci organizacji o wspólnych interesach, z podmiotem zagranicznym działającym w podobnej grupie organizacji w swoim kraju pochodzenia;
c) współpraca pomiędzy instytucjami (twinning), działającymi w tym samym obszarze i udzielającymi sobie wsparcia – do takiej współpracy uprawnione są instytucje sektora publicznego; współpraca taka jest możliwa także dla instytucji zaangażowanych we wdrażanie EFS (Instytucja Zarządzająca, Instytucje Pośredniczące, Instytucje Pośredniczące II stopnia); w takim wariancie rezultaty współpracy ponadnarodowej muszą przyczyniać się do poprawy funkcjonowania danej instytucji.
Pamiętajmy też, iż pod tym kątem we wniosku musi znaleźć się uzasadnienie wyboru określonego partnera, jak i sposób w jaki go wybrano.
Czy istnieje wymóg, aby kserokopie listu intencyjnego dotyczącego nawiązania współpracy ponadnarodowej były potwierdzone za zgodność z oryginałem.
Potwierdzam, iż zgodnie z obowiązującymi Zasadami dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL nie ma wymogu załączania do wniosku o dofinansowanie kopii listu intencyjnego poświadczonego za zgodność z oryginałem. Zasady mówią jedynie o załączaniu "kopii" - uelastycznienie Zasad w tym zakresie nastąpiło przy okazji nowelizacji dokumentu z początkiem br. Analogicznie nie wymaga się potwierdzonych za zgodność z oryginałem kopii umów o współpracy ponadnarodowej, a jedynie "kopii" umów.
Mam wątpliwość odnośnie umowy o współpracy ponadnarodowej.
Mam wątpliwość odnośnie umowy o współpracy ponadnarodowej. Czy w przypadku kiedy wszystkie wydatki są po stronie polskiej (Wnioskodawca ponosi koszty partnera i przekazuje mu je na zasadzie refundacji) w umowie o współpracy pn w tabeli Postanowienia finansowe, należy wszystkie środki wpisać w kolumnie Lidera, a w kolumnie Partnera 0? Czy możliwe jest ujęcie wtedy umowy w złotówkach?
W sytuacji kiedy współpraca ponadnarodowa w całości finansowana jest w ramach projektu PO KL, natomiast partnerzy nie wnoszą innych dodatkowych źródeł finansowania, kwoty środków przeznaczone na realizację zadań przez partnera powinny być wykazane w umowie o współpracy ponadnarodowej po stronie lidera.
Ponadto, zgodnie z zapisami Podrozdziału 7.2 Zasad dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL, w sytuacji kiedy umowa o współpracy ponadnarodowej przewiduje wyłącznie środki finansowe wnoszone przez projektodawcę/beneficjenta składającego projekt w ramach PO KL, możliwe jest wskazanie kwot w PLN.
Pytanie dotyczące podziału kosztów między partnerami w umowie o współpracy ponadnarodowej.
Mam pytanie odnośnie podziału kosztów między partnerami w umowie o współpracy ponadnarodowej. W umowie partnerskiej należy dokonać podziału kosztów między lidera a partnera w zależności od zadania, za które jest odpowiedzialny pomimo, iż wszystkie koszty w projekcie będą finansowane z EFS a partner otrzyma zwrot w formie refundacji. W związku z tym, w jednym z projektów, w tabeli dot. budżetu przypadającego na każdego partnera ponadnarodowego, Beneficjent podzielił koszty, ujmując po stronie lidera wydatki dot. zadań, za które jest odpowiedzialny oraz analogicznie koszty partnera. Dodatkowo, w uwagach dotyczących źródeł finansowania została ujęta informacja, iż wszystkie koszty będą finansowane ze środków EFS a środki będą przekazane partnerowi zagranicznemu na podstawie refundacji. Czy umowa może być skonstruowana w takiej formie? Czy jeżeli wszystkie koszty będą finansowane przez EFS, to wydatki ujęte w tabeli dot. budżetu w umowie partnerskiej powinny być przyporządkowane liderowi? Będę wdzięczna za szybką odpowiedź.
Sposób przedstawienia podziału kosztów w umowie o współpracy ponadnarodowej zależy od przyjętego sposobu finansowania projektu. Jeśli obie strony (polska i zagraniczna) wnoszą środki finansowe do projektu, w budżecie umowy ujmowane są kwoty po stronie polskiej (wkład ze środków PO KL) i po stronie partnera ponadnarodowego (wkład ze środków własnych partnera).
W sytuacji kiedy współpraca ponadnarodowa w całości finansowana jest w ramach PO KL, natomiast partnerzy nie wnoszą innych dodatkowych źródeł finansowania, kwoty środków przeznaczone na realizację zadań przez partnera ponadnarodowego powinny być wykazane w budżecie umowy o współpracy ponadnarodowej po stronie lidera (po stronie polskiej).
W przypadku projektów finansowanych z EFS w ramach PO KL, w których nie wskazano na wkład własny, jako źródło finansowania należy wskazać wyłącznie EFS.
Proszę również zapoznać się z interpretacją dostępną na portalu KIW dotyczącą omawianej kwestii:
http://www.kiw-pokl.org.pl/pl/interpretacje-iz/projekty-wspolpracy-ponadnarodow/art3,przygotowanie-umow-o-wspolpracy-ponadnarodowej-oraz-system-rozliczen-kosztow-z-partnerem-ponadnarodowym.html
Czy oznacza to, iż każdy partner powinien składać wniosek na konkurs ogłaszany we własnym kraju i wykazywać w nim zadania i budżety innych partnerów, ale wnioskować jedynie o tę część pieniędzy, która jest przypisana jego zadaniom?
Czy należy skierować do ponownej oceny formalnej/uzupełnienia wniosek o dofinansowanie złożony wraz z listem intencyjnym niezgodnym ze "Wzorem minimalnego zakresu listu"
Czy należy skierować do ponownej oceny formalnej/uzupełnienia wniosek o dofinansowanie złożony wraz z listem intencyjnym niezgodnym ze Wzorem minimalnego zakresu listu intencyjnego dotyczącego współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL ze względu na brak daty podpisania umowy o współpracy ponadnarodowej?
W opinii KIW list intencyjny, który nie wskazuje terminu powinien zostać uzupełniony – projektodawca oraz partnerzy powinni wskazać termin podpisania umowy o współpracy ponadnarodowej, jeśli IOK dopuszcza taką możliwość w dokumentacji konkursowej.
Jak należy postąpić w sytuacji, gdy brak wskazania terminu podpisania umowy o współpracy ponadnarodowej wynika z woli partnera zagranicznego?
List intencyjny stanowi deklarację woli współpracy w ramach projektu współpracy ponadnarodowej. Ponadto, zgodnie z treścią obowiązującego wzoru listu intencyjnego, w przypadku niepodpisania umowy o współpracy ponadnarodowej we wskazanym w liście terminie, list nie pociąga jakichkolwiek zobowiązań dla którejkolwiek ze stron. W związku z powyższym, KIW nie widzi uzasadnienia dla odmowy wpisania terminu podpisania umowy o współpracy ponadnarodowej przez partnera ponadnarodowego.
Czy należy skierować do ponownej oceny formalnej/uzupełnienia wniosek o dofinansowanie
Czy należy skierować do ponownej oceny formalnej/uzupełnienia wniosek o dofinansowanie złożony wraz z listem intencyjnym niezgodnym z Wzorem minimalnego zakresu listu intencyjnego dotyczącego współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL ze względu na poszerzenie minimalnego zakresu bez uwzględnienia konsultacji z KIW?
Zgodnie z Zasadami dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL konsultacja z KIW jest wymagana w przypadku poszerzania wzoru minimalnego zakresu listu intencyjnego przez instytucję weryfikującą projekt systemowy/IOK. Wymóg ten nie dotyczy modyfikacji wzoru przez Beneficjentów.
Zapis we "Wzorze minimalnego zakresu listu intencyjnego dotyczącego współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL" dotyczący wskazania terminu podpisania umowy o współpracy ponadnarodowej
Jak należy rozumieć zapis we Wzorze minimalnego zakresu listu intencyjnego dotyczącego współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL dotyczący wskazania terminu podpisania umowy o współpracy ponadnarodowej zgodnie z Systemem Realizacji PO KL? Przykładowo czy należy wskazać datę roczną czy dzienną?
Sposób sformułowania terminu podpisania umowy o współpracy ponadnarodowej nie jest szczegółowo uregulowany w PO KL. Jest zatem możliwe (1) wskazanie konkretnej daty dziennej, uwzględniającej okres przewidziany na ocenę wniosku oraz czas na podpisanie umowy o współpracy ponadnarodowej, wyznaczony przez instytucję weryfikującą projekt systemowy/IOK (zgodnie z Zasadami dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL), przy czym KIW rekomenduje zachowanie pewnego marginesu czasowego, albo też (2) wskazanie bardziej ogólnej informacji, iż umowa zostanie podpisana, np. w terminie do 60 dni (zakładając maksymalny czas, jaki mogą Państwo wyznaczyć na podpisanie umowy o współpracy ponadnarodowej zgodnie z ww. Zasadami) od daty otrzymania pisma informującego o wynikach oceny merytorycznej wniosku o dofinansowanie. Proszę przy tym pamiętać, że wspomniany powyżej termin 60 dni może zostać wydłużony odpowiednio do czasu trwania negocjacji.
Budżet szczegółowy w zadaniu WSPÓŁPRACA PONADNARODOWA
Chciałbym się upewnić - czy w budżecie szczegółowym w zadaniu WSPÓŁPRACA PONADNARODOWA należy ująć: a. wszystkie koszty współpracy ponadnarodowej (ponoszone przez stronę polską i partnera zagranicznego) b. tylko koszty ponoszone przez partnera zagranicznego? (Pytanie zadano 24.01.2012 r.)
W budżecie wniosku kwotowo będą ujmowane jedynie koszty ponoszone przez stronę polską, finansowane z PO KL. Koszty zadań/ich części, za które będzie odpowiadał partner ponadnarodowy i które będą finansowane z jego własnych źródeł należy w budżecie projektu wykazać na "O".
Rekomendujemy, aby z opisu we wniosku jasno wynikało, w jakim zakresie partner finansuje swoje zadania z własnych środków (zgodnie z Instrukcją do wniosku jest to fakultatywne), czy zadania partnera będą finansowane z PO KL (co wymaga uzasadnienia w części pod budżetem - zgodnie z Instrukcją jest to obligatoryjne) oraz ewentualnie czy partner będzie je prefinansował (tu instrukcja nie wskazuje obowiązku przedstawiania takiej informacji, pozostawiamy to zatem do Państwa decyzji; należy jednak pamiętać, że środki na realizację zadań partnera finansowane ze środków PO KL mogą być przekazywane partnerom ponadnarodowym tylko na zasadzie refundacji). Ważne jest, by oceniający widział z opisu projektu, iż jest to przedsięwzięcie szersze, finansowane nie tylko ze środków PO KL, a także, by w projekcie widoczne było zaangażowanie partnera ponadnarodowego.
Kwoty środków wnoszonych do projektu przez partnera ponadnarodowego będą widoczne dopiero w umowie o współpracy ponadnarodowej, podpisywanej po zatwierdzeniu wniosku do realizacji. Szczegółowo powyższe kwestie reguluje Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL oraz Komentarz do ww. Instrukcji dostępny na portalu KIW.
Planuję złożyć projekt współpracy ponadnarodowej w ramach Poddziałania 8.1.1.
Czytając "Wytyczne w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL" oraz Państwa "Poradnik..." zauważyłem, iż finansowanie może przebiegać w oparciu o zasadę wzajemności (rozwiązanie rekomendowane) lub zasadę podziału kosztów. We wskazanych dokumentach nie znalazłem jednocześnie odpowiedzi na moje wątpliwości (lub rozbieżność wynika z mojej odmiennej interpretacji).
W związku z powyższym chciałbym zapytać, czy istnieje możliwość np. częściowej refundacji dla partnera zagranicznego kosztów podróży na konferencję w ramach projektu czy np. wypłacenie wynagrodzenia partnerowi zagranicznemu za ekspertyzę, przeprowadzenie szkolenia etc.
Zgadza się, zarówno Wytyczne w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL, Zasady finansowania PO KL oraz wspomniany przez Pana Poradnik dla projektodawców wskazują, iż koszty współpracy ponadnarodowej co do zasady powinny być ponoszone przez poszczególnych partnerów ponadnarodowych proporcjonalnie do korzyści, jakie przynosi im współpraca ponadnarodowa i zaleca się stosowanie zasady wzajemności, zgodnie z którą partnerzy ponadnarodowi w równym stopniu korzystają ze współpracy ponadnarodowej. Wówczas koszty współpracy ponadnarodowej są dzielone pomiędzy strony umowy o współpracy ponadnarodowej, zgodnie z zasadą, iż każdy z partnerów ponosi swoje koszty w projekcie, np. koszty podróży, zakwaterowania i wyżywienia uczestników wizyty studyjnej w kraju partnera zagranicznego powinien ponosić partner polski; z kolei koszty wizyty studyjnej w Polsce powinien ponosić partner zagraniczny. Zastosowanie tej zasady pozwoli na ograniczenie przepływów środków finansowych pomiędzy partnerami pochodzącymi z różnych krajów.
Ponadto, zgodnie z ww. Zasadami finansowania istnieje możliwość sfinansowania w ramach projektu PO KL części lub całości zadań, za których realizację odpowiada partner ponadnarodowy. W takiej sytuacji konieczne jest przedstawienie szczegółowego uzasadnienia takiego rozwiązania we wniosku o dofinansowanie projektu, w szczególności w kontekście realizacji celów PO KL.
Podział kosztów każdorazowo należy rozpatrywać indywidualnie w danym projekcie, gdyż zależy on od specyfiki danego projektu, zakładanych celów i rezultatów, w szczególności od wyniesionych przez partnerów korzyści z jego realizacji. O tym, który z partnerów umowy o współpracy ponadnarodowej ponosi koszty decydują zapisy tej umowy. Odpowiedzialność merytoryczna powinna wiązać się również z odpowiedzialnością w postaci pierwotnego sfinansowania zadań lub ich części przez partnera ponadnarodowego (a następnie ich zrefundowania przez lidera). Koszty zadań, za których realizację odpowiada beneficjent, a które wiążą się z ponoszeniem kosztów za granicą, mogą być ponoszone bezpośrednio przez beneficjenta. Środki na finansowanie kosztów realizowanych zadań przez partnerów w projekcie mogą być przekazywane przez beneficjenta do partnerów wyłącznie jako refundacja poniesionych wydatków.
Zatem odpowiadając na Pana zapytanie, istnieje możliwość np. częściowej refundacji dla partnera zagranicznego kosztów podróży na konferencję w ramach projektu czy np. wypłacenie wynagrodzenia partnerowi zagranicznemu za ekspertyzę, przeprowadzenie szkolenia, etc. przy spełnieniu powyższych wymogów.
Czy istnieje możliwość dokumentacji współpracy ponadnarodowej z partnerem zagranicznym jedynie w języku roboczym np. angielskim? Czy należy tłumaczyć np. faktury, noty księgowe, czyli oficjalne dowody poniesienia danych wydatków na język polski?
Tak, istnieje możliwość dokumentacji współpracy ponadnarodowej z partnerem zagranicznym w jednym z języków roboczych np. angielskim. Tego typu ustalenia leżą w gestii partnerów i powinny zostać określone na etapie przygotowywania umowy o współpracy ponadnarodowej z partnerem (partnerami) zagranicznymi. W pkt. 4 umowy o współpracy ponadnarodowej „Zagadnienia organizacyjne” należy wpisać: Jaki(e) język(i) roboczy(e) obowiązuje(ą) w ramach partnerstwa? Dotyczy to również kwestii dokumentacji tej współpracy.
Pytanie dotyczące mozliwości rozszerzenia projektu o komponent
Realizujemy obecnie projekt z PO KL w ramach Działania 7.4. Chcielibyśmy rozszerzyć go o komponent ponadnarodowy. Mamy już jednego chętnego partnera z Niemiec, który podpisał list intencyjny w języku niemieckim. Mam pytania techniczne:
- czy list intencyjny może być w języku partnera (w tym przypadku niemieckim, gdyż to jedyny język, którym partner się posługuje)? czy trzeba go oddać do tłumaczenia przysięgłego? czy może być zeskanowany/w wersji elektronicznej?
- gdzie znajdę szczegółową instrukcję rozszerzania normalnego projektu o komponent ponadnarodowy?
Zgodnie z Zasadami dokonywania wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki istnieje możliwość sporządzenia listu intencyjnego w jednym z czterech języków, w tym właśnie w języku niemieckim. W przypadku sporządzenia wspomnianego dokumentu w języku innym niż język polski, wraz z tym dokumentem beneficjent składa tłumaczenie listu intencyjnego na język polski. Dokument ten ma charakter pomocniczy dla IOK i nie ma obowiązku składania jego wersji przetłumaczonej przez tłumacza przysięgłego.
Więcej informacji na temat rozszerzenia projektu o komponent ponadnarodowy zawarto w rozdziale 7 ww. Zasad: SZCZEGÓLNE ZASADY WYBORU PROJEKTÓW WSPÓŁPRACY PONADNARODOWEJ I PROJEKTÓW INNOWACYJNYCH wyżej wymienionych ZASAD DOKONYWANIA WYBORU PROJEKTÓW W RAMACH PO KL, do którego lektury serdecznie zachęcamy.
Zasady dokonywania wyboru… wspominają o kopii listu intencyjnego, nie określając dodatkowych wymogów w tym zakresie. Wydaje się zatem, iż można uznać skan dokumentu za jego kopię. Proszę jednak pamiętać, iż wspomniane zasady są zasadami ogólnymi, dlatego też w celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji proszę o kontakt z właściwą Instytucją Pośredniczącą/ Instytucją Pośrednicząca 2 stopnia.
Pytanie dotyczące wizyt studyjnych
Przygotowuję projekt współpracy ponadnarodowej w odpowiedzi na konkurs 8.1.1. w woj. łódzkim i mam prośbę o uzyskanie z Państwa strony odpowiedzi na następujące pytanie:
- czy wizyty studyjne w ramach projektu mogą być przewidziane dla części uczestników projektu czy powinny być zaplanowane dla wszystkich? (projekt zakłada wsparcie szkoleniowe w Polsce, wizyty studyjne oraz adaptację rozwiązań).
Zakres wizyt studyjnych, w tym liczba uczestników nimi objętych, powinien mieć uzasadnienie merytoryczne w projekcie. Państwo, jako projektodawca, twórca koncepcji projektu, decydują o zakresie tego przedsięwzięcia, a także o tym, dla jakiej reprezentacji grupy docelowej (części lub wszystkich odbiorców wsparcia) przeznaczone są kolejne elementy wsparcia. Proszę przy tym również pamiętać o założeniach konkursu zapisanych w Dokumentacji Konkursowej.
Pytanie dotyczące rozliczania kursów walut
W związku z wątpliwościami związanymi z interpretacją Zasad Finansowania 2012 (w treści punktu 3.1.3. Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków) proszę o odpowiedź na następujące pytanie:
Czy w przypadku rozliczania płatności gotówkowych poniesionych w euro, w sytuacji, gdy nie dysponujemy udokumentowanym dowodem zakupu waluty w kantorze, prawidłowym postępowaniem jest zastosowanie do rozliczenia wydatków kursu sprzedaży walut ogłoszonego przez NBP w dniu dokonania transakcji zapłaty?
Zgodnie z przytoczonym punktem 3.1.3 Zasad finansowania PO KL:
"2) w przypadku płatności gotówkowych dokonywanych w walutach obcych wartość transakcji należy przeliczać na złoty według kursu, po którym waluta została zakupiona (udokumentowany dowodem zakupu waluty).
Jeżeli beneficjent załącza do wniosku o płatność wydruk z ewidencji księgowej jako kurs przeliczeniowy należy przyjąć kurs ujęcia płatności gotówkowej w księgach rachunkowych, zgodny z polityką rachunkowości określoną przez beneficjenta.
3) w przypadku, w którym beneficjent nie ma możliwości przedstawienia rzeczywistego kursu, po jakim została przeliczona transakcja zapłaty np. gdy transakcja ta dokonywana jest w walucie obcej poza granicami Polski w banku, który nie prowadzi tabel kursów walut przeliczanych na złoty, jako kurs przeliczeniowy należy przyjąć kurs sprzedaży walut ogłoszony przez Narodowy Bank Polski (NBP) w dniu dokonania transakcji zapłaty".
W opinii KIW do Państwa przypadku powinien mieć zastosowanie punkt 2 ww. Zasad. Wobec powyższego, proponujemy podjęcie próby zdobycia dowodu zapłaty z kantoru, w którym waluta została zakupiona. Kwestia zastosowania do Państwa przypadku punktu 3 Zasad zależy od decyzji danej Instytucji Pośredniczącej/Wdrażającej, która jest stroną umowy o dofinansowanie projektu. Z tego względu proponujemy zwrócenie się z zapytaniem do właściwej IP/IP2.
Pytanie dotyczy wkładu partnera w dofinansowanie projektów
Czy dofinansowanie projektów współpracy ponadnarodowej obejmuje również wkład Partnera międzynarodowego?
Zgodnie z zasadami Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki kwoty alokacji dla danego konkursu nie obejmują środków finansowych wnoszonych przez Partnera/Partnerów ponadnarodowych na podstawie umowy o współpracy ponadnarodowej, jednakże w odniesieniu do konkretnego konkursu, proszę o konsultację z właściwą Instytucją Organizującą Konkurs (IOK).
Pytanie dotyczące różnicy między współpracą międzynarodową i projektem z komponentem międzynarodowym
Jaka jest różnica między współpracą międzynarodową i projektem z komponentem międzynarodowym i czy wystarczy realizować projekt z komponentem?
Mówiąc ogólnie, współpraca ponadnarodowa to proces polegający na wspólnych działaniach partnerów z różnych krajów na rzecz osiągnięcia wspólnego celu. W ramach PO KL istnieje definicja projektów współpracy ponadnarodowej, zgodnie z którą projekt współpracy ponadnarodowej to projekt realizowany we współpracy z podmiotami pochodzącymi z krajów członkowskich Unii Europejskiej lub z krajów nie będących członkami UE (partnerami ponadnarodowymi), który zakłada wspólną z partnerami realizację działań kwalifikowanych przewidzianych w załączniku nr 8 do Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej PO KL, a także w przypadku którego wykazano rzeczywistą wartość dodaną wynikającą ze współpracy ponadnarodowej oraz podpisano umowę o współpracy ponadnarodowej.
Wyróżnia się dwa rodzaje projektów współpracy ponadnarodowej: wyodrębnione projekty współpracy ponadnarodowej oraz projekty z komponentem ponadnarodowym. Można więc powiedzieć, iż komponent jest jednym ze sposobów realizacji współpracy ponadnarodowej w projekcie.
Projekt z komponentem ponadnarodowym to projekt, który na poziomie analizy problemów/potrzeb grup docelowych wykazuje uzasadnioną potrzebę realizacji komponentu ponadnarodowego, oraz którego cel/cele szczegółowe wskazują na możliwość ich osiągnięcia wyłącznie w wyniku współpracy ponadnarodowej. Realizacja komponentu ponadnarodowego wnosi rzeczywistą wartość dodaną wynikającą z wymiany wiedzy, doświadczenia i wzajemnego uczenia się partnerów ponadnarodowych możliwą do osiągnięcia jedynie przy ich udziale. W takim projekcie (także projekcie innowacyjnym z komponentem ponadnarodowym co najmniej jeden cel szczegółowy powinien wskazywać na możliwość jego osiągnięcia wyłącznie w wyniku nawiązanej współpracy ponadnarodowej. Należy zatem precyzyjnie określić oczekiwania co do spodziewanego wpływu podjętej współpracy ponadnarodowej na osiągnięcie celów projektu.
Pytanie dotyczące zakupu produktu i konsultingu przy jego wdrażaniu
Jaka współpraca z firmą zagraniczną może polegać na dostarczeniu produktu (za który firma krajowa będzie musiała zapłacić) i jako konsulting przy jego wdrażaniu?
Kupno produktu i jego konsulting przy wdrażaniu nie jest wystarczającym elementem, aby projekt można było uznać za projekt współpracy ponadnarodowej, zgodnie z definicją obowiązującą w ramach PO KL. Zgodnie bowiem z Wytycznymi w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej PO KL projekt współpracy ponadnarodowej zakłada wspólną z partnerami (z krajów innych niż Polska) realizację działań kwalifikowanych przewidzianych w załączniku nr 8 do ww. Wytycznych, a także w przypadku którego wykazano rzeczywistą wartość dodaną wynikającą ze współpracy ponadnarodowej oraz podpisano umowę o współpracy ponadnarodowej. Ważnym elementem w tej definicji jest kwestia partnerstwa, polegająca na wspólnej realizacji zadań przez partnerów ponadnarodowych, w tym wspólnym zarządzaniu projektem oraz dzieleniu odpowiedzialności za wykonywane działania i osiągnięcie celów projektu. Zakupienie produktu/usługi od podmiotu zagranicznego może zostać dokonane również w projekcie o zasięgu krajowym (tzw. projekcie „standardowym”), co różni się od wspólnej, partnerskiej realizacji projektu, z którą będziemy mieli do czynienia np. przy adaptacji danego rozwiązania na grunt polski, gdzie partner ponadnarodowy „dzieli” się rozwiązaniem i pomaga w jego dostosowaniu do warunków polskich.
Przygotowując projekt współpracy ponadnarodowej należy wziąć pod uwagę formy działań kwalifikowalnych stanowiące załącznik nr 8 do Wytycznych oraz modele współpracy ponadnarodowej, a także określić formę takiej współpracy ponadnarodowej (współpraca między projektami, sieciami czy twinning).
Pytanie dotyczące rozliczenia z partnerem ponadnarodowym na podstawie faktury
Pytanie Instytucji Pośredniczącej:
Nasi Beneficjenci zwrócili się do naszej instytucji z prośbą o wyjaśnienie jak powinni rozliczać się z partnerem ponadnarodowym. Chodzi o kwestię rozliczania z partnerem na podstawie faktury. Z dotychczasowych konsultacji oraz zebranych informacji nie ma jednoznacznej interpretacji sposobu rozliczeń z partnerem ponadnarodowym. Z związku z tym czy rozliczenie z partnerem narodowym na zasadnie faktury za usługę będzie kosztem kwalifikowanym projektu?
Kwestia rozliczeń z partnerami ponadnarodowymi jest szczegółowo uregulowana w Zasadach finansowania PO KL (w podrozdziale dot. projektów współpracy ponadnarodowej, s.32). Partnerzy nie mogą się rozliczać na podstawie faktur – jest to wskazane w Zakresie realizacji projektów partnerskich PO KL, zgodnie z którym: „Rozliczenia partnerów nie polegają na przedstawieniu faktury VAT, ponieważ partnerzy nie realizują usług zleconych przez
beneficjenta (lidera) tylko współuczestniczą w realizacji projektu.”
Interpretacja kryterium dostępu dotyczącego limitu środków na działania realizowane poza granicami kraju, który wynosi 40 % wartości projektu
Mam pytanie w związku z kryterium dostępu dot. limitu środków na działania realizowane poza granicami kraju, który wynosi 40 % wartości projektu. Mówiąc dokładniej, jakie wydatki ujęte w budżecie szczegółowym należy zaliczyć to tego limitu środków? Czy wliczają się tylko działania merytoryczne(np. szkolenia, organizacja praktyk u partnera)? Czy należy też do wskazanego limitu doliczyć wydatki techniczne np. koszty dojazdu do partnera ponadnarodowego, zakwaterowanie i wyżywienie u partnera, tłumacza)? Czy należy wliczyć również wydatki techniczne ze strony partnera ponadnarodowego np. koszty dojazdu do Polski?
Odpowiedź na Pani pytanie nie jest jednoznaczna, zależy bowiem od tego, jaką interpretację wspomnianego kryterium przyjęliście Państwo na etapie opracowywania Planu Działania i jakie było uzasadnienie wprowadzenia kryterium w takim brzmieniu. Wydaje nam się, iż warto rozpocząć interpretację od uzasadnienia tego zapisu i powtórnego przeanalizowania, jaki konkretnie cel Państwu przyświecał w momencie jego tworzenia.
W opinii KIW interpretując kryterium literalnie, należy uznać wszelkie koszty (bezpośrednie czy zarządzania) związane z realizacją zadań poza granicami kraju (czyli odnosilibyśmy się do zasięgu terytorialnego działań, faktu, iż są one realizowane zagranicą). Mogą Państwo tu się posiłkować również Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków, punkt 3.3 Podrozdział 3 – Zasięg terytorialny kwalifikowania wydatków. Jednak ostateczne to Państwo powinniście ustalić linię demarkacyjną uznania danych wydatków za zgodne z kryterium w Państwa konkursie.
Tłumaczenie pomocnicze listu intencyjnego sporządzonego w języku obcym
Mamy oryginał listu intencyjnego podpisany przez nas oraz przez partnera Niemieckiego w j. niemieckim. Do tego dołączyłam polską wersję (tłumaczenie) tego listu - bez podpisów naszych, ani partnera z Niemiec. Czy jest to prawidłowe? Czy powinny znaleźć się podpisy obu stron także na wersji tłumaczenia w j. polskim?
Zapisy Zasad dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL wskazują, iż w przypadku sporządzenia listu intencyjnego w języku innym niż język polski, wraz z tym dokumentem beneficjent składa tłumaczenie listu intencyjnego na język polski. Dokument ten ma charakter pomocniczy dla IOK i nie ma obowiązku składania jego wersji przetłumaczonej przez tłumacza przysięgłego. Z uwagi na fakt, iż tłumaczenie ma charakter pomocniczy, w opinii KIW CPE nie jest wymagane opatrzenie dokumentu podpisami projektodawcy oraz partnerów ponadnarodowych. Podpisy należy umieścić na oryginalnej wersji listu intencyjnego. Proszę jednak mieć także na uwadze zapisy konkretnej dokumentacji konkursowej odpowiedniej dla konkursu, w ramach którego składany jest wniosek o dofinansowanie, w której IOK wskazuje sposób przygotowania wniosku wraz z załącznikami.
Pytanie dotyczące współpracy pomiedzy sieciami instytucji
Projekty współpracy ponadnarodowej – jak należy rozumieć „współpracę pomiędzy sieciami instytucji” – wyjaśnienie Krajowej Instytucji Wspomagającej
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie wdrażania Projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL, możliwe są trzy formy współpracy ponadnarodowej. Obok współpracy pomiędzy projektami i tzw. twinningiem, mamy do czynienia z tzw. współpracą pomiędzy sieciami instytucji. Powyższe Wytyczne wskazują, iż „współpraca pomiędzy sieciami instytucji działającymi w zbliżonych obszarach, np. projekty realizowane w partnerstwie, nawiązujące współpracę ponadnarodową z instytucjami działającymi w partnerstwie lub w sieci organizacji i instytucji lub współpraca nawiązana przez polskiego projektodawcę, nieskładającego Projektu w partnerstwie krajowym, ale działającego w sieci organizacji o wspólnych interesach, z podmiotem zagranicznym działającym w podobnej grupie organizacji w swoim kraju pochodzenia.
Za tworzeniem współpracy pomiędzy sieciami instytucji przemawiają konkretne korzyści, jakie mogą płynąć ze współpracy, w szczególności ponadnarodowej, a mianowicie:
· zwiększenie pozycji negocjacyjnej m. in. przy ubieganiu się o dofinansowanie Projektów: większe, bardziej zróżnicowane i wzajemnie uzupełniające się zasoby, wspólne doświadczenie, praktyka, zatem wyższe szanse na uzyskanie grantu, a w konsekwencji, możliwość wdrożenia lepszych jakościowo projektów;
· wsparcie i wymiana doświadczeń: sieć oferuje możliwość otrzymania wsparcia we wszelkich działaniach związanych np. z realizacją określonego tematu, w zakresie pomocy w nawiązywaniu kontaktów, czy poznawania idei i doświadczenia innych członków lub też wspólnych poszukiwań odpowiedzi na pytania pozostające do tej pory bez odpowiedzi i trudne do rozwiązania dla pojedynczej organizacji.
· poszerzenie zakresu tematycznego dotyczącego inspiracji i synergii, które mogą powstać w efekcie spotkań osób mających różny punkty widzenia i odniesienia na ten sam temat, a ich zasięg (dzięki zazwyczaj otwartemu charakterowi sieci) jest nieograniczony;
· wspólna realizacja projektów: różnorodność zainteresowań oraz nastawienie "win-win" zaowocować może całkowicie nowatorskimi w swoich założeniach projektami lub projektami składającymi się z najlepszych, już wypróbowanych założeń. Członkowie sieci otrzymają wsparcie przy rozwijaniu koncepcji, przy składaniu wniosku o dofinansowanie, a także przy realizacji projektu. Jest to szansa, w szczególności dla tych członków sieci, którzy pracują w pojedynkę i po pierwsze, mogą nie mieć odwagi na samodzielne rozpoczęcie projektu, po drugie, ich potencjał i zasoby mogą być niewystarczające do realizacji danego przedsięwzięcia, co przekłada się na realne szanse uzyskania w pojedynkę grantu na większe lub trudniejsze projekty do jakich zaliczamy projekty współpracy ponadnarodowej. Siec daje możliwość współpracy z bardziej doświadczonymi instytucjami, co ma szczególne znaczenie przy projektach realizowanych z partnerami współpracy ponadnarodowej;
· bardziej elastyczna organizacja pracy i lepsze (efektywniejsze) wykorzystanie posiadanych zasobów, co powinno podnieść jakość zarządzania projektami i przełożyć się na osiągane rezultaty;
· zwiększona widoczność marki, poprawa wizerunku instytucji: wspólna prezentacja projektów, wydarzeń i publikacji, a także organizacja wspólnych konferencji jest bardzo pomocna w przyciągnięciu większej uwagi szerszej opinii publicznej na arenie krajowej i międzynarodowej do instytucji i problemów jakimi się zajmuje.
Tworzenie sieci współpracujących instytucji może spowodować wzrost konkurencyjności instytucji wnosząc, poza osobistymi, pragmatycznymi korzyściami, także wkład w rozwój jakości rozwiązywania problemów, które są podejmowane w trakcie realizacji projektów. Sieć współpracy jest także niezmiernie pomocna w ukształtowaniu wspólnej grupy instytucji i ludzi działających na rzecz upowszechniania w społeczeństwie metod rozwiązywania problemów, a zatem może być z powodzeniem stosowana jako narzędzie wykorzystywane do mainstreamingu wypracowanych rezultatów/produktów.
Czym zatem jest współpraca pomiędzy sieciami instytucji?
Współpracę pomiędzy sieciami instytucji możemy zdefiniować jako specyficzną formę, często nieformalnych, powiązań pomiędzy różnymi aktorami (gospodarczymi, społecznymi, instytucjonalnymi), zbliżonymi (co nie zawsze oznacza tożsamymi) obszarowo, opartą na współzależnościach, kooperacji i zaufaniu, która może, lecz nie musi być, skoncentrowana przestrzennie. Sieć współpracujących instytucji nie jest typową grupą roboczą powołaną do realizacji określonego zadania, w których członkowstwo zobowiązuje jej uczestników do podjęcia współpracy w określonym celu. Sieć instytucji jest grupą organizacji wraz z działającymi w nich ludźmi, chętnych do współpracy ze sobą, bez podejmowania z góry konkretnych zobowiązań, w określonym czasie i przestrzeni. Oczekiwania wobec członków sieci można by określić jako w pełni dobrowolne zobowiązanie się do pełnej poszanowania współpracy, pomimo tego, iż na co dzień instytucje te mogą czasami stanowić dla siebie konkurencję. To, ile korzyści z członkowstwa w sieci instytucji wyniknie dla jej członków, zależy bezpośrednio od ich chęci i osobistego zaangażowania we współpracę.
Rodzaje współpracy pomiędzy sieciami instytucji
Dokumenty programowanie nie określają precyzyjnie, czym jest ”sieć współpracy” i w jaki sposób „sieć” powinna znaleźć odzwierciedlenie w projekcie, czyli jak we wniosku o dofinansowanie należy dokonywać jej opisu oraz jej wpływu na realizację projektu. W związku z tym, iż Wytyczne… dają szereg opcji w tym zakresie (nie jest to katalog zamknięty) KIW rekomenduje stosowanie możliwie najbardziej elastycznego podejścia. Każdorazowo opis współpracy należy dostosować do charakteru i specyfiki danego projektu, w taki sposób, aby poza literalnym wskazaniem w pkt 3.7 wniosku o dofinansowanie danej formy współpracy, projektodawca wykazał gdzie i w jaki sposób, wskazana przez niego sieć współpracy, wpływa na realizację celów/założeń projektu, osiągane rezultaty i wypracowane produkty. Takie podejście umożliwi dokonanie rzetelnej oceny i potwierdzenie, że wybrana forma współpracy jest właściwa dla tego konkretnego Projektu, zatem wnosi określoną wartość dodaną. Z wymienionego w Wytycznych… katalogu możliwe jest wskazanie wielu kombinacji współpracy pomiędzy sieciami instytucji, których przykłady zaprezentowane są w poniższej tabeli.
Tabela 1 – Przykładowe rodzaje współpracy pomiędzy sieciami instytucji działającymi w zbliżonych obszarach
Współpraca pomiędzy sieciami instytucji działającymi w zbliżonych obszarach
Polski projektodawca
Projektodawca Ponadnarodowy
Sieć instytucji/organizacji zagranicznych o wspólnych interesach w podobnych obszarach
Sieć instytucji/organizacji krajowych o wspólnych interesach w podobnych obszarach
Pojedynczy projektodawca (nieskładający Projekt w partnerstwie krajowym) ale w jakiejś sieci instytucji)
Pojedynczy projektodawca w Polsce (nieskładający Projekt w partnerstwie krajowym), ale w sieci instytucji
Przykłady sieci współpracy instytucji:
1. „Sieci współpracy IP PO KL województw: pomorskiego, łódzkiego, warmińsko - mazurskiego, kujawsko - pomorskiego i śląskiego w zakresie tworzenia regionalnych strategii wykorzystania środków PO KL"- projekt realizowany przez Samorząd Województwa Pomorskiego i Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego, we współpracy z Urzędem Marszałkowskim Województwa Kujawsko-Pomorskiego, Urzędem Marszałkowskim Województwa Śląskiego i Urzędem Marszałkowskim Województwa Warmińsko-Mazurskiego (http://www.mojregion.eu/program-operacyjny-kapital-ludzki/menu-c/grant---sieci-ip/czytaj/items/Sieci_wsp%C3%B3%C5%82pracy_IP_PO_KL_wojew%C3%B3dztw_pomorskiego_%C5%82%C3%B3dzkiego_warmi%C5%84sko_mazurskiego_kujawsko_pomorskiego_i_%C5%9Bl%C4%85skiego_w_zak.html).
2. Partnerska sieci współpracy i wymiany doświadczeń dotyczących interwencji w ramach PO Kapitał Ludzki wspierających realizację Regionalnych Strategii Innowacji INTREGRISNET”, realizowanych w ramach grantu Pomocy Technicznej PO KL wspólnie przez Instytucje Pośredniczące PO KL – Urząd Marszałkowski w Łodzi (koordynator grantu), Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego, Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego, Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego, Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego we współpracy z partnerami społeczno-gospodarczymi z regionów -http://www.pokl.lodzkie.pl/wps/wcm/connect/758858004a47e47da6e5e7f2303f4368/240212_CALOSC_PUBLIKACJA_SIECI.pdf?MOD=AJPERES
3. Sieć współpracy na rzecz zarządzania konfliktem w nauce, dydaktyce i praktyce – gdzie członkami są m. in. Instytut Zarządzania Konfliktem) przy katedrze prawa na Uniwersytecie Europejskim Viadrina we Frankfurcie nad Odrą wraz z Center for Peace Mediation we współpracy z Humboldt-Viadrina School of Governance, Komfort Dialogu - wrocławskie centrum mediacji, Mediationsstelle in der Grenzregion Frankfurt (Oder) / Slubice e.V. (Stowarzyszenie "Poradnia mediacyjna w regionie nadgranicznym Frankfurt nad Odrą / Słubice") - wspólny projekt uniwersytetu i miasta Frankfurt nad Odrą i wielu innych (więcej informacji na stronie: http://www.europa-uni.de/pl/struktur/zse/projekte/Viadrina_KonNe_c_t/inhaltliche_ziele/index.html
4. Sieci współpracy w zakresie poradnictwa zawodowego na różnych poziomach:
a. Sieć współpracy lokalnej np. Mobilne Centra Informacji Zawodowej, lokalna aktywność PUPów, aktywność Gminnych Centrów Informacji;
b. Sieć współpracy regionalnej np. województwo podlaskie (www.osrodkikariery.wsap.edu.pl), województwo dolnośląskie, województwo śląskie - Rybnicka Platforma Poradnictwa Zawodowego, województwo warmińsko-mazurskie - Warmińsko-Mazurski Pakt na Rzecz Doskonalenia Poradnictwa Zawodów, itp.;
c. Sieć współpracy ogólnopolskiej np. Urzędy Pracy i inne instytucje rynku pracy, NGOs, Poradnie Psychologiczno-Pedagogiczne, Ośrodki akademickie, itp.
Budżet umowy o współpracy ponadnarodowej może być w PLN
Mam pytanie: wersję obowiązującą umowy podpisujemy po angielsku, budżet jest w EURO. Czy budżet w wersji pomocniczej - polskiej, składany do instytucji weryfikującej projekt, może być podany w PLN (wydatki są tylko po stronie polskiego partnera).
Budżet umowy o współpracy ponadnarodowej może być w PLN, jeśli cały projekt jest finansowany z PO KL (partner ponadnarodowy nie wnosi swoich środków). Jeśli jednak partner będzie współfinansował projekt, walutą budżetu będzie zawsze EUR. Nie jest dla nas jasne, co Pani ma na myśli pisząc o „ wersji pomocniczej”. Jeśli tłumaczenie robocze umowy, to waluta w budżecie wersji oryginalnej umowy oraz w tłumaczeniu powinna być taka sama; tłumaczenie bowiem powinno odzwierciedlać zapisy oryginalnego kontaktu (do IP składa się zarówno oryginał, jak i tłumaczenie pomocnicze umowy/umów).
Wątpliwości związane z rozszerzeniem projektu innowacyjnego testującego o komponent ponadnarodowy
Czy planując działanie „Przeprowadzenie badań i analiz” możemy zaplanować w budżecie projektu (finansowanie z POKL) wynagrodzenie ekspertów zagranicznych, ankieterów, tłumaczy – osób zatrudnionych u partnera?
W PO KL nie ma katalogu kosztów kwalifikowanych w ramach współpracy ponadnarodowej, zatem stosuje się tu zasady kwalifikowalności obowiązujące wszystkie projekty EFS w Polsce. Zaproponowane koszty mogą się pojawić w projekcie. Ocena ich niezbędności, racjonalności itp. będzie należała do właściwej IP/IP2, tak jak w przypadku każdej zmiany w projekcie. Proszę pamiętać też, iż zgodnie z Zakresem realizacji projektów partnerskich „idea partnerstwa nie dopuszcza możliwości zlecania świadczenia usług, czy zakupu towarów pomiędzy beneficjentem (liderem) a partnerami, w tym także angażowania pracowników / współpracowników partnerów przez beneficjenta (lidera)”, a rozliczenia partnerów nie polegają na przedstawieniu faktury VAT, ponieważ partnerzy nie realizują usług zleconych przez beneficjenta (lidera) tylko współuczestniczą w realizacji projektu. Jeśli zdecydują się Państwo na finansowanie zadań partnera z PO KL będą miały zastosowanie zapisy Zasad finansowania PO KL (s.32-33), w szczególności zasada refundacji środków (prefinansowanie wydatków przez partnera). Finansowanie wydatków partnera ponadnarodowego wymaga uzasadnienia przez Beneficjenta, w szczególności w kontekście osiągnięcia celów PO KL.
Czy przeprowadzenie badań i analiz na grupie badawczej w kraju Partnera w celu porównania wyników z grupą z Polski, w ramach komponentu ponadnarodowego, może stanowić jedyne działanie – przy czym wyniki badań stanowią wartość głównie dla strony Polskiej, a dla Partnera będzie to wartość dodana? Badania w ramach komponentu będą służyć w celu zaplanowania dalszej współpracy i tworzenia nowych rozwiązań w ramach
Istotą współpracy ponadnarodowej w myśl Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowawacyjnych i współpracy ponadnarodowej PO KL jest wartość dodana wynikająca z tej współpracy (rozumiana jako cele i produkty niemożliwe do osiągnięcia bez partnera ponadnarodowego), która musi być już zasadniczo znana na etapie planowania komponentu. Badania mogą być jedynym, zasadniczym elementem WP, jednak z uzasadnienia dla wprowadzenia komponentu powinno jasno wynikać, w jaki sposób badania te przyczynią się do wypracowania innowacji. Proszę również rozważyć poszerzenie przedmiotu badania o elementy, które zainteresują partnera w większym stopniu. Obopólne korzyści to jeden z filarów współpracy partnerskiej, a projekty z komponentem ponadnarodowym (choćby o niewielkiej skali) są projektami partnerskimi, w rozumieniu zasad określonych w dokumencie Zakres realizacji projektów partnerskich. Korzyść po stronie partnera byłaby również argumentem za współfinansowaniem przez niego kosztów badań. Więcej informacji nt. możliwych form działań, ze wskazaniem zalet i wad ich łączenia znajdą Państwo w Podręczniku dla projektodawców. Projekty współpracy ponadnarodowej (PWP), dostępnym na portalu KIW (str. 28).
Czy Partner zagraniczny powinien w ramach projektu rozliczać wkład własny? A jeżeli tak, to w jaki sposób powinien dokumentować wydatki stronie Polskiej?
Jeśli partner ponadnarodowy wnosi środki własne na realizację swoich zadań w projekcie, do rozliczeń wydatków finansowanych z takich środków stosuje zasady obowiązujące w jego kraju/instytucji. Nie ma w takim wypadku obowiązku stosowania wytycznych i zasad finansowania/kwalifikowalności PO KL. Proponuję ponadto zapoznać się z interpretacją IŻ dostępną na portalu KIW http://www.kiw-pokl.org.pl/pl/interpretacje-iz/projekty-wspolpracy-ponadnarodow/art21,obowiazywanie-zapisow-wzoru-umowy-o-dofinansowanie-odnoszacych-sie-do-partnerow-wzgledem-partnerow-ponadnarodowych.html
Jaki rodzaj kosztów strona Polska może refundować Partnerowi zagranicznemu ze środków POKL?
Tak jak wspomniano powyżej ramach PO KL nie ma katalogu kosztów kwalifikowanych w ramach WP, stosuje się tu ogólnie obowiązujące wytyczne kwalifikowalności i zasady finansowania PO KL. W ramach PO KL możliwe jest sfinansowanie kosztów bezpośrednich związanych z realizacją zadania „współpraca ponadnarodowa”, rzadziej kosztów zarządzania (ujętych w zadaniu „zarządzanie” we wniosku o dofinansowanie). Konkretne pozycje wydatków zależą od założeń danego projektu (najczęściej są to koszty podróży, pobytu ekspertów zagranicznych w Polsce, koszty ekspertyz, opracowania publikacji, tłumaczeń itp.). Nie jest możliwe sfinansowanie kosztów pośrednich partnera ponadnarodowego. Finansowanie partnera zawsze wymaga uzasadnienia przez Beneficjenta (w kontekście korzyści dla strony polskiej) i jest oceniane przez właściwą IP/IP2.
Czy działania „Organizacja konferencji, seminariów, warsztatów i spotkań” oraz „Przygotowanie tłumaczenia i wydanie publikacji” mogą występować jednocześnie, a tym samy jest to rozumiane jako działania połączone z innymi formami? Czy te 2 działania mogą stanowić jedyne elementy komponentu ponadnarodowego? Czy te 2 działania mogą stanowić jedyne elementy wyodrębnionego projektu współpracy ponadnarodowej?
Formy „Organizacja konferencji…” i „przygotowanie, tłumaczenie publikacji…” są to formy jedynie o charakterze wspierającym, powinny więc być komplementarne do innych form tj. adaptacja czy wspólna praca nad rozwiązaniami. Przyjmuje się, iż obie (łącznie lub rozłącznie) przewidują zbyt wąski zakres współpracy i nie generują oczekiwanej wartości dodanej wynikającej ze WP, zatem nie powinny występować jako jedyne formy działań w ramach projektów PWP (zarówno wyodrębnionych, jak i z komponentem ponadnarodowym). Cytowane formy mogą być realizowane w ramach projektów standardowych i innowacyjnych bez współpracy ponadnarodowej w rozumieniu Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej PO KL.
Zatrudnienie trenerów zagranicznych a zasady konkurencyjności oraz zasady realizacji projektów partnerskich PO KL
Odnośnie projektu realizowanego w formule komponent ponadnarodowy, mam pytanie w zakresie zastosowania Zasady konkurencyjności oraz Zakresu realizacji projektów partnerskich:
1. Projekt jest projektem szkoleniowym, w ramach komponentu przewidziane jest wypracowanie/adaptacja metod oraz treści szkolenia, w ramach zadań merytorycznych niezwiązanych z komponentem, ale realizowanych na jego rezultatach, jest przeprowadzenie szkoleń, niestety celem ich prawidłowego przeprowadzenia, ze względu na specyfikę tematyki, wskazane jest zatrudnienie trenerów zagranicznych; jak do ich wyboru ma się zastosowanie zasady konkurencyjności;
2. Partner projektu jest organem prowadzącym placówkę edukacyjną (typu nasze CKU), która posiada renomowanych ekspertów zdolnych do przeprowadzenia szkoleń na bazie adaptowanych programów szkoleniowych; czy możliwe jest zatrudnienie tych trenerów w świetle zapisów związanych z wykluczeniami wskazanymi w zasadzie konkurencyjności oraz zapisów zawartych w Zakresie realizacji projektów partnerskich (Rozdział II ust. 7: „Idea partnerstwa nie dopuszcza możliwości zlecania świadczenia usług, czy zakupu towarów pomiędzy beneficjentem (liderem) a partnerami, w tym także angażowania pracowników / współpracowników partnerów przez beneficjenta (lidera)”).
Uprzejmie informujemy, iż w przypadku ponoszenia kosztów w projekcie ponadnarodowym z budżetu PO KL zastosowanie mają ogólne zasady kwalifikowalności oraz finansowania obowiązujące w ramach PO KL, w tym także stosowanie zasady konkurencyjności. Ponadto, jeśli w projekcie współpracy ponadnarodowej szkolenia będą prowadzone przez pracowników partnera ponadnarodowego to zgodnie z Zakresem realizacji projektów partnerskich, beneficjent nie może zatrudniać pracowników partnera.
Nie są nam znane szczegółowe założenia projektu, jednakże w przypadku potrzeby przeprowadzenia szkolenia przez eksperta będącego pracownikiem partnera ponadnarodowego, może to się odbyć na zasadzie np. oddelegowania tegoż pracownika w ramach współpracy partnerskiej do realizacji tej czynności w ramach projektu i powinno się to mieścić w zadaniu „współpraca ponadnarodowa”. Ponadto w opinii KIW działania związane z wypracowanym rozwiązaniem (zwłaszcza z udziałem ekspertów zagranicznych partnera) powinny zostać ujęte w zadaniu „współpraca ponadnarodowa”.
Jeśli partner ponadnarodowy wnosi własne zasoby do projektu (nie występuje finansowanie jego działań z budżetu PO KL) – nie jest zobowiązany do stosowania zasad kwalifikowalności określonych dla PO KL, a więc będzie postępował przede wszystkim zgodnie z prawem krajowym własnym oraz ewentualnie zadami programu operacyjnego lub innego, z którego środków finansowana jest jego część wydatków.
Uprzejmie zachęcamy do zapoznania się z zapisami Zasad finansowania w ramach PO KL w zakresie projektów współpracy ponadnarodowych (str.32-33).
Zaokrąglanie kwot w budżetach umowy o współpracy ponadnarodowej
Będę wdzięczna za odpowiedź na pytanie: do której pozycji po przecinku należy zaokrąglać kwoty poszczególnych pozycji budżetu? Przykładowo: chcę przeliczyć 25 000 PLN wg kursu EUR 4,3873 (źródło: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm)
W PO KL nie ma szczegółowych regulacji dotyczących tego, do której pozycji po przecinku należy zaokrąglać kwoty w EUR w związku z przeliczeniami na potrzeby umowy o współpracy ponadnarodowej. Doświadczenie KIW wynikające z konsultacji umów o współpracy ponadnarodowej wskazuje jednak, iż projektodawcy zaokrąglają kwoty do dwóch miejsc po przecinku ( w górę w przypadku gdy druga cyfra to 5 lub wyżej).
Konkurs na partnera ponadnarodowego oraz krajowego
Współpraca naszego miasta z jednym z miast w Niemczech trwa od 1990 roku. W 2007 roku oba miasta podpisały umowy partnerskie jako miasta bliźniacze. Podejmują wspólne działania w obszarach między innymi: edukacja, pomoc społeczna, kultura, zdrowie. Czy na tej podstawie jest możliwe partnerstwo w projekcie współpracy ponadnarodowej w ramach Działania 6.1.1 POKL z pominięciem procedury wyboru partnera pomiędzy jednostkami administracji państwowej – Urzędami Miast?
Zgodnie z dokumentem „Zakres realizacji projektów prartnerskich określony przez IZ PO KL”, rozdział IV, pkt 26: „Sposób wyboru partnerów, należących do sektora finansów publicznych przez beneficjenta, będącego jednostką samorządu terytorialnego lub jednostką administracji rządowej, stanowi decyzję beneficjenta i partnerów. Oznacza to, że wybór partnera tworzącego zgodnie z art. 9 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.) sektor finansów publicznych oparty jest o zgodną decyzję organów lub władz podmiotów, które postanowiły zawrzeć partnerstwo. Tę samą zasadę stosuje się w przypadku wyboru partnera zagranicznego, będącego jednostką publiczną w przypadku projektów przewidujących partnerstwo ponadnarodowe”.
Jednocześnie, zgodnie z pkt 27 tego rozdziału, jest mowa o tym, że: „W przypadku, gdy beneficjent, będący jednostką sektora finansów publicznych
poszukuje partnerów (w tym ponadnarodowych) do zadań, nie określając czy jest to partner należący do sektora finansów publicznych lub spoza sektora finansów publicznych, przy wyborze partnerów stosuje wówczas zasady określone w rozdziale V”. Rozdział V traktuje o powoływaniu partnerstw jednostek sektora finansów publicznych z jednostkami spoza sektora finansów publicznych, co następuje w drodze konkursu, o którym mowa w art. 28a Ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju.
Biorąc pod uwagę powyższe, w opinii KIW nie jest konieczna organizacja konkursu na wybór partnera ponadnarodowego w przypadku gdy współpracują ze sobą dwie jednostki publiczne (np. miasta), a także gdy założenia projektu (specyfika działań projektowych) zakłada konieczność współpracy z podmiotem publicznym. Jeśli zaś założenia projektu mogłyby zostać osiągnięte zarówno przez podmiot publiczny, jak i niepubliczny, należy wybrać partnera w drodze konkursu.
W ramach przygotowywania wniosku prowadzimy działania razem z organizacją nauczycielską na podstawie pisemnej prośby organizacji o podjęcie wspólnej inicjatywy mającej na celu pomoc bezrobotnym pracownikom oświaty. Organizacja nie ma żadnego doświadczenia w realizacji projektów finansowanych ze środków EFS dlatego Urząd został wybrany na Lidera projektu. Obie strony podpisały wstępnie „porozumienie o współpracy”. Czy porozumienie takie jest prawomocne w przypadku gdyby organizacja ta miała zostać polskim partnerem w projekcie, czy też jako jednostka administracji publicznej zobowiązani jesteśmy mimo wszystko przeprowadzić procedurę wyboru polskiego partnera? czy dopuszczalne jest partnerstwo nieformalne?
Zasady wyboru partnerów do projektu, zarówno krajowych, jak i ponadnarodowych, jak i zasady realizacji współpracy partnerskiej (partnerstw krajowych oraz w pewnym stopniu – również partnerstw ponadnarodowych) reguluje dokument „Zakres realizacji projektów prartnerskich określony przez IZ PO KL”. Co do konieczności organizacji konkursu, w przypadku wyboru partnera krajowego, będą miały zastosowanie zasady opisane w punkcie 1 powyżej, a więc konieczność organizacji konkursu zależy od statusu prawnego instytucji (w Państwa przypadku organizacji nauczycielskiej) oraz założeń projektu. Partnerzy krajowi, w rozumieniu ww. „Zakresu realizacji projektów partnerskich…” są zobowiązani do podpisania umowy partnerstwa krajowego na wzorze obowiązującym w PO KL, stanowiącym załącznik do ww. dokumentu. Wzór ten reguluje zobowiązania partnerów krajowych. Z partnerami ponadnarodowymi podpisuje się inną umowę, również na wzorze obowiązującym w PO KL (stanowiącym zał. do „Zasad dokonywania wyboru projektów PO KL”). Porozumienie nieformalne zatem nie jest wystarczające dla partnerskiej realizacji zadań, zgodnie z zasadami obowiązującymi w PO KL. Partnerstwo nieformalne, o którym Pani wspomina, jest możliwe, jednak takiego „cichego” partnera nie można traktować jak partnera w rozumieniu ww. „Zakresu realizacji projektów partnerskich…”, np. partner taki nie może być finansowany ze środków projektowych. Być może warto rozważyć współpracę z organizacją nauczycielską na zasadzie podwykonawstwa. Ale to już zależy od planowanej roli organizacji w projekcie.
Nasz projekt przewiduje między innymi wsparcie uczestników poprzez szkolenia z zakresu metodyki nauczania, które prowadzone będą przez metodyków niemieckich w Polsce oraz wizyty studyjne grupy polskiej w Niemczech i przedstawicieli oświaty niemieckiej i niemieckich organizacji nauczycielskich w Polsce. Czy możliwe jest sfinansowanie w ramach budżetu projektu wszystkich działań, które będą realizowane przez obie strony partnerstwa zarówno w ramach działań realizowanych w Polsce jak i poza granicami kraju bez konieczności wnoszenia „wkładu własnego” przez którąkolwiek ze stron partnerstwa?
Zasady finansowania projektu współpracy ponadnarodowej są opisane w „Wytycznych wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej” oraz w „Zasadach finansowania PO KL”. Zgodnie z ww. dokumentami, rekomendowana jest zasada wzajemności (każdy z partnerów projektu ponosi koszy swoich zadań w projecie), czyli np. koszty przyjazdu grupy niemieckiej do Polski powinny być finansowane przez stronę niemiecką (przy czym finansowanie to może być z różnych źródeł, np. środków własnych partnera czy np. z niemieckiego EFS). Taka sytuacja jest najbardziej korzystna dla Państwa, gdyż wówczas nie ingerujemy w zasady rozliczeń partnera. PO KL dopuszcza możliwość finansowania części/całości zadań, za których realizację odpowiada partner ponadnarodowy, jednak musi to być uzasadnione (oraz opisane we wniosku o dof.) w kontekście osiągnięcia celów PO KL oraz – w praktyce – w kontekście korzyści dla strony polskiej. Takie rozwiązanie nakłada na partnera obowiązek stosowania zasad finansowania, kwalifikowalności, rozliczeń, kontroli itp. obowiązujących w PO KL. Doświadczenie KIW wskazuje, że może ono powodować wiele trudności podczas realizacji projektu (np. związanych z rozliczeniami czy też mniejszym od spodziewanego zaangażowaniem partnera w realizację projektu). Kwestie finansowania partnerstw ponadnarodowych szczegółowo regulują „Zasady finansowania PO KL” (str. 32). W PO KL nie ma zamkniętego katalogu kosztów kwalifikowalnych w ramach współpracy ponadnarodowej, należy w tym przypadku stosować wytyczne kwalifkowalności wydatków obowiązujące wszystkie projekty PO KL, koszty zatem muszą być racjonalne, niezbędne do realizacji danego przedsięwzięcia itp. Konieczność wniesienia wkładu własnego przez lidera projektu – beneficjenta PO KL zależy od założeń danego konkursu.
Przedstawione powyżej zasady są ogólnymi zasadami realizacji projektów współpracy ponadnarodowej w rozumieniu „Wytycznych w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej PO KL”, a więc należy je w każdym przypadku stosować łącznie z postanowieniami danego konkursu (zapisami konkretnej dokumentacji konkursowej). Proszę zwrócić uwagę, iż rola KIW jest jedynie doradcza w odniesieniu do zagadnień horyzontalnych, do podejmowania decyzji w ramach konkursów są upoważnione konkretne Instytucje Pośredniczące/Wdrażające PO KL.
Jeśli chcieliby Państwo dopracować założenia projektu, w tym pod kątem konkursu dla Poddziałania 6.1.1, zachęcamy do kontaktu z ROEFS w Państwa regionie.
Wszystkie dokumenty, na które się powołuję powyżej, są dostępne na portalu KIW www.kiw-pokl.org.pl oraz na stronie EFS www.efs.gov.pl
Kwalifikowalność kosztów przeprowadzenia przez partnera zagranicznego warsztatów dla ekspertów
w związku z planowaną realizacją wyodrębnionego projektu współpracy ponadnarodowej dotyczącego adaptowania rozwiązań wypracowanych w innym kraju, w którym koszty ponosi wyłącznie strona polska zwracam się z prośbą o udzielenie odpowiedzi na następujące pytanie: czy w ramach przedmiotowego projektu kwalifikowalne są koszty przeprowadzenia przez partnera zagranicznego warsztatów dla ekspertów.
Koszt przeprowadzenia przez partnera zagranicznego warsztatów dla ekspertów związanych z adaptacją rozwiązania funkcjonującego w kraju partnera na grunt polski mogą zostać uznane za kwalifikowalne, jeśli zostanie to odpowiednio uzasadnione we wniosku o dofinansowanie oraz zaakceptowane przez IOK.
W przypadku ponoszenia wydatków w projekcie ponadnarodowym z budżetu PO KL zastosowanie mają ogólne zasady kwalifikowalności oraz finansowania obowiązujące w ramach PO KL (nie ma specjalnego katalogu kosztów dla projektów współpracy ponadnarodowej), w tym także zasada konkurencyjności.
Jeśli szkolenia będą prowadzone przez pracowników partnera ponadnarodowego, to zgodnie z Zakresem realizacji projektów partnerskich, beneficjent nie może zatrudniać pracowników partnera. W przypadku potrzeby przeprowadzenia szkolenia przez eksperta będącego pracownikiem partnera ponadnarodowego może to się odbyć wyłącznie na zasadzie np. oddelegowania tegoż pracownika w ramach współpracy partnerskiej do realizacji tej czynności w ramach projektu i powinno się to mieścić wraz z innymi działaniami dotyczącymi współpracy ponadnarodowej w zadaniu „współpraca ponadnarodowa”.
Uprzejmie zachęcamy także do lektury zapisów Zasad finansowania w ramach PO KL dotycząych projektów współpracy ponadnarodowych (str.32-33), które wyjaśniają sposób finansowania i rozliczania wydatków w projektach współpracy ponadnarodowej PO KL.
Uprzejmie informujemy, że przedstawione poniżej odpowiedzi mają charakter obowiązujący bez względu na datę zadania pytania
Uprzejmie informujemy, że przedstawione poniżej odpowiedzi mają charakter obowiązujący bez względu na datę zadania pytania, przy czym w przypadku niektórych z nich dodano zapisy o charakterze uzupełniającym, wynikające z nowelizacji dokumentów programowych na przełomie 2011/2012 roku.
Uprzejmie informujemy, iż w ramach swoich kompetencji KIW nie ma uprawnień nadzorczych ani kontrolnych, zarówno w stosunku do projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej PO KL, jak też do Instytucji Pośredniczących (I i II stopnia).
KIW jest instytucją wyłącznie doradczą w zakresie zagadnień horyzontalnych związanych ze specyfiką ww. projektów, nie zajmuje się natomiast interpretacją zagadnień związanych z konkretnymi projektami. W związku z powyższym, stanowisko przedstawiane przez KIW ma jedynie charakter doradczy - ostateczna decyzja w sprawie konkretnego projektu zawsze należy do właściwej IP/IP2.