Source: https://thome.securepoint.services/uma/internetzugang.html
Timestamp: 2020-07-11 17:31:51
Document Index: 238625240

Matched Legal Cases: ['§ 371', '§ 371', '§ 238', '§ 147', '§ 371', '§ 371', '§ 147', '§ 147', '§ 162', '§ 283', '§ 280', '§ 241', '§ 379', '§ 43', '§ 93']

E-Mail-Archivierung von Securepoint by IT Systemhaus Thome
Das IT Systemhaus Thome bietet seinen Kunden seit mehr als 3 Jahrzehnten Unternehmenssicherheit, durch Analyse, strategische Planung, neuste Software, bestmögliche Hardware, die für jedes Unternehmen passende Sicherheitslösung und optimalen IT-Service aus einer Hand. Zu unseren Kunden zählen Schmuckmanufakturen, produzierende Gewerbe allgemein, Gemeindeverwaltungen, Großhändler, Handwerker, Weingüter, Ärzte und Privatpersonen. Sicherheit ist eine strategische Aufgabe und von der Größe und Art des Unternehmens abhängig. Unsere Sicherheitslösungen erfordert eine Unternehmensanalyse mit allen aktuellen und zukünftigen Risiken unter Berücksichtigung, wie hält es das Unternehmen mit der Sicherheit, wo steht es und wo will es hin. Natürlich muss jede Sicherheitslösung auf die Branche und das Budget abgestimmt werden, darum ist unser Spezialgebiet die Entwicklung branchenorientierter Software- und Sicherheitspakete. E-Mail Archivierung Die Kommunikation via E-Mail ist aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Die klassische Papier- Kommunikation wird durch E-Mail ersetzt wird und landen auf den unterschiedlichsten Mail-Servern. Seit dem 1. Januar 2017 ist E-Mail Archivierung gesetzliche Pflicht und Verstöße dagegen kein Kavaliersdelikt mehr. Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst gar nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat. Das Unified Mail Archive von Securepoint bietet alle Funktionen, die Sie benötigen, um den gesamten E-Mail-Verkehr Ihres Unternehmens gesetztes Konform zu Archivieren. •	Sichere, langfristige und zentrale Aufbewahrung aller E-Mails. •	Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln •	revisionssichere E-Mail-Archivierung nach höchsten Standards (GoBD und BSI TR 03125). •	komfortabler Import von E-Mail-Datenbeständen •	intelligente DMS-System für die automatische Aufbereitung der Daten •	einfaches Finden von Informationen in E-Mails und indexierbaren Anhängen •	Auslagerung historischer E-Mails Securepoint Unified Mail Archive (UMA): Sichere E-Mail-Archivierung für Ihr Unternehmen Die Kommunikation per E-Mail ist aus dem Alltag der meisten Unternehmen seit Langem nicht mehr wegzudenken und je mehr die klassische Papier-Korrespondenz durch E-Mail-Kommunikation ersetzt wird, desto mehr wertvolle Datenbestände landen auf den Mail-Servern der Unternehmen. Mit dem Unified Mail Archive (UMA) von Securepoint bieten wir Ihnen eine leistungsstarke Lösung für die E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen. Das Unified Mail Archive sorgt für eine lückenlose Dokumentation Ihres E-Mail-Verkehrs und erfüllt die drei wichtigsten Aufgaben im Bereich E-Mail-Archivierung: •	Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung •	Entlastung der Mail-Server •	Anwenderfreundliches Dokumentenmanagement Gesetzeskonform und revisionssicher Securepoint Unified Mail Archive verwendet täglich erstellte, qualifizierte Zeitstempel, um die Manipulation von E-Mails und Dokumenten auszuschließen. Auf diese Weise ermöglicht UMA die gerichtsfeste Archivierung nach BSI Richtlinie TR-eSOR 03125 und Sie gehen sicher, dass Ihr gesamter E-Mail-Verkehr gesetzeskonform und revisionssicher archiviert wird – und zwar automatisch. Mit dem Supervisor Mode nach Vier-Augen-Prinzip für Auditoren ist UMA auch hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Datenschutzregelungen die richtige Wahl für Ihr Unternehmen. Daten schützen & Mail-Server entlasten Das Unified Mail Archive ist ideal, um alle E-Mails Ihres Unternehmens zentral, sicher und langfristig aufzubewahren. Durch die Auslagerung von E-Mails in das zuverlässige Archiv entlasten Sie Ihren Mail-Server und steigern dessen Performance. Securepoint UMA schützt Sie verlässlich vor dem Verlust wertvoller Daten, denn selbst gelöschte E-Mails und Dokumente können ganz einfach wiederhergestellt werden. Einfaches Informationsmanagement für E-Mails und Dokumente Mit dem Unified Mail Archive steht Ihnen und Ihren Mitarbeitern ein intelligentes Dokumentenmanagement für E-Mails und Anhänge zur Verfügung. Dank automatischer Ablage nach Archivierungszeiträumen, systemseitiger Aufbereitung der Daten und komfortablem Suchsystem (z. B. Volltextsuche) erleichtert UMA die E-Mail-Verwaltung und erhöht so die Produktivität Ihrer Mitarbeiter. E-Mail-Archivierung nach Maß Ob 5 Postfächer oder 5.000 – Securepoint UMA passt sich den Bedürfnissen Ihres Unternehmens an. Je nach Anforderungen und Wünschen steht Ihnen das Archivierungssystem als Software-Version für die Integration in virtuellen Umgebungen oder als Hardware-Appliance zur Verfügung. Das System ist mit allen Mailservern (MS Exchange, Tobit etc.) kompatibel und ermöglicht den direkten Zugriff aus Microsoft Office und anderen Mail-Clients wie Thunderbird oder Apple Mail. Einfache Implementierung ohne Ausfall und vollautomatischer Betrieb machen UMA auch in Bezug auf die Kosten zur idealen Lösung für Ihr Unternehmen. Archivierung ist gesetzliche Pflicht! Verstöße dagegen sind eine Straftat! Achten Sie darauf, seit dem 1. Januar 2017 sind Verstöße gegen die Aufbewahrungs-/Archivierungspflicht nach GoBD kein Kavaliersdelikte mehr: Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst gar nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat. Das heißt konkret: Betroffen ist jedes Unternehmen, das digitalen Geschäftsverkehr durchführt. Werden Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. digital verarbeitet, z. B. per E-Mail gesendet oder empfangen, MUSS unverzüglich gehandelt werden! Schutz vor Datenverlust Sichere, langfristige und zentrale Aufbewahrung aller E-Mails. Das Unified Mail Archive archiviert alle E-Mails für beliebig lange Zeiträume nach gesetzlichen Vorgaben. Gesetzliche Anforderungen Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln und revisionssichere E-Mail-Archivierung nach höchsten Standards (GoBD und BSI TR 03125). Outlook-Plugin und Import-Tool Effizientes Arbeiten und komfortabler Import von E-Mail-Datenbeständen dank vollständiger Outlook-Integration durch unser Plugin. Dokumentenmanagement Das intelligente DMS-System sorgt für die automatische Aufbereitung der Daten und stellt diese den Anwendern zur Verfügung. Intuitive Oberfläche Die Suche im Google-Style ermöglicht das einfache Finden von Informationen in E-Mails und indexierbaren Anhängen. IT Optimierung Steigern Sie die Performance Ihres Mail-Servers durch die Auslagerung historischer E-Mails in das Archiv. Securepoint UMA verwendet für die Langzeit-Archivierung qualifizierte Zeitstempel, die täglich jeder UMA automatisch von einem deutschen, akkreditierten Trustcenter zur Verfügung gestellt werden. Dies ist von besonderer Bedeutung, denn viele andere Archivierungslösungen verwenden diese nicht. Wenn in das UMA-Archiv signierte und nicht signierte E-Mails und Dokumente gelangen, wird durch den Einsatz von qualifizierten Zeitstempeln nach gesetzlichen Anforderungen sichergestellt, dass die Daten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt vorlagen, nicht manipuliert worden sind. Mit diesen Zeitstempeln können somit alle E-Mails und Dokumente automatisch revisionssicher versehen und archiviert werden. Die Verwendung eines qualifizierten Zeitstempels auch für ursprünglich unsignierte E-Mails und Dokumente führt zwar nicht dazu, dass für dieses Dokument die Beweisregelung des § 371a ZPO greift. Es führt aber im Beweisverfahren (z. B. Gerichtsverfahren etc.) zu faktischen Vorteilen, da der Zeitraum möglicher Veränderungen nachvollziehbar und transparent eingegrenzt werden kann. Dies ist besonders wichtig, wenn es zu rechtlichen Auseinandersetzung kommt, denn Sie sind damit in der Lage nachzuweisen, dass Ihre Dokumente nicht manipuliert worden sind. Der qualifizierte Zeitstempel gewährleistet damit den Nachweis der Integrität der E-Mail oder des Dokuments. Rechtliches zum E-Mail Archiv E-Mail Archivierung erfordert gesetzlich unveränderte und unveränderbare Speicherung über sehr lange Zeiten - sechs, zehn, 30 Jahre oder sogar ewig. Die Bedeutung der E-Mail Archivierung geht damit schon lange über die Entlastung Ihres Mail-Servers hinaus. Das Securepoint Unified Mail Archive (UMA) bietet eine sehr kostengünstige und effiziente Möglichkeit zur permanenten Archivierung der E-Mails, die Ihr Mail-Server empfängt und versendet. Die Archivierung erfolgt gesetzeskonform, revisionssicher und automatisch nach GoBD (ersetzt GDPdU und GoBS), HGB, AO, Basel II sowie BSI TR 03125, dem höchsten deutschen Standard. Die automatische Anbringung von qualifizierten Zeitstempeln zum Schutz vor Manipulation von E-Mails und Dokumenten sorgt für eine sichere, nachweisbare Archivierung. Gesetzliche Aufbewahrungspflicht und Zeiten E-Mails zu schreiben ist leicht, schnell und günstig. So können z. B. Rechnungen, Angebote, Geschäftsbriefe, Dokumente etc. sehr viel besser verschickt werden als per konventioneller Post. Die Ablösung des klassischen, schriftlichen Postversands ist durch den E-Mail Verkehr inzwischen zu fast 75% erreicht worden. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für E-Mails und Dokumente sind deshalb besonders wichtig geworden. Hierbei sind vorgeschriebene Zeiträume für die Aufbewahrung und die weiteren gesetzlichen Vorgaben für den Rechtsfall zu beachten. Unified Mail Archiv Verschlüsselung, UMA, Support, Spam, Sicherheitsdienstleistung, Sicherheit, Security, Securepoint, SECaaS, SaaS, Outsourcing, Network Access Controller, MSS, Monitoring, Administration, Made in Germany, Kosten pro User, IT-Sicherheit, Internetzugang, IaaS, Home Office, E-Mail-Filter, Email Sicherheit, E-Mail Archivierung, Datensicherung, Cyber-Security, Content Filter, Cloud, Business Security, Betreuung Innovative E-Mail Archivierung E-Mail Daten zuverlässig aufbewahren Mail Server sind inzwischen Organisations und Archivierungssysteme für uns geworden die dauerhafte E-Mail Nutzung führt dazu dass auch bei einer strukturieren Ablagen ein Information Chaos entsteht Mails aber stoßen an ihre Grenzen und verlieren somit an Performance auch die Lizenz und Speicherkosten steigen du denn verfügt der Gesetzgeber dass E-Mails gesetzeskonform archiviert werden müssen aus diesem Grund haben wir das UN A entwickelt dass alle Anforderungen abdeckt Archivierung beliebiger Mail Server kompatibel mit gängigen Mail Server an die Microsoft XChange sowie für alle iMac ist am TP und POP3 kompatiblen Mail Server Entlastet welche aber einfacher Datensicherung Erhöhat die Leistung eines bestehenden Mail Star Wars und gibt Speicher hab hat sie täten durch die Auslagerung historischer E-Mails drei reduziert die E-Mail Speicher kosten dauerhaft durch Regel basierendes löschen von nicht benötigten E-Mails Datensicherungen werden mit UM AA drastisch vereinfacht automatische Ablage nach Archivierungszeiträumen regelbasierende Speicherung von wichtigen E-Mail Konto spontan sein und anhängigen Dokumenten wie Angebot der Rechnung medizinische Unterlagen und so weiter und sofort automatische Ablage nach gesetzlichen Archivierungszeiträumen für gehörten Unternehmen Kliniken Kanzleien und allen weiteren Organisationsformen zusätzliche Anbringung von täglich aktuellen Qualifizierten Zeit stempeln sagt für Manipulation freie und Gerichtsfeste Archivierung das OMA Outlook Plaque in ermöglicht eine Con for Tablet Integration des OM AA DMS in die gewohnte Outlook Oberfläche mit der leicht erreichbaren suche werden E-Mails Dokumente und Bilder schnell gefunden durch einen Klick werden gelöschte E-Mails aus dem Archiv in einen beliebigen Ordner wieder hergestellt einfach Import von E-Mail Datenbeständen in das USA Zeit Stempel das USA verwendet für die Langzeitarchivierung qualifizierte Zeitstempel die täglich jeder UN automatisch von einem akkreditierten Deutschen Trust Sender zur Verfügung gestellt werden dies ist von besonderer Bedeutung denn viele andere Archivierungslösungen verwenden dies nicht wenn in das UN Archiv signierten und nicht signiert the E-Mails sowie Dokumente gelangen wird durch den Einsatz von qualifizierten Zeit stempeln nach gesetzlichen Anforderungen sichergestellt dass die Daten die zu einem bestimmten Zeitpunkt vorlagen nicht manipuliert worden sind mit diesem Zeitstempel können alle E-Mails und Dokumente aus Tomate ich nach gesetzlichen Anforderungen versehen und archiviert werden mittels einer Cryptography chen Signatur wird die Beweis wert Erhaltung der Dokumente und E-Mails laufend gesichert die ihm Blen TAZ John des Langzeitarchiv folgt der Vorgabe der Techniken Richtlinien des Bundesamtes für Sicherheit und Informationstechnik Rechtliches zum E-Mail Archiv die Gesetze zur E-Mail Archivierung verlangen die unveränderter und unveränderbare Speicherung über sehr lange Zeiträume sechs Zähnen oder 30 Jahre die Bedeutung der E-Mail Archivierung geht damit schon lange über die an Lastern eines E-Mail Savas hinaus OM App bietet eine sehr kostengünstige und effizienter Möglichkeit zur permanenten am Ski virulent von gesandten E-Mail Konfigurationen im in einem Unternehmen die Aktivierung erfolgt gesetzeskonform Umfassende IT-Sicherheit für E-Mail-Archivierung Die Kommunikation via E-Mail als Ersatz der klassischen Papier- Kommunikation ist aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Seit dem 1. Januar 2017 ist E-Mail Archivierung gesetzliche Pflicht und Verstöße dagegen eine Straftat. Betroffen ist jedes Unternehmen, das digitalen Geschäftsverkehr durchführt.Die komplette Geschäftskorrespondenz muss für sechs bis zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres aufbewahren. Daher ist es sinnvoll, die Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens per E-Mail für zehn Jahre zu archivieren und danach ebenso zuverlässig zu löschen. Spam, Werbemittel und Newsletter sind von dieser Regelung aber nicht betroffen und können bedenkenlos gelöscht werden. Die Unified Mail Archive (UMA) von IT Systemhaus Thome ist eine leistungsstarke Lösung für die E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen denn sie verwendet täglich erstellte, qualifizierte Zeitstempel, um die Manipulation von E-Mails und Dokumenten auszuschließen. Auf diese Weise ermöglicht UMA die gerichtsfeste Archivierung nach BSI Richtlinie und dies ganz automatisch. Das Unified Mail Archive von Securepoint by IT Systemhaus Thome ist ideal, um alle E-Mails Ihres Unternehmens zentral, sicher und langfristig aufzubewahren. Durch die Auslagerung entlasten Sie Ihren Mail-Server und steigern dessen Performance. Securepoint UMA schützt Sie verlässlich vor dem Verlust wertvoller Daten, gelöschte E-Mails und Dokumente können ganz einfach wiederhergestellt werden. E-Mail-Archivierung ist die – allgemein gesprochen – eigenständige Bezeichnung für eine langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung elektronischer Nachrichten. Grundlage dieser Archivierung sind zum einen gesetzliche Anforderungen an die lückenlose Dokumentation von steuerlich relevanten Dokumenten, zum anderen Anforderungen an die Verwaltung immer komplexer werdender E-Mail-Kommunikationsdaten und -prozesse. Neben dem Schutz vor Datenverlust und dem Schutz vor der Überlastung von E-Mail-Servern, sind es auch Fragen der Manipulationssicherheit, die zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen relevant sind. Hier geht es also darum, dass steuerrelevante Daten in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden müssen. Einige E-Mails können, andere müssen gespeichert werden. Es gibt aber auch Mails, die auf keinen Fall mitgespeichert werden dürfen: private E-Mails von Mitarbeitern. Unternehmen, in denen die private E-Mail-Nutzung der Mitarbeiter auch nur geduldet ist, verwandeln sich nach dem Gesetz zu einem Anbieter von Telekommunikationsdiensten. Folglich ist die Überwachung und Speicherung der E-Mail-Kommunikation grundsätzlich unzulässig, soweit keine explizite Einwilligung der Mitarbeiter vorliegt. uch wenn es die bequemste und einfachste Methode ist: Ein striktes Verbot für private E-Mail ist nicht mehr zeitgemäß. Der gesamte Social-Media-Bereich weicht die Grenze von privater und geschäftlicher Nutzung IT auf und gerade die Einbindung des Unternehmens in Facebook, Twitter oder ähnliche Netzwerke erfordert eine private oder halbprivate E-Mail-Korrespondenz während der Arbeitszeit. Der Gesetzgeber verlangt keine Verschlüsselung. Einige Fälle von unbeabsichtigten Datenverlusten zeigen aber, dass es im Eigeninteresse der Unternehmen liegen sollte, Daten verschlüsselt zu speichern und zu übertragen. So sind nicht nur die eigenen Daten geschützt, auch der Verlust und die damit einhergehenden Entschädigungsklagen Dritter lassen sich vorbeugen. Eine rechtskonforme technische Lösung ermöglicht, die Daten in ihrer Gesamtheit sicher zu verwahren und im Bedarfsfall an den Berechtigten entschlüsselt zu übergeben. Neue, automatisierte Appliances oder Cloud-Lösungen mit hohem Zusatznutzen steigern die Motivation in Unternehmen, ihre E-Mail-Archivierung rechtskonform aufzusetzen. Doch die Tools automatisieren nur den Archivierungsvorgang. Unternehmen benötigen daher einen klaren Ablaufplan, damit einerseits alle aufbewahrungspflichtigen E-Mails sicher archiviert und vor Zugriffen durch Unberechtigte geschützt sind und andererseits andere Nachrichten gemäß des Datenschutzes genauso sicher gelöscht werden kann. Selbst wenn es keine gesetzliche Verpflichtung geben würde, ist eine Sicherung der E-Mails nach heutigen Standart sinnvoll: Eine umgehende Wiederherstellung verloren gegangener E-Mail-Infrastrukturen ist jederzeit möglich - entweder von einer lokalen Appliance oder von einem externen Rechenzentrum, wo die Daten gespiegelt sind. Dabei haben Mitarbeitern einen schnellen Zugriff und hervorragende Suchmöglichkeiten für die in ihrem Account gespeicherten Mails, Anhänge, Kalendereinträgen, Kontakte und Aufgaben E-Mail Archivierung Die Kommunikation via E-Mail ist aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Die klassische Papier- Kommunikation wird durch E-Mail ersetzt wird und landen auf den unterschiedlichsten Mail-Servern. Seit dem 1. Januar 2017 ist E-Mail Archivierung gesetzliche Pflicht und Verstöße dagegen kein Kavaliersdelikt mehr. Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst gar nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat. Das Unified Mail Archive von Securepoint bietet alle Funktionen, die Sie benötigen, um den gesamten E-Mail-Verkehr Ihres Unternehmens gesetztes Konform zu Archivieren. •	Sichere, langfristige und zentrale Aufbewahrung aller E-Mails. •	Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln •	revisionssichere E-Mail-Archivierung nach höchsten Standards (GoBD und BSI TR 03125). •	komfortabler Import von E-Mail-Datenbeständen •	intelligente DMS-System für die automatische Aufbereitung der Daten •	einfaches Finden von Informationen in E-Mails und indexierbaren Anhängen •	Auslagerung historischer E-Mails Securepoint Unified Mail Archive (UMA): Sichere E-Mail-Archivierung für Ihr Unternehmen Die Kommunikation per E-Mail ist aus dem Alltag der meisten Unternehmen seit Langem nicht mehr wegzudenken und je mehr die klassische Papier-Korrespondenz durch E-Mail-Kommunikation ersetzt wird, desto mehr wertvolle Datenbestände landen auf den Mail-Servern der Unternehmen. Mit dem Unified Mail Archive (UMA) von Securepoint bieten wir Ihnen eine leistungsstarke Lösung für die E-Mail-Archivierung in Ihrem Unternehmen. Das Unified Mail Archive sorgt für eine lückenlose Dokumentation Ihres E-Mail-Verkehrs und erfüllt die drei wichtigsten Aufgaben im Bereich E-Mail-Archivierung: •	Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung •	Entlastung der Mail-Server •	Anwenderfreundliches Dokumentenmanagement Gesetzeskonform und revisionssicher Securepoint Unified Mail Archive verwendet täglich erstellte, qualifizierte Zeitstempel, um die Manipulation von E-Mails und Dokumenten auszuschließen. Auf diese Weise ermöglicht UMA die gerichtsfeste Archivierung nach BSI Richtlinie TR-eSOR 03125 und Sie gehen sicher, dass Ihr gesamter E-Mail-Verkehr gesetzeskonform und revisionssicher archiviert wird – und zwar automatisch. Mit dem Supervisor Mode nach Vier-Augen-Prinzip für Auditoren ist UMA auch hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Datenschutzregelungen die richtige Wahl für Ihr Unternehmen. Daten schützen & Mail-Server entlasten Das Unified Mail Archive ist ideal, um alle E-Mails Ihres Unternehmens zentral, sicher und langfristig aufzubewahren. Durch die Auslagerung von E-Mails in das zuverlässige Archiv entlasten Sie Ihren Mail-Server und steigern dessen Performance. Securepoint UMA schützt Sie verlässlich vor dem Verlust wertvoller Daten, denn selbst gelöschte E-Mails und Dokumente können ganz einfach wiederhergestellt werden. Einfaches Informationsmanagement für E-Mails und Dokumente Mit dem Unified Mail Archive steht Ihnen und Ihren Mitarbeitern ein intelligentes Dokumentenmanagement für E-Mails und Anhänge zur Verfügung. Dank automatischer Ablage nach Archivierungszeiträumen, systemseitiger Aufbereitung der Daten und komfortablem Suchsystem (z. B. Volltextsuche) erleichtert UMA die E-Mail-Verwaltung und erhöht so die Produktivität Ihrer Mitarbeiter. E-Mail-Archivierung nach Maß Ob 5 Postfächer oder 5.000 – Securepoint UMA passt sich den Bedürfnissen Ihres Unternehmens an. Je nach Anforderungen und Wünschen steht Ihnen das Archivierungssystem als Software-Version für die Integration in virtuellen Umgebungen oder als Hardware-Appliance zur Verfügung. Das System ist mit allen Mailservern (MS Exchange, Tobit etc.) kompatibel und ermöglicht den direkten Zugriff aus Microsoft Office und anderen Mail-Clients wie Thunderbird oder Apple Mail. Einfache Implementierung ohne Ausfall und vollautomatischer Betrieb machen UMA auch in Bezug auf die Kosten zur idealen Lösung für Ihr Unternehmen. Archivierung ist gesetzliche Pflicht! Verstöße dagegen sind eine Straftat! Achten Sie darauf, seit dem 1. Januar 2017 sind Verstöße gegen die Aufbewahrungs-/Archivierungspflicht nach GoBD kein Kavaliersdelikte mehr: Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst gar nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat. Das heißt konkret: Betroffen ist jedes Unternehmen, das digitalen Geschäftsverkehr durchführt. Werden Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. digital verarbeitet, z. B. per E-Mail gesendet oder empfangen, MUSS unverzüglich gehandelt werden! Schutz vor Datenverlust Sichere, langfristige und zentrale Aufbewahrung aller E-Mails. Das Unified Mail Archive archiviert alle E-Mails für beliebig lange Zeiträume nach gesetzlichen Vorgaben. Gesetzliche Anforderungen Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln und revisionssichere E-Mail-Archivierung nach höchsten Standards (GoBD und BSI TR 03125). Outlook-Plugin und Import-Tool Effizientes Arbeiten und komfortabler Import von E-Mail-Datenbeständen dank vollständiger Outlook-Integration durch unser Plugin. Dokumentenmanagement Das intelligente DMS-System sorgt für die automatische Aufbereitung der Daten und stellt diese den Anwendern zur Verfügung. Intuitive Oberfläche Die Suche im Google-Style ermöglicht das einfache Finden von Informationen in E-Mails und indexierbaren Anhängen. IT Optimierung Steigern Sie die Performance Ihres Mail-Servers durch die Auslagerung historischer E-Mails in das Archiv. Securepoint UMA verwendet für die Langzeit-Archivierung qualifizierte Zeitstempel, die täglich jeder UMA automatisch von einem deutschen, akkreditierten Trustcenter zur Verfügung gestellt werden. Dies ist von besonderer Bedeutung, denn viele andere Archivierungslösungen verwenden diese nicht. Wenn in das UMA-Archiv signierte und nicht signierte E-Mails und Dokumente gelangen, wird durch den Einsatz von qualifizierten Zeitstempeln nach gesetzlichen Anforderungen sichergestellt, dass die Daten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt vorlagen, nicht manipuliert worden sind. Mit diesen Zeitstempeln können somit alle E-Mails und Dokumente automatisch revisionssicher versehen und archiviert werden. Die Verwendung eines qualifizierten Zeitstempels auch für ursprünglich unsignierte E-Mails und Dokumente führt zwar nicht dazu, dass für dieses Dokument die Beweisregelung des § 371a ZPO greift. Es führt aber im Beweisverfahren (z. B. Gerichtsverfahren etc.) zu faktischen Vorteilen, da der Zeitraum möglicher Veränderungen nachvollziehbar und transparent eingegrenzt werden kann. Dies ist besonders wichtig, wenn es zu rechtlichen Auseinandersetzung kommt, denn Sie sind damit in der Lage nachzuweisen, dass Ihre Dokumente nicht manipuliert worden sind. Der qualifizierte Zeitstempel gewährleistet damit den Nachweis der Integrität der E-Mail oder des Dokuments. Rechtliches zum E-Mail Archiv E-Mail Archivierung erfordert gesetzlich unveränderte und unveränderbare Speicherung über sehr lange Zeiten - sechs, zehn, 30 Jahre oder sogar ewig. Die Bedeutung der E-Mail Archivierung geht damit schon lange über die Entlastung Ihres Mail-Servers hinaus. Das Securepoint Unified Mail Archive (UMA) bietet eine sehr kostengünstige und effiziente Möglichkeit zur permanenten Archivierung der E-Mails, die Ihr Mail-Server empfängt und versendet. Die Archivierung erfolgt gesetzeskonform, revisionssicher und automatisch nach GoBD (ersetzt GDPdU und GoBS), HGB, AO, Basel II sowie BSI TR 03125, dem höchsten deutschen Standard. Die automatische Anbringung von qualifizierten Zeitstempeln zum Schutz vor Manipulation von E-Mails und Dokumenten sorgt für eine sichere, nachweisbare Archivierung. Gesetzliche Aufbewahrungspflicht und Zeiten E-Mails zu schreiben ist leicht, schnell und günstig. So können z. B. Rechnungen, Angebote, Geschäftsbriefe, Dokumente etc. sehr viel besser verschickt werden als per konventioneller Post. Die Ablösung des klassischen, schriftlichen Postversands ist durch den E-Mail Verkehr inzwischen zu fast 75% erreicht worden. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für E-Mails und Dokumente sind deshalb besonders wichtig geworden. Hierbei sind vorgeschriebene Zeiträume für die Aufbewahrung und die weiteren gesetzlichen Vorgaben für den Rechtsfall zu beachten. Das Thema E-Mail-Archivierung ist oft ein Sorgenkind im Unternehmen, da unklar ist, ob alle E-Mails archiviert werden müssen und wenn ja, wie lange. Auch die Unterscheidung zwischen einer Archivierung und einem Backup von E-Mails bereitet manchmal Probleme. In diesem Blogartikel finden Sie daher Antworten auf die wichtigsten Fragen zur E-Mail-Archivierung. Die rechtlichen Grundlagen einer E-Mail-Archivierung Die Grundsätze für die E-Mail-Archivierung ergeben sich aus der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese Verwaltungsvorschrift regelt die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB). Der Unterschied zwischen Archivierung und Backup Das Daten-Backup ist eine kurz- bis mittelfristige zusätzliche Speicherung von Daten. Das Backup dient zur temporären Verfügbarkeit von Daten sowie zur Wiederherstellung verlorener Daten nach physikalischen Festplatten-Schäden oder nach Datenverlust durch Fehlverhalten von Anwendern. Für Backup-Bänder gibt es keine festen Aufbewahrungspflichten. Wichtig ist, dass das Unternehmen jederzeit aus dem Backup seine Daten wieder herstellen kann. Eine Archivierung ist die langfristige Speicherung von Daten auf einem separaten Datenträger. Ihr Zweck ist nicht primär die Wiederherstellung der Daten im Bedarfsfall, sondern die Dokumentation. Wie lange die aufbewahrungspflichtigen Daten auf dem separaten Datenträger vorzuhalten sind, hängt von ihrer Art ab. Die wichtigsten Regelungen für Unternehmen sind in den §§ 238, 257 HGB und § 147 AO zu finden. Diese Normen regeln die unterschiedlichen Fristen für kaufmännische Dokumente. Wann muss eine E-Mail nach der GoBD archiviert werden? Hat eine E-Mail die Funktion eines Handels- bzw. Geschäftsbriefes oder eines Buchungsbelegs, ist sie entsprechend der GoBD aufbewahrungspflichtig. Soweit eine E-Mail als reines Transportmittel für einen Anhang – beispielsweise Rechnung – dient und keine weiteren steuerrelevanten Informationen beinhaltet, genügt es, wenn nur die Rechnung im Originalformat aufbewahrt wird und nicht die E-Mail selbst. Achtung: In solch einem Fall reicht ein Ausdrucken der Rechnung nicht aus. Ergeben sich aus der E-Mail ergänzende Informationen zu der Rechnung, ist auch diese zu archivieren. Dabei müssen die E-Mails mit steuerlicher Relevanz getrennt von den nicht steuerrelevanten oder privaten E-Mails aufbewahrt werden. Worauf ist bei der Archivierung zu achten? Weitere Vorgabe der GoBD ist, dass die E-Mails unverändert zu archivieren sind. Eine reine Ablage von elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen an die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht. Es reicht auch nicht aus, wenn die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz innerhalb eines Mailsystems oder Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen aufbewahrt wird. Vielmehr sollten Dokumentenmanagement- oder Archivierungssysteme zum Einsatz kommen, mit denen der Nachweis der Unveränderbarkeit der Daten gesichert werden kann. Auch sollte das System protokollieren können, wann und inwieweit ein Dokument geändert wurde. Ein Dokumentenmanagement- oder Archivierungssystem muss in der Lage sein, die E-Mails einem bestimmten Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg zuzuordnen. Das neue Format der E-Mail oder des E-Mail-Anhanges muss des Weiteren im Volltext recherchierbar sein. Spielen E-Mail-Eigenschaften steuerlich eine Rolle, so müssen diese beibehalten werden. Der Empfang und Versand von steuerlich relevanten E-Mails sollte in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Aus der Verfahrensdokumentation sollte darüber hinaus ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur des Unternehmens sowie des eingesetzten Dokumentenmanagement- oder Archivierungssystems. Bitte beachten Sie: Dies ist ein redaktioneller Betrag, der das komplexe Thema "Rechtssichere E-Mail-Archivierung" allgemein verständlich aufbereitet und den gesetzgeberischen Standpunkt bis einschließlich Dezember 2016 zu Ihrer Information aufbereitet. Wir haben hierbei bisweilen unterschiedliche Informationen und Deutungen frei verfügbarer Quellen zusammengetragen und nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig ediert. Die Lektüre soll und kann keine Rechtsberatung ersetzen. Jede Entscheidung, die ein Unternehmen fällt, um den gesetzlichen Maßgaben zu entsprechen, muss in technischer und organisatorischer Hinsicht auf das jeweilige Unternehmen angepasst sein und sollte in jedem Fall von einem rechtlichen Beistand geprüft werden. Seit Anfang Januar erreichen uns verstärkt Anfragen zum Thema "Rechtssichere E-Mail-Archivierung". Seit dem 1. Januar 2017 gibt es verbindliche gesetzliche Anforderungen an die langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung elektronischer Nachrichten im Hinblick auf Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Unveränderbarkeit, Ordnung und Nachvollziehbarkeit. Anforderungen, die den einen oder anderen Kunden überrascht haben mögen. Zu Recht: Denn wer in der IT zuhause ist, weiß, dass schon der Terminus "Rechtssicherheit" in Verbindung mit Datenhaltung prekär ist, einfach, weil es kein Speichermedium gibt, dass zu 100 Prozent sicher ist. Wir sprechen eigentlich von "Rechtskonformität" – und öffnen damit nicht nur begrifflich das Feld zu einer Debatte, die mehr als nur einen potenziellen Stolperstein aufweist. Aufgrund des gesteigerten Interesses an diesem Thema beleuchten wir daher in diesem Beitrag ausführlich die Hintergründe und erklären, was Sie jetzt noch tun können. Sollte Sie dieses Thema unmittelbar betreffen, nehmen Sie bitte umgehend Kontakt mit Ihrem Implementierungspartner oder AMTANGEE auf. Es gibt beim Thema "Rechtssicherheit" nicht die eine Lösung, vielmehr ist die konkrete Umsetzung der Richtlinien von den besonderen Gegebenheiten in einem Unternehmen abhängig. Welcher Lösungsvorschlag zu Ihrem Unternehmen passt, erörtern wir gerne im direkten Gespräch. Auch, weil uns wichtig ist, dass Sie sich frei zwischen verschiedenen Optionen entscheiden können, statt überstürzt eine Lösung zu wählen, die "nur" die gesetzlichen Verpflichtungen erfüllt. E-Mail-Archivierung: Fakten und Mythen Dass viele Unternehmen das Thema E-Mail-Archivierung bisher nur unzureichend bewältigt haben, liegt neben – vorsichtig ausgedrückt – intransparenten Vorschriften auch an einer Vielzahl verbreiteter Irrtümer, in denen sich die derzeitige Verwirrung widerspiegelt. Lassen Sie uns daher eingangs Licht ins Dunkel bringen, indem wir einige geläufige Mythen entzaubern: Jede Mail muss archiviert werden. Alle Unternehmen – Nichtkaufleute ausgenommen – müssen ihre komplette Geschäftskorrespondenz für sechs bis zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres aufbewahren. Allerdings: Spam, Newsletter und Werbung können gelöscht werden – es sei denn, eine bestimmte Werbung markiert den Beginn einer geschäftlichen Beziehung. Zur Aufbewahrungszeit später mehr. Ein E-Mail-Archivsystem allein garantiert Rechtskonformität. Leider nicht! Denn die rechtlichen Anforderungen sind nicht erfüllt, nur, weil die Rechnung für die Software beglichen wurde. Ein E-Mail-Archivsystem garantiert keine Rechtskonformität, solange die Implementierung nicht von einem tiefgreifenden Verständnis getragen wird, das Archivierung als Prozess versteht, bei dem es auch um Zuständigkeiten und die Vergabe von Rechten geht. Rechtskonformität wird damit zu einem Anspruch ans Unternehmen – und erst in der Folge an die Software. E-Mail-Archivierung geschieht einzig aus juristischen Gründen. Selbst wenn es keine gesetzliche Verpflichtung geben würde, ist eine Sicherung von E-Mails unbedingt sinnvoll. Wer seine Daten nicht sichert, spielt mit seiner Unternehmensexistenz. Rechtssichere E-Mail-Archivierung unterscheidet sich aber in einem wesentlichen Punkt von einer klassischen Backup-Lösung: Eine laufende Signierung mit qualifizierten Zeitstempeln ist aus Gründen der Beweiswerterhaltung unerlässlich. (E-Mails genießen zwar nicht den gleichen Status wie eine Urkunde, gelten aber nach § 371 Abs. 1 Satz 2 ZPO grundsätzlich als Augenscheinbeweis und liefern oft die einzigen Nachweise für Absprachen der Streitparteien. Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur können E-Mails gemäß § 371a ZPO einer Urkunde gleichgestellt werden.) Mehr noch: Eine archivierte E-Mail ist immer auch eine indizierte E-Mail, die z.B. durch eine Volltextsuche schneller aufgefunden werden kann. E-Mail-Archivierung: Ein Muss! Auch wenn das Wie in vielen Unternehmen noch unklar ist, über das Ob sollte es mittlerweile keine Zweifel mehr geben. Für Unternehmen spielen dabei insbesondere die steuerrechtlich relevanten Anforderungen eine große Rolle. So schreibt § 147 Abs. 1 Abgabenordnung (AO) vor, dass die empfangenen und versandten Geschäftsbriefe aufzubewahren sind. Das Gesetz spricht hier von einer geordneten Aufbewahrung. In § 147 AO werden noch weitere Unterlagen genannt, die der Archivierungspflicht unterliegen. Die gesamte E-Mail-Korrespondenz, die sich auf die Vorbereitung, Abschluss oder Rückabwicklung eines Geschäfts bezieht, unterliegt damit der Aufbewahrungspflicht. Eine oft gängige Vorgehensweise, E-Mails einfach nach einem bestimmten Zeitraum automatisch zu löschen, verstößt damit eindeutig gegen die gesetzlichen Anforderungen. Auch auf die vermeintlich simple Frage, wie lange E-Mails zu archivieren sind, gibt es keine einfache Antwort. "Handelsbriefe" (wie sie im Rahmen des Handelsgesetzbuches definiert sind) müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden, steuerrelevante Dokumente hingegen gemäß Abgabenordnung zehn Jahre. In der Praxis gestaltet sich die Abgrenzung von steuerlich relevanten E-Mails zu nur handelsrechtlich relevanten E-Mails schwierig, da der Übergang meist fließend ist. Es empfiehlt sich daher eine Aufbewahrung von zehn Jahren, und zwar beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres in dem das Dokument archiviert wurde. Die Verantwortung für die rechtssichere E-Mail-Archivierung liegt dabei stets bei der Geschäftsleitung. Fehlt in einem Unternehmen eine rechtssichere E-Mail-Archivierung, kann dies zivilrechtliche oder strafrechtliche Konsequenzen für die Geschäftsführung nach sich ziehen. Gemäß § 162 Abgabenordnung (AO) drohen steuerliche Konsequenzen, beispielsweise Strafzahlungen an das Finanzamt. Bei einer Verletzung der Buchführungspflichten droht der Geschäftsführung gemäß § 283b Abs. 1 Strafgesetzbuch eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr oder eine Geldstrafe. Zivilrechtliche Schadensersatzansprüche können zudem aus den §§ 280 ff BGB oder § 241 Abs. 2 BGB entstehen. Voraussetzung ist unter anderem, dass bei dem Anspruchsberechtigten aufgrund der fehlenden Archivierung ein Schaden eingetreten ist. Verstöße gegen die Archivierungspflicht können darüber hinaus auch den Tatbestand einer Ordnungswidrigkeit wegen Steuergefährdung nach § 379 AO erfüllen. Auch zivilrechtliche Haftungsrisiken bestehen: Geschäftsführer oder Vorstände können nach den § 43 Abs. 2 GmbHG bzw. § 93 Abs. 2 AktG schadensersatzpflichtig gegenüber der jeweiligen Gesellschaft sein. Sie ahnen es schon: Es gibt darüber hinaus weitere Implikationen, die den Rahmen dieses Beitrags sprengen würden… Die Ist-Situation Bereits seit einigen Jahren hat die E-Mail-Kommunikation die "klassischen" Kommunikationsarten Telefon, Brief und Fax an Bedeutung übertroffen. Damit hat sich der E-Mail-Datenaustausch zu einer geschäftskritischen Kommunikationsplattform entwickelt, deren reibungsloses Funktionieren für viele Unternehmen unabdingbar geworden ist. Welche elementare Rolle E-Mails im Rahmen der Unternehmenskommunikation spielen, hat unlängst die Deutsche Bank offenbart, indem sie ihren Mitarbeitern kurzerhand verboten hat, mit firmeneigenen Smartphones Messenger-Dienste wie WhatsApp oder auch nur die gute alte SMS zu nutzen. Ein ungewöhnlicher Schritt, der nichts mit der Produktivität der Mitarbeiter zu tun hat – vielmehr geht es darum, dass Informationen nicht mehr undokumentiert kursieren sollen. Die Mitarbeiter sollen stattdessen auf E-Mails umsteigen – eben, weil E-Mails rechtssicher archiviert werden können. Die Kehrseite: Da der Aufwand, eine archivierungspflichtige E-Mail zu ermitteln, in aller Regel hoch ist, wird häufig schlicht alles archiviert – was wiederum zu Konflikten mit anderen Gesetzen führen kann. Dazu später mehr. E-Mail-Archivierung ist die – allgemein gesprochen – eigenständige Bezeichnung für eine langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung elektronischer Nachrichten. Grundlage dieser Archivierung sind zum einen gesetzliche Anforderungen an die lückenlose Dokumentation von steuerlich relevanten Dokumenten, zum anderen Anforderungen an die Verwaltung immer komplexer werdender E-Mail-Kommunikationsdaten und -prozesse. Neben dem Schutz vor Datenverlust und dem Schutz vor der Überlastung von E-Mail-Servern, sind es auch Fragen der Manipulationssicherheit, die zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen relevant sind. Hier geht es also darum, dass steuerrelevante Daten in maschinell auswertbarer Form vorzeigbar aufbewahrt werden müssen. Die bereits vorhandenen rechtlichen Grundlagen wurden in der Vergangenheit behutsam überarbeitet und auf eine einheitliche und verbindliche Grundlage gestellt. Das Bundesfinanzministerium hat am 14. November 2014 das Schreiben zu den "Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) veröffentlicht. Dieses Verwaltungsschreiben konkretisiert die Normen aus der Abgabenordnung (AO) und dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und verfügt, wie künftig digitale Unterlagen aufbewahrt werden sollen, damit das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung auf diese Informationen zugreifen kann. Die GoBD gelten seit dem 1. Januar 2015 und lösen damit die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU), das "FAQ zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung" sowie die "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) in vereinheitlichender Weise ab. Die vom Gesetzgeber eingeräumte "Schonfrist" hierfür endete am 1. Januar 2017. GoBD: Die wichtigsten Anforderungen Trotz (oder vielleicht auch wegen) der Konkretisierung der verschiedenen Regelungen durch die GoBD ist es für Unternehmen oft nicht einfach, den Überblick zu behalten. Deshalb fassen wir die wichtigsten Anforderungen bezüglich einer rechtskonformen E-Mail-Archivierung hier für Sie zusammen: •	Archivierungspflicht: E-Mails, die die Funktion eines Geschäfts- oder Handelsbriefes oder eines Buchungsbelegs erfüllen, sind aufbewahrungspflichtig; dies betrifft E-Mail-Text sowie -Attribute und Anhänge. •	Formattreue: Die Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten muss grundsätzlich im Original – also im elektronischen Ursprungsformat – erfolgen; ein papierener Ausdruck genügt nicht. •	Unveränderbarkeit: E-Mails sind unverändert zu archivieren; Daten dürfen nicht ohne entsprechende Kenntlichmachung (Protokollierung, Änderungsdokumentation) verändert, überschrieben oder ersetzt werden. Eine Aufbewahrung innerhalb des E-Mail- oder Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen reicht grundsätzlich nicht aus; empfehlenswert ist daher ein entsprechendes Dokumentenmanagementsystem (DMS). •	Ordnung: E-Mails müssen mittels einer Indexstruktur identifizierbar und klassifizierbar sein; zudem müssen sie eindeutig dem entsprechenden Geschäftsvorfall bzw. Buchungsbeleg zugeordnet sein. Auch hier ist ein E-Mail-System oft nur begrenzt geeignet, um die nötigen Ordnungsstrukturen herzustellen. •	Maschinelle Auswertbarkeit: Für elektronische Unterlagen muss eine mathematisch-technische Auswertung sowie eine Volltextsuche möglich sein. •	Datensicherheit: Steuerrelevante E-Mails müssen vor Verlust und Manipulation geschützt sein. •	Vollständigkeit: Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen, d.h. kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen. •	Datenzugriff: Es muss gegeben sein, dass die elektronischen Dokumente von einer sachverständigen dritten Person jederzeit per Volltextsuche überprüfbar sowie maschinell auswertbar sind. In der Konsequenz bedeutet dies: Bei einer etwaigen Betriebsprüfung muss ein unmittelbarer Lesezugriff, ein Zugriff über Auswertungen und die Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten ermöglicht werden. Die Frage, welches Dokument steuerrelevant ist oder nicht, entscheidet im Zweifel das Finanzamt. Daraus erwächst für alle Unternehmen die Verpflichtung, seit Jahresbeginn alle eingehenden und ausgehenden E-Mails automatisch zu speichern. Auch private, von Mitarbeitern versendete oder empfangene E-Mails würden dann in einem Archivierungssystem abgelegt und einem Betriebsprüfer zugänglich sein. Eingriffe seitens der Mitarbeiter, z.B. Löschungen oder Veränderungen in dieses System, müssten konsequenterweise unterbunden werden. Das Problem: Eine automatische Abspeicherung und der Zugang zu privaten E-Mails von Mitarbeitern könnte das Postgeheimnis – als Grundrecht im Artikel 10 des Grundgesetzes verankert – verletzen. E-Mails gehören per Definition zur Kategorie "Brief" und unterliegen diesem Grundrecht. Daher kann eine automatisierte E-Mail-Sicherungsmaßnahme in einem Unternehmen nur durch eine vertragliche Vereinbarung mit den Mitarbeitern oder mit der Zustimmung eines vertretungsberechtigten Betriebsrates erlaubt werden. Eine andere Möglichkeit ist die Durchsetzung eines allgemeinen Verbots privater E-Mail-Kommunikation von Seiten der Geschäftsleitung. Um juristisch auf der sicheren Seite zu sein, muss dies jedoch schriftlich fixiert und konsequent durchgesetzt werden. Mögliche Konfliktfälle können dennoch auch hier auftreten, zum Beispiel, wenn dienstliche E-Mails datenschutzrechtlich relevante, personenbezogene Inhalte haben (wie z.B. die E-Mail eines Betriebsarztes an einen Mitarbeiter). Statt eines Fazits Fragen zum Thema E-Mail-Archivierung sind in hohem Maße mit der technischen und organisatorischen Struktur eines Unternehmens verknüpft, eine pauschale Empfehlung kann es daher nicht geben. Welche Möglichkeiten der E-Mail-Archivierung am besten zu Ihrem Unternehmen passen, erläutern wir mit Ihnen gerne im persönlichen Gespräch. Wir unterstützen Sie gerne, weisen aber noch einmal darauf hin, dass eine Beratung nur dann sinnvoll und zielführend sein kann, wenn sie anwaltlich begleitet wird.
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Achten Sie darauf, seit dem 1. Januar 2017 sind Verstöße gegen die Aufbewahrungs-/ Archivierungspflicht nach GoBD kein Kavaliersdelikte mehr: Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst gar nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat.
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