Source: https://www.registradoresdemadrid.org/casos/PLAZO-DE-CONSERVACION-DE-LOS-DOCUMENTOS-DEL-ARCHIVO-DEL-REGISTRO-554
Timestamp: 2020-02-28 08:50:09
Document Index: 322429042

Matched Legal Cases: ['artículo 414', 'artículo 323', 'artículo 322', 'artículo 362', 'artículo 327', 'artículo 1964', 'ARTÍCULO 1', 'artículo 1964', 'artículo 311', 'ARTÍCULO 1', 'artículo 32']

CASOS - PLAZO DE CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DEL REGISTRO
PLAZO DE CONSERVACION DE LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DEL REGISTRO
Aunque no es cuestión de calificación, quería plantear por cuánto tiempo debemos conservar en la oficina cartas de pago, solicitudes de notas de notario, etc.
Se recordó que la materia está tratada en el Manual de tratamiento de datos de carácter personal para el Registro de la Propiedad, fechado en diciembre de 2014, páginas 57 y 58 y disponible en la intranet colegial. Existe otro manual para Registro Mercantil y de Bienes Muebles. Del primero resultan los siguientes plazos:
3.4.6. Plazo legal de conservación de los documentos
En primer lugar, es preciso considerar que la normativa de protección de datos no establece plazos de vigencia concretos para la información. Así, la vigencia de la misma deberá determinarse atendiendo a la finalidad para la cual fueron recabados los datos de carácter personal objeto de análisis, y siempre atendiendo a la normativa sectorial aplicable.
No obstante lo anterior, es posible citar a modo orientativo los plazos de vigencia que la normativa interna del Colegio de Registradores consideró adecuados (Documento Colegial de Plazos de Conservación de Legajos en Registros, de 10 de junio de 2008) atendiendo a la principal tipología de documentos que manejan los Registros. Así, es posible recomendar al menos un plazo de conservación de los mismos:
Documentos privados. Dado que no tienen matriz ni duplicado que se guarde en otra oficina pública, en principio deberían conservarse indefinidamente, pero en aplicación de la prescripción “secundum tabulas” del dominio y demás derechos reales sobre bienes inmuebles se recomienda que se conserven durante 20 AÑOS.
Documentos judiciales y administrativos. Dado que normalmente tienen matriz en otras oficinas, se deben guardar durante el plazo de 20 AÑOS señalado expresamente por el artículo 414 del Reglamento Hipotecario.
Documentos públicos generados por el propio Registro (edictos o expedientes de rectificación de errores en los asientos). Se entiende aplicable lo dicho respecto a los documentos privados.
Cartas de pago de los impuestos. Dado que existen distintas normativas implicadas a la hora de interpretar los plazos de conservación aplicables a este supuesto (principalmente normativa hipotecaria, fiscal y autonómica en su caso), desde el departamento de protección de datos del CORPME se recomienda atender al criterio más restrictivo. Esto es, los legajos de cartas de pago y sus copias podrán inutilizarse una vez transcurridos 20 AÑOS desde que fueron formados.
No obstante lo anterior, puede ser correcta la interpretación de criterios menos restrictivos de conservación de estos documentos. En todo caso, se deberá atender a la normativa específica.
Planos. Su conservación debe ser INDEFINIDA, salvo que se sustituyan por otros, por la modificación planimétrica de la zona a que se refieren o se incorporen a bases gráficas digitalizadas.
Notas de calificación. Dada su obligatoria constancia en el Libro Diario (artículo 323 de la Ley Hipotecaria y 429 del reglamento Hipotecario) y su inmediato conocimiento por los afectados (artículo 322 de la Ley Hipotecaria), sólo deberían conservarse durante el año de la acción civil contra el Registrador. Pero dado que las notas denegatorias actuales pueden ser de una extensión que impida su reflejo en el libro Diario, se recomienda que se forme con ellas anualmente un libro auxiliar -artículo 362 del Reglamento Hipotecario- de conservación INDEFINIDA.
Expedientes formados como consecuencia de los recursos contra la calificación. El artículo 327 de la Ley Hipotecaria sólo obliga a remitirlo a la DGRN, no a guardar un duplicado. Sin embargo, dado su conexión con la nota de calificación, pues su resultado puede motivar una reclamación de responsabilidad civil, y a su generalmente escaso número, no se ve inconveniente en su archivo en el indicado libro auxiliar debidamente relacionado con la nota de la que derivan. Su conservación puede ser, por tanto, INDEFINIDA.
Notificaciones que el Registrador debe de hacer como consecuencia de los procedimientos de ejecución (artículos 660 de la LEC y 135 de la LH). Podría considerarse que se deben archivar junto a los mandamientos que han dado lugar a los asientos registrales de los que derivan y, por tanto, se inutilizarían con aquellos. No obstante, dado que el plazo de responsabilidad del Registrador por su omisión (15 años desde su omisión del artículo 1964 del Código civil en relación con el 311 de la Ley Hipotecaria) puede ser superior al de conservación de los mandamientos en el caso de prórrogas sucesivas, se recomienda su archivo separado y su conservación durante los citados 15 AÑOS. TÉNGASE EN CUENTA LA MODIFICACIÓN ARTÍCULO 1.964 CC QUE REDUCE EL PLAZO A 5 AÑOS (en vigor desde el 07/10/2015).
Solicitudes de publicidad formal. Según dispone la norma sexta de la Instrucción de 17 de febrero de 1998 de la DGRN, sobre principios generales de publicidad formal “quedarán archivadas, de forma que siempre se pueda conocer la persona del solicitante, su domicilio y su documento nacional de identidad o número de identificación fiscal durante el periodo de 3 AÑOS”, para que si lo solicita el titular de las fincas afectadas, se le pueda informar de quién ha solicitado información respecto a su persona y bienes y pueda ejercitar, si lo estima oportuno, las acciones que le competan.
Duplicados de las certificaciones y notas simples expedidas a particulares. No existe obligación de conservación, si bien a efectos de responsabilidad civil por posibles reclamaciones y para poder acreditar su verdadero contenido, se recomienda guardarlas durante 15 AÑOS, plazo máximo para el ejercicio de la misma (artículo 1964 del Código civil en relación con el artículo 311 de la Ley Hipotecaria). TÉNGASE EN CUENTA LA MODIFICACIÓN ARTÍCULO 1.964 CC QUE REDUCE EL PLAZO A 5 AÑOS (en vigor desde el 07/10/2015).
Comunicaciones de presentación de fax por notarios y autoridades judiciales y administrativas. No existe obligación legal de conservación, lo cual viene reforzado por su constancia en el Libro Diario, que está bajo la salvaguardia de los Tribunales y, en principio lo hace innecesario. Sin embargo, se estima prudente ante la posible alegación de errores (hora del fax, etc.) guardarlas durante 1 AÑO, tiempo que duraría la acción de responsabilidad civil debido a la inmediata notificación de la presentación con la hora y demás circunstancias obligatorias.
Conservación de solicitudes de notas simples remitidas por notarías. No es obligatoria su conservación, pues al estar legitimados los notarios como funcionarios públicos para solicitarlas, no les es aplicable la norma indicada para los particulares. No obstante, se recomienda su conservación durante 1 AÑO por la misma razón del punto anterior, dado que, como regla general, la posible discordancia se averiguará casi simultáneamente, pues la presentación de la escritura otorgada en base a la nota por medio del fax es, en la mayoría de los casos, automática.
Documentos en papel que sean simple reproducción de las escrituras presentadas telemáticamente. Una vez realizada la inscripción pueden y deben destruirse. Otro caso distinto es la conservación del documento electrónico en dicho formato. No existe regulación sobre este punto, por lo que de momento debe de conservarse de una manera INDEFINIDA, máxime si además se considera que forma parte del llamado “expediente electrónico” (artículo 32 de la Ley 11/2007, de 22 de Junio).