Source: http://poprzednibip.nedza.pl/urzad/regulamin_organizacyjny_urzedu.html
Timestamp: 2020-05-28 05:20:11+00:00
Document Index: 42047070

Matched Legal Cases: ['art.4', 'art.4', 'art.1', 'art.30', 'art.951', 'art.19']

Strona główna Regulamin organizacyjny urzędu Czwartek, 28.05.2020
URZĘDU GMINY NĘDZA
1. Urząd jest jednostką budżetową Gminy Nędza .
3. Siedzibą Urzędu Gminy jest miejscowość Nędza . Przed wejściem do Urzędu znajdują się tablice „Rada Gminy Nędza”, „Wójt Gminy Nędza”, „Urząd Gminy w Nędzy” oraz tablica informująca o godzinach pracy Urzędu oraz tablica informująca w jakich dniach i godzinach Wójt przyjmuje obywateli w sprawach skarg i zażaleń. Wewnątrz Urzędu na widocznym miejscu znajduje się herb Gminy, tablica informacyjna o wszystkich stanowiskach pracy, numerach pokoi oraz tablice ogłoszeń. Na drzwiach wejściowych pokoi znajdują się tabliczki z danymi personalnymi pracowników oraz informacją jakie sprawy załatwiane są przez tego pracownika.
3. Urząd stosuje skuteczne metody komunikowania się z mieszkańcami.
4. Urząd współpracuje z lokalnymi organizacjami społecznymi, gospodarczymi i pozarządowymi w interesie mieszkańców.
5. Pracownicy Urzędu identyfikują się z Gminą, dbają o dobre imię Urzędu, jawność i otwartość działań i są wrażliwi na potrzeby mieszkańców wypełniając tym samym zapisy kodeksu etycznego.
1) Radzie, Komisjach Rady – należy przez to rozumieć Radę Gminy Nędza i Komisje Rady Gminy Nędza,
2) Wójcie, Zastępcy Wójta, Sekretarzu, Skarbniku – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Nędza, Zastępcę Wójta Gminy Nędza , Sekretarza Gminy Nędza, Skarbnika Gminy Nędza
3) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy w Nędzy,
4) Regulaminie – należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Nędza.
2) zasady wykonywania funkcji kierowniczych w Urzędzie,
3) zadania i kompetencje kierownictwa Urzędu,
4) zadania ogólne pracownika,
5) strukturę, zadania i kompetencje poszczególnych referatów i innych komórek organizacyjnych,
6) obowiązki kierowników referatów i innych komórek organizacyjnych, dotyczące przygotowania materiałów na posiedzenia Rady i jej Komisji,
7) obowiązki kierowników referatów i innych komórek organizacyjnych dotyczące realizacji uchwał Rady oraz składania sprawozdań z ich wykonania,
8) obowiązki kierowników referatów i innych komórek organizacyjnych dotyczące załatwiania wniosków Komisji, interpelacji i wniosków radnych,
9) zasady i tryb postępowania przy opracowywaniu aktów prawa miejscowego,
10) zasady obsługi prawnej w Urzędzie,
11) zasady obsługi Klientów (stron ) w Urzędzie,
12) organizację działalności kontrolnej,
13) zasady podpisywania pism i decyzji,
14) zasady zamawiania, używania i przechowywania pieczęci urzędowych,
15) obiegu dokumentów urzędowych,
16) tryb pracy w Urzędzie.
1) Wójt ,
2. Wójt Gminy wyznacza odrębnym zarządzeniem osobę do pełnienia funkcji zastępcy
wójta w razie swojej nieobecności.
W Urzędzie funkcjonują referaty , samodzielne stanowiska oraz pracownicy na stanowiskach pomocniczych i obsługi .
Strukturę stanowisk w Urzędzie określa SCHEMAT ORGANIZACYJNY .
5. W przypadku, gdy kierujący referatem nie może pełnić swoich obowiązków z powodu urlopu lub innych usprawiedliwionych przyczyn – zastępuje go pracownik wyznaczony przez Wójta .
Wójt – stanowisko z wyboru. Czynności z zakresu prawa pracy wobec Wójta związane z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy wykonuje Przewodniczący Rady. Wynagrodzenie Wójta ustala Rada Gminy. Pozostałe czynności z zakresu prawa pracy wobec Wójta wykonuje osoba wyznaczona odrębnym zarządzeniem.
2) Wydawanie decyzji w zakresie administracji publicznej.
3) Wójt może upoważnić innych pracowników Urzędu do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu Wójta.
4) Udziela pełnomocnictwa w sprawach należących do jego własnych kompetencji.
5) Jest szefem Obrony Cywilnej i w przypadku zagrożenia bezpieczeństwa Państwa lub ogłoszenia stanu klęski żywiołowej działa na zasadach określonych w odrębnych przepisach.
6) Wydaje zarządzenia w sprawach organizacyjnych i porządkowych. Określa Politykę Jakości pracy ukierunkowaną na sprawne funkcjonowanie Urzędu. Zatwierdza Księgę Jakości i czuwa nad doskonaleniem Systemu Zarządzania Jakością. Wprowadza regulamin organizacyjny i pracy Urzędu a także regulaminy: wynagradzania, naboru na wolne stanowiska urzędnicze, służby przygotowawczej .
7) Wójt przygotowuje projekt budżetu i bez jego zgody Rada nie może wprowadzić w projekcie budżetu gminy zmian powodujących zwiększenie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach lub zwiększenia planowanych dochodów bez jednoczesnego ustanowienia źródeł tych dochodów.
8) Wójt współpracuje z Radą, jej komisjami i organami jednostek pomocniczych w zakresie swego działania. Wójt przygotowuje projekty uchwał Rady, wykonuje budżet, gospodaruje mieniem komunalnym i odpowiada za prawidłową gospodarkę finansową Gminy. Wójt wykonuje uchwały Rady i zadania Gminy określone przepisami prawa. Przedkłada Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej uchwały podjęte przez Radę oraz składa Radzie sprawozdania ze swojej działalności. Nadzoruje całość spraw związanych z nagrywaniem sesji Rady Gminy oraz posiedzeń komisji Rady Gminy .
9) Wójt dokonuje okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych w tym kierowników jednostek organizacyjnych Gminy.
10) Wójtowi przysługuje wyłączne prawo:
a) zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budżetowej kwotach wydatków w ramach upoważnień udzielonych przez Radę,
b) emitowania papierów wartościowych w ramach upoważnień udzielonych przez Radę,
d) dysponowania rezerwami budżetu Gminy,
e) ogłaszania przetargów.
11) Wójt niezwłocznie ogłasza uchwałę budżetową i sprawozdanie z jej wykonania w trybie przewidzianym dla aktów prawa miejscowego.
12) Wójt utrzymuje więź ze społeczeństwem, w sprawach ważnych lub w przypadkach określonych odrębnymi przepisami prawa – zasięga opinii mieszkańców, organizacji i środowisk lokalnych oraz informuje o założeniach projektu budżetu, kierunkach polityki społecznej i gospodarczej Gminy.
13) Nadzoruje ochronę informacji niejawnych wytwarzanych, przetwarzanych, przechowywanych i przekazywanych w Urzędzie.
1) Sekretarza gminy,
2) Skarbnika gminy,
4) Pełnomocnika d/s Ochrony Informacji Niejawnych,
5) Kierowników Referatów,
7) Kierowników jednostek organizacyjnych Gminy.
Sekretarz – zatrudniany jest na podstawie umowy o pracę.
2. Sekretarz kontroluje działalność poszczególnych stanowisk pracy w Urzędzie.
2) organizacja pracy Urzędu i koordynowanie działań podejmowanych przez poszczególne komórki organizacyjne, nadzór nad właściwym przepływem informacji publicznej, analiza warunków pracy w Urzędzie, podejmowanie inicjatywy ich usprawnienia,
3) przygotowanie okresowych ocen pracy przez Wójta Gminy kierowników i pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy,
5) organizowanie współdziałania z sołectwami oraz jednostkami organizacyjnymi Gminy, współpraca z jednostkami pomocniczymi, obsługa zebrań z mieszkańcami, ewidencja sołtysów i protokołów zebrań z mieszkańcami, organizacja wyborów sołtysów i członków rad sołeckich,
6) wdrażanie uchwał Rady i nadzór nad ich wykonaniem,
7) nadzór nad ewidencją uchwał Rady i zarządzeń Wójta,
9) nadzór nad prowadzeniem zbioru przepisów gminnych oraz udostępnianie ich do wglądu,
10) inicjowanie i tworzenie warunków do podnoszenia kwalifikacji pracowników samorządowych,
11) koordynowanie i organizacja spraw związanych z wyborami, referendami i spisami, wykonywanie zadań związanych z wyborami Prezydenta RP, parlamentarnymi, samorządowymi, ławników do sądów powszechnych oraz przeprowadzanymi referendami,
12) nadzorowanie czasu pracy pracowników samorządowych,
13) organizacja pracy i nadzór nad pracownikami obsługi, interwencyjnymi, prac społecznie użytecznych , stażami studenckimi i praktykami uczniowskimi,
14) przyjmowanie ustnych oświadczeń ostatniej woli,
15) wykonywanie innych prac zleconych przez Wójta w ramach udzielonego upoważnienia.
16) prowadzenie rejestru aktów prawnych stanowiących prawo miejscowe,
17) prowadzenie rejestru skarg na działalność organów Gminy i kierowników jednostek organizacyjnych, nadzór nad terminowym załatwianiem skarg.
18) Organizuje i nadzoruje w porozumieniu z Wójtem nabór na wolne urzędnicze stanowiska pracy oraz organizuje i nadzoruje przebieg służby pracowniczej. Prezentuje nowoprzyjętych pracowników i zapoznaje ich ze wszystkimi przepisami regulaminowymi i porządkowymi dotyczącymi funkcjonowania Urzędu.
19) Przedstawia Wójtowi propozycje do powierzenia określonych czynności pracownikom.
20) przechowywanie dokumentów prawnych dot. organizacji Urzędu (statut Gminy, regulamin organizacyjny, regulamin pracy, regulamin wynagradzania it.p.) , prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta,
21) prowadzenie spraw osobowych osób zatrudnionych w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych, prac społecznie użytecznych,
1) inicjowanie wszelkich prawnie dozwolonych działań Gminy w kierunku pozyskania środków finansowych, współpraca przy opracowywaniu projektu budżetu,
2) kontrolowanie i nadzorowanie realizacji budżetu, dokonywanie analizy budżetu oraz bieżące informowanie Wójta o jego realizacji,
3) czuwanie nad prawidłowym obiegiem informacji i dokumentacji finansowej,
5) nadzorowanie i koordynowanie pracy służb finansowych Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy, sporządzanie sprawozdawczości budżetowej,
6) realizowanie obowiązków wynikających z ustaw: o finansach publicznych, o dochodach jednostek samorządu terytorialnego, podatkach i opłatach lokalnych, opłacie skarbowej, podatku od czynności cywilnoprawnych,
7) ścisła współpraca z audytorem wewnętrznym,
8) kontrasygnowanie czynności prawnych skutkujących powstaniem zobowiązań finansowych Gminy,
9) współdziałanie z Radą i jej komisjami.
10) pełni funkcje Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością, czuwa nad ciągłym i stałym doskonaleniem Systemu Zarządzania Jakością stosownie do zapisów Księgi Jakości oraz Księgi Procedur Systemu Zarządzania Jakością.
11) bieżący monitoring oraz okresowe audity wewnętrzne w celu sprawdzania spełniania przez pracowników Urzędu Gminy wymogów systemu zarządzania jakością zgodnie z normą ISO 9001:2000, doskonalenia metod pracy urzędników,
1. W skład Urzędu Gminy wchodzi Urząd Stanu Cywilnego.
2. Do zadań na stanowisku kierownika Urzędu Stanu Cywilnego należy w szczególności :
1. wykonywanie czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego , w szczególności : przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński , wydawania zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa ,o których mowa w art.4¹ Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego , wydawanie zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu ,o którym mowa w art.4 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego ; sporządzanie aktu małżeństwa zawartego zgodnie z art.1 § 2 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego ,wydawanie zaświadczenia ,że obywatel polski lub zamieszkały w Polsce cudzoziemiec nie mający żadnego obywatelstwa zgodnie z prawem polskim może zawrzeć małżeństwo za granicą; wydawanie decyzji i powiadamianie na piśmie osób zainteresowanych o przyczynach odmowy tym zakresie, sporządzenie aktu małżeństwa;
2. przyjmowanie zgłoszenia urodzenia dziecka lub protokołu zgłoszenia urodzenia; sporządzenie aktu urodzenia ;
3. przyjmowanie zgłoszenia zgonu lub protokołu zgłoszenia zgonu, sporządzenie aktu zgonu;
4. sporządzanie decyzji o odtworzeniu aktu stanu cywilnego lub wpisaniu treści aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą do polskich ksiąg stanu cywilnego ;
5. przyjmowanie : oświadczeń o uznaniu dziecka lub nadaniu dziecku nazwiska męża matki , oświadczenia małżonka rozwiedzionego o powrocie do nazwiska ,które nosił przed zawarciem małżeństwa oraz wniosku o wpisanie do aktu urodzenia dziecka wzmianki o tym ,że rodzice dziecka zawarli małżeństwo;
6. wydawanie odpisów z akt stanu cywilnego;
7. wpisywanie zdarzeń, które nastąpiły po sporządzeniu aktu stanu cywilnego ,które mają wpływ na jego treść lub ważność w formie wzmianki dodatkowej ;
8. zamieszczanie pod treścią aktu stanu cywilnego przypisków zawierających informacje o innych aktach stanu cywilnego dotyczących tej samej osoby;
9. wydawanie zezwoleń o udostępnieniu ksiąg stanu cywilnego upoważnionym przedstawicielom organów państwowych oraz instytucji naukowych w celu przeglądania;
10. wydawanie decyzji w sprawach o sprostowanie oczywistego błędu pisarskiego w aktach stanu cywilnego ;
11. przygotowywanie wniosku do sądu w sprawach określonych w art.30-32 ustawy –Prawo o aktach stanu cywilnego ;
12. rozstrzyganie w drodze decyzji administracyjnej w sprawach określonych w ustawie z dnia 15 listopada 1956r. o zmianie imion i nazwisk ;
13. spisywanie protokołu sporządzenia testamentu po przyjęciu ustnego oświadczenia spadkodawcy w obecności dwóch świadków zgodnie z art.951 Kodeksu cywilnego;
14. współpraca z Szefem Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych w zakresie niezbędnym do realizacji jego ustawowych zadań;
15. przygotowanie dokumentacji związanej z nadaniem Medalu za Długoletnie Pożycie Małżeńskie –art.19 ustawy z dnia 16.10.1992r.o orderach i odznaczeniach (DZ.U. Nr 90 poz.450)
16. wykonywanie innych czynności wynikających z przepisów prawa .
3. Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego jest Wójt Gminy ; Wójt Gminy zatrudnia na stanowisku kierownika Urzędu Stanu Cywilnego sekretarza gminy .
2) przestrzeganie Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej i innych przepisów prawa,
3) wykonywanie zadań sprawnie sumiennie i bezstronnie,
4) dochowanie tajemnicy służbowej chronionej ustawowo,
6) zachowanie się z godnością w pracy i poza nią,
8) przygotowanie projektów uchwał, materiałów, sprawozdań i analiz na sesje Rady oraz potrzeby Wójta,
9) realizacja zadań wynikających z uchwał Rady,
10) współdziałanie ze Skarbnikiem w zakresie opracowywania projektu budżetu,
11) rozpatrywanie i załatwianie interpelacji i wniosków radnych,
12) prowadzenie w zakresie swoich właściwości postępowań administracyjnych w indywidualnych sprawach oraz przygotowanie projektów decyzji, umów i postanowień,
13) wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
14) przyjmowanie, rejestrowanie, rozpatrywanie i załatwianie wniosków klientów Urzędu,
15) prowadzenie zbioru przepisów prawnych dot. zakresu zadań własnego stanowiska pracy,
16) przygotowywanie i przekazywanie dokumentów do archiwizacji,
17) realizowanie zadań obronnych, obrony cywilnej i reagowania kryzysowego w Gminie ;
18) udostępnianie na stronie Biuletynu Informacji Publicznej wytworzonego dokumentu stanowiącego informację publiczną poprzez jej niezwłoczne przesyłanie w formie elektronicznej na wskazane przez Wójta stanowisko pracy;
19) ciągłe usprawnianie przepływu informacji między stanowiskami pracy w celu poprawy jakości pracy,
20) sprawdzanie i rozliczanie faktur z zakresu prowadzonych spraw,
21) przestrzeganie przepisów bhp i ppoż. na stanowisku pracy,
22) przestrzeganie dyscypliny budżetowej,
23) znajomość i przestrzeganie Systemu zarządzania Jakością funkcjonującego w Urzędzie ( Polityka Jakości, Księga Jakości, Księga Procedur Systemu Zarządzania Jakością) – doskonalenie procesów i procedur pracy.
STRUKTURA, ZADANIA I KOMPETENCJE REFERATÓW I INNYCH KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH
1. Referat jest jednostką organizacyjną, zatrudniającą co najmniej trzech pracowników zajmujących się tymi samymi kategoriami spraw.
3. W referatach w czasie nieobecności kierownika zastępstwo pełni pracownik wyznaczony przez Wójta.
4. W zakresie określonym przez Wójta kierownicy referatów upoważnieni są do podejmowania „z upoważnienia wójta” decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej. Kierownicy referatów kierują pracą podległych im referatów i ponoszą odpowiedzialność za prawidłową organizację i skuteczność pracy referatu, dokonują podziału zadań pomiędzy podległych pracowników. Przygotowują wnioski dotyczące naboru na wolne stanowiska urzędnicze w referacie oraz wnioski o skierowanie do służby pracowniczej.
5. Kierownicy referatów opracowują zakresy czynności dla podległych pracowników i występują z wnioskami osobowymi dot. wyróżnienia, nagrody, awansu, a także kar regulaminowych w stosunku do podległych im pracowników.
W skład Referatu Finansowego wchodzą następujące stanowiska pracy:
1) Skarbnik gminy – Kierownik Referatu ;
2) Stanowisko d/s płacowych
3) Stanowisko d/s podatku od towarów i usług, środków trwałych ,funduszu alimentacyjnego i dodatków mieszkaniowych;
4) Stanowisko d/s egzekucji nie podatkowych należności budżetowych oraz ewidencji pozostałych środków trwałych i materiałów;
5) Stanowisko d/s księgowości podatkowej;
6) Stanowisko d/s wymiaru podatków i opłat;
7) Stanowisko d/s księgowości budżetowej ;
8) Stanowisko d/s dochodów budżetowych i sprawozdawczości budżetu gminy;
9) Stanowisko d/s obsługi kasowej.
1) opracowanie projektu uchwały budżetowej oraz uchwał około budżetowych;
2) opracowanie projektu uchwały dotyczącej procedury uchwalania budżetu oraz przyznawania dotacji dla organizacji pozarządowych,
3) przekazywanie wytycznych do planowania budżetowego i wskaźników budżetowych,
4) opracowywanie projektu szczegółowego podziału dochodów i wydatków – uchwalonych przez Radę,
5) opracowywanie projektu rozdysponowania nadwyżki budżetowej,
6) weryfikacja planów finansowych gminnych jednostek organizacyjnych,
7) zapewnienie prawidłowego przebiegu wykonania budżetu,
8) dokonywanie okresowych analiz realizacji budżetu oraz przedstawianie wniosków zmierzających do poprawy dyscypliny finansów publicznych, zachowania zasady równowagi budżetowej, organizacja i kontrola obiegu dokumentów finansowo-księgowych,
9) przygotowywanie projektów uchwał Rady w sprawie dokonywania zmian w budżecie,
10) przeprowadzanie kontroli gospodarczo – finansowych w jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach pomocniczych finansowanych z budżetu Gminy w zakresie prawidłowości i legalności operacji gospodarczych powodujących skutki finansowe, udzielanie instruktażu,
11) kontrola i rozliczanie dotacji finansowych przyznawanych organizacjom pozarządowym,
12) sprawowanie kontroli formalno rachunkowej sprawozdań przedkładanych przez podległe jednostki budżetowe;
13) opracowywanie zbiorczych, okresowych sprawozdań finansowych i dokonywanie ich analiz,
14) przygotowywanie decyzji dotyczących podatków i opłat, kontrola podatników w zakresie prawidłowości i rzetelności informacji składanych w deklaracjach podatkowych,
15) prowadzenie spraw związanych z należnościami pieniężnymi mającymi charakter cywilnoprawny przypadające jednostce samorządu terytorialnego ,z uwzględnieniem pomocy publicznej;
16) rozpatrywanie odwołań, skarg i zażaleń w sprawach wymiaru podatków i opłat lokalnych,
17) prowadzenie archiwum dokumentacji gospodarstw rolnych dla potrzeb emerytalno – rentowych,
18) windykacja należności (upomnienia, tytuły wykonawcze),
19) przygotowywanie propozycji w zakresie procedury rozpatrywania podań w sprawach odraczania, rozkładania na raty, umarzania lub zaniechania(poboru) wymiaru podatków i opłat lokalnych,
20) przygotowywanie projektów uchwał Rady w sprawie wprowadzenia lub ustalenia wysokości podatków i opłat lokalnych w oparciu o obowiązujące przepisy,
21) prowadzenie dokumentacji wymiarowej, rejestru przypisów i odpisów oraz ewidencji w zakresie łącznego zobowiązania pieniężnego rolników, podatku od nieruchomości,
22) prowadzenie ewidencji wartości mienia Gminy,
23) przygotowywanie dokumentacji przetargowej dotyczącej obsługi bankowej ,
24) sporządzanie sprawozdawczości statystycznej w zakresie podatków i opłat zgodnie z obowiązującymi przepisami,
25) współpraca z bankami, ZUS, KRUS, US, instytucjami ubezpieczeniowymi,
26) rozliczanie i księgowanie różnych dochodów Gminy,
27) przygotowywanie decyzji dotyczących dodatków mieszkaniowych, kontrola i nadzór nad prawidłowością dokonywania rozliczeń dodatków mieszkaniowych,
28) przygotowywanie decyzji dotyczących świadczeń z funduszu alimentacyjnego, kontrola i nadzór nad prawidłowością rozliczeń funduszu alimentacyjnego;
29) naliczanie i terminowe rozliczanie wpłat związanych z funkcjonowaniem izby rolniczej;
30) przygotowywanie dokumentacji związanej ze zwrotem podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej
W skład Referatu Infrastruktury i Gospodarki wchodzą następujące stanowiska pracy:
1) Kierownik Referatu ;
2) Stanowisko d/s gospodarki gruntami i rolnictwa ,
3) Stanowisko d/s zamówień publicznych i inwestycji,
4) Stanowisko d/s ochrony środowiska i procedur pozyskiwania środków publicznych,
5) Stanowisko d/s mienia komunalnego i kanalizacji ,
6) Stanowisko d/s integracji europejskiej ,rekreacji i gospodarki zasobami gminy
10. realizowanie i nadzór nad planami urządzenia lasu, 11. nakazywanie posiadaczom gruntu rolnego wszczęcie postępowania związanego ze zniszczeniem zasiewów, upraw lub nasadzeń o nieodpowiedniej zdrowotności , przyjmowanie informacji o pojawianiu się chorób ,szkodników i chwastów oraz nadzorowanie wykonywanych odpowiednich czynności zapobiegawczych ,
6.na stanowisku ds. integracji europejskiej ,rekreacji i gospodarki zasobami gminy
1) ocena potrzeb inwestycyjnych i remontowych w zakresie gospodarki mieszkaniowej, zapewnienie mieszkańcom mieszkań komunalnych zaopatrzenia w wodę, odprowadzanie ścieków,
2) zarządzanie budynkiem administracyjnym urzędu oraz budynkami stanowiącymi mienie komunalne – remonty kapitalne, remonty bieżące i konserwacja, prowadzenie niezbędnej dokumentacji wymaganej odrębnymi przepisami ;
3) organizacja i prowadzenie targowisk gminnych,
4) nadzór nad osobami wykonującymi nieodpłatnie dozorowaną pracę na rzecz Gminy, prowadzenie akt osobowych pracowników prac nieodpłatnych – dozorowanych , przygotowanie dokumentacji w tym zakresie;
6) przygotowanie i rejestracja umów najmu lokali mieszkalnych i użytkowych, naliczanie czynszu, reprezentowanie interesów Gminy we wspólnotach mieszkaniowych,
7) prowadzenie rejestru osób ubiegających się o przydział lokalu mieszkalnego, analiza potrzeb mieszkaniowych na terenie Gminy,
8) organizowanie, koordynacja i uczestnictwo w działaniach na rzecz promocji i rozwoju Gminy, redagowanie wydawnictw promujących Gminę Nędza;
9) współorganizowanie uczestnictwa Gminy w spotkaniach, konferencjach, wystawach, targach,
10) prowadzenie dokumentacji dotyczącej przynależności Gminy do stowarzyszeń, współpraca z innymi samorządami terytorialnymi – wymiana doświadczeń, koordynowanie spraw związanych z przynależnością Gminy do fundacji itp.,
11) współpraca z jednostkami samorządowymi krajowymi i zagranicznymi, inicjowanie wspólnych przedsięwzięć kulturalnych, społecznych i innych w ramach zawieranych porozumień i umów,
12) wydawanie zezwoleń na organizację zgromadzeń publicznych i imprez masowych,
13) współpraca ze służbą zdrowia, prowadzenie działań na rzecz pomocy osobom niepełnosprawnym, planowanie i koordynowanie działań w zakresie dostępności i poziomu usług zdrowotnych świadczonych przez placówki opieki zdrowotnej,
14) ewidencja cmentarzy wyznaniowych ,pomników i kapliczek przydrożnych , prowadzenie dokumentacji w tym zakresie ;
15) współpraca przy realizacji zadań własnych gminy w zakresie: terenów rekreacyjnych i urządzeń sportowych, oraz ochrony zabytków i opieki nad zabytkami;
16) współdziałanie w zaopatrzeniu Gminy w Niezbędne dostawy energii elektrycznej, cieplnej i gazu;
17) organizacja lokalnej sieci transportu zbiorowego, konsultowanie i uzgadnianie z mieszkańcami rozkładów jazdy;
18) bieżąca kontrola funkcjonowania urządzeń oświetlenia ulic i placów .
1.Samodzielne stanowiska pracy to:
1) Stanowisko d/s oświaty i sportu,
2) Stanowisko d/s kadr, obsługi Urzędu Stanu Cywilnego i obsługi Rady Gminy , pełnomocnik ds. przeciwdziałania alkoholizmowi,
3) Stanowisko d/s obronnych i reagowania kryzysowego ,
4) Stanowisko d/s informatyki i ochrony ,
5) Stanowisko d/s ubezpieczeniowych i kancelaryjnych,
6) Stanowisko d/s kancelaryjnych ,
7) Stanowisko d/s ewidencji ludności, dowodów osobistych, ewidencji działalności gospodarczej, ewidencji mienia gminy,
2.stanowiska pomocnicze i obsługi to:
1) pomoc administracyjna ( w ramach umów na zastępstwo) ;
3) kierownik kancelarii tajnej;
4) robotnik gospodarczy
5) sprzątaczka;
6) goniec;
1. Do zadań i kompetencji na samodzielnych stanowiskach należą w szczególności sprawy:
1. na stanowisku ds. oświaty i sportu
1. koordynacja zadań w zakresie funkcjonowania przedszkoli ,szkół podstawowych i gimnazjum, w ścisłej współpracy z dyrektorami placówek oświatowych ,
2. pomoc materialna na cele edukacyjne, stypendia Wójta Gminy,
3. współorganizowanie z OPS wypoczynku letniego i zimowego uczniów szkół podstawowych i gimnazjów,
4. przygotowanie dokumentacji dla potrzeb komisji ds. awansu zawodowego nauczycieli,
5. organizacja opieki przedszkolnej dzieciom zamieszkałym w Gminie Nędza,
6. realizowanie całości zadań własnych Gminy w zakresie kultury i sportu ,
7. współpraca z organizacjami pozarządowymi, gromadzenie danych organizacji prowadzących działalność na terenie Gminy , merytoryczny nadzór nad ich działalnością,
8. prowadzenie zadań publicznych Gminy w zakresie udzielania dotacji podmiotom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych ;
9. prowadzenie spraw związanych z dofinansowaniem pracodawcom kosztów kształcenia i przygotowania zawodowego młodocianych pracowników;
10. merytoryczny nadzór nad dowozem dzieci do szkół i innych placówek oświatowych;
2. na stanowisku d/s kadr :
1) prowadzenie spraw osobowych Wójta, pracowników Urzędu, kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, osób zatrudnionych w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych, prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami i doskonaleniem zawodowym pracowników, dokształcaniem,
2) prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu oraz emerytów i rencistów – byłych pracowników Urzędu,
3) prowadzenie archiwum akt pracowniczych obecnych i byłych pracowników Urzędu,
4) ewidencjonowanie czasu pracy pracowników, ewidencja wyjść i wyjazdów służbowych i prywatnych w godzinach pracy,
5) przygotowywanie informacji o wykorzystaniu urlopów wypoczynkowych,
6) pełnienie nadzoru nad wykonywaniem dokumentacji przez specjalistę ds. bhp zabezpieczenie należytej ochrony pracy i warunków bhp oraz p/poż., dokumentacją dot. oceny ryzyka zawodowego,
7) ewidencjonowanie dokumentacji okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników samorządowych oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy,
8) przygotowywanie i przechowywanie dokumentów dot. naboru na wolne stanowiska urzędnicze,
9) przygotowywanie i przechowywanie dokumentów dot. służby przygotowawczej pracowników Urzędu.
3. na stanowisku d/s obronnych i reagowania
kryzysowego do zadań należy zapewnienie Wójtowi możliwości kierowania i koordynacji współdziałania wszystkich jednostek organizacyjnych na wypadek klęsk żywiołowych i innych nadzwyczajnych zagrożeń ludności a w szczególności:
1. planowanie, koordynacja, organizowanie zadań obrony cywilnej na terenie Gminy, obsługa Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego, współpraca w tym zakresie z referatami i samodzielnymi stanowiskami pracy w Urzędzie,
2. ochrona ludności, zakładów pracy i instytucji, urządzeń użyteczności publicznej, dóbr kultury w sytuacjach zagrożenia i w czasie wojny,
3. prowadzenie ewidencji członków formacji obrony cywilnej, planowanie i zaopatrywanie organów kierowania i formacji obrony cywilnej w sprzęt i materiały,
4. organizowanie i utrzymywanie w stałej gotowości systemu łączności dla potrzeb zarządzania kryzysowego i kierowania obroną cywilną,
5. przygotowywanie projektów zarządzeń o ewakuacji ludności z obszarów zagrożonych,
6. organizacja szkoleń formacji OC, ludności, pracowników jednostek organizacyjnych Gminy, popularyzowanie obrony cywilnej, organizowanie kontroli wykonywania zadań obronnych,
7. współdziałanie z jednostkami wojskowymi w zakresie unieszkodliwiania materiałów wybuchowych i innych przedmiotów niebezpiecznych,
8. organizowanie i prowadzenie na polecenie Wojskowej Komendy Uzupełnień akcji kurierskiej na terenie Gminy,
9. nakładanie obowiązku świadczeń rzeczowych i osobistych na rzecz obrony.
10. planowanie środków finansowych na realizację zadań dot. stanowiska obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego,
4. na stanowisku ds. informatyki i ochrony :
1. redagowanie , aktualizacja i modyfikowanie strony internetowej Gminy Nędza,
3. koordynowanie ,aktualizacja i nadzorowanie funkcjonowania Biuletynu Informacji Publicznej, zabezpieczenie ciągłości funkcjonowania sieci teleinformatycznej,
4. nagrywanie obrad organu stanowiącego Gminy ,archiwizacja nagrań wg odrębnych przepisów ; 5. pomoc użytkownikom systemów informatycznych w tworzeniu nowych zbiorów danych bądź uzupełnianiu dotychczasowych,
6. kontrola poprawności wprowadzania przez użytkowników systemu indywidualnych haseł dostępu, częstotliwości ich zmian,
7. wdrażanie nowych technologii komunikacji społecznej, nadzór nad elektronicznym obiegiem dokumentów w Urzędzie (SEKAP ) ,
8. prowadzenie i nadzorowanie akcji ratowniczych na terenie Gminy na wypadek klęsk żywiołowych ( powódź , pożar ..) oraz akcji związanych z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych;
9. prowadzenie ewidencji ochotniczych straży pożarnych, planowanie i zapewnianie wyposażenia w sprzęt, organizacja szkoleń i ćwiczeń,
10. organizacja i przeprowadzanie postępowań dot. zamówień publicznych na zakup paliwa do wszystkich samochodów bojowych, motopomp i innego sprzętu Ochotniczych Straży Pożarnych, ewidencja i kontrola wyjazdów pojazdów służbowych oraz zużycia paliwa,
11. rejestracja przed kwalifikacją wojskową,
5. na stanowisku d/s ubezpieczeniowych i kancelaryjnych :
1) prowadzenie akt osób zawierających umowy cywilno-prawne i o dzieło, zgłaszanie ich ustawowemu ubezpieczeniu, nadzór na wystawianymi rachunkami z tytułu umów zleceń i o dzieło;
2) organizacja i koordynacja narad i spotkań Wójta, administrowanie salą narad Urzędu,
3) obsługa centrali telefonicznej, zapewnienie ciągłości łączności telefonicznej, fax, wydruk bilingów, ewidencja służbowych telefonów komórkowych,
4) zamawianie prasy, wydawnictw książkowych w celach służbowych, ewidencja zgłoszeń do konkursów, targów, ewidencja badań ankietowych,
5) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych, prowadzenie ewidencji wydanych pieczęci, likwidacja pieczęci zużytych,
6) nadzór nad oflagowaniem budynku Urzędu w dni świąt państwowych i narodowych oraz lokalnych uroczystości,
7) prowadzenie rejestru faktur wpływających do Urzędu Gminy ;
8) prowadzenie pozostałych stałych rejestrów ,wynikających z odrębnych przepisów;
9) prowadzenie Sekretariatu Wójta Gminy.
6.na stanowisku d/s kancelaryjnych :
1. rejestracja pism (korespondencji) wpływających i wysyłanych z Urzędu, przekazywanie korespondencji na stanowiska pracy, przyjmowanie korespondencji do wysyłki,
2. rejestrowanie korespondencji w systemie SEKAP
3. ewidencjonowanie kontroli zewnętrznych, przechowywanie protokołów odpowiedzi na zalecenia pokontrolne,
4. obsługa narad i spotkań organów Gminy,
6. prowadzenie spraw kancelaryjnych w systemie wykonywania czynności kancelaryjnych wskazanym przez Wójta Gminy.
7 . na stanowisku ds. ewidencji ludności, dowodów osobistych, ewidencji działalności gospodarczej, ewidencji mienia gminy :
2) wstępna informacja klientów – kierowanie na właściwe stanowiska pracy, przekazywanie wzorów druków i formularzy urzędowych, informacja o procedurach i terminach załatwiania spraw dotyczących działalności gospodarczej przedsiębiorców,
3) prowadzenie magazynu materiałów biurowych, środków czystości ,
4) zlecanie wykonania pieczęci urzędowych,
5) zaopatrzenie w materiały piśmiennicze, kancelaryjne i urządzenia biurowe, zakupy środków czystości, organizacja przetargów w tym zakresie.
6) prowadzenie ewidencji ludności i przechowywanie dokumentów ewidencji (karty osobowe mieszkańców, ewidencja komputerowa),
7) przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych i wydawanie decyzji w sprawach meldunkowych,
8) przyjmowanie i przechowywanie zawiadomień organów sądowych dot. prawomocnych wyroków ograniczenia i pozbawienia wolności, oraz praw publicznych,
9) prowadzenie rejestru wyborców,
10) sporządzanie i aktualizacja spisów wyborców w zarządzonych wyborach i referendach,
11) przyjmowanie wniosków i wydawanie dowodów tożsamości,
12) wydawanie poświadczeń i zaświadczeń meldunkowych.
Do zadań na stanowiskach pomocniczych i obsługi należą w szczególności sprawy:
1) prowadzenie magazynu obrony cywilnej;
2) prowadzenie magazynu sprzętu przeciwpowodziowego ;
3) utrzymywanie porządku i czystości w budynku i w najbliższym otoczeniu siedziby Urzędu Gminy, wykaszanie trawników, chodników i poboczy , odśnieżanie ;
4) dokonywanie bieżących napraw i remontów w budynku Urzędu Gminy, przygotowywanie pomieszczeń i budynków w czasie narad i uroczystości ;
5) sporządzanie kart drogowych samochodów będących własnością Gminy;
6) bieżące utrzymywanie samochodów będących własnością Gminy;
7) sprzątanie pomieszczeń biurowych w Urzędzie Gminy;
8) dostarczanie bieżącej korespondencji na terenie Gminy;
9) dostarczanie pism wychodzących z Urzędu Gminy do wysyłki .
Do zadań pełnomocnika d/s ochrony informacji niejawnych należy:
1) opracowanie i aktualizacja planu ochrony informacji niejawnych, regulaminów i zarządzeń w tym zakresie,
2) zapewnienie właściwej ochrony informacji niejawnych,
3) prowadzenie kancelarii tajnej, doręczanie korespondencji niejawnej upoważnionym pracownikom Urzędu, nadzór nad przechowywaniem i opracowywaniem materiałów zastrzeżonych, poufnych i tajnych, archiwizowanie dokumentów niejawnych,
4) przeprowadzanie kontroli przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji przez pracowników Urzędu,
5) przeprowadzanie szkoleń pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych, ochrony danych osobowych,
6) podejmowanie działań wyjaśniających i zapobiegawczych w przypadku naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych lub ochronie danych osobowych,
7) przeprowadzanie postępowań sprawdzających na polecenie Wójta wobec kandydatów na stanowiska pracy związane z dostępem do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” lub „poufne”, przechowywanie akt zakończonych postępowań sprawdzających,
8) przechowywanie oświadczeń majątkowych radnych ,pracowników Urzędu Gminy, kierowników jednostek organizacyjnych Gminy w kancelarii tajnej.
Do zadań pełnomocnika d/s przeciwdziałania alkoholizmowi należy:
1. analizowanie funkcjonowania placówek handlowych i usługowych w Gminie pod kątem zabezpieczenia potrzeb mieszkańców, wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
2. obsługa Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, planowanie i koordynowanie działań na rzecz zwalczania skutków patologii społecznych,
Do zadań na stanowisku ds. kontroli zarządczej należy:
1. badanie systemów zarządzania i kontroli w Urzędzie i jednostkach organizacyjnych Gminy w oparciu o roczny plan kontroli zarządczej,
2. ocena zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa oraz obowiązującymi procedurami wewnętrznymi,
3. ocena efektywności i gospodarności podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli,
4. sprawdzanie wiarygodności sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z wykonania budżetu,
5. prowadzenie akt bieżących i akt stałych dot. przebiegu i wyników audytu wewnętrznego oraz obszarów ryzyka.
Do zadań stanowiska d/s obsługi prawnej należy:
1. opiniowanie pod względem formalno – prawnym projektów uchwał Rady, zarządzeń Wójta, projektów umów, porozumień, decyzji, postanowień,
2. udzielanie opinii i porad oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa pracownikom Urzędu oraz pracownikom jednostek organizacyjnych Gminy,
3. archiwizowanie aktów prawnych organów (dzienniki ustaw, monitory, dzienniki urzędowe),
4. reprezentowanie Gminy na podstawie udzielonego pełnomocnictwa w postępowaniu administracyjnym i sądowym.
Do zadań pełnomocnika d/s ochrony danych osobowych należy:
2. prowadzenie ewidencji zbiorów danych osobowych,
3. przestrzeganie i wdrażanie zasad wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o ochronie informacji niejawnych oraz aktów wykonawczych,
4. nadzór nad bezpieczeństwem danych, przeciwdziałanie dostępowi do systemu osób niepowołanych, prowadzenie dokumentacji dot. bezpieczeństwa teleinformatycznego, opracowywanie zaleceń dot. ochrony fizycznej systemów i sieci teleinformatycznej,
5. podejmowanie odpowiednich działań w przypadku naruszenia systemu zabezpieczenia danych,
6. tworzenie i przechowywanie kopii bazy danych,
7. współpraca z Pełnomocnikiem Ochrony Informacji Niejawnych w zakresie szkolenia, kontroli i ochrony informacji niejawnych.
Do zadań stanowiska d/s obsługi Rady Gminy należą w szczególności sprawy :
1. obsługa sesji Rady, posiedzeń komisji,
2. prowadzenie rejestru uchwał Rady, rejestru interpelacji i wniosków radnych, sporządzanie informacji o realizacji uchwał Rady, zarządzeń Wójta, interpelacji i wniosków, skarg i wniosków ludności,
3. sporządzanie i przechowywanie protokołów z obrad Rady i jej komisji,
4. rejestracja planów pracy Rady i jej komisji,
5. pomoc techniczna w organizowaniu spotkań radnych z wyborcami,
6. prowadzenie ewidencji osobowej radnych,
OBOWIĄZKI KIEROWNIKÓW REFERATÓW I INNYCH KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH, DOTYCZĄCE PRZYGOTOWANIA MATERIAŁÓW NA POSIEDZENIA RADY I JEJ KOMISJI.
OBOWIĄZKI KIEROWNIKÓW REFERATÓW I INNYCH KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH DOTYCZĄCE REALIZACJI UCHWAŁ RADY ORAZ SKŁADANIA SPRAWOZDAŃ Z ICH WYKONANIA.
1) zadania wynikające z uchwały,
2) jednostki realizujące,
3) terminy wykonania.
OBOWIĄZKI KIEROWNIKÓW REFERATÓW I INNYCH KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH DOTYCZĄCE ZAŁATWIANIA WNIOSKÓW KOMISJI, INTERPELACJI I WNIOSKÓW RADNYCH.
1. Wnioski komisji oraz interpelacje i wnioski radnych rejestruje pracownik obsługujący Radę i jej komisje, a następnie niezwłocznie przekazuje kierownikom właściwych referatów lub innym komórkom organizacyjnym w Urzędzie.
2. Osoby, o których mowa w ust. 1 niezwłocznie po otrzymaniu wniosku lub interpelacji podejmują niezbędne czynności w celu ich załatwienia oraz przygotowania odpowiedzi zainteresowanym.
3. Projekty odpowiedzi na wnioski i interpelacje przedkładane są do akceptacji i podpisu Wójtowi.
4. Odpowiedzi otrzymują:
1) na interpelacje i wnioski radnych:
a) radny;
b) pracownik ds. obsługi Rady i jej komisji (kopię);
2) na wniosek Komisji:
b) pracownik ds. obsługi Rady i jej komisji (kopię).
5. O sposobie załatwienia wniosków komisji i wniosków radnych należy zawiadomić w ciągu 21 dni od ich otrzymania.
6. Odpowiedź na interpelację powinna być udzielona radnemu niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 21 dni od daty jej złożenia.
7. Stanowisko nie uwzględniające wniosku lub interpelacji powinno być szczegółowo uzasadnione.
Nadzór nad wykonaniem postanowień określonych w § 39,40 41 Sekretarz, informując Wójta o przebiegu realizacji interpelacji i wniosków zgłaszanych do realizacji.
1) wewnętrznego ustroju Gminy oraz jednostek organizacyjnych i pomocniczych,
5. Akty prawa miejscowego ustanawia Rada w formie uchwały.
6. W przypadku nie cierpiącym zwłoki przepisy porządkowe może wydawać Wójt w formie zarządzenia, które podlega zatwierdzeniu na najbliższej sesji Rady. Traci ono moc w razie odmowy zatwierdzenia bądź nie przedstawienia do zatwierdzenia na najbliższej sesji Rady.
7. W razie nie przedstawienia do zatwierdzenia lub odmowy zatwierdzenia zarządzenia Rada określa termin utraty jego mocy obowiązującej.
8. Przepisy gminne ogłasza się przez rozplakatowanie w miejscach publicznych oraz na stronie BIP Urzędu Gminy.
9. Urząd Gminy prowadzi zbiór przepisów gminnych dostępny do powszechnego wglądu w jego siedzibie , nadzór sprawuje Sekretarz.
1. Zadaniem radcy prawnego, poza zakresem zadań, o którym mowa w § 38 , jest:
1) udzielanie informacji o zmianach w obowiązującym stanie prawnym,
2) sygnalizowanie o rażących lub powtarzających się naruszeniach prawa w działalności Urzędu,
3) konsultacje prawne i porady prawne zawierające w tle przedstawionego stanu faktycznego lub zamierzonego działania (zaniechania) przytoczenie, omówienie i wyjaśnienie przepisów prawa, znajdujących zastosowanie w tej sprawie wraz z praktycznym wskazaniem sposobu postępowania lub prawnych skutków określonego zachowania,
4) udział w negocjacjach poprzedzających zawarcie, zmianę lub rozwiązanie umowy lub innego stosunku prawnego, w sytuacji gdy radca prawny nie występuje jako pełnomocnik, a tylko jako doradca lub członek zespołu negocjującego,
6) uczestniczenie w opracowywaniu projektów aktów prawnych , w tym projektów aktów normatywnych i aktów administracyjnych, projektów umów, porozumień, statutów i regulaminów, listów intencyjnych, oświadczeń i innych pism lub dokumentów, mających istotne znaczenie dla prawnej ochrony interesów obsługiwanego Urzędu,
7) zastępstwo prawne i procesowe.
ZASADY OBSŁUGI KLIENTÓW (STRON ) W URZĘDZIE
1) udzielać klientom informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśniać treść przepisów właściwych ze względu na przedmiot sprawy,
2) bezzwłocznie rozstrzygać sprawy, a gdy nie jest to możliwe ze względu na stopień ich złożoności, określać dokładny termin ich załatwienia w oparciu o przepisy k.p.a., a w sprawach podatkowych ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa,
3) respektować ściśle określone terminy, a w razie obiektywnych przeszkód w ich dotrzymaniu, powiadamiać o przyczynach zwłoki i określać nowy termin załatwienia sprawy,
4) wyczerpująco informować klientów o stanie wniesionych przez nich spraw na każde żądanie pisemne lub ustne,
4. Kontrolę i koordynację działań komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie załatwiania indywidualnych spraw obywateli, w tym zwłaszcza skarg, wniosków i interwencji sprawuje Wójt i Sekretarz.
1. Każdemu obywatelowi przysługuje prawo dostępu do informacji publicznej. Uprawnienia w tym zakresie reguluje ustawa z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej ( Dz. U. Nr 112, poz.1198, z późn. zm.).
2. Celem umożliwienia stronom składanie skarg, wniosków i listów w sposób bezpośredni, Wójt przyjmuje klientów w każdy poniedziałek od godziny 14.00 do godziny 18.00. Miejsce i czas przyjęć klientów przez Wójta podaje się do publicznej wiadomości w formie trwałego ogłoszenia w siedzibie Urzędu.
4. Z przyjęć klientów składających skargę, wniosek, list sporządza się protokół.
5. Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez klientów określa k.p.a. oraz przepisy szczególne dotyczące zwłaszcza organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.
6. Sprawy wniesione przez klientów do Urzędu są ewidencjonowane w sekretariacie ogólnym, a następnie w spisach spraw na poszczególnych stanowiskach pracy.
7. Centralny rejestr skarg i wniosków wpływających do Urzędu oraz zgłaszanych w czasie przyjęć klientów przez Wójta prowadzi sekretarz.
8. Rejestr skarg dot. kierownictwa Urzędu, kierowników gminnych jednostek organizacyjnych prowadzi sekretarz .
9. Jednolite zasady przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg, wniosków i interwencji określa zał. Nr 4 .
2. Osoby kontrolujące, przed przystąpieniem do kontroli zobowiązane są zgłosić swoje przybycie do Wójta lub jego Z-cy albo Sekretarza, którym okazują dokumenty uprawniające do przeprowadzenia kontroli, cel i zakres kontroli oraz dokonują stosownego wpisu w książce kontroli znajdującej się na stanowisku ds. kancelarii ogólnej i archiwum zakładowego.
Do wyłącznej kompetencji Wójta należą kontakty z prasą, radiem i TV.
1) zarządzenia i decyzje, postanowienia,
2) pisma kierowane do organów administracji rządowej i samorządowej, przedstawicielstw dyplomatycznych oraz pisma kierowane do organów i instytucji państw obcych,
3) odpowiedzi na zapytania, wnioski dotyczące działalności kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
4) odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych oraz wnioski posłów i senatorów,
5) odpowiedzi na skargi, wnioski, listy,
6) umowy dotyczące zobowiązań finansowych - wymagana jest kontrasygnata Skarbnika,
7) zaświadczenia.
1. Wójt może upoważnić swojego zastępcę, Sekretarza i pracowników Urzędu do podpisywania dokumentów dotyczących spraw zastrzeżonych do osobistej akceptacji Wójta, w tym wydawania decyzji administracyjnych.
2. Korespondencja przeznaczona do podpisania przez Wójta powinna być złożona w kancelarii ogólnej Urzędu do godziny 1300. umożliwiającej wysyłkę dokumentu w danym dniu.
1. Dokumenty przedstawione do podpisu Kierownikowi Urzędu powinny być uprzednio oznaczone na kopii inicjałem imienia i nazwiska pracownika, który opracował i napisał dokument, a w określonych przypadkach parafowane również przez radcę prawnego.
1) wydania aktu prawnego o charakterze ogólnym,
2) spraw indywidualnych skomplikowanych pod względem prawnym,
3) zawarcia ugody lub umowy w sprawach majątkowych,
4) sprawy związane z postępowaniem przed organami orzekającymi,
2. Zamówienie na pieczęcie należy składać na stanowisku obsługi sekretariatu Wójta.
4. Zlecenie podpisuje Wójt.
8. Decyzje, postanowienia z zakresu administracji publicznej opatrywane są pieczęcią nagłówkową Wójta, pieczęcią okrągłą z godłem państwowym i napisem w otoku "Wójt Gminy Nędza" oraz pieczęcią imienną Wójta ( lub z upoważnienia Wójta).
1. Szczegółową organizację obiegu pism reguluje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18.1.2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. nr 14 poz.67 )
1) wszystkie pisma (korespondencja) przechodzą przez kancelarię ogólną W korespondencji obowiązują oznaczenia podane w załączniku Nr 2 – Symbole literowe komórek organizacyjnych .
2) korespondencję przyjmuje pracownik kancelarii ogólnej rejestrując ją w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. Następnie Wójt albo Sekretarz korespondencję dekretuje na stanowiska umieszczając odpowiednie dyspozycje dotyczące sposobu załatwienia sprawy. Dokumenty w wersji papierowej oraz elektronicznej są przekazywane kierownikom referatów lub na samodzielne stanowiska pracy. Odbiór korespondencji odbywa się w kancelarii ogólnej
3) pisma wychodzące z Urzędu składane są do podpisu w teczce właściwej komórki organizacyjnej w kancelarii ogólnej
4) Korespondencja wychodząca z Urzędu rejestrowana jest w elektronicznym systemie obiegu dokumentów. Przesyłki polecone oraz za zwrotnym potwierdzeniem odbioru winne mieć na kopercie uwidoczniony numer ze spisu spraw oraz symbol komórki organizacyjnej, celem odnotowania w pocztowej książce nadawczej,
5) zakopertowaną i zaadresowaną korespondencję składa się w kancelarii ogólnej do godziny 13:00,
6) pracownicy przechowują pisma (dokumenty) w wersji papierowej w odpowiednich teczkach i segregatorach oraz w systemie elektronicznego obiegu dokumentów.
3. Pracownik Urzędu obowiązany jest przestrzegać zasady podporządkowania służbowego wynikającego z organizacji Urzędu i szczegółowego podziału czynności.
4. Pracownik, który otrzymał polecenie z pominięciem drogi służbowej, winien niezwłocznie o tym fakcie powiadomić bezpośrednio przełożonego.
5. Pracownik prowadzący sprawę obowiązany jest do zbierania niezbędnych danych także od innych referatów i jednostek współdziałających.
6. W czasie nieobecności pracownika, sprawy prowadzone przez niego prowadzi wyznaczony przez Kierownika Urzędu lub kierownika referatu inny pracownik - Plan zastępstw stanowi załącznik nr 3. opracowywany jest na bieżąco przez sekretarza gminy.
1. Godziny rozpoczynania i kończenia pracy Urzędu ustala Wójt w regulaminie pracy..
2. Fakt spóźnienia pracownika do pracy wymaga osobistego wyjaśnienia przyczyn spóźnienia Wójtowi albo Sekretarzowi lub kierownikowi referatu.
3. Załatwianie w godzinach pracy prac innych niż służbowe dopuszczalne jest wyłącznie w granicach i na zasadach określonych w kodeksie pracy i przepisach szczególnych.
4. Każde wyjście w sprawach osobistych, po uprzednim uzyskaniu zgody Wójta lub Sekretarza albo kierownika referatu, winno być odnotowane w ewidencji wyjść. Sekretarz ustala termin odpracowania nieobecności.
5. Praca poza godzinami urzędowania może być wykonywana tylko za zgodą Wójta .
1. Wyjazdy pracowników w sprawach służbowych poza miejsce stałej pracy mogą odbywać się na podstawie poleceń wyjazdu służbowego, wydanych przez Wójta .
2. Ewidencję wyjazdów prowadzi stanowisko d/s kancelaryjnych.
Wobec pracowników nie przestrzegających zasad dyscypliny pracy stosowane są kary przewidziane w kodeksie pracy
Czas udostępnienia: 2012-03-01 10:12:40
Czas wytworzenia: 2012-03-01 10:12:27
Ostatnia zmiana: Pietrasz Leszek (2012-03-01 10:12:42)
Odwiedzin na tej stronie: 3593 , Rejestr zmian