Source: https://www.datenschutzexperte.de/rechtliche-grundlagen/datenschutzbestimmungen/datenschutzkonzept/
Timestamp: 2017-11-23 07:46:44
Document Index: 37808875

Matched Legal Cases: ['Art. 26', 'Art. 28', 'Art. 46', 'Art. 5', 'Art. 7', 'Art. 12', 'Art. 26', 'Art. 24', 'Art. 35']

Datenschutzkonzept für Unternehmen | Datenschutzexperte
Das Datenschutzkonzept ist ein unverzichtbares Dokument im unternehmerischen Datenschutz. Es gibt umfassend Auskunft zur Rechtmäßigkeit der gesamten Datenverarbeitung. Seine Bedeutung nimmt mit der Geltung der EU-Datenschutzgrundverordnung ab 25. Mai 2018 weiter zu, weil im Rahmen vereinheitlichter europäischer Datenschutzstandards die Rechenschafts- und Nachweispflichten der Unternehmen verschärft werden. Das Datenschutzkonzept ist eines der Instrumente, mit denen Unternehmen diesen Pflichten nachkommen können.
Ein Datenschutzkonzept – was ist das?
Tatsächlich handelt es sich um eine ausführliche schriftliche Dokumentation, die je nach Einzelfall mehr oder minder umfangreich ausfällt. Dabei ist Datenschutzkonzept nicht gleich Datenschutzkonzept. Man unterscheidet die allgemeine Form des Konzepts. Darin werden alle datenschutzrechtlichen Anforderung in Bezug auf jeden Prozess und jede Anwendung im Unternehmen dokumentiert. Das anwendungsspezifische Datenschutzkonzept schneidet dagegen diese Angaben ausgehend vom allgemeinen Datenschutzkonzept noch detaillierter auf die einzelne Anwendung zu.
Wie ist ein Datenschutzkonzept aufgebaut?
Es werden in jedem Konzept Informationen zu folgenden Punkten erwartet, soweit diese im Einzelfall berührt werden:
Diese ist sowohl nach der jetzigen Gesetzesgrundlage im Bundesdatenschutzgesetz geregelt als auch in der kommenden EU-DSGVO. Nach dem 25. Mai 2018 ist es wie folgt aufzubauen:
Name seines Vertreters
Kontaktdaten des Verantwortlichen/des DSB
Name der Datenverarbeitung/des Prozesses
Kategorien betroffener Personen, deren Daten verarbeitet werden
Kategorien von Empfängern, denen personenbezogene Daten mitgeteilt werden
Bezeichnung von Drittländern als Datenempfänger und bei Ausnahmetransfer der Drittlandsgarantien
Hier wird beschrieben, auf welcher Grundlage die entsprechenden Daten erhoben und verarbeitet werden.
Dieser Bereich beantwortet, wann welche Daten gelöscht werden sowie welche gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dafür die Grundlage bilden.
Sollten Teile der Datenverarbeitung außerhalb des Unternehmens vorgenommen werden, ist auch dies zu dokumentieren. Dabei wird beschrieben, welche Daten betroffen sind und an wen diese abgegeben wurden. Außerdem sind das Vertragsverhältnis sowie die Kontrollmaßnahmen zu bezeichnen.
Der DSB wird hier bezeichnet und kann Anmerkungen zu Systemen und Prozessen hinterlassen.
6. Zugriffe
Hier wird beschrieben, wer Zugriff auf die beschriebenen Daten hat. Ein Berechtigungskonzept ist hilfreich.
7. Auskunftserteilungen und Datenpannen
Hier wird erläutert, wie im Falle von Datenpannen vorgegangen wird. Außerdem werden die Prozesse beschrieben, die jederzeit die Auskunftserteilung gegenüber Nutzern und Rechteinhaber sicherstellen, auch und besonders im Fall von Datenpannen.
Der Weg zum Datenschutzkonzept
Das Datenschutzkonzept dokumentiert, wie ein Unternehmen mit der Datenverarbeitung umgeht. Es weist insoweit nach, welche Maßnahmen zur Datenschutzkonformität getroffen wurde und wie datenschutzrechtlich risikoreiche Felder (Auftragsverwaltung und ähnliches) behandelt werden. Es spielen dabei bestimmte Begrifflichkeiten und Abkürzungen eine Schlüsselrolle. So beschreibt das Datenschutzkonzept umfassend die sogenannten TOMs. Mit dieser Abkürzung sind technische und organisatorische Maßnahmen gemeint, die im Unternehmen die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften gewährleisten. Als ADVs werden hingegen Auftragsverarbeitungen bezeichnet.
Erster Schritt zum Datenkonzept ist ein Audit, das die entsprechenden Prozesse und Systeme auf die Datenschutzkonformität sowie ihre Eignung zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorschriften bescheinigt.
Auf dieser Grundlage wird das Datenschutzkonzept ausgearbeitet.
Das Datenschutzkonzept gewinnt an Bedeutung
Die EU-DSGVO erhöht die Nachweis- und Dokumentationspflichten im Bereich Datenschutz für Unternehmen erheblich.
Zukünftig müssen Unternehmen folgende Elemente dokumentieren:
Datenschutzrechtliche Weisungen des Auftraggebers an den Auftragnehmer bei einer ADV (Art. 26 DSGVO) sind zu erfassen.
Der Auftragsdatenverarbeiter muss zukünftig selbst ein Verzeichnis von Verfahrenstätigkeiten aufstellen (Art. 28 DSGVO).
Datenschutzverletzungen sind ohne Ausnahme zu erfassen. ( 33 DSGVO).
Es sind eine dokumentierte Abwägung und Garantien bei der Datenübermittlung an Drittländer niederzulegen (Art. 46 DSGVO).
Nachweise müssen zukünftig geführt werden:
über die Einhaltung der Verarbeitungsprinzipien (Art. 5 DSVGVO).
über die Einholung von Einwilligungen Betroffener (Art. 7 DSGVO).
über die Unbegründetheit eines Antrags bei negativem Auskunftsersuchen zu erbringen (Art. 12 DSGVO).
über die Festlegung der Verpflichtungen für eine ordnungsgemäße Datenverarbeitung bei einer ADV(Art. 26 DSGVO).
über alle TOMs (Art. 24 DSGVO).
über eine erforderliche Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO).
In allen Fällen ist das Datenschutzkonzept das richtige Instrument bei Dokumentation und Nachweis von Datenschutzmaßnahmen.
Datenschutzkonzept professionell erstellen
Die Erstellung eines Datenschutzkonzeptes ist eine komplexe Aufgabe, die in Ihrem Unternehmen in großem Umfang Manpower und Ressourcen binden kann.
Lassen Sie sich bei der Ausarbeitung eines Datenschutzkonzeptes von Datenschutz Experten beraten und unterstützen. Sie erhalten so garantiert ein rechtskonformes und professionelles Ergebnis, das seinen Zweck erfüllt.
/ Rechtsgrundlagen / Datenschutzbestimmungen / Datenschutzkonzept