Source: https://reciclaredeseuri.wordpress.com/2019/07/05/manual-de-utilizare-a-datelor-cu-caracter-personal-rmg-reciclare-deseuri-s-r-l/
Timestamp: 2019-10-19 18:59:58+00:00
Document Index: 24577776

Matched Legal Cases: ['articolul 21', 'articolul 49', 'articolul 32', 'articolul 49', 'articolul 32', 'articolul 89']

MANUAL DE UTILIZARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL RMG RECICLARE DESEURI S.R.L | reciclaredeseuri MANUAL DE UTILIZARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL RMG RECICLARE DESEURI S.R.L – reciclaredeseuri
RMG RECICLARE DESEURI S.R.L (denumit in continuare ,,angajator” sau ,,Operatorul”) elaboreaza si implementeaza prezentul Manual care stabileste cerintele si politica de implementat in ceea ce priveste utilizarea informatiilor confidentiale constand in datele cu caracter personal ale clientilor, colaboratorilor, managerilor si ale angajatilor sai in desfasurarea activitatii zilnice de afaceri.
Acest Manual se aplica, tuturor angajatilor RMG RECICLARE DESEURI S.R.L cu contracte de munca in derulare, precum si celor carora contractele de munca le vor inceta cat si colaboratorilor si managerilor RMG RECICLARE DESEURI S.R.L, care au/au avut acces la informatiile confidentiale constand in date cu caracter personal atat ale celorlalti angajati, cat si ale clientilor RMG RECICLARE DESEURI S.R.L.
Acest Manual si cerintele care il compun se aplica in egala masura si colaboratorilor, consultantilor externi, furnizorilor sau altor terte persoane cu care RMG RECICLARE DESEURI S.R.L are relatii de afaceri sau colaborare si cu care are incheiate/va incheia acorduri de confidentialitate si/sau de nedivulgare a informatiilor confidentiale (denumiti in continuare ,,Imputerniciti”), precum si persoanelor cu care RMG RECICLARE DESEURI S.R.L va intra in viitor in relatii de afaceri si care vor avea acces la date cu caracter personal.
RMG RECICLARE DESEURI S.R.L si angajatii acestuia, precum si Imputernicitii vor proteja informatiile confidentiale constand in date cu caracter personal prin impunerea de restrictii in ceea ce priveste divulgarea si utilizarea acestora.
RMG RECICLARE DESEURI S.R.L va incheia acorduri de confidentialitate cu privire la datele cu caracter personal prelucrate, cu Imputernicitii in vederea acordarii protectiei adecvate a acestor date si va tine o evidenta actualizata a acestor persoane.
Acest document este conceput sa stabileasca standardele de buna practica in utilizarea informatiilor confidentiale constand in datele cu caracter personal la nivelul RMG RECICLARE DESEURI S.R.L de asemenea, stabileste cerintele minimale legate de procedurile de pastrare a evidentelor datelor/de stergere.
Datele cu caracter personal sunt informatii confidentiale supuse unor restrictii de confidentialitate si in utilizarea acestora sunt luate masuri adecvate de protectie pentru ca RMG RECICLARE DESEURI S.R.L sa se asigure ca informatia este folosita numai in scopul derularii relatiilor de afaceri si numai in conformitate cu politicile implementate in intern.
Accesul la informatiile confidentiale constand in datele cu caracter personal este restrictionat si acordat numai unor persoane autorizate expres care cunosc acest lucru inca de la inceputul activitatii prin aderarea la o serie de obligatii de confidentialitate continute in mod explicit in scris in fisa postului sau in alte regulamente interne/documente emise de RMG RECICLARE DESEURI S.R.L.
Acest Manual este elaborat in conformitate cu prevederile Regulamentului European 2016/679 privind protectia persoanelor fizice referitor la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date („Regulamentul” sau „GDPR”) al carui scop principal este cresterea nivelului de protectie a datelor personale si crearea unui climat de incredere care sa permita fiecarei persoane controlul asupra propriilor date.
Stabileste normele referitoare la protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal, precum si normele referitoare la libera circulatie a datelor cu caracter personal.
Asigura protectia drepturilor si libertatilor fundamentale ale persoanelor fizice si in special a dreptului acestora la protectia datelor cu caracter personal.
Libera circulatie a datelor cu caracter personal in interiorul Uniunii nu poate fi restrictionata sau interzisa din motive legate de protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal.
3. Definitii si termeni cheie
Angajatul – orice persoana fizica care incheie/are incheiat cu RMG RECICLARE DESEURI S.R.L un contract individual de munca in sensul definit de Codul Muncii care presteaza munca pentru si sub autoritatea RMG RECICLARE DESEURI S.R.L in schimbul unei remuneratii denumite salariu, indiferent de denumirea functiei pe care o ocupa in cadrul RMG RECICLARE DESEURI S.R.L
Colaborator – orice persoana fizica/fizica autorizata/juridica de natura consultantilor externi, furnizorilor sau altor terte persoane cu care RMG RECICLARE DESEURI S.R.L are/intra in relatii de afaceri si care iau contact in desfasurarea activitatii lor cu informatiile confidentiale constand in date cu caracter personal pe care RMG RECICLARE DESEURI S.R.L le prelucreaza.
Consimtamant – al persoanei vizate inseamna orice manifestare de vointa libera, specifica, informata si lipsita de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta accepta, printr-o declaratie sau printr-o actiune fara echivoc (fiind exclusa inactiunea, aceasta neputand fi interpretata drept consimtamant), ca datele cu caracter personal care o privesc sa fie prelucrate.
Date cu caracter personal – inseamna orice informatii privind o persoana fizica identificata sau identificabila („persoana vizata”); o persoana fizica identificabila este o persoana care poate fi identificata, direct sau indirect, in special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un numar de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identitatii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
Exemple de date cu caracter personal (aceasta enumerare are caracter exemplificativ, nefiind una limitativa): nume, prenume, adresa, data si locul nasterii, cazier, numar de telefon/fax, stare civila, cetatenie, pasaport, permis de conducere, seria si numarul cartii de identitate, CNP, date de localizare, semnatura, profesia, cursuri, studii si certificari, date de angajare, CV-ul, recomandari, locul de munca, evaluari anuale, permis de munca, concediu, boala, date de facturare, date de identificare ale copiilor, informatii bancare, date de sanatate, convingerile religioase sau politice, orientarea sexuala, originea etnica, date de trafic, sexul, date biometrice cum ar fi amprentele, semnatura, irisul, vocea, supraveghere foto, video sau auto la locul de munca, s.a.m.d.
Date sensibile – date cu caracter personal care dezvaluie originea rasiala sau etnica, opiniile politice, confesiunea religioasa sau convingerile filozofice sau apartenenta la sindicate si prelucrarea de date genetice, de date biometrice pentru identificarea unica a unei persoane fizice, de date privind sanatatea sau de date privind viata sexuala sau orientarea sexuala ale unei persoane fizice.
Destinatar – inseamna persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism careia (caruia) ii sunt divulgate datele cu caracter personal, indiferent daca este sau nu o parte terta.
Operator – inseamna persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism care, singur sau impreuna cu altele, stabileste scopurile si mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal.
Parte terta – inseamna o persoana fizica sau juridica, autoritate publica, agentie sau organism altul decat persoana vizata, operatorul, persoana imputernicita de operator si persoanele care, sub directa autoritate a operatorului sau a persoanei imputernicite de operator, sunt autorizate sa prelucreze date cu caracter personal.
Persoana vizata – reprezinta orice persoana fizica ale carei date cu caracter personal sunt prelucrate in cadrul activitatii desfasurate de RMG RECICLARE DESEURI S.R.L.
Prelucrare – inseamna orice operatiune sau set de operatiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fara utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi: colectarea, inregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispozitie in orice alt mod, alinierea sau combinarea, restrictionarea, stergerea sau distrugerea.
Persoana imputernicita de operator – inseamna persoana fizica sau juridica, autoritatea publica, agentia sau alt organism care prelucreaza datele cu caracter personal in numele operatorului.
4. Procesarea/Utilizarea informatiilor confidentiale constand in datele cu caracter personal
Este responsabilitatea RMG RECICLARE DESEURI S.R.L sa se asigure ca toti angajatii cunosc obligatiile referitoare la confidentialitatea datelor cu caracter personal pe care le prelucreaza; este responsabilitatea RMG RECICLARE DESEURI S.R.L sa sprijine politica de utilizare a datelor cu caracter personal de catre angajati si sa se asigure de respectarea acesteia prin programe regulate de traininguri si comunicari interne.
Angajatii RMG RECICLARE DESEURI S.R.L trebuie sa trateze informatiile privind datele cu caracter personal pe care le primesc si prelucreaza/gestioneaza, sub stricta confidentialitate, in mod etic si fara discriminare, in deplin acord cu dispozitiile prezentului set de reguli si al legislatiei aplicabile.
Obligatiile de confidentialitate impuse in sarcina angajatilor produc efecte in ceea ce priveste raspunderea pe parcursul derularii contractului individual de munca, cat si o perioada de 3 ani dupa terminarea contractului individual de munca.
Obligatiile de confidentialitate din prezentul Manual stabilite in sarcina angajatilor se vor completa cu clauzele corespunzatoare inserate in contractele individuale de munca, de colaborare, de management sau in alte documente scrise precum fise de post, precum si cu clauzele inserate in contractele incheiate cu clientii si cu cele care compun acordurile de confidentialitate ce se vor incheia cu persoanele imputernicite/colaboratorii.
Angajatilor RMG RECICLARE DESEURI S.R.L li se cere sa dezvaluie informatiile cu caracter confidential constand in datele cu caracter personal numai persoanelor care au un interes legitim sa le cunoasca stabilit de lege sau regulile interne ale RMG RECICLARE DESEURI S.R.L si in acord cu consimtamantul exprimat de persoana vizata. Acest principiu se aplica chiar si intre diversele departamente ale RMG RECICLARE DESEURI S.R.L.
In derularea activitatii zilnice, angajatii se vor ghida dupa sugestiile de mai jos pentru a evita divulgarea informatiilor confidentiale:
Angajatii se vor abtine de la a discuta informatii confidentiale in locuri (atat in interiorul birourilor, cat si in afara acestora) in care ar putea fi auziti de catre alte persoane;
Angajatii vor folosi email-ul de serviciu, iar nu contul personal pentru transmiterea electronica a informatiilor referitoare la activitatea pe care o desfasoara;
In timpul programului de lucru, documentele ce contin informatii confidentiale constand in date cu caracter personal nu vor fi lasate nesupravegheate de catre angajati pe birouri pentru perioade lungi de timp;
Documentele ce contin informatii confidentiale constand in date cu caracter personal vor fi de indata colectate din copiatoare, imprimante si fax-uri; de asemenea, nu vor fi lasate nesupravegheate pe mesele din salile de sedinte sau in spatii deschise publicului sau altor angajati care nu au dreptul sa cunoasca aceste date;
Angajatii trebuie sa isi inchida/blocheze computerele cand nu se afla la birou; acestia trebuie sa aiba grija ca informatiile confidentiale ce apar pe ecranele computerelor lor sa nu fie citite de persoane neautorizate;
Aruncarea documentelor ce contin informatii confidentiale constand in date cu caracter personal se va face in cosuri de gunoi speciale;
In afara orelor de program documentele ce contin informatii confidentiale constand in date cu caracter personal vor fi pastrate in locuri sigure/inchise din incinta RMG RECICLARE DESEURI R.L, angajatii avand interdictie sa scoata acest tip de informatii in afara acestui spatiu.
Angajatii trebuie sa isi ia toate masurile de precautie posibile in orice moment si sunt obligati sa protejeze dispozitivele date de catre RMG RECICLARE DESEURI S.R.L cat si datele cu caracter personal (inclusiv documentele care contin aceste date); acest lucru previne posibilitatea ca datele cu caracter personal sa fie sustrase de persoane neautorizate ca urmare a incalcarii securitatii dispozitivelor acordate de RMG RECICLARE DESEURI S.R.L angajatului in vederea desfasurarii atributiilor sale de munca.
Angajatii pot minimiza riscul ca datele cu caracter personal sa fie pierdute/furate prin luarea unora dintre urmatoarele masuri, de exemplu in cazul in care munca este desfasurata pe teren:
Dispozitive sigure: folosirea de parole pentru deschiderea/deblocarea dispozitivelor de serviciu (telefon, smartphone, tablete si laptopuri);
Inventarierea datelor cu caracter personal pe care angajatul le prelucreaza cand nu este la birou si aducerea acestui inventar la cunostinta unei persoane autorizate din cadrul RMG RECICLARE DESEURI R.L;
Folosirea unei conexiuni sigure la internet; cand sunt folosite conexiuni wireless se va folosi o retea virtuala privata;
Se va evita folosirea de servicii wireless gratuite;
Se vor inchide functiile wireless si bluetooth ale dispozitivelor atunci cand acestea nu sunt folosite;
Nu vor fi acceptate updateuri de software la conexiunile de internet din hoteluri sau wireless public;
Nu inserati in dispozitive, USB portabile din nicio sursa.
Datele cu caracter personal prelucrate trebuie sa fie adecvate, relevante si limitate exclusiv la ceea ce este necesar; nu se vor prelucra date cu caracter personal care nu sunt strict necesare scopului (spre ex. nu se vor pastra copii CI in masura in care pentru derularea unui contract sunt necesare exclusiv numele, CNP-ul si domiciliul persoanei vizate; CI-ul include si alte date ne-relevante cum ar fi seria si numar, data emitere etc.)
Pentru fiecare tip de data se va stabili daca RMG RECICLARE DESEURI R.L;
are o obligatie legala sau un interes legitim sa prelucreze respectiva informatie; in lipsa acestora, respectivele date nu se vor prelucra.
are consimtamantul persoanei vizate sa prelucreze respectiva informatie; in lipsa acestuia, respectivele date nu se vor prelucra.
5. Pastrarea evidentei activitatilor desfasurate si a securitatii acestora
Cele de mai jos reprezinta obligatii ale conducerii si angajatilor in ceea ce priveste indeplinirea unui minim de cerinte pentru ca informatiile confidentiale constand in date cu caracter personal sa ramana accesibile si nealterate.
Managerii RMG RECICLARE DESEURI R.L:
se vor asigura ca angajatilor le-a fost adusa la cunostina aceasta politica de utilizare a datelor si procedurile de pastrare a unei evidente minime a activitatilor desfasurate;
vor imparti atributiile in ceea ce priveste pastrarea acestei evidente si se vor asigura ca ceilalti angajati cunosc care sunt responsabilii cu pastrarea lor si unde sa solicite indrumare atunci cand este necesar;
se vor asigura ca nicio evidenta nu este distrusa, alterata, vanduta sau transferata fara autorizatie si ca la nivelul RMG RECICLARE DESEURI R.L vor fi implementate politici specifice de securitate a datelor conforme cu legislatia aplicabila.
La nivelul RMG RECICLARE DESEURI S.R.L va fi stabilita o echipa care va verifica cel putin o data la 6 (sase) luni conformarea cu dispozitiile prezentului Manual.
RMG RECICLARE DESEURI S.R.L se va asigura ca personalul care gestioneaza datele personale va primi o instruire anuala in domeniul confidentialitatii datelor cu caracter personal.
Angajatii si colaboratorii:
au obligatia de a sesiza conducerea RMG RECICLARE DESEURI R.L de indata ce au luat cunostinta de orice incalcare a dispozitiilor prezentului Manual;
vor pastra evidente ale activitatilor desfasurate in legatura cu prelucrarea datelor personale, pe departamente;
se vor asigura ca evidentele pastrate de acestia sunt stocate in sistemele de internet ale RMG RECICLARE DESEURI R.L, iar nu in cele personale (inclusiv e-mail) si se vor asigura ca acestea sunt clar identificate astfel incat sa poata fi gasite si de catre alte persoane autorizate;
vor crea, numi si stoca evidentele activitatilor desfasurate dupa urmatorul model: subiect_data_versiune nr._tip document_activitate/numele proiectului_nume client/salariat;
nu vor altera, distruge sau sterge documentele create in alte conditii decat cele permise de prezentul Manual sau de alte documente emise de RMG RECICLARE DESEURI R.L care ofera atributii in acest sens. Angajatilor nu le este permis sa ia documentele acasa sau sa le distruga atunci cand nu mai sunt angajati RMG RECICLARE DESEURI S.R.L;
trebuie sa isi asigure activitatile de prelucrare desfasurate prin sistemul de back-up.
Principii generale si linii directoare care trebuie utilizate pentru organizarea si denumirea dosarelor, fisierelor si documentelor electronice.
Identificati cine este responsabil pentru informatii – „proprietarul” documentelor;
Identificati sabloane, formulare etc. care trebuie sa fie actualizate;
Salvati o singura copie, dar faceti-o accesibila intregului personal autorizat care o cere. Nu salvati copii multiple in foldere personale;
Aplicati niveluri sensibile de securitate si asigurati-va ca persoanele potrivite au acces la informatiile corecte;
Personalul nu va salva documente folosind propriile conventii de numire personale sau dosare personale; trebuie sa fie utilizata o terminologie clara si consecventa astfel incat personalul sa poata recunoaste, identifica si prelua inregistrari rapid si precis.
Dosarele electronice pe dispozitivele partajate trebuie sa respecte urmatoarele:
Fiecare document electronic creat ar trebui sa fie depus intr-un dosar pentru a grupa impreuna informatii care se refera la acelasi proces, client, activitate sau actiune.
Fiecare dosar trebuie sa aiba un titlu care reflecta in mod adecvat afacerea la care se refera continutul.
Va fi evitata utilizarea unor termeni imprecisi, cum ar fi „general” sau „diverse”, deoarece acestea ascund subiectul dosarului.
Abrevierile si acronimele trebuie evitate, acolo unde este posibil (de ex. numele trebuie sa fie clare si relevante).
Pentru seturi mari sau serii de tipuri specifice de inregistrari sau documente dintr-un dosar, este posibil sa se subdivideze liste mari de documente in subdirectoare, de ex. pe an calendaristic.
Orice incalcare a cerintelor si conditiilor mentionate in prezentul Manual reprezinta abatere disciplinara grava si va atrage sanctiuni corespunzatoare. Actiunile corective vor fi decise de conducerea RMG RECICLARE DESEURI S.R.L in conformitate cu dispozitiile legale. In functie de natura incalcarii, se poate recurge, fara a fi enumerate cu caracter limitativ, la urmatoarele masuri fata de angajatul care se afla in incalcarea prezentului Manual:
Retragerea angajatului din proiectele curente, fara a reprezenta modificarea felului muncii;
Reducerea salarului de baza si/sau, dupa caz, si a indemnizatiei de conducere pe o perioada de 1-3 luni cu 5-10%;
Desfacerea disciplinara a contractului individual de munca;
Actiuni juridice impotriva angajatului.
Daca informatia materiala confidentiala a fost dezvaluita in mod neadecvat unui angajat al unei linii de activitate sau a oricarei alte persoane care nu este obligata sa respecte o obligatie de confidentialitate, aceste informatii ar trebui raportate imediat conducerii care va consilia cu privire la cea mai buna abordare de urmat.
6. Departamentele implicate in relatiile cu executarea contractelor cu angajatii
6.1. Informatii cu caracter general
Aceasta sectiune priveste aspecte particulare legate de prelucrarea datelor cu caracter personal la nivelul departamentelor RMG RECICLARE DESEURI S.R.L implicate in relatiile cu executarea contractelor cu angajatii.
Persoanele care prelucreaza datele cu caracter personal ale angajatilor RMG RECICLARE DESEURI S.R.L sunt cei implicati in procesele de:
recrutare, angajare si contractare, monitorizare a modului de executare a atributiilor, conform contractului de munca, inclusiv monitorizarea registrului de evidenta a activitatii, a registrului de intrari-iesiri, a rapoartelor de activitate generate de diverse aplicatii IT, a emailurilor transmise;
delegare a drepturilor de semnatura; calcul si plata a salariilor si a altor drepturi; asigurare a sanatatii si securitatii la locul de munca;
monitorizare a respectarii obligatiilor de confidentialitate privind informatiile companiei si clientilor/partenerilor acesteia;
acordare a accesului la aplicatiile informatice ale companiei si asigurarii securitatii acestora; aplicare de sanctiuni disciplinare;
incetare a raporturilor de munca; realizare a apararilor in cadrul eventualelor litigii cu salariatii.
Angajatii identificati ca fiind autorizati pentru accesarea si prelucrarea anumitor categorii de date conform fiselor de post sau clauzelor inserate in contractele de munca vor trebui sa intocmeasca un inventar general la nivelul departamentului, al datelor personale prelucrate in legatura cu realizarea activitatii lor.
Datele cu caracter personal prelucrate trebuie sa fie adecvate, relevante si limitate exclusiv la ceea ce este necesar.
Nu doar datele cu caracter personal vadit, precum nume, CNP, adresa etc. sunt relevante, ci si orice alte date care permit identificarea salariatului, cum ar fi, in anumite situatii:
 numarul de marca unic atribuit unui salariat  credentialele pentru autentificare pe statia de lucru sau in diverse aplicatii informatice  numarul de telefon  emailul  ID-urile cookie-urilor  identificatorii online, identificatorii dispozitivelor si adresele IP (relevante, de exemplu, in cazul dispozitivelor mobile).  datele din registrul de evidenta a activitatii sau din registrul de intrari/iesiri.
Informatiile confidentiale constand in datele cu caracter personal ale angajatilor vor fi prelucrate pe durata executarii contractului de munca, temeiul prelucrarii fiind in principal executarea contractului.
Pentru fiecare tip de data se va stabili daca RMG RECICLARE DESEURI S.R.L are o obligatie legala sau un interes legitim sa prelucreze respectiva informatie sau daca prelucrarea are ca temei executarea contractului de munca; in lipsa acestora, respectivele date nu se vor prelucra.
6.2. Consimtamantul ca temei al prelucrarii datelor
Acolo unde RMG RECICLARE DESEURI S.R.L se va folosi de consimtamantul angajatilor ca temei al prelucrarii pentru anumite date si in anumite scopuri, se vor incheia acorduri de preluare consimtamant cu angajatii.
Consimtamantul presupune ca persoana vizata a fost informata, stie si este de acord cu prelucrarea datelor sale cu caracter personal, in scopurile stabilite impreuna cu acesta, confirmare clara, libera, specifica, informata si lipsita de ambiguitate, printr-o forma de actiune afirmativa clara.
Consimtamantul trebuie sa fie verificabil si poate fi retras oricand, in mod gratuit, la fel de usor precum acordarea acestuia, printr-un formular de retragere consimtamant.
RMG RECICLARE DESEURI S.R.L pastreaza evidenta consimtamintelor obtinute si retrase.
RMG RECICLARE DESEURI S.R.L, in calitate de operator trebuie sa faca dovada ca a obtinut un consimtamant valabil, iar retragerea consimtamantului impacteaza doar prelucrarile ulterioare.
La incetarea contractului de munca, informatiile confidentiale constand in datele cu caracter personal ale angajatilor pot fi prelucrate in continuare in temeiul indeplinirii unei obligatii legale care ii revine RMG RECICLARE DESEURI S.R.L sau in scopul intereselor legitime urmarite de RMG RECICLARE DESEURI S.R.L, pe durata de timp stabilita de actele normative emise la nivel national intr-un anumit domeniu si care impun pastrarea in continuare a datelor prelucrate.
In masura in care se apreciaza ca datele ar putea fi utilizate, ulterior, si in alte scopuri, va trebui solicitat acordul expres al persoanei vizate pentru prelucrarea acestora in noul scop adus la cunostinta acesteia (spre ex., CV-urile candidatilor pot fi pastrate si dupa ce postul pentru care au candidat a fost ocupat, in scopul unei reanalizari viitoare a candidatului in legatura cu alte pozitii ce ar deveni eventual disponibile, insa cu conditia ca respectivul candidat sa fie informat in mod corespunzator pentru a-i da acestuia posibilitatea sa se opuna si/sau sa solicite stergerea informatilor).
6.3. Stergere, actualizare, stocare date
In situatia in care datele cu caracter personal ale angajatilor nu vor mai fi necesare pentru prelucrare ulterior incetarii contractelor de munca si pentru care pastrarea nu este impusa in continuare de executarea unei obligatii ce ii apartine RMG RECICLARE DESEURI S.R.L, de un interes legitim al RMG RECICLARE DESEURI S.R.L sau pentru care nu exista consimtamantul angajatului, vor fi sterse. Stergerea datelor va fi asigurata si dovedita prin implementarea de masuri tehnice IT.
Regula este ca datele care nu sunt necesare scopului prelucrarii nu se colecteaza. In care au fost colectate mai multe date decat este necesar acestea vor fi sterse.
Datele cu caracter personal trebuie sa fie corecte si acolo unde este necesar actualizate.
In ceea ce priveste durata de arhivare a documentelor, aceasta se stabileste de catre organele de conducere ale RMG RECICLARE DESEURI S.R.L daca durata acestora nu este stabilita cu caracter imperativ prin actele normative emise de legislativ (de ex. legislatia muncii, legea contabilitatii, etc.).
Stocarea datelor se face atat in format fizic (dosarele salariatilor), cat si electronic la nivelul departamentului, urmand ca o persoana autorizata determinata/desemnata prin fisa postului (reprezentantul departamentului) sa prelucreze aceste date, sa se asigure de respectarea procedurii de stocare si sa asigure relationarea cu celelalte departamente/cu salariatii/cu autoritatile statului in ceea ce priveste datele cu caracter personal stocate si stergerea/distrugerea acestora atunci cand acest lucru se impune.
6.4. Datele cu caracter personal prelucrate, scopurile si temeiurile prelucrarii in ceea ce ii priveste pe angajati
RMG RECICLARE DESEURI S.R.L va prelucra datele cu caracter personal ale angajatilor in scopurile si pentru temeiurile prevazute mai jos:
6.4.1. Pentru incheierea, executarea, modificarea, suspendarea, incetarea contractului individual de munca, reinceperea activitatii dupa trecerea perioadei in care contractul individual de munca a fost suspendat, RMG RECICLARE DESEURI S.R.L prelucreaza:
Datele ale angajatului precum: nume si prenume, adresa domiciliu, CNP/ numar de identificare nationala, data nasterii, locul nasterii, nationalitatea, gen/sex, varsta, poza/imagine, calificarea profesionala, specializarea, profesia, denumirea institutiei, codul COR (conform Clasificarii Ocupatiilor in Romania), contul bancar, data angajarii si/sau data incetarii contractului individual de munca, data semnarii contractului individual de munca, perioada de valabilitate a contractului individual de munca, angajatorii anteriori, acolo unde este cazul, absente nemotivate, abaterile disciplinare, casa de sanatate arondata, categorii permis conducere, data obtinerii categoriei, data expirarii valabilitatii permisului de conducere, mentiuni/restrictii in permisul de conducere, daca este cazul date referitor la condamnari (in caz de prezentare cazier judiciar), drepturi zile concediu de odihna, interdictii judecatoreasti, felul muncii, functia, informatii privind riscurile (conform fisei de expunere a riscurilor), locul muncii, norma de munca, pozitie ierarhic superioara, pozitiile ocupate anterior, programul de lucru, sistem bonusare, stagiu militar, studii, starea civila, tip contract, veniturile/salariul, cuantum garantie (pentru gestionari), date furnizate de catre angajat cu ocazia completarii declaratiei de conflicte de interese, acolo unde este cazul, semnatura, anul de studiu (pentru suspendare CIM fara plata pentru finalizare studii), date privind religia in vederea acordarii zilelor libere altele decat sarbatorile legale.
Date din documente precum: serie si numar, data eliberarii, perioada valabilitate document, entitate emitenta, nr si serie chitante, facturi.
Date ale tertilor furnizate de catre dvs., acolo unde este cazul: datele copiilor (nume si prenume, CNP/ numar de identificare nationala, data nasterii), date ale parintilor (nume, prenume), datele sotului (numele, prenumele, data incheierii casatoriei, locul incheierii casatoriei, starea civila), date ale altor membri de familiei (CNP/ numar de identificare nationala, nr. telefon), date de identificare a persoanelor aflate in intretinere (nume si prenume, calitatea, CNP/ numar de identificare nationala, venit).
Prelucrarea datelor cu caracter personal mentionate in acest scop este necesara in vederea indeplinirii obligatiilor legale care ii revin RMG RECICLARE DESEURI S.R.L si pentru executarea contractului individual de munca conform prevederilor art. 6 alin. 1 lit. b) si c) din Regulament.
6.4.2. In vederea acordarii ajutoarelor sociale, de casatorie, de deces si a ajutorului financiar la nastere, RMG RECICLARE DESEURI S.R.L prelucreaza:
Date precum: nume si prenume, CNP/ numar de identificare nationala, functie, locul muncii, marca, perioada acordare zile libere platite, motivul acordarii zilelor libere platite, cont bancar, suma acordata/decontata, date medicale, datele de identificare ale rudelor angajatului, adresa de domiciliu, data nasterii, locul nasterii, nationalitatea, gen/sex, varsta, date cuprinse in documentele justificative precum declaratia asociatiei de proprietari, declaratie administratia financiara, documente medicale/calamitati, chitante/ facturi/ proforme, declaratii/documente personale sot/sotie/parinti, serie si numar certificate medicale, diagnostice, analize, nr. serie chitante/facturi, sume de plata, extras bancar, diagnostic, stare medicala, clinica medicala si alte date de acest tip.
Prelucrarea datelor cu caracter personal mentionate este necesara in vederea indeplinirii obligatiilor legale care ii revin RMG RECICLARE DESEURI S.R.L si pentru executarea contractului de munca conform prevederilor art. 6 alin. 1 literele b) si c) din Regulament.
6.4.3. Pentru eliberarea la cererea angajatilor de adeverinte, recomandari, acte din dosarul de personal, certificari aferente perioadei de angajare, RMG RECICLARE DESEURI S.R.L prelucreaza, dupa fiecare caz specific:
Date precum: nume si prenume, adresa, CNP/ numar de identificare nationala, perioada angajare, functie, locul muncii, norma, drepturi salariale/venituri, grupa munca, tip contract, prenume parinti, serie si nr. CI, nr. telefon, adresa de email, conditie medicala, grad handicap, data valabilitate certificat de handicap.
Prelucrarea datelor cu caracter personal mentionate in acest scop este necesara in vederea indeplinirii obligatiilor legale care ii revin RMG RECICLARE DESEURI S.R.L conform prevederilor art. 6 alin. 1 litera c) din Regulament.
6.4.4. Pentru indeplinirea obligatiilor legale care revin RMG RECICLARE DESEURI S.R.L in calitate de angajator in privinta realizarii activitatii de prevenire si protectie in domeniul securitatii si sanatatii in munca (SSM)
In vederea indeplinirii de catre RMG RECICLARE DESEURI S.R.L a unor obligatii precum realizarea instruirii introductiv generala, acordare echipament individual de protectie, realizarea examinarii medicale la angajare sau periodica, informarea privind starea de graviditate si informare privind protectia maternitatii la locul de munca, elaborarea si/sau completarea fisei de instruire colectiva, cercetare accidente si identificare a cauzelor care au dus la producerea lor, comunicare incidente catre Inspectoratul Teritorial de Munca („ITM”) si pentru a raspunde la solicitari venite din partea ITM, indeplinirea obligatiei legale in caz de aparitie a unui caz de boala contagioasa dar si pentru stabilirea competentelor si aptitudinilor pentru a efectua o activitate aferenta unui contract, precum si a oricaror altor obligatii legale de acest gen, RMG RECICLARE DESEURI S.R.L prelucreaza date cu privire la salariati precum: numele si prenumele, domiciliul, data si locul nasterii, califiare, CNP/ numar de identificare nationala, serie si numar CI/pasaport, functie, locul de munca, autorizatii, nivel de studii, traseu de deplasare domiciliu-loc de munca, semnatura, modalitate de transport catre locul de munca, data angajarii/ instruirii, marime imbracaminte/ incaltaminte/ echipament individual de protectie, aptitudinea/inaptitudinea fizica, afectiuni, informatii privind riscurile, diagnostic, stare fiziologica si conditie medicala, varsta sarcinii, data estimata a nasterii, recomandari medicale, medic curant, conditii de desfasurare a activitatii, recomandari ale medicului de medicina muncii, grupa sanguina, numar de zile de concediu medical, vatamari suferite si unitate medicala la care a fost transportata victima, desfasurarea unor evenimente in legatura cu victima, ocupatie, vechime la locul de munca, vechime in ocupatie, varsta, stare civila, numar copii in intretinere, numar persoane aflate in intretinere, sex/gen, varsta, locul nasterii, adresa de email, fotografie.
Prelucrarea datelor cu caracter personal mentionate in acest scop este necesara in vederea indeplinirii obligatiilor legale care revin RMG RECICLARE DESEURI S.R.L si pentru executarea contractului individual de munca conform prevederilor din art. 6 alin. 1 literele b) si c) din Regulament.
6.4.5. In vederea efectuarea evaluarilor de performanta, RMG RECICLARE DESEURI S.R.L prelucreaza:
Date precum: nume prenume, pozitie, marca, vechime, bonusuri, salarii, comisioane, incadrari in intervale salariale, pozitie, coeficient individual de indeplinire a obiectivelor, date cuprinse in fisa postului, informatii privind salarizarea, beneficii, date disciplinare.
Prelucrarea datelor cu caracter personal mentionate in acest scop este necesara in vederea indeplinirii obligatiilor legale care ii revin RMG RECICLARE DESEURI S.R.L si pentru executarea contractului individual de munca conform prevederilor art. 6 alin. 1 literele b) si c) din Regulament.
6.4.6. Pentru calculul salariilor, respectarea conditiilor contractuale, administrarea salariilor, efecutarea platii drepturilor salariale, revizuirea salariilor si pentru realizarea retinerilor privind „cotizatia membrilor de sindicat” pe statul de plata, RMG RECICLARE DESEURI S.R.L prelucreaza:
Date precum: numele, prenumele, CNP/ numar de identificare nationala, serie nr CI, functia/ocupatia conform codului COR sau altor acte normative, tipul contractului individual de munca, timpul de munca si repartizarea acestuia, tip remuneratie si valoare, salariul de baza lunar brut si sporurile, astfel cum sunt prevazute in contractul individual de munca, perioada si cauzele de suspendare a contractului individual de munca, data incetarii contractului individual de munca, sume comisioane si bonusuri, contul bancar, banca, numar telefon, adresa de email.
6.4.7. In vederea intocmirii bugetului anual, analizarii cheltuielilor, a fluctuatiilor de personal, administrarii fortei de munca si evidentei salariatilor, RMG RECICLARE DESEURI S.R.L prelucreaza:
Date precum: nume si prenume, CNP/ numar de identificare nationala, pozitie/functie, loc de munca, salariu, sporuri/bonusuri, tip de contract, durata normala a timpului de munca si repartizarea acestuia, totalul costurilor cu salariatii si taxele angajatului inclusiv costurile asociate diverselor activitati de resurse umane care presupun participarea angajatilor actuali sau viitori (de ex: recrutare, training, protectia muncii etc), numarul de ore pontate, activitate si/sau proiect, marca, tipul de ore, salariul de baza lunar brut si/sau net si sporurile, perioada si cauzele de suspendare a contractului individual de munca, data incetarii contractului individual de munca.
6.4.8. Pentru intocmirea si pastrarea prezentei la locul de munca, RMG RECICLARE DESEURI S.R.L prelucreaza:
Date precum: nume si prenume, marca, loc de munca, status contract individual de munca, norma, numarul de ore pontate pentru angajat pe luna, activitate si/ sau proiect.
Prelucrarea datelor cu caracter personal mentionate in acest scop este necesara in vederea indeplinirii obligatiilor legale care ii revin RMG RECICLARE DESEURI S.R.L si pentru executarea contractului de munca conform prevederilor art. 6 alin. 1 literele b) si c) din Regulament.
6.4.9. In vederea depunerii declarariilor in sistemele de sanatate/contributia CASS, pensii, somaj, RMG RECICLARE DESEURI S.R.L prelucreaza:
Date precum: nume si prenume, CNP/ numar de identificare nationala, norma de munca, coasigurati, data angajare, data incetarea contractului individual de munca, casa de sanatate, venit brut si/sau net, contributii individuale, impozit salarii, valoare tichete de masa, alte bonusuri, daca este cazul;
6.4.10. In vederea transmiterea certificatelor medicale catre casele de sanatate, RMG RECICLARE DESEURI S.R.L prelucreaza:
Date precum: nume si prenume, CNP/numar de identificare nationala, adresa de domiciliu, serie si numar certificat medical, baza de calcul indemnizatie, zile baza, media zilnica, cuantum indemnizatie.
6.4.11. Pentru buna desfasurarea a activitatii angajatilor la locul de munca, RMG RECICLARE DESEURI S.R.L poate:
Accesa, verifica si/sau pastra orice date cu caracter personal stocate si/sau transmise prin intermediul bunurilor tehnologice in proprietatea RMG RECICLARE DESEURI S.R.L (de ex: telefon de serviciu, calculator de serviciu, imprimante, aplicatii, prin sisteme IT / NT etc.) printre care adresa de email, numere de telefon, marca angajatului, log-uri de acces in aplicatiile companiei, username-uri de sisteme detinute si/sau operate de RMG RECICLARE DESEURI S.R.L, pozele incarcate direct de catre angajat pe intranet sau in platforma de email (incarcarea pozei se face personal si este facultativa) datele de consum (informatii privind modul in care sunt folosite serviciile de voce, date, SMS), date de trafic – orice date prelucrate in scopul transmiterii unei comunicari printr-o retea de comunicatii electronice (cum ar fi numere de telefon apelate, adresa IP, identificator echipament terminal, date privind durata apel, volum de trafic de date, data si ora apel, reteaua de originare si/sau terminare a apelului, terminal mobil identificat prin IMEI), date de localizare (cum ar fi puncte de acces WiFi, identificator celula de retea).
Prelucrarea datelor cu caracter personal mentionate in acest scop este necesara in scopul intereselor legitime urmarite de RMG RECICLARE DESEURI S.R.L asa cum se prevede in art. 6 alin. 1 lit. f) din Regulament.
Accesul, verificarea si/sau retinerea acestor date se efectueaza respectand drepturile si libertatile persoanelor vizate in conformitate cu legislatia privind protectia datelor si numai in scopuri legitime, cum ar fi:
Recuperarea datelor/mesajelor/comunicatiilor pierdute;
Desfasurarea diverselor investigatii in vederea verificarii activitatii angajatilor in respectarea obligatiilor de serviciu si protejarea informatiilor si datelor companiei, in conformitate cu regulile si politicile interne si/sau cu legile si reglementarile aplicabile;
Repunerea in functiune/recuperarea sistemelor IT dupa un dezastru sau un pericol;
Asigurarea continuitatii activitatii dupa incetarea relatiilor contractuale cu angajatii;
Protejarea drepturilor si interesele RMG RECICLARE DESEURI R.L in orice litigiu, investigatie si/sau alte proceduri administrative sau similare, in care RMG RECICLARE DESEURI S.R.L este sau poate fi implicata.
Angajatilor li se va aduce la cunostinta ce date cu caracter personal le sunt prelucrate si care sunt scopurile inainte de inceperea prelucrarii.
RMG RECICLARE DESEURI S.R.L va comunica angajatilor in mod eficace orice monitorizare care are loc, scopurile si circumstantele acestei monitorizari, precum si posibilitatile angajatilor de a preveni inregistrarea datelor lor prin tehnologiile de monitorizare.
6.4.12. In vederea intocmirii/efectuarii unor studii interne, statistici interne, realizarea de rapoarte specifice, chestionare interne online, RMG RECICLARE DESEURI S.R.L prelucreaza:
Date precum: nume si prenume, pozitie, loc de munca, salariu, tip de contract (activ, suspendat).
Prelucrarea datelor cu caracter personal mentionate in acest scop este necesara in scopul intereselor legitime urmarite de RMG RECICLARE DESEURI S.R.L asa cum se prevede in art. 6) alin. 1 litera f) din Regulament.
Interesul legitim urmarit de catre RMG RECICLARE DESEURI S.R.L are in vedere furnizarea de informatii exacte si a sprijini managementul companiei in fundamentarea deciziilor si pentru a determina o mai buna functionare a RMG RECICLARE DESEURI S.R.L.
6.4.13. In vederea organizarii/desfasurarii de evenimente interne, comunicari interne, concursuri interne, chestionare interne online, raportari interne, RMG RECICLARE DESEURI S.R.L poate sa prelucreaze de la caz la caz:
Date precum: nume, prenume, adresa email, locul de desfasurare a activitatii, numere de telefon fix si mobil, opinii oferite in cadrul formularelor de evaluare incarcate in Intranet.
Prelucrarea datelor cu caracter personal mentionate in acest scop este necesara in scopul intereselor legitime urmarite de RMG RECICLARE DESEURI S.R.L asa cum se prevede in art. 6 alin. (1) litera f) din Regulament.
Interesul legitim urmarit de catre RMG RECICLARE DESEURI S.R.L are in vedere asigurarea informarii angajatilor referitor la politicile, procedurile, evenimentele, concursurile organizate de catre RMG RECICLARE DESEURI S.R.L, colectarea feedback-ului pentru imbunatatire activitatii, promovarea unor campanii RMG RECICLARE DESEURI S.R.L de motivare a angajatilor.
RMG RECICLARE DESEURI S.R.L nu va prelucra datele cu caracter personal pentru niciun alt scop incompatibil cu scopurile prezentate in aceasta sectiune, cu exceptia cazului in care ii este solicitat sau este autorizat prin lege sa respecte dispozitiile legale nationale sau internationale sau dupa cum a fost astfel autorizat in prealabil de catre angajat.
Anumite date cu caracter personal sunt de esenta contractului de munca (de ex. nume, prenume, CNP/numar de identificare nationala, salariu etc.), iar in cazul in care angajatul refuza prelucrarea acestora, poate duce la imposibilitatea incheierii si/sau executarii contractului individual de munca.
Daca angajatul furnizeaza RMG RECICLARE DESEURI S.R.L date cu caracter personal despre sot/sotie, partener si/sau persoanele aflate in intretinere (de exemplu, pentru posibilitatea de contact in caz de urgenta sau pentru administrarea beneficiilor), este responsabilitatea acestuia sa le informeze cu privire la drepturile lor referitoare la aceste date si sa ii anunte ca este posibil sa fie dezvaluite catre RMG RECICLARE DESEURI S.R.L datele lor cu caracter personal in scopurile mentionate.
Angajatul este de asemenea responsabil pentru obtinerea consimtamantului acestor persoane (cu exceptia cazului in care poate oferi un astfel de consimtamant in numele acestora) daca acest consimtamant este cerut prin lege pentru colectarea, utilizarea, stocarea, transferul si prelucrarea datelor lor cu caracter personal.
6.4.14. In vederea asigurarii pazei si securitatii la locul de munca, RMG RECICLARE DESEURI S.R.L poate prelucra:
Date precum: imagini video; inregistrari ale accesului in spatiile protejate ale societatii, nume, prenume, CNP/numar de identificare nationala, numar card, data si ora acces, locatie. Cand angajatii RMG RECICLARE DESEURI S.R.L nu au legitimatia sau cardul de acces la ei este nevoie de verificarea identitatii acestora in fata unei persoane dintre agentii de securitate ai firmei de paza, si prelucreaza: nume, prenume, serie si numar CI.
Prelucrarea datelor cu caracter personal mentionate in acest scop este necesara in vederea indeplinirii obligatiilor legale care ii revin RMG RECICLARE DESEURI S.R.L si in scopul intereselor legitime urmarite de RMG RECICLARE DESEURI S.R.L conform prevederilor art. 6 alin. 1 literele b) si f) din Regulament.
Interesele legitime urmarite de RMG RECICLARE DESEURI S.R.L constau in asigurarea ca accesul in spatiile RMG RECICLARE DESEURI S.R.L sa fie limitat doar la persoanelor autorizate pentru a proteja bunurile si datele societatii si ale angajatilor/clientilor sai impotriva unui caz de furt, distrugere, alterate, dezvaluire neautorizata etc.
RMG RECICLARE DESEURI S.R.L va comunica angajatilor in mod eficace orice monitorizare care are loc, scopurile si circumstantele acestei monitorizari, precum si posibilitatile angajatilor de a preveni inregistrarea datelor lor prin tehnologiile de monitorizare
6.4.15. In vederea protejarii integritatii autovehiculelor, identificarea autoturismelor in caz de furt, evitarea si documentarea accidentelor de munca
RMG RECICLARE DESEURI S.R.L poate documenta starea masinilor proprietatea RMG RECICLARE DESEURI S.R.L cand sunt predate printr-un proces verbal de predare si ulterior verifica utilizarea mijloacelor de transport auto prin intermediul aparaturii GPS. In acest scop RMG RECICLARE DESEURI S.R.L prelucreaza numarul de circulatie, marca si tipul autoturismului, informatii de geolocalizare, parametri tehnici privind modul de utilizare al autoturismului, un indicativ numeric al utilizatorului masinii (serie aleatorie , fara conexiune cu numarul de marca sau numele titularului auto).
Prelucrarea datelor cu caracter personal mentionate in acest scop este necesara scopul intereselor legitime urmarite (identificate prin scopul prelucrarii) de RMG RECICLARE DESEURI S.R.L conform prevederilor art. 6 alin. 1 litera f) din Regulament.
6.4.16. Monitorizarea angajatilor
Eventualele prelucrari efectuate in scopurile prevazute la subpunctele 6.4.11, 6.4.14 si 6.4.15, adica in scopul bunei desfasurari a activitatilor la locul de munca, pentru asigurarea pazei si securitatii la locul de munca sau pentru protejarea integritatii autovehiculelor, identificarea autoturismelor in caz de furt, evitarea si documentarea accidentelor de munca se vor face numai in acord cu principiul respectarii vietii private a angajatilor.
Angajatilor li se va aduce la cunostinta ce date cu caracter personal le sunt prelucrate si care sunt scopurile inainte de inceperea prelucrarii, printr-o politica de monitorizare clara si usor accesibila angajatilor.
La instituirea unor astfel de masuri RMG RECICLARE DESEURI S.R.L va avea in vedere urmatoarele: daca activitatea de prelucrare este necesara si, in caz afirmativ, temeiul juridic valabil, daca prelucrarea propusa a datelor cu caracter personal este echitabila pentru angajati, daca activitatea de prelucrare este proportionala cu problemele semnalate si daca activitatea de prelucrare este transparenta.
RMG RECICLARE DESEURI S.R.L va analiza daca se pot lua masuri suplimentare pentru a atenua sau a reduce amploarea si impactul prelucrarii datelor.
RMG RECICLARE DESEURI S.R.L va analiza daca acest tip de prelucrare are o importanta mai mare decat drepturile generale privind viata privata pe care angajatii le detin, de asemenea, la locul de munca si ce masuri trebuie luate pentru a asigura faptul ca atingerile aduse dreptului la viata privata si dreptului la confidentialitatea comunicatiilor sunt limitate la minimul necesar.
RMG RECICLARE DESEURI S.R.L va identifica scopul monitorizarii, impactul pe care aceasta masura il poate avea asupra angajatului, si se va asigura ca nu exista alte metode mai putin intruzive in atingerea scopului decat monitorizarea, urmand sa foloseasca informatiile obtinute prin monitorizare numai in scopul pentru care a fost instituita aceasta masura, pentru o perioada minima necesara.
6.5.De unde pot fi obtinute datele cu caracter personal ale angajatilor
Intocmai cu scopurile si temeiurile juridice indicate mai sus, datele cu caracter personal sunt colectate fie direct de la angajati, fie de la parti terte precum:
medicul de medicina muncii si/sau furnizori servicii medicale;
de la furnizorii de platforme de recrutare cand sunt incarcate in aceste platforme documente care contin date cu caracter personal si recrutarea s-a finalizat cu angajarea;
firme terte de securitate/paza ce asigura accesul in cladire;
autoritatile publice, inclusiv autoritatile fiscale, autoritatile responsabile cu ocuparea fortei de munca, autoritatile de reglementare si organe de cercetare penala, in masura necesara pentru a se conforma cu cerintele de raportare si cu alte cerinte legale, dar si cu cerintele de reglementare sau de investigare.
6.6.Obligatiile angajatilor
a) de a prelucra datele personale in conformitate cu si in limitele de autorizare stabilite in procedurile interne ale angajatorului;
b) de a pastra confidentialitatea asupra datelor personale pe care le prelucreaza;
c) de a nu dezvalui datele personale pe care le prelucreaza unor alte persoane decat cele in privinta carora ii este permis acest lucru prin procedurile interne, prin regulamentul intern al angajatorului, prin contractul individual de munca si fisa postului;
d) de a prelucra datele personale numai pentru aducerea la indeplinire a atributiilor de serviciu prevazute in fisa postului, in contractul individual de munca si in regulamentul intern;
e) de a respecta masurile tehnice si organizatorice stabilite pentru protejarea datelor cu caracter personal impotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificarii, dezvaluirii sau accesului neautorizat, in special daca prelucrarea respectiva comporta transmisii de date in cadrul unei retele, precum si impotriva oricarei alte forme de prelucrare ilegala;
f) de a aduce la cunostinta angajatorului in cel mai scurt timp posibil orice situatie de acces neautorizat la datele personale pe care le prelucreaza.
Nerespectarea obligatiilor prevazute mai sus reprezinta abatare disciplinara grava si atrage raspunderea disciplinara a salariatului in conformitate cu prevederile regulamentului intern si/sau a contractului individual de munca si plata de daune interese.
7. Departamentul Comercial / Contabil
7.1. Informatii cu caracter general
Aceasta sectiune priveste aspecte particulare legate de prelucrarea datelor cu caracter personal la nivelul departamentului Comercial al RMG RECICLARE DESEURI S.R.L.
Persoanele care prelucreaza datele cu caracter personal ale clientilor persoane fizice/reprezentantilor persoanelor juridice/reprezentantilor imputernicitilor RMG RECICLARE DESEURI S.R.L sunt cei implicati in procesele de:
administrator, asistent manager, director economic
Angajatii identificati ca fiind autorizati pentru accesarea si prelucrarea anumitor categorii de date conform fiselor de post sau clauzelor inserate in contractele de munca vor trebui sa intocmeasca un inventar general la nivelul departamentului, al datelor personale ale clientilor persoane fizice/reprezentantilor persoanelor juridice/reprezentantilor imputernicitilor, prelucrate in legatura cu realizarea activitatii lor.
7.2. Consimtamantul ca temei al prelucrarii datelor
Atunci cand RMG RECICLARE DESEURI S.R.L se va folosi de consimtamantul clientilor ca temei al prelucrarii pentru anumite date si in anumite scopuri, se vor incheia acorduri de preluare consimtamant cu acestia.
Consimtamantul presupune ca persoana vizata a fost informata, stie si este de acord cu prelucrarea datelor sale cu caracter personal, in scopurile stabilite impreuna cu aceasta, confirmare clara, libera, specifica, informata si lipsita de ambiguitate, printr-o forma de actiune afirmativa clara.
Informatiile confidentiale constand in datele cu caracter personal ale clientilor persoane fizice/reprezentantilor persoanelor juridice/reprezentantilor imputernicitilor vor fi prelucrate pe durata executarii contractului comercial, temeiul prelucrarii fiind in principal executarea contractului.
La incetarea contractului incheiat, informatiile confidentiale constand in datele cu caracter personal ale clientilor persoane fizice/reprezentantilor persoanelor juridice/reprezentantilor imputernicitilor pot fi prelucrate in continuare in temeiul indeplinirii unei obligatii legale care ii revine RMG RECICLARE DESEURI S.R.L sau in scopul intereselor legitime urmarite de RMG RECICLARE DESEURI S.R.L sau pe durata de timp stabilita de actele normative emise la nivel national intr-un anumit domeniu si care impun pastrarea in continuare a datelor prelucrate.
La incetarea contractelor comerciale, datele cu caracter personal ale clientilor persoane fizice/ reprezentantilor persoanelor juridice/reprezentantilor imputernicitilor pot fi prelucrate in continuare in vederea colectarii creantelor restante, recuperare creante pe cale amiabila si prin intermediul actiunilor in instanta, scopuri statistice.
In masura in care se apreciaza ca datele ar putea fi utilizate, ulterior, si in alte scopuri, se va solicita acordul expres al persoanei vizate pentru prelucrarea acestora in noul scop care va fi adus la cunostinta acesteia.
RMG RECICLARE DESEURI S.R.L trebuie sa obtina consimtamantul expres si specific al persoanelor vizate pentru prelucrarea datelor cu caracter personal in scopuri de marketing direct, reclama si publicitate, masurarea gradului de multumire a clientului fata de serviciile prestate de furnizor, ofertare in vederea prelungirii contractelor, precum si in orice alt scop care nu justifica un alt temei al prelucrarii.
7.3. Stergere, actualizare, stocare date
In situatia in care datele cu caracter personal ale clientilor nu vor mai fi necesare pentru prelucrare ulterior incetarii contractelor incheiate si pentru care pastrarea nu este impusa in continuare de executarea unei obligatii ce ii apartine RMG RECICLARE DESEURI S.R.L, de un interes legitim al RMG RECICLARE DESEURI S.R.L sau pentru care nu exista consimtamantul persoanei vizate, acestea vor fi sterse. Stergerea datelor va fi asigurata si dovedita prin implementarea de masuri tehnice IT.
Regula este ca datele care nu sunt necesare scopului prelucrarii nu se colecteaza. In cazul in care au fost colectate mai multe date decat este necesar acestea vor trebui sterse.
Datele cu caracter personal trebuie sa fie corecte si acolo unde este necesar actualizate (modificate).
In ceea ce priveste durata de arhivare a documentelor, aceasta se stabileste de catre organele de conducere ale RMG RECICLARE DESEURI S.R.L daca durata acestora nu este stabilita cu caracter imperativ prin actele normative emise de legislativ (de ex. legislatia muncii, legea contabilitatii, etc.)
Stocarea datelor se face atat in format fizic, cat si electronic la nivelul departamentului, urmand ca o persoana autorizata determinata/desemnata prin fisa postului (reprezentantul departamentului Comercial) sa prelucreze aceste date, sa se asigure de respectarea procedurii de stocare si sa asigure relationarea cu celelalte departamente/cu salariatii/cu autoritatile statului in ceea ce priveste datele cu caracter personal stocate.
8. Respectarea principiului transparentei
In conformitate cu principiul transparentei, orice informatie adresata persoanei vizate trebuie sa fie furnizata intr-o forma concisa, transparenta, inteligibila si usor accesibila, folosind un limbaj clar si simplu. Informatiile trebuie furnizate in scris si/sau prin mijloace electronice.
de a fi informata, de acces (persoana vizata are dreptul de a obtine din partea RMG RECICLARE DESEURI R.L o confirmare ca se prelucreaza sau nu date cu caracter personal care o privesc si, in caz afirmativ, are dreptul de acces la datele respective),
de rectificare (persoana vizata are dreptul de a obtine de la RMG RECICLARE DESEURI R.L, fara intarzieri nejustificate, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte care o privesc). Tinandu-se seama de scopurile in care au fost prelucrate datele, are dreptul de a obtine completarea datelor cu caracter personal care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declaratii suplimentare.
la stergere (in situatiile in care (1) datele nu mai sunt necesare pentru indeplinirea scopurilor, (2) s-a retras consimtamantul si nu exista un alt temei juridic pentru prelucrare, (3) persoana se opune prelucrarii si nu exista motive legitime care sa prevaleze in ceea ce priveste prelucrarea sau (4) datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal, persoana are dreptul de a obtine stergerea datelor care o privesc, fara intarzieri nejustificate).
de a restrictiona prelucrarea – persoana vizata are dreptul la restrictionarea prelucrarii in urmatoarele situatii: (a) contesta exactitatea datelor, pentru o perioada care permite operatorului sa verifice exactitatea datelor; (b) prelucrarea este ilegala, iar persoana se opune stergerii datelor cu caracter personal, solicitand in schimb restrictionarea utilizarii lor; (c) nu mai este nevoie de datele cu caracter personal in scopul prelucrarii, dar persoana le solicita pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta; (d) persoana s-a opus prelucrarii in conformitate cu articolul 21 alineatul (1) din GDPR, pentru intervalul de timp in care se verifica daca interesele legitime ale operatorului prevaleaza asupra drepturilor persoanei.
persoana vizata are dreptul de a se opune in orice moment prelucrarii datelor in scop de marketing direct, de a nu fi supus procesului de luare a deciziilor automate, inclusiv profilarea – nu are acest drept in cazul in care decizia: (a) este necesara pentru incheierea sau executarea unui contract intre persoana vizata si un operator de date; (b) este autorizata prin dreptul Uniunii sau dreptul intern care se aplica operatorului si care prevede, de asemenea, masuri corespunzatoare pentru protejarea drepturilor, libertatilor si intereselor legitime ale persoanei vizate; sau (c) are la baza consimtamantul explicit al persoanei vizate;
dreptul la portabilitatea datelor – persoana vizata are dreptul de a primi datele cu caracter personal care o privesc si pe care le-a furnizat intr-un format structurat, utilizat in mod curent si care poate fi citit automat si are dreptul de a transmite aceste date altui operator, fara obstacole din partea operatorului, in cazul in care sunt indeplinite cumulativ urmatoarele conditii: (a) prelucrarea se bazeaza pe consimtamant sau pe un contract si (b) prelucrarea este efectuata prin mijloace automate;
dreptul de a-si retrage consimtamantul acordat in orice moment si in mod gratuit;
dreptul de a adresa o plangere operatorului.
Indiferent de temeiul prelucrarii, persoana vizata va fi informata cu privire la: identitatea si datele de contact ale operatorului si daca e cazul ale responsabilului cu protectia datelor, obligatia de furnizare a datelor si consecintele nerespectarii, dreptul de a depune o plangere operatorului si de a se adresa justitiei, daca se recurge la profilare sau decizii automate scopurile pentru care se prelucreaza datele, destinatarii sau categoriile de destinatari, daca se transfera date catre state non-UE si mijloacele de protectie, perioada de stocare sau criteriile utilizate pentru determinarea perioadei.
Transferul datelor cu caracter personal catre statele situate in afara UE, a Zonei Economice Europene, precum si catre statele carora Comisia Europeana nu le-a recunoscut, prin decizie, un nivel de protectie adecvat se poate face intre altele in baza: consimtamantului persoanelor vizate dupa ce a fost informata asupra posibilelor riscuri pe care astfel de transferuri le pot implica pentru persoana vizata ca urmare a lipsei unei decizii privind caracterul adecvat al nivelului de protectie si a unor garantii adecvate, transferul este necesar pentru executarea unui contract intre persoana vizata si operator sau pentru aplicarea unor masuri precontractuale adoptate la cererea persoanei vizate, transferul este necesar pentru incheierea unui contract sau pentru executarea unui contract incheiat in interesul persoanei vizate intre operator si o alta persoana fizica sau juridica.
Atunci cand RMG RECICLARE DESEURI S.R.L angajeaza/contracteaza cu o terta parte (contractor) pentru a furniza servicii in numele sau in conformitate cu instructiunile sale, atunci, acordul de prestari servicii incheiat intre parti va include suplimentar fata de serviciile care trebuie sa fie efectuate, si obligatiile contractorului ca parte contractata sa proceseze datele personale. Aceste obligatii stabilesc instructiunile RMG RECICLARE DESEURI S.R.L referitoare la tipul si modul de procesare a datelor cu caracter personal, scopul procesarii si masurile tehnice si organizatorice necesare pentru protectia datelor.
Contractorul nu poate utiliza datele cu caracter personal (care ii sunt incredintate pentru indeplinirea comenzii) pentru scopurile de procesare proprii sau ale unei terte parti, fara acordul prealabil al RMG RECICLARE DESEURI S.R.L. Contractorul trebuie sa informeze RMG RECICLARE DESEURI S.R.L in prealabil cu privire la orice planuri de a subcontracta munca catre alte terte parti, in scopul de a-si indeplini obligatiile contractuale. RMG RECICLARE DESEURI S.R.L are dreptul de a se opune la folosirea unor astfel de subcontractori. Acolo unde folosirea subcontractorilor este permisa, contractorul ii va obliga sa se conformeze cu cerintele acordurilor incheiate intre contractor si RMG RECICLARE DESEURI S.R.L.
9. Durata de stocare a datelor si adresare solicitari catre RMG RECICLARE DESEURI S.R.L de catre persoanele vizate
9.1.Durata de stocare
RMG RECICLARE DESEURI S.R.L pastreaza datele cu caracter personal ale persoanelor vizate atata timp cat este in mod rezonabil necesar pentru scopurile enumerate in prezentul Manual.
Dupa incetarea raporturilor contractuale, RMG RECICLARE DESEURI S.R.L are in vedere stocarea acestora cel putin pentru perioada impusa de prevederile legale aplicabile intr-un anumit domeniu, dar fara limitare la dispozitiile privind arhivarea. Daca nu exista acte normative la nivel national care sa impuna arhivarea imperativa pe o anumita durata, RMG RECICLARE DESEURI S.R.L are in vedere arhivarea acestora pe o perioada de 10 ani/ sau stergerea/distrugerea.
In cazul in care datele cu caracter personal ale persoanelor vizate nu mai sunt necesare, acestea sunt sterse sau stocate in siguranta intr-un mod care garanteaza faptul ca nu vor mai fi utilizate de catre RMG RECICLARE DESEURI S.R.L.
9.2.Adresarea de solicitari catre RMG RECICLARE DESEURI S.R.L din partea persoanelor vizate
Persoanele vizate isi pot exercita drepturile si adresa solicitari legate de prelucrarea datelor cu caracter personal, transmitand o solicitare scrisa la adresa Dudestii Noi str. Zona Industriala nr. ___FN__, judet Timis, la nr. de fax. 0731650650 sau prin e-mail la adresa rmgreciclare@gmail.com, persoana de contact Dascau Severius, urmand a primi un raspuns in termen de maxim o luna de la inregistrare, cu exceptia cazului in care acest lucru este deosebit de complicat sau daca persoana vizata a facut mai multe solicitari, caz in care termenul de raspuns se prelungeste cu doua luni.
10. Evidenta datelor
Evidenta pastrata de operator contine dupa caz:
numele si datele de contact ale operatorului si ale reprezentantului operatorului si ale responsabilului cu protectia datelor;
scopurile prelucrarii per tip de date;
daca este cazul categoriile de destinatari carora le-au fost sau le vor fi divulgate datele cu caracter personal, inclusiv destinatarii din tari terte sau organizatii internationale;
daca este cazul, transferurile de date cu caracter personal catre o tara terta sau o organizatie internationala, inclusiv identificarea tarii terte sau a organizatiei internationale respective si, in cazul transferurilor mentionate la articolul 49 alineatul (1) al doilea paragraf din Regulament, documentatia care dovedeste existenta unor garantii adecvate;
acolo unde este posibil, o descriere generala a masurilor tehnice si organizatorice de securitate mentionate la articolul 32 alineatul (1) din Regulament.
Fiecare operator si, dupa caz, persoana imputernicita de operator pastreaza o evidenta a tuturor categoriilor de activitati de prelucrare desfasurate in numele operatorului, care cuprind:
numele si datele de contact ale persoanei sau persoanelor imputernicite de operator si ale fiecarui operator in numele caruia actioneaza aceasta persoana (aceste persoane), precum si ale reprezentantului operatorului sau al persoanei imputernicite de operator, dupa caz;
categoriile de activitati de prelucrare desfasurate in numele fiecarui operator;
daca este cazul, transferurile de date cu caracter personal catre o tara terta sau o organizatie internationala, inclusiv identificarea tarii terte sau a organizatiei internationale respective si, in cazul transferurilor prevazute la articolul 49 alineatul (1) al doilea paragraf Regulament, documentatia care dovedeste existenta unor garantii adecvate;
acolo unde este posibil, o descriere generala a masurilor tehnice si organizatorice de securitate mentionate la articolul 32 alineatul (1) Regulament.
Operatorul sau persoana imputernicita de acesta pun evidentele la dispozitia autoritatii de supraveghere, la cererea acesteia.
11. Prelucrarea de categorii speciale de date cu caracter personal
Se interzice prelucrarea de date cu caracter personal care dezvaluie originea rasiala sau etnica, opiniile politice, confesiunea religioasa sau convingerile filozofice sau apartenenta la sindicate si prelucrarea de date genetice, de date biometrice pentru identificarea unica a unei persoane fizice, de date privind sanatatea sau de date privind viata sexuala sau orientarea sexuala ale unei persoane fizice.
Interdictia nu se aplica in urmatoarele situatii:
a) persoana vizata si-a dat consimtamantul explicit pentru prelucrarea acestor date cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice, cu exceptia cazului in care dreptul Uniunii sau dreptul intern prevede ca interdictia prevazuta la alineatul (1) sa nu poata fi ridicata prin consimtamantul persoanei vizate;
b) prelucrarea este necesara in scopul indeplinirii obligatiilor si al exercitarii unor drepturi specifice ale operatorului sau ale persoanei vizate in domeniul ocuparii fortei de munca si al securitatii sociale si protectiei sociale, in masura in care acest lucru este autorizat de dreptul Uniunii sau de dreptul intern ori de un acord colectiv de munca incheiat in temeiul dreptului intern care prevede garantii adecvate pentru drepturile fundamentale si interesele persoanei vizate;
c) prelucrarea este necesara pentru protejarea intereselor vitale ale persoanei vizate sau ale unei alte persoane fizice, atunci cand persoana vizata se afla in incapacitate fizica sau juridica de a-si da consimtamantul;
d) prelucrarea este efectuata in cadrul activitatilor lor legitime si cu garantii adecvate de catre o fundatie, o asociatie sau orice alt organism fara scop lucrativ si cu specific politic, filozofic, religios sau sindical, cu conditia ca prelucrarea sa se refere numai la membrii sau la fostii membri ai organismului respectiv sau la persoane cu care acesta are contacte permanente in legatura cu scopurile sale si ca datele cu caracter personal sa nu fie comunicate tertilor fara consimtamantul persoanelor vizate;
e) prelucrarea se refera la date cu caracter personal care sunt facute publice in mod manifest de catre persoana vizata;
f) prelucrarea este necesara pentru constatarea, exercitarea sau apararea unui drept in instanta sau ori de cate ori instantele actioneaza in exercitiul functiei lor judiciare;
g) prelucrarea este necesara din motive de interes public major, in baza dreptului Uniunii sau a dreptului intern, care este proportional cu obiectivul urmarit, respecta esenta dreptului la protectia datelor si prevede masuri corespunzatoare si specifice pentru protejarea drepturilor fundamentale si a intereselor persoanei vizate;
h) prelucrarea este necesara in scopuri legate de medicina preventiva sau a muncii, de evaluarea capacitatii de munca a angajatului, de stabilirea unui diagnostic medical, de furnizarea de asistenta medicala sau sociala sau a unui tratament medical sau de gestionarea sistemelor si serviciilor de sanatate sau de asistenta sociala, in temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern sau in temeiul unui contract incheiat cu un cadru medical si sub rezerva respectarii conditiilor si garantiilor prevazute la alineatul (3);
i) prelucrarea este necesara din motive de interes public in domeniul sanatatii publice, cum ar fi protectia impotriva amenintarilor transfrontaliere grave la adresa sanatatii sau asigurarea de standarde ridicate de calitate si siguranta a asistentei medicale si a medicamentelor sau a dispozitivelor medicale, in temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern, care prevede masuri adecvate si specifice pentru protejarea drepturilor si libertatilor persoanei vizate, in special a secretului profesional; sau
j) prelucrarea este necesara in scopuri de arhivare in interes public, in scopuri de cercetare stiintifica sau istorica ori in scopuri statistice, in conformitate cu articolul 89 alineatul (1), in baza dreptului Uniunii sau a dreptului intern, care este proportional cu obiectivul urmarit, respecta esenta dreptului la protectia datelor si prevede masuri corespunzatoare si specifice pentru protejarea drepturilor fundamentale si a intereselor persoanei vizate.
12. Datele prelucrate in prezent
RMG RECICLARE DESEURI S.R.L va lua orice masura necesara si posibila in vederea identificarii tuturor datelor cu caracter personal pe care le prelucreaza in prezent la nivelul tuturor departamentelor, astfel incat sa asigure evidenta, stocarea, stergerea, respectarea drepturilor persoanelor vizate, conform celor detaliate in prezentul Manual de utilizare a datelor.
Printre masurile ce se doresc a fi implementate, RMG RECICLARE DESEURI S.R.L are in vedere si obtinerea consimtamantului persoanelor vizate in conformitate cu dispozitiile Regulamentului, pastrarea evidentei consimtamintelor obtinute, precum si a retragerii acestora.
13. Comunicarea Manualului:
Continutul acestui Manual si orice actualizari sau schimbari viitoare vor fi comunicate in mod corespunzator intregului personal care utilizeaza canale interne de comunicare, cum ar fi:
E-mail pentru angajati cu confirmare de primire
Semnarea documentelor doveditoare ale angajatului pentru primirea si citirea prin politica
Descrierea detaliata a postului ca fiind relevanta pentru personalul relevant.
Orice schimbare adusa la nivelul continutului prezentului Manual de utilizare a datelor va fi adusa la cunostinta persoanelor vizate prin mijloace adecvate de comunicare.
RMG RECICLARE DESEURI S.R.L
Articolul PrecedentLegea nr. 211/2011 privind regimul deșeurilor Modificări (4), Puneri în aplicare (5), Referințe (5), Reviste (4), Practică judiciară În vigoare de la 28 noiembrie 2011 Formă aplicabilă de la 28 martie 2014 Consolidarea din data de 16 ianuarie 2019 are la bază republicarea din Monitorul Oficial, Partea I nr. 220 din 28 martie 2014 Include modificările aduse prin următoarele acte: OUG 68/2016; OUG 74/2018; L 203/2018. Va suferi modificări aduse prin următoarele acte: L 31/2019; OUG 74/2018. Ultimul amendament în 24 august 2018.