Source: http://www.intertraders.eu/notizie/75/Il-Libro-Unico-del-Lavoro-si-stampa-Anzi-No.html
Timestamp: 2020-07-06 05:29:16+00:00
Document Index: 61833636

Matched Legal Cases: ['sentenza ', 'art. 1', 'art. 71', 'art. 39', 'sentenza ', 'sentenza ']

Confusione sul sito del Ministero del Lavoro:
Scrivo questo perché un qualsiasi documento informatico per sua natura è modificabile e non facilmente attribuibile a qualcuno e, proprio per questa sua caratteristica che lo rende “volatile” (1) in mancanza di firme elettroniche e tecniche di conservazione, un qualsiasi documento informatico è più simile alla scrittura su sabbia piuttosto che alla scrittura su carta!
Lo sanno bene quei docenti napoletani che qualche mese fa si sono visti “taroccare” le graduatorie per l’assegnazione dei posti di supplenza perché questi elenchi erano disponibili su file non conservati a norma di legge e facilmente manipolabili da malintenzionati (2).
Insomma, un file informatico, se non è formato e conservato correttamente, non può sostituire il documento cartaceo sottoscritto. Questo dovrebbe essere ormai chiaro a tutti, considerando che ci sono normative specifiche in tal senso, in vigore da tempo nel nostro ordinamento. Tanto che dovrebbe essere superfluo ricordare la valenza formale e probatoria di un documento firmato digitalmente e marcato temporalmente; documento che ex lege va necessariamente conservato in modo permanente attraverso specifiche modalità informatiche (3). Così come dovrebbe essere a tutti manifesto che oggi gli archivi cartacei possono essere “dematerializzati”, se sottoposti a complesse tecniche di conservazione sostitutiva (4).
Quanto riferito dovrebbe essere a tutti noto, anche e soprattutto a chi queste norme, in modo innovativo, le sta cavalcando istituzionalmente in questi ultimi anni. Da ultimo, il Ministero del Lavoro, sollecitato in tal senso dalla Legge 133/2008, ha emesso il Decreto del 9 luglio 2008 e successivamente la Circolare n. 20/2008 pubblicata il 21 agosto 2008 (5), attraverso i quali si è avviato un importante processo di semplificazione, autorizzando tra le altre cose la tenuta informatica del Libro Unico del Lavoro (LUL) secondo le regole tecniche attualmente in vigore e in linea con la normativa privacy (6).
a)	a elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione;
b)	a stampa laser, con autorizzazione preventiva da parte dell’INAIL;
c)	su supporti magnetici, seguendo le regole tecniche attualmente in vigore (7), previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla Direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato.
Il processo di conservazione deve chiudersi per ogni periodo di paga entro il termine di registrazione, cioè entro il 16 del mese successivo (8), con l’apposizione di una ulteriore firma digitale sul lotto di registrazioni mensili a cura del Responsabile della sua conservazione, oltre che di una marca temporale da apporre, quindi, all’intera scritturazione di paghe e presenze in scadenza (9). Appare superfluo riferire che, in caso di tenuta cartacea, il termine di registrazione corrisponde al momento ultimo entro il quale effettuare la stampa del registro.
Ecco tutto sembrava piuttosto chiaro, o quanto meno interpretabile in modo lineare con la normativa attualmente in vigore in materia di documento informatico e conservazione sostitutiva (10), sino a quando non si è avuto modo di leggere un’ambigua presa di posizione ministeriale. Si fa riferimento ad un recente documento pubblicato sul sito istituzionale del Ministero (FAQ LUL) contenente una serie di articolate risposte a specifiche domande in materia di LUL (11).
Una azienda adottata quale soluzione per la tenuta del Libro Unico la Stampa Laser con autorizzazione preventiva richiesta e rilasciata alla Società di Software dalla Direzione Centrale Rischi dell'Inail. La procedura in questione genera dei file pdf con l'indicazione della data e dell'ora di produzione, del numero progressivo della pagina, del numero di autorizzazione attribuito e relativa data nonchè il codice della Sede Inail che ha rilasciato l'autorizzazione. Potendo disporre in tempo reale del file in caso di richiesta ispettiva e tenuto conto della logica semplificatrice che sta alla base della introduzione del Libro Unico, è necessario provvedere alla stampa "fisica" del libro unico da parte della Società con relativo obbligo ed onere di esatta conservazione per 5 anni dello stesso o, piuttosto, è sufficiente "salvare" il file per poi produrlo solo in caso di ispezione?
Il Ministero ha fornito, ad avviso di chi scrive, una risposta ambigua e fuorviante e comunque molto pericolosa, se non la si legge in modo rigido e allineato con la normativa tecnica in materia di conservazione sostitutiva (richiamata dallo stesso Ministero nel decreto del 9 luglio). Infatti, se non si dice con fermezza che la stampa della registrazione effettuata in favore del lavoratore è obbligatoria (e non si tratta, quindi, di una semplice facoltà del lavoratore quella di ottenere questa stampa) e non si precisa che la “seconda copia” è eventualmente conservabile in maniera sostitutiva con firma digitale e soprattutto marca temporale, dove va a finire la certezza nella tempistica di stampa da rispettare? Che fine fanno, altrimenti, le garanzie sulla data di formazione, sulla immodificabilità e sulla conservazione del documento? (12)
(*) Presidente Associazione Nazionale Operatori e Responsabili della Conservazione digitale dei documenti
Docente Scuola di Specializzazione Professioni Legali Università del Salento
Coordinatore del Digital&Law Department Studio Legale Lisi – www.studiolegalelisi.it.
(1) Così si è espressa in proposito anche la Corte di Cassazione con sentenza n. 2912 del 2004, laddove ha affermato che: «Le informazioni tratte da una rete telematica sono per natura volatili e va esclusa la qualità di documento in una copia su supporto cartaceo che non risulti essere stata raccolta con garanzie di rispondenza all’originale e di riferibilità ad un ben individuato momento».
(2) Perquisizioni al Provveditorato agli Studi: «taroccate» le graduatorie docenti, articolo pubblicato in data 6 aprile 2009 sul Corriere del Mezzogiorno, disponibile alla pagina http://corrieredelmezzogiorno.corriere.it/napoli/notizie/cronaca /2009/6-aprile-2009/perquisizioni-provveditorato-taroccate-graduatorie-docenti-1 501157774995.shtml. Notizia disponibile anche alla pagina http://www.noiconsumatori.org/articoli/articolo.asp?ID=2016.
(3) ART. 43 Codice dell’Amministrazione Digitale (Riproduzione e conservazione dei documenti) (…) 3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali.
(4) Per approfondire queste tematiche si consiglia di visitare il sito dell’Associazione Nazionale Operatori e Responsabili della Conservazione digitale dei documenti – www.anorc.it.
(5) Il Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche Sociali ha pubblicato di recente un utile Vademecum sul Libro Unico del Lavoro disponibile sul sito web dell’ANORC (Ass. Nazionale Operatori e Responsabili della Conservazione sostitutiva) alla pagina http://www.anorc.it/notizia/79_Libro_Unico_del_Lavoro__on_line_i l_Vademecum.html.
(6) All’art. 1 comma 1 del Decreto ministeriale del 9 luglio 2008 si dice testualmente che fermo restando l’obbligo, in fase di stampa, di attribuire a ciascun foglio una numerazione sequenziale, conservando eventuali fogli deteriorati o annullati, la tenuta e la conservazione del libro unico del lavoro può essere effettuata mediante la utilizzazione di uno dei seguenti sistemi:
(7) Si fa riferimento alle regole tecniche di cui all’art. 71 del D.Lgs. 07/03/2005, n. 82 (si fa presente che le regole tecniche attualmente in vigore sono contenute nella Deliberazione CNIPA n. 11/2004 e nel DPCM 23 gennaio 2004).
(8) Come previsto dall’art. 39 della L. 133/08.
(9) E’ consentita l’apposizione della marca temporale su più blocchi dell’elaborato qualora sia stato necessario suddividere la scritturazione del singolo mese di riferimento per problemi legati alla grandezza del file. E’ utile, inoltre, creare e portare in conservazione l’impronta dell’evidenza informatica, anch’essa soggetta a validazione temporale, del periodo di conservazione precedente al fine di garantire il dovuto collegamento con le registrazione effettuate in precedenza e garantire così la “sequenzialità cronologica” delle operazioni effettuate digitalmente.
(10) Per approfondire la tematica del LUL, si consiglia la lettura della Guida alla tenuta informatica e alla corretta conservazione digitale del libro unico del lavoro pubblicata sul sito www.anorc.it alla pagina http://www.anorc.it/notizia/103_Guida_alla_tenuta_informatica_e_ alla_corretta_conservazione_digitale_del_li.html.
(11) Acquisibile alla pagina http://www.lavoro.gov.it/Lavoro/LibroUnico/FAQ_LUL_Vigilanza.htm .
(12) Le stesse domande si potrebbero porre oggi e valere da monito alla Corte di Cassazione, la quale si è pronunciata in modo piuttosto disarmante in materia fiscale, con la sentenza 25 febbraio 2009, n. 4502. Per leggere il testo della sentenza e un rapido commento si consigli di visitare il sito www.anorc.it alla pagina http://www.anorc.it/notizia/104_La_fotocopia_di_una_fattura_rice vuta_via_telefax_non___valida_ai_fini_della.html.