Source: https://archivio.pubblica.istruzione.it/news/1998/ne98052.shtml
Timestamp: 2020-02-27 22:57:12+00:00
Document Index: 108287678

Matched Legal Cases: ['art.2', 'art.2', 'art.3', 'art.2', 'art.182', 'art.21']

SCUOLA: IN ARRIVO IL
PERSONAL EDUCATION FILE
Via libera anche al registro ‘a misura di scuola’
Tutta la carriera scolastica in un fascicolo personale che seguir� lo studente durante il suo intero percorso scolastico, evitandogli lungaggini amministrative, ripetizione di dati uguali su moduli diversi, trasferimento di informazioni da una scuola all’altra. E’ una delle novit� che le segreterie delle scuole potranno adottare dal prossimo anno scolastico per lo snellimento delle procedure amministrative interne: lo segnala la circolare n.349 dal Ministero della Pubblica Istruzione, che trasmette alle scuole le disposizioni operative per lo snellimento dell’attivit� amministrativa, in applicazione delle indicazioni della legge 127 Bassanini.
Il personal education file, che si arricchir� nel corso della carriera scolastica, sar� la base per ogni consultazione amministrativa che riguardi lo studente: cos� si potranno ridurre al massimo gli adempimenti a carico dei ragazzi o delle loro famiglie.
Tra i suggerimenti della circolare, nello spirito dell’autonomia, arriva anche il registro a misura di scuola: ogni istituto potr� infatti "disegnarsi" il suo registro in base alla propria programmazione educativo-didattica, senza dover scegliere come accade oggi tra una serie di modelli prestampati.
La semplificazione amministrativa arriva dunque anche nelle segreterie scolastiche: la circolare del ministero P.I. ricorda ad addetti amministrativi e studenti che anche per le pratiche di iscrizione o quanto concerne la vita amministrativa della scuola � ormai obbligatorio il ricorso all’autocertificazione e che non c’� pi� bisogno di autenticare la firma su domande o documenti fotocopiati. Via le marche e la carta bollata. Validi anche i certificati scaduti, a patto che si dichiari che le informazioni contenute nel documento non sono cambiate nel tempo; e comunque al posto di certificati dovranno essere accettate dichiarazioni sostitutive.
Buone notizie anche per i docenti, irritati dalla superproduzione di scartoffie: la parola d’ordine � "evitare ogni inutile appesantimento dell’attivit� amministrativa", visto che , come precisa la circolare del ministero, "gli atti formali, pur necessari, costituiscono un mezzo e non un fine". Meno forma e pi� sostanza, dunque: le informazioni all’amministrazione dovranno essere centrate sugli elementi sostanziali del programma svolto, indipendentemente dalla modulistica tradizionale.
Circolare Ministeriale n. 349
Roma, 7 agosto 1998
OGGETTO: Snellimento attivit� amministrativa - Applicazione legge 15 maggio 1997, n.127 modificata e integrata dalla legge 16 giugno 1998, n.191. Indicazioni operative sulle certificazioni.
Il Dipartimento per la Funzione Pubblica sta conducendo una serie di accertamenti ispettivi per verificare la corretta applicazione della legge 15 maggio 1997, n.127 recante "misure urgenti per lo snellimento dell’attivit� amministrativa e dei procedimenti di decisione e di controllo".
La materia � stata anche oggetto di uno specifico intervento da parte dello stesso Dipartimento che ha emanato al riguardo la circolare 27 maggio 1998, n.4 pubblicata sulla G.U. n.124 del 30 maggio 1998 che viene qui integralmente richiamata, per conoscenza e norma, a tutti gli uffici in indirizzo che, ove non abbiano gi� provveduto, la parteciperanno anche alle istituzioni scolastiche dipendenti richiamando l’attenzione sugli incombenti istruttori di loro competenza.
Il problema � particolarmente avvertito nel settore della pubblica istruzione per l’ampiezza di un’area di intervento pubblico nel quale l’attivit� di migliaia di organi dislocati sul territorio si rivolge, direttamente o indirettamente, a milioni di studenti con le rispettive famiglie nonch� a tutti gli operatori scolastici.
E’ indispensabile che tale vastissima rete di rapporti sia governata fondando ogni comportamento amministrativo sul massimo rispetto delle recenti innovazioni legislative finalizzate a costituire un rapporto di fiducia e di trasparenza tra pubblica amministrazione e cittadini. Un contributo determinante al perseguimento di tale finalit� potr� essere offerto dalla snellezza e dalla minore gravosit� possibile degli adempimenti richiesti nel momento in cui gli utenti entrano in contatto con le scuole e con gli uffici nello svolgersi dei vari procedimenti amministrativi.
E’ altrettanto indispensabile che l’obiettivo della massima semplificazione sia perseguito anche nelle attivit� amministrative interne ricorrendo a tutte le possibilit� offerte in tal senso dal vigente quadro normativo; anche ci�, infatti, oltre a rendere meno oneroso il compito degli operatori scolastici, pu� contribuire, in modo indiretto, a rafforzare i rapporti di fiducia tra cittadini e pubblica amministrazione rendendo pi� visibili e comprensibili gli iter logici e procedurali seguiti da quest’ultima nello svolgimento delle attivit� istituzionali.
E’ opportuno precisare, preliminarmente, che ogni istanza che gli alunni presentano alle scuole, direttamente o tramite l’esercente la potest� parentale, deve essere prodotta in carta libera dovendo ritenersi abrogate tutte le disposizioni che, nella materia, prevedevano istanze in carta legale (Legge 29 dicembre 1990, n.405). Analogamente in tutte le procedure e atti connessi alla gestione del rapporto di lavoro non pu� essere posto a carico dei dipendenti l’onere di esibire certificazioni in bollo, che ai fini probatori non hanno alcun valore particolare ed ulteriore rispetto a quelle in carta semplice.
1. Secondo quanto previsto dall’art.2, comma 10 della citata legge 191/98, la sottoscrizione di istanze da produrre agli organi dell’amministrazione pubblica non � soggetta ad autenticazione ove sia apposta in presenza del dipendente addetto, ovvero l’istanza sia presentata unitamente a copia fotostatica, ancorch� non autenticata, di un documento di identit� del sottoscrittore. L’istanza e la copia fotostatica del documento di identit� possono essere inviate per via telematica.
2. Le certificazioni anagrafiche attestanti stati e fatti personali non soggetti a modificazioni hanno validit� illimitata, mentre le altre possono essere utilizzate entro sei mesi dalla data del rilascio, fatta salva la loro maggiore validit� ove prescritta. Al riguardo per� va osservato che anche i certificati scaduti possono essere legittimamente utilizzati ove gli interessati dichiarino in fondo al documento, che le informazioni contenute negli stessi non hanno subito variazioni .
3. In luogo della prescritta documentazione potranno essere esibite dichiarazioni sostitutive in carta libera sottoscritte dall’interessato ai sensi della legge 4 gennaio 1968, n.15 e non pi� soggette ad autenticazione della firma. Le dichiarazioni sostitutive attengono a tutti gli stati e fatti indicati nell’art.2 della precitata legge (data e luogo di nascita, residenza, cittadinanza, godimento dei diritti politici, stato di celibe, coniugato o vedovo, stato di famiglia, esistenza in vita, nascita di figlio, decesso del coniuge, ascendente o discendente, posizione agli effetti degli obblighi militari e iscrizione in albi ed elenchi tenuti dalla pubblica amministrazione). Su tale facolt� dovr� essere richiamata l’attenzione degli interessati con ogni mezzo opportuno e, ove venga adottata una modulistica di riferimento, dovr� essere espressamente riportata la formula della dichiarazione, al fine di agevolare gli utenti che potranno in tal modo limitarsi all’indicazione dei dati e alla sottoscrizione.
4. Particolare rilievo, ai fini dello snellimento, assume la disposizione dell’art.3, comma 1, della legge 15 maggio 1997, n.127 il quale prescrive che "i dati relativi al cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza, attestati in un documento di riconoscimento in corso di validit�, hanno lo stesso valore probatorio dei corrispondenti certificati".
5. L’art.2, comma 5, della citata legge 127/’97 richiama il principio della collaborazione interistituzionale prevedendo che, previe intese o convenzioni, dati e documenti possano essere acquisiti attraverso trasmissione diretta dai comuni alle altre pubbliche amministrazioni anche attraverso l’utilizzo di sistemi informatici e telematici. Una metodologia organizzativa di tale genere � gi� stata attivata, ad esempio, tra Comune di Roma e locale Provveditorato agli Studi e questo Ministero ne auspica la diffusione. Tale possibilit� costituisce ampliamento di comportamenti ben noti nel mondo della scuola ove si pensi che gi� l’art.182 del R.D. 5 febbraio 1928, n.577 pone a carico dei Sindaci l’obbligo di trasmettere ogni anno alle scuole elementari l’elenco dei ragazzi entrati nell’obbligo scolastico.
Si rende necessario precisare che le dichiarazioni sostitutive configurano per i cittadini una facolt� alternativa rispetto alla presentazione delle certificazioni. Tuttavia la loro accettazione e il richiamo di attenzione su tale possibilit� costituisce preciso dovere di ufficio per gli organi della pubblica amministrazione la cui inosservanza � suscettibile di essere apprezzata anche sotto il profilo della responsabilit� disciplinare e di quella dei risultati per coloro che rivestono lo status dirigenziale. Eventuali verifiche sul contenuto delle autocertificazioni, ove ritenute necessarie, potranno essere effettuate a campione per non appesantire inutilmente l’attivit� degli uffici, soprattutto nelle procedure di ampia diffusione.
Per quanto riguarda le competenze specifiche delle scuole, fermo restando il carattere generale delle indicazioni contenute nella presente circolare, � particolarmente avvertita l’esigenza che il nuovo contesto normativo trovi piena applicazione nel procedimento di iscrizione degli alunni alle scuole di ogni ordine e grado.
Pi� volte questo Ministero ha richiamato l’attenzione delle istituzioni scolastiche ed educative sulla circostanza che l’ammissione degli alunni ai vari cicli scolastici non pu� essere riguardata sotto il profilo di mero adempimento burocratico ma, segnando il momento di ingresso in una comunit� scolastica, costituisce l’occasione per favorire, fin dall’inizio, l’instaurazione di un rapporto di reciproca fiducia e collaborazione tra scuole, alunni e famiglie.
Occorre pertanto porre la massima cura nella individuazione delle modalit� e della tipologia di documentazione da richiedere ai fruitori del servizio scolastico in modo da ridurre al minimo indispensabile gli adempimenti a loro carico.
Questo Ministero ritiene che la generalit� e l’ampiezza delle norme e dei principi contenuti nella legge 127/’97 consentono di realizzare esaustivamente il quadro delle esigenze amministrative e quindi di considerare non pi� applicabile ogni precedente norma primaria o secondaria riguardante la materia, in quanto emessa in un contesto molto diverso da quello attuale.
In materia di iscrizioni dovr� quindi farsi ricorso integrale alle norme sull’autocertificazione in carta libera, nonch� alle altre disposizioni richiamate nel paragrafo I� - Osservazioni generali della presente circolare.
Il compito di alunni e genitori potr� essere decisamente agevolato con la predisposizione, da parte delle scuole, di moduli ad hoc nei quali dovranno essere riportate le formule delle autocertificazioni. Particolare cura dovr� essere posta nell’evitare ripetitivit� di adempimenti, sicch� ci� che viene richiesto per una finalit� specifica (ad esempio formazione delle liste per le elezioni degli organi collegiali), non dovr� pi� essere richiesto per altri procedimenti preordinati ad effetti diversi (ad esempio ammissione alle classi). Al riguardo questo Ministero si riserva di fornire modelli indicativi di riferimento a tempo debito, valutando anche la possibilit� di inserirli in procedure informatizzate.
Il problema della documentazione si pone con maggiore evidenza al passaggio da un ciclo di istruzione a quello successivo. Alla ripetitivit� degli adempimenti richiesti ai fruitori del servizio pu� ovviarsi con la formazione presso le scuole di un fascicolo personale dell’alunno, destinato a seguire lo stesso nel suo iter scolastico, arricchendosi via via nel corso della carriera. Eventuali lacune o incertezze del fascicolo possono essere superate anche con il ricorso a forme di collaborazione interistituzionale e fra le scuole al fine di limitare gli oneri da porre a carico degli alunni e dei genitori.
Pervengono numerosi quesiti da parte delle istituzioni scolastiche intesi a conoscere se in sede di scrutini da parte dei consigli di classe possa farsi ricorso all’utilizzo di strumenti informatici per l’elaborazione dei relativi atti. La questione segnalata costituisce solo un aspetto del pi� generale problema delle modalit� di formazione degli atti destinati a lasciare una traccia documentale dell’attivit� didattica, di quella ad essa connessa e delle valutazioni da esprimere sugli apprendimenti da parte degli alunni.
Nella salvaguardia dei principi formali e sostanziali su cui si fonda la materia, questo Ministero, con la circolare ministeriale n. 491 (prot.44934) del 7 agosto 1996, ha gi� provveduto alla semplificazione delle schede e delle procedure operative per le comunicazioni con gli studenti e le famiglie.
Tutti gli altri adempimenti amministrativi cui sono tenuti i docenti non soggiacciono a vincoli di modulistica predefinita e vige quindi al riguardo il principio della libert� delle forme, tanto pi� in una fase nella quale le scuole stanno progressivamente avviandosi verso l’autonomia sancita dall’art.21 della legge 15 marzo 1997, n.59.
Occorre, ovviamente, fare salvo il principio inderogabile di apprestare nella scuola una documentazione che offra possibilit� di ricostruire gli iter procedurali e decisionali seguiti nello svolgimento dell’attivit� didattica, al fine di rispondere ai principi di trasparenza e visibilit� dell’azione sanciti dalla legge 241/90.
Dal quadro normativo di riferimento si evince, pertanto, che, lungi dal richiedere l’adozione di strumenti documentali ispirati ad un’eccessiva analiticit� descrittiva, i responsabili degli apparati pubblici debbono indurre fin da ora comportamenti diretti ad evitare ogni inutile appesantimento dell’attivit� amministrativa, in coerenza anche con i principi della responsabilit� dirigenziale sui risultati, rispetto ai quali gli atti formali, pur necessari, costituiscono un mezzo e non un fine.
Ne deriva, sul piano della concreta operativit�, che i registri alla cui compilazione i docenti sono tenuti, singolarmente o nelle occasioni di collegialit�, gi� oggi liberamente scelti, possono essere approntati direttamente dalle istituzioni scolastiche in modo che la loro veste formale sia calibrata sugli specifici percorsi formativi attuati sulla base della programmazione educativo-didattica, senza ricorrere a linee di esposizione dei fatti da documentare eccessivamente analitiche e complesse. E’ sufficiente che il documento strumentale prescelto, ove non costituito da fogli prestampati riuniti in corpo unico, sia accompagnato dall’adozione di misure idonee a fornire garanzie di autenticit� e di integrit� dei contenuti (numerazione progressiva delle pagine, date, sottoscrizioni ove necessarie).
La diffusione degli strumenti informatici consente oggi di alleggerire compiti prima riservati alla trascrizione manuale, che comporta necessariamente diseconomie nell’utilizzo del tempo; non c’� alcun motivo, n� logico n� giuridico, che impedisca di farvi ricorso ogni qualvolta siano presenti professionalit� idonee al loro utilizzo.
Ai fini del loro impiego in sede di effettuazione degli scrutini, i consigli di classe, ove tra i docenti che lo compongono non fossero presenti soggetti forniti delle abilit� specifiche, potranno avvalersi della collaborazione di un addetto ai servizi di segreteria, il quale sar� chiamato all’osservanza dei principi di riservatezza che costituiscono preciso obbligo di stato giuridico.
I Provveditori agli studi sono pregati di dare alla presente circolare la massima diffusione tra i Dirigenti scolastici invitandoli a farne regola comportamentale in quanto corrispondente ad un preciso obbligo di servizio intimamente connesso alla responsabilit� dirigenziale.