Source: http://www.mascre-heguy.com/htm/fr/publications/pub_cadre_legal_archivage_electronique.htm
Timestamp: 2019-05-20 09:22:28+00:00
Document Index: 42248937

Matched Legal Cases: ["l'article 1316", "l'article 1316", 'art. 1316', 'art. 1316', 'art. 1', 'art.6', 'art. 1317']

Archivage electronique : cadre legal, obligations, signature electronique
L'ARCHIVAGE ELECTRONIQUE (1ère partie)
L'archivage n'est pas une pratique nouvelle. Différents textes y font référence, toutefois, seul l'archivage des documents publics fait l'objet d'un régime légal.
La loi du 3 janvier 1979 sur les archives organise la conservation des documents dans l'intérêt du public, pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes, ainsi que pour la documentation historique et la recherche.
Les archives sont définies comme "l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité" 1.
Cette loi distingue les archives publiques des archives privées. Cependant, seules les archives publiques font l'objet d'une définition. La loi ne définit pas l'archivage et ne précise pas le régime applicable à la conservation des archives privées.
Il est possible de se référer à la définition de l'AFNOR (Association Française pour la NORmalisation) qui précise que l'archivage est "l'ensemble des actions, des outils et des méthodes mises en œuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter" (Association Française pour la NORmalisation - Dictionnaire du Multimédia, 1995).
S'agissant de l'archivage électronique, il n'existe pas non plus de définition de cette notion.
* Les obligations légales d'archivage
La conservation des documents est imposée par de nombreux textes législatifs ou réglementaires. Ces textes ont trait à des domaines très variés. L'obligation d'archiver porte à la fois sur des données matérielles et sur des données déjà sous forme dématérialisées.
En revanche, les modalités d'archivage du document ne sont pas prévues par les textes.
Ainsi, le décret du 30 mars 2001, pris pour l'application de l'article 1316-4 du Code civil et relatif à la signature électronique, impose aux prestataires de services de certification de "conserver, éventuellement sous forme électronique, toutes les informations relatives au certificat électronique qui pourraient s'avérer nécessaires pour faire la preuve en justice de la certification électronique" 2.
De même, en matière fiscale, pour les entreprises dématérialisant leurs factures, la facture électronique émise constitue un document tenant lieu de facture d'origine pour la déduction de la TVA sous réserve que cette facture soit conservée pendant le délai fiscal de six ans, les trois premières années sur support informatique et les trois années suivantes sur tout support au choix de l'entreprise.
Enfin, certaines professions comme les notaires, les comptables, ou encore les banquiers ont pour obligation de conserver un certain nombre de documents sans autres précisions.
* La nécessité d'archiver l'écrit sous forme électronique
La loi du 13 mars 2000 a donné une nouvelle définition de l'écrit.
Désormais, l'article 1316 du Code civil précise que "la preuve littérale ou preuve par écrit, résulte d'une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d'une signification intelligible, quels que soient leur support et les modalités de transmission".
La loi admet sous certaines conditions, que "l'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier" (C. civ., art. 1316-3).
Ainsi, un écrit sous forme électronique peut être admis comme preuve de l'existence ou l'extinction d'un droit ou d'une obligation, au même titre qu'un écrit sur support papier.
Cette équivalence entre le support papier et la forme électronique de l'écrit est admise "sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité" (C. civ., art. 1316-1).
- l'écrit sous forme électronique doit être signé électroniquement 3,
- l'écrit sous forme électronique doit être archivé.
La loi ne donne toutefois aucune précision sur la forme et les modalités de l'archivage. Il est juste précisé que l'archivage doit être effectué dans des conditions de nature à garantir l'intégrité du document conservé. Il en est de même pour l'acte authentique sous forme électronique qui a la même force probante qu'un acte authentique sur support papier, à condition qu'il soit "établi et conservé dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat"4. Le décret en question n'a pas encore été élaboré.
Dans ces conditions, la valeur probante d'un écrit sous forme électronique est subordonnée à son archivage.
La durée de conservation de l'acte électronique est, en tout état de cause, liée aux délais de prescription des actes juridiques.
Ainsi, en matière civile, la durée de prescription est de 30 ans et de 10 ans en matière commerciale, à défaut de prescription plus courte. Lorsque deux délais différents de prescription s'appliquent à un même document, pour plus de sécurité, ce dernier devra être conservé pendant la durée la plus longue.
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(1) Loi du 3 janvier 1979, art. 1[retour]
(2) D. n° 2001-272 du 30 mars 2001, art.6-II k [retour]
(3) Cf. La signature électronique, accessible sur le site www.mascre-heguy.com [retour]
(4) C. civ., art. 1317, al.2 [retour]