Source: https://www.linkmarketservices.de/gesellschafterversammlungen.html
Timestamp: 2018-02-24 21:57:43
Document Index: 348859889

Matched Legal Cases: ['§ 136', '§ 125', '§ 125', '§ 30', '§ 325', '§ 125']

Gesellschafterversammlungen - Link Market Services GmbH
Seit Beginn betreut Link regelmäßig auch Gesellschafter- und Mitgliederversammlungen. Das Leistungsspektrum reicht von der Organisationsberatung und der Unterstützung bei der rechtlichen Umsetzung der HV über die Bekanntmachung und das Einladungsmanagement bis zur Erstellung des Meldebestands und der Betreuung der Versammlung.
Dabei wird den Spezifika der jeweiligen Versammlung besonders Rechnung getragen. Durch spezielle Anpassungen der Software können vereinsrechtliche Spezifika abgebildet werden. Anpassungen sind hier bin in die Versammlung möglich. Auch die Flexibilität, verschiedene Rechte der Teilnehmer bei der Präsenzerfassung oder Abstimmungsarten abzubilden, bieten Link-Systeme. Dank kompetenter und umfassender Beratung im Vorfeld können Mitgliederversammlungen, Versammlungen geschlossener Fonds oder Gesellschafterversammlungen effizient und zügig durchgeführt werden.
Wie viele Personen sind anwesend und dürfen abstimmen?
Die Vertreterversammlung hat begonnen, aber noch immer betreten Vertreter, Gäste und auch Mitarbeiter den Saal, andere verlassen ihn für kurze Zeit. Der Versammlungsleiter möchte wissen, wie viele Teilnehmer sich derzeit im Versammlungssaal befinden und wie viele davon stimmberechtigt sind. So wäre er im Falle einer kurzfristig anberaumten Abstimmung jederzeit in der Lage, diese nach Köpfen durchzuführen.
Durch das Präsenzerfassungssystem von Link können in Echtzeit Zu- und Abgänge von Teilnehmern an den Türen des Versammlungssaals mittels Scanner erfasst werden, sodass jederzeit die exakte Zahl an Personen bestimmt werden kann. Eine spezielle Software-Lösung ermöglicht dabei – falls gewünscht – diese auch verschiedenen Teilnehmergruppen zuzuordnen. Durch Übertragung der kumulierten Informationen sehen der Versammlungsleiter und der Notar auf ihren iPads auf der Bühne zu jedem Zeitpunkt, wie hoch die Zahl stimmberechtigter Anwesender ist. Und die Mitarbeiter des Veranstalters können aktuelle Teilnehmerzahlen an das Catering weitergeben.
10 Kandidaten – 3 Plätze: Und nun?
Auf der Tagesordnung der Mitgliederversammlung stehen die turnusmäßigen Wahlen zum Vorstand an. Die Liste der Kandidaten ist lang: Zehn Kandidaten bewerben sich auf drei Plätze. Wie geht man nun am besten mit so einer Situation um?
Mittels TeleVoter von Link können derartige Listenwahlen schnell und individuell auf die Kundenbedürfnisse angepasst durchgeführt werden. Unabhängig davon, ob jeder Teilnehmer für mehrere Kandidaten gleichzeitig votieren darf oder seinen Favoriten für eine bestimmte Position auswählt: Durch die Nutzung der mobilen TeleVoter können die Abstimmungen schnell durchgeführt werden. Mit Schließung des Abstimmgangs liegen die Ergebnisse dem Versammlungsleiter vor. Und kurz darauf können die Ergebnisse mittels Projektion allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden.
Der Vorschlag wurde…
Die Debatte auf der jährlichen Gesellschafterversammlung war hitzig; die Ergebnisermittlung bei den anstehenden Abstimmungen soll trotzdem schnell und professionell durch Handaufheben vonstattengehen. Jeder stimmberechtigte Teilnehmer hat dabei eine Stimme. Doch einstimmig wird das Ergebnis sicherlich nicht ausfallen.
Die Abstimmsoftware iVote ermöglicht auch die Abwicklung einer Abstimmung per Kopf modern mittels iPads. Abstimmhelfer erfassen auf ihren Geräten die Zahl der Ja-, Nein- oder Enthaltungsstimmen und dank einer Kopplung an das Präsenzerfassungssystem können binnen weniger Augenblicke die Ergebnisse für den Versammlungsleiter und/oder alle sichtbar gemacht werden.
Keiner kann alles wissen
Auf der Gesellschafterversammlung kommt es zur alljährlichen Aussprache über die Entwicklung des Fonds. Anleger stellen zum Teil sehr detaillierte Fragen, die auch den besten Vorstand ins Schwitzen bringen. Jetzt ist Hilfe von einem Mitarbeiter gefragt. Doch wie erreicht man diesen am besten, ohne dass es zu ständigen Unterbrechungen der Versammlung kommen muss?
Das Link-Backoffice-Programm QACE bietet mit seiner ausgereiften Chatfunktion die Möglichkeit, unauffällig Informationen auf die Bühne zu bekommen, und es ermöglicht auch Nachfragen, ohne dass die Teilnehmer der Versammlung hiervon Kenntnis bekommen. Auch die Einbindung von Stenografen in das System ist denkbar.
Zahlreiche Unternehmen vertrauen auf die Expertise von Link:
Bei jedem Projekt erfolgt die Betreuung durch einen festen Link-Berater. Er ist erster Ansprechpartner bei allen Fragen während der Projektphase und natürlich auch während der Versammlung. Bei Folgeprojekten ist dieser Berater erneut für den Mandanten gesetzt.
So wird der Link-Mitarbeiter Mitglied des Organisationsteams und nimmt an Terminen «Vor Ort» (z.B. Kickoff) oder Telefonkonferenzen teil.
Eines der Kernelemente der Link-Betreuung ist die Terminüberwachung. Link informiert gemäß seinem Selbstverständnis Mandanten proaktiv, unaufgefordert und rechtzeitig über drohende Terminkonflikte.
Laufende Betreuung während der gesamten Projektphase durch einen festen Link-Berater
Mitgliedschaft im Organisationsteam der Gesellschaft und persönliche Teilnahme der Projekt manager am Kick-off-Termin im Vorfeld der Versammlung
Erstellung eines ausführlichen Projektplans zur Einhaltung (aktien-)rechtlicher und projektbezogener Fristen bzw. Anforderungen sowie der
Satzungs bestimmungen
Projektcontrolling: Laufende Überwachung und Kontrolle des Projektplans, Terminüberwachung
Wunschweise kostenfreie Nutzung des Online-Terminplans CEOS zur Planung und Terminüberwachung der Versammlung (allen Projektbeteiligten steht mit CEOS eine webbasierte einheitliche Daten- und Informationsbasis zur Verfügung)
Allgemeine Organisationsberatung bezüglich eines Frage-/Antwort-Back-Office
Abstimmung zum Thema Datenschutz
Bereitstellung einer Datenschutzerklärung
Unterstützung bei der Veranstaltungsorganisation sowie Personalplanung und -überwachung für den Aufbau- und den Versammlungstag
Schulung und individuelle Einweisung der mitwirkenden Mitarbeiter bzw. der Hostessen in die zugewiesenen Aufgabenbereiche (z.B. Registration, Zu- und Abgangskontrolle, Wortmeldetisch etc.) durch den Link-Berater
Mitwirkung bei der Organisation und Durchführung der Generalprobe
Abschließende Nachbesprechung zur Beurteilung des Ablaufs
Unterstützung bei der rechtlichen Umsetzung
Mandanten werden zur Einhaltung bzw. Umsetzung (aktien-)rechtlicher Vorschriften bzw. Anforderungen praxisnah beraten. Dies ist unabdingbare Voraussetzung für eine rechtssichere Beschlussfassung am Ende der Veranstaltung.
Die Tagesordnung ist Dreh- und Angelpunkt jeder Versammlung. Link erarbeitet zusammen mit seinen Mandanten und deren Rechtsberatern die unternehmensindividuelle Tagesordnung.
Alternativ überprüft Link den Entwurf der Tagesordnung nach formalen und inhaltlichen Kriterien.
Allgemeine Beratung zur Einhaltung bzw. Umsetzung (aktien-)rechtlicher Vorschriften bzw. Anforderungen
Beratung zur Umsetzung der Verhaltensempfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex
ggf. Beratung zur Anpassung der Satzung der Gesellschaft an gesetzliche Neuerungen oder praxisrelevante Gegebenheiten
Abstimmung mit den Rechtsanwälten, dem Aufsichtsratsvorsitzenden und ggf. dem Notar hinsichtlich:
Terminplanung zur Einhaltung (aktien-)rechtlicher Fristen
Stimmrechtsverboten gemäß § 136 Abs. 1 AktG
Bereitstellung weiterer Checklisten (z.B. auszulegende Unterlagen, Internetpublizität etc.)
Bekanntmachung und das Einladungsmanagement
Voraussetzung einer ordnungsgemäßen Einberufung ist die fristgerechte Veröffentlichung im Bundesanzeiger, die ein rechtzeitiges Hochladen der Einberufung auf der Website des Bundesanzeiger-Verlags bedingt.
Link stellt das richtige Timing der Anzeige im Bundesanzeiger zur Erfüllung der Veröffentlichungspflichten vor und nach der Versammlung sicher.
Vorankündigung der Versammlung in den Wertpapier-Mitteilungen
Koordination und Veröffentlichung der Anzeigen im Bundesanzeiger
Auf Wunsch: Unterstützung bei der Gestaltung der Einladung/Mitteilungen gemäß § 125 AktG sowie Unterstützung der Koordination des Drucks
Erfassung und Archivierung der Anforderungen der Depot-Banken
Vorhalten einer elektronischen Version der Einladung für die Kreditinstitute
Kommissionierung der Versandunterlagen
Versand der Einladungen an die Depot-Banken innerhalb der nach § 125 Abs. 1 AktG geforderten Fristen
Erfassung und unverzügliche Bedienung von nachträglichen Anforderungen durch die Depot-Banken
Mitwirkung bei der Vorbereitung und Veröffentlichung von weiteren nachgelagerten Pflichtbekanntmachungen (z.B. § 30b WpHG, § 325 HGB etc.)
Textvorschlag und Layout für die Formulare «Aktionärsanschreiben» und «Anmeldebogen»
Übernahme der Daten aus dem Aktienregister
Datenüberarbeitung und Adresskorrektur
4/1-farbiger-Laserdruck (beidseitig; 600 dpi) des «Aktionärsanschreibens» und «Anmeldebogens» sowie Personalisierung und Eindruck der Aktionärsdaten (aus Aktienregister: Anschrift, Anzahl Aktien)
Druck des Versandkuverts inklusive Logo, Vorausverfügung und ggf. Freivermerk
Kommissionierung der Versandunterlagen (Aktionärsanschreiben, Anmeldebogen, Mitteilung gemäß § 125 AktG)
Falzen und kuvertieren der Versandunterlagen auf das Format DIN-lang
Portooptimierter Postversand der Einladungen an die Aktionäre (ggf. per «Infopost» bzw. «Infobrief»)
Rücklaufbearbeitung
Nachversand der Anmeldeunterlagen an alle Aktionäre, die bis zum «Record Stop» (Beginn des 14. Tages vor der Hauptversammlung) in das Aktienregister neu eingetragen worden sind, per normalem Postversand (2. Welle)
Überwachung der Zustellung
Erfassung und unverzügliche Bedienung von nachträglichen Anforderungen
Erstellung des Meldebestands
Inhaberaktien/Anleihen/Gesellschafteranteile
Link bietet seinen Mandanten zwei Optionen an:
1. Koordination der vom Mandanten benannten Anmeldestelle:
Erstellung des Meldebestands (Information und Koordination der von der Gesellschaft benannten Anmeldestelle)
Aktive Unterstützung von ausländischen Aktionären bei der Anmeldung zur Versammlung
Erstellung von Zwischenmeldungen des Meldebestands
Qualifizierte Abschätzung der zu erwartenden Versammlungsteilnehmer nach Ende der Anmeldefrist
Lieferung aller benötigten Formulare wie beispielsweise Gastkarten, Wortmeldezettel usw.
Adaption des Leitfadens (Gestaltung aktienrechtlicher Listen/Formulare)
Erstellung von Sammelkarten und MultiVotern, insbesondere für Vertreter von Aktionärsvereinigungen und Banken
2. Bei Übernahme der Funktion der Anmeldestelle durch Link zusätzlich:
Eingangsadresse für Eintrittskartenbestellungen
Erfassung der Eintrittskartenanforderungen
Kontrolle der Erfassung/Ausstellung der Eintrittskartenanforderungen im Vier-Augen-Prinzip
Personalisierung und Eindruck der Teilnehmerdaten im Rahmen der Ausstellung der Eintrittskarten
Kuvertieren und Versand der Eintrittskarten
Überwachung der Zustellung, ggf. Rücklaufbearbeitung
Archivierung der Eintrittskartenanforderungen
Link bietet seinen Mandanten die Rücklaufbearbeitung von Eintrittskartenbestellungen, Vollmachten, Weisungen und Briefwahlstimmen an.
Hierfür verfügt Link über eine eigen-entwickelte internetbasierte Plattform, mit deren Hilfe Aktionäre Eintrittskarten bestellen, Vollmachten und Weisungen erteilen oder Briefwahlstimmen abgeben können.
Übernahme der Einträge des Aktienregisters
Einpflegen von Änderungen im Meldebestand nach Meldeschluss
Qualitäts- und Plausibilitätsprüfung der Anmeldungen
Überprüfung der Anmeldungen auf Eintragung im Aktienregister
Kontrolle der nötigen Namensaktienvollmachten
Entwurf, Druck, Ausstellung und Versand der Eintrittskarten an die Aktionäre
Erfassung von Vollmachten und Weisungen
Erstellung eines Weisungsspiegels
Online-Zugang für die Gesellschaft auf das System zur Verwaltung von Namensaktien (NAVER):
Zugriff auf den Meldebestand mit umfangreichen Statistikfunktionen zum Stand der Anmeldungen, der Vollmachts- und Weisungsvergabe sowie der Stimmabgaben per Briefwahl
Kontrolle Großaktionärsbesitz nach WpHG
Statistische Prognose der Anzahl der Versammlungsteilnehmer
Durchsicht auf bekannte kritische Aktionäre und situative Beratung des Managements
Ausstellung und Versand von Gastkarten
Betreuung der Versammlung und ggf. der Generalprobe
Umfassende Betreuung und Koordination des Ablaufs der Versammlung und ggf. der Generalprobe
Schulung und individuelle Einweisung aller an der Versammlung beteiligten Mitarbeiter bzw. Hostessen
Organisation und Durchführung einer Generalprobe
Koordination, Überwachung und Verantwortung der Anmeldeschalter zur Stimmkartenausgabe durch einen weiteren qualifizierten Link-Mitarbeiter
Koordination, Überwachung und Verantwortung der Abmeldeschalter inklusive Vertreterwechsel durch einen weiteren qualifizierten Link-Mitarbeiter
Entwurf und Druck der Stimm- bzw. Präsenzkontrollkarten mit Teilnehmerdaten und Barcode
Bei größeren Versammlungen Errichtung eines PC-Netzwerks zur Registration der Teilnehmer
Auf Wunsch: Registration der Teilnehmer mittels iPads
Ermittlung der Präsenz und Präsenzveränderungen durch eigene notariatsgeprüfte Software
Ermittlung der Abstimmungsergebnisse durch eigene notariatsgeprüfte Software
Link bietet alle technisch gebräuchlichen Abstimmungsverfahren an (Stimmkarten, Stimmblöcke in Kombination mit optischen Beleglesern, iPads, teleVoter)
Stellung der gesamten benötigten Hardware; es werden mindestens zwei unabhängige PCSysteme (Ausfallsicherheit!) und zwei Drucker eingesetzt
Stellung von Stimmsammelboxen
Gestaltung und Druck sämtlicher benötigter Formulare, wie z.B. Teilnahmebescheinigungen, Wortmeldezettel, Widerruf der Vollmacht etc.
Aufbereitung der Abstimmungsergebnisse
Bereitstellung der Teilnehmer- und Anmeldedaten zur EDV-technischen Weiterverarbeitung