Source: https://www.smjg.org/datenverarbeitung-und-schutz/
Timestamp: 2019-11-13 16:01:03
Document Index: 246834624

Matched Legal Cases: ['Art. 4', 'Art. 9', 'Art. 4', 'Art. 4', 'Art. 4', 'Art. 9', 'Art. 9', 'Art. 9', 'Art. 9', 'Art. 9', 'Art. 6', 'Art. 9', 'Art. 6', 'Art 6', 'Art 6', 'Art. 9', 'Art 6', 'Art 6', 'Art 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art 6', 'Art. 22', 'Art. 46', 'Art. 21', 'Art. 6', 'Art. 9', 'Art. 21', 'Art. 21', 'Art. 8', 'Art. 17', 'Art. 9', 'Art. 9', 'Art. 9', 'Art. 89', 'Art. 6', 'Art. 9', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 9', 'Art. 9', 'Art. 9', 'Art. 78', 'Art. 28', 'Art. 6']

Datenverarbeitung und -schutz | SMJG e.V.
Die Antwort auf Fragen, die mit 'Bin ich eigentlich der Einzige...' anfangen, ist grundsätzlich 'nein'.
Datenverarbeitung und -Schutz im SMJG e.V.
Der SMJG e.V. ist ein gemeinnütziger Verein, der ein niederschwelliges Informations- und Hilfsangebot für Jugendliche und junge Erwachsene zur Verfügung stellt. Aus diesem Grund legte und legt der SMJG e.V. großen Wert auf Datenschutz- und Sparsamkeit. Auf dieser Seite gibt der SMJG e.V. einen Überblick über die (vereinsinterne) Datenverarbeitung, sowie getroffene Datenschutzmaßnahmen.
Diese Informationsseite richtet sich gleichsam an Teilnehmende an unseren Angeboten, Interessierte Personen sowie Mitglieder des Vereins. In der nachfolgenden Erklärung werden diese entweder als Nutzerinnen bzw. Nutzer oder betroffene Personen genannt.
Diese Informationsseite soll allen Nutzerinnen und Nutzern einen Überblick geben, welche Daten durch den SMJG e.V., sowie beauftragte Dritte erfasst, verarbeitet und weitergeben werden; welche Maßnahmen der SMJG e.V. zum Schutz der Privatsphäre getroffen haben; welche Dritte im Auftrag des SMJG e.V. Daten zu welchem Zweck verarbeiten; welche Rechte Nutzerinnen und Nutzer im Bezug auf ihre Daten und die Verarbeitung dieser haben.
Aus diesem Grund wird der SMJG e.V. diese Informationsseite in regelmäßigen Abständen aktualisieren um, aus Gründen des selbst gewählten Transparenzanspruches, ein möglichst umfassendes Bild der Datenverarbeitung und des Datenschutzes zu geben.
Die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist eine Verordnung der Europäischen Union, mit der die Regeln zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch natürliche oder juristische Personen, Behörden, Einrichtungen oder andere Stellen EU-weit vereinheitlicht werden. Ziel ist es innerhalb der Europäischen Union ein gleiches Schutzniveau der personenbezogenen Daten sicherzustellen, allerdings soll auch der freie Datenverkehr innerhalb des Europäischen Binnenmarktes gewährleistet werden.
Personenbezogene Daten sind nicht nur die zur unmittelbarer Identifizierung einer natürlichen Person erforderlichen Angaben, wie etwa Name, Anschrift und Geburtsdatum, sondern auch darüber hinaus alle Informationen, die sich auf eine in sonstiger Weise identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Abs. 1 DSGVO), hierunter fällt zum Beispiel auch die E-Mailadresse. Besondere Kategorien personenbezogener Daten sind zum Beispiel solche Daten, die sich auf das Sexualleben oder die sexuelle Orientierung einer natürlichen Person beziehen (Art. 9 Abs. 1 DSGVO).
Die Verarbeitung dieser Daten umfasst, als einheitlicher Begriff, die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung dieser Daten. Der Begriff der Verarbeitung ist weit gefasst und umfasst jeden Vorgang oder jede Verarbeitungsreihe in Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Verarbeitungsdaten im Sinne der DSGVO sind unter Anderem das Erheben, Erfassen, Verwenden, Offenlegen, Verbreiten, Abgleichen, sowie das Vernichten (Art. 4 Abs. 1 DSGVO).
Ein Dateisystem ist jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich sind, unabhängig von Art und Ablage der Sammlung, oder nach den Gesichtspunkten der Ordnung. Papierakten werden elektronischen Datensätzen gleichgestellt.
Verantwortlicher ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, welche alleine oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet (Art. 4 Abs.7 DSGVO). Dem Verein oder Verband sind seine unselbständigen Untergliederungen, Abteilungen, Ortsvereine oder Ortsgruppen, sowie Funktionsträger, Auftragnehmer und Mitarbeiter, soweit diese im Rahmen der Aufgabenerfüllung für den Verein tätigwerden, zuzurechnen. Einer Mitgliedschaft im SMJG e.V. geht zwingend eine Tätigkeit im Sinne des Vereinszwecks des SMJG e.V. voraus. Aus diesem Grund sind die Mitglieder des SMJG e.V. keine Dritte, sondern dem Kreis der Verantwortlichen zuzuordnen.
Profiling bezeichnet jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, mit dem Zweck, dass diese personenbezogenen Daten dazu verwendet werden, um bestimmte Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten. Diese Aspekte umfassen insbesondere, aber nicht ausschließlich die Arbeitsleistung, die wirtschaftlichen Lage, Gesundheit, persönlichen Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel. Mit Hilfe des automatisierten Verfahrens sollen nun Vorhersagen zu diesen Aspekten, oder Analysen über diesen Aspekten durchgeführt werden.
Die Pseudonymisierung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, in der diese Daten ohne Hinzuziehung weiterer Informationen nicht mehr eine spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können. Dies setzt voraus, dass diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die sicherstellen, dass diese Informationen nicht mehr zusammengeführt werden. Die Anonymisierung ist das Verändern der personenbezogenen Daten derart, dass Einzelangaben nicht mehr oder nur noch mit einem unverhältnismäßig großen Aufwand an Zeit, Kosten und Arbeitskraft einer natürlichen Person zugeordnet werden können.
Ein Aufragsdatenverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, welche personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet (Art. 4 Abs. 8 DSGVO). Eine solche Auftragsdatenverarbeitung spielt zum Beispiel bei der Wartung der IT-Systeme, der Aktenvernichtung oder auch der Bereitstellung besonderer Dienste eine Rolle.
Arten der Angebote des SMJG e.V.
Der SMJG e.V. unterscheidet bei der Verarbeitung von Daten fünf verschiedene Kategorien der Verarbeitung. Erstens, die Onlineangebote, welche unter Anderem das Forum, den Webchat, die Webseite sowie weitere online angebotene Dienste beinhaltet. Zweitens, die Offlineangebote, unter die zum Beispiel das Communitytreffen, die Stammtische oder weitere Veranstaltungen des SMJG e.V. fallen. Drittens, die Beratungsangebote wie zum Beispiel das Sorgentelefon oder Covern. Viertens, die Vereinsverwaltung in die zum Beispiel die Finanzbuchhaltung oder Mitgliederverwaltung führt. Fünftens, die sogenannten Angebote für Mitglieder des Vereins, hierunter fallen internen Dienste des SMJG e.V. wie zum Beispiel interne Kommunikations- und Kollaborationstools.
Da sich viele dieser Angebote überschneiden, so wird zum Beispiel die Anmeldung zu einer Veranstaltung des SMJG e.V. in einem webbasierten Verfahren durchgeführt, entschied sich der SMJG e.V. die Übersicht über die Datenverarbeitung und den Datenschutz an einer zentralen Stelle zu bündeln.
Maßnahmen zum Schutz der Daten durch Nutzerinnen und Nutzer
Der Schutz der personenbezogenen Daten unserer Nutzerinnen und Nutzer ist keine Einbahnstraße. Auch wenn der SMJG e.V. alle notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen trifft, ist er dennoch auf die Zusammenarbeit mit den Nutzerinnen und Nutzern der Angebote angewiesen. Aus diesem Grund werden im folgenden einige hilfreiche Empfehlungen gegeben, um den Schutz der personenbezogenen Daten noch weiter zu verbessern.
Der SMJG e.V. empfiehlt die Onlineangebote wie das Forum, die Mailinglisten oder den (Web)chat grundsätzlich nur mit einem Pseudonym zu verwenden, das keinen Rückschluss auf den Wohnort, das Alter, das Geschlecht oder die persönliche Neigung zuläßt. Dies dient zum Schutz der Identität der Nutzerinnen und Nutzer der entsprechenden Angebote, da online veröffentlichte Inhalte von einem unbestimmten Personenkreis eingesehen und somit auch - außerhalb des Einflussbereichs des SMJG e.V. - gespeichert werden können.
Ferner empfiehlt der SMJG e.V. vor der Preisgabe konkreter Informationen, welche Rückschlüsse auf den Wohnort, den Schul- oder Studienort oder auf die eigene Person in den öffentlich zugänglichen Angeboten wie dem Forum, den Mailinglisten oder dem (Web)chat abzusehen oder kritisch zu überdenken, ob die Nennung dieser Informationen notwendig ist.
Weiterhin ist es sinnvoll, die Angebote des SMJG e.V. mit einer neutralen E-Mailadresse zu nutzen. Sollte sich die Nutzerin, bzw. der Nutzer entscheiden, die E-Mailadresse im Rahmen der Nutzung der Onlineangebote wie dem Forum, den Mailinglisten oder dem (Web)chat diese Information auf freiwilliger Basis mit anderen Nutzerinnen, bzw. Nutzern zu teilen, könnte eine nicht neutrale E-Mailadresse Rückschlüsse auf die näheren Lebensumstände der betroffenen Person geben.
Grundsätzlich sind alle Angebote des SMJG e.V. so gestaltet, dass nur die zu dem Betrieb notwendigen Informationen abgefragt und erfasst werden. Diese Informationen sind, sofern nicht durch die Nutzerin, bzw. den Nutzer anders eingestellt, nur durch die entsprechenden Mitglieder der SMJG e.V. welche mit dem Betrieb oder mit der Verwaltung des Angebots betraut sind, einsehbar.
Weitere Informationen zum sicheren Umgang mit persönlichen Daten im Internet, sowie Hinweise zur sicheren Gestaltung von Passwörtern finden sich auf der Webseite des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik unter der Adresse: https://www.bsi-fuer-buerger.de/ sowie auf der Seite https://www.youngdata.de, welche vom Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz betrieben wird.
Die verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie weiterer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist der
Else-Lasker-Schüler-Str. 18
VR 29570, Vereinsregister Amtsgericht Berlin (Charlottenburg)
E-Mail: kontakt@smjg.org
Telefon: +49 30 99 40 49 96 (Vereinsmailbox)
Telefax: +49 30 99 40 49 98 (Vereinsfax)
Der technische Betrieb der Infrastruktur des SMJG e.V. erfolgt durch den vom Vorstand beauftragten Arbeitskreis Infrastruktur & Betrieb. Er kann direkt über die o.g. Daten oder per E-Mail unter betrieb@smjg.org erreicht werden. Es wird gebeten, keine Supportanfragen an diese E-Mailadresse zu senden. Für Support ist der Arbeitskreis Technik zuständig. Er ist unter technik@smjg.org zu erreichen.
Mit Beschluss des Vorstandes wurde Peer Diestelhorst zum Beauftragen für den Datenschutz im SMJG e.V. bestellt.
Der Datenschutzbeauftragte kann von den betroffenen Personen mit allen Fragen, die mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, dem Schutz dieser und der Wahrnehmung der Rechte im Zusammenhang stehen, kontaktiert werden. Er dient somit den betroffenen Personen als Ansprechperson rund um den Datenschutz.
E-Mail: datenschutz@smjg.org
Der SMJG e.V. hat seinen Vereinssitz in Berlin. Aus diesem Grund ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstr. 219, 10969 Berlin, die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde. Informationen über die Arbeit der Aufsichtsbehörde, sowie die Möglichkeit, diese zu kontaktieren, finden sich auf der Webseite https://www.datenschutz-berlin.de/.
Dritte, welche Daten im Auftrag des SMJG e.V. oder für den SMJG e.V. verarbeiten, können ihren Unternehmenssitz in einem anderen Bundesland haben. Entsprechend liegt die sachliche Zuständigkeit bei der Datenschutzaufsichtsbehörde dieses Bundeslandes. Informationen über die Kontaktdaten der zuständigen Stellen können auf der Webseite der Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit gefunden werden: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.
Umfang und Einwilligung der Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Verarbeitung personenbezogener Daten der Nutzerinnen und Nutzern erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und/oder die Verarbeitung aus gesetzlichen Gründen gestattet ist.
Der SMJG e.V. ist sich bewusst, dass eine Vielzahl der anfallenden Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO einzustufen sind. Mit der Nutzung der Angebote des SMJG e.V. willigt die betroffene Person, im Sinne des Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, Art. 9 Abs. 2 lit. c DSGVO und Art. 9 Abs. 2 lit. d DSGVO, der Verarbeitung der Daten ein. Für die Nutzung der Onlineangebote, wie Forum, Mailinglisten oder (Web)Chat wird auf Art. 9 Abs. 2 lit. e hingewiesen.
Der SMJG e.V. verarbeitet somit Personenstammdaten (wie zum Beispiel Name und Anschrift) sowie Zugänge der Nutzerinnen und Nutzer, Kommunikationsdaten (wie zum Beispiel Telefon und E-Mail), Vertragsstammdaten (wie zum Beispiel Dienstleister- und Lieferantendaten), Protokolldaten (wie zum Beispiel IP-Adressen) einschließlich Verkehrsranddaten, Vertragsbewegungsdaten (wie zum Beispiel Abrechnungsdaten), Konten- und Bankdaten, Daten zur Rechnungslegung und Verwaltung, Verbindungsdaten, sowie Daten zur sexuellen Orientierung oder zum Sexualleben einer natürlichen Person.
Soweit eine Einwilligung für die Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eingeholt wird, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage. Im Falle von besonderen Kategorien personenbezogener Daten tritt an diese Stelle der Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage.
Sollte die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich sein, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b der DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch, wenn Verarbeitungsmaßnahmen zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.
Wenn eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, die der SMJG e.V. unterliegt, so dient Art 6. Abs 1. lit. c der DSGVO als Rechtsgrundlage.
Im Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person die Verarbeitung der Daten erforderlich machen, dient Art 6. Abs 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage. Im Falle von besonderen Kategorien personenbezogener Daten tritt an diese Stelle Art. 9 Abs. 2 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.
Ist die Verarbeitung der Daten zur Wahrung eines berechtigen Interesses des SMJG e.V. oder eines Dritten erforderlich und dieses Interesse überwiegt die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, so dient Art 6. Abs 1. lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
Sobald der Zweck der Speicherung entfällt, werden die personenbezogenen Daten der betroffenen Person gelöscht oder gesperrt. Darüber hinaus kann eine Speicherung erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der SMJG e.V. unterliegt, vorgesehen wurde.
Eine Löschung oder Sperrung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die vorherig genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.
Weitere Regelungen zur Speicherfrist finden sich in der nachfolgenden Auflistung.
Erstellung und Auswertung von Logfiles
Bei jedem Aufruf der Onlineangebote des SMJG e.V. erfasst die Infrastruktur sowie die Systeme automatisiert Daten und Informationen von dem Computersystem des aufrufenden Rechners. Dies erfolgt auch im Fall eines automatisierten Aufrufs durch Serviceprogramme.
Informationen über die verwendete Software und Version
Das Betriebssystem der Nutzerin bzw des Nutzers
Den Internetserviceprovider der Nutzerin bzw des Nutzers
Die IP-Adresse der Nutzerin bzw des Nutzers
Webseiten, von denen das System der Nutzerin bzw des Nutzers auf das Onlineangebot gelangt
Webseiten, die vom System der Nutzerin bzw des Nutzers auf unseren Onlineangeboten aufgerufen werden
Diese Daten werden in den Logfiles unsere System gespeichert und erlauben eine Zuordnung der Nutzerin bzw des Nutzer. Sie werden ausschließlich zur Erbringung des Onlineangebotes einschließlich des Schutzes der technischen Systeme des SMJG e.V. verwendet. Eine Zuordnung dieser Daten zu anderen personenbezogenen Daten der Nutzerin bzw des Nutzers findet nicht statt. Eine statistische, pseudonymisierte Auswertung dieser Logdateien findet statt, weitere Informationen hierzu finden sich unter „Webanalyse durch AWStats“.
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse ist notwendig um eine Auslieferung des Onlineangebotes an das Systems der Nutzerin bzw des Nutzers zu ermöglichen. Es ist hierfür notwendig für die Dauer der Sitzung die IP-Adresse der Nutzerin bzw des Nutzers zu speichern.
Die Speicherung in den Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit einschließlich des Schutzes der technischen Systeme des SMJG e.V. sicherzustellen. Zudem dienen die Daten zur Optimierung der Onlineangebote, sowie zur Durchsetzung des (zeitlich befristeten) Ausschluss einer Nutzerin bzw Nutzers aus den Onlineangeboten des SMJG e.V..
Dieser Zweck begründet das berechtige Interesse an der Datenverarbeitung nach Art 6. Abs 1 lit. f DSGVO.
Nach Erreichung des Zweckes für die Erhebung werden die Daten gelöscht.
Im Falle der Erfassung der Daten zur Nutzung des Onlineangebotes ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.
Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach sieben Tagen der Fall, es ist möglich, dass diese Daten darüber hinausgehend gespeichert werden. Hierbei werden die IP-Adressen der Nutzerin bzw des Nutzers gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung nicht mehr möglich ist.
Die Erfassung von Daten zur Bereitstellung der Onlineangebote und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Onlineangebote zwingend erforderlich,. Es besteht folglich keine Widerspruchsmöglichkeit seitens der Nutzerin bzw. des Nutzers.
Alle Onlineangebote des SMJG e.V. nutzen Cookies zur Identifizierung der Nutzerinnen, bzw Nutzer. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, welche im Internetbrowser bzw. durch den Internetbrowser der Nutzerin, bzw. des Nutzers auf dem Computersystem gespeichert werden. Ruft eine Nutzerin, bzw. ein Nutzer ein Angebot des SMJG e.V. auf, so kann ein Cookie auf dem System der Nutzerin, bzw. des Nutzers gespeichert werden. Dieser Cookie beinhaltet eine charakteristische Zeichenfolge, welche eine eindeutige Identifizierung des Browser beim erneuten Aufrufen der Webseite ermöglicht.
Ferner nutzen die Onlineangebote des SMJG e.V. Cookies um aktuelle Zwischenstände, zum Beispiel die ungelesen Beiträge im Forum, den aktuellen Stand des Anmeldevorgangs oder aktuell laufende Sitzungen der Nutzerin, bzw. des Nutzers zu identifizieren.
Rechtungslage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten unter Verwendung von Cookies, ist das berechtige Interesse an der Datenverarbeitung nach Art 6. Abs 1 lit. f DSGVO.
Diese Cookies werden ausschließlich dafür verwendet, die Webseiten des SMJG e.V. nutzerfreundlicher zu gestalten, bzw. eine Identifizierung des Benutzers auch bei einem Seitenwechsel durchzuführen. Charakteristisch für diese Bereich sind Angebote, welche sich an einen geschlossenen Benutzerkreis richten oder vor Nutzung des Angebotes eine Identifizierung der Nutzerin, bzw. des Nutzers erfordern.
Daten die in Cookies erhoben werden, werden nicht zur Erstellung von Profilen oder zu einem anderen Zweck zusammengeführt.
Die Dauer der Speicherung kann durch die Nutzerinnen und Nutzer kontrolliert werden. Der SMJG e.V. setzt grundsätzlich die empfohlene Lebensdauer der Cookies für die Zeit, in der es technisch sinnvoll ist, diesen Cookie vorzuhalten.
Cookies werden auf dem Systems der Nutzerin, bzw. des Nutzers gespeichert und durch die Systeme des SMJG e.V. übermittelt. Aus diesem Grund haben die Nutzerinnen und Nutzer die volle Kontrolle über die Verwendung der Cookies.
Es ist möglich, durch Einstellungen im Internetbrowser, die Übertragung von Cookies zu deaktivieren oder einzuschränken. Ferner können auch bereits gespeicherte Cookies eingesehen, verändert und gelöscht werden. Durch Browsererweiterungen ist es auch möglich, Cookies automatisiert oder jederzeit zu löschen. Eine Einschränkung oder Löschung der Cookies führt dazu, dass die Onlineangebote des SMJG e.V. nicht mehr vollumfänglich oder ohne Einschränkungen verwendet werden können.
Verwendung von Kontaktformularen und E-Mail-Kontakte
Auf den Onlineangeboten des SMJG e.V. werden verschieden Kontaktformulare verwendet, welche für die elektronische Kontaktaufnahme genutzt werden können. Nimmt eine Nutzerin, bzw. ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die eine der Eingabemaske eingegeben Daten an dem SMJG e.V. übermittelt, gespeichert und an die zuständigen Mitglieder des Vereins weitergegeben. Neben den im Kontaktformular angegeben Daten werden zusätzlich die IP-Adresse sowie der Zeitpunkt des Absendens des Formulars erfasst.
Für die Verarbeitung der Daten wird vor Absenden des Formulars die Einwilligung der Nutzerin, bzw. des Nutzers eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.
Alternativ zur Verwendung des Kontaktformulars kann auch eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mailadresse erfolgenden. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten der Nutzerin, bzw. des Nutzers gespeichert.
Es erfolgt keine Weitergabe der Daten an Dritte außerhalb der SMJG e.V. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung der Nutzerin, bzw. des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars dient allein zur Kontaktaufnahme. Sollte die Kontaktaufnahme der Nutzerin, bzw. des Nutzers per E-Mail erfolgen liegt hieran auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.
Sonstige, während des Absendevorgangs verarbeitete personenbezogenen Daten, wie zum Beispiel Verkehrsranddaten, dienen dazu, einen Missbrauch der Kontaktformulare zu verhindern und um den Schutz der technischen Infrastruktur des SMJG e.V. sicherzustellen.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske, sowie diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit der Nutzerin, bzw. mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt geklärt ist.
Die Nutzerin, bzw. der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, die Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Es wird angemerkt, dass in im Fall eines Widerspruchs der Speicherung der personenbezogenen Daten die Konversation nicht mehr fortgeführt werden kann.
Der Widerspruch kann formlos per E-Mail dem entsprechenden Vereinsmitglied mitgeteilt werden. Dieses Mitglied leitet die Informationen dann ggf. an übergeordnete Organisationseinheiten weiter, die ihrerseits den Widerspruch verarbeiten.
Der SMJG e.V. nutzt auf seiner Webseite das Open-Source-Software-Tool AWStats zur Analyse des Surfverhaltens der Nutzerinnen und Nutzer. Diese Software setzt weder Cookies ein noch erfasst sie zusätzliche Daten. Als einzige Quelldaten für diese Software dienen die Logs, welche durch den Betrieb der Server anfallen. Die Daten werden hierbei pseudonymisiert, zusammengefasst und statistisch ausgewertet. In der Auswertung ist ein Rückschluss auf einzelne Nutzerinnen und Nutzer nicht mehr möglich. AWStats bietet folgende Auswertungsmöglichkeiten:
die Anzahl der Gesamtbesucher, Seitenaufrufe, sowie der durchschnittliche Bandbreitenbedarf,
die Aufschlüsselung dieser Daten pro Stunde, pro Tag, pro Jahr und pro Monat,
das Land aus dem der Aufruf erfolgte,
ob der Aufruf mit Unterstützung eines automatischen Tools erfolgte,
die durchschnittliche Aufenthaltsdauer der Nutzerin, bzw. des Nutzers,
die Datei und Dateityp der angeforderten Datei,
der Referrer Seite, sowie bei der Verwendung von Suchmaschinen, die übermittelten Suchbegriffe
mögliche technische Fehler
Die Software läuft automatisiert auf der Infrastruktur des SMJG e.V., somit findet eine Weitergabe an Dritte nicht statt. Es werden im Rahmen dieser Analysen keine weiteren personenbezogenen Daten erfasst.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzerinnen und Nutzer ermöglicht dem SMJG e.V. eine Analyse des Surfverhaltens. Der SMJG e.V. ist durch die Auswertung der gewonnen Daten in der Lage, Informationen über die Nutzung der einzelnen Komponenten unserer Webseite zusammenzustellen. Dies hilft dem SMJG e.V. dabei die Onlineangebote und deren Nutzerfreundlichkeit stetig zu verbessern.
In diesem Zweck liegt auch das berechtigte Interesse des SMJG e.V. in der Verarbeitung der Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Durch die Pseudonymisierung der IP-Adresse, sowie der Summenbildung über einzelne Gruppen und dem Verwerfen der IP-Adressen in der Darstellung der Ergebnisse wird dem Interesse der Nutzer an deren Schutz personenbezogener Daten hinreichend Rechnung getragen.
Die so zusammengefassten Daten enthalten keine personenbezogenen Daten mehr. Der SMJG e.V. löscht diese Daten dennoch, wenn diese nicht mehr für die Aufzeichnungszwecke benötigt werden.
Die Auswertung der Logfiles erfolgt in einem automatischen Verfahren, das zum frühestmöglichen Zeitpunkt die personenbezogene Daten verwirft. Somit enthält das Endprodukt dieses Auswertungslaufes keinerlei personenbezogene Daten mehr, bzw. Daten welche eine eindeutige Identifizierung der betroffenen Person zulassen. Es besteht folglich keine Widerspruchsmöglichkeit seitens der Nutzerin bzw. des Nutzers.
Registrierung bei Angeboten
Nutzung des Webforums
Die Forensoftware erstellt Cookies beim Besuch des Forums. Diese werden unter anderem zur eindeutigen Identifikation der Nutzerin, bzw. des Nutzers, der Sitzung der Nutzerin, bzw. des Nutzers, sowie der Hinterlegung der gelesenen Themen der Nutzerin, bzw. des Nutzers genutzt.
Weitere Daten werden nur erfasst, wenn die Informationen an den Betreiber übermittelt werden. Solche Informationen sind - ohne Anspruch auf Vollständigkeit - die Beiträge, die IP-Adresse zum Zeitpunkt des Erstellen des Beitrages, sowie die Daten die im Rahmen der Anmeldung erfasst werden. Bis auf die Angabe eines Benutzernamens und des Passwortes geschieht dies auf rein freiwilliger Basis.
Rechtsgrundlage für die Speicherung der IP-Adressen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Rechtsgrundlage für die Speicherung der Beiträge und zugehörigen Verkehrsdaten, sowie der IP-Adressen für das automatische Login, sowie der freiwillig angegebenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Der Zweck der Speicherung dieser Daten ist die Erbringung des Angebots: So wird zum Beispiel einerseits die IP-Adresse benötigt um die Webseite auszuliefern und die Infrastruktur zu schützen (siehe auch „Erstellung und Auswertung von Logfiles“), anderseits wird die IP-Adresse bei Beiträgen auch gespeichert, um im Fall einer missbräuchlichen Nutzung diese auf Beschluss eines Gerichts, Anordnung einer Behörde oder Kraft eines Gesetzes oder durch Durchsetzung rechtlicher Interessen zu verwenden.
Daten, welche durch die Nutzerin, bzw. den Nutzer freiwillig angegeben wurden (z.B. Profilinformationen), dienen der freiwilligen Gestaltung des Profils der Nutzerin, bzw. des Nutzers. Diese Daten können durch alle weiteren Nutzerinnen, bzw. Nutzer entsprechend der Profileinstellungen eingesehen werden.
Die veröffentlichten Beiträge der Nutzerin, bzw. des Nutzers dienen zur Kommunikation mit anderen Nutzerinnen, bzw. Nutzer des Forums. Sie können von allen (angemeldeten) Nutzerinnen, bzw. Nutzer eingesehen werden.
Die Verarbeitung der Personalausweisnummer erfolgt nur zum Zwecke der Altersverifikation. Es wird ein entsprechender Vermerk über die Nutzerin, bzw. den Nutzer angelegt.
Die Dauer der Speicherung der Cookies ist abhängig des Typs, beträgt aber höchstens ein Jahr. Die Nutzerin, bzw. der Nutzer kann jederzeit die Cookies im Browser entfernen. Ferner kann die Nutzerin, bzw. der Nutzer jederzeit im Verwaltungsbereich des Forums Einblick in die aktuell gespeicherten Sitzungen, mitsamt der letzten IP-Adresse nehmen.
Beiträge, sowie die assoziierten Daten bleiben bis zur Löschung durch die Nutzerin, bzw. des Nutzers erhalten. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass öffentlich einsehbare Beiträge auch von anderen Nutzerinnen, bzw. Nutzern, sowie automatisierten Programmen (sog. Bots) gespeichert werden können. Auch ist es möglich, dass Teile des Forums in sog. Webarchiven auftauchen, welche andere Speicherfristen der SMJG e.V. haben.
Eine Speicherung der Personalausweisnummer erfolgt nicht.
Die Verwendung dieses Angebotes ist optional. Nutzerinnen und Nutzer können jederzeit eine Löschung ihrer Beiträge und ihres Accounts durch die Forenmoderation anfordern. Ferner können Nutzerinnen und Nutzer die Profilfelder selbst anpassen und Inhalte entfernen. Es ist außerdem möglich, die Daten der letzten Sitzungen, sowie Logininformationen jederzeit im Verwaltungsbereich zu entfernen.
Verwendung des (Web)Chats
Die Software des Webchats erstellt Cookies beim Besuch des Webchats. Diese werden unter anderem zur eindeutigen Identifikation der Nutzerin, bzw. des Nutzers und der Sitzung der Nutzerin, bzw. des Nutzers genutzt.
Bei Verwendung des Webchats wird die IP-Adresse der Nutzerin, bzw. des Nutzers an ein sog. IRC-Netzwerk übermittelt. Ein IRC-Netzwerk ist ein Verbund von Servern, welcher Nachrichten zwischen diesen Überträgt und allen darauf verbundenen Nutzerinnen und Nutzern zugänglich macht. Hierbei werden die Nachrichten in sog. Channels, also Chatkanäle unterteilt. Obwohl der SMJG e.V. den Webchat als Portal betriebt, hat der SMJG e.V. hat keinen Einfluss auf die Konfiguration der Server des IRC-Netzwerks.
Es wird darauf hingewiesen, dass Daten nur erfasst werden, wenn die Informationen an den SMJG e.V. übermittelt werden, bzw. durch das Webchatgateway im Auftrag der Nutzerin, bzw. des Nutzer an das IRC-Netzwerk übermittelt werden. Der SMJG e.V. übermittelt, im Auftrag der Nutzerin, bzw. des Nutzers folgenden das IRC-Netwerk: IP-Adresse der Nutzerin, bzw. des Nutzers, das freigewählte Pseudonym, sowie die Chatnachrichten.
Ferner wird darauf hingewiesen, dass der SMJG e.V. nicht für die Sicherheit der übertragenen Daten ab der Übergabe an den IRC-Server garantieren kann. Außerdem wird darauf hingewiesen, das sämtliche Inhalte welche entweder durch den Webchat oder durch einen eigenen Client der Nutzerin, bzw. des Nutzers an einen IRC-Server übermittelt werden, allen anderen Nutzerinnen und Nutzern auf diesem Server öffentlich zugänglich gemacht wird. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass öffentlich einsehbare Inhalte auch von anderen Nutzerinnen, bzw. Nutzern gespeichert werden können.
Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung der Nachrichten, sowie den Informationen der Nutzerin, bzw. des Nutzers, sowie die Übermittlung an ein IRC-Netzwerk, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Rechtsgrundlage für die der öffentlich getätigten Aussagen der Nutzerin, bzw. des Nutzers in pseudonymisierter Form in einem geschützten Archiv ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Der Zweck der Datenverarbeitung ist die Bereitstellung eines webbasierten IRC-Chat-Gateways. Die IP-Adresse wird zur eindeutigen Identifikation der Nutzerin, bzw. des Nutzers benötigt und an das IRC-Netzwerk übertragen. Das freigewählte Pseudonym, sprich der Benutzername, wird benötigt, damit die Nutzerin, bzw der Nutzer sich am Chatgeschehen beteiligen kann.
Chatnachrichten, welche entweder durch den Client oder durch den Webchat im Channel des SMJG e.V. getätigt werden, werden unter Angabe des Pseudonyms in einem internen Sperrarchiv verwahrt. Dies dient der Dokumentation etwaiger Rechtsverstöße, sowie der Abwehr von Forderungen ggü. dem SMJG e.V..
Die Nachrichten im Sperrarchiv enthalten keine personenbezogenen Daten. Der SMJG e.V. löscht diese Daten dennoch, wenn diese nicht mehr für die Aufzeichnungszwecke benötigt werden.
Ferner steht es der Nutzerin, bzw. dem Nutzer frei statt dem Webchat, sich mit einem eigenen Chatclient auf einen Server des IRC-Netzwerks zu verbinden. Hierbei trägt die Nutzerin, bzw. der Nutzer die Verantwortung für die Wahl des Servers, die Konfiguration des Clients und die Auswahl der Daten, welche an den Betreiber des IRC-Servers und das Netzwerk übermittelt werden.
Bei der Verwendung des Webchats handelt es sich um ein pseudonymisiertes und flüchtiges Medium. Aus diesem Grund ist es dem SMJG e.V. nicht ohne großen technischen, organisatorischen und materiellem Aufwand möglich, die Benutzernamen zu natürlichen Personen aufzulösen. Aus diesem Grund gibt es keine Beseitigungsmöglichkeit.
Für den Empfang von Newslettern, bzw die Verwendung der Mailinglisten zum Zwecke der Ankündigung von Terminen, benötigt der SMJG e.V. die E-Mailadresse, sowie Informationen, welche es dem SMJG e.V. ermöglichen, die Inhaberschaft der E-Mailadresse, sowie das Einverständnis dieser E-Mails zu empfangen, zu überprüfen. Weitere Daten werden nur auf freiwilliger Basis erhoben.
Die angegebenen Daten werden nur für den Versand des Newsletters, bzw. für den Versand von E-Mails im Rahmen des Betriebes der Mailingliste verwendet. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass sofern die Nutzerin, bzw. der Nutzer eine E-Mail an eine E-Mailliste sendet, die darin enthaltenen Informationen, sowie Mailheader (unter anderem die Absenderadresse) an alle Empfänger dieser Mailingliste verteilt werden. Der SMJG e.V. ergreift hierzu Maßnahmen zum Schutz dieser Daten, allerdings kann die Nutzerin, bzw. der Nutzer diese bewusst übergehen.
Es liegt im Wesen einer Mailingliste, dass alle an diese gesendete E-Mails an einen weiteren Kreis an Nutzerinnen, bzw. Nutzern verschickt wird. Somit werden diese Inhalte all diesen Personen öffentlich zugänglich gemacht. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass öffentlich einsehbare Beiträge auch von anderen Nutzerinnen, bzw. Nutzern gespeichert werden können. Im Umkehrschluss bedeutet dies aber auch, dass Nutzerinnen und Nutzer alle E-Mails der anderen Personen auf dieser Mailingliste erhalten.
Alle über die Mailinglisten verschickten E-Mails werden in einem Sperrarchiv dokumentiert.
Rechtsgrundlage für die Speicherung der E-Mailadressen, sowie der freiwillig angegebenen Daten, sowie die Veröffentlichung der Beiträge und Informationen der Nutzerin, bzw. des Nutzers ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Rechtsgrundlage für die Speicherung der Mails für das geschützte Archiv ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die veröffentlichten und weitergeleiteten E-Mails der Nutzerin, bzw. des Nutzers dienen zur Kommunikation mit anderen Nutzerinnen, bzw. Nutzer dieses Angebotes. Sie können von allen (angemeldeten) Nutzerinnen, bzw. Nutzer eingesehen werden.
Alle E-Mails welche an die Mailinglisten verschickt werden, werden in einem internen Sperrarchiv verwahrt. Dies dient der Dokumentation etwaiger Rechtsverstöße, sowie der Abwehr von Forderungen ggü. dem SMJG e.V..
Die durch die Nutzerin, bzw. den Nutzer bereitgestellten Daten für die Teilnahme an diesem Angebot werden bis zur Austragung, bzw. Abbestellung gespeichert.
Es steht Nutzerinnen und Nutzern frei, sich jederzeit durch den Link, welcher sich in der Fußzeile der versendeten E-Mails befindet, selbst auszutragen. Ferner kann sich auch an die Organisatoren des Angebots, welche Mitglieder des SMJG e.V. sind, gewand werden, damit diese die Austragung vornehmen.
Eine Löschung aus den Sperrarchiven, sowie Einsicht in die dort gespeicherten Informationen kann jederzeit beantragt werden. Weiteres regelt der Abschnitt „Rechte der betroffenen Person“ dieses Dokumentes.
Bereitstellung der Offlineangebote
Orga-, Community- und Arbeitstreffen (OCAT)
Zur Durchführung von ein- oder mehrtägigen Orga-, Community- und Arbeitstreffen (im Folgenden OCAT) mit eingeschränktem Teilnehmerkreis ist es , mitunter aus logistischen, versicherungs- und abrechnungstechnischen Gründen notwendig, ein Anmeldeverfahren durchzuführen, in dem die Personenstammdaten, sowie weitere planungsrelevante Daten abzufragen.
Zur Durchführung von OCAT werden folgende Daten (im Folgenden Personenstammdaten) zwingend erhoben: Vorname, Name, Geburtsdatum, frei wählbarer Nickname, E-Mail, Essenspräferenzen, Allergien. Diese Daten sind einerseits zur Abrechnung der Veranstaltung sowie dem Forderungsmanagement notwendig, anderseits auch um auf entsprechende Sonderfälle wie zum Beispiel, aber nicht ausschließlich, Nahrungsmittelintoleranzen, Allergien, Hinweise für den Notfall einzugehen.
Die freiwillige Angabe des Stammtisches dient allein statistischen Zwecken, allerdings erfolgt auf vereinsinternen Veranstaltungen wie dem Orga- oder anderen Arbeitstreffen anhand dieser die Zuordnung zu der entsprechenden Organisationseinheit.
Das Kommentarfeld ist ebenfalls eine freiwillige Angabe kann aber eine Vielzahl von Daten enthalten. Aus diesem Grund obliegt es den Teilnehmenden an dem Angebot, welche Art von Daten hier eingefügt werden. Der SMJG e.V. wendet zum Schutz dieses Feldes die gleichen technischen und organisatorischen Maßnahmen an, wie auf die Personenstammdaten.
Zur Planung der Nahrungsmittelversorgung, sowie zur Information von Rettungspersonal, werden folgende Daten sowohl der vereinseitigen Leitung des Küchenteams, als auch der vereinseitigen Koordination für Notfälle zur Verfügung gestellt: Vor- und Nachname, Nickname, E-Mail, Essenspräferenzen, Allergien, sowie relevanten Informationen aus dem Kommentarfeld.
Zum Versand von Informationen rund um das entspreche OCAT wird die E-Mailadresse der teilnehmenden Person verwendet.
Zur Abrechnungszwecken des Selbstbedienungssortimentes auf OCAT werden Strichlisten mit dem durch die Teilnehmende gewählte Nicknamen einsehbar ausgehängt. Hierbei wird neben dem Nickname noch Art und Umfang, sowie in der Endabrechnung gezahlter und gespendeter Betrag erfasst
Es wird für Teilnehmende den OCAT ein Namensschild unter Angabe des freigewählten Nicknames angefertigt. Die Angabe eines Realnamens ist optional.
Manche OCAT werden, aufgrund ihrer hohen Teilnehmendenanzahl, mit der Verwendung eines Lospools durchgeführt und/oder einer Warteliste durchgeführt. Art und Umfang der Verarbeitung der Daten erfolgt nicht.
Ferner wird im Rahmen der Qualitätssicherung, sowie verbesserten Planung der OCAT, zur Kontrolle der Abrechnung mit externen Stellen, sowie zur Erhebung von Kennzahlen eine statistische Analyse über die Daten der Teilnehmenden durchgeführt. Diese Daten werden durch das Festlegen von Kennzahlen anonymisiert. Solche Kennzahlen sind zum Beispiel die Anzahl der Teilnehmende pro Stammtisch, die Anzahl der Teilnehmenden nach Geschlechter, die Anzahl nach Teilnehmenden nach Alter(sgruppe).
Rechtsgrundlage für die Speicherung der angegebenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, da hierbei ein Teilnahmevertrag zustande gekommen ist. Bei Durchführung von OCAT mit Lospool und/oder Warteliste ist ferner Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung, da es sich mitunter um eine vorvertragliche Maßnahme handelt. Für die Weitergabe der entsprechenden Daten im Notfall an Personal des Rettungsdienstes ist Art 6. Abs 1 lit. d DSGVO die Rechtsgrundlage.
Es wird außerdem darauf hingewiesen, dass bei der Anmeldung nochmals die Zustimmung zur Datenverarbeitung und -Speicherung eingeholt.
Die bei der Anmeldung zu OCAT abgefragten Daten werden zur Durchführung der OCAT selbst, sowie zur Durchsetzung von Forderungen und Abwicklung von Versicherungsfällen benötigt.
Die Angabe des Nicknamens wird einerseits für die Abrechnung durch eine Strichliste, anderseits auch für ein Namensschild benötigt.
Ferner werden die Kennzahlen zur Prüfung der Abrechnung mit Dritten (z.B. Unterkunft), benötigt. An dieser Stelle wird angemerkt, dass hierbei die Kennzahlen nur im Fall einer Anfechtung durch eine Partei benötigt und weiterkommuniziert werden. Außerdem werden diese Kennzahlen zum Nachweis und der Dokumentation der Tätigkeit des SMJG e.V. im Sinne des Vereinszweckes benötigt. Aufgrund der Art der Erhebung dieser Kennzahlen ist ein Schluss auf eine natürliche Person nicht mehr möglich. Aus diesem Grund ist dem Schutz der persönlichen Daten hinreichend Rechnung getragen.
Sollten an der Lokalität einer OCAT weitere Daten durch Dritte abgefragt werden, so handeln diese in einem Auftrag und der SMJG e.V. hält Teilnehmende dazu an, die Notwendigkeit dieser Datenabfrage selbst zu prüfen. Teilnehmende erkennen an, dass der SMJG e.V. keinerlei Empfehlung im Hinblick auf diese Datenabfrage geben kann.
Die bei der Anmeldung von OCAT abgefragten Daten werden drei Monate nach Ende des OCAT gelöscht, sofern keine Notwendigkeit zur Abwehr und/oder Durchsetzung von Ansprüchen besteht.
Daten zu Finanztransaktionen, sowie Abrechnungen werden nach 10 Jahren gelöscht. Hierbei ist anzumerken, dass die Listen zur Abrechnung ebenfalls archiviert werden. Allerdings sind diese durch Erfassung des freigewählten Nicknames hinreichend pseudonymisiert.
Die als Kennzahlen erfassten Daten enthalten keine personenbezogenen Daten mehr. Der SMJG e.V. löscht diese Daten dennoch, wenn diese nicht mehr für die Aufzeichnungszwecke benötigt werden.
Die zur Durchführung von OCAT angefragten Daten sind zwingend erforderlich. Aus diesem Grund kann ein Widerspruch durch Nichtdurchführung des Anmeldeverfahrens stattfinden, folglich auch der Nichtteilnahme an der entsprechenden Veranstaltung.
Nach einer Anmeldung ist es möglich der Nutzung der Daten bis zum Beginn der Veranstaltung zu widersprechen, in diesem Fall werden die Daten soweit sie nicht zum Zwecke der Vertragserfüllung oder einem anderen berechtigen Zweck dienen, gelöscht bzw. gesperrt. Aufgrund der Notwendigkeit eines vollständigen Datensatzes zur Durchführung von OCAT, resultiert ein Widerspruch in einem Rücktritt von der Teilnahme entsprechend den Teilnahmebedingungen für OCAT..
Das Endprodukt dieser Kennzahlenerfassung enthält keinerlei personenbezogene Daten mehr, bzw. Daten welche eine eindeutige Identifizierung der betroffenen Person zulassen. Es besteht folglich keine Widerspruchsmöglichkeit seitens der Nutzerin bzw. des Nutzers.
Betroffene Personen können vom SMJG e.V. eine Bestätigung darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Liegt eine Verarbeitung vor, so kann die betroffene Person vom SMJG über folgende Informationen Auskunft verlangen:
die Empfänger, bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Daten der betroffenen Person offengelegt wurden oder noch offengelegt werden;
die geplante Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten der betroffenen Person oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
das Bestehen eines Rechtes auf Berichtigung oder Löschung der personenbezogenen Daten der betroffenen Person, eines Rechtes auf Einschränkung der Verarbeiten durch die SMJG e.V. oder benannte Dritte oder eines Widerspruchsrechtes gegen diese Verarbeitung;
das Bestehen eines Beschwerderechtes bei einer Aufsichtsbehörde;
alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten der betroffenen Person nicht bei dem SMJG e.V. erhoben werden;
das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und Abs. 4 DSGVO und - zumindest in diesen Fällen - aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.
Der betroffenen Person steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen ob die personenbezogenen Daten der betroffenen Person in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang kann die betroffene Person verlangen, über geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.
Betroffene Personen haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem SMJG e.V, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten der betroffenen Person unrichtig oder unvollständig sind. Der SMJG wird die Berichtigung unverzüglich vornehmen.
An dieser Stelle erfolgt der Hinweis, dass nahezu alle durch den SMJG e.V. erfassen personenbezogenen Daten durch die betroffene Person bereitgestellt werden.
Betroffene Personen können unter folgenden Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung der diese Personen betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:
wenn die betroffene Person die Richtigkeit der diese Person betreffenden personenbezogenen Daten für eine Dauer bestreitet, die es dem SMJG e.V. ermöglicht, die Richtigkeit dieser Daten zu prüfen;
der SMJG e.V. die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, aber die betroffene Person diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt;
wenn die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt hat und noch nicht feststeht, ob die berechtigen Gründe des SMJG e.V. gegenüber den Gründen der betroffenen Person überwiegen.
Wurde der Verarbeitung der personenbezogenen Daten der betroffenen Person eingeschränkt, so dürfen diese Daten - von ihrer Speicherung abgesehen - nur mit der Einwilligung der betroffenen Person oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedsstaats verwendet werden.
Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, wird die betroffene Person durch den SMJG e.V. unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.
An dieser Stelle erfolgt der Hinweis, dass der SMJG e.V. durch technische und organisatorische Maßnahmen sicherstellt, dass die Daten, sofern sie nicht mehr zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden, bzw. der Grund der Speicherung entfällt, entsprechend eingeschränkt, anonymisiert oder gelöscht werden.
Betroffene Personen können vom SMJG e.V. verlangen, dass die betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der SMJG e.V. ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person, sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
Die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage der Verarbeitung.
Die betroffene Person legt gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Datenverarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder die betroffene Person legt Widerspruch gemäß Art. 21 Abs. 2 DSGVO ein.
Die Löschung der Daten der betroffenen Person ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der SMJG e.V. unterliegt.
Die Daten der betroffenen Person wurden im Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.
Hat der SMJG e.V. die Daten der betroffenen Person öffentlich gemacht und ist er gemäß Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten der betroffenen Person verarbeiten, darüber zu informieren, dass die betroffene Person die Löschung aller Verknüpfungen zu diesen Daten, sowie die Löschung der Daten selbst verlangt hat. Dies umfasst auch die Kopien oder Replikationen der Daten der betroffenen Person.
Ein Recht auf Löschung besteht nicht, sofern die Verarbeitung erforderlich ist
zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die der Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedsstaaten, dem der SMJG e.V. unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem SMJG e.V. übertragen wurde;
aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO und Art. 9 Abs. 2 lit. i DSGVO, sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;
für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gemäß Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt;
Hat die betroffene Person das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem SMJG e.V. geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen personenbezogene Daten der betroffenen Person übermittelt worden sind, bzw. durch die betroffene Person offengelegt wurden, diesen Empfängern die Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.
Der betroffenen Person steht gegenüber dem SMJG e.V. das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden. An dieser Stelle wird auch auf den Abschnitt „Übermittlung der Daten an externe Stellen“ dieser Erklärung verwiesen.
Die betroffene Person hat das Recht, die personenbezogenen Daten, die dem SMJG e.V. bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem hat die betroffene Person das Recht, diese Daten frei zu einem anderen Verantwortlich ohne Behinderung durch den SMJG e.V. zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und die Verarbeitung mittels automatisierter Verfahren erfolgt.
In der Ausübung dieses Rechts hat die betroffene Person ferner das Recht zu erwirken, dass die Daten der betroffenen Person direkt vom SMJG e.V. an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.
Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, welche dem SMJG e.V. übertragen wurde.
Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.
Der SMJG e.V. verarbeitet die Daten der betroffenen Person nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Werden durch den SMJG e.V. personenbezogene Daten der betroffenen Person zum Zwecke des Betriebs von Direktwerbung verarbeitet, so hat die betroffene Person das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
Ein Widerspruch der betroffenen Person für die Zwecke der Direktwerbung hat zur Folge, dass der SMJG e.V. die betreffenden Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.
Die betroffene Person hat jederzeit die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft - ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG - das Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.
Die betroffene Person hat das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung - einschließlich Profiling - beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die der betroffenen Person gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder die betroffene Person in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Dies gilt nicht, wenn die Entscheidung
für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrages zwischen der betroffenen Person oder dem SMJG e.V. erforderlich ist,
aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen der SMJG e.V. unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung der Rechte und Freiheiten sowie berechtigten Interessen der betroffenen Person enthalten oder
Allerdings dürfen diese Entscheidungen nicht auf besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 beruhen, sofern nicht Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. d DSGVO gilt und angemessene Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten sowie der berechtigen Interessen der betroffenen Person getroffen wurden.
Hinsichtlich der Maßnahmen des ersten und dritten Punktes dieser Auflistung trifft der SMJG e.V. angemessene Maßnahmen um die Rechte und Freiheiten sowie die berechtigen Interessen der betroffenen Person zu wahren, wozu mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des SMJG e.V., das Recht auf Darlegung des eigenen Standpunktes der betroffenen Person, sowie das Recht auf Anfechtung der automatisierten Entscheidung durch die betroffene Person gehört.
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht der betroffenen Person das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaates des Aufenthaltsorts, dem Arbeitsplatz oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes zu, wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der diese Person betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet die betroffene Person über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde, einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.
Die für den SMJG e.V. verantwortliche Aufsichtsbehörde wird im Teil „Zuständige Aufsichtsbehörde“ dieses Dokumentes genannt.
Externe Verarbeitung der Daten
Zur Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben ist der SMJG e.V. auf einige externe Stellen angewiesen, an die Daten übermittelt werden. Der SMJG e.V. ist bemüht den Kreis dieser Stellen möglichst gering zu halten, allerdings ist der SMJG e.V. nicht in der Lage alle anfallenden Tätigkeiten selbst durchzuführen. Aus diesem Grund wurden Dritte mit der Verarbeitung dieser Daten beauftragt, oder es ist notwendig, diese Daten an Dritte zu übermitteln.
Dem SMJG e.V. ist es wichtig, an dieser Stelle zu betonen, dass nicht alle hier genannte Stellen in einem Auftragsverhältnis zum SMJG e.V. stehen, vielmehr erfolgt die Auflistung dieser Stellen ohne Anerkennung einer Rechtspflicht durch dem SMJG e.V., sondern aus Gründen der Transparenz und Nachvollziehbarkeit für unsere Nutzerinnen und Nutzer.
Eine Auftragsverarbeitung im Sinne des Art. 28 DSGVO liegt vor, wenn der SMJG e.V. fremde Fachleistungen bei einem eigenständigen Verantwortlichen, für die bei der Verarbeitung sowie Übermittlung der Daten eine Rechtsgrundlage gemäß Art. 6 DSGVO gegeben sein muss. Eine solche Fachleistung liegt zum Beispiel bei der Einbeziehung von einem Bankinstitut für den Geldtransfer oder auch von einem Postdienstes für den Brieftransport vor.
Zum Versand von SMS Mitteilungen an Nutzerinnen und Nutzer greift der SMJG e.V. auf das SMS Gateway der CM Telecom Germany GmbH, Frankfurt Mainfrankenpark 53, 97337 Dettelbach zurück. Die Datenschutzbestimmungen der CM Telecom können unter https://legal.cmtelecom.com/de/cm-telecom-germany-gmbh/privacy-policy eingesehen werden. An dieser Stelle wird außerdem angemerkt, dass die CM Telecom Germany GmbH ein gewerbsmäßiger Erbringer von Telekommunikationsdiensleistungen im Sinne des TKG ist.
Der Versand von SMS Mitteilungen erfolgt grundsätzlich nur im Rahmen der Vereinsverwaltung, bzw. bei Dienste für Mitgliedern des SMJG e.V.. Häufigster Verwendungszweck des Versandes für SMS ist die Verwendung eines zusätzlichen Authentifizierungsmerkmales („Zwei Faktor Authentifizierung“) zum Schutz der der technischen Infrastruktur sowie der Sicherstellung, dass eine berechtigte Nutzung der internen Dienste durch die entsprechende Nutzerin, bzw. den Nutzer vorliegt.
Zum Schutze der Webformulare gegen unberechtigte Eingaben durch Spambots nutzt der SMJG e.V. in besonderen Fällen den Dienst „Google reCAPTCHA“ (kurz „Google reCAPTCHA“). Dieser Service wird durch Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA (im Folgenden „Google“) betrieben.
Weitere Informationen zu reCAPTCHA finden sich unter https://www.google.com/recaptcha/. Die Datenschutzrichtlinie von Google findet sich unter https://www.google.com/intl/de/policies/privacy/.
Die technische Infrastruktur, einschließlich der Datensicherung wird durch die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen bereitgestellt. Die Datenschutzbedingungen der Hetzner Online GmbH können unter https://www.hetzner.de/rechtliches/datenschutz/ eingesehen werden.
Der SMJG e.V. betreibt diese Systeme in eigener Verantwortung, greift aber im Falle der Behebung von Fehlern oder zur Beseitigung von Störungen auf die Dienste der Firma Hetzner Online GmbH zurück.
Der SMJG e.V. führt sein Konto bei der Kreissparkasse Köln, Neumarkt 18-24, 50667 Köln. Die Kontoführung umfasst hierbei sämtliche banküblichen Tätigkeiten, so auch der Einzug von Lastschriften.
Die Datenschutzhinweise der Kreissparkasse Köln können unter https://www.ksk-koeln.de/unternehmen/rechtliches/datenschutz/datenschutzerklaerung.aspx eingesehen werden.
Sämtliche Telekommunikationsdienstleistungen, welche nicht dem Versand von SMS Mitteilungen dienen, werden von der reventix GmbH, Landhausstraße 22, 10717 Berlin bereit gestellt. Dies umfasst vor allem die Bereitstellung der Mailboxen, Faxanschlüsse, sowie Disposition und Weiterleitung von Telefonanrufen im Sinne der Vereinsarbeit, wie zum Beispiel für das Sorgentelefon.
Der SMJG e.V. nutzt hierbei das Angebot reventix/SIPbase, dessen Datenschutzbedingungen Teil der AGB sind, welche unter https://www.reventix.de/datenschutzerlaerung/ eingesehen werden können. An dieser Stelle wird außerdem angemerkt, dass die reventix GmbH ein gewerbsmäßiger Erbringer von Telekommunikationsdiensleistungen im Sinne des TKG ist.