Source: http://www.revistacredencial.com/credencial/aviso-de-privacidad
Timestamp: 2019-05-26 15:28:21
Document Index: 10932709

Matched Legal Cases: ['artículo 17', 'artículo 17', 'ARTÍCULO 1', 'ARTÍCULO 3', 'artículo 25', 'ARTÍCULO 6', 'ARTÍCULO 7', 'ARTÍCULO 8', 'ARTÍCULO 9', 'ARTÍCULO 10', 'ARTÍCULO 12', 'ARTÍCULO 14', 'artículo 17', 'ARTÍCULO 15', 'ARTÍCULO 16', 'artículo 14', 'ARTÍCULO 17', 'artículo 15', 'artículo 15', 'ARTÍCULO 18', 'artículo 15', 'ARTÍCULO 19', 'artículo 15', 'ARTÍCULO 20', 'ARTÍCULO 21', 'ARTÍCULO 22', 'ARTÍCULO 23', 'Artículo 22']

AVISO DE PRIVACIDAD | Revista Credencial
MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE MAGAZINES CULTURALES LTDA. LTDA. – REVISTA CREDENCIAL
En primer término se advierte que la elaboración y propuesta del presente documento responde a la necesidad de dar cumplimiento a la disposición prevista en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se destaca el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Ahora bien, las tecnologías actuales permiten a las empresas la gestión, explotación y almacenamiento eficiente de la información personal que utiliza para el cumplimiento de sus objetivos corporativos y de negocio, como puede ser sus procesos de selección y contratación de personal, o los procesos relacionados con el servicio y atención a clientes, usuarios, proveedores, accionistas y directivos, entre otros.
El derecho fundamental al habeas data tiene por objeto precisamente garantizar a los ciudadanos el poder de decisión y control que tienen sobre la información que les concierne, concretamente sobre el uso y destino que se le da a sus datos personales. En este sentido, el derecho a la protección de datos personales dota al titular de un abanico de facultades para mantener el control sobre su información personal. Estas opciones van desde el derecho a saber quién conserva los datos personales, los usos a los que se están sometiendo los mismos, hasta la definición de quién tiene la posibilidad de consultarlos. La ley les atribuye incluso el poder de oponerse a esa posesión y utilización. La Ley 1581 de 2012 desarrolla una serie de garantías e instrumentos diseñados para garantizar la vigencia del referido derecho fundamental. En este contexto, el objeto de este manual consiste en cubrir dichas garantías e instrumentos teniendo en cuenta nuestra condición de responsables del tratamiento de datos personales a la luz, en especial, de lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la referida ley. Este manual permite instrumentar cambios organizativos importantes para sentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales a las disposiciones de la Ley. El manual incluye los aspectos básicos de índole normativa y contiene anexos independientes con modelos, documentos y esquemas de procedimientos que permiten obtener la autorización para el tratamiento de datos personales de acuerdo a nuestras necesidades particulares.
ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y el Proyecto de Decreto "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012".
ARTICULO 2. AMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje MAGAZINES CULTURALES LTDA. LTDA..
ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos que maneja la empresa, y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la Ley y en el Proyecto de Decreto "Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012" cuyo período de vigencia se contará desde la fecha de la autorización y hasta el 11 de agosto de 2048 .
Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza MAGAZINES CULTURALES LTDA., a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.
2. Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
5. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular;
6. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;
10. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por MAGAZINES CULTURALES LTDA. en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales.
a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por MAGAZINES CULTURALES LTDA. debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular;
d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de MAGAZINES CULTURALES LTDA. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de MAGAZINES CULTURALES LTDA., se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de MAGAZINES CULTURALES LTDA. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. MAGAZINES CULTURALES LTDA., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
ARTÍCULO 8. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será emitida por MAGAZINES CULTURALES LTDA. y será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102.
El anexo 1 del presente manual incluye el modelo de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales con el fin de informar y permitir el acceso de información de la empresa y sus vinculadas, relacionada con servicios, productos, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos y contenidos.
ARTÍCULO 9. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. MAGAZINES CULTURALES LTDA. adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
ARTÍCULO 10. AVISO DE PRIVACIDAD. El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El anexo 2 del presente manual incluye un modelo de aviso de privacidad.
ARTÍCULO 12. AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. MAGAZINES CULTURALES LTDA. conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a acabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste deriven. Para el almacenamiento del modelo, MAGAZINES CULTURALES LTDA. podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a MAGAZINES CULTURALES LTDA., en su condición de responsable del tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a MAGAZINES CULTURALES LTDA., en su condición de Responsable del Tratamiento.
c) Ser informado por MAGAZINES CULTURALES LTDA., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
ARTÍCULO 14. DEBERES DE MAGAZINES CULTURALES LTDA. EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. MAGAZINES CULTURALES LTDA. tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales. De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, MAGAZINES CULTURALES LTDA. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:
ARTÍCULO 15. DERECHO DE ACCESO. El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, MAGAZINES CULTURALES LTDA. debe garantizar al titular su derecho de acceso en tres vías:
c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de MAGAZINES CULTURALES LTDA. de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.
PARAGRAFO: MAGAZINES CULTURALES LTDA. garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo y deberá permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
ARTÍCULO 16. CONSULTAS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, MAGAZINES CULTURALES LTDA. garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales MAGAZINES CULTURALES LTDA. garantiza:
ARTÍCULO 17. RECLAMOS. De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, en el o los formatos que al efecto propone el Responsable. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra MAGAZINES CULTURALES LTDA., éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene el Responsable una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
ARTÍCULO 18. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS. En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a MAGAZINES CULTURALES LTDA. la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por MAGAZINES CULTURALES LTDA. señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:
a) El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta;
b) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante;
PARÁGRAFO 1. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. MAGAZINES CULTURALES LTDA. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
b) MAGAZINES CULTURALES LTDA. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
c) MAGAZINES CULTURALES LTDA. podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
d) Para éstos efectos, MAGAZINES CULTURALES LTDA. podrá utilizar los mismos servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Cada vez que MAGAZINES CULTURALES LTDA. ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.
PARÁGRAFO 2. SUPRESIÓN DE DATOS. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a MAGAZINES CULTURALES LTDA. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por MAGAZINES CULTURALES LTDA.. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, MAGAZINES CULTURALES LTDA. debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
ARTÍCULO 19. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, MAGAZINES CULTURALES LTDA. deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que MAGAZINES CULTURALES LTDA. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado. Los mecanismos o procedimientos que MAGAZINES CULTURALES LTDA. establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
ARTÍCULO 20. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, MAGAZINES CULTURALES LTDA. adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
ARTÍCULO 21. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. MAGAZINES CULTURALES LTDA. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:
b) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 c) Funciones y obligaciones del personal.
ARTÍCULO 22. MAGAZINES CULTURALES LTDA. designa a la DIRECCIÓN DE VENTAS Y SERVICIO o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales. La DIRECCIÓN DE VENTAS Y SERVICIO o quien haga sus veces, dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012.
PARÁGRAFO. MAGAZINES CULTURALES LTDA. designa a la DIRECCIÓN DE VENTAS Y SERVICIO como responsable de la adopción e implementación de las obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
ARTÍCULO 23. VIGENCIA. El presente manual rige a partir del 17 de abril de 2013. ¿Cómo acceder, rectificar y actualizar sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos? Usted tiene derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a rectificarlos, actualizarlos, en caso de ser inexactos, o a solicitar su eliminación, cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención, u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos. Para ejercer el referido derecho debe tener en cuenta lo siguiente:
• La dependencia encargada de los asuntos vinculados a la protección de datos es la señalada en el Artículo 22 del presente manual, ubicada en la dirección identificada en el Aviso de Privacidad.
• Nuestros establecimientos de servicio o centros de atención a clientes están ubicados en la dirección física y electrónica informada en nuestro Aviso de Privacidad.
Para mayor información, por favor comuníquese con los números telefónicos y las direcciones físicas y electrónicas que aparecen en nuestro Aviso de Privacidad y en nuestra página de Internet.
ANEXO 1 - MODELO FORMATO DE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
FECHA: [SOLAMENTE PARA CUANDO EL FORMATO SE DILIGENCIE FÍSICAMENTE]
NOMBRE DE LA EMPRESA: MAGAZINES CULTURALES LTDA.
DIRECCIÓN: CARRERA 10 No. 28-49 PISO 23, BOGOTÁ. servicioalclienterc@revistacredencial.com
DESCRIPCIÓN DE LA FINALIDAD PARA LA CUAL SE UTLIZARÁN LOS DATOS RECOGIDOS: Los datos personales que le solicitamos tienen como finalidad:
Le informamos que, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, los datos de carácter personal que se obtengan de su solicitud o prestación de servicios o productos serán recogidos en una base de datos con la finalidad arriba señalada y por un plazo contado desde el 18 de abril de 2013 hasta el 11 de agosto de 2048 . Dicha base de datos se conserva y administra bajo responsabilidad de la dirección de ventas y servicio. La base de datos cuenta con las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de los datos.
Le recordamos la posibilidad que tiene de acceder en cualquier momento a los datos suministrados, así como de solicitar la corrección, actualización o supresión, en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012, dirigiendo una comunicación escrita al responsable de tratamiento a la dirección arriba indicada con los siguientes datos: nombre y apellidos, domicilio a efectos de notificaciones, petición en que se concreta la solicitud, fecha, firma de la persona interesada. Para su comodidad, puede ejercer estos mismos derechos a través de la página web www.revistacredencial.com.
En señal de aceptación de lo anterior (En caso de diligenciamiento físico, a través de la página web o de aceptación a través del call o contact center):
• Consiento y autorizo que mis datos personales sean tratados conforme a lo previsto en la presente autorización.
ANEXO 2 - MODELO AVISO DE PRIVACIDAD
MAGAZINES CULTURALES LTDA., con domicilio en Bogotá, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales.
Dirección oficinas: Carrera 10 No. 28 – 49 piso 23
Correo electrónico: servicioalclienterc@revistacredencial.com
Teléfono: 3538307 en Bogotá y 01 8000 111 161 desde el resto del país
• Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores, y empleados; • Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios;
• Evaluar la calidad del servicio, y • Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
Se le informa a los titulares de información que pueden consultar el Manual Interno de Políticas y Procedimientos de Datos Personales de MAGAZINES CULTURALES LTDA., que contiene nuestras políticas para el tratamiento de la información recogida, así como los procedimientos de consulta y reclamación que le permitirán hacer efectivos sus derechos al acceso, consulta, rectificación, actualización y supresión de los datos, haciendo click en el siguiente enlace: