Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/2015?documento=legcol&contexto=legcol_0a3ba599337249d18028204a41a2fb19&vista=STD-PC
Timestamp: 2018-08-19 20:46:14
Document Index: 79732170

Matched Legal Cases: ['ARTÍCULO 2', 'artículo 2', 'artículo 59', 'artículo 10', 'artículo 22', 'artículo 1', 'artículo 1', 'artículo 2', 'artículo 3', 'artículo 23', 'artículo 74', 'artículo 22', 'artículo 1', 'artículo 4', 'artículo 7', 'artículo 23', 'artículo 258', 'artículo 19', 'artículo 15', 'artículo 9', 'artículo 6', 'artículo 53', 'artículo 11', 'artículo 12', 'artículo 17', 'artículo 1', 'artículo 15', 'artículo 4', 'artículo 156', 'artículo 19', 'artículo 209', 'artículo 24', 'artículo 1', 'artículo 18', 'artículo 19', 'artículo 24', 'artículo 1', 'artículo 37', 'artículo 26', 'artículo 7', 'artículo 4', 'artículo 3', 'artículo 26', 'artículo 10', 'artículo 11', 'artículo 28', 'artículo 53']

﻿ RESOLUCIÓN 3629 DE 2015
RESOLUCIÓN 3629 DE 05 DE OCTUBRE DE 2015
CONTENIDO:ESTABLECE EL REGLAMENTO INTERNO PARA EL TRÁMITE DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL Y EL FONDO DE INVERSIÓN PARA LA PAZ. DEROGA LAS RESOLUCIONES 983, 1152 Y 1205 DE 2013.
VIGENCIA:DEROGADA POR LA RESOLUCIÓN 458 DE 2016 ARTÍCULO 2° DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL.
RESOLUCIÓN 3629 DE 2015
“Por la cual se establece el reglamento interno para el trámite de peticiones, quejas y reclamos del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, y el Fondo de Inversión para la Paz, FIP, y se adoptan otras disposiciones”.
(Nota: Derogada por la Resolución 458 de 2016 artículo 2° del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social)
en uso de las facultades conferidas por el numeral 3º del artículo 59 de la Ley 489 de 1998, los numerales 10 y 11 del artículo 10 del Decreto 4155 de 2011, y en desarrollo de lo dispuesto por el artículo 22 de la Ley 1437 de 2011 sustituido por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015, y
Que el artículo 1º del Decreto 4155 de 2011 estableció que el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, es el organismo principal de la administración pública cabeza del sector administrativo de inclusión social y reconciliación;
Que de conformidad con el artículo 2º del Decreto 4155 de 2011, el objetivo del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, dentro del marco de sus competencias y de la ley, es el de formular, adoptar, dirigir, coordinar y ejecutar las políticas, planes generales, programas y proyectos para la superación de la pobreza, la inclusión social, la reconciliación, la recuperación de territorios, la atención y reparación a víctimas de la violencia, la atención a grupos vulnerables, población discapacitada y la reintegración social y económica y la atención y reparación a víctimas de la violencia a las que se refiere el artículo 3º de la Ley 1448 de 2011, las cuales desarrollará directamente o a través de sus entidades adscritas o vinculadas, en coordinación con las demás entidades u organismos competentes;
Que el artículo 23 de la Constitución Política dispone que: “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución”;
Que el artículo 74 de la Constitución Política dispone que “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”;
Que mediante la Ley 1437 de 2011 se expidió el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, reglamentando en su título II, artículos 13 al 33, las reglas generales del derecho de petición;
Que mediante la Ley 1755 de 2015 se dispuso la sustitución del título II, derecho de petición, capítulo 1, derecho de petición ante las autoridades - Reglas generales, capítulo II derecho de petición ante autoridades - Reglas especiales y capítulo III derecho de petición ante organizaciones e instituciones privadas, artículos 13 al 33, de la parte primera de la Ley 1437 de 2011 por cuanto dichos artículos fueron declarados inexequibles por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-818 de 2011;
Que conforme al sustituido artículo 22 de la Ley 1437 de 2011 cada entidad debe tener su propia organización para el trámite interno y decisión de las peticiones: “Las autoridades reglamentarán, la tramitación interna de las peticiones que les corresponda, resolver, y la manera de atender las quejas para garantizar el buen funcionamiento de los servicios a su cargo”;
Que mediante la Resolución 983 del 17 de octubre de 2013, se adoptó el reglamento interno para el trámite de peticiones, quejas y reclamos del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, y su fondo adscrito, el cual fue configurado conforme a los artículos ahora derogados de la Ley 1437 de 2011 y sustituidos por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015 por medio de la cual se regula el derecho fundamental de petición;
Que la Ley 594 de 2000, “por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones”, enuncia que la administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos, de igual forma las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, dentro del cual pueden contemplar el uso de nuevas tecnologías;
Que el Acuerdo 60 del 30 de octubre de 2001, “por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”, en su artículo 4º determinó que toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución;
Que mediante la Resolución 1152 del 22 de noviembre de 2013, adicionada por la Resolución 1205 del 3 de diciembre de 2013, se reguló la firma de comunicaciones oficiales internas y externas expedidas en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS;
Que mediante la Ley 1712 de 2014 y su Decreto Reglamentario 103 de 2015, se reglamentó lo relacionado con el derecho de acceso a la información pública nacional;
Que en concordancia con las citadas normas, la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 dictaron disposiciones tendientes a la protección de datos personales, normas estas que requieren ser aplicadas en la gestión de derechos de petición, con miras a la obtención de información relacionados con datos personales o de carácter reservado;
Que teniendo en cuenta el uso de nuevas tecnologías para el trámite y gestión de los derechos de petición en la entidad, se hace indispensable dar aplicación a lo normado en la Ley 527 de 1999, “por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones” y el Decreto 2364 de 2012, “por medio del cual se reglamenta el artículo 7º de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones”;
Que de igual forma, con el objeto de aplicar los principios de economía, celeridad y simplicidad, se precisa la observación de lo normado en el Decreto 2150 de 1995, “por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la administración pública”, por la Ley 962 de 2005, “por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos” y el Decreto-Ley 19 de 2012, “por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública”;
Que de conformidad con lo expuesto se hace necesario establecer un reglamento interno para el trámite de peticiones, quejas y reclamos en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, y su fondo adscrito, a partir de la sustitución del título I de la Ley 1437 de 2011 realizada por la Ley Estatutaria 1755 de 2015;
ART. 1º—Adoptar el siguiente reglamento interno para la resolución de peticiones, quejas y reclamos en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, y el Fondo de Inversión para la Paz, FIP:
Reglamento interno para el trámite de peticiones, quejas y reclamos del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS y el Fondo de Inversión para la Paz, FIP
“ART. 1º—Ámbito de aplicación. El presente reglamento se aplicará a los trámites y procedimientos administrativos del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, y el Fondo de Inversión para la Paz, FIP.
“ART. 2º—Derecho de petición. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades, en los términos señalados en la ley, por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta resolución completa y de fondo sobre la misma. Toda actuación que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, sin que sea necesario invocarlo. Mediante este, entre otras actuaciones, se podrá solicitar: el reconocimiento de un derecho, la intervención de una entidad o funcionario, la resolución de una situación jurídica, la prestación de un servicio, requerir información, consultar, examinar y requerir copias de documentos, formular consultas, quejas, denuncias y reclamos e interponer recursos. El ejercicio del derecho de petición es gratuito y puede realizarse sin necesidad de representación a través de abogado, o de persona mayor cuando se trate de menores en relación a las entidades dedicadas a su protección o formación.
“ART. 3º—Objeto y clasificación de las peticiones. Las peticiones se clasifican en:
3. Información. Se busca indagar sobre un hecho, acto o situación administrativa que corresponde a la naturaleza y finalidad de la entidad.
Se debe dar cumplimiento a lo ordenado en cuanto al tratamiento de datos que la entidad genere, obtenga, adquiera, transforme o controle, establecido en la Ley 1712 de 2014 y Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
4. Solicitud de documentos. Incluye la expedición de copias y el desglose de documentos.
Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter clasificado o reservado conforme a la Constitución o a la ley o no hagan relación con la defensa o seguridad nacional.
5. Consulta. Busca someter a consideración de la entidad aspectos en relación con las materias a su cargo. Los conceptos que se emiten en respuesta a la consulta no comprometen, la responsabilidad de la entidad, ni son de obligatoria cumplimiento o ejecución, carecen de fuerza vinculante.
6. Consulta a bases de datos. Se busca acceder a la información que se encuentra en las respectivas bases de datos de la entidad, a fin de obtener información referente a los datos que allí reposan.
7. Reclamo en materia de datos personales. Es la realizada por el titular de los datos, su representante legal, apoderado o causahabiente, al considerar que la información contenida en la base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o por que advierte el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta Ley 1581 de 2012.
8. Queja. Es una herramienta establecida a favor de los ciudadanos para denunciar la ocurrencia de irregularidades en el desempeño de las funciones públicas.
9. Reclamo. Es la manifestación de inconformidad acerca de la prestación de un servicio o la realización de un proceso.
10. Denuncia. Es la puesta en conocimiento ante una autoridad competente de una conducta posiblemente irregular para que se adelante la correspondiente investigación penal, disciplinaria y/o fiscal.
11. Recursos. Estos se someten a las normas especiales establecidas en el capítulo V del título III del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, artículos 74 a 86; y demás normas concordantes.
12. Petición entre autoridades. Es la petición de información o de documentos que realiza una autoridad a otra. Dentro de estas se encuentran las realizadas por organismos de control como la procuraduría y la contraloría.
13. Petición de informes por los congresistas. Petición presentada por un Senador o Representante a la Cámara, a fin de solicitar cualquier informe a los funcionarios autorizados para expedirlo, en ejercicio del control que corresponde adelantar al Congreso.
“ART. 4º—Términos para resolver las peticiones. Salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria, toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción en la entidad.
8. Reclamo en materia de datos personales. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
10. Petición de información elevada por la Defensoría del Pueblo. Cuando la Defensoría del Pueblo requiera información necesaria para el ejercicio de sus funciones, deberá ser suministrada en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles.
11. Petición de informes por los congresistas. Cuando un Senador o Representante a la Cámara solicite cualquier informe a los funcionarios autorizados para expedirlo, en ejercicio del control que corresponde adelantar al Congreso, el término para dar respuesta es dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción, atendiendo a lo dispuesto en el artículo 258 de la Ley 5ª de 1992.
PAR.—Imposibilidad de resolver dentro del término establecido. Cuando excepcionalmente no sea posible resolver la petición dentro del término establecido en el presente artículo, la entidad informará de inmediato, y en todo caso antes del vencimiento del término señalado para ello, de tal circunstancia al peticionario, expresando: i) los motivos de la demora, y ii) el plazo razonable en que se resolverá o dará respuesta, que no podrá exceder del doble del inicialmente previsto.
“ART. 5º—Presentación. Cualquier persona podrá presentar peticiones de forma verbal, escrita o a través de cualquier medio idóneo para la comunicación o transferencia de datos.
Los canales de recepción de peticiones en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, son:
3. La página web del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS.
4. La cuenta de correo electrónico establecida únicamente para tal fin (servicioalciudadano@dps.gov.co).
PAR. 1º—No existe un formato específico para la presentación de peticiones, el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, cuenta con un formato recomendado, que puede ser suministrado a los ciudadanos, los peticionarios se encuentran habilitados para aportar o formular con su petición argumentos, pruebas o documentos adicionales que los citados formularios no contemplen.
PAR. 2º—Los funcionarios no podrán recibir, tramitar o responder peticiones por canales diferentes a los expresamente indicados en este artículo.
PAR. 3º—Tratándose de peticiones realizadas a través de cuentas oficiales de la entidad en redes sociales, se debe establecer contacto con el ciudadano y recepcionar la petición, procurando que, aporte el máximo de datos de contacto para garantizar oportunidad en la respuesta. Estas peticiones siguen el trámite de las peticiones escritas establecido en la entidad.
“ART. 6º—Peticiones verbales. Se formulan directamente, en el marco de la atención presencial o telefónica y ante la oficina o dependencia designada por la entidad para ello. De ser posible, se resuelven de manera inmediata en la misma forma en que se presentaron. El funcionario o colaborador que brinda la atención y orientación recibirá, tramitará y resolverá la petición. Del anterior trámite se dejará registro en el aplicativo o formato establecido para tal fin en la entidad.
PAR. 1º—Cuando quien presenta una petición pide constancia de haberlo hecho, el funcionario o colaborador que la recibe, expedirá la constancia de forma sucinta.
PAR. 2º—Cuando la petición requiera de cierta formalidad, el encargado de brindar la atención podrá solicitar que se presente de forma escrita; suministrando al peticionario el formato establecido para tal efecto. Cuando la persona manifieste no saber escribir, el funcionario o colaborador diligenciará el formato, con los datos que el ciudadano suministre. Estas peticiones seguirán el trámite de las peticiones escritas.
“ART. 7º—Peticiones escritas. Son las recibidas por medio escrito, bien sea mediante la radicación de documento físico de forma directa o por intermedio de apoderado o representante; electrónicas, a través del correo electrónico, página web del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, y redes sociales de la entidad; así como las remitidas vía fax.
“ART. 8º—Contenido de las peticiones. Toda petición deberá contener, por lo menos:
PAR. 1º—El funcionario o colaborador del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, deberá examinar integralmente la petición, y en ningún caso la estimará incompleta por falta de requisitos o documentos que no se encuentren dentro del marco jurídico vigente, que no sean necesarios para resolverla o que se encuentren dentro de los archivos de la entidad.
PAR. 4º—El funcionario o colaborador encargado de recibir las peticiones escritas verificará el cumplimiento de los requisitos establecidos, orientando al peticionario para complementar la información faltante, necesaria para emitir una respuesta oportuna y de fondo. No obstante, la ausencia de estos requisitos no podrá ser motivo de rechazo de la petición.
PAR. 5º—El grupo de participación ciudadana e innovación social a través de su equipo de trabajo enviará el requerimiento a las direcciones aportadas por el apoderado y/o el peticionario solicitando los documentos faltantes necesarios para dar trámite y resolver la correspondiente petición. Este tipo de situaciones serán resueltas conforme lo dispuesto por el artículo 19 de la presente resolución.
“ART. 9º—Presentación de las peticiones que constituyen quejas o reclamos verbales. Podrán ser presentados de manera verbal a través del centro de atención telefónica, CAT, o en las direcciones regionales. Dichas peticiones quedarán registradas en el sistema de registro establecido por la entidad para dar el traslado respectivo. En caso de que una queja o un reclamo deba ser presentado en las direcciones regionales, se recomendará que sean registrados en forma escrita por el ciudadano.
“ART. 10.—Derecho de turno. De acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 962 de 2005, la gestión de las peticiones deberá adelantarse respetando estrictamente el orden de su presentación, sin consideración a la naturaleza de la petición, queja o reclamo, salvo que tengan prelación legal.
“ART. 11.—Atención prioritaria de peticiones. Se dará atención prioritaria a las peticiones de reconocimiento de un derecho fundamental cuando deban ser resueltas para evitar un perjuicio irremediable al peticionario, quien deberá probar sumariamente la titularidad del derecho y el riesgo del perjuicio invocado. Cuando por razones de salud o de seguridad personal esté en peligro inminente la vida o la integridad del destinatario de la medida solicitada, se adoptarán de inmediato las medidas de urgencia necesarias para conjurar dicho peligro, sin perjuicio del trámite que deba darse a la petición. Si la petición la realiza un periodista, para el ejercicio de su actividad, se tramitará preferencialmente.
PAR.—Se debe considerar la atención prioritaria, particularmente si se trata de niños, niñas o adolescentes, personas con algún tipo de discapacidad, mujeres gestantes, adulto mayor, poblaciones que se definen por su condición étnica, así como ciudadanos que proceden de zonas rurales muy apartadas del punto de atención de la dirección regional que corresponda de acuerdo a su lugar de residencia; existe prelación de turno para niños, niñas y adolescentes, y es recomendable contar con el acompañamiento de ICBF para su atención y prestación de servicios en los casos que se presenten sin acudiente o tutor.
“ART. 12.—Radicación. Todas las peticiones que sean recibidas en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, bien sea en el nivel nacional o en las direcciones regionales, en forma escrita, o en forma verbal que se consignen en medio físico, serán radicadas e ingresarán en el sistema que la entidad disponga para ello, máximo al día siguiente de recibidas, asignando a cada una un radicado según el consecutivo correspondiente, y con los datos en los campos preestablecidos por este sistema. En el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, no podrá negarse [a recepción y radicación de solicitudes y peticiones respetuosas.
PAR. 1º—A la petición escrita se podrá acompañar una copia que, recibida por el funcionario respectivo, con anotación de la fecha y hora de su presentación, y del número y clase de los documentos anexos, tendrá el mismo valor legal del original y se devolverá al interesado en forma inmediata si fue presentada personalmente o a través de cualquier medio idóneo para la comunicación, o transferencia de datos.
PAR. 3º—Cuando una petición no se acompañe de los documentos e informaciones requeridos por la ley, en el acto de recibo se deberá indicar al peticionario los que falten. Si el peticionario insiste en que se radique, se dejará constancia de los requisitos o documentos faltantes.
PAR. 5º—De las peticiones verbales recibidas a través del centro de atención telefónica, CAT, se mantendrá grabación por cualquier medio técnico que permita su conservación y consulta posterior.
PAR. 6º—Cuando un funcionario o colaborador reciba una petición electrónica en la cuenta de correo asignada por la entidad, o que corresponda a la dependencia; deberá remitirla inmediatamente a la cuenta de correo (servicioalciudadano@dps.gov.co).
PAR. 8º—Al realizar la radicación en el sistema establecido por la entidad, las peticiones deberán asignarse a la dependencia encargada de orientar la gestión de peticiones en la entidad; que la remitirá al competente para resolver de fondo cada petición, según su naturaleza.
“ART. 13.—Competencia para resolver las peticiones. Las dependencias especializadas de la entidad, en especial, las que se encuentran estipuladas en el artículo 9º del Decreto 4155 de 2011, deberán resolver de fondo y de manera oportuna las peticiones que sean recibidas en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, y que sean de su competencia. La competencia para resolver la petición se determina según las funciones a cargo de cada dependencia y el contenido de la petición; de forma que se resuelva de fondo lo indicado en la misma.
PAR. 1º—En caso de que la dependencia considere que no es de su competencia la resolución de una petición asignada, deberá devolverla inmediatamente a la dependencia encargada de orientar la gestión de peticiones al interior de la entidad; para que se asigne a quien se considera competente.
PAR. 2º—En caso de que la petición implique temas de competencia de más de un grupo de trabajo, la petición deberá resolverse por la dependencia del nivel jerárquico superior a los grupos de trabajo respectivos; de modo que se brinde una respuesta de fondo y articulada. No obstante, si se trata de temas claramente individualizables e independientes, cada dependencia del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, resolverá lo de su competencia.
“ART. 14.—Traslado por falta de competencia. Si a quien se dirige la petición no es la autoridad competente, se informará de inmediato al interesado si este actúa verbalmente, o dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al de la recepción, si obró por escrito. Dentro del término señalado se remitirá la petición a la autoridad competente y se enviará copia del oficio remisorio al peticionario, en caso de no existir funcionario competente así será comunicado. Los términos para decidir o responder se contarán a partir del día siguiente a la recepción de la petición por la autoridad competente.
“ART. 15.—Características de la respuesta. Las peticiones, quejas, sugerencias, reclamos, denuncias, recursos, se resolverán de fondo, para lo cual deberán seguirse las siguientes pautas en las respuestas:
4. Usar redacción clara, congruente y en lenguaje comprensible por parte del peticionario.
5. Informar claramente dirección, teléfono y horarios de atención de la entidad.
“ART. 16.—Forma de respuesta. Lo resuelto por la entidad frente a cada petición deberá ponerse en conocimiento del peticionario. Las peticiones verbales se responderán de la misma forma en la que fueron presentadas, si es posible inmediatamente, dejando constancia de la atención y respuesta brindada, en concordancia con lo establecido en el artículo 6º del presente reglamento.
PAR. 1º—Las peticiones escritas físicas o electrónicas se responderán por la misma vía. La respuesta emitida debe ingresarse al sistema de gestión documental que la entidad disponga para tal fin.
PAR. 2º—De conformidad con el artículo 53 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, los procedimientos y trámites administrativos adelantados a través de medios electrónicos, en cuanto sean compatibles con su naturaleza, se aplicarán las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y las normas que la sustituyan, adicionen o modifiquen.
“ART. 17.—Peticiones irrespetuosas, oscuras o reiterativas. Toda petición debe ser respetuosa so pena de rechazo. Solo cuando no se comprenda la finalidad u objeto de la petición esta se devolverá al interesado para que la corrija o aclare dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. En caso de no corregirse o aclararse, se archivará la petición. En ningún caso se devolverán peticiones que se consideren inadecuadas o incompletas.
“ART. 18.—Comunicación oportuna de las respuestas. Una vez resuelta la petición, la decisión será comunicada, de ser posible, en la misma forma en que fue presentada por el interesado o por cualquier medio previsto para tal fin.
Las respuestas serán remitidas a la dirección de correspondencia que el interesado haya indicado en la petición, o en la nueva que figure en comunicación realizada especialmente para tal propósito, sea esta una dirección física o una cuenta de correo electrónico.
Las respuestas a las peticiones electrónicas se remitirán al peticionario únicamente a través de la cuenta de correo establecida por la entidad para la recepción de peticiones electrónicas (servicioalciudadano@dps.gov.co).
Cuando se resuelva una petición que haya creado o modificado una situación jurídica de carácter particular y concreto, se notificará con base en los procedimientos previstos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, artículos 45 y 46 del presente reglamento, y la decisión será susceptible de los recursos en sede administrativa.
Si el interesado no relaciona una dirección de correspondencia, o si la respuesta no ha podido ser entregada por causas no atribuibles al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, o su fondo adscrito, o a la empresa de correo o mensajería, dicha situación será informada a través de la página web de la entidad; y en un lugar de acceso al público de la entidad, en la oficina de atención al ciudadano o en la dirección regional respectiva, según el municipio en el cual el ciudadano resida; o haya presentado la petición; si no se cuenta con esta información, se publicará en las direcciones regionales que se ubican en la ciudad de Bogotá.
“ART. 19.—Solicitudes incompletas y desistimiento tácito. En virtud del principio de eficacia, cuando la autoridad constate que una petición ya radicada está incompleta o que el peticionario deba realizar una gestión de trámite a su cargo, necesaria para adoptar una decisión de fondo, y que la actuación pueda continuar sin oponerse a la ley, requerirá al peticionario dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes.
“ART. 20.—Desistimiento expreso de la petición. En cualquier tiempo, el interesado podrá desistir de su petición; sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales, sin embargo la entidad podrá continuar de oficio la actuación si lo considera necesario por razones de interés público, caso en el cual expedirá una resolución motivada para el efecto.
“ART. 21.—Citación de terceros. Cuando en la petición resulte que terceros determinados pueden estar directamente interesados en el resultado de la decisión, se les citará para que puedan hacerse parte y hacer valer sus derechos, para lo cual se seguirá el trámite establecido en la Ley 1437 de 2011.
“ART. 22.—Impedimentos y recusaciones. Los responsables para decidir peticiones deberán declararse impedidos o podrán ser recusados por las causales previstas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011 y su trámite se efectuará conforme a lo dispuesto en el artículo 12 de la misma norma.
“ART. 23.—Interrupción de términos. Se interrumpirán los términos en los siguientes casos:
“ART. 24.—Suspensión de términos. Los términos se suspenderán:
2. Por el tiempo que el peticionario utilice para adelantar un trámite a su cargo, de conformidad con el artículo 17 de la Ley 1437 de 2011, sustituido por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015; desde el requerimiento hasta el momento en el cual el peticionario allegue lo solicitado.
“ART. 25.—Radicación y trámite de peticiones presentadas masivamente por un apoderado o un líder de población o representante de una organización o asociación. Cuando una persona acuda a una sede de la entidad con dos o más peticiones para presentar, identificándose como apoderado o líder de un grupo de ciudadanos o representante de una organización u asociación; atendiendo al principio de igualdad, la radicación se realizará así:
1. Tratándose de un apoderado, al momento de recibir los documentos, se verificará, que se aporte el poder amplio y suficiente para realizar este trámite ante la entidad, suscrito por cada una de las personas interesadas; en este se debe hacer alusión expresa al trámite que se pretende adelantar ante el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, determinándose con claridad el objeto de la petición así como deberá corresponder a cada una de las peticiones a radicar.
a) Se deberá aportar poder especial amplio y suficiente en virtud del cual se actúa para la presentación de las peticiones, en el mismo se deberá hacer alusión expresa al trámite que se pretende adelantar ante el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, determinándose con claridad el objeto de la petición, así como deberá corresponder a cada una de las solicitudes a radicar;
5. Para garantizar el derecho de turno, se asignará a cada oficio el radicado consecutivo que corresponda según el momento de la presentación. No se hará una radicación masiva. El funcionario o colaborador encargado de la radicación dejará constancia de esto. De igual forma se informará que, atendiendo el principio de igualdad y al derecho de turno, cada petición será objeto de estudio y verificación de los requisitos establecidos en el Código de Procedimiento Administrativo y lo Contencioso Administrativo y el presente reglamento, respetando estrictamente el orden de su presentación y el número de radicado que se haya asignado.
“ART. 26.—Trámite de un mismo formato de solicitud presentada masivamente. En los casos en los cuales se identifica la presentación de un paquete o caja, contentivo de tres o más peticiones, presentadas con un mismo formato, pero que corresponden a peticionarios diferentes, a cada una de las solicitudes recibidas se les dará el trámite individual en el orden de radicación que corresponda, en cumplimiento del derecho de turno.
“ART. 27.—Radicación y trámite de una petición con varias firmas. En los casos en los cuales se advierte la radicación de un escrito, al cual se adjuntan varias hojas con firmas, la radicación y trámite se hará así:
1. Se radicará en forma individual en el orden de radicación que corresponda, en cumplimiento del derecho de turno, salvo que en la petición se solicite dar respuesta en un mismo escrito.
a) Que en el encabezado de cada folio de firmas se haga alusión expresa del trámite que se pretende adelantar ante el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS;
3. Si la petición no cumple con los requisitos señalados en el numeral anterior, se informará a los remitentes, a la dirección o direcciones de notificación aportadas, que no se dará trámite a su solicitud hasta tanto esta no se subsane con el cumplimiento de los enunciados requisitos, en tanto que, como fue radicada no permite a la entidad tener la certeza de que los firmantes tienen conocimiento del contenido del escrito que fue radicado. Lo anterior en aras de proteger los derechos fundamentales a la población beneficiaria, que haya sido incluida en los programas de la entidad y en atención a lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política, el literal f) del artículo 4º de la Ley 1581 de 2012 y tratándose de víctimas de la violencia lo enunciado en el parágrafo 1º del artículo 156 de la Ley 1448 de 2011. Este tipo de situaciones serán resueltas conforme a lo dispuesto por el artículo 19 del presente reglamento.
“ART. 28.—Requisitos para dar respuesta con un escrito general a varios peticionarios. Atendiendo a los principios de eficiencia, economía y celeridad, de acuerdo con lo establecido en el artículo 209 de la Constitución Política, el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, responderá con un escrito general a todos los peticionarios, cuando se cumplan los siguientes requisitos, en concordancia con lo establecido en la Sentencia T-466 de 2004:
1. Que existan tres (3) o más peticiones elevadas por personas distintas acerca del mismo punto, y que ellas estén formuladas con el mismo formato y los mismos argumentos, de tal manera que se pueda presumir que existe una organización formal o Informal que coordina e Impulsa esas solicitudes.
2. Que se dé suficiente publicidad al escrito de respuesta, de tal manera que se garantice efectivamente que los peticionarios directos puedan tener conocimiento de la respuesta otorgada.
3. Que se notifique la respuesta a la directiva de la organización que ha impulsado y coordinado la presentación de las solicitudes, en el caso de que se trate de organizaciones informales, a los líderes de ellas que se puedan identificar.
“ART. 29.—Respuesta a peticiones de información análogas. Cuando más de diez (10) ciudadanos formulen peticiones de información análogas, la entidad podrá dar una única respuesta que publicará en un diario de amplia circulación, así como en su página web y entregará copia de la misma a quienes soliciten.
“ART. 30.—Presentación de quejas, reclamos y denuncias. Las quejas, reclamos y denuncias se presentarán, en forma verbal o escrita, bien sea de manera personal o telefónicamente a través de la línea de atención al ciudadano, por el email servicioalciudadano@ dps.gov.co o a través de la página web www.dps.gov.co.
“ART. 31.—Requisitos para la presentación de quejas, reclamos y denuncias. En sus quejas, reclamos y denuncias, los interesados deberán mencionar el nombre del funcionario o dependencia contra quien se dirige la queja, reclamo o denuncia y los motivos en los que se sustenta.
PAR. 3º—Las quejas, reclamos o denuncias que no sean dirigidas en contra de los funcionarios o programas del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, serán trasladadas de manera inmediata a la entidad competente, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción.
“ART. 32.—Procedimiento de las quejas. Las quejas dirigidas contra funcionarios de la entidad o particulares que ejecuten funciones públicas, radicadas con el cumplimiento de los requisitos, al igual que las anónimas, serán reasignadas por el grupo de participación ciudadana e innovación social al grupo de control interno disciplinario del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, quien dará el trámite correspondiente.
“ART. 33.—Procedimiento de las denuncias. Las denuncias que sean radicadas con el cumplimiento de los requisitos, al igual que las anónimas, serán reasignadas por el grupo de participación ciudadana e innovación social así:
1. Las que ameriten el inicio de acciones penales por parte del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social a la oficina asesora jurídica del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, quien dará el trámite correspondiente.
2. Las que ameriten el inicio de acciones de tipo disciplinario al grupo de control interno disciplinario del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, quien dará el trámite correspondiente.
3. Aquellas que versen en relación a actividades posiblemente irregulares, relacionadas con el programa Familias en Acción, serán remitidas al grupo Más Familias en Acción de la dirección de ingreso social, quien dará el trámite pertinente.
“ART. 34.—Procedimiento de los reclamos. Los reclamos serán reasignados al programa competente para su verificación quien tomará los correctivos que estime pertinentes gestionando y emitiendo la respuesta al ciudadano.
Trámite peticiones relacionadas con información pública clasificada e información pública reservada
“ART. 35.—Reserva de los documentos. Solo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución Política o la ley, y en especial:
4. Los relativos a las condiciones financieras de las operaciones de crédito público y tesorería que realice la Nación, así como a los estudios técnicos de valoración de los activos de la Nación; Estos documentos e informaciones estarán sometidos a reserva por un término de seis (6) meses contados a partir de la realización de la respectiva operación.
6. Los protegidos por el secreto comercial o industrial, así corno los planes estratégicos de las empresas públicas de servicios públicos.
PAR. 1º—Para efecto de la solicitud de información de carácter reservado, enunciada en los numerales 3º, 5º, 6º y 7º solo podrá ser solicitada por el titular de la información, por sus apoderados o por personas autorizadas con facultad expresa para acceder a esa información.
“ART. 36.—Rechazo de las peticiones de información por motivo de reserva. Toda decisión que rechace la petición de informaciones o documentos será motivada, indicará en forma precisa las disposiciones legales que impiden la entrega de información o documentos pertinentes y deberá notificarse al peticionario. Contra la decisión que rechace la petición de informaciones o documentos por motivos de reserva legal, no procede recurso alguno, salvo lo previsto en los artículos 38 y 39 del presente reglamento.
“ART. 37.—Contenido de respuesta que deniegue o rechace una solicitud de acceso a información pública por razón de clasificación o reserva. Tratándose de derechos de petición relacionados con acceso a la información pública clasificada o reservada, se dará aplicación a lo normado en la Ley 1712 de 2014 y su Decreto Reglamentario 103 de 2015, por ende, en caso de presentarse un acto de respuesta de rechazo o denegación, el citado escrito debe tener el siguiente contenido:
2. La identificación de la excepción que dentro de las previstas en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, y artículo 24 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo sustituidos por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015, cobija la calificación de información reservada o clasificada.
a) Información pública clasificada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado, para el caso la entidad, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014 (L. 1712/2014, art. 6º, lit. c)).
1. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el título IV de Ley 1266 de 2008 (L. 1266/2008, art. 3º, lit. g)).
2. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular (L. 1266/2008, art. 3º, lit. h)).
3. Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (L. 1581/2012, art. 5º).
4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables (L. 1581/2012, art. 3º, lit. c));
b) Información pública reservada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014 (L. 1712/2014, art. 6º, lit. d)). También se tiene como información pública reservada aquella de que trata el artículo 24 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo sustituido por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015;
c) Dato público. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva (D. 1377/2013, art. 3º, num. 2º).
“ART. 38.—Insistencia del solicitante en caso de reserva. Si la persona interesada insiste en su petición de información o de documentos relacionados con información pública reservada, corresponderá al tribunal administrativo con jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos, decidir en única instancia si se niega o se acepta, total o parcialmente la petición formulada.
“ART. 39.—Recurso de reposición en caso de reserva. Únicamente cuando la respuesta a la solicitud de información invoque la reserva de seguridad y defensa nacional o relaciones internacionales, el solicitante podrá acudir al recurso de reposición, el cual deberá interponerse por escrito y sustentando en la diligencia de notificación, o dentro de los tres (3) días siguientes a la misma.
“ART. 40.—Inoponibilidad de informaciones o documentos sometidos a reserva. El carácter reservado de una información o de determinados documentos, no será oponible a las autoridades judiciales, legislativas, ni a las autoridades administrativas que siendo constitucional o legalmente competentes para ello, los soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de las informaciones y documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo previsto en este artículo.
“ART. 41.—Acceso a información pública clasificada. No se puede permitir el acceso a datos que se cataloguen como información pública clasificada, conforme se precisa en el parágrafo del artículo 37 del presente reglamento, sin la autorización del titular de la información.
“ART. 42.—Casos en los cuales no se requiere autorización del titular de la información. No se requiere autorización del titular de la información, para acceder a sus datos personales, privados, semiprivados o sensibles, de acuerdo a los artículos 25 y 26 del Decreto 103 de 2015 y artículos 6º y 10 de la Ley 581 de 2012, en los siguientes casos:
“ART. 43.—Acceso a datos personales de niños, niñas y adolescentes. Conforme a lo previsto en el artículo 26 del Decreto 103 de 2015 y el artículo 7º de la Ley 1581 de 2012, no se podrá permitir el acceso a datos personales de niños, niñas y adolescentes salvo aquellos que sean de naturaleza pública.
“ART. 44.—Trámite - Reclamo en materia de datos personales. Cuando el titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes en su manejo, podrán presentar reclamo ante el encargado del tratamiento de datos personales de la entidad.
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
3. El término para resolver el reclamo es el establecido en el numeral 8º del artículo 4º del presente reglamento.
“ART. 45.—Desatención de las peticiones. La falta de atención a las peticiones y a los términos para resolver, la contravención a las prohibiciones y el desconocimiento de los derechos de las personas en esta materia constituirán falta para el servidor público y darán lugar a las sanciones correspondientes de acuerdo con el régimen disciplinario.
“ART. 46.—Notificaciones. Las decisiones que resuelvan las peticiones en interés particular, y que sean susceptibles de recursos se notificarán de manera personal al peticionario, para tal efecto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expedición del acto, se enviará la citación correspondiente por el medio más expedito, sea telefónico, escrito, electrónico, mensaje de datos, para que se dirija a la sede de la entidad en la cual se entregará copia íntegra, auténtica y gratuita de la respuesta emitida, en caso de que esta sea escrita, dejando constancia de dicha notificación.
La entidad incentivará el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones a efectos de agilizar los términos de comunicación de respuestas al ciudadano.
Las decisiones que resuelvan peticiones de inscripción en los registros a cargo del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, se entenderán notificadas el día en que se efectúe la correspondiente anotación.
“ART. 47.—Notificación por aviso. Si no pudiere hacerse la notificación personal al cabo de los cinco (5) días hábiles del envío de la citación, esta se hará por medio de un aviso que se remitirá a la dirección, al número de fax o al correo electrónico del peticionario, del cual disponga la entidad, acompañado de copia íntegra del acto administrativo. El aviso deberá indicar la fecha del acto que se notifica, el funcionario que lo expidió, los recursos que legalmente proceden, ante quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino.
Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el aviso, con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, y acceso al público de la entidad, en la oficina de atención al ciudadano o en la dirección regional respectiva, según el municipio en el cual el ciudadano resida, o haya presentado alguna comunicación a la entidad; si no se cuenta con esta información, se publicará en las direcciones regionales que se ubican en la ciudad de Bogotá.
“ART. 48.—Recursos en sede administrativa. El procedimiento para la resolución de recursos interpuestos en contra de los actos administrativos proferidos en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, será el establecido en la Resolución 860 del 27 de febrero de 2015; proferida por la directora general de la entidad.
“ART. 49.—Acumulación de trámites. Si se formulan varias peticiones, quejas o reclamos sobre asuntos iguales, similares o relacionados, ante diferentes procesos, áreas o niveles de la entidad, se remitirán a aquella que sea competente para su trámite, según la naturaleza de la petición.
Una vez el competente disponga la acumulación, las peticiones se tramitarán de forma conjunta, emitiendo una sola decisión, que se notificará o comunicará a todos los interesados.
“ART. 50.—Pruebas. En el curso del trámite que se surta para resolver la petición, queja o reclamo, el interesado podrá allegar informaciones y solicitar que se decreten pruebas. Estas podrán decretarse a petición del interesado o de oficio, sin formalidad ni término especial.
“ART. 51.—Pago de fotocopias. Cuando se solicite la expedición de copias, cuyo número sea mayor a cincuenta (50) el peticionario deberá pagar previamente el costo de las mismas.
PAR. 1º—A fin de garantizar el acceso a la información pública en custodia del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, y dadas sus especiales circunstancias de población vulnerable, del pago de las fotocopias se exceptúa a la población en situación de desplazamiento y pobreza extrema.
PAR. 3º—Atendiendo a la política de cero papel establecida como una de las estrategias de Gobierno en Línea y dando aplicación al principio de economía enunciado en el artículo 3º del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y artículo 26 de la Ley 1712 de 2014, de ser procedente de acuerdo a lo solicitado, previo consentimiento por parte del interesado, se podrá remitir al peticionario copia digitalizada de los documentos que requiere a su correo electrónico o en su defecto solicitarle que proporcione una USB para hacerle entrega del correspondiente archivo electrónico.
“ART. 52.—Firma de las comunicaciones. Las comunicaciones oficiales derivadas de la gestión de peticiones que requieren trámite externo, tendrán la siguiente firma:
1. Por el (la) director(a) general: Las comunicaciones dirigidas al Presidente y al vicepresidente de la República; a los ministros de despacho y directores de departamentos administrativos; a senadores y representantes a la Cámara; al Registrador Nacional del Estado Civil, el presidente del Consejo Nacional Electoral, el Procurador General de la Nación, el Auditor General, el Defensor del Pueblo, el Contralor General de la República, el Fiscal General de la Nación; a los jefes de Gobierno, embajadores, jefes de misiones diplomáticas; a las federaciones y confederaciones de gobernadores y alcaldes; organismos internacionales, y las demás que considere.
2. Por el (la) subdirector(a): Las comunicaciones dirigidas a los representantes legales de establecimientos públicos, empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta, unidades administrativas especiales, gobernadores, alcaldes; las que le sean delegadas por el director general; y aquellas que correspondan a una petición cuya respuesta le compete emitir.
3. Por el (la) secretario(a) general: Las comunicaciones dirigidas a secretarios generales de ministerios, departamentos administrativos, entidades públicas del orden nacional y territorial; las que le sean delegadas por el director general; a personas naturales o jurídicas y aquellas que correspondan a una petición cuya respuesta le compete emitir.
4. Por los directores técnicos: Comunicaciones dirigidas a servidores públicos en relación con las funciones de su dependencia, que no consistan en pronunciamientos jurídicos, formulación de política u otro asunto de competencia del director general; a personas naturales o jurídicas y aquellas que correspondan a una petición cuya respuesta le compete emitir.
5. Por los subdirectores técnicos: Comunicaciones dirigidas a servidores públicos en relación con las funciones de su dependencia, que no consistan en pronunciamientos jurídicos o formulación de política; a personas naturales o jurídicas y aquellas que correspondan a una petición cuya respuesta le compete emitir.
6. Por los jefes de oficinas asesoras: Comunicaciones dirigidas a servidores públicos en relación con las funciones de su dependencia, que no consistan en pronunciamientos jurídicos, excepto por parte del jefe de la oficina asesora jurídica; o de formulación de política; a personas naturales o jurídicas y aquellas que correspondan a una petición cuya respuesta le compete emitir.
7. Por los coordinadores de los grupos de trabajo: Comunicaciones dirigidas a servidores públicos en relación con las actividades asignadas; a personas naturales o jurídicas y aquellas que correspondan a una petición cuya respuesta le compete emitir.
8. Por los supervisores o interventores: Comunicaciones oficiales externas que deba emitir dentro del marco de sus funciones y/o actividades, dirigidas a verificar el correcto cumplimiento del objeto del contrato que le ha sido asignado para supervisión o intervención y aquellas que correspondan a una petición cuya respuesta le compete emitir dentro del marco de sus funciones.
PAR.—Solo los funcionarios enunciados podrán firmar los documentos descritos. Funcionarios diferentes a los indicados deberán ser delegados por estos para suscribir comunicaciones oficiales externas de que trata el presente artículo, delegación que debe cumplir los requisitos previstos en el artículo 10 de la Ley 489 de 1998.
“ART. 53.—Firma digital. Los funcionarios citados en el artículo anterior podrán adoptar una firma digital para suscribir las comunicaciones oficiales que requieren trámite externo, en desarrollo de la gestión de peticiones y sus respectivas respuestas.
“ART. 54.—Firma mecánica. Se adopta la firma mecánica para suscribir las comunicaciones oficiales que requieren trámite externo, en desarrollo de la gestión de peticiones masivas y sus respectivas respuestas.
PAR. 2º—A fin de salvaguardar toda la trazabilidad del proceso de firma mecánica, el funcionario o contratista a quien se le haya delegado su custodia, en caso de realizarse por medios diferentes a los sistemas de gestión documental que la entidad disponga, deberá conservar tanto correos electrónicos como archivos, de manera tal que en caso de requerir de dicha información se pueda acceder a ella de manera organizada, ágil y oportuna.
“ART. 55.—Supresión de sellos. Conforme al artículo 11 del Decreto 2150 de 1995 en el desarrollo de las actuaciones administrativas del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, intervengan o no los particulares, queda prohibido el uso de sellos, cualquiera sea la modalidad o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de documentos, distintos de los títulos valores.
“ART. 56.—Trámites y procedimientos especiales. Lo previsto en el presente reglamento no se aplica a los trámites, procedimientos y actuaciones administrativas especiales que cuentan con regulación específica de modo que el presente reglamento tendrá carácter suplementario frente a aquellos, y solo se aplicará en lo no previsto en las normas especiales y en cuanto sean compatibles.
“ART. 57.—Las situaciones no previstas en este reglamento se regirán por las disposiciones contenidas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y las normas que lo modifiquen, adicionen o reformen. Su incumplimiento dará lugar a la imposición de sanciones disciplinarias.
“ART. 58.—Todas las comunicaciones oficiales con destino externo diferentes a las derivadas de la gestión de peticiones, deberán ser suscritas por el director general, el subdirector, la secretaria general, los directores técnicos, directores regionales, subdirectores técnicos y jefes de oficinas asesoras, de conformidad con sus competencias y funciones asignadas y delegadas en el Decreto 4155 de 2011 y las disposiciones que lo desarrollan.
“ART. 59.—Todas las comunicaciones oficiales con destino interno deberán ser suscritas por el director general, el subdirector, la secretaria general, los directores técnicos, directores regionales, subdirectores técnicos y jefes de oficinas asesoras, de conformidad con sus competencias y funciones asignadas y delegadas en el Decreto 4155 de 2011 y las disposiciones que lo desarrollan.
“ART. 60.—Las comunicaciones de trámite podrán ser suscritas por los coordinadores de grupos internos de trabajo y excepcionalmente, por funcionarios autorizados expresamente, de conformidad con las instrucciones impartidas por su superior inmediato.
“ART. 61.—Ante la ausencia del funcionario público autorizado en los artículos 58, 59 y 60 del presente reglamento, las comunicaciones deberán ser suscritas por el superior inmediato o quien se encuentre a cargo de ejercer sus funciones.
“ART. 62.—Los demás funcionarios públicos y colaboradores del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, DPS, se encargarán únicamente de proyectar las comunicaciones, de conformidad con las instrucciones de su superior inmediato, lo cual deberá constar en el documento.
“ART. 63.—Los funcionarios citados en los artículos 58, 59, 60 y 61 del presente reglamento, podrán adoptar una firma digital para suscribir las respectivas comunicaciones oficiales que requieren trámite externo o interno, la cual deberá cumplir con los atributos jurídicos establecidos en el artículo 28 de la Ley 527 de 1999 y contar con certificación digital expedida por una entidad de certificación, las cuales se encuentran reglamentadas en los artículos 29 al 34 de la citada norma y el Decreto 333 de 2014.
“ART. 64.—Los funcionarios citados en los artículos 58, 59, 60 y 61 del presente reglamento, bajo su responsabilidad, podrán hacer uso de una firma mecánica para suscribir las respectivas comunicaciones oficiales, que requieren trámite externo o interno, la cual deberá cumplir con las características establecidas en el artículo 53 del presente reglamento.
“ART. 2º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 983 del 17 de octubre de 2013, la Resolución 1152 del 22 de noviembre de 2013, la Resolución 1205 del 3 de diciembre de 2013 y las demás disposiciones que le sean contrarias.