Source: https://www.eduskunta.fi/SV/vaski/HallituksenEsitys/Sidor/RP_216+2018.aspx
Timestamp: 2019-09-22 20:32:42+00:00
Document Index: 14467883

Matched Legal Cases: ['§ 3', '§ 4', '§ 1', '§ 1', 'domstolen ', 'domstolen ', '§ 1', 'domstolen ', 'domstolen ', 'domstolen ', '§ 1', '§ 2', '§ 1', '§ 1', 'domstolen ', 'domstolen ', 'domstolen ', '§ 2', '§ 1', '§ 2', '§ 1', '§ 1', '§ 1', '§ 1', 'domstolen ', 'domstolen ']

I denna proposition föreslås det att lagen om konsulära tjänster ändras.
Enligt propositionen får notariella tjänster vid de finska beskickningarna tillhandahållas av beskickningschefen och av en av chefen förordnad person som tjänstgör vid beskickningen. Enligt förslaget slopas den rätt att tillhandahålla notariella tjänster vid de finska beskickningarna som utgår från tjänsteställning eller bemyndigande av utrikesministeriet.
Till lagen fogas bestämmelser om att utrikesministeriet kan ingå avtal med externa tjänsteleverantörer. Dessa avtal kan omfatta överföring till externa tjänsteleverantörer av vissa notariella tjänster som de finska beskickningarna ska sköta enligt lagen om konsulära tjänster. Dessutom får utrikesministeriet ingå avtal om att till en extern tjänsteleverantör ge uppgiften att ta emot och vidareförmedla utländska handlingar som ska legaliseras.
Lagens bestämmelser om beskickningarnas och utrikesministeriets tjänster som gäller kvarlåtenskap upphävs och de tjänster som gäller inhämtade av handlingar om personer eller av adressuppgifter begränsas till situationer där det finns särskilda skäl till detta.
Propositionen är ett led i utrikesministeriets aktuella projekt för att utveckla de konsulära tjänsterna och genomför för sin del statsminister Juha Sipiläs regerings spetsprojekt för smidigare lagstiftning och avveckling av normer.
Lagen avses träda i kraft den 1 maj 2019.
Våren 2012 färdigställdes ett strategiarbete som gällde de konsulära tjänster utrikesministeriet administrerar (Strategi för allmänhetstjänster 2015). Strategin beaktade förändringarna i omvärlden samt de krympande anslagen och personresurserna. De utvecklingsprojekt som inletts inom ramen för strategiarbetet har syftat till att förbättra verksamhetsbetingelserna för beskickningarna, forma uppgiftsstrukturen efter resurserna och gallra ut uppgifter som kan skötas exempelvis via direkta myndighetsförbindelser.
Den 20 december 2012 tillsatte utrikesministeriet ett projekt rörande allmänhetstjänsterna som ett led i en större översyn av beskickningsnätet (projektet Utveckling av beskickningsnätet och allmänhetstjänsterna). Den 27 september 2013 tillsatte utrikesministeriet en arbetsgrupp underställd projektet för att bereda en ändring av lagen om konsulära tjänster. I detta första reformprojekt om ändring av lagen om konsulära tjänster (RP 102/2014 rd) breddades lagens tillämpningsområde till att omfatta också sådana myndighetsuppgifter som sköts vid beskickningarna och som föreskrivs i annan lagstiftning, medan tillhandahållandet av konsulära tjänster samtidigt gjordes smidigare så att det kan koncentreras inom beskickningsnätverket och att tjänster också kan tillhandahållas av utrikesministeriet.
Den lag om ändring av lagen om konsulära tjänster (970/2014) som bereddes utgående från reformprojektets första fas trädde i kraft den 1 januari 2015 och republikens presidents förordning om placeringsorterna för Finlands beskickningar i utlandet och ordnandet av konsulära tjänster i utrikesförvaltningen (613/2015) den 1 september 2015. Tillhandahållandet av konsulära tjänster har koncentrerats bland annat i Beneluxländerna till Finlands ambassad i Bryssel och i Mellanöstern till Finlands ambassad i Ankara.
Den andra fasen av reformprojektet fokuserade på genomförande av EU-rätten. Regeringens proposition om det nationella genomförandet av rådets direktiv (EU) 2015/637 om samordnings- och samarbetsåtgärder för underlättande av konsulärt skydd till icke-företrädda unionsmedborgare i tredjeländer (RP 168/2017 rd) med förslag till lag om ändring av lagen om konsulära tjänster lämnades till riksdagen hösten 2017. Riksdagen godkände propositionen våren 2018 och ändringen av lagen om konsulära tjänster (204/2018) trädde i kraft den 1 maj 2018.
Sedan dess har reformprojektet sett över de nationella ändringsbehoven när det gäller tillhandahållandet av konsulära tjänster. Projektberedningen har kartlagt möjligheterna att underlätta de administrativa förfarandena i samband med tillhandahållande av konsulära tjänster och utrett möjligheten att lägga ut vissa notariella tjänster som beskickningarna ska tillhandahålla och anknytande biträdande uppgifter till externa tjänsteleverantörer.
Det finska beskickningsnätet kan anses relativt täckande, eftersom det finns beskickningar som tillhandahåller konsulära tjänster i cirka 80 stater. De konsulära tjänsterna är den substansuppgift som sysselsätter beskickningarna mest. Statsförvaltningens produktivitetsprogram minskar emellertid både personal och anslag. Läget kräver att de konsulära tjänsterna planeras så att utrikesförvaltningen också framöver kan tillhandahålla sina lagstadgade tjänster.
Projektet har som mål att inom ramen för statens produktivitetsprogram upprätthålla förutsättningarna för god förvaltning inom de konsulära tjänster som hör till utrikesförvaltningens ansvarsområde.
Propositionen syftar till att de konsulära tjänsterna ska skötas mera flexibelt, ekonomiskt och effektivt. En utläggning av en del konsulära tjänster, såsom notariella tjänster, i vissa fall som särskilt anges i lagen gör det möjligt för beskickningarna att kanalisera sina personalresurser till skötseln av kärnuppgifterna och samtidigt trygga tillgången till notariella tjänster utomlands.
Det nu aktuella lagprojektet genomför för sin del det spetsprojekt för smidigare lagstiftning och avveckling av normer som ingår i statsminister Juha Sipiläs regeringsprogram.
2.1.1 Allmänna bestämmelser
De viktigaste bestämmelserna om tillhandahållande av konsulära tjänster ingår i lagen om konsulära tjänster (498/1999).
I lagen om konsulära tjänster föreskrivs om de tjänster som utrikesministeriet och beskickningarna kan tillhandahålla enligt artikel 5 i Wienkonventionen om konsulära förbindelser (FördrS 50/1980). Tjänster som avses i lagen om konsulära tjänster är bland annat tjänster för nödställda, tjänster i krissituationer, tjänster för dem som berövats sin frihet och för åtalade, tjänster vid dödsfall, tjänster som gäller kvarlåtenskap, tjänster som gäller inhämtande utomlands av uppgifter om enskilda, tjänster för att återföra barn (internationella bortföranden av barn) och notariella tjänster. Enligt lagen om konsulära tjänster är också de myndighetsuppgifter som ålagts de finska beskickningarna i annan lagstiftning konsulära tjänster.
Konsulära tjänster enligt lagen om konsulära tjänster och annan lagstiftning tillhandahålls av ambassader, legationer, generalkonsulat, konsulat, vicekonsulat och konsularagenturer.
Konsulära tjänster kan tillhandahållas finska medborgare och finska sammanslutningar eller i Finland stadigvarande bosatta utlänningar. Enligt 2 § 3 mom. i lagen om konsulära tjänster kan i lagen föreskrivna notariella tjänster av särskilda skäl tillhandahållas även andra utlänningar eller utländska sammanslutningar samt tjänster i krissituationer även andra utlänningar. Enligt 2 § 4 mom. i lagen om konsulära tjänster kan konsulära tjänster som i annan lagstiftning åläggs beskickningarna tillhandahållas även utlänningar.
En finsk beskickning kan också tillhandahålla konsulära tjänster som avses i 3–6 kap. och andra motsvarande konsulära tjänster till medborgare i Europeiska unionen inom ett tredjelands territorium där den medlemsstat där dessa personer är medborgare saknar permanent ambassad, permanent konsulat eller en sådan ambassad, ett sådant konsulat eller honorärkonsulat som i en viss situation faktiskt kan tillhandahålla konsulära tjänster. Ytterligare kan icke-företrädda unionsmedborgare vid behov få sådan allmän rådgivning som avses i 5 § och utfärdas sådana provisoriska resehandlingar som avses i lagens 41 b §.
2.1.2 Tjänster som gäller kvarlåtenskap
Bestämmelser om meddelande om kvarlåtenskap till arvinge finns i 26 § i lagen om konsulära tjänster. Tjänsten syftar till att finska medborgare eller stadigvarande i Finland boende utlänningar ska få vetskap om kvarlåtenskap utomlands när en beskickning av en myndighet eller på något annat sätt får uppgifter om kvarlåtenskap till vilken den berörda personen kan ha arvsrätt. Uppgifter om kvarlåtenskap förmedlas inte till alla arvingar eller andra parter, utan i enlighet med 26 § 1 mom. endast till en sådan person vars identitet och vistelseort kan klarläggas med rimligt besvär. Informationsskyldighet föreligger dock inte, om kvarlåtenskapen på den ort där den finns har omhändertagits av en arvinge eller någon annan som har rätt till den eller om en arvinge eller någon annan som har rätt till kvarlåtenskapen har börjat sköta den.
I 27 § i lagen om konsulära tjänster föreskrivs om andra uppgifter i anslutning till kvarlåtenskap i sådana fall där en ovan avsedd person tror sig ha arvsrätt till kvarlåtenskap i utlandet som beskickningen inte har blivit underrättad om. På begäran av en person som är bosatt i Finland kan en beskickning höra sig för hos myndigheterna inom sitt verksamhetsområde huruvida kvarlåtenskapen finns inom området och vem som sköter den. En förfrågan kan göras, om personen i fråga uppenbart har arvsrätt till kvarlåtenskapen. Det gäller i allmänhet fall där en förälder till arvingen är utlänning. Beskickningen kan också vid behov bistå arvingar med att anlita en boförvaltare för att sköta kvarlåtenskap som finns inom beskickningens verksamhetsområde.
I övergångsbestämmelsen i 46 § i lagen om konsulära tjänster finns bestämmelser om skötseln av ett kvarlåtenskapsärende som har anhängiggjorts vid en beskickning eller utrikesministeriet före den 1 januari 2002.
Under de senaste åren har antalet internationella kvarlåtenskapsärenden som utrikesförvaltningen har haft hand om klart minskat. År 2015 togs sex kvarlåtenskapsärenden till behandling, 2016 tre ärenden och 2017 två. Skötseln av kvarlåtenskapen har i allt högre grad tagits över av utlandsboende arvingar till utlandsfinländarna och de vänder sig vid behov direkt till en lokal advokat. Exempelvis hade utrikesministeriet 1998 hand om 24 kvarlåtenskapsärenden, medan motsvarande siffra 1988 var 68.
I praktiken har skötseln av kvarlåtenskapsärenden i utrikesförvaltningen i huvudsak inneburit förmedling av kontaktuppgifter till lokala advokater och att hänvisa kunderna till lokala advokater eller jurister för att sköta sitt ärende. Vid behov har man tagit reda på kontaktuppgifter till de behöriga myndigheterna inom beskickningens ansvarsområde. För att nå eventuella arvingar som bor i Finland har man också anvisat utländska staters myndigheter att direkt kontakta den behöriga myndigheten i Finland, exempelvis magistraten. Skötseln av kvarlåtenskapsärenden har alltså omfattat åtgärder som hör till utrikesförvaltningen också med stöd av 5 och 7 § i lagen om konsulära tjänster.
2.1.3 Tjänster som gäller inhämtande av handlingar eller av adressuppgifter som gäller person
Bestämmelser om inhämtande av handlingar eller adressuppgifter som gäller en person finns i 30 § i lagen om konsulära tjänster. För rättsliga syften kan utrikesministeriet med hjälp av beskickningarna ta reda på adressuppgifter till personer som bor utomlands och med hjälp av beskickningarna på skriftlig begäran av enskilda eller av sammanslutningar från utlandet inhämta ämbetsbevis, dödsattester eller motsvarande handlingar som gäller en person, under förutsättning att det inte finns hinder för inhämtandet av uppgifter i den berörda statens dataskyddslagstiftning eller något annat faktiskt hinder.
För närvarande är ett tusental ärenden som gäller begäran om adressuppgifter eller ämbetsbetyg anhängiga vid utrikesministeriet. Utrikesministeriet har försökt utreda adressuppgifter eller inhämta handlingar som gäller en person med hjälp av beskickningarna. Det beror alltid på den utländska myndigheten huruvida man får ut handlingar som gäller en person, såsom adressuppgifter eller ämbetsbetyg. Beskickningarna kan inte i tillnärmelsevis alla fall få ut de handlingar som begärs.
2.1.4 Notariella tjänster
Bestämmelser om de uppgifter som hör till notarius publicus finns i lagen om notarius publicus (420/2014). De finska beskickningarna sköter i enlighet med lagen om konsulära tjänster vissa notariella uppgifter som hör till notarius publicus.
I 34 § i lagen om konsulära tjänster finns bestämmelser om de notariella tjänster som de finska beskickningarna kan tillhandahålla. Uppgifter som avses i lagen om notarius publicus och som på begäran av en sådan person eller sammanslutning som avses i 2 § 1 mom. i lagen kan skötas vid beskickningen är följande:
2) att styrka kopior av handlingar, samt
3) att utfärda intyg över innehållet i företedda handlingar.
Beskickningarna kan dessutom på begäran av enskilda eller sammanslutningar
1) på grundval av en företedd utredning utfärda intyg över att någon lever eller intyg över någon omständighet,
Enligt 35 § i lagen om konsulära tjänster behöver en åtgärd som avses i 34 § inte vidtas, om innehållet i en handling eller någon annan utredning inte motsvarar fakta som utrikesministeriet eller beskickningen känner till eller om det finns grundad anledning att misstänka att handlingen, myndighetens underskrift eller ett intyg utfärdat av en myndighet har förfalskats eller att handlingen har upprättats för att användas i lagstridigt syfte.
I 33 § i lagen om konsulära tjänster föreskrivs om vem som har rätt att sköta notariella uppgifter i de finländska beskickningarna. Notariella uppgifter kan inom beskickningens verksamhetsområde skötas av en vid beskickningen tjänstgörande attaché eller administrativ attaché och av en tjänsteman i högre tjänsteställning än dessa samt av andra finska medborgare anställda vid beskickningen som utrikesministeriet av särskilda skäl har befullmäktigat att sköta en sådan uppgift. En i 1 mom. avsedd persons rätt att sköta notariella uppgifter enligt 34 § kan också begränsas genom utrikesministeriets beslut. Innan utrikesministeriet har gett fullmakt att sköta notariella uppgifter har det genom utrikesministeriets utbildning säkerställts att tjänstemannen i fråga har den sakkunskap som krävs för de notariella uppgifter som föreskrivs i lagen om konsulära tjänster. En honorär konsul kan inom sitt verksamhetsområde sköta de notariella uppgifter som utrikesministeriet befullmäktigar konsuln till.
I och med att finländarna och de finländska företagen har blivit allt mera internationella har efterfrågan utomlands på notariella tjänster de senaste åren ökat. Antalet notariella prestationer vid de finska beskickningarna har 2014–2017 ökat som följer:
- år 2014: 11 171 notariella prestationer,
- år 2015: 12 366 notariella prestationer,
- år 2016: 13 425 notariella prestationer och
- år 2017: 14 408 notariella prestationer.
2.1.5 Ändringssökande
Bestämmelser om sökande av ändring finns i 43 § i lagen om konsulära tjänster. Beslut som fattats av utrikesministeriet eller en beskickning med stöd av denna lag får överklagas genom besvär hos förvaltningsdomstolen på det sätt som anges i förvaltningsprocesslagen (586/1996). Över förvaltningsdomstolens beslut får besvär anföras endast om högsta förvaltningsdomstolen beviljar besvärstillstånd.
2.2.1 Sverige
Svenska utrikesdepartementet och de svenska beskickningarna tillhandahåller i regel inte tjänster för att utomlands utreda handlingar eller adressuppgifter som gäller person och inte heller för skötsel av kvarlåtenskapsärenden utomlands. Kunderna hänvisas till en lokal advokat eller jurist utomlands för att sköta sitt ärende. I undantagsfall kan en kund dock få bistånd i dessa ärenden.
Bestämmelser om notariella tjänster som de svenska beskickningarna tillhandahåller finns i förordningen med instruktion för utrikesrepresentationen (2014:115, IFUR). De svenska beskickningarna tillhandahåller i stort liknande notariella tjänster som de finska, exempelvis att styrka kopior av handlingar, styrka underskrifter och legalisera utländska handlingar.
2.2.2 Danmark
Danska utrikesministeriet och de danska beskickningarna utomlands tillhandahåller i regel inte tjänster för att utreda handlingar eller adressuppgifter som gäller en person utan hänvisar kunderna till ett lokalt ombud att sköta ärendet. Endast i exceptionella fall tillhandahålls tjänster i dessa ärenden. Danmarks utrikesministerium eller utlandsbeskickningar tillhandahåller inte heller tjänster för skötsel av kvarlåtenskapsärenden utomlands, utan uppmanar kunderna att sköta sitt ärende med bistånd av ett lokalt ombud.
Tysklands utrikesministerium och utlandsbeskickningar tillhandahåller i regel inte tjänster för att utreda handlingar eller adressuppgifter som gäller person. Endast i exceptionella fall tillhandahålls tjänster i dessa ärenden. Tysklands utrikesministerium och utlandsbeskickningar tillhandahåller inte heller tjänster för att sköta kvarlåtenskapsärenden utomlands, utan kunderna hänvisas till en lokal advokat för att sköta sitt ärende.
Personer bemyndigade av det tyska utrikesministeriet får tillhandahålla notariella tjänster i beskickningarna. Alla tyska beskickningar tillhandahåller dock inte notariella tjänster.
Franska medborgare ska själva begära och inhämta handlingar som gäller en person, såsom ämbetsbetyg och andra intyg från utlandet. Franska beskickningar förmedlar inte heller en sådan begäran, utom i en del särfall. Franska beskickningar sköter inte heller adressförfrågningar utan hänvisar kunderna direkt till behöriga myndigheter eller andra aktörer i landet i fråga. De notariella tjänster de franska beskickningarna tillhandahåller är främst styrkande av underskrifter. De notariella tjänster de franska beskickningarna tillhandahåller är främst styrkande av underskrifter.
2.2.5 Storbritannien
I Storbritanniens beskickningar är de notariella tjänsterna begränsade till särfall. Brittiska beskickningar tillhandahåller notariella tjänster i huvudsak endast när tjänsterna inte tillhandahålls av den berörda statens lokala notarius publicus. Brittiska medborgare ska också själva inhämta handlingar som gäller person, såsom ämbetsbetyg från utlandet. Avsikten har varit att beskickningarna ska koncentrera sig på sina kärnuppgifter, såsom att bistå nödställda.
Lagen om konsulära tjänster har varit i kraft sedan 1999. Lagens bestämmelser är inte längre till alla delar tidsenliga. Vad gäller uppgifterna de konsulära tjänsterna omfattar har det skett avsevärda förändringar under den tid lagen har varit i kraft. Tidigare betydande uppgifter, såsom uppgifter som gäller kvarlåtenskap utomlands, har minskat ansenligt. När det har blivit vanligt med internationellt umgänge syns det å andra sidan exempelvis som en ökning i antalet notariella tjänster som beskickningarna tillhandahåller. Vidare har finländarna genom samhällets allmänna internationalisering och digitalisering allt bättre möjligheter att sköta sina ärenden direkt med andra staters myndigheter utan utrikesministeriet eller beskickningen som mellanhand.
Utrikesförvaltningens interna administrativa förfaranden i samband med notariella tjänster har till en del upplevts som opraktiska och ansetts tarva en reform.
2.3.2 Tjänster som gäller kvarlåtenskap
Skötseln av kvarlåtenskapen har i allt högre grad tagits över av utlandsboende arvingar till utlandsfinländarna och de vänder sig vid behov direkt till en lokal advokat. Numera kommer endast enstaka fall till handläggning vid utrikesministeriet eller beskickningarna, medan antalet anhängiga fall var sammanlagt 24 när lagen om konsulära tjänster trädde i kraft.
Kapitel 7 i lagen om konsulära tjänster reglerar tillhandahållandet i beskickningarna och utrikesministeriet av tjänster som gäller kvarlåtenskap. De kvarlåtenskapsrättsliga ärendena har under de senaste 20 åren blivit mera komplicerade på grund av att den internationella privaträtten har utvecklats och arvsrättsliga frågor förutom i internationella fördrag även regleras på EU-nivå, till exempel genom förordning (EU) nr 650/2012 om arv. En arvinges ställning kan av den orsaken inte längre fastställas endast utgående från den nationella lagen i Finland, utan en utredning av den berördas arvsrätt kräver gedigna kunskaper i internationell privaträtt, liksom även i nationell och EU-rätt.
I regel kan kvarlåtenskapsärenden nuförtiden skötas direkt med de behöriga myndigheterna eller med bistånd av lokala ombud eller jurister i staten i fråga. I praktiken omfattar de finska beskickningarnas tjänster förmedling av kontaktuppgifter till lokala advokater eller behöriga myndigheter. Det är tjänster som regleras i 5 § i lagen om konsulära tjänster (allmän rådgivning) och i lagens 7 § (rådgivningens förstahandskaraktär och sökandes skyldighet att lämna upplysningar). Beredningen har kommit till den slutsatsen att det inte längre är nödvändigt att i lagen om konsulära tjänster uttryckligen reglera om tjänster som gäller kvarlåtenskap.
2.3.3 Tjänster som gäller inhämtande av handlingar eller adressuppgifter som gäller en person
I den gällande lagen om konsulära tjänster har det inte tillräckligt klart reglerats i vilka fall utrikesministeriet eller beskickningarna på begäran av en kund kan inhämta en handling eller adressuppgift som gäller en person. I regeringspropositionen med förslag till lag om konsulära tjänster (RP 283/1998 rd) konstaterades det att grund till att skaffa en handling eller adressuppgift åtminstone inte föreligger, om den som behöver uppgiften kan få den på något annat sätt. Det har utvecklats en något brokig praxis och därför behöver regleringen preciseras.
Finländarna har genom samhällets allmänna internationalisering och digitalisering numera bättre möjligheter att få handlingar som gäller en person direkt från andra staters myndigheter. Det kan inte längre anses ändamålsenligt att utrikesministeriet och beskickningarna agerar mellanhand i dessa frågor. Det har emellertid i beredningen ansetts nödvändigt att hålla kvar tillhandahållandet av dessa tjänster för det fallet att det föreligger särskilda skäl, till exempel när en utländsk myndighet inte lämnar ut uppgifter till andra än diplomatiska representanter i landet i fråga.
2.3.4 Notariella tjänster
2.3.4.1 Allmänt
Som ett led i regeringens spetsprojekt Smidigare författningar har beredningen resonerat kring hur de notariella uppgifterna i utrikesministeriet och beskickningarna kunde skötas flexibelt, ekonomiskt och ändamålsenligt. I praktiken har den rätten att sköta notariella uppgifter i beskickningarna som enligt lagen om konsulära tjänster utgår från tjänsteställning eller bemyndigande av utrikesministeriet upplevts som administrativt tungrott med beaktande av den stora personalomsättningen på beskickningarna. Vidare har olika sätt att organisera och sköta de notariella uppgifterna i beskickningarna utretts, liksom även förutsättningarna för att i vissa fall lägga ut notarius publicus-uppgifter vid beskickningarna på aktörer utanför myndighetsmaskineriet. Det finns ett behov av finska notariella tjänster också utomlands och därför är det inte ändamålsenligt att lägga ned de notariella tjänsterna vid beskickningarna. Däremot anses det att de administrativa förfarandena i samband med notariella uppgifter måste förenklas. Det har i beredningen också ansetts nödvändigt att uttryckligen föreskriva att det ska meddelas beslut om en vägran att vidta notariella åtgärder och att det beslutet är överklagbara.
2.3.4.2 Utläggning av notariella tjänster
Tillgången på notariella tjänster som tillhandahålls utomlands av beskickningarna har i praktiken upplevts som problematisk i regioner där det är svårt att få tillgång till konsulära tjänster till exempel för att beskickningarna är fåtaliga och avstånden mellan dem långa. Dessutom finns det länder där Finland inte alls har någon beskickning. Med ökat internationellt umgänge ökar också efterfrågan på notariella tjänster i de finländska beskickningarna. Behov av notariella tjänster finns också i de länder där Finland inte har någon beskickning.
Genomförandet av direktivet om konsulärt skydd (EU) 2015/637 har också gett finländare bättre möjligheter att vända sig till andra EU-medlemsstaters beskickningar för att få konsulära tjänster man behöver i stater där Finland inte har någon egen beskickning. Tillämpningsområdet för direktivet om konsulärt skydd omfattar dock i princip inte tillhandahållande av notariella tjänster och därför är det inte nödvändigtvis möjligt att få notariella tjänster av andra EU-länders beskickningar.
Beredningen har kartlagt möjligheten att avtala med externa tjänsteleverantörer om tillhandahållande utomlands av vissa notariella tjänster som hör till beskickningarna. Lämpliga externa tjänsteleverantörer som kunde tillhandahålla notariella tjänster är finska sammanslutningar som inom ramen för sina redan befintliga utlandsnätverk har möjlighet att i stället för beskickningen tillhandahålla notariella tjänster i enskilda länder. Beredningen har preliminärt klarlagt att en tjänsteleverantör som kunde komma i fråga till exempel är Business Finland; en nationell aktör med regionalt nätverk förutom i Finland även utomlands.
Möjligheten att med Business Finland avtala om överföring av vissa notariella tjänster kunde komplettera det redan befintliga samarbetet mellan utrikesministeriet och Business Finland. Vidare skulle en möjlighet för Business Finland att tillhandahålla notariella tjänster utomlands i kombination med Business Finlands övriga tjänster bilda en fungerande helhet som stöder finländarnas och finländska företags verksamhet utomlands.
2.3.4.3 Överföring till en extern tjänsteleverantör av uppgiften att ta emot och vidareförmedla handlingar i samband med legalisering av utländska handlingar
Enligt 28 och 69 c § i utlänningslagen (301/2004) är det möjligt att utomlands lämna in både en ansökan om uppehållstillstånd och en ansökan om visum också till en extern tjänsteleverantör i stället för till en beskickning.
Utrikesministeriet har med stöd av utlänningslagen i över 20 länder lagt ut biträdande uppgifter i anknytning till migrationsprocesserna, exempelvis uppgifter som gäller mottagande och vidareförmedling till beskickningar av ansökningar om visum och om uppehållstillstånd.
Som bilaga till ansökningar om visum och om uppehållstillstånd finns det ofta utländska handlingar, såsom födelseattest eller vigselbevis. För att personuppgifterna i dessa handlingar ska kunna registreras i det finska befolkningsdatasystemet måste handlingen enligt lagen om befolkningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster (661/2009) i regel vara legaliserad eller ha ett bifogat intyg om dess ursprung från den behöriga myndigheten i staten i fråga.
För dem som ansöker om visum eller om uppehållstillstånd blir behandlingen av inreseärendet i sin helhet långsammare när de till beskickningen separat måste lämna in exempelvis utländska handlingar som ska bifogas ansökan. Om en kund på en och samma gång kunde lämna in de handlingar som ska legaliseras till samma utländska tjänsteleverantör till vilken den egentliga ansökan om uppehållstillstånd eller om visum lämnas in för förmedling till beskickningen, gör detta behandlingen av inreseärendet enklare i sin helhet.
I utlänningslagen är utgångspunkten vid utläggning av tjänster i första hand överföring till beskickningen i en annan Schengenstat och först i andra hand till en extern tjänsteleverantör. I denna proposition föreslås inte i första hand överföring till en beskickning i en annan Schengenstat utan det har ansetts mest ändamålsenligt att till extern tjänsteleverantör utse samma tjänsteleverantör som sköter de uppgifter som föreskrivs i 28 och 69 c § i utlänningslagen. Meningen är att en kund till en och samma tjänsteleverantör ska kunna lämna in både en ansökan om uppehållstillstånd eller om visum och de utländska handlingar som ska legaliseras och bifogas ansökan. Dessutom ska en kund alltid kunna sköta sina ärenden också direkt med den finska beskickningen i fråga.
Den mest naturliga externa tjänsteleverantören för biträdande uppgifter är enligt beredningens bedömning följaktligen samma externa tjänsteleverantör till vilken utrikesministeriet har lagt ut de biträdande uppgifter som avses i 28 och 69 c § i utlänningslagen.
Propositionen syftar till att förenkla rutinerna för de konsulära tjänsterna och underlätta de administrativa förfarandena i samband med tjänsterna. Ett ytterligare mål är att göra regleringen som gäller konsulära tjänster tydligare och mera tidsenlig.
Enligt den gällande lagen om konsulära tjänster kan endast en finsk beskickning tillhandahålla notariella tjänster utomlands. Genom propositionen vill man ta fram alternativ till det rådande systemet och göra det möjligt att lägga ut vissa i lagen särskilt föreskrivna notariella tjänster till en extern tjänsteleverantör. Därutöver syftar propositionen till att förenkla legaliseringsprocessen för utländska handlingar särskilt i samband med ansökan om uppehållstillstånd och om visum.
De alternativa förfaranden som förs fram i propositionen gör det möjligt att förbättra tillgången på notariella tjänster till exempel i sådana länder där Finland inte har någon beskickning. Legaliseringsprocessen för utländska handlingar blir också smidigare genom att det enligt förslaget blir möjligt att lämna in handlingar till en extern tjänsteleverantör för förmedling till beskickningen.
3.2.1 Tjänster som gäller kvarlåtenskap
I propositionen föreslås det att den reglering i lagen om konsulära tjänster som gäller skötsel av kvarlåtenskapsärenden i utrikesministeriet och i beskickningarna upphävs.
Eftersom kvarlåtenskapsärendena har blivit så fåtaliga och den rättsliga referensramen mera komplicerad är det inte längre ändamålsenligt att i de konsulära tjänsterna inkludera reglering uttryckligen om skötsel av kvarlåtenskapsärenden.
De uppgifter i lagen om konsulära tjänster som gäller kvarlåtenskapsärenden är privaträttsliga och därför kan lokala jurister eller ombud i landet i fråga anses bäst lämpade att sköta sådana ärenden. Finländarna kan i och med samhällets allmänna internationalisering och digitalisering sköta kvarlåtenskapsärenden direkt med lokala ombud och behöriga myndigheter och det kan inte längre anses ändamålsenligt att utrikesförvaltningen agerar mellanhand.
3.2.2 Tjänster som gäller inhämtande av handlingar om en person eller av adressuppgifter
Det har ansetts ändamålsenligt att se över de tjänster som utrikesministeriet och beskickningarna tillhandahåller i ärenden som gäller inhämtande av handlingar som gäller en person eller av adressuppgifter, så att de motsvarar det allmänna konceptet i lagen om konsulära tjänster enligt vilket rådgivning har förstahandskaraktär i dessa tjänster.
Internationaliseringen och dataförbindelsernas utveckling gör att finländarna i allt högre grad direkt kan kontakta andra staters myndigheter för att inhämta handlingar som gäller en person eller adressuppgifter och därför är utrikesministeriets och beskickningarnas tjänster inte längre nödvändiga.
I propositionen föreslås det att de tjänster enligt lagen om konsulära tjänster som gäller inhämtande av handlingar som gäller en person eller adressuppgifter ska begränsas till att gälla särskilda skäl. Ett särskilt skäl är enligt förslaget till exempel sådana fall där myndigheten i landet i fråga endast lämnar ut uppgifter till diplomatiska beskickningar. En förutsättning även framöver är att inhämtandet av en handling eller adressuppgift är motiverad för att tillgodose den sökandes intressen, rättigheter eller skyldigheter.
Utrikesministeriet och beskickningarna ger med stöd av 5 § i lagen om konsulära tjänster vägledning och råd om kontaktuppgifter till lokala behöriga myndigheter och till lokala ombud. Med hjälp av dessa uppgifter kan personer och sammanslutningar som aves i 2 § 1 mom. i lagen om konsulära tjänster utomlands inhämta handlingar som gäller en person eller adressuppgifter.
Inom beredningen har också möjligheten att helt upphöra med dessa tjänster övervägts. Med beaktande av att det i en del länder krävs att diplomatiska beskickningar agerar mellanhand för att man ska få ut handlingar som gäller en person har det emellertid ansetts att tjänsten i sin helhet inte kan upphöra. I bedömningen har det beaktats att vår nationella lagstiftning kräver att det görs en släktutredning efter att någon har avlidit. Vidare är det praxis bland finansinstituten att en förutsättning för att få lyfta medel ur ett dödsbo är samtycke av varje delägare i boet. Det förutsätter att en fullständig släktutredning företes finansinstitutet.
3.2.3 Notariella tjänster
Det föreslås att det administrativa förfarandet i samband med personalens notariella rättigheter ska ändras. Enligt propositionen ska lagen om konsulära tjänster ändras så att notariella tjänster vid de finska beskickningarna kan tillhandahållas av beskickningschefen och av en av denne förordnad person som tjänstgör vid beskickningen. Enligt förslaget ska den rätt att tillhandahålla notariella tjänster vid de finska beskickningarna som utgår från tjänsteställning eller bemyndigande av utrikesministeriet slopas. Finskt medborgarskap ska inte längre vara en förutsättning för att få tillhandahålla notariella tjänster vid en beskickning. Vidare föreslås att möjligheten i fullmaktsförfarandet att separat begränsa rätten till skötsel endast av vissa notariella uppgifter ska slopas.
Den föreslagna regleringen motsvarar förfarandet enligt lagen om notarius publicus i de finländska magistraterna i fråga om bemyndigande att utföra notariella uppgifter. Regleringen ska förenkla det tidigare administrativa förfarandet för beviljande av notariella fullmakter. Regleringen ska också underlätta för beskickningarna att vid varje tidpunkt säkerställa att det finns tillräckligt med personal som har tillräcklig sakkunskap för att tillhandahålla notariella tjänster.
3.2.4 Överföring till en extern tjänsteleverantör av vissa notariella tjänster som hör till utrikesministeriet och beskickningarna samt av uppgiften att ta emot och vidareförmedla utländska handlingar som ska legaliseras
I de paragrafer som föreslås i ett nytt kapitel föreskrivs att utrikesministeriet får avtala med en extern tjänsteleverantör om överföring av vissa notariella tjänster som föreskrivs i lagen om konsulära tjänster. Vidare föreslås bestämmelser om att utrikesministeriet får avtala om överföring till en extern tjänsteleverantör av uppgiften att ta emot och vidareförmedla utländska handlingar i samband med legalisering.
I propositionen föreslås en möjlighet för utrikesministeriet att avtala om överföring till en extern tjänsteleverantör av uppgifter som gäller styrkande av underskrifter och av kopior av handlingar och legalisering av utländska handlingar. En tjänsteleverantör som uppfyller de lagstadgade förutsättningarna är enligt förslaget kvalificerad att tillhandahålla notariella tjänster. En utläggning av notariella tjänster möjliggör också förbättrad regional tillgång till tjänster, exempelvis när det inte finns någon finsk beskickning i landet i fråga.
Det förslås också att det till lagen om konsulära tjänster fogas bestämmelser om att utrikesministeriet får avtala om utläggning av biträdande uppgifter som gäller mottagande och vidareförmedling till en beskickning av utländska handlingar som ska legaliseras och av handläggningsavgiften i samband med det. Det är inte meningen att en extern tjänsteleverantör ska legalisera utländska handlingar, endast förmedla originalhandlingar vidare till beskickningen i fråga. Enligt förslaget är den externa tjänsteleverantören i fråga om dessa biträdande uppgifter samma företag till vilket utrikesministeriet med stöd av utlänningslagen har lagt ut biträdande uppgifter som gäller inreseärenden, såsom mottagande och förmedling till en beskickning av ansökningar om visum eller om uppehållstillstånd och av handläggningsavgiften i samband med det. Detta förfarande underlättar i sin helhet behandlingen av en ansökan om uppehållstillstånd eller om visum, liksom även förfarandet vid legalisering av utländska handlingar.
3.2.5. Omprövning och ändringssökande
Till lagen om konsulära tjänster föreslås en ny bestämmelse enligt vilken omprövning av ett beslut i ett notariellt ärende av en beskickning eller av en extern tjänsteleverantör som avses i 38 a § får begäras hos utrikesministeriet på det sätt som anges i förvaltningslagen. Beslut med anledning av begäran om omprövning får överklagas genom besvär hos förvaltningsdomstolen på det sätt som anges i förvaltningsprocesslagen. Ett beslut av förvaltningsdomstolen får överklagas genom besvär endast om högsta förvaltningsdomstolen beviljar besvärstillstånd. Det kan anses ändamålsenligt att införa ett omprövningsförfarande i notariella ärenden, särskilt för att utrikesministeriet har den relevanta rättsliga sakkunskapen och juridiskt-administrativa kompetensen.
Enligt bedömning får slopande av tjänster som gäller kvarlåtenskap med beaktande av fallens fåtalighet knappt några som helst ekonomiska konsekvenser.
Om tjänster som gäller inhämtande av handlingar som gäller en person eller av adressuppgifter begränsas till att gälla särskilda skäl, minskar antalet fall. I motsvarande mån minskar de intäkter som kommer in från tjänsten. Enligt en utredning som beskickningarna gjort finns det cirka ett tiotal länder som det inte går att få ut uppgifter från utan förmedling av en diplomatisk beskickning. År 2017 kom det in 1 198 nya ansökningar om inhämtande av handlingar eller adressuppgifter som gäller en person till utrikesministeriet. Antalet nya fall som blir anhängiga kan efter lagens ikraftträdande beräknas minska med 70–80 procent till följd av lagförslaget. Antalet fall uppskattas minska till cirka 200 per år, men uppskattningen är förenad med stor osäkerhet. För närvarande debiterar utrikesministeriet i enlighet med förordningen om avgifter för utrikesförvaltningens prestationer (377/2014) 100 euro för dessa tjänster. Därutöver tas det ut eventuella lokala omkostnader. Statens intäkter för tjänsten i fråga uppgick 2017 till 34 500 euro. Intäkterna av tjänsten påverkas av att inte alla ansökningar som kommit in under ett år får svar och de då inte heller debiteras under samma år. Intäkterna från tjänsten minskar med uppskattningsvis 15 000 euro per år, om bedömningen att antalet fall går ner till 200 per år visar sig vara korrekt. Å andra sidan kan en begränsning av tjänster för inhämtande av handlingar som gäller en person eller adressuppgifter till särskilda skäl ge en indirekt kostnadsinbesparing när det administrativa arbetet minskar både i utrikesministeriet och i beskickningarna.
En begränsning av tjänsten för inhämtande av handlingar som gäller en person eller adressuppgifter till särskilda skäl får också ekonomiska konsekvenser för dem som anlitar tjänsten, dvs. för finska medborgare och i Finland stadigvarande bosatta utlänningar. De ekonomiska konsekvenserna beror på om en person själv kan sköta sitt ärende eller om personen blir tvungen att vända sig till ett ombud för att få ärendet åtgärdat, då kostnaderna ofta kan bli klart högre än de 100 euro som utrikesministeriet debiterar.
Förenklade administrativa förfaranden i samband med notariella tjänster kan bedömas ge kostnadsinbesparingar i någon mån i och med att det administrativa arbetet minskar både i utrikesministeriet och på beskickningarna.
Till övriga delar är propositionen möjliggörande och får inga större ekonomiska konsekvenser. Propositionen gör det möjligt för utrikesministeriet att lägga ut vissa notariella tjänster som beskickningarna tillhandahåller och biträdande uppgifter i samband med det till en extern tjänsteleverantör. Möjligheten att lägga ut tjänster blir under åren efter lagens ikraftträdande dock aktuell endast i en del beskickningar. De primära målen med denna möjlighet är att möjliggöra tillgång till notariella tjänster exempelvis i länder där Finland inte alls har någon beskickning och att för förmedling till en finsk beskickning lämna in utländska handlingar som ska legaliseras i samband med en ansökan om uppehållstillstånd eller om visum till samma externa tjänsteleverantör som den egentliga ansökan lämnas in till. Meningen är att utrikesministeriet som tjänsteuppdrag ska utbilda och vägleda den externa tjänsteleverantörens personal.
En extern tjänsteleverantör är en kommersiell aktör som ingår avtal ur affärsekonomiskt perspektiv och alltså överväger huruvida den ska ingå ett avtal med utrikesministeriet. En tjänsteleverantör ska i enlighet med vad som avtalas med utrikesministeriet ha rätt att ta ut en skälig serviceavgift för att tillhandahålla notariella tjänster och förmedla legaliseringsansökningar till en beskickning. En utläggning av uppgifter får således ekonomiska konsekvenser för dem som anlitar tjänsterna, för de blir tvungna att i stället för de 30 euro som en beskickning tar ut för de notariella tjänsterna betala den serviceavgift den externa tjänsteleverantören debiterar. För mottagande och förmedling till en beskickning av en legaliseringsansökan betalar kunden för legaliseringen utöver handläggningsavgiften på 30 euro i enlighet med avgiftsförordningen den externa tjänsteleverantörens serviceavgift.
Med beaktande av att en utläggning av notariella tjänster och biträdande uppgifter som gäller mottagande och förmedling av utländska handlingar som ska legaliseras i praktiken endast kommer att rikta sig till enstaka beskickningar och länder torde de ekonomiska konsekvenserna bli ringa.
Som helhet betraktat bedöms propositionens ekonomiska konsekvenser vara ringa och i någon mån minska statens utgifter.
De ändringar av rutinerna för tillhandahållande av konsulära tjänster som föreslås i lagförslaget gör dessa tjänster i utrikesförvaltningen allmänt taget effektivare och underlättar de administrativa förfarandena i sammanhanget.
Den utläggning av vissa notariella tjänster som föreslås i lagförslaget gör det möjligt att tillhandahålla notariella tjänster utomlands mera flexibelt och effektivt, särskilt i länder där Finland inte har någon egen beskickning eller där kundernas faktiska möjligheter att resa till en beskickning i ett annat land för att få notariella tjänster är dåliga. I det fallet att en extern tjänsteleverantör kan producera sådana notariella tjänster som avses i lagen om konsulära tjänster exempelvis i ett land där Finland inte har någon egen beskickning blir både tillgången och tillgängligheten till notariella tjänster rentav bättre. Det bör dock påpekas att det finska beskickningsnätverket är relativt täckande och att notariella tjänster finns att tillgå vid 80 beskickningar. Tillgången på finska notariella tjänster utomlands kan alltså redan i dagsläget anses vara relativt bra. En utläggning av biträdande uppgifter i anknytning till legalisering av utländska handlingar gör skötseln av ärenden som gäller inreseärenden och legalisering av utländska handlingar i sin helhet smidigare. I bedömningen av propositionens konsekvenser bör det dock beaktas att de tar sig olika uttryck i olika länder, eftersom en utläggning av tjänster ska avtalas som enskilda fall. Vidare påverkar den externa tjänsteleverantörens möjligheter att till utrikesministeriet producera tjänster i enlighet med lagen om konsulära tjänster i vilken omfattning en utläggning av tjänster kan avtalas.
När lagförslaget genomförs ska behov och efterfrågan på notariella tjänster i olika stater beaktas. En utläggning av tjänster påverkas också av de externa tjänsteleverantörernas möjligheter att tillhandahålla notariella tjänster. Diskussionerna under beredningen ger vid handen att möjligheten att lägga ut tjänster under åren efter lagens ikraftträdande endast tas i bruk i några beskickningar. En utläggning av notariella tjänster blir aktuell endast i enstaka fall och av uppgifter som gäller mottagande och förmedling av utländska handlingar som ska legaliseras i inledningsskedet endast i vissa regioner, exempelvis i Mellanöstern inom verksamhetsområdet för Finlands beskickning i Ankara.
Som helhet sett är propositionens samhälleliga konsekvenser inte omfattande.
Konsekvenser för mottagare av konsulära tjänster
Slopandet av kvarlåtenskapstjänster bedöms inte ha några större konsekvenser för mottagarna av konsulära tjänster eftersom antalet kvarlåtenskapsärenden i utrikesförvaltningen har minskat avsevärt de senaste åren. I regel sköts kvarlåtenskapsärenden utomlands med hjälp av lokala ombud eller direkt med de lokala myndigheterna.
Begränsandet av tjänster som gäller inhämtande av handlingar om en person eller av adressuppgifter till att endast omfatta särskilda skäl innebär att medborgare som behöver få dessa uppgifter från utlandet, exempelvis för bouppteckningar, i regel blir tvungna att själva eller via ombud sköta sitt ärende direkt med den utländska behöriga myndigheten. Då blir sannolikt också kostnaderna större än den behandlingsavgift (100 euro) som utrikesministeriet i dag debiterar för att sköta ett ärende.
Inhämtande utomlands av handlingar som gäller en person eller adressuppgifter underlättas av att både utrikesministeriet och beskickningarna också framöver i enlighet med sin rådgivningsskyldighet enligt 5 § i lagen om konsulära tjänster ger kunderna råd om hur sådana här ärenden ska skötas och förmedlar kontaktinformation till lokala behöriga myndigheter och ombud.
Den föreslagna ändringen i lagen om konsulära tjänster om utläggning av notariella tjänster gör det möjligt att få tillgång till notariella tjänster exempelvis i sådana länder där Finland inte har någon beskickning alls. Finlands beskickningsnätverk kan anses vara relativt täckande, eftersom det i över 80 stater finns beskickningar som tillhandahåller konsulära tjänster. I en del länder, där Finland inte har någon beskickning, finns det dock ett behov av finska notariella tjänster.
I praktiken betjänar en utläggning av notariella tjänster finländska företag och det kan komma i fråga särskilt i regioner där Finland inte har någon beskickning, men där det inom samma region finns en sådan finländsk aktör som inom ramen för sitt servicenätverk har möjlighet att tillhandahålla notariella tjänster utomlands, exempelvis Business Finland.
En utläggning av biträdande uppgifter i samband med legalisering av utländska handlingar innebär att det blir mera flexibelt att sköta ärenden för kunder som behöver beskickningens legalisering av en utländsk handling till exempel i samband med ett ärende som gäller ansökan om uppehållstillstånd.
Ändringen av lagen om konsulära tjänster främjar det allmänna målet att producera konsulära tjänster i beskickningsnätet och i utrikesministeriet flexibelt, ekonomiskt och effektivt.
Begränsandet av tjänster som gäller inhämtande av handlingar som gäller en person till att endast omfatta särskilda skäl minskar mängden administrativt arbete både i ministeriet och i beskickningarna.
De i propositionen föreslagna ändringarna och anknytande ändringar i rutinerna gör tillhandahållandet av notariella tjänster smidigare och minskar mängden administrativt arbete i utrikesförvaltningen i samband med det. Propositionen skapar också bättre verksamhetsbetingelser för beskickningarna, i den mån notariella tjänster kan läggas ut exempelvis när det gäller särskilt överbelastade beskickningar, så att personalen i högre grad kan fokusera på kärnuppgifterna inom beskickningens verksamhetsområde.
Ändringen i lagen om konsulära tjänster förutsätter att anställda vid utrikesförvaltningen och externa tjänsteleverantörer utbildas och att allmänheten informeras. För utrikesministeriet innebär en utläggning av tjänster också att ministeriet måste övervaka den utlagda verksamheten. Det tilläggsarbete detta förorsakar utrikesförvaltningen uppskattas dock inte bli särskilt stort.
Förslaget till ändring av lagen om konsulära tjänster har beretts vid utrikesministeriet.
Under beredningen har representanter för finansministeriet, justitieministeriet, Befolkningsregistercentralen, magistraten och Migrationsverket hörts.
Propositionen var på remiss hos arbets- och näringsministeriet, finansministeriet, inrikesministeriet, justitieministeriet, social- och hälsovårdsministeriet, Befolkningsregistercentralen, Business Finland, Centralen för turistfrämjande, Dataombudsmannen, Evangelisk-lutherska kyrkan, Finansbranschens Centralförbund, Finlands Advokatförbund, Finlands Begravningsbyråers Förbund, Finlands Röda Kors, Finland-Samfundet inkl. Utlandsfinländarparlamentet, Förhandlingsorganisationen för offentliga sektorns utbildade FOSU rf, Kaapatut lapset ry, Konkurrens- och konsumentverket, Kyrkostyrelsen, Magistraten i Helsingfors, Magistraten i Västra Finland, enheten i Jakobstad, Migrationsverket, Regionförvaltningsverket, Resebyråbranschens förbund i Finland, Rädda Barnen rf, Statskontoret, Trafi, Ulkoasiainhallinnon virkailijayhdistys UHVY - Utrikesförvaltningens tjänstemannaförening UHVY ry, VisitFinland. Ytterligare ombads de finska beskickningarna yttra sig.
Det kom in 17 yttranden om propositionen. Utrikesministeriet har gjort en sammanfattning av remissresponsen (PCOTQ245-9, 19.9.2018). Vidare yttrade sig 25 finska beskickningar om propositionen.
Kommentarerna var i huvudsak positiva. Enligt remissinstanserna är reformen aktuell och behövlig. Man förhöll sig också i huvudsak positivt till förslagen i propositionen.
Flera remissinstanser understödde förslaget att utrikesministeriet kan avtala om överföring av vissa notariella tjänster till en extern tjänsteleverantör. Möjligheten att lägga ut tjänster ansågs ge mera flexibla möjligheter att få tjänster utomlands. Understöd fick också förslaget att utrikesministeriet kan avtala om överföring till externa tjänsteleverantörer av uppgiften att ta emot och vidareförmedla utländska handlingar i samband med legalisering.
Det har gjorts en del ändringar och kompletteringar i lagförslaget och motiveringarna utifrån de anmärkningar som framförts i remissvaren.
Den fortsatta beredningen av propositionen har gjorts vid utrikesministeriet.
12 §.Bistånd till nödställda. Enligt förslaget kan hemresan för nödställda ordnas också till något annat land än Finland och det är därför inte längre nödvändigt att nämna till vilken stat en hemresa kan ordnas. På grund av ändringen finns det inte längre något behov av att separat reglera hemresan för icke-företrädda unionsmedborgare, utan det förfarande som föreskrivs i paragrafen kan tillämpas också på dem.
26 §.Meddelande om kvarlåtenskap till arvinge. Enligt förslaget slopas tillhandahållandet av de kvarlåtenskapstjänster som föreskrivs i paragrafen. Bestämmelsen upphävs.
27 §.Andra uppgifter i anslutning till kvarlåtenskap. Enligt förslaget slopas tillhandahållandet av de kvarlåtenskapstjänster som föreskrivs i paragrafen. Bestämmelsen upphävs.
30 §.Inhämtande av handlingar eller adressuppgifter om personer. Enligt förslaget ska paragrafen ändras så att dessa tjänster tillhandahålls endast av särskilda skäl. Särskilda skäl föreligger till exempel när myndigheten i en främmande stat i enlighet med sin egen nationella lagstiftning inte ger ut handlingar som gäller en person eller adressuppgifter till andra än diplomatiska myndigheter. Även framöver är det en förutsättning för att få dessa tjänster att inhämtandet av en handling eller adressuppgift är motiverad för att tillgodose en sådan persons eller sammanslutnings intressen, rättigheter eller skyldigheter som avses i 2 § 1 mom. i lagen om konsulära tjänster. Utrikesministeriet och beskickningarna ger också framöver andra myndigheter och offentligrättsliga samfund som handräckning tjänster som gäller inhämtande av handlingar som gäller en person eller av adressuppgifter.
33 §.Personer som tillhandahåller notariella tjänster vid en beskickning. Det föreslås att paragrafens rubrik ändras. Den som tjänstgör vid en beskickning och tillhandahåller notariella tjänster är inte notarius publicus och därför behöver paragrafens rubrik preciseras.
Det föreslås att paragrafens 1 mom. ändras så att de notariella uppgifter som nämns i lagens 34 § i beskickningen kan skötas av beskickningschefen och av en av chefen förordnad person som tjänstgör vid beskickningen. Det ska inte heller krävas finskt medborgarskap av denna person. Enligt förslaget slopas den rätt att utföra notariella uppgifter som grundar sig på tjänsteställning eller på bemyndigande av utrikesministeriet.
Enligt förslaget slopas också möjligheten enligt paragrafens 2 mom. att begränsa en vid beskickningen tjänstgörande persons rätt att sköta notariella uppgifter som föreskrivs i lagen om konsulära tjänster.
Det föreslås att ordalydelsen i paragrafens 3 mom. preciseras så att den motsvarar den nya ordalydelsen i 33 §. I sak inverkar ändringen inte på bemyndigandet i notariella ärenden av honorärkonsuler.
34 §.Notariella tjänster som tillhandahålls vid beskickningar. Det föreslås att paragrafens rubrik ändras så att den motsvarar ordalydelsen i 33 §. I sak inverkar rubrikändringen inte på paragrafens innehåll.
35 §.Vägran att vidta notariella åtgärder.
Det föreslås att paragrafens rubrik ändras så att rätten att vägra vidta åtgärder inte längre nämns specifikt. Samtidigt preciseras det att vägran gäller notariella åtgärder. När kriterierna för vägran uppfylls är beskickningen skyldig att vägra vidta en notariell åtgärd.
Det föreslås att det till paragrafen fogas ett nytt 2 mom. där det föreskrivs om negativa beslut i notariella ärenden när det föreligger en sådan grund för vägran som avses i 1 mom. En beskickning kan genom beslut styrka en vägran att vidta en notariell åtgärd. Beslutet ska enligt förslaget delges i enlighet med förvaltningslagen (434/2003).
11 a kap.Överföring till en extern tjänsteleverantör av uppgifter som hör till utrikesministeriet och beskickningarna och som gäller konsulära tjänster
38 a §.Överföring av notariella tjänster till en extern tjänsteleverantör. I paragrafens 1 mom. föreskrivs om en möjlighet för utrikesministeriet att för viss tid eller tills vidare avtala med en extern tjänsteleverantör om överföring av vissa notariella uppgifter som hör till beskickningar, om det är behövligt på grund av den regionala tillgången på dessa tjänster eller av någon annan orsak som beror på lokala förhållanden.
En utläggning av notariella tjänster kan enligt förslaget avtalas, om det behövs på grund av den regionala tillgången på dessa tjänster. En sådan situation föreligger till exempel när Finland inte har någon beskickning i landet i fråga medan en extern tjänsteleverantör har möjlighet att i detta land tillhandahålla nedan i 2 mom. föreskrivna notariella tjänster.
Med andra orsaker som beror på lokala förhållanden avses till exempel sådana som påverkar en beskicknings verksamhet, exempelvis när beskickningens verksamhetsområde som region är av en sådan karaktär att beskickningens resurser behöver koncentreras på skötsel av kärnuppgifterna, såsom att bistå nödställda. Med en utläggning av notariella tjänster till en extern tjänsteleverantör kan en beskicknings verksamhetsförutsättningar som tillhandahållare av konsulära tjänster tryggas och samtidigt tryggas tillgången på notariella tjänster i sådana beskickningar.
En extern tjänsteleverantör bör ha tillräcklig utbildning och sakkunskap för uppgiften och dess servicenätverk förutsättningar att tillhandahålla notariella tjänster utomlands. Tjänsteleverantören bör vara en nationell aktör med regionalt nätverk förutom i Finland även utomlands. Vidare får inte tjänsteleverantörens övriga uppgifter eller verksamhetens karaktär äventyra en korrekt skötsel av tillhandahållandet av notariella tjänster utomlands. Meningen är att kompetensen hos en extern tjänsteleverantörs anställda som sköter notariella uppgifter ska säkerställas och upprätthållas genom utbildning och vägledning av utrikesministeriet.
I paragrafens 2 mom. ska enligt förslaget uttömmande föreskrivas om de notariella tjänster som kan överföras till en extern tjänsteleverantör.
I punkt 1 i momentet föreskrivs att en extern tjänsteleverantör kan ha i uppgift att styrka underskrifter. Vid styrkande av en underskrift tar man inte ställning till innehållet i en handling eller till att formkraven för handlingen uppfylls utan man övervakar att det är en bestämd därtill berättigad fysisk person som undertecknar handlingen. Uppgiften förutsätter att undertecknarens identitet kontrolleras. Identiteten ska enligt 3 § i lagen om konsulära tjänster kontrolleras med identitetshandlingar enligt eller på något annat jämförbart tillförlitligt sätt.
I punkt 2 föreskrivs att en extern tjänsteleverantör kan ha i uppgift att styrka kopior av handlingar. Vid styrkande av kopior tar man inte ställning till innehållet i en handling utan man tar en kopia av den ursprungliga handling som kunden tillhandahåller och intygar därefter på kopian att den är kopierad från den ursprungliga handlingen.
I punkt 3 föreskrivs att en extern tjänsteleverantör kan ha i uppgift att legalisera utländska handlingar. Enligt 10 kap. 34 § 2 mom. 2 punkten i lagen om konsulära tjänster kan en finsk beskickning styrka, om något internationellt fördrag som är bindande för Finland inte ställer hinder för detta, en underskrift i en handling eller ett intyg som utfärdats av en myndighet inom beskickningens verksamhetsområde och undertecknarens tjänsteställning, om beskickningen har ett adekvat namnteckningsprov, uppgift om undertecknarens tjänsteställning samt prov på myndighetens stämpel.
Med legalisering av en handling styrker man att myndigheten i den främmande stat som har utfärdat handlingen har den tjänsteställning som anges i handlingen och i den egenskapen vid tidpunkten för utfärdandet av handlingen varit behörig att utfärda handlingen.
Ett legaliseringsbeslut tar ställning till förutsättningarna för legalisering av en handling, däremot inte till riktigheten i handlingens innehåll eller vilken rättsverkan handlingen eventuellt får.
Det är tänkt att en extern tjänsteleverantör ska ha i uppgift att vidimera det lokala utrikesministeriets legalisering så att leverantören jämför den underskrift och stämpel som tjänstemannen vid det lokala utrikesministeriet lämnat in med de underskrifts- och stämpelprover som tillställts den externa tjänsteleverantören. Uppgiften förutsätter att underskrifts- och stämpelprover från den främmande statens utrikesministerium av finska utrikesministeriet lämnas till den externa tjänsteleverantören som i sin tur före en legalisering ska jämföra underskrift och stämpel med proverna. Anteckningen om legalisering i en utländsk handling grundar sig på jämförelsen av underskrifter och stämplar. Det måste ingås ett separat avtal mellan utrikesministeriet och en extern tjänsteleverantör om användningen av en legaliseringsstämpel.
I paragrafens 3 mom. föreskrivs att en extern tjänsteleverantör måste överväga om den ska vägra vidta en notariell åtgärd. Vägransgrunderna är enligt förslaget desamma som i 35 § föreskrivs för en beskickning. Negativa beslut i notariella ärenden kan bedömas inbegripa prövningsrätt i någon mån. Prövningsrätt utövas dock inom ramen för kriterierna enligt 35 §.
I paragrafens 4 mom. föreskrivs att en extern tjänsteleverantör ska meddela beslut om vägran när en vägransgrund enligt 3 mom. föreligger. Den externa tjänsteleverantören ska enligt förslaget delge beslutet i enlighet med förvaltningslagen (434/2003).
I paragrafens 5 mom. föreskrivs att en anställd hos en extern tjänsteleverantör ska ha tillräcklig utbildning och sakkunskap för att utföra notariella uppgifter. Personalens kompetens hos den externa tjänsteleverantören ska säkerställas och upprätthållas med utbildning och vägledning från utrikesministeriet och beskickningen.
I paragrafens 6 mom. föreskrivs att rätten för en anställd hos en extern tjänsteleverantör att utföra notariella uppgifter ska grunda sig på ett separat bemyndigande av utrikesministeriet, utöver själva avtalet om överföring av uppgifter mellan utrikesministeriet och den externa tjänsteleverantören. I bemyndigandet ska de uppgifter specificeras som en anställd hos en extern tjänsteleverantör ska ha rätt att utföra. Ett bemyndigande av utrikesministeriet eller en beskickning att sköta notariella uppgifter ska vid behov kunna återtas. Ett återtagande av ett bemyndigande kan komma i fråga till exempel om man märker att en person trots utbildning och instruktioner inte har tillräcklig förmåga och kompetens för de notariella uppgifter som personen bemyndigats att sköta. Informationen om förekomsten av ett avtal mellan utrikesministeriet och en extern tjänsteleverantör ska publiceras på utrikesministeriets och på den externa tjänsteleverantörens webbplats.
38 b §.Överföring till en extern tjänsteleverantör av uppgiften att ta emot och vidareförmedla handlingar i samband med legalisering av utländska handlingar. Enligt förslaget ska utrikesministeriet under särskilda omständigheter eller om det behövs på grund av någon annan orsak som beror på lokala förhållanden få avtala för viss tid eller tills vidare om överföring till en extern tjänsteleverantör av biträdande uppgifter i samband med mottagande av ansökningar om legalisering av utländska handlingar och förmedling av dem till en beskickning.
Med särskilda omständigheter avses sådana där biträdande uppgifter i samband med ansökningar om uppehållstillstånd eller om visum med stöd av utlänningslagen har överförts till en extern tjänsteleverantör. Mottagandet av ansökningar om legalisering av utländska handlingar och förmedling av dem till en beskickning kan läggas ut inom samma beskickningars verksamhetsområde där uppgifter i anknytning till mottagandet av ansökningar om uppehållstillstånd eller om visum har lagts ut. Det är emellertid inte meningen att biträdande uppgifter som gäller legalisering av en utländska handlingar ska begränsas endast till handlingar som gäller legalisering i samband med uppehållstillstånd, utan utläggningen avser också omfatta andra ansökningar om legalisering av utländska handlingar än sådana som anknyter till ansökningar om uppehållstillstånd eller om visum inom de verksamhetsområden där det har avtalats om utläggning av tjänster.
I det fallet att ett avtal inom en beskicknings verksamhetsområde mellan utrikesministeriet och en extern tjänsteleverantör om biträdande uppgifter i samband med ansökan om uppehållstillstånd eller om visum upphör, måste också avtalets giltighetstid enligt föreslagna 38 b § bedömas på nytt.
Det är frågan om en alternativ möjlighet för kunden att lämna in en utländsk handling till en extern tjänsteleverantör för vidarebefordran till en beskickning för legalisering. Kunden har då kvar möjligheten att sköta legaliseringen av den utländska handlingen också direkt med beskickningen.
Med andra orsaker som beror på lokala förhållanden avses till exempel situationer där det vore naturligt att lämna en utländsk handling till en sådan extern tjänsteleverantör som avses i utlänningslagen och där det skulle försnabba beskickningens behandling av ärenden som gäller legalisering av utländska handlingar särskilt i länder med dåliga trafikförbindelser och osäker postgång. Den externa tjänsteleverantören ska enligt förslaget i dessa situationer vara en sådan som sköter de uppgifter som föreskrivs i 28 och 69 c § i utlänningslagen, även om mottagande av ansökningar om uppehållstillstånd eller om visum inte har överförts till den aktören inom den berörda beskickningens område.
I paragrafens 2 mom. föreskrivs uttömmande om de biträdande uppgifter som kan överföras till en sådan extern tjänsteleverantör som avses i 1 mom.
En extern tjänsteleverantör kan ges i uppgift att ta emot och till en beskickning vidareförmedla utländska handlingar som ska legaliseras och handläggningsavgiften för legaliseringen. Det är fråga om en biträdande uppgift av teknisk karaktär där handlingen och handläggningsavgiften tas emot och förmedlas till en beskickning. Avsikten med bestämmelsen är att den externa tjänsteleverantören ska ta emot handläggningsavgiften samtidigt med den utländska handlingen som ska legaliseras. Bestämmelser om handläggningsavgifter för legalisering finns i utrikesministeriets förordning om avgifter för utrikesförvaltningens prestationer (377/2014). Utrikesministeriet och beskickningarna ska följaktligen se till att externa tjänsteleverantörer av kunden tar emot rätt handläggningsavgift enligt avgiftsförordningen och är medvetna om i vilka situationer behandlingen av ett legaliseringsärende enligt lag är avgiftsfri.
Det är utrikesministeriets uppgift att i samband med att avtalet upprättas säkerställa att redovisningen till staten för handläggningsavgiften avtalas tillräckligt noggrant så att den sker regelbundet och på det sätt man enligt lagen om statsbudgeten (423/1988) och förordningen om statsbudgeten (1253/1992) ska gå till väga när det gäller statens betalningsrörelse.
En bestämmelse om externa tjänsteleverantörers rätt att utöver handläggningsavgiften till den finska beskickningen ta ut en serviceavgift tas in i föreslagna 38 c §.
I paragrafens 3 mom. föreskrivs att externa tjänsteleverantörers personalkompetens ska säkerställas och upprätthållas genom utbildning och vägledning av utrikesministeriet och beskickningarna.
38 c §.Serviceavgift. I paragrafen föreskrivs enligt förslaget om externa tjänsteleverantörers rätt att ta ut serviceavgift för tjänsten, förutsatt att detta har avtalats mellan utrikesministeriet och tjänsteleverantören. En serviceavgift ska vara skälig och stå i rätt proportion till den externa tjänsteleverantörens kostnader för skötseln av de uppgifter som lagts ut till den.
När det gäller uppgiften att ta emot och vidareförmedla handlingar i samband med legalisering av utländska handlingar bör det vid en bedömning av serviceavgiften beaktas att mottagande av en ansökan om uppehållstillstånd eller om visum förutsätter att den utländska handlingen först har legaliserats. Den externa tjänsteleverantören ska följaktligen förmedla den utländska handlingen som ska legaliseras till beskickningen för legalisering innan den tar emot ansökan om uppehållstillstånd eller om visum och det ger upphov till separata kostnader. Mottagande och vidareförmedling till en beskickning av en utländsk handling för legalisering kräver följaktligen sådana åtgärder av den externa tjänsteleverantören som inte kan kopplas samman med mottagandet av ansökan om uppehållstillstånd eller om visum. Därför är serviceavgiften som föreslås i paragrafen inte sekundär i förhållande till den serviceavgift som föreskrivs i 69 d § i utlänningslagen.
38 d §.En extern tjänsteleverantörs verksamhetsområde. I paragrafen föreskrivs om en extern tjänsteleverantörs verksamhetsområde. En extern tjänsteleverantör är enligt förslaget behörig att utföra överförda uppgifter endast inom det verksamhetsområde som fastställts för leverantören i ett avtal. Paragrafen syftar till att säkerställa att en extern tjänsteleverantör till exempel i ärenden som gäller legalisering av en utländsk handling kan legalisera underskrifter endast av de behöriga myndigheterna inom sitt verksamhetsområde.
38 e §.Förutsättningar för utläggning av uppgifter. Paragrafen föreslås komplettera bestämmelserna i 38 a och 38 b § om externa tjänsteleverantörer och om förutsättningarna för utläggning av uppgifter .
I paragrafens 1 mom. föreskrivs om de förutsättningar som juridiska personer som avses i 38 a och 38 b § ska uppfylla innan ett avtal om utläggning av uppgifter ingås.
I punkt 1 i momentet föreskrivs att en extern tjänsteleverantör i sin verksamhet ska iaktta god förvaltningssed. En extern tjänsteleverantörs verksamhet ska så långt som möjligt motsvara det finländska förvaltningsförfarandet också när det är fråga om en utländsk tjänsteleverantör. Utrikesministeriet ger vägledning och utfärdar bestämmelser om rutiner och förfaranden som en extern tjänsteleverantör ska följa i skötseln av utlagda uppgifter.
I punkt 2 förutsätts att de som ansvarar för sådana juridiska personers verksamhet som avses i 38 a och 38 b § och de anställda ska konstateras vara tillförlitliga. Dessutom ska dessa personer ha fått utbildning uttryckligen för att sköta de uppgifter som lagts ut. En extern tjänsteleverantör ska för utrikesministeriet påvisa sin personals tillförlitlighet. Personer som medverkar i en extern tjänsteleverantörs verksamhet ska bland annat vara kontrollerade med avseende på anteckningar i straffregistret. Även andra register, såsom kredit- och utmätningsregister, kan komma i fråga i bedömningen av en persons tillförlitlighet. En extern tjänsteleverantör ska försäkra sig om sin personal i det avseendet och påvisa för utrikesministeriet att personalens tillförlitlighet har kontrollerats.
Utrikesministeriet ska också se till att en extern tjänsteleverantörs personal förbinder sig till att i sina uppgifter följa dataskyddsregleringen. EU:s allmänna dataskyddsförordning är direkt tillämplig rätt i EU-länderna. I avtalet mellan utrikesministeriet och en extern tjänsteleverantör bör det krävas att den externa tjänsteleverantören i sina uppgifter följer dataskyddsregleringen.
En extern tjänsteleverantör har vid utförandet av en överförd uppgift i de utläggningsfall som föreslås i propositionen inte tillträde till utrikesförvaltningens personregister som gäller konsulära tjänster och utförandet av de överförda uppgifterna förutsätter inte heller att uppgifter från dessa register lämnas ut till tjänsteleverantören. Vid utförandet av en överförd uppgift som avses i denna proposition behandlar externa tjänsteleverantörer endast uppgifter som kunden ger dem och som exempelvis framgår av den utländska handling som ska legaliseras. Följaktligen överförs inte personuppgifter i utrikesförvaltningens personregister som gäller konsulära tjänster till en extern tjänsteleverantör i de utläggningsfall som föreslås i propositionen.
I punkt 3 förutsätts det att externa tjänsteleverantörer har sådana säkra lokaler och sådan funktionsberedskap som en korrekt skötsel av uppgifterna kräver. Utrikesministeriet bör förvissa sig om dessa omständigheter när avtal ingås med externa tjänsteleverantörer.
I punkt 4 förutsätts att en extern tjänsteleverantörs personal förbinder sig att i sina uppgifter följa utrikesministeriets anvisningar om förfaranden och annat i samband med skötseln av uppgifterna. Genom utrikesministeriets vägledning och bestämmelser ska de rutiner och förfaranden säkerställas enligt vilka en extern tjänsteleverantör i skötseln av utlagda uppgifter ska bedriva sin verksamhet.
38 f §.En extern tjänsteleverantörs skyldigheter. I paragrafen föreskrivs om en sådan i 38 a § 1 mom. avsedd extern tjänsteleverantörs skyldigheter som tillhandahåller notariella tjänster.
Paragrafens 1 mom. gäller en i 38 a § 1 mom. avsedd extern tjänsteleverantörs och dess anställdas skyldighet att i tillhandahållandet av notariella tjänster iaktta allmänna förvaltningslagarna. Notariella tjänster som läggs ut på externa tjänsteleverantörer är offentliga förvaltningsuppgifter och följaktligen blir enligt grundlagsutskottets praxis de allmänna förvaltningslagarna tillämpliga utan särskilda bestämmelser (t.ex. GrUU 3/2009/ rd, s. 5/I och GrUU 20/2006 rd, s. 2/II).
Nu föreslås det emellertid i propositionen att det i informativt syfte skrivs in en separat bestämmelse om att en extern tjänsteleverantör i skötseln av uppgifter ska iaktta vad som föreskrivs i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), i lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003), i förvaltningslagen (434/2003), i språklagen (1086/2003) och i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Vidare föreskrivs det i paragrafen om en extern tjänsteleverantörs straffrättsliga ansvar. Bestämmelsen behövs med hänsyn till grundlagsutskottets utlåtandepraxis (GrUU 16/2016 rd).
38 g §.Övervakning av utlagd verksamhet. I paragrafen föreskrivs om utrikesministeriets och beskickningarnas skyldighet att övervaka utlagd verksamhet och att vid behov göra kontroller i externa tjänsteleverantörers lokaler för att säkerställa att avtalet följs. Den primära övervakaren av utlagd verksamhet är den beskickning inom vars verksamhetsområde verksamhet bedrivs. En beskickning ska utan dröjsmål till utrikesministeriet förmedla information om brister och annat som observerats i övervakningen. Den övervakning som avses i paragrafen ska omfatta all verksamhet och också verksamhetens kvalitet.
38 h §.Hävning av avtal. Det föreskrivs i paragrafen att ett avtal om utläggning av tjänster ska hävas om en extern tjänsteleverantör inte följer bestämmelserna i denna lag eller i avtalet mellan utrikesministeriet och tjänsteleverantören eller om det uppkommer någon annan särskild orsak för hävande av avtalet. En särskild orsak kan exempelvis vara att förtroendet för en extern tjänsteleverantörs verksamhet avsevärt har försämrats.
43 §. Ändringssökande. Det föreslås att det till paragrafen fogas ett nytt 2 mom. där det föreskrivs om omprövning av och ändringssökande i beslut som gäller notariella ärenden.
I momentet föreskrivs om begäran om omprövning av och sökande av ändring i ett beslut som en beskickning eller en extern tjänsteleverantör meddelat i ett notariellt ärende. Den som är missnöjd med ett vägransbeslut av en beskickning eller en extern tjänsteleverantör i ett notariellt ärende får begära ändring hos utrikesministeriet på det sätt som anges i förvaltningslagen. En begäran om omprövning kan också lämnas till beskickningen som förmedlar den vidare till utrikesministeriet. Utrikesministeriet avgör en begäran om omprövning som gäller ett beslut av en beskickning eller av en extern tjänsteleverantör. I ett beslut om begäran om omprövning får ändring sökas genom att anföra besvär hos förvaltningsdomstolen på det sätt som anges i förvaltningsprocesslagen. Över ett beslut av förvaltningsdomstolen får besvär anföras endast om högsta förvaltningsdomstolen beviljar besvärstillstånd. Med beaktande av att den rättsliga sakkunskapen och också den juridiskt-administrativa kompetensen i frågan huvudsakligen finns hos utrikesministeriet har det i dessa fall ansetts ändamålsenligt att koppla besvärsrutten till utrikesministeriet.
46 §.Övergångsbestämmelse. Med de motiveringar som framförts ovan i 26 och 27 § läggs tillhandahållandet av tjänster som gäller kvarlåtenskap ned. I och med att tjänsterna som gäller kvarlåtenskap läggs ned sköter beskickningarna inte längre sådana uppgifter som avses i paragrafens övergångsbestämmelse. Det föreslås att bestämmelsen upphävs.
Lagen om ändring av lagen om konsulära tjänster föreslås träda i kraft den 1 maj 2019.
Överföring av offentliga förvaltningsuppgifter till andra än myndigheter
3.1.1 Överföring till en extern tjänsteleverantör av vissa notariella tjänster som föreskrivs i lagen om konsulära tjänster
Bestämmelser om de uppgifter som hör till notarius publicus finns i lagen om notarius publicus. De finska beskickningarna sköter i enlighet med lagen om konsulära tjänster vissa notariella uppgifter som hör till notarius publicus.
Det föreslås i propositionen att utrikesministeriet får avtala med externa tjänsteleverantörer om utläggning av vissa notariella uppgifter som enligt lagen om konsulära tjänster hör till de finska beskickningarna, om det behövs på grund av den lokala tillgången till dessa tjänster eller av någon annan orsak som beror på lokala förhållanden. De notariella uppgifter som enligt propositionen ska kunna läggas ut förtecknas uttömmande i 38 a § 2 mom. i lagen. De notariella uppgifter som kommer i fråga för att läggas ut är uppgifter som gäller styrkande av underskrift och av kopior av handlingar samt legalisering av utländska handlingar.
En extern tjänsteleverantör av de i propositionen föreslagna notariella tjänsterna ska enligt förslaget vara sammanslutningar som har tillräcklig sakkunskap och förutsättningar att inom ramen för sitt verksamhetsnätverk tillhandahålla finländare och finska sammanslutningar notariella tjänster utomlands.
Enligt grundlagens 124 § är det förbjudet att ge andra än myndigheter uppgifter som innebär betydande utövning av offentlig makt. Enligt förarbetena till grundlagsreformen ska som betydande utövning av offentlig makt betraktas t.ex. på självständig prövning baserad rätt att använda maktmedel eller att på något annat konkret sätt ingripa i en enskild persons grundläggande fri- och rättigheter (RP 1/1998 rd, s. 180 / II, GrUU 28/2001 rd, s. 5–6). Likaså har grundlagsutskottet ansett att förordnandet av administrativa påföljder innebär betydande utövning av offentlig makt (GrUU14/2013 rd och GrUU 57/2010 rd).
Frågan huruvida de notariella tjänster som beskickningarna tillhandahåller innebär betydande utövning av offentlig makt har i beredningen också utvärderats utifrån utredningen Omorganisering av notarius publicus uppgifter (Antti Kolehmainen, Matti Tolvanen; Julkisen notaarin tehtävien uudelleen organisointi, 2017). Utredningen anser att notarius publicus-uppgifter inte inbegriper betydande utövning av offentlig makt. Enligt den kan notarius publicus-verksamheten ses som en administrativ tjänst vars centrala uppgifter enligt lagen om notarius publicus inte ingår i de uppgifter som enligt 124 § i grundlagen endast får ges av myndigheter. Notarius publicus verksamhet syftar till att främja och smidiggöra verkställandet av privaträttsliga rättshandlingars rättsverkan eller tillgodoseendet av rättigheter i Finland eller utomlands. Därmed anses i utredningen privata aktörers verksamhet i notarius publicus-uppgifter inte utgöra ett direkt hinder som följer av de grundläggande fri- och rättigheterna. I rättslitteraturen har det ansetts att tjänster som accentuerat anknyter till tillgodoseende av privata intressen till karaktären inte i princip är offentliga förvaltningsuppgifter (Marietta Keravuori-Rusanen; Yksityinen julkisen vallan käyttäjänä – Valtiosääntöoikeudellinen tutkimus julkisen hallintotehtävän antamisesta muulle kuin viranomaiselle.) Helsingfors 2008, s. 257−259). Å andra sidan handlar notariella tjänster om en lagstadgad service på myndigheternas organiseringsansvar vars tillgodoseende kan bedömas vara en offentlig förvaltningsuppgift.
Av notarius publicus uppgifter är enligt den ovan nämnda utredningen bland annat de som gäller styrkande av underskrifter och av kopior av handlingar samt att bekräfta att en myndighet eller en person är behörig att företa en viss tjänsteåtgärd eller att någon har en viss tjänsteställning till karaktären sådana som enligt 124 § i grundlagen kunde läggas ut med stöd av lag, vilket innebär ett förvaltningsavtal mellan myndigheten och den privata aktören.
I den uppgift som gäller legalisering av utländska handlingar vidimeras en legalisering av utrikesministeriet i beskickningens verksamhetsområde genom en jämförelse mellan underskriften och stämpeln i handlingen av utrikesministeriets tjänsteman med underskrifts- och stämpelproverna. Uppgiften kan till sin karaktär anses jämförbar med den uppgift, där en bestämd persons tjänsteställning eller behörighet bekräftas.
Styrkande av underskrift, styrkande av kopia och legalisering av en utländsk handling utgår från en skriftlig utredning av kunden med stöd av vilken förvaltningsuppgiften kan utföras. I lagen om konsulära tjänster finns detaljerade bestämmelser om vägransgrunderna avseende notariella uppgifter.
De uppgifter som gäller styrkande av underskrifter och av kopior och legalisering av utländska handlingar bör inte anses innefatta sådan utövning av offentlig makt där man med stöd av lag eller förordning utfärdar förpliktande bestämmelser eller beslut om en annans intressen, rättigheter eller skyldigheter och de är inte heller till sin karaktär sådana att någon annans intresse eller rätt påverkas.
De uppgifter i lagen som föreslås läggas ut kan anses omfatta utövande av offentlig makt, dock inte sådan betydande utövning av offentlig makt som utgör hinder för utläggning av en förvaltningsuppgift genom avtal till en extern tjänsteleverantör. Uppgifterna bör dock bedömas som offentliga förvaltningsuppgifter.
Eftersom de notariella uppgifter som i propositionen föreslås läggas ut bör ses som offentliga förvaltningsuppgifter måste propositionen utvärderas med hänsyn till 124 § i grundlagen. Enligt den kan offentliga förvaltningsuppgifter anförtros andra än myndigheter endast genom lag eller med stöd av lag, om det behövs för en ändamålsenlig skötsel av uppgifterna och det inte äventyrar de grundläggande fri- och rättigheterna, rättssäkerheten eller andra krav på god förvaltning.
En förutsättning för en utläggning av tjänster är att den i överenstämmelse med grundlagens 124 § kan anses ändamålsenlig. Kravet på ändamålsenlighet i 124 § i grundlagen är ett juridiskt villkor och det måste från fall till fall bedömas om kravet uppfylls. Då måste man bland annat beakta vilken typ av förvaltningsuppgift det handlar om (se t.ex. GrUU 5/2014 rd, s. 3/I och GrUU 65/2010 rd, s. 2/II). Enligt förarbetena till grundlagen ska man vid bedömning av ändamålsenligheten uppmärksamma dels förvaltningens effektivitet och övriga interna behov, dels enskilda personers och sammanslutningars behov (GrUU 8/2014 rd). Dessutom har det i den juridiska litteraturen ansetts att ändamålsenligheten måste bedömas i varje enskilt fall då en offentlig förvaltningsuppgift föreslås bli anförtrodd någon utanför myndighetsorganisationen (GrUU 48/2010 rd).
I lagförslaget föreskrivs som förutsättning för utläggning av notariella tjänster regional tillgänglighet eller någon annan orsak som beror på lokala förhållanden och som specificeras närmare i paragrafens detaljmotivering.
I beskickningarna ökar ständigt efterfrågan på notariella tjänster som enligt lagen om konsulära tjänster ska tillhandahållas. Möjligheten att lägga ut notariella uppgifter som föreskrivs i lagen om konsulära tjänster till en extern tjänsteleverantör möjliggör smidigare tillgång till finska notariella tjänster utomlands till exempel i länder där Finland inte har någon egen beskickning. Möjligheten att lägga ut notariella uppgifter frigör när den förverkligas till exempel resurser hos vissa överbelastade beskickningar att riktas in på beskickningarnas kärnuppgifter, såsom att bistå nödställda.
Med stöd av det anförda bör det anses att möjligheten enligt propositionen att lägga ut vissa notariella tjänster som enligt lagen om konsulära tjänster hör till beskickningarna till andra än myndigheter kan anses nödvändig för ändamålsenlig skötsel av uppgiften på det sätt som avses i 124 § i grundlagen.
För att offentliga förvaltningsuppgifter ska kunna anförtros andra än myndigheter krävs det att detta inte äventyrar de grundläggande fri- och rättigheterna, rättssäkerheten eller andra krav på god förvaltning (GrUU 8/2014 rd).
En förvaltningsuppgift ses vid en bedömning som avser de grundläggande fri- och rättigheterna extensivt och då har kvaliteten på skötseln av uppgiften betydelse oavsett om den sköts av en myndighet eller någon annan aktör. De grundläggande fri- och rättigheterna, rättssäkerheten och kravet på god förvaltning kan i faktisk verksamhet av detta slag tillgodoses om bestämmelserna generellt sett är exakta och i övrigt tillbörliga och om de involverade är lämpliga och behöriga för sin uppgift. (GrUU 24/2001 rd, s. 4/II). Grundlagsutskottet har i sin tolkningspraxis ansett att tryggande av kraven på rättssäkerhet och god förvaltning på det sätt som avses i 124 § i grundlagen förutsätter att de allmänna förvaltningslagarna iakttas när ärenden behandlas och att de som handlägger ärenden handlar under tjänsteansvar (t.ex. GrUU 3/2009 rd, s. 4/II och GrUU 20/2006 rd, s. 2). Utskottet har konstaterat att de allmänna förvaltningslagarna på grundval av sina bestämmelser om tillämpningsområde, myndighetsdefinition eller kraven på en enskild att tillhandahålla språkliga tjänster också tillämpas på enskilda när de utför ett offentligt förvaltningsuppdrag.
Enligt lagförslaget kan en extern tjänsteleverantör som tillhandahåller notariella tjänster enligt lagen om konsulära tjänster endast vara en sammanslutning som har för uppgiften tillräcklig sakkunskap och tillräckliga resurser och vars övriga uppgifter inte äventyrar en korrekt skötsel av de notariella tjänsterna. I 52 § i lagförslaget hänvisas det till de allmänna förvaltningslagarna när det gäller en extern tjänsteleverantör som avses i 38 a § 1 mom. i den föreslagna lagen. I paragrafen föreskrivs dessutom att de notariella uppgifter som läggs ut ska skötas under straffrättsligt tjänsteansvar.
Med stöd av det anförda bör det anses att den i propositionen föreslagna utläggningen av vissa notariella tjänster som enligt lagen om konsulära tjänster hör till beskickningarna inte äventyrar de grundläggande fri- och rättigheterna, rättssäkerheten eller andra krav på god förvaltning.
3.1.2 Överföring till en extern tjänsteleverantör av uppgiften att ta emot och vidareförmedla handlingar i samband med legalisering av utländska handlingar
I propositionen föreslås det att utrikesministeriet under särskilda omständigheter eller av orsaker som beror på lokala förhållanden får avtala om överföring till en extern tjänsteleverantör av biträdande och tekniska uppgifter i samband med förfarandet vid legalisering av en utländska handlingar. Också till denna del måste förslaget bedömas med hänsyn till 124 § i grundlagen.
I propositionens avsnitt om nuläget har sådana lämpliga externa tjänsteleverantörer kartlagts till vilka biträdande uppgifter kunde läggas ut. I propositionens detaljmotivering föreslås det att de biträdande uppgifter som gäller mottagande och förmedling till en beskickning av ansökningar om legalisering av utländska handlingar och av handläggningsavgiften i samband med det ska skötas av samma externa tjänsteleverantör till vilken utrikesministeriet med stöd av utlänningslagen i över 20 länder har lagt ut biträdande uppgifter i samband med ansökan om uppehållstillstånd och om visum.
Riksdagens grundlagsutskott har granskat 124 § i grundlagen i samband med utläggningen till externa tjänsteleverantörer av biträdande uppgifter i samband med mottagande av ansökningar om uppehållstillstånd och om visum (GrUU 62/2014 rd, GrUU 55/2010 rd).
De uppgifter som i propositionen föreslås kunna läggas ut förtecknas uttömmande i lagens 38 b §. Den uppgift som läggs ut föreslås omfatta mottagande och förmedling till en beskickning av utländska handlingar som ska legaliseras och av handläggningsavgiften som tas ut för det. Det är fråga om uppgifter som i varje enskilt fall utförs i beskickningens ställe. En kund kan också lämna in en handling för legalisering direkt till beskickningen.
Det är fråga om biträdande uppgifter av teknisk karaktär som är mycket lika de uppgifter som gäller mottagande och förmedling till en beskickning av ansökningar om uppehållstillstånd eller om visum som avses i 28 och 69 c § i utlänningslagen. De aktuella uppgifterna begränsas dock till mottagande och förmedling till en beskickning av utländska handlingar som ska legaliseras och av den handläggningsavgift som tas ut för det, medan de uppgifter som i denna proposition föreslås läggas ut inte till exempel inbegriper behandling av biometriska kännetecken jämförbara med känsliga uppgifter.
Grundlagsutskottet har i sina tidigarenämnda utlåtanden fastställt att de sammantagna uppgifter som skulle läggas ut måste betraktas som en offentlig förvaltningsuppgift och bestämmelserna således bedömas mot 124 § i grundlagen. Utskottet ansåg i sitt utlåtande att uppgifterna sammantaget inte innebar betydande utövning av offentlig makt. Uppgifterna i samband med mottagande och förmedling av ansökningar om visum och om uppehållstillstånd är sådana till sin karaktär tekniska och rutinartade uppgifter som inte innefattar prövnings- eller beslutanderätt.
Utifrån det sagda bör det anses att de uppgifter som i propositionen föreslås läggas ut är uppgifter av rutinmässig och teknisk karaktär som inte innefattar betydande utövning av offentlig makt.
I lagförslaget föreskrivs som förutsättning för utläggning av biträdande uppgifter i samband med legalisering av utländska handlingar särskilda omständigheter eller någon annan orsak som beror på lokala förhållanden; dessa specificeras i paragrafens detaljmotivering.
För den som ansöker om visum eller om uppehållstillstånd vore det naturligt att de biträdande tekniska uppgifterna i samband med legalisering av en utländsk handling läggs ut till samma tjänsteleverantör som i stället för beskickningen tar emot ansökan om visum eller om uppehållstillstånd och det skulle också försnabba tjänsten.
Med stöd av det anförda bör det anses att en utläggning till andra än myndigheter av de biträdande tekniska uppgifter som föreslås i propositionen kan anses nödvändig för en ändamålsenlig skötsel av uppgiften på det sätt som avses i 124 § i grundlagen.
Grundlagens 124 § kräver som förutsättning för utläggning av uppgifter att de grundläggande fri- och rättigheterna, rättsskyddet och övriga krav på god förvaltning tillgodoses. Grundlagsutskottet har i sin tolkningspraxis ansett att tryggande av kraven på rättssäkerhet och god förvaltning på det sätt som avses i 124 § i grundlagen förutsätter att de allmänna förvaltningslagarna iakttas när ärenden behandlas och att de som handlägger ärenden handlar under tjänsteansvar (t.ex. GrUU 3/2009 rd, s. 4/II och GrUU 20/2006 rd, s. 2).
Grundlagsutskottet har i sitt utlåtande om överlåtande på en extern tjänsteleverantör av biträdande uppgifter i anknytning till ansökningar om visum konstaterat att det för de externa tjänsteleverantörernas del är fråga om i utlandet verksamma, ofta utländska företag. Bestämmelser om ansökningar om och förutsättningar för visering finns i unionslagstiftningen. Utskottet har konstaterat att man i detta speciella sammanhang inte t.ex. kan kräva att de allmänna förvaltningslagarna ska tillämpas på externa tjänsteleverantörer när de handhar offentliga förvaltningsuppgifter för att kravet på god förvaltning ska tillgodoses. Däremot måste man på annat sätt försäkra sig om att överföringen av uppgifter av denna karaktär inte äventyrar de grundläggande fri- och rättigheterna, rättssäkerheten eller andra krav på god förvaltning (GrUU 55/2010).
Grundlagsutskottet har i sin granskning av tryggandet av grunderna för god förvaltning i samband med utläggning av ansökningar om uppehållstillstånd i sitt utlåtande ansett att den i utlänningslagen föreslagna regleringen och de avtal som ingås med stöd av dem är förenliga med grundlagens 124 § i och med att de säkerställer de grundläggande fri- och rättigheterna, rättssäkerheten och god förvaltning. Vidare har grundlagsutskottet ansett det ytterst viktigt att finska myndigheter övervakar den utlagda verksamheten (GrUU 62/2014 rd).
Även om det nu aktuella förslaget om utläggning av uppgifter inte helt kan jämställas med den verksamhet som läggs ut med stöd av utlänningslagen, kan det dock anses att det är fråga om mycket liknande speciella sammanhang som anknyter till skötsel av uppgifter som läggs ut med stöd av utlänningslagen. Följaktligen bör det anses att det i den nu aktuella utläggningssituationen inte är motiverat att kräva att de allmänna förvaltningslagarna ska tillämpas på externa tjänsteleverantörer när de sköter uppgifter som lagts ut med stöd av lagen om konsulära tjänster.
När det gäller de nu aktuella uppgifterna som ska läggas ut föreskrivs det i lagen om konsulära tjänster om tjänster som ska läggas ut och om förutsättningarna för skötsel av dem för att förfarandet vid en utläggning av uppgifter ska tillgodose kraven på god förvaltning. Det föreslås att det i lagförslaget tas in egna bestämmelser för utländska tjänsteleverantörer som ska beaktas när man ingår avtal och då måste de externa tjänsteleverantörerna iaktta förfarandena via avtalsvillkoren.
Lagförslagets förhållande till 6 § i grundlagen
De föreslagna bestämmelserna måste bedömas även mot bestämmelserna om jämlikhet i 6 § i grundlagen.
Paragrafens 1 mom. innehåller en allmän jämlikhetsbestämmelse och 2 mom. ett diskrimineringsförbud som innebär att ingen får särbehandlas på grund av vissa faktorer som är särskilt uppräknade i momentet. Enligt den allmänna bestämmelsen i slutet av momentet får ingen särbehandlas av någon annan orsak heller som gäller en person. I förslaget är det inte fråga om särbehandling av någon orsak som gäller en person i den mening som avses i 2 mom. och därmed måste förslaget bedömas mot den allmänna jämlikhetsbestämmelsen i 1 mom.
Grundlagsutskottet brukar poängtera att det av likabehandlingsprincipen inte kan följa strikta gränser för lagstiftarens prövning när syftet är att stifta lagar enligt de krav som den samhälleliga utvecklingen vid en viss tid kräver (GrUU 35/2010).
Tillgodoseendet av likabehandlingsprincipen bör bedömas ur den synvinkeln att en extern tjänsteleverantör enligt förslaget kan ta ut en serviceavgift för sina tjänster. Det kan inte anses att jämlikheten enligt 6 § i grundlagen äventyras av att den serviceavgift en extern tjänsteleverantör tar ut är något större än den behandlingsavgift enligt förordningen om avgifter för utrikesförvaltningens prestationer som finska beskickningar tar ut. Det finns också alternativ till möjligheten enligt propositionen att vända sig till en extern tjänsteleverantör; en kund kan också sköta sina ärenden direkt med en finsk beskickning.
De föreslagna bestämmelserna kan anses acceptabla med tanke på 6 § i grundlagen.
Lagförslagets förhållande till 10 § i grundlagen
Vid utförandet av en överförd uppgift som avses i denna proposition behandlar en extern tjänsteleverantör endast uppgifter som kunden ger dem och som exempelvis framgår av den utländska handling som ska legaliseras. En extern tjänsteleverantör vidtar på ansökan av en kund en notariell åtgärd som avses i 38 a § 2 mom. i lagförslaget eller tar emot och vidareförmedlar en utländsk handling till en beskickning för legalisering. Kundens handling blir inte kvar hos den externa tjänsteleverantören. Kundernas personuppgifter behandlas alltså endast utifrån kundens uttryckliga samtycke.
I föreslagna 38 e § 1 mom. 2 punkten föreskrivs särskilt att det vid utläggning av uppgifter korrekt ska ses till också att de personer som sköter de utlagda uppgifterna iakttar dataskyddsbestämmelserna. Följaktligen kan de föreslagna bestämmelserna med hänsyn till skyddet av personuppgifter enligt 10 § i grundlagen anses godtagbara.
I de föreslagna paragraferna 38 a, 38 b, 38 e, 38 f, 38 g, 38 h och 43 försäkrar man sig om att förfarandet utomlands vid utläggning av uppgifter uppfyller de grundläggande fri- och rättigheterna, rättssäkerheten och andra krav på en god förvaltning. Utrikesministeriet har skyldighet att övervaka att förfarandet inte äventyrar de grundläggande fri- och rättigheterna, rättssäkerheten eller andra krav på god förvaltning.
Utgående från det som anförts är bestämmelserna i den föreslagna lagen som gäller överföring till annan än en myndighet av notariella uppgifter och biträdande uppgifter i samband med det i samklang med grundlagen. På grundval av de bestämmelser som föreslås i lagen och de allmänna lagar som tillämpas i övrigt tillgodoses rättssäkerheten och iakttas principerna för god förvaltning också vid utförande av utlagda uppgifter.
Propositionen kan i enlighet med 72 § i grundlagen behandlas i vanlig lagstiftningsordning.
ändras 12 § 1 mom., 30 och 33 §, rubriken för 34 §, rubriken för 35 § och rubriken för 43 §, av dem 12 § 1 mom. sådant det lyder i lag 204/2018, rubriken för 34 § sådan den lyder i lag 421/2014 och rubriken för 43 § sådan den lyder i lag 896/2015, och
Utrikesministeriet kan ingå avtal för viss tid eller tills vidare med en extern tjänsteleverantör om överföring till tjänsteleverantören av notariella tjänster som hör till en beskicknings uppgifter, om detta är behövligt på grund av den regionala tillgången på dessa tjänster eller av någon annan orsak som beror på lokala förhållanden. Den externa tjänsteleverantören ska ha för uppgiften tillräckligt kunnande och ett tillräckligt omfattande servicenätverk utomlands. En tjänsteleverantörs övriga uppgifter eller dess verksamhets karaktär och syfte får inte äventyra behörig skötsel av uppgiften.
Utrikesministeriet kan ingå avtal för viss tid eller tills vidare med en extern tjänsteleverantör om överföring till tjänsteleverantören av biträdande uppgifter i samband med legalisering av utländska handlingar under särskilda omständigheter eller av någon annan orsak som beror på lokala förhållanden. Den externa tjänsteleverantören ska vara en sådan tjänsteleverantör som sköter i 28 och 69 c § i utlänningslagen (301/2004) föreskrivna uppgifter
Utöver vad som föreskrivs i 38 a och 38 b § om utläggning av uppgifter och om externa tjänsteleverantörer förutsätts det att
Omprövning av ett beslut som en beskickning eller en i 38 a § 1 mom. avsedd extern tjänsteleverantör meddelat i ett notariellt ärende får begäras hos utrikesministeriet på det sätt som anges i förvaltningslagen. Utomlands får en begäran om omprövning lämnas in till den finska beskickning som har meddelat beslutet. Ett beslut med anledning av en begäran om omprövning får överklagas genom besvär hos förvaltningsdomstolen på det sätt som anges i förvaltningsprocesslagen (586/1996). Över förvaltningsdomstolens beslut får besvär anföras endast om högsta förvaltningsdomstolen beviljar besvärstillstånd.
Senast publicerat 1.11.2018 13:44