Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/circular-externa-12-de-octubre-9-de-1998-circular?documento=legcol&contexto=legcol_7599204188d7f034e0430a010151f034&vista=STD-PC
Timestamp: 2018-08-17 15:16:49
Document Index: 121181323

Matched Legal Cases: ['artículo 3', 'artículo 4', 'artículo 1', 'artículo 1', 'artículo 1', 'artículo 1', 'artículo 1', 'artículo 1', 'artículo 1', 'artículo 1', 'artículo 1', 'artículo 1', 'artículo 1', 'artículo 1', 'artículo 1', 'artículo 1', 'artículo 1', 'artículo 1', 'artículo 1', 'artículo 1', 'artículo 1', 'artículo 6']

﻿ CIRCULAR EXTERNA 12 DE OCTUBRE 9 DE 1998
CIRCULAR EXTERNA 12 DE 09 DE OCTUBRE DE 1998
CONTENIDO:INSTRUCCIONES DE LA SUPERVALORES PARA REPRESENTANTES LEGALES Y REVISORES FISCALES DE LAS ENTIDADES EMISORAS DE BONOS INSCRITOS EN EL REGISTRO NACIONAL DE VALORES SOBRE LAS REGLAS QUE DEBEN OBSERVAR EN LA CELEBRACIÓN DE ASAMBLEAS, Y EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES ESTABLECIDAS EN LA RESOLUCIÓN 400 DE 1995.
REVISTA LEGISLACIÓN ECONÓMICA N°:1106 DE NOVIEMBRE 15 DE 1998, PG.1135
Asunto: Reglas referentes a la celebración de asambleas de tenedores de bonos y cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Resolución 400 de 1995 tanto para entidades emisoras como para los representantes legales de tenedores.
en uso de sus atribuciones legales, en especial de las contenidas en el numeral 19 del artículo 3º del Decreto 2739 de 1991 y en el artículo 4º del Decreto 2115 de 1992, con el propósito de velar por la transparencia del mercado, propender porque la información que los emisores de valores divulguen al mercado público de valores cumpla con los requisitos de calidad, oportunidad y suficiencia y facilitar el cumplimiento de las disposiciones que integran el cumplimiento del régimen de emisión de bonos, en lo referente a la celebración de asambleas de tenedores y las obligaciones tanto de los emisores como de los representantes legales de los tenedores de los bonos, se permite, sin perjuicio de las disposiciones especiales que en uso de sus facultades legales expidan las entidades que ejerzan inspección y vigilancia sobre el respectivo ente económico, impartir las siguientes instrucciones:
1. Reglas de conducta para los representantes legales de tenedores de bonos.
En ejercicio de sus funciones como representantes legales de tenedores de bonos, las entidades facultadas para el efecto deberán adoptar, además de las que le imponga su propio régimen legal y demás disposiciones del mercado público de valores, las siguientes reglas de conducta:
a) Ajustar sus actuaciones a las reglas establecidas en la Resolución 400 de 1995, en la presente circular y en las demás disposiciones vigentes, revelando adecuada y oportunamente a la Superintendencia de Valores y a los tenedores de bonos, toda información relevante acerca de la sociedad emisora y/o de sí misma;
b) Abstenerse de realizar operaciones en que exista un interés involucrado que real o potencialmente se contraponga al interés de los tenedores de los bonos o que den lugar al desconocimiento de los intereses comunes y colectivos de los mismos o a la ejecución de actos de administración y conservación en detrimento de los derechos y la defensa de los intereses que les asisten a todos y cada uno de ellos, privilegiando con su conducta intereses particulares;
c) Informar inmediatamente a la Superintendencia de Valores sobre cualquier situación o evento que pudiera implicar conflicto de interés en sus actuaciones frente a los tenedores de los bonos. De conformidad con lo establecido en el artículo 1.1.1.1 de la Resolución 1200 de 1995, se entiende por conflicto de interés la situación en virtud de la cual una persona en razón de su actividad se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a intereses incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiar en atención a sus obligaciones legales o contractuales. Para el caso de quienes actúen como representantes legales de tenedores de bonos, se considera que, entre otras conductas, habría conflicto de interés cuando la situación implique la escogencia entre:
1. El beneficio propio y el de los tenedores de bonos que se representa.
2. El beneficio de la matriz o controlante propia y el beneficio de los tenedores de bonos.
3. El beneficio de otra entidad subordinada a la misma matriz o controlante y la utilidad o beneficio de los tenedores de bonos.
4. El beneficio de terceros vinculados al representante legal de los tenedores de los bonos y la utilidad o beneficio de dichos tenedores.
5. El beneficio de otro cliente o grupo de clientes de la entidad y la utilidad o beneficio de los tenedores de bonos;
c)(sic) Inhibirse para el ejercicio de la representación legal de tenedores de bonos emitidos por su matriz o controlante, por una sociedad subordinada a dicha matriz o controlante, o por cualquier entidad respecto de la cual exista una de las inhabilidades señaladas en el artículo 1.2.4.4 de la Resolución 400 de 1995;
d) Guardar reserva, de acuerdo con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 1.2.4.8 de la Resolución 400 de 1995, respecto de las informaciones de carácter confidencial que conozca la entidad en desarrollo de su función como representante legal de tenedores de bonos, en cuanto no fuere indispensable para el resguardo de los intereses de sus representados, de acuerdo con las normas contenidas en la presente circular y las otras disposiciones impartidas para el efecto por la Superintendencia de Valores;
e) Abstenerse de dar cualquier tratamiento preferencial a un tenedor o grupo de tenedores.
f) Convocar a la asamblea de tenedores de bonos, para que decida sobre su reemplazo, cuando en el curso de la emisión se encuentre en una situación que inhabilite a la entidad para continuar actuando como su representante. Dicha convocatoria deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia o conocimiento de la referida situación, y
g) Substraerse de cualquier conducta o circunstancia que de conformidad con las normas legales y/o el concepto de la Superintendencia de Valores atenten contra el adecuado ejercicio de sus funciones como representantes legales de tenedores de bonos.
2. Alcance de las funciones del representante legal de tenedores de bonos.
El representante legal de tenedores de bonos tiene como objetivo principal brindar la máxima protección posible a sus representados, razón por la cual debe velar en todo momento por sus derechos y realizar todos los actos que sean necesarios para la defensa de sus intereses, ejerciendo, entre otras, las funciones expresamente señaladas en el artículo 1.2.4.8 de la Resolución 400 de 1995 de la Superintendencia de Valores.
Dentro de tales funciones el representante legal de los tenedores debe informar, tanto a la Superintendencia de Valores como a los tenedores de los bonos, a la mayor brevedad posible y por los medios idóneos, no sólo sobre los incumplimientos de sus obligaciones en que ya haya incurrido la entidad emisora, sino también sobre la existencia de circunstancias que originen el temor razonable de que se llegue a tal incumplimiento, así como de cualquier hecho que afecte o pueda afectar en forma significativa la situación financiera, administrativa y/o legal del ente emisor, del avalista de la emisión y/o de las garantías que respaldan las obligaciones contraídas con los tenedores de bonos.
Lo anterior sin perjuicio de los deberes de suministro de información eventual que respecto a la misma situación le corresponden al representante legal de la entidad emisora, de conformidad con lo establecido en el artículo 1.1.3.4 de la Resolución 400 de 1995.
La facultad de solicitar información del representante legal de los tenedores de bonos se refiere no sólo a los estados financieros de la entidad emisora, tanto de cierre como intermedios, con sus notas y el dictamen del revisor fiscal, sino también a cualquier otro dato, certificación o documento, tal como informes de tesorería y proyecciones financieras, en cuanto guarde relación con las funciones que implica la representación legal de los tenedores. La Superintendencia de Valores resolverá cualquier discrepancia que surja con respecto a este tema.
Efectuada la inscripción de una entidad como representante legal de tenedores de una emisión de bonos, la persona nombrada conservará tal carácter hasta cuando se inscriba el nombramiento de un nuevo representante legal, sin que sea posible bajo ninguna circunstancia cesar en el ejercicio de las funciones que le corresponden, mientras no haya otra entidad debidamente facultada para el efecto que asuma dichas funciones. En tal sentido, mientras ostente la calidad de representante legal de tenedores de bonos, la entidad no puede dejar de cumplir con sus obligaciones legales y contractuales, so pretexto de que el emisor ha incumplido con alguno de los compromisos consignados en el contrato.
El representante legal de los tenedores de bonos sólo podrá renunciar al cargo por motivos graves que calificará el organismo estatal facultado para autorizar la emisión de los respectivos bonos, o por las causas justas previstas en el contrato de emisión. En tales eventos la entidad deberá, previa autorización de la Superintendencia de Valores, convocar a la mayor brevedad posible a la asamblea de tenedores, para que decida sobre su reemplazo.
3. Normas referentes a la celebración de asambleas de tenedores de bonos.
3.1. Convocatoria. De conformidad con lo establecido en el artículo 1.2.4.17 de la Resolución 400 de 1995, la convocatoria para las asambleas de tenedores de bonos se hará mediante avisos publicados en forma destacada en diarios de amplia circulación nacional, o por cualquier otro medio idóneo a criterio de la Superintendencia de Valores que garantice igualmente la más amplia difusión de la citación, con una antelación de por lo menos ocho (8) días hábiles a la fecha prevista para la realización de la reunión, salvo que en el contrato de representación legal de tenedores o en el prospecto se establezca una antelación diferente, la cual en ningún caso podrá ser inferior a tres(3) días hábiles. Para la contabilización de estos plazos no se tomará en consideración ni el día en que se publica o comunica la convocatoria ni el día de realización de la asamblea.
En el aviso de convocatoria se deberá informar, por lo menos, lo siguiente:
a) Nombre de la entidad o entidades que realizan la convocatoria;
b) Nombre de la entidad o entidades emisoras de los bonos;
c) Emisión o emisiones a cuyos tenedores se está convocando a asamblea y monto insoluto del empréstito que cada una de ellas representa;
d) Si se trata de una reunión de primera, segunda o tercera convocatoria;
e) El lugar, la fecha y la hora de la reunión;
f) El orden del día de la asamblea, en el cual se debe indicar explícitamente si se trata de una reunión informativa o si en ella se pretende someter a consideración de los tenedores algún tipo de decisión, aclarando la naturaleza de ésta;
g) La documentación que deben presentar los tenedores de bonos o sus apoderados para acreditar tal calidad, de conformidad con lo indicado en el numeral 3.7 de la presente circular, y
h) Cualquier otra información o advertencia a que haya lugar de acuerdo con lo previsto en la presente circular. En el evento en que la reunión de primera convocatoria no se lleve a cabo por falta de quórum, se citará a una nueva reunión, la cual no podrá llevarse a cabo antes de cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha prevista para la realización de la primera reunión. Igualmente, en caso de no haber quórum en la reunión de segunda convocatoria, se podrá citar a una nueva reunión, la cual no podrá llevarse a cabo antes de tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha prevista para la realización de la segunda reunión.
Con una antelación de por lo menos cinco (5) días hábiles respecto a la fecha prevista para la comunicación de la primera convocatoria, el representante legal de los tenedores o, en su defecto, el representante legal de la entidad emisora, deberán enviar a la Superintendencia de Valores, para sus comentarios y aprobación, el proyecto del aviso de convocatoria, indicando los medios que se utilizarán para su divulgación, adjuntando los informes de que trata el numeral 3.2 de la presente circular, cuando sea del caso, así como la información a que se refiere el tercer inciso del numeral 3.5 ibídem, a efectos de que esta entidad analice la procedencia de su autorización y adopte las medidas que considere del caso para la protección de los inversionistas.
En el caso de la segunda y tercera convocatoria, el proyecto de aviso y la indicación de los medios que se utilizarán para su divulgación deberán ser sometidos a consideración de la Superintendencia de Valores con una antelación de por lo menos tres (3) días hábiles respecto a la fecha prevista para la publicación o comunicación del aviso de convocatoria.
No obstante, para efectos de agilizar el trámite correspondiente, y previendo la necesidad de tener que hacer una segunda y/o tercera convocatoria, se podrán someter simultáneamente a autorización de la Superintendencia de Valores los proyectos de aviso de las tres convocatorias.
Por otra parte, no sobra advertir que no podrá procederse a la publicación de los avisos de convocatoria, hasta tanto no se obtenga autorización por parte de esta superintendencia, tanto de los avisos en mención como de los informes especiales que de conformidad con lo señalado en el numeral 3.2 de la presente circular deberán someterse a consideración de los tenedores.
En todo caso, una vez obtenida la mencionada autorización, el representante legal de los tenedores y el emisor deberán velar por que se cumplan los plazos legales establecidos para la convocatoria y la celebración de la reunión, de conformidad con lo previsto en la Resolución 400 de 1995 y en la presente circular. En el evento en que, conforme a las normas aplicables a la respectiva emisión, no sea necesaria la existencia de un representante de tenedores de bonos, la obligación de realizar la convocatoria a asamblea de tenedores, para cualquiera de los efectos previstos en la Resolución 400 de 1995 y en la presente circular, corresponderá al representante legal de la entidad emisora.
3.2. Informes especiales que deben presentarse a la asamblea. Siempre que se convoque a los tenedores a una reunión con el objeto de decidir acerca de fusiones, escisiones, integraciones, cesión de activos y pasivos, absorciones y demás temas que requieren una mayoría especial, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1.2.4.21 de la Resolución 400 de 1995 y en el numeral 4 de la presente circular, la entidad emisora deberá elaborar un informe, con el propósito de ilustrar a la asamblea de tenedores en forma amplia y suficiente sobre el tema que se somete a su consideración y los efectos del mismo sobre sus intereses, incluyendo toda la información financiera, administrativa, legal y de cualquier otra naturaleza que sea necesaria para el efecto. Dicho informe deberá complementarse con el concepto de quienes ejerzan las funciones de representantes legales de los tenedores de los bonos. Los informes deberán enviarse a la Superintendencia de Valores, para sus comentarios y aprobación, con una antelación de por lo menos cinco (5) días hábiles respecto a la fecha prevista para la comunicación de la primera convocatoria.
Una vez aprobados por la Superintendencia de Valores, los informes deberán colocarse a disposición de los tenedores en las oficinas de la entidad emisora, del representante legal de los tenedores, del administrador de la emisión, de las bolsas de valores en las cuales se encuentren inscritos los títulos y de la Superintendencia de Valores, desde la fecha de la comunicación de la convocatoria a la asamblea y hasta la fecha de realización de la misma. Cada uno de los informes citados deberá ser presentado a la asamblea de tenedores, según corresponda, por un funcionario de nivel directivo de la entidad que lo elaboró, quien deberá estar adecuadamente calificado con respecto al tema en cuestión.
3.3. Asambleas de tenedores de bonos de entidades que tengan varias emisiones vigentes. Podrá convocarse a una asamblea conjunta de tenedores de bonos de varias emisiones vigentes de una misma entidad emisora, siempre y cuando vayan a ser tratados en dicha reunión temas que produzcan los mismos efectos a todos los bonohabientes que se pretenda convocar.
Por otra parte, si alguna de las emisiones cuyos tenedores han sido convocados presenta características sustancialmente diferentes a las que tienen las otras emisiones, y tal hecho incrementa potencialmente el riesgo involucrado en el respectivo proceso para sus tenedores, para efectos de la respectiva decisión se requerirá la aprobación, en forma independiente, de la mayoría de los tenedores de la o las emisiones que se encuentren en la referida situación, de acuerdo con los porcentajes mínimos establecidos en los numerales 3.5 y 3.6 de la presente circular, según corresponda.
Cuando las diferentes emisiones convocadas a la asamblea tengan más de un representante de tenedores, los asistentes a la reunión elegirán por mayoría simple entre los distintos representantes de tenedores a aquella entidad que deberá presidir la reunión o, en su defecto, podrán delegar al grupo de representantes de tenedores para que, entre ellos, elijan al presidente de la asamblea.
3.4. Asambleas de tenedores de bonos emitidos por diferentes entidades. Podrá convocarse a una asamblea conjunta de tenedores de bonos emitidos por distintas entidades, cuando vayan a tratarse temas como fusiones, integraciones, consolidaciones o procesos que tengan efectos similares, en los que intervengan la totalidad de las entidades emisoras de los bonos a cuyos tenedores se pretende convocar. No obstante, para efectos de verificar el quórum y las mayorías se tomarán en forma independiente las emisiones realizadas por cada una de las entidades emisoras, siguiendo los procedimientos señalados en la presente circular.
3.5. Quórum y mayorías para decisiones ordinarias. De conformidad con lo establecido en el artículo 1.2.4.18 de la Resolución 400 de 1995, la asamblea podrá deliberar válidamente con la presencia de cualquier número plural de tenedores que represente no menos del cincuenta y uno por ciento (51%) del monto insoluto del empréstito.
Si en la reunión de la asamblea de tenedores de bonos se encuentran presentes los bonohabientes de varias emisiones efectuadas por la misma entidad, para efectos de determinar el quórum señalado en el párrafo precedente, se tendrá en cuenta el monto insoluto de todas las emisiones de bonos en circulación, salvo lo previsto en el inciso segundo del numeral 3.3 de la presente circular.
En todo caso, cuando a su criterio existan diferencias sustanciales entre las condiciones de las diferentes emisiones convocadas a una asamblea, la Superintendencia de Valores podrá objetar la unificación de la base para la determinación de quórum y mayorías. Con tal propósito, junto con el aviso de convocatoria a la reunión deberá enviarse a la Superintendencia de Valores, respecto a cada una de las emisiones, la información que se indica a continuación, para efectos de que esta entidad decida sobre la procedencia tal unificación:
a) Valor de los bonos en circulación;
b) Plazo remanente hasta su redención;
c) Garantías con que cuenta, indicando su naturaleza, cobertura y vigencia, y
d) Número de tenedores según la información más reciente de que se disponga, así como nombre y monto de la inversión de los 10 tenedores mayoritarios.
Las decisiones de la asamblea de tenedores se adoptarán por la mayoría absoluta de los votos presentes, teniendo en cuenta lo dispuesto en el numeral 3.3 de la presente circular, sin perjuicio de aquellos casos en que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 1.2.4.21 de la Resolución 400 de 1995, se exija un quórum decisorio superior.
Si no hubiera quórum para deliberar y decidir en la reunión de la primera convocatoria, podrá citarse a una nueva reunión, con arreglo a lo previsto en la Resolución 400 de 1995 y en la presente circular. En dicha reunión bastará la presencia de cualquier número plural de tenedores de bonos para deliberar y decidir validamente, hecho sobre el cual deberá advertirse claramente en el aviso.
3.6. Quórum y mayorías especiales. De conformidad con lo establecido en el artículo 1.2.4.21 y 1.2.4.41 de la Resolución 400 de 1995, la asamblea de tenedores, con el voto favorable de un número plural que represente la mayoría numérica de los tenedores presentes y el ochenta por ciento (80%) del empréstito insoluto, tomando el valor total de las emisiones realizadas por el mismo emisor presentes en la reunión, cuando sea del caso, de acuerdo con lo previsto en el numeral 3.3 de la presente circular, podrá consentir en las modificaciones a las condiciones del empréstito; la cancelación de la inscripción de los bonos en una bolsa de valores, siempre y cuando dicha inscripción se mantenga en por lo menos otra de las bolsas de valores del país; la realización de fusiones, escisiones y procesos que produzcan similares efectos y autorizar al representante de los tenedores para celebrar en su nombre y representación un contrato de transacción o para votar favorablemente una fórmula concordataria.
Las modificaciones a las condiciones del empréstito también deberán ser autorizadas por el órgano social competente, según los estatutos de la entidad, para aprobar la emisión de bonos y sus condiciones.
Si no hubiera quórum para deliberar y decidir en la reunión de la primera convocatoria respecto a los temas antes mencionados, podrá citarse a una segunda reunión en la cual se podrá decidir válidamente con el voto favorable de un número plural que represente la mayoría numérica de los tenedores presentes y el cuarenta por ciento (40%) del total del empréstito insoluto. Sobre este hecho deberá advertirse expresamente a los tenedores de bonos en el aviso de convocatoria.
Las decisiones adoptadas por la asamblea de tenedores con sujeción a la ley serán obligatorias aun para los ausentes o disidentes, hecho sobre el cual deberá advertirse igualmente, en forma destacada, en el aviso de convocatoria.
3.7. Prueba de la calidad de tenedor para poder participar en la asamblea. Para tener derecho a participar en la asamblea de los tenedores de bonos, éstos o sus representantes deberán exhibir los títulos o enviar el día de la reunión copia de los mismos vía fax a quien presida la reunión, o presentar cualquier otra prueba idónea de la titularidad de los bonos. Tratándose de títulos nominativos además se requiere de la inscripción en el libro que para el efecto se lleve.
Es de anotar que en el evento en que los bonos se encuentren en un depósito centralizado de valores, los titulares deberán exhibir el certificado expedido por dicha entidad, en términos de lo establecido en los artículos 3.9.2.1 y 3.9.2.2 de la Resolución 1200 de 1995, expedida por la Superintendencia de Valores. Para el efecto, quien ejerza la representación legal de los tenedores o, en su defecto, la entidad emisora, deberán informar al depósito de valores con la debida oportunidad, sobre la convocatoria a la asamblea.
Si en la reunión se pretende representar a una persona jurídica deberá adjuntarse a la documentación anteriormente señalada, un certificado de existencia y representación legal de la entidad, con una antigüedad no superior a un mes. Por otra parte, si el tenedor pretende participar en la asamblea por intermedio de un apoderado, éste deberá exhibir el poder correspondiente, otorgado con el pleno cumplimiento de los requisitos legales.
4. Obligaciones especiales de las entidades emisoras de bonos. De conformidad con lo previsto en el artículo 1.2.4.41 de la Resolución 400 de 1995, durante la vigencia de la emisión la entidad emisora no podrá cambiar su objeto social, escindirse, fusionarse o transformarse, a menos que lo autorice la asamblea de tenedores con la mayoría necesaria para aprobar la modificación de las condiciones del empréstito.
No obstante lo anterior, la entidad podrá realizar la modificación de su objeto social, fusionarse, escindirse o transformarse sin que haya lugar a obtener la autorización de los tenedores de bonos, cuando previamente lleve a cabo uno de los siguientes procedimientos alternativos, previa autorización de la Superintendencia de Valores:
a) Ofrecer a los tenedores de los bonos el reembolso del empréstito;
b) Reemplazar los bonos originales por otros con características idénticas emitidos por la sociedad resultante del proceso respectivo, siempre y cuando las condiciones financieras de ésta sean similares o superen las de la sociedad emisora original, aspecto éste que deberá ser evaluado por la Superintendencia de Valores, y
c) Otorgar una garantía satisfactoria a juicio de la Superintendencia de Valores, la cual deberá cubrir el monto del capital e intereses proyectados para la vigencia del empréstito.
Con el ánimo de hacer claridad en la interpretación que debe darse al artículo 1.2.4.41 de la Resolución 400 de 1995, respecto de las reorganizaciones empresariales que éste cobija, se hace necesario realizar algunas precisiones:
El fin de la norma en mención no es otro que el de proteger a los tenedores de bonos ofrecidos en el mercado público de valores de los perjuicios que puedan ocasionar a sus intereses los procesos de reorganización de las entidades emisoras, al variar en forma significativa importantes aspectos de la misma que fueron tenidos en cuenta inicialmente por el inversionista al realizar los análisis previos a la adopción de su decisión de adquirir los respectivos títulos, especialmente en lo referente a la evaluación del riesgo asociado a la inversión. En tal sentido, debe entenderse que al preceptuar el artículo 1.2.4.41 de la Resolución 400 de 1995, que durante la vigencia de la emisión “la entidad emisora no podrá cambiar su objeto social, escindirse, fusionarse o transformarse...”, dicha restricción comprende todos aquellos procesos que produzcan efectos similares a los de los expresamente enunciados en la norma, aun cuando a los mismos se les de una denominación diferente como, por ejemplo, integración, absorción, consolidación, cesión de activos y pasivos, segregación, etc. En síntesis, debe entenderse que la norma en comento debe aplicarse a todos aquellos procesos de reorganización empresarial que puedan afectar en forma sustancial la situación de la entidad emisora y/o el respaldo con que cuentan las obligaciones contraídas por ésta con los tenedores de bonos.
Por tanto, en tales casos deberá darse cumplimiento a lo establecido en el artículo 1.2.4.41 de la Resolución 400 de 1995, so pena de incurrir en las sanciones legales aplicables a la operación, a las entidades participantes en el proceso y a sus representantes legales.
4.1. Oportunidad y forma de realizar la solicitud. Una vez aprobada la determinación de realizar la respectiva reforma estatutaria o proceso de reorganización por parte del máximo órgano social de las entidades que participan en el mismo, y antes de proceder a su solemnización o perfeccionamiento del contrato, según corresponda a la naturaleza de la operación en cuestión, deberá remitirse la solicitud respectiva a la Superintendencia de Valores, con la debida antelación y adjuntando la documentación requerida, según sea el caso de conformidad con lo establecido en el numeral 4.2 de la presente circular, para efectos de obtener la autorización correspondiente.
Con tal propósito, además de la documentación solicitada para cada opción en particular según lo dispuesto en el numeral 4.2 de la presente circular, se requerirá el envío de una copia autorizada del acta de la reunión del órgano competente de la(s) entidad(es) emisora(s) de bonos donde se aprobó la reforma u operación y en donde se determinó la opción u opciones escogidas para efectos de dar cumplimiento a lo estipulado en el artículo 1.2.4.41 de la Resolución 400 de 1995. En caso que el referido órgano social no se pronuncie respecto a este último punto, se entenderá que se opta por obtener la autorización de la asamblea de tenedores de bonos.
4.2. Documentación que debe presentarse para obtener la autorización por parte de la Superintendencia de Valores. Para efectos de obtener la autorización respectiva por parte de la Superintendencia de Valores, deben presentarse a esta entidad, en forma previa a la solemnización de la reforma estatutaria o a la formalización de la operación mediante escritura pública, según corresponda, los documentos que se indican a continuación, de acuerdo con la opción elegida por la o las entidades emisoras para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 1.2.4.41 de la Resolución 400 de 1995, y teniendo en cuenta las normas establecidas en la presente circular. Es de anotar que este requisito aplica para todas las entidades emisoras de bonos que intervengan en los procesos en cuestión (absorbente y absorbidas, escindida y beneficiarias, cedente y cesionaria, etc.).
4.2.1. Autorización de la asamblea de tenedores de bonos. Si se opta por someter a consideración de la asamblea de tenedores de bonos la respectiva reforma estatutaria (inciso 1º del art. 1.2.4.41 de la Res. 400/95), el representante legal de tenedores de bonos o, en su defecto, la entidad emisora, según corresponda, deberán presentar para aprobación previa de la Superintendencia de Valores, los documentos que se relacionan a continuación:
a) El proyecto de aviso de convocatoria a la asamblea de tenedores de bonos, el cual deberá contener, por lo menos, la información mínima requerida en el numeral 3.1 de la presente circular.
b) Los informes que serán presentados por el emisor y el representante legal de los tenedores de bonos a dichos tenedores, de conformidad con lo establecido en el artículo 1.2.4.17 de la Resolución 400 de 1995 y en el numeral 3.2 de la presente circular.
c) Una vez la Superintendencia de Valores apruebe la realización de la convocatoria y se celebre la asamblea, deberá enviarse a esta entidad, dentro de los ocho (8) días siguientes a su ocurrencia, una copia autorizada del acta de la reunión, adjuntándole todos los documentos que se hayan presentado a consideración de los tenedores, los cuales para todos los efectos forman parte integral del acta.
No obstante, exclusivamente en casos en los cuales el extremo deterioro de la situación financiera del emisor así lo justifique, podrá convocarse a la asamblea de tenedores de bonos para someter a su consideración la aprobación de la reforma estatutaria o proceso respectivo, aún sin disponer de la totalidad de la información requerida para proporcionarles una adecuada ilustración acerca del proceso, advirtiendo expresamente a los tenedores acerca de la referida carencia.
4.2.2. Reembolso del empréstito. Si se opta por ofrecer a los tenedores de bonos el reembolso del empréstito (num. 1º del inciso segundo del artículo 1.2.4.41 de la Res. 400/95), deberá enviarse a la Superintendencia de Valores, con por lo menos cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha prevista para su publicación, el proyecto del aviso donde se formule el respectivo ofrecimiento, en el cual deberá indicarse el nombre de la entidad a través de la cual se efectuará el pago, la dirección de las oficinas asignadas para tal propósito; el plazo dentro del cual puede solicitarse el reembolso, el cual no podrá ser inferior a 15 días hábiles; los documentos que se deben presentar para acreditar el correspondiente derecho; la forma en que se liquidarán los intereses causados y pendientes de pago hasta la fecha del reembolso, cualquier otra condición que se establezca para la respectiva operación y toda aquella información que resulte necesaria a efectos de ilustrar adecuadamente a los tenedores sobre la misma.
4.2.3. (Modificado).* Reemplazo de los bonos. Si se opta por ofrecer el reemplazo de los bonos originales por otros emitidos por la entidad resultante del proceso respectivo (numeral 2 del inciso segundo del artículo 1.2.4.41 de la Resolución 400 de 1995), a la carta de solicitud deberá anexarse lo siguiente:
a) El documento que contenga la justificación del respectivo proceso, incluyendo los estados financieros presentados a consideración de los órganos oficiales competentes para la aprobación de la reforma, de cada una de las entidades que participarán en el proceso, junto con sus correspondientes indicadores financieros;
La Superintendencia de Valores impartirá la autorización si se acredita que la calificación de las respectivas emisiones, tomando en consideración los cambios que se producirían como consecuencia de la operación proyectada, mejora o se mantiene en la categoría que tenía antes de la misma, para lo cual todas las entidades intervinientes en el proceso deberán suministrarle a la sociedad calificadora de valores toda la información que esta requiera.
En caso que alguna de las emisiones no estuviere calificada con anterioridad, podrá tomarse, exclusivamente para efectos del trámite a que se refiere el presente numeral, la calificación asignada a otra u otras emisiones de similares características realizadas por la misma entidad. En caso que ninguna de las emisiones de bonos efectuadas por la entidad hubiere sido con anterioridad objeto de calificación, deberá pedirse que la sociedad calificadora de valores emita simultáneamente una calificación anterior y posterior a la realización de la reforma estatutaria u operación proyectada.
1. Certificación emitida por el representante legal de la institución afectada, exponiendo detalladamente las circunstancias que justifican la solicitud de la excepción y que hacen imperativa la urgente realización de la operación.
*(Nota: Modificado por la Circular 5 de 1999 de la Superintendencia de Valores).
4.2.4. Otorgamiento de una garantía. Si la entidad emisora opta por ofrecer una garantía, la cual deberá cubrir el monto del capital e intereses proyectados para el período que resta hasta el vencimiento del plazo del empréstito (Res. 400/95, art. 1.2.4.41 num. 3º, inc. 2º), para obtener la respectiva autorización deberá remitir a la Superintendencia de Valores copia auténtica del contrato de aval otorgado por un establecimiento de crédito sometido a inspección y vigilancia de la Superintendencia Bancaria, debidamente suscrito por el representante legal del mismo, junto con un certificado actualizado de existencia y representación legal de la sociedad. Si se ofrece otro tipo de garantía, deberá someterse a consideración de la superintendencia el documento en que conste la misma, el cual deberá incluir en forma muy clara la cobertura de la garantía, su vigencia, las condiciones para hacerla efectiva, el procedimiento a seguir para su reclamación y los eventos en que puede rescindirse el compromiso adquirido. Es de advertir que la garantía que se ofrezca deberá tener vigencia hasta que se haya producido la redención total del empréstito, para lo cual se exigirá que las primas, comisiones u otros emolumentos que pida el garante como contraprestación a esta operación sean totalmente cancelados al momento de suscribirse el respectivo contrato.
5. Deber de colaboración por parte del emisor al representante de tenedores. Los administradores y el revisor fiscal de las entidades emisoras de bonos deberán prestarle su completa colaboración al representante legal de los tenedores de los bonos, atendiendo adecuadamente todos sus requerimientos, lo cual incluye el suministro oportuno de toda la documentación que éste requiera con el propósito de cumplir a cabalidad con sus funciones, para lo cual la solicitud respectiva debe formularse por escrito, estipulando en forma clara y completa los documentos y datos que se piden así como el plazo que se establece para su entrega oportuna. El incumplimiento a la obligación antes señalada deberá ser comunicado a la Superintendencia de Valores, adjuntando copia del oficio mediante el cual se elevó la solicitud.
6. Régimen sancionatorio. Las entidades que no den cumplimiento a las disposiciones contenidas en la presente circular, así como sus administradores y revisores fiscales, estarán sujetos a las sanciones previstas en el artículo 6º de la Ley 27 de 1990.
7. Aplicación. Lo dispuesto en la presente circular rige para todos los emisores y representantes legales de tenedores de bonos inscritos en el registro nacional de valores e intermediarios.
7(sic). Vigencia. La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Carta Circular Externa 13 de 1997.
N. del D.: Esta circular va dirigida a representantes legales y revisores fiscales de entidades emisoras de bonos inscritos en el registro nacional de valores e intermediarios y de entidades que actúen como representantes legales de los tenedores de dichos títulos.