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Timestamp: 2017-11-22 14:21:15
Document Index: 317859967

Matched Legal Cases: ['artículo 176', 'artículo 10', 'artículo 1262', 'artículo 1257', 'artículo 1259', 'artículo 1219', 'artículo 176', 'artículo 182', 'artículo 202', 'artículo 237', 'artículo 156', 'artículo 262', 'artículo 18', 'artículo 1220', 'artículo 230', 'artículo 214', 'artículo 1280', 'artículo 32', 'artículo 38', 'artículo 96', 'artículo 291', 'artículo 32']

DEL INSTRUMENTO PÚBLICO.
DE LA NATURALEZA Y EFECTOS DEL INSTRUMENTO PÚBLICO.
Los testamentos y actos de última voluntad se regirán, en cuanto a su forma y requisitos o solemnidades, por los preceptos de la legislación civil, acoplándose a los mismos la notarial, como norma suplementaria en todo cuanto no implique modificación de aquéllos.
La fe pública, debida a la actuación notarial según las disposiciones del presente título no podrá ser negada ni desvirtuada en los efectos que legal y reglamentariamente deba producir sin incurrir en responsabilidad.
Contenido propio de las escrituras públicas son las declaraciones de voluntad, los actos jurídicos que impliquen prestaciones de consentimiento y los contratos de todas clases.
La órbita propia de las actas notariales afecta exclusivamente a hechos jurídicos que por su índole peculiar no puedan calificarse de actos o contratos a parte de otros casos en que la legislación notarial establece el acta como manifestación formal adecuada.
Esto no obstante, el Notario no sólo deberá excusar su Ministerio, sino negar la autorización notarial cuando, a su juicio, todos o alguno de los otorgantes carezcan de la capacidad legal necesaria para el otorgamiento que pretendan cuando la representación del que comparezca en nombre de tercera persona, natural o social, no esté legítimamente acreditada o no le corresponda por las leyes; cuando en los contratos de obras, servicios, adquisición y transmisión de bienes del Estado, la Provincia o el Municipio las resoluciones o expedientes bases del contrato no se hayan dictado o transmitido con arreglo a las leyes, reglamentos u ordenanzas, y cuando el acto o el contrato en todo o en parte sean contrarios a las leyes, a la moral o a las buenas costumbres o se prescinda por los interesados de los requisitos necesarios para la plena validez de los mismos.
Cuando por consecuencia de resoluciones o expedientes de la Administración central, provincial o municipal, o de resoluciones judiciales, deba otorgarse escritura pública, el Notario requerido para autorizarla tendrá derecho a examinar sin entrar en el fondo de ella si la resolución se ha dictado y el expediente o juicio se ha tramitado con arreglo a las leyes, reglamentos u ordenanzas que rijan en la materia, y que la persona que intervenga en nombre de la Administración es aquella a quien las leyes atribuyen la representación de la misma.
La negativa de los Notarios a intervenir o autorizar un instrumento público podrá ser revocada por la Dirección General de los Registros y del Notariado en virtud del recurso del interesado, la cual, previo informe del Notario y de la Junta directiva del Colegio Notarial respectivo, dictará en cada caso la resolución que proceda. Si ésta ordenara la redacción y autorización del instrumento público, el Notario podrá consignar al principio del mismo que lo efectúa como consecuencia de la resolución de la Dirección General.
A tales efectos, quien se crea perjudicado podrá dirigirse por escrito a la Junta Directiva del Colegio Notarial, la cual, si considera evidentes los daños y perjuicios hará a las partes una propuesta sobre la cantidad de la indemnización por si estiman procedente aceptarla como resolución del conflicto.
En el texto del documento, el Notario consignará, en su caso, que aquél ha sido redactado conforme a minuta y, si le constare, la parte de quien procede ésta y si la misma obedece a condiciones generales de su contratación.
De acuerdo con lo que antecede. el Notario que conozca un idioma extranjero podrá traducir los documentos escritos en el mencionado idioma, que precise insertar o relacionar en el instrumento público.
Cuando en un instrumento público hubiere que insertar documento, párrafo, frase o palabra de otro idioma o dialecto. se extenderá inmediatamente su traducción o se explicará lo que el otorgante entienda por la frase, palabra o nombre exótico. Están fuera de esta prescripción las palabras latinas que tanto en el foro como en el lenguaje común son usuales y de conocida significación.
En los instrumentos públicos no podrán usarse guarismos en ningún caso y concepto sin que previamente hubieren sido puestos en letra. Exceptúase aquellos que impliquen expresión de cantidades que no afecten al valor o precio del contrato, o que constituyan referencia numérica de las fechas y datos de otros documentos o notas de inscripción en los Registros o del pago del impuesto.
Cuando sea imposible realizar la subsanación en la forma anteriormente prevista, ser requerirá para efectuaría el consentimiento de los otorgantes o una resolución judicial.
SECCIÓN II. DE LAS ESCRITURAS MATRICES.
a) Comparecencia y capacidad de los otorgantes.
La población en que se otorga, y, si es fuera de ella, la aldea, caserío o paraje, con expresión del término municipal.
El día, mes y año, siendo facultativo agregar otros datos cronológicos, además de la hora, en los casos en que por disposición legal deba consignarse.
El nombre, apellidos, residencia y Colegio del Notario autorizante, con la oportunas indicaciones de sustitución, requerimiento especial exigido en ciertos casos y designación en turno oficial.
El nombre, apellidos, edad, estado civil, profesión, oficio y domicilio de los otorgantes, salvo si se tratare de funcionarios públicos que intervengan en el ejercicio de sus cargos, que bastará con la indicación de éste y el nombre y apellidos.
La indicación de los documentos personales de los correspondientes, si la Ley lo exigiere o el Notario lo estimare oportuno.
Las mencionadas circunstancias respecto a las personas individuales o las que identifiquen a las sociales en cuya representación comparezca algún otorgante, si no constan de los documentos que se incorporen o testimonien, si se ha operado en ellas alguna variación.
La fe de conocimiento por el Notario o medios sustitutivos utilizados, si no se estima conveniente consignarla al final.
La afirmación a juicio del Notario, y no apoyada en el solo dicho de los otorgantes, de que éstos tienen la capacidad legal o civil necesaria para otorgar el acto o contrato a que la escritura se refiera.
La calificación de dicho acto o contrato con el nombre conocido que en derecho tenga, salvo que no lo tuviere especial.
La edad se expresará haciendo constar el número de años, cuando fuere indispensable para el acto o contrato. Si fuere mayor de edad, bastará consignar esta expresión. Cuando se trate de menores de edad emancipados o que por cualquier motivo intervengan en la escritura pública se hará constar necesariamente su edad exacta, acreditándose esta circunstancia, si hubiere duda sobre ello, con la correspondiente certificación del Registro del estado civil.
La nacionalidad y la regionalidad, cuando puedan influir en la determinación de la capacidad y otorguen fuera de territorio de su región, se hará constar necesariamente en la comparecencia.
La indicación de los documentos de identidad será obligatoria para la redacción de los instrumentos públicos cuando lo exija especialmente la Ley.
Se exceptúan los casos de testamentos y aquellos en los cuales no pueda diferirse a juicio del Notario, la autorización del instrumento, sin perjuicio de que se presente el documento de identidad en el término de ocho días.
La intervención de los otorgantes se expresara diciendo si lo hacen por su propio nombre o en representación de otro, reseñándose en este caso el documento del cual surge la representación, salvo cuando emane de la Ley, en cuyo caso se expresará esta circunstancia, y no siendo preciso que la representación legal se justifique si consta por notoriedad al autorizante.
La voluntaria habrá de justificarse siempre en el mismo acto del otorgamiento o, con la conformidad de los demás otorgantes, en un momento posterior, lo que se podrá hacer constar en la forma prevista en el párrafo segundo del artículo 176 de este Reglamento. En este caso, el Notario hará la oportuna advertencia a las partes, que se consignará expresamente en el instrumento.
También se hará constar el carácter con que intervienen los otorgantes que sólo comparezcan a efecto de completar la capacidad o de dar su autorización o consentimiento para el contrato.
Cuando alguno de los otorgantes concurra al acto en nombre de una Sociedad, establecimiento público, Corporación u otra persona social, se expresará esta circunstancia, designando, además de las relativas a la personalidad del representante, el nombre de dicha entidad y domicilio, e indicando el título del cual resulte la expresada representación. El representante subscribirá el documento con su propia firma, sin que sea necesario que anteponga el nombre ni use la firma o razón social de la entidad que represente.
El Notario insertará en el cuerpo de la escritura cuanto sea posible, o incorporará a ella, originales o por testimonio, los documentos fehacientes que acrediten la representación.
Cuando se trate de ausentes deberá comparecer en representación de los mismos la persona a quien corresponda, de acuerdo con lo preceptuado en el Código Civil.
Los menores de edad podrán comparecer por sí mismos, esto es, por su propio derecho, cuando de acuerdo con lo preceptos del Derecho Civil puedan realizar por si solos el acto de que se trate o hayan de consentir el que verifique su representación legal; también podrán comparecer al efecto de ser oídos.
Las autoridades y funcionarios públicos no precisarán presentar ante el Notario documentos que justifiquen su cargo cuando al Notario le conste por notoriedad.
La capacidad legal de los extranjeros que otorguen documentos ante el Notario español, si éste no la conociere, se acreditará por certificación del Cónsul general o, en su defecto, del representante diplomático de su país en España. Cuando se den los supuestos del número 8 del artículo 10 del Código Civil la capacidad de los extranjeros se verificará por el Notario con arreglo a la Ley española. Si en el Estado del que el extranjero otorgante fuese ciudadano no usare más que el nombre y el primer apellido, el Notario se abstendrá de exigirle la declaración del segundo, aunque se trate de documentos inscribibles en el Registro de la Propiedad.
Las personas casadas podrán intervenir por sí solas en todos los actos y contratos que con arreglo a derecho puedan realizar sin el consentimiento de su consorte, ya sean dichos actos de administración o de dominio.
Cuando se precisare dicho consentimiento y no se acreditare, el Notario podrá utilizar el documento siempre que, haciendo la oportuna advertencia a las partes, éstas insistieren en ello y prestaren su conformidad, todo lo cual se consignará expresamente.
La descripción de los inmuebles en los documentos sujetos a registro se hará por el Notario, expresando con la mayor exactitud los requisitos y circunstancias imprescindibles o necesarios para realizar la inscripción.
Sólo a requerimiento de los otorgantes o en el caso de que la importancia o complejidad de la descripción de las tincas lo hicieren necesario, a juicio del Notario se añadirán otros datos no sustanciales, como la expresión de la superficie en la medida del país, la determinación de los pisos de una finca urbana, los detalles de la construcción, la existencia de plantaciones, siembras y cultivos, y otros análogos no exigidos por la legislación hipotecaria para la inscripción de los inmuebles.
En la descripción de los inmuebles, los Notarios procurarán rectificarlos datos que estuvieren equivocados o que hubieren sufrido variación por el transcurso del tiempo, aceptando las afirmaciones de los otorgantes o lo que resulte de los documentos facilitados por los mismos.
Cuando el transmitente del bien o constituyente del derecho sea una entidad de derecho público, cualesquiera que fueran su ámbito y naturaleza.
Cuando el adquirente del bien o beneficiario del derecho se declare satisfecho por la información resultante del título, de las afirmaciones del transmitente y por lo pactado entre ellos siempre que. además, haga constar la urgencia de la formalización del acto en la escritura que autorice y todo ello sin perjuicio de que el Notario podrá denegar su actuación si no considera suficientemente justificada la urgencia alegada o si alberga dudas sobre la exactitud de la información que posee el adquirente.
3. La solicitud de información, que podrá referirse a una o varias fincas, contendrá, además del nombre del Notario, su domicilio y número de telefax, la descripción de la finca o fincas con sus datos registrales y situación conocida de cargas, o bien solamente reseña identificadora en la que se haga constar su naturaleza, término municipal de su situación, extensión y linderos, con expresión, según los casos, del sitio o lugar en que se hallare si es rústica, nombre de la localidad, calle, plaza o barrio, el número, silo tuviere, y el piso o local, si es urbana, y si fuesen conocidos, los datos registrales de ellas y los del titular registra o al menos los del transmitente.
c) Estipulación.
La aceptación de la oferta a que se refiere el artículo 1262 y de la estipulación a favor de tercero del artículo 1257, la ratificación del párrafo segundo del artículo 1259, todos del Código Civil y, en general, la adhesión a todo negocio jurídico, cuando en las escrituras matrices no aparezca la nota que las revoque o desvirtúe y la Ley no exigiere expresamente el requisito de la unidad de acto, podrán formalizarse mediante diligencia de adhesión en dichas matrices, autorizada dentro de los sesenta días naturales a contar desde la fecha de su otorgamiento, o en escritura independiente, sin sujeción a plazo.
El precio o valor de los derechos se determinará en efectivo, con arreglo al sistema monetario oficial de España, pudiendo también expresarse las cantidades en moneda o valores extranjeros. pero reduciéndolos simultáneamente a moneda española. De igual modo, los valores públicos o industriales se estimarán en efectivo metálico, con arreglo a los tipos oficiales o contractuales.
La escritura o escrituras por las cuales se cancelen, rescindan, modifiquen, revoquen, anulen o queden sin efecto otras anteriores, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1219 del Código Civil.
Las de cesión de derechos o subrogación de obligaciones.
Las de adhesión a que se refiere el párrafo segundo del artículo 176 anterior, cuando aquélla conste en escritura independiente.
Los endosos que constan en la primera copia del instrumento público de actos o contratos no inscribibles en el Registro de la Propiedad.
Los Notarios que autoricen o eleven a escritura pública testamentos en los cuales conste alguna disposición de carácter benéfico o benéfico-docente, que tenga por objeto la enseñanza, educación e instrucción, el incremento de las Ciencias, Letras y Artes, remitirán a la Junta de Beneficencia de la provincia a que pertenezcan y a la Dirección General del Ramo, en el primer caso, y al Ministerio de Educación y Cultura en los demás, una copia simple de la cláusula o cláusulas testamentarias correspondientes, tan luego como llegue a su conocimiento el fallecimiento del testador.
De igual modo los Notarios que autoricen o eleven escritura pública particiones o manifestaciones de herencia fundadas en testamentos que contengan alguna disposición de las expresadas en el párrafo anterior, notificarán mediante acta, al Ministerio del Interior o al de Educación y Cultura, según los casos, el texto íntegro del testamento, con cargo a la herencia; siendo responsables, si no lo hicieren, de los perjuicios que puedan ocasionar con su negligencia. No se admitirán en ningún Registro u oficina dichas particiones si no aparecen otorgadas precisamente en escritura pública, y en ésta no consta el cumplimiento de lo dispuesto anteriormente.
d) Testigos.
En la autorización de las escrituras públicas no será necesaria la intervención de testigos instrumentales, salvo que la reclamen el Notario autorizante o cualquiera de las partes, o cuando alguno de los otorgantes no sepa o no pueda leer ni escribir. Esta disposición se aplicará a los protestos sin perjuicio de las normas que sobre esta materia se dicten en lo sucesivo. Se exceptúan de esta disposición los testamentos, que se regirán por lo establecido en la legislación civil.
Son testigos instrumentales los que presencien el acto de lectura, consentimiento, firma y autorización de una escritura pública.
Los parientes del Notario autorizante, dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad.
Los escribientes o amanuenses, dependientes o criados del Notario que presten sus servicios mediante un salario o retribución y vivan en su compañía.
Los testigos instrumentales serán designados por los otorgantes o, si éstos no lo hiciesen, por el Notario; pero tanto éste, en el primer caso, como aquéllos, en el segundo, podrán oponerse a que lo sean determinadas personas salvo los casos en que por mandato judicial o por disposiciones especiales se establezca lo contrario.
Los testigos llamados de conocimiento sólo tienen como misión identificar a los otorgantes a quienes no conozca directamente el Notario, y sólo les afectan las incapacidades a que se refieren los números 1 y 5 del artículo 182.
e) Fe de conocimiento.
La fe de conocimiento afecta a la identidad del otorgante, pero no garantiza sus circunstancias de edad, profesión o vecindad, que consignará el Notario por lo que resulte de la declaración del propio interesado o por referencia de sus documentos de identidad, sin perjuicio de que, en caso de duda, pueda exigir las certificaciones del Registro del estado civil y cuantos documentos estime necesarios o convenientes.
No es preciso que el Notario dé fe en cada cláusula de las estipulaciones o circunstancias que, según las leyes, necesiten este requisito. Bastará que consigne al final de la escritura la siguiente o parecida fórmula: Y yo, el Notario, doy fe de conocer a los otorgantes (o a los testigos de conocimiento, en su caso, etcétera) y de todo lo contenido en este instrumento público . Con ésta o parecida fórmula final se entenderá dada fe en el instrumento de todas las cláusulas, condiciones, estipulaciones y demás circunstancias que exijan este requisito según las leyes.
f) Otorgamiento y autorización.
Después de la lectura, los otorgantes deberán constar su consentimiento al contenido de la escritura.
Los Notarios harán de palabra, en el acto del otorgamiento de los instrumentos que autoricen, las reservas y advertencias legales establecidas en los Códigos Civil y de Comercio, Ley Hipotecaria y su Reglamento y en otras leyes especiales, haciéndolo constar en esta o parecida forma: Se hicieron a los comparecientes las reservas y advertencias legales .
El Notario, a continuación de las firmas de los otorgantes y testigos, autorizará la escritura y en general los instrumentos públicos, signando. firmando y rubricando. Deberá estampar al lado del signo el sello oficial de su Notarla.
SECCIÓN III. ACTAS NOTARIALES.
No precisan la intervención de testigos, salvo en los casos concretos en que el Derecho vigente estatuya otra cosa.
No exigen tampoco la dación de fe de conocimiento, con igual excepción, y salvo el caso de que la identidad de las personas fuere requisito indispensable en consideración a su contenido.
No requieren unidad de acto ni de contexto, pudiendo ser extendidas en el momento del acto o después. En este caso se distinguirá cada parte del acta como diligencia diferente, con expresión de la hora y sitio, y con cláusula de suscripción especial y separada.
Las diligencias, salvo que la persona con quien se entiendan pida que se redacten en el lugar habiendo medios para ello, las podrá extender el Notario en su estudio con referencia a las notas tomadas sobre el terreno, haciéndolo constar así, y podrá aquella persona comparecer en la Notaría para enterarse del contenido de la diligencia. Cuando se extienda la diligencia en el lugar donde se practique, invitará el Notario a que la suscriban los que en ella tengan interés, así como a cualquier otra persona que esté presente en el acto.
En la autorización de actas de presencia que constaten hechos susceptibles de publicidad comercial, el Notario, al expresar al alcance concreto de la fe pública notarial, hará constar que ésta no puede extenderse a cosas o hechos distintos de los que han sido objeto de su percepción personal.
La entrega de documentos, efectos, dinero u otras cosas y toda clase de requerimientos, así como los ofrecimientos de pago. El texto de estas actas comprenderá, en lo pertinente, la transcripción del documento entregado, la descripción completa de la cosa, la naturaleza, características y notas individuales de los efectos, las palabras del requerimiento y, en su caso, la contestación del requerido.
La exhibición al Notario de documentos o de cosas con el fin de que, los describa en el acta tal y como resulten de su percepción.
Las actas de notificación tienen por objeto dar a conocer a la persona notificada una información o una decisión del que solicita al intervención notarial, y las de requerimiento, además, intimar al requerido para que adopte una determinada actitud.
En el acta se expresará la manera en que la notificación o el requerimiento se haya realizado; si la persona con la que se hubiere entendido la diligencia se negare a dar su nombre, a indicar su relación con el destinatario o a hacerse cargo de la cédula, copia o carta, se hará constar así; y sise hubiere utilizado el correo, se consignarán sucesivamente las diligencias correspondientes.
En cualquiera de la formas expresadas en este artículo quedarán igualmente cumplimentados y se tendrán por hechos la notificación o el requerimiento.
No obstante podrá el Notario, en tales supuestos y a instancia del interesado, utilizar el procedimiento de remisión por correo a que se refiere el artículo anterior, salvo que la residencia procediere del mismo destinatario.
El requerido o notificado tiene derecho a contesta ante el Notario dentro de la misma acta, pero sin introducir en su contestación otros requerimientos o notificaciones que deban ser objeto de acta separada.
La contestación deberá hacerse de una sola vez, bajo la firma del que contesta, y en el plazo improrrogable de los dos días laborables siguientes a aquel en que se haya practicado la diligencia o recibido el envío postal. No se consignará en el acta ninguna contestación que diere el destinatario antes de haber sido advertido por el Notario de su derecho a contestar y de plazo reglamentario para ello.
Las manifestaciones contenidas en una notificación o requerimiento y en su contestación tendrán el valor que proceda con forme a la legislación civil o procesal, pero el acta que las recoja no adquirirá en ningún caso la naturaleza ni lo efectos de la escritura pública.
El Notario no podrá librar copia de un acta de notificación o requerimiento sin hacer constar en aquélla la contestación, si la hubiere. Tampoco podrá expedir, antes de caducar el plazo copia del acta pendiente de contestación, salvo que lo solicite bajo su responsabilidad, quien tenga interés legítimo para ejercitar desde luego cualquier acción o derecho, todo lo cual se hará constar en la cláusula de suscripción de la copia y en la nota de expedición que ha de consignarse en la matriz, entendiéndose reservado el derecho a contestar mientras no caduque el plazo
En caso de tratarse de requerimientos o notificaciones de carácter urgente, por referirse a plazos próximos terminar, revocación de poderes u otros de carácter perentorio el Notario, si fuere requerido por medio de carta cuya firma le sea conocida o aparezca legitimada, podrá prestar su intervención.
Las notificaciones o requerimientos previstos por las Leyes o Reglamentos sin especificar sus requisitos o trámites se practicarán en la forma que determinan los artículos precedentes. Pero cuando aquellas normas establezcan una regulación específica o señalen requisitos o trámites distintos en cuanto a domicilio, lugar, personas con quienes deban entenderse las diligencias, o cualesquiera otros, se estará a lo especialmente dispuesto en tales normas, sin que sean aplicables las reglas del artículo 202 y concordantes de este Reglamento.
c' Actas de exhibición de cosas o documentos.
En las actas de exhibición de cosas, el Notario describirá o relacionará las circunstancias que las identifiquen, diferenciando lo que resulte de su percepción de lo que manifiesten peritos y otras personas presentes en el acto, y podrá completar la descripción mediante planos, diseños, certificaciones, fotografías o fotocopias que incorporará a la matriz. En las actas de exhibición de documentos, además, transcribirá o relacionará aquéllos o concretará su narración a determinados extremos de los mismos, indicados por el requirente, observando en este caso, si a su parecer procede, lo dispuesto en el párrafo último del artículo 237.
Para dejar constancia en el protocolo de la existencia de cosas o documentos en poder de una persona o en un determinado lugar.
Para hacer constar la existencia de un documento no notarial cuyas firmas legitime el propio Notario autorizante, que vaya a surtir efectos solamente fuera de España en país que prevea o exija dicha forma documental.&parEn estas actas, el Notario identificará a los interesados, quienes comparecerán ante él, y en el mismo acto firmarán el documento no notarial o declararán que las firmas estampadas son las suyas, y, en todo caso, que conocen el contenido del documento y que, libre y voluntariamente, quieren que produzca los efectos que le sean aplicables conforme a lo previsto por las leyes extranjeras. El Notario, además, deberá emitir en cuanto le sea posible el juicio de capacidad legal o civil a que se refiere el artículo 156.8 de este Reglamento, y cumplir lo dispuesto en el mismo respecto de la intervención y representación de los otorgantes.
Para efectuar, conforme al artículo 262 de este Reglamento, el reconocimiento de la propia firma puesta con anterioridad en un documento que, a juicio del Notario, quedará suficientemente reseñado en el acta, o unido a ésta, original o por fotocopia.
Para fijar el saldo líquido exigible en los Préstamos o Créditos en cuenta corriente concedidos por entidades de crédito, ahorro o financiación siempre que tales operaciones y esta modalidad de fijación hayan sido pactadas en escritura pública. En virtud de la documentación exhibida por la entidad acreedora y de su concordancia con certificación de ésta, que se unirá a la matriz, el Notario levantará el acta en la que quede determina el saldo de la cuenta.
b) Actas de referencia.
En las actas de referencia se observarán iguales requisitos que en las de presencia, pero el texto será redactado por el Notario de la manera más apropiada a las declaraciones de los que en ellas intervengan, usando las mismas palabras, en cuanto fuere posible, una vez advertido el declarante por el Notario del valor jurídico de las mismas en los casos en que fuese necesario.
c) Actas de notoriedad.
El requerimiento para instrucción del acta será hecho al Notario por persona que demuestre interés en el hecho cuya notoriedad se pretende establecer, la cual deberá aseverar, bajo su responsabilidad, la certeza del mismo, bajo pena de falsedad en documento público.
El Notario practicará, para comprobación de la notoriedad pretendida, cuantas pruebas estime necesarias, sean o no propuestas por el requirente. Y deberá hacer requerimientos y notificaciones personales o por edictos cuando el requirente lo pida o él lo juzgue necesario.
Constarán necesariamente en las actas de notoriedad todas las pruebas practicadas y requerimientos hechos con sus contestaciones; los justificantes de citaciones y llamamientos; la indicación de las reclamaciones presentadas por cualquier interesado, y la reserva de los derechos correspondientes al mismo ante los Tribunales de Justicia.
El Notario, si del examen y calificación de las pruebas y del resultado de las diligencias estimare justificada la notoriedad pretendida, lo expresará así, con lo cual quedará conclusa el acta.
La instrucción del acta se interrumpirá si se acreditare al Notario haberse entablado demanda en juicio declarativo, con respecto al hecho cuya notoriedad se pretenda establecer. La interrupción se levantará, y el acta será terminada a petición del requirente, cuando la demanda haya sido expresamente desistida, cuando no se haya dado lugar a ella por sentencia firme o cuando se haya declarado caducada la instancia del actor.
Está legitimada para formular el requerimiento inicial del acta cualquier persona con interés legítimo.
Requerido uno de los Notarios competentes, quedará excluida la competencia de los demás. El Notario requerido habrá de poner en conocimiento del Decanato del respectivo Colegio Notarial, en el mismo día que hubiese admitido el requerimiento, la iniciación de la tramitación del acta, especificando el nombre del causante y demás datos de identificación, a fin de que de tal iniciación quede constancia en el Registro Particular del Decanato y en el General de Actos de Ultima Voluntad.
El interesado habrá de aseverar la certeza de los hechos positivos y negativos en que se deba fundar el acta, y acreditar documentalmente:
La apertura de la sucesión intestada mediante la presentación de las certificaciones de fallecimiento y del Registro General de Actos de Ultima Voluntad del causante y, en su caso, el documento auténtico del que resulte indubitadamente que, a pesar del testamento o del contrato sucesorio, procede la sucesión abintestato o la sentencia firme que declare la invalidez de las instituciones de herederos.
La relación de parentesco de las personas que el requirente designe como herederos del causante.
En el acta habrá de constar necesariamente, al menos, la declaración de dos testigos que aseveren que de ciencia propia o por notoriedad les constan los hechos positivos y negativos cuya declaración de notoriedad se pretende. Se practicarán, también, las pruebas propuestas por el requirente, así como las que se estimen oportunas, en especial las dirigidas a acreditar la nacionalidad y vecindad civil y, en su caso, la Ley extranjera aplicable.
Ultimadas las anteriores diligencias hará constar el Notario su juicio de conjunto sobre si quedan acreditados por notoriedad los hechos en que se funda la declaración de herederos.
En caso afirmativo declarará qué parientes del causante son los herederos abintestato , siempre que todos ellos sean de aquellos en que la declaración corresponde al Notario. En la declaración se expresarán las circunstancias de identidad de cada uno y los derechos que por Ley le corresponden en la herencia.
Las actas de notoriedad no requieren unidad de acto ni de contexto y se incorporarán al protocolo en la fecha y bajo el número que corresponda en el momento de su terminación. Cuando se interrumpiere su tramitación, en el supuesto del número quinto del artículo anterior, se incorporarán asimismo al protocolo. sin perjuicio de que puedan terminarse, si procediere, en fecha y bajo número posterior.
d) Actas de protocolización.
e) Actas de depósito ante Notario.
Siempre que el Notario lo considere conveniente para su seguridad, podrá conservar los depósitos que se le confien en un Banco, y en caja de alquiler arrendada a su nombre como tal Notario, advirtiéndolo así al depositante y consignándolo en el acta. Dicha caja sólo podrá ser abierta por el Notario o su sustituto legal, o mediante orden escrita de la Junta directiva del Colegio Notarial respectivo o de la Dirección General, en su caso.
SECCIÓN IV. DE LAS COPIAS.
En vida del otorgante, sólo éste o su apoderado especial, podrán obtener copia del testamento.
Fallecido, tendrán derecho a ella, además de los herederos instituidos o sus representantes, los legatarios, albaceas, contadores y demás personas a quienes se reconozca algún derecho o facultad; los parientes que, de no existir el testamento, o ser nulo o en que no haya instruidos herederos forzosos, serían los llamados en todo o en parte a la herencia del causante, y los instituidos en testamento revocado.
El mandatario solo podrá obtener copias del poder si del mismo o de otro documento resulta autorizado para ello; y también de la escritura en que aparezca la revocación, omitiéndose por el Notario cuanto sea ajeno a ella.
Lo dispuesto en el párrafo anterior aplicable a los consentimientos, generales o especiales, prestados por un cónyuge al otro, y a su revocación.
El cónyuge autorizado para obtener copias del poder o del consentimiento que le hubiere conferido el otro, hará constar, bajo su responsabilidad, en cualquier solicitud de aquéllas, que no media entre los cónyuges separación legal, aunque solo sea en virtud de medidas provisionales, ni tampoco separación de hecho.
De los poderes o consentimientos recíprocos entre dos o más personas sólo se podrán expedir copias cuando lo soliciten, actuando de consuno, todos los otorgantes. salvo que en el propio documento o en otro posterior esté autorizado alguno de ellos para obtenerlas.
Cuando se trate de copias de testamentos autorizados por los Párrocos de Cataluña, serán libradas por el Notario más próximo a la parroquia en que esté archivada la disposición testamentaria de entre los pertenecientes al distrito notarial en que se halle enclavada aquélla. Cuando los Notarios que se encontrasen en dicha circunstancia fuesen varios, la elección corresponderá a los interesados. Para la expedición de dichas copias el Notario que deba autorizarías se constituirá en el Archivo parroquial donde se conserve la matriz de la disposición testamentaria, salvo el caso de que los interesado soliciten expresamente que se autorice en el despacho del Notario.
Cuando se trate de copias que hayan de expedirse en virtud de mandamiento judicial, será Notario competente para autorizarías aquel a quien le corresponda según el turno oficial de la población.
Todo el que solicite copia de algún acta o escritura a nombre de quien pueda legalmente obtenerla, acreditará ante el Notario que haya de expediría el derecho o la representación legal o voluntaria que para ello ostente.
Cuando la persona que solicite una copia no sea conocida del Notario, será identificada por un testigo de conocimiento, que justamente con el solicitante y con el Notario firmará la oportuna nota, que éste extenderá en la matriz de que se trate e insertará en la copia que expida.
Podrá pedirse copia por carta u otra comunicación dirigida al Notario, y si a éste consta la autenticidad de la solicitud o aparece la firma legitimada y, en su caso, legalizada, expedirá la copia para entregarla a la persona designada o remitiría por correo y certificada al solicitante, sin responsabilidad por la remisión.
Las personas de quien constare en el protocolo haber obtenido primera copia o los sucesores de las mismas que obren con tal carácter, no podrán obtener, sin las formalidades determinadas en el artículo 18 de la Ley, otro traslado de las escrituras cuando éstas contengan obligación exigible en juicio ejecutivo.
Con excepción del juicio ejecutivo y de la regulación del Timbre, todas las copias expedidas por Notario competente se considerarán con igual valor, sin más valor, sin más limitación que la derivada del artículo 1220 del Código Civil cuando fueren impugnadas en el juicio declarativo correspondiente, por los trámites de los artículos 597 y 599 de la Ley de Enjuiciamiento Civil.
Cuando todos o algunos de los interesados no sean conocidos del Notario, se procederá a su identificación en la forma prevenida en el mismo artículo 230.
Cuando la copia no se solicite del Juez que actúe en pleito o causa, el interesado que la reclame deberá presentar un escrito, sin necesidad de Letrado ni Procurador, expresando el documento de que se trata, la razón de pedirla, y el protocolo donde se encuentre. El Juez, dentro de una audiencia, dará traslado al Ministerio fiscal cuando no deban ser citados los demás interesados en el documento, por ignorarse su paradero o por estar ausentes del pueblo donde radique la Notaría o Archivo de protocolos correspondientes. Cuando los interesados deban ser citados, lo serán dentro de los tres días siguientes a la presentación del escrito incoando el procedimiento.
Cuando existan en la matriz como documentos complementarios de una escritura o acta los documentos a que se refiere el artículo 214, en la copia hará constar simplemente el Notario que la expida, que hay un plano, fotografía, dibujo, etcétera, como documento complementario o unido, con el número que le corresponda. Si el interesado en la expedición de la copia o en el ejercicio de los derechos que de ella deriven presenta una reproducción del documento de que se trate, el Notario, previo cotejo y caso de coincidencia, hará constar en dicha reproducción por diligencia que corresponde al documento de que se trate y sus circunstancias en el protocolo.
Los Notarios podrán, a instancia de parte, expedir copias parciales de aquellos documentos como particiones de bienes, permutas, división de comunidad y otros análogos, en los cuales insertarán todo el contenido del documento, con excepción de la parte o partes del mismo que hagan relación a la descripción de los bienes adjudicables o adquiridos por otros interesados.
En las de los poderes y testamentos.
En las de las transmisiones de dominio si no hubiere precios o sumas aplazados.
En la de los negocios jurídicos que no contengan obligación exigible en juicio ejecutivo.
De las actas notariales, se expedirán a los interesados, signadas, firmadas y rubricadas, cuantas copias pidiesen, sin determinar su calidad de primeras, segundas, etcétera, y en la clase de papel sellado que corresponda, sin perjuicio de los requisitos exigidos para determinadas clases de actas.
Las copias y testimonios deberán extenderse en caracteres perfectamente legibles, pudiendo escribirse a mano, a máquina o por cualquier medio de reproducción. sin otra limitación que la impuesta por la facilidad de su lectura, el decoro de su aspecto y su buena conservación.
Podrán los Notarios negarse a la autorización de documentos y expedición de copias de los mismos silos interesados no les entregan previamente el papel en que, con arreglo a la legislación del Timbre y sello del Estado, deban ser extendidos, o su importe.
Transcurrido éste, el interesado podrá acudir al Delegado de la Junta o a esta misma para que señale un término prudencial que no podrá ser superior a diez días; pero de todos modos el Notario quedará incurso en la responsabilidad civil correspondiente, aparte de la disciplinaria.
2. El Notario, por su propia voluntad o necesariamente cuando así lo solicite el interesado, remitirá el mismo día del otorgamiento, por telefax o por cualquier otro medio, al Registro de la Propiedad competente, comunicación, suscrita y sellada. de haber autorizado escritura susceptible de ser inscrita, que dará lugar al correspondiente asiento de presentación, y en la que constarán testimoniados en relación, al menos, los siguientes datos:
La reseña identificadora del inmueble haciendo constar su naturaleza y el término municipal de su situación, con expresión, según los casos, del sitio o lugar en que se hallare si es rústica, nombre de la localidad, calle, plaza o barrio, el número si lo tuviere, y el piso o local, si es urbana, y, salvo en los supuestos de inmatriculación, los datos registrales.
DE OTROS DOCUMENTOS NOTARIALES.
a) Testimonio por exhibición en relación y de vigencia de leyes.
Sin embargo, no se podrán testimoniar los documentos privados, salvo aquellos cuyas firmas puedan ser legitimadas conforme a este Reglamento.
Asimismo podrán testimoniar al pie o al dorso de fotografías, fotocopias, u otras reproducciones gráficas análogas, que éstas corresponden a personas, cosas o documentos identificados por el Notario, si bien, en cuanto a los privados, con las limitaciones establecidas en el párrafo segundo de este artículo.
b) Legitimación de firmas.
La nota de Visto y legitimado , con la fecha y todos los elementos de autorización notariales puestas al pie de cualquier documento oficial, es testimonio de que el Notario considera como auténticas, por conocimiento directo o identidad con otras indubitadas, las firmas de los funcionarios autorizantes, y hallarse éstos, según sus noticias, en el ejercicio de sus cargos a la fecha del documento.
Están autorizados los Notarios para dar testimonio de legitimación de firmas de toda clase de personas y en cualquier concepto puestas al pie de documentos o de certificaciones que hayan cumplido los requisitos establecidos por la legislación fiscal, siempre que esos documentos no sean de los comprendidos en el artículo 1280 del Código Civil, o en cualquier otro precepto que exija la escritura pública como requisito de existencia o de eficacia.
c) Legalizaciones.
Entiéndese por legalización la comprobación extendida al final de un documento autorizado por Notario colegiado. fechada, signada, firmada, rubricada y sellada por otros dos Notarios del mismo Colegio.
Para la legalización se empleará la siguiente fórmula: Los infrascritos, Notarios del Colegio de ..., distrito notarial de ..., legalizamos el signo, firma y rúbrica que anteceden del Notario don.... N.N.(Aquí la fecha). Esta fórmula se empleará siempre que la firma legalizada sea igual, al parecer, a la que el Notario acostumbra a usar, y que a la fecha del documento se halle en ejercicio del cargo, sin que les conste nada en contrario.
Las legalizaciones llevarán sobrepuesto un sello del Colegio Notarial.
Las Juntas directivas dispondrán las tiradas de estos sellos de conformidad con lo prevenido en el número 15 de los Aranceles notariales, únicos sellos que podrán unirse a las legalizaciones, y de que estarán provistos los Notarios; pero si de momento no los hubiere en la localidad, lo certificará así el Delegado, si en ella residiere, y en otro caso el mismo legalizante, que remitirá el importe al Decano, el cual acusará recibo, al que irá adherido el sello.
Cuando no existan dos Notarios en la capital de distrito, podrá legalizar sólo el Delegado o Subdelegado de la Junta directiva en el mismo distrito, los de uno inmediato y, en todo caso, un miembro cualquiera de ésta con relación a todo el territorio de su Colegio, haciendo constar todos su carácter y la circunstancia expresada.
Cuando se trate de documentos que hayan de surtir efectos en el extranjero y el Cónsul del país respectivo no legalice directamente la firma del Notario autorizante, el Decano del Colegio Notarial, o quien le sustituya, legalizará la firma del Notario, haciendo constar necesariamente, en este caso, su cualidad de Decano accidental.
Lo dispuesto en este artículo se entiende sin perjuicio de la legalización realizada mediante la apostilla establecida en el Real Decreto 2433/1978, de 2 de octubre, dictado en aplicación del Convenio Internacional de La Haya de 5 de octubre de 1961.
a) De los protocolos.
El primer día de cada año se abrirá el protocolo, extendiendo una nota que diga así: Protocolo de los instrumentos públicos correspondientes al año... (Fecha en letra, firma y rúbrica del Notario).
El último día del año se cerrará el protocolo con la siguiente nota: Concluye el protocolo del año ... que contiene (tantos) instrumentos y (tantos) folios autorizados durante el mismo en esta Notaría . Y fechará en letra, firmará y rubricará.
En el lomo del protocolo se pondrá la siguiente inscripción: Protocolo. Año de... (en guarismo), y expresión de la residencia del Notario.
Vacante una Notaría, el Delegado o Subdelegado de las Juntas en el distrito correspondiente, y donde no le hubiera, el Juez de primera instancia o el municipal, en su caso, pondrán a continuación de la ultima escritura del protocolo corriente de instrumentos públicos la siguiente nota: Queda vacante esta Notaría de ..., por (fallecimiento, renuncia o lo que sea), resultando en este protocolo autorizados hasta hoy (tantos) instrumentos públicos y (tantos) folios . Fecha en letra y firma del Delegado o Subdelegado, o del Juez, con la de su respectivo Secretario.
El funcionario que haya autorizado esta diligencia dará cuenta inmediatamente a las Juntas de haberse cumplido el servicio.
Si se deteriorasen por falta de diligencia, los Notarios y Archiveros los repondrán a sus expensas, incurriendo además en responsabilidad disciplinaria.
El Notario titular y el Delegado de la Junta directiva del Colegio Notarla practicarán una visita extraordinaria a la Notaría y levantarán un acta haciendo constar:
Las circunstancias y extensión del siniestro, en su caso, y daños causados.
El número de protocolos o de instrumentos, en su caso, y de libros inutilizados, consignando el mayor número posible de circunstancias y detalles necesarios para que pueda llegarse al conocimiento exacto de cuáles son los documentos o libros deteriorados o inutilizados. En el caso de ser pocos los documentos destruidos, deberá especificarse el número y clase de éstos, y en otro caso, bastará referirse al contenido de los índices. Del acta se remitirá una copia autorizada por ambos Notarios al Colegio Notarial, y la Junta directiva de éste adoptará las medidas de publicidad que estime necesarias para que la destrucción o deterioro de protocolos llegue a conocimiento de los interesados para que éstos puedan incoar el oportuno expediente.
Los documentos que se hayan salvado deberán encuadernarse aun cuando falten algunos de numeración intermedia, interpolándose, en tal caso, en sustitución de los que falten, una hoja, en la que se hará constar que tales números intermedios desaparecieron o se inutilizaron, haciéndose referencia al acta en que así se acredite. Tal hoja se colocará en el lugar correspondiente al número o números inutilizados, y podrá emplearse una sola hoja para varios números o instrumentos, si éstos fuesen correlativos. En la misma se hará constar por nota suscrita por el Notario el hecho de la reconstitución, cuando ésta se verificare, con expresión de la fecha y número del acta de protocolización.
Los documentos que no sean susceptibles de encuadernación se conservarán en sendas carpetas, con la numeración que, conforme a los índices, les corresponda dentro del año respectivo.
Para la reconstitución de cada instrumento público inutilizado, deberá formalizarse un expediente al siguiente tenor:
Se incoará mediante instancia de parte interesada o de su representante, y se reconoce personalidad para este objeto a las personas que, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 17 de la Ley de 28 de mayo de 1862, y 224 y siguientes de este Reglamento, tengan derecho a obtener copia autorizada del documento que se trate de reconstruir.
La instancia se presentará ante el Notario titular, el cual consignará con certificación, a continuación de la instancia, lo que resulte del acta expresada en la regla primera en lo que haga relación al instrumento que se trate de reconstituir; también certificará de lo que resulte en los índices respecto del mismo instrumento, y si éstos hubiesen desaparecido, se incorporará certificación de los del Colegio Notarial.
El solicitante presentará también los medios de prueba, expresará los nombres de las personas que hayan de declarar y manifestará los nombres y domicilios de las que sepa que tienen su domicilio en España y están interesadas en el documento.
Los medios de prueba serán: las copias autorizadas con las formalidades de derecho, las demás copias y los testimonios, los documentos que hagan referencia a las mismas copias o a los originales o sean consecuencia o efecto de unas y otros, los certificados y documentos expedidos en los Registros y oficinas públicas, las declaraciones de los testigos, los informes periciales, la declaración jurada de los interesados o de sus representantes y cualquier otro medio que se estime pertinente.
Si se presentare copia del documento inutilizado expedida con las formalidades de derecho, el Notario la remitirá a la Junta directiva del Colegio Notarial, la cual acordará su protocolización si la considera auténtica, después de cotejar el signo, firma y rúbrica con los que obran en el correspondiente libro del mismo o de otro Colegio, consignándose como resultado de tal cotejo una legalización por el Decano y el Secretario del Colegio Notarial a continuación de la copia misma, expresando en ella que se hace para los efectos de protocolización y devolverá el expediente, que podrá ser ampliado con otras pruebas, tramitándose en la forma que se expresa en los apartados siguientes.
En los demás casos, el Notario citará, con la mayor urgencia, a los interesados en el documento, señalándoles un plazo no menor a treinta días para que comparezcan en la Notaría. También se citará al Notario autorizante del documento inutilizado, si no fuera el mismo titular, para que remita declaración detallada, autorizada con su signo, firma y sello, o concurra el día que se haya de examinar la prueba.
El examen y desarrollo de prueba se consignará en un acta, en la cual el Notario titular hará constar el resultado de las declaraciones y reseñará con detalle las copias y documentos presentados, y si el Notario autorizante del documento fuera el mismo titular de la Notaría hará constar, además, lo que conozca directamente sobre dicho documento. La prueba deberá dirigirse a demostrar el contenido y la forma del instrumento que se trate de reconstruir o los detalles que falten (en los casos de deterioro parcial) y, por tanto, se dirá su clase y se expresará fielmente su contenido. En el desarrollo de la prueba, el Notario que interviene deberá cerciorarse de la firmeza de las declaraciones, y requerirá al solicitante y a los declarantes para que manifiesten si conocen el domicilio en España de alguno o algunos de los interesados en el documento que no hubiesen sido citados personalmente, y en tal caso, se les notificará la existencia del expediente y el trámite en que se halle. Al levantar el acta hará constar, razonándolo, el juicio que la prueba le merezca.
Todas las citaciones y notificaciones se practicarán con la máxima urgencia, y se expresarán por diligencia en el expediente, bajo la responsabilidad del Notario que lo instruya.
Aportada y ultimada la prueba, se remitirá el expediente a la Junta directiva del Colegio Notarial, la cual emitirá informe razonando y, a su vez, lo remitirá al Juzgado de primera instancia del partido donde radique la Notaría cuyo protocolo se trate de reconstituir.
El Juez de primera instancia examinará el expediente, apreciará la prueba que, en caso necesario, podrá ampliar para mejor proveer, y si la encontrare bastante y eficaz, aprobará el expediente y ordenará que se protocolice.
La protocolización se concretará al auto judicial y al documento mismo que, según lo acreditado en el expediente, ha de sustituir al original destruido, y los demás documentos del expediente se conservarán en la Notaría en legajo especial, al cual se hace referencia a formalizarse la protocolización.
El instrumento público así reconstituido tendrá la eficacia jurídica correspondiente al original destruido.
En el caso de que se impugnare por quien justifique interés legítimo la reconstitución del instrumento durante la tramitación del expediente, éste quedará en suspenso hasta que termine el juicio declarativo que el impugnante promueva. Si no se promoviere en el plazo de treinta días, se levantará la suspensión, así como en el caso de caducidad de la instancia.
Cualquier inexactitud sustantiva en las declaraciones juradas que formulen los interesados o sus representantes, será considerada como falsedad en documento público.
Los derechos de los Notarios y de los demás funcionarios que intervengan en la reconstitución de protocolos, se regularán por sus respectivos aranceles, reduciéndolos al 10 %.
En su actuación profesional referente a la reconstitución de protocolos, los Notarios quedan exentos de pagar la contribución de utilidades y las cantidades por folio protocolado correspondientes a la Mutualidad Notarial.
Cuando con arreglo al artículo 32 de la Ley proceda que el Notario deje examinar por las partes interesadas con derechos adquiridos, sus herederos o causahabientes, un instrumento contenido en el protocolo, cuidará, bajo su más estrecha responsabilidad, que la lectura se limite al documento en que tengan aquéllos interés y que no pueda sufrir el protocolo el menor daño o deterioro, y a tales efectos, el Notario buscará personalmente la escritura señalada y la pondrá de manifiesto a los interesados, no consistiendo se saquen notas o extractos de ella, ni que sea hojeado el protocolo, sino en cuanto sea indispensable para la lectura de la matriz de que se trate, debiendo verificarse la exhibición ante dos testigos y extendiéndose de ella la oportuna acta.
Los testimonios se legitimidad de firmas de documentos que puedan tener acceso al Registro de Ventas de Bienes Muebles a Plazos.
Los de legitimidad de firmas de los particulares y razones sociales en documentos que no se protocolicen con un instrumento público, y las legitimaciones, legalizaciones y testimonios por exhibición, que por el Notario o por el interesado se estimen pertinentes.
b) De los índices.
De cada uno de los índices mensuales se harán dos ejemplares, quedándose el Notario con uno de ellos para encuadernarlo al final del protocolo, formándose de este modo el índice cronológico del mismo.
Independientemente de éste, los Notarios deberán agregar un índice anual alfabético, en el que se exprese el nombre del otorgante, objeto del documento y el número de folio, percibiendo una peseta por otorgante como retribución de este servicio.
En los índices se expresará, respecto de cada instrumento, el número de orden, el lugar del otorgamiento, la fecha, el nombre y apellidos de los otorgantes o requirentes y de los testigos cuando los hubiere y el domicilio de aquéllos; el objeto y la cuantía del documento y el número de folios que comprende y, en su caso, el nombre del Notario autorizante que actúe por sustitución del titular del protocolo.
También se expresarán en ellos los datos relativos a la sujeción del documento al turno de reparto, en su caso, y a las aportaciones corporativas y mutualistas.
El sustituto que, con arreglo al artículo 38 de la Ley, deba encargarse de una Notaría vacante, formará y remitirá dentro de los ocho días siguientes, los índices o certificaciones negativas, en su caso, de los documentos protocolados en el mes que ocurrió la vacante, y aun en el anterior si el Notario que la produjo no lo hubiera verificado.
SECCIÓN II. DEL ARCHIVO DE PROTOCOLOS.
Los Archivos generales de protocolos se formarán con los protocolos generales de más de veinticinco años de fecha, con los especiales y libros de que tratan los artículos 34 y 35 de la Ley que cuenten el mismo tiempo desde que aquéllos se hubiesen cerrado y con los de las Notarías amortizadas o suprimidas.
Se exceptúan de lo dispuesto en el párrafo primero de este artículo los casos en que aún viviese el Notario autorizante, que conservará mientras viva todos los protocolos que hubiese autorizado.
Sin embargo, los Notarios podrán solicitar autorización de la Junta directiva para depositar parte de su protocolo en el local del Archivo, siempre que la capacidad y demás circunstancias de éste lo permitan. La Junta resolverá discrecionalmente y, en su caso, fijarán las condiciones y obligaciones que estime oportunas.
Los protocolos de las Notarías amortizadas permanecerán en los respectivos archivos generales y sólo pasarán al archivo de las Notarías creadas en la misma demarcación en otra posterior si, por razones de servicio, lo dispusiere así la Dirección General.
Cuando con motivo de una demarcación se traslade una Notaría de una población a otra distinta, dentro del mismo distrito se trasladarán asimismo la totalidad de los protocolos que constituyan su archivo.
El Notario que solicite una vacante distinta de la que venga desempeñando, pero dentro de una misma población, con arreglo al párrafo primero del artículo 96 de este Reglamento, con el fin de obtener la nueva categoría asignada a la Notaría por haber sido modificada su clasificación, conservará los protocolos que constituyan su archivo y no se hará cargo de los de la Notaría solicitada.
Cuando vacare un Archivo de protocolos se hará cargo del mismo, con carácter interino, mientras no se designe titular por el Ministro de Justicia, el Notario más antiguo de la localidad. Las Juntas directivas, en casos extraordinarios, tendrán facultades para asegurar la prestación del servicio en los Archivos Notariales.
Sin embargo, en las capitales de Colegio las Juntas directivas organizarán el Archivo general de protocolos del distrito notarial correspondiente, proporcionando local adecuado para su depósito, nombrando y separando el personal auxiliar, satisfaciendo, con cargo a los fondos del Colegio, sus nóminas y los demás gastos que ocasione el servicio, y percibiendo con destino al mismo fondo, los honorarios que corresponda. Para atender al mejor servicio público, propondrá al Ministro de Justicia el nombramiento de un Notario Archivero que podrá ser o no Vocal de la Junta directiva.
Cuando un Notario se encargue del Archivo de protocolos, extenderá un acta firmada por él mismo y por las personas que le hagan entrega, acreditando haber recibido todos los protocolos, libros y papeles comprendidos en el inventario general y sus adiciones, expresando las fechas de uno y otras, y en el caso de que después de la última de éstas hayan ingresado otros protocolos y libros, los determinará con las circunstancias exigidas. De dicha acta, que quedará en el Archivo, sacará y remitirá copia literal a la Junta directiva dentro de los quince días siguientes a su fecha.
Cuando un Notario remitiere al Archivo certificación negativa por llevar veinticinco años de residencia y no corresponder la remisión de acuerdo con el párrafo tercero del artículo 291 de este Reglamento, bastará esta certificación por sí sola, sin que el Notario hubiera de hacer otra alguna en lo sucesivo mientras ocupe la misma Notaría.
En el mes de febrero, los Notarios Archiveros o sus sustitutos adicionarán el inventario general que debe existir de su Archivo, con los protocolos, libros y papeles que hayan sido entregados por los Notarios en el mes anterior, expresando respecto a los primeros su número, folios de cada volumen, Notarios autorizantes y años que comprendan.
Dentro de los límites establecidos en el artículo 32 de la Ley de Notariado, los Archiveros de protocolos, en los días y horas hábiles que tengan señalados, deberán facilitar a las personas de notoria competencia en los estudios de investigación histórica la consulta de documentos que cuenten más de cien años de antigüedad y ofrezcan indudable valor para dichos estudios, adoptando en todo caso las medidas necesarias para la conservación de los documentos que estén bajo su custodia.
Cuando el Ayuntamiento de una cabeza de distrito no proporcionare local adecuado para la instalación del Archivo, la Dirección General, a propuesta de la Junta directiva y de los Notarios del distrito, podrá acordar su traslado a la capital del Colegio, de la provincia o a otra población del territorio donde se disponga de local suficiente para la conservación de los protocolos.
A tal efecto, las Juntas directivas podrán construir, adquirir o arrendar edificios en tales poblaciones, a fin de instalar debidamente los Archivos, y solicitar de los Ayuntamientos y otras Corporaciones públicas la ayuda económica necesaria para ello.