Source: https://www.dashoefer.de/thema/internes-kontrollsystem-iks.html
Timestamp: 2019-11-19 15:08:12
Document Index: 386817360

Matched Legal Cases: ['§ 91', '§ 91', '§ 93', '§ 171', '§ 43', '§ 289', '§ 315', '§ 264', '§ 264']

Internes Kontrollsystem (IKS) | www.dashoefer.de
Angesichts einer Vielzahl gesetzlicher Vorschriften und logischer Erfordernisse im Geschäftsbetrieb führt an einem Internen Kontrollsystem (IKS) kein Weg vorbei.
die Einhaltung der für das Unternehmen einschlägigen gesetzlichen bzw. rechtlichen Vorschriften,
Was umfasst das Interne Kontrollsystem?
Das IKS ist kein unveränderliches System, sondern unterliegt fortlaufenden Verbesserungen und Anpassungen an neue Gegebenheiten (z. B. neue Gesetze, Unternehmenswachstum, Feststellungen des Abschlussprüfers oder der Internen Revision etc.).
Die Notwendigkeit eines IKS ergibt sich auf Grundlage mehrerer Vorschriften
§ 91 Abs. 1 AktG verpflichtet den Vorstand, dafür zu sorgen, dass die erforderlichen Handelsbücher geführt werden. Bereits daraus lässt sich für Aktiengesellschaften die Erfordernis eines IKS ableiten, das sicherstellt, dass die Handelsbücher und v. a. die Tätigkeiten, die mit deren Führung zusammenhängen, ordnungsgemäß und gewissenhaft geführt bzw. ausgeführt werden. § 91 Abs. 2 AktG konkretisiert die Erfordernis weiter: der Vorstand hat geeignete Maßnahmen zu treffen und insbesondere ein Überwachungssystem einzurichten, damit den Fortbestand der Gesellschaft gefährdende Entwicklungen früh erkannt werden. Das dadurch geforderte Risikofrüherkennungssystem (und auch ein Risikomanagementsystem) hat zahlreiche Überschneidungspunkte mit dem IKS.
§ 93 Abs. 1 AktG verlangt zudem von Vorstandsmitgliedern, bei ihrer Geschäftsführung die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters anzuwenden. Vergleicht man diese Anforderungen mit den o.g. Zielen, die ein IKS erfüllen soll, gehören diese Ziele sicherlich in den Bereich der Sorgfaltspflichten eines Vorstands.
Bei prüfungspflichtigen Aktiengesellschaften muss der Abschlussprüfer dem Aufsichtsrat über wesentliche Schwächen des internen Kontroll- und Risikomanagementsystems, bezogen auf den Rechnungslegungsprozess, berichten (§ 171 Abs. 1 Satz 2 AktG).
Von den Geschäftsführern einer GmbH verlangt § 43 Abs. 1 GmbHG, dass diese in den Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden haben. Dies impliziert – analog der o.g. Anforderung an den Vorstand einer Aktiengesellschaft – die Notwendigkeit der Aufrechterhaltung eines IKS.
§ 289 Abs. 5 sowie analog § 315 Abs. 2 Nr. 5 HGB verlangt von kapitalmarktorientierten Kapitalgesellschaften i. S. d. § 264d HGB, im Lagebericht die wesentlichen Merkmale des internen Kontroll- und Risikomanagementsystems im Hinblick auf den Rechnungslegungsprozess (d. h. nicht alle Bereiche und Geschäftsprozesse des Unternehmens betreffend) zu beschreiben. Bei Konzernlageberichten erstreckt sich die Verpflichtung auf den Konzernrechnungslegungsprozess, sofern eines der in den Konzernabschluss einbezogenen Tochterunternehmen oder das Mutterunternehmen kapitalmarktorientiert i. S. d. § 264d HGB ist.
Für in den USA börsengelistete Unternehmen verlangt der Sarbanes-Oxley-Act die jährlich zu erbringende und vom Abschlussprüfer zu bestätigende Erklärung, dass der Vorstandsvorsitzende (CEO) sowie die Finanzvorstand (CFO) die Verantwortung für den Aufbau und die Aufrechterhaltung eines IKS hinsichtlich der Finanzberichterstattung übernehmen. Darüber hinaus wird deren Einschätzung der Wirksamkeit der internen Kontrollen sowie der Finanzberichtsprozesse gefordert.
die Größe, Komplexität und Organisation eines Unternehmens bzw. Konzerns. So erfordert ein großes, in mehreren verschiedenen Geschäftsfeldern global tätiges und nach der Matrixorganisation strukturiertes Unternehmen üblicherweise mehr Regelungen als ein kleines, nur im Inland operierendes Einproduktunternehmen mit flachen Hierarchien;
Allgemeine Anforderungen an das IKS
Als allgemeine Anforderungen an ein internes Kontrollsystem kann man folgende drei Punkte festmachen, die unabhängig von der Unternehmensform und -größe gelten:
Das IKS und die Abschlussprüfung
Auch für Abschlussprüfungen ist ein internes Kontrollsystem hilfreich.
Das Interne Kontrollsystem spielt auch im Rahmen der Abschlussprüfung eine große Rolle. Über die o.g. gesetzlichen Anforderungen hinaus wenden Abschlussprüfer i. d. R. einen risiko- und geschäftsprozessorientierten Prüfungsansatz an. D.h., es werden zum einen Prüfungsfelder (z. B. Vorräte) intensiver geprüft, wenn dieser Bereich mit hohen Risiken behaftet ist (z. B. schnelllebige Produkte, verderbliche Waren, hochwertige / teure Produkte etc.) und wenn dieser Bereich vom Unternehmen nur unzureichend gehandhabt und kontrolliert wird. Hierzu werden üblicherweise im Rahmen der Vorprüfung die Prozesse evaluiert und anhand vergangener Transaktionen Prozesskontrollen seitens des Abschlussprüfers durchgeführt.
Ergibt sich daraus, dass das Unternehmen die Prozesse und Risiken beherrscht (z. B.: monatliche Inventuren, regelmäßige Abschreibungen / Ausbuchungen veralteter Waren, Überwachung von Kennzahlen wie Lagerreichweite etc.), können die Prüfungen der Bilanzposten (und der dahinter stehenden Einzelsachverhalte wie hier der Vorratsbestandteile) am Jahresende reduziert werden.
Das IKS steht auch in unmittelbarem Zusammenhang mit den GoBD. Die Finanzverwaltung fordert den Einbezug des IKS in die notwendige Verfahrensdokumentation.