Source: http://docplayer.pl/134333285-Zasady-dotyczace-kontroli-realizacji-regionalnego-programu-operacyjnego-wojewodztwa-zachodniopomorskiego.html
Timestamp: 2019-09-23 07:28:24+00:00
Document Index: 47333496

Matched Legal Cases: ['art. 125', 'art. 2', 'art. 21', 'art. 127', 'art 125', 'art 125']

1 ZARZĄD WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO INSTYTUCJA ZARZĄDZAJĄCA REGIONALNYM PROGRAMEM OPERACYJNYM WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO Zasady dotyczące kontroli realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego Szczecin, wrzesień 2018
2 SPIS TRESCI Wykaz skrótów 3 Słownik pojęć 5 Rozdział 1 - Podstawa prawna 7 Rozdział 2 - Cel Zasad 7 Rozdział 3 Podział zadań w zakresie czynności kontrolnych 7 Rozdział 4 Roczne Plany Kontroli (RPK) 8 Rozdział 5 Raportowanie w zakresie realizacji obowiązków kontrolnych 9 Rozdział 6 Monitorowanie wdrożenia uzyskanych zaleceń/rekomendacji pokontrolnych 10 Rozdział 7 Kontrole Krzyżowe 10 Załącznik nr 1 - MINIMALNY ZAKRES ZAŁOŻEN DO ROCZNEGO PLANU KONTROLI RPO WZ 12 Załącznik nr 2 - RAPORT Z REALIZACJI OBOWIĄZKÓW KONTROLNYCH 13 Załącznik nr 3 - REJESTRY REKOMENDACJI WYDANYCH PRZEZ INSTYTUCJE KONTROLUJĄCE/AUDYTOWE 14 2
3 Wykaz skrótów CKK Centrum Kontroli Krzyżowych (aplikacja dedykowana do wymiany danych do kontroli krzyżowych, udostępniania przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa) ETO Europejski Trybunał Obrachunkowy IA Instytucja Audytowa IK UP Instytucja Koordynująca Umowę Partnerstwa, której rolę pełni określony departament w ministerstwie właściwym ds. rozwoju regionalnego IP Instytucja Pośrednicząca RPO WZ (WUP) - Wojewódzki Urząd Pracy w Szczecinie pełniący rolę Instytucji Pośredniczącej na podstawie porozumienia zawartego 6 maja 2015 r. pomiędzy IZ a Wojewódzkim Urzędem Pracy w Szczecinie w sprawie powierzenia Instytucji Pośredniczącej zadań związanych z realizacją RPO WZ IZ Instytucja Zarządzająca RPO WZ desygnowany do tej roli Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego, spełniający funkcje określone w art. 125 Rozporządzenia Ogólnego oraz art. 2 pkt 11 Ustawy Wdrożeniowej. IZ/IP oznacza bezpośrednie odniesienie do IZ jako podmiotu decyzyjnego w zakresie wdrażania Osi Priorytetowych:, I, II, III, IV, V, IX oraz bezpośrednie odniesienie do IP jako podmiotu decyzyjnego w zakresie wdrażania dla Osi Priorytetowych: VI, VII, VIII co oznacza konieczność bezpośredniego podejmowania działań przez dany podmiot w zależności od działania, którego dotyczy dana sprawa i bezpośredni kontakt Beneficjenta z takim podmiotem. KKP Kontrola krzyżowa programu KKH Kontrola krzyżowa horyzontalna z PROW i PO RYBY OBIEE Oracle Business Intelligence Enterprise Edition, platforma analitycznoraportowa MR Ministerstwo właściwe ds. rozwoju regionalnego PE Parlament Europejski RPAK Roczne podsumowanie końcowe sprawozdań z audytu i przeprowadzonych kontroli, w tym analiza charakteru i zakresu błędów i niedoskonałości stwierdzonych w systemach oraz działań naprawczych podjętych lub planowanych RPK Roczny Plan Kontroli PO RYBY Program Operacyjny Rybactwo i Morze" PROW Program Rozwoju Obszarów Wiejskich
9 Rozdział 5 Raportowanie w zakresie realizacji obowiązków kontrolnych 1) Zgodnie z zapisami art. 21 Ustawy wdrożeniowej IZ jest zobowiązana do przekazania IA do dnia 31 października w roku, w którym zakończył się rok obrachunkowy, a następnie do dnia 31 stycznia po roku w którym zakończył się rok obrachunkowy odpowiednio wersji wstępnej i ostatecznej Deklaracji Zarządczej dla RPO wraz z Rocznym podsumowaniem końcowych sprawozdań z audytu i przeprowadzonych kontroli za dany rok obrachunkowy (RPAK). Przygotowując RPAK IZ wykorzystuje m.in.: a) w zakresie procedur kontrolnych - informacje zawarte w przekazanych Założeniach do RPK w odniesieniu do danego roku obrachunkowego, b) w zakresie liczby przeprowadzonych w roku obrachunkowym kontroli - dane zawarte w OBIEE, generując właściwy Raport. 2) Mając na uwadze aktualność danych w OBIEE służących do przygotowania dokumentów o jakich mowa w pkt 1 IZ/IP w zakresie zadań wdrożeniowych są zobowiązane do wprowadzania danych w zakresie kontroli do SL2014 starannie i bez zbędnej zwłoki. 3) Ponadto IZ/IP w celach sprawozdawczych przygotowuje i przedstawia właściwej komórce IZ Raport z realizacji obowiązków kontrolnych odnoszących się do RPK za dany rok obrachunkowy w terminach (począwszy od 2016 roku do 2024): a) do 15 stycznia w zakresie danych za okres od 1 lipca do 31 grudnia, b) do 31 lipca w zakresie danych za okres od 1 stycznia do 30 czerwca. 4) Raport z realizacji obowiązków kontrolnych o jakim mowa w pkt 3 powinien zostać przygotowany na podstawie załącznika 2 do niniejszych zasad i zawierać: a) Informacje w zakresie głównych wyników i rodzajów wykrytych błędów podczas weryfikacji wniosków o płatność; b) Informacje w zakresie wniosków wynikających z przeprowadzonych weryfikacji i podjętych lub planowanych działań naprawczych [w zależności od charakteru nieprawidłowości, tj. charakteru indywidualnego lub systemowego]; c) Informacje w zakresie głównych wyników i rodzajów wykrytych błędów podczas kontroli na miejscu; d) Informacje w zakresie wniosków wynikających z przeprowadzonych kontroli na miejscu i podjętych lub planowanych działań naprawczych [w zależności od charakteru nieprawidłowości, tj. charakteru indywidualnego lub systemowego]; 5) Do Raportu, o którym mowa w pkt 3 niniejszych Zasad IZ/IP załącza wyciąg z rejestru o którym mowa w Rozdziale 6, sporządzoney na podstawie załącznika 3 tj. zawierający informacje w zakresie stanu wdrożenia rekomendacji wskazanych przez zewnętrzne instytucje kontrolne i audytowe oraz przez audyt wewnętrzny tzw. follow up, według stanu na zakończenie danego okresu sprawozdawczego. 9
10 Rozdział 6 Monitorowanie wdrożenia uzyskanych zaleceń/rekomendacji pokontrolnych 1) IZ/IP są zobowiązane do opracowania regulacji wewnętrznych zapewniających prowadzenie bieżącego nadzoru w zakresie monitorowania wdrożenia otrzymanych zaleceń/rekomendacji pokontrolnych uzyskanych w wyniku kontroli jak i audytów przeprowadzonych w danej IZ/IP. 2) IZ/IP są zobowiązane do przekazywania w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania ostatecznych wyników kontroli/audytów przeprowadzonych w zakresie RPO WZ przez zewnętrzne organy kontrolne/audytowe lub audyt wewnętrzny, jeżeli brak jest informacji, że wyniki te nie zostały wcześniej przekazane do IZ. 3) IZ/IP realizujące zadania wdrożeniowe zobowiązane są do rejestrowania w SL2014 wyników audytów operacji przeprowadzonych przez zewnętrzne organy kontrolne (np. KE, ETO, NIK niezwłocznie po ich uzyskaniu, zgodnie z właściwą instrukcją Użytkowania SL ) Minimalny zakres rejestrów prowadzonych w zakresie kontroli/audytów o charakterze systemowym, badających prawidłowość zadań realizowanych przez IZ/IP, zostały określone w Części I Załącznika 3 do niniejszych Zasad. 5) Zakres rejestrów prowadzonych w obszarze kontroli/audytów operacji, o jakich mowa w art. 127 ust. 1 rozporządzenia ogólnego 1303/2013 w odniesieniu do projektów wdrażanych przez daną IZ/IP powinien uwzględniać minimum takie informacje jakie zostały określone w Części II Załącznika 3 do niniejszych zasad. 6) Informacje, o jakich mowa w pkt 4 i 5 będą wykorzystywane w celach sprawozdawczych oraz w związku z przygotowywaniem informacji dotyczących kontroli wdrożenia rekomendacji wydanych w ramach czynności przeprowadzonych przez instytucje inne niż IZ realizujące kontrole w zakresie RPO WZ. 7) Informacje, o których mowa w pkt 6, IZ/IP przekazuje do właściwej komórki IZ w formie elektronicznej w tabeli, której minimalny zakres stanowi załącznik nr 3 do niniejszych zasad i w terminach określonych jak dla Raportów o jakich mowa w pkt 3 Rozdziału 6 niniejszych Zasad. 8) IZ może zwrócić się do IZ/IP w każdym czasie, z zachowaniem 14 dniowego terminu, o informacje w zakresie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych. Rozdział 7 Kontrole Krzyżowe 1) Kontrole krzyżowe w zakresie realizacji RPO WZ powinny być prowadzone przez instytucje systemu wdrażania RPO WZ z uwzględnieniem zasad określonych w wytycznych do kontroli. 2) Instytucjami, które prowadzą kontrole krzyżowe w ramach RPO WZ są IZ/IP (zgodnie z podziałem zadań pomiędzy tymi instytucjami). 3) W systemie wdrażania RPO WZ prowadzone są w szczególności: 10
13 Załącznik nr 2 - RAPORT Z REALIZACJI OBOWIĄZKÓW KONTROLNYCH RAPORT Z REALIZACJI OBOWIĄZKÓW KONTROLNYCH za okres od. do 9 Nazwa Instytucji 1. Podsumowanie kontroli przeprowadzonych w zakresie wydatków w odniesieniu do roku obrachunkowego kończącego się w dniu 30 czerwca... (rok): weryfikacji administracyjnych na podstawie art 125 ust. (5) lit. a) Rozporządzenia (UE) 1303/2013 (RWP) Główne wyniki i rodzaj wykrytych błędów Wyciągnięte wnioski i podjęte lub planowane działania naprawcze [w zależności od charakteru nieprawidłowości, tj. charakteru indywidualnego lub systemowego] należy wybrać z poniższego wykazu: Niekwalifikowalne projekty Nieosiągnięte cele projektu Niekwalifikowalne wydatki Ścieżka audytu Zamówienia publiczne Pomoc państwa Instrument finansowy Operacje generujące dochód Wiarygodność danych i wskaźników Działania informacyjne i promocyjne Aspekt środowiskowy Formy kosztów uproszczonych Trwałość operacji Równouprawnienie płci, równe szanse Niedyskryminacja Należyte zarządzanie finansami [inne] (należy określić) 2. Podsumowanie kontroli przeprowadzonych w zakresie wydatków w odniesieniu do roku obrachunkowego kończącego się w dniu 30 czerwca... (rok): weryfikacji administracyjnych na podstawie art 125 ust. (5) lit. b) Rozporządzenia (UE) 1303/2013 (RWP) Główne wyniki i rodzaj wykrytych błędów Wyciągnięte wnioski i podjęte lub planowane działania naprawcze [w zależności od charakteru nieprawidłowości, tj. charakteru indywidualnego lub systemowego] należy wybrać z poniższego wykazu: Niekwalifikowalne projekty Nieosiągnięte cele projektu Niekwalifikowalne wydatki Ścieżka audytu Zamówienia publiczne Pomoc państwa Instrument finansowy Operacje generujące dochód Wiarygodność danych i wskaźników Działania informacyjne i promocyjne Aspekt środowiskowy Formy kosztów uproszczonych Trwałość operacji Równouprawnienie płci, równe szanse Niedyskryminacja Należyte zarządzanie finansami [inne] (należy określić) Wykaz skrótów: RWP - Rozporządzenie w sprawie wspólnych przepisów (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r.); 9 Raport zawiera dane za półrocze i dotyczy dwóch okresów: od RR do RR - sporządzany do po zakończeniu danego okresu sprawozdawczego, od RR do RR sporządzany do po zakończeniu danego okresu sprawozdawczego. 13
14 Załącznik nr 3 - REJESTRY REKOMENDACJI WYDANYCH PRZEZ INSTYTUCJE KONTROLUJĄCE/AUDYTOWE Część I - Minimalny zakres rejestrów prowadzonych w zakresie follow up kontroli realizacji zadań przez IZ/IP, o jakich mowa w części 9 pkt 3 Zasad L.p Instytucja kontrolująca/audytowa Termin kontroli/audytu Temat/ Cel kontroli/audytu Oznaczenie protokołu/sprawozdania jeśli dotyczy Zalecenia organu kontrolującego/audytowego Sposób realizacji zalecenia/rekomendacji Komórka odpowiedzialna za wprowadzenie zaleceń/rekomendacji Termin wprowadzenia zalecenia/rekomendacji (zakładany przez IZ) Rzeczywisty termin wprowadzenia zalecenia/rekomendacji Uwagi/ przyczyny opóźnień Część II - Minimalny zakres rejestrów prowadzonych w zakresie follow up kontroli/audytów operacji, o jakich mowa w części 9 pkt 4 Zasad L.p Numer projektu Numer wniosku beneficjenta o płatność Podmiot wydający decyzje Nazwa Beneficjenta Tytuł projektu Stawka (%) ostatecznie przyjęta przez IA do wyliczenia wydatków niekwalifikowanych Kwota stwierdzonej nieprawidłowości w badanym wniosku o płatność Kwota korekty z w zakresie danego wniosku o płatność Nr / nazwa kontraktu (postępowania) Opis stwierdzonego naruszenia/ nieprawidłowości Stawka korekty finansowej (%) wynikająca z ustaleń POKONTROLNYCH IZ i IZ/IP (% korekty) Kwota skorygowana przez Instytucję w poszczególnych wnioskach o płatność w ramach których były uwzględnione wydatki danego postępowania Procent dofinansowania Wkład UE wynikający z montażu finansowego Nr poświadczenia IC-KE w którym ujęto korektę wraz z datą jego przekazania do KE Korekta czy pomniejszenie kolejnego wniosku WRAZ Z KWOTĄ Dane kontaktowe Pracownika do kontaktów roboczych z IA (UKS) w sprawie danego wniosku Dodatkowe Uwagi: