Source: http://wideoakademiasp.infor.pl/dok/tresc,DZU.2006.206.0001518,ROZPORZADZENIE-MINISTRA-SPRAW-WEWNETRZNYCH-I-ADMINISTRACJI-z-dnia-30-pazdziernika-2006-r-w-sprawie-szczegolowego-sposobu-postepowania-z-dokumentami-elektronicznymi.html?demo_przepustka=91223dbb304eceff01a8f1b2815002bc
Timestamp: 2017-11-21 12:11:40+00:00
Document Index: 122415410

Matched Legal Cases: ['art. 5', 'art. 5', 'art. 5', 'art. 5', 'art. 5', 'art. 5']

Dziennik Ustaw rok 2006 nr 206 poz. 1518 wersja obowiązująca od 18.05.2007
1) sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi powstającymi w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, zwanych dalej „podmiotami”, oraz napływającymi do nich;
§ 2. 1. Dokumenty elektroniczne świadczące o wykonywaniu działalności podmiotów, powstające w nich lub napływające do nich, jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, podlegają ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym, o którym mowa w § 6, i zwane są dalej „dokumentami ewidencjonowanymi”. Podmioty prowadzą wykaz rodzajów dokumentów ewidencjonowanych.
2) inne dokumenty niestanowiące materiałów archiwalnych, które mogą podlegać brakowaniu po upływie okresu ich przechowywania, zwane dalej „dokumentacją niearchiwalną”.
4. W odniesieniu do podmiotów, w których utworzono archiwa państwowe wyodrębnione, dokumentację niearchiwalną, o której mowa w ust. 3, może przekwalifikować do materiałów archiwalnych organ, któremu podlega lub przez który jest nadzorowany dany podmiot, a w razie braku takiego organu – kierownik tego podmiotu.
§ 4. 1. Wraz z dokumentami ewidencjonowanymi przechowuje się ich metadane, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej „ustawą”, lub wskazanie na te metadane, jeżeli wskazanie to zapewnia stałe przyporządkowanie metadanych aktualnych w dniu wytworzenia dokumentu.
§ 5. 1. Rzeczową klasyfikację oraz kwalifikację dokumentów ewidencjonowanych ze względu na okresy ich przechowywania zawierają właściwe dla danych podmiotów jednolite rzeczowe wykazy akt, zwane dalej „wykazami akt”.
§ 8. 1. Dokumentacja niearchiwalna może podlegać brakowaniu po upływie okresu przechowywania określonego w przepisach prawa, wykazie akt lub innym kwalifikatorze dokumentacji, jeżeli utraciła praktyczne znaczenie dla potrzeb danego podmiotu oraz dla celów kontrolnych.
6. W odniesieniu do podmiotów, w których utworzono archiwa państwowe wyodrębnione, zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wyraża organ, któremu podlega lub przez który jest nadzorowany dany podmiot, a w razie braku takiego organu – kierownik tego podmiotu.
1) dla państwowych organów i jednostek organizacyjnych obejmujących działalnością obszar całego kraju, mających swoją siedzibę w Warszawie – właściwe archiwum państwowe o charakterze centralnym;
2) dla organów i jednostek organizacyjnych niewymienionych w pkt 1 – archiwum państwowe miejscowo właściwe ze względu na ich siedzibę.
§ 11. 1. Do wniosku o zgodę jednorazową dołącza się:
§ 12. 1. Wniosek o wyrażenie zgody generalnej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej zawiera uzasadnienie potrzeby uzyskania takiej zgody, określenie rodzaju dokumentacji niearchiwalnej, która podlegać będzie brakowaniu, oraz informację, że do postępowania z dokumentami ewidencjonowanymi używany jest system teleinformatyczny spełniający wymagania określone w § 6.
§ 14. Podmioty przechowują dokumenty brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz protokoły jej zniszczenia przez okres ustalony w wykazie akt.
7) wskazanie przewidywanej ilości materiałów archiwalnych będących przedmiotem spisu zdawczo--odbiorczego, określonej w megabajtach;
1) zapisaniu dokumentów ewidencjonowanych w sposób uporządkowany, w strukturze określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy, na nośniku przeznaczonym do przekazania danych do archiwum państwowego w formacie zapisu zgodnym z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy;
§ 19. 1. Materiały archiwalne przekazuje się na informatycznym nośniku danych spełniającym wymagania techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej do archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
2. Do czasu uzyskania potwierdzenia, o którym mowa w ust. 1, podmioty obowiązane są przechowywać przekazane materiały archiwalne wraz z ich metadanymi.
1) Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji kieruje działem administracji rządowej – informatyzacja, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. Nr 131, poz. 919).
i Administracji z dnia 30 października 2006 r. (poz. 1518)
1. Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną dokumentów ewidencjonowanych stanowiących materiały archiwalne.
2. Symbolem „B” oznacza się kategorię archiwalną dokumentów ewidencjonowanych stanowiących dokumentację niearchiwalną, z tym że:
1) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich (np. B10) oznacza się kategorię dokumentów o czasowym znaczeniu praktycznym, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania wyrażonego tymi cyframi mogą podlegać brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty wytworzenia dokumentów;
2) symbolem „B” z dodaniem małej litery „c” (Bc) oznacza się kategorię dokumentów mających wyłącznie krótkotrwałe znaczenie praktyczne i z tego względu podlegających brakowaniu po ich całkowitym wykorzystaniu;
3) symbolem „B” z dodaniem dużej litery „E” oraz cyfr arabskich (np. BE5) oznacza się kategorię dokumentów, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania wyrażonego tymi cyframi podlegają ekspertyzie archiwalnej ze względu na ich charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tych dokumentów. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentów ewidencjonowanych za materiały archiwalne.
Paragraf 1 - Rozporządzenie określa: 1) sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi powstającymi w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu ...
Paragraf 2 - 1. Dokumenty elektroniczne świadczące o wykonywaniu działalności podmiotów, powstające w nich lub napływające do nich, jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, podlegają ...
Paragraf 3 - Dokumenty elektroniczne, które nie podlegają ewidencjonowaniu, są usuwane w sposób przyjęty w danym podmiocie.
Paragraf 4 - 1. Wraz z dokumentami ewidencjonowanymi przechowuje się ich metadane, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym ...
Paragraf 5 - 1. Rzeczową klasyfikację oraz kwalifikację dokumentów ewidencjonowanych ze względu na okresy ich przechowywania zawierają właściwe dla danych podmiotów jednolite rzeczowe wykazy akt, zwane dalej ...
Paragraf 6 - Postępowanie z dokumentami ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się przy użyciu systemu teleinformatycznego, który: 1) zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych polegającą ...
Paragraf 7 - System teleinformatyczny, o którym mowa w § 6, spełnia dla dokumentów ewidencjonowanych funkcję archiwum zakładowego lub składnicy akt.
Paragraf 8 - 1. Dokumentacja niearchiwalna może podlegać brakowaniu po upływie okresu przechowywania określonego w przepisach prawa, wykazie akt lub innym kwalifikatorze dokumentacji, jeżeli utraciła praktyczne ...
Paragraf 9 - 1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej następuje na podstawie zgody, z zastrzeżeniem ust. 2. 2. Dokumentacja niearchiwalna kategorii Bc, o której mowa w załączniku do rozporządzenia, może być ...
Paragraf 10 - 1. Podmioty składają wniosek o wyrażenie zgody jednorazowej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej do dyrektora właściwego archiwum państwowego. 2. Właściwym archiwum państwowym, o którym ...
Paragraf 11 - 1. Do wniosku o zgodę jednorazową dołącza się: 1) protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej; 2) spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia. 2. Protokół oraz spis ...
Paragraf 12 - 1. Wniosek o wyrażenie zgody generalnej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej zawiera uzasadnienie potrzeby uzyskania takiej zgody, określenie rodzaju dokumentacji niearchiwalnej, która podlegać ...
Paragraf 13 - 1. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej zawiera: 1) nazwę i adres podmiotu przeprowadzającego brakowanie; 2) imiona i nazwiska członków komisji, która dokonała oceny dokumentacji, ...
Paragraf 14 - Podmioty przechowują dokumenty brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz protokoły jej zniszczenia przez okres ustalony w wykazie akt.
Paragraf 15 - 1. Materiały archiwalne są przekazywane do archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych po upływie 10 lat od ich wytworzenia, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3. 2. W ...
Paragraf 16 - 1. W przypadku ustania działalności podmiotów: 1) materiały archiwalne przekazuje się do archiwum państwowego, o którym mowa w § 15 ust. 1, z tym że materiały archiwalne, dla których nie ...
Paragraf 17 - 1. Podmioty występują do dyrektora archiwum państwowego, o którym mowa odpowiednio w § 10 ust. 2 pkt 1 lub 2, z wnioskiem dotyczącym przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. ...
Paragraf 18 - 1. Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego polega na: 1) zapisaniu dokumentów ewidencjonowanych w sposób uporządkowany, w strukturze określonej w przepisach ...
Paragraf 19 - 1. Materiały archiwalne przekazuje się na informatycznym nośniku danych spełniającym wymagania techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy lub za pomocą środków ...
Paragraf 20 - Materiały archiwalne zgrupowane inaczej niż w akta spraw przekazuje się w sposób uzgodniony z dyrektorem archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
Paragraf 21 - 1. Archiwum państwowe potwierdza w formie pisemnej przejęcie prawidłowo uporządkowanych materiałów archiwalnych w terminie ustalonym przez strony, nie dłuższym niż 12 miesięcy od daty przekazania ...
Paragraf 22 - Podmioty zapewniają nadzór nad prawidłowością: 1) funkcjonowania systemu teleinformatycznego, o którym mowa w § 6; 2) grupowania dokumentacji w sprawy zgodnie z wykazem akt; 3) procesu ...
Paragraf 23 - Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia.
Załącznik 1 - SPOSÓB OZNACZANIA KATEGORII ARCHIWALNEJ DOKUMENTÓW EWIDENCJONOWANYCH