Source: http://www.juramagazin.de/32359.html
Timestamp: 2020-03-28 21:27:40
Document Index: 31387781

Matched Legal Cases: ['§ 9', '§ 7', '§ 62', '§ 62', '§ 85', '§ 101', '§ 5', '§ 18']

­ Eine Wartung der Datenverarbeitungsanlagen durch externe Personen oder Stellen sollte nur dann gewählt werden, wenn eine eigene Wartung nur eingeschränkt oder gar nicht möglich ist.
­ Externe Personen oder Stellen, die mit der Wartung oder Systembetreuung von Einrichtungen zur automatisierten Datenverarbeitung betraut sind, haben nach den Weisungen des Auftraggebers zu arbeiten. Der Auftraggeber hat vor Beginn der Arbeiten sicherzustellen, dass der Auftragnehmer personenbezogene Daten nur zur Kenntnis nehmen kann, soweit dies unvermeidbar ist. Ziel muss es sein, den Zugriff auf personenbezogene Daten auszuschließen. Hiervon darf nur abgewichen werden, wenn der Zugriff auf personenbezogene Daten im konkreten Einzelfall unerlässlich ist.
­ Die Auftragnehmer haben die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 9 BDSG bzw. § 7 NDSG zu treffen, die erforderlich sind, um eine datenschutzgerechte Verarbeitung personenbezogener Daten sicherzustellen.
Eine Beauftragung des IZN darf nur erfolgen, wenn die oben aufgeführten Datenschutzpflichten durch technische und organisatorische Maßnahmen erfüllt werden können.
Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse /Abtretungserklärungen
Die geprüfte Polizeidirektion erhält von der Besoldungsstelle ihrer Bezirksregierung Kopien von Pfändungs- und Überweisungsbeschlüssen und von Abtretungserklärungen, die Gläubiger gegen Bedienstete der Polizeibehörde erwirkt haben. Die Mitteilung erfolgt vordruckmäßig ohne Rücksicht auf die Höhe des gepfändeten bzw. abgetretenen Betrages oder etwaige besondere Umstände, wie das Vorliegen früherer Pfändungen und Abtretungen. Mit dieser Verfahrensweise lebt offenbar eine Verwaltungspraxis fort, die ein inzwischen außer Kraft getretener Runderlass des Finanzministeriums vom 31. August 1981 (Nds. MBl. S. 804) angeordnet hatte. Die Polizeidirektion nimmt die entsprechenden Unterlagen zu einer Sammelakte (Sachakte), in der seit 1982 Pfändungsbeschlüsse und Abtretungserklärungen chronologisch abgeheftet werden.
Ich halte diese undifferenzierte Verfahrensweise nicht für zulässig. Für mich ist nicht ersichtlich, zu welchem Zweck die genannten Unterlagen unterschiedslos zur Sachakte genommen und dort offenbar auf unbestimmte Dauer aufbewahrt werden. Pfändungs- bzw. Abtretungsunterlagen können zwar im Hinblick auf die dienstliche Verpflichtung der Beamtinnen und Beamten zu „würdigem Verhalten" (§ 62 NBG) im Einzelfall von Belang sein. So kann ein „leichtfertiges Schulden machen" ein Dienstvergehen darstellen.
Dabei ist allerdings zu beachten, dass von Beamtinnen und Beamten bei außerdienstlichem Verhalten keine Vorbildfunktion (mehr) verlangt wird. Das Beamtenrecht stellt vielmehr ausdrücklich auf die Achtung und das Vertrauen ab, „die der Beruf erfordert" (vgl. § 62 Satz 2 NBG). Ein Dienstvergehen liegt bei außerdienstlichem Verhalten nach § 85 Abs. 1 Satz 2 NBG nur vor, wenn es im Einzelfall geeignet ist, das Vertrauen in die pflichtgemäße Amtsführung nachhaltig zu beeinträchtigen. Mit dieser 1994 getroffenen Regelung hat der Gesetzgeber bewusst eine Einschränkung der außerdienstlichen Pflichten von Beamten vorgenommen. Ein außerdienstliches Fehlverhalten, das für andere Beschäftigtengruppen im Hinblick auf ihr Dienstverhältnis keine Nachteile mit sich bringt, soll danach auch bei Beamten nur unter erschwerten Voraussetzungen noch als Dienstpflichtverletzung angesehen werden können. Es kommt hiernach nicht (mehr) darauf an, ob das Verhalten einen Verlust des Ansehens des BeamtenNiedersächsischer Landtag ­ 14. Wahlperiode Drucksache 14/425 tums nach sich ziehen könnte; vielmehr muss in jedem Einzelfall ein konkreter Bezug zum jeweiligen Amt hergestellt werden.
Nach meiner Einschätzung kann nicht davon ausgegangen werden, dass jede Pfändung und jede Abtretung bei Polizeibeamtinnen und ­beamten dienstrechtliche Relevanz in diesem Sinne besitzen. Deshalb darf eine uneingeschränkte Weitergabe entspechender Informationen vom Besoldungsdezernat der Bezirksregierung an die Polizeidirektion nicht erfolgen (vgl. BVerwG, NJW 1987, 1214). Das Gleiche gilt für die Unterrichtung anderer Besoldungsstellen über Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse und Abtretungserklärungen. Die Datenweitergabe und die anschließende Speicherung sind im derzeitigen Umfang zur Aufgabenerfüllung der Personalstelle nicht erforderlich. Soweit im Einzelfall eine Übermittlung derartiger Unterlagen zulässig ist, sind die Pfändungsbeschlüsse und Abtretungserklärungen als Unterlagen, die für den Beamten ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, auf seinen Antrag hin grundsätzlich nach drei Jahren zu vernichten (§ 101 f Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 NBG). Eine unbefristete Aufbewahrung in einer Sachakte ist nicht zulässig.
Tilgung von Disziplinarvorgängen
Bei der Tilgung von Disziplinarvorgängen musste ich häufiger Unzulänglichkeiten feststellen.
Listen über Disziplinarmaßnahmen
Nach Ablauf der Tilgungsfrist sind die Vorgänge aus der Personalakte zu entfernen und zu vernichten. Dabei wird leicht übersehen, dass die Tilgung auch Auswirkungen auf personenbezogene Listen haben muss, die in der Praxis offenbar in vielfältiger Weise über die Disziplinarverfahren einer Behörde geführt werden.
So befand sich in der von mir geprüften Polizeibehörde eine Aufstellung über verhängte Disziplinarmaßnahmen, die alle seit 1962 getroffenen Disziplinarmaßnahmen mit dem Namen der Betroffenen und der Art der disziplinaren Reaktion enthielt, auch wenn die Maßnahmen inzwischen längst getilgt waren.
Eine solche Verwaltungspraxis unterläuft die Tilgungsvorschriften. Nach Ablauf der Tilgungsfristen müssen die Namen der Betroffenen in der zur Fristüberwachung oder aus sonstigen Gründen geführten Liste geschwärzt werden. Vorrangig ist jedoch zu prüfen, ob eine solche Listenführung überhaupt erforderlich ist.
Die angesprochene Polizeibehörde kam nach meiner Prüfung zu dem Schluss, dass dies nicht der Fall war.
Tilgungsunterlagen
Auch nach der Tilgung sind die über die Tilgung selbst entstandenen Vorgänge aufzubewahren (§ 5 Abs. 3 TilgVO). Sie sind in einem verschlossenen Umschlag zu einer Sammelakte zu nehmen und verbleiben auch bei einem späteren Dienststellenwechsel des Beamten bei der Dienststelle, bei der sie entstanden sind. Auf diese Unterlagen darf nur zurückgegriffen werden, soweit im Einzelfall Anlass zu einer Überprüfung des Tilgungsverfahrens besteht. Eine Regelung über die Aufbewahrungsdauer enthalten die Tilgungsvorschriften nicht.
Da die Vorgänge als Sachakten anzusehen sind, gelten für sie die Bestimmungen der Niedersächsischen Aktenordnung. Diese sieht vor, dass derartige Vorgänge fünf Jahre aufzubewahren sind. Die Aufbewahrungsfristen beginnen grundsätzlich mit Ablauf des Jahres, in dem die Akten geschlossen worden sind (§ 18 Abs. 4 Nds.AktO). Dies heisst in der Verwaltungspraxis allerdings nicht, dass ein Beamter, gegen den eine Disziplinarmaßnahme verhängt wurde, hoffen kann, nach Ablauf von insgesamt acht oder zehn Jahren (drei bzw. fünf Jahre Tilgungsfrist für Verweis/Geldbuße bzw. Gehaltskürzung zuzüglich fünf Jahre Aufbewahrung der Tilgungsverhandlungen) seien alle Unterlagen über sein früheres Fehlverhalten endlich beseitigt. Denn die Niedersächsische Aktenordnung hat bei der Festlegung der Aufbewahrungsfristen Einzelakten im Auge; den Begriff der Sammelakte kennt sie nicht. Im Falle der als Sammelakte geführten Tilgungsverhandlungen beginnt deshalb nach Ansicht des Innenministeriums die Aufbewahrungsfrist erst mit Ablauf des Kalenderjahres zu laufen, in dem die Sammelakte geschlossen wird. Da die Sammelakte aber auf fortwährende Ergänzungen angelegt ist, wird ein Fristablauf möglicherweise über Jahre hin nicht in Gang gesetzt. Der einzelne Beamte wird damit bezüglich der Vernichtung seiner Tilgungsvorgänge dadurch belastet, dass immer neue, andere Bedienstete betreffende Vorgänge zur Akte hinzukommen können.
Die von mir dagegen erhobenen Bedenken teilt das Innenministerium nicht. Es ist der Meinung, den berechtigten Interessen des Beamten werde dadurch Rechnung getragen, dass die Vorgänge bei der Dienststelle, bei der sie entstanden sind, verbleiben und zudem in einem verschlossenen Umschlag aufbewahrt werden. Außerdem bestünden bezüglich des Inhalts Verwertungsverbote nach den Disziplinarrechts- und Tilgungsvorschriften. Trotz dieser Einschätzung will das Innenministerium der Problematik im Rahmen einer grundlegenden Überarbeitung des Disziplinarrechts nachgehen.
Ich habe der Auffassung, das derzeitige Verfahren beeinträchtige datenschutzrechtliche Belange nicht, entschieden widersprochen. Eine „sichere Aufbewahrung" und ein Verwertungsverbot können selbstverständlich eine Speicherung personenbezogener Daten nicht rechtfertigen, wenn deren Aufbewahrung überhaupt nicht erforderlich ist. In der Praxis führt die Argumentation des Ministeriums dazu, dass selbst Tilgungsverhandlungen über Bedienstete, die längst aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden oder verstorben sind, weiter unbegrenzt aufbewahrt werden dürfen. Bei der Polizeibehörde habe ich z. B. in einem Fall Tilgungsverhandlungen über einen Beamten gefunden, der vor mehr als zehn Jahren bei der Behörde tätig war und bereits vor Jahren aus dem Landesdienst ausgeschieden ist. Aus Datenschutzsicht ist eine solche Praxis unhaltbar.
Nicht nur der Beginn der Aufbewahrungsfrist von Unterlagen, sondern auch die in der Niedersächsischen Aktenordnung festgelegte Dauer müssen geändert werden. Eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren steht in keinem angemessenen Verhältnis zur Aufbewahrung der Disziplinarvorgänge. So ist insbesondere nicht einsehbar, warum Disziplinarakten über Verweise und Geldbußen zwei Jahre, die Tilgungsverhandlungen darüber aber fünf Jahre aufbewahrt werden müssen.
Das Beispiel zeigt, dass hier Wertungsentscheidungen des Verordnungsgebers im Bereich der Vorschriften zur Aktenführung nicht nachvollzogen worden sind.
Aus meiner Sicht sollte die Lösung des Tilgungsproblems nicht bis zu einer umfassenden Überarbeitung des Disziplinarrechts aufgeschoben werden. Vor einer solchen Rechtsänderung, die möglicherweise noch lange Zeit in Anspruch nehmen wird, sollte das Innenministerium die Frage des Beginns der Aufbewahrungsfrist, die nicht durch Rechtsvorschriften bestimmt wird, kurzfristig im Verwaltungswege datenschutzgerecht lösen.
Schutz von Telefonverbindungsdaten
Im letzten Tätigkeitsbericht (XIII 14.14) hatte ich darauf hingewiesen, dass Telefonverbindungsdaten über dienstlich geführte Telefonate von Berufsgruppen, die einer besonderen beruflichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.