Source: http://operacji.org/podstawa-do-dalszych-prac-zgodnie-z-przedstawionymi-zaleceniam.html?page=32
Timestamp: 2019-04-23 22:55:14+00:00
Document Index: 98725146

Matched Legal Cases: ['art. 9', 'art. 9', 'art. 34', 'art. 34', 'art. 34', 'art. 37', 'art. 34']

Instytucje zaangażowane w zarządzanie finansowe i kontrolę finansową ZPORR - Podstawa do dalszych prac zgodnie z przedstawionymi zaleceniami
Strona 32/37
Jednostki monitorująco-kontrolne
Beneficjenci Końcowi projektów współfinansowanych z EFRR (poza działaniem 3.4 Mikroprzedsiębiorstwa)
Projektodawcy (dla projektów finansowanych z EFS oraz dla Działania 3.4 Mikroprzesiębiorstwa)
Instytucje zaangażowane w zarządzanie finansowe i kontrolę finansową ZPORR
Instytucją Płatniczą dla projektów współfinansowanych z funduszy strukturalnych w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego, w znaczeniu art. 9 (o) Rozporządzenia Rady Nr 1260/1999, jest Departament Obsługi Funduszy Pomocowych w Ministerstwie Finansów.
Do zadań Instytucji Płatniczej należy w szczególności:
- obsługa rachunków funduszy i programów, na których gromadzone są środki funduszy strukturalnych na poziomie Instytucji Płatniczej,
- weryfikacja zestawień wydatków z funduszy strukturalnych otrzymanych od Instytucji Zarządzającej ZPORR (Ministerstwa Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej),
- certyfikowanie wobec Komisji Europejskiej, że zestawienia wydatków w ramach ZPORR są przygotowane na bazie wiarygodnych i weryfikowalnych dokumentów, zgodnie z certyfikatem sporządzonym według wzoru określonego w Załączniku 2 do Rozporządzenia Komisji Nr 438/2001,
- przygotowywanie zbiorczych raportów na temat nieprawidłowości finansowych na podstawie raportów otrzymanych od Instytucji Zarządzającej ZPORR,
- przygotowywanie i przesyłanie do Komisji Europejskiej wniosków o refundację wydatków w ramach ZPORR, zgodnie z art. 9 Rozporządzenia Komisji Nr 438/2001, wraz z załączonymi: zestawieniem wydatków oraz kwot odzyskiwanych, certyfikatem sporządzonym zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku 2 do Rozporządzenia Komisji Nr 438/2001 i zbiorczym raportem o nieprawidłowościach wraz z informacją o sposobach ich usunięcia,
- przekazywanie Komisji Europejskiej - nie później niż do 30 kwietnia każdego roku – rocznej prognozy wydatków dla bieżącego i następnego roku,
- przedkładanie Komisji potwierdzonego oświadczenia o faktycznie opłaconych wydatkach w ciągu sześciu miesięcy od ostatecznego terminu płatności, określonego w decyzji przyznającej środki w ramach ZPORR,
- zagwarantowanie, że Beneficjenci końcowi będą otrzymywali płatność w ramach ZPORR w możliwie najszybszym czasie i w pełnej wysokości,
gromadzenie, wyodrębnionymi kanałami monitoringu finansowego, informacji statystycznych i finansowych na potrzeby Instytucji Zarządzającej CSF i Krajowego Komitetu Monitorującego CSF,
przechowywanie dokumentów związanych z certyfikacją płatności i wnioskami o płatność przesyłanymi do Komisji Europejskiej przez co najmniej 3 lata od płatności salda końcowego dla programu przez KE,
nadzór nad sprawnością działania bazy danych monitoringu (SIMIK),
przygotowywanie wytycznych dotyczących systemów zarządzania finansowego i kontroli finansowej programu oraz nadzorowanie i kontrolowanie ich wdrażania w Instytucji Zarządzającej ZPORR i Instytucjach Pośredniczących.
Instytucja Zarządzająca ZPORR współpracuje w dziedzinie kontroli wykorzystywania funduszy strukturalnych z krajowymi Jednostkami monitorująco-kontrolnymi, utworzonymi w ramach Ministerstwa Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej (dla EFRR i EFS). Jednostki monitorująco-kontrolne są niezależne od Instytucji Zarządzającej ZPORR.
Do zadań jednostek odpowiedzialnych za monitorowanie i kontrolę wydatków w ramach każdego z funduszy strukturalnych należy między innymi:
- Monitorowanie i kontrola zastosowania zasady kwalifikowalności dla wydatków pochodzących z Funduszy i powiązanego z nimi współfinansowania,
- Cykliczne przygotowywanie raportów dla potrzeb zarządzania krajowego.
Instytucja Zarządzająca ZPORR – Ministerstwo Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej- Departament Wdrażania Programów Rozwoju Regionalnego (zgodnie z art. 34 Rozporządzenia Rady Nr 1260/1999 oraz Rozporządzeniem Komisji Nr 438/2001) jest odpowiedzialna między innymi za:
- zagwarantowanie, że wszystkie instytucje biorące udział w zarządzaniu i wdrażaniu ZPORR zachowują oddzielny system rachunkowości dla środków wspólnotowych albo odpowiedni kod księgowy dla wszystkich transakcji finansowych związanych z pomocą (art. 34.1 (e)),
- zagwarantowanie przestrzegania przez projektodawców/Beneficjentów Końcowych, Instytucje Wdrażające i Instytucje Pośredniczące obowiązków dotyczących procesu przygotowania wniosków o refundację wydatków oraz wdrażania systemu zarządzania i kontroli (w zakresie finansowym zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów) (art. 34.1 (f) oraz rozdział II Rozporządzenia Komisji Nr 438/2001),
- zagwarantowanie, poprzez wykonywane działania kontrolne, w tym kontrole dokumentacji i kontrole „na miejscu”, że płatności dokonywane przez Beneficjenta Końcowego/ projektodawcę są prawdziwe, kwalifikowalne i zostały faktycznie poniesione oraz odpowiednia dokumentacja jest dostępna, przechowywana i archiwizowana,
- sprawdzanie zestawień wydatków otrzymanych od Instytucji Pośredniczących (Urzędów Wojewódzkich) oraz potwierdzanie ich wobec Instytucji Płatniczej,
- weryfikację i potwierdzanie wniosków o refundację przedstawianych przez Instytucje Pośredniczące,
- sporządzanie zbiorczych wniosków o refundację wydatków poniesionych w ramach ZPORR i przekazywanie ich do Instytucji Płatniczej,
- przygotowywanie raportu o nieprawidłowościach przekazywanego do Instytucji Płatniczej na podstawie raportów o nieprawidłowościach przedstawianych przez Instytucje Pośredniczące
- przygotowywanie, na podstawie informacji otrzymanych od Instytucji Pośredniczących, wieloletniej i rocznej prognozy wydatków (płatności) z funduszy strukturalnych i przekazywanie jej Instytucji Płatniczej,
- przedkładanie Komisji rocznego raportu na temat wdrażania programu, w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia każdego pełnego roku kalendarzowego (zgodnie z art. 37 ust 1 oraz art. 34 ust. 1 lit. c Rozporządzenia Rady Nr 1260/1999) – w stosunku do pomocy wieloletniej,
- przedkładanie raportu końcowego w terminie sześciu miesięcy od ostatniej płatności dokonanej przez Instytucję Płatniczą - dla pomocy wdrażanej w okresie krótszym niż dwa lata,
- przechowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektów w ramach ZPORR co najmniej przez 3 lata od daty płatności salda końcowego programu przekazanej przez KE.
Ponadto, Instytucja Zarządzająca ZPORR zapewnia, że wszyscy projektodawcy/Beneficjenci Końcowi, w tym Instytucje Wdrażające, są w pełni poinformowani o obowiązkach w zakresie zarządzania finansowego wydatków współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych, jak też zapewnia, że zadania związane z zarządzaniem finansowym oraz ogólnym zarządzaniem programem operacyjnym są prowadzone przez odrębne wydziały/departamenty.
W Instytucji Pośredniczącej są opracowywane i stosowane procedury sprawdzające dostarczanie wyrobów i usług oraz prawdziwość poniesionych wydatków. Procedury te zapewniają spełnianie warunków ustanowionych w odpowiedniej decyzji Komisji Europejskiej oraz przez przepisy krajowe i wspólnotowe dotyczące w szczególności kwalifikowalności kosztów, zamówień publicznych, pomocy państwa (łącznie z przepisami dotyczącymi łączenia pomocy), ochrony środowiska i równości szans kobiet i mężczyzn.
Procedury te uwzględniają wytyczne oraz obowiązki, , dotyczące przygotowywania wniosków o refundację poniesionych wydatków, określoneprzez Instytucję Płatniczą oraz wynikające z porozumienia zawartego z Instytucją Zarządzającą ZPORR i Instytucją Płatniczą. Ww. procedury przewidują zachowanie śladów weryfikacji indywidualnych operacji na miejscu poprzez poświadczanie skontrolowanych dokumentów (tj. złożenie podpisu osoby przeprowadzającej weryfikację) oraz sporządzenie protokołu z kontroli. Dokumentacja dotycząca zrealizowanych działań sprawdzających zawiera w szczególności:
- nazwę dokonanej czynności;
- wyniki weryfikacji;
- opis działań podjętych w związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami.
W przypadku, gdy przeprowadzone zostały kontrole na próbie operacji, ww. dokumentacja wskazuje wybrane projekty oraz zawiera uzasadnienie i opis metody ich wyboru.
Po otrzymaniu od Beneficjentów Końcowych/Instytucji Wdrażających wniosków o refundację poniesionych wydatków oraz po dokonaniu odpowiednich weryfikacji, w tym kontroli na miejscu, Instytucja Pośrednicząca poświadcza kwalifikowalność wydatków przedłożonych przez Beneficjentów Końcowych/Instytucje Wdrażające.
Instytucja Pośrednicząca sprawdza, w szczególności, czy:
- zestawienie wydatków jest dokładne, prawdziwe i pochodzi z odrębnych systemów księgowych ewidencjonujących środki pochodzące z funduszy pomocowych UE, a wydatki znajdują potwierdzenie w dokumentach księgowych,
- zestawienie wydatków jest zgodne z załączonymi do wniosków o płatność kopiami faktur potwierdzających poniesienie wydatków,
- Beneficjenci Końcowi/Instytucje Wdrażające przestrzegają obowiązków dotyczących przygotowywania wniosków o refundację poniesionych wydatków,
- istnieje uzasadniona pewność, uzyskana dzięki wykonywanym działaniom kontrolnym, w tym kontrolom dokumentacji i kontrolom „na miejscu”, że płatności są prawidłowe i odpowiednia dokumentacja jest dostępna, przechowywana i archiwizowana, oraz, że współfinansowanie krajowe dla projektu zostało zapewnione w wysokości wynikającej z umowy o przyznanie dofinansowania.
Weryfikacja jest dokonywana zgodnie z zasadą „dwóch par oczu”, tj. każdy wniosek powinien zostać zweryfikowany i potwierdzony przez dwóch pracowników Instytucji Pośredniczącej.
Po zakończeniu procesu weryfikacji i potwierdzeniu wydatków zawartych we wniosku o refundację wydatków przekazanym przez Beneficjentów Końcowych/Instytucje Wdrażające, Instytucja Pośrednicząca sporządza i przekazuje do Instytucji Zarządzającej ZPORR zbiorczy wniosek o refundację wydatków dla całego województwa, zawierający rzetelne, tj. skontrolowane informacje o faktycznie poniesionych i kwalifikowalnych wydatkach.
Instytucja Pośrednicząca monitoruje wdrażanie komponentu regionalengo ZPORR oraz przygotowuje i przedkłada Instytucji Zarządzającej:
-przynajmniej raz na kwartał raportu z realizacji komponentu regionalnego ZPORR,
-rocznie raport z realizacji komponentu regionalnego ZPORR zawierający ocenę oddziaływania,
-raport na zakończenie realizacji komponentu regionalnego ZPORR zawierający ocenę oddziaływania.
Dokumenty związane z płatnościami są dostępne, przechowywane i archiwizowane przez okres co najmniej 3 lat od płatności salda końcowego dla programu przez Komisję Europejską.
Instytucje Wdrażające/ Beneficjenci końcowi projektów współfinansowanych z EFS oraz dla działania 3.4 Mikroprzedsiębiorstwa
Instytucje Wdrażające są odpowiedzialne m.in. za:
- przyjmowanie wniosków aplikacyjnych od potencjalnych odbiorców pomocy (projektodawców),
- kontrolę formalną składanych wniosków z procedurami, kontrolę zgodności z zapisami ZPORR i Uzupełnienia ZPORR oraz zapisami zawartej umowy finansowej,
- przygotowywanie opinii dotyczących złożonych wniosków,
- podpisywanie umów z projektodawcami
- informowanie społeczeństwa o działaniach realizowanych w ramach ZPORR (udostępnianie formularzy wniosków, znaków informacyjnych i tablic pamiątkowych),
Instytucje Wdrażające mają za zadanie przyjmowanie od projektodawców wniosków o rozliczenie projektu i ich kontrolę merytoryczną i formalną pod względem zgodności z procedurami, przepisami prawa, zapisami ZPORR i Uzupełnienia ZPORR oraz zapisami umowy finansowej zawartej z projektodawcą.
Instytucje Wdrażające w ramach ZPORR są odpowiedzialne za przeprowadzanie kontroli finansowej realizacji projektów przez projektodawców zgodnie z obowiązującymi procedurami, w tym w szczególności za:
- weryfikowanie i potwierdzanie kwalifikowalności wydatków,
- sprawdzanie prawdziwości i prawidłowości poniesienia wydatków kwalifikowanych,
- weryfikację wykorzystania środków w ramach realizowanych projektów poprzez kontrole „na miejscu”,
- sporządzanie zbiorczych wniosków o refundację dla działania na podstawie zweryfikowanych i potwierdzonych wniosków sporządzonych przez projektodawców oraz przekazywanie ich do Instytucji Pośredniczących,
- monitorowanie wdrażania działań oraz przygotowywanie i przedkładanie Instytucji Pośredniczącej przynajmniej raz na kwartał raportu z realizacji działania ZPORR,
- przygotowanie rocznego raportu z realizacji działania ZPORR zawierającego ocenę oddziaływania działania i przedkładanie go Instytucji Pośredniczącej,
- przygotowanie raportu na zakończenie realizacji działania ZPORR zawierającego ocenę oddziaływania działania i przedkładanie go Instytucji Pośredniczącej,
- sporządzanie i przesyłanie do Instytucji Pośredniczącej raportu o nieprawidłowościach we wdrażaniu projektów w ramach działania wraz z informacją o sposobach ich usunięcia,
- upewnienie się co do prowadzenia przez projektodawców odrębnego systemu księgowego ewidencjonującego środki pochodzące z funduszy UE,
- udostępnianie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji związanej z realizacją projektów przez co najmniej 3 lata od płatności salda końcowego Programu przekazanej przez Komisję Europejską.
W przypadku kontroli wykonywanej na dokumentach przewiduje się umieszczenie podpisu osób kontrolujących na dokumencie, jako potwierdzenia przeprowadzonej weryfikacji. Przy kontroli wszelkich dokumentów i sporządzaniu raportów z kontroli wymagane jest potwierdzenie kontroli na danym poziomie przez przynajmniej dwie osoby poprzez złożenie ich podpisów.
Do zadań Beneficjentów Końcowych należy między innymi:
- przedkładanie wniosków o refundację poniesionych wydatków do Instytucji Pośredniczącej/ zgodnie z zapisami umowy finansowej, wraz z załączonymi poświadczonymi za zgodność z oryginałem kopiami faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości księgowej,
- zlecanie podwykonawcom (w trybie ustawy o zamówieniach publicznych w zakresie jej obowiązywania) realizacji projektu inwestycyjnego lub wykonania usługi, o ile projekt to przewiduje
- monitorowanie wdrażania projektu oraz przygotowywanie i przedkładanie Instytucji Pośredniczącej przynajmniej raz na kwartał raportu z realizacji projektu,
- przygotowanie rocznego raportu z realizacji projektu zawierającego ocenę oddziaływania projektu i przedkładanie go Instytucji Pośredniczącej,
- przygotowanie raportu na zakończenie realizacji projektu zawierającego ocenę oddziaływania projektu i przedkładanie go Instytucji Pośredniczącej,
- przechowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją projektu, co najmniej przez 3 lata od płatności salda końcowego programu przekazanej przez Komisję Europejską .
Beneficjent Końcowy jest odpowiedzialny za poprawność wydatkowania całości (100%) środków przeznaczonych na dany projekt.
W szczególności Beneficjent Końcowy jest odpowiedzialny za to, że:
- zestawienie wydatków jest dokładne i prawdziwe, a wyniki zostały uzyskane z systemów księgowania,
- umowy/umowa z wykonawcą/wykonawcami jest/są zawierane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami dotyczącymi wdrażania Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego,
- projekt jest wdrażany zgodnie z zawartą umową o przyznanie dofinansowania,
- dokonane wydatki dotyczą operacji faktycznie wykonanych,
- wydatki zostały faktycznie poniesione, a dokumentacja pomocnicza (tj. faktury i dokumenty księgowe o równoważnej wartości dowodowej) jest dostępna,
- wydatki dotyczą projektu realizowanego zgodnie z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, w szczególności przepisami konkurencji, zamówień publicznych, ochrony środowiska oraz równości kobiet i mężczyzn,
- monitorowany jest fizyczny i finansowy postęp wdrażania projektu, w tym poprzez kontrole na miejscu,
- płatność na rzecz wykonawcy/dostawcy została dokonana w sposób prawidłowy,
- nie zachodzi przypadek nakładania się pomocy z funduszy europejskich (tj. projekt jest finansowany wyłącznie z jednego funduszu pomocowego UE),
- oryginały dokumentów poświadczających wydatki są przechowywane i archiwizowane oraz będą dostępne przez okres co najmniej 3 lat od płatności przez Komisję Europejską salda końcowego programu,
- prowadzony jest odrębny system księgowy ewidencjonujący środki pochodzące z funduszy pomocowych UE,
- system oddzielnej księgowości lub odpowiedni kod księgowy zapewnia relacje każdej transakcji z operacją zarejestrowaną na dokumencie,
Do zadań projektodawców należy między innymi:
- przedkładanie wniosków o rozliczenie projektu do Instytucji Wdrażąjącej zgodnie z zapisami umowy finansowej, wraz z załączonymi poświadczonymi za zgodność z oryginałem kopiami faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości księgowej,
- monitorowanie wdrażania projektu oraz przygotowywanie i przedkładanie Instytucji Wdrażającej przynajmniej raz na kwartał raportu z realizacji projektu,
- przygotowanie rocznego raportu z realizacji projektu zawierającego ocenę oddziaływania projektu i przedkładanie go Instytucji Wdrażającej,
- przygotowanie raportu na zakończenie realizacji projektu zawierającego ocenę oddziaływania projektu i przedkładanie go Instytucji Wdrażającej,
- Beneficjent Końcowy jest odpowiedzialny za poprawność wydatkowania całości (100%) środków przeznaczonych na dany projekt.