Source: https://cedam.it/news/gdpr-2018-obbligo-europeo-privacy-scadenza-25-maggio.html
Timestamp: 2018-07-20 00:27:41+00:00
Document Index: 124353752

Matched Legal Cases: ['art. 15', 'art.17', 'art. 6', 'art. 9', 'art. 22', 'art. 12', 'art. 12', 'art. 12', 'art. 13', 'art. 14', 'art. 14', 'art. 13', 'art. 13', 'art. 14', 'art. 12', 'art. 9', 'art. 15', 'art. 12', 'art. 15', 'art.17', 'art. 29', 'art. 28', 'art. 28', 'art. 82', 'art. 30', 'art. 32', 'art. 37', 'art. 27', 'art. 5', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 58', 'art. 30', 'art. 30', 'art. 30', 'art. 38', 'art. 30']

Cedam srl - Software & Management per le Aziende, Master Partner di ESA Software, Gruppo TeamSystem a Barletta in Puglia - GDPR 2018 - Guida su Obbligo Europeo privacy - Scadenza 25 Maggio
GDPR 2018 - Guida su Obbligo Europeo privacy - Scadenza 25 Maggio
Questa Mini-Guida intende offrire un panorama delle principali problematiche che le Imprese e soggetti pubblici dovranno tenere presenti in vista della piena applicazione del regolamento, prevista il 25 maggio 2018.
Che cos’è il GDPR? 3
A chi si applica il regolamento GDPR? 3
A quali dati si applica il GDPR? 3
Come fanno le organizzazioni a raggiungere la conformità sul GDPR? 4
GDPR Data Breach 5
Fondamenti di liceità (legittimità) del Trattamento 6
Tempi dell’informativa 6
Modalità dell’informativa 7
Diritti degli Interessati 8
Diritto di Accesso (art. 15) 8
Diritto di cancellazione (diritto all’oblio) (art.17) 8
Titolare, Responsabile, Incaricato del Trattamento 9
Approccio basato sul Rischio e Misure di Responsabilità di Titolari e Responsabili 10
Registro Trattamenti 11
Misure di Sicurezza 12
Nuove Sanzioni Previste 13
Un regolamento europeo sulla protezione dei dati personali che, a partire dal 25 MAGGIO 2018, sostituisce le leggi esistenti sulla protezione dei dati in tutti gli Stati membri dell'UE.
La decisione del Regno Unito di lasciare l'UE non ne influenzerà l'entrata in vigore.
I titolari del trattamento dei dati personali sono persone fisiche o “persone giuridiche”, e sono coloro che determineranno le finalità, le condizioni e gli strumenti per il trattamento dei dati personali.
Titolare potrebbe essere ad esempio un medico con i dati dei pazienti.
Ad esempio un'organizzazione che memorizzi, digitalizzi e cataloghi tutte le informazioni prodotte su carta da parte di una banca.
Il GDPR si applica ai dati personali.
I dati personali sono informazioni che possono essere utilizzate, da sole o con altre informazioni, per identificare l'utente come persona.
“Privacy by design”: il tema della privacy by design permea il GDPR, con l'obiettivo che la sicurezza sia considerata come parte fondamentale già in fase di progetto e di utilizzo di tutti quei prodotti o servizi che gestiscano dati personali.
Le aziende dovranno implementare la privacy fin dall'inizio di qualsiasi progetto che coinvolga informazioni personali.
- Il trattamento dei dati personali è ad opera di autorità pubbliche.
- L'elaborazione viene eseguita dai soggetti che regolarmente e sistematicamente trattano dati personali su larga scala.
- Il soggetto tratta su larga scala categorie specifiche di dati ‘speciali’, ad esempio idonei a rivelare:
• origine razziale o etnica
• opinioni politiche
• convinzioni religiose o filosofiche
• appartenenza a sindacati
• condanne penali
- Un ospedale potrebbe essere responsabile di una violazione se la cartella clinica di un paziente risultasse accessibile in modo inappropriato a causa di una mancanza di adeguati controlli interni.
- Una banca potrebbe essere responsabile di una violazione se i dati personali dei loro clienti venissero distrutti a causa di un'infezione da “ransomware”.
Una violazione dei dati potrebbe essere causata dall'interno.
- Perdita accidentale dei dati personali, ad esempio attraverso lo smarrimento di un laptop o di un dispositivo mobile non crittografati.
- Divulgazione accidentale dei dati personali, ad esempio l’invio di una email contenente dati personali non crittografati al di fuori dell’organizzazione.
- Furto deliberato dei dati personali, ad esempio l’esportazione con dispositivi di archiviazione USB.
Una violazione dei dati potrebbe essere causata dall'esterno.
- Attacco mirato ai sistemi che contengono dati personali.
- Perdita dei dati portata dall’infezione dei sistemi da parte di un “malware”.
I titolari del trattamento sono tenuti a segnalare una violazione dei dati all'autorità di vigilanza competente senza indebito ritardo.
• Nel caso in cui la violazione dei dati personali possa provocare un rischio elevato ai diritti e le libertà di un soggetto, il titolare del trattamento deve comunicare la violazione all'interessato senza indebito ritardo.
• Nel caso in cui la violazione non arrechi un rischio per i diritti e le libertà delle persone interessate, andrà comunicata entro e non oltre le 72 ore successive alla scoperta.
FONDAMENTI DI LICEITA’ (Legittimità) DEL TRATTAMENTO
Il regolamento conferma che ogni trattamento deve trovare fondamento in un’idonea base giuridica; i fondamenti di liceità del trattamento sono indicati all’art. 6 del regolamento e coincidono, in linea di massima, con quelli previsti attualmente dal Codice (consenso, adempimento obblighi contrattuali, interessi vitali della persona interessata o di terzi, obblighi di legge cui è soggetto il titolare, interesse pubblico o esercizio di pubblici poteri, interesse legittimo prevalente del titolare o di terzi cui i dati vengono comunicati).
Per i dati “sensibili” (si veda art. 9 regolamento) il consenso DEVE essere “esplicito”; lo stesso dicasi per il consenso a decisioni basate su trattamenti automatizzati (compresa la profilazione — art. 22).
I contenuti dell’informativa sono elencati in modo tassativo negli articoli 13, paragrafo 1, e 14, paragrafo 1, del regolamento e in parte sono più ampi rispetto al Codice. In particolare, il titolare DEVE SEMPRE specificare i dati di contatto del RPD-DPO, ove esistente, la base giuridica del trattamento, qual è il suo interesse legittimo se quest’ultimo costituisce la base giuridica del trattamento, nonché se trasferisce i dati personali in Paesi terzi e, in caso affermativo, attraverso quali strumenti (esempio: si tratta di un Paese terzo giudicato adeguato dalla Commissione europea; si utilizzano BCR di gruppo; sono state inserite specifiche clausole contrattuali modello, ecc.). Il regolamento prevede anche ulteriori informazioni in quanto “necessarie per garantire un trattamento corretto e trasparente”: in particolare, il titolare deve specificare il periodo di conservazione dei dati o i criteri seguiti per stabilire tale periodo di conservazione, e il diritto di presentare un reclamo all’autorità di controllo. Se il trattamento comporta processi decisionali automatizzati (anche la profilazione), l’informativa deve specificarlo e deve indicare anche la logica di tali processi decisionali e le conseguenze previste per l’interessato.
Il regolamento specifica molto più in dettaglio rispetto al Codice le caratteristiche dell’informativa, che deve avere forma concisa, trasparente, intelligibile per l’interessato e facilmente accessibile; occorre utilizzare un linguaggio chiaro e semplice, e per i minori occorre prevedere informative idonee (si veda anche considerando 58). L’informativa è data, in linea di principio, per iscritto e preferibilmente in formato elettronico (soprattutto nel contesto di servizi online: si vedano art. 12, paragrafo 1, e considerando 58), anche se sono ammessi “altri mezzi”, quindi può essere fornita anche oralmente, ma nel rispetto delle caratteristiche di cui sopra (art. 12, paragrafo 1). Il regolamento ammette, soprattutto, l’utilizzo di icone per presentare i contenuti dell’informativa in forma sintetica, ma solo “in combinazione” con l’informativa estesa (art. 12, paragrafo 7); queste icone dovranno essere identiche in tutta l’UE e saranno definite prossimamente dalla Commissione europea. Sono inoltre parzialmente diversi i requisiti che il regolamento fissa per l’esonero dall’informativa (si veda art. 13, paragrafo 4 e art. 14, paragrafo 5 del regolamento, oltre a quanto previsto dall’articolo 23, paragrafo 1, di quest’ultimo), anche se occorre sottolineare che spetta al titolare, in caso di dati personali raccolti da fonti diverse dall’interessato, valutare se la prestazione dell’informativa agli interessati comporti uno sforzo sproporzionato (si veda art. 14, paragrafo 5, lettera b) — a differenza di quanto prevede l’art. 13, comma 5, lettera c) del Codice.
L’informativa (disciplinata nello specifico dagli artt. 13 e 14 del regolamento) deve essere fornita all’interessato prima di effettuare la raccolta dei dati (se raccolti direttamente presso l’interessato — art. 13 del regolamento). Se i dati non sono raccolti direttamente presso l’interessato (art. 14 del regolamento), l’informativa deve comprendere anche le categorie dei dati personali oggetto di trattamento. In tutti i casi, il titolare deve specificare la propria identità e quella dell’eventuale rappresentante nel territorio italiano, le finalità del trattamento, i diritti degli interessati (compreso il diritto alla portabilità dei dati), se esiste un responsabile del trattamento e la sua identità, e quali sono i destinatari dei dati.
Il termine per la risposta all’interessato, per tutti i diritti (compreso il diritto di accesso) è di 1 mese, estendibili fino a 3 mesi in casi di particolare complessità; il titolare deve comunque dare un riscontro all’interessato entro 1 mese dalla richiesta, anche in caso di diniego.
Spetta al titolare valutare la complessità del riscontro all’interessato e stabilire l’ammontare dell’eventuale contributo da chiedere all’interessato, ma soltanto se si tratta di richieste manifestamente infondate o eccessive (anche ripetitive)(art. 12.5), a differenza di quanto prevedono gli art. 9, comma 5, e 10, commi 7 e 8, del Codice, ovvero se sono chieste più “copie” dei dati personali nel caso del diritto di accesso (art. 15, paragrafo 3); in quest’ultimo caso il titolare deve tenere conto dei costi amministrativi sostenuti. Il riscontro all’interessato di regola deve avvenire in forma scritta anche attraverso strumenti elettronici che ne favoriscano l’accessibilità; può essere dato oralmente solo se così richiede l’interessato stesso (art. 12, paragrafo 1; si veda anche art. 15, paragrafo 3).
Diritto di cancellazione (diritto all’oblio) (art.17):
disciplina la contitolarità del trattamentoe impone ai titolari di definire specificamente (con un atto giuridicamente valido ai sensi del diritto nazionale) il rispettivo ambito di responsabilità e i compiti con particolare riguardo all’esercizio dei diritti degli interessati, che hanno comunque la possibilità di rivolgersi indifferentemente a uno qualsiasi dei titolari operanti congiuntamente;
fissa più dettagliatamente (rispetto all’art. 29 del Codice) le caratteristiche dell’atto con cui il titolare designa un responsabile del trattamento attribuendogli specifici compiti: deve trattarsi, infatti, di un contratto (o altro atto giuridico conforme al diritto nazionale) e deve disciplinare tassativamente almeno le materie riportate al paragrafo 3 dell’art. 28 al fine di dimostrare che il responsabile fornisce “garanzie sufficienti” — quali, in particolare, la natura, durata e finalità del trattamento o dei trattamenti assegnati, le categorie di dati oggetto di trattamento, le misure tecniche e organizzative adeguate a consentire il rispetto delle istruzioni impartite dal titolare e, in via generale, delle disposizioni contenute nel regolamento;
consente la nomina di sub-responsabili del trattamento da parte di un responsabile (si veda art. 28, paragrafo 4), per specifiche attività di trattamento, nel rispetto degli stessi obblighi contrattuali che legano titolare e responsabile primario; quest’ultimo risponde dinanzi al titolare dell’inadempimento dell’eventuale sub-responsabile, anche ai fini del risarcimento di eventuali danni causati dal trattamento, salvo dimostri che l’evento dannoso “non gli è in alcun modo imputabile” (si veda art. 82, paragrafo 1 e paragrafo 3);
prevede , in quanto distinti da quelli pertinenti ai rispettivi titolari. Ciò riguarda, in particolare, la tenuta del registro dei trattamenti svolti (ex art. 30, paragrafo 2); l’adozione di idonee misure tecniche e organizzative per garantire la sicurezza dei trattamenti (ex art. 32 regolamento); la designazione di un RPD-DPO, nei casi previsti dal regolamento o dal diritto nazionale (si veda art. 37 del regolamento). Si ricorda, inoltre, che anche il responsabile non stabilito nell’UE dovrà designare un rappresentante in Italia quando ricorrono le condizioni di cui all’art. 27, paragrafo 3, del regolamento — diversamente da quanto prevede oggi l’art. 5, comma 2, del Codice.
RISCHIO E MISURE DI ACCOUNTABILITY (RESPONSABILIZZAZIONE) DI TITOLARI E RESPONSABILI
Il regolamento pone con forza l’accento sulla “responsabilizzazione” (accountability nell’accezione inglese) di titolari e responsabili — ossia, sull’adozione di comportamenti proattivi e tali da dimostrare la concreta adozione di misure finalizzate ad assicurare l’applicazione del regolamento (si vedano artt. 23–25, in particolare, e l’intero Capo IV del regolamento). Si tratta di una grande novità per la protezione dei dati in quanto viene affidato ai titolari il compito di decidere autonomamente le modalità, le garanzie e i limiti del trattamento dei dati personali — nel rispetto delle disposizioni normative e alla luce di alcuni criteri specifici indicati nel regolamento.
Il primo fra tali criteri è sintetizzato dall’espressione inglese “data protection by default and by design” (si veda art. 25), ossia dalla necessità di configurare il trattamento prevedendo fin dall’inizio le garanzie indispensabili “al fine di soddisfare i requisiti” del regolamento e tutelare i diritti degli interessati — tenendo conto del contesto complessivo ove il trattamento si colloca e dei rischi per i diritti e le libertà degli interessati. Tutto questo deve avvenire a monte, prima di procedere al trattamento dei dati vero e proprio (“sia al momento di determinare i mezzi del trattamento sia all’atto del trattamento stesso”, secondo quanto afferma l’art. 25(1) del regolamento) e richiede, pertanto, un’analisi preventiva e un impegno applicativo da parte dei titolari che devono sostanziarsi in una serie di attività specifiche e dimostrabili.
Fondamentali fra tali attività sono quelle connesse al secondo criterio individuato nel regolamento rispetto alla gestione degli obblighi dei titolari, ossia il rischio inerente al trattamento. Quest’ultimo è da intendersi come rischio di impatti negativi sulle libertà e i diritti degli interessati (si vedano considerando 75–77); tali impatti dovranno essere analizzati attraverso un apposito processo di valutazione (si vedano artt. 35–36) tenendo conto dei rischi noti o evidenziabili e delle misure tecniche e organizzative (anche di sicurezza) che il titolare ritiene di dover adottare per mitigare tali rischi. All’esito di questa valutazione di impatto il titolare potrà decidere in autonomia se iniziare il trattamento (avendo adottato le misure idonee a mitigare sufficientemente il rischio) ovvero consultare l’autorità di controllo competente per ottenere indicazioni su come gestire il rischio residuale; l’autorità non avrà il compito di “autorizzare” il trattamento, bensì di indicare le misure ulteriori eventualmente da implementare a cura del titolare e potrà, ove necessario, adottare tutte le misure correttive ai sensi dell’art. 58: dall’ammonimento del titolare fino alla limitazione o al divieto di procedere al trattamento.
Queste le principali novità in termini di adempimenti da parte di titolari e responsabili del trattamento.
Tutti i titolari e i responsabili di trattamento, eccettuati gli organismi con meno di 250 dipendenti ma solo se non effettuano trattamenti a rischio (si veda art. 30, paragrafo 5), devono tenere un registro delle operazioni di trattamento i cui contenuti sono indicati all’art. 30. Si tratta di uno strumento fondamentale non soltanto ai fini dell’eventuale supervisione da parte del Garante, ma anche allo scopo di disporre di un quadro aggiornato dei trattamenti in essere all’interno di un’azienda o di un soggetto pubblico — indispensabile per ogni valutazione e analisi del rischio. Il registro deve avere forma scritta, anche elettronica, e deve essere esibito su richiesta al Garante.
La tenuta del registro dei trattamenti non costituisce un adempimento formale bensì parte integrante di un sistema di corretta gestione dei dati personali. Per tale motivo, si invitano tutti i titolari di trattamento e i responsabili, a prescindere dalle dimensioni dell’organizzazione, a compiere i passi necessari per dotarsi di tale registro e, in ogni caso, a compiere un’accurata ricognizione dei trattamenti svolti e delle rispettive caratteristiche — ove già non condotta. I contenuti del registro sono fissati, come detto, nell’art. 30; tuttavia, niente vieta a un titolare o responsabile di inserire ulteriori informazioni se lo si riterrà opportuno proprio nell’ottica della complessiva valutazione di impatto dei trattamenti svolti. Nello specifico, si richiama l’attenzione sulla sostanziale coincidenza fra i contenuti della notifica dei trattamenti di cui all’art. 38 del Codice e quelli che devono costituire il registro dei trattamenti ex art. 30 regolamento;
l’Autorità sta valutando di mettere a disposizione un modello di registro dei trattamenti sul proprio sito, che i singoli titolari potranno integrare nei modi opportuni.
Nuove sanzioni previste
Il primo dato chiave del nuovo regolamento è che sono previste sanzioni elevate in caso di violazioni. Le categorie di sanzioni sono due:
Categoria 1 - Fino a EUR 10 milioni o fino al 2% del fatturato mondiale totale annuo, se superiore.
Questa categoria di sanzione verrà applicata in caso di violazioni delle disposizioni dove, per esempio, non vi è alcun contratto scritto tra il titolare del trattamento e il responsabile del trattamento. È ora responsabilità delle organizzazioni in possesso dei dati personali e sensibili di un soggetto e titolari del trattamento accertarsi che sia in vigore un contratto scritto sintetico nel caso di cessione a un terzo (responsabile del trattamento).
Non hai un contratto? In arrivo una sanzione.
Categoria 2 - Fino a EUR 20 milioni o fino al 4% del fatturato mondiale totale annuo, se superiore.
Questa categoria si applica per esempio laddove un'impresa non ottenga l'esplicito consenso da parte di un interessato per il trattamento di dati personali sensibili.
Ultima modifica il 14 Mar,2018
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evitare sanzioni GDPR 2018
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