Source: http://docplayer.fi/869838-Suunnitelma-maaseutuviraston-alueellistamissuunnitelma-ja-alueellistamisen-periaatteet.html
Timestamp: 2018-02-23 23:03:09+00:00
Document Index: 26138111

Matched Legal Cases: ['kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ']

SUUNNITELMA. Maaseutuviraston alueellistamissuunnitelma ja alueellistamisen periaatteet - PDF
Download "SUUNNITELMA. Maaseutuviraston alueellistamissuunnitelma ja alueellistamisen periaatteet"
1 SUUNNITELMA Maaseutuviraston alueellistamissuunnitelma ja alueellistamisen periaatteet
2 Maaseutuviraston julkaisuja: Toimintakertomuksia ja -suunnitelmia Sisältö Sisältö 2 Johdanto 3 1. Maaseutuviraston yleiset periaatteet alueellistamisessa 4 Yleisiä periaatteita alueellistamisprosessiin 4 Maaseutuviraston alueellistamisaikataulun perusteet 4 Osastoittaiset järjestelyt 4 Henkilöstöryhmät 7 Etätyön ja hajautetun työn yleiset periaatteet sekä joustavat työaikajärjestelyt 8 Toimitilat 10 Maaseutuviraston alueellistamisen kustannukset 11 Viestintä 13 Jatkotoimenpiteet Tukitoimenpiteet 15 Valtioneuvoston periaatteiden soveltaminen tukitoimissa 15 Tukitoimenpiteet minulle joka en lähde Seinäjoelle 16 Yhteistyö hallinnonalan sisällä sekä valtionhallinnossa 16 Oma aktiivisuuteni työn haussa sekä esimiehen tuki 17 Ulkopuoliset työnhakupalvelut 17 Virkasiirto 18 Virkavaihto 18 Työhyvinvointi muutoksessa 18 Joustavat virkavapaus- ja työaikajärjestelyt 19 Muutosvalmennus 19 Muutoskeskustelu 20 Mitä tapahtuu, jos en työllisty muualle 21 Eläkejärjestelyt 21 Uuden työpaikan etsintä ja palvelussuhteen jatkuminen 21 Siirryn Seinäjoelle etätyömahdollisuuksia hyödyntäen 22 Etätyö ja hajautettu työ 22 Etätyöperiaatteet Mavissa 22 Määräaikaisessa työsuhteessa olevat 23 Siirryn Seinäjoelle tai aloitan Seinäjoella 24 VES:n periaatteiden mukaiset muuttokustannukset 24 Tutustumisvuosi Seinäjoella 25 Tukitoimenpiteet alueellistamisprosessin edetessä 25 ISBN (Painettu), ISSN (Painettu) ISBN (Verkkojulkaisu), ISSN (Verkkojulkaisu) Julkaisija: Maaseutuvirasto, PL 256, Helsinki, Puh , Helsinki 2/2008 Takakannen kuva: Comma Image Oy 2
3 Johdanto Matti Vanhasen I-hallitus teki syyskuussa 2005 poliittisen päätöksen siirtää Helsingissä aloittanut Maaseutuvirasto (Mavi) Seinäjoelle. Viraston toiminnot siirtyvät Seinäjoelle vuosina Silloisen hallitusohjelman mukaan valtion toimintojen sijoittaminen pääkaupunkiseudun ulkopuolelle toteutetaan maan tasapainoista kehitystä edistäen ja alueiden olemassa olevia vahvuuksia hyödyntäen ja tukien. Lisäksi hallitus on todennut, että alueellistamisprosessit ovat suunnitelmallisia, valmistelun toimeenpano on avointa ja henkilöstön hyvinvoinnista huolehditaan. Maaseutuviraston siirtäminen Helsingistä Seinäjoelle toimintoineen on erittäin haasteellinen tehtävä ja suuri muutos. Tarvitaan etukäteissuunnittelua, jonka tavoitteena on viraston uudelleen sijoittaminen joustavasti, turvallisesti ja hallitusti. Tätä varten virasto on laatinut alueellistamissuunnitelman, joka sisältää yhtenäiset periaatteet alueellistamisen käytännön toteutukseen sekä esityksen toimintojen ja henkilöstön siirtämisen aikataulusta. Suunnitelma jakaantuu kahteen osaan: 1. Maaseutuviraston yleiset periaatteet alueellistamisessa 2. Tukitoimenpiteet Suunnitelman tarkoituksena on antaa jokaiselle tarvittavaa tietoa omaa siirtymistä koskevan päätöksenteon pohjaksi. Suunnitelma koskee vuosia ja sitä tarkistetaan tarvittaessa toimintojen uudelleen sijoittamisen edetessä. Suunnitelman tarkoitus on toimia siirtymäajan yleisenä ohjenuorana ja tukena. Maatalous- ja maaseutupolitiikassa ja niiden toimeenpanossa toimintaympäristö on muuttuvaa ja muutoksilla voi olla omat vaikutuksensa alueellistamisprosessiin. Prosessin kulkua voivat muokata muutkin välittömät ja välilliset tekijät, joista ei nyt ole tietoa. Virasto asettaa kuitenkin yhteisen alueellistamista koskevan tavoitteen ja päämäärän: Mavi joustavasti, turvallisesti ja hallitusti Seinäjoelle. Muuttoaikatauluun ja siirtymiseen liittyvät yksityiskohtaiset suunnitelmat ja käytännöt täsmentyvät myöhemmin. Suunnitelman toteutuminen edellyttää, että Maaseutuviraston alueellistaminen turvataan tarvittavin lisävaroin hallitusohjelman mukaisesti. Alueellistamissuunnitelma täydentää osaltaan seuraavia asiakirjoja: Valtioneuvoston periaatepäätös valtion henkilöstön aseman järjestämisestä organisaation muutostilanteissa (VM 9/01/2006) Maa- ja metsätalousministeriön ja Maa- ja metsätalousministeriön tietopalvelukeskuksen henkilöstöpoliittiset periaatteet Maaseutuviraston perustamis- ja alueellistamishankkeessa (2828/09/2006, ) Muutosten johtaminen ja muutosturva valtionhallinnossa, VM:n päätös 10/2007, Virkamieslaki Valtion virka- ja työehtosopimus. Alueellistamissuunnitelmaa on käsitelty syksyn 2007 aikana yhdessä henkilöstön kanssa. Helsingissä, joulukuun 28. päivänä 2007 Ylijohtaja Leena Tenhola 3
4 1. Maaseutuviraston yleiset periaatteet alueellistamisessa Yleisiä periaatteita alueellistamisprosessiin Maaseutuviraston alueellistamisprosessi sisältää lähtökohtia, jotka löytyvät myös henkilöstöpoliittisista periaatteista. Yleisiä periaatteita: Vastuu muutoksen onnistumisesta on ensisijaisesti kaikilla prosessiin kuuluvilla osapuolilla. Vastuu muutoksen käytännön toteuttamisesta on valtioneuvoston periaatepäätöksen mukaan asianomaisella virastolla ja sitä ohjaavalla ministeriöllä. Erityisesti ministeriöllä on henkilöstön sijoittamisvastuu oman hallinnonalansa osalta. Työnantajalla on alueellistamiseen liittyvissä tilanteissa laissa edellytettyä laajempi velvollisuus tukea henkilöstön sijoittumista uusiin tehtäviin. Työntekijältä edellytetään muutostilanteissa myös valmiutta muutokseen ja aktiivista asennetta uusiin tehtäviin tai uuden työpaikan etsimiseen. Jokainen muutoksen kohteena oleva huomioidaan ja häntä kohdellaan yksilönä. Valtioneuvoston periaatepäätöksen mukaan lähtökohtana on, että alueellistamisprosessin aikana palvelussuhteiden jatkuvuus turvataan. Henkilöstön siirtyminen Seinäjoelle toteutetaan vapaaehtoisuuden pohjalta. Vakinaista henkilöstöä ei siirretä toiselle paikkakunnalle ilman suostumusta ja tämän henkilöstön asema pyritään turvaamaan muutenkin kulloinkin erikseen sovittavalla tavalla. Työnantaja ilmoittaa hyvissä ajoin työntekijälle tehtävän alueellistumisesta, viimeistään vuotta ennen kuin ko. tehtävä siirtyy toiselle paikkakunnalle. Maaseutuvirasto pyrkii toimimaan alueellistamisprosessissa esimerkillisen työnantajan tavoin ja tarvittaessa yhteistyössä ministeriöiden ja muiden virastojen kanssa. Alueellistamisprosessin edetessä virasto tekee tiivistä yhteistyötä paikallisten työvoimatoimistojen kanssa. Maaseutuviraston alueellistamisaikataulun perusteet Vuonna Seinäjoelle siirtyvät uudet, virastoon rekrytoitavat henkilöt sekä muut Seinäjoelle halukkaat. Tavoitteena on järjestää työtehtävät siten, että kaikki halukkaat voivat siirtyä Seinäjoelle haluamassaan aikataulussa. Nykyisiin tehtäviin saattaa siis tulla muutoksia. Vuonna 2009 Seinäjoelle siirretään muutamia toimintoja. Niitä hoitavat henkilöt, jotka ovat halukkaita siirtymään Seinäjoelle tai henkilöt, jotka ovat sitoutuneet siirtymiseen rekrytointivaiheessa. Syksyllä 2010 valmistuu Seinäjoelle viraston pysyvä toimitilarakennus. Tuolloin siirtyvät viraston kaikki toiminnot vähäisiä poikkeuksia lukuun ottamatta Seinäjoelle. Virastolla on tehtäväkokonaisuuksia, joita ei voida hoitaa kahdella paikkakunnalla. Tehtävät ja uuden toimitilarakennuksen valmistuminen ovat vahvana perusteena siirtää kaikki loput toiminnot yhtä aikaa Seinäjoelle. Vuonna 2011 Helsingin tai lähiseudun toimipisteessä hoidetaan joitakin toimintoja, muun muassa niitä tarkastuksia, joiden kohdealueena on Uusimaa. Lisäksi toimipisteeseen voi olla sijoitettu yksittäisiä vakinaisia työntekijöitä, joiden osalta sijoitusprosessi viraston tehtäviin on kesken. Vuonna 2012 viimeistään eläkkeelle jääviä alueellistaminen ei koske. Työtehtävät (saattavat vaihtua) järjestetään siten, että niitä on mahdollista hoitaa Helsingin toimipisteessä eläkkeelle lähtöön saakka. Eläköityvillä henkilöillä on kuitenkin oikeus siirtyä halutessaan Seinäjoelle töihin. Osastoittaiset järjestelyt Viraston osastojen siirtymisessä Seinäjoelle on pyritty huomioimaan ko. osaston toimintaa ja sen erityispiirteitä, toimintaympäristössä tapahtuvia muutoksia ja tiedossa oleva henkilöstön siirtyminen. Tavoitteena on toteuttaa siirtyminen Seinäjoelle joustavasti ja pyrkiä välttämään siirtymisestä toiminnoille mahdollisesti aiheutuvia haittoja. Kaikkia toimintoja ja henkilöstöä ei voida siirtää samanaikaisesti, siirtyminen tapahtuu vaiheittain noin neljän vuoden aikana vuosina Tämän jälkeen tapahtuvat siirtymiset ovat yksittäistapauksia, joihin on olemassa vahvat perusteet. Esimiestehtävissä toimivilla on alueellistamis- ja muutostilanteissa suuri johtamishaaste; päivittäisjohtaminen, ydintoiminnoista huolehtiminen, muutoksen hallinta ja esimerkin näyttäminen. Viraston esikunnan, sisäisen tarkastuksen, hallintopalvelujen sekä osastojen osalta on tarkasteltu alustavia henkilöiden siirtymämääriä (taulukko 1 sivulla 6). Tarkastelut on tehty Maaseutuviraston nykyisen organisaation ja tehtäväalueitten pohjalta. Vuosien 2007 ja 2008 osalta siirtyvät henkilömäärät on arvioitu tiedossa olevien Seinäjoelle halukkaiden perusteella. Vuonna 2009 Seinäjo- 4
5 elle siirtyvät halukkaat tai Seinäjoen toimipisteeseen rekrytoitavat henkilöt hoitavat tiettyjä toimintokokonaisuuksia. Ennen vuotta 2010 perehdytystä uusiin työtehtäviin toteutetaan kuitenkin Helsingissä mahdollisuuksien ja tarpeen mukaan. Ylijohtaja työskentelee myös Seinäjoella vuonna 2008 ja osastonjohtajat sekä yksikön johtajat vuonna 2009 myös Seinäjoella, mahdollisesti aikaisemminkin työtehtävien niin salliessa. Tähän mennessä toteutettujen alueellistamishankkeiden eräänä onnistumisen edellytyksenä on ollut käyttää toimintojen jatkuvuuden turvaamiseksi kaksoismiehitystä. Maaseutuviraston joissakin toiminnoissa jouduttaneen turvautumaan kyseiseen menettelyyn alueellistamisprosessin aikana. On toivottavaa, että viraston joustavat työaikajärjestelyt ja henkilöstölle suunnatut tukitoimenpiteet mahdollistavat vielä epävarmoille mahdollisuuden siirtyä työskentelemään Seinäjoelle. Ylijohtaja ja esikunta Osa esikunnasta (ylijohtaja, viestintäpäällikkö ja controller) siirtyy Seinäjoelle vuoden 2008 aikana ja loput viimeistään vuonna Maaseutuelinkeino-osasto Osastolta on siirtymässä Seinäjoelle 2 henkilöä vuonna Etätyön ja joustavien työaikajärjestelyjen kautta vuonna 2009 siirtyjiä olisi mahdollisesti 5 henkilöä. Osaston uudet henkilöt rekrytoidaan Seinäjoelle Osaston tehtäviä ei jää Helsingin toimipisteeseen, tehtävät on siirretty Seinäjoelle viimeistään silloin, kun uusi virastorakennus on valmistunut. Virkoihin liittyvissä yksittäistapauksissa voidaan joutua vuoden 2010 jälkeistä aikaa käyttämään vielä siirtymäkautena. Osastolla on sellaisia tehtäviä, joita voidaan hoitaa etätyönä tai hajautettuna työnä. Markkinatukiosasto Osastolta on siirtymässä vuonna 2009 Seinäjoelle 5 vakituisessa virkasuhteessa olevaa henkilöä, joista 3 on esimiehiä (hajautetun työn periaattein). Siirtyvä toiminto on tuonti, jonka mukana siirtyy alustavasti 2 nykyisin tehtäviä hoitavaa vakituisessa virkasuhteessa olevaa henkilöä. Järjestelmän toiminnan varmistamiseksi Seinäjoelle on lisäksi rekrytoitava kaksi uutta henkilöä. Asiakaspalvelun parantamiseksi toteutetaan Lupanet-hanke, joka tukee tuontitoiminnon siirtymistä Seinäjoelle. Muihin järjestelmiin tarvittavat uudet henkilöt rekrytoidaan Seinäjoelle (osalla perehdytys Helsingissä) vuosina , mikäli nykyisestä vakinaisesta henkilöstöstä siirtohalukkuutta ei em. laajemmin esiinny. Rekrytoitavien määrään vaikuttaa hallinnoitavien ohjelmien laajuus siirtymäaikana ja myöhemmin Seinäjoella. Osaston tällä hetkellä hallinnoitavien ohjelmien pysyvyydestä jatkossa ei ole tietoa. Komission linjausten mukaan vientitukijärjestelmä lopetetaan vuoteen 2013 mennessä. Komissio poisti vientituen maidolta väliaikaisesti 6/2007. Myös muihin tukijärjestelmiin saattaa tulla nopeitakin muutoksia. Komission ns. maatalouspolitiikan terveystarkastus eli Health Check suoritetaan vuonna Tarkastuksen perusteella suoritetaan linjauksia mm. maidon eri tukijärjestelmien jatkosta ja oletettavasti osa tukijärjestelmistä katsotaan tarpeettomiksi. Toisaalta näkyvissä on joissakin toiminnoissa laajentumista. Alueellistamissuunnitelma laaditaan kuitenkin siltä pohjalta, että nykyiset hallinnoitavat järjestelmät ja ohjelmat ovat käytössä myös myöhemmin. Vapaaehtoisuutta hyödyntäen toimintojen siirtäminen aloitetaan tuontitoiminnosta. Muut toiminnot vientiä lukuun ottamatta siirtyvät vuonna 2010 uuden toimitilarakennuksen valmistuttua Seinäjoelle. Vientitukijärjestelmän osalta mahdollista siirtymistä ja siirtymisen aikataulua tarkastellaan vuonna 2010, mikäli järjestelmä on tuolloin vielä käytössä. Mikäli osaston tehtävät vähenevät, pyritään virastossa järjestämään uusia tehtäviä töiden vähenemisen kohteena olevalle osaston vakinaiselle henkilöstölle. Mahdolliset lähestyvät eläkkeelle siirtymiset huomioidaan toimintojen uudelleen järjestelyissä. Osastolla on joitakin sellaisia tehtäviä, joita voidaan hoitaa etätyönä tai hajautettuna työnä. Varainhoito-osasto Osastolta on siirtymässä Seinäjoelle 2 vakituisessa virkasuhteessa olevaa henkilöä vuonna Osaston uudet henkilöt rekrytoidaan Seinäjoelle. Osaston toimintojen alueellistamisaikatauluun vaikuttavat maksatus- ja HANKE-järjestelmien kehittämishankkeitten päättyminen. Tavoitteena on, että uudet järjestelmät toimivat tuotantokäytössä viimeistään vuoden 2010 loppupuolella ja että uudet henkilöt koulutetaan näihin uusiin järjestelmiin Helsingissä vastaavasti viimeistään alkusyksystä 2010 (vähintään 3 kuukautta). Perehdytys tehtäviin on toimintojen jatkuvuuden kannalta ehdoton edellytys. Rinnakkaismiehitystä joudutaan toteuttamaan perehdyttämisajan. 5
6 Osaston yksikköjen toiminnot kytkeytyvät toisiinsa. Toimintokokonaisuudet siirretään samanaikaisesti vuonna 2010, kun tarvittava perehdytys on uusille työntekijöille Helsingissä annettu. Osaston toiminnan luonteesta johtuen toimintojen loppuessa Helsingissä ne alkavat heti täysipainoisesti Seinäjoella, jossa ammattitaitoinen henkilöstö ja tarvittava tekniikka ovat valmiina. Joitakin osaston tehtäviä voidaan hoitaa etätyönä tai hajautettuna työnä. Valvontaosasto Osasto toimii hajautetusti. Aluetoimipisteissä Vaasassa, Jyväskylässä, Tampereella, Porissa, Turussa ja Hämeenlinnassa työskentelee tällä hetkellä yhteensä 10 henkilöä. Osastolta on siirtymässä Seinäjoelle arviolta 3 henkilöä vuonna Vuonna 2009 osastolta arvioidaan siirtyvän 6 henkilöä Seinäjoelle. Helsingin toimipisteeseen jää vuoden 2010 jälkeen 2 3 htv:tä Etelä-Suomeen suuntautuviin tarkastustehtäviin. Loput osaston henkilöt siirtyvät Seinäjoelle uuden toimitilan valmistuttua. Etätyö ja hajautettu työ sopivat pääosin osaston toimintaan. Tietohallinto-osasto Osastolle kuuluvissa tehtävissä Seinäjoella on ollut 3 työntekijää vuodesta 2006 lähtien. Syksyllä 2007 Seinäjoella on 5 henkilöä. Vuonna 2008 Seinäjoelle siirtyy 3 henkilöä ja vuoden 2009 aikana 2 henkilöä. Vuonna 2010 siirtyvät osaston kaikki loput henkilöt ja tehtävät Seinäjoelle, henkilöstöä rekrytoidaan tarvittaessa suoraan Seinäjoelle. Etätyö ja hajautettu työ sopivat osaston toimintaan. Hallintopalvelut-yksikkö Yksiköstä siirtyy Seinäjoelle 2 henkilöä vuonna 2007 ja 1 henkilö vuonna Vuoden 2009 alusta siirtymävelvollisia on 3 henkilöä. Uudet henkilöt rekrytoidaan Seinäjoelle vuosina Hallintopalveluissa pyritään pitämään yhteyshenkilö Helsingissä mahdollisimman pitkään. Osa yksikön tehtävistä voidaan hoitaa etätyönä tai hajautettuna työnä. Taulukko 1. Seinäjoelle siirtyvät henkilöt osastoittain. OSASTO Yht Ylijohtaja ja esikunta Maaseutuelinkeino-osasto Markkinatukiosasto *) <41 Varainhoito-osasto Valvontaosasto **) **) Tietohallinto-osasto Hallintopalvelut Sisäinen tarkastus Yhteensä ~ ***) eläköityvät Seinäjoella/muualla yht. 8/198 22/184 56/ /36 191/15 ~ 206 Kumulatiivinen *) Markkinatukiosaston henkilömäärään (sis. siirtyvät/rekrytoitavat) vaikuttaa tukijärjestelmien kehitys. Vuonna osaston henkilömäärä on todennäköisesti alle 41 (v htv-kehys). **) Valvontaosastolta 10 htv:tä hajasijoitettuna. Seinäjoelta v katsottuna hajasijoitettuja on ~14 henkilöä, joista pääkaupunkiseudun toimipisteessä 2-3 tarkastajaa. ***) Vuonna 2012 eläköityy 9 henkilöä, joiden tilalle rekrytoidaan uudet työntekijät. 6
7 Yht. Htv-vähennys Htv yht Taulukko 2. Tuottavuusohjelmaan liittyvä henkilötyövuosien (htv) väheneminen vuosina Sisäinen tarkastus -yksikkö Yksiköstä on siirtynyt Seinäjoelle 1 htv vuonna Yksikköön rekrytoidaan 2 htv:tä Seinäjoki-ehdolla vuonna 2008, siirtyminen Seinäjoelle viimeistään vuonna Vuoden 2009 aikana Seinäjoelle siirtyy 3 htv:tä. Yksikön tehtäviä voidaan hoitaa etätyönä. Maaseutuviraston henkilöresurssit ja tuottavuus Maaseutuviraston henkilökehys vuodelle 2008 on MMM:n kehyskirjeessä todettu 210 henkilötyövuodeksi. Virastolle on kehyskaudelle osoitettu tuottavuusohjelmaan liittyvä 20 henkilötyövuoden vähennysvaatimus tavoitteena henkilökehykseksi 190 henkilötyövuotta vuonna 2011 (taulukko 2). Taulukon 1 Seinäjoelle siirtyvissä henkilömäärissä ei ole mukana virastolle osoitettuja htv-vähennysvaatimuksia, niitä ei tässä vaiheessa voi vielä osastoittain esittää. Tuottavuusohjelman mukaiset htv-vähennykset pyritään suorittamaan vuosien aikana joustavasti ja hallitusti. Viraston kokonaishenkilömäärä kasvaa lähivuosina väliaikaisesti, koska virasto tarvitsee alueellistamisen ajaksi lisätyövoimaa toiminnan turvaamiseksi. Maaseutuviraston alueellistamisen kustannuksista kerrotaan enemmän sivulla 11. Henkilöstöryhmät Maaseutuviraston nykyinen henkilöstö voidaan jakaa alueellistumiseen liittyen kolmeen ryhmään virka- ja työsuh- Ikäjakauma Yht. 207 Lukumäärä teen osalta ja edelleen alaryhmiin siirtymishalukkuuden/ - mahdollisuuden osalta. Lisäksi ovat eläkkeelle siirtyvät. Viraston tarjoamat työaikajärjestelyt ja tukitoimenpiteet tukevat eri ryhmiin kuuluvien henkilöiden siirtymistä Seinäjoelle. Jos siirtyminen ei ole mahdollista, viraston ja ministeriön toimenpiteillä tuetaan näitä henkilöitä. 1. Nykyiset vanhat vakinaiset siirtyvät Seinäjoelle siirtyvät Seinäjoelle etätyömahdollisuuksia hyödyntäen (esim. työaikajoustojen kautta) eivät siirry Seinäjoelle > uusi työpaikka pääkaupunkiseudun työssäkäyntialueelta eivät siirry Seinäjoelle, eivät työllisty pääkaupunkiseudun työssäkäyntialueelle > muu ratkaisu. 2. Uudet vakinaiset aloittavat (perehdytyksellä) Helsingissä ja siirtyvät Seinäjoelle tai aloittavat suoraan Seinäjoella Nykyiset määräaikaiset jos sijaisuus eikä taustavirkaa > palvelussuhde päättyy automaattisesti määräajan lopussa vakinaistetaan ehdolla alkaen Seinäjoella ja siirtyvät Seinäjoelle eivät siirry Seinäjoelle > määräaikaista virkasuhdetta ei jatketa siinä vaiheessa, kun virka siirtyy Seinäjoelle. Vuosi Yht. Htv Taulukko 3. Eläköitymisennuste vuosina (vuosi, jolloin 65 vuotta täyttyy). Taulukko 4. Maaseutuviraston ikärakennetaulukko (9/2007). 7
8 8 Etätyön ja hajautetun työn yleiset periaatteet sekä joustavat työaikajärjestelyt Henkilöstölle suunnatun muuttohalukkuuskyselyn tulokset sekä kokemukset muista valtionhallinnossa jo toteutetuista alueellistamishankkeista ovat osoittaneet, että muuttohalukkuus uudelle paikkakunnalle työtehtävien perässä on vähäistä. Alueellistamistoimenpiteiden yhteydessä yksi keskeisimpiä tehtäviä on viraston toiminnan turvaaminen sekä asiantuntijuuden säilyttäminen. Jotta nämä asiat voidaan muutosvaiheen aikana sekä sen jälkeenkin turvata, tulee Maaseutuviraston alueellistamistoimenpiteiden kohteena olevalle henkilöstölle turvata joustavat mahdollisuudet tehdä töitä myös muualla kuin Seinäjoen toimipisteessä. Tästä syystä on laadittu etätyön, hajautetun työn sekä työajan joustojen hyödyntämiseen liittyvät yhteiset ja yhdenmukaiset toimintaperiaatteet. Etätyö Etätyö on työn uudelleenjärjestämisen yksi vaihtoehto. Työntekoa organisoidaan uudella tavalla toiminnan tehostamiseksi, virkamiehen tai työntekijän elämänlaadun parantamiseksi ja organisaation kilpailukyvyn säilyttämiseksi työmarkkinoilla. Tavoitteena on ylläpitää työkykyä ja lisätä henkilöstön motivaatiota erilaisissa elämäntilanteissa ja organisaation toiminnan muutoksissa kuten alueellistamisprosessin siirtymävaiheessa. Kustannussäästöä etätyössä voivat saada ennen kaikkea ne henkilöt, jotka asuvat kaukana virkapaikalta. Etätyö sopii henkilölle, joka pystyy itsenäisesti organisoimaan työtehtäviensä hoitamisen sekä työskentelemään osittain erillään viraston toimitilojen, virastopalvelujen ja työyhteisön henkilökohtaisen yhteydenpidon piiristä. Etätyötä arvioitaessa on harkittava, missä määrin töiden tekemiseen tarvitaan muun muassa työtovereiden apua (posti, puhelut, toimistotyöt jne.) tai työpaikalta saatavaa erityyppistä lähde- ja arkistotietoa. Etätyö ei ole mahdollista tehtävissä, jotka edellyttävät työn tekemistä tai jatkuvaa henkilökohtaista tavoitettavuutta Maaseutuviraston toimitiloissa. Esimiestyössä etätyön osalta tulee erikseen korostaa, että esimiehen tulee olla myös etäpäivinä tavoitettavissa. Erityisesti muutosvaiheessa henkilöjohtamisen kannalta on oleellista, että toimistopäivinä esimiehet hoitavat nimenomaan henkilöjohtamiseen liittyviä tehtäviä. Toimistopäiviä ei tule varata ainoastaan kokouspäiviksi. Henkilöstöjohtamiseen kuluvaa työaikaa tulee viraston taholta seurata muutosvaiheen aikana. Etätyöstä sovitaan työnantajan ja etätyötä tekevän henkilön vapaaehtoisella sopimuksella. Esimies arvioi aina tapauskohtaisesti mahdollisuuden etätyöhön. Arvioinnissa otetaan huomioon sekä tehtävän että henkilön soveltuvuus etätyöhön samoin kuin yksikön kokonaistilanne. Näin ollen subjektiivista oikeutta etätyön tekemiseen ei ole. Etätyö loppuu, kun sovittu määräaika on kulunut loppuun eikä uutta sopimusta ole tehty. Etätyö voidaan myös sopia lopetettavaksi työnantajan tai virkamiehen tai työntekijän vaatimuksesta perustellusta syystä. Etätyön lopettamista koskeva sopimus on tehtävä kirjallisesti. Etätyösopimuksessa sovitaan, milloin ja miten työntekijän tulee olla tavoitettavissa. Etätyön tekijöille on järjestettävä riittävän kattava etätyön käyttäjätuki. Minimissään tämä on päivystävä puhelinnumero, mutta mitä laajempaa ja yleisempää etätyö on, sitä suuremmat ovat tarpeet käyttäjätuelle. Etätyöntekijöiden vaatima tuki sekä etätyössä käytettävien laitteiden ja ohjelmistojen ylläpito sitoo tietohallinnon resursseja. Tämä seikka saattaa aluksi olla merkitykseltään vähäinen, mutta etätyön yleistyessä se saattaa kuormittaa tietohallintoa merkittävästi. Ketkä saavat tehdä etätyötä Etätyö soveltuu parhaiten sellaisiin tehtäviin, joissa ei edellytetä työntekijän jatkuvaa saavutettavuutta. Työn tulee myös olla itsenäisesti suunniteltavissa ja toteutettavissa eikä se edellytä jatkuvaa työtoverien apua. Esimiestyön osalta etätyöpäätöksiä tehtäessä tulee erityisesti huolehtia siitä, ettei esimiesten ja alaisten kanssakäymismahdollisuuksien väheneminen heikennä esimiestyön kehittämistavoitteita. Myös tukipalveluiden suorittaminen etätyönä on ongelmallista. Esimiesten on tapauskohtaisesti harkittava tehtävän edellyttämää saavutettavuutta. Etätyön piiriin kuuluvat lisäksi ensisijaisesti vain tehtävät, joissa käsitellään julkisia tietoaineistoja. Tietoturvallisuusnäkökohdat on jokaisessa yksittäisessä etätyösopimuksessa harkittava erikseen. Kukin työntekijä vastaa laitteensa tietoturvallisuudesta. Tietohallinto antaa tukea tarvittavien ohjelmistojen asennukseen ja ylläpitoon. Uuden virkakorttijärjestelmän käyttöönoton jälkeen myös tietoturvaan liittyvät ongelmat pienenevät. Normaaleja tiukempia tietoturvallisuustoimia edellytetään kuitenkin aina kun kyseessä on: Järjestelmien etähallinta ja etähuolto Ohjelmistopäivitykset ja järjestelmien kehitystyö Henkilötietojen käsittely Viraston, sen asiakkaiden tai kolmansien tahojen kan-
9 nalta luottamuksellisten tietojen käsittely Taloushallinnon järjestelmät, erityisesti maksuliikenne. Näiden etäkäyttö edellyttää tietoliikenteen vahvaa salausta sekä käyttäjien riittävän vahvaa tunnistusta. Myös etätyöympäristön on oltava tehtävien vaatimalla tasolla. Kokonaan kiellettyä on salaisten tai erittäin salaisten tietojen käsittely. Koulutus Etätyöhön siirtyminen edellyttää henkilöstön kouluttamista. Koulutuksessa tulee käydä läpi ainakin seuraavat asiat: Etätyön käytännön järjestelyt (sopimukset, laitteet, ohjelmat, kustannukset) Etätyöhön liittyvät ohjeet ja suositukset erityisesti etätyön tietoturvallisuusohjeet. Erityisesti on korostettava fyysiseen tietoturvaan ja tietoaineistoihin liittyviä kysymyksiä Selvitetään etätyöhön liittyvien tukipalveluiden käyttö (keneen otetaan yhteyttä, miten tunnistaudutaan jne.), sekä käsitellään etätyössä olevien laitteiden hallinnoinnin vaikutukset (ohjelmien asennukset, käytön valvonta jne.). Missä etätyötä on mahdollista tehdä Tyypillinen etätyö on kotoa käsin tehtävää toimistotyötä. Etätyössä henkilön virallinen toimipiste on Seinäjoki, mutta etätyösopimuksen perusteella henkilö on oikeutettu tekemään töitä muualla kuin toimipisteessään. Etätyöpisteestä toimipisteeseen tapahtuvia matkoja sekä päivärahoja ei korvata. Maaseutuvirastolla on mahdollisuus säästää myös tilakustannuksissa etätyön avulla. Tämä edellyttää kuitenkin, että etätyöntekijöitä on riittävän monta ja etätyötä tehdään säännöllisesti jaksotettuna siten, että mavilaiset pystyvät käyttämään yhteisiä työtiloja vuoropäivin. Etätyö ei saa aiheuttaa virastolle ylimääräisiä kustannuksia. Etätyöpäivien määrä suhteessa lähityöpäiviin Useimpien ihmisten motivaatio etätyön aloittamiseen liittyy työmatkassa säästettävään aikaan ja rahaan. Toinen tärkeä seikka on joustavuus. Kun työpaikka on kotona tai lähellä kotia, on helpompi tasapainottaa perhe- ja työelämä entistä tyydyttävämmin. Myös työrauha on kotona usein parempi kuin työpaikalla. Etätyötä tehtäessä työn sisältö korostuu, koska ihminen on työnsä kanssa yksin. Kun matka ei rajoita työntekoa, ihmisten työllistettävyys paranee, eikä aina tarvitse vaihtaa asuinpaikkaa työn perässä. On kuitenkin huomattava, että loppuun palamisen vaara ja eristäytyminen sosiaalisesti muusta maailmasta korostuu kokopäiväisesti etätyötä tekevillä henkilöillä. Etätyöpäivien määräksi suositellaan yleisesti kahta päivää viikossa, jolloin sosiaaliset kontaktit työyhteisöön säilyvät. Alueellistamistoimenpiteiden yhteydessä on syytä pohtia tapauskohtaisesti myös useampien etätyöpäivien mahdollisuutta. Hajautettu etätyö Etätyö edellyttää työntekijältä asianmukaisia työtiloja. Henkilöille, joilla työtiloja ei ole mahdollista järjestää kotona, Maaseutuvirasto tarjoaa tiloja etätyön tekemiseen Tampereella, Vaasassa ja Helsingissä. Muilta osin hajautettuun etätyöhön sovelletaan etätyön periaatteita, jotka on edellä esitetty. Hajautettu työ Maaseutuvirastossa on kokemusta myös hajautetusta työstä, muun muassa tarkastuksia tekevien henkilöiden osalta. Hajautettua työtä tehdään aluetoimipisteistä käsin. Aluetoimipiste on osa Maaseutuvirastoa. Myös muilla kuin tähän asti hajautettua työtä tehneillä henkilöillä on mahdollisuus hajautettuun työhön alueellistamisen siirtymäaikana eli vuoteen 2011 asti. Maaseutuvirastolla on tällaiset hajautetun työn aluetoimipisteet Tampereella, Vaasassa ja myös Helsingissä toimiva viraston osa, joka pienenee alueellistamisen edetessä. Hajautettuna työnä voidaan tehdä johdon kanssa erikseen sovittuja tehtäviä, jotka eivät edellytä jatkuvaa läsnäoloa Seinäjoella. Hajautettua työtä tekevienkin tulee kuitenkin lähtökohtaisesti työskennellä viikoittain Seinäjoella. Virastossa on joitakin tehtäviä, jotka eivät edellytä säännöllisiä käyntejä Seinäjoella. Tällaisia ovat esimerkiksi puhelimitse tapahtuva Help Desk -toiminto. Matkakustannusten korvaaminen aluetoimipisteen ja viraston välillä riippuu matkustamisen luonteesta. Mikäli matkan tarkoitus on tilapäinen ja satunnainen matka, kuten esimerkiksi kokousmatka, noudatetaan normaaleja matkakustannusten korvausperiaatteita. Tällöin korvataan matkat, majoitus ja päivärahat. Mikäli virkamies tai työntekijä joutuu säännöllisesti ja useamman kerran kuukaudessa hoitamaan normaaleja työtehtäviään kahdessa toimipisteessä, hänellä on kaksi työpaikkaa: varsinainen työpaikka ja toissijainen työpaikka. Matkat toissijaiseen työpaikkaan oikeuttavat verovapaaseen matkakustannusten korvaukseen ja majoittumiskorvaukseen. Sen sijaan verottomia päivärahoja ei voida maksaa. Myöskään matkoja majoittumispaikan ja toissijaisen työpaikan välillä ei voi korvata (esim. matka hotellista työpaikalle). Se mikä on varsinainen 9
10 ja mikä toissijainen työpaikka, määritellään yleensä perheen asuinpaikan perusteella. Tehtävän työn luonne voi aiheuttaa tähän tulkintaan poikkeuksia. Verohallitus on antanut päätöksen (1192/2006) verovapaista matkakustannusten korvauksista vuonna Valmennus hajautetun työn johtamiseen ja tekemiseen Maaseutuvirasto tulee hajautetun työn lisääntyessä panostamaan myös henkilöstön valmentamiseen kohtaamaan hajautetun työn tekemiseen ja johtamiseen liittyviä haasteita. Maaseutuvirasto on yhdessä TKK:n työpsykologian ja johtamisen laboratorion kanssa hakemassa rahoitusta Mobiilivirasto-hankkeelle. Maaseutuviraston toimintamalliksi kaavaillaan hajautetusti monessa paikassa toimivaa organisaatiota. Mavista halutaan rakentaa monessa paikassa ja mobiilisti toimiva valtion virasto. Myös varsinaisen siirtymävaiheen jälkeen viraston halutaan toimivan perinteisestä valtion hallinnon virastosta poikkeavalla tavalla. Näin Mobiili Maaseutuvirasto voisi toimia toimintatapaesimerkkinä myös monille muille valtion virastoille. Hajautetun työn haasteet voidaan tutkimusten (mm. Hyrkkänen, Vartiainen 2005) mukaan tiivistää neljään eri kategoriaan: Kaikissa edellä mainituissa vaihtoehdoissa normaalien virkamatkojen korvaamisessa noudatetaan virka- ja työehtosopimuksen ehtoja. Näin ollen esimerkiksi tilanteessa, jossa Tampereella hajautettua etätyötä tekevä henkilö tekee kokousmatkan Helsinkiin, hänelle korvataan matkat, majoittuminen ja päivärahat Työntekijän vastuulleen ottamien tehtävien määrittely ja sen onnistuminen Työyhteisöön/yhteisöihin kuulumiseen liittyvät tekijät Työvälineiden ja - tilojen sopivuus, käytettävyys ja tarkoituksenmukaisuus Työntekijän hyvinvoinnin seuranta ja tukeminen. Työajan joustot Maaseutuvirastossa tullaan tarjoamaan henkilöstölle muutosvaiheen tukea myös joustavien työaikajärjestelyjen avulla. Työaikajärjestelyjen osalta noudatetaan kuitenkin myös siirtymävaiheen aikana valtion virka- ja työehtosopimuksia. Näin ollen esimerkiksi virastotyöajan (7 h 15 minuuttia) ylittävää matkustusaikaa ei voida katsoa työajaksi. Myöskään kodin ja työpaikan välistä matkaa ei voida katsoa työajaksi. Työaikaliukumat ovat seuraavat: tuloliukuma klo 6 10 ja maanantaisin 6 11 lähtöliukuma klo ja perjantaisin klo Liukuvan työajan tasoitusjakso on 6 kuukautta ja Tasoitusjakson lopussa työaikasaldon tulee olla +40/-10 tuntia. Liukumien käyttö ei saa heikentää asiakaspalvelua. Viraston aukioloaikoina klo on riittävän määrän henkilökuntaa oltava tavoitettavissa. Tämä voi edellyttää, että virkamies on puhelimitse tavoitettavissa virka-aikana myös silloin, kun hän ei ole vielä saapunut virastoon tai on jo poistunut sieltä. Maaseutuviraston toimintojen siirtämisessä Seinäjoelle on useita riskejä. Riskeinä nähdään mm. seuraavat asiat: onnistuuko virasto säilyttämään avainhenkilönsä toimintojen siirtyessä toiselle puolelle Suomea, kärsiikö toiminnan tehokkuus ja kasvavatko kustannukset toimittaessa hajautetussa organisaatiossa sekä onnistuuko viraston johtaminen hajautetussa ympäristössä? Riskien toteutumisen todennäköisyyttä halutaan pienentää käynnistämällä viraston rakentamista tukeva tutkimus- ja kehittämishanke. Tutkimushankeen yhtenä osiona tulee olemaan hajautetun työn johtamiseen ja tekemiseen valmentava koulutus. Koulutuksen tavoitteena on valmentaa Mavia hajautetun ja verkostomaisen työkulttuurin kehittymiseen kaikilla tasoilla (yksilö, ryhmä, organisaatio). Koulutuksen sisältöön kuuluu myös hajautetun työn - tavoitteiden, ihmisten, ajan ja työtilojen johtaminen sekä virtuaalisten työvälineiden käytön ja virtuaalisen viestinnän - kehittäminen Maaseutuvirastossa. Toimitilat Alueellistamisprosessin yhtenä onnistumisen edellytyksenä on valmiit toimitilat siirtopaikkakunnalla. Tähän Maaseutuvirastossa on varauduttu. Ennen Seinäjoelle siirtymistä virasto muuttaa keväällä 2008 Kampin toimitiloista väliaikaisiin toimitiloihin Helsingin Itä-Pasilaan, josta viraston toiminnot siirtyvät vaiheittain Seinäjoelle vuosina Etelä-Pohjanmaan TE-keskuksen toimitiloissa Seinäjoella on ollut muutama viraston etätyöntekijä vuodesta Näiden toimitilojen käyttötarvetta tarkastellaan vuoden 2008 alkupuolella. Maaseutuvirasto on vuokrannut vuonna 2007 Seinäjoelta teknologia- ja innovaatiokeskus Framista toimitilaa 95 m² Seinäjoelle sijoittuvien mavilaisten käyttöön. Framin alueelle valmistuu tammikuussa 2008 uudisrakennus, josta virasto vuokraa toimitilaa 500 m² ja lisätilaa 10
11 Henkilöstö/toiminnot Seinäjoelle halukkaita Framin toimitiloihin 2007 ja 2008 Seinäjoelle halukkaita 2009 alussa Toimintoja siirtyy Helsingistä Seinäjoelle Samaan aikaan uuden henkilöstön rekrytointia Mavin kaikki toiminnnot Framista ja Helsingistä uuteen virastorakennukseen vuonna 2010 *) Toimitilat Toimitilaa Framista 95 m2 syksyllä 2007 Toimitilaa Framista 500 m2 v alusta Muutto Kampista Itä-Pasilaan keväällä 2008 Toimitilaa vapautuu Itä-Pasilasta Toimitilaa Framista 2009 Uusi toimitilarakennus valmis Seinäjoella. Pysyvä toimipiste pääkaupunkiseudulla (sijainti avoin) *) Viraston kaikki toiminnot (vähäisiä poikkeuksia lukuun ottamatta) on sijoitettu Seinäjoelle syksyllä Kuva 1. Toimitilat ja henkilöstön/toimintojen siirtyminen Seinäjoelle vuosina tarpeen mukaan vuonna Tähän uudisrakennukseen keskitetään viraston väliaikainen toiminta Seinäjoella. Maaseutuvirastolle valmistuu syksyllä 2010 Seinäjoen keskustaan Alvar Aallon kadun varrelle pysyvä toimitilarakennus, johon virasto toimintoineen lopullisesti siirtyy Framista ja Helsingistä. Tavoitteena on mitoittaa ja täyttää Seinäjoen väliaikaiset toimitilat optimaalisesti ja sopivasti siten, että siirtyjille ja Seinäjoelle rekrytoitaville löytyy työpiste. Toimitiloja vuokrataan Framista vaiheittain vuosina suhteessa henkilöstön siirtymiseen ja rekrytoitavien henkilöiden sijoittumiseen virastossa (osalla perehdyttäminen Helsingissä). Syksyllä 2007 väliaikaisissa toimitiloissa työskentelee 7 8 henkilöä ja vuonna 2008 arviolta 25 henkilöä. Vuosina väliaikaisissa toimitiloissa työskentelevien määrä tarkentuu myöhemmin. Maaseutuviraston alueellistamisen kustannukset Maaseutuviraston perustehtävien, EU:n yhteisen sekä kansallisen maatalouspolitiikan hallinto- ja toimeenpanotehtävien häiriötön hoitaminen edellyttää viraston alueellistamista hallitusti ja suunnitelmallisesti. Suurimmat alueellistamisen toimenpiteet ja kustannukset kohdistuvat vuosille 2009 ja Alueellistamissuunnitelmaa hyväksyttäessä sen rahoitus on vielä avoinna. Henkilöstön alueellistamiskustannukset ja tarvittava lisähenkilöstö Maaseutuviraston alueellistamisessa suurin haaste tulee olemaan työvoiman hallittu vaihtuvuus ja saatavuus sekä uuden henkilöstön riittävä perehdytys uusiin tehtäviin. Maaseutuvirastossa on ydintoimintoihin liittyviä kriittisiä prosesseja, joiden toiminnan turvaamiseksi tulee voida palkata uusi henkilöstö perehdytyksen kannalta riittävän pitkäksi aikaa, jo ennen nykyisen henkilöstön siirtymistä muihin tehtäviin viraston ulkopuolelle. Tällaisia toimintoja ovat maksujen hyväksyntä, maksujen suoritus ja kirjanpito sekä raportointi. Näiden toimintojen osalta tarvitaan 8 11
12 htv:tä vuodelle 2010 ja 3 htv:tä vuodelle 2011 tietotaidon siirtämiseen hallitusti uudelle henkilöstölle. Muiden ydintoimintojen varmistamiseksi tehtäviä alueellistettaessa tarvitaan lisätyövoimaa 8 htv:tä vuodelle 2009 ja 5 htv:tä vuodelle 2010 sekä 2 htv:tä tarvitaan hoitamaan alueellistamisprosessin toimeenpanoa vuosina Maaseutuviraston nykyisestä henkilökunnasta odotetaan noin 40 henkilön siirtyvän Seinäjoelle vuonna 2009, vuosina jo siirtyneen henkilön lisäksi. Valtion virkaehtosopimuksen mukaisesti työnantaja on velvollinen Tarvittava lisähenkilöstö/htv Tarvittava lisähenkilöstö/ Henkilöstön alueellistamiskustannukset maksamaan muuttavan henkilöstön tutustumis- ja muuttokulut sekä tietyissä tapauksissa ylimääräisiä asumiskuluja VES:n periaatteiden mukaisesti Yhteensä Matkakustannukset Tukitoimenpiteet ei-alueellistuville henkilöille Toimitilakulut Tietoliikenne- ja tietotekniikkakulut Yhteensä Taulukko 5 Yhteenveto Maaseutuviraston alueellistamisen kustannuksista vuosina reettisten tukitoimien tarjoamista, kuten mahdollisuutta henkilökohtaisiin urasuunnittelupalveluihin, koulutukseen sekä rekrytointipalveluihin. Alueellistamisesta aiheutuva normaalitilannetta merkittävästi suurempi henkilöstön vaihtuvuus lisää myös rekrytointikustannuksia erityisesti vuosina Toimenpiteet ei-alueellistuville henkilöille Maaseutuvirastossa on sitouduttu noudattamaan hyvää työnantajapolitiikkaa valtioneuvoston periaatepäätösten (VNp , VNp , VM päätös ) ja linjausten ja ohjeiden mukaisesti (Suunta alueelle: Valtioneuvoston linjaukset ja ohjeet valtion toimintojen sijoittamiselle, Valtioneuvoston kanslia 2001/4). Periaatepäätöksessä määriteltyjen toimintatapojen tarkoituksena on turvata henkilöstön palvelussuhteiden jatkuvuus muutostilanteissa. Tavoitteena on, että taloudellisilla ja tuotannollisilla perusteilla tapahtuvat irtisanomiset voidaan välttää periaatepäätöksessä mainittuja toimintatapoja noudattaen. Henkilöstön sijoittuminen Maaseutuviraston ulkopuolelle tilanteissa, joissa alueellistuminen ei ao. henkilön kohdalla ole henkilökohtaisista syistä mahdollinen, edellyttää konk- Matkustuskustannukset Maaseutuviraston sijoittuminen Seinäjoelle nostaa viraston matkustuskustannuksia. Vaikka matkustustarpeita pyritään vähentämään tietotekniikan tarjoamien palveluiden avulla, tulee virkamatkapäiviä olemaan vuosittain huomattavasti nykyistä enemmän. Maaseutuviraston yhteistyökumppanit sijaitsevat vastaisuudessakin pääasiassa Helsingissä, eikä videoneuvottelutekniikan käyttäminen läheskään kaikissa tilanteissa ole mahdollista. Toimitilakulut Viraston toimiminen kahdella paikkakunnalla aiheuttaa päällekkäisiä toimitilakustannuksia vuokrien, sähkön, siivouspalveluiden ja virastopalveluiden ostoissa. Vuonna 2009 jouduttaneen tilanteeseen, että Seinäjoelta vuokrataan lisätilaa siihen asti kunnes Maaseutuviraston uusi toimitila valmistuu syksyllä 2010 Seinäjoen keskustaan. Muuttokustannuksia lisää Maaseutuviraston muutto Voimatalon remontin takia Pasilaan keväällä Pasilan toimitilojen vuokrasopimus solmitaan vuoden 2010 loppuun asti. Myös Seinäjoen uuden toimitilan kalustaminen aiheuttaa kustannuksia. 12
13 Alueellistamisesta johtuvat tietoliikenne- ja tietotekniikkakulut Maaseutuviraston toimiminen hajautettuna organisaationa aiheuttaa kustannuksia tietoliikenteen järjestämiselle, kuten paikasta riippumattoman VPN-verkkoratkaisun toteutusta komission edellyttämän ISO tietoturvastandardin mukaisesti sekä toimivien etäkokousjärjestelmien toteutusta ja investointeja videoneuvottelujärjestelmiin. Toimivien etäyhteys- ja etäkokousjärjestelmien myötä saadaan kustannussäästöjä (pienemmät matkakustannukset ja henkilöresurssien tehokkaampi käyttö). ICT-asiantuntemusta tarvitaan mm. hankesuunnittelussa, sisäverkon ja infran suunnittelussa, tietoturva-asioissa sekä tietoliikenne- ja mobiilitekniikan suunnittelussa. Nämä realisoituvat erityisesti alueellistamisen yhteydessä ja siirryttäessa Seinäjoella toimipaikasta toiseen. ICT-asiantuntijapalvelut hankitaan konsulttiostoina. Viraston muuttaessa Pasilan toimitiloihin ja myöhemmin Seinäjoelle tuki joudutaan hankkimaan ostopalveluna ulkopuolelta. Tällä hetkellä lähiverkkotuen toimittaa Tike. Viestintä Tavoite Maaseutuviraston alueellistamisessa keskeistä on, että alueellistaminen toteutetaan hallitusti ja että alueellistamisesta huolimatta Maaseutuvirasto ja sen henkilöstö pystyvät hoitamaan tehtävänsä. Viestintä välittää ajankohtaista tietoa ja pitää eri kohderyhmät tietoisina alueellistamisen tilanteesta ja tulevista vaiheista. Viestinnän tavoitteina on: täyttää henkilöstön tiedonsaannin ja vuorovaikutuksen tarpeita tukea alueellistamisen toteuttamista edesauttaa viraston toimintojen ylläpitämistä alueellistamisen aikana tukea viraston sidosryhmäsuhteiden ylläpitoa. Alueellistamisen edetessä ja henkilöstömäärän kasvaessa Seinäjoella viestintä tukee organisaation yhtenäisyyttä ja palvelee henkilöstön tiedontarpeita. Periaatteet Viestinnän periaatteita sekä sisäisessä että ulkoisessa viestinnässä ovat avoimuus ajankohtaisuus vuorovaikutus samanaikaisuus säännöllisyys. Alueellistamiseen liittyvät ratkaisut niihin vaikuttavine seikkoineen kerrotaan avoimesti ja tuoreeltaan. Viestintä tukee vuorovaikutusta ja keskustelua valmistelu- ja toimeenpanovaiheissa. Sisällöltään viestintä on tasapuolista, ja asioista kerrotaan eri kohderyhmille yhtäaikaisesti. Henkilöstöä koskevista alueellistamisratkaisuista kerrotaan kuitenkin aina ensin viraston sisäisessä viestinnässä ennen ulkoisen viestinnän toimenpiteitä. Sisäisessä viestinnässä otetaan huomioon sekä Seinäjoelle alueellistuva henkilöstö että ne, jotka eivät siirry uuteen toimipaikkaan tehtävien siirtyessä. Viestinnän sisällöissä otetaan huomioon eri tilanteissa olevan henkilöstön toiveet ja tiedontarpeet. Henkilökohtaisten, kunkin elämäntilanteeseen liittyvien ratkaisujen tekemisessä viestinnän tehtävänä on tarjota yksilölliselle päätöksenteolle mahdollisimman hyvät tiedolliset valmiudet. Ulkoisessa viestinnässä, asiakkaille ja sidosryhmille kohdistettavassa viestinnässä, keskeistä on luottamuksen säilyttäminen Maaseutuviraston toimintojen jatkuvuuteen. Alueellistamiseen liittyy kohdealueella positiivisia odotuksia, joilla on myös viraston yhteisökuvaan alueella myönteisiä ja vahvistavia vaikutuksia. Viraston toimintaan alueella kohdistuva mielenkiinto otetaan yhtenä näkökulmana huomioon ulkoisessa viestinnässä. Kohderyhmät Viestinnän painopiste on sisäisessä viestinnässä. Sisäisen viestinnän kohderyhmänä on Maaseutuviraston oma henkilöstö. Ulkoisessa viestinnässä kohderyhmiä ovat hallinnonala, sidosryhmät ja yhteistyökumppanit sekä tiedotusvälineet. Alueellistamisen näkökulmasta erikseen huomioitavia kohderyhmiä ovat alueelliset toimijat kuten Seinäjoen kaupunki, Etelä-Pohjanmaan maakuntaliitto, alueen tiedotusvälineet ja paikalliset kumppanit. Välineet, keinot ja resurssit Sisäisessä viestinnässä hyödynnetään monipuolisesti eri tiedonvälityskanavia: viraston sisäisiä kokouksia, esimiesviestintää, Mavi-infoja, tiedotteita ja Massia (Mavin intranet). Viraston johtoryhmä-, osasto- ja yksikkökokoukset ovat tärkeitä tiedonvälityskanavia samoin kuin esimiesviestintä. Säännöllisesti kahden viikon välein järjestettävissä, koko henkilöstön Mavi-infoissa käsitellään alueellistamista koskevia asioita. Massissa raportoidaan Mavi-infojen sisällöstä ja ylläpidetään alueellistamisesta tietoa tarjoavia sivuja. Sivuille tehdään linkityksiä myös muihin tietolähteisiin kuten esimerkiksi Seinäjoen kaupungin ja työvoimahallinnon palveluihin sekä hallinnonalan avoimiin työpaikkoihin. 13
14 Massi (intranet) Mavi-info Esimiesviestintä, johtoryhmä, osasto- ja yksikkökokoukset Massissa aineiston lisääminen Alueellistaminen-sivulle Massin perustaminen ja uudet alueellistamiseen liittyvät osiot; alustava valmistumisajankohta 2008 alussa Henkilöstötilaisuus säännöllisesti joka toinen viikko, alueellistamisen ajankohtaisasiat Alueellistamisen toteutus: päätösviestintä, toimenpiteet, järjestelyt, aikataulu Henkilöstötilaisuudet Sisäiset tiedotteet WWW-sivusto Alueellistamissuunnitelman toteutuksesta tiedottaminen Ulkoiset tiedotteet Taulukko 6. Viestinnän kanavat ja sisällöt. Ulkoisessa viestinnässä sidosryhmille, yhteistyökumppaneille ja tiedotusvälineille viestinnän välineitä ovat tiedotteet, tiedotustilaisuudet, Maaseutuviraston www-sivusto sekä hallinnonalan sähköiset uutiskirjeet. Ajankohtaisia, alueellistamista koskevia viestintäasioita käsitellään Maaseutuviraston johtoryhmässä. Sisällöntuotannosta viraston sisäisessä viestinnässä vastaavat viestintäpäällikkö, hallintopalvelut ja esimiehet yhdessä ja ulkoisessa viestinnässä viestintäpäällikkö yhdessä asiantuntijoiden kanssa. Seuranta Sisäisessä viestinnässä jatkuvasti luodataan henkilökunnan toiveita siitä, mitä viestinnässä tulisi käsitellä ja millaisia tiedontarpeita syntyy. Esimiehet ja viestintäpäällikkö seuraavat viestinnän onnistumista ja siitä saatua palautetta. Viestintää tarkistetaan ja resursseja arvioidaan tarvittaessa alueellistamisen edetessä. Jatkotoimenpiteet Maaseutuviraston alueellistamissuunnitelmaa on käsitelty syksyn 2007 aikana virastossa ja jokaisella mavilaisella on ollut mahdollisuus tuoda esille omat näkemyksensä. Suunnitelma vahvistetaan käsittelyjen jälkeen ennen vuodenvaihdetta 2007/2008. Vuoden 2008 alussa toteutettavissa kehityskeskusteluissa tiedustellaan jokaisen mavilaisen omaa henkilökohtaista suunnitelmaa alueellistamisen suhteen. Myöhemminkin on mahdollista ilmaista halukkuutensa siirtyä Seinäjoelle, jos kehityskeskustelujen aikaan on epävarma omasta tilanteesta. Lakeus-projekti Viraston alueellistamisprosessia varten asetetaan vuoden 2008 alussa Lakeus-projekti, jonka kautta toteutetaan muun muassa toimintojen siirtoja, henkilöiden uudelleensijoittamista ja uusien henkilöiden rekrytointia sekä toimitilajärjestelyjä. Projekti vapauttaa viraston keskittymään ydintehtäviensä hoitamiseen alueellistamisprosessin aikana. Alueellistamissuunnitelma on pohjana projektisuunnitelmalle. Projektissa toimivat ainakin määräaikaiset projektipäällikkö ja henkilöstöasiamies. Alueellistamissuunnitelmaa päivitetään ja tarkennetaan tarvittavilta osin alueellistamisprosessin edetessä. 14
15 2. Tukitoimenpiteet Valtioneuvoston periaatteiden soveltaminen tukitoimissa Pohjana tukitoimenpiteille on Valtioneuvoston periaatepäätös: Valtion henkilöstön aseman järjestäminen organisaation muutostilanteissa. Palvelussuhteen jatkuvuuden turvaamista valtiolla edesauttaa, että henkilöstö on valmis siirtymään uuteen yksikköön tai uusiin tehtäviin omalla työssäkäyntialueellaan. Kun valtiolle rekrytoidaan uutta henkilöstöä vuosina , henkilöstön valintatilanteet käynnistetään selvittämällä, onko valtionhallinnossa tarjolla alueellistamis- tai tuottavuustoimien vuoksi vapautuvaa henkilöstöä. Ministeriöiden vastuulla on huolehtia hallinnonalallaan siitä, että selvitykset tehdään. Toimintayksiköissä (esim. Mavi) nimetään vähintään yksi työnantajaa edustava henkilö, jonka tehtävänä on toimia yhdyshenkilönä Valtion työmarkkinalaitoksen virkajärjestelyt -toimintoa koskevissa asioissa tämän organisaation palvelukseen. Tämä on ensisijainen tavoite. Jos henkilö ei siirry, hänelle etsitään samanlaisia tai vastaavia tehtäviä asianomaisessa toimintayksikössä tai muussa saman hallinnonalan toimintayksikössä. Jollei samalla hallinnonalalla ole tarjottavissa työtä tai Siirryn Seinäjoelle etätyömahdollisuuksia hyödyntäen Aloitan vakinaisena Helsingissä ja siirryn Seinäjoelle tai aloitan Seinäjoella Kuva 1. Tukitoimenpiteet minulle, joka en lähde Seinäjoelle Tukitoimenpiteet henkilöstölle Olen määräaikaisessa työsuhteessa Maviin Henkilöstön tukemisessa noudatetaan asteittaista toimintatapaa 1. Se toimintayksikön palveluksessa oleva henkilöstö, jonka tehtäviä muutos koskee ja jolle on tarjottavissa tehtäviä uudessa tai siirtyvässä organisaatiossa, siirtyy Muutoskeskustelut Työmarkkinakelpoisuuden parantaminen Muutosvalmennus esimiehille ja henkilöstölle Kuva 2. Joustavat virkavapaussekä työaikajärjestelyt Mavin yhteistyö hallinnonalalla sekä valtionhallinnossa Muutosturvahankkeet työpaikkojen löytämiseksi Tukitoimenpiteet minulle, joka en lähde Seinäjoelle Työterveyshuollon tukipalvelut Oma aktiivisuuteni sekä esimiesten tuki työnhaussa Jatkuva tiedottaminen muutoksesta Työnhakupalvelut Urasuunnittelu Ulkopuolisen rekrytointiyrityksen käyttö työnhaussa Virkasiirrot Virkavaihto jollei samalla hallinnonalalla tarjottava työ ole samalla työssäkäyntialueella, etsitään työtä toisen hallinnonalan toimintayksiköstä samalla työssäkäyntialueella. Työssäkäyntialueet Työttömyysturvajärjestelmässä työssäkäyntialueen käsite on keskeinen, koska työssäkäyntialueelta tarjotusta työpaikasta työnhakijalla on vain rajalliset mahdollisuudet kieltäytyä työttömyysturvaansa menettämättä. Työministeriö vahvistaa kuntakohtaiset työssäkäyntialueet työministeriön asetuksella. Asetusta muutetaan tarvittaessa. Työssäkäyntialueeseen kuuluvat pää- sääntöisesti henkilön asuinpaikkakunta sekä paikkakunnat, joilla henkilön asuinpaikkakunnalta yleisesti käydään työssä tai joissa asuinpaikkakunnalta tavanomainen päivittäinen työssäkäynti on mahdollista. Työssäkäyntialueet on määritelty työvoima- ja elinkeinokeskuksittain Työministeriön nettisivuilla osoitteessa Valtiovarainministeriön antaman päätöksen mukaan tilanteessa, jossa uusia tehtäviä saman hallinnonalan tai muun 15
16 työnantajan palveluksessa ei ole voitu osoittaa kohtuullisessa ajassa edellä kuvattua asteittaista toimintatapaa noudattaen, on työnantajan valmisteltava suunnitelma toimenpiteistä, mukaan lukien irtisanomiseen johtavat toimenpiteet. Viraston vastuulla on hankkia tietoa avoimiksi tulevista tehtävistä ja välittää niistä tietoa työnhakijoille. Erityisesti ministeriöllä on henkilöstön sijoittumisvastuu omalla hallinnonalallaan. Valtio tukee työnantajana henkilöstön aktiivisuutta työpaikan löytämiseen. Muutostilanteessa myös työntekijältä edellytetään valmiutta muutokseen ja aktiivista asennetta uusiin tehtäviin siirtymiseen tai uuden työpaikan etsimiseen. Tukitoimenpiteet minulle joka en lähde Seinäjoelle kuitenkaan tässä vaiheessa ole mahdollisuutta Valtioneuvoston periaatepäätöksen mukaisesti valtion virastojen tulee ilmoittaa henkilöstötarpeistaan muille virastoille ennen kuin virka tai tehtävä voidaan ilmoittaa haettavaksi. Alueellistamistoimenpiteiden kohteena olevat henkilöt ovat pätevyysvaatimusten toteutuessa etusijalla täytettäessä avoimia tehtäviä valtionhallinnossa. Mavin henkilöstöasiamies sekä alueellistamispäällikkö seuraavat mahdollisuuksiensa mukaan tämän periaatteen toteutumista Mavista tehtyjen hakujen osalta. Tästä syystä on tärkeää ottaa heihin yhteyttä haettaessa valtionhallinnossa avoinna olevaa työpaikkaa. Henkilöstöasiamies sekä alueellistamispäällikkö huolehtii myös ajantasaisesta tiedottamisesta koskien avoimia tehtäviä Maaseutuviraston, ministeriön sekä muiden virastojen välillä. (Kuva 3). Yhteistyö hallinnonalan sisällä sekä valtionhallinnossa Maaseutuvirastossa seurataan ja päivitetään aktiivisesti valtion yhteisiä työnhakukanavia (mm. HELI ja Extranet). Oma aktiivisuus on tärkeää, koska kukin itse tietää, mitkä paikat kiinnostavat ja millaista työtä on hakemassa. Extranetin työpaikat tulevat olemaan näkyvillä Massissa. Ennen paikan hakemista tulee olla yhteydessä henkilöstöasiamieheen. Valtionhallinnosta on mahdollisuus etsiä myös omaaloitteisesti kiinnostusta vastaavaa työtä ja anoa virkasiirtoa. Virkoja voidaan siirtää toiseen virastoon tai toiselle hallinnonalalle valtion virkamieslain ja talousarviolain nojalla. Lisäksi virkamieslain nojalla virkamies voidaan suostumuksellaan siirtää määräajaksi työskentelemään toisessa virastossa tai muun työnantajan palveluksessa (20 ). Yhteyshenkilönä Mavissa virkasiirtojen osalta ovat henkilöstöasiamies sekä henkilöstöpäällikkö. Virkasiirtoihin liittyy myös uudelleenkouluttaminen. Koulutuksen on edistettävä uudelleensijoittumista. Vastaanottava virasto arvioi, minkälaista osaamista ja sen mukaista koulutusta virastossa tarvitaan. Virkasiirtoon määrärahoineen ei Kuva 3. Mavin yhteistyö hallinnonalalla sekä valtionhallinnossa Muutosturvahankkeet työpaikkojen löytämiseksi Tukitoimenpiteet minulle, joka en lähde Seinäjoelle Yhteyshenkilöt Mavissa: henkilöstöasiamies alueellistamispäällikkö henkilöstöpäällikkö sekä hallintojohtaja 16
17 Oma aktiivisuuteni työn haussa sekä esimiehen tuki Sijoittumista edesauttava tukeminen alkaa viimeistään silloin, kun henkilöstön siirtymisestä tehdään päätös. Työnantaja tukee vähintään vuoden ajan tästä päätöksestä niiden henkilöiden sijoittumista muihin tehtäviin, jotka eivät siirry ja jäävät ilman tehtäviä. Tukivuoden laskeminen alkaa viimeistään vuotta ennen kun tehtäväsi siirtyy Seinäjoelle. Ensimmäiset esimiehen kanssa käytävät keskustelut tehtävien siirtymisestä Seinäjoelle käydään alkuvuodesta 2008 tulos- ja kehityskeskustelujen yhteydessä. Viraston vastuulla on hankkia tietoa avoimeksi tulevista tehtävistä ja välittää niistä tietoa työnhakijalle. Henkilölle etsitään samanlaisia tai vastaavia avautuvia tehtäviä omalla hallinnonalalla tai muualla valtionhallinnossa. Sijoittumista edistävä tukeminen voi päättyä, jos henkilö kieltäytyy vastaanottamasta tarjottua mahdollisimman hyvin vaativuudeltaan vastaavaa työtä. Muutosta koskevan suunnittelun ja toteuttamisen yhteydessä käytetään hyväksi tietoa henkilöstön poistumasta. Tämän vuoksi on tärkeää, että esimerkiksi tieto eläkkeelle siirtymisestä tulee esille mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Tieto voidaan saada esim. tulos- ja kehityskeskustelujen yhteydessä. Myös osa-aikaeläkeratkaisut huomioidaan muutoksessa. (VNK alueellistamiskatsaus.) Henkilöstösuunnittelussa on tärkeää seurata myös osastokohtaisesti siirtymävaiheen vaikutusta henkilöstön määrään ja asiantuntijuuden säilymiseen. Muutoksiin tulisi mahdollisuuksien mukaan varautua ennakoiden, jolloin ehditään järjestää riittävää perehdytystä uusille työntekijöille sekä varmistua siitä että muiden työtehtävien hoitaminen osastoilla ei häiriinny liiallisen työkuormituksen takia. Henkilöstösuunnittelun avulla voidaan myös edesauttaa työkiertoa talon sisällä muutosvaiheen aikana. Maaseutuvirastossa tullaan edelleen järjestämään muutosvalmennusta henkilöstölle ja esimiehille erilaisten yhteiskoulutusten sekä pienryhmävalmennusten avulla. Osana valmennusta tulee olemaan oman itsensä johtamiskoulutus tämän valmennuksen yhtenä tarkoituksena on oman aktiivisuuden herättäminen oman työuran ja tulevaisuuden suunnittelussa. Johdolla ja erityisesti lähimmillä esimiehillä on tärkeä rooli tukiessaan henkilöä sijoittumaan uusiin tehtäviin. Esimiesten tulee sitoutua ja kannustaa alaisiaan uudelleensijoittumista tukevien tukipalveluiden käyttöön. Jatkuvan ja ajantasaisen tiedottamisen merkitys on huomioitava ja toteutettava samansisältöisenä organisaation kaikilla tasoilla. (Kuva 4). Ulkopuoliset työnhakupalvelut Kuva 4. Oma aktiivisuuteni sekä esimiehen tuki työnhaussa Tukitoimenpiteet minulle, joka en lähde Seinäjoelle Vastuu: minä itse sekä lähimmät esimieheni Edellä mainittujen valtionhallinnon yhteisten työnhakukanavien lisäksi Maaseutuvirasto hankkii henkilöstölle koulutusta myös yksityisten verkkomediapalveluiden käyttöön työnhaun avuksi. Tarkoituksena on ostaa myös rekrytointiyritysten palveluita yksityiselle sektorille sijoittumisen helpottamiseksi. Maaseutuvirasto on sopimassa räätälöidystä työvoimahallinnon palveluista Mavin henkilöstölle. Työvoimatoimiston kanssa sovitaan työnhakuun sekä muutosturvapalveluihin liittyvästä koulutuksesta. Ammattiliittojen urasuunnittelupalveluiden käyttöön on mahdollista saada rahallista tukea Maaseutuvirastolta. Maaseutuvirasto tarjoaa henkilöstölle urasuunnittelupalvelua myös muiden ulkopuolisten palveluntuottajien toimesta. Henkilöstölle järjestetään lisäksi pienimuotoisia koulutustilaisuuksia liittyen työnhakukanavien käyttöön, työhakemuksen sekä ansioluettelon laatimiseen ja valmistautumisesta työpaikkahaastatteluun. (Kuva 5). 17
18 Virkasiirto Työnhakupalvelut Urasuunnittelu Ulkopuolisen rekrytointiyrityksen käyttö työnhaussa Tukitoimenpiteet minulle, joka en lähde Seinäjoelle Yhteyshenkilöt: henkilöstöasiamies alueellistamispäällikkö Kuten jo aiemmin kohdassa yhteistyö valtionhallinnossa kerrottiin, valtionhallinnosta on mahdollisuus etsiä omaaloitteisesti kiinnostusta vastaavaa työtä ja anoa virkasiirtoa. Virkoja voidaan siirtää toiseen virastoon tai toiselle hallinnonalalle valtion virkamieslain ja talousarviolain nojalla. Lisäksi virkamieslain nojalla virkamies voidaan suostumuksellaan siirtää määräajaksi työskentelemään toisessa virastossa tai muun työnantajan palveluksessa (20 ). Yhteyshenkilönä Mavissa virkasiirtojen osalta ovat henkilöstöasiamies sekä henkilöstöpäällikkö. Virkasiirtoihin liittyy myös uudelleenkouluttaminen. Koulutuksen on edistettävä uudelleensijoittumista. Vastaanottava virasto arvioi, minkälaista osaamista ja sen mukaista koulutusta virastossa tarvitaan. Virkasiirrot eivät kuitenkaan ainakaan vielä tässä vaiheessa ole mahdollisia määrärahoineen tapahtuvina siirtoina. (Kuva 6). Virkavaihto Kuva 5. Mikäli muista valtion virastoista löytyy vastaavan pätevyyden omaavia Seinäjoelle haluavia henkilöitä ja oma pätevyys vastaa toisen viraston edellyttämää osaamistasoa, tulee mahdolliseksi suorittaa myös virkavaihto. Tässä tapauksessa tarvitaan luonnollisesti molempien virastojen hyväksyntä vaihdolle. Paikan hakemisessa vaaditaan omaa aktiivisuutta, mutta paikan löydyttyä yhteyshenkilönä Mavissa ovat alueellistamispäällikkö, henkilöstöasiamies sekä henkilöstöpäällikkö. (Kuva 6). Virkasiirto Virkavaihto Tukitoimenpiteet minulle, joka en lähde Seinäjoelle Vastuuhenkilö: Oma aktiivisuus paikan hankinnassa Oma esimies Henkilöstöasiamies Alueellistamispäällikkö Hallintojohtaja Työhyvinvointi muutoksessa Maaseutuvirasto laatii yhdessä työterveyshuollon kanssa muutossuunnitelman, jolla pyritään reagoimaan muutostilanteeseen. Työterveyshuolto antaa pienryhmävalmennusta sekä koulutusta sekä esimiehille että henkilöstölle työssä jaksamiseen sekä ongelmatilanteista selviämiseen ja niiden havaitsemiseen ja ennaltaehkäisyyn Keväällä 2007 tehdyn stressikyselyn pohjalta työterveyshuolto on lisäksi yhteydessä henkilökohtaisesti niihin henkilöihin, joilla uupumusta aiheuttavat indeksiluvut olivat kyselyn mukaan kohonneet yli riskirajan. Mavin henkilöstön hyvinvointia seurataan jatkuvasti ja ongelmien ennaltaehkäisemiseksi tähtääviä toimenpiteitä suunnitellaan yhdessä työterveyshuollon ammattilaisten kanssa. (Kuva 7). Kuva 6. 18
19 Kuva 7. Kuva 8. Tiivis yhteistyö työterveyshuollon kanssa Tukitoimenpiteet minulle, joka en lähde Seinäjoelle Yhteyshenkilöt: työterveyslääkäri työterveyspsykologi työterveyshoitaja Joustavat virkavapaussekä työaikajärjestelyt, etätyö, hajautettu työ Tukitoimenpiteet minulle, joka en lähde Seinäjoelle Yhteyshenkilöt: oma esimies alueellistamispäällikkö henkilöstöpäällikkö Joustavat virkavapaus- ja työaikajärjestelyt Uudelleensijoittumista tuetaan antamalla tarvittaessa kohtuullisia virkavapauksia ammattitaidon parantamiseen toisessa ministeriössä/virastossa tai yksityisen työnantajan palveluksessa. Siirtymistä toisella työssäkäyntialueella sijaitsevaan valtion toimintayksikköön voidaan tukea myöntämällä virkavapautta tai työstä vapautusta alkuvaiheessa (enintään kolmeksi vuodeksi). Virkavapautta voidaan myöntää silloin, kun henkilö työllistyy määräaikaiseen tehtävään. Virkavapautta ei sen sijaan voida myöntää vakinaiseen virkaan siirtymistä varten koeaikaa lukuun ottamatta. Henkilöllä ei ole oikeutta palata vanhoihin tehtäviinsä Helsinkiin, mikäli organisaation muutoksessa tehtävät ovat siirtyneet uuteen yksikköön Seinäjoelle. Tällaisessa tilanteessa hänelle voidaan osoittaa muita vaativuudeltaan vastaavia tehtäviä viraston sisältä Helsingissä tai hän voi siirtyä vanhoihin tehtäviinsä Seinäjoelle. Tällaista henkilöä tuetaan sijoittumaan valtionhallintoon samalla tavalla kuin muitakin mavilaisia, joka ei siirry alueellistettavan tehtävänsä mukana. Henkilön ollessa virkavapaalla tehtävien siirtymisestä sovitaan samalla tavoin kuin muunkin henkilöstön kohdalla. Tästä syystä henkilön jäädessä virkavapaalle siirtymäkauden aikana on ennen virkavapaalle siirtymistä sovittava esimiehen kanssa, miten henkilö on tavoitettavissa siirtymiskeskustelua varten virkavapaan aikana. Työaikajärjestelyt ja työn hakeminen Maaseutuvirastossa tullaan tarjoamaan henkilöstölle muutosvaiheen tukea myös joustavien työaikajärjestelyjen avulla. Työaikajärjestelyistä kerrotaan enemmän alueellistamissuunnitelman kohdassa etätyö, hajautettu työ sekä työajan joustot Mavissa, mutta tässä yhteydessä todetaan, että työnhaku sekä työpaikkahaastatteluissa ja niihin liittyvissä testeissä käyminen on mahdollista työaikana. Etätyö sekä hajautettu työ Mavissa on siirtymävaiheen ajaksi laadittu joustavammat etätyön ja hajautetun työn periaatteet. Tarkemmat tiedot löytyvät erillisestä alueellistamissuunnitelman kohdasta; Etätyön ja hajautetun työn yleiset periaatteet sekä joustavat työaikajärjestelyt. (Kuva 8). Muutosvalmennus Muutoksen etenemistä ja henkilöstön jaksamista prosessin aikana tuetaan muutosvalmennuksella sekä 19
20 Kuva 9. Muutosvalmennus esimiehille ja henkilöstölle Tukitoimenpiteet minulle, joka en lähde Seinäjoelle Yhteyshenkilöt: koulutusyhdyshenkilö alueellistamispäällikkö kehittämispäällikkö esimies henkilöstölle että esimiehille muutoksen eri vaiheissa. Pääpaino valmennuksessa on organisaation ja henkilökohtaisten muutosvalmiuksien lisääminen. Esimiesten osalta valmennuksessa painotetaan henkilöstön tukemisessa muutostilanteessa vaadittavia taitoja. Muutosvalmiutta parannetaan erilaisilla pienimuotoisilla ryhmäkoulutuksilla sekä koko henkilöstölle suunnatuilla yhteisillä tilaisuuksilla. Muutosvalmennusta järjestetään myös yhteistyössä työterveyshuollon kanssa. Muutosvalmennusta tullaan järjestämään myös osastotasolla. Osastoilla kiinnitetään huomiota erityisesti perehdyttämiskulttuuriin sekä lähitulevaisuuden yhteiseen suunnitteluun tehtäväkohtaisesti. Muutosvalmiutta parantaa myös esimiesten tuki henkilöstön aktivointiin oman tulevaisuuden suunnittelussa ja työnhaussa sekä aktiivinen tuki työnhaun yhteydessä. Osastoilla pyritään suunnittelemaan tehtävät ja varamiesjärjestelyt sekä rekrytoinnit ennakoiden niin, että tehtävien hoituminen ei ole riippuvainen henkilön työllistymisestä talon ulkopuolelle. Alueellistamiseen liittyvässä muutostilanteessa vaaditaan myös valmennusta erityisesti hajautetun työn tekemisessä ja johtamisessa sekä uudenlaisen organisaatiokulttuurin omaksumisessa. Tällaista valmennusta varten ollaan hakemassa rahoitusta Mobiilivirastohankkeelle. Hankkeen tarkoituksena on paitsi tuottaa tietoa koko alueellistamisprosessin toteutumisesta, myös saada tukea ja valmennusta prosessin läpiviemiseksi asteittain siirtymävaiheen aikana. (Kuva 9). Muutoskeskustelu Maaseutuviraston lähtökohta on, että kaikki ne henkilöt, jotka eivät ole siirtymässä Seinäjoelle, osallistuvat muutoskeskusteluihin. Vähintään vuotta ennen tehtävien siirtymistä tulee niiden henkilöiden jotka eivät ole siirtymässä Seinäjoelle, osallistua henkilöstöasiamiehen kanssa käytävään muutoskeskusteluun. Tästä keskustelusta syntyy dokumentti, jota voidaan hyödyntää henkilöstösuunnittelun pohjana sekä haettaessa henkilölle työtä hallinnonalalta tai muualta valtionhallinnosta, kuten HEPO-periaatteet työnantajalta edellyttävät. Muutos-/uudelleensijoittumiskeskustelussa henkilö saa myös luottamuksellista ja henkilökohtaista tukea muutostilanteen käsittelyyn. Henkilöitä pyritään auttamaan omien tavoitteidensa täsmentämisessä ja tulevaisuuden suunnittelussa sekä avustamaan uuden työn haussa (työhakemuksen laadinnassa avustaminen ja valmistautuminen työhönottotilanteeseen). Kuva 10. Muutoskeskustelut Työmarkkinakelpoisuuden parantaminen Tukitoimenpiteet minulle, joka en lähde Seinäjoelle Yhteyshenkilöt: henkilöstöasiamies alueellistamispäällikkö 20
SUUNNITELMA Maaseutuviraston alueellistamissuunnitelma ja alueellistamisen periaatteet Väliraportti Maaseutuviraston julkaisusarjat: Toimintakertomuksia ja -suunnitelmia Sisältö Johdanto...3 1. Maaseutuviraston