Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/circular-externa-3-de-febrero-12-de-2014?documento=legcol&contexto=legcol_f262e2c7e6a70344e0430a0101510344&vista=STD-PC
Timestamp: 2018-08-19 08:20:22
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Matched Legal Cases: ['artículo 11', 'artículo 11', 'artículo 11', 'artículo 11', 'artículo 37', 'artículo 46', 'artículo 2', 'artículo 115', 'artículo 11', 'artículo 11', 'artículo 31', 'artículo 41', 'artículo 11', 'artículo 31', 'artículo 184', 'artículo 11', 'artículo 11', 'artículo 31', 'artículo 209']

CIRCULAR EXTERNA 3 DE 12 DE FEBRERO DE 2014
CONTENIDO:MODIFICA LA CIRCULAR BÁSICA JURÍDICA Y LA CIRCULAR BÁSICA CONTABLE Y FINANCIERA, EN MATERIA DE REMUNERACIÓN A FAVOR DE LOS INTERMEDIARIOS DE SEGUROS DEL RAMO DE RIESGOS LABORALES
TEMAS ESPECÍFICOS:BALANCE GENERAL, ENTIDAD ASEGURADORA, INTERMEDIARIO DE SEGUROS, ENTIDAD VIGILADA POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA, ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES
Ref.: Adicionar el numeral 3.4.4 al Capítulo Segundo del Título VI y el literal m) al numeral 4.4.3.2 del Capítulo Tercero del Título I de la Circular Básica Jurídica, y modificar el Capítulo IX de la Circular Básica Contable y Financiera, en materia de remuneración a favor de intermediarios de seguros del ramo de riesgos laborales
Como es de su conocimiento, en virtud de lo dispuesto en el inciso 2 del parágrafo 5 del artículo 11 de la Ley 1562 de 2012 la remuneración a favor de los intermediarios de seguros se debe sufragar con cargo a los recursos propios de las administradoras de riesgos laborales.
En desarrollo de lo anterior y con el fin de obtener la información relacionada con el valor pagado y la fuente u origen de los recursos empleados para sufragar la remuneración a favor de los intermediarios de seguros del ramo de riesgos laborales en las notas a los estados financieros de fin de ejercicio, esta Superintendencia en uso de las facultades establecidas en los numerales 9 y 14 del artículo 11.2.1.4.2 del Decreto 2555 de 2010, considera necesario impartir las siguientes instrucciones:
1. Adicionar el numeral 3.4.4 al Capítulo Segundo del Título VI de la Circular Básica Jurídica, para disponer la obligación de la junta directiva de las administradoras de riesgos laborales o el órgano que haga sus veces, de adoptar políticas y procedimientos para el pago de las comisiones de intermediación que asegure el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1562 de 2012, particularmente el parágrafo 5 del artículo 11.
2. Adicionar el literal m) al numeral 4.4.3.2 del Capítulo Tercero del Título I de la Circular Básica Jurídica para disponer la obligación del revisor fiscal de pronunciarse sobre el origen de los recursos con cargo a los cuales se pagaron las comisiones de intermediación en el ramo de seguro de riesgos laborales.
3. Modificar el numeral 2.2.2 del Capítulo IX de la Circular Básica Contable y Financiera para disponer la revelación en las notas a los estados financieros de fin de ejercicio, de la política adoptada por la junta directiva de las administradoras de riesgos laborales o el órgano que haga sus veces, en materia de remuneración a favor de los intermediarios de seguros.
4. Modificar el numeral 2.2.27 del Capítulo IX de la Circular Básica Contable y Financiera para disponer la revelación en las notas a los estados financieros de fin de ejercicio, del valor de los pagos efectuados por concepto de comisiones de intermediación y el origen de los recursos.
5. Modificar el numeral 2.3.11 del Capítulo IX de la Circular Básica Contable y Financiera para disponer que en el dictamen del revisor fiscal, se incluya un pronunciamiento sobre la verificación efectuada en relación con el origen de los recursos con cargo a los cuales se han pagado las comisiones de intermediación en el ramo de seguro de riesgos laborales.
La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y aplica para las notas a los estados financieros de fin de ejercicio a partir del cierre del 31 de diciembre de 2013. Las entidades que a la fecha de expedición de la presente circular hayan enviado a esta Superintendencia las notas a los estados financieros de fin de ejercicio con corte a 31 de diciembre de 2013, por encontrarse incursas en alguna de las causales señaladas en el artículo 11.2.4.1.2 del Decreto 2555 de 2010, deberán enviarlas nuevamente con los ajustes correspondientes.
N. del D.: La presente circular externa va dirigida a losrepresentantes legales y revisores fiscales de las entidades aseguradoras.
CAPÍTULO IX-Estados financieros de fin de ejercicio
2.1.2. Certificaciones: los estados financieros deberán presentarse debidamente certificados en cumplimiento de lo estipulado en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995. En el caso de sociedades sujetas a la vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia que tengan la calidad de emisores de valores, deberán adjuntar la certificación de que trata el artículo 46 de la Ley 964 de 2005.
2.2. Notas a los estados financieros: Junto con los estados financieros y como parte integrante de los mismos, las entidades que se encuentren incursas en las situaciones señaladas en el artículo 2º del Decreto 89 de 2008 deben presentar las notas a los estados financieros comparadas con el período inmediatamente anterior, identificadas, tituladas y referenciadas, siguiendo una secuencia lógica, guardando el mismo orden de los rubros de los estados financieros y teniendo en cuenta la importancia relativa o material. En todo caso, las notas a los estados financieros deberán contener como mínimo la siguiente información:
2.2.1. Entidad reportante: Indicar el nombre o razón social; resumen del objeto social; naturaleza jurídica de la entidad (privada, mixta, oficial); fecha de constitución, clase de documento que la crea (escritura pública, número y notaría o ley), acto administrativo que la organiza, reformas estatutarias más representativas, si las hay; vigencia o término de duración de la entidad; número de resolución y fecha de vencimiento del permiso de funcionamiento; grupo empresarial al que pertenece, domicilio principal; número de agencias y sucursales con que opera; número de empleados; indicación del nombre y domicilio de las subordinadas (filiales y subsidiarias) o de las asociadas, según corresponda y número de contratos con corresponsales celebrados en aplicación del Decreto 2233 de julio 7 de 2006.
2.2.2. Principales políticas y prácticas contables: Revelar las principales políticas y prácticas que debe observar la entidad, en consideración a su importancia e incidencia sobre la información financiera y en función de normas especiales, tales como tasas de cambio, índices de ajuste, cambios contables ocurridos (naturaleza, justificación y efecto sobre la información contable), métodos y políticas para la contabilización de las principales clases de activos y pasivos, políticas de causación, de realización, de valuación, de valorización y de asignación de costos y gastos, entre otras, así como los demás principios que sobre la materia señala el artículo 115 del Decreto 2649 de 1993 y las normas que lo modifiquen o adicionen, en cuanto apliquen a cada tipo de entidad. Deberá indicarse el período al cual corresponde la información revelada como también el período respecto del cual se establece la comparación.
Para el ramo de seguro de riesgos laborales se debe revelar la política adoptada por la junta directiva de la entidad o el órgano que haga sus veces, en materia de remuneración a favor de los intermediarios de seguros de dicho ramo, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 3.4.4 del Capítulo Segundo del Título VI de la Circular Básica Jurídica, en cumplimiento del parágrafo 5 del artículo 11 de la Ley 1562 de 2012.
Tratándose de revelaciones en notas a los estados financieros, se deberán desagregar e indicar de manera específica aquellos conceptos registrados en el Plan Único de Cuentas que correspondan a los códigos cuya denominación sea “Varios”, “Diversos” u “Otros”, cuando éstos representen el cinco por ciento (5%) o más.
Así mismo se deberá revelar el monto de los fondos cuyo retiro y uso estén sujetos a restricciones o gravámenes y la clase de restricción existente (Vr. gr., encajes, embargos, pignoraciones, etc.); si no existen tales restricciones, así deberá indicarse.
del negocio y de poca ocurrencia, como podrían ser las correcciones de errores de ejercicios anteriores, la utilidad (pérdida) en venta de Inversiones, cartera, bienes recibidos en pago, de propiedades y equipo, de activos improductivos en general y otros.
Para el ramo de seguro de riesgos laborales se debe revelar el valor de los pagos efectuados durante el ejercicio por concepto de comisiones de intermediación y el detalle de la fuente u origen de los recursos con los que se hicieron dichos pagos.
2.2.31. Revelación de riesgos: En materia de revelación de riesgos, en concordancia con lo establecido en normas vigentes, la entidad deberá revelar los criterios, políticas y procedimientos utilizados para la evaluación, administración, medición y control de cada uno de los conceptos de riesgo asociados al negocio, incluyendo los inherentes a la prestación de servicios financieros a través de corresponsales de que trata el Decreto 2233 de julio 7 de 2006.
— Políticas y división de funciones: Informar si la política de gestión de riesgos ha sido impartida desde arriba y si esa política está integrada con la gestión de riesgos de las demás actividades de la institución; si se analizó el contenido y claridad de esas políticas indicando si hay un área especializada en la identificación, estimación, administración y control de los riesgos inherentes a los diferentes clases de negocios.
— Metodologías para medición de riesgos: Informar si las metodologías existentes identifican perfectamente los diferentes tipos de riesgo, para lo cual deben existir diversos tipos de
q) Los recursos destinados a la garantía y pago de obligaciones pensionales legales a cargo del Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio, de las Fuerzas Armadas, la Policía Nacional y Ecopetrol
r) Los demás que manejen recursos del Sistema de Seguridad Social
s) Los demás que señale la Superintendencia Financiera de Colombia
t) Los demás negocios fiduciarios seleccionados por el revisor fiscal mediante metodología que señale la Superintendencia Financiera de Colombia.
Así mismo, en la introducción del dictamen, el revisor fiscal también se debe pronunciar sobre el origen de los recursos con cargo a los cuales se pagaron las comisiones de intermediación en el ramo de seguro de riesgos laborales durante el ejercicio, en cumplimiento de lo dispuesto en el parágrafo 5 del artículo 11 de la Ley 1562 de 2012, en concordancia con el artículo 31 de la misma ley.
El reporte de la información aquí solicitada, se hará a través del diligenciamiento de la proforma establecida para el efecto
2.3.15. Informes artículos 291 y 446 del Código de Comercio: Aquella información no solicitada en el presente instructivo y que se encuentre contenida en los mencionados artículos, deberá permanecer a disposición de la Superintendencia Financiera de Colombia para el momento en que sea requerida.
2.3.16. Último informe o memorando de control interno: Efectuado por el revisor fiscal y/o el realizado por la auditoría interna, con los respectivos comentarios por parte de la administración.
2.3.17. Lista de chequeo de reporte de información de fin de ejercicio: Con el propósito de agilizar el trámite de asambleas de las entidades obligadas a someter sus estados financieros de fin de ejercicio a la autorización de la Superintendencia Financiera de Colombia, es necesario que se diligencie la Proforma F.0000-83 - Lista de chequeo -reporte de información estados financieros de fin de ejercicio, la cual constituirá el documento remisorio de dicha información y deberá estar suscrita por el representante legal de la entidad.
2.3.18. Formatos adicionales: Las entidades obligadas a someter sus estados financieros de fin de ejercicio a la autorización de la Superintendencia Financiera de Colombia deberán remitir los formatos o la información que las áreas de supervisión de esta superintendencia encargadas de su vigilancia les requieran, para efectos de ampliar las evaluaciones acerca de los diferentes rubros o tópicos inherentes al negocio, tales como: Lista de chequeo, cartera de créditos, inversiones, bienes recibidos en dación de pago, activos fijos, valorizaciones, depósitos y exigibilidades, gastos pagados por anticipado, cargos diferidos y conciliaciones bancarias, entre otros.
2.4. Publicación de los estados financieros de fin de ejercicio:Dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados, se depositará copia de los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente en la Cámara de Comercio del domicilio social, en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 41 de la Ley 222 de 1995.
Todas las entidades vigiladas deberán publicar en su página de Internet los estados financieros de propósito general, comparados con igual período del ejercicio anterior, sus notas y el dictamen de revisoría fiscal, una vez aprobados por el órgano social competente y dentro del término para realizar el depósito de que trata el párrafo anterior. En el evento en que la entidad vigilada no tenga página de internet, deberá publicar el balance general y el estado de resultados de fin de ejercicio, comparados con igual período del ejercicio anterior, en un diario de amplia circulación en el lugar de domicilio de la entidad. En todo caso deberá advertirse si los estados financieros han sido autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia o si por virtud de de(sic) lo establecido en el Decreto 89 de 2008, no se requiere dicha autorización.
Tanto para la publicación en la página internet como para la del periódico se deberán utilizar los formatos de publicación ya existentes, diseñados por la Superintendencia Financiera de Colombia.
CAPÍTULO II-Disposiciones especiales aplicables a las entidades aseguradoras y reaseguradoras
3.4.3. Reserva de enfermedad profesional.
Las entidades aseguradoras autorizadas para la operación del ramo de riesgos profesionales deben constituir al final de cada mes, una reserva de enfermedad profesional. Esta reserva es acumulativa y sólo puede destinarse a cubrir los montos que la entidad transfiera a otras administradoras de riesgos profesionales, que repitan contra ella por prestaciones económicas derivadas de enfermedad profesional. El monto de los recursos destinados a la conformación de la presente reserva, serán equivalentes al 2% de la cotización mensual devengada.
3.4.4. Pago de comisiones de intermediación.
En virtud de lo dispuesto en el inciso 2 del parágrafo 5 del artículo 11 de la Ley 1562 de 2012, la remuneración a favor de los intermediarios de seguros se debe sufragar con cargo a los recursos propios de las administradoras de riesgos laborales, en consecuencia, la junta directiva de las administradoras de riesgos laborales o el órgano que haga sus veces, deberá adoptar políticas y procedimientos que aseguren el cumplimiento de dicha norma y permitan verificar en todo momento la trazabilidad del origen de los recursos con cargo a los cuales se sufraguen las comisiones de intermediación. Las políticas adoptadas deberán garantizar el cumplimiento de la destinación específica de los recursos del sistema de seguridad social en riesgos laborales prevista en el artículo 31 de la Ley 1562 de 2012.
3.5. Reglas aplicables al seguro de enfermedades de alto costo.
3.5.1. Auditoría médica.
Para efectos de atender las reclamaciones, la aseguradora debe contar con un sistema de auditoría médica interna o externa, contratada esta última con una sociedad especializada en la materia. En este último evento, la aseguradora debe constatar que la sociedad contratada cuente con una reconocida experiencia en el negocio y una adecuada infraestructura administrativa, técnica, operativa y financiera para el desarrollo de su actividad.
En el caso que se opte por una auditoría médica externa, en el contrato que celebre la aseguradora con la sociedad seleccionada se deben incorporar, en forma clara y precisa, cada una de las actividades que le corresponde ejecutar en los procesos establecidos por la aseguradora y los términos con que cuenta para cumplir su gestión.
3.5.2. Condiciones generales de la póliza.
En consideración al marco normativo aplicable a cada régimen, para el ofrecimiento o comercialización de la cobertura de enfermedades de alto costo, se requiere el diseño individual de pólizas de seguro para el contributivo, para el subsidiado, así como para aquellas personas catalogadas como vinculados.
En desarrollo de la previsión contenida en el literal b), numeral 2 del artículo 184 EOSF, en las condiciones generales de la póliza se deben incorporar las siguientes estipulaciones:
a) Las tarifas que se aplicarán para efectos del pago de las indemnizaciones o la manera de determinarlas.
b) En caso que se pacte una participación de utilidades, se debe incluir la fórmula para establecer su monto, la cual debe corresponder a la expresada en la nota técnica.
c) En el evento en que se reconozca una bonificación por buena experiencia, se deben indicar los términos en que ésta se otorgará, los cuales deben corresponder a lo expresado en la nota técnica.
d) El procedimiento y términos dentro de los cuales el tomador (EPS, ARS, entidades territoriales) deben notificar a la aseguradora el ingreso y egreso de afiliados a la póliza.
3.5.3. Nota técnica.
La nota técnica, además de sustentar la tasa pura de riesgo, debe expresar de manera específica, los porcentajes por concepto de gastos de administración, comisión de intermediación y utilidad esperada por la entidad aseguradora. Así mismo, en la nota técnica se deben incorporar los porcentajes por reconocimiento de bonificaciones y participación de utilidades.
Las modificaciones que con posterioridad a la aprobación del ramo se introduzcan a la nota técnica, se deben remitir a esta entidad en forma previa a su utilización.
3.5.4. Generación y reporte de información al sistema general de seguridad social en salud.
Las entidades aseguradoras que otorguen la cobertura de los riesgos derivados de la atención de enfermedades de alto costo, deben estar en capacidad de generar y reportar, en forma oportuna, la información que requieran los organismos de dirección, vigilancia y control del sistema general de seguridad social en salud.
3.6. Reglas aplicables a los seguros de vida.
3.6.1. Seguro de vida individual.
CAPÍTULO III-Órganos de administración, dirección y control
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que el revisor fiscal cumpla con los requisitos éticos y que planee y desempeñe la revisoría para obtener seguridad razonable sobre si los estados financieros están libres de errores de importancia material.
Descripción del trabajo del revisor fiscal: El dictamen del revisor fiscal deberá describir su trabajo informando los siguientes aspectos:
a) Si ha obtenido las informaciones necesarias para cumplir adecuadamente sus funciones.
b) Si en el curso de su revisión ha seguido los procedimientos aconsejados por las normas de auditoría generalmente aceptadas.
c) Si la contabilidad de la respectiva entidad se lleva conforme a las normas legales y a la técnica contable.
d) Si los valores que se presentan en los estados financieros han sido fielmente tomados de los libros.
e) Si el balance presenta en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situación financiera al terminar el período revisado.
f) Si el estado de pérdidas y ganancias refleja el resultado de las operaciones efectuadas en el período respectivo.
g) Si el balance y el estado de pérdidas y ganancias reflejan adecuadamente el impacto de los diferentes riesgos a que se ve expuesta la entidad en desarrollo de su actividad, medido de acuerdo con los sistemas de administración implementados.
h) Para el caso de las compañías de seguros y capitalización, si son adecuadas y suficientes las reservas técnicas de seguros y títulos de capitalización.
i) Si existe la debida concordancia entre el informe de gestión presentado por los administradores y los estados financieros, cuando estos son presentados conjuntamente.
j) El pronunciamiento sobre los negocios fiduciarios, patrimonios autónomos, carteras colectivas, fondos públicos, fondos que administren recursos de la seguridad social, universalidades o recursos de terceros respecto de los cuales se haya efectuada auditoría financiera.
k) Si la entidad ha efectuado en forma correcta y oportuna sus aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, en cumplimiento de lo exigido por el artículo 11 del Decreto Reglamentario 1406 de 1999.
l) Si se ha efectuado el seguimiento a las recomendaciones efectuadas, detallando el cumplimiento de las mismas y el porcentaje de ejecución.
m) El pronunciamiento sobre el origen de los recursos con cargo a los cuales se pagaron las comisiones de intermediación en el ramo de seguro de riesgos laborales, en cumplimiento de lo dispuesto en el parágrafo 5 del artículo 11 de la Ley 1562 de 2012, en concordancia con el artículo 31 de la misma ley.
Opinión del revisor fiscal: Deberá expresar una opinión sin salvedad cuando el revisor fiscal concluye que los estados financieros dan un punto de vista verdadero y están presentados razonablemente, respecto de todo lo importante, de acuerdo con el marco de referencia de información financiera aplicable.
Firma del revisor fiscal: El revisor fiscal debe firmar a título personal, si actúa como persona natural, y de actuar a nombre de una firma de auditoría, además debe señalar el nombre de la misma.
Fecha del dictamen del revisor fiscal: La fecha del dictamen informa al lector que el revisor fiscal ha considerado el efecto de eventos y transacciones de los que se enteró y que ocurrieron hasta esa fecha.
Dirección: El revisor fiscal en su dictamen deberá indicar la dirección de su domicilio.
Adicionalmente, de conformidad con lo establecido en el artículo 209 del Código de Comercio, el revisor fiscal debe informar a la asamblea, junta de socios o máximo órgano social lo siguiente:
i) Si los actos de los administradores de la sociedad se ajustan a los estatutos y a las órdenes o instrucciones de la asamblea o junta de socios;
ii) Si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas de registro de acciones, en su caso, se llevan y se conservan debidamente, y
iii) Si hay y son adecuadas las medidas de control interno, de conservación y custodia de los bienes de la sociedad o de terceros que estén en poder de la compañía.
4.4.3.3. Párrafo de énfasis (asuntos que no afectan la opinión del revisor fiscal)