Source: http://portalodo.com/nie-zawsze-musimy-zglaszac-zbiory-kilka-uwag-o-zwolnieniu-z-obowiazku-rejestracji/
Timestamp: 2019-08-25 04:25:25+00:00
Document Index: 108472346

Matched Legal Cases: ['art. 43', 'art. 43', 'Art. 44', 'art. 44', 'art. 7', 'art. 44']

Nie zawsze musimy zgłaszać zbiory! Kilka uwag o zwolnieniu z obowiązku rejestracji. | Portal ODO
Omówienie przykładów zwolnień
Jednym z najważniejszych i najczęściej wykorzystywanych przypadków, w którym administrator korzysta z wyłączenia obowiązku rejestracji, jest przypadek opisany w art. 43 ust. 1 pkt 4 ustawy. Zgodnie z powołanym przepisem, zwolniony z rejestracji zbioru jest administrator danych przetwarzanych w związku z zatrudnieniem u niego, świadczeniem mu usług na podstawie umów cywilnoprawnych, a także administrator danych, dotyczących osób u niego zrzeszonych lub uczących się. W związku z tym, nie podlega rejestracji zbiór pracowników, zbiór byłych pracowników, zbiór stażystów czy też zbiór personelu świadczącego swoje usługi np. na podstawie umowy zlecenia. Pojawiają się również głosy, że z omawianego zwolnienia skorzystać można, przetwarzając zbiór danych osobowych kandydatów do pracy. Wydaje się jednak, że zwolnienie z obowiązku rejestracji nie obejmuje takiego przypadku. Zwolnienie z obowiązku rejestracji w przypadku zbioru personelu, stażystów, praktykantów, współpracowników czy byłych pracowników jest jak najbardziej uzasadnione. Rozszerzanie jednak tego wyjątku również na zbiór kandydatów do pracy, zwłaszcza dziś, gdy dzięki środkom komunikacji elektronicznej, do pracodawców wpływa bardzo dużo CV i gdy coraz popularniejsze jest tworzenie zbiorów, które można wykorzystać przy ewentualnych przyszłych rekrutacjach, wydaje się być sprzeczne z istotą omawianego przepisu.
Bardzo istotnym jest również art. 43 ust. 1 pkt 8, zgodnie z którym nie musi rejestrować zbioru administrator, przetwarzający dane wyłącznie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej. Aby skorzystać z tego zwolnienia, administrator przetwarzać musi dane tylko i wyłącznie w tym celu. Korzystanie ze zbioru choćby w celu windykacji czy realizacji celów marketingowych powoduje, że nie można już mówić o spełnieniu przesłanki do zwolnienia z rejestracji. Co ważne, zgodnie ze stanowiskiem GIODO już sam fakt wykorzystania danych poza celami rozliczeniowymi do celu realizacji umowy, przesądza o tym, że zbiór przestaje korzystać ze zwolnienia.
Wykreślenie zbiorów z rejestru
Art. 44a ustawy stanowi o możliwości wykreślenia zbiorów danych z rejestru. Wykreślenie jest dokonywane w drodze decyzji administracyjnej, jeśli zaprzestano przetwarzania danych osobowych, a także jeśli samej rejestracji dokonano z naruszeniem prawa. Wprowadzone w roku 2004 art. 44a rozwiązanie, zagwarantować ma aktualność rejestru, gdy zgłoszony zbiór już nie jest przetwarzany, czyli składające się na niego dane zostały usunięte. Pamiętać należy, że samo zarchiwizowanie danego zbioru i niekorzystanie z niego w codziennej praktyce nadal kwalifikowane jest jako przetwarzanie (art. 7 pkt 2 ustawy). Wykreślenie z rejestru dokonane być może zarówno na wniosek administratora, jak i z urzędu. Z wykreśleniem z urzędu będziemy mieć do czynienia w szczególności, gdy dokonano rejestracji, choć wystąpiła choćby jedna z przesłanek do odmowy rejestracji z art. 44 ust. 1.
Pamiętać należy przede wszystkim o tym, że zarejestrowanie zbioru przez GIODO wskutek zgłoszenia, złożonego przez administratora danych nie oznacza jeszcze, że administrator przetwarza dane osobowe zgodnie ze wszystkimi wymogami ustawy. Obowiązek rejestracyjny to jeden z wielu obowiązków administratora, które musi wykonywać z należytą starannością. Zgłaszanie zbioru do rejestracji ma charakter typowo formalny. Bardzo istotne jest natomiast to, jak zadeklarowane w zgłoszeniu procedury postępowania z danymi i mechanizmy pracy z danymi funkcjonują w danej strukturze w rzeczywistości. Poprawność tego elementu zweryfikować może GIODO kierując do danej jednostki kontrolę, nie zaś weryfikując formularz zgłoszeniowy.