Source: http://analizafinansowa.org/ochrona-danych-osobowych/66-przetwarzanie-danych-osobowych-/277-obowizki-firm-wynikajce-z-ustawy-o-ochronie-danych-osobowych.html
Timestamp: 2019-02-20 23:10:50+00:00
Document Index: 1033538

Matched Legal Cases: ['art/5767', 'art. 49', 'art. 31', 'art. 39', 'art. 31', 'art. 39', 'art. 39']

Od 2013 roku, na mocy porozumienia z dnia 14 grudnia 2012 roku pomiędzy GIODO a Państwową Inspekcją Pracy - prawidłowość przetwarzania danych osobowych w firmach, będą sprawdzać także inspektorzy PIP (to blisko 90.000 kontroli rocznie), należy zatem przypuszczać, iż znacznie zwiększy się liczba kontroli zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych.
(") trzeba zdawać sobie sprawę z tego, że jeżeli wydamy decyzję zakazującą biuru rachunkowemu przetwarzania danych, to tym samym zakażemy mu działalności (")
Powiedział dr Wojciech Rafał Wiewiórowski, Generalny Inspektor Danych Osobowych (GIODO)w wywiadzie stanowiącym część artykułu opublikowanego w Dzienniku Gazecie Prawnej w dniu 23 stycznia 2013 roku pt. "Biura rachunkowe w rękach GIODO".
Link do porozumienia http://www.giodo.gov.pl/259/id_art/5767/j/pl
Według informacji podawanych przez "Dziennik Gazeta Prawna" szacuje się, że biura rachunkowe obsługują ok. 1,5 mln przedsiębiorstw, a większość z nich, z uwagi na zatrudnianie pracowników, musi spełniać wymagania nałożone przez Ustawę o Ochronie Danych Osobowych. Tymczasem szacuje się, że jedynie ok. 20 % biur rachunkowych spełnia ustawowe wymagania przetwarzania powierzonych danych osobowych.
Wykrycie przez wyżej wymienione organy nieprawidłowości w zakresie przetwarzania danych osobowych, może skutkować nie tylko wydaniem decyzji nakazującej zaprzestanie przetwarzania danych osobowych - co w praktyce oznacza brak możliwości prowadzenia dotychczasowej działalności przez firmę, ale także koniecznością skierowania przez inspektorów GIODO zawiadomienia o popełnianiu przestępstwa polegającego na np. przetwarzaniu danych osobowych przez osobę nieuprawnioną, lub poza trybem przewidzianym w ustawie, co jest zagrożone karą pozbawienia wolności do lat 2 (art. 49 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych).
W związku z powyższym warto podsumować obowiązki przedsiębiorców w zakresie prawidłowości przetwarzania danych osobowych. Należy zauważyć, że w przypadku w którym pracodawca powierza dane osobowe swoich pracowników w celu prowadzenia rozliczeń biuru rachunkowemu, to nadal pozostaje on administratorem powierzonych danych osobowych" konieczne jest zawarcie w takim przypadku z prowadzącym rachunkowość biurem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych. Dzieje się tak dlatego, ponieważ biuro rachunkowe w celu świadczenia tego typu usług uzyskuje dostęp do danych osobowych pracowników zatrudnionych u rozliczanych przez siebie klientów.
Oznacza to, że zarówno przedsiębiorca będący pracodawcą, jak i obsługujące go biuro rachunkowe muszą posiadać wymaganą przez ustawę o ochronie danych osobowych dokumentację przetwarzania danych osobowym (Politykę Bezpieczeństwa oraz Instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym w którym przetwarzane są dane osobowe, wraz innymi koniecznymi załącznikami o których mowa w rozporządzeniu do art. 39a ustawy) oraz stosować określone dokumentacji środki bezpieczeństwa. Sam obowiązek zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych nie oznacza jednak, iż wymagane jest utworzenie odrębnego dokumentu - klauzulę spełniającą wymagania art. 31 ustawy można zawrzeć bezpośrednio w standardowej umowie, jaką biuro księgowe zawiera ze swoimi klientami, najistotniejszym wymaganiem jakie musi spełniać taka klauzula, to określenie zakresu oraz celu przetwarzania posiadanych danych - należy także pamiętać, że ustawa bezwzględnie wymaga by określenie zakresu oraz celu przetwarzania danych miało formę pisemną - ograniczenie się zatem do ustnego ustalenia zakresu oraz celu przetwarzania danych będzie oznaczać brak podstawy prawnej do dostępu biura rachunkowego do danych osobowych pracowników lub klientów obsługiwanego podmiotu a jednocześnie przekazanie przez pracodawcę danych osobowych podmiotowi nieuprawnionemu - co związane jest z ryzykiem odpowiedzialności karnej na podstawie przepisów zawartych w rozdziale 8 ustawy o ochronie danych osobowych.
Zakres oraz sposób prowadzenia dokumentacji określa rozporządzenie wykonawcze do art. 39a ustawy o ochronie danych osobowych - najistotniejszymi dokumentami określonymi w wyżej wspomnianym rozporządzeniu są: Polityka Bezpieczeństwa oraz Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych. Co prawda drugi z wymienionych dokumentów jest obowiązkowy jedynie w sytuacji, gdy dane osobowe przetwarzane są w systemie informatycznym - jednak dziś trudno wyobrazić sobie firmę, która w swojej działalności nie korzystałaby z komputerów, zatem z praktycznego punktu widzenia, każde biuro rachunkowe powinno posiadać sporządzone zgodnie z wytycznymi określonymi w rozporządzeniu do art. 39a ustawy o ochronie danych osobowych oba wyżej wymienione dokumenty (wraz z wszelkimi koniecznymi załącznikami).
Dysponując treścią rozporządzenia każdy przedsiębiorca może sam zadecydować: sporządzać wymaganą dokumentacje samemu, czy też skorzystać z gotowej do wypełnienia dokumentacji przygotowanej przez wyspecjalizowane firmy. Biorąc pod uwagę znaczny stopień skomplikowania zagadnień prawnych związanych z ochroną danych osobowych - zaleca się skorzystanie z drugiego ze wskazanych rozwiązań.
[1] Dane GUS za I kwartał 2011 r.
RBDO.PL - Rejestracja Baz Danych Osobowych