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Timestamp: 2018-12-11 22:55:10
Document Index: 272234104

Matched Legal Cases: ['ARTÍCULO 9', 'artículo 14', 'artículo 25', 'artículo 14', 'artículo 14', 'artículo 14', 'artículo 16', 'artículo 17', 'artículo 14', 'artículo 16', 'artículo 17', 'artículo 15', 'artículo 13', 'artículo 13', 'artículo 11', 'artículo 54', 'artículo 54', 'artículo 16']

﻿ RESOLUCIÓN 3560 DE 1998
RESOLUCIÓN 3560 DE 29 DE MAYO DE 1998
CONTENIDO:DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES. SE UNIFICAN LOS CRITERIOS PARA LA EXPEDICIÓN, PUBLICACIÓN Y ARCHIVO DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS DE CARÁCTER GENERAL EXPEDIDOS POR DICHA ENTIDAD.
REVISTA LEGISLACIÓN ECONÓMICA N°:1098 DE JULIO 15 DE 1998, PG. 1269
VIGENCIA:DEROGADA POR LA RESOLUCIÓN 80 DE 1999 ARTÍCULO 9 DE LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES (DIAN)
RESOLUCIÓN 3560 DE 1998
en uso de las facultades legales y, en especial las contenidas en el literal z) del artículo 14 del Decreto 1693 de 1997, y
Que es necesario unificar los criterios existentes para la expedición de los actos administrativos de carácter general emitidos por los funcionarios de la DIAN conforme a la competencia determinada en los decretos 1693 de junio 27 de 1997 y 1725 de julio 4 de 1997;
Que el Decreto 1693 de junio 27 de 1997 en su artículo 25, estipuló que son competentes para proferir las actuaciones de la administración tributaria y aduanera los funcionarios públicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales nombrados o designados como jefes de la diferentes dependencias de la entidad;
ART. 1º—Actos administrativos. Definiciones. La voluntad de la DIAN, se manifiesta a través de actos administrativos, los cuales producen efectos jurídicos conforme a la competencia dispuesta en los decretos, 1693 y 1725 de 1997 y sus resoluciones reglamentarias, cumpliendo ciertos procedimientos y utilizando determinada formalidades.
Dependiendo del contenido, objeto que se pretenda y a quien se dirijan, los acto administrativos reciben diferentes denominaciones así:
1.1. Generales externas. Con ellas se reglamenta y desarrolla la aplicación de normas sustantivas y procedimentales relacionadas con aspectos técnicos e interpretación de normas tributarias, aduaneras, de control de cambios y comercio exterior. Regulan aspectos en los cuales se involucra a entes diferentes de la DIAN.
1.2. Generales internas. Implementan operativamente funciones de carácter administrativo; al igual que las anteriores reglamentan y desarrollan la aplicación de las disposición sustantivas y de procedimiento, al interior de la DIAN a nivel nacional.
1.3. Particulares administrativas. Se utilizan para otorgar autorizaciones y en general, para crear, modificar o extinguir situaciones jurídicas de interés particular, de oficio o a solicitud de parte, de carácter administrativo.
2. Órdenes administrativas. De carácter interno y general, establecen procedimientos y trámites internos o modifican los ya existentes desarrollando la aplicación de disposiciones legales para dar cumplimiento a las funciones propias de cada dependencia, garantizando la correcta aplicación de las normas por las divisiones involucradas.
3. Instrucciones administrativas. De carácter interno y particular, especifican la ejecución de los procedimientos definidos; están dirigidas a los funcionarios encargados de ejecutar el proceso.
4. Conceptos. Mediante estos escritos de carácter general, externos y/o internos se precisan, aclaran o resuelven aspectos de carácter técnico de manera oficiosa o por solicitud de los funcionarios o particulares interesados en algún tema en especial.
5. Memorados. Los memorandos son comunicaciones escritas de carácter interno que se utilizan para solicitar un trabajo, transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias en los niveles administrativos y estructura orgánica de la DIAN.
6. Oficios. Son comunicaciones internas o externas utilizadas en las relaciones entre dependencias en los niveles administrativos, o entre la DIAN y los usuarios externos, para solicitar o transmitir información.
7. Actas. Son documentos en los que consta lo sucedido, tratado y acordado en las reuniones celebradas por las comisiones y comités constituidos legalmente, así como los comités que funcionen para labores técnicas, administrativas, operativas o de asesoría, donde se consignan los principales temas tratados y acuerdos establecidos en la sesión, sin perjuicio de las actas que se elaboren para efectos de investigación control o verificación por disposición expresa de la ley.
8. Circulares. Son las comunicaciones internas o externas de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido dirigido a varios destinatarios. La circular externa da a conocer tanto a los clientes internos y externos de la DIAN, productos, servicios u otras informaciones de carácter general. La circular interna o general da a conocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.
2.1. resoluciones de carácter general y externas. La facultad de: expedir tales resoluciones recae en el director general con base en lo normado en el Decreto 1693 de 1997 artículo 14 literales i), l) y z). En el evento de presentarse resoluciones conjuntas con otra entidad, debe igualmente rubricarse por el representante legal o su delegado, de acuerdo con la materia reglamentada.
2.2. resoluciones de carácter general e internas. La facultad corresponde al directo general conforme lo dispuesto en el Decreto 1693 de 1997 artículo 14 literales i), I), p), q), z), al director de impuestos y al director de aduanas artículos 16 literales a), d) y k) y 17 literales a), b) y r), respectivamente.
2.3. resoluciones de carácter particular administrativo. Son competencia del director general conforme a lo dispuesto en el Decreto 1693 de 1997 artículo 14 literales i), l), p), q), z) del director de impuestos artículo 16 literales a), d) y k), y del director de aduanas artículo 17 literales a), b) y r). Igualmente pueden ser expedidas por el secretario general, los directores regionales, administradores especiales, locales y delegados.
2.4. Órdenes Administrativas. Estos actos administrativos, de carácter interno y genera (sic) pueden ser expedidos por el director general con fundamento en el artículo 14 literales i), I), p), q) y z), del Decreto 1693 de 1997, director de Impuestos: artículo 16 literales a), d) y k) y el director de aduanas: artículo 17 literales a), b), r), refrendadas por los jefes de oficina, secretaría general, subdirectores y subsecretarios, en atención al tema que se trate para dar cumplimiento a las funciones propias de cada dependencia.
2.5. Instrucciones administrativas. Su expedición está a cargo de los jefes de oficina artículos 9º literal q),10 literal o), 11 literal p), 12 literal p), 13 literal l), 14 literal k), subsecretarios artículos 15 literal n), 16 literal i), 17 literal q),18 literal j), subdirectores: artículos 19, literales i), t) y v), 20 literal y), 21 literal k), 22 literal h), 23 literal r), 24 literal l), 25 literal t), 26 literal f), 27 literal o) 28 literal j) del Decreto 1725 de 1997.
2.6. Conceptos. Conforme a lo dispuesto en el Decreto 1693 de 1997 artículo 15 literal e) es competencia del secretario general absolver en forma general, las consultas que se formulen en relación con la interpretación y aplicación general de las normas que en materia administrativa, laboral y contractual le formulen las dependencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Por su parte, la oficina nacional de normativa y doctrina, al tenor del artículo 13 literal h) de Decreto 1725 de 1997 absolverá en forma general las consultas escritas que se formulen sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales y en materia aduanera o de comercio exterior, en lo de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y en materia de control de cambios por importación y exportación de bienes y servicios, gastos asociados a las mismas, financiación en moneda extranjera de importaciones y exportaciones y subfacturación y sobrefacturación de esas operaciones.
2.7. Memorandos y oficios. Su expedición está a cargo de los funcionarios que ostenten cargos de superior jerárquico en cualquiera de los niveles administrativos, respetando las relaciones de organización y comunicación, unidades estratégicas, elemento escalar, autoridad y mando.
2.8. Circulares. La expedición de las circulares externas de carácter general y normativo radica en el director general de Impuestos y Aduanas Nacionales, mientras que las de carácter interno además del director general, pueden ser expedidas por el director de impuestos, director de aduanas, secretario general, jefes de oficina, subsecretarios, subdirectores, directores regionales, administradores especiales, locales y delegados.
2.9. Actas. La facultad de suscribirlas radica en los órganos asesores y de coordinación de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, artículos 18, 19, 22, 23, 24 del Decreto 1693 de 1997 y 29 del Decreto 1725 de 1997 y en los demás comités existentes en la entidad, sin perjuicio de las actas que deban suscribirse por mandato expreso de la ley.
3.1. La oficina nacional de normativa y doctrina, conforme lo dispuesto en el artículo 13 literal i) del Decreto 1725 de 1997 deberá revisar y conceptuar por escrito sobre los proyectos de resoluciones, circulares, órdenes administrativas y demás actos en materia tributaria aduanera y cambiaria cuando las demás dependencias de la entidad se lo soliciten, El control de normas técnicas de planeación estará a cargo de la oficina de planeación, artículo 11 literal i) del Decreto 1725 de 1997; la evaluación previa de la calidad de los controles inmersos en los procedimientos se ejercerá por la oficina de control interno y el de los medios informáticos por la oficina nacional de servicio de información. El concepto deberá dictarse dentro de los cinco días hábiles siguientes a su solicitud y en el evento de no recibirse respuesta, se entenderá que dichas dependencias están de acuerdo con lo dispuesto en el respectivo acto.
3.2. En la fase de proyección de las resoluciones generales, órdenes administrativas e instrucciones administrativas, podrán participar los servidores públicos de las administraciones, quienes emitirán, previo requerimiento del área respectiva, y por escrito, su concepto en relación con la ejecución de los procedimientos y el impacto interno y externo.
3.3. Los jefes de área respectivos, directores regionales, administradores especiales, locales y delegados, serán responsables del despliegue, divulgación en el correo electrónico, capacitación y entrenamiento de las resoluciones de carácter general, órdenes administrativas, instrucciones administrativas, conceptos, memorandos y circulares de carácter general entre los servidores públicos a su cargo, para garantizar la fiel interpretación de las mismas y la ejecución uniforme a nivel nacional.
3.4. Una vez se expidan las resoluciones de carácter general, las órdenes administrativas, instrucciones administrativas y conceptos que modifiquen procedimientos, deberán vincularse inmediatamente a los manuales de procesos y de funciones que se creen, por parte de las diferentes áreas y actualizarlos a todos sus usuarios conforme al procedimiento que para ello disponga la oficina de planeación.
ART. 4º—Aspectos generales para la presentación de los actos administrativos. Los actos administrativos que sean expedidos en los diferentes niveles, por los funcionarios de la DIAN deberán como mínimo reunir las siguientes especificaciones de tipo formal:
4.1. Deberán presentarse en la papelería correspondiente para su expedición cuando para determinado acto administrativo se prevea un formato especial, previamente homologado por la división de organización de la oficina de planeación.
4.2. Todo acto administrativo tendrá numeración y fecha de expedición.
4.4. Todas las resoluciones bien sea de carácter general o particular, internas o externas, deberán llevar un ordenamiento numérico precedido de la palabra ARTÍCULO:, y a continuación el número en cifras o letras, de manera consistente. Las resoluciones generales podrán igualmente utilizar los títulos y capítulos como metodología de distribución.
4.5. La hoja artículo, donde se encuentre la rúbrica del funcionario que emita el acto deberá contener parte del texto.
4.8. El artículo que lo finiquita debe indicar la vigencia y la relación de derogatorias, adiciones modificaciones o aclaraciones.
RESOLUCIÓN NÚMERO ... de 199...
ART. 1º........
ART. FINAL.—La presente resolución rige a partir de su expedición (en el caso de las internas) o desde la fecha de su publicación (si es general y externa) y deroga, modifica o aclara (según el caso) las normas que le sean contrarias.
Dada en Santafé de Bogotá D.C. a los ... días del mes de ... 19...
5.2. Las resoluciones de carácter particular y concreto en materia administrativa tendrán la presentación de acuerdo con el acto administrativo que defina el procedimiento en concreto.
5.3. Órdenes administrativas. Con el siguiente formato y parámetros de contenido:
SUBDIRECCIÓN DE ... O SUBSECRETARIA DE ... O OFICINA DE ...
ORDEN ADMINISTRATIVA NÚMERO ... DE ... DE 19...
Objetivos. Razón que motiva la expedición de la orden administrativa y los objetivos específicos que se busca cumplir con la misma.
Dependencias involucradas. Se indican los responsables de las actividades que conforman y ejecutan el proceso en los diferentes niveles.
Descripción detallada del proceso. Que se establece para llevar a cabo, indicando los elementos constitutivos de cada función y los mecanismos de control que permitan efectuar su seguimiento y evaluar la efectividad.
Marco normativo. Se especifica claramente los preceptos legales que sustentan la expedición del acto administrativo y las normas que igualmente pretende desarrollar.
Diagrama de flujo. De los pasos que se cumplan en el proceso indicando los puntos de control conforme los riesgos que se presenten en el proceso.
Formatos a utilizar. Cuando se desarrollen procedimientos que impliquen la utilización de una forma homologada por la División de Organización de la Oficina de Planeación, se debe anexar ésta con la respectiva instrucción para su diligenciamiento.
Glosario de términos y conceptos. Es conveniente describir aquellos términos que se utilizan en el proceso y sobre los cuales se requiere unificar los criterios para su interpretación en los eventos en que se desarrollan aspectos técnicos.
5.4. Instrucciones administrativas. Las instrucciones administrativas tendrán el siguiente formato de presentación:
INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA NÚMERO ... DE ... DE 19...
Por la cual se dictan las instrucciones necesarias para facilitar el cumplimiento y la correcta aplicación de la Orden Administrativa Nº ... de ... de 19.... ó para modificar y ajustar la instrucción número ... de ... de... 19...
Identificación de la orden administrativa que va a desarrollar o aclarar con la instrucción.
Dependencias involucradas. Que responden por la ejecución de la instrucción en los diferentes niveles de acuerdo con el ámbito de aplicación.
Descripción detallada de la instrucción. Comprende los aspectos particulares del proceso que se está reglamentando.
5.5. Conceptos. Para la expedición de los conceptos las dependencias competentes deberán tener en cuenta los siguientes parámetros:
— Número consecutivo del concepto, código de la dependencia y fecha de expedición.
— Solicitante o interesado que requiere que se interprete, aclare, amplíe, modifique o reconsidere la posición de la DIAN sobre la aplicación de una norma en concreto, a quien se dirige el concepto.
— Planteamiento del problema jurídico que corresponde a la pregunta formulada por el consultante, el cual debe ser desarrollado en la tesis del documento.
— Tesis: posición de la DIAN sobre el tema en concreto.
— Fuente formal correspondiente a la base bibliográfica, legal y jurisprudencial, que sirvió de soporte para el desarrollo del concepto.
— El desarrollo o la respuesta al problema jurídico que se plantea.
— Identificación del contenido de la información a través de la asignación de descriptores jurídicos, que faciliten la búsqueda del tema.
— Descripción del concepto que deroga, aclara, reconsidera o modifica cuando sea del caso.
— Firma y cargo del funcionario responsable de la dependencia que expide el acto y del funcionario que lo proyecta.
5.6. Circulares. Deben tener la siguiente presentación básica:
CIRCULAR NÚMERO ... DE ... DE 19...
PARA. Grupo destinatario, Ejemplo: Director de impuestos, director de aduanas, subdirectores, subsecretarios, jefes de oficina, directores regionales, administradores, jefes de división, jefes de grupo, todos los funcionarios, importadores, usuarios aduaneros, exportadores.
ASUNTO. Propósito o tema de la circular.
FECHA. Ciudad, día, mes y año.
5.7. Memorandos. Deben contener la siguiente presentación básica:
OFICINA DE ...o SUBDIRECCIÓN DE ... o SUBSECRETARIA DE ...
MEMORANDO NÚMERO ... DE ... DE 19...
PARA. Grupo destinatario, Ejemplo: Director de impuestos, director de aduanas, subdirectores, subsecretarios, jefes de oficina, directores regionales, administradores, jefes de división, jefes de grupo, todos los funcionarios.
De. Ejemplo: Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales.
ASUNTO. Propósito o tema que trata el memorando.
5.8. Actas. Para la elaboración de actas de reuniones, las dependencias competentes deberán tener en cuenta los siguientes parámetros:
Número consecutivo para cada año en particular.
Fecha de reunión: lugar, día, mes y año.
Asistentes: relación de nombres apellidos y cargo de las personas que asisten a la reunión, bien sea por que Integran el comité o en carácter de invitados.
Orden del día. Relación de temas a tratar.
Desarrollo. Descripción de los asuntos tratados.
Firmas del presidente, secretario y demás participantes (cuando haya lagar a ello).
5.9. Oficios. La elaboración de los oficios se regirá por lo establecido en las instrucciones para la elaboración de correspondencia en la DIAN.
6.1. Numeración. Todos los actos administrativos de que trata la presente resolución deberán identificarse con el nombre y numerarse en forma consecutiva para cada clase de acto, comenzando con el 0001 a partir del primer día hábil de cada año, debiendo llevar la fecha del día en que son proferidos, de tal manera que se pueda ejercer control de expedición en forma cronológica y numérica.
Todos los actos administrativos de carácter general y los particulares administrativos, expedidos en el nivel central serán numerados por el grupo ejecutor de notificaciones de la división de servicios generales de la subsecretaria administrativa.
Los actos administrativos de carácter general y los particulares administrativos expedidos en las direcciones regionales, administraciones especiales, locales y delegadas serán numerados por la división de documentación o quien haga sus veces conforme al artículo 54 del Decreto 1725 de 1997 en forma manual o por cualquier medio automático autorizado.
6.2. Archivo. El archivo de todos los actos administrativos originales de carácter general proferidos por el nivel central se llevará a cabo por parte del grupo ejecutor de archivo de la división de servicios generales de la subsecretaría administrativa, quien se encargará de organizar, conservar, custodiar y administrar dichos documentos y expedir las copias que se requieran.
Con base en los literales a) y c) del artículo 54 del Decreto 1725 de 1997, las divisiones de documentación de las administraciones deben llevar el archivo actualizado en original de los documentos originados en los diferentes procesos, realizando la radicación, selección y control de los actos respectivos. Es de anotar que en los eventos donde no exista la citada dependencia, las funciones las ejercerá la división financiera y administrativa.
El grupo ejecutor de correspondencia de la división de servicios generales de la subsecretaría administrativa, llevará el consecutivo de las copias de los oficios expedidos en el nivel central. En los demás niveles lo harán la división de documentación o quien haga sus veces.
7.1. Publicación. Teniendo en cuenta la Ley 57 de 1985, el Decreto 2150 de 1995, la Ley 190 de 1995, la Resolución Externa 0201 de 1986 y las resoluciones ministeriales 0250 de 1991 y 2155 del 27 de junio de 1994 los actos administrativos de carácter general serán de obligatorio cumplimiento para los particulares a partir de la publicación en el boletín del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, capítulo DIAN, o en el Codex, según lo indique la norma e concreto.
Para tal efecto, la dependencia que expida la actuación de carácter general que crea situaciones jurídicas impersonales u objetivas con alcance e interés general deberá enviar documento y el medio magnético al grupo de notificaciones de la división de servicio generales de la subsecretaría administrativa, para que por su conducto se provea lo necesario para publicar en el boletín del Ministerio de Hacienda y Crédito Público capítulo DIAN, los acto que lo requieran, dejando la constancia respectiva en el acto.
La división de relatoría de la oficina nacional de normativa y doctrina con base en la Resolución 3366 de 1997, artículo 16 literal a), será la encargada de compilar y difundir la normas, doctrina y jurisprudencia relacionadas con los regímenes tributario, aduanero y de control de cambios de competencia de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales través del “Boletín del Ministerio de Hacienda y Crédito Público” capítulo DIAN o del “Codex”, para lo cual las dependencias que profieran actos de carácter general en el nivel central deberán enviar a la división de relatoría el documento y medio magnético respectivo para efectos de clasificación y difusión.
7.2. Comunicación. Las resoluciones internas, instrucciones, órdenes administrativas, circulares y memorandos deberán ser comunicados a las dependencias y funcionarios de la entidad, de acuerdo con el asunto de que se trate. En dado caso, ésta se surtirá sin perjuicio de la publicación a que haya lugar por expresa disposición de normas en concreto, por parte grupo de correspondencia de la división de servicios generales de la subsecretaría administrativa, dejando la respectiva constancia.
ART. 8º—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo que atañe a los actos administrativos de carácter general la Resolución 26 del 30 de julio 1997.
Dada en Santafé de Bogotá, D.C., a 29 de mayo de 1998.