Source: https://www.knih-pt.cz/knihovni-rad-mestske-knihovny-prachatice_5.html
Timestamp: 2019-05-24 21:57:57+00:00
Document Index: 50259196

Matched Legal Cases: ['čl. 6', 'čl. 12', 'čl. 13', 'čl. 6', 'čl. 5', 'čl. 24', 'čl. 38', 'čl. 15', 'čl. 32']

(pdf, 796,6 kB)
Uživatelem knihovny se stává fyzická nebo právnická osoba vydáním průkazu uživatele knihovny na základě vyplněné přihlášky uživatele ověřené knihovníkem podle osobních dokladů uživatele. Průkaz uživatele platí pro všechna oddělení knihovny, vystavuje se na dobu jednoho měsíce nebo jednoho roku ode dne registrace, jeho platnost je třeba obnovovat za registrační poplatek uvedený v Ceníku. Za průkaz uživatele i jeho příp. zneužití ručí čtenář. Proto je uživatel povinen ohlásit knihovně změnu jména, příjmení, adresu trvalého bydliště a datum narození, a dalších údajů uvedených v přihlášce a ztrátu nebo zneužití průkazu. Při vstupu do knihovny je uživatel povinen ihned u výpůjčního pultu předložit čtenářský průkaz. Dítě do 15 let se stane uživatelem na základě písemného souhlasu zákonného zástupce.
Osobní údaje uživatelů bude knihovna zpracovávat v souladu podle Nařízení Evropského parlamentu Rady(EU) o ochraně osobních údajů 2016/679. Poučení o ochraně osobních údajů je přílohou č.1 tohoto KŘ.
Knihovna postupuje při zpracování osobních údajů podle Nařízení Evropského parlamentu Rady(EU) o ochraně osobních údajů 2016/679, resp. interní směrnice o ochraně osobních údajů 2018 obsahující Bezpečnostní checklist: Zásady bezpečnosti osobních údajů- ochrana dat v elektronické podobě a ochrana listinných záznamů, tohoto KŘ a dalších obecně závazných právních předpisů. Osobní údaje jsou zpracovávány vlastními zaměstnanci knihovny manuálním a automatizovaným způsobem. Knihovna zpracovává pouze pravdivé a přesné osobní údaje, které za tímto účelem ověřuje.
základní identifikační údaje uživatele: jméno, příjmení, trvalé bydliště, datum narození. Uživatel je povinen tyto údaje uvést a povolit jejich zpracování knihovnou, pokud chce využívat služeb knihovny v plném rozsahu. Uživatel, který nedá souhlas se zpracováním základních identifikačních údajů, může užívat pouze těch služeb knihovny, které jsou poskytovány anonymně. Služby, k jejichž provedení vyžaduje knihovna ze strany uživatele platný průkaz uživatele knihovny, lze poskytnout pouze uživatelům, kteří souhlasí se zpracováním svých osobních údajů v rozsahu stanoveném KŘ. Základní identifikační údaje ověřuje knihovna podle osobního dokladu úředně vydaného k prokázání totožnosti, zpravidla podle občanského průkazu občana ČR (popř. cestovního pasu, povolení k pobytu v ČR). Knihovna dbá z důvodu ochrany svých práv a povinností na to, aby nedošlo k několikanásobnému zápisu jednoho uživatele v databázi knihovny, proto před vlastním zápisem provede příslušný pracovník podle dostupných osobních údajů nahledání v databázi, aby tomuto zabránil.
další kontaktní údaje uživatele (pokud je uživatel uvede): akademické tituly, kontaktní adresa uživatele, pracoviště/škola, další možná spojení na uživatele, který uvedl (telefon, fax, e-mail a obdobně). Děti do 15 let se stanou uživatelem na základě písemného souhlasu zákonného zástupce.
Knihovna s osobními údaji uživatelů nakládá podle pravidel –Nařízení Evropského parlamentu Rady(EU) o ochraně osobních údajů 2016/679, resp. interní směrnice o ochraně osobních údajů včetně příloh, která je přílohou KŘ.
Uživatelé jsou povinni řídit se KŘ a zachovávat pokyny pracovníků knihovny. Musí se podrobit stanoveným kontrolním opatřením, která jsou potřebná pro udržení pořádku a ochrany majetku. Uživatel je povinen se v knihovně chovat vůči svému okolí ohleduplně, zejména zachovávat klid a v prostoru knihovny nic nepoškozovat. Uživatel nesmí ostatní uživatele ohrožovat, obtěžovat a omezovat v právu na pokojné užívání služeb knihovny. Prostory knihovny uživatel smí užívat jen v souladu s jejich určením. Pobyt v knihovně je zakázán osobám znečištěným, zapáchajícím, podnapilým nebo pod vlivem psychotropních látek.
Po převzetí výpůjčky uživatel svým podpisem stvrzuje na aktuálním výpisu správnost údajů.
Výpůjční lhůta pro půjčování mimo budovu je pro knihy i periodika zpravidla jeden měsíc, pro zvukové záznamy 2 týdny.
Knihovna zasílá připomínku- Upozornění před koncem výpůjční doby- o blížícím se termínu navrácení dokumentů (obsahuje také přehled výpůjček a rezervací) pokud má uživatel uvedenu mailovou adresu nebo telefonní číslo pro zaslání SMS zprávy.
Tematický kufřík je souborem knih, didaktických pomůcek, hraček, společenských her a CD, vše uceleně umístěno v přepravním boxu - kufříku. Tematický kufřík je zaměřen vždy na jedno určité téma, jedná se o soubor zábavně vzdělávacích pomůcek.
Absenční výpůjčky čteček jsou realizovány na základě Smlouvy o výpůjčce (dále jen Smlouva) uzavřené mezi čtenářem a knihovnou, ve které jsou stanoveny veškeré podmínky. Smlouva o výpůjčce je přílohou č. 3 k tomuto knihovnímu řádu.
Výjimky z KŘ povoluje ředitelka knihovny nebo jí pověřený pracovník.
Knihovní řád byl schválen Radou města Prachatice dne 14.5.2018
Tento Knihovní řád nabývá účinnosti dnem 25.5.2018 a končí účinnost Knihovního řádu schváleného 25.3.2014.
Nakládání s osobními údaji reflektuje požadavky vyplývající z Nařízení o ochraně osobních údajů s účinností účinnost 25. 5. 2018.
Správcem osobních údajů uživatelů knihovny jeMěstská knihovna Prachatice.
Městská knihovna Prachatice zpracovává osobní údaje uživatelů, potřebuje-li je pro poskytování svých služeb. Při zpracovávání údajů udržuje soulad s legislativou Evropské unie i s návaznou legislativou České republiky.
Další údaje: údaj o ZTP…
Knihovna je otevřený prostor a její služby může využívat každý. Základním dokumentem, upravujícím práva a povinnosti knihovny i uživatelů, je Knihovní řád. Některé služby může knihovna poskytovat pouze konkrétnímu člověku, a proto potřebuje znát jeho osobní údaje. Jde zejména o půjčování dokumentů mimo prostory knihovny (tzv. absenční) a služby na to navázané (správa čtenářského konta, rezervace, historie výpůjček), ale i některé služby poskytované přímo v prostorách knihovny ( přihlášení na akci s omezeným počtem účastníků). Tyto adresné služby nabízí registrovaným čtenářům, kteří se ke službám přihlašují vyplněním přihlášky.
Pro půjčování dokumentů čtenářům mimo prostory knihovny potřebuje knihovna základní údaje o člověku, který chce tyto služby využívat, tedy jméno a příjmení, datum narození, adresu a údaje o průkazu totožnosti. V případě dětí do 15 let pak potřebuje stejné údaje od jejich zákonného zástupce. Tyto údaje jsou zpracovávány zejména z důvodu ochrany knihovního fondu, kterou knihovně ukládá Knihovní zákon č. 259/2001 Sb.
Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo) knihovna využívá pro efektivnější komunikaci se čtenáři a pro jejich informování zejména o stavu čtenářského konta, splněných rezervacích nebo o nových službách a akcích knihovny. Poštovní adresu čtenáře využívá, pokud si čtenář přeje být tímto způsobem vyrozuměn o splněné rezervaci, ale také pokud je nutné jej upomenout o nevrácené výpůjčky.
Na základě znalosti uživatelů, kteří knihovnu pravidelně využívají, a jejich potřeb, může knihovna své služby rozvíjet. Údaje z výpůjční činnosti mohou posloužit např. k rozvoji knihovní sítě, úpravám výpůjční doby nebo nákupu nových dokumentů.
Budovy knihovny v Husově ulici mohou být vybaveny monitorovacím kamerovým systémem, který zajišťuje lepší bezpečnost čtenářů i hůře viditelných prostor a jsou označeny upozorněním na toto opatření na vstupních dveřích a informace je uvedena ve všech odděleních.
Náhled do údajů, které knihovna o čtenářích uchovává, nabízí online čtenářské konto, které je dostupné každému čtenáři po přihlášení (uživatelské jméno, heslo) na webových stránkách knihovny www.knih-pt.cz. Čtenářské konto nabízí přehled aktuálních výpůjček, historii výpůjček od začátku registrace, platební údaje včetně historie plateb, informace o zadaných rezervacích, případně další informace.
Čtenář má právo požádat si o přístup ke svým osobním údajům zpracovávaných knihovnou, tento výpis může získat i v elektronické podobě. První výpis poskytne knihovna zdarma do jednoho měsíce po obdržení žádosti a potřebném ověření totožnosti žadatele. Žádosti vyřizuje ředitelka knihovny.
Knihovna se snaží udržovat uchovávané osobní údaje aktuální, při osobním prodlužování platnosti čtenářského průkazu se proto na jejich aktuálnost ptá. Je nutné, aby čtenář případné změny osobních údajů oznámil knihovně při nejbližší osobní návštěvě.
Některé zprávy knihovna zasílá pouze elektronicky. Jde například o upozornění na blížící se konec výpůjční lhůty, pozvánky na akce nebo automatické potvrzení o vrácení knih.
Knihovna uchovává osobní údaje registrovaných uživatelů po dobu registrace a jeden rokpoté. Během tohoto roku má tak čtenář možnost si členství jednoduše obnovit, aniž by přišel o historii svých výpůjček. Čtenář si také může požádat o uchování svých osobních údajů o další rok, i pokud nemá platný čtenářský průkaz, a to i opakovaně. Po uplynutí této doby údaje knihovna anonymizuje, což znamená, že smaže všechny údaje, na základě kterých je možné čtenář identifikovat, a zbylé údaje tak není možné k němu přiřadit. Knihovna takto anonymizované údaje však může dále využívat pro statistické účely.
Registrovaný uživatel může požádat o likvidaci svých osobních údajů, pokud nemá vůči knihovně žádný dluh a nepřeje si nadále využívat jejích služeb. Osobní údaje v počítačových databázích jsou likvidovány vymazáním identifikačních údajů (anonymizace). Osobní údaje v listinné podobě jsoulikvidovány skartací.
Údaje o peněžitých transakcích mezi knihovnou a čtenářem se uchovávají po dobu 5 let.
Knihovna zpracovává osobní údaje svých registrovaných uživatelů v knihovním systému Clavius firmy LANius Tábor, která tento systém spravuje.
Knihovna spravované údaje zabezpečuje, k bezpečnosti však může přispět každý uživatel svým odpovědným chováním např. nepůjčuje čtenářský průkaz dalším osobám, nesděluje přihlašovací údaje k čtenářskému online kontu dalším osobám, heslo si volí v souladu s doporučeními pro bezpečné heslo.
Nebude-li čtečka vrácena vypůjčitelem půjčiteli řádně a včas, je vypůjčitel povinen uhradit půjčiteli smluvní pokutu ve výši 10,-Kč za každý i započatý den prodlení s plněním této povinnosti. Uplatněním nároku na smluvní pokutu není dotčen nárok na náhradu škody. Vypůjčitel je povinen uhradit i náklady spojené s upomínáním. Pokud bude vypůjčitel v prodlení s vrácením čtečky, zavazuje se zaplatit půjčiteli dohodnutou smluvní pokutu ve výši 10,- Kč za každý započatý den prodlení, v případě zaslání upomínky i upomínací poplatky. Smluvní pokuta je splatná při vrácení čtečky.
Tato interní směrnice o ochraně osobních údajů představuje jedno z technicko-organizačních opatření příspěvkové organizace Městská knihovna Prachatice (dále jen „MKP“) k zajištění ochrany osobních údajů v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“) a s dalšími právními předpisy.
Citlivým osobním údajem je údaj, který vypovídá o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, a zpracování genetických údajů, biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údajů o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby.
Subjektem údajů je fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují. V souvislosti s činností MKP jím je zpravidla uživatel, zaměstnanec a vzácněji pak jiná fyzická osoba, například autor nebo lektor se kterým má MKP uzavřenou smlouvu o přednáškové činnosti.
Zpracování osobních údajů je jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo se soubory osobních údajů, která je prováděna pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů. Příklady zpracování osobních údajů je sběr osobních údajů, jejich zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení. MKP zejména shromažďuje a ukládá osobní údaje zákazníků, a dále svých zaměstnanců.
Za likvidaci údajů se považuje fyzické zničení jejich nosiče, jejich fyzické vymazání nebo jejich trvalé vyloučení ze zpracování. Likvidace se provádí dle spisového a skartačního řádu města Prachatice. Pověřený pracovník je povinen zařadit do skartačního řízení i dokumenty v elektronické formě.
Správcem je fyzická nebo právnická osoba, která určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za něj. Zpracováním osobních údajů může zmocnit nebo pověřit zpracovatele, pokud zvláštní zákon nestanoví jinak.
MKP je správcem osobních údajů.
Zpracovatelem je fyzická nebo právnická osoba nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce, tzn. sama neurčuje účel a prostředky zpracování.
Zpracovateli se pro účely této směrnice rozumí též poskytovatelé informačních systémů, kteří mají oprávnění přístupu k osobním údajům (např. za účelem zajištění servisu či aktualizace software).
Souhlasem subjektu údajů je jakýkoli svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů. Souhlas je v prostředí MKP spíše doplňkovým institutem, a to zejména pro marketingové účely.
Zaměstnancem se pro účely této směrnice rozumí každý pracovník, který vykonává činnost pro MKP na základě pracovní smlouvy, dohody o pracovní činnosti, dohody o provedení práce.
GDPR Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne
27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se
zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a
o zrušení směrnice 95/46/ES
Pravomoc a odpovědnost
Ředitelka MKP
Je ze své funkce oprávněna zpracovávat osobní údaje všech fyzických osob, se kterými MKP přijdou do styku v rozsahu nezbytném pro výkon své funkce. Ředitelka je oprávněna kontrolovat dodržování této směrnice.
Ostatní zaměstnanci/osoby, na které se tato směrnice vztahuje
Jsou oprávněni zpracovávat osobní údaje v omezeném rozsahu nezbytném pro výkon své funkce. Zaměstnanci však v žádném případě nejsou oprávněni nahlížet do údajů, které nejsou v danou chvíli potřebné pro výkon jejich funkce.
Rozsah zpracovávaných osobních údajů je upraven v jednotlivých záznamech
o činnostech zpracování osobních údajů, které jsou přílohou č. 3 této interní směrnice.
Odpovědnost za zpracování a aktualizaci záznamů nese Ředitelka.
Ukládání, likvidace a zabezpečení osobních údajů
Ukládání, likvidace a zabezpečení osobních údajů jsou upraveny v jednotlivých záznamech o činnostech zpracování osobních údajů, které tvoří přílohu č. 3 této interní směrnice.
MKP nejsou povinny mít pověřence pro ochranu osobních údajů.
Zaměstnanec bere na vědomí, že jako subjekt údajů má následující práva:
požadovat přístup k osobním údajům týkajících se jeho osoby, jejich opravu nebo výmaz, popř. může požadovat omezení zpracování svých osobních údajů, vznášet námitky proti zpracování osobních údajů, jakož i práva na přenositelnost údajů.
požadovat, aby MKP omezila zpracování jeho osobních údajů, pokud (i) popírá přesnost svých osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby MKP ověřila přesnost jeho osobních údajů; (ii) zpracování jeho osobních údajů bylo protiprávní, ale nepožádá o výmaz osobních údajů, ale o omezení jejich použití; (iii) MKP již nepotřebuje jeho osobní údaje pro účely zpracování, ale zaměstnanec je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu svých nároků; nebo (iv) zaměstnanec vznesl námitku proti zpracování svých osobních údajů, a to do doby než bude ověřeno, zda oprávněné důvody MKP převažuje nad oprávněnými důvody zaměstnance. Pokud bylo omezeno zpracování osobních údajů zaměstnance, mohou být jeho údaje zpracovány, s výjimkou uložení, pouze s jeho souhlasem.
Zaměstnanec má právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů.
Zaměstnanec má právo získat od MKP kdykoliv potvrzení, že jeho osobní údaje jsou zpracovávány, a pokud tomu tak je, jsou MKP povinny mu na žádost poskytnout následující informace a vydat mu o nich kopii zpracovávaných osobních údajích: (i) účel zpracování; (ii) kategorie osobních údajů, které zpracovává, (iii) příjemci nebo kategorie příjemců, kterým jeho osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny; (iv) plánovaná doba, po kterou budou jeho osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby; (v) existence práva požadovat od MKP opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se zaměstnance nebo omezení jejich zpracování a vznést námitku proti tomuto zpracování; (vi) právo podat stížnost u dozorového úřadu; (vii) skutečnost, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování.
Zaměstnanec má právo získat své osobní údaje, které MKP zpracovává, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a tyto předat jinému správci osobních údajů, pokud (i) je zpracování osobních údajů zaměstnance založeno na souhlasu se zpracováním osobních údajů; nebo (ii) zpracování se provádí automatizovaně. Pokud je to možné, předají MKP osobní údaje zaměstnance jinému správci.
Pokud zaměstnanec žádá o výkon práva podle tohoto článku, je příslušným pracovníkem pro vyřízení žádostí Ředitelka. Lhůta pro vyřízení požadavku je jeden měsíc od doručení žádosti a ve výjimečných případech ji lze prodloužit až o dva měsíce. Žádost o výkon práva podle tohoto článku není správním řízením ve smyslu správního řádu.
Realizace výkonu práv ostatních subjektů údajů
Stejná práva jako zaměstnanci mají všechny subjekty údajů, zejména se jedná o zákazníky. V případě požadavku na realizaci některého z práv uvedených v čl. 6 této směrnice, zejm. práva na přístup, opravu, omezení či výmaz je postup realizace práv subjektu údajů následující:
Požadavek na výkon práva podle GDPR je doručen MKP.
Žádost je předána Ředitelce.
Ředitelka MKP prověří náležitosti žádosti, zejm. zda existují pochybnosti o totožnosti žadatele, případně prověří totožnost žadatele.
Ředitelka MKP pověří podřízeného pracovníka.
Pověřený pracovník sdělí subjektu údajů bezodkladně, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti, jaká opatření provedl. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby ve výjimečných případech prodloužit o další dva měsíce.
Příklad situace: Pan Novák, bytem Vodňanská, Prachatice požádá e-mailem MKP, aby mu poskytla v textové podobě všechny osobní údaje, které o něm MKP zpracovává. Tato žádost je předána Ředitelce MKP. Pan Novák se v e-mailu identifikoval jménem, adresou, datem narození a trvalým bydlištěm. E-mail byl odeslán z adresy ing.novak@seznam.cz. Pověřený pracovník zjistí, že stejný e-mail uvedl pan Novák v přihlášce. Pověřený pracovník zjistí jaké všechny informace MKP o panu Novákovi vede. Pověřený pracovník je strukturovaně převede do jednoho textového dokumentu a do 30 dnů sdělí panu Novákovi.
Zásady bezpečnosti práce s osobními údaji
Zaměstnanci jsou oprávněni používat ICT pouze k plnění svých pracovních povinností v souladu s účelem, ke kterému byly určeny.
Každý zaměstnanec se přihlašuje do počítače pod svým přihlašovacím jménem, příp. tokenem a svým heslem, příp. PINem.
Zaměstnanci nejsou oprávněni sami instalovat, aktualizovat či opravovat počítačové programy bez souhlasu správce sítě. Všechny podstatné změny v nastavení softwaru provádí informatik.
Zaměstnanci, kteří využívají služební telefony, nesmí provádět instalaci softwarových řešení, zejm. aplikací „zdarma“. Zaměstnanci, kteří využívají služební telefony, je nesmí „půjčovat“ třetím osobám, zejm. dětem.
Pokud jsou zaměstnanci oprávněni odnášet si práci „domů“, např. na přenositelných discích, musí být tyto technologie chráněny. Nelze ukládat a odnášet mimo pracoviště dokumenty uložené např. na nezašifrovaných/nezaheslovaných flashdiscích.
Zaměstnanci jsou povinni při odchodu z pracoviště (např. pauza na oběd) odhlásit se (např. klávesová zkratka Win+L), počítač zamknout nebo vypnout. Při odchodu z pracoviště je vždy nutné počítač vypnout.
Zaměstnanci, kteří se přihlašují přes tzv. token do počítače, jsou povinni při odchodu z pracoviště token vyjmout z přístroje a ponechat přes noc na zabezpečeném místě (např. v uzamykatelné skříňce v kanceláři). Stejně tak je nutné při opuštění kanceláře (i na pět minut) kancelář uzamknout.
Zaměstnanci, kteří k přístupu do počítače využívají uživatelské jméno a heslo, resp. PIN v případě využití tokenu, jsou povinni nastavit heslo, resp. PIN tak, že jednoduše nelze dojít k jeho prolomení a tedy, že účinně brání případným útokům. Je zakázáno používat hesla shodná s přihlašovacím jménem, biografickými údaji (např. datum narození) apod.
Zaměstnancům je zakázáno otevírat podezřelé odkazy nebo přílohy e-mailů. V případě nejasnosti jsou povinni kontaktovat Ředitelku.
Zaměstnancům je zakázáno používat pracovní e-mail k soukromým účelům.
Při odchodu z pracoviště je nutné, aby veškeré spisy obsahující osobní údaje byly uklizené v prostorech k tomu určených.
Spisy obsahující citlivé osobní údaje musí být při odchodu z pracoviště uzamčeny v uzamykatelných skříňkách.
Zaměstnanci zamezí tomu, aby neoprávněné osoby měly přístup k osobním údajům. Zaměstnancům je zakázáno zejm. nechávat třetí osoby samotné v kancelářích, pokud spisy v listinné podobě nejsou dostatečně zabezpečené nebo pokud osoba neposkytuje dostatečné záruky morální integrity v oblasti bezpečnosti dat. Vždy je však povinen se odhlásit z počítače.
Zásady zveřejňování osobních údajů na webových stránkách MKP, sociálních sítích a v místním tisku
Při přípravě článků dbají zaměstnanci na ochranu soukromí fyzických osob a poměřují zájem na zveřejnění osobních údajů dotyčných osob s právem na soukromí dotyčných osob. V případě, že právo na soukromí/ochranu osobních údajů převáží, jsou povinni si před zveřejněním obstarat souhlas dotčených osob.
Pokud se jedná o osobu veřejně známou, např. ministr kultury, debatující spisovatel, lze uvést jeho jméno, fotografii a profesní názory zpravidla bez dalšího. V případě, že tato osoba sama poskytuje rozhovor Klientovi, není nutné žádat tuto osobu o souhlas se zveřejněním údajů, co během rozhovoru poskytla.
Příklad oprávněného zveřejnění bez nutnosti souhlasu: Ministr kultury navštívil Městskou knihovnu a debatoval s občany + doplněno fotografií z diskuze bez popisu údajů o občanech na náměstí.
Zaměstnanec není z titulu své zaměstnanecké smlouvy obvykle povinen nechat zveřejňovat své fotografie na webových stránkách a sociálních sítích Klienta za účelem marketing. Z tohoto důvodu je třeba před zveřejňováním fotografií zaměstnanců z akcí pořádaných Klientem obstarat jeho souhlas.
Ostatní fyzické osoby – soukromé osoby
O jiných osobách je možné zveřejňovat jejich osobní údaje zpravidla pouze s jejich souhlasem až na výjimky, které jsou uvedeny níže.
Příklad zveřejnění na webových stránkách, kde je nutný souhlas: „Josef Novák kritizuje politiku ministerstva kultury + zveřejnění portrétní fotografie.“
Zveřejňování fotografií z akcí pořádaných KIS bez uvedení dalších identifikačních údajů osoby za účelem informování o činnosti KIS je možné bez souhlasu dotčené osoby, pokud fotografie necílí na zveřejnění citlivých osobních údajů nebo nemá dehonestující charakter. Ke zveřejnění fotografie se jménem je třeba souhlasu se zpracováním osobních údajů.
Zveřejnit citlivé osobní údaje bez výslovného souhlasu lze pouze ve výjimečných případech, pokud je to absolutně nezbytné pro splnění účelu zpracování. Zaměstnancům se důrazně doporučuje, aby v případě nejasnosti, zda lze údaje zveřejnit, konzultovali pověřence pro ochranu osobních údajů.
V případě, že nelze osobní údaje zveřejnit bez souhlasu, je pověřený pracovník povinen si souhlas dotčené osoby opatřit, jinak nesmí fotografii zveřejnit. Obstarání souhlasu všech dotčených osob však považujeme za krajně nepraktické a velice těžko dosažitelné.
Další povinnosti zaměstnanců
Všichni zaměstnanci mají povinnost zachovávat mlčenlivost o všech osobních údajích, se kterými přijdou v rámci své činnosti pro zaměstnavatele do styku.
Zavedení každého nového procesu v organizaci MKP, které může mít dopad na ochranu osobních údajů fyzických osob, musí příslušný zaměstnanec konzultovat s Ředitelkou.
Ředitelka MKP je povinna vyhodnotit, zda nový proces podléhá povinnosti vypracovat posouzení vlivu na ochranu osobních údajů. Pokud dané zpracování osobních údajů povinnosti provést posouzení vlivu na ochranu osobních údajů podléhá, zpracuje jej Ředitelka ve spolupráci s příslušným zaměstnancem, a pokud je to nutné, konzultuje ÚOOÚ.
I v případě, že daný proces nepodléhá posouzení vlivu na ochranu osobních údajů, je Ředitelka povinna o něm zpracovat záznam o činnostech zpracování osobních údajů.
V případě, že dojde k jakémukoliv porušení zabezpečení, je zaměstnanec povinen toto porušení nahlásit okamžitě Ředitelce MKP, nejpozději však do 24 hodin, co se o tomto porušení dozvěděl. Porušení zabezpečení může představovat např. ztráta flash disku, zavirovaný notebook či zneužití dat zaměstnancem.
Ředitelka MKP poté, co se o porušení dozvěděla, vyhodnotí, zda došlo k porušení zabezpečení osobních údajů, zda toto porušení představuje riziko pro práva a svobody dotčených osob a zda je toto riziko vysoké. Ředitelka MKP je povinna vést evidenci porušení zabezpečení osobních údajů včetně způsobu řešení dané situace a následných přijatých opatření.
Pokud Ředitelka MKP vyhodnotí, že porušení představuje riziko pro práva a svobody osob, jsou MKP povinny toto porušení bezodkladně nahlásit ÚOOÚ. Pokud od momentu porušení zabezpečení osobních údajů do momentu ohlášení ÚOOÚ uplynulo více než 72 hodin, jsou MKP povinny toto zdržení zdůvodnit. Toto hlášení porušení je možné provést též prostřednictvím pověřence.
Pokud Ředitelka MKP vyhodnotí, že porušení představuje vysoké riziko pro práva a svobody dotčených osob, je povinna o tomto porušení dále informovat postižené subjekty údajů, je-li to možné.
Všichni zaměstnanci jsou povinni Ředitelce MKP poskytnout součinnost při zjišťování a vyhodnocování porušení zabezpečení ochrany osobních údajů.
Po řešení každého porušení zabezpečení osobních údajů Ředitelka MKP zváží, zda šlo porušení zabránit přijetím vhodných opatření, a pokud ano, zda a kdy budou tato opatření přijata.
Ředitelka pravidelně, nejméně však jednou za 6 měsíců, provádí kontrolu bezpečnosti systému a prověřuje, zda systém nebyl terčem útoků.
Kontrolu nad dodržováním této směrnice vykonává (i) Ředitelka MKP vůči svým podřízeným zaměstnancům a v ostatních záležitostech.
Ředitelka MKP je povinna při nástupu nového zaměstnance tohoto zaměstnance proškolit v rozsahu této směrnice.
Ředitelka MKP organizuje minimálně jednou ročně průběžná školení týkající se ochrany osobních údajů. Tato školení se konají zpravidla společně s proškolením BOZP. Vedoucím školení je Ředitelka společnosti.
Porušení povinností z této směrnice, zejm. neohlášení porušení zabezpečení osobních údajů podle čl. 12 může představovat závažné porušení povinnosti vyplývající z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci, pro které je zaměstnavatel oprávněn rozvázat pracovní poměr se zaměstnancem výpovědí.
Pokud zaměstnanec poruší povinnosti z této směrnice, odpovídá zaměstnavateli za škodu podle pracovněprávních předpisů.
Tato směrnice nabývá účinnosti dne 25. 5. 2018
Záznamy o činnostech zpracování osobních údajů MKP
Bezpečnostní checklist: Zásady bezpečnosti osobních údajů
15. 1: Potvrzení o proškolení
Potvrzuji, že jsem byl/a níže uvedeného dne proškolen/a o nařízení GDPR a že jsem byl/a seznámen/a s obsahem Interní směrnice o ochraně osobních údajů:
Tímto si Vás v souladu s čl. 13 GDPR dovolujeme informovat o tom, co budeme dělat s touto účastnickou listinou. Správcem Vašich osobních údajů je město Prachatice.
Účastnická listina obsahuje následující osobní údaje: křestní jméno a příjmení, odbor, datum školení, podpis. Právní důvod zpracování těchto osobních údajů je čl. 6 odst. c) GDPR společně s čl. 5 odst. 2, čl. 24 odst. 1, čl. 38, 39 odst. 1 písm. a), b) GDPR. Účelem tohoto zpracování je prokázání, že správce provádí pravidelná školení o ochraně osobních údajů. Příjemci osobních údajů jsou interní zaměstnanci správce pro výkon svých úkolů a pověřenec pro ochranu osobních údajů. Data nejsou předávána do třetích zemí. Při splnění požadavků dle čl. 15 až 18 GDPR máte právo na přístup, opravu nebo výmaz Vašich osobních údajů, a dále právo na to, abychom omezili zpracování osobních údajů týkajících se Vaší osoby. Dále máte právo podat stížnost u dozorového orgánu, pokud se domníváte, že zpracování Vašich osobních údajů je prováděno v rozporu s GDPR.
15.2 Souhlas se zpracováním osobních údajů
Souhlas se zpracováním osobních údajů dle Nařízení EU – GDPR
Zpracovávané osobní údaje (výčet): jméno, věk, příjmení, datum narození, rodné číslo, trvalé bydliště, email, telefon s dále viz osobní dotazník, tiskopis Základní informace při vstupu do pracovního poměru aj.)
Konkrétní účel zpracování osobních údajů dotčené osoby: dle zákona
Doba zpracování (po dobu zaměstnání a dále dle zákona o uchovávání písemností v platném znění)
15.3 Záznamy o činnostech zpracování osobních údajů MKP
Název agendy: Personální agenda
Název: Městská knihovna Prachatice
IČO: 005 83 197
Adresa: Husova 71, Prachatice I, 383 01 Prachatice
Telefon: 388 607 710
E-mailová adresa: info@knih-pt.cz
Webové stránky: www. knih-pt.cz
Popis činnosti zpracování
Zahájení zpracování: 25. 5. 2018
Odpovědné oddělení
388 607 710
Popis činností zpracování:
Uložení, použití, zpřístupnění přenosem
Účel(y) zpracování
Plnění povinností z pracovního práva, práva zdravotního a sociálního zabezpečení a platby daní.
Kategorie subjektů údajů dotčených předmětným zpracováním
Zaměstnanci a jejich rodinní příslušníci
Jméno, příjmení, datum narození, bydliště, rodné číslo, místo narození, zdravotní pojišťovna, výpisy z katastru nemovitostí, informace o přiznaných důchodech, veškeré vyplacené mzdy a odměny, údaje o pracovní neschopnosti, evidence docházky zaměstnanců, číslo účtu.
Rodinní příslušníci zaměstnanců – jméno, příjmení, rodné číslo, potvrzení o studiu, údaje o zaměstnavateli manžela/manželky
Údaje o zdravotním stavu zaměstnanců – v případě, že jsou zaměstnanci ZTP.
V případě uchazečů o zaměstnání se jedná pouze o údaje, které o sobě uchazeč sám uvede v životopise.
Kategorie příjemců, kterým budou nebo byly osobní údaje sděleny nebo jinak zpřístupněny
Dovnitř organizace: Ekonom a ředitelka organizace
Mimo organizaci: Správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovny a finanční úřad
Osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí a jejich předávání do budoucna se neplánuje.
Veškeré údaje potřebné k mzdové agendě, daním, zdravotnímu a sociálnímu pojištění se archivují po dobu 30 let od ukončení pracovního poměru.
Veškeré ostatní údaje se archivují dle spisového a skartačního řádu města Prachatice.
Údaje o uchazečích se nikde neukládají a pokud se objeví, likvidují se bezprostředně po ukončení výběrového řízení.
Technická a organizační opatření podle čl. 32 odst. 1 GDPR
Veškeré údaje jsou uloženy v zamykatelné skříni, která se nachází v zamykatelné kanceláři ředitelky a ekonoma organizace. Přístup má pouze ředitelka, zástupkyně ředitelky a ekonom organizace.
Agenda účetnictví a mezd je vedena elektronicky v programu Premier od společnosti PREMIER systém a.s., Do programu Premier má přístup pouze ekonomka organizace. Přístup do programu je možný pouze z počítače ekonomky organizace a je zabezpečen dvoustupňovou ochranou. Ekonomka se pomocí hesla přihlásí do svého počítače a dále pomocí uživatelského jména a hesla do programu.
Veškerá data jsou uložena interním serveru, který je v zamčené místnosti.
Název agendy: Návštěvníci webu
Zajištění informační povinnosti
Zákazníci jsou na webových stránkách informováni, že jsou zpracovávány soubory cookies a v jakém rozsahu
Technické cookies, za účelem zkvalitnění služeb webu a usnadnění práce s webem. Cookies nejsou využívány za účelem remarketingu.
Dovnitř organizace: Ředitelka, pověření zaměstnanci
Mimo organizaci: Správce webu CRNET, s.r.o.
Historie cookies se pravidelně promazávají po 3 měsících!!!
Cookies jsou uloženy na pevném disku návštěvníka webu.
Název agendy: Uživatelé
Uložení, použití,
Plnění smlouvy, oprávněný zájem správce v případě historie údajů
Čtenáři knihovny pro děti
Čtenáři knihovny pro dospělé
1) Čtenáři knihovny pro dospělé: Jméno, příjmení, datum narození, adresa, telefon, e-mailová adresa, historie vypůjčených knih
2) Čtenáři knihovny pro děti: Jméno, příjmení, bydliště, datum narození, škola a třída. Dále pak jméno a příjmení zákonného zástupce, jeho email, telefon a č. OP., historie výpůjček
Mimo organizaci: Nepředává se
Papírové přihlášky čtenářů jsou umístěny v oddělení knihovníka v zamykatelných skříňkách.
V elektronické podobě jsou údaje o čtenářích uloženy v systému Clavius od společnosti Lanius. Do programu je přístup možný pouze z lokálních PC a je zabezpečen dvoustupňovou ochranou.
Název agendy: Ochrana majetku organizace
Monitorování, uložení
Ochrana majetku organizace
Osoby pohybující se ve výstavních prostorách knihovny
Kamerový systém je provozován pouze v místech zřetelně označených informativní značkou před sledovaným prostorem nebo v něm.
Kamery – pohyb a podoba osob pohybujících se v prostorách knihovny
Dovnitř organizace: Kamery – přístup má pouze ředitelka
Mimo organizaci: V případě podezření na spáchání trestného činu nebo přestupku se předává příslušným orgánům
Kamerové záznamy se ukládají po dobu 3 dnů, a poté se automaticky ve smyčce přemazávají
Záznamy se ukládají na úložiště kamer, které je v zamykatelné místnosti
Název agendy: Smlouvy s umělci a lektory
Uložení, použití
1) Umělci vykonávající uměleckou činnost a přednášející lektoři
Jméno, příjmení, datum narození/IČO, bydliště/sídlo,
Likvidace se řídí spisovým a skartačním řádem města Prachatice
Veškeré údaje jsou uloženy ve skříni, která se nachází v samostatné zamykatelné místnosti ekonoma
Údaje o uchazečích dle zaslaného CV.
Údaje o docházce zaznamenávány prostřednictvím čipového systému.
Údaje o docházce zaznamenávané prostřednictvím docházkového systému RON se mažou po 3 letech od záznamu.
Evidence docházky zaměstnanců je vedena elektronicky v programu RON. Do programu má přístup pouze ekonom a ředitelka organizace. Přístup do evidence je zabezpečen dvoustupňovou ochranou.
15.4 Informační povinnost správce
Na tomto místě si Vás Městská knihovna Prachatice (dále jen jako „MKP“) dovoluje informovat o tom, jak zpracovává Vaše osobní údaje, a to v souvislosti Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů) často označovaném zkratkou GDPR (GDPR – General Data Protection Regulation).
Pokud jste čtenářem MKP, osobou navštěvující webové stránky MKP, využíváte veřejný internet v prostorách MKP a nebo jinak jednáte s MKP (např. v souvislosti s Vaší lektorskou činností), je správcem Vašich osobních údajů MKP.
MKP jako správce můžete kontaktovat na adrese
Tel.: 388 607 712
E-mail:info@knih-pt.cz
3. Kdo je pověřencem pro ochranu osobních údajů MKP?
4. Kdy se mohu já jako občan obrátit na MKP ve věci ochrany osobních údajů?
5. Z jakého důvodu zpracovává MKP moje osobní údaje?
Zpracováváme Vaše osobní údaje zpravidla za účelem plnění smlouvy (například pokud jste čtenářem MKP).
V některých případech zpracováváme Vaše osobní údaje, na základě Vašeho předchozího souhlasu.
Ano, v případě, že se pohybujete na stránkách MKP, předáváme Vaše údaje společnosti CRNET, s.r.o., která pro nás spravuje webové stránky.
11. Do kdy mi MKP poskytne odpověď?
13. Dal jsem MKP souhlas se zpracováním svých osobních údajů a chtěl bych ho odvolat.
15.5 Bezpečnostní checklist: Zásady bezpečnosti osobních údajů
Ochrana dat v elektronické podobě
1) Ujistěte se, že Vaše hesla k přístupu k počítačům, aplikacím, databázím atd.
jsou dostatečně silná, tak, že jednoduše nelze dojít k jejich prolomení a tedy
že účinně brání případným útokům. Nejpodstatnější je délka hesla, která by
měla být mezi 12 a 14 znaky, minimálně však 8 znaků. Heslo by mělo
obsahovat čísla, symboly, velká a malá písmena. Nepoužívejte hesla shodná s
přihlašovacím jménem, biografickými údaji jako jméno nebo datum narození.
Hesla by měla být pravidelně měněna, měla by být unikátní.
2) Všichni zaměstnanci, pokud nechávají počítač na jakoukoliv dobu bez
dozoru, by se měli odhlásit nebo počítač zamknout (např. klávesovou
zkratkou Win+ L ). Vedle toho by správce měl nastavit automatické
odhlašovaní po přibližně 5 minutách neaktivity.
3) Je nutné mít nainstalovaný anitivirový/ antispyware/ firewall software a
pravidelně ho aktualizovat na všech zařízeních, tedy i přenosných.
4) Veškerý software na počítačích zaměstnanců by měl instalovat IT specialista
nebo pověřená osoba.
5) Používejte vždy pouze firemní přenosná média (CD, DVD, Flash disky,…).
Pokud opouštějí firemní prostory, musí být zabezpečena (např. heslem,
šifrováním,…).
6) Ujistěte se, že přístup (elektronický i fyzický) k datovým centrům, serverům,
NAS či jiným úložištím je omezený a přístup mají pouze pověření
7) Pokud využíváte cloudové služby (např. Google Drive, Dropbox, OneDrive,
…) je nezbytné užívat jejich placené profesionální verze. Stejně tak není
vhodné používat úložiště a jiné služby „zdarma“ (např. Seznam.cz Email,
Gmail,…).
8) Firemní data je nutné zálohovat a zálohy mít zabezpečené stejně jako
originální data.
9) Přenosy dat, vzdálené přístupy a napojení by se měly uskutečňovat přes
zabezpečené VPN spojení.
10) Každý zaměstnanec pracuje z vlastního účtu. Zaměstnanci by neměli
používat účty s právy administrátora k běžným pracovním účelům.
11) Zaměstnanci by neměli navštěvovat nedůvěryhodné internetové zdroje a
zdržet se stahování jakýchkoliv souborů z těchto zdrojů. Pokud to není
nezbytné, není pro práci vhodné používat nezabezpečená internetová
připojení (např. veřejné Wi-Fi sítě).
12) Osobní e-mailové schránky by nikdy neměly být používány pro přenos
osobních údajů. Přílohy s osobními údaji (např. výplatní pásky) odesílané
přes firemní e-mail je vhodné zabezpečit např. heslem.
13) Zaměstnanci by neměli otevírat podezřelé odkazy nebo přílohy e-mailů.
Pokud si nejsou jisti, měli by kontaktovat odesílatele nebo IT specialistu.
Ochrana listinných záznamů
14) Uchovávejte listinné dokumenty obsahující osobní údaje takovým
způsobem, který zamezuje přístup neoprávněných osob (zamčené skříňky,
zamčená kancelář,...).
15) Ujistěte se, že citlivé osobní údaje jsou odděleny od ostatních osobních
údajů a zabezpečeny lépe (omezit počet osob majících přístup).
16) Nastavením vhodných opatření (např. heslo pro tisk) nastavit, aby vytištěné
dokumenty s osobními údaji nezůstávaly v tiskárně. Nepovedený tisk
obsahující osobní údaje by měl být skartován.