Source: http://cms-ovecka.cz/zpravy/informace.html
Timestamp: 2020-08-07 23:37:41+00:00
Document Index: 39621439

Matched Legal Cases: ['§ 34', '§ 34', '§ 34', '§ 36', '§ 46', 'zákona č. 561', '§ 34', '§ 37', '§ 16', 'zákona č. 563', 'čl. 6', 'zákona č. 563']

INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ V CÍRKEVNÍ MATEŘSKÉ ŠKOLA OVEČKA V OLOMOUCI
Církevní mateřská škola Ovečka v Olomouci, IČ 71341242, se sídlem Na hradě 246/2, 77900 Olomouc (dále jen „škola“ nebo „správce“), ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (toto nařízení bude dále označováno jen jako „GDPR“)zpracovává osobní údaje „Subjektů údajů“ (dětí, zákonných zástupců, zaměstnanců, zájemců se kterými má CMŠ Ovečka v Olomouci uzavřít příjmací řízení, pracovní smlouvu, a Partneři, se kterými má CMŠ Ovečka uzavřenou Smlouvu o spolupráci a dodavatelů služeb). K tomuto účelu je zpracován tento informační dokument.
V dokumentu o ochraně osobních údajů je možné zjistit, jaké osobní údaje shromažďujeme, proč je shromažďujeme, a co s nimi děláme. Uvedené informace jsou důležité, proto doufáme, že si najdete čas a pečlivě si vše přečtete.
Pokud by zde bylo něco nesrozumitelné nebo byste se rádi dozvěděli další informace, můžete nás navštívit na adrese Na hradě 246/2, Olomouc 779 00, nebo nás kontaktovat prostřednictvím e-mailu: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. .
Dále bychom vám rádi oznámili, že Církevní mateřská škola Ovečka v Olomouci jmenovala v souladu se svými povinnostmi podle GDPR ve spolupráci se svým zřizovatelem, Arcibiskupstvím olomouckým, pověřence pro ochranu osobních údajů (dále jen „pověřenec“). V naší škole vykonává funkci pověřence JUDr. Jakub Kříž, Ph.D., advokát. V případě jakýchkoli přání nebo dotazů jej můžete kontaktovat poštou na adrese Týnská 633/12, 110 00 Praha 1, telefonicky na čísle +420 777 985 630 nebo prostřednictvím e-mailu na adrese Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. .
V informačním dokumentu o ochraně osobních údajů je například vysvětleno:
· Jaká mají Subjekty údajů práva vůči správci osobních údajů
Církevní mateřská škola Ovečka v Olomouci zpracovává osobní údaje zejména v následujících oblastech:
agenda související s příjmáním dětí,
další mluvní agenda.
Pokud se hlásíte k nám do CMŠ Ovečka v Olomouci, pak nejprve vyplňujete přihlášku k vzdělávání, na jejímž základě se děti zúčastňují přijímacího řízení. Na konci všeho je pak rozhodnutí ředitelky školy o (ne)přijetí žáka k vzdělávání. Celý tento proces je tzv. správním řízením, kdy ředitelka školy (jako správní orgán) zde rozhoduje o právech a povinnostech jmenovitě určené osoby. [1] Abychom mohli takové správní řízení konat, potřebujeme znát následující základní identifikační nebo popisné osobní údaje:
dítěte : jméno a příjmení, datum narození, rodné číslo, místo trvalého pobytu nebo adresa pro doručování písemností, údaje vycházejícího z předpisu – udaje o očkování
dále budou získávány následující informace, a to zdravotní stav (např. alergie), zvláštní zájmy nebo problémy, zda má dítě sourozence … [2] - v případě nezbytných informací o zdravotním stavu se jedná o zvláštní kategorii údajů – tzv. citlivé údaje
u dětí dále shromažďujeme údaj o zdravotní pojišťovně [3]
zákonný zástupce: jméno a příjmení, adresa trvalého pobytu nebo adresa pro doručování písemností, ID datové schránky (pokud byla zpřístupněna), telefonní číslo nebo e-mail;
Tyto osobní údaje zpracováváme za účelem plnění titulu výkonu veřejné moci, a to vedení správního řízení (řízení o rozhodnutí o přijetí k (předškolnímu vzdělávání). Právním titulem pro zacházení s těmito informacemi je podle článku 6 odst. 1 písm. e) GDPR [4] plnění právní povinnosti, a to podle ust. § 34, § 34a, § 34b a/nebo § 36, § 46 zákona č. 561/2004 Sb., školský zákon a dále zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, jakož i prováděcí právní předpisy k uvedeným zákonům.
Za účelem vedení správního řízení osobní údaje shromažďujeme (archivujeme) po dobu, která je stanovená ve spisovém a skartačním plánu školy. V případě žádostí o přijetí k předškolnímu vzdělávání a rozhodnutí o této žádosti se jedná o dobu 5 let.
Na základě titulu výkonu veřejné moci jsou zpracovávány osobní údaje rovněž dalších správních řízení např. řízení o ukončení individuálního vzdělávání dítěte (§ 34b odst. 5 školského zákona), řízení o odkladu povinné školní docházky (§ 37 školského zákona) apod. V rámci této činnosti se zpracovávají pouze údaje nezbytné pro vedení takového řízení.. U správních rozhodnutí o zahájení / ukončení individuálního vzdělávacího plánu je doba archivace 10 let, stejně tak jako u rozhodnutí o odkladu povinné školní docházky.
Matrika dětí a ostatní dokumentace škol
dítěte: jméno a příjmení, rodné číslo, datum narození, státní občanství, místo narození a místo trvalého pobytu, popřípadě místo pobytu na území České republiky podle druhu pobytu cizince nebo místo pobytu v zahraničí nepobývá-li dítě na území ČR, mateřský, vyučovací jazyk, údaje o znevýhodnění uvedeném v § 16 školského zákona, údaje o mimořádném nadání, údaje o poskytovaných podpůrných opatřeních, závěry vyšetření uvedených v doporučení školského poradenského zařízení, údaje o zdravotní způsobilosti ke vzdělávání a o zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na průběh vzdělávání, datum ukončení předškolního vzdělávání;
zde se jedná převážně o základní identifikační nebo popisné osobní údaje, nicméně
v určitém rozsahu se zpracovávají i informace o zdravotním stavu, které jsou považovány za zvláštní kategorii osobních údajů – tzv. citlivé údaje;
zákonného zástupce: jméno a příjmení zákonného zástupce, místo trvalého pobytu nebo bydliště, pokud nemá na území České republiky místo trvalého pobytu, a adresu pro doručování písemností, telefonické spojení;
zde se jedná o základní identifikační nebo popisné osobní údaje;
Tyto osobní údaje zpracováváme za účelem plnění právní povinnosti – vedení evidence dětí, žáků – vedení školní matriky. Ve školní matrice jsou tak osobní údaje zpracovávány na základě plnění právní povinnosti, která naší škole vyplývá ze školského zákona. Zpracování takovýchto údajů je proto v souladu s článkem 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Školní matrika se uchovává po dobu, která je stanovená v prováděcích předpisech školského zákona. [5], a to po dobu 50 let, ledaže se jedná o archiválie podle bodu 16 přílohy č. 2 zákona o archivnictví a spisové službě, které se vždy povinně předkládají státnímu archivu k výběru za archiválie.
Školní matriky nejsou však jediným dokumentem, které má škola povinnost vypracovávat. Mezi další povinné dokumenty, kde se objevují osobní údaje dětí jsou např. třídní knihy a hodnotící listy, zápisy z porad, knihy úrazů aj. Účelem zpracování osobních údajů v takových dokumentech je poté řádné plnění pedagogické činnosti a plnění právních povinností při poskytování vzdělávání. Doba uchování těchto dokumentů je uvedena ve spisovém a skartačním řádu školy a různí se podle typu dokumentu. Evidence záznamů v třídní knize jsou ukládány po dobu 10 let, evidence některých úrazů jsou ukládány po dobu 5 let a zápisy z pedagogických rad 10 let. Takové zpracování je opět prováděno na základě plnění právních povinností, a tedy v souladu s článkem 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
dětí: jméno a příjmení, datum narození nebo , státní občanství, místo trvalého pobytu nebo adresa bydliště (kontaktní adresa), školní rok, třída, číslo bankovního účtu zákonného zástupce, datum zahájení a ukončení stravovacích služeb, údaje o zdravotních obtížích, které by mohly mít vliv na poskytované služby (např. alergie na lepek)
jedná se převážně o základní identifikační nebo popisné osobní údaje, nicméně informace o zdravotních obtížích jsou informace o zdravotním stavu, které jsou považovány za zvláštní kategorii osobních údajů – tzv. citlivé údaje;
zákonných zástupců: jméno a příjmení, adresa trvalého pobytu nebo bydliště (kontaktní adresa), telefonické spojení nebo email, číslo bankovního účtu;
Poskytování stravovacích služeb je uskutečňováno na základě přihlášky ke stravování. Přihláška tak zakládá určitý právní vztah, kdy má provozovatel stravovacího zařízení povinnost poskytnout službu a na druhé straně příjemce takové služby má jiné závazky, typicky povinnost uhradit cenu takové služby. Přihláška ke stravování by se tak dala považovat za jakousi smlouvu. V takovém případě se zpracování výše uvedených osobních údajů za účelem poskytován stravovacích služeb děje na základě plnění smluvního vztahu podle článku 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
Pro účely prezentace školy využíváme internetové stránky (www.cms-ovecka.cz), nebo zveřejňujeme některé důležité zprávy v běžných médiích (např. místní tisk nebo webové stránky www.ado.cz). Může se tedy stát, že za účelem informování veřejnosti o dění v naší CMŠ Ovečka v Olomouci a pro prezentaci školy zveřejníme i fotografii, audio a videozáznam nebo výtvarné dílo. Nemusíte se ale obávat, takové zpracování provádíme pouze na základě udělení souhlasu se zpracováním osobních údajů
Hlavní činností naší školy je poskytování předškolního vzdělávání. Abychom mohli plnit naší hlavní činnost řádně a svědomitě, potřebujeme zajistit běžný chod školy – např. zajištění účetnictví, provoz telefonů, IT sítě, ale i třeba běžná údržba budovy. Za tímto účelem uzavíráme různé soukromoprávní smlouvy s dodavateli služeb. I v těchto smlouvách se objevují osobní údaje smluvních partnerů.
· nejčastěji se jedná o následující osobní údaje: jméno a příjmení, identifikační číslo podnikatele, adresa provozovny nebo sídla, adresa trvalého pobytu nebo bydliště (kontaktní adresa), daňové identifikační číslo, e-mail a telefon.
S těmito osobními údaji zacházíme převážně za účely plnění uzavřené smlouvy, tj. podle článku 6 odst. 1 písm. b) GDPR, ale zároveň i pro plnění zákonných povinností, tj. podle článku 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Plnění zákonných povinností nastává typicky v případě, kdy na základě uzavřené smlouvy musíme evidovat v rámci účetnictví faktury nebo jiné daňové doklady podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Smlouvy se uchovávají nejdéle po dobu 10 let, protože mohou být předmětem kontroly ze strany zřizovatele a faktury po dobu 5 let.
Zájemnci o pracovní pozici v CMŠ Ovečka v Olomouci kontaktují správce se svými osobními údaji a dokladem o dosaženém vzdělání. Tyto podklady správce uchovává po dobu max. 1 roku, pokud subjekt údajů nerozhodne jinak.
Pokud je zájemce o pracovní pozici v CMŠ Ovečka v Olomouci vybrán, budou osobní údaje subjektu nadále zpracovány. Zpracování osobních údajů pro účely konání výběrového řízení zaměstnance a uzavření pracovní smlouvy se provádí z titulu plnění smluvní povinnosti nebo předsmluvních opatření na žádost subjektu údajů, tedy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. Jedná se o následující osobní údaje: jméno a příjmení, rodné číslo, státní občanství, místo trvalého pobytu, popřípadě místo pobytu na území České republiky (kontaktní adresa), e-mail a telefon, dosažená kvalifikace vzdělání, rodinný stav, zdravotní stav, číslo bankovního účtu, údaj o zdravotní pojišťovně .
S těmito osobními údaji zacházíme za účelem plnění uzavření pracovní smlouvy a mzdového výměru, který je součástí pracovní smlouvy, v souvislosti spolupráce s okresní správou sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovnou a připadně dalších kontrolních orgánů, tj. podle článku 6 odst. 1 písm. b) GDPR, ale zároveň i pro plnění zákonných povinností, tj. podle článku 6 odst. 1 písm. e) GDPR. podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví.
· vzít souhlas se zpracováním údajů kdykoliv zpět,
v případě pochybností o dodržování pravidel souvisejících se zpracováním osobních údajů se obrátit na správce nebo se stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
Svěřeným osobním údajům věnujeme velikou opatrnost. To zahrnuje především starat se o to, aby k nim měly přístup jen osoby, které jsou oprávněny s takovými informacemi nakládat. Při výkonu naší činnosti se může stát, že k osobním údajům bude mít přístup i jiná osoba než náš zaměstnanec. Tak je tomu typicky v případech orgánu veřejné moci, které provádí kontrolní činnost, o nebo osob, které zajišťují pro školu služby nebo jiné činnosti (např. pořadatel školních soutěží, organizátor akce jako je výlet). Příjemci osobních údajů získávají pouze jen ty osobní údaje, které nezbytně potřebují pro zajištění a výkon činnosti vůči škole.
· zaměstnanci školy jsou vázáni mlčenlivostí o skutečnostech, o nichž se dozvěděli při výkonu své práce
· osobní údaje jsou ukládány do uzamykatelných prostorů, kam má přístup pouze omezený počet zaměstnanců školy.
· v případě uchovávání osobních údajů v digitálním prostředí jsou výpočetní prostředky náležitě zabezpečeny jak fyzicky (proti odcizení nebo zničení), tak i programově (proti škodlivým softwarům, nastavením elektronického zabezpečení přístupu jen oprávněným osobám nebo v neposlední řadě také využíváním bezpečných komunikačních kanálů, které využívají prvky šifrování
· pokud předáváme osobní údaje některým příjemcům (viz výše), vždy se ujišťujeme
· při zveřejňování výsledků z přijímacího řízení využíváme tzv. pseudonymizaci, kdy výsledky dětí nejsou zveřejňovány pod jejich jménem, ale pod určitým identifikátorem (např. číslo přihlášky k vzdělávání)
· k osobním údajům mají v rámci organizace přístup jen ti zaměstnanci, kteří jsou oprávněni s osobními údaji nakládat
· zabezpečení údajů je průběžně kontrolováno a aktualizováno s ohledem na způsoby jakým se s osobními údaji zachází;
Osobní údaje CMŠ Ovečka zpracovává po dobu trvání pracovněprávního vztahu nebo po dobu předškolní docházky dětí a následně po dobu maximálně 5 roku od ukončení smluvního vztahu. Osobní údaje zpracovávané na základě právních titulů - školského zákona a zákona o pedagogických pracovnících, zákoníku práce, zákonu o účetnictví zpracovává po dobu stanovenou těmito právními předpisy. V případě potřeby použití osobních údajů pro ochranu oprávněných zájmu CMŠ Ovečka, CMŠ Ovečka zpracovává osobní údaje po dobu nezbytnou k uplatnění těchto práv. Záznamy z kamerového systému CMŠ Ovečka nezpracovává.
Automatizované individuální rozhodování: CMŠ Ovečka neprovádí automatizované individuální rozhodování ani profilování.
Dozorový úřad: Dozorovým úřadem je Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. , tel.: 234 665 125.
Aby byla zajištěna možnost subjektů údajů rozhodovat v co možná nejširší míře o zpracování jejich osobních údajů, stanovuje GDPR řadu práv, která lze vůči jakémukoli správci údajů uplatnit. V případě, že se rozhodnete pro některé ze svých práv, obraťte se buď na správce nebo přímo na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů, čímž celý proces vyřizování žádosti urychlíte.
V naší CMŠ Ovečka v Olomouci se snažíme zacházet jen těmi osobními údaji, které nezbytně potřebujeme pro výkon svěřené činnosti, tj. poskytování předškolního vzdělávání. Ve většině případů s informacemi zacházíme proto, že plníme určitou zákonnou povinnost – v této oblasti jsou stěžejní zejm. předpisy upravující školství. Dalšími právními tituly pro zacházení s osobními údaji je zpracování nezbytné pro plnění smlouvy nebo pro oprávněné zájmy správce. Těchto osobních údajů však zpracováváme malý rozsah. Ve výjimečných případech se může stát, že pro určité zpracování nebo pro určité osobní údaje si musíme vyžádat souhlas se zpracováním. Takový souhlas máte právo kdykoliv odvolat.
Transparentní zacházení s informacemi je v této oblasti důležitá, proto máte-li nějaké dotazy, napište nám třeba na náš email Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. nebo využijte výše uvedených kontaktů.
V Olomouci 21.5.2018