Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/nota-externa-5215-de-2012?documento=legcol&contexto=legcol_dcb4cfd1e3840022e0430a0101510022&vista=STD-PC
Timestamp: 2018-09-19 05:57:36
Document Index: 414702377

Matched Legal Cases: ['artículo 2', 'artículo 21', 'artículo 2', 'artículo 28', 'artículo 28', 'artículo 29', 'artículo 19', 'artículo 20', 'artículo 1', 'artículo 12', 'artículo 12']

NOTA EXTERNA 5215 DE 14 DE DICIEMBRE DE 2012
CONTENIDO:ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD Y ENTIDADES OBLIGADAS A COMPENSAR Y ADMINISTRADOR FIDUCIARIO DEL FOSYGA. SE LES IMPARTEN INSTRUCCIONES EN RELACIÓN CON LA APLICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN 609 DE 2012, PARA EL PROCESA-MIENTO DE INFORMACIÓN DE CONCILIACIÓN DE RECURSOS CUENTAS MAESTRAS Y DEL PROCESO DE GIRO Y COMPENSACIÓN DE QUE TRATA EL DECRETO 4023 DE 2011, QUE MODIFICA LA NOTA EXTERNA 4024 DE 2012.
NOTA EXTERNA 5215 DE 2012
Asunto: Aplicación del artículo 2º de la Resolución 609 de 2012, para el procesamiento de información de conciliación de recursos cuentas maestras y del proceso de giro y compensación de que trata el Decreto 4023 de 2011, que modifica la Nota Externa 4024 del 1º de octubre de 2012.
(Nota: Ajustada por la Nota Externa 201433210794341de 2014 del Ministerio de Salud y Protección Social)
En virtud de lo establecido en el artículo 21 del Decreto 4023 de 2011 y el artículo 2º de la Resolución 609 de 2012, a continuación se señalan las estructuras de datos para el envío de información de la conciliación de recursos y el proceso de giro y compensación.
Para la presentación de los procesos de giro y compensación en el marco del Decreto 2280 de 2004 según establece el artículo 28 del Decreto 4023 de 2011, las EPS-EOC deberán utilizar la estructura y formularios definidas en la Resolución 56 de 2006 y Circular 102 de 2004 o las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
Las siguientes estructuras serán adoptadas por las EPS-EOC y el administrador fiduciario a partir del 1º de mayo de 2013 bajo los siguientes parámetros:
1. Características de los archivos.
• Los campos de tipo fecha deben tener el formato (dd/mm/aaaa) por ejemplo, el 1º de mayo de 2013 quedará 01/05/2013. Para el caso de los nombres de los archivos que contienen fechas no debe contener slash (/).
2. Estructuras de datos.
2.1. Estructura de datos para habilitar o saldar cuentas maestras de recaudo y pagos de las cotizaciones al sistema general de seguridad social.
Nombre del archivo: CUENTASCODENTIDADDDMMAAAA.TXT
2 Tipo de movimiento 1 = Habilitar
2 = Saldar 1 Numérico
3 Destinación de la cuenta 1 = Cuenta Maestra de recaudo de cotizaciones en salud
2 = Cuenta Maestra de recaudo de cotizaciones en salud (SGP)
3 = Cuenta Maestra de Pagos
4 Tipo de cuenta 1 = Corriente
5 Número de cuenta Número de cuenta asignado por el banco o entidad financiera a las cuentas destinadas para el recaudo de las cotizaciones del SGSSS. 20 Carácter
6 Código entidad bancaria Es el código de la entidad bancaria, asignado por la Superintendencia Bancaria que incluye el código de la sucursal. 10 Carácter
7 Código departamento Código del departamento (según DANE) donde se encuentra registrada la cuenta. 2 Carácter
8 Código municipio Código del municipio (según DANE) donde se encuentra registrada la cuenta. 3 Carácter
9 Nombre denominación La denominación de la cuenta a utilizar será:
CMRC Recaudo Fosyga – Nombre de la EPS abreviado
CMRC Recaudo SGP – Nombre de la EPS abreviado
Cuenta maestra de pagos – Nombre de la EPS-EOC 255 Carácter
a) Para los casos en que se habiliten las cuentas maestras de recaudo de cotizaciones se debe anexar certificación de la entidad financiera y copia del convenio suscrito con la entidad financiera.
b) Para los casos en que se saldan las cuentas de recaudo se debe anexar la certificación de la entidad financiera en que se señale que la cuenta tiene saldo cero.
c) Por cada cuenta la EPS-EOC debe registrar la información en la estructura de datos y reportarla al administrador fiduciario del Fosyga.
d) El administrador fiduciario de los recursos del Fosyga entregará el resultado de cierre o apertura de las cuentas, en un término de dos (2) días a partir de la presentación de la solicitud por parte de la EPS.
e) Desde el momento de la apertura y entrada en operación de las cuentas maestras de recaudo, las novedades a las mismas deberán ser presentadas por la EPS-EOC ante el administrador de los recursos del Fosyga únicamente durante los primeros diez (10) días de cada mes. Estas novedades afectarán el recaudo de cotizaciones en salud a partir del primer día hábil del mes siguiente.
f) Una vez efectuado cualquier cambio en las cuentas maestras de recaudo de cotizaciones, la EPS-EOC deberá adelantar las gestiones correspondientes para que estas queden debidamente registradas en el anexo 6 del Banco de la República y en el botón de pagos seguros en línea, PSE. Cuando se trate de la cuenta maestra de recaudo de SGP, adicionalmente, deberá adelantar las gestiones necesarias ante la dirección de administración de fondos de la protección social del Ministerio de Salud y Protección Social para el respectivo registro en el sistema integrado de información financiera, SIIF.
2.2. Estructura de datos archivo de afiliados cotizantes (archivo ACX)
Nombre del archivo: ACX4023CODENTIDADDDMMAAAA.TXT
El Fosyga entregará los resultados de la compensación de acuerdo con la siguiente estructura de datos:
2 Fecha del proceso de giro y compensación Especifica la fecha en que el Fosyga efectúa el proceso de compensación. (dd/mm/aaaa) 10 Carácter
3 Período compensado Corresponde al mes del año compensado: (mm/aaaa) 7 Carácter
4 Tipo de documento del cotizante Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. 2 Carácter
5 Número documento del cotizante Número de documento 16 Carácter
6 Tipo de cotizante Corresponden a los tipos de cotizante establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. 2 Numérico
7 Tipo de documento del aportante Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. 2 Carácter
8 Número documento del aportante Número de documento 20 Carácter
9 Ingreso base de cotización Es el dato reportado en la planilla de autoliquidación de aportes. Sin decimales y de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente. 15 Numérico
10 Total días cotizados Igual o menor a 30 y son los reportados por cada aportante y período. 2 Numérico
11 Valor de la cotización Corresponde al valor de la cotización del período. 15 Numérico
12 Fecha de la consignación de los aportes Debe corresponder a la fecha de consignación de aportes. (dd/mm/aaaa). 10 Carácter
13 Código del operador de información Identificación del operador de información 2 Numérico
14 Número de planilla de liquidación Número de la planilla de liquidación de aportes 15 Numérico
2 = No 1 Numérico
16 Código de glosas para registros con inconsistencia De acuerdo con la codificación definida por el Ministerio de Salud y Protección Social.
Corresponderá a 6 caracteres por glosa. En caso de existir más de una glosa en el mismo registro se separará con un delimitador punto y coma (;). 60 Alfanumérico
17 Total días compensados Corresponden a los días reconocidos por el Fosyga, los cuales serán iguales o inferiores a los días cotizados. Estos no podrán superar 30 días de reconocimiento. 2 Numérico
18 Grupo de Edad Corresponde al código de grupo de edad del afiliado compensado según el acto administrativo que defina esta estructura. 2 Numérico
19 Zona geográfica Corresponde a la zona en que se ubica el afiliado compensado, según el acto administrativo que defina estructura.
1 = Zona normal
2 = Zona especial
3 = Zona grandes ciudades y municipios Conurbados 1 Numérico
20 UPC reconocida Valor de la UPC aprobada por el Fosyga para el registro compensado y reconocida a la EPS-EOC 7 Numérico
21 Provisión de incapacidades Valor de la provisión de incapacidades por enfermedad general aprobada por el Fosyga para el registro compensado y reconocida a la EPS-EOC 6 Numérico
22 Valor fondo promoción y prevención Valor destinado para el fondo de promoción y prevención aprobado por el Fosyga para el registro compensado 6 Numérico
23 Valor UPC promoción y prevención Valor de la UPC por promoción y prevención aprobada por el Fosyga para el registro compensado y reconocida a la EPS-EOC 6 Numérico
24 Valor de cotización subcuenta de solidaridad Valor que corresponde al porcentaje de la cotización que se destina a la Subcuenta de Solidaridad 6 Numérico
25 Serial BDUA Serial asignado en BDUA al cotizante 16 Numérico
26 Serial HA Serial asignado en el proceso de registro en el histórico de aportes 16 Alfanumérico
Nota: La siguiente instrucción aplica únicamente para las cotizaciones que se encuentren como saldos no compensados SNC en el Fosyga y cuyo complemento de la cotización (4% u 8.5%) es recaudado en la cuenta maestra de recaudo de SGP de la EPS-EOC.
EPS-EOC: El complemento de la cotización (4% u 8.5%) recaudado en la cuenta maestra de recaudo de SGP deberá trasladarse por la EPS-EOC al Fosyga como SNC. Ubicados ambos recursos como SNC en el Fosyga, la EPS-EOC procederá a la compensación de dichos recursos en el marco del Decreto 2280 de 2004.
Este procedimiento aplica como medida de transición para las cotizaciones mencionadas anteriormente hasta el 30 de abril de 2013. De igual forma los recursos del 8.5% que se reciban durante el mes de mayo de 2013 que correspondan a períodos anteriores, deberán trasladarse al Fosyga como SNC. La compensación de estos recursos se efectuará según el artículo 28 del Decreto 4023 de 2011.
La compensación de los recursos del SGP se efectuará según los aportes del 4 y 8.5% que se recauden en la cuenta maestra de recaudo de SGP, los valores de SGP (8.5%) se aplicarán para cada período por aportante hasta agotar los mismos y según el orden en que se relacionen los cotizantes en la planilla integrada de liquidación de aportes PILA.
2.3. Estructura de datos archivo de afiliados beneficiarios y beneficiarios adicionales (archivo ABX)
Nombre del archivo: ABX4023CODENTIDADDDMMAAAA.TXT
4 Tipo de documento del cotizante principal Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. 2 Carácter
5 Número documento del cotizante principal Número de documento 16 Carácter
6 Tipo de documento del beneficiario Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. 2 Carácter
7 Número documento del beneficiario Número de documento 16 Carácter
8 Tipo de afiliado Corresponden al tipo de afiliado establecido en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.
B = Beneficiario
9 Parentesco con cotizante principal Corresponden a los tipos de parentesco establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. 1 Numérico
10 Total días compensados Corresponden en proporción a los días reconocidos por el Fosyga al cotizante principal asociado a este beneficiario. Estos no podrán superar 30 días de reconocimiento. 2 Numérico
11 Valor del aporte por UPC adicional Corresponde al valor (en pesos) de la UPC adicional pagada, para el caso en que el tipo de afiliado = A. En caso contrario será cero ($ 0) 15 Numérico
12 Fecha de la consignación de la UPC adicional Debe corresponder a la fecha de consignación de aportes por UPC adicional. En formato (dd/mm/aaaa). 10 Carácter
13 Código del operador de información Identificación del operador de información
Aplica para el recaudo de UPC Adicionales 2 Numérico
14 Número de la planilla de liquidación de aportes Aplica para el recaudo de UPC adicionales 15 Numérico
16 Código de glosas para registros con inconsistencia De acuerdo con la codificación definida por el Ministerio de Salud y Protección Social
17 Grupo de edad Corresponde al código de grupo de edad del afiliado compensado según el acto administrativo que defina esta estructura. 2 Numérico
18 Zona geográfica Corresponde a la zona en que se ubica el afiliado compensado, según el acto administrativo que defina esta estructura.
3 = Zona grandes ciudades y municipios Conurbados 2 Numérico
19 UPC reconocida Valor de la UPC aprobada por el Fosyga para el registro compensado y reconocida a la EPS-EOC 7 Numérico
20 Valor UPC promoción y prevención Valor de la UPC por promoción y prevención aprobada por el Fosyga para el registro compensado y reconocida a la EPS-EOC 7 Numérico
21 Valor UPC adicional a favor del Fosyga. Corresponde al valor que de acuerdo al marco legal se debe girar a la subcuenta de compensación. 7 Numérico
22 Valor de solidaridad UPC adicional a favor del Fosyga. Corresponde al valor que de acuerdo al marco legal la EPS-EOC debe girar a la subcuenta de solidaridad del Fosyga. 7 Numérico
23 Serial BDUA Serial asignado en BDUA al afiliado beneficiario o beneficiario adicional. 16 Numérico
24 Serial HA Serial asignado en el proceso de registro en el histórico de aportes, será asignado para los beneficiarios adicionales. 16 Numérico
2.4. Estructura de datos conciliación de cuentas maestras de recaudo de cotizaciones.
Cuenta Nombre del archivo
Conciliación cuenta maestra de recaudo 1CONCILIACODENTIDADDDMMAAAA.TXT
Conciliación cuenta maestra de recaudo SGP 2CONCILIACODENTIDADDDMMAAAA.TXT
El Fosyga entregará los resultados de la conciliación de las cuentas maestras de recaudo de acuerdo con la siguiente estructura de datos:
2 Número de la cuenta de recaudo Corresponde al número de cuenta maestra donde se recaudó la cotización 15 Numérico
3 Fecha del Proceso de Giro y Compensación Especifica la fecha en que el Fosyga efectúa el proceso de Compensación. (dd/mm/aaaa) 10 Carácter
4 Período compensado Corresponde al mes del año que se compensado: (mm/aaaa) 7 Carácter
6 Tipo de Documento del cotizante Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. 2 Carácter
7 Número documento del cotizante Número de documento 16 Carácter
8 Tipo de cotizante Corresponden a los tipos de cotizante establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. 2 Numérico
9 Tipo de documento del aportante Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. 2 Carácter
10 Número documento del aportante Número de documento 20 Carácter
11 Fecha de la consignación de los aportes Debe corresponder a la fecha de consignación o de transferencia de aportes a la cuenta maestra de recaudo. (dd/mm/aaaa). 10 Carácter
12 Valor de la cotización Corresponde al valor de la cotización del período. 15 Numérico
13 Número de planilla de liquidación Número de la planilla de liquidación de aportes 15 Numérico
14 Código del operador de información Identificación del operador de información 2 Numérico
16 Devolución de aportes o transferencia entre cuentas maestras de recaudo Marcación del registro de la cotización del mes según los siguientes casos se efectúen dentro del mismo período al que corresponde la conciliación:
3 = Corrección de registro aprobado en la compensación 1 Numérico
17 Serial histórico de aportes - HA Serial asignado en el proceso de registro en el histórico de aportes. 16 Numérico
1. El administrador fiduciario de los recursos del Fosyga entregará esta estructura de datos a la EPS-EOC el primer (1) día hábil del mes siguiente a que corresponda la conciliación, y de forma separada para cada una de las dos (2) cuentas maestras que administra. El giro al Fosyga de las cotizaciones no compensadas de la cuenta maestra de recaudo, se efectuará el mismo día de entrega de la conciliación mensual por parte del administrador fiduciario a las EPS-EOC.
2. No existirá traslado de recursos al Fosyga de la cuenta maestra de recaudo del sistema general de participaciones, por concepto de cotizaciones no compensadas.
3. La información de las transferencias entre cuentas maestras señaladas en el campo 16 opción 2 de esta estructura, se reportará por parte del administrador fiduciario de los recursos del Fosyga en el campo 4.8 del “Formulario de conciliación mensual cuentas maestras de recaudo” de la Resolución 609 de 2012 o la norma que la modifique, derogue o sustituya.
4. Para la conciliación agregada de que trata el artículo 29 del Decreto 4023 de 2011 y la Resolución 609 de 2012, las EPS-EOC presentarán ante el Fosyga antes del último día hábil del mes en que inicie el nuevo proceso de compensación, el formulario definido para tal fin.
Nombre del archivo: COR4023CODENTIDADDDMMAAAA.TXT
Aplica para cotizantes y beneficiarios.
La EPS-EOC entregará al Fosyga en la fecha definida en el artículo 19 del Decreto 4023 de 2011 diligenciado la totalidad de los campos de acuerdo con la siguiente estructura de datos, así mismo el administrador fiduciario dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes entregará a la EPS-EOC los resultados de la validación de este proceso:
1 Código de la EPS Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC.
Campo informativo no sujeto a corrección 6 Carácter
2 Período a compensar Corresponde al mes del año que se va a compensar: (mm/aaaa)
Campo informativo no sujeto a corrección 7 Carácter
3 Tipo de documento del afiliado Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.
Campo informativo no sujeto a corrección 2 Carácter
4 Número documento del afiliado Número de documento
Campo informativo no sujeto a corrección 16 Carácter
Corresponden a los tipos de afiliado establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. 2 Numérico
6 Tipo de documento del aportante Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. 2 Carácter
7 Número documento del aportante Número de documento 20 Carácter
8 Ingreso base de cotización Es el dato reportado en la planilla de autoliquidación de aportes. Sin decimales y de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente. 15 Numérico
9 Total días cotizados Igual o menor a 30 y son los reportados por cada aportante y período. 2 Numérico
10 Total días compensados Corresponden en proporción a los días cotizados sin que supere los 30 días de reconocimiento. 2 Numérico
11 Valor de la cotización Corresponde al valor de la cotización del período.
En caso de corresponder a un afiliado adicional se registrará el valor recaudado. 15 Numérico
12 Serial BDUA Serial asignado en BDUA al cotizante
Campo informativo no sujeto a corrección 16 Numérico
13 Serial HA Serial asignado en el proceso de registro en el histórico de aportes
Campo informativo no sujeto a corrección 16 Alfanumérico
Nota. En el resultado del proceso de corrección de registros aprobados, el administrador de los recursos del Fosyga deberá determinar si existen valores que las EPS-EOC deban girar al Fosyga y verificar que las consignaciones se efectúen, en los casos en que el registro corregido genere valores a favor de la EPS-EOC deberá girarse a la entidad como resultado de este proceso.
2.6. Estructura de datos para correcciones de registros con inconsistencias en.
El Fosyga con la entrega de los resultados del proceso de compensación en las estructuras definidas en la presente Nota Externa entregará a las EPS-EOC las inconsistencias de los registros que no pudieron ser compensados cuyo nombre del archivo es: CRCODENTIDADDDMMAAAA.TXT, información que deberá ser revisada y verificada por la EPS-EOC de acuerdo con sus archivos y bases de datos. La EPS-EOC entregará corregida y ajustada al Fosyga los campos respectivos en la siguiente estructura.
Esta información deberá ser entregada por la EPS-EOC en un único archivo al Fosyga el día hábil anterior al siguiente proceso de compensación antes de la 1:00 p.m., quien realizará la validación para la posterior actualización de los registros para incorporarlos al proceso de giro y compensación.
Nombre del archivo de datos entregado por la EPS-EOC:
CRCODENTIDADDDMMAAAA.TXT, donde CODENTIDAD corresponderá al código de EPS o EOC que genera y remite la estructura 2.6
La EPS –EOC deberá generar y remitir un registro por cada inconsistencia reportado en el campo 19 de esta estructura que se requiera ajustar.
1 Código de la EPS Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC que recibe el aporte. No podrá ser modificado por la EPS-EOC en este proceso de corrección 6 Alfanumérico
2 Código del operador. Identificación del operador de Información, no es modificable. 2 Numérico
3 Número de la planilla integrada de liquidación de aportes. Número de la planilla de liquidación de aportes, no es modificable. 15 Numérico
4 Serial BDUA Serial asignado en BDUA al cotizante o beneficiario adicional, no es modificable. 16 Numérico
5 Serial histórico de aportes - HA Serial asignado en el proceso de registro en el histórico de aportes, no es modificable. 16 Numérico
6 Tipo documento del cotizante o beneficiario adicional Corresponden a los tipos de documento establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. Puede ser modificado por la EPS si es un error del aportante. 2 Alfanumérico
7 Número documento del cotizante o beneficiario adicional Número de documento. Puede ser modificado por la EPS si es un error del aportante. 16 Alfanumérico
8 Primer apellido No puede ser modificado por la EPS-EOC 20 Alfanumérico
9 Segundo apellido No Puede ser modificado por la EPS-EOC 30 Alfanumérico
10 Primer nombre No puede ser modificado por la EPS-EOC 30 Alfanumérico
11 Segundo nombre No puede ser modificado por la EPS-EOC 20 Alfanumérico
12 Tipo de afiliado Corresponden al tipo de afiliado:
No es modificable 1 Carácter
13 Tipo de cotizante Corresponden a los tipos de cotizante establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya corregido por la EPS-EOC. 2 Numérico
14 Período a compensar Corresponde al mes y año que se va a compensar corregido por la EPS-EOC (mm/aaaa) 7 Alfanumérico
15 Ingreso base de cotización Es el dato reportado en la planilla de autoliquidación de aportes. Sin decimales y de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente. 15 Numérico
16 Días cotizados Corresponden en proporción a los días cotizados sin que supere los 30 días de reconocimiento. 2 Numérico
17 Tipo de documento del aportante Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya, corregido por la EPS-EOC. 2 Alfanumérico
18 Número documento del aportante Número de documento corregido por la EPS-EOC. 20 Alfanumérico
1 = Tipo documento de cotizante
6 = Período de cotización
8 = Error en EPS-EOC entre el registro del aporte y la BDUA 2 Numérico
20 Código de la EPS a la que se debe trasladar los aportes Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC. 6 Alfanumérico
21 Número de transacción traslado Este campo será diligenciado por el administrador de los recursos del Fosyga, una vez efectuado el traslado de los recursos.
Este campo es de uso exclusivo del Fosyga. Cuando no aplique deberá diligenciarse como vacío. 20 Alfanumérico
22 Valor de la cotización Corresponde al valor de la cotización del período. No es modificable. 15 Numérico
23 Fecha de la consignación de los aportes Debe corresponder a la fecha de consignación de aportes. (dd/mm/aaaa). No es modificable. 10 Carácter
1. En ningún caso se podrá realizar modificación al código de la EPS-EOC, del campo 1.
2. Si la EPS-EOC reportada en la planilla de aportes PILA es diferente a la registrada en la BDUA, la EPS-EOC deberá verificar si corresponde a:
2.1. Inconsistencia en la afiliación:
La EPS-EOC deberá realizar las gestiones para la actualización de la BDUA y no deberá remitir ninguna información en esta estructura.
2.2. Pago errado por inconsistencia en el tipo de cotizante.
a) Si la cotización es menor a lo obligado a pagar por el tipo de cotizante correcto, el aportante debe corregir la cotización a través de una planilla “N” en PILA.
b) Si la cotización es mayor a lo obligado a pagar por el tipo de cotizante correcto, la EPS-EOC podrá corregir el tipo de cotizante en la presente estructura y tramitar la devolución de aportes por el mayor valor pagado si hay a lugar, en las estructuras definidas para tal fin.
3. El campo 20 se deberá diligenciar en los casos en que la EPS-EOC reportada en el campo 1, reciba una cotización por un afiliado que no le corresponde. En tal caso, el Fosyga informará a la EPS-EOC que recibió las cotizaciones como a la EPS-EOC que registra la afiliación del cotizante, con el fin que las entidades determinen a cuál de ellas corresponde el aporte.
Una vez establecido lo anterior, la EPS-EOC que recibió la cotización, es decir la EPS registrada en el campo 1, registrará en el campo 20 el código de la EPS-EOC a la que corresponde el recaudo y diligenciará el tipo de inconsistencia 8 en el campo 19. Esta información deberá ser remitida al Fosyga, con el fin de dar inicio al trámite de transferencia de recursos de cotización erradamente consignadas en cuenta de la EPS.
2.7. Estructura de datos para presentación de prestaciones económicas al Fosyga.
(Nota: Modificada en lo pertinente la presente estructura 2.7 por la Nota Externa 201433210469851 de 2014 del Ministerio de Salud y Protección Social)
Nombre del archivo: PRE4023CODENTIDADDDMMAAAA.TXT
La EPS-EOC entregará al Fosyga en la fecha definida en el artículo 20 del Decreto 4023 de 2011 diligenciado la totalidad de los campos de acuerdo con la siguiente estructura de datos, así mismo el administrador fiduciario entregará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la EPS-EOC los resultados de la validación de este proceso:
2 Fecha del proceso Especifica la fecha en que la EPS-EOC presenta el archivo y en que el Fosyga entrega el resultado, según sea el caso. (dd/mm/aaaa) 10 Carácter
3 Tipo de prestación económica 1 = Licencia de maternidad o paternidad.
2 = Incapacidad por Enfermedad General.
3 = Corrección de Prestación económica glosada.
4 = Corrección de Prestación económica aprobada.
La opción 4 solamente se registra cuando la EPS-EOC requiera corregir una licencia de maternidad o paternidad aprobada por el Fosyga. 1 Numérico
6 Serial BDUA Serial asignado en BDUA al cotizante 16 Numérico
7 Tipo de cotizante Corresponden a los tipos de cotizante establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. 2 Numérico
8 Tipo de documento del aportante Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. 2 Carácter
9 Número documento del aportante Número de documento 20 Carácter
10 Ingreso base de cotización Es el dato sobre el cual la EPS-EOC liquidó la prestación económica de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente.
En el archivo de entrega de resultados por parte del Fosyga se reportará el IBC utilizado para liquidar dicha prestación. 15 Numérico
11 Tipo de salario Campo obligatorio
1 = Fijo
2 = Variable 1 Numérico
12 Fecha Inicio licencia o incapacidad Fecha de iniciación (dd/mm/aaaa) 10 Carácter
13 Fecha terminación de la licencia o incapacidad Fecha de terminación (dd/mm/aaaa) 10 Carácter
14 Días pagados de licencia o incapacidad Días pagados por la licencia. 3 Numérico
15 Fecha de pago de licencia o incapacidad al aportante Fecha de pago de la licencia o incapacidad (dd/mm/aaaa) 10 Carácter
16 Licencia o incapacidad deducida o pagada 1 = Si el aportante se dedujo de la autoliquidación el valor de la licencia o incapacidad.
2 = Si la licencia o incapacidad, fue pagada directamente al aportante por parte de la EPS. 1 Carácter
17 Valor de licencia o incapacidad deducida o pagada Valor deducido o pagado. 15 Numérico
18 Número autorización de licencia o incapacidad Número interno de la EPS o EOC con que autorizó la licencia o incapacidad. 15 Carácter
19 Tipo de Incapacidad 1 = Inicial (Hasta 90 días)
2 = Prórroga (De 91 hasta 180 días)
3 = Mayor a 180 días 1 Numérico
20 Tipo de licencia 1 = Maternidad
4 = Parto Prematuro
5 = Nacimiento Múltiple
6 = Parto Prematuro y nacimiento múltiple
8 = Proporcional (Ac. 414/2009) y parto prematuro
9 = Proporcional (Ac. 414/2009), parto prematuro y nacimiento múltiple.
10 = Fallecimiento de madre (L. 1468/2011, art. 1º, num. 6º)
11 = Proporcional (Ac. 414/2009) y nacimiento múltiple. 2 Numérico
21 Días de gestación Campo obligatorio si el campo 20 se diligencia con tipo 3, 7, 8, 9 y 11
En este campo y en aplicación del Acuerdo 414 de 2009 se deberá registrar el número de los días de gestación.
Cuando en el campo 20 se diligencia el tipo de licencia 3, se deberá registrar los días gestación correspondiente a la madre del menor. 3 Numérico
22 Días para nacimientos de niños prematuros Campo obligatorio si el campo 20 se diligencia con tipo 4, 6, 8, 9
En este campo y en aplicación del numeral 5 del artículo 1º de la Ley 1468 de 2011 se deberá registrar la diferencia en días entre la fecha gestacional y el nacimiento a término. 3 Numérico
23 Fecha gestacional Campo obligatorio si el campo 20 se diligencia con tipo 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 y 11.
Fecha de iniciación licencia (dd/mm/aaaa) Corresponde a la fecha del parto. En el caso de un parto no viable, esta fecha se homologa a la fecha de este evento. 10 Carácter
24 Fecha de nacimiento a término Campo obligatorio si el campo 20 se diligencia con tipo 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 y 11.
Fecha de iniciación licencia (dd/mm/aaaa) Corresponde a la fecha probable del parto según el dictamen médico. 10 Carácter
25 Tipo de documento de la madre cotizante fallecida Corresponden al tipo de documento del cotizante principal establecido en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.
Este campo es obligatorio si en el campo 20 se diligencia el tipo de licencia 10 Fallecimiento de madre (L. 1468/2011, art. 1º, num. 6º). Deberá registrase el tipo de identificación de la madre cotizante fallecida. 2 Carácter
26 Número de documento de la madre cotizante fallecida Este campo es obligatorio si en el campo 20 se diligencia el tipo de licencia 10 Fallecimiento de madre (L. 1468/2011, art. 1º, num. 6º). Deberá registrarse el número de identificación de la madre cotizante fallecida. 16 Carácter
27 Número autorización licencia para el caso de la madre cotizante fallecida Número interno de la EPS o EOC de autorización de la licencia. Deberá registrarse el número de autorización de la licencia reconocida, asociada a la madre cotizante fallecida.
Este campo es obligatorio si en el campo 20 se diligencia el tipo de licencia 10 Fallecimiento de madre (L. 1468/2011, art. 1º, num. 6º). 15 Carácter
28 Días faltantes de licencia madre fallecida Tiempo que falta para expirar el período de la licencia posterior al parto concedida a la madre.
Este campo es obligatorio si en el campo 20 se diligencia el tipo de licencia 10 Fallecimiento de madre (L. 1468/2011, art. 1º, num. 6º) 3 Numérico
29 Aprobación de la licencia. 1 = Sí
Esta información deberá ser diligenciada por el administrador de los recursos del Fosyga. 1 Numérico
30 Código de glosas para registros con inconsistencia De acuerdo con la codificación definida por el Ministerio de Salud y Protección Social.
Nota: Cuando la EPS-EOC diligencie en el campo 3 las opciones 3 y 4 (Corrección de prestación económica), deberá diligenciar la totalidad de los campos según la estructura de datos.
Para la corrección de prestaciones económicas aprobadas por el Fosyga, la EPS-EOC solamente podrá modificar la información de los campos 10, 11, 13, 14, 17, 20, 21, 22 y 28.
2.8. Estructura de datos solicitud de devolución de aportes.
Nombre del archivo: DEVOLCODENTIDADDDMMAAAA.TXT
La EPS-EOC entregará al Fosyga en la fecha definida en el artículo 12 del Decreto 4023 de 2011 diligenciando la siguiente estructura de datos, así mismo el administrador fiduciario dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes entregará a la EPS-EOC los resultados de la validación de este proceso:
2 Tipo de documento del cotizante Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. 2 Carácter
3 Número documento del cotizante Número de documento. 16 Carácter
4 Primer apellido Primer apellido del afiliado. 20 Carácter
5 Segundo apellido Segundo apellido del afiliado. 30 Carácter
6 Primer nombre Primer nombre del afiliado. 30 Carácter
7 Segundo nombre Segundo nombre del afiliado. 20 Carácter
10 Numero documento del aportante Número de documento. 20 Carácter
11 Nombre del aportante Nombre de la empresa o persona natural aportante. 40 Carácter
12 Fecha de la radicación de la solicitud de devolución ante la EPS-EOC Corresponde a la fecha en que el aportante radicó la solicitud de aportes ante la EPS-EOC en formato (dd/mm/aaaa). 10 Carácter
13 Número de radicado asignado a la solicitud de devolución por la EPS-EOC Corresponde al número interno de radicado asignado por la EPS-EOC a la solicitud de devolución. 15 Carácter
14 Causal de devolución de aportes. Corresponde a los siguientes campos:
1 = Pago errado por el aportante.
2 = Mayor valor pagado.
3 = Aporte sin estar obligado.
4 = Cotizaciones correspondientes a personas fallecidas.
5 = Cotizaciones correspondientes a excedentes del sistema general de participaciones SGP.
6 = Intereses de mora de cotizaciones
7 = UPC adicional.
8 = Recursos diferentes a cotizaciones. 1 Numérico
15 Período de cotización Corresponde al mes y año de la cotización en formato (mm/aaaa).
Cuando se marque la opción 6 del campo 14 la EPS-EOC puede registrar el período en el que recibió la consignación de intereses de mora. 7 Carácter
16 Marco normativo del recaudo Corresponde al tipo de norma vigente en el momento del recaudo.
1 = Recaudos cotizaciones Decreto 2280-04
2 = Recaudos cotizaciones Decreto 4023-11. 1 Numérico
17 Código del operador de información Identificación del operador de información. En caso que la EPS-EOC haya recibido la cotización en un punto de recaudo directo, este campo debe ser vacío. 2 Numérico
18 Número de planilla de liquidación Número de la planilla de liquidación de aportes. 15 Numérico
19 Fecha de pago planilla de liquidación Corresponde a la fecha en que el aportante realizó el pago de la cotización a la EPS-EOC. En formato (dd/mm/aaaa). 10 Carácter
20 Tipo de consignación Corresponde al tipo de consignación:
1 = SNC1
2 = SNC2
3 = Registros glosados
4 = Recaudo en cuentas maestras
5 = Cotización no compensada en cuentas del Fosyga.
6 = Intereses de mora
Los tipos 1, 2 y 3 son válidos si se marca en el campo 16 el tipo 1.
Los tipos 3 y 4 son válidos si se marca en el campo 16 el tipo 2. 2 Numérico
21 Fecha de consignación de aportes al Fosyga Corresponde a la fecha en que la EPS-EOC giró los recursos de cotizaciones al Fosyga. En formato (dd/mm/aaaa).
Cuando marque en el campo 14 la opción 6, en este campo se debe diligenciar la fecha en la que se efectúo la consignación al Fosyga por intereses de mora. 10 Carácter
22 Número de radicación asignado por el administrador fiduciario a la consignación. Corresponde al número de radicación que el administrador fiduciario asignó a la consignación.
Cuando marque en el campo 14 la opción 6, en este campo se debe diligenciar el número de radicado asignado a la consignación por intereses de mora. 10 Carácter
23 Número de consignación subcuenta de compensación. Corresponde al número de consignación asignado. 12 Carácter
24 Número de consignación subcuenta de solidaridad. Corresponde al número de consignación asignado. Cuando marque en el campo 14 la opción 6, este campo debe venir vacío. 12 Carácter
25 Número de consignación subcuenta de promoción. Corresponde al número de consignación asignado.
Cuando marque en el campo 14 la opción 6, este campo debe venir vacío. 12 Carácter
26 Valor solicitado por la EPS-EOC subcuenta de compensación. Expresado sin decimales 10 Numérico
27 Valor solicitado por la EPS-EOC subcuenta de solidaridad. Expresado sin decimales
Cuando marque en el campo 14 la opción 6, este campo debe venir vacío. 10 Numérico
28 Valor solicitado por la EPS-EOC subcuenta de promoción Expresado sin decimales
29 Aprobación de solicitud de devolución. 1 = Sí
30 Recursos de SGP Cuando marque en el campo 14 la opción 5, deberá especificarse a qué recursos corresponde la devolución de aportes, según los siguientes conceptos:
1 = Decreto 4047 de 2006 y 3260 de 2007.
2 = Decreto 2729 de 2010.
3 = Vigencia 2010 en adelante. 1 Numérico
31 Rendimientos financieros excedentes SGP Este valor será calculado por la EPS-EOC según Decreto 1636 de 2006 e instrucción del administrador de los recursos del Fosyga. 10 Numérico
32 ID sobre el cual la EPS-EOC está solicitando la devolución Este número lo registra la EPS-EOC de acuerdo a la línea del SNC y RG sobre el cual está solicitando la devolución y que se encuentra registrado en la base de datos del Fosyga.
Este campo se diligencia cuando corresponda en el campo 20 diligencie las opciones 1, 2 y 3. Numérico
33 Código glosas para solicitud no aprobada Cuando en el campo 29 se registre la opción 2, el administrador de los recursos del Fosyga asignará el código de la glosa respectivo. 60 Alfanumérico
34 Serial HA Serial asignado en el proceso de registro en el histórico de aportes. 16 Alfanumérico
35 Concepto devolución recursos diferentes a cotizaciones Cuando en el campo 14 diligencie el concepto 8, la EPS-EOC deberá registrar la causal de la solicitud. 30 Carácter
Devoluciones de excedentes de SGP. Cuando la EPS-EOC diligencie en el campo 14 la opción 5 (Cotizaciones correspondientes a excedentes del sistema general de participaciones, SGP) solamente deberá diligenciar los campos 9 a 13, del 20 al 28 y 30, y si es del caso el campo 31. Los demás deberán generarse como campo vacío.
Devoluciones de aportes Decreto 2280 de 2004. Para las cotizaciones anteriores a la entrada en operación de las cuentas maestras, los aportantes solo podrán solicitar ante la EPS o la EOC la devolución de cotizaciones, hasta el 28 de octubre de 2012, según el artículo 12 del Decreto 4023 de 2011.
Para las cotizaciones posteriores a agosto de 2012, los aportantes solamente tendrán doce meses a partir de la fecha de pago para solicitar ante la EPS-EOC la devolución de cotizaciones.
Devoluciones de intereses de mora. Cuando se trate de devolución de intereses de mora, el aportante deberá entregar el detalle por cotizante de la liquidación de dichos intereses a las EPS-EOC. Para las devoluciones de aportes por concepto de intereses de mora no deberán diligenciarse los campos 24, 25, 27, 28, 30, 31 y 32, los cuales deben generarse como campo vacío.
Recursos diferentes a cotizaciones: Cuando se trate de devolución por este concepto la EPS-EOC deberá diligenciar los campos 1, 9, 10 a 14, 16, y 20 a 28, los demás deberán registrarse como campo vacío.
Causal de devolución de aportes. En el caso de tramitar devolución de aportes por más de una causal para el mismo cotizante, se deberá presentar la información completa en un registro para cada causal.
N. del D.: Esta nota externa va dirigida a entidades promotoras de salud y demás entidades obligadas a compensar y administrador fiduciario del Fosyga.