Source: https://www.gtt.es/boletinjuridico/el-expediente-judicial-electronico/
Timestamp: 2019-05-19 22:37:11
Document Index: 371677270

Matched Legal Cases: ['Artículo 267', 'Artículo 268', 'Artículo 273', 'Artículo 19', 'artículo 17', 'artículo 25', 'Artículo 26', 'Artículo 28', 'Artículo 29']

El Expediente Judicial Electrónico | GTT
El artículo versa sobre la implantación del expediente digital en los órganos judiciales españoles. Se analiza su diseño, la interoperabilidad de los diferentes instrumentos necesarios para su gestión, los cambios en las normas procesales que albergan su utilización y los requisitos técnicos para su desarrollo. El artículo termina con una reflexión de sus carencias actuales y necesidades de mejora para su óptimo rendimiento.
Letrado de la Administración de Justicia. Jefe de Sección. Servicio Común de Ejecución. Ciudad de la Justicia de Murcia
Práctica de Tribunales, Nº 131, Marzo-Abril 2018, Editorial Wolters Kluwer
El expediente judicial electrónico, de ahora en adelante, el EJE, constituye uno de los retos más importantes de la justicia en España del siglo XXI. El EJE es el expediente de referencia a partir de este momento, sustituye a los tradicionales autos en papel grapado y antes manualmente cosido. Viene acompañado de herramientas previas que pretenden, interactuando entre sí, ser el santo grial de la justicia o el procedimiento digital.
Es la diagonal de la llamada justicia sin papel, hito fundamental que con la implantación del uso de las tecnologías de la información y comunicación en el proceso conseguirá en un futuro, la culminación de la llamada justicia electrónica.
Son varios los requisitos necesarios para su implantación integral:
Se comienza por la adaptación de los puestos de trabajo a este nuevo sistema digital. Un sistema de gestión procesal con interoperabilidad electrónica de todos los operadores jurídicos que lo utilizan.
Se necesitan, tarjetas criptográficas y nuevos certificados de seudónimo a los usuarios encargados de emitir los documentos electrónicos, jueces fiscales y letrados de la Administración de Justicia.
Un sistema de portafirmas digital que permita firmar con certificado electrónico digital, todas las resoluciones utilizando el llamado código de verificación o seguridad electrónico, que permite reconocer la autenticidad y fecha de la firma de los documentos judicialmente emitidos.
También se necesita el visor documental, sistema de recogida integral de todos los procedimientos judiciales y sus acontecimientos a través de la visualización encadenada de los mismos por la fecha de su emisión.
Igualmente es necesaria la herramienta del cargador de expedientes, a través de su aplicativo, pensado sobre todo, para la jurisdicción contenciosa-administrativa, que incorpora los documentos que previamente han sido escaneados o digitalizados para su posterior tramitación en el procedimiento correspondiente.
El objetivo perseguido, es que la realización de un trabajo que antes exigía mucho tiempo, esfuerzo y papel se desarrolle a través de su digitalización, de una forma eficaz, ordenada y segura. Hasta aproximadamente el año 2016, cada expediente judicial estaba formado por un conjunto de papeles, que durante la tramitación del proceso debían trasladarse físicamente de un sitio a otro para conseguir una respuesta a la pretensión ejercitada, así como para la resolución del procedimiento. Ahora, el Expediente Judicial Electrónico pasa a ser un conjunto de información contenida en metadatos en formato digital al que pueden acceder todos los operadores jurídicos intervinientes, incluso simultáneamente.
2. Marco normativo y legal
La Ley Orgánica 16/1994, de 8 de noviembre, por la que se reforma la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial, introduce, por vez primera, en nuestro ordenamiento jurídico, la posibilidad de utilizar medios técnicos, electrónicos e informáticos para el desarrollo de la actividad y el ejercicio de las funciones de juzgados y tribunales.
El Pleno del Congreso de los Diputados aprobó el día 22 de abril de 2002 una Proposición no de Ley sobre la Carta de Derechos de los Ciudadanos ante la Justicia. El apartado 21, establecía la necesidad de que la justicia sea tecnológicamente avanzada, reconoce el derecho «a comunicarse con la Administración de Justicia a través del correo electrónico, videoconferencia y otros medios telemáticos con arreglo a lo dispuesto en las leyes procesales».
La Ley 15/2003, de 26 de mayo, reguladora del régimen retributivo de las carreras judicial y fiscal, proclama la Carta de Derechos de los Ciudadanos ante la Justicia, creando un instrumento técnico llamado Plan de Transparencia Judicial. Este Plan fue aprobado por Acuerdo de Consejo de Ministros de 21 de octubre de 2005. Se identifica como instrumento imprescindible para lograr el objetivo de la transparencia la plena utilización de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia.
Por último, en el plano internacional, la Unión Europea ha desarrollado el Plan de Acción E-Justicia. Este Plan de Acción busca la mejora de la eficacia de los sistemas judiciales mediante la aplicación de las tecnologías de información y comunicación en la gestión administrativa de los procesos judiciales.
Posteriormente se fueron publicando reformas legislativas que desarrollaban ya los aspectos concretos del uso de las tecnologías de la información en el sistema procesal. Así, tenemos La ley 42/2015 de reforma de la Ley de Enjuiciamiento Civil, que en su Disposición final duodécima establece como fecha limite la entrada en vigor para el 1 de enero de 2016 respecto a los procedimientos que se inicien a partir de esta fecha. Los cuales, se iniciaran con el uso de las tecnologías de la información.
No obstante, las previsiones relativas a la obligatoriedad de todos los profesionales de la justicia y órganos y oficinas judiciales y fiscales, que aún no lo hagan, de emplear los sistemas telemáticos existentes en la Administración de Justicia para la presentación de escritos y documentos y la realización de actos de comunicación procesal en los términos de la ley procesal y de la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación, entrarán en vigor el 1 de enero de 2016, respecto de los procedimientos que se inicien a partir de esta fecha.
Uno de los principales retos para el Estado de Derecho es la modernización de la Administración de Justicia, en particular por lo que respecta al uso de medios electrónicos. Así la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, supone el marco legislativo que implementa las bases del expediente judicial electrónico y pretende ser el revulsivo con el que lograr ese propósito, ya que constituye el marco de referencia para los diversos profesionales, Administraciones Públicas y funcionarios a quienes corresponde un papel protagonista en el diseño y aplicación práctica del nuevo modelo de gestión basado en el uso de la tecnología. Establece en los siguientes artículos las directrices por las que discurre el EJE.
Esta Ley sienta las bases que permitan abandonar los obsoletos legajos de papel y al tiempo alcanzar la completa tramitación electrónica, transmitiendo telemáticamente los datos y conservándolos en bases de datos electrónicas que sustituyen los viejos archivos judiciales y las notificaciones actuales. Para ello se crea una sede judicial electrónica como punto de acceso único a través del que se realizarán todas las actuaciones que precisen los ciudadanos y los profesionales del derecho. Igualmente se establece, el marco legal necesario para conseguir la interoperabilidad entre las diferentes aplicaciones que utilizan los juzgados y tribunales.
La presente Ley regula la utilización de las tecnologías de la información por parte de los ciudadanos y profesionales en sus relaciones con la Administración de Justicia y en las relaciones de la Administración de Justicia con el resto de Administraciones y organismos públicos, en los términos recogidos en laLey Orgánica 6/1985,de 1 de julio, del Poder Judicial.
En la Administración de Justicia se utilizarán las tecnologías de la información de acuerdo con lo dispuesto en la presente Ley, asegurando el acceso, la autenticidad, confidencialidad, integridad, disponibilidad, trazabilidad, conservación e interoperabilidad de los datos, informaciones y servicios que gestione en el ejercicio de sus funciones.
La presente Ley será de aplicación a la Administración de Justicia, a los ciudadanos en sus relaciones con ella y a los profesionales que actúen en su ámbito, así como a las relaciones entre aquélla y el resto de Administraciones y organismos públicos. Los objetivos de esta ley declarados en su exposición de motivos fijan las directrices del expediente electrónico.
Pero es el Real decreto 1065/2015 de noviembre, sobre comunicaciones electrónicas en la Administración de Justicia, en el ámbito territorial del Ministerio de Justicia y por el que se regula el sistema lexnet el que de una manera efectiva legisla y regula el llamado derecho procesal electrónico, cuya recopilación en un texto único reclaman ya muchos operadores jurídicos. Comienza con su aplicación a la presentación de escritos y a las notificaciones a las partes.
1.El presente real decreto tiene por objeto desarrollar laLey 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, en lo relativo a las comunicaciones y notificaciones electrónicas, así como a la presentación electrónica de escritos, documentos u otros medios o instrumentos y al traslado de copias, en el ámbito de la competencia del Ministerio de Justicia y sin perjuicio de las competencias asumidas por las Comunidades Autónomas.
Y previamente la Ley 1/2000 de Enjuiciamiento Civil, en el art. 267 ya introducía el uso de las tecnologías de la información en la forma de presentación de los documentos públicos. Así nos habla de la imagen digitalizada incorporada como anexo documental, habla de la firma electrónica reconocida y establece la obligatoriedad en nuestro sistema judicial por primera vez de la utilización de medios telemáticos para la presentación de escritos.
También introduce elementos fundamentales del EJE, como el índice documental que acompañará la demanda o al escrito, y que debe incorporar los documentos en archivos numerados nombrados y separados.
Establece sanciones al incumplimiento de estas normas procesales tan contundentes, como no tener por presentado el documento y determina la obligatoriedad de la presentación y comunicación telemática entre las partes y con la administración.
Artículo 267.Forma de presentación de los documentos públicos.
Cuando sean públicos los documentos que hayan de aportarse conforme a lo dispuesto en el art. 265, podrán presentarse por copia simple, ya sea en soporte papel o, en su caso, en soporte electrónico a través de imagen digitalizada incorporada como anexo que habrá de ir firmado mediante firma electrónica reconocida y, si se impugnara su autenticidad, podrá llevarse a los autos original, copia o certificación del documento con los requisitos necesarios para que surta sus efectos probatorio.
Artículo 268.Forma de presentación de los documentos privados.
Los documentos privados que hayan de aportarse se presentarán en original o mediante copia autenticada por el fedatario público competente y se unirán a los autos o se dejará testimonio de ellos, con devolución de los originales o copias fehacientes presentadas, si así lo solicitan los interesados. Estos documentos podrán ser también presentados mediante imágenes digitalizadas, incorporadas a anexos firmados electrónicamente.
Si la parte sólo posee copia simple del documento privado, podrá presentar ésta, ya sea en soporte papel o mediante imagen digitalizada en la forma descrita en el apartado anterior, que surtirá los mismos efectos que el original, siempre que la conformidad de aquélla con éste no sea cuestionada por cualquiera de las demás partes.
En el caso de que el original del documento privado se encuentre en un expediente, protocolo, archivo o registro público, se presentará copia auténtica o se designará el archivo, protocolo o registro, según lo dispuesto en el apartado 2 del art. 265.
Artículo 273.Forma de presentación de los escritos y documentos.
Las personas que no estén representadas por procurador podrán elegir en todo momento si actúan ante la Administración de Justicia a través de medios electrónicos o no, salvo que estén obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con la misma. El medio elegido podrá ser modificado en cualquier momento.
En todo caso, estarán obligados a intervenir a través de medios electrónicos con la Administración de Justicia, al menos, los siguientes sujetos.
Los escritos y documentos presentados por vía telemática o electrónica indicarán el tipo y número de expediente y año al que se refieren e irán debidamente foliados mediante un índice electrónico que permita su debida localización y consulta. La presentación se realizará empleando firma electrónica reconocida y se adaptará a lo establecido en la Ley 18/2011,de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia.
El incumplimiento del deber del uso de las tecnologías previsto en este artículo o de las especificaciones técnicas que se establezcan conllevará que el secretario judicial conceda un plazo máximo de cinco días para su subsanación. Si no se subsana en este plazo, los escritos y documentos se tendrán por no presentados a todos los efectos.
El Real Decreto 1065/2015, de 27 de noviembre, sobre comunicaciones electrónicas en la Administración de Justicia en el ámbito territorial del Ministerio de Justicia, y por el que se regula el sistema Lexnet regula el comienzo del expediente digital al establecer cómo se presentan los documentos que lo van a integrar. Así, en su art. 3 regula las presentaciones, comunicaciones y notificaciones electrónicas estableciendo:
Las presentaciones y las comunicaciones y notificaciones realizadas por canales electrónicos deberán ajustarse a las normas procesales.
Los sistemas electrónicos de información y comunicación deberán dejar constancia de la transmisión y recepción de las presentaciones y de las comunicaciones y notificaciones, de la fecha y hora en que se produzca su salida y de las de la puesta a disposición del interesado, de su contenido íntegro y del acceso al mismo, así como de la identificación del remitente y del destinatario de las mismas. Los sistemas de identificación y autentificación se ajustaran a lo previsto en laLey 18/2011, de 5 de julio, en laLey 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, en el Reglamento UE n.o 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, y en el presente real decreto.
Todos los sistemas electrónicos de información y comunicación deberán regirse por las Bases del Esquema judicial de interoperabilidad y seguridad. Para ello, todas las aplicaciones y sistemas que se utilicen para comunicarse con la Administración de Justicia deberán hacer uso de las guías de interoperabilidad y seguridad de las tecnologías de la información y las comunicaciones elaboradas por el Comité técnico estatal de la Administración judicial electrónica, en especial de las guías de documento y expediente judicial electrónico, así como de la de política de firma.
Artículo 19.2… No obstante lo anterior, en las presentaciones de escritos y documentos, estos deberán haber sido firmados previamente por el titular del buzón con su certificado electrónico aunque la remisión se ejecute materialmente por un usuario autorizado por aquel y en el artículo 17. Los usuarios del sistema presentarán sus escritos utilizando firma electrónica cualificada. Los documentos electrónicos anexos también serán firmados electrónicamente mediante certificado electrónico reconocido o cualificado.
La firma de los profesionales actuantes en el documento principal supone una novedad respecto al Real Decreto 84/2007. Esta norma establecía en el Anexo IV, en su punto primero, que se admitirá a los usuarios que se relacionan en el Anexo II la presentación y recepción de documentos, mediante firma electrónica, envío telemático al que no pudo ser adjuntada. Y en el Anexo VI , el usuario remitente utilizará firma electrónica reconocida para realizar el envío. Los documentos electrónicos anexos también serán firmados electrónicamente.
La Ley 42/2015, de 5 de octubre, de reforma de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil.
Esta ley, entre otros aspectos, acomete una reforma en profundidad de las diferentes actuaciones procesales para generalizar y dar mayor relevancia al uso de los medios telemáticos o electrónicos, otorgando carácter subsidiario al soporte papel. Establece un nuevo ámbito, en que debemos resaltar las siguientes novedades en el uso de las nuevas tecnologías de comunicación:
— Establece una fecha concreta para hacer efectiva la implantación de las nuevas tecnologías en la Administración de Justicia, que será el 1 de enero de 2016.
— Posibilidad de presentar escritos y documentos por medios telemáticos todos los días del año, durante las veinticuatro horas, aplicándose el mismo régimen para los escritos perentorios, con independencia del sistema utilizado de presentación.
— Especifica las garantías que deben reunir los justificantes que acrediten la presentación de los documentos. Para que estos aparezcan de una forma indubitada incorporados al expediente judicial electrónico.
— Realiza las adaptaciones precisas en cuanto al traslado de copias de los documentos presentados, su valor probatorio, agilizando dicho traslado porque al realizarse telemáticamente se acortan los plazos del art. 276 de la LEC, entre los profesionales dados de alta en lexnet.
— Expresamente se regula que los actos de comunicación se podrán realizar en la dirección electrónica habilitada por el destinatario o por medio de otro sistema telemático, aunque para ello difiere la fecha al 1 de enero de 2017.
— Incrementa la seguridad jurídica, la transparencia y la inmediatez estableciendo nuevas medidas que garanticen el conocimiento de la puesta a disposición de los actos de comunicación a los interesados; como es el envío de avisos de notificación, a los dispositivos electrónicos designados. Introduce la posibilidad de utilizar la dirección de correo electrónico y el número de teléfono del demandado como uno de los datos de utilidad para su localización.
Hecho que no se recoge solo en Lexnet, sino que posteriormente se ha incorporado a las aplicaciones del punto neutro judicial y a la de la cuenta de consignaciones del banco de Santander, que igualmente contemplan este sistema de avisos y localización como medida de agilización de la tramitación.
Establece qué personas y entidades deben utilizar con carácter obligatorio los medios electrónicos, entre ellos las personas jurídicas, estableciéndose como fecha límite para que ello sea de aplicación el 1 de enero de 2017.
El uso de los medios telemáticos se extiende también a la tramitación de los exhortos, mandamientos y oficios, exhibición de documentos en cumplimiento de diligencias preliminares o presentación de informes periciales. Actualmente, la tramitación de exhortos a través de medios telemáticos entre diferentes órganos se realiza a través del punto neutro judicial aplicativo del CGPJ y las certificaciones de cargas y mandamientos a los registros. También se ha implementado una aplicación directa telemática con los registros para su realización automática entre los tribunales y estos.
Se incluyen nuevos medios para el otorgamiento del apoderamiento apud acta por comparecencia electrónica, y para acreditarla en el ámbito exclusivo de la Administración de Justicia, mediante su inscripción en el archivo electrónico de apoderamientos apud acta que se creó el 1 de enero de 2017 y se gestiona a través de los servicios comunes procesales.
Por otra parte, establece que entran en vigor el 1 de enero de 2017 las previsiones relativas al archivo electrónico de apoderamientos apud acta, el uso que por los interesados que no sean profesionales de la justicia de los sistemas telemáticos para la presentación de escritos y documentos y la realización de actos de comunicación procesal en los términos anteriormente indicados.
Con el objetivo de que el Expediente Judicial Electrónico sea la realidad judicial de nuestros tribunales, se implanta el sistema Lexnet, que el 1 de enero de 2016 era obligatorio para todos los profesionales. Permite la consolidación de un sistema donde los profesionales presentan las escritos y documentos por vía telemática y se reciben las notificaciones por el mismo sistema. Este fue el primer paso hacia la digitalización de la Justicia. Así se contempla en el art. 135 de la LEC como la regla general donde se remitirán y recibirán todos los escritos iniciadores o no y demás documentos a través de este operativo.
Este sistema de presentación telemática de escritos iniciadores de procesos para todos los órdenes jurisdiccionales y para todos los operadores intervinientes, ha supuesto un reto debido a la complejidad de la implantación y a la conveniencia de estabilizar por completo el nuevo aplicativo antes de continuar avanzando, en su despliegue hacia el expediente digital completo.
Actualmente, abogados, procuradores, graduados sociales, administraciones públicas, ayuntamientos, guardia civil, policía local y todos los colectivos que interactúan con la Administración de Justicia, presentan sus documentos mediante Lexnet. Lo que no entra telemáticamente no existe en el mundo de los procesos judiciales y cuando los particulares acceden en papel a los tribunales con sus reclamaciones o demandas, éstas se escanean por el servicio común general para su incorporación como documento al expediente digital.
Las ventajas de este modo de presentación de documentos, tanto iniciadores de procesos como de tramitación o impulso de los mismos, son ya incuestionables, a saber; indubitabilidad de la fecha y hora de su presentación, orden de registro, publicidad de este hecho, registro y reparto automático, remisión telemática al orden jurisdiccional y órgano correspondiente, otorgamiento de un NIG, número general de identificación que individualizará el proceso durante todos sus trámites e instancias, también la aceptación inmediata, por este tras verificar su idoneidad y dada de alta con un número de procedimiento en el órgano de destino donde se tramitará dicho proceso.
Esta plataforma puesta en marcha permite, a través de una aplicación de intercambio seguro de información entre los órganos judiciales y una gran diversidad de operadores jurídicos, (abogados/as, procuradores/as, graduados/as sociales) no solo iniciar procesos, sino que permite, en el trabajo diario, intercambiar documentos judiciales (notificaciones, escritos y demandas), tanto con los órganos judiciales como con las demás partes intervinientes. Actualmente Lexnet ha posibilitado el intercambio de las comunicaciones entre todos los operadores jurídicos y ha supuesto el primer paso hacia el expediente electrónico.
3. Despliegue del expediente judicial electrónico
Este proceso, en la Audiencia Nacional se inició en septiembre de 2010 con la puesta en marcha del Servicio de Digitalización Masiva que ha permitido la digitalización de más de 31 millones de páginas de los procedimientos en trámite en la Audiencia Nacional.
Con el expediente judicial electrónico en la Administración de Justicia se pretende en principio:
Una justicia que como servicio público que es sea accesible al ciudadano.
Una justicia ágil, al tramitarse íntegramente en formato electrónico y acortarse enormemente los plazos de tramitación.
Una justicia eficiente, al aprovechar mejor los recursos disponibles.
Una justicia sostenible, al suprimir el uso del papel.
Una justicia interconectada ya que la digitalización de los expedientes favorecerá el intercambio de información y la comunicación entre los órganos judiciales y otras instituciones y órganos implicados en la Administración de Justicia favoreciendo respuestas homogéneas ante las mismas cuestiones.
El objetivo a alcanzar con el esquema judicial de interoperabilidad y seguridad (EJIS) es la comunicación en red de todos los sistemas de gestión procesal que actualmente coexisten en el territorio nacional. Sería deseable que dicha comunicación se extendiera a los sistemas de gestión procesal de las Comunidades Autónomas con competencia en Justicia. Y no solo a efectos de interoperabilidad sino también de compatibilidad.
El expediente judicial electrónico, comienza en la Audiencia Nacional, y progresivamente en otros juzgados y tribunales del país a modo de experiencia piloto. Superando diversos inconvenientes técnicos permitirá la progresiva superación de una tradición jurídica en papel y la adecuación a los nuevos tiempos digitales. Paralelamente al proceso que se está desarrollando en la Audiencia Nacional, se han dado también los primeros pasos para la implantación del expediente judicial electrónico en las fiscalías de la Audiencia Nacional, la fiscalía antidroga, la fiscalía especial contra la corrupción y la criminalidad organizada, el Tribunal Supremo, el Tribunal Superior de Justicia de Castilla y León y en los órganos judiciales de las ciudades de Murcia, León y Burgos.
4. ¿Qué es el expediente judicial electrónico?
La palabra expediente, según el diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, o asunto es un conjunto de todos los documentos y gestiones correspondientes a un negocio. La definición de expediente varía según el país. En general, se trata de un instrumento administrativo que recopila la documentación imprescindible que fundamenta al acto administrativo. Constituye una herramienta utilizada en todos los organismos de los diferentes países que tienen una forma de organización administrativa. Podemos concluir que los expedientes son el conjunto de los documentos que corresponden a una determinada cuestión.
Se caracterizan porque tanto los procedimientos sean de carácter judicial o administrativo, llevan un orden de acontecimientos de carácter cronológico igual que en el EJE. Veamos ahora ¿qué es un expediente electrónico? En el ámbito de la Administración de Justicia, se define como el conjunto de información que se genera durante la tramitación de un expediente judicial, tanto la emitida desde la propia oficina judicial como la aportada por las partes durante el desarrollo del proceso o la que se deriva de los informes o aportaciones de peritos y profesionales.
La tramitación digital de los procesos a través del expediente judicial electrónico, en sistemas de gestión procesal adaptados a este nuevo tipo de expedientes, prevé incrementar la celeridad en la tramitación de los procedimientos, garantizar la seguridad de todo el proceso y mejorar el ejercicio del derecho de defensa. El EJE facilita el acceso de todos los operadores judiciales a la misma documentación, de una forma simultánea evitando realizar copias en papel de trámites realizándose los traslados a las partes telemáticamente.
Su implantación final permitirá eliminar totalmente el papel en los procesos judiciales que se inicien de forma digital, ya que todos los procedimientos en papel anteriores al 2016 (en Murcia, octubre de 2016) al haber nacido en papel se continúan tramitando en papel hasta su terminación pues, los documentos que incorporan y los forman, no se encuentran digitalizados, lo que supone que aunque en ellos se utilicen herramientas de justicia electrónica como la firma de las resoluciones, con el certificado digital, el visor documental, o Lexnet para los escritos de trámite que se sigan presentando, la incorporación al proceso de éstos se hará en doble vía o formato, papel y digital.
Se justifica por razones de seguridad jurídica que aconsejan la doble vía en los mismos, es decir imprimir en papel las resoluciones que se dicten aunque firmadas digitalmente a través del portafirmas e incorporarlas físicamente al expediente en papel y mantener su incorporación digital al expediente digital de los procesos en papel y que en el caso de las ejecuciones se prolongara su tramitación a lo largo de los años, ya que estas no finalizan a corto plazo, por lo que para este tipo de procedimientos no existirá el papel cero.
La implantación del expediente judicial electrónico constituye un proceso sumamente complejo que comienza con el registro y escaneo de cientos de miles de documentos en papel de los procedimientos en trámite, su digitalización, catalogación, y posterior incorporación a un gestor documental procesal con funciones avanzadas de búsqueda y consulta, es decir, un sistema de gestión procesal que en el territorio con competencias no trasferidas en materia de Justicia se llama MINERVA.
Este sistema de gestión procesal, para ser eficaz y útil debe de reunir unos requisitos técnicos, con cambios de estado automáticos de los escritos y de los acontecimientos generados procesalmente, una uniformidad de los registros y de los contadores de acontecimientos, aunque se utilicen distintos parámetros de búsqueda y un sistema de alertas o de avisos urgentes de las actuaciones improrrogables. Igualmente es necesario que se recojan los datos de las actuaciones procesales automáticamente y no de forma manual, lo que conlleva muchos errores humanos en su utilización y, por ende, en los resultados ofrecidos, lo que resulta necesario resolver.
5. Nuevo servicio común de registro, reparto, digitalización y archivo
El despliegue del sistema que permite la gestión integral de los expedientes judiciales en formato electrónico parte de la creación de un nuevo Servicio Común de Registro, Reparto, Digitalización y Archivo de documentos. Se comienza la implementación de este sistema digital con la premisa de que, todos los escritos dirigidos a cualquier órgano judicial se presentan a través de lexnet, los que se presenten por particulares que no están dados de alta en este sistema de digital, se escanean y se incorporan por este servicio común de registro a los órganos judiciales a los que van destinados.
Pues bien, este servicio se encarga de la recepción, registro, digitalización y catalogación en un gestor documental. Una vez registrado y numerado se reparte según las normas, (de reparto), aprobadas por la Junta de Jueces de cada partido judicial, y dados de alta todos los intervinientes de cada expediente, así como los datos personales correspondientes a los mismos, se les incorporan a sus respectivas bandejas digitales de entrada de documentos. En estas, se diferencian dos clases de escritos: los iniciadores de procesos, como demandas, denuncias atestados, reclamaciones; y los escritos de trámite de los procesos en curso.
Posteriormente, en cada órgano receptor tras la aceptación previa de cada demanda, reciben un número de expediente y año, luego comprobados los intervinientes dados de alta en de cada expediente, se han registrados con sus datos de identificación correspondientes se reparte o se devuelve si hay algún error que subsanar. A partir de ese momento, todos los intervinientes judiciales autorizados pueden, desde su ordenador, acceder al expediente judicial electrónico para su gestión y tramitación, y los escritos de trámite que se vayan aceptando por el órgano judicial de destino se incorporan telemáticamente de forma automática a su expediente de destino en un orden secuencial correspondiente al cronológico de los acontecimientos realizados.
6. Actuaciones realizadas en el ámbito tecnológico y de los sistemas de información previas a la implantación del expediente judicial electrónico
La implementación del expediente judicial electrónico en la estructura tecnológica y en los sistemas de trabajo de los juzgados y tribunales ha requerido el despliegue de un equipamiento, que al menos en teoría, sea capaz de responder a las necesidades del nuevo entorno organizativo.
Además de la adecuación tecnológica de juzgados y tribunales, actualizaciones de los sistemas operativos y la instalación de escáneres para la integración de toda la documentación externa, se han realizado las siguientes actuaciones previas a la implantación del EJE:
La Integración de todos los sistemas de información:
Es la interconexión de todos los aplicativos que funcionan en los juzgados y tribunales con las nuevas herramientas vinculadas a la gestión integral del EJE en formato electrónico. La aplicación de gestión procesal Minerva se conecta así con el sistema de registro, reparto de procedimientos digitalización y la plataforma de porta-firmas digital, pero falta un entorno único para realizar todas las tareas sin tener que entrar y salir de las aplicaciones continuamente con sus claves correspondientes.
Sería deseable la interconexión también con el visor documental y con el aplicativo externo a juzgados como el de la cuenta de consignaciones del banco de Santander.
La creación de un sistema de escritorio integrado:
Magistrados, Letrados de la Administración de Justicia y funcionarios de los Cuerpos de Gestión y Tramitación Procesal disponen ahora de un escritorio integrado con doble pantalla que les facilita el acceso, a sus herramientas de trabajo habitual (Minerva, word, lexnet, cuenta de consignaciones, punto neutro judicial … etc.), y por otro, al gestor documental o visor, al eje y portafirmas. Pero, no están todas integradas en una interface que permita combinar el desempeño de ambas tareas intercomunicadas simultáneamente.
El teletrabajo será una opción para los Magistrados, Fiscales y Letrados de la Administración de Justicia, que podrán disponer de un ordenador portátil, y escritorio integrado con la misma configuración que los equipos de sobremesa, para trabajar y firmar resoluciones desde su casa. En el portátil, se visualiza todo el expediente pero no se puede acceder al sistema de gestión procesal y adolece de una lentitud en su desarrollo a distancia, obstáculo al teletrabajo que en un futuro sería deseable mejorar.
7. Actuaciones en el ámbito de gestión del cambio
Los profesionales de los juzgados y tribunales son la clave para el éxito para la gestión del cambio que supone el paso del expediente en papel al expediente judicial electrónico. Tránsito mucho más árido que lo que se expone en esta reflexión. Para lograr su implicación y facilitar la transición al nuevo sistema de trabajo, el Ministerio de Justicia ha realizado un conjunto de actuaciones en las áreas de formación y comunicación. Se ha comenzado por intentar capacitar a todo el personal de los tribunales para la sustitución del papel por el expediente judicial electrónico. ¿Cómo?
En principio la idea es conseguir, con divulgación de la información y cursos a todos los operadores judiciales, su adaptación al cambio organizativo. Se ha intentado, por un lado, dotar a los profesionales de las herramientas formativas necesarias para su desempeño en el nuevo entorno organizativo, y asistirles en remoto en la realización de los procedimientos que se modifican debido a la implantación eje. Dichos planes han resultado insuficientes y escasos.
8. Tramitación electrónica de los procedimientos
La Ley 18/2011, de 5 de julio, define en una norma con rango de Ley el conjunto de requisitos mínimos de interconexión, interoperabilidad y seguridad necesarios en el desarrollo de los diferentes SGP, a fin de garantizar la seguridad en la transmisión de los datos. Según su D.A. 2.ª «en el plazo de cinco años desde la entrada en vigor de esta Ley las Administraciones con competencia en materia de Administración de Justicia dotarán a las oficinas judiciales y fiscalías de sistemas de gestión procesal que permitan la tramitación electrónica de los procedimientos».
Los plazos para el cumplimiento de esos objetivos (DDAA 2.ª y 3 de la Ley 18/2011) suenan a la promesa de otras leyes, que se harían en el plazo de 1 año y 6 meses, respectivamente pero de hecho no vieron la luz hasta bien superados esas fechas como la Ley de Jurisdicción Voluntaria.
Disposiciones judiciales comunes de la Ley 18/2011:
En el artículo 25 se establecen los Criterios para la gestión electrónica:
La gestión electrónica de la actividad judicial respetará el cumplimiento de los requisitos formales y materiales establecidos en las normas procesales. A estos efectos se impulsará la aplicación de medios electrónicos a los procesos de trabajo y a la gestión de los procedimientos y de la actuación judicial.
La aplicación de medios electrónicos a la gestión de los procedimientos, procesos y servicios…, en el que se considerarán especialmente los siguientes aspectos:a) La posible supresión o reducción de la documentación requerida a los ciudadanos, mediante su sustitución por datos, transmisiones de datos o certificaciones. b) La reducción de los tiempos en la tramitación de los procedimientos. Se ha conseguido con las notificaciones telemáticas a las partes a través de lexnet y a través de la sede judicial electrónica que ha acortado los tiempos de respuesta. c) La racionalización de la distribución de las cargas de trabajo y de las comunicaciones internas y la introducción de indicadores de gestión. En este punto todavía se está lejos de alcanzar el objetivo, ya que las cargas de trabajo se han concentrado en los servicios comunes, con menoscabo de las unidades de apoyo directo que han reducido sus funciones y las comunicaciones internas entre las unidades judiciales se acaban de empezar a realizar a través de los estados de cumplimentación digitales que suponen la puesta a disposición de los expedientes digitales entre servicios y operadores jurídicos como luego desarrollaremos.
Desde el 1 de enero de 2016 es obligatorio para los profesionales la presentación de los documentos y escritos de forma telemática (art. 273.1 de la LEC, y la Ley 8/2011 reguladora del uso de las tecnologías en su art. 38.2 es categórica es ente punto.
En todo caso, la presentación de escritos, documentos y otros medios o instrumentos se ajustará a las siguientes reglas:
a) Los documentos en papel que, conforme a lo dispuesto en las leyes procesales puedan o deban ser aportados por las partes en cualquier momento del procedimiento, deberán ser incorporados como anexo al documento principal mediante imagen digitalizada de la copia…. El archivo de la imagen digitalizada habrá de ir firmado mediante la utilización de los sistemas de firma electrónica previstos en la presente Ley,…
Las excepciones a esta regla la constituyen los supuestos establecidos en la Ley (el art. 135.1 de la LEC) y cuando expresamente lo indique la Ley (art. 273.6).
Los escritos perentorios dentro de plazo que se presenten con una situación de interrupción del servicio telemático (hecho bastante frecuente al principio) si es una interrupción no planificada del servicio de comunicaciones telemáticas, según el art. 135.2 párrafo 1 de la LEC y el art. 20 del RD 1065/2015 lexnet el remitente deberá presentarlo en la oficina judicial correspondiente el primer día hábil siguiente acompañado del justificante de dicha interrupción. Si la interrupción es planificada se informara conforme al 135.2 de la LEC de los medios alternativos que procedan. En los dos casos anteriores se han dictado instrucciones por los diferentes Tribunales Superiores de Justicia acordando que se aporten dichos escritos y documentos acompañados en soporte digital.
Igualmente ocurre cuando el servicio resulte insuficiente. El art.135.3 de la LEC establece que en este caso se deberán presentar los escritos en soporte electrónico en la oficina de destino ese día o al día siguiente hábil, junto con el justificante expedido por el servidor de haber intentado la presentación sin éxito (art.17 RD 1065/2015).
El art. 18 del Real Decreto 1062/2015 establece el supuesto de que se rechace la presentación de los archivos adjuntos por exceso de volumen o por el formato inadecuado o por incapacidad del sistema Lexnet. Igualmente se deberán aplicar el art. 135.2 de la LEC .
Respecto a los documentos que no sean susceptibles de conversión a formato electrónico, el art. 135.4 de la LEC , y el art. 38.2 son tajantes, no se admitirá la aportación de otra forma, salvo que por las singularidades características del documento, el sistema no permita su incorporación como anexo para enviarlo por vía telemática, en estos casos el usuario deberá hacer llegar la documentación al órgano de destino, mediante su presentación en soporte papel.
Junto al justificante de Lexnet el mismo día o al día siguiente hábil. Las copias para la primera citación, emplazamiento o requerimiento se presentan en soporte papel a los tres días hábiles siguientes junto con el justificante de Lexnet (art. 135 y 273 de la LEC) siguiente hábil (art. 17.2 párrafo 4 RD 1065/2015).
9. Requerimientos técnicos de escritos y documentos
Por tanto todos los escritos iniciadores o no y todos los documentos que se aportan al procedimiento judicial electrónico deben de incorporarse mediante una imagen digitalizada y no en papel siempre que se presenten por intervinientes sujetos al uso de los medios telemáticos. De conformidad con el art. 38.2.ª de la Ley 18/2011, de 5 de julio, los documentos deben ser incorporados como anexos al escrito principal. Mediante imagen digitalizada incorporados anexos firmados electrónicamente.
Según el Anexo IV del Real Decreto 1065/2015, de 27 de noviembre , estos documentos principales o escritos, deberán ser presentados en formato PDF, (con la característica OCR, reconocimiento óptico de caracteres) los documentos anexos pueden admitirse en formatos pdf, rtf, jpg, tif, odt, zip, el contenido de los archivos zip, puede ser pdf, rtf, jpg, tiff .odt, los archivos que solo contienen texto pdf con ocr, y no se admiten archivos como documentos anexos de audio o de video.
Todos los documentos principales y anexos deben de contener la firma electrónica según los arts. 17.2 p3 y Anexo IV 5.6 de RD 1065/2015, arts. 267 y 268 y 273.4 de la LEC y arts. 36 y 38 de la Ley 18/2011. Cada archivo debe de corresponder a un documento, siendo el primer anexo el índice documental de todos los documentos que se aportan, (art. 9.3, 17 y anexo IV.6 de RD 1065/2015) y el resto de documentos aportados deben de ir nombrados de forma descriptiva, como tasa, poder, factura y numerados según el apartado 7 de la Resolución de 15 de diciembre de 2015.
Lo que significa que deberán haber sido generados o escaneados con un software que permita obtener como resultado final un archivo en un formato de texto que sea editable sobre cuyo contenido se puedan realizar búsquedas. Deberá ir con la firma electrónica de los profesionales actuantes. El requisito de la firma de los profesionales actuantes en el documento principal y en los anexos documentales que lo acompañan supone un desarrollo del Real Decreto 84/2007, que establecía en su anexo IV punto primero que se admitirá a los usuarios que se relacionan,…, utilizar la firma electrónica reconocida para realizar el envío, los documentos electrónicos anexos también serán firmados electrónicamente, …También deberán tener una resolución de 200 por 200 ppp, el ocr activado, color de salida en negro y solo otros colores cuando la información que aporte el documento así lo requiera .
Se firma no solo la demanda o documento iniciador, sino todos los documentos que la acompañan. Algún sector doctrinal entiende «que la expresión de que deberá ir firmado electrónicamente con la firma o firmas de los profesionales actuantes» la utilización de la letra «o» supone que si se firma electrónicamente por uno de los profesionales es suficiente, siempre que en la imagen del documento aparezca digitalizada la rúbrica del profesional que no consta su firma electrónica.
Se da cabida pues, a las firmas biométricas que son las firmas manuscritas captadas y custodiadas digitalmente introduciéndose el principio de apariencia de buena firma, al no ser necesario la autenticación de la firma digital.
10.Firma electrónica
Es el Reglamento europeo 910/2014, de 23 de julio, el que introduce la diferenciación entre identificación y firma electrónica, definición de documento electrónico, sello de entidad o sello del órgano, y las notificaciones electrónicas. Se aplica totalmente y supone una derogación de la Directiva 1999/93 y base para el desarrollo de la guía de interoperabilidad y seguridad.
Se introduce una política única de firma electrónica para todos los profesionales de la Administración de Justicia. Las firmas y sellos electrónicos procedentes de profesionales de la Administración de Justicia (es decir, los certificados electrónicos de firma digital) incluirán información sobre la vigencia del certificado al momento de la firma. Con las claves personalizadas, se genera el proceso de realización de la firma digital, la firma electrónica reconocida realizada a través de la tarjeta criptográfica es la misma o equivalente a la manuscrita.
La firma electrónica integra el CSV, o código de seguro de verificación y la firma electrónica propiamente dicha. Este código seguro de verificación es un código alfanumérico que identifica únicamente la firma que examino es PADES. La primera vez que se utiliza es en el BOE.
Para firmar todos los documentos judiciales se crea la aplicación del portafirmas.
11. Portafirmas
Según el CTT o Centro de Transferencia de Tecnología, directorio general de aplicaciones y soluciones, cuyo objetivo es favorecer la reutilización de soluciones por todas las Administraciones públicas, con un portal que informa de proyectos, servicios, activos semánticos, normativa y soluciones que se están desarrollando en materia de Administración electrónica.
El portafirmas es una aplicación que ofrece una herramienta para firmar documentos de forma electrónica, facilitando también una manera segura de validar dichas firmas y la integridad de los documentos firmados. Permite disponer de una herramienta para firmar electrónicamente documentos. Estos documentos así firmados, cuentan con un mecanismo para verificar la validez de la firma tanto en su versión electrónica como en su versión impresa.
El portafirmas soporta varios formatos de firma, todos ellos aceptados en el ENI para firma de documentos digitales. Admite los certificados de personal al servicio de la Administración Pública para firmar los documentos. Las ventajas obtenidas con esta aplicación en otras administraciones públicas y por ende en la de justicia son: que permite
Disminuir los tiempos de respuesta en los procesos de firma.
La comprobación del estado de la cadena de firma en los proceso de firma múltiple.
Disponer de un punto único de verificación, de los documentos firmados, tanto electrónicamente, como por cotejo visual.
Ahorro en el coste de papel y almacenamiento.
Aumentar de la seguridad en los procesos de firma.
Facilitar la Adaptación al estándar ENI de la documentación y expedientes asociados a los trámites.
Desde el punto vista técnico es compatible con cualquier sistema operativo, y como lenguaje de programación admite HTML, jsp, java, j2ee, servicios web tiene nivel de interoperabilidad, y el organismo responsable del mismo es el Ministerio de Justicia a través de la subsecretaria de Justicia en la división de tecnologías de la información y comunicaciones.
Al portafirmas se accede o bien desde esta aplicación instalada en la pantalla de inicio del ordenador o desde el aplicativo HORUS VISOR DOCUMENTAL.
Una vez abierta la aplicación, tras la identificación con el certificado digital, aparece una bandeja de documentos pendientes de firma generados por la oficina judicial, se seleccionan o por búsqueda de autor o por fecha de realización y puesta a disposición de los mismos, se seleccionan para su firma y te permite ver el documento dentro del expediente judicial electrónico, ya que al pincharlo se abre una ventana en el visor documental, permitiéndote elaborar ciclos de firma. También accedes al mapa documental del expediente, el cual sirve para clasificar los diversos documentos que componen un procedimiento o expediente digital judicial y a su contenido.
El mapa documental permite una visión adecuada de la documentación (especialmente la presentada por la parte) en un futuro desean que aporte datos estadísticos, realidad que todavía no se ha verificado y permitirá un control del procedimiento no solo a la firma sino de las diferentes cuestiones que se planteen en el mismo para resolver y es uno de los metadatos anejos al documento judicial electrónico.
Este aplicación ha resultado altamente operativa y eficaz cumpliendo su instalación las promesas en su aplicación.
12. El cargador de expedientes administrativos
La Ley 18/2011, de 5 de julio , regula en su art. 37.4;
Es la solución informática que permite a las Administraciones Públicas la remisión electrónica de los Expedientes Administrativos requeridos por Magistrados, Secretarios Judiciales para poder resolver los procesos que les corresponden. Está todavía en vías de desarrollo e implantándose poco a poco
Se han establecido distintos niveles de madurez que cataloguen de alguna manera el estado de avance de la consecución del objetivo final: una Administración de Justicia accesible a los ciudadanos, digital, rápida, y sin papel. Los niveles de madurez se deben entender como acumulativos e incrementales, es decir el 2 incluye al 1, el 3 al 2 y al 1… y así sucesivamente. Y son una forma de auditoria de los progresos en la consecución del objetivo final, la justicia sin papel.
Actualmente, estamos acercándonos, a lo que los expertos denominan Nivel 3, de Tramitación Electrónica de los Procedimientos. Una Administración Judicial Electrónica de Nivel 2 de Madurez, es aquélla que cuenta con flujos automáticos de entrada y salida de documentación en formato electrónico, pero la documentación que se genera en los juzgados fruto de la propia tramitación de los procedimientos se realiza en formato papel. A este fenómeno se le conoce como el «expediente híbrido», ya que la formación de autos, decretos, diligencias, etc. se puede encontrar parte en electrónico, parte en papel. Esta situación se da con todos los expedientes anteriores a la entrada en vigor del expediente digital o expediente judicial electrónico, octubre de 2016 o enero de 2017, dependiendo del lugar de implantación. O durante el periodo denominado transitorio.
En este momento la Administración de Justicia se encuentra en un tercer nivel de madurez, la documentación que se genera fruto de la tramitación de los procedimientos judiciales, se realiza en los procesos digitales y en los procedimientos en papel toda en formato electrónico, lo cual requiere un gran avance en el uso de las herramientas tecnológicas por parte de jueces, magistrados, letrados de la administración de justicia y de todo el personal de las oficinas judiciales. La resistencia al cambio junto con el desconocimiento tecnológico hace que sea muy difícil la superación de este nivel que se ha implementado ya en nuestra administración judicial, al menos en todo el territorio del ministerio de justicia.
Se están utilizando ya de una manera uniforme y generalizada:
La plataforma de firma electrónica, que permita la firma de documentos judiciales y evita su impresión en formato papel.
Visor Horus de Expedientes Electrónicos, que al igual que en papel constituye una herramienta que permite la indexación de documentos, realización de búsquedas, creación de carpetas, marcar expedientes como favoritos, lectura de los documentos, etc. aunque todavía está por terminar de desarrollar, pues adolece de conexión con el sistema de gestión procesal, carece de avisos o llamadas de carácter urgente para aquellas actuaciones con plazo perentorio y también se solicita que incorpore las funcionalidades del libro electrónico para su mayor funcionalidad .
De hecho el visor documental, permite acceder al EJE pero lo muestra como una colección cronológica de acontecimientos electrónicos independientes que se deben abrir y cerrar uno por uno mediante ventanas emergentes incompatibles con los pdf abiertos o con el Word del sistema de gestión procesal, creando situaciones de gran ralentización cuando este hecho se produce.
El visor del eje numera los acontecimientos, estos no son conocidos por las partes por lo que al referirse a ellos en las resoluciones, esta numeración no resulta operativa.
En los territorios que esta implementada la NOJ, se plantea el problema de que accedes a tu instancia o servicio, no pudiendo acceder a la parte del EJE que ha estado en otro servicio como el de scop o a la audiencia.
Este conjunto mínimo de herramientas digitales relatadas, se incrementan con otras más, que suponen aumentar funcionalidades de las preexistentes según las necesidades o mejoras sobre lo esencial para poder emitir documentos firmados electrónicamente y ser capaces de trabajar con el EJE.
A partir de ahora EL EJE estará compuesto de documentos judiciales electrónicos, que desde el aspecto digital contienen metadatos y la firma electrónica.
14. Documento judicial electrónico
Se regula en el art. 27, a tenor de este precepto: «se consideran documentos judiciales electrónicos las resoluciones y actuaciones que se generen en los sistemas de gestión procesal, así como toda información que tenga acceso de otra forma al expediente, cuando incorporen datos firmados electrónicamente en la forma prevista en los arts. 18 a 21 de la citada Ley». Debe advertirse que este concepto (DJE) es puramente tecnológico, y no procesal, puesto que cualquiera que sea la fuente de procedencia de dicha información, incluidos los documentos que recogen actos de parte, se consideran a efectos de la Ley 18/2011, documentos judiciales electrónicos, una vez sean incorporados al expediente judicial electrónico, siempre que reúnan todos los requisitos necesarios para ello. Tales datos son, a saber: NIG, firma electrónica, metadatos, sellado de tiempo, etc.
No se puede admitir que con la mera conversión de papel a electrónico quedaría cumplido el amplio objetivo de la Ley 18/2011, de 5 de julio, pues la pervivencia del DJE en el seno de un EJE, no es estática, sino que es itinerante, en conjunto o por separado; puede reproducirse en copias etc. La afirmación anterior, nos lleva a afirmar que los «autos», el EJE, no son una mera suma de documentos judiciales electrónicos, sino que el concepto de «autos» es aún más complejo, e incorpora, objetos y las denominadas «piezas de convicción» con amplia regulación asimismo en las leyes procesales.
Tendrán la consideración de documentos judiciales electrónicos las resoluciones y actuaciones que se generen en los sistemas de gestión procesal, así como toda información que tenga acceso de otra forma al expediente, cuando incorporen datos firmados electrónicamente en la forma prevista en la Sección 2.ª del Capítulo II del Título III de la presente Ley.
Las Administraciones competentes, en su relación de prestadores de servicios de certificación electrónica, especificarán aquellos que con carácter general estén admitidos para prestar servicios de sellado de tiempo.
Tendrá la consideración de documento público el documento electrónico que incluya la fecha electrónica y que incorpore la firma electrónica reconocida del secretario judicial, siempre que actúe en el ámbito de sus competencias, conforme a lo dispuesto en las leyes procesales.
No es lo mismo un documento digitalizado que un documento digital, no hay límites de formas que se insertan en los documentos digitalizados. Son documentos que aseguran su trazabilidad (apariencia mínima de que es un documento emitido por quien dice haberlo hecho).
Desde un punto de vista tecnológico el EJE está compuesto por:
Documentos digitalizados o electrónicos ya desde su origen. Como hemos explicado que acceden a través del aplicativo lexnet.
Metadatos que definen unívocamente el expediente, entre los que destaca por su importancia el NIG, identificador único del asunto que ha dado lugar al procedimiento, y la codificación del procedimiento compuesta por el código del procedimiento, número y año.
Índice electrónico que relaciona todos los documentos, piezas y otros expedientes que formen parte de ese EJE. Con unos requisitos técnicos taxativos
Firma digital de los documentos presentados y del índice electrónico que garantiza la veracidad y autenticidad del expediente.
Se necesita para el correcto rendimiento de esta nueva forma de trabajar digitalmente que cualquier sistema de información que preste un servicio a la Administración de Justicia en su ámbito procesal tenga la capacidad de generar y procesar EJE y DJE de establecer sus estados, transiciones e iteraciones de forma automática
Los sistemas de gestión procesal deben estar capacitados para tratar los EJE sin papel. Para ello se hace necesario que desde la presentación del escrito iniciador, comience un procedimiento totalmente digital, incluyendo la posibilidad de visualizar los DJE y EJE, permitiendo además capacidades de búsqueda indexada automáticas.
La Ley 18/2011, de 5 de julio, regula en su Capítulo II, el concepto del expediente judicial electrónico, aquí se establecieron las bases inamovibles que debía acometer la reforma procesal de la justicia digital.
Artículo 26.Expediente judicial electrónico.
1.El expediente judicial electrónico es el conjunto de datos, documentos, trámites y actuaciones electrónicas, así como de grabaciones audiovisuales correspondientes a un procedimiento judicial, cualquiera que sea el tipo de información que contenga y el formato en el que se hayan generado.
2.Se asignará un número de identificación general a aquellos documentos que puedan generar un nuevo procedimiento, que será único e inalterable a lo largo de todo el proceso, permitiendo su identificación unívoca por cualquier órgano del ámbito judicial en un entorno de intercambio de datos.
Es el comúnmente denominado NIG. Y permite reconocer el procedimiento en cualquiera de las fases que se encuentre o servicio que se halle.
3.El foliado de los expedientes judiciales electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado por la oficina judicial actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente judicial electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes judiciales electrónicos. Actualmente este índice de documentos lo realiza el profesional actuante ante la Administración de Justicia junto con la demanda, escrito iniciador o escrito que presenta al procedimiento y acompaña al mismo los documentos numerados nominados y en archivos independientes
4.La remisión de expedientes se sustituirá a todos los efectos legales por la puesta a disposición del expediente judicial electrónico, teniendo derecho a obtener copia electrónica del mismo todos aquellos que lo tengan conforme a lo dispuesto en las normas procesales.
Como luego veremos esta puesta a disposición entre órganos diferentes que intervienen con jurisdicción, en las diferentes fases del procedimiento se denomina estados de cumplimentación.
15.Reglas de formación del expediente electrónico
Por cada procedimiento judicial se procederá por el SCOP/SCEJ en los partidos judiciales con nueva oficina judicial o en cada unidad judicial, juzgado o tribunal a abrir un pequeño legajo donde conste la hoja de reparto y registro, y se custodien los documentos que se remitan en original: CD, acuses de recibo, documentos originales presentados en papel, etc. Dicho legajo documental no sustituye a los autos procesales ya que estos son el expediente judicial electrónico o digital.
No es necesario remitir dicho legajo en papel a la UPAD a efectos de tramitación del procedimiento o celebración de juicio/vista, salvo que se solicite así por dicha unidad, al objeto de verificar cualquier documento original que conste en dicho legajo. Tampoco considera necesario que tras la firma por el Juez de la sentencia o auto definitivo, se ponga en el expediente digital un testimonio de la misma resolución, pues ya consta el original en el sistema de gestión procesal. Se deben utilizar los estados de cumplimentación para la remisión del expediente judicial electrónico entre servicios y unidades, con arreglo a las siguientes descripciones:
DEL SCOP A LA UPAD (UNIDAD PROCESAL DE APOYO DIRECTO AL JUEZ)
PENDIENTE DE RESOLVER UPAD ... UPD
DE LA UPAD AL-SCOP
PENDIENTE ACTUACIÓN SCOP ... SCP
DEL SERVICIO COMUN PROCESAL DE EJECUCION SCEJ – A LA UPAD
PENDIENTEDE ACTUACIÓN UPAD ... UPD
DE LA UPAD AL SCEJ
PENDIENTE ACTUACIÓN SCEJ ... SCJ
Cuando se remite una resolución de un servicio común a la unidad procesal de apoyo o upad para resolver por el juez la cuestión planteada, no se remite expediente físico alguno, sino que el expediente telemático se pone a disposición del otro órgano, mediante el establecimiento al lado de la resolución de remisión o diligencia de dación de cuenta, o de ordenación del estado de cumplimentación UPD.
Cuando en la upad o servicio de destino se inicia cada día el sistema de gestión procesal, se debe abrir la pestaña de tareas pendientes, la cual indica de una forma indexada y cronológicamente ordenada todos los procedimientos puestos a disposición de ese órgano y que, por ende, están pendiente de actuación judicial.
La crítica es que las tareas pendientes se recogen a través del sistema de gestión procesal y no a través del visor documental que carece de esta funcionalidad y que dichos cambios de estado no se hacen automáticamente sino que manualmente se deben de consignar en cada resolución y en cada procedimiento. Un error manual origina la ubicación del procedimiento al limbo digital.
De hecho digitalmente se han sustituido las diligencias de dación de cuenta por los estados de cumplimentación. Estos estados exigen ser muy rigurosos en la revisión de los acontecimientos procesales que cronológicamente forman el procedimiento digital.
De tal suerte, que, junto a cada acto procesal hay que consignar digitalmente también su estado. Por ejemplo, si la diligencia está pendiente de notificar PTN, si se ha realizado lo acordado como librar los oficios interesados estado CUM. Cuando se realice en Minerva un acontecimiento, se debe poner el acontecimiento anterior como cumplimentado (CUM), pues si no lo hacemos figurará siempre dicho acontecimiento como pendiente.
Por tanto diferenciamos dos tipos de estado, el de los actos procesales concretos que conforman el expediente digital y el estado de cumplimentación del EJE, que determina el transito digital del proceso entre las diferentes unidades o servicios que intervienen en su tramitación digital. Dichos requisitos deben de ser exhaustivamente controlados por los operadores jurídicos que intervienen en su realización, para que el proceso llegue a buen puerto.
A modo de conclusión, la gestión electrónica del expediente judicial se realiza entre órganos distintos a través de la operatividad de tareas pendientes cambiando los estados de cumplimentación de los procedimientos. La gestión interna del expediente electrónico en el órgano judicial se hace poniendo el proceso a disposición del operador jurídico, juez, letrado de la administración de justicia, o fiscal que tiene que decidir también a través del estado de cumplimentación del acto concreto a resolver aunque estos estados son distintos de los previstos para el tránsito del expediente entre órganos.
Si es verdad, que el EJE, está previsto para su desarrollo en un juzgado o tribunal y que presenta más dificultades en organizaciones judiciales de nueva oficina judicial. Ya que en esta se trabaja por equipos o fases procedimentales y a fecha de hoy el transito del expediente digital entre funcionarios de distintas fases procedimentales o grupos de intervención no está resuelto. Me estoy refiriendo al desplazamiento de los autos digitales de la fase de inicio a trámite o de averiguación patrimonial o de la fase de incoación al de señalamiento de vistas. Todas estas itineraciones del proceso de una forma segura y clara no se han resuelto todavía de una forma telemática. Otro de los requisitos del expediente digital es la necesidad de actualizar fases procesales y estados en Minerva, con carácter previo a su remisión, y no utilizar acontecimientos con la leyenda: «texto libre» por todas las unidades y servicios. El encabezamiento de las resoluciones o su título es imprescindible que indiquen el contenido del acto que acuerdan, se prohíbe su nominación con texto libre, porque cuando se visualizan indexadas en el visor documental deben indicar a que se refieren para poder navegar por el procedimiento digital sin necesidad de abrir todos los documentos digitales de cada uno de los acontecimientos que incorpora para poder llegar al que tenemos que leer o resolver.
El poder apud-acta realizado en la UPAD será unido a un legajo o protocolo que se custodia en dicha unidad, se firmará digitalmente por el Letrado de la Administración de Justicia, y el interesado o su representante legal presentarán un escrito dirigido al procedimiento correspondiente comunicando que ya ha sido otorgado el poder a efectos de subsanación y/o personación. Y no se requerirá más su aportación porque es suficiente con la indicación del archivo o unidad que lo custodia.
El art. 37 regula la tramitación del eje por medios electrónicos:
1.Las aplicaciones y sistemas de información utilizados para la gestión por medios electrónicos de los procedimientos deberán garantizar el control de los tiempos y plazos, la identificación del órgano u oficina responsable de los procedimientos, así como la tramitación ordenada de los expedientes, y facilitar la simplificación y la publicidad de los procedimientos.
2.Los sistemas de comunicación utilizados en la gestión electrónica de los procedimientos para las comunicaciones entre las unidades intervinientes en la tramitación de las distintas fases del proceso deberán cumplir los requisitos establecidos en esta Ley y en las disposiciones reglamentarias de desarrollo.
3.Cuando se utilicen medios electrónicos en la gestión del procedimiento, los actos de comunicación y notificación que hayan de practicarse se realizarán conforme a las disposiciones contenidas en los arts. 33 a 35 de esta Ley.
4.Los expedientes y demás actuaciones que deban ser remitidos por otras Administraciones y organismos públicos deberán realizarse en todo caso por vía telemática a través de la correspondiente sede judicial electrónica. El expediente administrativo electrónico habrá de cumplir los requisitos previstos en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, y deberá remitirse debidamente foliado mediante un índice electrónico que permita la debida localización y consulta de los documentos incorporados.
Es importante también la mención A LAS COPIAS:
Artículo 28.Copias electrónicas.
1.Las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidos por el propio interesado o por las oficinas judiciales, manteniéndose o no el formato original, tendrán inmediatamente la consideración de copias auténticas con la eficacia prevista en las leyes procesales, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la oficina judicial donde haya sido originado o incorporado y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento.
2.Las copias realizadas por las oficinas judiciales, utilizando medios electrónicos, de documentos emitidos originalmente por ellas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas. Por tanto sustituyen a los testimonios de originales dado en papel ya que dichas copias contienen el CSV .Como luego se desarrolla en el punto 5 de este artículo.
3.Las oficinas judiciales podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico.
4.A los documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en este artículo, se les dará el destino previsto en la normativa vigente en materia de archivos judiciales.
5.Las copias realizadas en soporte papel de documentos judiciales electrónicos y firmados electrónicamente por el secretario judicial tendrán la consideración de copias auténticas, siempre que incluyan la impresión de un código seguro de verificación que permita contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la oficina judicial emisora. Actualmente está en vías de creación y regulación el archivo electrónico que se regula en los siguientes artículos.
Artículo 29.Archivo electrónico de documentos.
1.Podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones judiciales.
Actualmente la gran carencia de medios personales y materiales que tiene la Administración de Justicia hace muy difícil la trasformación a este sistema de trabajo digital, no solo por la resistencia al cambio de los operadores jurídicos que la deben desarrollar y utilizar sino que la aplicación de gestión procesal a medio e incluso largo plazo requiere unas mejoras técnicas que se van produciendo lentamente y que conviven con la tramitación procesal de los expedientes complicando diariamente la labor judicial. Los minutos perdidos cada día en acceder a las aplicaciones, la lentitud del sistema y las casi diarias paradas técnicas generan al final del año muchas jornadas laborales perdidas y lo que es peor desaniman a los operadores jurídicos en su adaptación a las nuevas tecnologías.
Hoy en día se está poniendo en marcha la nueva oficina judicial y la aplicación a esta organización, como he apuntado antes, genera más dificultades que su aplicación en los órganos unipersonales. Los avances son lentos, complicados y se duda de su eficacia sobre todo cuando interactúan varios órganos judiciales hay grandes problemas de itineración de procedimientos entre servicios y entre estos y órganos superiores como las audiencias.
Se han creado unos Servicios Comunes que son los encargados del registro informático de todos los documentos de entrada, pero se carece de medios personales en todos los servicios comunes procesales para llevar a la práctica esta interoperabilidad digital. Las competencias de las Comunidades Autónomas hacen que en cada una, los medios personales y materiales sean muy diferentes. Las aplicaciones informáticas, aun cuando prevalece el sistema Minerva, son distintas según las CCAA y como consecuencia la homogeneización va a resultar complicada.
Para los jueces su labor jurisdiccional se ha complicado con la dación de cuenta a través de los estados de cumplimentación, se realiza esta labor informáticamente desde las oficinas judiciales, que les resulta insuficiente porque en ocasiones es una itineración del procedimiento, y tiene fallos respecto a la fecha aporque permite ser editada y cambiada por alguno de los usuarios que intervienen en el proceso.
Uno de los motivos más importantes de estos problemas podría ser la multiplicidad de organismos implicados en el origen y desarrollo de estas aplicaciones, a saber el CGPJ, el M.º de Justicia y las diversas Consejerías autonómicas (desde que el TC incorporó la idea de «la administración de la Administración de Justicia» con las SSTC 56/1990 -JF/0000) y 62/1990 . Así, a día de hoy, tenemos en España 9 sistemas de gestión procesal (SGP) distintos, algunos interrelacionados y todos en diferentes grados de evolución. Y según la D.A. 3.ª «en el plazo de cuatro años... garantizarán la interoperabilidad entre los sistemas al servicio de la Administración de Justicia». La Ley 18/2011, de 5 de julio, prevé el:
EJIS (Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad) que tiene como propósito el funcionamiento integrado y conjunto de todas las aplicaciones informáticas al servicio de la Administración de Justicia, garantizando la interoperabilidad de los sistemas informáticos del Estado y las CCAA, permitiendo a todos los Tribunales operar entre sí y con la Fiscalía. Está disponible desde el 6 de julio de 2015, pero según el M.º de Justicia no supone la interoperabilidad inmediata, sino sólo un primer paso para fijar de forma consensuada el marco normativo para alcanzarla. Pero el uso de las nuevas tecnologías no se reduce a los SGP sino que alcanza otras aplicaciones con las que deben integrarse e interactuar: diversas bases de datos como SIRAJ (centralizado en el Ministerio y que contiene los registros de Penados, Medidas Cautelares y Requisitorias, VIDO), sistemas de interconexión para remisión de exhortos, que se ha materializado a través del punto neutro judicial, expedientes o recursos judiciales, comunicación bidireccional con abogados y procuradores, sistemas de videoconferencia, etc.
Respecto al expediente electrónico, se habla de papel cero o de «oficina sin papel» pero en cualquier juzgado o tribunal los expedientes se amontonan en las mesas.
¿Cuáles son las carencias y problemas que encontramos en nuestro trabajo diario en la Administración de Justicia con estas nuevas tecnologías? Veamos:
Si un SGP no tiene los modelos procesales actualizados, hay que adaptarlos a las reformas legislativas uno a uno, en cada caso concreto y es un trabajo sin sentido en un SGP, pero se realiza a través de la infinidad de autotextos que se crean en las oficinas judiciales. Si los listados de los tipos de procedimiento no son acordes con el Test de Compatibilidad del CGPJ y sus anexos para realizar la estadística hay que contar uno a uno los registros. No cuadrando los datos que se obtienen. Un SGP debe ser capaz de extraer los datos estadísticos, del programa directamente. También sería necesario que en los SGP sea posible asociar (y revocar) a un sustituto los asuntos en los que participara el sustituido.
Si el hacer una videoconferencia con un juzgado de otra comunidad exige conseguir sala con videoconferencia sin incompatibilidad de sistemas, lo que dificulta notablemente su realización. Los Registros Centrales también tienen su propia problemática: aunque mucho han avanzado con la integración de datos, generan unas alertas —también existen en los SGP— cuyo número se multiplica hasta que llega un momento en que dejan de tener utilidad ninguna. Sería deseable que estos Registros Centrales pudieran acceder directamente a los datos obrantes en los SGP pues redundaría en mayor rapidez impidiendo errores de transcripción, pero por ahora no se ha conseguido con carácter general. Recordemos que, en su actual redacción, el art. 230.1 LOPJ dispone que:
«Los Juzgados y Tribunales y las Fiscalías están obligados a utilizar cualesquiera medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos, puestos a su disposición para el desarrollo de su actividad y ejercicio de sus funciones» (con las limitaciones de la LO PDCP 15/1999). Pero la situación actual es que tenemos «Líneas de actuación en materia de Nueva Oficina Judicial y Tecnologías de la Información y de la Comunicación», «Planes de Informatización», «Comisión de Modernización e Informática», etc. Incluso el Ministerio de Justicia fue galardonado en los Premios Administración Judicial Electrónica 2015, mientras el «Plan Justicia Digital: Papel Cero» provocaba un aumento del consumo de papel en los juzgados.
La Vocal del CGPJ M. Victoria Cinto (y otros) en «La transformación digital de la Administración de Justicia» (El derecho, sección Tribuna, 23 de junio de 2016) decía: «Quedan muchos meses, tal vez años, hasta alcanzar en toda España la estabilidad en los sistemas, la eliminación del papel como principal soporte de la información judicial con expedientes digitales, firmas electrónicas, e integración y compatibilidad entre todos los sistemas».
Además como es conocido, el sistema que funciona vía web se cuelga habitualmente. Entonces, cuando eso ocurre no se pueden recibir declaraciones, ni transcribir resoluciones, ni consultar la documentación generada, ni presentar escritos, ni programar vistas, hacer inscripciones, ... que es su razón de ser. No es posible trabajar con un sistema que se encuentra con mucha frecuencia inoperativo. Hay que superar todos los obstáculos pues el proceso digital es imparable, como se puede ver en el resto de administraciones y en los demás países.
— Poder judicial revista de España octubre. 2015
— Protocolos de justicia digital del ministerio de justicia publicados en el portal de la administración de justicia.
— El Expediente Judicial Electrónico, 12 marzo, 2015/16 marzo, 2015 Justicia Electronica.es General justicia electrónica.
— Integridad del expediente y la ... Justicia Electrónica - Avanzando hacia una verdadera e-justicia. mayo 2016 revista jurídica electrónica .
— Justicia electrónica.
— Artículo sobre la Justicia Electrónica en España elaborado por el experto en la materia, Eduardo GALOCHA LOZANO.
— Guía de gestión procesal de Minerva por Antonio VALERO CANALES y Miguel Ángel SOLER.
— Guías y manuales del sistema de gestión procesal minerva editados por el ministerio de justicia.
— Desarrollo de la sede judicial electrónica portal del ministerio de justicia a Transformación digital de la justicia, portal del ministerio de justicia