Source: https://www.kus.uni-hamburg.de/themen/dienstreisen/vor-der-reise/faq.html
Timestamp: 2020-07-05 14:40:36
Document Index: 70884844

Matched Legal Cases: ['§ 2', '§ 2', '§ 23', '§ 1', '§ 23', '§ 3', '§ 33', '§ 33', '§ 1', '§ 3', '§ 10', '§ 14']

FAQ Dienstreisen : KUS-Portal : Universität Hamburg
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Fragen und Antworten zu Dienstreisen/FAQs
Fragen vor einer Dienstreise
1. Was ist eine Dienstreise?
Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstorts, die schriftlich angeordnet oder genehmigt worden sind (§ 2 Abs. 2 S. 1 HmbRKG).
Bei Hochschullehreinnen und Hochschullehrern der UHH genügt die Anzeige der Dienstreise.
2. Was ist ein Dienstgang?
Dienstgänge sind Gänge oder Fahrten am Dienst- oder Wohnort zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte (innerhalb HVV-Großbereich), die angeordnet oder genehmigt worden sind. Dem Wohnort steht ein dem vorübergehenden Aufenthalt dienender Ort gleich. (§ 2 Abs. 3 HmbRKG). Dienstgänge können auch mündlich genehmigt werden.
3. Was ist eine Fortbildungsreise?
Fortbildungsreisen sind Reisen, die Mitarbeiter der UHH nach Abschluss ihrer Ausbildung zur beruflichen Weiterbildung oder Erweiterung ihrer beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen durchführen und die inhaltlich im überwiegend dienstlichen Interesse liegen. Des Weiteren Reisen, die zur Anpassung an geänderte dienstliche Anforderungen oder zur Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer oder anderer Aufgaben unternommen werden (§ 23 Abs. 2 HmbRKG).
4. Wer kann eine Dienstreise beantragen?
a. Ausnahme: Hochschullehrinnen und Hochschullehrer siehe Punkt 7.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Universität Hamburg können bzw. müssen einen Dienstreiseantrag stellen. Hierzu zählen die an der Universität Hamburg beschäftigten Beamten (§ 1 Abs. Nr. 1 HmbRKG, sowie die Tarifbeschäftigten und Studentischen Angestellten (§ 23 Abs. 4 TV-L).
Studentische Hilfskräfte können derzeit keinen Dienstreiseantrag stellen. Hier ist im Bedarfsfall ein abweichendes Verfahren zu beachten. Sie können nach einer entsprechenden Bestätigung bzw. Einladung des Vorgesetzten/ Professors/Professorin Angehörige der Universität auf Reisen begleiten bzw. an Fachtagungen teilnehmen. Der Versicherungsschutz besteht aus dem Status Student heraus.
Zusammengefasst lässt sich festhalten: Wen ein Dienst- oder Arbeitsverhältnis (Arbeitsvertrag) mit der Universität Hamburg besteht, ist die Dienstreise zu beantragen.
5. Warum wird eine Dienstreisegenehmigung benötigt?
Eine Dienstreisegenehmigung ist die Grundlage für die spätere Abrechnung und Auszahlung von Reisekosten. Mit der Dienstreisegenehmigung werden den Reisenden die Übernahme der zu erwartenden Kosten zugesagt. Daher ist die Finanzierungsquelle (Kostenstelle oder PSP-Element), aus der die Reise gezahlt werden soll, anzugeben. Der Unfallversicherungsschutz für den Reisenden besteht erst nach der somit dokumentierten Genehmigung der Reise.
6. Wer muss auf dem Dienstreiseantrag unterschreiben?
Auf der ersten Seite unterschreibt der Reisende selbst und beantragt damit die Genehmigung der Reise.
Auf der zweiten (Rück-)Seite unterschreibt die/der Vorgesetzte, genehmigt damit die Reise und gibt zugleich die benötigten Finanzmittel frei (Budgetverantwortliche=Projektleiter, Kostenstellenverantwortliche etc.).
Die Reise gilt mit der Unterschrift der Budgetverantwortlichen als genehmigt und Sie können unmittelbar die Reise antreten.
Ist die/der Vorgesetzter nicht für die Finanzmittel verantwortlich (z.B. Teilprojektleitungen, Teamleitungen oder Referatsleitungen in der Verwaltung etc.) so ist dessen Unterschrift auf der ersten Seite des Antrags erforderlich.
In dem Fall dass entweder keine Reisekosten anfallen oder Sie auf die Kostenerstattung durch die UHH verzichten, unterschreibt Ihr Vorgesetzter nur auf der ersten Seite.
7. Dienstreiseanzeige für Hochschullehrerinnen/Hochschullehrer der UHH
Bei Hochschullehrerinnen und Hochschullehrern tritt an die Stelle des Dienstreiseantrages die Dienstreiseanzeige. Die Dienstreise wird mittels des vorgesehenen Vordruckes gegenüber den in den Fakultäten benannten Stellen (Dekanat, Fachbereichsleitung, etc) angezeigt.
8. Begriffsbestimmungen und -erklärungen
Grundsatz Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit
Reisekostenvergütung wird insoweit gewährt, als die Aufwendungen und die Dauer der Dienstreise oder des Dienstgangs zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendig waren (§ 3 Abs. 1, 2 HmbRKG).
Beginn und Ende des Dienstgeschäftes
Beginn und Ende des Dienstgeschäftes sind die Zeiten, zu denen Reisende das Dienstgeschäft bei der besuchten Veranstaltung / Einrichtung am Geschäftsort aufnehmen und beenden.
Beginn und Ende der Reise sind die Zeitpunkte, zu denen der Reisende seine Wohnung / die Dienststätte verlässt bzw. zurückkehrt, um seine Reise an den Geschäftsort anzutreten bzw. von dort zu beenden.
Für die Nutzung eines Fahrzeuges bei Dienstreisen wird eine Entschädigung gewährt. Sie beträgt für:
Fahrzeugnutzung mit triftigem Grund:
– Pkw/Kfz je km 0,30 Euro
Fahrzeugnutzung ohne triftigen Grund bzw. bei Fortbildungsreisen:
– Pkw/Kfz/Motorrad/Motorroller je km 0,20 Euro
– Fahrrad je km 0,05 Euro.
Triftige Gründe für die Benutzung des eigenen PKW
Triftige Gründe können sowohl dienstliche als auch schwerwiegende persönliche Gründe sein, z. B.:
der Geschäftsort ist mit regelmäßig verkehrenden Beförderungsmitteln nicht oder nicht termingerecht zu erreichen,
notwendiges schweres (mindestens 10 kg) oder sperriges Gepäck muss befördert werden,
ein weiterer Dienstreisender fährt mindestens die Hälfte der Strecke mit,
der Dienstreisende ist erheblich gehbehindert (Nachweis erforderlich).
Begründung für die Nutzung des Flugzeuges oder eines Mietwagens
Nach dem HmbRKG werden notwendige Fahrtkosten erstattet. Die Notwendigkeit der Flugzeugnutzung muss dargelegt werden (z. B. Zeit- und Kostenersparnis). Bei offensichtlichen Gründen (z. B. Überseereisen, Interkontinentalflügen, etc.) kann eine Begründung entfallen.
Die Notwendigkeit der Mietwagen-Nutzung ist zu begründen (z. B. Nutzung durch mehrere Dienstreisende und dadurch billiger als öffentliche Verkehrsmittel).
Der Unfallschutz richtet sich nach §§ 33 ff Hamburgisches Beamtenversorgungsgesetz bzw. nach dem SGB VII - Gesetzliche Unfallversicherung.
§§ 33 ff Hamburgisches Beamtenversorgungsgesetz
Dienstreisen während Elternzeit/Altersteilzeit
Unabhängig davon, ob die/der Beschäftigte aktuell zur Arbeitsleistung verpflichtet ist, besteht weiterhin ein Dienstverhältnis zur Freien und Hansestadt Hamburg. Damit ist der persönliche Geltungsbereich gemäß § 1 Abs. 1 HmbRKG gegeben.
Reisen von Beschäftigten während der Elternzeit oder während der Altersteilzeit (auch Freistellungsphase) gelten als Dienstreisen. Ein entsprechender Dienstreiseantrag bzw. eine Dienstreiseanzeige ist zu stellen. Dadurch bewahren sich Beschäftigte auch einen Anspruch auf Unfallfürsorge oder Sachschadenersatz.
Auf Antrag kann vor Beginn der Reise ein Vorschuss in Höhe von maximal 80 % auf die bei der Reise zu erwartenden Kosten ausgezahlt werden.
Fragen nach einer Dienstreise und zur Abrechnung von Dienstreisen
1. Was bedeutet die Ausschlussfrist von 6 Monaten?
Der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn er nicht innerhalb von 6 Monaten nach dem Tag der Beendigung der Dienstreise schriftlich geltend gemacht wird (§ 3 Abs. 5 HmbRKG). Gezahlte Abschläge sind in voller Höhe zurück zu zahlen, wenn die Abrechnung nicht innerhalb der 6-Monatsfrist beim Team Dienstreisen -731- eingehen.
2. Was ist mit Grenzübertritt/Landung am 1. Flughafen des Ziellandes gemeint?
Der Grenzübertritt ist bei der Berechnung des Tagegeldes entscheidend. Auf dem Landweg ist der tatsächliche Zeitpunkt des Grenzübertritts anzugeben, bei Flugreisen ist es die erste Landung im Zielland (Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt, außer es wird eine Übernachtung erforderlich), bei der Rückreise die erste Landung in Deutschland.
3. Was ist mit „der Kantinen-Nutzung“ gemeint?
Die Möglichkeit der Kantinen-Nutzung besteht, wenn die vom Reisenden besuchte Einrichtung eine Kantine/ein Kasino besitzt und dort Verpflegung eingenommen wurde.
4. Wie unterscheiden sich Übernachtungskosten ohne Beleg von Übernachtungen ohne Kosten?
Wenn Sie am Geschäftsort privat übernachten (z.B. bei Freunden, Bekannten etc. ), handelt es sich um eine Übernachtung ohne Beleg. Sie können pro Übernachtung eine Pauschale erhalten (derzeit 20,- € / Nacht in Deutschland). Die Angabe, ob Sie ein Frühstück erhalten haben, ist in diesem Fall entbehrlich.
Wenn Ihnen Übernachtungskosten von dritter Seite erstattet werden, handelt es sich um Übernachtungen ohne Kosten. Hier ist anzugeben, ob Sie ein Frühstück erhalten haben.
5. Was ist eine unentgeltliche Übernachtung?
Eine Übernachtung ist unentgeltlich, wenn die Übernachtungsmöglichkeit z. B. von der einladenden Stelle, dem Projektpartner etc. ohne Berechnung zur Verfügung gestellt wird.
6. Was ist mit höheren Hotelkosten gemeint und warum sind diese zu begründen?
Nach § 10 HmbRKG werden die entstandenen notwendigen Übernachtungskosten erstattet.
Ohne nähere Prüfung werden folgende Übernachtungskosten im Inland als notwendig angesehen: bis 80,- € pro Übernachtung ohne Frühstück und bis zu 85,- € pro Übernachtung inkl. Frühstück. Liegen die Übernachtungskosten über diesen Werten, so ist die Notwendigkeit für die höheren Kosten zu begründen.
Wird die Inlandsreise aus BMBF-Mitteln finanziert, so werden ohne nähere Prüfung folgende Übernachtungskosten im Inland als notwendig angesehen: bis 70,- € pro Übernachtung ohne Verpflegung und bis zu 98,- € pro Übernachtung inkl. Verpflegung . Liegen die Übernachtungskosten über diesen Werten, so ist die Notwendigkeit für die höheren Kosten zu begründen.
Für das Ausland gelten andere Sätze für die notwendigen Übernachtungskosten; diese können Sie nachlesen in der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift über die Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder (PDF). Liegen die Übernachtungskosten über dem für das Reiseland festgelegte Auslandsübernachtungsgeld, so ist zu begründen, warum die höheren Kosten notwendig waren.
7. Warum muss angegeben werden, ob man in der Zweitwohnung übernachtet?
Bei einer Übernachtung in einer eigenen Wohnung entstehen keine zusätzlichen Übernachtungskosten. Eine Reise an einen Ort mit Zweitwohnsitz (oder weiterem Wohnsitz) ist daher wie ein Dienstgang abzurechnen.
8. Können Hotelrechnungen in Ländern außerhalb der EURO-Zone freiwillig in EURO beglichen werden?
In Ländern außerhalb der EURO-Zone (z. B. Großbritannien, China etc.) wird Dienstreisenden manchmal das Angebot unterbreitet, die Hotelrechnung bei Kartenzahlung in EURO statt in Landeswährung begleichen zu können. Sobald die Dienstreisenden diesem Vorschlag zugestimmt und die Rechnung in EURO beglichen haben, erhalten sie einen Quittungsbeleg, auf dem sinngemäß ein Hinweis vermerkt ist, wonach der Zahlungspflichtige freiwillig und unwiderruflich die Wahl getroffen hat, den Rechnungsbetrag in EURO zu begleichen.
Aufgrund des freiwillig erteilten Einverständnisses des Dienstreisenden berechnen die Hotels zusätzlich zu den Kosten der Übernachtung einen Anteil für Wechselgebühren, der dem Hotelpreis aufgeschlagen wird. Übernachtungskosten und Wechselgebühr werden meist in einem Betrag ausgewiesen.
Derartige Wechselgebühren dürfen nach den Vorgaben des Reisekostenrechts im Wege der Reisekostenerstattung nicht erstattet werden, da sie gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit verstoßen. Dagegen ist es reisekostenrechtlich möglich, die Bankgebühren für den Auslandseinsatz einer Kreditkarte als Nebenkosten in der Reisekostenabrechnung zu berücksichtigen.
9. Welche Klasse im Flugzeug kann ich nutzen?
Nach dem Hamburgischen Reisekostengesetz sind die notwendigen Fahrkosten erstattungsfähig. Bei Flugreisen in Deutschland bzw. Europa ist dies grundsätzlich die Touristen- oder Economyklasse. Nach der Auslandsreisekostenverordnung kann bei Transatlantik-/Interkontinental-/Langstreckenflügen, die in Europa/Deutschland beginnen oder enden, die Business Class erstattet werden.
10. Warum muss jede Fahrt mit dem Taxi begründet werden?
Weil ein Taxi kein regelmäßig verkehrendes Beförderungsmittel ist und somit Kosten nur erstattet werden dürfen, wenn die Notwendigkeit dazu bestand.
11. Welche Zusatzkosten können bei der Nutzung eines Mietwagens erstattet werden?
Bei der Anmietung von Fahrzeugen werden Dienstreisenden häufig bei Vertragsabschluss oder bei Abholung des Fahrzeuges an der Mietstation weitere Angebote unterbreitet, die mit zusätzlichen Kosten verbunden sind. Leider können diese Zusatzangebote nicht immer im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet werden, da diese überwiegend nicht dem zu beachtenden Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit bei der Durchführung der Dienstreise entsprechen.
Bei der Anmietung von Fahrzeugen müssen grundsätzlich sog. triftige Gründe vorliegen, wie sie auch für die Nutzung des privaten PKWs gelten. Sofern unter dieser Voraussetzung ein Mietfahrzeug für die Durchführung von Dienstreisen genutzt wird, können folgende Zusatzleistungen im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet werden:
Vollkasko/Diebstahlschutz (in der Regel im Mietpreis mit Selbstbeteiligung enthalten)
Dienstlich notwendige Einwegmieten
Dienstlich notwendige Zustellung und Abholung der Mietfahrzeuges
12. Warum ist die dienstliche Nutzung von Telefon/Internet zu bestätigen?
Nur die dienstlich veranlassten notwendigen Kosten dürfen erstattet werden. Private Telefon- und Internetkosten sind nicht erstattungsfähig.
13. Können die Kosten für eine Reiserücktrittversicherung gezahlt werden?
Leider nicht – die Erstattung der Kosten für eine Reiserücktrittversicherung ist ausgeschlossen. Wenn Sie aus dienstlichen, gesundheitlichen oder anderen Gründen (Absage der Tagung etc.) die Dienstreise nicht antreten können, werden Ihnen die nachgewiesenen notwendigen Kosten zur Vorbereitung der Reise erstattet.
14. Können die Kosten für eine Auslandskrankenversicherung getragen werden?
Sie sollten vor jeder Auslandsreise mit Ihrer Krankenkasse abklären, ob ein ausreichender Versicherungsschutz besteht. Die Kosten für eine Auslandskrankenversicherung können nicht als Reisekosten erstatte werden.
15. Können Impfkosten bei Auslandsdienstreisen erstattet werden?
Impfkosten sind bei Auslandsdienstreisen als Nebenkosten nach § 14 HmbRKG dann erstattungsfähig, wenn es sich um Reisen in Infektions- oder Endemiegebiete handelt. Bei der Prüfung der Erstattungsfähigkeit richten wir uns nach den länderspezifischen Impfempfehlungen des Auswärtigen Amtes.
Fragen zur Beschaffung und Erstattung von BahnCards
1. Erstattung der BahnCard während der Corona-Pandemie
Inhaber einer BahnCard 25, BahnCard 50 bzw. einer Probe BahnCard 25 oder Probe BahnCard 50, die ihre BahnCard wegen der Coronakrise nicht wie gewünscht nutzen konnten, können sich bei der Deutschen Bahn registrieren. Für die entstandenen Einschränkungen erhalten Sie als Kulanz einen Reisegutschein per E-Mail.
Bitte reichen Sie Ihren Antrag auf Erstattung der Anschaffungskosten der BahnCard zusammen mit der E-Mail von der Deutschen Bahn über die Höhe des erhaltenen Gutscheins beim Team Dienstreisen ein.
2. Warum muss die Anschaffung einer Bahncard Business begründet werden?
Die BahnCard Business wird erstattet, wenn sich die Anschaffungskosten in ihrem Gültigkeitszeitraum amortisieren. Um dies darzulegen, sind die zum Zeitpunkt des Kaufs der BahnCard Business geplanten Bahnreisen und der zu erwartenden Kosten – soweit möglich – aufzuzählen.
3. Welche Unterlagen sind der Abrechnung beizufügen, wenn eine Bahncard Business erstattet werden soll?
Kopie der BahnCard Business (Vorderseite)
Aufstellung über die geplanten Reisen (Ort, Datum zukünftiger Dienstreisen oder bereits getätigter Reisen), bitte separates Blatt beifügen
ggf. Rechnung über die Bahncard Business
4. Werden Bahncard 100-Besitzern die fiktiven Bahnfahrkosten für die getätigten Dienstreisen erstattet?
Leider nicht. Das Reisekostengesetz ist ein Kostenerstattungsgesetz, d. h. es werden nur die tatsächlich durch die Reise entstandenen Kosten erstattet. Bei einer Bahncard 100 entstehen keine Fahrtkosten; somit ist keine Erstattung möglich.
5. Ich nutze meine private BahnCard für Dienstreisen – können mir die Anschaffungskosten erstattet werden?
JA – eine private BahnCard kann auf Antrag erstattet werden, wenn sich die Anschaffungskosten in ihrem Gültigkeitszeitraum amortisiert haben. Um dies darzulegen, sind die im Gültigkeitszeitraum der BahnCard durchgeführten Bahnreisen aufzulisten.
Zu jeder getätigten Fahrt (Hin- und Zurück) ist der jeweilige Bruttopreis – d.h. der Preis der Fahrkarte ohne Nutzung der BahnCard – als auch der gezahlte Fahrpreis aufzuführen.
Mit dem formlosen Antrag der Erstattung sind Informationen über Art und Gültigkeitsdauer in Form einer Kopie der BahnCard (Vor- und Rückseite) und die Rechnung der BahnCard an das Team Dienstreise zu senden.
Der formlose Antrag muss Ihre aktuelle Privatanschrift als auch Ihre Bankverbindung in Form der IBAN enthalten!
6. Welche Wertgrenzen gelten für die Erstattung der BahnCard?
Zu erreichender / belegender Bruttoumsatz
BahnCard Business 25 262,- €
BahnCard Business 50 910,- €
Private BahnCard 25 222,80 €
Private BahnCard 50 693,20 €
Verändert am 5. September 2016