Source: https://it.scribd.com/document/146634221/Linee-guida-innovazione
Timestamp: 2019-10-13 20:36:03+00:00
Document Index: 184547721

Matched Legal Cases: ['art. 3', 'art 1', 'art 21', 'art 21', 'art. 1', 'art. 1', 'art. 6', 'art. 4', 'art. 47', 'art. 63', 'art. 2', 'art. 6', 'art. 5', 'art. 47']

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2012-06-04 | TendenzeOnline.info 1
Linee Guida per lInnovazione digitale delle aziende sanitarie
INDICEDEICONTENUTI
Introduzione .................................................................................................................................6 1.1 1.2 1.3 1.4 Scopo e ambito di applicazione ...........................................................................................8 Acronimi ..............................................................................................................................9 Glossario ............................................................................................................................10 Riferimenti .........................................................................................................................12 Contesto e quadro normativo .............................................................................................14 Modellazione finale............................................................................................................18
Servizi di prenotazione on line...................................................................................................14 2.1 2.2
2.2.1 Analisi dei processi: il Centro Unificato di Prenotazione..............................................18 2.2.2 Analisi dei processi: le prestazioni prenotabili online e attori .......................................18 2.2.3 Analisi dei processi: le fasi della prenotazione..............................................................19 2.2.4 Ambito di implementazione/realizzazione.....................................................................20 2.2.5 Sistemi informativi interessati .......................................................................................20 2.3 Modalit per limplementazione ........................................................................................22 2.3.1 Modalit di accesso alle prenotazioni on line ................................................................22 2.3.2 Componenti/infrastrutture consigliate: il progetto Rete dei centri di prenotazione - Cup on line.......................................................................................................................................23 2.3.3 Componenti/infrastrutture consigliate: la normalizzazione delle codifiche del catalogo delle prestazioni .........................................................................................................................24 2.3.4 Componenti/infrastrutture consigliate: i repository documentali delle prenotazioni conformi alle specifiche IBSE/InFSE ........................................................................................25 2.4 2.5 3 3.1 3.2 Vincoli e raccomandazioni.................................................................................................27 Misurazione livelli di servizio e gradimento utenti ...........................................................28 Contesto e quadro normativo .............................................................................................30 Modellazione finale............................................................................................................31
Servizi di pagamento on line......................................................................................................30
3.2.1 Analisi dei processi: i circuiti di pagamento..................................................................31 3.2.2 Analisi dei processi: le prestazioni e servizi soggetti a pagamento ...............................31 3.2.3 Analisi dei processi: le fasi del pagamento....................................................................32 3.2.4 Ambito di implementazione/realizzazione.....................................................................32 3.2.5 Analisi dei sistemi informativi.......................................................................................33 3.3 3.4 Modalit per limplementazione ........................................................................................34 Vincoli e raccomandazioni per limplementazione dei servizi..........................................36 2 3.3.1 Modello proposto ...........................................................................................................34
3.5 4 4.1 4.2
Misurazione livelli di servizio e gradimento utenti ...........................................................37 Contesto e quadro normativo .............................................................................................38 Modellazione finale............................................................................................................40
Servizi di refertazione on line ....................................................................................................38
4.2.1 Analisi dei processi: le prestazioni soggette a refertazione ...........................................40 4.2.2 Analisi dei processi: le fasi della refertazione ...............................................................40 4.2.3 Ambito di implementazione/realizzazione.....................................................................41 4.2.4 Sistemi informativi interessati .......................................................................................41 4.3 Modalit per limplementazione ........................................................................................42 4.3.1 Modalit di accesso ai referti .........................................................................................42 4.3.2 Componenti/infrastrutture consigliate: i sottosistemi di base ........................................43 4.3.3 Componenti/infrastrutture consigliate: la normalizzazione delle codifiche dei risultati e degli esiti del referto, in particolare di Laboratorio ...................................................................45 4.3.4 Componenti/infrastrutture consigliate: i repository documentali dei referti conformi alle specifiche IBSE/InFSE ..............................................................................................................45 4.4 4.5 5 5.1 5.2 Vincoli e raccomandazioni.................................................................................................47 Misurazione livelli di servizio e gradimento utenti ...........................................................48 Contesto e quadro normativo .............................................................................................49 Modellazione finale............................................................................................................51
Fatturazione elettronica..............................................................................................................49
5.2.1 Analisi dei processi: servizi gestibili e attori .................................................................51 5.2.2 Analisi dei processi: le fasi della fatturazione ...............................................................51 5.2.3 Analisi dei processi: i livelli di digitalizzazione ............................................................52 5.2.4 Ambito di implementazione/realizzazione.....................................................................53 5.2.5 Sistemi informativi interessati .......................................................................................53 5.3 Modalit per limplementazione ........................................................................................55 5.3.1 Modalit di fatturazione elettronica ...............................................................................55 5.3.2 Componenti/infrastrutture consigliate: il tracciato standard fattura PA ........................57 5.4 5.5 6 6.1 6.2 6.3
Vincoli e raccomandazioni (da completare) ......................................................................59 Misurazione livelli di servizio............................................................................................60 Indicazioni e contesto europeo...........................................................................................61 Indicazioni generali sui servizi prioritari ...........................................................................62 Valutazioni .........................................................................................................................63
Conclusioni ................................................................................................................................61
INDICEDELLEFIGURE
Figura 1: Quadro fattori e soluzione Mattone Tempi dattesa (rif. [13]) .......................................15 Figura 2: Repository documentali a supporto del ciclo di vita prescrittivo .......................................26 Figura 3: Ciclo ordine - fattura DAFNE (fonte rif. http://www.consorziodafne.com)......................56 Figura 4: Progetto Fatturazione Elettronica DAFNE (fonte rif. http://www.consorziodafne.com) ..56 Figura 5: Livello di maturi della gestione documentale(fonte rif. [23]) ..........................................64
INDICEDELLETABELLE
Tabella 1: Servizi prioritari individuati................................................................................................6 Tabella 2: Servizi erogabili (rivisitazione rif. [13]) ...........................................................................19 Tabella 3: Fasi del processo di prenotazione .....................................................................................19 Tabella 4: Servizi prioritari ................................................................................................................22 Tabella 5: Circuiti di pagamento........................................................................................................31 Tabella 6: Fasi del processo di pagamento ........................................................................................32 Tabella 7: Fasi del processo di refertazione.......................................................................................40 Tabella 8: Modalit di accesso ai referti ............................................................................................42 Tabella 9: Sottosistemi di base del servizio di refertazione on line (da una rivisitazione del progetto a catalo riuso ESCAPE della Regione Veneto) .................................................................................44 Tabella 10: Fasi del processo di fatturazione.....................................................................................51
Il progetto esecutivo Innovazione digitale delle Aziende Sanitarie prevede unazione congiunta volta ad accelerare il processo di innovazione digitale delle Aziende Sanitarie attraverso la definizione e diffusione di Linee Guida (LG), condivise tra tutti gli attori interessati, per limplementazione di Servizi Prioritari (SP) da erogare in modalit on line (a partire dai risultati conseguiti con la convenzione del 5 febbraio 2009), nonch rafforzare il percorso di attuazione di quanto previsto dal Codice dellAmministrazione Digitale (CAD) (rif. [1]), consentendo di far conseguire alle Pubbliche Amministrazioni (PA) efficienza ed economicit dellazione amministrativa attraverso: lerogazione di servizi in cooperazione, la semplificazione amministrativa, laccesso da parte dei cittadini, dei professionisti e delle imprese ai servizi online.
Il CAD (rif. [1]), come noto, definisce il quadro di regole che governano il funzionamento della PA del futuro - digitalizzata, efficiente e pi produttiva - ed introduce nellordinamento un vero e proprio diritto, in capo a cittadini ed imprese, di richiedere alla PA servizi in digitale: famiglie e imprese possono pretendere di interagire con tutte le amministrazioni centrali e locali attraverso strumenti digitali, con conseguente riduzione di tempi e costi. Diversi indicatori evidenziano che il moltiplicatore del reddito associato allazione combinata del nuovo CAD e della riforma della PA, raggiunge il valore di 1,7. Un incremento del 10% di efficienza della PA produrr, nellarco di 20 anni, un aumento cumulato del 17% del reddito (rif. [1]). I servizi prioritari su cui focalizzare le attivit di semplificazione e digitalizzazione sono stati individuati e sono i seguenti:
Tabella1:Serviziprioritariindividuati
Rif. SPPR SPPA SPRE SPFA
Servizio prioritario Servizi di prenotazione on line Servizi di pagamento on line Servizi di refertazione on line Servizi di fatturazione elettronica
Le linee guida relative a tali servizi dovranno indicare le modalit per limplementazione nel rispetto di quanto previsto dal quadro normativo complessivo in materia, valorizzando, in unottica di riuso, le soluzione tecnico-organizzative eventualmente gi adottate a livello aziendale. la modellazione finale dei servizi prioritari identificati; le modalit per la loro implementazione, nel rispetto di quanto previsto dal quadro normativo complessivo in materia; lassociazione per ciascuno dei servizi di una o pi soluzioni di riferimento gi attuate da una o pi Aziende Sanitarie (AS).
Il presente documento riporta, quindi, le linee guida che indicano: a) b) c)
Difatti, nellambito del presente progetto Innovazione digitale delle Aziende Sanitarie individuata specificatamente la Fase 3 Confronto con gli stakeholders che prevede un momento di confronto con gli stakeholders da svolgersi con le seguenti modalit: Coinvolgimento del Tavolo Permanente per lInnovazione in Sanit dei direttori generali delle Aziende Sanitarie; Incontri dedicati con gli stakeholders e le loro associazioni/societ scientifiche: ASSINTER, Network Italiano Fascicolo Sanitario Elettronico (FSE), Tribunale del Malato, AISIS, etc.; Attraverso una piattaforma di collaborazione per la condivisione di documenti, la discussione e il confronto mediante forum, la compilazione e lelaborazione di questionari.
1.1 Scopo e ambito di applicazione
Questo documento descrive, per ciascuno dei quattro servizi prioritari individuati ed oggetto della convenzione: i processi che devono essere digitalizzati, gli ambiti di implementazione di tali servizi, le interazioni e le integrazioni necessarie con gli attuali sistemi informativi, la tipologia di servizi che possono essere attivati, gli eventuali vincoli e le raccomandazioni per la loro implementazione,
nonch alcune indicazioni per la misurazione dei livelli di servizio e del gradimento degli utenti. Questo documento cos strutturato: Il Capitolo Introduzione ed i successivi paragrafi 1, 2, 3 illustrano il tema trattato, lo scopo ed il campo di applicazione, indicano la bibliografia di riferimento e gli acronimi e le definizioni utilizzate. Il Capitolo Servizi di prenotazione on line descrive per il servizio lanalisi dei processi (fasi, attori coinvolti, varianti), gli ambiti di implementazione (regionale, sovra aziendale, aziendale), lanalisi dei sistemi informativi (sistemi, interazioni / integrazioni, tecnologie), lanalisi dei servizi (modalit di accesso, requisiti, disponibilit, diffusione), i vincoli e le raccomandazioni per limplementazione dei servizi, le indicazioni per la misurazione dei livelli di servizio e del gradimento degli utenti. Il Capitolo Servizi di pagamento on line descrive per il servizio lanalisi dei processi (fasi, attori coinvolti, varianti), gli ambiti di implementazione (regionale, sovra aziendale, aziendale), lanalisi dei sistemi informativi (sistemi, interazioni / integrazioni, tecnologie), lanalisi dei servizi (modalit di accesso, requisiti, disponibilit, diffusione), i vincoli e le raccomandazioni per limplementazione dei servizi, le indicazioni per la misurazione dei livelli di servizio e del gradimento degli utenti. Il Capitolo Servizi di refertazione on line descrive per il servizio lanalisi dei processi (fasi, attori coinvolti, varianti), gli ambiti di implementazione (regionale, sovra aziendale, aziendale), lanalisi dei sistemi informativi (sistemi, interazioni / integrazioni, tecnologie), lanalisi dei servizi (modalit di accesso, requisiti, disponibilit, diffusione), i vincoli e le raccomandazioni per limplementazione dei servizi, le indicazioni per la misurazione dei livelli di servizio e del gradimento degli utenti. Il Capitolo Servizi di fatturazione elettronica descrive per il servizio lanalisi dei processi (fasi, attori coinvolti, varianti), gli ambiti di implementazione (regionale, sovra aziendale, aziendale), lanalisi dei sistemi informativi (sistemi, interazioni / integrazioni, tecnologie), lanalisi dei servizi (modalit di accesso, requisiti, disponibilit, diffusione), i vincoli e le raccomandazioni per limplementazione dei servizi, le indicazioni per la misurazione dei livelli di servizio e del gradimento degli utenti. Il Capitolo 6, infine, riporta le conclusioni.
1.2 Acronimi
AISIS AO AS ASL ASSINTER CA CAD CBI CIE CNS CRM CRS CP CUP DigitPA DSE EDI FSE IBIS IBSE ICT InFSE IRCCS LEA LITIS LG LOINC MCA MdS MEF MEPA MMG NRE PA PdL PLS SP SPC SPCoop SSN SSR TSE URP Associazione Italiana Sistemi Informativi in Sanit Azienda Ospedaliera Azienda Sanitaria Azienda Sanitaria Locale Associazione delle societ per l'innovazione tecnologica nelle regioni Certification Authority Codice dellAmministrazione Digitale Corporate Banking Interbancario Carta dIdentit Elettronica Carta Nazionale dei Servizi Customer Relationship Management Carta Regionale dei Servizi Codice di Pagamento Centro Unificato di Prenotazione ente nazionale per la Digitalizzazione della Pubblica Amministrazione Dossier Sanitario Elettronico Electronic Data Interchange Fascicolo Sanitario Elettronico InfoBroker Individuale Sanitario Infrastruttura di Base per la Sanit Elettronica Information & Communication Technologies Infrastruttura nazionale per il Fascicolo Sanitario Elettronico Istituto di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico Livelli Essenziali di Assistenza Livelli di Innovazione Tecnologica in Sanit Linea Guida Logical Observation Identifiers Names and Codes Medico della Continuit Assistenziale Ministero della Salute Ministero dellEconomia e delle Finanze Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione Medico di Medicina Generale Numero di Ricetta Elettronica Pubblica Amministrazione Postazione di Lavoro Pediatra di Libera Scelta Servizio Prioritario Sistema Pubblico di Connettivit Sistema Pubblico di Cooperazione Servizio Sanitario Nazionale Servizio Sanitario Regionale Tavolo permanente nazionale per la Sanit Elettronica Ufficio Relazioni con il Pubblico
L'agenda di prenotazione l'elemento di base su cui viene definita l'offerta di prestazioni e la successiva prenotazione. L'agenda contiene gli slot temporali all'interno dei quali sono registrati (o possibile inserire) delle attivit da fornire ai pazienti (rif. [14]) E' il legame fra una data, un insieme di prestazioni ed un paziente (rif. [14]) E' l'elenco delle prestazioni che possono essere fornite ai pazienti, ne esistono a vari livelli, regionale, aziendale e di singolo applicativo (rif. [14]) E' un attributo della prestazione che determina se l'assistito paga o meno per il servizio richiesto. La categoria di esenzione pu essere temporanea (e.g. gravidanza) o permanente, in ogni caso essa legata sia al paziente che alla prestazione ed un attributo dell'impegnativa (rif. [14]) Processo che permette di conservare documenti in formato digitale in maniera che non si deteriorino e che, di conseguenza, risultino disponibili nel tempo nella loro integrit e autenticit. Il processo consente quindi di conservare documenti con una modalit sostitutiva alla carta e di mantenere la validit legale e fiscale dei documenti ed in generale successivo all'eventuale archiviazione elettronica. La conservazione sostitutiva pu essere di due distinte tipologie: conservazione sostitutiva di documenti analogici (e.g. previa loro scansione e digitalizzazione), conservazione sostitutiva di documenti informatici (e.g. conservazione di documenti generati direttamente in detto formato) (rif. [9]) Conservazione in formato digitale documenti che originariamente erano analogici (e.g. cartacei), previa loro scansione e digitalizzazione (rif. [9]) Conservazione in formato digitale documenti generati direttamente in detto formato (rif. [9]) Una raccolta di uno o pi documenti collegati Una unit di informazione univocamente identificata ad uso umano, come un rapporto, una specifica, un manuale o un libro Un documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (e.g. documenti cartacei), come le immagini su FILM (e.g. pellicole mediche, microfiches, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (e.g. cassette e nastri magnetici audio e video) (rif. [9]) Rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Per un documento informatico devono essere garantite lintegrit (intesa come protezione da alterazioni) e lautenticit (intesa come sicura identificazione del formatore/emittente) (rif. [9]) Risultato della verifica di tutti i prerequisiti della richiesta di prestazioni e della effettiva disponibilit di posti liberi in agenda (il sistema mostra gli slot in cui possibile erogare le prestazioni sanitarie). La fase di disponibilit preceduta dalla fase di prenotabilit (rif. [14]) FILE (tipicamente TXT o XML), nelle procedure di conservazione sostitutiva, in cui sono inseriti dati ed informazioni che, relativamente a un determinato periodo temporale e relativamente ad ogni fattura conservata, possono essere: il numero fattura, la data della fattura, la denominazione del mittente/destinatario, limpronta, il riferimento temporale ed altre informazioni che il responsabile della conservazione ritiene utile conservare (rif. [9]) Farmacia come presidio nel quale il cittadino, oltre ai farmaci, trova una serie di servizi aggiuntivi ad alta valenza socio-sanitaria. Tra i nuovi servizi previsti ci
Agenda Appuntamento Catalogo prestazioni Categoria (o classe) di esenzione
Conservazione sostitutiva di documenti analogici Conservazione sostitutiva di documenti informatici Documentazione Documento Documento analogico
Firma digitale Firma elettronica qualificata
Lista dattesa federata (specialistica ambulatoriale)
Prenotabilit
Regime di erogazione o regime contrattuale
Trasmissione telematica di fatture (fatturazione telematica)
sono quelli di prenotazione delle prestazioni di assistenza specialistica ambulatoriale presso le strutture sanitarie pubbliche e private accreditate, il pagamento delle relative quote di partecipazione alla spesa a carico del cittadino, il ritiro dei relativi referti Firma elettronica qualificata basata su chiavi asimmetriche (rif. [9]) Sistema di autenticazione del documento informatico che permette di identificare in modo univoco il titolare, attraverso mezzi di cui il firmatario deve detenere il controllo esclusivo, e la cui titolarit certificata da un soggetto terzo (rif. [9]) Sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l'applicazione di un'opportuna funzione di HASH (quasi sempre lalgoritmo SHA1) alla sequenza di bit che forma il documento di cui si vuole calcolare limpronta (rif. [9]) Liste di prenotazione gi effettuate, sulle quali necessario fornire strumenti di gestione che consentano sia lottimizzazione degli appuntamenti (e.g. nel caso di riallocazione di posti liberatisi tramite disdetta), sia la gestione delle sospensioni. Il concetto di lista dattesa (in linguaggio usuale inteso invece come lista di prenotazioni ancora da effettuare) pertanto sempre utilizzato nellaccezione sopra definita, ed indica, dal punto di vista logico, la possibilit di utilizzare regole definite per la gestione e lottimizzazione degli appuntamenti sia in casi di routine (riallocazione di slot), sia in casi eccezionali (gestione delle sospensioni dellerogazione) (rif. [14]) Evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale. La marcatura temporale di un documento informatico consiste nella generazione, da parte di una terza parte fidata (le Certification Authority) di una firma digitale del documento (anche aggiuntiva rispetto a quella del sottoscrittore) cui associata linformazione relativa ad una data e ad unora certa . La marca temporale sempre opponibile a terzi (rif. [9]) Condizione in cui verificato che esistono una o pi strutture presso le quali possibile prenotare la/le prestazione/i richiesta/e per il paziente richiedente, salvo definitiva verifica delleffettiva disponibilit di slot liberi in una o pi agende attraverso lapposito processo di ricerca gestito a livello di Cup locale (rif. [14]) E' il termine con cui si individua la categoria amministrativa della prestazione, in pratica stabilisce secondo quale convenzione amministrativa (servizio sanitario nazionale, libera professione, etc.) la prestazione viene erogata (rif. [14]) Informazione associata ad uno o pi documenti informatici che attesta la data e lora di formazione del documento informatico che si intende conservare in modalit sostitutiva, e che pu essere una fattura elettronica oppure un libro giornale. Contrariamente alla marca temporale, opponibile a terzi solo a discrezione del Giudice, in funzione delle procedure di sicurezza utilizzate (rif. [9]) Trasmissione dei dati e delle informazioni contenute in fattura utilizzando un canale telematico, che richiede tuttavia una materializzazione (stampa su supporto cartaceo) sia da parte dellemittente che del destinatario. Per il solo emittente e quindi per le sole fatture di vendita (in quanto sono una copia e non loriginale) la materializzazione tuttavia consentita anche tramite lausilio di un sistema fotografico su bobine di microfilms o microfiches (rif. [4])
1. D. Lgs. n. 235/2010, Codice dellAmministrazione Digitale (CAD); 2. DigitPA PIANO TRIENNALE 2012 2014 e II semestre 2011 Testo deliberato dal Comitato Direttivo il 9 novembre 2011 e trasmesso al Ministro per la Pubblica Amministrazione e lInnovazione e al Ministro per lEconomia e le Finanze, ai sensi dellart. 3 del decreto legislativo n. 177/2009; 3. Legge 244 del 24 dicembre 2007 Finanziaria 2008, art 1 da comma 209 a 214, normativa emanata in materia di fatturazione elettronica; 4. Circolare del Ministero delle Finanze n. 14 del 10 marzo 1982 che autorizza a conservare con il sistema fotografico su bobine di microfilms o microfiches i documenti emessi e da emettere quali le fatture e i telegrammi spediti; 5. DPR 633 del 1972, art 21, si affermato che Pur non potendosi disconoscere che il legislatore nella formulazione del primo comma dellart 21 del DPR 633 del 1972 ha usato termini che riflettono soprattutto modalit di trasmissione di documenti (consegna o spedizione) tradizionalmente ipotizzabili, ammessa la trasmissione della fattura in modalit telematica, a condizione che i dati relativi alle operazioni rilevanti ai fini dellIVA: siano materializzati in documenti aventi lo stesso contenuto per lemittente e per il ricevente; siano comunicati, nei prescritti termini, dallemittente al ricevente, senza preclusione delle diverse tecnologie a tal fine utilizzabili; 6. DM del 23 gennaio 2004 in tema di Conservazione digitale delle scritture contabili e dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari; 7. Circolare n.45/E dellAgenzia delle Entrate del 19 ottobre 2005: Il contribuente omissis pu scegliere di convertire le fatture cartacee in documenti elettronici anche in un momento successivo, ossia fino a quando ne sussiste lobbligo di conservazione civilistica; ai punti 2.5.2.2. e 2.6.1. dichiara che le fatture trasmesse tramite EDI sono considerabili fatture elettroniche e quindi non necessitano di essere firmate digitalmente e riferite temporalmente; 8. Raccomandazione della Commissione Europea 94/820/CE del 19/10/1994 (aspetti giuridici della trasmissione elettronica di dati) che recita: I sistemi EDI devono garantire procedure e misure di sicurezza comprendenti: la verifica dellorigine (identificare il mittente), la verifica dellintegrit (garantire che i messaggi non siano stati manomessi), il non disconoscimento dellorigine e del ricevimento o la riservatezza dei messaggi EDI; 9. Consorzio DAFNE Conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica Dicembre 2006; 10. AGENAS I tempi di attesa nei siti web di Regioni e Aziende Sanitarie: la prospettiva del cittadino (http://www.agenas.it/agenas_pdf/news_settembre_2011/RAPPORTO%20AGENAS%20SU%20TEMPI %20DI%20ATTESA%20NEI%20SITI%20WEB.pdf), novembre 2010; 11. Conferenza dello Stato Regioni Intesa tra il Governo, le Regioni e le Province Autonome di Trento e di Bolzano sul Piano nazionale di Governo delle liste di attesa per il triennio 2010-2012 (http://www.normativasanitaria.it/normsan-pdf/0000/35676_1.pdf) del 28 Ottobre 2010; 12. Ministero della Salute, Mattoni NSIS Mattone Tempi dattesa (http://www.mattoni.salute.gov.it/mattoni/paginaInternaMenuMattoni.jsp?id=9&menu=mattoni), documenti Principi e Proposte operative Tempi di attesa, Prodotti del Mattone Tempi di attesa, 2006; 13. Ministero della Salute Sistema CUP: Linee guida nazionali (http://www.salute.gov.it/imgs/C_17_pubblicazioni_1577_allegato.pdf), Ottobre 2009; 14. Progetto Rete dei centri di prenotazione - Cup on line (http://www.cuponline.it/); 15. Logical Observation Identifiers Names and Codes (LOINC) Italia (www.loinc-italia.it); 16. ex DIT Tavolo permanente nazionale per la Sanit Elettronica (http://www.funzionepubblica.gov.it/link/digitalizzazione-e-innovazione-tecnologica/attivita/tse/iltavolo-permanente-per-la-sanita-elettronica-delle-regioni-e-delle-province-autonome-tse-.aspx); 17. Ministero della Salute Indagini e rapporti: liste dattesa (http://www.salute.gov.it/qualita/paginaInternaQualita.jsp?id=281&menu=liste); 18. Sperimentazione ministeriale Pharmaclick Punto Salute (http://www.pharmaclickpuntosalute.it/); 19. Ministero della Salute LINEE GUIDA PER LA DEMATERIALIZZAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE CLINICA IN LABORATORIO E IN DIAGNOSTICA PER IMMAGINI
NORMATIVA E PRASSI (http://bancadati.digita-lex.it/public/files/pdf/0143_5-Linee-GuidaDematerializzazione.pdf); Garante per la Privacy Linee guida in materia di referti on-line (http://www.garanteprivacy.it/garante/doc.jsp?ID=1630271#linee), 25 giugno 2009; CONFINDUSTRIA Servizi e Infrastrutture per lInnovazione Digitale del Paese; Sistemi&Impresa N.3 Le priorit per la diffusione della fatturazione elettronica - APRILE 2010 ex CNIPA Dematerializzazione: le azioni, gli strumenti, le esperienze, RisorseComuni 2009; CISIS PRODE PROgetto interregionale DEmaterializzazione Task Radiale 6 Servizi a domanda individuale, Vista dinsieme, 2010; CISIS PRODE PROgetto interregionale DEmaterializzazione Task Radiale 7 Sanit, Vista dinsieme, 2010; Flussi del Ministero della Salute (www.salute.gov.it);
2. Servizi di prenotazione on line 2.1 Contesto e quadro normativo
Questo capitolo tratta le prenotazioni on line, secondo lo schema illustrato nellintroduzione. Lambito prioritario prevede i Servizi di Prenotazione on line (SPPR) delle prestazioni sanitarie, direttamente tramite il sito aziendale o sovra-aziendale. Come noto, per tale tipologia di servizi di fondamentale importanza la disponibilit in modalit on line e facilitata delle liste dattesa e dei tempi di attesa. E noto, peraltro, che laccesso alle cure sanitarie e, in particolare, i tempi di attesa sono spesso al centro dellattenzione degli organi dinformazione e del dibattito pubblico. Stato, regioni e province autonome hanno condotto, in questi anni (AGENAS, 2006), diverse esperienze di misurazione dei tempi di attesa e di riflessione sullo stesso concetto di attesa (rif. [10]). A livello operativo, i documenti che riassumono gli interventi programmati in questo settore da Stato e regioni, sono il Piano Nazionale di Contenimento dei Tempi di Attesa (PNCTA) 2006-2008 e il Piano Nazionale di Governo delle Liste di Attesa (PNGLA) 2010-2012 (rif. [11]). Entrambi i documenti contengono, tra laltro, la raccomandazione di promuovere linformazione e la comunicazione sulle liste dattesa tramite strumenti quali (rif. [10]): i siti Web aziendali, le campagne informative, gli Uffici Relazioni con il Pubblico (URP), le Carte dei Servizi, la rilevazione della soddisfazione degli utenti.
Nel nuovo Piano 2010-2012, si ribadisce la raccomandazione, si formula limpegno di proseguire in via sistematica il monitoraggio dei siti Web di regioni, province autonome, ASL, Aziende Ospedaliere (AO), IRCCS e Policlinici Universitari (gi avviato a pi riprese dal Ministero della Salute MdS - con tre rilevazioni nel 2005, 2007 e 2009) e si prospetta la redazione di Linee Guida finalizzate a orientare la diffusione dei tempi di attesa tramite i siti Web (rif. [10]). Dalle rilevazioni del Ministero della Salute, in effetti, emerge comunque una tendenza di una progressiva diffusione delle informazioni sui tempi di attesa tramite i siti Web. Dai risultati della terza indagine, effettuata tra novembre e dicembre 2009, emerge che il 34% dei siti Web esplorati fornisce dati su tempi e liste dattesa, con un incremento rispetto alle due precedenti indagini svolte nel 2005 e nel 2007; ci sembra supportare la speranza che in pochi anni la quasi totalit dei cittadini italiani possa accedere facilmente ai dati sui tempi di attesa per le prestazioni sanitarie relativi alla propria area di residenza (rif. [10]). In tale contesto, certamente il primo punto di partenza sono state le indicazioni del gruppo Mattone Tempi di attesa (rif. [12]), nellambito del progetto Mattoni del SSN, per le prestazioni erogate in regime di ricovero ordinario che per quelle erogate in ambulatorio. Questo Mattone nasce, infatti, dall'esigenza di individuare una metodologia che consenta di rilevare sistematicamente il tempo di attesa per l'erogazione delle prestazioni sanitarie, in quanto la verifica dei livelli di assistenza erogati al cittadino, anche in termini del tempo di attesa che intercorre tra il manifestarsi del bisogno al SSN e il soddisfacimento dello stesso, garanzia di equit del sistema (rif. [12]). L'obiettivo principale del Mattone stato quello: di giungere alla definizione del set di informazioni rilevanti per la descrizione del fenomeno, di individuare una metodologia per la rilevazione sistematica dei tempi di attesa prospettati ed effettivi,
delle modalit di lettura ed interpretazione degli stessi, sia per le prestazioni erogate in regime di ricovero ordinario che per quelle erogate in ambulatorio.
Inoltre, il Mattone ha definito le Linee Guida per la progettazione dei Centri Unificati di Prenotazione (CUP), per la stratificazione della domanda secondo criteri di priorit e per la misurazione dei tempi di attesa sui percorsi diagnostico-terapeutici (rif. [12]). Di seguito, una valutazione dei fattori e delle soluzioni del gruppo Mattone Tempi dattesa (rif. [12]):
Figura1:QuadrofattoriesoluzioneMattoneTempidattesa(rif.[12])
Successivamente, ci sono stati gli obiettivi strategici del sistema sanitario nazionale rivolti a supportare la realizzazione della priorit 1 del Piano Sanitario Nazionale 2003 2005: Sviluppare la politica dei LEA (accordo Stato Regioni 29 luglio 2004) attraverso la riduzione dei tempi dattesa, e facilitare laccessibilit alle prestazioni ai cittadini, ad incentivare e diffondere la standardizzazione specifiche tecniche relative allinteroperabilit e agli oggetti informativi derivanti dai principali processi della Sanit Elettronica, favorendo il riuso delle buone pratiche e dellopen source. Sulla base di ci, il MdS ha condotto una interessante rilevazione nel luglio 2008 finalizzata ad effettuare una ricognizione dello stato di attuazione dei sistemi CUP regionali, focalizzandosi in particolare sui dettagli costitutivi e funzionali dei sistemi CUP. La situazione in termini di disponibilit, copertura e caratteristiche dei sistemi CUP risultata estremamente eterogenea (rif. www.salute.gov.it): Si osservata in particolare una proliferazione di sistemi CUP a livello territoriale, a cui si aggiunge una significativa diversificazione in termini di soluzioni applicative, tecnologiche ed infrastrutturali adottate; Laddove erano presenti sistemi CUP regionali/provinciali, si rilevata, nella maggior parte dei casi, che il sistema CUP non aveva unadeguata copertura in termini di prestazioni effettivamente prenotabili attraverso lo stesso.
I CUP esistenti operano, quindi, spesso in modalit isolata e con canali differenziati. Per quanto concerne la diffusione dei sistemi CUP con copertura regionale/provinciale, a livello nazionale si osservato come 8 Regioni/Province Autonome abbiano un sistema di CUP regionale/provinciale, 4 Regioni/Province Autonome dichiarano di avere dei progetti in corso oppure un sistema CUP con copertura sub-regionale/sub-provinciale, mentre 9 Regioni/Province Autonome descrivono di non avere, al momento della rilevazione, implementato un sistema di prenotazione unico a livello regionale/provinciale, n progetti in corso in tale ambito (rif. www.salute.gov.it).
I risultati della rilevazione mostrano comunque che la gestione delle agende per la prenotazione, la produzione e gestione del catalogo generale (sanitario e amministrativo) delle prestazioni sanitarie prenotabili, il monitoraggio della qualit del servizio, la prenotazione delle prestazioni rese disponibili allinterno del sistema CUP, la disdetta di appuntamenti ed il calcolo dellimporto ticket, siano ampiamente diffuse e abbiano una copertura regionale/provinciale media superiore al 90% (rif. www.salute.gov.it). Per quanto riguarda le modalit di prenotazione, si evidenziato che il canale pi diffuso sia la prenotazione da un punto CUP posto allinterno dellazienda, seguito dal call-center. La prenotazione presso i punti CUP posti in strutture convenzionate e presso i medici sono abbastanza diffuse (si registrano, rispettivamente, nel 76% e nel 67% dei casi). In alcune realt (il 50% delle Regioni/Province Autonome) stata implementata anche la possibilit di prenotare mediante altri canali (FAX, portale internet, e-mail e/o totem posti allinterno dei comuni o dei supermercati nonch presso le farmacie). Nellottica di definire un modello di riferimento a livello nazionale, attraverso il quale consentire una visione completa e pienamente integrata della rete di offerta dei servizi sanitari, sono state predisposte dal Ministero della Salute, in collaborazione con le regioni, apposite Linee guida nazionali (rif. [13]). Tali Linee guida sono finalizzate allarmonizzazione dei sistemi CUP, attraverso la definizione di caratteristiche minime ed uniformi relative a tali sistemi a livello nazionale (rif. [13]). Le Linee guida si focalizzano in prima istanza su aspetti di natura organizzativo-gestionale e informativosemantica, oltre che su aspetti di tipo funzionale, quali necessarie precondizioni allefficace impiego delle nuove tecnologie. Le Linee guida forniscono una disamina dei possibili canali di accesso attraverso i quali il cittadino pu fruire dei servizi di prenotazione, tra i quali rientrano lo sportello presidiato, il telefono, laccesso tramite internet, nonch le farmacie territoriali, etc. Su tali Linee guida nazionali stata acquisita, il 29 aprile 2010, lIntesa della Conferenza Stato-Regioni. Il recepimento delle linee guida sar valutato in sede di adempimenti LEA (rif. [13]). La previsione, nellambito delle Linee guida relative ai sistemi CUP, delle farmacie territoriali quale possibile canale di accesso ai servizi di prenotazione da parte dei cittadini, ha poi trovato un suo riscontro nel decreto legislativo 3 ottobre 2009, n. 153, che delinea un nuovo modello di farmacia: la farmacia dei servizi. In base a tale modello, la farmacia viene vista come presidio nel quale il cittadino, oltre ai farmaci, trova una serie di servizi aggiuntivi ad alta valenza socio-sanitaria. Tra i nuovi servizi previsti, il citato decreto legislativo include i servizi di prenotazione delle prestazioni di assistenza specialistica ambulatoriale presso le strutture sanitarie pubbliche e private accreditate, il pagamento delle relative quote di partecipazione alla spesa a carico del cittadino, il ritiro dei relativi referti. Al fine di regolamentare tali servizi, il MdS ha emanato il decreto ministeriale 8 Luglio 2011, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 229 del 1 Ottobre 2011. Dal punto di vista dellInformation & Communication Technologies (ICT), lultima intesa tra il Governo, le Regioni e le Province Autonome di Trento e di Bolzano sul Piano Nazionale di Governo delle Liste di Attesa per il triennio 2010-2012 (rif. [11]): prevede lutilizzo di una quota delle risorse di cui all'art. 1, comma 34, della legge 23 dicembre 1996, n. 662, da vincolare alla realizzazione di specifici progetti regionali ai sensi dell'art. 1, comma 34-bis della medesima legge, e di quelle previste nel Piano e-gov 2012 Obiettivo 4 Progetto Rete centri di prenotazione, anche al fine di realizzare il Centro Unico di Prenotazione (CUP) secondo le indicazione delle linee guida nazionali del Ministero della Salute (rif. [13]); spinge per lo sviluppo di iniziative di ICT che prevedano, anche sulla base di quanto stabilito dalle Linee guida nazionali sul sistema CUP di cui allAccordo Stato-Regioni 29 aprile 2010, lo sviluppo di funzionalit automatizzate per la gestione del processo di prescrizione, prenotazione e refertazione digitale, sistemi per laccesso informatizzato ai referti e uso della Telemedicina.
Su tale fronte, ci sono stati una serie di progetti regionali specifici sul CUP multicanale e generali di egovernment in ambito sanitario (e.g. IESS, ASSIST, SOLE, PAREh), mentre dal punto di vista prettamente infrastrutturale, si recentemente concluso in 5 regioni (Umbria, Emilia Romagna, Veneto, Marche e Provincia autonoma di Trento), come indicato in precedenza, un progetto comune per lintegrazione sovraterritoriale dei sistemi CUP, al fine di facilitare laccesso ai servizi da parte del cittadino e ridurre le liste di attesa. Il progetto ha seguito quanto previsto dalle linee guida e i moduli software realizzati saranno a breve disponibili in open source (rif. [14]). L'obiettivo di questo progetto Rete dei centri di prenotazione - Cup on line (rif. [14]) stato favorire la realizzazione e la diffusione sul territorio di CUP operanti a livello sovra-territoriale per agevolare laccesso alle prestazioni del SSN e ottimizzare l'allocazione delle risorse. In questo scenario, il modello attuale di sistema di prenotazione viene superato attraverso l'utilizzo di un sistema complesso di gestione delle risorse, che consente di facilitare l'accessibilit dellassistito alle strutture erogatrici di prestazioni specialistiche e di contenere i tempi di attesa nel pieno rispetto del diritto del cittadino alla salute. Grazie ai risultati del progetto Rete dei centri di prenotazione Cup on line il cittadino di una delle amministrazioni partecipanti al progetto (Umbria, Emilia Romagna, Marche, Veneto, e la Provincia Autonoma di Trento) pu prenotare alcune prestazioni specialistiche ambulatoriali al di fuori del normale ambito territoriale di appartenenza (Distretto, ASL, Regione) recandosi presso gli sportelli dei CUP appositamente abilitati. Lofferta di queste prestazioni federata tra diverse amministrazioni regolata da speciali accordi di cooperazione (rif. [14]). Il progetto Rete dei centri di prenotazione - Cup on line individua pertanto un nuovo sistema che intende garantire (rif. [14]): la possibilit di prenotare prestazioni di qualsiasi tipologia purch afferenti allambito socio sanitario (quali ad esempio ADI, attivit di assistenza sociale, servizi ospedalieri alberghieri logistica, etc); la possibilit di veicolare, oltrepassando i limiti territoriali, lofferta di prestazioni di alta e altissima specializzazione; la multicanalit di accesso al servizio tramite luso di Contact center, di dispositivi portatili e di strumenti Web (portali, portali vocali, etc.); il ricorso alle tecnologie di datawarehouse per storicizzare tutte le informazioni trattate ai fini del monitoraggio, che dovr interagire con tutte le altre informazioni di scenario necessarie al monitoraggio dei fenomeni presenti in sistemi diversi (Assistito, Medico, Farmaco, etc.); lutilizzo del Contact Center integrato quale strumento di erogazione di particolari servizi di assistenza; luso delle metodiche di Customer Relationship Management (CRM) per verificare la rispondenza presso lutenza della qualit dei servizi erogati; la possibilit di monitorare i Livelli Essenziali di Assistenza (LEA).
A tal proposito, utile, infine, sottolineare che il Patto per la Salute del 3 dicembre riporta che per il conseguimento del livello di appropriatezza nellerogazione dei servizi di assistenza ospedaliera e specialistica, le Regioni individuano, entro 3 mesi dalla approvazione della presente intesa, adeguati strumenti di governo della domanda tramite accordi tra Regioni confinanti per disciplinare la mobilit sanitaria ..
2.2 Modellazione finale 2.2.1 Analisi dei processi: il Centro Unificato di Prenotazione
Laccesso allassistenza in tempi rapidi pu essere facilitato dalla presenza di sistemi evoluti di sanit in rete per la prenotazione unificata delle prestazioni, attraverso i sistemi comunemente conosciuti come CUP, che consentono al cittadino di effettuare la prenotazione ai servizi sanitari attraverso diversi canali di comunicazione che favoriscano laccessibilit dellassistenza e la riduzione dei tempi di attesa, mediante una gestione integrata delle agende di prenotazione. Per CUP si intende, quindi, un sistema centralizzato informatizzato di prenotazione delle prestazioni sanitarie, deputato a: gestire l'intera offerta (SSR, regime convenzionato, libera professione intramoenia, etc.) con efficienza; strutturare in modo organizzato l'attivit delle Unit Eroganti per ci che attiene appunto l'erogazione delle prestazioni; interfacciare le diverse procedure di gestione dellerogazione, degli accessi e delle relative informazioni; supportare modalit di programmazione dellofferta e comunicazione ai cittadini finalizzate al contenimento dei tempi di attesa.
Tale sistema, formato nel suo complesso da pi procedure, consente di ottimizzare lofferta verso il cittadino e standardizzare le analisi per rimodularla, confrontando stime relative a fabbisogno ed offerta, a ci che stato prenotato ed erogato. Esistono numerose e variegate modalit di classificare i sistemi CUP esistenti, considerando tanto lambito territoriale di riferimento, quanto linsieme delle risorse sanitarie gestite (sia in termini quantitativi numerosit di prestazioni e agende - sia in termini qualitativi - tipologia di prestazioni e daccesso 1 e 2 livello), nonch diversi regimi di erogazione. Generalmente viene adottata una distinzione in base allambito territoriale classificando CUP Aziendali e Interaziendali (rif. www.salute.gov.it). Nel modello del presente servizio prioritario, il CUP un sistema in grado di supportare la prenotazione on line delle prestazioni.
2.2.2 Analisi dei processi: le prestazioni prenotabili online e attori
Il servizio di prenotazione on line deve essere inteso: multicanale (cellulare, portale internet, portale vocale, e-mail) o accesso via SMS e-mail (inviare e recepire messaggi per disdette e informazioni sui movimenti riguardanti la lista dattesa, inviare promemoria ai pazienti a distanza di qualche giorno dallappuntamento, etc.), accesso Web (prenotazione, disdetta di prenotazioni, etc.).
multi presidio (totem posti allinterno dei comuni o dei supermercati, farmacie, FAX, etc.) federato (deve consentire dal CUP pi vicino al cittadino, anche attraverso laccesso tramite sportelli tradizionali gi in uso - sportelli, call center, etc. - di eseguire prenotazioni e disdette remote su altri CUP, etc.)
Non tutte le prestazioni che sono gestite dal CUP (che oltretutto non sempre gestisce la totalit delle prestazioni) possono essere prenotate on line. In genere, sono prenotabili le prime visite ed alcuni esami strumentali semplici. I controlli e gli esami strumentali complessi richiedono il colloquio con loperatore esperto per ottenere una corretta prenotazione in base alle procedure di accesso. Il numero e la tipologia di prestazioni prenotabili on line varia a secondo della struttura sanitaria.
La prenotazione on line pu essere rivolta al: Cittadino, una volta che questi ha una ricetta SSN o di un medico specialista; Farmacista o suo impiegato per conto del paziente; Medico di Medicina Generale (MMG) o ai suoi assistenti di studio per conto del paziente; Medico specialista di una struttura sanitaria pubblica o privata.
Tabella2:Servizierogabiliprenotazione(rivisitazionerif.[13])
Prima ipotesi di prenotazione con ricetta digitale
Di seguito, una prima tabella dei servizi erogabili, ripresa e rivisitata dal progetto Cup online (rif. [13]):
Info su accesso1
Disdetta appuntamento3
Cambio appuntamento4
Inserimento in lista5
Movimento su lista6
Info prenotazione /lista7 X X X X X
Sportello Call Center Mobile e-mail Portale Web aziendale online Portale Web per i cittadini Portale Web per MMG/PLS e specialisti
X X X (notifica) X (notifica)
X X X (notifica) X (notifica) X
2.2.3 Analisi dei processi: le fasi della prenotazione
Il processo di prenotazione prevede le seguenti fasi8:
Tabella3:Fasidelprocessodiprenotazione
Codice b0 b1
Fase Richiesta esami Criteri di ricerca
Descrizione / note Introduzione esami richiesti o inserimento numero ricetta SSN e/o NRE Introduzione di eventuali criteri di ricerca (giorni della settimana, fascia oraria, data inizio e fine periodo, localizzazione presidio sanitario, modalit di
INFO SU ACCESSO: servizio informativo rivolto allutente circa modalit, tempi, requisiti, vincoli per laccesso alle varie tipologie di prestazioni incluse nellofferta gestita dal sistema 2 PRENOTAZIONE: prenotazione dellappuntamento nel quale saranno eseguite le prestazioni richieste 3 DISDETTA APPUNTAMENTO: disdetta di un appuntamento precedentemente prenotato 4 CAMBIO APPUNTAMENTO: modifica della data di un appuntamento precedentemente prenotato (in genere realizzato mediante disdetta e successiva prenotazione) 5 INSERIMENTO IN LISTA (dattesa): registrazione dellutente nella lista dattesa per la specifica prestazione richiesta 6 MOVIMENTO SU LISTA (dattesa): operazioni eseguite su una posizione di lista dattesa che ne modificano lo stato, come per esempio lassegnazione di un appuntamento, la cancellazione (o rimozione), la registrazione di periodi di indisponibilit dellutente 7 INFO PRENOTAZIONE/LISTA (dattesa): servizio informativo rivolto agli utenti presenti in lista dattesa circa levolvere della loro posizione in lista, lattesa stimata, e agli utenti in possesso di prenotazione (es. promemoria dellappuntamento) 8 In alcuni casi si applica una sequenza differente da quella riportata nella tabella. Alcuni sistemi iniziano il processo dalla fase b3, cui segue la b0 e le successive
(opzionale) Proposta disponibilit Visualizzazione tempi di attesa e lista dattesa Identificazione paziente Calcolo importo Istruzioni / memorandum Recall / conferma
accesso solventi o SSN, etc.) Elenco delle disponibilit con priorit in base ai criteri di ricerca dellutente Elenco delle disponibilit con i tempi dattesa e il dettaglio della lista Introduzione dei dati del paziente o inserimento Codice Fiscale Calcolo importo ticket ed eventuali servizi aggiuntivi (consegna referti on line, consegna referti a domicilio) Redazione istruzioni per il paziente relative alle modalit di preparazione allesame, data ora e luogo dellappuntamento, indicazioni per raggiungere la struttura sanitaria e lunit operativa Funzione per ricordare ai pazienti lappuntamento e invitarli a disdire qualora la visita o gli esami non fossero pi necessari
La fase b0 pu essere attivata da una ricetta digitale, con la generazione di una prima ipotesi di prenotazione inviata online sul cellulare dellassistito (o altro sistema multicanale) che la pu confermare o meno, sempre in modalit remota (e.g. cellulare dellassistito, internet, totem, ricevitoria, etc.). Linserimento del numero ricetta SSN e/o del Numero di Ricetta Elettronica (NRE) consente, quando le ricette sono trattate in forma elettronica, lidentificazione del paziente (b3). La fase b1 in alcuni sistemi opzionale o assente. In molti casi, la fase b3 precede la b0 perch, prima di iniziare il processo di prenotazione, si richiede lautenticazione dellutente. Se presente unanagrafe dei pazienti, linserimento del Codice Fiscale consente lidentificazione del paziente e laccesso ai suoi dati anagrafici. La fase b4 non sempre presente. A questa pu seguire lattivazione del pagamento on line, se presente. La fase b5 pu avere diverse connotazioni e non includere tutte le indicazioni riportate in tabella. I servizi di prenotazione on line devono essere orientati soprattutto verso lindicazione di: Prenotazione prestazioni multiple (intero ciclo, primo accesso, etc.), Prenotazione percorsi (primo accesso, fasi successive da specialista/servizio, etc.), Punto erogazione (programmazione/elenco, scelta e centro di interesse, etc.).
2.2.4 Ambito di implementazione/realizzazione
La prenotazione on line pu avere luogo in molteplici ambiti: a) b) c) d) a livello aziendale, realizzato a cura dellAzienda Sanitaria; a livello sovra aziendale, realizzato da aggregazioni o consorzi di aziende sanitarie (aree vaste, centri servizi, etc.); a livello regionale, realizzato dalla Regione per tutte le AS; a livello di servizio fornito da soggetti terzi, pubblici o privati, attraverso una convenzione o un contratto di servizio.
La tendenza prevalente la realizzazione di CUP regionali anche in unottica di razionalizzazione dellofferta di servizi sanitari.
2.2.5 Sistemi informativi interessati
Le prenotazioni on line interessano diversi sistemi informativi. Per la gestione degli appuntamenti:
CUP locali, inter aziendali o regionali; questi ultimi possono essere su modello federato, centrale o ibrido (parte centrale, parte locale); Sistema di gestione ambulatoriale; Laboratorio di analisi (LIS); Anatomia Patologica (PIS); Diagnostica per immagini (RIS); Cardiologia (CIS); Cartelle Cliniche Ambulatoriali (EMR)
Le prenotazioni devono poi alimentare9 i seguenti sistemi informativi: b) c) d) e) f) g)
Se i sistemi c g sono integrati al sistema di gestione ambulatoriale sufficiente lalimentazione di questultimo. E utile riportare, altres, gli archivi fondamentali che le Linee guida del Ministero della salute (rif. [13]) rimarcano per gli aspetti di natura informativo-semantica, in quanto per il corretto funzionamento del sistema CUP occorre avere a disposizione degli archivi anagrafici che permettano una corretta programmazione dell'offerta sanitaria, in tutto l'ambito di pertinenza del Sistema stesso, per le varie tipologie di strutture e per i diversi regimi di erogazione e fattispecie di prestazioni erogabili /rif. [13]). A tali fini, i principali archivi da implementare e gestire sono i seguenti (rif. [13]): Catalogo generale delle prestazioni erogabili: catalogo delle prestazioni che contiene, tra le altre informazioni, la denominazione delle prestazioni erogabili, la codifica, la branca di appartenenza, varie informazioni inerenti la tariffazione, nonch aspetti di carattere organizzativo (e.g. ciclicit della prestazione, numero massimo di sedute, note sulla prestazione), etc. Anagrafe delle strutture: anagrafe delle strutture e della relativa articolazione organizzativa in termini di unit operative semplici e complesse; contiene oltre ai dati anagrafici delle strutture e delle unit operative, informazioni inerenti il tipo di assistenza, le prestazioni erogabili, vari aspetti di tipo organizzativo, etc. Anagrafe medici prescrittori: anagrafe dei soggetti che prescrivono le prestazioni oggetto di prenotazione; contiene, oltre ai dati anagrafici ed ai pertinenti riferimenti organizzativi, informazioni in merito alla tipologia di assistenza prestata, etc. Anagrafe medici eroganti le prestazioni: anagrafe dei soggetti eroganti le prestazioni (specialisti ambulatoriali, medici ospedalieri, etc.); contiene, oltre ai dati anagrafici ed ai relativi riferimenti organizzativi, informazioni in merito alla tipologia di specializzazione, alla tipologia di rapporto con il SSN, etc. Elenco delle avvertenze per la prenotabilit della prestazione: elenco delle indicazioni che permettono alloperatore CUP di effettuare correttamente la prenotazione (e.g. esami propedeutici alleffettuazione della prestazione richiesta) Catalogo delle preparazioni dellutente alle prestazioni: contiene informazioni in merito a particolari modalit di preparazione da parte dell'utente, necessarie nel caso di specifiche prestazioni Archivio convenzioni, listini e tariffe: anagrafe relativa alle condizioni inerenti soggetti erogatori pubblici, privati accreditati e/o particolari regimi di erogazione (specialistica ambulatoriale, ricoveri ordinari, day hospital, intramoenia, etc.).
Ossia caricare le liste di lavoro
2.3 Modalit per limplementazione 2.3.1 Modalit di accesso alle prenotazioni on line
Questo capitolo descrive le differenti modalit di prenotazione on line che oggi esistono o sono possibili. Occorre comunque tenere presente, come gi indicato in precedenza, che lattesa per ottenere una prestazione sanitaria ancora troppo lunga e la pubblicazione delle liste sui siti Web di regioni e ASL spesso male organizzata o inadeguata. Di conseguenza, ciascun servizio indicato di seguito deve essere accompagnato sempre da una chiara informativa sullo stato della lista e sulle modalit pi adeguate per ridurre i tempi relativi. Occorre quindi sempre traguardare i seguenti macro obiettivi: Supportare la riduzione dei tempi dattesa, Facilitare laccessibilit alle prestazioni ai cittadini, Incentivare e diffondere standardizzazione e specifiche tecniche relative allinteroperabilit e agli oggetti informativi nellambito dei sistemi di prenotazione sanitari.
Tabella4:Modalitdiaccessoalleprenotazionionline
Modalit Sito / portale web dedicato
Descrizione Prenotazione mediante accesso a un sito / portale web tramite linserimento di credenziali o del numero di ricetta SSN e/o Numero di Ricetta Elettronica. la soluzione pi praticata. Attraverso la messaggistica SMS possibile interrogare il CUP relativamente ai processi b0 e b2. La gestione dellintero processo via SMS invece poco praticabile. Attraverso APP dedicate possibile gestire lintero processo di prenotazione che, specie sui tablet, pu risultare comodo e pratico. Rappresenta unalternativa al sito / portale che pu tuttavia, se progettato in maniera opportuna, essere utilizzabile, sia pure non in maniera ottimizzata, anche su tablet e, con pi difficolt, sui tablet.
Servizio per telefoni cellulari via SMS
I servizi devono intervenire nelle situazione e nei contesti pi critici. Utile a questo scopo il monitoraggio costante del MdS, gi citato in precedenza, in quanto il fenomeno delle liste dattesa rappresenta uno dei punti pi critici dei moderni sistemi sanitari, in quanto compromette laccessibilit e la fruibilit delle prestazioni da erogare (rif. [17]) ( utile ricordare che esistono classi di priorit che il medico deve indicare nella prescrizione - urgente entro 72 ore, differibile entro 60 giorni, programmata entro 180 giorni). Tra i vari elementi da considerare nella gestione delle liste di attesa deve essere prevista anche la comunicazione, trasparente ed aggiornata, dei dati inerenti tempi e liste dattesa. La disponibilit di siti Web da parte di quasi tutte le strutture sanitarie consente di disporre di un efficace strumento di informazione e comunicazione, facilmente consultabile grazie alle caratteristiche intrinseche di Internet, quali accessibilit, immediatezza, completezza, chiarezza e trasparenza (rif. [17]). Comunque, resta ancora impossibile trovare on line dati sui tempi dattesa per i ricoveri o per laccesso al pronto soccorso (i dati, quando disponibili si limitano ai tempi dattesa per le prime visite non urgenti, e mai per le visite di controllo), su questi aspetti occorre investire con le prenotazioni on line. Pu essere utile lintroduzione di un sistema adattivo preventivo che nel caso delle prenotazioni on line potrebbe migliorare il tempo di selezione della miglior scelta da parte del cittadino, valutando le migliori disponibilit non solo attraverso una selezione dei migliori tempi dattesa, ma anche attraverso parametri
oggettivi calcolati a frequenze stabilite sul profilo del cittadino (che in questo caso, avrebbe un accoppiamento meno lasco con il portale Web/mobile, tramite accesso forte), come ad esempio: possibili risposte di una negoziazione on line, attraverso linterrogazione preventiva della disponibilit effettiva delle agende, effettuata su una fotografia statica a un certo orario della giornata delle agende esposte; migliore corrispondenza tra quanto richiesto on line dal cittadino e lofferta, attraverso linterrogazione degli indicatori oggettivi del tipo di servizio offerto relativamente alle specializzazioni, alle specifiche discipline e modalit di erogazione delle prestazioni; distribuzione dellofferta in maniera estesa su tutto il territorio della Regione, attraverso ricerche georeferenziate rispetto alla residenza del cittadino o altre preferenze espresse dal cittadino stesso in passato (a valle del consenso del cittadino per riutilizzare questi dati nelle successive prenotazioni). mobile mashup: processo che mescola il contenuto di pi sorgenti disponibili sul Web per creare servizi completamente nuovi; il servizio di prenotazione on line deve supportare il raggruppamento di pi dati a favore del cittadino; Personal Information Manager: tecnologia che offre capacit nuove per le agende, sistemi capaci di attivarsi quando necessario, nel momento e nel luogo giusto, tramite canali adatti al contesto. on line Questo capitolo descrive le componenti/infrastrutture consigliate nella realizzazione del Servizio Prioritario di Prenotazione on line. Certamente sono da considerare le componenti comuni, in ottica open source e che possono essere oggetto di riuso a livello nazionale, del progetto Rete dei centri di prenotazione - Cup on line (rif. [14]): GR: Gestore di Risorse sovra territoriale; GLA: Gestione completa delle risorse e delle Liste di Attesa per il CUP; DWH: Componente di storicizzazione di tutte le informazioni trattate ai fini del monitoraggio in una visione ampliata dellanalisi dei fenomeni; CUP Orchestratore; CUP Delegato.
Per quanto riguarda le nuove tecnologie ICT, i servizi offerti devono puntare su tecniche di:
2.3.2 Componenti/infrastrutture consigliate: il progetto Rete dei centri di prenotazione - Cup
Il progetto, come gi indicato, ha previsto due macro-obiettivi prioritari (rif. [14]): realizzazione, in ambito aziendale, di un gestore risorse locale e territoriale, realizzazione di infrastrutture e componenti di cooperazione in ambito territoriale, regionale e interregionale orientato alla gestione delle risorse e allabbattimento delle liste di attesa.
Il sistema della prenotazione sanitaria on line quindi unapplicazione multilivello che permette di operare sia a livello federale (quando un insieme di risorse sanitarie gestito da pi CUP), sia a livello locale (un solo CUP). Il livello federale pu interessare dimensioni territoriali diverse e quindi ambiti diversi secondo opportunit (e.g. provincia; piuttosto che area vasta; piuttosto che regione), offrendo una visione unitaria delle risorse distribuite su tale territorio; il livello locale (ovvero il CUP Locale), che eventualmente pu riferirsi, secondo i casi, a dimensioni territoriali/aziendali e quindi ad ambiti diversi: aziendale, multiaziendale, provinciale, regionale (rif. [14]). Il livello federale, che rappresenta un integratore di CUP, pu essere utilizzato dallambito multi-aziendale, a quello regionale o addirittura interregionale. Si basa su un sistema di regole che gli permettono di individuare i CUP federati da interrogare. Inoltre, mette a disposizione le funzionalit di motore di ricerca CUP con capacit di prenotazione (e.g. di prestazioni non gestite da uno o da un insieme di CUP sottostanti) e di gestione distribuita di liste dattesa (rif. [14]).
Il livello locale offre le consuete funzionalit di CUP e di gestione locale delle liste di attesa estendendo per le attivit di ricerca e di prenotazione ad altre risorse sanitarie oltre alle prestazioni specialistiche (rif. [14]). Il progetto ha individuato pertanto un nuovo sistema che intende garantire (rif. [14]): Funzionalit di base di un CUP (locale); Prenotazione di nuovi tipi di prestazioni (e.g. ricoveri e lAssistenza Domiciliare Integrata - ADI); Integrazione delle risorse prenotabili per pazienti interni/esterni (lintegrazione delle agende di disponibilit allinterno e allesterno dellazienda ospedaliera, lintegrazione dei CUP con i sistemi specifici ospedalieri - integrazione a livello di order entry); Gestione delle liste di attesa (gestione delle liste di attesa, o preappuntamento - locali e federate, in base a regole definibili - e limmediata riallocazione delle prenotazioni disdette a favore dei cittadini in lista dattesa); Cooperazione di CUP (pianificazione e prenotazione di risorse, compresa la gestione delle liste di attesa - ambito metropolitano/ provinciale - gestione delle richieste di ricovero programmato - ambito metropolitano / provinciale / regionale - prenotazioni di prestazioni di eccellenza e relativa gestione di liste di attesa - ambito regionale/ sovraregionale); Monitoraggio dei tempi di attesa e indicatori di efficacia; Multicanalit: la facilitazione dellaccesso a pazienti e operatori tramite lattivazione di estese funzionalit multicanale nella gestione delle liste di attesa e nelle prenotazioni, oltre ai canali tradizionali di accesso gi esistenti; si prevede: o o la multicanalit di accesso al servizio tramite luso di Contact center, di dispositivi portatili e di strumenti WEB (portali, portali vocali, etc.); lutilizzo del Contact Center integrato quale strumento di erogazione di particolari servizi di assistenza.
Di rilievo per il Servizio Prioritario di Prenotazione on line la possibilit offerta dal sistema (rif. [14]) per una richiesta, effettuata dal CUP Locale, previa normalizzazione e trascodifica, di venire processata dal sistema di Prenotazione Sanitaria OnLine che individua, attraverso regole federative, i CUP remoti della federazione che possono soddisfare la richiesta. Il sistema invia ad ogni CUP remoto la richiesta di disponibilit ed attende le risposte da tutti i CUP remoti individuati. Ricevute le risposte il sistema aggrega e filtra le disponibilit e restituisce lelenco al CUP richiedente (rif. [14]).
2.3.3 Componenti/infrastrutture consigliate: la normalizzazione delle codifiche del catalogo delle prestazioni
Il Nomenclatore Tariffario Nazionale (D.M. 150 22 luglio 1996) ha stabilito le tariffe di riferimento per le prestazioni erogabili allinterno del SSN. In seguito al suo annullamento ed al trasferimento delle relative competenze a livello regionale, ciascuna Regione ha adottato un proprio Nomenclatore Tariffario, ereditando, in parte, la struttura di quello nazionale ed aggiungendo nuove tipologie di analisi e altrettanto diverse tipologie di codifica e di descrizione. Nonostante ci stato necessariamente mantenuto il riferimento ai codici del Nomenclatore Tariffario Regionale a fini di contabilizzazione delle prestazioni. E evidente che lintero impianto di un servizio di prenotazione on line possa avvantaggiarsi con una codifica e descrizione di mappatura tra le codifiche regionali, valida a livello nazionale e soprattutto costruita in base ad una classificazione concettuale del dominio di riferimento e non solo secondo motivazioni e criteri puramente economici come pu essere certamente LOINC (rif. [15]).
LOINC rappresenta lo strumento pi valido per una standardizzazione delle codifiche di settore e per assicurare una condivisione delle informazioni tanto a livello nazionale quanto a livello internazionale, visto il suo diffuso utilizzo in contesto europeo e nordamericano. Tuttavia, linesistenza di una traduzione ufficiale in lingua italiana ne ostacola, di fatto, la piena adozione nel nostro Paese. Nellambito del progetto InFSE finanziato dallex Dipartimento per lInnovazione e le Tecnologie (rif. [16]) stato costituito un gruppo di lavoro denominato LOINC Italia (rif. [15]) allo scopo di consentire la condivisione e lo scambio di informazioni fra le istituzioni e le organizzazioni che cooperano alla realizzazione della codifica italiana standardizzata dei dati di laboratorio sulla base dello standard LOINC. Da questo lavoro, nellambito della presente Linea Guida, si riporta nellAllegato 1 una standardizzazione delle codifiche a livello di cooperazione di CUP (e quindi impiego dello stesso come terminale on line anche verso CUP remoti), in quanto la cooperazione allinterno della rete dei CUP locali comporta lo scambio e la condivisione di informazioni necessarie a individuare pazienti, regole di accesso, tipologie di servizi, prestazioni ed erogatori coinvolti nel processo. Mentre per gran parte di tali informazioni, ci sono i lavori del progetto Cup on line (gruppi di informazioni per il livello federale con opportune codifiche comuni adottando i sistemi standard di codifica consolidati a livello nazionale/regionale e.g. contratti di erogazione, classi di esenzione, strutture erogatrici, etc. rif. [14]), si ritenuto utile riportare una prima mappattura (una federazione in prima istanza limitando il campo di azione ad un set definito di prestazioni) dei codici dei cataloghi regionali per creare a livello sovra-territoriale condiviso utilizzando la codifica italiana di LOINC (che potrebbe consente, in futuro, anche una interoperabilit internazionale, soprattutto a supporto della mobilit sanitaria nei paesi UE). Nellambito del progetto Cup on line si valutata la possibile appartenenza di un sistema di prenotazione contemporaneamente a due diverse federazioni. Lanalisi per garantire linteroperabilit tra i vari sistemi di prenotazione ha operato nellottica macro di mantenersi libera da eventuali vincoli determinati da codifiche esistenti o in via di definizione, attraverso lo studio di (rif. [14]): larchitettura e la collocazione del sistema di codifica federata; i cataloghi gi in uso presso le regioni pilota e le modalit di integrazione tra questi e il sistema federale di codifiche; i processi di progressiva omogeneizzazione e standardizzazione dei cataloghi del sistema federato; il modello organizzativo che definisce anche le responsabilit nella gestione dei sistemi di codifica in relazione ai livelli di condivisione raggiunti (multi-azienda, multi-regione); la struttura dei vari cataloghi federati e il relativo contenuto.
2.3.4 Componenti/infrastrutture consigliate: i repository documentali delle prenotazioni conformi alle specifiche IBSE/InFSE
A supporto del servizio prioritario on line utile prevedere una serie di repository documentali (di livello regionale oppure di livello aziendale ASL) per la conservazione (auspicabilmente sostitutiva, a norma delle vigenti disposizioni per larchiviazione digitale sostitutiva, per evitare lappesantimento degli archivi cartacei gi oggi sovrabbondanti, con rilevanti costi di struttura, gestione e manutenzione) delle rappresentazioni elettroniche dei momenti topici del ciclo di vita della prescrizione:
SARregionale
softwarelegacy terzo
Repository prescrizioni Repository erogazioni
Repository regionali
compilaricetta
software legacy terzo
Repository prenotazioni
Ricetta rossa/promemoria
prenotaprestazione/prenotazione on line erogazioneprestazione
Figura2:Repositorydocumentaliasupportodelciclodivitaprescrittivo
Tali repository opportuno che espongano interfacce conformi alle direttive IBSE/IBIS, per quanto riguarda oggetti di questo tipo, e specifiche InFSE per quanto riguarda la federazione, emanati dallex DIT nellambito del Tavolo permanente per la Sanit Elettronica (TSE rif. [16]). Ci certamente indicato per supportare il servizio di prima prenotazione a valle dellemissione di una prescrizione elettronica, prenotazione notificata via mezzo mobile al cittadino che, entro un determinato periodo temporale, la deve confermare e/o modificare secondo le proprie esigenze. Il documento elettronico della prenotazione deve essere strutturato secondo le specifiche HL7 CDA IBSE/IBIS (rif. [16]).
2.4 Vincoli e raccomandazioni
Qualsiasi sia il modello prescelto per implementare dei servizi di prenotazione on line necessario rispettare i seguenti vincoli: v1) la prenotazione on line deve essere facoltativa e non pu, in alcun modo, pregiudicare laccesso e lerogazione delle prestazioni sanitarie; v2) la prenotazione on line deve rispettare le norme inerenti la privacy e la sicurezza dei dati; v3) la trasmissione dei dati deve avvenire con protocollo SSL3 con crittografia a 128 bit; v4) la prenotazione on line deve fornire al cittadino tutte le informazioni necessarie per esercitare in modo consapevole il proprio diritto di scelta (b2, b4); v5) per ridurre il fenomeno delle mancate presentazioni obbligatorio gestire il recall dei pazienti per le liste di attesa superiori a 60 giorni (b6); v6) le implementazioni a supporto della prenotazione on line dovranno garantire lo stesso livello di servizio rispetto ai sistemi preesistenti, soprattutto in termini di continuit del servizio, valorizzando gli sforzi gi effettuati nelle singole realt; Inoltre, necessario attenersi alle seguenti raccomandazioni: r1) la prenotazione on line deve essere semplice, veloce e sicura; r2) se presente un sistema di pagamento on line consigliabile rendere disponibile, contestualmente, il servizio di prenotazione on line; r3) deve essere possibile prenotare on line il maggior numero possibile di esami e visite, predisponendo tutte le informazioni e i meccanismi per evitare il colloquio diretto con gli operatori sanitari; r4) si raccomanda la massima cura nelle informazioni fornite ai pazienti per consentire loro una corretta preparazione allesame ed un facile accesso alla struttura sanitaria (b5); r5) per garantire la maggiore diffusione del servizio si raccomanda di stipulare accordi e collaborazioni con le farmacie, le associazioni del terzo settore e societ di servizi; r6) accelerare lintegrazione dei sistemi CUP per rendere pi efficiente lincontro tra domanda e offerta di servizi, sia a livello regionale che sovra-regionale; r7) promuovere riuso di soluzioni; r8) tenere in forte considerazione i processi propedeutici allavviamento del servizio di prenotazione on line, in particolare da parte degli Enti Erogatori; r9) coinvolgere nel servizio di prenotazione on-line anche i medici di medicina generale e le farmacie per agevolare le fasce di popolazione pi anziana; r10) a tendere i servizi di prenotazione on-line dovrebbero essere ricompresi in quelli di rete amica.
2.5 Misurazione livelli di servizio e gradimento utenti
In considerazione degli investimenti, non soltanto economici, e del lavoro necessario per attivare i servizi di prenotazione on line, opportuno e necessario predisporre dei criteri di misurazione sui livelli di servizio e il loro gradimento da parte degli utenti. Per il primo aspetto si propongono i seguenti indicatori: a) Indice di prenotazioni on line, ossia il rapporto percentuale tra il numero di prenotazioni on line (in tutte le modalit) e il numero di prenotazioni totali; b) Indice di disponibilit del servizio, ossia il rapporto percentuale tra il numero di ore in cui il servizio disponibile (via web) e il numero di ore complessivo dellanno (8766); c) Tempo medio di accesso, ossia il tempo medio per completare una prenotazione on line, in secondi; d) Indice di utilizzabilit, ossia la differenza tra 100 e il rapporto percentuale tra le transazioni abbandonate dallutente (via web) e il numero totale di transazioni (via web) e) Indice di performance, ossia il rapporto tra lindice b, c e d sul risultato finale del servizio Parametri secondati da misurare per il servizio sono i seguenti: Indice sullefficienza nella negoziazione / disponibilit delle agende; Indice sulla granularit delle informazioni conosciute a livello on line Tempo di accesso tempestivo ed efficace alle agende in fase di negoziazione e di prenotazioni semplici e complesse Grado di miglioramento della selezione dellofferta in base alla disponibilit sul territorio
Per il secondo aspetto si propone, per la modalit via Web, linserimento di un semplice questionario, opzionale, che registri il gradimento dellutente in un scala tra uno e cinque (grado di soddisfazione: per niente, poco, abbastanza, molto soddisfatto, entusiasta). Si raccomanda, inoltre, di gestire labbandono della sessione da parte dellutente chiedendone il motivo, al fine di migliorare il servizio e renderlo pi conforme alle aspettative e alle esigenze degli utenti. In questaottica, in generale comunque utile riportare le risposte a quali informazioni sono rese, ad oggi, disponibili ai cittadini (rif. [10]). Da parte dei cittadini risulta che (rif. [10]): i tempi di attesa sono percepiti come un vero e proprio nodo problematico verso il quale sono indirizzati moltissimi reclami e richieste di interventi migliorativi (Censis, 2010); prenotare una prestazione sanitaria pu tramutarsi in una sorta di percorso ad ostacoli che complica notevolmente laccesso alle cure (Cittadinanzattiva-Tribunale per i diritti del malato, 2006); esiste una diffusa disponibilit a considerare positivamente un sistema di prioritarizzazione riconducibile alla gravit delle condizioni di salute (Agenzia Sanitaria Regionale - Emilia Romagna, 2004); c una sorta di soglia di tolleranza della lista di attesa, vale a dire linsoddisfazione per il tempo atteso per una prestazione minore in chi attende meno di un mese, mentre aumenta in chi aspetta pi di un mese (Censis, 2010); lattesa non si compone di un solo tempo, ma articolata in tempi che, nella percezione dei pazienti hanno un diverso peso (attesa al telefono o allo sportello per prenotare, attesa tra lora fissata per lappuntamento e lerogazione effettiva, ecc.) ai fini della valutazione della qualit delle prestazioni (Agenzia Sanitaria Regionale - Emilia Romagna, 2004).
Ebbene, come suggerisce il rapporto (rif. [10]):
C unofferta di informazioni sui siti web che tiene conto, in qualche misura, di tutto ci? Che offre gli elementi utili affinch ciascuno possa seguire il percorso di diagnosi e cura pi idoneo alle proprie condizioni di salute? Che permette di individuare la struttura sanitaria che soddisfa maggiormente le proprie necessit circa lattesa prevista e lo spostamento necessario dal proprio domicilio? Che offre la possibilit di conoscere i tempi di attesa, non aggiungendo un ulteriore tempo al percorso di cura, e che quindi consenta di prenotare, nello stesso momento, la prestazione sanitaria?
Tali domande possono essere traslate anche nel questionario per i servizi di prenotazione on line. Infine, ulteriori parametri ed indici sullerogazione della prenotazione on line possono derivare dallanalisi dei Flussi informativi di monitoraggio delle liste dei tempi di attesa. Il 28 ottobre 2010, come gi indicato, infatti stata siglata lIntesa tra il Governo, le Regioni e le Province autonome sul Piano Nazionale di Governo delle Liste di Attesa (PNGLA) per il triennio 2010-2012 con lobiettivo di condividere un percorso per il governo delle liste di attesa finalizzato a garantire un appropriato accesso dei cittadini ai servizi sanitari al fine di promuovere la capacit del Servizio sanitario di intercettare il reale bisogno di salute, di ridurre l'inappropriatezza e di rendere compatibile la domanda con la garanzia dei LEA. I flussi informativi individuati quali strumenti di rilevazione per il monitoraggio dei tempi di attesa sono: flusso informativo di cui allarticolo 50 della legge 326/2003, per il monitoraggio delle prestazioni ambulatoriali; flussi informativo dei dati relativi ai tempi di attesa per le prestazioni ambulatoriali basato su trasmissioni semestrale dei dati relativi ad una settimana indice individuata a livello nazionale; flusso informativo relativo alle schede di dimissione ospedaliera, per il monitoraggio dei ricoveri ospedalieri; flusso informativo dei tempi di attesa dei percorsi diagnostico terapeutici nellarea cardiovascolare e oncologica; flusso informativo dei tempi di attesa delle prestazioni erogate in libera professione intramuraria. flusso informativo per il monitoraggio delle sospensioni dellerogazione delle prestazioni; si tratta di un flusso informativo attraverso il quale il Ministero della Salute rileva semestralmente le eventuali sospensioni delle attivit di erogazione delle prestazioni
3.1 Contesto e quadro normativo
Questo capitolo tratta i pagamenti on line, secondo lo schema illustrato nellintroduzione. I Servizi Prioritari di Pagamento on line (SPPA) sono generalmente a supporto della rimunerazione per le prestazioni (ticket) e i servizi (ad esempio, copia della cartella clinica) richiesti allAzienda Sanitaria. Per quanto riguarda la semplificazione per il cittadino, questo SP certamente legato al SP della prenotazione on line in quanto entrambi hanno rilevanza nello scenario evolutivo sia in termini di estensione dellutilizzo (accesso multi canale) sia in termini di arricchimento del servizio (estensione del processo di pagamento) In generale, utile sottolineare, che tra le iniziative indicate da DigitPA (Sviluppo dei servizi per cittadini e imprese e miglioramento delle performance della PA - trasversali a pi tematiche Gestione della risorsa finanziaria - Area progettuale 2.4) figura, peraltro, il progetto denominato Pagamenti on-line verso la PA centrale che ha la finalit di attuare quanto disposto dagli articoli 5 e 38 del CAD (rif. [1]) e nel quale rientrano gli obiettivi del progetto (rif. [2]). Lesigenza ormai non pi rinviabile, infatti, quella di mettere a disposizioni delle Pubbliche Amministrazioni (PA) tutti gli strumenti di pagamento elettronici per consentire a queste ultime di rivedere lofferta dei propri servizi attraverso procedure informatiche che permettano in via automatica loperazione di pagamento nelle diverse forme e canali oggi esistenti (rif. [2]). Come indicato da DigitPA, il nuovo sistema dei pagamenti dovr essere un sistema comprensivo di regole, standard, organizzazione e infrastrutture, che nellambito del Sistema Pubblico di Connettivit (SPC) permetter alle PA di dematerializzare, in modo uniforme sul territorio italiano, i flussi finanziari relativi alle operazioni di pagamento (incassi, mandati di pagamento, quietanze e flussi di rendicontazione) correlate alle attivit delle PA, e dovr consentire a cittadini e imprese, lesecuzione di pagamenti a favore della PA in via telematica, utilizzando gli strumenti di pagamento in uso e i canali esistenti per gli altri comparti (rif. [2]). In particolare, permetter di (rif. [2]): costruire, attraverso processi di standardizzazione e cooperazione tra le amministrazioni, sistemi che mettono a disposizione dellutente la propria situazione debitoria nei confronti della PA; effettuare il pagamento in modalit sicura, attraverso il nodo di interscambio (NodoPPA) con i circuiti esistenti, nelle modalit prescelte dallutente ovvero: o o o direttamente sul portale in cui lamministrazione eroga il proprio servizio (modalit on-line), sui diversi canali di distribuzione oggi offerti dal sistema (rete amica); sul proprio telefono mobile attraverso i servizi di interconnessione alle piattaforme di fonia mobile (offerti dal NodoPPA).
riconciliare automaticamente i pagamenti.
3.2 Modellazione finale 3.2.1 Analisi dei processi: i circuiti di pagamento
Per i servizi di pagamento on line si possono adoperare diversi circuiti. In questo capitolo sono descritti i principali indicando, per ciascuno di essi, caratteristiche e vincoli:
Tabella5:Circuitidipagamento
Descrizione Pagamento attraverso un sito o un portale web con carta di credito, pago bancomat o Pay Pal.
Sito / portale web dedicato
Ha il vantaggio di essere accessibile 24 ore / 24, 7 giorni su 7. Le transazioni sono immediatamente verificate e possono essere notificate in tempo reale. Lo svantaggio di essere poco familiare per le persone anziane poco rilevante perch queste sono esenti per et e, in ogni caso, possiedono spesso un familiare che pu nel caso operare per loro conto. La rete degli sportelli bancomat molto diffusa (oltre 42.000 sportelli) e familiare a un ampio numero di persone. Potrebbe essere adoperata come canale di pagamento attraverso un collegamento con il circuito interbancario, in aggiunta ai servizi che sono gi disponibili (ad esempio ricariche telefoniche). Quasi tutte le banche possiedono un proprio portale di home banking con cui gli utenti possono, tra le altre cose, effettuare bonifici e svolgere alcuni servizi verso terzi (pagamento bollette, ricariche telefoniche, etc..). Attraverso un collegamento con il circuito bancario si potrebbero impiegare queste risorse cos da estendere il portale web dedicato. La rete degli sportelli SISAL conta 45.000 punti vendita in cui possibile pagare unampia gamma di servizi, tra cui le prestazioni sanitarie della Regione Lazio. Rappresenta un interessante canale per tutte le fasce di cittadini che gi oggi ne usufruiscono (circa 20 milioni). Attraverso linvio di SMS possibile pagare dei servizi, come ad esempio avviene con le donazioni o con lattivazione di servizi a pagamento (oroscopo, notizie, etc.).
Servizi bancari attraverso i siti web delle banche / poste
Rete dei sportelli SISAL
Operatori Attraverso accordi con gli operatori sarebbe possibile adoperare i telefonini (tutti, non telecomunicazione solo gli smartphone) come uno strumento di pagamento. mobile Un possibile problema rappresentato dallammontare del ticket che potrebbe eccedere il credito residuo per tutti coloro che impiegano schede ricaricabili.
3.2.2 Analisi dei processi: le prestazioni e servizi soggetti a pagamento
Sono soggetti al pagamento del ticket per le prestazioni diagnostiche, le visite specialistiche, le prestazioni di fisiocinesiterapia e di riabilitazione in regime ambulatoriale tutti i pazienti che non usufruiscono di esenzione per reddito o per patologia (40% della popolazione per un costo per il SSN pari a oltre il 60%). Lesenzione pu essere totale o parziale, ossia riguardare soltanto alcuni esami. Gli esami di medicina preventiva sono gratuiti. I cittadini sono esentati dal pagamento del ticket nel caso in cui le prestazioni specialistiche ambulatoriali siano direttamente correlate ad un ricovero programmato. Le prestazioni di pronto soccorso eseguite non in presenza di reale urgenza (codici bianchi) sono soggette al pagamento del ticket.
Le prestazioni erogate in regime di ricovero o di day hospital sono esenti per tutti i pazienti. Alcuni servizi, come ad esempio la copia della cartella clinica del ricovero, sono assoggettati ad un costo.
3.2.3 Analisi dei processi: le fasi del pagamento
Il pagamento delle prestazioni sanitarie pu avvenire nei seguenti momenti10:
Tabella6:Fasidelprocessodipagamento
Codice t0 t1 t2 t3 t4 t5 t6
Accettazione Esecuzione Refertazione Ritiro referto
Descrizione Contestualmente al momento della prenotazione delle prestazioni 11 12 13 Nel periodo compreso tra la prenotazione e laccettazione presso la struttura sanitaria Contestualmente allaccettazione presso la struttura sanitaria Nel periodo compreso tra laccettazione e lesecuzione degli esami 14 Nel periodo compreso tra lesecuzione dellesame e il ritiro dei referti 15 Contestualmente al ritiro del referto
Nelle strutture sanitarie pubbliche la tempistica di pagamento variabile allinterno della casistica descritta nella tabella precedente e pu dipendere da aspetti organizzativi, logistici e informatici e talvolta differire in alcune unit organizzative della stessa azienda sanitaria. Nelle strutture sanitarie private il pagamento avviene di norma entro t2. importante osservare che il pagamento delle prestazioni una condizione necessaria per il ritiro del referto, specie nel caso in cui questo avvenga in modalit elettronica e dove quindi non possibile esibire una ricevuta di pagamento cartaceo (cosa che oggi avviene nelle strutture in cui il pagamento dovuto entro t5 e i referti vengono consegnati a mano).
3.2.4 Ambito di implementazione/realizzazione
Limplementazione di servizi di pagamento on line pu avere luogo in molteplici ambiti: a) b) c) d) a livello aziendale, realizzato a cura dellAzienda Sanitaria; a livello sovra aziendale, realizzato da aggregazioni o consorzi di Aziende Sanitarie (aree vaste, centri servizi, etc.); a livello regionale, realizzato dalla Regione per tutte le Aziende Sanitarie; a livello di servizio fornito da soggetti terzi, pubblici o privati, attraverso una convenzione o un contratto di servizio, possibilmente senza oneri per le Aziende Sanitarie servizio pagato dai pazienti attraverso una commissione da aggiungersi al costo del ticket.
evidente che maggiore la scala, migliore sar lammortamento dei costi iniziali di realizzazione e poi di gestione dei servizi; per contro pi sono le aziende coperte dal servizio, maggiore sar il costo di integrazione con i sistemi informativi interessati (vedere il capitolo successivo), specie in contesti di grande eterogeneit di fornitori e prodotti.
La tabella si riferisce al processo connesso alle prestazioni diagnostiche, specialistiche e riabilitative in regime ambulatoriale 11 Alcune prestazioni sono ad accesso diretto e non richiedono pertanto una prenotazione (ad esempio gli esami di laboratorio) 12 Per richiedere una prenotazione necessaria una ricetta del Servizio Sanitario Nazionale o, per i pazienti solventi, una ricetta di un medico 13 La prenotazione pu riguardare pi ricette e comportare pi accessi alla/e strutture sanitarie 14 Qualora lo sportello di accettazione non svolga funzione di Cassa 15 Lesito di alcuni esami pu comportare laddebito di ulteriori esami di approfondimento (ad esempio antibiogramma in caso di esame colturale positivo)
Questo aspetto pu tuttavia essere contenuto adottando dei modelli di servizio che riducano le interazioni e il livello di integrazione richiesto (si veda il capitolo 3.3.1). In particolare alcuni dei canali descritti al capitolo 3.2.1 richiedono un approccio su larga scala e mal si conciliano con iniziative locali. Per questa ragione si raccomanda un ambito regionale o nazionale attraverso soggetti terzi in grado di garantire livelli di servizio adeguati e la maggiore copertura possibile.
3.2.5 Analisi dei sistemi informativi
Il calcolo dellimporto da pagare viene effettuato dai seguenti sistemi informativi16: a) b) c) d) Centro Unificato di Prenotazione (CUP); Sistema di accettazione ambulatoriale; Sistema di cassa ticket17; Alcuni sistemi dipartimentali, come ad esempio il sistema di laboratorio di analisi, qualora laccettazione venga effettuata direttamente su questi sistemi o per il calcolo degli importi addizionali dovuti allesecuzione di indagini diagnostiche di approfondimento18. Sistema di accettazione ambulatoriale; Sistema di cassa ticket; I sistemi dipartimentali, come ad esempio il sistema di laboratorio di analisi, per lassociazione con i referti prodotti e consentirne cos laccesso ai pazienti in via telematica 19 20
Leffettuazione del pagamento interessa i seguenti sistemi informativi: a) b) c)
I pagamenti afferiscono alla tesoreria dellAzienda Sanitaria e devono quindi essere tracciati dal sistema informativo di tesoreria (che pu essere esterno allAzienda Sanitaria, ad esempio di propriet della banca che ne svolge la funzione). Il trasferimento delle informazioni pu avvenire: on demand, mediante un meccanismo di query / response, attraverso web services; batch, attraverso linvio cumulativo periodico dei pagamenti registrati.
Si sottolinea che non esiste una definizione univoca dei sistemi informativi che compongono, nel loro insieme, il sistema informativo di unazienda sanitaria. Alcune funzioni possono essere aggregate allinterno di sistemi o suddivise in pi sistemi 17 Se separato dal sistema di accettazione ambulatoriale (si veda anche la nota precedente) 18 In alcuni casi questa funzione demandata al sistema di accettazione ambulatoriale che alimenta poi il sistema di laboratorio (integrazione unidirezionale) 19 Per pagamenti con tempo > t2 20 Qualora la consegna dei referti non avvenga in modalit centralizzata attraverso il repository aziendale dei documenti clinici
3.3 Modalit per limplementazione 3.3.1 Modello proposto
In questo capitolo viene proposto un modello per limplementazione di servizi di pagamento on line che possa funzionare con tutti i canali descritti al Capitolo 3.2, che si adatti a tutti gli ambiti di realizzazione ( 3.2.4) e che sia compatibile con qualsiasi tempistica di pagamento ( 3.2.3), cos da non richiedere cambiamenti organizzativi. Il modello prevede la generazione, da parte di tutti i sistemi che determinano un importo da pagare, di un Codice di Pagamento (CP) cos composto: R sss P A nnnnnn iiidd C dove: R il codice letterale della Regione (A Z) in cui si trova la struttura sanitaria, dove A corrisponde al codice ISTAT 010 (Piemonte), B al 020 (Valle DAosta) e cos via; sss il codice ISTAT della struttura sanitaria; P il codice alfanumerico del presidio dellAzienda Sanitaria (0-9, A-Z); A il codice letterale dellanno cui si riferisce il pagamento, dove A = 2012, B = 2013, etc.; nnnnnn un numero progressivo; iii e dd sono la parte intera e decimale dellimporto da pagare, in euro (ad esempio 02852 indica 28,52 euro) C un codice di checksum per verificare la correttezza del codice, con lo stesso algoritmo che si usa per il codice fiscale.
Il codice ha le seguenti caratteristiche: a) pu essere facilmente generato da un sistema informativo, senza la necessit di accedere ad alcuna informazione. Il numero progressivo nnnnnn pu essere facilmente generato, in caso di possibili conflitti con altri sistemi possibile adoperare il codice presidio P per evitare duplicazioni; b) auto-consistente, ossia non necessita di alcun altra informazione per effettuare il pagamento; c) anonimo, essendo privo di alcun riferimento al paziente; d) non contiene alcuna informazione sensibile; e) contiene tutti i riferimenti alla struttura sanitaria cui rivolto; f) nellarco di 26 anni univoco; g) il codice di cheksum riduce la possibilit di errori; h) pu essere inserito in un messaggio SMS, nella causale di un bonifico, in un terminale SISAL; Il codice, una volta generato, pu essere consegnato o inviato al paziente che pu adoperarlo per il pagamento attraverso uno dei canali abilitati. importante sottolineare che, grazie alla struttura del codice, il pagamento pu essere effettuato immediatamente senza che ci sia la necessit di alcuna trasmissione tra il sistema informativo che ha generato il codice e il sistema presso cui avviene il pagamento. Lunica modifica richiesta ai sistemi che calcolano limporto ( 3.2.5) limplementazione di una semplice routine per il calcolo del codice di pagamento.
I sistemi di pagamento, per svolgere una transazione, non richiedono alcuno scambio con il sistema che ha generato il codice. Una volta completata la transazione i sistemi di pagamento devono notificare, attraverso un messaggio, lavvenuto pagamento. Questa operazione richiede la presenza e la gestione di un registro delle Aziende Sanitarie e, in queste, limplementazione di un servizio web per la ricezione dei pagamenti. In aggiunta a questa modalit, pu anche essere prevista, da parte dei sistemi di pagamento, limplementazione di un meccanismo query/response, via web service, per interrogare e verificare il pagamento di un CP da parte di un sistema informativo sanitario. Dal punto di vista delle macro-funzionalit, gli utenti del servizio devono anche poter usufurire delle seguenti: Verificare lo stato dei pagamenti verso le Aziende Sanitarie Effettuare pagamenti on line anche attraverso Carte di Credito Ricevere la ricevuta di pagamento anche via cellulare Accedere al calendario delle scadenze per i pagamenti, con possibilit di attivare dei promemoria anche sul cellulare Stampare rapporti in tempo reale per lAzienda Sanitaria sulle somme incassate e sullo stato dei pagamenti da parte degli utenti Possibilit per lAzienda Sanitaria di effettuare comunicazioni agli utenti del servizio, anche attraverso MAIL/SMS Amministrazione facilitata del servizio Rielaborare di ogni pagamento le risposte dei gestori delle reti di pagamento al fine di verificare il buon esito della transazione o, in caso di operazione non andata a buon fine, per comunicarlo allutente
LAzienda Sanitaria potrebbe offire al cittadino, per eseguire il pagamento, indipendentemente dalla modalit di versamento utilizzata, liscrizione on line ad un servizio raggiungibile dalla homepage sul sito Web dellazienda, consentendo le seguenti modalit di pagamento: online mediante carta (di credito, di pagamento, etc.) in contanti, muniti del modello di pagamento stampato dal servizio, presso tutti i punti vendita della rete dei tabaccai lottisti abilitati al pagamento di bollette e bollettini.
3.4 Vincoli e raccomandazioni per limplementazione dei servizi
Qualsiasi sia il modello prescelto per implementare dei servizi di pagamento on line necessario rispettare i seguenti vincoli: v1) il pagamento on line deve essere facoltativo e non pu, in alcun modo, pregiudicare laccesso e lerogazione delle prestazioni sanitarie; v2) se il pagamento avviene mediante un sistema esterno alla struttura sanitaria essenziale rispettare le norme inerenti la privacy. Occorre preservare lidentit del paziente e oscurare le prestazioni sanitarie che questi ha richiesto; v3) la quota di partecipazione alla spesa del cittadino (ticket) non pu, in alcun modo, essere decurtata di eventuali costi o commissioni per lincasso telematico; il costo del servizio pu essere addebitato al cittadino; v4) in considerazione dellelevata mobilit inter-aziendale e inter-regionale, necessario assicurare laccesso al pagamento on line anche ai pazienti che non risiedono nel comune / regione della struttura sanitaria; v5) le modalit di incasso dei pagamenti devono essere conformi alle normative fiscali e giuridiche; v6) lerogazione dei servizi di pagamento in mobilit deve essere in linea con quanto prescritto dalle direttive sulle-government; v7) vanno adottate le seguenti misure per garantire la sicurezza delle transazioni di pagamento via web: o o o lutilizzo di connessioni protette (protocollo SSL3 con crittografia a 128 bit, uso dei controlli CVV e 4DBC, supporto dei servizi Verified by Visa e MasterCard SecureCode) il riconoscimento e profilatura del singolo utente predisposizione per autorizzare laccesso allapplicazione anche per mezzo di autenticazione con Smart Card (CNS, CRS, CIE) connessa alla propria postazione di lavoro.
E necessario inoltre attenersi alle seguenti raccomandazioni: r1) il pagamento on line deve essere semplice, veloce e sicuro; r2) se presente un sistema di prenotazione on line consigliabile rendere disponibile il servizio di pagamento on line; r3) anche quando prevista una forte integrazione tra i sistemi di pagamento e i sistemi informativi sanitari consigliabile la stampa di una ricevuta di pagamento; r4) per garantire la massima fruibilit del servizio si raccomanda di utilizzare circuiti di pagamento che supportino le pi diffuse carte di credito, PostePay e PayPal.
3.5 Misurazione livelli di servizio e gradimento utenti
In considerazione degli investimenti, non soltanto economici, e del lavoro necessario per attivare i servizi di pagamento on line, opportuno e necessario predisporre dei criteri di misurazione sui livelli di servizio e il loro gradimento da parte degli utenti. Per il primo aspetto si propongono i seguenti indicatori: a) Indice di pagamenti web, ossia il rapporto percentuale tra il numero di pagamenti effettuati on line (via web) e il numero di pagamenti totali; b) Indice di pagamenti on line, ossia il rapporto percentuale tra il numero di pagamenti effettuati on line (in tutte le modalit) e il numero di pagamenti totali; c) Indice di disponibilit del servizio, ossia il rapporto percentuale tra il numero di ore in cui il servizio disponibile (via web) e il numero di ore complessivo dellanno (8766); d) Tempo medio di pagamento, ossia il tempo medio per completare una transazione di pagamento via web, in secondi; e) Indice di utilizzabilit, ossia la differenza tra 100 e il rapporto percentuale tra le transazioni abbandonate dallutente (via web) e il numero totale di transazioni (via web). Per il secondo aspetto si propone, per la modalit via web, linserimento di un semplice questionario, opzionale, che registri il gradimento dellutente in un scala tra uno e cinque (grado di soddisfazione: per niente, poco, abbastanza, molto soddisfatto, entusiasta). Si raccomanda, inoltre, di gestire labbandono della sessione da parte dellutente chiedendone il motivo, al fine di migliorare il servizio e renderlo pi conforme alle aspettative e alle esigenze degli utenti.
Servizi di refertazione on line
4.1 Contesto e quadro normativo
Questo capitolo tratta la refertazione on line, secondo lo schema illustrato nellintroduzione. Il Servizio Prioritario di Refertazione on line (SPRE) prevede la digitalizzazione dei referti medici e la possibilit per il paziente di scaricarli direttamente da internet, ovvero la disponibilit di ritirare e visionare i documenti di referto in modalit on line direttamente sul proprio personal computer (oppure quello del proprio medico, se il cittadino ha consentito tale operazione), oppure in modalit mobile, oppure sul portale Web dellAS erogatrice (in questultimo caso, in genere sufficiente cliccare sull'apposita sezione, identificarsi ed autenticarsi, e ritrovare gli esiti degli esami con relativo documento di prenotazione e di pagamento del ticket). Il referto digitale la rappresentazione informatica del referto medico, sottoscritta con firma digitale e resa disponibile solo previo consenso esplicito da parte dellinteressato. Un recente studio dellUniversit Bocconi commissionato dallULSS 9 di Treviso sul costo per il ritiro di ogni referto medico, ha evidenziato per ogni referto scaricato il risparmio in termini di tempo e di costi di spostamento per andare agli sportelli di circa 12 (da 10 a 15 per ogni paziente, circa 72M risparmiati l'anno a livello regionale per il Veneto) ed ha evidenziato che il 52% delle persone ritira il proprio referto digitale dal sito dell'ospedale in orari diversi da quelli di apertura degli sportelli. Ulteriori vantaggi ricadono in una gestione pi rigorosa della privacy, nellevitare smarrimenti (il documento digitale archiviato in un repository ed disponibile linformazione su chi lo ha stampato/estratto), nel ridurre la richiesta di esami urgenti (grazie alla distribuzione digitale i tempi di consegna dei referti vengono praticamente annullati). Per quanto riguarda la normativa sulla dematerializzazione dei documenti sanitari, il Ministero della Salute sta conducendo una serie di attivit ed ha elaborato un documento recante Linee guida per la dematerializzazione della documentazione clinica in diagnostica per immagini (rif. [19]). Il documento predisposto ha l'obiettivo di fornire ai Direttori Generali, ai Direttori Sanitari, ai Direttori/Responsabili dei Sistemi Informativi e dei Dipartimenti e Unit Operative (U.O.) di Diagnostica per Immagini, Radiologia, Medicina Nucleare, le linee guida per poter gestire la documentazione clinica testuale e iconografica, ottenuta direttamente in formato digitale, nel rispetto delle attuali normative, nonch prescrivere direttive pratiche e di fattibilit per realizzare la completa dematerializzazione dei referti e delle immagini di diagnostica (rif. [19]). Il documento contiene un compendio dettagliato dei presupposti giuridici e normativi a supporto del processo di dematerializzazione della documentazione clinica in diagnostica per immagini, in termini di valenza giuridica, medico-legale e probatoria offerta da tale documentazione. Le Linee guida analizzano una pluralit di documenti che spaziano dal referto, alle immagini diagnostiche, fino al referto strutturato che li riunisce entrambi. Per i diversi documenti vengono specificati i tempi di conservazione ed indicati i responsabili organizzativi dellarchiviazione. Il documento illustra inoltre le regole tecniche per lautenticazione e la conservazione dei documenti clinici digitali. Al fine di fornire il necessario supporto al processo di digitalizzazione che sempre pi dovr interessare il Servizio Sanitario Nazionale, ai diversi livelli, il documento stato corredato di un apposito vademecum, recante Specifiche tecniche per supporti digitali contenenti informazioni cliniche e immagini diagnostiche (patient-cd). Sul documento stato acquisito il parere formale di DigitPA e del Garante per la protezione dei dati personali (fatto il 26 novembre 2009, che gi si era espresso similarmente nelle Linee guida in tema di referti on-line - 25 giugno 2009 rif. [20]). Nella seduta del 4 aprile 2012, la Conferenza permanente per i rapporti tra lo Stato, le Regioni e le Provincie autonome di Trento e Bolzano ha sancito un'intesa tra gli enti citati in relazione alle linea guida del MdS (rif. [19]) per supportare lo scopo delle linee guida, ovvero rendere omogenee in tutto il territorio nazionale le regole da applicare allo sviluppo dei processi di digitalizzazione in modo da dare la possibilit di scambiare le "informazioni" rendendole interoperabili tra i diversi soggetti preposti alla cura dei cittadini.
A conclusione di un lungo iter, quindi, il documento prossimo alla pubblicazione in Gazzetta Ufficiale, dando cos attuazione alle previsioni del CAD che impongono la gestione e la conservazione digitale della documentazione. Il Ministero della Salute sta inoltre procedendo, nella predisposizione di un ulteriore documento di linee guida focalizzato, in questo caso, sulla dematerializzazione della documentazione clinica di laboratorio. Infine, utile sottolineare che lart. 6, comma 2, lettera d), numeri 1) e 2) del DL n.70/2011, convertito nella legge n.106/2011, prevede lobbligo per le AS di rendere disponibili referti medici digitali tramite web, posta elettronica certificata, o altro canale digitale, nonch consentire pagamenti online delle prestazioni effettuate, secondo modalit da definire con DPCM attuativo (entro 90 giorni dallentrata in vigore del DPCM attuativo, le aziende sanitarie del SSN dovranno effettuare la consegna dei referti medici esclusivamente informato digitale). Liter del DPCM attuativo in corso: omissis le aziende sanitarie del Servizio sanitario nazionale mettono a disposizione dellutenza il servizio di pagamento online ed effettuano la consegna dei referti medici esclusivamente in forma digitale nel termine di 90 giorni dallentrata in vigore del decreto di cui al numero 2). Resta in ogni caso salvo il diritto dellinteressato di ottenere, anche a domicilio, copia cartacea del referto redatto in forma elettronica, senza nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica.
Inoltre, in materia di semplificazione dell'attivit amministrativa: Art. 7. (Conservazione delle cartelle cliniche) 1. La conservazione delle cartelle cliniche, senza nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica, e` effettuata esclusivamente in forma digitale. Le copie delle cartelle cliniche sono rilasciate agli interessati, su richiesta, anche in forma cartacea, previo pagamento di un corrispettivo stabilito dallamministrazione che le detiene.
4.2 Modellazione finale 4.2.1 Analisi dei processi: le prestazioni soggette a refertazione
Sono soggette a refertazione le seguenti categorie di prestazioni: a) esami diagnostici strumentali; b) visite specialistiche 21;
4.2.2 Analisi dei processi: le fasi della refertazione
Il processo di refertazione prevede le seguenti fasi:
Tabella7:Fasidelprocessodirefertazione
Codice r0 r1 r2 r3 r4
Fase Descrizione / note Esecuzione 22 Lesecuzione dellesame pu essere eseguita da un tecnico, da un medico o da esame / visita entrambi Stesura La stesura pu avvenire in modo automatico (esami strumentali quantitativi), semi automatico o manuale, ad opera di un tecnico o un medico Validazione La validazione del referto pu avvenire in modo automatico (esami strumentali quantitativi), semi automatico o manuale, ad opera di un tecnico o un medico Firma La firma del referto pu essere cumulativa o individuale ed eseguita da parte di un medico Consegna La consegna pu avvenire per via cartacea o telematica 23
In ambito ospedaliero, per i pazienti ricoverati, il referto pu essere distribuito a partire da r2 in forma provvisoria. In alcuni casi le fasi r1 r4 possono essere contestuali allesecuzione dellesame o della visita (il paziente attende e ritira il referto prima di lasciare la struttura sanitaria). Per i pazienti esterni la consegna pu avvenire soltanto dopo r3. In questo caso la consegna pu riguardare: a) il paziente; b) una persona delegata dal paziente; c) il medico curante (MMG o PLS) del paziente. I casi b e c richiedono una delega del paziente. I referti non ritirati o non estratti tramite internet, entro 30 giorni, devono essere addebitati al paziente dellintero costo, come previsto dalla normativa (L. 312/91 n. 412). E importante quindi che prima che il dato venga reso disponibile on line venga verificata la firma digitale e la marca temporale, in modo da tenere sotto controllo il percorso esatto del dato e di tracciarlo con l'ora di ricezione nel deposito del sito Web. Il referto deve essere sottoposto alla conservazione e in questo modo deve essere reso disponibile. L'accesso pu essere vincolato all'installazione di un certificato digitale sul PC, oppure, previa registrazione, la modalit degradata di digitazione del codice fiscale e password. In alternativa, chi dispone di una Carta d'Identit Elettronica e di un lettore di smartcard pu digitare solamente il pin per il riconoscimento.
Non sempre ad una visita specialistica segue un referto Nel caso degli esami di laboratorio e in quelli di anatomia patologica lesecuzione dellesame preceduta da un prelievo o dalla raccolta del campione 23 Gli esami di diagnostica per immagini prevedono la consegna delle immagini su carta, pellicola o supporto magnetico (CD o DVD)
4.2.3 Ambito di implementazione/realizzazione
La refertazione on line pu avere luogo in molteplici ambiti: a) a livello aziendale, realizzato a cura dellazienda sanitaria; b) a livello sovra aziendale, realizzato da aggregazioni o consorzi di aziende sanitarie (aree vaste, centri servizi, etc.); c) a livello regionale, realizzato dalla Regione per tutte le aziende sanitarie, eventualmente mediante il Fascicolo Sanitario Elettronico; d) a livello di servizio fornito da soggetti terzi, pubblici o privati, attraverso una convenzione o un contratto di servizio, possibilmente senza oneri per le aziende sanitarie servizio pagato dai pazienti. evidente che maggiore la scala, migliore sar lammortamento dei costi iniziali di realizzazione e poi di gestione dei servizi; per contro pi sono le aziende coperte dal servizio, maggiore sar il costo di integrazione con i sistemi informativi interessati (vedere il capitolo successivo), specie in contesti di grande eterogeneit di fornitori e prodotti.
4.2.4 Sistemi informativi interessati
Producono referti i seguenti sistemi informativi dipartimentali: 24 a) Laboratorio di analisi (LIS); b) Anatomia Patologica (PIS); c) Diagnostica per immagini (RIS); d) Cardiologia (CIS); e) Cartelle Cliniche Ambulatoriali (EMR) Tutti i sistemi sopra elencati possiedono un proprio repository per larchiviazione dei documenti clinici (referti). Alcune aziende sanitarie possiedono un repository aziendale che alimentato da tutti o da una parte dei sistemi. Dove presente, il repository aziendale alimenta il Fascicolo Sanitario Elettronico (FSE) attraverso servizi regionali. Le funzioni di firma elettronica possono essere implementate a livello di sistema dipartimentale, repository aziendale o come servizi centrali regionali o loro possibili combinazioni. I formati pi diffusi sono Adobe PDF e HL7 CDA versione 2.
Si sottolinea che non esiste una definizione univoca dei sistemi informativi che compongono, nel loro insieme, il sistema informativo di unazienda sanitaria. Alcune funzioni possono essere aggregate allinterno di sistemi o suddivise in pi sistemi
4.3 Modalit per limplementazione 4.3.1 Modalit di accesso ai referti
Questo capitolo descrive le differenti modalit per laccesso ai referti oggi in uso.
Tabella8:Modalitdiaccessoaireferti
Descrizione Lettura del referto mediante accesso a un sito / portale web. Di norma laccesso al referto avviene mediante lapertura di un documento PDF nel browser dellutente che pu quindi stampare o salvare in locale il documento. Laccesso realizzato mediante linserimento di credenziali che possono essere: una tantum; fornite al momento dellaccettazione o un mix dei due (ad esempio codice fiscale pi codice univoco del referto)
In alcuni casi il paziente riceve, via mail, una notifica di disponibilit del referto che contiene il link al sito / portale. Di norma il referto disponibile per un periodo di 30 45 giorni, trascorsi i quali non pi accessibile via web. I destinatari sono soprattutto i cittadini che hanno richiesto prestazioni sanitarie e possono avere i relativi referti informatici scaricandoli da qualsiasi PC collegato ad Internet, senza doversi recare presso gli sportelli territoriali. Altri destinatari del servizio sono operatori di strutture convenzionate con le ASL che vogliono fornire il servizio ai cittadini che non hanno accesso ad internet da casa, ma che vogliono usufruire ugualmente del servizio senza accedere alle strutture sanitarie. Lettura del referto mediante accesso a un sito / portale del Fascicolo Sanitario Elettronico. Di norma laccesso al referto avviene mediante lapertura di un documento PDF nel browser dellutente che pu quindi stampare o salvare in locale il documento.
Sito / portale del FSE per il cittadino
Laccesso realizzato mediante linserimento di credenziali che possono essere di tipo fisico (smart card) o logico (username e password), talvolta con laggiunta di codici aggiuntivi one-time mediante token o tesserini con elenco di codici. In alcuni casi il paziente riceve, via mail, una notifica di disponibilit del referto che contiene il link al sito / portale. A differenza del caso precedente, il referto sempre disponibile. Lettura del referto mediante accesso a un sito / portale web da parte del medico curante (MMG o PLS). Di norma laccesso al referto avviene mediante lapertura di un documento PDF nel browser dellutente che pu quindi stampare o salvare in locale il documento. Laccesso realizzato mediante linserimento di credenziali che possono essere: una tantum; fornite al momento dellaccettazione o un mix dei due (ad esempio codice fiscale pi codice univoco del referto)
Sito / portale web dedicato da parte del medico curante (MMG / PLS)
In alcuni casi il medico riceve, via mail, una notifica di disponibilit del referto che contiene il link al sito / portale. Di norma il referto disponibile per un periodo di 30 45 giorni, trascorsi i quali non pi accessibile via web. I destinatari del servizio sono i medici di medicina generale e i pediatri di libera scelta che possono ricevere i referti informatici dei propri pazienti e, oltre consultarli vedendoli a video, possono inserirli anche automaticamente in cartella clinica elettronica. Destinatari indiretti del servizio sono anche i cittadini che hanno la possibilit di estrarre e visualizzare i referti direttamente nello studio del proprio medico curante. Lettura del referto mediante accesso a un sito / portale del Fascicolo Sanitario Elettronico da parte del medico curante (MMG o PLS). Di norma laccesso al referto avviene mediante lapertura di un documento PDF nel browser dellutente che pu quindi stampare o salvare in locale il documento. Sito / portale del FSE per il medico curante (MMG / PLS) Laccesso realizzato mediante linserimento di credenziali che possono essere di tipo fisico (smart card) o logico (username e password), talvolta con laggiunta di codici aggiuntivi one-time mediante token o tesserini con elenco di codici. In alcuni casi il medico riceve, via mail, una notifica di disponibilit del referto che contiene il link al sito / portale. La notifica pu essere individuale o cumulativa. I referti sono sempre disponibili. La consultazione del referto da parte del medico curante non preclude laccesso al paziente. In alcuni casi il referto inviato, come allegato PDF, mediante posta elettronica semplice o certificata. Il referto pu essere non protetto o protetto da una password. Invio referto via Laccesso realizzato mediante linserimento di una password che pu essere: posta elettronica una tantum; fornita al momento dellaccettazione Sportelli territoriali (comuni distretti) farmacie I destinatari del servizio sono i cittadini che possono recarsi presso qualsiasi sportello e o farmacia per richiedere il proprio referto. Il referto viene estratto e stampato in e qualsiasi momento in cui il cittadino si presentasse allo sportello o in farmacia. Servizio per localit turistiche oppure oggetto di visite culturali/pellegrinaggio, attraverso convenzioni ed accordi con le strutture ricettive in modo che i visitatori possono scaricare il proprio referto al computer di un albergo o di qualche altra struttura preposta. Il viaggiatore, se straniero, interagisce tramite Tessera TEAM, oppure se sprovvisto, dal codice riportato nei moduli ricettivi C59
Strutture ricettive (e.g. alberghi, ostelli, opere pellegrine) e punti di raccolta turisti
4.3.2 Componenti/infrastrutture consigliate: i sottosistemi di base
Il servizio prioritario di refertazione on line deve prevedere la gestione dellintero flusso documentale (fasi) relativo ai referti: firma, trasmissione, archiviazione, estrazione e conservazione sostitutiva. la gestione sia dei referti interni verso i reparti, sia dei referti esterni verso i cittadini lattivazione di nuovi canali di distribuzione dei referti multicanali (e.g. Web, mobile) e multi presidio (e.g. Farmacie)
Tabella9:Sottosistemidibasedelserviziodirefertazioneonline(daunarivisitazionedelprogettoacatalogoriuso ESCAPEdellaRegioneVeneto)
Descrizione Sottosistema per lapplicazione della firma digitale nelle tre tipologie previste dalla normativa di riferimento (CADES, PADES, XADES), con particolare preferenza la tipologia XML (questo standard approvato con delibera ex CNIPA 34/06 hai i vantaggi di poter firmare solo alcune parti di un documento, poter fare delle aggiunte allo stesso in fasi successive alla prima firma, di avere vari autori, ognuno dei quali firma la parte di propria competenza). Il metodo usa gli stessi standard gi utilizzati in vari ambiti della sanit, dando la possibilit di creare in modo veloce documenti firmati pi leggeri, capaci di garantire linteroperabilit con i messaggi prodotti da altri applicativi. Il sottosistema si occupa anche di verificare la validit del certificato, applicare la firma al documento, inviare questultimo al repository per la gestione della distribuzione e verificare la validit di documenti firmati digitalmente. Un documento firmato con XML signature e criptato con XML Encryption pu essere spedito per posta elettronica e scaricato via http Sottosistema per il processo secondo deliberazione ex CNIPA n. 11/2004 e 11/2004E di memorizzazione su idoneo supporto dei documenti digitali univocamente identificati mediante un codice di riferimento, allo scopo di consentire un accesso facile e funzionale, finalizzato a: porre lattenzione sul singolo documento, mantenere il valore intrinseco del suo contenuto, creare il sistema di relazioni ed informazioni di contesto). Sottosistema di riferimento per larchiviazione dei documenti firmati digitalmente e delle informazioni necessarie per la gestione degli stessi. Sottosistema per il processo secondo deliberazione ex CNIPA 11/2004 di memorizzazione, su idoneo supporto, dei documenti digitali secondo le regole tecniche, allo scopo di mantenere lintegrit e lautenticit nel tempo finalizzato a: garantire linsieme dei documenti contestualizzati nellambito di un archivio, consentire la ricostruzione dei fascicoli informatici collegandoli alle attivit sviluppate dal soggetto produttore ha come scopo lassolvimento degli obblighi di norma. Sottosistema per la distribuzione interna. Lesigenza di garantire la sicurezza nella gestione di referti interni nasce dalla richiesta persistente dei clinici di assicurare la visibilit dei documenti solo a chi autorizzato. Ecco perch accanto alla cifratura del referto occorre un sistema di autenticazione a pi livelli che tenga conto delle diverse esigenze di visione/estrazione di un referto da parte, per esempio, di un unico specialista (livello 1), da un gruppo di specialisti (livello 2), dallintero reparto (livello 3), da un presidio (livello 4) o dallASL di riferimento (livello 5). Il sottosistema consente di: gestire la distribuzione dei referti nei diversi reparti e strutture interne alle ASL, gestire lestrazione del referto (visualizzazione, stampa, memorizzazione e inserimento in cartella clinica), monitorare lo stato del referto, lutente richiedente e le informazioni relative allestrazione dello stesso.
Gestione referti interni
Distribuzione di referti sul territorio Gestore notifiche cittadini e servizi aggiuntivi
Il sottosistema consente la gestione della distribuzione verso i cittadini dei referti (digitali) firmati digitalmente Sottosistema per servizi aggiuntivi, come la notifica via SMS della disponibilit del referto, il pagamento via internet del ticket per la prestazione medica e servizi di base
di elaborazione dei dati refertati, come per esempio i dettagli sull'andamento nel tempo della glicemia per i diabetici (a valle del consenso del cittadino e previa registrazione profilata dello stesso). Il sottosistema un cruscotto di monitoraggio delle performance dei servizi di distribuzione dei referti. Strumento di controllo sovra-aziendale che permette di lalimentazione automatica degli indici di riferimento predefiniti e risponder alle richieste in merito, per esempio, ai volumi di estrazione dei referti, ai tempi di estrazione, visualizzazione e firma da parte dello specialista.
4.3.3 Componenti/infrastrutture consigliate: la normalizzazione delle codifiche dei risultati e degli esiti del referto, in particolare di Laboratorio
E opportuno individuare ed utilizzare una struttura standard del documento elettronico di referto, in particolare di laboratorio, in modo da facilitare non solo lo scambio di informazioni cliniche tra strutture sanitarie e unit operative ma soprattutto linserimento automatico dei dati clinici nelle cartelle cliniche elettroniche. Ad oggi non esiste, in Italia, uno standard di riferimento per la codifica dei dati di laboratorio. I codici attualmente in uso sono nati per un mero scopo economico e non sono, quindi, basati su un sistema di classificazione strutturato del dominio. Allinterno delle singole realt regionali, poi, ciascun laboratorio ha adottato un ulteriore sistema di codifica e descrizione interno, ritenendolo pi idoneo alle proprie specifiche esigenze funzionali. E evidente che lintero impianto di un servizio di refertazione on line possa avvantaggiarsi con una codifica e descrizione di mappatura tra le codifiche regionali, valida a livello nazionale e soprattutto costruita in base ad una classificazione concettuale del dominio di riferimento e non solo secondo motivazioni e criteri puramente economici come pu essere certamente LOINC (rif. [15]). LOINC rappresenta un valido strumento per una standardizzazione delle codifiche di settore e per assicurare una condivisione delle informazioni tanto a livello nazionale quanto a livello internazionale, visto il suo diffuso utilizzo in contesto europeo e nordamericano. Tuttavia, linesistenza di una traduzione ufficiale in lingua italiana ne ostacola, di fatto, la piena adozione nel nostro Paese. Nellambito del progetto InFSE finanziato dallex Dipartimento per lInnovazione e le Tecnologie (rif. [16]) stato costituito un gruppo di lavoro denominato LOINC Italia (rif. [15]) allo scopo di consentire la condivisione e lo scambio di informazioni fra le istituzioni e le organizzazioni che cooperano alla realizzazione della codifica italiana standardizzata dei dati di laboratorio sulla base dello standard LOINC. Il gruppo di lavoro ha deciso di non limitare la creazione della versione italiana ufficiale del LOINC (previo accreditamento presso il Regenstrief Institute, Inc., che ne creatore e curatore) ad un semplice lavoro di traduzione delle voci del database, ma di procedere ad unoperazione di mapping dei codici di ciascun laboratorio italiano direttamente verso i codici LOINC. Ci al fine di creare un sistema di codifica che non sconvolga il funzionamento delle singole realt operative, ma che si integri in esse. Da questo lavoro, nellambito della presente Linea Guida, si riporta nellAllegato 1 una fotografia della standardizzazione delle codifiche per i dati di laboratorio in uso in alcuni progetti nazionali (che potrebbe consentire, in futuro, anche una interoperabilit internazionale, soprattutto a supporto della mobilit sanitaria nei paesi UE).
4.3.4 Componenti/infrastrutture consigliate: i repository documentali dei referti conformi alle specifiche IBSE/InFSE
A supporto del servizio refertazione on line utile prevedere una serie di repository documentali (di livello regionale oppure di livello aziendale ASL) per la conservazione (anche sostitutiva se ritenuta opportuna) delle rappresentazioni elettroniche dei momenti topici del ciclo di vita della refertazione (vedi Figura 2). Tali repository opportuno che espongano interfacce conformi alle direttive IBSE/IBIS, per quanto riguarda oggetti di questo tipo, e specifiche InFSE per quanto riguarda la federazione, emanati dallex DIT nellambito del Tavolo permanente per la Sanit Elettronica (TSE rif. [16]).
Il documento elettronico del referto deve essere strutturato secondo le specifiche HL7 CDA IBSE/IBIS (rif. [16]), ovvero secondo Linee guida per la dematerializzazione della documentazione clinica in diagnostica per Immagini (http://www.salute.gov.it/eHealth/paginaInternaEHealth.jsp?id=2516&lingua=italiano&menu=demateria lizzazione); Specifiche tecniche per la creazione del Documento di Referto secondo lo standard HL7-CDA Rel. 2 emanate il 20/06/2011 (http://www.innovazionepa.gov.it/i-dipartimenti/digitalizzazione-e-innovazionetecnologica/attivita/tse/il-tavolo-permanente-per-la-sanita-elettronica-delle-regioni-e-delle-provinceautonome-tse-.aspx).
Vincoli e raccomandazioni
Qualsiasi sia il modello prescelto per implementare dei servizi di refertazione on line necessario rispettare i seguenti vincoli: v1) la refertazione on line deve essere facoltativa e non pu, in alcun modo, pregiudicare laccesso e lerogazione delle prestazioni sanitarie; v2) la refertazione on line deve rispettare le norme inerenti la privacy, la sicurezza dei dati e il Fascicolo Sanitario Elettronico (se laccesso dei referti avviene tramite di esso). v3) il servizio pu essere gratuito o a carico del cittadino, da pagarsi contestualmente al pagamento degli esami; v4) laccesso ai referti da parte del medico curante deve essere possibile previo consenso del paziente, consenso che pu essere una tantum o puntuale per ciascun contatto con la struttura sanitaria. Nel primo caso deve essere possibile, per il paziente, revocare il proprio consenso in modalit on line; v5) il paziente deve avere evidenza dellaccesso ai propri referti da parte del medico curante; v6) i referti devono avere firma elettronica a valenza legale; v7) per tutelare la privacy e la sicurezza dei dati vietato inviare i referti via posta elettronica, semplice o certificata, anche se protetti da password. Inoltre necessario attenersi alle seguenti raccomandazioni: r1) laccesso ai referti on line deve essere semplice, veloce e sicuro; r2) se presente un sistema di pagamento on line consigliabile rendere disponibile, contestualmente, il servizio di refertazione on line; r3) in considerazione dei benefici che la refertazione on line offre, sia alla struttura sanitaria, sia al cittadino, si raccomanda di dare la massima evidenza al servizio mediante cartellonistica e comunicazione da rilasciarsi al momento della prenotazione e dellaccettazione del paziente; r4) per garantire la maggiore diffusione del servizio si raccomanda di stipulare accordi e collaborazioni con le farmacie, le associazioni del terzo settore, societ di servizi, la grande distribuzione ed i canali di rete amica.
Misurazione livelli di servizio e gradimento utenti
In considerazione degli investimenti, non soltanto economici, e del lavoro necessario per attivare i servizi di refertazione on line, opportuno e necessario predisporre dei criteri di misurazione sui livelli di servizio e il loro gradimento da parte degli utenti. Per il primo aspetto si propongono i seguenti indicatori: f) Indice di pagamenti on line, ossia il rapporto percentuale tra il numero di referti acceduti on line (in tutte le modalit) e il numero di referti totali consegnati; g) Indice di disponibilit del servizio, ossia il rapporto percentuale tra il numero di ore in cui il servizio disponibile (via web) e il numero di ore complessivo dellanno (8766); h) Tempo medio di accesso, ossia il tempo medio per completare laccesso al referto via web, in secondi; i) Indice di utilizzabilit, ossia la differenza tra 100 e il rapporto percentuale tra le transazioni abbandonate dallutente (via web) e il numero totale di transazioni (via web) sociale: valutare, grazie allutilizzo di documentazione, studi e metodologie appropriate, limpatto sociale sui cittadini dovuto allattivazione della gestione informatica dei referti, per esempio in termini di (e.g. viaggi evitati, tempo non impegnato, etc.): o o o riduzione spostamenti molteplicit sportelli di distribuzione possibilit del ritiro del referto in ogni momento della giornata (24/24) e in qualsiasi giorno della settimana (7/7)
Inoltre, si propongono i seguenti indicatori di impatto:
economico/organizzativo: organizzativo sullAS (e.g. diminuzione di gg/uomo di lavoro specifico, etc.). ambientale: studio dellimpatto ambientale in relazione alla gestione digitale dei documenti, per esempio in termini di: o o o o riduzione degli agenti inquinanti (e.g. viaggi in auto evitati) miglioramento della qualit di vita grazie alla riduzione degli spostamenti nel territorio ottimizzazione delle risorse energetiche (per i cittadine e per lamministrazione pubblica) riduzione dellutilizzo di carta
Per il secondo aspetto si propone, per la modalit via Web, linserimento di un semplice questionario, opzionale, che registri il gradimento dellutente in un scala tra uno e cinque (grado di soddisfazione: per niente, poco, abbastanza, molto soddisfatto, entusiasta). Si raccomanda inoltre di gestire labbandono della sessione da parte dellutente chiedendone il motivo, al fine di migliorare il servizio e renderlo pi conforme alle aspettative e alle esigenze degli utenti.
5.1 Contesto e quadro normativo
Questo capitolo tratta la fatturazione on line, secondo lo schema illustrato nellintroduzione. I Servizi Prioritari di Fatturazione elettronica (SPFA) e per la gestione delle procedure di appalto on line richiesti allAzienda Sanitaria. In generale, come riportato da DigitPA (Sviluppo dei servizi per cittadini e imprese e miglioramento delle performance della PA - trasversali a pi tematiche Gestione della risorsa finanziaria - Area progettuale 2.4), la normativa, emanata in materia di fatturazione elettronica (rif. [3]) ha lobiettivo di realizzare in forma esclusivamente elettronica lemissione, la trasmissione, la conservazione delle fatture elettroniche emessi nei rapporti con le amministrazioni dello Stato (rif. [2]). Tale disposizione normativa (rif. [2]): istituisce il Sistema di Interscambio per la trasmissione delle fatture elettroniche tra operatori economici e Amministrazioni, anche per il tramite di intermediari, la cui gestione viene demandata al Ministero dell'Economia e delle Finanze (MEF) che allo scopo si pu avvalere di proprie strutture societarie demanda lattuazione della norma alla emanazione di due successivi decreti: un primo decreto, emanato il 7 marzo 2008, assegna allAgenzia delle Entrate il ruolo di gestore del sistema di interscambio e individua in Sogei S.p.A. il soggetto tecnologico per la realizzazione e la gestione tecnica; un secondo regolamento, da emanare a cura del MEF da emanarsi di concerto con il Ministero per le riforme e linnovazione nella Pubblica Amministrazione, per stabilire le regole tecniche e le linee guida per la gestione del processo di fatturazione elettronica verso la PA, eventuali misure di supporto per le piccole e medie imprese, la data dalla quale hanno effetto obblighi e divieti prescritti nella norma ed ulteriori precisazioni operative.
Con lemanazione del secondo regolamento (rif. [2]): viene esplicitato lambito di applicazione della norma che tiene conto, oltre che della volont del legislatore di utilizzare la fatturazione elettronica verso le Amministrazioni come strumento per una rapida diffusione di tale strumento nel rapporto tra imprese, della presenza di societ strumentali partecipate dalle amministrazioni che operano in nome e/o per conto delle stesse nei rapporti di fornitura con gli operatori economici vengono individuati i dati obbligatori per la composizione della fattura elettronica, prevedendo in via opzionale la possibilit, demandata ad accordo tra Cliente e Fornitore, di inserire nel formato della fattura elettronica le informazioni utili a garantirne la completa gestione informatizzata sia nellambito dei sistemi gestionali riceventi che nel contesto finanziario viene adottato uno standard di formato fattura in grado di adeguarsi ai principali standard maggiormente in uso nel contesto nazionale e comunitario e regole tecniche di composizione e trasmissione delle stesse che ne garantiscano la validit in ogni sede di giudizio viene individuato nellIndice delle Pubbliche Amministrazioni (Indice PA), istituito col Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, la struttura pi idonea per consentire a ciascuna Amministrazione, e alle Societ dalle stesse partecipate, di rendere pubblici e disponibili per il Sistema di Interscambio i codici e gli indirizzi informatici degli uffici destinatari vengono individuate pi date di decorrenza per classi di amministrazioni fermo restando il rispetto delle autonomie locali nella determinazione di tale data e la possibilit di anticipare le disposizioni del presente regolamento nel caso in cui le Amministrazioni abbiano concordato con i propri fornitori una pi ravvicinata data di decorrenza in considerazione dei benefici che possono derivarne
Infine, allo scopo di favorire il processo di informatizzazione presso le piccole medie imprese, oltre alle iniziative previste nellambito del completamento del processo di approvvigionamento telematico costituto dal Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MEPA), dove vengono messi a disposizione delle piccole e medie imprese abilitate a operare in tale ambito, appositi servizi informatici per lemissione, la trasmissione e la conservazione della fattura elettronica, DigitPA, in collaborazione con le associazioni di categoria, provveder a realizzare sistemi open source per facilitare la gestione elettronica della fattura da parte della piccola-media-impresa (rif. [2]).
5.2 Modellazione finale 5.2.1 Analisi dei processi: servizi gestibili e attori
Linvio o la ricezione di fatture telematiche o elettroniche strutturate permette di integrare una parte del ciclo dellordine, automatizzando un processo di interfaccia tra clienti e fornitori. I benefici che si ottengono sono sia una maggiore efficienza, intesa come una riduzione dei costi operativi per il cliente e per il fornitore, sia una maggiore efficacia, intesa come un miglior livello di servizio in termini di qualit del processo e tempi. La fatturazione elettronica tramite Corporate Banking Interbancario (CBI) permette inoltre di accedere a nuovi servizi che semplificano per le aziende la fase di pagamento e di riconciliazione quali ad esempio: inserimento di cross-references che permettono la riconciliazione automatica tra fatture e pagamenti; attivazione automatica di richieste di pagamento a scadenza; invio/ricezione di richieste di pagamento a iniziativa del beneficiario; gestione elettronica dellanticipo fatture.
La fatturazione elettronica comprende i seguenti servizi: a) Fattura telematica; b) Riconciliazione incassi; c) Archiviazione sostitutiva a norma. Gli attori coinvolti sono: d) Aziende sanitarie; e) Consorzi o centrali di acquisto; f) Banche tesoriere; g) Aziende farmaceutiche e produttrici di presidi sanitari: h) Distributori e grossisti; i) Farmacie
5.2.2 Analisi dei processi: le fasi della fatturazione
Tabella10:Fasidelprocessodifatturazione
Codice f0 f1 f2 f3 f4
Fase Emissione ordine Inoltro ordine Conferma ordine Ricezione merce Controllo / accettazione merce Emissione fattura Validazione fattura
Descrizione / note Da parte dellazienda sanitaria o del consorzio / centrale di acquisto Da parte del grossista / distributore verso lazienda farmaceutica Da parte dellazienda farmaceutica allazienda sanitaria o al consorzio / centrale di acquisto Presso lazienda sanitaria o il consorzio / centrale di acquisto o altro presidio logistico Presso lazienda sanitaria o il consorzio / centrale di acquisto o altro presidio logistico Da parte dellazienda farmaceutica, sua trasmissione allazienda sanitaria o al consorzio / centrale di acquisto Presso lazienda sanitaria o il consorzio / centrale di acquisto o altro presidio logistico
Pagamento Presso la banca tesoriera fattura Riconciliazione Presso lazienda farmaceutica incassi
La sequenza descritta pu variare in funzione dei: modelli organizzativi e logistici delle aziende sanitarie e dei consorzi / centrali di acquisto; modelli organizzativi, commerciali e distributivi delle aziende farmaceutiche.
Nella tabella non indicato il processo di archiviazione a norma.
5.2.3 Analisi dei processi: i livelli di digitalizzazione
Alla luce di quanto descritto, il documento di fattura si sviluppa quindi presentando tre diversi livelli di digitalizzazione: la trasmissione telematica di fatture, la conservazione sostitutiva e la fatturazione elettronica abbinata alla conservazione sostitutiva.
Trasmissione telematica di fatture La fatturazione telematica si divide in due distinte tipologie, a seconda del formato utilizzato nellinviare i dati e le informazioni contenute in fattura (rif. [4]): fatturazione telematica elaborabile o strutturata (e.g. le soluzioni EDI o WEB EDI - come Easy DAFNE - che consentono di scambiare automaticamente tra due applicazioni informatiche messaggi strutturati mediante un formato concordato - XML, TXT, etc. - e secondo tracciati standard UN/EDIFACT, DAFNE EDI, easy DAFNE, ANSI.X12, IDOC-SAP, etc.); fatturazione telematica visualizzabile o destrutturata (le pi semplici soluzioni, basate sulla trasmissione dellimmagine e.g. PDF, TIFF, JPEG, PNG).
LAmministrazione Finanziaria in pi occasioni ha ammesso la possibilit di trasmettere i dati e le informazioni contenute in fattura con sistemi computerizzati collegati, anche con sistemi EDI, anche se messi a disposizione da un terzo soggetto (rif. [5]). LAmministrazione Finanziaria con la Risoluzione Dir. Tasse nr. 571134 del 19 luglio 1988 ha ammesso la possibilit di trasmettere i dati e le informazioni contenute in fattura anche tramite lausilio del servizio di posta elettronica, ma anche per detta modalit alle stesse condizioni precedenti (rif. [5]). quindi attualmente possibile, previo accordo tra le parti, scambiarsi fatture in qualsiasi formato (e.g. DOC, XLS, PDF, TXT, etc.), e tramite qualsiasi mezzo (EDI, upload/download su sito web, e-mail, etc.), purch le fatture vengano materializzate e conservate da entrambe le parti su supporto fisico in formato leggibile dallAmministrazione Finanziaria (rif. [5]). Conservazione sostitutiva Con il D.M. 23 gennaio 2004 si reso possibile il ricorso alla conservazione sostitutiva delle scritture contabili e dei documenti rilevanti ai fini fiscali, quali ad esempio il libro giornale, i libri mastri, i registri IVA e le fatture, sia attive che passive (rif. [9]). Nellipotesi in cui si emettano e/o si conservino fatture su supporto cartaceo, eventualmente anche trasmesse telematicamente (come allegato e-mail, via EDI o Easy DAFNE, con obbligo di stampa sia per lemittente che per il destinatario), attualmente possibile passare a una conservazione in formato digitale delle fatture cartacee nel ciclo attivo (art. 4 del DM del 23 gennaio 2004 rif. [6] evidenzia che la conservazione deve avvenire mediante memorizzazione della relativa immagine tramite lapposizione della firma digitale e del riferimento temporale; possibile convertire le fatture cartacee in documenti elettronici adatti alla conservazione in formato digitale anche in momento successivo allinvio, ossia fino a quando non scaduto il periodo obbligatorio di conservazione rif. [7] - 10 anni ex articolo 2214 del c.c.).
Quanto gi detto per il ciclo attivo, vale anche per il passivo e, quindi, nel caso in cui si continuino a ricevere e conservare fatture su supporto cartaceo, eventualmente anche ricevute telematicamente (come allegato email, via EDI o Easy DAFNE, con obbligo di stampa sia per lemittente che per il destinatario), si ha comunque la possibilit di passare alla conservazione in formato digitale delle fatture (previa scansione e indicizzazione (rif. [9]. Conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica Come gi indicato, si definisce fattura elettronica una fattura che, una volta provvista di riferimento temporale e della firma digitale dellemittente viene inviata in formato elettronico al destinatario, il quale la conserver in modalit sostitutiva nel formato originale. In sostanza una fattura elettronica un documento che nasce, viene trasmesso e verr conservato sia dallemittente che dal ricevente solo ed esclusivamente in formato digitale. La fattura elettronica quindi un documento informatico e per questo non necessita di essere materializzato per avere valore legale e fiscale. Le fatture elettroniche sia attive che passive hanno perci lobbligo di essere conservate in formato elettronico, in quanto documenti informatici. La normativa recita che il soggetto che decide di emettere fatture elettroniche deve assumere precedentemente il consenso del cliente per lemissione delle fatture in tale modalit (rif. [9]). La conservazione sostitutiva dovrebbe riguardare anche tutti i documenti che sono stati generati a monte della fattura (ad esempio gli ordini), cos da permettere la ricostruzione completa degli atti amministrativi e fiscali che sono in relazione con le fatture. Modalit comunemente utilizzata nella pratica il cosiddetto multidelivery, ossia il fornitore emette fatture elettroniche che vengono da un lato mandate in conservazione sostitutiva dallaltro inviate elettronicamente o verso fornitori di servizi che provvedono alla materializzazione e allinvio via posta delle fatture o direttamente verso clienti che alla ricezione le conservano sostitutivamente o le materializzano a seconda dellesistenza o meno di accordi (rif. [9]). Il soggetto che decide di emettere fatture elettroniche tenuto allapposizione su ciascuna fattura o sul lotto di fatture del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dellemittente , al fine di garantirne lattestazione della data, lautenticit e lintegrit dei dati (rif. [9]). La circolare dellAgenzia delle Entrate dichiara che le fatture trasmesse tramite EDI sono considerabili fatture elettroniche e quindi non necessitano di essere firmate digitalmente e riferite temporalmente (rif. [7]) se solo se sono rispettati i requisiti suggeriti dalla Raccomandazione della Commissione Europea 94/820/CE del 19/10/1994 (rif. [8)]. Quanto enunciato per quanto riguarda il ciclo attivo di fatturazione trasponibile, con gli opportuni adeguamenti al ciclo passivo.
5.2.4 Ambito di implementazione/realizzazione
Anche se in teoria la fatturazione on line pu essere sviluppata in molteplici ambiti, come nei servizi descritti nei capitoli precedenti, linterconnessione e lintegrazione tra diverse tipologie di soggetti (banche, aziende sanitarie e loro aggregazioni, regioni, aziende farmaceutiche) richiede un contesto ampio ed eterogeneo che comprenda tutti gli attori, come ad esempio il Consorzio DAFNE. La mancanza di un regolamento attuativo sulla fatturazione elettronica nella PA un ulteriore elemento che spinge verso forme aggregative in cui condividere modelli, protocolli e interfacce informatiche.
5.2.5 Sistemi informativi interessati
I sistemi informativi interessati sono: a) Contabilit generale e finanziaria; b) Acquisti Beni e Servizi; c) Gestione magazzino; d) Tesoreria
5.3 Modalit per limplementazione 5.3.1 Modalit di fatturazione elettronica
necessario affrontare il tema della fatturazione elettronica nellambito pi ampio dellintegrazione e dematerializzazione del processo commerciale, il cosiddetto ciclo ordine-pagamento; in questo ambito, si possono distinguere diversi modelli di adozione (rif. [22]): Modelli di conservazione sostitutiva delle fatture, dove lenfasi posta sulla dematerializzazione del documento fattura, secondo le indicazioni previste dalla normativa; Modelli di fatturazione elettronica in senso stretto e a norma di legge, quando la fattura rimane documento elettronico in tutto il suo ciclo di vita, nel pieno rispetto della normativa sulla fatturazione elettronica (distinguendo se si faccia riferimento o meno allo scambio di dati strutturati direttamente elaborabili dai sistemi informativi aziendali); Modelli di integrazione del ciclo ordine-pagamento, dove lenfasi progettuale posta sullo scambio dei principali documenti del ciclo (dati anagrafici e commerciali, ordini, documenti di trasporto, fatture, avvisi di pagamento etc.) formato elettronico strutturato, secondo una sintassi e una semantica condivise tra le parti.
Il modello su cui le Aziende Sanitarie devono puntare evidentemente il terzo, su filiere specifiche partendo soprattutto dalla filiera prestazione ticket del cittadino (che in parte rientra nel servizio prioritario del pagamento on line), ma considerando anche la filiera farmaceutica (azienda farmaceutica prodotto), e quella dei dispositivi medici e privati accreditati. Nonostante le opportunit note, unanalisi del grado di diffusione ha evidenziato come ladozione di questi modelli sia un fenomeno ancora marginale (rif. [22]), soprattutto per una mancanza di visione e coinvolgimento di tutti gli attori della filiera, e per la difficolt a sviluppare progetti di integrazione B2B per mancanza di strumenti di interoperabilit. Risultati positivi si sono avuti sui tavoli di lavoro in cui si definiscono gli standard di filiera (e.g. Indicod-Ecr nel Largo consumo, Dafne nel Farmaceutico, Ediel nel mondo degli Elettrodomestici, Metel per il Materiale Elettrico, etc.). Il consorzio DAFNE, nato nel 1992, lesempio di filiera pi interessante per gli scopi di innovazione delle Aziende Sanitarie. Costituito da aziende farmaceutiche e di distribuzione intermedia che opera attraverso la partecipazione di aziende di distribuzione primaria, fin dai primi anni 90 ha attivato nel ciclo commerciale-logistico processi di definizione di standard di scambio per tutto ci che comprende ordini, note di carico, bolle daccompagnamento, fino allinvio telematico delle fatture. La mission del consorzio sempre stata quella di operare attraverso la collaborazione della filiera farmaceutica, fornendo strumenti e logiche operative in linea con la de materializzazione dei processi, inizialmente solo per il ciclo logistico-commerciale, e pi recentemente anche per quello amministrativo-finanziario (rif. http://www.consorziodafne.com/).
Figura3:CicloordinefatturaDAFNE(fonterif.http://www.consorziodafne.com)
Tra gli ultimi progetti di DAFNE c quello della Fatturazione Elettronica il cui obiettivo dimostrare il valore della digitalizzazione allinterno dellintero ciclo ordine-pagamenti-archiviazione in collaborazione con CBI, il Politecnico di Milano e in particolare con lOsservatorio sulla Fatturazione Elettronica e la Dematerializzazione:
Figura4:ProgettoFatturazioneElettronicaDAFNE(fonterif.http://www.consorziodafne.com)
Il progetto prevede di trovare la soluzione pi opportuna in termini di costi e funzionalit strategiche che potesse consentire ai Consorziati DAFNE di implementare la Fattura Elettronica conforme alle norme in vigore, superando lo scenario gi adottato e certificato di Trasmissione Elettronica (con obbligo di conservazione della copia cartacea). A seguito dei contatti con ABI e della compatibilit del tracciato standard DAFNE con il CBI2, si deciso di non limitare lo scopo del progetto al solo sviluppo della fattura elettronica, comprensiva della Conservazione Sostitutiva, ma di estenderla anche alle funzionalit finanziarie a valore aggiunto del CBI2 quali la riconciliazione automatica nei sistemi di pagamenti/incasso (soprattutto in area Ospedaliera) ed il bonifico XML a iniziativa del beneficiario. Non secondario infine lobiettivo di
fornire a molte delle Aziende Consorziate la possibilit di scambiare la Fattura Elettronica con la Pubblica Amministrazione (area Sanitaria), secondo quanto verr richiesto dal Decreto Attuativo (rif. http://www.consorziodafne.com).
5.3.2 Componenti/infrastrutture consigliate: il tracciato standard fattura PA
Il Tracciato PA un insieme di regole (di sintassi e struttura del messaggio) che permettono di definire fatture elettroniche, in formato XML, coerenti con le specifiche espressamente richieste dalla PA. Il tracciato PA un file schema (XSD) che contiene le informazioni necessarie alla compilazione di una fattura (XML). Recentemente sono partiti dei tavoli di confronto (e.g. Tavolo di Lavoro Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione) che coinvolgono lAgenzia delle Entrate e SOGEI e diversi stakeholder per adottare un modello finale standard di dati per la fattura elettronica, partendo da altri standard, in particolare per il settore sanitario EASYDAFNE/DAFNE (Farmaceutico, con Ordine e Conferma Ordine) e ANGAISA (Idrotermosanitario, con Ordine e Conferma Ordine). Di seguito, si riportano i campi utili da aggiungere almeno in maniera opzionale per il servizio prioritario di fatturazione elettronica per le Aziende Sanitarie: campo codice prodotto del fornitore per la riconciliazione delle fatture tra cliente e fornitore campo codice di filiera, al quale associare un qualificativo che spiega di che codice si tratta (AIC per il Farmaceutico); campo riferimento DDT campo copia allegato DDT con lindicazione del numero univoco della confezione del medicinale
Altri campi derivano dai sistemi e flussi attuali previsti dal Ministero della Salute (rif. [24]) per il monitoraggio dellacquisto dei principali prodotti. Sistema informativo tracciabilit del farmaco (monitoraggio del ciclo di vita del farmaco)
Lobiettivo del Sistema informativo tracciabilit del farmaco quello di rafforzare le misure di contrasto delle possibili frodi nel commercio di medicinali, frodi che costituiscono un rischio per la salute pubblica e un danno per il servizio sanitario e per lerario. Il monitoraggio realizzato attraverso la conoscenza dettagliata della distribuzione capillare dei medicinali allinterno della filiera produzione, distribuzione intermedia, distribuzione finale. A tal fine sono oggetto di registrazione i movimenti di tutte le singole confezioni di medicinali da parte di tutti gli attori coinvolti nella filiera: dalla produzione, alla distribuzione intermedia (depositari e grossisti) e finale (farmacie, ospedali, parafarmacie, ecc), fino allo smaltimento di farmaci scaduti o inutilizzabili. Agli obiettivi iniziali del progetto stato aggiunto il monitoraggio dei valori economici delle forniture di medicinali direttamente acquistati dalla strutture del Servizio sanitario nazionale. Flusso informativo delle prestazioni farmaceutiche effettuate in distribuzione diretta o per conto
Con decreto di data 31 luglio 2007 stata istituita la banca dati per il monitoraggio delle prestazioni farmaceutiche effettuate in distribuzione diretta o per conto, la cui realizzazione e gestione affidata al Ministero della Salute. La distribuzione diretta da intendersi come distribuzione, tramite le strutture ospedaliere o i presidi delle aziende sanitarie locali, di medicinali ad assistiti, per la somministrazione al proprio domicilio. Essa pu avvenire anche attraverso specifici accordi con le farmacie territoriali, pubbliche e private, in questo caso si parla di distribuzione per conto. Flusso informativo per il monitoraggio dei consumi dei dispositivi medici direttamente acquistati dal servizio sanitario nazionale
Il Flusso informativo per il monitoraggio dei consumi dei dispositivi medici direttamente acquistati dal Servizio sanitario nazionale stato istituito con decreto ministeriale di data 11 giugno 2010. Le informazioni comprese nel Flusso informativo, la cui realizzazione e gestione affidata al Ministero della Salute, sono dati di contratto e dati relativi ai dispositivi medici consegnati alle unit operative delle strutture sanitarie.
Questo flusso informativo stato istituito con decreto ministeriale di data 4 febbraio 2009 e si riferisce al monitoraggio dei medicinali utilizzati nelle strutture sanitarie direttamente gestite dal Servizio sanitario nazionale, ad eccezione dei medicinali dispensati nelle stesse in distribuzione diretta. Sistema informativo assistenza residenziale e semiresidenziale (FAR)
Il Sistema informativo assistenza residenziale e semiresidenziale stato istituito con decreto ministeriale di data 17 dicembre 2008 e si riferisce al monitoraggio delle prestazioni residenziali e semiresidenziali per anziani o persone non autosufficienti in condizioni di cronicit e/o relativa stabilizzazione delle condizioni cliniche, erogate in strutture accreditate nei confronti di cittadini residenti e non residenti nel territorio regionale-provinciale. Le informazioni gestite nel sistema informativo sono: identificazione della struttura erogatrice; identificazione dellassistito; dati amministrativi relativi allaccesso; dati amministrativi relativi alla dimissione; dati relativi alla tariffa giornaliera applicata; valutazione socio-sanitaria dellassistito.
Qualsiasi sia il modello prescelto per implementare dei servizi di fatturazione on line necessario rispettare i seguenti vincoli: v1) la fatturazione elettronica deve rispettare le norme fiscali vigenti; v2) i servizi di fatturazione on line devono essere basati sul protocollo EDI; v3) i servizi finanziari devono essere basati sul protocollo ABI CBI 2; E necessario anche attenersi alle seguenti raccomandazioni: r1) la fatturazione elettronica deve essere conforme al tracciato standard fattura PA;
Misurazione livelli di servizio
In considerazione degli investimenti, non soltanto economici, e del lavoro necessario per attivare i servizi di fatturazione elettronica, opportuno e necessario predisporre dei criteri di misurazione sui livelli di servizio (mentre non occorre un gradimento da parte degli utenti, in quanto poco coinvolti). Per il primo aspetto si propongono i seguenti indicatori: a) Livello di Indice di fatturazione elettronica, ossia il rapporto percentuale tra il numero di fatture elettroniche e il numero di fatture (attive e passive) totali gestite; b) Livello di dematerializzazione del ciclo ordine-consegna-fatturazione-pagamento, ossia il grado di effettiva digitalizzazione dei diversi documenti coinvolti nel ciclo (ciclo totalmente integrato); Inoltre, si propongono i seguenti indicatori di impatto: economico/organizzativo: organizzativo sullAS (e.g. diminuzione di gg/uomo di lavoro specifico, etc.). ambientale: studio dellimpatto ambientale in relazione alla gestione digitale dei documenti, per esempio in termini di: o o o riduzione degli agenti inquinanti ottimizzazione delle risorse energetiche riduzione dellutilizzo di carta
Conclusioni Indicazioni e contesto europeo
Uno degli obiettivi della strategia comunitaria in materia di salute quello di promuovere sistemi sanitari dinamici e limpiego delle nuove tecnologie, riconoscendo che queste possono migliorare la prevenzione, la diagnosi e i trattamenti delle malattie nonch agevolare la sicurezza dei pazienti, migliorando il coordinamento, lutilizzo delle risorse e la sostenibilit dei sistemi sanitari. I rappresentati degli Stati membri dellUnione europea in occasione della conferenza sulla sanit elettronica tenutasi a Praga il 20 febbraio 2009, hanno riconosciuto i vantaggi della sanit elettronica per un settore sanitario pi sicuro e pi efficiente ed hanno formulato un invito allazione per rafforzare il settore della sanit elettronica per i cittadini europei. In particolare la dichiarazione (dichiarazione di Praga), oltre a definire le strategie comunitarie in materia di e-Health, determinando la direzione delle misure da adottare a livello nazionale dai Paesi membri, esplicita i benefici attesi su tre livelli di base: e-Health per gli individui (pazienti e operatori sanitari): la Sanit in Rete consente miglioramenti in termini di qualit ed efficacia dei servizi e fornisce metodi completamente nuovi per il trattamento delle malattie croniche. Nel contesto europeo inoltre essa pu facilitare lassistenza sanitaria transfrontaliera e contribuire alla continuit delle cure; e-Health per la Societ: la Sanit in Rete rappresenta una sfida per linteroperabilit, lalfabetizzazione digitale e laccessibilit alle nuove tecnologie, offre grandi opportunit nellambito della ricerca e sviluppo e risulta essere uno dei settori di mercato pi strategici, con una crescita elevata ed un forte potenziale di innovazione; e-Health per lEconomia: la Sanit in Rete offre soluzioni che possono portare ad un enorme risparmio. Se correttamente utilizzati i servizi di una sanit in rete possono contribuire alla trasformazione del settore sanitario ed al cambiamento sostanziale dei modelli di business che ad esso sottendono. Ci particolarmente importante nel clima economico attuale, dove lattenzione ai costi assume rilevanza crescente i tutti i settori, inclusa la sanit.
Peraltro, nel recente piano dellUnione Europea Europa 2020 tra le iniziative faro vi quella denominata: Unagenda europea del digitale che pone lobiettivo di trarre vantaggi socio-economici sostenibili da un mercato unico del digitale basato sullinternet veloce e superveloce e su applicazioni interoperabili, garantendo a tutti laccesso alla banda larga entro il 2013 e laccesso a velocit di internet nettamente superiori (30 MbP o pi) entro il 2020, e assicurando che almeno il 50% delle famiglie europee si abboni a connessioni internet di oltre 100 MbP. Tra le principali azioni che dovranno porre in essere gli Stati membri vi la promozione della diffusione e delluso dei moderni servizi on-line in particolare in ambito socio-sanitario attraverso sistemi di telemedicina e domotici.
Indicazioni generali sui servizi prioritari
I vantaggi derivanti dallutilizzo di strumenti e sistemi informatici in sanit possono essere garantiti unicamente se tali strumenti e sistemi sono tra di loro integrabili ed interoperabili. Questa condizione, peraltro essenziale, presuppone che tutti i soggetti gestori di servizi sanitari e socio-sanitari (Azienda sanitaria, medici, CUP, farmacie etc.), utilizzino dei sistemi informatici in grado di colloquiare tra di loro. Al fine di creare linfrastruttura tecnologica in grado di garantire lintegrazione e linteroperabilit tra i sistemi informativi sanitari necessario che questi ultimi vengano adeguati alle specifiche tecniche nazionali di cooperazione applicativa (DigitPA, SPC-SPCOOP) e agli standard definiti a livello locale, nazionale e internazionale per lo scambio e la trasmissione di dati e informazioni in ambito sanitario (LOINC, HL7 CDA2, IBSE/IBIS, etc.).
Occorre comunque rivedere i processi e l'organizzazione La dematerializzazione di norma non deve essere l'obiettivo principale
La digitalizzazione dei servizi aiuta sempre? occorre tener presente che
Occorre quindi innanzitutto ridisegnare le dinamiche di engagement dei cittadini, certamente lerogazione on line va in tal senso. Lultimo rapporto dellOsservatorio ICT in sanit del Politecnico di Milano ha individuato una serie di casi di successo di Virtual Health, ovvero un sistema in cui le informazioni, le conoscenze e i servizi sono resi accessibili agli operatori sanitari e ai pazienti, consentendo al tempo stesso di ridurre i costi e migliorare la qualit del sistema sanitario nazionale. Il tutto usando lICT. Gli ambiti di un sistema efficace di Virtual Health sono riconducibili a 9 aree fondamentali di cui 7 stanno gi attirando crescenti risorse economiche: Cartella Clinica Elettronica (+13% di incremento di spesa previsto per il 2012) Cloud Computing (+88%) Sistemi per la Dematerializzazione (+89%) Gestione informatizzata dei farmaci (+64%) Servizi digitali al Cittadino (+46%) Mobile Health (+36%) Sistemi di Business Intelligence e Clinical Governance (+25%)
Come si noter, la grossa spinta verso i servizi on line. Interessante, inoltre, il livello di maturit generale della gestione documentale nella PA misurata dallex CNIPA nel 2009 (rif. [23]):
Figura5:Livellodimaturidellagestionedocumentale(fonterif.[23])
Lesempio migliore che si sta attuando la digitalizzazione del ciclo prescrittivo, dalla prescrizione di una prestazione (specialistica e/o farmaceutica), al suo pagamento, rappresenta una rivisitazione e automazione dellintero processo di gestione delle prestazioni sanitarie e si basa su: lemissione di prescrizioni elettroniche (specialistiche e farmaceutiche); la prenotazione delle prestazioni specialistiche; la trasmissione telematica delle prescrizioni elettroniche dal proscrittore allerogatore (strutture sanitarie e/o farmacie); la redazione elettronica dei referti; la gestione informatizzata della fase di acquisto dei medicinali mediante labbinamento dei dati dei farmaci venduti, dei dati dellassistito e dei dati della relativa prescrizione elettronica; linvio ai cittadini dei referti in modalit informatica; il pagamento on-line delle prestazioni specialistiche.
I vantaggi derivanti dallautomazione del ciclo prescrittivo sono molteplici: una velocizzazione e maggiore accuratezza nel controllo della spesa sanitaria; una facilitazione nel lavoro degli operatori sanitari (che a volte riscontrano difficolt nella lettura di prescrizioni manuali); la comodit per i cittadini di potersi recare direttamente in farmacia per lacquisto dei farmaci prescritti; la possibilit di ricevere i propri referti rapidamente in modalit on-line. Non pu inoltre non essere considerato che la digitalizzazione del ciclo prescrittivo permette di adempiere agli obblighi informativi che le norme di legge in vigore prevedono in materia sanitaria. In particolare larticolo 50 del decreto legge 30 settembre 2003, n. 269, convertito nella legge 24 novembre 2003, n. 326, ha introdotto un sistema di monitoraggio della spesa sanitaria, denominato Progetto Tessera Sanitaria, con
lobbiettivo di potenziare il monitoraggio della spesa attraverso il controllo delle ricette farmaceutiche e specialistiche e la verifica dellappropriatezza delle prescrizioni. Utile sottolineare che il recente decreto semplificazione e sviluppo dalla legge di conversione n. 35 del 4 aprile 2012 prevede: nuovo art. 47 quinques, con cui si aggiunge il comma 3 bis allart. 63 del CAD (d. lgs. n. 82/2005), che impone alle PA (individuate al comma 2 dellart. 2 dello stesso Codice) a partire dal 1 gennaio 2014 di avvalersi esclusivamente di canali e servizi telematici, ivi inclusa la posta elettronica certificata, per l'utilizzo dei propri servizi, anche a mezzo di intermediari abilitati, per la presentazione da parte degli interessati di denunce, istanze, atti e garanzie fideiussorie, per l'esecuzione di versamenti fiscali, contributivi, previdenziali, assistenziali e assicurativi, nonch per la richiesta di attestazioni e certificazioni lart. 6 ter modifica lart. 5 del CAD, a cui si aggiunge un ulteriore periodo al comma 1, prescrivendo alle PA di pubblicare nei propri siti istituzionali, oltre che su ogni determinata richiesta di pagamento, i codici identificativi dell'utenza bancaria sulla quale i privati possano effettuare i pagamenti mediante bonifico, nonch di specificare i dati e i codici da indicare obbligatoriamente nella causale di versamento art. 47 bis si stabilisce che nei piani di sanit nazionali e regionali debba essere privilegiata la gestione elettronica delle pratiche cliniche, attraverso l'utilizzo della cartella clinica elettronica, cos come i sistemi di prenotazione elettronica per l'accesso alle strutture da parte dei cittadini con la finalit di ottenere vantaggi in termini di accessibilit e contenimento dei costi.
Le esigenze per il cambiamento che si vanno manifestando a seguito della diffusione delle tecnologie, delle applicazioni e dei servizi innovativi, richiedono una serie di interventi, quelli proposti dal documento Servizi e Infrastrutture per lInnovazione Digitale del Paese, documento strategico con il quale Confindustria presenta le proprie tesi e proposte al Governo, sono le seguenti (rif. [21]): potenziare la medicina territoriale per adeguare il sistema alla mutata realt sociale, portando i servizi sanitari fuori dellospedale, confermando la forte integrazione con la rete dei servizi sociali e garantendo continuit assistenziale; definire modelli di Care Management dei cittadini affetti da alcune patologie/disabilit, che poggino su una base dati condivisa, univoca, integrata e completa, contenente tutte le informazioni relative alle prestazioni socio-sanitarie rese nelle diverse strutture al cittadino; implementare strumenti per seguire l'evoluzione clinica delle patologie, evitando duplicazioni degli accertamenti diagnostici, sovrapposizione di indirizzi e coordinando/controllando tutti i contributi che i vari attori socio-sanitari forniscono al ripristino e al mantenimento dello stato di salute del cittadino; sviluppare i sistemi di teleassistenza intervenendo su quattro aree critiche dovrebbero essere risolte nelle politiche pubbliche: o o o o garantire il prerequisito delle infrastutture di base. incoraggiare la sistematizzazione normativa, oganizzativa e professionale. sviluppare la conoscenza di base con il supporto per l'esecuzione di trial e iniziative pilota su larga scala. rendere il sistema di incentivazione pi trasparente e favorevole.
sviluppare un modello che rilanci e rafforzi lintegrazione socio-sanitaria, e che abiliti il governo del processo di cura nella sua interezza, sia sotto il profilo sanitario che sociale; intervenire sulla Filiera Salute offrendo al cittadino/paziente un servizio integrato in tutte le componenti del Sistema Sanitario (medici, ospedali, case di cura, ambulatori, farmacie, laboratori di analisi, ASL).
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