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Timestamp: 2019-07-23 04:02:08
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NTI | Todo es electrónico
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¿Cual es el marco legal de la Digitalización certificada?
Inicialmente la Digitalización Certificada se refería al proceso que permite realizar copias digitales de facturas en papel preservando el valor equivalente al original.
1. Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el carácter de originales.
Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base.
La norma que la define es la Orden EHA/962/2007:
2. Se entiende por digitalización certificada el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoelectrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
a) Que el proceso de digitalización sea realizado por el propio obligado tributario o bien por un tercero prestador de servicios de digitalización, en nombre y por cuenta de aquél, utilizando en ambos casos un software de digitalización certificado.
c) Que el resultado de la digitalización certificada se organice en torno a una base de datos documental y que por cada documento digitalizado se conserve un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza del libro registro de facturas recibidas descrito en el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, además de un campo en el que se contenga la imagen binaria del documento digitalizado o que enlace al fichero que la contenga, en ambos casos con la firma electrónica de la imagen del documento.
1.ª Firma de la base de datos que garantice la integridad de datos e imágenes al cierre de cada período de liquidación al que esté sometido el obligado tributario. Se admite un procedimiento equivalente de aseguramiento de la integridad de la llevanza.
2.ª Acceso completo y sin demora injustificada a la base de datos. A estos efectos, se entiende por acceso completo aquél que posibilite una consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que deban reflejarse en los libros registro regulados en el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, la copia o descarga en línea en los formatos originales y la impresión a papel de aquellos documentos que sean necesarios a los efectos de la verificación o documentación de las actuaciones de control fiscal.
En la actualidad, además de estar regulada la Digitalización Certificada de interés tributario, también existe normativa para la digitalización de documentos en las administraciones públicas y para para la digitalización de documentos susceptibles de ser remitidos por Lexnet y utilizables en la administración de justicia.
Un video de 9 minutos que explica lo esencial de la Digitalización Certificada (incluso los requisitos de auditoría) se incluye a continuación.
Esta entrada fue publicada en con Video, Digitalización Certificada, Factura digital, Factura Electrónica, Firma digital, Firma Electrónica, Lexnet, NTI el 2019 . febrero . 22 por inza.
El reto de la digitalización de las entidades públicas y privadas tropieza en la necesidad de conservar los documentos en papel por si fuera preciso recurrir a su valor probatorio.
¿Es posible destruir documentos en papel tras digitalizarlos?
La respuesta corta es que, en bastantes casos, si.
Sin embargo hay que matizar que es conveniente realizar un análisis de riesgos regulatorios en función del sector de actividad al que pertenezca la entidad, ya que ciertos documentos no pueden ser destruidos, tras la digitalización.
En particular, los documentos que contengan firmas manuscritas que pudieran tener valor como tales firmas en un proceso litigioso deben conservarse por si se precisara realizar sobre ellos un informe pericial caligráfico.
¿Qué normativa legal existe para la conservación y destrucción de documentos?
Respecto a la conservación de los documentos, una de las normas de referencia más relevantes es el Código de Comercio. En su artículo 30 dispone:
Los sujetos obligados por la Ley 10/2010 deben conservar durante un período mínimo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en dicha Ley.
En ciertos casos, podrá realizarse la conservación mediante el uso de tecnologías de la información. Por jemplo, la citada Ley 10/2010 señala en su artículo 25:
(…) los sujetos obligados conservarán (…) las copias de los documentos de identificación a que se refiere el artículo 3.2 en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización.
La Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo no entra en más detalles sobre la forma de cumplir los requisitos.
Sin embargo, existen diferentes normas sobre digitalizacón certificada a las que hacer referencia según los casos:
Para la digitalización certificada de facturas recibidas en papel, la Orden EHA 962/2007 y la RESOLUCIÓN de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007.
Para la digitalización garantizada en el ámbito de las administraciones públicas, el Esquema Nacional de Interoperabilidad y algunas Normas Técnicas de Interoperabilidad, como la de digitalización, la de copiado auténtico, la de documento electrónico administrativo y la de política de firma electrónica.
Para la digitalización certificada en el ámbito de la administración de justicia, el RD 1065/2015, y diferentes normas del CTEAJE, como las Bases del EJIS, la política de certificados y firma electrónica y la GIS de digitalización certificada.
¿Qué requisitos debe cumplir el software de digitalización?
El software debera cumplir lo indicado en las normas anteriores.
Si se orienta al ámbito tributario, deberá homologarse por la Agencia Tributaria o por los organismos designados por la normativa tributaria foral equivalente, para lo que será necesario acompañar la solicitud con un informe de audtoría.
El resto de normas no define un organismo de homologación, pero un informe de auditoría puede certificar el cumplimento de los requisitos aplicables.
¿Quien puede realizar informes de auditoría de Digitalización Certificada?
La normativa tributaria se refiere a entidades de auditoría informática independiente con solvencia técnica acreditada en el ámbito del análisis y la evaluación de la actividad desarrollada. Una de esas entidades es EADTrust con más de 50 auditorás realizadas. Se puede contactar con EADTrust llamando al 917160555,
¿Es posible encontrar más información sobre Digitalización Certificada y Garantizada?
En los siguientes enlaces puede encontrar información de interés:
Auditoría de adecuación al Protocolo de Digitalización de documentos de Canarias
Digitalización Certificada a partir de 2013
Esta entrada fue publicada en Administración de Justicia, Administración Electrónica, Administración pública, AEAT, Albarán, Archivística, Archivo electrónico, Auditoría, Ayudas y Subvenciones, Buenas Prácticas, Certified digitization, Compliance, Compulsa Electrónica, Conformidad normativa, Despapelizacion, Digitalización Certificada, Diplomática digital, Documentos electrónicos, Esquema Nacional de Interoperabilidad - ENI, Evaluación de Conformidad, Herramientas, Interoperabilidad, Lexnet, NTI, Prestadores de Servicios Electrónicos de Confianza, Records Management, Valor probatorio el 2017 . junio . 14 por inza.
Digitalización certificada más allá de las facturas
La digitalización certificada apareció en el panorama legal español en la normativa sobre factura, en concreto, la Orden EHA-962/2007. La norma estaba diseñada para documentos de interés tributario, si bien la Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, se circunscribía más al ámbito de la factura y resultaba menos clara para otros documentos “de interés tributario”.
El desarrollo de la Ley 11/2007 dio lugar al ENI (esquema Nacional de Interoperabilidad) y este a las NTI (Normas Técnicas de Interoperabilidad) y la esperada norma general de digitalización certificada en el sector público no llegó, por lo que los especialistas empezaron a ofrecer servicios que permitían interpretar la posibilidad de digitalización certificada a partir de las NTI existentes, especialmente las siguientes: Digitalización de documentos, Documento electrónico, Expediente electrónico, Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, así como desde papel u otros medios físicos a formatos electrónicos, Política de firma electrónica y de certificados de la Administración.
En el sector privado se sucedían las consultas para extender el uso de la digitalización certificada a otros ámbitos diferentes de las facturas, y aunque no ha llegado a publicarse la normativa esperada, se van publicando aspectos sueltos insertados en diferentes normas.
Por ejemplo la digitalización certificada en el marco de la justificación de subvenciones, ya tratadas en este blog hace unas semanas.
En efecto, el apartado cuarto de la Resolución de 19 de septiembre de 2012, de la Presidencia de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo, por la que se establecen los requisitos para la justificación de gastos de subvenciones de cooperación internacional para el desarrollo, mediante presentación de documentación digitalizada señala requisitos adicionales para el software de digitalización certificada utilizado en la justificación de subvenciones, de modo que la mayor parte de las soluciones deberán “re-homologarse” con los requisitos extras y realizar una nueva auditoría de la versión actualizada si se amplía para cumplir los nuevos requisitos, porque al introducir cambios se pierde la homologación anteriormente obtenida.
Lo más interesante procede del artículo 25 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, que marca un conjunto de obligaciones y formas de cumplirlas, para las entidades obligadas:
Dada la amplitud de obligados, cabe pensar que el resto de empresas pueden usar los métodos que se destacan a continuación como “no obligados pero autorizados”.
Artículo 25 Conservación de documentos
1. Los sujetos obligados conservarán durante un período mínimo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente Ley.
2. Los sujetos obligados, con las excepciones que se determinen reglamentariamente, almacenarán las copias de los documentos de identificación a que se refiere el artículo 3.2 en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización.
Esto es muy importante, porque a falta de una norma más precisa, los principios de la digitalización certificada pueden extenderse a todo tipo de documentos en el sector privado.
La ventaja de un auditor especialista es que puede confirmar que el software utilizado cumple esos requisitos establecidos de forma generalista en base a un marco concreto y bien probado como el definido por la AEAT pero extendido a todo tipo de documento
EADTrust está precisamente ofreciendo este servicio como una extensión a los que ya ofrece de Auditoría de Digitalización Certificada, Auditoría de Digitalización Certificada en el marco del ENI y las NTI, y ahora, Auditoría de Digitalización Certificada en el marco de la normativa de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.
Puede contactar con EADTrust llamando al 902 365 612 o al 91 716 0555
Esta entrada fue publicada en Digitalización Certificada, Esquema Nacional de Interoperabilidad - ENI, NTI el 2013 . noviembre . 20 por inza.
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