Source: http://docplayer.fi/967834-Arviointikertomus-2014.html
Timestamp: 2017-09-26 05:53:18+00:00
Document Index: 11581204

Matched Legal Cases: ['kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ']

1 Arviointikertomus 2014 OULUN SEUDUN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄN TARKASTUSLAUTAKUNTA / 24 ASIAKIRJAN
2 Lyhenteet: KIPA Kv Oamk OKM OPH OSAO Osekk TOB TTS YP Kiinteistöpalvelut kansainvälisyys Oulun ammattikorkeakoulu Opetus- ja kulttuuriministeriö Opetushallitus Oulun seudun ammattiopisto Oulun seudun koulutuskuntayhtymä työolobarometri toiminta- ja taloussuunnitelma sekä talousarvio Yhteiset palvelut Taulukot: Taulukko 1 Arviointikohteet... 5 Taulukko 2 Tarkastuslautakunnan toimenpide-esitykset ja vastaukset tulosalueittain vuodelta Taulukko 3 Tulosalueittain sitovat mittarit vuodelta Taulukko 4 Opiskelijamäärät ja henkilöstö tulosalueittain vuonna Taulukko 5 Vetovoimaisuus yksiköittäin... 9 Taulukko 6 Negatiivinen keskeyttämisprosentti yksiköittäin Taulukko 7 Tilikauden tulos tulosalueittain suhteessa tavoitteeseen Taulukko 8 Investoinnin toteumat tulosalueittain suhteessa tavoitteisiin vuonna Taulukko 9 Rahoituksen sitovat mittarit Taulukko 10 Talouden keskeisten tunnusluvujen arvio vuodelta 2014 sekä vertailu edellisvuosiin Taulukko 11 Tarkastuslautakunnan kokoonpano Kuvat: Kuva 1 Koulutuksen vetovoimaisuus per opiskelupaikkaa... 9 Kuva 2 OSAOn päättökyselyn tuloksia Kuva 3 Tarkastuslautakunnan arviointikäynnillä otettu kuva ratsastussimulaattori Kivarin Totilaasta Kuva 4 Opiskelijoiden läpäisyaste Kuva 5 OSAOn negatiivinen keskeyttämisprosentti Kuva 6 Tarkastuslautakunta jalkautuneena arviointikohteeseen Kuva 7 Opettajien muodollinen kelpoisuus Kuva 8 OSAOn sairauspoissaolopv /henkilö Kuva 9 YP:n sairauspoissaolopv /henkilö Kuva 10 Investointien suhde vuosikatteeseen ja poistoihin Kuva 11 Kuntalaki ja Kuntaliiton suositus arvioinnista kuntien valtuustoille Graafisten kuvien lukuohje: Sitovat toiminnalliset tavoitteet kuvataan graafisesti kuvissa eri väreillä. Tavoite on määritelty hyvän ja erinomaisen alueen rajaan. Toteumatieto näkyy pylväsdiagrammina. 2 (24) ARVIOINTIKERTOMUS 2014
3 Tiivistelmä Arviointikertomuksen sisältö ja toteutustapa Vuoden 2013 arviointikertomuksen pohjalta tehtyjen toimenpiteiden arviointi Tavoitteiden toteutumisen arviointi Kuntayhtymä Opintoprosessien toimivuuden varmistaminen Yhteishakujärjestelmän muuttuminen Osaamisen tuottaminen Prosessit, rakenteet ja toimintatavat Toimintajärjestelmän kehittäminen Toiminnallisten ja taloudellisten lukujen reaaliaikaisuus ja oikeellisuus Toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen Uudistuminen ja työkykyisyys Henkilöstöprosessin kehittäminen Henkilöstön kehittäminen ja koulutus Työhyvinvoinnin varmistaminen Talous tasapainotetaan heikkenevän tulorahoituksen mukaiseksi Taloudellinen näkökulma Investointiohjelman kustannustehokkuudesta huolehtiminen Tarkastuslautakunnan arviointitoiminta Tarkastuslautakunnan tehtävät Tarkastuslautakunnan kokoonpano ja toiminta Arviointiprosessi kuntalain mukaan Toimenpide-ehdotusten yhteenveto Allekirjoitukset ARVIOINTIKERTOMUS (24)
4 Tiivistelmä Tarkastusvuosi 2014 on Oulun seudun koulutuskuntayhtymän (Osekk) ensimmäinen ammattikorkeakoulun irrottautumisen jälkeinen toimintavuosi. Koulutuskuntayhtymässä on uudistettu strategia, organisaatiota, hallintoa ja säännöstöjä, jotka kuntayhtymässä on otettu onnistuneesti käyttöön. Osekkille on ollut ominaista vahva talous ja tarkka tilinpito. Lautakunta ei ole joutunut puuttumaan väärinkäytöksiin tai miettimään taloudellisia kriisejä. Yhtymän taloutta on hoidettu vastuullisesti ja asiasta vastaaville virkamiehille ja hallitukselle lautakunta haluaa antaa tunnustusta. Pudasjärven ja Taivalkosken yksiköissä syksyllä 2014 aloituspaikkoja jäi täyttämättä. Taivalkoskella jouduttiin käymään talouden tasapainottamiseksi yhteistoimintaneuvottelut. Oppilaskadon pääasiallinen syy on ollut yhteishakujärjestelmässä tapahtuneessa muutoksessa. Osekkissa on kehitetty ja käyttöönotettu uusi toimintajärjestelmä. Tarkastuslautakunnan mielestä Osekkilla on tarkoituksenmukainen ja toimiva toimintajärjestelmä ja tämä tietopankki on kaikkien Osekkin toimijoiden käytössä. Kiinteistöjen sisäilmaongelmia on esiintynyt niin uusissa kuin vanhemmissa kiinteistöissä. Turvallisen ja terveellisen työskentely-ympäristön turvaaminen tulevina vuosina asettaa keskeisen haasteen tulevalle toiminnalle rahoituksessa tapahtuvien tiukennusten kanssa. Palkka- ja taloushallintopalvelujen ulkoistamisen (08/2013) yhteydessä on aiheutunut tunnuslukujen saamisessa ongelmia. Tarkastuslautakunnan tutustuessa pääosin Oulun ulkopuolisiin yksiköihin (Haukipudas, Kempele, Liminka, Pudasjärvi ja Taivalkoski) yhteenvetona voi todeta vahvan sitoutumisen omien yksiköiden toimintaan. Saamamme palautteen perusteella kehittämistarvetta on taloushallinnon ohjelmien toimivuudessa. Puutteina oli vajaa koulutus ja järjestelmissä esiintyneet puutteet tunnuslukujen saamisessa. Tarkastuslautakunnan arvioinnin pääpaino on ollut toiminnallisten sitovien tavoitteiden toteutumisessa. Erityistä huomiota olemme tarkastustoiminnassa kiinnittäneet perustehtävässä onnistumiseen. OSAOn osalta tarkastuslautakunnan huoli kiinnittyi negatiivisten keskeytysten määrään, joissa jäätiin huomattavasti asetetuista tavoitteista. Kun jokaista aloituspaikkaa tavoittelee keskimäärin lähes kaksinkertainen määrä nuoria, motivoituneina aloittaneet opiskelijat pitäisi saada paremmin sitoutumaan tutkinnon loppuunsaattamiseen. Tarkastusvuosi on lautakunnan kaksivuotiskauden toinen. Yhtymäkokous valitsi marraskuu 2014 tarkastuslautakunnan vuosille samassa kokoonpanossa kuin nykyinen. Vuoden 2014 arviointikertomuksessa lautakunta on arvioinut Osekkin henkilöstömäärää, kuntayhtymäpalveluita, yhtymän strategiaa sekä lukuisia muita asioita. Arviointikertomuksen loppuun on koottu kehittämissuositusten yhteenveto. 4 (24) ARVIOINTIKERTOMUS 2014
5 1 Arviointikertomuksen sisältö ja toteutustapa Tarkastuslautakunta arvioi Oulun seudun koulutuskuntayhtymän (Osekk) toiminnallisia ja taloudellisia tavoitteita, jotka yhtymäkokous on asettanut. Arviointi on toiminnan ohjausta ja kehittämistä. Tämän toteuttamiseksi tarkastuslautakunta on perehtynyt tilinpäätös- ja toimintakertomukseen vuodelta 2014, toiminta- ja taloussuunnitelmaan (TTS) vuosille , henkilöstöraporttiin vuodelta 2014, kuntayhtymän tilintarkastajan ja sisäisen tarkastajan raportointiin, Osekkin hallinnollisiin päätöksiin ja asiakirjoihin. Arvioinnissa tarkastuslautakunta tarkastelee: 1) Ositetaanko tavoitteet johdonmukaisella tavalla osa- ja tulostavoitteiksi, 2) tunnistaako suorittava taso tavoitteensa, 3) kerätäänkö ja yhdistetäänkö Osekkin eri tasoilla tavoitteiden toteutumista ja vaikutuksia kuvaavat tiedot luotettavasti ja oikein, 4) onko kerätty tieto ajantasaista päätöksenteon näkökulmasta, 5) kuvaavatko mittarit luotettavalla tavalla, kattavasti ja riidattomasti, asetettujen tavoitteiden toteutumista ja tarkoitettuja vaikutuksia, 6) keskittyykö Osekk mittaripalvontaan vaikuttavuuden sijasta ja vastaako Osekkin hallinnon tuottama kuva arvioinnin näkökulmaa samasta asiasta ja 7) antaako toimintakertomus oikeat ja riittävät tiedot toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Tavoitteiden toteutumista on tarkasteltu riskienhallinnan näkökulmasta. Arvioinnin suorittamiseksi on tutustuttu taulukossa 1 oleviin yksiköihin. Lisäksi arviointikertomuksen laatimiseksi tarkastuslautakunta on kuullut Osekkin vastuuhenkilöitä ja yhtymähallituksen puheenjohtajistoa. Arviointikertomuksen valmistelussa on ollut mukana suunnittelija Meeri Yljälä ja tarkastuslautakunnan pöytäkirjanpitäjä / arkistosihteeri Mari Viinamäki. Arviointikertomus on toteutettu työryhmätyöskentelynä. Taulukko 1 Arviointikohteet Pvm Arviointikohde - Yksikkö Haastateltavat Pikisaaren yksikkö yksikön johtaja Seija Lehto Kaukovainion yksikkö, tekniikka yksikön johtaja Vesa Pirilä Haukiputaan Yksikkö yksikön johtaja Alpo Kaisto Kempeleen yksikkö yksikön johtaja Tapio Pudas Muhoksen yksikkö yksikön johtaja Kirsti Joki-Tokola Taivalkosken yksikkö yksikönjohtaja Teija Tolonen, koulutuspäällikkö Jouko Karjalainen, koulutuspäällikkö Osmo Pyykkönen, toimistosihteeri Sirkku Kinnunen, lehtori Jouni Kortetjärvi Pudasjärven yksikkö yksikönjohtaja Elisa Laakso, koulutusjohtaja Keijo Kaukko, tallintyönohjaaja Niina Mikkonen Limingan yksikkö yksikön johtaja Petri Walter Arviointikertomukseen on valittu arvioinnin kohteeksi osa Osekkin toiminnallisista sitovista tavoitteista. Nämä määrälliset mittarit on kuvattu graafisesti. Tavoitteita ja niiden toteutumia on tarkasteltu vuodesta 2011 lähtien, jos tieto on ollut vertailukelpoista vuoden 2014 lukuihin nähden. ARVIOINTIKERTOMUS (24)
6 2 Vuoden 2013 arviointikertomuksen pohjalta tehtyjen toimenpiteiden arviointi Yhtymäkokous käsitteli kokouksessaan tarkastuslautakunnan arviointikertomuksen vuodelta Yhtymäkokous merkitsi tämän tiedoksi ja velvoitti yhtymähallituksen antamaan selvityksen toimenpiteistä tarkastuslautakunnan esiin nostamien asioiden selvittämiseksi. Yhtymähallitus käsitteli asiaa ja päätti antaa arviointikertomuksessa esitetyt havainnot ja kannanotot Ammattiopiston (OSAO) ja Yhteisten palvelujen (YP) tulosalueille käsiteltäviksi sekä kehotti tulosalueita huomioimaan tarkastuslautakunnan esittämät asiat vuoden 2015 talousarvion laadinnassa. Lisäksi tulosalueiden tuli esittää yhtymähallitukselle mennessä selvityksensä niistä toimenpiteistä, joihin on ryhdytty tai ryhdytään tarkastuslautakunnan esiin nostamien havaintojen ja suositusten pohjalta. Selvityksissä pyydettiin keskittymään erityisesti toimenpide-esityksiin, joilla turvataan tavoitteiden saavuttaminen. Yhtymähallitus käsitteli tulosalueiden vastaukset kokouksessaan , 89, ja saattoi ne tiedoksi yhtymäkokoukselle, joka merkitsi saadut selvitykset tiedoksi , 21. Tarkastuslautakunta merkitsi toimialojen vastaukset tiedoksi , 36. Seuraavassa taulukossa on yhteenveto toimenpideesityksistä sekä niihin saaduista vastauksista. Taulukko 2 Tarkastuslautakunnan toimenpide-esitykset ja vastaukset tulosalueittain vuodelta 2013 Havainto Toimenpide-esitys Vastaus toimenpide-esitykseen Oulun seudun ammattiopisto, OSAO Yritysyhteistyö Työssäoppimisjakson palautteista saadaan tietoa työelämän tarpeista. Kyselyjen vastausprosentit ovat alhaisia, joita tulee saada nostettua. Yksiköitä tullaan aktivoimaan työssäoppimiskyselyihin vastaamiseen. Kansainvälisyys Negatiivinen keskeyttäminen Tarkastuslautakunta pohti yksiköiden välisiä suuria eroja, miksei OSAOlla kaikista yksiköistä käydä kansainvälisyysvaihdossa. Mikä tähän on syynä? Onko kansainvälisyyden (kv) tarpeellista näkyä kaikkien yksiköiden toiminnassa? Millä toimenpiteillä kansainvälisyyttä voidaan lisätä eri yksiköissä? Huolimatta siitä, että negatiivinen keskeyttämisprosentti on muihin koulutuksen järjestäjiin verrattuna hyvällä tasolla, tulee oma tavoitetaso asettaa realistisesti. OSAO tarjoaa opiskelijoilleen tasa-arvoiset mahdollisuudet kv-vaihtoihin. Ulkomaan liikkuvuutta parannetaan tiedottamalla ja ulkomaille lähtöä harkitseville ohjausta ja tukemista. Yksiköiden kv-vastaavilla tärkeä rooli. Yksiköihin kutsutaan kansainvälisiä vieraita ja jaetaan ulkomaanjaksoista tietoa ja kokemuksia. Järjestetään kansainvälisyystapahtumia, hyödynnetään suhteita ulkomaisiin opettajiin ja opiskelijoihin sekä kehitetään opiskelijoiden kv-kummitoimintaa. Tavoitteiden asettamisessa pyritään aina realistisuuteen. 6 (24) ARVIOINTIKERTOMUS 2014
7 Havainto Toimenpide-esitys Vastaus toimenpide-esitykseen Oulun seudun koulutuskuntayhtymä, Osekk Kestävä kehitys Henkilöstö Kehityskeskustelu Tilastointi Talous Sivutoimiluvat Miten kestävän kehityksen strategian käytänteet ovat näkyneet vuoden 2013 toiminnassa? Kunnallisessa henkilöstöraporttisuosituksessa suositellaan henkilötyövuosimittaria tunnuslukumittariksi. Yhteneväiset valtakunnalliset mittarit tulee huomioida henkilöstöraporttia kehittäessä. Kehityskeskustelujen kehittämistavoitteita ei seurata systemaattisesti, jotta todettaisiin kehityskeskustelujen hyöty. Miten työntekijä mieltää kehityskeskustelujen vaikuttavuuden? Tästä voisi kysyä työhyvinvointi (TOB) kyselyssä. Valtakunnantasolla tilastointia on kehitettävä, jotta saadaan vertailukelpoisia lukuja koulutuksen järjestäjien kanssa. Heikkenevän tulorahoituksen johdosta tulee kiinnittää erityistä huomiota talouden tasapainottamiseen. Sivutoimilupien ylläpitojärjestelmää tulee kehittää paremmin palvelemaan seurantaa ja valvontaa. OSAOn Haukiputaan yksikön uudisrakennuksessa on huomioitu maalämpö ja kiinteistön rakentamisessa ympäristö. Vuoden 2013 henkilöstöraportti on vanhan Osekkin henkilöstöraportti. Uuden KT Kuntatyönantajat 2013 antaman suosituksen mukainen henkilöstöraportti laaditaan vuodesta Työolobarometri (TOB)- kyselyyn sisältyy kysymykset kehityskeskustelujen vaikuttavuudesta. Kehityskeskustelutoimintamalli tulee tarkasteluun osaamisen kehittämisen toimintamallin päivityksen myötä vuonna OSAOn TTS-mittaristo pohjautuu OPH tulosrahoitus-mittaristoon. Osekk voi sidosryhmiensä kautta vaikuttaa valtakunnan tason tilastointiin. Heikkenevä tulosrahoitus on huomioitu jo kolmen vuoden ajan henkilöstö-, kiinteistöja investointimenoja vähentämällä. Personec ESS henkilöstöhallinto-ohjelmaa kehitetään siten, että sivutoimilupien seuraaminen helpottuu. Tarkastuslautakunnan toteuman arviointi: Tehokas yritysyhteistyö on alueen yrittäjien ja koulutuksen järjestäjien intressi. Tarkastuslautakunta tarkasteli yritysyhteistyötä työssäoppimisjaksoilta saatujen palautteiden pohjalta. Tarkastuslautakunta pohti, millä muilla tavoin yritysyhteistyötä voitaisiin mitata tai arvioida. Osekk on käyttänyt mittaamiseen sijoittuminen työelämään ja jatko-opintoihin -mittaria. Tarkastuslautakunnan mielestä tähän mittariin vaikuttaa myös yhteiskunnallinen tilanne. Näin ollen Osekk ei ole yksin vastuussa tavoitteen toteutumisesta tämän mittarin kohdalla. Opetusta ollaan siirtämässä yhä enemmän yrityksiin, mikä näkyy pitempinä työssäolojaksoina. Tämän vuoksi opettajien tulee jatkossa olla yhä enemmän tekemisissä yritysten kanssa. Tarkastuslautakunta toivoo, että päättäjät ja viranhaltijat huomioisivat työelämänyhteistyön kehittämisen jatkossa entistä enemmän. Tarkastuslautakunta näkee tärkeänä kestävän kehityksen ideologian hyödyntämisen ja on kiinnostunut, miten se toteutuu käytännössä. Negatiivisten keskeyttämisten osalta tarkastuslautakunnassa pohdittiin edelleen tavoitteiden realistisuutta. Tähän asiaan palataan myöhemmin kappaleessa Toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen. Tarkastuslautakunta on huomioinut, että henkilöstötyövuosimittari on otettu käyttöön henkilöstöraportissa vuodelta Vuoden 2015 arviointityössä tarkastuslautakunta tulee tarkastelemaan mm. Työolobarometri (TOB) -kyselyn tuloksia. Sivutoimilupien ja ilmoitusten dokumentointia sekä käsittelyä on tehostettu vuoden 2015 alusta. Tarkastuslautakunta tulee tarkastelemaan tätä asiaa seuraavassa arviointikertomuksessa, jolloin sivutoimilupien dokumentointijärjestelmästä on saatavilla yksityiskohtaisempaa tietoa. ARVIOINTIKERTOMUS (24)
8 3 Tavoitteiden toteutumisen arviointi 3. 1 K U N T A Y H T Y M Ä Tarkastuslautakunnan arviointityön tärkein asiakirja on yhtymäkokouksen hyväksymä Toiminta- ja taloussuunnitelma ja talousarvio vuodelle 2014 (TTS), johon on kirjattu Osekkin sitovat tavoitteet yhtymäkokoukseen nähden. Näitä verrataan Tilinpäätös ja toimintakertomus vuodelta 2014 asiakirjassa oleviin toteumiin. Taulukoissa 3 esitetään kuntayhtymän tulosalueiden sitovien tavoitteiden toiminnalliset mittarit, tavoite- ja toteuma-arvot vuodelta Toteutuneet tavoitteet on merkitty vihreällä ja toteutumattomat punaisella. Taulukko 3 Tulosalueittain sitovat mittarit vuodelta 2014 OSAO YP Tavoite Toteuma Tavoite Toteuma Vetovoimaisuus 1,9 1,56 Suoritetut tutkinnot Suoritetut ammatti- ja erikoisammattitutkinnot Sijoittuminen työelämään ja jatko-opintoihin % 87,9 84,4 Läpäisyaste % 67,6 65,8 Negatiivinen keskeyttäminen % 3,5 4,1 Kehittämiskustannusten osuus % henkilömenoista 3,2 2,9 3,0 2,8 Opetushenkilöstön muodollinen kelpoisuus 90,0 92,1 Kehityskeskustelu % 100,0 97,7 100,0 100,0 Sairauspoissaolopäivät/henkilö 9,3 12,1 18,0 16,9 Taulukossa 4 esitetään kuntayhtymän sitovien tavoitteiden toiminnan laajuutta kuvaavat määrälliset mittarit, tavoitetasot ja toteumat vuodelta Taulukko 4 Opiskelijamäärät ja henkilöstö tulosalueittain vuonna 2014 OSAO Opiskelijamäärä ammatillinen peruskoulutus (tilastointipäivien keskiarvo) Opiskelijamäärä oppisopimuksen peruskoulutus ja lisäkoulutus Opiskelijamäärä ammatillinen lisäkoulutus (vos) otv 371,4 331,8 YP Tavoite Toteuma Tavoite Toteuma Todellinen henkilöstömäärä (24) ARVIOINTIKERTOMUS 2014
9 3. 2 O P I N T O P R O S E S S I E N T O I M I V U U D E N V A R M I S T A M I N E N Opintoprosessien toimivuuden varmistamiseksi tulosalueille on asetettu tavoitteita vuodelle Suoritetuissa tutkinnoissa ammatillisten perustutkintojen sekä ammatti- ja erikoisammattitutkintojen kohdalla onnistuttiin yli asetetun tavoitteen. Tarkastuslautakunta keskittyi siksi arvioinnissaan tarkastelemaan vetovoimaisuutta ja osaamisen tuottamista Yhteishakujärjestelmän muuttuminen Koska tulorahoitus on muuttunut, niin oppilaitosten vetovoimaisuuden merkitys on tullut yhä suuremmaksi. Tarkastuslautakunta on tarkastellut asiaa markkinoinnin näkökulmasta: Millaisiin toimenpiteisiin on ryhdytty tai ryhdytään, jotta opiskelupaikat saadaan täytettyä suunnitelman mukaisesti? Miten nämä toimenpiteet näkyvät ennen yhteishakua ja sen aikana? Yhteishakujärjestelmä on muuttunut vuodesta 2014 tammikuun yhteishausta lähtien. Osekk on TTS:ssä tunnistanut uhkaavaksi riskiksi, etteivät OSAOn yksiköt pysty reagoimaan opiskelijarekrytoinnissa tapahtuvaan suureen muutokseen. Kuvassa 1 nähdään, että koulutuksen vetovoimaisuus on pudonnut vuodesta Kuva 1 Koulutuksen vetovoimaisuus per opiskelupaikkaa Taulukko 5 Vetovoimaisuus yksiköittäin Taulukossa 5 nähdään, että riski on toteutunut useammassa OSAOn yksiköt Toteuma Tavoite yksikössä. Ainoastaan Pikisaaren yksikkö on saavuttanut Haukipudas 1,30 2,00 yksikkökohtaisen tavoitteensa. Tarkastusvuonna Osekkissa on Kaukovainio, liiketalous 1,72 2,00 ryhdytty eri toimenpiteisiin, esimerkkinä Kaukovainio, tekniikka 1,54 1,95 Kempele 1,34 1,60 yhteistoimintaneuvottelut, jotka on hoidettu hyvin Kontinkangas Liminka 2,19 2,56 2,50 2,90 toimintaedellytykset säilyttäen. Muhos 0,87 1,50 Tarkastuslautakunta on tarkastellut markkinoinnin Myllytulli 1,76 2,50 näkökulmasta, mihin ennakoiviin toimenpiteisiin on ryhdytty Pikisaari 2,18 2,00 opiskelijasaatavuuden turvaamiseksi. Kokonaan sähköinen Pudasjärvi Taivalkoski 0,59 0,32 0,80 1,00 yhteishaku mahdollistaa reaaliaikaisen yhteishaun seuraamisen. Tämä on lisämahdollisuus markkinoinnin näkökulmasta. Nyt voidaan reagoida hakijamäärien vähäisyyteen välittömästi kohdennetulla markkinointiviestinnällä. Tarkastuslautakunta toteaa haastattelujen pohjalta, että Osekkissa on laadittu sekä markkinointi-suunnitelma että hyödynnetty monipuolisesti erilaisia viestintäkanavia markkinointiin liittyen. Viestintää on suunnattu opiskelijoiden lisäksi opinto-ohjaajille ja vanhemmille. Ennakkotiedot vahvistavat, että opiskelijamääriä on saatu kasvatettua aiemmin vajaiksi jääneillä opiskelualoilla. Sillä vetovoimaisuus on noussut yksiköissä vuonna ARVIOINTIKERTOMUS (24)
10 3.2.2 Osaamisen tuottaminen OSAOn tavoitteena on tuottaa laadukasta ja työelämälähtöistä osaamista. Tarkastuslautakunta on pohtinut, miten voidaan luotettavasti todeta opetuksen laadukkuus ja työelämälähtöisyys. Tämän tarkastelemiseksi tarkastuslautakunta on tutkinut OSAOssa tehtyjä päättökyselyjen tuloksia. Tämä on Opix-oppilasverkoston kehittämä yhteinen kysely, jonka tuloksia voidaan verrata muiden koulutuksen järjestäjien tuloksiin. Päättökyselyt on suunnattu opetussuunnitelmaperusteisen ammatillisen peruskoulutuksen opintonsa päättäville opiskelijoille. Opiskelijat vastaavat kyselyyn vähän ennen valmistautumistaan. Kuvassa 2 nähdään, miten opiskelijat ovat vastanneet opetuksen vaikuttavuuteen sekä antaneet yleisarvosanan opetuksesta. Kyselyn tuloksia verrataan edellisvuosiin. Kuviossa on arvioitu opetusta arvosanoin 1 5. Vastauksista nähdään, että vastanneet opiskelijat ovat erittäin tyytyväisiä saamastaan opetuksesta ja ovat kokeneet sen hyödylliseksi. 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 Yleisarvioni saamastani koulutuksesta Olen tyytyväinen opintojeni hyödyllisyyteen Kuva 2 OSAOn päättökyselyn tuloksia Vaikka yksiköiden toteumat ovat jääneet tavoitteistaan, silti vuoden 2014 tietojen perusteella OSAO on valtakunnallisesti vetovoimaisin ammattiopisto. Opiskelijoiden kyselytutkimuksen perusteella voidaan todeta myös, että OSAOssa saa laadukasta opetusta. Myöhempinä tarkastusvuosina tarkastuslautakunta tulee paneutumaan tarkemmin työelämäyhteistyön määrään ja laatuun sekä opetuksen laadun arviointiin. Kuva 3 Tarkastuslautakunnan arviointikäynnillä otettu kuva ratsastussimulaattori Kivarin Totilaasta 10 (24) ARVIOINTIKERTOMUS 2014
11 3. 3 P R O S E S S I T, R A K E N T E E T J A T O I M I N T A T A V A T Osekkissa päätöksentekojärjestelmää on yhtenäistetty Oulun ammattikorkeakoulun (Oamk) erkanemisen myötä. Hallinnossa on tehty uudelleenjärjestelyitä ja toimintoja on sopeutettu uudistuneeseen organisaatioon. Tarkastuslautakunta pitää positiivisena, että johtamisessa on päästy pois väliaikaisratkaisuista. Tarkastuslautakunta on keskittänyt arviointinsa toimintajärjestelmän kehittämisen sekä toiminnallisten ja taloudellisten lukujen reaaliaikaisuuden että oikeellisuuden tarkasteluun. Lisäksi tavoitteissa onnistumista on tarkasteltu negatiivisen keskeyttämisprosentin ja läpäisyastemittarin avulla Toimintajärjestelmän kehittäminen Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) on vaatinut, että koulutuksen järjestäjillä tulee olla toimiva toimintajärjestelmä vuoteen 2015 mennessä. Osekkissa on kehitetty ja käyttöönotettu uusi toimintajärjestelmä Intra vuonna Osekkin toimintajärjestelmän kehittäminen ja organisointi on edennyt suunnitelman mukaisesti. Toimintajärjestelmä on toteutettu perusteellisesti. Toimintamalleihin on saatu systemaattisuutta ja laadukkuutta, kun organisaation viestintä ja dokumentaatio on keskitetty samaan paikkaan. Tarkastuslautakunnan mielestä Osekkilla on tarkoituksenmukainen ja toimiva toimintajärjestelmä ja tämä tietopankki on kaikkien Osekkin toimijoiden käytössä Toiminnallisten ja taloudellisten lukujen reaaliaikaisuus ja oikeellisuus Yhtymäkokous on hyväksynyt sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet. Yksi tavoitteista sisäisessä valvonnassa ja riskienhallinnassa on, että järjestelmä tuottaa luotettavaa toiminnallista ja taloudellista raportointia. Usealla tarkastuslautakunnan arviointikäynnillä ilmeni, ettei yksiköiden johtajilla ole ollut käytössään luotettavaa reaaliaikaista talouden seurantaa. Osekkilla osavuosikatsaus- ja tilinpäätösraportointitason raportointi on kunnossa, mutta yksiköiden johtajilla on ollut ongelmia luotettavien ja ajantasaisten tunnuslukujen saamisessa. Tarkastuslautakunnalle on kerrottu, että ongelmien taustalla on ollut järjestelmien uusimisesta, toimintojen ulkoistamisesta ja koulutuksen puutteesta aiheutuneet ongelmat. Yksikkötasolla tilikauden aikaisten talouden tunnuslukujen käytettävyys on saatava kuntoon. Taloudellisen suunnittelun tekeminen arpapelillä ei palvele toiminnan pitkäkestoista kehitystä. Yksiköissä ollaan huolissaan, voidaanko saatujen lukujen pohjalta tehdä relevantteja päätöksiä tilikauden aikana. Reagointiaika on jäänyt vähiin, kun luvut on saatu käyttöön niin myöhäisessä vaiheessa. ARVIOINTIKERTOMUS (24)
12 3.3.3 Toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen Tarkastuslautakunta tarkastelee prosessit, rakenteet ja toimintatavat -osion toiminnallisten tavoitteiden toteutumista läpäisyaste- ja negatiivinen keskeyttämisprosentti mittarilla mitattuna. Läpäisyaste-tunnusluku kertoo aloittamisvuoden ja sen jälkeisen kolmen seuraavan kalenterivuoden aikana valmistuneiden opiskelijoiden prosentin aloittaneista opiskelijoista. Vuonna 2014 opiskelijoista 34,2 % ei läpäissyt opintojansa kyseisenä aikana. Kuvasta 4 voidaan todeta, että tulos on pysynyt lähes samana verrattuna edellisvuosiin. Kuva 4 Opiskelijoiden läpäisyaste Haastatteluissa on ilmennyt huoli nuorisotakuu-vaatimuksen aiheuttamista seurauksista. Sillä nuorisotakuun myötä kaikille peruskoulun päättäneille on taattava opiskelupaikka. Tämä voi näkyä oppilasaineksen heikentymisenä, mikä puolestaan saattaa aiheuttaa koulutuksen läpäisytason alenemista. Opettajilta vaaditaan enemmän motivointitaitoja opetuksessa, jotta opiskelija valmistuu määräaikaan mennessä. Valmistautumiseen on panostettava, sillä yli 3 vuotta opiskelleista opiskelijoista ei saada määrärahoja opetukseen. Kuvassa 5 tarkastellaan opiskelijoiden negatiivisten keskeyttämisten määrää suhteessa kokonaisopiskelijamäärään. Tarkastuslautakunta kiinnitti jo edellisenä vuotena huomiota tavoitteen realistisuuteen. Kuvasta huomataan, että OSAOssa on jääty reilusti alle asetetun tavoitteen jokaisena neljänä vuotena. Kuva 5 OSAOn negatiivinen keskeyttämisprosentti 12 (24) ARVIOINTIKERTOMUS 2014
13 Taulukko 6 Negatiivinen keskeyttämisprosentti yksiköittäin OSAOn yksiköt Toteuma Tavoite Aikuis- ja työpaikkakoulutus Haukipudas 3,6 4,8-3,5 Kaukovainio, liiketalous 5,6 4,4 Kaukovainio, tekniikka 2,4 4,0 Kempele 4,1 3,0 Kontinkangas 2,4 2,0 Liminka 1,4 1,8 Muhos 7,4 4,0 Myllytulli 5,2 3,5 Pikisaari 5,1 4,0 Pudasjärvi 4,1 6,0 Taivalkoski 2,2 4,5 Taulukossa 6 on kuvattu oppilasmuotoisen peruskoulutuksen eroamisprosentit, jotka on määritelty yksiköiden käyttösuunnitelmissa. Tarkastuslautakunnan mielestä yksiköiden välillä on merkittäviä eroja. Syitä negatiivisten keskeytysten yksikkökohtaisille vaihteluille tulee selvittää. Osekkissa on kehitetty ja käyttöönotettu uusi toimintajärjestelmä Intra vuonna Tarkastuslautakunnan mielestä tämä on tarkoituksenmukainen ja toimiva toimintajärjestelmä, joka on kaikkien Osekkin toimijoiden käytössä oleva tietopankki. Tilikauden aikaisessa raportoinnissa on ollut luotettavuus ongelmia ja puutteita yksikkötasolla. Johtamisessa täytyy olla käytettävissä luotettavaa ja reaaliaikaista tietoa päätöksenteon pohjana. Tarkastuslautakunta on tarkastellut negatiivista keskeyttämistä yksiköittäin. Näiden välillä on merkittäviä eroja. Kuva 6 Tarkastuslautakunta jalkautuneena arviointikohteeseen ARVIOINTIKERTOMUS (24)
14 3. 4 U U D I S T U M I N E N J A T Y Ö K Y K Y I S Y Y S Tarkastuslautakunta on todennut, että kaikkien täyttölupahakemusten suhteen käsittely on ollut asianmukaista ja työsuhteen ketjuuntumisiin on puututtu. Positiivista on, että henkilöstön muodollinen kelpoisuus on parantunut tarkastusvuoden aikana. Silti opettajien työelämään tutustuminen on vähentynyt hankerahoituksen poistumisen myötä Henkilöstöprosessin kehittäminen Tarkastuslautakunta on tarkastuksessaan huomioinut, että henkilöstöön liittyviä suunnitelmia ja ohjeistuksia on päivitetty vuonna 2015 kiitettävästi. Tarkastuslautakunnan painopisteenä on henkilöstöprosessin kehittämistarkastelussa ollut rekrytointiin liittyvät asiat. Rekrytointia arvioidessaan tarkastuslautakunta on havainnut, ettei kaikkia täyttölupahakemuksia ole hyväksytty. Täyttölupahakemukset, jotka on hylätty, ovat olleet puutteellisia. Hylkäyksen jälkeen näitä ei ole anottu uudestaan. Täyttölupien käsittelystä voidaan todeta, että prosessina se on määrämuotoista ja säännönmukaista. Toisena tarkastelukohteen on ollut määräaikaiset palvelusuhteet ja niiden perusteet, jotka on tarkkaan selvitetty vuonna Tarkastelussa on ilmennyt yksi työsuhteen ketjuuntuminen, jonka seurauksena palvelussuhde muutettiin toistaiseksi voimassaolevaksi Henkilöstön kehittäminen ja koulutus Henkilöstön kehittäminen on koulutusorganisaatiossa avainasemassa. Henkilöstön osaamisen tason tulee olla ajantasaista. Tarkastuslautakunta tarkasteli koulutuksen tilastointia, opettajien muodollista kelpoisuutta sekä osaamisen kehittämismahdollisuuksia. Henkilöstön osaamista voidaan luokitella elinikäisen oppimiseen, Osekk-, substanssi-, työelämäyhteistyö-, innovaatio-, erityis- tai pedagogiseen osaamiseen. Henkilöstön osaamistaso on erilaista eri osaamisluokissa. Osekkissa tilastoidaan ja seurataan sisäistä, ulkoista ja omaehtoista koulutusta eri järjestelmissä. Näiden tietojen hallintaan tarvitaan yhtenäinen koulutusohjelmisto, jossa ylläpidetään henkilöstön koulutukseen, osaamiseen ja kehittämistarpeisiin liittyvät asiat. Tällaisen järjestelmän avulla esimies tarkastaa nopeasti alaistensa koulutustason ja tarpeen sekä työntekijä itse voi katsoa omat tietonsa. Viitaten Osekkin henkilöstöraporttiin vuodelta 2014 opettajien työelämään käytetyt koulutuspäivät vähenivät 74 %:lla edellisvuoteen verrattuna. Notkahdusta on selitetty OPH:n hankerahoituksella, jota ei enää myönnetä työelämään tutustumiseen. Tarkastuslautakunta on huolissaan, miten työelämän toimintatavat säilyvät ajantasaisena opetuksessa. Tämä edellyttää aktiivista työelämäyhteistyötä jatkossa. Tarkastuslautakunta katsoo, että tähän on hyvä löytää uusi ratkaisu. 14 (24) ARVIOINTIKERTOMUS 2014
15 Kuvasta 7 nähdään, että opettajien pätevyys on noussut vuodesta 2011 yhteensä 6,2 prosenttiyksikköä vuoteen OSAOn tulee olla tyytyväinen opettajiensa muodolliseen kelpoisuuteen Työhyvinvoinnin varmistaminen Kuva 7 Opettajien muodollinen kelpoisuus Työhyvinvoinnin tavoiteasetantaan on tulossa muutoksia vuodesta 2015 alkaen. Opettajien sekä tukihenkilöstön työhyvinvointi antaa pohjan työssä jaksamiselle. Tarkastuslautakunta pohti edellä mainittujen asioiden pohjalta työhyvinvoinnin varmistamista. Tilannetta on arvioitu sairauspoissaolojen sekä kehityskeskustelun vaikuttavuuden kautta. Kuvasta 8 ja 9 nähdään tulosalueittain sairauspoissaolot. OSAOn osalta sairauspoissaolot henkilöä kohti ovat kasvaneet vuodesta 2013 vuoteen 2014 lähes kahdella päivällä vuodessa. YP:ssä sairauspoissaolot ovat asetetun tavoitteen sisällä. OSAOn osalta sairaslomien määrässä ei ole päästy asetettuun tavoitteeseen kolmena peräkkäisenä vuotena. Kuva 8 OSAOn sairauspoissaolopv /henkilö Vuoden 2015 alusta lähtien sitova mittari sairauspäivä per henkilö poistuu. Tämän yhtymäkokoustasolla asetetun tavoitteen poistumisen vaarana on, että sen seuranta muuttuu passiivisemmaksi. Tarkastuslautakunnan mielestä työhyvinvoinnin ja varhaisen tuen toimintamallin hyödyntäminen edellyttää sairauspoissaolojen seurantaa ja tilastointia. Kuva 9 YP:n sairauspoissaolopv /henkilö Osekkissa on käyty kehityskeskustelut lähes 100 %:sti (OSAOlla 97,7 % ja YP:llä 100 %) vuonna Tarkastuslautakunta on edelleen kiinnostunut kehityskeskustelujen vaikuttavuudesta. Tähän liittyen TOBkyselyn tulokset otetaan tarkasteluun vuoden 2015 arvioinnissa. Henkilöstön koulutukseen, osaamiseen ja kehittämistarpeisiin liittyvät asiat tulee olla haettavissa yhdestä koulutustietojärjestelmästä. Tarkastuslautakunta katsoo, että opettajien työelämäjaksojen mahdollistamiseen tulee löytää toimiva ratkaisu. Tarkastuslautakunnan mielestä työhyvinvoinnin ja varhaisen tuen toimintamallin hyödyntäminen edellyttää sairauspoissaolojen seurantaa ja tilastointia. Kehityskeskustelussa ilmenneitä asioita tarkastellaan uudestaan vuoden päästä. Tarkastuslautakunta on erityisesti kiinnostunut kehityskeskustelujen vaikuttavuudesta. ARVIOINTIKERTOMUS (24)
16 T A L O U S T A S A P A I N O T E T A A N H E I K K E N E V Ä N T U L O R A H O I T U K S E N M U K A I S E K S I Tarkastuslautakunta on arvioinut taloudellisten tavoitteiden toteutumista yhtymäkokoukseen nähden sitovilla mittareilla, joiden tavoitteet ja toteuma-arvot on kuvattu taulukoissa. Lisäksi kustannustehokkuuden näkökulmasta tarkastuslautakunnan arvioinnin kohteena on ollut kiinteistöjen hallinta ja korjausrakentaminen Taloudellinen näkökulma Osekkin tilikauden tulostavoite on negatiivinen -3,8 milj. euroa. Toteuma on ennakoitua parempi eli 0,98 milj. euroa. Taulukosta 7 nähdään, että jokaisen tulosalueen toteuma on tavoitetta parempi. Taulukko 7 Tilikauden tulos tulosalueittain suhteessa tavoitteeseen Tilikauden tulos Tulosalue (1000 ) Tavoite 2014 Korjattu Tavoite 2014 Toteuma 2014 Toteutuma % 2014 OSAO ,9 % YP ,6 % KIPA ,5 % Osekk (yhteensä) ,5 % Vaikka vuosikate on toteutunut 125,2 % asetetusta tavoitteesta, niin tarkasteltaessa vuosikatteen (13,3 milj. euroa) suhdetta poistoihin (14,5 milj. euroa) suhdeluku on ollut 91,5 % vuonna Tarkastuslautakunta toteaa, että vuosikatteen tulee olla vähintään käyttöomaisuuden poistojen suuruinen, jotta tulorahoitusta voidaan pitää riittävänä. Kuvasta 10 nähdään investointien, vuosikatteen ja poistojen suhde sekä vertailu edellisvuosiin. Investointien omahankinta meno Vuosikate Poistot Kuva 10 Investointien suhde vuosikatteeseen ja poistoihin Investointiosan toteuma on yhteensä 6,3 milj. euroa eli 84 % tavoitteesta. Kokonaisuudessaan rakennusinvestointien toteuma suhteessa tavoitteeseen on 87 %. Taulukko 8 Investoinnin toteumat tulosalueittain suhteessa tavoitteisiin vuonna 2014 Investoinnit Tavoite Tavoite Toteuma Toteutuma Tulosalueet (1000 ) 2014 korjattu % 2014 Kuntayhtymän rakennusinvestoinnit Suuret hankkeet (> ) Kuntayhtymän rakennusinvestoinnit Pienet hankkeet (< ) % % OSAO nettoinvestoinnit % YP nettoinvestoinnit % Osekk (yhteensä) % 16 (24) ARVIOINTIKERTOMUS 2014
17 Tilikauden 2014 merkittävimpiä investointikohteita on Haukiputaan uudisrakennuksen loppuun saattaminen 1,5 milj. euroa sekä Kempeleen Niittyrannan logistiikka-alan opetustilat sekä opetuskeittiöiden peruskorjaus- ja laajennushanke yhteensä 1,6 milj. euroa. Tarkastuslautakunta arvioi talouden tasapainoa rahoituksen eli maksuvalmiuden ja vakavaraisuuden näkökulmasta. Maksuvalmiudella varmistetaan toiminnan jatkuvuus ja kyky selviytyä lyhytaikaisista menoista sekä käytetään investointien suunnittelussa. Vakavaraisuus mittaa yhtymän omien ja vieraiden pääomien suhdetta. Taulukko 9 Rahoituksen sitovat mittarit Taulukossa 9 on rahoituksen sitovat mittarit. Tilikauden aikana ei ole lyhennetty lainoja tavoitteiden mukaisesti, mutta lainaa ei ole tarvinnut ottaa lisää. Rahoituksen sitovat mittarit (1000 ) Tavoite 2014 Toteuma 2014 Pitkäaikaisten lainojen lisäys (+) Pitkäaikaisten lainojen vähennys (-) Toiminnan ja investointien rahavirran kertymä Lainanhoitokate 3,31 3,81 Kuntayhtymää on arvioitu tulos- ja rahoituslaskelman sekä taseen keskeisten tunnuslukujen mukaan taulukossa 10. Talouden keskeiset tunnusluvut määritellään kirjanpitolautakunnan kuntajaoston yleisohjeessa. Vuoden 2014 sanallinen arviointi perustuu Balance consultingin tunnuslukuluokituksiin. Taulukko 10 Talouden keskeisten tunnusluvujen arvio vuodelta 2014 sekä vertailu edellisvuosiin Arvio toimintatuotot/toimintakulut, % 108,18 112,77 111,72 116,99 hyvä vuosikate, % poistosta 87,55 194,49 81,65 91,5 heikkenevä investointien tulorahoitus, % 50,63 105,82 82,73 209,96 hyvä suhteellinen velkaantuneisuus, % 37,20 40,11 46,81 64,42 heikkenevä omavaraisuusaste, % 63,88 63,20 56,67 59,48 erinomainen lainakanta , 1000 euroa Tilikauden tulosta voidaan pitää hyvänä, sen toteumaprosentti on 25,5 % tavoitetta parempi. Osekkilla toimintatuotot ovat toteutuneet 99 prosenttisesti ja kulut 96,7 prosenttisesti. Yhtymän tilikauden tulos ennen tilinpäätössiirtoja on negatiivinen -0,98 milj. euroa ottaen huomioon -14,5 milj. euroa olevat poistot. Poistot ovat toteutuneet talousarvion mukaisesti. Investointivarausten purkamisen, rahastojen lisäyksen ja poistoerojen muutosten jälkeen yhtymän tilikausi on jäänyt ylijäämäiseksi 1,008 milj. eurolla. ARVIOINTIKERTOMUS (24)
18 3.5.2 Investointiohjelman kustannustehokkuudesta huolehtiminen Vuoden 2014 aikana on noussut keskeisiksi aiheiksi kiinteistöjen arvo, kunto, hallinta, omistaminen, investointi ja ylläpito sekä tilojen varaus-, todelliseen käyttö-, oppilaspaikkojen varaus- ja oppilaspaikkojen todelliseen käyttöasteeseen. Tarkastuslautakunta keskittyi havainnoissaan kiinteistöjen hallintaan sekä rakentamisen valvontaan. Kustannustehokkuudesta on huolehdittu luopumalla osasta vuokratiloja ja tehostamalla omien tilojen käyttöä. Myllytullin ja Metsäkoulutien kiinteistöistä aiotaan luopua. Tarkastuslautakunta on kiinnostunut, mihin nykyisissä koulutustiloissa olevat toiminnot siirretään? Tarkastuslautakunta on erityisen huolissaan, että saadaanko opiskelijoille ja työntekijöille turvattua terveellinen työympäristö. Tarkastuslautakunta on havainnut, että Osekkilla on kohtuullisen uusissa rakennuksissa todettu sisäilmaongelmia. Rakentamisen valvontaan on kiinnitettävä erityishuomiota. Haastattelujen pohjalta on saatu myönteinen kuva, jossa tulevaisuuden investoinnit ja korjausrakentamiset on hyvin projektoitu. Lisäksi rakennuttajavalvonnassa on tarkistettu esteelliset kytkökset. Tarkastusasiakirjan täyttämisessä on kehittämistä. Kehityskohteeksi tarkastuslautakunta ehdottaa tarkastusasiakirjan dokumentaation valvonnan tehostamista. Kiinteistöt muodostavat sekä merkittävän varallisuuserän että toiseksi suurimman kustannuserän henkilöstömenojen jälkeen. Toimitilojen on vastattava nykyaikaisia työnteontapoja sekä oppimisen muuttuneita ja edelleen muuttuvia tarpeita. Osekkin tulee antaa mahdollisuudet pitkäjänteiselle ja kannattavalle kiinteistön pidolle, jossa turvataan ydintoiminnalle ja tukitoiminnoille kilpailukykyiset, turvalliset, terveelliset ja viihtyisät työ-, opetus- ja oppimistilat. Tarkastuslautakunta on kiinnostunut, mihin luovutettavien kiinteistöjen toiminnot siirretään. Tarkastuslautakunta on erityisen huolissaan, saadaanko opiskelijoille ja työntekijöille turvattua terveellinen työympäristö. Kehityskohteeksi tarkastuslautakunta ehdottaa rakentamisen valvonnan tarkastusasiakirjan dokumentaation valvonnan tehostamista. 18 (24) ARVIOINTIKERTOMUS 2014
19 4 Tarkastuslautakunnan arviointitoiminta 4. 1 T A R K A S T U S L A U T A K U N N A N T E H T Ä V Ä T Tarkastuslautakunnan tehtävät ovat kuntalain 71 ja 75 :n mukaan hallinnon ja talouden tarkastamisen järjestäminen. Kuntalaissa on määritelty tarkastuslautakunnan tehtäväksi valmistella yhtymäkokouksessa päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko yhtymäkokouksen asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet kuntayhtymässä. Tehtäviin kuuluu talouden tasapainotuksen toteutumisen arviointi sekä taloussuunnitelman ja toimenpideohjelman riittävyyden arviointi, jos taseessa on kattamatonta alijäämää. Lisäksi tulee pyytää asianosaisten selvitykset ja yhtymähallituksen lausunto tilintarkastuskertomuksessa tehdyistä muistutuksista. Tarkastuslautakunta toimii kuntayhtymän toiminnan, toimintatapojen ja palvelujen järjestymisen tarkoituksenmukaisuuden arvioijana. Tehtävän asianmukainen suorittaminen edellyttää tarkastuslautakunnan riippumattomuutta arvioinnin kohteesta. Tarkastuslautakunnan toimintaa säätelee kuntalain lisäksi Osekkin tarkastussääntö, jonka yhtymäkokous on hyväksynyt Sääntö on astunut voimaan Tarkastussäännössä on määritelty yhtymän valvontajärjestelmä, jonka mukaan ulkoisesta valvonnasta vastaavat tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja. Tilintarkastajana tilikauden on toiminut JHTT-yhteisön KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy:n nimeämä vastuunalainen tilintarkastaja JHTT Paula Hellén-Toivanen ja alkaen tarkastuslautakunnan 33 päätöksellä vastuunalaisena tilintarkastajana on jatkanut JHTT, KHT Katri Hokkanen. Vuonna 2014 vastuunalainen tilintarkastaja oli läsnä kuudessa lautakunnan kokouksessa, joissa hän esitteli työohjelmansa ja tarkastussuunnitelmansa tilikaudelle 2014 sekä raportoi tilikauden 2014 havainnoistaan lautakunnalle. Tilintarkastuskertomus käsiteltiin kokouksessa. Tarkastuslautakunta antaa tilintarkastuskertomuksen vuodelta 2014 tiedoksi yhtymäkokoukselle sekä yhtyy esitykseen tilinpäätöksen hyväksymisestä ja vastuuvapauden myöntämisestä kuntayhtymän hallintoa ja taloutta hoitaneille toimielinten jäsenille sekä tehtäväalueiden viranhaltijoille. Tarkastuslautakunnan on laadittava vuosittain yhtymäkokoukselle tilinpäätöksen käsittelyn yhteydessä luovutettava arviointikertomus. Lautakunta jättää arviointikertomuksen vuodelta 2014 yhtymäkokouksen käsiteltäväksi ja esittää, että yhtymäkokous pyytää arviointikertomuksessa esitetyistä kehittämissuosituksista yhtymähallituksen selvitykset niin, että ne voidaan käsitellä vuoden 2015 aikana. ARVIOINTIKERTOMUS (24)
20 4. 2 T A R K A S T U S L A U T A K U N N A N K O K O O N P A N O J A T O I M I N T A Yhtymäkokous on valinnut kokouksessaan tarkastuslautakunnan toimintakaudeksi ja päätöksellä samat henkilöt kaudeksi Taulukossa 11 ovat tarkastuslautakunnassa tarkastusvuonna 2014 toimineet jäsenet. Taulukko 11 Tarkastuslautakunnan kokoonpano Jäsen Varajäsen Lämsä Kalevi, pj Kesk, Oulu Rahkola Rauno Kesk, Oulu Koskela Janne, vpj Ps, Oulu Syrjälä Riku Ps, Oulu Halotie-Flink Liisa Sdp, Oulu Lähteenmäki Saila Sdp, Oulu Koskela Liisa Vas, Oulu Siekkinen Risto Vas, Oulu Maijala Eva Kesk, Kempele Pramila Sauli Kesk, Hailuoto Ruostesuo Mika Kok, Oulu Kangas Erkki Kok, Oulu Tahkola Ahti Kesk, Kempele Kyrö Sirkka Kesk, Lumijoki Tarkastuslautakunnan esittelijänä on puheenjohtaja ja hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Pöytäkirjanpitäjänä on toiminut arkistosihteeri Mari Viinamäki. Kokouksessa käsiteltävien asioiden valmistelusta on huolehtinut puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä. Tarkastuslautakunta on kuullut kokouksissaan kuntayhtymän asiantuntijoita ja vastuuhenkilöitä. Tarkastusvuonna 2014 tarkastuslautakunta on kokoontunut 10 kertaa. Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä on noudatettu kuntayhtymän hallintosäännön määräyksiä ja kokouskäytännöissä on huomioitu hallintolainmukainen esteellisyys. Arviointityön systematisoimiseksi tarkastuslautakunta on hyväksynyt työohjelman vuodelle Tarkastustyön suorittamista varten tarkastuslautakunta on jakanut arvioinnin seurantakohteet jäsenten kesken tehtäväalueittain koko toimintakaudelle. Tarkastuslautakunnan työohjelma on toteutunut tarkastusvuoden aikana. Tarkastuslautakunnan jäseniä on osallistunut sekä FCG:n järjestämään tarkastuslautakuntien koulutuspäivään että Aluekoulutuksen järjestämään tarkastuslautakuntien koulutuspäivään, johon on osallistunut myös tarkastuslautakunnan sihteeri. Tarkastuslautakunnan toiminta esitellään Osekkin nettisivuilla KTweb-sivustolla on tarkastuslautakunnan kokousten esityslistat ja pöytäkirjat sekä arviointikertomus, jotka on asetettu kuntalaisten luettavaksi. Tarkastuslautakunta raportoi ja tiedottaa tehtäviinsä liittyvistä asioista ensisijaisesti yhtymäkokoukselle. Tiedotuksessa noudatetaan soveltuvin osin kuntayhtymän hyväksymiä yleisiä tiedottamisen periaatteita. 20 (24) ARVIOINTIKERTOMUS 2014
21 4. 3 A R V I O I N T I P R O S E S S I K U N T A L A I N M U K A A N Kuvassa 11 kuvataan kuntalain mukainen arviointiprosessi kuntayhtymässä. Toimialat antavat toimenpide-esitykset tarkastuslautakunnan esittämiin epäkohtiin ja kehittämissuosituksiin. Toimenpiteet huomioidaan seuraavassa toiminta- ja taloussuunnitelmassa. Yhtymäkokous päättää kuntayhtymän toiminnan ja talouden keskeisistä strategisista tavoitteista 13 Toiminta- ja taloussuunnittelukauden tavoitteet valmistellaan toimialoilla ja käsitellään toimialakohtaisesti lautakunnassa/ hallituksessa. Yhtymäkokous velvoittaa yhtymähallituksen antamaan yhtymäkokoukselle selvityksen toimenpiteistä, joilla korjataan arviointikertomuksessa esiin tulleet epäkohdat. Tarkastuslautakunta antaa yhtymäkokoukselle arviointikertomuksen. Tarkastuslautakunta arvioi toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisen 71. Arviointiprosessi kuntalain mukaan Oulun seudun koulutuskuntayhtymä ssä Yhtymähallitus esittää yhtymäkokoukselle tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen sekä selvityksen yhtymäkokouksen asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta 69. Yhtymähallitus käsittelee tavoitteet ja esittää yhtymäkokoukselle. Yhtymäkokous hyväksyy tavoitteet kuntayhtymän toiminta- ja taloussuunnitelmaan 65. Toimialoilla toteutetaan toimenpiteitä tavoitteiden saavuttamiseksi sekä seurataan ja arvioidaan tavoitteiden toteutumista osavuosikatsauksilla ja jatkuvalla seurannalla. Toimialojen toimielimet hyväksyvät toimialojen tilinpäätös- ja toimintakertomusesitykset. Kuva 11 Kuntalaki ja Kuntaliiton suositus arvioinnista kuntien valtuustoille ARVIOINTIKERTOMUS (24)
22 5 Toimenpide-ehdotusten yhteenveto - Negatiivisen keskeyttämisprosentin osalta ei ole saavutettu asetettua tavoitetta. Lisäksi yksiköiden välillä on merkittäviä eroja. Mistä yksikkökohtaiset vaihtelut johtuvat? Millaisiin toimenpiteisiin on ryhdytty negatiivisen erojen vähentämiseksi ja yksikkökohtaisten erojen kaventamiseksi? - Tarkastuslautakunta ehdottaa luotavaksi henkilöstön koulutuksen seurantatietoa varten yhtenäisen tilastointi- ja suunnittelujärjestelmän, josta on saatavilla kaikki koulutustiedot myös työntekijäkohtaisesti. - Tarkastuslautakunta ehdottaa, että opettajien työelämäjaksojen mahdollistamiseen on hyvä löytää toimiva ratkaisu. - Yksiköillä on ollut vaikeuksia tilikauden yksikkötason luotettavan raportoinnin saamisessa. Yksiköiden johtajilla tulee olla saatavana luotettavaa ja reaaliaikaista tietoa talouden tunnusluvuista päätöksenteon pohjaksi. Miten tämä aiotaan jatkossa turvata? - Tarkastuslautakunta on kiinnostunut, mihin luovutettavien kiinteistöjen toiminnot siirretään. Tarkastuslautakunta on erityisen huolissaan, että saadaanko opiskelijoille ja työntekijöille turvattua terveellinen työympäristö. - Osekkilla on korjaus- ja uudisrakentamistarvetta. Miten varmistetaan laadukas rakentaminen? 22 (24) ARVIOINTIKERTOMUS 2014
23 Allekirjoitukset Oulussa toukokuun 5. päivänä 2015 ARVIOINTIKERTOMUS (24)
24 2 (24) ARVIOINTIKERTOMUS 2014
Arviointikertomus 2013 OULUN SEUDUN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄN TARKASTUSLAUTAKUNTA 6.5.2014 1 1 / 34 ASIAKIRJAN Tiivistelmä... 3 2 Arviointikertomuksen sisältö ja toteutustapa... 4 3 Vuoden 2012 arviointikertomuksen