Source: http://siapol.it/sezione.php?d=630
Timestamp: 2017-06-24 08:49:00+00:00
Document Index: 68350223

Matched Legal Cases: ['art. 26', 'art. 10', 'art. 7', 'art. 50', 'art.3', 'art. 61', 'art.5', 'art. 63', 'art. 63', 'art.58', 'art.59', 'art.60', 'art.53', 'art. 9', 'art.3', 'art.3', 'art.3', 'art.3', 'art.7']

D.P.C.M. 14/10/2003
DECRETO DELLA PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 14 ottobre 2003 (in G.U. n. 249 del 25 ottobre 2003) - Approvazione delle linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi.
Vista la propria direttiva del 9 dicembre 2002, recante
«Trasparenza dell'azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali»;
Vista la legge 27 dicembre 2002, n. 289 (legge finanziaria 2003)
ed in particolare l'art. 26;
1 INTRODUZIONE E NORMATIVA DI RIFERIMENTO.
d) sottoscrizione elettronica dei documenti informatici (d.lgs.10/2002; decreto del Presidente del Consiglio dei ministri 8 febbraio 1999; decreto del Presidente della Repubblica 7 aprile 2003, n. 137 - “Regolamento di attuazione della direttiva Comunitaria 93/1999” - su firma elettronica);
g) sicurezza dei dati, dei documenti, delle tecnologie (decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196; deliberazione Aipa 51/2000, art. 10; D.P.C.M. 31.10.2000, art. 7);
• assicurare le funzionalità minime di protocollo;
• procedere all’archiviazione della documentazione sulla base del criterio per cui tutta la documentazione in ingresso diventa “digitale” secondo la normativa tecnica;
• pianificare le attività al fine di realizzare un sistema di base protocollo-archiviazione che permetta di avviare il sistema documentale informatico sostitutivo di quello cartaceo;
• accedere al protocollo-archivio informatico “solo” tramite una rete interna all’amministrazione anche al fine di eliminare la duplicazione di documenti e fascicoli cartacei, con significative economie gestionali sia interne sia per l’utenza;
• pianificare le attività finalizzate alla gestione informatica dei procedimenti amministrativi al fine di sostituire, anche in modo graduale, il trattamento manuale degli stessi procedimenti;
• le informazioni, le esperienze e i servizi messi a disposizione sul sito web sulla gestione elettronica dei documenti (protocollo.gov.it), le cui finalità sono la condivisione delle migliori pratiche e la sussidiarietà;
• la collaborazione fornita dal Centro di competenza che può essere contattato al seguente indirizzo di posta elettronica: cc@protocollo.gov.it;
• incontri periodici con i referenti delle Amministrazioni allo scopo di verificare lo stato di avanzamento delle attività.
• azioni di sensibilizzazione e comunicazione;
• rilevazione periodica dello stato di attuazione dei progetti;
• supporto alle amministrazioni, secondo un principio di sussidiarietà, attraverso l’erogazione di un servizio di gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali in modalità ASP.
2 ADEMPIMENTI DELLE AMMINISTRAZIONI.
a) provvedere ad introdurre, nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati, progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico (art. 50, comma 1, del D.P.R.445/2000).
Il sistema informativo viene considerato come un insieme integrato di dati, funzioni e tecnologie finalizzato non solo alla registrazione di dati e documenti in ingresso ed in uscita, ma anche 7
all’automazione del sistema procedimentale e documentale (protocollo, iter delle attività, atti e provvedimenti, documenti e modulistica, accessi telematici).
Gli interventi dovranno quindi comprendere una necessaria e preliminare azione di razionalizzazione e semplificazione delle attività, dei procedimenti, della documentazione e della modulistica (art.3, comma 3, della Deliberazione Aipa 51/2000).
Allo scopo di fornire un promemoria e un valido supporto per una corretta scanzione temporale delle attività sopra riportate, la Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie ha previsto fasi intermedie fino alla scadenza del 1 gennaio 2004. A questo fine le Amministrazioni che non abbiano ancora provveduto devono definire, con la massima tempestività, un piano d'azione dettagliato - il quale preveda lo svolgimento delle attività sotto elencate tenendo conto della citata scadenza per l'adozione del sistema di protocollo informatico - e comunicare tale piano al Centro Tecnico per la R.U.P.A., tramite il sito web protocollo.gov.it.
1. individuare le Aree Organizzative Omogenee (AOO) e i relativi uffici di riferimento ai sensi dell’articolo 50, comma 4, del D.P.R. n.445/2000;
5. pubblicare e rendere accessibile tramite internet il manuale di gestione che descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni necessarie per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico (cfr. par.2.1.1);
8 3. pianificare, secondo criteri di priorità, l'attuazione della trasparenza dell'azione amministrativa come definita in precedenza, tramite la predisposizione di progetti orientati a fornire ai cittadini e alle imprese servizi informativi con canali telematici diretti o attraverso intermediazione dell'Ufficio Relazioni con il Pubblico;
b) accreditare l’Amministrazione presso l’IPA - Indice della Pubblica Amministrazione (articolo 12 del D.P.C.M. 31 ottobre 2000 recante Regole tecniche per il protocollo informatico); informazioni in proposito si trovano sul sito indicepa.gov.it La Direttiva è indirizzata a tutte le Amministrazioni centrali dello Stato e agli enti pubblici sottoposti alla vigilanza ministeriale. Per le regioni e gli enti locali territoriali la stessa costituisce contributo alle determinazioni in materia, nel rispetto della propria autonomia amministrativa. La Direttiva può rappresentare uno schema di riferimento anche per le altre Amministrazioni pubbliche di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165.
fase 1: definizione del campo di applicazione dell’intervento organizzativo passo 1 – identificare l’ambito e i livelli di intervento;
passo 4 - ricostruire la mappa dei processi reali;
Definizione delle Aree Organizzative Omogenee
Una AOO può essere definita come un insieme di unità organizzative dell’Amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali. Una unità organizzativa associata ad una AOO è un utente dei servizi messi a disposizione dalla AOO stessa. Una AOO offre, in particolare, il servizio di protocollo dei documenti in entrata ed in uscita che avviene utilizzando una unica sequenza numerica, rinnovata ad ogni anno solare, propria all’area stessa (art. 61 D.P.R.445/2000) . Per ulteriori approfondimenti si può fare riferimento al documento "Linee guida alla realizzazione dei sistemi di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni" (GEDOC2).
10 i) il sistema di classificazione, con l’indicazione delle modalità di aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione, anche con riferimento all’uso di supporti sostitutivi;
Una bozza di schema del manuale può essere consultata sul sito protocollo.gov.it. Alcune indicazioni utili per la redazione del manuale sono ricavabili anche da alcuni esempi già realizzati pubblicati sul sito protocollo.gov.it.
pianificazione, modalità e misure di cui all’articolo 3, comma 1, lettera d) del D.P.C.M. 31 ottobre 2000: eliminazione dei diversi protocolli di settore, di reparto, multipli per l’adozione di un unico protocollo (art.5, comma 2,lett. a).
• censimento dei diversi protocolli;
• analisi dei livelli di automazione;
• interventi organizzativi, procedurali e tecnici da effettuare per adottare il protocollo informatico;
• tempi di sostituzione;
• analisi dei rischi in relazione alla tipologia dei documenti;
• analisi dei rischi in relazione alla tipologia dei dati personali (D.lgs. 196/2003);
• misure di sicurezza da adottare di tipo organizzativo, procedurale e tecnico;
• formazione dei dipendenti;
• monitoraggio periodico del piano di sicurezza.
• rilevazione dei flussi documentali all’interno dell’ente (o delle AOO) e verso altri enti (o altre AOO);
• mappatura dei flussi;
• modalità e tecnologie per lo scambio dei documenti.
La rilevazione dei flussi documentali è facilitata se viene effettuata nell’ambito di un censimento più ampio che comprenda anche le attività, le procedure, i procedimenti, la modulistica utilizzata (v.
il punto successivo).
La descrizione nel flusso documentale dei documenti ricevuti, spediti o interni di cui all’articolo 5, comma 2, lett.d), del D.P.C.M. 31 ottobre 2000, costituisce l’aspetto fondamentale di tutto il processo di automazione del sistema documentale e procedimentale in quanto solo la conoscenza completa dell’iter delle attività permette di realizzare anche un processo di automazione in linea con i principi di trasparenza, efficienza, efficacia ed economicità.
• censimento di tutte le attività dell’ente (o dell’area organizzativa omogenea) al fine di descrivere la lavorazione dei documenti; il censimento dovrebbe riguardare i dati di base di ciascuna attività (denominazione,allocazione, durata,flusso procedurale,modulistica, norme di riferimento, fasi, risorse umane impegnate,pareri,ecc.);
• analisi del risultato del censimento;
• interventi di razionalizzazione delle singole attività;
• piano di automazione delle attività;
• regole di registrazione dei documenti.
• a seguito della registrazione dei documenti in entrata è necessario stabilire le regole per lo smistamento, l’assegnazione e la lavorazione degli stessi da parte dei responsabili dei procedimenti e nell’ambito delle aree organizzative omogenee;
• se si considera che i documenti sono per definizione “informatici” (o resi tali, se ricevuti come cartacei) allora sarà necessario definire con chiarezza e completezza le modalità di smistamento ed assegnazione di tipo elettronico, anche in considerazione di quanto stabilisce la legge 241/90 ed il relativo regolamento.
• nell’ambito dell’area organizzativa omogenea, e con riferimento al sistema organizzativo dell’ente, è necessario indicare le unità organizzative responsabili delle attività di registrazione e di organizzazione e tenuta della documentazione;
• nel manuale sarà necessario quindi definire le funzioni specifiche di tali unità organizzative ed il profilo dei dipendenti che operano in tali unità.
• riportare nel manuale l’elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo ai sensi dell’articolo 53, comma 5, del D.P.R. 445/2000.
• riportare l’elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le relative modalità di trattamento.
• il sistema di classificazione dei documenti dovrà essere definito in ragione dell’ordinamento, dell’organizzazione e dei servizi della stessa Amministrazione.
• omogeneità tematica che caratterizza la stessa AOO (omogeneità funzionale) e che da questa viene prodotta a sua volta;
• autonomia dei documenti rispetto alla struttura organizzativa di riferimento che nel tempo può’ anche mutare di denominazione, articolazione e funzioni;
• reperibilità del documento, in primo luogo, rispetto all’argomento ed ai contenuti e, in secondo luogo, rispetto alla struttura organizzativa di riferimento.
• le modalità di aggiornamento del sistema;
• tempi,criteri e regole di selezione e di conservazione;
• l’uso di supporti sostitutivi.
Ulteriori suggerimenti possono essere trovati nel documento "Linee guida alla realizzazione dei sistemi di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni (GEDOC2)", reperibile nel sito web protocollo.gov.it.
• le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico;
• l’indicazione delle soluzioni tecnologiche ed organizzative adottate per garantire la non modificabilità della registrazione di protocollo;
• la contemporaneità della registrazione con l’operazione di segnatura;
• le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di attività di registrazione.
• Il manuale deve contenere la descrizione funzionale ed operativa del sistema di protocollo informatico con particolare riferimento alle modalità d’uso;
• la descrizione dovrà essere effettuata con lo scopo di indicare con chiarezza e completezza l’utilizzabilità del sistema da parte di tutti coloro che sono abilitati ad operare nel sistema documentale e procedimentale dell’amministrazione. Il grado di chiarezza e completezza è strettamente correlato al grado di chiarezza e completezza di tutte le regole descritte nel manuale.
• definendo, relativamente all’accesso ai documenti per gli utenti interni, i criteri di visibilità sulla base di ruoli e funzioni svolte dai dipendenti.
• classificando, per quanto riguarda l’acceso da parte di utenti esterni (cittadini, imprese, altre amministrazioni), le modalità relative in due tipologie:
-dirette se l’amministrazione ha previsto una canale di comunicazione con l’esterno in maniera automatizzata (es. via internet)
-indirette nel caso in cui l’amministrazione permetta l’accesso ai documenti tramite una struttura di contatto con l’esterno (es. Ufficio Relazioni con il Pubblico, Call center ecc.)
• riportare sul registro di emergenza la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema (art. 63, comma 1 del D.P.R.
445/2000);
• il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi deve dare l’autorizzazione ad operare in modo manuale (art. 63, comma 1 del D.P.R. 445/2000);
• riportare sul registro di emergenza le autorizzazioni all’uso di procedure manuali per periodi successivi alle 24 ore ed il numero totale di operazioni registrate manualmente.
3 PIANO OPERATIVO Il piano di attuazione prevede un censimento preliminare dei diversi protocolli esistenti, l’ analisi dei livelli di automazione, ma soprattutto gli interventi organizzativi, procedurali e tecnici da effettuare per adottare il protocollo informatico con i tempi di sostituzione e i costi derivanti. Uno dei primi obiettivi che ciascuna Amministrazione si deve dare nel definire un progetto di informatizzazione dei flussi documentali, è quello di individuare il proprio “livello realizzativo”, corrispondente alle funzionalità che essa stessa vuole realizzare.
Le Amministrazioni definiscono quindi un piano d'azione dettagliato che preveda lo svolgimento delle attività elencate nel paragrafo 2, tenendo conto della citata scadenza del 1 gennaio 2004, prevista dal DPR 445/2000 per l'adozione del sistema di protocollo informatico. Tale piano d'azione deve essere inviato al Centro Tecnico per la R.U.P.A. attraverso il sito protocollo.gov.it.
• la formazione culturale del personale;
• il piano di formazione obbligatorio ai sensi della Direttiva della Funzione Pubblica del 13 dicembre 2001;
• il dimensionamento degli organici tenendo presente la diversa organizzazione derivante dall’introduzione di un protocollo informatico (scadenze e tempi di inserimento dei documenti da protocollare);
• l’organizzazione di un servizio di help desk per gli utilizzatori del protocollo;
• la definizione dei profili professionali;
• l’assegnazione di incarichi di coordinamento;
• l’individuazione di referenti e capi progetto a seconda delle dimensioni dell’Amministrazione e quindi della tipologia di progetto previsto.
17 Il D.P.R. 445/2000, con riferimento ai principi stabiliti dalla legge 241/1990, ha definito tre tipi di accesso ai dati, documenti ed informazioni del sistema informatico:
a) l’accesso al sistema da parte degli utenti appartenenti all’Amministrazione (art.58 del D.P.R.
b) l’accesso esterno al sistema da parte dei soggetti che esercitano il diritto di accesso ai documenti amministrativi (art.59 del D.P.R. 445/2000);
c) l’accesso al sistema di una pubblica amministrazione da parte di altre amministrazioni (art.60 del D.P.R. 445/2000).
Per tutti i tipi di accesso, anche ai sensi della D.lgs 196/2003, le Amministrazioni dovranno definire le abilitazioni necessarie e le diverse modalità di interrogazione, selezione ed estrazione delle informazioni, a seconda del grado di riservatezza delle stesse e della tipologia di utenti, utilizzando firma digitale o certificati di autenticazione.
4 FUNZIONALITÀ MINIME DEL PROTOCOLLO
Le Amministrazioni devono garantire almeno la realizzazione del sistema di protocollo secondo i requisiti di operazioni ed informazioni,definite “funzionalità minime”, di cui agli articoli 53, 55 e 56 del D.P.R. 445/2000. Le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo indicate rispettivamente all’articolo 53 e all’articolo 55 nonché quelle di classificazione costituiscono attività necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni. In particolare si sottolinea che a) con riferimento ai requisiti della registrazione, la registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni:
• numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
• data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
• mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile;
• oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
• data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
• l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.
• il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato all’articolo 57;
• la data di protocollo;
• l'identificazione in forma sintetica dell’amministrazione o dell’area organizzativa individuata ai sensi dell'articolo 50, comma 4.
• Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo (art.53, comma 2, del D.P.R. 445/2000);
• L’assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell’operatore, garantendo la completezza dell’intera operazione di modifica o registrazione dei dati;
• Per quanto riguarda l’impronta del documento si rinvia a quanto definito dall’articolo 17 del D.P.C.M. 31 ottobre 2000.
Le informazioni minime previste per la segnatura secondo l’articolo 55 del D.P.R.445/2000 sono:
Il piano di sicurezza dei documenti informatici è previsto dall’articolo 7 del DPCM 31 ottobre 2000 e dall’articolo 10 della deliberazione Aipa n. 51 del 2000, in attuazione dell’articolo 18 del D.P.R.
513/97, come modificato dall’art. 9, comma 4 del D.P.R. 445/2000.
• politiche di sicurezza;
• interventi operativi;
• misure di sicurezza per la tutela dei dati personali;
• verifica ed aggiornamento del piano.
5 GESTIONE DOCUMENTALE E GESTIONE DEI FLUSSI DI LAVORO
• registrazione con trattamento delle immagini (acquisizione digitalizzata dei documenti cartacei);
• assegnazione per via telematica al destinatario;
• gestio ne avanzata della classificazione dei documenti;
• collegamento dei documenti alla gestione dei procedimenti.
• informatizzazione dei processi relativi ai flussi documentali in entrata e in uscita;
• informatizzazione dei processi relativi ai flussi documentali interni;
• integrazione con i flussi di lavoro.
• i documenti informatici;
• i formati relativi ai documenti informatici;
• la firma digitale nei documenti informatici;
• la gestione informatica dei documenti;
• la gestione dei flussi documentali.
La formazione e la conservazione dei documenti informatici delle Pubbliche Amministrazioni (art.3 della deliberazione Aipa 51/2000) devono essere effettuate secondo i seguenti requisiti:
• identificabilità del soggetto che ha formato il documento informatico e dell’amministrazione di riferimento;
• sottoscrizione, quando prescritta, dei documenti informatici tramite la firma digitale ai sensi del D.lgs 10/2002 e delle vigenti norme tecniche;
• idoneità dei documenti ad essere gestiti mediante strumenti informatici e ad essere registrati mediante il protocollo informatico, ai sensi del D.P.R. 445/2000;
• accessibilità ai documenti informatici tramite sistemi informativi automatizzati;
• leggibilità dei documenti;
• interscambiabilità dei documenti.
Il legislatore sottolinea che solo l’esistenza di tutti i requisiti rende validi e rilevanti i documenti a tutti gli effetti di legge (art.3, comma 2, della Deliberazione Aipa 51/2000).
La formazione e la conservazione non sono considerate dal legislatore solo una operazione tecnologica ma, prima dell’intervento di automazione, il sistema documentale e procedimentale devono essere sottoposti a processi di semplificazione e razionalizzazione (legge 241/90; art.3, comma 3, della Deliberazione Aipa 51/2000).
I contenuti e la struttura dei documenti sono definiti dalla dirigenza e nell’ambito dell’autonomia delle Amministrazioni, con riferimento all’ordinamento delle stesse(art.3, comma 4, Deliberazione Aipa 51/2000).
Per la leggibilità dei documenti nel tempo si rinvia a quanto stabilito dall’articolo 16 del D.P.C.M.
31 ottobre 2000 e alla deliberazione Aipa n. 42/2001 che sostituisce la precedente deliberazione n. 24/1998.
• consentire, nei diversi ambiti di applicazione e per le diverse tipologie di trattazione, l’archiviazione, la facilità di lettura, l’interoperabilità e l’interscambio dei documenti;
• la non alterabilità del documento durante le fasi di accesso e di conservazione;
• la possibilità di effettuare operazioni di ricerca tramite indici di classificazione e di archiviazione, nonché sui contenuti dei documenti;
• l’immutabilità nel tempo del contenuto e della sua struttura (per cui i documenti informatici non devono contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificarne la struttura o il contenuto);
• la possibilità di integrare il documento informatico con immagini, suoni e video, purché incorporati in modo irreversibile e nel rispetto dei requisiti di cui alle lettere b) e d) della citata deliberazione.
• garantire la sicurezza e l’integrità del sistema;
• garantire la corretta e la puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata ed in uscita;
• fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’Amministrazione e gli atti dalla stessa formati al fine dell’adozione del provvedimento finale;
• consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;
• consentire, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di “privacy” con particolare riferimento al trattamento dei dati sensibili;
• garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato.
• fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato;
• consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento;
• fornire informazioni statistiche sull’attività dell’ufficio;
• consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l’iter dei procedimenti complessi.
Tale sistema di gestione dei documenti e dei relativi flussi è di tipo “aperto”, totalmente informatico, e deve quindi essere progettato e realizzato in tutte le sue componenti “prima”
dell’automazione del sistema stesso. Ciò significa che le amministrazioni devono definire tipologia dei documenti, relazioni tra documenti e procedimenti, struttura dei fascicoli relativi ai procedimenti, iter dei procedimenti stessi, sistemi di ricerca dei documenti e dei fascicoli. Anche in questo caso, non si tratta di una operazione informatica ma di un intervento complesso di tipo documentale, organizzativo, procedurale e tecnico che deve impegnare tutta la dirigenza e/o i responsabili delle unità organizzative.
6 CONTESTO TECNOLOGICO DI RIFERIMENTO
Le indicazioni in merito alla soluzione da adottare dipendono dal contesto specifico. Per le architetture di riferimento si può consultare il documento ”Linee guida alla realizzazione dei sistemi di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni” (GEDOC 2), pubblicato dall’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione nel settembre 2000. Tuttavia, qualunque sia la soluzione tecnologica adottata, si deve tenere presente che il sistema deve essere dotato di alta affidabilità ed in particolare devono essere previste le soluzioni di emergenza in caso di caduta del sistema, in quanto l’applicazione ai processi di lavoro di ciascuna Amministrazione può risultare particolarmente critica (D.P.C.M. 31 ottobre 2000, art.7 -
Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico). A tal fine è necessario approntare un piano e delle procedure di sicurezza (vedasi punto precedente 2.2.2), e le informazioni trattate devono rispondere ai principi di riservatezza imposti dalla normativa sulla “privacy”.
Allo scopo di fornire un ausilio alle Amministrazioni nell’attuazione del progetto di automazione della tenuta del protocollo e della gestione elettronica dei documenti ed in particolare nella verifica delle funzionalità dell’applicazione realizzata/acquisita, il Centro di Competenza ha redatto e pubblicato (cfr. protocollo.gov.it) il documento “Supporto alla verifica e alla valutazione dei Sistemi di protocollo informatico e di gestione dei flussi documentali”, contenente una lista di controllo per la verifica della conformità di tali sistemi ai requisiti desumibili dal quadro di riferimento normativo e tecnologico.
Al fine di fornire ulteriori strumenti per l’attuazione della normativa sulla gestione elettronica dei documenti, il Centro Tecnico per la R.U.P.A. ha promosso la realizzazione di un servizio di gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali in modalità ASP per le pubbliche amministrazioni. Con questo obiettivo il Centro tecnico, avvalendosi della Consip nella funzione di stazione appaltante, ha in corso di espletamento la procedura di gara per l’affidamento del servizio ad operatori di mercato (vedasi bando per la procedura di gara ristretta pubblicato sul sito protocollo.gov.it).
- STORE – Archiviazione ottica dei documenti
La fornitura sarà regolata da un contratto quadro stipulato tra il fornitore aggiudicatario e il Centro Tecnico per al R.U.P.A. della durata di 48 mesi prorogabile per ulteriori 24 mesi. Tale servizio è rivolto a tutte le Pubbliche Amministrazioni previste dal Decreto legislativo 165/2001 che devono manifestare al Centro Tecnico la loro volontà di aderire attraverso la sottoscrizione di una specifica convenzione pubblicata sul sito protocollo.gov.it. Le Amministrazioni potranno usufruire del servizio emettendo specifici “Ordinativi di fornitura” nell’ambito del contratto quadro, sottoscritto dal Centro Tecnico con il fornitore aggiudicatario.