Source: https://www.mikatiming.de/de/datenschutz/
Timestamp: 2018-04-27 02:45:30
Document Index: 381753369

Matched Legal Cases: ['§4', '§ 9', '§ 5', '§ 4', '§ 11', '§ 9', '§ 9']

mika:timing: Datenschutz
Datenschutzerklärung für die Webseite www.mikatiming.de der mika:timing GmbH, Bergisch Gladbach
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Ähnlich Google Analytics verwenden wir Piwik, ein Open-Source-Programm für Webanalytik auf unserer Website. Dabei werden allerdings im Unterschied zu Google Analytics die datenschutzrechtlich sensiblen Logdaten auf unserem eigenen Server gespeichert. Auch Piwik verwendet Cookies, die auf Ihrem Rechner gespeichert werden. Sie haben die Möglichkeit der Web-Analyse mit Piwik zu widersprechen. Der Widerspruch wird in Form eines Opt-Out-Cookies abgelegt, so dass beispielsweise nach einem Löschen aller Cookies das Opt-Out erneut erklärt werden muss.
Wir weisen Sie darauf hin, dass auf dieser Webseite Piwik um das Anonymize-IP Plugin erweitert wurde, um eine anonymisierte Erfassung von IP-Adressen (sog. IP-Masking) zu gewährleisten.
Der Schutz personenbezogener Daten von Kunden, Mitarbeitern und Kunden der Auftraggeber ist aufgrund der zunehmenden Vernetzung der Informations- und Kommunikationssysteme insbesondere auch bei der Abwicklung von Sportveranstaltungen ein maßgebliches Anliegen der mika:timing GmbH.
Wesentliches Ziel dieser Leitlinie ist es daher, unseren Kunden, den Mitarbeitern und auch den Kunden unserer Auftraggeber einen einheitlichen und hohen Standard im Umgang mit ihren personenbezogenen Daten zu bieten.
Ein sorgsamer Umgang mit diesen Daten entspricht der Erwartung unserer Kunden und Auftraggeber und ist die Basis für eine vertrauensvolle Geschäftsbeziehung.
Bei der Abwicklung von Sportveranstaltungen wird der Veranstalter – als Auftraggeber – und die mika:timing GmbH aus Sicht der Teilnehmer als eine Einheit wahrgenommen. Die Umsetzung der aus der Datenschutzleitlinie folgenden Verpflichtungen und die Einhaltung der nationalen Datenschutzgesetze wird durch die Führungskräfte und Mitarbeiter im Unternehmen sichergestellt und leistet damit einen wesentlichen Beitrag zum gemeinsamen Erfolg.
Geltungsbereich und Änderung der Leitlinie
Diese Datenschutzleitlinie gilt für die mika:timing GmbH und deren Mitarbeiter.
Sie gilt für den Umgang mit allen personenbezogenen Daten von natürlichen Personen, insbesondere Daten von Kunden und Kunden der Auftraggeber sowie von Interessenten, Lieferanten und Mitarbeitern.
Eine Änderung dieser Leitlinie findet ausschließlich durch den Datenschutzbeauftragten in Zusammenarbeit mit den Geschäftsführern der mika:timing GmbH statt.
Diese Datenschutzleitlinie beinhaltet die weltweit akzeptierten Datenschutzprinzipien, ohne dass bestehendes staatliches Recht ersetzt wird. Sie gilt immer, soweit sie nicht im Widerspruch zum jeweiligen staatlichen Recht steht; darüber hinaus ist das staatliche Recht anzuwenden, sofern dieses weitergehende Anforderungen stellt.
Das jeweilige staatliche Recht ist zu beachten, wenn es zwingende Abweichungen von dieser Datenschutzleitlinie enthält oder darüber hinausgeht. Die Inhalte dieser Datenschutzleitlinie sind auch dann zu beachten, wenn es kein entsprechendes staatliches Recht gibt.
Die Grundlage der Tätigkeit der mika:timing GmbH sind die Daten der Kunden und der Kunden der Auftraggeber, für die mika:timing die Daten im Auftrag verarbeitet. Diese Daten sind gegen Gefährdungen eines unzulässigen Zugriffs zu schützen. Neben diesem technischen Schutz erwarten die Kunden und Auftraggeber aber auch generell einen sorgsamen Umgang mit ihren Daten. Ohne eine vertrauensvolle Beziehung zu den Kunden und Auftraggebern sind dauerhafte Geschäftsbeziehungen nicht realisierbar. mika:timing hat diese Herausforderung erkannt und bekennt sich zu ihrer Verantwortung im Umgang mit den anvertrauten Daten. mika:timing gibt sich mit dieser Leitlinie einen Datenschutz- und Datensicherheitsstandard für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Kunden und Auftraggebern.
Die Leitlinie unterstützt die Wettbewerbsfähigkeit der mika:timing GmbH und stellt eine Basis für eine dauerhafte und vertrauensvolle Geschäftsbeziehung dar.
Darauf aufbauend hat die mika:timing GmbH ihre Datenschutzziele definiert:
Wir behandeln die Daten unserer Kunden und Mitarbeiter fair und mit größtem Respekt
Wir wählen unter Berücksichtigung der technischen und organisatorischen Möglichkeiten die Maßnahmen zum Schutz der uns anvertrauten Daten sehr sorgfältig aus und setzen diese konsequent um.
Wir schaffen Vertrauen bei den Betroffenen durch Transparenz und Information.
Die Prinzipien der Verarbeitung personenbezogener Daten sind unabhängig davon, ob es sich um Daten von Kunden und Mitarbeitern handelt, oder ob die Datenverarbeitung im Auftrag für Veranstalter von Sportveranstaltungen erfolgt. Dabei ist es ebenfalls unerheblich, ob die Datenverarbeitung in den Räumen der mika:timing GmbH oder vor Ort beim Auftraggeber im Rahmen einer Sportveranstaltung durchgeführt wird.
1. Fairness und Rechtmäßigkeit
Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten müssen die Persönlichkeitsrechte des Betroffenen gewahrt werden. Daten müssen fair und auf rechtmäßige Weise verarbeitet werden.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten darf lediglich die Zwecke verfolgen, die vor der Erhebung der Daten festgelegt wurden. Nachträgliche Änderungen der Zwecke sind nur eingeschränkt möglich. Diese können aufgrund vertraglicher Vereinbarungen mit dem Betroffenen, einer Einwilligung des Betroffenen oder aufgrund staatlichen Rechts stattfinden.
Der Betroffene muss über den Umgang mit seinen Daten in geeigneter Art und Weise informiert werden. Grundsätzlich sind personenbezogene Daten bei dem Betroffenen selbst zu erheben. Bei Erhebung der Daten muss der Betroffene folgendes erkennen können oder entsprechend informiert werden über:
Die Identität der verantwortlichen Stelle
Den Zweck der Datenverarbeitung
Aus der Information sollte hervorgehen, welche Daten warum und zu welchem Zweck wie lange gespeichert und/oder verarbeitet/genutzt werden.
Dritte oder Kategorien von Dritten, an die die Daten gegebenenfalls übermittelt werden
Der Betroffene sollte über die Freiwilligkeit der Angabe von Daten für Zwecke des Marketings unterrichtet werden.
Vor einer Verarbeitung personenbezogener Daten muss geprüft werden ob und in welchem Umfang diese notwendig ist, um den mit der Verarbeitung angestrebten Zweck zu erreichen. Wenn es zur Erreichung des Zwecks möglich ist und der Aufwand in einem angemessenen Verhältnis zu dem angestrebten Zweck steht, sind anonymisierte oder statistische Daten zu verwenden. Statistische Auswertungen oder Untersuchungen, die auf der Basis anonymisierter Daten erfolgen, sind nicht von dieser Leitlinie erfasst.
Personenbezogene Daten dürfen nicht auf Vorrat für potentielle zukünftige Zwecke gespeichert werden, es sei denn, dies ist durch staatliches Recht vorgeschrieben.
Daten, die nicht mehr benötigt werden, sollen unter Beachtung bestehender Aufbewahrungspflichten gelöscht werden.
5. Sachliche Richtigkeit, Datenaktualität
Personenbezogene Daten sind richtig und auf dem aktuellen Stand zu speichern. Es sind angemessene Maßnahmen zu treffen, um sicherzustellen, dass nicht zutreffende oder unvollständige Daten gelöscht, berichtigt oder ergänzt werden.
6. Besonders schutzbedürftige Daten
Besonders schutzbedürftige personenbezogene Daten dürfen nur unter bestimmten Voraussetzungen verarbeitet werden.
Die Verarbeitung muss aufgrund staatlichen Rechts ausdrücklich erlaubt oder vorgeschrieben sein; oder die Verarbeitung ist notwendig, um rechtliche Ansprüche gegenüber dem Betroffenen geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen. Der Betroffene kann auch ausdrücklich in die Verarbeitung einwilligen.
Vor Beginn einer solchen Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung ist der Datenschutzbeauftragte ordnungsgemäß schriftlich zu Rate zu ziehen, sofern dies erforderlich ist. Insbesondere sollten Art, Umfang, Zweck, Erfordernis und die Rechtsgrundlage der Verwendung der Daten berücksichtigt werden.
7. Need-To-Know Prinzip
Vor dem Hintergrund der immer flexibleren Arbeitsorganisation ist darauf zu achten, dass Mitarbeiter Zugang zu personenbezogenen Daten nur nach dem Need-To-Know Prinzip erhalten. Das Need-To-Know Prinzip bedeutet, dass Mitarbeiter nur nach Art und Umfang ihrer jeweiligen Aufgaben Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten dürfen. Dies erfordert die sorgfältige Aufteilung und Trennung von Rollen und Zuständigkeiten und deren Umsetzung.
Weitergabe und Übermittlung
Für einige Geschäftsprozesse ist es notwendig, dass personenbezogene Daten von Kunden oder im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung an Dritte übermittelt werden. Wenn dies nicht aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung erfolgt, muss jeweils geprüft werden, ob ein schutzwürdiges Interesse des Betroffenen entgegensteht.
Der Empfänger muss vertraglich darauf verpflichtet werden, die Daten nur zu den festgelegten Zwecken zu nutzen.
Eine Übermittlung an staatliche Einrichtungen oder Behörden erfolgt soweit erforderlich aufgrund jeweils einschlägiger Rechtsvorschriften.
Im Falle einer Datenübermittlung von Dritten an mika:timing muss sichergestellt sein, dass die Daten im Rahmen des jeweils geltenden Rechts rechtmäßig erhoben wurden und für die vorgesehene Verarbeitungsmöglichkeiten verwendet werden dürfen.
Bei einer Datenverarbeitung im Auftrag wird ein Dienstleister mit der Durchführung der Datenverarbeitung beauftragt, ohne dass ihm die Verantwortung für den zugehörigen Geschäftsprozess übertragen wird. Im Falle einer Weitergabe personenbezogener Daten im Rahmen einer Datenverarbeitung im Auftrag bleibt der Auftraggeber die für die Verarbeitung verantwortliche Stelle.
Bei der Auswahl des Auftragnehmers ist sicherzustellen, dass er die für die Verarbeitung notwendigen technischen und organisatorischen Anforderungen und Sicherheitsmaßnahmen gewährleisten kann.
Bei der Vertragsgestaltung muss die Datenschutzleitlinie beachtet werden. Bei der Abwicklung von Sportveranstaltungen ist mika:timing in der Rolle des Auftragnehmers, der die Daten des Veranstalters im Auftrag verarbeitet. Die Verantwortung für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten bleibt beim Veranstalter (verantwortliche Stelle).
Im Falle der Datenverarbeitung im Auftrag durch mika:timing trägt der Auftraggeber, der Veranstalter die Verantwortung für die Bearbeitung der Betroffenenrechte. Im Auftrag an mika:timing wird geregelt, in welcher Form mika:timing den Veranstalter bei der Bearbeitung der Rechte des Betroffenen unterstützt.
Datenschutz-Organisation und Datensicherheit/ Datenschutzbeauftragter
mika:timing ist nach §4f BDSG verpflichtet, einen unabhängigen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, dessen Aufgabe es ist, die Beratung der Geschäftsführung und der Mitarbeiter über die gesetzlichen und/oder unternehmensinternen Vorgaben bzw. die Grundsätze des Datenschutzes sicherzustellen. mika:timing hat Frau Rose Müller als externe Datenschutzbeauftragte bestellt.
Der Datenschutzbeauftragte ist bei der Entwicklung neuer Produkte und Dienste frühzeitig zu beteiligen, um sicherzustellen, dass sie mit den in dieser Leitlinie festgelegten Grundsätzen im Einklang sind.
Die Mitarbeiter werden im erforderlichen Umfang vom Datenschutzbeauftragten im Umgang mit personenbezogenen Daten regelmäßig geschult.
Bei Datenschutzverletzungen und Beschwerden sind die Mitarbeiter verpflichtet, umgehend den Beauftragten für den Datenschutz zu unterrichten. Daneben kann sich jeder Betroffene jederzeit mit Anregungen, Anfragen, Auskunftsersuchen oder Beschwerden im Zusammenhang mit Fragen des Datenschutzes oder der Datensicherheit an den Beauftragten für den Datenschutz wenden. Die Anfragen und Beschwerden werden auf Wunsch vertraulich behandelt. Die Entscheidungen des Beauftragten für den Datenschutz zur Abhilfe der Datenschutzverletzung sind durch die Geschäftsführung zu respektieren.
Vertraulichkeit der Verarbeitung
Personenbezogene Daten von Kunden und Kunden der Auftraggeber werden vertraulich behandelt; eine unbefugte Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung dieser Daten ist den Mitarbeitern untersagt. Unbefugt ist jede Verarbeitung, die ein Mitarbeiter vornimmt, ohne damit im Rahmen der Erfüllung seiner Aufgaben betraut und entsprechend berechtigt zu sein.
Insbesondere ist es untersagt, personenbezogene Daten für eigene private oder wirtschaftliche Zwecke zu nutzen, an Unbefugte zu übermitteln oder diesen auf andere Weise zugänglich zu machen.
Angemessene Geheimhaltungsverpflichtungen sind mit den Mitarbeitern bei der Aufnahme der Tätigkeit bei mika:timing schriftlich zu vereinbaren. Darüber hinaus müssen für die Unternehmensprozesse und IT-Systeme beim Umgang mit personenbezogenen Daten angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen werden. Die wirksame Umsetzung dieser gesetzlichen Anforderungen stellt mika:timing auch gegenüber dem jeweiligen Auftraggeber im Falle der Datenverarbeitung im Auftrag sicher. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen sind Teil eines integrierten Informationssicherheitsmanagements und werden kontinuierlich an die technischen Entwicklungen und an organisatorische Änderungen angepasst.
Zu diesen Maßnahmen gehören nach der Anlage zu § 9 Satz 1 BDSG:
Unbefugten den Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verwehren (Zutrittskontrolle)
zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können (Zugangskontrolle)
zu gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können (Zugriffskontrolle)
zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während des Transports oder der Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist (Weitergabekontrolle)
zu gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind (Eingabekontrolle)
zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können (Auftragskontrolle)
zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind (Verfügbarkeitskontrolle)
zu gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können (Trennungsgebot)
Die Geschäftsführer der mika:timing GmbH sind als Verantwortliche für die Datenverarbeitung verpflichtet sicherzustellen, dass die gesetzlichen und die in der Datenschutzleitlinie formulierten Anforderungen des Datenschutzes beachtet werden. Es ist eine Managementaufgabe, durch organisatorische, personelle und technische Maßnahmen eine ordnungsgemäße Datenverarbeitung unter Beachtung des Datenschutzes sicherzustellen. Die Einhaltung der Datenschutzleitlinie und der geltenden Datenschutzgesetze wird regelmäßig durch den Datenschutzbeauftragten überprüft.
Anonymisiert sind Daten dann, wenn ein Personenbezug dauerhaft und von niemandem mehr hergestellt werden kann bzw. wenn der Personenbezug nur mit einem unverhältnismäßig großen Aufwand an Zeit, Kosten und Arbeitskraft wiederhergestellt werden könnte.
Besonders schutzbedürftige Daten sind Daten über die rassische und ethnische Herkunft, über politische Meinungen, über religiöse oder philosophische Überzeugungen, über Gewerkschaftszugehörigkeiten oder über die Gesundheit oder das Sexualleben des Betroffenen. Aufgrund staatlichen Rechts können weitere Datenkategorien als besonders schutzbedürftig eingestuft oder der Inhalt der Datenkategorien unterschiedlich ausgefüllt sein. Ebenso dürfen Daten, die Straftaten betreffen häufig nur unter besonderen, von staatlichem Recht aufgestellten Voraussetzungen verarbeitet werden.
Betroffener im Sinne dieser Leitlinie ist jede natürliche Person, über die Daten verarbeitet werden.
Dritter ist jeder außerhalb des Betroffenen und der für die Datenverarbeitung verantwortlichen Stelle. Ebenfalls nicht Dritte sind Auftragsverarbeiter, die gesetzlich der verantwortlichen Stelle zugeordnet sind.
Einwilligung ist eine freiwillige, rechtsverbindliche Einverständniserklärung in eine Datenverarbeitung.
Erforderlich ist die Verarbeitung personenbezogener Daten, wenn der zulässige Zweck oder das berechtigte Interesse ohne die jeweiligen personenbezogenen Daten nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand zu erreichen ist.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen über eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person. Bestimmbar ist eine Person z.B. dann, wenn der Personenbezug durch eine Kombination von Informationen mit auch nur zufällig vorhandenem Zusatzwissen hergestellt werden kann.
Übermittlung oder Weitergabe ist jede Bekanntgabe von geschützten Daten durch die verantwortliche Stelle an Dritte.
Verarbeiter von Daten ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder jede andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet (Datenverarbeitung im Auftrag).
Verarbeitung personenbezogener Daten ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang zur Erhebung, Speicherung, Organisation, Aufbewahrung, Veränderung, Abfrage, Nutzung, Weitergabe, Übermittlung, Verbreitung oder der Kombination und der Abgleich von Daten. Dazu gehört auch das Entsorgen, Löschen und Sperren von Daten und Datenträgern.
Verantwortliche Stelle ist diejenige juristisch selbständige Gesellschaft, deren Geschäftsaktivität die jeweilige Verarbeitungsmaßnahme veranlasst.
Das Sicherheitskonzept beschreibt die wesentlichen Elemente des Datenschutzmanagements bei mika:timing GmbH.
Das Datenschutzmanagement basiert auf den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in seiner jeweils aktuellen Fassung, weiteren Datenschutz relevanten Regelungen und Richtlinien sowie der aktuellen Rechtsprechung. Darüber hinaus sind der aktuelle Stand der Technik, die anerkannten Expertenmeinungen sowie Erkenntnisse aus dem lang-jährigen Umgang mit kritischen und sensiblen Daten bestimmende Bestandteile der Ausprägung des Datenschutzmanagements bei mika:timing.
Datengeheimnis und Informationen
Alle internen und externen Mitarbeiter werden im Rahmen des Einstellungsprozesses gemäß § 5 BDSG schriftlich auf die Einhaltung des Datengeheimnisses verpflichtet. Die Verpflichtung erstreckt sich über die Beendigung der Tätigkeit hinaus.
mika:timing hat zum 1.1.2012 Frau Rose Müller als externe Datenschutzbeauftragte bestellt. Die in diesem Zusammenhang erforderliche Vermittlung von Grundkenntnissen zum Datenschutz nach § 4g Nummer 2 BDSG erfolgt zunächst in Schriftform durch Übergabe von entsprechendem Informationsmaterial. Sowohl die Übergabe der Informationsbroschüre als auch die Verpflichtung zur Kenntnisnahme der Informationsinhalte werden von den Mitarbeitern durch Unterschrift bestätigt.
Im Rahmen von Mitarbeiterschulungen durch die Datenschutzbeauftragte werden die Grundkenntnisse vertieft und um arbeitsplatzspezifische Aspekte angereichert. Diese Mitarbeiterschulungen finden regelmäßig mindestens alle 2 Jahre statt, erstmals im Oktober 2013.
Grundsätze in der Zusammenarbeit mit Kunden
Datenverarbeiter im Auftrag
mika:timing ist Datenverarbeiter im Auftrag und handelt generell auf Basis des § 11 BDSG. Dabei werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um die Kontrollanforderungen des § 9 BDSG und der Anlage zu § 9 Satz 1 BDSG zu erfüllen.
Ein Datenschutzkonzept für mika:timing wurde gemeinsam mit der Datenschutzbeauftragten erstellt. Die darin aufgeführten Richtlinien zu verschiedenen Themen (u.a. IT-Sicherheits-, Passwort-, und Zutrittsrichtlinie) werden erarbeitet bzw. angepasst und verbindlich im Unternehmen etabliert. Sie werden regelmäßig einmal jährlich überprüft und ggfs. angepasst.
Mit den Kunden und Lieferanten bestehen vertragliche Regelungen zur Datenverarbeitung im Auftrag entsprechend der jeweils gültigen gesetzlichen Regelungen.
Test-und Produktionssysteme sind generell physisch voneinander getrennt.
Der Kunde kann sich in Abstimmung mit mika:timing zu den üblichen Geschäftszeiten und in Begleitung eines fachkundigen Mitarbeiters einen eigenen Eindruck über die Einhaltung der Anforderungen zum Datenschutz machen.
Umgang mit Bank- und Kreditkarten-Daten
mika:timing zieht bei entsprechender Beauftragung durch den Kunden die fälligen Teilnahmegebühren im Vorfeld einer Veranstaltung durch Lastschriftverfahren vom Konto oder, falls gewünscht, der Kreditkarte des Sportlers ein.
Hierfür werden die Bankdaten bzw. die Kreditkarten des Athleten im Online-Anmeldeverfahren abgefragt. Um die ordnungsgemäße Verarbeitung der Daten zu gewährleisten, werden die Systeme der mika:timing GmbH regelmäßig einem PCI ASV Security Scan unterzogen. Weiterhin setzt mika:timing ein ID/IP-System zum Schutz der Infrastruktur ein.
Der Kunde (Veranstalter) hat hierbei keinerlei Zugriff auf Bankdaten. mika:timing überweist die eingezogenen Gebühren gesammelt an den Kunden entsprechend der Vereinbarung mit diesem. Im Falle eines Missbrauchs haftet ausschließlich mika:timing und nicht der Kunde.