Source: https://monikasmulewicz.pl/2019/01/01/dokumentacja-w-sprawach-zwiazanych-ze-stosunkiem-pracy-czyli-ewidencja-czasu-pracy/
Timestamp: 2020-04-04 08:12:37+00:00
Document Index: 8342880

Matched Legal Cases: ['Art. 94', 'art. 142', 'art. 143', 'art. 144', 'art. 1401', 'art. 1401', 'art. 140', 'art. 86', 'art. 2376', 'art. 2377']

Czas pracy, Dokumentacja, Kadry
Jesteś tu: HR na szpilkach → Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, czyli ewidencja czasu pracy po 1 stycznia 2019 roku
Akta osobowe i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy po 1 stycznia 2019 roku to jeden z najgorętszych tematów poruszanych w ostatnich dniach i tygodniach przez kadrowców.
Mnożą się pytania o to jak będzie wyglądała ewidencja czasu pracy po Nowym Roku, czy musimy dostosować dokumentację dotychczasowych pracowników do nowych przepisów. Pytań jest mnóstwo a czasu mało. Postanowiłam więc przybliżyć nieco tę tematykę w cyklu kilku kolejnych artykułów. Dzisiaj zapraszam na kolejny z nich. Omówię w nim obowiązki pracodawcy związane prowadzeniem dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Pierwszy wpis dotyczył sposobu i zakresu prowadzenia akt osobowych po 1 stycznia 2019 roku.
Zgodnie z Art. 94. Pracodawca jest zobowiązany
Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo wyłączane były do części B akt osobowych,
stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo wyłączane były do części B akt osobowych,
stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo wyłączane były do części B akt osobowych,
stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo wyłączane były do części B akt osobowych,
stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo wyłączane były do części B akt osobowych.
Zgodnie z § 8a poprzedniego rozporządzenia (Dz.u. 62 poz. 286 z 1996 r.), do karty ewidencji czasu pracy pracownika należało obowiązkowo dołączyć jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, aktualnie takiego zapisu w rozporządzeniu brak. Czy ministerstwo przeoczyło ten ważny szczegół, czy wystarczy sama ewidencja zdarzenia? A to przecież niezwykle ważny dokument.
ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo wyłączane były do części B akt osobowych,
3. Kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy);
4. Kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i art. 2377 Kodeksu pracy).
Czy dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy dotychczasowych pracowników musi zostać dostosowana do zmian?
Nowe przepisy dotyczące zakresu i sposobu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy stosujemy w odniesieniu do pracowników zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019r.
Dokumentację zgromadzoną w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracowników pozostających w dniu wejścia w życie nowego rozporządzenia w stosunku pracy lub pracowników, których stosunek pracy ustał przed 1 stycznia 2019 r., prowadzi się według dotychczas obowiązujących zasad. Sukcesywnie jednak z chwilą pojawienia się nowych dokumentów będziemy je już „gromadzić” po nowemu.
Do zakresu kart ewidencji czasu pracy prowadzonych w dniu wejścia w życie nowego rozporządzenia, stosuje się przepisy obowiązujące przed tym dniem.
Oczywiście Pracodawcy mogą dostosować dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracowników do nowych regulacji, nie mają jednak takiego obowiązku. Z pragmatycznego punktu widzenia wskazane jest prowadzenie od 1 stycznia jednolite prowadzenie dokumentacji dla wszystkich zatrudnionych pracowników chociażby ze względu na standaryzację dokumentów czy funkcjonalności narzędzi do planowania i rozliczania czasu pracy czy systemów kadrowo-płacowych.
Nowa dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, czyli co musimy zmienić i w jakim terminie?