Source: https://normativa.archivogeneral.gov.co/decreto-029-de-2015/
Timestamp: 2019-10-16 22:24:07
Document Index: 4849432

Matched Legal Cases: ['artículo 20', 'artículo 39', 'artículo 189', 'artículo 36', 'Artículo 1', 'artículo 20', 'Artículo 3', 'Artículo 4', 'Artículo 5', 'Artículo 6', 'artículo 1', 'Artículo 7', 'Artículo 8', 'Artículo 9', 'Artículo 10', 'Artículo 11', 'Artículo 12', 'Artículo 13', 'artículo 2', 'Artículo 14', 'Artículo 15', 'Artículo 16', 'Artículo 17', 'artículo 2', 'artículo 12', 'Artículo 18', 'Artículo 19', 'Artículo 20', 'artículo 5', 'Artículo 21', 'Artículo 22', 'Artículo 23', 'artículo 25', 'artículo 13', 'artículo 236', 'Artículo 24', 'artículo 11', 'Artículo 25', 'Artículo 26', 'Artículo 27', 'artículo 26', 'Artículo 28', 'Artículo 29', 'artículo 27', 'Artículo 29', 'Artículo 30', 'artículo 2', 'Artículo 31', 'Artículo 32', 'Artículo 36']

DECRETO 029 DE 2015 | Normatividad AGN
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| DECRETOS | 0 comentarios | 14 Enero, 2015 | 3
Por medio del cual se reglamenta el proceso de entrega y/o transferencia de los archivos públicos de las entidades que se suprimen, fusionen, privaticen o liquiden; se desarrolla el artículo 20 de la Ley 594 de 2000 y el artículo 39 del Decreto-ley 254 de 2000 y se dictan otras disposiciones
En uso de las facultades que le confieren la Constitución y la ley en especial las conferidas en el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política de Colombia, y
Que el artículo 36 del Decreto-ley 254 de 2000 indica, entre otros, que el acta final de liquidación de una entidad, debe contener: “(…) como mínimo los siguientes asuntos: (…): f) Manejo y conservación de los archivos y memoria institucional”;
Artículo 1°. Objeto. Reglamentar el artículo 20 de la Ley 594 de 2000, y el componente de Gestión Documental del Decreto-ley 254 de 2000 en lo relacionado con el proceso de transferencia y/o entrega, organización, administración, evaluación y eliminación de documentos y archivos de las entidades públicas que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen o algunas de cuyas funciones se trasladen a otras entidades, a fin de proteger el patrimonio documental del Estado, facilitar el funcionamiento de las entidades que asuman sus funciones y garantizar los derechos de los ciudadanos.
Artículo 3°. Definiciones. Para efectos de la aplicación de este Decreto se definen los siguientes términos:
Artículo 4°. Asignación de recursos para la intervención de los archivos. Será responsabilidad del liquidador en las entidades públicas en proceso de liquidación, fusión, supresión, privatización o algunas de cuyas funciones se trasladen a otras entidades, constituir con sus recursos el fondo para atender los gastos de organización, conservación, consulta y entrega de los correspondientes archivos.
Artículo 5°. Comité Técnico para la entrega y/o transferencia y recibo de archivos. Para formalizar la entrega y/o transferencia y recibo de archivos, se conformará un Comité Técnico integrado por funcionarios del nivel directivo de las entidades involucradas en este proceso, así como de los entes cabeza de sector al cual pertenezcan las mismas, cuya responsabilidad es acordar los aspectos específicos de la entrega y recepción de los archivos.
Artículo 6°. Protección de los documentos. Para efectos de la organización, seguridad y debida conservación de los archivos, los responsables de las entidades sometidas a cualquiera de los procesos definidos en el artículo 1° de este decreto tomarán las medidas pertinentes, de acuerdo con las instrucciones que conjuntamente impartan el Ministerio o ente territorial al cual pertenezca la entidad y el Archivo General de la Nación.
Artículo 7°. Diagnóstico Integral de Archivos. Los responsables de adelantar los procesos de liquidación, fusión, supresión, privatización, o algunas de cuyas funciones se trasladen a otras entidades, durante los tres (3) primeros meses de iniciado el proceso, deberán ade­lantar un diagnóstico integral de los archivos, y con los datos obtenidos deberán elaborar un informe sobre el estado en que se encuentran al momento de iniciar el proceso.
Artículo 8°. Actividades previas al proceso de entrega y/o transferencia. Las entidades públicas de que trata el artículo primero del presente decreto deberán adelantar las siguientes actividades previas al proceso de entrega y/o transferencia:
Artículo 9°. Directrices para la entrega y/o transferencia de documentos y archivos. El Archivo General de la Nación podrá establecer directrices especiales al proceso de entrega y/o transferencia de los documentos y archivos, previo análisis, entre otros, del volumen de documentos a entregar y/o transferir, y de las implicaciones económicas, las cuales deberán ser informadas a las entidades involucradas, para su análisis e implementación.
Artículo 10. Aplicación de tablas de retención y valoración documental. El Comité de Desarrollo Administrativo en las entidades del orden nacional y el Comité Interno de Archivo en la entidades del orden territorial, de acuerdo con sus tablas de retención documental o tablas de valoración documental, determinarán aquellos documentos que habiendo cumplido su tiempo de conservación, podrán ser eliminados, previa elaboración de un listado de ellos, el cual será sometido a consideración y aprobación del Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación.
Artículo 11. Requisitos de la entrega y/o transferencia. Los documentos y archivos estarán debidamente inventariados, agrupados por series documentales o asuntos, de conformidad con las normas establecidas por el Archivo General de la Nación.
Parágrafo 1°. No se adelantarán procesos de intervención interna de expedientes (or­ganización, foliación, elaboración de la hoja de control, selección y depuración), salvo que dichas actividades sean aprobadas por el Comité Técnico creado para la entrega y/o transferencia, así como la recepción, previo análisis de las implicaciones económicas y de tiempo que demande la intervención de los expedientes.
Artículo 12. Inventario documental para entrega y/o transferencia de archivos. La entrega y/o transferencia de los archivos se deberá hacer mediante inventarios documentales elaborados por cada dependencia (siguiendo la estructura orgánico-funcional), de conformidad con las normas del presente Decreto y las instrucciones que para cada caso establezca el Archivo General de la Nación.
Artículo 13. Obligaciones de los servidores públicos de manejo y confianza, responsables de los archivos de la entidad. Los servidores públicos que desempeñen empleos o cargos de manejo y confianza y los responsables de los archivos de la entidad, deberán rendir las correspondientes cuentas fiscales e inventarios y efectuar la entrega y/o transferencia de los bienes y archivos a su cargo, conforme a las normas y procedimientos establecidos por la Contraloría General de la República, la Contaduría General de la Nación y el Archivo General de la Nación, sin que ello constituya causal eximente de la responsabilidad fiscal, disciplinaria y/o penal a que hubiere lugar, en caso de irregularidades. Los delegados responsables de las entidades señaladas en el artículo 2° de este decreto, deberán informar de manera inmediata a las autoridades competentes el incumplimiento de esta obligación.
Artículo 14. De los archivos generados durante los procesos de liquidación, supresión, fusión o privatización. Será responsabilidad del Apoderado conformar los archivos de estos procesos, quien deberá adoptar las medidas necesarias para asegurar la conservación y fidelidad de todos los archivos de la entidad, y en particular, de aquellos que puedan influir en la determinación de obligaciones a cargo de la misma; para ello el Apoderado podrá constituir con los recursos de la entidad, el fondo requerido para atender los gastos de organización, conservación, depósito y depuración de los archivos.
Parágrafo 2°. Si la entidad que se fusiona, liquida o suprime es un Ministerio, un De­partamento Administrativo o un Organismo Autónomo, los archivos de que trata el presente artículo serán remitidos mediante transferencia secundaria, al Archivo General de la Nación y se conservarán junto con los documentos históricos del respectivo fondo.
Artículo 15. Conformación y conservación del expediente del proceso. Se deberá conformar un expediente con los originales de los actos administrativos emitidos, actas de los comités que se constituyan, cronograma del proceso, informes de rendición de cuentas, informes de procesos jurídicos, informe de cartera, Informe de gestión, informe de entrega y/o transferencia de archivos, cálculo actuarial, presupuesto, estados financieros, inventarios de bienes muebles e inmuebles, contratos, avisos de prensa en relación con el proceso y demás documentos fundamentales que registren el proceso, para ser conservado permanentemente y reproducido en un medio que facilite su conservación y consulta por parte de las autoridades y ciudadanos.
Artículo 16. Cumplimiento de normas archivísticas. El plan de trabajo archivístico integral, resultado del diagnóstico elaborado por la entidad, deberá adoptar las normas establecidas por el Archivo General de la Nación, que sean aplicables, de acuerdo con la naturaleza jurídica de la entidad, la complejidad del trabajo archivístico, las implicaciones económicas y el tiempo fijado para llevar a cabo el proceso de liquidación, fusión, supresión, traslado de algunas funciones o privatización.
Artículo 17. Elaboración del plan de trabajo archivístico integral. El plan de trabajo archivístico integral será elaborado teniendo en cuenta la estructura orgánico-funcional de las entidades de que trata el artículo 2° del presente decreto que se liquiden, fusionen, trasladen algunas funciones a otras entidades o se privaticen, casos en los cuales los pro­cesos archivísticos de clasificación, ordenación y descripción, se llevarán a cabo teniendo en cuenta el siguiente procedimiento:
1. Inventario documental. Se elaborará el inventario del fondo documental, el cual deberá hacerse de conformidad con el artículo 12 del presente decreto en formato electró­nico que facilite su incorporación a una base de datos acorde con las normas de descripción archivísticas.
3. Eliminación de documentos. Como resultado del proceso de valoración docu­mental, se deberá aprobar por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo de la respectiva Entidad, la eliminación de los documentos de conformidad con las normas expedidas por el Archivo General de la Nación y las tablas de retención y/o valoración documental.
4. Entrega y/o transferencia y recepción. Los documentos y archivos se entregarán, recepcionarán y/o transferirán debidamente organizados y almacenados en unidades de con­servación apropiadas; asimismo se suscribirá un acta por los funcionarios de las entidades involucradas, indicando el lugar y fecha en que se realiza, así como el nombre y cargo de quienes participan en ella.
Artículo 18. Aprobación del plan de trabajo archivístico integral. El plan de trabajo archivístico integral deberá ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo de las entidades involucradas, de forma que se garantice laciudadanos.
Artículo 19. Respeto al Principio de Procedencia y Orden Original. Para el proceso de organización y entrega de las series documentales y expedientes, se aplicará el respeto al principio de procedencia y orden original establecido por el Archivo General de la Nación.
Artículo 20. Hoja de Control. Si los expedientes no cuentan con la respectiva hoja de control, no será obligatorio su diligenciamiento; así mismo, la entidad que entrega deberá respetar el orden natural de los expedientes, salvo que exista evidencia de que dicho orden no corresponde con la tramitación de los documentos durante su etapa activa y sea necesa­ria su intervención para facilitar su consulta o para adelantar procesos de microfilmación o digitalización, previa aprobación del Comité Técnico creado según el artículo 5° del presente decreto.
Artículo 21. Identificación de unidades de conservación. Las unidades de conservación se identificarán exteriormente mediante etiquetas de códigos de barras o cualquier otro dis­positivo que facilite el proceso de entrega y/o transferencia, así como el recibo de manera eficiente, aprovechando las ventajas de las tecnologías de la información.
Artículo 22. Características de las unidades de conservación. Solamente se utilizarán unidades de conservación fabricadas en material desacidificado, cuando los documentos tengan valor histórico. En los demás casos, y cuando sea posible y se encuentren en buen estado, se utilizarán las mismas unidades de conservación (cajas y carpetas) de la entidad que hace entrega y/o transferencia de los archivos, para evitar incurrir en costos innecesarios.
Artículo 23. Expedientes de procesos judiciales y reclamaciones de carácter laboral y contractual objeto de liquidación. De conformidad con el parágrafo 1° del artículo 25 del Decreto-ley 254 de 2000, reglamentado por el Decreto número 414 de 2001, modificado por el artículo 13 de la Ley 1105 de 2006, modificado por el artículo 236 de la Ley 1450 de 2011, para los expedientes de todos los procesos judiciales y demás reclamaciones de carácter laboral y contractual, el liquidador de la entidad deberá presentar al Ministerio del Interior y al Ministerio de Justicia en el término establecido en el artículo modificatorio, un inventario con los procedimientos establecidos en este decreto, conjuntamente con una base de datos que permita la identificación y recuperación adecuada para la consulta. Lo anterior, en concordancia con lo establecido en los artículos 23 y 25 del Decreto número 4085 de 2011.
Artículo 24. De los documentos e información pensional. De conformidad con el artículo 11 del Decreto-ley 254 de 2000, cuando una entidad que tenga a su cargo el reconocimiento y pago de pensiones, entre en un proceso de liquidación, deberá entregar a la entidad que se determine en el Acto Administrativo que ordene dicho proceso, el conjunto de todos los archivos físicos y electrónicos que hayan sido fundamento para la elaboración del cálculo actuarial, necesarios para la generación de las nóminas de pensionados y definir la procedencia de derechos pensionales.
Parágrafo. Para dar cumplimiento al proceso de liquidación, supresión, fusión, o pri­vatización, se entenderá que la entrega y/o transferencia de los documentos y los archivos deberá hacerse de conformidad con el presente decreto y con los procedimientos establecidos por el Archivo General de la Nación.
Artículo 25. Directrices para la entrega y/o transferencias y recibo de información, documentos y archivos electrónicos. Para la entrega y/o transferencia y recibo de información, documentos y archivos electrónicos o almacenados en medios magnéticos, dispositivos electrónicos, unidades en estado sólido o cualquier otro dispositivo similar, se deberán seguir las siguientes instrucciones:
Artículo 26. Descripción técnica de los medios electrónicos. Se acompañará al medio electrónico de almacenamiento, un documento técnico en el cual se describan las características de la información electrónica entregada, así:
Artículo 27. Medios electrónicos con documentos digitalizados. Los medios electrónicos que contienen documentos digitalizados se entregarán mediante inventario, debidamente identificados exteriormente y siguiendo lo señalado en artículo 26 del presente decreto.
Artículo 28. Cotejo de los documentos recibidos. En todo caso, previo a la suscripción del acta, se cotejará la documentación y los archivos contra los inventarios, por quienes intervienen en este proceso; dicho inventario formará parte integral del acta, la cual se conservará de manera permanente en los archivos de la entidad que recibe los documentos.
Artículo 29. Acceso a los documentos. Las entidades públicas que reciban documentos o archivos de entidades que se hayan liquidado, fusionado, suprimido, privatizado o algunas de cuyas funciones se trasladen a otras entidades, pondrán a disposición de los usuarios la documentación recibida si la misma no está sujeta a reserva legal o se encuentra clasificada, de conformidad con lo establecido en la Ley 1712 de 2014 y el artículo 27 de la Ley General de Archivos, o restringida en los términos del Artículo 29 ibídem.
Artículo 30. Difusión y divulgación. Las entidades de que trata el artículo 2° del presente decreto y las entidades receptoras de los archivos, así como el organismo cabeza de sector, dará amplia difusión en su página Web de la Historia Institucional, del inventario y del acta de entrega y recibo de los documentos y archivos, para facilitar la consulta de la información producida por las entidades que se liquiden, fusionen, privaticen, supriman o algunas de cuyas funciones se trasladen a otras entidades.
Artículo 31. Responsabilidad de los Ministerios, las Superintendencias y los entes territoriales. Corresponde a los Ministerios, las Superintendencias y los entes territoriales, adoptar las medidas necesarias para vigilar el cumplimiento de lo señalado en el presente decreto, en las entidades bajo su jurisdicción y competencia.
Artículo 32. Idoneidad profesional. Para los procesos de dirección, diseño del plan de trabajo archivístico integral, organización e intervención de los archivos de la liquidación, supresión, fusión, privatización, de entidades públicas o algunas de cuyas funciones se trasladen a otras entidades, se deberá contar personal idóneo, entre otros, con profesionales en archivística, de acuerdo con lo señalado en la Ley 1409 de 2010.
Artículo 36. Vigencia y derogatorias. El presente decreto rige a partir de su publicación y deroga expresamente el Acuerdo 041 de 2002 expedido por el Archivo General de la Nación.