Source: http://pofmelendugno.xoom.it/pofmelendugno/privacy.htm
Timestamp: 2017-07-22 08:44:11+00:00
Document Index: 45204109

Matched Legal Cases: ['art. 28', 'art. 316', 'art. 4', 'art. 4', 'art. 4', 'art. 4', 'art. 4', 'art. 29', 'art. 30', 'art. 30', 'art. 34', 'art. 34']

Prot. n. 4844 / A20 Melendugno, 6 dicembre 2004
Visto il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 recante il Codice in materia di protezione di dati personali (di seguito denominato Codice) e segnatamente gli artt. 34 e ss. nonché l’allegato B contenente il Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza.
Considerato che l’Istituto Comprensivo Statale “G. Mazzini”, con sede in Melendugno alla Via San Giovanni n. 1 (di seguito denominato Istituto), in quanto dotato di un autonomo potere decisionale, ai sensi dell’art. 28 del Codice, deve ritenersi titolare del trattamento di dati personali;
Atteso che il suddetto Istituto è tenuto a prevedere ed applicare le misure minime di sicurezza di cui agli artt. 31 e ss. del Codice, adotta il presente DOCUMENTO PROGRAMMATICO DELLA SICUREZZA
L’Istituto, per l’espletamento della funzione didattica e formativa, raccoglie e tratta dati personali dei soggetti coinvolti nell’offerta formativa ovvero dei destinatari della stessa, anche con l’ausilio di soggetti esterni, ai sensi del punto 19 dell’Allegato “B”, talchè si precisano i seguenti elementi:
1. Elenco dei trattamenti di dati personali;
2. Elenco dei dati personali di natura comune, sensibile o giudiziaria
Distribuzione dei compiti e delle responsabilità nell'ambito delle strutture preposte al trattamento dei dati;
Ambito dei trattamenti.
Misure adottate per garantire l'integrità e la disponibilità dei dati, nonché la protezione delle aree e dei locali rilevanti ai fini della loro custodia e accessibilità;
Criteri e delle modalità per il ripristino della disponibilità dei dati in seguito a distruzione o danneggiamento;
Programma degli interventi formativi degli incaricati del trattamento;
Criteri previsti per garantire il rispetto delle misure minime per i trattamenti di dati personali affidati all'esterno della struttura;
10. Trattamenti di dati personali sensibili o giudiziari con strumenti elettronici affidati all’esterno.
1. ELENCO DEI TRATTAMENTI DI DATI PERSONALI.
Al fine di perseguire le finalità istituzionali, l’Istituto tratta dati personali (sia comuni che sensibili o giudiziari) di studenti, personale dipendente, fornitori. I trattamenti sono effettuati, anche mediante strumenti elettronici, per le seguenti finalità:
a) adempimento agli obblighi di fonte legislativa, nazionale o comunitaria, regolamentare o derivante da atti amministrativi;
b) somministrazione dei servizi formativi;
c) gestione e formazione del personale, nelle sue varie componenti (docente e non docente, in ruolo presso altri apparati pubblici);
d) adempimenti assicurativi;
f) gestione delle attività informative curate ai sensi della legge 7 giugno 2000, n. 150 contenente la “Disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni”;
g) attività strumentali alle precedenti.
I dati trattati sono conservati su supporti informatici e/o cartacei e sono noti all’istituto in ragione della produzione:
a) di atti e/o dichiarazioni provenienti da soggetti interessati a fruire direttamente o a beneficio dei minori sottoposti alla potestà ex art. 316 c.c., dei servizi formativi;
b) documenti contabili connessi alla fornitura di prestazioni e/o di servizi e/o di lavori;
c) documentazione bancaria, finanziaria e/o assicurativa;
d) documenti inerenti il rapporto di lavoro, finalizzati anche agli adempimenti retributivi e/o previdenziali.
2. ELENCO DEI DATI PERSONALI DI NATURA COMUNE O SENSIBILE.
Sulla scorta delle precisazioni sopra elencate, l’istituto, sulla base di una prima ricognizione, con salvezza della possibilità di procedere a successive integrazioni e/o correzioni entro il 31.3.2005, dichiara, con riferimento ai destinatari o famigliari dei destinatari dell’offerta formativa ovvero del personale coinvolto, a qualunque titolo, nella medesima o interessato ad essere coinvolto ovvero di soggetti, a qualsiasi titolo, coinvolti in rapporti negoziali con l’istituzione scolastica o aspiranti ad assumere tale ruolo, di trattare i dati di seguito elencati:
a) Dati identificativi, ai sensi dell’art. 4, comma 1, lettere b) e c) del Codice, univocamente riconducibili ad un soggetto fisico, identificato o identificabile, quali nominativo, dati di nascita, residenza, domicilio, stato di famiglia, codice fiscale, stato relativo all’adempimento degli obblighi di leva;
b) Dati identificativi, ai sensi dell’art. 4, comma 1, lettere b) e c) del Codice, univocamente riconducibili a persone giuridiche, enti o associazioni, inerenti la forma giuridica, la data di costituzione, la sede, il domicilio, l’evoluzione degli organi rappresentativi e legali, la sede, la Partita IVA, il Codice fiscale, la titolarità di diritti o la disponibilità di beni strumentali;
c) Dati sensibili, ai sensi dell’art. 4, comma 1, lett. d) del Codice;
d) Dati giudiziari, ai sensi dell’art. 4, comma 1, lett. e) del Codice;
e) Dati inerenti il livello di istruzione e culturale nonché relativi all’esito di scrutini, esami, piani educativi individualizzati differenziati;
f) Dati inerenti le condizioni economiche e l’adempimento degli obblighi tributari;
g) Dati riferibili a procedimenti giudiziari, pendenti in qualsiasi grado, o pregressi, di natura civile, amministrativa, tributaria, presso autorità giurisdizionali italiane o estere, diversi da quelli rientranti nell’art. 4 comma 1, lett. e) del Codice;
h) Dati atti a rilevare la presenza presso l’istituto dei destinatari dell’offerta formativa ovvero dei famigliari nonché del personale coinvolto, a qualsiasi titolo, nella somministrazione di tale offerta;
i) Dati provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque;
j) Dati inerenti negoziazioni e relative modalità di pagamento rispetto a forniture di beni, servizi o di opere ovvero proposte ed offerte inerenti le medesime negoziazioni;
k) Dati inerenti la fornitura e le modalità di pagamento riguardo ad attività professionale a fini formativi; l) Dati contabili e fiscali;
m) Dati inerenti la titolarità di diritti, il possesso o la detenzione di beni mobili registrati, mobili o immobili;
n) Dati detenuti in applicazione di disposizioni di origine nazionale o comunitaria, atti o provvedimenti amministrativi, fonti contrattuali.
3. DISTRIBUZIONE DEI COMPITI E DELLE RESPONSABILITÀ NELL'AMBITO DELLE STRUTTURE PREPOSTE AL TRATTAMENTO DEI DATI.
Il Dirigente scolastico titolare del trattamento dei dati ha designato, mediante autonomo provvedimento (allegato al presente Documento) quale Responsabile ai sensi dell’art. 29 del Codice la Sig.ra Gilda De Filippis, nata a Andrano il 20.6.1953, preposta alle funzioni di Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi dell’istituto, in considerazione della esperienza, capacità ed affidabilità espressa dal medesimo, tale da offrire idonea garanzia del pieno rispetto delle disposizioni in materia di trattamento.
Il suddetto Responsabile del trattamento ha ricevuto adeguate istruzioni riguardo:
a) all’individuazione ed adozione delle misure di sicurezza da applicare nell’ambito dell’istituto, al fine di salvaguardare la riservatezza, l’integrità, la completezza e la disponibilità dei dati trattati;
b) all’esigenza di provvedere, mediante atto scritto, all’individuazione delle unità legittimate al trattamento, per mezzo dei singoli preposti,
ovvero di singoli incaricati, ai sensi dell’art. 30 del Codice, deputati ad operare sotto la diretta autorità del responsabile, attenendosi alle istruzioni impartite, fermo restando l’obbligo gravante sul responsabile, di vigilare sul rispetto delle misure di sicurezza adottate.
c) all’esigenza di verificare che gli obblighi di informativa siano stati assolti correttamente, ovvero che sia stato conseguito il consenso degli interessati;
d) all’obbligo di collaborare con il titolare nell’adempiere alle richieste avanzate dal Garante per la protezione dei dati personali ovvero alle autorità investite dei poteri di controllo;
e) all’attribuzione della competenza ad elaborare e sottoscrivere notificazioni al Garante per la protezione dei dati personali;
f) all’obbligo di osservare e far osservare il divieto di comunicazione e diffusione dei dati personali comunque trattati da parte dell’istituzione scolastica;
g) all’obbligo ovvero a proporre soluzioni organizzative che consentano un ampliamento dei livelli di sicurezza.
Il Responsabile del trattamento, ai sensi dell’art. 30 del Codice e delle indicazioni rappresentante sub b), ha provveduto ad individuare (mediante atti allegati al presente Documento) gli incaricati, autorizzandoli al trattamento dei dati in possesso dell’istituto, esclusivamente con riferimento all’espletamento delle funzioni istituzionali ad essi rispettivamente assegnate.
Tali incaricati, in particolare, sono stati formalmente edotti in merito alla circostanza che:
a) il trattamento e la conservazione dei dati deve avvenire esclusivamente in modo lecito e proporzionato alle funzioni istituzionali, nel rispetto della riservatezza;
b) la raccolta, registrazione ed elaborazione dei dati, mediante strumento informatico o cartaceo, deve essere limitata alle finalità istituzionali;
c) integra onere dell’incaricato la correzione od aggiornamento dei dati posseduti, l’esame della loro pertinenza rispetto alle funzioni;
d) integra inosservanza delle istruzioni la comunicazione, effettuata in qualsiasi maniera, dei dati in possesso, con eccezione del caso che il destinatario sia l’interessato alle stesse, ovvero altri soggetti legittimati ad ricevere dette comunicazioni.
L’ambito dei trattamenti autorizzati ai singoli incaricati è suscettibile di aggiornamento periodico.
A tutti gli incaricati destinati al trattamento di dati mediante strumento elettronico, sono state conferite credenziali di autenticazioni (art. 34, comma 1, lett. b) mediante parola chiave, conformi alle caratteristiche indicate nell’allegato B. Con atto allegato al presente documento è stato designato l’incaricato della custodia delle copie di credenziali di autenticazione nonché della funzione di verifica del loro aggiornamento periodico ovvero della corretta utilizzazione.
Le suddette credenziali sono disattivate automaticamente e periodicamente dal gestore della rete ovvero in tutti i casi di mancata utilizzazione per almeno 6 mesi.
Concorre al trattamento anche una struttura esterna all’istituto, ditta Worldoffice s.n.c. con sede legale in Maglie alla Via Corso Cavour n. 143, incaricata, mediante convenzione allegata al presente documento, del supporto, manutenzione, riparazione degli strumenti elettronici. Il titolare della struttura è stato designato quale responsabile del trattamento, in ragione dell’esperienza maturata nel settore.
Al fine di meglio precisare la suddetta ripartizione delle funzioni si rinvia alla tabella seguente
Tabella 1 - Strutture preposte ai trattamenti e riparto delle responsabilità
alla data del 7.12.2004
Trattamenti operati dalla struttura Compiti della struttura
Gilda De Filippis
Castrignanò Lea
Santoro M. Luisa
Serino Lucio
Tommasi Giuliana
Trecca Francesco
Trattamenti strumentali allo svolgimento dei compiti istituzionali (gestione della corrispondenza ricevuta ed inviata dal Dirigente dell’istitututo; tenuta del protocollo generale con conseguente registrazione della posta, anche elettronica o ricevuta via fax, e delle comunicazioni di ufficio in entrata e in uscita et similia).
Acquisizione e caricamento dei dati, consultazione, stampa, comunicazione a terzi.
Trattamenti strumentali allo svolgimento dei compiti istituzionali, in materia di selezione ed amministrazione del personale (registrazione delle presenze presso l’istituto, assenze per malattia, esigenze famigliari, espletamento funzioni politiche o sindacali; aspetti economici e previdenziali: paghe contributi, etc.; raccolta di curricula riguardo a soggetti interessati all’espletamento di funzioni docenti, et similia).
Acquisizione e caricamento dei dati, consultazione, stampa, comunicazione a terzi, salvataggio settimanale della base dati.
Servizi amministra-tivi D.S.G.A.
Trattamenti strumentali allo svolgimento dei compiti di gestione amministrativa e contabile (tenuta dei dati connessi all’espletamento di procedimenti amministrativi, attività contrattuale, gestione di beni, procedure di bilancio et similia).
Servizi inerenti l’offerta formativa e servizi strumentali agli organi collegiali
Trattamenti strumentali alla predisposizione e concreta erogazione dell’offerta formativa (raccolta delle domande di iscrizione; condizioni sanitarie ed economiche dei destinatari dell’offerta formativa, documentazione concernente opzioni per insegnamenti facoltativi, dati inerenti profili sanitari o relativi al nucleo famigliare dei destinatari dell’offerta formativa, per il riconoscimento di attività di sostegno in ragione di situazioni di disagio, sociale, economico o famigliare, registri relativi alle presenze presso l’istituzione scolastica et similia).
Trattamenti strumentali alle attività degli organi collegiali ed attività connesse ai rapporti con organi pubblici (composizione degli organi collegiali rappresentativi della comunità servita dall’offerta formativa, convocazione degli organi, raccolta delle delibere, raccolta degli atti concertati con altre istituzioni pubbliche et similia).
Servizi strumentali, affidati all’esterno, concernenti l’assistenza e la manutenzio-ne degli strumenti elettronici (elaboratori e programmi) Worldoffice s.n.c.
Corso Cavour n. 143
Trattamenti strumentali (interventi di carattere tecnico aventi ad oggetto gli strumenti elettronici, effettuati anche al di fuori dei locali di pertinenza dei singoli istituti scolastici)
Manutenzione tecnica dei programmi e degli strumenti elettronici utilizzati nel trattamento, gestione tecnica operativa della base dati (salvataggi, ripristini, ecc.)
4. AMBITO DEI TRATTAMENTI.
Attesa la dislocazione dell’istituto in più edifici, si precisa che il trattamento dei dati mediante strumenti elettronici avviene negli uffici amministrativi della sede centrale dell’istituto, secondo le modalità indicate nella tabella seguente:
Tabella 2 Elenco dei trattamenti: informazioni di base
Struttura deputata al trattamento
Struttura esterna che concorre al trattamento
Descrizione degli strumenti utilizzati
PersonaliSensibili Giudiziari
n. 1 p.c. client per n. 5 unità di assistente amministrativo Incaricato + n. 1 server + n. 1 p.c. per il DSGA
n. 1 p.c. client per n. 2 unità di assistente amministrativo Incaricato
n. 1 p.c. client per n. 2 unità di assistente amm.vo incaricato + n. 1 p.c. per il DSGA
Servizi inerenti l’offerta formativa
Servizi strumentali agli organi collegiali
Ditta Worldoffice s.n.c. di Maglie, limitatamente alle esigenze di manutenzione e/o riparazione della rete locale, dei p.c. interni, del server, degli apparati di trasmissione telematica e del firewall
n. 7 p.c. client
n. 1 server
n. 1 hub
n. 1 router
n. 1 firewall
Il trattamento dei dati avviene attraverso modalità diverse: strumenti elettronici collegati in rete fra loro e mediante collegamenti alla rete intranet ed alla RUPA, e alla rete internet. Con riferimento alla gestione dei dati mediante rete ministeriale e RUPA, l’Istituto declina ogni responsabilità, operando come semplice utente, non essendo in grado di intervenire sulla gestione delle informazioni ivi contenute e gestite.
Con riferimento all’ubicazione fisica dei supporti di memorizzazione delle copie di sicurezza, l’Istituto, tenendo conto dell’analisi di cui al punto 5, ha ritenuto di provvedere alla custodia presso l’armadio rinforzato situato nell’ufficio del Direttore dei servizi generali e amministrativi, riservando l’accesso a tali supporti al Dirigente scolastico.
La tabella seguente riassume il quadro dei trattamenti secondo modalità e tipologia, precisando l’ubicazione dei supporti di memorizzazione.
Tabella 3 Elenco dei trattamenti: descrizione degli strumenti utilizzati
Identificativo del trattamento
UBICAZIONE FISICA DEI SUPPORTI DI MEMORIZZAZIONE E DELLE COPIE DI SICUREZZA
Tipologia di dispositivi di accesso
Tipologia di interconnessione
Dati del protocollo informatico e cartaceo Armadio rinforzato situato nell’ufficio del DSGA e nell’ufficio del DS
6 Pc client e server Rete locale e Internet
Ruoli e archivio del personale in formato elettronico e cartaceo; Armadio rinforzato situato nell’ufficio del DSGA e nell’ufficio del DS
1 Pc client e server
Rete locale e Internet Servizi amministrativi
Archivio informatico e cartaceo delle imprese fornitrici di beni, servizi e/o prestazioni.
Armadio rinforzato situato nell’ufficio del DSGA
2 Pc client
Rete locale e Internet Servizi inerenti l’offerta formativa e Servizi strumentali agli organi collegiali
Archivio informatico e cartaceo dei dati relativi ai destinatari dell’offerta formativa (alunni), ai loro genitori ed eventuali tutori. Armadio rinforzato situato nell’ufficio del DSGA
Rete locale e Internet Servizio di assistenza e manutenzione
Tutti gli archivi informatici contenuti negli elaboratori e nei supporti di memorizzazione per la revisione o manutenzione degli strumenti informatici e per il salvataggio e ripristino delle banche dati, senza trasporto all’esterno.
n. 1 supporto di memorizzazione
Rete locale e Internet 5. ANALISI DEI RISCHI INCOMBENTI SUI DATI.
L’Istituto ha proceduto alla ricognizione dei rischi che potrebbero comportare distruzione, sottrazione, perdita, trattamento abusivo dei dati, di origine dolosa, colposa, ovvero meramente fortuito, in grado di recare pregiudizio ai dati personali trattati.
Le fonti di rischio sono state accorpate in:
1) - Comportamenti degli operatori.
Sottrazione di credenziali di autenticazione; comportamenti imperiti, imprudenti o negligenti dei soggetti legittimati al trattamento dei dati; comportamenti dolosi dei soggetti legittimati; errori materiali.
2) - Eventi relativi agli strumenti.
Danno arrecato da virus informatici e/o da hackers, mediante interventi precedenti all’aggiornamento degli strumenti di contrasto attivati (software e firewall), spamming o tecniche di sabotaggio. Malfunzionamento, indisponibilità o usura fisica degli strumenti. Accessi abusivi negli strumenti elettronici. Intercettazione dei dati in occasione di trasmissione in rete.
3) - Eventi relativi al contesto fisico-ambientale.
Distruzione o perdita di dati in conseguenza di eventi incontrollabili (terremoto) ovvero, seppur astrattamente preventivabili (incendi o allagamenti) di origine fortuita, dolosa o colposa, per i quali non è possibile apprestare cautele. Guasti a sistemi complementari, quale la mancata erogazione di energia elettrica per lunghi periodi di tempo, in grado di pregiudicare la climatizzazione dei locali e/o danneggiare i supporti di memorizzazione (hard disk) dei p.c. clienti o del server. Furto o danneggiamento degli strumenti elettronici di trattamento dei dati, in orario diverso da quello di lavoro. Accesso non autorizzato da parte di terzi – interni o esterni all’istituto – mediante uso abusivo di credenziali di autenticazione, in funzione di danneggiamento o sottrazione dei dati. Errori umani nell’attivazione degli strumenti di protezione.
I suddetti rischi sono stati ripartiti in classi di gravità, tenendo conto della concreta possibilità di realizzazione presso l’istituzione scolastica, adottando la seguente scansione:
A= alto B = basso EE = molto elevato M = medio MA = medio-alto MB = medio-basso
La tabella seguente sintetizza i principali eventi potenzialmente dannosi per la sicurezza dei dati, valutandone le possibili conseguenze e stimandone la gravità, ponendoli altresì in correlazione con le misure di sicurezza previste.
Tabella 4 - Analisi dei rischi
Impatto sulla sicurezza dei dati Rif. misure di azione
GravitA’ stimata
Accesso altrui non autorizzato
Vigilanza sul rispetto delle istruzioni impartite
Carenza di consapevolezza, disattenzione o incuria
Dispersione, perdita e accesso altrui non autorizzato
Formazione e flusso continuo di informazione
Comportamenti sleali o fraudolenti
Vigilanza sul rispetto delle istruzioni impartite, formazione e flusso continuo di informazione
Eventi relativi agli strumenti Azione di virus informatici o di codici malefici
Perdita o alterazione, anche irreversibile, di dati, di programmi e di elaboratori;
Adozione di idonei dispositivi di protezione
Spamming o altre tecniche di sabotaggio
Perdita o alterazione, anche irreversibile, di dati, di programmi e di elaboratori; impossibilità temporanea di accesso ai dati e di utilizzo dei programmi
Malfunzionamento, indisponibilità o degrado degli strumenti
Assistenza e manutenzione continua degli elaboratori e dei programmi; ricambio periodico Accessi esterni non autorizzati
Dispersione, perdita o alterazione, anche irreversibile, di dati, nonché manomissione di programmi e di elaboratori; impossibilità temporanea di accesso ai dati e di utilizzo dei programmi
Intercettazione di informazioni in rete
Dispersione di dati; accesso altrui non autorizzato
Eventi relativi al contesto
Accessi non autorizzati a locali/reparti ad accesso ristretto
Dispersione, perdita o alterazione, anche irreversibile, di dati, nonché manomissione di programmi e di elaboratori; accesso altrui non autorizzato; impossibilità temporanea di accesso ai dati e di utilizzo dei programmi
Protezione dei locali mediante serratura con distribuzione delle chiavi ai soli autorizzati
Asportazione e furto di strumenti contenenti dati
Dispersione e perdita di dati, di programmi e di elaboratori; accesso altrui non autorizzato
Protezione dei locali e dei siti di ubicazione degli elaboratori e dei supporti di memorizzazione mediante serratura con distribuzione delle chiavi ai soli autorizzati
Eventi distruttivi, naturali o artificiali, dolosi, accidentali o dovuti ad incuria
Perdita di dati, dei programmi e degli elaboratori
Attività di prevenzione, controllo, assistenza e manutenzione periodica,vigilanza sul rispetto delle istruzioni impartite, formazione e flusso continuo di informazione
Guasto ai sistemi complementari (impianto elettrico, etc.)
Perdita o alterazione, anche irreversibile, di dati, nonché manomissione dei programmi e degli elaboratori; impossibilità temporanea di accesso ai dati e di utilizzo dei programmi
Attività di controllo, assistenza e manutenzione periodica
Errori umani nella gestione della sicurezza fisica
6. MISURE ADOTTATE PER GARANTIRE L'INTEGRITÀ E LA DISPONIBILITÀ DEI DATI, NONCHÈ LA PROTEZIONE DELLE AREE E DEI LOCALI, RILEVANTI AI FINI DELLA LORO CUSTODIA E ACCESSIBILITÀ.
Sulla scorta della ricognizione dei rischi sopra rappresentata, l’istituto ha provveduto ad apprestare e/o introdurre strumenti di tutela, ovvero a prevedere successive, e più incisive, misure di sicurezza. La tabella seguente sintetizza le misure di sicurezza in essere, corredate da indicazioni di dettaglio.
Tabella 5 Le misure di sicurezza adottate o da adottare
Rischio contrastato
Eventuale banca dati interessata
Misura già in essere
Periodicità e responsabile dei controlli
Preventiva, di contrasto, di contenimento degli effetti
Dispersione, perdita o alterazione, anche irreversibile, di dati, di programmi e di elaboratori; accesso altrui non autorizzato; impossibilità temporanea di accesso ai dati e di utilizzo dei programmi
Relativo archivio
Antivirus Firewall e creden-ziali di autenticazione
Bimestrale; responsabile pro tempore
Bimestrale; responsabile pro tempore del servizio e, per la parte di competenza, della ditta esterna
Bimestrale; responsabile pro tempore del servizio
7. CRITERI E DELLE MODALITÀ PER IL RIPRISTINO DELLA DISPONIBILITÀ DEI DATI IN SEGUITO A DISTRUZIONE O DANNEGGIAMENTO Al fine di garantire l’integrità dei dati contro i rischi di distruzione o perdita, è stata definita una procedura di periodica esecuzione di copie di sicurezza dei dati trattati. Sono state perciò acquisite licenze di uso per software antivirus, nonché sistemi di firewall con verifica di idoneità e costante aggiornamento. In ogni caso si osserva che l’istituto dispone di un sistema di controllo degli accessi ai locali. I documenti sono anche conservati in copia cartacea presso locali dell’istituto non accessibili ai terzi e dotati di adeguati strumenti di protezione (armadi con serrature, stanze protette da inferriate, edificio protetto da impianto di allarme collegato a ditta di sorveglianza).
Sinteticamente è possibile rappresentare la seguente procedura di copia, verifica e ripristino dei dati per ogni terminale di collegamento a server.
Tabella 6 Procedure di copia, verifica e ripristino per ogni singola unità contenente dati
Struttura Applicativo
Procedura di copia
Sissi in rete
Procedura di back-up di Axios e di Windows XP
Procedura di restore di Axios e di Windows XP
Procedura di back-up di Axios e di Windows XP e di Windows 2000 server
Procedura di restore di Axios, di Windows XP e di Windows 2000 server
Servizi inerenti l’offerta formativa e gli organi collegiali
Con riferimento invece al contenuto ed alle competenze in tema di copia, verifica e ripristino, le soluzioni organizzative adottate presso l’istituzione scolastica sono sintetizzate nella seguente tabella.
Tabella 7 - Salvataggio dei dati
Criteri individuati
Ubicazione di conservazione
Struttura incaricata del salvataggio
Dati contenuti
Personali Sensibili Giudiziari del protocollo
Salvataggio dati settimanale
Ufficio del DSGA e Ufficio del DS sito in Melendugno alla Via San Giovanni, 1 con serratura e con chiavi distribuite fra i soli autorizzati
Responsabile del servizio e Responsabile ditta esterna
Ufficio personale Personali Sensibili Giudiziari del personale
Servizi amministrativi Personali Sensibili Giudiziari inerenti ditte interessate ad attività negoziali Salvataggio dati settimanale
Personali Sensibili Giudiziari degli alunni, dei genitori e dei tutori
Con riferimento alle procedure di ripristino, l’Istituzione scolastica ha adottato le seguenti modalità
Tabella 8 - Ripristino dei dati
Ripristino ( in seguito a distruzione o danneggiamento
Data base/archivio
Pianificazione delle prove di ripristino
Viene effettuato un back-up dei dati trattati e dei documenti presenti sull’HD su due supporti che vengono conservati in più locali con serratura, ma sempre all’interno della sede dell’istituto di Via San Giovanni, 1 - Melendugno
Ufficio personale Viene effettuato un back-up dei dati trattati e dei documenti presenti sull’HD su due supporti che vengono conservati in più locali con serratura, ma sempre all’interno della sede dell’istituto di Via San Giovanni, 1 - Melendugno
Servizi amministrativi Viene effettuato un back-up dei dati trattati e dei documenti presenti sull’HD su due supporti che vengono conservati in più locali con serratura, ma sempre all’interno della sede dell’istituto di Via San Giovanni, 1 - Melendugno
8. PROGRAMMA DEGLI INTERVENTI FORMATIVI DEGLI INCARICATI DEL TRATTAMENTO.
L’istituto intende aderire alle iniziative formative organizzate dalla direzione regionale del Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca Scientifica, tenendo anche conto della economicità di un’azione organizzata su base regionale, rispetto ad una gestione in proprio delle attività formative. L’istituto opera integrale rinvio alla programmazione della Direzione regionale, ovvero del M.I.U.R., riservandosi comunque di agire in via suppletiva, qualora, per ragione organizzative od economiche, non sia possibile far partecipare il proprio personale alle attività di formazione necessarie per adempiere alle prescrizioni ordinamentali. In coincidenza con l’adozione del presente documento e con il conferimenti degli incarichi in esso previsti, l’istituto provvederà ad una formazione essenziale del personale interessato ad opera della ditta esterna incaricata del servizio di assistenza e manutenzione, in grado di assolvervi. A tal fine è stata designato, con atto allegato al presente documento, il responsabile del trattamento dei dati quale la persona incaricata di curare l’effettiva esecuzione dell’attività formativa da parte del personale coinvolto.
Tabella 9 - Pianificazione degli interventi formativi
Descrizione sintetica dell’obiettivo formativo
Classi di incarico interessate
Numero di incaricati interessati
Numero di incaricati da formare in corso d’anno
Nozioni fondamentali del Codice Privacy – Misure di sicurezza - Porre in condizione il personale di conoscere il Codice Privacy ed i sistemi di protezione dei dati adottati
Tutti i titolari di credenziali di autenticazione
Entro il mese di novembre 2004
L’adempimento dell’obbligo di aggiornamento del DPS
Porre in condizione il personale di adempiere entro il 31.3.2005 all’obbligo di aggiornamento del DPS
Il titolare ed il responsabile del trattamento dati 2
Da concordare con la direzione regionale
Quadro riepilogativo degli adempimenti e degli obblighi in materia di privacy (ivi incluse le misure di sicurezza per gli archivi cartacei)
Mantenimento del richiesto grado di conoscenza dell’intero impianto della normativa in materia di privacy, anche ai fini delle misure di sicurezza da adottare per gli archivi cartacei.
Privacy e diritto di accesso nelle istituzioni scolastiche
Fornire un quadro coordinato dei diritti (accesso e riservatezza) riconosciuti all’utenza dalla vigente legislazione in rapporto ai doveri gravanti sulle scuole
Responsabili dei servizi e personale a diretto contatto con l’utenza
Esame della casistica ricorrente nell’attività di ufficio, alla luce delle sentenze del giudice amministrativo e dei pronunciamenti del Garante
Aggiornare il personale sull’evoluzione dell’interpretazione della normativa intervenuta nel corso dell’anno
9. TRATTAMENTI DI DATI PERSONALI SENSIBILI O GIUDIZIARI CON STRUMENTI ELETTRONICI AFFIDATI ALL’ESTERNO.
L’Istituto ha proceduto all’affidamento esterno del servizio di assistenza, manutenzione e riparazione degli strumenti elettronici e dei programmi, secondo modalità conformi a quanto previsto dal Codice, nominando la ditta Worldoffice s.n.c. di Maglie quale responsabile del trattamento, limitatamente ai dati e alle operazioni necessari per lo svolgimento delle attività conferite. A tal fine l’Istituto ha imposto le cautele indicate in calce alla tabella che segue, affinché il soggetto destinatario adotti le misure di sicurezza richieste dal Codice, ivi incluso il relativo all. B.
Per i soggetti indicati nella seguente tabella, l’atto di nomina è allegato al presente DPS (all. n. 3).
Tabella 10 - Trattamenti affidati all’esterno
Attività della ditta esterna comportante trattamento di dati sensibili o giudiziari all’interno dell’istituto
tipo di dati trattati Soggetto esterno
Descrizione dei criteri per l’adozione delle misure
Conservazione e messa a disposizione tramite server in dotazione delle informazioni occorrenti per lo svolgimento dei compiti d’ufficio
Personali Sensibili Giudiziari
Ditta Worldoffice s.n.c. di Maglie di cui al contratto in essere, allegato al presente DPS, integrato dall’allegato atto di nomina del Sig. Alessandro Montagna a responsabile del relativi trattamenti
Vincolo contrattuale, a carico della ditta esterna, a tenere i comportamenti descritti in calce alla presente tabella.
Svolgimento delle attività strumentali finalizzate all’installazione e al buon funzionamento degli elaboratori, dei programmi e degli altri strumenti elettronici in dotazione agli uffici
10. VINCOLI CONTRATTUALMENTE ASSUNTI DAL FORNITORE ESTERNO AI FINI DELLA SICUREZZA DEI DATI
L’Istituto ha affidato a ditta esterna, nei termini risultanti dalla sopraindicata tabella, i trattamenti di dati personali, sensibili e giudiziari, effettuato con strumenti elettronici, previa assunzione da parte dell’affidatario – nell’ambito dello stesso contratto con cui viene realizzato l’affidamento – degli impegni derivanti dalle seguenti dichiarazioni:
1. di essere consapevole che i dati che tratterà nell’espletamento dell’incarico ricevuto, sono dati personali e, come tali sono soggetti all’applicazione del Codice;
2. di ottemperare agli obblighi previsti dal Codice per la protezione dei dati personali;
3. di adottare le istruzioni specifiche ricevute per il trattamento dei dati personali e di integrarle nelle procedure già in essere;
4. di impegnarsi a relazionare annualmente sulle misure di sicurezza adottate e di avvertire (allertare) immediatamente il proprio committente in caso di situazioni anomale o di emergenze;
5. di riconoscere il diritto del committente a verificare periodicamente l’applicazione delle norme di sicurezza adottate.
11. ATTI E DOCUMENTI IN FORMATO NON ELETTRONICO (archivi cartacei)
I trattamenti di dati personali con strumenti diversi da quelli elettronici sono effettuati dagli incaricati seguendo le istruzioni scritte ad essi impartite con il documento di cui all’allegato 1, finalizzate al controllo ed alla custodia, per l'intero ciclo necessario allo svolgimento delle operazioni di trattamento, degli atti e dei documenti contenenti dati personali. L'aggiornamento periodico dell'individuazione dell'ambito del trattamento consentito ai singoli incaricati ha carattere annuale. Gli atti e i documenti contenenti dati personali sensibili o giudiziari sono affidati agli incaricati del trattamento per lo svolgimento dei relativi compiti. I medesimi atti e documenti sono controllati e custoditi dagli incaricati fino alla restituzione in maniera che ad essi non accedano persone prive di autorizzazione, e sono restituiti al termine delle operazioni affidate.
L'accesso agli archivi contenenti dati sensibili o giudiziari è consentito solamente alle persone preventivamente autorizzate. 12. SISTEMA DI AUTORIZZAZIONE.
Considerate le esigenze organizzative dell’istituto, caratterizzate, sia per il funzionamento didattico che amministrativo, da indispensabile interscambiabilità funzionale degli incaricati, non è stato adottato un sistema di autorizzazione.
13. OBBLIGO DI AGGIORNAMENTO PERIODICO DEL DPS
Il presente documento programmatico sulla sicurezza è sottoposto a revisione annuale nella sua interezza, entro la scadenza del 31 marzo di ciascun anno, come previsto dalla regola 19 del Disciplinare tecnico di cui all’allegato B) del Codice, in relazione al disposto dell’art. 34, lettera g) del Codice stesso.
Gli allegati al presente documento ne formano parte integrante.
Il presente documento è aggiornato al 6 dicembre 2004.
IL RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Gilda De Filippis Luigi Giuseppe REHO
Direttore Servizi Generali e Amministrativi Dirigente scolastico
Piano di lavoro annuale dei servizi amministrativi
Piano di lavoro annuale dei servizi generali