Source: https://kirchenrecht-bek.de/document/13906
Timestamp: 2018-03-24 06:20:49
Document Index: 243740271

Matched Legal Cases: ['§ 5', '§ 5', '§ 5', '§ 2', '§ 6', '§ 11']

10.410 Aufbewahrungs- und Kassationsrichtlinie der EKD - FIS Kirchenrecht | Bremen
10.410 Aufbewahrungs- und Kassationsrichtlinie der EKD
§ 5 Aussonderung von Unterlagen
Anlage zu § 5 Absatz 1Aufbewahrungs- und Kassationsplan für die bei Kirchengemeinden, Kirchengemeindeverbänden und mittleren Kirchenbehörden seit dem Jahr 1950 erwachsenen Unterlagen
Muster eines Kassationsprotokolls
Richtlinie über die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung (Kassation) von Unterlagen kirchlicher Körperschaften, Einrichtungen, Werke und Stiftungen (Aufbewahrungs- und Kassationsrichtlinie)
(ABl. EKD 2014 S. 58)
Gemäß Artikel 9 Buchstabe f der Grundordnung der Evangelischen Kirche in Deutschland1# hat der Rat der EKD nachstehende Richtlinie erlassen:
1 Die Richtlinie für die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung (Kassation) von Unterlagen gilt für alle kirchlichen Körperschaften, Einrichtungen, Werke und Stiftungen, die Unterlagen in Registraturen, Altregistraturen oder Archiven verwalten. 2 Sie gilt entsprechend für den Bereich des Diakonischen Werkes und für sonstige selbstständige kirchliche Einrichtungen, Werke und Vereine, soweit die zuständigen Organe die Übernahme beschlossen haben. 3 Sie erstreckt sich auf sämtliche Unterlagen, unabhängig von ihrer Form, sei es analog, digital oder in einem sonstigen Medium.
( 1 ) Grundsätzlich werden nur solche Unterlagen aufbewahrt, die im eigenen Amtsbereich erwachsen und zur Erfüllung der jeweiligen Aufgaben benötigt werden.
( 2 ) 1 Unterlagen sind geordnet und in geeigneter Weise aufzubewahren. 2 Die Ordnung erfolgt nach dem jeweils geltenden Aktenplan oder in Absprache mit dem Landeskirchlichen Archiv nach archivalischen Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätzen.
( 1 ) In der Registratur werden nur die Unterlagen aufbewahrt, die der Erfüllung der eigenen aktuellen Aufgaben dienen und deshalb in ständigem Zugriff bleiben müssen.
( 2 ) In der Altregistratur werden die Unterlagen aufbewahrt, die nicht mehr laufend benötigt werden, aber mindestens noch befristet aufbewahrt werden müssen.
( 1 ) Unterlagen sind archivwürdig, wenn sie Leben und Wirken der eigenen Körperschaft dokumentieren, der Rechtssicherung dienen, einen besonderen historischen Wert haben oder für die wissenschaftliche oder heimatgeschichtliche Forschung Bedeutung haben; andere Gesichtspunkte, zum Beispiel künstlerische, können berücksichtigt werden.
( 2 ) Archivwürdige Unterlagen sind dauernd aufzubewahren.
Aussonderung von Unterlagen
( 1 ) 1 Rechtzeitiges Aussondern der nicht mehr benötigten Unterlagen erhält Wert und Funktionsfähigkeit der Registratur. 2 Das Aussondern erfolgt nach dem dieser Richtlinie beigefügten Aufbewahrungs- und Kassationsplan, in dem festgelegt ist, welche Unterlagen dauernd oder befristet aufbewahrt werden. 3 In Zweifelsfällen ist die Entscheidung des Landeskirchlichen Archivs einzuholen.
( 3 ) Unterlagen, die ausschließlich das Wirken Dritter dokumentieren, sind an das hierfür zuständige Archiv abzugeben.
( 1 ) 1 Nicht archivwürdige Unterlagen sollen in regelmäßigen Abständen vernichtet (kassiert) werden. 2 Dabei verfahren die kirchlichen Körperschaften, Einrichtungen und Werke selbstständig nach dem für sie geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan.
( 2 ) Bei der Vernichtung (Kassation) durch Dritte muss durch schriftliche Vereinbarung sichergestellt sein, dass die Unterlagen nicht missbräuchlich verwendet werden.
Diese Richtlinie tritt am 1. April 2014 in Kraft. Zugleich tritt die Ordnung für die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Unterlagen kirchlicher Körperschaften, Einrichtungen und Werke vom 16. September 1988 außer Kraft.
Anlage zu § 5 Absatz 1
Aufbewahrungs- und Kassationsplan für die bei Kirchengemeinden,
Kirchengemeindeverbänden und mittleren Kirchenbehörden seit dem Jahr 1950
erwachsenen Unterlagen
1 Der Aufbewahrungs- und Kassationsplan dient dazu, die in den Registraturen angewachsenen amtlichen Unterlagen auf das notwendige Maß zu beschränken und nicht mehr benötigte Unterlagen frühzeitig auszusondern. 2 Die ausgesonderten Unterlagen sind nach ihrem Wert auf Dauer zu archivieren oder nach Ablauf von festgelegten Aufbewahrungsfristen zu vernichten (Kassation).
1 Unterlagen sind Akten, Kirchenbücher und andere Amtsbücher, Urkunden, Handschriften und andere Schriftstücke, Dateien, amtliche Druckschriften, Pläne, Karten, Plakate, Siegel, Petschafte, Bild-, Film- und Tondokumente sowie sonstige, auch auf maschinenlesbaren Informations- und Datenträgern gespeicherte Dokumente. 2 Unterlagen sind auch die zur Auswertung, Sicherung und Nutzung erforderlichen Hilfsmittel und Programme.
1 Was bedeutet es, wenn nach § 2 auch elektronische Unterlagen geordnet und in geeigneter Weise aufbewahrt werden? 2 Die Unterlagen werden in einem unkomprimierten Standardformat in einem dokumentierten Ablagesystem nach dem Akten- und Registraturplan geordnet abgespeichert. 3 Texte werden derzeit in ASCII (Nachteil: Verlust der Formatierungen) oder PDF, Bilddateien im TIFF auf einem eigenen Server abgelegt.
1 Die Entscheidung für Aufbewahrung, Kassation oder Archivierung soll nicht für einzelne Unterlagen getroffen werden, sondern für die als Mappen, Hefter, Ordner usw. angelegten Akteneinheiten. 2 Das setzt eine saubere Aktenbildung nach Sachaktenplan voraus.
1 Die im folgenden Plan genannten Betreffe und Unterlagenformen sind nur als Erläuterung zu verstehen. 2 Keineswegs ist daran gedacht, die Akten Blatt für Blatt darauf durchzusehen, welche Unterlagen erhalten und welche kassiert werden sollen. 3 Diese Entscheidung soll vielmehr für den jeweiligen Aktenband insgesamt getroffen werden. 4 Enthält ein Aktenband Vorgänge von sehr unterschiedlichem Erhaltungswert, wird die Entscheidung nach dem überwiegenden Inhalt getroffen, d.h. nach quantitativer Schätzung.
1 Ohne die Einwilligung des Facharchivars dürfen nur die unter den Ziffern C-F genannten Unterlagen vernichtet werden, sofern sie erst nach 1950 entstanden und die genannten Vorbedingungen erfüllt sind. 2 Die Informationspflicht nach § 6 Absatz 1 ist jedoch zu beachten.
1 Alle Unterlagenarten, die im folgenden Plan nicht genannt sind, müssen, selbst wenn ihnen kein Erhaltungswert zuzukommen scheint, vorerst aufbewahrt werden; denn die fachliche Entscheidung über deren Archivierung oder Kassation trifft das zuständige Archiv. 2 Ebenso sollte in Zweifelsfällen und bei begründeten Ausnahmen nicht ohne Zustimmung des zuständigen Archivs kassiert werden.
1 Neben den eigentlichen Unterlagen in den Registraturen werden zuweilen auch historische Nachrichten über die eigene kirchliche Körperschaft gesammelt. 2 Dieses Sammlungsgut (z.B. Zeitungsausschnitte, Abschriften von historischen Quellen oder historische Darstellungen, aber auch Bild-, Film- und Tondokumente von kirchlichen Ereignissen oder von Gebäuden, Kunstwerken und Denkmäler) ist ebenfalls dauerhaft aufzubewahren.
Die in der Anlage unter Ziffern B-E genannten Fristen beginnen jeweils mit dem Schließen der Akten bzw. der Beendigung des Vorgangs zu laufen.
1 Der Geltungsbereich dieses Aufbewahrungs- und Kassationsplans ist durch Verordnungen der Landeskirchen zu regeln. 2 Der Aufbewahrungs- und Kassationsplan bezieht sich immer auf die Unterlagen der eigenen Einrichtung. 3 Ausschlaggebend für die Entscheidung über die dauernde Aufbewahrung ist die Dokumentation der eigenen Arbeit der jeweiligen Körperschaft. 4 Andere kirchliche Dienststellen und Einrichtungen können den Aufbewahrungs- und Kassationsplan in Absprache mit dem für sie zuständigen Facharchivar analog anwenden.
Akten und Aktengruppen, die dauernd aufzubewahren sind, werden entsprechend der Reihenfolge der Hauptgruppen der Unterlagenordnung der EKD aufgeführt.
Unterlagen zu Wahlen der kirchlichen Körperschaften, ihren Organen und Ausschüssen (nur Wahlvorschläge, Wahlprotokoll mit Wahlergebnis und Unterlagen über Veränderungen während der Wahlperiode; Unterlagen zur Durchführung der Wahlen siehe E. 0.1.)
Andere Kirchen und Religionsgemeinschaften
Unterlagen über Beziehungen zu oder Auseinandersetzungen mit anderen Konfessionen, Religionsgemeinschaften und Weltanschauungen, soweit die Vorgänge die eigene Körperschaft berühren
Unterlagen zur kirchlichen Entwicklungshilfe und Spendenaktionen, soweit die Vorgänge die eigenen Körperschaft berühren (Sammlungen siehe E. 9.2.)
Unterlagen über die eigene gesellschaftspolitische Arbeit (u.a. Friedensarbeit, Menschenrechtsfragen, Asyl- und Ausländerpolitik),
Unterlagen über Vorgänge zu Wirtschaftsangelegenheiten, Landwirtschaft und Umweltschutz, soweit die Vorgänge die eigenen Körperschaft betreffen
Unterlagen zu Kirchentagen, soweit die Vorgänge die eigenen Körperschaft betreffen.
Unterlagen zu diakonischen Einrichtungen (z.B. Diakoniestationen, Heime), soweit sie sich in eigener Trägerschaft befinden
Unterlagen der eigenen Beratungsstellen (Organisation, Jahresberichte, Statistik, geschützte Unterlagen siehe § 11 Abs. 2 ArchG)
Unterlagen über die eigene Frauen-, Männer- Familien- und Seniorenarbeit
Personalakten von Personen in leitenden Stellungen oder mit wichtigen Funktionen
Disziplinarakten (sofern die Vorkommnisse von erheblicher Bedeutung für die berufliche Laufbahn des Betroffenen sind oder das Leben der eigenen Körperschaft beeinflusst haben
Unterlagen zur Wahl der Mitarbeitervertretung, Rechenschaftsberichte, Zusammenarbeit mit der Mitarbeitervertretung
Unterlagen über Beziehungen zur Schule (nur Vorgänge, die die eigene Körperschaft berühren.
Prozesse vor den ordentlichen Gerichten, die dauernde Rechtsverhältnisse oder historische Belange berühren bzw. Einfluss auf die eigene Körperschaft haben.
Statistische Berichte aus dem eigenem Amts- und Aufgabenbereich
Kirchengrundbuch (früher: Lagerbuch)
Unterlagen über Anlage, Widmung und Entwidmung von Friedhöfen
Unterlagen über den Erlass von Friedhofssatzungen
Unterlagen über die auf dem Friedhof bestatteten Personen
Unterlagen über die auf dem Friedhof beigesetzten Urnen
Haushaltspläne, außerordentliche Haushaltspläne (Kostendeckungspläne)
Rechnungsbelege zu außerordentlichen Haushaltsplänen („Dauerbelege“)
Vermögensnachweise, Bilanzen
Summarische Übersichten über Kollekten- und Kirchgeldaufkommen
30 Jahre aufzubewahren sind:
Pflege- bzw. Krankenhausdokumentation (bei verstorbenen Erwachsenen 10 Jahre, bei verstorbenen Minderjährigen 20 Jahre)
Personalakten über Versorgungsleistungen, sofern ein Wiederaufleben der Ansprüche möglich ist (von der letzten Versorgungsleistung an)
Unterlagen zur Genehmigung von Grabsteinen und Grabdenkmälern (2 Jahre nach Ablauf des Nutzungsrecht)
10 Jahre aufzubewahren sind:
Personalakten über Versorgungsleistungen, sofern ein Wiederaufleben der Ansprüche entfällt (von der letzten Versorgungsleistung an)
Unterlagen über ADV-Programmierung
Verwendungsnachweise für öffentliche Zuschüsse, soweit keine anderen Fristen vorgeschrieben sind
Unterlagen über Erhebung von Kirchgeld und Kirchensteuern (nach Abschluss der Einzelfälle)
Unterlagen im Zusammenhang von Kirchensteuerkappungen (bei der Kirchensteuerstelle)
Belege - soweit keine Dauerbelege - , sonstige Bücher zur Rechnungsführung, Nachweise der nicht abgewickelten Verwahrgelder und Vorschüsse (nach Entlastung)
5 Jahre aufzubewahren sind:
Personalakten kirchlicher Mitarbeiter, die überwiegend nur mit Sachbearbeiterfunktionen, unselbständigen und Hilfsfunktionen betraut waren (von Todesjahr an bzw. nach Fortfall von Versorgungsansprüchen)
2 Jahre aufzubewahren sind:
Unterlagen über die Durchführung der Wahlen zu kirchlichen Körperschaften (siehe auch A 0.3.)
Rundschreiben [Vorschlag: überörtlicher] kirchlicher Werke, Einrichtungen und Vereine
Anlagen zu den Kirchenbüchern (nach Bescheinigung der Vollzähligkeit der Kirchenbucheintragungen durch den Kirchenbuchführer bzw. die Kirchenbuchführerin)
Sofort auszusondern oder höchstens 1 Jahr aufzubewahren sind:
Einladungen zu Veranstaltungen, an denen die Gemeinde (usw.) nicht selbst beteiligt ist.
Die angegebenen Fristen dienen der Orientierung und können nach Beschluss der zuständigen Stelle variabel gestaltet werden.
Die auf der Homepage des Verbandes kirchlicher Archive bereitgestellten Vorschläge zur Standardisierung von Bauakten, Personalakten und Veranstaltungsakten sollen Orientierung geben, die auf jeweilige Bedürfnisse anzupassen sind.
Am .................. wurden die nachfolgend aufgeführten Akten der/des .......................... (Kirchengemeinde usw.) aus der Registratur/Altregistratur ausgesondert und unter Berücksichtigung der im Aufbewahrungs- und Kassationsplan genannten Fristen und Vorbedingungen vernichtet.
Die Vernichtung erfolgte durch die Firma ...................., die sich in einem schriftlichen Vertrag zur unverzüglichen Vernichtung verpflichtet hat.
Kassiertes Schriftgut:
Aktentitel/Aktengruppe Band