Source: http://docplayer.cz/69062597-Pokyny-pro-vyplneni-zpravy-o-realizaci-projektu-a-zadosti-o-platbu-v-is-kp14.html
Timestamp: 2019-11-12 07:58:39+00:00
Document Index: 33141855

Matched Legal Cases: ['zákona č. 563', 'zákona č. 235', 'zákona č. 563', 'zákona č. 262', 'zákona č. 187', 'ČL. 61', 'zákona č. 137']

POKYNY PRO VYPLNĚNÍ ZPRÁVY O REALIZACI PROJEKTU A ŽÁDOSTI O PLATBU V IS KP14+ - PDF
1 POKYNY PRO VYPLNĚNÍ ZPRÁVY O REALIZACI PROJEKTU A ŽÁDOSTI O PLATBU V IS KP14+ PRO PROJEKTY SE SKUTEČNĚ PROKAZOVANÝMI VÝDAJI A PŘÍPADNĚ TAKÉ S NEPŘÍMÝMI NÁKLADY A PRO PROJEKTY VYUŽÍVAJÍCÍ 40% PAUŠÁLNÍ SAZBU Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Počet stran 83
2 Obsah 1 ŽÁDOST O PLATBU NA PRVNÍ ZÁLOHU U PROJEKTŮ S EX ANTE FINANCOVÁNÍM Záložka IDENTIFIKAČNÍ ÚDAJE Záložka ŽÁDOST O PLATBU ŽÁDOST O PLATBU OBSAHUJÍCÍ JIŽ VZNIKLÉ VÝDAJE (TJ. S VYÚČTOVÁNÍM) Záložka IDENTIFIKAČNÍ ÚDAJE Záložka SOUHRNNÁ SOUPISKA založení soupisky Záložka SD-1 ÚČETNÍ/DAŇOVÉ DOKLADY Záložka SD-2 LIDSKÉ ZDROJE Záložka SD-3 CESTOVNÍ NÁHRADY Záložka SOUPISKA PŘÍJMŮ Záložka NEZPŮSOBILÉ VÝDAJE Záložka DOKUMENTY Záložka SOUHRNNÁ SOUPISKA naplnění soupisky Záložka ŽÁDOST O PLATBU Část ZPŮSOBILÉ VÝDAJE POŽADOVÁNO Část ČÁSTKA NA KRYTÍ VÝDAJŮ Záložka ČESTNÁ PROHLÁŠENÍ Finalizace žádosti o platbu Záložka PODPIS DOKUMENTU Žádost o platbu vrácená k přepracování Stavy žádosti o platbu ZPRÁVA O REALIZACI PROJEKTU Záložka INFORMACE O ZPRÁVĚ Záložka REALIZACE, PROVOZ/ÚDRŽBA VÝSTUPU Záložka PŘÍJMY Záložka KLÍČOVÉ AKTIVITY Záložka INDIKÁTORY Indikátory sledované mimo IS ESF Indikátory sledované prostřednictvím IS ESF Záložka HORIZONTÁLNÍ PRINCIPY Záložka IDENTIFIKACE PROBLÉMU Záložka ČESTNÁ PROHLÁŠENÍ Záložka PUBLICITA Záložka DOKUMENTY Záložka DOKUMENTY ZPRÁVY Záložka VEŘEJNÉ ZAKÁZKY Záložka SUBJEKTY PROJEKTU Technické aspekty vyplnění záložky Zadání subjektu bez validace na Základní registry Záložka VEŘEJNÁ PODPORA Záložka FIREMNÍ PROMĚNNÉ Záložka KONTROLY Modul KONTROLY Smazání zprávy o realizaci projektu Finalizace zprávy o realizaci projektu Záložka PODPIS DOKUMENTU Zpráva o realizaci projektu vrácená k přepracování Schválení zprávy o realizaci projektu...82 Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 2 z 83
3 1 Žádost o platbu na první zálohu u projektů s ex ante financováním U projektů financovaných ex ante zajišťuje zpracování první žádosti o platbu (na základě které dojde k poskytnutí první zálohy) řídicí orgán, tj. příjemce nežádá o vyplacení první zálohy. Zda je již řídicím orgánem administrována zálohová žádost o platbu a v jakém stavu se nachází, si může příjemce ověřit na záložce ŽÁDOST O PLATBU. V případě, že je žádost o platbu už v systému založena, na záložce VÝBĚR ŽÁDOSTI O PLATBU je zobrazen záznam žádosti o platbu s číslem 1 ve sloupci POŘADÍ FINANČNÍHO PLÁNU a aktuální stav administrace žádosti o platbu je uveden ve sloupci STAV ZPRACOVÁNÍ. Příjemce kliknutím na záznam otevře žádost o platbu. Systém zobrazí detail žádosti o platbu. Žádost o platbu se skládá z několika záložek, které jsou zobrazeny v levém menu pod nadpisem DATOVÉ OBLASTI ŽÁDOSTI. Příjemce se mezi záložkami pohybuje tak, že na požadovanou záložku v levém menu klikne. 1.1 Záložka IDENTIFIKAČNÍ ÚDAJE Na záložce identifikační údaje se zobrazuje 1 zejména název příjemce a bankovní účet příjemce 2. 1 Některé údaje se zobrazí až v okamžiku vyplnění řídicím orgánem v systému řídicího orgánu. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 3 z 83
4 1.2 Záložka ŽÁDOST O PLATBU Na záložce ŽÁDOST O PLATBU se zobrazuje 3 první část prostředků na krytí výdajů projektu v členění na: - ČÁSTKA NA KRYTÍ VÝDAJŮ; Částka obsahuje jak částku zálohy (ČÁSTKA ZÁLOHY) poskytnutou řídicím orgánem, tak poměrnou částku spolufinancování příjemcem (VLASTNÍ PODÍL PŘÍJEMCE) vypočtenou z první zálohy dle procenta uvedeného v právním aktu. - VLASTNÍ PODÍL PŘÍJEMCE; Poměrná částka spolufinancování příjemcem vypočtená z první zálohy (částky v poli ČÁSTKA ZÁLOHY) dle procenta uvedeného v právním aktu. - ČÁSTKA ZÁLOHY; Částka zálohy, která bude/byla poskytnutá řídicím orgánem. 2 V případě dotací poskytovaných příjemci prostřednictvím kraje je zobrazen i účet relevantního územně samosprávního celku, přes který budou prostředky příjemci zaslány. 3 Částky se zobrazí až v okamžiku vyplnění řídicím orgánem v systému řídicího orgánu. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 4 z 83
5 Proces schvalování žádosti o platbu na řídicím orgánu podléhá dvoustupňovému schvalování. Žádost o platbu nabývá pro pole STAV hodnot: - ZAREGISTROVANÁ; V tomto okamžiku dochází k přípravě podkladů pro žádost o platbu. - SCHVÁLENÁ 1. STUPEŇ (- podepsaná); V tomto okamžiku je již zálohová žádost o platbu schválena na řídicím orgánu na prvním stupni. - SCHVÁLENÁ 2. STUPEŇ (- podepsaná); V tomto okamžiku je již zálohová žádost o platbu schválena na řídicím orgánu na druhém stupni a finanční prostředky budou zpravidla do 10 dnů poukázány na bankovní účet příjemce 4. 4 V případě dotací poskytovaných příjemci prostřednictvím kraje na bankovní účet relevantního územně samosprávného celku. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 5 z 83
6 2 Žádost o platbu obsahující již vzniklé výdaje (tj. s vyúčtováním) Žádost o platbu je nedílnou součástí zprávy o realizaci projektu. Žádost o platbu musí být finalizována a podepsána před finalizací zprávy o realizaci projektu. Příjemce vstoupí na žádost o platbu stiskem ŽÁDOST O PLATBU v levém menu a to buď přímo ze zpráv o realizaci projektu, nebo z profilu projektu. Systém zobrazí záložku VÝBĚR ŽÁDOSTI O PLATBU. Příjemcům, jejichž projekty jsou financovány v režimu ex ante, se před založením první žádosti o platbu s vyúčtováním na této záložce zobrazuje již záznam jedné žádosti o platbu ve stavu SCHVÁLENÁ. Jedná se o záznam žádosti o platbu na první zálohu. Příjemcům, jejichž projekty jsou financovány v režimu ex post, se před založením první žádosti o platbu s vyúčtováním na této záložce nezobrazuje žádný záznam. Příjemce stiskne v levém menu VYTVOŘIT NOVOU. Systém založí záznam žádosti o platbu ve stavu ROZPRACOVANÁ. Příjemce klikne na žádost o platbu ve stavu ROZPRACOVANÁ. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 6 z 83
7 Systém zobrazí detail žádosti o platbu. Žádost o platbu se skládá z několika záložek, které jsou zobrazeny v levém menu pod nadpisem DATOVÉ OBLASTI ŽÁDOSTI. Příjemce se mezi záložkami pohybuje tak, že na požadovanou záložku v levém menu klikne. 2.1 Záložka IDENTIFIKAČNÍ ÚDAJE Příjemce na záložce IDENTIFIKAČNÍ ÚDAJE upraví/vyplní pole: - NÁZEV ÚČTU v části ÚČET PŘÍJEMCE; Příjemce stiskne ikonu seznamu a vybere svůj bankovní účet. Systém nabídne uživateli bankovní účet, který příjemce poskytl řídicímu orgánu v rámci přípravy právního aktu (či později, pokud proběhlo změnové řízení týkající se tohoto údaje projektu). - NÁZEV ÚČTU v části ÚČET ZŘIZOVATELE; Pole vyplňují pouze organizace, kterým jsou finanční prostředky poskytovány prostřednictvím kraje. 5 Příjemce stiskne ikonu seznamu a vybere bankovní účet krajského úřadu, jehož prostřednictvím budou příjemci prostředky zaslány. V tomto poli se vybírá bankovní účet, na který řídicí orgán zašle platbu. Jedná se o účet, který příjemce poskytl řídicímu orgánu v rámci přípravy právního aktu (či později, pokud proběhlo změnové řízení týkající se tohoto údaje projektu). Jiné údaje na záložce není třeba vyplňovat. Příjemce stiskne tlačítko ULOŽIT. 5 Jedná se o obce, příspěvkové organizace zřizované obcemi, příspěvkové organizace zřizované kraji. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 7 z 83
8 2.2 Záložka SOUHRNNÁ SOUPISKA založení soupisky Příjemce stiskne v levém menu záložku SOUHRNNÁ SOUPISKA. Systém zobrazí detail záložky SOUHRNNÁ SOUPISKA, kde neexistuje záznam ve sloupci EVIDENČNÍ ČÍSLO/OZNAČENÍ SOUPISKY. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 8 z 83
9 Příjemce vyplní pole EVIDENČNÍ ČÍSLO/OZNAČENÍ SOUPISKY a stiskne tlačítko ULOŽIT. Pro označení použijte číselnou řadu ve vazbě na pořadí předkládané žádosti o platbu. Soupisku v první žádosti o platbu označte číslem 1, soupisku ve druhé žádosti o platbu 2 atd. Záložka SOUHRNNÁ SOUPISKA se naplní finančními daty poté, co příjemce vyplní dílčí soupisky dokladů (záložky SD-1 ÚČETNÍ/DAŇOVÉ DOKLADY, SD-2 LIDSKÉ ZDROJE, SD- 3 CESTOVNÍ NÁHRADY a SOUPISKA PŘÍJMŮ). Na těchto dílčích soupiskách zadává příjemce jednotlivé záznamy a pro každý ze záznamů vyplňuje několik údajů. V případě nutnosti zadat velký rozsah dat nemusí být ruční zadávání jednotlivých hodnot přímo v IS KP14+ efektivní. Z tohoto důvodu je v IS KP14+ zapracována funkcionalita uživatelského importu souboru ve formátu XML. Návod pro import souborů je popsán v dokumentu Import XML soupisky dokladů v IS KP14+, který je dostupný na: Pro doklad, který byl naimportován pomocí XML souboru, je na dílčí soupisce dokladů vyplněna hodnota ve sloupci ID Z EXTERNÍHO SYSTÉMU (hodnota z importovaného XML souboru). Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 9 z 83
10 2.3 Záložka SD-1 ÚČETNÍ/DAŇOVÉ DOKLADY Příjemce stiskne v levém menu záložku SD-1 ÚČETNÍ/DAŇOVÉ DOKLADY. Na záložce SD-1 ÚČETNÍ/DAŇOVÉ DOKLADY uvede příjemce seznam účetních 6 /daňových 7 dokladů nárokovaných v žádosti o platbu. Relevantní pouze pro projekty se skutečně prokazovanými výdaji a případně také s nepřímými náklady. Na této záložce se neuvádí výdaje za kapitolu rozpočtu OSOBNÍ NÁKLADY (uvádí se na záložce SD-2 LIDSKÉ ZDROJE), výdaje za kapitolu rozpočtu CESTOVNÉ (uvádí se na záložce SD-3 CESTOVNÍ NÁHRADY) a příjmy (uvádí se na záložce SOUPISKA PŘÍJMŮ). Při práci se soupiskou účetních/daňových dokladů využívá příjemce ovládací tlačítka: - NOVÝ ZÁZNAM; pro vytvoření záznamu pro nový doklad, - KOPÍROVAT ZÁZNAM; pro vytvoření kopie již existujícího záznamu dokladu, - SMAZAT ZÁZNAM; pro smazání již existujícího záznamu dokladu, - ULOŽIT; pro uložení dokladu po zadání všech údajů pro jednotlivý záznam dokladu, - STORNO; pro zrušení změn při vytváření záznamu dokladu bez uložení změn. Pro založení nového dokladu stiskne příjemce tlačítko NOVÝ ZÁZNAM. Pozn.: Aktuálně nelze zadávat doklady vystavené na zápornou hodnotu, např. v případě daňových dobropisů, záporného vyúčtování zálohové faktury apod. Pokud příjemce má doklad vystavený na zápornou hodnotu, zvolí jeden z následujících způsobů: i) Pokud je dotčený doklad navázán na některou z položek rozpočtu, do které příjemce plánuje zařadit také další výdaje, může příjemce zohlednit doklad vystavený na zápornou hodnotu v dalším výdaji zařazeném pod tuto položku tak, že sníží nárokovanou částku pro jiného dodavatele. Např. vrácená záloha dodavatelem A ve 6 Účetním dokladem se rozumí doklad vyhotovený účetní jednotkou, která na základě tohoto účetního dokladu zaúčtuje doložený účetní případ. Podkladem pro vyhotovení účetního dokladu jsou interní nebo externí záznamy, které dokladují provedení operace, která zakládá účetní případ. Interními nebo externími záznamy představují tzv. prvotní doklady, kterými jsou např. faktury, paragony, stvrzenky, účtenky, smlouvy apod. Účetní doklad musí obsahovat náležitosti stanovené v 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. 7 Daňovým dokladem se rozumí dokument vystavený prodávajícím nebo poskytovatelem služby, který je plátcem DPH. Náležitosti daňového dokladu jsou uvedeny v 26 a násl. zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Daňový doklad (např. faktura nebo účtenka) je prvotním dokladem a po doplnění náležitostí účetního dokladu se může stát účetním dokladem ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 10 z 83
11 výši Kč se vztahuje na dodávku A, příjemce chce do žádosti o platbu zahrnout uhrazenou zálohu ve výši Kč na dodávku B od dodavatele B. Do soupisky uvede částku Kč, přiloží sken zálohové faktury dodavatele B a do pole Popis výdaje příjemce uvede, že nárokovanou částku snížil o vrácenou zálohu dodavatele A z důvodu vrácení zálohy dodavatelem A. ii) příjemce nebude odečítat doklad v rámci jiného dokladu, do záložky Dokumenty vloží přílohu, ve které uvede, že má doklad vystavený na zápornou hodnotu, který je nezbytné v rámci předkládané žádosti o platbu odečíst od prokazovaných výdajů. ŘO na základě této informace sám provede snížení prokazovaných výdajů. Příjemce vyplní pole: - ZKRÁCENÝ NÁZEV SUBJEKTU (PŘÍJEMCE/PARTNERA S FINANČNÍM PŘÍSPĚVKEM); subjekt projektu, který uhradil daný výdaj, vybere příjemce pod ikonou SEZNAMU, - POLOŽKA V ROZPOČTU PROJEKTU; položka, ze které je doklad financován, vybere příjemce pod ikonou SEZNAMU, - INVESTICE/NEINVESTICE; pro uživatelsky založené položky rozpočtu 8 vybere příjemce pod ikonou ŠIPKY ručně Investice nebo Neinvestice (dle zatřídění položky v platném rozpočtu), pro předdefinované položky rozpočtu je plněno automaticky, - CELKOVÁ ČÁSTKA BEZ DPH UVEDENÁ NA DOKLADU; celková částka dokladu bez DPH za všechny položky dokladu, a to bez ohledu na to, které položky dokladu jsou nárokovány jako způsobilé výdaje projektu, - CELKOVÁ ČÁSTKA DPH UVEDENÁ NA DOKLADU 9 ; celková částka DPH uvedená na dokladu za všechny položky dokladu, a to bez ohledu na to, které položky dokladu jsou nárokovány jako způsobilé výdaje projektu, relevantní pouze pro daňové doklady, u nedaňových dokladů příjemce uvede 0; - Celková částka na dokladu je automaticky systémem dopočtena v poli CELKOVÁ ČÁSTKA UVEDENÁ NA DOKLADU; Příklad vyplnění: Příjemce má fakturu s těmito údaji: částka bez DPH: Kč, DPH ve výši 21 %: 268,80 Kč, částka celkem: 1.548,80 Kč, zaokrouhlení (haléřové vyrovnání): 0,20 Kč, celkem k úhradě: Kč. Do pole CELKOVÁ ČÁSTKA BEZ DPH UVEDENÁ NA DOKLADU příjemce uvede částku Kč, do pole CELKOVÁ ČÁSTKA DPH UVEDENÁ NA DOKLADU uvede 269 Kč (součet DPH a haléřového vyrovnání), v poli CELKOVÁ ČÁSTKA UVEDENÁ NA DOKLADU se automaticky systémem dopočte částka Kč. - ČÍSLO ÚČETNÍHO DOKLADU V ÚČETNICTVÍ; interní číslo účetního dokladu v účetnictví příjemce či partnera s finančním příspěvkem, - DATUM VYSTAVENÍ DOKLADU; datum dle dokladu, lze uvést datum vystavení prvotního dokladu anebo účetního dokladu, vybere příjemce pod ikonou KALENDÁŘE či vepíše ručně, - DATUM USKUTEČNĚNÍ ZDANITELNÉHO PLNĚNÍ; datum dle dokladu, vybere příjemce pod ikonou KALENDÁŘE či vepíše ručně. V případě nedaňových dokladů, uvede příjemce datum uskutečnění účetního případu, pokud toto datum doklad neobsahuje, pak je pro kontrolu za datum uskutečnění považováno datum vyhotovení účetního dokladu, které musí být na dokladu vždy vyznačeno. 8 Tj. položky, které nebyly předdefinovány přímo řídicím orgánem. 9 V případě, že je celková částka na daňovém dokladu zaokrouhlená na celé koruny (tedy celková částka dokladu není přesným součtem částky bez DPH na dokladu a DPH na dokladu, obsahuje tzv. haléřové vyrovnání), provede příjemce úpravu částky v poli CELKOVÁ ČÁSTKA DPH UVEDENÁ NA DOKLADU tak, aby částka v poli CELKOVÁ ČÁSTKA UVEDENÁ NA DOKLADU odpovídala skutečné celkové částce uvedené na dokladu. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 11 z 83
12 - DATUM ÚHRADY VÝDAJE; datum dle výpisu z bankovního účtu či výdajového pokladního dokladu, vybere příjemce pod ikonou KALENDÁŘE či vepíše ručně, - IČO DODAVATELE; příjemce vepíše ručně. U záznamů v soupisce, kde tento údaj není relevantní (např. souhrnné výkazy přímé podpory), uvede příjemce NR, - NÁZEV DODAVATELE; příjemce vepíše ručně. U záznamů v soupisce, kde tento údaj není relevantní (např. souhrnné výkazy přímé podpory), uvede příjemce NR (pro není relevantní), - ČÍSLO SMLOUVY/OBJEDNÁVKY, KE KTERÉ SE DOKLAD VZTAHUJE; číslo smlouvy objednávky, lze případně i zaškrtnout checkbox NERELEVANTNÍ, - ČÍSLO VÝBĚROVÉHO ŘÍZENÍ, KE KTERÉMU SE DOKLAD VZTAHUJE; číslo výběrového řízení, vybere příjemce pod ikonou SEZNAMU, lze případně i zaškrtnout checkbox VŘ NERELEVANTNÍ; je možné vybírat pouze z výběrových řízení, která jsou zadána přímo v žádosti o podporu či na již schválené zprávě o realizaci projektu nebo jsou zadány v modulu Veřejných zakázek; - ČÁSTKA BEZ DPH PŘIPADAJÍCÍ NA PROKAZOVANÉ ZPŮSOBILÉ VÝDAJE; částka bez DPH vykazovaná jako způsobilý výdaj ze zvolené položky rozpočtu projektu (tzn. včetně částky připadající na vlastní spolufinancování příjemce), - ČÁSTKA DPH PŘIPADAJÍCÍ NA PROKAZOVANÉ ZPŮSOBILÉ VÝDAJE 10 ; částka DPH vykazovaná jako způsobilý výdaj ze zvolené položky rozpočtu projektu (tzn. včetně částky připadající na vlastní spolufinancování příjemce) 11, relevantní pouze pro daňové doklady, u nedaňových dokladů příjemce uvede 0; - POPIS VÝDAJE; stručný popis výdaje. - Celková částka způsobilých výdajů pro daný doklad je automaticky systémem dopočtena v poli ZPŮSOBILÉ VÝDAJE, jedná se o součet částek z polí ČÁSTKA BEZ DPH PŘIPADAJÍCÍ NA PROKAZOVANÉ ZPŮSOBILÉ VÝDAJE a ČÁSTKA DPH PŘIPADAJÍCÍ NA PROKAZOVANÉ ZPŮSOBILÉ VÝDAJE. - PROKAZOVANÉ NEZPŮSOBILÉ VÝDAJE; jsou automaticky dopočteny systémem jako rozdíl hodnot v polích CELKOVÁ ČÁSTKA UVEDENÁ NA DOKLADU a ZPŮSOBILÉ VÝDAJE. Prokazování přímé podpory cílové skupině formou přehledových tabulek: V projektech, kde jsou výdaje na přímou podporu cílové skupiny vykazovány prostřednictvím přehledové tabulky, se kumulativní údaj z této tabulky uvede do soupisky účetních dokladů jako jeden samostatný řádek k příslušné položce rozpočtu. Platí, že mzdové příspěvky se vždy dokládají prostřednictvím přehledové tabulky ve formátu *.xls či xlsx. Pro ostatní skupiny výdajů (např. jízdné, ubytování apod.), u nichž částka zařazená do výdajů projektu nepřesahuje Kč, lze také využít přehledovou tabulkou ve formátu xls či xlsx. Vzory přehledových tabulek jsou k dispozici na odkazu: Po vložení přehledové 10 Pokud je nezbytné upravit částku připadající na způsobilé výdaje z důvodu použitého zaokrouhlení, pak příjemce postupuje obdobným postupem jako při vyplňování pole CELKOVÁ ČÁSTKA DPH UVEDENÁ NA DOKLADU. 11 Pokud má plátce DPH nárok na odpočet daně na vstupu, je DPH nezpůsobilým výdajem. V tomto případě příjemce pole nevyplňuje. Pokud plátce DPH přijatá zdanitelná plnění použije jak pro uskutečnění své ekonomické činnosti, tak pro účely s ní nesouvisející, je způsobilou buď poměrná část DPH, nebo část DPH v krácené výši (odpovídající rozsahu použití nesouvisejícího s ekonomickou činností). Dále je způsobilým výdajem DPH v plné výši, pokud plátce nemá možnost nárokovat si odpočet daně na vstupu, protože plnění nepoužije pro svou ekonomickou činnost. Pro neplátce DPH je DPH způsobilým výdajem. V těchto případech příjemce do pole vyplní příslušnou výši DPH. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 12 z 83
13 tabulky do IS KP14+ je nezbytné tabulku elektronicky podepsat osobou oprávněnou jednat (ve věci žádostí o platbu) za příjemce. Jednotlivá dílčí pole souhrnného záznamu přímé podpory k příslušné položce rozpočtu se vyplní následovně: - ZKRÁCENÝ NÁZEV SUBJEKTU, POLOŽKA V ROZPOČTU PROJEKTU, INVESTICE/NEINVESTICE, CELKOVÁ ČÁSTKA BEZ DPH UVEDENÁ NA DOKLADU, CELKOVÁ ČÁSTKA DPH UVEDENÁ NA DOKLADU, IČO DODAVATELE, NÁZEV DODAVATELE, ČÍSLO SMLOUVY/OBJEDNÁVKY, KE KTERÉ SE DOKLAD VZTAHUJE, ČÍSLO VÝBĚROVÉHO ŘÍZENÍ, KE KTERÉMU SE DOKLAD VZTAHUJE vyplnění je totožné jako u klasického účetního dokladu. - ČÍSLO ÚČETNÍHO DOKLADU V ÚČETNICTVÍ vyplňte NR (pro není relevantní) - DATUM VYSTAVENÍ DOKLADU; uvádí se datum odpovídající poslednímu dni sledovaného období, za které jsou výdaje přímé podpory nárokovány. Např. ZoR/ŽoP projektu je předkládána za období , vyplní se datum , - DATUM USKUTEČNĚNÍ ZDANITELNÉHO PLNĚNÍ; uvádí se datum odpovídající poslednímu dni sledovaného období, za které jsou výdaje přímé podpory nárokovány. Např. ZoR/ŽoP projektu je předkládána za období , vyplní se datum , - DATUM ÚHRADY VÝDAJE; uvádí se datum odpovídající poslednímu dni sledovaného období, za které jsou výdaje přímé podpory nárokovány. Např. ZoR/ŽoP projektu je předkládána za období , vyplní se datum , - ČÁSTKA BEZ DPH PŘIPADAJÍCÍ NA PROKAZOVANÉ ZPŮSOBILÉ VÝDAJE; uváděná částka je totožná s hodnotou pole CELKOVÁ ČÁSTKA BEZ DPH UVEDENÁ NA DOKLADU, - ČÁSTKA DPH PŘIPADAJÍCÍ NA PROKAZOVANÉ ZPŮSOBILÉ VÝDAJE; uváděná částka je totožná s hodnotou pole CELKOVÁ ČÁSTKA DPH UVEDENÁ NA DOKLADU. Dokumentem přikládaným k tomuto záznamu v soupisce je přehledová tabulka. Příjemce si může: - celou soupisku vyexportovat stiskem tlačítka EXPORT STANDARDNÍ, - pro každý ze sloupců soupisky zobrazit součet stiskem tlačítka ŠIPKY v posledním řádku každého ze sloupců soupisky, - měnit šířku sloupců tahem za linku mezi sloupci soupisky a využívat horizontálních a vertikálních posuvníků. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 13 z 83
14 IS KP14+ umožňuje přiložit ke každému ze záznamů dokladu přílohu/přílohy. K soupisce příjemce POVINNĚ přikládá sken účetních dokladů, u kterých je částka výdaje navržená k zařazení mezi způsobilé výdaje projektu vyšší než Kč. 12 Toto neplatí pro nepřímé náklady, resp. pro náklady v rámci 40% paušální sazby. Za tímto účelem příjemce nejprve klikne na řádek v soupisce, k níž se doklad vztahuje, a následně stiskne tlačítko NOVÝ ZÁZNAM. V případě, že se jeden účetní doklad vztahuje k více řádkům v soupisce, není potřeba ho vkládat znova ke každému tomuto řádku. Účetní doklad příjemce vloží k prvnímu řádku v pořadí a v následujících řádcích, vyplní shodně pole NÁZEV DOKUMENTU a do pole ODKAZ NA UMÍSTĚNÍ DOKUMENTU uvede číslo řádku v soupisce, pod který byl dokument fyzicky vložen. Technologie používaná pro IS KP14+ umožní vložit dokument o velikosti maximálně 100 MB. 12 Doklady, které toto vymezení nezahrnuje, nejsou předkládány spolu se žádostmi o platbu a jejich případná kontrola probíhá v rámci kontroly na místě (u příjemce či partnera, pokud je to relevantní). Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 14 z 83
15 Příjemce vyplní pole: - NÁZEV DOKUMENTU, - SOUBOR; Příjemce přiloží elektronickou verzi dokumentu, - ODKAZ NA UMÍSTĚNÍ DOKUMENTU; Příjemce vloží odkaz na dokument, pokud ho není možné přiložit v elektronické verzi v poli SOUBOR (jedná se o webový odkaz, případně odkaz na jiný řádek soupisky, ke kterému byl dokument již vložen), - POPIS DOKUMENTU; textové pole pro případ, že by bylo nutné obsah upřesňovat nad rámec údajů uvedených v řádku soupisky. Příjemce stiskne tlačítko ULOŽIT. 2.4 Záložka SD-2 LIDSKÉ ZDROJE Příjemce stiskne v levém menu záložku SD-2 LIDSKÉ ZDROJE. Na záložce SD-2 LIDSKÉ ZDROJE uvádí příjemce seznam výdajů nárokovaných v žádosti o platbu v rámci kapitoly rozpočtu OSOBNÍ NÁKLADY. Relevantní pro projekty se skutečně prokazovanými výdaji a případně také s nepřímými náklady a také pro projekty využívající 40% paušální sazbu. Při práci se soupiskou lidských zdrojů využívá příjemce ovládací tlačítka: - NOVÝ ZÁZNAM; pro vytvoření záznamu pro nový doklad, - KOPÍROVAT ZÁZNAM; pro vytvoření kopie již existujícího záznamu dokladu, - SMAZAT ZÁZNAM; pro smazání již existujícího záznamu dokladu, - ULOŽIT; pro uložení dokladu po zadání všech údajů pro jednotlivý záznam dokladu, - STORNO; pro zrušení změn při vytváření záznamu dokladu bez uložení změn. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 15 z 83
16 Pro založení nového záznamu stiskne příjemce tlačítko NOVÝ ZÁZNAM. Záznam se vztahuje ke konkrétnímu pracovněprávnímu vztahu, na základě kterého je pracovník zapojen do projektu (uvádí se pouze údaje týkající se tohoto pracovněprávního vztahu). Příjemce vyplní pole: - ZKRÁCENÝ NÁZEV SUBJEKTU (PŘÍJEMCE/PARTNERA S FINANČNÍM PŘÍSPĚVKEM); subjekt projektu, který uhradil daný výdaj, vybere příjemce pod ikonou SEZNAMU, - POLOŽKA V ROZPOČTU PROJEKTU; položka, ze které je doklad financován, vybere příjemce pod ikonou SEZNAMU, - IDENTIFIKACE KALENDÁŘNÍHO ROKU A MĚSÍCE, K NĚMUŽ SE VZTAHUJÍ OSOBNÍ NÁKLADY; údaj dle výplatní pásky, vybere příjemce pod ikonou KALENDÁŘE, - PŘÍJMENÍ PRACOVNÍKA; údaj dle výplatní pásky, - JMÉNO PRACOVNÍKA; údaj dle výplatní pásky, - DRUH PRACOVNĚ PRÁVNÍHO VZTAHU; vybere příjemce pod ikonou ŠIPKY ručně z položek: o Pracovní smlouva, o Dohoda o pracovní činnosti, o Dohoda o provedení práce do 10 tis. Kč vč. měsíčně, o Dohoda o provedení práce nad 10 tis. Kč měsíčně, - FOND PRACOVNÍ DOBY PRACOVNÍKA U ZAMĚSTNAVATELE V DANÉM MĚSÍCI V HODINÁCH; celkový počet hodin v rámci daného pracovněprávního vztahu (součet odpracovaných hodin 13, dovolené a hodin s náhradou mzdy/platu/odměny z dohody za překážky v práci hrazenými zaměstnavatelem, např. doba pracovní neschopnosti, indispoziční volno, návštěva lékaře, účast na svatebním obřadu apod.), pokud se na pracovníka vztahuje povinnost vyplňovat pracovní výkaz, pak zde příjemce vyplní údaj z pracovního výkazu, a to z pole Celkový počet hodin v rámci daného pracovněprávního vztahu. - POČET ODPRACOVANÝCH HODIN NA PROJEKTU; počet hodin připadajících na práci pro projekt v daném měsíci, počet hodin relevantních pro projekt v režimu skutečně prokazovaných výdajů (součet odpracovaných hodin, dovolené a hodin s náhradou mzdy/platu/odměny z dohody za překážky v práci hrazenými 13 Pokud na jinak pracovní den zaměstnance připadne státní svátek a zaměstnanec v tento den nevykonává zaměstnání, pak se hodiny připadající na státní svátek také započítávají do odpracovaných hodin. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 16 z 83
17 zaměstnavatelem), pokud se na pracovníka vztahuje povinnost vyplňovat pracovní výkaz, pak zde příjemce uvede údaj z pracovního výkazu, a to z pole Počet hodin relevantních pro projekt v režimu skutečně prokazovaných výdajů. Příklad vyplnění: Pracovník projektu je zaměstnán na pracovní smlouvu, v rámci které má určeno: celkový úvazek 1,0, rozvržení pracovní doby: 8 hodin denně od pondělí do pátku, přičemž 0,5 úvazek je pro činnosti mimo projekt a 0,5 úvazek je vymezen na projektové činnosti v režimu skutečně prokazovaných výdajů. Plánovaný počet hodin, které měl v měsíci odpracovat: 184 hodin, z toho 11 dní skutečně odpracoval (88 hodin), 2 dny připadly na státní svátek (16 hodin), 3 dny zaměstnanec čerpal dovolenou (24 hodin), 2 dny čerpal indispoziční volno, za které zaměstnavatel poskytuje náhradu mzdy (16 hodin), a 5 dní nebyl přítomen z důvodu ošetřování člena rodiny (40 hodin). Do pole FOND PRACOVNÍ DOBY PRACOVNÍKA U ZAMĚSTNAVATELE V DANÉM MĚSÍCI V HODINÁCH příjemce uvede hodnotu 144 hodin (součet odpracovaných hodin, dovolené a indispozičního volna). Do pole POČET ODPRACOVANÝCH HODIN NA PROJEKTU pak příjemce uvede hodnotu 72 hodin (součet odpracovaných hodin, dovolené a indispozičního volna, které odpovídají úvazku 0,5 pro projekt). - ZÚČTOVANÁ HRUBÁ MZDA/PLAT V DANÉM MĚSÍCI; zúčtovaná hrubá mzda/plat odměna z dohody dle výplatní pásky připadající na daný pracovněprávní vztah (tj. vč. odměn a příplatků, dovolené, není zahrnuta náhrada mzdy/platu/odměny z dohody při pracovní neschopnosti hrazená zaměstnavatelem, projektová i neprojektová část úvazku). V případě odměn rozpočtovaných na samostatnou položku rozpočtu se zde uvádí výše odměny), - DATUM ÚHRADY VÝDAJE; datum úhrady čisté mzdy/platu/odměny z dohody dle výpisu z bankovního účtu či výdajového pokladního dokladu, vybere příjemce pod ikonou KALENDÁŘE či vepíše ručně, - JINÉ VÝDAJE (ODVÁDÍ SE Z NICH ODVODY); může být využito v případě, kdy by částka prokazovaných způsobilých výdajů z projektu vypočítaná na základě hrubé mzdy/platu a počtu hodin odpracovaných pro projekt neodpovídala tomu, jaké osobní výdaje je třeba do výdajů projektu zařadit 14 ; tj. toto pole lze využít jako nástroj pro korekci v případě, kdy zaměstnanec pobírá odlišnou hodinovou mzdu/plat za činnosti pro projekt a odlišnou pro ostatní aktivity u zaměstnavatele 15. Údaj z pole JINÉ VÝDAJE je systémem využit pro výpočet hrubé mzdy/platu/odměny z dohody v poli MZDOVÝ/PLATOVÝ VÝDAJ. Příklad vyplnění č. 1 - provedení kladné korekce 14 Systém počítá hrubou mzdu/plat/odměnu z dohody připadající na projekt automaticky v poli MZDOVÝ/PLATOVÝ VÝDAJ, a to na základě údajů zadaných v polích FOND PRACOVNÍ DOBY PRACOVNÍKA U ZAMĚSTNAVATELE V DANÉM MĚSÍCI V HODINÁCH, POČET ODPRACOVANÝCH HODIN NA PROJEKTU, ZÚČTOVANÁ HRUBÁ MZDA/PLAT V DANÉM MĚSÍCI a JINÉ VÝDAJE (ODVÁDÍ SE Z NICH ODVODY). V poli MZDOVÝ/PLATOVÝ VÝDAJ je nastaven vzorec: (ZÚČTOVANÁ HRUBÁ MZDA/PLAT V DANÉM MĚSÍCI/ FOND PRACOVNÍ DOBY PRACOVNÍKA U ZAMĚSTNAVATELE V DANÉM MĚSÍCI V HODINÁCH * POČET ODPRACOVANÝCH HODIN NA PROJEKTU) + JINÉ VÝDAJE (ODVÁDÍ SE Z NICH ODVODY). 15 Při stanovení výše hodinové sazby za práci pro projekt u osob, které vykonávají stejnou či obdobnou práci i mimo realizaci projektu, je příjemce povinen brát v úvahu výši sazeb těchto zaměstnanců za činnosti mimo projekt. Pokud zaměstnanec zajišťuje v projektu stejnou či obdobnou činnost, jakou vykonává mimo projekt, pak se výše sazby za práci pro projekt a za stejnou či obdobnou práci bez vazby na projekt nemohou (na základě zákona č. 262/2000 Sb., zákoníku práce) lišit. Vyšší hodinová sazba za práci pro projekt může být stanovena pouze v odůvodněných případech a s ohledem na charakter vykonávané činnosti s projektem nesouvisející. Při kolizi tohoto pravidla s pravidlem ohledně obvyklých mezd/platů platí, že do způsobilých výdajů projektu lze zařadit pouze osobní výdaje, které jsou přiměřené, tj. neporušují pravidlo o obvyklých mzdách/platech. Zaměstnavatel vždy může do způsobilých výdajů projektu uplatnit pouze část osobních nákladů za daného zaměstnance. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 17 z 83
18 Pracovník projektu je zaměstnán na pracovní smlouvu, v rámci které má určeno: celkový úvazek 1,0, hrubá mzda celkem Kč, přičemž 0,5 úvazek je pro činnosti mimo projekt, hrubá mzda Kč, a 0,5 úvazek je vymezen na projektové činnosti, hrubá mzda Kč. Celkový počet hodin u zaměstnavatele činil v měsíci 176 hodin a počet hodin připadajících na projekt 88, celková zúčtovaná hrubá mzda dosáhla Kč, z toho na projekt připadá Kč. Příjemce vyplní do pole FOND PRACOVNÍ DOBY PRACOVNÍKA U ZAMĚSTNAVATELE V DANÉM MĚSÍCI V HODINÁCH hodnotu 176, do pole POČET ODPRACOVANÝCH HODIN NA PROJEKTU hodnotu 88, do pole ZÚČTOVANÁ HRUBÁ MZDA/PLAT V DANÉM MĚSÍCI hodnotu Kč, systém automaticky dopočte pole HODINOVÁ MZDA/PLAT, tedy 142,05, HODINOVÁ MZDA S PŘESNOSTÍ NA 12 DESETINNÝCH MÍST, tedy 142, , a MZDOVÝ/PLATOVÝ VÝDAJ, tedy Kč. Aby bylo zajištěno, že údaj v poli MZDOVÝ/PLATOVÝ VÝDAJ bude odpovídat částce Kč, příjemce uvede do pole JINÉ VÝDAJE (ODVÁDÍ SE Z NICH ODVODY) částku Kč. Po stisknutí ULOŽIT se do pole MZDOVÝ/PLATOVÝ VÝDAJ automaticky dopočte částka Kč. Příklad vyplnění č. 2 - provedení záporné korekce Pracovník projektu je zaměstnán na pracovní smlouvu, v rámci které má určeno: celkový úvazek 1,0, hrubá mzda celkem Kč, přičemž 0,5 úvazek je pro činnosti mimo projekt, hrubá mzda Kč, a 0,5 úvazek je vymezen na projektové činnosti, hrubá mzda Kč. Celkový počet hodin u zaměstnavatele činil v měsíci 168 hodin a počet hodin připadajících na projekt 84, celková zúčtovaná hrubá mzda dosáhla Kč, z toho na projekt připadá Kč. Pokud by příjemce postupoval postupem uvedeným v příkladu č. 1, pak bez provedení korekce v poli JINÉ VÝDAJE (ODVÁDÍ SE Z NICH ODVODY) systém spočítá hrubou mzdu připadající na projekt ve výši Kč ( Kč/168 * 84). Protože hrubá mzda na projektu činí Kč, příjemce provede v poli JINÉ VÝDAJE (ODVÁDÍ SE Z NICH ODVODY) korekci uvedením záporné hodnoty Kč. Po stisknutí ULOŽIT se do pole MZDOVÝ/PLATOVÝ VÝDAJ automaticky dopočte částka Kč. - JINÉ VÝDAJE (NEODVÁDÍ SE Z NICH ODVODY); případné způsobilé výdaje v Kč, ze kterých se neodvádí odvody na sociální a zdravotní pojištění jako např. náhrada mzdy/platu/odměny z dohody při pracovní neschopnosti hrazená zaměstnavatelem (nárokovatelné pouze za , resp den pracovní neschopnosti/karantény), odvod do fondu kulturních a sociálních potřeb event. další relevantní údaje. Do pole lze zadat také zápornou hodnotu. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 18 z 83
19 - POJISTNÉ NA SOCIÁLNÍ A ZDRAVOTNÍ POJIŠTĚNÍ ZAMĚSTNAVATELE; pojistné hrazené zaměstnavatelem (relevantní pro pracovní smlouvu, dohodu o pracovní činnosti 16, dohodu o provedení práce nad 10 tis. Kč měsíčně 17 ) ovšem pouze částku připadající na prokazované způsobilé výdaje. Výši pojistného počítejte z částky uvedené v poli MZDOVÝ/PLATOVÝ VÝDAJ. Systém automaticky dopočte pole: - HODINOVÁ MZDA/PLAT, - HODINOVÁ MZDA S PŘESNOSTÍ NA 12 DESETINNÝCH MÍST, - MZDOVÝ/PLATOVÝ VÝDAJ, - PROKAZOVANÉ ZPŮSOBILÉ OSOBNÍ VÝDAJE (celková částka způsobilých výdajů z projektu za daný záznam) Příjemce si může: - celou soupisku vyexportovat stiskem tlačítka EXPORT STANDARDNÍ, - pro každý ze sloupců soupisky zobrazit součet stiskem tlačítka ŠIPKY v posledním řádku každého ze sloupců soupisky, - měnit šířku sloupců tahem za linku mezi sloupci soupisky a využívat horizontálních a vertikálních posuvníků. 16 Povinnost hradit odvody na sociální pojištění vzniká zaměstnavateli za zaměstnance v případě, že zaměstnanec pracuje na základě pracovní smlouvy/dohody o pracovní činnosti/je ve služebním poměru a nejedná se o zaměstnání malého rozsahu. Zaměstnáním malého rozsahu je dle 7 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, takové zaměstnání, ve kterém sjednaný započitatelný příjem za kalendářní měsíc nedosahuje aspoň částky Kč, nebo ve kterém nebyl započitatelný příjem za kalendářní měsíc sjednán vůbec. Při výkonu zaměstnání malého rozsahu se odvody na sociální pojištění hradí pouze v případě, že zaměstnanci byl v kalendářním měsíci zúčtován příjem alespoň Kč. Odvody na zdravotní pojištění hradí zaměstnavatel v případě, že zúčtovaný příjem u pracovní smlouvy/služebního poměru/dohody o pracovní činnosti činí alespoň Kč. Zaměstnání malého rozsahu není pro účely zdravotního pojištění relevantní, rozhodující je skutečně zúčtovaný příjem. 17 Z činnosti vykonávané na základě dohody o provedení práce odvádí zaměstnavatel odvody na sociální a zdravotní pojištění, pokud byl zaměstnanci v kalendářním měsíci zúčtován příjem vyšší než Kč. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 19 z 83
20 IS KP14+ umožňuje přiložit ke každému ze záznamů přílohu/přílohy. K soupisce příjemce POVINNĚ přikládá sken účetních dokladů, u kterých je částka výdaje navržená k zařazení mezi způsobilé výdaje projektu vyšší než Kč. 18 Toto neplatí pro nepřímé náklady, resp. pro náklady v rámci 40% paušální sazby. V případě osobních nákladů jsou požadovanými dokumenty: pracovní výkaz (pokud z pravidel OPZ vyplývá, že pro daného pracovníka je povinností jej zpracovávat). Za tímto účelem příjemce nejprve klikne na řádek v soupisce, k níž se doklad vztahuje, a následně NOVÝ ZÁZNAM. V případě, že se jeden účetní doklad vztahuje k více řádkům v soupisce, není potřeba ho vkládat znova ke každému tomuto řádku. Účetní doklad příjemce vloží k prvnímu řádku v pořadí a v následujících řádcích, vyplní shodně pole NÁZEV DOKUMENTU a do pole ODKAZ NA UMÍSTĚNÍ DOKUMENTU uvede číslo řádku v soupisce, pod který byl dokument fyzicky vložen. Technologie používaná pro IS KP14+ umožní vložit dokument o velikosti maximálně 100 MB. Příjemce vyplní pole: - NÁZEV DOKUMENTU, - SOUBOR; Příjemce přiloží elektronickou verzi dokumentu, - ODKAZ NA UMÍSTĚNÍ DOKUMENTU; Příjemce vloží odkaz na dokument, pokud ho není možné přiložit v elektronické verzi v poli SOUBOR, (jedná se o webový odkaz). 18 Doklady, které toto vymezení nezahrnuje, nejsou předkládány spolu se žádostmi o platbu a jejich případná kontrola probíhá v rámci kontroly na místě (u příjemce či partnera, pokud je to relevantní). Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 20 z 83
21 - POPIS DOKUMENTU; textové pole pro případ, že by bylo nutné obsah upřesňovat nad rámec údajů uvedených v řádku soupisky. Příjemce stiskne tlačítko ULOŽIT. 2.5 Záložka SD-3 CESTOVNÍ NÁHRADY Příjemce stiskne v levém menu záložku SD-3 CESTOVNÍ NÁHRADY. Na záložce SD-3 CESTOVNÍ NÁHRADY uvádí příjemce seznam výdajů nárokovaných v žádosti o platbu v rámci kapitoly rozpočtu CESTOVNÉ. Relevantní pouze pro projekty se skutečně prokazovanými výdaji. Při práci se soupiskou cestovného využívá příjemce ovládací tlačítka: - NOVÝ ZÁZNAM; pro vytvoření záznamu pro nový doklad, - KOPÍROVAT ZÁZNAM; pro vytvoření kopie již existujícího záznamu dokladu, - SMAZAT ZÁZNAM; pro smazání již existujícího záznamu dokladu, - ULOŽIT; pro uložení dokladu po zadání všech údajů pro jednotlivý záznam dokladu, - STORNO; pro zrušení změn při vytváření záznamu dokladu bez uložení změn. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 21 z 83
22 Pro založení nového záznamu stiskne příjemce tlačítko NOVÝ ZÁZNAM. Příjemce vyplní pole: - ZKRÁCENÝ NÁZEV SUBJEKTU (PŘÍJEMCE/PARTNERA S FINANČNÍM PŘÍSPĚVKEM); subjekt projektu, který uhradil daný výdaj, vybere příjemce pod ikonou SEZNAMU, - POLOŽKA V ROZPOČTU PROJEKTU; položka, ze které je doklad financován, vybere příjemce pod ikonou SEZNAMU, - ČÍSLO ÚČETNÍHO DOKLADU V ÚČETNICTVÍ; interní číslo účetního dokladu v účetnictví příjemce či partnera s finančním příspěvkem, - PŘÍJMENÍ PRACOVNÍKA; příjmení pracovníka vyslaného na pracovní cestu, - JMÉNO PRACOVNÍKA; jméno pracovníka vyslaného na pracovní cestu, - DRUH PRACOVNÍ CESTY; vybere příjemce pod ikonou ŠIPKY ručně z hodnot: o Tuzemská, o Zahraniční, o Zahraniční expert, - ÚČEL PRACOVNÍ CESTY; stručný účel cesty (např. workshop, konference), - DATUM ZAHÁJENÍ PRACOVNÍ CESTY, vybere příjemce pod ikonou KALENDÁŘE či vepíše ručně, - DATUM UKONČENÍ PRACOVNÍ CESTY, vybere příjemce pod ikonou KALENDÁŘE či vepíše ručně, - PROKAZOVANÉ ZPŮSOBILÉ VÝDAJE NA PRACOVNÍ CESTU; veškeré uhrazené výdaje hrazené z příslušné položky rozpočtu projektu (vyúčtování s účastníkem z pracovní cesty, např. výdaje na letenky, ubytování a další výdaje, které příjemce/zaměstnavatel na pracovní cestu vynaložil a které dle pravidel OPZ patří do přímých nákladů projektu), v případě zahraničních expertů v ČR se uplatňují náhrady, tzv. per diems. Příjemce si může: - celou soupisku vyexportovat stiskem tlačítka EXPORT STANDARDNÍ, - pro každý ze sloupců soupisky zobrazit součet stiskem tlačítka ŠIPKY v posledním řádku každého ze sloupců soupisky, - měnit šířku sloupců tahem za linku mezi sloupci soupisky a využívat horizontálních a vertikálních posuvníků. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 22 z 83
23 IS KP14+ umožňuje přiložit ke každému ze záznamů přílohu/přílohy. K soupisce příjemce POVINNĚ přikládá sken účetních dokladů, u kterých je částka výdaje navržená k zařazení mezi způsobilé výdaje projektu vyšší než Kč. 19 Toto neplatí pro nepřímé náklady, resp. pro náklady v rámci 40% paušální sazby. Za tímto účelem příjemce nejprve klikne na řádek v soupisce, k níž se doklad vztahuje, a stiskne tlačítko NOVÝ ZÁZNAM. V případě, že se jeden účetní doklad vztahuje k více řádkům v soupisce, není potřeba ho vkládat znova ke každému tomuto řádku. Účetní doklad příjemce vloží k prvnímu řádku v pořadí a v následujících řádcích, vyplní shodně pole NÁZEV DOKUMENTU a do pole ODKAZ NA UMÍSTĚNÍ DOKUMENTU uvede číslo řádku v soupisce, pod který byl dokument fyzicky vložen. Technologie používaná pro IS KP14+ umožní vložit dokument o velikosti maximálně 100 MB. Příjemce vyplní pole: - NÁZEV DOKUMENTU, - SOUBOR; Příjemce přiloží elektronickou verzi dokumentu, - ODKAZ NA UMÍSTĚNÍ DOKUMENTU; Příjemce vloží odkaz na dokument, pokud ho není možné přiložit v elektronické verzi v poli SOUBOR, (jedná se o webový odkaz). - POPIS DOKUMENTU; textové pole pro případ, že by bylo nutné obsah upřesňovat nad rámec údajů uvedených v řádku soupisky. Příjemce stiskne tlačítko ULOŽIT. 19 Doklady, které toto vymezení nezahrnuje, nejsou předkládány spolu se žádostmi o platbu a jejich případná kontrola probíhá v rámci kontroly na místě (u příjemce či partnera, pokud je to relevantní). Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 23 z 83
24 2.6 Záložka SOUPISKA PŘÍJMŮ Příjemce stiskne v levém menu záložku SOUPISKA PŘÍJMŮ. Na záložce SOUPISKA PŘÍJMŮ uvádí příjemce čisté příjmy, jejichž vykazování upravuje kap. pojmenovaná Příjmy v příslušné specifické části pravidel pro žadatele a příjemce. 20 Hodnota příjmů zde uvedených se rovná částce uváděné v poli ČISTÉ JINÉ PENĚŽNÍ PŘÍJMY ve formuláři zprávy o realizaci projektu, tj. soupiska má pouze jeden řádek zaznamenávající hodnotu čistých příjmů. Při práci se soupiskou příjmů využívá příjemce ovládací tlačítka: - NOVÝ ZÁZNAM; pro vytvoření záznamu pro nový doklad, - KOPÍROVAT ZÁZNAM; pro vytvoření kopie již existujícího záznamu dokladu, - SMAZAT ZÁZNAM; pro smazání již existujícího záznamu dokladu, - ULOŽIT; pro uložení dokladu po zadání všech údajů pro jednotlivý záznam dokladu, - STORNO; pro zrušení změn při vytváření záznamu dokladu bez uložení změn. 20 Tj. Specifické části pravidel pro žadatele a příjemce v rámci OPZ pro projekty se skutečně vzniklými výdaji a případně také s nepřímými náklady nebo Specifické části pravidel pro žadatele a příjemce v rámci OPZ pro projekty financované s využitím 40% paušální sazby. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 24 z 83
25 Pro založení nového záznamu stiskne příjemce tlačítko NOVÝ ZÁZNAM. Vzhledem k nastavenému mechanismu vykazování příjmů v OPZ vyplní příjemce pole následovně: - ČÍSLO ÚČETNÍHO DOKLADU V ÚČETNICTVÍ; příjemce uvede NR (pro není relevantní), - DATUM PŘÍJMU; uvádí se datum odpovídající poslednímu dni sledovaného období, za které jsou příjmy vykazovány. Např. ZoR/ŽoP projektu je předkládána za období , vyplní se datum , - VYKÁZANÉ PŘÍJMY; částka čistého peněžního příjmu, - ZKRÁCENÝ NÁZEV SUBJEKTU (PŘÍJEMCE/PARTNERA); příjemce vždy vybere ze seznamu sám sebe, - POPIS PŘÍJMU; textové pole pro krátký popis charakteru příjmů, které příjemce získal. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 25 z 83
26 Vzhledem k tomu, že se hodnota čistého příjmu vykazuje jednou souhrnnou částkou, nepřikládají se žádné přílohy prokazující dílčí příjmy (příjemce nevyplňuje pole NÁZEV DOKUMENTU a nepřipojuje přílohu). Kontrola dokladů souvisejících s prokazovanými příjmy je součástí kontroly na místě. 2.7 Záložka NEZPŮSOBILÉ VÝDAJE Příjemce nevyplňuje. 2.8 Záložka DOKUMENTY Příjemce stiskne v levém menu záložku DOKUMENTY. Na záložce DOKUMENTY může příjemce vložit přílohy, které jsou podkladem pro aktuální žádost o platbu a nezařadil je jako přílohy záznamů v soupiskách (viz výše). Jedná se například o bankovní výpisy/výdajové pokladní doklady 21, prezenční listiny, podrobnosti k deklarované insolvenci/exekuci v čestném prohlášení (viz záložka ČESTNÁ PROHLÁŠENÍ), v případě přenesené daňové povinnosti se přikládá specifická příloha daňového přiznání atd. Při práci s dokumenty využívá příjemce ovládací tlačítka: - NOVÝ ZÁZNAM; pro vytvoření záznamu pro nový doklad, - KOPÍROVAT ZÁZNAM; pro vytvoření kopie již existujícího záznamu dokladu, - SMAZAT ZÁZNAM; pro smazání již existujícího záznamu dokladu, - ULOŽIT; pro uložení dokladu po zadání všech údajů pro jednotlivý záznam dokladu, - STORNO; pro zrušení změn při vytváření záznamu dokladu bez uložení změn. 21 Slouží jako doklad o úhradě výdajů zařazených do žádosti o platbu. V rámci žádosti o platbu příjemce dokládá úhradu k těm dokladům příjemce nebo partnera s finančním příspěvkem, u kterých je částka výdaje navržená k zařazení mezi způsobilé výdaje projektu vyšší než Kč. V případě organizačních složek státu lze nahradit doklad o úhradě jinými doklady vypovídajícími o úhradě výdaje, např. likvidačními listy k fakturám, čestným prohlášením o provedení úhrady apod. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 26 z 83
27 Příjemce vyplní pole: - NÁZEV DOKUMENTU, - SOUBOR; Příjemce přiloží elektronickou verzi dokumentu, - ODKAZ NA UMÍSTĚNÍ DOKUMENTU; Příjemce vloží webový odkaz, pokud se jedná o dokument, který není možné přiložit a je současně k dispozici veřejně prostřednictvím webových stránek. - POPIS DOKUMENTU; příjemce vyplní textové pole s krátkým popisem obsahu dokumentu. Příjemce stiskne tlačítko ULOŽIT. Jakýkoli soubor vložený na záložku DOKUMENTY lze případně i samostatně podepsat. Systém zobrazí dokument zařazený do žádosti o platbu v poli SOUBOR. Příjemce si může soubor zobrazit kliknutím na tlačítko OTEVŘÍT. Příjemce zahájí proces podpisu stiskem ikony PEČÍTKY. Systém zobrazí okno pro připojení elektronického podpisu. Příjemce připojí svůj kvalifikovaný elektronický podpis (např. od První certifikační autority, a.s.). Dle nastavení svého PC připojí podpis ze Systémového úložiště nebo ze Souboru a stiskne tlačítko DOKONČIT. V případě potřeby vloží i heslo k elektronickému podpisu. Technologie používaná pro IS KP14+ umožní vložit dokument o velikosti maximálně 100 MB. Příjemce si může: - celý seznam dokumentů vyexportovat stiskem tlačítka EXPORT STANDARDNÍ, - měnit šířku sloupců tahem za linku mezi sloupci soupisky a využívat horizontálních a vertikálních posuvníků. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 27 z 83
28 2.9 Záložka SOUHRNNÁ SOUPISKA naplnění soupisky Příjemce stiskne v levém menu záložku SOUHRNNÁ SOUPISKA. Systém zobrazí nevyplněnou SOUHRNNOU SOUPISKU. Příjemce stiskne tlačítko NAPLNIT DATA Z DOKLADŮ SOUPISKY. Systém automaticky vyplní všechna pole (s výjimkou pole PROKAZOVANÉ DALŠÍ VÝDAJE STANOVENÉ SAZBOU ČI PAUŠÁLEM): - ZPŮSOBILÉ VÝDAJE = PROKAZOVANÉ ZPŮSOBILÉ VÝDAJE PŘÍMÉ + PROKAZOVANÉ DALŠÍ VÝDAJE STANOVENÉ SAZBOU ČI PAUŠÁLEM, - PROKAZOVANÉ ZPŮSOBILÉ VÝDAJE PŘÍMÉ = ZPŮSOBILÉ VÝDAJE INVESTIČNÍ + ZPŮSOBILÉ VÝDAJE NEINVESTIČNÍ - PROKAZOVANÉ DALŠÍ VÝDAJE STANOVENÉ SAZBOU ČI PAUŠÁLEM, - JINÉ PENĚŽNÍ PŘÍJMY VYKAZOVANÉ = celková částka ze záložky SOUPISKA PŘÍJMŮ, - ZPŮSOBILÉ VÝDAJE CELKEM = ZPŮSOBILÉ VÝDAJE INVESTIČNÍ + ZPŮSOBILÉ VÝDAJE NEINVESTIČNÍ, - ZPŮSOBILÉ VÝDAJE INVESTIČNÍ = celková částka investičních výdajů ze záložky SD-1 ÚČETNÍ/DAŇOVÉ DOKLADY, - ZPŮSOBILÉ VÝDAJE NEINVESTIČNÍ = celková částka neinvestičních výdajů ze záložky SD-1 ÚČETNÍ/DAŇOVÉ DOKLADY + celková částka ze záložky SD-2 Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 28 z 83
29 LIDSKÉ ZDROJE + celková částka ze záložky SD-3 CESTOVNÍ NÁHRADY + částka z pole PROKAZOVANÉ DALŠÍ VÝDAJE STANOVENÉ SAZBOU ČI PAUŠÁLEM 22, - ZPŮSOBILÉ VÝDAJE KŘÍŽOVÉ FINANCOVÁNÍ INVESTIČNÍ = celková částka položek křížového financování ze záložky SD-1 ÚČETNÍ/DAŇOVÉ DOKLADY, - ZPŮSOBILÉ VÝDAJE KŘÍŽOVÉHO FINANCOVÁNÍ NEINVESTIČNÍ = vždy hodnota 0,00, - PROKAZOVANÉ ZPŮSOBILÉ VÝDAJE OČIŠTĚNÉ O PŘÍJMY = ZPŮSOBILÉ VÝDAJE CELKEM JINÉ PENĚŽNÍ PŘÍJMY VYKAZOVANÉ, - PROKAZOVANÉ ZPŮSOBILÉ VÝDAJE OČIŠTĚNÉ O PŘÍJMY INVESTIČNÍ = ZPŮSOBILÉ VÝDAJE INVESTIČNÍ, - PROKAZOVANÉ ZPŮSOBILÉ VÝDAJE OČIŠTĚNÉ O PŘÍJMY NEINVESTIČNÍ = ZPŮSOBILÉ VÝDAJE NEINVESTIČNÍ JINÉ PENĚŽNÍ PŘÍJMY VYKAZOVANÉ. Příjemce, který má nárok na nepřímé náklady, resp. na náklady v rámci 40% paušální sazby, pokud nedošlo k automatickému naplnění (pole je v takovém případě dále needitovatelné) 23 vyplní částku nepřímých nákladů, resp. nákladů v rámci 40% paušální sazby v rámci této žádosti o platbu do pole PROKAZOVANÉ DALŠÍ VÝDAJE STANOVENÉ SAZBOU ČI PAUŠÁLEM. Nepřímé náklady, resp. náklady v rámci 40% paušální sazby se vyčíslují na základě prokazovaných přímých nákladů, resp. částky prokázaných osobních nákladů. Příjemce vynásobí prokazované přímé náklady, resp. prokazované osobní náklady sazbou nepřímých nákladů uvedenou v právním aktu, resp. sazbou 40 %. Vypočtená částka 22 Vysvětlení pole PROKAZOVANÉ DALŠÍ VÝDAJE STANOVENÉ SAZBOU ČI PAUŠÁLEM viz dále. 23 Automatický výpočet bude nasazován na jednotlivé výzvy postupně. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 29 z 83
30 nepřímých nákladů, resp. nákladů v rámci 40% paušální sazby se zaokrouhluje dolů na 2 desetinná místa. Příklad: Prokazované přímé náklady dosáhly částky ,23 Kč, sazba nepřímých nákladů dle právního aktu činí 25 %, výpočet nepřímých nákladů: ,23 Kč x 0,25 = ,5575 Kč, zaokrouhleno ,55 Kč. Příjemce tedy do pole PROKAZOVANÉ DALŠÍ VÝDAJE STANOVENÉ SAZBOU ČI PAUŠÁLEM doplní hodnotu ,55 Kč. Systém, pokud je zadávána hodnota do pole PROKAZOVANÉ DALŠÍ VÝDAJE STANOVENÉ SAZBOU ČI PAUŠÁLEM ručně, neprovede automatický přepočet ostatních polí na záložce SOUHRNNÁ SOUPISKA. Příjemce poté, co vyplnil částku do pole PROKAZOVANÉ DALŠÍ VÝDAJE STANOVENÉ SAZBOU ČI PAUŠÁLEM, stiskne znovu tlačítko NAPLNIT DATA Z DOKLADŮ SOUPISKY. Systém přepočte hodnoty v polích soupisky se zohledněním zadaných nepřímých nákladů. Částka nepřímých nákladů bude připočtena do pole ZPŮSOBILÉ VÝDAJE NEINVESTIČNÍ a PROKAZOVANÉ ZPŮSOBILÉ VÝDAJE OČIŠTĚNÉ O PŘÍJMY NEINVESTIČNÍ. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 30 z 83
31 2.10 Záložka ŽÁDOST O PLATBU Příjemce stiskne v levém menu záložku ŽÁDOST O PLATBU. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 31 z 83
32 Část ZPŮSOBILÉ VÝDAJE POŽADOVÁNO Systém by měl automaticky naplnit pole v části ZPŮSOBILÉ VÝDAJE POŽADOVÁNO ve sloupci CELKEM a v rozdělní na INVESTIČNÍ a NEINVESTIČNÍ na základě dat ze záložky SOUHRNNÁ SOUPISKA DOKLADŮ a poměrů zdrojů financování projektu: - ZPŮSOBILÉ VÝDAJE = ZPŮSOBILÉ VÝDAJE INVESTIČNÍ + ZPŮSOBILÉ VÝDAJE NEINVESTIČNÍ 24, - JINÉ PENĚŽNÍ PŘÍJMY PŘIPADAJÍCÍ NA ZPŮSOBILÉ VÝDAJE = celková částka ze záložky SOUHRNNÁ SOUPISKA z pole JINÉ PENĚŽNÍ PŘÍJMY VYKAZOVANÉ, - CELKOVÉ ZPŮSOBILÉ VÝDAJE SNÍŽENÉ O JINÉ PENĚŽNÍ PŘÍJMY = ZPŮSOBILÉ VÝDAJE JINÉ PENĚŽNÍ PŘÍJMY PŘIPADAJÍCÍ NA ZPŮSOBILÉ VÝDAJE, - ZPŮSOBILÉ VÝDAJE SNÍŽENÉ O JINÉ PENĚŽNÍ PŘÍJMY Z NEDOTAČNÍCH ZDROJŮ = částka z vlastních zdrojů příjemce připadající na způsobilé výdaje projektu, - ZPŮSOBILÉ VÝDAJE SNÍŽENÉ O JINÉ PENĚŽNÍ PŘÍJMY Z DOTAČNÍCH ZDROJŮ = částka dotačních prostředků (podíl příspěvku Unie a státního rozpočtu, pokud je státní rozpočet zapojen do financování projektu) připadající na způsobilé výdaje, - CELKOVÉ ZPŮSOBILÉ VÝDAJE PŘIPADAJÍCÍ NA PŘÍJMY DLE ČL. 61 = nerelevantní pro OPZ, vždy hodnota 0,00, - ZPŮSOBILÉ VÝDAJE PŘIPADAJÍCÍ NA FINANČNÍ MEZERU / OČIŠTĚNÉ O FLAT RATE = CELKOVÉ ZPŮSOBILÉ VÝDAJE SNÍŽENÉ O JINÉ PENĚŽNÍ PŘÍJMY 25, - ZPŮSOBILÉ VÝDAJE PŘIPADAJÍCÍ NA FINANČNÍ MEZERU / OČIŠTĚNÉ O FLAT RATE Z NEDOTAČNÍCH ZDROJŮ = ZPŮSOBILÉ VÝDAJE SNÍŽENÉ O JINÉ PENĚŽNÍ PŘÍJMY Z NEDOTAČNÍCH ZDROJŮ, - ZPŮSOBILÉ VÝDAJE PŘIPADAJÍCÍ NA FINANČNÍ MEZERU / OČIŠTĚNÉ O FLAT RATE Z DOTAČNÍCH ZDROJŮ = ZPŮSOBILÉ VÝDAJE SNÍŽENÉ O JINÉ PENĚŽNÍ PŘÍJMY Z DOTAČNÍCH ZDROJŮ, - ZPŮSOBILÉ VÝDAJE KŘÍŽOVÉ FINANCOVÁNÍ = celková částka ze záložky SOUHRNNÁ SOUPISKA z pole ZPŮSOBILÉ VÝDAJE KŘÍŽOVÉ FINANCOVÁNÍ INVESTIČNÍ. POZOR: Pokud nedojde k automatickému naplnění této záložky na základě hodnot ze záložky SOUHRNNÁ SOUPISKA, je nutné, aby příjemce stiskl na záložce ŽÁDOST O PLATBU tlačítko NAPLNIT DATA ZE SOUPISKY (tímto by mělo dojít k načtení částek ze záložky SOUHRNNÁ SOUPISKA). 24 ZPŮSOBILÉ VÝDAJE NEINVESTIČNÍ v sobě obsahují i částku nepřímých nákladů. 25 Částka jiných peněžních příjmů je odečtena od neinvestičních prostředků. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 32 z 83
33 Část ČÁSTKA NA KRYTÍ VÝDAJŮ Část je relevantní jen pro projekty financované v režimu ex ante. Výše poskytovaných záloh se odvíjí od vzniklých a vyúčtovaných způsobilých výdajů projektu očištěných o čisté příjmy, které jsou zařazeny do žádostí o platbu. V součtu však vyplacené zálohy nesmí překročit celkovou částku způsobilých výdajů stanovenou v právním aktu. Příjemce vyplní pole: - ČÁSTKA NA KRYTÍ VÝDAJŮ INVESTIČNÍ - ČÁSTKA NA KRYTÍ VÝDAJŮ NEINVESTIČNÍ Součet částek na krytí budoucích výdajů ve většině případů odpovídá částce prokazovaných výdajů očištěných o čisté příjmy 26 v dané žádosti o platbu (toto navazuje na princip, že příjemce na další záloze získává tolik prostředků, kolik způsobilých výdajů prokáže, po zohlednění čistých příjmů). Rozdělení mezi investice a neinvestice je v kompetenci příjemce (s ohledem na to, co je v právním aktu o poskytnutí podpory, kde jsou maxima pro tyto částky prostředků dotace/podpory). V případě ex ante financování bývá obvykle celá částka na krytí investičních výdajů vyplacena v rámci první zálohové platby (tedy platby vyplacené ŘO na základě právního aktu). Další zálohové platby obvykle zahrnují pouze částku na krytí neinvestičních výdajů. Výjimečně při nedostatku prostředků (doložitelného např. prostřednictvím porovnání předpokládaných výdajů v rámci příslušného monitorovacího období a zůstatku poskytnuté 26 Hodnota na řádku ZPŮSOBILÉ VÝDAJE PŘIPADAJÍCÍ NA FINANČNÍ MEZERU / OČIŠTĚNÉ O FLAT RATE. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 33 z 83
34 části podpory) může příjemce požádat v rámci žádosti o platbu o poskytnutí platby ve výši převyšující částku, kterou v této žádosti o platbu vyúčtovává. Tj. ve výjimečné situaci neplatí, že horní limit pro výši platby příjemci je celková částka, kterou příjemce na projekt od posledního vyúčtování vynaložil. Výše platby bude v těchto výjimečných případech odvozena od dostatečně prokázaných potřeb projektu. U projektů, jejichž rozpočet způsobilých výdajů dosahuje minimálně 5 mil. Kč, ovšem v žádném okamžiku realizace projektu nesmí objem prostředků poskytnutých ŘO nad částku schváleného vyúčtování přesáhnout 50 % způsobilých výdajů projektu. (V případě, že příjemce projekt spolufinancuje z vlastních zdrojů, vztahuje se limit 50 % na částku celkových způsobilých výdajů, na které projekt získává zdroje od ŘO.) Pokud by výše uvedeným mechanismem bylo na projekt poskytnuto více prostředků, než kolik činí celkové způsobilé výdaje dle aktuálního právního aktu o poskytnutí podpory, pak se částka na krytí výdajů stanovuje jako rozdíl mezi tím, co už bylo jako záloha v systému zaevidováno a částkou celkových způsobilých výdajů projektu dle právního aktu. Matoucí může být, že částky na krytí výdajů zahrnují nejenom částku dotace, kterou příjemce očekává získat na svůj účet od řídicího orgánu, ale i vlastní podíl příjemce, kterým příjemce projekt spolufinancuje. I v tomto případě platí, že rozdělení mezi investice a neinvestice je v kompetenci příjemce (s ohledem na to, co je v právním aktu o poskytnutí podpory, kde jsou maxima pro tyto částky prostředků dotace/podpory). Systém automaticky naplní pole: - ČÁSTKA NA KRYTÍ VÝDAJŮ CELKEM = ČÁSTKA NA KRYTÍ VÝDAJŮ INVESTIČNÍ + ČÁSTKA NA KRYTÍ VÝDAJŮ NEINVESTIČNÍ, - VLASTNÍ PODÍL PŘÍJEMCE = podíl příjemce z částky v poli ČÁSTKA NA KRYTÍ VÝDAJŮ CELKEM dle poměrů financování projektu, - ČÁSTKA ZÁLOHY INVESTIČNÍ 27 = podíl investiční zálohy z částky v poli ČÁSTKA NA KRYTÍ VÝDAJŮ INVESTIČNÍ dle poměrů financování projektu, - ČÁSTKA ZÁLOHY NEINVESTIČNÍ 28 = podíl neinvestiční zálohy z částky v poli ČÁSTKA NA KRYTÍ VÝDAJŮ NEINVESTIČNÍ dle poměrů financování projektu Záložka ČESTNÁ PROHLÁŠENÍ Příjemce stiskne v levém menu záložku ČESTNÁ PROHLÁŠENÍ. Na záložce ČESTNÁ PROHLÁŠENÍ musí příjemce povinně vybrat jedno ze dvou předdefinovaných čestných prohlášení. Nabídka čestných prohlášení se zobrazí po stisku ikony SEZNAMU. 27 Částka investičních prostředků, kterou příjemce požaduje k proplacení. 28 Částka neinvestičních prostředků, kterou příjemce požaduje k proplacení. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 34 z 83
35 Příjemce stiskne řádek s relevantním čestným prohlášením. Systém zobrazí text čestného prohlášení. Po přečtení čestného prohlášení potvrdí příjemce pravdivost zatržením fajfky v poli SOUHLASÍM S ČESTNÝM PROHLÁŠENÍM a stiskne tlačítko ULOŽIT. V případě, že příjemce zvolí variantu čestného prohlášení, kde uvede, že je v insolvenci/exekuci, přiloží podrobnosti této skutečnosti v samostatném souboru na záložce DOKUMENTY. Aktuální nastavení systému umožňuje finalizovat a předložit žádost o platbu i bez vybrání čestného prohlášení. Pokud ŘO při administrativní kontrole zprávy o realizaci projektu a žádosti o platbu tuto skutečnost zjistí, vrátí zprávu o realizaci projektu spolu s žádostí o platbu příjemci k přepracování, tedy ke zvolení relevantní varianty čestného prohlášení. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 35 z 83
36 2.12 Finalizace žádosti o platbu Před finalizací žádosti o platbu je nutné odstranit veškeré chyby, které se zobrazí po stisku tlačítka KONTROLA. Systém nedovolí finalizovat žádost o platbu, pokud se vyskytuje některá z červených finalizačních kontrol. Žádost o platbu lze finalizovat, pokud systém vrátí informaci KONTROLA PROBĚHLA V POŘÁDKU. Příjemce stiskne tlačítko FINALIZACE. Systém se příjemce dotáže, zda opravdu chce finalizovat žádost o platbu. Příjemce stiskne tlačítko OK event. ZRUŠIT, pokud zatím nechce přistoupit k finalizaci žádosti o platbu. Pokud příjemce stiskl tlačítko OK, zobrazí systém informaci, že na žádosti o platbu byla provedena finalizace. 29 Poté, co je provedena finalizace žádosti o platbu, dojde k zaktivnění záložky PODPIS ŽÁDOSTI O PLATBU v levém menu. 29 Do okamžiku, než je žádost o platbu podepsána, je možné žádost o platbu znovu zpřístupnit k editaci stiskem tlačítka ZPŘÍSTUPNIT K EDITACI. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 36 z 83
37 2.13 Záložka PODPIS DOKUMENTU Příjemce klikne na záložku PODPIS DOKUMENTU v levém menu. Pokud nedošlo ke zmocnění (a není toto zmocnění v datových polích žádosti o podporu v záložce Plné moci uvedeno), podepisovat může pouze statutární zástupce subjektu příjemce (resp. v případě, že žadatelem o podporu je fyzická osoba, pak pouze tato fyzická osoba). V případě, že je na projektu zvoleno podepisují všichni signatáři, je nutné, aby žádost o platbu podepsali všichni signatáři, a to v pořadí, jaké je na projektu nastaveno v záložce PŘÍSTUP K PROJEKTU. Systém zobrazí vygenerovaný dokument žádosti o platbu v poli SOUBOR. Příjemce si může soubor zobrazit kliknutím na tlačítko OTEVŘÍT. Příjemce zahájí proces podpisu stiskem ikony PEČÍTKY. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 37 z 83
38 Systém zobrazí okno pro připojení elektronického podpisu. Příjemce připojí svůj kvalifikovaný elektronický podpis (např. od První certifikační autority, a.s.). Dle nastavení svého PC připojí podpis ze Systémového úložiště nebo ze Souboru a stiskne tlačítko DOKONČIT. V případě potřeby vloží i heslo k elektronickému podpisu. Systém zobrazí informaci, že dokument byl podepsán. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 38 z 83
39 Příjemce zavře okno stiskem tlačítka OK. Pokud již byla žádost o platbu podepsána všemi signatáři (v případě volby na projektu podepisují všichni signatáři ), systém zobrazí žádost o platbu se stavem PODEPSANÁ. Příjemce může přistoupit k podpisu zprávy o realizaci projektu. Příjemce může zpracovávat zprávu o realizaci projektu současně s žádostí o platbu. Žádost o platbu musí být vždy podepsána před finalizací zprávy o realizaci projektu. K podání žádosti platbu na řídicí orgán dojde automaticky poté, co příjemce podepíše zprávu o realizaci projektu, na kterou je žádost o podporu navázána. (Po tomto kroku systém zobrazí žádost o platbu se stavem PODÁNA NA ŘO/ZS) Žádost o platbu vrácená k přepracování Pokud řídicí orgán zjistí při kontrole žádosti o platbu nedostatky, které lze ze strany příjemce v rámci administrace aktuální žádosti o platbu odstranit, provede vrácení žádosti o platbu příjemci k dopracování. Kromě automatické zprávy, kterou odešle systém v okamžiku Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 39 z 83
40 přepnutí žádosti o platbu do stavu VRÁCENA K DOPRACOVÁNÍ, řídicí orgán vždy zasílá depeši s výzvou k nápravě identifikovaných nedostatků. Žádost o platbu v IS KP14+ je v tomto případě ve stavu VRÁCENÁ K DOPRACOVÁNÍ. Příjemce klikne na vrácenou žádost o platbu. Systém zobrazí detail žádosti o platbu. Příjemce pro zpřístupnění žádosti o platbu k editaci stiskne tlačítko ZPŘÍSTUPNIT K EDITACI. Při editaci vrácené žádosti o platbu již příjemce postupuje obdobně jako při prvním vyplňování žádosti o platbu (viz kapitoly výše) Stavy žádosti o platbu Žádost o platbu nabývá v rámci administrace několika stavů zpracování: - ROZPRACOVANÁ Stav zpracování, kdy žadatel založil žádost o platbu a provádí její editaci. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 40 z 83
41 - FINALIZOVANÁ Stav zpracování, když žadatel dokončil editaci žádosti o platbu a provedl její finalizaci. Žádost o platbu není v tomto stavu ještě podána na řídicí orgán. - ZAREGISTROVANÁ - Stav zpracování, kdy již je žádost o platbu podána na řídicí orgán. - Žádost o platbu podléhá dvoustupňovému schvalování řídicím orgánem. Poté, co je žádost o platbu schválena na prvním stupni, nabývá stavu zpracování SCHVÁLENÁ 1. STUPEŇ, po podpisu na prvním stupni pak stavu SCHVÁLENÁ 1. STUPEŇ PODEPSANÁ. - Poté, co je žádost o platbu schválena na druhém stupni, nabývá stavu zpracování SCHVÁLENÁ 2. STUPEŇ, po podpisu na druhém stupni pak stavu SCHVÁLENÁ 2. STUPEŇ PODEPSANÁ. V tomto stavu je žádost o platbu schválena k proplacení 30 na účet příjemce. 30 Za předpokladu, že schválením žádosti o platbu vzniká nárok na platbu finančních prostředků ve prospěch příjemce. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 41 z 83
42 - Poté, co jsou finanční prostředky za žádost o platbu poukázány na bankovní účet příjemce, nabývá žádost o platbu stavu zpracování PROPLACENA PŘÍJEMCI V případě, že řídicí orgán vrátil příjemci žádost o platbu k dopracování, stav zpracování je nastaven na VRÁCENA K DOPRACOVÁNÍ. - V případě, že řídicí orgán žádost o platbu neschválil, stav zpracování žádosti o platbu je nastaven na NESCHVÁLENÁ. 31 V případě žádostí o platbu, kdy jsou finanční prostředky poskytovány prostřednictvím kraje, nabývá žádost o platbu stavu PROPLACENA PŘÍJEMCI poté, co jsou finanční prostředky poukázány na účet kraje. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 42 z 83
43 3 Zpráva o realizaci projektu Poté, co řídicí orgán založí v MS2014+ harmonogram zpráv o realizaci projektu, zobrazí se příjemci na konkrétním projektu v levém menu nová záložka ZPRÁVY O REALIZACI. Příjemce klikne na tuto novou záložku. Příjemci se otevře nová záložka s názvem INFORMOVÁNÍ O REALIZACI. Pro založení nové zprávy o realizaci projektu klikne příjemce v levém menu na ZALOŽIT NOVOU ZPRÁVU/INFORMACI. Systém založí na záložce INFORMOVÁNÍ O REALIZACI novou zprávu o realizaci projektu se stavem ROZPRACOVÁNA. Příjemce klikne na vytvořený záznam zprávy o realizaci projektu. Poté, co příjemce klikne na záznam zprávy o realizaci projektu ve stavu ROZPRACOVÁNA, barva záznamu se změní z černé na zelenou. Příjemce takto zeleně označený záznam kliknutím otevře. Systém zobrazí detail zprávy o realizaci projektu. Zpráva o realizaci projektu se skládá z několika záložek, které jsou zobrazeny v levém menu pod nadpisem DATOVÉ OBLASTI Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 43 z 83
44 ŽÁDOSTI. Příjemce se mezi záložkami pohybuje tak, že na požadovanou záložku v levém menu klikne. 3.1 Záložka INFORMACE O ZPRÁVĚ Příjemce na záložce INFORMACE O ZPRÁVĚ upraví/vyplní pole: - SLEDOVANÉ OBDOBÍ OD; Pole je u první zprávy o realizaci projektu automaticky plněno datem vydání právního aktu. Příjemce datum upraví na dřívější, pokud projekt zahájil realizaci před vydáním právního aktu, resp. pozdější, pokud dle právního aktu je datum zahájení realizace projektu pozdější. Datum je možné vyplnit vepsáním či výběrem po kliku na ikonu kalendáře. - SLEDOVANÉ OBDOBÍ DO; Příjemce vyplní datum konce monitorovacího/sledovaného období. Uvádí poslední den období, za které je zpráva o realizaci projektu předkládána. Každý projekt má vymezení jednotlivých monitorovacích/sledovaných období uvedený v právním aktu. Datum je možné vyplnit vepsáním či výběrem po kliku na ikonu kalendáře. - SKUTEČNÉ DATUM ZAHÁJENÍ; Příjemce vyplní datum zahájení realizace projektu podle právního aktu. Datum je možné vyplnit vepsáním či výběrem po kliku na ikonu kalendáře. Pole se zobrazuje v rámci všech zpráv o realizaci projektu, avšak editovatelné je pouze v rámci první zprávy o realizaci (za předpokladu, že nebylo vyplněno do žádosti o podporu), do následujících zpráv o realizaci je již přebíráno. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 44 z 83
45 - SKUTEČNÉ DATUM UKONČENÍ; Příjemce vyplní datum ukončení realizace projektu dle právního aktu. Datum je možné vyplnit vepsáním či výběrem po kliku na ikonu kalendáře. Datum je možné editovat/aktualizovat v rámci jednotlivých zpráv o realizaci projektu. - JMÉNO; Příjemce vyplní jméno kontaktní osoby ve věci zprávy o realizaci projektu. - PŘÍJMENÍ; Příjemce vyplní příjmení kontaktní osoby ve věci zprávy o realizaci projektu. - ; Příjemce vyplní kontaktní osoby ve věci zprávy o realizaci projektu. Příjemce má možnost vyplnit i kontakt na mobilní telefon či telefon (kontaktní osoby ve věci zprávy o realizaci projektu). 3.2 Záložka REALIZACE, PROVOZ/ÚDRŽBA VÝSTUPU Vyplnění záložky není povinné, protože v rámci OPZ je pokrok v realizaci projektu sledován prostřednictvím popisu plnění jednotlivých klíčových aktivit. Příjemce tedy záložku nevyplňuje. 3.3 Záložka PŘÍJMY Příjemce, který v rámci projektu vykazuje Jiné peněžní příjmy, resp. čisté jiné peněžní příjmy klikne v levém menu na záložku PŘÍJMY. Příjemce vyplní ve sloupci PŘÍJMY ZA SLEDOVANÉ OBDOBÍ pole: Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 45 z 83
46 - JINÉ PENĚŽNÍ PŘÍJMY poněkud nelogicky nazvané pole (odchylně od terminologie v pravidlech pro žadatele a příjemce v rámci OPZ) má vyjadřovat, částku všech peněžních příjmů za aktuální období (sloupec PŘÍJMY ZA SLEDOVANÉ OBDOBÍ). Tato částka nesnižuje podporu z ESF a státního rozpočtu ČISTÉ JINÉ PENĚŽNÍ PŘÍJMY má vyjádřit to, co terminologie v pravidlech pro žadatele a příjemce v rámci OPZ a také žádost o platbu zachycuje jako Jiné peněžní příjmy. Příjemce uvede jen tu část skutečně vzniklých příjmů, která převyšuje objem vlastního financování projektu. Hodnota příjmů zde uvedených se musí rovnat částce uváděné v soupisce příjmů v žádosti o platbu. Sloupec PŘÍJMY CELKEM plní systém automaticky kumulativními příjmy za všechny žádosti o platbu. Pokud se při finalizaci zprávy o realizace projektu objeví chyba Příjmy - Není vyplněn povinný atribut Proveden přepočet v modulu CBA?, zaškrtne příjemce checkbox PROVEDEN PŘEPOČET V MODULU CBA? červeným křížkem. 3.4 Záložka KLÍČOVÉ AKTIVITY Příjemce klikne v levém menu na záložku KLÍČOVÉ AKTIVITY. 32 Tzn. údaj o všech příjmech vzniklých v aktuálním období uváděný v tomto poli, nemá vliv na stanovení částky způsobilých výdajů projektu očištěných o příjmy, na základě které dochází k vyčíslení konkrétních částek za jednotlivé zdroje financování projektu. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 46 z 83
47 Na záložce se zobrazí seznam klíčových aktivit projektu. Pokud příjemce bude některou z klíčových aktivit komentovat, klikne na konkrétní klíčovou aktivitu (název aktivity změní barvu z černé na zelenou). Příjemce klikne na tlačítko VYKÁZAT ZMĚNU/PŘÍRŮSTEK. Příjemce v textovém poli POPIS POKROKU V REALIZACI KLÍČOVÉ AKTIVITY ZA SLEDOVANÉ OBDOBÍ podrobně popíše realizaci klíčové aktivity. Uvádí realizaci klíčové aktivity pouze ve vztahu k aktuálnímu monitorovacímu/sledovanému období. Popíše, jakým způsobem realizoval klíčovou aktivitu s ohledem na zapojení cílové skupiny, činnost realizačního týmu, vazbu na rozpočet projektu apod. Uvede přesnější vymezení období, kdy byla/je klíčová aktivita realizována. Příjemce stiskne tlačítko ULOŽIT. Do textového pole je možné vepsat maximálně 2000 znaků. V případě potřeby vložení delšího textu je možné přiložit dokument na záložce DOKUMENTY (odkaz v levém menu). V případě, že příjemce pro konkrétní klíčovou aktivitu vykázal změn/přírůstek omylem, označí požadovanou klíčovou aktivitu a stiskne tlačítko SMAZAT ZÁZNAM. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 47 z 83
48 3.5 Záložka INDIKÁTORY Po podpisu právního aktu se u všech projektů, které sledují indikátor Celkový počet účastníků, automaticky zobrazí všechny povinně sledované dílčí indikátory týkající se účastníků (vyjadřující podporu účastníkům v detailu dle věku, postavení na trhu práce, znevýhodnění atd.); blíže viz Obecná část pravidel pro žadatele a příjemce v rámci OPZ. Příjemce si může zkontrolovat seznam všech indikátorů, které bude vykazovat prostřednictvím zpráv o realizaci projektu v IS KP14+ v detailu daného projektu na záložce INDIKÁTORY. Na detailu jednotlivých indikátorů je zobrazen příznak, zda dosažená hodnota daného indikátoru bude vykazována s využitím IS ESF nebo editací hodnoty přímo ve zprávě o realizaci projektu, kterou příjemce zpracovává v IS KP14+. U projektů, které byly podpořeny v rámci výzev k předkládání žádostí o podporu, které ŘO vyhlásil v počátcích OPZ, dochází někdy k tomu, že se indikátory nezobrazují v seznamu korektně. V současnosti probíhá v systému IS KP14+ kontrola všech indikátorů na projektech a chyby jsou postupně automaticky bez účasti příjemce odstraňovány. Jedná se o následující nedostatky: - Po podpisu právního aktu se nezobrazí dílčí indikátory týkající se účastníků (vyjadřující podporu účastníkům v detailu dle věku, postavení na trhu práce, znevýhodnění atd.) vůbec, nebo se zobrazí jen část z nich. - V seznamu indikátorů vykazovaných příjemcem jsou viditelné všechny pro projekt relevantní indikátory, tedy včetně těch, které nebude vykazovat příjemce ve zprávě Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 48 z 83
49 o realizaci projektu (protože ŘO zjišťuje hodnotu automaticky z externích systémů po ukončení účasti dané osoby v projektu (např. indikátor Neaktivní účastníci, kteří znovu začali hledat zaměstnání po ukončení účasti, Účastníci zaměstnaní po ukončení své účasti a další). Příjemci, jichž se tyto nedostatky týkají, vyčkají na provedení automatické opravy IS KP14+. V případě, že bude v předkládané zprávě o realizaci projektu chybět z výše uvedených důvodů některý z dílčích indikátorů týkající se účastníků, není to posuzováno jako chyba příjemce a plnění indikátoru bude vykázáno až po doplnění v následující zprávě o realizaci projektu Indikátory sledované mimo IS ESF Příjemce klikne v levém menu na záložku INDIKÁTORY. Na záložce se zobrazí seznam indikátorů relevantních pro projekt. Pokud příjemce bude pro některý z indikátorů, které se netýkají podpořených osob, vykazovat změnu hodnot, klikne na konkrétní indikátor (název indikátoru změní barvu z černé na zelenou). Příjemce klikne na tlačítko VYKÁZAT ZMĚNU/PŘÍRŮSTEK. Plnění indikátoru se vykazuje pouze v případě, že došlo ve sledovaném období ke změně. Indikátor, pro který příjemce v předchozím kroku zvolil VYKÁZAT ZMĚNU/PŘÍRŮSTEK, se zobrazí v části INDIKÁTORY, U KTERÝCH JE VYKAZOVÁNA ZMĚNA/PŘÍRŮSTEK ZA AKTUÁLNÍ MONITOROVACÍ OBDOBÍ. Příjemce pro relevantní, zeleně zvýrazněný, indikátor v části INDIKÁTORY, U KTERÝCH JE VYKAZOVÁNA ZMĚNA/PŘÍRŮSTEK ZA AKTUÁLNÍ MONITOROVACÍ OBDOBÍ vyplní pole: - PŘÍRŮSTKOVÁ HODNOTA tj. o kolik narostla dosažená hodnota (za projekt) v daném období - DATUM PŘÍRŮSTKOVÉ HODNOTY - KOMENTÁŘ uveďte podrobnosti k vykazovanému přírůstku v dosažené hodnotě indikátoru ve sledovaném období Poté, co vyplní veškerá relevantní data pro vykazovaný indikátor, stiskne příjemce tlačítko ULOŽIT. Systém automaticky dopočte hodnotu v poli DOSAŽENÁ HODNOTA KUMULATIVNĚ a PROCENTO PLNĚNÍ CÍLOVÉ HODNOTY. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 49 z 83
50 V případě, že příjemce pro konkrétní indikátor vykázal změn/přírůstek omylem, označí požadovaný indikátor a stiskne tlačítko SMAZAT ZÁZNAM. POZOR! V případě indikátorů sledovaných mimo IS ESF2014+ je nutno VYKÁZAT ZMĚNU/PŘÍRŮSTEK u každého indikátoru, u kterého došlo ve sledovaném období ke změně, jednotlivě. Jelikož jsou indikátory poměrně rozsáhlou částí (obsahují až 4 strany), je nutno překlikávat mezi jednotlivými listy. Dále doporučujeme příjemcům využívat z důvodu přehlednosti filtrování tabulek indikátorů. Postačí do šedivého pole ve sloupci KÓD INDIKÁTORU zadat kód indikátoru (celý nebo pouze část), který příjemce potřebuje vyfiltrovat a zmáčknout Enter. Pro odmazání zadaného filtru stačí příslušný výběr označit a tlačítkem Delete a smazat. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 50 z 83
51 3.5.2 Indikátory sledované prostřednictvím IS ESF Pro indikátory vykazované z IS ESF je postup vykazování odlišný. Není nutné jednotlivé indikátory označovat a vybírat je jako indikátory, u kterých je vykazována změna/přírůstek, ale jsou již předvyplněné automaticky ve spodní části tabulky k vykázání. V případě, že tyto indikátory se nezobrazují automaticky, příjemce označí jeden indikátor (např Celkový počet účastníků) a klikne na možnost VYKÁZAT ZMĚNU/PŘÍRŮSTEK. Tento krok iniciuje sehrání všech indikátorů s příznakem IS ESF do spodní části tabulky k vykázání. 33 V období nefunkčních přenosů dat mezi systémy IS KP14+ a IS ESF2014+ nevykazuje příjemce změny hodnot indikátorů týkajících se podpořených osob, a to i v situaci, kdy v rámci sledovaného období došlo u těchto indikátorů ke změně. Tyto změny budou vykázány v nejbližší zprávě o realizaci projektu poté, co již budou datové přenosy funkční. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 51 z 83
52 Následně příjemce klikne na libovolném indikátoru na tlačítko AKTUALIZACE Z IS ESF.Tento krok vyšle pokyn ke stažení dosažených hodnot pro všechny relevantní indikátory naráz. Není tedy nutné tlačítko mačkat opakovaně pro jednotlivé vykazované indikátory. Po navázání spojení mezi systémy se do zprávy o realizaci projektu automaticky doplní následující údaje. - PŘÍRŮSTKOVÁ HODNOTA tj. o kolik narostla dosažená hodnota (za projekt) od poslední předložené zprávy o realizaci projektu - DATUM PŘÍRŮSTKOVÉ HODNOTY (datum konce sledovaného období v aktuálně zpracovávané zprávě o realizaci projektu). Příjemce doplní pouze pole 34 : - KOMENTÁŘ uveďte podrobnosti k vykazovanému přírůstku v dosažené hodnotě indikátoru ve sledovaném období. Komentář je třeba vyplnit pouze v případě indikátoru Celkový počet účastníků a dále pak ke všem vykazovaným výsledkovým indikátorům. Pro indikátory sledující dílčí členění dle pohlaví, věku, znevýhodnění atd. komentář nevyplňujte. Plnění pro tento typ indikátorů se vykazuje v každé zprávě o realizaci projektu, a to i v případě, že se hodnota plnění indikátoru nezměnila oproti předchozímu sledovanému období. Systém pak automaticky doplní a vykáže nulovou přírůstkovou hodnotu. Při komunikaci mezi systémy vysílá IS KP14+ po kliknutí na tlačítko AKTUALIZACE Z IS ESF žádost o stažení dosažených hodnot indikátorů k datu konce sledovaného období aktuálně zpracovávané zprávy o realizaci projektu. V tuto chvíli může dojít ke 2 situacím: 34 Pokud by došlo k situaci, že se pole v IS KP14+ zobrazí jako needitovatelné, uvede příjemce stručný souhrnný komentář k plnění indikátorů týkajících se účastníků v rámci popisu realizace klíčových aktivit. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 52 z 83
53 - IS ESF již má hodnoty k požadovanému datu spočítány. V takovém případě obratem odesílá vypočtené hodnoty pro všechny indikátory a stažení do zprávy o realizaci projektu probíhá okamžitě v reálném čase. - IS ESF hodnoty k požadovanému datu spočítány nemá a začíná je teprve počítat. V takovém případě IS KP14+ příjemce upozorní, že indikátory nejsou spočteny a že po provedení výpočtu je nutné krok stahování hodnot iniciovat znovu kliknutím na tlačítko. Příjemcům doporučujeme, aby ještě před prvním načtením hodnot do zprávy o realizaci projektu provedli v IS ESF výpočet indikátorů k datu ukončení sledovaného období předkládané zprávy 35. Výhodou provedení tohoto kroku je, že příjemce již v momentě stahování do IS KP14+ ví, jaké hodnoty se do zprávy o realizaci projektu doplní a samotný proces stažení probíhá v reálném čase bez nutnosti opakovaného mačkání tlačítka. V případě problémů s výpočtem indikátorů v rámci sledovaného období může příjemce využít technickou podporu Pracovníci hotline ověří vyplněná a vypočtená data indikátorů v IS ESF Záložka HORIZONTÁLNÍ PRINCIPY Příjemce klikne v levém menu na záložku HORIZONTÁLNÍ PRINCIPY. Na záložce se zobrazí seznam horizontálních principů relevantních pro projekt. U těch horizontálních principů, u kterých příjemce v žádosti o podporu vyznačil, že projekt má neutrální vliv k horizontálnímu principu, se popis plnění tohoto vlivu NEVYŽADUJE. Příjemce uvádí popis plnění vlivu pouze na horizontální principy se zvolenou variantou Cílené zaměření na horizontální princip nebo Pozitivní vliv na horizontální princip, a navíc pouze v rámci těch zpráv o realizaci projektu, které se vztahují k období, v němž proběhly aktivity projektu, které vedly k plnění tohoto vlivu na daný horizontální princip. Pokud příjemce bude pro některý z horizontálních principů vkládat text, klikne na konkrétní horizontální princip (název horizontálního principu změní barvu z černé na zelenou). Příjemce klikne na tlačítko VYKÁZAT ZMĚNU/PŘÍRŮSTEK. 35 Postup viz Pokyny pro evidenci podpory poskytnuté účastníkům projektů (kap ) Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 53 z 83
54 Horizontální princip, pro který příjemce v předchozím kroku zvolil VYKÁZAT ZMĚNU/PŘÍRŮSTEK, se zobrazí v části HORIZONTÁLNÍ PRINCIPY, U KTERÝCH JE VYKAZOVÁNA ZMĚNA/PŘÍRŮSTEK ZA AKTUÁLNÍ MONITOROVACÍ OBDOBÍ. Příjemce pro relevantní, zeleně zvýrazněný, horizontální princip v části HORIZONTÁLNÍ PRINCIPY, U KTERÝCH JE VYKAZOVÁNA ZMĚNA/PŘÍRŮSTEK ZA AKTUÁLNÍ MONITOROVACÍ OBDOBÍ, vyplní textové pole POPIS PLNĚNÍ CÍLŮ PROJEKTU. Popis plnění uvádí ve vazbě na uskutečněné klíčové aktivity projektu. Příjemce stiskne tlačítko ULOŽIT. V případě, že příjemce pro konkrétní horizontální princip vykázal změn/přírůstek omylem, označí požadovaný horizontální princip a stiskne tlačítko SMAZAT ZÁZNAM. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 54 z 83
55 3.7 Záložka IDENTIFIKACE PROBLÉMU Příjemce klikne v levém menu na záložku IDENTIFIKACE PROBLÉMU. Na záložce vyplňuje příjemce informace o případných problémech, které se vyskytly v realizaci projektu v průběhu období, za které je tato zpráva vykazována, event. problémy, které se již vyskytly v rámci minulých zpráv, ale nebylo vykázáno řešení problému. Příjemce založí záznam nového problému stiskem tlačítka NOVÝ ZÁZNAM. Příjemce vyplní pole: - IDENTIFIKACE; Příjemce uvede stručný název problému, - POPIS; Příjemce uvede detailní popis vzniklého problému, - ŘEŠENÍ; Příjemce uvede, jakým způsobem byl/bude problém vyřešen. Poté, co vyplní veškerá relevantní data pro problém, stiskne příjemce tlačítko ULOŽIT. V případě, že příjemce uvedl problém omylem, označí požadovaný problém a stiskne tlačítko SMAZAT ZÁZNAM. V případě, že se vyskytují další obdobné problémy, může příjemce použít pro založení nového problému tlačítko KOPÍROVAT ZÁZNAM a následně tlačítko ULOŽIT. Tímto postupem dojde k vytvoření kopie problému uloženého pro tuto zprávu o realizaci projektu 36 a je možné tuto kopii upravovat. 36 Kopírování mezi zprávami o realizaci projektu IS KP14+ neumožňuje. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 55 z 83
56 3.8 Záložka ČESTNÁ PROHLÁŠENÍ Příjemce klikne v levém menu na záložku ČESTNÁ PROHLÁŠENÍ. Na záložce si příjemce přečte text povinného čestného prohlášení ke zprávě o realizaci projektu a potvrdí pravdivost zatržením fajfkou v poli SOUHLASÍM S ČESTNÝM PROHLÁŠENÍM. 37 Příjemce stiskne tlačítko ULOŽIT. 37 Bez odsouhlasení čestného prohlášení nelze podat zprávu o realizaci projektu. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 56 z 83
57 3.9 Záložka PUBLICITA Příjemce klikne v levém menu na záložku PUBLICITA. IS KP14+ rozlišuje povinnou publicitu (viz níže) a nepovinnou. Informace o povinné publicitě je příjemce nucen ve zprávě o realizaci projektu podávat strukturovaně, viz tabulka: Nástroj Povinná / nepovinná položka v ZoR projektu Jaké hodnoty může příjemce vyplnit Povinné prvky jsou uvedeny na dokumentech, webových stránkách a dalších nosičích financovaných z evropských fondů v souladu s Pravidly pro žadatele a příjemce a to v souladu s povinnými technickými parametry Plakát u projektů ESF a u projektů ERDF/FS v hodnotě nižší než EUR velikosti min A3 Povinná U ESF povinná vždy Číselník: ano prozatím ne nevztahuje se 38 Číselník: ano prozatím ne nevztahuje se 39 Dále je k dispozici textové pole KOMENTÁŘ, do kterého lze napsat podrobnosti. Kromě toho je možné uvést informace do textového pole POPIS JINÉHO/NEPOVINNÉHO ZAJIŠTĚNÍ PROPAGACE PROJEKTU. 38 Povinné prvky se vztahují na všechny projekty podpořené z OPZ, proto je volba varianty nevztahuje se proti pravidlům. 39 Plakát je povinnost pro všechny projekty podpořené z OPZ, proto je volba varianty nevztahuje se proti pravidlům. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 57 z 83
58 Pro povinnou publicitu příjemce klikne na konkrétní nástroj (název změní barvu z černé na zelenou) a následně na tlačítko VYKÁZAT ZMĚNU/PŘÍRŮSTEK. Daný záznam publicity se zobrazí v části PUBLICITA, U KTERÉ JE VYKAZOVÁNA ZMĚNA/PŘÍRŮSTEK ZA AKTUÁLNÍ MONITOROVACÍ OBDOBÍ. Příjemce vyplní pole PLNĚNÍ PUBLICITNÍ ČINNOSTI. Klikne na ikonu seznamu a vybere relevantní stav pro daný záznam publicity (viz tabulka výše). Příjemce stiskne tlačítko ULOŽIT. Pokud příjemce zjistí, že povinná publicita není na záložce v horní tabulce načtená ze systému řídicího orgánu (CSSF), je nutno aby kontaktoval příslušného projektového manažera nebo technickou podporu kteří provedou dogenerování obou nástrojů publicity do již založené zprávy o realizaci projektu. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 58 z 83
59 Založení Nového záznamu, prostřednictvím kterého by příjemce informoval o využití nepovinných nástrojů publicity, se v projektech OPZ NEVYŽADUJE, příjemce může a nemusí o tomto segmentu komunikačních a informačních aktivit informovat. V případě, že příjemce vykázal některou ze změn v publicitě omylem, označí požadovaný záznam a stiskne tlačítko SMAZAT ZÁZNAM Záložka DOKUMENTY Příjemce klikne v levém menu na záložku DOKUMENTY. Systém zobrazí dokumenty, které byly vloženy žadatelem v rámci žádosti o podporu. Technologie používaná pro IS KP14+ umožní vložit dokument o velikosti maximálně 100 MB. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 59 z 83
60 Příjemce zde vkládá pouze nové přílohy k projektu (prostřednictvím tlačítka NOVÝ ZÁZNAM). POZOR!!! Tato záložka není určena pro přílohy zprávy o realizaci projektu. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 60 z 83
61 Příjemce vyplní pole: - NÁZEV DOKUMENTU; Příjemce uvede název přílohy, - ODKAZ NA UMÍSTĚNÍ DOKUMENTU; Pro OPZ nerelevantní. - POPIS DOKUMENTU; Příjemce může uvést popis dokumentu, - PŘÍLOHA; Příjemce přiloží elektronickou verzi dokumentu přes tlačítko PŘIPOJIT. Příjemce stiskne tlačítko ULOŽIT. Jakýkoli vložený dokument lze případně i samostatně podepsat. Systém zobrazí dokument v poli SOUBOR. Příjemce si může soubor zobrazit kliknutím na tlačítko OTEVŘÍT. Příjemce zahájí proces podpisu stiskem ikony PEČÍTKY. Systém zobrazí okno pro připojení elektronického podpisu. Příjemce připojí svůj kvalifikovaný elektronický podpis (např. od První certifikační autority, a.s.). Dle nastavení svého PC připojí podpis ze Systémového úložiště nebo ze Souboru a stiskne tlačítko DOKONČIT. V případě potřeby vloží i heslo k elektronickému podpisu. Na této záložce umožňuje IS KP14+ provést úpravy dokumentů, které byly vloženy příjemcem v rámci žádosti o podporu. Toto nastavení záložky je v rámci systému stejné pro všechny operační programy. Řídicí orgán stanovil, že pro vykazování změn na dokumentech předložených spolu s žádostí o podporu, nebude nástroj VYKÁZAT ZMĚNU/PŘÍRŮSTEK využíván! 3.11 Záložka DOKUMENTY ZPRÁVY Příjemce zde vkládá přílohy ke zprávě o realizaci projektu (např. doplnění popisu realizace projektu, sken smlouvy o partnerství/jednostranného písemného prohlášení partnera, pokud Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 61 z 83
62 je to relevantní, dotazník týkající se výsledků projektu předkládaný v rámci závěrečné zprávy o realizaci projektu dle kap Obecné části pravidel pro žadatele a příjemce v rámci OPZ) tak, že stiskne tlačítko NOVÝ ZÁZNAM. Po vyplnění pole NÁZEV DOKUMENTU, případně pole POPIS DOKUMENTU a PŘÍLOHY příjemce záznam nové přílohy zprávy o realizaci uloží pomocí tlačítko ULOŽIT Záložka VEŘEJNÉ ZAKÁZKY Od proběhla v IS KP14+ změna a informace a záložky o veřejných zakázkách byly přesunuty do samostatného modulu. Modul VEŘEJNÉ ZAKÁZKY je pro všechny projekty, v rámci kterých je předpokládána realizace zadávacích řízení, zobrazen v levém navigačním menu v části "INFORMOVÁNÍ O REALIZACI". Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 62 z 83
63 Postup vytvoření/editace zakázky v modulu Veřejné zakázky je podrobně popsán v samostatném návodu (postupu), který je dostupný na portálu OPZ, v části Dokumenty, oddílu věnovanému zadávacím/výběrovým řízením (viz Záložka SUBJEKTY PROJEKTU V rámci záložky SUBJEKTY PROJEKTU vyplní příjemce údaje o dodavatelích veřejných zakázek, u kterých dle pravidel OPZ nestačí přímé zadání a je vyžadováno provedení zadávacího/výběrového řízení, více viz Obecná část pravidel pro žadatele a příjemce v rámci OPZ. (Zjednodušeně se jedná o zakázky s předpokládanou hodnotou dosahující či vyšší než Kč bez DPH nebo s přepokládanou hodnotou dosahující či vyšší než Kč bez DPH v případě, že zadavatel nepatří mezi veřejné či sektorové zadavatele podle 2 odst. 2 a 6 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, a zároveň podpora poskytovaná na tuto zakázku není vyšší než 50 %) Technické aspekty vyplnění záložky Systém IS KP14+ je napojený na Základní registry. Systém základních registrů obsahuje tyto čtyři registry: Registr osob ROS (gestorem je Český statistický úřad) Registr obyvatel ROB (gestorem je Ministerstvo vnitra) Registr územní identifikace, adres a nemovitostí RÚIAN (gestorem je Český úřad zeměměřický a katastrální) Registr práv a povinností RPP (gestorem je Ministerstvo vnitra) Prostřednictvím vazeb na Základní registry jsou data o subjektech projektu validována. Po vyplnění údaje v poli IČ jsou stiskem tlačítka VALIDACE údaje o subjektu ověřeny a doplněny do datových polí. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 63 z 83
64 O výsledku validace na Základní registry informuje IS KP14+ příjemce hláškou. Stiskem tlačítka ZPĚT se příjemce vrátí na záložku Subjekty projektu. Na obrazovce se doplní příslušné údaje dotažené z Registru osob. Pole KÓD STÁTU je předvyplněno CZE/Česká republika (lze změnit výběrem z číselníku). Příjemce může pro každý subjekt vyplnit daňové identifikační číslo (DIČ) v národním nebo EU formátu. V poli TYP PLÁTCE DPH se vybírá z číselníku: Nejsem plátce DPH Jsem plátce DPH a nemám zákonný nárok na odpočet DPH ve vztahu k aktivitám projektu Jsem plátce DPH a mám nárok na odpočet DPH ve vztahu k aktivitám projektu Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 64 z 83
65 POZOR: Toto pole je povinné k vyplnění u všech typů subjektů včetně dodavatelů. Relevantní je ovšem pouze pro příjemce. U ostatních typů subjektů musí příjemce nějakou hodnotu v IS KP14+ zadat, ale nemá to žádný význam (ani kontrolní ve vztahu k rozpočtu projektu). Vyznačená hodnota nezavazuje daný subjekt k tomu, aby zvolený stav zachoval během realizace projektu, způsobilost výdajů (resp. v tomto případě DPH) bude posuzována s ohledem na právní předpisy a konkrétní situaci v době, kdy bude výdaj uskutečněn. Zaškrtávací pole JE SUBJEKT PRÁVNICKOU OSOBOU? je doplněno automaticky na základě přenosů údajů ze Základních registrů. Posledním polem, které je nutné vyplnit, je indikace ZAHRNOUT SUBJEKT DO DEFINICE JEDNOHO PODNIKU (rozuměno ve vztahu k veřejné podpoře a podpoře de minimis). Tento údaj je v současné podobě v IS KP14+ nevhodně zapracovaný. Aplikace IS KP14+ nicméně vyžaduje, aby u všech subjektů, které jsou na projektu evidovány (bez ohledu na typ subjektu, do kterého patří) bylo vyznačeno, zda subjekt patří (zelená fajfka ) či nepatří (červený křížek) do definice jednoho podniku. Pro dodavatele zakázek nastaví příjemce (klikem do checkboxu) nepatří (červený křížek) u všech dodavatelů Zadání subjektu bez validace na Základní registry V případě, že je to potřebné (protože subjekt není v Základních registrech evidován), je možné zadat subjekt pomocí IČ bez validace. K tomuto kroku je ovšem třeba kontaktovat řídicí orgán na ové adrese: Do ové žádosti o pomoc s vyplněním tohoto subjektu identifikujte zprávu o realizaci projektu s využitím tzv. HASH kódu, který naleznete na záložce Informace o zprávě v poli IDENTIFIKAČNÍ ČÍSLO ZPRÁVY Záložka VEŘEJNÁ PODPORA Záložka není v IS KP14+ aktuálně editovatelná Záložka FIREMNÍ PROMĚNNÉ Na záložce FIREMNÍ PROMĚNNÉ vykazuje příjemce po stisku tlačítka VYKÁZAT ZMĚNU/PŘÍRŮSTEK údaje v polích POČET ZAMĚSTNANCŮ a ROČNÍ OBRAT (EUR). Příjemce vyplňuje tyto údaje pouze v závěrečné zprávě o realizaci projektu. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 65 z 83
66 Příjemce povinně uvede v závěrečné zprávě o realizaci projektu údaje o počtu zaměstnanců a ročním obratu (v EUR), přičemž tyto údaje uvádí v náhledu dle přílohy I nařízení Komise č. 651/2015 ze dne 17. června 2014, kterým se v souladu s články 107 a 108 Smlouvy prohlašují určité kategorie podpory za slučitelné s vnitřním trhem. Údaje vyplňují všichni příjemci, bez ohledu na to, zda projekt zakládá veřejnou podporu nebo nezakládá, a bez ohledu na právní formu subjektu příjemce. Uvádí se údaje za poslední uzavřené účetní období. Při výpočtu počtu zaměstnanců a ročního obratu (a případně bilanční sumy rozvahy) je v souladu s koncepcí dle přílohy I nařízení Komise č. 651/2015 nutné zohlednit majetkové vazby příjemce na další subjekty. Do výpočtu je tak nutné zapojit údaje také za všechny partnerské podniky (subjekty) a propojené podniky (subjekty). Parametry (např. počet zaměstnanců) za partnerské podniky se do výpočtu započítají jen zčásti podle míry majetkového propojení (buď dle podílu na základním kapitálu či na hlasovacích právech - podle toho, která z hodnot je vyšší; v případě vzájemného vlastnictví se použije vyšší procentuální podíl). Parametry za propojené podniky se do výpočtu zahrnují celé. Vysvětlení pojmů je k dispozici v příloze I nařízení Komise č. 651/2014 na odkazu: Tento způsob určení velikosti podniku zavedla Evropská unie v roce Poprvé pronikl do předpisů v Doporučení Komise ze dne 6. května 2003 o definici mikropodniků, malých a středních podniků. V roce 2008 byl ovšem začleněn do nařízení Komise č. 800/2008, v roce 2014 pak byl zapracován do nařízení Komise č. 651/2014, které výše uvedené nařízení č. 800/2008 nahradilo. Aby Evropská komise pomohla subjektům metodiku pro určení jejich velikosti aplikovat, připravila k metodice uživatelskou příručku (celým názvem Uživatelská příručka k definici malých a středních podniků), která je dostupná na webových stránkách Evropské komise na odkazu: (a to i v českém jazyce), případně je také umístěna na webových stránkách Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže, konkrétně v sekci věnované veřejné podpoře v režimu blokových výjimek: Příklad pro výpočet počtu zaměstnanců: Příjemce má 50 zaměstnanců, jeho partnerský podnik, který je příjemcem vlastněn ze 40 %, má 20 zaměstnanců, druhý podnik, který příjemce vlastní z 80 % má celkem 15 zaměstnanců. Výsledná hodnota parametru počet zaměstnanců je výsledkem výpočtu: 50 (za příjemce) + 20*40 % (za partnerský podnik) + 15 (za propojený podnik) = = 73. o Podrobnosti ke stáří a typu používaných dat Relevantní jsou údaje za poslední schválené účetní období. o Kdo se myslí zaměstnancem Počet zaměstnanců odpovídá počtu ročních pracovních jednotek (RPJ), tzn. počtu osob, které byly v daném podniku nebo jeho jménem zaměstnány na plný pracovní úvazek po celý sledovaný rok. Práce osob, které nepracovaly po celý rok, práce osob, které pracovaly na částečný úvazek bez ohledu na jeho délku, a práce sezónních pracovníků se započítává jako zlomky RPJ. Do počtu zaměstnanců jsou zahrnováni: a) zaměstnanci; b) osoby pracující pro podnik v podřízeném postavení, které jsou považovány za zaměstnance v souladu s vnitrostátním právem; c) vlastníci-vedoucí pracovníci; d) společníci vykonávající v podniku pravidelnou činnost, kteří využívají finančních výhod plynoucích z podniku. Učni nebo studenti, kteří jsou zapojeni do odborné přípravy na základě smlouvy o učňovském nebo odborném vzdělávání, se do počtu zaměstnanců nezahrnují. Délka mateřské nebo rodičovské dovolené se nezapočítává. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 66 z 83
67 o Jaké kurzy pro převod měn se používají Pro převod na EUR se použije kurz Evropské centrální banky ke dni účetní závěrky. Kurz je k dispozici na webových stránkách banky o Roční obrat v EUR Roční obrat představují primárně dle nařízení Komise č. 651/2014 příjmy z hospodářské činnosti snížené o vyplacené slevy a neměl by zahrnovat DPH. Pro subjekty, u kterých není hospodářská činnost relevantní, nebo podstatnou měrou provádějí i nehospodářskou činnost, uvádějte do tohoto pole množství finančních prostředků přijatých subjektem za poslední účetní období. Do obratu se nezapočítává počáteční zůstatek. o Bilanční suma rozvahy v EUR Představuje součet všech aktiv nebo součet všech pasiv (oba součty se vždy rovnají) Záložka KONTROLY Platí, že příjemce je povinen informovat řídicí orgán o všech ukončených kontrolách/auditech 40 vztahujících se k realizaci projektu. Kontrolujícím/auditujícím orgánem mohly být např. orgány finanční správy, Ministerstvo financí, Nejvyšší kontrolní úřad, Evropská komise a Evropský účetní dvůr. Příjemce však neuvádí kontroly provedené přímo ŘO (protože o jejich průběhu a výsledku není potřeba ŘO informovat). 40 Mimo interních auditů prováděných útvarem v rámci subjektu příjemce nebo partnera. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 67 z 83
68 Na konci srpna 2017 (přesně ) byl v IS KP14+ upraven způsob záznamu a informování o kontrolách projektu. Údaje o kontrolách se nezapisují přímo do zprávy o realizaci projektu. Ve zprávě o realizaci se kontroly uvádějí, ale přímo ve zprávě se pouze vybírá ze záznamů, které byly před tím vytvořeny v modulu KONTROLY (viz kapitola níže). Po vytvoření kontroly v modulu KONTROLY, musí příjemce příslušnou kontrolu navázat na zprávu o realizaci projektu na záložce KONTROLY. (Prostřednictvím tohoto kroku dává příjemce řídicímu orgánu na vědomí, že v období, ke kterému se zpráva vztahuje, došlo k ukončení nějaké kontroly, nebo došlo k doplnění údajů k již dříve ukončené kontrole, např. k doplnění údajů o plnění nápravných opatření.) Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 68 z 83
69 Tlačítkem VYBRAT RELEVANTNÍ KONTROLY vybere příslušnou kontrolu/audit, u které zatrhne checkbox a pomocí tlačítka POUŽÍT nebo SPUSTIT se kontrola/audit doplní do zprávy o realizace projektu na záložku KONTROLY. Příjemce může označit najednou více kontrol. V případě, že se daná kontrola/audit netýká daného sledovaného období zprávy o realizaci projektu, je možno takovouto kontrolu ODVÁZAT pomocí tlačítka ODVÁZAT KONTROLU. Souvislost kontroly/auditu a sledovaného období nastává zejména, když ve sledovaném období: Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 69 z 83
70 - došlo k ukončení kontroly (tj. je k dispozici protokol o kontrole či zpráva o auditu a došlo také k rozhodnutí o všech námitkách, které případně kontrolovaná osoba k protokolu uplatnila); - došlo ke změně záznamu o plnění (či splnění) nápravného opatření ke zjištění z kontroly/auditu Modul KONTROLY Příjemce v modulu KONTROLY vyplňuje údaje o jakýchkoli ukončených kontrolách/auditech 41 vztahujících se k realizaci projektu. Kontrolujícím/auditujícím orgánem mohly být např. orgány finanční správy, Ministerstvo financí, Nejvyšší kontrolní úřad, Evropská komise a Evropský účetní dvůr. Příjemce však neuvádí kontroly provedené přímo ŘO (protože o jejich průběhu a výsledku není potřeba ŘO informovat). Záznam o kontrole/auditu se vytváří prostřednictvím tlačítka NOVÁ KONTROLA. Příjemce vyplní tato pole: - ČÍSLO KONTROLY; toto číslo je obvykle uvedeno v oznámení o zahájení kontroly nebo v protokolu o kontrole / zprávě o auditu, - NÁZEV KONTROLY; automaticky se předvyplní Externí kontrola a datum. Pole je možné editovat, - DATUM ZAHÁJENÍ KONTROLY; toto datum je obvykle uvedeno v protokolu o kontrole / zprávě o auditu 42, - DATUM UKONČENÍ KONTROLY; toto datum je obvykle uvedeno v protokolu o kontrole / zprávě o auditu 43, pole lze vyplnit až po uložení záznamu kontroly/auditu, 41 Mimo interních auditů prováděných útvarem v rámci subjektu příjemce nebo partnera. 42 U kontroly platí, že je zahájena dnem předložení pověření ke kontrole statutárnímu zástupci kontrolované osoby, případně jím pověřené osobě, nebo dnem předložení pověření ke kontrole osobě, jež je přítomna na místě kontroly, anebo dnem doručení oznámení o zahájení kontroly, jehož součástí je pověření ke kontrole, anebo seznam kontrolujících. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 70 z 83
71 - VÝSLEDEK KONTROLY; z číselníku příjemce doplní odpovídající výsledek kontroly (Se zjištěním nebo Bez zjištění), pole lze vybrat až po vyplnění pole DATUM UKONČENÍ KONTROLY, - PŘEDMĚT KONTROLY; zaměření kontroly (např. ověření podmínek realizace projektu apod.), obvykle je uvedeno na pověření ke kontrole/auditu nebo v oznámení o zahájení kontroly/auditu. - KONTROLNÍ ORGÁN MIMO POSKYTOVATELE DOTACE; z číselníku příjemce vybere konkrétní kontrolní orgán, který provedl kontrolu/audit; - KÓD a ZKRATKA; pole se doplní automaticky po výběru NÁZVU. Příjemce poté záznam uloží tlačítkem ULOŽIT. POZOR!!! Nepoužívejte tlačítko FINALIZACE. Pokud byste záznam finalizovali, už k němu nebude možné doplnit žádný údaj/dokument. S ohledem na to, že může být potřeba uvádět/zpřesnit v budoucnu informace o zjištěních, nebo o plnění nápravných opatření (doplnění si může vyžádat ŘO nebo i jiný orgán, např. Ministerstvo financí), není finalizace záznamu na místě. Ke zprávě o realizaci lze připojit údaje o kontrole, i když záznam kontroly není v daný okamžik v IS KP14+ finalizovaný. V případě VÝSLEDKU KONTROLY SE ZJIŠTĚNÍM příjemce tato zjištění vyplní na záložce NOVÉ KONTROLNÍ ZJIŠTĚNÍ. Nové kontrolní zjištění se zadává prostřednictvím tlačítka NOVÝ ZÁZNAM. Pro každé zjištění se zadává samostatný záznam. 43 U kontroly platí, že je dnem, kterým marně uplyne lhůta pro podání námitek proti obsahu protokolu o kontrole, nebo dnem doručení vyřízení námitek kontrolované osobě. Audit je ukončen dnem doručení zprávy o auditu. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 71 z 83
72 Příjemce vyplní pole: - ČÍSLO ZJIŠTĚNÍ; identifikace v rámci protokolu o kontrole / zprávy o auditu, - VYČÍSLENÍ ZJIŠTĚNÍ; číselné vyjádření finančního dopadu z konkrétního kontrolního zjištění, vyjadřuje se pouze ta částka, která se týká projektu, - MĚNA; pole vyplněno automaticky CZK, nelze editovat, - POPIS ZJIŠTĚNÍ; popis věcného obsahu kontrolního zjištění. Poté záznam uloží stiskem tlačítka ULOŽIT. Ke každému zadanému kontrolnímu zjištění je dále nutné uvést, co bude/bylo v návaznosti na identifikované zjištění provedeno za účelem nápravy, a to na záložce NOVÉ NÁPRAVNÉ OPATŘENÍ 44. Příjemce klikne na NOVÝ ZÁZNAM, do pole POPIS NÁPRAVNÉHO OPATŘENÍ uvede popis způsobu nápravy, který už byl vykonán, nebo bude proveden (pokud se jedná o budoucí kroky, příjemce uvede i termín, do kdy předpokládá provedení). 44 Sousloví nápravné opatření se někdy chápe úzce ve smyslu úkony, které kontrolující orgán stanovil kontrolované osobě vykonat. Zde je třeba pole chápat šířeji a uvádět, jaký konkrétně bude/byl postup odstranění identifikovaných chyb/nedostatků. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 72 z 83
73 Nové nápravné opatření se zadává prostřednictvím tlačítka NOVÝ ZÁZNAM. Jednotlivá opatření příjemce odliší ČÍSLEM NÁPRAVNÉHO OPATŘENÍ. Pro každé opatření se zadává samostatný záznam. Nakonec příjemce vloží na záložce PŘÍLOHY naskenovaný protokol o kontrole / zprávu o auditu. Příjemce stiskne na tlačítko NOVÝ ZÁZNAM. Do pole NÁZEV DOKUMENTU napíše, o jaký dokument se jedná (protokol o kontrole či zpráva o auditu). Příslušný soubor příjemce připojí přes tlačítko PŘIPOJIT. Technologie používaná pro IS KP14+ umožní vložit dokument o velikosti maximálně 100 MB. K jedné kontrole/auditu je možné přiložit více dokumentů. Pro založení nové přílohy příjemce klikne na NOVÝ ZÁZNAM. Po každém připojení přílohy je nutné kliknout na tlačítko ULOŽIT. V přehledové tabulce se nad tlačítkem NOVÝ ZÁZNAM zobrazují již vložené přílohy. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 73 z 83
74 V rámci nového modulu KONTROLY může příjemce vyplnit i údaje o NÁMITKÁCH PODJATOSTI KONTROLUJÍCÍHO a NÁMITKÁCH PROTI KONTROLNÍMU ZJIŠTĚNÍ. V případě OPZ ovšem nedoporučujeme využívat. V rámci nového modulu KONTROLY může příjemce vyplnit i údaje o NÁMITKÁCH PODJATOSTI KONTROLUJÍCÍHO a NÁMITKÁCH PROTI KONTROLNÍMU ZJIŠTĚNÍ. V případě OPZ ovšem nedoporučujeme využívat. V modulu KONTROLY je třeba zadávat kontroly/audity, které byly ukončené (tj. u nichž už byly námitky uplatněny a bylo o nich rozhodnuto, nebo u nichž kontrolovaná osoba ve stanovené lhůtě žádné námitky neuplatnila). Pro řídicí orgán je podstatné získat informaci o zjištěních, která jsou výstupem kontroly ve znění po rozhodnutí o námitkách; tj. není třeba řídicí orgán informovat o tom, jaké námitky příjemce v průběhu kontroly případně uplatnil. Po zápisu/editaci údajů o kontrole v modulu KONTROLY musí příjemce příslušnou kontrolu navázat na zprávu o realizaci projektu. Vstoupí na záložku KONTROLY na příslušné zprávě o realizaci projektu (viz kapitola výše) Smazání zprávy o realizaci projektu Smazat lze pouze rozpracovanou zprávu o realizaci projektu, která nebyla v minulosti ve stavu PODÁNA NA ŘO/ZS. Provést smazání založené zprávy o realizaci projektu může uživatel s rolí Správce přístupu, a to pomocí tlačítka SMAZAT v horní šedivé liště zprávy o realizaci projektu. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 74 z 83
75 3.18 Finalizace zprávy o realizaci projektu Před finalizací zprávy o realizaci projektu je nutné odstranit veškeré chyby, které se zobrazí po stisku tlačítka KONTROLA. Systém nedovolí finalizovat zprávu o realizaci projektu, pokud se vyskytuje některá z červených finalizačních kontrol. Zprávu o realizaci projektu lze finalizovat, pokud systém zobrazí informaci, že kontrola proběhla v pořádku. Pokud proběhla kontrola v pořádku, stiskne příjemce tlačítko FINALIZACE. Systém se příjemce dotáže, zda opravdu chce finalizovat zprávu o realizaci projektu. Příjemce stiskne tlačítko OK event. ZRUŠIT, pokud zatím nechce přistoupit k finalizaci zprávy o realizaci projektu. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 75 z 83
76 Pokud příjemce stiskl tlačítko OK, zobrazí systém informaci, že na zprávě o realizaci projektu byla provedena finalizace. 45 Poté, co je provedena finalizace zprávy o realizaci projektu, dojde k zaktivnění záložky PODPIS DOKUMENTU v levém menu. 45 Do okamžiku, než je žádost o platbu podepsána, je možné žádost o platbu znovu zpřístupnit k editaci stiskem tlačítka ZPŘÍSTUPNIT K EDITACI. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 76 z 83
77 3.19 Záložka PODPIS DOKUMENTU Příjemce klikne na záložku PODPIS DOKUMENTU v levém menu. Pokud nedošlo ke zmocnění (a není toto zmocnění v datových polích žádosti o podporu/projektu v záložce Plné moci uvedeno), podepisovat může pouze statutární zástupce subjektu příjemce (resp. v případě, že příjemcem je fyzická osoba, pak pouze tato fyzická osoba). V případě, že je na projektu zvoleno podepisují všichni signatáři, je nutné, aby zprávu o realizaci projektu podepsali všichni signatáři, a to v pořadí, jaké je na projektu nastaveno v záložce PŘÍSTUP K PROJEKTU. Systém zobrazí vygenerovaný dokument zprávy o realizaci projektu v poli SOUBOR. Příjemce si může soubor zobrazit kliknutím na tlačítko OTEVŘÍT. Příjemce zahájí proces podpisu stiskem ikony PEČÍTKY. Systém zobrazí okno pro připojení elektronického podpisu. Příjemce připojí svůj kvalifikovaný elektronický podpis (např. od První certifikační autority, a.s.). Dle nastavení svého PC připojí podpis ze Systémového úložiště nebo ze Souboru a stiskne tlačítko DOKONČIT. V případě potřeby vloží i heslo k elektronickému podpisu. Systém zobrazí informaci, že dokument byl podepsán. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 77 z 83
78 Příjemce zavře okno stiskem tlačítka OK. Podpisem je zpráva o realizaci projektu a související žádost o platbu automaticky podána na řídicí orgán. Systém zobrazí zprávu o realizaci projektu se stavem PODÁNA NA ŘO/ZS. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 78 z 83
79 3.20 Zpráva o realizaci projektu vrácená k přepracování Řídicí orgán může zprávu o realizaci projektu vrátit příjemci k přepracování. Příjemce je o vrácení zprávy o realizaci projektu informován dvěma systémovými depešemi. Jedna depeše informuje o provedení storna finalizace a druhá o přehledu obrazovek, které byly vráceny k doplnění. Vždy platí, že řídicí orgán zasílá depeši s výzvou k nápravě identifikovaných nedostatků. Vrácena k editaci může být celá zpráva o realizaci projektu či jen vybrané obrazovky. Příjemce vstoupí na vrácenou zprávu o realizaci projektu ve stavu ROZPRACOVÁNA. Příjemce provede úpravu relevantních záložek a polí obdobným postupem jako při vyplňování první verze této zprávy o realizaci projektu. Po dokončení úprav stiskne příjemce tlačítko FINALIZACE. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 79 z 83
80 Systém si vyžádá potvrzení finalizace. Příjemce stiskne tlačítko OK. Systém příjemce informuje, že zpráva o realizaci projektu byla finalizována. Příjemce stiskne tlačítko ZPĚT či rovnou přistoupí k podpisu přepracované zprávy o realizaci projektu stiskem záložky PODPIS DOKUMENTU v levém menu. Systém zobrazí vygenerovaný dokument žádosti o platbu v poli SOUBOR. Příjemce si může soubor zobrazit kliknutím na tlačítko OTEVŘÍT. Příjemce zahájí proces podpisu stiskem ikony PEČÍTKY. Systém zobrazí okno pro připojení elektronického podpisu. Příjemce připojí svůj kvalifikovaný elektronický podpis (např. od První certifikační autority, a.s.). Dle nastavení svého PC připojí podpis ze Systémového úložiště nebo ze Souboru a stiskne tlačítko DOKONČIT. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 80 z 83
81 V případě potřeby vloží i heslo k elektronickému podpisu. Systém zobrazí informaci, že dokument byl podepsán. Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 81 z 83
82 Příjemce zavře okno stiskem tlačítka OK. Podpisem je zpráva o realizaci projektu a související žádost o platbu automaticky podána na řídicí orgán. Systém zobrazí zprávu o realizaci projektu se stavem PODÁNA NA ŘO/ZS Schválení zprávy o realizaci projektu Řídicí orgán nejprve provádí kontrolu formálních náležitostí zprávy o realizaci projektu. Dále následuje kontrola obsahové kvality zprávy. Zpráva o realizaci projektu nabývá v IS KP14+ v rámci administrace několika stavů zpracování: - Po ukončení kontroly formálních náležitostí zprávy se změní stav na SCHVÁLENA ŘO Z FORMÁLNÍHO HLEDISKA 46 nebo na FORMÁLNÍ NÁLEŽITOSTI ZKONTROLOVÁNY V případě, že řídicí orgán schválí obsahovou kvalitu zprávy o realizaci projektu, změní se její stav na SCHVÁLENA ŘO Z HLEDISKA OBSAHOVÉ KVALITY. - V případě, že řídicí orgán vrátil příjemci zprávu o realizaci k dopracování, stav zprávy o realizaci je nastaven na ROZPRACOVÁNA. - V případě, že řídicí orgán zprávu o realizaci neschválil, stav zprávy o realizaci je nastaven na ZAMÍTNUTA ŘO/ZS. 46 Tento stav pouze informuje o tom, že ŘO provedl kontrolu formálních náležitostí (s negativním či pozitivním výsledkem). Stav je relevantní pro projekty podpořené ve výzvách k předkládání žádostí o podporu s datem vyhlášení do Tento stav pouze informuje o tom, že ŘO provedl kontrolu formálních náležitostí (s negativním či pozitivním výsledkem). Stav je relevantní pro projekty podpořené ve výzvách k předkládání žádostí o podporu s datem vyhlášení od Číslo vydání: A4 Datum účinnosti: Strana: 82 z 83