Source: http://www.oic-ci.gc.ca/fra/rep-pub-spec_rep-rap_spec-quest-2007-2008-department_of_justice_canada.aspx
Timestamp: 2018-12-13 18:51:07+00:00
Document Index: 54036465

Matched Legal Cases: ['art. 16', 'art. 69', 'art. 15', 'art. 16', 'art. 69', 'art. 15', 'art. 16', 'art. 69', "l'article 68", "l'article 23"]

»Rapports et publications»Rapports spéciaux au Parlement»Questionnaires»2007-2008»Ministère de la Justice Canada
A. PROCESSUS DE DEMANDE DE COMMUNICATION
Médias 156
Autre S/O
2. Classement des demandes
Demande présentant un intérêt Demandes portant sur des domaines de nature délicate (c.-à-d. litiges actuels ou à venir, recours collectifs horizontaux, enquêtes publiques telles que l'enquête Arar ou l'enquête Gomery, demandes visant une quantité élevée de renseignements personnels ou des enjeux du Cabinet sur la sécurité nationale, etc.) 195
Courante Demandes portant sur des sujets courants, comme les lignes directrices stratégiques la gestion d'un programme 150
Habituellement, la décision est prise par le directeur ou le coordonnateur de l’AIPRP de concert avec le directeur adjoint de l’AIPRP; occasionnellement, la décision est prise par les agents de liaison de l’AIPRP de la Direction des communications, du cabinet du sous-ministre ou du cabinet du ministre au cours des réunions que nous tenons aux deux semaines. Il arrive aussi que l’agent de liaison de l’AIPRP d’un secteur ou d’une région ou que la personne-ressource du BPR détenant une expertise dans le domaine demande qu'une demande soit classée comme présentant un intérêt.
Chaque semaine, deux rapports sont préparés et distribués : le premier contient les demandes reçues au cours de la semaine précédente et l’autre, une liste des échéances indiquant le statut de toutes les demandes d’AIPRP actives. Les demandes sont classées selon la source et le domaine. Le Bureau de l’AIPRP recense les demandes qui présentent un intérêt pour l'institution. Les agents de liaison de la Direction des communications, du cabinet du sous-ministre et du cabinet du ministre se réunissent aux deux semaines afin d'examiner les rapports et de discuter de toute question en matière d’AIPRP qui pourrait nécessiter l’intervention des hauts fonctionnaires. Avant l’échéance du délai prescrit par la Loi, un avis de publication et les documents à communiquer en réponse à une « demande présentant un intérêt » sont transmis au cabinet du ministre ou au cabinet du sous-ministre à des fins d'information seulement. Des renseignements supplémentaires sur la structure de gouvernance figurent à l'annexe D.
3.1 – En moyenne, votre institution prend combien de temps pour rendre une décision finale concernant une demande de communication en vertu de laLoi ? c.-à-d. le temps pris entre le moment où la demande de communication a été reçue et la décision finale de l’institution relativement à la communication de l’information demandée.
En général, le cycle de vie d'une demande de communication présentée au ministère de la Justice est de 20 à 22 jours ouvrables à partir de la date à laquelle la demande est reçue jusqu’à la date de la communication des renseignements demandés. Voir l'annexe A, page 41.
Renseignements supplémentaires fournis au CI le 23 juillet 2008 :
< Les prorogations ont un impact sur le temps moyen de traitement des demandes. Par exemple, une prorogation invoquée en raison de la recherche d'un grand volume de documents prolongera le délai alloué au bureau de première responsabilité (BPR) pour la rédaction des recommandations et la remise des documents. Par contre, les prorogations sont invoquées au cas par cas, et il ne serait pas raisonnable de créer un cycle de vie pour tous les contextes possibles. Il est impossible d’uniformiser le nombre de jours alloués à chaque étape puisque chaque demande est unique.
Nombre de demandes reçues pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008) 345
Nombre de demandes traitées pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008) 340
Nombre de pages examinées 350 321
Nombre de pages communiquées en totalité 42 334
Nombre de pages communiquées en partie Le système n'est pas configuré pour saisir ce renseignement, qui devrait être compilé manuellement pour chaque demande.
Tous les documents ont été communiqués 28
Les documents ont été communiqués en partie 144
Rien n’a été communiqué (documents exclus) 12
Rien n’a été communiqué (documents exemptés) 5
Il n’existe pas de document Cette conclusion n’est pas prévue dans les statistiques exigées par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Par conséquent, elle n'est pas saisie dans notre système.
Demandes transférées 11
Demandes impossibles à traiter 59
Demandes abandonnées par le demandeur 71
Demandes traitées de façon officieuse 10
Total des demandes traitées 340
Demandes reportées 69
Demandes transférées dans les 15 jours 11
Total des demandes transférées 11
Nombre de consultations reçues 1009
Nombre de pages à examiner 53 047 pages (sur 997 consultations terminées au cours de la période visée par le rapport)
(Cette question concerne l’Agence des services frontaliers du Canada et la Gendarmerie royale du Canada seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16) S/O
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen consacré à l’examen des pages reçues pour fins de consultations 16 jours
Nombre de consultations envoyées 433
Nombre de pages envoyées pour examen Le système n'est pas configuré pour saisir ce renseignement, qui devrait être compilé manuellement pour chaque demande.
Nombre de consultations envoyées au Comité du Cabinet chargé de la législation et de la planification parlementaire concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69) 87
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15) Environ 129Des demandes de consultation ont été envoyées à plusieurs ministères; toutefois, nous ne pouvons confirmer si elles étaient associées à ces domaines en particulier.
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16) 27
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses à toutes les consultations envoyées 126 jours
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69) 121 jours
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15) 73 jours(MAECI 82,38/ MDN 64)
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16) 133 jours(GRC -112, ASFC - 278, SCC - 34,CIC – 142 et SPPCC - 97)
(au sujet des demandes de consultation reçues) -997 demandes ont été fermées au cours de l'exercice 2007-2008. -37 demandes avaient été reçues au cours de l'exercice précédent et 960 demandes ont été reçues entre le 1er avril 2007 et le 31 mars 2008. -49 demandes reçues au cours de l'exercice 2007-2008 ont été reportées à l'exercice 2008-2009. Pour déterminer le « temps moyen consacré à l’examen des pages reçues », nous avons divisé le nombre total de jours pris pour répondre aux autres ministères par le nombre total de demandes (16 376 jours/997 demandes traitées) ce qui donne une moyenne de 16,4 jours par demande. Nous avons considéré que le « temps moyen consacré à l'examen des pages reçues » commence à la date à laquelle la demande est reçue au Ministère et se termine à la date à laquelle la réponse est transmise. Par conséquent, cette période englobe l'ensemble du processus et non pas seulement l'examen des pages. (au sujet des demandes de consultation envoyées) La section A5.7 indique la durée de la prorogation invoquée en vertu de l'alinéa 9(1)b) et non le nombre de jours pris par les autres institutions pour nous répondre. La section A3.5 indique le temps moyen pris par les autres institutions pour nous répondre. La section A5.7 concerne les demandes qui ont été FERMÉES au cours de l'exercice 2007-2008, tandis que la section B, Partie II, concerne les demandes REÇUES au cours de l'exercice 2007-2008.
Environ 29,9 p. 100 (80 prorogations ont été invoquées en vertu de l'alinéa 9(1)b) pour les 345 demandes reçues pendant la période visée par le rapport.
Remarques : 23 prorogations supplémentaires ont été invoquées en vertu de l'alinéa 9(1)a) et de l'alinéa 9(1)b) pour un total de 103 prorogations.
Le protocole d'entente ci-joint à l'annexe B établit les échéanciers en vertu desquels une institution peut normalement s'attendre à recevoir une réponse du ministère de la Justice. Au cours des six derniers mois, une version provisoire a été transmise au groupe des utilisateurs du réseau de l’AIPRP afin de leur permettre de formuler leurs commentaires. La version finale a été expédiée à tous les coordonnateurs de l’AIPRP à des fins d'approbation et de signature le 29 mai 2008.
Les priorités sont les mêmes pour les demandes de communication présentées au ministère de la Justice et pour les demandes de consultation provenant des autres ministères ou institutions. Dans le cas des demandes de consultation envoyées par un autre ministère, le ministère de la Justice privilégie celles qui précisent un délai spécifique à respecter afin que le demandeur puisse se conformer au délai prescrit par la Loi. Nous accordons également une priorité aux demandes qui ont presque atteint le délai prescrit afin d’éviter les situations de présomption de refus.
4. Temps de traitement des demandes
Réception des demandes au Bureau de l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) Consulter l'annexe A, page 41 (cycle de vie) 1 à 2 1
Recherche au BPR 4 à 5 6,68 jours
Examen des documents 6 à 10 12,03 jours
Préparation des documents 1,45 jour
Services juridiques Au besoin (consultations auprès du BCP) art. 69 1 jour (l'avocat travaille au Bureau de l’AIPRP)
Communications S/O S/O
Approbation ou autre – AIPRP Même journée que la réception S/O
Approbation ou autre – BPR S/O S/O
Approbation ou autre – Cabinet du SM À des fins d’information seulement S/O
Approbation ou autre – Cabinet du ministre À des fins d’information seulement S/O
Communication par le Bureau de l’AIPRP Journée à laquelle le traitement ou l'examen se termine S/O
La préparation inclut l’indexage, la numérisation, la préparation d’un DC et l'impression des documents. Le chiffre fourni à la section 4.1, page 5, sous « Préparation des documents » n'est pas juste. Le temps exigé pour préparer cette information n'est pas saisi.
PROCESSUS NON OFFICIEL : Demandes de communication déjà examinées :Processus non officiel utilisé pour les demandes visant des documents qui ont déjà été examinés dans le cadre d'une demande de communication en vertu de la Loi. Avant de recourir à ce processus non officiel, il faut d'abord que le demandeur accepte d'obtenir les documents de manière non officielle sans droit de porter plainte; les frais associés au dépôt de la demande et à la recherche ne sont pas perçus dans le cas des documents qui ont déjà été communiqués. Dans le cadre de ce processus informel, les documents sont examinés rapidement avant la communication afin de s'assurer qu’aucun renseignement personnel auquel le demandeur original avait droit n’est communiqué par erreur.
Demandes répétitives : Demandes qui nous sont souvent présentées, habituellement à chaque mois, visant par exemple des rapports sur les commandes, les services professionnels d’aide temporaire ou les emplois pour des périodes déterminées et temporaires. Les frais liés à ces demandes ne sont pas non plus exclus.
Documents publics : Bien qu’il soit possible de soustraire à la communication les documents publics en vertu de l'article 68 (documents déjà publiés), nous fournissons une copie de ces documents dans les cas où le demandeur ne peut les obtenir par d'autres moyens. Par exemple, si un document est disponible sur Internet, mais que le demandeur n'y a pas accès. Si nous avons en main un document qui peut être acheté auprès d'un tribunal, nous le remettrons, dans l'intérêt public, sans que le demandeur soit obligé d’en faire l’achat. Nous considérons que cette façon de faire est conforme à notre devoir d'assistance. Les frais associés à la photocopie des dossiers publics qui sont inclus dans un ensemble de documents se rapportant à une demande ne sont pas facturés au demandeur.
Le traitement des demandes répétitives est semblable au traitement des « demandes de communication déjà examinées ». Le demandeur doit consentir à obtenir les documents de manière non officielle sans droit de porter plainte; une lettre de confirmation lui est transmise et les frais de 5 dollars versés pour le dépôt de la demande de communication lui sont remboursés. Les documents sont examinés conformément à la Loi avant la communication (quelques prélèvements mineurs sont parfois faits, c.-à-d. renseignements personnels).
Demandes déjà examinées Quelques jours après la réception de la demande 5
Demandes répétitives Dès que le BPR a transmis les renseignements moins de 15
Documents publics Dès que le BPR a transmis les documents 5
Processus accéléré : Processus utilisé pour le traitement des demandes de consultation présentées au ministère de la Justice par d'autres institutions et concernant généralement le respect du secret professionnel qui lie un avocat à son client relativement à des avis juridiques ou à un litige. Afin d'éviter les retards inutiles, le ministère de la Justice détermine si les documents présentent ou non de faibles risques. Dans le cas des demandes de consultation concernant des avis juridiques, le BPR recevra une copie des documents à communiquer avec les prélèvements effectués à des fins d'information seulement; aucune intervention n'est requise du BPR. Cette approche est également utilisée dans les cas où un document peut être entièrement communiqué, tel qu’un document juridique déjà publié. Le BPR reçoit une copie des documents à communiquer à des fins d’information seulement et aucune intervention ou réponse de sa part n’est requise.
Le processus accéléré s'applique surtout aux demandes de consultation présentées par d’autres ministères. Une explication détaillée est fournie à la page 20 des lignes directrices. « Aucune intervention ou réponse n’est requise » signifie que nous n'attendons pas de réponse. Les documents sont retournés à l'autre ministère, et l’avis est envoyé au BPR le même jour. Le ministère qui a fait une demande de consultation est l’unique responsable de la communication des renseignements puisqu'il s'agit de sa demande de communication officielle.
Le processus accéléré est utilisé uniquement dans le cas des consultations qui sont considérées comme à faible risque. Toutefois, les demandes de consultation sont examinées au cas par cas.
Les rôles et les responsabilités ont été définis dans le cadre d’une décision et ils sont décrits dans les lignes directrices du Ministère en matière d’AIPRP approuvées par le Conseil de la haute gestion en mars 2007. Veuillez consulter l'annexe A, page 20.
Au contraire, cette initiative a permis à notre ministère d'aider les institutions ou les ministères qui font des demandes de consultation à respecter les délais prescrits par la Loi et d’offrir une prestation de services améliorée à nos clients en évitant les retards.
La réponse à la section 4.6 décrit le « processus accéléré » utilisé principalement pour la conduite des consultations demandées par une autre institution. Grâce à ce nouveau processus, nous sommes parfois en mesure de répondre la même journée ou en moins d'une semaine. Pour obtenir les données statistiques associées à ce processus, il nous faudrait examiner toutes les demandes manuellement.
5. Profil des prorogations
5.1 – Lorsqu’une prorogation est invoquée en vertu de l’article 9, est-ce qu’une justification de la décision d’invoquer une extension est inscrite au dossier? Veuillez fournir toute information utile permettant d’étayer la réponse.
Oui. En vertu de l'alinéa 9 (1)a) sur le volume et l’entrave au fonctionnement de l’institution, si le BPR prévoit que l’extraction des documents nécessitera plus que les cinq heures gratuites prévues dans la réglementation, il transmet à l'agent de l’AIPRP une évaluation du volume et du temps requis pour la conduite de la recherche avant de commencer le travail (voir l'annexe A, pages 23 à 26). Après avoir examiné les renseignements communiqués par le BPR et s’il les considère comme raisonnables en vertu de la réglementation, l'agent de l’AIPRP communique avec le demandeur pour l’informer et lui demander s'il désire poursuivre ses démarches à la lumière des frais associés à la recherche et à l’extraction des documents. Cette procédure est décrite dans ATIPflow et les lignes directrices du Ministère en matière d’AIPRP. En ce qui a trait aux prorogations invoquées en vertu de l'alinéa 9 (1)b), nous avons l'habitude de consigner toutes les communications effectuées avec le ministère client avant d'envoyer une demande de consultation de manière à pouvoir invoquer une prorogation qui permettra le respect des délais prescrits par la Loi. Cette façon de faire est automatiquement utilisée dans le cas des consultations envoyées à Affaires étrangères et Commerce international, à la Défense nationale et au Bureau du Conseil privé. La décision concernant la durée de la prorogation est prise en fonction de plusieurs facteurs tels que le domaine, la possibilité que plusieurs institutions doivent être consultées ou que plusieurs BPR doivent fournir des documents, si les renseignements pertinents peuvent avoir un impact sur des litiges en cours ou une enquête publique, telle que Arar, les commandites, etc.
Ces ministères ont un arriéré de demandes de consultation et ne sont généralement pas capables de répondre en moins d'un mois. Par conséquent, nous communiquons avec eux afin de connaître le laps de temps dont ils auront besoin pour nous répondre, selon les documents visés et le volume. Nous ne respectons pas toujours leurs instructions, mais nous en tenons compte. Dernièrement, les responsables des renseignements confidentiels du Cabinet nous ont demandé d’invoquer des prorogations d’au moins 2 mois pour nos demandes de consultation.
Bien que cette approche soit recommandée dans certains cas lorsque le Ministère constate qu’il dépassera l'échéance de quelques jours ou, qu’exceptionnellement, une consultation avec un autre ministère sera en retard, le coordonnateur de l’AIPRP, en raison de l’obligation d'assistance, encourage fortement le Bureau à communiquer avec le demandeur afin de l’informer du statut de sa demande. Il s’agit d’une pratique exemplaire et d’une mesure proactive favorisant l’établissement de bonnes relations entre le demandeur et le Ministère. Plus le demandeur reçoit de l’information au sujet de sa demande, moins il est probable qu'il soit insatisfait des services fournis et qu'il porte plainte. Renseignements supplémentairesfournis au CI le 23 juillet 2008 : En d'autres mots, nous communiquons avec le demandeur pour l’informer du statut de sa demande lorsque nous pensons que la réponse pourrait être en retard.
En raison du volume (recherche « d’un » grand nombre de documents) REMARQUE : Le système n'est pas configuré pour saisir ce renseignement. Ces données ont été compilées manuellement.
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents) REMARQUE : Le système n'est pas configuré pour saisir ce renseignement, qui devrait être compilé manuellement pour chaque demande.
Les chiffres inscrits s'appliquent aux demandes TRAITÉES au cours de l'exercice 2005-2006 et, par conséquent, incluent les demandes reçues avant 2005-2006
10 26 4 1 0 6
9 2 1 1 0 3
ENCORE ICI, la section 5.4 concerne les données statistiques sur les demandes qui ont été FERMÉES au cours de l'exercice. La section B de la Partie II concerne les données statistiques sur les demandes REÇUES pendant l'exercice, mais qui ne sont pas nécessairement encore fermées.
5.5 – Comment déterminez-vous la durée d’une prorogation invoquée en vertu du paragraphe 9(1)(a) (grand nombre de documents demandés)? Quel est le processus décisionnel utilisé pour déterminer la durée d’une extension? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.
Voir les lignes directrices en matière d’AIPRP. Annexe A, pages 23 à 26.
< Les lignes directrices ne contiennent aucune information précise sur la façon de déterminer la durée d'une prorogation en vertu de l'alinéa 9(1)a). Lorsque nous établissons la durée d'une prorogation invoquée en vertu de l'alinéa 9(1)a), nous tenons compte de la recherche requise, du volume et de la complexité des documents visés et des entraves au fonctionnement du Ministère. Le BPR aide le Bureau de l’AIPRP en lui fournissant une évaluation préliminaire du contenu de ces pages.
Si les documents visés ont déjà été examinés dans le cadre d'une demande précédente, nous ne demanderons pas une deuxième consultation à leur sujet. On demande au BPR de remettre au Bureau de l’AIPRP uniquement les documents pertinents et d’en extraire les duplicata afin qu'une évaluation raisonnable de la recherche et des frais puisse être effectuée et transmise au demandeur. Afin de réduire le double emploi, le BPR indique les documents qui ont déjà été communiqués ainsi que le numéro de la demande pertinente. Nous demandons aussi au BPR de préparer un énoncé des impacts selon le statut des documents; par exemple, si des documents sont publics ou si un rapport a été envoyé au Cabinet, le BPR précise ces renseignements sur le formulaire utilisé pour consigner ses interventions. Dans le cas des documents publics, cette méthode permet au ministère de la Justice de procéder à une communication partielle et de transmettre au demandeur les documents publics dès qu’il reçoit cette information, pendant qu’une prorogation est invoquée en vertu de l'alinéa 9(1)b) pour les consultations à effectuer auprès d’autres ministères et que les documents confidentiels du Cabinet sont transmis au Bureau du Conseil privé afin qu’avocat de l’AIPRP puisse en confirmer le caractère confidentiel le plus tôt possible. L'énoncé des impacts a été élaboré afin que le conseiller de l’AIPRP puisse obtenir des recommandations sur les documents dès que ceux-ci sont fournis, au début du cycle de vie du traitement d'une demande. Voir l’annexe A, page 25.
< On ne s’attend pas à ce que le BPR fasse office d’expert dans l'interprétation de la Loi. Par conséquent, nous ne lui demanderons pas de décider si une prorogation se justifie. Dans la demande d'extraction de documents (pages 23 et 24 des lignes directrices), nous informons les BPR sur le type de renseignements demandés. À l’aide des renseignements fournis, l'agent de l’AIPRP peut rapidement décider s'il est nécessaire d’invoquer une prorogation. Cela s'applique surtout aux prorogations invoquées en vertu des alinéas 9(1)b) et c), mais également de l'alinéa 9(1) a). Tous les renseignements qui nous sont fournis par le BPR nous aident à décider si une prorogation sera invoquée.
Pour mener des consultations avec une autre institution REMARQUE : Le système n'est pas configuré pour saisir ce renseignement. Ces données ont été compilées manuellement. 14 30 2 0 0 1
Pour mener des consultations avec un gouvernement étranger REMARQUE : Le système n'est pas configuré pour saisir ce renseignement, qui devrait être compilé manuellement pour chaque demande.
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal Voir la remarque plus haut
Pour mener des consultations avec un gouvernement autochtone Voir la remarque plus haut
Pour mener des consultations avec un particulier Voir la remarque plus haut
Pour mener des consultations en vertu de l’article 69 Voir la remarque plus haut
Pour mener des consultations avec une autre institution REMARQUE : Le système n'est pas configuré pour saisir ce renseignement. Ces données ont été compilées manuellement. 46 70 5 1 1 3
Pour mener des consultations avec une autre institution REMARQUE : Le système n'est pas configuré pour saisir ce renseignement. Ces données ont été compilées manuellement. 18 55 18 1 0 1
C’est fait au cas par cas. Toutefois, c'est habituellement le cas pour les demandes concernant un BPR, mais plus complexe dans le cas des demandes qui nécessitent l’extraction des documents par plusieurs BPR et qui visent un grand nombre de documents.
Le Bureau du Conseil privé, Affaires Étrangères et Commerce International et le ministère de la Défense nationale fournissent des lignes directrices décrivant leurs exigences à ce sujet. Toutefois, celles-ci sont modifiées régulièrement en fonction de leur charge de travail, et l’information sur les modifications apportées au protocole n’est pas toujours transmise par les institutions.
Il n'existe aucun « protocole relatif au MAECI/BCP-documents confidentiels du Cabinet/Défense nationale ». Pour déterminer la durée d'une prorogation invoquée en vertu de l'alinéa 9(1)b), nous considérons le volume et la complexité des documents à examiner ainsi que l'arriéré des demandes accumulé par l’institution consultée.
Voir la réponse fournie à la section 5.10. En général, selon la charge de travail, le ministère de la Justice s’attend à ce que les conseillers ou analystes de l’AIPRP expérimentés examinent une demande visant 50 pages en moins en deux semaines, sauf si d'autres circonstances justifient un laps de temps plus long, comme la complexité des documents (une série de courriels contenant des avis juridiques), le roulement des employés, des lacunes dans les renseignements nécessaires pour déterminer la faisabilité de procéder à des prélèvements, une hausse de la charge de travail en raison du nombre de demandes reçues par une institution ou portant sur le même domaine. Le ministère de la Justice a l'habitude de communiquer avec les institutions afin d’invoquer une prorogation correspondant à leur statut et à leurs exigences opérationnelles.
Le protocole d'entente du 29 mai 2008, qui fait suite au protocole datant de l’été 2006, vise à s’assurer que le niveau de service fourni par le ministère de la Justice en réponse aux demandes de consultation présentées par d’autres ministères leur permet de respecter le délai prescrit par la Loi et de réduire la probabilité que ces demandes soient considérées comme étant en présomption de refus. Le ministère de la Justice a l'habitude de communiquer avec les institutions pour invoquer une prorogation correspondant à leurs exigences opérationnelles et à leur charge de travail. Il est possible que des documents fassent l'objet de demandes répétitives. Toutefois, nous ne présentons pas de nouvelles demandes de consultation si nous avons déjà reçu une réponse de l'institution au sujet de ces documents. Nous demandons une consultation uniquement lorsque les documents visés n'ont jamais fait l’objet d’un examen par l’autre institution. Nous effectuons des recoupements avec les documents pour lesquels nous avons déjà obtenu une réponse à la suite d'une consultation et nous envoyons un avis de courtoisie à ce sujet. Évidemment, dans ces cas, le temps écoulé et la jurisprudence sont pris en considération.
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers Total de 6 prorogationsREMARQUE : Le système n'est pas configuré pour saisir ce renseignement, qui devrait être compilé manuellement pour chaque demande..
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers 127 jours
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers 30 jours
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27 27
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée 11
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectée 0
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers Total de 14 prorogationsREMARQUE : Le système n'est pas configuré pour saisir ce renseignement. Ces données ont été compilées manuellement.
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers 41
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers 32 jours
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27 21
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée 7
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers REMARQUE : Le système n'est pas configuré pour saisir ce renseignement. Ces données ont été compilées manuellement.
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers 86
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers 26 jours
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27 40
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée 24
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectée 1
La section 5.13 concerne les données statistiques associées aux demandes traitées au cours de l’exercice 2005-2006, et ces prorogations auraient pu être invoquées au cours de cet exercice ou avant le 1er avril 2005.
Oui, dans la plupart des cas, plusieurs demandes de consultation en vertu de l’article 27 ont été envoyées pour une même demande de communication.
Il s’agit DE NOUVEAU des demandes traitées par rapport aux demandes reçues.
La section 5.13 concerne les données statistiques sur les demandes qui ont été FERMÉES au cours de l'exercice. La section B de la Partie II concerne les données statistiques sur les demandes REÇUES pendant l'exercice mais qui ne sont pas nécessairement encore fermées. Par conséquent, ces deux parties ne concernent pas les mêmes éléments.
5.14 – Les avis destinés aux tiers en vertu de l’alinéa 9(1)c) et du paragraphe 27(1) sont-ils envoyés avant l’expiration du délai de 30 jours?
Il est possible que les avis destinés aux tiers ne soient pas envoyés avant l'expiration du délai de 30 jours lorsque des prorogations en vertu de l'alinéa 9(1)a) de l'alinéa 9(1)b) ont également été prises. L'avis destiné aux tiers est envoyé dès que le BPR a transmis à l'agent de l’AIPRP les documents à examiner et que les renseignements à soumettre aux tiers ont été relevés.
Il est arrivé à quelques reprises qu'un tiers demande une prorogation au ministère de la Justice en raison d'un très grand volume de documents expédiés en consultation et pour lequel le tiers avait besoin d'une plus longue période pour préparer des observations raisonnables et consulter ses avocats. Dans la plupart des cas, cette situation n'a eu aucun impact sur notre capacité de respecter les délais prescrits par la Loi.
Le BPR doit informer à l'avance le Bureau de l’AIPRP lorsque des consultations auprès des tiers sont requises. Depuis l’adoption des lignes directrices en matière d’AIPRP, le 1er octobre 2007, des séances de formation et de sensibilisation sont régulièrement offertes aux employés du Ministère. Veuillez consulter l’annexe A, pages 23 à 25.
Oui, le renvoi à « l’annexe A, pages 23 à 25 » est associé à la consigne demandant au BPR d’informer à l’avance le Bureau de l’AIPRP lorsque des consultations avec des tiers seront requises.
Toujours Presque X Parfois Rarement Jamais
Oui, dans les cas où cela est possible, nous avons l'habitude de le faire, et nous informons le demandeur que nous attendons le renvoi des documents visés par la consultation avant la fin du traitement de la demande. Si le processus de consultation se termine plus tôt que prévu, une communication partielle est faite si l'examen d'une grande partie des documents pertinents est presque terminé. Dans les cas où l’examen des documents pertinents n'est pas complètement terminé, nous effectuons une communication partielle des documents examinés, y compris ceux qui ont fait l’objet d’une consultation.
« nous avons l'habitude de le faire » s’applique à la question A5.20 : en vertu des alinéas 9(1)b) et (ou) 9(1)c) – consultations, le Bureau de l’AIPRP communique presque toujours une partie des documents demandés. Des éclaircissements sur le reste de la réponse seront confirmés après avoir été approuvés par le directeur intérimaire de l’AIPRP (23 juillet 2008). Commentaires formulés par le coordonnateur intérimaire : la partie des documents visés par le processus de consultation sera communiquée ou protégée selon les recommandations ou les observations formulées par le tiers ou l’autre ministère. Si nous n'avons pas reçu de réponse à une demande de consultation en temps opportun, nous effectuons un suivi auprès du tiers ou de l’autre ministère et nous consignons l’échéance prévue par ceux-ci pour la transmission de la réponse.
Par exemple, dans les cas où des avis juridiques ou le privilège relatif au litige sont invoqués en vertu de l'article 23 de la Loi sur l'accès à l'information, une justification est entrée dans ATIPImage accompagnée d'une note dans .TIF image. Une remarque peut également être entrée dans ATIPflow afin d'appuyer le bien-fondé d'une recommandation dans les cas où le conseiller demande une explication supplémentaire pour bien comprendre l'application de l'exception discrétionnaire au privilège relatif au litige. Ceci permet au conseiller d’être entièrement d’accord sur le fait que la demande englobe tous les critères nécessaires pour appuyer et justifier l'application de l'exception discrétionnaire.
Le conseiller en AIPRP et tout le personnel s'assurent que la jurisprudence et les avis juridiques concernant particulièrement la gestion de l’AIPRP sont toujours pris en considération au moment d’appliquer des exceptions discrétionnaires. Le conseiller juridique en AIPRP, à titre de membre du groupe de travail sur la pratique du droit relatif à l’AIPRP, présidé par la Section du droit à l'information et à la protection des renseignements personnels, informe le Bureau de l’AIPRP lorsque de nouveaux exemples de jurisprudence et d’avis juridiques ont des impacts possibles sur les exceptions applicables et tient le Bureau de l’AIPRP du ministère de la Justice au courant de l’avancement du dossier.
L'énoncé des impacts, ainsi que la note de service concernant l'extraction des documents transmise au BPR, contient des recommandations à l'intention du Bureau de l’AIPRP relativement au bien-fondé et aux motifs de protéger ou non certains renseignements. Veuillez consulter l’annexe A, pages 23 à 25.
Le BPR présente sa justification et ses recommandations dans l'énoncé des impacts. Celles-ci sont ensuite examinées par le Bureau de l’AIPRP, qui les consigne dans ATIPflow et ATIPimage avant de commencer le traitement de la demande.
6.5 – Si l’explication est formulée par les BPR, existe-t-il une fonction de contestation de l’exception discrétionnaire au Bureau de l’AIPRP?
Le BPR rencontre l'agent de l’AIPRP au besoin. Lorsque l'agent de l’AIPRP conteste une justification parce qu’il la considère comme insuffisante d’après son expérience pour justifier l'application de l'exception discrétionnaire, il consulte ses collègues, le chef d'équipe, le conseiller juridique, le directeur adjoint ou le directeur, avec qui il discutera de ses réserves. Il veillera à prendre note des réunions, des discussions, des courriels, etc., afin d’adopter l’approche voulue à l’égard de l'application des dispositions de la Loi. L'agent de l’AIPRP communiquera avec le BPR pour lui faire part des préoccupations des spécialistes de l’AIPRP à l’égard de la justification fournie et lui demander d’étoffer la justification pour déterminer les suites à donner.
Nous informons le demandeur au sujet des dispositions de la Loi et des politiques et directives du Secrétariat du Conseil du Trésor. Voir aussi la réponse fournie à la section 6.5.
Voir la réponse fournie à la section 6.2.
Si, par exemple, la protection recommandée pour les renseignements n'est pas claire pour l'agent de l’AIPRP, celui-ci contestera la justification et documentera ses démarches.
Voir la réponse fournie à la section 6.3.
7.5 – Si la justification est établie par les BPR, existe-t-il une fonction de contestation obligatoire au Bureau de l’AIPRP?
Même réponse qu’à 6.5.
Partie I : Demandes reportées de l’exercice 2006-2007
1. Nombre de demandes reportées 64
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 6
Partie II : Nouvelles demandes — à l’exception des demandes inscrites à la Partie I.
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 2007-2008 345
4.A Nombre de demandes traitées dans le délai de 30 jours 211
4.B Nombre de demandes traitées au-delà du délai de 30 jourspour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 2
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 REMARQUE : ce chiffre est inférieur au total de 5A à 5C parce que plusieurs extensions en vertu du paragraphe 9(1) ont été invoquées pour certaines demandes. 120
5.A Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(a)? 34
5.B Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(b)? 104
5.C Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(c)? 8
6.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5) 62
6.B Nombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5) 5
7.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.A) 7
7.B Nombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.A) 1
8.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.B) 7
8.B Nombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.B) 0
9.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.C) 56
9.B Nombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.C) 4
C. PROFIL DES RESSOURCES
1. Profil des employés
Voir l'organigramme au 31 mars 2008 ci-joint à l’annexeC EX 01 15
PM 06 16
PM 05 10,2
PM 04 7,2
PM 01 1,25
AS 04 11
AS 03 20
Consultant embauché pour le traitement des demandes de communication Classification Nombre Années d’expérience
Renseignements additionnels fournis au CI le 23 juillet 2008 :
Au 31 mars 2008 EX-01 1 15
PM-06 1 16
PM-05 6 7 en moyenne
LA-02 1 1
PM-04 2 7 en moyenne
PM-03 2 7 en moyenne
PM-02 1 1
PM-01 4 1
AS-03 1 20
Remarque : Seul le poste AS-03 n’est pas entièrement affecté aux activités liées à l’AIPRP. Les autres employés travaillent à temps plein au traitement des demandes d’AIPRP.
2. Budget salarial du Bureau de l’AIPRP pour des activités liées à l’AI
2007-2008 873 933 $ 1 201 342 $ 27 19,16
2006-2007 1 047 658 $ 1 031 080 $ 23 17,60
2005-2006 1 080 375 $ 933 895 $ 15 15,50
3. Budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP pour des activités liées à l’AI
2007-2008 300 000 $ 434 662 $
2006-2007 604 588 $ 543 323 $
2005-2006 376 090 $ 352 962 $
4. Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP utilisé ou réservé pour la formation et le matériel de formation relatifs à l’AI
2007-2008 2 786 $ 1 887 $
2006-2007 14 350 $ 0 $
2005-2006 2 595 $ 1 775 $
5. Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP utilisé ou réservé pour l’embauche d’experts-conseils en AI
2007-2008 218 800 $ 208 093 $
2006-2007 238 788 $ 346 641 $
2005-2006 188 000 $ 225 500 $
D. CADRE DE LEADERSHIP
Le coordonnateur de l’AIPRP.
Le déplacement d'employés expérimentés à la suite de l'adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité. De plus, la réorganisation des Services ministériels dans le Secteur de la gestion et de sa structure hiérarchique.
Le roulement dans les milieux de l’AIPRP est rapide et particulièrement élevé. Le Ministère perd et recrute constamment des employés. Nous sommes toujours en train d’essayer de combler nos postes vacants et, la plupart du temps, nous ne réussissions pas à constituer un bassin de candidats qualifiés. À titre de directeur intérimaire de l’AIPRP doté des pleins pouvoirs, je n’entrevois pas d’incidences négatives. Un autre enjeu important qui a eu « une incidence sur la capacité de notre institution à répondre aux demandes de communication le plus rapidement possible et / ou communiquer aux demandeurs l’information la plus complète et la plus précise possible » sont les retards associés aux consultations obligatoires auprès du MDN et du MAECI dans le cas des demandes de communication concernant l’Afghanistan.
Oui, dans le cas du taux de roulement des employés expérimentés depuis l'entrée en vigueur de la Loi fédérale sur la responsabilité; puisque plus de 70 organismes sont maintenant assujettis aux lois, le fait de conserver dans l’effectif des préposés à l’AIPRP expérimentés représente un défi constant. L’on peut s’attendre que la situation ne changera pas dans un proche avenir en raison des stratégies de recrutement dynamiques et des occasions de progression de carrière concurrentielles offertes aux employés compétents en AIPRP dans l’administration fédérale. La réorganisation et le roulement du personnel dans d'autres domaines du Secteur de la gestion engendrent de nouveaux défis en ce qui a trait à l'extraction des documents et au transfert des connaissances ministérielles; cependant, la situation est la même dans l'administration fédérale en raison des nombreux départs à la retraite et mutations dans d'autres ministères.
Depuis le dernier exercice, les lignes directrices du Ministère en matière d’AIPRP ont été approuvées par le Conseil de la haute gestion, dirigé par le sous-ministre. Le sous-ministre adjoint du Secteur de la gestion a officiellement adopté les lignes directrices le 1er octobre 2007, ainsi qu’une structure de gouvernance, un cycle de vie et d'autres outils visant l’amélioration du rendement du Ministère, notamment des rapports mensuels sur le rendement qui servent à orienter les rapports élaborés à l’intention du sous-ministre. Ces mesures ont permis au Ministère d'harmoniser les approbations et de gérer efficacement les problèmes en matière de rendement. La structure de gouvernance de l’AIPRP a été élaborée afin que tous les employés du Ministère aient une bonne compréhension des étapes du traitement d'une demande et de l’ordre d’exécution : qui est responsable, qui doit rendre compte, être informé, être consulté (voir l'annexe D).
Ces deux documents sont publiés sur le site Intranet du ministère de la Justice. Nous avons mis en œuvre une stratégie de communication visant à informer et à sensibiliser les employés du Ministère. Nous avons organisé des séances de formation en matière d’AIPRP, des séances détaillées individuelles avec les personnes-ressources des BPR, des exposés généraux avec le groupe de travail stratégique en matière de liaison de l’AIPRP, qui a ensuite invité les gestionnaires de l’AIPRP à participer aux tables de gestion régionales ou sectorielles afin de toucher le plus grand nombre d’employés possible. Cette stratégie a permis d’assurer la cohérence du traitement des demandes de communication et l’instauration d’une approche commune. Au cours de l’exercice, près de 700 employés, tant à l’administration générale que dans trois régions (Colombie-Britannique, Nord et Québec), ont suivi une formation sur les nouvelles lignes directrices, les processus et les pratiques exemplaires en matière d’AIPRP. Des séances d'information et de sensibilisation ont été offertes et demandées régulièrement lors des retraites organisées par le secteur, des conférences nationales et des ateliers, des séminaires sur l'apprentissage et le perfectionnement des ressources humaines, etc. Un autre groupe de travail stratégique en matière de liaison de l’AIPRP est chargé d’assurer une gestion plus opportune et stratégique des enjeux en matière d’AIPRP aux niveaux compétents de l'administration centrale et des régions. Une rencontre aux deux semaines a également été prévue avec les cadres supérieurs afin de s'assurer que les enjeux en matière d’AIPRP demeurent au premier plan et qu'ils sont résolus rapidement. Quatre postes supplémentaires ont été approuvés et financés, ce qui a permis d'augmenter à 27 le nombre des employés affectés aux activités de l’AIPRP. Ces postes de durée indéterminée étaient nécessaires pour remplacer les consultants qui avaient été embauchés pour réduire l'arriéré des demandes de communication, ce qui a été terminé au cours de l'exercice. (Voir l'organigramme à l'annexe C). En 2006-2007, le ministère de la Justice avait reçu la note « F »; en 2007-2008, le ministère a obtenu un « A » selon l’ancien questionnaire relatif aux fiches de rendement.
G. PROFIL DES PLAINTES