Source: https://www.kus.uni-hamburg.de/themen/einkauf/werkvertraege-lehrauftraege/werkvertraege/faq.html
Timestamp: 2019-07-18 21:27:19
Document Index: 219094128

Matched Legal Cases: ['§ 60', '§ 60', '§ 93', '§ 1', '§ 621', '§ 626']

FAQ : Werkverträge : Universität Hamburg
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FAQs zu Werkverträgen, Korrekturassistenzen und Honorarverträgen
Wann handelt es sich um einen Werkvertrag und wann nicht?
Sollen kurzfristig und unterstützend Leistungen erbracht werden, die von Beschäftigten der Universität Hamburg nicht übernommen werden dürfen, kann auf einen Werkvertrag zurückgegriffen werden. Dabei verpflichtet sich die Auftragnehmerin bzw. der Auftragnehmer zur Erstellung eines Werkes. Das kann sein:
die Herstellung oder Veränderung einer Sache
ein durch Arbeit oder Dienstleistung herbeizuführender Erfolg
die Herstellung eines körperlichen Produkts, wie dies z.B. bei Herstellung von Gegen- ständen oder Proben in der Naturwissenschaft sein kann
ein unkörperliches Produkt, wie die Erstellung eines Gutachtens, eines Berichtes oder einer Publikation
Kein Gegenstand eines Werkvertrages ist hingegen
die Verpflichtung zur Mitarbeit in einem Projekt
die dauerhafte Betreuung einer Website
die Überwachung und die Organisation einer Veranstaltung, einschließlich der Betreuung von Gästen;
Assistenztätigkeiten, sowie
das Abhalten von Seminaren und Lehrveranstaltungen.
Auf keinen Fall dürfen Personalbedarfe ausgeglichen und Arbeitsverhältnisse umgangen werden.
Kein Werkvertrag
Chroniken erstellen Abhalten von Seminaren und Lehrveranstaltungen
Dateierstellung Assistenztätigkeiten
Druck eines Magazins Betreuung und Bewirtung von Gästen
Drucktechnische Bearbeitung einer Broschüre Betreuung von Messeständen
Fotos erstellen Garderobendienste
Fotografische Dokumentation Hostessarbeiten
Handreichungen erstellen Unterhalten einer Musikkapelle
Herstellung/Analyse von Proben Unterricht geben
Interviewführung mit Auswertung der Ergeb-nisse Veranstaltungsüberwachung und Koordination
Journalistische Texterstellung Websitebetreuung und-wartung allgem. Art
Korrektur von Klausuren und Arbeiten
Posteranfertigung
Termineinarbeitung in Homepage
Übersetzung von Schriften
Herstellung einer Individual-Software
Wann schließe ich einen Honorarvertrag?
Der Abschluss eines Honorarvertrages kommt in Frage, wenn ein Arbeitsvertrag ausgeschlossen ist, eine selbständige Leistung vorliegt und kein konkreter Erfolg geschuldet wird.
Wann schließe ich einen Werkvertrag für Korrekturassistenzen?
Gegenstand des Vertrages ist die Vorkorrektur gem. des Korrekturschemas der betreuen-den Dozentin bzw. des betreuenden Dozenten im Rahmen einer Prüfung. In der Bedarfsmeldung eines Werkvertrages für Korrekturassistenz (DOC) wird dazu die Zahl der Korrektureinheiten benannt, die im Vertrag vereinbart wird.
Für eine Korrektureinheit wird eine Festvergütung von aktuell 4,68 EUR vereinbart.
Wie wird ein Werkvertrag beantragt?
Professoren, Dozenten und Verwaltungsmitarbeiter (bei aus Drittmitteln finanzierten Werkverträgen kommen insbesondere Projektleiter in Betracht), die einen Werk- oder Honorarvertrag abschließen möchten, füllen bitte das Formular „Bedarfsmeldung eines Werk- oder Honorarvertrages“ (DOCM) aus.
Mit diesen Unterlagen wenden Sie sich bitte direkt an das Team Strategischer Einkauf, Bereich Werk- und Honorarverträge (732) oder an das für sie zuständige Dienstleistungszentrum vor Ort. Dort werden die Unterlagen entgegengenommen und an das Team 732 weitergeleitet.
Bei Fragen oder Unsicherheiten wenden Sie sich direkt an das Team Strategischer Einkauf, Bereich Werkverträge (732). Gerne werden Ihre Fragen beantwortet, ggf. werden Alternativen aufgezeigt.
Wer darf einen Werkvertrag abschließen?
An Studierende dürfen nur Werkverträge vergeben werden, wenn der ordnungsgemäße Ablauf des Studiums nicht gefährdet ist, d.h., der Zeitrahmen für die Tätigkeiten aus dem Werkvertrag von 19 Std./Woche oder 86 Std./Monat nicht überschritten wird. Die Studierenden sollten nur Arbeiten durchführen, für deren Wahrnehmung eine abgeschlossene Hochschulausbildung nicht erforderlich ist.
Die Ausübung anderer Tätigkeiten als Studieren gegen Entgelt, einschl. der Tätigkeit als wissenschaftliche oder stud. Hilfskraft darf den Zeitrahmen von höchstens 19 Std. in der Woche oder 86 Std./ Monat nicht überschreiten (Abschnitt III Nr. 8.2 der „Richtlinie für die Beschäftigung von wissenschaftlichen und studentischen Hilfskräften“).
Unterrichtstutorinnen bzw. -tutoren sind vom Geltungsbereich des TV-L ausgenommen und werden im Angestelltenverhältnis mit befristetem schriftlichen Arbeitsvertrag beschäftigt (Tutorensatzung der Universität Hamburg vom 6. März 2008).
Der Beschäftigungsumfang sollte daher für studentische Unterrichtstutorinnen und -tutoren in der Regel vier Semesterwochenstunden nicht überschreiten.
Die zeitliche Inanspruchnahme darf höchstens 19 Wochenstunden betragen.
Studentische Unterrichtstutorinnen bzw. -tutoren, die mit weniger als 19 Wochenstunden beschäftigt werden, dürfen zusätzlich eine weitere Beschäftigung aufnehmen; der Gesamtumfang darf jedoch 19 Wochenstunden nicht überschreiten.
Bei akademischen Unterrichtstutorinnen bzw. -tutoren gibt es keine Obergrenze hinsichtlich des Beschäftigungsumfangs.
Studierende, die für Hilfstätigkeiten eingestellt werden, erhalten einen Vertrag mit der UHH auf der Grundlage des TV-L. Daher ist eine Nebentätigkeitsanzeige erforderlich - siehe auch Ziff. (6).
Mit ausländischen Staatsangehörigen dürfen Werk- und Honorarverträge geschlossen werden, wenn ein ggf. erforderlicher Aufenthaltstitel vorliegt.
Für ausländische Studierende wird immer eine ausdrückliche Genehmigung der Ausländerdienststelle benötigt. Hierbei ist allerdings vom Gesetzgeber nicht deutlich geklärt worden, in welchem Umfang selbständige Tätigkeit neben dem Studium zulässig sind. Daher obliegt es der Ausländerbehörde, in jedem Einzelfall zu prüfen, ob durch die Tätigkeit das Erreichen des Studienziels in angemessener Zeit gefährdet wird. Hierfür werden prüffähige Unterlagen benötigt, d.h. die zu beschäftigenden ausländischen Staatsangehörigen müssen, sofern der Vertrag noch nicht vorliegt, eine Unterlage von der Hochschule vorlegen, aus der die Art der Tätigkeit, der zeitliche Umfang und das Entgelt hervorgehen. Die Genehmigung ist vor Antritt der Tätigkeit einzuholen.
Ausländische Staatsangehörige, die zur Aufnahme einer Erwerbstätigkeit einreisen möchten, sollen sich über die Einreisevoraussetzungen rechtzeitig informieren. Diese sind aktuell auf der Internetseite des Auswärtigen Amtes einsehbar.
In Hamburg können sie sich auch an die Zentrale Ausländerbehörde wenden.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Informationsblatt „Ausländische Staatsangehörige“.
Mitarbeiter der Universität Hamburg
Mitarbeiter der UHH müssen den Werk- bzw. Honorarvertrag als Nebentätigkeit anzeigen. Die Anzeige einer Nebentätigkeit bedarf der Schriftform, d. h. einer eigenhändigen Unterschrift der oder des Beschäftigten. Für die Anzeige einer Nebentätigkeit verwenden Sie bitte den Vordruck des Personalamts und senden ihn auf dem Dienstweg - bei Professorinnen und Professoren über die Dekanin oder den Dekan - an die oder den für Sie zuständige Personalsachbearbeitung in der Abt. 6. Dort wird eine Genehmigung nach § 60 LHO erteilt, die notwendige Voraussetzung zur Ausfertigung eines Werk-oder Honorarvertrages ist.
Bedienstete der FHH
Bedienstete der FHH müssen bei Antragstellung eine Nebentätigkeitsgenehmigung (ihrer Behördenleitung nach § 60 LHO) vorlegen.
Die Beauftragung eines Unternehmens (mehrere Personen, z.B. GbR oder GmbH) ist grundsätzlich möglich. Dafür kommt ein Werk- oder Honorarvertrag allerdings nicht in Frage, sondern eine Bestellanforderung bei Ihrem zuständigen Dienstleistungszentrum.
Existenzgründer (Personen, die einen Zuschuss nach §§ 93, 57 SGB III erhalten), gelten als selbständig Tätige und müssen die Sozialversicherungsbeiträge selbst abführen, wenn sie nicht sogar auf ihren Antrag von der Versicherungspflicht befreit sind oder Versicherungsfreiheit wegen geringfügiger selbständiger Tätigkeit besteht. Der Abschluss eines Werk- oder Honorarvertrages ist insofern unproblematisch.
Wie wird der Vergabevermerk erstellt?
Mit dem Vertragsabschluss ist immer ein Beschaffungsvorgang verbunden, der vergaberechtlichen Vorschriften unterliegt.
1. Ermittlung des Auftragswerts:
Im Werk-/bzw. Honorarvertrag wird eine bestimmte Entlohnung vereinbart. Diese für den gesamten Zeitraum vereinbarte Summe bestimmt die Wertgrenze.
Bei der Schätzung des Gesamtauftragswertes sind alle zu erwartenden Kosten für die Beschaffung zu addieren. Dies bedeutet, dass sämtliche Positionen während der Vertragslaufzeit zu berücksichtigen sind, die Kosten auf Seiten des Auftraggebers verursachen (Ausnahme: Umsatzsteuer). Ebenso sind eventuelle Kosten eines wiederkehrenden Bedarfs zu berücksichtigen.
Ein wiederkehrender Bedarf ist anzunehmen, wenn nach der derzeitigen Planung davon ausgegangen werden muss, dass die Kosten nicht nur einmalig, sondern auch künftig z.B. für Arbeiten im nächsten Semester anfallen. In diesem Fall sind die Gesamtkosten für den jeweiligen Einzelauftrag (z.B. Vertrag pro Semester) zu addieren und dieser geschätzte Gesamtauftragswert für die Bestimmung der zutreffenden Vergabeart zu berücksichtigen.
Beispielhaft ist ein wiederkehrender Bedarf anzunehmen, wenn die UHH davon ausgehen muss, dass für ein Lehrfach eine Honorarkraft für jedenfalls mehr als ein Semester gesucht wird und eine semesterübergreifende Finanzierung gesichert ist. In diesem Fall wären die Gesamtkosten für den jeweiligen Einzelvertrag zu addieren.
Sofern vorab ein "absehbar wiederkehrender Bedarf" nicht vorliegt, bestehen keine vergaberechtlichen Bedenken gegen die mehrmalige Beauftragung mit einem Werkvertrag.
2. Wertgrenzen
bis 1.000 EUR Keine Vergleichsangebote nötig; Direktauftrag
Einholung von mind. 3 Angeboten oder
Direktauftrag, wenn
a) der Auftragswert unter 25.000 EUR liegt und der Auftraggeber sich die erforderlichen Marktkenntnisse auf andere Weise zuverlässig beschafft hat,
b) die Leistung besonders dringlich ist[1],
c) die Leistung nur von einem bestimmten Unternehmen erbracht werden kann oder die Zahl der geeigneten Bewerber unter drei liegt.
[1] Die Leistung ist aufgrund von Umständen, die die UHH nicht voraussehen konnte, besonders dringlich und die Gründe für die besondere Dringlichkeit sind nicht dem Verhalten der UHH zuzurechnen.
ab 25.000 EUR Bitte kontaktieren Sie vor einer geplanten Ausschreibung den Strate-gischen Einkauf (732)
In allen Fällen erstellt der Strategische Einkauf einen Vergabevermerk, in dem dargestellt wird, wie das Verfahren abgelaufen ist und wie die Entscheidung zu Stande kam. Die Bedarfsmelder sollten der Bedarfsmeldung eine Begründung beifügen, aus der sich ergibt, wie es zu der Personalauswahl kam (Ausschreibung oder besondere Fähigkeiten oder Leistungen der bzw. des avisierten Vertragnehmers/in, mit denen sie/er sich aus der Bewerberlage heraushebt).
Der Strategische Einkauf (732) ist Ihnen dabei gerne behilflich, berät Sie und führt ggf. die Ausschreibung durch.
Sozialversicherungsfrei oder -pflichtig? Scheinselbstständigkeit
Die Auftragnehmer (AN) müssen bei der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtung selbständig tätig sein und dürfen nicht in den Betrieb der Universität integriert sein bzw. werden.
Die sog. Scheinselbständigkeit führt dazu, dass auf den Werklohn bzw. das Honorar Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer zu entrichten sind. Sollte sich erst nach Abwicklung des Vertragsverhältnisses herausstellen, dass Sozialversicherungs- und Lohnsteuerpflicht bestanden hat, muss die UHH als „Arbeitgeberin“ die gesamten Versicherungsbeiträge (bei geringfügiger Tätigkeit die Pauschale) und die Lohnsteuer entrichten. Deshalb ist unbedingt vor Abschluss des Vertrages zu prüfen, ob die beantragte Tätigkeit selbständig ist. Aus diesem Grunde müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:
Die AN dürfen bei der Herstellung des Werkes/Erbringung der Leistung nicht an Weisungen der Auftraggeberin gebunden sein. Das bedeutet allerdings nicht, dass nicht im Vertrag sehr konkrete Vereinbarungen in Bezug auf die Eigenschaften des Werkes getroffen werden dürfen.
Da es auch gegen eine selbständige Tätigkeit spricht, wenn AN in den Arbeitsbetrieb der Auftraggeberin eingebunden sind, dürfen sie grundsätzlich nicht in den Räumen der Universität arbeiten.
Mit einer selbständigen Tätigkeit ist es auch nicht zu vereinbaren, wenn AN Arbeitszeiten einzuhalten haben und wenn sie persönlich zur Herstellung des Werks bzw. zur Erbringung der Leistung verpflichtet sind, also nicht Dritte dazu einsetzen dürfen.
Indiz für eine abhängige Beschäftigung und damit für eine Sozialversicherungspflicht kann auch sein, dass Tätigkeiten regelmäßig von Beschäftigten der Universität durchgeführt werden. So wird sozialversicherungsrechtlich davon ausgegangen, dass es sich bei der Tätigkeit auf der Grundlage des Werkvertrages ebenfalls um eine versicherungspflichtige abhängige Beschäftigung handelt, wenn die AN als Angestellte auf demselben Arbeitsgebiet tätig sind oder zuvor tätig waren.
Aus diesem Grund dürfen an Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter (auch ehemalige) keine Werk- oder Honorarverträge vergeben werden, die inhaltlich in Zusammenhang mit ihrer dienstlichen Tätigkeit stehen oder standen.
Auch der Umstand, dass AN keine oder nur geringfügig beschäftigte Mitarbeiter beschäftigen und dass sie auf Dauer und im Wesentlichen nur einen Auftraggeber haben, kann zu einer Sozialversicherungs- bzw. Rentenversicherungspflicht führen. Wenn die Tätigkeit im Übrigen aber eindeutig selbständig ist, so ist er bzw. sie als arbeitnehmerähnliche Selbständige bzw. arbeitnehmerähnlicher Selbständiger rentenversicherungspflichtig und muss die Versicherungsbeiträge selbst zahlen.
Die Checkliste zur Sozialversicherungspflicht ist in der Bedarfsmeldung enthalten und überprüft die o.g. Kriterien.
Muss ich den Werkvertrag als Nebentätigkeit anzeigen?
Ja, wenn Sie Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter der UHH oder Bedienstete bzw. Bediensteter der FHH sind.
Mitarbeiter der UHH (dazu gehören auch studierende Angestellte):
Die Anzeige einer Nebentätigkeit bedarf der Schriftform, d. h. einer eigenhändigen Unterschrift der oder des Beschäftigten. Die Anzeige einer Nebentätigkeit senden Sie bitte auf dem Dienstweg - bei Professorinnen und Professoren über die Dekanin oder den Dekan - an die für Sie zuständige Personalsachbearbeiterin bzw. den für Sie zuständigen Personalsachbearbeiter der Abt. 6.
Bedienstete der FHH:
Die Nebentätigkeitsgenehmigung (ihrer Behördenleitung) ist bei Antragstellung vorzulegen.
Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer ist für die Einhaltung aller aus dieser Vereinbarung für sie/ihn entstehenden steuerrechtlichen Verpflichtungen selbst verantwortlich.
So verpflichtet sie/er sich, die von ihr/ihm zu entrichtenden Steuern selbständig abzuführen und die Auftraggeberin insoweit von jeglicher Haftung für steuerrechtliche Ansprüche freizuhalten.
Gem. § 1 Abs.1 Nr.1 UStG ist grundsätzlich von Umsatzsteuer auszugehen. Daher muss die/der Auftragnehmer/in innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung ausstellen.
Die Auftraggeberin wird dem zuständigen Finanzamt eine Mitteilung über den Namen, die Anschrift der Auftragnehmerin/des Auftragnehmers und die von der Auftraggeberin an jene/jenen geleistete Vergütung nebst Grund, Datum und Höhe der Zahlungen zur Verfügung stellen.
Zu beachten ist, dass die FHH bei Werkverträgen mit Auftragnehmern/ -innen, die im Ausland ansässig sind, aber die Leistung im Inland erbracht haben, als Auftraggeberin grundsätzlich verpflichtet ist, die 19 %ige Umsatzsteuer zu entrichten. Da die FHH diese Kosten nicht übernehmen kann, werden diese aus der Kostenstelle beglichen, aus der auch das Honorar gezahlt wurde.
Weitere Hinweise finden Sie hier: https://www.kus.uni-hamburg.de/themen/geld-und-konto/steuern-bewirtschaftung.html
Wer unterzeichnet den Werkvertrag?
Zum einen die/der Vertragsnehmer/in.
Zum anderen wird der Vertrag von der/dem zuständigen Sachbearbeiter/in des Teams Strategischer Einkauf (732) unterschrieben.
Bei Verträgen, die einen Wert von 10.000 EUR überschreiten, bedarf der Vertrag für seine Rechtsverbindlichkeit der Unterschrift von zwei zur Vertretung berechtigten und im Amtlichen Anzeiger aufgeführten Universitätsangehörigen.
Wann erhalte ich meinen Werklohn?
Die Auszahlung des vereinbarten Werklohnes kann nur auf der Grundlage einer spezifizierten Rechnung erfolgen (s.u. „Wie und wann erstelle ich eine Rechnung?“). Die Rechnung wird über die Antragstellerin bzw. den Antragsteller oder die Projektleiterin bzw. den Projektleiter an den Strategischen Einkauf (732) gesandt. Die Auftraggeberin verpflichtet sich, den Werklohn bzw. das Honorar innerhalb von 4 Wochen nach Erhalt der korrekten Rechnung auf das in der Rechnung angegebene Konto zu überweisen.
Wie und wann erstelle ich eine Rechnung?
Sobald das Werk fertiggestellt ist (bei einem Werkvertrag) oder die Leistung erbracht ist (bei Honorarvertrag und Korrekturassistenzen) kann die Auftragnehmerin bzw. der Auftragnehmer die Rechnung erstellen. Ein entsprechendes Rechnungsmuster findet sich hier.
Die Rechnung muss eine Rechnungs­nummer und die Steuernummer der Auftragnehmerin bzw. des Auftragnehmers enthalten. Ggf. muss auch die Umsatz­steuer ausgewiesen sein.
Kann ich eine Teilzahlung vorab erhalten?
Teilzahlungen sind zulässig, wenn Teilleistungen des Auftragnehmers bzw. der Auftrag­nehmerin und entsprechende Anteile am Gesamtwerklohn vertraglich vereinbart, zu 100 % erbracht wurden und frei von Mängeln sind.
Wie und wann wird das Werk abgenommen (Leistungsbestätigung)?
Die Leistungsbestätigung findet sich auf dem unteren Teil der Rechnung. Die Rechnung wird also von der Werkvertragsnehmerin bzw. dem Werkvertragsnehmer über die Besteller des Werkvertrages (ggf. bei Drittmittelfinanzierten Werkverträgen über die Projektleiterin bzw. den Projektleiter) an das Team Strategischer Einkauf (732) geleitet.
Die Auftragnehmerin bzw. der Auftragnehmer verpflichtet sich mit Vertragsabschluss, eine Haftpflichtversicherung abzuschließen, durch die Personen- und Sachschäden abgedeckt sind, die sie oder er im Zusammenhang mit diesem Vertrag verursacht. Dieser Passus kann auf Anfrage gestrichen werden, wenn nachgewiesen wird, dass die Auftragnehmerin bzw. der Auftragnehmer sich nicht an der UHH aufhalten wird und es somit nicht zu Personen- oder Sachschäden kommen kann.
Die Auftragnehmerin bzw. der Auftragnehmer wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass sie bzw. er nicht gesetzlich unfallversichert ist. Daher legt die Auftraggeberin der Auftragnehmerin bzw. dem Auftragnehmer nahe, eigenständig für einen hinreichenden Unfallversicherungsschutz durch Abschluss einer entsprechenden eigenen Unfallversicherung Sorge zu tragen.
Eine Erstattung der Versicherungsbeiträge findet nicht statt.
Die Kündigung des Vertrages bedarf der Schriftform. Wir empfehlen, zeitnah das Team Strategischer Einkauf (732) einzuschalten.
Beide Parteien haben das Recht, den Vertrag jederzeit zu kündigen, falls einer der Vertragspartner trotz vorheriger ausdrücklicher Mahnung und Fristsetzung gegen wesentliche Vertragspflichten verstößt oder ein sonstiger wichtiger Grund vorliegt.
Der Vertrag ist von beiden Parteien nach den gesetzlichen Kündigungsvorschriften des § 621 BGB fristgerecht kündbar. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung gemäß § 626 BGB aufgrund schwerwiegender Vertragsverstöße oder der Unzumutbarkeit der Fortsetzung des Vertragsverhältnisses bleibt unberührt.