Source: https://www.ifs-group.ec/post/normas-de-prevenci%C3%B3n-de-lavado-de-activos
Timestamp: 2020-08-10 21:26:05
Document Index: 414918562

Matched Legal Cases: ['artículo 5', 'artículo 5', 'artículo 13', 'artículo 13', 'artículo 13', 'artículo 13', 'artículo 5', 'artículo 36', 'artículo 445', 'artículo 354', 'artículo 5', 'artículo 5']

Ponemos en su conocimiento la Resolución No. SCVS-INC-DNCDN-2019-0020, publicada en el segundo suplemento del Registro Oficial No. 96 del 09 de diciembre de 2019, emitida por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, respecto a las Normas de Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos.
Art. 1.- Ámbito.- La presente normativa regula las políticas, procedimientos y los mecanismos para prevenir el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos, que deberán observar los sujetos obligados o compañías reguladas por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, que se dediquen a las actividades establecidas en el artículo 5 de la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos.
Art. 2.- Definiciones.- Para efectos de la presente normativa, se estará a las siguientes definiciones:
Análisis Patrimonial: Es el proceso que sirve para determinar si los empleados, socios/accionistas y otras personas señaladas en estas normas, justifican su incremento patrimonial, aportes o préstamos a la compañía, o un nivel de vida compatible con sus ingresos habituales.
Beneficiario final: es toda persona natural que finalmente posee o controla a un cliente y/o la persona natural en cuyo nombre se realiza la transacción. Incluye también a las personas naturales que ejercen el control efectivo final sobre una persona jurídica u otra estructura jurídica.
Cliente ocasional: es la persona natural o jurídica, que desarrolla una vez o esporádicamente, negocios con la compañía controlada.
Cliente permanente: es la persona, natural o jurídica, que entabla habitualmente una relación económica o comercial, con el sujeto obligado.
Debida diligencia: Son los procedimientos de Conozca a su cliente; Conozca a su empleado, socio/accionista; Conozca a su mercado; Conozca a su Corresponsal; y Conozca su proveedor, a través de políticas, mecanismos y procesos establecidos por los sujetos obligados a los que se refiere esta norma, que tienen como finalidad prevenir y controlar mejor la posibilidad del cometimiento de lavado de activos o financiamiento del terrorismo y otros delitos.
Familiares y Personas Relacionadas de las Personas Expuestas Políticamente: Se consideran como familiares y personas relacionadas de las personas expuestas políticamente (PEP) que tengan relaciones comerciales o contractuales con los sujetos obligados, al cónyuge o las personas unidas bajo el régimen de unión de hecho reconocido legalmente o, los familiares comprendidos hasta el segundo grado de consanguinidad o primero de afinidad, o las personas con las cuales se encuentre asociada o vinculada societariamente, o sus colaboradores cercanos.
Financiamiento del terrorismo: es el aporte, la provisión o la colecta de activos o fondos, realizada a través de cualquier medio, por una persona natural o jurídica, con la intención de que se utilicen, o a sabiendas de que serán utilizados, para financiar, total o parcialmente, la comisión de los delitos de terrorismo.
Habitualidad: La habitualidad a la que se refiere el artículo 5 de la Ley se perfecciona cuando las personas naturales y jurídicas que tengan por actividad la comercialización de vehículos, embarcaciones, naves y aeronaves, así como la inversión e intermediación inmobiliaria y, la construcción, al menos realicen una sola operación o transacción que supere el umbral legal, en el plazo de cuatro (4) meses.
Lavado de activos: es el proceso por el cual, los bienes y ganancias monetarias de origen delictivo e ilícito, se invierten, integran o transforman en el sistema económico financiero legal con apariencia de haber sido obtenido de forma lícita y procurando ocultar su verdadera procedencia, así como su real propiedad y el ejercicio de su dominio y control. También se entiende como el mecanismo a través del cual se oculta el verdadero origen del dinero proveniente de actividades ilegales, tanto en moneda nacional como extranjera, para introducirlo como legítimo dentro del sistema económico de un país.
Mercado: es el espacio o la jurisdicción geográfica donde se realizan las transacciones y operaciones de compra, venta o permuta de bienes y servicios, de forma permanente o en fechas concretas.
Ocupación: es la actividad económica, laboral o profesional, que desempeña el cliente, tanto al inicio y durante el transcurso de la relación comercial.
Operaciones o transacciones económicas inusuales, injustificadas o sospechosas: son los movimientos económicos, realizados por personas naturales o jurídicas, que no guarden correspondencia con el perfil económico y financiero que estas han mantenido con el sujeto obligado y que no puedan sustentarse.
Perfil del cliente: es el conjunto de elementos que permite a la compañía controlada determinar con aproximación el tipo, magnitud y periodicidad de las transacciones económicas o comerciales, que el cliente utiliza durante un tiempo determinado.
Personas Expuestas Políticamente (PEP): Son todas aquellas personas naturales, nacionales o extranjeras, que desempeñan o han desempeñado funciones públicas destacadas
en el Ecuador o en el extranjero, en representación del país, hasta un año (1) después de haber culminado el cargo que originó tal calidad.
Proveedor: es la persona, natural o jurídica, que abastece a una empresa del material necesario (existencias), para que desarrolle su actividad principal.
Riesgo Legal: Es la posibilidad de que la compañía sufra pérdidas económicas y reciba sanciones penales, por el hecho de permitir, ya sea por negligencia o dolo, que la misma sea utilizada para lavar dinero.
Riesgo Reputacional: Es la posibilidad de que la compañía sufra la pérdida de su prestigio, como consecuencia de haber sido utilizada para el delito de lavado de activos.
Ruta del dinero: Es la identificación de las cuentas, empresas, o personas, dentro o fuera del país, a las cuales se entregó, depositó o pagó, bien sea por la adquisición de un bien o servicio, o por derechos representativos de capital, préstamos u otros, con dinero proveniente de las actividades de origen delictivo.
Segmentación de mercado: es el proceso de dividir al mercado en grupos que tengan características semejantes, en cuanto a sus perfiles, actividades económicas, productos que se venden o fabrican, servicios que se prestan, zonas geográficas en que comercian, etc.
Señales de Alerta: son aquellos elementos o signos, que evidencian los comportamientos particulares de los clientes y las situaciones atípicas que presentan las operaciones o transacciones, que pueden encubrir actividades de lavado de activos o de financiamiento del terrorismo y otros delitos.
Art. 3.- Los sujetos obligados deben contar con políticas y procedimientos de control para prevenir el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos, de conformidad con lo establecido en las normas nacionales vigentes y la presente norma; y, adoptar medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que puedan ser utilizados como instrumentos para realizar actividades vinculadas al lavado de activos y/o al financiamiento del terrorismo y otros delitos.
4.4 Establecer las políticas y procedimientos para conocer al cliente, proveedor, empleado, socio/accionista, mercado y corresponsal, según el caso; y definir a los responsables de su implementación.
4.6 Establecer sanciones a los empleados, socios/accionistas que no cumplan con las políticas y procedimientos aprobados en la compañía.
5.1 Identificar al cliente, conocer y verificar su información, con el objeto de establecer el perfil y determinar si el volumen de operaciones guarda relación con la información que haya proporcionado.
5.2 Identificar al empleado, socio/accionista, verificar su información y establecer un perfil, en base a su patrimonio declarado, para determinar si sus ingresos guardan relación con la información entregada.
5.6 Detectar operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas, para reportarlas oportunamente y con los sustentos del caso, a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE).
5.7 Enviar a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE) los reportes previstos por Ley, conforme con los lineamientos emitidos por dicha institución para el efecto.
Expresamente se les prohíbe divulgar o entregar la información remitida por los clientes, empleados, socios/accionistas, proveedores y corresponsales; notificaciones o requerimientos que hubieren hecho las autoridades competentes, cualquier tipo de reporte enviado a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE), así como sus anexos.
Art. 8.- El Manual de Prevención de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, establecerá las políticas y los procedimientos de control que adoptarán las compañías y dispondrá los mecanismos para tal finalidad.
Dicho manual deberá contener al menos, lo siguiente:
- Políticas y procedimientos para vincular a clientes actuales y nuevos; empleados, socios/accionistas; proveedores y corresponsales; actualizar y verificar su información, incluida la aplicación de las políticas de debida diligencia.
- Políticas y procedimientos para conservar y custodiar los registros operativos; así como la información solicitada por las autoridades.
- Los canales de comunicación e instancias de reporte, entre el oficial de cumplimiento y demás áreas de la compañía.
- El proceso de los reportes periódicos, de acuerdo a la ley.
- El procedimiento para la revisión de las listas de información, nacionales e internacionales y procedimientos a seguir en caso de coincidencias.
- Los procedimientos para detectar señales de alerta, de acuerdo a la naturaleza de los productos y servicios que ofrece la compañía.
- La metodología de la herramienta que utiliza la compañía, para determinar el perfil del cliente y su riesgo.
- La identificación de los responsables en las áreas que intervienen en la aplicación de las diferentes políticas y procedimientos implementados por la compañía, relacionados con la prevención de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y otros delitos.
- Las sanciones a los empleados, socios/accionistas del sujeto obligado, por incumplimiento de las políticas y procedimientos adoptados.
Art. 9.- El Manual de Prevención de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos deberá ser conocido por todo el personal y podrá ser actualizado, en caso de requerirlo el sujeto obligado. Deberá existir un manual de prevención para cada compañía, aun cuando se cuente con un mismo oficial de cumplimiento para varias compañías.
Art. 10.- La Debida Diligencia es el conjunto de acciones que el sujeto obligado debe desarrollar para conocer adecuadamente a los clientes, empleados, socios/accionistas, proveedores y corresponsales, reforzando el conocimiento de aquellos que, por su actividad o condición, sean sensibles al lavado de activos o al financiamiento del terrorismo y otros delitos.
Los procedimientos de debida diligencia permiten al sujeto obligado anticipar con relativa certeza, los tipos de transacciones y operaciones que realizarán sus clientes y determinar aquellas que sean inusuales. Deberán aplicarse de acuerdo al riesgo que represente el cliente, según el perfil obtenido en la aplicación de la matriz de riesgo. Si el cliente presenta mayores riesgos, los procedimientos de control deberán ser reforzados.
Art. 12.- En aquellos casos en los que, luego de obtenida y evaluada la información en base de las políticas adoptadas, existiera una duda razonable para la aceptación de una persona natural o jurídica como cliente, el sujeto obligado a través de su Representante Legal, deberá
tomar la decisión de no iniciar una relación comercial o contractual, en unos casos; y en otros, deberá someterlos a una debida diligencia reforzada o ampliada.
Art. 13.- Los sujetos obligados, al inicio de la relación comercial o contractual, deberán diligenciar un formulario que permita identificar a sus clientes y al beneficiario final, si este no fuera el mismo cliente, conocer la actividad económica que desarrollen y que contenga al menos la siguiente información:
- Nombres y apellidos completos, nacionalidad.
- Número de identificación: cédula de ciudadanía, cédula de identidad o pasaporte vigente, identificación de refugiado/a, en caso de persona extranjera o refugiados/as que no posean cédula de identidad.
- Nombres completos del cónyuge o conviviente.
- Dirección y número de teléfono del domicilio y trabajo.
- Correo electrónico, estableciéndose el personal y el laboral.
- Ingresos y Egresos mensuales.
- Declaración del cliente si es Persona Expuesta Políticamente, familiar o persona relacionada.
- Firma del cliente y del empleado que recepta la información.
13.2 Para las personas jurídicas:
- Razón social, nacionalidad y número de Registro Único de Contribuyentes.
- Ingresos y egresos mensuales o anuales, según corresponda.
- Declaración del representante legal sobre si los directivos, administradores, socios o accionistas, así como los familiares o personas relacionadas con todos ellos, son o no personas expuestas políticamente.
Art. 14.- El sujeto obligado deberá abstenerse de realizar/ continuar transacciones comerciales, en los siguientes casos:
- Cuando exista certeza de que el negocio se lo realiza por cuenta ajena, ocultando la información del beneficiario final o el origen de los fondos.
- Cuando las personas naturales utilicen a las personas jurídicas como compañías pantalla o de fachada, para realizar sus transacciones.
- Cuando se trate de transacciones que, de alguna forma, lleven a presumir que están relacionadas con el lavado de activos o el financiamiento del terrorismo u otros delitos.
Art. 15.- La Debida Diligencia Reforzada o Ampliada es el conjunto de políticas, medidas de control y procedimientos razonablemente más rigurosos y exhaustivos, que el sujeto obligado debe diseñar y aplicar a los clientes que, por sus características, actividad económica, ubicación geográfica, entre otros, puedan considerarse mayormente expuestos al riesgo de lavado de activos, del financiamiento del terrorismo y otros delitos.
Los sujetos obligados aplicarán procedimientos reforzados de debida diligencia, en los siguientes casos:
15.1 Cuando los clientes y beneficiarios residan en países o territorios cuyos sistemas de prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo y otros delitos, no cumplan o no implementen suficientemente los estándares internacionales en esas materias; o, cuando los fondos provengan de tales países o territorios.
15.3 Cuando los clientes sean personas expuestas políticamente, sus familiares o colaboradores cercanos, en los términos previstos en esta norma.
16.4 Documentar el origen de los fondos utilizados en la transacción, como medio de pago de los productos y servicios que proporcione el sujeto obligado.
Art. 18.- La aplicación de la política “Conozca a su mercado” busca detectar sus particularidades y la de sus clientes, mediante una adecuada segmentación, que permita identificar el nivel de riesgo real.
Art. 19.- La política “Conozca a su empleado, socio/accionista”, tenderá a que la compañía tenga un adecuado conocimiento y registro de todos los empleados socios/accionistas, así como también de los miembros del directorio u organismo que haga sus veces, miembros de los organismos de fiscalización o auditoría interna, representantes legales, administradores o apoderados, ejecutivos y aun el personal temporal, identificándolos a través de la suscripción de un formulario, que se llenará desde el día que se inicie la respectiva relación con la compañía, el mismo que contendrá por lo menos la siguiente información:
Actividades económicas del cónyuge y del empleado, socio/accionista, en el caso de que tenga actividades adicionales a su trabajo en relación de dependencia.
Ingresos y gastos mensuales, incluir los de sus familiares, en caso que aplique.
- Declaración patrimonial simple.
- Firma del “empleado, socio/accionista” y del oficial de cumplimiento.
La declaración patrimonial de quienes sean nuevos socios o accionistas deberán entregarla al oficial de cumplimiento, en el término máximo de quince días. Si esto no ocurre, el oficial de cumplimiento deberá reportarlo a la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos, en el término adicional de cuatro días, para que proceda de acuerdo con la normativa vigente.
El oficial de cumplimiento deberá verificar la información proporcionada por el “empleado, socio/accionista”. El análisis patrimonial y su actualización, así como la de la información proporcionada en el formulario inicial, se realizarán de acuerdo a la periodicidad que la compañía ha establecido en el Manual de Prevención de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, la cual se realizará anualmente, o cada dos años. Si hubiere inconsistencias en el análisis patrimonial, o si no se hubiere proporcionado toda la información al oficial de cumplimiento, éste deberá reportarlo a la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos, para que proceda de acuerdo con la normativa vigente.
En los casos que el socio/accionista sea persona jurídica y posea el 25% o más del capital social, se deberá llegar hasta el nivel de personas naturales en la estructura de propiedad, es decir, se deberá llegar a conocer la identidad personal de los accionistas o socios. La
correspondiente información deberá entregarse al oficial de cumplimiento, en el término máximo de veinte días. Si esto no ocurre, el oficial de cumplimiento deberá reportarlo a la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos, en el término adicional de cuatro días, para que proceda de acuerdo con la normativa vigente.
Art. 20.- La aplicación de la política “Conozca a su Proveedor”, busca reforzar el control e incluye el conocimiento de los proveedores de bienes y servicios de la compañía, mediante el manejo de expedientes individuales en el que consten, documentos de los servicios o productos adquiridos, modalidades, montos y formas de pago, frecuencia de prestación de servicios y/o entrega de bienes. La compañía debe solicitar la documentación e información relacionada con sus proveedores.
Previo al inicio de la relación comercial con el proveedor o distribuidor se establecerá un perfil de riesgos, para realizar la debida diligencia que corresponda; y se solicitará lo siguiente:
- Razón social y número de Registro Único de Contribuyentes.
- Nombres y apellidos completos, número de identificación, dirección del domicilio y número de teléfono del (los) representante(s) legal (es) y/o apoderados, según el caso.
- Detalle de productos y servicios que ofrece en el mercado.
- La actualización de información de los proveedores, será máximo cada dos años y deberá estar establecida en el Manual de Prevención de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos.
Art. 21.- La aplicación de la política “Conozca su Corresponsal”, deberá ser ejecutada por los sectores que cuenten con relaciones de corresponsalía con una o varias compañías. Para la aplicación de esta política, la compañía controlada debe conocer la naturaleza de la actividad comercial de sus corresponsales, nacionales o internacionales, actualizar e intercambiar la documentación e información suministrada por estos, permisos de funcionamiento, firmas autorizadas, conocimiento de sus relaciones en el mercado, productos y servicios que ofrece.
Art. 22.- Las compañías cuya actividad económica sea la transferencia de dinero, de encomiendas o paquetes postales, nacionales o internacionales, deberán mantener el listado de los agentes comisionistas, giros postales o transferencias electrónicas vigentes hasta el 30 de enero de cada año, a efectos de remitirlo a la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos, cuando la autoridad así lo requiera.
Art. 23.- Los sujetos obligados del sector comercializador de vehículos, sean nuevos o usados, incluidos a los intermediarios y/o comisionistas, deben registrar todas las operaciones y transacciones que realizan sus clientes. En el caso de transacciones u operaciones en beneficio de una misma persona, cuyos montos sean menores a los cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (USD. $ 5.000,00) mensuales o su equivalente en otras monedas, se requerirá información básica como número de identificación, nombres y apellidos completos, dirección y teléfono. Cuando las operaciones individuales o conjuntas, por cliente, igualen o superen este valor mensual, se solicitará como mínimo la información establecida en el artículo 13 de la presente resolución y se aplicará los procedimientos de debida diligencia correspondiente.
Art. 24.- Para el sector que se dedique a las actividades de la construcción e intermediación e inversión inmobiliaria, los sujetos obligados deben registrar todas las operaciones y transacciones que realizan sus clientes. En el caso de transacciones u operaciones en beneficio de una misma persona, cuyos montos sean menores a los diez mil dólares de los Estados Unidos de América (USD. $ 10.000,00) mensuales o su equivalente en otras monedas, se requerirá información básica como número de identificación, nombres y apellidos completos, dirección y teléfono. Cuando las operaciones, individuales o conjuntas, por cliente igualen o superen este valor mensual, se solicitará como mínimo la información
establecida en el artículo 13 de la presente resolución y se aplicará los procedimientos de debida diligencia correspondiente.
Art. 25.- Para el sector de alquiler de inmuebles, en aquellas transacciones u operaciones que en un mes sean realizadas en beneficio de una misma persona, cuyos montos sean menores a cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (USD $ 5.000,00) mensuales o su equivalente en otras monedas, el arrendador deberá mantener información básica como número de identificación, nombres y apellidos completos, dirección y teléfono. En el mismo caso y si el monto iguala o supera los cinco mil dólares de los Estados Unidos de América (USD $ 5.000,00) mensuales o su equivalente en otras monedas, deberá conservar como mínimo la información establecida en el artículo 13 de la presente resolución y dependiendo del tipo de cliente, se aplicarán los procedimientos de debida diligencia que correspondan.
Art. 26.- En el caso de los servicios de transferencia nacional o internacional, de dinero o valores y el transporte nacional e internacional, de encomiendas o paquetes postales, correos, para aquellas transacciones u operaciones que en un mes sean realizadas en beneficio de una misma persona, cuyos montos sean menores a los diez mil dólares de los Estados Unidos de América (USD $ 10.000,00) mensuales o su equivalente en otras monedas, se requerirá información básica como número de identificación, nombres y apellidos completos, dirección y teléfono. En igual caso y si el monto iguala o supera los diez mil dólares de los Estados Unidos de América (USD $ 10.000,00) mensuales o su equivalente en otras monedas, se solicitará como mínimo la información establecida en el artículo 13 de la presente resolución y se aplicarán los procedimientos de debida diligencia que correspondan.
Art. 27.- Para los otros sectores regulados por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, establecidos en el artículo 5 de la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, se fijará el umbral para el registro de las transacciones u operaciones y de la información de sus clientes, cuando la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE) emita la resolución de notificación a los diversos sectores societarios.
Art. 28.- Si al realizar una transacción u operación, se revela que no existe relación entre la cuantía y la actividad económica del posible cliente, o cuyo origen de fondos no pueda justificarse, a más de abstenerse, ya sea en el inicio de la relación comercial o al momento de continuar con la relación comercial, el sujeto obligado deberá conservar el expediente con la información recopilada y proceder con la elaboración y envío del Reporte de Operaciones Inusuales e Injustificadas, (ROII), a la Unidad de Análisis Financiero Económico (UAFE).
Art. 29.- Si al realizar el monitoreo de las operaciones o transacciones, el oficial de cumplimiento detecta cambios en la información consignada, o en las características de la negociación original, la calificará como inusual y de no ser justificada, deberá remitir el Reporte de Operaciones Inusuales e Injustificadas, (ROII), a la Unidad de Análisis Financiero Económico (UAFE). En caso de no envío, deberá contar con el informe que
sustente las razones por la cuales no fue reportada, lo que formará parte del expediente del cliente.
Art. 30.- El sujeto obligado deberá mantener la información que corresponde a los reportes de operaciones o transacciones iguales o superiores al umbral legal, los reportes de operaciones inusuales e injustificadas, (ROII), los reportes de operaciones propias, los reemplazos de información ya reportada, por el período de diez años contados a partir del envío físico o carga de información del ROII, o de la fecha de la última transacción o relación comercial o contractual. Para tales efectos podrán conservar un archivo digital.
Art. 31.- Los sujetos obligados remitirán a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE), los reportes determinados en la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, de acuerdo a los instructivos que dicho organismo dicte para el efecto.
Art. 32.- Le corresponde a la junta general de accionistas y/o de socios de la compañía que es sujeto obligado o al órgano administrativo estatutario competente, cumplir las siguientes responsabilidades:
32.2 Aprobar el Manual de Prevención de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, así como sus actualizaciones, en caso de haberlas.
32.3 Designar y remover de sus funciones al oficial de cumplimiento, quien deberá tener el perfil, cumplir con los requisitos exigidos y no encontrarse incurso en las prohibiciones para ocupar el cargo.
32.4 Conocer y aprobar, hasta el 31 de enero de cada año, el plan de trabajo del año en curso y el informe del año que concluye, elaborados por el oficial de cumplimiento.
32.5 Conocer y aprobar el informe de cumplimiento emitido por el auditor externo, dentro del primer cuatrimestre de cada año, de ser el caso.
Art. 33.- Los representantes legales de la compañía que es sujeto obligado, tendrán las siguientes obligaciones:
33.1 Cumplir y hacer cumplir con lo determinado en el Manual de Prevención de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos.
33.2 Someter a la aprobación de la junta general de accionistas y/o socios o del órgano administrativo estatutario competente, el nombre del candidato para que sea designado como oficial de cumplimiento de la compañía.
33.3 Conocer y aprobar, previo a su envío a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE), las operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas, que deberán
ser remitidas dentro del término de cuatro días, contados a partir de la fecha en que se tenga conocimiento.
Art. 34.- Los sujetos obligados, cuyos activos totales constantes en el estado de situación financiera correspondiente al ejercicio económico del año anterior, -que por ley están obligados a presentar al órgano de control societario-, que superen los quinientos mil dólares (US $ 500.000,00), tendrán la obligación de contratar una auditoría externa que se encargará exclusivamente de verificar el cumplimiento de lo previsto en esta norma, respecto a las políticas, procedimientos y mecanismos implementados por el sujeto obligado para la prevención de lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos, valorar su eficacia operativa y proponer, de ser el caso, eventuales rectificaciones o mejoras. Las operaciones o transacciones detectadas durante las auditorías practicadas por los auditores externos, que a su criterio constituyen actividades inusuales e injustificadas, deberán ser informadas al oficial de cumplimiento del sujeto obligado.
El Auditor Externo no tendrá acceso a los reportes de operaciones y transacciones inusuales e injustificadas, reportadas por el Sujeto Obligado a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE). Los informes de auditoría externa por el cumplimiento de la presente norma, no forman parte de los estados financieros y serán ingresados en el sistema institucional hasta el 30 de mayo de cada año. Las personas naturales y jurídicas que se dediquen a realizar auditorías de prevención de lavado de activos, deberán cumplir con la calificación correspondiente ante este órgano de control. El incumplimiento e inobservancia de la presente normativa por parte de los auditores externos, será sancionada de conformidad con las disposiciones de la Ley de Compañías.
Art. 35.- La junta general de socios o accionistas o el órgano administrativo estatutario competente de los sujetos obligados, deberá designar un oficial de cumplimiento para coordinar las actividades de prevención, control, reportes y envío de información del sujeto obligado.
El oficial de cumplimiento en ejercicio de sus funciones, será independiente de las otras áreas del sujeto obligado y estará dotado de capacitaciones en la materia, facultades y recursos suficientes para cumplir adecuadamente sus funciones.
El sujeto obligado conservará la respectiva acta de junta general de socios o accionistas de la compañía o del órgano administrativo estatutario competente y el registro correspondiente realizado en la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE). Copia auténtica o certificada de cualquiera de dichas actas, deberá ser enviada a la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos del organismo de control societario, en el término de diez días de realizada la correspondiente designación.
La no designación del oficial de cumplimiento no exime al sujeto obligado de aplicar las medidas preventivas, siendo el representante legal el responsable que asuma esta labor hasta la designación.
Art. 36.- Para registrarse como oficial de cumplimiento, las personas designadas deberán contar con los siguientes requisitos:
36.1 Hoja de vida profesional.
36.2 Estar en pleno goce de sus derechos políticos.
36.3 Tener mayoría de edad.
36.4 Aprobar el curso de capacitación, virtual o presencial, establecido por la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE) o el realizado por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.
36.5 Poseer título de tercer nivel como economista, ingeniero comercial o contador. En caso de poseer títulos de tercer nivel, distintos a los mencionados, deberá justificar sus conocimientos para cumplir adecuadamente sus funciones.
36.6 Acompañar copia auténtica o certificada del acta de junta general de socios o accionistas, o del órgano administrativo estatutario competente, que lo designó como oficial de cumplimiento.
La confirmación de que se ha realizado el registro del oficial de cumplimiento, deberá comunicarse por escrito, en el Centro de Atención al Usuario, a la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, adjuntando el documento correspondiente, dentro del plazo de quince días.
Posteriormente, al 31 de diciembre de cada año, los oficiales de cumplimiento deberán actualizar sus conocimientos en materia de prevención de lavado de activos, para lo cual deberán realizar cursos de capacitación con una duración en total de veinticinco horas como mínimo, que comprendan por lo menos, un total de diez horas, respecto de aquellos cursos dictados por la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE) y/o por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros y complementados en las horas restantes, por los cursos dictados por las compañías debidamente registradas ante la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos. Los certificados correspondientes a los cursos de capacitación de los oficiales de cumplimiento, deberán conservarlos y presentarlos cuando sean requeridos por la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos, del organismo de control societario.
Art. 37.- No podrá designarse como oficiales de cumplimiento, a las siguientes personas:
Art. 38.- Para los fines consiguientes, se entiende como compañía matriz a la persona jurídica que hace las veces de cabeza del grupo empresarial conformado por sujetos obligados y como subsidiarias, a las personas jurídicas en las cuales otra sociedad, que será su matriz, tenga una participación directa o indirecta, como mínimo del cincuenta por ciento, bien sea en el capital de la compañía receptora de la inversión o sobre las decisiones financieras y operativas de la subsidiaria.
Cuando el grupo empresarial designe el o los oficiales de cumplimiento de varias compañías, lo comunicará mediante escrito ingresado en el Centro de Atención al Usuario, dirigido a la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos, acompañando copia auténtica o certificada del acta de junta general de socios o accionistas, o del órgano administrativo estatutario competente que hizo la designación, así como los respectivos respaldos legales que justifiquen la vinculación, incluso si esta fuera por administración, entre las compañías integrantes del grupo empresarial y presentando adicionalmente, la siguiente información:
· Nombres completos del oficial de cumplimiento.
· Número de identificación: cédula de ciudadanía, cédula de identidad.
· Certificado de capacitación en Prevención de Lavado de Activos, realizada en los últimos 6 meses.
· Estados financieros (Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos y Gastos), de las empresas a ser registradas, por los últimos dos años.
· Proyección de ventas para el año en curso.
· Explicación sobre las razones por las cuales, una o varias empresas del grupo empresarial, no registran ingresos en sus declaraciones tributarias.
La Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos, de considerarlo necesario podrá solicitar información adicional, así como también podrá solicitar que el grupo empresarial
contrate personal para que colabore bajo la dirección del oficial de cumplimiento, exclusivamente en las funciones que a dicho cargo le corresponden.
Art. 39.- Es responsabilidad del sujeto obligado, que su oficial de cumplimiento cuente con los requisitos y no se encuentre incurso en las prohibiciones para ocupar el cargo; lo que será verificado en los controles que realice la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos y cuyo incumplimiento motivará las sanciones respectivas.
Art. 40.- Para el ejercicio de sus funciones, será responsabilidad del representante legal y del oficial de cumplimiento del sujeto obligado, contar con la capacitación en materia de prevención de lavado de activos y de financiamiento del terrorismo y otros delitos.
41.1 Elaborar el Manual de Prevención de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, la matriz de riesgo y presentarlos a la junta de socios o accionistas para su aprobación. Dicho manual deberá ser actualizado cada dos años o cuando se den cambios en las normativas vigentes, o cuando la compañía considere que ameritan realizarse dichos cambios.
41.2 Presentar a la junta general de socios o accionistas, hasta el 15 de enero de cada año, un informe anual de sus actividades y metas cumplidas, y el plan de trabajo para el año en curso.
41.3 Revisar las transacciones de la compañía, en coordinación con los responsables de las diferentes áreas en temas de prevención, a fin de determinar las transacciones que superan los umbrales legales establecidos y detectar aquellas inusuales e injustificadas, para la elaboración de los respectivos reportes.
41.4 Monitorear las operaciones y transacciones registradas en la compañía periódicamente, según se haya definido en el Manual de Prevención de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos del sujeto obligado.
41.5 Realizar el análisis de las operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas, preparar el informe para el conocimiento del representante legal y remitirlo a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE).
41.6 Controlar el cumplimiento de las políticas de debida diligencia implementadas por la compañía, tales como: “Conozca a su cliente”, “Conozca a su empleado, socio/accionista”, “Conozca su mercado”, “Conozca su proveedor” y “Conozca a su Corresponsal” y que éstas cuenten con la documentación de respaldo.
41.7 Verificar la conservación y custodia de la información correspondiente a los reportes de operaciones o transacciones iguales o superiores al umbral legal, los reportes de operaciones inusuales e injustificadas, (ROII), los reportes de operaciones propias y los reemplazos de información ya reportada.
41.9 Absolver consultas del personal del sujeto obligado, relacionadas con la naturaleza de las transacciones frente a la actividad del cliente y otras que se presentaren, en el ámbito de la prevención para el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos.
41.10 Ser interlocutor del sujeto obligado frente a las autoridades, en materia de prevención para el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos.
41.11 Realizar el análisis patrimonial dentro del proceso, “Conozca a su empleado, socio/accionista”, de acuerdo a la periodicidad que la compañía estableció en el Manual de Prevención de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, esto es, anualmente, o cada dos años.
41.12 Conservar por diez años, cuando menos y verificar el correcto llenado de los documentos de Debida Diligencia, que se realice a los clientes, empleados, socios/accionistas, proveedores, así como guardar copia legible, por igual lapso, de los documentos de debida diligencia, que a su vez, la compañía llene como cliente y proveedor.
41.13 Conservar por diez años, cuando menos, documentación del reporte RESU, verificable en formato Excel o PDF, que incluya la información específica sobre clientes (CLI), operaciones (OPR) y transacciones (TRA).
La suspensión temporal, será hasta de un máximo de 45 días y se producirá en los siguientes casos:
a.1) No verificar permanentemente el cumplimiento del Manual de Prevención de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, ni el cumplimiento de las Normas de Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y otros Delitos, actualmente vigente;
a.3) No enviar, por dos ocasiones, la información mensual a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE);
a.4) No estar presente en las inspecciones in situ, previamente notificadas por parte de la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos;
a.5) No cumplir con las capacitaciones anuales en prevención de lavado de activos, conforme a lo establecido en el artículo 36 de la norma vigente.
b.1) Cuando no se hayan superado las causas que motivaron la suspensión;
b.3) Cuando tenga alguna de las prohibiciones establecidas en esta norma para el ejercicio de la función;
b.4) Cuando sus funciones las esté ejecutando un tercero.
Art. 45.- La cancelación del cargo determinará, que el sancionado no pueda ejercer estas funciones en las compañías sujetas al control de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, por el período de un año. En caso de reincidencia, quedará inhabilitado permanentemente.
La suspensión temporal será levantada en el término máximo de 45 días, contando con el pronunciamiento favorable de la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos. Para el efecto, dentro del término de 10 días, junto con la copia del documento en que la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE) notifique la suspensión temporal al oficial de cumplimiento afectado, se presentarán los descargos respectivos al organismo de control, que se pronunciará dentro del término subsiguiente de 30 días, lo cual se le hará conocer mediante un oficio.
Art. 46.- La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, a través de la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos y al amparo de sus facultades legales, controlará especialmente los siguientes aspectos:
46.2 Que los sujetos obligados cuenten con políticas, procedimientos y mecanismos para prevenir el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos, contenidos en el Manual de Prevención de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos y su grado de cumplimiento.
46.3 El desarrollo de la actividad, información societaria y contable, registros transaccionales, mediante inspecciones in situ y extra situ a las compañías controladas por esta institución.
46.4 Revisar que la información en los documentos de debida diligencia se encuentren correctamente registrados, junto a su respectivo análisis financiero y patrimonial, realizado por el oficial de cumplimiento en los casos que correspondan, como parte del proceso de prevención de lavado de activos.
46.5 Convocar a las oficinas de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros a los oficiales de cumplimiento, representantes legales o a quien delegue, para revisar los procesos de cumplimiento de prevención de lavado de activos que estén aplicando.
Art. 47.- Se procederá a disponer la correspondiente observación en el Certificado de Cumplimiento de Obligaciones que emite la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, y en su lugar, o adicionalmente a aquello, se aplicará una multa, según lo señalado en el artículo 445 de la Ley de Compañías, en los siguientes casos:
47.1 Cuando un sujeto obligado no ha solicitado código de registro ante la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE), para la compañía y sus establecimientos.
47.5 Cuando no hayan actualizado en la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, la actividad que realizan y que los identifica como sujetos obligados, que deben cumplir con la normativa en materia de prevención de lavado de activos.
47.6 Cuando siendo sujeto obligado, no hubiere acreditado ante la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE), al oficial de cumplimiento.
Art. 48.- Obstaculizar o dificultar la labor de control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, o el incumplimiento de sus resoluciones, incluyendo las presentes normas, podrán ser causales para la disolución de la compañía y según el caso, remitir un reporte a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE). En el caso previsto en el numeral tercero del artículo 354 de la Ley de Compañías, se podrá declarar a la compañía en estado de intervención.
48.1 Las inconsistencias de carácter tributario, detectadas dentro de las inspecciones realizadas por la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos, podrán ser reportadas al Servicio de Rentas Internas, según el caso.
Art. 49.- La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, podrá realizar inspecciones de cualquier compañía que se encuentre bajo su vigilancia y control, ante solicitud reservada de la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE) o por requerimiento de alguna autoridad que la Ley establezca.
Art. 51.- La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, comunicará a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE), sobre las operaciones y transacciones económicas detectadas en el ejercicio de sus funciones de control y supervisión, que el sujeto obligado debió haber reportado de acuerdo a la Ley.
Art. 52.- La Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos registrará a las compañías que brinden servicios de capacitación en materia de prevención de lavado de activos, que presenten la nómina y las hojas de vida de los instructores que dictarán las capacitaciones y actualizará dicho registro en el mes de enero de cada año, a quienes presenten la información antes referida. Tanto para el registro cuanto para la actualización del mismo, el representante legal enviará una comunicación que se ingresará a través del Centro de Atención al Usuario, dirigida a la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos.
PRIMERA: Las empresas declaradas como no habituales o aquellas que la cuantía de sus transacciones sea igual o inferior a los US $ 10.000,00 (Diez mil 00/100 dólares) cada mes, deberán establecer un sistema preventivo adaptado a la estructura de la compañía y aplicando las debidas diligencias establecidas en los artículos 23, 24, 25 y 26; pudiendo designar como oficial de cumplimiento al representante legal de la compañía.
SEGUNDA: Al sujeto obligado que haya sido declarado no habitual por la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE); no se le exime de la presentación de reportes de transacciones que igualen o superen el umbral legal; y, de aquellas que se califiquen como inusuales e injustificadas, en caso de existir.
CUARTA: La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, a través de la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos, podrá utilizar como medio de comunicación el correo electrónico proporcionado por el sujeto obligado, para la entrega de notificaciones
y comunicaciones. Es responsabilidad del sujeto obligado, el actualizar la información de contacto cuando se presente algún cambio.
QUINTA: La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, a través de la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos, podrá realizar inspecciones contables, financieras, sociales y patrimoniales a las compañías que se encuentren bajo su vigilancia y control, que no son sujetos obligados.
SEXTA: Las compañías que en la base de datos institucional, tengan registrada alguna de las actividades establecidas en el artículo 5 de la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos y que no realizan efectivamente dichas actividades, deberán actualizar su registro de actividad en la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, el que se efectuará previa la correspondiente verificación.
SEPTIMA: La Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos podrá emitir y actualizar, de considerarlo necesario, los formularios de Debida Diligencia para clientes, empleados, socios/accionistas, proveedores, con los campos de información mínimos a registrarse.
OCTAVA: La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, podrá emitir una resolución estableciendo los requisitos para la calificación de los Auditores Externos en materia de Prevención de Lavado de Activos, el procedimiento, registro y control de los mismos.
PRIMERA: Hasta el 31 de marzo de 2020, las compañías que actualmente cuenten con su Manual de Prevención de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, deberán actualizarlo de conformidad a lo preceptuado en esta norma y no requerirán aprobación previa de la Superintendencia de Compañías Valores y Seguros, sin perjuicio del control posterior que pueda realizar la institución. Dicha actualización será puesta en conocimiento para la aprobación de la junta general de socios o accionistas.
SEGUNDA: Hasta el 31 de marzo de 2020, las compañías que realicen alguna de las actividades establecidas en el artículo 5 de la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos y que no se encuentren identificadas como tales en la base de datos del organismo de control societario, deberán actualizar su actividad en la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.
TERCERA: Hasta el 31 de marzo de 2020, todas las compañías que siendo sujetos obligados no tengan el registro de la compañía, ni del oficial de cumplimiento ante la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE), ni su Manual de Prevención de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos y formularios, de acuerdo a las Normas de Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y otros Delitos, deberán cumplir dichas obligaciones.
CUARTA: Hasta el 31 de marzo de 2020, los sujetos obligados controlados por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, que no hayan realizado el registro del oficial de cumplimiento deberán hacerlo, e inclusive los que ya lo hubieren hecho deberán realizar la correspondiente actualización, en la forma prevista en las presentes Normas de Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y otros Delitos.
DISPOSICION DEROGATORIA.- Deróguese la resolución No. SCVS-DSC-2018-0041 del 21 de diciembre del 2018, publicada en el Registro Oficial No. 396, de 28 de diciembre de 2018.
DISPOSICION FINAL.- La presente resolución entrará en vigencia a partir de su publicación en el Registro Oficial.
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