Source: https://coronaviruscolombia.gov.co/Covid19/politica-de-privacidad.html
Timestamp: 2020-08-15 01:20:27
Document Index: 335968033

Matched Legal Cases: ['artículo 15', 'artículo 17', 'artículo 18', 'artículo 25', 'artículo 13', 'artículo 10', 'ARTÍCULO 10', 'artículo 6', 'artículo 4', 'artículo 10', 'artículo 25', 'artículo 26']

Políticas de Tratamiento de información (PTI)
relacionada con el Mecanismo de Comunicación Masiva
El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros, a respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.
Mediante el decreto 417 del 17 de marzo de 2020 se declaró el Estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica para conjurar la crisis e impedir la extensión de los efectos del virus COVID-19 (Coronavirus). Asimismo, la Resolución 385 del 12 de marzo de 2020 del Ministerio de Salud y Protección Social decretó la emergencia sanitaria, prorrogada por la Resolución 844 del 26 de mayo de 2020 de la misma entidad.
La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de la información de cualquier persona natural. Tanto los literales k) del artículo 17 como f) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.
El artículo 25 de la misma ley, establece que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.
El capítulo III del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 (Incorporado en el decreto 1074 de 2015) reglamenta algunos aspectos relacionados con el contenido y requisitos de las Políticas de Tratamiento de Información (en adelante PTI). El artículo 13 de dicho decreto ordena que la PTI debe ser puesta en conocimiento de los titulares de los datos.
En virtud de lo anterior, la Presidencia de la República, para dar cumplimiento a la regulación colombiana de protección de datos y garantizar los derechos constitucionales y legales de las personas, se adopta la siguiente política de tratamiento de información
Del Mecanismo de Comunicación Masiva
El Mecanismo de Comunicación Masiva (MCM) de Presidencia de la República se ha creado un espacio que permite la interacción con los ciudadanos a través de WhatsApp u otro tipo de Chatbot para brindar información, atender dudas y toda inquietud relacionada con la coyuntura de la pandemia COVID-19.
Uso voluntario de Mecanismo de Comunicación Masiva
El uso del Mecanismo de Comunicación Masiva es voluntario y el ciudadano será libre de utilizar este chat bot. Ningún derecho o beneficio estará sujeto a que el ciudadano interactúe con el Mecanismo de Comunicación Masiva.
Obligatoriedad de esta PTI
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los funcionarios o empleados de la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA, que se relacionen con el Mecanismo de Comunicación Masiva, así como de los contratistas y terceros que obran en nombre de PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA, que se relacionen con el Mecanismo de Comunicación Masiva.
Todos los funcionarios o empleados de PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA, que se relacionen con el Mecanismo de Comunicación Masiva deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral, se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA se obliguen a cumplir estas políticas.
El incumplimiento de las mismas acarreará sanciones de tipo disciplinario, laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior, sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales.
Esta PTI también será de obligatorio cumplimiento para los ciudadanos que interactúen con el Mecanismo de Comunicación Masiva
Consulta: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley, para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.
Incidente de seguridad: Se refiere a la violación de los códigos de seguridad o la pérdida, robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos.
Mecanismo de Comunicación Masiva: Herramienta tecnológica que permitan la interacción con los usuarios de una forma ágil y expedita a efectos de permitir las consultas de la ciudadanía sobre esta coyuntura y que se realiza por medio de Chat Bot para plataformas WhatsApp, Facebook Messenger y Web.
Contenidos: Implican todas las formas de información o datos que se divulgan en la página web, entre los que se encuentran: textos, imágenes, fotos, logos, diseños, animaciones, sonidos, videos.
Derechos de Propiedad Intelectual: Hacen referencia a todos los derechos de propiedad de la información de la Presidencia de la República o de cualquier persona que sea titular legítima, como: signos distintivos, marcas, lemas, enseñas, logos, nombres de dominio, derechos de autor, bases de datos, diseños, contenidos o cualquier otra obra o creación intelectual vinculada con el objeto, operación o desempeño del Mecanismo de Comunicación Masiva.
Publicar: Hacer que un documento o chat box sea visible desde el Sitio web Institucional.
Usuario: Es la persona que ingresa al sitio WEB de la Presidencia de la República o al Mecanismo de Comunicación Masiva para buscar o consultar información de su interés; para registrarse en caso de que requiera realizar un trámite o recibir un servicio de la entidad; o para poner una queja mediante el uso del buzón de Quejas y Reclamos, creado para este efecto.
De la recolección de datos sin autorización y de la obligación de cumplir la regulación sobre tratamiento de datos personales.
Se informa que para el caso de CoronApp Colombia no es necesario recolectar los datos con la autorización de las personas porque así los permite el artículo 10 de la ley 1581 de 2012 que dice lo siguiente:
“ARTÍCULO 10. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (…) c) Casos de urgencia médica o sanitaria; (…)”
En todo caso, la recolección de datos sin autorización no significa que quede sin protección esa información y los titulares de los datos. En efecto, la parte final de esa norma señala que “quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley”
Una vez recolectados los datos personales, por regla general se utilizarán herramientas de anonimizarían para que no esté asociada o vinculada a una persona en particular. En caso de ser necesario circular esa información, se remitirán los datos estrictamente necesarios y anonimizados de tal manera que no se pueda identificar al titular del dato.
Excepcionalmente se tratará la información de forma no anonimizada cuando es rigurosamente necesario conocer la identidad del titular del dato.
De la no obligatoriedad de suministrar datos sensibles relativos a la salud y de la responsabilidad reforzada
Es importante manifestar que según el artículo 6 del decreto 1377 de 2013, “ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles” como los relativos a la salud de las personas. Por eso, el uso del Mecanismo de Comunicación Masiva es completamente libre y las personas no están obligadas a suministrar sus datos personales.
En todo caso, los datos suministrados voluntariamente se tratarán con mayor diligencia y cuidado utilizando, entre otros, mejores medidas de seguridad, de restricción de acceso, de confidencialidad, de circulación. La anterior es consistente con lo señalado por la Corte Constitucional en los siguientes términos: “como se trata de casos exceptuados y que, por tanto, pueden generar altos riesgos en términos de vulneración del habeas data, la intimidad e incluso la dignidad de los titulares de los datos, los agentes que realizan en estos casos el tratamiento tienen una responsabilidad reforzada que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios del artículo 4 y los deberes del título VI” [Cfr. Corte Constitucional, sentencia C-748 de 2011, numeral 2.8.4]
Responsabilidad demostrada (accountability) frente al tratamiento de datos personales.
LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA, junto con sus contratistas o colaboradores, adoptarán las estrategias, procedimiento y herramientas útiles, oportunas y necesarias para demostrar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) que ha implementado medidas apropiadas y efectivas para cumplir con sus obligaciones legales en todo lo relacionado con el tratamiento de datos personales. Dichas medidas serán consistentes con las instrucciones que para el efecto impacta la SIC y los mandatos de los artículos 26 y 27 del decreto 1377 de 2013.
Estas medidas serán objeto de monitoreo o auditorías, internas y externas, con miras a establecer si funcionan correctamente y, en caso de ser necesario, mejorarlas.
Para la implementación de la responsabilidad demostrada se seguirá lo dispuesto en la guía de accountability de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Principio de libertad: Este principio no aplica en el caso de la CoronApp Colombia por mandato del artículo 10 de la ley 1581 de 2012. En todo caso se cumplirá lo que ordena la parte final de dicho artículo en el sentido de cumplir y respetar todas las demás dispsiciones legales.
Los datos deben ser tratados de acuerdo a los usos informados al titular y permitidos por la ley.
Una vez cumplida la (las) finalidad(es) se procederá a la supresión de los datos
Principio de no discriminación o estigmatización: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación o estigmatización con ocasión de la información recaudada o tratatada.
Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.
Principio de seguridad: Cada persona de LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA vinculada con el Mecanismo de Comunicación Masiva deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Adicionalmente, deberá cumplir la política de seguridad de información y datos personales de la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA.
Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. Adicionalmente, se informará sobre otros aspectos que solicite el titular del dato.
En segundo lugar, con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias como Responsable del tratamiento. La entidad administrativa receptora de los datos personales debe cumplir con las obligaciones de protección y las garantías que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, temporalidad, confidencialidad y seguridad.
Finalidad del tratamiento al cual serán sometidos los datos personales
La PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA recolectará, usará y tratará los datos personales de manera leal y lícita para para obtener información estadística, análisis de política pública, para poder emitir una respuesta por parte del Mecanismo de Comunicación Masiva, el despliegue de medidas de prevención y contención frente al COVID-19, específicamente para presentar recomendaciones a signos de alarma de afección respiratoria y riesgos en salud pública asociados al coronavirus COVID-19 y crear y mantener la base de datos de los usuarios del Mecanismo de Comunicación Masiva. Los datos suministrados serán tratados conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto, es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del titular del dato.
Informar sobre el uso que PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA ha dado o está dando a los datos personales del titular.
Acceder a la solicitud supresión del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte de la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA, o sus contratistas o colaboradores se ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución.
El Titular también podrá solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga su permanencia en la base de datos o archivo del Responsable o Encargado.
Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA.
Deberes de la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
La Presidencia de la República, sus contratista o funcionarios, relacionados con el tratamiento de los datos del Mecanismo de Comunicación Masiva, están obligados a cumplir los siguientes deberes impuestos por la ley colombiana:
Deberes de la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA respecto del titular del dato.
Deberes de la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA, contratistas o colaboradores, relacionados con el tratamiento de la información del Mecanismo de Comunicación Masiva, respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales
Deberes de la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA cuando realiza el tratamiento a través de un encargado.
Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos personales estrictamente necesarios para cumplir la finalidad del encargo. Cuando se trate de transmisiones nacionales e internacionales se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales que contengan lo dispuesto en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013.
Comunicar de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
Informar de manera oportuna al encargado del tratamiento, las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
Deberes de la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio
De conformidad con la Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio, los incidentes de seguridad deberán reportarse al RNBD dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona o área encargada de atenderlos.
Tratamiento especial de datos sensibles y de menores de edad
Incrementar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA y de terceros.
En caso de ser necesario transferir datos a otros países se observará lo establecido en el artículo 26 de la ley 1581 de 2012 y las circulares externas 5 y 8 de 2017 y 2 de 2018 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Para transferir datos a otros países también es necesario que el Responsable del tratamiento pueda demostrar que ha tomado medidas adecuadas, útiles y prácticas para lograr estos dos objetivos:
Garantizar el adecuado tratamiento de los datos personales que se transfieren a otro país.
Conferir la seguridad de los registros al momento de efectuar dicha transferencia.
Para dicho efecto se seguirá lo establecido en la la Guía para la implementación del principio de responsabilidad demostrada en la transferencias internacionales de datos personales publicada por la Superintendencia de Industria y Comercio en 2019.
Cuando la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA necesite enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, deberá establecer mediante cláusulas contractuales o a través de un contrato de transmisión de datos personales, entre otros, lo siguiente:
las actividades que el Encargado realizará en nombre de la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA.
las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA.
Todas las consultas y reclamos se canalizarán por medio de los mecanismos habilitados por la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA, a través de comunicación escrita remitida a la siguiente dirección: Calle 7 No.6-54 de la ciudad de Bogotá o a la dirección electrónica contacto@presidencia.gov.co, quien adoptará mecanismos de prueba de la radicación y trámite de los mismos.
Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposen en la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA se canalizarán a través de los canales que tiene la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA para el efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:
El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida a la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA que contenga la siguiente información:
Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga "reclamo en tramite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Ésta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El termino máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Área de Tecnología y Sistemas de Información es la dependencia encargada de la función de protección de datos, la cual se puede contactar en la siguiente dirección Calle 7 No. 6 - 54; Teléfono: 5639300 o dirección de correo electrónico contacto@presidencia.gov.co.
Medidas de seguridad aplicadas al tratamiento de datos personales
La PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA cuenta con una política de seguridad de información y datos personales de obligatorio cumplimiento para el tratamiento de los datos recolectados a través de la página web https://coronaviruscolombia.gov.co/Covid19/politica-de-privacidad.html.
Todas las medidas de seguridad, deben ser objeto de revisión, evaluación y mejora permanente.
Cambios sustanciales de la presente política
De conformidad con los artículos 5 y 13 del decreto 1377 de 2013, cualquier cambio sustancial de la presente política deberá ser comunicado oportunamente por la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA a los titulares de los datos de una manera eficiente antes de implementar las nuevas políticas. Por cambios sustanciales se entenderán aquellos referidos a la identificación del responsable y a la finalidad del tratamiento de los datos personales.
Fecha de entrada en vigencia de la presente politíca y período de vigencia de la base de datos
Esta política se redactó el 04/06/2020
La vigencia de la base de dtos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el articulo 11 del decreto 1377 de 2013.
Una vez se cumpla la finalidad del tratamiento, los datos recolectados a través del Mecanismo de Comunicación Masiva serán eliminados de manera definitiva y se dejará constancia de ello por parte de la PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA.
Nombre o razón social: DEPARTAMENTO ADMINSITRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
Domicilio o dirección: Calle 7 No.6-54 Bogotá D.C
Correo electrónico: contacto@presidencia.gov.co.
Teléfono: (+57 1) 562 9300 - 382 2800