Source: https://www.lwv-hessen.de/geschichte-gegenwart/lwv-archiv/archivsatzung.html
Timestamp: 2019-04-20 12:22:24
Document Index: 239431252

Matched Legal Cases: ['§ 1', '§ 3', '§ 5', '§ 6', '§ 7', '§ 8', '§ 9', '§ 12', '§ 13', '§ 14', '§ 15', '§ 16', '§ 17', '§ 18', '§ 19', '§ 21', '§ 5', '§ 4', '§ 6', '§ 30', '§ 35', '§ 6', '§ 8', '§ 1', '§ 11', '§ 11', '§ 8', '§ 5', '§ 11', '§ 11', '§ 11', '§ 16', '§ 11', '§ 5']

Landeswohlfahrtsverband Hessen: Archivsatzung
§ 1 Einrichtung des Archivs des Landeswohlfahrtsverbandes Hessen
§ 3 Leitung des Archivs und der Archivaußenstellen
§ 5 Beteiligung des Archivs
§ 6 Aussonderung von Unterlagen
§ 7 Vernichtung von Unterlagen
§ 8 Benutzung des Archivs
§ 9 Benutzungsantrag
§ 12 Antrag auf Verkürzung der Schutzfristen
§ 13 Einschränkung oder Versagung der Benutzungsgenehmigung
§ 14 Ort und Zeit der Benutzung, Verhalten im Benutzerraum
§ 15 Vorlage von Archivgut
§ 16 Reproduktion und Editionen
§ 17 Auswertung des Archivgutes
§ 18 Belegexemplar
§ 19 Rechte Betroffener
§ 21 Gebühren, Kostenerstattung
Aufgrund §§ 5 und 12 Abs. 3 Nr. 1 des Gesetzes über die Mittelstufe der Verwaltung und den Landeswohlfahrtsverband Hessen vom 07.05.1953 (GVBl. I S. 93), zuletzt geändert durch Gesetz vom 20.05.1992 (GVBl. I S. 170), i.V.m. § 4 Abs. 1 Hess. Archivgesetz vom 18.10.1989 (GVBl. I S. 270) hat die Verbandsversammlung des Landeswohlfahrtsverbandes Hessen am 25.10.1995 folgende Archivsatzung beschlossen:
(1) Der Landeswohlfahrtsverband Hessen unterhält ein Archiv. Es hat seinen Standort am Sitz der Hauptverwaltung.
(2) In Einrichtungen des Landeswohlfahrtsverbandes Hessen, die über einen hinreichenden Bestand an Archivgut und über Archivräume verfügen, können Außenstellen des Archivs eingerichtet werden.
(3) Das Archiv des Landeswohlfahrtsverbandes Hessen einschließlich Außenstellen ist ein öffentliches Archiv im Sinne des § 6 Satz 1 Hess. Archivgesetz.
(1) Das Archiv hat die Aufgabe, in den Dienststellen des Landeswohlfahrtsverbandes Hessen angefallene Unterlagen, die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind, nach Maßgabe dieser Satzung zu übernehmen, auf Dauer aufzubewahren, zu sichern, zu erschließen und allgemein nutzbar zu machen. Im Hinblick auf die spätere Archivierung berät das Archiv die Dienststellen bei der Verwaltung und Sicherung ihrer Unterlagen.
(2) Darüber hinaus hat das Archiv folgende Aufgaben:
Erforschung und Darstellung der Geschichte des Landeswohlfahrtsverbandes Hessen, seiner Rechtsvorgänger und Einrichtungen,
Durchführung von und Beteiligung bei Veranstaltungen und Ausstellungen zu historischen Themen des Landeswohlfahrtsverbandes Hessen,
Unterhaltung einer Archivbibliothek,
Archivierung von Archivgut anderer Stellen, soweit ein historischer Bezug zum Landeswohlfahrtsverband Hessen, seinen Einrichtungen oder Rechtsvorgängern vorhanden ist, und soweit das Archivgut nicht anderweitig archiviert werden muss,
Auskunftserteilung an und Beratung von Benutzerinnen und Benutzern,
Zusammenarbeit mit Staatsarchiven, anderen öffentlichen Archiven sowie Einrichtungen und Gruppen des kulturellen, wissenschaftlichen, sozialen und schulischen Lebens auf dem Gebiet des Archivwesens.
(1) Das Archiv wird von einer wissenschaftlich ausgebildeten Fachkraft geleitet.
(2) Die Archivleiterin oder der Archivleiter nimmt neben der Wahrnehmung der Archivaufgaben insbesondere
die fachliche Betreuung und Aufsicht der Archivaußenstellen wahr und
sorgt für eine konstruktive Zusammenarbeit mit allen Dienststellen des Landeswohlfahrtsverbandes Hessen und externen Stellen, insbesondere anderen öffentlichen Archiven.
(3) Für jede Außenstelle des Archivs ist eine Bedienstete oder ein Bediensteter der Dienststellen, in der die Außenstelle eingerichtet ist, als Archivbeauftragte oder Archivbeauftragter zu bestellen. Sie oder er unterliegt den fachlichen Weisungen der Archivleiterin oder des Archivleiters.
(4) Die Organisation des Archivs und der Archivaußenstellen sowie die Zusammenarbeit mit den Dienststellen des Landeswohlfahrtsverbandes Hessen regelt die Landesdirektorin oder der Landesdirektor.
Unterlagen im Sinne dieser Satzung sind alle bei der Erledigung der Dienstgeschäfte in den Verwaltungen und Einrichtungen des Landeswohlfahrtsverbandes Hessen entstehenden Informationsträger (insbesondere Akten und Schriftstücke, Karten, Pläne, Plakate, Karteien, elektronische Datenträger, Dateien und Teile davon, Siegel, Stempel, Bild-, Film- und Tonaufzeichnungen) einschließlich der auf ihnen überlieferten oder gespeicherten Informationen sowie der Hilfemittel für ihre Ordnung, Benutzung und Auswertung.
Das Archiv ist wegen einer möglichen späteren Archivierung an allen grundsätzlichen Fragen zu beteiligen, die die Unterlagen betreffen (insbesondere Schriftgutverwaltung - Aktenordnung, Aktenplan, Aufbewahrungsfristen -, Einsatz der Datenverarbeitung, Einsatz von Mikrofilmen und Recyclingpapier).
(1) Die Dienststellen des Landeswohlfahrtsverbandes Hessen sind verpflichtet, alle Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr erforderlich sind, unverzüglich auszusondern. Sie prüfen in regelmäßigen Abständen, mindestens aber alle fünf Jahre, welche Teile ihrer Unterlagen für die laufenden Dienstgeschäfte nicht mehr benötigt werden. Unterlagen sollen in der Regel spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung ausgesondert werden.
(2) Ausgesonderte Unterlagen sind von der abgebenden Dienststelle unter Angabe der Aufbewahrungsfrist in ein Aussonderungsverzeichnis einzutragen und dem Archiv oder der in der Dienststelle vorhandenen Archivaußenstelle vollständig zur Übernahme anzubieten, soweit nicht Rechtsvorschriften und die Aktenordnung andere Regelungen enthalten. Anzubieten sind auch Unterlagen, die besonderen Vorschriften über die Geheimhaltung oder den Datenschutz unterworfen sind (z.B. § 30 Abgabenordnung, § 35 Sozialgesetzbuch I). Das Archiv und die Archivaußenstellen übernehmen auch Belegstücke sämtlicher Veröffentlichungen und amtlicher Drucksachen des Landeswohlfahrtsverbandes Hessen. Ihnen sind die ausgesonderten Bücher aus den Bibliotheken und sonstigen Beständen der Dienststellen anzubieten.
(3) Auswahlkriterien und technische Kriterien für die Übernahme von automatisiert gespeicherten Informationen sowie für gleichförmige Unterlagen, die in großer Zahl anfallen und von bleibendem Wert sind, legt die Landesdirektorin oder der Landesdirektor fest.
(4) Im Einvernehmen mit dem Archiv oder der Archivaußenstelle kann vom Anbieten von Unterlagen mit offensichtlich geringer Bedeutung abgesehen werden.
(5) Das Archiv und die Archivaußenstellen überprüfen die in den Aussonderungsverzeichnissen eingetragenen Unterlagen auf ihren bleibenden Wert und entscheiden im Benehmen mit der anbietenden Dienststelle über die Archivwürdigkeit und die Übernahme in das Archiv oder die Archivaußenstelle.
Unterlagen von bleibendem Wert sind vom Archiv oder den Archivaußenstellen zu übernehmen. Sie gehen mit der Übernahme in die ausschließliche Verantwortung des Archivs und der Archivaußenstellen über.
(6) Unabhängig von der Archivwürdigkeit können Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, dem Archiv oder der Archivaußenstelle angeboten werden. Die Dienststellen legen in Abstimmung mit dem Archiv oder den Archivaußenstellen die Aufbewahrungsfristen auf der Grundlage von Rechtsvorschriften und der Aktenordnung oder zur Sicherung der Verwaltungsarbeit fest. Während dieser Fristen dürfen Unterlagen nicht verändert werden. Zwischenarchivgut ist außer der Dienststellenleitung nur den Bediensteten des Archivs oder der Archivaußenstelle und der abgebenden Dienststelle zugänglich. Über die Benutzung durch Dritte entscheidet die abgebende Dienststelle. Die Verantwortung des Archivs oder der Archivaußenstelle beschränkt sich auf die notwendigen, technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Erhaltung und Absicherung des Archivguts.
(7) Die Entscheidung über den Verbleib der Unterlagen im Archiv oder über ihre Vernichtung ist im Aussonderungsverzeichnis zu vermerken. Das Aussonderungsverzeichnis ist dauernd aufzubewahren.
(1) Dienststellen des Landeswohlfahrtsverbandes Hessen dürfen Unterlagen nur vernichten oder Daten nur löschen, wenn das Archiv oder die zuständige Archivaußenstelle die Übernahme abgelehnt oder nicht innerhalb eines Jahres über die Archivwürdigkeit angebotener Unterlagen entschieden hat. § 6 Abs. 4 bleibt unberührt.
(2) Ausgesonderte Unterlagen, deren Übernahme vom Archiv oder der Archivaußenstelle abgelehnt wurde oder bei denen die Jahresfrist nach Abs. 1 abgelaufen ist, sind in der Regel zu vernichten, sofern kein Grund zu der Annahme besteht, dass durch die Vernichtung schutzwürdige Belange von Betroffenen beeinträchtigt werden.
(3) die Vernichtung ausgesonderter Unterlagen darf nur unter Aufsicht einer oder eines besonders beauftragten Bediensteten erfolgen.
(1) Jede Person und Institution, die ein berechtigtes Interesse glaubhaft macht, kann nach Maßgabe dieser Satzung das Archiv benutzen, soweit sich aus Rechtsvorschriften und Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern des Archivgutes nichts anderes ergibt.
(2) Ein berechtigtes Interesse ist insbesondere gegeben, wenn die Nutzung zu amtlichen, wissenschaftlichen, publizistischen oder Unterrichtszwecken sowie zur Wahrnehmung berechtigter persönlicher oder gewerblicher Belange begehrt wird.
(3) Als Benutzung des Archivs gelten:
Einsichtnahme in die Findbücher und sonstigen Hilfemittel (Suchhilfen des Archivs wie Aktenpläne, Karteien, Register).
Einsichtnahme in Archivgut,
Abhören von Tonaufzeichnungen und Visualisierung von Bildaufzeichnungen; dafür dürfen nur LWV-eigene, durch das Archivpersonal bediente Geräte verwendet werden,
Versendung und Ausleihe von Archivgut.
(1) Die Benutzung ist beim Archiv schriftlich zu beantragen. Die Benutzerin oder der Benutzer hat sich auf Verlangen auszuweisen.
(2) Im Benutzungsantrag (Vordruck siehe Anlage) ist der Name, der Vorname und die Anschrift der Benutzerin oder des Benutzers, ggf. auch der Name und die Anschrift der Auftraggeberin oder des Auftraggebers sowie das Benutzungsvorhaben, der überwiegende Benutzungszweck und die Art der Auswertung anzugeben. Ist die Benutzerin oder der Benutzer minderjährig, hat sie oder er dies unter Angabe der gesetzlichen Vertreterin oder des gesetzlichen Vertreters anzuzeigen.
(3) Für jedes Benutzungsvorhaben ist ein eigener Benutzungsantrag zu stellen. Das berechtigte Interesse an der Nutzung ist glaubhaft zu machen (siehe § 8 Abs. 1 und 2).
(4) Schriftliche oder mündliche Anfragen können als Anträge gem. § 1 gewertet werden, wenn sie die nach dieser Vorschrift notwendigen Angaben enthalten.
(5) Wünscht eine Benutzerin oder ein Benutzer andere Personen als Hilfskräfte oder Beauftragte zu ihren oder seinen Arbeiten heranzuziehen, so ist von diesen jeweils ein gesonderter Antrag zu stellen.
(1) Die Benutzung des Archivs ist zu genehmigen, soweit nicht Gründe nach § 11, andere Rechtsvorschriften oder sonstige Schutzfristen entgegenstehen. Der Antragstellerin oder dem Antragsteller wird das Bestehen von Schutzfristen nach § 11 der Archivsatzung rechtzeitig mitgeteilt.
(2) Die Genehmigung beschränkt sich auf den im Benutzungsantrag angegebenen Zweck und ist nur im Rahmen der Angaben des Antrages gültig.
(3) Die Genehmigung erteilt die Leiterin oder der Leiter des Archivs, soweit nichts anderes bestimmt ist.
(1) Soweit durch Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmt ist, wird Archivgut im Regelfall 30 Jahre nach Entstehung der Unterlagen für die Benutzung freigegeben. Unterlagen, die besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegen, dürfen erst 60 Jahre nach ihrer Entstehung benutzt werden. Archivgut, das sich auf eine natürliche Person bezieht (personenbezogenes Archivgut) darf erst 10 Jahre nach dem Tod der betreffenden Person durch Dritte benutzt werden. Ist der Todestag nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand festzustellen, endet die Schutzfrist 100 Jahre nach Geburt der betroffen Person. Personenbezogenes Archivgut, das besonderen Geheimhaltungs- und Schutzvorschriften unterliegt, darf in den Fällen des Satzes 3 frühestens 30 Jahre nach dem Tod und in den Fällen des Satzes 4 frühestens 120 Jahre nach der Geburt der betreffenden Person benutzt werden.
(2) Die Schutzfristen nach Absatz 1 gelten nicht für solche Unterlagen, die bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt waren. Amtsträger in Ausübung ihrer Ämter sind keine betroffenen Personen im Sinne des Absatzes 1.
(3) Die in Absatz 1 festgelegten Schutzfristen gelten auch bei der Benutzung durch öffentliche Stellen. Für den Landeswohlfahrtsverbandes Hessen und seine Einrichtungen gelten die Schutzfristen des Absatzes 1 nur für solche Unterlagen, die bei ihnen aufgrund besonderer Vorschriften gesperrt, gelöscht oder vernichtet werden müssen.
(4) Mit Zustimmung der Landesdirektorin oder des Landesdirektors oder einer von ihr oder ihm beauftragten Person kann das Archiv die Schutzfristen auf Antrag im Einzelfall oder für bestimmte Archivgutgruppen verkürzen oder um höchstens 20 Jahre verlagern, wenn es im öffentlichen Interesse liegt.
(5) Bei personenbezogenem Archivgut ist eine Kürzung nur zulässig, wenn die Benutzung für ein bestimmtes Forschungsvorhaben erfolgt und schutzwürdige Belange oder betroffenen Personen oder Dritter nicht beeinträchtigt werden oder das öffentliche Interesse an der Durchführung des Forschungsvorhabens die schutzwürdigen Belange erheblich überwiegt; soweit es der Forschungszweck zulässt, sind die Forschungsergebnisse ohne personenbezogene Daten aus dem Archivgut zu veröffentlichen. Die Benutzung personenbezogener Daten ist unabhängig von den in Abs. 1 genannten Schutzfristen zulässig, wenn die Person, auf die sich das Archivgut bezieht, oder im Falle ihres Todes ihre Angehörigen, zugestimmt haben; die Einwilligung ist von dem überlebenden Ehegatten, nach dessen Tod von seinen Kindern und, wenn weder ein Ehegatte noch Kinder vorhanden sind, von den Eltern der betroffenen Person einzuholen. Den Nachweis der Einwilligung der betroffenen Person hat die Benutzerin oder der Benutzer beizubringen. Wurde die Schutzfrist verkürzt, hat die Benutzerin oder der Benutzer bei der Verwertung der aus dem Archivgut gewonnenen Kenntnisse Persönlichkeits- und Urheberrechte sowie schutzwürdige Belange der oder des Betroffenen oder Dritter zu wahren.
(6) Für Archivgut, welches Rechtsvorschriften des Bundes über Geheimhaltung im Sinne der §§ 8, 10 und 11 Bundesarchivgesetz unterliegt, gelten die Schutzvorschriften des § 5 Bundesarchivgesetz.
(1) Archivgut ist von der Benutzung ausgeschlossen, solange es den Schutzfristen unterliegt und eine Verkürzung der Schutzfristen nicht erfolgt ist oder keine Einwilligung nach § 11 Abs. 1 vorliegt.
(2) Eine Verkürzung der Schutzfristen wird von der Benutzerin oder dem Benutzer beim Archiv gesondert beantragt. Die Entscheidung über den Antrag trifft gem. § 11 Abs. 4 die Landesdirektorin oder der Landesdirektor oder eine von ihr oder ihm beauftragte Person.
(3) Beantragt die Benutzerin oder der Benutzer, soweit keine wirksame Einwilligung vorliegt, eine Verkürzung der Schutzfristen nach § 11 Abs. 5, so ist das Vorliegen des öffentlichen Interesse darzulegen sowie die Gründe für die Annahme, dass schutzwürdige Belange der betroffenen Personen oder Dritter nicht beeinträchtigt werden, darzulegen. Des weiteren ist zu erläutern, warum das öffentliche Interesse an der Durchführung des Forschungsvorhabens die schutzwürdigen Belange erheblich überwiegt. Auf Verlangen sind ergänzende Angaben und Unterlagen beizubringen.
(4) Ist eine Veröffentlichung der Forschungsergebnisse mit personenbezogenen Angaben beabsichtigt, so muss die Antragstellerin oder der Antragsteller darlegen, warum der Forschungszweck die Angaben der personenbezogenen Daten notwendig macht und welche Personen von der Veröffentlichung betroffen sind.
(1) Die Benutzung des Archivs ist einzuschränken oder zu versagen, wenn Grund zu der Annahme besteht, dass
der Erhaltungszustand des Archivgutes gefährdet würde.
die Antragsangaben falsch oder unvollständig sind,
das Wohl des Landeswohlfahrtsverbandes Hessen verletzt werden könnte,
die Antragstellerin oder der Antragsteller schwerwiegend gegen diese Satzung verstoßen oder erteile Auflagen nicht eingehalten hat,
Archivgut aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger anderweitiger Benutzung nicht verfügbar oder
(3) Die Benutzungserlaubnis kann mit Inhalts- und Nebenbestimmungen (Auflagen, Bedingungen, Befristungen) versehen werden. Die Genehmigung zur Benutzung und Veröffentlichung von Archivgut, in dem Rechte und schutzwürdige Belange von Personen berührt werden, kann von einer von der Benutzerin oder dem Benutzer beizubringenden Zustimmung der oder des Betroffenen oder der Rechtsnachfolgerin oder des Rechtsnachfolgers abhängig gemacht werden. Sie kann widerrufen oder zurückgenommen werden, insbesondere wenn
die Benutzerin oder der Benutzer gegen die Archivsatzung verstößt oder erteilte Nebenbestimmungen nicht einhält oder vom angegebenen Nutzungszweck abgewichen ist
oder die Benutzerin oder der Benutzer Urheber- und Persönlichkeitsschutzrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet.
(1) Das Archivgut kann im Benutzerraum während der festgesetzten Öffnungszeiten eingesehen werden. Das Betreten der Magazine durch Benutzerinnen oder Benutzer ist untersagt.
(1) Das Archiv kann den Umfang des gleichzeitig vorzulegenden Archivgutes beschränken. Es kann die Bereithaltung zur Benutzung zeitlich begrenzen.
(2) Archivgut ist sorgfältig zu behandeln und in gleicher Ordnung und in gleichem Zustand, wie es vorgelegt wurde, spätestens am Ende der täglichen Öffnungszeit wieder zurückzugeben. Es ist untersagt, Archivgut zu beschädigen oder zu verändern.
(4) Auf die Versendung von Archivgut zur Benutzung außerhalb des Archivs besteht kein Anspruch. In Ausnahmefällen kann Archivgut an andere Archive und zu Ausstellungszwecken ausgeliehen werden. Die Versendung kann von Auflagen abhängig gemacht werden.
§ 16 Reproduktionen und Editionen
(1) Die Anfertigung von Reproduktionen und deren Publikation sowie die Edition von Archivgut bedürfen der Zustimmung des Landeswohlfahrtsverbandes Hessen. Die Reproduktionen dürfen nur für den freigegebenen Zweck und unter Angabe der Belegstelle verwendet werden.
(2) Die Herstellung von Reproduktionen fremder Archivalien bedarf der schriftlichen Zustimmung der Eigentümerin oder des Eigentümers.
Die Benutzerin oder der Benutzer hat bei der Auswertung der aus dem Archivgut gewonnenen Erkenntnisse, die Rechte und Interessen des Landeswohlfahrtsverbandes Hessen sowie die Urheber- und Persönlichkeitsrechte Dritter zu wahren. Sie oder er hat den Landeswohlfahrtsverband Hessen von Ansprüchen Dritter durch schriftliche Erklärung freizustellen.
(1) Werden Arbeiten unter wesentlicher Verwendung von Archivgut des Archivs verfasst, ist die Benutzerin oder der Benutzer verpflichtet, dem Archiv kostenlos und unaufgefordert ein Belegexemplar zu überlassen. Dies gilt auch für Manuskripte und die Veröffentlichung von Reproduktionen. Auf die Abgabe kann in Ausnahmefällen verzichtet werden.
(1) Der betroffenen Person ist, unabhängig von den in § 11 festgelegten Schutzfristen auf Antrag Auskunft über die im Archivgut zu ihrer Person enthaltenen Daten zu erteilen, soweit diese erschlossen sind. Anstelle einer Auskunft kann das Archiv Einsicht in die Unterlagen gewähren.
(2) Das Archiv ist verpflichtet, den zum öffentlichen Archivgut gehörenden Unterlagen eine Gegendarstellung der betroffenen Person beizufügen, wenn diese durch eine in den Unterlagen enthaltene falsche Tatsachenbehauptung betroffen ist und die oder der Betroffene ein berechtigtes Interesse an der Gegendarstellung glaubhaft macht. Nach dem Tod der oder des Betroffenen steht dieses Recht den Angehörigen im Sinne des § 5 Abs. 4 Satz 3 Hess. Archivgesetz zu.
(4) Diese Bestimmungen gelten nicht für amtliche Niederschriften und Berichte über öffentliche Sitzungen der Organe des Landeswohlfahrtsverbandes Hessen.
Die Haftung des Landeswohlfahrtsverbandes Hessen aus dem Betrieb des Archivs sowie die Haftung von Benutzerinnen und Benutzern des Archivs richtet sich nach den gesetzlichen Bestimmungen.
(1) die Benutzung des Archivs ist gebührenfrei.
(2) Die bei der Archivbenutzung entstehenden Kosten (anfertigen von Fotokopien, Abschriften, Reproduktionen usw.) sind von der Benutzerin oder dem Benutzer zu erstatten.
Die Archivsatzung tritt am Tage nach der Bekanntmachung in Kraft.