Source: http://ifin.it/consulenza-e-formazione/faq/conservazione-sostitutiva/
Timestamp: 2017-02-21 23:43:04+00:00
Document Index: 156986031

Matched Legal Cases: ['art.43', 'art. 10', 'art. 9', 'art. 30', 'art. 43', 'art.44']

Conservazione Digitale dei Documenti - FAQ | Ifin Sistemi
Conservazione Digitale – FAQ
Cos’è il DPCM 3 dicembre 2013 in materia di sistema di conservazione?È il decreto che rinnova la normativa in merito alla conservazione degli oggetti digitali, in precedenza trattata dalla Delibera CNIPA n. 11/2004. Nel decreto vengono definiti concetti fondamentali per un corretto processo di conservazione: il processo stesso; i ruoli e le responsabilità connessi e che vi partecipano; il tipo di oggetti digitali sottoposti al processo di conservazione; le singole caratteristiche di ciascuno di essi; e la descrizione del manuale di conservazione.
In caso di affidamento del servizio di conservazione in outsourcing a un soggetto pubblico il ruolo di Responsabile della conservazione da chi è svolto?Il ruolo di responsabile della conservazione può essere ricoperto solamente da una persona fisica interna al soggetto produttore dei documenti che verranno conservati, che affida le attività di conservazione al responsabile del servizio di conservazione
Cosa contiene il DPCM 13 novembre 2014?Ultimo dei decreti riguardanti il processo di conservazione, definisce le regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni. Il decreto evidenzia come devono essere formati i documenti e i fascicoli informatici per poter essere correttamente conservati; sottolinea la differenza tra le copie e i duplicati; indica le relative misure di sicurezza.
Che cos’è il riferimento temporale?Informazione relativa alla data e all’ora di emissione che deve essere associata al documento da conservare.
Che cos’è la marca temporale?Evidenza di tipo informatico che consente di rendere certa ed opponibile a terzi una determinata data. L’apposizione sull’insieme dei documenti deve essere effettuata a cura del responsabile della conservazione. Il servizio di marcatura è materialmente eseguito da appositi enti cui il responsabile della conservazione deve rivolgersi per ottenere il servizio. Con l’apposizione della marca temporale si ottiene la certezza che il procedimento di conservazione dei documenti sia stato completato in una determinata data e ora. Vai alla pagina dedicata >>
Art. 3 Conservazione dei documenti informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale – Decreto 17 giugno 2014.La conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti deve rispettare le norme indicate dal codice civile, le modalità definite dal D.Lgs 235/2010 e dalle relative regole tecniche, nonché dalle norme tributarie riguardanti la contabilità. L’articolo poi riporta quali funzioni devono essere rese possibili e in che modo termina il processo.
Come deve avvenire un corretto processo di conservazione digitale a norma?La conservazione digitale è definita dal DPCM 3 Dicembre 2013 dove sono riportate le regole tecniche relative al processo di conservazione digitale dei documenti informatici.
Il processo di conservazione digitale a norma può essere svolto in house o in outsourcing ed è obbligatorio per i documenti nativi informatici (art.43 del DLgs.82/2005 e s.m.i. – CAD). Il processo prevede:
l’acquisizione dei pacchetti informativi inviati al sistema di conservazione sotto forma di pacchetti di versamento
la loro verifica
nel caso di anomalie, il rifiuto del pacchetto di versamento
la generazione del rapporto di versamento relativo al pacchetto di versamento accettato dal sistema di conservazione
la preparazione, la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata del responsabile della conservazione e la gestione del pacchetto di archiviazione, derivato dal pacchetto di versamento
ai fini dell’esibizione, la preparazione e la sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata del pacchetto di distribuzione.
Oltre a questi passaggi, devono essere definiti anche i ruoli di produttore, responsabile della conservazione e utente; tutte figure che intervengono nel processo di conservazione.
Obbligo di conservazione digitale per la Pubblica AmministrazioneIl Codice dei beni culturali (D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 e s.m.i.) definisce “gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico” (art. 10, comma 2 lett. b), come beni culturali facenti parte del patrimonio tutelato e valorizzato dall’art. 9 della Costituzione.
Lo Stato, le regioni e gli altri enti territoriali debbono assicurare e sostenere la conservazione di tale patrimonio e ne favoriscono la pubblica fruizione. In particolare gli enti pubblici hanno l’obbligo di conservare i propri archivi nella loro organicità e di ordinarli (art. 30, comma 4). Tale obbligo si mantiene anche con i documenti informatici e la loro conseguente e obbligatoria conservazione digitale.
L’art. 43 del CAD stabilisce che i documenti informatici di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento sono conservati “in modo permanente con modalità digitali” nel rispetto delle regole tecniche. Pertanto nel percorso verso un’amministrazione digitale, le PA sono tenute a rispettare vari decreti, tra cui, il DPCM 13 novembre 2014:
Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni e il DPCM 3 dicembre 2013 – Regole Tecniche in materia di Sistema di Conservazione.
Sulla base di queste ultime regole tecniche, la pubblica amministrazione digitale è tenuta a versare in un sistema di conservazione a norma i propri documenti e fascicoli, per mantenere nel tempo inalterate le loro caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, fruibilità.
Per realizzare una conservazione corretta, le pubbliche amministrazioni devono avvalersi di un sistema di conservazione che risponda a quanto richiesto dall’art.44 del DLgs. 82/2005 e s.m.i., che può essere realizzato o in house o in outsourcing. Nel secondo caso, gli unici soggetti da tenere in considerazione sono i conservatori accreditati da AgID.