Source: http://ski-klub-soest.de/datenschutz/
Timestamp: 2019-04-21 09:10:45
Document Index: 165393358

Matched Legal Cases: ['§ 1', '§1', 'Art. 30', 'Art. 13', 'Art. 15', '§ 1', '§ 1', '§ 3', 'Art. 6', '§ 2', 'Art. 6', '§ 74', '§ 3', 'Art. 6', 'Art. 6', '§ 4', 'Art. 6', '§ 5', 'Art. 4', 'Art. 4', '§ 10', '§ 26', '§ 26', '§ 6', '§ 10', '§ 1', '§ 2', '§ 1', 'Art. 6', '§ 38', '§ 11', 'Art. 6', 'Art. 6', '§ 12', '§ 64', 'Art. 49', 'Art. 49', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', '§ 22', 'Art. 30', 'Art. 32', 'Art. 30', '§ 74', 'Art. 6', 'Art. 32', 'Art. 30', 'Art. 6', 'Art. 30', 'Art. 6', 'Art. 6', '§ 26', '§ 26', '§ 38', 'Art. 6', 'Art. 49', 'Art. 6', '§ 74', 'Art. 49', 'Art. 49', 'Art. 83', '§ 42', '§ 42']

Datenschutz • Ski-Klub Soest
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Ski-Klub Soest > Datenschutz
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Der Ski-Klub Soest e.V. weist ausdrücklich darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen und nicht lückenlos vor dem Zugriff durch Dritte geschützt werden kann.
Diese Webseite verwendet Cookies ausschließlich für das Logging.
zur Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)
und des diesen Bestimmungen angepassten Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG)
auf den Geschäftsbetrieb des Ski-Klub Soest e.V.
Der Ski-Klub Soest e.V. ist bereit, die sich aus den in der Überschrift erwähnten Rechtsnormen ergebenden rechtlichen Verpflichtungen durch dieses Konzept umfassend umzusetzen. Dazu sind die in § 1 erwähnten Einzelregelungen, Dokumentationen und Formulare entwickelt worden.
Die mit der praktischen Anwendung gemachten Erfahrungen werden zeigen, ob, und ggf. an welcher Stelle, Optimierungsbedarfe bestehen. Solchen steht der Verein aufgeschlossen gegenüber. Nach Ablauf einer angemessenen Erprobungs- und Optimierungsphase soll das Konzept unter Wegfall seiner Vorläufigkeit der Mitgliederversammlung zur Abnahme vorgelegt werden.
§1 Einzelregelungen, Dokumentationen und Formulare
Der Ski-Klub Soest hat folgende Einzelregelungen, Dokumentationen und Formulare
Datenschutzordnung nach DS-GVO und BDSG
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gem. Art. 30 DS-GVO
einschließlich der Veröffentlichung von Personenbildern und Personenvideos
im Zusammenhang mit dem Eintritt in den Ski-Klub Soest e.V.
Merkblatt zu den Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DS-GVO
Auskunftsverlangen gemäß Art. 15 DS-GVO
Verpflichtung von Vorstandsmitgliedern zur Wahrung der Vertraulichkeit
und zur Beachtung der datenschutzrechtlichen Regelungen
Verpflichtung von Beauftragten des Vereins zur Wahrung der Vertraulichkeit
Abgabe einer Erklärung über die vollzogene Vernichtung bzw. Löschung
personenbezogener Daten nach Beendigung einer für den Ski-Klub Soest e.V.
erbrachten Funktions- oder Vorstandstätigkeit
(Formular über Regelungen und Feststellungen als Betreiber der Internetseite des
Vereins – genaue Bezeichnung ist noch zu definieren)
i s t n o c h z u e r s t e l l e n.
Im Geschäftsbetrieb des Ski-Klub Soest e.V. wird § 1 unverzüglich 1 umgesetzt.
Die einzelnen Warte des Vereinsvorstands statten die jeweiligen Funktionsträger/Beauftragten ihres Zuständigkeitsbereichs mit den zur Ausübung ihrer Funktion/Aufgabe erforderlichen personenbezogenen Daten aus und sorgen nach Beendigung bzw. Erledigung für die Abgabe einer Versicherungserklärung über die Löschung und Vernichtung dieser Daten, welche dem 1. Vorsitzenden und/oder dem 2. Vorsitzenden zur Aufnahme in die Vereinsakten vorzulegen ist.
Zuvor hat jeder Wart des Vereinsvorstands Funktionsträger/Beauftragten seines Zuständigkeitsbereichs zur Löschung bzw. zur Vernichtung aller personenbezogenen Daten von Vereinsmitgliedern, die dieser in früheren Zeiten bei Ausübung seiner Funktion/Aufgabe erlangt hat, aufzufordern und hat die dazu abgegebene Versicherungserklärung über die Löschung und Vernichtung dieser Daten dem
1. Vorsitzenden und/oder dem 2. Vorsitzenden zur Aufnahme in die Vereinsakten vorzulegen.
Auf der Internetseite des Vereins sind alle in § 1 erwähnten Einzelregelungen, Dokumentationen und Formulare in der jeweils gültigen Fassung zum Herunterladen veröffentlicht.
§ 3 Übergangsregelungen
Alle ehemaligen Vorstandsmitglieder der letzten 10 Jahre (also ab 2008) werden zur Abgabe einer Versicherung über die Löschung bzw. Vernichtung der ihnen bei Amtsausübung zugänglich gewordenen personenbezogenen Daten von Vereinsmitgliedern gebeten, bzw. aufgefordert.
Beschlossen auf der Vorstandssitzung vom 17.12.2018
(Stand 17.12.2018)
Der Ski-Klub Soest e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Organisation von Sportfreizeiten, Öffentlichkeitsarbeit des Vereins).
Der Verein verarbeitet zum Zwecke der Verfolgung seiner satzungsgemäßen Ziele und Zwecke, für die Betreuung seiner Mitglieder, zur Verwaltung der einzelnen Vereinsmitgliedschaften sowie zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen, auch gegenüber Teilnehmern von Sportfreizeiten, auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b und f DS-GVO personenbezogene Daten. Solche werden sowohl automatisiert in EDV-Anlagen der einzelnen Vorstandsmitglieder, als auch manuell in Katei- bzw. Papierform (Sammlung der Beitrittserklärungen, ausgedruckte Mitgliederlisten sowie Teilnehmerlisten) geführt. Daneben werden im Rahmen eines auf das Erforderliche begrenzten Umfangs von weiteren Funktionsträgern der einzelnen operativen sportlichen Vereinsbereiche (z.B.: Trainer, Übungsleiter, einzelne Mitglieder des Vorstands der Kanuabteilung, usw.) personenbezogene Daten von Vereinsmitgliedern für Verwaltungszwecke und für die organisatorische Abwicklung des Sportbetriebs verarbeitet.
Einzelne personenbezogene Daten werden im Internet veröffentlicht (Internetseite des Vereins, Facebook Fan Page), an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch jeden, der im Verein personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachte
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO:
Im Verein werden personenbezogene Daten
a) von Mitgliedern des Vereins,
b) von Übungsleitern, Ski-Guides und anderen Funktionsträgern der operativ sportlichen sowie organisatorischen Bereiche des Vereins
c) von Teilnehmern der Veranstaltungen des Vereins
verarbeitet. Für jede dieser Kategorien wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
A Mitglieder des Vereins
Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten seiner Mitglieder:
angegebener Schwerpunkt der beabsichtigten Vereinstätigkeit
Angaben zur Vollmitgliedschaft bzw. Kurzmitgliedschaft mit Zeitraum
Bei Minderjährigen ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, mit Telefonnummer und ggf. e- Mail Adresse
ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeiten bei Zuordnung zu einem Familienbeitrag
Besonderheiten im Zusammenhang mit der DS-GVO
Bei Teilnehmern von Ski-Freizeiten zusätzlich:
a) skifahrerischer Schwerpunkt (Alpin, Snowboard, Nordic)
b) skifahrerische Kompetenz („Anfänger“ –aufsteigend- bis „Könner“)
c) Angabe von Angehörigen als potentielle Empfänger von Notfall-
Informationen (mit Name, Vorname, Telefon-Nr., ggf. Mobilfunk-Nr.)
personenbezogene Daten werden wie folgt an Dritte zur dortigen eigenständigen Verarbeitung weitergegeben:
Der Ski-Klub Soest e.V. ist Mitglied in folgenden Dachverbänden:
a) Westdeutscher Ski-Verband
b) Kanu-Verband Nordrhein-Westfalen e.V.
c) Westdeutscher Volleyball-Verband e.V.
An diese Dachverbände werden folgende personenbezogene Daten weitergegeben:
An den Westdeutschen Ski-Verband e.V.:
Bei Teilnehmeranmeldungen zu fachlichen Ausbildungslehrgängen für Ski-Guides: der Name, der Vorname und ggf. auch das Geburtsdatum.
An den Kanu-Verband Nordrhein-Westfalen e.V. über seine verwaltungstechnische Struktur des Kanu-Bezirks 1 (obere Lippe):
der Name, der Vorname und das Geburtsdatum von Kanuten, welche die Aushändigung eines DKV-Mitgliedsausweises begehren.
Von Funktionsträgern der Kanuabteilung (Kanuwart, Mitglieder des Vorstands der Kanuabteilung) werden zudem zum Zwecke der Ermöglichung und Förderung einer vereinsübergreifenden Zusammenarbeit der Mitglieds-Kanuvereine bzw. der Mitglieds-Kanuabteilungen bei der Ausübung des Kanusports folgende Daten weitergegeben: Amt/Funktion, Name, Vorname, Anschrift, Telefonnummer und/oder Mobilfunknummer, E-Mail-Adresse.
Im Rahmen des Sportbetriebs werden folgende personenbezogene Daten weitergegeben:
bei der Anmeldung zu ausgeschriebenen Sportfreizeiten
(z.B. Wildwasserwoche der Kanuverbände NRW und Niedersachsen):
der Name, der Vorname und das Geburtsdatum
an den Anbieter dieser Veranstaltungen,
bei Mannschaftsmeldungen zur Teilnahme an den Wettkämpfen der Volleyball- Hobbyliga oder zur Teilnahme an bestimmten Volleyballturnieren:
der Name, der Vorname, an die Organisatoren der Hobbyliga,
Bei organisierten Freizeiten des Vereins (z.B. Skifreizeiten oder Wanderfreizeiten)
der Name, der Vorname und ggf. das Geburtsdatum
zum Skipasserwerb an das Skipassbüro
an Unterkunftsanbieter (Hotel, Pension, Hütte) zwecks Versorgung der Teilnehmer mit einer Unterkunft.
B Übungsleiter und Ski-Guides und andere Funktionsträger der operativ sportlichen sowie organisatorischen Bereiche des Vereins
Der Verein verarbeitet insbesondere die folgenden Daten dieses Personenkreises:
Telefonnummer/
fachliche Qualifikation/Lizenz mit Angabe der Gültigkeitsdauer
übertragene Funktion im Verein
Bei potentiellem Kontakt zu Kindern/Jugendlichen zusätzlich
entsprechend der Regelungen zur Prävention gegen sexualisierte Gewalt gegen Kinder und Jugendliche:Ehrenkodex LSB unterschrieben? ja, dann Datum, sonst neinVerpflichtungserklärung unterschrieben? ja, dann Datum, sonst neinerweitertes polizeiliches Führungszeugnis, Tag der Aufforderung,
Tag der AusstellungDokumentations-Einverständnis erklärt? ja, dann Datum, sonst neinEinträge im Sinne von § 74 a Abs. 1 SGB VIII? nein / ja, dann weitere Angaben nach den im Verein getroffenen Regelungen über eine mit dem Datenschutz zu vereinbarende DokumentationFristen und Erinnerungsdaten für die Erst- und Folgevorlage des erweiterten polizeilichen Führungszeugnisses
Weitergabe dieser personenbezogenen Daten an Dritte zur dortigen eigenständigen Verarbeitung:
an Unterkunftsanbieter (Hotel, Pension, Hütte) zwecks Versorgung mit einer Unterkunft.
C Teilnehmer der Veranstaltungen des Vereins (Nichtmitglieder):
Der Verein verarbeitet die folgenden Daten von Teilnehmern der Veranstaltungen des Vereins:
ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, mit Telefonnummer und ggf. e- Mail Adresse
skifahrerischer Schwerpunkt (Alpin, Snowboard, Nordic)
skifahrerische Kompetenz („Anfänger“ –aufsteigend- bis „Könner“)
Angabe von Angehörigen als potentielle Empfänger von Notfall-Informationen
(mit Name, Vorname, Telefon-Nr., ggf. Mobilfunk-Nr.)
§ 3 Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der
Öffentlichkeitsarbeit des Vereins gemäß Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO:
Der Verein hat ein berechtigtes Interesse daran, im Rahmen seiner Öffentlichkeitsarbeit über stattgefundene Vereinsaktivitäten jedweder Art für sich zu werben um damit den Fortbestand des Vereins mittels Mitgliedergewinnung zu fördern. Der Verein verarbeitet deshalb in den Grenzen von Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO für Werbezwecke durch Veröffentlichungen in der Presse und/oder auf der Internetseite des Vereins im Zusammenhang von Berichterstattungen in geeigneten Einzelfällen persönliche Daten seiner Mitglieder, wie Name, Vorname, Art der ausgeübten sportlichen Aktivität oder des für den Verein erbrachten persönlichen Einsatzes nebst der ggf. in diesem Zusammenhang angefertigten Fotos.
Der Verein hat ein berechtigtes Interesse daran, im Rahmen seiner Öffentlichkeitsarbeit auf seiner Internetseite zur Gewährleistung einer sachgerechten Kontaktaufnahme Dritter mit den Funktionsträgern des Vereins der einzelnen Fachbereiche diese mit ihren zur Kontaktaufnahme erforderlichen personenbezogenen Daten bekannt zu machen. Folgende personenbezogenen Daten werden deshalb sowohl von den Mitgliedern des Vorstands, als auch von anderen Funktionsträgern, die in den verschiedenen operativ sportlichen bzw. organisatorischen Bereichen des Vereins Verantwortung tragen (z.B. als Trainer, Übungsleiter, Mitglied des Vorstands der Kanuabteilung usw.), auf der vereinseigenen Internetseite veröffentlicht: Name, Vorname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.3.
Sofern und soweit einzelne der unter Nr. 1. und 2. von der Datenveröffentlichung betroffenen Personen gegenüber dem Verein dieser Praxis persönliche entgegenstehende Interessen oder Grundrechte bzw. Grundfreiheiten geltend gemacht haben, welche das o.a. Interesse des Vereins überwiegen, wird der Verein dies bei der Praktizierung seiner Öffentlichkeitsarbeit in jedem Einzelfall berücksichtigen.
§ 4 Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO:
Eine weitergehende Erfassung und Verarbeitung bzw. eine über die vorstehenden Regelungen hinaus gehende Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur auf der Grundlage einer vorherigen ausdrücklichen Einwilligung der betroffenen Person, welche auf jede Art und Weise einer Willensbekundung zum Ausdruck gebracht werden kann. Dritte in diesem Sinne sind auch Vereinsmitglieder.
Die Einsichtnahme in eine bei Versammlungen oder Veranstaltungen des Vereins zur Erfassung der Anwesenden per Umlaufverfahren angefertigte Liste durch andere Teilnehmer (als Dritte) lässt sich praktikabel nicht vermeiden, weswegen eine solche Praxis zulässig ist.
§ 5 Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DS-GVO:
Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DS-GVO ist der Gesamtvorstand des Vereins nach § 10 seiner Satzung, welcher sich aus dem geschäftsführenden Vorstand nach § 26 BGB und dem erweiterten Vorstand zusammensetzt. Er wird im Folgenden und in den weiteren Papieren zur Datenschutzgrundverordnung als „Vorstand“ bezeichnet.
Für die Beantwortung von Auskunftsverlangen betroffener Personen sind der jeweilige 1. Vorsitzende und/oder der jeweilige 2. Vorsitzende des Vereins zuständig.
Bei deren Verhinderung fällt deren Zuständigkeit an den jeweiligen Kassenwart des Vereins als weiteren gesetzlichen Vertreter im Sinne von § 26 BGB.
§ 6 Praxis der Datenverarbeitung
Die personenbezogenen Daten der Vereinsmitglieder werden in einer von dem
1. Vorsitzenden des Vereins und/oder von dem 2. Vorsitzenden des Vereins geführten Datei in automatisierter Weise erfasst und gepflegt. Wegen der in § 10 der Vereinssatzung normierten Gesamtverantwortung aller Vorstandsmitglieder wird jedem Mitglied des Vorstands in größeren Abständen ein aktualisierter Stand dieser Mitgliederliste per Email zur Verfügung gestellt. Ferner wird jedes Vorstandsmitglied über Eintritte neuer Vereinsmitglieder und über Austritte von Vereinsmitgliedern fortlaufend und zeitnah per Email informiert. Die in §§ 1 und 3 Nr. 2 erwähnten Funktionsträger der einzelnen operativen sportlichen Vereinsbereiche werden, in einem auf das Erforderliche begrenzten Umfange, mit den für eine sachgerechte Ausübung der jeweiligen Funktion erforderlichen personenbezogenen Daten versorgt.
Personenbezogene Daten von Übungsleitern und Ski-Guides des Vereins werden von dem jeweils zuständigen Fachwart sowie von dem 1. Vorsitzenden und/oder dem 2. Vorsitzenden in automatisierter Weise erfasst und bearbeitet.
Das nach den organisatorischen Maßnahmen des Vereins zum Schutz von Kindern und Jugendlichen vor sexualisierter Gewalt bestimmte Vorstandsmitglied mit der Zuständigkeit für Kinder- und Jugendschutz erfasst und bearbeitet in automatisierter Weise ausschließlich die in § 2 B. 1. im letzten Spiegelpunkt erwähnten Daten.
Personenbezogene Daten von Teilnehmern der Veranstaltungen des Vereins (Nichtmitglieder) werden von dem jeweils zuständigen Fachwart in automatisierter Weise erfasst und bearbeitet. Ggf. werden zudem auch einzelne der in §§ 1 und 3 Nr. 2 erwähnten Funktionsträger der operativ sportlichen bzw. organisatorischen Vereinsbereiche in einem auf das Erforderliche begrenzten Umfange, je nach Anlass, mit den für eine sachgerechte Ausübung der jeweiligen Funktion erforderlichen personenbezogenen Daten versorgt.
Über Ausnahmen von diesen Grundsätzen entscheidet der Vorstand in jedem Einzelfall durch begründeten Beschluss nach den Grundsätzen von Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO.
Jeder, der im Verein Umgang mit personenbezogenen Daten hat, ist auf den vertraulichen Umgang mit diesen zu verpflichten.
Gemäß § 38 BDSG ist der Verein verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Diese Verpflichtung wird umgesetzt werden.
Bislang konnte noch keine dazu geeignete Person gefunden werden, die bereit wäre, dieses Amt zu übernehmen. Der Vorstand ist darum bemüht, eine solche Person zu benennen.
Der Verein unterhält eine vereinseigene Internetseite sowie bei facebook eine vereinseigene Fan Page. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet dieser Art obliegt dem Vorstand, welcher seine Zuständigkeit, einschließlich der Administrator-Aufgaben, auf einzelne Vorstandsmitglieder delegieren kann.
§ 11 Löschung und Vernichtung personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten ausgetretener Vereinsmitglieder
werden in der Mitgliederliste mit Ausnahme der Daten über
innerhalb eines Monats nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.
Die verbliebenen Daten werden um das Austrittsdatum ergänzt und spätestens nach 10 Jahren gelöscht.
Nr. 1 gilt für ehemalige Funktionsträger operativ sportlichen bzw. organisatorischen Vereinsbereiche entsprechend mit der Maßgabe, dass die im Verein übertragene Funktion erst 10 Jahre nach deren Beendigung gelöscht und das Beendigungsdatum erfasst wird.
Personenbezogene Daten von Teilnehmern der Veranstaltungen des Vereins, die nicht Mitglieder des Vereins sind, werden nach Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist, spätestens 4 Jahre nach dem Ende der Veranstaltung, gelöscht, sofern der Teilnehmer gegenüber dem Verein keine Einwilligung zur weiteren Nutzung seiner Daten (z.B. zum Zwecke der Gewährleistung von Einladungen zu weiteren Veranstaltungen) im Sinne von Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO erklärt hat.
Der 1. Vorsitzende und/oder der 2. Vorsitzende und /oder die Person des Schriftführers können bei der Führung eines Archives über bedeutsame Ereignisse der Vereinshistorie personenbezogene Daten nach Maßgabe des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DS-GVO führen, welche einer Löschung entzogen sind.
Aus dem Vorstand ausgeschiedene Mitglieder haben unverzüglich sämtliche während ihrer Amtstätigkeit erlangten personenbezogenen Daten jedweder Art zu vernichten, soweit sie in Papierform existieren und endgültig zu löschen, soweit sie in elektronischer Weise gespeichert sind.
Darüber hat ein ehemaliges Vorstandsmitglied eine schriftliche Versicherung anzufertigen, welche dem 1. Vorsitzenden und/oder dem 2. Vorsitzenden unverzüglich nach Beendigung des Vorstandsamtes vorzulegen ist.
Entsprechendes gilt für ehemalige Funktionsträger operativ sportlicher bzw.
organisatorischer Vereinsbereiche hinsichtlich der in ihrer Funktion erlangten
§ 12 weitere technische und organisatorische Maßnahmen
Folgende gemäß § 64 Abs. 3 BDSG einzurichtende weitere technische und organisatorische Maßnahmen werden wie folgt gewährleistet:
Die Zugangskontrolle, die Datenträgerkontrolle, die Speicherkontrolle, die Benutzerkontrolle, die Zugriffskontrolle, die Eingabekontrolle, und die Wiederherstellbarkeit wird durch Verschluss der in Papierform existierenden Datenträger und im Übrigen durch Passwortschutz am persönlichen PC gewährleistet.
Die Wiederherstellbarkeit, die Datenintegrität und die Verfügbarkeitskontrolle wird durch regelmäßige Sicherungsspeicherungen auf verschlossen gehaltenen Datenträgern gewährleistet.
Die Zuverlässigkeit wird durch den Einsatz einwandfrei arbeitender Personal Computer (PC) und der Reparatur oder des Austausches beschädigter PC gewährleistet.
Die Transportkontrolle wird durch besondere Vorsicht und Aufmerksamkeit bei dem Transport von Datenträgern gewährleistet.
Jeder, der im Verein personenbezogene Daten bearbeitet, hat obige Gewährleistungsanforderungen zu erfüllen, bzw. umzusetzen. Bei Umsetzungshindernissen ist unverzüglich der 1. Vorsitzende und/oder der 2.Vorsitzende zu informieren.
Jeder, der für den Verein handelt darf nur im Rahmen der ihm zustehenden oder übertragenen Befugnisse personenbezogene Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Erhebung, Nutzung oder Weitergabe personenbezogener Daten ist untersagt.
Bei Verstößen gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben oder gegen diese Datenschutzordnung entscheidet der Vorstand über angemessene Sanktionen sowie über die Geltendmachung von Regressansprüchen bei entstandenen Schäden.
Diese Datenschutzordnung Vorstandsbeschluss vom 17.12.2018 beschlossen worden.
Sie tritt mit dem Tage der Veröffentlichung auf der Internetseite des Vereins in Kraft. Hier veröffentlicht am 2.2.2019.
Name: Vorstand des Ski-Klub Soest e.V. (Gesamtvorstand)
Straße: Püttstraße 16 B
PLZ, Ort: 59494 Soest-Hiddingsen
Telefonnummer: 02921 – 79714
E-Mail-Adresse: info@ski-klub-soest.de
Internet-Adresse: www.ski-klub-soest.de
Angaben zum Ansprechpartner des Verantwortlichen:
2.1. der 2. Vorsitzende Herr Hartmut Bembenek, Püttstraße 16 B, 59494 Soest-Hiddingsen
2.2. bei Verhinderung ersatzweise:
Kassenwartin Elisabeth Wulf, Deiringser Weg 89 a, 59494 Soest
Name: Ski-Klub Soest e.V. – Der Datenschutzbeauftragte,
Straße: aktuell nicht besetzt
E-Mail-Adresse: datenschutzbeauftragter@ski-klub-soest.de (demnächst)
Telefon, 0211 – 38424-0, Fax: 0122 – 38424-10, E-Mail-Adresse: poststelle@ldi.nrw.de
Meldung des/r Datenschutzbeauftragten wird nach erfolgter Benennung unverzüglich erfolgen.
Eine Übermittlung einzelner personenbezogener Daten von Mitgliedern und Nichtmitgliedern findet in einem auf das Erforderliche begrenzten Umfange (wie etwa Name, Vorname Geburtsdatum) an wechselnde Geschäftspartner des Touristikgewerbes im europäischen und nichteuropäischen Ausland dann statt, sofern die jeweils betroffene Personen an einer organisierten Veranstaltung des Ski-Klub Soest e.V. teilnimmt und zuvor durch Abgabe einer nach Art. 49 Abs. 1, Buchstabe a)
DS-GVO erforderlichen Erklärung in die Weiterleitung ausdrücklich eingewilligt hat und sofern die weiteren Voraussetzungen des Art. 49 Abs. 1 DS-GVO in jedem Einzelfall erfüllt sind.
Datum der Einführung: 2018
Datum der letzten Änderung: –.–.—-
1.Vorsitzender und/oder 2.Vorsitzender
2. Betroffene Person Kategorie Vereinsmitglieder
3. Kategorien der personen- bezogenen Daten 3.1. Nachname, Vorname
3.5. E-Mail-Adresse
3.6. Telefonnummer
3.7. Mobilfunknummer
3.8. Fax-Nr.
3.9. Datum des Vereinsbeitritts
3.10. Schwerpunkt beabsichtigter Vereinstätigkeit
3.11. Bankverbindung
3.12. Angaben zur Vollmitgliedschaft
oder Kurzmitgliedschaft mit Zeitraum
3.13. bei Minderjährigen ggf. Name und Kontaktdaten der
ges. Vertreter mit Telefon Nr. und E-Mail-Adresse
3.14. ggf. Funktion im Verein
3.15. ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei
Zuordnung zu einem Familienbeitrag
3.16. Besonderheiten im Zusammenhang mit der DS-GVO
3.17. Veröffentlichungen von Fotos
3.18 Bei Teilnehmern von Ski-Freizeiten zusätzlich:
a) skifahrerischer Schwerpunkt (Alpin,
Snowboard, Nordic)
b) skifahrerische Kompetenz („Anfänger“
–aufsteigend- bis „Könner“)
c) Angabe von Angehörigen als potentielle
Empfänger von Notfall- Informationen
(mit Name, Vorname, Telefon-Nr., ggf.
Mobilfunk-Nr.)
4. Zwecke der Verarbeitung 4.1. Verwaltung der Mitgliedschaft einschließlich der
Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses und der
Öffentlichkeitsarbeit4.2. Beitragseinzug4.3.1. Weitergabe von Name, Vorname, Geburtsdatum an
Landesverbände zum Erwerb eines DKV-
Mitgliedsausweises bzw. bei Teilnehmermeldungen zu
Lizenzlehrgängen,4.3.2. Weitergabe von Daten zu Amt/Funktion, Name,
Vorname, Anschrift, Telefonnummer und/oder
Mobilfunknummer, E-Mail-Adresse von
Funktionsträgern der Kanuabteilung (Kanuwart,
Mitglieder des Vorstands der Kanuabteilung) zum
Zwecke der Ermöglichung und Förderung einer
vereinsübergreifenden Zusammenarbeit der Mitglieds-
Kanuvereine bzw. der Mitglieds-Kanuabteilungen im
Bezirk 1 des KV NRW bei der Ausübung des
Kanusports,4.4. Weitergabe von Name, Vorname, ggf. Geburtsdatum
bei Anmeldungen zu Sportfreizeiten dritter Anbieter,
bei Anmeldungen zu Wettkämpfen oder Turnieren,
bei Teilnehmern vereinseigener Sportfreizeiten an
Unterkunftsanbieter bzw. an ein Skipassbüro
5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung zu 3.1 bis 3.5., 3.9 bis 3.16: erforderlich zur Vertragserfüllung gem. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DS-GVO
zu 3.6 bis 3.8.: aufgrund einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DS-GVO
3.17.: aufgrund einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DS-GVO und zur Wahrung berechtigter Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO in Verbindung mit §§ 22, 23 Kunsturheberrechtsgesetz
6. Kategorien von Empfängern 6.1. Interne Empfänger:
alle Vorstandsmitglieder: 3.1. bis 3.10 und 3.12. bis 3.17.
Funktionsträger der operativ sportlichen bzw. organisatorischen Bereiche: 3.1. bis 3.7., 3.10.,
3.12., 3.13., 3.16., 3.17.
ggf. 3.11 bzw. 3.18
Kassenwart: 3.11.
6.2.1. Landesfachverbände, Ausrichter von Sportfreizeiten,
von Wettkämpfen oder von Turnieren,
Unterkunftsanbieter bei eigenen Sportfreizeiten,
Skipassbüros: 3.1. bis 3.3.
6.2.2. Siehe Nr. 4.3.2.
6.2.3. Sparkasse SoestWerl
und Sparda-Bank West eG: 3.1., 3.11.
(Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. f) DSGVO) 7.1. Löschung innerhalb eines Monats nach Beendigung der Mitgliedschaft:
3.8. bis 3.18.
7.2. Löschung nach Ablauf von 10 Jahren nach Beendigung der Mitgliedschaft, wobei das Austrittsdatum bis dahin erfasst wird:
3.1. bis 3.7.
Innerhalb dieses Zeitraums wird die Verarbeitung beschränkt auf wirtschaftliche Abwicklungszwecke und steuerliche Zwecke.
3.1., 3.3., 3.14., 3.16., 3.17.
8. Technische und organisa-torische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 Abs.1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. g) DSGVO) 8.1. Datenschutzordnung des Ski-Klub Soest e.V.
Buchführungsprogramm: „Lexware“
Bankprogramm: Profi cash
8.3. Konkrete technische und organisatorische Maßnahmen
8.3.1. Zugangskontrolle, Benutzerkontrolle:
durch Verschluss der in Papierform existierenden Datenträger und im Übrigen durch Passwortschutz am persönlichen PC
Aus dem Vorstand ausgeschiedene Mitglieder haben unverzüglich sämtliche während ihrer Amtstätigkeit erlangten personenbezogenen Daten jedweder Art zu vernichten, soweit sie in Papierform existieren und endgültig zu löschen, soweit sie elektronischer Weise gespeichert sind.
Darüber hat ein ehemaliges Vorstandsmitglied eine schriftliche Versicherung anzufertigen, welche dem
1. Vorsitzenden und/oder dem 2. Vorsitzenden unverzüglich nach Beendigung des Vorstandsamtes vorzulegen ist
Entsprechendes gilt für ehemalige Funktionsträger operativ sportlicher bzw. organisatorischer Vereinsbereiche hinsichtlich der in ihrer Funktion erlangten personenbezogenen Daten.
8.3.2. Zugriffskontrolle:
Berechtigungsbeschränkung auf den 1. Vorsitzenden und/oder den 2.Vorsitzenden
8.3.3 Datenträgerkontrolle, Speicherkontrolle, Eingabekontrolle, Wiederherstellbarkeit:
8.3.4. Wiederherstellbarkeit, Datenintegrität,
durch regelmäßige Speicherungen auf verschlossen gehaltenen Datenträgern
8.3.5. Zuverlässigkeit:
durch den Einsatz einwandfrei arbeitender Personalcomputer (PC) und der Reparatur und den Austausch beschädigter PC
8.3.6. Transportkontrolle:
Durch besondere Vorsicht und Aufmerksamkeit bei dem Transport von Datenträgern
Soest, den 17.12.2018
Verarbeitungstätigkeit: Verwaltung von Übungsleitern sowie anderer Funktionsträger der operativ sportlichen bzw. organisatorischen Vereinsbereiche
Datum der Einführung: 17.12. 2018
Fachbereich a) 1. Vorsitzender und/oder 2. Vorsitzender
sowie Kassenwartb) Skiwart, betreffend die Ski-Guidesc) Kanuwart, betreffend Kanutrainer, Fahrtenleiter,
Jugendleiterd) Sportwart, betreffend Gymnastik-Übungsleitere) Tanzwart, betreffend den Tanztrainerf) Volleyballwart, betreffend Mannschaftsbetreuer
2. Betroffene Personen- kategorie Übungsleiter sowie andere Funktionsträger der operativ sportlichen Vereinsbereiche
3. Kategorien der personen- bezogenen Daten 3.1. Name, Vorname
3.2. Geburtsdatum
3.3. Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
3.4. Telefonnummer
3.5. Mobilfunknummer
3.6. Faxnummer
3.7. E-Mail-Adresse
3.8. Bankverbindung
3.9. fachliche Qualifikation/Lizenz mit Gültigkeitsdauer
3.10. übertragene Funktion im Verein
3.11. Bei Übungsleitern mit Kontakt zu Kindern/Jugendlichen
zusätzlich entsprechend der Regelungen zur
Prävention gegen sexualisierte Gewalt gegen Kinder
und Jugendliche:
Ehrenkodex LSB unterschrieben? ja, dann Datum, sonst nein
Verpflichtungserklärung unterschrieben? ja, dann Datum,
erweitertes polizeiliches Führungszeugnis,
Tag der Aufforderung, Tag der Ausstellung
Dokumentations-Einverständnis erklärt? ja, dann Datum,
Einträge im Sinne von § 74 a Abs. 1 SGB VIII?
ja, dann weitere Angaben nach den im Verein getroffenen Regelungen über eine mit dem Datenschutz zu vereinbarende Dokumentation
Fristen und Erinnerungsdaten für die Erst- und Folgevorlage des erweiterten polizeilichen Führungszeugnisses
4. Zwecke der Verarbeitung 4.1. Verwaltung der eingesetzten Übungsleiter und der weiteren Funktionsträger operativ sportlicher Vereinsbereiche, organisatorische Abwicklung des Sportbetriebs und Öffentlichkeitsarbeit
5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung zu 3.1 bis 3.11: erforderlich zur Vertragserfüllung
gem. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO
Siehe Ziff. 1.
Skipassbüros: 3.1. und 3.2.
und Sparda-Bank West eG: 3.1., 3.8.
7.1. Löschung innerhalb eines Monats nach Beendigung der Tätigkeit:
3.8., 3.9., 3.11.
7.2. Löschung nach Ablauf von 10 Jahren nach Beendigung der Tätigkeit, wobei das Beendigungsdatum bis dahin erfasst wird:
3.1. bis 3.7. und 3.10
8. Technische und organisa-torische Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 Abs.1 DSGVO (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. g) DSGVO) siehe Einzelblatt B.
Hartmut Bembenek, 2.Vorsitzender
Verarbeitungstätigkeit: Verwaltung personenbezogener Daten von Teilnehmern der Veranstaltungen des Vereins, die nicht Vereinsmitglied sind:
Fachbereich a) ggf. 1. Vorsitzender und/oder 2. Vorsitzender
sowie Kassenwartb) Skiwart, betreffend die Ski-Freizeitenc) Kanuwart, betreffend Kanutouren oder
2. Betroffene Personenkategorie Siehe Überschrift
3. Kategorien der personenbezogenen Daten 3.1. Name, Vorname
3.6. Mobilfunknummer
3.9. bei Minderjährigen ggf. Namen und
Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter
mit Telefon-Nr. und ggf. E-Mail Adresse
3.10. skifahrerischer Schwerpunkt
(Alpin, Snowboard, Nordic)
3.11. skifahrerische Kompetenz („Anfänger“
3.12. Angabe von Angehörigen als
potentielle Empfänger von Notfall-
Informationen (mit Name, Vorname,
Telefon-Nr., ggf. Mobilfunk-Nr.)
4. Zwecke der Verarbeitung 4.1. verwaltungsmäßige Abwicklung der Rechtsverhältnisse
bei der Teilnahme vereinsfremder Personen an
Vereinsveranstaltungen4.2. Entgelteinzug4.3. Weitergabe von Name, Vorname, ggf. Geburtsdatum
an Unterkunftsanbieter bzw. an ein Skipassbüro
5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung zu 3.1 bis 3.12: erforderlich zur Vertragserfüllung
gem. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DS-GVO
a) siehe Ziff. 1.
b) Funktionsträger der operativ sportlichen bzw.
organisatorischen Bereiche: 3.1, 3.3, 3.6, 3.9, 3.12
Unterkunftsanbieter Skipassbüros: 3.1. bis 3.3.
7. Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien (Art. 30 Abs. 1 S. 2 lit. f) DSGVO)
7.1. Löschung 4 Jahre nach Ende der
Veranstaltung. 7.2. keine Löschung bei entsprechender
Einwilligung der jeweiligen Person
siehe Einzelblatt B.
Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten einschließlich der Veröffentlichung von Personenbildern und Personenvideos im Zusammenhang
mit dem Eintritt in den Ski-Klub Soest e.V. (Stand 17.12.2018)
Mit meinem Beitritt als Mitglied des Ski-Klub Soest e.V. benötigt der Verein zur Erfüllung des sich daraus ergebenden Rechtsverhältnisses (Betreuung und Verwaltung der Mitgliedschaft) gemäß Art. 6 Abs. 1 b
DS-GVO folgende personenbezogene Daten:
Geschlecht: ( ) männlich ( ) weiblich ( ) andere
Bankverbindung mit IBAN-Angabe:
Schwerpunkt der Vereinsaktivitäten:
Ggf. Funktion im Verein:
ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeiten
bei Zuordnung zu einem Familienbeitrag:
Besonderheiten im Zusammenhang mit der DS-GVO:
Gesetzliche Vertreter bei Minderjährigen mit Name:
Mir ist bekannt, dass mit der Vereinsmitgliedschaft die Anerkennung der Satzung und der Ordnungen des Vereins in der jeweils gültigen Fassung verbunden ist. Damit und mit der o.a. Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten erkläre ich mich einverstanden.
Die Informationen gemäß Artikel 13 und 14 DS-GVO (siehe Merkblatt ab Seite 3 von 4) habe ich gelesen und zur Kenntnis genommen.
Ort, Datum Unterschriften der gesetzlichen Vertreter bei Minderjährigen bzw. Geschäftsunfähigen
Telefonnummer (Festnetz/mobil), Fax. Nr.:
Ich bin damit einverstanden, dass auch diese personenbezogenen Daten von dem Verein
zum Zwecke der Bearbeitung meines Mitgliedschaftsverhältnisses verwendet werden.
Ich bin hiermit darüber belehrt worden, dass meine Einwilligung in diese weitergehende Datenverarbeitung freiwillig erfolgt und durch mich jederzeit ganz oder teilweise mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden kann.
Ort, Datum Unterschrift/Unterschriften der gesetzlichen Vertreter bei Minderjährigen
Ich habe zur Kenntnis genommen, dass der Verein ein berechtigtes Interesse daran hat, im Rahmen seiner Öffentlichkeitsarbeit über stattgefundene Vereinsaktivitäten jedweder Art für sich zu werben, um damit den Fortbestand des Vereins mittels Mitgliedergewinnung zu fördern. Ebenfalls habe ich zur Kenntnis genommen, dass der Verein deshalb in den Grenzen von Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO für Werbezwecke durch Veröffentlichungen in der Presse und/oder auf der Internetseite des Vereins im Zusammenhang von Berichterstattungen in geeigneten Einzelfällen persönliche Daten seiner Mitglieder, wie Name, Vorname, Art der ausgeübten sportlichen Aktivität oder des für den Verein erbrachten persönlichen Einsatzes nebst der ggf. in diesem Zusammenhang angefertigten Fotos präsentiert.
Schließlich habe ich zur Kenntnis genommen dass der Verein, sofern und soweit Vereinsmitglieder gegenüber dem Verein dieser Praxis persönliche entgegenstehende Interessen oder Grundrechte bzw. Grundfreiheiten geltend gemacht haben, welche das o.a. Interesse des Vereins überwiegen, dies bei der Praktizierung seiner Öffentlichkeitsarbeit in jedem Einzelfall berücksichtigen wird.
( ) Mit dieser Regelung erkläre ich mich einverstanden.
Die Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Der Widerruf der Einwilligung muss in Textform (Brief oder per E-Mail) gegenüber dem Verein erfolgen.
Eine vollständige Löschung der veröffentlichten Fotos und Videoaufzeichnungen im Internet kann durch den Ski-Klub Soest e.V. nicht sichergestellt werden, da z.B. andere Internetseiten die Fotos und Videos kopiert oder verändert haben könnten. Der Ski-Klub Soest e.V.. kann nicht haftbar gemacht werden für Art und Form der Nutzung durch Dritte wie
z. B. für das Herunterladen von Fotos und Videos und deren anschließender Nutzung und Veränderung.
Name und Vorname/n des/der gesetzlichen Vertreter/s: _________
Datum und Unterschrift des/der gesetzlichen Vertreter/s: ________ ________
Ski-Klub Soest e.V., gesetzlich vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB,
Hartmut Bembenek, Püttstraße 16b, 59494 Soest-Hiddingsen, E-Mail: info@ski-klub-soest.de
Ski- Klub Soest e.V.
nach Artikel 13 und 14 DS-GVO (Stand: 17.12.2018)
Nach Artikel 13 und 14 DS-GVO hat der Verantwortliche einer betroffenen Person, deren Daten er verarbeitet, die in diesen Artikeln genannten Informationen bereit zu stellen. Dieser Informationspflicht kommt der Vorstand des Ski-Klub Soest e.V. mit diesem Merkblatt nach.
Ski-Klub Soest e.V. gesetzlich vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB:
Gemäß § 38 BDSG ist der Verein verpflichtet einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.
Diese Verpflichtung wird umgesetzt werden.
Bislang konnte noch keine dazu geeignete Person gefunden werden, die bereit wäre dieses Amt zu übernehmen. Der Vorstand ist darum bemüht, eine solche Person zu benennen. Sobald dies erfolgt ist, sollen dessen Kontaktdaten allen Vereinsmitgliedern bekannt gegeben werden.
Die personenbezogenen Daten von Vereinsmitgliedern werden für die Betreuung und Verwaltung der einzelnen Vereinsmitgliedschaften sowie zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen verarbeitet
(z.B. Einladung zu Versammlungen, Beitragseinzug, Information über Vereinsangebote, Organisation des Sportbetriebes).
Bestimmte personenbezogene Daten werden bei Teilnehmeranmeldungen zu fachlichen Ausbildungslehrgängen oder zum Zwecke der Vergabe eines Mitgliedsausweises des Deutschen Kanu-Verbandes an die zuständigen Landesfachverbände weitergeleitet.
Ferner werden bestimmte personenbezogene Daten in folgenden Fällen an Dritte weitergegeben:
bei der Anmeldung zu ausgeschriebenen Sportfreizeiten an die entsprechenden Organisatoren, bei Mannschaftsmeldungen zur Teilnahme an den Wettkämpfen der Volleyball- Hobbyliga an die Organisatoren der Hobbyliga, bei organisierten Freizeiten des Vereins (z.B. Skifreizeiten oder Wanderfreizeiten) an das Skipassbüro zum Skipasserwerb sowie an Unterkunftsanbieter (Hotel, Pension, Hütte) zwecks Versorgung der Teilnehmer mit einer Unterkunft.
Darüber hinaus werden in geeigneten Einzelfällen in den Grenzen des Art. 6 Abs.1 f DS-GVO bei Berichterstattungen des Vereins über stattgefundene Vereinsaktivitäten jedweder Art im Rahmen seiner Öffentlichkeitsarbeit einzelne personenbezogene Daten von Vereinsmitgliedern, wie Name, Vorname, Art der ausgeübten sportlichen Aktivität oder des für den Verein erbrachten persönlichen Einsatzes nebst der ggf. in diesem Zusammenhang angefertigten Fotos durch Veröffentlichungen in der Presse und/oder auf der Internetseite des Vereins öffentlich bekannt gemacht.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 b DS-GVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein und um die Teilnahme am Sportbetrieb der Fachverbände.
Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 a, 7 DS-GVO.
Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (vgl. Artikel 6 Abs. 1 f DS-GVO).
Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichtserstattung über die Aktivitäten des Vereins. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer (zum Beispiel im Rahmen der Berichterstattung über sportliche Ereignisse des Vereins) veröffentlicht.
(Siehe Ziff. 3.)
Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des Beitragseinzugs an die Hausbank des Vereins (zurzeit Sparda-Bank West eG) weitergeleitet.
Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die personenbezogenen Daten, mit Ausnahme der für eventuelle Abwicklungsangelegenheiten erforderlichen Daten, bei Austritt gelöscht. Die verbliebenen Daten werden um das Austrittsdatum ergänzt und spätestens nach 10 Jahren gelöscht.
Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, Zugehörigkeit zu einer Mannschaft, besondere sportliche Erfolge oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat, bzw. die Ausübung eines Amtes im Verein sowie besondere für den Verein erbrachte Leistungen. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von sportlichen Ereignissen und Erfolgen und der jeweiligen Zusammensetzung der Mannschaften sowie von besonderen für den Verein erbrachten Leistungen zugrunde.
Einer betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:
– das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der
Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen des Erwerbs der Mitgliedschaft und zur Organisation und Durchführung von Sportfreizeiten erhoben.
Auskunftsverlangen gemäß Artikel 15 DS-GVO
an Vereinsmitglieder (Stand 5.11.2018)
(Fassung: 17.12.2018)
vielen Dank für Ihre Anfrage vom XX.XX.XXXX.
Der Ski-Klub Soest e.V. hat die nachfolgend genannten personenbezogenen Daten zu Ihrer Person für die nachgenannten Zwecke wie beschrieben verarbeitet:
Ihre personenbezogenen Daten werden für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses im Ski-Klub Soest e.V. sowie für die organisatorische Abwicklung Ihrer Teilnahmen an Sportfreizeiten und für die Öffentlichkeitsarbeit unseres Sportvereins verarbeitet.
Folgende personenbezogene Daten werden zu Ihrer Person verarbeitet:
2.1. Nachname, Vorname
2.2. Geschlecht
2.3. Geburtsdatum
2.4. Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
2.5. E-Mail-Adresse
2.6. Telefonnummer
2.7. Mobilfunknummer
2.8. Fax-Nr.
2.9. Datum des Vereinsbeitritts
2.10. Schwerpunkt beabsichtigter Vereinstätigkeit
2.11. Bankverbindung
2.12. Angaben zur Vollmitgliedschaft oder Kurzmitgliedschaft mit Zeitraum
2.13. bei Minderjährigen ggf. Name und Kontaktdaten der ges. Vertreter mit Telefon Nr. und
2.14. ggf. Funktion im Verein
2.15. ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zu einem Familienbeitrag
2.16. Besonderheiten im Zusammenhang mit der DS-GVO
2.17. Veröffentlichungen von Fotos
2.18. Bei Teilnehmern von Ski-Freizeiten zusätzlich:
c) Angabe von Angehörigen als potentielle Empfänger von Notfall-Informationen
Die Daten wurden unmittelbar von Ihnen erhoben. Im Wesentlichen im Rahmen des
Aufnahmeverfahrens und die unter Nr. 18 genannten Daten bei Ihrer Anmeldung zu Skifreizeiten.
4.1. Die Ihre Person betreffenden Datenkategorien Nr. 2.1. bis 2.3. wurden und werden wie folgt an Dritte weitergeleitet:
a) an die betreffenden Landesfachverbände (z.B. Westdeutscher Ski-Verband e.V. oder Kanu-Verband Nordrhein-Westfalen e.V.) bei Teilnehmermeldungen zu Lizenzlehrgängen bzw. für die Ausstellung eines Kanuausweises des Deutschen Kanu Verbandes e.V.,
b) an Ausrichter von Sportfreizeiten, von Wettkämpfen oder von Turnieren im Falle einer entsprechenden Teilnahme,
c) an wechselnde Geschäftspartner des Touristikgewerbes (z.B. Unterkunftsanbieter und Skipassbüros) in Deutschland sowie im europäischen und in nichteuropäischen Ausland im Falle einer Teilnahme an vereinseigenen Sportfreizeiten. Eine Weiterleitung an Empfänger in einem Drittland erfolgt ausschließlich unter den Voraussetzungen des Art. 49 Abs. 1 DS-GVO.
4.2. Von Funktionsträgern der Kanuabteilung (Kanuwart, Mitglieder des Vorstands der Kanuabteilung) wurden und werden zudem zum Zwecke der Ermöglichung und Förderung einer vereinsübergreifenden Zusammenarbeit der Mitglieds-Kanuvereine bzw. der Mitglieds-Kanuabteilungen bei der Ausübung des Kanusports folgende Datenkategorien
an den Kanu-Verband NRW e.V., Bezirk 1, weitergegeben:
Nr. 2.1., 2.4. bis 2.7. und 2.14.
Ihre Bankdaten wurden und werden, gemeinsam mit Ihrem Namen, dem Verwendungszweck und dem Forderungsbetrag an die Sparkasse SoestWerl und an die SpardaBank West eG zum Zwecke des Lastschrifteinzugs weitergeleitet.
6.1. Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien Nr.2.1. bis 2.8., ergänzt um das Austrittsdatum, gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten beschränkt auf wirtschaftliche Abwicklungszwecke und steuerliche Zwecke. Die Daten der übrigen Kategorien werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.
6.2. Die Datenkategorien Nr. 2.1., 2.3., 2.14., 2.16. und 2.17. werden in bestimmten Fällen zum Zweck der Führung einer Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins im Sinne von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DS-GVO an der zeitgeschichtlichen Archivierung bedeutsamer Ereignisse der Vereinshistorie zugrunde.
(Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW,
Postfach 200444, 40102 Düsseldorf)
Ein Abdruck der von Ihnen hier gespeicherten Daten ist als Anlage beigefügt.
Im Falle einer auf elektronischem Wege gestellten Anfrage erfolgt die Antwort in gleicher Weise unter Beifügung einer entsprechenden Datei.
Ski-Klub Soest e.V. Hartmut Bembenek, 2.Vorsitzender
Soest, (Datum) Unterschrift
an Übungsleiter, Ski-Guides und andere Funktionsträger des Vereins
(Stand 5.11.2018)
Ihre personenbezogenen Daten werden für Verwaltungszwecke und für die organisatorische Abwicklung des Sportbetriebs sowie für die Öffentlichkeitsarbeit im Ski-Klub Soest e.V. verarbeitet.
2.1. Name, Vorname
2.2. Geburtsdatum
2.3. Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
2.4. Telefonnummer
2.5. Mobilfunknummer
2.6. Faxnummer
2.7. E-Mail-Adresse
2.8. Bankverbindung
2.9. fachliche Qualifikation/Lizenz mit Gültigkeitsdauer
2.10. übertragene Funktion im Verein
2.11. Bei Übungsleitern mit Kontakt zu Kindern/Jugendlichen:
zusätzlich entsprechend der Regelungen zur Prävention gegen sexualisierte Gewalt gegen
Verpflichtungserklärung unterschrieben? ja, dann Datum, sonst nein
erweitertes polizeiliches Führungszeugnis, Tag der Aufforderung, Tag der Ausstellung
Dokumentations-Einverständnis erklärt? ja, dann Datum, sonst nein
Einträge im Sinne von § 74 a Abs. 1 SGB VIII? nein /
ja, dann weitere Angaben nach den im Verein getroffenen Regelungen über eine mit dem
Datenschutz zu vereinbarende Dokumentation
Fristen und Erinnerungsdaten für die Erst- und Folgevorlage des erweiterten polizeilichen
Die Daten wurden nach den unmittelbar von Ihnen gemachten Angaben erhoben.
Die Ihre Person betreffenden Datenkategorien Nr. 2.1. und 2.2. wurden und werden wie folgt an Dritte weitergeleitet: An wechselnde Geschäftspartner des Touristikgewerbes (z.B. Unterkunftsanbieter und Skipassbüros) in Deutschland sowie im europäischen und in nichteuropäischen Ausland im Falle einer Teilnahme an vereinseigenen Sportfreizeiten. Eine Weiterleitung an Empfänger in einem Drittland erfolgt ausschließlich unter den Voraussetzungen des Art. 49 Abs. 1 DS-GVO.
Ihre Bankdaten wurden und werden, gemeinsam mit Ihrem Namen, dem Verwendungszweck und dem Forderungsbetrag an die Sparkasse SoestWerl und an die SpardaBank West eG zum Zwecke der finanziellen Abwicklung bestehender Vertragsverhältnisse.
6.1. Innerhalb eines Monats nach Beendigung der Tätigkeit werden die Datenkategorien Nr. 2.8., 2.9. und 2.11. gelöscht.
Zehn Jahre nach Beendigung der Tätigkeit, werden die Datenkategorien Nr.2.1. bis 2.8. und 2.10, ergänzt um das Beendigungsdatum unter Berücksichtigung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Tätigkeit und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten beschränkt auf wirtschaftliche Abwicklungszwecke und steuerliche Zwecke.
an Teilnehmer von Veranstaltungen des Vereins, die nicht Vereinsmitglieder sind
2.5. Telefonnummer
2.6. Mobilfunknummer
2.7. Faxnummer
2.8. E-Mail-Adresse
2.9. Bankverbindung
2.10. bei Minderjährigen ggf. Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter mit Telefon-Nr.
und ggf. E-Mail Adresse
2.11. skifahrerischer Schwerpunkt (Alpin, Snowboard, Nordic)
2.12. skifahrerische Kompetenz („Anfänger“–aufsteigend- bis „Könner“)
2.13. Angabe von Angehörigen als potentielle Empfänger von Notfall-Informationen
Die Daten wurden nach den unmittelbar von Ihnen bei der Teilnahmeanmeldung gemachten Angaben erhoben.
Die Ihre Person betreffenden Datenkategorien Nr. 2.1. bis 2.3. wurden und werden wie folgt an Dritte weitergeleitet: An wechselnde Geschäftspartner des Touristikgewerbes (z.B. Unterkunftsanbieter und Skipassbüros) in Deutschland sowie im europäischen und in nichteuropäischen Ausland im Falle einer Teilnahme an vereinseigenen Sportfreizeiten. Eine Weiterleitung an Empfänger in einem Drittland erfolgt ausschließlich unter den Voraussetzungen des Art. 49 Abs. 1 DS-GVO.
6.1. Vier Jahre nach Ende der Veranstaltung werden alle Sie betreffenden Daten gelöscht, sofern Sie nicht in eine dauernde Aufbewahrung ausdrücklich einwilligen.
Verpflichtung von Vorstandsmitgliedern zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Beachtung der datenschutzrechtlichen Regelungen
(Stand 17.17.2018)
Sehr geehrte(r) Frau/Herr …………………
Sie verarbeiten im Rahmen Ihrer Vorstandstätigkeit für den Verein personenbezogene Daten. Daher werden Sie hiermit zur Beachtung des Datenschutzes, insbesondere zur Wahrung der Vertraulichkeit, verpflichtet. Ihre Verpflichtung besteht umfassend. Sie dürfen personenbezogene Daten nur im Rahmen der mit Ihrem Vorstandsamt auszuübenden Funktion unter Beachtung der jeweils gültigen Datenschutzregelungen verarbeiten und dürfen Dritten diese Daten nicht unbefugt mitteilen oder zugänglich machen. Dabei ist zu beachten, dass es sich bei den Mitgliedern im Verhältnis zum Verein um Dritte handelt. Daten eines Mitglieds dürfen nicht ohne eine ausreichende Rechtsgrundlage (z.B. Einwilligung) an andere Mitglieder weitergegeben werden.
Ihre Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit besteht ohne zeitliche Begrenzung und auch nach Beendigung Ihrer Tätigkeit für den Verein fort.
Verstöße gegen Datenschutzbestimmungen können nach Art. 83 DSGVO und nach § 42 BDSG sowie nach anderen Gesetzen mit Geldbußen bis zu 20.000.000 EUR oder mit Freiheits- oder Geldstrafe geahndet werden.
Bei Verstößen gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben oder gegen die Datenschutzordnung unseres Vereins entscheidet der Vorstand über angemessene Sanktionen sowie über die Geltendmachung von Regressansprüchen bei entstandenen Schäden.
Datenschutzverstöße können mit sehr hohen Bußgeldern für den Ski-Klub Soest e.V. belegt werden, die unter Umständen zu Ersatzansprüchen auch Ihnen gegenüber führen können.
Nach der Beendigung des Ihnen übertragenen Amtes haben Sie unverzüglich alle im Rahmen der Amtsausübung erlangten personenbezogenen Daten jedweder Art zu vernichten, soweit diese in Papierform existieren und endgültig zu löschen, soweit diese in elektronischer Form gespeichert sind.
Vor dem Hintergrund des Vorgesagten erkläre ich,
als Mitglied im Vorstand des Ski-Klub Soest e.V. mit dem Amt ________________________
Über die Verpflichtung zur Vertraulichkeit im Umgang mit personenbezogenen Daten und die sich daraus ergebenden Verhaltensweisen und möglichen Sanktionen bei Verstößen dagegen wurde ich heute unterrichtet und belehrt. Ich sichere deren Einhaltung ausdrücklich zu. Ich habe ein Exemplar dieser Verpflichtungserklärung und das Merkblatt zur Verpflichtungserklärung mit dem Abdruck der einschlägigen Vorschriften erhalten.
Ein unterschriebenes Exemplar dieses Schreibens wird zu den Vereinsakten genommen.
Unterschrift des zu verpflichtenden Vorstandsmitglied
Name und Funktion, Unterschrift des verpflichtenden Vorstandsmitglieds im Ski-Klub Soest e.V.
Strafvorschriften des § 42 DSAnpUG-EU (BDSG)
Verpflichtung von Beauftragten des Vereins zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Beachtung der datenschutzrechtlichen Regelungen
Sie verarbeiten im Rahmen Ihrer Tätigkeit für den Verein personenbezogene Daten. Daher werden Sie hiermit zur Beachtung des Datenschutzes, insbesondere zur Wahrung der Vertraulichkeit, verpflichtet. Ihre Verpflichtung besteht umfassend. Sie dürfen personenbezogene Daten nur auf Weisung und nur im Rahmen der Ihnen übertragenen Funktion verarbeiten und dürfen Dritten diese Daten nicht unbefugt mitteilen oder zugänglich machen. Dabei ist zu beachten, dass es sich bei den Mitgliedern im Verhältnis zum Verein um Dritte handelt. Daten eines Mitglieds dürfen nicht ohne eine ausreichende Rechtsgrundlage (z.B. Einwilligung) an andere Mitglieder weitergegeben werden.
Datenschutzverstöße und Verstöße gegen andere Geheimhaltungspflichten können zugleich eine Verletzung arbeits- oder dienstrechtlicher Pflichten bedeuten und entsprechende Konsequenzen nach sich ziehen, z.B. Abmahnung, fristlose oder fristgerechte Kündigung, Schadensersatzpflicht.
Nach der Beendigung der Ihnen übertragenen Funktion haben Sie unverzüglich alle im Rahmen der Funktionsausübung erlangten personenbezogenen Daten jedweder Art zu vernichten, soweit diese in Papierform existieren und endgültig zu löschen, soweit diese in elektronischer Form gespeichert sind.
als Beauftragte(r) des Ski-Klub Soest e.V. mit der Funktion ___________________________
Unterschrift des/der vom Ski-Klub Soest e.V. Beauftragten
über die vollzogene Vernichtung bzw. Löschung personenbezogener Daten
nach Beendigung einer für den Ski-Klub Soest e.V. erbrachten Funktions- oder Amtstätigkeit (Stand. 17.12.2018):
(Vorname, Name, Anschrift)
habe für den Ski-Klub Soest e.V.
in dem mir übertragenen Amt, bzw. in der mit übertragenen Funktion als
Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten.
Nach Beendigung dieser Aufgabe habe ich unter Datenschutzgesichtspunkten keine Berechtigung mehr, über diese Daten zu verfügen.
Ich gebe hiermit
gegenüber dem Ski-Klub Soest e.V.
folgende Versicherung ab:
Alle in meinem Amt bzw. in meiner Funktion erlangten personenbezogenen Daten habe ich inzwischen
vernichtet, soweit sie mir in Papierform vorgelegen haben
und ich diese Papiere nicht an den Ski-Klub Soest e.V., bzw. an eine Amts- oder Funktionsnachfolgerperson herausgegeben habe
unwiederbringlich gelöscht, soweit sie mir in elektronischer Weise gespeichert vorgelegen haben.
Ort Datum Unterschrift des Erklärenden