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Timestamp: 2017-02-25 09:53:31
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Soledad Patricia Torregrosa Nieto
1 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PGD- Barranquilla, febrero de 20152 TABLA DE CONTENIDO Páginas 1. ASPECTOS GENERALES 2. INTRODUCCIÓN 3. JUSTIFICACIÓN 4. ALCANCE 5. OBJETIVO GENERAL 5.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 6. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD 6.1.REQUERIMIENTOS NORMATIVOS 6.2 REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 6.3 REQUERIMIENTOS TÉCNICOS 6.4 REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS 6.5 REQUERIMIENTOS DE GESTION DEL CAMBIO 7. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 8. GLOSARIO 9. ANEXOS3 1. ASPECTOS GENERALES Este documento fue elaborado a partir de un diagnóstico de la gestión documental de METROTEL S.A en el que identificaron debilidades, falencias y necesidades en el sistema de gestión documental de la entidad, teniendo además como documento de referencia, la Guia para la implementación de un Programa de gestión documental del Archivo General de la Nación aplicable en entidades Publicas y privadas que cumplen funciones públicas. Contiene los lineamientos, procedimientos políticas y directrices; la definición de programas específicos y fases de implementación del Programa. El programa de gestión Documental.PGD-.permitirá administrar los documentos de archivo; apoyar la transparencia, la eficacia, la eficiencia y el modelo integrado de gestión de METROTEL S.A; lograr un mayor aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones de la entidad y salvaguardar la memoria de la entidad La elaboración del programa de gestión documental constituye un requisito normativo que debe cumplir METROTEL SA; en razón a que lo establecen: La ley 594 de ley General de archivos. Título V. Que en su artículo 21 establece que las entidades públicas que prestan servicios públicos deberán elaborar programas de gestion de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuy aplicación deberán observarse y aplicarse los principios archivísticos. El decreto 2609 de 14 de diciembre de Artículo 10, que establece la obligatoriedad del programa de Gestión Documental. La ley estatutaria 1712 de 2014, ley de transparencia y derechos de acceso a la información publica nacional. Artículo 15: Programa de gestión documental y artículo 17: Sistemas de Información. La resolución 8934 de febrero 19 de 2014, de la Superintendencia de Industria y Comercio, Articulo 3.Adopción de instrumentos archivísticos.4 2. INTRODUCCIÓN El Programa de Gestión Documental (PGD) identifica al interior de la Gestión documental de METROTEL S.A ocho (8) procesos archivísticos: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración; procesos que están interrelacionados entre sí y se desarrollan durante las etapas del ciclo vital del documento, bajo el concepto de archivo integral, en la unidad de Correspondencia, Archivos de Gestión y Archivo Central de la empresa. La composición del Programa comprende los siguientes procesos archivísticos: Planeación: Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. Producción: Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. Gestión y trámite: Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. Organización: Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. Trámite: Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos. Disposición de documentos: Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de5 valoración documental. Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, Independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Valoración: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas muestras representativas. Por tal razón es necesario que al interior de Metrotel S.A., y específicamente en cada una de las áreas, los funcionarios desarrollen la habilidad de interpretar, aplicar el PGD, de acuerdo con las políticas establecidas por el Comité Interno de Archivos y con el apoyo, orientación, capacitación y coordinación del área de Archivo Central.6 3.JUSTIFICACIÓN La elaboración del programa de gestión documental constituye un requisito normativo que debe cumplir METROTEL SA; en razón a que lo establecen: La ley 594 de ley General de archivos. Título V. Que en su artículo 21 establece que las entidades públicas que prestan servicios públicos deberán elaborar programas de gestion de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuy aplicación deberán observarse y aplicarse los principios archivísticos. El decreto 2609 de 14 de diciembre de Artículo 10, que establece la obligatoriedad del programa de Gestión Documental. La ley estatutaria 1712 de 2014, ley de transparencia y derechos de acceso a la información publica nacional. Artículo 15: Programa de gestión documental y artículo 17: Sistemas de Información. La resolución 8934 de febrero 19 de 2014, de la Superintendencia de Industria y Comercio, Articulo 3.Adopción de instrumentos archivísticos. En METROTEL S.A se justifica la realización de un PGD, porque hace falta la identificación sistemática de los procesos y actividades inmersos en el desarrollo y ejecución de la gestión documental; lo que constituye en un factor de riesgo para la entidad que no tiene sus archivos organizados conforme a los principios y procesos archivísticos al no tener establecidas políticas y directrices básicas para la elaboración e implementación de un programa de gestión documental, que optimice mediante el uso de medios tecnológicos, la calidad, la eficiencia y la agilidad en las relaciones con el ciudadano, con sus proveedores, y de las entidades de la administración pública; y que racionalice el uso de recursos destinados a espacios, muebles, equipos y que no utilicen tecnologías en los archivos que constituyan falsas soluciones de tipo automatizado, ya sea por desconocimiento o falta de articulación de los procesos archivísticos con el marco normativo. METROTEL S.A debe procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental. Al igual que tender por normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente7 Además debe, al interior de la entidad sensibilizar a los funcionarios de los archivos de gestion los procesos archivísticos y divulgar al interior de la entidad haciendo uso e los medios tecnológicos de los logros conseguidos en materia de gestión documental, además se deben fortalecer los perfiles profesionales y ocupacionales del personal del área de archivos. De acuerdo con lo anterior, METROTEL S.A debe fortalecer marco normativo, legal, conceptual y técnico de un programa de gestión documental que permita asegurar el éxito de su gestión empresaria 4. ALCANCE El Programa de gestión documental de METROTEL S.A, que regirá para METROTEL S.A Barranquilla, en el año 2015, se inicia con la elaboración del diagnóstico de la gestión documental que permitió identificar los aspectos críticos de la misma y termina con la formulación de objetivos, programas estrategias, actividades, planes específicos; y definición de los recursos que permitan la administración actualización y modernización de la gestión documental de la empresa. Está dirigido a los directivos de Metrotel S.A: gerencia general, gerencia Administrativa y financiera, que deberán proporcionar los recursos económicos, administrativos, Jurídicos técnicos y tecnológicos para lograr su implementación. Además tomarán parte activa en la misma las dependencias de: Planeación, Calidad, Archivos central, tecnologías, Secretaría General para hacer seguimiento a los programas específicos establecidos.8 5.OBJETIVOS 5.1 OBJETIVO GENERAL Proporcionar un instrumento archivístico práctico y funcional que: formule, documente y estructure a corto plazo, el conjunto de actividades administrativas y técnicas relacionadas con desarrollo de ocho procesos archivísticos de la Gestion documental que realiza METROTEL S.A que oriente armónicamente el desarrollo de la Gestión documental en manera eficaz, eficiente y estandarizada. 3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Normalización de los procesos archivísticos de: planeación (estratégica y documental); producción documental: gestión y trámite; transferencias documentales; consulta y préstamo. 2. Aplicación de las Tablas de retención documental-trd-, en Archivos de Gestión y el Archivo central 3. Elaboración de instrumentos archivísticos según decreto 2609 de Implementar un Plan de capacitación en gestion documental- 5. Establecer programas específicos para los archivos de gestión de Jurídica y Talento Humano. 6. Determinar las políticas de gestión documental en METROTEL. S.A, además de determinar los perfiles de los funcionarios que trabajan en Archivo central. 7. Articular la gestión documental con el SGD. 8. Mejorar la infraestructura de la unidad de correspondencia, del Archivo central y del archivo inactivo. 9. Fortalecer la aplicación de las tecnologías información y las comunicaciones en METROTEL S.A.9 6. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL P.G.D Este P.G.D documenta el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por METROTEL S.A, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Para ello utiliza como insumos unos requerimientos; normativos; administrativos, técnicos y tecnológicos, que se mencionan a continuación: 6.1. REQUERIMIENTOS NORMATIVOS. Se encuentran publicados en la página Web de METROTEL S.A en el enlace htp//www.metrotel.co en la sección como NORMOGRAMA que ha sido elaborado por la dependencia de Control interno de la entidad y que constituye el marco legal a través del cual se desenvuelve la entidad. Este no incluye las normas referentes a la gestión documental. A continuación se relacionan las normas más destacadas que constituyen un marco legal para la gestión documental de METROTEL S.A, a partir de las cuales se debe establecer sus políticas o directrices respecto al manejo y administración de sus archivos de Gestión y del archivo Central de la empresa. Estas deben se añadidas ha dicho normograma Constitución Política de Colombia (artículos 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 72, 74, 94, 95, 112, 313) Ley 190 de 1995: Faltas y delitos en archivos (Artículos 27 y 79) Ley 527 de 1999: Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrónico y de las firmas digitales. Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos. Ley 872 de 2003: Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Decreto 1382 de 1995: Tablas de retención documental Decreto 1748 de 1995: Archivos laborales informáticos. Decreto 1474 de 1997: Certificaciones laborales de los empleados. Decreto 4110 de 2006: Por el cual se adoptó la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2004, Sistema de gestión de la calidad para la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios. Decreto 2609 de 14 de dic de 2012 Resolución 8934 de febrero 19 de 201410 Acuerdos y circulares expedidas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. NTC 4095: Descripción Archivística NTC 5029: Norma sobre Medición de Archivos NTC 1673 Papel y cartón: papel para escribir e imprimir. NTC 2223:1986 Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir. NTC 2676: Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas). NTC 3393: Elaboración documentos comerciales REQUERIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. Como requisito administrativo se ha inscrito la Gestión de Documentos como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección, a través de la elaboración de un PINAR. Además METROTEL S.A cuenta con un archivo centralizado, y un depósito de archivos ;que realiza las veces de un archivo inactivo, y archivos de gestion en las dependencias que reúnen las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de sus funciones, y que están en concordancia con las características arquitectónicas y medioambientales espacio, distribución de áreas de archivos exigidas por el Archivo General de la Nación, así como también con la utilización de mobiliario adecuado y equipos, en términos generales para la gestión documental 6.3. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS. Como parte integral de la elaboración del PGD, se han desarrollado, previamente en cumplimiento de los requisitos técnicos exigidos por la Guía de implementación del PGD: la centralización del recibo y despacho de documentos, la implementación de un comité de archivos; la elaboración de un cuadro de Clasificación documental (CCD) y de las Tablas de Retención Documental (TRD) y la constitución y funcionamiento de un comité interno de archivos REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS. METROTEL S.A cuenta con una arquitectura tecnológica de punta que ha dado respuesta a la gestión documental, a través de la digitalización de los PQR, y reclamos de los clientes y demás servicios que tienen que ver con las prestación de servicios de telefonía, pero deberá realizar ajustes a esta arquitectura tecnológica utilizada tratando de integrar los sistemas de información existentes en la entidad. (LASERFICHE, TELCO Y DOMINOS DOC, garantizando la escalabilidad; interoperabilidad, la conectividad, ampliación de la utilización del soporte digital y electrónico (digitalizando mas documentos en soporte físico y convirtiéndolos en soportes electrónicos y digitales)11 y utilizando los medios tecnológicos existentes en la empresa( carteleras electrónicas) para divulgar la Gestion documental que realiza. Los softwares utilizados deberán facilitar las acciones de uso; captura; producción, administración, colaboración, entrega, seguimiento, control, conectividad y preservación de la información contenida en los documentos de archivos. 7.LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DEL P.G.D En este item se plantean las estrategias y actividades que se van a implementar para darle solución a los aspectos críticos detectados-en el diagnóstico de archivos realizado en enero de para cada proceso archivístico de la gestión documental, acordes con la normatividad vigente en materia de gestión documental. Los lineamientos se expresan en una estructura básica que contiene: Objetivo, alcance tipo de requisitos, actividades y procedimientos. El tiempo de desarrollo de las actividades se indica en el cronograma y los responsables de cada actividad se indicarán en la Matriz de responsabilidad 7.1. PLANEACIÓN PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Definición Objetivos OBJETIVOS Conjunto de Actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento del contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Establecer el conjunto de actividades encaminadas a la planeación de los documentos de archivo de Metrotel S.A en el contexto administrativo, la normatividad vigente, el ciclo de vida del documento y la las políticas institucionales ALCANCE Este proceso aplica a todos los documentos internos que produce Metrotel S.A. TIPO DE REQUISITO ADMINISTRATIVO LEGAL FUNCIONAL TECNOLÓGICO X X X12 Actividades a desarrollar Procedimientos Programas DESCRIPCIÓN Para el desarrollo del PGD se deben cumplir las siguientes actividades relacionadas con el proceso de la planeación estratégica de la gestión documental: En cumplimiento de la ley de transparencia y el decreto 103 de 20 de enero de Identificación, elaboración y publicación en página Web institucional. de los registros de activos de información; el índice de información clasificada y reservada y el esquema de publicación de información Se revisarán formatos y registros utilizados en la gestion documental para incluirlos en el SGC. Se revisará el procedimiento de Políticas de Seguridad Informática para ajustarlo a la ley 1712 de transparencia 1712; artículo 17 y el decreto 0103 acerca de la gestion de la información pública clasificada. No hay proyectado ningún programa relacionado con este proceso archivístico PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Definición Objetivos OBJETIVOS Realizar un conjunto de actividades y de instrumentos archivísticos encaminados a planear estratégicamente la gestion documental de Metrotel S.A. Formular y diseñar acciones que reflejen la planeación estratégica de la gestión documental con un enfoque sistémico que requiera la implementación de los planes y programas propuestos en el PINAR - AGN- ALCANCE Este proceso de inicia con la formulación y aprobación de documentos estratégicos y termina la implementación, cumplimiento y seguimiento de los mismos. TIPO DE REQUISITO ADMINISTRATIVO LEGAL FUNCIONAL TECNOLÓGICO X X X X DESCRIPCIÓN Para el desarrollo del PGD se deben cumplir las siguientes actividades relacionadas con el proceso de la planeación estratégica de la gestión documental:13 Actividades a desarrollar Procedimientos Programas Elaborar, revisar, aprobar y publicar en página WEB institucional y divulgación interna el Plan institucional de Archivos PINAR. Elaborar, revisar, aprobar y publicar en página WEB institucional el Programa de Gestión Documental PGD- demás realizar su divulgación interna. Revisar mapa de riesgos para el subproceso de gestión documental según directrices del SGC. Para aportar cambios al mapa de riesgos que tiene elaborado el SGC. Elaborar e implementar indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad de la Gestion documental, debidamente documentado. Se diseñará un procedimiento de Políticas de la gestión documental con la aprobación de la oficina de Calidad y de tecnologías; y divulgación interna del mismo. Programa de normalización de formatos y formularios electrónicos 7.2. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Definición Objetivos OBJETIVOS Actividades destinadas al análisis de como se crean y se producen de los documentos en METROTEL S.A. Incluye también el estudio de forma ingreso, formato y estructura, y finalidad de los documentos que son parte de la gestion Documental de la entidad. Establecer el conjunto de actividades encaminadas a la producción de los documentos de archivo de Metrotel S.A en el contexto administrativo, la normatividad vigente, el ciclo de vida del documento y la las políticas institucionales ALCANCE Este proceso aplica desde el momento en que los documentos son elaborados hasta cuando son ingresados al sistema de gestión documental GD. TIPO DE REQUISITO ADMINISTRATIVO LEGAL FUNCIONAL TECNOLÓGICO X X X Actividades a desarrollar DESCRIPCIÓN Para el desarrollo del PGD se deben cumplir las siguientes actividades relacionadas con el proceso de producción documental: Creación de nuevos formatos Aplicación de la tecnología para cambiar de formato análogo a formato digital. Utilización de la intranet para ubicar formatos diseñados en la producción documental,14 Generar políticas y acciones de reducción del papel en la elaboración de documentos Procedimientos Se elaborará procedimiento de producción documental Programas Programa de normalización de formatos y formularios electrónicos 7.3. GESTIÓN Y TRÁMITE Definición Objetivos OBJETIVOS Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. AGN Realizar un conjunto de actividades que permitan normalizar y controlar la recepción, clasificación, radicación, registro, distribución, trámite y despacho de los documentos generados y recibidos productos de la gestion documental en la entidad. ALCANCE Se inicia desde el ingresos y registro y documentos hasta que los documentos son tramitados y generada sus respuestas los usuarios. TIPO DE REQUISITO ADMINISTRATIVO LEGAL FUNCIONAL TECNOLÓGICO X X X X Actividades a desarrollar Procedimientos Programas DESCRIPCIÓN Para el desarrollo del PGD se deben cumplir las siguientes actividades relacionadas con el proceso de gestión y trámite: Cambiar de sitio la unidad de correspondencia; bajándola al primer piso, para facilitar la atención a los usuarios- Utilización de los recursos tecnológicos con que se cuenta el software Laserfiche, que está siendo subutilizado, complementándolo con la aplicación de Workflow, para direccionar los documentos recepcionado directamente a las oficinas en formato digital. Establecer tablas de control de acceso a la información Se realizarán los procedimientos de recibo y despacho de documentos, basados en los procesos manuales que se efectúan en la actualidad, para ser modificado posteriormente; -cuando se haya implementado la unidad de correspondencia- por un proceso en el que se incorporará la tecnología. Programa de normalización de formatos y formularios electrónicos15 7.4. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Definición Objetivos OBJETIVOS Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. AGN Realizar un conjunto de actividades que permitan identificar, clasificar, ordenar y describir los documentos que custodia METROTEL S.A en las etapas de ciclo de vida del documento. ALCANCE Comprende las actividades de identificación, normalización y organización ( clasificación, ordenación y descripción) efectuadas en los archivos de Gestión y central de METROTEL S.A TIPO DE REQUISITO ADMINISTRATIVO LEGAL FUNCIONAL TECNOLÓGICO X X X X Actividades a desarrollar DESCRIPCIÓN Para el desarrollo del PGD se deben cumplir las siguientes actividades relacionadas con el proceso de organización de archivos: Realizar capacitación sobre Gestion documental, con énfasis en organización de archivos basados en la TRD. Organizar los archivos de gestión aplicando las TRD aprobadas por el comité de archivo interno. Depuración del Archivo eliminando series documentales que han perdido vigencia según la TRD. Actualización de las TRD cuando se requiera. Reorganización de los expedientes de contratos custodiados en el archivo de Jurídica. Esta acción requiere la adquisición previa de archivadores rodantes. Digitalización de expedientes laborales ubicados en los archivos de gestión Humana- Publicar en pagina web institucional los instrumentos archivísticos elaborados Revisar el procedimiento de organización de archivos basados en Procedimientos las TRD y acompañarlo de un instructivo. Programas No hay proyectado ningún programa relacionado con este proceso archivístico16 7.5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Definición Objetivos OBJETIVOS El traspaso o remisión de documentación de una etapa del ciclo de vida a otro. AGN Realizar acciones orientadas al traslado o remisión de la documentación de los archivos de gestión de Metrotel S.-A al central de acuerdo a lo establecido en la tabla de retención documental. ALCANCE Se inicia con la preparación y organización de la documentación a transferir en los archivos de gestión y finaliza cuando la documentación es recepcionada, revisada y archivad en el Archivo Central de METROTEL S.A TIPO DE REQUISITO ADMINISTRATIVO LEGAL FUNCIONAL TECNOLÓGICO X X X X Actividades a desarrollar DESCRIPCIÓN Para el desarrollo del PGD se deben cumplir las siguientes actividades relacionadas con el proceso archivístico de transferencias documentales: Realizar transferencias documentales primarias según TRD. Normalizar el proceso de transferencias documentales con la elaboración del procedimiento respectivo. Procedimientos Programas No hay proyectado ningún programa relacionado con este proceso archivístico 7.6. DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS Definición Objetivos OBJETIVOS Se denomina disposición final de los documentos a la selección que de estos se haga en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación (temporal o permanente) o a su eliminación según lo dispuesto en las Tabla de Retención Documental (TRD) Realizar acciones orientadas a determinar la disposición final de los documentos cuando se apliquen las TRD en METROTEL S.A.17 ALCANCE Este procedimiento comprende desde la selección de los documentos según la valoración establecida de TRD aplicando técnicas de muestreo hasta la elección de la técnica establecida en la disposición final. TIPO DE REQUISITO ADMINISTRATIVO LEGAL FUNCIONAL TECNOLÓGICO X X X X Actividades a desarrollar DESCRIPCIÓN Para el desarrollo del PGD se deben cumplir las siguientes actividades relacionadas con el proceso archivístico de disposición final : Aplicar las TRD con la documentación en soporte físico que reposa en Archivo central con la finalidad de aplicar conservación (temporal o permanente) o a su eliminación según lo dispuesto en las Tabla de Retención Documental (TRD) Normalizar el proceso de eliminación de documentos. Diseñar formato de actas de eliminación de documentos Procedimientos Programas No hay proyectado ningún programa relacionado con este proceso archivístico 7.7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO Definición Objetivos OBJETIVOS Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo independientemente de su medio y forma de registros y almacenamiento AGN Aplicar durante la gestion documental de METROTEL S.A acciones que garanticen la preservación en el tiempo de documentos en sus distintos soportes.18 ALCANCE Este procedimiento comprende acciones que aplique técnicas de preservación y conservación de soportes análogos y digitales- TIPO DE REQUISITO ADMINISTRATIVO LEGAL FUNCIONAL TECNOLÓGICO X X X X Actividades a desarrollar DESCRIPCIÓN Para el desarrollo del PGD se deben cumplir las siguientes actividades relacionadas con el proceso archivístico de preservación a largo plazo : Elabora la política de preservación a largo plazo, en año Establecer un plan de conservación y preservación para soportes análogos en el año 2016 Para el año 2016 se diseñaran los procedimientos de conservación documental y preservación digital a largo plazo Procedimientos Programas No hay proyectado ningún programa relacionado con este proceso archivístico 7.8. VALORACIÓN Definición Objetivos OBJETIVOS Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final( eliminación o conservación temporal o definitiva) AGN Realizar las acciones técnicas que permitan realizar establecer los valores primarios y secundarios de la documentación de METROTEL S.A a fin de determinar su disposición final. ALCANCE Se inicia con la planificación de los documentos de archivo hasta cuando se determina su destino final. TIPO DE REQUISITO ADMINISTRATIVO LEGAL FUNCIONAL TECNOLÓGICO X X X X19 Actividades a desarrollar DESCRIPCIÓN Para el desarrollo del PGD se deben cumplir las siguientes actividades relacionadas con el proceso archivístico de valoración documental : Establecer lineamientos para la valoración documental, en año Para el año 2016 se diseñará los procedimiento de valoración Procedimientos documental Programas No hay proyectado ningún programa relacionado con este proceso archivístico20 8.FASES DE IMPLEMENTACION DEL P.G.D El programa de gestión documental de METROTEL S.A está articulado con el PINAR- Plan institucional de Archivos, el cual ha establecido metas a corto, mediano y largo alcance. Con la realización de estos instrumentos archivísticos se v a conseguir la armonización con el SGC, ya que hasta el momento el subproceso de gestión documental se encuentra por fuera del sistema de Calidad. Al igual se articulará, a corto y mediano y largo plazo la política de cero, con la oficina de sistemas con el propósito de sustituir el soporte papel por soporte digital hasta llegar a la digitalización certificada. 8.1 LAS FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD SON: PLANEACIÓN; que comprende: Diagnóstico Gestion de proyecto Definición de estrategias Documentación IMPLEMENTACION, que comprende: Despliegue producción Capacitación Comunicación Control de la operación OPTIMIZACIÓN, que comprende. Mantenimiento Seguimiento Evaluación Mejoras Mostrar más
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