Source: https://www.dashoefer.de/dasfibuwissen/rechnungsstellung-godb-kreditorisch.html
Timestamp: 2020-08-03 12:40:31
Document Index: 317719744

Matched Legal Cases: ['§ 257', '§ 146', '§ 147', '§ 147', '§ 147', '§ 146', '§ 146', '§ 146']

Rechnungsstellung – GoDB kreditorisch | dasFiBuWissen - Fachwissen von Experten für Ihren Erfolg.
Bilanzierung [ Stand: 26.07.2020 ]
Die allgemeinen Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus § 257 HGB i. V. m. § 146 AO. Elektronische Rechnungen sind in dem elektronischen Format der Ausstellung bzw.
Rechnungen sind nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO und als Buchungsbeleg nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO aufzubewahren. Nach § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO können in Papier empfangene Rechnungen dabei auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn der Scanvorgang und die Wiederlesbarmachung den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht.
Bei der bildlichen Wiedergabe muss gewährleistet sein, dass diese mit dem Original-Eingangsdokument übereinstimmt. Somit müssen alle auf dem Original angebrachten Vermerke (z. B.: Eingangsstempel, Kontrollvermerke, Freigaben, Berichtigungen und, Kontierung) erhalten bleiben.*
Zu den aufzubewahrenden Unterlagen gehören alle Belege, die eine Rechnung i. S. d. USt. darstellen, so z. B. der Lieferschein, da dort das Leistungsdatum genannt wurde. Hierbei ist zu beachten, dass die Archivierungsform unterschiedlich sein kann. Eine elektronisch eigehende Rechnung ist in diesem Format zu archivieren. Der Lieferschein wird jedoch i. d. R. in Papierform vorliegen, eine Digitalisierung ist nicht zwingend erforderlich. Eine (auch räumlich) getrennt Archivierung ist zulässig, jedoch muss die Verbindung zum Dokument (Lieferschein) möglich sein.
Originär digitale Unterlagen sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren, § 146 Abs. 5 AO. Damit dürfen diese Unterlagen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden. In der Praxis werden häufig digital eingehende Rechnungen ausgedruckt und an die betroffenen Fachabteilungen zur Gegenzeichnung, Freigabe und Überweisung weitergereicht. Wird eine solche handschriftlich gezeichnete Rechnung digital archiviert (eingescannt), genügt dieses nicht den Anforderungen. Erforderlich ist vielmehr, dass die digitale „Originalrechnung“ auch in digitaler Form aufbewahrt wird. Gleichwohl ist der Ausdruck jedoch mit den Vermerken versehen und stellt einen Buchungsbeleg dar, somit ist dieser Beleg auch zu archivieren. Hierbei kann die Papierform aber auch eine Digitalisierung gewählt werden. Auch hier ist erforderlich, dass der Zusammenhang von digitalem Original und digitalem oder papierhaften Buchungsbeleg möglich ist.
Für die Archivierung und Prüfbarkeit von Rechnungen sind die Vorschriften der AO (insbesondere §§ 146, 147, 200 AO) sowie das BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 über die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitale Unterlagen (GDPdU), BStBl. I S. 415, zu beachten.
Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen sind ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit prüfen kann.
Weiterhin bestand bei der Umwandlung (sog. Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) nach dem bisherigen geltenden GoBD-Schreiben vom 14.11.2014 die Verpflichtung die beiden Versionen zu archivieren und mit dem derselben Index zu verwalten, so dass eine lückenlose Überprüfung des originären und konvertierten Datensatzes möglich war. Nach den neuen GoBD ist in Rz. 135 die Aufbewahrung nur noch der konvertierten Fassung ausreichend, sofern
Problem Download: Hierbei muss es zu manuellen Eingriffen kommen („Datei-Speichern-Unter“). Jedoch bedarf es hierfür eine Verfahrensdokumentation: „Wer-Wann-Was-Wie“.
Maschinelle Auswertbarkeit (Rz. 125 f.):
Verfahrensdokumentation(Rz. 151ff.):
Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann, Rz. 155.
Jedoch wird die Nachvollziehbarkeit und die Nachprüfbarkeit bei zunehmender Digitalisierung immer schwerer.
Bei Sachverhaltsänderungen ist jeweils eine neue Version zu erstellen und eine nachvollziehbare Änderungshistorie ist vorzuhalten (versioniertes Archivieren), Rz. 154.
Es muss für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht (Rz. 154); somit dokumentiert und aktuell ist und auch so gelebt wird.
Die neuen GoBD konkretisieren dabei die Historienführung (Versionierung der Dokumentation). Nach der Rz. 154 müssen Änderungen an einer Verfahrensdokumentation historisch nachvollziehbar sein. Nach Rz. 100 hat der Steuerpflichtige für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren.