Source: http://bip.um.szczecin.pl/chapter_50802.asp?soid=B134F5270F26467D94933269B161AA4A
Timestamp: 2019-07-23 12:27:18+00:00
Document Index: 30393461

Matched Legal Cases: ['art. 54', 'art. 13', 'art. 26', 'art. 27', 'art. 4', 'art. 10', 'art. 10', 'art. 21']

Ilość wizyt: 74183142
Aktualna strona: 53504
Wybrane zagadnienia gospodarki finansowo-księgowej za 2010 r.
Wydział Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin, pl. Armii Krajowej 1, Rodzinny Dom Dziecka Nr 13, ul. B. Śmiałego 19/4
Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 04-05.2013 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin przy pl. Armii Krajowej 1, zwanym dalej WSS oraz w Rodzinnym Domu Dziecka Nr 13
w Szczecinie przy ul. B. Śmiałego 19/4, zw. dalej RDD 13 w zakresie wybranych zagadnień gospodarki finansowo-księgowej za 2010 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16.07.13 r.
Kontrola negatywnie ocenia sposób prowadzenia gospodarki finansowo – księgowej w RDD 13 w 2010 r. Powyższą ocenę uzasadnia przede wszystkim:
- brak ewidencji księgowej w RDD 13, co uniemożliwia ocenę rzetelności danych wykazanych w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej w rocznym sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych, sporządzonym za okres 2010 roku,
- nieprawidłowe ustalenie kwoty zrealizowanych wydatków, spowodowane dwukrotnym ujęciem tego samego zakupu materiałów na podstawie: faktur w łącznej kwocie 834,90 zł i dowodów sprzedaży w łącznej kwocie 835 zł,
Przyczyną ww. nieprawidłowości było głównie: - niewłaściwe wykonywanie zadań przez osobę realizującą czynności księgowe, - brak jakichkolwiek mechanizmów kontroli ze strony dyrektora RDD 13 (w tym weryfikacji i akceptacji dokumentów i operacji księgowych),
Według sprawozdania rocznego Rb-28S z dnia 07.01.11 r. wydatki RDD 13 w 2010 r. wyniosły ogółem 64.402,02zł, co stanowiło 71,75 % zaplanowanej kwoty (z uwzględnieniem dwukrotnie ujętych wydatków na zakup materiałów).
W 2010 r. w RDD 13 nie było zatrudnionego głównego księgowego, którym zgodnie z zapisami art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 ze zm.), zwanej dalej uofp, jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi oraz dokonywania wstępnej kontroli: zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Obsługę księgowo – finansową oraz kadrową RDD 13 w okresie 15.12.10 r. – 31.12.10 r. (umowa zlecenie z dnia 15.12.10 r.) prowadziła osoba posługująca się pieczątką o treści: „główna księgowa”, mimo że stanowisko nie wynikało z treści zawartej umowy.
W toku kontroli ustalono, że w dokumentacji RDD 13 nie było ksiąg rachunkowych, które zgodnie z art. 13 ust. 1 uor obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów
i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych oraz wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). W dokumentacji znajdowały się jedynie pojedyncze dokumenty utworzone w arkuszach kalkulacyjnych Excel, nie będące księgami rachunkowymi, na podstawie których osoba realizująca czynności księgoweprowadziła rozliczenia działalności finansowej RDD 13. W udostępnionej dokumentacji nie było ponadto żadnego dokumentu potwierdzającego dokonanie na koniec 2010 r. inwentaryzacji składników aktywów i pasywów zarówno w formie spisu z natury, w drodze weryfikacji sald czy ich potwierdzenia. Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji wynikał z art. 26 ust. 1 uor, według którego jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację, której przeprowadzenie i wyniki należy zgodnie z art. 27 ust. 1 uor odpowiednio udokumentować i powiązać z księgami rachunkowymi. Ustalono, że wyposażenie zakupione i przekazane w 2010 r. na rzecz RDD 13 o wartości 50.282,78 zł znajduje się
w jednostce, natomiast wyposażenie na kwotę 369,55 zł zostało zlikwidowane. Za zaniechanie ww. obowiązków odpowiedzialność ponosi dyrektor RDD 13, zgodnie z art. 4 ust. 5 uor, według którego odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, ponosi kierownik jednostki.
W RDD 13 nie było dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości zgodnie z wymogami art. 10 ust. 1 pkt 1-4 uor, według którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, wykazu ksiąg rachunkowych i opisu systemu przetwarzania danych, a także systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów. Zgodnie z art. 10 ust. 2 uor dyrektor RDD 13 jako kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuję powyższą dokumentację. Dodatkowo nie było żadnych procedur wewnętrznych, instrukcji stanowiących dokumentację systemu kontroli zarządczej, określających zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników (z wyjątkiem statutu
i regulaminu RDD 13).
Kontrola wszystkich 71. transakcji zrealizowanych w RDD 13 w badanym okresie – 52. operacji gotówkowych w łącznej kwocie 61.097,54 zł, 19. operacji bezgotówkowych w łącznej kwocie 2.469,48 zł (wraz z dowodami źródłowymi), wykazała, że:
1. Kwota zrealizowanych wydatków, ujęta w rocznym sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za okres 2010 roku, została nieprawidłowo wyliczona. Ustalono bowiem, że w kwocie wydatków dwukrotnie ujęty został ten sam zakup materiałów: na podstawie faktur w łącznej kwocie 834,90 zł i na podstawie dowodów sprzedaży w łącznej kwocie 835 zł. Było to spowodowane nieprawidłowym rozliczeniem przez osobę realizującą czynności księgowe przedłożonych przez dyrektora RDD 13 faktur zakupu, uregulowanych gotówką. W związku z powyższym dyrektor RDD 13 dokonał na podstawie ww. rozliczenia wypłaty w dniu 31.12.10 r. na kwotę wyższą o 835 zł od prawidłowo ustalonej.
2. Żadna z 52. skontrolowanych faktur/rachunków nie zawierała wskazania dekretacji i podpisów dotyczących sprawdzenia dowodu oraz zatwierdzenia do zapłaty przez kierownika jednostki. Było to niezgodne z postanowieniami art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
3. W dokumentacji RDD 13 nie było wyciągów bankowych i raportu kasowego za okres funkcjonowania jednostki tj. miesiąc grudzień 2010 r. Znajdowała się w niej jedynie historia operacji przeprowadzonych na rachunku bankowym w 2010 r., która nie została jednak podpisana przez osobę sprawdzającą.
4. W dokumentacji RDD 13 nie było notatek służbowych oraz ofert wykonawców, potwierdzających przeprowadzenie analizy rynku dotyczącej zakupu mebli na kwotę 20.809,62 zł, wyposażenia na kwotę 32.372,85 zł i materiałów do remontu na kwotę 4.718,92 zł. Obowiązek przeprowadzenia analizy rynku i sporządzenia notatek służbowych wynikał z zapisów § 11 ust. 4 pkt 1 i 2 załącznika nr 1 do zarządzenia Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 maja 2008 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin
i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta Szczecin (zmienionego zarządzeniem nr 340/10 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 07 lipca 2010 r.).
W wyniku kontroli poprawności naliczania i wypłaty wynagrodzeń, przeprowadzonej na podstawie udostępnionej dokumentacji, stwierdzono następujące uchybienia:
1. W dniu 30.12.10 r. wypłacone zostało wynagrodzenie dyrektorowi RDD 13, co było niezgodne z zapisami informacji o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych (znak: WO/II/AW/1130-25/10 z dnia 15.12.10 r.), według której wynagrodzenie powinno być wypłacane co miesiąc z dołu, na 5 dni przed końcem miesiąca. W dokumentacji RDD 13 znajdowała się lista płac dotycząca ww. wynagrodzenia, nie została ona jednak podpisana przez osoby: sporządzającą, sprawdzającą ani zatwierdzona do zapłaty.
2. W dniu 30.12.10 r. wypłacone zostało osobie realizującej czynności księgowewy nagrodzenie z tytułu umowy zlecenie. Było to niezgodne z zapisami, zawartej w dniu 15.12.10 r. umowy, według której wynagrodzenie powinno zostać wypłacone do 27-go dnia każdego miesiąca za dany miesiąc. Ustalono ponadto, że w dokumentacji RDD 13 nie było rachunku dotyczącego powyższej wypłaty, znajdowała się w niej jedynie kartoteka, w której ujęta została ww. kwota. Kartoteka nie została podpisana przez osoby: sporządzającą, sprawdzającą ani zatwierdzona do zapłaty.
Osoba realizująca czynności księgowew 2010 r. uregulowała podatek dochodowy od osób fizycznych za grudzień 2010 r. w kwocie 112 zł (naliczyła 114 zł), odliczyła od kwoty należnego podatku i odprowadziła do budżetu Miasta kwotę 2 zł tytułem wynagrodzenia płatnika za terminowe regulowanie płatności. W RDD 13 nie było dokumentu dotyczącego ww. przelewów, sprawdzonego oraz zatwierdzonego do zapłaty przez dyrektora RDD 13. Kwota wynagrodzenia płatnika, wykazana w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za okres 2010 roku (§ 097), została wyliczona niezgodnie z zapisami § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa (Dz. U. Nr 240, poz. 2065), według którego płatnikom i inkasentom przysługuje wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków, wynoszące m.in. 0,3% kwoty podatków pobranych przez płatników na rzecz budżetu państwa. Wobec powyższego wynagrodzenie płatnika za miesiąc grudzień winno wynieść 0 zł. Ustalono, że osoba realizująca czynności księgowesporządziła korektę deklaracji PIT-4R za 2010 r. i dokonała w dniu 17.02.11 r. przelewu na rzecz Urzędu Skarbowego w wysokości 2 zł tytułem korekty za 2010 r.
W toku kontroli rozliczeń z tytułu składek, przekazywanych w 2010 r. do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych ustalono, że przelewy składek na łączną kwotę 708,09 zł były zgodne z kwotami, ujętymi w deklaracji ZUS P DRA za miesiąc grudzień 2010 r. W RDD 13 nie było jednak dokumentu dotyczącego ww. przelewów składek sprawdzonego oraz zatwierdzonego do zapłaty przez dyrektora RDD 13.
Przelewów z rachunku bankowego dokonywała w kontrolowanym okresie osoba realizująca czynności księgowe, która widniała na bankowej karcie wzorów podpisów, reprezentując RDD 13 jednoosobowo i dokonywane przez nią transakcje nie wymagały akceptacji dyrektora RDD 13.
w grupie C - „Mechanizmy kontroli - szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych” załącznika do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84), według których Dyrektor RDD 13 powinna zapewnić m.in. rzetelne i pełne dokumentowanie
W związku z likwidacją z dniem 1 czerwca 2013 r. RDD 13 (uchwała Nr XXIX/856/13 Rady Miasta Szczecin z dnia 22.04.2013 r.), odstępuje się od zaleceń, które miałyby na celu dostosowanie gospodarki finansowo – księgowej RDD 13 do stanu właściwego dla jednostki budżetowej.
Prezydent Miasta zalecił Dyrektorowi WSS podjęcie działań w celu wyegzekwowania od dyrektora RDD 13 zwrotu kwoty 835 zł tytułem nieprawidłowo ustalonej kwoty zrealizowanych wydatków.
udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2013/12/30, odpowiedzialny/a: Tomasz Wawrzyńczak, wprowadził/a: Tomasz Wawrzyńczak, dnia: 2013/12/30 10:59:30
Tomasz Wawrzyńczak 2013/12/30 10:59:30 nowa pozycja