Source: http://www.actualicese.com/normatividad/2012/09/03/circular-externa-020-de-03-09-2012/
Timestamp: 2013-05-18 20:13:30
Document Index: 103812714

Matched Legal Cases: ['artículo 87', 'artículo 1', 'artículo 10', 'artículo 6', 'artículo 221', 'artículo 6', 'artículo 221', 'artículo 90', 'artículo 5', 'artículo 45', 'artículo 3', 'artículo 6', 'artículo 2', 'artículo 90', 'artículo 90', 'artículo 90', 'artículo 90']

Circular Externa 020 de 03-09-2012 | Normatividad - actualicese.com
CTCP & GLENIF Impuesto a la Equidad CREE Declaraciones Virtuales Cambio Destinación Inmueble Exoneración Parafiscales Circular Externa 020 de 03-09-2012
1. Objeto Impartir instrucciones a las Cámaras de Comercio sobre la función de llevar el Registro Único de Proponentes, su inscripción, renovación, actualización o modificación, cancelación o revocación y definir el formato y mecanismo a través del cual las entidades estatales deben reportar la información a las Cámaras de Comercio sobre contratos adjudicados, en ejecución, ejecutados, multas y sanciones en firme.
2. Fundamento legal De conformidad con lo establecido en el artículo 87 del Código de Comercio, en los numerales 17 y 19 del artículo 1° del Decreto 4886 de 2011 y en el numeral 13 del artículo 10 del mismo decreto, “por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Industria y Comercio, se determinan las funciones de sus dependencias y se dictan otras disposiciones”, corresponde a la Superintendencia de Industria y Comercio ejercer las funciones de vigilancia, control e instrucción, respecto del desarrollo de las funciones propias de las Cámaras de Comercio, fijando criterios que faciliten su cumplimiento.
El artículo 6° de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto 19 de 2012, establece que todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio con jurisdicción en su domicilio principal. Asimismo, crea la obligación por parte de las entidades estatales de reportar mensualmente a la Cámara de Comercio del domicilio principal del inscrito, la información concerniente a los contratos, su cuantía, cumplimiento, multas y sanciones relacionadas con los contratos que hayan sido adjudicados, los que se encuentren en ejecución y los ejecutados. Igualmente señala que el servidor público encargado de remitir la información, que incumpla esta obligación incurrirá en causal de mala conducta.
El artículo 6° Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto 19 de 2012, establece que todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio con jurisdicción en su domicilio principal. Así mismo, crea la obligación por parte de las entidades estatales de reportar mensualmente a la Cámara de Comercio del domicilio principal del inscrito, la información concerniente a los contratos, su cuantía, cumplimiento, multas y sanciones relacionadas con los contratos que hayan sido adjudicados, los que se encuentren en ejecución y los ejecutados. Igualmente señala que el servidor público encargado de remitir la información, que incumpla esta obligación incurrirá en causal de mala conducta.
El parágrafo 1° del numeral 6.1.3.5 del Decreto 734 de 2012 establece que “La Superintendencia de Industria y Comercio determinará a través de circular, las especificaciones técnicas para el reporte electrónico de información que las entidades estatales están obligadas a suministrar a las cámaras de comercio sobre contratos adjudicados, en ejecución y ejecutados, multas y sanciones en firme de los inscritos”. A su vez el parágrafo 4° del numeral 6.1.3.5 del Decreto 734 de 2012 establece que “Para efectos del cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011, las Cámaras de Comercio deberán hacer explícita y certificar de manera automática en el Registro Único de Proponentes la existencia de la inhabilidad por incumplimiento reiterado cuando se cumplan los presupuestos de dicho artículo, y mantenerla por el término de tres (3) años contados a partir de la inscripción de la última multa o incumplimiento, de acuerdo con la información remitida por las entidades estatales, durante una misma vigencia fiscal”. Con fundamento en las disposiciones mencionadas la Superintendencia de Industria y Comercio imparte las siguientes instrucciones.
3. Instructivo Modificar el numeral 1.2 del Capítulo Primero del Título VIII de la Circular Única, en los siguientes términos:
“1.2. Registro Único de proponentes 1.2.1. Libros de Registro de Proponentes Para efectos del Registro Único de Proponentes, las Cámaras de Comercio llevarán el Libro I denominado “De los Proponentes”, en el cual se inscribirá:
• El formulario contentivo de la actualización o modificación de los datos que figuren en el Registro de Proponentes.
• Los demás actos que la ley prevea.
1.2.2. Procedimiento para llevar el Registro Único de Proponentes 1.2.2.1. Instrucciones generales Los formularios y modelos de certificación serán uniformes en todas las Cámaras de Comercio.
Un ejemplar de los instructivos para el diligenciamiento del formulario deberá ser suministrado gratuitamente junto con el mismo. Adicionalmente, las cámaras podrán ofrecer a los proponentes, el diligenciamiento de los formularios a través de medios virtuales y la información requerida para que puedan realizar cualquiera de los trámites enunciados en el párrafo anterior.
Las cámaras de comercio a través de la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio, Confecámaras, podrán determinar modelos estándar para las certificaciones que el interesado debe anexar a la solicitud de registro ante el Registro Único de Proponentes, los cuales, estarán a disposición de los proponentes en el Portal del Registro Único Empresarial y Social – RUES y en los portales de las Cámaras de Comercio.
• Noticia de la inscripción, renovación, actualización o modificación, o cancelación según el caso.
Las Cámaras de Comercio asignarán a cada proponente un número único a nivel nacional, el cual corresponderá a la cédula de ciudadanía si se trata de persona natural o al número de identificación tributaria, NIT.
En el caso de cambio de domicilio el proponente conservará este número lo anterior independiente de que cada Cámara asigne un número de registro interno a los proponentes de su jurisdicción.
A cada proponente se le abrirá un expediente en el cual se archivarán en orden cronológico, el formulario y los documentos relacionados con su inscripción, renovación, actualización, modificación y/o cancelación.
La recepción que realicen las Cámaras de Comercio de los formularios, anexos y documentos soporte en la caja, no implica la aceptación del registro de la actuación del proponente por cuanto dicha solicitud está sujeta a la verificación documental que sobre el particular se haga con el fin de determinar la congruencia de los requisitos habilitantes y la clasificación que se certifica, así como su correcto diligenciamiento y que se allegue la documentación completa, según lo que establece para cada caso el Decreto 734 de 2012.
La Cámara de Comercio verificará la correcta aplicación de los criterios establecidos en el Decreto 734 de 2012 para la verificación de los requisitos habilitantes de los proponentes constatando que la información suministrada, provenga de los documentos aportados por el inscrito.
Las Cámaras de Comercio conservarán los documentos de soporte de la información suministrada por los proponentes; en aquellos casos en los que se almacenen de manera digital, se podrá prescindir de los documentos físicos y la Cámara podrá destruirlos en cualquier tiempo siempre que garantice su reproducción exacta de acuerdo con lo establecido en el artículo 5° del Acuerdo 16 de 2002 del Archivo General de la Nación.
En el caso de cambio de domicilio, la Cámara de Comercio en la que se encontraba inscrito el Proponente tendrá cinco (5) días hábiles para hacer traslado de la documentación a la nueva Cámara de Comercio contados a partir de la solicitud de traslado, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo 2° del numeral 6.1.2.4 del Decreto 734 de 2012.
Cuando se trate de Entidades sin Ánimo de Lucro no sujetas a inscripción en los registros que llevan las Cámaras de Comercio de las que trata el artículo 45 del Decreto-ley 2150 de 1995 y el artículo 3° del Decreto 427 de 1996, y de entidades con legislaciones especiales, o con cualquier otra persona jurídica nacional no inscrita en el registro mercantil ni en el de entidades sin ánimo de lucro, el proponente deberá anexar un certificado de existencia y representación legal expedido por la entidad correspondiente, con fecha de expedición no superior a dos meses de antelación a la fecha de solicitud del trámite, con los siguientes datos:
Las sociedades extranjeras se inscribirán en el Registro Único de Proponentes ante la Cámara de Comercio donde haya establecido el domicilio de su sucursal, para lo cual aportarán los documentos soporte requeridos en el Decreto 734 de 2012, cumpliendo las formalidades establecidas.
Cuando el proponente actualice la información establecida en el parágrafo 1° del artículo 6.1.2.4 del Decreto 734 de 2012 en el Registro Mercantil o en el Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro, las cámaras de comercio actualizarán la información, sin requerir actuación por parte del proponente en el Registro de Proponentes.
Las demás modificaciones deberán realizarse a través del formulario, previo el pago de los derechos correspondientes.
1.2.2.2. Vigencia de los documentos Para efectos de renovación, actualización o modificación, se considera que los documentos no pierden su vigencia salvo disposición legal en contrario. Por lo anterior, las Cámaras de Comercio no podrán abstenerse de inscribir en el registro de proponentes información con base en la fecha en la cual los documentos en los que se sustentan hayan sido expedidos, siempre y cuando, estos documentos cumplan con los requisitos establecidos en la normatividad vigente al momento de la inscripción de estas actuaciones.
1.2.2.3. Determinación de decimales en la cifras Las cifras correspondientes a la capacidad de organización operacional y capacidad financiera se podrán expresar hasta con un máximo de dos decimales.
1.2.3. Tarifas Cuando el proponente en un mismo Acto se clasifique en varias actividades, las Cámaras de Comercio cobrarán los derechos correspondientes a una sola inscripción.
1.2.4. Recursos e impugnaciones La Cámara de Comercio competente para conocer del recurso y de la impugnación, será aquella en la que se haya inscrito la información respecto de la cual esta se presenta con los requisitos establecidos en el Decreto 734 de 2012.
En el evento en que prospere el recurso de reposición se revocará total o parcialmente el acto contenido en el registro de proponentes y la Cámara de Comercio procederá a modificar el registro en lo conducente.
1.2.5. Reporte de información de las entidades estatales sobre contratos, multas, sanciones 1.2.5.1. Especificaciones técnicas para el reporte de información sobre contratos, multas y sanciones de los proponentes 1.2.5.1.1. Envío de información El diligenciamiento o envío de los reportes concernientes a los contratos, multas y sanciones a los que hace mención la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 734 de 2012, se debe llevar a cabo a través del aplicativo que para estos efectos dispongan las Cámaras de Comercio a través de la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio, en cumplimiento de la normatividad vigente que rige el Registro Único Empresarial y Social (RUES).
1.2.5.1.2. Aspectos generales para el reporte de información 1.2.5.1.2.1. Identificación del contrato Cada entidad que reporte información deberá garantizar que la identificación o número de contrato sea único, es decir, no debe repetirse por entidad. La identificación del contrato, en conjunto con el NIT de la entidad estatal, seccional y la fecha de adjudicación del mismo, garantizarán la unicidad de un contrato entre el universo que reportarán las entidades del Estado, teniendo en cuenta que varias entidades pueden manejar la misma estructura de numeración.
1.2.5.1.2.2. Estructura del reporte Hace referencia a la forma como se organiza la información para el correspondiente reporte. Al respecto se define que sea un formato XML (Extensible Markup Language (“lenguaje de marcas ampliable”)) como estándar de intercambio de información para contratos, multas y sanciones. La adopción de un reporte en formato XML le permitirá a las entidades estatales utilizar diferentes mecanismos de generación del mismo, desde la utilización de editores de texto (wordpad, notepad, edit), pasando por la implementación de mecanismos en sus sistemas internos para la generación de los XML y/o elaborando el software que les permita controlar y generar este tipo de reportes.
1.2.5.1.2.3. Medio utilizado para el envío de la información La remisión de la información relacionada con los contratos, multas, sanciones e incumplimientos de los proponentes, deberá realizarse a través de Internet. Para lograr este alcance, las Cámaras de Comercio, a través de la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio proveerá en la página web del Registro Único Empresarial y Social (RUES) un servicio web al cual podrán conectarse las Entidades Estatales para diligenciar o enviar el reporte correspondiente.
1.2.5.1.2.4. Seguridad Las Cámaras de Comercio establecerán los mecanismos de seguridad para la recepción de la información, teniendo en cuenta los avances tecnológicos existentes que hay para ello. Podrán utilizar algoritmos para encriptar la información, protocolo para transferencia segura de datos HTTPS utilizando un cifrado basado en SSL (Secure Socket Layers validando su origen y su contenido), contraseñas seguras, Certificados de firma digital expedidos por una entidad de certificación abierta autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio, o cualquier otro método que a juicio de esta entidad sea tan confiable como apropiado para estos efectos. Para la implementación de los procedimientos descritos en este numeral que involucren costos que tengan que asumir las entidades estatales, estos deben estar aprobados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
1.2.5.1.2.5. Proceso de registro de servidores públicos autorizados para realizar el reporte de contratos, multas, sanciones e incumplimientos Las Entidades del Estado deberán enviar a la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio de la Entidad, la “Solicitud de uso de medios electrónicos para el reporte de la información de contratos, multas y sanciones”, (Anexo No. 4.10 de la presente circular); documento que deberá ser descargado de la página web de la Superintendencia de Industria y Comercio o del RUES, para que sea diligenciado en su totalidad, firmado por el Representante Legal y por el servidor público encargado de reportar la información, remitido en original a la Cámara de Comercio competente, adjuntando a esta solicitud los documentos que acrediten la representación legal de la entidad, la vinculación del servidor (es) público(s) encargado (s) de reportar la información, el documento de identidad tanto del Representante Legal como del Servidor (es) Público (s) encargado (s) del reporte. Entendiéndose por servidor público lo establecido en el literal a, del numeral 2 del artículo 2° de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes, así mismo, el nombre de la entidad estatal indicado en el Anexo 4.10 deberá corresponder al informado en el Registro Único Tributario para lo cual aportará copia del RUT.
La Cámara de Comercio una vez verificada la información del Anexo 4.10 y sus documentos adjuntos incluirá en el RUES los datos indicados en el Anexo 4.10.
Las cámaras de comercio empezarán a certificar los contratos adjudicados y ejecutados que sean reportados por las entidades estatales, a partir de la fecha en que las cámaras realicen los ajustes tecnológicos necesarios para la aplicación del Decreto 734 de 2012.
Como resultado del proceso de registro, le será entregada al servidor público una firma digital que deberá ser usada para firmar los envíos de contratos, multas, sanciones y sanciones por incumplimiento que se reporten a nombre de la Entidad Estatal que lo autorizó.
En el caso de las entidades que de acuerdo con la Ley estén sujetas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, deberán anexar para la solicitud de uso de medios electrónicos del responsable del reporte:
a) Documento que acredite la representación Legal;
b) Documento en el cual se certifique la delegación expresa de la función de reporte por parte del Representante Legal al funcionario asignado para el efecto, haciendo claridad en que el funcionario asignado debe tener la calidad de empleado, y
c) Documentos de identidad del Representante Legal y del funcionario asignado.
1.2.5.1.2.6. Revocación de los permisos a un servidor público para el reporte de contratos, multas, sanciones y sanciones por incumplimiento Cuando al servidor público autorizado le sean revocados los permisos para el reporte, sea por retiro de la entidad, por cambio de funciones al interior de la entidad del Estado o por cualquier otro motivo que implique la eliminación de esta responsabilidad, el Representante Legal de la entidad deberá hacer llegar a la Cámara de Comercio con jurisdicción en el Domicilio de la misma, una comunicación en la cual le indique a la Cámara de Comercio que al Servidor Público le debe ser suspendido el acceso al RUES para el reporte de información de contratos, multas y sanciones, y que por la misma razón, la firma digital debe ser revocada.
Si las funciones de reporte son asignadas o trasladadas a otro Servidor Público, deberá seguirse el procedimiento establecido en el numeral 1.2.5.1.2.5 de esta circular.
1.2.5.1.2.7. Constancia de la información recibida Como constancia de la remisión de la información relacionada con los contratos, multas y sanciones de los proponentes por parte de las entidades del Estado, la Cámara de Comercio receptora, a través del Registro Único Empresarial (RUES) , enviará al correo electrónico informado en el Anexo 4.10 al servidor público encargado de reportar esta información, la constancia de recibo de la información y las inconsistencias o errores encontrados al momento de validarla. Se debe indicar como mínimo la siguiente información:
• Entidad del Estado que remitió la información (NIT, nombre y seccional).
• Número total de multas rechazados.
• Relación de reportes inscritos:
De todas formas, el mecanismo implementado por las Cámaras de Comercio a través del RUES para el reporte de contratos, multas y sanciones, deberá permitirle al servidor público de la Entidad Estatal realizar la consulta histórica de todos los reportes realizados previamente y conocer el estado de los mismos.
1.2.5.1.2.8. Formato utilizado para el envío de la información Para el envío de la información de contratos, multas y sanciones, se estableció el formato estructurado XML (Extensible Markup Language “lenguaje de marcas ampliable”). El siguiente formato XML está compuesto por 4 elementos: encabezado, contratos, multas y sanciones (que incluye incumplimientos), que permitirán el envío de la información estructurada de contratos, multas y sanciones por parte de las entidades del Estado a las cámaras de comercio de su respectivo domicilio.
Contrato no. 1
Contrato no. 2
Contrato no. 3
Multa no. 1.
Multa no. 2.
Sanciones no. 1
Sanciones no. 2
1.2.5.1.3. Estructura del archivo 1.2.5.1.3.1. Formato del encabezado El encabezado del archivo viene en el elemento “encabezado” y contiene los siguientes datos, todos de carácter obligatorio:
1.2.5.1.3.2. Formato de contratos Por cada contrato que se reporte deberá enviarse un elemento denominado “contrato” que contiene los siguientes datos:
a) El “numeroContrato” es la llave de acceso y almacenamiento. Por lo tanto cuando se reporten modificaciones a un contrato deberá hacerse referencia en FORMA EXACTA al contrato reportado originalmente. Se determinará que hay una inconsistencia en el reporte cuando enviado un “indicadorEnvio” en 1 o 2 el contrato no hubiere sido reportado previamente como nuevo.
b) Dado que el “numeroContrato” es la llave de acceso y almacenamiento. El primer reporte que se haga de un contrato en particular deberá indicar claramente en “indicadorEnvio” que es 0 (Nuevo reporte). Si un registro tipo “contrato” que se reporte como “indicadorEnvio” en 0 hace referencia a un contrato enviado previamente, se determinará que hay una inconsistencia y el reporte no será recibido.
c) La “fechaTerminacion” deberá ser reportada cuando la ejecución del contrato hubiere terminado.
d) La “fechaLiquidacion” solo deberá ser enviada cuando el contrato se hubiere liquidado en forma definitiva. Debe concordar con la fecha del acto o acta de liquidación.
e) En caso de contratos adjudicados a Consorcios o Uniones Temporales, se deberán incluir tantos registros tipo “Contrato” como proponentes hagan parte del consorcio o unión temporal, teniendo en cuenta el porcentaje de participación de cada uno de ellos al momento de indicar el valor del contrato y el valor pagado.
f) Todos los contratos que se envíen en un reporte deberán estar enmarcados en un tag maestro denominado <contratos>
1.2.5.1.3.3. Formato de Multa Por cada multa que se reporte deberá enviarse un elemento denominado “multa” que contiene los siguientes datos:
En caso de requerirse la eliminación de una multa, deberá enviarse un registro tipo “multa” en el cual se identifique claramente el número del contrato, el NIT o cédula de ciudadanía del proponente, el nombre del proponente y el número del acto administrativo a través del cual se impuso la multa a eliminar; igualmente en el campo indicador de envío deberá informarse el número “2” y en el campo Observaciones deberá describirse el motivo por el cual se hace la eliminación.
Cuando la multa se encuentre en estado de “Suspensión temporal” o “Revocada” o “anulada” no deberá ser certificada ni tenida en cuenta para la declaración de inhabilidad estipulada en el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011.
Cuando la multa se encuentre en estado “En firme” o “Confirmada”, se debe certificar y será tenida en cuenta para el cálculo de la inhabilidad por incumplimiento de que trata el artículo 90 de Ley 1474 de 2011.
Todos las multas que se envíen en un reporte deberán estar enmarcados en un tag maestro denominado <multas>
1.2.5.1.3.4. Formato de sanción Por cada sanción QUE NO TENGA EL CARÁCTER DE INCUMPLIMIENTO que se reporte deberá enviarse un elemento denominado “sanción” que contiene los siguientes datos:
En caso de requerirse la eliminación de una sanción, deberá enviarse un registro tipo “sancion” en el cual se identifique claramente el número del contrato, el NIT o Cédula de Ciudadanía del proponente, el nombre del proponente y el número del acto administrativo a través del cual se impuso la sanción a eliminar; igualmente en el campo indicador de envío deberá informarse el número “2” y en el campo Observaciones deberá describirse el motivo por el cual se hace la eliminación.
En todo caso, cuando la sanción se encuentre en estado de “Suspensión temporal” o “Revocada”, o “anulada” no deberá ser certificada ni tenida en cuenta para la declaración de inhabilidad estipulada en el artículo 90 de la Ley 1474 de 2011.
Cuando la sanción se encuentre en estado “En firme” o “Confirmada”, se debe certificar y si la sanción tiene características de incumplimiento, será tenido en cuenta para el cálculo de la inhabilidad por incumplimiento reiterado de que trata el artículo 90 de Ley 1474 de 2011.
Todos las sanciones que se envíen en un reporte deberán estar enmarcados en un tag maestro denominado <sanciones>
noviembre 28, 2007 — Oficio 97256 de 28-11-2007
agosto 31, 2010 — Circular Externa 430-000003 de 31-08-2010
diciembre 21, 2012 — Decreto 2677 de 21-12-2012
diciembre 9, 2011 — Concepto 095947 de 09-12-2011
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