Source: https://interpretacje-podatkowe.org/przechowywanie/1462-ippp2-4512-92-2017-1-kom
Timestamp: 2017-09-24 01:18:43+00:00
Document Index: 21915376

Matched Legal Cases: ['art. 13', 'art. 14', 'art. 223', 'art. 106', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 106', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 112', 'Art. 112', 'Art. 112', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 70', 'Art. 70', 'art. 106', 'art. 106', 'art. 106', 'art. 106', 'art. 106', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 106', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 86', 'art. 86', 'art. 86', 'art. 86', 'art. 88', 'art. 88', 'art. 106', 'art. 88', 'art. 15', 'art. 106', 'art. 86', 'art. 15', 'art. 114', 'art. 119', 'art. 120', 'art. 124']

W zakresie przechowywania faktur otrzymanych papierowo i elektronicznie zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej przechowywanych jedynie w formie elektronicznej
1462-IPPP2.4512.92.2017.1.KOMinterpretacja indywidualna
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej 22 marca 2017 r.
Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) oraz art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. – Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2016 r., poz. 1948, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 8 lutego 2017 r. (data wpływu 13 lutego 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur otrzymanych papierowo i elektronicznie zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej przechowywanych jedynie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.
W dniu 13 lutego 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur otrzymanych papierowo i elektronicznie zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej przechowywanych jedynie w formie elektronicznej.
X GmbH (dalej: Spółka) posiada siedzibę w Niemczech i prowadzi działalność w zakresie sprzedaży hurtowej sprzętu elektronicznego i telekomunikacyjnego oraz części do niego.
Spółka jest zarejestrowana w Polsce na potrzeby podatku od towarów i usług jako czynny podatnik VAT.
Obecnie Spółka otrzymuje od swoich kontrahentów faktury w formie papierowej.
Wszelka dokumentacja związana z rozliczeniami podatku VAT w Polsce (m.in. deklaracje VAT, informacje podsumowujące VAT-UE) sporządzana jest przez pełnomocnika Spółki (dalej: Pełnomocnik) po dostarczeniu przez Spółkę wymaganych dokumentów i informacji dotyczących przeprowadzonych transakcji.
Podczas procesu rejestracji na potrzeby podatku VAT w Polsce, siedziba Pełnomocnika została wskazana we właściwym dla Spółki Urzędzie Skarbowym jako miejsce przechowywania wszelkich dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT w Polsce przez Spółkę.
Spółka wystawia faktury w formie papierowej lub elektronicznej (PDF).
Obecnie faktury otrzymane oraz wystawione w formie papierowej są skanowane przez Spółkę oraz przesyłane przy wykorzystaniu poczty e-mail (w formacie PDF) Pełnomocnikowi na potrzeby sporządzenia deklaracji VAT.
Faktury papierowe Spółka przesyła Pełnomocnikowi pocztą, a Pełnomocnik przechowuje je w swoim archiwum, do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W celu minimalizacji kosztów związanych z przesyłaniem papierowych faktur do Pełnomocnika oraz archiwizacją w formie papierowej faktur, Spółka planuje zmianę sposobu przechowywania faktur i stosowanie wyłącznie elektronicznego obiegu takich dokumentów (dalej: elektroniczny obieg dokumentów).
Spółka nie wyklucza, że w przyszłości będzie od swoich kontrahentów otrzymywać faktury również w elektronicznej, lub wyłącznie w formie elektronicznej.
W zakresie faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, Spółka udzieli akceptacji na stosowanie faktur elektronicznych w odniesieniu do każdego dostawcy.
Faktury otrzymane w formie elektronicznej będą przechowywane zgodnie z procedurą przewidzianą dla elektronicznego obiegu dokumentów.
Procedura przesyłania i przechowywania faktur w ramach elektronicznego obiegu dokumentów będzie wyglądała następująco:
Faktury papierowe otrzymane od dostawców oraz wystawione przez Spółkę będą skanowane przez Spółkę do formatu PDF lub innego nieedytowalnego formatu przy wykorzystaniu sprzętu (skanera) zapewniającego wysoką jakość skanu i czytelność - wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej.
Zeskanowane faktury w formacie PDF (dalej: e-faktury) będą księgowane w systemie Spółki.
W systemie księgowym odnotowana będzie data wpływu faktury do Spółki (w przypadku faktur zakupowych).
Tylko upoważniona grupa pracowników Spółki będzie miała dostęp do faktur i będzie mogła je wyświetlić.
Żaden z pracowników Spółki nie będzie miał możliwości ingerencji w treść e-faktur ani zmiany danych w nich zawartych.
Każdej e-fakturze zostanie nadany unikalny numer wewnętrzny (tzw. numer księgowy lub numer faktury), za pomocą którego uprawniona do podglądu danej faktury osoba będzie mogła szybko odszukać daną e-fakturę.
E-faktury będą podlegały podstawowej weryfikacji przez wyznaczonych pracowników Spółki pod kątem danych, które się w nich znajdują, tj. specyfikacji produktów - masy, ilości, ceny, wartości, danych dot. nabywcy i dostawcy. Informacje te będą porównywane z danymi wskazanymi w zamówieniu.
Weryfikacja taka pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną e-fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Po weryfikacji e-faktury będą wysyłane do Pełnomocnika na oznaczone adresy e-mail Pełnomocnika lub osób przez niego wskazanych, na potrzeby przygotowania deklaracji VAT dla Spółki.
E-faktury będą archiwizowane na serwerach wykorzystywanych przez Pełnomocnika w specjalnie przeznaczonych do tego folderach z podziałem na okresy rozliczeniowe (tj. w folderze dot. rozliczenia za okres, w którym dana e-faktura została wykazana dla potrzeb rozliczenia podatku VAT). Taki sposób przechowywania zapewni łatwe i szybkie odszukanie e-faktur.
Dostęp do danego folderu i elektronicznych dokumentów w nim zawartych będą mieli tylko Pełnomocnik lub osoby przez niego upoważnione (dalej: Pracownicy), którzy zajmują się przygotowywaniem deklaracji VAT Spółki.
Pracownicy będą mieli możliwość podglądu skanu i jego wydruku w razie potrzeby, nie będą mieli jednak żadnej możliwości ingerencji w treść faktury, ani zmiany danych w niej zawartych.
Otrzymanych/wystawionych faktur papierowych Spółka po zeskanowaniu nie będzie już wysyłać Pełnomocnikowi pocztą w formacie papierowym. Faktury te, po zeskanowaniu, zostaną zniszczone przez Spółkę (z wyłączeniem faktur otrzymywanych w formie elektronicznej).
Powyżej opisana procedura będzie miała zastosowanie również w przypadku, gdy Spółka będzie otrzymywała/wystawiała faktury w formacie elektronicznym.
Dodatkowo przy tego typu fakturach procedura zakłada, że:
Faktury elektroniczne w formacie PDF lub innym nieedytowalnym formacie (dalej: faktury elektroniczne) będą przesyłane od/do dostawców (wskazani i oznaczeni pracownicy dostawców) na/z określone adresy e-mail upoważnionych pracowników dostawcy/Spółki.
W systemie Spółki, w którym księgowane będą faktury elektroniczne odnotowana zostanie data wpływu faktur na e-mail Spółki - jako data odbioru faktury - niezbędna do określenia momentu powstania prawa do odliczenia VAT (w przypadku faktur zakupowych).
Spółka będzie miała możliwość każdorazowej weryfikacji adresu e-mail osoby, od której otrzyma fakturę elektroniczną, w imieniu dostawcy.
Poza e-fakturami oraz fakturami elektronicznymi (dalej razem: Faktury) Spółka będzie przesyłała elektronicznie za pomocą poczty e-mail Pełnomocnikowi również inne dokumenty w formie elektronicznej (dokumenty CMR, delivery notes), które będą archiwizowane razem z Fakturami, do których się odnoszą.
Wszystkie przechowywane Faktury będą miały formę elektroniczną i będą zawierały elementy wymagane przepisami ustawy o VAT, w szczególności dane wymagane dla uznania dokumentu za fakturę dla potrzeb VAT.
Wszystkie Faktury Spółki będą archiwizowane przez Pełnomocnika wyłącznie w sposób elektroniczny do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego na serwerach wykorzystywanych przez Pełnomocnika.
Na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, Pełnomocnik będzie mógł wydrukować Faktury oraz zapisać je na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści Faktur (format PDF uniemożliwia edycję obrazu faktur) lub udostępnić je organom podatkowym w inny sposób wymagany przepisami.
Wszystkie Faktury otrzymane przez Spółkę dokumentują nabycie towarów oraz usług, które będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT przez Spółkę (dotyczy faktur zakupowych).
Czy opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność Faktur?
Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych Faktur przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym w zdarzeniu przyszłym?
Opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność Faktur.
Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych Faktur przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów opisanym w zdarzeniu przyszłym.
Przepisy art. 112 oraz 112a ustawy z dnia 11 marca 2014 r o podatku od towarów i usług (Dz. U.2016.710 j.t.), dalej: Ustawa o VAT, zawierają następujące warunki dotyczące sposobu przechowywania dokumentów, cyt.:
„ Art. 112. Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszelkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (...).
Art. 112a. Podatnicy przechowują:
4. Podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.”
Przepisy ustawy o VAT nie precyzują jakiej formy (papierowej czy elektronicznej) przechowywania dokumentów dotyczą powyższe warunki. Nie wskazują również żadnych szczegółowych zasad dla faktur przechowywanych elektronicznie, z wyjątkiem sytuacji przechowywania faktur elektronicznie poza terytorium kraju.
Oznacza to, że powyższe warunki dotyczące przechowywania faktur muszą być spełnione zarówno w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie papierowej jak i elektronicznej.
W świetle powyższych przepisów, aby uznać, że faktury elektroniczne są przechowywane w sposób zgodny z treścią przepisów art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT następujące warunki dotyczące sposobu przechowywania faktur elektronicznych powinny być spełnione łącznie:
podatnicy przechowują faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Zgodnie bowiem z przepisem art. 70 § 1 ustawy z dnia z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U.2015.613 j.t.) dalej: Ordynacja podatkowa, cyt:
„ Art. 70 § 1 Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.”
podatnicy przechowują wystawione oraz otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,
podatnicy zapewniają autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania,
podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju przechowują faktury na terytorium kraju,
podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostęp on-line do tych faktur - jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju,
podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych elektronicznie, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.
Zdaniem Spółki opisana w zdarzeniu przyszłym procedura elektronicznego obiegu dokumentów spełnia wskazane powyżej warunki, które są w przypadku Spółki wymagane.
Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, wszystkie Faktury będą archiwizowane na serwerach wykorzystywanych przez Pełnomocnika, przez okres wymagany przepisami prawa.
Ponadto, system informatyczny stosowany przez Pełnomocnika przeprowadza zapis wszystkich folderów, w których przechowywane będą Faktury, poprzez tworzenie kopii zapasowych, co zagwarantuje, że wszystkie Faktury przechowywane na serwerze Pełnomocnika zostaną zachowane do upływu okresu przedawnienia.
Należy zatem uznać, że warunek dotyczący okresu przechowywania dokumentów zostanie przez Spółkę spełniony.
Faktury będą przechowywane u Pełnomocnika wyłącznie w formie elektronicznej, w nieedytowalnym formacie PDF, w podziale na okresy rozliczeniowe, których dana Faktura dotyczy, w sposób zapewniający łatwe odszukanie konkretnej Faktury gwarantowane przez wykorzystanie osobnych folderów i oznaczeń dokumentów.
Każda zeskanowana oraz elektroniczna faktura będzie otrzymywać unikalny numer wewnętrzny (tzw. numer księgowy lub nr faktury), za pomocą którego uprawniona do podglądu danej faktury osoba będzie mogła szybko odszukać daną fakturę.
W świetle powyższego należy uznać, iż opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów spełnia warunki dot. przechowywania Faktur:
w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie.
Zgodnie z przepisem art. 106m ust. 2 i 3 ustawy o VAT:
autentyczność pochodzenia faktury oznacza pewność co do tożsamości dostawcy albo wystawcy faktury,
integralność treści faktury to pewność co do faktu, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.
Przepisy ustawy o VAT nie wskazują natomiast co należy rozumieć przez czytelność faktury. Zgodnie natomiast z potocznym rozumieniem pojęcia „czytelny” wskazanym w słowniku języka polskiego słowo to oznacza:
«łatwy do odczytania», 2. «zrozumiały» (sjp.pwn.pl/szukaj/czytelny).
W świetle powyższego czytelność faktury oznacza możliwość zrozumiałego odczytania wszystkich danych zawartych na fakturze.
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (art. 106m ust. 1 ustawy o VAT). Przepisy ustawy o VAT nie wskazują precyzyjnie, w jaki sposób podatnik ma zagwarantować spełnienie tych warunków. Przepisy wskazują jedynie, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT). W przypadku faktur elektronicznych przepisy ustawy o VAT zawierają również przykładowe metody, z których podatnik może w tym zakresie skorzystać. Są to m.in. wykorzystanie bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz elektronicznej wymiany danych (art. 106m ust. 5 ustawy o VAT).
Za kontrole biznesowe można uznać takie rozwiązania biznesowe, które dają możliwość powiązania wystawionej/otrzymanej faktury z dokonaną dostawą w dowolny sposobów, np. poprzez posiadanie przez podatnika dokumentów takich jak umowa, zamówienie, dokumenty transportowe, które towarzyszą dokonywanym transakcjom, oraz wprowadzenie procedur i dyscyplin służbowych w tym zakresie. Kontrole biznesowe powinny być dostosowane do indywidualnych warunków poszczególnych podatników. Za wiarygodną ścieżkę audytu należy natomiast uznać łatwy i przejrzysty sposób powiązania posiadanych przez podatnika dokumentów z dokonaną transakcją, który potwierdza fakt, że dana dostawa miała miejsce na warunkach określonych w dokumentacji.
Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego, w przypadku elektronicznego obiegu dokumentów:
każdorazowo Spółka będzie miała pewność co do podmiotu, od którego otrzymała lub któremu przesłała fakturę elektroniczną. Będzie mogła zweryfikować ten fakt poprzez sprawdzenie, czy faktura elektroniczna została wysłana z adresu/na adres e-mail należącego/cy do dostawcy/nabywcy oraz czy została przesłana przez osobę upoważnioną do przesyłania faktur elektronicznych,
otrzymane/wystawione Faktury będą weryfikowane przez wyznaczone osoby w Spółce oraz u Pełnomocnika, pod kątem prawidłowości danych dostawcy/nabywcy usług lub towarów oraz zgodności specyfikacji towaru/usługi wskazanej na Fakturze z danymi na zamówieniu - co pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną Fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług - Spółka ma pewność co do tożsamości dostawcy,
Spółka będzie wysyłać Pełnomocnikowi Faktury na wyznaczone adresy e-mail, do których dostęp mają tylko wskazane osoby. Krąg osób zarówno w Spółce, jak i u Pełnomocnika mających dostęp do przechowanych Faktur w formie elektronicznej będzie zatem ograniczony,
system specjalnych folderów na serwerach Pełnomocnika poprzez ograniczenia w dostępie oraz poziomie uprawnień zapewniać będzie wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz dokumentów, które są w nich przechowywane,
stosowany przez Spółkę nieedytowalny format PDF uniemożliwia modyfikację informacji na Fakturach, co gwarantuje niezmienność i integralność treści zawartych na Fakturach. Format PDF (skan) prezentuje treść e-faktury w postaci niezmienionej wobec tej utworzonej przez wystawcę, zapewniając jednocześnie czytelność obrazu e-faktury, w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie na każdym systemie komputerowym,
czytelność e-faktur zostanie zaś zapewniona poprzez wykorzystywanie wysokiej jakości skanera do skanowania faktur gwarantującego wysoką jakość obrazu,
przechowywanie otrzymanych/wystawionych w wersji papierowej faktur wyłącznie w formacie elektronicznym poprzez zeskanowanie faktury zapobiega utracie czytelności faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.
Wskazana powyżej procedura elektronicznego obiegu dokumentów, którą Spółka wprowadzi, gwarantująca m.in.:
autoryzację dostępu do przechowywanych Faktur,
dostęp do Faktur ograniczonej grupy osób z odpowiednim poziomem uprawnień,
ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu, tj. prześledzenie faktycznego przebiegu transakcji poprzez połączenie dodatkowych dokumentów z Fakturami,
stosowanie w elektronicznym fakturowaniu nieedytowalnego i czytelnego formatu PDF,
- pozwoli Spółce zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność Faktur zgodnie z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.
Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, Spółka posiada siedzibę działalności gospodarczej poza terytorium kraju, tj. w Niemczech.
Jako podmiot zagraniczny Spółka nie ma obowiązku przechowywać dokumentów w Polsce, a w konsekwencji nie musi spełniać przedmiotowego warunku dotyczącego miejsca przechowywania Faktur.
Jak wynika z opisu zdarzenia przyszłego, serwery wykorzystywane przez Pełnomocnika, na których dokumenty będą przechowywane znajdują się w Polsce.
W związku z powyższym, Spółka nie ma obowiązku spełniać warunku dot. zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej dostęp on-line do Faktur.
W razie konieczności (na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami), przedstawiciele organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej będą mieli możliwość dostępu do Faktury, wydrukowania jej oraz zapisania (pobrania) plików zawierających obraz Faktury na elektronicznym nośniku danych, w granicach umożliwiających zachowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści Faktur (format PDF uniemożliwia edycję obrazu faktur).
W świetle powyższego należy uznać, że warunek zapewnienia dostępu organom podatkowym oraz organowym kontroli skarbowej do Faktur będzie spełniony w ramach wprowadzonej przez Spółkę procedury elektronicznego obiegu dokumentów.
Powyższe stanowisko w zakresie uznania procedury gwarantującej autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur w podobnych do Spółki stanach faktycznych potwierdza jednolita linia interpretacyjna Ministra Finansów, przykładowo:
interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 grudnia 2016 r. sygn. 3063-ILPP1-3.4512.133.2016.1.JNa, cyt.:
„Procedura przechowywania obejmowała będzie przesłanie w formacie PDF Zeskanowanych dokumentów do usługodawcy, który wprowadzi je do systemu DFM Wnioskodawcy (wraz z kluczowymi informacjami stanowiącymi „metrykę” np. nazwa kontrahenta, numer faktury, data sprzedaży, data dokumentu, etc.). Następnie wprowadzone do systemu DFM Zeskanowane dokumenty poddane zostaną, określonym przez Wnioskodawcę, procedurom weryfikacji a zatwierdzenie Skanu równoznaczne będzie z zaksięgowaniem i ujęciem dokumentu w stosowanym przez Spółkę systemie finansowo-księgowym SAP. Odpowiedzialni będą za to wyznaczeni pracownicy Wnioskodawcy: Zeskanowane dokumenty będą przechowywane w formacie PDF, przy czym dla każdego Skanu zostanie nadany numer, umieszczony również w treści pliku PDF, odpowiadający numerowi transakcji ujętej w systemie SAP. Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Po zeskanowaniu faktur papierowych i zarchiwizowaniu wersji elektronicznej w systemie informatycznym, papierowe wersje faktur będą niszczone (...) Te same procedury będą miały zastosowanie do faktur otrzymanych od kontrahentów w formie elektronicznej (...) Zatem przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania ich w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie elektronicznej oraz faktur otrzymanych w formie papierowej- w sposób opisany przez Wnioskodawcę (...) będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.”
interpretacja Ministra Finansów wydana za pośrednictwem Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 8 września 2016 r. sygn. IBPP2/4512-402/16-1/ICz, cyt.:
„Przesyłane przez Sprzedawców faktury w formie papierowej są opatrywane datą otrzymania, a następnie skanowane, przy czym zachowana jest odpowiednia jakość skanu (...). Skan faktury jest wprowadzany do systemu księgowego Spółki wraz z określonymi danymi odnoszącymi się do dokumentu oraz związanego z nim zamówienia, takimi, jak w szczególności: data faktury (...). Sposób przechowywania faktur papierowych w postaci skanów ma na celu wyłączenie możliwości edycji treści zeskanowanego dokumentu. Po ich zeskanowaniu faktury są w niezmienionej formie archiwizowane w Systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu mogą być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe (...) Przechowywanie faktur w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę (...) jest zgodne z powyższymi przepisami.”
Mając na uwadze wskazane powyżej przepisy ustawy o VAT, uzasadnienie oraz stanowisko Ministra Finansów należy uznać, że opisany w zdarzeniu przyszłym elektroniczny obieg dokumentów jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność Faktur.
W myśl art. 86 ust. 1 ustawy o VAT podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z tytułu nabycia towarów lub usług w zakresie, w jakim są one wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.
Kwotę podatku VAT naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikająca z otrzymanych przez podatnika faktur, dokumentujących nabycie przez niego towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a).
Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, cyt.:
„Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.”
Zgodnie z przepisem art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, cyt.:
ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.”
Zgodnie z powołanymi powyżej przepisami prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego powstaje zasadniczo w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy dla danej transakcji, pod warunkiem że nabywca otrzymał fakturę.
Ponadto, przepis art. 88 ustawy o VAT wskazują czynności/faktury, w stosunku do których podatnikowi nie przysługuje prawo od odliczenia naliczonego podatku VAT.
W świetle powyższych przepisów, podatnik jest uprawniony do odliczenia podatku VAT naliczonego, jeżeli następujące warunki zostaną spełnione łącznie:
nabyte towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania działalności opodatkowanych VAT,
w odniesieniu do nabytych towarów lub usług powstał po stronie sprzedawcy obowiązek podatkowy,
nabywca posiada fakturę dokumentującą nabycie przedmiotowych towarów lub usług,
czynność/faktura nie została wskazana w przepisie art. 88 ustawy o VAT.
Z powyższych przepisów wynika, że ustawodawca nie różnicuje prawa do odliczenia ze względu na typ otrzymanej przez nabywcę faktury lub też od sposobu przechowywania przez niego faktur.
Należy zatem uznać, iż faktury przechowywane w formie elektronicznej dają podatnikowi pełne prawo do odliczenia wykazanego na nich podatku VAT, o ile spełnione są powyższe warunki.
Mając na uwadze, że w opisanym zdarzeniu przyszłym:
faktury otrzymane w formie elektronicznej lub papierowej dokumentują nabycie towarów i usług, które będą przez Spółkę wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT,
w systemie księgowym Spółki zostanie odnotowana i zachowana informacja dotycząca daty wpływu do Spółki e-faktury w formie papierowej lub w formie elektronicznej (data wpływu elektronicznej faktury na adres e-mail pracowników Spółki przesłanych od dostawców),
elektroniczny obieg dokumentów, zapewnia spełnienie warunków określonych w art. 106m ustawy o VAT w stosunku do wszystkich archiwizowanych dokumentów, w szczególności autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur,
faktury otrzymane w formie elektronicznej lub papierowej nie należą do kategorii dokumentów wymienionych w przepisie art. 88 ustawy o VAT,
-Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie otrzymanych Faktur przechowywanych zgodnie z elektronicznym obiegiem dokumentów.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
Jak stanowi art. 106m ust. 5 ustawy – poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.
Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca posiadający siedzibę w Niemczech i prowadzący działalność w zakresie sprzedaży hurtowej sprzętu elektronicznego i telekomunikacyjnego oraz części do niego jest zarejestrowany w Polsce na potrzeby podatku od towarów i usług jako czynny podatnik VAT i obecnie otrzymuje od swoich kontrahentów faktury w formie papierowej. Wszelka dokumentacja związana z rozliczeniami podatku VAT w Polsce (m.in. deklaracje VAT, informacje podsumowujące VAT-UE) sporządzana jest przez Pełnomocnika Wnioskodawcy po dostarczeniu przez Wnioskodawcę wymaganych dokumentów i informacji dotyczących przeprowadzonych transakcji. Siedziba Pełnomocnika została wskazana we właściwym dla Wnioskodawcy Urzędzie Skarbowym jako miejsce przechowywania wszelkich dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT w Polsce przez Wnioskodawcę.
Wnioskodawca wystawia faktury w formie papierowej lub elektronicznej (jako PDF).
W celu minimalizacji kosztów Wnioskodawca planuje zmianę sposobu przechowywania faktur i stosowanie wyłącznie elektronicznego obiegu takich dokumentów oraz nie wyklucza, że w przyszłości będzie od swoich kontrahentów otrzymywać faktury również w elektronicznej, lub wyłącznie w formie elektronicznej.
Wnioskodawca udzieli akceptacji na stosowanie faktur elektronicznych w odniesieniu do każdego dostawcy. Faktury otrzymane w formie elektronicznej będą przechowywane zgodnie z procedurą przewidzianą dla elektronicznego obiegu dokumentów.
Zastosowany przez Wnioskodawcę system przechowywania dokumentów w formie elektronicznej zachowywał będzie taką samą autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej.
Wnioskodawca umożliwi zarówno w postaci wydrukowanej, jak i elektronicznej bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich natychmiastowy pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Zapewni to organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej bezzwłoczny dostęp i wgląd do zeskanowanych dokumentów.
Wszystkie przechowywane Faktury będą miały formę elektroniczną i będą zawierały elementy wymagane przepisami ustawy o VAT, w szczególności dane wymagane dla uznania dokumentu za fakturę dla potrzeb VAT, wszystkie Faktury będą archiwizowane przez Pełnomocnika wyłącznie w sposób elektroniczny do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego na serwerach wykorzystywanych przez Pełnomocnika.
Poza e-fakturami oraz fakturami elektronicznymi Spółka będzie przesyłała elektronicznie za pomocą poczty e-mail Pełnomocnikowi również inne dokumenty w formie elektronicznej (dokumenty CMR, delivery notes), które będą archiwizowane razem z Fakturami, do których się odnoszą.
Z uwagi na przedstawione okoliczności sprawy należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie elektronicznej oraz faktur otrzymanych w formie papierowej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.
Wskazać należy natomiast, że do przechowywania w formie elektronicznej dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie (a więc dokumentów typu dokumenty CMR, delivery notes), nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.
W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z zeskanowanych dokumentów oraz faktur otrzymanych w formie elektronicznej dokumentujących zakup towarów i usług, jeżeli będą one przechowywane w formie elektronicznej, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury dokumentujące zakupy, przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur – będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a jak wskazał Wnioskodawca wszystkie otrzymane faktury dokumentują nabycie towarów oraz usług, które będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT przez Wnioskodawcę.
W konsekwencji, fakt zutylizowania papierowych wersji faktur, które zostaną objęte opisanym systemem archiwizacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia podatku VAT z nich wynikającego. Zatem Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie VAT) wynikającego z zeskanowanych faktur oraz faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, przechowywanych jedynie w formie elektronicznej, zgodnie z opisaną we wniosku procedurą.
Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 i 2 należy uznać za prawidłowe.
2461-IBPP2.4512.1006.2016.2.AZe | Interpretacja indywidualna
0112-KDIL2-1.4012.26.2017.1.AS | Interpretacja indywidualna
1462-IPPP3.4512.699.2016.2.RD | Interpretacja indywidualna
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Przechowywanie > 1462-IPPP2.4512.92.2017.1.KOM