Source: https://www.forum-nieruchomosci.pl/archiwizacja_dokumentow_biurze_obrotu_nieruchomosciami_forum_9-100.html
Timestamp: 2019-03-20 22:32:38+00:00
Document Index: 2846997

Matched Legal Cases: ['art 118', 'art 71', 'Art 118', 'Art. 8', 'Art. 9', 'Art. 2', 'art. 10']

archiwizacja dokumentów w biurze obrotu nieruchomościami - Forum nieruchomości
Post autor: Małgosia » 21 paź 2005, 11:02
Ponieważ zwrócono się do mnie z prośbą o poruszenie tego tematu na forum, w zwiazku z tym proszę o opinie jak taka archiwizacja dokumentów w biurze pośrednika wygląda to w praktyce, jak długo pośrednik musi dokumenty dotyczące przeprowadzonych transakcji przchowywać (terminy są pewnie ściśle określone w zależności od celu tej archiwizacji, a to pewnie regulują konkretne ustawy), na potrzeby jakich instytucji taką archiwizację się prowadzi? Z góry dziękuję w imieniu wszystkich zainteresowanych.
Post autor: imported_W » 24 paź 2005, 15:24
Dokumenty te stanowią podstawę do obliczania należnych podatków itd. dlatego należy je przechowywać conajmniej przez okres pełnych 5 lat. Proszę jednak pamiętać, iż pośrednik w obrocie nieruchomościami jest zobowiązany do zgłoszenia swojej bazy danych do GIODO Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. W zgłoszeniu tym powinno być szczegółowo opisane w jaki sposób osoba odpowiedzialna te dane archiwizuje itd.
Miło byłoby gdyby ktoś podał wzór takiego zgłoszenia - na pewno z pożytkiem dla wszystkich.
Post autor: galined » 24 paź 2005, 19:35
Problem jest ciekawy i brak jest jednoznacznego stanowiska wśród praktykujących pośredników .
Stąd zapewne brak komentarzy.
Moim zdaniem, oprócz dokumentów archiwizowanych dla potrzeb rozliczeń z fiskusem, należałoby (chyba ?) po zrealizowaniu umowy pośrednictwa archiwizować przez pewien okres dokumenty potwierdzajace działania podejmowane przez pośrednika w celu zrealizowania umowy.
Takie dokumenty mogą być przydatne w razie ewentualnych roszczeń , zgłaszanych w przyszłości i związanych z realizacją umowy, np gdyby zarzucono pośrednikowi/przedsiębiorcy brak szczególnej staranności w realizacji zobowiązań przyjętych w umowie pośrednictwa i wynikłą z tego szkodę dla klienta.
Jak wiadomo kwestię roszczeń i ich przedawnienia reguluje Kodeks Cywilny - w odniesieniu do roszczeń związanych z działalnością gospodarczą okres przedawnienia wynosi 3 lata i moim zdaniem przez co najmniej taki okres dokumenty takie należałoby mieć w archiwum biura.
Pozostaje jeszcze kwestia ochrony danych osobowych klienta będącego stroną umowy o pośrednictwo bowiem ustawa pozwala na ich przetwarzanie jesli jest to niezbędne do realizacji umowy - a tutaj rozwazamy okres gdy umowa została już zrealizowana. Jest zatem watpliwość czy archiwizując dokumenty zawierajace dane osobowe klienta już po wykonaniu umowy jest się w zgodzie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych ?
Może ktoś doświadczony w tych kwestiach wypowie się na forum ?
Może jakiś prawnik ?
[ [i:5d8fba5543][b:5d8fba5543]Dodano[/b:5d8fba5543]: 27-10-05, 13:39[/i:5d8fba5543] ]
No... czuję się mocno zawiedziony, że nikt nie chce podzielić się swoim doświadczeniem i wiedzą na temat archiwizacja dokumentów ...
Przyłączam się do prośby Małgosi o opinie na ten temat.
Rejestracja: 02 paź 2005, 13:14
Post autor: simonaa » 27 paź 2005, 15:36
Mam pytanie dotyczące symulacji transakcji i jej ostatniego punktu, mianowicie archiwizacji dokumentów. co tam trzeba dokładnie napisac? czy ktos moglby mi pomoc? czy sa juz dostepne gdzies taki symulacje?
Rejestracja: 22 gru 2005, 17:01
Post autor: speedy » 10 maja 2006, 15:02
nie jestem jeszcze posrednikiem ale uwazam ze powinno sie dokumenty trzymac 10 lat poniewaz tyle czasu ma klient na ewentualne roszczenia w stosunku do posrednika za nienalezyte wykonanie pracy takie dokumenty moga sie przydac przy ewentualnym sporze
Post autor: Agula » 11 maja 2006, 9:38
no wlasnie jakie terminy archiwizacji?
Pisze symulacje i wlasnie na tym sie "zawiesilam"
http://forum.w.nieruchomosci.pl/viewtopic.php?t=261
[ [i:ee84ca8429][b:ee84ca8429]Dodano[/b:ee84ca8429]: 12-05-06, 20:21[/i:ee84ca8429] ]
zasięgnęłam porady u fachowców na temat terminów archiwizacji:
- 10 lat - art 118 KC
- 5 lat - ustawa o rachunkowości, art 71-76
- przy archiwizacji należy też pamiętać o ustawie o ochronie danych osobowych
Post autor: judas » 07 cze 2006, 21:37
[quote:177f23c526="Agula"]
[/quote:177f23c526]
Tu wydaje mi się nie masz racji. Art 118 KC: ....dla roszczeń związanych z prowadzeniem DG - 3 lata.
Dodam obowiązek przechowywania dokumentów dla GIIF - rejestr transakcji i osób - 5 lat.
Post autor: Agula » 08 cze 2006, 8:24
....dla roszczeń związanych z prowadzeniem DG - 3 lata.
tak zgadzam sie, ale w tym artykule jest też: "jezeli przepis szczegolny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi lat 10" [/quote:b96f09540c]
Post autor: galined » 08 cze 2006, 13:59
[quote:1cf7fc40c8="judas"]
Dodam obowiązek przechowywania dokumentów dla GIIF - rejestr transakcji i osób - 5 lat.[/quote:1cf7fc40c8]
A ja się z tobą nie zgadzam i twierdzę że przedsiębiorca prowadzacy działalność w zakresie posrednictwa w obrocie nieruchomościami nie ma obowiazku prowadzenia rejestru transakcji i przechowywania go dla potrzeb GIIF.
Pozdrawiam, zachęcam do lektury ustawy
Post autor: judas » 10 cze 2006, 13:37
[quote:afd944b801="galined"]
Pozdrawiam, zachęcam do lektury ustawy[/quote:afd944b801]
A ja się z Tobą nie zgadzam i twierdzę, że pośrednik MA TAKI OBOWIąZEK.
Art. 8.3. "Instytucja obowiązana przyjmująca dyspozycję lub zlecenie klienta do przeprowadzenia transakcjii, której okoliczności wskazują, że wartości majątkowe mogą pochodzić z nielegalnych lub nieujawnionych żródeł, MA OBOWIąZEK zarejestrować taką transakcję, bez względu na jej wartość i charakter."
Art. 9.4. "Informacje objęte identyfikacją przechowywane są przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia w roku, w którym dokonano ostatniego zapisu związanego z transakcją."
Pozdrawiam, zachęcam do SZCZEGó
Post autor: galined » 11 cze 2006, 15:47
[quote:f3a27302b9]A ja się z Tobą nie zgadzam i twierdzę, że pośrednik MA TAKI OBOWIąZEK..[/quote:f3a27302b9]
I tutaj jesteś w błędzie, bowiem to co napisałeś dotyczy wyłącznie transakcji przeprowadzanych w specyficznych okolicznościach .
Z ciekawości zapytam - ile miałeś dotychczas takich transakcji , które spełniają podany przez ustawę warunek - obawiam się, że niewiele. Mało tego , jeśli byś znał te zagadnienia dogłebnie, to wiedziałbyś, że powszechnym problemem jest brak definicji która pozwoliłaby określić czy dana sytuacja upoważnia do wnioskowania , że środki pochodzą z takich źródeł jak wymienione w ustawie .
Czy jak kupujący przyjdzie podpisać umowę przedwstępną w dresach i z reklamówką pieniędzy to co , lecisz z tym do GIIF? czy też może masz swoją definicję źródeł lub wprost pytasz klienta o ich pochodzenie?
Powtarzam , co do zasady to, przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie pośrednictwa w obrocie nieruchomościami nie ma obowiązku prowadzenia rejestru transakcji i osób.
Chyba , że jesteś nadgorliwy i bardziej papieski niż sam papież i taki rejestr prowadzisz dla wszystkich klientów ale wtedy łamiesz ustawę o ochronie danych osobowych, która nie pozwala ci na przetwarzanie danych klientów po zrealizowaniu usługi.
Tak więc czytaj ustawy ale dodam , ze zrozumieniem bo inne nie ma sensu.
Post autor: judas » 11 cze 2006, 17:52
OK - w takim razie odpowiedz mi proszę na pytanie, jakie według Ciebie obowiązki ma pośrednik w stosunku do GIIF.
Post autor: galined » 12 cze 2006, 14:02
[quote:c3ebd9ef5d="judas"]OK - w takim razie odpowiedz mi proszę na pytanie, jakie według Ciebie obowiązki ma pośrednik w stosunku do GIIF.[/quote:c3ebd9ef5d]
Nie żartuj , to nie czas i miejsce na wykłady,ale powiem ,ze zakres obowiązków zależy od tego czy jesteś instytucją obowiązaną , tutaj przedsiębiorcą prowadzącym działalność w zakresie pośrednictwa w obrocie nieruchomościami , czy też pracownikiem zatrudnionym jako pośrednik. W obydwu przypadkach inny jest zakres obowiązków i inna odpowiedzialność .
Szczegóły poczytaj w ustawie.
Post autor: lajkonik » 17 lip 2006, 19:18
A czy ktoś pytał u samego źródła? w GIODO?
Post autor: roninra » 19 lis 2006, 0:16
[quote:b864285255="galined;828"]A ja się z tobą nie zgadzam i twierdzę że przedsiębiorca prowadzacy działalność w zakresie posrednictwa w obrocie nieruchomościami nie ma obowiazku prowadzenia rejestru transakcji i przechowywania go dla potrzeb GIIF[/quote:b864285255]
Oczywiście, że pośrednicy mają obowiązek zgłoszenia do GIIF. Ustawa wymienia pośredników expressis verbis jako instytucję zobowiązaną.
[i:b864285255]Art. 2. Ilekroć w ustawie jest mowa o:
1)instytucji obowiązanej - rozumie się przez to (...) przedsiębiorców prowadzących: (...) lub pośrednictwa w obrocie nieruchomościami [/i:b864285255]
Trzeba przesłać zgłoszenie w terminie 30 dni od podjęcia działalności (art. 10), a potem wraz z przesłaniem pierwszej karty transakcji należy dołączyć karte identyfikacyjną. Wzory dokumentów na stronie Ministerstwa Finansów.