Source: http://www.oic-ci.gc.ca/fra/rep-pub-spec_rep-rap_spec-quest-2007-2008-natural_resources_canada.aspx
Timestamp: 2018-09-20 14:25:21+00:00
Document Index: 191482197

Matched Legal Cases: ['art. 16', 'art. 69', 'art. 15', 'art. 16', 'art. 69', 'art. 15', 'art. 16', "l'article 9"]

»Rapports et publications»Rapports spéciaux au Parlement»Questionnaires»2007-2008»Ressources Naturelles Canada
Médias 84
Organismes 132
Courante Demandes liées aux services d’aide temporaire et aux contrats 34
Délicate Toutes les autres demandes de communication 332
Seules les demandes de communication portant sur les services d'aide temporaire et des renseignements personnels sont classées dans la catégorie Courante.
3.1 – En moyenne, votre institution prend combien de temps pour rendre une décision finale concernant une demande de communication en vertu de laLoi ? (c.-à-d. le temps écoulé entre le moment où la demande de communication a été reçue et la décision finale de l’institution relativement à la communication de l’information demandée)
Au cours du dernier exercice, les demandes étaient fermées en moyenne 88 jours après avoir été reçues.
Nombre de demandes reçues pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008) 366
Nombre de demandes traitées pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008) 343
Nombre de pages examinées 70 982
Nombre de pages communiquées en partie 44 428 pages communiquées en totalité ou en partie
Renseignements supplémentaires fournis au CI le 11 septembre 2008 :
2005-2006 : 59 205 pages
2006-2007 : 82 683 pages.
Tous les documents ont été communiqués 59
Rien n’a été communiqué (documents exemptés) 2
Il n’existe pas de document 43
Demandes abandonnées par le demandeur 27
Demandes traitées de façon officieuse
Total des demandes traitées 343
Demandes reportées 76
Demandes transférées dans les 15 jours 0
Total des demandes transférées 0
Transferts refusés Aucune demande transférée
Nombre de consultations reçues 122
Nombre de pages à examiner 4 070
(Cette question concerne l’Agence des services frontaliers du Canada et la Gendarmerie royale du Canada seulement) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16)
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen consacré à l’examen des pages reçues pour fins de consultations 17 jours
Nombre de consultations envoyées 505 consultations ont été envoyées pour toutes les demandes reçues au cours de l'exercice 2007-2008.
Nombre de pages envoyées pour examen 56 089
Nombre de consultations envoyées au Comité du Cabinet chargé de la législation et de la planification parlementaire concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69) 83
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15) MAECI = 46 MDN = 2 SCRS = 3 51
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16) GRC = 4
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses à toutes les consultations envoyées Au cours de l'exercice 2007-2008, 336 consultations ont été envoyées pour les demandes traitées. Le temps moyen pour obtenir une réponse était de 42,80 jours.
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69) 116 jours.
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15) 115,28 jours. Remarque : parmi nos 343 demandes traitées, nous avons consulté le MAECI 46 fois au cours de l'exercice 2007-2008. Nous n'avons reçu que 36 réponses à ces demandes; par conséquent, 10 demandes sont encore en suspens.
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16) 19 jours.
179/366 = 48,9 p. 100.
Le processus officiel est décrit dans un document, mais aucun protocole ou politique n'a été élaboré (ni requis).
Les consultations sont traitées selon l'échéance précisée par l'institution.
*veuillez remarquer que les étapes ne sont pas toutes effectuées consécutivement – en fait, plusieurs étapes d'approbation sont effectuées simultanément. Le nombre moyen de jours consacrés au traitement est un chiffre précis – il ne s'agit pas simplement de l'addition du nombre de jours moyen pris pour chaque étape du processus.
Réception des demandes au Bureau de l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) 1 0,12
Recherche au BPR 7 jours 5,2
Examen des documents En examen 4,84
Préparation des documents En examen 6,20
Services juridiques En examen 0
Communications En examen 3,07
Approbation ou autre – AIPRP En examen 4,60
Approbation ou autre – BPR En examen 6,13
Approbation ou autre – Cabinet du SM En examen 0,89
Approbation ou autre – Cabinet du ministre En examen 2,80
Communication par le Bureau de l’AIPRP Selon la demande 25,88
Aucun autre processus d'examen n’existe.
Les détails consignés pour justifier l’invocation d'une prorogation pour une demande de communication varient d’un analyste à l’autre. En général, notre Bureau invoquera une prorogation en vertu de l'article 9 dans le cas des demandes visant des documents qui proviennent ou qui concernent un autre ministère (gouvernement fédéral, gouvernements provinciaux ou municipaux) ou un tiers (sociétés, organismes non gouvernementaux, établissements d’enseignement, membres du public, cabinets d'avocats, etc.). La durée de la prorogation repose sur le volume des documents à examiner, le nombre d'organisations à consulter et l’identité de celles-ci. Par exemple, une consultation avec le Bureau du Conseil privé – Opérations juridiques, ou le MAECI exige une prorogation plus longue.
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents) 0 0 0 0 0 0
5.5 – Comment déterminez-vous la durée d’une prorogation invoquée en vertu du paragraphe 9(1) (a) (grand nombre de documents demandés)? Quel est le processus décisionnel utilisé pour déterminer la durée d’une prorogation? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.
La durée de la prorogation est déterminée selon le temps requis pour effectuer la recherche ou l'examen des documents (dans le cas des demandes visant un grand volume de documents).
Nous invoquons rarement les prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) à l’égard d’un grand nombre de documents demandés. En fait, seule une prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)a) a été invoquée au cours de l’exercice 2007-2008. Puisqu’une seule prorogation de ce genre a été invoquée au cours des trois derniers exercices, le nombre d’occurrences est insuffisante pour justifier la mise en œuvre d’une politique ou d’une procédure.
Pour mener des consultations avec une autre institution 0 29 33 3 0 0
Pour mener des consultations avec un gouvernement étranger Voir la remarque
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal 0 6 7 0 0 0
Voir la remarque
Pour mener des consultations en vertu de l’article 69 0 0 21 2 0 0
Pour mener des consultations avec une autre institution 0 43 49 12 4 0
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal 0 3 8 1 0 0
Pour mener des consultations en vertu de l’article 69 0 23 28 8 2 0
Pour mener des consultations avec une autre institution 0 32 50 12 0 0
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal 0 3 10 3 0 0
Pour mener des consultations en vertu de l’article 69 0 11 50 7 1 0
Les consultations avec les gouvernements étrangers sont incluses dans « autre institution » parce qu'elles sont effectuées par l'entremise du MAECI. Les consultations avec des gouvernements autochtones sont invoquées en vertu de l'alinéa 9 (1)c) parce que nous les considérons comme des tiers.
5.10 – Comment déterminez-vous la durée d’une prorogation invoquée en vertu du paragraphe 9(1)b) (consultations)? Quel est le processus décisionnel utilisé pour déterminer la durée d’une prorogation? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.
Le nombre de documents, le niveau de complexité, le nombre de ministères ou d'organisations à consulter et l'identité de ceux-ci (p. ex. BCP ou MAECI).
Des prorogations plus longues sont invoquées lorsque les demandes exigent des consultations avec le MAECI ou le BCP-Opérations juridiques, en raison du laps de temps exigé par ces institutions pour nous répondre.
RNCan effectue automatiquement des rappels, par courriel ou par téléphone, après 25 et 40 jours. Si aucune réponse n'a été reçue après 40 jours, nous poursuivrons le traitement de la demande et transmettons un avis à l'institution pour l’informer des prorogations que nous envisageons d’invoquer selon notre propre évaluation des documents. Nous offrons à l'institution une chance de répondre et de contester. Il arrive que le coordonnateur effectue une communication partielle des documents (réponse provisoire) au demandeur en attendant de recevoir les recommandations demandées.
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers 68
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers 28,3
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers 14,8
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27 233
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée EN BLANC
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers 61
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers 48,3
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers 58,5
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27 135
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers 88
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers 38,15
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers 28,8
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27 218
5.18 – Lorsqu’une prorogation est invoquée en vertu du paragraphe 9(1)c) (avis aux tiers), l’institution satisfait-elle aux délais prévus dans laLoi? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.
Cela dépend du tiers à consulter (c'est-à-dire le temps pris par le tiers pour répondre à notre demande de consultation). En raison de la nature de nos activités, nous devons parfois communiquer avec des tiers qui sont très éloignés et avec lesquels il n’est pas facile de communiquer par courrier.
Des rappels sont effectués après 30 jours ,et des avis finaux sont signifiés après 60 jours. Si nous n’avons pas reçu de réponse, nous poursuivrons le traitement des documents et nous informons le tiers des prorogations que nous prévoyons d’invoquer en leur offrant l’occasion de contester notre approche.
S’il arrive qu’une justification figure au dossier, pour fins d’information, cela n’est pas systématique. Il serait impossible de justifier toutes les exceptions discrétionnaires invoquées pour toutes les demandes. Lorsqu’une plainte est déposée, l'analyste justifie les exceptions invoquées au moment où il prépare les arguments qui seront présentés à l'enquêteur du CI.
6.4 – L’explication de l’exception discrétionnaire est-elle formulée par les BPR et/ou l’AIPRP?
Cela dépend de la personne qui a recommandé que l'exception discrétionnaire soit invoquée. S'il s'agit du BPR, celui-ci fournira la justification (ou les arguments) afin que l'analyste puisse vérifier si la Loi est appliquée comme il se doit.
Il n'existe aucun processus officiel. Par contre, le Bureau de l’AIPRP conteste régulièrement l'invocation des exemptions discrétionnaires. Il demande aux BPR de justifier l’exemption discrétionnaire au moyen d’un critère subjectif (s'il y a lieu) et de préciser le préjudice exact, probable et à court terme applicable à la demande. Cette étape consiste souvent en un échange de courriels qui sont imprimés et versés au dossier de la demande.
7.5 – Si la justification est établie par les BPR, existe-t-il une fonction de contestations de l’exception obligatoire au Bureau de l’AIPRP?
1. Nombre de demandes reportées 53
2. Demandes reportées de l’exercice précédent — en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice 4
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 2007-2008 366
4.A Nombre de demandes traitées dans le délai de 30 jours 163
4.B Nombre de demandes traitées au-delà du délai de 30 jourspour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 8
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 183
5.A Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(a)? 1
5.B Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(b)? 164
5.C Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(c)? 42
6.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5) 103
6.B Nombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5) 16
7.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.A) 1 demande a été transférée pour traitement par la voie non officielle
8.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.B) 140
8.B Nombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.B) 24
9.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.C) 25
9.B Nombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.C) 17
10. Combien de demandes étaient en présomption de refus au 31 mars 2008? 17
PM-6 p.i. 1 15
PM-5 1 10
PM-4 1 5
PM-4 1 4
PM-4 1 1
Consultant embauché pour traiter des demandes de communications Classification Nombre Années d’expérience
Consultant Équivalent PM-5 1 12
2007-2008 375 000 $ 375 000 $ 5,5 5,5
2006-2007 262 250 $ 362 250 $ 5,5 5,5
2005-2006 332 000 $ 332 000 $ 4,25 4,25
2007-2008 55 000 $ 55 000 $
2006-2007 49 512 $ 49 512 $
2005-2006 46 000 $ 46 000 $
2007-2008 9000 $ 1000 $
2006-2007 6000 $ 1000 $
2005-2006 6000 $ 1000 $
2007-2008 49 000 $ 39 759 $
2006-2007 20 000 $ 46 146 $
2005-2006 30 000 $ 40 203 $
Le coordonnateur est le seul détenteur des pleins pouvoirs délégués en ce qui a trait à l’évaluation des droits à acquitter et à l'invocation des prorogations. En ce qui a trait aux exceptions discrétionnaires, le coordonnateur a les pleins pouvoirs délégués, et les sous-ministres adjoints ont les pouvoirs délégués pour leur secteur.
Au cours de l'exercice précédent, RNCan a atteint un niveau de respect acceptable des délais, mais des enjeux ont influé sur sa capacité d'améliorer son rendement. Au cours du dernier trimestre de l'exercice 2007-2008, RNCan a reçu un grand nombre de demandes de communication à titre de ministère responsable d'une initiative stratégique très médiatisée. De plus, deux employés expérimentés sont partis et, en raison de la main-d’œuvre restreinte dans ce domaine, il est difficile de trouver des remplaçants.
Malheureusement, cet enjeu stratégique n'était pas prévisible et, malgré une planification de la relève appropriée, le fait de devoir traiter un nombre élevé de demandes, allié à la perte de notre coordonnateur, n’a pas engendré des conditions idéales.
Communiquer ouvertement avec les demandeurs à toutes les étapes du traitement;
Veiller à ce que l'analyste comprenne très bien ce que le demandeur veut obtenir;
Encourager les demandeurs à définir une portée raisonnable pour leur demande;
Jumeler les demandes visant des renseignements similaires;
Fournir aux demandeurs des listes des demandes fermées qui ont été traitées par la voie non officielle (lorsqu'ils en font la demande);
Encourager l’utilisation de fichiers de dossiers (ou d’analyses sélectives par courriel) dans le cas des demandes exigeant plus de cinq heures pour l'extraction de documents;
Encourager la transmission des documents par voie électronique ou sur CD;
Créer des créneaux pour les analystes (avec une planification de la relève) de manière à spécialiser le personnel dans des domaines précis du Ministère;
Faire appel aux organismes centraux dès le début du traitement d'une demande pour obtenir des directives, s'il y a lieu;
Travailler directement avec les services des dossiers (en plus des BPR) pour assurer une recherche exhaustive des documents;
Encourager l'utilisation des technologies de l'information collaboratives (comme la ressource wiki de RNCan) pour faciliter le repérage et l’extraction des renseignements non classifiés.