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Timestamp: 2019-01-21 10:17:48
Document Index: 309063423

Matched Legal Cases: ['§ 146', '§ 238', '§ 238', '§ 4', '§ 22', '§ 63', '§ 14', '§ 146', '§ 146', '§ 146', '§ 146', '§ 4', '§ 22', '§ 63', '§ 146', 'Art. 97', '§ 30', '§ 146', '§ 146']

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Ordnungsmäßige Kassenführung - Anforderungen an eine ordnungsmäßige Kassenführung im Einzelnen
Welche Regeln müssen Sie für eine ordnungsmäßige Kassenführung im einzelnen beachten? Das erklärt Ihnen in diesem Fachartikel - dem zweiten Teil der Reihe zur ordnungsmäßigen Kassenführung - unser Experte Oliver Glück.
Anforderungen an eine ordnungsmäßige Kassenführung im Einzelnen
Insbesondere folgende Regelungen sind im Rahmen einer ordnungsmäßigen Kassenführung zu beachten:
es gelten wie für andere Einnahmen und Ausgaben bzw. Erträge und Aufwendungen und Buchhaltungssysteme auch die allgemeinen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung;
im Falle elektronischer Aufzeichnungssysteme sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten (BMF-Schreiben vom 14. November 2014, BStBl. I 2014, 1450);
Das BMF-Schreiben vom 26. November 2010 („Kassenrichtlinie 2010“) regelt die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften und bezieht sich neben Registrierkassen auch auf Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter und Wegstreckenzähler; es enthielt eine Nichtbeanstandungsregelung bis zum 31. Dezember 2016, die nunmehr keine Wirkung mehr entfaltet;
das am 29. Dezember 2016 in Kraft getretene Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 („Kassengesetz“); dieses enthält v.a. ab 2020 geltende Vorschriften, z.B. hinsichtlich einer notwendigen Kassenzertifizierung sowie hinsichtlich Aufzeichnungs-, Mitteilungs- und Belegausgabepflichten, aber auch die bereits ab 2018 mögliche Kassen-Nachschau durch die Finanzbehörden;
Das Geldwäschegesetz greift bei größeren Bargeldbeträgen;
Die Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (kurz: Kassensicherungsverordnung bzw. KassenSichV, BStBl. 2017 I, S. 1310) bestimmt insbesondere, welche elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen.
Nach 146 Abs. 1 Satz 1 AO sind generell Buchungen und sonst erforderliche Aufzeichnungen
Zudem ist nach § 146 Abs. 4 AO eine grundlegende Unveränderbarkeit der Daten bzw. ein Nachvollziehen etwaiger Änderungen und des ursprünglichen Inhalts sicherzustellen (sog. „Radierverbot“, wie es z.B. in einem Tabellenkalkulationsprogramm nicht gewährleistet ist, da hier jederzeit eine Tabellenzelle überschrieben werden kann, ohne dass der ursprüngliche Eintrag ersichtlich bleibt).
Die Kassendaten münden in entsprechende Grundbuchaufzeichnungen. Einem sachverständigen Dritten muss in angemessener Zeit ermöglicht werden, sich innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle zu verschaffen und diese in ihrer Entstehung und Abwicklung der Geschäftsvorfälle nachverfolgen zu können (vgl. § 238 Abs. 1 Sätze 2 und 3 HGB).
Dies wird in der Steuerprüfungspraxis teils durch Testkäufe von Finanzbeamten überprüft, indem nachverfolgt wird, ob und wie sich der Testkauf später in den Büchern des Unternehmers niederschlägt.
Generell sind Betriebseinnahmen (und -ausgaben) und damit auch Bareinnahmen und -ausgaben einzeln aufzuzeichnen, auch wenn dies dem Unternehmer im Gegensatz zu Verkäufen auf Ziel, bei dem man dem Kunden einen Kredit für einen i.d.R. kurzen Zeitraum einräumt und den Schuldner natürlich kennen bzw. identifizieren möchte, nicht immer zweckmäßig erscheinen mag.
Dies ergibt sich für handelsrechtlich Bilanzierende bereits aus § 238 Abs. 1 HGB, für andere Unternehmer bzw. Steuerpflichtige (z.B. Einnahmen-Überschuss-Rechner i.S.d. § 4 Abs. 3 EStG) aus § 22 UStG i. V. m. §§ 63 – 68 UStDV; danach ist bei den Einnahmen und Ausgaben insbesondere auch nach Steuersätzen und ggfs. steuerbaren und steuerfreien Umsätzen zu unterscheiden.
Für Einnahmen-Überschuss-Rechner hatte z.B. das Finanzgericht Hamburg entschieden, dass im „bargeldintensiven Bereich“ die Führung von Aufzeichnungen ähnlich einem Kassenbuch oder Kassenbericht notwendig ist, um Geschäftsvorfälle fortlaufend, vollständig und richtig zu verzeichnen; eine veränderbare Excel-Tabelle wurde als dafür ungenügend erachtet.*
Auch für Zwecke der Selbstinformation des Kaufmanns über seine Geschäfte ist eine Einzelaufzeichnung in einem Kassenbuch sicherlich in jedem Fall empfehlenswert; zudem können so unangenehme Fragen, die das Vertrauensverhältnis in dem Unternehmen beschädigen (es gab Differenzen in der Kasse – „haben einzelne Mitarbeiter in die Kasse gegriffen?“), vermieden werden, insbesondere wenn im Unternehmen bekannt ist, dass die Kassen regelmäßig und streng kontrolliert werden. Insofern stellt eine ordentliche Kassenführung und -kontrolle auch ein Instrument des Internen Kontrollsystems im ureigenen Interesse des Kaufmanns dar, um sein Vermögen zu schützen.
Was einzeln aufzuzeichnen ist, kann § 14 Abs. 4 UStG entnommen werden, da ja ein Barverkauf letztlich nur ein anderer Umsatz ist als ein Verkauf auf Ziel (mit Rechnung). Danach sind insbesondere folgende Angaben erforderlich:
Namen und Anschrift des Leistungsempfängers / Geschäftspartners,
Inhalt des Geschäfts (Art der Ware oder Leistung, Menge, Preis inkl. Erlösschmälerungen),
Betrag bzw. Entgelt inkl. Zahlungsart (Bar, EC-Karte etc.) sowie
Umsatzsteuer bzw. Umsatzsteuersatz und -betrag.
In der Praxis sind oft die Namen bzw. Identitäten der Kunden nicht erfasst, z.B. bei Einzelhändlern, in Gaststätten, Bäckereien, Metzgereien oder auch bei Friseuren (auch wenn man sich mit Namen einen Termin gegen lässt, wird letztlich nur „Meier 12 Uhr“ im Terminkalender vermerkt). Der Name des Kunden ist jedoch dann aufzuzeichnen und aufzubewahren, wenn er im Rahmen der Auftragsabwicklung abgefragt wurde (Beispiel: Bestellung und Lieferung eines speziellen Blumengebindes für ein Jubiläum).
Die Identität eines Kunden bzw. Vertragspartners bzw. des dahinter stehenden sog. wirtschaftlich Berechtigten muss jedoch nach dem Geldwäschegesetz immer dann erfasst und auch z.B. anhand des Personalausweises überprüft werden, wenn das entgegengenommene Bargeld 10.000 Euro überschreitet.
Im Kassenbuch müssen die einzelnen Geschäftsvorfälle einzeln aufgezeichnet werden; für die spätere Verbuchung im Buchhaltungsprogramm/-system hingegen können identische Waren oder Dienstleistungen mit identischen Preisen auch zu Waren-/Leistungsgruppen zusammengefasst werden, dabei müssen jedoch Art und Menge erkennbar bleiben.
BeispielAuf einer Gastronomierechnung bzw. einem Bewirtungsbon müssen aufgeführt werden „3 Bier a 4,00 € = 12,00 Euro“; Nur „Bier 12 Euro“ wäre keine Einzelaufzeichnung.
Unter dem Aspekt der Zumutbarkeit werden Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht gewährt, wenn diese technisch oder in der Praxis nicht möglich bzw. sehr aufwändig einzuhalten wäre.
Wird z.B. eine offene Ladenkasse und kein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO (elektronische Registrierkasse, PC-Kasse etc.) verwendet, greift beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung die Einzelaufzeichnungspflicht nicht (§ 146 Abs. 1 Sätze 3 und 4 AO); dadurch sind letztlich bestimmte Berufsgruppen bzw. Unternehmenstypen wie z.B. Einzelhändler von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit (vgl. auch BFH-Urteil vom 26. Februar 2004, XI R 25/02, BStBl 2004 II S. 599). Die Erleichterung besteht z.B. darin, dass die Kasseneinnahmen täglich in einer Summe in das Kassenbuch eingetragen werden können. Allerdings bedingt dies wiederum, dass die Summe anderweitig nachweisbar bleiben muss, z.B. durch Kassenstreifen, Bons oder einen Kassenbericht (vgl. BFH-Urteil vom 20. Juni 1985 IV R 41/82).
Auch wenn nur „Waren“ ausdrücklich erwähnt werden, kann davon ausgegangen werden, dass dies sich auch auf Dienstleistungen erstreckt, z.B. der Verkauf von Eintrittskarten in einem Zirkus.
Es müssen im Grundsatz alle Kasseneinnahmen / Einlagen und Kassenausgaben / Entnahmen verzeichnet werden und auch Geldtransits, d.h. Ein- und Auszahlungen vom Unternehmensbankkonto in bzw. aus der Kasse. Letztere sind in der Kassenbuchführung mittels Eigenbelegen zu erfassen.
Zeitgerecht impliziert zeitnah und das bedeutet in dem Fall eine tägliche Kassenführung nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO und erstreckt sich neben den Einzahlungen und Auszahlungen auch auf die o.g. Einlagen, Entnahmen und Geldtransits; hier wirken „zu schöne Kassenbücher“ (sauber, schöne Schrift etc.) ggfs. verdächtig im Sinne einer erst nachträglich vorgenommenen Eintragung. Die zeitnahe, tägliche Aufzeichnungspflicht bedeutet praktisch, dass der Unternehmer das Kassenbuch bzw. den Kassenbericht bis zum Tagesende (gemeint ist das Geschäftsende, das bei einer Gaststätte oder Diskothek natürlich auch um 3 Uhr nachts sein kann) selbst erstellen muss, und dies nicht an einer Steuerberater oder anderen Dienstleister auslagern kann.*
(fähigkeit)Zur zeitgerechten Aufzeichnung gehört auch die jederzeit mögliche sog. Kassensturzfähigkeit. Ein Kassensturz bezeichnet die Erfassung des physischen Kassenbestandes zu einem bestimmten Zeitpunkt, z.B. den 31. Dezember um 24 Uhr und die daraus abgeleitete Kassensturzfähigkeit bezieht sich dann darauf, dass die buchmäßigen und die tatsächlichen Kassenbestände übereinstimmen; ist letzteres nicht gegeben, liegt ein schwerer formeller Mangel des Kassenführung vor und die Buchführung gilt dann auch materiell als nicht ordnungsgemäß, zumindest dann, wenn die Einnahmen eines Betriebes ganz überwiegend bar vereinnahmt werden.* Auch negative (buchmäßige) Kassenbestände sprechen stark gegen die Ordnungsmäßigkeit.
Die Unternehmer selbst nehmen Kassenstürze üblicherweise aus eigenem Interesse täglich vor, um etwaige Differenzen zeitnah aufklären zu können. Differenzen sind prinzipiell nicht ungewöhnlich, sie können aus kriminellen Handlungen (Diebstahl) oder Fehlern und Unachtsamkeiten (bei der Erfassung oder auch bei der Herausgabe von Wechselgeld) resultieren. Die Differenzen sind im Kassenbuch als solche auszuweisen und zu verbuchen.
Oft wird darüber ein sog. Zählprotokoll angefertigt, bei der wie bei einer Inventuraufnahme die Mengen der einzelnen Geldscheine und Münzen erfasst werden; das Zählprotokoll ist zwar nicht vorgeschrieben (vgl. BFH-Beschluss vom 16. Dezember 2016 Az. X B 41/16), aber als Nachweis hilfreich; wird es freiwillig erstellt und für die Ermittlung der Einnahmen bzw. Umsätze verwendet, ist es auch entsprechend den anderen Dokumenten aufzubewahren.
Unabhängig von der fehlenden rechtlichen Verpflichtung empfiehlt es sich, ein Zählprotokoll anzufertigen (man zählt ja sowieso und der Arbeitsaufwand wird dadurch nicht größer). Das zu datierende (bestenfalls inkl. Uhrzeit) und zu unterschreibende tägliche Zählprotokoll könnte beispielhaft so aussehen:*
Schein / Münze
Geordnet bedeutet die geordnete Ablage der Kassenbelege, so dass jeder Eintrag im Kassenbuch schnell und einfach auf den Beleg zurückgeführt werden kann. Belege sind zu nummerieren und diese Belegnummern sind in das Kassenbuch zu übertragen.
Die Unveränderbarkeit bezieht sich darauf, dass Aufzeichnungen unveränderlich sind bzw. die Änderungen oder Stornierungen nachvollzogen werden können („Radierverbot“), d.h. der ursprüngliche (fehlerhafte, zu korrigierende) Eintrag muss weiterhin erkennbar bleiben. Dazu gehört, dass die Eintragungen im Falle handschriftlicher Aufzeichnungen z.B. mit Kugelschreiber und nicht mit Bleistift vorgenommen werden.
So sind z.B. auch Tabellenkalkulationsprogramme nicht unveränderbar i.S.d. § 146 Abs. 4 AO und entsprechen somit nicht den GoBD; ein derartiger Mangel gilt als formeller Mangel.
Man unterscheidet handschriftliche Kassenbücher (meist auf Basis von Vordrucken) und elektronische EDV-Kassenbücher. Es stellt letztlich das Grundbuch für die Umsätze bzw. Einnahmen dar, die bar erfolgen; aus diesem Grund sind hier auch unbare Umsätze (z.B. mittels EC-Karten) nicht aufzunehmen. In vielen Fällen ist hier von Kassenbüchern zu sprechen, da oft mehrere Kassen (ggfs. unterteilt in Haupt- und Nebenkasse) in Betrieb sind und jede ein eigenes Kassenbuch erforderlich macht.
Dabei kann das handschriftliche Kassenbuch wirklich ein Buch sein, in dem Eintragungen vorgenommen werden oder es handelt sich um eine chronologisch geordnete Loseblattsammlung von täglichen Kassenberichten. Auch mittels Software lassen sich Kassenbücher führen, diese Programme berücksichtigen i.d.R. die Anforderungen, v.a. die Unveränderbarkeit der Daten.
Jedes nach Handelsrecht bilanzierende Unternehmen muss ein Kassenbuch führen. Einnahmen-Überschuss-Rechner i.S.d. § 4 Abs. 3 EStG hingegen unterliegen dieser Pflicht nicht direkt. Nach § 22 Abs. 1 Nr. 1 UStG ergibt sich jedoch eine entsprechende umsatzsteuerliche Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfälle bzw. der vereinnahmten Entgelte. Diese Einzelaufzeichnungen müssen nach § 63 Abs. 1 UStDV so vorgenommen sein, dass ein jederzeitiger Kassensturz möglich ist. Es muss einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit jederzeit möglich sein, einen Überblick über die Umsätze des Unternehmens und die abziehbaren Vorsteuern zu erhalten und den Sollbestand laut Aufzeichnungen mit dem Istbestand der Geschäftskasse zu vergleichen.
Umsatzsteuerbeträge (Einnahmen) und Vorsteuerbeträge (Ausgaben) sind inkl. des anzuwendenden Steuersatzes (19 %, 7 % oder 0 %) auszuweisen.
Ein Kassenbuch muss das Datum des Geschäftsvorfalls, eine fortlaufende Belegnummer, den Betrag in Euro und Cent, die Umsatzsteuer bzw. den Umsatzsteuersatz enthalten. Es könnte beispielhaft am Beispiel eines Friseurs so aussehen:
Das Kassenbuch kann dann wie in folgendem Schema täglich entwickelt bzw. fortgeschrieben werden:
Geldtransiteingänge
Geldtransitausgänge
Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre und umfasst alle einzelnen Transaktionen (Einzelbons) sowie die Tagesendsummen bzw. Tagesendsummen-Bons (sog. Z-Bons). Für diesen Zeitraum müssen die Daten für einen steuerlichen Außenprüfer jederzeit und unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar zur Verfügung gestellt werden können.
Elektronische Aufzeichnungssysteme sowie auch die digitalen Aufzeichnungen müssen ab dem 1. Januar 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die die elektronischen Registrierkassen manipulationssicher machen soll (vgl. § 146a Abs. 1 Satz 2 AO i.V.m. Art. 97 § 30 Abs. 1 EGAO); Die Sicherheitseinrichtung umfasst ein Sicherheitsmodul, ein Speichermedium zur Aufnahme der digitalen Aufzeichnungen und zur Bereitstellung für Außenprüfungen und Nachschauen sowie eine einheitliche digitale Schnittstelle.
Die entsprechenden Anforderungen werden aktuell vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erstellt, sind jedoch noch nicht abschließend definiert. Die Zertifizierung obliegt den Kassenproduzenten, die sie vom BSI vornehmen lassen müssen (§ 146a Abs. 3 Satz 2 AO).
Auch bei einer Nichtzertifizierung (ab dem genannten Zeitpunkt) kann die verwendete Kasse (sofern sie nach dem 25. November 2010 angeschafft wurde und sofern sie den ab 2017 geltenden Vorschriften entspricht) bis Ende 2022 weiterhin genutzt werden. Auch hier gilt wiederum, dass auch nach 2020 keine Verpflichtung zur Nutzung einer Registrierkasse besteht, eine offene Ladenkasse ist weiterhin und auch von da an erstmalig möglich.
Neben der Zertifizierung müssen ab dem 1. Januar 2020 den Kunden bzw. Geschäftspartnern Kassenbelege ausgehändigt werden (Belegausgabepflicht, § 146a Abs. 2 Satz 1 AO). Davon kann jedoch widerruflich durch die Finanzbehörden aus Zumutbarkeitsgründen befreit werden, wer Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkauft.