Source: https://www.bilendo.de/blog/wie-schreibt-man-die-perfekte-rechnung
Timestamp: 2018-09-22 01:43:52
Document Index: 119233094

Matched Legal Cases: ['§ 14', '§ 14', '§ 37', '§ 35', '§ 80', '§ 37', '§ 35', '§ 80']

Wie erstellt man die perfekte Rechnung?
Florian Kappert am 16.11.2017
Rechnungen im Verzug lassen sich nicht vermeiden, sie sind fast schon eine natürliche Folge der Bezahloption „Kauf auf Rechnung“. Was Sie allerdings vermeiden können, ist der unnötige Ärger, den Rechnungen im Verzug verursachen können. Dazu gehört vor allem ein gut organisierter Mahnprozess, an dessen Ende die Übergabe an ein Inkassounternehmen Ihres Vertrauens steht.
§ 14 UStG zur Ausstellung von Rechnungen
All das hilft jedoch nichts, wenn Ihre ursprüngliche Rechnung inhaltliche und formale Fehler aufweist. Denn dann können Sie schlussendlich vor Gericht doch noch das Nachsehen haben, ganz egal, wie berechtigt Ihr Anspruch tatsächlich ist. Halten Sie die Vorschriften des § 14 UStG zur Ausstellung von Rechnungen genauestens ein.
Mit einer prüffähigen Rechnung fängt alles an
Für das Gütesigel „prüffähig“ muss Ihre Rechnung eine Reihe von Anforderungen erfüllen:
Die Angaben des Absenders, also Ihre Angaben müssen vollständig sein (vgl. §§ 37a, 125a HGB, § 35a GmbHG, § 80 AktG):
Name Ihrer Firma bzw. bei Einzelkaufleuten die Bezeichnung „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, gängig sind hier „e.K.“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“
Geschäftsführer (einer GmbH)
Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats (einer Aktiengesellschaft)
Ihr zuständiges Registergericht
Nummer Ihrer Firma im Handelsregister
Kundenanschrift: vollständig und fehlerfrei
Liefer- bzw. Leistungszeitpunkt
detaillierte Leistungsabrechnung
Mehrwertsteuerausweis: ggf. verschiedene MwSt.-Sätze angeben
Rechnungsbetrag (= Bruttobetrag)
Darüber hinaus sollten Sie – sofern vorhanden – in Ihrer Rechnung folgende Angaben machen:
Eventuelle Zahlungskonditionen
Hinweis auf 30-Tages-Frist bei B2C-Kunden bzw. generelle Fristangabe
Eventuelle Skonto-Zugeständnisse bzw. Rabatt-Vereinbarungen
Eventueller Eigentumsvorbehalt
Beispielvorlage: So sieht eine prüffähige Rechnung aus
Mit allen handelsrechtlich notwendigen Angaben (vgl. §§ 37a, 125a HGB, § 35a GmbHG, § 80 AktG):
a) Name der Firma bzw. bei Einzelkaufleuten die Bezeichnung „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung, insbesondere „e.K.“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“
b) Geschäftsführer (einer GmbH)
c) Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats (einer Aktiengesellschaft)
d) vollständige Anschrift
e) Registergericht
f) Nummer der Firma im Handelsregister
2. Kundenanschrift
Von Anfang an sollte auf Vollständigkeit der Stammdaten geachtet werden. Diese sind möglichst zur Erstellung des Angebots zu ermitteln, spätestens bei Vertragsabschluss.
4. Fortlaufende Rechnungsnummer
5. Liefer- bzw. Leistungszeitpunkt
6. Leistungsabrechnung
Die Leistungsabrechnung muss detailliert und übersichtlich sein, um deutlich zu machen, was geleistet bzw. geliefert wurde. Bereits geleistete Anzahlungen müssen abgerechnet und vermerkt werden.
8. Separater Mehrwertsteuerausweis
Gegebenenfalls sind die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze anzugeben.
9. Bruttobetrag = Rechnungsbetrag
11. Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
Darüber hinaus sollten diese Angaben, sofern vorhanden, mit aufgenommen werden:
12. Bestellnummer des Kunden
13. Eventuelle Zahlungskonditionen
14. Hinweis auf 30-Tages-Frist bei B2C bzw. generelle Fristangabe
15. Eventuelle Skonto-Zugeständnisse bzw. Rabatt-Vereinbarungen
16. Eventuell Eigentumsvorbehalt
17. Hinweis auf AGB
Offene Rechnungen können – gerade wenn sie überfällig sind – eine Menge Ärger verursachen:
enormer zeitlicher, finanzieller und personeller Aufwand
unübersichtlicher Offene-Posten-Stand
… um nur ein paar davon zu nennen. Durch ein gut organisiertes Forderungsmanagement halten Sie sich vieles davon vom Hals.
Manche Probleme fangen aber schon vorher an und zeigen sich am Ende des Inkassoprozesses: Wenn Ihre Rechnungen nicht korrekt erstellt sind. Die oben beschriebenen Punkte helfen Ihnen dabei, genau das zu vermeiden.
Offene Rechnungen im Handwerksbetrieb. Zahlen Sie bloß nicht drauf!