Source: http://tecnologiaediritto.blogspot.com/2016/01/guida-sulle-notifiche-mezzo-pec.html
Timestamp: 2018-11-22 11:21:21+00:00
Document Index: 39589905

Matched Legal Cases: ['art. 1', 'art. 46', 'art. 1', 'art. 16', 'art. 16', 'art. 16', 'art. 3', 'art. 19', 'sentenza ', 'art. 3', 'art. 23', 'art. 5', 'art. 20', 'art. 13', 'art.34', 'art. 52', 'art. 52', 'art. 83', 'art. 18', 'art. 9', 'art. 23']

Ma partiamo, con ordine e cerchiamo di comprendere come si applica la normativa specifica che disciplina la materia delle notificazioni in proprio a mezzo posta certificata.
La norma principale è costituita dall’art. 1 della legge n. 53/94 (come modificata), che oltre a consentire (come avveniva già in passato) agli avvocati le notifiche in proprio in modalità cartacea abilita i legali ad eseguire in proprio la notifica di atti in materia civile, amministrativa e stragiudiziale utilizzando la posta elettronica certificata.
L'avvocato munito di procura alle liti a norma dell'ʹarticolo 83 del codice di procedura civile e della autorizzazione del consiglio dell'ʹordine nel cui albo è iscritto a norma dell'ʹarticolo 7 della presente legge, può eseguire la notificazione di atti in materia civile, amministrativa e stragiudiziale a mezzo del servizio postale, secondo le modalità previste dalla legge 20 novembre 1982, n. 890, ovvero a mezzo della posta elettronica certificata salvo che l'ʹautorità giudiziaria disponga che la notifica sia eseguita personalmente.
L'art. 46, co. 1, lett. a) del decreto legge n. 90/2014 modificando l’art. 1 della Legge n. 53/1994, non prevede più la richiesta dell’avvocato e il rilascio dell’autorizzazione del COA di appartenenza per poter effettuare notifiche in proprio a mezzo PEC e, dunque, è ormai venuto meno (come, invece, accadeva sino a giugno 2014) anche l’obbligo di indicare nella relata di notifica telematica l’autorizzazione del COA di appartenenza.
LE CONDIZIONI NECESSARIE PER LA NOTIFICA
Pertanto, affinchè l'avvocato possa procedere alla notifica degli atti in proprio a mezzo di posta certificata devono sussistere in maniera concorrente le seguenti condizioni:
1) il possesso di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) risultante da pubblici elenchi;
si tratta, cioè, dell’indirizzo di posta elettronica certificata comunicato all’Ordine ai sensi della legge 28 gennaio 2009, n. 2. Tale indirizzo una volta comunicato viene inserito nel c.d. "Reginde" consultabile, previa autenticazione sul sito http://pst.giustizia.it/PST/ ovvero consultabile in forma libera sul sito www.inipec.gov.it. E' essenziale che l'indirizzo in questione sia regolarmente attivo e funzionante. Per cui è fondamentale che l'avvocato controlli periodicamente il rinnovo della casella postale pagandone i relativi costi per la gestione del servizio;
2) il rilascio da parte del cliente della procura alle liti a norma dell'articolo 83 del codice di procedura civile;
è evidente che, per poter notificare per conto di un cliente l'avvocato deve essere munito di procura alle liti. Se si tratta di notifica da eseguire relativamente ad un giudizio in corso la stessa sarà stata già rilasciata in atti (e, dunque, non sarà necessario allegarla all'atto da notificare), mentre se si tratta dell'atto introduttivo, come vedremo in seguito, la procura andrà necessariamente allegata alla notifica.
3) la disponibilità di un indirizzo di PEC del destinatario tratto da pubblici elenchi;
affinchè una notifica telematica possa andare a buon fine è essenziale che il destinatario possieda un indirizzo pec inserito in pubblici elenchi, così come previsto dall'art. 16 ter del DL 179/2012 che recita "A decorrere dal 15 dicembre 2013, ai fini della notificazione e comunicazione degli atti in materia civile, penale, amministrativa e stragiudiziale si intendono per pubblici elenchi quelli previsti dagli articoli 4 e 16, comma 12, del presente decreto, dall'ʹarticolo 16 del decreto-­‐‑legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito con modificazioni dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2, dall'ʹarticolo 6 bis del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, nonché il registro generale degli indirizzi elettronici, gestito dal ministero della giustizia.”
In ogni caso ad oggi (e verosimilmente già prima del 15.12.2013) per individuare i destinatari delle notifiche a mezzo pec è possibile attingere dai seguenti elenchi:
4) possesso di un dispositivo di firma digitale
è, infine, indispensabile che l'avvocato disponga di un certificato che gli consente di apporre una firma digitale. E' importante ricordare che la firma digitale per essere valida deve essere apposta con certificati di firma in corso di validità.
Così come per la posta certificata è importante, dunque, che l'avvocato controlli che i propri certificati siano ancora validi e, in prossimità della scadenza provveda al rinnovo, pagandone i relativi oneri presso il proprio fornitore di servizi.
5) possesso di un dispositivo di acquisizione documenti
I - La predisposizione degli atti e della relata di notifica
La procedura di notifica o meglio la predisposizione della relata di notifica sarà differente a seconda della tipologia di atto da notificare:
a) notifica di copie conformi agli originali (cartacei o informatici)
Quando si notifica a mezzo PEC, sia nel caso in cui vengano estratte copie di atti o di provvedimenti dal Punto di Accesso, sia nel caso in cui si formino delle copie informatiche dai relativi originali/copie conformi analogiche in proprio possesso è necessario attestare la conformità di atti e documenti ai corrispondenti originali.
Gli articoli di riferimento sono il 3 bis della L. 53/1994, l'art. 16 undecies del D.L. 179/2012 ed il Provvedimento DGSIA del 28.12.2015 che ha modificato con integrazioni il provvedimento del 16.02.2014.
L'art. 16 undecies della norma appena richiamata, infatti, recita:
comma 2 "Quando l'attestazione di conformita' si riferisce ad una copia informatica, l'attestazione stessa e' apposta nel medesimo documento informatico.”
comma 3"l'attestazione di conformità può alternativamente essere apposta su un documento informatico separato e l'individuazione della copia cui si riferisce ha luogo esclusivamente secondo le modalità stabilite nelle specifiche tecniche del responsabile dei servizi telematici del ministero della giustizia; se la copia informatica è destinata alla notifica, l'attestazione di conformità è inserita nella relazione di notificazione".
Per quanto riguarda le notifiche degli avvocati, pertanto, non è possibile applicare il comma 2 (ed inserire l'attestazione di conformità nel medesimo documento da notificare), poiché la L. 53/1994 stabilisce, all'art. 3 bis co. 5, che“L'avvocato redige la relazione di notificazione su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale ed allegato al messaggio di posta elettronica certificata”.
Si applica, quindi, l'art. 19 ter che il citato provvedimento 28-12-2015 (in vigore dal 09-01-2016) ha aggiunto al provvedimento 16-02-2014, ed intitolato “Modalità dell'attestazione di conformità apposta su un documento informatico separato", il quale ribadisce che l'attestazione di conformità deve essere inserita nella relazione di notifica e prevede:
- che il documento “separato” contenente l'attestazione di conformità della copia informatica, anche per immagine, deve avere il formato PDF;
- che l'attestazione di conformità deve contenere una “sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità nonché il relativo nome del file”;
- che il documento “separato” contenente l'attestazione di conformità deve essere sottoscritto digitalmente dall'avvocato notificatore;
- che l'attestazione di conformità può essere unica nel caso in cui la notifica riguardi più documenti (per esempio, sentenza esecutiva e precetto).
Per effettuare correttamente questa tipologia di notifica è, dunque, necessario inserire l’attestazione di conformità non in calce all'atto stesso, bensì nella relata di notifica (e, pertanto, su documento separato rispetto all'atto), sia per le copie informatiche di atti analogici (es: le scansioni di copie cartacee, già rilasciate conformi dalla cancelleria) che per le copie informatiche di un documento informatico estratto dal Punto di Accesso.
Prima di predisporre la relata sarà, pertanto, necessario a seconda della tipologia di atto da notificare eseguire le seguenti procedure:
1) per la copia conforme cartacea
- eseguire una scansione del documento cartaceo rilasciato in copia conforme dalla cancelleria;
e, dunque, predisporre la relata su un documento informatico a parte, attraverso un editor di testo con la seguente dicitura:
Io sottoscritto Avvocato nome cognome (codice fiscale) iscritto all'albo degli Avvocati dell'Ordine di ___________, ai sensi della L. 53/1994, quale difensore di nome cognome (codice fiscale) in virtù della procura alle liti (allegata al presente atto ovvero come da procura in atti) notifico a nome cognome (codice fiscale) all'indirizzo di posta elettronica ______________________ estratto dal registro ____ (es. INI-PEC - PPAA)_____ i seguenti allegati:
- (SCANSIONE) nome del file + sintetica descrizione dell’atto o provvedimento​, attestando ai sensi e per gli effetti dell’art. 3 bis L. 53/1994 che è copia per immagine conforme all'originale da cui è stata estratta.
- (SCANSIONE) della procura alle liti (solo se l'avvocato non è già costituito in atti per la parte e notifica per la prima volta).
Dichiaro che la presente notifica viene effettuata in relazione al procedimento pendente avanti all'ufficio giudiziario ______________ eventuale sezione, Giudice dott. ___________________ (nome cognome), nr. RG
Luogo, data, firma dell'avvocato
2) per la copia informatica di un atto
- scaricare sul proprio computer dal punto di accesso ministeriale (pst.giustizia.it ovvero altro sito del proprio gestore di servizi pct) la copia informatica dell'atto e non, invece, il "duplicato informatico".
Sul punto occorre distinguere il "duplicato informatico" (che non richiede alcuna attestazione di conformità, come si dirà in seguito) dalla "copia" (che invece, come nel caso di specie la richiede).
Ai fini pratici e per non commettere errori è necessario tenere presente che la c.d. "coccardina", visualizzata a margine delle copie estratte dal PolisWeb serve semplicemente ad evidenziare dal punto di vista grafico che il documento sul quale è apposta è una copia (e, dunque, non l'originale) di un documento sottoscritto digitalmente (es: dal giudice).
Dal mese di marzo 2015 è possibile scaricare dal fascicolo telematico non solo una copia del provvedimento, privo della sottoscrizione digitale del Giudice e appunto provvisto della c.d. “coccardina”, ma anche il duplicato (e, dunque, un altro "originale") del provvedimento in formato PDF-signed.
Scaricato la copia informatica (per intenderci appunto quella munita di "coccardina") è necessario predisporre la relata su un documento informatico a parte, attraverso un editor di testo con la seguente dicitura:
Io sottoscritto Avvocato nome cognome (codice fiscale) iscritto all'albo degli Avvocati dell'Ordine di ___________, ai sensi della L. 53/1994, quale difensore di nome cognome (codice fiscale) in virtù della procura alle liti in atti notifico a nome cognome (codice fiscale) all'indirizzo di posta elettronica ______________________ estratto dal registro ____ (es. INI-PEC - PPAA)_____ i seguenti allegati:
- (ESTRATTO DAL FASCICOLO) nome del file + sintetica descrizione dell’atto o provvedimento​, attestando ai sensi e per gli effetti degli artt. 16 bis e 16 undecies del D.L. 179/2012, convertito dalla L. 221/2012, che è copia conforme al corrispondente atto/provvedimento contenuto nel fascicolo informatico dal quale è stata estratta.
Eseguite tali operazioni, in entrambi i casi sarà necessario trasformare il file ottenuto con l'editor da documento di testo contenente la notifica (es: .doc, .docx, .odt, ecc..) in formato PDF.
b) notifica di duplicati informatici
Come detto sopra è altresì possibile procedere alla notifica dei c.d. "duplicati informatici".
Sul punto è bene chiarire che con il termine "duplicato informatico", si intende un concetto diverso dal duplicato cartaceo, in quanto a differenza di quest'ultimo che è costituito appunto da un originale e poi dalle copie il documento informatico è composto da un insieme di bytes che è possibile appunto duplicare un infinito numero di volte.
Tale documento è definito nell'art. 23 bis del CAD e nell'art. 5 del DPCM 13-11-2014) come avente “la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine”.
Dunque è come si vi fossero una serie infinita di originali, situazione impossibile a verificarsi, invece, nell'ipotesi del documento cartaceo originale che potrà avere soltanto una serie infinita di copie.
Nel caso di documento sottoscritto digitalmente dal Giudice (es: il decreto ingiuntivo), il duplicato conterrà ovviamente anche la sottoscrizione digitale del Giudice, verificabile attraverso appositi software.
Tali documenti essendo appunto come degli "originali", ai fini della notifica non richiedono alcuna attestazione di conformità.
Pertanto, quando si intende procedere alla notifica di tali atti, occorre scaricare dal sistema Polisweb il "duplicato informatico" e non la copia informatica dell'atto e, dunque, predisporre la relata su un documento informatico a parte, attraverso un editor di testo con la seguente dicitura:
- l'allegato (descrizione dell'atto giudiziario), inviandone duplicato informatico estratto dal fascicolo informatico.
Luogo, data firma dell'avvocato
Anche in tal caso, eseguite tali operazioni, sarà necessario trasformare il file ottenuto con l'editor da documento di testo contenente la notifica (es: .doc, .docx, .odt, ecc..) in formato PDF.
c) la notifica di documenti informatici "nativi"
E' possibile, infine procedere alla notifica dei c.d. originali informatici, previsti art. 20 D.Lgs. 7.3.2005 n.82 Codice Amministrazione Digitale la cui predisposizione sarà differente.
Si tratta di tutti quei documenti direttamente creati dall’avvocato in forma elettronica (es: l'atto di citazione o il precetto) e poi convertiti, in uno dei formati consentiti dall'art. 13 delle Specifiche Tecniche di cui all'art.34 del D.M. 44/2011 e dalle regole tecniche dettate dal DPCM 13/11/2014, così come modificate ed integrate dal provvedimento del 28.12.2015
Tali documenti vanno creati attraverso un programma di elaborazione testi (c.d. word processor tipo Microsoft Word, Apple Pages, Libre Office, Open Office, ecc...) e poi trasformati in formato.PDF privo di elementi attivi così come prevede sempre la legge.
3) apporre la firma digitale e generare il relativo file in formato .p7m (formato Cades) ovvero in formato Pades-Bes (.pdf).
Per apporre la firma digitale è necessario utilizzare il software generalmente fornito insieme al proprio dispositivo di firma (smartcard o chiavetta usb) che consente di scegliere se firmare nell'uno o nell'altro formato. Al di là delle differenze tecniche la firma in formato Cades genera sempre un file pdf con estensione .p7m e, come tale leggibile da software in grado di decodificare tale formato, mentre la firma in formato Pades genera sempre un file .pdf e, come tale leggibile da qualsiasi software di lettura pdf.
Ogni software per completare il processo di firma richiede, comunque, sempre l'inserimento di un pin preventivamente impostato dall'utente.
Il file, una volta firmato digitalmente, andrà allegato al messaggio di invio della notifica elettronica utilizzando la seguente relata di notifica da predisporre sempre con un editor di testo e, quindi, trasformare in PDF (nel caso di specie ad esempio viene esaminato un atto di citazione):
- citazione a comparire avanti il Tribunale di Roma per l'udienza del 26-11-2015, in formato pdf nativo, da me sottoscritta con firma digitale;
- il file “procura.pdf” contenente copia per immagine della procura speciale ad litem conferita in data _____, che dichiaro conforme al suo originale da me custodito,
Luogo, data Firmato digitalmente da avv.
L’art. 52 del decreto legge n. 90/2014 ha stabilito che "il difensore, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale" possano estrarre con modalità telematiche, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti ed attestare "la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico" con totale esenzione del pagamento dei diritti di copia.
Le disposizioni di cui all’art. 52, D.L. n. 90/2014 "non si applicano agli atti processuali che contengono provvedimenti giudiziali che autorizzano il prelievo di somme di denaro vincolate all’ordine del giudice".
Tutte le predette attestazioni non comportano, dunque, il pagamento di alcun diritto di copia.
La relata di notifica deve essere un atto informatico separato dagli altri atti e, come detto sopra predisposto in formato pdf estratto da documento di testo "nativo".
b) gli estremi del provvedimento autorizzativo del consiglio dell'ʹordine nel cui albo è iscritto (ormai abrogato);
f) l'ʹindicazione dell'elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto;
Per le notificazioni effettuate in corso di procedimento deve, inoltre, essere indicato l'ʹufficio giudiziario, la sezione, il numero e l'ʹanno di ruolo.
Tutti gli esempi sopra indicati sono stati elaborati tenendo presenti le predette disposizioni normative.
Come detto in premessa qualora la procura non sia già in atti (es: giudizio in corso) affinchè la notifica sia valida è necessario allegare anche questa ai sensi dell'art. 83, comma 3 del codice di procedura civile.
- predisposizione di una copia informatica (scansione) tratta dalla procura rilasciata su supporto cartaceo, sottoscritta dal cliente e autenticata di pugno dall'avvocato e poi sottoscritta con firma digitale dall'avvocato.
La procura, dovrà quindi essere allegata unitamente all'atto che si intende notificare unicamente quando la stessa non è ancora agli atti (es: notifica di un atto di citazione).
II - L'apposizione della firma digitale
- Nei casi sopra citati ai punti a) (copie di documenti informatici) e c) documenti informatici nativi il file da notificare deve essere firmato digitalmente (in formato Cades o Pades), mentre nel caso del duplicato informatico non va apposta alcuna firma da parte dell'avvocato in quanto l'atto è già provvisto di firma (es: dal giudice);
- la relata di notifica in formato PDF va sempre firmata digitalmente dall'avvocato;
- la procura (se presente) in formato PDF va sempre firmata digitalmente dall'avvocato.
III - L'invio del messaggio attraverso la posta elettronica certificata.
L'art. 18 del DM 44/2011 al comma 6 recita infatti: "la ricevuta di avvenuta consegna prevista dall'articolo 3-bis,comma 3, della legge 21 gennaio 1994, n. 53 e' quella completa, di cui all'articolo 6, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.
- la c.d. ricevuta di accettazione che invia il proprio gestore del servizio di posta certificata e che in sostanza attesta che il messaggio è stato regolarmente accettato dal sistema e costituisce prova dell'avvenuta spedizione con ora e data in cui è stata eseguita l'operazione;
- la c.d. ricevuta di consegna che viene, invece, inviata dal gestore di posta certificata del destinatario e che attesta che la stessa è stata regolarmente messa a disposizione del destinatario stesso certificando, altresì, l'ora e la data dell'operazione e contiene una copia integrale del messaggio ivi inclusi gli allegati.
Possono verificarsi alcuni casi pratici in cui sia necessario notificare insieme una "copia informatica" ed un duplicato informatico ovvero un documento informatico nativo ed una copia informatica, come negli esempi sotto indicati.
- notifica del decreto ingiuntivo ovvero del ricorso e del decreto in genere.
La notifica telematica del decreto ingiuntivo è generalmente composta da una "copia informatica" ed ossia la copia del ricorso depositato telematicamente dall'avvocato e da un duplicato informatico (ovvero il decreto vero e proprio firmato generalmente dal giudice).
In tali casi sarà possibile accedere al sito ministeriale, scaricare entrambi i documenti (copia informatica del ricorso e duplicato informatico del decreto), quindi firmare digitalmente solo la copia del ricorso e predisporre la seguente relata che contiene il riferimento a due tipologie di atti (uno di cui attestare la conformità e l'altro no):
- (ricorso per decreto ingiuntivo + sintetica descrizione dell’atto (es: depositato il da contro), attestando ai sensi e per gli effetti degli artt. 16 bis e 16 undecies del D.L. 179/2012, convertito dalla L. 221/2012, che è copia conforme al corrispondente atto contenuto nel fascicolo informatico dal quale è stata estratto;
- decreto ingiuntivo emesso in data ______ contro, inviandone duplicato informatico estratto dal fascicolo informatico.
Allo stesso modo si potrà procedere, ad esempio nell'ipotesi dell'istanza di anticipazione di udienza o di qualsiasi altro ricorso al quale faccia seguito un provvedimento giudiziario presente in originale (rectius) in duplicato informatico nel sistema Polisweb
IV - LA PROVA DELLA NOTIFICA
Per fare ciò è possibile procedere in via alternativa attraverso due modalità e, cioè o in via telematica ovvero, in via cartacea a seconda dei casi.
La legge infatti prevede che i documenti attestanti la prova della notifica essere depositati in formato digitale (salvo il caso di un giudizio davanti al Giudice di Pace od alla Corte di Cassazione ove non sono ancora ammessi i depositi telematici): giacché l'art. 9 (modificato dal DL 90/2014) prevede:
“(…) co. 1 bis: Qualora non si possa procedere al deposito con modalita' telematiche dell'atto notificato a norma dell'articolo 3-bis, l'avvocato estrae copia su supporto analogico del messaggio di posta elettronica certificata, dei suoi allegati e della ricevuta di accettazione e di avvenuta consegna e ne attesta la conformita' ai documenti informatici da cui sono tratte ai sensi dell'articolo 23, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.
co. 1-ter: In tutti i casi in cui l'avvocato debba fornire prova della notificazione e non sia possibile fornirla con modalita' telematiche, procede ai sensi del comma 1-bis.”
- predisporre un deposito telematico nel procedimento giudiziario a cui le notifiche si riferiscono (attraverso il software utilizzato a tal fine) dell'atto principale notificato ed inserendo i file delle ricevute come allegati, completando la procedura sino alla creazione della busta;
- inviare a mezzo pec la busta all'indirizzo pec dell'ufficio giudiziario presso cui pende il procedimento nell'ambito del quale è stata eseguita la notifica.
Nei casi in cui sia necessario depositare tali documenti in forma cartacea (appunto giudizi dinanzi al Giudice di Pace ed alla Corte di Cassazione) si potrà procedere con l'ʹesibizione della prova della notificazione stampata su carta.
A tal fine è necessario stampare:
- la ricevuta di avvenuta consegna;
Per ogni documento dovrà essere attestata la sua conformità ai documenti informatici da cui sono tratte tramite apposizione (ad esempio in calce o a tergo) su ciascun documento della relativa dichiarazione ad esempio del seguente tenore:
"Ai sensi e per gli effetti del combinato disposto degli artt. 9 comma 1 bis e 6 comma 1della L. 53/94 e dell’art. 23 comma 1 del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 si attesta la conformità della presente copia cartacea all’originale telematico da cui è stata estratta avendo cura di inserire ove si tratti dell’attestazione di conformità di un atto informatico sottoscritto con firma digitale anche l'espressione "regolarmente sottoscritto con firma digitale del procuratore nominato" e quindi procedere alla sottoscrizione da parte dell'avvocato.
Per tutti gli approfondimenti normativi e per leggere i testi delle disposizioni in vigore periodicamente aggiornati è possibile consultare il sito ministeriale all'indirizzo http://pst.giustizia.it/PST/it/pst_26.wp