Source: https://www.activemind.de/datenschutz/dokumente/mitarbeiter-informationsschreiben/
Timestamp: 2018-12-16 21:16:20
Document Index: 210606439

Matched Legal Cases: ['Art. 13', 'Art. 13', 'Art. 26', '§ 26', 'Art. 6', 'Art. 88', '§ 26', 'Art. 6', 'Art. 88', '§ 26', 'Art. 9', 'Art. 9', '§ 26', 'Art. 9', '§ 22', 'Art. 9', '§ 26', 'Art. 45']

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Als Unternehmen müssen Sie gemäß Art. 13 DSGVO (EU-Datenschutz-Grundverordnung) Ihre Mitarbeiter bzw. Beschäftigten über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten informieren. Diese Informationspflicht betrifft in der Regel auch Bewerber, Praktikanten und ggfs. ausgeschiedene Beschäftigte.
Unser kostenloser Generator erlaubt es Ihnen, ein Mitarbeiter-Informationsschreiben nach DSGVO mit wenigen Klicks zu erstellen. Den generierten Text können Sie einfach in ein Schreiben an Ihre Beschäftigten kopieren, um diese gem. Art. 13 DSGVO zu informieren (z. B. per E-Mail).
Bitte nennen Sie die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten.
Sofern mehrere Verantwortliche zusammen Daten verarbeiten, markieren Sie hier bitte Beispiele.
Verarbeitung der Personaldaten im Rahmen des Recruiting
Verarbeitung der Personaldaten im Rahmen Personaldatenverarbeitung und Abrechnung auch mit Hilfe einer externen Cloudlösung
Verarbeitung der Personaldaten im Rahmen der Zeitplanung und Aufgabenverwaltung und Dokumentenverarbeitung und Kundenkommunikation und Projektplanung sowie -abwicklung
Markieren Sie hier die grundlegenden personenbezogenen Daten, die Sie von Mitarbeitern verarbeiten.
Personalien (z. B. Name und Adresse und Kontaktdaten und Geburtstag sowie -ort und Staatsangehörigkeit)
familiäre Daten (z. B. Familienstand und Angaben zu Kindern)
Gesundheitsdaten (sofern für das Beschäftigungsverhältnis relevant z.B. bei einer Schwerbehinderung)
Markieren Sie hier ggfs. weitere personenbezogene Daten, die Sie von Mitarbeitern verarbeiten.
Angaben zum Beschäftigungsverhältnis (z. B. Eintrittsdatum und Bezeichnung der Tätigkeit und Titel)
lohnsteuerrelevante Daten aus der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen (z. B. Gehaltszahlung)
Informationen über die finanzielle Situation von Mitarbeitern (z. B. Kreditverbindlichkeiten und Gehaltspfändungen)
Angaben zur Arbeitszeit (z. B. Arbeitszeiterfassung und Urlaub und Krankheit und Daten in Zusammenhang mit Dienstreisen)
Berechtigungsdaten (z. B. Zugangs- und Zugriffsrechte)
Bild- und Tondaten (z. B. Ausweisfoto und Video- und Telefonaufzeichnungen)
PLATZHALTER für eigene Verarbeitungen
Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts in Serverraum
Aufzeichnungen zu Mitarbeitergesprächen (z. B. Dokumentation der festgelegten Ziele und der Zielerreichung)
Wenn Sie Daten auf Basis der Rechtsgrundlage Einwilligung verarbeiten, markieren Sie diese bitte hier.
Nutzung von Mitarbeiterbildern
Bitte markieren Sie hier die externen Empfänger von Daten.
mit uns gemeinsam Verantwortliche
Datenschutzhinweise für Mitarbeiter und andere vergleichbar Betroffene gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Wir verarbeiten Ihre Daten zur Erfüllung der vertraglichen Anforderungen der Unternehmen teilweise gemeinsam; die Verantwortlichkeit für die Verarbeitung triff damit alle genannten Unternehmen (Art. 26 DSGVO). Beispiele dafür sind:
[ausgabe id=“gemeinsame-verarbeitung“]
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses von unseren Beschäftigten und anderen vergleichbar Betroffenen erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit für die Zwecke der Einstellung, der Erfüllung des Arbeitsvertrags und der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von Ihnen erhalten haben.
Zu den personenbezogenen Daten zählen insbesondere:
[block id=“beschaeftigungsverhaeltnis“]
[ausgabe id=“beschaeftigungsverhaeltnis“]
Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (§ 26 BDSG)
Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses im Rahmen des mit Ihnen bestehenden Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin erfolgen. Sofern Sie Zusatzleistungen in Anspruch nehmen (z.B. Zuschuss Kinderbetreuung), werden Ihre Daten zur Erfüllung dieser Zusatzleistungen verarbeitet, soweit dies erforderlich ist.
[block id=“einwilligung“]
Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO in Verbindung mit Art. 88 DSGVO und § 26 Abs. 2 BDSG)
[ausgabe id=“einwilligung“]
Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO sowie Art. 88 DSGVO und § 26 BDSG)
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z.B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG neu. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs.2 h) i.V.m. § 22 Abs.1 b) BDSG neu erforderlich sein. Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG neu beruhen (z.B. betriebliches Eingliederungsmanagement).
Innerhalb der Unternehmen erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen, gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Pflichten sowie zur Wahrung berechtigter Interessen benötigen, z.B. Personalabteilung, Schwerbehindertenvertretung.
Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unserer Unternehmen ist zunächst zu beachten, dass wir als Arbeitgeber nur erforderliche personenbezogene Daten unter Beachtung der anzuwendenden Vorschriften zum Datenschutz weitergeben. Informationen über unsere Beschäftigte dürfen wir grundsätzlich nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Weitergabe anderweitig befugt sind.
[ausgabe id=“empfaenger“]
Wir nutzen jedoch für bestimmte Aufgaben Dienstleister, die meistens ebenfalls Dienstleister nutzen, die ihren Firmensitz, Mutterkonzern oder Rechenzentren in einem Drittstaat haben können. Eine Übermittlung ist zulässig, wenn die Europäische Kommission entschieden hat, dass in einem Drittland ein angemessenes Schutzniveau besteht (Art. 45 DSGVO). Hat die Kommission keine solche Entscheidung getroffen, dürfen die Unternehmen oder der Dienstleister personenbezogene Daten an Dienstleister in einem Drittland nur übermitteln, sofern geeignete Garantien vorgesehen sind (Standarddatenschutzklauseln, die von der EU-Kommission oder der Aufsichtsbehörde in einem bestimmten Verfahren angenommen werden) und durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsbehelfe zur Verfügung stehen.
Wir haben zudem mit unseren Dienstleistern vertraglich vereinbart, dass auch mit deren Vertragspartnern immer Garantien zum Datenschutz unter Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus bestehen müssen. Auf Anfrage stellen wir Ihnen eine Kopie dieser Garantien zur Verfügung.
Diese Vorlage wurde mit dem kostenlosen Mitarbeiter-Informationsschreiben-Generator der activeMind AG erstellt (Version: 2018-07-30)