Source: https://alumniportal.uni-potsdam.de/login/termsofuse.html
Timestamp: 2018-12-14 00:35:23
Document Index: 244594812

Matched Legal Cases: ['§ 3', 'Art. 4', 'Art. 4', 'Art. 6', '§ 257', '§ 28', 'Art. 6', 'Art. 6', '§ 257', '§ 247', 'Art. 20', 'Art. 77']

für Nutzer des Alumni-Portals der Universität Potsdam
Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig. In Folge dessen und um selbstverständlich allen uns obliegenden gesetzlichen Informations- und Aufklärungspflichten nachzukommen, informieren wir Sie nachfolgend darüber wie wir, das Alumni-Team der Universität Potsdam, Am Neuen Palais 10, 14469 Potsdam Ihre Daten verarbeitet und welche Rechte Ihnen hinsichtlich der Datenverarbeitung zustehen.
Das Alumni-Portal der Universität Potsdam wurde von der IntraWorlds GmbH, Erika-Mann-Str. 7, 80636 München, entwickelt und wird von der IntraWorlds GmbH in unserem Auftrag betrieben. In Folge dessen klären wir Sie hier im Folgenden darüber auf, welche Daten wir über die IntraWorlds GmbH erheben und wie wir beziehungsweise die IntraWorlds GmbH diese Daten verarbeitet. Selbstverständlich ist die IntraWorlds GmbH uns und dem Datenschutz über einen Auftragsverarbeitungsvertrag ausdrücklich verpflichtet.
1. Gegenstand des Datenschutzes. 2
2. Umfang und Zweck der Datenverarbeitung. 2
2.1. Datenverarbeitung im Rahmen der IntraWorlds Plattform.. 2
2.1.1. Datenverarbeitung bei Nutzung der IntraWorlds Plattform durch Alumni 2
2.1.1.1. Speicherdauer von Daten im Rahmen der Nutzung durch Alumni 3
2.1.2. Datenverarbeitung hinsichtlich Mitgliedern der Universität Potsdam.. 4
2.1.2.1. Datenverarbeitung bei Nutzung des Alumni-Portals durch Mitglieder. 4
2.1.2.2. Speicherdauer von Daten im Rahmen der Nutzung durch Mitglieder der Uni Potsdam.. 5
2.2. Sonstige Informationen zur Datenverarbeitung. 6
2.2.1. IP-Adressen. 6
2.2.2. Single Sign on. 6
2.2.2.1. Facebook Login. 6
2.2.2.2. XING Login. 7
2.2.2.3. LinkedIn Sign In. 7
2.2.2.4. Google Sign in. 8
2.2.3. Google Analytics 8
3. Zweckgebundene Datenverarbeitung, Weitergabe der Daten. 9
4. Dauer der Datenverarbeitung. 9
5. Betroffenenrechte. 9
Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Diese sind nach § 3 Abs. 1 BDSG Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person bzw. nach Art. 4 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen.
Hierunter fallen Kontaktdaten wie zum Beispiel Namen, Adressen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern. Ebenso fallen hierunter Inhaltsdaten wie sie im Beschäftigten- und Bewerbungskontext typischerweise vorkommen, also etwa Lebensläufen, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse und sonstige Qualifikationsnachweise. Inhaltsdaten sind aber auch binnen einer Plattform erstellte Nutzerkommentare oder Postings. Und selbstverständlich fallen unter personenbezogene Daten auch Nutzungsdaten wie IP-Adressen, LogIn-Daten oder die Aufrufe von bestimmten Seiten oder Inhalten.
Im Folgenden klären wir Sie über den Umfang der Datenerhebung und -speicherung sowie deren Nutzung (im Folgenden „Datenverarbeitung“, verwendet im Sinne von Art. 4 Abs. 7 DSGVO) und über den Zweck der jeweiligen Datenerhebung im Rahmen der Nutzung des Alumni-Portals auf.
Hierzu gehen wir zunächst auf die speziellen Datenverarbeitungen im Rahmen des Alumni-Portals ein und so dann auf sonstige Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit der Nutzung des Alumni-Portals.
2.1. Datenverarbeitung im Rahmen der IntraWorlds Plattform
Mit dem Alumni-Portal haben wir im Alumni-Programm Ihrer ehemaligen Universität eine zentrale Anlaufstelle, über die wir die Kommunikation über Neuigkeiten der Hochschule und den Austausch mit Ihnen bezüglich Ihrer persönlichen und beruflichen Weiterbildung und -entwicklung, über Möglichkeiten des Austauschs und der Vernetzung mit anderen Ehemaligen sowie über Fördermöglichkeiten der Hochschule ermöglichen können.
2.1.1. Datenverarbeitung bei Nutzung der IntraWorlds Plattform durch Alumni
Wenn Sie das Alumni-Portal darüber hinaus aktiv nutzen, um sich selbst über aktuelle Geschehnisse, vakante Stellen und/oder Alumni-Events zu informieren sowie diesbezüglich interagieren möchten, etwa, indem Sie Artikel von uns kommentieren, Inhalte selbst einstellen oder Ihre Teilnahme an Events erklären, verarbeiten wir die folgenden Daten von Ihnen, die üblicherweise im Rahmen einer interaktiven Nutzung unserer Plattform entstehen können. Hierzu gehören folgende Daten:
Inhaltsdaten wie:
das auf der Plattform sichtbare, von Ihnen ausgefüllte Profil einschließlich von Ihnen verfasste Artikel oder Kommentare zu Inhalten wie Artikel, Videos, Event- oder Workshop-Ankündigungen;
von Ihnen erstellte und hochgeladene Artikel, Fotografien, Videos;
Teilnahmemitteilungen und weitere Informationen bezüglich Events oder Workshops;
Gruppenzugehörigkeiten;
„Likes“ von Inhalten oder Kommentaren;
Kontaktanfragen und –verbindungen;
Umfrageteilnahmen;
Nachrichten der Nutzer unter einander (diese können nicht von Administratoren, also Mitarbeitern von uns eingesehen werden!);
Nachrichten an unsere Mitarbeiter;
Interessensbekundungen etwa im Hinblick auf Stellen, Stipendien, Weiterbildungsangebote, Mentoren;
Bewerbungen etwa im Hinblick auf Stellen, Mentoren, Stellen, Stipendien, Weiterbildungsangeboten;
Anmeldung zu Newslettern.
Allgemeine sonstige Nutzungsdaten wie:
LogIn-Daten, einschl. Single-Sign-Ons,
Aufrufe von bestimmten Inhalten/Seiten wie Artikel, Dokumente, Events, Foren, Bilder, Umfragen, Stellen, Videos, etc.
Öffnung von Newslettern oder Klicks auf Newsletterinhalte.
Diese Daten verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO. Diese personenbezogenen Daten entstehen im Rahmen Ihrer Nutzung der Plattform. Wir müssen diese entsprechend verarbeiten, um Ihnen den Service unsere Plattform anbieten und ermöglichen zu können.
Bitte lesen Sie auch unsere Hinweise zu der Verarbeitung von IP-Adressen und dem Facebook-LogIn sowie zu Google-Analytics unter Ziffer 2.2
Daneben steht Ihnen selbstverständlich das Widerspruchsrecht gegenüber dieser Datenverarbeitung zu, bitte lesen Sie hierzu Ziffer 5.
2.1.1.1. Speicherdauer von Daten im Rahmen der Nutzung durch Alumni
Ihre Beschäftigtendaten in Form von Lebenslaufdaten, wie unter Ziffer 2.4.1 beschrieben, speichern wir nach Ihrem Austritt für sechs Jahre; gemäß § 257 HGB sind wir verpflichtet Ihre Personalunterlagen über diesen Zeitraum hinweg aufzubewahren. Solange Sie die Plattform nicht aktiv nutzen, verwenden wir diesen Datensatz im Rahmen des Alumni-Portals ausschließlich dazu, eine Authentifizierung Ihrer Person zu ermöglichen, wenn Sie sich nach Ihrem Austritt erstmalig auf der IntraWorlds Plattform anmelden. So etwa, weil Sie erst nach Ihrem Austritt von dem unserem Alumni-Programm erfahren haben.
Wenn Sie die Plattform aktiv als Alumni nutzen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, wie sie unter Ziffer 2.1.4.1 beschrieben sind, also solche, die durch eine aktive Nutzung der Plattform anfallen, jeweils bis zu 6 Jahre nach der letzten Interaktion mit unserer Plattform. Als Interaktion wird ein Login auf der Plattform, das Öffnen eines Newsletters oder das Klicken auf einen Newsletter-Inhalt gewertet. Hintergrund dieser relativ langen Speicherzeit ist, dass der Kontakt zu und die Kommunikation mit Ihnen als Alumni langfristig angelegt ist. Wir möchten den Kontakt zu Ihnen langfristig halten und Ihnen langfristig Kommunikation und Informationen anbieten können. Dabei berücksichtigen wir, dass Sie als Alumni die Entwicklung Ihrer Alma Mater, der Universität Potsdam, verfolgen und über die Möglichkeiten eines Austausches verfügen möchten. Schließlich ist Sinn und Zweck der langfristige Austausch zwischen Ihnen und uns.
Daneben steht Ihnen selbstverständlich jederzeit das Widerspruchsrecht gegenüber dieser Datenverarbeitung zu, bitte lesen Sie hierzu Ziffer 5.
Vor einem Löschvorgang informieren wir Sie noch einmal rechtzeitig darüber, dass Ihre Daten gelöscht werden.
2.1.2. Datenverarbeitung hinsichtlich Mitgliedern der Universität Potsdam
Wir nutzen das Alumni-Portal dazu, um die einfache Kommunikation mit unseren Mitgliedern untereinander sowie den Austausch im Hinblick auf die Ziele der Universität Potsdam mit unseren Mitgliedern und binnen der Mitglieder zu ermöglichen und zu fördern. Im Rahmen dieses Austauschs informieren wir Sie unter anderem über aktuelle Geschehnisse, weisen Sie auf Weiterbildungsmöglichkeiten, Stipendien oder Mentoring-Programme hin und bieten Ihnen Möglichkeit an Veranstaltungen der Universität wie Mitgliedertreffen, Förderprogramme oder Weiterbildungen teilzunehmen.
Wenn Sie sich Im Jahrbuch der Universität Potsdam (Career Book) beteiligen, dann verarbeiten wir Ihre in diesem Zusammenhang personenbezogenen übermittelten Daten wie
Kontaktdaten (postalisch, telefonisch, elektronisch)
Lebensläufe, typische Lebenslaufdaten, berufliche Qualifikationen
intern im Rahmen des Alumni-Portals auf Grundlage von § 28 Abs. 1 Nr. 1 BDSG bzw. ab dem 25. Mai 2018 auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO.
2.1.2.1. Datenverarbeitung bei Nutzung des Alumni-Portals durch Mitglieder
Wenn Sie das Alumni-Portal darüber hinaus aktiv nutzen, um sich selbst über aktuelle Geschehnisse, Stipendien oder Mentoring-Programme sowie Veranstaltungen zu informieren sowie diesbezüglich interagieren möchten, etwa, indem Sie Artikel von uns kommentieren, Inhalte selbst einstellen oder Ihre Teilnahme an Veranstaltungen erklären, verarbeiten wir die folgenden Daten von Ihnen, die üblicherweise im Rahmen einer interaktiven Nutzung unserer Plattform entstehen können, hierzu gehören unter Daten wie:
Inhaltsdaten wie
das auf der Plattform sichtbare, von Ihnen ausgefüllte Profil einschließlich von Ihnen verfasste Artikel oder Kommentare zu Inhalten wie Artikel Videos, Event- oder Workshop-Ankündigungen;
Bewerbungen etwa im Hinblick auf (weitere) Stellen, Mentoren, Stellen, Stipendien, Weiterbildungsangebote, Mentoren;
Aufrufe von bestimmten Inhalten/Seiten wie Artikel, Dokumente, Events, Foren, Bilder, Umfragen, Stellen, Videos etc.
Öffnung von Newslettern oder Klicks auf Newsletterinhalte
Wenn und soweit wir Ihnen die Zahlung von Mitgliedsbeiträgen oder Spenden über das Alumni-Portal anbieten, so erheben wir von Ihnen in diesem Rahmen auch noch die folgenden Daten:
Alle vorstehenden Daten verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO. Diese personenbezogenen Daten entstehen im Rahmen Ihrer Nutzung der Plattform. Wir müssen diese entsprechend verarbeiten, um Ihnen den Service unsere Plattform anbieten und ermöglichen zu können.
2.1.2.2. Speicherdauer von Daten im Rahmen der Nutzung durch Mitglieder der Universität Potsdam
Wir speichern Ihre Mitgliederdaten jeweils über den Zeitraum Ihrer Mitgliedschaft bzw. über die Dauer Ihres Stipendiums oder Mentorenprogramms. Ihre Daten werden sechs Monate nach der Beendigung Ihrer Mitgliedschaft bzw. des Auslaufens des Stipendiums oder des Mentorenprogramms gelöscht. Es sei denn, Sie verbleiben auch nach dem Auslaufen des Stipendiums oder Mentorenprogramms als Mitglied oder Ihre Daten sind aufgrund gesetzlicher Vorschriften, wie etwa Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten nach § 257 HGB oder § 247 AO noch weiter zu verarbeiten.
2.2. Sonstige Informationen zur Datenverarbeitung
Ohne Internet-Protokoll-Adressen, kurz „IP-Adressen“, würde – sehr vereinfacht ausgedrückt – das Internet nicht funktionieren. Eine IP-Adresse stellt nämlich in Computernetzen eine Adresse dar, damit darüber Webserver und/oder einzelne End-Geräte angesprochen und erreicht werden können. Ohne IP-Adresse können der Webserver und die Endgeräte nicht kommunizieren – und somit nichts anzeigen. Der Webserver, auf dem das Alumni-Portal der Universität Potsdam gehostet wird, wird also mit einer Datenanfrage von Ihnen angepingt. Um Ihnen die Daten zu liefern, muss der Webserver Ihre IP-Adresse kennen. Folglich muss der Webserver in diesem Moment der Datenabfrage Ihre IP-Adresse speichern. Dazu erhält der Webserver die Information, welche Webseite bzw. Datei abgerufen, welcher Browser und welches Betriebssystem dazu genutzt wurde. Das Ganze wird wiederum Logfile genannt.
Wir speichern Ihre IP-Adresse in den Logfiles für sieben Tage aus Gründen der Sicherheit und der Netzwerkintegrität. So können wir unter anderen Brut Force und Denial of Service Angriffe besser erkennen und schneller unterbinden.
2.2.2. Single Sign on
Wir bieten Ihnen zu Ihrem Komfort die Möglichkeit, sich über sogenannte Single Sign On Funktionen von bereits von Ihnen existierenden Social Media Accounts bei uns auf dem Alumni-Portal zu registrieren oder anzumelden.
2.2.2.1. Facebook Login
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich mittels des Facebook Login bei uns zu registrieren oder mittels des Logins anzumelden. Wenn Sie das Facebook-Login nutzen, werden Sie zu einem Login-Dialog von Facebook weitergeleitet.
Wenn Sie sich mit dem Facebook Login bei uns anmelden, dann erteilen Sie Facebook die Berechtigung, bestimmte personenbezogene Daten an uns zu übermitteln. Hierbei handelt es sich um die Daten des public profile. Wie der Name schon sagt, werden uns damit diejenigen Daten automatisch übermittelt, die zum öffentlichen Profil gehören, wie
Name, Profilbild, Geschlecht, Nutzer-ID, Nutzer-URL, die Zeitzone, Ort sowie ihr Alter, wenn und soweit Sie dieses angegeben haben.
Diese Daten werden uns automatisch übermittelt, aber nicht von uns weiter verarbeitet, wir löschen diese umgehend. In dem Verfahren erhalten wir nicht Ihr Passwort von Facebook. Wir erhalten lediglich die Bestätigung, dass Sie sich als Nutzer gegenüber Facebook authentifiziert haben und insoweit Ihre Identität bestätigt wurde.
Wir senden im Gegenzug die Information an Facebook, dass Sie unsere Plattform nutzen.
Wenn Sie das Facebook-LogIn nutzen, erklären Sie sich mit diesen Datenverarbeitungen einverstanden. Bitte informieren Sie sich im Übrigen weiter bei Facebook über die durch Facebook vorgenommenen Datenverarbeitungen.
2.2.2.2. XING Login
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich mittels des XING Login bei uns zu registrieren oder mittels des Logins anzumelden. Wenn Sie das XING-Login nutzen, werden Sie zu einem Login-Dialog von XING weitergeleitet.
Wenn Sie sich mit dem XING Login bei uns anmelden, dann erteilen Sie XING die Berechtigung personenbezogene Daten an uns zu übermitteln. Hierbei handelt es sich automatisch um all diejenigen Daten, die in Ihrem öffentlichen XING-Profil enthalten sind. Diese Daten werden von uns allerdings nicht weiter verarbeitet.
Sie haben aber bei Ihrem nächsten Login auf XING, die Möglichkeit, Ihre Daten der IntraWorlds Plattform zu übermitteln. Diesen Service bieten wir an, damit Sie nicht selbst alle Daten ggf. neu eingegeben müssen. Sie behalten die Kontrolle, welche Daten genau Sie der IntraWorlds Plattform gegenüber freigeben. Wenn Sie mögen, können Sie uns weiter erlauben, dass wir die Daten regelmäßig automatisch aktualisieren, d.h. dass wir über die IntraWorlds Plattform Updates von XING hinsichtlich Ihrer Daten, erhalten dürfen.
In dem gesamten Verfahren erhalten wir nicht Ihr Passwort von XING. Wir erhalten lediglich die Bestätigung, dass Sie sich als Nutzer gegenüber XING authentifiziert haben und insoweit Ihre Identität bestätigt wurde.
Wenn Sie das XING-Login nutzen, erklären Sie sich mit diesen Datenverarbeitungen einverstanden. Bitte informieren Sie sich im Übrigen weiter bei XING über die durch XING vorgenommenen Datenverarbeitungen.
2.2.2.3. LinkedIn Sign In
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich mittels Sign In with LinkedIn bei uns zu registrieren oder mittels des Logins anzumelden. Wenn Sie Sign In with LinkedIn nutzen, werden Sie zu einem Login-Dialog von LinkedIn weitergeleitet.
Wenn Sie sich mit dem Sign In with LinkedIn bei uns anmelden, dann erteilen Sie LinkedIn die Berechtigung bestimmte personenbezogene Daten an uns zu übermitteln. Wir fragen neben der Berechtigung zum Erhalt ihres LinkedIn Basis Profils auch die Berechtigung zum Erhalt Ihrer E-Mail-Adresse ab.
Diese Daten werden von uns verarbeitet. In dem Verfahren erhalten wir nicht Ihr Passwort von LinkedIn. Wir erhalten lediglich die Bestätigung, dass Sie sich als Nutzer gegenüber LinkedIn authentifiziert haben und insoweit Ihre Identität bestätigt wurde.
Wenn Sie Sign In with LinkedIn nutzen, erklären Sie sich mit diesen Datenverarbeitungen einverstanden. Bitte informieren Sie sich im Übrigen weiter bei LinkedIn über die durch LinkedIN vorgenommenen Datenverarbeitungen.
2.2.2.4. Google Sign in
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich mittels des Google Sign In bei uns zu registrieren oder mittels des Logins anzumelden. Wenn Sie das Google Sign In nutzen, werden Sie zu einem Login-Dialog von Google weitergeleitet.
Wenn Sie sich mit dem Google Sign In bei uns anmelden, dann erteilen Sie Google die Berechtigung bestimmte personenbezogene Daten an uns zu übermitteln. Hierbei können Sie wählen, ob nur Ihre E-Mail-Adresse oder alle Daten aus Ihrem Google Basis Profil übermittelt werden sollen. Diese Daten werden von uns verarbeitet. In dem Verfahren erhalten wir nicht Ihr Passwort von Google. Wir erhalten lediglich die Bestätigung, dass Sie sich als Nutzer gegenüber Google authentifiziert haben und insoweit Ihre Identität bestätigt wurde.
Wenn Sie das Google Sign In nutzen, erklären Sie sich mit diesen Datenverarbeitungen einverstanden. Bitte informieren Sie sich im Übrigen weiter bei Google über die durch Google vorgenommenen Datenverarbeitungen.
2.2.3. Google Analytics
3. Zweckgebundene Datenverarbeitung, Weitergabe der Daten
Wir beachten den Grundsatz der zweckgebundenen Datenverwendung. Sämtliche vorgenannten Daten verarbeiten wir nur zu den bereits genannten Zwecken und solchen die noch nachfolgend genannt werden.
Wir sind den Grundsätzen der Datenvermeidung und Datensparsamkeit verpflichtet. Über die Dauer der Datenverarbeitungen haben wir vorstehend jeweils bereits informiert.
5. Betroffenenrechte (u.a. Auskunft, Widerruf, Widerspruch, Löschung, Kontakt Datenschutzbeauftragter)
Darüber hinaus müssen wir Sie darüber aufklären, dass Ihnen daneben ab dem 25.05.2018 auch das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DGVO sowie das Recht zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde im Sinne von Art. 77 DSGVO zustehen.
Wenden Sie sich zur Ausübung der vorgenannten Rechte bitte an hans.kurlemann@uni-potsdam.de.
Wenn Sie Ihre Rechte unmittelbar gegenüber der IntraWorlds GmbH geltend machen, so ist diese verpflichtet, dieses Verlangen der Universität Potsdam unverzüglich mitzuteilen und umgekehrt, damit schnellstmöglich Ihrem Verlangen nachgekommen werden kann.
Tel.: +49 331 977 1784
E-Mail: johannes.belling@uni-potsdam.de