Source: http://explico.com.pl/odpowiedzi-na-pytania-zadane-przez-uczestnikow-warsztatow-na-temat-prawne-i-podatkowe-nowosci-w-relacjach-pracodawca-pracownik-organizowanych-przez-nasza-kancelarie-w-dniu/
Timestamp: 2018-11-15 21:55:06+00:00
Document Index: 37174037

Matched Legal Cases: ['art. 221', 'art. 221', 'art. 221', 'art. 5', 'art. 6', 'art. 6', 'art. 9', 'art. 94', 'art. 129', 'art. 144', 'art. 140', 'art. 140', 'art. 151', 'art. 178', 'art. 22', 'art. 26', 'art. 22', 'art. 1', 'art. 1', 'SA/Wa ']

Odpowiedzi na pytania zadane przez uczestników warsztatów na temat: “Prawne i podatkowe nowości w relacjach pracodawca–pracownik”, organizowanych przez naszą Kancelarię w dniu 10.10.2018 r. | Pułka & Partnerzy
Odpowiedzi na pytania zadane przez uczestników warsztatów na temat: “Prawne i podatkowe nowości w relacjach pracodawca–pracownik”, organizowanych przez naszą Kancelarię w dniu 10.10.2018 r.
Czy w aktach archiwalnych mogę zostawić kopie aktów ślubu, na podstawie których zmieniałam pracownikowi nazwisko, akt urodzenia pod wnioskiem o urlop macierzyński?
Dane osobowe, jakich może żądać pracodawca od pracownika, określa art. 221 § 1 KP. Przepis ten obejmuje, między innymi, imię i nazwisko. Niemniej jednak, zasadą jest, że zarówno osoba ubiegająca się o zatrudnienie, jak i pracownik, przekazują pracodawcy dane w formie oświadczenia. Pracodawca ma jednak prawo żądać udokumentowania tych danych (art. 221 § 3 KP), na przykład w przypadku zmiany nazwiska pracownik może okazać pracodawcy nowy dowód osobisty lub akt małżeństwa. Przy czym o tym, jakimi dokumentami pracownik potwierdza ww. dane osobowe i jakie dokumenty mogą znaleźć się w aktach osobowych, decyduje treść rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.2017.894, t.j. z dnia 08.05.2017 r., dalej: „Rozporządzenie o dokumentacji”). Tym samym, zmiana nazwiska może być udokumentowana przez pracownika okazaniem ww. dokumentów do wglądu, ale pracodawca nie ma obowiązku włączania tych dokumentów do akt osobowych. Tym bardziej, że praktyka pozostawiania przez pracodawców w aktach osobowych pracowników odpisów aktu małżeństwa celem udokumentowania zmiany nazwiska przez pracownika może być obecnie uznana za niedopuszczalną na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. U. UE. L. z 2016 r., Nr 119, str. 1; dalej: „RODO”). Skrócony akt małżeństwa zawiera bowiem, oprócz danych osobowych pracownika, również dane osobowe małżonka pracownika, a także jego rodziców i rodziców małżonka. Takie dane osobowe pracowników nie są pracodawcy do niczego potrzebne i nie powinien ich przetwarzać. Tym bardziej nie może tego czynić po dniu 25.05.2018 r., czyli po rozpoczęciu obowiązywania RODO.
W zakresie zaś aktu urodzenia dziecka, składanego wraz z wnioskiem o urlop macierzyński, należy wskazać, iż pracodawca może żądać od pracownika imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez niego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (art. 221 § 2 KP). Również i te dane pracownik może przekazać w oświadczeniu. Niemniej jednak, należy również odwołać się do § 6 ust. 2 pkt 2) lit. h Rozporządzenia o dokumentacji, który przewiduje, że w części B akt osobowych pracodawca gromadzi dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego. Akt urodzenia dziecka nie jest dokumentem związanym z korzystaniem z urlopu macierzyńskiego, dlatego też na chwilę obecną nie ma podstaw do gromadzenia przez pracodawcę w aktach osobowych pracownika kserokopii aktu urodzenia dziecka, tym bardziej że wystarczające jest uzyskanie w tym zakresie oświadczenia pracownika. Niemniej warto przy tym zwrócić uwagę, iż od dnia 01.01.2019 r. gromadzenie aktów urodzenia dzieci może okazać się dopuszczalne, jeżeli faktycznie wejdzie w życie nowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (ostatnia wersja z dnia 13.09.2018 r.). W § 3 pkt 2) lit. l projektu ww. Rozporządzenia zostały przewidziane bowiem w części B akt pracowniczych dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu, a nie tylko korzystaniem z tych przywilejów, jak jest to obecnie. Jeśli więc wniosek o urlop macierzyński będzie zawierał załącznik w postaci aktu urodzenia dziecka, to znajdzie się on w aktach osobowych pracownika. Tym niemniej, jest to na razie projekt Rozporządzenia i do kwestii tej będzie można powrócić, gdy będzie ono prawem obowiązującym.
Co jest dozwolone na zbiorowej liście obecności (jakie dane można podawać np. urlop, opieka, chorobowe, sąd itp.)?
RODO wprowadziło m.in. zasadę minimalizacji danych i zasadę rozliczalności, bardzo mocno akcentując jednocześnie obowiązek zachowania poufności informacji. Zakres przetwarzanych danych powinien być zawsze adekwatny do celu, w jakim dana czynność jest wykonywana. Zgodnie bowiem z RODO przetwarzanie danych osobowych musi być celowe i oparte na konkretnej podstawie prawnej. Cel przetwarzania danych ma być konkretny, wyraźny i prawnie uzasadniony (art. 5 ust. 1 lit. b oraz motyw 39 preambuły RODO). Jak wynika z art. 6 ust. 1 RODO, przetwarzanie danych jest zgodne z przepisami, jeżeli m.in.:
Wystarczy spełnienie jednej z powyższej przesłanek (lub innej przesłanki wymienionej w art. 6 ust. 1 RODO), aby przetwarzanie danych było legalne. Proces przetwarzania danych, aby pozostawał w zgodzie z wymogami RODO, musi jednak uwzględniać zasady tego przetwarzania, w tym zasadę ograniczenia celu, minimalizacji danych oraz integralności i poufności.
Wskazywanie na listach obecności, dostępnych dla szerokiego kręgu pracowników, powodu absencji może stanowić naruszenie tych zasad. Wystarczającą informacją jest samo wskazanie, czy dany pracownik jest danego dnia obecny w pracy, czy też nie. Lista obecności służy bowiem do potwierdzenia i weryfikacji obecności lub nieobecności w pracy danego pracownika. A dla osiągnięcia tego celu nie ma znaczenia, z jakiego powodu pracownik jest nieobecny w pracy. Dodatkowo, jeżeli zapis na liście będzie zawierał wskazanie, że nieobecność jest spowodowana chorobą, może to być uznane za naruszenie art. 9 ust. 1 RODO, który zabrania przetwarzania danych wrażliwych, w katalogu których są dane dotyczące między innymi zdrowia.
Reasumując, symbol absencji i wszelkie inne informacje dotyczące przyczyn nieobecności nie powinny być zamieszczane na liście obecności. Stosowanie takich praktyk może naruszać zasadę ochrony danych osobowych.
Jeśli od 01.2019 r. wejdzie rozporządzenie o nowych aktach (4 części ) co mamy zrobić z dotychczasowymi aktami – podzielić i przepisać na nowo, czy będzie to dotyczyło tylko zatrudnionych od 01.01.2019 r.?
Zgodnie z § 19 projektu Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (ostatnia wersja z dnia 13.09.2018 r.):
W okresie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia pracodawcy dostosują sposób prowadzenia i warunki przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do przepisów niniejszego rozporządzenia.
Dostosowanie sposobu prowadzenia i przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do przepisów niniejszego rozporządzenia, obejmuje dokumentację pracowników pozostających, w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, w stosunku pracy.
Zakładając, że rozporządzenie wejdzie w życie w dniu 01.01.2019 r., tak jak jest to planowane, i nie zmieni się jego treść, w tym w szczególności w zakresie ww. § 19, każdy pracodawca będzie zobowiązany do:
dostosowania sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników będących pracownikami w dniu 01.01.2019 r. do przepisów ww. rozporządzenia, najpóźniej do dnia 30.06.2019 r.,
prowadzenia dokumentacji pracowniczej wszystkich osób zatrudnionych od 01.01.2019 r., wg zasad wskazanych w ww. rozporządzeniu, już od 01.01.2019 r.
Akta byłych pracowników, których stosunki pracy zakończyły się przed dniem 01.01.2019 r., powinny pozostać w dotychczasowej formie, czyli nie należy ich w żaden sposób dostosowywać do nowych wymogów.
Czy od 01.2019 ewidencja czasu pracy i karty wynagrodzeń mają być roczne , czy za każdy miesiąc osobno i czy mają się znaleźć w aktach pracownika?
Zgodnie z art. 94 pkt 9a) KP, w brzmieniu, które zacznie obowiązywać od dnia 01.01.2019 r., dokumentacja pracownicza składa się z:
dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy;
Zgodnie z § 6 pkt 1) projektu Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (ostatnia wersja z dnia 13.09.2018 r.) ewidencja czasu pracy jest elementem dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, a nie elementem akt osobowych. Analogicznie jest w przypadku karty wynagrodzeń, która zgodnie z § 6 pkt 2) ww. projektu została włączona do katalogu dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, a nie jest elementem akt osobowych. Zgodnie bowiem z powołanymi przepisami:
1) ewidencję czasu pracy, która zawiera:
a) kopię rozkładu czasu pracy (art. 129 § 3 Kodeksu pracy) zawierającą potwierdzenie otrzymania rozkładu czasu pracy przez pracownika,
b) kartę ewidencji czasu pracy za dany okres rozliczeniowy, zawierającą informacje o:
liczbie przepracowanych godzin i ich rozkładzie w dobach, ze wskazaniem pracy w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych,
liczbie godzin dyżuru i ich rozkładzie w dobach, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
zwolnieniach od pracy, z oznaczeniem wymiaru i podstawy prawnej ich udzielenia,
innych usprawiedliwionych nieobecnościach w pracy, ze wskazaniem wymiaru i tytułu ich udzielenia,
nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy,
czasie pracy pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
c) wnioski pracownika dotyczące:
stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),
stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140′ § 1 Kodeksu pracy),
stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140′ § 2 Kodeksu pracy)
d) dokumenty związane:
z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (art. 151’Kodeksu pracy),
e) zgodę:
pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy),
2) kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą;
Kartę ewidencji czasu pracy prowadzi się wg ww. regulacji za dany okres rozliczeniowy. Listę wynagrodzeń, jak się wydaje, należy prowadzić za każdy okres, za jaki zostało ono wypłacone. Lista płac najczęściej sporządzana jest co miesiąc. W praktyce pracodawcy mogą sporządzać listy płac częściej, np. co 2 tygodnie, co tydzień, a także w każdym innym terminie w celu wypłaty dodatkowych składników pensji: premii, nagród, odpraw itp.
W świetle obowiązujących przepisów oraz orzecznictwa jak najlepiej (najbezpieczniej ) zapisać w umowie o prace 50% KUP dla programistów oraz dla redaktorów i grafików komputerowych czasopisma (teraz mamy na sztywno w umowie np. – 80 % wynagrodzenia stanowią 50% koszty lub comiesięczne zestawienie czasu pracy poświęcone na pracę twórczą.
Zapis w umowie o pracę, która została zawarta z programistą, redaktorem lub grafikiem komputerowym czasopisma:
W naszej opinii obecny zapis w umowie, polegający jedynie na rozgraniczeniu procentowym pomiędzy pracą o charakterze twórczym (80%) i pozostałym (20%), jest niewystarczający. Podobnie niewystarczające jest dokumentowanie wykonanych prac o charakterze twórczym w formie comiesięcznego zestawienia czasu pracy.
W ostatnim czasie otrzymujemy informacje, że organy podatkowe kwestionują stosowanie przez pracodawców (płatników podatku PIT pracowników) 50% kosztów uzyskania przychodu na podstawie zawieranych w latach poprzednich umów. Problem z korzystaniem z 50% kosztów uzyskania przychodu nie powstał bowiem dopiero z dniem 01.01.2018 r., tj. po nowelizacji przepisów ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej ,, Ustawa o PIT”). Zalecamy zatem przejrzenie umów o pracę zawieranych z twórcami za lata poprzednie, co najmniej za okres odpowiadający okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych.
Stosownie do art. 22 ust. 9 pkt 3 Ustawy o PIT, w brzmieniu obowiązującym od dnia 01.01.2018 r., koszty uzyskania przychodów z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami, określa się w wysokości 50% uzyskanego przychodu, z zastrzeżeniem ust. 9a i 9b, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b) Ustawy o PIT, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.
Przy czym, należy zwrócić uwagę, że organy podatkowe preferują tylko jedną metodę ustalania honorarium, czyli metodę rzeczywistej wyceny danego utworu[1]. Należy podkreślić, że taka interpretacja, naszym zdaniem, nie jest uzasadniona a sądy administracyjne podważają stanowisko organów[2]. Przy czym wszystkie wydane w wyniku zaskarżenia wydanych interpretacji indywidualnych orzeczenia wojewódzkich sądów administracyjnych są nieprawomocne, a to oznacza, że organ podatkowy w każdym z tych przypadków złożył skargę kasacyjną, nie znamy więc ostatecznego rozstrzygnięcia.
Treść umowy o pracę powinna zatem zostać zmieniona, a jej nowa treść będzie zależała od podejścia pracodawcy do problemu:
czy pracodawca będzie starał się zadowolić wymagania organów podatkowych?
czy też będzie stosował zasady wynikające z dotychczasowych orzeczeń sądów administracyjnych?
Jeśli pracodawca będzie starał się uwzględnić wymagania organów podatkowych, to naszym zdaniem jest bardzo trudne, a wręcz niemożliwe, stworzenie odpowiedniego zapisu w umowie o pracę. Trudno bowiem z góry przewidzieć sposób kształtowania wynagrodzenia za szereg prac twórczych, z których każda ma swój indywidualny charakter.
W drugim przypadku, tj. stosowania zasad wynikających z orzeczeń sądów administracyjnych, po opracowaniu własnego wzorca umowy o pracę pracodawca powinien zwrócić się z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej z opisem stosowanych zasad wynagradzania tzw. „pracowników twórczych”. Po uzyskaniu, co jest najbardziej prawdopodobne, negatywnej interpretacji, powinien on kontynuować procedurę zaskarżania przed sądami administracyjnymi.
W naszej odpowiedzi skupimy się zatem na zapisach, jakie powinny znaleźć się w umowie o pracę w oparciu o argumentację wyrażoną przez sądy administracyjne.
Co powinno znaleźć się w umowach o pracę?
Samo wykonywanie pracy twórczej za wynagrodzeniem nie spełnia przesłanek zastosowania art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o PIT– nie oznacza bowiem automatycznie powstania utworu i przejścia praw z tego tytułu na pracodawcę. Dlatego umowa o pracę lub inny dokument wewnętrzny musi zawierać definicję wytwarzanego przez pracownika utworu. Takim innym dokumentem wewnętrznym może być przykładowo „Karta opisu stanowiska pracy”, a w umowie o pracę powinna się znaleźć adnotacja, że zakres obowiązków pracownika wynikających ze stosunku pracy na danym stanowisku obejmuje działalność twórczą, opisaną w tymże dokumencie.
Umowa o pracę musi zawierać postanowienie o rozporządzeniu przez pracownika autorskimi prawami majątkowymi do utworów na rzecz pracodawcy, określające moment ustalenia utworów w jakiejkolwiek postaci jako moment przeniesienia na pracodawcę tych praw.
Umowa o pracę musi zawierać odrębne kształtowanie honorarium należnego twórcy oraz wynagrodzenia za wykonywanie innych, pozostałych obowiązków pracowniczych.
Ponadto, u pracodawcy powinna być prowadzona ewidencja stworzonych przez określonego pracownika utworów, zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących u pracodawcy aktach wewnętrznych, np. regulaminie wynagradzania. Pracodawca powinien również ewidencjonować czas pracy pracowników, przy czym ewidencja czasu pracy z podziałem na czynności twórcze i pozostałe będzie miała charakter pomocniczy dla określenia honorarium i pozostałej części wynagrodzenia.
Odnośnie do punktu pierwszego: nie podejmiemy się opisu stanowisk i zdefiniowania utworu ze względu na brak odpowiednich informacji o funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, w imieniu którego pytanie zostało zadane. Poniżej prezentujemy zapisy odnośnie do punktów 2 i 3. Zapisy alternatywne są zaznaczone kolorem zielonym.
Proponowane zapisy w umowie o pracę z zastosowaniem 50% kosztów uzyskania przychodu:
Rodzaj umówionej pracy:
(stanowisko, funkcja, zawód, specjalność związane z działalnością twórczą)
Miejsce wykonywania pracy: _______________________________________.
Wymiar czasu pracy: ______________________________________________ .
Wynagrodzenie miesięczne składa się z:
Wynagrodzenia za realizację obowiązków wynikających z punktu 1.a. w wysokości YY PLN miesięcznie brutto;
Honorarium za przeniesienie autorskich praw majątkowych, powstałych w ramach twórczej działalności w zakresie objętym niniejszą umową o pracę w punkcie 1.b. oraz w Karcie Opisu Stanowiska Pracy, za wytworzone w miesiącu jednostki utworu (lub za wytworzone w miesiącu utwory) w wysokości XX PLN brutto.
Honorarium za przeniesienie autorskich praw majątkowych będzie wypłacane pod warunkiem wykonywania czynności twórczych przez co najmniej 80% czasu pracy w danym miesiącu. Do czasu pracy nie wlicza się dni nieobecności w pracy.
Pracownik jest zobowiązany systematycznie ewidencjonować czas pracy na formularzu AA, który stanowi załącznik nr 1 do umowy o pracę.
Pracownik jest zobowiązany zgłaszać kierownikowi działu zakończenie pracy nad utworem na formularzu BB, który jest załącznikiem nr 2 do umowy o pracę.
Strony przyjmują, że utworami są powstałe prace wykonywane na stanowisku ______:
Czynności te mają charakter niepowtarzalny i jednostkowy, podlegają rejestracji w postaci/ na nośniku ______ oraz spełniają definicję utworu zawartą w art. 1 ust. 1-3 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst. jedn. Dz.U. 2018.1191)[3], zwanej dalej „Uapp”.
Czynności te spełniają definicję utworu z Uapp również w przypadku, gdy są utworami niedokończonymi, pod warunkiem przeniesienia na pracodawcę praw autorskich w sposób określony w pkt. 5.b., co wynika z art. 1 ust. 3 Uapp.
Strony ustalają, że:
Pracodawca nabywa z chwilą przyjęcia autorskie prawa majątkowe do utworów wytworzonych przez pracownika w wyniku wykonywania obowiązków ze stosunku pracy, opisanych w punkcie 1.b.
Przekazanie utworu nastąpi przez zaakceptowanie przez kierownika działu prawidłowo wypełnionego przez pracownika formularza BB.
Prawa majątkowe do utworu stworzonego przez pracownika pracodawca nabywa w dniu przekazania utworu.
W wyniku przeniesienia praw majątkowych do utworu pracodawca nabywa wyłączne prawa do korzystania z niego w pełnym zakresie i w jakikolwiek sposób, bez ograniczeń, na wszelkich polach eksploatacji, a także wyłącznie prawa do rozporządzania i udostępniania utworu na rzecz osób trzecich.
[1] Przykładowo, pismo Dyrektora KIS z dnia 15.05.2018 r., sygn. akt 0113-KDIPT3.4011.178.2018.1.MH.
[2] Przykładowo, w dniu 11.10.2018 r. WSA w Warszawie wydał wyrok o sygn. akt III SA/Wa 3775/17; brak jeszcze pisemnego uzasadnienia orzeczenia.
[3] W przypadku umów zawieranych w okresach przed datą opublikowania tekstu jednolitego, czyli przed 21.06.2018 r., należy podać właściwe dane tekstu jednolitego.
← Nowe zasady działania agentów ubezpieczeniowych
Nowe zasady działania agentów ubezpieczeniowych
Od 15.03.2018 r. nowe obowiązki związane z KRS
Archiwum: Wybierz miesiąc Październik 2018 Wrzesień 2018 Sierpień 2018 Lipiec 2018 Maj 2018