Source: https://www.tado.com/t/en/applicant-data-privacy/
Timestamp: 2018-11-21 10:05:55
Document Index: 37463880

Matched Legal Cases: ['Art. 6', 'Art. 88', 'Art. 6', 'Art. 9', 'Art. 88', 'Art. 15', 'Art. 15', 'Art. 16', 'Art. 18', 'Art. 6', '§ 26', 'Art. 6', 'Art. 9', 'Art. 88', '§ 26', 'Art. 15']

Applicant Data Privacy - tado° Magazine
Information regarding the processing of your personal data in the context of the application process at tado GmbH
With this document we would like to provide you as an applicant with information on the collecting, processing and storing of your personal data in the context of the application process at tado GmbH (in the following “tado”).
The European General Data Protection Regulation (abbreviated in the following GDPR) and the German Federal Data Protection Act (abbreviated in the following BDSG) have, among other things, the aim that every person affected by data processing issues (i.e. you as an applicant in the context of an application process) shall be made aware of the extent to which personal data will be processed.
Personal data are any data that are related to your person or that make it possible to infer a relation to your person (e.g. your name, date of birth or your mobile number). In the following this information shall be abbreviated to “data”, which shall always mean personal data. In the following the “processing of data” shall mean any collection, storing or other use of data.
We willingly fulfil the transparency requirements of the GDPR and BDSG with respect to your data that is processed in connection to your employment application in the following.
I. Name and contact data of the processor
The processor of your data is:
hrprivacy@tado.com
The contact data of the data protection officer at tado GmbH are as follows:
privacy@tado.com
III. Data that we process
As part of the application process with us, we will collect data about your person which you send to us. In the following we would like to give you an overview of which data we process for which purpose, our legal basis for doing so and for how long we store these data.
Data received from your application materials and interviews
We shall process your data that are related to your application with us which we receive from your application documents via e-mail, via your online application or by post as well as from interviews with you. Furthermore, as part of an online application, we will receive those data that you fill in using the respective online application form. This will generally be the following data:
First name and surname, date of birth, address, telephone number, mobile number, pri-vate e-mail address, data about your qualifications, work experience and training, hobbies and activities if applicable, photograph if applicable, internal notes from interviews with you if applicable.
Data that we collect from third parties
Your data may be collected by third parties in certain circumstances, which include, above all, cases in which we view your profile from professional social networks such as Xing and LinkedIn or if we receive your data and application documents from a personnel consultant or a recruiter.
Purpose of processing: We shall process all aforementioned data for the purpose of carrying out the application procedure and to check whether we will offer you the position to which you applied and hire you as one of our employees.
If you accept our offer for employment in our company, we shall store your data in the following for the purpose of carrying out your employment. In this case you shall receive additional information about the processing of your data within the employment relationship at tado GmbH as soon as your employment with us has begun.
Legal basis for processing: The legal basis for the processing of your data with respect to a specific position which you applied to with us shall be Art. 6(1) sentence 1 lit. b, and Art. 88 GDPR and Section 26(1) sentence 1 BDSG.
If the data fall into special categories of personal data, such as data about your health that you have shared yourself (for example information about a substantial disability), the legal basis for the processing shall be Art. 6(1) sentence 1 lit. b Art. 9 and Art. 88 GDPR as well as Section 26(3) sentence 1 BDSG.
Duration of storage: As a general rule we shall store your data as long as they are required for your application.
If you receive a rejection from us for the position in question, then we shall delete your data no later than three months after you have received the rejection from us unless legal reasons or legal obligations require us to store the data.
If you accept our offer for employment in our company, we shall store your data for the duration of your employment. In this case you shall receive additional information about the processing of your data within the employment relationship at tado GmbH as soon as your employment with us has begun.
In certain cases we must transfer a portion of your data, which we process as part of the application process, to authorities and people outside of our company (see below under “Further explanation”). We will transfer data to the following groups of recipients, as arranged by category:
Provider of our recruiting system, Workable Software Ltd.
Recruiters who work for tado GmbH if we receive your application from one of them
Other service providers that process personal data (processors) (in particular Google LLC (G Suite))
Solicitors who work for tado GmbH
If we are legally obligated to transfer your data or if your data is necessary for the work of solicitors, personnel consultants or recruiters working for us, we shall transfer your da-ta to these parties to the necessary extent.
Service providers working on our behalf shall process data for us in some cases. If this is the case, we shall conclude order processing contracts with the service provider. In such a contract, we shall bind the service provider to process the data carefully and in ac-cordance with our instructions. As a result the service providers shall process the data in accordance with our standards and on our account, which is why they shall be labelled the processor.
Otherwise the only employees of our company who shall have access to your personal data are those who must view your data as part of the application process, i.e. specifical-ly the HR department and the decision makers in the speciality department.
Personal data is transferred to the USA as part of the use of the service providers Workable Software Ltd. (UK) and Google LLC (G Suite) (US). We have concluded data processing contracts with these service providers. Google LLC is certified in accordance with the EU-US Privacy Shield (decision of the Commission (EU) 2016/1250 of 12 July 2016, EU-US Privacy Shield). To ensure an appropriate level of data protection, the service providers have appropriate guarantees with respect to the level of protection for data processing regarding their sub-processors. You can receive copies of the guarantees and further information on this topic using the following e-mail address: privacy@tado.com.
VI. Your rights with respect to data processing at tado GmbH
You have the following rights with respect to data processing at tado GmbH: We have sum-marised these rights in the following; please note that this is only a rough outline for the purpose of providing a better understanding. The exact scope of your rights complies with the legal requirements of Art. 15 to 22 GDPR:
Right of access to find out which data we are processing about you (Art. 15 GDPR);
You shall have the right to obtain access to the processing of your personal data by us. We shall explain the data processing as part of the exchange of information and provide an overview of the data stored about your person.
Right to rectification of your data (Art. 16 GDPR);
If data stored by us are incorrect or are no longer current, you shall have the right to have these data rectified.
You can also request the deletion of your data. If in exceptional cases it is not possible to delete the data due to other legislation, the data shall be blocked so that they are only available for this legal purpose.
Right to the restriction of processing of your data (Art. 18 GDPR);
You can also have the processing of your data restricted, for example if you believe that the data stored by us are not correct.
You also have the right to data portability. This means that we will send you a digital copy of the personal data provided by you upon request.
In order to exercise your rights described here, you can refer to the contact data listed above at any time.
Finally, you have the right to complain about us to a data protection supervisory authority. You can exercise this right at a supervisory authority at your residence, for example, your place of work or the place of the alleged infringement. The responsible supervisory authority is the Data Protection Authority of Bavaria for the Private Sector.
Informationsblatt über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewer-bungsverfahren bei der tado GmbH
Mit diesem Informationsblatt möchten wir Sie als Bewerber/in über die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren bei der tado GmbH (im Folgenden tado) informieren.
Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten bei der tado GmbH sind wie folgt:
Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens bei uns erheben wir Daten über Ihre Person, die Sie uns zukommen lassen. Gerne möchten wir Ihnen im Folgenden einen Überblick darüber ge-ben welche Daten wir zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten und für welche Dauer wir diese speichern.
Wir verarbeiten in Bezug auf Ihre Bewerbung bei uns Ihre Daten, die wir durch Ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail, per Online-Bewerbung oder per Post sowie durch Vorstellungsgespräche mit Ihnen erhalten. Zusätzlich erhalten wir im Rahmen einer Online-Bewerbung diejenigen Daten, die Sie über das jeweilige Formular zur Online-Bewerbung ausfüllen. Bei den Daten wird es sich in der Regel um folgende Daten handeln:
Vor- und Familienname, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, Mobilnummer, private E-Mail-Adresse, Daten zu Ihrer Qualifikation, Berufserfahrung und Ausbildung, ggf. Hobbies und Freizeitbeschäftigungen, ggf. Lichtbild, ggf. interne Aufzeichnungen aus Vorstellungs-gesprächen mit Ihnen.
Zweck der Verarbeitung: Alle oben benannten Daten verarbeiten wir zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Überprüfung, ob wir Ihnen die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, anbieten und Sie als Mitarbeiter/in bei uns einstellen.
Sofern Sie unser Angebot zur Einstellung als Mitarbeiter/in bei uns im Unternehmen annehmen, speichern wir Ihre Daten im Folgenden für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen. In diesem Fall erhalten Sie weitergehende Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten im Beschäftigungsverhältnis bei der tado GmbH, sobald Sie das Beschäftigungsverhältnis bei uns beginnen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung: Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt in Bezug auf die konkrete Stelle, auf die Sie sich bei uns beworben haben, auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, 88 DSGVO, § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.
Soweit es sich bei den Daten um sog. besondere Kategorien personenbezogener Daten handelt wie Daten zu Ihrer Gesundheit, die Sie uns selbst mitteilen (beispielsweise die Information über eine Schwerbehinderteneigenschaft), erfolgt die Verarbeitung auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, Art. 9, Art. 88 DSGVO, § 26 Abs. 3 S. 1 BDSG.
Dauer der Speicherung: Wir speichern Ihre Daten grundsätzlich, solange diese für das Bewerbungsverhältnis erforderlich sind.
Sollten Sie für die betreffende Stelle eine Absage von uns erhalten, werden wir Ihre Daten maximal drei Monate nachdem Sie die Absage von uns erhalten haben, löschen, es sei denn die Speicherung ist aus rechtlichen Gründen oder gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich.
Sofern Sie unser Angebot zur Einstellung als Mitarbeiter/in bei uns im Unternehmen annehmen, speichern wir Ihre Daten für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen. In diesem Fall erhalten Sie weitergehende Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten im Beschäftigungsverhältnis bei der tado GmbH, sobald Sie das Beschäftigungsverhältnis bei uns beginnen.
Anbieter unseres Recruiting-Systems Workable Software Ltd.
Personalvermittler, die für die tado GmbH tätig werden, sofern Ihre Bewerbung über diesen bei uns eingegangen ist
Weitere Dienstleister, die personenbezogene Daten verarbeiten (sog. Auftragsverarbeiter) (insbesondere Google LLC (G Suite))
Rechtsanwälte, die für die tado GmbH tätig werden
Personenbezogene Daten werden im Rahmen des Einsatzes der Dienstleister Workable Software Ltd. (UK) und Google LLC (G Suite) (US) in die USA übermittelt. Mit den Dienstleistern haben wir Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen. Google LLC hat sich dem EU-US Privacy Shield gemäß dem Beschluss der Kommission (EU) 2016/1250 vom 12. Juli 2016 unterworfen (EU-US Privacy Shield). Zur Gewährleistung eines angemessenen Datenschutzniveaus verfügen die Dienstleister im Verhältnis zu ihren Unterauftragsverarbeitern über angemessene Garantien in Bezug auf das Schutzniveau der Datenverarbeitung. Kopien der Garantien und weitere Informationen hierzu können Sie über folgende E-Mail-Adresse erhalten: privacy@tado.com.
VI. Ihre Rechte in Bezug auf Datenverarbeitungen bei der tado GmbH
Ihnen stehen in Bezug auf Datenverarbeitungen bei der tado GmbH folgende Rechte zu. Diese haben wir im Folgenden skizziert; bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um eine grobe Skizzierung zu Zwecken des besseren Verständnisses handelt und sich der genaue Umfang Ihrer Rechte nach den gesetzlichen Regelungen der Art. 15 bis 22 DSGVO richtet:
Sie können die Verarbeitung Ihrer Daten außerdem einschränken lassen, zum Beispiel wenn Sie der Auffassung sind, dass die von uns gespeicherten Daten nicht korrekt sind.
Ihnen steht auch das Recht auf Datenübertragbarkeit zu, das heißt, dass wir Ihnen auf Wunsch eine digitale Kopie der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zukommen lassen.
Sie haben schließlich das Recht sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über uns zu beschweren. Sie können dieses Recht beispielsweise bei einer Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. Für uns ist als Aufsichtsbehörde das Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht zuständig.