Source: https://www.datenschutzexperte.de/datenschutz-personalberatungen/
Timestamp: 2018-12-15 22:36:02
Document Index: 122127837

Matched Legal Cases: ['Art. 30', 'Art. 17', '§7', 'Art. 6', '§26', 'Art. 4', 'Art. 28', 'Art. 13', 'Art. 14', 'Art. 37', '§38']

Datenschutz in Personalberatungen | datenschutzexperte.de: Datenschutzexperte.de
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Damit Personaldienstleistungen funktionieren können, müssen zahlreiche personenbezogene Daten von potenziellen Kandidaten oder Mitarbeitern zunächst erfasst und gespeichert werden, bevor es zur deren Nutzung und Verarbeitung kommt. Damit in der Personalberatung das Personalmanagement mühelos gelingen kann, werden zahlreiche Daten von Personen benötigt.
Dazu gehören einerseits Bewerberdaten, wie ein vollständiger Name, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und bisherige Arbeitsstellen.
Andererseits werden nach Übernahme eines Bewerbers weitere Daten erhoben, die für den Abschluss des Arbeitsvertrags notwendig sind. Das wären unter anderem:
Die Personalberatung ist von der DSGVO daher stärker betroffen als andere Branchen.
Bei einem fahrlässigen Umgang kann es leicht zu Datenschutzverletzungen kommen, die bedenkliche Folgen für den Betroffenen sowie für das Image des Unternehmens haben. Es ist somit für Personaldienstleister enorm wichtig, einen bedingungslosen Datenschutz gewährleisten zu können.
Unsere maßgeschneiderten Datenschutzleistungen für Ihre Personaldienstleistung
Als erfahrene Datenschutzexperten wissen wir, worauf es beim Datenschutz für Personaldienstleister ankommt und richten uns dabei gezielt nach den individuellen Ansprüchen Ihres Unternehmens. Als kompetenter Ansprechpartner in Sachen Datenschutz unterstützen wir Sie jederzeit, die Vorgaben der DSGVO für Personalvermittler so umzusetzen. Unsere pragmatischen Datenschutzlösungen orientieren sich dabei immer konkret an Ihrem Unternehmen, sodass es zu keiner Beeinträchtigung Ihres Kerngeschäfts kommt.
Wir führen zunächst eine initiale Datenschutzbestandsaufnahme mit Ihrem Unternehmen durch, um etwaige Datenschutzlücken zu identifizieren. Darauf basierend erfolgen individuelle Handlungsempfehlungen, die sich in der Branche der Personaldienstleister bewährt haben. Um Datenschutz in Ihrem Unternehmen DSGVO-konform umzusetzen, schulen wir Ihre Mitarbeiter im Rahmen eines eLearning – zeitsparend, kosteneffizient und praxisnah. Zudem helfen wir Ihnen mit unserer digitalen Plattform myDSE bei der Erstellung des Verarbeitungsverzeichnisses, zu dem Sie nach Art. 30 DSGVO verpflichtet sind.
Für die Kontrolle der rechtskonformen Anwendung der DSGVO im Personalwesen ist es verpflichtend einen Datenschutzbeauftragten im Unternehmen zu bestellen, sobald mindestens zehn Mitarbeiter sich ständig mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Bewerbern oder Mitarbeitern beschäftigen, sie also die Daten erheben, speichern und weiterverarbeiten. Wir übernehmen diese Aufgabe für Sie, denn wir bieten Ihnen die Lösung eines externen Datenschutzbeauftragten an.
Sie sind sich unsicher, wie Sie korrekt mit Bewerberdaten umgehen und welche Löschfristen gelten? Sie wollen Ihre Mitarbeiter für den Umgang mit personenbezogenen Daten sensibilisieren, um das Risiko einer Datenpanne zu minimieren? Unsere Experten unterstützen Sie jederzeit bei Fragen und orientieren sich an Ihren individuellen Bedürfnissen:
Datenschutzbestandsaufnahme durch das Datenschutz-Audit
Wir beantworten Ihre Fragen zum Datenschutz für Personaldienstleister
Dürfen potentielle Bewerber auf sozialen Netzwerken kontaktiert werden?
Facebook ist ein privates Netzwerk und dort ist die Kontaktaufnahme zu einer Person, um ihr einen Job vorzuschlagen, untersagt. Es kann dabei ein Zugriff auf private Daten erfolgen, die über die für eine Bewerbung notwendige Daten hinausgehen. Hierbei würden die schutzwürdigen Interessen des Nutzers gegenüber dem berechtigten Interesse eines Unternehmens überwiegen, da sie zur geschützten Privatsphäre des Nutzers gehören. Zudem arbeitet Facebook nicht DSGVO-konform. Anders sieht es bei XING oder LinkedIn aus, weil die Präsentation auf diesen Netzwerken speziell auf die Jobvermittlung ausgerichtet ist. Hier dürfen Bewerber also kontaktiert werden.
Welche Löschfristen gelten für Bewerberdaten?
Nach Art. 17 Abs. 1a DSGVO müssen personenbezogene Daten gelöscht werden, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben und verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind – sprich wenn ihr Zweck erfüllt wurde. Der Zweck der Speicherung und Verarbeitung von Bewerberdaten durch Personaldienstleister ist es, einen geeigneten Bewerber für eine Stellenausschreibung zu finden. Wenn ein Bewerber für eine Stelle eingesetzt werden kann, ist der Zweck der Datenerhebung erfüllt, und damit sind die Daten zu löschen. Genauso ist eine Löschung erforderlich, wenn die Stelle nicht durch den Bewerber besetzt wird oder ein Bewerber sich als ungeeignet herausstellt.
Ausnahmsweise können einer Löschung beim Datenschutz in der Personalberatung jedoch besondere Fristen entgegenstehen. Sie können sich aus dem Gesetz oder aus Vertrag ergeben und eine längere Aufbewahrung als für den ursprünglichen Zweck rechtfertigen. Ein solcher Zweck kann sich z. B. aus §7 Abs. 2 S. 4 AÜG oder aus steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Aufbewahrungsfristen ergeben. Gleiches gilt, wenn der Personaldienstleister ein Interesse daran hat, das Bewerbungsverfahren ordnungsgemäß abzuschließen – zum Beispiel um Diskriminierungsvorwürfe zu entkräften. Spätestens nach Ablauf dieser Fristen sind die Daten dann aber endgültig zu löschen. Insgesamt liegt die gerechtfertigte Aufbewahrungspflicht bei höchstens 6 Monaten. Für einen korrekten Umgang mit dem Datenschutz sollten Personalberatungen diese Frist unbedingt beachten.
Ist eine Einwilligung für eine längerfristige Speicherung von Bewerberdaten erforderlich?
Für die richtige Umsetzung der DSGVO in einer Personalberatung müssen Bewerber in eine längerfristige Speicherung ihrer Bewerberdaten explizit einwilligen. Sie können z. B. im Rahmen ihrer Bewerbung (schriftlich) mitteilen, dass der Dienstleister ihre Daten für einen späteren möglichen Kontakt speichern darf. Oder der Dienstleister kann schriftlich die Einwilligung der Bewerber einholen, um sie später möglicherweise erneut für eine andere Stelle einzusetzen. Die Einwilligung sollte schriftlich oder auf elektronischem Wege erfolgen, um diese nachweisen zu können. Eine Rechtsgrundlage für einen neuen Erhebungszweck ohne Einwilligung des Bewerbers findet sich in Art. 6 Abs. 4 DSGVO. Diese ist aber momentan noch kaum umrissen und sollte höchstens mit rechtlicher Beratung in Anspruch genommen werden. Andernfalls wird ein Verstoß gegen den Datenschutz für Personalberatungen riskiert.
Müssen Personaldienstleister AV-Verträge abschließen?
Da Leiharbeiter, die sich bei einem Personaldienstleister bewerben, nach §26 Abs. 8 Nr. 1 BDSG-neu sowohl für den Verleiher als auch für den Entleiher Beschäftigte darstellen, handelt der Personaldienstleister (Verleiher) nicht auf Weisung des Entleihers. Er ist also kein Auftragsverarbeiter, sondern gilt als Verantwortlicher nach Art. 4 Nr. 7 DSGVO – ebenso wie der Entleiher. Zwischen Verleiher und Entleiher ist somit kein AV-Vertrag erforderlich.
Um den Datenschutz in einer Personalberatung korrekt umzusetzen, sind jedoch auch Fälle zu beachten, in welchen eine dritte Person/Stelle im Auftrag eines Personaldienstleisters Daten verarbeitet. Die entsprechende Regelung dazu findet sich in Art. 28 Abs. 3 DSGVO. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag muss ein Personalvermittler als Verantwortlicher z. B. mit externen Cloud-Dienstleistern oder internen Shared-Service-Stellen abschließen, wenn diese in dessen Auftrag Zugriff auf personenbezogene Daten haben. Die Weitergabe von personenbezogenen Daten nach der DSGVO muss auch bei Bewerberdaten auf einer Rechtsgrundlage beruhen und ein AV-Vertrag normalerweise dort geschlossen werden, wo ein vom Verantwortlichen Beauftragter nach dessen Weisungen Zugriff auf die Bewerberdaten hat.
Welche Informationspflichten müssen erfüllt werden?
Einen Personaldienstleister oder Headhunter treffen nach Art. 13 und Art. 14 DSGVO umfangreiche Transparenz- und Informationspflichten. Er muss daher bei der Erhebung von Bewerberdaten den Bewerber darauf hinweisen, dass er nach der DSGVO die Bewerberdaten an einen Dritten, den Entleiher, weitergeben wird. Umgekehrt muss der Entleiher natürlich dem Bewerber umfangreiche Auskunft über seine Verarbeitung mit den vom Verleiher erhaltenen Daten geben.
Welche Art von Verstößen gegen die DSGVO treten bei Personalvermittlern besonders häufig auf?
Geht es um Datenschutz in einer Personalberatung treten häufig Verstöße beim Bewerbermanagement auf – zum Beispiel gegen die Aufbewahrungsfrist der Bewerberdaten. Auch werden immer wieder Daten ohne Einwilligung des Bewerbers in eine Bewerberdatenbank aufgenommen oder es wird gegen die Informationspflicht verstoßen. Aber auch bei der Datenschutzerklärung auf der Webseite oder bei Verschwiegenheitserklärungen treten im Datenschutz bei Personaldienstleistern gerne Fehler auf. Daher empfiehlt sich die Bestellung eines (externen) Datenschutzbeauftragten, wenn dieser nach Art. 37 DSGVO und §38 BDSG benötigt wird.
Die 3 größten Irrtümer bei externen Dateschutzbeauftragten
Es ist notwendig, dass wir Bewerberdaten lange speichern.
Es ist notwendig, dass wir Bewerberdaten lange speichern, um im Fall eines Personalengpasses schnell reagieren zu können - Bewerberdaten dürfen in Form einer Bewerberdatenbank nur so lange gespeichert werden, bis der Sinn und Zweck der Speicherung erfüllt ist. Für längerfristige Nutzung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist eine ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Betroffenen notwendig.
Die DSGVO betrifft uns als Personaldienstleister nicht so stark.
Die DSGVO betrifft alle Unternehmen, die personenbezogene Daten (z.B. von Mitarbeitern oder Bewerbern) erfassen und verarbeiten. Als Personalvermittler müssen Sie die geltenden Löschfristen beachten und neben den regulären Dokumentationsvorgaben der DSGVO eine Datensicherheit der personenbezogenen Daten gewährleisten.
Die Behörden werden Verstöße gegen die DSGVO nicht ahnden.
Die DSGVO wurde bereits 2016 verabschiedet – seit Mai 2018 müssen alle Unternehmen ihre Verarbeitungsprozesse DSGVO-konform gestalten. Es ist davon auszugehen, dass Behörden bei Verstößen zukünftig konsequenter gegen die jeweiligen Unternehmen vorgehen und substanzielle Bußgelder verhängen.
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