Source: https://www.landesarchiv-bw.de/de/landesarchiv/informationen-fuer-behoerden/aktenaussonderung/46763
Timestamp: 2020-08-13 09:05:49
Document Index: 303637058

Matched Legal Cases: ['§ 3', '§ 3', '§ 3', '§ 203', '§ 3', '§ 23', '§ 8']

Aktenaussonderung - Landesarchiv Baden-Württemberg
Eine Aktenaussonderung ist ein fortlaufender Prozess der Zusammenarbeit von Behörde und Archiv zum Zweck des Erfassens von Verwaltungsunterlagen mit historischem Wert.
Unterlagen sind dann auszusondern, wenn sie zur Erledigung der laufenden Aufgaben nicht mehr benötigt werden. Nicht alle Verwaltungen haben feste Aufbewahrungsfristen (wie z. B. Verwaltungsvorschriften zur Aktenaussonderung: Landesjustizschriftgutaufbewahrungsverordnung (LJAufbewVO) vom 21. März 2012, mit Anhang 1: Bundeseinheitliche Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut der ordentlichen Gerichtsbarkeit, der Staatsanwaltschaften und der Justizvollzugsbehörden).
In der Regel sind Unterlagen 10 Jahre, spätestens aber 30 Jahre nach Aktenschluss dem zuständigen Archiv anzubieten (LArchG § 3 (1)). Auch Unterlagen, für die eine dauernde Aufbewahrung verfügt wurde, sind der zuständigen Abteilung des Landesarchivs anzubieten, in der Regel 50 Jahre nach Aktenschluss.
Bei Personalakten liegt der Zeitpunkt für das Anbieten an das Landesarchiv fünf Jahre nach dem Aktenschluss (Hinweise finden Sie hier). Der Aktenschluss wird in der Regel auf einem Formblatt des Landesamts für Besoldung und Versorgung mitgeteilt. Im Einzelfall können Unterlagen, die für das Landesarchiv bestimmt sind, auch schon vor Ablauf der behördlichen Aufbewahrungsfristen übernommen werden (Auftragsverwahrungsverordnung).
Vor Beginn der Aktenaussonderung sollte geklärt werden:
Gibt es für die auszusondernden Unterlagen Aufbewahrungsfristen?
Wird auf die Unterlagen nur noch im Ausnahmefall zurückgegriffen (weniger als dreimal im Jahr)?
Der erste Schritt jeder Aktenaussonderung ist die Kontaktaufnahme mit der zuständigen Abteilung des Landesarchivs:
Welche Themen, Arbeitsgebiete, Art der Unterlagen? (Werden die Akten nach Aktenplan geführt: Welche Aktenzeichen?)
Aus welchem Zeitraum stammen die Unterlagen?
Angaben über den Umfang der auszusondernden Unterlagen.
Wo liegen die Unterlagen?
Bitte beziehen Sie von Anfang an auch ungewöhnliche Unterlagen (Karten, Pläne, Dateien und Datenbanken, Informationsbroschüren und -publikationen usw.) in Ihre Aussonderungsüberlegungen mit ein.
Gerichte und Staatsanwaltschaften senden der zuständigen Abteilung des Landesarchiv eine Abschrift der Aussonderungsankündigung zu. Diese soll in Anlehnung an die Verwaltungsvorschriften zur Aktenaussonderung folgende Angaben enthalten:
Laufende Nummer der Aufbewahrungsbestimmungen
Registerzeichen/Aktenzeichen
Angelegenheit (Stichworte)
Zur Aussonderung kommende Jahrgänge
Untenstehend erhalten Sie das Formular dazu.
Nähere Informationen zur Bewertung erhalten Sie im Bereich "historischer Wert".
Sofern nicht bereits geschehen, werden alle an das Landesarchiv abzugebenden Unterlagen an ihrem Standort im Regal gekennzeichnet. Unter Umständen kann dieser Schritt entfallen und direkt mit Schritt 2 begonnen werden.
2. Entnahme und Nummerierung
Die für das Landesarchiv bestimmten Unterlagen werden unter Beachtung des Ordnungssystems, nach dem sie bisher geordnet sind (Aktenplan, Alphabet, Jahrgang, usw.), aus dem Regal genommen. Direkt bei der Entnahme bekommt jedes Stück eine fortlaufende Nummer, die - am besten mit einem blauen Buntstift, der nicht abgeht, aber auch nicht durchdrückt - gut sichtbar unten links auf den Aktendeckel geschrieben wird. Wenn mit dem Landesarchiv nicht ausdrücklich anders besprochen, wird dabei mit 1 begonnen und fortlaufend durchgezählt bis zum letzten Stück.
3. Übergabeverzeichnis
Die entnommenen und nummerierten Unterlagen werden in einem Übergabeverzeichnis erfasst. Das Übergabeverzeichnis hat folgende Bedeutung:
Das (kontrollierte und bestätigte) Übergabeverzeichnis ist der Nachweis dafür, welche Unterlagen dem Landesarchiv übergeben wurden.
Nur mit Hilfe des Übergabeverzeichnisses können die an das Landesarchiv abgegebenen Unterlagen rasch wiedergefunden und bei Bedarf von der Behörde nochmals ausgeliehen werden.
Auf das Erstellen des Übergabeverzeichnisses kann daher nicht genug Sorgfalt verwendet werden. Benötigt werden:
immer: die fortlaufende Nummer, die den Unterlagen beim Entnehmen gegeben wurde
falls vorhanden: das Aktenzeichen
Aktentitel: ein oder mehrere Stichworte, je nach Aktentyp, abgeschrieben vom Aktendeckel oder übernommen aus einem Dokumentenmanagementsystem: Sache/Thema der Akte; Personenname(n) bei Personal- oder Gerichtsakten
Laufzeit: der Zeitraum, in dem die Akte angelegt wurde (Anfangsjahr - Endjahr), mindestens aber das Jahr des Aktenschlusses.
Wir bieten hierfür Formulare im Excel- oder Word-Format zum Download an. Bitte wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner im Archiv, falls es technische Probleme gibt oder Sie Anbietungslisten übergeben wollen.
4. Pakete schnüren
Dünne lose Akten geraten bei dem Transport und der Übergabe an das Landesarchiv fast zwangsläufig in Unordnung. Daher müssen für die Abgabe an das Landesarchiv die Akten zu handhabbaren Paketen von circa 10-15 cm Höhe geschnürt werden. Obenauf in jedes Paket kommt ein Deckblatt.
Deckblätter zum Ausdrucken finden Sie untenstehend im Anhang.
Beim Schnüren der Pakete ist auf das Beibehalten der bisherigen Reihenfolge der Akten zu achten. Falls die Akten nicht in logischer Ordnung (z.B. nach Aktenzeichen geordnet) abgeliefert werden, ist im Übergabeverzeichnis und auf dem Paketdeckblatt einzutragen, welche Akten in welchem Paket enthalten sind.
Schnüren bedeutet das Herstellen eines wiederaufziehbaren (Archiv-)Knotens. Andere Methoden wie z.B. das Umwickeln mit Klebeband oder das Verschweißen mit Plastikbändern sind völlig ungeeignet und ruinieren teilweise sogar die Akten.
Den Transport der abzugebenden Unterlagen zur zuständigen Abteilung des Landesarchivs organisiert und leistet die abgebende Stelle. Kleinere Mengen können auch per Paketpost versandt werden.
Für das Bewältigen vor allem umfangreicherer Ablieferungen können bei den Abteilungen des Landessarchivs zum Teil stabile Transportbehälter ausgeliehen werden. Beim Befüllen der Transportbehältnisse soll die Nummer der enthaltenen Pakete außen vermerkt werden (z.B. P 1 - P 8, P 9 - P 13). Tipp: Wenn beim Einräumen der Transportkisten in das Fahrzeug "hinten" (mit den höchsten Paketnummern) begonnen wird, stellt sich beim Entladen von selbst die richtige Reihenfolge her.
Die Ablieferung erfolgt nach Rücksprache und Voranmeldung bei der zuständigen Abteilung des Landesarchivs (Ansprechpartner).
Unterlagen, die von den Behörden nicht mehr benötigt, vom Landesarchiv aber nicht übernommen werden, dürfen bei den Behörden nicht länger aufbewahrt werden und sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen zu vernichten Landesarchivgesetz § 3 (2).
Ankündigung einer Aktenaussonderung
Behoerden_Aussonderung_Ankuendigung.pdf (pdf/22.01 kB)
Aktenabgabe an das Landesarchiv, Abteilung Staatsarchiv Freiburg
Behoerden_Aussonderung_Deckblatt_StAF.pdf (pdf/8.47 kB)
Aktenabgabe an das Landesarchiv, Abteilung Generallandesarchiv Karlsruhe
Behoerden_Aussonderung_Deckblatt_GLA.pdf (pdf/8.38 kB)
Aktenabgabe an das Landesarchiv, Abteilung Staatsarchiv Ludwigsburg
Behoerden_Aussonderung_Deckblatt_StAL.pdf (pdf/8.45 kB)
Aktenabgabe an das Landesarchiv, Abteilung Staatsarchiv Sigmaringen
Behoerden_Aussonderung_Deckblatt_StAS.pdf (pdf/8.48 kB)
Aktenabgabe an das Landesarchiv, Abteilung Hauptstaatsarchiv Stuttgart
Behoerden_Aussonderung_Deckblatt_HStAS.pdf (pdf/8.46 kB)
Hier finden Sie die Verwaltungsvorschriften zur Aktenaussonderung
Landesarchivgesetz § 3 (1)
Anbietung aller Unterlagen
Die Behörden, Gerichte und sonstige Stellen des Landes bieten alle Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen, dem Landesarchiv an. Unabhängig davon sind alle Unterlagen jedoch spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung dem Landesarchiv anzubieten, sofern durch Rechtsvorschriften oder durch Verwaltungsvorschriften der obersten Landesbehörden nicht längere Aufbewahrungsfristen vorgesehen sind.
Anzubieten sind auch Unterlagen, die durch Rechtsvorschriften über Geheimhaltung geschützt sind, wenn die abgebende Stelle im Benehmen mit dem Landesarchiv festgestellt hat, dass schutzwürdige Belange des Betroffenen durch geeignete Maßnahmen unter Abwägung aller Umstände des Einzelfalls angemessen berücksichtigt werden. Die erforderlichen Maßnahmen müssen bereits vor der Übergabe durchgeführt oder festgelegt werden. Unterlagen, die durch § 203 Abs. 1 Nr. 4 und 4a des Strafgesetzbuches geschützt sind, dürfen nur in anonymisierter Form übergeben werden.
Aussonderung Notariatsunterlagen
Im Zuge der Notariatsreform müssen die baden-württembergischen Notariate zahlreiche Unterlagen aussondern. Das Landesarchiv Baden-Württemberg hat daher zusammen mit dem Justizministerium entsprechende Verfahren zur Aussonderung entwickelt.
Bewertungsmodell Unterlagen der Notariate (ohne Grundbuchüberlieferung)
20140722_Modell_Notariatsunterlagen04.pdf (pdf/52.33 kB)
Infoblatt zur Aktenaussonderung
20140722_Infoblatt zur Aktenaussonderung.pdf (pdf/50.06 kB)
Kurzanleitung - Nachlassakten
20140722_Kurzanleitung_Nachlassakten.pdf (pdf/20.92 kB)
Kurzanleitung - Vormundschaftsakten
20140722_Kurzanleitung_Vormundschaftsakten.pdf (pdf/16.93 kB)
Übergabeverzeichnis - Nachlassakten
20140722_Uebergabeverzeichnis_Nachlassakten.pdf (pdf/23.25 kB)
Übergabeverzeichnis - Vormundschaftsakten
20140722_Uebergabeverzeichnis_Vormundschaftsakten.pdf (pdf/24.2 kB)
Handreichung zur Aussonderung in Notariaten (ohne Grundbuchunterlagen)
20140722_Handreichung.pdf (pdf/27.23 kB)
Übergabeverzeichnis - Nachlassakten (Word-Dokument)
Übergabeverzeichnis_Nachlassakten.docx (docx/17.62 kB)
Übergabeverzeichnis - Nachlassakten (Excel-Tabelle)
Kopie von Übergabeverzeichnis_Nachlassakten.xlsx (xlsx/8.34 kB)
Übergabeverzeichnis - Vormundschaftsakten (Word-Dokument)
Übergabeverzeichnis_Vormundschaftsakten.docx (docx/17.93 kB)
Übergabeverzeichnis - Vormundschaftsakten (Excel-Tabelle)
Kopie von Übergabeverzeichnis_Vormundschaftsakten.xlsx (xlsx/10.32 kB)
FAQs: Die häufigsten Fragen und Missverständnisse
1. Muss ich das Landesarchiv nur informieren, wenn ich besonders interessante Akten gefunden habe?
Keine Akte, Datei, und auch keine ähnlichen Unterlagen (Landesarchivgesetz, § 3 (2)) einer Landesbehörde, eines Gerichts oder ähnlichen Einrichtung dürfen ohne Einwilligung des Landesarchivs vernichtet werden! Jede Akte und auch die entsprechenden Datenanwendungen müssen vor der Vernichtung dem Landesarchiv angeboten werden.
2. Was ist mit dem Datenschutz? Darf ich "brisante" Unterlagen (z.B. Personalakten) überhaupt an das Landesarchiv geben?
Nach dem Landesdatenschutzgesetz § 23 Abs.3 sind personenbezogene Daten vor einer Löschung der zuständigen Abteilung des Landesarchivs anzubieten. Das Landesarchiv steht dafür ein, dass Archivgut nur nach den Bestimmungen des Landesarchivgesetzes eingesehen werden darf.
3. Was sind historisch bedeutsame Unterlagen?
In vielen Fällen teilt das Landesarchiv den aussondernden Behörden mit, dass es nur die historisch bedeutsamen Unterlagen übernehmen will. Was genau damit gemeint ist, muss im Einzelfall geklärt werden.
Für einige Bereiche gibt es knapp gefasste Merkblätter sowie ausführliche Bewertungsmodelle zum Erkennen historisch bedeutsamer Unterlagen.
4. Wenn ich die Akten an das Landesarchiv gegeben habe, kann ich sie nicht mehr einsehen?
Diejenige Stelle, die Unterlagen an das Landesarchiv abgegeben hat, kann bei Bedarf die Akten jederzeit wieder bei uns ausleihen (Landesarchivbenutzungsordnung § 8). Wenn Sie anhand des Übergabeverzeichnisses die gewünschte Akte genau nennen können, wird Sie umgehend zugesandt. Bitte fordern Sie die Akte per E-Mail, Fax oder (notfalls) telefonisch in der zuständigen Abteilung des Landesarchivs an.
5. Was das Landesarchiv nicht will, kann vielleicht noch jemand anderer gebrauchen?
Für alle Unterlagen, die in einer Behörde, einem Gericht oder einer sonstigen dem Landesarchivgesetz unterliegenden Stelle des Landes nicht mehr benötigt werden, gibt es nur zwei Möglichkeiten: Entweder das Landesarchiv übernimmt sie oder sie werden ordnungsgemäß vernichtet.
Landesarchivbenutzungsordnung
Landesarchivbenutzungsordnung.pdf (pdf/39.81 kB)
LArchG_30122015.pdf (pdf/148.61 kB)