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Timestamp: 2019-06-19 03:41:05
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Matched Legal Cases: ['artículo 269', 'artículo 6', 'artículo 2', 'artículo 1', 'artículo 34', 'artículo 3']

﻿ RESOLUCIÓN 217 DE 2005
RESOLUCIÓN 217 DE 22 DE NOVIEMBRE DE 2005
CONTENIDO:ENTIDADES PÚBLICAS. SE ADOPTA PARA EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO Y SU ESTRUCTURA ESTABLECIDA EN EL DECRETO 1599 DE 2005.
DIARIO OFICIAL N°:46107 DE NOVIEMBRE 29 DE 2005
RESOLUCIÓN 217 DE 2005
“Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en el Archivo General de la Nación”.
El Director General del Archivo General de la Nación,
• Que a su vez, entre otros aspectos, el artículo 269 de la Constitución Política establece que: “En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley”;
• Que respecto a la responsabilidad del control interno, la Ley 87 de 1993, “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, dispuso en el artículo 6º que: “El establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”;
• Que mediante la Ley 80 de 1989 se creó el AGN como establecimiento público del orden nacional y se definieron las funciones en el artículo 2º ibídem, en concordancia con las demás leyes y decretos reglamentarios vigentes en materia de archivos;
• Que el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, “por el cual se adopta el modelo estándar de control interno para el Estado colombiano, MECI 1000:2005”, en su artículo 1º establece la obligación de adoptar el MECI 1000:2005, el cual forma parte integral del citado decreto;
• Que el Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2002, en su artículo 34, numeral 31 establece entre los deberes de todo servidor público: “Adoptar el sistema de control interno y la función independiente de auditoría interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen”;
• Que se hace necesario incorporar y establecer todos los elementos enunciados en el anexo técnico al sistema de control interno de la entidad, con el fin de ajustarlo a las nuevas normas y tendencias de control, para que este sea efectivo, eficiente, transparente y eficaz,
ART. 1º—Adopción del modelo estándar de control interno - MECI 1000:2005. Adoptar para el Archivo General de la Nación, el modelo estándar de control interno y su estructura establecida en el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005.
c) Establecer los procedimientos, que garanticen la generación y registro de información oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la misión y la rendición de cuentas a la comunidad;
8.1. Acuerdos, compromisos o protocolos éticos: Elemento de control, que define el estándar de conducta de la entidad pública. Establece las declaraciones explícitas que en relación con las conductas de los servidores públicos, son acordados en forma participativa para la consecución de los propósitos de la entidad, manteniendo la coherencia de la gestión con los principios consagrados en la Constitución, la ley y la finalidad social del Estado.
10.1. Planes y programas: Elemento de control, que permite modelar la proyección de la entidad pública a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos.
10.2. Modelo de operación por procesos: Elemento de control, que permite conformar el estándar organizacional que soporta la operación de la entidad pública, armonizando con enfoque sistémico la misión y visión institucional orientándola hacia una organización por procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y relación causa-efecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública.
12.1. Contexto estratégico: Elemento de control, que permite establecer el lineamiento estratégico que orienta las decisiones de la entidad pública, frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observación, distinción y análisis del conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su función, misión y objetivos institucionales.
12.2. Identificación de riesgos: Elemento de control, que posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no, bajo el control de la entidad pública, que ponen en riesgo el logro de su misión, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia.
12.3. Análisis del riesgo: Elemento de control, que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pública para su aceptación y manejo.
12.5. Políticas de administración de riesgos: Elemento de control, que permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la entidad pública.
15.2. Procedimientos: Elemento de control, conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la entidad pública. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades y define la construcción de los flujogramas que establecen las relaciones y el curso de la información organizacional.
15.3. Controles: Elemento de control, conformado por el conjunto de acciones mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de la entidad pública.
15.4. Indicadores: Elemento de control, conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de toda entidad pública. Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.
15.5. Manual de procedimientos: Elemento de control, materializado en una normativa de autorregulación interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos de la entidad pública, convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos.
17.1. Información primaria: Elemento de control, conformado por el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organización está en permanente contacto, así como de las variables que no están en relación directa con la entidad pública, pero que afectan su desempeño.
17.2. Información secundaria: Elemento de control, conformado por el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la entidad pública, provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la entidad.
17.3. Sistemas de información: Elemento de control, conformado por el conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operaciones en la entidad pública.
19.1. Comunicación organizacional: Elemento de control, que orienta la difusión de políticas y la información generada al interior de la entidad pública para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad.
19.2. Comunicación informativa: Elemento de control, que garantiza la difusión de información de la entidad pública sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés externos.
19.3. Medios de comunicación: Elemento de control, que se constituye por el conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados por la entidad pública para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido, hacia los diferentes grupos de interés.
22.2. Autoevaluación a la gestión: Elemento de control, que basado en un conjunto de indicadores de gestión diseñados en los planes y programas y en los procesos de la entidad pública, permite una visión clara e integral de su comportamiento, la obtención de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación de la entidad pública hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales.
24.1. Evaluación del sistema de control interno: Elemento de control, cuyo objetivo es verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del control interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública.
24.2. Auditoría interna: Elemento de control, que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una entidad pública. Así mismo, permite emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés.
26.1. Plan de mejoramiento institucional: Elemento de control, que permite el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales de orden corporativo de la entidad pública. Integra las acciones de mejoramiento que a nivel de sus macroprocesos o componentes corporativos debe operar la entidad pública para fortalecer integralmente su desempeño institucional, cumplir con su función, misión y objetivos en los términos establecidos en la constitución, la ley, teniendo en cuenta los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político y con los diferentes grupos de interés.
ART. 28.— Representante de la dirección. Para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del sistema de control interno basado en el modelo estándar de control interno que establece la Resolución 1599 del 20 de mayo de 2005, el representante legal podrá delegar dicha función en el directivo de primer nivel de la respectiva entidad competente para ello, quien actuará bajo las políticas establecidas por el comité de coordinación de control interno.
35.2. Informes de auditoría interna: El jefe de la oficina de control interno, auditor interno, asesor o quién haga sus veces, reporta al representante legal y al comité de coordinación de control interno, las debilidades y deficiencias que se presentan en la gestión de operaciones de la entidad pública.
ART. 39.—Normas de control interno contable. El Archivo General de la Nación se acogerá a la reglamentación que sobre políticas, métodos y procedimientos de control interno contable, expida la Contaduría General de la Nación a fin de garantizar la razonabilidad, confiabilidad y oportunidad de los estados e informes contables y la utilidad social de la información financiera, económica y social que debe generar la entidad pública para sí misma, los diferentes grupos de interés externo y para garantizar el cumplimiento de obligaciones de información.
ART. 40.—Métodos y procedimientos de control interno. El Archivo General de la Nación, en cumplimiento de las normas vigentes y de la presente resolución, expedirá a través de un acto administrativo, las políticas, directrices, métodos y procedimientos específicos mediante los cuales deberán implementarse los diferentes subsistemas, componentes y elementos de control del sistema de control interno, así como los procedimientos, guías, formatos, y métodos para su evaluación, elaboración, ejecución de los planes de mejoramiento y cumplimiento de obligaciones de información y documentación. Para esos efectos adoptará los métodos y procedimientos conforme a las directrices emanadas del Departamento Administrativo de la Función Pública para las entidades del Estado, de conformidad con el artículo 3º del Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005.
ART. 41.—Ámbito de aplicación y regulación. El presente acto administrativo será aplicable a todas las áreas organizacionales del Archivo General de la Nación y su reglamentación de orden operativo se realizará por medio de actos administrativos por las cuales se adopten los conceptos, metodologías, guías e instrumentos de aplicación así como los manuales e instrumentos que le sean inherentes.
ART. 42.—Vigencia y derogatorias. El presente acto administrativo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias.
Dado en la ciudad de Bogotá, D.C., a 22 de noviembre de 2005.