Source: http://www.solvesborg.se/11635
Timestamp: 2017-10-23 06:24:47+00:00
Document Index: 44560049

Matched Legal Cases: ['§41', '§ 2', '§ 3', '§ 4', '§ 5', '§ 6', '§ 7', '§ 8', '§ 9', '§ 10', '§ 11']

Sölvesborgs Kommun - Internkontrollreglement i Sölvesborgs kommun
Internkontrollreglement i Sölvesborgs kommun
Dnr: 2012/122
Gäller from: 2012-06-01
Antagen: Kf 2012-05-07 §41
Syftet med reglementet
Detta reglemente syftar till att säkerställa att kommunstyrelsen och nämnderna upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, d v s de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås:
• efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm
§ 2 Kommunstyrelsen
Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas samt att tillse att denna utvecklas utifrån kommunens kontrollbehov. Därvid skall förvaltningsövergripande anvisningar och regler upprättas.
§ 3 Nämnderna
Nämnderna har ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse att:
• en organisation upprättas, inom befintlig organisation, för den interna kontrollen
• nämndspecifika regler och anvisningar fastställs för den interna kontrollen
§ 4 Förvaltningschefer
Inom nämnds verksamhetsområde ansvarar förvaltningschef för att en god intern kontroll kan upprätthållas. I detta ansvar ligger att se till att arbetet med att skapa och upprätthålla en god intern kontroll sköts och leds på ett ändamålsensligt sätt. I förvaltningschefen uppdrag ligger även att löpande rapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar.
§ 5 Verksamhetsansvariga
De verksamhetsansvariga cheferna på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll, samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Vidare har de att verka för att de anställda arbetar mot uppställda mål och att arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll.
Brister i den interna kontrollen skall omedelbart rapporteras till närmast överordnad eller den som nämnden utsett.
§ 6 Övriga anställda
Övriga anställda är skyldiga att följa regler och anvisningar i sin arbetsutövning. Brister i den interna kontrollen skall omedelbart rapporteras till närmast överordnad eller den som nämnden utsett.
§ 7 Styrning och uppföljning av den interna kontrollen
Varje nämnd har en skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Nämnden skall som grund för sin styrning genomföra riskbedömningar för sin verksamhet.
§ 8 Interna kontrollplaner
Nämnd skall varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen inom sin verksamhet.
§ 9 Uppföljning av intern kontrollplan
Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen skall, med utgångspunkt från antagen plan, rapporteras till nämnden i den omfattning som fastställts i internkontrollplan.
§ 10 Nämndernas rapportskyldighet
Nämnden skall årligen rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen.
§ 11 Kommunstyrelsens skyldigheter
Kommunstyrelsen skall med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs ge förslag om sådana. Kommunstyrelsen skall även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen och i kommunalförbunden.
Tillämpningsanvisningar till reglemente för intern kontroll
Begreppet rimlig grad av säkerhet innebär att kommunstyrelsen och nämnderna vid utformningen av rutiner skall göra en avvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta. Vid bedömning av kontrollnytta skall inte endast ekonomiska faktorer vägas in, utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten hos allmänheten och andra intressenter.
Målet ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet innebär bl a att ha kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt att säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp i förhållande till fastställda visioner och mål.
Målet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten innebär att kommunstyrelsen och nämnderna samt de verksamhetsansvariga skall ha tillgång till rättvisande räkenskaper. Därutöver ingår en ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av verksamhetens prestationer avseende kvantitet och kvalitet samt övrig relevant information om verksamheten och dess resursanvändning.
Målet efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm innefattar lagstiftning såväl som kommunens interna regelverk samt ingångna avtal.
Kommunstyrelsen har enligt Kommunallagen (KL) 6:1 och 6:3 ansvar för att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter samt att ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Denna uppsikt innebär en rätt och skyldighet att göra påpekanden, lämna råd och anvisningar samt, om det är nödvändigt, lämna förslag till fullmäktige om förändringar.
Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i KL 6:7. Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll inom sin verksamhet. I detta ansvar ligger att utifrån principerna för den interna kontrollen i kommunen vid behov utfärda regler och anvisningar för den egna interna kontrollens organisation, utformning och funktion. Det är viktigt att detta dokumenteras och antages av nämnden.
Varje nämnd skall minst ha en fastställd rutin för:
• hur planering och rapportering av internkontrollarbetet skall gå till
• introduktion av nyanställda om vad intern kontroll innebär.
Förvaltningschefen svarar för att, minst en gång per år, skriftligt rapportera till nämnden och ge en samlad bedömning om hur den interna kontrollen fungerar. Allvarligare brott mot den interna kontrollen rapporteras omedelbart till nämnden.
Avsikten med den interna kontrollen är att eventuella tveksamheter eller direkta felaktigheter skall kunna upptäckas, undanröjas eller stoppas. Syftet med den omedelbara rapporteringen är att man inom förvaltningen omgående skall kunna vidta åtgärder för att komma tillrätta med de fel och brister som har uppmärksammats. Fel eller brister som noteras skall omedelbart bli föremål för utredning och dokumenteras.
Nämnden skall inom sin organisation tydliggöra ansvaret för den interna kontrollen och in-nebörden av denna. Nämnden skall också planera och prioritera arbetet med utveckling av rutiner för att stärka den interna kontrollen. Som grund för planering, prioritering och upp-följning av internkontrollarbetet skall en risk- och väsentlighetsanalys göras.
Kontrollplanerna skall antas i samband med beslut om nämndsbudget.
Kontrollplanerna skall minst innehålla:
• Vilka rutiner samt vilka kontrollmoment som skall följas upp.
• Omfattningen av uppföljningen (frekvensen).
• Vem som ansvarar för att utföra uppföljningen.
• Till vem uppföljningen skall rapporteras.
• När rapportering skall ske.
• Genomförd riskbedömning.
Genomförd uppföljning rapporteras till nämnden oavsett utfall. Vid upptäckta brister lämnas också förslag på åtgärder för att förbättra kontrollen.
Kommunstyrelsen, eller den kommunstyrelsen utser, fastställer senast vid utfärdande av bok-slutsanvisningarna när rapport senast skall avlämnas. Rapporten skall innehålla omfattning av utförd uppföljning, utfallet och eventuellt vidtagna åtgärder. Rapporten skall också vid behov innehålla förslag på åtgärder för förbättring av kommungemensamma rutiner. Allvarligare brott mot eller brister i den interna kontrollen skall omedelbart av nämnden rapporteras till kommunstyrelsen
Uppdaterad: 2013-10-23 Ansvarig: Anna Lindh