Source: https://www.uoou.cz/stanovisko-c-7-2012-evidence-ubytovanych-osob/d-1543
Timestamp: 2018-02-18 23:55:58+00:00
Document Index: 15063033

Matched Legal Cases: ['zákona č. 101', '§ 101', 'zákona č. 326', '§ 101', '§ 16', 'zákona č. 135', 'zákona č. 565', '§ 1', '§ 1', '§ 3', '§ 7', '§ 3', '§ 3', '§ 3', '§ 5', 'zákona č. 280', '§ 3', '§ 7', '§ 2326', '§ 3019', '§ 2326', '§ 5', '§ 5', '§ 5', '§ 16', '§ 18', '§ 3', '§ 7', '§ 101', '§ 5', '§ 5', '§ 11']

Stanovisko č. 7/2012 – Evidence ubytovaných osob: Úřad pro ochranu osobních údajů
7_2012 [PDF, 224 kB]
březen 2012 (původně K problémům z praxe 4/2005), aktualizace únor 2014[1]
Odpověď na otázku, jakým povinnostem podléhají ubytovatelé z hlediska zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“), zda a v jakém rozsahu mohou či musejí zpracovávat bez souhlasu ubytovaných hostů jejich osobní údaje, je třeba rozdělit na dvě části podle dvou kategorií subjektů údajů - cizinců a tuzemských hostů. U každé z těchto dvou kategorií fyzických osob je totiž nutno převážně vycházet z odlišné právní úpravy.
Pokud jde o cizince, je povinnost evidovat jejich osobní údaje v domovní knize stanovena ubytovateli § 101 zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky a o změně některých zákonů (dále jen „zákon o pobytu cizinců“). Rozsah údajů zapisovaných do domovní knihy je tímto ustanovením vymezen takto:
- jméno a příjmení ubytovaného cizince,
- den, měsíc a rok narození,
- číslo cestovního dokladu,
- počátek a konec ubytování.
Domovní kniha je pro účely kontroly policií, podle § 101 odst. 2 tohoto zákona, vedena v písemné podobě, digitalizovaná podoba je pro účely kontroly vyloučena. Postupuje-li ubytovatel v souladu s těmito ustanoveními, provádí zpracování osobních údajů stanovené zvláštním zákonem, pro které není třeba souhlasu subjektu údajů a které nepodléhá oznamovací povinnosti podle § 16 zákona o ochraně osobních údajů.
Složitější je situace s evidencí tuzemských hostů ubytovacího zařízení. Povinnost vést ubytovací knihy s údaji tuzemských hostů v minulosti vycházela ze zákona č. 135/1982 Sb., o hlášení a evidenci pobytu občanů. Tento zákon však byl zrušen a nahrazen zákonem č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel). Zákon o evidenci obyvatel již neobsahuje údaj "přechodný pobyt" a také neukládá ubytovatelům povinnost vést pro české a některé další občany ubytovací knihy při jejich pobytu.
Jak u tuzemských hostů, tak u cizinců však povinnost ubytovatele zpracovávat jejich osobní údaje vychází ze zákona č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích (dále jen „zákon o místních poplatcích“), a to v případech, kdy ubytovatel vybírá pro obec poplatek za rekreační a lázeňský pobyt nebo sám platí poplatek z ubytovací kapacity.
Upravit podrobnosti o zavedení a vybírání místních poplatků obecně závaznou vyhláškou je právem obce, stanoveným zákonem o místních poplatcích. Tento zákon stanoví, které místní poplatky může obec zavést. Takovými poplatky jsou i poplatek za lázeňský a rekreační pobyt podle § 1 písm. b) a poplatek z ubytovací kapacity podle § 1 písm. e) citovaného zákona o místních poplatcích. V § 3 tohoto zákona je pak stanoveno, které fyzické osoby poplatku za lázeňský a rekreační pobyt podléhají, které jsou od tohoto poplatku osvobozeny, a také to, že poplatek pro obec vybírá ubytovatel, kterým je fyzická nebo právnická osoba, která přechodné ubytování poskytla. V § 7 zákona o místních poplatcích je dále stanoveno, které ubytovací kapacity nepodléhají poplatku z ubytovací kapacity, vybíraného v lázeňských místech nebo místech soustředěného turistického ruchu.
Ubytovatel je podle § 3 odst. 4 zákona o místních poplatcích povinen vést v písemné podobě evidenční knihu, do které zapisuje:
- dobu ubytování,
- účel pobytu,
- jméno, příjmení, adresu místa trvalého pobytu nebo místa trvalého bydliště v zahraničí a
- číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu fyzické osoby, které ubytování poskytl.
Zápisy do evidenční knihy musejí být vedeny přehledně a srozumitelně. Tyto zápisy musejí být uspořádány postupně z časového hlediska. Evidenční knihu ubytovatel uchovává po dobu 6 let od provedení posledního zápisu. Zpracování osobních údajů v evidenční knize se řídí zvláštním právním předpisem, kterým je zákon o ochraně osobních údajů.
Citovaným ustanovením stanovený údaj o účelu pobytu je přitom nutné při zápisu do evidenční knihy formulovat pouze tak, jak vyplývá z ustanovení § 3 odst. 1 zákona o místních poplatcích: „Poplatek za lázeňský nebo rekreační pobyt platí fyzické osoby, které přechodně a za úplatu pobývají v lázeňských místech a v místech soustředěného turistického ruchu za účelem léčení nebo rekreace, pokud tyto osoby neprokáží jiný důvod svého pobytu.“
Osoby, které mají jiný důvod pobytu (např. služební cesta), poplatek neplatí, a uvedení tohoto jiného účelu, je tedy v jejich zájmu. U osob, které poplatek platí, je možné uvádět pouze zákonem stanovený účel „léčení nebo rekreace“. Takto formulovaný účel by měl být zaznamenán u všech plátců poplatku, bez dalšího rozlišení, zda jde o „léčení“ nebo „rekreaci“. Samotný údaj „léčení“ ve spojení se zdravotní specializací lázeňského místa by v některých případech mohl být citlivým údajem vypovídajícím o zdravotním stavu ubytovaného. Zpracování tohoto citlivého údaje zákonem o místních poplatcích výslovně stanoveno není a vzhledem k jednotné sazbě za lázeňský i rekreační pobyt podle § 3 odst. 5 zákona o místních poplatcích ani není nutné.
Jakékoliv konkrétnější stanovení účelu pobytu v evidenční knize neodpovídá účelu stanovenému zákonem o místních poplatcích, a je tak v rozporu s ustanovením § 5 odst. 1 písm. d) zákona o ochraně osobních údajů.
Údaje, které zákonem o místních poplatcích stanoveny nejsou, tedy datum narození a rodné číslo ubytovaného, ubytovatel ani obecní úřad vyžadovat pro zápis do knihy nemůže. Podle zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, může obec požadovat rodné číslo plátce poplatku. Tím však není ubytovaný, ale podle § 3 odst. 3 zákona o místních poplatcích fyzická nebo právnická osoba, která přechodné ubytování poskytla. Může tedy být požadováno pouze rodné číslo ubytovatele, který je fyzickou osobou.
Ubytovatel je povinen vést evidenční knihu i u poplatku z ubytovací kapacity podle § 7 zákona o místních poplatcích, obdobně jako u poplatku za lázeňský nebo rekreační pobyt, s výjimkou údaje o účelu pobytu.
I v místech, kde poplatek podle zákona o místních poplatcích vybírán není, je však identifikace objednatele služby - fyzické osoby nezbytná pro uzavření a plnění smlouvy o ubytování podle §§ 2326 - 2331 Občanského zákoníku (zákon č. 89/2012 Sb.). K identifikaci s přihlédnutím k dikci § 3019 Občanského zákoníku v tomto případě postačují údaje v rozsahu: jméno a příjmení, adresa místa trvalého pobytu a datum narození. Současně lze v této souvislosti zpracovávat také údaje o datu zahájení a ukončení pobytu, částce za ubytování a služby s ubytováním spojené, ve smyslu § 2326 Občanského zákoníku. Uvedené osobní údaje je možné zpracovávat bez souhlasu subjektu údajů podle § 5 odst. 2 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů jako údaje nezbytné pro plnění smlouvy o ubytování a také s ohledem na ochranu práv ubytovatele ve smyslu § 5 odst. 2 písm. e) zákona o ochraně osobních údajů. V případě, že je na základě smlouvy s objednatelem ubytování a služeb s ním spojených ubytováno více osob, které neplatí poplatek podle zákona o místních poplatcích, postačuje zpracování osobních údajů pouze objednatele – fyzické osoby a počet dalších ubytovaných osob. Je-li objednatelem každá z těchto osob individuálně, poskytují výše uvedené identifikační údaje všechny ubytované osoby.
Z hlediska zákona o ochraně osobních údajů je ubytovatel správcem osobních údajů, na kterého se vztahuje řada povinností, které obsahuje zejména ustanovení § 5 odst. 1 zákona o ochraně osobních údajů. Vedle toho je pro plnění některých povinností ubytovatele možné aplikovat liberační ustanovení. Například pro plnění oznamovací povinnosti podle § 16, lze aplikovat liberační ustanovení § 18 odst. 1 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů, a to proto, že zpracování osobních údajů je ubytovateli uloženo jako zákonná povinnost podle § 3 odst. 4 resp. § 7 odst. 3 zákona o místních poplatcích, resp. § 101 zákona o pobytu cizinců, nebo je v nezbytném rozsahu třeba k uplatnění práv vyplývajících ze zákonných ustanovení o smlouvě o ubytování. Zpracování osobních údajů v těchto evidenčních knihách dále nepodléhá ani požadavku § 5 odst. 2, že lze osobní údaje zpracovávat pouze se souhlasem subjektu údajů, a to proto, že se pro oprávnění správce aplikuje výjimka obsažená v ustanovení § 5 odst. 2 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů. Naopak však správce vždy musí dodržet informační povinnost vůči subjektu údajů, kterou má podle § 11 odst. 1 a 2 zákona o ochraně osobních údajů.
Je však třeba současně zdůraznit, že přiřazování jakýchkoli dalších osobních údajů nad uvedený rozsah či jejich zpracování k jiným účelům, než ke kterým byly údaje shromážděny, tedy účelům nezbytným pro plnění povinností a uplatnění práv ubytovatele, a to jak v případě cizinců, tak tuzemských hostů, způsobuje, že evidence ubytovaných osob podléhá povinnosti získat souhlas subjektu údajů i oznamovací povinnosti.
[1] Právní stav k 1. lednu 2014.