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MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO - ppt descargar
Publicada porZacarías Brion Modificado hace 4 años
Presentación del tema: "MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO"— Transcripción de la presentación:
1 MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO
2 ANTES Control interno NUEVO ENFOQUE Práctica externa Supervisión
Castigo Control previo Policivo Responsabilidad de otros Basado en procesos Autocontrol Proactivo no reactivo Realizado en tiempo real. Participativo, consultivo y legatario
3 Artículo 269 Marco normativo Artículo 209
La FUNCIÓN ADMINISTRATIVA esta al servicio de los intereses generales. La administración pública en todos sus ordenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los término que señale la Ley. Artículo 269 - En las entidades publicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno de conformidad con lo que disponga la Ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas Colombianas
4 Decretos Reglamentarios
Marco normativo Ley 87 de 1993 Establece el sistema de control interno en las entidades del Estado, se define, se fijan los objetivos, se establecen los elementos y campo de aplicación. Decretos Reglamentarios Decreto 1826 de 1994 Se crea la Oficina de Coordinación de Control Interno en la estructura de los Ministerios y Departamentos Administrativos y se crean los Comités de Coordinación del Sistema de Control Interno. Decreto 1537 de de 2001 Elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado.
5 Aspectos a resaltar Gestión basada en procesos
Elaboración de manuales de Procesos y Procedimientos Definición del rol de las Oficinas de Control Interno La Administración del Riesgo como práctica de una buena gerencia Las Guías, Circulares y demás documentos técnicos elaborados por el DAFP se convierten en directrices generales.
6 Modifica EL Artículo 20 del Decreto 2145 de 1999.
Marco normativo Ley 489 de 1998 Capítulo 6° Crea el Sistema Nacional de Control Interno, El cual tiene por objeto integrar en forma armónica dinámica efectiva y suficiente el funcionamiento del control interno de las instituciones públicas. Decreto 2145 de de 1999 Se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las entidades y organismos de la Administración Pública del orden nacional y territorial Decreto 2539 de 2000 Modifica EL Artículo 20 del Decreto 2145 de 1999. El nombramiento de los jefes de control interno o quien haga sus en las entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional, se efectuara por el representante legal o máximo directivo, según sea su competencia.
Marco conceptual En desarrollo de la normatividad existente y con el fin de estructurar el Sistema de Control Interno, se consultaron modelos y tendencias internacionales y se adaptaron a la normatividad vigente y a las condiciones especiales del país logrando una estandarización de un MODELO COLOMBIANO
8 SCI COCO COSO (Canadá) (U.S.A) CADBURY (Australia) (Ingles) LEY 87
Colombiano (Australia) CADBURY (Ingles) LEY 87 (1993)
Es un instrumento para asegurar la gestión administrativa de las entidades y el logro de la misión y los objetivos institucionales con eficiencia y eficacia, en concordancia con las normas y las políticas de Estado.
10 Mecanismos de verificación y Se realicen de acuerdo con:
Ley 87 de 1993 Esquema de organización Planes Métodos Procedimientos Principios Normas Mecanismos de verificación y evaluación Integrado por Para procurar Actividades, operaciones y actuaciones La administración de la información y los recursos Normas Constitucionales y legales Políticas Institucionales trazadas Se realicen de acuerdo con: Metas y Objetivos
11 Sistema de Control interno Sistema de Control interno
Objetivos Proteger los recursos de la organización Garantizar que el sistema disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación Velar porque la entidad disponga de procesos de implantación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional
Objetivos Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir desviaciones Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de sus objetivos
Objetivos Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información
14 Actores del control interno
Representante Legal de la Entidad Comité de Coordinación de Control Interno Comités de Dirección, Contratación, mejoramiento, etc... Jefes de Dependencia Oficinas de Control Interno
15 Actores del control interno Todos los Funcionarios.
16 Responsables del control interno
LEY 87 ARTICULO 6 Establecimiento y desarrollo Representante legal de la Entidad
17 GESTION Ambiente de Control Retroalimentacion Admon. Del Riesgo
Operacionalización Elementos De los Documentación
18 DIRECTIVA PRESIDENCIAL
No. 10 de PRAP- Acciones a corto plazo: Una nueva cultura de lo publico Transparencia de integridad en la gestión Manejo gerencial del recurso humano Intolerancia absoluta con los funcionarios corruptos Austeridad Servicio al ciudadano y participación de la sociedad civil Mejoramiento de la calidad Mejoramiento de la atención al ciudadano Veedurías comunitarias
19 REFORMAS TRANSVERSALES:
Reformas de mediano y largo plazo REFORMAS VERTICALES: Tienen que ver con las acciones que cada ministerio o entidad adopte en su interior. REFORMAS TRANSVERSALES: Son de alcance multisectorial, es decir que incumben a todos los ministerios y a todas las entidades.
20 REFORMAS TRANSVERASALES
Organización de la administración nacional Empleo publico Sistemas de organización Gobierno electrónico Sistemas de compre y contratación estatal Organismo de control interno y externo Nuevo sistema presupuestal y gestión por resultados Gestión de activos fijos Defensa jurídica Simplificación y calidad normativa Funciones de reglamentación y función
21 Sistema de apoyo a los servidores Públicos en su labor de gestión:
DOCUMENTO CONPES OCTUBRE 2003 – RENOVACION DE LA ADMINISTRACION PUBLICA Sistema de apoyo a los servidores Públicos en su labor de gestión: DOCUMENTO CONPES 3248 DE 2003 La operación del sistema de control a cargo de las oficinas de control interno se ha enfocado a un control fiscal numérico – legal y no se ha constituido en una herramienta útil de la gestión publica. Existe la necesidad de realizar una reingeniería del sistema de control interno que abarque un cambio cultural hacia una gestión por resultados, definición de nuevos perfiles profesionales, selección meritocrática de los jefes de control interno, capacitación de sus funcionarios y la reorganización de las oficinas de Control Interno.
22 Con el fin de mejorar la gestión institucional se
implementará un nuevo sistema de control interno en todas las entidades del orden nacional y territorial para lo cual se sancionó el decreto 1599 por el cual se adopta el:
23 Modelo Estándar de Control Interno
24 El objetivo del MECI es:
Unificar los criterios y parámetros básicos de control interno para las entidades estatales procurando armonizar adecuadamente los conceptos de control con la eliminación de la dispersión conceptual existente lo que permitirá instrumentar la función administrativa del estado, eficiente, eficaz, transparente y efectiva en el cumplimiento de sus fines sociales.
25 CIRCULAR 03 DE SEPTIEMBRE 27 DE 2005
DECRETO 1599 DE MAYO 20 DE 2005 Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. MECI CIRCULAR 03 DE SEPTIEMBRE 27 DE 2005 Del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno. Establece los Lineamientos Generales para la Implementación del MECI RESOLUCION 142 DE MARZO 8 DE 2006 Del DAFP, por la cual se adopta el Manual de Implementación del MECI DECRETO 2621 DE AGOSTO 3 DE 2006 Modifica el Decreto 1599 de 2005
26 MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO
27 QUE ES EL MECI? Es el Modelo Estándar de Control Interno que permite el diseño, desarrollo y operación del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado.
28 Concepto de control interno
29 Principios del MECI AUTOCONTROL Capacidad de cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos.
30 Principios del MECI Se requiere del servidor
Compromiso, competencia y responsabilidad Responsabilidad para asumir sus propias decisiones y autorregular su conducta. Conciencia sobre la importancia de su compromiso Responsabilidad por el mejoramiento continuo
31 Principios del MECI Se requiere de La entidad
Estilo de dirección que fortalezca la confianza Reglas de actuación a formalizar el comportamiento Políticas y normas orientadoras Procesos de capacitación y de formación orientados al mejoramiento Perfiles según competencias
32 Principios del MECI AUTORREGULACIÓN:
Capacidad institucional para aplicar de manera participativa los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad que permitan el desarrollo e implementación del SCI.
33 Principios del MECI A través de:
La promulgación de valores, principios y conductas éticas La generación de códigos de BUEN GOBIERNO La definición de un modelo de operación que armonice las normas y las leyes para el cumplimiento de los propósitos institucionales El establecimiento de normas, políticas y controles tendientes a evitar o minimizar las causas y los efectos de los riesgos.
34 Principios del MECI AUTOGESTIÓN: Capacidad para interpretar, coordinar y aplicar la función administrativa que le ha sido asignada.
35 Principios del MECI A través de:
La compresión de las competencias y funciones. La adaptación consciente de la entidad a su entorno La organización de la función administrativa y de su control de acuerdo con las características propias de cada entidad La capacidad institucional para autorregular su funcionamiento. La conformación de la red de conversaciones que articula los procesos. La ejecución de planes de mejoramiento y seguimiento.
36 Compatibilidad con otros Sistemas de Gestión
SCI Gestión de Calidad Desarrollo Administrativo En la implementación del SCI se debe tener cuidado en la identificación de elementos comunes, para evitar que se dupliquen esfuerzos
37 Objeto El documento especifica los requisitos para un Sistema de Control Interno aplicable a entidades obligadas por la Ley 87 de 1993, el cual se constituye en una herramienta de gestión que permite establecer las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la entidad pública.
De Control al Cumplimiento (Legalidad). De Control Estratégico. De Control de Ejecución. De Control de Evaluación. De Control de Información.
39 De Control al Cumplimiento (Legalidad)
Establecer las acciones que permitan a la entidad garantizar el cumplimiento de las funciones a su cargo, con base en el marco legal que le es aplicable. Determinar el marco legal que le es aplicable a la entidad, con base en el principio de autorregulación Diseñar los procedimientos de verificación y evaluación que garanticen el cumplimiento del marco legal aplicable
40 De Control Estratégico
Crear conciencia en todos los servidores públicos sobre la importancia del control, mediante la generación y mantenimiento de un entorno favorable que permita la aplicación de los principios del modelo estándar. Establecer los procedimientos que permitan el diseño y desarrollo organizacional de la entidad de acuerdo con su naturaleza, características y propósitos que le son inherentes. Diseñar los procedimientos necesarios, que permitan a la entidad pública cumplir la misión para la cual fue creada y proteger los recursos que se encuentren bajo custodia, buscando administrar en forma diligente los posibles riesgos que se puedan generar
41 De Control de Ejecución
Determinar los procedimientos de prevención, detección y corrección que permitan mantener las funciones, operaciones y actividades institucionales en armonía con los principios de eficacia y economía, Velar por que todas las actividades y recursos de la entidad estén dirigidos hacia el cumplimiento de la misión. Establecer los procedimientos que garanticen la generación y registro de la información oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la misión y la rendición de cuentas a la comunidad Diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa a fin de dar a conocer la información que genera la entidad pública de manera transparente, oportuna y veraz garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente
42 De control de evaluación
Garantizar la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la entidad por parte de los diferentes niveles de autoridad, permitiendo acciones oportunas de corrección y mejoramiento. Establecer los procedimientos de verificación y evaluación permanentes de Control Interno Garantizar la existencia de la función de Evaluación Independiente de las Oficinas de Control Interno, Auditorias Internas o quien haga sus veces sobre la entidad pública, como mecanismo de verificación a la efectividad del Control Interno Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión de la entidad, así como de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés Establecer los procedimientos que permiten integrar las observaciones de los órganos de Control Fiscal, a los planes de mejoramiento establecidos por la entidad
43 De Control de Información
Establecer los procedimientos necesarios para garantizar la generación de la información veraz y oportuna Establecer los procedimientos que permitan la generación de la información que por mandato legal, le corresponde suministrar a la entidad a los órganos de control externo Garantizar la publicidad de la información que se genere al interior de la entidad Garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el proceso de rendición de cuentas públicas
44 Estructura del MECI Esquema de organización Planes Principios Normas
CONTROL ESTRATÉGICO CONTROL DE GESTIÓN Esquema de organización Planes Principios Normas Métodos Procedimientos Actuaciones Acciones Adm. Información Adm. Recursos Mecanismos de Evaluación y Verificación CONTROL DE EVALUACIÓN
45 SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Estructura para: Sistema Prevenir Monitorear Evaluar Corregir y Mejorar ... Principios Objetivos La GESTION CI Fundamentos Ejecutado Por personas Garantizando Cumplimiento de los principios constitucionales y de ley Mantener la unidad y armonía con otras entidades del estado Para que el mismo estado cumpla a cabalidad con su objetivo social
46 GESTION Ambiente de Control Retroalimentacion Admon. Del Riesgo
SCI Actual Ambiente de Control Admon. Del Riesgo GESTION Operacionalización Elementos De los Retroalimentacion Documentación
47 Sistemas Sistemas SISTEMA
SISTEMA CI ACTUAL MECI 1000:2005 Sistemas Sistemas SISTEMA FASES SUBSISTEMAS Ambiente de Control Admón. Del Riesgo Operac. De los elementos Documentación Retroalimentación DE CONTROL ESTRATÉGICO DE CONTROL DE GESTIÓN DE CONTROL DE EVALUACIÓN COMPONENTES COMPONENTES ELEMENTOS FACTORES DE VALORACION
48 SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ELEMENTOS COMPONENTES AMBIENTE DE CONTROL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS. DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO. ESTILO DE DIRECCIÓN. CONTEXTO ESTRATÉGICO. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS. ANÁLISIS DE RIESGOS. VALORACIÓN DE RIESGOS. POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. PLANES Y PROGRAMAS. MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO POLÍTICAS DE OPERACIÓN. PROCEDIMIENTOS. CONTROLES. INDICADORES. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. INFORMACIÓN PRIMARIA. INFORMACIÓN SECUNDARIA. SISTEMAS DE INFORMACIÓN. COMUNICACIÓN ORGANIZATIVA. COMUNICACIÓN INFORMATIVA. MEDIOS DE COMUNICACIÓN. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN ACTIVIDADES DE CONTROL INFORMACIÓN COMUNICACIÓN PÚBLICA SISTEMA DE CONTROL INTERNO Ubiquémonos entonces en el Modelo de Control interno para Entidades del Estado. Como ustedes ya saben, El MCI està basado en Modelos de Control Interno Reconocidos internacionalmente y en la experiencia de su implementación en 21 entidades del Estado Colombiano Necesidad de reglamentar una estructura de control única que garantice obligatoriedad, fuerza vinculante y uniformidad en su implantación buscando una mayor eficacia e impacto del control interno en las entidades del Estado , a fin de elevar su contribución al logro de los objetivos de la institución pública, en un marco de probidad, transparencia y eficiencia administrativa. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN AUTOEVALUACIÓN EVALUACIÓN INDEPENDIENTE PLANES DE MEJORAMIENTO AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL AUTOEVALUACION DE GESTION. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. AUDITORIA INTERNA (AI). PLAN DE MEJORAMIENTOINSTITUCIONAL. PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS. PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL.
49 MANUAL DE IMPLEMENTACIÓN MECI II. Diseño e Implementación del MECI –
CONTROL ESTRATÉGICO CONTROL DE GESTIÓN Quien orienta la entidad en el cumplimiento de la misión, visión, objetivos y políticas Es la ejecución de los procesos de la Entidad encaminados al cumplimiento de la misión Mecanismos de medición, evaluación, y verificación que determinan la eficiencia y eficacia de la Entidad CONTROL DE EVALUACIÓN
50 Subsistema de control estratégico
51 Subsistema de Control Estratégico
Su objetivo es la creación de una cultura organizacional fundamentada en el control a los procesos de direccionamiento estratégico, administrativos y operativos de la entidad. Administra el riesgo del no cumplimiento de los objetivos institucionales y legales.
52 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO
Acuerdos, compromisos o protocolos éticos. Desarrollo del talento humano. Estilo de dirección. AMBIENTE DE CONTROL DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Planes y programas. Modelo de operación por procesos. Estructura organizacional. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Contexto estratégico. Identificación de riesgos. Análisis de riesgos. Valoración de riesgos. Políticas de administración de riesgos.
53 1.1 AMBIENTE DE CONTROL Acuerdos, Compromisos, o Protocolos Éticos
54 Patrón Organizacional
Autorregulación del Comportamiento Ético de los Servidores Públicos 1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Marco de Referencia para Coordinación y Ejecución de las Actuaciones Institucionales Caracterización del Estilo de dirección favorable al Control y la Transparencia de la Gestión Pública Planes y Programas Políticas y Prácticas de desarrollo del Talento Humano Cargos, Funciones, Relaciones y Niveles de Autoridad y Responsabilidad Fines Esenciales del Estado Modelo de Operación por Procesos Estructura Organizacional Competencias Constitucionales y Legales Patrón Organizacional que coordina la Asignación de Recursos, el Diseño de Flujos de Información y Relaciones de Trabajo Necesidades y Expectativas de las Comunidades o Públicos Servicios Complementarios de las demás Entidades del Estado
55 1.3 ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
Análisis de los Aspectos Externos e Internos que Implican Exposición al Riesgo Contexto Estratégico Diagnóstico Estratégico para la Gestión de la Entidad Planes y Programas que regulen y Orienten el desarrollo de la Función Constitucional Identificación de Riesgos Políticas de Administración de Riesgos Políticas de Administración de Riesgos Identificados Modelo de Operación que garantice una Gestión Efectiva Análisis de Riesgos Valoración de Riesgos Estructura Organizacional Flexible y Eficiente Medidas de Respuesta ante los Riegos Identificados Ambiente de Control Reconocimiento de Situaciones de Riesgos, o los Riesgos que afectan el Cumplimiento de los Objetivos de la Entidad Estimación del Grado de Exposición de la Entidad ante los Riesgos
56 Subsistema de Control de Gestión
57 SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Componentes de Control que al interrelacionarse entre sí, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la entidad pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios al cumplimiento de su misión.
58 SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
POLÍTICAS DE OPERACIÓN. PROCEDIMIENTOS. CONTROLES. INDICADORES. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. ACTIVIDADES DE CONTROL INFORMACIÓN PRIMARIA. INFORMACIÓN SECUNDARIA. SISTEMAS DE INFORMACIÓN. INFORMACIÓN COMUNICACIÓN PÚBLICA COMUNICACIÓN ORGANIZATIVA. COMUNICACIÓN INFORMATIVA. MEDIOS DE COMUNICACIÓN.
59 Controles Inmersos en los
2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL Lineamientos para la Acción y el desempeño Políticas de Operación Ambiente de Control Direccionamiento Estratégico Administración de Riesgos Procedimientos Manual de Operación Instrumento General Integrador de la Regulación de las Operaciones Controles Indicadores Mecanismos de Monitoreo a la Operación Método de Ejecución Responsables, Asignación de Cargos Controles Inmersos en los Procesos
60 2.2 INFORMACIÓN Información Primaria Información Secundaria
Flujos de Información Interna y Externa Requeridos en la Operación Ambiente de Control Direccionamiento Estratégico Administración de Riesgos Actividades de Control Mecanismos para Registro y Generación de la Información Información Secundaria Sistemas de Información Parámetros y Requerimientos de Información al Gobierno Nacional o Local y Órganos de Control Parámetros y necesidades de Información a Grupos de Interés y Rendición de Cuentas a la Comunidad
61 Mecanismos Eficientes de Socialización de información
2.3 COMUNICACIÓN PÚBLICA Comunicación Organizacional Flujos de Comunicación Requeridos para la Operación Ambiente de Control Direccionamiento Estratégico Medios de Comunicación Estrategias para el Manejo de los Medios de Comunicación hacia los Grupos de Interés y a la Comunidad Administración de Riesgos Comunicación Informativa Actividades de control Información Mecanismos Eficientes de Socialización de información Institucional
62 Subsistema de Evaluación
63 SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
Componentes de Control que permiten valorar en forma permanente: La efectividad del Control Interno de la Entidad Pública. Eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos. Nivel de Ejecución de Planes y Programas. Detectar desviaciones y establecer tendencias.
64 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN ELEMENTOS COMPONENTES AUTOEVALUACIÓN Autoevaluación del Control. Autoevaluación de Gestión. EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Evaluación del SCI. Auditoría Interna (AI). PLANES DE MEJORAMIENTO Institucional. Por Procesos. Individual.
65 3.1 AUTOEVALUACIÓN Autoevaluación del Control Autoevaluación
Ambiente de Control Informes de Autoanálisis para el Mejoramiento del Sistema de Control Interno del Proceso y la Entidad Direccionamiento Estratégico Autoevaluación del Control Administración de Riesgos Acciones de Mejoramiento para el Sistema de Control Interno del Proceso y la Entidad Actividades de Control Informes de Autoanálisis de la Gestión Realizada del Proceso y de la Entidad Autoevaluación de Gestión Información Acciones de Mejoramiento de la Gestión del Proceso y de la Entidad Comunicación Pública
66 3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
Ambiente de Control Informes de Recomendaciones para el Mejoramiento del Sistema de Control Interno Direccionamiento Estratégico Evaluación del Sistema de Control Interno Administración de Riesgos Acciones de Mejoramiento para el Sistema de Control Interno del Proceso y la Entidad Actividades de Control Informes de Recomendaciones para la toma de decisiones y/o Para el Mejoramiento de la Gestión Información Auditoría Interna Comunicación Pública Acciones de Mejoramiento de la Gestión del Proceso y de la Entidad Autoevaluación de la Gestión
67 3.3. PLANES DE MEJORAMIENTO
Competencias Constitucionales o Legales y Normatividad Vigente Mecanismos de Seguimiento y Vigilancia al Cumplimiento de los Planes Ambiente de Control Plan de Mejoramiento Institucional Direccionamiento Estratégico Acciones de Mejoramiento Corporativo Administración de Riesgos Actividades de Control Planes de Mejoramiento Por Procesos Información Acciones de Mejoramiento para los Procesos o dependencias Comunicación Autoevaluación Planes de Mejoramiento Individuales Evaluación Independiente Acciones de Mejoramiento en el hacer Individual de los Servidores Públicos Evaluación de los diferentes Órganos de Control del Estado
68 SISTEMA DE CONTROL INTERNO
69 SISTEMA DE CONTROL INTERNO ACTUAL
Principios y Valores Fase 1 Ambiente de Control Compromiso y respaldo de la alta dirección Cultura de autocontrol Cultura del Diálogo Valoración del Riesgo Fase 2 Admón. Del riesgo Manejo del Riesgo Monitoreo Esquema de Organización Planeación Fase 3 Ope. De los elementos Procesos y Procedimientos Desarrollo del Talento Humano SISTEMA DE CONTROL INTERNO ACTUAL Sistemas de Información Democratización de la Admón. Pública Mecanismos de verificación y evaluación Ubiquémonos entonces en el Modelo de Control interno para Entidades del Estado. Como ustedes ya saben, El MCI està basado en Modelos de Control Interno Reconocidos internacionalmente y en la experiencia de su implementación en 21 entidades del Estado Colombiano Necesidad de reglamentar una estructura de control única que garantice obligatoriedad, fuerza vinculante y uniformidad en su implantación buscando una mayor eficacia e impacto del control interno en las entidades del Estado , a fin de elevar su contribución al logro de los objetivos de la institución pública, en un marco de probidad, transparencia y eficiencia administrativa. Fase 4 Documentación Memoria institucional Manuales Normas y disposiciones Comité de Coordinación de C.I. O instancia que haga sus veces Fase 5 Retroalimentación Planes de mejoramiento Seguimiento
70 ROLES Y RESPONSABILIDADES
COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN OFICINA DE CONTROL INTERNO ALTA DIRECCIÓN SERVIDORES PÚBLICOS
71 Representante Legal Único Responsable de establecer, desarrollar y mantener el SIC- MECI Designar el Directivo representante de la Alta Dirección para la implementación. Expedir oportunamente los actos administrativos. Hacer seguimiento permanente al proceso
72 Equipo Directivo Comunicar la importancia del proceso para la entidad.
Comunicar a la entidad su compromiso Garantizar que el personal de Equipo MECI cuente con el tiempo requerido Asegurar la disponibilidad de recursos Toma de decisiones en la Planeación e implementación del Modelo Monitoreo y seguimiento Ejercer autoridad para la ejecución de acciones.
73 Funciones del Representante de la Dirección:
Dirigir diseño e implementación Asegurar desarrollo de las etapas para la implementación del MECI. Informar a la Alta Dirección sobre la planificación y alcance de las actividades de implementación del MECI. Dirigir actividades del MECI Hacer seguimiento a las actividades planeadas. Presentar al Comité de Control Interno las propuestas de implementación.
74 Funciones del Equipo MECI
Adelantar el proceso de diseño Capacitar a los servidores sobre el MECI. Asesorar en el diseño e implementación del MECI. Presentar propuestas de diseño e implementación al Representante de la Dirección a través del Comité de Control Interno. Trabajar en coordinación con los servidores designados por el área en aquellas actividades requeridas para el diseño e Imp. del Modelo
75 GRUPO EVALUADOR Integrado por el Jefe de la Unidad u Oficina de Coordinación del Control Interno, Auditor Interno, Asesor o quien haga sus veces en la Entidad y los servidores públicos a su cargo. Responsabilidad: la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del MECI Es importante precisar que el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas a que hace referencia el artículo 5 de la Ley 87 de 1993, será responsabilidad de la máxima autoridad de la Entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva Entidad (responsabilidad de Todos), por tal razón la Oficina de Control Interno o quién haga sus veces no debe participar de manera directa en las acciones de diseño e implementación del MECI 1000:2005, respetando así su rol de Evaluador Independiente.
76 IMPLEMENTACIÓN DEL MECI
RESOL.142/06 Circular DAFP
77 Implementación ETAPA 1 Planeación al diseño e implementación del Sistema de Control Interno. ETAPA 2 Diseño e implementación del Sistema de Control Interno. ETAPA 3 Evaluación a la implementación del Sistema de Control Interno. ETAPA 4 Normagrama del Sistema de Control Interno.
78 1. Compromiso de la Alta Dirección.
Etapa 1 - Planeación 1. Compromiso de la Alta Dirección. Conocimiento de uso de la herramienta Gerencial. Autoprotección a la función administrativa del Estado. Compromiso de todos. Reconocimiento de las debilidades existentes. Expedición de actos administrativos. Conceptos básicos del Control Interno. Estructura de Control Interno. Roles y responsabilidades. Evaluación independiente. Segundo acto administrativo. Autorregulación del Control Interno (metodologías, procedimientos y métodos de Control).
79 Etapa 1 - Planeación 2. Organización del Equipo de Trabajo.
80 ESTUDIO DEL SISTEMA DE C. I.
Etapa 1 - Planeación 3. Definición de los Niveles de implementación o ajuste del Sistema de Control Interno. GRUPO DIRECTIVO GRUPO TÉCNICO ESTUDIO DEL SISTEMA DE C. I. Estado actual del Control Interno. Nivel de desarrollo. Estándares de Control. Grado de Efectividad de los estándares. Brechas ??? Políticas de ajustes. Componentes y elementos de Control que deben ser implementados. Prioridad. Recursos, Costo – Beneficio.
81 4. Elaboración del Plan de Trabajo.
Etapa 1 - Planeación 4. Elaboración del Plan de Trabajo. Normas de funcionamiento Definición de actividades Asignación de responsabilidad Cronograma de actividades Seguimiento al avance del Plan Implementación Socialización a Directivos Capacitación en el trabajo Definición de recursos
82 Etapa 2 – Diseño e Implementación
83 Factores Claves en la Implementación
Irradiar en todos los participantes la importancia sobre el cumplimiento con el plan de acción definido, ya que de esto depende el logro del objetivo propuesto. Ejercer un seguimiento efectivo y permanente sobre el estado de avance del proceso, dando soluciones a los problemas que se puedan presentar. Desarrollar programas constantes de capacitación y motivación orientados hacia el proceso de aseguramiento de la calidad a todo el personal. 19
84 Factores Claves en la Implementación
Mentalidad positiva y apertura al cambio Mantener la presencia protagónica del nivel Directivo, representado en el apoyo y la motivación dirigidos a todos los involucrados en la implementación del Sistema Integrado de Gestión. Crear conciencia en todos los niveles y áreas sobre la importancia que tiene para la organización la implementación del Sistema Integrado de Gestión y dar a conocer que se trata de un objetivo expreso de la alta Dirección 18
85 Factores Claves en la Implementación
Liderazgo y compromiso de la Alta Dirección Mantener un sistema de comunicación utilizando diferentes medios para presentar temas relacionados con el proyecto, el estado de avance y los principales logros que se van obteniendo durante el proceso de implementación. Conformación del equipo de trabajo para el proyecto con personal de la entidad definiendo la dedicación de tiempo y funciones específicas y fomentar el trabajo en equipo Ser consciente del tiempo a invertir y asignarlo para el desarrollo de las actividades, manteniendo disciplina en las reuniones que se programen para su desarrollo. 19
86 Ventajas al implementar el modelo
Enfoque basado en procesos (Organizar o estandarizar los procesos o datos internos) Permite la parametrización Flujo eficiente de la información: Entrada de información clasificada Funcionalidad para interactuar con otras áreas y procesos Proporciona herramientas para consulta Archivo confiable de la información Fortalece el Autocontrol
87 Ventajas al implementar el modelo
Facilita que todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de la política y objetivos de calidad Define y aplica medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir desviaciones Mejora el servicio y atención al usuario, destinatario o beneficiario Mejora la rentabilidad de la entidad en cuanto a la administración de sus áreas Garantiza la estructura para el control a la estrategia, a la gestión y a la evaluación. Evita la duplicidad de acciones y desgaste administrativo Permite unificar criterios
88 La implementación del modelo estándar
Riesgos en La implementación del modelo estándar Falta de liderazgo y apoyo de la alta gerencia Deficiencia en las actividades previas a la implementación: Sobredimensionamiento o subestimación del alcance del proyecto No disponibilidad del equipo de trabajo humano adecuado Ausencia de compromiso del personal de la entidad Entrega de información pobre, incompleta o tardía No preparación adecuada en la capacitación No asignación de recursos Baja disposición al estudio y autocapacitación Distribución inadecuada de responsabilidades
89 BENEFICIOS DEL CONTROL Y DEL EJERCICIO DE LA CALIDAD
Cumplimiento de los objetivos Cultura enfocada al control Capacitación del personal Mejoramiento del clima laboral Aumentar el compromiso de los servidores Fortalecimiento de las relaciones interpersonales Acercamiento a la ciudadanía y parte interesadas Mejorar la rendición de cuentas Mejorar la calidad de bienes y servicios Mejorar el desarrollo tecnológico Mejoramiento de la imagen de la entidad Satisfacción de los clientes y la ciudadanía Desarrollo de la calidad de los proveedores Satisfacción real de las necesidades de los usuarios Fortalecimiento del uso de los planes de mejoramiento
90 MARIA DEL CONSUELO ARIAS PRIETO
CONSULTORA G R A C I A S
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