Source: https://pdffox.com/ramavtal-och-avrop-inom-lou-och-luf-pdf-free.html
Timestamp: 2020-02-17 21:07:09+00:00
Document Index: 7030274

Matched Legal Cases: ['domstolen ', '§\n5', 'Domstolen ', 'Domstolen ', 'Domstolen ', 'domstolen ', 'domstolen ', 'domstolen ', 'domstolen ']

Ramavtal och avrop inom LOU och LUF - PDF Free Download
108 downloads 2738 Views 4MB Size
Tänk på att… … informationen i detta material inte har uppdaterats sedan januari 2014. Aktuella lagar (inklusive beloppsgränser) har förändrats sedan dess och praxis på området kan ha utvecklats, vilket kan ha betydelse för innehållet.
Upphandlingsmyndigheten Adress: Box 45140, SE-104 30 Stockholm | Besöksadress: Torsgatan 13, Stockholm Telefon: 08-586 21 700 | E-post: [email protected] | upphandlingsmyndigheten.se
Publicerad: Version:
2012-11-18 2012:5.2 (reviderad 2014-01-14)
Innehåll INFÖR EN UPPHANDLING AV RAMAVTAL 1. Är ramavtal lämpligt att använda? 2. Olika sätt att ingå ramavtal 2.1 Myndigheten själv ingår ramavtal 2.2 Samordnad upphandling av ramavtal 2.3 En inköpscentral ingår ramavtal 3. Identifiera och beskriva myndighetens behov 4. Marknadsanalys och dialog 5. Generellt om ramavtal 5.1 Främja konkurrens inom ett ramavtal 5.2 Myndigheter som har rätt att avropa från ett ramavtal 5.3 Ramavtalets längd 5.4 Beräkna värdet av ett ramavtal och ange beräknad volym 5.5 Antal ramavtalsleverantörer 6. Utforma krav och tilldelningskriterier 7. Innovationsvänlig upphandling av ramavtal 8. Val av ramavtalsform 8.1 Ramavtal med en leverantör där samtliga villkor för avrop är fastställda 8.2 Ramavtal med flera leverantörer 9. Val av avropsmetod 9.1 Rangordna leverantörer eller ha en annan fördelningsnyckel 9.2 Förnyad konkurrensutsättning 9.3 Kombination av avropsmetod 10. Utformning av kontraktsvillkoren 10.1 Ett affärsmässigt och uppföljningsbart kontrakt 10.2 Säkerställ leverans
10 12 12 12 13 18 19 22 22 23 24 26 27 28 29 31 31 32 40 40 40 41 43 43 44
UNDER RAMAVTALSPERIODEN 11. Tillvägagångssätt vid avrop 11.1 Identifiera behovet 11.2 Utformning av avropsförfrågan 11.3 Hur går avropen till? 11.4 Tilldelningskriterier vid avrop 11.5 Skälig tid för att lämna avropssvaren 11.6 Möjlighet att ställa frågor 11.7 Sekretess 11.8 Utvärdering av avropssvar 11.9 Tilldelningsbeslut efter ett avrop 11.10 Ge återkoppling om avropets utfall 11.11 Frivillig avtalsspärr 11.12 När måste myndigheten teckna kontrakt? 11.13 Vem blir avtalspart i en domstolsprocess? 12. Civilrättslig bundenhet av ingångna ramavtal 12.1 Civilrättslig bundenhet av ramavtal med endast en leverantör 12.2 Civilrättslig bundenhet av ramavtal med flera leverantörer med alla villkor fastställda 12.3 Civilrättslig bundenhet av ramavtal med flera leverantörer utan alla villkor fastställda 12.4 Civilrättslig bundenhet av ramavtal upphandlat av en inköpscentral 13. Parallella ramavtal 14. Otillåtna direktupphandlingar vid avrop
46 46 48 50 51 52 52 53 54 55 58 58 59 59 60 60 60 61 61 62 63
UPPFÖLJNING AV RAMAVTAL 15. Uppföljning av ramavtal 15.1 Intern styrning 15.2 Kommunikation och ramavtalstrohet 15.3 Att följa upp: dialog, dokumentation och åtgärdsplan vid avvikelser 15.4 Utvärdering av ramavtal
RAMAVTAL INOM LUF FRÅGESTÄLLNINGAR I VÄGLEDNINGEN
64 64 65 67 68 71 72
Om vägledningen Bakgrund och syfte Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet har i uppdrag att bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten och rättssäker offentlig upphandling. Målet är att bättre tillvarata konkurrensen på marknaden så att skattemedlen kan användas på bästa sätt till nytta för medborgarna, den offentliga sektorn och näringslivet. Inom ramen för detta uppdrag har ett behov av ökad kunskap och vägledning avseende ramavtal och tillvägagångssätt vid avrop identifierats. På många myndigheter verkar det i dag finnas en osäkerhet kring vad som gäller ifråga om ramavtal. Dessutom upplevs genomförandet av ett avrop som komplicerat och oproportionerligt svårt och tidskrävande. Syftet med vägledningen är att ge praktiska råd och underlätta för upphandlande myndigheter vid tillämpning av ramavtal och tillvägagångssätt vid avrop. Vägledningen ska även kunna underlätta för leverantörer som gör affärer med offentlig sektor.
Omfattning Upphandling inom den offentliga sektorn regleras främst av lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) och lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF). Denna vägledning omfattar upphandlingar som regleras i såväl LOU som LUF. När det i vägledningen talas om LOU och myndigheter avses även LUF och upphandlande enheter. Skillnaderna i LUF i förhållande till LOU behandlas i ett separat kapitel.
VAD SOM INTE TAS UPP Vägledningen beskriver inte hela den upphandlingsprocess som gäller vid all offentlig upphandling och som även gäller vid upphandling av ramavtal och vid avrop avseende t.ex. annonsering, val av upphandlingsförfarande eller kvalificering av ramavtalsleverantörer. För information om detta hänvisas till www.upphandlingsstöd.se.
Om informationen Vägledningen förutsätter att läsaren har grundläggande kunskaper i både LOU och LUF. Vägledningen är generellt utformad. Det är därför alltid nödvändigt att identifiera de unika förutsättningarna i den enskilda upphandlingen.
Samverkan Vägledningen har tagits fram i samverkan med ett antal representanter från myndigheter, leverantörer och intresseorganisationer. Till dessa riktas ett varmt tack!
Fortsatt arbete Vägledningen kommer att uppdateras i takt med utvecklingen av domstolspraxis på området och erhållen praktisk erfarenhet.
Inledning Ramavtal och avrop berör stora delar av en myndighets budgeterade medel och flertalet myndigheter är beroende av att köpa varor och tjänster för att få sin verksamhet att fungera. Skillnaden mellan ett ramavtal och ett specifikt upphandlingskontrakt är att det vid ramavtal råder osäkerhet kring volym, leveranstidpunkter och den exakta utformningen av föremålet för upphandlingen. En viktig utgångspunkt inför en upphandling av ett ramavtal är att, efter att ha analyserat myndighetens egna behov, undersöka om det inte redan finns något befintligt kontrakt eller ramavtal som myndigheten kan avropa ifrån. Detta kontrakt kan antingen vara myndighetens eget kontrakt eller så kan myndigheten undersöka möjligheten att avropa från ett ramavtal som tecknats av en inköpscentral som myndigheten är ansluten till. Myndigheten måste även ta ställning till om ramavtalet är lämpligt för att tillgodose myndighetens behov. När dessa överväganden gjorts och myndigheten kommit fram till att det är lämpligt att upphandla ett ramavtal inleds en omfattande process av stor betydelse. Först måste myndighetens faktiska och möjliga behov identifieras och sedan måste kunskap om vad marknaden kan erbjuda inhämtas. Noggranna behovs- och marknadsanalyser är av yttersta vikt eftersom upphandlingen av ett ramavtal, i likhet med ett specifikt kontrakt, ska leda till en god affär där myndighetens behov tillgodoses på bästa sätt. Ett ramavtal får inte slutas på ett otillbörligt sätt eller på ett sådant sätt att konkurrensen snedvrids, förhindras eller begränsas. Det innebär att myndigheten måste överväga hur ramavtalet ska utformas för att uppnå bästa möjliga konkurrens vid avrop men även kunna säkerställa en god ramavtalstrohet. Ramavtalsprocessen är uppdelad i tre perioder:
Period 1: Inför en upphandling av ramavtal Denna period täcker samtliga steg fram till annonseringen. Period 2: Under ramavtalsperioden Denna period börjar med annonseringen och avslutas med att ramavtal eller kontrakt från ett ramavtal tecknas. Period 3: Uppföljning av ramavtal Denna period börjar efter att ramavtalet tecknats eller efter att kontrakt från ett ramavtal tecknats och stäcker sig fram till dess att leverans skett vid sista avropstillfället eller fram till nästkommande upphandling.
Begrepp i vägledningen VILKA OMFATTAS AV BEGREPPET "MYNDIGHET"? Alla upphandlande myndigheter såsom kommuner, landsting, statliga myndigheter samt statliga och kommunala bolag m.fl. omfattas av begreppet. Begreppet avser även upphandlande enheter som omfattas av LUF. För att underlätta för läsaren används genomgående begreppet "myndighet" för samtliga intressenter.
RÄTTSKÄLLA 2 kap. 12 § LOU 2 kap. 19 § LOU 2 kap. 20 § LUF
VAD AVSES MED ETT FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG? Ett förfrågningsunderlag är ett samlingsbegrepp för alla underlag till ett anbud som en myndighet tillhandahåller leverantörerna, bl.a. teknisk specifikation/uppdragsbeskrivning, krav på leverantören samt administrativa och kommersiella villkor.
RÄTTSKÄLLA 2 kap. 8 § LOU 2 kap. 8 § LUF
VAD ÄR ETT RAMAVTAL? Ett ramavtal är ett avtal som ingås mellan en eller flera myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. Ramavtal kan tecknas för upphandlingar av såväl varor och tjänster som byggentreprenader inom LOU:s och LUF:s tillämpningsområden.
RÄTTSKÄLLA 2 kap. 15 § LOU 2 kap. 16 § LUF 5 kap. LOU/LUF
VILKA ÄR RAMAVTALSLEVERANTÖRER? Leverantörer som antagits till ett ramavtal samt leverantörer som kan komma att leverera vid avrop.
RÄTTSKÄLLA 2 kap. 11 § LOU/LUF 5 kap. LOU
VAD ÄR ETT AVROP? Ett avrop är en del av inköpsprocessen som följer efter att ramavtalet tilldelats en eller flera leverantörer när myndigheten begär leverans av en vara eller en tjänst från ett ramavtal.
VAD ÄR EN AVROPSFÖRFRÅGAN? En avropsförfrågan är ett underlag som myndigheten skickar till ramavtalsleverantörer i syfte att genomföra förnyad konkurrensutsättning och få in avropssvar för att därefter kunna tilldela kontrakt utifrån ramavtalsvillkoren.
VAD ÄR ETT AVROPSSVAR? Ett avropssvar är det utformade anbudet som lämnas av leverantörer som svar på en avropsförfrågan.
VAD ÄR PRECISERING? En precisering är detaljuppgifter som gör det möjligt att tydligare beskriva föremålet som ett ramavtal eller ett avrop avser. Det handlar alltså inte om att ersätta villkoren i ett ramavtal med nya villkor, utan om att konkretisera de villkor som redan finns.
VAD ÄR EN KOMPLETTERING? En komplettering är nya uppgifter som förtydligar de villkor som redan finns angivna i ett ramavtal. Ramavtalets innehåll får dock inte ändras väsentligt. Se definitionen av väsentliga förändringar nedan.
VAD ÄR EN VÄSENTLIG FÖRÄNDRING? En väsentlig förändring är när nya villkor tillförs som innebär att ramavtalets innehåll ändras väsentligt. En måttstock på att en förändring är väsentlig kan vara att en leverantör, som innan ändringen valt att avstå från att lämna anbud, efter ändringen skulle kunna göra bedömningen att upphandlingen är av intresse och vill lämna anbud. Väsentliga förändringar är inte tillåtna och innebär att en ny upphandling måste genomföras.
VAD ÄR ETT TRÖSKELVÄRDE? Tröskelvärden är olika beloppsvärden som avgör om en upphandling ska ske enligt de direktivstyrda reglerna eller enligt de nationella reglerna i enlighet med 15 kap. i LOU. Fram till 2015-12-31 gäller nedanstående tröskelvärden. 
Tröskelvärdena för varor och A-tjänster är: 1 169 378 kronor (134 000 euro) för statliga myndigheter. 1 806 427 kronor (207 000 euro) för kommuner och landsting och deras bolag m.fl.
Tröskelvärdena för byggentreprenader är: 45 256 666 kronor (5 186 000 euro).
Dessa värden påverkar även beloppsgränsen för direktupphandlingar genomförda enligt LOU, vilken är 15 % av tröskelvärdet för kommuner och landsting – det vill säga cirka 270 000 kronor. Observera att detta värde även gäller för statliga myndigheter samt för såväl varor och tjänster som byggentreprenader. Beloppsgränsen som gäller för direktupphandling enligt LUF är cirka 541 928 kronor.
VAD AVSES MED TILLDELNINGSKRITERIER? Tilldelningskriterier är de kriterier som används för att utvärdera det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet inför en tilldelning av ramavtal/kontrakt. Tilldelningskriterier kallas även utvärderingskriterier.
VAD AVSES MED DE GRUNDLÄGGANDE UPPHANDLINGSRÄTTSLIGA PRINCIPERNA? Icke-diskrimineringsprincipen Förbud mot att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer främst på grund av nationalitet eller ursprung. Likabehandlingsprincipen Principen om likabehandling innebär att en myndighet måste ge alla leverantörer så lika förutsättningar som möjligt. Ingen leverantör får gynnas eller missgynnas. Inför en upphandling av ramavtal eller inför ett avrop är det exempelvis viktigt att myndigheten inte accepterar råd från någon leverantör om kravens utformning, om det skulle gynna leverantören på ett otillbörligt sätt. Proportionalitetsprincipen Principen om proportionalitet innebär att myndigheten inte får ställa större krav på leverantörerna än vad som behövs och vad som får anses vara ändamålsenligt för den aktuella upphandlingen. Kraven ska ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det behov som ska täckas. Principen om öppenhet Upphandlingar ska präglas av öppenhet och förutsebarhet, bl. a genom annonsering och underrättelser om beslut. Principen om öppenhet (förutsebarhet och transparens) innebär främst en skyldighet för myndigheten att lämna information om upphandlingen eller avropet och det praktiska tillvägagångsättet. Förfrågningsunderlaget eller avropsförfrågan bör formuleras klart och tydligt och innehålla samtliga ställda krav. Principen om ömsesidigt erkännande Intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska också gälla i övriga EU- och/eller EESländer.
RÄTTSKÄLLA 1 kap. 9 § LOU 1 kap. 24 § LUF
INFÖR EN UPPHANDLING AV RAMAVTAL
Denna period täcker samtliga steg fram till annonseringen.
1. Är ramavtal lämpligt att använda? Ett ramavtal kan innebära vissa fördelar men även vissa nackdelar. Ett första steg är därför att ställa frågan om ramavtal är lämpligt för att tillgodose myndighetens behov. Ramavtal är lämpligt att använda vid upphandling av vanligt förekommande varor eller tjänster. Ramavtal är också lämpligt när det är svårt eller omöjligt att i förväg fastställa vilka volymer som kommer att köpas, när leveranserna ska ske och när det råder en viss osäkerhet kring varans eller tjänstens exakta egenskaper. Ramavtal kan t.ex. vara lämpligt för att upphandla kontorsmaterial, IT-tjänster, konferensanläggningar och friskvård. Vid avrop behöver aldrig ett fullständigt förfrågningsunderlag utformas vilket sparar tid för myndigheten jämfört med att genomföra en mängd mindre upphandlingar. När upphandlingen avser tjänster med olika men närliggande kompetenser, kan dessa upphandlas genom ett och samma ramavtal med möjlighet att lämna anbud på olika delområden var för sig.
Exempelvis kan myndigheten, inom samma ramavtal, upphandla juridiska tjänster och dela upp ramavtalet i olika rättsområden, t.ex. skatterätt och offentlig rätt. Det är inte lämpligt att upphandla med ramavtal när de produkter som ingår i upphandlingen skiljer sig väsentligt från varandra eller när det handlar om att upphandla komplicerade tjänster. Det finns tre olika typer av ramavtal och två olika avropsmetoder. Läs mer om dessa i avsnitt 8 och 9.
TÄNK PÅ! Uppdelning i olika upphandlingsområden bör dock vara tillräckligt stort så att det är lönsamt för leverantörer att lämna anbud.
2. Olika sätt att ingå ramavtal Ramavtal kan upphandlas på olika sätt: av myndigheten själv, genom en samordnad upphandling eller genom en inköpscentral.
2.1 Myndigheten själv ingår ramavtal I dessa fall är det myndigheten själv som ska genomföra upphandlingen av ramavtal för sitt eget behov. Läs mer om intern kommunikation och ramavtalstrohet i avsnitt 15.2.
2.2 Samordnad upphandling av ramavtal Det är möjligt för flera myndigheter att gå ihop för att göra en gemensam upphandling i syfte att teckna ramavtal som då ska gälla gemensamt för de myndigheter som ingår i samarbetet. Samordnade ramavtal kan motiveras utifrån att enskilda myndigheter saknar egen upphandlarkompetens eller har ett enhetligt behov som bättre kan tillgodoses genom samordnad upphandling då köpkraften ökar genom en större volym. Detta leder i praktiken till att myndigheterna överlåter till en annan myndighet att sköta det praktiska arbetet med att genomföra upphandlingen. Samordnade ramavtal är till sin natur extra stora och ofta mer generella till karaktären och med enbart uppskattade volymer. Detta innebär att det kan bli svårt för småföretag att lämna anbud i upphandlingar där stora volymer efterfrågas eller där osäkerhet råder om efterfrågad kvantitet. När kraven i en upphandling begränsar konkurrensen måste myndigheten pröva om detta är acceptabelt, med hänsyn tagen till det syfte som ska uppnås med kravställningen. Läs mer om att främja konkurrens inom ett ramavtal i avsnitt 5.1. Vem blir leverantörens avtalspart? Vid samordnad upphandling av ramavtal betraktas samtliga myndigheter, som går ihop för att upphandla ett ramavtal, som en enda myndighet och blir därför en gemensam avtalspart.
2.3 En inköpscentral ingår ramavtal Syftet med inköpscentraler är att effektivisera den offentliga sektorns upphandling av vissa varor och tjänster vilket ska leda till minskade administrationskostnader och bättre inköpsvillkor. Myndigheten kan anskaffa varor, tjänster eller byggentreprenader med hjälp av en inköpscentral. Inköpscentraler kan förekomma såväl inom LOU som inom LUF. En inköpscentral måste emellertid alltid vara en upphandlande myndighet. Vad krävs för att bli betraktad som en inköpscentral? För att kunna bli betraktad som en inköpscentral krävs det någon form av beslut eller fullmakt eftersom det förmodligen ligger utanför den aktuella myndighetens kompetens att, i normalfallet, upphandla åt andra än sig själv. Läs mer information om myndigheter som har rätt att avropa från ett ramavtal i avsnitt 5.2.
TÄNK PÅ! Det finns sedan 1 januari 2013 nya regler som möjliggör för en nämnd i en kommun, ett landsting eller ett kommunalförbund att delegera beslutanderätten i en upphandling till anställda vid en inköpscentral.
RÄTTSKÄLLA 6 kap. 4-7 §§ lagen om ändring i lagen (2009:47) om vissa kommunala befogenheter
Vilka kan utgöra inköpscentraler? En myndighet kan enligt LOU och LUF utgöra en inköpscentral i två olika fall: 
Då inköpscentralen ingår ramavtal i eget namn om varor, tjänster eller byggentreprenader som är avsedda för andra myndigheters räkning.
I dessa fall tecknar inköpscentralen ramavtal i eget namn med ramavtalsleverantörerna. 
Då inköpscentralen medverkar i offentlig upphandling i egenskap av ombud åt flera upphandlande myndigheter. Inköpscentralens medverkan gäller således vid upphandlingar i allmänhet, dvs. inte bara vid ramavtal.
I dessa fall tecknar respektive myndighet själv kontrakt med ramavtalsleverantörerna. I sammanhanget finns en fråga som ännu inte är besvarad av EUdomstolen och där det synes råda delade meningar. Då en inköpscentral medverkar som ombud är det oklart hur många myndigheter inköpscentralen måste vara ombud för. Den svenska lagstiftaren är av den uppfattningen att inköpscentralen måste vara ombud för minst två andra myndigheter, medan den Europeiska Kommissionen anser att det räcker med att inköpscentralen medverkar som ombud åt en annan myndighet för att agera i egenskap av inköpscentral.
RÄTTSKÄLLA 2 kap. 9 a § LOU 4 kap. 22 § LOU 2 kap. 9 a § LUF 4 kap. 4 § LUF Prop. 2009/10:180 s. 263, 264 och 328 SOU 2006:28 s. 165 Den Europeiska Kommissionens arbetsdokument SEC (2007) 1514
Måste en upphandling av inköpscentralens tjänster genomföras? En myndighet som vill anlita en inköpscentral måste inte genomföra en upphandling av inköpscentralens tjänster. Det är alltså fråga om ett undantag från upphandlingsskyldigheten enligt lagstiftningen och en av fördelarna med att anlita inköpscentraler. Inköpscentralen ska i sin tur vid genomförandet av upphandlingar följa den gällande upphandlingslagstiftningen. Avser en myndighet att t.ex. anlita ett privat företag som ombud vid en upphandling, måste alltid en regelrätt upphandling göras.
RÄTTSKÄLLA Artikel 11.2, direktiv 2004/18/EG Prop. 2009/10:180 s. 263, 328 Ds 2009:30 s. 293
Vem har ansvaret för rätten att nyttja inköpscentralens ramavtal? Det är myndigheten som använder sig av ett ramavtal, upphandlat av en inköpscentral, som har bevisbördan för att visa sin rätt att använda sig av ett inköpscentralens ramavtal. Om en myndighet anlitar en inköpscentral som inte utgör en giltig inköpscentral enligt lagens mening, gör myndigheten sig skyldig till en otillåten direktupphandling.
RÄTTSKÄLLA SOU 2006:28 s. 168 16 kap. 13 § LOU
Får det som upphandlas av en inköpscentral användas för inköpscentralens egna behov? De upphandlingar som görs av en inköpscentral får också användas för inköpscentralens egna behov, förutsatt att detta har angetts i förfrågningsunderlaget vid upphandlingen av ramavtalet. Vad är det för skillnad mellan en inköpscentral och Statens inköpscentral? En myndighet kan utgöra en inköpscentral på grund av ett agerande i en viss situation dvs. en enskild upphandling. Statens inköpscentral har däremot ålagts en författningsstyrd roll som inköpscentral för myndigheter under regeringen.
RÄTTSKÄLLA Förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning
Vilka för- och nackdelar finns med inköpscentraler? Syftet med inköpscentraler är att effektivisera den offentliga sektorns upphandling av vissa varor och tjänster, samt minska administrationskostnader och skapa bättre inköpsvillkor. En fördel med inköpscentraler är att enskilda myndigheter som saknar egen upphandlarkompetens kan använda sig av inköpscentralens kompetens. Myndigheten bör dock alltid ha beställarkompetens, dvs. kompetens för att genomföra avrop. En annan fördel med inköpscentraler är att upphandlarna på inköpscentralen har goda förutsättningar att specialisera sig inom sina upphandlingsområden. Slutligen samlar inköpscentraler flera myndigheter under ett ramavtal. Detta leder i praktiken till större volymer och med stor sannolikhet till lägre priser och bättre villkor i övrigt, exempelvis beträffande garantier eller fraktvillkor. En nackdel med inköpscentraler kan vara det avstånd som uppstår mellan upphandlaren och användaren, vilket kan leda till att ramavtalet inte fullt ut är anpassat efter de avropsberättigade myndigheternas behov. Detta kan leda till att ramavtalet inte används.
TÄNK PÅ! Undersök inom myndighetens egen organisation om det finns befintliga kontrakt som kan tillgodose de aktuella behoven. Om inte, undersök om det är möjligt att avropa från ett ramavtal som tecknats av en inköpscentral som myndigheten är ansluten till.
Vem blir leverantörens avtalspart? Om en inköpscentral tecknar ett ramavtal i sitt eget namn blir inköpscentralen ansvarig för att upphandlingen har gått rätt till och blir därför leverantörens avtalspart. Om inköpscentralen agerar som ombud i upphandlingen blir däremot de myndigheter som anlitar inköpscentralen ansvariga för att upphandlingen har gått rätt till och blir därför leverantörens avtalspart.
RÄTTSKÄLLA Prop. 2009/10:180 s. 265
3. Identifiera och beskriva myndighetens behov Planeringsstadiet inleds med att identifiera myndighetens behov för att kunna definiera vad som ska anskaffas. Hela myndighetens behov ska identifieras. Det kan tänkas att olika delar av myndigheten har liknande behov. En god idé kan därför vara att undersöka om myndighetens samlade behov ska kunna tillgodoses genom ramavtalet. Samtliga berörda verksamheter inom myndigheten måste vara delaktiga och ha samsyn kring upphandlingens mål. Myndigheten bör t.ex. involvera beställaren och slutanvändaren för att säkerställa att det som ska upphandlas svarar mot det behov som finns i verksamheten. Om upphandlingen ersätter ett tidigare ramavtal bör behovsanalysen innehålla en utvärdering av vad som varit bra respektive dåligt i föregående ramavtal. Det är också viktigt att titta på hur avropsmönstret såg ut under ramavtalets löptid och jämföra detta med nuvarande behov.
TÄNK PÅ! Inför en upphandling av ramavtal, skapa en referensgrupp, där bl.a. upphandlaren, beställaren och slutanvändaren involveras, i syfte att klargöra myndighetens behov och säkerställa att behoven ska kunna tillfredställas genom ramavtalet.
4. Marknadsanalys och dialog När myndigheten har genomfört sin behovsanalys och konstaterat vilka behov upphandlingen ska tillgodose, måste myndigheten göra en marknadsanalys. Även om det inom myndigheten finns personer med goda kunskaper inom det område som ska upphandlas, är det en omöjlighet för myndigheten att på egen hand känna till vad marknaden kan erbjuda och vad som ska efterfrågas i varje enskild upphandling för att på bästa sätt tillgodose myndighetens behov. Ett sätt att få denna kunskap är att föra en dialog med tänkbara leverantörer och på det sättet få bättre förståelse för vad marknaden har att erbjuda. Detta minskar risken för att det ställs orimliga eller diskriminerande krav och därmed säkerställs att myndigheten genom upphandlingen gör en god affär. Får en dialog föras innan myndigheten har skrivit sitt förfrågningsunderlag? Det är fullt möjligt och tillåtet att ha en dialog innan myndigheten ska utarbeta ett förfrågningsunderlag. Det är myndigheten som bestämmer om och hur en dialog ska föras. Innan en dialog förs med leverantörer är det viktigt att myndigheten förklarar för leverantörerna i vilket syfte dialogen förs dvs. för att få bättre kännedom om marknaden. Genom dialogen söker myndigheten allmänna synpunkter som därefter kan läggas till grund för utformningen av förfrågningsunderlaget till ramavtalet. Efter genomförd dialog är det dock mycket viktigt att myndigheten ser till att förfrågningsunderlaget inte anpassas eller skräddarsys efter en viss leverantörs lösning. Detta kan stänga ute andra leverantörer och kan innebära att en viss leverantör ges en otillåten fördel.
TÄNK PÅ! Klargör för leverantörerna i samband med marknadsanalysen att dialogen inte är en del av upphandlingen och att förfrågningsunderlaget kommer att utarbetas och fastställas samt annonseras av myndigheten senare.
TÄNK PÅ! Tänk på att inte låta några leverantörer prägla myndighetens bild av det som ska upphandlas samt att inte ge en otillbörlig fördel till någon leverantör.
RÄTTSKÄLLA Direktiv 2004/18/EG, beaktandesats 8 Direktiv 2004/17/EG beaktandesats 15
Vad kan man föra en dialog om? Dialogen kan handla om alla krav som eventuellt kan ställas i ett förfrågningsunderlag vid upphandling av ett ramavtal. Det kan handla om information om hur marknaden ser ut inom en viss bransch, vad möjliga leverantörer har för service, garantier, leveransvillkor, ansvarsbegränsningar m.m. Leverantörerna får dock inte styra kravställandet mot det som endast de själva kan leverera.
TÄNK PÅ! Ta hänsyn till de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna och dokumentera allt noggrant för att i efterhand kunna visa att en eventuell dialog inte medfört en otillåten fördel för någon leverantör.
Läs mer om dialog i vägledningen "Dialog och förhandling" som finns att ladda ner eller beställa på www.upphandlingsstöd.se.
TÄNK PÅ! Utöver att föra en dialog med leverantörer inom en viss bransch kan det även finnas branschorganisationer som man kan föra dialog med.
Kan leverantörer få möjlighet att lämna synpunkter på delar av ett preliminärt förfrågningsunderlag? För att undvika att det ställs irrelevanta och orimliga krav kan leverantörer få lämna synpunkter på delar av ett preliminärt förfrågningsunderlag. Det preliminära förfrågningsunderlaget kan exempelvis läggas ut på myndighetens hemsida och annonseras i lämplig annonsdatabas. Gäller det en upphandling över tröskelvärdet kan denna metod vara olämplig i och med att en myndighet inte på egen hand kan publicera eller på något annat sätt offentliggöra innehållet i en annons innan den har skickats för annonsering i TED (Tender Electronic Daily). Om en myndighet väljer att inhämta synpunkter på sitt förfrågningsunderlag är det viktigt att påpeka för leverantörerna att förfrågningsunderlaget endast är preliminärt och att det slutliga förfrågningsunderlaget kommer att utarbetas och fastställas av myndigheten och annonseras vid ett senare tillfälle. Myndigheten är inte bunden av inkomna synpunkter och kan också komma fram till att ingen upphandling ska genomföras vilket bör klargöras för leverantörerna. Det är också viktigt att inte låta några leverantörer prägla myndighetens bild av det som ska upphandlas samt att inte ge en otillåten fördel till någon leverantör. De synpunkter som kommer in bör därför noggrant dokumenteras av myndigheten. Avslutningsvis bör det påpekas att det saknas domstolspraxis på detta område vilket myndigheten bör ha i åtanke inför ett beslut om att använda denna metod.
RÄTTSKÄLLA Upphandlingsförordningen (2011:1040) 7 §
5. Generellt om ramavtal 5.1 Främja konkurrens inom ett ramavtal Vid utformningen av ramavtal kan negativa konkurrenseffekter uppstå om ramavtalet volymmässigt är mycket stort och utan möjlighet till uppdelning i mindre delar eller om ramavtalet sträcker sig över lång tid utan att leverantörerna vet i vilken omfattning de kommer att få leverera. Många ramavtal ställer också oskäliga krav på leverantörerna, t.ex. att de är skyldiga att leverera med kort varsel utan skyldighet för beställaren att garantera någon avropsvolym. Många leverantörer upplever även problem med omfattande och irrelevanta krav. Ramavtal där en leverantör förväntas leverera stora volymer kan i vissa fall innebära risk för konkurrensbegränsning utan godtagbara skäl. En myndighet måste se till att villkoren i ramavtalet är skäliga och likabehandlande. Därför bör myndigheten, när möjlighet finns, dela upp upphandlingen i exempelvis olika geografiska områden eller kategorier av varor och tjänster. På detta sätt skapas förutsättningar även för småföretag och nya aktörer att konkurrera. Ett annat sätt för småföretag och nystartade företag att kunna konkurrera i upphandlingar är att myndigheten informerar om möjligheten att åberopa andra företags kapacitet eller att lämna gemensamma anbud. Åtgärder som vidtas i syfte att underlätta för småföretag att delta i upphandlingar får dock inte medföra att konkurrensen snedvrids. I en överprövad upphandling av uppdragstjänster ansågs det strida mot likabehandlingsprincipen att ha en uppdelning i olika områden där inte alla leverantörer kunde lämna anbud i samtliga områden. I den upphandlingen kunde inte deltagande leverantörer i anbudsområde 8 delta i anbudsområde 1-7, samtidigt som deltagande i anbudsområde 1-7 uteslöt deltagande i anbudsområde 8. Det är även viktigt att myndigheten är medveten om vilka konsekvenser kravställningen kan ha. Höga krav på kvalitet, miljö etc. kan få prishöjande konsekvenser på samma sätt som prisfokusering kan skrämma bort leverantörer som har nischat in sig på högkvalitativa produkter.
TÄNK PÅ! Ge leverantörer möjlighet att lämna anbud på delar av upphandlingen t.ex. genom att dela upp upphandlingen i olika geografiska områden eller kategorier av varor och tjänster.
RÄTTSKÄLLA Artikel 32 andra stycket, andra meningen, direktiv 2004/18/EG 5 kap. 2 § LOU Förvaltningsrätten i Stockholm mål 1857-12 Europeiska kommissionen”explanatory note” Framework agreement classic directive CC 2005/03_rev 1 of 14.7.2005. Prop. 2006/07:128 s. 161
Läs mer i vägledningen "Att underlätta för småföretagare att delta i offentlig upphandling" som finns att ladda ner och beställa på www.upphandlingsstöd.se.
5.2 Myndigheter som har rätt att avropa från ett ramavtal Avrop får endast göras av myndigheter som från början är angivna som avropsberättigade i upphandlingen av ramavtalet. Det går inte att i efterhand ansluta sig till ett ramavtal. Enligt en förvaltningsrättsdom måste avropsberättigade myndigheter aktivt i förväg förplikta sig för att använda ramavtalet. Det är vid utformningen av förfrågningsunderlaget, eller senast vid annonseringen, som myndigheten ska lista vilka myndigheter som kan komma att använda sig av det aktuella ramavtalet. Myndigheten kan t.ex. i förfrågningsunderlaget och det kommande ramavtalet bifoga en förteckning över alla avropsberättigade myndigheter. Det ska vara möjligt att omedelbart identifiera vilka avropsberättigade myndigheter som finns inom ett ramavtal.
TÄNK PÅ! Ange tydligt vilka myndigheter som är parter i ramavtalet. Detta kan t.ex. göras genom att lista avropsberättigade parter i en förteckning som en bilaga till ramavtalet.
RÄTTSKÄLLA Artikel 32 andra stycket, andra meningen, direktiv 2004/18/EG 5 kap. 2 § LOU Förvaltningsrätten i Stockholm mål 1857-12 Europeiska kommissionen ”explanatory note” Framework agreement classic directive CC 2005/03_rev 1 of 14.7.2005. Prop. 2006/07:128 s. 161
5.3 Ramavtalets längd Huvudregeln är att ett ramavtal får löpa under maximalt fyra års tid inklusive förlängningsklausuler och optioner. Får ett ramavtal löpa längre än fyra år? Ett ramavtal får löpa under längre tid än fyra år om det finns särskilda skäl. Det kan i vissa fall vara lämpligt att ha ramavtal som löper kortare tid än fyra år. Bestämmelsen beror på den konkurrensbegränsande effekten som längre ramavtal kan medföra och det finns därför anledning att ta hänsyn till konkurrensrättsliga principer vid bedömningen av ramavtalets längd.
RÄTTSKÄLLA 5 kap. 3 § LOU Artikel 32.2, direktiv 2004/18/EG Prop. 2006/07:128 s. 174 f. samt s. 334
Vad är särskilda skäl? De särskilda skäl som krävs för att teckna ramavtal för en längre tid än fyra år ska vara kopplade till föremålet för ramavtalet. Bedömningen görs i varje enskilt fall och det är myndigheten som har bevisbördan, dvs. måste visa att särskilda skäl finns.
EXEMPEL PÅ SÄRSKILDA SKÄL – Det är fråga om ett avgränsat projekt som beräknas pågå något längre tid än fyra år och som inte har någon naturlig fortsättning när projektet avslutas. – I situationer där föremålet för upphandlingen är av ett sådant slag att det för leverantören medför stora investeringar som ska betala sig under ramavtalstiden. – Det ställs särskilda krav på kontinuitet för tjänsten, t.ex. inom äldrevård.
RÄTTSKÄLLA Prop. 2006/07:128 s. 172 och 334 f.
Kan risken för en överprövning vara ett godtagbart skäl för att förlänga ramavtalet efter fyra år? Svensk rättspraxis har slagit fast att risken för en överprövning av en upphandling inte kan utgöra ett sakligt skäl för att ett ramavtal ska löpa längre än fyra år.
RÄTTSKÄLLA Kammarrätten i Stockholm mål 5609-5629-10
Hur långt kan ett avrop vara? Avrop får inte göras i syfte att förhindra, begränsa eller snedvrida konkurrensen så att ramavtalet används på ett otillbörligt sätt eller i syfte att kringgå de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna. Avrop ska ha skett och kontrakt för det enskilda avropet ska tecknats innan ramavtalet har löpt ut.
Längden på avropen regleras inte specifikt i lagstiftningen och det är möjligt att leveransen, alternativt kontraktets fullgörande, sker även efter att ramavtalet löpt ut. Det är myndigheten som i ramavtalet reglerar hur länge avrop ska kunna löpa efter det att ramavtalet har löpt ut. Bedömningen måste därför göras i varje enskilt fall. Den avgörande faktorn för att bedöma lämpligheten av längden på ett avrop är den effekt som avropet kan medföra för konkurrensen på den relevanta marknaden. Exempelvis kan det vara svårt att motivera ett avrop för konsultuppdrag som ska löpa under ett års tid mot slutet av en ramavtalsperiod när uppdragen normalt avropas månadsvis.
RÄTTSKÄLLA Explanatory note – Framework agreements – Classic Directive Document corresponding to document CC/2005/03 rev 1 of 14.7.2005, s. 5 Art. 32.2 direktiv 2004/18/EG
5.4 Beräkna värdet av ett ramavtal och ange beräknad volym Hur ska ramavtalets värde räknas? Värdet av ett ramavtal ska beräknas till det sammanlagda värdet av samtliga avrop som kan komma att genomföras under ramavtalets löptid.
RÄTTSKÄLLA 3 kap. 13 § LOU 3 kap. 12 § LUF
Hur kan det förväntade värdet av de enskilda avropen uppskattas? Myndigheten är skyldig att försöka göra en rimlig uppskattning av det förväntade värdet för ramavtalet. En idé kan vara att titta på myndighetens tidigare inköp och jämföra med nuvarande behov för att göra en realistisk uppskattning av framtida behov. Det är exempelvis mycket viktigt att ta del av eventuell statistik från myndighetens tidigare ramavtal, alternativt begära sådan statistik från leverantören.
Ska myndigheten garantera en viss volym under ramavtalet? Myndigheten är inte skyldig att garantera avropens enskilda eller totala värde. Det är dock viktigt med förutsebarhet så att ramavtalsleverantörer kan uppskatta och planera hur stora resurser som måste avsättas till ett visst ramavtal. Ett bra sätt att locka företag att bli ramavtalsleverantörer inom den offentliga sektorn kan därför vara att garantera en viss volym under ramavtalet. Genom att garantera volymen kan dessutom risken för osund strategisk prissättning undvikas, dvs. risken att leverantörer lämnar låga priser för att vinna upphandlingen av ramavtalet utan avsikt att kunna leverera till offererade priser vid avrop. Att ge garanterade volymer ger bättre förutsägbarhet till leverantörer under ramavtalet. Den offentliga sektorn kan därmed framstå som en tryggare affärspartner.
RÄTTSKÄLLA Prop. 2006/07: 128 s. 175 1 kap. 9 § LOU
5.5 Antal ramavtalsleverantörer Hur många leverantörer kan det vara lämpligt att anta? Antal leverantörer som antas inom ett ramavtal ska stå i rimlig proportion till myndighetens behov och uppskattad leverans under ramavtalsperioden. Antalet ska vägas mot ramavtalets omfattning samtidigt som förutsättningar för god konkurrensgrad vid en eventuell förnyad konkurrensutsättning beaktas. Myndigheten bör inte anta fler leverantör än det antal som är absolut nödvändigt för att säkerställa leveranserna under ramavtalet. Ju fler leverantörer som konkurrerar, desto mindre attraktiv är affären för leverantören. Läs mer om detta i avsnitt 8.2.
RÄTTSKÄLLA 1 kap. 9 § LOU 5 kap. 4-7 §§ LOU
6. Utforma krav och tilldelningskriterier Kraven i förfrågningsunderlaget ska vara väl avvägda i förhållande till myndighetens behov och den specifika bransch som ramavtalet omfattar. Bristande kunskap om vad marknaden kan erbjuda kan leda till att de krav som ställs i upphandlingen inte kan tillgodoses av de leverantörer som finns på marknaden. Detta kan leda till onödigt höga priser eller att leverantörer avstår från att lämna anbud. Det är viktigt att utvärderingsmodellen speglar de avgörande faktorerna som skapar mervärde i den aktuella upphandlingen.
TÄNK PÅ! Otydliga krav och tilldelningskriterier kan skapa osäkerhet för leverantörer och därför leda till frågor under anbudstiden som syftar till förtydligande eller ändringar, vilket i sin tur kan öka risken för överprövning.
En gedigen marknadsanalys tillsammans med god upphandlingskompetens ger goda förutsättningar för att kunna utforma relevanta och rimliga krav samt tilldelningskriterier i ramavtalet och vid avrop.
TÄNK PÅ! Ställ krav utifrån myndighetens behov och inte utifrån vad vissa leverantörer erbjuder.
7. Innovationsvänlig upphandling av ramavtal Innovationsvänlig upphandling innebär att myndigheten aktivt beaktar att det kan finnas varor eller tjänster baserade på innovativa lösningar som kan vara ett alternativ till etablerade produkter. Det kan även handla om att myndigheten låter leverantörer erbjuda helt nya lösningar. Myndigheten ska alltså se till att inga innovativa lösningar utestängs eller missgynnas. Ett sätt att upphandla ramavtal innovationsvänligt är att ställa krav på funktion i stället för att specificera innehåll och utförande. Den främsta anledningen till att använda sig av så kallade funktionskrav, som alternativ till att ställa krav på teknik och tekniska detaljer, är att man vill sänka kostnaderna och öka effektiviteten. Andra fördelar är att det ger möjligheter för leverantörer att vara kreativa, innovativa samt att leverantören ges ett större utrymme att använda sin yrkeskunskap och innovationsförmåga. Med funktionskrav överlämnar myndigheten ansvaret till leverantören för att funktionen som upphandlas ska upprätthållas under ramavtalsperioden, vilket kan vara en fördel vid ramavtal som ofta sträcker sig över en längre tid. Det kan också vid ramavtalsupphandlingar vara särskilt lämpligt att ställa upp villkor för hur funktionen ska utvecklas under ramavtalsperioden. Inom områden där utvecklingen går snabbt bör myndigheten försäkra sig om att leverantörer följer utvecklingen i omvärlden så att ramavtalet inte förlorar sin aktualitet. Att företag med innovativa lösningar ges möjligheter att delta i en upphandling av ramavtal kan möjliggöra nya företagsidéer och samtidigt skapa nya marknader för företag, innovatörer och entreprenörer. Om nya och växande företag får möjlighet att tillgodose upphandlande myndigheters behov kan de också bidra till dynamik och förnyelse.
Områden där innovationsvänlig upphandling särskilt bör prioriteras är dem med stor påverkan på myndighetens behov och verksamhet. Ett exempel är olika typer av verksamhetssystem såsom inköps- och beställningssystem som myndigheten ska använda under lång tid. Andra exempel kan vara tjänster, byggentreprenader, energieffektivisering och upphandlingar med större fokus på miljökrav. Att använda funktionskrav kan vara mer tids- och resurskrävande för myndigheten jämfört med att beskriva det som ska upphandlas i form av tekniska specifikationer. Det krävs oftast mer förberedelser och tankearbete för att funktionskraven ska bli ändamålsenliga och proportionerliga. Läs mer i vägledningen "Innovationsvänlig upphandling" som finns att ladda ner och beställa på www.upphandlingsstöd.se.
8. Val av ramavtalsform Det finns tre olika former av ramavtal:  ramavtal med en leverantör där alla villkor för avrop är fastställda, 
ramavtal med flera leverantörer där alla villkor för avrop är fastställda,
ramavtal med flera leverantörer där alla villkor för avrop inte är fastställda.
Skillnaden mellan dessa består främst i på vilket sätt avrop ska ske. Läs mer om detta i avsnitt 11.
8.1 Ramavtal med en leverantör där samtliga villkor för avrop är fastställda Ramavtal med endast en leverantör upplevs som enkela och smidiga. Myndigheten får endast avropa ifrån ramavtalsleverantören. Inför tilldelningen av ett kontrakt får myndigheten samråda skriftligt med ramavtalsleverantören och vid behov uppmana leverantören att komplettera sitt anbud. Samrådet får dock aldrig medföra väsentliga förändringar.
RÄTTSKÄLLA 5 kap. 4 § LOU Prop. 2006/07:128 s. 335
Kan samrådet vara muntligt? För att undvika att myndigheten och leverantören förhandlar, vilket skulle kunna leda till väsentliga förändringar av de villkor som ingår i ramavtalet, ska samrådet vara skriftligt.
RÄTTSKÄLLA 2006/07:128 s. 335
Vad ska samrådet leda till? Samrådet får bara komplettera ramavtalets villkor och får endast avse uppgifter som har en koppling till redan lämnade uppgifter i ramavtalet. Kompletteringar får inte innebära att tidigare uppställda krav i ramavtalet ersätts med nya. Det får alltså inte göras väsentliga ändringar av ursprungliga villkor i ramavtalet.
EXEMPEL Det är tillåtet att i samråd exempelvis precisera en prisuppgift i enlighet med angiven prisjusteringsklausul i ett ramavtal.
TÄNK PÅ! Skriftligt samråd får inte leda till väsentliga förändringar.
8.2 Ramavtal med flera leverantörer Valet mellan rangordnade ramavtal, ramavtal med andra fördelningsnycklar och ramavtal med förnyad konkurrensutsättning bör göras med utgångspunkt i hur homogena produkterna är, dvs. fråga om produkter med liknande egenskaper. Vid ramavtal med flera leverantörer måste leverantörerna, vid upphandlingar över tröskelvärdena, vara minst tre om det finns ett tillräckligt antal godtagbara leverantörer. Detta förutsätter att det finns tillräckligt många leverantörer som uppfyller kvalificeringskraven och tillräckligt många anbud som uppfyller de tilldelningskriterier som angetts i förfrågningsunderlaget till ramavtalet. Vid upphandlingar under tröskelvärdena kan ramavtalet ingås med ett valfritt antal leverantörer.
RÄTTSKÄLLA 5 kap. 5–7 §§ LOU 15 kap. 2 § LOU Prop. 2009/10:180 s. 300
8.2.1 RAMAVTAL MED FLERA LEVERANTÖRER DÄR ALLA VILLKOR ÄR FASTSTÄLLDA Rangordnade ramavtal kan ha fördelar när det är fråga om produkter med liknande egenskaper dvs. homogena produkter. Dessa ramavtal måste innehålla villkor i form av rangordning eller en annan fördelningsnyckel som säkrar att tilldelningen sker på ett objektivt sätt. En fördel med att ha en fast rangordning eller en annan fördelningsnyckel är att avropen blir enkla för myndigheten att administrera i och med att alla villkor för senare tilldelning redan är fastställda. Den som avropar behöver inte göra mycket mer än att beställa leverans från den först rankade leverantören eller till den som bäst uppfyller en annan fördelningsnyckel. Läs mer om att rangordna leverantörer eller om att ha en annan fördelningsnyckel i avsnitt 9.1.
TÄNK PÅ! När ett ramavtal sluts med flera leverantörer ska rangordningen framgå av tilldelningsbeslutet, liksom att avrop ska ske i enlighet med ramavtalets fastställda rangordning eller andra fastställda fördelningsnycklar som är angivna i ramavtalet.
RÄTTSKÄLLA 5 kap. 6 § LOU Svea Hovrätt mål T 3328-10
När är det möjligt att frångå en fast rangordning? Vid ramavtalsupphandlingar kan det i vissa fall vara möjligt att frångå en fast rangordning under tiden ramavtalet löper. Detta förutsätter att det finns särskilda skäl med hänsyn till föremålet för upphandlingen och att det tydligt anges i förfrågningsunderlaget att särskilda skäl kan komma att åberopas under ramavtalsperioden. Ett exempel på detta kan vara om det är en fråga om upphandling av produkter vars priser ofta ändras eller om en jävssituation finns.
RÄTTSKÄLLA Prop. 2006/07:128 s.175 f.
Annan fördelningsnyckel, ett alternativ till rangordning? Vid särskilda skäl, dvs. när det är omöjligt eller förenat med stora svårigheter att utvärdera enligt en fastställd rangordning, kan myndigheten välja att utvärdera en leverantör på en "annan grund", en så kallad annan fördelningsnyckel. Det finns inget klart svar på vad som är särskilda skäl. Här måste en bedömning göras från fall till fall och hänsyn får tas till arten av det som ska upphandlas samt eventuell annan lagstiftning som kan påverka myndighetens val av leverantör. En viktig förutsättning för att kunna använda andra fördelningsnycklar är att de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna måste vara uppfyllda och särskilt kravet på transparens och icke-diskriminering. Överväg om andra fördelningsnycklar bör omfatta hela kontraktet eller om dessa bara ska gälla i särskilda fall.
EXEMPEL I en överprövad upphandling av tandvårdstjänster ansågs det vara godtagbart att i vissa fall frångå den fastställda rangordningen. I det aktuella fallet utgick villkoren i förfrågningsunderlaget, förutom lägsta pris, från varje enskild patients förutsättningar och behov. I de fall avrop inte kunde ske enligt lägsta pris skulle bästa anbud anses vara den leverantör som bäst uppfyllde patientens behov. Som stöd för detta angavs att vård enligt tandvårdslagen så långt som möjligt ska utformas och genomföras i samråd med patienten samt med hänsyn till arten av den aktuella tjänsten.
EXEMPEL I en överprövad upphandling avseende färdtjänst hade i förfrågningsunderlaget angivits att avrop i kategorin "avtalad transportkapacitet" skulle ske antingen utifrån en fastlagd rangordning grundad på lägsta pris eller genom att kunden själv valde leverantör. Avrop i en annan kategori "rabattuppdrag utan transportkapacitet" skulle enbart ske genom kundens val av leverantör. I detta fall godtogs inte att den fastställda rangordningen frångicks. Med hänsyn till föremålet för upphandlingen ansågs det inte motiverat att frångå rangordningen. Domstolen tog även hänsyn till att lagstadgad rätt om valfrihet för brukare saknades inom det aktuella området. Dessutom ansågs inte att avrop enligt en fastställd rangordning kunde anses medföra påtagliga nackdelar eller särskilda svårigheter för myndigheten.
RÄTTSKÄLLA Prop. 2006/07:128 s. 175 f. Kammarrätten i Jönköping mål 229-10 Kammarrätten i Stockholm mål 5418-10
TÄNK PÅ! Användandet av andra fördelningsnycklar förutsätter att man tydligt angett i ramavtalet både vad som avses med andra fördelningsnycklar och hur dessa kommer att användas och utvärderas vid avrop.
Vilka andra fördelningsnycklar kan det finnas? Vad som kan vara en annan fördelningsnyckel är en bedömning som görs från fall till fall med hänsyn tagen till varje bransch eller marknad samt föremålet för en viss upphandling.
I praktiken kan det vara fråga om upphandling av produkter vars priser ofta ändras. Sådana avropsmodeller kan ibland vara lämpliga, t.ex. i livsmedelsbranschen och vid upphandlingar av homogena varor såsom kontorsmaterial. I båda fallen skulle en annan fördelningsnyckel kunna utgöras av prisjusteringsklausuler eller lägsta pris. Dock medför sådana fördelningsnycklar svårigheter för leverantörerna att avgöra hur stora resurser som behöver avsättas för ramavtalet. I praktiken kan det också vara fråga om upphandling som styrs av en lagstadgad rätt i kombination med tjänsternas art (t.ex. inom vård och omsorg) där myndigheten måste ta hänsyn till varje enskild patients behov och rätt till inflytande vid avrop.
EXEMPEL I rättspraxis har det ansetts vara motiverat att tillämpa andra fördelningsnycklar för vårdtjänster när patienter har lagstadgad rätt att påverka valet av leverantör. Domstolen tog hänsyn till tjänsternas art och den rätt till inflytande som tillkommer vårdtagarna enligt lagen. Dessutom påpekades i det aktuella fallet att det saknades utrymme för godtyckliga bedömningar och även kravet på transparens ansågs vara uppfyllt. Det fanns därför ingen risk för att myndigheterna skulle bryta mot de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna.
EXEMPEL I en upphandling av flyttjänster godtogs en annan fördelningsnyckel där utfallet av upphandlingen var beroende av vilken kapacitet leverantörerna skulle leverera. I förfrågningsunderlaget angavs att vid avrop "kontrollerar varje enskild beställare vilket ramavtal som bäst motsvarar behovet vid det aktuella tillfället och väljer den leverantör som erbjuder lägst pris för uppdraget". Därför ansåg myndigheten att det inte var möjligt att i förväg ange hur många leverantörer som skulle antas. Domstolen ansåg att det av beskrivningen tillräckligt tydligt framgick att beställaren skulle välja den leverantör som lämnat det lägsta priset och som svarade mot kapacitetsbehovet för tjänsten/uppdraget vid avropstillfället. Urvalsmetoden skulle utgå helt från de priser som lämnats i anbuden. Därmed ansågs alla villkor vara fastställda och utrymme för godtyckliga bedömningar saknades. Tilldelningen skulle därför ske på objektiva grunder och med iakttagande av likabehandlingsprincipen.
RÄTTSKÄLLA Prop. 2006/07:128 s. 175 f. Kammarrätten i Stockholm mål 7433-09 Kammarrätten i Göteborg mål 6541-6544-11
Kan volymfördelning vara en typ av fördelningsnyckel? Det finns inget tydligt svar på om det är möjligt att använda sig av volymfördelning som en fördelningsnyckel vid avrop. Vägledning från EU-domstolen saknas eftersom frågan inte varit föremål för avgörande ännu. Frågan har däremot till viss del behandlats i nationell rättspraxis.
EXEMPEL I ett mål avseende arkitekttjänster godtogs inte volymfördelning som fördelningsnyckel eftersom utformningen av förfrågningsunderlaget avsågs stå i strid med likabehandlingsprincipen. Resultatet av volymfördelningen förhindrade myndigheten att vid varje enskilt avropstillfälle välja det bästa anbudet, eftersom endast cirka tjugo procent av uppdragen skulle tilldelas den leverantör som lämnade det bästa anbudet vid varje avrop. Kommunen hade dessutom förbehållit sig rätten att godtyckligt välja leverantör bland tio antagna ramavtalsleverantörer, vilket inte kunde garantera att tilldelningen skulle ske på ett objektivt sätt. Trots att varje ramavtalsleverantör garanterades sin andel uppdrag utgjorde inte avropsmodellen någon godtagbar fördelningsnyckel då avropsmodellen gav stort utrymme för godtyckliga bedömningar från avroparens sida.
Den slutsats som torde kunna dras är att det bör vara möjligt att använda volymfördelning som fördelningsnyckel under vissa förutsättningar. De grundläggande upphandlingsrättsliga principerna, särskilt kraven på transparens och likabehandling, måste givetvis vara uppfyllda. Det är viktigt att tilldelningen sker på objektiva grunder och att myndigheten inte har något utrymme för godtycke och att leverantören som har lämnat det bästa anbudet i upphandlingen av själva ramavtalet också tilldelas kontrakt vid avrop.
För att uppfylla dessa krav måste upphandlaren ha mycket hög kompetens.
RÄTTSKÄLLA 5 kap. 6 § punkt 2 Prop. 2006/07:128 s. 175 f. Förvaltningsrätt i Göteborg mål 2580-11 E, 2614-11 E och 2676-11 E
TÄNK PÅ! Att använda sig av volymfördelning som en annan fördelningsnyckel vid avrop kan vara förenat med vissa svårigheter för myndigheten. I syfte att säkerställa att fördelning av avrop sker i enlighet med den, i ramavtalet angivna volymfördelningen, bör myndigheten föra statistik över hur avropen fördelas volymmässigt. Myndigheten bör dessutom genomföra regelbundna kontroller under ramavtalsperioden i syfte att säkerställa att volymfördelningen sker i enlighet med angiven volymfördelning i ramavtalet.
8.2.2 RAMAVTAL MED FLERA LEVERANTÖRER UTAN ATT SAMTLIGA VILLKOR ÄR FASTSTÄLLDA Förnyad kokurrensutsättning är en ny upphandling "i miniatyr" där ramavtalsleverantörerna bjuds in att lämna anbud på nytt. I ramavtalet anges på vilka villkor leverantörerna kan konkurrera vid den förnyade konkurrensutsättningen och på vilket sätt dessa villkor kan preciseras vid avrop. Denna process är mycket krävande jämfört med avrop från ett ramavtal med alla villkor fastställda. Förnyad konkurrensutsättning kan vara lämplig att använda för att premiera produktbredd och kvalitativa egenskaper och samtidigt uppnå konkurrenskraftiga priser när behovet omfattar större ekonomiska värden.
TÄNK PÅ! Det finns inte någon skyldighet att redan vid ramavtalsupphandlingen ange viktning eller angelägenhetsgrad för de kriterier som ska användas vid den förnyade konkurrensutsättningen.
RÄTTSKÄLLA 5 kap. 7 § LOU
Är det möjligt att vid avrop ändra eller lägga till andra tilldelningskriterier? Villkoren i ett ramavtal kan inte omförhandlas och inte heller kan krav som ställts i avropsförfrågan ändras eller bytas ut. Det är i stället fråga om att komplettera eller förfina villkoren i ramavtalet för att fånga upp särskilda behov för att kunna fullgöra ett enskilt kontrakt. Det är möjligt att precisera eller konkretisera tilldelningskriterier som ska användas vid den förnyade konkurrensutsättningen om dessa har angetts redan i förfrågningsunderlaget vid upphandlingen av ramavtalet. Läs mer om avrop och tilldelningskriterier i avsnitt 11.3 och 11.4.
RÄTTSKÄLLA 5 kap. 2 §, punkt 2 LOU Prop. 2006/07:128 s. 338 f.
9. Val av avropsmetod Detta val är beroende av hur homogena produkterna är. Varje enskilt avrop ska minimera myndighetens administrativa kostnader för att få önskad leverans och därmed medföra en god affär.
9.1 Rangordna leverantörer eller ha en annan fördelningsnyckel Är det små beställningar av riktigt homogena produkter där alla villkor kan fastställas i förväg är ett rangordnat ramavtal att föredra eftersom avropen borde medföra stora administrativa besparingar jämfört med att ha andra fördelningsnycklar. Att välja att använda andra fördelningsnycklar kan rekommenderas när myndigheten har ett behov, som vid varje avrop ska preciseras. Detta kan t.ex. vara lämpligt när en patient, eller en annan vård- eller omsorgstagare, vid avrop vill kunna påverka valet av leverantör genom att utöva inflytande på de tjänster eller varor som myndigheten ska tillhandahålla. Läs mer om hur rangordning eller annan fördelningsnyckel kan användas i avsnitt 8.2.2.
9.2 Förnyad konkurrensutsättning Förnyad konkurrensutsättning kan ses som en upphandling i miniatyr. Om ramavtalet är väl utformat borde det innebära lägre administrativa kostnader vid avrop jämfört med att genomföra ett vanligt upphandlingskontrakt, men kostnaderna kommer ändå att vara högre än om en rangordning används. Vid förnyad konkurrensutsättning finns det en större frihet att anpassa valet av leverantörer efter det vid tillfället aktuella behovet, dock inte lika stor frihet som vid en traditionell varueller tjänsteupphandling.
Vid upphandling av ett sådant ramavtal bör kvalitativa egenskaper premieras då prispress uppnås senare när leverantörerna konkurrerar med pris vid den förnyade konkurrensutsättningen. Samtidigt är det viktigt att i upphandling av ramavtal utvärdera enligt lägsta pris för att få till ett pristak som leverantörerna inte får gå över vid avrop. Ur ett leverantörsperspektiv är det viktigt med förutsägbarhet så att ramavtalsleverantörer kan uppskatta och planera hur stora resurser som måste avsättas till ett visst ramavtal. Läs mer om antalet ramavtalsleverantörer i avsnitt 5.5. Läs mer om förnyad konkurrensutsättning i avsnitt 8.2.2.
9.3 Kombination av avropsmetod Avrop ska antingen ske enligt en fast rangordning, enligt en annan fördelningsnyckel eller efter förnyad konkurrensutsättning. Får jag kombinera olika avropsmetoder inom ramen för ett och samma ramavtal? Frågan om det är tillåtet att kombinera olika avropsmetoder, dvs. fast rangordning eller andra fördelningsnycklar och förnyad konkurrensutsättning inom samma ramavtal, har länge diskuterats. Frågeställningen har också varit föremål för avgörande i Högsta förvaltningsdomstolen (HFD) och senare utvecklats av Kammarrätten i Stockholm. HFD ansåg att en kombination av avropsmodeller för kontraktstilldelning inte kunde användas eftersom den stred mot likabehandlingsprincipen och transparensprincipen. Kammarrätten i Stockholm har kommit fram till att valfrihet gällande vilken avropsmetod som ska användas vid tilldelning av kontrakt, inte uppfyller kraven på likabehandlingsprincipen och transparens. En möjlig tolkning av nuvarande rättspraxis är att det inte finns något principiellt förbud mot att använda förnyad konkurrensutsättning och rangordning i samma ramavtal. Det är dock i praktiken problematiskt eller snarare omöjligt att på ett klart och tydligt sätt kombinera olika avropsmetoder inom ramen för ett och samma ramavtal utan att det strider mot krav på likabehandling och transparens.
RÄTTSKÄLLA Regeringsrätten mål 3344-09 och 3345-09 Kammarrätten i Stockholm mål 7794-09
EXEMPEL Kravet på tydliga villkor skulle exempelvis kunna uppfyllas genom att införa en fast beloppsgräns för när en viss avropsmodell får användas. Ett ramavtal med kombinerade avropsmetoder skulle således kunna ha en fast rangordning under en viss beloppsgräns medan förnyad konkurrensutsättning skulle kunna tillämpas över denna gräns.
10. Utformning av kontraktsvillkoren 10.1 Ett affärsmässigt och uppföljningsbart kontrakt Utformningen av kontraktsvillkoren växer fram i takt med att kraven på upphandlingsobjektet definieras. Kontraktsvillkoren ska vara formulerade på så sätt att de möjliggör att hantera konflikter och samtidigt behålla en bra affärsrelation. Parallellt med att kraven utformas bör man tänka på hur de ska följas upp. Enligt en dom från EU-domstolen strider det mot likabehandlingsprincipen och mot ett öppet och objektivt upphandlingsförfarande att ställa krav som inte kan kontrolleras. En myndighet ska alltså kunna kontrollera de uppgifter som lämnas av leverantörerna. Därför är det viktigt att i kontraktet formulera tydliga krav och villkor som lämnar så lite utrymme för tolkning som möjligt då det finns begränsade möjligheter att i efterhand ändra kontraktsvillkoren. Det finns praktiska exempel som visar att myndigheterna har mycket att vinna på att avsätta resurser för kontraktsuppföljning. Läs mer i vägledningarna "Kontraktsuppföljning - säkerställ goda affärer genom att följa upp" och "Avtalsuppföljning av vård och omsorg"som finns att ladda ner och beställa på www.upphandlingsstöd.se.
RÄTTSKÄLLA Mål C-448/01 EVN AG och Winström GmbH mot Republiken Österrike
10.2 Säkerställ leverans Det kan förekomma att vissa upphandlade produkter, trots att de utgör basen för ramavtalet, sällan eller aldrig finns tillgängliga vid avrop. Det bör därför framgå av ramavtalets kontraktsvillkor vad som blir följden av att en leverantör, utan godtagbart skäl, tackar nej till ett avrop. Leverantören kan i ett sådant fall t.ex. bli skyldig att betala vite, falla ner i rangordningen eller bli föremål för annan sanktion. Vad som är ett godtagbart skäl för utebliven leverans bör också regleras i kontraktsvillkoren. Läs mer om åtgärdsplan vid avvikelser i avsnitt 15.3. Vad är osund strategisk anbudsgivning? Osund strategisk anbudsgivning uppstår när en leverantör utnyttjar eventuella svagheter i ett förfrågningsunderlag i syfte att inte leverera till det angivna priset. Det förekommer t.ex. att vissa typer av varor eller tjänster offererats till förmånliga villkor vid upphandling av ramavtal men aldrig finns tillgängliga vid avrop. I stället levererar leverantörer andra varu- eller tjänstekategorier till villkor som är mer förmånliga för leverantören. Det är viktigt att skilja mellan osund strategisk anbudsgivning och strategisk anbudsgivning generellt. Strategisk anbudsgivning är då en leverantör lämnar konkurrenskraftiga anbudspriser i syfte att tilldelas kontrakt och där leverantören har för avsikt att leverera till avtalade priser. Denna typ av strategisk anbudsgivning strider varken mot LOU eller mot LUF. Genom osund strategisk anbudsgivning kan leverantören däremot bryta mot angivna villkor i ramavtalet. Strategisk anbudsgivning kan också vara tecken på att leverantören bryter mot någon lagstiftning som t.ex. skattelagstiftningen genom att inte betala skatter.
Hur kan osund strategisk anbudsgivning undvikas?  Använd bättre utvärderingsmodeller där t.ex. priserna på mer sällan avropade produkter viktas lågt vid utvärderingen. 
Genomför regelbundna uppföljningar av ramavtal och kontrakt och för en dialog för att kunna åtgärda situationer där leverantörer inte uppfyller ställda krav. Myndigheten bör utforma en åtgärdsplan vid avvikelser med sanktioner som är lätta att tillämpa vid avvikelser. Läs mer i avsnitt 15.3.
Skriv bättre kontraktsvillkor i ramavtalet som tydliggör leveransskyldigheterna för leverantörerna samt vilket pris och övriga villkor som ska gälla. Kräv t.ex. samma villkor för eventuella ersättningsprodukter som för ursprungliga produkter. Villkoren behöver dock vara ömsesidiga, balanserade samt ta hänsyn till de mindre företagens särskilda situation.
TÄNK PÅ! Avtala om konsekvenserna av en eventuellt utebliven leverans.
LÄS MER! Uppdragsforskningsrapporten Osund anbudsgivning i offentlig upphandling, skriven av Karl Lundvall och Kristian Pedersen för Konkurrensverket.
Denna period börjar med annonsering och avslutas med att ramavtal eller kontrakt från ett ramavtal tecknas.
11. Tillvägagångssätt vid avrop 11.1 Identifiera behovet När ett behov uppstår måste avropet ske utifrån de angivna villkoren i ramavtalet. Om leverantörerna t.ex. är rangordnade ska myndigheten i första hand vända sig till först rankad leverantör för att få leverans. Villkor som återfinns i ett ramavtal där inte samtliga villkor är fastställda utgör, tillsammans med villkor som är specifika för respektive avrop, underlag för den avropsförfrågan som sänds till leverantörerna i en förnyad konkurrensutsättning. Villkoren för de enskilda avropen får preciseras eller kompletteras så länge inga nya villkor tillkommer. I annat fall måste en helt ny upphandling göras.
EXEMPEL 1 Ett kompletterande villkor kan t.ex. vara tidsåtgången för ett enskilt konsultuppdrag.
EXEMPEL 2 En precisering av villkor kan t.ex. vara tid och plats för en viss leverans.
Det är viktigt att föra en dialog med den referensgrupp som har skapats inför upphandlingen av ramavtalet (där vanligtvis upphandlare och ansvariga inom sakområdet ingår), för att diskutera vad myndigheten behöver och vilka krav som kan ställas på önskade varor och tjänster vid avropet. Diskutera igenom t.ex. följande frågor:  Vad har myndigheten för behov av varor, tjänster eller byggentreprenader?  Vilka krav på varor, tjänster och byggentreprenader brukar ställas inom myndigheten?  Vilka förändringar, kända eller möjliga, hos myndigheten kan påverka behovet?  Specifika förhållanden som leverantören måste ta hänsyn till?  Vad vill myndigheten uppnå med avropet?  Hur ser nuvarande lösning/system/funktion ut?  Finns det ett budgettak? Om budgettaket ska anges i avropsförfrågan bör myndigheten ha en realistisk uppfattning om kostnaden för det som ska avropas, annars riskerar man att få en sämre priskonkurrens än om budgettaket inte angetts.  Vad finns det för resurser för att följa upp?
TÄNK PÅ! Myndighetens behov kan ha förändrats efter det att det befintliga ramavtalet tecknades, vilket kan påverka innehållet i avropet. Gör därför en framtidsanalys och ta hänsyn till kända framtida förändringar av behovet.
11.2 Utformning av avropsförfrågan Förutsättningar för hur avrop ska gå till finns reglerat i ramavtalet. Det är ramavtalet som sätter ramen för utformningen av avropsförfrågan. Kan en dialog föras med leverantörer inför ett avrop? Anser myndigheten att det finns behov av att samråda med leverantörerna ska detta ske skriftligt. Myndigheten kan översiktligt beskriva sitt nuvarande behov och kontrollera om leverantörerna har kapacitet att leverera de varor eller tjänster som beskrivits.
TÄNK PÅ! Samråd med samtliga ramavtalsleverantörer säkerställer att alla ramavtalsleverantörer behandlas lika. Det som framkommer av behovsanalysen vid avropet och från samrådet kan användas när man utformar underlaget till en avropsförfrågan. Ju tydligare behovet definieras med utgångspunkt i kravbilden, desto lättare blir det för leverantörerna att lämna ett optimalt svar på avropsförfrågan. Dessutom innebär tydliga och transparanta krav mindre risk för överprövningar. Rikta inte avropet så att det bara finns en leverantör som kan lämna avropssvar. Detta strider mot de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna och kan leda till en ogynnsam konkurrenssituation.
RÄTTSKÄLLA 5 kap. 4 § LOU 5 kap. 7 § LOU
Ska uppfyllelse av de obligatoriska kraven som gällde vid upphandlingen av ramavtalet också prövas vid avrop? Nej, en myndighet förväntas inte kontrollera att varje obligatoriskt krav (ska-krav) som ställdes i upphandlingen av ramavtalet också uppfylls vid varje avrop, givet att kraven på de varor eller tjänster som avropet avser redan specificerats i ramavtalet. Om en sådan skyldighet fanns skulle det medföra betydande merarbete för de avropande myndigheterna och därmed skulle syftet med förnyad konkurrensutsättning förloras. Myndigheten får däremot vid avrop precisera eller komplettera de obligatoriska kraven som redan ställts i upphandlingen av ramavtalet.
TÄNK PÅ! De obligatoriska kraven ska vara uppfyllda vid tidpunkten för avropet. Att anta en leverantör som vid tidpunkten för avropet inte uppfyller samtliga ställda krav är ett brott mot likabehandlingsprincipen.
RÄTTSKÄLLA 5 kap. 7 § LOU Kammarätten i Stockholm mål 1355-11 Kammarätten i Stockholm mål 2615-12
Vad ska en avropsförfrågan innehålla? I avropsförfrågan som skickas till leverantörerna ska myndigheten beskriva samtliga krav och villkor som gäller vid avropet. Innehållet i avropsförfrågan måste vara så utförligt att leverantörerna kan lämna ett så komplett och riktigt prissatt avropssvar som möjligt. Vill myndigheten poängtera eller uppmärksamma leverantörerna på ett visst krav som redan har ställts i upphandlingen av ramavtalet, kan myndigheten i stället hänvisa till förfrågningsunderlaget.
11.3 Hur går avropen till? Hur avropar man från ett ramavtal med fastställd rangordning? Avrop från ett ramavtal med fastställd rangordning är okomplicerat och innebär att avropet sker från den först rankade leverantören inom det aktuella området. Den fastslagna rangordningen som anger i vilken ordning leverantörerna får möjlighet att leverera, ska tydligt framgå av ramavtalet och följas vid avrop. I annat fall skulle avropen kunna ske på ett godtyckligt sätt vilket bl.a. skulle strida mot principen om likabehandling. Läs mer om detta i avsnitt 8.2.1 och 9.1. Hur avropar myndigheten från ett ramavtal med en annan fördelningsnyckel? Avrop från ett ramavtal med en annan fördelningsnyckel ska ske i enlighet med fastställda villkor angivna i ramavtalet. Med andra fördelningsnycklar avses alla andra typer av nycklar som inte utgör en rangordning. För att det ska vara tillåtet att använda andra fördelningsnycklar än rangordningen ska det tydligt regleras i ramavtalet hur och när andra fördelningsnycklar kan användas vid avrop. Vid avrop är det den leverantör som bäst uppfyller den angivna fördelningsnyckeln som får leverera. Läs mer om detta i avsnitt 8.2.1 och 9.1.
TÄNK PÅ! En avropsförfrågan får inte ändras när den går vidare till nästa rangordnade leverantör.
Vilka leverantörer ska bjudas in vid en förnyad konkurrensutsättning? När ett visst behov uppstår ska myndigheten skriftligt samråda med alla ramavtalsleverantörer som kan komma att leverera vid avrop och bjuda in dem att lämna anbud på nytt. I annat fall bryter myndigheten mot likabehandlingsprincipen.
Detta behövs dock inte om det framstår som klart att ramavtalsleverantörerna inte klarar att leverera efterfrågad vara eller tjänst vid avrop.
EXEMPEL Om ett ramavtal omfattar inköp av både datorer och kopiatorer, men där vissa leverantörer i ramavtalet endast kan leverera datorer så behöver myndigheten inte samråda med datorleverantörerna när kopiatorer ska köpas.
Kan förnyad konkurrensutsättning ske muntligt? Nej, myndigheten ska för varje avrop samråda skriftligt dvs. skicka en skriftlig inbjudan (avropsförfrågan) till de ramavtalsleverantörer som kan genomföra kontraktet. Leverantörerna ska återkomma med ett skriftligt avropssvar inom den tid som myndigheten angett.
RÄTTSKÄLLA 5 kap. 7 § punkt 1 LOU 5 kap. 7 § punkt 3 LOU
11.4 Tilldelningskriterier vid avrop Det är myndigheten som vid avropstillfället avgör vilka tilldelningskriterier som ska användas och därmed ge mervärde vid avropet. Vilka tilldelningskriterier kan användas vid en förnyad konkurrensutsättning? Myndigheten ska vara tydlig i avropsförfrågan avseende vilka tilldelningskriterier som ligger till grund för utvärdering, viktning och poängsättning av avropssvaren. Det är endast de tilldelningskriterier som angetts i upphandlingen av ramavtalet som får användas som tilldelningskriterier vid den förnyade konkurrensutsättningen.
Ange vad som krävs för att leverantören ska få en viss poäng. Undvik otydliga beskrivningar som t.ex. ”fem poäng ges vid en bra beskrivning”.
TÄNK PÅ! Tilldelningskriterierna måste vara kopplade till föremålet för kontraktet och får inte ge myndigheten en obegränsad valfrihet eller vara diskriminerande.
11.5 Skälig tid för att lämna avropssvaren Hur lång tid ska leverantörer ha på sig för att lämna avropssvar? Det är inte reglerat vad som är skälig tid för att lämna avropssvar. Tiden ska emellertid vara tillräckligt lång så att leverantörerna hinner utarbeta ett avropssvar. Skäligheten ska bedömas med hänsyn tagen till de upphandlade varornas och tjänsternas komplexitet. Bedömningen av vad som är skälig tid varierar från fall till fall. Det kan vara allt från några timmar till några veckor eller några månader. Av avropsförfrågan ska framgå när avropssvar senast ska ha inkommit.
11.6 Möjlighet att ställa frågor Det är relativt vanligt att leverantörer upplever att avropsförfrågan är otydlig i något avseende. I dessa fall bör leverantörerna ställa skriftliga frågor till myndigheten. Svaren på dessa frågor ska sammanställas och skickas ut till samtliga leverantörer som deltar i det aktuella avropet. Frågorna ska besvaras så fort som möjligt. Frågorna får inte besvaras så sent att leverantörerna inte har tid att ta hänsyn till svaren i sina avropssvar.
En tumregel kan vara att svara på en leverantörs frågor senast sex arbetsdagar före den dag då avropssvaren ska ha inkommit.
TÄNK PÅ! En myndighet får inte ge ett sådant svar på leverantörens fråga som innebär en väsentlig förändring av den ursprungliga avropsförfrågan. Om väsentliga förändringar sker måste avropet göras om.
11.7 Sekretess Råder sekretess under ett avrop? Sekretess gäller fram tills att kontraktstilldelning sker eller tilldelningsbeslut meddelas, efter att avropet dessförinnan har avslutats. Det betyder att inga uppgifter om de avropssvar som kommit in får offentliggöras. Exempelvis råder det sekretess om vilka leverantörer som lämnat avropssvar och vilka priser och övriga villkor som har lämnats. Sekretess upphör att gälla när ett avrop avbryts eller när ett tilldelningsbeslut fattas. Undantagsvis kan det fortsätta att råda sekretess, under förutsättningen att myndigheten finner att skäl att belägga uppgifterna med sekretess. Sådana skäl t.ex. kan vara att det kan antas att en leverantör kan komma att lida skada av ett utlämnande. Myndigheten gör vid begäran av allmän handling från en leverantör, en sekretessprövning i varje enskilt fall.
TÄNK PÅ! Om avropssvar får lämnas via e-post, är det viktigt att ha nödvändiga rutiner och verktyg för att säkerställa upphandlingssekretessen.
RÄTTSKÄLLA 19 kap. 3 § andra stycket OSL Artikel 32.4 punkt 4 c) 2004/18 EG Prop. 2006/07:128 s. 339
11.8 Utvärdering av avropssvar När tidsfristen för avropssvar löpt ut ska myndigheten utvärdera inkomna avropssvar.
TÄNK PÅ! Avropssvar som inkommit för sent får inte utvärderas.
Vad finns det för alternativ om inget avropssvar inkommit eller om det bara inkommit ett enda avropssvar? I detta fall ska samtliga tillfrågade leverantörer meddelas om att inget godtagbart avropssvar har lämnats. Det är oklart och icke reglerat vad myndigheten kan vidta för åtgärd därefter för att tillgodose sina behov. Det torde dock inte finnas något hinder för att gå över till ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering dvs. genomföra en direktupphandling. Det är dock viktigt att förhandlingen inte leder till några väsentliga ändringar av de ursprungliga kraven. En annan möjlig åtgärd borde också kunna vara att avbryta avropsprocessen på grund av bristande konkurrens. Vad gäller specifika upphandlingskontrakt finns det möjlighet att avbryta en upphandling om det finns ett godtagbart skäl. Motsvarande möjlighet torde även gälla vid avrop från ramavtal. Dock bör påpekas att det saknas rättspraxis på området vad gäller avrop från ramavtal. Vad som är ett godtagbart skäl för att avbryta en upphandling avgörs från fall till fall. EU-domstolen har i ett avgörande godkänt möjligheten att avbryta på grund av bristande konkurrens. Efter att ett avrop avbrutits kan myndigheten föra en dialog med de andra ramavtalsleverantörerna för att höra vad som var orsaken till att de inte kunde delta i avropet. Här kan det vara lämpligt att fundera över kraven som ställdes i avropsförfrågan. Det kan visa sig att kraven varit alltför högt ställda eller på annat sätt gjort avropet ointressant för leverantörerna. Myndigheten kan efter samråd med ramavtalsleverantörer eventuellt bestämma sig för att göra ett nytt avrop, alternativt genomföra en direktupphandling genom att vända sig till ett antal aktörer på marknaden för att tillgodose sina behov vid detta tillfälle.
Myndigheten bör därefter vidta de åtgärder som reglerades i ramavtalets kontraktsvillkor för att säkerställa leverans vid avrop. Läs mer om detta i avsnitt 10.2 och 15.3. Läs mer om direktupphandling, förhandling och dialog i vägledningar som finns att hämta på www.upphandlingsstöd.se.
TÄNK PÅ! Dokumentera noggrant resultatet av varje avrop, anledningen till att avropet avbryts samt varför myndigheten genomför en direktupphandling.
RÄTTSKÄLLA Mål C-27/98 Metalmeccanica Fracasso SpA. Kammarätten i Göteborg mål 6645-08 RÅ 2008 ref. 35
11.9 Tilldelningsbeslut efter ett avrop En myndighet ska snarast möjligt skriftligen informera om de beslut som har fattats om att tilldela ett kontrakt och om skälen till beslutet. Vilken information ska ett tilldelningsbeslut innehålla? Syftet med upplysningarna är att de leverantörer som deltagit i avropet ska kunna bilda sig en uppfattning om huruvida deras avropssvar blivit korrekta bedömda. Det är därför viktigt att informera om vilka omständigheter som har legat till grund för beslutet att anta ett visst avropssvar. Om informationen i tilldelningsbeslutet inte är tillräcklig kan det medföra att fristen för överprövning efter en frivillig avtalsspärr inte anses ha börjat löpa. Läs mer om frivillig avtalsspärr vid avrop i avsnitt 11.11.
En kopia av utvärderingsprotokollet med kommentarer, antaget leverantörspris och namn kan vara lämpligt att ha i ett tilldelningsbeslut. Se vidare angående motiveringsskyldighet nedan.
TÄNK PÅ! Redovisa tydligt hur utvärderingen genomförts i tilldelningsbeslutet, annars kan det finnas risk att myndigheten inte har uppfyllt sin skyldighet att lämna upplysningar om skälen för beslutet. Det är av stor vikt att myndigheten noggrant dokumenterar att upplysningar har lämnats, då det är myndigheten som har bevisbördan för att upplysningen har skett. I de fall en avtalsspärr gäller, tänk på att informera om avtalsspärrens längd samt när ett kontrakt tidigast kan tecknas.
RÄTTSKÄLLA 9 kap. 9 § LOU
Vad kan leverantören göra om informationen i ett tilldelningsbeslut inte är tillräcklig? En leverantör som lämnat ett godtagbart avropssvar, men vars svar förkastats eller avslagits, har rätt att kräva upplysningar om skälen för detta och vissa ytterligare upplysningar. Vid en sådan begäran är myndigheten skyldig att motivera sitt beslut, detta kallas motiveringsskyldighet. Motiveringen måste vara så tydlig att leverantören kan bedöma hur utvärderingen skett och vilka överväganden som lett till det redovisade resultatet så att leverantörer som inte tilldelats kontrakt ska kunna få en klar uppfattning om det fattade beslutet är korrekt eller inte. På så sätt ska leverantören kunna tillvarata sina rättigheter och bedöma om beslutet är välgrundat.
Det måste t.ex. klart och tydligt framgå hur många som har deltagit i upphandlingen, namn på den vinnande leverantören, resultat av utvärderingen, hur poängen har viktats och vilka grunder som har tillämpats vid bedömning/poängsättning. Dessutom ska myndighetens motivering ge besked om hur pris respektive andra kriterier har viktats, vilken formel som använts för beräkning av viktade poäng samt vilka poäng leverantörer har fått.
RÄTTSKÄLLA 9 kap. 10 § LOU Mål T-89/07 Vip Car Solutions SARL mot Europaparlementet Mål T-121/08 PC-Ware Information Technologies BV mot Europeiska Kommissionen
Måste tilldelningsbeslut skickas efter ett avrop från ett ramavtal där alla villkor är fastställda eller när en annan fördelningsnyckel används? Nej, myndigheten har inte någon skyldighet att skicka tilldelningsbeslut (underrättelseskyldighet) efter avrop från ett ramavtal där alla villkor är fastställda eller vid en annan fördelningsnyckel. Det finns dock inget som hindrar myndigheten att skicka ett formellt tilldelningsbeslut även i dessa fall. Måste tilldelningsbeslut skickas efter en förnyad konkurrensutsättning? Ja, myndigheten är skyldig att skicka tilldelningsbeslut (underrättelseskyldighet) vid tilldelning av kontrakt från ett ramavtal med förnyad konkurrensutsättning. För att möjliggöra ett effektivt förfarande vid denna typ av avrop gäller dock ingen avtalsspärr. Beslutet ska skickas till samtliga inbjudna leverantörer, dvs. även till dem som av något skäl valt att inte svara på avropsförfrågan. Om ett ramavtal omfattar två olika delar, t.ex. datorer och kopiatorer, behöver däremot inte myndigheten underrätta datorleverantörerna när avrop av kopiatorer sker.
TÄNK PÅ! En leverantör som lämnat ett godtagbart avropssvar men vars svar har förkastats eller avslagits har rätt att begära och få information om skälen till detta och vissa andra upplysningar. För att undvika onödig fördröjning av processen kan det vara bra att skicka ut denna information redan i tilldelningsbeslutet.
RÄTTSKÄLLA 9 kap. 9 § första stycket LOU 9 kap. 10 § LOU 16 kap. 2 § LOU Prop. 2006/07:128 s. 165 Prop. 2009/10:180 s. 118 f. Mål T-89/07 och mål T-121/08
Ge återkoppling om avropets utfall
Efter det att avropet har avslutats kan myndigheten bjuda in leverantörer till en genomgång av resultatet av avropet. Dialogen har ett utbildningssyfte för leverantörerna och kan även minska risken för överprövning. Dialogen kan även vara till nytta för myndigheten. En god dialog kan förhoppningsvis leda till en förstärkning av konkurrensen i nästa avrop.
11.11 Frivillig avtalsspärr Det är tilldelningsbeslutet som utlöser avtalsspärren. I de fall då det inte finns någon skyldighet att underrätta om tilldelningsbeslut behövs alltså ingen avtalsspärr. I och med att en skyldighet om tilldelningsbeslut inte finns vid avrop där alla villkor är fastställda gäller ingen avtalsspärr. För att möjliggöra ett effektivt förfarande vid denna typ av avrop gäller heller ingen avtalsspärr vid förnyad konkurrensutsättning inom ett ramavtal.
Myndigheten kan dock utnyttja möjligheten att skicka en underrättelse om tilldelningsbeslut i kombination med iaktta en frivillig avtalsspärr för att undvika att kontraktet därefter ska kunna ogiltigförklaras. För att kunna tillämpa den frivilliga avtalsspärren ska myndigheten i tilldelningsbeslutet informera om att avtalsspärr gäller samt dess längd.
TÄNK PÅ! Den s.k. söndagsregeln innebär att tidsfrister som löper ut på en lördag, söndag eller annan helgdag förlängs till nästkommande vardag.
RÄTTSKÄLLA 16 kap. 2 § punkt 2 LOU 16 kap. 7 § LOU 16 kap. 15 § punkt 1 LOU Prop. 2009/10:180 s. 118-119 Lag (1930:173) om beräkning av lagstadgad tid.
11.12 När måste myndigheten teckna kontrakt? Avropet måste göras och kontrakt tecknas inom ramavtalets giltighetstid. Kontraktet får således aldrig tecknas efter det att ramavtalet löpt ut.
11.13 Vem blir avtalspart i en domstolsprocess? Oavsett om avropet sker via en fastslagen rangordning eller via en förnyad konkurrensutsättning är det alltid den myndighet som genomför avropet som är avtalspart och därmed motpart i en eventuell överprövningsprocess.
12. Civilrättslig bundenhet av ingångna ramavtal Hur bunden myndigheten är av ett ramavtal regleras i första hand i ramavtalets kontraktsvillkor och i andra hand i avtalslagen och beror på hur ett ramavtal har ingåtts.
12.1 Civilrättslig bundenhet av ramavtal med endast en leverantör Ett ramavtal med endast en leverantör är bindande för båda parter, vilket innebär att det inte är möjligt för dessa att frångå ramavtalet. Skulle detta ske skulle parterna göra sig skyldiga till kontraktsbrott, vilket kan resultera i skadeståndsskyldighet.
12.2 Civilrättslig bundenhet av ramavtal med flera leverantörer med alla villkor fastställda Avrop från ett ramavtal med flera leverantörer i vilket samtliga villkor är fastställda och leverantörerna rangordnade, utgör endast utnyttjande av ett befintligt upphandlingskontrakt och innebär inte att det sker någon ny tilldelning av upphandlingskontrakt. En leverantör som är rankad som nummer ett inom ett ramavtal med alla villkor fastställda, kan ha rätt till skadestånd för uteblivet avrop om leverantören inte fått uppdrag i enlighet med ramavtalet medan andra lägre rankade leverantörer fått uppdrag.
RÄTTSKÄLLA Lag (1915:218) om avtal och andra rättshandlingar på förmögenhetsrättens område. CC/2005/03_rev1 av den 14 juli 2005 Prop. 2006/07: 128 s. 160 Svea hovrätt mål T 3850-11
12.3 Civilrättslig bundenhet av ramavtal med flera leverantörer utan alla villkor fastställda Ett ramavtal med flera leverantörer i vilket samtliga villkor för avrop inte är fastställda, är inte ömsesidigt förpliktande då ramavtalet inte är något upphandlingskontrakt i den mening som avses i LOU. Leverantören är i regel inte bunden av ramavtalet eftersom leverantören kan avstå från att lämna anbud i den förnyade konkurrensutsättningen. Myndigheten kan dock i ramavtalets kontraktsvillkor särskilt reglera leverantörens skyldighet att leverera vid avrop. Ramavtalet blir i detta fall ömsesidigt bindande för både myndigheten och leverantören. Även om inte myndigheten särskilt reglerar leveransskyldigheten under ramavtalsperioden är myndigheten trots allt bunden av ramavtalet. Ramavtalet blir i detta fall endast ensidigt bindande för myndigheten. Myndigheten gör sig därför skyldig till kontraktsbrott om varor eller tjänster som täcks av ramavtalet köps från annan leverantör.
12.4 Civilrättslig bundenhet av ramavtal upphandlat av en inköpscentral 12.4.1 STATENS INKÖPCENTRALS RAMAVTAL Regeringen har beslutat att myndigheter som lyder under regeringen ska använda de ramavtal som upphandlas av Statens inköpscentral. Läs mer information om dessa ramavtal på www.avropa.se.
12.4.2 ÖVRIGA INKÖPSCENTRALERS RAMAVTAL Det som sägs ovan om bundenhet gäller även för ramavtal som upphandlas av inköpscentraler. Läs mer i avsnitt 12.1,12.2 och 12.3.
13. Parallella ramavtal En myndighet får inte vara en avropsberättigad myndighet i två ramavtal för samma varor eller tjänster. Förutsättningarna som gäller för att avropa från ett ramavtal måste vara tydliga. Att fritt välja vilket ramavtal som ska användas strider mot både upphandlingslagstiftningen och avtalsrätten, särskilt om avrop sker från ramavtalet med sämre villkor än vad som hade kunnat uppnås enligt det konkurrerande ramavtalet. Det är dock tyvärr ganska vanligt att t.ex. en kommun kan vara ansluten till olika ramavtal som överlappar varandra, dvs. som täcker samma varor eller tjänster. Detta riskerar att skapa osäkerhet hos leverantörerna samt att myndigheten inte blir avtalstrogen. Myndigheten kan i ett sådant fall göra sig skyldig till kontraktsbrott och därför bli skadeståndsskyldig. Läs mer om den civilrättsliga bundenheten i avsnitt 12.1,12.2 och 12.3.
RÄTTSKÄLLA Lag (1915:218) om avtal och andra rättshandlingar på förmögenhetsrättens område. Regeringsrätten mål 3344-09 Kammarätten i Stockholm mål 7794-09
14. Otillåtna direktupphandlingar vid avrop En myndighet gör sig skyldig till en otillåten direktupphandling i bl.a. följande fall: 
Om avropet sker från ett ramavtal där myndigheten inte är en av de avropsberättigade myndigheterna.
Om avropet omfattar sådana varor eller tjänster hos ramavtalsleverantören som inte omfattas av det aktuella ramavtalet.
Om avropet innebär en väsentlig förändring av villkoren för avrop.
Läs mer om detta i avsnitt 5.2, 8 och 9. Läs mer på www.konkurrensverket.se.
Denna period börjar efter det att ett ramavtal tecknats eller efter att ett kontrakt efter avrop tecknats och stäcker sig fram till dess att leverans skett vid sista avropstillfället eller fram till nästkommande upphandling.
15. Uppföljning av ramavtal 15.1 Intern styrning Det bör vara självklart att myndigheten kontrollerar att de varor och tjänster som den tar emot och använder i verksamheten också överensstämmer med det som den faktiskt kravställt, köpt in och betalat för. Den första risken med utebliven uppföljning är att myndigheten får sämre kvalitet än det som är avtalat eller inte kan genomföra delar av sin verksamhet på grund av uteblivna eller bristfälliga leveranser. Den andra risken är att både nuvarande och framtida leverantörer inte respekterar eller lever upp till de krav som myndigheten ställer eftersom ingen uppföljning sker. Därmed kan det uppstå ett gap mellan de seriösa leverantörerna som uppfyller kraven och de mindre seriösa som får en kostnadsfördel och som kan vinna upphandlingar utan att uppfylla de ställda kraven. Detta leder till att leverantörerna inte konkurrerar på lika villkor, vilket snedvrider konkurrensen på marknaden. I praktiken kan en leverantör som inte har fått samma villkor som en annan leverantör för att vinna ställa skadeståndsanspråk mot myndigheten.
Det är också viktigt att kontrollera att leverantörens fakturor överensstämmer med villkoren i ramavtalet så att leverantören inte tar ut högre priser än avtalat. Uppföljningen kan delas upp i fyra huvudsakliga områden: 
Uppföljning av kvalificeringskrav
Uppföljning och bevakning av övriga kontraktsvillkor
Det är viktigt att identifiera vad som ska följas upp, av vem samt hur ofta. Det finns exempel som visar att myndigheterna har mycket att vinna på att avsätta resurser för uppföljning. När uppföljningsbehov identifierats får man en bild av vilken arbetsinsats och kompetens som krävs för uppföljningen. Uppföljningen kan göras på olika sätt och av olika personer. En förutsättning är dock att den genomförs av personer som har kunskap om den aktuella varan eller tjänsten samt att de kan göra det på ett oberoende sätt dvs. inte har några egna intressen eller för nära relation till leverantören. Läs mer i vägledningen "Kontraktsuppföljning – säkerställ goda affärer genom att följa upp" som finns att ladda ner och beställa på www.upphandlingsstöd.se.
15.2 Kommunikation och ramavtalstrohet För att undvika risken att köp sker utanför ingångna ramavtal måste myndigheten ha interna rutiner för att sprida kunskap om gällande ramavtal och säkra beställarkompetensen internt. Införandet av e-beställningar i staten är ett viktigt initiativ för att effektivisera administrationen hos myndigheter och för att använda skattepengarna på ett bättre sätt. Det är viktigt för myndigheten att säkerställa ramavtalstroheten, dels för att undvika otillåtna direktupphandlingar med risk för skadestånd och upphandlingsskadeavgifter, dels för trovärdigheten mot leverantörerna och marknaden i övrigt.
För att uppnå detta krävs att myndigheten säkerställer att den interna kommunikationen mellan tjänstemän och upphandlingsavdelning – om den finns – fungerar på ett tillfredsställande sätt. Upphandlingsavdelningen ska sprida kunskap om vilka leverantörer myndigheten har ramavtal/kontrakt med, samt vad dessa ramavtal/kontrakt täcker och hur avrop ska göras. Ett bra sätt att sprida kunskap om myndighetens ramavtal är att ha en intern avtalsdatabas som är lättöverskådlig och som innehåller korta sammanfattningar av ramavtalens omfattning. Myndigheten kan också ta fram verktyg eller hjälpmedel åt beställarna i form av t.ex. avropsblanketter som vägleder beställarna vid utformningen av en avropsförfrågan. Det bör finnas lika många avropsblanketter som det finns ramavtal eftersom avropsblanketterna som tas fram ska vara anpassade efter varje enskilt ramavtal. I en sådan avropsblankett skulle t.ex. följande information kunna ingå: 
Varu- och tjänsteområden
Avropsförfrågans innehåll med bl.a. -
krav på produkter/tjänster
lämpliga avropsmetoder
tiden för att lämna avropssvaret
kravform kring avropssvaret t.ex. att det ska lämnas skriftligt
avropssvarets giltighetstid
Var information om gällande ramavtal finns att tillgå
Tilldelningsbeslut och den frivilliga avtalsspärren
Kontraktstecknande och kontraktsvillkor
Myndigheten kan också ha en öppen offentlig avtalsdatabas med nuvarande kontraktsvillkor där leverantörer lätt kan hitta information om avtalade priser och villkor. Detta underlättar särskilt för nya leverantörer inför nästkommande upphandling.
RÄTTSKÄLLA SFS 2012:543 Förordning om ändring i förordningen (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte
15.3 Att följa upp: dialog, dokumentation och åtgärdsplan vid avvikelser Uppföljning är viktigt bl.a. därför att myndigheten på så sätt kan säkerställa att föremålen för upphandlingen överensstämmer med det som myndigheten faktiskt kravställt, beställt och betalat för. Det är en avgörande faktor för myndigheten att under ramavtalet ha regelbundna avstämningar med både ramavtalsleverantörerna, beställarna och i förekommande fall andra avropsberättigade myndigheter för att få återkoppling om upphandlingens utfall och även om parternas åtagande och prestation. En tydlig och transparent dokumentation är avgörande för att man ska kunna styrka eventuella avvikelser i utförda leveranser i förhållande till vad som avtalats i kontraktet. Ett av de viktigaste medlen som myndigheter har för att hantera inträffade avvikelser är att använda de sanktionsmöjligheter som finns i ramavtalet. Kontraktet förlorar sitt syfte om de avtalade sanktionsmöjligheterna inte används. Det är mest effektivt om åtgärderna vidtas på ett tidigt stadium för att sedan successivt trappas upp, t.ex. enligt förslag nedan: 1. Vid avvikelser kan det vara lämpligt att först föra en inledande dialog med leverantören och ge leverantören skälig tid för att åtgärda avvikelserna, t.ex. att rätta till felet eller leverera på nytt. 2. Om ingen rättelse har skett under tidsfristen för rättelse, kan det vara lämpligt att göra ett prisavdrag för att täcka kostnaderna som har uppstått för myndigheten på grund av avvikelsen. Exempelvis kan kvalitetsbrister i levererad vara eller tjänst, eller en leveransförsening eller utebliven leverans vara sådana fall som kan motivera ett prisavdrag.
3. Vitesklausulen är till för att kompensera för kostnaderna som kan uppstå för myndigheten till följd av att leverantören inte följer ramavtalets kontraktsvillkor. Vitet kan utformas i form av en stigande skala och kan antingen tas ut av myndigheten eller räknas bort från kommande fakturor. Om det inträffar avvikelser som enligt kontraktet ger rätt att ta ut vite, ska vitet också tas ut annars kan det betraktas som en väsentlig förändring. 4. Om problemet kvarstår, t.ex. på grund av upprepade överträdelser, fel eller avtalsbrott av väsentlig betydelse, kan det vara lämpligt att säga upp ramavtalet.
TÄNK PÅ! Det är viktigt att inom organisationen löpande följa upp myndighetens eget avropsmönster och även externt redovisa resultatet av uppföljningen. Myndigheten kan därmed uppfattas som transparent och mer attraktiv för den privata sektorn.
15.4 Utvärdering av ramavtal Utvärdering är ett viktigt instrument för att utveckla och förbättra upphandlingen och därmed uppnå den goda affären. Med utvärdering avses en systematisk efterhandsbedömning av utfallet av en genomförd upphandling. Syftet med utvärderingen är framåtsyftande – att utveckla och förbättra upphandlingsrutinerna inför framtida upphandlingar. Utvärderingen kan avse olika aspekter av en upphandling, exempelvis 
i vilken utsträckning ramavtalet har uppfyllt verksamhetens behov
hur lätt det har varit för leverantörerna att förstå förfrågningsunderlaget
hur effektiv konkurrensen blivit vid avropen
hur den valda utvärderingsmodellen har fungerat
att upphandlingen har följt lagbestämmelser och interna riktlinjer hos den upphandlande myndigheten.
Beroende på vad utvärderingen ska omfatta kan den involvera såväl den verksamhet som har använt varan eller tjänsten som upphandlingsfunktionen samt ledningen och leverantörer. Tidpunkten för utvärderingen variera beroende på vad som ska utvärderas. Utvärderingen kan ske utifrån a) hur de på förhand fastställda målen uppnåtts eller b) hur upphandlingen har fungerat och fallit ut. En dokumenterad utvärdering kan innehålla följande delar: 1. Vad ska mätas? 1.1 Syftet med mätningen 1.2 Identifiering av kvalitetsfaktorer 1.3 Övriga frågor 2. Hur ska vi mäta? 2.1 Kvalitativ eller kvantitativ mätning? 2.2 Insamlingstekniker 2.3 Urval 3. Samla in data 3.1 Beräkna tidsåtgång 3.2 Planera för oförutsedda händelser 3.3 Få hög svarsfrekvens – skicka påminnelser 4. Sammanställ och analysera 4.1 Sammanställ data 4.2 Analysera och tolka data 4.3 Jämför med ev. fastställda mål 4.4 Dra slutsatser, ta fram åtgärdsförslag 4.5 Presentera resultat 5. Åtgärda och kontrollera 5.1 Revidera ev. kvalitetsmål, mål och delmål 5.2 Genomför åtgärdsförslag 5.3 Synliggör förändringar 5.4 Kontrollera genomförda åtgärder
En systematisk utvärdering är i många fall en praktisk förutsättning för att höja upphandlingsverksamhetens kvalitet och resultat. Det kan vidare vara en grund för att formulera kvalitativa mål och riktlinjer för upphandlingsverksamheten för att i slutändan skapa ökad nytta för slutanvändaren och tillvarata konkurrensen på marknaden på ett bättre sätt.
RAMAVTAL INOM LUF En möjlig anledning till varför ramavtal inom LUF inte regleras på samma sätt som inom LOU, kan vara att kontrakt som omfattas av LUF till sin natur är många gånger är av mycket stort ekonomiskt värde, komplexa och att de utgör en stor investering för leverantören. De grundläggande upphandlingsrättsliga principerna gäller dock vid upphandling av ramavtal och vid tilldelningen av ett kontrakt på grund av ett ramavtal dvs. vid avrop. Inom försörjningssektorerna regleras inte vilka typer av ramavtal samt avrop som finns, i vilken ordning avrop får ske och inte heller hur lång tid ramavtal får löpa. Vid osäkerhet gällande avropsförfarandet kan myndigheten givetvis alltid rangordna ramavtalsleverantörerna. LUF innehåller inte heller krav på att ramavtal som sluts med flera leverantörer måste omfatta minst tre leverantörer. Vid avrop enligt LUF gäller ingen avtalsspärr. Det finns inom LUF större möjligheter att förhandla med leverantörer innan ett avrop sker. Vid ramavtal med en leverantör, behöver inte samtliga villkor för avropet vara fastställda innan avropet och det är möjligt att förhandla med leverantören innan avropet sker. Samma möjlighet till förhandling finns även vid förnyad konkurrensutsättning. Det finns därmed en stor frihet för myndigheter som kan vända sig direkt till en eller flera leverantörer i ramavtalet och tilldela kontrakt genom förhandling. Dessa förhandlingar får dock inte innebära att villkoren i ramavtalet kommer att förändras väsentligt. Vad förhandlingen ska avse vid avrop ska framgå av ramavtalet, t.ex. att förhandling om pris och leveranstid kan komma att föras innan kontraktstilldelningen.
RÄTTSKÄLLA 4 kap. 2 § punkt 9 LUF 5 kap. 1 § LUF 7 kap. 1 § LUF 16 kap. 2 § LUF
FRÅGESTÄLLNINGAR I VÄGLEDNINGEN Här hittar du de frågeställningar som tas upp i vägledningen. INFÖR EN UPPHANDLING AV RAMAVTAL Vem blir leverantörens avtalspart? Sid 12, 16 Vad krävs för att bli betraktad som en inköpscentral? Sid 13 Vilka kan utgöra inköpscentraler? Sid 13 Måste en upphandling av inköpscentralens tjänster genomföras? Sid 14 Vem har ansvaret för rätten att nyttja inköpscentralens ramavtal? Sid 15 Får det som upphandlas av en inköpscentral användas för inköpscentralens egna behov? Sid 15 Vad är det för skillnad mellan en inköpscentral och Statens inköpscentral? Sid 15 Vilka för- och nackdelar finns med inköpscentraler? Sid 16 Vem blir leverantörens avtalspart? Sid 16 Får en dialog föras innan myndigheten har skrivit sitt förfrågningsunderlag? Sid 19 Vad kan man föra en dialog om? Sid 20 Kan leverantörer få möjlighet att lämna synpunkter på delar av ett preliminärt förfrågningsunderlag? Sid 21 Får ett ramavtal löpa längre än fyra år? Sid 24 Vad är särskilda skäl? Sid 25
Kan risken för en överprövning vara ett godtagbart skäl för att förlänga ramavtalet efter fyra år? Sid 25 Hur långt kan ett avrop vara? Sid 25 Hur ska ramavtalets värde räknas? Sid 26 Hur kan det förväntade värdet av de enskilda avropen uppskattas? Sid 26 Ska myndigheten garantera en viss volym under ramavtalet? Sid 27 Hur många leverantörer kan det vara lämpligt att anta? Sid 27 Kan samrådet vara muntligt? Sid 31 Vad ska samrådet leda till? Sid 32 När är det möjligt att frångå en fast rangordning? Sid 34 Annan fördelningsnyckel, ett alternativ till rangordning? Sid 34 Vilka andra fördelningsnycklar kan det finnas? Sid 35 Kan volymfördelning vara en typ av fördelningsnyckel? Sid 37 Är det möjligt att vid avrop ändra eller lägga till andra tilldelningskriterier? Sid 39 Får jag kombinera olika avropsmetoder inom ramen för ett och samma ramavtal? Sid 41 Vad är osund strategisk anbudsgivning? Sid 44 Hur kan osund strategisk anbudsgivning undvikas? Sid 45
UNDER RAMAVTALSPERIODEN Kan en dialog föras med leverantörer inför ett avrop? Sid 48 Ska uppfyllelse av de obligatoriska kraven som gällde vid upphandlingen av ramavtalet också prövas vid avrop? Sid 49 Vad ska en avropsförfrågan innehålla? Sid 49 Hur avropar man från ett ramavtal med fastställd rangordning? Sid 50 Hur avropar myndigheten från ett ramavtal med en annan fördelningsnyckel? Sid 50 Vilka leverantörer ska bjudas in vid en förnyad konkurrensutsättning? Sid 50 Kan förnyad konkurrensutsättning ske muntligt? Sid 51 Vilka tilldelningskriterier kan användas vid en förnyad konkurrensutsättning? Sid 51 Hur lång tid ska leverantörer ha på sig för att lämna avropssvar? Sid 52 Råder sekretess under ett avrop? Sid 53 Vad finns det för alternativ om inget avropssvar inkommit eller om det bara inkommit ett enda avropssvar? Sid 54 Vilken information ska ett tilldelningsbeslut innehålla? Sid 55 Vad kan leverantören göra om informationen i ett tilldelningsbeslut inte är tillräcklig? Sid 56 Måste tilldelningsbeslut skickas efter ett avrop från ett ramavtal där alla villkor är fastställda eller när en annan fördelningsnyckel används? Sid 57 Måste tilldelningsbeslut skickas efter en förnyad konkurrensutsättning? Sid 57
Upphandlingsstödet ska bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten och rättssäker offentlig upphandling. Målet är att konkurrensen på marknaden bättre tas tillvara så att skattemedlen kan användas på bästa sätt till nytta för medborgarna, den offentliga sektorn och näringslivet. Denna vägledning får användas fritt, förutsatt att källan anges. Det är alltså tillåtet att ladda hem vägledningen i pdf från vår hemsida (www.upphandlingsstöd.se) och publicera den på andra webbplatser. Ange källa och gärna även en länk till innehållet.
Box 22I8, I03 I5 Stockholm Besök Birger Jarlsgatan I6 Tel 08 700 08 00 Fax 08 20 49 69 E-post [email protected] www.upphandlingsstod.se
Report "Ramavtal och avrop inom LOU och LUF"