Source: https://www.docbox.eu/service-kontakt/aufbewahrungsfristen.html
Timestamp: 2018-07-18 03:08:44
Document Index: 293058374

Matched Legal Cases: ['§238', '§257', '§257', '§147', '§ 14', '§ 14']

Im Büro türmen sich Aktenordner mit Unterlagen, die aufbewahrt werden müssen. Ob Abschlussrechnungen, Lohnlisten oder Verträge: für jedes Dokument gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen.
Wo ist die Aufbewahrungsfrist bzw. sind Aufbewahrungspflichten geregelt?
Als Kleinunternehmer, Freelancer und Selbständige müssen Sie nach §238und §257 HGB des HGB Geschäftsunterlagen über gewisse Zeiträume aufbewahren. Sie unterliegen folglich strengen Aufbewahrungspflichten für wichtige Dokumente. Diese Aufbewahrungspflichten betreffen nicht nur Rechnungen. Das HGB §257 Abs. 1 differenziert zwischen einer Sechs- bzw. Zehn-Jahres-Frist. Beispiel Rechnungen: Diese müssen Sie 10 Jahre aufbewahren.
Überdies sind die Aufbewahrungspflichten im Steuerrecht, genauer gesagt in der Abgabenordnung (AO) geregelt.
Wie wird die Aufbewahrungsfrist berechnet?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in welchem die Erstellung oder Anpassungen der Schriftstücke z.B. von Rechnungen erfolgten. Aufbewahrungsfristen können sich aber auch noch weiter verlängern! Sind die Dokumente z.B. für die Steuer notwendig und ist deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, gelten verlängerte Fristen (§147 Abs. 3 AO). Mit der DOCBOX® kommen Sie Ihrer Aufbewahrungspflicht automatisch nach. Scannen Sie einfach Ihre Belege ein und schon werden diese GoBD-konform archiviert.
Achtung: Die Aufbewahrungsfrist für Verträge, z. B. Sozialversicherungsverträge oder Mietverträge, beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen.
Aufbewahrungsfristen alphabetisch sortiert
Entscheidend ist nicht die Bezeichnung, sondern die Funktion und Zweck der Unterlage.
Abhängigkeitserklärungen 10
Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10
Abschreibungsunterlagen 10
Akkordunterlagen 10
Aktenvermerke (soweit steuerrechtlich relevant)
An-, Ab- und Ummeldungen der Krankenkassen 6
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben 0
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben 6
Anlageverzeichnisse 6
Anleihebücher 10
Anwesenheitsliste soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich 10
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankmeldung) 5
Ausgangsrechnungen (gewöhnliche Rechnung) 10
Bahnabrechnungen 10
Bahnfrachtbriefe 6
Bankauszüge, Bankbelege 10
Bauakten °(Lebensdauer des Bauwerks) °
Bauantragskostennachweise °(Lebensdauer des Bauwerks) °
Baubeschreibungen °(Lebensdauer des Bauwerks) °
Baubücher °(Lebensdauer des Bauwerks) °
Baugenehmigungen °(Lebensdauer des Bauwerks) °
Belastungsanzeigen (intern und extern) 10
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen 10
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherungsträgen 10
Beteiligungsunterlagen 10
Bewirtungsunterlagen (Formblatt, wenn Buchungsbelege oder steuerlich erforderlich) 10
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) / Bilanzunterlagen 10
Bilanzanlagen 10
Buchungsanweisungen, Buchungsbelege 10
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende) 6
Carnet-Zolldokumente 6
Clearingauszüge 6
Clearing-Belege 10
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) 10
Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) als Buchungsbeleg 10
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Auftrags) 6
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen) 10
Datensicherungen 10
Debitorenbuchhaltung, Debitorenlisten 10
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen 10
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV, Fehlerprotokolle 10
Doppelbesteuerungsunterlagen 6
Edelmetallbestände, Edelmetallumsätze 10
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich 10
(Ablaufdiagramme. Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen) 10
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen, Effektenbuch 10
Einfuhrunterlagen (Anträge, Genehmigungen, Erklärungen, Lizenzen, Zollunterlagen etc.) 6
Eingangsrechnugnen 10
Eingehende Rechnung einschließlich Berichtigungsbelege dazu 10
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt 10
Eröffnungsbilanzen 10
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege 10
Feuerversicherungsunterlagen 6
Freistempelabrechnungen 10
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Pläne, Schätzungen, Geneh- migungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit InventarAbhängigkeitserklärungen 10
Gehaltslisten einschließlich Listen für Sonderzahlungen soweit Buchungsbeleg 10
Geschäftsbriefe (zugegangene und Wiedergabe versandter), als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnung und Gutschrift 6
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen) 10
Gewerbesteuerunterlagen 10
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare 10
Gründungsakten der Gesellschaft 10
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen 10
Handelsbriefe (außer einer Rechnung oder Gutschrift) 6
Handelsregisterauszüge, beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich 10
Hauptbücher 10
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen) 10
Hypothekenpfandbriefe 6
Inkassobücher, -karteien, -quittungen 10
Inventare, Inventarnachweise 10
Investitionszulagen Unterlagen 6
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften 10
Jubiläumsunterlagen, Jubilarfeiern 10
Kalkulation und Kalkulationsunterlagen, wenn handels- oder steuerrechtlich relevant z.B. für Vorratsbewertung 10
Kassenzettel, wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden, dann müssen keine Kassenzettel 0
Konzernabschluss 10
Konzernlagebericht 10
Kostenträgerrechnungen 10
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen 10
Kreditorenbuchhaltung 10
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10
Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) 6
Kurzarbeitergeldlisten und Anträge 6
Ladescheine 10
Lagerbücher 10
Lastschriftanzeigen 10
Leasingunterlagen (soweit Buchungsbelege) 6
Leergutabrechnungen 6
Lieferantenerklärungen (Präferenznachweise, Zoll, steuerlich ansonsten 6 Jahre) 10
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen 10
Lohnkontenarten, Lohnbelege 10
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.) 10
Luftfrachtbriefe 6
Mahnbescheide und Mahnungen (empfangene Handelsbriefe und inhaltliche Wiedergabe abgesandter Handelsbriefe) 6
Maschinenkarteikarten (Inventur) 10
Mietunterlagen, Mietverträge (nach Vertragsende) 6
Mietunterlagen, Mietverträge (soweit Buchungsbelege) 10
Mutterschaftsgeldunterlagen 10
Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege) 10
Offenbarungseid, Anträge zur eidesstattlichen Versicherung 6
Organisationsunterlagen und -pläne 10
Pachtunterlagen, Pachtverträge (soweit Buchungsbelege; nach Vertragsende) 10
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents 6
Patientenakten in Krankenhäusern (Krankengeschichte) ambulant und stationär 30
Patientenakten in Arztpraxen 10
Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen 10
Postquittungsbücher 10
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen 10
Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) 10
Protokolle (soweit Buchungsbelege) 10
Protokolle als Handelsbrief 6
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen 10
Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses) 10
Qualitätsmanagement-Unterlagen 10
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen 10
Rechnungen und Rechnungsunterlagen 10
Rechnung an Nichtunternehmer im Zusammenhang mit Grundstücken (Hinweispflicht) 2
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten - nach Verfahrensabschluss 6
Saldenlisten 10
Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) 6
Scheck- und Wechselunterlagen (soweit Buchungsbelege) 10
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich) 6
Schuldtitel 10
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenaufnahmen-RöV)* 10
Strahlenschutz-Anwendungen (Röntgenbehandlung-RöV)* 30
Strahlenschutzbelehrungen (RöV)* 30
Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* 30
Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)* 30
Transportschadenunterlagen 6
Unfallversicherungsunterlagen 6
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher 10
Umsatzsteuervoranmeldungen 10
Versicherungspolicen, wenn nach Ablauf der Versicherung 6
Versteigerungsunterlagen 6
Verträge (nach Vertragsende, soweit kein Buchungsbeleg) 6
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen 10
Viehregister 10
VwL-Unterlagen (soweit Buchungsbelege) 10
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) 10
Weihnachtsgratifikation 10
Werbegeschenkenachweise 10
Werbekostenbelege 10
Wertberichtigungsunterlagen 10
Wildhandelsbücher 10
Zessionen 6
Zinsabrechnungen 10
Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer 10
Zustellungsquittungen 6
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) 10
Auch nicht Unternehmer (Privatleute) haben eine zweijährige Aufbewahrungspflicht nach § 14b Abs. 1 S. 5 i. V. m. § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben.
Zu solchen Leistungen gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau.
Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in der Rechnung hinzuweisen.