Source: http://www.bip.bialystok.rio.gov.pl/?r=545&s=560&v=618
Timestamp: 2019-09-23 11:46:58+00:00
Document Index: 82867460

Matched Legal Cases: ['art. 1', 'art. 5', 'art. 45', 'art. 13', 'art. 24', 'art. 24', 'art. 20', 'art. 186', 'art. 13', 'art. 281', 'art. 10', 'art. 6', 'art. 3', 'art. 7', 'art. 3', 'art. 165', 'art. 1', 'art. 6', 'art. 6', 'art. 4', 'art. 7', 'art. 47', 'art. 143', 'art. 210', 'art. 259', 'art. 35', 'art. 35', 'art. 38', 'art. 34', 'art. 38', 'art. 41', 'art. 41', 'art. 21', 'art. 8', 'art. 35', 'art. 17', 'art. 77', 'art. 12', 'art. 20', 'art. 20', 'art. 118', 'art. 43', 'art. 4', 'art. 27', 'art. 98', 'art. 146', 'art. 4', 'art. 36', 'art. 37', 'art. 36', 'art. 21', 'art. 41', 'art. 176', 'art. 4', 'art. 17', 'art. 21', 'art. 26', 'art. 30', 'art. 60', 'art. 33', 'art. 44', 'art. 45', 'art. 10', 'art. 45', 'art. 35', 'art. 21', 'art. 35', 'art. 123', 'art. 11', 'art. 17', 'art. 21']

Strona główna » Działalność Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku » Działalność kontrolna 2009
zalecenia - Bursa Szkolna nr 2 w Łomży
zalecenia - Dom Kultury Śródmieście w Białymstoku
zalecenia - Galeria ARSENAŁ w Białymstoku
zalecenia - Gimnazjum nr 6 w Suwałkach
zalecenia - Gmina Bakałarzewo
zalecenia - Gmina Bielsk Podlaski
zalecenia - Gmina Brańsk
zalecenia - Gmina Grodzisk
zalecenia - Gmina Hajnówka
zalecenia - Gmina Jaświły
zalecenia - Gmina Kobylin-Borzymy
zalecenia - Gmina Kuźnica
zalecenia - Gmina Milejczyce
zalecenia - Gmina Orla
zalecenia - Gmina Przytuły
zalecenia - Gmina Puńsk
zalecenia - Gmina Rudka
zalecenia - Gmina Rutka Tartak
zalecenia - Gmina Rutki
zalecenia - Gmina Siemiatycze
zalecenia - Gmina Wąsosz
zalecenia - Gminny Zespół Obsługi Szkół w Siemiatyczach
zalecenia - I Liceum Ogólnokształcące im. Marii Konopnickiej w Suwałkach
zalecenia - II Liceum Ogólnokształcące z BJN w Bielsku Podlaskim
zalecenia - Integracyjne Przedszkole Samorządowe nr 58 w Białymstoku
zalecenia - KPKM Sp. z o.o. w Białymstoku
zalecenia - Miasto i Gmina Rajgród
zalecenia - Miasto i Gmina Szczuczyn
zalecenia - Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Bielsku Podlaskim
zalecenia - Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji w Mońkach
zalecenia - Pływalnia Miejska Wodnik w Bielsku Podlaskim
zalecenia - Powiat Grajewski
zalecenia - Powiat Łomżyński
zalecenia - Powiat Sejneński
zalecenia - Powiat Wysokomazowiecki
zalecenia - Powiatowy Zarząd Dróg w Bielsku Podlaskim
zalecenia - Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej Sp. z o.o. w Suwałkach
zalecenia - Przedszkole Samorządowe nr 26 Integracyjne w Białymstoku
zalecenia - Przedszkole Samorządowe nr 41 w Białymstoku
zalecenia - Publiczne Gimnazjum Nr 2 w Białymstoku
zalecenia - Publiczne Gimnazjum nr 4 w Białymstoku
zalecenia - Publiczne Gimnazjum nr 7 w Białymstoku
zalecenia - Samorząd Województwa Podlaskiego
zalecenia - Szkoła Podstawowa nr 10 im. Jana Pawła II w Łomży
zalecenia - Szkoła Podstawowa nr 26 w Białymstoku
zalecenia - Szkoła Podstawowa nr 47 w Białymstoku
zalecenia - Szkoła Podstawowa Nr 50 w Białymstoku
zalecenia - Szkoła Policealna nr 1 Ochrony Zdrowia w Białymstoku
zalecenia - VIII Liceum Ogólnokształcące w Białymstoku
zalecenia - Zakład Usług Komunalnych w Bielsku Podlaskim
zalecenia - Zakład Usług Komunalnych w Suwałkach
zalecenia - Zarząd Budynków Mieszkalnych w Suwałkach
zalecenia - Zespół Centrów Kształcenia Praktycznego i Ustawicznego w Łomży
zalecenia - Zespół Szkół Handlowo-Ekonomicznych w Białymstoku
zalecenia - Zespół Szkół Mechanicznych w Białymstoku
zalecenia - Zespół Szkół nr 4 im. Ziemi Podlaskiej w Bielsku Podlaskim
zalecenia - Zespół Szkół nr 6 Suwałki
zalecenia - Zespół Szkół Ogólnokształcących Nr 2 w Białymstoku
zalecenia - Zespół Szkół Ogólnokształcących Nr 3 w Białymstoku
zalecenia - Zespół Szkół Technicznych w Suwałkach
zalecenia - Zespół Szkół Zawodowych Nr 2 w Białymstoku
Data utworzenia: 2009-07-09 12:46
Data modyfikacji: 2009-07-09 12:46
Data publikacji: 2009-07-09 12:46
przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Krypnie
Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 03 czerwca 2009 roku (znak: RIO.I.6001-2/09), o treści jak niżej:
Wójt Krypna
W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Krypno za okres 2008 roku, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Krypno na podstawie art. 1 ust. 1 oraz w trybie art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.
Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące ustroju i funkcjonowania gminy oraz jej jednostek organizacyjnych, funkcjonowanie kontroli wewnętrznej, prowadzenie rachunkowości, gospodarkę pieniężną i rozrachunki, wykonanie budżetu, w tym realizację wybranych dochodów oraz wydatków, udzielanie zamówień publicznych, realizację zadań zleconych, gospodarowanie mieniem komunalnym oraz rozliczenia budżetu z jednostkami organizacyjnymi.
Kontroli poddano prawidłowość organizacji i funkcjonowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej w Urzędzie Gminy w świetle przepisów ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.). Stwierdzono, że zarządzenie Pana Wójta z dnia 12 grudnia 2008 r. w sprawie wykazu pracowników Urzędu Gminy Krypno upoważnionych do kontroli dokumentów finansowo-księgowych pod względem merytorycznym, nie wymienia Dyrektorów Szkół. Jak wynika z protokołu kontroli, zarządzenie to ma zastosowanie także do jednostek, których obsługę finansowo-księgową prowadzi Urząd. W trakcie kontroli ustalono, że dokumenty finansowo-księgowe szkół były zatwierdzane pod względem merytorycznym przez dyrektorów oraz przez Pana Wójta. Obecnie (od 2009 r. każda szkoła posiada wyodrębnione księgi rachunkowe i rachunek bankowy), dokumenty są zatwierdzane przez dyrektorów; stwierdzono jedynie pojedyncze przypadki zatwierdzania dokumentów przez Pana Wójta – str. 14 protokołu kontroli.
Zakres czynności Skarbnika Gminy, nadany 18 stycznia 2008 r., nie zawiera postanowień odnoszących się do obowiązków wynikających z art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. W zakresie czynności Skarbnika wymieniono natomiast m.in.: przygotowywanie projektu budżetu, uchwały oraz zmian do budżetu, nadzór nad prawidłową realizacją budżetu, opracowywanie analiz i sprawozdań z wykonania budżetu oraz przedstawianie ich organom Gminy i organom nadzoru, a także dokonywanie rozliczeń finansowych, analizowanie całokształtu gospodarki finansowej i kontrolę dokumentów związanych z realizacją budżetu – str. 4-5 protokołu kontroli.
Na podstawie badania kompletności powierzenia zadań jednostki w zakresach czynności pracowników stwierdzono, iż żadnemu z pracowników nie zostały przypisane obowiązki w zakresie windykacji należności. Także fakt wykonywania kontroli formalno-rachunkowej dokumentów księgowych nie miał umocowania w zakresach czynności pracowników. W trakcie kontroli uzupełniono zakresy czynności pracowników wykonujących faktycznie kontrolę formalno-rachunkową – str. 12-13 protokołu kontroli.
Kontrola dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości wykazała, że mimo zmian organizacyjnych w zakresie obsługi przez Urząd gminnych jednostek budżetowych (wyodrębnienie ksiąg i rachunków bankowych dla każdej jednostki od 2009 r.), w zakładowym planie kont nie dokonano, do czasu zakończenia kontroli, wymaganych zmian, polegających na wprowadzeniu kont 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” i 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych”. Ponadto z dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości nie wynika stosowana technika prowadzenia ksiąg rachunkowych – nie wskazano, które urządzenia księgowe prowadzone są ręcznie – str. 15-16 protokołu kontroli.
W zakresie prowadzenia konta 221-1 (czynsze) ustalono, że ewidencja według poszczególnych kontrahentów prowadzona jest w założonym do tego celu zeszycie i nie posiada cech ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art. 13 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), księgi rachunkowe, z uwzględnieniem techniki ich prowadzenia, powinny być: trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania, wyraźnie oznaczone, co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia, przechowywane starannie w ustalonej kolejności – str. 16-17 protokołu kontroli.
Kontrola sporządzania raportów kasowych oraz udokumentowania i ewidencji operacji kasowych (str. 20-25 protokołu kontroli), przeprowadzona w świetle przepisów wewnętrznych oraz ustawy o rachunkowości, wykazała, że rozchód gotówki w kasie nie był ujmowany w raporcie kasowym pod datą danej operacji. Ujmowanie rozchodu gotówki w raporcie kasowym pod inną datą niż data operacji związane było z dokonywaniem wydatków z wpływów pobranych do kasy. Zaobserwowaną w jednostce praktyką jest dokonywanie wydatków ze środków gromadzonych w kasie, a następnie pobieranie czekiem z banku gotówki na te wydatki. Przychód gotówki do kasy ujmowany jest pod datą podjęcia gotówki, zaś dokonane wydatki ujmuje w raporcie kasowym w dacie pobrania gotówki z banku, zamiast w dacie faktycznego wystąpienia rozchodu. Zapisy te dotyczyły także list wypłat, które faktycznie nie zostały rozchodowane do czasu zamknięcia raportu (stwierdzono także przypadki, iż rozchód faktyczny z listy następował w następnym roku budżetowym). Nieprawidłowy obieg środków pieniężnych nie spowodował jednakże zaniżenia sumy dochodów i wydatków budżetu. Zgodnie z art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. Natomiast art. 24 ust. 2 ustawy wskazuje, że warunkiem uznania ksiąg rachunkowych za rzetelne jest odzwierciedlanie przez dokonane w nich zapisy stanu rzeczywistego.
Na przykład, według raportu kasowego nr 87/08 za okres od 16 do 19 grudnia 2008 r. w dniach 16-18 grudnia nastąpił przychód do kasy w kwocie 11.302,71 zł. W dniu 19 grudnia podjęto z banku gotówkę na „wypłaty z sum budżetowych” w kwocie 14.700,81 zł. Cały rozchód gotówki został ujęty w tym raporcie kasowym z datą 19 grudnia 2008 r. Analiza dokumentów wykazała, że w dniach 16-18 grudnia dokonano wypłat na kwotę 7.334,72 zł. Stwierdzono również dwie wypłaty ujęte w raporcie pod datą 19 grudnia 2008 r., które zostały faktycznie dokonane w dniu 31 grudnia 2008 r. (120 zł ekwiwalent za odzież) oraz 29 grudnia 2008 r. (900 zł ryczałt Przewodniczącego Rady Gminy).
Na dzień 31 grudnia 2008 r. przeprowadzono inwentaryzację gotówki w kasie drogą spisu jej ilości z natury. Stan aktywów pieniężnych ustalono jako zgodny z ewidencją księgową – 0 zł. W złożonym wyjaśnieniu kasjer wskazała, że stwierdzona data wypłaty gotówki w następnym roku budżetowym „(...) została wstawiona nieprawidłowo przez pomyłkę. Dlatego też podczas inwentaryzacji kasy w dniu 31 grudnia 2008 r. stan gotówki 0 zł był prawidłowy”. Należy dodać, że w kontrolowanym okresie nie były przeprowadzane doraźne kontrole kasy. Obowiązku takiego nie przewidziano w przepisach wewnętrznych.
Badana jednostka w okresie objętym kontrolą nie posiadała ustalonego pogotowia kasowego. Kontrolującym okazano „wniosek o zaliczkę” wystawiony przez kasjera, zgodnie z którym na stanie wskazanej osoby były środki w wysokości 4.000 zł z przeznaczeniem na „bieżące zakupy materiałów na potrzeby Urzędu Gminy w roku 2008 i 2009”. Zaliczka została zaksięgowana Wn 234-3-43 – Ma 101 i ujęta w raporcie kasowym jako rozchód. Z zaliczki tej kasjer dokonywał bieżących wydatków (materiały, delegacje, itp.), następnie podejmował z banku gotówkę na wydatki i w ten sposób uzupełniany był stan zaliczki. Powyżej tej kwoty wydatki były dokonywane z bieżących wpływów, pochodzących np. z podatków czy opłaty za wodę i ścieki. W trakcie trwania kontroli, zarządzeniem Pana Wójta ustalono pogotowie kasowe na rok 2009 w wysokości 4.000 zł. Kasjer rozliczył zaliczkę poprzez wpłacenie jej do kasy i odprowadzenie do banku.
Należy wskazać, że w urzędzie jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostce budżetowej, zrealizowane do kasy wpływy z tytułu dochodów budżetowych w całości należy odprowadzić na rachunek budżetu (Urząd Gminy Krypno nie posiada wydzielonego rachunku jednostki budżetowej), a wypłaty zaliczane do wydatków budżetowych powinny być dokonywane z gotówki pobranej z rachunku, co wynika z podstawowej zasady gospodarki finansowej jednostek budżetowych wynikającej z art. 20 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.
Powyższe ustalenia potwierdziła także kontrola kasy przeprowadzona przez kontrolujących 28 stycznia 2009 r. W jej wyniku stwierdzono, iż rzeczywisty stan gotówki w kasie wynosił 11.839,13 zł. Stan gotówki według zamknięcia ostatnich przed kontrolą raportów kasowych wynosił 758,21 zł. Wpłaty do kasy od 23 stycznia 2009 r. stanowiły kwotę 13.120,26 zł. Rozchód gotówki na podstawie dokumentów rozchodowych ustalono na 4.282,69 zł. Wobec powyższego rzeczywisty stan gotówki w kasie powinien wynosić 9.595,78 zł. W kasie stwierdzono nadwyżkę w kwocie 2.243,35 zł. Kasjer wyjaśnił różnicę w sposób wskazany w protokole kontroli (przyczyną był głównie opisany wyżej system ewidencji). Po uwzględnieniu wyjaśnień kasjera, stan kasy wykazywał niedobór w kwocie 4,65 zł, który został uzupełniony.
W zakresie obrotu kasowego stwierdzono też wypłacenie kwoty 1.800 zł pracownikowi Urzędu na wydatek związany z naprawą samochodu. Nie stwierdzono wniosku o zaliczkę. Kasjer wyjaśnił, iż „w kasie urzędu znajdowała się zaliczka na zakupy bieżące materiałów na potrzeby Urzędu Gminy w wysokości 4.000 zł. Zaliczkę tą otrzymywałam na początku roku z której rozliczałam się na koniec roku. Z zaliczki tej wypłaciłam kwotę 1.800 zł dla (...) wyjeżdżającego w delegację do Lubonia w celu naprawy skrzyni biegów autobusu szkolnego. Z kwoty tej rozliczył się po powrocie. Zaliczki tego typu rejestrowałam w zeszycie.”
Na dzień kontroli kasy nie stwierdzono przechowywania w niej druków ścisłego zarachowania. Ustalono, ze czeki przechowywane były w referacie finansowym. Jak wyjaśniła Skarbnik, ewidencja czeków nie jest prowadzona. Zgodnie z zarządzeniem z dnia 3 grudnia 2003 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji sporządzenia, obiegu i kontroli dowodów księgowych..., czek gotówkowy jest drukiem ścisłego zarachowania i powinien być ewidencjonowany oraz zabezpieczony na zasadach wskazanych w Instrukcji. W trakcie kontroli ewidencja czeków została założona. Druki ścisłego zarachowania innego rodzaju objęte były ewidencją.
Na koniec 2008 r. został przeprowadzony spis z natury wydanych do kasy druków ścisłego zarachowania. Spisem objęto wyłącznie kwitariusze przychodowe – szt. 3 znajdujące się w kasie (spisem nie objęto kwitariuszy znajdujących się w referacie księgowości). Wykazany w protokole stan kwitariuszy nie został porównany z ewidencją, gdyż w kasie nie prowadzi się ewidencji druków – jest ona prowadzona w księgowości. Wynika stąd, że przeprowadzenie inwentaryzacji tylko kwitariuszy wydanych do kasy nie mogło stanowić podstawy do weryfikacji rzeczywistej ilości posiadanych przez Urząd druków ze stanem ewidencyjnym. Innych druków ścisłego zarachowania nie zinwentaryzowano. Ewidencja czeków została założona w trakcie trwania kontroli, a więc nie było możliwości porównania ich stanu faktycznego z ewidencyjnym – str. 25-26 protokołu kontroli.
Badając prawidłowość ustalenia wyniku finansowego Urzędu jako jednostki budżetowej stwierdzono, że ujemne saldo konta 860 „Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy” w kwocie 5.555.995,06 zł, oznaczające stratę za 2007 r., zostało przeniesione na konto 800 „Fundusz jednostki” dopiero pod datą 31 grudnia 2008 r. Prawidłowo, powinno ono zostać przeniesione w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego – str. 28 protokołu kontroli.
Kontrola prawidłowości sporządzania sprawozdawczości budżetowej wykazała, że w sprawozdaniu Rb-27S za 2008 r. wykazano w kolumnie „Zaległości” należności w łącznej kwocie 129,78 zł, które nie były należnościami wymagalnymi (zostały opłacone w styczniu 2009 r.). Definicję zaległości na użytek sprawozdawczości budżetowej zawiera § 9 ust. 2 pkt 5 załącznika Nr 33 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zm.), wskazując, że zaległościami netto są należności pozostałe do zapłaty, których termin zapłaty minął i mogą być egzekwowane – str. 43 i 45 protokołu kontroli.
W zakresie procedury opracowania planów finansowych jednostek organizacyjnych stwierdzono brak udokumentowania, aby Pan Wójt wykonał obowiązki wynikające z art. 186 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z przywołanym przepisem wójt jest zobowiązany do przekazania podległym jednostkom, w terminie 21 dni od dnia uchwalenia uchwały budżetowej, informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków tych jednostek. Mimo braku dowodów na przekazanie informacji, w dokumentacji Urzędu znajdują się plany finansowej jednostek budżetowych – str. 36 protokołu kontroli.
W toku kontroli dochodów budżetowych gminy, badaniu poddano dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 roku Nr 8, poz. 60 ze zm.), jest Wójt Gminy. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru wskazanych dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.
Organ podatkowy nie wywiązał się z obowiązku wynikającego z art. 281 § 1 Ordynacji podatkowej, ponieważ nie przeprowadzał kontroli podatkowych. Wskazany przepis stanowi, iż organy podatkowe pierwszej instancji przeprowadzają kontrole podatkowe u podatników, płatników, inkasentów oraz następców prawnych. Celem kontroli jest ustalenie, w jaki sposób podatnicy wywiązują się ze swoich obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Między innymi dają możliwość sprawdzenia rzetelności danych wykazywanych w deklaracjach oraz prawidłowości stosowania ustawowych zwolnień – str. 57 protokołu kontroli.
Analiza sprawozdań budżetowych Rb-27S i Rb-PDP sporządzonych za rok 2008, dokonana w zakresie prawidłowości wykazania skutków obniżenia górnych stawek podatkowych, skutków udzielonych w okresie sprawozdawczych zwolnień wynikających z uchwał podjętych przez Radę Gminy, skutków ulg wynikających z decyzji organu podatkowego udzielonych na podstawie przepisów ustawy Ordynacja podatkowa, wykazała nieprawidłowości skutkujące zawyżeniem dochodów liczonych na mieszkańca gminy o 74,57 zł – str. 58 protokołu kontroli. Polegały one na:
- błędnym ustaleniu kwoty skutków obniżenia górnych stawek w podatku od środków transportowych (zaniżenie skutków o 604,32 zł), spowodowanym przyjęciem maksymalnej stawki podatkowej dotyczącej pojazdów wymienionych w art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 121, poz. 844 ze zm.) przyporządkowanej pojazdom o DMC zespołu do 36 ton, zamiast dotyczącej pojazdów o DMC powyżej 36 ton,
- mylnym ujęciu w pozycji dotyczącej skutków ulg i zwolnień podatkowych w podatku od nieruchomości od osób prawnych kwoty 316.099,00 zł, która miała dotyczyć zwolnienia na mocy uchwały Rady Gminy. Na podstawie posiadanych przez kontrolowaną jednostkę danych na dzień 31.12.2008 roku kwota zwolnienia powinna wynieść 8.887,00 złotych. Do sprawozdania błędnie ujęto kwotę, którą jeden z podatników zadeklarował i opłacił w roku 2008.
Zgodnie z opisem zawartym na stronie 59 protokołu kontroli pięć podmiotów (zał. nr 3/2 poz. 12, 18, 19, 20, 21) nie złożyło deklaracji na podatek od nieruchomości, czym naruszyło art. 6 ust. 9 i 10 w związku z art. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Przepis ten stanowi, iż podatnicy na których ciąży obowiązek podatkowy zobowiązani są do składania deklaracji podatkowych. Obowiązek ten dotyczy również podatników, którzy korzystają ze zwolnienia na mocy ustawy. Stwierdzona nieprawidłowość tylko w przypadku podatnika wymienionego w zał. nr 3/2 pod. poz. 2 będzie miała wpływ na dochody kontrolowanej jednostki. W pozostałych przypadkach podatnicy korzystają ze zwolnienia na mocy art. 7 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych lub wynikającego z uchwały Rady Gminy. Natomiast nieruchomości będące w posiadaniu podatnika z poz. 17 były wykazane w deklaracji podatnika z poz. 12. W tym przypadku nastąpiło naruszenie art. 3 ust. 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, ponieważ podatnikiem podatku od nieruchomości jest posiadacz gruntów będących własnością jednostki samorządu terytorialnego. Ponadto, z ustaleń kontroli wynika (str. 60 protokołu kontroli), że podatnik wymieniony w zał. nr 3/2 pod poz. 15 przyjął do opodatkowania powierzchnię gruntów związanych z działalnością gospodarczą o 4000 m2 większą aniżeli wynika to z przedstawionych danych geodezyjnych. Brak również dokumentów, które pozwalałby na ustalenie, kto jest właścicielem przedmiotowych gruntów, a co za tym idzie, czy posiadanie ich przez podatnika powoduje przeniesienie na niego obowiązku podatkowego. Natomiast w przypadku podatnika wymienionego w zał. nr 3/2 pod poz. 12 stwierdzono różnicę pomiędzy powierzchnią gruntów wykazaną w deklaracji, a wynikająca z przedstawionej ewidencji gruntów i budynków. Z wyjaśnień uzyskanych w trakcie kontroli wynika, że w przypadku gruntów sklasyfikowanych jako „dr”, wpisanie podatnika jako posiadacza nie ma żadnych podstaw prawnych oraz faktycznych. W tej sprawie prowadzone są czynności wyjaśniające dotyczące prawidłowości zapisów w ewidencji geodezyjnej. W trakcie kontroli ustalono również, że podatnik nie wykazał do opodatkowania gruntów i budynków związanych z działalnością gospodarczą, które są powiązane z wykazanymi do opodatkowania budowlami. Z udzielonych informacji wynika, że powierzchnia tego typu budynków wynosi 317,40 m2, a pow. gruntów 18.585,00 m2. Ponadto należy stwierdzić, że podatnik nie uwzględnił zapisów uchwały Rady Gminy Nr X/53/07, na podstawie której grunty będące jego własnością korzystają ze zwolnienia z podatku od nieruchomości i opłacił podatek. Zgodnie z deklaracją dotyczy to 188.297 m2 gruntów pozostałych, 374 m2 budynków mieszkalnych, 592 m2 budynków pozostałych, od których naliczony podatek wynosi 69.896,00 zł.
Opis na stronie 63 protokołu kontroli wskazuje na brak reakcji organu podatkowego na nieprawidłowości dotyczące podstaw opodatkowania i faktycznego istnienia obowiązku podatkowego w stosunku do podmiotu składającego deklarację. Świadczy to o brakach w prowadzeniu przez służby organu podatkowego czynności sprawdzających na zasadach i w zakresie wynikającym z treści przepisów Działu V Ordynacji podatkowej „Czynności sprawdzające”.
W wyniku analizy dokumentacji podatkowej, prowadzonej pod kątem prawidłowości prowadzenia postępowania podatkowego w związku zachodzącymi w trakcie roku zmianami mającymi wpływ na powstanie lub wygaśnięcie zobowiązania podatkowego, stwierdzono, że przed wydaniem decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego nie było formalnego wszczęcia postępowania podatkowego, tj. nie wydawano postanowień w tym zakresie. Tym samym organ podatkowy naruszył przepisy Działu IV Ordynacji podatkowej, a w szczególności art. 165 § 2, z którego wynika, że wszczęcie postępowania z urzędu następuje w formie postanowienia – str. 64 protokołu kontroli.
Badanie prawidłowości i powszechności opodatkowania osób fizycznych będących podatnikami podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości wykazało następujące nieprawidłowości:
- błędne określenie wysokości zobowiązania podatkowego w przypadku opodatkowania budynków pozostałych będących w posiadaniu emerytów i rencistów. Zgodnie z uchwałą Nr X/53/07 Rady Gminy Krypno z dnia 17 listopada 2007r. w sprawie określenia stawek podatku od nieruchomości budynki tego typu opodatkowane są obniżoną stawką podatkową. W trakcie kontroli stwierdzono, że w przypadku podatników wymienionych w zał. nr 3/6 pod poz. 5 i 8 organ podatkowy naliczył podatek od budynków pozostałych niższą stawką od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożyli oni informacje. Z dokumentacji wynika, iż kryteria do zastosowania obniżonej stawki podatnicy spełniali wcześniej, a zatem postępowanie takie należy uznać za niewłaściwe i ograniczające nabyte prawa wynikające z obowiązujących przepisów (uchwały). Działania organu podatkowego spowodowały zawyżenie należnego podatku o 91 zł – str. 65 protokołu kontroli,
- w przypadku podatników wymienionych w zał. nr 3/6 pod poz. 12, 69, 22 stwierdzono opodatkowanie podatkiem leśnym gruntów sklasyfikowanych w ewidencji geodezyjnej jako Lz –grunty zadrzewione i zakrzewione. Zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy o podatku leśnym, opodatkowaniu podatkiem leśnym podlegają lasy, za wyjątkiem związanych z działalnością gospodarczą. Natomiast za las w rozumieniu ustawy uważa się grunty leśne sklasyfikowane w ewidencji geodezyjnej jako lasy (Ls). W wyniku tej nieprawidłowości w poszczególnych przypadkach zawyżono podatek odpowiednio o kwotę 16, 34 i 14 zł,
- podatnicy wymienieni w zał. nr 3/6 pod poz. 45, 40 i 104 nie złożyli wymaganych przepisami prawa podatkowego informacji podatkowych na podatek rolny i leśny, czym naruszyli art. 6 ust. 2 ustawy o podatku leśnym oraz art. 6a ust. 5 ustawy o podatku rolnym. Przepisy te zobowiązują podatników do złożenia informacji podatkowych w ciągu 14 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie lub wygaśnięcie zobowiązania podatkowego lub zmian mających wpływ na jego wysokość,
- w przypadku podatnika wymienionego w zał. nr 3/6 pod poz. 14 stwierdzono zawyżenie podstawy opodatkowania w przypadku gruntów sklasyfikowanych jako RIVa – o 1,16 ha i zaniżenie R IVb – o 1,16 ha, co spowodowało zawyżenie podatku rolnego o 22 zł. Zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku rolnym, podstawą opodatkowania jest liczba hektarów przeliczeniowych ustalana na podstawie powierzchni, rodzajów i klas użytków rolnych wynikających z ewidencji gruntów i budynków oraz zaliczenia do okręgu podatkowego,
- w odniesieniu do podatników wymienionych w zał. nr 3/6 pod poz. 32, 47, 51 i 74 stwierdzono, że zapisy w ewidencji podatkowej różnią się od danych z ewidencji gruntów i budynków oraz informacji przekazywanych przez podatników. Naliczenie podatku na podstawie ewidencji podatkowej miało wpływ na wysokość naliczonego podatku. Z opisu zawartego na str. 65-67 protokołu kontroli wynika, że organ podatkowy nie prowadził czynności, które miałyby za zadanie wyjaśnić różnice w podstawie opodatkowania oraz w prawidłowości zastosowania zwolnienia z art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku leśnym.
Badając prawidłowość realizacji dochodów z tytułu opłaty targowej ustalono, że bilety opłaty targowej nie zostały zatwierdzone przez kierownika jednostki jako dowody służące do udokumentowania wpłat opłaty. Stanowi to naruszenie § 4 ust. 3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761). Nie stwierdzono również, aby wewnętrzne uregulowania zawierały opis sposobu pozyskiwania oraz treści, jaką taki dokument ma zawierać. Ponieważ bilety opłaty targowej były wpisywane do księgi druków ścisłego zarachowania należy stwierdzić, że do gospodarowania nimi należało stosować wewnętrzne przepisy z tego zakresu, w tym § 28 ust. 2 instrukcji obiegu dokumentów, z którego wynika, że przyjęcia druków do ewidencji dokonuje komisja, oraz że z czynności tej sporządza się protokół. Ustalono też, że inkasenci nie przestrzegali terminów płatności wynikających z art. 47 § 4a Ordynacji podatkowej, w myśl którego są oni zobowiązani do odprowadzenia pobranych podatków następnego dnia po dniu, w którym mija termin ich płatności. Rada Gminy nie skorzystała z uprawnienia jakie daje jej wymieniony przepis i nie określiła innego terminu płatności – str. 68-69 protokołu kontroli.
Kontrola prawidłowości udzielania ulg w zapłacie podatków wykazała, iż wydane przez Wójta Gminy jako organ podatkowy upoważnienie do załatwiania spraw w jego imieniu nie spełnia formalnych wymogów określonych w art. 143 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Przepis ten stanowi, iż organ podatkowy może upoważnić pracownika kierowanej jednostki organizacyjnej do załatwiania spraw w jego imieniu i w ustalonym zakresie, a w szczególności do wydawania decyzji, postanowień i zaświadczeń. Z treści upoważnienia wynika jedynie, iż daną osobę upoważnia się do załatwiania spraw dotyczących wymiaru podatków i opłat i wydawania w tym zakresie decyzji, postanowień i zaświadczeń. Należy zatem uznać, że upoważnienie jest zbyt ogólne. Użyty przez ustawodawcę zwrot „w ustalonym zakresie” wskazuje, iż kierownik jednostki powinien dokładnie wymienić do wydawania jakich decyzji, zaświadczeń i postanowień upoważnia pracownika. Upoważnienie w takiej formie dotyczyło Z-cy Wójta oraz Sekretarza – str. 69-70 protokołu kontroli.
Analizując dokumenty podatkowe związane z postępowaniem w sprawie udzielenia ulg w zapłacie podatku stwierdzono, że:
- w przypadku decyzji wskazanych w opisie na stronie 70 protokołu kontroli ich uzasadnienie nie spełnia norm wynikających z art. 210 § 4 Ordynacji podatkowej, ponieważ brak jest wyjaśnienia podstawy prawnej (dotyczy pierwszych 3 decyzji), a uzasadnienie faktyczne wskazuje jedynie na fakt potwierdzenia w postępowaniu podatkowym argumentów wskazanych w podaniu, które w ocenie organu podatkowego wskazują na występowanie przesłanki „ważnego interesu” przemawiającej za udzieleniem ulgi,
- decyzja 3113-2/2008 zawiera zapis naruszający art. 259 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym w przypadku niedotrzymania wskazanego w decyzji terminu płatności którejkolwiek z rat decyzja w tej części wygasa z mocy prawa. Natomiast w decyzji wskazano, że w przypadku niedotrzymania terminu płatności którejkolwiek z rat oraz niedotrzymania terminu płatności bieżących wynikających z terminów ustawowych, przypadających w okresie od września 2008 do września 2011 roku, decyzja zostanie uchylona w całości - str. 71 protokołu kontroli.
Badanie prawidłowości działań upominawczych i egzekucyjnych wykazało, że organ podatkowy – w przypadku podatników, których zaległość na koniec poszczególnych terminów płatności nie przekraczała 20 zł – wysłał upomnienia dopiero po zakończeniu roku podatkowego. Przepisy § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o egzekucji w administracji (Dz. U Nr 137, poz. 1541 ze zm.) nakazują wysłanie upomnienia po stwierdzeniu nieopłacenia należności; czynności tych organ powinien dokonać niezwłocznie, tj. w najbliższym możliwym terminie. Brak ścisłego wskazania terminów w przywołanej regulacji wskazuje na możliwość określenia tych spraw w wewnętrznych przepisach. W uregulowaniach tych mogłoby się znaleźć rozwiązanie dotyczące sposobu i terminów postępowania z dłużnikami o określonej wartości zadłużenia, szczególnie w kontekście ponoszonych przez jednostkę kosztów tego typu działań – str. 73 protokołu kontroli.
Z opisu zawartego na stronie 74 protokołu kontroli wynika, że nieprawidłowo stosowano zwolnienie wynikające z treści uchwały Nr XXX/128/05 w sprawie zwolnień w podatku od środków transportowych. Podatnik wymieniony w zał. nr 3/10 pod poz. 9 wykazał jako zwolniony pojazd o numerze rejestracyjnym BMN Y506. Ponieważ z podatku mogą być zwolnione jedynie pojazdy służące ochronie przeciwpożarowej oraz wykorzystywane do przewozu dzieci do szkół, w opisywanym przypadku warunki te nie są spełnione. Z ustaleń kontroli wynika, że przedmiotowy pojazd jest na stanie ewidencyjnym Urzędu Gminy i przez tę jednostkę jest wykorzystywany do wykonywania zadań bezpośrednio do niej należących.
Kontrola obowiązujących przepisów wewnętrznych określających zasady ewidencji dochodów z tytułu podatków i opłat wykazała, iż regulacje w nich zawarte są oparte na nieobowiązującym rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Od 1 lipca 2006 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i nie podatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761 ze zm.). Zgodnie z § 35 tego rozporządzenia organy podatkowego do 1 lipca 2007 roku powinny były dostosować swoje plany kont do nowych przepisów – str. 75 protokołu kontroli.
Kontrola dochodów ze sprzedaży nieruchomości wykazała, że ewidencjonowane są one w par. 0870 „Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych”. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 ze zm.), dochody te powinny być wykazane w par. 0770 „Wpływy z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości” – str. 37 protokołu kontroli.
Szereg nieprawidłowości stwierdzono w następstwie kontroli sprzedaży działki nr 691 w miejscowości Ruda – str. 37-40 protokołu kontroli. Ustalono, że informacja o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży nie została upubliczniona zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 ze zm.). Nieprawidłowość dotyczyła nie zamieszczenia informacji o wywieszeniu wykazu w prasie lokalnej. W zakresie kompletności zawartych w wykazie danych – wymaganych przepisami art. 35 ust. 2 ustawy – stwierdzono brak informacji o terminie do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje prawo pierwszeństwa w nabyciu nieruchomości. Ogłoszenie o przetargu na sprzedaż wymienionej nieruchomości podano do publicznej wiadomości 18 lipca 2008 r., zaś wykaz był opatrzony datą 25 czerwca 2008 r. Nie został zatem dochowany termin 6 tygodni pomiędzy dniem wywieszenia wykazu, a dniem ogłoszenia przetargu (upłynęły 3 tygodnie i 2 dni). Zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, ogłoszenie o przetargu podaje się do publicznej wiadomości nie wcześniej niż po upływie terminów, o których mowa w art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 4 ustawy, tzn. po upływie co najmniej 6 tygodni od dnia wywieszenia wykazu.
Termin wpłaty wadium, w każdym z 3 przetargów organizowanych na sprzedaż omawianej nieruchomości, był ustalany na dzień, w którym miał odbyć się przetarg, na pół godziny przed wyznaczoną godziną przetargu. Takie określenie terminu wpłaty jest niezgodne z § 4 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108 ze zm.), zgodnie z którym wyznaczony termin wniesienia wadium powinien być ustalony w taki sposób, aby umożliwiał komisji przetargowej stwierdzenie dokonania wpłaty nie później niż 3 dni przed przetargiem.
W treści protokołu z pierwszego przetargu na sprzedaż przedmiotowej nieruchomości zapisano, iż nikt nie wpłacił wadium do dnia 19 sierpnia do godz. 10.00 – termin rozstrzygnięcia przetargu, jak również, że między godz. 10.00 a 10.30 nie zgłosił się żaden chętny do nabycia działki. Zapis ten sugeruje, że w przypadku, gdyby zgłosił się potencjalny nabywca po terminie wpłaty wadium (ustalonym nieprawidłowo na ten sam dzień, godz. 9.30) i po terminie przeprowadzenia przetargu, komisja przetargowa przystąpiłaby do przeprowadzenia przetargu. W tym kontekście należy zauważyć, że stosownie do § 4 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów, w przetargu mogą brać udział osoby, które, z zastrzeżeniem § 5, wniosą wadium w terminie wyznaczonym w ogłoszeniu o przetargu.
Ponadto stwierdzono, że ogłoszenia o każdym z 3 przetargów na sprzedaż nieruchomości w miejscowości Ruda zawierały zastrzeżenie o możliwości unieważnienia przetargu przez Pana Wójta bez podania przyczyny. Zgodnie z art. 38 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami, właściwy organ może odwołać – a nie unieważnić – ogłoszony przetarg i to jedynie z ważnych powodów, niezwłocznie podając informację o odwołaniu przetargu do publicznej wiadomości, w sposób właściwy publikacji ogłoszenia o przetargu. W informacji tej należy wskazać przyczynę odwołania przetargu.
Na podstawie okazanej dokumentacji nie jest możliwe ustalenie daty zawiadomienia oferenta o terminie zawarcia umowy, gdyż zawiadomienia dokonano, jak wyjaśniono, drogą telefoniczną. Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, co jasno wskazuje na obowiązek pisemnej formy zawiadomienia. Z art. 41 ust. 2 wynika ponadto, że w zawiadomieniu powinna znaleźć się informacja, iż w przypadku, gdy osoba ustalona jako nabywca nieruchomości nie stawi się bez usprawiedliwienia w miejscu i w terminie podanym w zawiadomieniu, organizator przetargu może odstąpić od zawarcia umowy, a wpłacone wadium nie podlega zwrotowi.
W zakresie dochodów z najmu i dzierżawy ustalono, że gmina Krypno nie posiada wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu Cywilnego (Dz. U. z 2005 r. Nr 31, poz. 266 ze zm.). Z ustaleń zawartych na str. 40 protokołu kontroli wynika, że uchwałą Rady Gminy przyjęto zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, określającej także zasady polityki czynszowej i warunki obniżania czynszu, zaś Pan Wójt ustalił stawki czynszu zarządzeniem, stosownie do art. 8 przywołanej ustawy.
Stwierdzono, że dwie umowy dzierżawy, wskazane na str. 41 protokołu kontroli, zostały zawarte na okres 3 lat po dniu 22 października 2007 r., tj. po nowelizacji ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie z art. 35 ust. 1 i ust. 1b (do końca 2008 r. oznaczonego jako ust. 1a) tej ustawy, należało sporządzić i podać do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę. Jednostka nie dopełniła tego obowiązku.
Odsetki z tytułu nieterminowych wpłat z najmu są ujmowane w ewidencji księgowej w momencie zapłaty. Odsetki te są naliczane pozaksięgowo przez inspektora ds. gospodarki nieruchomościami i rolnictwa prowadzącego ewidencję pomocniczą przypisów i wpłat z tytułu czynszów najmu, dzierżawy, wpłat za budowę przyłączy, za wodę, ścieki, c.o., wywóz nieczystości, wpłat za wynajęcie sali, środków transportu. W praktyce najemcy, którzy spóźniają się z regulowaniem czynszów zgłaszają się przed uiszczeniem opłaty do wymienionego pracownika w celu uzyskania informacji o wysokości należnych do zapłaty odsetek. W niektórych przypadkach odsetki wynikają z wysyłanych wezwań do zapłaty. Wpłacone odsetki z tytułu najmu lokali mieszkalnych ujmowane są w rozdziale 75814 „Różne rozliczenia finansowe” (par. 0920), w którym ujmowano również odsetki od lokaty overnight. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów..., odsetki z tytułu nieterminowych wpłat czynszów z najmu i dzierżawy powinny być ujmowane w rozdziale 70005 „Gospodarka gruntami i nieruchomościami”. Z art. 17 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych oraz § 7 ust. 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 ze zm.) wynika natomiast, że odsetki od nieterminowych płatności nalicza się i ewidencjonuje w księgach rachunkowych w momencie zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału, w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. Należne odsetki w kwocie 20,40 zł nie zostały naliczone, a w efekcie nie ujęto ich w księgach i sprawozdawczości na koniec 2008 r. (ujęto je w momencie wpłaty w styczniu 2009 r.) – str. 42-43 protokołu kontroli.
W zakresie dochodów z użytkowania wieczystego ustalono, że w użytkowanie wieczyste oddane są dwie działki o numerach 378/08 i 405/3 położone w Krypnie Kościelnym. Od dnia oddania w użytkowanie wieczyste pierwszemu użytkownikowi (GS „SCh” w Krypnie), tj. od 6 października 1993 r., wysokość opłaty rocznej ustalonej w kwocie 4.320.000 zł (432 zł po denominacji) nie była aktualizowana. Zgodnie z art. 77 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, wysokość opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej może być aktualizowana nie częściej niż raz w roku, jeżeli wartość nieruchomości ulegnie zmianie. Natomiast art. 12 tej ustawy zobowiązuje organy działające za jednostkę samorządu terytorialnego (w gminie – wójta) do prowadzenia gospodarki nieruchomościami w sposób zgodny z zasadami prawidłowej gospodarki. Od 1995 r. następowały następujące operacje skutkujące zmianą użytkownika wieczystego:
- aktem notarialnym z dnia 10 lutego 1995 r. prawo użytkowania wieczystego działki nr 405/3 zostało nabyte przez PPH „Agrikur”;
- postanowieniem Sądu Rejonowego w Białymstoku z dnia 12 lutego 2002 r. (wpływ do Urzędu 27 marca 2002 r.), działka nr 378/08 została z wniosku Syndyka Masy Upadłości przysądzona na rzecz osoby fizycznej wskazanej w protokole kontroli;
- postanowieniem Sądu Rejonowego z dnia 24 lipca 2006 r. (wpływ do jednostki 17 lutego 2009 r.) działka nr 405/3 została przysądzona na rzecz osoby fizycznej wymienionej w protokole kontroli (postanowienie uprawomocniło się dnia 22 listopada 2006 r.);
- aktem notarialnym z dnia 6 marca 2007 r. (wpływ do jednostki 17 lutego 2009 r.) prawo użytkowania wieczystego działki nr 405/3 zostało nabyte przez inną osobę fizyczną za kwotę 110.000 zł wraz z prawem własności zabudowy.
Stwierdzono, że kontrolowana jednostka nie ustalała należności z tytułu użytkowania wieczystego od 2006 r. – nie dokonywano przypisu należności z tego tytułu w księgach rachunkowych. Począwszy od 2006 r. opłatami za użytkowanie wieczyste działek nr 378/08 i 405/3 powinni być obciążeni:
a) w przypadku działki nr 405/3: za rok 2006 „Agrikur”, za lata 2007-2008 wymieniona w protokole kontroli osoba fizyczna; opłata roczna powinna wynosić 146,79 zł;
b) w przypadku działki nr 378/08: za lata 2006-2008 wymienione w protokole kontroli osoba fizyczna; opłata roczna powinna wynosić 288 zł.
Łącznie za lata 2006-2008 nie ustalono należności w kwocie 1.304,37 zł. Stwierdzono przy tym, że podatkiem od nieruchomości za działkę nr 378/08 i nr 405/3 obciążane są osoby będące aktualnie użytkownikami wieczystymi, co wskazuje, że jednostce znane były fakty świadczące o zmianie posiadacza nieruchomości.
Sprawy z zakresu gospodarki nieruchomościami powierzone były w 2008 r. ówczesnemu Zastępcy Wójta H. Mroczko, pełniącemu również funkcję kierownika referatu gospodarki komunalnej. Z wyjaśnienia Pana Wójta wynika, że brak przypisów był wynikiem przeoczenia pracowników, co zostanie niezwłocznie sprostowane. Ponadto wskazał Pan, że za 2006 rok przypis został wystawiony, jednakże „nie dotarł on do referatu finansowego i dalszej egzekucji”. Opisane okoliczności świadczą o nieprawidłowym funkcjonowaniu procedur kontroli w zakresie obiegu dokumentów dotyczących realizacji dochodów jednostki – str. 46-47 protokołu kontroli, załącznik nr 2.4 do protokołu kontroli.
Urząd Gminy Krypno pełni funkcję przedsiębiorstwa wodociągowo-kanalizacyjnego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 ze zm.). Odnośnie ustalenia taryf za zbiorowe zaopatrzenia w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków kontrolującym okazano uchwałę Rady Gminy Krypno z dnia 27 grudnia 2007 r. w sprawie zatwierdzania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków. Wniosek o zatwierdzenie taryf został sporządzony przez Pana Wójta w dniu 14 grudnia 2007 r. Opracowanie wniosku poprzedziło ustalenie niezbędnych przychodów, alokacja niezbędnych przychodów według taryfowych grup odbiorców usług w roku obowiązywania nowych taryf oraz kalkulacja cen i stawek opłat za wodę i odprowadzanie ścieków metodą alokacji prostej. Alokacja niezbędnych przychodów według taryfowych grup odbiorców usług w roku obowiązywania nowych taryf uwzględniała następujące koszty:
- w zakresie zaopatrzenia w wodę: koszty bezpośrednie – wynagrodzenia z narzutami, materiały, energia, opłata za korzystanie ze środowiska, usługi obce oraz koszty pośrednie,
- w zakresie odprowadzania ścieków: koszty bezpośrednie – wynagrodzenia z narzutami, materiały, energia, opłata za korzystanie ze środowiska, usługi obce oraz pozostałe koszty.
Wartość niezbędnych przychodów z tytułu zaopatrzenia w wodę ustalono na kwotę 269.586,09 zł, zaś z tytułu odprowadzania ścieków na kwotę 196.180 zł.
Zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Budownictwa z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określenia taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 127, poz. 886), przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne ustala niezbędne przychody dla potrzeb obliczenia taryfowych cen i stawek opłat planowanych na rok obowiązywania taryf, uwzględniając m.in.: koszty eksploatacji i utrzymania, w tym: amortyzację lub odpisy umorzeniowe oraz podatki i opłaty niezależne od przedsiębiorstwa. W myśl § 7 rozporządzenia, koszty planuje się na podstawie kosztów poniesionych w roku obrachunkowym poprzedzającym rok, w którym wprowadzana jest taryfa, ustalonych na podstawie ewidencji księgowej kosztów sporządzonej zgodnie z przepisami o rachunkowości, z uwzględnieniem planowanych zmian warunków ekonomicznych wpływających na poziom kosztów w roku obowiązywania taryfy. W trakcie kontroli ustalono, że do kalkulacji nie ujęto kosztów podatku od nieruchomości za 2007 r. w kwotach: 193.807,47 zł (odprowadzanie ścieków) i 45.105,84 zł (dostarczanie wody).
Ponadto ustalono, iż w kontrolowanej jednostce nie prowadzi się ewidencji kosztów w rozbiciu na taryfowe grupy odbiorców. Zróżnicowanie stawek dla Grupy I – gospodarstwa domowe i Grupy II – pozostali (m.in. mleczarnia, szkoły, sklepy spożywcze) nie wynika z odpowiedniego podziału ewidencji. W 2008 r. ewidencja kosztów prowadzona była w podziale jedynie na działalność wodociągową i kanalizacyjną. System finansowo-księgowy przedsiębiorstw wodociągowo-kanalizacyjnych powinien zapewniać podział kosztów na poszczególne rodzaje działalności i taryfowe grupy odbiorców oraz określać wysokość kosztów poszczególnych rodzajów - § 12 ust. 2 pkt 4 rozporządzenia i art. 20 ust. 5 pkt 3 przywołanej ustawy. Należy bowiem mieć na uwadze, że podstawą różnicowania cen i stawek opłat dla poszczególnych taryfowych grup odbiorców muszą być udokumentowane różnice w kosztach świadczenia usług – art. 20 ust. 3 ustawy – str. 53-55 protokołu kontroli.
W trakcie kontroli sprawdzono windykację należności za sprzedaż wody. Ustalono, że należności za wodę ogółem stanowiły kwotę 69.745,76 zł, z czego największe zaległości za wodę posiada firma Agrikur – 46.456,34 zł. Na tę kwotę składają się należności wynikające z faktur wystawionych w latach 2003-2006. Ustalono, że w dniu 27 września 2005 r. został wniesiony do Sądu Rejonowego w Białymstoku I Wydział Cywilny pozew wobec dłużnika o zapłatę kwoty 47.919,62 zł z tytułu sprzedaży wody i odbioru ścieków oraz wywozu śmieci. Na kwotę pozwu składały się należności wynikające z faktur wystawionych w 2003 r., w tym jednej składającej się na aktualną należność. Wierzytelności zostały zgłoszone w postępowaniu układowym dłużnika i wciągnięte na listę wierzytelności zgodnie z postanowieniem Sądu Rejonowego w Białymstoku VIII Wydział Gospodarczy z dnia 24 września 2003 r. Jednakże postanowieniem z dnia 1 czerwca 2005 r. Sąd Rejonowy uchylił układ dłużnika zawarty z wierzycielami, zatwierdzony postanowieniem Sądu z dnia 23 stycznia 2004 r.
Badana jednostka posiada także należności od Agrikur powstałe po 2003 r., wobec których nie było wszczynane postępowanie egzekucyjne. Składały się na nie należności wynikające z następujących faktur: z 30 października 2004 r. na kwotę 6.777,93 zł, z 26 listopada 2004 r. na kwotę 6.174,84 zł, z 31 grudnia 2004 r. na kwotę 4.853,94 zł, z 30 stycznia 2005 r. na kwotę 2.681,85 zł i z 7 stycznia 2006 r. na kwotę 1.040.34 zł.
W trakcie kontroli ustalono, że spośród wystawionych w 2005 r. faktur za wodę nie została opłacona jedynie faktura za styczeń 2005 r. Łączna kwota należności od Agrikur, wobec których nie prowadzono windykacji wynosi 21.528,90 zł. Termin opłacenia faktur wynosił 30 dni. Brak terminowych działań windykacyjnych spowodował, że w stosunku do wskazanej należności powstała okoliczność umożliwiająca skorzystanie przez dłużnika z zarzutu przedawnienia na podstawie art. 118 k.c. (w przedstawionej dokumentacji brak dowodów na oświadczenia woli wskazujące na uznanie długu w okresie od jego powstania do czasu przeprowadzenia kontroli). Ustalono, że żadnemu z pracowników Urzędu nie została powierzone wykonywanie czynności z zakresu windykacja należności za sprzedaż wody – str. 55-57 protokołu kontroli. Z wyjaśnienia Pana Wójta wynika, że składanie pozwów o zapłatę uznano za niezasadne, ponieważ pociąga to dodatkowe koszty, przy braku praktycznej szansy na odzyskanie środków, co wynika z odległej pozycji należności gminy na listach wierzytelności oraz okoliczności, iż zgłaszane przez kilkadziesiąt podmiotów roszczenia wobec Agrikur kilkakrotnie przewyższają majątek firmy. W świetle tez podniesionych w wyjaśnieniu należy wskazać, iż okoliczność istnienia uzasadnionego przypuszczenia, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwoty wyższej od kosztów dochodzenia i egzekucji należności została wymieniona jako przesłanka umożliwiająca umorzenie należności w uchwale Rady Gminy z 4 lipca 2007 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania, odroczenia i rozkładania na raty należności pieniężnych gminy Krypno, do których nie stosuje się przepisów ustawy Ordynacja podatkowa oraz wskazania podmiotów do tego uprawnionych.
Na podstawie kontroli zagadnień dotyczących gospodarowania majątkiem nieruchomym przez jednostki organizacyjne ustalono, że majątek, którym dysponują jednostki oświatowe gminy nie został formalnie przekazany. Zgodnie z art. 43 w zw. z art. 4 pkt 10 ustawy o gospodarce nieruchomościami, prawną formą władania nieruchomościami przez jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej jest trwały zarząd. Przedmiotowy majątek znajduje się w ewidencji Urzędu Gminy. Także nieruchomości wykorzystywane do prowadzenia działalności przez Gminny Ośrodek Kultury nie zostały formalnie przekazane tej jednostce. Przepisy art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 ze zm.) stanowią, że instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania – str. 47-48 protokołu kontroli.
W gminie Krypno nie zostały dotychczas ustalone stawki opłaty adiacenckiej. Z okazanej kontrolującym dokumentacji nie wynika, aby Pan Wójt przedstawiał Radzie Gminy projekt uchwały w sprawie ustalenia stawek opłaty. W konsekwencji w kontrolowanej jednostce nie występowały dochody z opłaty adiacenckiej. Stosownie do postanowień art. 98a i art. 146 ustawy o gospodarce nieruchomościami, możliwość ustalenia (w przypadku wystąpienia przesłanek ustawowych) oraz wysokość opłaty adiacenckiej zależą od uchwalenia przez Radę procentowej stawki opłaty odnoszonej do wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego budową urządzeń infrastruktury technicznej lub podziałem nieruchomości. Opłaty adiacenckie stanowią prawem określone, zatem niezależne od woli organów gminy, źródła dochodów gminy, o których mowa w art. 4 ust. 1 pkt 2 lit. f) ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2008 r. Nr 88, poz. 539 ze zm.) – str. 50-51 protokołu kontroli.
W zakresie badania zagadnienia renty planistycznej ustalono, że w decyzjach o warunkach zabudowy z dnia 26 listopada 2008 r. i 26 lutego 2009 r. znalazły się zapisy w przedmiocie ustalenia opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości w wysokości 30%, w przypadku sprzedaży działki, według przepisów ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym. W świetle wyroku NSA z dnia 6 marca 2008 r. (sygn. akt II OSK 1887/07), wskazany w decyzjach zapis w przedmiocie ustalenia opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości jest nieprawidłowy, gdyż jak wskazał Sąd: …w razie braku planu miejscowego, w przypadku gdy wydawane są decyzje o warunkach zabudowy, "odpowiednie stosowanie" przepisów art. 36 i art. 37 prowadzi do wyłączenia stosowania art. 36 ust. 4 oraz 37 ust. 6 i 7 u.p.z.p. z uwagi na brak podstaw prawnych zarówno do uchwalania stawek procentowych opłaty od wzrostu wartości nieruchomości przez radę gminy w odrębnej uchwale, jak i do naliczania takiej opłaty (i związanego z tym ustalenia wysokości stawki) przez organ wykonawczy gminy – str. 52-53 protokołu kontroli.
W sferze wydatków z tytułu wynagrodzeń ustalono, że sprzątaczce zatrudnionej na ½ etatu przyznano wynagrodzenie w kwocie 735 zł, podczas gdy przepisy obowiązującego w okresie objętym kontrolą rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 146, poz. 1223 ze zm.) przewidywały maksymalne wynagrodzenie w IV kategorii zaszeregowania w kwocie 1.430 zł (1/2 etatu – 715 zł) – str. 78 protokołu kontroli.
W wyniku kontroli wydatków z tytułu podróży służbowych (str. 81-85 protokołu kontroli) stwierdzono, w przyjętej do badania próbie, że podróże służbowe odbywano samochodami niebędącymi własnością pracodawcy. Postanowienia instrukcji obiegu dokumentów obowiązującej w jednostce stanowią, iż podstawą używania prywatnego pojazdu w ramach polecenia wyjazdu służbowego są umowy cywilnoprawne zawarte z pracownikami. Zgodnie z § 5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.), pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem własnym pracownika na jego wniosek, a nie na podstawie umowy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, którą ustala pracodawca. Stwierdzono, że dwóch pracowników posiada zawarte na czas nieokreślony umowy dotyczące używania własnych pojazdów do jazd lokalnych i zamiejscowych (podróż służbowa), ustalające limit przejazdów na 300 km. Zwrot kosztów używania pojazdu do jazd lokalnych, jak wynika z umów, następuje na podstawie oświadczenia pracownika, a zwrot kosztów za podróż służbową następuje na podstawie delegacji służbowej w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu.
Jak ustalono, także inni pracownicy, z którymi nie zawarto umów przewidywanych instrukcją, wykorzystywali samochody prywatne w celu odbycia podróży służbowej. Pracownicy nie składali wniosków, o których mowa § 5 ust. 3 przywołanego rozporządzenia. W zbadanych delegacjach stawka za 1 kilometr nie została określona przez Pana Wójta. Do rozliczenia przyjmowano stawkę za 1 kilometr przebiegu wynikającą z przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli, motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.).
Ponadto w wyniku kontroli poleceń wyjazdu służbowego stwierdzono nieprawidłowości polegające na:
a) braku daty odbioru gotówki z tytułu zwrotu kosztów podróży, co narusza postanowienie art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości;
b) braku biletów potwierdzających wydatki, wbrew wymogom § 8a ust. 3 przywołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. (do niektórych delegacji załączono oświadczenia, iż bilety zostały zgubione, a do niektórych załączono oświadczenie o wysokości poniesionych kosztów bez wskazania przyczyny braku biletów);
c) wewnętrznej sprzeczności danych wynikających z poleceń wyjazdu – w jednej z delegacji, bez numeru i bez daty wystawienia, w rozliczeniu kosztów wskazano dzień 23 listopada 2008 r., podczas gdy załączono bilety z dnia 25 listopada (na ten dzień był określony termin podróży); ponadto, na delegacji widnieją dwie pieczątki „wpłynęło” z dnia 4 grudnia i 9 grudnia 2008 r.;
d) dokumentowaniu i rozliczaniu podróży służbowych pracowników referatu gospodarki komunalnej, wykonujących obowiązki służbowe z użyciem samochodów własnych (spisy wodomierzy, awarie przepompowni itp.), w sposób nieuregulowany w przepisach wewnętrznych; w poleceniach wyjazdu tych pracowników określano ponadto nieprawidłowo miejsca podróży – jako „teren gminy”; należy wskazać, że właściwym sposobem zwrotu kosztów używania samochodów prywatnych pracowników, których charakter pracy polega na stałych wyjazdach na terenie gminy jest zawarcie umowy ustalającej ryczałt za jazdy lokalne w trybie przepisów rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych…,
e) nieokreśleniu miejsca wyjazdu – wskazano jedynie cel – dowóz dzieci do szkoły wskutek awarii autobusu; jak stanowi § 2 rozporządzenia MPiPS, pracodawca winien określać miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży;
f) wypłaceniu 3 delegacji, które nie zostały zatwierdzone do wypłaty.
W zakresie badania wydatków na realizację gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych stwierdzono, że 9 członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych nie odbyło szkolenia w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, wymaganego przepisem art. 41 ust. 4 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2007 r. Nr 70, poz. 473 ze zm.), a także postanowieniem regulaminu Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów, ustalonego zarządzeniem wewnętrznym z dnia 5 marca 2004 r. – str. 85 protokołu kontroli.
Kontrola pozostałych wydatków bieżących wykazała, że gmina Krypno w 2008 r. poniosła wydatki na zadania z zakresu kultury fizycznej i sportu na kwotę 26.089,97 zł. Na poniesione wydatki złożyły się m.in. wydatki związane z działalnością UKS „Krypnianka”, dotyczące zakupu odzieży i obuwia sportowego, sprzętu sportowego, wody mineralnej, ekwiwalentów dla sędziów, kosztów ubezpieczenia zawodników, opłat za uczestnictwo w rozgrywkach juniorów młodszych, itp., wynoszące około 19.000 zł. Dodatkowo na kwotę wydatków dotyczących sportu złożyły się koszty utrzymania gminnego stadionu (nawadnianie, zakup trawy i nawozów). Faktury i rachunki dotyczące wymienionych wydatków wystawiane były na Urząd Gminy.
Należy wskazać, że zgodnie z art. 176 ustawy o finansach publicznych, podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku, realizujące zadania jednostki samorządu terytorialnego, mogą otrzymywać z budżetu tej jednostki samorządu terytorialnego dotacje na ten cel. Zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 ze zm.), która w art. 4 stanowi, iż do objętych nią zadań publicznych należy m.in. upowszechnianie kultury fizycznej i sportu. Z wyjaśnienia złożonego przez Pana Wójta wynika, iż niezastosowanie procedur wynikających z ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie wynikało z faktu, iż UKS nie posiadał statusu organizacji pożytku publicznego, a także że w ostatnich dwóch latach napotykał problemy organizacyjne związane z dwukrotną zmianą władz. Z wyjaśnienia wynika także, iż od początku najbliższego sezonu rozgrywek finansowanie zadań z zakresu kultury fizycznej i sportu nastąpi po przeprowadzeniu konkursu na ich realizację. Odnosząc się do treści wyjaśnienia należy wskazać, iż przepisy ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie nie uzależniają możliwości otrzymywania dotacji od posiadania przez stowarzyszenie statusu organizacji pożytku publicznego – str. 88-90 protokołu kontroli.
W zakresie stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.) zbadano dwa postępowania. W obu stwierdzono, że nie były składane przez Pana Wójta oświadczenia o zajściu lub braku wystąpienia okoliczności powodujących obowiązek wyłączenia z postępowania, wymagane przepisami art. 17 przywołanej ustawy od osób wykonujących czynności w postępowaniu. Do grona tych osób należy również kierownik zamawiającego, w związku z zawieraniem umów w sprawie udzielenia zamówień – str. 92 i 95 protokołu kontroli.
Ponadto w zbadanych postępowaniach stwierdzono, że zarządzenia w sprawie powołania komisji przetargowej ograniczają się jedynie do wskazania personaliów jej członków. Jest to niezgodne z art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych, wymagającym, aby kierownik zamawiającego określił organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizacji odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystość jej prac – str. 91 i 95 protokołu kontroli.
W trakcie kontroli gospodarki środkami rzeczowymi ustalono, że badana jednostka posiada w ewidencji księgowej konto 310 „Materiały” i konto 330 „Towary”. Zgodnie z zakładowym planem kont dla Urzędu, na koncie 310 ewidencjonuje się paliwo, które w transporcie szkolnym rozlicza się w okresach miesięcznych, zaś w zakresie wywozu śmieci, innych zadań gospodarki komunalnej i straży pożarnej w okresach kwartalnych. W trakcie kontroli ustalono, że na koncie 310 ewidencjonowane są pojemniki na śmieci o wartości, według stanu na koniec 2008 r., 9.707,04 zł. Zakup paliwa odnoszony był natomiast każdorazowo w koszty w momencie zakupu – str. 100-101 protokołu kontroli.
W zakresie inwentaryzacji rozrachunków stwierdzono, że pośród należności ewidencjonowanych na koncie 221-4 „Należności z tytułu dochodów budżetowych – woda, ścieki, śmieci”, wynoszących 68.520,71 zł, występowały należności m.in. od następujących kontrahentów: Samodzielny Publiczny ZOZ w Mońkach, Agrikur Sp. z o.o., PKP S.A. Oddział Gospodarowania Nieruchomościami, czyli podmiotów prowadzących księgi rachunkowe. Należności te nie zostały zinwentaryzowane zgodnie z postanowieniami art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, tj. poprzez wystąpienie o potwierdzenie salda. Wyjaśnienie do protokołu kontroli złożyła Skarbnik, która wskazała, iż salda rozrachunków na dzień 31 grudnia 2008 r. zostały zinwentaryzowane w drodze weryfikacji sald – stany poszczególnych kont rozrachunków zostały porównane z danymi zawartymi w dokumentach i dowodach źródłowych – str. 101-102 protokołu kontroli.
Stwierdzone w wyniku kontroli nieprawidłowości i uchybienia były wynikiem nieprzestrzegania lub błędnej interpretacji obowiązujących przepisów prawa dotyczących gospodarki finansowej i rachunkowości jednostki sektora finansów publicznych, w tym niewłaściwej organizacji systemu kontroli finansowej.
Organem wykonawczym gminy jest Wójt, na którym spoczywają obowiązki dotyczące m.in. wykonywania budżetu i gospodarowania mieniem gminy, a także ogólna odpowiedzialność za prawidłową gospodarkę finansową gminy (art. 30 ust. 1 i 2, art. 60 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Wójt wykonuje zadania przy pomocy Urzędu, którego jest kierownikiem (art. 33 ust. 1 i 3 ustawy). Odpowiedzialność za gospodarkę finansową Urzędu, jako jednostki sektora finansów publicznych, w tym za wykonywanie obowiązków w zakresie kontroli wewnętrznej, spoczywa na Wójcie zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych.
Obowiązki w zakresie prowadzenia rachunkowości należą do głównego księgowego budżetu – skarbnika, któremu kierownik jednostki winien powierzyć obowiązki i odpowiedzialność w zakresie wskazanym w art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, a także kierownika jednostki, do którego należy opracowanie i aktualizacja dokumentacji zasad rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
1. W zakresie organizacji i funkcjonowania systemu kontroli finansowej:
a) uwzględnienie w procedurach kontroli finansowej roli kierowników obsługiwanych jednostek, mając na uwadze, że Pan Wójt nie powinien zatwierdzać dokumentów dotyczących realizacji planów finansowych tych jednostek,
b) pisemne powierzenie Skarbnikowi Gminy obowiązków wymienionych w art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych,
c) pisemne powierzenie pracownikom obowiązków w zakresie dochodzenia i windykacji należności’.
2. Dostosowanie wykazu kont w zakładowym planie kont do faktycznych potrzeb jednostki oraz dookreślenie sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez wskazanie ksiąg prowadzonych techniką ręczną.
3. Zobowiązanie Skarbnika do wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i gospodarki kasowej, poprzez:
a) prowadzenie ewidencji analitycznej należności w podziale na poszczególnych kontrahentów w księgach rachunkowych,
b) ujmowanie w księgach rachunkowych nieopłaconych odsetek od należności gminy w wysokości odsetek należnych na koniec każdego kwartału,
c) terminowe przeksięgowywanie na fundusz jednostki wyniku za poprzedni rok,
d) prawidłowe klasyfikowanie dochodów ze sprzedaży nieruchomości oraz odsetek od nieterminowych płatności,
e) odprowadzanie wpływów do kasy z tytułu dochodów budżetowych na rachunek bieżący oraz dokonywanie wydatków z kasy wyłącznie ze środków pobranych a ten cel z rachunku bieżącego,
f) ujmowanie rozchodu gotówki w raporcie kasowym pod datą wystąpienia danej operacji i wyłącznie w przypadku faktycznego dokonania wypłaty,
g) wypłacanie pracownikom zaliczek na podstawie wniosku o zaliczkę,
h) prowadzenie ewidencji księgowej działalności wodociągowo-kanalizacyjnej w sposób umożliwiający podział kosztów na poszczególne taryfowe grupy odbiorców.
4. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie ewidencji i inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania, mając na uwadze tezy zawarte w niniejszym wystąpieniu i wymagania przepisów wewnętrznych.
5. Wykazywanie w sprawozdaniach Rb-27S, w kolumnie „Zaległości”, wyłącznie należności, których termin płatności minął.
6. Dokumentowanie realizacji obowiązku przekazywania kierownikom podległych jednostek informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków, niezbędnych do opracowania planów finansowych.
7. Przestrzeganie przepisów Ordynacji podatkowej w zakresie przeprowadzania kontroli podatkowych oraz czynności sprawdzających.
8. Prezentowanie w sporządzanych sprawozdaniach budżetowych rzetelnych danych oraz dokonanie korekty wskazanych sprawozdań w związku z ustaleniami kontroli.
9. Wyjaśnienie i wyeliminowanie wskazanych w protokole i w części opisowej wystąpienia pokontrolnego rozbieżności w zakresie danych wykazanych w informacjach i deklaracjach podatkowych oraz ich zgodności z obowiązującymi przepisami. Przedstawienie w odpowiedzi na zalecenia wyników poszczególnych ustaleń i podjętych działań, także w ujęciu wartościowym.
10. Rozważenie możliwości opracowania wewnętrznych regulacji dotyczących zasad prowadzenia działań egzekucyjnych.
11. Przestrzeganie przepisów Działu IV Ordynacji podatkowej w zakresie prawidłowości prowadzenia postępowania podatkowego.
12. Realizowanie dochodów z tytułu opłaty targowej z uwzględnieniem obowiązujących regulacji wewnętrznych.
13. Wyeliminowanie nieprawidłowości dotyczących stosowania zwolnień w podatku od środków transportowych.
14. Dostosowanie przepisów wewnętrznych w zakresie ewidencji podatków i opłat do obowiązujących norm prawnych.
15. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie sprzedaży nieruchomości, poprzez:
a) podawanie w prasie lokalnej informacji o wywieszeniu wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży,
b) zawieranie w wykazach wszystkich informacji wymaganych przepisami art. 35 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami,
c) zachowywanie ustawowego terminu pomiędzy datą upublicznienia wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, a dniem ogłoszenia przetargu,
d) ustalanie terminu wpłaty wadium nie później niż na 3 dni przed wyznaczonym terminem przetargu; dopuszczanie do udziału w przetargu wyłącznie osób, które terminowo wniosą wadium,
e) zaniechanie zawierania w treści ogłoszeń o przetargach na zbycie nieruchomości zapisów o możliwości unieważnienia przetargu bez podania przyczyn,
f) pisemne zawiadamianie wyłonionych nabywców nieruchomości o terminie zawarcia umowy sprzedaży.
16. Przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, uwzględniającego wymogi art. 21 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów…
17. Sporządzanie i podawanie do publicznej wiadomości wykazów nieruchomości przeznaczonych do najmu lub dzierżawy, za wyjątkiem sytuacji oddania nieruchomości w najem lub dzierżawę na okres wskazany w art. 35 ust. 1b ustawy o gospodarce nieruchomościami.
18. W zakresie dochodów z użytkowania wieczystego:
a) dokonanie aktualizacji opłat rocznych,
b) obciążenie opłatami rocznymi podmiotów będących w latach 2006-2008 użytkownikami wieczystymi działek o numerach 378/08 i 405/3, stosownie do czasu użytkowania, oraz przypisanie należności z tego tytułu w księgach rachunkowych.
19. Uwzględnianie przy ustalaniu kwoty niezbędnych przychodów, dla potrzeb opracowania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków, kosztów podatku od nieruchomości od urządzeń wodociągowych i kanalizacyjnych, jako elementu kosztów działalności określonego przepisami przywołanymi w części opisowej wystąpienia.
20. Podejmowanie czynności przeciwdziałających przedawnianiu należności gminy, mając na uwadze przepisy art. 123 k.c.
21. Rozważenie podjęcia działań, w trybie określonym uchwałą Rady Gminy z 4 lipca 2007 r., w celu umorzenia należności od firmy Agrikur za dostarczoną wodę, mając na uwadze stan faktyczny przedstawiony w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia.
22. Ustalenie formy prawnej dysponowania nieruchomościami przez gminne jednostki budżetowe i instytucje kultury.
23. Przedstawienie Radzie Gminy projektu uchwały w sprawie stawek opłaty adiacenckiej.
24. Zaniechanie zamieszczania w treści decyzji o warunkach zabudowy postanowień dotyczących opłaty z tytułu wzrostu wartości nieruchomości wskutek wydania takiej decyzji.
25. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie wydatków ponoszonych na podróże służbowe poprzez:
a) zlecanie odbywania podróży służbowych samochodami prywatnymi pracowników na podstawie każdorazowo składanych przez pracowników wniosków w tej sprawie, mając na uwadze, że wykorzystanie samochodu prywatnego w podróży służbowej zależy od wcześniejszego wyrażenia przez pracownika takiego zamiaru,
b) formalne ustalanie przez Pana Wójta stawki za jeden kilometr przebiegu przed odbyciem podróży samochodem prywatnym pracownika,
c) zobowiązanie pracowników weryfikujących i wypłacających zwrot kosztów podróży służbowych do dołożenia należytej staranności w zakresie:
- wyjaśniania i eliminowania niezgodności danych zawartych w poleceniu wyjazdu służbowego,
- zatwierdzania rozliczenia kosztów zawierającego prawidłowe udokumentowanie wydatków,
- wypłacania wyłącznie rozliczeń kosztów zatwierdzonych do wypłaty,
d) rozważenie zawarcia z pracownikami referatu gospodarki komunalnej umów na używanie samochodów prywatnych do jazd lokalnych.
26. Skierowanie na szkolenie w zakresie profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych nieposiadających stosownego przeszkolenia.
27. Finansowanie zadań publicznych gminy realizowanych przez podmioty niepubliczne, mając na uwadze przepisy art. 11 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie.
28. W zakresie udzielania zamówień publicznych:
a) składanie przez Pana Wójta oświadczeń, o których mowa w art. 17 Prawa zamówień publicznych,
b) organizowanie trybu pracy komisji przetargowej przy uwzględnieniu wymagań art. 21 ust. 3 Prawa zamówień publicznych.
29. Prowadzenie ewidencji materiałów zgodnie z zasadami przyjętymi w przepisach wewnętrznych, ewentualnie rozważenie zmian tych regulacji, mając jednakże na uwadze, iż pisemne procedury kontroli wewnętrznej powinny obejmować procesy związane z dokonywaniem wydatków i gospodarowaniem mieniem.
30. Przeprowadzanie inwentaryzacji należności od podmiotów prowadzących księgi rachunkowe drogą potwierdzenia sald.
Odsłon dokumentu: 113160941
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 113160941 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |