Source: http://kielce.ap.gov.pl/p,106,uzgadnianie-przepisow-kancelaryjnych-i-archiwalnych
Timestamp: 2020-05-30 04:47:29+00:00
Document Index: 32681486

Matched Legal Cases: ['art. 6', 'art. 6', 'art. 6', 'art. 6', 'art. 6', 'art. 6']

Uzgadnianie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych - Archiwum Państwowe w Kielcach
Archiwum Państwowe w Kielcach - Uzgadnianie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych
Jesteś tutaj: Start / Nadzór archiwalny / Uzgadnianie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych
Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych określają (art. 6 ust. 2 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2019 poz. 553 z późn. zm.):
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych upoważnił dyrektorów archiwów państwowych do występowania w jego imieniu w sprawach uzgadniania przepisów kancelaryjno-archiwalnych zarządzeniem Nr 19 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 17 listopada 2015 r. w sprawie upoważnienia dyrektorów archiwów państwowych do występowania w imieniu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w sprawach określania instrukcji kancelaryjnych, jednolitych rzeczowych wykazów akt i instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt – w porozumieniu z organami i kierownikami jednostek organizacyjnych
Obowiązek ten nie dotyczy organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki, organów powiatu i starostw powiatowych, organów samorządu województwa oraz urzędów marszałkowskich, organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy, w których normatywy kancelaryjne i archiwalne określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr 27, poz. 140). Powyższego Rozporządzenia nie stosują takie jednostki jak, np.: ośrodki pomocy społecznej, powiatowe centra pomocy rodzinie, powiatowe inspektoraty nadzoru budowlanego, centra usług wspólnych, szkoły, przedszkola, szpitale.
Uzgodnienie uzupełnienia wykazów akt wprowadzonych ww. Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
Wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta, marszałek województwa lub wojewoda, w porozumieniu z dyrektorem właściwego dla ich siedziby archiwum państwowego, w drodze zarządzenia, mogą dokonać uzupełnienia jednolitych rzeczowych wykazów akt, o których mowa w art. 6 ust. 2b pkt 2 ww. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, jeżeli jest to niezbędne dla klasyfikacji nowych zadań i nie narusza konstrukcji klasyfikacji; w przypadku organów zespolonej administracji rządowej w województwie uzupełnienia jednolitych rzeczowych wykazów akt wojewoda dokonuje na wniosek tych organów. We wniosku o rozbudowę należy podać podstawę prawną realizacji nowych zadań, dla których jednostka chce dodać nowe klasy w wykazie akt.
Organ państwowy może określić, w trybie określonym w art. 6 ust. 2 ww. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz w miarę potrzeby kwalifikator dokumentacji, wspólne dla
Wójt (burmistrz, prezydent miasta), starosta lub marszałek województwa mogą określić, w trybie określonym w art. 6 ust. 2 ww. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz w miarę potrzeby kwalifikator dokumentacji, wspólne dla jednostek nadzorowanych i podległych, których przedmiot działalności jest zbliżony.
Z dniem wejścia w życie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt lub kwalifikatora dokumentacji, o których mowa w art. 6 ust. 2e i 2f ww. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, tracą moc odpowiednio instrukcje, jednolity rzeczowy wykaz akt i kwalifikator dokumentacji określone na podstawie art. 6 ust. 2 ww. Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przez kierownika jednostki organizacyjnej.
Podmioty niepaństwowe – tj. partie polityczne, organizacje polityczne, spółdzielcze, stowarzyszenia i fundacje, kościoły i związki wyznaniowe, spółki prawa handlowego i prywatne placówki oświatowe oraz inne podmioty, w których udział własności Skarbu Państwa lub samorządu terytorialnego wynosi mniej niż 100% – mogą wystąpić do archiwów państwowych o zaopiniowanie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych.
Zmiana okresu przechowywania akt osobowych i płacowych
1 stycznia 2019 r. weszła w życie ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, zgodnie z którą okres przechowywania akt osobowych oraz dokumentacji płacowej uległ skróceniu z 50 do 10 lat. Organy państwowe, państwowe jednostki organizacyjne i samorządowe jednostki organizacyjne, które planują skorzystać z możliwości krótszego przechowywania dokumentacji powinny dokonać stosownej zmiany w jednolitym rzeczowym wykazie akt. W klasach dotyczących przechowywania akt osobowych, pomocy ewidencyjnych do akt osobowych oraz list płac i kart wynagrodzeń można zastosować kategorię BE10/B10, przy czym w uwagach powinna znaleźć się informacja o treści:
dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r. oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r., w którym pracodawca nie złożył raportu informacyjnego kwalifikuje się do kategorii BE50/B50.
Zmianę w jednolitym rzeczowym wykazie akt należy wprowadzić zarządzeniem kierownika jednostki organizacyjnej, uzgadniając treść wprowadzanych zmian z dyrektorem archiwum państwowego.
1. Projekt nowych przepisów lub zmian do istniejących przepisów można przesłać do Archiwum Państwowego w Kielcach w postaci tradycyjnej (papierowej) lub w postaci elektronicznej na adres elektronicznej skrzynki podawczej Archiwum Państwowego w Kielcach (ePUAP).
4. W przypadku pozytywnej oceny projektów i braku dalszych uwag jednostka organizacyjna jest proszona o dosłanie drugich egzemplarzy przepisów (w przypadku wniosku w postaci tradycyjnej) wraz z kopią zarządzenia wprowadzającego przedmiotowe przepisy.
5. Archiwum państwowe przesyła jednostce organizacyjnej pismo informujące o uzgodnieniu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych wraz z jednym egzemplarzem uzgodnionych przepisów, na których umieszczana jest adnotacja „w porozumieniu”.