Source: http://docplayer.es/1995236-Alcaldia-municipal-de-velez-programa-de-gestion-documental-pgd-ano-2013-velez-santander.html
Timestamp: 2019-03-18 20:13:51
Document Index: 351666681

Matched Legal Cases: ['artículo 21', 'Artículo 21', 'Artículo 19', 'artículo 21', 'Artículo 2', 'Artículo 5', 'Artículo 6', 'Artículo 21', 'Artículo 22', 'Artículo 25', 'Artículo 26', 'Artículo 10', 'Artículo 12', 'Artículo 16', 'Artículo 4', 'Artículo 8', 'Artículo 8', 'Artículo 8', 'Artículo 11', 'Artículo 8', 'Artículo 2', 'Artículo 14']

ALCALDIA MUNICIPAL DE VELEZ PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) AÑO 2013 VÈLEZ, SANTANDER - PDF
Download "ALCALDIA MUNICIPAL DE VELEZ PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) AÑO 2013 VÈLEZ, SANTANDER"
Bernardo Espinoza Molina
1 ALCALDIA MUNICIPAL DE VELEZ PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) AÑO 2013 VÈLEZ, SANTANDER
2 INTRODUCCIÓN La Ley 594 de 2000, reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado, la administración de justicia, son testimonio de los hechos y de las obras, documental la personal, los derechos y las instituciones La Ley 594 de 2000, en su artículo 21. Contempla que todas las entidades del orden Nacional, Departamental y Municipal, deberán elaborar el Programas de Gestión Documental, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21. Programas de Gestión Documental, establece que: Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos y en el Artículo 19 las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos. b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes así como el funcionamiento razonable del sistema. Los Programas de Gestión Documental, PGD, como herramienta o instrumento, nacen en el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, ley General de Archivos, allí se señaló, que las entidades, públicas, debían elaborar tal instrumento. La norma
3 registró dos condiciones: primera, contempló el uso de nuevas tecnologías; segunda, que a pesar de aplicar nuevos recursos tecnológicos y soportes para los documentos, se deberían seguir los principios archivísticos, en otras palabras, la aplicación de la tecnología no exime el cumplimiento de las especificaciones archivísticas definidas en la ley, normas técnicas y prácticas generalmente adoptadas en el quehacer. Misión Encausar al Municipio hacia el desarrollo de planes y programas de fortalecimiento, formación, investigación e interacción social, democrática y participativa, que contribuya con el mejoramiento de los sectores productivos, administrativos, agropecuarios, industriales, políticos, sociales, económicos, culturales, ambientales, tecnológicos y educativos entre otros, que agranden las posibilidades de generar un liderazgo local y regional permanente de ciudadanos comprometidos con el desarrollo integral sostenible y solidario que favorezca el crecimiento individual y participando en la transformación de la realidad de la sociedad veleña. Visión Vélez es una ciudad grande pujante y emprendedora y esta administración será reconocida por su capacidad innovadora para realizar un compromiso serio, con la administración transparente, eficaz y eficiente, donde existe unidad, solidaridad, coordinación cooperación y democracia participativa, que gestione y genere un liderazgo local y regional con autonomía e identidad; que beneficie a la población Veleña en la búsqueda del mejoramiento del nivel de vida de nuestros conciudadanos por el progreso y el engrandecimiento de nuestra tierra.
4 MARCON LEGAL CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA Ley 80 de 1989 establece que es función del Archivo General de la Nación promover la organización y fortalecimiento de los archivos de las entidades del estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios, para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental. Artículo 2, literal d) de la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación tiene como función formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos. Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, de comercio electrónico y de las firmas digitales, y en virtud del principio de equivalencia funcional, le otorga al mensaje de datos la calidad de prueba, dando lugar a que el mensaje de datos se encuentre en igualdad de condiciones en un litigio o discusión Jurídica Ley 594 de 2000, Artículo 5 de la Ley 594 de 2000 define el Sistema Nacional de Archivos como el conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogeneización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los
5 documentos y los siguientes artículos: Artículo 6, Artículo 21, Artículo 22, Artículo 25, Artículo 26. Ley 1341 del 30 de julio de 2009, define los principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones - TIC, en especial el principio orientador de neutralidad tecnológica. Que las tecnologías de la información y la comunicación, están modificando las prácticas y formas de gestionar los documentos en las entidades públicas, lo cual tiene efectos sobre el patrimonio documental del país Ley 1437 de 2011 en el Capítulo Cuarto del Título III, regula aspectos relacionados con el uso de medios electrónicos su validez y fuerza probatoria, así como sobre el expediente y archivo electrónico su validez y fuerza probatoria así como sobre el expediente y archivos electrónicos los cuales tienen incidencia en el desarrollo de la política archivística para todas las entidades del Estado y por lo tanto, tienen aplicación en el Sistema Nacional de Archivos. Capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, autorizan la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en particular en lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos, así como la Ley 527 de 1999 en sus artículos 6 y 9, los cuales se enmarcan dentro de las responsabilidades que le competen al Archivo General de la Nación como ente rector de la política archivística del Estado. Decreto Ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, establece en los artículos 4 y 14 el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y en particular al uso de medios electrónicos
6 como elemento necesario en la optimización de los trámites ante la Administración Pública. Circular Externa No 005 de Prohibición para Enviar los Originales de Documentos de Archivo a Otro Tipo de Unidades De Información Circular Externa No. 006 de Entrega de los Archivos físicos y electrónicos con ocasión del cambio de administración de las entidades territoriales DEFINICIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las Entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. DEFINICIÓN DE PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. OBJETIVO Desarrollar una herramienta que permita resaltar la importancia de los documentos y la Entidad, como lenguaje para el funcionamiento de los elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyo decisivo para la transferencia y control de los mismos; facilitando la recuperación de la información rápida y oportuna, la racionalización del papel y control de producción de documentos y trámites administrativos
7 ALCANCE El contenido del PGD contiene las acciones, actividades, metas, el marco legal, técnico, administrativo, tecnológico, económico, que deberán cumplir en su aplicación los procesos de gestión documental USUARIOS DESTINATARIOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN Usuarios Externos: Ciudadanos, personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, veedurías ciudadanas; Organismos de control, operadores judiciales, de control político y los facultados para inspección y vigilancia de la gestión documental. Usuarios Internos: todas las dependencias de la Entidad que lo soliciten y lo deseen consultar LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Debe contener las orientaciones de carácter administrativo, tecnológico, económico, corporativo o normativo, a los procesos de la gestión documental, se desarrolle ajustándose a los principios: planeación; eficiencia; economía; control y seguimiento; oportunidad; transparencia; disponibilidad; agrupación; vínculo archivístico; protección del medio ambiente, autoevaluación, coordinación y acceso. Desarrollo del Proceso de Gestión Documental de Planeación
8 Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. Desde el principio de Planeación, la aplicación del proceso de gestión documental de Planeación al interior, formulará, establecerá, documentará, implementará y mantendrá la política de gestión documental ajustada a la legislación, especificaciones técnicas, administrativas, tecnológicas, buenas prácticas y políticas públicas en materia de gestión documental. El desarrollo u Operativización del Proceso de Gestión Documental de Planeación en el Municipio de Vélez, se contemplará a través del presente Programa de Gestión Documental, el cual será formulado en los términos del Decreto 2609 de 2012 y demás directrices definidas por el gobierno nacional, su aprobación se hará por parte del Comité de Archivo del municipio y para su implementación. Elaboración Diagnóstico de la Gestión Documental del Municipio de Vélez La formulación, aprobación e implementación del PGD de la Alcaldía, incluirá el plan de acción, el cual contempla la identificación de problemas, oportunidades, objetivos y determinación de los requerimientos de información. El diagnóstico, de la gestión documental del Municipio de Vélez, contempla, los aspectos técnicos, administrativos, gestión del talento humano, instrumentos técnicos, tecnológicos y normativos. El PGD, es un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y cuenta con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantiza su adecuado desarrollo y a través del cual se definen las políticas generales de la gestión documental, y aprobado instancia asesor (Comité de Archivo).
9 Requerimientos del PGD REPUBLICA DE COLOMBIA Validación del cumplimiento de requisitos legales, técnicos, administrativos y tecnológicos, de la gestión documental. Requerimientos Normativos del P.G.D El PGD, se formula, aprueba, publica y ejecuta en concordancia con: Normas del orden constitucional; La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos; Decreto 2609 de 2009, Decreto 2693 de 2012, actividades previstas en el Manual de Gobierno en Línea - GEL; Directivas Presidenciales, Acuerdos, Circulares AGN y demás normas generales y específicas que inciden y afectan la gestión documental. Programa de Gestión Documental (PGD) Artículo 10. Obligatoriedad del programa de gestión documental. Todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual. Artículo 12. Publicación del programa de gestión documental. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser publicado en la página web de la respectiva entidad, dentro de los siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación por parte del Comité de Desarrollo Administrativo de la Entidad en las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivos en las entidades del orden territorial, siguiendo los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea.21 COLOMBIA. Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea en las entidades del orden nacional de la República de Colombia. [En línea].
10 Requerimientos Técnicos del P.G.D. Existencia y funcionamiento de la Unidad de Correspondencia Requerimiento técnico, que valida la existencia, funcionamiento y servicios de la Ventanilla Única de Correspondencia, siguiendo los estándares, Política de Cero Papel en la Administración Publica; Estrategia de Gobierno en Línea; Ley 1437 de 2011; Decreto 019 de Sistema Administración Archivos Requerimiento técnico, que valida la existencia, funcionamiento y servicios de los diferentes tipos de archivos, como los siguientes: Validación y cumplimientos de Requisitos Archivos de Gestión de la Alcaldía Validación y cumplimientos de Requisitos Archivo Central de la Alcaldía Requerimientos Económicos del P.G.D. Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. La adopción de estrategias orientadas a una gestión documental eficiente a partir del uso de las TIC s y la construcción de indicadores como elementos de medición, monitoreo y seguimiento, tendrán en cuenta algunos ejes para ser abordados, como los siguientes: El impacto que tendrá dentro de la Entidad, la estrategia de Cero Papel en la Administración Pública; la estrategia de Gobierno en Línea - GEL. la construcción
11 de indicadores que señalen el impacto generado por las medidas adoptadas en la reducción de consumo de papel y la sustitución de procedimientos y trámites basados en papel por trámites y procedimientos electrónicos. Igualmente, se tendrán en cuenta los requerimientos económicos del PGD, el cual estará determinado por el monto de los bienes y servicios destinados directamente por cada vigencia fiscal a la gestión documental, el que a su vez, deberá responder y apuntar al Plan de desarrollo. Requerimientos Administrativos para el Desarrollo del P.G.D. Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. Principios del proceso de gestión documental. La gestión de documentos en toda la administración pública se regirá por los siguientes principios: a. Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debe crearse o no un documento. b. Eficiencia. Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso. c. Economía. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística.
12 d. Control y seguimiento. Las entidades deben asegurar el control y seguimiento de la totalidad de los documentos que produce o recibe en desarrollo de sus actividades, a lo largo de todo el ciclo de vida. e. Oportunidad. Las entidades deberán implementar mecanismos que garanticen que los documentos están disponibles cuando se requieran y para las personas autorizadas para consultarlos y utilizarlos. g. Disponibilidad. Los documentos deben estar disponibles cuando se requieran independientemente del medio de creación h. Agrupación. Los documentos d archivo deben ser agrupados en clases o categorías (series, subseries y expedientes), manteniendo las relaciones secuenciales dentro de un mismo trámite. i. Vínculos archivísticos. Los documentos resultantes de un mismo trámite deben mantener el vínculo entre sí, mediante la implementación de sistemas de clasificación, sistemas descriptivos y metadatos de contexto, estructura y contenido, de forma que se facilite su gestión como conjunto. j. protección del medio ambiente. Las entidades deben evitar la producción de documentos impresos en papel cuando este medio no sea requerido por razones legales o de preservación histórica, dada la longevidad del papel como medio de registro de información, registro de información. k. Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente serán evaluados regularmente por cada una de las dependencias de la entidad. l. Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de dicciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos m. Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución.
13 n. Modernización. La alta gerencia pública junto con el Archivo Institucional propiciará el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de las más modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones. o. Interoperabilidad. Las entidades públicas deben garantizar la habilidad de transferir y utilizar información de manera uniforme y eficiente entre varias organizaciones y sistemas de información, así como la habilidad de los sistemas (computadoras. medios de comunicación, redes, software y otros componentes de tecnología de la información) de interactuar e intercambiar datos de acuerdo con un método definido, con el fin de obtener los resultados esperados p. Orientación al ciudadano. El ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades, debe ser una premisa de las entidades del Estado (Marco de Interoperabilidad para el Gobierno en línea). Gestión del Talento Humano destinado a la gestión documental de la Entidad Este requisito de tipo requerimiento administrativo, está destinado a la gestión del talento humano, con destinación permanente y exclusiva a ejecutar funciones de gestión documental dentro de la Alcaldía Responderá a lo planteado en el Artículo 16, de la Ley 594 de 2.000; y teniendo en cuenta lo señalado el Artículo 4, del Decreto 2609 El personal destinado a la gestión documental, responderá según sea el caso a lo señalado en la Ley 1409 de Plan de Capacitación PGD.
14 Requerimiento administrativo, orientado a definir y ejecutar dentro de la Entidad en el marco de los planes anuales de capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los diferentes servidores de la Alcaldía funcionarios de los diferentes niveles de la entidad, orientado entre otros aspectos a ampliar y mejorar los conocimientos de la gestión documental y la organización de los archivos, además formación en el área de la auditoría de información y manejo de procesos. Edificios de Archivo Instalaciones de Archivo. Están orientados para que las instalaciones inmuebles propios o de terceros, que la Alcaldía, destine para depósito, almacenamiento y consulta de documentos, responda a lo solicitado en el Capítulo 7 Conservación de Documentos, del Acuerdo AGN No. 007 de de Reglamento General de Archivos, y a lo previsto en el Acuerdo 049 de Requerimientos Tecnológicos del P.G.D. Medios de generación. Las líneas de acción del PGD estarán orientadas a incluir, verificar y validar que el componente tecnológico, permita una gestión documental eficiente dentro de la Entidad, teniendo en cuenta, los diversos tipos de información que se generan en diversos medios y formatos, y que está alojada en los diversos sistemas de información, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Universalidad: Tendrá en cuenta la totalidad de las formas de generación de documentos institucionales generados por diferentes medios y sistemas, desde los generados en medios físico (análogos), hasta los que se generan electrónicamente a través de los diversos sistemas de información. De los documentos institucionales, reflejará los sistemas de organización y conservación de los mismos.
15 Contenido, formulación, aprobación, implementación y demás aspectos del P.G.D. Contenido de PGD El contenido y alcance del PGD, responderá al Anexo Programa de Gestión Documental, definido en el Articulo 13 del Decreto 2609 de 2012 y a los elementos adicionales, que la gestión documental de la Alcaldía amerite incluir. Aprobación de PGD El PGD, deberá ser aprobado por el Comité de Archivo de la Alcaldía Publicación de PGD Una vez elaborado y aprobado el PGD del Municipio de Vélez, este se publicará en la página web de la Entidad. Capacitación sobre alcance y desarrollo del PGD El componente educativo del PGD, se incluirá en el Plan Institucional de Capacitación Definición de la Política de Gestión Documental La política de Gestión Documental se dirige a gestionar la información institucional tanto física como electrónica, la adopción de estándares para la información en cualquier soporte; al uso de metodologías para la creación, uso, mantenimiento,
16 retención, acceso y preservación de la información; la implementación del Programa de Gestión Documental; y la cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas, otros programas y sistemas a fines, y los productores de la información. Gestión de la información física y electrónica. La Alcaldía de Vélez adoptará modelos de gestión para la información física y electrónica, nacionales o internacionales homologados para Colombia por el Archivo General de la Nación, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y/o el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC. Metodología general. La Alcaldía analizará e identificará y aplicará las mejores prácticas en la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación. Programa de gestión de información y documentos - PGD La Entidad diseñará e implementará el Programa de Gestión Documental - PGD como una estructura normalizada y herramienta de planificación estratégica a corto, mediano y largo plazo, debidamente soportado en diagnósticos, cronograma de implementación y recursos presupuestales. Cooperación, articulación y coordinación.
17 La Alcaldía fomentará la cooperación, articulación y coordinación permanente entre la Oficina de Sistemas e Informática, la DIAC, la Oficina de Planeación, los productores de la información, y con otros programas y sistemas que permitan mejorar y complementar la gestión documental. Presupuesto de la Gestión Documental Destinación de recursos para la Elaboración, Implementación, difusión, publicación o actualización del PGD. Cuadro de Clasificación Documental El Cuadro de Clasificación Documental (CCD), Literal a), Artículo 8, D. 2609/2012. Tabla de Retención Documental TRD La Tabla de Retención Documental (TRD), Literal b), Artículo 8, D. 2609/2012; Acuerdo AGN No. 004 de Tabla de Valoración Documental TVD Si bien la Tabla de Valoración Documental (TVD), no se señala en ninguno de los Literales del Artículo 8, D. 2609/2012. El Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR). Recoge las acciones en materia de gestión documental, es decir las acciones a corto plazo, que se ejecutará por el Municipio de Vélez, las cuales se reflejarán en el Plan Institucional de Archivos de la entidad (PINAR).
18 Programa e Instrumentos de Descripción Documental Programa e Instrumentos de Descripción Documental del Municipio de Vélez, Artículo 11, Acuerdo AGN No. 005 de 2013, tal como se especifica en el Capítulo 4, del Acuerdo AGN 005 artículos del No. 11 al No. 19. Inventarios Documentales El Inventario Documental, Literal e), Artículo 8, D. 2609/2012, como se contempla en el Literal a) Art. 18 del Acuerdo AGN No Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos Alcance y cobertura del PGD acorde a soportes y medios de registro de información de la Entidad En la formulación, diseño, implementación del PGD y de los Programas específicos que lo componen, se tendrá, como ámbito de cobertura la información generada, registrada y contenida por las dependencias de la Alcaldía en los siguientes soportes y medio: a) Documentos de Archivo (físicos y electrónicos). b) Archivos institucionales (físicos y electrónicos). c) Sistemas de Información Corporativos. d) Sistemas de Trabajo Colaborativo. e) Sistemas de Administración de Documentos. f) Sistemas de Mensajería Electrónica. g) Portales, Intranet y Extranet.
19 h) Sistemas de Bases de Datos. REPUBLICA DE COLOMBIA i) Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. j) Cintas y medios de soporte ( backup o contingencia). k) Uso de tecnologías en la nube. Programas Específicos de PGD Programa de normalización de formas y formularios electrónicos El Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos, buscará a partir del inventario de sistemas de información de la Entidad que se tenga, contar con el inventario de los tipos documentales generados en formato electrónico, como información básica tendiente a: determinar el sistema o herramienta tecnológica donde nace o se origina; la frecuencia volumen y características; si además del soporte electrónico, también se genera en medio análogo; si está contemplado en el Sistema de Gestión de Calidad; tipo de proceso, frecuencia de generación y codificación en el SGC; si está definido en las TRD como tipo documental, de qué serie o Subserie, puntos de acceso; frecuencia de consulta; medios de conservación y preservación; y formas de consulta a futuro. Se tendrán como criterios de producción o conservación, los generados en los medios previstos en el Artículo 2, Decreto 2609 de Programa de documentos vitales o esenciales El Programa de Documentos Vitales o Esenciales, estará orientado a definir, identificar, caracterizar, los documentos institucionales que ante la ocurrencia de
20 eventuales siniestros originados por efectos físicos, biológicos o humanos, deben ser conservados y preservados con el fin de garantizar la existencia. Programa de Gestión de documentos electrónicos El Programa de Gestión de Documentos Electrónicos está orientado a garantizar una eficiente y técnica gestión de documentos electrónicos a partir del cumplimiento de un Modelo de Requisitos que incluye entre otros elementos de Autenticidad, Integridad, Inalterabilidad, Fiabilidad, Disponibilidad y Conservación, los cuales garantizan que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida de expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos. Plan Institucional de Capacitación. Este Programa Específico del PGD, está orientado a cumplir, con lo preceptuado, en las siguientes Normas: Artículo 14. Decreto 2609 de Plan de Capacitación. Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, deberán incluir en sus planes anuales de capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los funcionarios de los diferentes niveles de la entidad. Programa de auditoría y control. El seguimiento y evaluación a los resultados del Programa de Gestión Documental, las reuniones del Comité de Archivo y los informes enviados a los entes de control y demás partes interesadas, se constituyen en elementos fundamentales para el seguimiento y mejoramiento de la gestión. Armonización con MECI
21 La Gestión Documental es un proceso que evoluciona a partir de la creación y puesta en práctica de diversas metodologías y de lo que hoy se reconoce, de manera global, como mejores prácticas Este proceso tiene como objetivo definir y orientar el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Administración municipal, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, Desde ese punto de vista el Subsistema de Control de Gestión del MECI: 2005 establece en sus componentes de información y comunicación pública enmarcando dentro de los mismos los procesos y procedimientos desarrollados en la Entidad respecto de la información primaria, secundaria sistemas de comunicación sea ésta organizacional o informativa; basada en los principios de Autogestión, Autorregulación y Autocontrol. Organizar los documentos del archivo para facilitar el acceso a la información por parte de los usuarios con la agilidad y oportunidad requeridas. Armonización con el Sistema de Gestión de Calidad En el Numeral 4.2 de la norma NTCGP 1000: 2004 hace alusión a la Gestión Documental, estableciendo claramente los procesos y procedimientos dentro las políticas de calidad; los documentos requeridos por la Entidad para el cumplimiento de los objetivos institucionales y que le permitan asegurarse de la eficaz planeación, operación y control de sus procesos. Determinando herramientas metodológicas para el análisis, diseño, desarrollo y administración de un Sistema de Gestión Documental a partir del desarrollo de un Sistema de Gestión de Calidad que permita adoptar estrategias y acciones encaminadas a fortalecer los programas archivísticos de la entidad Desarrollo del Proceso de Gestión Documental de Producción
Programa de Gestión Documental PGD.
1 Programa de Gestión Documental PGD. Subdirección Administrativa Grupo de Gestión Documental y Biblioteca Compilo: Jonathan Javier Rodriguez Sichaca 2014 M I N I S T E R I O D E A G R I C U L T U R A