Source: https://interpretacje-podatkowe.org/faktura/0114-kdip1-3-4012-82-2018-1-jf
Timestamp: 2018-05-21 05:49:22+00:00
Document Index: 17696958

Matched Legal Cases: ['art. 13', 'art. 14', 'art. 106', 'art. 86', 'art. 86', 'art. 88', 'art. 2', 'art. 86', 'art. 88', 'art. 106', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 106', 'art. 88', 'art. 106', 'art. 112', 'art. 106', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 106', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 86', 'art. 88']

♦ › Faktura › 0114-KDIP1-3.4012.82.2018.1.JF
Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r., poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 16 lutego 2018 r. (data wpływu 20 lutego 2018 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.
W dniu 20 lutego 2018 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
Wnioskodawca spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „Spółka”) posiada siedzibę działalności gospodarczej w Polsce i jest zarejestrowana jako czynny podatnik dla celów podatku od towarów i usług (dalej: „VAT”). Spółka jest członkiem grupy kapitałowej i specjalizuje się w dystrybucji okien i świetlików dachowych. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka nabywa od swoich dostawców (dalej: „Dostawcy”) towary i usługi. Transakcje te podlegają opodatkowaniu w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221; dalej: „Ustawa o VAT”). W związku z tym Spółka otrzymuje faktury VAT dokumentujące ww. dostawy towarów i świadczenie usług (dalej: „Faktury”). Faktury będące przedmiotem niniejszego wniosku dokumentują nabycie towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT oraz wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, pełniących czynności związane z działalnością gospodarczą Spółki poza jej siedzibą. Przedmiotem wniosku nie są faktury dokumentujące nabycie usług gastronomicznych, noclegowych. Faktury obejmują również wydatki związane z pojazdami samochodowymi (m.in. koszty eksploatacji samochodów osobowych i ciężarowych, koszty leasingowe), wykorzystywanymi do działalności gospodarczej Spółki, od których przysługuje jednak Spółce prawo do odliczenia podatku VAT w pełnej bądź obniżonej wysokości.
Wszystkie Faktury zawierają elementy wymagane przez Ustawę o VAT i są księgowane w systemie księgowym Spółki. Odnotowywana i archiwizowana jest także data wpływu każdej Faktury - niezbędna do określenia momentu powstania prawa do odliczenia VAT.
Spółka otrzymuje Faktury w wersji papierowej i elektronicznej. W przypadku niektórych Dostawców, faktury są przesyłane przy wykorzystaniu systemu elektronicznej wymiany danych (dalej: „EDI”), na podstawie umowy zgodnej z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych określoną w Zaleceniu Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE (Dz.U. UE L 338 z 28.12.1994, str. 98-117) i umowa ta przewiduje stosowanie procedur zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.
Faktury papierowe są obecnie przesyłane pocztą bezpośrednio do siedziby Spółki. Spółka rozważa możliwość, że w przyszłości faktury papierowe będą również mogły być wysyłane przez Dostawców na specjalną skrzynkę pocztową Spółki w Pradze, gdzie znajduje się centrum skanowania.
Faktury papierowe po ich otrzymaniu w siedzibie Spółki są niezwłocznie skanowane. W przyszłości, w ramach procedury odbioru faktur papierowych w Pradze, będą one skanowane w centrum skanowania.
W przyszłości w ramach procedury skanowania w Pradze, przed skanowaniem, na każdą fakturę będzie naklejany kod kreskowy, na podstawie którego, w trakcie skanowania, faktura otrzyma numer referencyjny (ang. unique reference number, dalej: „URN”).
Do procesu skanowania używane jest profesjonalne oprogramowanie, pozwalające - w razie zaistnienia takiej potrzeby - na przetwarzanie danych z faktury np. kopiowanie wartości liczbowych. Nie narusza to integralności faktury, albowiem dane te nie mogą być zmienianie czy uzupełnianie. Faktury są zapisywane i archiwizowane w nieedytowalnym formacie PDF, uniemożliwiającym wprowadzanie zmian do ich treści.
Każda wiadomość e-mail zawierająca fakturę jest sprawdzana pod względem jej zgodności z polityką Spółki - co do zasady jeden e-mail powinien zawierać tylko jedną fakturę w jednym pliku PDF, przy czym zdarzają się przypadki, że jeden e-mail zawiera kilka faktur (odrębnych plików PDF).
Wszystkie Faktury trafiają do systemu księgowego Spółki oraz do systemu DFM (Document Flow Management). W ramach systemu informatycznego, w celu zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą a zrealizowaną na rzecz Spółki przez Dostawcę dostawą towarów lub świadczeniem usług, Faktury są poddawane procesowi weryfikacji. Faktura jest sprawdzana pod kątem zgodności i prawidłowości danych zawartych na Fakturze z odpowiadającym jej zamówieniem, bądź (w przypadku braku formalnego zamówienia) jest zatwierdzana przez pracowników odpowiedzialnych za daną transakcję. W ramach tych czynności otrzymane Faktury są sprawdzane pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji. Ścieżka weryfikacji i akceptacji jest archiwizowana wraz z daną Fakturą. W przyszłości, faktury dokumentujące wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki będą dodatkowo trafiały do systemu Concur.
Dzięki powyższemu, zdaniem Spółki, zapewniona jest autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność Faktur i ich odpowiednie przechowywanie w zgodzie z art. 106m, 112 i 112a Ustawy o VAT.
System księgowy Spółki posiada funkcję „tymczasowego audytu” pozwalającą - poprzez adres Spółki - na łatwe udostępnienie on-line archiwizowanych Faktur. Dzięki temu zapewniony jest bezzwłoczny lokalny dostęp do obrazów wybranych Faktur w trybie on-line, bez możliwości ich zmiany bądź aktualizacji. Dodatkowo w razie potrzeby możliwe jest niezwłoczne pobranie obrazu faktury na dowolny nośnik danych (np. pendrive) bądź bezpośrednio na twardy dysk podmiotu, któremu udostępniono tę funkcję.
Czy Spółka ma prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z opisanych w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Faktur dokumentujących nabycia towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT oraz wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, otrzymywanych od Dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej - dotyczy zaistniałego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego?
Czy na prawo do odliczenia VAT naliczonego nie wpływa fakt przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej Faktur, których wersje papierowe zostaną zniszczone - dotyczy zaistniałego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego?
Spółka ma prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z opisanych w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Faktur dokumentujących nabycia towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT oraz wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, otrzymywanych od Dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Prawo do odliczenia VAT naliczonego nie wpływa fakt przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej Faktur, których wersje papierowe zostaną zniszczone.
Z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a Ustawy o VAT wynika, że podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury dokumentujące nabycie przez niego towarów i usług.
Ponadto, art. 86a i art. 88 Ustawy o VAT regulują sytuacje, w których prawo do odliczenia zostaje ograniczone bądź całkowicie wyłączone.
Jak wskazano w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym, Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik dla celów VAT, a wszelkie nabywane towary i usługi dokumentowane Fakturami są wykorzystywane wyłącznie do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT. Nabywane towary i usługi podlegają opodatkowaniu VAT w Polsce.
W stosunku do każdej Faktury odnotowywana i archiwizowana jest w systemie księgowym Spółki data jej wpływu, dzięki czemu Spółka posiada informacje niezbędne do określenia momentu powstania prawa do odliczenia VAT.
Spółka pragnie przy tym wskazać, że przepisy Ustawy o VAT nie uzależniają kwestii odliczenia VAT od formy posiadanej faktury, co znajduje swoje potwierdzenie w art. 2 pkt 31 Ustawy o VAT, stanowiącym że przez Fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
W przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym nie występują również przesłanki negatywne, wyłączające lub ograniczające prawo do odliczenia, wynikające z art. 86a lub art. 88 Ustawy o VAT, tj. Faktury nie dokumentują nabycia usług gastronomicznych, noclegowych, ani wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, które nie dają podatnikowi prawa do odliczenia VAT w całości bądź w części. Tym samym, w ocenie Spółki, spełnione są wszystkie wymienione wyżej przesłanki w zakresie prawa do odliczenia VAT naliczonego.
Jednocześnie, Spółka pragnie podkreślić, że niezależnie od sposobu otrzymania danej Faktury (poprzez EDI, drogą e-mail w formie PDF, czy też w wersji papierowej, która następnie podlega skanowaniu) w stosunku do Faktur zapewnione jest spełnienie wymogów dotyczących obiegu, przechowywania i udostępniania faktur VAT wynikających z art. 106m, 106n, 112 i 112a Ustawy o VAT.
Przepisy art. 112 oraz 112a Ustawy o VAT zawierają przesłanki dotyczące sposobu przechowywania dokumentów. Zgodnie z art. 112 Ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jak stanowi art. 112a ust. 1 Ustawy o VAT, podatnicy są zobowiązani do przechowywania wystawianych i otrzymanych faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania.
Ponadto, podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju jest obowiązany do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 Ustawy o VAT). Przepis ten nie ma zastosowania, gdy faktury przechowywane są poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 Ustawy o VAT). Dodatkowo, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 Ustawy o VAT).
W ocenie Spółki nie ulega wątpliwości, że w odniesieniu do Faktur otrzymywanych w ramach systemu EDI zapewnione są autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Jak bowiem wskazano w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym, faktury są przesyłane przez Dostawcę przy wykorzystaniu systemu EDI, na podstawie umowy zgodnej z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych określoną w Zaleceniu Komisji Europejskiej i umowa ta przewiduje stosowanie procedur zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Dodatkowo, Faktury w postaci komunikatów elektronicznych mogą zostać zwizualizowane, tj. przedstawione w formie graficznej, co dowodzi, że również w odniesieniu do nich zapewniona jest czytelność ich treści.
W stosunku do pozostałych Faktur, otrzymywanych w formie papierowej bądź na e-mail, stosowane są odpowiednie kontrole biznesowe. Za kontrole biznesowe można uznać takie rozwiązania, które dają możliwość powiązania otrzymanej faktury z dokonaną dostawą w dowolny sposób, np. poprzez posiadanie przez podatnika dokumentów takich jak umowa, zamówienie, dokumenty transportowe, które towarzyszą dokonywanym transakcjom, oraz wprowadzenie procedur i dyscyplin służbowych w tym zakresie. Kontrole biznesowe powinny być dostosowane do indywidualnych warunków poszczególnych podatników. Za wiarygodną ścieżkę audytu należy natomiast uznać łatwy i przejrzysty sposób powiązania posiadanych przez podatnika dokumentów z dokonaną transakcją, który potwierdza fakt, że dana dostawa miała miejsce na warunkach określonych w dokumentacji. Spółka stosuje opisane w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym kontrole biznesowe w celu zagwarantowania ustawowych standardów dotyczących Faktur, a w szczególności autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności Faktur oraz ich prawidłowego przechowywania i możliwości dostępu on-line do nich właściwym organom skarbowym. Poniżej Spółka przedstawia stosowną argumentację w odniesieniu do ww. wymogów.
Jak wynika ze stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego otrzymywane Faktury, zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej przechodzą przez specjalną procedurę odbiorczą, której celem jest zweryfikowanie i potwierdzenie tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury. Po ich otrzymaniu przez Spółkę i akceptacji pod kątem formalnym, dane z Faktur są weryfikowane pod kątem prawidłowości danych Dostawcy usług lub towarów oraz zgodności specyfikacji towaru/usługi wskazanej na Fakturze z danymi na zamówieniu, bądź zatwierdzane przez autoryzowanych pracowników odpowiedzialnych za dany zakup (w razie braku zamówienia). Takie postępowanie pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną Fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Dostęp do procesu przetwarzania jak i archiwizacji Faktur mają tylko upoważnieni pracownicy Spółki, zapewniający brak ingerencji w treść danych w nich zawartych. Faktury otrzymywane na dedykowany adres e-mail (z uwzględnieniem wyjątków, gdy Faktury trafiają na adres e-mail pracownika, który niezwłocznie przekierowuje go na dedykowany adres e-mail Spółki) już pierwotnie otrzymywane są w formacie PDF (weryfikację formatu przeprowadzają upoważnieni pracownicy), który uniemożliwia ingerowanie w jego treść. W przypadku Faktur otrzymanych w wersji papierowej, Faktury te są skanowane również do nieedytowalnego formatu PDF i w takim formacie są przechowywane. Skanowanie ma miejsce niezwłocznie po odbiorze danej Faktury. W ocenie Spółki integralności treści Faktury nie będzie naruszał fakt naklejenia na wersję papierową kodu kreskowego zawierającego numer URN w ramach przyszłej procedury odbioru Faktur w Pradze.
System archiwizacji Faktur zapewnia możliwość generowania raportów z poszczególnych okresów rozliczeniowych oraz możliwość pobrania uwzględnionych w raporcie faktur i dokumentów, które są przechowywane przynajmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury są łatwe do odszukania za pomocą numeru referencyjnego dla celów księgowych i danych Dostawcy. Oprócz Faktur (obrazów w formacie PDF oraz komunikatów elektronicznych z systemu EDI) przechowywane są również wiadomości e-mail, załączniki do Faktur, zapis ścieżki weryfikacji i akceptacji Faktury oraz inne niezbędne dokumenty potrzebne do ustalenia wiarygodnej ścieżki audytu między daną Fakturą a Dostawcą i zrealizowaną dostawą towarów lub świadczeniem usług. Pomimo że Spółka posiada siedzibę działalności gospodarczej w Polsce, nie jest zobowiązana do przechowywania Faktur na terytorium kraju, gdyż zapewnia ona właściwym organom skarbowym dostęp on-line do Faktur poprzez opisaną w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym funkcję „tymczasowego audytu”. Tym samym, w ocenie Spółki, dla określenia spełnienia wymogów ustawowych nie ma znaczenia, czy Faktury są przechowywane przez Spółkę na serwerach znajdujących się w Polsce czy poza terytorium kraju.
Jak wskazano wyżej system archiwizacji Faktur posiada tryb „tymczasowego audytu”, który umożliwia szybkie udostępnienie on-line wglądu do obrazów Faktur i dokumentów, bez możliwości ingerencji bądź ich zmiany. Faktury przechowywane są w formacie PDF, bądź w formie komunikatów elektronicznych z systemu EDI, zapewniając możliwość łatwego wglądu do obrazu Faktury przy użyciu ogólnie dostępnego oprogramowania. Funkcja „tymczasowego audytu” zapewnia także możliwość bezzwłocznego pobrania obrazu faktury na dowolny nośnik danych (np. pendrive) bądź bezpośrednio na twardy dysk podmiotu, któremu udostępniono tę funkcję. Dodatkowo, dzięki profesjonalnemu oprogramowaniu wykorzystywanym do skanowania Faktur możliwe jest także przetwarzanie zawartych w nich danych - poprzez np. kopiowanie danych liczbowych - bez możliwości ingerencji w ich treść.
Spółka pragnie dodatkowo podkreślić, że w odniesieniu do Faktur przesyłanych w formie elektronicznej przez Dostawców spełniony jest warunek akceptacji stosowania formy elektronicznej, wynikający z art. 106n ust. 1 Ustawy o VAT. Z opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego wynika bowiem, że Spółka księguje otrzymane Faktury (dokonuje również płatności kwot wynikających z Faktur), co stanowi dowód akceptacji formy, w jakiej są one przesyłane. W szczególności, celem zaakceptowania elektronicznego sposobu przesyłania faktur nie jest wymagane wyraźne (np. pisemne) oświadczenie nabywcy - wynika to wprost z przepisów Ustawy o VAT, które nie określają, jaką formę powinna mieć „akceptacja odbiorcy faktury” na stosowanie takiej formy fakturowania.
Stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydanych w podobnych stanach faktycznych (i to nawet w sytuacji niszczenia przez podatnika - po skanowaniu - papierowych wersji faktur): przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 grudnia 2016 r. sygn. 3063-ILPP1-3.4512.133.2016.1.JNa czy też interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 kwietnia 2017 r., sygn. 1462-IPPP2.4512.150.2017.1.IZ.
W drugiej z wymienionych interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stanął na stanowisku, że: „W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury dokumentujące zakupy, przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur - będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, pod warunkiem, że nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, a jak wskazał Wnioskodawca wszystkie otrzymane faktury dokumentują nabycie towarów oraz usług, które będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT przez Wnioskodawcę.
Do kwestii odliczenia VAT naliczonego w przypadku przechowywania w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej oraz niszczenia pierwotnych egzemplarzy papierowych odniósł się również Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 26 września 2017 r. sygn. 0114-KDIP1-1.4012.419.2017.2.KOM czy też interpretacji indywidualnej z 3 lipca 2017 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.160.2017.2.AR.
W drugiej z wymienionych interpretacji Dyrektor stanął na stanowisku, że: „A zatem należy stwierdzić, że faktury VAT przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów - będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w nich, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji dokumentów, które uprzednio zostaną zeskanowane w ramach elektronicznego przechowywania dokumentacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich dokumentów.”
Spółka - w odniesieniu do Faktur - zapewnia zachowanie ustawowych wymogów dotyczących ich czytelności, integralności, autentyczności pochodzenia, przechowywania oraz udostępniania organom skarbowym oraz
zgodnie ze stanowiskami wyrażonymi w interpretacjach indywidualnych - na spełnienie powyższych wymogów nie wpłynie fakt ewentualnego zniszczenia wersji papierowych Faktur i przechowywanie ich wyłącznie w formie nieedytowalnych skanów PDF
-Spółka ma prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur dokumentujących nabycia towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT oraz wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, otrzymywanych od Dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej
-a na kwestię tę nie wpływa fakt przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej Faktur, których wersje papierowe zostaną zniszczone.
Spółka ustanowiła procedurę otrzymywania, akceptacji, przetwarzania oraz archiwizowania Faktur. W przypadku faktur papierowych Spółka rozważa możliwość wysyłania faktur papierowych przez Dostawców na specjalną skrzynkę pocztową Spółki w Pradze, gdzie znajduje się centrum skanowania. Przed skanowaniem na każdą fakturę będzie naklejany kod kreskowy, na podstawie którego, w trakcie skanowania, faktura otrzyma numer referencyjny (URN). Faktury są przesyłane na dedykowany adres e-mail Spółki. W związku z ustanowieniem kompleksowego, elektronicznego systemu przechowywania Faktur, Spółka rozważa możliwość niszczenia papierowych wersji Faktur otrzymywanych w tej formie (po ich zeskanowaniu) i przechowywania ich jedynie w nieedytowalnym formacie PDF, jako obrazy zeskanowanych Faktur.
Wątpliwość Spółki dotyczy prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z Faktur dokumentujących nabycia towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania przez Spółkę czynności opodatkowanych VAT dokumentujących wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, otrzymywanych od Dostawców zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej w sytuacji przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej Faktur, których wersje papierowe zostaną.
Opisane okoliczności wskazują na zastosowanie przez Spółkę kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między Fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Należy również stwierdzić, że Spółka określiła sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz zachowania czytelności Faktur. Potwierdza to spełnienie przesłanek wynikających z art. 106m ust. 1-4 ustawy.
Jak bowiem Spółka wskazuje w planowanym systemie otrzymywania Faktur w celu zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu (pomiędzy Fakturą a zrealizowaną na rzecz Spółki dostawą towarów lub świadczeniem usług) Faktury są poddawane procesowi weryfikacji, tj. Faktura jest sprawdzana pod kątem zgodności i prawidłowości danych zawartych na Fakturze z odpowiadającym jej zamówieniem, bądź (w przypadku braku formalnego zamówienia) jest zatwierdzana przez pracowników odpowiedzialnych za daną transakcję. Otrzymane Faktury są sprawdzane pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji. Ponadto wskazano, że dostęp do systemu obiegu, archiwum i systemu akceptacji i przetwarzania Faktur jest ograniczony do pracowników posiadających odpowiednie uprawnienia. Spółka wskazuje również, że do procesu skanowania używane jest profesjonalne oprogramowanie nienaruszające integralności faktury. Faktury są zapisywane i archiwizowane w nieedytowalnym formacie PDF, uniemożliwiającym wprowadzanie zmian do ich treści, a odpowiedniej jakości sprzęt oraz weryfikacja otrzymywanych Faktur przez upoważnionych do tego pracowników zapewnia wysoką jakość obrazu każdej Faktury.
Ponadto z opisu sprawy wynika, że każda faktura poza naklejanym kodem kreskowym, otrzyma numer referencyjny (URN) dla celów księgowych. Faktury można wyszukiwać poprzez numery referencyjne oraz dane Dostawcy, co ma zapewnić ich łatwe i szybkie zlokalizowanie oraz możliwość weryfikacji. Wskazano również, że System informatyczny Spółki zapewnia możliwość generowania raportów z poszczególnych okresów rozliczeniowych, zapewniając ich łatwe odszukanie. Dokumenty są przechowywane przynajmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. System księgowy pozwala na łatwe udostępnienie on-line archiwizowanych Faktur (funkcja „tymczasowego audytu” poprzez adres Spółki), bez możliwości ich zmiany bądź aktualizacji.
W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie Faktur przez Spółkę w opisanej formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powołanymi przepisami, a zatem pozwala na przechowywanie Faktur dotyczących podróży służbowych w elektronicznej formie archiwizacji tych faktur przy spełnieniu przesłanki dotyczącej dostępu on-line do tych faktur za pomocą środków elektronicznych organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.
Zatem opisany przez Spółkę elektroniczny system archiwizacji Faktur dokumentujących wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki w postaci skanów papierowych dokumentów jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy, w szczególności zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.
W rozpatrywanej sprawie Spółka jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT nabywającym od swoich Dostawców towary i usługi podlegające opodatkowaniu VAT dokumentowane Fakturami. Faktury będące przedmiotem niniejszego wniosku dokumentują wydatki związane z delegacjami służbowymi pracowników Spółki, pełniących czynności związane z działalnością gospodarczą Spółki poza jej siedzibą. Spółka zaznacza, że przedmiotem wniosku nie są faktury dokumentujące nabycie usług gastronomicznych, ani noclegowych. Faktury obejmują również wydatki związane z pojazdami samochodowymi (m.in. koszty eksploatacji samochodów osobowych i ciężarowych, koszty leasingowe), wykorzystywanymi do działalności gospodarczej Spółki, od których przysługuje Spółce prawo do odliczenia podatku VAT w pełnej bądź obniżonej wysokości.
Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego zarówno w odniesieniu do Faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej.
0114-KDIP1-3.4012.82.2018.1.JF