Source: https://bip.um.opole.pl/?id=34981&zwin=1
Timestamp: 2019-07-23 20:38:54+00:00
Document Index: 82174674

Matched Legal Cases: ['arto 138', 'art. 746', 'art. 750', 'arto 213', 'arto 61', 'arto 122', 'art. 77', 'art. 79', 'art. 45']

URZĄD MIASTA OPOLA > Kontrole > kontrole wewnętrzne > Wydziały Urzędu Miasta Opola - Czynności cywilnoprawne
KWiA-I-.0913/17/09
Opole, 29 października 2009r.
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 36/09
1. Wydział Administracyjno-Gospodarczy
2. Wydział Lokalowy
3. Wydział Polityki Społecznej
4. Wydział Gospodarki i Promocji Miasta
4-20 października 2009r.
Danuta Juszczak-Puppel
Barbara Srecker
Analizy umów cywilnoprawnych dokonano pod kątem ich prawidłowości z obowiązującym prawem, w szczególności przestrzegania postanowień Kodeksu cywilnego. Analiza obejmowała ponadto sposób zabezpieczenia interesów Gminy w związku z zawartą umową.
Kontroli dokonano w oparciu o nw. kryteria:
1. Rodzaje zawieranych umów
2. Podstawy prawne zawierania przez Gminę Opole określonych umów cywilnoprawnych,
3. Prawidłowa reprezentacja stron umów,
4. Zachowanie właściwej formy umowy oraz jej zmian
5. Zastrzeżenie prawa rozwiązania umów,
6. Zabezpieczenie wykonania umowy, w drodze m.in. kar umownych,
Kryteria : Kodeks cywilny
Reprezentacja stron w umowie
Zachowanie właściwej formy umowy oraz jej zmian
Zastrzeżenie prawa odstąpienia od umowy
§ 2. Nieważne jest zastrzeżenie, iż dłużnik nie będzie odpowiedzialny za szkodę, którą może wyrządzić wierzycielowi umyślnie
2. Podstawy prawne zawierania przez organ administracji publicznej umowy cywilnoprawnej
3. Reprezentacja stron w umowie oraz pełnomocnictwa i przedstawicielstwa
4. Złożenie oświadczeń woli
5. Zawarcie umowy z osobą nie mogącą pisać lub czytać
6. Zachowanie właściwej formy umowy oraz jej zmian
7. Wady oświadczenia woli
8. Zastrzeżenie warunku w umowie i jego realizacja dla skutku czynności prawnej
9. Zastrzeżenie prawa odstąpienia od umowy
10. Umowne rozszerzenie odpowiedzialności dłużnika
11. Kara umowna
12. Przepisy dot. wypowiedzenia umowy
W 2008r. w kontrolowanych Wydziałach zawarto łącznie 551 umów. Do kontroli wytypowano 281 umów, co stanowi 51% wszystkich umów.
Akta kontroli 09/36/I/s. 1
Gmina Opole jest osobą prawną i działa przez swoje organy w sposób przewidziany w ustawie i w opartym na niej statucie. Wszystkie umowy podpisane zostały w imieniu Gminy Opole przez właściwe osoby, występujące zawsze w imieniu organu.
1. Wydział Lokalowy
Akta kontroli 09/36/I/s. 2-5
W 2008 r. W Wydziale Lokalowym zawarto 138 umów. Kontroli poddano 49 %, tj. 67 umów, z tego: 2 umowy o dostawy, 5 umów o zlecenie oraz 20 umów o świadczenie usług, 4 umowy o roboty budowlane, 29 umów o najem lokali mieszkalnych (najem po raz pierwszy, najem po spłacie zadłużenia, najem w wyniku zamiany, najem w związku z aktualizacją danych), 2 umowy o najem lokali użytkowych, 3 umowy o najem garaży, 2 umowy dotyczące budowy i remontu placu zabaw. Wartość skontrolowanych umów (bez umów najmu i bez 2 umów o świadczenie usług, w których podano wyłącznie wartość roboczo-godziny) wynosi 645 617,21 zł. Miesięczna wartość skontrolowanych umów najmu wynosi 9.204,21 zł.
Umowy zawarte są w formie pisemnej. Umowy, załączniki i aneksy zostały podpisane przez strony. Dodatkowo wszystkie umowy – wywołujące skutek finansowy - były podpisane przez Skarbnika Miasta Opola. Poddane zostały kontroli formalno-prawnej radcy prawnego. Umowy dot. najmu lokali i garaży obowiązują zgodnie z przyjętym w Urzędzie Miasta Opola wzorem, zaaprobowanym przez radcę prawnego w ramach kontroli formalno-prawnej.
Umowy zlecenie przedstawione do kontroli nie zawierają przepisów o ich wypowiedzeniu (art. 746). Zgodnie z Kodeksem cywilnym do umów o zlecenie zastosowanie będą miały ogólne zasady rozwiązywania umów o zlecenie. Zakres badanych umów nie wymaga dodatkowych gwarancji, zwłaszcza, że ich płatność następuje po wykonaniu zadania, a w przypadku zlecenia na utworzenie elektronicznej ewidencji dodatkowo po potwierdzeniu terminowego i prawidłowego wykonania zleconego zadania.
Umowy o roboty budowlane mają ujednolicony wzór. Nie zawierają zastrzeżenia dokonywania zmian w formie pisemnej pod rygorem nieważności. W umowie znajduje się jedynie klauzula określająca zakres niedopuszczalnych zmian z uwagi na ochronę Zamawiającego. Przewiduje ona rygor nieważności dla zakazanych zmian.
W 5 umowach o świadczenie usług przewidziano jedynie odpowiedzialność materialną za poniesione przez Zleceniodawcę szkody . Nie przewiduje natomiast konsekwencji za nieprawidłowe wykonywanie umowy, także w sytuacjach, gdy do szkody nie doszło. W umowie nie uzgodniono jednak zakresu odpowiedzialności materialnej jak i trybu jej dochodzenia bez rozstrzygania sporu przez sąd. Umowa wprawdzie przewiduje tryb kontroli umowy, jednak nie zawiera postanowień regulujących kwestii dot. negatywnych ustaleń kontroli, które chroniłyby umowę przed powstaniem szkody. Umowa zabezpiecza odszkodowanie, ale nie przewiduje działań, które chronią umowę przed szkodą. Do szkody, jako niepożądanego efektu, nie należy dopuszczać, zwłaszcza że nie zawsze odszkodowanie równoważy poniesione straty.
W 30 umowach strony nie ustanowiły rygoru nieważności wobec niezastosowania się do obowiązku pisemnej formy zmiany umowy. Natomiast w 12 przypadkach strony w ogóle nie zamieściły zapisów dot. ewentualnych zmian umowy. Jeżeli strony umowy nie zastrzegły w umowie dla jej zmian rygoru nieważności, niezachowanie wymaganej formy pisemnej zmiany umowy nie powoduje jej nieważności. W razie wątpliwości forma pisemna została zastrzeżona dla celów dowodowych, co oznacza, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczany dowód ze świadków ani dowód z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności prawnej. Dopuszczenie tych dowodów stanie się możliwe wyłącznie po wyrażeniu przez obie strony umowy zgody, które jednak w sporze mają sprzeczne interesy.
W 19 umowach nie przewidziano możliwości jej rozwiązania. Wszystkie przypadki dotyczą umów zleceń lub o świadczenie usług, do których na mocy art. 750 Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy o zleceniu, które przewidują wypowiedzenie umowy zarówno przez dającego jak i przyjmującego zlecenie. Przepisy te ustanawiają jednak zasady ogólne, które strony umowy powinny doprecyzować. Powyższe dotyczy w szczególności Gminy, która ze szczególną starannością powinna zabezpieczać interes wspólnoty. Przepisy o wypowiedzeniu powinny regulować kwestie niezwłocznych rozliczeń w przypadku wypowiedzenia umowy, by unikać rozstrzygania sporów przez sąd.
W 2 umowach Gmina w ogóle nie zabezpieczyła prawidłowego wykonania umów. Brak zapisów dotyczących ochrony Zleceniodawcy wobec faktu np. nieprawidłowego czy nierzetelnego wykonanie zlecenia. Zgodnie z umową wypłata wynagrodzenia następować będzie po otrzymaniu faktury. Nie zastrzeżono jednak dodatkowych warunków, np. sprawdzenie faktycznej czy prawidłowej realizacji zadania jak i skutków negatywnej oceny wykonania zlecenia. Ponadto umowy te nie zawierają szczegółowych uregulowań dot. rozliczeń w przypadku konieczności wypowiedzenia takiej umowy. Nie zawierają także przepisów dot. wprowadzania zmian w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Pozostałe kryteria przyjęte przez kontrolujących zostały spełnione.
2. Wydział Polityki Społecznej
Akta kontroli 09/36/I/s. 6-9
W 2008 r. W Wydziale Polityki Społecznej zawarto 213 umów. Podstawa zawartych umów był Kodeks cywilny, ustawa o działalności pożytku publicznego, ustawa o zakładach opieki zdrowotnej, ustawa o pomocy społecznej, ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, Prawo zamówień publicznych oraz ustawa o finansach publicznych. Kontroli poddano 112 umów, z czego 41 umów dotyczących przyznania dotacji z budżetu miasta Opola na realizację zadań publicznych, 6 umów o dotację w ramach świadczeń zdrowotnych, 4 umowy dzierżawy mienia ruchomego po zlikwidowanych samodzielnych publicznych zakładach opieki zdrowotnej, 2 umowy sprzedaży mienia ruchomego po zlikwidowanych samodzielnych publicznych zakładach opieki zdrowotnej, 2 umowy o realizację zadań publicznych z zakresu pomocy społecznej, 53 umowy na realizację zadań finansowanych z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, 2 umowy oraz 1 aneks na świadczenie usług transportowych oraz 1 umowę i 2 aneksy na dot. dofinansowania zorganizowania i prowadzenia ośrodka informacji dla osób niepełnosprawnych. Łącznie kontroli poddano 53% wszystkich umów zawartych w 2008r. Wartość skontrolowanych umów wynosi 1.072.937,74 zł.
Umowy zawarte są w formie pisemnej. Umowy, załączniki i aneksy zostały podpisane przez strony. Dodatkowo wszystkie umowy – wywołujące skutek finansowy - były podpisane przez Skarbnika Miasta Opola. Poddane zostały kontroli formalno-prawnej radcy prawnego. Wszystkie umowy przewidują zmiany pisemne pod rygorem nieważności.
Poszczególne rodzaje umów zawierane są wg ustalonego jednolitego wzoru. Właściwie precyzują obowiązki zleceniobiorcy oraz terminy realizacji postanowień umowy. Wyraźnie wskazują koszty finansowane ze środków publicznych oraz kontrolę realizacji zadania. Przewidują możliwość rozwiązania umowy na mocy porozumienia stron oraz przez Zleceniodawcę ze skutkiem natychmiastowym oraz konsekwencje niezgodnego z umową wykonania przedmiotu umowy lub jego niewykonania. Wszystkie umowy są podpisane przez Skarbnika Miasta Opola.
Skróconą postać mają umowy o sprzedaż lub dzierżawę mienia ruchomego po zlikwidowanych samodzielnych publicznych zakładach opieki zdrowotnej o wartości jednostkowej do 3.500 zł, w wyniku których następuje niezwłoczne wydanie przedmiotu sprzedaży.
Wszystkie kryteria przyjęte przez kontrolujących zostały spełnione. Wszystkie umowy są oznaczane zgodnie ze standardami ISO. Umowy są staranne i czytelne. W pełni zabezpieczają interes Gminy.
3. Wydział Gospodarki i Promocji Miasta
Akta kontroli 09/36/I/s. 10
W 2008 r. w Wydziale Gospodarki i Promocji Miasta zawarto 61 umów zleceń, 6 umów o dzieło, 2 umowy o wzajemnej współpracy, których podstawą był Kodeks cywilny oraz 7 umów o dotację, zawartych na podstawie Kodeksu cywilnego oraz ustawy o działalności pożytku publicznego. Kontroli poddano 30 umów zleceń, 3 umowy o dzieło, 4 umowy o dotację oraz 1 umowę o wzajemnej współpracy, łącznie 38 umów, stanowiących 50% wszystkich umów zawartych w 2008r. Wartość skontrolowanych umów wynosi 1.060.704,04 zł.
Umowy zawarte są w formie pisemnej. Umowy zostały podpisane przez strony. Dodatkowo wszystkie umowy – wywołujące skutek finansowy - były podpisane przez Skarbnika Miasta Opola. Poddane zostały kontroli formalno-prawnej radcy prawnego. Wszystkie umowy przewidują zmiany pisemne pod rygorem nieważności. W jednym przypadku umowa nie była parafowana przez pracownika Urzędu. W 6 przypadkach w umowie nie zabezpieczono realizacji umowy, czyli nie zostały przewidziane konsekwencje nienależytego wykonania lub niewykonania umowy. W 1 z tych przypadków przewidziano możliwość odstąpienia od umowy, jednakże z powodu niedotrzymania terminu. W ok. 30% umowy nie przewidują możliwości rozwiązania. We wszystkich umowach przewidziano jednak zapłatę po wykonaniu przedmiotu umowy. Wydział nie dysponuje jednolitym wzorem konkretnej umowy (danego rodzaju).
4. Wydział Administracyjno-Gospodarczy
Akta kontroli 09/36/I/s. 11-12
W 2008 r. w Wydziale Administracyjno-Gospodarczym zawarto 122 umowy. Kontroli poddano 52 %, tj. 63 umowy, z tego: 17 umów zlecenie, 2 umowy o dzieło, 3 umowy najmu oraz 2 umowy użyczenia, 39 umów kupna-sprzedaży z czego kontrolujący wyodrębnili: 1 umowę najmu, 6 umów o świadczenie usług, 3 umowy zlecenie, 2 umowy przechowania oraz 9 umów o roboty budowlane, zakwalifikowane przez Wydział do umowy kupna-sprzedaży. Wartość skontrolowanych umów (bez umów najmu i dzierżawy) wynosi 1.325.401,53 zł. Miesięczna wartość skontrolowanych umów najmu i dzierżawy wynosi 877,40 zł. Nie uwzględniono umów, w których wskazano jednostkowe ceny za wykonanie poszczególnych zadań.
Umowy zawarte są w formie pisemnej. Umowy, załączniki i aneksy zostały podpisane przez strony. Dodatkowo wszystkie umowy – wywołujące skutek finansowy - były podpisane przez Skarbnika Miasta Opola. Poddane zostały kontroli formalno-prawnej radcy prawnego, co zostało przyjęte na podstawie pisemnego oświadczenia zastępcy naczelnika Wydziału.
W większości kontrolowanych umów (26 przypadków) Gmina nie regulowała kwestii ewentualnego rozwiązania umowy czy odstąpienia od niej. Brak zapisów w tym względzie daje pierwszeństwo zasadom ogólnym ustalonym w Kodeksie cywilnym. Wprawdzie w każdym przypadku przepis prawa dopuszcza możliwość wypowiedzenia umowy bądź odstąpienia od niej, jednakże kodeksowe ogólne zasady tych instytucji nie zawsze w pełni chronią interes Gminy. Przepisy pozwalają na szczegółowe uzgodnienia pomiędzy stronami umowy, które korzystniej dla stron (tu: Gminy) zabezpieczają realizacje konkretnego zadania. W 1 przypadku w umowie nie zawierającej szczegółowych uregulowań dot. wypowiedzenia umowy Gmina w żaden sposób nie zabezpieczyła realizacji umowy. Ewentualne nieprawidłowe wykonanie umowy lub niewykonanie umowy powodować będzie konieczność porozumienia się ze stroną przeciwną w sytuacji sporu. Taka sytuacja nie chroni interesu, a w szczególności finansów Gminy.
W jednej z umów (zlecenie) nie wskazano w części ogólnej umowy reprezentanta Gminy. W 15 przypadkach umowy nie były parafowane przez żadną stronę umowy, natomiast w 1 przypadku umowa nie zawierała uzgodnień dot. formy zmian umowy z zastrzeżeniem rygoru nieważności. Brak takich zapisów powoduje zastosowanie art. 77 Kodeksu cywilnego stanowiącego, że uzupełnienie i zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia. Zatem powołując się na te przepis wymagana będzie forma pisemna, to jednak zostanie ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych.
1. Umowy podpisywano w granicach umocowania.
2. Umowy podpisywane były przez strony. Nie wystąpiły przypadki pełnomocnictwa oraz ustanowienia kuratora.
3. W każdym przypadku obie strony umowy złożyły stosowane oświadczenia woli, w postaci podpisu pod postanowieniami umów. Składanie oświadczeń woli nie napotkało żadnych technicznych trudności, wymagających stosowania art. 79-80 Kc (zawarcie umowy z osobą nie mogącą pisać lub czytać).
4. Wszystkie umowy zawierane przez Gminę Opole wywierające skutek finansowy mają formę pisemną, i zgodnie z art. 45 ustawy o finansach publicznych zawierają podpis Skarbnika Miasta Opola jako potwierdzenie dokonania kontroli wstępnej i niezgłoszenia zastrzeżeń.
5. Nie wszystkie umowy są parafowane na każdej stronie, co wyraźnie zabezpiecza treść umowy przed nieformalnymi i nieupoważnionymi zmianami.
6. Wszystkie umowy wskazują prawa i obowiązki stron. Różna jest jednakże szczegółowość tych zakresów.
7. Nie zawsze konieczność pisemnych zmian była zabezpieczona rygorem nieważności.
8. Nie wszystkie umowy przewidują kary umowne, jak i nie zawsze zabezpieczenie właściwej realizacji umowy jest wyraźne. Także w wielu przypadkach strony nie regulowały kwestii wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy. W takich okolicznościach ochrona interesu Gminy - w sytuacji niewłaściwego wykonania umowy lub jej niewykonania oraz wystąpienia okoliczności uzasadniających rozwiązanie umowy - podlega ogólnym regulacjom Kodeksu cywilnego. Ochrony takiej nie można uznać za pełną.
Załącznik: Akta kontroli
Załączniki do pobrania: 2010-03-03 11:28:09 - wnioski pokontrolne (102.50 kB)
2010-03-03 11:29:35 - wystąpienie pokontrolne (120.00 kB)
Ilość odwiedzin: 22495
Nazwa dokumentu: Wydziały Urzędu Miasta Opola - Czynności cywilnoprawne
Osoba, która wytworzyła informację: Izabela Dziewulska - Gaj, Wiesław Pałczyński
Osoba, która odpowiada za treść: Izabela Dziewulska - Gaj, Wiesław Pałczyński
Data wytworzenia informacji: 2010-03-03 11:13:15
Data udostępnienia informacji: 2010-03-03 11:13:15
Data ostatniej aktualizacji: 2010-03-03 11:42:08