Source: https://interpretacje-podatkowe.org/faktura/1061-iptpp3-4512-280-2016-2-mk
Timestamp: 2018-03-21 09:20:25+00:00
Document Index: 13207275

Matched Legal Cases: ['art. 14', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 247', 'art. 112', 'art. 5', 'art. 15', 'art. 112', 'art. 112']

1061-IPTPP3.4512.280.2016.2.MK | Interpretacja indywidualna
Przechowywanie faktur otrzymywanych przez Spółkę za pomocą Systemu oraz ich udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej
1061-IPTPP3.4512.280.2016.2.MKinterpretacja indywidualna
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 25 maja 2016 r. (data wpływu 30 maja 2016 r.), uzupełnionym pismem z dnia 4 lipca 2016 r. (data wpływu 6 lipca 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania otrzymanych przez Spółkę faktur za pomocą Systemu oraz ich udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej – jest prawidłowe.
W dniu 30 maja 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:
formy akceptacji udzielanej przez Wnioskodawcę, dotyczącej wystawianych i przesyłanych na rzecz Wnioskodawcy faktur elektronicznych,
prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur otrzymywanych i przechowywanych w sposób wskazany we wniosku,
przechowywania otrzymanych przez Spółkę faktur za pomocą Systemu oraz ich udostępniania organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej.
Wniosek uzupełniono pismem z dnia 4 lipca 2016 r. w zakresie sposobu doręczania korespondencji dotyczącej wniosku.
Z uwagi na ilość przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie ilość otrzymywanych przez Spółkę faktur, Spółka planuje wdrożenie elektronicznego systemu ....., który umożliwi otrzymywanie i przechowywanie faktur elektronicznych wysyłanych jako załącznik do wiadomości e-mail, a także otrzymywanie i przechowywanie faktur papierowych w formie elektronicznej (dalej: „System”).
Jeśli chodzi o faktury elektroniczne, System będzie umożliwiał odbiór oraz archiwizowanie faktur elektronicznych otrzymywanych w formie załącznika do wiadomości e-mail zapisanych m.in. w formacie .TIFF lub .PDF. Dodatkowo do właściwej faktury archiwizowana będzie także treści e-maila od kontrahenta, co pozwoli Spółce na zweryfikowanie danych Sprzedawcy.
Spółka będzie akceptować wystawianie przez Kontrahentów faktur w formie elektronicznej za pomocą Systemu. Zgoda Wnioskodawcy będzie komunikowana każdorazowo Sprzedawcom w sposób dorozumiany poprzez dokonanie płatności za dostawę lub usługę udokumentowaną daną fakturą elektroniczną otrzymaną za pośrednictwem Systemu.
W zakresie natomiast faktur papierowych System będzie się opierał na przeprowadzaniu ich digitalizacji, to jest dokonaniu ich zapisu w formacie elektronicznym (w formie skanu). System będzie powiązany z danymi wprowadzanymi do systemu księgowego Spółki. Przesyłane przez Sprzedawców faktury w formie papierowej będą opatrywane datą otrzymania, a następnie skanowane, przy czym zachowana będzie odpowiednia jakość skanu, tj. wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Na etapie skanowania faktury, a także po jej wprowadzeniu do elektronicznego archiwum jakakolwiek modyfikacja treści faktury nie będzie możliwa.
W zakresie faktur papierowych będą wykorzystywane tzw. „PO box”, czyli dedykowane skrzynki pocztowe przeznaczone do wysyłki faktur wyłącznie pod określone zamówienie. Spółka w relacjach z Kontrahentami będzie podawała dokładny adres, na który powinny być wysyłane faktury wystawione w formie papierowej. Ponadto wskaże Kontrahentom elementy, które powinna zawierać faktura (co będzie miało w szczególności na celu uwzględnienie na fakturze elementów odnoszących się do danego zamówienia złożonego przez Spółkę).
Kontrole biznesowe faktur otrzymywanych zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej będą dokonywane poprzez automatyczne porównanie treści faktury z danymi zapisanymi w systemie księgowym Spółki. Będzie to proces porównania trzech rodzajów dokumentów (tzw. „three-way match”) z danymi zapisanymi jako zamówienie (tzw. „Purchase Order”) oraz potwierdzenie odbioru (tzw. „PO receipt”). Spółka nie będzie dokonywała płatności na rzecz swoich Kontrahentów bez podania przez nich prawidłowego numeru zamówienia zgodnego z wprowadzonym do systemu księgowego Spółki. Faktura będzie musiała zawierać numer zamówienia dokładnie taki sam, jaki widnieje na związanym z nią zamówieniu. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności, dane na fakturze będą dodatkowo manualnie weryfikowane przez Spółkę, a w razie wątpliwości przesyłane do odpowiedzialnych za dane zamówienie pracowników Spółki („PO Approvers”).
W pierwszej kolejności podczas księgowania danej faktury informacje na fakturze zostaną porównane z danymi określonymi w zamówieniu. Poszczególne linie faktury oraz zamówienia powinny być ze sobą zgodne. System pozwoli na automatyczne porównanie danych pomiędzy nimi, w szczególności pod względem tego, czy zgadza się wartość netto, brutto lub VAT oraz ilość wykazana na fakturze oraz w zamówieniu. System umożliwi też na automatyczne wykrycie takich błędów, jak: nieprawidłowe dane Kontrahenta (zamówienie wskazuje innego Kontrahenta, niż wystawca faktury), nieprawidłowo zaadresowana faktura (błędy w danych nabywcy), brakujący numer NIP kontrahenta, czy też użycie innej waluty, niż przyjęta w zamówieniu.
Każdy dokument, który nie przejdzie w prawidłowy sposób procesu weryfikacji z zamówieniem, zostanie oznaczony jako nieprawidłowy wraz ze wskazaniem powodu rozbieżności (np. brakujący numer zamówienia, czy nieprawidłowe wartości liczbowe na fakturze). Wszelkie rozbieżności będą wyjaśniane przez odpowiednich pracowników Spółki. W przypadku błędów, które wymagają działania ze strony Sprzedawców (w szczególności ewentualnego wystawienia faktury korygującej), nieprawidłowa faktura będzie do nich przesyłana ze wskazaniem wykrytych nieprawidłowości, które powinny zostać poprawione. Do momentu wyjaśnienia rozbieżności, Spółka będzie blokować płatność dla Kontrahenta wynikającą z faktury, która nie umożliwia jej weryfikacji przez Spółkę z konkretnym zamówieniem lub też po przeprowadzeniu weryfikacji została oznaczona jako niezgodna z informacjami zapisanymi w systemie księgowym.
Co do zasady, Spółka będzie stosować procedurę, zgodnie z którą faktury powinny być przypisane do konkretnego zamówienia. Niemniej jednak w określonych okolicznościach zdarzać się mogą także faktury dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, które nie będą realizowane na podstawie zamówienia. Faktury niezwiązane z zamówieniem są traktowane jako wyjątek od reguły oraz dodatkowo potwierdzane przez osoby odpowiedzialne za dany zakup. W przypadku zakupów, które nie są realizowane na podstawie zamówienia ich weryfikacja będzie więc dokonywana w sposób analogiczny do przedstawionego powyżej poprzez potwierdzenie poprawności treści faktury przez odpowiedzialnych za dany zakup pracowników Spółki („NON PO Approvers”).
System pozwoli także na wykrywanie podwójnie wprowadzonych faktur (duplikatów), wskazując na konieczność dodatkowej weryfikacji tego rodzaju faktur, co zapobiegnie potencjalnym błędom w księgowaniu. Dodatkowo System będzie umożliwiał zablokowanie płatności do momentu wprowadzenia do systemu księgowego Spółki odbioru zakupionych towarów lub usług.
Spółka będzie więc dokonywać szczegółowej kontroli danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwoli na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji Wnioskodawca będzie miał każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę, oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.
W przypadku użycia Systemu wyeliminowana będzie możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z faktury. Zapis w nieedytowalnym formacie elektronicznym (w szczególności format .TIFF, .PDF lub w postaci skanu) uniemożliwi modyfikowanie pierwotnej treści faktury.
Faktury będą przechowywane przez Spółkę za pomocą Systemu co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowego w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie). Skanowanie faktur papierowych w ramach Systemu pozwoli także na zapobieganie degradacji faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.
System umożliwi niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe.
Czy dopuszczalne będzie przechowywanie faktur otrzymywanych przez Spółkę za pomocą Systemu oraz ich udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej...
Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne będzie przechowywanie faktur otrzymywanych przez Spółkę za pomocą Systemu oraz ich udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej.
Zgodnie z art. 112a ust. 2 podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Na mocy ust. 3 art. 112a ust. 2 tego przepisu nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Biorąc pod uwagę cytowane powyżej regulacje, należy uznać, iż przepisy ustawy o VAT wprost dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej formie (papierowej lub elektronicznej), niezależnie od jej oryginalnej postaci (a więc wykraczają poza regulacje wskazane w art. 247 ust. 2 Dyrektywy). W konsekwencji, obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych) pod warunkiem, że sposób ten, jak wymaga ustawodawca, zapewnia przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112a ust. 1 ustawy o VAT). Jednocześnie obowiązujące obecnie przepisy wskazują, że faktury przechowywane w formie elektronicznej są udostępniane organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej również w formie elektronicznej – poprzez zapewnienie do nich dostępu umożliwiającego bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Spółka pragnie zaznaczyć, że w ocenie Wnioskodawcy pojęcie „dostęp on-line” nie powinien być rozumiany, jako stały dostęp do faktur (tj. przez 365 dni w roku i przez 24 godziny na dobę, nawet bez zgłoszenia żądania przez organ podatkowy / organ kontroli skarbowej), w ramach którego faktury mogą być w każdej chwili pobrane. Wymóg udzielenia dostępu on-line do faktur należy, zdaniem Spółki, rozumieć jako obowiązek udzielenia dostępu do faktur w przypadku zgłoszenia takiego żądania przez organ podatkowy / kontroli skarbowej i na okres, którego to żądanie dotyczy. Ponadto, zdaniem Spółki, powyższy wymóg może być spełniony zarówno poprzez udzielenie organowi bezpośredniego dostępu on-line do bazy faktur przechowywanych w formie elektronicznej, jak również poprzez udzielenie dostępu do tych danych za pośrednictwem innych, przekazanych organowi za jego zgodą nośników elektronicznych, np. DVD, CD czy też pamięci USB.
Jak wskazano w przedstawionym powyżej opisie zdarzenia przyszłego zdaniem Wnioskodawcy planowany przez Spółkę System otrzymywania i elektronicznego archiwizowania faktur elektronicznych oraz faktur otrzymanych w formie papierowej pozwala na zachowanie oryginalnej postaci faktur wystawionych przez Kontrahentów w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność. System umożliwia niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym.
Spółka pragnie podkreślić, iż możliwość przechowywania elektronicznego faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej jest akceptowana także przez organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych (por. przykładowo interpretacje indywidualne Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 20 listopada 2014 r., nr IPTPP4/443-632/14-2/UNR; Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 1 czerwca 2015 r., nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS; Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 3 lutego 2015 r., nr IPTPP2/443-870/14-3/JSZ; Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 29 stycznia 2016 r., nr IBPP3/4512-768/15/ASZ; Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 31 lipca 2015 r., nr IPPP3/4512-560/15-2/KP; Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 lipca 2016 r., nr IPPP1/4512-594/15-3/EK).
W świetle powyżej przytoczonych przepisów oraz istniejącej praktyki w tym zakresie, należy uznać, że Wnioskodawca będzie miał prawo zarówno w przypadku faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, jak i w formie papierowej do ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznego zapisu, bowiem ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów.
Jednocześnie ze względu na stosowanie elektronicznej formy przechowywania faktur, Spółka będzie uprawniona do udostępniania ich organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej (w przypadku prowadzenia postępowania podatkowego, ewentualnej kontroli podatkowej lub skarbowej) wyłącznie w formie elektronicznej.
Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710 z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.
Działalność gospodarcza w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca, w ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa na terenie polski towary i usługi od szeregu lokalnych dostawców będących podatnikami VAT. Realizowane dostawy oraz świadczone usługi są przez kontrahentów dokumentowane poprzez wystawianie faktur VAT. Z uwagi na ilość przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie ilość otrzymywanych przez Spółkę faktur, Spółka planuje wdrożenie elektronicznego systemu ....., który umożliwi otrzymywanie i przechowywanie faktur elektronicznych wysyłanych jako załącznik do wiadomości e-mail, a także otrzymywanie i przechowywanie faktur papierowych w formie: elektronicznej. Jeśli chodzi o faktury elektroniczne, System będzie umożliwiał odbiór oraz archiwizowanie faktur elektronicznych otrzymywanych w formie załącznika do wiadomości e-mail zapisanych m.in. w formacie .TIFF lub .PDF. Dodatkowo do właściwej faktury archiwizowana będzie także treści e-maila od kontrahenta, co pozwoli Spółce na zweryfikowanie danych Sprzedawcy. W zakresie natomiast faktur papierowych System będzie się opierał na przeprowadzaniu ich digitalizacji, to jest dokonaniu ich zapisu w formacie elektronicznym (w formie skanu). System będzie powiązany z danymi wprowadzanymi do systemu księgowego Spółki. Przesyłane przez Sprzedawców faktury w formie papierowej będą opatrywane datą otrzymania, a następnie skanowane, przy czym zachowana będzie odpowiednia jakość skanu, tj. wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Na etapie skanowania faktury, a także po jej wprowadzeniu do elektronicznego archiwum jakakolwiek modyfikacja treści faktury nie będzie możliwa. Faktury będą przechowywane przez Spółkę za pomocą Systemu co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowego w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie). Skanowanie faktur papierowych w ramach Systemu pozwoli także na zapobieganie degradacji faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej. System umożliwi niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu będą mogły być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe.
W odniesieniu do przedstawionej sytuacji wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą możliwości przechowywania otrzymanych przez Spółkę za pomocą Systemu faktur oraz ich udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej.
Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej oraz faktur elektronicznych w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur.
Jak wskazał Wnioskodawca, będzie on przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych faktur oraz faktury elektroniczne, w sposób zapewniający:
niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych,
umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę,
faktury są przechowywane przez Spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy oraz opis sprawy należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym archiwizowanie faktur otrzymanych w formie papierowej oraz faktur elektronicznych w formie elektronicznej, będzie zgodne z przepisami art. 112a ustawy.
Należy się również zgodzić z Wnioskodawcą, że w sytuacji, gdy na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, dopuszczalne będzie udostępnianie faktur otrzymanych w postaci papierowej jak i w postaci elektronicznej wyłącznie w formie elektronicznej.
Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym dopuszczalne jest skanowanie i przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę za pomocą Systemu faktur otrzymywanych w formie papierowej oraz faktur elektronicznych i ich udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej, należało uznać za prawidłowe.
Niniejszą interpretacją załatwiono wniosek w zakresie przechowywania otrzymanych przez Spółkę faktur za pomocą Systemu oraz ich udostępniania organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej. W pozostałym zakresie zostały wydane odrębne rozstrzygnięcia.
1061-IPTPP3.4512.281.2016.2.MK | Interpretacja indywidualna
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Faktura > 1061-IPTPP3.4512.280.2016.2.MK