Source: https://www.infor.pl/akt-prawny/DZU.2014.223.0001638,rozporzadzenie-ministra-obrony-narodowej-w-sprawie-ewidencji-wojskowej-zolnierzy-zawodowych.html
Timestamp: 2020-01-28 15:01:49+00:00
Document Index: 52442847

Matched Legal Cases: ['art. 48', 'art. 48', 'art. 128', 'art. 48', 'art. 17', 'art. 44', 'art. 111', 'art. 113']

Na podstawie art. 48 ust. 8 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1414) zarządza się, co następuje:
1) archiwum wojskowe – archiwum zorganizowane przez Ministra Obrony Narodowej na podstawie przepisów o archiwizacji;
2) dokument – informację utrwaloną w formie pisemnej, graficznej, elektronicznej lub innej;
3) dokument ewidencyjny – teczkę akt personalnych lub kartę ewidencyjną;
4) ewidencja elektroniczna – system informatyczny, właściwy w zakresie działalności kadrowej, pozwalający na przetwarzanie niejawnego zbioru danych żołnierzy zawodowych, o których mowa w art. 48 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych;
5) ewidencja wojskowa – zbiór dokumentów ewidencyjnych i ewidencji elektronicznej;
6) ustawa – ustawę z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych;
7) wojskowa placówka edukacyjna – uczelnię wojskową, szkołę utworzoną na podstawie art. 128 ustawy, kształcącą kandydatów na podoficerów zawodowych, ośrodek szkolenia lub inną jednostkę wojskową w kraju, prowadzącą działalność edukacyjną dla żołnierzy zawodowych i kandydatów na żołnierzy zawodowych.
§ 3. [Dokumenty ewidencyjne w czasie pokoju]
W czasie pokoju prowadzi się następujące dokumenty ewidencyjne:
§ 4. [Wpisy w dokumentach ewidencyjnych]
1. Wpisów w dokumentach ewidencyjnych dokonuje się pismem maszynowym lub ręcznym, piórem lub długopisem, w kolorze niebieskim lub czarnym. Wpisów dokonuje się pismem starannym i czytelnym.
§ 5. [Kompetencje dyrektora departamentu MON]
W ramach prowadzenia ewidencji wojskowej, o której mowa w art. 48 ust. 2 ustawy, dyrektor departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr:
§ 6. [Założenie teczki akt personalnych żołnierza zawodowego]
1. Teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego zakłada się dla:
1) żołnierza powołanego do zawodowej służby wojskowej po ukończeniu służby kandydackiej – w wojskowej placówce edukacyjnej, nie później niż 14 dni po ukończeniu studiów lub nauki, w szczególności przenosząc dokumenty zgromadzone w teczce akt personalnych kandydata na żołnierza zawodowego;
2) żołnierza rezerwy lub osoby, o której mowa w art. 17a ustawy – w jednostce wojskowej, nie później niż 14 dni po objęciu stanowiska służbowego, na podstawie dokumentów w szczególności przesłanych przez właściwego wojskowego komendanta uzupełnień.
§ 7. [Prowadzenie teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych]
1. Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych prowadzi dowódca jednostki wojskowej, na której ewidencji pozostają, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w ust. 2.
e) pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w sądzie wojskowym albo w jednostce organizacyjnej prokuratury wojskowej,
§ 8. [Teczka akt personalnych żołnierza zawodowego]
1. Na pierwszej stronie okładki teczki akt personalnych wpisuje się nazwisko, imię (imiona), imię ojca i rok urodzenia żołnierza zawodowego. Imię ojca żołnierza wpisuje się w drugim przypadku (dopełniaczu), poprzedzając je, w zależności od płci żołnierza, literą „s.” (syn) albo „c.” (córka). Na grzbiecie okładki teczki akt personalnych wpisuje się wielkimi literami nazwisko i imię oraz rok urodzenia żołnierza.
2) dokumenty – do którego włącza się, w kolejności napływania, dokumenty dotyczące żołnierza zawodowego wymienione w § 18 pkt 1–48;
3) dokumenty dotyczące karalności – do którego włącza się, w kolejności napływania, dokumenty dotyczące żołnierza zawodowego wymienione w § 18 pkt 49 i 50.
§ 9. [Zeszyt ewidencyjny żołnierza zawodowego]
1. W zeszycie ewidencyjnym żołnierza zawodowego wpisuje się dane personalne żołnierza zawodowego na podstawie odpowiednich dokumentów zgodnie z opisem rubryk.
§ 10. [Dokumenty włączane do odpowiednich działów teczki akt personalnych]
1. Dokumenty włączane do odpowiednich działów teczki akt personalnych wpisuje się do spisu dokumentów, którego wzór określa załącznik nr 5 do rozporządzenia. Spis dokumentów prowadzi się oddzielnie dla każdego z działów teczki akt personalnych. Kolejne arkusze dokumentów numeruje się w ramach każdego działu.
§ 11. [Trwałe usunięcie dokumentu z teczki akt personalnych żołnierza zawodowego]
1. W uzasadnionych przypadkach jest możliwe trwałe usunięcie dokumentu z teczki akt personalnych żołnierza zawodowego. Usunięcie dokumentu odnotowuje się w spisie dokumentów przez przekreślenie wpisu dotyczącego usuniętego dokumentu i umieszczenie adnotacji w tej sprawie w kolumnie „Uwagi”. Przepis § 4 ust. 3 stosuje się odpowiednio.
2. Usunięcie z teczki akt personalnych dokumentów dotyczących skazania żołnierza zawodowego prawomocnym wyrokiem sądu następuje w przypadku, gdy kara uległa zatarciu. Informację o osobie z Krajowego Rejestru Karnego lub jej uwierzytelnioną kopię włącza się do działu „Dokumenty dotyczące karalności” teczki akt personalnych oraz sporządza się nowy spis dokumentów dotyczących karalności.
4. Usunięcie z teczki akt personalnych dokumentu w trybie ust. 1–3 organ, o którym mowa w § 7, odzwierciedla w ewidencji elektronicznej.
§ 12. [Brak miejsca do włączania do teczki akt personalnych kolejnych dokumentów]
W przypadku braku miejsca do włączania do teczki akt personalnych kolejnych dokumentów zakłada się kolejny tom teczki akt personalnych żołnierza. Na pierwszej stronie okładki dotychczas prowadzonej teczki akt personalnych wpisuje się adnotację „TECZKA SKŁADA SIĘ Z .... TOMÓW” i wpisuje się liczbę tomów. Na pierwszej stronie okładki każdego tomu teczki akt personalnych wpisuje się adnotację „TOM ...” i numer tomu.
§ 13. [Odpisy lub kserokopie dokumentów włączanych do teczki akt personalnych]
§ 14. [Stosowanie przepisów rozporządzenia do zakładania karty ewidencyjnej]
Do zakładania karty ewidencyjnej żołnierza zawodowego mają zastosowanie przepisy § 6 ust. 1, 2, 4 i 5.
§ 15. [Karta ewidencyjna żołnierza zawodowego]
Kartę ewidencyjną żołnierza zawodowego prowadzi się w jednostce wojskowej, na której ewidencji pozostaje, w ramach uporządkowanego alfabetycznie zbioru, zwanego dalej „kartoteką ewidencyjną”, oddzielnie dla:
§ 16. [Ewidencja elektroniczna]
1. Ewidencję elektroniczną prowadzi się w jednostce wojskowej.
§ 17. [Dane zamieszczane w ewidencji elektronicznej]
W ewidencji elektronicznej zamieszcza się:
g) rozkazy o skierowaniu na szkolenie, o rozpoczęciu i zakończeniu szkolenia, h) rozkazy o mianowaniu na stopnie wojskowe,
g) specjalizacje lekarskie, aplikacje prawne, h) uprawnienia i certyfikaty zawodowe,
5) dane o stanie cywilnym – data i rodzaj zmiany stanu cywilnego;
6) dane o stanie rodzinnym – data i rodzaj zmiany stanu rodzinnego;
7) dane o wyróżnieniach – medale i odznaczenia państwowe, resortowe i inne;
§ 18. [Podstawa założenia i dokonywania zmian w ewidencji wojskowej w czasie pokoju]
Podstawę założenia i dokonywania zmian w ewidencji wojskowej w czasie pokoju stanowią następujące dokumenty:
§ 19. [Termin aktualizacji ewidencji wojskowej]
Ewidencję wojskową aktualizuje się nie później niż 14 dni po otrzymaniu informacji o wystąpieniu zmian.
§ 20. [Rozkaz personalny]
1. Dowódca jednostki wojskowej, który wydał rozkaz personalny, wprowadza go do ewidencji elektronicznej i przesyła do swojego bezpośredniego przełożonego nie później niż 7 dni od dnia wydania rozkazu.
§ 21. [Zmiana miejsca zamieszkania, zameldowania lub danych kontaktowych]
1. W przypadku zmiany miejsca zamieszkania, zameldowania lub danych kontaktowych żołnierz zawodowy w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany składa dowódcy jednostki wojskowej meldunek, którego wzór określa załącznik nr 8 do rozporządzenia.
§ 22. [Zmiana nazwiska lub imienia]
1. W przypadku zmiany nazwiska lub imienia rozkaz personalny dla celów ewidencyjnych wydaje:
1) dyrektor departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr – w odniesieniu do oficerów zawodowych;
2) organ, o którym mowa w art. 44 ust. 1 ustawy – w odniesieniu do podoficerów zawodowych i szeregowych zawodowych.
2. Wyciąg z rozkazu, o którym mowa w ust. 1, przesyła się w terminie 7 dni od dnia jego wydania do organu, o którym mowa w § 7, do dowódcy jednostki wojskowej, na której ewidencji pozostaje żołnierz zawodowy, oraz do jego bezpośredniego przełożonego.
§ 23. [Informacje o ukończonych przez żołnierzy zawodowych studiach, szkoleniach, kursach]
Wojskowe placówki edukacyjne przesyłają do departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr informacje o ukończonych przez żołnierzy zawodowych studiach, szkoleniach, kursach w ciągu 14 dni od daty ich zakończenia, w celu aktualizacji ewidencji elektronicznej.
§ 24. [Przesłanie teczki akt personalnych po ustaniu obowiązku jej prowadzenia w dotychczasowym organie]
1. Teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego przesyła się niezwłocznie do właściwego organu, o którym mowa w § 7, jeżeli po wyznaczeniu żołnierza na nowe stanowisko służbowe albo przeniesieniu go do rezerwy kadrowej lub dyspozycji ustaje obowiązek jej prowadzenia w dotychczasowym organie, po uprzednim wykonaniu następujących czynności:
1) zamieszczeniu w spisach dokumentów, o których mowa w § 10 ust. 1, pod ostatnią zewidencjonowaną pozycją, adnotacji dotyczących liczby dokumentów i liczby arkuszy dokumentów zewidencjonowanych w każdym spisie („Spis dokumentów zakończono w dniu ... Liczba dokumentów: ... Liczba arkuszy: ...”);
§ 25. [Przesłanie karty ewidencyjnej żołnierza zawodowego przeniesionego do rezerwy kadrowej]
Kartę ewidencyjną żołnierza zawodowego przeniesionego do rezerwy kadrowej przesyła się do dowódcy jednostki wojskowej, w której żołnierz wykonuje zadania.
§ 26. [Przesłanie karty ewidencyjnej i teczki akt personalnych żołnierza, zwolnionego z zawodowej służby lub skreślonego z ewidencji]
Kartę ewidencyjną i teczkę akt personalnych żołnierza, w stosunku do którego została podjęta decyzja o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej lub zaistniały przesłanki do skreślenia go z ewidencji wojskowej, organ, w którym była prowadzona jego teczka akt personalnych, przesyła niezwłocznie do jednostki wojskowej, której dowódca wykonuje decyzję (rozkaz) o zwolnieniu tego żołnierza z zawodowej służby wojskowej lub skreśleniu z ewidencji wojskowej.
§ 27. [Obowiązki dowódcy, który wykonał decyzję o zwolnieniu żołnierza z zawodowej służby lub skreśleniu go z ewidencji]
1. Dowódca, który wykonał decyzję o zwolnieniu żołnierza z zawodowej służby wojskowej lub skreśleniu go z ewidencji wojskowej, przesyła:
1) w przypadkach określonych w art. 111 pkt 1 i 5 oraz art. 113 ustawy: teczkę akt personalnych żołnierza i włączoną do niej kartę ewidencyjną, po ich aktualizacji – do właściwego archiwum wojskowego;
a) teczkę akt personalnych i kartę ewidencyjną żołnierza posiadającego stopień wojskowy do pułkownika (komandora) włącznie, po ich aktualizacji – do wojskowego komendanta uzupełnień, do którego skierowano żołnierza po zwolnieniu,
b) teczkę akt personalnych żołnierza posiadającego stopień wojskowy generała brygady (kontradmirała) lub wyższy, po ich aktualizacji – do departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr; kartę ewidencyjną przesyła się do wojskowego komendanta uzupełnień, do którego skierowano żołnierza po zwolnieniu.
2. Jeżeli miejsce stałego pobytu żołnierza jest nieznane lub znajduje się poza granicami kraju, teczkę akt personalnych i kartę ewidencyjną przesyła się do wojskowego komendanta uzupełnień właściwego dla ostatniego znanego miejsca zamieszkania żołnierza w kraju.
3. Organ, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym żołnierz zwolniony z zawodowej służby wojskowej kończy sześćdziesiąt lat życia, lub po skreśleniu żołnierza z ewidencji wojskowej przesyła teczkę akt personalnych żołnierza, po uprzednim włączeniu do niej karty ewidencyjnej, do właściwego archiwum wojskowego.
4. Po skreśleniu żołnierza zawodowego z ewidencji wojskowej odnotowuje się ten fakt w ewidencji elektronicznej oraz zaprzestaje się jej aktualizacji w stosunku do tego żołnierza.
§ 28. [Udostępnianie ewidencji wojskowej]
§ 29. [Udostępnianie teczek akt personalnych]
§ 30. [Udostępnianie kart ewidencyjnych]
Udostępnianie kart ewidencyjnych żołnierzy zawodowych odbywa się w następujący sposób:
§ 31. [Udostępnianie ewidencji wojskowej innym podmiotom]
1. Udostępnianie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych innym podmiotom niż wymienione w § 28 odbywa się na podstawie odrębnych przepisów.
2. W przypadku konieczności przesłania teczki akt personalnych do podmiotu, o którym mowa w ust. 1, od teczki odłącza się kartę wypożyczeń. Przepisy § 29 pkt 2–5 stosuje się odpowiednio.
§ 32. [Odtwarzanie ewidencji wojskowej]
1. Odtwarzanie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych następuje w przypadku zniszczenia jej w całości lub w części, a także wystąpienia zdarzeń, które uniemożliwiają korzystanie z niej w całości lub części.
§ 33. [Duplikat teczki akt personalnych]
1. W razie zniszczenia lub uszkodzenia teczki akt personalnych w stopniu uniemożliwiającym posługiwanie się nią albo w razie jej zaginięcia sporządza się duplikat teczki akt personalnych. Na pierwszej stronie okładki duplikatu teczki akt personalnych wpisuje się adnotację „DUPLIKAT”.
a) wojskowych komisji lekarskich – w zakresie dokumentów dotyczących orzecznictwa zdrowotnego,
c) sądów i jednostek prokuratury oraz Krajowego Rejestru Karnego,
– niszczy się protokolarnie.
§ 34. [Duplikat karty ewidencyjnej]
1. W razie zniszczenia lub uszkodzenia karty ewidencyjnej w stopniu uniemożliwiającym posługiwanie się nią albo w razie jej zaginięcia sporządza się duplikat karty ewidencyjnej.
2. Duplikat karty ewidencyjnej wypełnia się na podstawie danych zawartych w teczce akt personalnych lub w ewidencji elektronicznej, zamieszczając w nim dane zawarte w poszczególnych rubrykach karty ewidencyjnej, i oznacza się napisem „DUPLIKAT”.
§ 35. [Przejście z pokojowego na wojenny system prowadzenia ewidencji wojskowej]
§ 36. [Zawieszenie prowadzenia teczek akt personalnych i eksploatacji ewidencji elektronicznej]
1. Po przejściu na wojenny system prowadzenia ewidencji wojskowej w jednostkach wojskowych, w których żołnierze zawodowi pozostają na ewidencji, prowadzi się wyłącznie karty ewidencyjne.
§ 37. [Przejście z wojennego na pokojowy system prowadzenia ewidencji wojskowej]
1. Z dniem zakończenia mobilizacji lub stanu wojennego następuje przejście z wojennego na pokojowy system prowadzenia ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych.
§ 38. [Rejestr alfabetyczny teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych]
1. Razem z teczkami akt personalnych do archiwum wojskowego przekazuje się wydruk rejestru alfabetycznego teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych, który jest jednocześnie spisem imiennym przekazanych teczek akt personalnych oraz protokołem ich przekazania.
§ 39. [Archiwa]
1. Archiwa, o których mowa w § 36 ust. 3 i 4, wystawiają pokwitowanie odbioru przekazanych im dokumentów ewidencyjnych.
– przesyła się niezwłocznie przekazującemu dokumenty.
§ 40. [Dotychczasowe dokumenty będące podstawą prowadzenia ewidencji wojskowej]
1. Dotychczasowe dokumenty będące podstawą prowadzenia ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych zachowują ważność.
3. Teczki akt personalnych prowadzone przed wejściem w życie rozporządzenia prowadzi się dalej zgodnie z przepisami niniejszego rozporządzenia. Dział „materiały opiniodawcze” zamyka się, wykonując czynności określone w § 24 ust. 1. Nowe dokumenty włącza się tylko do działów: „materiały uzupełniające” oraz „materiały dotyczące karalności”.
5. Karty ewidencyjne i zeszyty ewidencyjne mogą być prowadzone według wzorów dotychczasowych – do wyczerpania zapasów.
§ 41. [Przepisy uchylone]
Traci moc rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych i żołnierzy pełniących służbę kandydacką (Dz. U. Nr 63, poz. 393 i Nr 145, poz. 976 oraz z 2012 r. poz. 117).
Załącznik 1. [WZÓR – TECZKA AKT PERSONALNYCH ŻOŁNIERZA ZAWODOWEGO]
z dnia 31 października 2014 r. (poz. 1638)
WZÓR – TECZKA AKT PERSONALNYCH ŻOŁNIERZA ZAWODOWEGO
Załącznik 2. [WZÓR – KARTA EWIDENCYJNA ŻOŁNIERZA ZAWODOWEGO]
WZÓR – KARTA EWIDENCYJNA ŻOŁNIERZA ZAWODOWEGO
Załącznik 3. [WZÓR – KARTA WYPOŻYCZEŃ TECZKI AKT PERSONALNYCH]
WZÓR – KARTA WYPOŻYCZEŃ TECZKI AKT PERSONALNYCH
Załącznik 4. [WZÓR – ZESZYT EWIDENCYJNY ŻOŁNIERZA ZAWODOWEGO]
WZÓR – ZESZYT EWIDENCYJNY ŻOŁNIERZA ZAWODOWEGO
Załącznik 5. [WZÓR – SPIS DOKUMENTÓW]
WZÓR – SPIS DOKUMENTÓW
strona druga i następne
Załącznik 6. [WZÓR – REJESTR ALFABETYCZNY TECZEK AKT PERSONALNYCH I KART]
WZÓR – REJESTR ALFABETYCZNY TECZEK AKT PERSONALNYCH I KART EWIDENCYJNYCH
Załącznik 7. [WZÓR – KSIĘGA ETATOWA JEDNOSTKI WOJSKOWEJ]
WZÓR – KSIĘGA ETATOWA JEDNOSTKI WOJSKOWEJ
Załącznik 8. [WZÓR – MELDUNEK O ZMIANIE MIEJSCA ZAMIESZKANIA I ZAMELDOWANIA ORAZ DANYCH KONTAKTOWYCH ŻOŁNIERZA]
WZÓR – MELDUNEK O ZMIANIE MIEJSCA ZAMIESZKANIA I ZAMELDOWANIA ORAZ DANYCH KONTAKTOWYCH ŻOŁNIERZA
Załącznik 9. [WZÓR – MELDUNEK O ZWOLNIENIU Z ZAWODOWEJ SŁUŻBY WOJSKOWEJ]
WZÓR – MELDUNEK O ZWOLNIENIU Z ZAWODOWEJ SŁUŻBY WOJSKOWEJ