Source: https://www.canada.ca/fr/emploi-developpement-social/ministere/transparence/aai/rapports/2016-2017-annuel-lai.html
Timestamp: 2018-06-23 08:18:23+00:00
Document Index: 302917773

Matched Legal Cases: ["l'article 72", "l'article 72", "l'article 11", "l'article 19", "l'article 21", "l'article 69", "l'article 11"]

Rapport annuel sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information de l'exercice financier 2016 à 2017 - Canada.ca
Rapport annuel sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information de l'exercice financier 2016 à 2017
Rapport annuel sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information de l'exercice financier 2016 à 2017 [PDF - 1.25 Mo]
2.0 Accès à l'information à Emploi et Développement social Canada
3.0 Ordonnance de délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
4.0 Résumé des données principales
5.0 Activités de formation et de sensibilisation
6.0 Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives nouvelles ou modifiées
7.0 Plaintes, enquêtes, poursuites en justice et vérifications
8.0 Surveillance des délais à Emploi et Développement social Canada
Annexe A : Délégation de pouvoirs
Annexe B : Rapport statistique sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information
Emploi et Développement social Canada (EDSC), y compris le Programme du travail et Service Canada, est responsable d'un éventail de programmes et de services qui touchent les Canadiens pendant toute leur vie – des études au travail, d'un emploi à un autre, d'une période de chômage à une période de travail et de la vie active à la retraite.
La Loi sur l'accès à l'information (LAI) et la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) établissent le droit légal qu'ont les citoyens canadiens et les résidents permanents de demander et d'obtenir un accès aux documents du gouvernement fédéral, tout en protégeant la sécurité et la confidentialité des renseignements délicats et personnels. Compte tenu de la nature des services que fournit EDSC, celui-ci reçoit un nombre élevé de demandes d'accès à l'information.
Comme lors des années précédentes, le Ministère a constaté une augmentation importante du nombre de demandes reçues et de pages examinées; de plus, les demandes sont de plus en plus complexes. Pendant l'exercice financier 2016 à 2017, EDSC :
a reçu 2 268 demandes formelles en vertu de la LAI, ce qui représente une hausse de plus de 44 % par rapport à l'année précédente;
a traité 2 276 demandes;
a examiné plus de 438 000 pages, ce qui représente une augmentation considérable de 70 % par rapport à l'année dernière et une tendance à la hausse continue.
Malgré cette hausse du volume des demandes et de la charge de travail, et sans une augmentation correspondante des ressources disponibles, EDSC a quand même réussi à atteindre un taux de conformité de 77 %.
Le Ministère prévoit que cette tendance se poursuivra, et a pris en conséquence diverses mesures pendant l'exercice financier 2016 à 2017, considérant cet exercice comme une année de transition qui lui permettra de renforcer et de placer les opérations pour l'avenir. Ces modifications prennent en compte les réalités touchant l'accroissement de la charge de travail et l'importance de continuer de répondre aux demandeurs de manière rapide et efficace. Ces modifications comprennent les suivantes :
commencer à mettre en application les recommandations découlant de l'évaluation;
renforcer la capacité de gestion;
jeter les bases d'un programme de perfectionnement des ressources qui ferait partie intégrante d'une stratégie de recrutement et de maintien en poste;
poursuivre l'analyse des données afin de trouver des possibilités d'information ouverte.
On présente dans ce rapport annuel bon nombre de ces étapes, que ce soit au chapitre des progrès réalisés à ce jour ou des stratégies futures.
Le ministère de l'Emploi et du Développement social est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l'application de la LAI pour l'exercice financier 2016 à 2017.
1.1 Au sujet de la Loi sur l'accès à l'information et de l'exigence relative à l'article 72
La LAI confère aux citoyens canadiens et aux résidents permanents le droit d'accéder aux documents qui relèvent d'une institution gouvernementale, sauf aux documents faisant l'objet d'exceptions et d'exclusions limitées et particulières.
Aux termes de l'article 72 de la LAI, le responsable de chaque institution fédérale doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l'application de la Loi à la fin de chaque exercice. On décrit dans le présent rapport comment EDSC s'est acquitté de ses responsabilités en matière d'accès à l'information pendant l'exercice financier 2016 à 2017.
1.2 À propos d'Emploi et Développement social Canada
La mission d'EDSC, y compris du Programme du travail et de Service Canada, est de bâtir un Canada plus fort et plus concurrentiel, d'aider les Canadiens à faire les bons choix afin que leur vie soit productive et gratifiante, et d'améliorer leur qualité de vie.
EDSC est l'un des plus grands ministères du gouvernement et il assure une présence dans de nombreuses régions du Canada. Les citoyens et les clients interagissent quotidiennement avec EDSC dans plus de 589 points de service répartis partout au pays. Chaque année, le Ministère fournit des prestations et des paiements totalisant environ 120 milliards de dollars et aide des millions de Canadiens grâce à ses nombreux programmes et services :
Plus de 2 millions d'appels traités par les agents du service 1 800 O‑Canada;
2,95 millions de demandes de prestations d'assurance-emploi (demandes initiales et de renouvellement), 690 000 demandes de prestations du Régime de pensions du Canada et 775 000 demandes de prestations de la Sécurité de la vieillesse traitées;
3,27 milliards de dollars retirés de régimes enregistrés d'épargne-études par des étudiants pour aider à payer leurs études postsecondaires;
94 % des conflits de travail réglés dans le cadre d'un processus de négociation collective.
EDSC exécute des programmes et fournit des services qui touchent les Canadiens tout au long de leur vie. Le Ministère garantit aux aînés un revenu de base, appuie les travailleurs sans emploi, aide les étudiants à financer leurs études postsecondaires et soutient les parents qui élèvent de jeunes enfants. Le Programme du travail est responsable des lois et des politiques du travail dans les milieux de travail de compétence fédérale. Service Canada aide les citoyens à bénéficier des programmes d'EDSC, de même que d'autres programmes et services fédéraux.
Les mandats des trois ministres d'EDSC reflètent les activités du Ministère, lesquelles sont régies par les lois fédérales :
L'honorable Jean Yves Duclos, ministre de l'Emploi et du Développement social portant le titre de ministre de la Famille, des Enfants et du Développement social;
L'honorable Patty Hajdu, ministre du Travail portant le titre de ministre de l'Emploi, du Développement de la main-d'œuvre et du Travail;
L'honorable Carla Qualtrough, ministre des Sports et des Personnes handicapées.
L'honorable Jean Yves Duclos est le ministre responsable aux fins de la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social.
2.1 Secrétaire ministérielle et chef de la protection des renseignements personnels
La secrétaire ministérielle, qui agit aussi à titre de chef de la protection des renseignements personnels, est responsable de l'administration de la LAI à EDSC, et le directeur de la Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (Division des OPS AIPRP), qui est également le coordonnateur désigné de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP), l'aide à assumer cette fonction. Le Rapport annuel sur l'application de la LPRP contient plus de détails sur le rôle du chef de la protection des renseignements personnels.
Figure 1: Organisation de la fonction de protection des renseignements personnels et de la fonction de l'accès à l'information à EDSC
Ce plan organisationnel décrit une hiérarchie dans laquelle Secrétaire ministériel et Chef de la protection des renseignements personnels d'EDSC se retrouve au sommet. De ce niveau, une ligne pointillée mène aux gestionnaires régionaux de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.
Deux niveaux se retrouvent directement en-dessous de la Chef de la protection des renseignements personnels. Il s'agît de la Division de la gestion de la protection des renseignements personnels et puis de la Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.
Remarque : Le Rapport annuel sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels de l'exercice financier 2016 à 2017 contient plus de détails sur la fonction de protection des renseignements personnels à EDSC.
2.2 Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
La Division des OPS AIPRP met en application les exigences législatives du Ministère aux termes de la LAI, de la LPRP et de certaines parties de la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social. La Division dirige le traitement des demandes présentées en vertu de la LAI, et fournit des conseils à cet effet, en gérant les demandes d'accès à l'information concernant les dossiers administrés par EDSC, en répondant aux demandes du public, en effectuant un examen détaillé des documents faisant l'objet d'une demande en vertu de la LAI et de la LPRP, ainsi qu'en offrant des séances de formation et de sensibilisation aux employés sur l'application de ces lois.
L'application quotidienne de la LAI à EDSC est le résultat de la collaboration entre la Division des OPS AIPRP et le réseau d'agents de liaison des directions générales et des régions du Ministère qui contribuent à ces travaux en aidant à traiter les demandes. Ils effectuent notamment des recherches, rassemblent des dossiers et formulent des recommandations. Les agents de liaison jouent également le rôle d'intermédiaires entre les analystes de l'AIPRP et les experts en la matière des divers programmes d'EDSC. Le Ministère possède un réseau de gestionnaires de l'AIPRP régionaux qui fournissent des conseils éclairés et une orientation en ce qui concerne les lois directement aux secteurs de programme des régions, en collaboration avec la Division. Répondre à une demande d'accès à l'information constitue une priorité ministérielle qui exige que tous les intervenants s'acquittent correctement de leurs rôles et responsabilités, afin que le Ministère puisse réaliser son objectif de fournir un accès rapide aux documents conformément à la LAI.
Pendant l'exercice financier 2016 à 2017, les ressources affectées au traitement des demandes d'accès à l'information consistaient en une équipe d'environ 19 employés (le nombre d'employés a varié au cours de l'année). Cette équipe était composée de 3 gestionnaires, d'agents de l'AIPRP et d'une unité responsable de la réception des demandes. Les ressources des directions générales et des régions d'EDSC ne sont pas prises en compte. Au cours de l'exercice précédent, EDSC a tenté d'accroître sa capacité de gestion au sein de la Division des OPS AIPRP afin d'être prêt à répondre à l'augmentation persistante annuelle du volume de demandes, de mieux gérer l'administration quotidienne, et de favoriser l'établissement d'une stratégie de recrutement et de maintien en poste des ressources.
En outre, la Division des OPS AIPRP détermine si des incidents mettant en jeu des renseignements personnels constituent une atteinte à la vie privée, et donne suite aux instruments juridiques, à la divulgation de renseignements d'intérêt public et aux plaintes concernant la protection des renseignements personnels qui ne sont pas liées au traitement des demandes présentées en vertu de la LPRP. La Division assure également la liaison avec le Commissariat à l'information du Canada (CIC) et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) en ce qui concerne les plaintes reçues à l'égard du Ministère.
L'article 73 de la LAI et l'article 11 de la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social habilitent le responsable de l'institution à déléguer aux employés de l'institution les pouvoirs, les attributions ou les fonctions que lui confèrent ces lois.
Pendant l'exercice financier 2016 à 2017, le Ministère a mis à jour son ordonnance de délégation de pouvoirs dont une copie signée et datée figure à l'annexe A.
Le Rapport statistique sur l'application de la LAI de l'exercice financier 2016 à 2017 figure à l'annexe B.
Les données principales sont présentées dans le tableau sommaire ci-dessous (Tableau 1). Les tableaux qui suivent présentent des renseignements plus détaillés.
Tableau 1 : Données principales
Demandes officielles reçues en vertu de la LAI
1 160 1 572 2 268
1 055 1 439 2 276
139 549 257 249 438 368
Nombre de demandes traitées dans les délais prévus par la loi
799 1 178 1 748
Nombre de demandes traitées après les délais prévus par la loi
Proportion des demandes traitées dans les délais prévus par la loi conformément aux normes de la commissaire à l'information
76 % 82 % 77 %
Plaintes présentées à la commissaire à l'information
Note de tableau : Pour « Nombre de demandes traitées dans les délais prévus par la loi » :Une demande traitée au cours d'une période de prorogation est considérée tout de même comme ayant été traitée dans les délais prévus par la loi.
4.1 Demandes reçues et traitées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
En six ans, le nombre total de demandes d'accès à l'information présentées à EDSC a quadruplé. Pendant l'exercice financier 2016 à 2017 seulement, le Ministère a reçu 2 268 demandes, ce qui représente une augmentation de 44 % par rapport à l'année dernière et une croissance importante comparativement au taux d'augmentation des deux dernières années de référence (environ 35 %). Comparativement au gouvernement du Canada dans son ensemble, qui a enregistré une augmentation du nombre de demandes reçues de seulement 10,5 % (Rapport statistique sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels de l'exercice financier 2015 à 2016), cette hausse continue est suffisamment convaincante et met en évidence la demande continue des Canadiens en matière d'accès à l'information d'EDSC.
En plus de traiter des demandes en vertu de la LAI, le Ministère a également contribué à d'autres activités pangouvernementales pour lesquelles les conseils et l'expertise de la Division des OPS AIPRP sont demandés. Le personnel de la Division examine souvent des divulgations proactives (par exemple des contrats, reclassification de postes, dépenses de voyage et d'accueil) et des publications de l'initiative du gouvernement ouvert (par exemple ensembles de données) afin de relever les renseignements de nature délicate, comme les renseignements personnels et les documents confidentiels du Cabinet. Bien que ces chiffres ne soient pas pris en compte dans les données statistiques du présent rapport, de telles ententes de collaboration sont essentielles au renforcement de la transparence et de la responsabilisation.
Figure 2 : Demandes reçues et traitées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
1 160 1 055
1 572 1 439
2 268 2 276
4.2 Demandes par nombre de jours civils de traitement
Au cours des trois derniers exercices, la majorité des demandes ont été traitées dans un délai maximal de 30 jours civils. Pendant l'exercice financier 2016 à 2017, 1 200 demandes, soit plus de la moitié (53 %), ont été traitées dans les 30 jours suivant leur réception.
Figure 3 : Demandes par nombre de jours civils de traitement
31 à 60 jours civils
61 jours civils ou plus
1 200 516 560
Pendant l'exercice financier 2016 à 2017, le Ministère a respecté les délais prévus par la loi pour 1 748 demandes présentées en vertu de la LAI. Malgré une augmentation du nombre de demandes reçues et du nombre de pages traitées, la majorité des demandes ont été traitées dans les délais prévus par la loi, ce qui représente un taux de conformité de 77 %. Cela représente une légère diminution (5 points de pourcentage) du taux de conformité par rapport à l'exercice financier 2015 à 2016.
Les institutions peuvent appliquer une prorogation du délai initial de 30 jours prévu par la loi lorsque la réponse à ces demandes dans un délai de 30 jours entraverait de façon sérieuse le fonctionnement du Ministère; que les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l'observation du délai; ou qu'un avis de la demande a été donné à un tiers. Pour l'exercice financier 2016 à 2017, EDSC a demandé 467 prorogations.
Toutefois, EDSC n'a pas été en mesure de respecter les délais prévus par la loi pour 528 demandes au cours de la période de référence.
Figure 4 : Nombre de demandes traitées dans les délais prévus par la loi et nombre de demandes traitées après ces délais
Après les délais prescrits
261 1 178
528 1 748
4.4 Pages traitées et communiquées
Pendant l'exercice financier 2016 à 2017, le Ministère a de nouveau observé une augmentation considérable du nombre de pages traitées. En effet, ce nombre est passé d'environ 140 000 en 2014 à 2015 à plus de 250 000 pendant l'exercice financier 2015 à 2016, et à plus de 438 000 au cours de la période de référence. Le volume reçu par la Division des OPS AIPRP de la part des directions générales ou régions responsables en réponse à une demande d'AIPRP est calculé selon le nombre de pages qui doit être traité. Après un examen des documents afin de déterminer le contenu en double et l'accès aux renseignements qui doit être restreint en vertu de la LAI, les pages restantes sont divulguées au demandeur.
Cette augmentation du nombre de pages traitées est l'occasion idéale d'accroître l'engagement, entre les analystes de la Division des OPS AIPRP et leur personne-ressource au Ministère, et entre les analystes et les demandeurs. Pour des demandes générales, les programmes et les directions générales d'EDSC collaborent avec les analystes pour désigner les documents qui répondent aux besoins du demandeur. En suivant ce processus, les analystes comprennent mieux les programmes et les services, et ont les outils nécessaires pour mener des discussions éclairées sur la portée de ces programmes et services avec le demandeur. Cela permet au bout du compte d'offrir un service plus efficace et efficient – EDSC peut répondre plus rapidement aux demandes et le demandeur est plus à même de recevoir l'information demandée. Les analystes de la Division continuent de perfectionner leurs compétences et leurs habiletés afin de renforcer ce processus pangouvernemental.
Figure 5 : Nombre de pages traitées et nombre de pages communiquées
139 549 121 801
257 249 216 929
438 368 410 089
4.5 Source des demandes
Pendant l'exercice financier 2016 à 2017, les demandes provenaient le plus souvent des médias (670), suivis du public (580) et du secteur commercial/secteur privé (438). Pendant l'exercice financier 2015 à 2016, les demandes provenaient le plus souvent du public (492), suivi du secteur commercial/secteur privé (395) et des médias (257). De ce fait, les listes de notes de breffage et les documents en eux-mêmes sont le type de documents le plus demandé à EDSC.
Pendant l'exercice financier 2016 à 2017, un cinquième (445) des demandeurs a refusé de s'identifier, ce qui représente une proportion similaire à celle de l'exercice financier 2015 à 2016 (304, ou 19 %).
Tableau 2 : Nombre de demandes et pourcentage du total
156 (13 %) 257 (16 %) 670 (30 %)
14 (1 %) 19 (1 %) 22 (1 %)
Secteur commercial/secteur privé
436 (38 %) 395 (25 %) 438 (19 %)
220 (19 %) 105 (7 %) 113 (5 %)
286 (25 %) 492 (31 %) 580 (26 %)
48 (4 %) 304 (19 %) 445 (20 %)
Note de tableau : La somme des pourcentages peut ne pas totaliser 100 % en raison de l'arrondissement.
EDSC est reconnu par la population canadienne et d'autres ministères comme l'un des plus importants détenteurs de renseignements personnels au sein du gouvernement du Canada. Une grande partie de l'information qui relève du Ministère contient des renseignements personnels sur certaines personnes, et l'accès à cette information doit être restreint en vertu d'exceptions obligatoires à la LAI, sauf si certaines conditions sont respectées. En raison de la nature du mandat d'EDSC, l'article 19 (renseignements personnels) continue d'être l'une des exceptions invoquées le plus souvent par EDSC. Cependant, pendant l'exercice financier 2016 à 2017, l'exception la plus souvent invoquée était l'article 21 (avis et recommandations), ce qui peut être attribuable à l'augmentation du nombre de demandes concernant des notes de breffage.
Le tableau qui suit présente certaines des exceptions invoquées le plus souvent au cours des trois derniers exercices.
Tableau 3 : Nombre de demandes et pourcentage du total des exemptions
Article 19 (renseignements personnels)
347 (31 %) 405 (29 %) 501 (23 %)
Article 16 (enquête)
214 (19 %) 193 (14 %) 269 (13 %)
Article 21 (avis et recommandations)
202 (18 %) 247 (18 %) 658 (31 %)
Article 20 (renseignements de tiers)
174 (15 %) 170 (12 %) 229 (11 %)
Article 24 (interdictions fondées sur d'autres lois)
74 (7 %) 170 (12 %) 186 (9 %)
45 (4 %) 48 (3 %) 70 (3 %)
Il existe certains types de renseignements auxquels la LAI ne s'applique pas, en particulier les documents qui sont déjà accessibles au public (article 68) et les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada (article 69), qui exigent de consulter le ministère de la Justice. Pendant l'exercice financier 2016 à 2017, EDSC a exclu des documents en application de l'article 69 de la LAI pour 182 demandes. Il s'agit d'une augmentation de 62 % (ou 112 demandes) par rapport à l'exercice financier 2015 à 2016, ce qui peut être attribuable à l'augmentation du nombre de demandes concernant des notes de breffage, qui contiennent souvent des renseignements confidentiels du Cabinet.
4.7 Demandes de consultation reçues d'autres organismes et institutions du gouvernement du Canada
Pendant l'exercice financier 2016 à 2017, EDSC a répondu à 171 demandes de consultation provenant d'autres organisations et institutions du gouvernement du Canada, ce qui correspond à un examen de 5 164 pages supplémentaires. Le Ministère a été en mesure de répondre à 116 (68 %) de ces demandes dans un délai de 30 jours. Plus de la moitié (110, ou 64 %) de ces demandes ont donné lieu à une recommandation de divulguer les documents demandés dans leur intégralité. Ces chiffres sont semblables à ceux de l'exercice financier 2015 à 2016, alors que 170 demandes de consultation avaient été reçues.
Dans le cadre de l'engagement du Ministère à maintenir la sécurité de nos systèmes et de protéger les renseignements personnels de nos clients et collègues, tous les employés d'EDSC doivent maintenir une certification valide de gérance de l'information et comportements en milieu de travail (GICMT). La certification GICMT offre à tous les employés à terme et au personnel indéterminé, ainsi qu'aux étudiants, aux employés temporaires et aux entrepreneurs la connaissance essentielle dont ils ont besoin pour gérer de façon sécuritaire les biens d'EDSC.
La marche à suivre initiale pour la certification GICMT a été mise en pratique en 2014, et ce, sur une base permanente pour les nouveaux employés. Depuis la mise en place du programme de formation GICMT, un total de 26 398 employés ont complété le cours avec succès, dont 2 251 pendant l'exercice financier 2016 à 2017. La documentation de formation pour la certification GICMT a été mise à jour en 2016 et aborde les sujets tels que la protection des renseignements personnels, l'accès à l'information, la gestion des renseignements, la sécurité, ainsi que les valeurs et l'éthique. Au début de 2017, le Ministère a avisé les employés ayant complétés la formation initiale qu'ils seraient tenus d'être certifiés de nouveau avant cet été.
Par ailleurs, le module de formation en ligne, intitulé « Protection des renseignements personnels et accès à l'information : c'est l'affaire de tous » a permis la formation réussie d'un total de 5 462 employés (dont 2 364 pendant l'exercice financier 2016 à 2017). Dans leur ensemble, ces activités de formation et de sensibilisation reflètent les efforts soutenus d'EDSC de sauvegarder et de protéger les renseignements détenus par le Ministère et d'assurer les Canadiens que la sécurité de leurs renseignements personnels est prise au sérieux.
Figure 6 : Formation en ligne
Gouvernance de l'information et comportements efficaces en milieu de travail
La protection des renseignements personnels et l'accès à l'information : c'est l'affaire de tous
8 669 Sans Objet
13 800 1 356
1 678 1 742
2 251 2 364
Figure 7 : Formation en personne
Le Ministère a effectué bon nombre d'activités visant à éduquer et à augmenter la connaissance de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, telles que des rencontres régulières avec des agents de liaison et des séances de formation en personne (ou par WebEx).
Depuis 2014 à 2015, le Ministère a présenté 144 séances de formation en personne à 3 214 employés. Pendant l'exercice financier 2016 à 2017, EDSC a présenté 59 séances en personne à 953 employés.
La Division OPS AIPRP est également chargée d'offrir une orientation fonctionnelle relative aux activités quotidiennes dans les régions. En janvier 2017, la Division a organisé un atelier de trois jours dans la région de la capitale nationale avec 10 représentants régionaux de l'AIPRP. Ils ont discuté des pratiques exemplaires et des processus opérationnels, des efforts de modernisation et des nouvelles initiatives. Il s'agissait de la première rencontre de ce genre depuis plusieurs années. Cette rencontre a permis à la Division de mieux connaître les réalités des opérations régionales. En outre, les agents de liaison des directions générales ont participé au volet de formation de l'atelier; ils ont en effet contribué au renforcement de la communauté fonctionnelle de la LAI dans l'ensemble du Ministère.
Le Ministère cherche toujours à améliorer ses normes de rendement et à trouver des moyens de donner suite à l'augmentation constante du volume, de la taille et de la complexité des demandes d'accès à l'information. Par exemple, le Ministère a entrepris une refonte des processus, qui a été mise en œuvre en 2015, pour simplifier et améliorer les processus et garantir la communication de réponses de qualité dans les meilleurs délais. Au cours de l'exercice financier 2016 à 2017, diverses modifications ont été apportées au processus d'accès à l'information pour générer des économies administratives, notamment en modifiant les modèles de la feuille de réponse aux demandes internes afin de faciliter l'obtention des approbations. À l'avenir, EDSC sera responsable de l'amélioration continue de l'administration de la LAI. Il existe un engagement commun visant à renforcer les processus opérationnels de la Division des OPS AIPRP et à engager fermement les activités quotidiennes de façon à assurer notre succès.
En outre, la Division a appuyé l'initiative du gouvernement ouvert pour contribuer à la gestion de la charge de travail quotidienne. Au cours de l'exercice financier 2016 à 2017, elle a effectué une analyse des données sur l'accès à l'information afin de mettre en évidence les tendances relatives aux demandes les plus fréquemment présentées, qui contribuent de façon importante aux volumes de demandes. L'analyse des données permettra à la Division de connaître les types de demandes qui pourraient être communiquées au public en tant que ressources documentaires ouvertes. Cette analyse permettra de créer des occasions de collaborer et d'établir des partenariats avec d'autres directions générales et régions afin de discuter de la divulgation proactive de renseignements souvent demandés.
De plus amples renseignements sur les politiques, les lignes directrices, les procédures et les initiatives nouvelles ou modifiées se trouvent à la section 7.0.
Plaintes, enquêtes et poursuites en justice
EDSC a été informé de 23 plaintes reçues par le CIC au cours de l'exercice financier 2016 à 2017. Il s'agit d'une diminution de 19 plaintes (45 %) par rapport à l'exercice financier 2015 à 2016, malgré la hausse (44 %) du volume total de demandes reçues.
Figure 8 : Demandes et plaintes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
Le tableau suivant présente les 23 plaintes reçues par catégorie.
Tableau 4 : Plaintes reçues par catégorie
Refus d'accès à l'information
Prorogations déraisonnables
Dispositions d'exception invoquées indûment
Pendant l'exercice financier 2016 à 2017, le Commissariat à l'information du Canada (CIC) a reçu un financement temporaire qui a servi d'augmenter sa capacité à mener des enquêtes. Comme il a été mentionné dans le Rapport annuel de l'exercice financier 2016 à 2017 de la commissaire à l'information du Canada, les « principaux domaines d'intérêt étaient la mise en place d'un processus d'enquête simplifié pour les plaintes pour cause de délai, accompagnées d'avis d'information à l'appui, et la mise en œuvre de négociations fondées sur les intérêts pour les enquêtes ». Cette initiative du CIC a eu des répercussions sur le Ministère. En effet, EDSC a dû trouver un équilibre entre la réponse aux enquêtes et la poursuite du traitement des demandes d'accès à l'information. Par conséquent, 59 enquêtes étaient actives au cours de la période de référence.
Toujours au cours de la période de référence, la Division des OPS AIPRP a réussi à fermer 37 dossiers de plaintes non réglés, qui avaient été reportés d'années antérieures ou qui dataient de l'exercice financier 2016 à 2017. Les conclusions du CIC sont présentées dans le tableau qui suit.
Tableau 5 : Dossiers de plaintes non réglés par catégorie
Aucune demande n'a donné lieu à des poursuites en justice au cours de l'exercice financier 2016 à 2017.
Au cours de l'exercice financier 2015 à 2016, la Direction générale des services de vérification interne d'EDSC a entrepris une vérification du processus d'accès à l'information. Les résultats ont été publiés pendant l'exercice financier 2016 à 2017 et sont actuellement utilisés pour améliorer davantage l'administration de la LAI. Ce processus s'appuie sur les connaissances acquises dans le cadre de la refonte des processus de l'exercice financier 2015 à 2016, et constitue une occasion de renforcer le programme d'accès à l'information d'EDSC.
Les recommandations formulées dans le cadre de la vérification sont les suivantes : discuter des résultats liés au rendement au sein des comités de surveillance ministériels clés, mettre en œuvre une stratégie visant à réduire les retards et à pallier les pénuries de compétence, produire des rapports sur le rendement plus complets et fiables ainsi que corriger les lacunes en matière de formation et appuyer les efforts de modernisation. Pour réaliser cet objectif qui consiste à positionner et à renforcer EDSC pour l'avenir, la Division des OPS AIPRP a déployé des efforts pour donner suite à ces recommandations s'articulant autour de deux principaux thèmes, tout en continuant d'appuyer les activités quotidiennes et la gestion des volumes.
Pendant l'exercice financier 2016 à 2017, la Division des OPS AIPRP s'est d'abord concentrée sur l'intégrité des données relatives aux résultats des rapports sur l'accès à l'information. De nouvelles procédures, comme le contrôle de la qualité et les techniques de validation, ont été conçues pour mieux faire comprendre le processus administratif quotidien et mieux le surveiller. La Division a examiné les pratiques exemplaires opérationnelles et le travail d'autres ministères. Elle a également modifié les documents hebdomadaires de production de rapports, en précisant davantage les formulaires pour mettre en évidence les détails clés et mieux répondre aux besoins de la haute direction. Le processus de stabilisation et d'amélioration de la rigueur relative aux résultats des rapports liés à la LAI a également permis à la haute direction d'EDSC de mieux comprendre le programme d'accès à l'information. De plus, la Division des OPS AIPRP a commencé à consulter les directions générales et les régions sur la formation, la charge de travail, les problèmes et les processus opérationnels, et poursuivra cette initiative. Par ailleurs, la Division est en bonne position pour poursuivre l'année prochaine ces travaux et pour consulter davantage la haute direction sur les tendances et les défis émergents dans l'ensemble du Ministère.
Ensuite, la Division des OPS AIPRP s'est engagée à stabiliser l'administration quotidienne du programme d'accès à l'information en commençant par accroître la capacité au sein de la Division et améliorer le perfectionnement du savoir-faire en matière d'AIPRP. Les priorités comprennent le maintien de l'effectif, la création d'une structure organisationnelle visant à renforcer la capacité interne, et l'embauche de ressources supplémentaires pour assumer les fonctions de gestion relative au traitement des demandes et à la mise en œuvre d'améliorations au processus opérationnel. Pour la prochaine année, la Division se concentrera sur la formation continue pour les employés de la Division, ainsi que pour les agents de liaison et d'autres intervenants. Elle collaborera également avec la communauté de l'AIPRP afin de tirer profit des travaux existants et d'établir un programme de perfectionnement des ressources durable qui ferait partie intégrante d'une stratégie de recrutement et de maintien en poste. Ensemble, ces travaux de base permettent à la Division de miser sur les réussites et de mieux examiner les principaux défis, tout en améliorant l'administration de la LAI, renforçant les activités quotidiennes de la Division, et améliorant les services offerts au public par EDSC.
Sauf dans des circonstances précises où une prorogation peut être sollicitée, la LAI prescrit 30 jours civils (environ 20 jours ouvrables) pour le traitement des demandes. Compte tenu de ces délais rigoureux et de l'engagement du Ministère à respecter l'esprit et la lettre de la Loi, EDSC a mis en place les procédures et les responsabilités suivantes :
Récupération des documents pertinents et formulation de recommandations : Lorsqu'une demande est reçue, elle est attribuée aux directions générales ou aux régions visées (bureaux de première responsabilité). Les bureaux de première responsabilité disposent ensuite de huit jours ouvrables pour récupérer les documents pertinents et les remettre, assortis de recommandations, à l'Unité de traitement des demandes.
Examen détaillé des documents pertinents : L'Unité de traitement des demandes dispose de huit jours ouvrables pour procéder à un examen minutieux des documents demandés et invoquer toutes les dispositions d'exception ou d'exclusion applicables.
Avis préalable à la communication : Les intervenants clés reçoivent un avis indiquant que les documents à communiquer ont été publiés par voie électronique sur un site interne sécurisé au moins quatre jours ouvrables avant la date de communication prévue. Ce mécanisme permet à toutes les parties concernées de vérifier l'information avant de la communiquer.
Bref, la Division des OPS AIPRP a depuis longtemps pour pratique de tenir ses collègues informés tout au long du processus de traitement des demandes présentées en vertu de la LAI. Le Ministère prépare également des rapports hebdomadaires « prospectifs » à l'intention de la haute direction qui donnent un aperçu des diffusions à venir, ainsi que des rapports trimestriels résumant les principaux indicateurs de rendement du traitement des demandes liées à l'AIPRP. Cette approche collaborative favorise la stabilité de l'environnement pour les intervenants au sein d'EDSC et appuie la Division des OPS AIPRP dans l'administration appropriée des lois, dans les plus brefs délais.
Le personnel et la direction de la Division des OPS AIPRP s'engagent à voir à l'élaboration et à la mise en œuvre continue d'améliorations à court terme et de stratégies durables à long terme dans le but de gérer la charge de travail tout en renforçant et en positionnant la Division pour l'avenir.
En vertu de l'article 11 de la Loi sur le ministère de l'Emploi et du Développement social, le ministre de l'Emploi et du Développement social délègue, par les présentes, aux personnes, cadres ou employés qui occupent les postes mentionnés en annexe au ministère de l'Emploi et du Développement social Canada, ou aux personnes, cadres ou employés occupant ces postes à titre intérimaire, les attributions du ministre ou du responsable de l'institution, comme il est indiqué en annexe.
Signée en date du 22 juin 2017 par l'honorable Jean-Yves Duclos, Ministre de l'Emploi et du Développement social
Loi et règlements sur l'accès à l'information — Délégation de pouvoirs – Emploi et Développement social Canada
Sous-ministre de l'Emploi et du Développement social Canada (EDSC)
Sous-ministre délégué principal d'EDSC et chef de l'exploitation pour Service Canada
Sous‑ministre délégué d'EDSC
Directeur, Opérations à l'accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP)
Gestionnaires, Unité de traitement des demandes, Opérations à l'AIPRP
Chefs d'équipe, Unité de traitement des demandes, Opérations à l'AIPRP
Analystes de l'AIPRP, Unité de traitement des demandes, Opérations à l'AIPRP
Conseillers en droit de publique, Unité de traitement des demandes, Opérations à l'AIPRP
Agents de programme de l'AIPRP, Unité de traitement des demandes, Opérations à l'AIPRP
Analystes subalterne, Unité de traitement des demandes, Opérations à l'AIPRP
Sous-ministre d''EDSC
Directeur, Opérations à l'AIPRP
Gestionnaire, Unité de traitement des demandes, Opérations à l'AIPRP
Sous-ministre d'EDSC
Transmission de la demande à une autre institution fédérale
Frais pour document informatisé
Refus de communication – renseignements obtenus à titre confidentiel
Refus de communication – Affaires fédéro-provinciales
Refus de communication – Affaires internationales et défense.
Refus de communication – Application de la loi et enquêtes
Refus de communication – Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles
Refus de communication – Intérêts économiques du Canada
Refus de communication – Intérêts économiques de la Société canadienne des postes, d'Exportation et Développement Canada, de l'Office d'investissement des régimes de pensions du secteur public, et VIA Rail Canada inc.
Refus de communication – Renseignements personnels
Refus de communication – Renseignements de tiers
Accès refusé – Opérations du gouvernement
Accès refusé – Procédures de mise à l'essai, essais, audits
Refus de communication – Documents de travail se rapportant à une vérification interne et rapports préliminaires de vérification interne
Refus de communication – Interdictions fondées sur d'autres lois
Avis aux tiers – Prorogation de délai
Avis aux tiers – Avis de décision
Avis aux tiers – Observations écrites
Avis aux tiers – Communication du document
Recommandation du Commissaire à l'information visant la communication du document
Avis au Commissaire à l'information concernant la participation des tiers
Avis aux tiers (recours devant la Cour fédérale)
Avis à la personne qui a fait la demande (recours devant la Cour fédérale exercé par le tiers)
Règles spéciales concernant les auditions
Présentations d'arguments en l'absence d'une partie (Cour fédérale)
Installations pour consulter les manuels
Sous-ministre de l'EDSC
Frais liés à la recherche et à la préparation du document
Frais liés à la production du document et à la programmation
Période de référence : 2016-04-01 à 2017-03-31
Partie 1 : Demandes de renseignements en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
En suspens à la fin de la période de référence précédente
Fermées pendant la période de référence
Reportées à la prochaine période de référence
Toutes les demandes classées antérieurement comme « traitées de façon informelle » seront désormais comptabilisées dans cette section seulement.
Partie 2 : Demandes fermées pendant la période de référence
Demande ni confirmée ni infirmée
323 877 516 314 97 122 27 2 276
13(1)a) 7
13(1)c) 10
15(1) - Affaires internationales 22
15(1) - Défense du Canada 22
16(1)a)(ii) 1
16(1)b) 14
16(1)c) 46
16(2)c) 6
18.1(1)b) 1
18.1(1)d) 1
20(1)a) 3
20(1)b) 119
20(1)c) 96
20(1)d) 11
21(1)a) 309
21(1)b) 299
21(1)d) 10
69(1)b) 10
69(1)c) 10
69(1)d) 14
69(1)e) 33
69(1)f) 13
69(1)g) voir (a) 30
69(1)g) voir (b) 0
69(1)g) voir (c) 23
69(1)g) voir (d) 2
69(1)g) voir (e) 5
69(1)g) voir (f) 22
1 419 285 17
Disposition prise à l'égard de la demande
241 532 240 600 716
184 052 166 000 1 005
1 154 0 20
11 094 3 489 226
661 6 902 40 7 029 1 729 10 28 182 4 197 758
683 17 735 246 46 447 46 30 366 26 44 070 4 27 382
207 730 14 1 749 3 999 2 11 0 0
1 593 25 367 302 55 225 51 32 094 38 72 263 8 225 140
2.6.1 Motif du non-respect du délai prévu par la loi
Nombre de demandes fermées en retard = 528
Charge de travail = 311
Consultation externe = 42
Consultation interne = 26
Autres = 149
3.1 Motifs des prorogations et disposition prise à l'égard des demandes
Disposition prise à l'égard des demandes nécessitant une prorogation
De 30 jours ou moins
1 887 9 435 $ 387 1 935 $
1 65 $ 0 0 $
0 0 $ 1 10 $
1 888 9 500 $ 388 1 945 $
173 7 233 12 68
175 7 618 12 68
159 5 096 12 68
16 2 522 0 0
6.1 Demandes auprès de l'Unité des services juridiques
Article 32 = 23
Article 35 = 59
Article 37 = 37
Partie 8 : Poursuite en justice
Article 41 = 0
Article 42 = 0
Article 44 = 0
Montants par dépenses
Salaires = 1 315 471 $
Heures supplémentaires = 16 414 $
Biens et services = 421 510 $
Marchés de services professionnels = 414 562 $
Autres = 6 948 $
Total = 1 753 395 $