Source: https://revosax.sachsen.de/vorschrift/13753.1
Timestamp: 2019-11-21 04:14:13
Document Index: 184660268

Matched Legal Cases: ['§ 7', '§ 7', '§ 7', '§ 7', '§ 4', '§ 7', '§ 7', '§ 13', '§ 67', '§ 67', '§ 67', '§ 67', '§ 93', '§ 83', '§ 93', '§ 93', '§ 97', '§ 94', '§ 75', '§ 75', '§ 75', '§ 7', '§ 8', '§ 8', '§ 8', '§ 9', '§ 9', '§ 10', '§ 10', '§ 10', '§ 11', '§ 18', '§ 18', '§ 10', '§ 38', '§ 39', '§ 39', '§ 51', '§ 52', '§ 53', '§ 10', '§ 40', '§ 10', '§ 10', '§ 10', '§ 19', '§ 11', '§ 39', '§ 40', '§ 48', '§ 50', '§ 51', '§ 54', '§ 57', '§ 64', '§ 103', '§ 39', '§ 48', '§ 24', '§ 51', '§ 110', '§ 110', '§ 110', '§ 56', '§ 8', '§ 98', '§ 99', '§ 96', '§ 96', '§ 18', '§ 23', '§ 54', '§ 3', '§ 28', '§ 67', '§ 3', '§ 3', '§ 45', '§ 34', '§ 796', '§ 1053', '§ 98', '§ 99', '§ 96', '§ 96', '§ 45', '§ 19', '§ 20', '§ 12', '§ 30', '§ 8', '§ 45', '§ 8', '§ 34', '§ 344', '§ 2232', '§ 351', '§ 9', '§ 9', '§ 351', '§ 26', '§ 1', '§ 4', '§ 2']

REVOSax Landesrecht Sachsen - VwV Notarwesen
01.09.2013 - 31.05.2017
Historische Fassung war gültig vom 01.09.2013 bis 31.05.2017
VwV Notarwesen
Vollzitat: VwV Notarwesen vom 27. August 2013 (SächsJMBl. S. 77), die durch die Verwaltungsvorschrift vom 24. April 2017 (SächsJMBl. S. 418) geändert worden ist, zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 11. Dezember 2017 (SächsABl. SDr. S. S 366)
zur Ausführung der Bundesnotarordnung und über die Dienstordnung für Notarinnen und Notare
(VwV Notarwesen)
Vom 27. August 2013
Ausführungsbestimmungen zur Bundesnotarordnung
Anwärterdienst als Notarassessor
Ausschreibung von Anwärterstellen
Vorlage eines amtsärztlichen Attests und eines Führungszeugnisses
Ernennung des Notarassessors, Beginn des Anwärterdienstes
Ablehnung eines Bewerbers
Entlassung eines Notarassessors
Besetzung der Notarstellen
Ausschreibung von Notarstellen
Bewerbung um freie Notarstellen
Mindestverweildauer vor Bewerbung um eine neue Notarstelle
Bewerbung um mehrere Notarstellen
Vorlage eines amtsärztlichen Attests, Ablehnung eines Bewerbers
Übertragung von Aufgaben der Notarkammer
Tätigkeit der Aufsichtsbehörden
Mitteilungspflichten der Aufsichtsbehörde
Mitteilungspflichten der Notarkammer
Notarverwaltungsangelegenheiten
Verfahren bei Anträgen und Anzeigen
Anhörung der Notarkammer
Prüfung der Geschäftsübersichten
Übertragung der Aktenverwahrung
Inhalt und Führung der Personalakten
Einsicht in die Personalakten
Überlassung oder Abgabe von Personalakten an andere Behörden
Aufnahme von ungünstigen Tatsachen in die Personalakte und Tilgung von Eintragungen
Geltung für Notarassessoren
Dienstordnung für Notarinnen und Notare
Ergebnis der Geschäftsübersichten
In den Anwärterdienst werden nur so viele Bewerber aufgenommen, wie es eine den Erfordernissen einer geordneten Rechtspflege verpflichtete Notarstellenplanung gebietet.
Die Notarassessorenstellen werden im Sächsischen Justizministerialblatt ausgeschrieben. Der Zeitpunkt der Ausschreibung und die Anzahl der auszuschreibenden Stellen werden im Einvernehmen mit der Notarkammer durch das Staatsministerium der Justiz und für Europa festgesetzt.
Die Bewerbung um eine ausgeschriebene Notarassessorenstelle ist innerhalb der Ausschreibungsfrist in dreifacher Fertigung an das Staatsministerium der Justiz und für Europa zu richten.
Jede Fertigung der Bewerbung muss enthalten:
den Namen, den Vornamen, den Geburtsnamen, den Geburtstag, die Wohnanschrift und den Personenstand des Bewerbers,
die Erklärung, welche Tätigkeiten der Bewerber seit der Erlangung der Voraussetzungen für die Bestellung zum Notarassessor ausgeübt hat,
die Erklärung, ob gegen den Bewerber Strafen, Disziplinarmaßnahmen oder ehrengerichtliche Maßnahmen verhängt wurden, ob schriftliche Missbilligungen oder Rügen erteilt wurden oder ob gegen den Bewerber ein Strafverfahren, ein strafrechtliches Ermittlungsverfahren, ein Disziplinarverfahren, ein disziplinarrechtliches Vorermittlungsverfahren oder ein ehrengerichtliches Verfahren schwebt oder geschwebt hat; etwaige Strafen, Maßnahmen, Missbilligungen oder Rügen und die schwebenden oder abgeschlossenen Verfahren sind anzugeben,
die Erklärung, ob der Bewerber infolge gerichtlicher Anordnung in der Verfügung über sein Vermögen beschränkt ist,
die Erklärung, bei welcher Dienststelle Personalakten aus einem früheren Dienstverhältnis geführt werden und ob der Bewerber mit der Beiziehung der Personalakten durch das Staatsministerium der Justiz und für Europa, den Präsidenten des Oberlandesgerichts, den Präsidenten des Landgerichts und die Notarkammer Sachsen einverstanden ist,
die Erklärung, ob der Bewerber bereits in einem anderen Land seine Ernennung zum Notar oder Notarassessor beantragt hat oder sich entsprechend beworben hat,
die Erklärung, ob und gegebenenfalls durch welche Stelle eine beantragte Zulassung zur Rechtsanwaltschaft versagt, widerrufen oder zurückgenommen wurde und die Erklärung, dass für den Fall der Bestellung zum Notarassessor auf die Rechte aus der Zulassung zur Rechtsanwaltschaft verzichtet wird,
einen ausgefüllten Personalbogen nach besonderem Vordruck gemäß der Anlage 1, je mit einem Lichtbild in Passbildformat versehen, das nicht älter als drei Monate sein soll,
jeweils in beglaubigter Ablichtung die Zeugnisse der Ersten Juristischen Prüfung und der Zweiten Juristischen Staatsprüfung sowie hinsichtlich der letztgenannten ein Einzelnotennachweis (schriftlicher und mündlicher Teil) und eine Bescheinigung über die erreichte Platzziffer,
einen tabellarischen, nicht handgeschriebenen Lebenslauf; zusätzlich muss in einer Fertigung der Bewerbung ein eigenhändig geschriebenes und unterschriebenes Exemplar enthalten sein.
Nach Eingang der Bewerbungsunterlagen zieht das Staatsministerium der Justiz und für Europa die Personalakten und die sonstigen für die Entscheidung bedeutsamen Vorgänge bei und leitet sie der Notarkammer zur Stellungnahme zu. Auf die Beiziehung der Personalakten von Bewerbern, die nach Durchsicht aller Bewerbungsunterlagen im Vergleich zu den Mitbewerbern für eine Aufnahme in den Anwärterdienst nicht in Betracht kommen, kann verzichtet werden.
Das Staatsministerium der Justiz und für Europa kann mit den Bewerbern Vorstellungsgespräche führen. Zu diesen Gesprächen können von der Notarkammer beauftragte Notare und Mitglieder der Geschäftsführung der Notarkammer beigezogen werden.
Nach Durchführung der Vorstellungsgespräche erfolgt eine abschließende Anhörung der Notarkammer. Der Präsident der Notarkammer reicht dem Staatsministerium der Justiz und für Europa die übersandten Vorgänge mit einer insbesondere auf die persönliche und fachliche Eignung des Bewerbers eingehenden Stellungnahme der Notarkammer zurück.
Bewerber können zur Einreichung eines amtsärztlichen Attests und eines Führungszeugnisses aufgefordert werden. Die entstehenden Kosten sind vom Bewerber zu tragen.
Die Ernennung des Notarassessors erfolgt durch das Staatsministerium der Justiz und für Europa. Die Ernennungsurkunde wird dem Notarassessor durch den Präsidenten der Notarkammer ausgehändigt. Über die Aushändigung ist eine Niederschrift aufzunehmen. Je eine Abschrift dieser Niederschrift ist dem Staatsministerium der Justiz und für Europa, dem Präsidenten des Landgerichts der ersten Ausbildungsstation und der Ländernotarkasse zu übersenden.
Der Anwärterdienst beginnt mit Dienstantritt des Notarassessors. Der Ausbildungsnotar zeigt den Tag des Dienstantrittes dem Präsidenten der Notarkammer an, welche das Staatsministerium der Justiz und für Europa, den Präsidenten des Oberlandesgerichts, den Präsidenten des zuständigen Landgerichts und den Präsidenten der Ländernotarkasse unterrichtet.
Bewerber, die bei der Besetzung keine Berücksichtigung gefunden haben, werden vom Staatsministerium der Justiz und für Europa unter Beifügung der nicht mehr benötigten Bewerbungsunterlagen darüber benachrichtigt, dass beabsichtigt sei, die Stelle an einen Mitbewerber zu vergeben.
Anträge von Notarassessoren auf Entlassung aus dem Dienst (§ 7 Abs. 7 Satz 1 der Bundesnotarordnung [ BNotO]) sind auf dem Dienstweg dem Staatsministerium der Justiz und für Europa vorzulegen.
Tatsachen, die zur Entlassung des Notarassessors aus einem der in § 7 Abs. 7 Satz 2 BNotO genannten Gründe führen können, hat der Notar, der den Notarassessor beschäftigt (§ 7 Abs. 5 Satz 1 BNotO), unverzüglich dem Präsidenten des zuständigen Landgerichts mitzuteilen. Dieser hört den Notarassessor sowie die Notarkammer an und berichtet auf dem Dienstweg dem Staatsministerium der Justiz und für Europa.
Wird ein Notarassessor gemäß § 7 Abs. 7 BNotO aus dem Anwärterdienst entlassen, ist er zur Führung der Bezeichnung „Notarassessor“ auch mit einem auf das Ausscheiden aus dem Dienst hinweisenden Zusatz nicht befugt.
Die Notarstellen werden vom Staatsministerium der Justiz und für Europa nach Anhörung der Notarkammer und der Ländernotarkasse im Sächsischen Justizministerialblatt ausgeschrieben.
Die Bewerbung um eine ausgeschriebene Notarstelle ist innerhalb der Ausschreibungsfrist in zweifacher Fertigung an das Staatsministerium der Justiz und für Europa zu richten.
Die Bewerbung muss die in Nummer 2 Buchst. b Doppelbuchst. aa) bis gg) vorgesehenen Angaben und Erklärungen enthalten. Zusätzlich sind anzugeben:
die Bezeichnung der ausgeschriebenen Stelle und, soweit sich die Bewerbung auf mehrere Stellen bezieht, die Rangfolge der Stellen,
die Angabe, auf welche Weise die Voraussetzung für die Bestellung zum Notar erlangt wurde.
die in Nummer 2 Buchst. b Doppelbuchst. hh bis jj genannten Unterlagen,
gegebenenfalls Nachweise über Anrechnungszeiten nach den §§ 4 und 8 der Verordnung der Sächsischen Staatsregierung und des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz und für Europa zur Ausführung der Bundesnotarordnung ( BNotOVO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 25. März 2013 (SächsGVBl.S. 205) in der jeweils geltenden Fassung.
Wird eine freie Notarstelle nur zur gemeinsamen Berufsausübung mit einem anderen Notar ausgeschrieben, hat der Bewerber zu erklären, dass er hierzu bereit ist.
Notarassessoren, die sich im Freistaat Sachsen in einem Anwärterdienst nach § 7 BNotO befinden, und Notare des Freistaates Sachsen, die mit ihrer Bewerbung einen Wechsel ihres Amtssitzes anstreben, reichen im Falle einer Bewerbung an Stelle der erforderlichen Angaben, Erklärungen und Unterlagen nach Nummer 2 Buchst. b die Bewerbung unter Verweis auf die dem Staatsministerium der Justiz und für Europa vorliegenden Personalakten ein, soweit sich keine Änderungen gegenüber der vorherigen Bewerbung ergeben haben.
Für das Bewerberauswahlverfahren gilt Nummer 3 entsprechend. Bei Bewerbungen von sächsischen Notarassessoren oder sächsischen Notaren sind die bei dem Präsidenten des Oberlandesgerichts und den Präsidenten der Landgerichte befindlichen Personalakten auf Aufforderung an das Staatsministerium der Justiz und für Europa zu übersenden.
Ein Bewerber, der erstmals zum Notar bestellt worden ist oder seinen Amtssitz nach Ausschreibung verlegt hat, findet bis zum Ablauf von fünf Jahren seit der Bestellung oder dem Amtssitzwechsel in der Regel keine Berücksichtigung im Auswahlverfahren. Maßgeblich ist das Ende der Bewerbungsfrist. Besondere Gründe für eine vorzeitige Amtssitzverlegung oder Neubestellung sind darzulegen.
Nimmt ein Notarassessor seine Bewerbung um eine Notarstelle ohne hinreichenden Grund zurück und war er im Zeitpunkt der Rücknahme der einzige berücksichtigungsfähige Bewerber um die ausgeschriebene Notarstelle, wird ihm die Notarstelle gemäß § 7 Abs. 7 Satz 2 Nr. 3 BNotO zur erneuten Bewerbung angeboten.
Während der Dauer eines Gerichtsverfahrens um die Besetzung einer Notarstelle wird das Gesuch eines hieran beteiligten konkurrierenden Bewerbers um eine andere Notarstelle nur berücksichtigt, wenn er sich schriftlich bereit erklärt, diese unabhängig vom Stand des Gerichtsverfahrens zum erstmöglichen Zeitpunkt anzutreten.
Für die Vorlage eines amtsärztlichen Attests und die Ablehnung eines Bewerbers gelten die Nummern 4 und 6 entsprechend. Das Benachrichtigungsschreiben an abgelehnte Bewerber hat den Hinweis zu enthalten, dass das Besetzungsverfahren nach Ablauf von zwei Wochen ab Bekanntgabe des Benachrichtigungsschreibens fortgesetzt wird.
Der Präsident des Landgerichts, in dessen Bezirk sich die zu besetzende Notarstelle befindet, händigt dem Bewerber die Bestallungsurkunde aus. Über die Aushändigung und die anschließende Vereidigung (§ 13 BNotO) ist eine Niederschrift aufzunehmen. Je eine Abschrift dieser Niederschrift ist dem Staatsministerium der Justiz und für Europa, dem Präsidenten des Oberlandesgerichts, der Notarkammer und der Ländernotarkasse zu übersenden.
Von den Aufgaben, die der Notarkammer nach der Bundesnotarordnung zustehen, werden auf die Ländernotarkasse übertragen:
die Mittelbereitstellung für die berufliche Fortbildung der Hilfskräfte der Notare (§ 67 Abs. 3 Nr. 1 BNotO),
die Regelung der Ausbildung und Prüfung der Hilfskräfte der Notare (§ 67 Abs. 3 Nr. 2 BNotO),
die Erstattung kostenrechtlicher Gutachten (§ 67 Abs. 6 BNotO).
Im Übrigen bleibt die Zuständigkeit der Notarkammer nach § 67 Abs. 3 Nr. 1 und Abs. 6 BNotO unberührt.
Der Präsident des Landgerichts veranlasst die Prüfung der Amtsgeschäfte des Notars gemäß § 93 BNotO. Stichprobenkontrollen nach § 83 Abs. 1 Satz 3 der Verordnung zur Durchführung der Grundbuchordnung (Grundbuchverfügung – GBV) erfolgen anlässlich der turnusmäßig stattfindenden Prüfungen, soweit nicht konkrete Anhaltspunkte eine außerplanmäßige Überprüfung erforderlich machen.
Der zur Prüfung hinzugezogene Notar (§ 93 Abs. 3 Satz 2 BNotO) soll seinen Amtssitz nicht in dem Landgerichtsbezirk des zu prüfenden Notars haben. Der Ort, die Zeit und, soweit eine eingeschränkte Prüfung stattfindet, der Gegenstand der Prüfung sind der Notarkammer im Rahmen der Anhörung und zur Abstimmung mit dem prüfenden Notar rechtzeitig mitzuteilen.
Die Aufsichtsbehörde übersendet den anderen Aufsichtsbehörden und der Notarkammer Abdrucke der von ihr getroffenen Entscheidung. Dabei ist das Staatsministerium der Justiz und für Europa nur über Entscheidungen zu unterrichten, denen eine grundsätzliche Bedeutung zukommt oder die von besonderem öffentlichen Interesse sind.
Über das Ergebnis der Prüfung der Amtsführung des Notars nach Maßgabe des § 93 BNotO sind der Präsident des Oberlandesgerichts und die Notarkammer durch Übersendung eines Berichts und der hierzu erfolgten Stellungnahme des Notars zu unterrichten. Dies gilt auch für das Ergebnis einer im Einzelfall erforderlichen Nachprüfung und die zur Beseitigung vorgefundener Mängel ergriffenen Maßnahmen.
In Aufsichts- und Disziplinarangelegenheiten ist den höheren Aufsichtsbehörden über alle wesentlichen Vorgänge zu berichten. Höhere Aufsichtsbehörden sind der Präsident des Oberlandesgerichts und das Staatsministerium der Justiz und für Europa. Wesentliche Vorgänge sind insbesondere Vorkommnisse, die ein Strafverfahren oder ein Disziplinarverfahren gegen einen Notar oder Notarassessor zur Folge haben können, sowie alle wesentlichen Entscheidungen im Zusammenhang mit diesen Verfahren. Bei Straßenverkehrsdelikten ist nur bei schweren Verstößen, insbesondere bei Trunkenheitsfahrten, Unfallflucht oder fahrlässiger Tötung, zu berichten.
Die höheren Dienstaufsichtsbehörden sind über Aufsichts- und Disziplinarangelegenheiten, denen Sachverhalte zu Grunde liegen, welche die Enthebung aus dem Amt oder die Entfernung vom bisherigen Amtssitz rechtfertigen können, zum frühest möglichen Zeitpunkt zu unterrichten. In Fällen, in denen die Verhängung einer Disziplinarmaßnahme nach § 97 Abs. 1 Alternative 1 und 2 BNotO in Betracht kommt, sind die höheren Aufsichtsbehörden mit der Einleitung eines Disziplinarverfahrens zu unterrichten. In Fällen, in denen ausschließlich der Erlass einer Missbilligung nach § 94 BNotO gerechtfertigt erscheint, sind die höheren Aufsichtsbehörden grundsätzlich erst nach deren Erlass zu unterrichten. Die Notarkammer Sachsen ist in allen Fällen bereits vor Erlass möglicher Disziplinarverfügungen zum frühest möglichen Zeitpunkt zu unterrichten. Dies gilt auch für die Entscheidung über die gegen eine Disziplinarverfügung eingelegten Rechtsbehelfe und in Verfahren, die auf den Ausspruch einer Missbilligung gerichtet sind.
Die Notarkammer teilt eine von ihr ausgesprochene Ermahnung dem Präsidenten des Landgerichts mit, der die Aufsicht über den Notar führt (§ 75 Abs. 3 Satz 3 BNotO). Dieser legt sie dem Präsidenten des Oberlandesgerichts vor. Dies gilt auch für die Entscheidung über den gegen eine Ermahnung eingelegten Einspruch (§ 75 Abs. 4 BNotO) und für die Entscheidung über den Antrag auf gerichtliche Überprüfung im Fall der Nichtabhilfe (§ 75 Abs. 5 BNotO).
Die Notarkammer teilt dem Präsidenten des Landgerichts die Überweisung von Notarassessoren mit. Sie teilt ihm auch Tatsachen mit, die zur Entlassung aus einem der in § 7 Abs. 7 Satz 2 BNotO genannten Gründe führen kann.
In folgenden Angelegenheiten der Notare hat der Notar Anträge oder Anzeigen an die zuständige Aufsichtsbehörde über die Notarkammer einzureichen:
Übernahme eines besoldeten Amtes (§ 8 Abs. 1 BNotO),
Übernahme einer Nebenbeschäftigung gegen Vergütung, insbesondere einer gewerblichen Tätigkeit (§ 8 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 BNotO) oder Eintritt in den Vorstand, Aufsichtsrat, Verwaltungsrat oder in ein sonstiges Organ einer auf Erwerb gerichteten Gesellschaft, Genossenschaft oder eines in einer anderen Rechtsform betriebenen wirtschaftlichen Unternehmens (§ 8 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 BNotO),
Verbindung zur gemeinsamen Berufsausübung oder Unterhaltung gemeinsamer Geschäftsräume (§ 9 BNotO in Verbindung mit § 9 BNotOVO),
Verlegung des Amtssitzes (§ 10 Abs. 1 Satz 3 BNotO),
Genehmigung mehrerer Geschäftsstellen oder Abhaltung auswärtiger Sprechtage (§ 10 Abs. 4 BNotO),
Urkundstätigkeiten außerhalb des Amtsbereiches (§ 10a Abs. 3 BNotO),
Urkundstätigkeiten außerhalb des Amtsbezirkes (§ 11 Abs. 2 BNotO),
hh)Befreiung von der Pflicht zur Verschwiegenheit (§ 18 Abs. 2 Halbsatz 2 BNotO) und die Entscheidung in diesbezüglichen Zweifelsfragen (§ 18 Abs. 3 Satz 1 BNotO),
Anstellung von juristischen Mitarbeitern (§ 10 BNotOVO),
Abwesenheit des Notars von seinem Amtssitz von mehr als einem Monat (§ 38 Satz 2 BNotO),
Bestellung eines zeitweiligen Vertreters (§ 39 Abs.1 Satz 1 Halbsatz 1 BNotO) und Bestellung eines ständigen Vertreters (§ 39 Abs. 1 Satz 1 Halbsatz 2 BNotO), soweit es sich nicht um die Bestellung eines amtierenden sächsischen Notars handelt,
Übertragung der Aktenverwahrung (§ 51 Abs. 1 BNotO),
Führung der Amtsbezeichnung Notar mit dem Zusatz „außer Dienst (a.D.)“ (§ 52 Abs. 2 BNotO),
Genehmigung zur Verlegung der Geschäftsstelle eines Notars in die Räume eines Notars, dessen Amt erloschen ist oder der seinen Amtssitz verlegt hat, und zur Übernahme eines in einem besonderen Vertrauensverhältnis stehenden Angestellten (§ 53 Abs. 1 BNotO).
In allen anderen Fällen werden Anträge oder Anzeigen an die zuständige Aufsichtsbehörde unmittelbar übermittelt.
Die Notarkammer leitet in den Fällen von Buchstabe a Satz 1 Doppelbuchst. aa bis nn die mit einer Stellungnahme versehenen Anträge an die zuständige Aufsichtsbehörde weiter. Im Fall von Buchstabe a Satz 1 Doppelbuchst. ff leitet die Notarkammer den Vorgang nur an die zuständige Aufsichtsbehörde weiter, wenn die Vornahme der Urkundstätigkeit außerhalb des Amtsbereiches nicht nach § 10a Abs. 2 BNotO geboten ist. In den Fällen von Buchstabe a Satz 1 Doppelbuchst. kk weist die Notarkammer den Präsidenten des Landgerichts auf die Notwendigkeit der erstmaligen Vereidigung des zu bestellenden Vertreters hin (§ 40 Abs. 1 Satz 2 BNotO).
Unbeschadet der in Nummer 19 Buchst. a Satz 1 Doppelbuchst. aa bis nn genannten Fälle ist die Notarkammer anzuhören:
vor der Anweisung an einen Notar, seine Wohnung am Amtssitz zu nehmen (§ 10 Abs. 2 Satz 2 Halbsatz 2 BNotO),
vor der Verpflichtung eines Notars zur Unterhaltung weiterer Geschäftsstellen oder der Abhaltung von auswärtigen Sprechtagen (§ 10 Abs. 4 BNotO),
vor der Änderung von Grenzen des Amtsbereiches (§ 10a Abs. 1 Satz 2 BNotO),
vor der Erteilung von Auskünften an Dritte über die Berufshaftpflichtversicherung einzelner Notare (§ 19a Abs. 6 BNotO in Verbindung mit § 11 Abs. 2 Nr. 4 BNotOVO),
vor der von Amts wegen vorzunehmenden Bestellung eines zeitweiligen Vertreters (§ 39 Abs. 2 BNotO) oder dem Widerruf einer Vertreterbestellung (§ 40 Abs. 2 BNotO),
vor der Entscheidung über den Antrag auf Genehmigung der vorübergehenden Amtsniederlegung (§§ 48b, 48c BNotO),
vor der Amtsenthebung (§ 50 Abs. 3 BNotO),
vor der von Amts wegen vorzunehmenden Anordnung der Aktenverwahrung (§ 51 Abs. 1 Satz 2 BNotO),
vor der vorläufigen Amtsenthebung (§ 54 Abs. 1 BNotO),
vor der Bestellung eines Verwalters (§ 57 Abs. 2 BNotO) und dem Widerruf der Verwalterbestellung (§ 64 Abs. 1 Satz 3 BNotO),
vor Entscheidungen im Zusammenhang mit der Bestellung oder der Amtsenthebung von Beisitzern aus den Reihen der Notare (§§ 103, 104 BNotO).
Zum Notarvertreter (§ 39 BNotO) sollen grundsätzlich nur Notare, Notarassessoren, Notare außer Dienst und ehemalige Richter bestellt werden. Zu der Frage, ob Notarassessoren zur Verfügung stehen, ist eine Stellungnahme der Notarkammer einzuholen.
Bei vorübergehenden Amtsniederlegungen (§§ 48b, 48c BNotO) hat der Notar den Wegfall des Grundes einer vorübergehenden Amtsniederlegung und die Aufnahme erwerbswirtschaftlicher Nebentätigkeiten dem Präsidenten des Landgerichts anzuzeigen.
Der Präsident des Landgerichts prüft die Geschäftsübersichten (§ 24 DONot) und stellt nach Behebung etwaiger Beanstandungen die Ergebnisse der Übersichten zusammen. Dabei sind die Notare mit dem Amtssitz im selben Amtsgerichtsbezirk in alphabetischer Reihenfolge unter Verwendung des als Anlage 2 beigefügten Musters aufzuführen.
Der Präsident des Landgerichts legt die Zusammenstellung bis zum 1. April auf dem Dienstweg dem Staatsministerium der Justiz und für Europa vor. Die Notarkammer erhält von diesem eine Zusammenstellung der festgestellten und der bereinigten Urkundszahlen. Bei der Feststellung der bereinigten Nummern werden Beglaubigungen ohne Entwurf zu 10 vom Hundert, Beglaubigungen mit Entwurf zu 50 Prozent, Wechsel- und Scheckproteste mit 10 vom Hundert sowie die übrigen Beurkundungen voll berücksichtigt.
Ist das Amt eines Notars erloschen oder wird der Amtssitz in einen anderen Amtsgerichtsbezirk verlegt (§ 51 Abs. 1 BNotO), sind die Akten und Bücher des Notars sowie die ihm amtlich übergebenen Urkunden nach Beendigung der Verwaltung in der Regel demjenigen Notar in Verwahrung zu geben, der als Amtsnachfolger des ausgeschiedenen Notars anzusehen ist. Der Notariatsverwalter des ausgeschiedenen Notars übergibt bei Beendigung seines Amtes Siegel und Stempel an den Präsidenten des Landgerichts, welcher hiervon den Präsidenten der Notarkammer unterrichtet. Die Siegel und Stempel sind zur weiteren Verwendung geeignet. Sie sind daher nicht zu vernichten, sondern beim Präsidenten des Landgerichts aufzubewahren.
Die Siegel und Stempel des ausgeschiedenen Notars sind unverzüglich nach dem Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Entlassung durch den ausscheidenden Notar oder bei Verwalterbestellung durch den Verwalter an das Amtsgericht, in dessen Bezirk sich die Notarstelle befindet, zur Einziehung und Vernichtung zu übergeben.
Über jeden Notar sind Personalakten zu führen. Zu den Personalakten gehören alle den Notar betreffenden Vorgänge, die im Zusammenhang mit dem Amtsverhältnis stehen; Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen über den Notar, die nicht zu einem Disziplinarverfahren geführt haben, gehören nur dann zu den Personalakten, soweit sie sich als begründet oder zutreffend erwiesen haben. Nicht zu den Personalakten gehören Vorgänge, die einen überwiegenden Bezug zu der Notarstelle aufweisen, und die bei Bedarf in einer gesonderten Sachakte geführt werden (Notarstellenakte). In der Notarstellenakte sind insbesondere Vorgänge zu führen, die folgende Angelegenheiten betreffen:
Dienstantrittsanzeige,Amtssiegelprobe, Unterschriftsprobe und Anzeigen zum Kanzleisitz, Beschäftigung juristischer Mitarbeiter,
Geschäftsübersichten,
Verwahrungsübersichten,
Vertreterbestellungen,
Notariatsverwaltungen.
Die Personalakten für Notare werden vom Staatsministerium der Justiz und für Europa, vom Präsidenten des Oberlandesgerichts und vom Präsidenten des Landgerichts unter Beachtung der für den jeweiligen Aufgabenbereich bestehenden Zuständigkeiten geführt.
Die Personalakten sind wegen ihres vertraulichen Charakters vor unbefugter Einsicht durch Dritte zu schützen. Sie dürfen nur den mit der Bearbeitung von Personalsachen von Notaren betrauten Bediensteten zugänglich sein.
Erstes Aktenstück der Personalakten ist der Personalbogen, der bei entsprechendem Anlass unverzüglich zu berichtigen ist. Nach diesem sind die einzelnen Aktenstücke, soweit sie nicht in Teilakten (Unterhefte) aufzunehmen sind, in zeitlicher Reihenfolge einzuordnen. Sämtliche Schriftstücke, mit Ausnahme des Personalbogens, sind in der rechten oberen Ecke mit einer fortlaufenden Blattzahl zu versehen.
Folgende Vorgänge sind in die Unterhefte I bis IV aufzunehmen:
dienstliche Beurteilungen,
Disziplinarvorgänge,
Nebentätigkeitsvorgänge,
Mitteilungen (betreffend Gerichts-, Ermittlungs- und Bußgeldverfahren sowie Beschwerden,Behauptungen und Bewertungen nach Buchstabe a).
Die Unterhefte sind erst anzulegen, wenn ein entsprechender Vorgang anfällt. Auf dem Aktenumschlag sind angelegte Unterhefte zu verzeichnen. Weitere Unterhefte, insbesondere Personalaktenqualität besitzende Vorgänge betreffend die Prüfung der Amtsführung, und Teile von Unterheften sind bei Bedarf anzulegen.
Während des Disziplinarverfahrens sind die Disziplinarakten gesondert zu führende Sachakten und unterliegen für diese Zeit nicht den Regelungen über die Personalakten, sondern den besonderen Verfahrensvorschriften des Sächsischen Disziplinargesetzes ( SächsDG) vom 10. April 2007 (SächsGVBl. S. 54), zuletzt geändert durch Artikel 2 Abs. 3 des Gesetzes vom 19. Mai 2010 (SächsGVBl. S. 142, 143), in der jeweils geltenden Fassung. Erst nach Abschluss des Disziplinarverfahrens werden sie als Unterheft II Bestandteil der Personalakte.
Buchstabe f gilt entsprechend für die gesondert zu führenden Teilakten über Gerichts-, Ermittlungs- und Bußgeldverfahren.
Ärztliche und psychologische Gutachten sind in einem verschlossenen Umschlag zur Hauptakte – oder wenn sie von einem Einzelvorgang nicht getrennt werden können – zu dem entsprechenden Unterheft zu nehmen. Eine Öffnung des Umschlags ist unter Angabe des Datums und der Person des Einsichtnehmenden auf dem Umschlag zu vermerken. Ärztliche Zeugnisse nach Vordruck können unverschlossen aufgenommen werden, wenn sie keine besonderen Bemerkungen enthalten.
Erklärungen der Notare und sonstige Schriftstücke, die Überprüfungen früherer politischer Tätigkeiten in der Deutschen Demokratischen Republik (DDR) oder Tätigkeiten für das Ministerium für Staatssicherheit oder das Amt für Nationale Sicherheit der DDR betreffen, sind weder in die Hauptakte noch in ein Unterheft aufzunehmen. Sie sind in alphabetischer Reihenfolge zu einer Sammlung für alle Notare zu nehmen, die beim Staatsministerium der Justiz und für Europa aufzubewahren ist. Die Bestimmungen über die Einsicht in die Personalakten (Nummer 26) gelten entsprechend.
Jeder Notar hat dem Präsidenten des Landgerichts und dem Präsidenten der Notarkammer mitzuteilen:
eine Änderung der Anschrift,
eine Eheschließung unter Vorlage der Heiratsurkunde oder die Begründung einer Lebenspartnerschaft unter Vorlage einer Lebenspartnerschaftsurkunde; dabei ist eine Erklärung abzugeben, ob und gegebenenfalls wo der Ehegatte oder der Lebenspartner im Justizdienst beschäftigt oder als Rechtsanwalt oder Notar in dem Bezirk des Landgerichts, in dem der Notar seinen Amtssitz hat, tätig ist,
eine Namensänderung unter Vorlage der standesamtlichen Urkunde,
den Erwerb eines Doktortitels oder eines Diploms unter Vorlage eines Abdrucks der Verleihungsurkunde.
Der Präsident des Landgerichts legt Abdrucke oder Ablichtungen dieser Mitteilungen über den Präsidenten des Oberlandesgerichts dem Staatsministerium der Justiz und für Europa vor.
Der Notar hat ein Recht auf Einsicht in die vollständigen Personalakten. Dieses Recht steht auch einem früheren Notar zu. Die Personalakten können bei der Behörde eingesehen werden, welche die Personalakten führt oder verwahrt; ausnahmsweise kann die Einsichtnahme auch bei einer zu bestimmenden anderen Behörde gestattet werden. Die Akteneinsicht darf nicht aktenkundig gemacht werden.
Die Personalakten dürfen nur von dem Notar persönlich oder einem von ihm beauftragten Bevollmächtigten eingesehen werden. Bei der Einsichtnahme ist ein Bediensteter der Behörde anwesend, bei der die Personalakten eingesehen werden. Der Notar darf sich bei der Einsichtnahme Aufzeichnungen über den Inhalt der Akten und Abschriften oder Ablichtungen von Aktenstücken fertigen.
Für die Gewährung von Einsicht in die Personalakten sind weder Gebühren noch Auslagen (zum Beispiel Versendungskosten) zu erheben.
Wegen des vertraulichen Charakters der Personalakten unterliegt ihre Abgabe an andere Behörden zur Einsichtnahme Beschränkungen. Die um die Personalakte ersuchte Behörde muss stets im Einzelfall prüfen, ob und gegebenenfalls unter welchen Einschränkungen sie zur Abgabe verpflichtet oder berechtigt ist. Dabei sind folgende Grundsätze zu beachten:
Soweit eine ausdrückliche gesetzliche Verpflichtung zur Abgabe von Akten besteht, bleibt diese auch bei Personalakten unberührt.
Zulässig ist die Abgabe von Akten an Behörden im Geschäftsbereich des Staatsministeriums der Justiz und für Europa, wenn ein dienstliches Bedürfnis hierfür vorliegt.
Einer Behörde außerhalb des Geschäftsbereichs des Staatsministeriums der Justiz und für Europa sind die Personalakten grundsätzlich nur dann zugänglich zu machen, wenn der Notar zugestimmt hat oder ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht.
Schwebt gegen den Notar ein strafrechtliches Verfahren oder ein Disziplinarverfahren, geht grundsätzlich das öffentliche Interesse an einer gerechten Beurteilung seiner Persönlichkeit dem Interesse des Notars an der Geheimhaltung der Personalakten vor. Die Personalakten sind in diesem Fall in der Regel der Staatsanwaltschaft und den Strafgerichten oder Disziplinargerichten für Notare zur Verfügung zu stellen.
Die Abgabe der Personalakten an andere Behörden zum endgültigen Verbleib richtet sich nach folgenden Grundsätzen:
Wird der Amtssitz eines Notars verlegt, sind die Personalakten an die dann zuständigen Aufsichtsbehörden abzugeben.
Erlischt das Amt des Notars, kommt eine Abgabe der Personalakten ohne ausdrückliche Zustimmung des ehemaligen Notars in der Regel nicht in Betracht. Die Übergabe von Dienstprüfungsberichten an den Notariatsverwalter oder den Nachfolger im Amt ist zulässig.
Die nach Nummer 25 Buchst. a zu den Personalakten gehörenden Beschwerden, Behauptungen oder Bewertungen über den Notar, die für ihn ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, dürfen in die Personalakten erst aufgenommen werden, wenn der Notar dazu gehört wurde. Seine schriftliche Äußerung ist zu den Personalakten zu nehmen. Äußert er sich nicht oder nur mündlich, muss sich aus den Personalakten ergeben, dass ihm Gelegenheit zur Äußerung gegeben wurde.
Wird bei einer der Personalakten führenden Behörden festgestellt, dass Eintragungen nach Maßgabe des § 110a Abs. 1 bis 5 BNotO zu tilgen sind, oder geht bei ihr ein Antrag eines Notars auf Tilgung von Eintragungen nach § 110a Abs. 6 BNotO ein, setzt sie die anderen Personalakten führenden Behörden hiervon in Kenntnis. Die Tilgungsfrist beginnt im Falle des § 110a Abs. 6 BNotO mit dem Tag, an dem die das Verfahren abschließende Entscheidung ergeht, im Übrigen mit dem Tag, an dem die für die Verfolgung des Dienstvergehens zuständige Behörde Kenntnis von den wesentlichen Verdachtsmomenten erhält. Schriftliche Hinweise auf die Tilgung sind zusammen mit dem zu entfernenden Personalaktenbestandteil zu vernichten.
Personalakten sind nach ihrem Abschluss von den die Personalakten führenden Behörden fünf Jahre aufzubewahren.
Die Personalakten sind abgeschlossen,
wenn der Notar aus dem Amt oder dem Beruf ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres der Vollendung des 70. Lebensjahres,
im Falle der Tätigkeit über das 70. Lebensjahr hinaus, mit Ablauf des Jahres, in dem das Amts- oder Berufsverhältnis endet,
im Falle des Todes, mit Ablauf des Todesjahres oder
im Falle einer Notariatsverwalterschaft (§ 56 BNotO), nach deren Abwicklung.
Die für Disziplinarvorgänge betreffendes Schriftgut geltenden spezialgesetzlichen Bestimmungen über die Tilgung, Vernichtung und den Ausschluss der Verwertbarkeit bleiben unberührt.
Die Personalakten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet, sofern sie nicht von einem Archiv des Freistaates Sachsen oder einem Archiv einer der Aufsicht des Freistaates Sachsen unterstehenden juristischen Person des öffentlichen Rechts übernommen werden. Zuvor wird die Ländernotarkasse über die beabsichtigte Vernichtung oder Abgabe schriftlich benachrichtigt.
Die Regelungen der Nummern 25 bis 29 gelten für Notarassessoren entsprechend.
Die Amtsführung der Notarinnen und Notare richtet sich nach der als Anlage 3 beigefügten Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot).
Gleichzeitig treten außer Kraft:
die Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz zur Ausführung der Bundesnotarordnung (VwVAusfBNotO) vom 13. Januar 1999 (SächsJMBl. S. 14), zuletzt geändert durch Verwaltungsvorschrift vom 1. September 2009 (SächsJMBl. S. 304), zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 14. Dezember 2011 (SächsABl. SDr. S. S 1679),
die Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums der Justiz und für Europa über die Dienstordnung für Notarinnen und Notare (Dienstordnung für Notarinnen und Notare - DONot) vom 12. April 2001 (SächsJMBl. S. 34), zuletzt geändert durch Verwaltungsvorschrift vom 28. November 2011 (SächsJMBl. S. 114), zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 14. Dezember 2011 (SächsABl. SDr. S. S 1679).
Dresden, den 27. August 2013
Anlagen 1 und 2
(zu Nummer 31 der VwV Notarwesen)
für Notarinnen und Notare
(DONot)
Ergänzende Regelungen zur Abwicklung der Urkundsgeschäfte und der Verwahrungsgeschäfte
Notarinnen und Notare haben die Unterschrift, die sie bei Amtshandlungen anwenden, der Präsidentin oder dem Präsidenten des Landgerichts einzureichen. Der Vorname braucht in der Regel nicht beigefügt zu werden. Bei der Unterschrift soll die Amtsbezeichnung angegeben werden.
(1) Notarinnen und Notare führen Amtssiegel (als Farbdrucksiegel und als Prägesiegel in Form der Siegelpresse und des Petschafts für Lacksiegel) nach der Verordnung der Sächsischen Staatsregierung über die Verwendung des Wappens des Freistaates Sachsen (Wappenverordnung – WappenVO) vom 4. März 2005 (SächsGVBl. S. 40) und der Verwaltungsvorschrift des Sächsischen Staatsministeriums des Innern über die Gestaltung und Verwendung der Dienstsiegel ( VwV Dienstsiegel) vom 16. Februar 2001 (SächsABl. S. 351), zuletzt geändert durch Verwaltungsvorschrift vom 1. März 2012 (SächsABl. S. 336), zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 9. Dezember 2011 (SächsAbl. SDr. S. S 1648) in der jeweils geltenden Fassung. Die Umschrift enthält den Namen der Notarin oder des Notars nebst den Worten „Notarin in ...(Ort)“ oder „Notar in ...(Ort)“.
(4) In Spalte 2a ist aufzuführen, wo das notarielle Amtsgeschäft vorgenommen worden ist. Ist das Amtsgeschäft in der Geschäftsstelle vorgenommen worden, genügt der Vermerk "Geschäftsstelle", anderenfalls sind die genaue Bezeichnung des Ortes, an dem das Amtsgeschäft vorgenommen wurde, und dessen Anschrift aufzuführen.
bei notariellen Niederschriften nach den §§ 8 und 38 BeurkG die Erschienenen, deren Erklärungen beurkundet worden sind,
bei Amtshandlungen nach dem Sachenrechtsbereinigungsgesetz (§ 98 Abs. 2 Satz 1, § 99 Satz 1, § 96 Abs. 3 Satz 1, § 96 Abs. 5 Satz 2 SachenRBerG) die Beteiligten im Sinne dieses Gesetzes,
(7) Urkunden, in denen der Inhalt einer in der Urkundenrolle eingetragenen Urkunde berichtigt, geändert, ergänzt oder aufgehoben wird, erhalten eine neue Nummer; in Spalte 5 ist jeweils wechselseitig auf die Nummer der anderen Urkunde zu verweisen, zum Beispiel mit den Worten „Vgl. Nr. ...“. Wird eine Urkunde bei einer anderen verwahrt (§ 18 Abs. 2), so ist in Spalte 5 bei der späteren Urkunde auf die frühere zu verweisen, zum Beispiel mit den Worten „Verwahrt bei Nr. ...“.
(1) Verwahrungsmassen, welche Notarinnen und Notare gemäß § 23 BNotO, §§ 54a, 54e BeurkG entgegennehmen, sind in das Verwahrungsbuch und in das Massenbuch einzutragen. Nicht eingetragen werden müssen:
Einzutragen sind ferner die Nummer eines Festgeldanderkontos und der Zeitpunkt der Beendigung des Verwahrungsgeschäfts. (6) Ist eine Masse abgewickelt, so sind die zu ihr gehörenden Eintragungen in Massenbuch und Anderkontenliste zu röten oder auf andere eindeutige Weise zu kennzeichnen.
(1) Die Vorkehrungen zur Einhaltung der Mitwirkungsverbote nach § 3 Abs. 1 Nr. 7 und 8 erste Alternative, Abs. 2 BeurkG genügen § 28 BNotO und den Richtlinien für die Berufsausübung der Notarkammer Sachsen vom 16. Juni 1999 nach § 67 Abs. 2 Satz 3 Nr. 6 BNotO, wenn sie zumindest die Identität der Personen, für welche die Notarin oder der Notar oder eine Person im Sinne von § 3 Abs. 1 Nr. 4 BeurkG außerhalb ihrer Amtstätigkeit bereits tätig war oder ist oder welche die Notarin oder der Notar oder eine Person im Sinne von § 3 Abs. 1 Nr. 4 BeurkG bevollmächtigt haben, zweifelsfrei erkennen lassen und den Gegenstand der Tätigkeit in ausreichend kennzeichnender Weise angeben. Die Angaben müssen einen Abgleich mit der Urkundenrolle und den Namensverzeichnissen im Hinblick auf die Einhaltung der Mitwirkungsverbote ermöglichen. Soweit die Notarin oder der Notar Vorkehrungen, die diese Voraussetzungen erfüllen, zur Einhaltung anderer gesetzlicher Regelungen trifft, sind zusätzliche Vorkehrungen nicht erforderlich.
(1) Die von der Notarin oder dem Notar verwahrten Urschriften (§ 45 Abs. 1, Abs. 3, § 34 Abs. 3 BeurkG, § 796c Abs. 1, § 1053 Abs. 4 ZPO , § 98 Abs. 2 Satz 1, § 99 Satz 1, § 96 Abs. 3 Satz 1, § 96 Abs. 5 Satz 2 SachenRBerG), Ausfertigungen (§ 45 Abs. 2 Satz 2 und 3 BeurkG) und Abschriften (§§ 19, 20 Abs. 1 Satz 3 und 4, Abs. 3 Satz 1) sowie die Vermerkblätter über herausgegebene Urkunden (§ 20 Abs. 1 Satz 1 und 2) sind nach der Nummernfolge der Urkundenrolle geordnet in einer Urkundensammlung aufzubewahren. Die Urschrift des für vollstreckbar erklärten Anwaltsvergleichs sowie eine beglaubigte Abschrift des Schiedsspruchs mit vereinbartem Wortlaut sind bei der Vollstreckbarerklärung aufzubewahren.
Nachweise über die Vertretungsberechtigung, die gemäß § 12 BeurkG einer Niederschrift beigefügt werden, sind dieser anzukleben oder anzuheften (§ 30) sowie mit ihr aufzubewahren. In die Urkundensammlung ist an der Stelle der bei der Haupturkunde verwahrten Urkunde ein Hinweisblatt oder eine Abschrift, auf der ein Hinweis auf die Haupturkunde anzubringen ist, aufzunehmen.
(1) Haben Notarinnen oder Notare eine Urkunde entworfen und Unterschriften oder Handzeichen darunter beglaubigt, haben sie eine Abschrift der Urkunde für ihre Urkundensammlung zurückzubehalten; soweit Mitteilungspflichten gegenüber den Finanzämtern bestehen, ist ein Vermerk über die Absendung der Anzeige auf die Abschrift zu setzen.
(2) Bei Urkunden, die gemäß § 8 Abs. 1 in die Urkundenrolle eingetragen werden, die aber weder in Urschrift noch in Abschrift bei der Notarin oder dem Notar zurückbleiben, zum Beispiel bei Unterschriftsbeglaubigungen und sonstigen einfachen Zeugnissen (§ 45 Abs. 3 BeurkG), ist eine Abschrift der Urkunde oder ein Vermerkblatt zu der Urkundensammlung zu bringen. Das Vermerkblatt muss die Nummer der Urkundenrolle und die Angaben nach § 8 Abs. 5 und 6 enthalten und ist von der Notarin oder dem Notar zu unterschreiben.
(1) Über jede Verfügung von Todes wegen, welche Notarinnen oder Notare dem Amtsgericht zur besonderen amtlichen Verwahrung abliefern (§ 34 Abs. 1 und 2 BeurkG , § 344 Abs. 1 und 3 FamFG), haben sie für ihre Urkundensammlung ein Vermerkblatt anzufertigen und zu unterschreiben, das Namen, Geburtsdatum, Geburtsort mit Postleitzahl und Wohnort der Erblasserin oder des Erblassers bzw. der Vertragschließenden, gegebenenfalls auch der zweiten Notarin oder des zweiten Notars oder der Urkundenzeugen, enthält sowie Angaben darüber, in welcher Form (§§ 2232, 2276 BGB) die Verfügung von Todes wegen errichtet worden ist und wann und an welches Amtsgericht sie abgeliefert wurde. Auf das Vermerkblatt ist die Nummer der Urkundenrolle zu setzen. Auf Wunsch der Erblasserin oder des Erblassers oder der Vertragschließenden soll eine beglaubigte Abschrift der Verfügung von Todes wegen zurückbehalten werden. Sie ist in einem verschlossenen Umschlag zu der Urkundensammlung zu nehmen, es sei denn, dass die Beteiligten sich mit der offenen Aufbewahrung schriftlich einverstanden erklären. Die beglaubigte Abschrift ist auf Wunsch den Beteiligten auszuhändigen.
(5) Befindet sich ein Erbvertrag seit mehr als 30 Jahren in notarieller Verwahrung, so verfahren Notarinnen und Notare nach § 351 FamFG, liefern den Erbvertrag gegebenenfalls an das Nachlassgericht zur Eröffnung ab und teilen die Ablieferung der Registerbehörde elektronisch (§ 9 ZTRV ) mit, wenn zu dem Erbvertrag bereits Verwahrangaben im Zentralen Testamentsregister registriert sind. Absatz 4 gilt entsprechend. Die Notarinnen und Notare haben das Erbvertragsverzeichnis oder die Kartei nach § 9 Abs. 2 am Jahresende auf diese Erbverträge hin durchzusehen und die Durchsicht und deren Ergebnis durch einen von ihnen unterzeichneten Vermerk zu bestätigen. Für Erbverträge, bei denen eine Ablieferung noch nicht veranlasst war, ist das Verfahren nach § 351 FamFG spätestens alle fünf Jahre zu wiederholen.
Die bei der Aufnahme von Wechsel- und Scheckprotesten zurückbehaltenen beglaubigten Abschriften der Protesturkunden und die über den Inhalt des Wechsels, der Wechselabschrift oder des Schecks aufgenommenen Vermerke (Artikel 85 Abs. 2 des Wechselgesetzes, Artikel 55 Abs. 3 des Scheckgesetzes) sind nach der zeitlichen Reihenfolge geordnet in Sammelbänden zu vereinigen. Die Protestabschriften sind innerhalb eines jeden Bandes mit fortlaufenden Nummern zu versehen. Die Protestabschriften und die Vermerke sind möglichst auf dasselbe Blatt zu setzen.
(1) Die nicht zur Urkundensammlung zu nehmenden Schriftstücke, zum Beispiel Schriftwechsel mit den Beteiligten sowie mit den Gerichten und Behörden, werden, auch soweit sie Urkundsgeschäfte betreffen, in Blattsammlungen für jede einzelne Angelegenheit oder in Sammelakten aufbewahrt.
Niederschriften über die Verpflichtungen gemäß § 26 BNotO , § 1 des Verpflichtungsgesetzes (vergleiche § 4 Abs. 1),
(3) Ist eine Notarin oder ein Notar im Laufe des Jahres ausgeschieden oder ist der Amtssitz verlegt worden, so ist die Übersicht der Geschäfte von der Stelle (Notariatsverwalterin oder -verwalter, Amtsgericht, Notarin oder Notar) aufzustellen, welche die Bücher und Akten in Verwahrung genommen hat. Für Notariatsverwalterinnen und -verwalter ist die Übersicht besonders aufzustellen; Satz 1 gilt entsprechend.
Bei Ziffer I Nr. 3 und Ziffer II ist in der Spalte "Bemerkungen" die Art der Verwahrung genau anzugeben (Bezeichnung des Kreditinstituts, Nummer des Anderkontos, bei Buchung bargeldloser Zahlungen unter dem Wertstellungsdatum das Datum des Kontoauszuges, das den Jahresabschluss enthält oder bei Buchung bargeldloser Zahlungen unter dem Datum des Eingangs des Kontoauszugs das Datum des Kontoauszugs, welcher jährlich zuletzt eingegangen ist).
in anderen Verfahren (zum Beispiel elektrografische/elektrofotografische Herstellungsverfahren) hergestellte Drucke oder Kopien, sofern die zur Herstellung benutzte Anlage (zum Beispiel Kopiergeräte, Laserdrucker, Tintenstrahldrucker) nach einem Prüfzeugnis der Papiertechnischen Stiftung (PTS) in Heidenau (früher der Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung in Berlin) zur Herstellung von Urschriften von Urkunden geeignet ist,
Die Siegel müssen dauerhaft mit dem Papier oder mit dem Papier und der Schnur verbunden sein und den Abdruck oder die Prägung deutlich erkennen lassen. Eine Entfernung des Siegels ohne sichtbare Spuren der Zerstörung darf nicht möglich sein. Bei herkömmlichen Siegeln (Farbdrucksiegel, Prägesiegel in Lack oder unter Verwendung einer Mehloblate) ist davon auszugehen, dass die Anforderungen nach den Sätzen 1 und 2 erfüllt sind; neue Siegelungstechniken dürfen verwendet werden, sofern sie nach einem Prüfzeugnis der Papiertechnischen Stiftung (PTS) in Heidenau die Anforderungen erfüllen.
(2) Die Notariatsverwalterin und der Notariatsverwalter führen das Amtssiegel (§ 2) mit der Umschrift „... Notariatsverwalterin in ...(Ort)“ oder „Notariatsverwalter in ...(Ort)“. Die Notariatsverwalterinnen und Notariatsverwalter sollen ihrer Unterschrift einen sie kennzeichnenden Zusatz beifügen. Das Notariatsverwalterattribut muss bei der Erstellung elektronischer Urkunden neben der Notariatsverwaltereigenschaft auch den Amtssitz, das Land, in dem das Verwalteramt ausgeübt wird, und die zuständige Notarkammer enthalten. Der Nachweis kann auch durch eine mit qualifizierter elektronischer Signatur der zuständigen Bestellungsbehörde versehene Abschrift der Verwalterbestellungsurkunde oder eine elektronische beglaubigte Abschrift der Verwalterbestellungsurkunde geführt werden.
(5) Beginn und Beendigung der Notariatsverwaltung und der Vertretung sind in der Urkundenrolle zu vermerken; der Zeitpunkt des Beginns und der Beendigung sind anzugeben. Dies gilt auch dann, wenn während der Notariatsverwaltung oder Vertretung keine Beurkundungen vorgenommen worden sind. (6) Notarinnen und Notare, für die eine ständige Vertreterin oder ein ständiger Vertreter bestellt ist, haben der Präsidentin oder dem Präsidenten des Landgerichts in vierteljährlichen Zusammenstellungen in zwei Stücken Anlass, Beginn und Beendigung der einzelnen Vertretungen anzuzeigen. In sonstigen Vertretungsfällen ist die vorzeitige Beendigung der Vertretung unverzüglich anzuzeigen.
Laufende Bücher und Verzeichnisse sind seit dem 1. Januar 2012 nach den Vorschriften dieser Dienstordnung zu führen. Für alle Massen, die vor diesem Zeitpunkt angelegt worden sind, kann das Massenbuch nach den bis dahin geltenden Vorschriften fortgeführt werden. Verwahrungsbuch, Massenbuch und die Übersicht über die Verwahrungsgeschäfte dürfen bis zum 31. Dezember 2001 in Deutscher Mark geführt werden; die Umstellung auf Euro erfolgt nach den von den Landesjustizverwaltungen hierzu erlassenen Bestimmungen. Anderkonten und Anderdepots sind bis zum Vorliegen entsprechender Beschlüsse der Vertreterversammlung der Bundesnotarkammer nach den Empfehlungen der Spitzenverbände der Deutschen Kreditwirtschaft zu den Bedingungen für Anderkonten und Anderdepots einzurichten und zu führen.
Muster 1 bis 8
SächsJMBl. 2013 Nr. 8, S. 77
Fsn-Nr.: 302-V13.1
Fassung gültig bis: 31. Mai 2017
Quelle: REVOSax http://revosax.sachsen.de/vorschrift/13753.1 Stand vom 21.11.2019