Source: http://operacji.org/podstawa-do-dalszych-prac-zgodnie-z-przedstawionymi-zaleceniam.html?page=34
Timestamp: 2019-04-22 09:08:14+00:00
Document Index: 38774396

Matched Legal Cases: ['art. 10', 'art. 38', 'art. 15', 'art. 12', 'art. 34', 'art. 53', 'art. 34', 'art. 37', 'art. 9', 'art. 36', 'art. 33', 'art. 34', 'art. 38', 'art. 46', 'art. 12', 'art. 17', 'art. 19']

Kontrola wykorzystania środków pochodzących ze ZPORR - Podstawa do dalszych prac zgodnie z przedstawionymi zaleceniami
Strona 34/37
Biuro Międzynarodowych Relacji Skarbowych (MS)
Poświadczenie zamknięcia pomocy w odniesieniu do ZPORR
Kontrole przeprowadzane przez Komisję Europejską
Kontrole zlecane przez Komisję Europejską
Raportowanie wydatkowania środków ZPORR
Raportowanie do Komisji Europejskiej (w świetle Rozporządzenia Rady Nr 1260/1999)
Kontrola wykorzystania środków pochodzących ze ZPORR
Kontrola pogłębiona (kontrola 5%)
Zgodnie z art. art. 10 i 11 Rozporządzenia Komisji z dnia 2 marca 2001 r. Nr 438/2001, przeprowadzanajest kontrola pogłębiona ZPORR wszystkich wydatków kwalifikowanych
Przeprowadzone kontrole pogłębione mają na celu:
- dokonanie wybiórczej weryfikacji refundowanych wydatków, na podstawie analizy ryzyka, na różnych rozpatrywanych poziomach (Instytucja Zarządzająca ZPORR, Instytucje Pośredniczące, Instytucje Wdrażające i Beneficjenci Końcowi/projektodawcy– patrz wykres 20).
Kontrola pogłębiona wykonywana jest przez 16 Urzędów Kontroli Skarbowej. Za koordynację ich działania, w tym wybór reprezentatywnej próby, jednolitą metodologię kontroli, systematyzowanie wyników i przekazywanie ich odpowiednim instytucjom krajowym oraz Komisji Europejskiej, odpowiedzialne jest Biuro Międzynarodowych Relacji Skarbowych w Ministerstwie Finansów.
Biuro MS odpowiada za opracowanie ogólnego planu kontroli dla wszystkich UKS-ów. W procesie planowania zostanie zapewniony udział, Jednostek monitorujaco-kontrolnych poszczególnych funduszy strukturalnych (JM-K) na zasadach udziału eksperckiego.
Ogólny plan zawiera podstawowy zakres sprawdzenia oraz wytyczne co do sposobu wykonywania przez UKS-y sprawdzenia 5% wszystkich kwalifikowanych wydatków. Sprawdzenie odbywa się na podstawie badania reprezentatywnej próbki zatwierdzonych operacji.
Biuro MS zleca wszystkim UKS-om sprawdzenie 5% wszystkich kwalifikowanych wydatków oraz przeprowadzenie kontroli doraźnych. W tym zakresie Biuro MS nadzoruje merytorycznie prace UKS-ów i jest odbiorcą informacji uzyskanych w wyniku przeprowadzonych przez UKS-y kontroli doraźnych.
UKS-y zwracają się z wnioskami o interpretacje w zakresie kwalifikowalności wydatków do Biura MS. Biuro MS konsultuje się z Jednostkami monitorująco-kontrolnymi EFRR, EFS w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach ZPORR. Zweryfikowana informacja o kwalifikowalności jest przekazywana wszystkim UKS-om.
Wyżej opisana zasada ma na celu zapewnienie stosowanie przez wszystkie UKS-y jednolitej wykładni w zakresie kwalifikowalności wydatków.
Biuro MS przekazuje do Komisji Europejskiej informacje o stwierdzonych nieprawidłowościach na zasadach określonych w ustawie o kontroli skarbowej. Biuro MS odpowiada za spójność standardów i procedur kontroli wykonywanej przez UKS-y.
W UKS-ach funkcje kontroli pogłębionej (kontroli 5%) będą pełniły wydziały kontroli budżetowej, bądź utworzone w ramach ww. urzędów jednostki ds. kontroli środków pomocowych.
Ze względu na umiejscowienie wszystkich organów centralnych odpowiedzialnych za przepływy środków finansowych z UE w Warszawie, w Urzędzie Kontroli Skarbowej w Warszawie została wyodrębniona jednostka odpowiedzialna tylko i wyłącznie za kontrolę środków pochodzących z UE. Jednostki zaangażowane w przepływ i zarządzanie środkami z funduszy strukturalnych oraz pozostałe podmioty prawne, z siedzibą poza terytorium województwa mazowieckiego, będą kontrolowane przez UKS-y w danych województwach.
Koordynacja kontroli oraz ich nadzór (w tym tworzenie i standaryzacja procedur) wykonywana jest przez Biuro MS.
UKS-y dokonują kontroli 5% wszystkich kwalifikowanych wydatków na podstawie reprezentatywnych prób zatwierdzonych operacji oraz przeprowadzają kontrole doraźne. Kontrolowanie 5% wydatków będzie miało charakter systematyczny, uwzględniać będzie reprezentatywną próbę operacji – tak, aby uzyskać możliwość wnioskowania o całości populacji operacji.
Poszczególne UKS-y opracowują szczegółowy plan kontroli na poziomie regionalnym. Plan uwzględniać będzie zakres oraz wytyczne ogólnego planu sporządzonego w Biurze MS. Szczegółowe plany kontroli po opracowaniu zostają przekazane do Biura MS. Na etapie planowania istnieje możliwość udziału, na zasadach udziału eksperckiego, Jednostek monitorujaco-kontrolnych EFRR i EFS.
UKS-y przeprowadzają zlecone im przez Biuro MS ww. zadania zgodnie z opracowanymi przez Biuro MS wytycznymi. UKS-y opracowują programy kontroli, będące szczegółowymi planami konkretnego badania wyznaczającymi cele, zakres i techniki.
We wdrażaniu ZPORR bezpośredniej kontroli UKS-ów podlegają: Jednostki monitorująco-kontrolne funduszy EFRR i EFS, Instytucja Płatnicza, Instytucja Zarządzająca ZPORR, Instytucje Pośredniczące , Instytucje Wdrażające oraz pozostałe podmioty zaangażowane we wdrażanie ZPORR oraz (beneficjenci końcowi oraz projektodawcy).
Przy sprawdzaniu systemów UKS-y kontrolują czy we wszystkich podmiotach zaangażowanych we wdrażanie ZPORR są opracowane procedury zapewniające skuteczność systemów zarządzania i kontroli, czy postępuje się zgodnie z tymi procedurami, czy są one stosowane poprawnie oraz czy procedury te rzeczywiście zapewniają skuteczność i efektywność tych systemów.
Każdorazowo przy sprawdzeniu 5% wydatków UKS-y sprawdzają, czy zestawienia wydatków obejmują wyłącznie wydatki:
- które rzeczywiście zostały poniesione w okresie ubiegania się określonym w decyzji i które można uznać za kwalifikowane oraz które są poparte otrzymanymi fakturami lub innymi dokumentami księgowymi o równoważnej dowodowej ważności,
- które zostały poniesione w ramach określonego projektu zgodnie z kryteriami i procedurami ich wyboru.
We wszystkich instytucjach zaangażowanych we wdrażanie ZPORR (tj. Instytucji Płatniczej, Instytucji Zarządzającej ZPORR, Instytucjach Pośredniczących i Instytucjach Wdrażających) spełniony ma być obowiązek przeprowadzania audytu wewnętrznego. Instytucja Pośrednicząca w zawieranych umowach może w uzasadnionych przypadkach nałożyć obowiązek zapewnienia przeprowadzania audytu zewnętrznego u Beneficjentów Końcowych wdrażających priorytet II i działanie 3.4. Mikroprzedsiębiorstwa.
Na podstawie art. 38 ust.1 lit. f Rozporządzenia Rady Nr 1260/1999 wydawanie poświadczenia zamknięcia pomocy (declaration on winding-up of the assistance) w odniesieniu do ZPORR jest kompetencją organu niezależnego od Instytucji Płatniczej, Instytucji Zarządzającej ZPORR i Instytucji Pośredniczących - Generalnego Inspektora Kontroli Skarbowej. Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej wykonuje to zadanie za pomocą komórki organizacyjnej w Ministerstwie Finansów.
Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej wystawia poświadczenie na podstawie:
- badania systemów zarządzania i kontroli w instytucjach zaangażowanych w proces zarządzania i wdrażania ZPORR;
- wyników wcześniej przeprowadzonych przez UKS-y kontroli pogłębionej (kontroli 5%),
- w uzasadnionych przypadkach, dalszych próbnych sprawdzeń transakcji (zgodnie z art. 15 i 16 Rozporządzenia Komisji Nr 438/2001).
Wzór poświadczenia wystawianego przez jednostkę przedstawia Załącznik III do Rozporządzenia Komisji Nr 438/2001.
Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej podejmuje wszelkie konieczne działania prowadzące do uzyskania uzasadnionej pewności, że poświadczone wyciągi z wydatków są właściwe oraz że transakcje są prawidłowe i zgodne z prawem polskim i wspólnotowym. Wystawia ona poświadczenia wraz z raportem zawierającym wszelkie istotne informacje w celu uzasadnienia poświadczenia, łącznie z bilansem wyników wszystkich kontroli przeprowadzonych przez UKS-y. Jeżeli istnienie istotnych wad w systemach zarządzania lub kontroli lub częstych napotkanych nieprawidłowości uniemożliwia prawidłowe poświadczenie przez jednostkę, jednostka odnosi się wtedy do tych okoliczności szacując przy tym zakres problemu i ich skutki finansowe.
Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej na żądanie Komisji Europejskiej przeprowadza dodatkowe sprawdzenia postępując zgodnie z zaleceniami KE, ze szczególnym zwróceniem uwagi na określenie i skorygowanie nieprawidłowości w określonym czasie.
Jednostka dokonuje sprawdzania operacji na podstawie właściwej metody pobierania próbek, ze szczególnym zwróceniem uwagi na:
- sprawdzanie skuteczności zastosowanych systemów zarządzania i kontroli w instytucjach zaangażowanych w proces wdrażania ZPORR;
- sprawdzanie wybiórcze, na podstawie analizy ryzyka, poświadczonych wydatków na różnych rozpatrywanych poziomach.
Wybierając próbki operacji do sprawdzenia, Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej uwzględnia:
- konieczność skontrolowania operacji różnych typów i rozmiarów,
- każdy czynnik ryzyka, który został zidentyfikowany w trakcie przeprowadzania kontroli przez UKS-y,
- koncentrację operacji w instytucjach zaangażowanych we wdrażanie
Poprzez takie przeprowadzanie kontroli zewnętrznej, Generalny Inspektor Kontroli Skarbowej sprawdza m.in.:
- praktyczne zastosowanie i skuteczność systemów zarządzania i kontroli,
- zgodność zestawień wydatków z dokumentami przechowywanymi przez Instytucję Zarządzającą ZPORR, Instytucje Pośredniczące, projektodawców, Beneficjentów Końcowych, w tym Instytucje Wdrażające
- istnienie ścieżki audytu,
- czy charakter oraz okres, w którym zostały poniesione wydatki, są zgodne z przepisami Wspólnoty oraz odpowiadają zatwierdzonym specyfikacjom dla danej operacji oraz pracom rzeczywiście wykonanym,
- krajowy składnik współfinansowania,
- czy operacje zostały wdrożone zgodnie z przepisami Wspólnoty przewidzianymi w art. 12 Rozporządzenia Rady Nr 1260/1999.
Kontrole wykonane przez GIKS powinny wykazać, czy jakiekolwiek wykryte problemy mają charakter systematyczny, pociągają za sobą ryzyko dla innych operacji przeprowadzanych przez danego Beneficjenta Końcowego lub administrowanych przez odpowiednie Instytucje Wdrażające lub Instytucje Pośredniczące. Jednostka określa również przyczyny zaistniałych sytuacji, oraz dalsze badania, które mogą być wymagane czy też niezbędne działania korygujące lub zabezpieczające.
Zakres raportu z przeprowadzonej kontroli jest szerszy od zakresu poświadczenia i zawiera dodatkowo oświadczenia w sprawie tego, czy GIKS uzyskała racjonalne gwarancje, że procedury kontroli są poprawnie zaprojektowane oraz że funkcjonują poprawnie w praktyce. Raport przedstawia materiał dowodowy uzyskany przez jednostkę, wskazujący na to, że przez cały okres objęty audytem kontrole wewnętrzne i kontrole zarządzania funkcjonowały poprawnie, dotyczyły wszystkich zamierzonych transakcji, oraz spowodowały (ewentualnie) - skorygowanie błędów. Raport zwraca uwagę na wszelkie poważne słabości ujawnione w funkcjonowaniu mechanizmów kontroli, ze szczególnym odniesieniem do tych czynników, które mogą zmniejszać skuteczność procedur kontroli wewnętrznej. Czynniki te zostaną zdefiniowane przez GIKS.
Komisja Europejska w ramach swych kompetencji dotyczących wdrażania budżetu Wspólnot Europejskich powinna zagwarantować, że państwa członkowskie mają sprawnie funkcjonujące systemy zarządzania i kontroli efektywnego i prawidłowego wykorzystania funduszy Wspólnoty. W tym celu, bez wpływu na kontrole prowadzane przez państwa członkowskie zgodnie z krajowym prawodawstwem i przepisami administracyjnymi, urzędnicy Komisji Europejskiej mogą, zgodnie z ustaleniami zawartymi z państwem członkowskim w ramach współpracy opisanej w ust. 3 Rozporządzenia Rady Nr 1260/1999, prowadzić kontrole na miejscu, w tym kontrole wyrywkowe, w zakresie operacji finansowanych z funduszy pomocowych UE oraz systemów zarządzania i kontroli wykorzystywania funduszy. Komisja Europejska zobowiązana jest do powiadomienia państwa członkowskiego o przeprowadzanej kontroli przynajmniej na jeden dzień roboczy przed jej rozpoczęciem. W kontrolach Komisji Europejskiej mają prawo brać udział osoby upoważnione przez państwo członkowskie.
Po przeprowadzeniu kontroli, Komisja Europejska kieruje do państwa członkowskiego i Instytucji Zarządzającej ZPORR uwagi dotyczące stwierdzonych nieprawidłowości oraz ich finansowego oddziaływania. Do uwag dołączane są wnioski o podjęcie działań naprawczych w celu usunięcia nieprawidłowości powstałych w wyniku niewydolności systemu zarządzania i kontroli oraz wskazane sposoby ich usunięcia. Państwo członkowskie powinno mieć możliwość ustosunkowania się do tych uwag.
Komisja Europejska może zażądać od danego państwa członkowskiego przeprowadzenia kontroli na miejscu realizacji projektu w celu zweryfikowania prawidłowości jednej lub więcej transakcji. Osoby upoważnione przez Komisję Europejską mają prawo brać udział w takich kontrolach.
Komisja Europejska i państwa członkowskie, w oparciu o ustanowione dwustronnie wspólne rozwiązania administracyjne, mając na celu maksymalizację użyteczności prowadzonych kontroli, współpracują w zakresie koordynacji metod i terminów przeprowadzania kontroli.
Przynajmniej raz w roku, w tym w szczególności przed roczną oceną skutków wdrażania programu w roku minionym, o której mowa w art. 34 ust. 2 Rozporządzenia Rady Nr 1260/1999, państwo członkowskie zobowiązane jest do zbadania i oceny:
- rezultatów kontroli przeprowadzonych przez państwo członkowskie i Komisję Europejską;
- uwag przedstawionych przez inne krajowe lub wspólnotowe organy lub instytucje kontrolne;
- finansowego oddziaływania stwierdzonych nieprawidłowości, działania zrealizowane lub oczekiwane mające na celu usunięcie zaistniałych nieprawidłowości oraz dostosowania systemów zarządzania i kontroli.
Państwo członkowskie dokonuje wymaganych korekt finansowych dla nieprawidłowości indywidualnych, tj. dotyczących pojedynczego projektu lub nieprawidłowości systemowych. Korekty dokonywane przez państwo członkowskie polegają na anulowaniu całości lub części wkładu Wspólnoty i odzyskaniu środków pochodzących z funduszy strukturalnych. Uwolnione w ten sposób fundusze mogą zostaną ponownie wykorzystane przez państwo członkowskie na daną pomoc zgodnie z rozwiązaniami zdefiniowanymi zgodnie z art. 53 ust. 2. Ustawy o finansach publicznych.
W ramach ZPORR podmioty zaangażowane we wdrażanie programu zobowiązane są sporządzać następujące typy raportów:
- raporty okresowe – składane raz na kwartał lub częściej, na żądanie uprawnionej instytucji,
- raporty końcowe.
Szczegółowe terminy składania, zakres przedmiotowy wraz z przepływem raportów są opisane w Ogólnym podręczniku wdrażania ZPORR.
1.Dla pomocy wieloletniej - Instytucja Zarządzająca w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia każdego pełnego roku kalendarzowego przedkłada Komisji roczny raport na temat wdrażania, zgodnie z art. 34 ust. 1 lit. c rozporządzenia, nie później niż sześć miesięcy po ostatecznym terminie kwalifikowania się wydatków.
2. Dla każdej pomocy wdrażanej w okresie krótszym niż dwa lata - Instytucja Zarządzająca przedkłada jedynie raport końcowy w ciągu sześciu miesięcy od ostatniej płatności dokonanej przez Instytucję Płatniczą.
3. Raporty są badane i zatwierdzane przez Komitet Monitorujący ZPORR przed ich wysłaniem do Komisji.
4. Wszystkie raporty roczne i końcowe, zgodnie z art. 37 ust. 2 Rozporządzenia Rady Nr 1260/1999, zawierać powinny następujące informacje:
a). wszystkie zmiany warunków ogólnych istotnych z punktu widzenia wdrażania pomocy, w szczególności zmiany głównych trendów społeczno-gospodarczych, polityk krajowych, regionalnych lub sektorowych lub ram odniesienia o których mowa w art. 9 lit. c) rozporządzenia, a w określonych sytuacjach ich implikacji dla wzajemnej spójności pomocy z różnych funduszy i spójności między pomocą z funduszu a pomocą z innych instrumentów finansowych;
b). postęp wdrażania priorytetów i działań dla każdego funduszu w nawiązaniu do ich szczegółowych celów wraz z kwantyfikacją, o ile jest ona możliwa, wskaźników rezultatów i oddziaływania na odpowiednim poziomie (priorytetu lub działania);
c). finansowe wdrażanie pomocy, streszczające dla każdego działania całkowite wydatki faktycznie wypłacone przez instytucję płatniczą i wykaz całkowitych płatności otrzymanych z Komisji, jak również kwantyfikujące wskaźniki finansowe, o których mowa w art. 36 ust. 2 lit. c); finansowe wdrażanie w obszarach otrzymujących pomoc przejściową winno zostać przedstawione oddzielnie w odniesieniu do każdego priorytetu; finansowe wdrażanie Sekcji Orientacji EAGGF dla działań, o których mowa w art. 33 rozporządzenia nr 1257/1999/WE winno zostać przedstawione na poziomie całkowitej wielkości finansowego wdrażania;
d). kroki podjęte przez instytucję zarządzającą i komitet monitorujący dla zagwarantowania jakości i efektywności wdrażania, w szczególności:
- działania w zakresie monitorowania, kontroli finansowej i oceny, w tym rozwiązania dotyczące zbierania danych;
- streszczenie znaczących problemów napotkanych w trakcie zarządzania pomocą i podjętych działań, w tym działań odnoszących się do rekomendacji w sprawie dostosowań dokonanych stosownie do art. 34 ust. 2 lub wniosków o podjęcie działań naprawczych stosownie do art. 38 ust.4;
- wykorzystanie pomocy technicznej;
- działania podjęte dla zagwarantowania promocji pomocy zgodnie z art. 46;
e). kroki podjęte dla zagwarantowania zgodności z politykami wspólnotowymi, przewidzianej w art. 12 oraz zapewnienia koordynacji całej pomocy strukturalnej Wspólnoty, o której mowa w art. 17 ust. 1 i akapicie drugim art. 19 ust. 2;
f). w danym przypadku, oddzielny rozdział poświęcony postępowi i finansowaniu dużych projektów i grantów globalnych.