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Timestamp: 2018-10-23 04:00:43
Document Index: 154132273

Matched Legal Cases: ['§ 238', '§ 145', '§ 238', '§ 145', '§ 146', '§ 140', '§ 147', '§ 147', '§ 147', '§ 147', '§ 147', '§ 147', '§ 14', '§ 147']

Lexikon Steuer: GoBS
Die Ordnungsmäßigkeit einer DV-gestützten Buchführung ist grundsätzlich nach den gleichen Prinzipien zu beurteilen, wie die einer manuell erstellten Buchführung. Mit den GoBS werden die allgemeinen GoB - der Maßstab für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung - für den Bereich der DV-gestützten Buchführung präzisiert. Zu beachten sind neben den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (vgl. hierzu insbesondere §§ 238 , 239 , 257 und 261 HGB ) die §§ 145 bis 147 AO sowie H 29 EStH .
Bei einer DV-Buchführung sind, wie bei jeder anderen Buchführung, die GoB, insbesondere die Ordnungsvorschriften der §§ 238 , 239 und 257 HGB und die §§ 145 und 146 AO zu beachten. Danach gilt vor allem Folgendes:
Die buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen richtig, vollständig und zeitgerecht erfasst sein sowie sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen ( Beleg- und Journalfunktion , vgl. Abschnitt 3.3 und 3.4).
Die Geschäftsvorfälle sind so zu verarbeiten, dass sie geordnet darstellbar sind und ein Überblick über die Vermögens- und Ertragslage gewährleistet ist ( Kontenfunktion , vgl. Abschnitt 3.5).
Das Verfahren der DV-Buchführung muss durch eine Verfahrensdokumentation , die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte nachweist, verständlich und nachvollziehbar gemacht werden.
Es muss gewährleistet sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Programm (Version) voll entspricht ( Programmidentität ).
Die progressive Prüfung beginnt beim Beleg, geht über die Grundaufzeichnungen zu den Konten und schließlich zu den Abschlüssen (Bilanz / Gewinn- und Verlustrechnung ) bzw. zur Steueranmeldung / Steuererklärung. Die retrograde Prüfung verläuft umgekehrt.
Zur Erfüllung der Belegfunktionen sind deshalb Angaben zur Kontierung , zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich. Die Reihenfolge der Buchungen ist zu dokumentieren. Die ordnungsgemäße Anwendung des jeweiligen Verfahrens ist zu belegen. Der Nachweis der Durchführung der in dem jeweiligen Verfahren vorgesehenen Kontrollen ist u.a. durch Programmprotokolle sowie durch die Verfahrensdokumentation (vgl. Abschnitt 5.1 und 7.1) zu erbringen.
Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen, die in den Verarbeitungsprozess" eingeführt werden, erfasst werden und zudem nicht mehr unterdrückt werden können ( § 146 Abs. 4 AO ).
Im Unterschied zu den konventionell abgewickelten Geschäftsvorfällen muss die Belegfunktion zu programminternen Buchungen, Buchungen auf der Basis einer automatischen Betriebsdatenerfassung (BDE) und Buchungen auf der Basis eines elektronischen Datentransfers (EDI, Datenträgeraustausch ) durch das jeweilige Verfahren erfüllt werden. Das Verfahren ist in diesem Zusammenhang wie ein Dauerbeleg zu betrachten. Die Erfüllung der Belegfunktion ist in diesen Fällen durch die ordnungsgemäße Anwendung des jeweiligen Verfahrens nachzuweisen. Dies ist durch den Nachweis der Durchführung der in dem jeweiligen Verfahren vorgesehenen Kontrollen sowie durch die Verfahrensdokumentation (vgl. Abschnitt 7 "Dokumentation und Prüfbarkeit") zu erbringen. Durch die Verfahrenskontrollen (vgl. Abschnitt 5 "Internes Kontrollsystem") ist die Vollständigkeit und Richtigkeit der Geschäftsvorfälle sowie deren Bestätigung (Autorisation) durch den Buchführungspflichtigen sicherzustellen.
Der Nachweis der vollständigen, zeitgerechten und formal richtigen Erfassung der Geschäftsvorfälle kann durch Protokollierung auf verschiedenen Stufen des Verarbeitungsprozesses erbracht werden (bei der Datenerfassung/-übernahme, im Verlauf der Verarbeitung, am Ende der Verarbeitung). Erfolgt die Protokollierung nicht bereits bei der Datenerfassung / -übernahme (z.B. Primanota ), sondern erst auf einer nachfolgenden Verarbeitungsstufe (z.B. maschineninterne Buchungsprotokolle ), dann muss durch Maßnahmen / Kontrollen in dem Verfahren die Vollständigkeit der Geschäftsvorfälle von deren Entstehung bis zur Protokollierung sichergestellt sein. Die Protokollierung kann sowohl auf Papier als auch auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern erfolgen (siehe auch Abschnitt 9 "Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen").
Die Forderung nach zeitgerechter Verbuchung bezieht sich auf die zeitnahe und periodengerechte (der richtigen Abrechnungsperiode zugeordnete) Erfassung der Geschäftsvorfälle .
Aus den vorangehend dargestellten Anforderungen für den Zeitpunkt der Buchung ergibt sich, dass der Vollzug der Buchung vom gewählten Verfahren abhängig ist. Der Zeitpunkt der Buchung muss in der Verfahrensdokumentation - vgl. Abschnitt 7.4 - (z.B. im Anwenderhandbuch ) definiert sein. Werden erfasste Daten vor dem Buchungszeitpunkt, z.B. wegen offensichtlicher Unrichtigkeit korrigiert, braucht der ursprünglich gespeicherte Inhalt nicht feststellbar zu sein. Werden Merkmale (Belegbestandteile, Kontierung) einer erfolgten Buchung verändert, so muss der Inhalt der ursprünglichen Buchung feststellbar bleiben, z.B. durch Aufzeichnungen über durchgeführte Änderungen (Storno- und Neubuchung). Diese Änderungsnachweise sind Bestandteil der Buchführung und aufzubewahren.
Der Schutz sensibler Informationen des Unternehmens auch gegen unberechtigte Kenntnisnahme bezieht sich aber nicht auf die Vorlage von Unterlagen im Rahmen einer Außenprüfung .
Auch Aufzeichnungen von Informationen, die sich aus anderen Rechtsgrundlagen ergeben, fallen hierunter (Hinweis auf Buchführungspflicht nach § 140 AO, Abschnitt 5 ).
Die buchhalterisch relevanten Informationen sind zumindest für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu sichern und zu schützen (vgl. Abschnitt 8 "Aufbewahrungsfristen"). Vom Unternehmen ist zu entscheiden, ob und für welche Informationen aus unternehmensinternen Gründen eine längere Aufbewahrungsdauer gelten soll. Da zur Erfüllung der Anforderung, die buchhalterisch relevanten Informationen während der Dauer der Aufbewahrungspflicht jederzeit lesbar machen zu können, nicht nur die Verfügbarkeit der Daten und der Software , sondern auch der Hardware gewährleistet sein muss, muss das Datensicherungskonzept im weiteren Sinne auch die Sicherung der EDV-technischen Installationen (Hardware, Leitungen etc.) umfassen.
Die Beschreibung der programmtechnischen Lösung beinhaltet auch die Gültigkeitsdauer einer Tabelle . Zum Nachweis der Programmidentität (vgl. Abschnitt 7.4.3) ist das sog. Programmprotokoll (Umwandlungsliste, Übersetzungsliste) erforderlich. Als Teil der Verfahrensdokumentation stellt dieses Protokoll regelmäßig den einzigen genauen Nachweis über den Inhalt des tatsächlich verwendeten Programms dar ( § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO ).
Die DV-Buchführung muss - wie jede Buchführung - von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein. Dies bezieht sich auf die Prüfbarkeit einzelner Geschäftsvorfälle ( Einzelprüfung ) als auch auf die Prüfbarkeit des Abrechnungsverfahrens ( Verfahrens- oder Systemprüfung ). Weiterhin muss sich aus der Dokumentation ergeben, dass das Verfahren entsprechend seiner Beschreibung durchgeführt worden ist.
Auch bei fremd erworbener Software, bei der die Dokumentation vom Software-Ersteller angefertigt wird, ist der Buchführungspflichtige für die Vollständigkeit und den Informationsgehalt der Verfahrensdokumentation verantwortlich . Er ist deshalb auch dafür verantwortlich, dass im Bedarfsfalle die Teile der Verfahrensdokumentation eingesehen werden können, die ihm nicht ausgehändigt worden sind (zur weitergehenden Verantwortlichkeit des Buchführungspflichten vgl. Abschnitt 10).
Die sachlogische Beschreibung enthält die Darstellung der fachlichen Aufgabe aus der Sicht des Anwenders . Diese enthält insbesondere folgende Punkte:
Als Maßnahmen zur Wahrung der Datenintegrität sind alle Vorkehrungen zu beschreiben, durch die erreicht wird, dass Daten und Programme nicht von Unbefugten geändert werden können. Hierzu gehören neben der Beschreibung des Zugriffsberechtigungsverfahrens der Nachweis der sachgerechten Vergabe von Zugriffsberechtigungen .
Die Arbeitsanweisungen, die für den Anwender zur sachgerechten Erledigung und Durchführung seiner Aufgaben vorhanden sein müssen, gehören ebenfalls zur Verfahrensdokumentation und sind schriftlich zu fixieren. Das ist insbesondere die Beschreibung der im Verfahren vorgesehenen manuellen Kontrollen und Abstimmungen . Die Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen sind hierbei zu berücksichtigen.
Die Aufbewahrungsfristen (s. auch Aufbewahrungspflichten ) für die Verfahrensdokumentation beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem buchhaltungsrelevante Daten in Anwendung des jeweiligen Verfahrens erfasst wurden, entstanden sind oder bearbeitet wurden.
Der Buchführungspflichtige, der aufzubewahrende Unterlagen nur in Form einer Wiedergabe auf einem Datenträger vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken bzw. lesbare Reproduktionen beizubringen (vgl. Abschnitt 3.1.3 und 9.2 sowie § 147 Abs. 5 AO ).
ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist ( § 147 Abs. 1 Nr. 2 oder 3 AO )
Zur Archivierung originär digitaler Unterlagen vgl. Abschnitt 14; zur Aufbewahrungspflicht elektronischer Kontoauszüge vgl. Abschnitt 3.9.2 zu Aufbewahrungspflichten .
Bei der Speicherung auf Datenträgern ist bei bestimmten Unterlagen sicherzustellen, dass die Wiedergabe mit der Originalunterlage bildlich übereinstimmt ( § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO ). Eine vollständige Farbwiedergabe ist erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (z.B. bei Stempeln, Unterschriften, etc.).
Der Buchführungspflichtige hat zu gewährleisten, dass die gespeicherten Buchungen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Er muss die dafür erforderlichen Daten, Programme sowie Maschinenzeiten und sonstigen Hilfsmittel, z.B. Personal, Bildschirme, Lesegeräte, bereitstellen. Auf Verlangen eines berechtigten Dritten (z.B. Finanzbehörde, Abschlussprüfer ) hat er in angemessener Zeit die gespeicherten Buchungen lesbar zu machen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen und auf Anforderung ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.
Sind ab 2002 die Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO , also steuerlich relevante Unterlagen, mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6 AO im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen ( Lesen, Filtern und Sortieren beim Unternehmer) .
Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten auf Kosten des Steuerpflichtigen nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet ( Datenauswertung durch den Unternehmer ) oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden ( Datenträgerüberlassung ).
Zu Einzelfragen - insbesondere hinsichtlich der Befugnisse der Finanzverwaltung und der Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen - vgl. Datenzugriff der Finanzverwaltung .
Eine inländische Kapitalgesellschaft ist in einen weltweit tätigen Konzern eingebunden und hat wesentliche Teile der Buchführung in das Ausland verlagert ( Outsourcing ). Die Belege werden an die Auslandsabteilung versandt und dort auch erfasst, gebucht und gezahlt. Die Entscheidung über die Buchung und deren Überprüfung erfolgt durch die inländische Kapitalgesellschaft. Die Originalbelege gehen später an die inländische Kapitalgesellschaft zurück. Soweit die Finanzverwaltung die Möglichkeit hat, online auf das EDV-System zuzugreifen und alle steuerrelevanten Daten (digital) einsehen kann, sind keine Gründe ersichtlich, die gegen eine Verlagerung der Buchführung und der Aufzeichnungen in das Ausland sprechen.
Die qualifizierte elektronische Signatur ist Bestandteil der elektronischen Abrechnung im Sinne des § 14 Abs. 4 Satz 2 UStG . Der Originalzustand des Dokuments muss jederzeit überprüfbar sein. Dies setzt neben den Anforderungen nach Abschnitt 9.3 im Wesentlichen voraus, dass
Bei sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen i.S.d. § 147 Abs. 1 AO , die digitalisiert sind und nicht in Pap