Source: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=51741
Timestamp: 2018-06-24 16:54:09
Document Index: 384107392

Matched Legal Cases: ['Artículo 1', 'Artículo 2', 'artículo 39', 'Artículo 3', 'Artículo 6', 'Artículo 7', 'Artículo 11', 'Artículo 1', 'Artículo 2', 'Artículo 3', 'Artículo 4', 'Artículo 11', 'Artículo 19', 'Artículo 22', 'Artículo 23', 'Artículo 24', 'artículo 10', 'Artículo 25', 'Artículo 26', 'Artículo 28', 'Artículo 29', 'Artículo 30', 'Artículo 32', 'Artículo 33', 'Artículo 34', 'Artículo 38', 'Artículo 5', 'Artículo 6', 'artículo 6', 'Artículo 8', 'Artículo 15', 'artículo 14', 'Artículo 16', 'Artículo 18', 'Artículo 19', 'Artículo 21', 'Artículo 24', 'Artículo 25', 'Artículo 30', 'Artículo 33', 'artículo 4', 'Artículo 1', 'Artículo 4', 'Artículo 5', 'artículo 3', 'Artículo 6', 'Artículo 7', 'Artículo 8', 'Artículo 9', 'Artículo 103', 'Artículo 105', 'Artículo 33', 'Artículo 34', 'Artículo 35', 'Artículo 44', 'Artículo 2', 'Artículo 6', 'Artículo 6', 'Artículo 4', 'Artículo 1', 'artículo 1', 'Artículo 2', 'Artículo 3', 'artículo 2', 'Artículo 5', 'Artículo 6', 'Artículo 53', 'Artículo 55', 'Artículo 53', 'Artículo 54', 'Artículo 55', 'Artículo 56', 'Artículo 58', 'Artículo 59', 'Artículo 60', 'Artículo 61', 'Artículo 62', 'Artículo 1', 'Artículo 2', 'Artículo 4', 'Artículo 6', 'Artículo 34', 'Artículo 35', 'Artículo 1', 'Artículo 2', 'artículo 8', 'Artículo 3', 'Artículo 4', 'Artículo 5', 'artículo 3', 'Artículo 1', 'Artículo 2', 'Artículo 6', 'Artículo 7', 'Artículo 8', 'Artículo 11', 'Artículo 12', 'Artículo 26', 'Artículo 53', 'Artículo 59', 'Artículo 60', 'artículo 4', 'Artículo 63', 'Artículo 66', 'Artículo 68', 'artículo 44', 'artículo 6', 'artículo 4', 'Artículo 6', 'Artículo 7', 'ARTÍCULO 2', 'ARTÍCULO 6', 'Artículo 1', 'Artículo 2', 'Artículo 4', 'Artículo 1', 'Artículo 2', 'Artículo 6', 'Artículo 7', 'Artículo 8', 'Artículo 10', 'Artículo 12', 'Artículo 14', 'Artículo 15', 'Artículo 16', 'Artículo 17', 'Artículo 18', 'Artículo 19', 'Artículo 20', 'Artículo 21', 'Artículo 22', 'Artículo 23', 'Artículo 24', 'Artículo 25', 'Artículo 28', 'Artículo 29', 'Artículo 30', 'artículo 26', 'Artículo 39', 'Artículo 40', 'Artículo 67']

Documento de Relatoria 11 de 2013 Secretaría General Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
ALCALDÌA MAYOR DE BOGOTÁ D.C., - SECRETARÍA GENERAL<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />
DIRECCIÓN JURÍDICA DISTRITAL – SUBDIRECCIÓN DISTRITAL DE ESTUDIOS E INFORMÁTICA JURÍDICA
Implementación de Archivos, Documentos y Medios Electrónicos en Materia Administrativa y Judicial en el Distrito Capital
“Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Lí­nea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones.”
Artículo 1°. Objeto. Definir los lineamientos, plazos y términos para garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con el fin de contribuir con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo y que preste mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad. Artículo 2°. Ámbito de aplicación. Serán sujetos obligados de las disposiciones con­tenidas en el presente decreto las entidades que conforman la Administración Pública en los términos del artículo 39 de la Ley 489 de 1998 y los particulares que cumplen con funciones administrativas.
Artículo 3°. Principios y fundamentos de la Estrategia de Gobierno en línea. La Es­trategia de Gobierno en línea se desarrollará conforme a los principios del debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad consagrados en los artículos 209 de la Constitución Política, 3° de la Ley 489 de 1998 y 3° de la Ley 1437 de 2011. Así mismo, serán fundamentos de la Estrategia los siguientes: Construcción colectiva: La toma de decisiones y la implementación de soluciones es­pecíficas para problemas públicos, se lleva a cabo mediante el estímulo y aprovechamiento del interés y conocimiento de la sociedad, al igual que un esfuerzo conjunto dentro de las propias entidades públicas y sus servidores. Innovación: El Estado desarrolla nuevas formas de usar las Tecnologías de la Infor­mación y las Comunicaciones para producir cambios que generen nuevo y mayor valor en la forma de operar, así como en la prestación de trámites y servicios. Neutralidad tecnológica: El Estado garantiza la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, emplear contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible. Confianza y seguridad: El Estado garantiza la integridad, coherencia y confiabilidad en la información y los servicios que se realicen a través de medios electrónicos.
Principios de la Estrategia de Gobierno en Línea
Artículo 6°. Temas prioritarios para avanzar en la masificación de Gobierno en línea. Los sujetos obligados deberán tener en cuenta los siguientes fines y temas prioritarios para la masificación de la política de Gobierno en línea, teniendo en cuenta sus condiciones técnicas, administrativas, legales y financieras y con base en ello avanzar progresivamente de acuerdo con los diferentes niveles de madurez y los porcentajes y plazos establecidos, señalados en los artículos 7° y 8° del presente decreto. Para el logro de estos fines, bajo la dirección del Ministerio de Tecnologías de la In­formación y las Comunicaciones y en coordinación con el Departamento Administrativo de la Función Pública y del Departamento Nacional de Planeación, y la Presidencia de la República, de acuerdo con sus competencias, se cumplirán las siguientes acciones: 1. Provisión de trámites y servicios por múltiples canales y uso de tecnologías de información y comunicaciones en los procedimientos administrativos (…)2. Interoperabilidad, cadenas de trámites y ventanillas únicas virtuales (...)3. Tecnología y ambiente (...) 4. Datos y gobierno abierto: 5. Construcción colectiva.
Artículo 7°. Modelo de Gobierno en línea. El modelo Gobierno en línea está constituido por componentes y por niveles de madurez. Sus componentes son: 1. Información en línea. 2. Interacción en línea. 3. Transacción en línea. 4. Transformación. 5. Democracia en línea 6. Elementos transversales. Los niveles de madurez en cada componente de Gobierno en línea son: 1. Inicial: Nivel en el cual se cuenta con las condiciones institucionales, en términos tecnológicos, humanos, normativos, presupuestales y de planeación para habilitar cada uno de los componentes. 2. Básico: Nivel en el cual hay evidencia de prestación de trámites y servicios en línea. Existe entendimiento dentro de la entidad pública sobre los objetivos y beneficios del uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la apertura de información, en los procedimientos administrativos y en la interacción y prestación de servicios eficientes a los usuarios y ciudadanos que han sido caracterizados. 3. Avanzado: Nivel en el cual se masifica la prestación de trámites y servicios en línea de acuerdo con las necesidades de los ciudadanos y usuarios identificadas. El Gobierno en Línea está institucionalizado, es parte de la rutina diaria y la cultura del sujeto obligado y los procesos de rendición de cuentas y participación ciudadana en línea para la toma de decisiones se realizan con frecuencia. 4. Mejoramiento permanente: Nivel en el cual hay interiorización, innovación y réplica de experiencias exitosas en cuanto al Gobierno en línea. La entidad cuenta con datos abiertos a partir de los cuales se han generado servicios de valor agregado para los ciudadanos; implementa permanentemente acciones de mejora para garantizar la satisfacción de las necesidades de sus usuarios y de la ciudadanía en general, tanto en la prestación de servicios como en la discusión de políticas y promoción del control social.
Componentes y Niveles de Madurez
Artículo 11. Monitoreo y evaluación del Gobierno en línea. Los sujetos obligados deberán adelantar las acciones pertinentes para realizar el monitoreo y evaluación del cumplimiento de la Estrategia de Gobierno en línea en su entidad, así mismo deberán adelantar las mediciones de impacto del uso y beneficio del Gobierno en línea en sus usuarios y/o ciudadanos. El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones adelantará acciones que permitan medir el avance en la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea por parte de los sujetos obligados, así como el uso, calidad e impacto de la prestación de trámites y servicios en línea, Para tal efecto, los sujetos obligados, deberán colaborar ar­mónicamente en el suministro de la información que se requiera. Parágrafo. Para los propósitos de este artículo, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones definirá las metodologías y lineamientos res­pectivos para el monitoreo y evaluación de la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea.
Decreto 2609 /12
“Por el cual se reglamenta el Titulo v de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las entidades del Estado”
Artículo 1°. Ámbito de aplicación. El presente decreto comprende a la Administración Pública en sus diferentes niveles, nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indígenas y demás entidades territoriales que se creen por ley (…)
Ámbito de Aplicación y tipos de información
Artículo 2°. Tipos de información. Las normas del presente decreto se aplicarán a cualquier tipo de información producida y/o recibida por las entidades públicas, sus dependencias y servidores públicos, y en general por cualquier persona que desarrolle actividades inherentes a la función de dicha entidad o que hayan sido delegados por esta, independientemente del soporte y medio de registro (análogo o digital) en que se produzcan, y que se conservan en: a) Documentos de Archivo (físicos y electrónicos). b) Archivos institucionales (físicos y electrónicos). c) Sistemas de Información Corporativos. d) Sistemas de Trabajo Colaborativo. e) Sistemas de Administración de Documentos. f) Sistemas de Mensajería Electrónica. g) Portales, Intranet y Extranet. h) Sistemas de Bases de Datos. i) Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. j) Cintas y medios de soporte (back up o contingencia). k) Uso de tecnologías en la nube.
Artículo 3°. Responsabilidad de la gestión de documentos. La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas entidades públicas. Parágrafo. La responsabilidad en cuanto a la política, planes y programas del sector de las tecnologías de la información y las comunicaciones es del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Artículo 4°. Coordinación de la gestión documental. Teniendo en cuenta que la gestión documental es un proceso transversal a toda la organización, los diferentes aspectos y com­ponentes de la gestión de documentos deben ser coordinados por los respectivos Secretarios Generales o quienes hagan sus veces, a través de las oficinas de Archivo de cada entidad.
Responsabilidad y Obligatoriedad del Programa Gestión Documental
Artículo 11. Aprobación del programa de gestión documental. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial. La implementación y seguimiento del PGD es res­ponsabilidad del área de archivo de la Entidad en coordinación con la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. Los Consejos Territoriales de Archivos podrán realizar observaciones y solicitar ajustes al Programa de Gestión Documental (PGD), cuando las entidades de su jurisdicción no cumplan con las normas del presente decreto y la normatividad que sobre esta materia establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Artículo 19. Criterios para la Selección de Sistemas de Gestión de Documentos. La selección y adquisición de sistemas de gestión de documentos debe tener en cuenta además de la normatividad que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, las necesidades de la Entidad, la estructura organizacional, el modelo de gestión documental y la capacidad financiera y tecnológica para su implementación y mantenimiento. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado reglamentará, en coordinación con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, los requisitos funcionales y no funcionales mínimos que deben tenerse en cuenta para desarrollar, selec­cionar y adquirir sistemas de gestión de documentos.
Características de los Sistemas de Gestión
Artículo 22. La Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo Aspectos que se deben considerar para la adecuada gestión de los documentos electrónicos. Es responsabilidad de las Entidades Públicas cumplir con los elementos esenciales tales como: autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y conservación, que garanticen que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos. Parágrafo 1°. Corresponderá al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, reglamentar los elementos esenciales de los documentos electrónicos. Parágrafo 2°. Cuando el procedimiento administrativo y judicial se adelante utilizando medios electrónicos, los documentos deberán ser archivados en este mismo medio.
Gestión de los Documentos Electrónicos de Archivo, características del documento electrónico, presunción de autenticidad, inalterabilidad, conservación y fiabilidad de documentos electrónicos
Artículo 23. Características del documento electrónico de archivo. Los documentos electrónicos dependen de su estructura lógica más que de la física. Los documentos generados y gestionados a través de sistemas electrónicos deben tener como mínimo las siguientes características. a) Contenido estable. El contenido del documento no cambia en el tiempo; los cambios deben estar autorizados conforme a reglas establecidas, limitadas y controladas por la entidad, o el administrador del sistema, de forma que al ser consultado cualquier documento, una misma pregunta, solicitud o interacción genere siempre el mismo resultado. b) Forma documental fija. Se define como la cualidad del documento de archivo que asegura que su contenido permanece completo y sin alteraciones, a lo largo del tiempo, manteniendo la forma original que tuvo durante su creación. c) Vínculo archivístico. Los documentos de archivo están vinculados entre sí, por razones de la procedencia, proceso, trámite o función y por lo tanto este vínculo debe mantenerse a lo largo del tiempo, a través de metadatos que reflejen el contenido, el contexto y la estructura tanto del documento como de la agrupación documental a la que pertenece (serie, subserie o expediente). d) Equivalente Funcional. Cuando se requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que este contiene es accesible para su posterior consulta. Parágrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones definirán las excepciones aplicables a este artículo cuando por razones de obsolescencia tecnológica no sea posible garantizarlas, sin afectar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad y disponibi­lidad de los documentos.
Artículo 24. Requisitos para la presunción de autenticidad de los documentos electrónicos de archivo. Sin perjuicio de lo establecido en las normas procesales se deben tener en cuenta además los siguientes requisitos en la gestión de documentos electrónicos de archivo, para asegurar en el tiempo su presunción de autenticidad. a) Se debe expresar desde el momento de su creación los atributos del documento de archivo, tales como el trámite o asunto al que corresponde, las nombres de quienes intervinieron en las diferentes acciones que se llevaron a cabo con el documento, la fecha de creación, la fecha de transmisión, nivel de acceso, los privilegios de acceso, mantenimiento, modificación, transferencia y disposición. b) Definición de los procedimientos de protección para evitar la pérdida o corrupción de los documentos de archivo, los medios de almacenamiento y la tecnología. c) Desde el contexto jurídico de acuerdo con lo señalado en el artículo 10 de la Ley 527 de 1999, según el cual en toda actuación administrativa o judicial no se negará eficacia probatoria, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos. d) Desde el contexto administrativo y documental según las reglas a partir de las cuales el documento de archivo es creado. e) Formas documentales, autenticación del documento de archivo y su identificación de autoridad. f) Otra información de ayuda a la verificación de autenticidad a través de metadatos. g) Establecer procedimientos idóneos para asegurar la cadena de preservación de los documentos electrónicos de archivo a lo largo del ciclo de vida, y en el transcurso del tiempo.
Artículo 25. Requisitos para la Integridad de los Documentos Electrónicos de Archivo. Los documentos deben permanecer completos y protegidos de manipulaciones o cualquier posibilidad de cambio (de versión o cambio de un formato); así mismo se debe evitar su alteración o eliminación por personas no autorizadas. En caso de requerirse un cambio a la estructura del documento electrónico, por razones plenamente justificadas y por personal debidamente autorizado, se debe dejar evidencia de dichos cambios en el sistema de gestión documental y en el documento, a través de metadatos. Parágrafo. En el caso que se requiera para garantizar la autenticidad, integridad y confidencialidad de la información, se podrá utilizar firmas electrónicas o digitales de acuerdo con lo señalado en las normas vigentes.
Artículo 26. Requisitos para la inalterabilidad de los Documentos Electrónicos de Archivo. Se debe garantizar que un documento electrónico generado por primera vez en su forma definitiva no sea modificado a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su producción hasta su conservación temporal o definitiva, condición que puede satisfacerse mediante la aplicación de sistemas de protección de la información, salvo las modificaciones realizadas a la estructura del documento con fines de preservación a largo plazo. Parágrafo. La modificación con fines de preservación a largo plazo no se considerará una alteración del documento electrónico de archivo, siempre que se haga de acuerdo con las normas establecidas por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y las normas procesales.
Artículo 28. Requisitos para la disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo. Los documentos electrónicos y la información en ellos contenida, debe estar disponible en cualquier momento, mientras la entidad está obligada a conservarla, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD). Parágrafo. Se deben establecer mecanismos técnicos que aseguren que la información se pueda consultar y estar disponible en el futuro, independientemente del sistema que la produjo, su estructura o medio de registro original.
Artículo 29. Requisitos para la preservación y conservación de los documentos electrónicos de archivo. Sin perjuicio de lo establecido en las normas procesales se deben tener en cuenta además los siguientes requisitos en la gestión de documentos electrónicos de archivo, para asegurar en el tiempo la preservación y la conservación. a) El documento electrónico de archivo debe estar relacionado con las actividades que desarrolla la organización. b) Se pueden conservar los documentos de archivo simultáneamente en formato análogo y digital de acuerdo a criterios jurídicos, las necesidades de la organización y el valor que las normas procesales, le otorguen a cada formato. c) El proceso de conservar documentos electrónicos de archivo se extiende a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos. d) Resguardar y mantener la accesibilidad de copias auténticas de documentos de archivo digitales. e) Asegurar que los componentes de los documentos de archivo existirán durante todo el tiempo necesario para que las estrategias de preservación entren en aplicación. f) La conservación de los documentos electrónicos de archivo deben considerar y atender los principios de preservación en el tiempo, longevidad de los medios de almacenamiento, valoración, vulnerabilidad y disponibilidad, sea que se encuentre en propiedad de los creadores o de las dependencias responsables del archivo de la misma. g) Teniendo en cuenta que el documento electrónico no es el mismo que era ni antes de ser almacenado ni después de su recuperación, se debe asegurar que cualquier acción que afecte al modo en que se presentan los documentos proteja su integridad, a través del respeto por la cadena de conservación. h) Proteger la información y los datos personales de conformidad con lo señalado en la Ley 1273 de 2009 y Ley 1581 de 2012.
Artículo 30. Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo. Los documentos electrónicos de archivo deben contener como mínimo los siguientes metadatos. I. De contenido: a) Tipo de recurso de información. b) Tipo documental. c) Título del documento. d) Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyectó el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado. e) Clasificación de acceso (nivel de acceso). f) Fecha de creación, transmisión y recepción. g) Folio (físico o electrónico). h) Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite). i) Palabras clave. II. De estructura: a) Descripción. b) Formato. c) Estado. d) Proceso administrativo. e) Unidad Administrativa responsable. f) Perfil autorizado. g) Ubicación (en el sistema físico y/o lógico). h) Serie/subserie documental. III. De contexto: a) Jurídico-administrativo. b) Documental. c) De procedencia. d) Procedimental. e) Tecnológico. Parágrafo. Las entidades públicas podrán, según sus necesidades, agregar otros tipos de metadatos, siempre que se garantice la preservación de los documentos y esto facilite su acceso, disponibilidad en el tiempo y recuperación.
Artículo 32. Neutralidad tecnológica. En la gestión de documentos electrónicos así como en los sistemas de gestión documental se deben utilizar estándares abiertos que no dependan de una tecnología en particular. Parágrafo. Las entidades públicas deben adoptar medidas en contra de la obsolescencia de hardware y software, que eviten afectar la preservación, acceso, consulta y disponibilidad de los documentos electrónicos de archivo a lo largo del tiempo.
Artículo 33. Del expediente electrónico. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, establecerá los lineamientos generales que deben regular el expediente electrónico como unidad mínima del archivo electrónico documental en las diferentes entidades del Estado, de conformidad con lo establecido en Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en el Código Único General del Proceso. Parágrafo 1°. El expediente debe reflejar la secuencia de las diligencias realizadas dentro de una misma actuación o trámite. Parágrafo 2°. Se deberán adoptar mecanismos tecnológicos adecuados para cumplir con el proceso de foliado del expediente electrónico de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, la Ley General de Archivos y demás normas reglamentarias.
Artículo 34. Sobre la administración y transferencia de Archivos Electrónicos. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, establecerán las directrices para entregar las transferencias de archivos electrónicos de valor histórico de las entidades de orden nacional, departamental, municipal y distrital al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y a los Archivos Generales Territoriales. Parágrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado establecerá los requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos de los documentos y expedientes de archivo, que se hayan gestionado utilizando dichos medios, así como los requisitos para la transferencia primaria y secundaria.
Administración y Transferencia de Archivos Electrónicos
Artículo 38. Vigencia. El presente Decreto rige a partir de su publicación (publicado el 14 de diciembre de 2012) y el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado podrá complementarlo con acuerdos, guías e instrumentos que faciliten su aplicación
“Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado”
Artículo 5°. De los Archivos Generales Territoriales. Las autoridades departamentales, distritales, municipales, de los territorios indígenas y de los territorios especiales biodiversos y fronterizos podrán, de acuerdo con su autonomía, crear el Archivo General en su respectivo nivel territorial, cuya función principal será la de coordinar y desarrollar la política archivística en los archivos de las entidades de su territorio, de acuerdo con los lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado; y recibir las transferencias documentales que, de acuerdo con la tabla de retención o valoración documental, hayan sido valoradas para conservación permanente, así como los documentos de valor histórico entregados en comodato o donación por particulares o entidades privadas. Los Archivos Generales Territoriales que se creen, serán instancias coordinadoras de la función archivística en su jurisdicción, deberán recibir y custodiar las transferencias documentales valoradas para conservación permanente que realicen los órganos de la administración pública del correspondiente nivel territorial, así como de las transferencias documentales realizadas por las entidades adscritas, las entidades descentralizadas, autónomas y las entidades privadas que cumplan funciones públicas.
Artículo 6°. Funciones de los Archivos Generales Territoriales. Los entes territoriales mediante acto administrativo, determinarán las funciones de los Archivos Generales territoriales, considerando los siguientes parámetros: 1. Garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos públicos, en cumplimiento de las normas vigentes en la materia. 2. Cumplir y hacer cumplir en su jurisdicción, las normas existentes en materia archivística, así como los lineamientos y directrices expedidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. 3. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra los fondos del ente territorial respectivo, así como el que se le confíe en custodia.(…) 5. Implementar los lineamientos y políticas que imparta el Archivo General de la Nación, referidos a la preservación de los documentos electrónicos. 6. Atender los lineamientos que emita el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones referentes al uso de medios electrónicos. 7. Promover la organización y el fortalecimiento de los archivos del orden territorial correspondiente, para garantizar la eficacia de la gestión archivística del Estado y la con­servación del patrimonio documental, así como apoyar e impulsar los archivos privados que revistan especial importancia cultural, científica o histórica para el ente territorial. (…)12. Brindar asistencia técnica a los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas de su correspondiente jurisdicción de conformidad con lo establecido en literal b) artículo 6° de la Ley 594 de 2000 y de acuerdo con el procedimiento que para tal fin establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Funciones relacionadas con los medios electrónicos, coordinación, promoción y asistencia técnica.
Creación del Concejo Distrital de Archivos
Artículo 8°. Conformación de los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos. Los Consejos Departamentales y Distritales de Archivos estarán conformados por los siguientes miembros, así: 1. El Secretario General o un funcionario administrativo de igual jerarquía de la respectiva Gobernación o Alcaldía, quien lo presidirá. 2. El funcionario responsable del Archivo General de la Gobernación o Alcaldía Distrital, quien actuará como secretario técnico; si no existe Archivo General, dicha representación recaerá en el responsable del Archivo Central de la Gobernación o Alcaldía Distrital. 3. El Secretario de Cultura o quien haga sus veces. 4. El presidente o secretario de la Academia de Historia establecida en la respectiva jurisdicción, o el responsable del Archivo Histórico del departamento o distrito. 5. Un representante de las oficinas de control interno o planeación de la gobernación o alcaldía distrital, o la dependencia que haga sus veces. 6. Un representante del área de tecnologías de la información de la Gobernación o Alcaldía Distrital. 7. Un representante de los archivistas, designado por el Colegio Colombiano de Archivistas y la Sociedad Colombiana de Archivistas. 8. Un representante de las Instituciones de Educación Superior de la respectiva jurisdicción o del Servicio Nacional de Aprendizaje. 9. Un representante de la Cámara de Comercio local o de un archivo privado local
Conformación y Funciones del Comité Interno de Archivo, relacionadas con la implementación de medios electrónicos
Artículo 15. Conformación del Comité Interno de Archivo. El Comité Interno de Archivo de que trata el artículo 14 del presente decreto, estará conformado de la siguiente forma: 1. El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma inmediata el Archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros), o su delegado, quien lo presidirá; 2. El jefe o responsable del Archivo o del Sistema de Archivos de la entidad, quien actuará como secretario técnico. 3. El jefe de la Oficina Jurídica; 4. El jefe de la Oficina de Planeación o la dependencia equivalente; 5. El jefe o responsable del área de Sistemas o de Tecnologías de la Información. 6. El Jefe del área bajo cuya responsabilidad se encuentre el sistema integrado de gestión. 7. El Jefe de la Oficina de Control Interno, quien tendrá voz pero no voto, o quien haga sus veces. 8. Podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto, funcionarios o particulares que puedan hacer aportes en los asuntos tratados en el Comité (funcionario de otras dependencias de la entidad, especialistas, historiadores o usuarios externos entre otros). En las entidades donde no existen taxativamente los cargos mencionados, integrarán el Comité Interno de Archivo quienes desempeñen funciones afines o similares.
Artículo 16. Funciones del Comité Interno de Archivo. El Comité Interno de Archivo en las entidades territoriales tendrá las siguientes funciones: 1. Asesorar a la alta dirección de la entidad en la aplicación de la normatividad archivística. 2. Aprobar la política de gestión de documentos e información de la entidad. (…) 5. Llevar a cabo estudios técnicos tendientes a modernizar la función archivística de la entidad, incluyendo las acciones encaminadas a incorporar las tecnologías de la información en la gestión de documentos electrónicos de conformidad con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 6. Aprobar el programa de gestión de documentos físicos y electrónicos presentado por el área de archivo de la respectiva Entidad. 8. Revisar e interpretar la normatividad archivística que expida el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y los Archivos Generales Territoriales y adoptar las decisiones que permitan su implementación al interior de la respectiva entidad, respetando siempre los principios archivísticos. 9. Evaluar y dar concepto sobre la aplicación de las tecnologías de la información en la Entidad teniendo en cuenta su impacto sobre la función archivística interna y la gestión documental. 10. Aprobar el programa de gestión documental de la entidad. 11. Aprobar las formas, formatos y formularios físicos y electrónicos que requiera la entidad para el desarrollo de sus funciones y procesos. 12. Acompañar la implementación del Gobierno en Línea de la entidad en lo referente al impacto de este sobre la gestión documental y de información. 13. Presentar a las instancias asesoras y coordinadoras del Sistema Nacional de Archivos, propuestas relacionadas con el mejoramiento de la función archivística. 14. Apoyar el diseño de los procesos de la entidad y proponer ajustes que faciliten la gestión de documentos e información, tanto en formato físico como electrónico. 15. Aprobar la implementación de normas técnicas nacionales e internacionales que contribuyan a mejorar la gestión documental de la entidad. 16. Consignar sus decisiones en Actas que deberán servir de respaldo de las deliberaciones y determinaciones tomadas. 17. Hacer seguimiento a la implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental, así como al Modelo Integrado de Planeación y Gestión, en los aspectos relativos a la gestión documental. La alta dirección podrá asignar funciones adicionales, siempre que estas se relacionen con el desarrollo de la normatividad colombiana en materia de archivos y gestión documental. Parágrafo. Las entidades públicas deberán ceñirse a los lineamientos y políticas del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en lo concerniente con el uso de tecnologías, gobierno en línea, la iniciativa cero papel, y demás aspectos de competencia de este Ministerio.
Artículo 18. Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos. El Archivo General de la Nación, establecerá y reglamentará el Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos – Sinae como un programa especial de coordinación de la política nacional de archivos electrónicos del Estado Colombiano, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000, la Ley 527 de 1999 y la Ley 1437 de 2011. Parágrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, emitirá concepto sobre el impacto de la implantación de las nuevas tecnologías en la gestión documental de forma que se garantice homogeneidad en la gestión archivística del Estado y la preservación de los documentos electrónicos que conforman el patrimonio documental digital.
Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos
Artículo 19. Sistema de Información del Sistema Nacional de Archivos – Sisna. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado desarrollará la plataforma tecnológica para evaluar y hacer seguimiento en línea al desarrollo del Sistema Nacional de Archivos. Parágrafo. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado implementará un observatorio que permita hacer seguimiento al cumplimiento de la política archivística en todas las entidades del Estado del orden nacional, departamental, distrital y municipal.
Sistema Nacional de Archivos SISNA
Artículo 21. Evaluación de Documentos de Archivo. La Evaluación de Documentos de Archivo deberá ser realizada por la Oficina de Archivo o de Gestión Documental de cada entidad, de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000.El Comité Interno de Archivo de la respectiva entidad es el responsable de aprobar el resultado del proceso de valoración de los documentos de archivo, a partir de agrupaciones documentales en series y sub-series, sean estos físicos o electrónicos y de aprobar las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental. Corresponde a los Consejos Territoriales de Archivo llevar a cabo la evaluación de documentos de archivo que sean comunes para todas las entidades públicas de su respectiva jurisdicción, o un sector de este, de conformidad con la normatividad expedida por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado.
Plan de Acción Archivos Territoriales
Artículo 24. Inventarios de documentos Es responsabilidad de las entidades del Estado a través del Secretario General o de otro funcionario de igual o superior jerarquía, y del responsable del Archivo o quien haga sus veces, exigir la entrega mediante inventario, de los documentos de archivo que se encuentren en poder de servidores públicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o culminen las obligaciones contractuales, De igual forma, deberán denunciar ante los organismos de control el incumplimiento de esta obligación para las acciones del caso. Parágrafo. El deber de entregar inventario de los documentos de archivo a cargo del servidor público, se circunscribe tanto a los documentos físicos en archivos tradicionales, como a los documentos electrónicos que se encuentren en equipos de cómputo, sistemas de información, medios portátiles de almacenamiento y en general en cualquier dispositivo o medio electrónico.
Entrega de Documentos físicos y electrónicos por parte de Servidores Públicos Mediante Inventario
Artículo 25. Eliminación de documentos. La eliminación de documentos de archivo deberá estar respaldada en las disposiciones legales o reglamentarias que rigen el particular, en las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental con la debida sustentación técnica, legal o administrativa, y consignada en conceptos técnicos emitidos por el Comité Interno de Archivo o por el Archivo General de la Nación, cuando se haya elevado consulta a este último. Parágrafo. La eliminación de documentos de archivo, tanto físicos como electrónicos, deberá constar en Actas de Eliminación, indicando de manera específica los nombres de las series y de los expedientes, las fechas, el volumen de documentos (número de expedientes) a eliminar, así como los datos del acto administrativo de aprobación de la respectiva tabla de retención o valoración documental; dicha Acta debe ser firmada por los funcionarios autorizados de acuerdo con los procedimientos internos de la entidad y publicada en la página web de cada Entidad. El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, reglamentará el procedimiento para la eliminación de documentos de archivo, garantizando siempre el principio de transparencia y máxima divulgación.
Eliminación de Documentos Electrónicos
Artículo 30. Censo Guía de Archivos del Sector Público. Es responsabilidad del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y de los Archivos Territoriales elaborar un Censo Guía de Archivos Públicos del orden nacional o territorial y de mantenerlo actualizado
Deber de Realizar un Censo Guía de Archivos
Artículo 33. Vigencia. El presente decreto rige a partir de su publicación ( 13 Diciembre de 2012), y deroga en su totalidad el Decreto número 4124 de 2004, y el artículo 4° del Acuerdo número 12 de 1995, y las demás normas que le sean contrarias.
Vigencia y Termino para Ajustarse a las Disposiciones del Decreto
Artículo 1°. Definiciones. Para los fines del presente decreto se entenderá por: 1. Acuerdo sobre el uso del mecanismo de firma electrónica: Acuerdo de voluntades mediante el cual se estipulan las condiciones legales y técnicas a las cuales se ajustarán las partes para realizar comunicaciones, efectuar transacciones, crear documentos electrónicos o cualquier otra actividad mediante el uso del intercambio electrónico de datos. 2. Datos de creación de la firma electrónica: Datos únicos y personalísimos, que el firmante utiliza para firmar. 3. Firma electrónica. Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente. 4. Firmante. Persona que posee los datos de creación de la firma y que actúa en nombre propio o por cuenta de la persona a la que representa.
Reglamentación de Firma Electrónica
Artículo 4°. Confiabilidad de la firma electrónica. La firma electrónica se considerará confiable para el propósito por el cual el mensaje de datos fue generado o comunicado si: 1. Los datos de creación de la firma, en el contexto en que son utilizados, corresponden exclusivamente al firmante. 2. Es posible detectar cualquier alteración no autorizada del mensaje de datos, hecha después del momento de la firma. Parágrafo. Lo dispuesto anteriormente se entenderá sin perjuicio de la posibilidad de que cualquier persona: 1. Demuestre de otra manera que la firma electrónica es confiable; o 2. Aduzca pruebas de que una firma electrónica no es confiable. Artículo 5°. Efectos jurídicos de la firma electrónica. La firma electrónica tendrá la misma validez y efectos jurídicos que la firma, si aquella cumple con los requisitos esta­blecidos en el artículo 3° de este decreto. Artículo 6°. Obligaciones del firmante. El firmante debe: 1. Mantener control y custodia sobre los datos de creación de la firma. 2. Actuar con diligencia para evitar la utilización no autorizada de sus datos de creación de la firma. 3. Dar aviso oportuno a cualquier persona que posea, haya recibido o vaya a recibir documentos o mensajes de datos firmados electrónicamente por el firmante, si: a) El firmante sabe que los datos de creación de la firma han quedado en entredicho; o b) Las circunstancias de que tiene conocimiento el firmante dan lugar a un riesgo con­siderable de que los datos de creación de la firma hayan quedado en entredicho. Parágrafo. Se entiende que los datos de creación del firmante han quedado en entredicho cuando estos, entre otras, han sido conocidos ilegalmente por terceros, corren peligro de ser utilizados indebidamente, o el firmante ha perdido el control o custodia sobre los mismos y en general cualquier otra situación que ponga en duda la seguridad de la firma electrónica o que genere reparos sobre la calidad de la misma. Artículo 7°. Firma electrónica pactada mediante acuerdo. Salvo prueba en contrario, se presume que los mecanismos o técnicas de identificación personal o autenticación electrónica según el caso, que acuerden utilizar las partes mediante acuerdo, cumplen los requisitos de firma electrónica. Parágrafo. La parte que mediante acuerdo provee los métodos de firma electrónica deberá asegurarse de que sus mecanismos son técnicamente seguros y confiables para el propósito de los mismos. A dicha parte le corresponderá probar estos requisitos en caso de que sea necesario.
Confiabilidad, efectos jurídicos, obligaciones del firmante, y acuerdos pactados sobre firma electrónica.
Artículo 8°. Criterios para establecer el grado de seguridad de las firmas electrónicas. Para determinar si los procedimientos, métodos o dispositivos electrónicos que se utilicen como firma electrónica son seguros, y en qué medida lo son, podrán tenerse en cuenta, entre otros, los siguientes factores: 1. El concepto técnico emitido por un perito o un órgano independiente y especializado. 2. La existencia de una auditoría especializada, periódica e independiente sobre los procedimientos, métodos o dispositivos electrónicos que una parte suministra a sus clientes o terceros como mecanismo electrónico de identificación personal. .
Criterios para establecer el grado de seguridad de las firmas electrónicas
Artículo 9°. Vigencia. El presente decreto rige a partir de su publicación en el Diario Oficial ( Noviembre 22 de 2012)
Artículo 103. Uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones. En todas las actuaciones judiciales deberá procurarse el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la gestión y trámite de los procesos judiciales, con el fin de facilitar y agilizar el acceso a la justicia, así como ampliar su cobertura. Las actuaciones judiciales se podrán realizar a través de mensajes de datos. La autoridad judicial deberá contar con mecanismos que permitan generar, archivar y comunicar mensajes de datos. En cuanto sean compatibles con las disposiciones de este código se aplicará lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, las que lo sustituyan o modifiquen, y sus reglamentos. Parágrafo primero. La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura adoptará las medidas necesarias para procurar que al entrar en vigencia este código todas las autoridades judiciales cuenten con las condiciones técnicas necesarias para generar, archivar y comunicar mensajes de datos. El Plan de Justicia Digital estará integrado por todos los procesos y herramientas de gestión de la actividad jurisdiccional por medio de las tecnologías de la información y las comunicaciones, que permitan formar y gestionar expedientes digitales y el litigio en línea. El plan dispondrá el uso obligatorio de dichas tecnologías de manera gradual, por despachos judiciales o zonas geográficas del país, de acuerdo con la disponibilidad de condiciones técnicas para ello. Parágrafo segundo. No obstante lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, se presumen auténticos los memoriales y demás comunicaciones cruzadas entre las autoridades judiciales y las partes o sus abogados, cuando sean originadas desde el correo electrónico suministrado en la demanda o en cualquier otro acto del proceso. Parágrafo tercero. Cuando este código se refiera al uso de correo electrónico, dirección electrónica, medios magnéticos o medios electrónicos, se entenderá que también podrán utilizarse otros sistemas de envío, trasmisión, acceso y almacenamiento de mensajes de datos siempre que garanticen la autenticidad e integridad del intercambio o acceso de información. La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura establecerá los sistemas que cumplen con los anteriores presupuestos y reglamentará su utilización.
Uso de las Tecnologías de la Información en las actuaciones Judiciales
Artículo 105. Firmas. Los funcionarios y empleados judiciales deberán usar, en todos sus actos escritos, firma acompañada de antefirma. Podrán usar firma electrónica, de conformidad con el reglamento que expida el Consejo Superior de la Judicatura.
Firma Electrónica de Funcionarios Judiciales
Una Bogotá que defiende y fortalece lo público. Descripción, objetivos, estrategias, programas, proyectos prioritarios.
Artículo 33. Definición y alcances .El tercer eje del plan de desarrollo busca defender y fortalecer lo público como fundamento del Estado social de derecho, significa para Bogotá Humana garantizar en distintos ámbitos del territorio procesos participativos que promuevan la movilización, la organización, la deliberación y la toma de decisiones amplia e informada de la ciudadanía en la gestión de la ciudad, fortaleciendo la democracia, trabajando por la construcción de paz, promoviendo un enfoque de seguridad humana y convivencia, impulsando el uso transparente y responsable del patrimonio y los recursos de la ciudad, sin tolerar la corrupción pública ni privada. Significa racionalizar la administración pública, mejorando la prestación de sus servicios para la toma de decisiones y la satisfacción de la demanda de trámites y atención a la ciudadanía, utilizando de manera adecuada y novedosa las tecnologías de la información y de las comunicaciones, y estableciendo una tributación equitativa y progresiva para mejorar la calidad de vida de los habitantes del distrito.
Racionalización de la Administración y mejoramiento de los servicios por medio del uso de las tecnología de la información y las comunicaciones
Artículo 34. Objetivos Serán objetivos de este eje: (…)
5. Garantizar una estructura administrativa distrital eficiente y comprometida con las necesidades de la ciudadanía. Fortalecer el desarrollo misional y operativo de las entidades distritales, para aumentar sus niveles de eficiencia y eficacia e incentivar a las servidoras y servidores públicos en el compromiso con la ciudad y el trabajo en equipo; dignificar modificar y ajustar la planta de personal con funciones, procesos y procedimientos acordes con la misión institucional. De igual modo, implementar el uso de las TIC en la unificación y articulación de la información y producción de conocimiento entre entidades; promover, fortalecer y coordinar acuerdos, alianzas, cooperación e intercambios nacionales e internacionales dirigidos a mejorar las relaciones de la ciudad. Así mismo, generar un recaudo más justo y equitativo, mediante la reformulación y modernización del sistema tributario distrital, asociado a las actividades económicas, todo con el fin de atender la toma de decisiones y satisfacer la demanda de necesidades, trámites y servicios ciudadanos.
Implementación del Uso de las TICS en la unificación, articulación de la información y producción de conocimientos entre entidades
Artículo 35. Estrategias. Las estrategias contempladas para el logro de los objetivos señalados son: (…) 5. Desarrollar pedagogías de comunicación social e impulsar la construcción de comunidades de aprendizaje, el uso de tecnologías de la información, comunicación y del conocimiento (TIC-C) como medios facilitadores de la interacción entre la ciudadanía y la administración distrital.
Artículo 44. Programa TIC para Gobierno Digital, Ciudad Inteligente y sociedad del conocimiento y del emprendimiento Fortalecer el acceso universal, el uso y la apropiación social de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), así como su aplicación estratégica y coordinada en las entidades distritales para reducir la brecha digital e incrementar la eficacia de la gestión pública, disponer de información pertinente, veraz, oportuna y accesible, en los procesos de toma de decisiones, prestación de servicios a la ciudadanía, rendición de cuentas y control social, contribuyendo a la consolidación de la ciudad incluyente e inteligente y al desarrollo económico, social y cultural de su población. Los proyectos prioritarios de este programa son: 1. Bogotá: hacia un Gobierno Digital y una Ciudad Inteligente. Promover e incorporar de manera estratégica y coordinada el uso intensivo de las TIC para incrementar la aplicación y uso de los medios digitales en la gestión de las entidades distritales, con el fin de mejorar su eficacia y su capacidad de atención y respuesta a las necesidades y demandas ciudadanas, garantizando su participación. 2. Bogotá: las TIC, dinamizadoras del conocimiento y del emprendimiento. Promover el uso y apropiación de las tecnologías de la información y la comunicación para brindar a la población mayores oportunidades de acceso al conocimiento y al esparcimiento, así como al desarrollo económico y social con emprendimiento, contribuyendo de esta manera a superar la exclusión social y a cerrar las brechas existentes entre las diversas ciudadanías. Crear el centro de apropiación tecnológica para la reducción de la brecha digital y la alfabetización tecnológica en Bogotá. Avanzar en la formulación de la política pública para las TIC´s para la implementación de la biblioteca distrital del Distrito, la cual prestará el servicio de información en línea con acceso a volúmenes y archivos digitales del distrito capital. 3. Fortalecimiento de los medios comunitarios. Promover y fortalecer los procesos comunitarios distritales o locales de comunicación en la ciudad con el propósito de impulsar la equidad en el acceso a los espacios y medios de comunicación y de fomentar la circulación democrática de opiniones e informaciones como se encuentra en el proyecto de acuerdo 292 de 2007 y en Decreto 149 de 2008. 4. Promover la utilización del software libre en el Distrito Capital. Implementar en las entidades distritales el uso de medios electrónicos para la realización de cobros, pagos y demás diligencias que deban realizar los ciudadanos.
Hacia un Gobierno Digital y una Ciudad Inteligente
Promoción de una manera estratégica y coordinada el uso intensivo de las TICS para incrementar la aplicación y uso de los medos digitales en la gestión de las entidades Distritales
"Por medio del cual se modifica la estructura organizacional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C." - Define las Funciones de la Alta Consejería de la TIC
Artículo 2º.- Adicionar un artículo al Decreto 267 de 2007, con las funciones de la Oficina de Alta Consejería Distrital de Tecnologías de Información y Comunicaciones –TIC–, que corresponderá al Artículo 6B, del siguiente tenor: "Artículo 6B.- Funciones de la Oficina de Alta Consejería Distrital de Tecnologías de Información y Comunicaciones –TIC–. Son funciones de la Oficina de Alta Consejería Distrital de Tecnologías de Información y Comunicaciones –TIC–, las siguientes: a. Dirigir y liderar la formulación, articulación y seguimiento de las políticas, lineamientos y directrices distritales en materia de Tecnologías de Información y Comunicaciones para el fortalecimiento de la función administrativa y misional de los sectores y entidades de Bogotá Distrito Capital. b. Dirigir y liderar la formulación, articulación y seguimiento de las políticas y estrategias del Distrito Capital en materia de gobierno en línea, participación ciudadana a través de medios virtuales, transparencia en la gestión y contratación pública, democratización de la información y apropiación social de las Tecnologías de Información y Comunicaciones. c. Dirigir y liderar la formulación, actualización, desarrollo y supervisión del Plan Maestro de Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC) para el Distrito Capital. d. Dirigir y liderar la inclusión de la política pública de TIC en el Plan de Desarrollo. e. Participar en el Consejo de Gobierno Distrital para coordinar los asuntos relacionados con las Tecnologías de Información y Comunicaciones. f. Coordinar ante el Ministerio de las Tecnologías de Información y las Comunicaciones del Gobierno Nacional los planes, programas y proyectos relacionados con Bogotá Distrito Capital como ente territorial. g. Participar en la Comisión Distrital de Ciencia, Tecnología e Innovación –CODICITI–, o la que haga sus veces. h. Participar en la Comisión Distrital de Sistemas –CDS-, o la que haga sus veces. i. Promover convenios y alianzas para impulsar, desarrollar y consolidar el uso y aplicación de las Tecnologías de Información y las Comunicaciones desde la Administración Distrital para el desarrollo de Bogotá D.C. como ciudad digital e inteligente, el emprendimiento tecnológico y el avance de la sociedad del conocimiento. j. Actuar como vocero de la Administración Distrital frente a los gremios, la industria, la academia, los grupos sociales y demás organismos nacionales e internacionales en relación con los avances, planes, programas y proyectos que el Distrito Capital adelanta en materia de Tecnologías de Información y Comunicaciones. k. Asesorar a los sectores y entidades del Distrito en la formulación y articular el desarrollo de las estrategias, planes y programas relacionados con la implementación de los sistemas de tecnología e información, de conformidad con las normas del gobierno nacional en materia de TIC, el Estatuto Orgánico de Bogotá, el Plan de Ordenamiento Territorial, los planes maestros asociados y el Plan de Desarrollo vigente, así como con los lineamientos definidos por la Comisión Distrital de Sistemas – CDS.l. Formular los principios de articulación en materia de TIC que deben tener las entidades distritales para prevenir y atender situaciones de emergencia en el Distrito Capital. m. Dirigir, liderar y efectuar el seguimiento a la implementación y el normal funcionamiento de las plataformas tecnológicas habilitantes del gobierno digital: 1) Red Distrital de Conectividad, 2) Perfil Digital del Ciudadano, 3) Plataforma Distrital de Interoperabilidad, 4) Canales hipermedia y 5) Sistema de aseguramiento de la información y patrimonio digital. n. Promover los estudios e investigaciones relacionados con la aplicación, masificación y apropiación social de las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC) en el Distrito Capital.
Funciones de la Alta Consejería TIC
Artículo 4. CELERIDAD EN LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS. Las autoridades tienen el impulso oficioso de los procesos administrativos; deben utilizar formularios gratuitos para actuaciones en serie, cuando la naturaleza de ellas lo haga posible y cuando sea asunto de su competencia, suprimir los trámites innecesarios, sin que ello las releve de la obligación de considerar y valorar todos los argumentos de los interesados y los medios de pruebas decretados y practicados; deben incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones a efectos de que los procesos administrativos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas; y deben adoptar las decisiones administrativas en el menor tiempo posible.
Uso de las tecnologías de la Información por parte de las Autoridades Administrativas
DIRECTIVA 006 DE 2012
DIRECTIVA PARA EL MANEJO DEL MEDIO AMBIENTE EN LA SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, DC.
SECRETARÍA GENERAL- ALCALDIA MAYOR DE BOGOTÁ
La presente Directiva, hace parte del Sistema de Gestión Ambiental. Establece políticas y contiene lineamientos de educación, protección, manejo, buenas prácticas y mitigación de impactos ambientales, por lo que es esencial su conocimiento y práctica cotidiana en las labores técnicas y profesionales, en las distintas sedes de la Entidad. Su propósito es indicar qué y cómo hacer las diferentes actividades cotidianas para un lograr un manejo eficaz y efectivo del medio ambiente en la institución. La Política Ambiental Operativa de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., forma parte de la Política del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad y está orientada por la Norma ISO 14001 de 2004. Esta Política fue discutida en los diferentes espacios de trabajo y medios virtuales, con servidores públicos y en el Comité Técnico del Sistema de Gestión Ambiental de la Entidad y es así como se presenta para su conocimiento y aplicación: La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá DC., cumple la normatividad ambiental, mejora continuamente sus procesos para liderar, prevenir, mitigar, proteger, conservar y hacer un uso racional de los recursos naturales y del medio ambiente, siendo modelo de responsabilidad ambiental en la gestión pública. En consecuencia, la Entidad desarrolla los lineamientos sectoriales contenidos en el Plan Institucional de Gestión Ambiental –PIGA-, que se concreta a través de los Programas de Gestión en Residuos, Agua, Energía, Condiciones Internas, Buenas Prácticas y Gestión Contractual. Dichos Programas están sujetos al mejoramiento continuo, por parte de la Entidad, para el beneficio general.
Directrices Generales para la gestión de los residuos sólidos ordinarios: * Fomentar en la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá DC., la Cultura Oficinas Cero Papel, conforme a la Directiva Presidencial No. 04 de 2012, denominada Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Pública. Aplicar en la Entidad la estrategia de las 3 "R": Reducir, Reusar y Reciclar, adicionando la "E", de Evitar, dado que la mejor política de gestión de residuos es evitar su generación, pero una vez generados, hay que separarlos y clasificarlos.
Fomento de la Cultura Cero Papel Conforme a la Directiva Presidencial No.04 de 2012
Verificar en las dependencias, que la documentación que sale de procesos de aplicación de normas archivísticas, esté valorada para determinar si se va a someter a procesos de destrucción o reciclaje, dado que existe documentación con implicaciones jurídicas, administrativas, fiscales y de seguridad de la información que conlleva.
Aplicación de normas Archivísticas
Acciones para el manejo del Papel y Cartón: 1. Imprimir los memorandos, presentaciones y las comunicaciones internas, por las dos caras del papel o reutilizando el papel que ha sido usado por una sola cara. 2. Remitir la comunicación externa a sus destinatarios en papel limpio e inédito. Se podrá imprimir la comunicación externa en las dos caras del papel. Las copias que acompañan al original, podrán ser impresas en papel reutilizable y/o anexas en medio magnético, ya sea en correo electrónico o CD. 3. Verificar que el oficio, acto administrativo o documento oficial esté totalmente corregido, antes de imprimirse en papel inédito, para evitar su desperdicio y en el mismo sentido, al fotocopiar los documentos oficiales o al imprimir las copias. 4. Utilizar al máximo el correo electrónico, el escáner, el teléfono, la intranet, las comunicaciones virtuales y los sistemas de información de la Secretaría General. 5. Se recomienda regular la salida de tinta en las configuraciones de la impresora para prolongar la vida útil del tóner y mitigar impactos medioambientales.
Utilización de Medios de Información, Electrónicos y Virtuales por parte de la Secretaría General
EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y LINEAMIENTOS DE LA POLITICA CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
PARA: Entidades y Organismos del Sector Central y
Descentralizado de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional
(…) Con el fin de avanzar en la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel en la Administración Pública, los organismos y entidades destinatarias de la presente directiva deberán identificar, racionalizar, simplificar, y automatizar los trámites y los procesos, procedimientos y servicios internos, con el propósito de eliminar duplicidad de funciones y barreras que impidan la oportuna, eficiente y eficaz prestación del servicio en la gestión de las entidades.
Propósito y procedimientos de la Directiva Cero Papel
(…) Cada entidad deberá formular un Plan de Eficiencia Administrativa en el que se deberá incluir la selección de trámites internos, procesos o procedimientos críticos en la entidad, y el establecimiento de acciones de mejora, con cronogramas, metas e indi­cadores, que permitan optimizar el uso de recursos monetarios, físicos, humanos, entre otros. Este Plan, sin perjuicio de lo dispuesto por la ley, podrá contemplar actividades como la optimización del proceso o procedimiento seleccionado eliminando pasos y ajustando los formatos con el fin de automatizar las actividades y disminuir el volumen de la producción documental. Dicho plan deberá integrarse al plan de acción de la Es­trategia de Gobierno en línea.
Formulación del Plan de Eficiencia Administrativa
Promoción del uso de herramientas electrónicas en los procesos de gestión al interior de la entidad.
Sustitución de memorandos y comunicaciones internas en papel, por soportes electrónicos
(garantizar condiciones de autenticidad, integridad y disponibilidad)
5. En lo que respecta a los trámites externos, el Plan de Eficiencia a cargo de las enti­dades destinatarias de esta directiva deberá indicar las actividades que permitan garantizar a sus usuarios el derecho de actuar ante las autoridades utilizando medios electrónicos, de conformidad con lo previsto en la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. En consecuencia, el Plan orientará las acciones para:• Garantizar la recepción, el acuse de recibo y el envío de mensajes de datos en las actuaciones administrativas a su cargo a través de la habilitación de casillas de correo electrónico con el debido rastro sobre la fecha y hora en cada caso.
• Avanzar en la producción de documentos públicos y actos administrativos por medios electrónicos, asegurando la autenticidad, integridad y disponibilidad de los mismos, así como en la integración de expedientes electrónicos. • Implementar los mecanismos de notificación electrónica al servicio de los usuarios que así lo consientan.
Acciones para hacer efectivo el Gobierno Electrónico
Artículo 1°.- Equipamientos Colectivos Prioritarios. Determínense como equipamientos colectivos prioritarios para la promoción de la implementación, uso y acceso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - TIC - en el Distrito Capital, los de Educación, Bienestar Social y Salud, en cumplimiento del artículo 1º del Acuerdo Distrital 430 de 2010 y el Plan Nacional de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Artículo 2°.- Definiciones. Para efectos del presente Decreto, y de conformidad con los glosarios del Decreto Distrital 190 de 2004 - Plan de Ordenamiento Territorial de Bogotá, D.C., o la norma que lo modifique, subrogue o adicione, así como de la Unión Internacional de Telecomunicaciones -UIT- y del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - MINTIC, se adoptan las siguientes definiciones: 1- ACCESO. Es el derecho que tienen todos los usuarios de las TIC a comunicarse con cualquier otro usuario de la red de telecomunicaciones del Estado y de cualquier otra red de telecomunicaciones en el exterior. Para efectos de los planes de promoción para la implementación, uso y acceso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en los equipamientos colectivos públicos, se entenderá por acceso universal la facilidad que tiene la población de acceder a los servicios de telecomunicaciones a una distancia aceptable con respecto a los hogares. El significado de distancia aceptable dependerá de los medios de transporte de que disponga el usuario para acceder al servicio de telecomunicaciones. En el contexto técnico, puede referirse también a un medio de interacción entre un usuario y una red. Se entiende por medio de interacción el conjunto de equipos en un punto de una red en el que se conecta un usuario, que comprende el equipo de usuario y el equipo de red al que se conecta el del usuario; es decir la terminación de central, la terminación de red y el equipo terminal.
16- SERVICIO DE TELECOMUNICACIONES. Conjunto de sistemas, redes y equipos que aseguran la comunicación y transmisión de señales (voz, imágenes, datos) con el fin de establecer una comunicación entre dos personas o dos equipos, localizados a distancia. Está integrado por la fuente de generación, los sistemas de distribución y redes asociadas que conducen la señal hasta el usuario final y la infraestructura necesaria para cumplir con las condiciones técnicas de su suministro en todo el territorio urbano y de expansión.
17- TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES - TIC. Conjunto de recursos, herramientas, equipos, programas informáticos, aplicaciones, redes y medios, que permiten la compilación, procesamiento, almacenamiento, transmisión de información como voz, datos, texto, vídeo e imágenes.
Artículo 3°.- Competencias. El organismo rector de las políticas inherentes a la implementación, uso y acceso de las TIC en los equipamientos colectivos públicos, de conformidad con el Decreto Distrital 680 de 2001, será la Comisión Distrital de Sistemas CDS, el cual tendrá en la Comisión Distrital de Ciencia, Tecnología e Innovación y la Comisión Intersectorial de Servicios Públicos a organismos consultivos y asesores de su cometido. Parágrafo 1.- La Comisión Distrital de Sistemas establecerá en sus políticas el proceso de implementación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en los equipamientos colectivos señalados en el presente Decreto, con fundamento en los estudios técnicos que adelante sobre la materia, para determinar las necesidades y prioridades de los habitantes del Distrito Capital. Parágrafo 2.- El Sector de Planeación será el encargado de coordinar con los Sectores de Hábitat, de Educación, de Salud, de Hacienda y de Desarrollo Económico, Industria y Turismo la ejecución de las políticas definidas por la Comisión Distrital de Sistemas, de conformidad con las funciones asignadas a cada Sector Administrativo en el Acuerdo Distrital 257 de 2006 y las normas que lo modifiquen o reglamenten. Parágrafo 3.- La Secretaría Distrital de Hacienda gestionará los recursos provenientes del Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, de conformidad con lo establecido por la literal i) del artículo 2° del Decreto Distrital 545 de 2006.
Competencia de la Comisión Distrital de Sistemas
Artículo 5°.- Determinantes técnicas y urbanísticas. Para la implantación de estaciones de telecomunicaciones, en desarrollo de lo establecido en el presente Decreto, se requerirá el cumplimiento de la normativa nacional y distrital vigente en materia de localización y especificaciones técnicas y arquitectónicas de las mismas. Artículo 6°.- Vigencia. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación en el Registro Distrital y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
2.2 Tecnologías de la información y las comunicaciones Artículo 53. Aprovechamiento de otras infraestructuras públicas de transporte terrestre para TIC. Las entidades públicas nacionales, formuladoras de proyectos de infraestructura pública de transporte terrestre financiados o cofinanciados con recursos de la Nación y/o concesionados, deberán coordinar con el Ministerio de TIC la pertinencia de incorporar como parte de sus proyectos la infraestructura para el despliegue de redes públicas de TIC o de elementos que soporten el despliegue de dichas redes, de acuerdo con las necesidades de telecomunicaciones que establezca el Ministerio de TIC. Para tales efectos, las entidades públicas nacionales, formuladoras enviarán una comunicación al Ministerio de TIC con información relevante en relación con los nuevos proyectos a desarrollar. A partir de la recepción de esta comunicación, el Ministerio de TIC contará con un plazo máximo de diez (10) días hábiles para oficializar su interés para acordar los proyectos en donde se pueda desarrollar infraestructura para el despliegue de redes públicas de TIC, de acuerdo con las necesidades de telecomunicaciones. Una vez acordados los proyectos en donde sea pertinente el desarrollo de dicha infraestructura, las entidades formuladoras establecerán en una etapa temprana de la estructuración de estos proyectos, en coordinación con el Ministerio de TIC, las condiciones técnicas, legales, económicas y financieras bajo las cuales se incorporará a los citados proyectos aquella infraestructura para el tendido de redes públicas de telecomunicaciones o de elementos que soporten su despliegue. Dicha estructuración deberá contar con el previo acuerdo entre las partes sobre los mecanismos y fuentes de financiación y/o la contraprestación económica a que haya lugar para el desarrollo de dicha infraestructura, así como las condiciones de uso, las cuales no podrán ir más allá de las exigencias contempladas en la normatividad vigente, incluida la técnica o ambiental aplicable, y en las prácticas de buena ingeniería. El Ministerio de TIC, para este efecto, a través del Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones podrá financiar o cofinanciar, según sea el caso, la infraestructura requerida. El proceso de coordinación entre el Ministerio de TIC y las entidades públicas nacionales, formuladoras de proyectos de infraestructura pública de transporte terrestre, que incorporen el despliegue de redes públicas de TIC o de elementos que soporten el despliegue de dichas redes, no puede generar sobrecostos ni demoras en la formulación y desarrollo de dichos proyectos
Artículo 55. Accesibilidad a servicios de TIC. Las entidades del Estado de los niveles nacional, departamental, distrital y municipal, en el ejercicio de sus competencias constitucionales y legales, promoverán el goce efectivo del derecho de acceso a todas las personas a la información y las comunicaciones, dentro de los límites establecidos por la Constitución y la Ley a través de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y se abstendrán de establecer barreras, prohibiciones y restricciones que impidan dicho acceso. Con el fin de implementar lo establecido en el presente Plan Nacional de Desarrollo, corresponde a la Comisión de Regulación de Comunicaciones, de conformidad con las normas, establecer parámetros para que estas, en el ámbito de sus competencias, promuevan el despliegue de los componentes de infraestructura pasiva y de soporte de conformidad con los principios de trato no discriminatorio, promoción de la competencia, eficiencia, garantía de los derechos de los usuarios y promoción del acceso de las personas que habitan en zonas donde tales servicios no se están prestando, en aras de superar las condiciones de desigualdad, marginalidad y vulnerabilidad.
Utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo Artículo 53. Procedimientos y trámites administrativos a través de medios electrónicos. Los procedimientos y trámites administrativos podrán realizarse a través de medios electrónicos. Para garantizar la igualdad de acceso a la administración, la autoridad deberá asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos. En cuanto sean compatibles con la naturaleza de los procedimientos administrativos, se aplicarán las disposiciones de la Ley 527 de 1999 y las normas que la sustituyan, adicionen o modifiquen.
Uso de Medios electrónicos en el Procedimiento Administrativo
Artículo 54. Registro para el uso de medios electrónicos. Toda persona tiene el derecho de actuar ante las autoridades utilizando medios electrónicos, caso en el cual deberá registrar su dirección de correo electrónico en la base de datos dispuesta para tal fin. Sí así lo hace, las autoridades continuarán la actuación por este medio, a menos que el interesado solicite recibir notificaciones o comunicaciones por otro medio diferente. Las peticiones de información y consulta hechas a través de correo electrónico no requerirán del referido registro y podrán ser atendidas por la misma vía. Las actuaciones en este caso se entenderán hechas en término siempre que hubiesen sido registrados hasta antes de las doce de la noche y se radicarán el siguiente día hábil.
Artículo 55. Documento público en medio electrónico. Los documentos públicos autorizados o suscritos por medios electrónicos tienen la validez y fuerza probatoria que le confieren a los mismos las disposiciones del Código de Procedimiento Civil. Las reproducciones efectuadas a partir de los respectivos archivos electrónicos se reputarán auténticas para todos los efectos legales.
Artículo 56. Notificación electrónica. Las autoridades podrán notificar sus actos a través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación. Sin embargo, durante el desarrollo de la actuación el interesado podrá solicitar a la autoridad que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrónicos, sino de conformidad con los otros medios previstos en el Capítulo Quinto del presente Título. La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración.
Acto Administrativo, expediente y archivo Electrónico de documentos
Artículo 58. Archivo electrónico de documentos. Cuando el procedimiento administrativo se adelante utilizando medios electrónicos, los documentos deberán ser archivados en este mismo medio. Podrán almacenarse por medios electrónicos, todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. La conservación de los documentos electrónicos que contengan actos administrativos de carácter individual, deberá asegurar la autenticidad e integridad de la información necesaria para reproducirlos, y registrar las fechas de expedición, notificación y archivo.
Artículo 59. Expediente electrónico. El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación cuando se requiera. La autoridad respectiva conservará copias de seguridad periódicas que cumplan con los requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos, de conformidad con la ley.
Artículo 60. Sede electrónica. Toda autoridad deberá tener al menos una dirección electrónica. La autoridad respectiva garantizará condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la información de acuerdo con los estándares que defina el Gobierno Nacional. Podrá establecerse una sede electrónica común o compartida por varias autoridades, siempre y cuando se identifique claramente quién es el responsable de garantizar las condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad. Así mismo, cada autoridad usuaria de la sede compartida será responsable de la integridad, autenticidad y actualización de la información y de los servicios ofrecidos por este medio.
Artículo 61. Recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades. Para la recepción de mensajes de datos dentro de una actuación administrativa las autoridades deberán: 1. Llevar un estricto control y relación de los mensajes recibidos en los sistemas de información incluyendo la fecha y hora de recepción. 2. Mantener la casilla del correo electrónico con capacidad suficiente y contar con las medidas adecuadas de protección de la información. 3. Enviar un mensaje acusando el recibo de las comunicaciones entrantes indicando la fecha de la misma y el número de radicado asignado.
Artículo 62. Prueba de recepción y envío de mensajes de datos por la autoridad. Para efectos de demostrar el envío y la recepción de comunicaciones, se aplicarán las siguientes reglas: 1. El mensaje de datos emitido por la autoridad para acusar recibo de una comunicación, será prueba tanto del envío hecho por el interesado como de su recepción por la autoridad. 2. Cuando fallen los medios electrónicos de la autoridad, que impidan a las personas enviar sus escritos, peticiones o documentos, el remitente podrá insistir en su envío dentro de los tres (3) días siguientes, o remitir el documento por otro medio dentro del mismo término, siempre y cuando exista constancia de los hechos constitutivos de la falla en el servicio.
Prueba de Recepción y envío de datos por parte dela Autoridad
Estándares y Protocolos y gradualidad de aplicación de medios electrónicos.
ACUERDO 430 DE 2010
"Por el cual se promueve la masificación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) en los Equipamientos Colectivos"
Artículo Primero: Promuévase la implementación, uso y acceso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en los equipamientos colectivos que sean definidos por la Administración y demás bienes adecuados para tales fines.
Artículo Segundo: El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación.
"Por el cual se modifica la integración de la Comisión Distrital de Sistemas"
Artículo 1º. Integración de la Comisión Distrital de Sistemas.- La Comisión Distrital de Sistemas – CDS, será presidida por el Alcalde Mayor o su delegado y estará integrada por los Directores o Jefes del área informática de las siguientes entidades del Distrito Capital, así: a). Los Directores o Jefes del área informática de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y de las Secretarías Distritales de Gobierno, Hacienda, Salud, Planeación, Cultura, Recreación y Deporte, Ambiente, Movilidad, Hábitat, Integración Social, Desarrollo Económico y Educación. b). Un representante de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá –ETB-, uno de la Empresa de Energía Eléctrica de Bogotá –EEB- y uno de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá –EAAB-.c). Un representante de la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital. d). Un representante de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Ver el art. 5, Decreto Distrital 680 de 2001 , Ver el art. 3, Resolución de la CDS 256 de 2008
Integración de la Comisión Distrital de Sistemas
Objeto – Marco General Para la Formulación de las Políticas Públicas que regirán el sector de las tecnologías de la información y las comunicaciones,
Artículo 2°. Principios orientadores. La investigación, el fomento, la promoción y el desarrollo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones son una política de Estado que involucra a todos los sectores y niveles de la administración pública y de la sociedad, para contribuir al desarrollo educativo, cultural, económico, social y político e incrementar la productividad, la competitividad, el respeto a los Derechos Humanos inherentes y la inclusión social. Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones deben servir al interés general y es deber del Estado promover su acceso eficiente y en igualdad de oportunidades, a todos los habitantes del territorio nacional. Son principios orientadores de la presente ley: 1. Prioridad al acceso y uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. El Estado y en general todos los agentes del sector de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones deberán colaborar, dentro del marco de sus obligaciones, para priorizar el acceso y uso a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la producción de bienes y servicios, en condiciones no discriminatorias en la conectividad, la educación, los contenidos y la competitividad.(…).
(…) 3. Uso eficiente de la infraestructura y de los recursos escasos. El Estado fomentará el despliegue y uso eficiente de la infraestructura para la provisión de redes de telecomunicaciones y los servicios que sobre ellas se puedan prestar, y promoverá el óptimo aprovechamiento de los recursos escasos con el ánimo de generar competencia, calidad y eficiencia, en beneficio de los usuarios, siempre y cuando se remunere dicha infraestructura a costos de oportunidad, sea técnicamente factible, no degrade la calidad de servicio que el propietario de la red viene prestando a sus usuarios y a los terceros, no afecte la prestación de sus propios servicios y se cuente con suficiente infraestructura, teniendo en cuenta la factibilidad técnica y la remuneración a costos eficientes del acceso a dicha infraestructura. Para tal efecto, dentro del ámbito de sus competencias, las entidades del orden nacional y territorial están obligadas a adoptar todas las medidas que sean necesarias para facilitar y garantizar el desarrollo de la infraestructura requerida, estableciendo las garantías y medidas necesarias que contribuyan en la prevención, cuidado y conservación para que no se deteriore el patrimonio público y el interés general.(…)
(…) 6. Neutralidad Tecnológica. El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental sostenible. (…)
(…) 8. Masificación del Gobierno en Línea. Con el fin de lograr la prestación de servicios eficientes a los ciudadanos, las entidades públicas deberán adoptar todas las medidas necesarias para garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el desarrollo de sus funciones. El Gobierno Nacional fijará los mecanismos y condiciones para garantizar el desarrollo de este principio. Y en la reglamentación correspondiente establecerá los plazos, términos y prescripciones, no solamente para la instalación de las infraestructuras indicadas y necesarias, sino también para mantener actualizadas y con la información completa los medios y los instrumentos tecnológicos.(…)
MASIFICACIÓN DEL GOBIERNO EN LINEA
Artículo 4°. Intervención del Estado en el sector de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. En desarrollo de los principios de intervención contenidos en la Constitución Política, el Estado intervendrá en el sector las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para lograr los siguientes fines. (…) 2. Promover el acceso a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, teniendo como fin último el servicio universal. 3. Promover el desarrollo de contenidos y aplicaciones, la prestación de servicios que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y la masificación del Gobierno en Línea. (…)9. Garantizar la interconexión y la interoperabilidad de las redes de telecomunicaciones, así como el acceso a los elementos de las redes e instalaciones esenciales de telecomunicaciones necesarios para promover la provisión y comercialización de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.(…)10. Imponer a los proveedores de redes y servicios de telecomunicaciones obligaciones de provisión de los servicios y uso de su infraestructura, por razones de defensa nacional, atención y prevención de situaciones de emergencia y seguridad pública. (…)11. Promover la seguridad informática y de redes para desarrollar las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.(…)
Intervención dl Estado en el Sector de las Tecnologías de las Información y las Comunicaciones
Artículo 6°. Definición de TIC. Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (en adelante TIC), son el conjunto de recursos, herramientas, equipos, programas informáticos, aplicaciones, redes y medios, que permiten la compilación, procesamiento, almacenamiento, transmisión de información como voz, datos, texto, video e imágenes. El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones junto con la CRC, deberán expedir el glosario de definiciones acordes con los postulados de la UIT y otros organismos internacionales con los cuales sea Colombia firmante de protocolos referidos a estas materias.
Definición delas TIC
Competencia Glosario de Definiciones
Artículo 34. Naturaleza y objeto del Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. El Fondo de Comunicaciones de que trata el Decreto 129 de 1976, en adelante se denominará Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, como una Unidad Administrativa Especial del orden nacional, dotado de personería jurídica y patrimonio propio, adscrita al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. El objeto del Fondo es financiar los planes, programas y proyectos para facilitar prioritariamente el acceso universal, y del servicio universal cuando haya lugar a ello, de todos los habitantes del territorio nacional a las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, así como apoyar las actividades del Ministerio y la Agencia Nacional Espectro, y el mejoramiento de su capacidad administrativa, técnica y operativa para el cumplimiento de sus funciones.
Naturaleza y objeto del Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Artículo 35. Funciones del Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. El Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones tendrá las siguientes funciones: (…)3. Financiar planes, programas y proyectos para promover el acceso de los ciudadanos a servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y para la masificación del Gobierno en Línea.
Financiación de la masificación del Gobierno en Línea
Artículo 1°. Adopción de la Guía. Adoptar la "GUÍA PARA EL DISEÑO Y DESARROLLO DE SITIOS WEB DE LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL DISTRITO CAPITAL", contenida en el Anexo que hace parte integral de la presente resolución. Artículo 2°. Términos para la Implementación. En concordancia con lo establecido por el Gobierno Nacional, mediante el artículo 8º del Decreto 1151 de 2008, las entidades y organismos distritales deben implementar los lineamientos definidos en la Guía adoptada por el artículo anterior, para efectos de dar cumplimiento a la meta de la "Fase de Información" del Gobierno en Línea.
Establece las Guías para el Desarrollo y Sitios Web del Distrito Capital
Artículo 3°. Responsables de la Implementación y Divulgación de la Guía. Será responsabilidad del nivel directivo de los diferentes entes distritales, así como de los encargados de las dependencias de Comunicaciones y/o Prensa y de Informática y Sistemas, los cuales deben trabajar de manera coordinada, garantizar la implementación, divulgación, aplicación y seguimiento de los lineamientos definidos en la Guía adoptada por la presente resolución. Artículo 4°. Asesoría para la Implementación de la Guía. La Secretaría General de la Alcaldía Mayor brindará a las entidades distritales la asesoría requerida para la implementación de los lineamientos definidos en la Guía, en su componente técnico a través de la Comisión Distrital de Sistemas y en los componentes funcionales a través de la Oficina de Comunicaciones y la Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano.
Artículo 5°. Coordinación en el Marco del Gobierno Electrónico. Conforme con lo dispuesto en el artículo 3º del Decreto 296 de 2008, la coordinación en el diseño e implementación de cada una de las fases de la Estrategia Distrital de Gobierno Electrónico se hará a través del Comité de Gobierno en Línea de la Comisión Distrital de Sistemas. PARÁGRAFO: La coordinación funcional de las fases de "Transacción" y "Trasformación" del Gobierno en línea en materia de Cadenas de Trámites y Servicios es liderada por la Secretaría General a través de la Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano y de la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional, para lo cual las entidades deben interactuar con la Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano, a efectos de utilizar una única plataforma y metodología para la implementación de los trámites y servicios dirigidos al ciudadano con el fin de consolidar la Ciudad Digital, sin perjuicio de las soluciones informáticas que dispongan las entidades y organismos distritales en cada uno de sus portales y/o sitios web institucionales.
Coordinación en la Implementación del Gobierno Electrónico
«Por la cual se expiden políticas públicas para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones respecto a la planeación, seguridad, democratización, calidad, racionalización del gasto, conectividad, infraestructura de Datos Espaciales y Software Libre”
Artículo 1. Objetivo de la Planeación Informática. La política de Planeación de Informática busca, fundamentalmente, que las acciones relacionadas con la tecnología de la información y las comunicaciones, como son: la adquisición, contratación, desarrollo, implementación o utilización de nuevos sistemas o cambios tecnológicos, estén definidas y sean producto de un proceso detallado previo, que tienda al fortalecimiento de los esquemas de coordinación tecnológica de cada entidad u organismo distrital, y obedezcan a procesos continuos, ordenados, dinámicos y flexibles, con enfoque en el servicio a la comunidad y a la ciudadanía, y optimicen la toma de decisiones.
Artículo 2. Plan Estratégico de Sistemas de Información (PESI). Es obligación de las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, definir, ejecutar y actualizar su Plan Estratégico de Sistemas de Información (PESI), el cual debe estar dirigido hacia el soporte de los objetivos, planes, políticas y estrategias de cada ente público y debe servir para la racionalización del gasto y el seguimiento de las inversiones en Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC), además ser el insumo para el proceso de evaluación de cada proyecto de inversión que se inscriba y ejecute ante la Secretaría de Planeación Distrital, conforme con la Directiva 02 de 2002 del Alcalde Mayor. PARÁGRAFO. El PESI debe ser definido por cada ente Distrital y estar actualizado anualmente en lo referente a diagnósticos, línea de base, dimensionamiento de la infraestructura tecnológica y avances en ejecución; ser avalado por la alta dirección de cada ente Distrital y enviado oportunamente al Presidente de la Comisión Distrital de Sistemas para su registro, revisión, seguimiento y coordinación interinstitucional.
Plan Estratégico de Sistemas de Información -PESI
Artículo 6. Seguimiento de Indicadores de la Comisión Distrital de Sistemas. Los Jefes de las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital deben diligenciar los formatos que permiten realizar el seguimiento a los indicadores definidos por la Comisión Distrital de Sistemas para las entidades distritales. Los formatos debidamente diligenciados por los entes distritales, deben ser consolidados por cada jefe de organismo cabeza de sector, quien por medio de la herramienta dispuesta por la CDS, los presentará al Presidente de la Comisión. Para el efecto, la Comisión Distrital de Sistemas adelantará un programa de capacitación para ilustrar los indicadores definidos, así como sobre el uso de la herramienta que permite hacer el seguimiento a los mismos. Artículo 7.Términos para la Promulgación de la Política e Informes. Las políticas básicas de planeación de informática para la formulación y elaboración del "Plan Estratégico de Sistemas de Información (PESI)", en todos las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, deben ser promulgadas por el Jefe al interior de cada ente, y ser difundidas y aplicadas por el responsable de área, grupo de trabajo e intervinientes en los procesos y procedimientos asociados con las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC), dentro de los ciento veinte (120) días calendario siguientes a la expedición de esta Resolución, debiendo cada ente público enviar copia del documento adoptado del PESI, al Presidente de la Comisión Distrital de Sistemas para su consolidación y armonización. De la misma forma cada entidad u organismo debe remitir el 30 de Junio de cada año un documento actualizado que consolide los cambios y ajustes implementados al Plan estratégico de Sistemas.
Seguimiento de Indicadores y
Términos para la Promulgación de Política e Informes
Artículo 8. Responsables de la Implementación y Divulgación del PESI. Será responsabilidad del nivel directivo de los diferentes entes distritales, así como de los encargados de área e intervinientes en los procesos y procedimientos asociados con las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC), garantizar la implementación, divulgación, aplicación y seguimiento de las políticas básicas de planeación de informática, en particular la prevista en esta Resolución.
Responsables del PESI
Artículo 11. Marco Legal. Las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital disponen de un marco de referencia de las mejores prácticas para el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, basados en las recomendaciones de las normas internacionales: NTC-ISO/IEC 27001 que establece los requisitos del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y la norma NTC/ISO IEC 17799 con su equivalente NTC-ISO/IEC 27002 que establece las mejores prácticas para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información y demás normas concordantes, las cuales son de obligatoria observancia por parte de los entes públicos distritales.
Sistema de Gestión de Seguridad de la Información Normas NTC/ISO IEC 17799 con su equivalente NTC-ISO/IEC 27002
Artículo 12. La Información Patrimonio Distrital. Los datos y la información utilizada por todos las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital para su funcionamiento administrativo y el cumplimiento de sus funciones misionales, constituyen un patrimonio con valor económico que requiere las garantías administrativas y jurídicas para su conservación y ejercicio del derecho pleno de uso, por parte de la Administración Distrital, y en tal sentido, es un "bien público" de valor estratégico y patrimonial. PARÁGRAFO. Es responsabilidad de las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital gestionar los recursos tecnológicos y administrativos que permitan el manejo de los datos y la información, así como controlar el uso de dichos recursos por parte de los funcionarios y contratistas que las conforman.
Información Patrimonio Distrital
Artículo 26. Objetivo. Mediante el uso de la tecnología actual y futura, en los diferentes servicios de información y en especial con Internet, cada entidad u organismo debe disponer e implementar un esquema de interacción e intercambio de información, basado en Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC), que facilite el acceso de la Administración y del ciudadano, de una manera estándar, homogénea y segura, debidamente documentada, a fin de garantizar la interoperabilidad y la consecuente calidad en la prestación de servicios de carácter misional y administrativo, respecto de los servicios de información de interés, manteniendo los principios de privacidad establecidos. PARÁGRAFO. Los Jefes de las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital deben garantizar, administrativa y jurídicamente, el tratamiento, conservación y aseguramiento de los datos y la información, por su valor estratégico y económico, en la medida que ellos sirven para el cabal cumplimiento de las políticas de inversión pública y cobertura social que los diferentes proyectos y programas del Plan de Desarrollo vigente prevean.
Democratización de la Información Interoperabilidad e Intercambio de Información Homogénea a través de los Servicios Web.
Se destacan como directrices para la implementación de la racionalidad del gasto en materia de administración de bienes y recursos de infraestructura de tecnología de información y comunicaciones, los siguientes: 1. En materia de sistemas de apoyo administrativo, todas las entidades distritales en el momento de realizar una adquisición, deben evaluar como alternativa los sistemas de propiedad de otra entidad distrital que hayan sido homologados por la CDS. En particular se debe considerar como primera alternativa el Sistema de Información Hacendario.2. Las compras en materia de tecnología informática que realicen las entidades deben ajustarse a los precios obtenidos en los convenios firmados por el Distrito con los proveedores de tecnología. 3. El Distrito establecerá los servicios que puedan ser prestados por entidades distritales y que no se contratarán con proveedores externos.4. El costo del acceso a internet debe ser registrado por las entidades en el presupuesto de funcionamiento. 5. Los proyectos de implementación de sistemas de información deben garantizar una buena relación costo beneficio teniendo en cuenta aspectos como la oportunidad, la calidad, la integridad, posibilidad de masificación y evolución tecnológica.
Directrices de Racionalización del Gasto en el Distrito Capital TIC
Artículo 53. Inventarios de los Sistemas de Información y de la Infraestructura de Tecnología. Los Jefes de las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital deben actualizar la información correspondiente a los siguientes inventarios: "Inventario de los sistemas de información administrativos y misionales" e "Inventario de la infraestructura de tecnología relacionada con informática y comunicaciones", aplicativos que se encuentran publicados para su actualización y diligenciamiento en la página web de la CDS, www.bogota.gov.co/cds.
Inventario de los sistemas de información administrativos y misionales e Inventario de la infraestructura de tecnología relacionada con informática y comunicaciones
Artículo 59. Política en Materia de Conectividad. Los Jefes de cada entidad y organismo Distrital deben adoptar como política en materia de conectividad, los lineamientos de orden técnico para la contratación, implementación y gestión de servicios de conectividad, contenidos en los documentos aprobados por la Comisión Distrital de Sistemas, denominados: a) "Lineamientos Técnicos y Metodología para la Contratación, Implementación y Gestión de Servicios de Conectividad", (Anexo 8). b) "Formato Modelo para la Elaboración de Anexos Técnicos de Contratos de Servicios de Conectividad", (Anexo 9). c) "Procedimiento de implementación de los servicios de conectividad", (Anexo 10) d) "Procedimiento para la homologación de proveedores de servicios de conectividad y comunicaciones y sus formularios.", (Anexo 11). e) "Procedimientos técnicos de ingeniería de tráfico.", (Anexo 12). f) "Procedimiento de Caracterización Técnica de aplicaciones, desde la perspectiva de tráfico y conectividad.", (Anexo 13).
Política en materia de Conectividad
Artículo 60. Política de Infraestructura de Datos Espaciales en el Distrito Capital IDEC@. La Comisión Distrital de Sistemas -CD-, en cumplimiento del artículo 4º del Acuerdo Distrital 130 de 2004, establece los lineamientos técnicos y las políticas de la infraestructura integrada de datos espaciales para el Distrito Capital, la cual será coordinada por la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital. PARÁGRAFO. La Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital debe establecer los estándares para la gestión y el manejo de la información espacial georeferenciada, participar en la formulación de las políticas para los protocolos de intercambio de información espacial e igualmente generar y mantener actualizada la Cartografía Oficial del Distrito Capital.
Infraestructura de Datos Espaciales en el Distrito Capital IDEC@
Artículo 63. Interoperabilidad con el Geoportal. Los sistemas de información de las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, donde se involucren componentes geográficos y/o cartográficos, deben incluir funcionalidades que permitan interoperar con el Geoportal de IDEC@. Parágrafo. La Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital prestará asesoría técnica a las entidades, organismos y órganos
de control del Distrito Capital que lo requieran.
Artículo 66. Principios en el Acceso a la Política de Promoción del Software Libre. La política general de promoción de Software Libre no pretende imponer su uso en las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, sino que debe ser considerada como una alternativa a la par con otras soluciones del mercado, dependiendo de la equivalencia funcional y tecnológica que corresponda. Para la implementación de esta política es necesario que las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital tengan en cuenta los principios que se enumeran a continuación y que deben primar a la hora de evaluar la adquisición y compra de tecnologías: 1. Neutralidad Tecnológica. Consiste en que el marco normativo general que se aplique dentro del comercio telemático no debe optar por un tipo de tecnología en particular (…) 2. Interoperabilidad. Las soluciones tecnológicas que las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital deseen adquirir, deben procurar la interoperabilidad con otros sistemas existentes en la misma o diferentes entes distritales, así como soportar estándares abiertos buscando reducir las barreras de acceso y comunicación, sin comprometer la seguridad de la información. Se entiende por interoperabilidad la conexión de personas, datos y diversos sistemas de información.3. Independencia del Distrito. Las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital propenderán por la independencia de soluciones, productos tecnológicos o plataformas de proveedores únicos. 4. Propiedad Intelectual. Las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital deben considerar cuidadosamente las posibilidades y limitaciones del modelo de licenciamiento de la solución seleccionada. De igual manera, propender por mitigar los riesgos o contingencias legales derivados del uso de plataformas o soluciones que involucren innovación protegida por derechos de propiedad intelectual. 5. Seguridad. Las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital en la adquisición de Sistemas de Información deben tener en cuenta la vulnerabilidad de dichos sistemas durante un tiempo específico, entre ellos, los tiempos de respuesta de los proveedores a dichas vulnerabilidades, el grado de severidad de dichas vulnerabilidades y la capacidad de los proveedores para corregir las fallas que se presenten. 6. Confiabilidad. Las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital deben propender por incrementar al máximo la disponibilidad de las soluciones tecnológicas, aumentando su confiabilidad al realizar la actividad en un mayor número de veces con el menor tiempo de interrupciones.
Política de Promoción del Software Libre
Artículo 68. Responsables de la Promulgación, Difusión y Aplicación de las Políticas para la promoción y uso del Software Libre en el Distrito Capital. El Jefe de cada entidad y organismo distrital debe acoger, difundir y aplicar las políticas para promocionar el uso del software libre en las entidades del Distrito Capital, la cual será difundida y aplicada por el área que éste designe. Todas las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital deben enviar un informe el 1º de junio y 1º de diciembre de cada año, al Presidente de la Comisión Distrital de Sistemas, en el cual se reflejen los avances y resultados obtenidos respecto a la política de promoción y uso del software libre. Parágrafo. Corresponde a los jefes de dependencia, responsables de área, grupos de trabajo e intervinientes en los procesos y procedimientos asociados con las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC), garantizar la implementación, la divulgación, la aplicación y el seguimiento de la política de promoción y uso del software libre prevista en este capítulo.
"Por el cual se establece la Estrategia de Gobierno Electrónico de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital y se dictan otras disposiciones."
Plazos ampliados mediante el Decreto Distrital 185 de 2008, Modificado parcialmente por el Decreto Distrital 316 de 2008
De la Estrategia Distrital de Gobierno Electrónico. Artículo Primero.- Objeto.- Mediante el presente decreto se establece en cabeza de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá la obligación de adoptar, estructurar, consolidar, coordinar, orientar, divulgar y realizar el seguimiento de la Estrategia Distrital de Gobierno Electrónico y se definen las reglas, conforme a la normatividad vigente, para el uso de mensajes de datos en las actuaciones, actos y procedimientos administrativos. Esta estrategia propenderá por la reducción de los costos de los trámites, de los procesos y de los procedimientos, para los administrados y la Administración Pública, y por la consecución de objetivos de desarrollo social, fortalecimiento institucional, gobernabilidad y competitividad. Parágrafo.- Las obligaciones de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá en relación con la Estrategia Distrital de Gobierno Electrónico y que establece este decreto, se realizaran en coordinación entre la Dirección Distrital de Servicio al Ciudadano, la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional y la Dirección de Archivo de Bogotá y con el apoyo técnico de la Comisión Distrital de Sistemas, en armonía con el Sistema Distrital de Información SDI.
Estrategia de Gobierno Electrónico Distrital
Capítulo II Del uso de mensajes de datos en las actuaciones, actos y procedimientos administrativos. Artículo Cuarto.- Confiabilidad.- Las Entidades Distritales que automaticen sus actuaciones, actos y procedimientos utilizarán mensajes de datos en sujeción a lo dispuesto en la Ley y conforme a los reglamentos que expida la Secretaría General de acuerdo con el procedimiento de coordinación definido en el artículo primero de este decreto, asegurando siempre la disponibilidad, la interoperabilidad, el acceso, la integridad, la autenticidad, la privacidad, la confidencialidad, administración y la conservación de los datos e información que gestionen en el ejercicio de sus funciones. Los reglamentos en materia de gestión documental los emitirá la Secretaría General en coordinación con el Archivo de Bogotá. Artículo Quinto.- Estímulos.- La Entidades Distritales conforme a la ley, podrán definir los estímulos que consideren eficaces y procedentes, para que los ciudadanos utilicen preferentemente los servicios de la Administración Distrital basados en mensajes de datos. Artículo Sexto.- Derechos del ciudadano.- Cuando en las actuaciones y procedimientos de las entidades del Distrito se utilicen mensajes de datos, los ciudadanos tendrán los derechos expresamente consagrados en la Constitución Nacional, en la legislación vigente y en particular los definidos en los Artículos 3º y 6º de la Ley 962 de 2005. Artículo Séptimo.- Equivalencia funcional.- Los mensajes de datos utilizados en las actuaciones, actos y procedimientos administrativos que adelanten las Entidades Distritales tendrán eficacia, validez, fuerza obligatoria y fuerza probatoria conforme a lo definido en los Artículos 5º, 6°, 7°, 8°, 9°, 10º y 11° de la Ley 527 de 1999. Parágrafo.- Para efectos del cumplimiento de este decreto se entenderá por mensajes de datos, la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax. Artículo Octavo.- Expediente.- Conforme a lo señalado en los artículos 21 y 22 de la Ley 594 de 2000, los expedientes que se produzcan en las actuaciones o procedimientos administrativos que adelanten las Entidades Distritales, estarán conformados por todos los documentos vinculados con el trámite respectivo, independientemente de que su soporte sean mensajes de datos. Artículo Noveno .- Incorporación por remisión.- Conforme al artículo 44 de la Ley 527 de 1999, en las actuaciones y procedimientos administrativas basados en mensajes de datos que sean adelantados por las Entidades Distritales se podrá hacer remisión total o parcial a directrices, normas, estándares, acuerdos, cláusulas, condiciones o términos fácilmente accesibles con la intención de incorporarlos como parte del contenido de un acto o actuación administrativa o para hacerlos jurídicamente vinculantes.
Del uso de mensajes de datos en las actuaciones, actos y procedimientos administrativos a nivel Distrital
Artículo Décimo.- Documentos y actos administrativos.- Conforme a lo señalado en el artículo 6º de la Ley 962 de 2005, los actos y documentos administrativos que emitan las Entidades Distritales producirán todos los efectos jurídicos cuando se realicen a través de mensajes de datos, siempre que sea posible verificar la identidad de la entidad emisora del acto o documento, así como la fecha y hora de envío y recepción del documento. Parágrafo.- La Secretaría General definirá en el respectivo reglamento, las normas para emitir copias de actos administrativos basados en mensajes de datos y las reglas para permitir su acceso o remisión a otras dependencias públicas.
ARTÍCULO Décimo Primero.- Formularios.- Conforme a lo expresado en el artículo 4º de la Ley 962 de 2005 y en las disposiciones del presente decreto, las Entidades Distritales emitirán los actos administrativos para habilitar o colocar a disposición de los ciudadanos los formularios basados en mensajes de datos, cuyo diligenciamiento se exija para adelantar los trámites y actuaciones administrativas o para presentar peticiones a la Administración, con base en los reglamentos o directivas que sobre este particular expida la Secretaría General.
Artículo 6°. Medios tecnológicos. Para atender los trámites y procedimientos de su competencia, los organismos y entidades de la Administración Pública deberán ponerlos en conocimiento de los ciudadanos en la forma prevista en las disposiciones vigentes, o emplear, adicionalmente, cualquier medio tecnológico o documento electrónico de que dispongan, a fin de hacer efectivos los principios de igualdad, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la función administrativa. Para el efecto, podrán implementar las condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las competencias que en esta materia tengan algunas entidades especializadas. La sustanciación de las actuaciones así como la expedición de los actos administrativos, tendrán lugar en la forma prevista en las disposiciones vigentes. Para el trámite, notificación y publicación de tales actuaciones y actos, podrán adicionalmente utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas. Toda persona podrá presentar peticiones, quejas, reclamaciones o recursos, mediante cualquier medio tecnológico o electrónico del cual dispongan las entidades y organismos de la Administración Pública. En los casos de peticiones relacionadas con el reconocimiento de una prestación económica en todo caso deben allegarse los documentos físicos que soporten el derecho que se reclama.
La utilización de medios electrónicos se regirá por lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y en las normas que la complementen, adicionen o modifiquen, en concordancia con las disposiciones del Capítulo 8 del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo, artículos 251 a 293, del Código de Procedimiento Civil, y demás normas aplicables, siempre que sea posible verificar la identidad del remitente, así como la fecha de recibo del documento. Parágrafo 1°. Las entidades y organismos de la Administración Pública deberán hacer públicos los medios tecnológicos o electrónicos de que dispongan, para permitir su utilización. Parágrafo 2°. En todo caso, el uso de los medios tecnológicos y electrónicos para adelantar trámites y competencias de la Administración Pública deberá garantizar los principios de autenticidad, disponibilidad e integridad. Parágrafo 3°. Cuando la sustanciación de las actuaciones y actos administrativos se realice por medios electrónicos, las firmas autógrafas que los mismos requieran, podrán ser sustituidas por un certificado digital que asegure la identidad del suscriptor, de conformidad con lo que para el efecto establezca el Gobierno Nacional. Ver los arts. 6, 10, 12, 13, 14, 16 y 22, Decreto Distrital 619 de 2007
Medios Tecnológicos en la atención de trámites de la administración pública
Artículo 7°. Publicidad electrónica de normas y actos generales emitidos por la administración pública. La Administración Pública deberá poner a disposición del público, a través de medios electrónicos, las leyes, decretos y actos administrativos de carácter general o documentos de interés público relativos a cada uno de ellos, dentro de los cinco (5) días siguientes a su publicación, sin perjuicio de la obligación legal de publicarlos en el Diario Oficial. Las reproducciones efectuadas se reputarán auténticas para todos los efectos legales, siempre que no se altere el contenido del acto o documento. A partir de la vigencia de la presente ley y para efectos de adelantar cualquier trámite administrativo, no será obligatorio acreditar la existencia de normas de carácter general de orden nacional, ante ningún organismo de la Administración Pública.
Publicidad Electrónica de normas y actos generales expedidos por la administración
«Por el cual se modifica la Comisión Distrital de Sistemas -CDS-».
Artículo Primero.- La Comisión Distrital de Sistemas -CDS- será el organismo rector de las políticas y estrategias que a nivel de tecnología informática y de comunicaciones se adopten en todas las entidades del Distrito Capital y el asesor técnico de la Administración Distrital en dichas materias.
Artículo Cuarto.- Adscripción de la Comisión Distrital de Sistemas: La Comisión Distrital de Sistemas estará adscrita a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor.
Establece la misión, funciones, objetivos y conformación de la Comisión Distrital de Sistemas
Artículo Segundo.- Objetivos de la Comisión Distrital de Sistemas.- La Comisión Distrital de Sistemas tendrá los siguientes objetivos: 1. Promover el uso y aprovechamiento de la informática y de las comunicaciones en la Administración Distrital, como herramienta para la competitividad y la eficiencia en la prestación de los servicios a su cargo.2. Velar por el mejoramiento en la relación costo beneficio de los proyectos informáticos y de comunicaciones en el Distrito Capital. 3. Promover la modernización de la tecnología informática y de comunicaciones de la Administración Distrital para la provisión de servicios más ágiles y transparentes.4. Promover la colaboración entre las entidades Distritales para compartir recursos y servicios de tecnología informática y de comunicaciones.
Objetivos CDS
Artículo Tercero.- Funciones: Son funciones de la Comisión Distrital de Sistemas las siguientes: 1. En materia de coordinación de la gestión informática y de comunicaciones de las entidades del Distrito Capital: a) Crear y liderar mecanismos de difusión e intercambio de conocimientos y experiencias en materia informática y de comunicaciones entre las entidades del Distrito Capital. b) Dar lineamientos en la armonización de políticas y estrategias informáticas y de comunicaciones entre la administración distrital y otras instancias territoriales, nacionales e internacionales. c) Promover el conocimiento de la existencia, disponibilidad y medios de acceso a la información de las entidades del Distrito Capital. d) Construir y mantener actualizada la información sobre los bienes, recursos, proyectos, planes y servicios informáticos y de comunicaciones de las entidades Distritales y facilitar su uso estratégico.
Funciones CDS
En materia de coordinación de la gestión informática y de comunicaciones
2) En el área de políticas y estándares informáticos y de comunicaciones: a) Establecer políticas y estándares para lograr el desarrollo armónico y coordinado de la informática y las comunicaciones de las entidades del Distrito Capital y verificar su cumplimiento. b) Fijar estándares para la normalización de los datos y el intercambio de información y servicios entre entidades distritales y entre éstas y la ciudadanía. c) Revisar las tendencias internacionales sobre modelos organizacionales para la coordinación de la informática gubernamental y proponer esquemas modernos para el Distrito. d) Definir y fijar estándares para promover la integración, cooperación, optimización y racionalización de los recursos informáticos y de comunicaciones. e) Definir y fijar los criterios mínimos para que la tecnología que se adquiera o desarrolle se pueda interconectar, con miras a lograr la intercomunicación de las entidades distritales.
En el área de políticas y estándares informáticos y de comunicaciones
3) De apoyo a la formulación y desarrollo de proyectos informáticos y de comunicaciones: a) Asesorar técnicamente, cuando lo considere necesario, la planeación, ejecución y el seguimiento de proyectos o componentes de proyectos informáticos y de comunicaciones de las entidades distritales. b) Diseñar y coordinar las estrategias de servicios de información al ciudadano en el Distrito Capital. c) Evaluar la viabilidad y conveniencia de los proyectos informáticos y de comunicaciones de impacto interinstitucional y la pertinencia de su ejecución, previa a la inscripción de los mismos ante el Departamento Administrativo de Planeación Distrital. d) Coordinar y asesorar a las entidades en la formulación de los proyectos informáticos y de comunicaciones de impacto interinstitucional con el fin de asignarles una denominación única y genérica en la inscripción y registro del proyecto en el Banco de Programas y Proyectos ante el Departamento Administrativo de Planeación o quien haga sus veces, que deberá ser utilizada por las entidades Distritales involucradas, y recomendar la ejecución total o parcial del proyecto por una sola entidad con el fin de obtener economías de escala. Ver la Directiva Alcalde Mayor 2 de 2002 e) Investigar, evaluar, proponer y generar espacios para el aprovechamiento de nuevas soluciones tecnológicas en las entidades.f) Promover la trasferencia de tecnología entre entidades distritales. e) Promover estrategias de vinculación de las comunidades científicas y académicas, el sector privado, otros gobiernos y la ciudadanía en los servicios de información de la Administración Distrital.
De apoyo a la formulación y desarrollo de proyectos informáticos y de comunicaciones
Definiciones. Para efectos del presente decreto se entenderá por:1. Iniciador: persona que actuando por su cuenta, o en cuyo nombre se haya actuado, envíe o genere un mensaje de datos.2. Suscriptor: persona a cuyo nombre se expide un certificado.3. Repositorio: sistema de información utilizado para almacenar y recuperar certificados y otra información relacionada con los mismos.4. Clave privada: valor o valores numéricos que, utilizados conjuntamente con un procedimiento matemático conocido, sirven para generar la firma digital de un mensaje de datos.5. Clave pública: valor o valores numéricos que son utilizados para verificar que una firma digital fue generada con la clave privada del iniciador.6. Certificado en relación con las firmas digitales: mensaje de datos firmado por la entidad de certificación que identifica, tanto a la entidad de certificación que lo expide, como al suscriptor y contiene la clave pública de éste.7. Estampado cronológico: mensaje de datos firmado por una entidad de certificación que sirve para verificar que otro mensaje de datos no ha cambiado en un período que comienza en la fecha y hora en que se presta el servicio y termina en la fecha en que la firma del mensaje de datos generado por el prestador del servicio de estampado, pierde validez. 8. Entidad de certificación cerrada: entidad que ofrece servicios propios de las entidades de certificación sólo para el intercambio de mensajes entre la entidad y el suscriptor, sin exigir remuneración por ello.9. Entidad de certificación abierta: la que ofrece servicios propios de las entidades de certificación, tales que: a) Su uso no se limita al intercambio de mensajes entre la entidad y el suscriptor, b) Recibe remuneración por éstos. 10. Declaración de Prácticas de Certificación (DPC): manifestación de la entidad de certificación sobre las políticas y procedimientos que aplica para la prestación de sus servicios. ARTÍCULO 2º. Sistema confiable. Los sistemas utilizados para el ejercicio de las actividades de certificación se considerarán confiables si satisfacen los estándares establecidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Reglamentación parcial de las entidades de Certificación y firmas digitales
Entidades de Certificación Abierta y Cerradas
ARTÍCULO 6º. Declaración de Prácticas de Certificación (DPC). La Superintendencia de Industria y Comercio definirá el contenido de la Declaración de Prácticas de Certificación, DPC, la cual deberá incluir, al menos lo siguiente: 1. Identificación de la entidad de certificación.2. Política de manejo de los certificados.3. Obligaciones de la entidad y de los suscriptores del certificado y precauciones que deben observar los terceros.4. Manejo de la información suministrada por los suscriptores.5. Garantías que ofrece para el cumplimiento de las obligaciones que se deriven de sus actividades.6. Límites de responsabilidad por el ejercicio de su actividad.7. Tarifas de expedición y revocación de certificados.8. Procedimientos de seguridad para el manejo de los siguientes eventos: a) Cuando la seguridad de la clave privada de la entidad de certificación se ha visto comprometida; b) Cuando el sistema de seguridad de la entidad de certificación ha sido vulnerado; c) Cuando se presenten fallas en el sistema de la entidad de certificación que comprometan la prestación del servicio; d) Cuando los sistemas de cifrado pierdan vigencia por no ofrecer el nivel de seguridad contratados por el suscriptor.9. El plan de contingencia encaminado a garantizar la continuidad del servicio de certificación.10. Modelos y minutas de los contratos que utilizarán con los usuarios.11. Política de manejo de otros servicios que fuere a prestar, detallando sus condiciones.
Contenido de la Declaración de Certificación
OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES. Artículo 1º. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. Artículo 2º. Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.
Artículo 4º. Principios generales. Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes: a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley; b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional; c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano; d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
Principios Generales y Responsabilidad de los Servidores Públicos en la organización, conservación, uso y manejo de los documentos
g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla; h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos; i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora; j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva;
Principios de racionalidad, modernización, función, manejo y aprovechamiento de los archivos.
Otros temas contenidos en esta Ley son: Sistema Nacional de Archivos, Órganos Asesores, Coordinadores y Ejecutores, Categorización de los Archivos Públicos, Administración de Archivos , Gestión de Documentos, Archivos Privados, Estímulos a la Difusión, Salvaguarda, o incremento del patrimonio documental de la Nación.
Otros Temas Contenidos en esta Ley
Artículo 1º. Ámbito de aplicación. La presente ley será aplicable a todo tipo de información en forma de mensaje de datos, salvo en los siguientes casos: a) En las obligaciones contraídas por el Estado colombiano en virtud de convenios o tratados internacionales; b) En las advertencias escritas que por disposición legal deban ir necesariamente impresas en cierto tipo de productos en razón al riesgo que implica su comercialización, uso o consumo. (Ver Sentencia Corte Constitucional 662 de 2000)
Artículo 2º. Definiciones. Para los efectos de la presente ley se entenderá por: a) Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax; b) Comercio electrónico. Abarca las cuestiones suscitadas por toda relación de índole comercial, sea o no contractual, estructurada a partir de la utilización de uno o más mensajes de datos o de cualquier otro medio similar. Las relaciones de índole comercial comprenden, sin limitarse a ellas, las siguientes operaciones: toda operación comercial de suministro o intercambio de bienes o servicios; todo acuerdo de distribución; toda operación de representación o mandato comercial; todo tipo de operaciones financieras, bursátiles y de seguros; de construcción de obras; de consultoría; de ingeniería; de concesión de licencias; todo acuerdo de concesión o explotación de un servicio público; de empresa conjunta y otras formas de cooperación industrial o comercial; de transporte de mercancías o de pasajeros por vía aérea, marítima y férrea, o por carretera; c) Firma digital. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación; d) Entidad de Certificación. Es aquella persona que, autorizada conforme a la presente ley, está facultada para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales; e) Intercambio Electrónico de Datos (EDI). La transmisión electrónica de datos de una computadora a otra, que está estructurada bajo normas técnicas convenidas al efecto; f) Sistema de Información. Se entenderá todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos. (Ver Sentencia Corte Constitucional 831 de 2001)
Definiciones de Mensajes de Datos, Comercio Electrónico, Firma Digital, Entidad de Certificación, Intercambio Electrónico de Datos, Sistema de Información
Aplicación de los requisitos jurídicos de los mensajes de datos Artículo 6º. Escrito. Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta. Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevén consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito. (Ver Sentencia Corte Constitucional 831 de 2001) Artículo 7º. Firma.( Reglamentado por el Decreto Nacional 2364 de 2012). Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si: a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación; b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado. Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma.
Aplicación de los requisitos jurídicos de los mensajes de datos - Firma
Artículo 8º. Original. Cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si: a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma; b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a la persona que se deba presentar. Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que la información no sea presentada o conservada en su forma original.
Integridad de un Mensaje de Datos
Artículo 10. Admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos. Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil. En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original.
Artículo 12. Conservación de los mensajes de datos y documentos. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y 3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento. No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos. Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.
CAPITULO III Comunicación de los mensajes de datos Artículo 14. Formación y validez de los contratos. En la formación del contrato, salvo acuerdo expreso entre las partes, la oferta y su aceptación podrán ser expresadas por medio de un mensaje de datos. No se negará validez o fuerza obligatoria a un contrato por la sola razón de haberse utilizado en su formación uno o más mensajes de datos. Artículo 15. Reconocimiento de los mensajes de datos por las partes. En las relaciones entre el iniciador y el destinatario de un mensaje de datos, no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a una manifestación de voluntad u otra declaración por la sola razón de haberse hecho en forma de mensaje de datos. Artículo 16. Atribución de un mensaje de datos. Se entenderá que un mensaje de datos proviene del iniciador, cuando éste ha sido enviado por: 1. El propio iniciador.2. Por alguna persona facultada para actuar en nombre del iniciador respecto de ese mensaje, o 3. Por un sistema de información programado por el iniciador o en su nombre para que opere automáticamente. Artículo 17. Presunción del origen de un mensaje de datos. Se presume que un mensaje de datos ha sido enviado por el iniciador, cuando: 1. Haya aplicado en forma adecuada el procedimiento acordado previamente con el iniciador, para establecer que el mensaje de datos provenía efectivamente de éste, o 2. El mensaje de datos que reciba el destinatario resulte de los actos de una persona cuya relación con el iniciador, o con algún mandatario suyo, le haya dado acceso a algún método utilizado por el iniciador para identificar un mensaje de datos como propio. Artículo 18. Concordancia del mensaje de datos enviado con el mensaje de datos recibido. Siempre que un mensaje de datos provenga del iniciador o que se entienda que proviene de él, o siempre que el destinatario tenga derecho a actuar con arreglo a este supuesto, en las relaciones entre el iniciador y el destinatario, este último tendrá derecho a considerar que el mensaje de datos recibido corresponde al que quería enviar el iniciador, y podrá proceder en consecuencia. El destinatario no gozará de este derecho si sabía o hubiera sabido, de haber actuado con la debida diligencia o de haber aplicado algún método convenido, que la transmisión había dado lugar a un error en el mensaje de datos recibido. Artículo 19. Mensajes de datos duplicados. Se presume que cada mensaje de datos recibido es un mensaje de datos diferente, salvo en la medida en que duplique otro mensaje de datos, y que el destinatario sepa, o debiera saber, de haber actuado con la debida diligencia o de haber aplicado algún método convenido, que el nuevo mensaje de datos era un duplicado. Artículo 20. Acuse de recibo. Si al enviar o antes de enviar un mensaje de datos, el iniciador solicita o acuerda con el destinatario que se acuse recibo del mensaje de datos, pero no se ha acordado entre éstos una forma o método determinado para efectuarlo, se podrá acusar recibo mediante: a) Toda comunicación del destinatario, automatizada o no, o b) Todo acto del destinatario que baste para indicar al iniciador que se ha recibido el mensaje de datos. Si el iniciador ha solicitado o acordado con el destinatario que se acuse recibo del mensaje de datos, y expresamente aquél ha indicado que los efectos del mensaje de datos estarán condicionados a la recepción de un acuse de recibo, se considerará que el mensaje de datos no ha sido enviado en tanto que no se haya recepcionado el acuse de recibo. Artículo 21. Presunción de recepción de un mensaje de datos. Cuando el iniciador recepcione acuse recibo del destinatario, se presumirá que éste ha recibido el mensaje de datos. Esa presunción no implicará que el mensaje de datos corresponda al mensaje recibido. Cuando en el acuse de recibo se indique que el mensaje de datos recepcionado cumple con los requisitos técnicos convenidos o enunciados en alguna norma técnica aplicable, se presumirá que ello es así. Artículo 22. Efectos jurídicos. Los artículos 20 y 21 únicamente rigen los efectos relacionados con el acuse de recibo. Las consecuencias jurídicas del mensaje de datos se regirán conforme a las normas aplicables al acto o negocio jurídico contenido en dicho mensaje de datos. Artículo 23. Tiempo del envío de un mensaje de datos. De no convenir otra cosa el iniciador y el destinatario, el mensaje de datos se tendrá por expedido cuando ingrese en un sistema de información que no esté bajo control del iniciador o de la persona que envió el mensaje de datos en nombre de éste. Artículo 24. Tiempo de la recepción de un mensaje de datos. De no convenir otra cosa el iniciador y el destinatario, el momento de la recepción de un mensaje de datos se determinará como sigue: a) Si el destinatario ha designado un sistema de información para la recepción de mensaje de datos, la recepción tendrá lugar: 1. En el momento en que ingrese el mensaje de datos en el sistema de información designado; o 2. De enviarse el mensaje de datos a un sistema de información del destinatario que no sea el sistema de información designado, en el momento en que el destinatario recupere el mensaje de datos; b) Si el destinatario no ha designado un sistema de información, la recepción tendrá lugar cuando el mensaje de datos ingrese a un sistema de información del destinatario. Lo dispuesto en este artículo será aplicable aun cuando el sistema de información esté ubicado en lugar distinto de donde se tenga por recibido el mensaje de datos conforme al artículo siguiente. Artículo 25. Lugar del envío y recepción del mensaje de datos. De no convenir otra cosa el iniciador y el destinatario, el mensaje de datos se tendrá por expedido en el lugar donde el iniciador tenga su establecimiento y por recibido en el lugar donde el destinatario tenga el suyo. Para los fines del presente artículo: a) Si el iniciador o destinatario tienen más de un establecimiento, su establecimiento será el que guarde una relación más estrecha con la operación subyacente o, de no haber una operación subyacente, su establecimiento principal; b) Si el iniciador o el destinatario no tienen establecimiento, se tendrá en cuenta su lugar de residencia habitual.
Firmas digitales Ver Decreto Nacional 1747 de 2000 Artículo 28. Atributos jurídicos de una firma digital. Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo. Parágrafo. El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes atributos: 1. Es única a la persona que la usa. 2. Es susceptible de ser verificada. 3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa. 4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada. 5. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.
Artículo 29. Características y requerimientos de las entidades de certificación. Podrán ser entidades de certificación, las personas jurídicas, tanto públicas como privadas, de origen nacional o extranjero y las cámaras de comercio, que cumplan con los requerimientos y sean acreditados por el Organismo Nacional de Acreditación conforme a la reglamentación expedida por el Gobierno Nacional. El Organismo Nacional de Acreditación de Colombia suspenderá o retirará la acreditación en cualquier tiempo, cuando se establezca que la entidad de certificación respectiva no está cumpliendo con la reglamentación emitida por el Gobierno Nacional, con base en las siguientes condiciones: a. Contar con la capacidad económica y financiera suficiente para prestar los servicios autorizados como entidad de certificación b. Contar con la capacidad y elementos técnicos necesarios para la generación de firmas digitales, la emisión de certificados sobre la autenticidad de las mismas y la conservación de mensajes de datos en los términos establecidos en esta ley; c. Los representantes legales y administradores no podrán ser personas que hayan sido condenadas a pena privativa de la libertad, excepto por delitos políticos o culposos; o que hayan sido suspendidas en el ejercicio de su profesión por falta grave contra la ética o hayan sido excluidas de aquélla. Esta inhabilidad estará vigente por el mismo período que la ley penal o administrativa señale para el efecto."
Características y requerimientos de las entidades de certificación
Artículo 30. Actividades de las entidades de certificación. Las entidades de certificación acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia para prestar sus servicios en el país, podrán realizar, entre otras, las siguientes actividades: 1. Emitir certificados en relación con las firmas electrónicas o digitales de personas naturales o jurídicas. 2. Emitir certificados sobre la verificación respecto de la alteración entre el envío y recepción del mensaje de datos y de documentos electrónicos transferibles. 3. Emitir certificados en relación con la persona que posea un derecho u obligación con respecto a los documentos enunciados en los literales f) y g) del artículo 26 de la Ley 527 de 1999. 4. Ofrecer o facilitar los servicios de generación de los datos de creación de las firmas digitales certificadas. 5. Ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico en la generación, transmisión y recepción de mensajes de datos. 6. Ofrecer o facilitar los servicios de generación de datos de creación de las firmas electrónicas. 7. Ofrecer los servicios de registro, custodia y anotación de los documentos electrónicos transferibles.8. Ofrecer los servicios de archivo y conservación de mensajes de datos y documentos electrónicos transferibles. 9. Cualquier otra actividad relacionada con la creación, uso o utilización de firmas digitales y electrónicas".
Artículo 39. Deberes de los suscriptores. Son deberes de los suscriptores: 1. Recibir la firma digital por parte de la entidad de certificación o generarla, utilizando un método autorizado por ésta.2. Suministrar la información que requiera la entidad de certificación.3. Mantener el control de la firma digital.4. Solicitar oportunamente la revocación de los certificados. Artículo 40. Responsabilidad de los suscriptores. Los suscriptores serán responsables por la falsedad, error u omisión en la información suministrada a la entidad de certificación y por el incumplimiento de sus deberes como suscriptor.
Artículo 67. La educación es un derecho de la persona y un servicio público que tiene una función social; con ella se busca el acceso al conocimiento, a la ciencia, a la técnica, y a los demás bienes y valores de la cultura. La educación formará al colombiano en el respeto a los derechos humanos, a la paz y a la democracia; y en la práctica del trabajo y la recreación, para el mejoramiento cultural, científico, tecnológico y para la protección del ambiente. (…) Corresponde al Estado regular y ejercer la suprema inspección y vigilancia de la educación con el fin de velar por su calidad, por el cumplimiento de sus fines y por la mejor formación moral, intelectual y física de los educandos; garantizar el adecuado cubrimiento del servicio y asegurar a los menores las condiciones necesarias para su acceso y permanencia en el sistema educativo. La Nación y las entidades territoriales participarán en la dirección, financiación y administración de los servicios educativos estatales, en los términos que señalen la Constitución y la ley.
Acceso al conocimiento, a la ciencia, la técnica y los demás bienes y valores de la cultura.
Mejoramiento Cultural, Científico y Tecnológico