Source: https://monitorprzedszkola.pl/artykul/kontrola-zwolnien-lekarskich-wymogi-proceduralne
Timestamp: 2020-02-17 04:36:21+00:00
Document Index: 29749315

Matched Legal Cases: ['art. 68', 'art. 17', 'art. 17', 'art. 55', 'art. 92', 'art. 59']

Kontrola zwolnień lekarskich – wymogi proceduralne - Czasopismo dla dyrektorów przedszkoli publicznych oraz niepublicznych - MonitorPrzedszkola.pl
NR 106 (Listopad 2019)
Kontrola zwolnień lekarskich – wymogi proceduralne
Coraz częściej pracownicy wykorzystują zwolnienia lekarskie, świadczenia rehabilitacyjne, opiekę nad chorym członkiem rodziny jako dodatkowy urlop wypoczynkowy, a wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy jako wynagrodzenie urlopowe. W jakich sytuacjach dyrektor może zweryfikować swoje wątpliwości? Jak zrobić to zgodnie z obowiązującymi przepisami?
Procedura kontroli zwolnień lekarskich
1. Podstawa prawna kontroli
Podstawami prawnymi do przeprowadzenia kontroli sposobu wykorzystywania zwolnienia lekarskiego przez nieobecnego pracownika są:
art. 68 ust. 2 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 645 z późn. zm., dalej jako: ustawa zasiłkowa),
art. 17 ust. 1 ustawy zasiłkowej,
rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich (Dz. U. z 1999 r. Nr 65, poz. 743, dalej jako: rozporządzenie dot. kontroli).
2. Istota kontroli zwolnień lekarskich i nie tylko
Kontrola zwolnienia lekarskiego przez pracowników – nauczycieli – odbierana jest często jako nękanie podczas zwolnienia lub nadgorliwość pracodawcy. Jednak zarówno dyrektor szkoły, jak i ZUS mają prawo, a nawet obowiązek sprawdzić, w jaki sposób wydatkowane są środki pieniężne płatnika składek. Kontrole powinny być wzmożone, jeśli płatnikiem zasiłku jest ZUS.
Przesłanki kontroli zostały uregulowane w art. 17 ust. 1 ustawy zasiłkowej. Warto wspomnieć, że w myśl wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 25 lutego 2014 r., sygn. akt SK 18/13, jest on zgodny z Konstytucją Rzeczpospolitej Polskiej.
Istotą kontroli zwolnień lekarskich, a także innych decyzji (o czym będzie mowa poniżej), jest ustalenie, czy osoba przebywająca na tzw. L4:
nie wykonuje pracy zarobkowej w trakcie orzeczonej niezdolności do pracy,
nie wykorzystuje zwolnienia w innym celu,
w dalszym ciągu jest niezdolna do pracy.
W przypadku punktów a, b i c kontrolę może przeprowadzić ZUS, natomiast dyrektor placówki oświatowej (osoba wyznaczona do przeprowadzenia takiej kontroli) może sprawdzać nauczyciela lub pracownika niepedagogicznego przebywającego na L4 jedynie w zakresie, o którym mowa w punktach a i b.
Do obowiązków pracodawcy (fizycznie obowiązek ten będą spełniać pracownicy działów kadr) należy także kontrola formalna zaświadczeń lekarskich stanowiących podstawę zwolnienia od pracy. Kontrola ta polega na sprawdzeniu, czy zaświadczenie:
Obecnie sprawdzenie, czy zaświadczenie nie zostało sfałszowane, straciło na znaczeniu po wejściu w życie przepisów regulujących w pełni e-zwolnienia (e-ZLA). Takie zwolnienia jednak mogą zawierać błędy popełnione przez lekarza wystawiającego zaświadczenie o niezdolności do pracy. W tym zakresie pracodawca winien dokonywać kontroli formalnej, tj. sprawdzać, czy e-ZLA, które zostało wprowadzone do systemu teleinformatycznego ZUS przez upoważnionego do tego lekarza, odpowiada wymogom, o których mowa w art. 55 ustawy
zasiłkowej.
3. Kogo może kontrolować dyrektor placówki oświatowej
Dyrektor placówki oświatowej i ZUS mogą skontrolować osoby, które korzystają z następujących zwolnień od świadczenia pracy:
zwolnienie lekarskie (L4), pobieranie wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego,
opieka nad chorym członkiem rodziny,
urlop dla poratowania zdrowia.
Należy pamiętać, że chodzi tutaj nie tylko o pracowników, zarówno nauczycieli, jak i pracowników niepedagogicznych, ale także osoby pracujące na podstawie umowy-zlecenia.
W jaki sposób należy typować osoby do kontroli w przypadku tak bogatego katalogu osób, które mogą zostać skontrolowane? Oczywiście nie wynika to wprost z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, jest jednak kluczem, który może ułatwić w praktyce stosowanie przepisów dotyczących kontroli zwolnień lekarskich od pracy nauczycieli i innych osób.
Typowanie osób do kontroli można podzielić w następujący sposób:
ta sama osoba bardzo często korzysta ze zwolnienia lekarskiego,
zwolnienia są wystawianie przez różnych lekarzy,
zwolnienia dotyczą różnych jednostek chorobowych,
ta sama osoba w krótkim czasie korzysta ze zwolnień w kolejnym okresie zasiłkowym,
osoba była już pozbawiona prawa do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego,
osoba wnioskuje naprzemiennie o różne zwolnienia z pracy, a następnie przedkłada L4,
wobec osoby istnieje uzasadnione podejrzenie, że wykonuje pracę zarobkową lub w inny sposób wykorzystuje zwolnienie lekarskie niezgodnie z jego celem,
osoba, która była kontrolowana przez ZUS i której na podstawie orzeczenia lekarskiego lekarza orzecznika ZUS wydano decyzję o skróceniu okresu trwania L4 z uwagi na to, że odzyskała zdolność do pracy, przedkłada kolejne zwolnienie lekarskie.
4. Kto może przeprowadzić kontrolę zwolnienia lekarskiego
Każdy pracodawca, a więc także dyrektor placówki oświatowej ma prawo skontrolować nauczyciela oraz innych pracowników niepedagogicznych, gdy wypłaca wynagrodzenie chorobowe (art. 92 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r., Kodeks pracy, t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1040 z późn. zm., dalej: k.p.).
Płatnikiem składek są pracodawcy, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, zatrudniający powyżej 20 osób.
Należy pamiętać, że pracodawca nie jest uprawniony do kontroli w zakresie zasadności orzekania o niezdolności do pracy lub dalszego trwania tej niezdolności. Uprawnienie do przeprowadzenia w takim zakresie kontroli przysługuje tylko i wyłącznie Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości ze strony pracodawcy, np. w wyniku donosu lub przeprowadzonej już we własnym zakresie kontroli, może on zgodnie z art. 59 ust. 12 ustawy zasiłkowej wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o przeprowadzenie kontroli prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich dla celów wypłaty wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy.
Pracodawca osobiście zazwyczaj nie będzie przeprowadzał kontroli pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim lub innym świadczeniu. Może zlecić kontrolę także firmom zewnętrznym, jednak w sferze budżetowej jest to mało prawdopodobne.
Kontrolę przeprowadza pisemnie upoważniony pracownik. Upoważnienie stanowi załącznik do omawianego rozporządzenia. Udzielane jest ono tylko i wyłącznie do przeprowadzenia konkretnej kontroli.
Jakim kryterium winien kierować się pracodawca, wybierając osobę kontrolującą?
Przede wszystkim należy pamiętać, że pracownik ten powinien legitymować się upoważnieniem do przetwarzania danych oraz do przetwarzania danych szczególnych kategorii. Przy wyborze pracownika, który zostanie upoważniony do przeprowadzenia kontroli, należy kierować się ponadto dodatkowymi kryteriami. Aby móc je określić ściślej, trzeba twierdząco odpowiedzieć na następujące pytania:
Czy pracownik zna przepisy i procedury dotyczące kontroli zwolnień lekarskich?
Czy pracownik zna przepisy RODO w zakresie dotyczącym przetwarzania danych osobowych pracowników i innych osób w trakcie kontroli?
Czy pracownik cieszy się zaufaniem oraz dobrą opinią wśród innych pracowników?
Zazwyczaj osobą kontrolującą z uwagi na wymogi, które zostały wymienione powyżej, będzie pracownik działu kadr i płac. Ze względów dowodowych kontrola winna jednak zostać przeprowadzona przynajmniej przez dwóch pracowników.
W każdym przypadku kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego przez pracownika nie może naruszać jego prawa do prywatności, miru domowego oraz ochrony danych osobowych. Osoba przeprowadzająca kontrolę nie może wymagać od osoby kontrolowanej podania wiadomości dotyczącej stanu zdrowia, przyczyny niezdolności do pracy, nawet jeśli uzyskała taką informację bezpośrednio z zaświadczenia lekarskiego.
5. Obowiązki pracownika przeprowadzającego kontrolę
Ze względów dowodowych warto zlecić przeprowadzenie kontroli zwolnienia lekarskiego w formie pisemnej. Nie jest to wymóg ustawowy. Tym samym polecenie służbowe może zostać udzielone ustnie. Natomiast rozporządzenie dot. kontroli przewiduje, że osobie kontrolującej prawidłowość wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy płatnik składek wystawia imienne upoważnienie, które uprawnia do wykonywania kontroli w miejscu zamieszkania, miejscu czasowego pobytu lub miejscu zatrudnienia osoby kontrolowanej.
Pracownik przeprowadzający kontrolę w przypadku zastania w oczekiwanym miejscu pracownika kontrolowanego winien w pierwszej kolejności przedstawić się, okazać upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, a następnie przeprowadzić kontrolę oraz sporządzić odpowiednie dokumenty.
Jeżeli kontrola odbywa się poza rozkładowymi godzinami pracy, pracownikowi kontrolującemu przysługuje – w zależności od formy zatrudnienia – rekompensata za pracę w nadgodzinach lub w dniu rozkładowym wolnym od pracy. Tym samym praca w godzinach nadliczbowych winna zostać zlecona w formie pisemnej zgodnie z nowymi zasadami prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Jeśli pracownik ma udać się do innej miejscowości lub poruszać się środkiem transportu, pracodawca odpowiednio powinien mu zlecić podróż służbową oraz powinno zostać odnotowane wyjście służbowe.
Należy pamiętać, że w przypadku jakiegokolwiek zdarzenia, które miałoby cechy wypadku przy pracy, pracownik kontrolujący może dochodzić swoich praw i świadczeń związanych z wypadkiem przy pracy.
6. Termin przeprowadzenia kontroli
Pracodawca nie może z góry planować lub ustalać sztywnych godzin kontroli. Zgodnie z § 7 rozporządzenia kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy powinna być dokonywana w miarę potrzeby, bez ustalania z góry stałych jej terminów, a nasilana szczególnie w okresach, w których występuje zwiększona absencja z powodu choroby lub sprawowania opieki.
7. Miejsce przeprowadzenia kontroli
Kontrolę prawidłowości wykorzystywania przez nieobecnego pracownika zwolnienia lekarskiego przeprowadza się w następujących miejscach:
miejscu czasowego pobytu (należy pamiętać, że jeśli miejsce pobytu w trakcie zwolnienia jest inne niż zamieszkania lub zameldowania, to na pracowniku ciąży obowiązek wskazania takiej okoliczności lekarzowi wystawiającemu e-ZLA; natomiast w przypadku, gdy do zmiany miejsca pobytu dochodzi w trakcie trwania zwolnienia lekarskiego, pracownik jest obowiązany w ciągu trzech dni powiadomić o tym fakcie pracodawcę),
miejscu wykonywania pracy lub innej działalności gospodarczej (dotyczy to sytuacji, gdy pracodawca ma informację o wykonywaniu pracy zarobkowej w trakcie trwania zwolnienia lekarskiego albo równoczesnego prowadzenia działalności gospodarczej we własnym imieniu i na własny rachunek),
miejscu prowadzenia gospodarstwa rolnego,
w innym miejscu, jeśli z okoliczności sprawy wynika, że jest to celowe.
1. Ustalenia kontrolne
Przeprowadzenie kontroli zwolnienia lekarskiego przez pracodawcę ma na celu ustalenie, czy pracownik przebywający na L4 wykorzystuje je zgodnie z celem i nie pracuje w trakcie jego trwania. W niniejszej części zostanie omówiony przebieg kontroli oraz skutki i konsekwencje poszczególnych ustaleń pokontrolnych:
Pracownika zastano w miejscu pobytu
W tym punkcie należy przeanalizować dwa scenariusze. Pierwszy zakłada, że pracownik przebywający na L4 nie wykonuje pracy oraz nie wykorzystuje zwolnienia niezgodnie z jego celem. W takim wypadku osoba przeprowadzająca kontrolę w celach dowodowych, potwierdzających wykonanie przez nią polecenia służbowego, sporządza notatkę służbową. Przepisy nie przewidują takiej formy rozliczenia, jednak należy przyjąć za właściwą, chociażby dla celów dowodowych.
W przypadku drugiego scenariusza, tj. w razie stwierdzenia w trakcie kontroli, że kontrolowany pracownik wykonuje pracę lub w inny sposób wykorzystuje zwolnienie lekarskie niezgodnie z jego celem, osoba kontrolująca sporządza protokół, w którym podaje, na czym polegało nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego od pracy. Protokół należy przedłożyć ubezpieczonemu w celu wniesienia przez niego uwag. Wzór protokołu stanowi załącznik do rozporządzenia dot. kontroli. Uwagi do protokołu mogą wnieść także domownicy lub inne osoby obecne podczas kontroli. W takim wypadku nie jest wymagane, aby osoba kontrolująca uzyskała zgodę na przetwarzanie danych osobowych, ponieważ będą one przetwarzane na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
Protokół sporządzany jest tylko i wyłącznie w przypadku stwierdzenia uchybień.
Tę sytuację należy także odpowiednio przełożyć na kontrolę przeprowadzoną w miejscu wykonywania pracy lub innej działalności gospodarczej (dotyczy to sytuacji, gdy pracodawca ma informację o wykonywaniu pracy zarobkowej w trakcie trwania zwolnienia lekarskiego albo prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej we własnym imieniu i na własny rachunek).
Pracownika nie zastano w miejscu deklarowanego pobytu
Ważną okolicznością w tym wypadku są zalecenia wpisane do zaświadczenia lekarskiego: czy pracownik w trakcie L4 musi leżeć, czy może chodzić. Sam fakt tego, że osoba kontrolująca nie zastanie pracownika w miejscu deklarowanego jego pobytu, nie może być automatycznie przesłanką do uznania, że wykorzystuje on zwolnienie lekarskie niezgodnie z jego celem, lub założenia, że w tym czasie pracuje. W pierwszej kolejności należy wezwać pracownika do złożenia pisemnych wyjaśnień, dlaczego nie przebywał pod wskazanym adresem w trakcie kontroli. Dopiero brak takich wyjaśnień skutkować będzie uznaniem, że pracownik wykorzystywał zwolnienie niezgodnie z jego celem.
Jeśli natomiast zostaną złożone wyjaśnienia, w których będzie uzasadniona przyczyna nieobecności w trakcie kontroli, pracodawca nie może stwierdzić, że pracownik wykorzystywał czas L4 niezgodnie z jego celem. Przyczyna ta musi być obiektywna.
Nauczyciel był niezdolny do pracy od 1 października do 20 listopada. Niezdolność ta została stwierdzona zaświadczeniem lekarskim, które zostało odnotowane w systemie teleinformatycznym ZUS. Dyrektor placówki oświatowej zatrudniającej nauczyciela postanowił przeprowadzić kontrolę prawidłowości
wykorzystywania przez niego L4 z uwagi na częstą absencję chorobową tej osoby.
Do kontroli zostali wyznaczeni pracownik działu kadr oraz inny nauczyciel. Osoby kontrolujące udały się w deklarowane na czas zwolnienia lekarskiego miejsce pobytu nauczyciela, jednak nie zastały go na miejscu. Pracownik działu kadr na tę okoliczność sporządził protokół kontroli. W związku z niezastaniem pracownika w miejscu pobytu pracodawca wezwał go do złożenia pisemnych wyjaśnień.
W zaświadczeniu lekarskim nauczyciela lekarz wystawiający L4 w zaleceniach wskazał: chory powinien leżeć.
Nauczyciel przedłożył pisemne wyjaśnienia. Z pisma tego wynikało, że jest osobą samotną, a podczas kontroli wyszedł do apteki i do kasy spółdzielni mieszkaniowej w celu zapłaty czynszu za mieszkanie.
Wyjaśnienia te jak najbardziej są właściwe i winny zostać przyjęte bez uwag, gdyż stanowią obiektywną przyczynę nieobecności w domu chorego w trakcie kontroli.
Pamiętać należy, że przepisy przewidują złożenie wyjaśnień i nie nakładają obowiązku przedkładania dowodów na okoliczności podniesione w samych wyjaśnieniach. Dopiero brak wyjaśnień lub odmowa ich udzielenia winno skutkować stwierdzeniem, że zwolnienie było wykorzystywane niezgodnie z celem.
Zmiana miejsca pobytu w trakcie trwania zwolnienia lekarskiego
Na pracowniku ciąży obowiązek poinformowania lekarza wystawiającego zaświadczenie lekarskie o niezdolności do pracy o miejscu swojego aktualnego pobytu. Obowiązek ten dotyczy także zmiany miejsca w trakcie trwania L4, a o tej okoliczności pracownik musi powiadomić w ciągu trzech dni pracodawcę oraz ZUS.
Forma powiadomienia o zmianie miejsca pobytu
Przepisy oprócz samego obowiązku informacyjnego nie narzucają formy, w jakiej ma nastąpić poinformowanie pracodawcy o zmianie miejsca pobytu. Może to nastąpić telefonicznie, SMS-owo, mailowo, za pośrednictwem innej osoby lub listownie. W przypadku ostatniej opcji liczy się dzień nadania przesyłki – data stempla pocztowego, a nie chwila doręczenia przesyłki z informacją. Podkreślić należy, że pracownik nie musi uzasadniać decyzji o zmianie miejsca pobytu, a pracodawca nie może żądać podania okoliczności dotyczących omawianej zmiany.
Okolicznością usprawiedliwiającą nieobecność w trakcie kontroli nie może być zmiana miejsca pobytu. Konsekwencją niedopełnienia obowiązku informacyjnego będzie uznanie, że pracownik wykorzystywał zwolnienie niezgodnie z celem jego udzielania.
Pracownik mieszka w Toruniu. Informacja ta widnieje zarówno w jego aktach osobowych, jak i w systemie teleinformatycznym, gdzie wystawiane są e-ZLA. W tym samym mieście znajduje się firma, w której pracownik pracuje. Pracownik otrzymał zwolnienie lekarskie na okres od 20 do 30 września.
Pracodawca postanowił 26 września przeprowadzić kontrolę prawidłowości wykorzystywania przez tę osobę zwolnienia lekarskiego. W związku z tym upoważnił dwóch pracowników działu kadr do przeprowadzenia kontroli. Osoby kontrolujące udały się pod znany adres pobytu kontrolowanego 28 września. W trakcie kontroli nie zastano pracownika na miejscu. Sporządzono protokół z kontroli i na jego podstawie wezwano pracownika do złożenia wyjaśnień. W dniu 29 września pracodawcy została doręczona polecona przesyłka pocztowa, w której znajdowała się informacja od pracownika. Z informacji wynikało, że z dniem 22 września zmienia on miejsce pobytu i od tego dnia będzie przebywać w Bydgoszczy. Przesyłka została nadana 24 września. Tym samym ubezpieczony spełnił obowiązek poinformowania o zmianie miejsca pobytu w ciągu trzech dni. W takiej sytuacji składanie przez kontrolowanego wyjaśnień odnoszących się do nieobecności podczas kontroli jest zbędne.
2. Co może robić pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim
Kontrola przeprowadzona przez pracodawcę ma na celu ustalenie prawidłowości wykorzystywania przez nieobecnego pracownika zwolnienia lekarskiego. Jak wspomniano na wstępie niniejszego artykułu, wiele osób wykorzystuje zwolnienie, tak jakby...
Prawnik ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych oraz prawa oświatowego, trener, mediator ds. pracowniczych. Prowadzi
popularny fanpage Kwadrans z HR – Karolina Niedzielska.
Zatrudnianie nauczycieli legitymujących się orzeczeniem...
Praca w porze nocnej oraz w dniu wolnym od pracy nauczyciela