Source: https://revistaroadone.com/politicas-de-privacidad/
Timestamp: 2020-08-06 19:56:06
Document Index: 139076369

Matched Legal Cases: ['artículo 15', 'artículo 20', 'artículo 3', 'artículo 17', 'artículo 14', 'artículo 15', 'artículo 15']

Politicas de privacidad – Road One Colombia
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE COMUNICACIONES PUNTO S.A.S Y DE LA APLICACIÓN DIGITAL ROAD ONE
El presente manual tiene por objeto el cumplimiento de las disposiciones legales, constitucionales y jurisprudenciales concernientes al desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos relacionados con el artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la Carta Magna.
En resumen, el presente manual establece las políticas y los procedimientos a través de los cuales el titular de los datos personales puede hacer efectivos sus derechos relacionados con el tratamiento de sus datos y, a su vez, el tratamiento que el responsable debe darle a los datos de terceros, así como los mecanismos para instar el cumplimiento de los deberes en cabeza del responsable del tratamiento. Así mismo, se dan algunas definiciones relativas a términos necesarios para la correcta aplicación de las mencionadas políticas, junto con los principios sobre los que se fundamenta la recolección y tratamiento de los datos personales
Reglamentar las políticas y procedimientos que serán aplicables en el manejo de información de datos personales por parte de COMUNICACIONES PUNTO S.A.S Y DE LA APLICACIÓN DIGITAL ROAD ONE, según las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.
Razón social: COMUNICACIONES PUNTO S.A.S (CP, en adelante)
Oficina principal: Carrera 5 # 66-04 Of. 301 Bogotá – Colombia
Teléfonos: (57-1) 8049268
Página web principal: www.revistaroadone.com
Email: revistaroadone@gmail.com
Aplicación: Road One (para Android y iOS)
Responsable: Nohra Maldonado – Representante legal.
El presente manual es aplicable a los datos personales de personas naturales registrados en las bases de datos relativas a empleados, colaboradores, extrabajadores, proveedores, clientes, suscriptores, visitantes y usuarios de todas las plataformas físicas y digitales de CP, que sean susceptibles de tratamiento. Aplicará a los datos personales que sean objeto de recolección y manejo por parte de CP. Si a futuro, otras personas jurídicas entran a formar parte de la organización, el manual también aplicará para ellas.
Para la aplicación de las reglas y procedimientos establecidos en el presente manual, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se entenderá por:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de derechos para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, tales como nombre y apellidos, documento de identidad, edad, domicilio, región, país, ciudad, código postal, número de teléfono fijo, número de teléfono celular, dirección, dirección de correo electrónico, preferencias publicitarias, preferencia de consumo, preferencias de canales, quejas y reclamos, novedades de servicio, datos básicos y personales, datos de contacto, datos demográficos, datos de gustos, preferencias y hábitos.
Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales por parte de CP debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento de datos personales sólo podrá ejercerse mediando con el consentimiento previo, expreso e informado del titular de la información. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos de dudosa procedencia, parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de CP, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de CP, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
El tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, procesamiento, uso, circulación o supresión. La información que recolecta CP en la prestación de sus servicios y en general en el desarrollo de su objeto social, es utilizada principalmente para identificar, mantener un registro y tener control de empleados, potenciales empleados, trabajadores retirados, proveedores, potenciales proveedores, clientes, seguidores y usuarios de los medios de comunicación que representa CP.
Tratamiento general de la información:
Proveer servicios o productos adquiridos directamente o con la participación de terceros.
Efectuar reportes con las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacional, policiva o autoridades judiciales, entidades financieras o compañías de seguros.
Con fines administrativos internos o comerciales, tales como: investigación de mercados, auditorias, reportes contables, análisis estadísticos o facturación.
Transmisión o transferencia a socios o aliados de terceros países de los datos suministrados, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos.
Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, bufetes de abogados, etc.
En el caso de los empleados vinculados laboral se entiende autorización expresa para darle tratamiento a la información.
Compartir los datos personales con entidades bancarias y empresas que ofrezcan beneficios a nuestros trabajadores activos, entre otros.
La compilación, almacenamiento, consulta, uso, intercambio, transmisión, transferencia y tratamiento de datos personales requiere el consentimiento libre, expreso e informado del titular de la información. Con base en lo anterior y a través de este manual, se implementan mecanismos que permitan la consulta posterior por parte del titular de la información.
La autorización por parte del titular podrá hacerse con un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita concluir de forma razonable que el Titular otorgó la autorización.
Considerando lo anterior, CP deja en claro que debe mediar una autorización en documento físico o digital, el cual deberá tener la firma física o electrónica del titular de la información; en todo caso, ello no limita a que posteriormente se puedan determinar otro tipo de mecanismos diferentes para otorgar la autorización.
A través de la autorización se pondrá en conocimiento del titular de la información o de su representante, en el caso de infantes (niños y niñas) y adolescentes, el que la información será recolectada, incluyendo la finalidad, las modificaciones, el almacenamiento y el uso específico que se dará a los mismos; adicionalmente, de acuerdo con la finalidad, se considerará:
La persona que recopila la información (especificando si es el responsable o el encargado del tratamiento).
Los datos que serán recopilados, incluyendo si se recopila información confidencial (testimonios íntimos, datos corporativos en reserva, material NO autorizado a ser publicado, etc.)
CP en su calidad de responsable y de encargado del tratamiento de la información dispondrá de los medios necesarios para mantener los registros técnicos y tecnológicos de cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte del Titular de la información para el tratamiento de los mismos.
El aviso de privacidad es un documento físico, electrónico o en cualquier otro soporte, mediante el cual se informa al titular de la información sobre la existencia de políticas que le serán aplicables, así como la forma en la que pueden acceder a las mismas y las características del tratamiento que se les dará a los datos personales.
Identidad, domicilio y datos de contacto del responsable o encargado del tratamiento de la información.
El tipo de tratamiento al que serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
Los mecanismos dispuestos por CP para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el aviso de privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
Se conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares de la información mientras se lleve a cabo el tratamiento de los datos personales y perduren las obligaciones que de éste se deriven. Para el almacenamiento del modelo, se podrán emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología a elección de CP.
Según los grupos objetivos cuyos datos personales se recaban, habrá un único modelo de aviso de privacidad, en el que se especificará en detalle los puntos anteriormente descritos para cada uno de los mismos.
Conocer, actualizar y rectificar los datos personales que CP tenga en su calidad de responsable y encargado del tratamiento de la información.
Solicitar copia de la autorización otorgada a CP.
Ser informado en todo momento por CP respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Deberes de CP en relación con el tratamiento de datos personales en su calidad de responsable y encargado del mismo.
Es claro que los datos personales objeto del tratamiento son propiedad de las personas a las que se refieren y ellas son las facultadas para disponer de los mismos. Basado en lo anterior, CP solo hará uso de los datos personales conforme a las finalidades establecidas en la Ley y respetando lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
De conformidad con el artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, CP se comprometen a cumplir los siguientes deberes:
Garantizar al Titular, intemporalmente, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Deberes respecto del tratamiento de datos de menores y adolescentes
CP en su calidad de responsable y encargado del tratamiento de los datos personales de los mencionados grupos deberá tener especial cuidado en asegurar el cumplimiento de la Ley respecto a estos grupos y el respeto de los derechos de los mismos, en especial respecto a datos personales que no encuadren en la categoría de datos de naturaleza pública (nombre, sexo, fecha de nacimiento, etc.).
(ii) En caso de existir alguna duda en cuanto a la aplicación de los procedimientos acá indicados, la misma será informada por el área responsable de la base de datos que es objeto de la aplicación del procedimiento y resuelta por la Dirección General, previa consulta con el asesor jurídico, quien resolverá el tema teniendo en cuenta la Ley, los Decretos y demás normas reglamentarias o instructivas, y las jurisprudencias que en la materia se emitan.
Teniendo en cuenta que la facultad de disponer o de decidir sobre los datos personales está en cabeza del Titular de la información, esta facultad implica necesariamente el derecho del titular a acceder y conocer la información personal que es objeto de tratamiento, incluyendo en este aspecto el alcance, las condiciones y las generalidades del tratamiento.
Por lo anterior, se garantiza este derecho en cabeza del Titular, que incluye.
Conocimiento de la existencia del tratamiento de sus datos personales.
Acceso irrestricto a sus datos personales.
Circunstancias del tratamiento de los datos personales.
De conformidad con el artículo 14 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. Por lo anterior, se garantiza este derecho suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Según la naturaleza de la base de datos personales, la consulta será gestionada por el área responsable de la atención a la misma, al interior de CP.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado dentro del primer término conferido, en donde se expresarán los motivos de la demora y se indicará la fecha específica en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
De conformidad con el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo a CP, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante comunicación realizada por el titular o sus causahabientes dirigida a Comunicaciones Punto SAS, responsable o encargado del tratamiento, la cual debe incluir la información señalada en el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el solicitante no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que CP reciba un reclamo para el que no sea competente resolver, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
En cualquier momento y de forma gratuita, el Titular de los datos personales o su representante podrá solicitar la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión de datos personales debe ser presentada a través de los medios proporcionados y señalados en el aviso de privacidad; así mismo, deberá contener como mínimo con la siguiente información:
Nombre y domicilio del Titular o representante, así como cualquier otro medio para recibir la respuesta a su solicitud.
Descripción clara y precisa de los datos personales y de los hechos que dan lugar al reclamo.
La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal, de acuerdo por lo solicitado por el Titular, de los registros, archivos y bases de datos o tratamientos realizados por CP.
Según la naturaleza de la base de datos personales, la reclamación será gestionada por el área responsable de la atención a la misma al interior de CP.
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante CP.
De acuerdo con lo establecido con la Ley, en el supuesto en que en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, los Titulares o sus representantes (como es el caso de padres que ejerzan la patria potestad de un menor o de un adolescente) podrán solicitar la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, salvo que por disposición legal o contractual se impida dicha revocatoria, indicando, en dicho caso, las razones concretas con base en las cuales considera que se está dando la situación de irrespeto o incumplimiento de los mencionados alcances.
Como responsable o encargado del Tratamiento, según el caso, CP deberá confirmar recepción de la solicitud de revocatoria de autorización, incluyendo su fecha de recibido. Así mismo, se podrá objetar la misma si a juicio de CP no se presenta el supuesto indicado por el Titular o si tal revocatoria implica una afectación para el seguimiento o cumplimiento de derechos o de obligaciones por parte de la entidad y respecto del Titular, caso en el que deberá informarlo al mismo por escrito para que este tome las medidas ante las autoridades que considere pertinentes.
La solicitud de revocatoria de la autorización puede ser total o parcial. Será total cuando se solicite la revocatoria de la totalidad de las finalidades consentidas a través de la autorización; será parcial cuando se solicite la revocatoria de algunas finalidades, dependiendo de la solicitud de revocatoria. Este calificativo deberá ser expresado de manera clara en la solicitud de revocatoria de la autorización.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, CPimplementará las medidas técnicas, humanas y administrativas adicionales en caso de requerirse, que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, mediante los cuales se evitará su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
En su calidad de responsable y encargado del tratamiento deberán proceder al registro de las bases en los términos indicados por las normas colombianas.
Los Titulares de la información aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme a los términos de este manual, al momento de proporcionar sus datos.
Esta Política General de Privacidad (PGP) es efectiva desde la fecha de su publicación.
La PGP tiene implicaciones directas en el territorio colombiano, pero es extensible en alcances y procedimientos a las políticas de privacidad de otros países, por lo que su esencia y filosofía se aplican en forma amplia a otros mercados donde CP recopila datos.