Source: http://docplayer.fi/331063-Hyva-hallinto-ja-uusi-julkisjohtaminen-kunnallisen-tietojohtamisen-lahtokohtina.html
Timestamp: 2017-11-21 06:43:15+00:00
Document Index: 10276353

Matched Legal Cases: ['kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ']

Hyvä hallinto ja uusi julkisjohtaminen kunnallisen tietojohtamisen lähtökohtina - PDF
Download "Hyvä hallinto ja uusi julkisjohtaminen kunnallisen tietojohtamisen lähtökohtina"
1 REINO HINTSA Hyvä hallinto ja uusi julkisjohtaminen kunnallisen tietojohtamisen lähtökohtina ACTA WASAENSIA NO 247 TUOTANTOTALOUS 22 UNIVERSITAS WASAENSIS 2011
2 Esitarkastajat Dosentti Ari-Veikko Anttiroiko Yhteiskuntatieteiden laitos Tampereen yliopisto Johtaja Juha Kostiainen Sitra PL Helsinki
3 III Julkaisija Julkaisuajankohta Vaasan yliopisto Marraskuu 2011 Tekijä(t) Julkaisun tyyppi Reino Hintsa Monografia Julkaisusarjan nimi, osan numero Acta Wasaensia, 247 Yhteystiedot ISBN Vaasan yliopisto Teknillinen tiedekunta ISSN Tuotantotalous , PL 700 Sivumäärä Kieli Vaasa 228 Suomi Julkaisun nimike Hyvä hallinto ja uusi julkisjohtaminen kunnallisen tietojohtamisen lähtökohtina Tiivistelmä Tässä tutkimuksessa käsitellään kunnallista tietojohtamista viidestä näkökulmasta, jotka ovat: 1) organisaation suunnan määrittäminen, 2) organisaation johtaminen, 3) viestintä ja tiedonkulku, 4) organisaatiokulttuuri ja toimintatavat ja 5) järjestelmät ja rakenteet. Tutkimuksen empiirinen aineisto koostuu tapauskuntaan kohdistetusta kyselytutkimuksesta, sitä täydentävistä haastatteluista sekä eräitä muita kuntia koskevasta kyselytutkimuksesta. Tutkimuksen tavoitteena on selvittää, mitä kuntien tietojohtaminen sisältää, mitä tekijät vaikuttavat kuntien tietojohtamiseen ja millainen on kuntien tietojohtamisen nykytila. Kunnissa painotetaan tietojohtamisen osa-alueita eri tavoin. Painotuseroja näyttäisi olevan myös yksittäisen kunnan eri työyksiköiden välillä. Tietojohtamisessa osa-alueiden painotus tapahtuu ohjaamalla, luomalla edellytyksiä, mahdollistamalla, tukipalveluilla, poistamalla esteitä, motivoimalla ja kiinnittämällä johdon huomiota. Kunnallisen tietojohtamisen osa-alueet ja niiden väliset suhteet ovat rakentuneet vuosikymmenten aikana ja ne ovat rakentuneet lainsäädännön, normien, ohjeiden, suositusten, johtamisoppien sekä niiden mukaan muuttuvien tarpeiden mukaan. Asiantuntijat näyttävät toimivan kunnissa merkittävänä tiedon välittäjänä. He toimivat tiedon lähteinä, yhdistelijöinä ja tulkitsijoina. Kuntien toimintatavat ylläpitävät esimiesten ja asiantuntijoiden korkean statuksen roolia, ilmaisutapoja ja näihin liittyviä odotuksia. Asiantuntijuus edellyttää vastuullista käyttäytymistä ja tähän vastataan käyttämällä korkean statuksen ilmaisua. Kaksisuuntainen, keskusteleva ja tasavertainen tiedon prosessointi edellyttäisivät kuitenkin statusjoustoa ja statusrooleista luopumista. Tutkimuksen mukaan kunnan työntekijät haluavat enemmän vapaamuotoista tai yleistä keskustelua. Tämä voitaisiin ehkä tulkita toiveeksi yhteisöllisyyden vahvistamiseksi tarpeellisesta keskustelusta. Tietojohtamisen osalta tässä lienee kysymys erittäin tärkeästä niin sanotun vuorovaikutustilan tarpeesta, areenasta tai foorumista vapaalle, syvällisemmälle keskustelulle. Institutionaaliset keskustelut, kuten kehityskeskustelut, virasto- ja osastopalaverit muut toimintatapoihin liittyvät keskustelut eivät näyttäisi riittävän tyydyttämään koettuja keskustelutarpeita. Keskusteleva kulttuuri tukee oppimista ja tiedon vaihtoa. Kuntien viestintäkulttuuriin vaikuttavat hierarkkiset taustarakenteet ja dokumentaatioon perustuva hallintokulttuuri. Keskustelukulttuuriin painottaminen edellyttää johdolta keskustelun fasilisaattorina toimimista, keskustelun avauksia, keskustelumahdollisuuksien luomista, keskustelun ylläpitoa ja eteenpäin viemistä ja palautetta keskusteltujen asioiden edistymisestä. Osallistumisjärjestelmät eivät takaa osallisuutta, elleivät johtaminen ja toimintakulttuuri sitä tue. Hyvä tiedonsaanti ja hyvät tietojärjestelmät eivät myöskään takaa esimerkiksi sitä, että tietoa käytettäisiin suunnittelussa ja strategioiden laatimisessa. Tämä voi johtua eri rajoista, jota tiedonkulku ei kunnolla ylitä. Strategioita ja suunnitelmia ei koeta riittävästi yhteisiksi.. Kuntien johtamisessa sovelletut opit uusi julkisjohtaminen (NPM) ja hyvä hallinto sekä siihen liittyvä hyvä tiedonhallintapa korostavat tietojohtamisen suhteen erilaisia asioita ja toimintatapoja, jotka on sovitettava yhteen. Ensimmäinen korostaa oikeutta julkiseen tietoon ja perusoikeuksien toteutumista, jälkimmäinen taas taloudellista tehokkuutta. Uuden julkisjohtamisen keskeisenä tavoitteena on siirtyminen byrokraattisista toimintatavoista kohti tuotoksia, tuloksia ja vaikuttavuutta. Perinteiseen malliin kuuluu selkeät toimintatavat ja toimivaltasuhteet sekä kirjallinen menettely ja dokumentointi. Uusi julkisjohtaminen korostaa työntekijöiden autonomiaa, tulosvastuuta ja työn arviointia mittareiden ja tunnuslukujen avulla. Asiasanat Kunta, tietojohtaminen, tiedonkulku
5 V Publisher Date of publication Vaasan yliopisto November 2011 Author(s) Type of publication Reino Hintsa Monograph Name and number of series Acta Wasaensia, 247 Contact information ISBN University of Vaasa Faculty of Technology ISSN Industrial Management , P.O. Box 700 Number of Language FI Vaasa pages Finland 228 Finnish Title of publication Good Governance and New Public Management as Principals of Municipal Knowledge Management Abstract This thesis examines municipal knowledge management from five different perspectives: 1) defining the direction of an organisation, 2) managing an organisation, 3) communication and flow of information 4) organisational culture and operational policies and 5) systems and structures. The empirical data used in this thesis was acquired through a survey on the case municipality, additional interviews and surveys on a few other municipalities. The purpose of this research is to determine scope of knowledge management in municipalities, to find out which factors affect the knowledge management of municipalities and what the current situation of municipal knowledge management is. Municipalities accentuate different areas of knowledge management, and similar variation seems to exist in smaller work units within municipalities, as well. Regarding knowledge management, this emphasising is done by steering, creating certain conditions and possibilities, using support services, removing obstacles, promoting motivation and drawing the management's attention to certain areas. The different areas of municipal knowledge management and the relations between them have become established over the decades. They have been formed in accordance with the legislation, norms, guidelines, recommendations and leading methods and with their changing needs. Experts seem to have a significant role in municipal communication. They act as information sources but also link pieces of information together and interpret it. The municipalities operational policies sustain the high status of managers and experts and ways of expression as well as expectations regarding these. The role of an expert requires responsible behavior and this requirement is met by using indications of high status. However, processing information in a two-way, interactive and equal manner requires status flexibility and giving up status roles. This study shows that municipal employees would prefer to have more free-form or general discussions. This could perhaps be seen as a wish for discussions that are necessary for strengthening the sense of community. In knowledge management, this could be construed as a vital need for so-called room for interaction; for an arena or a forum meant for a free, deeper discussion. Institutional discussions, such as development discussions, office and unit meetings, and other discussions related to operational policies do not seem to meet the needs for discussion. Conversational environment supports learning and information exchange. Both the hierarchic structures and documentation-based managing culture affect the communication culture in municipalities. Emphasising the importance of dialogue requires that the management acts as the facilitator of the discussions, opens up dialogue, creates discussion opportunities, maintains and carries on the dialogue and also gives feedback on how the discussed affairs are progressing. Involvement systems do not guarantee actual involvement, not unless management and operational policies also encourage it. Nor do good availability of information and good information systems guarantee that the information is used in planning and making strategies. This may be caused by various limits over which information cannot cross. Strategies and plans are not seen as something shared. The methods used in municipal management, New Public Management, Good Governance and the related Good Information Management emphasise different areas and operational policies regarding information management, which need to be fitted together. The first one highlights the right to public information and the basic rights, while the second one emphasises financial efficiency. The key purpose of New Public Management is to move away from bureaucratic operations and towards output, results and efficiency. The traditional model includes clear ways of conduct and power relations as well as written procedures and documentation. New Public Management highlights the autonomy of employees, profit responsibility and evaluation of work with the help of various indicators and key figures. Keywords Municipality, Knowledge management, Information movement
7 VII Sisällys 1 JOHDANTO Tutkimuksen taustaa Tieto ja tietojohtaminen Tietojohtamisen käytännöt kunnallishallinnossa Aikaisemmat tutkimukset TIETOJOHTAMISEN KÄSITTEET JA TUTKIMUKSEN VIITE- KEHYS Suomenkieliset käsitteet ja viitekehyksen rakentaminen Tutkimuksen tavoite ja tutkimusongelma Tutkimusmenetelmät ja aineistot KUNTASEKTORIN ERITYISPIIRTEISTÄ Viestintä ja tiedonkulku Organisaation suunta ja strategiat Organisaation johtaminen Järjestelmät ja rakenteet Organisaatiokulttuuri ja toimintatavat Yhteenveto kuntien erityispiirteistä EMPIIRISET TUTKIMUSTULOKSET Tapauskunnan kuvaus Tietojohtaminen ja tiedonkulku tapauskunnassa Tietojohtaminen ja tiedonkulku muissa kunnissa YHTEENVETO JA JOHTOPÄÄTÖKSET TUTKIMUKSEN ARVIOINTIA LÄHTEET LIITTEET
8 VIII Kuviot Kuvio 1. Tiedon konversio (Nonaka & Takeuchi 1995: 62) Kuvio 2. Tietojohtamisen osa-alueet Kuvio 3. Erilaisten vaatimusten yhteentörmäys Kuvio 4. Tutkimuksen suorittamistapa Kuvio 5. Ihmisen neljä vuorovaikutustapaa (Kauppila 2000) Kuvio 6. Strategia-ajattelun keskeiset ulottuvuudet (Rannistoa 2005 mukaellen) Kuvio 7. Strategian ja taloussuunnittelun osaprosessit Kuvio 8. Asiantuntijaorganisaation työn osatekijät Kuvio 9. Työpaikan viestintävälineet Kuvio 10. Naisten ja miesten väliset erot viestintätyytyväisyydessä Kuvio 11. Sukupuolten tasa-arvo viestinnässä Kuvio 12. Tiedon saanti työn kannalta tärkeistä asioista sukupuolen mukaan Kuvio 13. Viestintäkanavien arviointi Kuvio 14. Tiedostojen yhteiskäyttö ja niistä tiedottaminen Kuvio 15. Esteet ja ongelmat sisäisessä viestinnässä sukupuolen mukaan Kuvio 16. Keskiarvot tietojohtamisen osa-alueille Kuvio 17. Keskiarvojen muutos, kun johto keskustelee Kuvio 18. Tietojohtamisen rakennemalli Kuvio 19. Funktionaaliset erillisstrategiat Kuvio 20. Informaation liikkeet kunnan organisaatiossa Taulukot Taulukko 1. Data informaatio tietämys toiminta (Choo 2002: 258) Taulukko 2. Kunnat kuntakoon mukaan Taulukko 3. Organisaatioviestinnän malleja (Åberg 2000: 97) Taulukko 4. Painotuserot tiedonkulussa Taulukko 5. Painotuserot suunnan määrittelyssä Taulukko 6. Organisaatioteorioiden ajallinen kehitys (Harisalo 2008: 49) Taulukko 7. Painotuserot johtamisessa Taulukko 8. Painotuserot järjestelmissä Taulukko 9. Painotuserot organisaatiokulttuurissa Taulukko 10. Työsuoritusten arviointi Taulukko 11. Tehtävien vaativuuden arviointi Taulukko 12. Henkilöstön asema sukupuolen mukaan Taulukko 13. Tiedonkulun ja viestinnän tila omassa työyksikössä Taulukko 14. Tyytyväisyys iän ja työssäolovuosien mukaan Taulukko 15. Tyytyväisyys osaston ja aseman mukaan Taulukko 16. Tiedonkulun ja sisäisen viestinnän tila koko organisaatiossa.. 121
9 Taulukko 17. Tiedonkulun vertikaalinen ja horisontaalinen toimivuus tapauskunnassa Taulukko 18. Tiedonsaanti tiedostoista Taulukko 19. Ongelmat järjestelmissä vai kulttuurissa Taulukko 20. Viestintä siirtona vai yhteisyyden tuottamisena Taulukko 21. Haastattelulausumat siirtomallin mukaan Taulukko 22. Haastattelulausumat merkitys- ja yhteisyysmallin mukaan Taulukko 23. Vastaajat iän ja sukupuolen mukaan Taulukko 24. Vastaajat työskentelysektorin ja esimiesaseman mukaan Taulukko 25. Vastaajat kuntakoon mukaan Taulukko 26. Suomen kunnat kuntakoon mukaan Taulukko 27. Järjestelmille annetut arvioinnit Taulukko 28. Toimintatavoille annetut arvioinnit Taulukko 29. Tiedonkululle ja viestinnälle annetut arvioinnit Taulukko 30. Johtamiselle annetut arvioinnit Taulukko 31. Strategiatyölle annetut arvioinnit Taulukko 32. Keskiarvojen testaus Taulukko 33. Osa-alueiden keskiarvot kuntakoon mukaan IX
11 1 JOHDANTO 1.1 Tutkimuksen taustaa Kuntien tulevaisuuden haasteita ovat jatkuvasti kiristyvät tuottavuusvaatimukset, kasvavat palvelutarpeet, huoli rahoituksen riittävyydestä ja kilpailu työvoimasta. Palveluiden tuottamisessa tavoitellaan asiakastyytyväisyyttä ja kustannustehokkuutta. Nämä vaikuttavat kuntien sekä lyhyen että pitkän aikavälin strategioihin sekä toiminnallisiin ja taloudellisiin tavoitteisiin. Anttiroikon (2005) mukaan ongelmia ja muutostarpeita kuntiin aiheuttavat väestön ikääntyminen ja työelämän muutos. Keskeisiä kysymyksiä ovat lisäksi julkisen talouden kehitys, työllisyys, köyhyys ja syrjäytyminen, kansanterveys ja aluekehitys. Suurten ikäluokkien eläkkeelle siirtyminen on kunnille haaste. Kunnat pyrkivät varautumaan siihen, että eläkkeelle siirtyvien osaajien vuosikymmenten aikana keräämä arvokas osaaminen ja tietämys saadaan pidettyä organisaation hallussa (Virtainlahti 2009: 14). Kuntien palveluksessa olevista yli puolet jää eläkkeelle vuoteen 2025 mennessä. Samaan aikaan väestön ikääntyminen lisää kuntapalvelujen tarvetta ja kilpailu osaavasta työvoimasta kiristyy. Kuntien ja kuntayhtymien palveluksessa työskentelee noin työntekijää. Kaupunkien ja kuntien palveluksessa on yhteensä henkilöä. Vuonna 2008 kuntien ja kuntayhtymien henkilöstömenot olivat yhteensä 18,6 miljardia euroa. Henkilöstön keski-ikä on kunta-alalla korkea: 43,3 vuotta ja joka kolmas työntekijä on yli 50-vuotias. Naisten osuus koko henkilöstöstä on 78 %. Kuntien menestys riippuu yhä enemmän siitä, miten hyvin ne pystyvät hyödyntämään sisäisiä ja ulkoisia tietovarantoja sovittautuessaan toimintaympäristön muutoksiin. Tietohallintoa kehitettiin lukujen kuluessa strategisena resurssina. Nykykeskustelun uusia ulottuvuuksia ovat tietointensiivisyyden lisääntyminen ja osaamisvaatimusten kasvaminen sekä sosio-kulttuuristen tekijöiden merkityksen korostuminen (Anttiroiko 2000a). Kuntien johtamisessa tarvitaan tietoa organisaation sisäisistä ja ulkoisista tapahtumista. Sisäisellä tiedolla tarkoitetaan tietoa kuntaorganisaation ja sen eri yksiköiden toiminnan laajuudesta, panoksista, prosesseista ja tuotoksista. Sisäisen tiedon tarve painottuu taloussuunnitelmien toteutumisen seurantaan, henkilöstöhallintoon, asianhallintaan ja suoritetietoihin. Ulkoinen tieto kuvaa kuntatoimintaympäristön tilaa, tapahtumia ja muutoksia (Anttiroiko 2000b).
12 2 Acta Wasaensia Lainsäädännön tarkoittamaan hyvää hallintoon liittyy sellaisia periaatteita kuin oikeudenmukaisuus, luotettavuus, rationaalisuus, tasapuolisuus, laillisuus, avoimuus, yhteisöllisyys, osallisuus ja vuorovaikutteisuus. Näihin liittyvän hyvän tiedonhallintatavan toteuttamiseksi kunnan tulee huolehtia asiakirjojen ja tietojärjestelmien sekä niihin sisältyvien tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä ja muista tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä. Kunnalla pitää myöskin olla yhteiset linjat tiedon antamismenettelylle, salassa pidettävien tietojen suojaamiselle sekä määritellyt menettelytavat ja vastuut tietojen käsittelyssä. Kuntaorganisaatioiden toiminnat riippuvat tavalla tai toisella informaation käsittelystä. Byrokraatit tekevät päätöksiä sääntöjensä puitteissa informaatiota käsitellen. Strategit kehittävät suunnitelmia ja politiikoita sekä tarjoavat niiden ydinasioita tietojenkäsittelylle ja muille päätöksentekijöille (Morgan 1998:74). Suuri osa kunnan jokapäiväisistä toiminnoista ja päätöksenteosta on hyvin riippuvaista tietojärjestelmien ja tietoliikenteen toimivuudesta Informaation ja tiedon hallintaa pidetään kunnallisessa päätöksenteossa hyvän valmistelun keskeisenä edellytyksenä. Luottamushenkilöiden tehtävänä on tuoda päätöksentekoon subjektiivista ja informaalista tietoa, viranhaltijat edustavat formaalista ja objektiivista tietoa. Tietoa ja informaatiota tuotetaan sekä toimintaympäristön epävarmuuden että moniselitteisyyden vähentämiseksi. Epävarmuus merkitsee informaation puutetta tai tarvetta, kun taas moniselitteisyydellä viitataan informaation liian moniin tulkintamahdollisuuksiin (Jalonen 2007). Informaation, tiedon tai tietämyksen ja osaamisen kokonaisvaltaisen hallinnan ja hyödyntämisen tarpeeseen on kehitetty tietojohtaminen (knowledge management), jota kutsutaan myös osaamisen johtamiseksi tai tietämyksen hallinnaksi. Tietojohtamisen avulla pyritään organisaation jäsenten tiedon ja tietämyksen tavoitteelliseen hyödyntämiseen suorituskyvyn ja osaamisen lisäämiseksi ja uuden tiedon luomiseksi ja innovoimiseksi. Tämä vaatii yhteistyötä ja vuorovaikutusta, mikä taas edellyttää informaation, tiedon ja tietämyksen jakamista sekä niitä edistävien tekijöiden tunnistamista ja strategioiden kehittämistä (Huotari & Iivonen 2000). Viestintä ja tiedonvälitys osana johtamista ja esimiestyötä on korostunut tietojohtamisen suosion lisääntyessä. Tiedon välitys on myös kaiken ihmisten välisen vuorovaikutuksen ja ryhmänmuodostuksen edellytyksenä, jonkinlainen hermojärjestelmä (Nousiainen 1998: 11, 295, Kalla 2006). Nykyisten informaatiojärjestelmien avulla tiedon saaminen kaikkien ulottuville ei ole ongelma. Ongelmaksi on sen sijaan noussut tiedon valikointi ja ymmärtäminen (Viitala 2002: ).
13 Acta Wasaensia 3 Johtaminen ja viestintä toimivat rintarinnan. Viestinnän tarkoituksena on lisätä ymmärrystä asioita kohtaan, johtamisen tarkoitus puolestaan on saada ihmiset sitoutumaan päätöksiin ja tavoitteisiin. Viestintä voi olla luonteeltaan virallista tai epävirallista, suunniteltua tai spontaania. Parhaimmillaan se luo edellytyksiä ihmisten motivoitumiselle, sitoutumiselle ja hyvinvoinnille (Juholin 2004: 1 3). Strateginen viestintä voi pitää sisällään käsityksen strategiasta suunnitteluna. Tämä käsitys voi heikentää strategian uusiutumista. Toinen eli vuorovaikutuskäsitys tarkoittaa, ettei strategia ole valmis ennen viestintää, vaan se muotoutuu viestinnässä (Mantere 2008). Tämän kuntien tietojohtamista koskevan tutkimuksen teoreettinen ja käytännön kontribuutio syntyy ymmärryksen lisäämisestä kuntaorganisaatioiden saatavilla olevan tiedon ja informaation tunnistamiseen, välittämiseen, luomiseen ja käyttöön liittyvien toimien hallinnasta ja johtamisesta. Tietoon liittyvät prosessit ovat hallinnon keskeisimpiä instrumentteja (vrt. Jalonen 2010). Tutkimuksen kohteena on ensisijaisesti kuntien tietojohtamisen käytännöt, eivät niinkään niiden tietosisällöt. Tutkimusaiheen tärkeyttä ja ajankohtaisuutta kuvaa myös se, että Kuntatyö tutkimuksen loppuraportin (Forma, Kaartinen, Pekka & Väänänen 2010: 9) mukaan keskeinen kuntatyöyhteisöjen kehittämiskohde on edelleenkin sisäinen tiedonkulku. 1.2 Tieto ja tietojohtaminen Huotari & Savolaisen (2003) mukaan jokaisen tietojohtamista koskevan tutkimuksen yhteydessä on tärkeää määritellä selvästi selkeästi se, mitä käsitteillä tarkoitetaan, koska kyseessä on monitieteellinen tutkimusala (mm. informaatiotutkimus, organisaatiotutkimus, yritystaloustiede, kasvatustiede, tietojenkäsittely- ja insinööritieteet). Organisaation tiedon tyypittelyä Arkikielessä käsitteitä informaatio ja tieto käytetään usein toistensa synonyymeinä. Tässä tutkimuksessa erotetaan käsitteet data, informaatio, tieto ja viisaus. Käsitteinä ne ovat varsin lähellä toisiaan. Näiden käsitteiden suhdetta voidaan kuvata tiedon arvoketjun avulla. Tällöin ajatellaan, että data jalostuu informaatioksi ja informaatio jalostuu tiedoksi ihmisten käyttöön, jolloin lopuksi saattaa syntyä viisautta. Data ja tieto käsitetään ikään kuin jatkumoksi, jonka välissä on informaatio (Nonaka & Takeuchi 1995: 57 59, Anttiroiko 2000b: 20, Huotari, Hurme & Valkonen 2005: 38, Pulkkinen 2003: 21). Informaation määrittely riippuu pal-
14 4 Acta Wasaensia jon siitä, mitä teoriaa ja mitä käytännön toimintaa määritelmän tulisi tukea (Capurro & Hjörland 2003). Tieto voidaan nähdä sekä resurssina että tuotoksena (Stewart 1996, Barney, Wright & Ketchen 2001). Data on potentiaalista informaatiota ja se voi olla vaikkapa ykkösistä ja nollista koostuva merkkijono. Data voidaan dekoodata informaatioksi, jos tunnetaan käytetty koodi. Toisin sanoen informaatiota voidaan koodata dataksi tekemällä muutoksen toisin päin. Informaatio siis syntyy datan, merkkien tai merkkijonojen koodin avulla purkamisesta. Tieto syntyy, kun informaation vastaanottaja tulkitsee informaation ja hyväksyy tulkintansa, jolloin se yhdistyy osaksi hänen tietorakennettaan ja muuttaa sitä. Tieto on ymmärrystä, jota ihmisellä on itsestään ja maailmasta. Informaatiota tästä yksilöllisesti tiedosta tulee silloin, kun se viestitään toiselle. Informaation lähettäjän näkökulmasta informaatio on tällöin viestittyä tietoa ja vastaanottajan kannalta tieto on tulkittua informaatiota (Bates 2005, Huotari, Hurme & Valkonen 2005: 38 39, Suurla 2001: 31). Bellinger (2004) on todennut, että kokoelma dataa ei ole informaatiota, kokoelma informaatiota ei ole tietoa, kokoelma tietoa ei ole viisautta eikä kokoelma viisautta ole totuus. Myös Juha Kostiainen on todennut tarpeen tehdä ero informaation, tiedon ja tietämyksen välillä (Kostiainen 2002:17). Vaikka informaatiosta ei olekaan pulaa, tietoa on kuitenkin rajallisesti ja viisautta erityisesti tarvitaan lisää (Sotarauta & Kostiainen 2002). Datalla tarkoitetaan Niiniluodon (1999) mukaan informaation kantajia, merkkejä ja merkkijonoja. Informaation käsitteen hän jakaa syntaktiseen, semanttiseen ja pragmaattiseen. Osaaminen tarkoittaa ihmisten käyttäytymiseen liittyviä kykyjä. Tieto on Niiniluodon mukaan hyvin perusteltu tosi uskomus. Viisauteen kuuluu tosiasiatiedon ohella näkemys asioiden laajemmista yhteyksistä ja merkityksistä, käsitys tiedon hankintatavoista ja luotettavuudesta ja arvojärjestelmä hyvän elämän päämääristä. Tiedon käsitteen osalta voidaan erottaa ainakin viisi tasoa: osaaminen, tietää kuinka, tietää että, tietää miksi ja tietää mitä varten eli päämääriä ja arvoja koskeva tieto, joka antaa ihmisille viisautta (Räikkä & Wennberg 2003: 39 40). Raivola ja Vuorensyrjä (1998) listaavat tiedon ja osaamisen käsitteistä datan (data,datum), informaation (information), tiedon (knowledge), taidon (skill), kyvyn (ability), taitotiedon (know how), työntekijäkohtaisen tuottavuuden (productivity), kvalifikaation (qualification), osaamisen (competence) sekä soveltuvuuden (aptitude). Pätevyys taas tarkoittaa tarpeellisen tiedon ja taidon käyttöä tietyssä tehtävässä tai roolissa (Quinn, Faerman, Thompson & McGrath (1990: 14 15). Yksilöosaaminen perustuu tietoihin, taitoihin ja kokemuksiin. Yksilöiden osaami-
15 Acta Wasaensia 5 nen muuttuu sitä jakamalla organisaatiossa yhteiseksi osaamiseksi (Ollila 2006: 25, 49). Organisaatiossa olevaa tietoa voidaan luokitella ja tyypitellä eri perusteiden mukaan. Choon (2000, 2002: ) tieto voidaan jakaa hiljaiseen tietoon, näkyvään tietoon ja kulttuuriseen tietoon. Näkyvä tieto voidaan kodifioida tai tehdä näkyväksi muun artefaktin avulla. Hiljaista tietoa on vaikea tehdä näkyväksi tai pukea sanoiksi, koska se ilmenee toiminnan taidoissa. Kulttuurinen tieto ilmenee organisaation jaetuissa oletuksissa ja uskomuksissa. T.D. Wilson (2002) tosin toteaa kriittisessä analyysissään, että hiljainen tieto säilyy aina hiljaisena. Hiljainen tieto on sitä, jolle kokeneen työntekijän ammattitaito perustuu. Ammattilainen tietää kuin itsestään, miten asiat pitää hoitaa. Kun ammattilaisella on hallussaan hiljaista tietoa, hän osaa toimia oikein näppituntumalta ja korvakuulolta kuin itsestään. Hiljaista tietoa on monesti vaikea purkaa sanoiksi ja täsmällisiksi toimintaohjeiksi. Hiljainen tieto on kokemuksellista, sosiaalista, kulttuurista ja kontekstisidonnaista. Ennen kuin hiljaista tietoa voidaan purkaa, se on tunnistettava. (Virtainlahti 2006). Dikotomia, jonka mukaan hiljainen tieto on paikallista tietoa ja koodattu informaatio globaalia on Kautosen (2008) mukaan ehkä liian yksinkertainen. Ihmiset liikkuvat työnsä vuoksi ja samalla heidän mukanaan kulkee hiljaista tietoa, jota voidaan vaihtaa eri tilanteissa. Virkkalan (2008) mukaan hiljaista tietoa luodaan ja vaihdetaan etenkin henkilökohtaisissa tapaamisissa, jotka perustuvat luottamukseen. Tiedon ylivuodolla tarkoitetaan prosesseja, joissa esimerkiksi organisaation luoma tieto leviää muille toimijoille korvauksetta tai tiedon arvoa pienemmällä korvauksella. Informaatio, tieto ja tietämys ovat inhimillisen toiminnan tuotoksia. Tämä inhimillinen toiminta tapahtuu sekä sosiaalisissa että fyysisissä puitteissa. Tietämystä rakentaa kokemusten kerääntyminen. Informaatio riippuu datan keräämisestä. Tiedon muuntuminen datasta informaatioksi ja sitten tietämykseksi vaatii inhimillistä ponnistelua, merkityksen antamista, rakenteen oivaltamista ja merkittävyyden arviointia. Tieto on informaatiota, joka on muuntunut uskomuksiksi, selityksiksi, mentaalisiksi malleiksi päättelyssä ja reflektiossa ja joka saa aikaan toimintaa (Choo 2002: ). Tiedon luominen organisaatiossa tapahtuu hiljaisen tiedon muuttumisessa näkyväksi tiedoksi ja näkyvästä tiedosta edelleen hiljaiseksi tiedoksi. Nonaka & Takeuchi (1995) määrittelevät hiljaisen tiedon siirtoon neljä vaihetta. He väittävät, että tiedon siirtäminen on interaktiivista ja spiraalimaista näiden eri vaiheiden välillä. Vaiheet ovat sosialisaatio, ulkoistaminen, yhdistäminen ja sisäistäminen.
16 6 Acta Wasaensia Organisaation tiedonluomisprosessi alkaa hiljaisen tiedon jakamisesta. Sosialisaatio on kokemusten jakamisprosessi. Jaettavat kokemukset ovat mentaalisia malleja ja teknisiä taitoja. Hiljaista tietoa voi hankkia suoraan toisilta ilman kieltä havainnoimalla, matkimalla ja harjoittelemalla taitoa. Tarvitaan kasvokkain tapahtuvia jaettuja kokemuksia. Seuraavassa vaiheessa yksilön tai ryhmän hiljainen tieto muutetaan näkyväksi tiedoksi uuden käsitteen muodossa. Prosessin hiljainen tieto kuvataan näkyväksi tiedoksi metaforien, analogioiden, käsitteiden, hypoteesien ja mallien muodossa. Kuvaukset ovat kuitenkin epätäsmällisiä ja riittämättömiä, mikä puolestaan saa aikaan dialogia, väittelyä ja sitä kautta oppimista. Yhdistämisvaiheessa eri tyyppistä näkyvää tietoa yhdistellään dokumenttien, kokousten, koulutuksen, keskustelujen ja kommunikaatioverkostojen kautta. Olemassa olevasta informaatiosta muodostetaan järjestelemällä, lisäämällä, vertailemalla ja luokittelemalla uutta näkyvää tietoa. Sisäistämisvaiheen prosessia näkyvästä tiedosta hiljaiseksi tiedoksi voidaan kuvata käsitteellä tekemällä oppiminen (Otala 2002: 176, Huotari, Hurme & Valkonen 2005: , Pulkkinen 2003: 69 71). Hiljaiseksi tiedoksi Eksplisiittiseksi tiedoksi Hiljaisesta tiedosta SOSIALI- SAATIO ULKOIS- TAMINEN Eksplisiittisestä tiedosta SISÄIS- TÄMINEN YHDIS- TÄMINEN Kuvio 1. Tiedon konversio (Nonaka & Takeuchi 1995: 62). Organisaatiossa syntyy tietämystä ja se laajenee hiljaisen ja näkyvän tiedon vuorovaikutuksessa. Tämä tiedon konversio on sosiaalinen prosessi yksiöiden välillä. Siinä syntyy spiraali hiljaisen ja näkyvän tiedon välille ja näkyvä tieto nousee korkeammalle ontologiselle tasolle. Yksilöiden hiljainen tieto on perusta uuden tiedon luomiselle. Hiljaisen tiedon jakaminen on ensimmäinen askel uuden tiedon luomisessa ja sitä varten tarvitaan paikkoja, joissa ihmiset voivat keskustella kasvotusten (Nokaka & Takeuchi 1995: 57 61, 72, 85). Nonaka & Takeuchi (1995: 56 90) esittivät, että tiedon luomisen tukemiseen tarvitaan jaettu tila tai areena, jos yksilöt voivat keskustella kasvotusten ja jakaa kokemuksiaan. Jokaista edellä kuvatun prosessin vaihetta vastaa oma areena:
17 Acta Wasaensia 7 sosialisaatiota vastaa Originating ba eli alulle paneva areena ulkoistamista vastaa Interacting ba eli vuorovaikutuksen areena yhdistämistä vastaa Cyber ba eli järjestävä areena sisäistämistä vastaa Execising ba eli toteuttava areena (Nonaka & Konno 1998, Harmaakorpi 2008). SECI-malli ja areenat toivat esiin fyysisen läsnäolon tärkeyden uuden tiedon luomisessa (Kostiainen 2008). Käsitepari local buzz global pipelines viittaa paikallisen ja globaalin suhteeseen uuden tiedon luomisessa. Ensimmäinen viittaa paikalliseen vuorovaikutukseen ja osallisuuteen siinä, jälkimmäinen puolestaan viittaa globaaleihin tietokanaviin. Paikallisessa vuorovaikutuksessa tietovirrat ovat suunnittelemattomia ja toimija ikään kuin altistuu päivittäisissä kontakteissaan monenlaisella paikalliselle tiedolle. Paikallisten toimijoiden keskenään käyttämä kieli ja tulkintamallit helpottavat tietovirtojen ymmärtämistä ja hyödyntämistä (Kautonen 2008). On myös olemassa sellaista hiljaista tietoa, jota ei voi saada näkyväksi, siirtää tiedostoon ja varastoida. Tämä johtaa siihen, että tietotekniikasta ei löydy ratkaisua hiljaisen tiedon käsittelyyn. Tämä viittaa ihmisten johtamisen tärkeyteen hiljaisen tiedon käsittelyssä ja sosiaalisen kontekstin tärkeyteen oppimisessa (Hildreth & Kimble 2002). Vain riittävän pitkälle rakenteistettu tieto ja sen käsittelysäännöt voidaan automatisoida (Salmela 2008). Suorittamisen alueella puhutaan yksilön toiminnallisesta pätevyydestä tai organisaation ydinpätevyyksistä, sosiaalisella alueella puhutaan taas yksilön johtajan kyvyistä tai organisaation kyvykkyyksistä. Vaikka organisaation työntekijä olisi teknisesti taitava tai etevä johtaja, organisaatiolla kokonaisuudessa ei välttämättä ole samoja ominaisuuksia (Ulrich & Smallwood 2004). Tunneäly tarkoittaa kykyä havaita tunteita sekä itsessä että muissa, motivoitua ja hallita tehokkaasti sekä omia tunnetiloja että ihmissuhteisiin liittyviä tunteita. Tunneäly on eri asia kuin perinteinen älykkyys ja sitä tarvitaan täydentämään älykkyysosamäärää (Coleman 2006: 36, 315, 361). Armand Mattelart (2001) esittää teoksessa Tietoyhteiskunnan historia, että sana informaatio esiintyy jo Francis Baconin ( ) teksteissä vain yhteydessä tiedon hankkimiseen ja sen hankkiminen oli tiedustelutoimintaa. Gottfried Wilhelm Leibniz ( ) esitti väittämän, jonka mukaan merkkikieli on ainoa ratkaisu luonnollisen kielen puutteellisuuksiin, jotka synnyttävät viestintään niin paljon karikoita ja riitasointuja. Condorcet ( ) puolestaan esitti, että
18 8 Acta Wasaensia käyttämällä hyväksi menneisyyttä koskevaa kokemusta, siis sitä mitä on tapahtunut ja kuinka usein, on mahdollista ennakoida tulevaisuutta, todennäköisyyksiä. Daniel Bell markkinoi käsitteen jälkiteollinen yhteiskunta. Ennustetekniikoiden avulla voitaisiin supistaa taloudellista tulevaisuutta koskevaa epävarmuuden astetta. Amitai Etzioni toi osallistuvan demokratian teeman uudesta yhteiskunnasta käytyyn keskusteluun. Yhteisön jäsenet ovat niitä sosiaalisen verkoston muodostamia ihmisiä, jotka tunnustavat toinen toisensa yksilöinä ja joilla on sama moraalinen katsantokanta. Sanapari sosiaalinen side liittyy tähän moraaliseen katsantokantaan (Mattelart 2001). Matti Soramäki (2003)on vertaillut erilaisia informaatioyhteiskuntateorioita. Tutkituista Peter F. Drucker ja Nico Stehr korostavat tiedon merkitystä kehitystä ohjaavana tekijänä ja haluavat käyttää nimitystä tietoyhteiskunta tai tietotalous. He näkevät tiedon toiminnan ja johtamisen resurssina ja välineenä. Antti Hautamäen (2008) mukaan tietoyhteiskunnan kehittäminen on ollut suuri suomalainen projekti. Ensimmäisessä Suomi tietoyhteiskunnaksi strategiassa puhuttiin tiedon valtateistä. Toisessa Elämänlaatu, osaaminen ja kilpailukyky tietoyhteiskuntaa kutsutaan ihmisten verkoksi. Kolmannessa Uudistuva, ihmisläheinen ja kilpailukykyinen Suomi visiona on hyvä elämä tietoyhteiskunnassa. Kansainvälisesti tietoyhteiskunnan tilaa arvioidaan pääosin perinteisessä lähestymistavassa eli teknologian mukaan (Parjo 2008). Tietojärjestelmät Informaatiotutkimuksen piirissä tietohallinnon käsite muodostuu organisaation käytettävissä olevista sisäisistä ja ulkoisista informaatioresursseista ja niiden hallinnasta. Tietohallinto ymmärretään organisaation päämäärien saavuttamista edistäväksi toiminnoksi kuten esimerkiksi taloushallinto. Tiedon hallinnalla tarkoitetaan yleensä informaation hallintaa eri yhteyksissä osana yksilöiden, ryhmien, organisaatioiden ja yhteisöjen toimintaa (Huotari, Hurme & Valkonen 2005: 47 48). Tiedonhallintajärjestelmät muodostuvat yleensä tietokannasta ja tietokannan hallintajärjestelmästä, joihin tieto kootaan ja jossa sitä säilytetään, viestintäjärjestelmistä, joiden avulla tietoa haetaan ja siirretään sekä selailusta, jonka avulla työntekijät voivat tehdä hakuja tietokannassa. Haasteena on sellaisten tapojen löytäminen, joilla motivoidaan yksiköitä dokumentoimaan ideansa ja tietonsa, jotta ne olisivat muiden käytettävissä. Vaikka ajatus on yksinkertainen, se on vaikea toteuttaa ( Kaplan & Norton 2004: 293).
19 Acta Wasaensia 9 Perustietojärjestelmiä ovat esimerkiksi aineisto- ja asiakirjakokoelmat, talous-, henkilöstö-, asiakastieto- ja materiaalin ohjausjärjestelmät. Muita tietojärjestelmiä ovat esimerkiksi johdon tietojärjestelmät ja asiantuntijajärjestelmät. Tietojärjestelmillä on oma rooli uuden tiedon luomisessa. Esimerkiksi asiantuntijahakemiston avulla voidaan johdattaa piiloisen tiedon lähteille eli paikallistamaan asiantuntijuutta. Tietojärjestelmät mahdollistavat niihin tallennettujen ja tallennettavien perustietojen hyväksikäytön. Myös ihmisten muodostamia sosiaalisia järjestelmiä, informaation siirtoa, vaihtoa ja jakelua sekä tiedon jakamista voidaan kutsua tietojärjestelmiksi. (Huotari 2005). Organisaatiot rakentavat järjestelmiä hankkimaan, jakamaan ja levittämään kaikenlaista informaatiota. Tuoreimmat tiedot saa useimmiten vain henkilökohtaisten kontaktien avulla (Huotari & Wilson 2001), koska informaatioasiantuntijat eivät välttämättä edes tunne ongelman ratkaisuja tekevien tarpeita (Durrance, Souden, Walker & Fisher 2006). Tiedon jakamisessa syntyy ongelmia, kun joko jaettujen symbolien eroja ei tunnisteta tai roolien eroja ja tunteiden ilmaisemista ei ymmärretä (Sonnenwald 2006). Hiljainen tieto on tietoa, jonka sisältö ja muoto ei ole kuvattavissa ja hallittavissa tietojärjestelmien koodikielellä. Näkyvä tieto on tietoa, joka kulkee ja elää järjestelmissä ja papereissa täyttäen sovitut muodot sekä sisällön että ulkoasun suhteen. Siksi se on myös hallittavissa, luokiteltavissa, kopioitavissa ja jaettavissa nopeasti ja laajasti (Määttä 2000: 51 52). Nonakan mukaan länsimaissa on perinteinen käsitys organisaatiosta informaatiota käsittelevänä koneena. Tämän näkemyksen mukaan ainoa hyödyllinen tieto on formaali ja kvantifioitavissa oleva data ja sen arvo ja käyttötarkoitus on mitattavissa olevat tehokkuus, alemmat kustannukset ja sijoitetun pääoman tuotto. Nonakan mukaan uuden tiedon luominen ei ole pelkästään informaation prosessointia, vaan se on mieluummin yksittäisten työntekijöiden yksilöllisten ajatusten ja aavistusten esille saamista, niiden testaamista ja saamista koko organisaation käyttöön (Nonaka 1991, 2007, 2008, Nonaka & Takeuchi 1995: 8). Oppimiskäsitys Oppimiskäsitysten mukaan tieto voidaan määritellä eri tavoin. Jos oppimisnäkemyksiä ryhmitellään erilaisten tietokäsitysten mukaan, niitä on tapana kuvata kahdella vastakkaisella paradigmalla: empirismi ja konstruktivismi. Empirismi korostaa sitä, että yksilön tieto on kokemusperäistä. Konstruktivismi puolestaan korostaa, että oppiminen liittyy tiettyihin tilanteisiin ja on aktiivista toimintaa, oppija on itseohjautuva ja aktiivisesti kysymyksiä ja ongelmia ratkaiseva. Uusi tieto luodaan sosiaalisessa vuorovaikutuksessa jatkuvasti muuttuvissa oloissa. Viestintä, vuorovaikutus ja informaatio ovat uuden tiedon luomisen perusta. Sosiokonstruktivistinen oppimisnäkemys korostaa sitä, että vuorovaikutus on tiedon
20 10 Acta Wasaensia yksilöllisen konstruoinnin ja siten kaiken oppimisen ehdoton edellytys. Tieto on siis aina jollain tavoin yhdessä muiden kanssa jaettua ja rakennettua. Yksilön tieto ja tietäminen rakentuvat vuorovaikutustilanteessa (Huotari, Hurme & Valkonen 2005: 10, 29 30, 39). Tutkimukset organisaatiokulttuurista ovat valottaneet organisaatiota epistemologisena järjestelmänä. Tällöin on huomattu, että organisaatio järjestelmänä voi oppia, muuttaa itseään ja kehittyä sen jäsenten sekä sen ja ympäristön välisessä sosiaalisessa vuorovaikutuksessa. Organisaatioiden jatkuvan muutoksen tarve on pitkään ollut organisaation oppimista tutkivien teoreetikkojen keskeinen kohde. Nämä ovat yleensä pitäneet tarpeellisena jonkin näkyvän intervention tai kehitysohjelman käynnistämistä ja korostaneet eksplisiittisen tiedon hyödyntämistä tiedon luomisen sijaan (Nonaka & Takeuchi 1995: 42 48). Organisaatiot voivat oppia kahden perusmallin avulla. Nämä ovat kokemukseen perustuva oppiminen (DUI: Learning by Doing, Using an Interacting) sekä tieteeseen ja tutkimukseen perustuva oppiminen (STI: Science, Technology and Innovation). Toinen tapa on tarkastella organisaatioiden erilaisuutta niiden hyödyntämien tietoperustojen kautta. Nämä tietoperustat voidaan jakaa analyyttiseen, synteettiseen ja kulttuuriseen tietoon pohjautuviksi. Analyyttisessä tietoperustassa hallitseva tiedon muoto on kodifioitu tieto kuten dokumentit, synteettisessä hiljainen, konkreettinen know-how ja käytännön taidot, kulttuurisessa tietopohjassa luottamus hiljaiseen tietoon ja taitoon sekä taitojen etsintä (Kautonen 2008, Asheim 2006). Yksi organisaation oppimisen perusmalleista on niin sanottu double loop learning eli kaksinkertaisen palautekytkennän oppimisen malli. Se tarkoittaa virheistä oppimista tai kyseenalaistamalla oppimista. Kyseenalaistaminen edistää erityisesti yhteistä tiedon tulkintaa. Organisaation tyypillinen päätöksenteko perustuu korjaaviin toimenpiteisiin aiemmin annettujen toimintaohjeiden mukaisesti. Single-loop learning eli yhden palautekytkennän oppiminen, jota voisi kutsua palautteesta oppimiseksi, korjaa vain toimenpiteitä olemassa olevien ehtojen ja asetettujen normien mukaan. Kaksinkertaisen palautekytkennän oppiminen eli kyseenalaistamalla oppiminen tapahtuu silloin, kun korjaustoimenpiteitä ei tehdäkään itse korjattavaan asiaan, vaan toimintaohjeisiin. Ihmiset alkavat kyseenalaistamaan annettuja toimintaohjeita ja muuttamaan niitä tarvittaessa. Kun analysoidaan ryhmässä, miksi virhe tehtiin, niin yhteinen ymmärrys kehittämisestä lisääntyy ja virheiden määrä vähenee (Otala 2002: , Choo 2002: 13 14). Kinnunen (2010: 144) on todennut, että kaksikehäistä oppimista ei tapahdu eikä virheistä opita, jos virheet ohitetaan syitä selvittämättä. Keskustelulle tulisi antaa mahdollisuuksia työyhteisössä laajemmin.