Source: https://lanxess.com/de-DE/Investoren/Hauptversammlung/Einladung-und-Tagesordnung/Weitere-Informationen-zur-Einberufung
Timestamp: 2020-08-06 15:24:56
Document Index: 212935616

Matched Legal Cases: ['§ 135', '§ 135', '§ 122', '§ 126', '§ 126', '§ 1', '§ 131', '§ 1', '§ 124']

Weitere Informationen zur Einberufu...
II. Weitere Informationen zur Einberufung und Durchführung der Hauptversammlung
1. Durchführung der Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung
Die Hauptversammlung wird mit Zustimmung des Aufsichtsrats der Gesellschaft nach Maßgabe des Covid-19-Gesetzes als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten.
Ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre oder ihre Bevollmächtigte haben die Möglichkeit, die gesamte Hauptversammlung mittels elektronischer Zuschaltung in Bild und Ton live zu verfolgen. Die Stimmrechtsausübung der angemeldeten Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Den angemeldeten Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten wird eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Den angemeldeten Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, wird die Möglichkeit eingeräumt, auf elektronischem Wege Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung zu erklären. Die weiteren Einzelheiten hierzu werden im Folgenden dargestellt.
Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung (d.h. Verfolgung der Hauptversammlung im Wege elektronischer Zuschaltung in Bild und Ton) und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre – persönlich oder durch einen Bevollmächtigten – berechtigt, die ihre Berechtigung durch einen durch das depotführende Institut in Textform erstellten besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes nachgewiesen haben und sich spätestens am Donnerstag, den 20. August 2020, 24:00 Uhr (MESZ), in Textform in deutscher oder englischer Sprache bei der Gesellschaft angemeldet haben.
Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, also Donnerstag, 6. August 2020, 00:00 Uhr (MESZ), beziehen (Nachweisstichtag) und in deutscher oder englischer Sprache erfolgen. Der Nachweis des Anteilsbesitzes und die Anmeldung müssen der Gesellschaft spätestens am Donnerstag, den 20. August 2020, 24:00 Uhr (MESZ), unter folgender Adresse zugehen:
Der Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und die Ausübung und den Umfang des Stimmrechts in der virtuellen Hauptversammlung maßgebend. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes zum Nachweisstichtag erbracht hat. Veränderungen im Aktienbestand nach dem Nachweisstichtag haben für das Teilnahmerecht und den Umfang des Stimmrechts keine Bedeutung. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besessen und ihre Aktien erst nach dem Nachweisstichtag erworben haben, sind somit weder teilnahme- noch stimmberechtigt, soweit sie sich nicht bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen. Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und den besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht haben, bleiben auch dann teilnahmeberechtigt und im Umfang des nachgewiesenen Anteilsbesitzes stimmberechtigt, wenn sie ihre Aktien nach dem Nachweisstichtag ganz oder teilweise veräußern. Für die Dividendenberechtigung hat der Nachweisstichtag keine Bedeutung.
Nach Zugang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes werden den teilnahmeberechtigten Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten die Anmeldebestätigungen für die virtuelle Hauptversammlung übersandt. Wir bitten die Aktionäre, frühzeitig für die Anmeldung und die Übersendung des Nachweises des Anteilsbesitzes über ihr depotführendes Institut Sorge zu tragen, um die Organisation der virtuellen Hauptversammlung zu erleichtern.
3. Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung
Die gesamte Hauptversammlung wird am Donnerstag, den 27. August 2020 ab 10:00 Uhr (MESZ) für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre der Gesellschaft oder ihre Bevollmächtigten live in Bild und Ton im InvestorPortal auf der Internetseite der Gesellschaft unter
übertragen. Die dafür erforderlichen Zugangsdaten erhalten die Aktionäre mit der Anmeldebestätigung.
Die Rede des Vorstandsvorsitzenden kann auch von sonstigen Interessenten live im Internet unter hv.lanxess.de verfolgt werden.
4. Stimmabgabe durch Briefwahl
Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können ihr Stimmrecht durch Briefwahl ausüben.
Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl sind eine fristgerechte Anmeldung und ein ordnungsgemäßer Nachweis des Anteilsbesitzes (siehe Abschnitt II. 2) erforderlich.
Briefwahlstimmen können schriftlich sowie in Textform, per Telefax oder per E-Mail spätestens bis Mittwoch, 26. August 2020, 24:00 Uhr (MESZ) (Eingang maßgeblich) bei der Gesellschaft über folgende Kontaktdaten
abgegeben werden. Das Briefwahlformular, von dem bei der Briefwahl Gebrauch gemacht werden kann, ist auf der Anmeldebestätigung abgedruckt und ist auch im Internet unter hv.lanxess.de abrufbar.
Briefwahlstimmen können ferner elektronisch im InvestorPortal der Gesellschaft über die Internetseite der Gesellschaft unter
abgegeben werden. Die Stimmabgabe durch Briefwahl über das InvestorPortal ist auch noch während der virtuellen Hauptversammlung möglich, muss jedoch spätestens bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmungen festgelegten Zeitpunkt erfolgt sein.
Für Widerruf oder Änderung der abgegebenen Briefwahlstimmen sowie das Verhältnis zwischen abgegebenen Briefwahlstimmen und der Vollmachtserteilung (mit Weisungen) an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft gelten die Regelungen in Abschnitt II.7. Weitere Einzelheiten zur Briefwahl können die Aktionäre den Erläuterungen im Briefwahlformular bzw. der Internetseite (hv.lanxess.de) entnehmen.
5. Verfahren für die Stimmabgabe durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter
Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten haben die Möglichkeit, für die Ausübung des Stimmrechts von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen.
Auch im Fall der Bevollmächtigung von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft sind eine fristgerechte Anmeldung und ein ordnungsgemäßer Nachweis des Anteilsbesitzes (siehe Abschnitt II.2) erforderlich.
Die Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht im Falle ihrer Bevollmächtigung nur weisungsgebunden aus. Den Stimmrechtsvertretern müssen eine Vollmacht und Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts zu jedem zur Abstimmung stehenden Tagesordnungspunkt erteilt werden. Soweit eine ausdrückliche und eindeutige Weisung fehlt, werden sich die Stimmrechtsvertreter der Stimme enthalten. Die Ausübung bestimmter Teilnahmerechte (wie beispielsweise das Stellen von Fragen oder Anträgen, die Abgabe von Erklärungen sowie die Erklärung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse) durch die Stimmrechtsvertreter ist nicht möglich.
Die Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können schriftlich, in Textform, per Telefax oder per E-Mail spätestens bis Mittwoch, 26. August 2020, 24:00 Uhr (MESZ) (Eingang maßgeblich) bei der Gesellschaft über folgende Kontaktdaten
erteilt werden. Ein Formular, von dem bei der Vollmachts- und Weisungserteilung Gebrauch gemacht werden kann, ist auf der Anmeldebestätigung abgedruckt und ist auch im Internet unter hv.lanxess.de abrufbar.
Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können ferner elektronisch im InvestorPortal der Gesellschaft über die Internetseite der Gesellschaft unter
erteilt werden. Die Vollmachts- und Weisungserteilung über das InvestorPortal ist auch noch während der virtuellen Hauptversammlung möglich, muss jedoch spätestens bis zu dem vom Versammlungsleiter festgelegten Zeitpunkt im Rahmen der Abstimmungen erfolgt sein.
Für Widerruf oder Änderung einer erteilten Vollmacht (mit Weisungen) an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sowie das Verhältnis zwischen der Vollmachtserteilung (mit Weisungen) an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft und den abgegebenen Briefwahlstimmen gelten die Regelungen in Abschnitt II.7. Weitere Einzelheiten zur Vollmachtserteilung können die Aktionäre den Erläuterungen im Vollmachtsformular bzw. der Internetseite (hv.lanxess.de) entnehmen.
6. Ausübung der Aktionärsrechte durch einen Bevollmächtigten, Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten
Aktionäre können sich nach entsprechender Vollmachtserteilung bei der Ausübung ihres Stimmrechts und ihrer anderen Rechte durch einen Bevollmächtigten – z.B. einen Intermediär, einen Stimmrechtsberater, eine Vereinigung von Aktionären oder einen sonstigen Dritten – vertreten lassen. Auch im Fall der Bevollmächtigung eines Dritten sind eine fristgerechte Anmeldung und ein ordnungsgemäßer Nachweis des Anteilsbesitzes (siehe Abschnitt II.2) erforderlich.
Bevollmächtigte können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)vollmacht an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausüben. Die Nutzung des InvestorPortals der Gesellschaft durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Vollmachtgeber die mit der Anmeldebestätigung zur virtuellen Hauptversammlung versandten Zugangsdaten erhält, sofern die Zugangsdaten nicht direkt an den Bevollmächtigten versandt wurden.
Die Vollmacht kann durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erteilt werden.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform, wenn keine Vollmacht nach § 135 AktG erteilt wird. Wenn eine Vollmacht nach § 135 AktG (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde) erteilt wird, besteht kein Textformerfordernis. Die Vollmachtserklärung muss jedoch vom Bevollmächtigten nachprüfbar festgehalten werden. Die Vollmachtserklärung muss zudem vollständig sein und darf nur mit der Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten. Aktionäre werden gebeten, sich in diesen Fällen rechtzeitig mit dem zu Bevollmächtigenden über die Form der Vollmacht abzustimmen.
Die Vollmacht kann gegenüber der Gesellschaft schriftlich, in Textform, per Telefax oder per E-Mail spätestens bis Mittwoch, 26. August 2020, 24:00 Uhr (MESZ) (Eingang maßgeblich) bei der Gesellschaft über folgende Kontaktdaten
erteilt werden. Entsprechendes gilt für den Nachweis einer gegenüber dem Bevollmächtigten erteilten Vollmacht. Ein Formular, von dem bei der Vollmachtserteilung Gebrauch gemacht werden kann, ist auf der Anmeldebestätigung abgedruckt und ist auch im Internet unter hv.lanxess.de abrufbar.
Die Erteilung der Vollmacht gegenüber der Gesellschaft kann auch elektronisch im InvestorPortal der Gesellschaft über die Internetseite der Gesellschaft unter
erteilt werden. Die Vollmachtserteilung über das InvestorPortal ist auch noch während der virtuellen Hauptversammlung möglich, muss jedoch spätestens bis zum Beginn der Abstimmungen erfolgt sein. Ein Nachweis einer gegenüber dem Bevollmächtigten erteilten Vollmacht über das Internet (InvestorPortal) ist nicht möglich.
Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Weitere Einzelheiten zur Vollmachtserteilung können die Aktionäre den Erläuterungen im Vollmachtsformular bzw. der Internetseite (hv.lanxess.de) entnehmen.
7. Änderung und Widerruf von Briefwahlstimmen oder erteilten Vollmachten und Weisungen, Verhältnis von Briefwahlstimmen sowie weitere Informationen zur Stimmrechtsausübung
Ein Widerruf oder eine Änderung von abgegebenen Briefwahlstimmen oder erteilten Vollmachten und Weisungen kann schriftlich, in Textform, per Telefax oder per E-Mail spätestens bis Mittwoch, 26. August 2020, 24:00 Uhr (MESZ) (Eingang maßgeblich) über folgende Kontaktdaten
Ein Widerruf oder eine Änderung ist auch über das Internet (InvestorPortal, hv.lanxess.de) bis zu dem vom Versammlungsleiter im Rahmen der Abstimmungen festgelegten Zeitpunkt möglich.
Wenn neben Briefwahlstimmen auch Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft für ein und denselben Aktienbestand eingehen, werden stets die Briefwahlstimmen als vorrangig angesehen; die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft werden insoweit von einer ihnen erteilten Vollmacht keinen Gebrauch machen und die betreffenden Aktien nicht vertreten. Wenn darüber hinaus für ein und denselben Aktienbestand auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt abgeben wurde, werden diese in folgender Reihenfolge berücksichtigt: 1. per Internet (InvestorPortal), 2. per E-Mail, 3. per Telefax und 4. in Papierform.
Weitere Einzelheiten hierzu können die Aktionäre den Erläuterungen im Briefwahlformular bzw. Vollmachtsformular sowie auf der Internetseite (hv.lanxess.de) entnehmen.
8. Ergänzungsanträge zur Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit gemäß § 122 Absatz 2 AktG
Das Verlangen muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Versammlung zugehen, wobei der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung nicht mitzurechnen sind. Letztmöglicher Zugangstermin ist also Montag, 27. Juli 2020, 24:00 Uhr (MESZ). Ein später zugegangenes Ergänzungsverlangen wird nicht berücksichtigt.
Weitergehende Erläuterungen finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter hv.lanxess.de.
9. Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Absatz 1 und 127 AktG
Die Rechte der Aktionäre, Anträge und Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung zu stellen sowie Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern und Abschlussprüfern zu unterbreiten, sind nach der gesetzlichen Konzeption des Covid-19-Gesetzes ausgeschlossen. Gleichwohl wird den Aktionären die Möglichkeit eingeräumt, in entsprechender Anwendung der §§ 126, 127 AktG Gegenanträge sowie Wahlvorschläge im Vorfeld der Hauptversammlung nach Maßgabe der nachstehenden Ausführungen zu übermitteln.
Gegenanträge mit Begründung gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung und Vorschläge von Aktionären zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern und Abschlussprüfern sind ausschließlich an die nachstehende Adresse zu richten und müssen mindestens vierzehn Tage vor der Hauptversammlung (ohne Tag des Zugangs und Tag der Hauptversammlung), also spätestens bis Mittwoch, 12. August 2020, 24:00 Uhr (MESZ), zugegangen sein:
Fristgerecht bei vorstehender Adresse mit Nachweis der Aktionärseigenschaft eingegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge werden, soweit sie den anderen Aktionären zugänglich zu machen sind, im Internet unter hv.lanxess.de unverzüglich veröffentlicht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht. Anderweitig adressierte oder nicht fristgerecht eingegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt. Entsprechende Gegenanträge und Wahlvorschläge werden in der Hauptversammlung allerdings in Übereinstimmung mit der Konzeption des Covid-19-Gesetzes nicht zur Abstimmung gestellt und auch nicht anderweitig behandelt. Weitergehende Erläuterungen, insbesondere zu den Umständen, unter denen Gegenanträge und Wahlvorschläge nicht zugänglich zu machen sind, finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter hv.lanxess.de.
10. Möglichkeit zur Einreichung von Fragen nach § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 von Artikel 2 des Covid-19-Gesetzes
Aktionäre haben während der virtuellen Hauptversammlung kein Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG. Aktionäre, die ordnungsgemäß angemeldet sind, oder ihre Bevollmächtigten haben jedoch die Möglichkeit, der Gesellschaft vorab Fragen bis spätestens zwei Tage vor der virtuellen Hauptversammlung, d.h. spätestens bis zum Montag, 24. August 2020, 24:00 Uhr (MESZ) im Wege elektronischer Kommunikation in deutscher Sprache einzureichen. Hierfür steht unter hv.lanxess.de das InvestorPortal zur Verfügung. Eine anderweitige Form der Übermittlung ist ausgeschlossen. Danach und während der Hauptversammlung können keine Fragen eingereicht oder gestellt werden.
Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet. Der Vorstand ist insbesondere nicht gehalten, alle Fragen zu beantworten, er kann vielmehr Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen. Er kann dabei Aktionärsvereinigungen und institutionelle Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen bevorzugen.
Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können vom Beginn bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung über das InvestorPortal der Gesellschaft (hv.lanxess.de) auf elektronischem Weg Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll des amtierenden Notars erklären, § 1 Abs. 2 Nr. 4 von Artikel 2 des Covid-19-Gesetzes. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können keine Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll des amtierenden Notars erklären.
12. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte
Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung sind insgesamt 87.447.852 Stückaktien ausgegeben. Jede ausgegebene Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung 1.101.549 eigene Aktien. Aus diesen eigenen Aktien stehen der Gesellschaft keine Stimmrechte zu.
13. Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft und Datenschutz
Gemäß § 124a AktG sind diese Einladung zur Hauptversammlung, die der Hauptversammlung zugänglich zu machenden Unterlagen und weitere Informationen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung den Aktionären auf der Internetseite der Gesellschaft unter hv.lanxess.de zugänglich. Nach der Hauptversammlung werden die Abstimmungsergebnisse auf der Internetseite der Gesellschaft unter hv.lanxess.de veröffentlicht. Informationen zum Datenschutz für Aktionäre finden sich in der Anlage zu dieser Einberufung.