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Timestamp: 2019-02-24 04:53:05+00:00
Document Index: 40535094

Matched Legal Cases: ['art. 27', 'art. 31', 'art. 31', 'art. 6', 'art. 15', 'art. 36', 'art. 27', 'art. 7', 'art. 31', 'art. 6', 'art. 23', 'art. 1', 'art. 7', 'art. 15', 'art. 13', 'art. 13', 'art. 7', 'art. 7', 'art. 10']

Allegato A.2. Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti... - Garante Privacy
Allegato A.2. Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici
Nella seduta odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Ugo De Siervo e dell´ing. Claudio Manganelli, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Visto l´art. 27 della direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 24 ottobre 1995, secondo cui gli Stati membri e la Commissione incoraggiano l´elaborazione di codici di condotta destinati a contribuire, in funzione delle specificità settoriali, alla corretta applicazione delle disposizioni nazionali di attuazione della direttiva adottate dagli Stati membri;
Visto l´art. 31, comma 1, lettera h) della legge 31 dicembre 1996, n. 675, il quale attribuisce al Garante il compito di promuovere nell´ambito delle categorie interessate, nell´osservanza del principio di rappresentatività, la sottoscrizione di codici di deontologia e di buona condotta per determinati settori, verificarne la conformità alle leggi e ai regolamenti anche attraverso l´esame di osservazioni di soggetti interessati e contribuire a garantirne la diffusione e il rispetto;
Visto l´articolo 7, comma 5, del medesimo decreto legislativo n. 281/1999, relativo ad alcuni profili che devono essere individuati dal codice per i trattamenti di dati per scopi storici;
Visto il provvedimento 10 febbraio 2000 del Garante per la protezione dei dati personali, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 46 del 25 febbraio 2000, con il quale il Garante ha promosso la sottoscrizione di uno o più codici di deontologia e di buona condotta relativi del trattamento di dati personali per scopi storici effettuati da archivisti e utenti ed ha invitato tutti i soggetti aventi titolo a partecipare all´adozione del medesimo codice in base al principio di rappresentatività a darne comunicazione al Garante entro il 31 marzo 2000;
Viste le comunicazioni pervenute al Garante in risposta al provvedimento del 10 febbraio 2000, con le quali diversi soggetti pubblici e privati, società scientifiche ed associazioni professionali hanno manifestato la volontà di partecipare alla redazione del codice e fra i quali è stato conseguentemente costituito un apposito gruppo di lavoro composto da componenti della Commissione consultiva per le questioni inerenti la consultabilità degli atti d´archivio riservati, del Centro di documentazione ebraica, del Ministero per i beni e le attività culturali, dell´Associazione delle istituzioni culturali italiane, dell´Associazione nazionale archivistica italiana, dell´Istituto nazionale per la storia del movimento di liberazione in Italia, della Società per lo studio della storia contemporanea, dell´Istituto storico italiano per l´età moderna e contemporanea, della Società per gli studi di storia delle istituzioni, della Società italiana delle storiche, dell´istituto romano per la storia d´Italia dal fascismo alla resistenza;
Constatata la conformità del codice alle leggi e ai regolamenti in materia di protezione delle persone rispetto al trattamento dei dati personali, ed in particolare all´ art. 31, comma 1, lettera h) della legge n. 675/1996, nonché agli artt. 6 e 7 del decreto legislativo n. 281/1999;
Considerato che, ai sensi dell´art. 6, comma 1, del decreto legislativo n. 281/1999, il codice deve essere pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana a cura del Garante;
Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell´art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000, adottato con deliberazione n. 15 del 28 giugno 2000 e pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana n. 162 del 13 luglio 2000;
la trasmissione del codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici che figura in allegato all´Ufficio pubblicazione leggi e decreti del Ministero della giustizia per la sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana.
A.2. Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici (*)
1) Chiunque accede ad informazioni e documenti per scopi storici utilizza frequentemente dati di carattere personale per i quali la legge prevede alcune garanzie a tutela degli interessati, in considerazione dell´interesse pubblico allo svolgimento di tali trattamenti, il legislatore -con specifico riguardo agli archivi pubblici e a quelli privati dichiarati di notevole interesse storico ai sensi dell´art. 36 del d.P.R. 30 settembre 1963 n. 1409- ha esentato i soggetti che utilizzano dati personali per le suddette finalità dall´obbligo di richiedere il consenso degli interessati ai sensi degli artt. 12, 20 e 28 della legge (l. 31 dicembre 1996, n. 675, in particolare art. 27; dd.lg. 11 maggio 1999, n. 135 e 30 luglio 1999, n. 281, in particolare art. 7, comma 4; d.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, e successive modificazioni e integrazioni).
2) L´utilizzazione di tali dati da parte di utenti ed archivisti deve pertanto rispettare le previsioni di legge e quelle del presente codice di deontologia e di buona condotta, l´osservanza del quale, oltre a rappresentare un obbligo deontologico, costituisce condizione essenziale per la liceità del trattamento dei dati (art. 31, comma 1, lettera h), l. 31 dicembre 1996, n. 675; art. 6, d.lg. 30 luglio 1999, n. 281).
3) L´osservanza di tali regole non deve pregiudicare l´indagine, la ricerca, la documentazione e lo studio ovunque svolti, in relazione a figure, fatti e circostanze del passato.
4) I trattamenti di dati personali concernenti la conservazione, l´ordinamento e la comunicazione dei documenti conservati negli Archivi di Stato e negli archivi storici degli enti pubblici sono considerati di rilevante interesse pubblico (art. 23, d.lg. 11 maggio 1999, n. 135).
5) La sottoscrizione del presente codice è promossa per legge dal Garante, nel rispetto del principio di rappresentatività dei soggetti pubblici e privati interessati. Il codice è espressione delle associazioni professionali e delle categorie interessate, ivi comprese le società scientifiche, ed è volto ad assicurare l´equilibrio delle diverse esigenze connesse alla ricerca e alla rappresentazione di fatti storici con i diritti e le libertà fondamentali delle persone interessate (art. 1, l. 31 dicembre 1996, n. 675).
a) agli artt. 8 e 10 della Convenzione europea per la salvaguardia dei diritti dell´uomo e delle libertà fondamentali del 1950, ratificata dall´Italia con legge 4 agosto 1955, n. 848
b) alla Raccomandazione R (2000) 13 del 13 luglio 2000 del Consiglio d´Europa;
c) agli artt. 1, 7, 8, 11 e 13 della Carta dei diritti fondamentali dell´Unione europea;
1. Le presenti norme sono volte a garantire che l´utilizzazione di dati di carattere personale acquisiti nell´esercizio della libera ricerca storica e del diritto allo studio e all´informazione, nonché nell´accesso ad atti e documenti, si svolga nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone interessate, in particolare del diritto alla riservatezza e del diritto all´identità personale.
2. Il presente codice detta disposizioni per i trattamenti di dati personali effettuati per scopi storici in relazione ai documenti conservati presso archivi delle pubbliche amministrazioni, enti pubblici ed archivi privati dichiarati di notevole interesse storico. Il codice si applica, senza necessità di sottoscrizione, all´insieme dei trattamenti di dati personali comunque effettuati dagli utenti per scopi storici.
b) nei confronti degli utenti, individua cautele per la raccolta, l´utilizzazione e la diffusione dei dati contenuti nei documenti.
4. La competente sovrintendenza archivistica riceve comunicazione da parte di proprietari, possessori e detentori di archivi privati non dichiarati di notevole interesse storico o di singoli documenti di interesse storico, i quali manifestano l´intenzione di applicare il presente codice nella misura per essi compatibile.
1. Nell´applicazione del presente codice si tiene conto delle definizioni e delle indicazioni contenute nella disciplina in materia di trattamento dei dati personali e, in particolare, delle disposizioni citate nel preambolo. Ai medesimi fini si intende, altresì:
2. Gli archivisti di enti o istituzioni pubbliche si adoperano per il pieno rispetto, anche da parte dei terzi con cui entrano in contatto per ragioni del proprio ufficio o servizio, delle disposizioni di legge e di regolamento in materia archivistica e, in particolare, di quanto previsto negli artt. 21 e 21-bis del d.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, come modificati dal d.lg. 30 luglio 1999, n. 281, dall´art. 7 del medesimo d.lg. n. 281, e successive modificazioni ed integrazioni.
3. I soggetti che operano presso enti pubblici svolgendo funzioni archivistiche, nel trattare dati di carattere personale si attengono ai doveri di lealtà, correttezza, imparzialità, onestà e diligenza propri dell´esercizio della professione e della qualifica o livello ricoperti. Essi conformano il proprio operato al principio di trasparenza della attività amministrativa.
a) favorire il recupero, l´acquisizione e la tutela dei documenti. A tal fine, operano in conformità con i principi, i criteri metodologici e le pratiche della professione generalmente condivisi ed accettati, curando anche l´aggiornamento sistematico e continuo delle proprie conoscenze storiche, amministrative e tecnologiche;
b) tutelare l´integrità degli archivi e l´autenticità dei documenti, anche elettronici e multimediali, di cui promuovono la conservazione permanente, in particolare di quelli esposti a rischi di cancellazione, dispersione ed alterazione dei dati;
d) assicurare il rispetto delle misure di sicurezza previste dall´art. 15 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e dal d.P.R. 28 luglio 1999, n. 318 e successive integrazioni e modificazioni, sviluppando misure idonee a prevenire l´eventuale distruzione, dispersione o accesso non autorizzato ai documenti, e adottando, in presenza di specifici rischi, particolari cautele quali la consultazione in copia di alcuni documenti e la conservazione degli originali in cassaforte o armadi blindati.
2. L´archivista promuove il più largo accesso agli archivi e, attenendosi al quadro della normativa vigente, favorisce l´attività di ricerca e di informazione nonché il reperimento delle fonti.
3. L´archivista informa il ricercatore sui documenti estratti temporaneamente da un fascicolo perchè esclusi dalla consultazione.
a) non fare alcun uso delle informazioni non disponibili agli utenti o non rese pubbliche, ottenute in ragione della propria attività anche in via confidenziale, per proprie ricerche o per realizzare profitti e interessi privati. Nel caso in cui l´archivista svolga ricerche per fini personali o comunque estranei alla propria attività professionale, è soggetto alle stesse regole e ai medesimi limiti previsti per gli utenti;
b) mantenere riservate le notizie e le informazioni concernenti i dati personali apprese nell´esercizio delle proprie attività.
2. L´archivista osserva tali doveri di riserbo anche dopo la cessazione dalla propria attività.
1. L´archivista favorisce l´esercizio del diritto degli interessati all´aggiornamento, alla rettifica o all´integrazione dei dati, garantendone la conservazione secondo modalità che assicurino la distinzione delle fonti originarie dalla documentazione successivamente acquisita.
2. Ai fini dell´applicazione dell´art. 13 della legge n. 675/1996, in presenza di eventuali richieste generalizzate di accesso ad un´ampia serie di dati o documenti, l´archivista pone a disposizione gli strumenti di ricerca e le fonti pertinenti fornendo al richiedente idonee indicazioni per una loro agevole consultazione.
3. In caso di esercizio di un diritto, ai sensi dell´art. 13, comma 3, della legge n. 675/1996, da parte di chi vi abbia interesse in relazione a dati personali che riguardano persone decedute e documenti assai risalenti nel tempo, la sussistenza dell´interesse e valutata anche in riferimento al tempo trascorso.
1. In caso di trattamento di fonti orali, è necessario che gli intervistati abbiano espresso il proprio consenso in modo esplicito, eventualmente in forma verbale, anche sulla base di una informativa semplificata che renda nota almeno l´identità e l´attività svolta dall´intervistatore nonché le finalità della raccolta dei dati.
2. Gli archivi che acquisiscono fonti orali richiedono all´autore dell´intervista una dichiarazione scritta dell´avvenuta comunicazione degli scopi perseguiti nell´intervista stessa e del relativo consenso manifestato dagli intervistati.
1. Nell´accedere alle fonti e nell´esercitare l´attività di studio, ricerca e manifestazione del pensiero, gli utenti, quando trattino i dati di carattere personale, secondo quanto previsto dalla legge e dai regolamenti, adottano le modalità più opportune per favorire il rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone interessate.
2. In applicazione del principio di cui al comma 1, gli utenti utilizzano i documenti sotto la propria responsabilità e conformandosi agli scopi perseguiti e delineati nel progetto di ricerca, nel rispetto dei principi di pertinenza ed indispensabilità di cui all´art. 7 del d.lg. 30 luglio 1999, n. 281.
3. L´autorizzazione alla consultazione dei documenti di cui al comma 2 può essere rilasciata prima della scadenza dei termini dal Ministro dell´interno, previo parere del direttore dell´Archivio di Stato o del sovrintendente archivistico competenti e udita la Commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti di archivio riservati istituita presso il Ministero dell´interno, secondo la procedura dettata dagli artt. 8 e 9 del decreto legislativo n. 281/1999.
4. In caso di richiesta di autorizzazione a consultare i documenti di cui al comma 2 prima della scadenza dei termini, l´utente presenta all´ente che li conserva un progetto di ricerca che, in relazione alle fonti riservate per le quali chiede l´autorizzazione, illustri le finalità della ricerca e le modalità di diffusione dei dati. Il richiedente ha facoltà di presentare ogni altra documentazione utile.
5. L´autorizzazione di cui al comma 3 alla consultazione è rilasciata a parità di condizioni ad ogni altro richiedente. La valutazione della parità di condizioni avviene sulla base del progetto di ricerca di cui al comma 4.
6. L´autorizzazione alla consultazione dei documenti, di cui al comma 3, prima dello scadere dei termini, può contenere cautele volte a consentire la comunicazione dei dati senza ledere i diritti, le libertà e la dignità delle persone interessate.
7. Le cautele possono consistere anche, a seconda degli obiettivi della ricerca desumibili dal progetto, nell´obbligo di non diffondere i nomi delle persone, nell´uso delle sole iniziali dei nominativi degli interessati, nell´oscuramento dei nomi in una banca dati, nella sottrazione temporanea di singoli documenti dai fascicoli o nel divieto di riproduzione dei documenti. Particolare attenzione è prestata al principio della pertinenza e all´indicazione di fatti o circostanze che possono rendere facilmente individuabili gli interessati.
8. L´autorizzazione di cui al comma 3 è personale e il titolare dell´autorizzazione non può delegare altri al conseguente trattamento dei dati. I documenti mantengono il loro carattere riservato e non possono essere ulteriormente utilizzati da altri soggetti senza la relativa autorizzazione.
1. L´interpretazione dell´utente, nel rispetto del diritto alla riservatezza, del diritto all´identità personale e della dignità degli interessati, rientra nella sfera della libertà di parola e di manifestazione del pensiero costituzionalmente garantite.
2. Nel far riferimento allo stato di salute delle persone l´utente si astiene dal pubblicare dati analitici di interesse strettamente clinico e dal descrivere abitudini sessuali riferite ad una determinata persona identificata o identificabile.
4. In applicazione di quanto previsto dall´art. 7, comma 2, del d.lg. n. 281/1999, al momento della diffusione dei dati il principio della pertinenza è valutato dall´utente con particolare riguardo ai singoli dati personali contenuti nei documenti, anziché ai documenti nel loro complesso. L´utente può diffondere i dati personali se pertinenti e indispensabili alla ricerca e se gli stessi non ledono la dignità e la riservatezza delle persone.
5. L´utente non è tenuto a fornire l´informativa di cui all´art. 10, comma 3, della legge n. 675/1996 nei casi in cui tale adempimento comporti l´impiego di mezzi manifestamente sproporzionati.
6. L´utente può utilizzare i dati elaborati o le copie dei documenti contenenti dati personali, accessibili su autorizzazione, solo ai fini della propria ricerca, e ne cura la riservatezza anche rispetto ai terzi.
2. Nel caso degli archivi degli enti pubblici e degli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, le sovrintendenze archivistiche promuovono la diffusione e l´applicazione del codice.
1. Nell´ambito degli archivi pubblici le amministrazioni competenti applicano le sanzioni previste dai rispettivi ordinamenti.
3. La violazione delle prescrizioni del presente codice da parte degli utenti è comunicata agli organi competenti per il rilascio delle autorizzazioni a consultare documenti riservati prima del decorso dei termini di legge, ed è considerata ai fini del rilascio dell´autorizzazione medesima. L´amministrazione competente, secondo il proprio ordinamento, può altresì escludere temporaneamente dalle sale di studio i soggetti responsabili della violazione delle regole del presente codice. Gli stessi possono essere esclusi da ulteriori autorizzazioni alla consultazione di documenti riservati.
4. Oltre a quanto previsto dalla legge per la denuncia di reato cui sono tenuti i pubblici ufficiali, i soggetti di cui ai commi 1 e 2 possono segnalare al Garante le violazioni delle regole di condotta per l´eventuale adozione dei provvedimenti e delle sanzioni di competenza.
(*) In conformità all´articolo 184, comma 2, i riferimenti a disposizioni della legge n. 675/1996 o ad altre disposizioni abrogate devono intendersi riferite alle corrispondenti nuove disposizioni in vigore, secondo la tavola di corrispondenza.