Source: https://pakulaconsulting.pl/certyfikat-aeo/audit-zerowy-aeo
Timestamp: 2019-03-18 21:59:58+00:00
Document Index: 43724956

Matched Legal Cases: ['art. 24', 'art. 24', 'art. 25', 'art. 26', 'art. 27', 'art. 39', 'art. 38', 'art. 28']

Audit zerowy AEO - Pakuła Consulting
Audit zerowy AEO
Audit zerowy
Raport z audytu wstępnego zerowego AEO w sprawie warunków uzyskania pozwolenia AEOF
W trakcie spotkania przekazano wydruki prezentacji p.t. “Instytucja Upoważnionego Przedsiębiorcy AEO” zawierający: wprowadzenie, podstawy prawne, omówienie podstawowych pojęć i terminów, warunki i korzyści z uzyskania pozwolenia AEO, procedurę i terminy postępowania, omówienie poszczególnych sekcji Kwestionariusza samooceny przedsiębiorcy.
Poinformowano przedsiębiorcę, że ocena spełniania warunków AEO odbywa się w oparciu o postępowanie audytowe, oparte na analizie ryzyka. Postępowanie prowadzi organ celny. W trakcie audytu organ celny dokonuje sprawdzenia przekazanych mu wraz z wnioskiem informacji zawartych w Kwestionariuszu samooceny przedsiębiorcy. Dokonując oceny organ celny uwzględnia specyfikę i rozmiar prowadzonej działalności.
Podstawą do dokonania oceny spełniania warunków AEO jest wypełnienie Kwestionariusza samooceny przedsiębiorcy, który daje pełen obraz funkcjonowania przedsiębiorstwa w kontekście uzyskania pozwolenia AEO, przy czym należy pamiętać, że samoocena stopnia występującego ryzyka dokonana przez przedsiębiorcę w Kwestionariuszu nie jest wiążąca dla organu celnego, w związku z tym ocena organu może się różnić od samooceny dokonanej przez przedsiębiorcę. W przypadku, gdy organ celny uzna za zasadne (np. ryzyko wysokie) wydaje zalecenia mające na celu spełnienie warunków koniecznych do uzyskania pozwolenia (obniżenie stopnia ryzyka). Ocena ryzyka spełniania danego warunku jest dokonywana całościowo na podstawie ogólnej oceny poszczególnych ryzyk cząstkowych dla danego warunku.
Pełna ocena firmy w kontekście spełniania całokształtu warunków AEO, w tym standardów bezpieczeństwa i ochrony wymaga analizy informacji (uzyskania pełnego obrazu) dokonanej na podstawie wypełnionego Kwestionariusza samooceny uzupełnionego o niezbędną dokumentację i informacje od przedsiębiorcy.
W oparciu o informacje przekazane w trakcie spotkania dokonano wstepnej oceny spełnienia przez przedsiębiorcę warunków pozwalających na uzyskanie AEOF.
Warunki uzyskania pozwolenia:
Przestrzeganie wymogów celnych (art. 24- RW):
Wymaga się niekaralności (brak skazania za poważne przestępstwo karne związane z działalnością gospodarczą wnioskodawcy) oraz braku poważnych i powtarzających naruszeń prawa celnego i podatkowego w okresie ostatnich 3 lat poprzedzających złożenie wniosku o pozwolenie AEO w odniesieniu do wnioskodawcy, osób nadzorujących kierownictwo, najwyższego kierownictwa (w tym przypadku wspólników Spółki), osoby odpowiedzialnej za sprawy celne (w tym przypadku agencji celnej występującej w charakterze przedstawiciela celnego), a także innych stanowisk istotnych z punktu widzenia standardów bezpieczeństwa.
Przedsiębiorca nie stwierdził poważnych lub powtarzających się naruszeń. W odniesieniu do ogólnej liczby zgłoszeń celnych i rozmiaru prowadzonej działalności, występujące nieprawidłowości można uznać za mało istotne. Przedsiębiorca zadeklarował również brak nieprawidłowości w kontekście karalności ww. osób za naruszenia określone w art. 24 RW.
Poinformowano, że w przypadku stwierdzenia naruszeń organ celny dokonuje indywidualnej oceny w kontekście ich rodzaju oraz całokształtu prowadzonej działalności, działania w dobrej wierze. Może zatem uznać dane nieprawidłowości za istotne lub nieistotne w kontekście spełniania warunków AEO.
Odpowiedni system zarządzania ewidencją handlową oraz - w stosownych przypadkach transportową (art. 25- RW) - wykazanie przez wnioskodawcę, iż posiada wysoki poziom kontroli swoich operacji i przepływu towarów zapewniony poprzez system zarządzania ewidencją handlową oraz – w stosownych przypadkach – transportową co umożliwia przeprowadzanie właściwych kontroli celnych:
prowadzi system rachunkowości zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości obowiązującymi w państwie członkowskim, w którym prowadzona jest księgowość, wyraża zgodę na przeprowadzania kontroli celnych bazujących na wynikach audytu oraz prowadzi historyczną ewidencję danych na potrzeby przedstawienia ścieżki audytu od chwili wprowadzenia danych do akt;
księgi rachunkowe prowadzone przez wnioskodawcę na potrzeby celne zostały zintegrowane z systemem rachunkowości wnioskodawcy lub zapewniają możliwość przeprowadzania kontroli krzyżowych poprzez zestawienie stosownych informacji z danymi przechowywanymi w systemie księgowym;
zapewnia organowi celnemu możliwość uzyskania fizycznego dostępu do swoich systemów rachunkowości oraz, w stosownych przypadkach, do swojej ewidencji handlowej oraz transportowej;
zapewnia organowi celnemu możliwość uzyskania dostępu do swoich systemów rachunkowości oraz, w stosownych przypadkach, do swojej ewidencji handlowej oraz transportowej drogą elektroniczną, jeżeli takie systemy lub taka ewidencja są prowadzone w formie elektronicznej;
korzysta z systemu logistycznego zapewniającego możliwość identyfikowania towarów unijnych i towarów nieunijnych.
ustanowił strukturę administracyjną odpowiednią do charakteru i rozmiaru prowadzonej przez siebie działalności, która umożliwia zarządzanie przepływem towarów, i przeprowadza kontrole wewnętrzne zapewniające możliwość zapobiegania, wykrywania i korygowania błędów oraz możliwość zapobiegania nielegalnym lub nieprawidłowym transakcjom oraz wykrywania takich transakcji;
w stosownych przypadkach stosuje odpowiednie procedury obsługi licencji i pozwoleń przyznanych zgodnie ze środkami polityki handlowej lub związanych z handlem produktami rolnymi;
stosuje zadowalające procedury archiwizacji ewidencji i informacji oraz zadowalające procedury ochrony przed utratą informacji;
odpowiedni pracownicy zostali poinstruowani, że mają powiadamiać organy celne o każdym przypadku wykrycia trudności związanych z zapewnieniem zgodności, oraz że ustanowiono procedury powiadamiania organów celnych o wystąpieniu takich trudności;
Poinformowano o konieczności sporządzenia i wdrożenia Polityki bezpieczeństwa informatycznego zapewniającej bezpieczeństwo informacji (ciągłość działania), w tym m.in. uregulowania procesu nadawania/odbierania dostępu do systemów, zakładania/aktualizowania/usuwania konta użytkownika, postępowania na wypadek awarii, zdarzeń losowych, bezpiecznego użytkowania sprzętu komputerowego w tym urządzeń przenośnych oraz instruowania użytkowników, zgłaszania incydentów, aktualizowania systemów, tworzenia kopii zapasowych, opisu stosowanych zabezpieczeń.
w stosownych przypadkach stosuje zadowalające procedury postępowania z pozwoleniami na przywóz i z pozwoleniami na wywóz związanymi z zakazami i ograniczeniami, w tym środki zapewniające możliwość odróżnienia towarów objętych zakazami lub ograniczeniami od innych towarów oraz zapewnia przestrzeganie takich zakazów i ograniczeń
W przypadku wystąpienia z wnioskiem o pozwolenie AEO należy sporządzić i wdrożyć odpowiednie procedury postępowania w przypadku obrotu takimi towarami lub uregulować zasady wymiany informacji, konsultacji i przekazywania stosownej dokumentacji agencji celnej, w sposób zapewniający prawidłowość postępowania.
Wypłacalność (art. 26 RW).
w okresie trzech lat przed złożeniem wniosku wywiązywał się ze zobowiązań finansowych związanych z uiszczaniem należności celnych i wszelkich innych należności, podatków lub opłat pobieranych w związku z przywozem lub wywozem towarów;
wykaże na podstawie ewidencji i informacji obejmujących okres trzech lat poprzedzających złożenie wniosku, że jego sytuacja finansowa umożliwia mu wywiązanie się ze spoczywających na nim zobowiązań, biorąc pod uwagę rodzaj i skalę prowadzonej działalności gospodarczej, a także udowodni, że nie posiada żadnych ujemnych aktywów netto, chyba że istnieje możliwość pokrycia takich aktywów.
Praktyczne standardy w zakresie kompetencji lub kwalifikacji zawodowych (art. 27 RW):
Warunek nie dotyczy wnioskujących o AEOS, jest wymagany do spełnienia przy AEOC, AEOF jeżeli wnioskodawca korzysta z usług osoby zatrudnionej na mocy umowy, kryterium ustanowione w art. 39 lit. d) uznaje się za spełnione w przypadku, gdy taka osoba jest przedsiębiorcą upoważnionym w zakresie uproszczeń celnych, o którym mowa w art. 38 ust. 2 lit. a) kodeksu (AEOC). Przedsiębiorca korzysta z usług przedstawiciela celnego na mocy umowy w okresie przekraczającym 3 lata. Jest reprezentowany w przedstawicielstwie pośrednim. Z przedstawionych informacji wynika, że przedsiębiorca spełnia warunek kompetencji, jedna wymagane są pisemne uregulowania i wdrożenie procedur.
Kryterium bezpieczeństwa i ochrony (art. 28 RW) uznaje się za spełnione jeżeli przedsiębiorca posiada odpowiednie standardy bezpieczeństwa i ochrony w odniesieniu jednostek i terenów cargo, do integralności fizycznej i kontroli dostępu, procesów logistycznych, w obszarze dotyczącym personelu, w sposób następujący:
budynki, które mają być użytkowane w związku z działaniami objętymi certyfikatami AEOS, zapewniają ochronę przed nieuprawnionym dostępem i są zbudowane z materiałów odpornych na próby uzyskania nieuprawnionego dostępu;
podjęto odpowiednie środki uniemożliwiające uzyskanie nieuprawnionego dostępu do biur, stref wysyłkowych, doków załadunkowych, przestrzeni ładunkowej lub innych tego rodzaju miejsc;
podjęto odpowiednie środki w zakresie postępowania z towarami, które obejmują ochronę przed nieuprawnionym wprowadzaniem lub wymianą towarów lub niewłaściwym postępowaniem z towarami oraz ochronę przed manipulowaniem jednostkami ładunku;
wnioskodawca podjął środki umożliwiające precyzyjne zidentyfikowanie jego partnerów handlowych oraz zagwarantowanie, poprzez realizację odpowiednich postanowień umownych lub wdrożenie innych stosownych środków zgodnie z modelem biznesowym wnioskodawcy, że tacy partnerzy handlowi zapewniają bezpieczeństwo swojej części międzynarodowego łańcucha dostaw;
wnioskodawca poddaje potencjalnych pracowników, którzy mają zostać zatrudnieni na stanowiskach o istotnym znaczeniu dla bezpieczeństwa, kontrolom bezpieczeństwa w zakresie dopuszczalnym na mocy prawa krajowego oraz, w uzasadnionych przypadkach, okresowo kontroluje pracowników zatrudnionych na takich stanowiskach;
wnioskodawca ustanowił odpowiednie procedury bezpieczeństwa na potrzeby wszelkich zewnętrznych dostawców usług, z którymi zawarł umowy;
wnioskodawca zapewnił regularny udział zatrudnianych przez siebie pracowników odpowiedzialnych za kwestie bezpieczeństwa w programach na rzecz podnoszenia świadomości w zakresie bezpieczeństwa;
wnioskodawca wyznaczył osobę do kontaktów kompetentną w kwestiach bezpieczeństwa i ochrony.