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Timestamp: 2018-04-22 12:38:03
Document Index: 69093235

Matched Legal Cases: ['§ 212', '§ 212', '§ 189', '§ 131', '§ 18', '§25', 'Art 25', '§ 207', '§ 1479']

www.steuerundservice.at: Digitalisierung der Buchhaltung und elektronische Archivierung von Unterlagen
02.11.2017 Tax/Finance
Vor der Umsetzung sollte man die entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen beachten und die Umstellung gut planen. Wir haben bei der Umsetzung in unserer Kanzlei die gesetzlichen Anforderungen zusammengefasst und erläutern nachfolgend die wesentlichen Punkte.
Die elektronische Archivierung bringt unter anderem Platz- und Kosteneinsparung sowie Effizienzsteigerung und wird immer attraktiver als vorrangiges Archivierungsverfahren. Eine elektronische Archivierung steigert insbesondere dann die Effizienz, wenn eine körperliche Aufbewahrung von Papierbelegen nicht mehr bzw nur eingeschränkt erfolgt.
· Inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe
· Urschriftsgetreue Wiedergabe für Schriftstücke gem § 212 Abs 1 UGB
· Lesbarkeit von elektronisch übermittelten Schriftstücken
Gemäß § 212 Abs 1 UGB haben alle buchführungspflichten Unternehmer gem § 189 UGB Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse samt den Lageberichten, Konten, empfangene Geschäftsbriefe, Abschriften der abgesendeten Geschäftsbriefe und Belege für Buchungen geordnet aufzubewahren.
Das Steuerrecht erweitert den Kreis der betroffenen Unternehmer gem
§ 131 Abs 1 BAO auch auf Einnahmen-Ausgaben-Rechner und Überschussrechner.
Die Aufbewahrungsfrist für die oben genannten Unterlagen beträgt grundsätzlich sieben Jahre. Diese Frist verlängert sich, wenn diese Bücher bzw Aufzeichnungen in einem anhängigen gerichtlichen bzw behördlichen Verfahren, wie zB im Zuge einer Außenprüfung, noch benötigt werden.
Desweiteren bestehen verlängerte Aufbewahrungsfristen für Aufzeichnungen und Unterlagen iZm Grundstücken (22 Jahre gem § 18 UStG), iZm MOSS-Umsätzen
(10 Jahre gem §25 Abs 12, Art 25a Abs 10 UStG) iZm hinterzogenen Abgaben
(10 Jahre gem § 207 Abs 2 BAO) und iZm Rechten gegenüber Dritten
(30 Jahre gem § 1479 ABGB).
Datenträger iSd Gesetzgebers sind insbesondere Mikrofilme, EDV-Datenträger wie zB Magnetbandkassen, Magnetplatten oder Disketten sowie die nicht wiederbeschreibbare optische Speicherplatte (zB WORM-Platten, CD-R, DVD-R). Ausschlaggebend ist, dass die Löschung bzw Veränderung der Daten ausgeschlossen sein muss, das heißt eine ausschließliche Speicherung auf Festplatten bzw. Servern ist nicht zulässig. Der ursprüngliche Inhalt einer Eintragung soll nicht verändert werden können.
Zu beachten ist, dass sowohl jegliche Verträge als auch Ausfuhrnachweise iZm steuerfreien Lieferungen im Original aufzubewahren sind.
Mit der Einführung der elektronischen Archivierung sollte zeitgleich auch ein angemessenes internes Kontrollsystem implementiert werden. Dieses soll Zugriffsberechtigungen ausschließlich für autorisierte Personen sowie die jederzeitige Lesbarkeit der archivierten Unterlagen während der gesamten Aufbewahrungsfrist sicherstellen.
Die Verordnung regelt die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch Unternehmen, die bei einer Digitalisierung der Buchhaltung zwangsläufig erfolgen wird. Unternehmen müssen die Einhaltung der Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung jederzeit nachweisen können. Angesichts von drohenden Strafzahlungen bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des weltweiten erzielten Jahresumsatzes – unabhängig davon, welche Summe höher ist – ist die Datenschutzgrundverordnung insbesondere auch bei Umsetzung eines Digitalisierungsprojektes zu berücksichtigen.
Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrem Digitalisierungsprojekt bzw präsentieren Ihnen unsere hausinterne Lösung!
· Susanne Hartl (Accounting)
Tel. 01/24721-401; e-Mail: susanne.hartl@steuer-service.at
· WP/StB. Mag. (FH) Thomas Hlawenka (Advisory Finance)
Tel.: 01/24721-408; e-Mail: thomas.hlawenka@steuer-service.at
· StB. Mag. (FH) Michael Kern, LL.M. (Advisory Tax)
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