Source: http://www.slideshare.net/SabrinaLaura/lgio01c-linea-guida-iso9001-ea29a-35
Timestamp: 2014-10-25 10:11:54+00:00
Document Index: 54633837

Matched Legal Cases: ['§ 7', '§ 5', '§ 5', '§ 8', '§ 7', '§ 8', '§ 7', '§ 8', '§ 8', '§ 8', '§ 4', '§ 5', '§ 4', '§ 8', '§ 8', '§ 7', '§ 5', '§ 8', '§ 8', '§ 8', '§ 8', 'art. 7', '§ 8', '§ 8', '§ 7', '§ 5', '§ 5', '§ 8', '§ 8', '§ 8', '§ 5']

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Mod. io01e audit report fase 2 iso9001 ea28 rev
Check list ISO9001
Rapporto Anomalia
Piano triennaleauditmultisito
Campo di Applicazione: Organizzazioni del commercio all’ingrosso e al dettaglio e dell’erogazione di servizi professionali d’impresa, quali attività legali, contabilità e tenuta di libri ...
Campo di Applicazione: Organizzazioni del commercio all’ingrosso e al dettaglio e dell’erogazione di servizi professionali d’impresa, quali attività legali, contabilità e tenuta di libri contabili; consulenza in materia fiscale; studi di mercato e sondaggi d'opinione; consulenza commerciale e di gestione; holding; pubblicità; servizi di ricerca, selezione e fornitura di personale; servizi di investigazione e vigilanza; servizi di pulizia degli stabili; altre attività di tipo professionale ed imprenditoriale non classificabili altrimenti, con particolare attenzione alle attività legali.
qualityitalia Succeed with Quality LINEA GUIDA QUALITYITALIA SRL “LINEA GUIDA ISO9001 PER LA VERIFICA DEI SETTORI EA29a E 35 IN CONFORMITÀ ALLA UNI EN ISO 9001”  Copia controllata n. ____ Distribuita a: _________________________  Copia non controllataLGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 1 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 2.
qualityitalia Succeed with Quality CARTIGLIO PER LE REVISIONI Data Rev. Causale Redatto da RGQ Verificato da DG Approvato da ADIR 04.02.2008 28.01.2008 00 Prima EmissioneLGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 2 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 3.
qualityitalia Succeed with Quality Sommario 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE .......................................................................... 4 1.1 SCOPO ............................................................................................................... 4 1.2 CAMPO DI APPLICAZIONE .......................................................................................... 4 1.3 RESPONSABILITÀ.................................................................................................... 5 2. RIFERIMENTI NORMATIVI ........................................................................................ 5 3. TERMINI E DEFINIZIONI .......................................................................................... 5 4 SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA ................................................................... 7 4.1 REQUISITI GENERALI ............................................................................................... 7 4.2 REQUISITI RELATIVI ALLA DOCUMENTAZIONE ................................................................... 8 5 RESPONSABILITÀ DELLA DIREZIONE ....................................................................... 12 5.1 IMPEGNO DELLA DIREZIONE ..................................................................................... 12 5.2 ATTENZIONE FOCALIZZATA AL CLIENTE ........................................................................ 13 5.3 POLITICA PER LA QUALITÀ ....................................................................................... 14 5.4 PIANIFICAZIONE .................................................................................................. 15 5.5 RESPONSABILITÀ, AUTORITÀ E COMUNICAZIONE ............................................................. 17 5.6 RIESAME DA PARTE DELLA DIREZIONE ......................................................................... 18 6. GESTIONE DELLE RISORSE .................................................................................... 19 6.1 MESSA A DISPOSIZIONE DELLE RISORSE ....................................................................... 19 6.2 RISORSE UMANE .................................................................................................. 20 6.3 INFRASTRUTTURE ................................................................................................. 22 6.4 AMBIENTE DI LAVORO ............................................................................................ 23 7 REALIZZAZIONE DEL PRODOTTO ............................................................................ 24 7.1 PIANIFICAZIONE DELLA REALIZZAZIONE DEL PRODOTTO ..................................................... 24 7.2 PROCESSI RELATIVI AL CLIENTE ................................................................................. 25 7.3 PROGETTAZIONE E SVILUPPO .................................................................................... 28 7.4 APPROVVIGIONAMENTO .......................................................................................... 33 7.5 PRODUZIONE ED EROGAZIONE DI SERVIZI ..................................................................... 38 7.6 TENUTA SOTTO CONTROLLO DEI DISPOSITIVI DI MISURAZIONE E MONITORAGGIO ....................... 46 8 MISURAZIONI, ANALISI E MIGLIORAMENTO ............................................................. 46 8.1 GENERALITÀ ....................................................................................................... 46 8.2 MONITORAGGI E MISURAZIONI .................................................................................. 47 8.3 TENUTA SOTTO CONTROLLO DEI PRODOTTI NON CONFORMI ................................................. 49 8.4 ANALISI DEI DATI ................................................................................................. 50 8.5 MIGLIORAMENTO .................................................................................................. 51LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 3 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 4.
qualityitalia Succeed with Quality 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 1.1 SCOPO Lo scopo della presente linea guida è di offrire indicazioni di ricerca delle evidenze documentali da raccogliere durante l’audit. Per fornire un quadro logico, sono riportati i titoli dei capitoli della norma di riferimento per ognuno dei quali sono fornite le prescrizioni/raccomandazioni specifiche dell’OdC. 1.2 CAMPO DI APPLICAZIONE Il campo di applicazione è quello del commercio all’ingrosso e al dettaglio e dell’erogazione di servizi professionali d’impresa, quali attività legali, contabilità e tenuta di libri contabili; consulenza in materia fiscale; studi di mercato e sondaggi dopinione; consulenza commerciale e di gestione; holding; pubblicità; servizi di ricerca, selezione e fornitura di personale; servizi di investigazione e vigilanza; servizi di pulizia degli stabili; altre attività di tipo professionale ed imprenditoriale non classificabili altrimenti, con particolare attenzione alle attività legali. 1.2.1 Esclusioni Esiste la possibilità che alcuni requisiti della norma siano non applicabili per il tipo di attività/servizio/prodotto dell organizzazione. Questa esclusione dall’applicabilità dei requisiti viene ammessa solo quando si verificano tutte le seguenti condizioni: attiene a processi operativi che lorganizzazione non svolge né direttamente né indirettamente; non incide sulla capacità dellorganizzazione di fornire prodotti o erogare servizi rispondenti alle esigenze dei clienti e a quelli cogenti applicabili; non contrasta con specifici requisiti del cliente e/o con prescrizioni cogenti. La norma limita la scelta dei requisiti non applicabili fra quelli riportati nel capitolo 7: “Realizzazione del prodotto e/o servizio”. Tutti gli altri requisiti sono applicabili. Se ad esempio un’organizzazione non svolge attività di progettazione, non è necessario il soddisfacimento dei requisiti di progettazione indicati nel paragrafo 7.3. Ciò vale qualora i progetti siano ormai consolidati e non suscettibili di modifiche (es.: servizi standard realizzati soltanto sulla base di “pacchetti soggiorno o vacanze” consolidate, ecc.). Un sistema di Gestione per la Qualità non può però escludere attività rilevanti per la qualità svolte sotto la responsabilità dellorganizzazione. Nel caso in cui unorganizzazione decide di limitare lo scopo della sua certificazione, questo deve essere chiaramente indicato in tutti i documenti aziendali (di sistema qualità, di marketing e di pubblicità, ecc.).LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 4 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 5.
qualityitalia Succeed with Quality Le organizzazioni operanti nel settore commercio potrebbero escludere anche i punti 7.5.2 e 7.6, mentre lo studio legale potrebbe escludere il punto 7.6 nel caso che le attività svolte lo consentano. 1.3 RESPONSABILITÀ ADIR: Approvazione DG: Verifica RGQ: Redazione, modifica e distribuzione DT: Verifica necessità aggiornamento RSQ: Controllo applicazione requisiti ST: Archiviazione RGVI: Applicazione AVI: Applicazione 2. RIFERIMENTI NORMATIVI UNI EN ISO 9000 Sistemi di gestione per la qualità - Fondamenti e vocabolario 2005 UNI EN ISO 9001 Sistemi di gestione per la qualità - Requisiti. 2000 Sistemi di gestione per la qualità - Linee guida per il miglioramento UNI EN ISO 9004 2000 delle prestazioni. Linea guida per gli audit dei sistemi di gestione per la qualità e/o di 2003 + Corrigendum UNI EN 19011 gestione ambientale 2004/2005 “Criteri per un approccio efficace ed omogeneo alle valutazioni di LINEA GUIDA (LG) Dicembre 2003 conformità alla Norma ISO 9001:2000 D. Lgs. 81 “Salute e Sicurezza nei luoghi di lavoro” Aprile 2008 D.Lgs. 196 “Legge sulla Privacy” 2003 Ordinamento Forense Codice Diritto Civile Codice Diritto Penale Codice Procedura Civile Codice Procedura Penale 3. TERMINI E DEFINIZIONI Ai termini e alle espressioni utilizzate è attribuito il significato indicato nelle definizioni contenute nella norma UNI EN ISO 9000, UNI EN ISO 19011 e nelle definizioni seguenti: Anomalia Non soddisfacimento di un requisito specificatoLGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 5 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 6.
qualityitalia Succeed with Quality Rilievo di un’anomalia Constatazione documentata di un’anomalia rilevata durante un audit della qualità (di parte prima, di parte seconda, di parte terza), o rilevata dal personale dellorganizzazione durante lespletamento della propria attività lavorativa Organizzazione Insieme di mezzi e persone con responsabilità, autorità e relazioni ordinatamente stabilite (es. società raggruppamenti di società aziende, imprese, concessionarie, associazioni o loro parte o combinazioni) Organizzazione orientata al cliente Le organizzazioni dipendono dai clienti, dovrebbero pertanto cercare di conoscere le loro esigenze presenti e future, soddisfare i loro requisiti e tendere a superare le loro stesse aspettative Vertice Persona o gruppo di persone che guidano e controllano unorganizzazione al livello più elevato Coinvolgimento del personale Le persone a tutti i livelli costituiscono lessenza dellorganizzazione ed il loro coinvolgimento consente di mettere le loro abilità al servizio dellorganizzazione Processo Sistema di attività che utilizza risorse per trasformare elementi in ingresso in elementi in uscita Approccio basato sui processi Un risultato desiderato si ottiene con maggior efficacia quando le relative attività e risorse sono gestite come un processo Approccio sistemico alla gestione Identificare, capire e gestire un sistema di processi interconnessi per perseguire determinati obiettivi, contribuisce allefficacia ed efficienza dellorganizzazione Miglioramento continuo Il miglioramento continuo è laumento di efficacia dei processi e pertanto è un obiettivo permanente dellorganizzazione Matrice delle responsabilità Matrice che evidenzia le responsabilità delle attività connesse al soddisfacimento dei requisiti della norma di riferimento. Programmazione e Pianificazione Collocazione temporale delle attività da eseguire e definizione della sequenza da eseguire Fornitore/ Cliente Organizzazione o persona che fornisce/riceve un prodotto/servizioLGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 6 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 7.
qualityitalia Succeed with Quality 4 SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA 4.1 REQUISITI GENERALI Questo requisito riassume le attività generali e le azioni organizzative che l’organizzazione deve porre in atto per trattare il suo sistema per la gestione della qualità. Il sistema, in conformità con i requisiti indicati nella norma ISO 9001:2000, deve essere: definito; documentato; attuato; tenuto aggiornato; migliorato con continuità. Le azioni organizzative da mettere in atto sono: identificare i processi necessari al sistema, con le eventuali esclusioni ammesse (vedi par. 1.2 della norma); definire la loro sequenza ed interazione; definire criteri e metodi per garantire sia lo svolgimento delle operazioni che i controlli da effettuare; assicurare la disponibilità di mezzi, risorse e dati necessari per svolgere le attività previste e per seguire lo svolgimento dei processi; misurare, monitorare e analizzare i processi ed attuare le azioni necessarie per conseguire i risultati previsti ed il miglioramento continuo. Nota: Ai fini del sistema per la gestione della qualità, il termine processi include, oltre a quelli operativi, anche quelli relativi alla gestione organizzativa, alla messa a disposizione di mezzi e risorse, allerogazione del servizio e alle misurazioni. Nel caso una parte delle attività siano date in appalto (ad esempio, affidate a corrispondenti), esse devono essere controllate dallo studio legale. Il punto 7.4 Approvvigionamento deve essere utilizzato per monitorare i risultati delle attività affidate allesterno. 4.1.1 Approccio per Processi E’ possibile distinguere i processi su tre livelli: quelli decisivi per il business della struttura, caratteristici del settore, Processi Primari fondamentali per il successo, per fronteggiare la concorrenza e che hanno un diretto impatto sulla clientela quelli necessari per il miglior funzionamento dei processi primari e ad essi Processi di Supporto direttamente correlati quelli direzionali e quelli necessari per gestire il sistema di gestione per la Processi Trasversali qualità e, nel suo complesso, l’organizzazione. L’organizzazione deve correlare i processi di realizzazione dei servizi con i processi relativi all’analisi, misurazione e miglioramento del sistema di gestione per la qualità nel suo complesso, a partire dai requisiti dei clienti, dopo aver definito obiettivi e politiche della qualità.LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 7 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 8.
qualityitalia Succeed with Quality 4.2 REQUISITI RELATIVI ALLA DOCUMENTAZIONE 4.2.1 Generalità Dove è esplicitamente richiesto dal requisito (mediante lutilizzo dellespressione "procedura documentata"), lo studio legale deve provvedere a sviluppare una o più procedure documentate (predisposte, scritte, attuate e costantemente aggiornate) che regolamentino le attività trattate dal requisito stesso. Devono essere obbligatoriamente documentati il manuale della qualità (par. 4.2.2) e le seguenti procedure: 4.2.3 Tenuta sotto controllo dei documenti 4.2.4 Tenuta sotto controllo delle registrazioni 8.2.2 Verifiche ispettive interne 8.3 Tenuta sotto controllo dei prodotti non conformi 8.5.2 Azioni correttive 8.5.3 Azioni preventive Anche i seguenti requisiti prevedono la predisposizione di opportuna documentazione: 7.1 Pianificazione della realizzazione del prodotto, ad esempio il piano della qualità, che non richiede necessariamente un documento e che comunque può essere incluso nella documentazione citata sopra. 7.5.1 Tenuta sotto controllo delle attività di produzione e di erogazione dei servizi. La documentazione del sistema per la gestione della qualità deve includere, in aggiunta alle procedure documentate, anche tutti gli altri documenti necessari ad assicurare lefficace funzionamento ed il controllo dei processi, e cioè: Moduli Check-list Questionari Registrazioni della qualità Rapporti e verbali Documentazione esterna (leggi; norme; decreti, circolari ecc.). Le procedure documentate possono avere qualunque formato, tra cui ad esempio: Testo descrittivo Diagramma di flusso Una combinazione tra i due Un esempio pratico ed essere tenute sia in formato cartaceo sia in formato elettronico.LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 8 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 9.
qualityitalia Succeed with Quality 4.2.2 Manuale della qualità Deve essere preparato un manuale della qualità che includa: a) lo scopo ed i! campo di applicazione del sistema di gestione per la qualità, dettagliando la possibilità di escludere la gestione dei dispositivi di misurazione e monitoraggio (7.6 e le relative motivazioni; b) il riferimento alle procedure documentate per la gestione del sistema qualità; è opportuno che il manuale della qualità contenga solo il riferimento alle procedure di gestione del sistema qualità in unottica di gestione efficiente della documentazione e delle modifiche alla stessa ad evitare che la modifica dì una procedura debba provocare modifiche del manuale; c) una descrizione sintetica delle modalità di gestione del sistema qualità; è opportuno che tale descrizione, fermo restando lautoportanza del manuale della qualità, non si spinga nei dettagli operativi della gestione del sistema qualità, rimandando per questo alle procedure di gestione. Il manuale della qualità dovrebbe contenere una prefazione nella quale si descriva lo studio legale, la sua struttura, i servizi forniti, gli ambiti di pertinenza, la storia; per chiarezza e semplicità di lettura è consigliabile che il manuale della qualità contenga una tabella di corrispondenza tra i requisiti della norma ISO 9001 e le sezioni del manuale stesso. Il manuale della qualità, dopo opportuna verifica da parte del responsabile della funzione incaricata (che può essere anche un consulente esterno), deve essere approvato dal titolare prima della sua emissione ufficiale. Il manuale della qualità deve essere reso disponibile a tutti i componenti dello studio - non necessariamente con una distribuzione nominale - ai fini di consentire una visione complessiva dellintero sistema di gestione per la qualità. Il manuale della qualità deve essere gestito in conformità con quanto previsto dal requisito 4.2.3. 4.2.3 Tenuta sotto controllo dei documenti L’Organizzazione deve descrivere le modalità con cui gestisce i documenti attinenti al sistema di gestione per la qualità, al fine di garantire - attraverso lapprovazione, lemissione, la codifica, larchiviazione - che la documentazione diffusa e utilizzata sia disponibile nei luoghi dove occorre e sempre aggiornata. Documenti tipici del sistema di gestione per la qualità sono: manuale della qualità; procedure di gestione (di sistema e operative); istruzioni operative di dettaglio; modulistica; documenti di registrazione della qualità.LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 9 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 10.
qualityitalia Succeed with Quality La gestione di tutta la documentazione e dei dati, comunque siano generati, può essere effettuata tramite supporto cartaceo e/o informatico: nel secondo caso occorre che lo studio definisca le modalità con cui garantirne la gestione controllata (per esempio precisando in che modo sono definite e gestite le chiavi di accesso, come è regolamentato il salvataggio, ecc.). Il controllo dei documenti richiesti per il sistema di gestione per la qualità deve essere oggetto di una procedura documentata comprendente perlomeno le seguenti macro attività: approvazione ed emissione dei documenti interni, realizzata attraverso le fasi di: - preparazione; - verifica tecnica (conformità a requisiti tecnici interni) e di congruenza (conformità ai requisiti della norma ISO 9001); - approvazione. Due o più fasi possono essere effettuate dalla stessa persona, purché vengano tenute presenti le specificità di ciascuna fase e comunque vengano individuate almeno le due fasi operative di emissione e verifica/approvazione; codifica: tutta la documentazione in uso nello studio dovrebbe essere codificata, nel corso della attività di preparazione, in modo da garantirne la identificazione e la rintracciabilità; deve essere anche indicato lindice di revisione o/e la data di emissione; le modalità di codifica possono essere differenziate in funzione della tipologia del documento, ma comunque in modo univoco; esempi di codifica della documentazione di origine interna possono essere numeri di repertorio, di protocollo 0 altri metodi similari; reperimento, identificazione e aggiornamento dei documenti di origine esterna: per questi documenti devono essere previste attività specifiche di reperimento/aggiornamento /archiviazione per le quali vanno definite le relative responsabilità; particolare attenzione nel caso specifico va prestata per laggiornamento e larchiviazione di leggi, regolamenti ed altri documenti giuridici per i quali deve esistere un sistema di classificazione efficace e facilmente consultabile; tra i documenti di origine esterna vanno considerate anche le informazioni provenienti dai clienti (vedi § 7.5.4 della norma) e dallente di certificazione de! sistema qualità; archiviazione: gli originali dei documenti devono essere archiviati e conservati secondo modalità ben precise e documentate; i documenti obsoleti che si vogliono/devono conservare vanno chiaramente identificati; il tempo minimo di archiviazione deve essere definito in funzione delle regole/esigenze dello studio legale e delle leggi in materia; gestione delle modifiche: con modifica si intende qualsiasi variazione apportata a documenti di origine interna già emessi; una modifica può essere richiesta da qualsiasi operatore ne senta la necessità e deve pervenire a chi ha la responsabilità di effettuare la verifica di congruenza e/o la verifica tecnica del documento; il ricevente la richiesta di modifica deve apportare la modifica - coadiuvato, se del caso, da altre persone cheLGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 10 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 11.
qualityitalia Succeed with Quality ritenga necessario coinvolgere - oppure giustificare un eventuale rifiuto; il documento modificato deve essere nuovamente approvato da chi ha approvato la versione precedente; lindice di revisione e/o la data del documento modificato devono essere aggiornati per permettere di distinguerlo dalla versione precedente; le parti modificate potrebbero essere utilmente evidenziate sul documento stesso: distribuzione: la distribuzione della documentazione deve avvenire solo dopo il completamento delle fasi previste per lemissione e lapprovazione del documento stesso; la distribuzione della documentazione può avvenire secondo due distinte modalità: - copia controllata (soggetta quindi ad aggiornamento); i destinatari delle copie controllate devono essere registrati in apposite liste di distribuzione in modo da potere distribuire loro le versioni aggiornate dei documenti; allinterno dello studio e nei rapporti con lente di certificazione del sistema qualità devono circolare solo copie di tipo controllato; - copia non controllata (non soggetta ad aggiornamento), ad esempio fornita ad un cliente su sua esplicita richiesta. I documenti, prima di essere distribuiti, devono essere registrati in appositi elenchi che indichino lo stato di revisione dei documenti in vigore, consultabili da ogni possibile utilizzatore; i documenti ante-modifica conservati devono essere chiaramente identificati. 4.2.4 Tenuta sotto controllo delle registrazioni L’Organizzazione deve descrivere in una procedura documentata le modalità con cui gestisce i documenti di registrazione della qualità, al fine di dimostrare lefficacia e lefficienza dei sistema di gestione per la qualità applicato e consentire le necessarie elaborazioni statistiche. La gestione dei documenti di registrazione della qualità devono svilupparsi perlomeno attraverso le macro-attività di seguito descritte: identificazione: i documenti da elaborare nel corso delle attività devono essere identificati in modo univoco, allatto della loro redazione; archiviazione e reperibilità: in particolare, laccesso a questi documenti potrebbe essere consentito, oltre alle persone che ne gestiscono larchiviazione (specificate per ogni singolo documento), al titolare, a gruppo di verifica durante le verifiche ispettive interne e al cliente quando contrattualmente concordato; protezione, durata di conservazione e destinazione finale: i documenti di registrazione della qualità devono essere conservati in luoghi aventi idonee condizioni ambientali, atte ad evitare deterioramenti, danni o smarrimenti; i tempi di conservazione delle registrazioni della qualità devono essere adeguati alla natura della registrazione e definiti in un apposito documento che ne stabilisce anche la destinazione finale; dellaggiornamento dei documenti superati e della loro eliminazione al termine del periodo di conservazione dovrebbe essere responsabile la persona che ne gestisce larchiviazione.LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 11 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 12.
qualityitalia Succeed with Quality Qualora fossero necessarie modalità specifiche diverse, queste dovrebbero essere richiamate in eventuali procedure di utilizzo del documento stesso. Esempi di documenti tipici di registrazione della qualità possono essere: documentazione relativa alle verifiche ispettive interne; rapporti di riesame del sistema qualità da parte della direzione; documentazione relativa alle non conformità (per esempio nella gestione delle pratiche); documentazione relativa alle azioni correttive e preventive; documentazione relativa alladdestramento del personale (sia per esigenze professionali che per esigenze relative alla qualità); documentazione relativa alle pratiche con chiara identificazione del cliente, delle eventuali altre parti coinvolte e dei servizi richiesti dai clienti., di eventuali corrispondenti e dei compiti loro affidati; documentazione dì valutazione dei fornitori (considerando anche i consulenti, i corrispondenti, i fornitori di servizi e di macchine per lufficio); documentazione relativa alla progettazione dei nuovi servizi funzionali allattività professionale; registrazioni di misurazioni e monitoraggi, obiettivi, indagini sulla soddisfazione del cliente. 5 RESPONSABILITÀ DELLA DIREZIONE 5.1 IMPEGNO DELLA DIREZIONE Limpegno e il coinvolgimento diretto del titolare sono essenziali per lo sviluppo e il mantenimento e il miglioramento continuo di un sistema di gestione per la qualità efficace ed efficiente. Le responsabilità del titolare comprendono: la definizione delle politiche, degli obiettivi e della gestione dello studio legale; limpostazione della struttura dell’organizzazione e della messa a disposizione delle risorse; il mantenimento delle prestazioni attuali e il miglioramento continuo. Il sistema di gestione per la qualità deve essere adeguato alla dimensione ed alla struttura dello studio e incentrato sul raggiungimento degli obiettivi per la qualità. Il titolare dovrebbe orientare il proprio approccio al miglioramento delle prestazioni sia attraverso un progresso graduale, sia con cambiamenti radicali. Un periodico riesame deve verificare la congruenza di esigenze di risorse e di comunicazione interna necessarie ad assicurare che il sistema di gestione per la qualità sia mantenuto ed adeguato allevoluzione delle attività.LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 12 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 13.
qualityitalia Succeed with Quality 5.2 ATTENZIONE FOCALIZZATA AL CLIENTE Per soddisfare le esigenze e le aspettative del cliente, l’organizzazione deve: identificare tali esigenze ed aspettative; tradurre esigenze ed aspettative del cliente in requisiti da rispettare nello svolgimento dellattività; comunicare, far conoscere e se necessario spiegare tali requisiti a tutti i componenti e, ove necessario, ai corrispondenti e fornitori; migliorare i processi interni per aumentare continuamente la soddisfazione del cliente. Il successo professionale dipende dalla comprensione e dalla soddisfazione delle esigenze e delle aspettative, presenti, future ed anche implicite, del cliente (per implicite intendendosi quelle caratteristiche della prestazione professionale che il cliente non richiederebbe esplicitamente, ma sarebbe sgradevolmente sorpreso di non trovare, ad esempio cortesia e sollecitudine nei suoi confronti da parte del personale dell’organizzazione). Nel definire le esigenze e le aspettative del cliente, l’organizzazione dovrebbe: individuare quali siano i propri clienti significativi, sia attuali sia potenziali; stabilire quali siano le caratteristiche della propria attività professionale che meglio rispondano alle esigenze di tali clienti; individuare e valutare quali siano i concorrenti ed i loro punti di forza e di eventuale debolezza; identificare le opportunità di acquisizione e di mantenimento di clientela; predisporre procedure di accertamento della capacità interne (ad esempio competenza specifica, disponibilità di personale sufficiente) di gestire una pratica nuova secondo le esigenze del cliente; predisporre un sistema efficiente e sicuro per il controllo di eventuali incompatibilità e conflitti di interesse (da evitare per dovere deontologico). Gli aspetti dei servizi legali che possono interessare il cliente comprendono (oltre evidentemente alla bontà della prestazione professionale, elemento comunque insostituibile): facilità di contatto con lavvocato e disponibilità alla consultazione, tempestività nelle risposte; nel caso di studi legali composti da più avvocati, responsabilità di ogni pratica in capo ad un avvocato titolare, di regola affiancato almeno da un collaboratore, che assicuri la continuità del rapporto con il cliente in caso di sua assenza; controllo e coordinamento tempestivo relativamente a scadenze ed adempimenti, quali riunioni, udienze, depositi in uffici giudiziari ed altri; cortesia ed efficienza del personale che viene in contatto con il cliente, ad esempio al telefono o al ricevimento;LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 13 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 14.
qualityitalia Succeed with Quality trasparenza nella determinazione dei compensi professionali, tramite chiari accordi con il cliente e comunque nel rispetto delle tariffe professionali; rispetto dei requisiti di legge, quali il trattamento dei dati personali. 5.3 POLITICA PER LA QUALITÀ La politica per la qualità deve essere definita dal titolare in modo coerente con lattività professionale. La politica per la qualità deve essere formalizzata in un apposito documento firmato dal titolare. La politica per la qualità deve contenere: limpegno a perseguire un miglioramento continuo e la completa soddisfazione del cliente, con chiara indicazione delle modalità e delle risorse con le quali s’intende raggiungere tali obiettivi; un quadro di riferimento per definire e riesaminare gli obiettivi per la qualità; esempi di obiettivi possono essere: - tempestività nellevasione delle pratiche e nelle risposte al cliente; - mantenimento ed accrescimento delle competenze professionali dei professionisti, - trasparenza nei rapporti con il cliente, ad esempio con parcellazione periodica e dettagliata. Politica per la qualità La nostra Organizzazione, nellambito della propria funzione, intende garantire un servizio sempre più attento e rispondente alle esigenze dei propri clienti, tutelandone al meglio i diritti, nella maniera più conveniente possibile per ambo le parti. Data la natura della professione, ciò si concretizza in: • massima professionalità e competenza; • rispetto delle norme deontologiche; • garanzia dello standard qualitativo offerto mediante controlli costanti, che costituiscano peraltro il fondamento indispensabile per il miglioramento futuro; • condivisione dellapproccio orientato al cliente da parte dei componenti dell’organizzazione e dei collaboratori esterni di cui la stessa si avvale; • effettiva padronanza delle questioni inerenti le esigenze del cliente nella specifica fattispecie; • efficace assistenza in termini di tempestività e costanza nella comunicazione delle informazioni relative ai procedimenti e di rispetto degli obblighi di riservatezza. In tale ottica s’ intende: a) realizzare e introdurre un Sistema Qualità conforme ai requisiti della norma ISO 9001; b) favorire la "Cultura della Qualità" allinterno dell’Organizzazione; c) definire, condividere e perseguire gli obiettivi per la qualità dell’organizzazione; d) garantire tutte le risorse necessarie al funzionamento ed al mantenimento del Sistema Qualità; e) favorire il massimo coinvolgimento di tutte le risorse umane valorizzandone le attitudini personali e la formazione professionale; f) applicare sistematicamente il processo di miglioramento continuo su tutte le attività svolte. Firma del Titolare Esempio di politica per la qualità Gli obiettivi contenuti nella politica per la qualità definiscono indirizzi generali nella conduzione dell’organizzazione e di regola sono a medio-lungo termine.LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 14 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 15.
qualityitalia Succeed with Quality La politica per la qualità deve essere portata a conoscenza - a cura del titolare - di tutti i livelli dellorganizzazione dello studio e da tutti compresa. A tale scopo la politica per la qualità può essere: distribuita e/o esposta; oggetto di discussione del titolare con tutti i componenti dell’organizzazione nellambito di appositi incontri. La politica per la qualità deve essere periodicamente riesaminata e, quando necessario, revisionata; è opportuno che tale riesame avvenga perlomeno in occasione dei riesami periodici del sistema qualità da parte del titolare (vedi § 5,6 della norma). 5.4 PIANIFICAZIONE 5.4.1 Obiettivi per la qualità Gli obiettivi per la qualità sono le condizioni ottimali del sistema per il cui raggiungimento la struttura si organizza. Gli obiettivi per la qualità dovrebbero essere a breve termine (e comunque non superiori allanno). Obiettivi di più ampio respiro andrebbero divisi in sub- obiettivi con scadenze più ravvicinate. Gli obiettivi per la qualità devono essere misurabili, ovvero per ognuno di essi deve essere definito un parametro oggettivo che permetta di verificarne il raggiungimento. È importante in fase di definizione degli obiettivi prevedere le modalità di monitoraggio del raggiungimento degli stessi; ad esempio se un obiettivo è il contenimento del tempo di evasione di un tipo di pratica, deve essere prevista la registrazione del tempo dì evasione di tutte le pratiche di quel tipo. Gli obiettivi per la qualità devono essere coerenti con la politica per la qualità, ovvero con i traguardi in essa contenuti, e di conseguenza devono tendere al miglioramento continuo. Nel definire questi obiettivi, il titolare dovrebbe prendere in esame le esigenze presenti e future dell’organizzazione e del cliente ed i requisiti del servizio fornito, quali: facilità di contatto; tempestività nelle risposte; rispetto delle scadenze e degli adempimenti. Andrebbero anche presi in esame i risultati dei riesami del sistema qualità da parte della direzione (vedi § 5.6.3 della norma), le prestazioni attuali (vedi § 8.2.3) e il grado di soddisfazione del cliente. È opportuno che gli obiettivi siano stabiliti coinvolgendo tutti i componenti dell’organizzazione, attribuendo le responsabilità per la loro realizzazione, e siano comunicati a tutto il personale interessato. È quindi opportuno che il titolare definisca un apposito documento contenente: descrizione degli obiettivi per la qualità; criteri misurabili di valutazione del raggiungimento degli obiettivi;LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 15 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 16.
qualityitalia Succeed with Quality responsabili del loro raggiungimento; risorse umane, economiche e strumentali necessarie per il loro raggiungimento; tempi e modalità di attuazione. Questo documento deve essere poi portato a conoscenza delle persone responsabili per il raggiungimento degli obiettivi, che possono poi a loro volta redigere un documento di dettaglio riguardante le modalità dì conseguimento degli obiettivi di loro pertinenza. Esempi di obiettivi a breve termine per la qualità di uno studio legale possono essere: partecipazione ad x convegni (interni o esterni) nel settore zzz; predisposizione di un archivio indicizzato di precedenti nel settore; yyy per utilizzarlo successivamente; informazioni ogni kkk sulle pratiche nuove; creazione di una banca dati su clienti e controparti al fine di evitare conflitti di interesse. Gli obiettivi dovrebbero essere periodicamente riesaminati e, quando necessario, revisionati; è opportuno che il riesame degli obiettivi e leventuale definizione di nuovi obiettivi vengano effettuati in corrispondenza del riesame del sistema qualità da parte del titolare. 5.4.2 Pianificazione del sistema di gestione per la qualità Il titolare deve sviluppare una pianificazione delle attività e risorse necessarie a soddisfare gli obiettivi per la qualità e i requisiti di erogazione dei servizi (vedi § 7.5 della norma). Elementi su cui basare la pianificazione della qualità possono essere: le esigenze e le aspettative del cliente; i risultati delle misurazioni e dei monitoraggi dei servizi erogati (vedi §§ 8.2.3, 8.2.4); gli insegnamenti appresi da precedenti esperienze, comprendendo anche lanalisi dei reclami e delle segnalazioni ricevute in passato (§ 7.2.3) e dei risultati delle indagini sulla soddisfazione dei clienti (§ 8.2.1); le opportunità per il miglioramento (§ 8.5.1). I risultati della pianificazione dovrebbero individuare: le responsabilità e lautorità per lattuazione dei piani di miglioramento; le capacità, le conoscenze e le risorse necessarie per la conduzione del sistema di gestione per la qualità; le metodologie ed i mezzi per il miglioramento continuo del sistema di gestione qualità; gli indicatori per la misurazione e il monitoraggio dei servizi erogati dallo studio (§ 8 della norma) e le esigenze di documentazione e di registrazione. Tali risultati dovrebbero essere riesaminati regolarmente, comunque almeno in occasione dei riesami degli obiettivi per la qualità o quando richiesto da cambiamenti nella struttura organizzativa, e revisionati, se necessario. La pianificazione per la qualità deve essere definita in un apposito documento approvato dal titolare.LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 16 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 17.
qualityitalia Succeed with Quality 5.5 RESPONSABILITÀ, AUTORITÀ E COMUNICAZIONE 5.5.1 Responsabilità ed autorità Lo studio legale si dota di regola di una struttura per ruoli e competenze acquisite (e non funzionale), ovvero tipicamente non vi sono allinterno dello studio funzioni distinte per, ad esempio: lacquisizione dei clienti; la gestione dei corrispondenti (fornitori). La definizione dei ruoli organizzativi potrebbe, pertanto, risultare difficile: in questi casi dovrebbe essere rivolta la massima attenzione nella messa a fuoco di tali ruoli, con specifico riferimento alle responsabilità per la qualità. Nello studio una sola persona, di solito, esercita più funzioni: tale persona però deve essere ben consapevole delle molteplici responsabilità che le competono per lattuazione del sistema di gestione per la qualità. Il titolare deve definire responsabilità ed autorità di tutte le funzioni dellorganizzazione: infatti la quasi totalità delle funzioni ha un impatto sulla qualità, dalla centralinista fino al titolare. Può risultare efficace dare una visione di insieme dellorganizzazione attraverso una descrizione sintetica del suo funzionamento: in particolare è necessario individuare ruoli e responsabilità per il sistema di gestione per la qualità. La descrizione analitica delle responsabilità può essere effettuata nelle varie procedure di gestione dello studio. E’ anche possibile integrare, nella documentazione del sistema di gestione per la qualità, documenti organizzativi dello studio, quali ad esempio descrizione dei ruoli, disposizioni generali, ecc., di cui deve essere garantita una gestione controllata (vedi § 4.2.3). La definizione dei ruoli e lorganizzazione dello studio devono essere comunicate a tutto il personale (vedi § 5.5.3). Ove le dimensioni e/o la complessità organizzativa lo richiedano lo studio dovrebbe dotarsi di: organigramma; mansionario; settori di competenza professionale (per i professionisti). 5.5.2 Rappresentante della direzione Il titolare - o un suo delegato con nomina formale - ha la specifica responsabilità e autorità di gestire, tenere sotto controllo, valutare e coordinare i processi del sistema di gestione per la qualità, attivando, se possibile, anche programmi di miglioramento continuo e indagini di soddisfazione del cliente.LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 17 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 18.
qualityitalia Succeed with Quality 5.5.3 Comunicazione interna Il titolare deve definire e attivare metodi per comunicare i requisiti, gli obiettivi e i risultati relativi alla qualità. La trasmissione di queste informazioni costituisce una risorsa per il miglioramento e per il coinvolgimento del personale nel raggiungimento degli obiettivi per la qualità. Possibili strumenti per queste comunicazioni sono: periodiche riunioni informative interne; avvisi su bacheche; notiziari interni (cartacei o elettronici). 5.6 RIESAME DA PARTE DELLA DIREZIONE 5.6.1 Generalità Il titolare deve riesaminare periodicamente il sistema di gestione per la qualità per valutarne lefficacia e lefficienza e per verificare che vengano soddisfatti la politica e gli obiettivi per la qualità. La periodicità di tale riesame deve essere definita in modo da avere ragionevole sicurezza che il sistema di gestione per la qualità sia sempre adeguato (è consigliabile almeno annualmente). Il riesame dovrebbe anche analizzare le attività correnti che possano richiedere cambiamento e dovrebbe prendere in esame le opportunità per il miglioramento del sistema di gestione per la qualità. I risultati del riesame devono essere trattati come registrazioni della qualità (vedi § 4.2.4). 5.6.2 Elementi in ingresso per il riesame Gli elementi su cui basare il riesame da parte dei titolare devono comprendere: risultati delle verifiche ispettive dei sistema di gestione per la qualità (§ 8.2.2), sia interne sia esterne; misure del grado di soddisfacimento delle esigenze e delle aspettative dei cliente, che dovrebbero includere i risultati delle analisi dei grado di soddisfazione dei cliente (§ 8.2.1) e le analisi consuntive dei reclami e delle segnalazioni provenienti dallo stesso (§ 7.2.3); verifica del grado di raggiungimento degli obiettivi per la qualità stabiliti in precedenza (§ 5.4.1); prestazioni delle attività, ad esempio prendendo in esame i risultati di misurazioni e monitoraggi di processi e servizi (§§ 8.2.3, 8.2.4) ed eventuali problemi emersi durante lerogazione degli stessi (§ 8.3); stato delle azioni correttive e preventive (§§ 8.5.2, 8.5.3), ad esempio prendendo in esame le analisi consuntive delle stesse; in tale ambito devono essere considerate anche le azioni correttive conseguenti alle verifiche ispettive interne ed esterne; analisi dei risultati conseguiti dalle azioni correttive e preventive;LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 18 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 19.
qualityitalia Succeed with Quality stato delle azioni a seguito di precedenti riesami, ad esempio delle azioni preventive intraprese a seguito dei risultati dei riesame precedente; modifiche nelle ipotesi originali sulle quali è basato il sistema di gestione per la qualità, per esempio, quelli derivanti da nuove tecnologie, da modifiche strutturali dello studio e da cambiamenti di normative legislative o deontologiche; stato e risultati delle attività di miglioramento e possibili opportunità di miglioramento, Altri elementi possono essere: risultati delle attività di benchmarking, ovvero del confronto dellorganizzazione con altre comparabili; prestazioni dei fornitori, ad esempio dei corrispondenti. 5.6.3 Elementi in uscita del riesame La documentazione dei risultati del riesame deve comprendere: • il riferimento agli elementi in ingresso per il riesame presi in considerazione; • lidentificazione degli autori del riesame; • le osservazioni, le raccomandazioni, le conclusioni e le decisioni prese a seguito del riesame, con chiara indicazione di obiettivi per la qualità misurabili, delle azioni da intraprendere e di responsabili, tempi e modalità per la loro attuazione. I risultati del riesame devono essere: portati a conoscenza delle persone interessate alle azioni decise durante lo stesso, in modo che possano attuarle efficacemente; documentati in forma tale da facilitare il monitoraggio dei progressi ed essere utilizzati come elementi su cui basare successivi riesami. Le decisioni prese durante il riesame possono anche dar luogo ad azioni preventive (§ 8.5.3). I risultati del riesame dovrebbero focalizzarsi su: migliori prestazioni dei servizi e delle attività; adeguatezza della struttura organizzativa e delle risorse; conformità ai requisiti normativi sia legislativi che deontologici. 6. GESTIONE DELLE RISORSE 6.1 MESSA A DISPOSIZIONE DELLE RISORSE Il titolare dello studio (o suoi delegati), comprendendo che il Sistema Qualità necessita di un forte impegno organizzativo al fine di creare e mantenere efficace ed efficiente lorganizzazione, deve individuare tempestivamente il tipo e la quantità delle risorse che sono necessarie. Il risultato di tale attività di individuazione può essere documentato mediante la predisposizione di unapposita relazione da aggiornare periodicamente. Le risorse, che possono essere di vario tipo: umane, strumentali, di spazio, di luogo, ecc., devono essere commisurate:LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 19 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 20.
qualityitalia Succeed with Quality a) alle necessità imposte dalla realizzazione e dal miglioramento dei processi che il sistema per la gestione della qualità richiede; ad esempio: se in uno dei processi del sistema per la gestione della qualità è previsto che la collazione degli atti deve essere effettuata mediante la collaborazione di due diverse persone; occorre che allinterno dello studio vi siano almeno due persone addette e formate a tale attività; se é previsto che il controllo dellerogazione dei servizi dello studio deve essere effettuato da due persone indipendenti luna dallaltra occorre disporre di queste persone ed averle adeguatamente formate; se è previsto che le informazioni, anche telefonate al cliente sulle informazioni, anche telefoniche, al cliente sullo stato della pratica, non debbano essere fornite da personale di segreteria, occorre assicurare la presenza in studio, con unadeguata turnazione, di almeno un professionista; b) alle necessità imposte dalle regole che devono essere rispettate per garantire al cliente piena soddisfazione; ad esempio: se il cliente ha manifestato lesigenza di non ricevere copie di documenti a mezzo telefax e tale esigenza è stata accolta, lo studio legale potrebbe munirsi di apparecchiature informatiche adeguatamente interconnesse, per la trasmissione via internet oppure di altro mezzo alternativo idoneo allo scopo; se il cliente richiede un servizio che presuppone numerosi interventi fuori dalla sede dello studio, quale potrebbe essere quello di gestire una serie di controversie che vanno radicate presso uffici territorialmente diversi da quello nel quale egli opera, questi deve organizzare le risorse per garantire lespletamento delle attività necessarie allerogazione del servizio, ad esempio avviando una collaborazione stabile con corrispondenti in loco mantenuti opportunamente sotto controllo; oppure aprendo una sede in tale luogo; se per la soddisfazione del cliente é necessario che anche attività che potrebbero essere espletate in tempi non urgenti, vengano effettuate entro un lasso di tempo molto breve, occorre dotarsi delle risorse umane materiali e strumentali che sono indispensabili allerogazione del servizio nei tempi richiesti. c) stabilite quali e quante sono le risorse necessarie per lerogazione dei servizi richiesti dal cliente e dei quali si è accettata lerogazione, nel rispetto dei requisiti del sistema dì gestione per la qualità e la soddisfazione del cliente, lo studio deve acquisirle. 6.2 RISORSE UMANE 6.2.1 Generalità Dopo che il titolare ha stabilito le risorse necessarie per creare, mantenere e migliorare il sistema di gestione per la qualità e prima di assegnarle alle rispettive mansioni, deveLGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 20 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 21.
qualityitalia Succeed with Quality assicurarsi che abbiano il grado di istruzione e le capacità necessarie ed abbiano maturato sufficiente esperienza nellesercizio dellattività che saranno chiamate ad espletare. Qualora queste caratteristiche non appartengano alla loro formazione professionale, deve organizzare per loro un adeguato programma di formazione che può essere effettuato sia allinterno sia allesterno dello studio. È indispensabile però che, prima di essere assegnato ad espletare uno specifico incarico, il personale effettui un periodo di tirocinio adeguato allimportanza ed alla difficoltà della mansione affidatagli. 6.2.2 Competenza, consapevolezza e addestramento Questo requisito si applica a tutto il personale dello studio e di conseguenza occorre prevedere lindividuazione, la pianificazione, leffettuazione e la registrazione delladdestramento del personale stesso. Per ogni mansione dovrebbe essere definito in forma documentale un profilo di conoscenze ed esperienze necessarie per lo svolgimento delle relative attività. Il titolare deve pertanto analizzare le esigenze di formazione e di sviluppo di tutto il proprio personale e predisporre adeguati piani di addestramento. Il titolare stesso dovrebbe in ogni caso, ed al di fuori del piano di addestramento interno, promuovere la responsabilità del proprio personale interno allauto-aggiornamento delle proprie competenze professionali, ad esempio: a) In uno studio tutti i componenti devono avere adeguata formazione professionale, in relazione ai ruoli che sono chiamati a ricoprire. b) Lindividuazione dei bisogni formativi del personale può essere effettuata in risposta a differenti esigenze: inserimento di nuove risorse; sviluppo di carriera del personale interno (soprattutto per grandi realtà professionali); sviluppo professionale del personale interno; necessità specifiche del sistema di gestione per la qualità. c) Per ognuna di queste esigenze deve essere predisposto uno specifico programma di formazione, congruente con le competenze richieste per il ruolo (attuale o futuro) della persona e con le capacità economiche dello studio. d) Dovrebbe pertanto essere definito un programma di sviluppo delle risorse - aggiornabile in funzione di ulteriori necessità formative e/o a seguito di verifiche effettuate in itinere - al fine di evidenziare eventuali criticità. Ogniqualvolta ad una persona venga assegnata una nuova mansione, si deve prevedere il relativo addestramento. e) Il titolare deve verificare, anche con il contributo dellinteressato. se lattività formativa ha consentito lacquisizione delle competenze richieste per lesercizio della mansione e/o per lo sviluppo professionale della risorsa, ad esempio mediante leffettuazione di prove pratiche o con la simulazione dellattività. Nel caso si riscontri che i bisogni formativi nonLGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 21 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 22.
qualityitalia Succeed with Quality sono stati adeguatamente soddisfatti, possono essere predisposte ulteriori attività formative o ridefiniti i ruoli. f) È necessario che una parte del programma di addestramento sia dedicata alla presa di coscienza da parte di tutto il personale dellimportanza del ruolo di ognuno per il raggiungimento degli obiettivi per la qualità definiti dallo studio legale. Tale esigenza può essere soddisfatta, ad esempio, mediante riunioni periodiche di tutto il personale volte a consentire ed incentivare la condivisione delle singole problematiche al fine del raggiungimento di obiettivi comuni. g) Il titolare deve specificare in che modo viene effettuata la registrazione delle attività formative cui ogni risorsa ha partecipato. h) In particolare per ogni risorsa, oltre a tutte le informazioni richieste allatto della sua acquisizione, devono essere registrati, ad esempio su appositi moduli, laddestramento e la formazione effettuati. Tali documenti devono essere: periodicamente aggiornati archiviati e gestiti in forma controllata (vedi 4.2.4). 6.3 INFRASTRUTTURE Devono essere rese disponibili tutte le attrezzature necessarie per poter svolgere correttamente ed efficacemente lattività dello studio; tra queste possono essere comprese: le attrezzature informatiche, quali computer, stampanti, dispositivi di memorizzazione, ecc.; le attrezzature da ufficio quali fotocopiatrici, ecc.; i mezzi per comunicare con lesterno, quali centralini telefonici, fax, posta elettronica; ecc. Tali attrezzature dovrebbero essere: in numero adeguato alle esigenze dello studio, ad esempio numero di linee telefoniche, numero di computer; di livello adeguato a garantire un servizio efficace ed efficiente, ad esempio computer di potenza adeguata ai software che vengono utilizzati; adeguatamente mantenuti, in modo da garantire la continuità del servizio; tale manutenzione può essere, ad esempio, eseguita tramite servizi esterni specializzati; duplicate in caso di risorse critiche in assenza delle quali non può di fatto svolgere alcuni servizi; ad esempio può essere necessario disporre di più di una stampante in modo da assicurare la possibilità di stampare documenti essenziali in caso di guasto di una di esse. Si dovrebbero anche tenere sotto controllo i materiali di consumo essenziali per lo svolgimento del servizio dello studio, quali ad esempio la carta, le cartucce delle stampanti, ecc.; per tali materiali dovrebbe essere sempre assicurata la presenza, ad esempioLGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 22 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 23.
qualityitalia Succeed with Quality garantendo una scorta minima al di sotto della quale i materiali devono essere nuovamente acquistati. Ove necessario per lerogazione dei servizi, devono essere disponibili anche i software occorrenti per lo svolgimento delle attività dello studio, quali quelli per la scrittura dei testi, per la gestione degli archivi informatici, ecc. Il software deve essere adeguato alle esigenze dello studio e mantenuto aggiornato in modo da continuare a soddisfare tali esigenze. Dovrebbero, inoltre, essere disponibili mezzi per garantire lintegrità e la protezione dei dati memorizzati (legge 196/03 in materia di trattamento dei dati personali); tra questi hanno fondamentale importanza sistemi di salvataggio di sicurezza, quali unità a nastro, CD, ecc., e i software antivirus. Per questi ultimi è essenziale che venga garantito un continuo aggiornamento della definizione dei virus, ad esempio tramite i siti internet dei produttori dei software, data la continua comparsa di nuovi virus. Dovrebbero anche essere disponibili servizi di supporto per lattività dello studio, quali laccesso alla legislazione e alla giurisprudenza aggiornate, ad esempio mediante: abbonamento alle gazzette ufficiali; aggiornamenti su supporto informatico, quali CD-ROM; accesso a banche dati specializzate tramite internet. 6.4 AMBIENTE DI LAVORO L’Organizzazione deve disporre di un ambiente di lavoro adeguato alle esigenze del personale e delle attività che vengono svolte nello studio stesso. Questo comprende: disponibilità di spazi sufficientemente ampi in relazione al numero di persone che lavorano, continuativamente o saltuariamente, allinterno dello studio; disponibilità di spazi sufficienti per le attività che si svolgono nello studio, quali un archivio sufficientemente ampio per contenere tutte le pratiche; ambienti confortevoli e accoglienti, considerando ad esempio l’illuminazione degli ambienti, il loro riscaldamento e la loro climatizzazione, il livello di rumore interno, ecc.; arredamenti e attrezzature di lavoro che consentano di svolgere le attività senza affaticare eccessivamente il personale, ad esempio sedie regolabili dai singoli individui, computer con video posizionabili in modo da evitare riflessi, ecc. Si ricorda che gli ambienti e le attrezzature dì lavoro sono soggetti a disposizioni legislative, che devono essere considerate e soddisfatte. È opportuno infine promuovere laffiatamento tra il personale dello studio, con particolare riferimento a quello che deve lavorare a diretto contatto, magari organizzando dei momenti conviviali.LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 23 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 24.
qualityitalia Succeed with Quality 7 REALIZZAZIONE DEL PRODOTTO 7.1 PIANIFICAZIONE DELLA REALIZZAZIONE DEL PRODOTTO I processi relativi alle attività dello studio legale possono essere sinteticamente riassunti come riportato nello schema di Figura 1 che descrive le interconnessioni, le relazioni operative e di controllo tra i processi stessi. Politica dell’Organizzazione Missione e Visione Obiettivi PIANIFICAZIONE DELLE ATTIVITA’ ED ALLOCAZIONE RISORSE Fornitore Progettazione Erogazione CLIENTE (eventuale) (eventuale) dei Servizi CONTROLLO NOTA: Missione (Mission): dichiarazione che descrive lo VALUTAZIONE SCOSTAMENTI scopo o la “ragion d’essere” di un’organizzazione. Descrive perché l’attività o la funzione esiste. Visione (Vision): dichiarazione che descrive come un’organizzazione desidera essere in futuro. IDENTIFICAZIONE AZIONI CORRETTIVE Figura 1: Mappa generale dei processi principali dello studio legale Nello specifico, il processo di Realizzazione del Servizio comprende diversi sottoprocessi: Pianificazione delle Attività ed Allocazione delle Risorse che stabilisce gli obiettivi per la qualità previsti per ogni Servizio da erogare, Progetto da sviluppare, Pratica da svolgere. Fornitore/Consulente che consiste sostanzialmente nellindividuazione, selezione, valutazione e controllo dei Fornitori (Consulenti) dì prestazioni specialistiche o Colleghi esterni che collaborano, quando necessario, con lo studio. Progettazione (quando necessaria o richiesta) che stabilisce e descrive le caratteristiche dei Servizio da erogare. Erogazione del Servizio che è finalizzato a fornire il Servizio con le caratteristiche desiderate, utilizzando metodi adeguati. Cliente, il cui scopo è la gestione del cliente (assistenza e supporto).LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 24 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 25.
qualityitalia Succeed with Quality Controllo che, svolto in parallelo ai processi precedentemente descritti, ha lo scopo di verificare (in maniera continua) quanto già fatto. Questo processo ha anche la finalità dì verificare che quanto attuato sia in accordo con quanto pianificato, individuando e risolvendo i problemi che potrebbero sorgere durante lo sviluppo delle attività. Tutte le attività relative ai processi di realizzazione debbono essere adeguatamente documentate per testimoniare e dare fiducia sulla rispondenza dei processi (verifiche, validazioni, ecc.). 7.2 PROCESSI RELATIVI AL CLIENTE 7.2.1 Determinazione dei requisiti relativi al prodotto I requisiti del cliente vengono individuati con le attività descritte nellellisse A del diagramma di flusso “Istruzione Pratica” (Figura 2A). 1ª Notizia Dominus Richiesta Cliente Incarico d’ufficio Il Cliente propone 1° Contatto l’incarico Organizzazione: •Effettua colloquio preliminare •Controlla i documenti disponibili A Esame Sommario •Chiede integrazione documenti •Verifica conflitti del Caso •Verifica risorse •Verifica capacità progettazione Accettazione NO Suggerimenti/ incarico? Informativa Cliente Organizzazione: SI •Propone tariffario •Pianifica impegni di cassa B •Chiede integrazione documenti Formalizzazione •Richiede fondo spese Incarico Cliente: •Sottoscrive lettera d’incarico Totalmente NO Formalizzazione Standard? Incarico SI Inizio Attività 1 Figura 2A: Istruzione PraticaLGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 25 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 26.
qualityitalia Succeed with Quality Le richieste di prestazione professionale che pervengono allo studio legale possono avere origine da: richiesta diretta del cliente; richiesta del Dominus; richiesta su incarico dUfficio; riferimento della pratica aperta da associazioni di categoria, sindacati ovvero da corrispondenti italiani o esteri. 1 Organizzazione: •Effettua approfondimento normativo, L’Organizzazione effettua un’indagine giurisprudenziale e dottrinale preliminare e l’inquadramento Raccolta Dati •Definisce, prevede e pianifica le normativo scadenze giudiziarie ed extragiudiziarie, C la stesura di atti e pareri e la lettera di mandato •Individua adempimenti •Correla gli adempimenti e le scadenze Pianificazione processuali Commessa Segreteria: •Effettua la registrazione nell’agenda D legale e cartacea nel sistema informativo SI •Effettua il controllo giornaliero elle Modifiche? scadenze NO Adempimento Consulenza Consulenza o Contenzioso? Contenzioso Stragiudiziale Giudiziale Penale Civile Amministrativo NOTA: La rinuncia al mandato può intervenire in qualunque momento anche a seguito di cause di incompatibilità sopraggiunte o conosciute a posteriori. Figura 2B: Istruzione Pratica La “prima notizia” relativa alla richiesta di prestazione professionale può giungere allo studio legale nei seguenti modi: su visita diretta del cliente presso il titolare dello studio o di un suo delegato; telefonicamente;LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 26 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 27.
qualityitalia Succeed with Quality via fax; via E-mail/internet; via posta; tramite notifica. Nellindividuazione dei requisiti lavvocato dovrà tener conto di vizi e/o dellesistenza di diritti che, non espressi o non conosciuti dal cliente, impongono !a revisione delle azioni programmate. Ogni ulteriore requisito stabilito dallo studio legale deve essere definito dallo studio stesso. 7.2.2 Riesame dei requisiti relativi al prodotto Prima di procedere allaccettazione dellincarico, il professionista responsabile del cliente, deve assicurarsi: che, anche alla luce dei motivi deontologici, non sussistano condizioni di incompatibilità ai fini dellaccettazione dellincarico; che, qualora il cliente non sia in grado di esplicitare finitamente le proprie esigenze, in quanto le informazioni e/o i documenti da lui forniti non sono sufficienti per determinare loggetto delle prestazioni richieste, gli vengano richieste integrazioni documentali o informazioni aggiuntive; di esplicitare e comunicare al cliente quali obblighi contrattuali gli siano richiesti nel caso lo studio accetti di prendere in carico la sua pratica; che la tariffa applicabile alla pratica, in base al vigente tariffario di legge ed ai criteri di parcellazione, sia illustrata e concordata con il cliente; che il cliente, analogamente, sia informato riguardo alle modalità di parcellazione; che si effettui una "prima analisi" della capacità di progettazione nel caso di erogazione di servizi nuovi o specifici per il cliente; di effettuare, sulla base degli elementi raccolti in fase di esposizione del caso, unanalisi di fattibilità per valutare la capacità interna di soddisfazione delle necessità del cliente in termini di conoscenza, di risorse umane e di tempi necessari per lespletamento; le attività inerenti ai requisiti in oggetto sono specificate nelle ellissi B e C della flow chart "Istruzione Pratica" (vedi Figure 2A e 2B); nel caso in cui il cliente non precisi i propri requisiti in maniera documentata, tali requisiti devono essere confermati dallo studio legale prima della loro accettazione. Il risultato del riesame deve essere evidenziato e documentato, con mezzi quali ad esempio: firma del professionista responsabile della pratica sul fascicolo della pratica; compilazione di un documento che descriva i risultati dellavvenuto riesame; lapposizione di un timbro sul fascicolo della pratica. In caso di attività in ambito giudiziario, il professionista responsabile della pratica provvede ad assumere dal cliente anche la procura alla lite. Eventuali modifiche ai termini e alleLGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 27 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 28.
qualityitalia Succeed with Quality condizioni ai quali è stato conferito lincarico che emergano durante il suo espletamento, sia in quanto richieste dal cliente, sia in quanto ritenute opportune dallo studio devono essere valutate dal professionista responsabile della pratica. Per valutarne lentità e le conseguenze si effettua, ogniqualvolta necessario, un riesame formale della pratica che può prevedere: la verifica documentale; il riesame dei dati di riferimento della pratica; il riesame delle modifiche; note. In corrispondenza di tali variazioni ed evoluzioni della pratica, peraltro normale caratteristica dellattività dello studio, occorre che il professionista responsabile della pratica comunichi al cliente e al personale interessato dello studio: (segretarie, praticanti, collaboratori vari), per la parte di loro competenza (vedi ellissi D della flow chart "Istruzione Pratica" in Figura 2B), le modifiche ai termini e alle condizioni ai quali è stato conferito lincarico conseguenti al riesame. 7.2.3 Comunicazione con il cliente Lo studio legale tiene il cliente informato in maniera efficace riguardo allevoluzione della pratica che lo vede coinvolto in corrispondenza di fasi significative, quali tentativi di conciliazione con la controparte in caso di attività stragiudiziale, partecipazione ad udienze, emissione di dispositivi di sentenze, ecc. Lo studio deve prevedere una procedura di valutazione della soddisfazione del cliente, ma anche la possibilità di ricevere reclami direttamente mediante lettera o telefono, ecc. È consigliabile comunicare formalmente al cliente (per iscritto) il nominativo del professionista responsabile della pratica. 7.3 PROGETTAZIONE E SVILUPPO In tale ambito, a differenza delle altre realtà imprenditoriali, si fa di regola riferimento alla "progettazione" come ad una possibile fase attinente al servizio “richiesto” dal cliente (e dunque il più delle volte successiva alla richiesta di tale servizio), che di conseguenza non può attenere alla "sostanza" del servizio stesso, ma alleffettiva “prestabilità” del servizio richiesto dal cliente da parte dell’organizzazione. La progettazione, quindi, nel caso dello studio, riguarda il "come" l’organizzazione stessa è in grado di fornire le prestazioni richieste. In tal senso la progettazione può essere individuata come il momento in cui il professionista (titolare, socio o comunque responsabile del contatto con il cliente) determina le modalità, le competenze e le risorse necessarie allerogazione del servizio richiesto ed al suo controllo.LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 28 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 29.
qualityitalia Succeed with Quality In tale ambito, la progettazione si ha in caso di: a) modifiche legislative che richiedono modalità nuove o organizzazione di risorse nellerogazione del servizio; b) nuove materie mai trattate o nuovi servizi che richiedano modalità nuove o organizzazione di risorse nellerogazione del servizio. Comunque, per identificare cosa costituisce attività di progettazione in uno studio legale è bene tener presente quanto segue: Lattività di “aggiornamento”, tipica dellattività legale, non ricade nel campo della progettazione. Per “aggiornamento professionale” si intende sostanzialmente lattività necessaria a mantenere adeguato allevoluzione normativa il livello di competenze dello studio legale con riferimento alle materie normalmente oggetto delle sue attività. La progettazione è finalizzata alla redazione di una specifica, "un codice di comportamento", una procedura di erogazione del servizio, che stabilisca il "come" il servizio debba essere erogato. Lidentificazione dei requisiti essenziali per un nuovo servizio differisce in base alle due principali categorie di casi: nel caso in cui il nuovo servizio sia progettato a seguito dellentrata in vigore di una nuova legge, tutta la documentazione ad essa relativa deve essere esaminata attentamente e richiede un approfondimento diverso che può coinvolgere più soggetti con diverse competenze; nel caso in cui il nuovo servizio sia progettato su specifiche del cliente, i requisiti vengono individuati tramite un approfondito colloquio con il cliente stesso e un attento esame delleventuale documentazione. (Vedi diagramma di flusso - punto 1 di Figura 3). 7.3.1 Pianificazione della progettazione e dello sviluppo La pianificazione della progettazione, che prevede lassegnazione delle attività, delle tempistiche e delle responsabilità relative alle diverse fasi della progettazione (vedi diagramma di flusso - punto 2 di Figura 3), è compito del responsabile della progettazione il quale, se si rende necessario lintervento di più persone, deve individuare e definire le persone che faranno parte del team di progetto, gestendone ed assicurandone efficacia di comunicazione e chiarezza di responsabilità. Debbono, inoltre, essere pianificate le attività di riesame, verifica e validazione.LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 29 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 30.
qualityitalia Succeed with Quality A tale proposito, sono di grande utilità la “Scheda di Progetto” dove sono riportate tutte le informazioni relative al progetto (vedi esempio pratico in Figura 4) e le “Fasi Progettuali in Tempi”, diagramma di Gantt, che costituisce un metodo di rappresentazione grafica per il controllo visivo dellandamento temporale delle attività di Progettazione (vedi esempio "Fase progettuale in tempi" riportato nella Tabella 2). 1. Identificazione dei requisiti per la progettazione Fasi Progettuali Scheda di in Tempi Progetto 2. Pianificazione attività e definizione del “team di progettazione” 3. Elementi in ingresso alla progettazione 4. Correttezza elementi in NO ingresso? SI 5. Elementi in uscita dalla progettazione Documentazione di verifica 6. Verifica della progettazione 8. Gestione modifiche della NO 7. Positiva? progettazione SI Documentazione di riesame 9. Riesame della progettazione NO 10. Positivo? SI Documentazione di validazione 12. Positiva? 11. Validazione della progettazione 13. Erogazione del Servizio NOTA: Il diagramma di flusso non rappresenta necessariamente la sequenza temporale delle attività Figura 3: Attività di progettazione TEMPO (MESI) DESCRIZIONE ATTIVITA’ RESPONSABILE G F M A M G L A S O N D 1 – Organizzazione Gruppo Progetto Titolare 2 – Analisi Organizzazione/Piano Dettaglio Resp. Progetto 3 - Addestramento Resp. Progetto 4 – Stesura Procedure/Processi Resp. Qualità 5 – Stesura manuale Gestione Qualità Resp. Qualità 6 – Implementazione Sistema Qualità Resp. Progetto 7 – Verifica Ispettiva e Piano di Miglioramento Resp. Qualità 8 – Richiesta Certificazione Resp. Progetto 9 – Riesame Direzione e Piano Miglioramento Resp. Progetto 10 – Visita di Certificazione Resp. Progetto Verifiche Resp. Progetto * * * * Riesami Resp. Progetto * * Validazione Resp. Progetto * Tabella 2: Fase progettuale in tempiLGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 30 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 31.
qualityitalia Succeed with Quality 7.3.2 Elementi in ingresso alla progettazione e allo sviluppo Il responsabile del progetto definisce in un documento le specifiche dei servizio che deve essere progettato e sviluppato, indicando anche quelle coperte per leggi e regolamenti. Nel caso di progettazione di un servizio specifico per un cliente, gli elementi in ingresso della progettazione debbono basarsi su quanto concordato in fase di riesame del contratto. Centro di Costo: Dipartimento Qualità Responsabile del Progetto: Bruno Verdi Nome del Progetto: Sistema Qualità dell’organizzazione Obiettivo: 31.12.2006 Nome dei componenti del Gruppo di Progetto: Giancarlo Neri (Responsabile Progetto) Piero Rosso (Responsabile Qualità) Descrizione del Progetto: •Finalità: Progettare, sviluppare e realizzare un Sistema Qualità certificato; •Motivazioni: per migliorare l’efficacia e l’efficienza dell’organizzazione funzionale e di conseguenza erogare un servizio sempre più rispondente alle esigenze del Cliente; •Grado di difficoltà: medio – alto (con particolare riferimento alla Customer Satisfaction); •Livello Strategico: elevato in quanto la migliore gestione ed il maggior controllo delle attività, garantite da un adeguato Sistema Qualità, contribuiscono in maniera determinante alla Soddisfazione del Cliente ed aumentano le possibilità di sinergie con l’ambiente professionale e le altre Organizzazioni; •Non interferire con le normative che regolano l’attività proprie dell’organizzazione, tenendone sempre in conto in tutti i cambiamenti proposti. Risorse Necessarie: •Umane: - Tempo dei componenti del gruppo di lavoro (1 riunione ogni 15gg di 2h) - 5% del tempo della segreteria per i lavori di informazione/formalizzazione - tempo dei componenti del gruppo di lavoro tra una riunione e l’altra •Finanziarie: da definire •Strumentali: computer, stampante, fax, e-mail Risultati attesi: Sistema Qualità operativo e certificato Figura 4: Scheda di Progetto Gli elementi in ingresso alla progettazione vengono riesaminati per accertarne la correttezza e ladeguatezza (richieste, informazioni, ecc.): in questa fase i requisiti incompleti, ambigui o conflittuali vengono chiariti e risolti. Gli elementi in ingresso su cui basare la progettazione possono comprendere informazioni su eventuali servizi simili. (Vedi diagramma di flusso - punti 3, 4 di Figura 3). 7.3.3 Elementi in uscita dalla progettazione e dallo sviluppo I risultati della progettazione devono descrivere le modalità di erogazione dei servizi, comprendendo le risorse necessarie (interne o esterne) e i criteri di accettazione del servizio, ovvero i criteri per poter giudicare la conformità del servizio erogato. Vanno anche forniteLGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 31 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 32.
qualityitalia Succeed with Quality appropriate informazioni che possano essere utili in fase di: approvvigionamento di prodotti/servizi, produzione ed erogazione del servizio. I risultati della progettazione (elementi in uscita) debbono essere congruenti con quanto specificato inizialmente dal progetto (elementi in ingresso). Gli elementi in uscita dalla progettazione che debbono essere disponibili per la verifica possono consistere in: una nuova procedura operativa (completa del diagramma di flusso) esplicativa del processo di erogazione del servizio, in cui siano indicati la sequenza delle attività, le responsabilità, le tempistiche, la stima dei costi ed i criteri di valutazione: la modifica dì una procedura esistente; lemissione di un rapporto contenente le modalità di erogazione del servizio ed un preventivo dei costi. (Vedi diagramma di flusso - punto 5 di Figura 3) 7.3.4 Riesame della progettazione e dello sviluppo Lattività di riesame della progettazione, che si effettua in maniera interdisciplinare e sistematica (ad intervalli che vengono pianificati in momenti opportuni nel piano di progettazione e/o sviluppo), viene effettuata dal responsabile della progettazione. Lo scopo è quello di assicurare che lo sviluppo del progetto sia corretto, che vengano apportati aggiustamenti e che i risultati della progettazione e dello sviluppo rispondano ai requisiti stabiliti. Ogni riesame deve essere documentato; per esempio con un verbale (dove sia riportata lindicazione di chi ha eseguito il riesame, delle eventuali problematiche emerse e dellesito del riesame stesso). Il Riesame (se occorre) può essere effettuato più di una volta. (Vedi diagramma di flusso - punto 9 di Figura 3). Se, in corrispondenza delle fasi di riesame, verifica o eventuale validazione parziale, non si verificano problemi, liter della progettazione prosegue direttamente alla fase successiva, altrimenti si debbono introdurre le opportune modifiche per risolverli (Vedi diagramma di flusso - punti 7, 10, 12 di Figura 3). 7.3.5 Verifica della progettazione e dello sviluppo La verifica della progettazione viene eseguita dal responsabile della progettazione o da un suo delegato, mediante confronto con progetti simili; laddove possibile, e mediante analisi dei risultati della progettazione per garantirne la coerenza con gli elementi in ingresso, con i requisiti di legge e con le norme di riferimento. Lesito della verifica deve essere registrato (ad esempio con un verbale riportante lindicazione di chi ha eseguito la verifica stessa, delle eventuali problematiche emerse ed, infine, dellevidenza del rispetto degli elementi in ingresso). La verifica (se occorre) può essere effettuata più di una volta. (Vedi diagramma di flusso - punto 6 di Figura 3)LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 32 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 33.
qualityitalia Succeed with Quality 7.3.6 Validazione della progettazione e dello sviluppo La validazione consiste in una serie di valutazioni critiche delle prestazioni del servizio, rispetto alluso previsto, effettuate (ove possibile) prima dellerogazione, ad esempio, mediante la simulazione di un caso pratico o effettuate in occasione della prima erogazione. Elementi utili per la validazione possono essere acquisiti anche nellambito del rapporto con il cliente. Le eventuali problematiche riscontrate, le indicazioni sul servizio erogato e gli esecutori della validazione devono essere registrati (ad esempio, su un rapporto o sui documenti che costituiscono i risultati della progettazione). La validazione (se occorre) può essere effettuata più di una volta. (Vedi diagramma di flusso - punto 11 di Figura 3) 7.3.7 Tenuta sotto controllo delle modifiche della progettazione e dello sviluppo Modifiche alla progettazione, sia in fase di sviluppo, sia a progetto terminato, possono rendersi necessarie per risolvere eventuali problemi emersi, per rispettare nuovi requisiti di legge, o mutate esigenze dei clienti. Tali modifiche debbono essere esaminate, approvate e formalizzate dal responsabile della progettazione per garantirne la coerenza con i dati ed i requisiti di base considerati e l’effettiva portata del miglioramento desiderata. Le modifiche della progettazione, prima dellattuazione, debbono essere riesaminate, verificate e validate. (Vedi diagramma di flusso - punto 8 di Figura 3) 7.4 APPROVVIGIONAMENTO 7.4.1 Processo di approvvigionamento Lo studio legale deve assicurarsi che i prodotti e/o i servizi acquisiti siano conformi ai requisiti da esso richiesti, e stabilisce il "tipo e lestensione" dei controlli da effettuare nellerogazione dei propri servizi e nella realizzazione dei propri processi, in funzione dellimportanza del prodotto/servizio stesso. Lapprovvigionamento, nel caso degli studi legali, riguarda sostanzialmente due categorie su cui è opportuno mantenere un controllo per non pregiudicare la qualità del servizio da esso fornito: a) Prodotti o servizi di particolare importanza per la tipologia di attività svolta dallo studio, come nel caso di acquisto di materiale hardware (HW) e software (SW) o acquisto di servizi di assistenza agli stessi. Non viene preso in considerazione lacquisto di materiali di consumo, in quanto non ha un impatto significativo sulla qualità del servizio. b) Servizi, o parte di essi, da far svolgere ad un collaboratore esterno la cui professione rientri tra le seguenti: - Avvocati e Dottori; - Avvocati domiciliatari; - Commercialisti; - Consulenti tecnici;LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 33 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 34.
qualityitalia Succeed with Quality - Altri Professionisti; - Imprese fornitrici di servizi. Lo studio legale è tenuto a valutare e a selezionare i fornitori (di servizi) in base alla capacità di fornire prestazioni il più possibile rispondenti alle sue esigenze: in tale ottica la valutazione dei fornitori viene effettuata seguendo criteri specificati proprio in funzione della natura e dellimportanza del servizio richiesto. Quando un fornitore rientra nel novero dei fornitori qualificati dallo studio, deve essere previsto anche un controllo periodico delle prestazioni, per controllare che il livello di queste sia adeguato. Quanto sopra vale in special modo per i collaboratori esterni acquisiti. Nella situazione in cui il rapporto di collaborazione è vincolato (es.: collega domiciliatario dove non è possibile effettuare altre scelte), il controllo ricopre particolare importanza per prevenire situazioni indesiderate. a) Nellacquisire prodotti e/o servizi che possono essere determinanti per la qualità, lefficienza e la sicurezza dei servizi/prestazioni da fornire ai clienti, il titolare dello studio (o la funzione delegata) deve condurre: unaccurata ricerca di mercato per individuare i prodotti rispondenti alle esigenze dello studio; unanalisi delle specifiche tecniche del prodotto/servizio; una valutazione del rapporto qualità/prezzo. Per quanto concerne in particolare la ricerca del software, che riveste importanza strategica nella gestione delle attività dello studio, durante la trattativa con il fornitore, occorre definire le caratteristiche del prodotto quali: qualità del supporto tecnico; facilità di manutenzione; funzionalità; semplicità di impiego; portabilità; economicità; capacità di espansione. b) Le prestazioni dei collaboratori/colleghi esterni fornitori di servizi e la loro valutazione assumono un carattere di fondamentale importanza per assicurare la qualità dei servizi erogati dallo studio legale ai propri clienti. Per tale motivo, in generale, la responsabilità della ricerca dei collaboratori/colleghi esterni cui affidare un incarico può essere a carico del professionista responsabile della pratica o dei collaboratori interni dello studio, fermo restando che, in forza della procura ricevuta, la formalizzazione dellincarico resta di competenza esclusiva del procuratore nominato. VannoLGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 34 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 35.
qualityitalia Succeed with Quality stabiliti, inoltre, sia i criteri di valutazione iniziale sia i criteri di valutazione periodica dei collaboratori esterni. Possiamo citare, a titolo di esemplificazione, un possibile criterio di selezione e di valutazione periodica. La scelta può essere effettuata attribuendo un punteggio da 1 a 5 ai parametri (stabiliti, in generale, dal titolare stesso) riportati come esempio nella scheda di Figura 5. N°: ORGANIZZAZIONE SCHEDA VALUTAZIONE DEI FORNITORI Fornitore: Indirizzo: Periodo: PUNTEGGIO PARAMETRI 1 2 3 4 5 Idoneità e competenza per fornire il servizio in conformità ai requisiti contrattuali Precedenti prestazioni Esperienze pregresse Certificazione ISO 9001 Fattori Economici Disponibilità (tempo di risposta) Altro PUNTEGGIO TOTALE: ESITO VALUTAZIONE (Punteggio medio): Qualificato Non qualificato Legenda: 1 = Pessimo 2 = Scarso 3 = Sufficiente 4 = Buono 5 = Eccellente -Il Fornitore/Professionista è da considerarsi qualificato se il punteggio medio è pari o superiore a 3 - Se il punteggio medio è inferiore a 3, il Fornitore/Professionista non è qualificato NOTE: Per ogni parametro dovrebbe essere stabilito il criterio di attribuzione dei punteggi, esempio: per il criterio di disponibilità (tempo di risposta). Pessimo = Risposta a richiesta oltre i 7 giorni; Scarso = Risposta a richiesta tra i 5 e i 6 giorni; Sufficiente = Risposta a richiesta tra i 3 e i 4 giorni; Buono = Risposta a richiesta tra 1 e 2 giorni; Eccellente = Risposta a richiesta inferiore a 1 giorno. Direzione: Firma: Data: Figura 5: Scheda valutazione In base al risultato derivante dal conteggio e dalla somma dei punteggi attribuiti ad ogni aspetto indicato (o ad altri specificati, a seconda della natura della prestazione richiesta), il titolare dello studio legale analizza la rispondenza ai requisiti di competenza, affidabilità e qualità dei collaboratori esterni presi in esame e li qualifica, in funzione del punteggio totale ottenuto, in accordo ai parametri stabiliti. Gli incarichi possono essere affidati ai collaboratori esterni qualificati secondo quanto risultante dalla figura 5. In particolari circostanze, se indispensabile, possono essere utilizzati collaboratori esterni non qualificati: in tal caso, si formalizza il motivo di tale decisione. Successivamente, laLGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 35 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 36.
qualityitalia Succeed with Quality valutazione periodica va effettuata con una frequenza prestabilita dal titolare (per es. annualmente). Gli aspetti da esaminare e i criteri di valutazione possono essere i medesimi riferiti sopra a proposito della valutazione iniziale; applicati agli incarichi affidati nel periodo considerato. Il titolare dello studio, o la funzione delegata, analizzati il risultato della valutazione periodica e la tendenza risultante, intraprende eventuali azioni nei confronti del collaboratore esterno valutato. I documenti relativi alle valutazioni effettuate ed alle eventuali azioni conseguentemente prese vanno archiviati e conservati, su apposito modulo o supporto informatico, a cura della funzione responsabile secondo quanto definito nel paragrafo 4.2.4. 7.4.2 Informazione per lapprovvigionamento Una volta scelto il prodotto o il servizio da acquistare, va emesso un ordine di acquisto che comprende, quando applicabile: data di emissione; descrizione dellarticolo; riferimento al codice o al modello dellarticolo; quantità; prezzo unitario e totale; data di consegna richiesta; condizioni generali di fornitura; specifiche tecniche; condizioni di collaudo e/o di assistenza sia ordinaria che straordinaria. Lordine dacquisto (o il contratto che ne deriva) deve essere controllato e firmato per accettazione dal titolare (o dalla Funzione delegata) e va conservato a cura della funzione responsabile. Eventuali specifiche tecniche dei prodotti hardware e software, istruzioni duso, manuali di manutenzione e licenze devono essere conservati.LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 36 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 37.
qualityitalia Succeed with Quality I contatti tra l’organizzazione e le strutture esterne possono avvenire tramite telefono, o fax, o di persona; al raggiungimento dellaccordo, lincarico viene conferito al professionista dopo aver perfezionato e formalizzato i termini contrattuali in una lettera dincarico (vedi esempio di lettera di incarico di Figura 6). ORGANIZZAZIONE ROSSO & NERI Dott. Piero Rosso Via delle Magnolie, 71 Dott. Giancarlo Neri 84016 Pagani (SA) Tel. 081/0000000 Fax 081/0000000 e-mail: rosso&neri@dott.it Posta prioritaria Preg.mo Sig. Dott. Bruno Verde Via dei Grandi, 1 84013 Cava dei Tirreni (SA) A mano (per conoscenza) Spett.le Exempio S.p.A. Pagani (SA) Pagani, lì 15 marzo 2006 Oggetto: Exempio SpA c/ Paola Arancio In relazione ad una pratica da avviare La prego di verificare presso le competenti Cancellerie se contro i seguenti nominativi pendono esecuzioni mobiliari o immobiliari: 1) Arancio Paola nata a Pagani il 15.06.1971, ivi residente alla via delle Ninfee, 4; 2) Gallo Francesco nato a Pagani il 27.08.1961, ivi residente alla via delle Ninfee, 4. Unitamente all’esito dell’accertamento vorrà rimettermi la Sua parcella intestata alla cliente i cui dati completi sono i seguenti: Exempio S.p.A., Via dei Tigli n° 12 – 84016 Pagani (SA) – P.I. 00000000000; provvederò a fargliela liquidare immediatamente. In attesa di conoscere l’esito della verifica entro la corrente settimana, preferibilmente via telefax, Le porgo i miei più Cordiali Saluti. Piero Rosso MR/aa Figura 6: Esempio lettera di incarico 7.4.3 Verifica dei prodotti approvvigionati L’Organizzazione deve effettuare dei controlli al fine di verificare che i prodotti acquistati soddisfino i requisiti specificati: a) I prodotti hardware e software acquistati possono essere verificati alla consegna presso lo studio, a cura del titolare o della funzione delegata responsabile, per esempio, per i seguenti aspetti: certificato di corretto funzionamento da parte dellinstallatore; verifica documenti di trasporto e ordine effettuato. b) La verifica del servizio fornito dai collaboratori esterni scelti può essere garantita dalle attività dì selezione e di valutazione periodica, secondo quanto riportato al paragrafo 7.4.1. Infine, lo studio, data la natura personale dellincarico, di regola non è tenuto ad informare il cliente nel caso la pratica venga gestita da un collaboratore esterno.LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 37 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 38.
qualityitalia Succeed with Quality 7.5 PRODUZIONE ED EROGAZIONE DI SERVIZI 7.5.1 Tenuta sotto controllo delle attività di produzione e di erogazione di servizi Lo studio legale deve tenere sotto controllo le attività necessarie per lerogazione di un servizio, in seguito al perfezionamento di un "conferimento di incarico professionale", per esempio dividendole in due categorie procedurali: 1) “Processi” (Procedure Operative), riferiti ai singoli procedimenti, generalmente suddivisi per tipologie giuridiche. Tali processi dovrebbero comprendere delle macroattività che competano al professionista responsabile della pratica: disamina dei contenuti della pratica; definizione delliter procedurale della pratica; approfondimento delle questioni giuridiche; redazione degli atti giudiziali o stragiudiziali; assistenza alle udienze (quando necessario); relazione al cliente. Essi vanno riferiti ai singoli procedimenti stragiudiziali e giudiziali e potrebbero essere suddivisi in tipologie principali quali, ad esempio: - STRAGIUDIZIALI: a) Definizione di controversie prima del ricorso allorgano giurisdizionale; b) Consulenza. - GIUDIZIALI: a) Cause civili comprendenti a loro volta il processo giudiziale:  di cognizione ordinario;  di cognizione col rito del lavoro;  speciale - volontaria giurisdizione;  desecuzione, ecc.; b) Cause penali comprendenti a loro volta il processo giudiziale:  di cognizione di rito ordinario;  riti alternativi, ecc.; c) Arbitrati:  interno rituale;  interno irrituale;  internazionali e lodi stranieri, ecc.; d) Cause tributarie che comprendono il processo giudiziale tributario:  di cognizione ordinario, ecc.; e) Processi giudiziali amministrativi comprendenti a loro volta la tutela:  istanza di sospensiva, ecc..LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 38 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 39.
qualityitalia Succeed with Quality Nel processo vanno descritte le fasi necessarie per la realizzazione dei servizi erogati, specificando la sequenza delle attività, per esempio tramite diagrammi di flusso (vedi figure 7 e 8) nei quali vengano evidenziati: le responsabilità assegnate per ogni attività; la documentazione da produrre; i punti di controllo e di decisione; alcune brevi note esplicative delle attività effettuate (se necessario). RESPONSABILITA’ DIAGRAMMA DI FLUSSO DOCUMENTI Organizzazione Pianificazione Commessa Responsabile pratica (Cfr Fig. 2B) Possibilità NO Definizione? SI Organizzazione Definizione modalità Responsabile pratica intervento – termini trans. Organizzazione Predisposizione Informativa a Cliente e Responsabile pratica parere - transazione Controparte Cliente e Informativa a Cliente e Predisposizione NO Controparte parere - transazione Controparte concordano? SI Cliente e Controparte SI concordano? NO Organizzazione Responsabile pratica SI Cliente e Sottoscrizione atto transazione Controparte concordano? NO Compilazione ed invio nota Nota Spese Segreteria spese a Cliente Chiusura pratica Giudiziale Figura 7: Definizione StragiudizialeLGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 39 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 40.
qualityitalia Succeed with Quality RESPONSABILITA’ DIAGRAMMA DI FLUSSO DOCUMENTI Organizzazione Responsabile pratica Problema Cliente Verifica possibilità tutela NO Informativa Cliente giuridica? SI Organizzazione Lettera Conferimento Incarico Conferimento Incarico Responsabile pratica Organizzazione Impostazione atto Responsabile pratica Organizzazione Redazione Decreto Ingiuntivo Decreto Ingiuntivo Responsabile pratica Segreteria Redazione nota spese giudiziale Nota Spese Negativa Verifica atto Positiva Organizzazione Convocazione Cliente – Responsabile pratica Firma Procura Segreteria Collazione – Copie - Fascicolo Segreteria Deposito Fascicolo e ricorso in Cancelleria Figura 8: Fase richiesta Decreto Ingiuntivo 2) Procedure Gestionali, che comprendono attività connesse e di supporto allerogazione del servizio, ad esempio: a) La gestione delle comunicazioni in entrata e in uscita (via telefono, via posta elettronica; via posta, ecc.), quando lo studio ha la necessità di gestire, registrare e smistare: le telefonate in arrivo e in uscita possono essere registrate, ad esempio, grazie allimpiego dellapposita agenda del sistema informatico, o di un apposito modulo, o di altra documentazione in uso;LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 40 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 41.
qualityitalia Succeed with Quality la corrispondenza in entrata ed in uscita, anche via fax, può essere gestita e registrata, per esempio, grazie allinserimento nellapposita agenda del sistema informatico, o in un apposito registro, o in altra documentazione in uso. b) La manutenzione delle apparecchiature hardware e dei programmi gestionali software impiegati nellerogazione del servizio (tali interventi debbono essere pianificati a priori come manutenzione ordinaria o preventiva). Ai fini della realizzazione dei servizi erogati dallo studio possono essere utilizzate delle apparecchiature hardware (computer e stampanti individuali o connessi in rete) e programmi gestionali software specifici. Lo studio deve garantire un corretto funzionamento ed unadeguata manutenzione, ad esempio tramite contratti di assistenza e manutenzione di hardware e di aggiornamento ed assistenza dì software con società specializzate esterne. Vanno tenute sotto controllo le schede di registrazione degli interventi per fornire evidenza delleffettuazione degli stessi e della data in cui sono avvenuti. La funzione incaricata ha la responsabilità di archiviare e conservare tutta la documentazione relativa agli interventi effettuati ed i contratti di manutenzione e di assistenza tecnica, ove stipulati. Si può conservare anche solo la copia dellintervento di manutenzione allo scopo di verificare gli interventi effettuati. c) Le modalità di parcellazione e di chiusura della pratica. Generalmente lo studio legale dovrebbe eseguire la parcellazione delle attività effettuate per il cliente e le attività di chiusura della pratica e di restituzione dei documenti secondo fasi prestabilite proceduralizzate, concordate precedentemente con il cliente. Considerato limpatto che queste attività hanno sul rapporto con il cliente, è necessario tenerle sotto controllo e monitorarle, a partire dai controlli iniziali fino ai controlli finali in fase di chiusura della pratica, mediante valutazioni sia di tipo interno che di tipo esterno sul servizio erogato. Le valutazioni interne possono basarsi su: limpiego di opportuni indicatori di prestazione del servizio, posti in corrispondenza dei punti critici dei processi di realizzazione, al fine di evidenziare eventuali cause che possono generare linsoddisfazione dei cliente quali ad esempio: tempi di risposta alle richieste del cliente/controparte; tempestività e completezza dellinformativa; ritardi in scadenze (vedi anche paragrafo 8.2.3 della norma); la pianificazione di un audit sul servizio, con cui è periodicamente verificato il grado di conformità alle prescrizioni di esecuzione dello stesso attraverso leffettuazione delle verifiche ispettive interne della qualità (vedi paragrafo 8.2.2).LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 41 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 42.
qualityitalia Succeed with Quality Gli audit sul servizio sono comunque diversi dagli audit sul Sistema in quanto sono tesi a verificare lefficacia dellerogazione di un servizio e non la conformità e lefficacia del Sistema Qualità. Le valutazioni esterne possono avere luogo mediante lattuazione di controlli periodici da parte del titolare dello studio sul grado di soddisfazione del cliente relativo al singolo servizio erogato (vedi 8.2.1). Vanno inoltre eseguiti: controlli iniziali che consistono in una attenta valutazione della documentazione disponibile da parte del professionista responsabile dei cliente (o di altri collaboratori incaricati) già in corrispondenza delle fasi di riesame del contratto e di conferimento dellincarico; attività di controllo del processo da effettuare durante la realizzazione del servizio che si possono identificare con: - la verifica e laggiornamento delle agende elettroniche; - la verifica e laggiornamento delle agende personali; - la verifica degli adempimenti da effettuare riportati nei fascicoli e sottofascicoli della pratica (es. udienze); - la compilazione dei fogli di presenza alle udienze. Le attività di controllo sono registrate dalla funzione incaricata. Per quanto concerne lidentificazione dello stato dei controlli eseguiti durante le fasi di erogazione dei servizi, essa avviene a cura del professionista responsabile della pratica mediante laggiornamento di strumenti di controllo quali, ad esempio, lagenda elettronica e i moduli di partecipazione alle udienze. La verifica dellavvenuto aggiornamento è a cura della funzione incaricata. Per identificare e risolvere eventuali problematiche che possono sorgere durante le fasi di erogazione dei servizi, lo studio legale può tenere riunioni periodiche con frequenza prestabilita cui partecipa tutto il personale, con modalità operative definite, con lindicazione degli argomenti da trattare e dei documenti di registrazione prodotti (vedi anche paragrafo 8.5.2). 7.5.2 Validazione dei processi di produzione e di erogazione di servizi La validazione dei processi di erogazione dei servizi viene effettuata automaticamente seguendo: le modalità di programmazione e conseguente erogazione; le modalità di controllo dei processi di erogazione; limpiego di personale con requisiti di addestramento prestabiliti; lutilizzo di opportune registrazioni della qualità. 7.5.3 Identificazione e rintracciabilità Lo studio legale deve identificare i servizi e la relativa documentazione lungo tutte le fasi di erogazione, impiegando un metodo di identificazione/codificazione della documentazione componente ogni pratica sin dalla fase di conferimento dellincarico allo studio, allistruzioneLGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 42 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 43.
qualityitalia Succeed with Quality della pratica, alla collazione ed alla fascicolazione di tutti gli atti necessari, fino alla archiviazione ed alla chiusura della pratica medesima. Tale identificazione può avvenire tramite, per esempio: fascicolazione con codifica univoca di tutti i documenti del cliente; creazione di una directory sul computer; creazione dì un registro pratiche in formato elettronico o cartaceo. Ogni nuova pratica può essere fascicolata a cura della funzione responsabile (per esempio, la segreteria) in appositi raccoglitori/cartellette, riportanti gli estremi del cliente relativi alla pratica stessa, per favorire unimmediata rintracciabilità. Ogni documento facente parte del fascicolo relativo alla pratica può essere identificato dalla funzione responsabile, per mezzo di un codice definito in modo univoco. Da un punto di vista strettamente operativo, ogni pratica dovrebbe comprendere i seguenti moduli: mandato formale o procura ad litem, ove necessario, ovvero lettera di conferimento di incarico professionale con relativo mandato ed informativa ai sensi dellart. 7 della Legge 196/03 con il consenso dellinteressato, nel caso di pratica stragiudiziale o di consulenza professionale; fascicolo degli atti e documenti. Le informazioni contenute nei moduli vanno completate a cura della funzione responsabile. Per la fascicolazione si può utilizzare unapposita cartelletta che riporti sul frontespizio informazioni quali: nome cliente: nome controparte; avvocato di controparte; n° della pratica; professionista o collaboratore responsabile della pratica; data; valore della pratica; eventuale sede giudiziaria; avvocato domiciliatario (eventuale); avvocato "dominus di causa" (eventuale); n° di ruolo: Allinterno della cartelletta vanno evidenziate le fasi di riesame e di chiusura della pratica. Per ogni pratica, inoltre, a cura della funzione incaricata, possono essere preparati anche dei sottofascicoli contenenti documenti quali: atti dello studio; atti di controparte;LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 43 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 44.
qualityitalia Succeed with Quality documenti vari (pareri, giurisprudenza, estratti di testi, ecc.); corrispondenza; specifica spese; note udienze. Per ogni nuova pratica la funzione competente inserisce i dati nel sistema informatico dello studio tra i quali sono compresi generalmente: scheda cliente dati anagrafici; scheda pratica data di ingresso; fondo spese; valore della pratica; responsabile della pratica; parte e controparte; materia oggetto di pratica; eventuale sede giudiziaria; avvocato domiciliatario (eventuale); avvocato "dominus di causa" (eventuale); saldi; n° di ruolo. Per ogni tipo di adempimento, la funzione competente ha cura di provvedere allaggiornamento dellagenda dello studio. A conclusione di tutte le attività di identificazione e fascicolazione, il fascicolo contenente la pratica va consegnato al responsabile della pratica per controllare ed espletare gli adempimenti annotati in agenda e quelli successivi. In quella sede viene anche verificata la corretta applicazione delle misure di tutela per il trattamento dei dati personali istituite dallo studio. In particolare: provenienza dei documenti e loro pertinenza alla causa; posizione dei fascicoli in archivio; protezione dellarchivio (chiusura à chiave, ecc.); deposito in archivio storico protetto per pratiche concluse; sicurezza informatica: - singoli computer: password individuale, - elaboratori in rete: identificazione accessi. Nella tipologia di attività svolte da uno studio legale, la rintracciabilità è un requisito applicabile e consiste sostanzialmente nella capacità di “ricostruire la storia e lubicazione delle pratiche”.LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 44 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 45.
qualityitalia Succeed with Quality 7.5.4 Proprietà del cliente Data la tipologia di attività svolte dallo studio legale, rientrano nella categoria di "proprietà del cliente" tutti i documenti e i dati forniti dal cliente, destinati ad essere integrati nel servizio erogato dallo studio e sostanzialmente necessari al responsabile della pratica per poter portare a termine il suo incarico. La riservatezza dei documenti e dei dati forniti dai clienti è assicurata dai principi di discrezione e segretezza cui si ispira tutto il personale dello studio. La documentazione fornita dal cliente può comprendere le seguenti tipologie: atti notarili; cartelle cliniche; certificati e visure catastali; certificati medici; documenti amministrativi; documenti fiscali e contabili; documenti previdenziali; fotografie; planimetrie e disegni; contratti; scritti autografi; documenti acquisiti per conto del cliente (indagini, ricerche, ecc.); software. La documentazione fornita dal cliente va riscontrata (accusata ricevuta), identificata, protocollata, o comunque registrata con data certa, archiviata e adeguatamente conservata dalla funzione incaricata nel fascicolo. Infine, tutti i documenti consegnati dovrebbero essere inseriti del fascicolo relativo al cliente stesso. I documenti e le informazioni forniti dal cliente allo studio legale devono essere protetti rendendoli inaccessibili a persone non facenti parte dello studio ed a personale dello studio non autorizzato per lo specifico livello di accesso. Leventuale danneggiamento o smarrimento di un documento deve essere registrato e tempestivamente comunicato al cliente, a cura del responsabile della pratica. Allatto della chiusura della pratica, i documenti originali dovrebbero essere inventariati in una lista in caso di richiesta di restituzione. Infine, lo studio legale deve garantire il rispetto dellarticolo 7 della Legge 196/03, pertanto, in fase di conferimento di incarico professionale, nel caso la pratica non sia in fase giudiziale, consegna al cliente una informativa sul trattamento dei dati personali, chiedendone il consenso. 7.5.5 Conservazione dei prodotti Questo requisito della norma riguarda i documenti che devono essere conservati in modo tale da evitare qualsiasi tipo di danneggiamento e/o degradazione sia che essi siano in formaLGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 45 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 46.
qualityitalia Succeed with Quality cartacea che elettronica. Il requisito potrebbe essere garantito anche mediante copia di back- up dei dati informatici e conservando la documentazione cartacea su archivi controllati. 7.6 TENUTA SOTTO CONTROLLO DEI DISPOSITIVI DI MISURAZIONE E MONITORAGGIO Per quanto concerne la gestione dei dispositivi di monitoraggio e la misurazione, si veda il Capitolo 6. 8 MISURAZIONI, ANALISI E MIGLIORAMENTO È opportuno precisare, prima di procedere alla trattazione del presente requisito, che la valutazione della soddisfazione del cliente deve vertere sugli aspetti di metodo e organizzazione dello studio (che quindi si riferiscono allorganizzazione della qualità e non deve riguardare solo la competenza e professionalità del personale. Su tale concetto fondamentale è stata redatta lintera linea guida. Si deve comunque tenere sotto controllo il divario tra: a) la qualità attesa che il cliente si aspetta dal servizio richiesto; b) la qualità percepita che il cliente ritiene di aver ricevuto. 8.1 GENERALITÀ L’Organizzazione deve tenere sotto controllo l’andamento della propria attività, al fine di assicurare la conformità del servizio agli obiettivi originariamente indicati, nonché la conformità e l’efficacia del sistema di gestione della qualità. Pianificare le misure e i monitoraggi Si devono fissare le scadenze e le frequenze alle quali eseguire le misure ed effettuare la verifica delle misure raccolte. Attuare le misure e i monitoraggi Svolgere lattività di misurazione e registrare i dati rilevati. Si devono specificare le motivazioni secondo le quali ha scelto le grandezze ed i criteri di misurazione, specificando le metodologie utilizzate (tecniche statistiche elementari, medie matematiche, benchmarking). Esempi di grandezze da misurare (sarà poi compito della singola organizzazione definire le formule più opportune per costruire gli indicatori): Numero clienti assoluto; Numero clienti nuovi nel periodo; Numero incarichi; Pratiche aperte nel periodo; Pratiche chiuse nel periodo; Costi nel periodo; Numero dei reclami ricevuti nel periodo; Non conformità rilevate.LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 46 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 47.
qualityitalia Succeed with Quality 8.2 MONITORAGGI E MISURAZIONI 8.2.1 Soddisfazione del cliente L’Organizzazione deve definire i criteri ed i metodi per misurare la soddisfazione del cliente. Lindagine sulla soddisfazione del cliente può essere effettuata su campioni significativi dei clienti e possono essere utilizzate tecniche diverse a seconda delle tipologie di cliente. Riprendendo i concetti espressi in apertura al seguente requisito, sarebbe opportuno che lo studio comunicasse al cliente, allinizio del rapporto, !a metodologia operativa in base alla quale vengono erogati i servizi (vedi schema di Figura 9). In seguito sarà rilevata la qualità realmente percepita dal cliente e sarà quindi possibile misurare la "distanza" intercorrente tra le due. In considerazione di quanto detto e della necessità di privilegiare il contatto diretto con il cliente, si possono indicare i seguenti metodi e strumenti: a) questionario sulla conformità del servizio alla metodologia operativa comunicata; b) valutazione statistica di base sulla fidelizzazione del cliente (es. permanenza dello stesso cliente nel tempo); c) valutazione interna complessiva sul rapporto con il cliente, con giudizio di merito espresso a seguito di quesiti predefiniti e uguali per tutti i clienti: il risultato della valutazione viene riportato in una check-list interna; d) trattamento dei reclami, raccolti a fronte di specifica richiesta da parte dell’organizzazione. Si precisa che i metodi e gli strumenti sopra indicati possono essere utilizzati in forma alternativa o combinata a seconda delle tipologie di clienti e degli obiettivi dello studio. Le norme sulla tutela dei dati personali (c.d. Privacy) impongono allo studio legale di fornire una specifica informativa allatto dellacquisizione del mandato o, in alternativa, a quello della formazione del fascicolo. Questo obbligo è imperativo e non eludibile in tutti i casi di attività di consulenza, ma deve essere esplicato anche nellattività stragiudiziale e, con i dovuti limiti ed accorgimenti, anche nellattività giudiziale. È ragionevole ritenere che uno studio legale che voglia operare in qualità fornisca linformativa sul trattamento dei dati personali come procedura standard verso tutti i suoi clienti. Linformativa di legge deve indicare: 1. le finalità per le quali sono raccolti i dati; 2. le modalità di trattamento e di conservazione; 3. le modalità di restituzione, di cancellazione, di distruzione dei dati al perseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti; 4. il Responsabile del trattamento; e deve includere: 5. la sottoscrizione del "consenso informato" in tutti quei casi che non rientrano nella deroga prevista per la difesa dei diritti in sede giudiziaria. In sede di informativa può essere opportuno fornire ulteriori informazioni utili al corretto rapporto con il cliente. In particolare: 1. le modalità di comunicazione delle attività professionali e processuali di interesse del cliente; 2. i tempi di tali comunicazioni; 3. i nomi e/o lindicazione degli eventuali incaricati al trattamento; 4. le modalità e tempi di parcellazione delle attività. In quella sede possono essere acquisite altre informazioni provenienti dal cliente, utili alla corretta gestione del rapporto. In particolare: 1. i nomi e/o lindicazione degli altri soggetti referenti cui possono essere comunicate le notizie di cui al punto 5; 2. i numeri di telefono, fax, E-mail utilizzabili, ed ogni altro indirizzo utile. Queste modalità di informativa reciproca possono fornire le indicazioni utili alla misurazione della correttezza del rapporto con il cliente, sempre inteso come verifica e validazione dellorganizzazione dello studio e non come misurazione della qualità della prestazione professionale che, per sua stessa natura, non è misurabile. Figura 9: La "Customer Satisfaction" - Informativa e metodi di misurazioneLGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 47 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 48.
qualityitalia Succeed with Quality 8.2.2 Verifiche ispettive interne L’Organizzazione deve prevedere un piano di esecuzione di verifiche ispettive interne del proprio Sistema Qualità, da condursi a regolari intervalli di tempo, allo scopo di verificare la conformità ai requisiti della norma e leffettivo funzionamento del Sistema Qualità. È necessario stabilire lambito ed i criteri della verifica, la frequenza di effettuazione e le modalità operative. Le verifiche devono essere eseguite da personale che non abbia direttamente svolto le attività sottoposte a verifica. Possono essere impiegate anche risorse competenti esterne (quali potrebbero essere, a titolo di esempio, risorse provenienti da altra organizzazione). Deve essere predisposta una specifica procedura scritta che precisi le responsabilità ed i requisiti dei valutatori, nonché le modalità di registrazione dei risultati delle verifiche. Possiamo citare a titolo di esemplificazione: competenze professionali; grado di conoscenza delle norme di riferimento; grado di formazione sulla conduzione delle verifiche ispettive interne. Ogni evidenza individuata deve essere registrata con un riferimento univoco (pratica nr. oppure nominativo delle parti). I risultati finali della verifica ispettiva interna devono essere registrati (con un rapporto scritto oppure con il verbale della comunicazione tra il responsabile della verifica ed il responsabile dellattività verificata). A fronte di una carenza individuata in un settore, il responsabile del settore deve intraprendere un trattamento risolutivo immediato. Deve essere analizzata la causa della carenza e deve essere impostata con tempestività lazione correttiva conseguente, commisurata allimportanza della carenza riscontrata (si vedano in proposito gli esempi indicati al paragrafo 8.3). In presenza di azioni correttive definite, deve poi essere verificata la loro esecuzione e lefficacia dei risultati ottenuti, mediante una successiva verifica ispettiva, eseguita da personale indipendente dallarea verificata, e documentata mediante un successivo rapporto di verifica (oppure mediante compilazione di una successiva parte del rapporto iniziale di verifica ispettiva interna). 8.2.3 Monitoraggio e misurazione dei processi Devono essere individuati i processi connessi con il sistema per la gestione della qualità, i criteri di misurazione e gli indicatori connessi, atti a verificare la rispondenza ai requisiti del cliente. Laddove i risultati pianificati non venissero raggiunti, dovranno essere intraprese quelle azioni correttive idonee ad assicurare tale rispondenza. Le esemplificazioni che seguono sono ricavate dallo schema di flusso Istruzione pratica (vedi Figure 2A e 2B). Predisporre un diagramma che indichi le diverse fasi del processo (prima notizia; primo contatto, esame sommario del caso ecc.) e per ogni fase registrare la data di effettuazione.LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 48 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 49.
qualityitalia Succeed with Quality Con questo metodo è possibile misurare i tempi totali del processo e di ogni singola fase, ed inoltre è possibile disporre di dati registrati per tenere sotto controllo il processo in relazione ai requisiti del cliente, e dei dati necessari per poter effettuare lanalisi prevista al requisito 8.4 con le opportune tecniche statistiche. 8.2.4 Monitoraggio e Misurazione dei prodotti Devono essere individuati i prodotti connessi con il sistema per la gestione della qualità, i criteri di misurazione e gli indicatori connessi. A titolo di esempio un prodotto può essere: una difesa; un parere legale; un modello di contratto. In momenti predefiniti del processo si deve effettuare le opportune verifiche per accertare che le caratteristiche del prodotto siano corrispondenti ai requisiti richiesti. Possiamo citare, a titolo di esemplificazione, luso di liste di riscontro personalizzate secondo la tipologia di attività dello studio per assicurare che tutti i documenti e i passi necessari per una determinata fase del processo siano stati predisposti. Devono essere indicate le responsabilità di chi effettua i controlli di completezza e di chi autorizza il rilascio del prodotto. A titolo di esempio, la siglatura della lista di riscontro da parte di chi effettua i controlli di forma e di chi approva il rilascio del prodotto. Deroga al rilascio del prodotto anche senza completezza si può avere solamente in presenza di autorizzazione documentata da parte del cliente. A titolo di esempio, linoltro di un atto anche in mancanza di un documento che potrebbe influire sul risultato dellazione giudiziaria. 8.3 TENUTA SOTTO CONTROLLO DEI PRODOTTI NON CONFORMI L’Organizzazione deve predisporre una procedura scritta in cui descrivere le modalità operative (controlli, individuazione delle responsabilità, livelli decisionali) che applica per identificare e gestire documenti, atti o altro materiale non corrispondente ai requisiti specificati dalle leggi, dallo studio stesso, dal cliente o dalla normativa di riferimento. La non conformità può essere trattata in modi diversi: a) Azione appropriata per eliminarla: Si cita, a titolo di esemplificazione, la situazione seguente. Non conformità: mancata iscrizione a ruolo di un atto. Trattamento: immediata nuova notifica dello stesso atto per far ripartire la decorrenza dei termini. b) Accettazione dietro autorizzazione da parte di figura con adeguata autorità e, ove applicabile, da parte del cliente.LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 49 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 50.
qualityitalia Succeed with Quality c) Azione appropriata per impedire lutilizzo o la funzione originale del materiale non conforme. Si cita, a titolo di esemplificazione, la situazione seguente: Non conformità: atto contenente un errore. Trattamento: - se cartaceo, può essere distrutto oppure identificato univocamente (es. barrato e siglato) per evitare che sia inavvertitamente utilizzato; - se elettronico, cancellazione fisica oppure trasferimento in area di deposito controllata. Deve essere annotata (ad esempio nel fascicolo del cliente) lindicazione della non conformità e delle azioni intraprese, comprese le eventuali autorizzazioni concordate. In ogni caso lintervento correttivo della non conformità deve essere sottoposto a nuova verifica da parte del responsabile indicato dalle procedure interne, evitando che venga corretta autonomamente dallautore o da altri. Le possibili azioni da intraprendere in caso di prodotto non conforme già consegnato o utilizzato possono variare a seconda del tipo di non conformità riscontrata. A seconda dei casi e fatti salvi gli obblighi deontologici, si deve valutare lopportunità di informare il cliente dellaccaduto. 8.4 ANALISI DEI DATI L’Organizzazione deve individuare i dati idonei ad effettuare le misurazioni e i monitoraggi indicati ai parr. 8.2.3 e 8.2.4. Deve quindi analizzare questi dati e confrontarli con gli obiettivi definiti in precedenza, in tal modo ottenendo utili informazioni in merito: a) alla soddisfazione del cliente (vedi § 8.2.1); b) alla conformità ai requisiti del cliente: verificare che il pagamento richiesto per le prestazioni svolte sia conforme a quanto pattuito, in caso dì accordi economici con il cliente relativi ad una pratica o ad una serie di pratiche; rispetto dei tempi convenuti con il cliente; rispetto delle modalità di comunicazione convenute; c) alle caratteristiche dei processi prodotti e ai loro andamento oltre allopportunità di intraprendere azioni preventive (vedi §§ 8.2.3 e 8.2.4); d) ai fornitori. L’Organizzazione deve stabilire preventivamente i criteri di valutazione, selezione e monitoraggio dei propri fornitori (vedi § 7.4.1, secondo capoverso) e deve quindi analizzare a cadenza predefinita i dati registrati, allo scopo di avere lindicazione aggiornata del livello di prestazione dei fornitori e del grado di mantenimento della loro qualifica. Sulla base di tali informazioni lo studio può confermare o meno lutilizzo di specifici fornitori.LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 50 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 51.
qualityitalia Succeed with Quality Nellanalisi dei dati possono essere utilizzati strumenti statistici più o meno sofisticati, comunque commisurati al tipo di analisi che si intende effettuare. 8.5 MIGLIORAMENTO 8.5.1 Miglioramento continuo L’Organizzazione deve individuare e programmare momenti di verifica del proprio sistema di gestione per la qualità adeguati al tipo di organizzazione ed alle proprie dimensioni. Questi momenti di verifica possono essere realizzati con modalità differenti a seconda delle risorse a disposizione che operano allinterno del sistema stesso. Si cita, a titolo di esemplificazione, le riunioni tra i componenti l’organizzazione oppure momenti prefissati di verifica formale in cui analizzare problemi organizzativi e di pianificazione delle attività, prendendo spunto anche dalle non conformità e dai reclami rilevati nel periodo. Argomenti significativi da trattare in queste riunioni possono essere: gestione delle risorse umane; adeguamento tecnologico; gestione della clientela. Le attività componenti il processo di miglioramento possono consistere nelle seguenti fasi: analisi dello stato di fatto del sistema; individuazione degli obiettivi da raggiungere in un periodo di tempo prestabilito; verifica dei risultati ottenuti. Gli strumenti da utilizzare, per realizzare il miglioramento dei processi critici dellorganizzazione, sono: Politica per la qualità vedi § 5.3 Obiettivi per la qualità vedi § 5.4.1 Verifiche ispettive interne vedi § 8.2.2 Analisi dei dati vedi § 8.4 Azioni correttive e preventive vedi §§ 8.5.2 e 8.5.3 Riesame da parte della direzione dello studio vedi § 5.6 8.5.2 Azioni correttive Un’azione correttiva è la conseguenza di una non conformità rilevata. La non conformità deve essere di tipo strutturale e non episodica, quindi una non conformità non deve comportare necessariamente unazione correttiva. In ogni caso è assolutamente indispensabile analizzare le non conformità per individuarne le cause che le hanno generate. A titolo di esempio le azioni correttive possono derivare da: non conformità emerse sui processi; non conformità emerse sui prodotti; non conformità emerse durante verifiche ispettive (interne o esterne); reclami dei clienti.LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 51 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 52.
qualityitalia Succeed with Quality Lo studio deve realizzare una procedura scritta che descriva le modalità di gestione delle azioni correttive relativamente ai punti da a) a f) indicati nel presente requisito. È consigliabile dotarsi di un registro in cui annotare tutti i dati di rilievo riferiti alle azioni correttive; quali: numero identificativo univoco; data di emissione; destinatario dellazione correttiva; scadenza prevista; stato di attuazione. Lefficacia delle azioni correttive deve essere verificata dopo la loro attuazione entro un tempo prestabilito e che sia adeguato allimportanza dellazione correttiva individuata. Le considerazioni che seguono fanno riferimento agli esempi di non conformità trattati al paragrafo 8.3. Entrambe le non conformità indicate possono nascere dalle seguenti cause: a) disattenzione; b) insufficiente competenza nella materia; c) mancanza di istruzioni operative in merito allorganizzazione interna. Ne consegue che lazione correttiva varierà a seconda di quale delle tre cause indicate ha originato la non conformità. Per esempio: se la causa è a) momento di sensibilizzazione o azione di supervisione; se la causa è b) momento di formazione aggiuntiva o sostituzione della risorsa; se la causa è c) definire, documentare e comunicare le modalità operative dello studio. 8.5.3 Azioni preventive L’Organizzazione deve realizzare una procedura scritta che descriva le modalità di gestione delle azioni preventive. Si devono identificare le aree più critiche in relazione alle possibili conseguenze delle non conformità potenziali e indicare le fonti di informazioni per identificare le azioni preventive. Dopo lattuazione delle azioni preventive devono essere rilevati gli opportuni parametri del processo in esame allo scopo di verificare lefficacia delle azioni intraprese. Le considerazioni che seguono fanno riferimento agli esempi di non conformità trattati al paragrafo 8.3. Le non conformità portate ad esempio potrebbero non realizzarsi (atto errato, ma non depositato oppure iscrizione a ruolo effettuata nellultimo giorno utile). In questo contesto le non conformità portate ad esempio sono potenziali invece che effettive. L’Organizzazione deve analizzare le cause di queste non conformità potenziali e individuare delle azioni preventive adeguate. Le azioni preventive conseguenti allanalisi effettuata possono consistere nelle stesse azioni a), b), c) che abbiamo indicato al punto 8.5.2 come azioni correttive. Un esempio di azione preventiva può essere lanalisi dello scadenzario da parte di un altro componente dello studio in assenza del responsabile, per evitare di mancare delle scadenze.LGIO01c “Linea Guida ISO9001 EA29a e 35” pag. 52 di 52 Rev. 00 del 04.02.2008 qualityitalia S.r.l. - Via G. Coppola di Musitani, 34 00139 Roma, Italy - REA: 1180446, Roma - P. IVA: 09673061009 English