Source: https://www.aime.cz/dokumenty/kodex-chovani.html
Timestamp: 2019-03-25 06:13:48+00:00
Document Index: 28122867

Matched Legal Cases: ['čl. 6', 'čl. 6', 'čl. 6', 'čl. 6', 'čl. 6', 'čl. 13', 'čl. 15', 'čl. 16', 'čl. 17', 'čl. 18', 'čl. 20', 'čl. 21', 'čl. 22']

Kodex chování | Dokumenty | Aimé - kvalitní kosmetika původem z Norska
Tento kodex chování popisuje způsoby zpracovávání osobních údajů, jakož i práva subjektů údajů (dále jen „Kodex chování“) ve společnosti Aime Cosmetics s.r.o., se sídlem České Budějovice - České Budějovice 4, U Smaltovny 625, PSČ: 370 04, IČ: : 03138488 (dále také „Společnost“). Účelem Kodexu chování je zajistit, aby zpracovávání osobních údajů probíhalo v souladu s obecně závaznými právními předpisy, zejména s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení“).
Účelem tohoto Kodexu chování je dále přihlášení Společnosti k zásadám, které vyplývají z Nařízení, a zejména pak k pravidlům a náležitostem týkajícím se právních titulů stanovených Nařízením, a to s ohledem na oprávněné zájmy Společnosti, které spočívají především v ochraně zdraví, života a majetku, jakožto i know-how a kontinuity podnikání Společnosti.
Tento Kodex chování dopadá na veškeré osobní údaje zpracovávané Společností, bez ohledu na účel či právní titul jejich zpracování.
Společnost zpracovává přesné a aktuální osobní údaje na základě zákonného titulu, korektně a transparentním způsobem, pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely, v minimálním nezbytném rozsahu, ukládá je ve formě umožňující identifikaci subjektu údajů pouze po nezbytnou dobu ve vztahu k účelu a zajišťuje jejich integritu a důvěrnost pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření a náležitého zabezpečení před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.
Odpovědnost a pravomoci
Jednotlivé právní tituly a jejich principy
Právní titul plnění právní povinnosti
Právní titul životně důležitý zájem
Využití oprávněného zájmu v rámci přímého marketingu a přiměřeného očekávání
Využití oprávněného zájmu v případech, kdy není možné využít titul plnění právní povinnosti
Využití oprávněného zájmu v případech, kdy není možné využít titul plnění smlouvy
Využití oprávněného zájmu v rámci užívání kontaktů získaných dle předcházejících legislativních požadavků
Právní titul souhlas se zpracováním osobních údajů
Jakým způsobem Společnost zpracovává osobní údaje?
Za jakých podmínek předává Společnost osobní údaje?
Tento Kodex chování je závazný pro všechny osoby, které mají příslušný vztah se Společností a zároveň se dostávají do kontaktu s osobními údaji, které Společnost zpracovává.
Tento Kodex chování je volně přístupný na webových stránkách Společnosti www.aime.cz
Společnost zpracovává osobní údaje prostřednictvím Zpracovatelů, kteří přicházejí do styku s osobními údaji, a jsou s tímto Kodexem chování prokazatelně seznámeni a smluvně zavázáni k jeho dodržování.
Všichni zpracovatelé osobních údajů v případech, kdy je Společnost v postavení správce osobních údajů, jsou s tímto Kodexem chování prokazatelně seznámeni a smluvně zavázáni k jeho dodržování.
2. Odpovědnost a pravomoci
Název Role/ Pozice
Popis odpovědnosti a pravomoci
Za správnost, platnost a úplnost Kodexu chování odpovídá jednatel v plném rozsahu.
Navrhuje změny a kontroluje věcnou správnost Kodexu chování.
Pověřenec pro ochranu osobních údajů (dále jen „DPO“)
Kontroluje formální správnost, audituje a/nebo podněcuje interní audit
dodržování Kodexu chování minimálně 1x ročně, dále může také iniciovat změny,
ale nesmí být součástí jejich implementace a dodržuje veškeré povinnosti mu uložené Nařízením.
3. Jednotlivé právní tituly a jejich principy
3.1 Úvod, účel zpracování
Před zahájením jakéhokoli zpracování osobních údajů Společnost stanovuje účel, pro který zpracovává osobní údaje. Za jakým účelem jsou osobní údaje subjektu údajů zpracovávány, se subjekt údajů dozví z informace, kterou mu individuálně předá Společnost (podrobně viz kapitola 6.2). Zpracování osobních údajů je po celou dobu prováděno výhradně v rozsahu a za účelem dosažení předem stanoveného účelu.
Jakmile je účel zpracování naplněn, Společnost osobní údaje v souladu se zásadou minimalizace údajů (zpracování přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu zpracování) a omezení uložení vymazává, pokud není třeba je uchovávat pro jiný účel.
Následující ustanovení tohoto Kodexu chování určují základní principy využívání právních titulů ke zpracování osobních údajů Společností.
3.2 Právní titul plnění smlouvy
Právní titul plnění smlouvy, dle čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení, se užije ke zpracování osobních údajů, pokud je určité zpracování nezbytné k uzavření smluvního závazku nebo pro jeho plnění.
Zpracování osobních údajů pro účely vymáhání závazků, např. pohledávek z uzavřené smlouvy, je prováděno na základě titulu oprávněného zájmu (podrobně viz kapitola 3.5).
Při obchodním styku Společnost požaduje po druhé smluvní straně pouze osobní údaje nezbytné pro plnění smlouvy, uzavřené na základě objednávky zboží nebo služeb poskytovaných Společností.
Rozsah zpracovávaných osobních údajů pro uzavření a plnění smluvního vztahu je zejména:
Pro doručení a realizaci objednávky
Jméno, příjmení, adresa, podpis (v případě papírové objednávky);
Jméno, příjmení, adresa (v případě telefonické objednávky);
Jméno, příjmení, adresa (v případě webové objednávky).
Pro komunikaci se zákazníkem
Telefonní číslo, email (tyto údaje nejsou povinné, subjekt údajů je poskytuje pouze v případě, že chce, aby s ním Společnost těmito způsoby komunikovala).
Rok narození pro ověření identity, plnoletosti a zároveň platnosti objednávky.
3.3 Právní titul plnění právní povinnosti
Tento právní titul se vztahuje na zpracování osobních údajů nezbytných pro plnění požadavků právních předpisů České republiky a Evropské Unie, a to na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení.
Právní povinnost v tomto případě musí být stanovena dostatečně určitě, aby bylo zřejmé, o jakou právní povinnost se jedná a mohl tak být tento titul užit. Společnost nepřekročí možné zpracování osobních údajů, které vyplývá z tohoto titulu.
Zpracování údajů na základě právní povinnosti Společnosti se uplatní zejména v pracovněprávních vztazích, kde české právní předpisy Společnosti stanoví celou řadu povinností vůči zaměstnancům. Společnost osobní údaje o zaměstnancích považuje za důvěrné. Zpřístupnění těchto údajů třetím osobám musí být v případě potřeby schváleno za strany Společnosti a zaměstnance písemně, vyjma zpřístupnění na základě žádosti ze strany státních orgánů.
3.4 Právní titul životně důležitý zájem
Tento právní titul se vztahuje na nezbytné zpracování pouze v případech, kdy se jedná o konání směřované k předejití vzniku újmy na zdraví a životě subjektu údajů nebo jiné osoby, a to na základě čl. 6 odst. 1 písm. d) Nařízení.
Společnost dbá na to, aby se rozsah zpracovávaných osobních údajů řídil individuálně dle nastalé situace.
3.5 Právní titul oprávněný zájem
Oprávněný zájem Společnosti určuje Společnost, a to v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení. Společnost před tím, než začne osobní údaje podle stanoveného oprávněného zájmu zpracovávat, poměří tento zájem s oprávněnými zájmy a základními právy a svobodami subjektu údajů, jejichž osobní údaje zpracovává (provede tzv. balanční test).
Pokud Společnost shledá podle výsledku balančního testu, že může osobní údaje subjektu údajů zpracovávat na základě titulu oprávněného zájmu, informuje vždy subjekt údajů o této skutečnosti (tj. že zpracovává údaje na základě oprávněného zájmu) a sdělí mu, na základě jakého konkrétního oprávněného zájmu tak činí.
Je-li titulem pro zpracování osobních údajů subjektu údajů oprávněný zájem Společnosti, je subjekt údajů oprávněn podat námitku a žádat výmaz vlastních osobních údajů (podrobně viz kapitola 7). O těchto právech je subjekt údajů informován, a to nejpozději v okamžiku první komunikace Společností se subjektem údajů.
Společnost zpracovává osobní údaje na základě oprávněných zájmů, jako je například předcházení podvodům a jiné škodlivé či trestné činnosti, ochrana majetku, vymáhání právních nároků, předávání v rámci skupiny pro administrativní účely, přímý marketing (pokud Společnost zpracovává osobní údaje pro účely splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, je oprávněna informovat subjekt údajů o zboží nebo službách a zasílat obchodní sdělení na e-mailovou adresu uvedenou subjektem údajů), aj., jak je specifikováno níže.
3.5.1 Využití oprávněného zájmu v rámci přímého marketingu a přiměřeného očekávání
Tento druh právního titulu oprávněného zájmu je založen na tzv. přímém marketingu. Přímý marketing, respektive titul oprávněného zájmu je využíván na základě historického vztahu a/nebo z důvodu projeveného zájmu stávajícího či potenciálního zákazníka o zboží či služby Společnosti a může být použit pouze na zboží a služby obdobného charakteru, o které takový zákazník v minulosti projevil zájem a proti zpracování tohoto druhu nevznesl námitku.
Tento druh oprávněného zájmu může Společnost využít za předpokladu, že existuje relevantní a odpovídající vztah mezi subjektem údajů a Společností.
Společnost v tomto ohledu dbá na to, aby v momentě, kdy se subjekt údajů stává jejím (potenciálním) zákazníkem, bylo důvodně očekáváno, že může dojít ke zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu.
Společnost klade důraz na to, aby se upřednostňovaly zájmy subjektu údajů před zájmy Společnosti jakožto správce údajů zejména tehdy, jestliže ke zpracování osobních údajů dochází za okolností, kdy subjekt údajů, respektive zákazník, jejich další zpracování neočekává.
Společnost může při posuzování oprávněného zájmu založeného na přímém marketingu vycházet například z následujících situací:
doporučení vhodných návazných vztahů výrobků obdobného charakteru;
předcházející komunikace se subjektem údajů, kdy se subjekt údajů neohradil proti dalšímu kontaktování za marketingovým účelem;
historický vztah mezi Společností a subjektem údajů, kdy subjekt údajů nevyslovil nesouhlas s marketingovým kontaktováním.
Společnost v tomto ohledu zpracovává pouze osobní údaje, které jsou nezbytné k naplnění příslušného marketingového účelu, a to v souladu s principem minimalizace dle Nařízení. Společnost tak neuchovává další nepotřebné osobní údaje, respektive takové osobní údaje maže řádným a bezpečným způsobem.
Proti tomuto zpracování osobních údajů může subjekt údajů kdykoliv vznést námitku a v takovém případě Společnost přestane osobní údaje subjektu pro účely přímého marketingu zpracovávat. O vyřízení námitky bude subjekt údajů informován prostřednictvím komunikačního kanálu, kterým byla žádost podána.
3.5.2 Využití oprávněného zájmu v případech, kdy není možné využít titul plnění právní povinnosti
Tento titul pro zpracování osobních údajů je v rámci Společnosti využíván v případech, kdy je
platnou legislativou dána povinnost dodržet stanovená pravidla, ale jejich dodržení přímo nezakládá právní titul pro zpracování osobních údajů.
Mezi typické případy takového oprávněného zpracování patří vedení seznamu subjektů údajů (tzv. „black list“), které se v minulosti vyslovily proti kontaktování pro marketingové účely ze strany Společnosti. Společnost zpracovává pro tyto účely jen osobní údaje v nezbytném rozsahu a pouze pro zamezení dalšího nevyžádaného oslovování.
Proti tomuto zpracování osobních údajů může subjekt údajů kdykoliv vznést námitku a Společnost provede náležitá opatření ke zjištění, zdali je požadavek oprávněný a následně případně požadavku vyhoví. O vyřízení bude subjekt údajů seznámen prostřednictvím komunikačního kanálu, kterým byla žádost podána, pokud si nevyžádá jiný způsob. Společnost vyřídí takový požadavek v souladu s pravidly stanovenými v kapitole 7 tohoto Kodexu chování.
3.5.3 Využití oprávněného zájmu v případech vymáhání nároků
Tento titul zpracování je v rámci Společnosti využíván v případech, kdy subjektu údajů plynou na základě uzavřené smlouvy se Společností povinnosti, které však tímto subjektem údajů nejsou naplněny.
Mezi typické případy takového oprávněného zpracování patří zasílání výzev k úhradě ze strany Společnosti příslušnému subjektu údajů, který je v prodlení s plněním. Společnost v tomto ohledu zpracovává jen a pouze osobní údaje, které jsou nezbytné k naplnění výše uvedeného účelu.
3.5.4 Využití oprávněného zájmu pro administrativní a analytické účely
Tento titul zpracování je v rámci Společnosti využíván v případech, kdy jsou osobní údaje v oprávněném zájmu Společnosti předávány třetím osobám.
Společnost předává osobní údaje v rámci skupiny společností náležících do skupiny Aime Cosmetics za účelem administrativy týkající se prodeje výrobků zákazníkům. V rámci tohoto procesu se jedná především o přijetí a vyřízení objednávky výrobků a doručování.
Společnost rovněž zpracovává osobní údaje za účelem efektivního vyhodnocování podnikových výkonů a finančních výsledků a v rámci tohoto zpracování využívá služeb třetích stran.
3.6 Právní titul souhlas se zpracováním osobních údajů
Souhlas subjektu údajů se zpracováním jeho osobních údajů může být udělen pro jeden nebo více konkrétních účelů. Tento právní titul Společnost používá výhradně v případech, kde není možnost jiného právního titulu pro zpracování osobních údajů, a to na základě čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení.
Souhlas se poskytuje například pro účely statistického vyhodnocování dat týkajících se prodeje Výrobků či pro účely přímého marketingu třetích osob.
Společnost dbá na to, aby souhlas byl poskytnut v souladu s Nařízením, zejména pak, aby se jednalo o svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle subjektu údajů.
4. Jakým způsobem Společnost zpracovává a zabezpečuje osobní údaje?
Osobní údaje jsou zpracovávány v elektronické podobě automatizovaným způsobem / v elektronické podobě neautomatizovaným způsobem / v tištěné podobě neautomatizovaným způsobem.
Společnost zadává zpracování a zabezpečení osobních údajů Zpracovatelům ze skupiny Aime a to zejména:
která přijímá technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů, která jsou nezbytná k naplnění povinností dle Nařízení. Zpracování se děje s přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracovávání i k pravděpodobným a různě vážným rizikům pro práva a svobody fyzických osob.
Na straně Zpracovatele jsou zavedena také vhodná technická a organizační opatření, příměrná tomu, aby zajistila úroveň zabezpečení osobních údajů odpovídající danému riziku zejména náhodnému nebo protiprávnímu zničení, ztrátě, pozměňování, neoprávněnému zpřístupnění předávaných, uložených nebo jinak zpracovávaných osobních údajů nebo neoprávněnému přístupu k nim.
Jedná se zejména o zavedení následujících opatření:
pseudonymizace osobních údajů – údaje pro vyhodnocování a reportování jsou uvedeny jen v obecných číslech bez uvádění osobních údajů
Společnost jako Správce zavázala Zpracovatele pověřeného nakládáním s osobními údaji výhradně dle pokynů Společnosti jako správce osobních údajů.
Zpracovatel zavedl pohotovostní plány a postupy pro případ fyzického či technického incidentu.
Zpracovatel zavedl politiku pravidelného testování, posuzování a hodnocení přijatých bezpečnostních opatření (zejména prověřování bezpečnosti IT systémů, penetrační testování, simulace bezpečnostních incidentů k prověření zavedených postupů či prováděných auditů ze strany externích subjektů.
5. Po jakou dobu zpracovává Společnost osobní údaje?
6. Za jakých podmínek předává Společnost osobní údaje?
Osobní údaje může Společnost jako správce zpracovávat přímo svými zaměstnanci, anebo prostřednictvím třetích osob (dále jen „Zpracovatel“ nebo „Zpracovatelé“), a to zejména společností působících ve skupině Společnosti. Společnost uzavřela s každým Zpracovatelem smlouvu o zpracování osobních údajů. O tom, komu a v jakém rozsahu jsou informace předávány, se subjekt údajů dozví z informace, kterou mu individuálně předá (zašle) Společnost.
Společnost předává osobní údaje zejména následujícím společnostem v rámci skupiny:
Unicall Communication Group s.r.o., IČO: 28091531, se sídlem České Budějovice - České Budějovice 4, U Smaltovny 625, PSČ: 370 04;
NaturaMed Pharmaceuticals s.r.o., IČO: 26106965, se sídlem České Budějovice - České Budějovice 4, U Smaltovny 625, PSČ: 370 04;
a dále následujícím společnostem mimo skupinu:
společnosti FT Sun s.r.o., IČO: 28120434, se sídlem Pekárenská 761/77c, České Budějovice 4, 370 04 České Budějovice (marketing).
7. Jaká práva má subjekt údajů?
7.1 Kde a jak uplatnit práva subjektu údajů?
prostřednictvím svého uživatelského účtu na stránkách: www.aime.cz
elektronicky na e-mailové adrese: aime@aime.cz
telefonicky na čísle 389 005 118
Právo uvedené výše ad 9) může subjekt uplatnit u Úřadu pro ochranu osobních údajů:
telefonicky na čísle +420 234 665 111 nebo
7.2 Právo na informace (čl. 13 a 14 Nařízení)
zasláním v elektronické formě na emailovou adresu subjektu údajů;
7.3 Právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 Nařízení)
Subjekt údajů ve své žádosti adresované Společnosti určí, kterou ze tří níže uvedených složek práva na přístup k osobním údajům využívá:
Pokud Společnost osobní údaje subjektu údajů zpracovává, je povinna mu sdělit následující informace (o které z těchto informací konkrétně subjekt žádá, rovněž stanoví ve své žádosti):
existence práva požadovat od Společnosti opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování;
Pokud Společnost osobní údaje subjektu údajů zpracovává, je povinna poskytnout subjektu údajů bezplatně kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie na žádost subjektu údajů může Společnost účtovat přiměřený poplatek odpovídající administrativním nákladům na pořízení těchto kopií. Právem získat kopii zpracovávaných osobních údajů nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
Pokud jsou osobní údaje předávány do třetí země nebo mezinárodní organizaci, má subjekt údajů právo být informován o dalších skutečnostech týkajících se předání osobních údajů.
7.4 Právo na opravu (čl. 16 Nařízení)
7.5 Právo na výmaz / právo být zapomenut (čl. 17 Nařízení)
Na žádost subjektu údajů (a v určitých případech i bez žádosti – např. pomine-li účel zpracování, ztratí-li Společnost právní titul pro zpracovávání určité kategorie osobních údajů) Společnost bez zbytečného odkladu vymaže jeho osobní údaje, pokud je dán některý z níže uvedených důvodů:
V žádosti o výmaz osobních údajů subjekt údajů uvede své identifikační údaje, právo, jež prostřednictvím žádosti uplatňuje a způsob, jakým si přeje být informován o opatřeních přijatých Společností.
Společnost oznamuje jednotlivým příjemcům, jimž byly osobní údaje zpřístupněny, veškeré výmazy osobních údajů, pokud je to možné s vynaložením přiměřeného úsilí. Pokud to subjekt údajů požaduje, informuje Společnost subjekt údajů o tom, kteří příjemci osobních údajů byly takto informováni.
7.6 Právo na omezení zpracování (čl. 18 a 19 Nařízení)
7.7 Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 Nařízení)
Za osobní údaje poskytnuté Společnosti jsou považovány údaje, které subjekt údajů přímo, vědomě a aktivně sdělil Společnosti např. prostřednictvím formuláře.
7.8 Právo vznést námitku (čl. 21 Nařízení)
V případě zpracování osobních údajů na základě právního titulu oprávněného zájmu Společnosti má subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace, které v námitce popíše. Námitku může subjekt údajů podat
7.9 Právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování (čl. 22 Nařízení)
8. Související dokumentace
Související právní předpisy (ve znění pozdějších předpisů):
Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)
9. Závěrečná a přechodná ustanovení
Tento dokument nabývá platnosti dnem jeho schválení (podpisem) a účinnosti dnem uvedeným ve schvalovací tabulce.
Platnost od 25. 5. 2018.
Zpracoval Jana Wakeford.