Source: https://www.ludwig-edv.com/pages/hapak/hapak-digital-archiv.php
Timestamp: 2019-09-20 10:40:11
Document Index: 117972810

Matched Legal Cases: ['§ 140', '§ 238', '§ 91', '§ 41', '§ 33', '§ 140', '§ 26', '§ 55']

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Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ) haben nun seit fast 20 Jahren Klarheiten darüber geschafft, was und wie aufzubewahren/zu archivieren ist und vorallem wer dies zu tun hat.
Also nicht nur die Daten der Buchhaltung mit Ihren Eingangs-/Ausgangsrechnungen, Kassenbelegen und Kontoauszügen sind relevant. Jetzt sind auch die Daten aus den Vorsystemen, wie z.B. Warenwirt-schaftsprogramm, Zeiterfassung, Materialwirtschaft etc... wichtig! Dazu sagt die GoBD in der Randziffer 20 "Unter DV-System wird die im Unternehmen oder für Unternehmenszwecke zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hard- und Software verstanden, mit denen Daten und Dokumente im Sinne der Rzn. 3 bis 5 erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Dazu gehören das Hauptsystem sowie Vor- und Nebensysteme (z. B. Finanzbuchführungssystem, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltungssystem, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem, DokumentenManagement-System) einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen. Auf die Bezeichnung des DV-Systems oder auf dessen Größe (z. B. Einsatz von Einzelgeräten oder von Netzwerken) kommt es dabei nicht an."
Die Ablage in einem Dateisystem (z.B. unter WINDOWS) alleine reicht nicht aus. Hier ist eine Veränderung oder Löschung unprotokolliert möglich und entspricht also nicht den Vorgaben. Die Randziffer 110 der GoBD sagt dazu aus:
E-Mails mit dem Charakter eines Handels- oder Geschäftsbriefes sind aufbewahrungspflichtig. Gilt die Mail nur als Transportmittel eines Dokumentes im Anhang der Mail, muss die Mail selbst nicht aufbewahrt werden (Briefumschlag). Die Randziffer 121 der GoBD sagt dazu aus: "... So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag)."
Papierdokumente können jetzt durch gescannte Dokumente ersetzt werden. Erhalten Sie also Eingangsrechnungen oder Kassenbelege oder Fremdangebote und Aufträge in Papierform, so können Sie diese einscannen und archivieren und anschliessend vernichten. Die Randziffer 140 der GoBD sagt dazu aus: "... Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind."
Jedes Unternehmen ist angesprochen. Egal, ob Einnahme-/Überschussrechner oder Bilanzierer, also egal, ob Klein-/Mittel- oder Großunternehmen. Die Pflicht zur Aufbewahrung ergibt sich aus mehreren Gesetzen und Vorschriften. Die Randziffer 3 der GoBD sagt dazu aus:
"... Nach § 140 AO sind die außersteuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, auch für das Steuerrecht zu erfüllen. Außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten ergeben sich insbesondere aus den Vorschriften der §§ 238 ff. HGB und aus den dort bezeichneten handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Für einzelne Rechtsformen ergeben sich flankierende Aufzeichnungspflichten z. B. aus §§ 91 ff. Aktien-gesetz, §§ 41 ff. GmbH-Gesetz oder § 33 Genossenschaftsgesetz. Des Weiteren sind zahlreiche gewerberechtliche oder branchenspezifische Aufzeichnungsvorschriften vorhanden, die gem. § 140 AO im konkreten Einzelfall für die Besteuerung von Bedeutung sind, wie z. B. Apothekenbetriebsordnung, Eichordnung, Fahrlehrergesetz, Gewerbeordnung, § 26 Kreditwesengesetz oder § 55 Versicherungsaufsichtsgesetz."