Source: http://www.unicauca.edu.co/docs/comunicados/plan_mejoramiento_septiembre_2006.htm
Timestamp: 2019-06-19 15:50:55
Document Index: 119968437

Matched Legal Cases: ['artículo 71', 'artículo 14', 'artículo 48', 'artículo 60', 'artículo 60', 'artículo 25', 'artículo 34']

PRESENTACIÓN DEL AVANCE DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
Representante: Mg. DANILO REINALDO VIVAS RAMOS
NIT: 891.500.319-2
Período Informado 30 septiembre de 2006 Año: 2004
Fecha de Actualización: 31 de octubre de 2006
Código hallazgo
Descripción hallazgo
Descripción de las Metas
Unidad de medida de las Metas
Dimensión de la meta
Fecha Iniciación Metas
Fecha terminación Metas
Plazo en semanas de la Meta
Avance físico de ejecución de las metas
Porcentaje de Avance físico de ejecución de las metas
Se estableció que el Plan de Mejoramiento no ha sido difundido en todas y cada una de las áreas involucradas al interior de la Universidad, lo que se refleja en el desconocimiento de gran parte de los funcionarios del mismo, situación que pone en riesgo su cumplimiento y el grado de importancia que este compromiso merece como herramienta gerencial.
Se ha establecido como mecanismos de difusión del Plan de Mejoramiento los siguientes: Comité de Saneamiento contable, Comité de Coordinación del sistema de control Interno, Comunicaciones a Vicerrectores y Jefes de Oficina, solicitándoles enviar a sus colaboradores, publicación en página principal del portal Web, actualización link “PLAN DE MEJORAMIENTO”, donde están establecidos los responsables de cada una de las acciones.
Difundir en toda la comunidad universitaria el Plan de Mejoramiento.
Efectuar la socialización del Plan de Mejoramiento por la Rectoría y la Oficina de Control Interno
Circulares, publicación en el portal WEB, jornadas de socialización con el personal universitario responsable de los procesos.
Comunicación a Vicerrectores y Jefes de Oficina: 1
Circular para todos los servidores universitarios: 1
Publicación en portal WEB. 1
Jornadas de socialización: 4
Todas las áreas dieron respuesta y demostraron los avances al Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República.
Los avances, una vez entregados a la Contraloría General de la República son publicados en link denominado “Plan de Mejoramiento “del portal Web universitario.
Igualmente, se está trabajando con la División de Sistemas la creación de un software en la materia.
La falta de mecanismos de control y de seguimiento a los planes de acción creados para el manejo del riesgo conlleva a: que no exista un responsable de la evaluación periódica de las acciones señaladas en dichos planes; no se realicen a tiempo los cambios necesarios o acciones correctivas para que el plan cumpla con el propósito para el cual fue diseñado y no se sienta hacia el interior de la institución el acompañamiento en el manejo de riesgo por parte de la Oficina de Control Interno.
Con relación al manejo de riesgos, se han elaborado unas auditorias por parte de la empresa “Equilibrio Industrial”, a los laboratorios de la universidad y se han realizado estudios e implementadas acciones tendientes a la minimización de riesgos con los desechos orgánicos.
Actualización de los Mapas de Riesgos en las diferentes dependencias de la Universidad del Cauca.
Evaluación de los mapas de riesgos y su implementación en las diferentes áreas y laboratorios de la Universidad.
Jornadas de reevaluación de los mapas de riesgo existentes para su actualización.
Evaluación y actualización de los riesgos externos e internos contemplados en el Plan 2012, de acuerdo con las necesidades de área: 7 jornadas
De acuerdo al cronograma trazado, se han realizado las siguientes actividades: 17 diagnósticos de condiciones de trabajo por cargos. Igualmente se analizaron los riesgos naturales y antrópicos (externos), análisis de vulnerabilidad carga ocupacional por edificación procedimiento de evacuación, entre otras, planos de evacuación de algunas sedes universitarias.
Se determinó incluir otras áreas de la Universidad en el proyecto.
Se presentó ante el Comité de Gestión Medio Ambiental todos los reglamentos de procesos y manejo de insumos de laboratorios.
Esta acción se continuará en este año, según el nuevo Plan de Mejoramiento aprobado por la Contraloría General de la República
Los procesos de depuración de rentas y cuentas por cobrar de vigencias anteriores son aún muy incipientes, por cuanto la actividades de recuperación de cartera no colmaron las expectativas.
Con base en el crecimiento de las cuentas por cobrar y los informes de la Oficina de Control Interno donde se ha insistido en la creación de un área que haga todo el proceso de organizar dichas cuentas, la administración decidió crear dicha dependencia, la cual está bajo la responsabilidad de la Vicerrectoría Administrativa
Realizar de manera permanente el cobro de las deudas a favor de la Universidad del Cauca.
Efectuar el recaudo de deudas a favor de la Universidad del Cauca
Clasificación de las cuentas de acuerdo a la posibilidad de cobro, cuáles son incobrables y cuáles es posible cobrar.
Jornadas intensivas de cobro administrativo.
Cobro prejurídico.
Cobro Jurídico.
Luego de clasificar todas las cuentas, hacer jornadas de cobro a través de llamadas telefónicas, comunicaciones escritas: de cobro administrativo,
Cobro prejurídico y presentación de demandas.
Permanente porque la Universidad del Cauca otorga financiación de manera constante.
Se han adoptado políticas como estrategia para los recaudos de los servicios educativos financiados. El Consejo Superior universitario expido los acuerdos número 008 y 011 del 7 febrero de 2006 donde se concede mayor facilidad de pago a las deudas vencidas, condonación de intereses corrientes y de mora, cancelación del capital a precios actualizados dando todas las posibilidades a los alumnos que lo requieran de ponerse a paz y salvo, especialmente a los alumnos de clases menos favorecidas económicamente.
El valor recaudado en el segundo trimestre de 2006 asciende a la suma de $ 1.047.027.000
Cartera a 31 de diciembre de 2005 es de $ 1.276.836.000.
Cartera a 30 junio de 2006 $ 1.312.816.000.
La actividad de interventoría no esta claramente definida dentro de las cláusulas contractuales y no se cuenta con un manual, constituyéndose en un riesgo para la realización de un seguimiento técnico, oportuno y adecuado a la ejecución de los contratos.
En el clausulado del contrato y/o convenio, se está señalando quien va a realizar la interventoría, de acuerdo a la información suministrada por la dependencia solicitante. Igualmente, la designación se le comunica a los interventores, informándoles de sus obligaciones, y anexándoles copia del contrato.
Elaboración, aprobación y ejecución del Manual de Interventoría.
Elaborar el Manual de Interventoría, el cual se publicará en el portal Web.
Elaboración del Manual de Interventoría.
Socialización del manual de interventoría
Elaboración del Manual: 1.
Publicación en Portal WEB: 1
Socialización del manual a los interventores de los convenios y contratos: 1
La Oficina Jurídica elaboró un proyecto de manual de interventoría, el cuál fue remitido a la rectoría mediante oficio 484 del 26 de abril de 2006, con el fin de socializar ante las diferentes dependencias de la Universidad del Cauca y se complementará el citado documento. Hasta la fecha se está realizando el trámite.
Continúa haciéndose el procedimiento anterior, cual es notificar a los interventores y expresarle sus obligaciones.
La entidad en la mayor parte de los casos como consecuencia de convenios desarrollados con diferentes entidades externas otorgó estímulos económicos en virtud del desarrollo de proyectos de investigación por $270.3 millones. Este tipo de incentivo presenta un grave riesgo con respecto a que no se llevan controles efectivos que garanticen que las actividades que los desarrollan, y por las que se reciben dichos dineros, no se realicen en el marco de las horas asignadas como parte de la labor de investigación que está reconocida como parte del salario recibido por la vinculación a la Universidad, es decir que no se cuenta con las herramientas administrativas necesarias para evitar dobles asignaciones salariales.
Los estímulos económicos están establecidos mediante norma y ellos no constituyen salario, ni bonificación, se pagan a través de cuenta de cobro.
Previa certificación del cumplimento de la actividad pactada.
La Vicerrectoría Académica, por intermedio de los formatos de registro de labor docente, tanto individual como por Departamento, mantiene registro y control efectivo de los proyectos de investigación, venta de servicios, consultoría, asesorías y otras actividades académicas susceptibles de la destinación de estímulos económicos para profesores, de tal manera que se ejerce control que impide la doble asignación salarial a que se refiere el hallazgo.
La Universidad demostró, tal como consta en el oficio R-1778 del 23 de Mayo del año en curso, que existen los procedimientos y controles administrativos que se constituyen en las herramientas administrativas necesarias para evitar dobles asignaciones salariales. Adicionalmente, se reitera que los estímulos económicos otorgados a los docentes no son asignaciones salariales y que estos pagos están debidamente justificados en la ley, corroborado por la sentencia C-053. Igualmente, existe concepto del Departamento Administrativo de la Función Pública, suscrito por Claudia Patricia Hernández León, Jefe Oficina Jurídica, en el cual se indica la posibilidad de otorgar estímulos económicos a los docentes que no sean constitutivos de salario.
Continuar con los controles realizados frente al reconocimiento del pago de estímulos.
Procedimiento de filtro y control establecido desde la Vicerrectoría Académica, las facultades y los departamentos para la asignación de labor académica y estímulos a investigación en proyectos
Como se indicó, cuando se solicita el pago de los estímulos, la Vicerrectoría Académica verifica que la actividad no este contemplada en el formato de registro de labor y que por lo tanto no se incurra en la situación de doble pago por el desarrollo de la actividad.
El Departamento presenta al Grupo de investigación la propuesta con los requerimientos de labor académica de los investigadores involucrados.
Cumplimiento de las actividades pactadas en los contratos previo visto bueno del director del proyecto y del Vicerrector de Investigaciones o de la autoridad competente.
Control económico para cada convenio entre los cuales se establece el pago de estímulos al investigador.
Por cada Convenio y Contrato: uno (1)
Solamente con el soporte del merecimiento de los estímulos económicos se pueden reconocer, pasando dos instancias importantes para dicho control, cuales son la Vicerrectoría académica y la Vicerrectoría de investigaciones.
Los estímulos económicos son reconocimientos que por no asimilarse a salario, son cancelados en trámite independiente de la liquidación de nómina mensual de salarios.
Estos reconocimientos son considerados como honorarios profesionales y es así, que para efectos de aplicación de retención en la fuente, descuenta por concepto de honorarios, por lo tanto no constituyen salario.
La asignación de horas de investigación es competencia de la Unidad académica a la cuál está adscrito el docente.
En el proceso de presentación de un proyecto de Investigación, se tiene el paso del aval o autorización por parte de la Unidad académica, certificando la aceptación de la participación del docente en el mismo.
El proceso de aprobación e inicio del proyecto no se considera una nueva certificación de las horas solicitadas. Teniéndose como un hecho las aprobadas en la solicitud, sin considerar los tiempos entre la presentación y la aprobación.
Es importante nuevamente determinar que la Universidad del Cauca da cumplimiento estricto al decreto 1279 al otorgamiento de estímulos económicos a los docentes.
La Universidad del Cauca reitera que se ha dado una correcta interpretación legal al tema de los estímulos económicos y que no se trata de una doble asignación salarial.
La Universidad muestra avances en cuanto a la elaboración de estudios de permanencia de estudiantes, productividad docente y aumento de cupos sin disminución de la calidad en los programas ofertados. La Vicerrectoría Académica ha presentado propuestas en este sentido que, sin embargo, no han tenido eco suficiente en el Consejo Superior y el Consejo Académico para su implementación, por lo que se hace necesario una mayor gestión en este campo en aras de la calidad académica. Igual situación se presenta en la programación de la labor docente, ya que la asignación de los mismos es bastante desigual para las Facultades y Departamentos de Unicauca, lo que no permite la eficiencia en la asignación de las labores profesorales.
Cada uno de los semestres académicos, se está realizando dicho estudio, claro está que se realiza según el programa académico finalizado.
Igualmente se ha hecho el concurso público para docentes, difundido en el portal Web universitario.
La asignación desigual de la labor docente no debe tomarse como un aspecto negativo y que determine ineficiencia en la asignación de los recursos. El estudio demuestra que los programas, por su naturaleza académica y aspectos pedagógicos, tienen profundos impactos en la forma como se asigna la labor y las diferencias en la cantidad de horas que deben atender los docentes en cada programa académico.
Adicionalmente, existen notables diferencias en las cantidades de horas asignadas por actividades diferentes a la docencia, como las de investigación, proyección social y administración, dependiendo de las particularidades de cada unidad académica, los avances y
Desarrollos logrados en cada caso y el tipo de actividad atendida. Por lo tanto no es posible homogenizar la labor docente en cuanto a las horas que debe atender cada profesor. Esto es inherente a la Universidad y a su función social, académica, científica, técnica, artística y humanística. Por lo tanto, no debe tomarse como hallazgo lo enunciado.
Continuar con la evaluación docente cada semestre, al igual que un estudio detallado de los estudiantes frente a la permanencia, repitencia y aumento de cupos.
Efectuar los estudios en cada uno de los programas con el propósito de analizar las causas de repitencia y de retiros.
Este estudio se presentará al Consejo Académico.
Evaluaciones a docentes.
Verificación de repitencia en cada uno de los programas académicos.
Causas de deserción académica, con el fin de buscar soluciones a los retiros.
Evaluaciones a docentes cátedra, tiempo completo, medio tiempo: 1 vez cada semestre.
Verificación de Repitencia: 1 vez cada semestre.
Causas de deserción académica: 1 vez cada semestre.
Terminación de períodos académicos: junio de 2006.
Treinta días después de la terminación de cada semestre.
La Vicerrectoría académica ha presentado los respectivos informes sobre productividad académica, la cual sirve para la elaboración de indicadores de gestión por la oficina de planeación. Se ha recogido información sobre la deserción para elaboración de un estudio que sirva como base para la toma de decisiones.
Referente a labor docente se trabaja junto con los decanos en los procesos de racionalización y equidad para la distribución de la labor.
Mediante R- 078 y R-137 de 2006 se ofertaron los cupos de acuerdo a la infraestructura que posee la Universidad.
Esta es una labor permanente de la Vicerrectoría Académica, una vez terminados cada uno de los períodos académicos.
Aunque la entidad lleva un control y monitoreo de los gastos a través de la Oficina de Control Interno en lo referente al cumplimiento de la Resolución 5544/03, no contó con un Plan de Austeridad en el Gasto establecido para la vigencia 2004, ni se tiene uno elaborado para 2.005
Mensualmente se hace un monitoreo de los gastos de la institución, verificándose por la Oficina de Control Interno que se hayan generado efectivamente. Igualmente se ha verificado que el consumo en los servicios público varía de acuerdo a la época, habiendo menor consumo en las vacaciones de estudiantes y mayor consumo en época de estudiantes en los diferentes programas académicos
Continuar con el plan de austeridad en el gasto.
Efectuar un estudio de los requerimientos mínimos para atender la Misión de la Universidad
Verificación el cumplimiento de la austeridad a través del control de la inversión.
Control mensual: uno (1).
7 de septiembre de 205
Se continúa haciendo la verificación del Informe de Austeridad en el Gasto Público.
Se elaboró presupuesto por la Oficina de Planeación para el 2006.
Se verificó el cumplimiento del presupuesto en los gastos de la Universidad.
La información se entrega mensualmente en la Gerencia Departamental de la Contraloría General de la República, debidamente verificada por la Oficina de Control Interno.
Para 2.005, el Comité estimó un presupuesto de $72 millones para adelantar las etapas de lo que han denominado Sistema de Gestión Ambiental –SIGA-, el cual no ha sido incluido dentro del presupuesto de la entidad como un rubro específico, lo que pone en riesgo los recursos necesarios para el cumplimiento de las responsabilidades ambientales de la entidad.
Se han realizado diversas actividades encaminadas al fortalecimiento de la Gestión Medio Ambiental de la Universidad del Cauca.
Continuar con el control y manejo de las partidas asignadas para el desarrollo del SIGA, a través de la Oficina de Planeación, dentro del rubro del Plan Nacional del presupuesto vigente de la Nación.
Ejecución de las actividades del SIGA y sus partidas.
Número de proyectos o actividades a desarrollar.
Número de Proyectos: uno (1), por cada proyecto o actividad.
El proyecto denominado Sistema Integral de Gestión Ambiental para la Universidad del Cuca SIGA fue aprobado mediante Resolución No. 346 del 8 de mayo de 2006, acto administrativo que permitirá continuar desarrollando las actividades de tipo ambiental bajo los lineamientos del proyecto. La implementación del SIGA se adelantará por etapas, de tall manera que el impacto ambiental se abordará por áreas estratégicas según el sector que se vea afectado.
Se continúa con el proyecto de manejo de residuos químicos, que corresponden a la fase de desactivación de residuos generados en los laboratorios de química. Igualmente se trabaja en la implementación de guías técnicas para los demás laboratorios de la Universidad para preservar el medio ambiente y por consiguiente la salud humana.
La entidad, en los siguientes casos, autorizó gastos sin que anteriormente se expidieran los respectivos Certificados de Disponibilidad Presupuestal y Registros Presupuestales, contraviniendo lo establecido en el artículo 71 y 73 del Decreto 111 de 1993.
Cada uno de los gastos de la Universidad están respaldados con su correspondiente Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuestal.
Continuar con el cumplimiento de la normatividad
Recordar el cumplimiento del procedimiento en cuanto a tiempos.
Recopilar la normatividad interna vigente referente a los procedimientos tendientes a la autorización del gasto.
- Publicación de la normatividad antes mencionada en el portal Web.
Circular compilando la normatividad vigente relacionada con la nómina de pago: una (1).
Publicación de la circular en el portal Web: una (1).
7 de septiembre de 2 2005.
C.D.P. de cada uno de los gastos generados en la institución.
Entre los procedimientos establecidos por la Universidad para la ordenación del gasto se requiere la expedición de la disponibilidad presupuestal, aún así la administración universitaria, recordó a sus funcionarios docentes y no docentes los procedimientos y tiempos establecidos para la ordenación del gasto en Circular VRADM – 04/05 y Circular VRAD- 09/05 que se encuentra en la página WEB de la Institución.
A partir de agosto de 2004, la Universidad del Cauca suscribió nueve contratos cuya cuantía fue superior a los 50 SMMLV, de los cuales cuatro –contratos números 054 – 056- 063, se registraron en el SICE, uno o dos meses después de su fecha de legalización. Lo anterior contraviene lo estipulado en el literal b- del artículo 14 del Decreto 3512 del 5 de diciembre de 2003.
Los contratos números 054 – 056- 063 del año 2004, se registraron en el SICE del mismo año.
Los contratos superiores a 50 SMMLV, entre Enero y Septiembre de 2005 se registraron al SICE dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes.
Los contratos que suscriba la Universidad del Cauca superiores a 50 SMMLV, se inscribirán en los cinco primeros días de cada mes, por la persona que designó el Representante Legal
Continuar con el registro de los contratos superiores a 50 SMMLV en los primeros cinco días hábiles después de la fecha de la legalización de cada contrato.
Registro de contratos legalizados superiores a 50 SMMLV, en los primeros cinco días hábiles siguientes.
Según el número de contratos superiores a 50 SMLV, debe existir igual número de contratos registrados.
Existen 28 contratos mayores de 50 SMMLV, celebrados el presente año, y reportados al SICE entre el mes de Enero a Septiembre de 2005.
La Profesional Universitario adscrita a la Oficina Jurídica registra los contratos debidamente perfeccionados y legalizados iguales o superiores a 50 SMMLV, en el Sistema información para la Vigilancia Estatal, dentro de los 5 primeros días de cada mes.
Igualmente solicita las autorizaciones para la excepción de registro del contrato cuando el contratista es sociedad extranjera sin Nit en Colombia, a través del correo electrónico con copia a Control Interno.
Se continúa realizando el procedimiento mensualmente.
La entidad, presuntamente, no aplicó en debida forma la Circular Externa 056 del 2004 de la Contaduría General de la Nación, la cual hace referencia entre otros, al tratamiento contable de los ajustes por inflación, ya que no reclasificó el valor registrado en las subcuentas de ajustes por inflación de los activos, a las cuentas correspondientes que revelan el costo histórico. Además, no se reclasificó el saldo de la cuenta 3250 Ajustes por Inflación a la cuenta 3208 Capital Fiscal.
La Universidad cumplió con el objetivo establecido en el mes de mayo de 2005.
Corregir los ajustes efectuados por la Universidad en virtud de la Circular 056 de 2004.
Ajustar en el balance del Área Comercial y en los Estados Financieros Consolidados.
Registrar en el movimiento del Área Comercial los ajustes respectivos.
Balance del Área Comercial: uno (1).
En el balance del área comercial ya están incorporados los ajustes por inflación.
La Universidad en el mes de mayo de 2005, realizó los ajustes respectivos, en el informe con corte a septiembre 30 de 2005.
Los ajustes por inflación no aplican su registro según la circular No. 056 expedida por la Contaduría General de la Nación ya que la Universidad del Cauca realizó el respectivo ajuste en el mes de mayo de 2005 contra la cuenta 3208 Capital Fiscal.
Se registra una sobrestimación en los activos no corrientes grupo de inversiones y una subestimación en los gastos para Provisión Protección de Inversiones, debido a que la inversión patrimonial por $97.4 millones en la Corporación Inter-red, constituye un riesgo, ya que la Entidad en mención presuntamente se encuentra en liquidación, de acuerdo a lo expresado por la Universidad del Cauca en sus Notas Contables, por lo tanto, esta inversión debió ser objeto de Provisión ya que presenta un riesgo de incobrabilidad como consecuencia de presuntas dificultades financieras de la Corporación.
Debido a que la inversión patrimonial por $97.4 millones en la Corporación INTERED, constituye un riesgo, se procedió a oficiar a INTERED, COLCIENCIAS y CINTEL a fin de que se remitiera toda la documentación que pudieran tener al respecto.
La Inversión Patrimonial por $97.4 millones de la Corporación Inter- Red se relaciona como una contingencia de acuerdo a lo expresado por Universidad del Cauca en sus Notas Contables.
Efectuar una provisión para inversión.
- Llevar a Comité de Saneamiento Contable para una reclasificación de cuentas.
Recopilar la información contractual con el fin de verificar la posibilidad de la reclasificación.
Registro de la Provisión.
- Análisis del cumplimiento de Saneamiento Contable para la reclasificación de las cuentas.
Comunicación: una (1)
- Registro de provisión realizada a junio de 2005: una (1)
Se encuentra como un contingente en los balances de la Universidad del Cauca.
Mediante nota contable número 736 del 10 de julio de 2005 hace el registro de la provisión para protección de inversiones y reclasifica cuentas mediante nota contable 742 del 30 de julio de 2005, la cual se anexó en el informe con corte a septiembre 30 de 2005.
El valor de las potenciales obligaciones que posee la Universidad del Cauca no están debidamente registradas en sus estados financieros, debido a que la Institución no ha dado cumplimiento al Procedimiento 2.7 del Plan General de Contabilidad Pública, donde se define las “Instrucciones relativas al reconocimiento de las compensaciones y pago de sentencias y conciliaciones judiciales”, por lo tanto, no ha constituido las responsabilidades contingentes por el valor de las pretensiones originadas en actos procesales de terceros contra la Universidad del Cauca, en el momento de conocimiento del acto de notificación de la demanda, presuntamente por debilidades en el flujo de información entre las dependencias de Jurídica y el área Financiera.
La Oficina Jurídica, en la medida en que se notifican las demandas envía a la División Financiera la cuantía de cada proceso.
Mejorar la comunicación entre las dependencias Universitarias.
Realizar la provisión correspondiente.
Comunicaciones al recibo de la Notificación de la Demanda
Notas contables.
comunicación mensual: Una (1)
Se anexan documentos de avance: uno (1).
Cuando se notifican las demandas, se informa por escrito a la División Financiera, en el último trimestre se ha notificado una demanda.
En virtud de la información suministrada por la Oficina Jurídica se actualizó los valores de la cuenta litigios o demanda, como consta en las notas contables números 730 del 01 de mayo de 2005 y 745 del 9 de Agosto de 2005 y nota de contabilidad 500- 781 del 16 de diciembre de 2005.
La FAUCA, en la vigencia 2004 utilizó, de la cuenta corriente 53-5 Banco Popular-convenios FAUCA, recursos para realizar los siguientes pagos que no pertenecen a los convenios suscritos con la Universidad: TOTAL $ 101.1. La anterior situación afecta la financiación de los convenios para los cuales se giraron los recursos, denota deficiencia en la labor de seguimiento y monitoreo, e iría en contra del numeral 20 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002.
La Rectoría designó a tres funcionarios de la Institución para que realicen el proceso de liquidación de los Convenios con FAUCA de las vigencias 2001 y 2002 que se encuentran vencidos, con el fin de liquidarlos y realizar los trámites respectivos
Liquidar todos los convenios que ya se encuentren terminados.
Mejorar en FAUCA el sistema de control de ingresos y ejecución de los convenios vigentes, y conciliar cuentas a través del Comité de Conciliación.
Verificar actuaciones y soportes.
Liquidar Convenios en aquellos casos que los requieran.
Revisión de trámites procesos y procedimientos en FAUCA.
Realizar las conciliaciones a través del Comité de Conciliación y ante la Procuraduría General de la Nación.
Verificar los soportes de comprobantes de egreso de FAUCA 16524, 16478, 17147, 11137, 11537, 10718, 19614, 19645, 19954, 19953, 19954
Liquidación de Convenios OJ-023, 024, 106, 107, 108,109 de 2001.
Control y seguimiento de los recursos encargados a FAUCA en virtud de los Convenios.
Verificación de soportes:
6 OJ.
Verificación de soportes de comprobantes: 10
Liquidación de convenios: 6 OJ.
Control y seguimiento continuo : 3
La Contraloría General de la República ha sido informada de todo el proceso que se ha tenido con la liquidación de convenios suscritos con la Fundación General de Apoyo a la Universidad del Cauca y conocen el cronograma de trabajo que se estableció para tales fines.
Referente a la liquidación de contratos y convenios con base a la ley 80 de 1993, en su artículo 60 menciona que cuando han pasado 2 años y no se liquidó el respectivo convenio o contrato, dicho plazo caduca para su liquidación por lo tanto se procede a levantar un estado de cuenta o un balance de situación a la fecha cuya acción la esta desarrollando designada por la Universidad del Cauca, la profesional universitaria Nancy López Ramírez, quien entregará un estado de cuenta de los convenios. OJ- 108/01, OJ-109/01, OJ-116/01,OJ-119/01 OJ- 118/01, OJ-047/02, OJ-119/02, OJ-049/02, OJ-048/02
Con esta acción se dará trámite a los hallazgos de la CGR y en la medida que se presenten los balances o estado de cuenta de los convenios se estará aclarando la situación financiera concretamente la destinación que se le ha dado a los recursos y aclarar mediante conciliaciones los dineros que puedan quedar pendientes tanto a favor como en contra en Unicauca y Fauca.
Los convenios números: OJ-023, OJ-024, OJ-106, OJ-107, OJ-108, OJ-109 de 2001, no se encuentran liquidados conforme lo establece el artículo 60 de la Ley 80 de 1993. Situación que no permite determinar el estado económico de los mismos.
Los convenios se celebran sin constituir pólizas de seguros que permitan adoptar los mecanismos necesarios para la protección de los dineros públicos, teniendo en cuenta el riesgo que se genera en el desarrollo de los mismos y contraviniendo lo establecido en el numeral 19 artículo 25 de la Ley 80 de 1993.
Todo convenio que se ha celebrado a partir del año 2005 con FAUCA incluye la constitución de Garantías a favor de la Universidad.
Aunado a lo anterior, la FAUCA presentó cuenta de cobro a la Universidad del Cauca No.0260 del 27 de enero de 2005 por $180.1 millones, valor que la Universidad canceló en marzo de 2005. Estos recursos no ingresaron a la cuenta del Banco Popular No 53-5. Fueron depositados en la cuenta corriente 868-1817093-9 de Bancolombia, con el fin de financiar el contrato 027/04 del convenio 070/04; generando una nueva cuenta de cobro a la Universidad No 0274 de abril 14 de 2005 por $ 176.7 millones. Lo anterior evidencia que la Universidad del Cauca celebró contratos de prestación de servicios con el Consejo Superior de la Judicatura números 019/03, 027/04 y 055/04, los que ejecuta a través de convenios con la FAUCA sin girar los recursos y financiándolos posteriormente con recursos de otros convenios. Contraviniendo las cláusulas pactadas en los convenios para la forma de pago, poniendo en riesgo la ejecución de los demás convenios y constituyéndose en una presunta disciplinaria.
Durante las vigencias 2002 a 2004 se realizaron erogaciones por $42 millones y en el periodo de enero a marzo de 2005 por $5.3 millones, para un total de $ 47.3 millones; lo que representa un derecho real para la FAUCA y una obligación real y pendiente de pago para la Universidad del Cauca. Dichas erogaciones no fueron apropiadas presupuestamente, ni registrado contablemente por la Universidad del Cauca, contraviniendo los artículos 71, 113 del Decreto 111 de 1996, los Principios de la Contabilidad Pública de Reconocimiento, Casación, Registro y Revelación. Lo anterior se constituye, presuntamente, en una violación al numeral 1 del artículo 34 e la Ley 734 de 2002.
El comprobante de egreso 11137 por $47 mil, el 11537 por $36 mil, el 13433 por $462 mil, el 10718 por $1.5 millones, el 19614 por $16 mil, el 19645 por $414 mil, el 19952 por $1.3 millones, el 19953 por $1.3 millones y el 19954 por $0.674 millones no cuentan con documento de solicitud que avale el pago por parte de Unicauca.
1320.20.06 Gastos Sede Santander
Según el libro auxiliar de contabilidad, la FAUCA registra a 31 de diciembre de 2004 un saldo acumulado por cobrar a Unicauca de $7.2 millones de los cuales $0.7 millones no se encuentran soportados.
1320.20.11 Vicerrectoría administrativa – Gastos Varios
La Universidad del Cauca, mediante recibos de pago 11213 del 6 de junio e 2003 y 11455 del 4 de agosto de 2003 canceló $21.1 millones y $70 millones respectivamente, como parte de las cuentas por cobrar a su cargo emitidas por la FAUCA. Sin embargo, a 31 de diciembre de 2004, la FAUCA registra valores por $460 millones, que incluyen los pagos mencionados, lo que presenta sobrestimación en dicha cuenta.
1320.20.13 Vicerrectoría de Investigaciones.
Según el libro auxiliar de contabilidad, la FAUCA registra a 31 de diciembre de 2004 un saldo acumulado por cobrar a Unicauca de $20.7 millones. De los cuales $3.2 millones no se encuentran soportados.
1320.20.23 Gastos adicionales personal Unicauca
Según el libro auxiliar de contabilidad, la FAUCA registra a 31 de diciembre de 2004 un saldo acumulado por cobrar a Unicauca de $16.3 millones. De los cuales $6.9 millones adolecen de documentos soportes.
1320.20.42 Especialización en Epidemiología
Según el libro auxiliar de contabilidad, la FAUCA registra a 31 de diciembre de 2004 un saldo acumulado por cobrar a Unicauca de $18.1 millones. De los cuales $11.2 millones no poseen soporte.
1320.20.46 Proyecto 741 convenio 028 Colciencias
Según el libro auxiliar de contabilidad, la FAUCA registra a 31 de diciembre de 2004 un saldo
Acumulado por cobrar a Unicauca de $2.9 millones, de los cuales $1.07 millones, fueron cancelados mediante el recibo de caja 13542 de julio 23 de 2004.
En la revisión de las cuentas por cobrar se evidenció el desorden administrativo para la ejecución de los recursos, teniendo en cuenta que la Universidad del Cauca solicitaba efectuar gastos a la FAUCA por oficios, vía telefónica y a través de sus distintos funcionarios, sin especificar el convenio que se afectaría. Aunado a esto se realizaron gastos de actividades en las cuales no se había celebrado formalmente el convenio. Lo anterior se genera por la ausencia de procedimientos establecidos por Unicauca para el desarrollo de este tipo de convenios.
La Universidad del Cauca carece de procedimientos que le permitan llevar un control y seguimiento a la planeación, programación y ejecución del presupuesto ya que se observó que se ejecutaron recursos superiores a los apropiados y algunos casos sin contar con la respectiva apropiación presupuestal. La anterior situación se evidenció en los siguientes casos: Convenio OJ-144/02; OJ-146/02; Proyecto mural de medicina; Proyecto Jardín Botánico
A 31 de diciembre de 2004 UNICAUCA, con ocasión de los convenios celebrados con la FAUCA y otros gastos relacionados con Gastos Generales de la Universidad a través de la FAUCA, no registra las obligaciones por pagar debido a la falta de procedimientos, deficiencias en los sistemas de información y comunicación entre dependencias. Generando incertidumbre en la información contable revelada durante estos periodos.
Durante la auditoria se evidenció que la Oficina Jurídica de la Universidad del Cauca no cuenta con documentos, ni con una base de datos que le permitan consolidar toda la información relacionada con la ejecución de contratos y convenios celebrados con la FAUCA. Debido a las deficiencias de control interno en esta área se afectan: La memoria institucional, el suministro de información oportuna, el seguimiento y control a los diferentes procesos que adelanta la Universidad y los organismos de control. Como consecuencia de lo anterior se contraviene lo estipulado en la ley 594 de 2000.
La Oficina Jurídica ha gestionado con las dependencias competentes, para que se elabore e instale un software que permita tener un archivo sistematizado y organizado. Y solicita el acompañamiento de dos monitores que efectué la organización de las carpetas.
Sistematizar los procesos contractuales, judiciales e información de la Oficina Jurídica
Organizar y sistematizar la información física y documental que reposa en la oficina Jurídica.
Elaboración y/o adquisición de un Software y su implementación de puesta en marcha del mismo
- Elaboración: una (1)
- implementación: una (1)
- puesta en marcha del mismo: Continua
La Universidad contrató, mediante orden de prestación de servicios No. 510 de fecha 27 de abril con Patricia Muñoz, quien se encuentra adelantando el proceso de alimentación del sistema iniciando con los contratos y convenios 2.005 y 2006.
1903 004
Falta diseñar un sistema de evaluación que le permita generar la Cultura de Autocontrol y mejoramiento continuo de la gestión institucional
Se entregó a Rectoría y Oficina de Planeación las circulares enviadas por el DAFP con el fin de comenzar con la primera etapa de implementación del MECI, cual es un diagnóstico de la entidad, que permita visualizar un sistema de autoevaluación en cada una de las dependencias universitarias.
Continuar con Diseño del Sistema de evaluación del Sistema de Control Interno y cultura del autocontrol, atemperado en el MECI.
Elaborar programas de capacitación en temas de Autocontrol y Modelo MECI a la Comunidad Universitaria.
Retroalimentación sobre el ejercicio del autocontrol y motivación a los servidores de la Institución.
Aplicación y socialización del MECI.
- Implementación MECI, una vez sean aprobados los manuales de implementación por el DAFP.
- Socialización: tres (3) talleres
Mediante la Resolución R-017 del 19 de enero de 2006 se estableció la adopción del MECI en la U del C.
Con la publicación el 8 de abril del Manual de Implementación del MECI se estableció a la Oficina de Planeación junto a otras áreas de la Universidad realizaran el diagnostico a la Oficina de Control interno y la Oficina de Control Interno realizará las capacitaciones.
A través del Comité del Sistema de Control Interno de la Universidad del Cauca, se verificarán los cumplimientos de acciones.
Se está trabajando con la División de Sistemas un programa que permita recordar acciones a cumplir del plan de mejoramiento con el fin de tener herramientas más efectivas de autocontrol y mejoramiento continuo.
1902 002
No se han realizado talleres con los funcionarios para la socialización de las actividades desarrolladas que permitan retroalimentar a la Dirección con el fin de identificar las deficiencias en los controles aplicados, además que a la fecha no se han evaluado el plan adoptado para la administración de los riesgos.
Con base en el diagnóstico de la institución, que ordena el MECI, se organizarán las mesas de trabajo y talleres de acuerdo con las diferentes áreas de la Universidad.
En los laboratorios ya se han implementado medidas que minimizan el riesgo biológico.
Realizar talleres de evaluación de los mapas de Riesgos actuales de la Universidad.
Hacer grupos de trabajo para reevaluar la administración de riesgos.
Capacitaciones por niveles de Administración: cuatro (4).
Talleres de evaluación: dos (2)
Publicación: una (1)
Auditoria a los laboratorios universitarios.
Implantación de medidas para minimizar el riesgo biológico.
Se han hecho evaluaciones y seguimiento en laboratorios y áreas de mayor riesgo por parte del Área de Salud Ocupacional, tal como se expresó anteriormente.
La Oficina de Control Interno solicitó soporte para hacer el trabajo conjunto de la actualización del panorama y mapa de riesgos institucionales al área de salud ocupacional, trazando un nuevo cronograma de trabajo que incluye el manejo integral de los riesgos, capacitación, simulacros de evacuación, etc.
Esta acción se continuará en el presente año, según el Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República, actualizando la Vicerrectoría Académica, según los trabajos que ya se han llevado a cabo.
1904 005
A pesar de tener un sistema de comunicación entre las diferentes áreas organizacionales éste es deficiente, no existe coordinación entre dependencias, que permita la conciliación de la información para que sea clara, concisa y fidedigna.
En reunión con la Jefa de la División de Comunicaciones, se ha planteado un trabajo conjunto con la Rectoría, Vicerrectoría de cultura y Bienestar, Secretaría General, Oficina de Planeación y Red de Datos, donde se difunda, a través del portal Web una sensibilización de los Planes de Mejoramiento de una manera didáctica, entregando la información correspondiente, como es, definición de un plan de mejoramiento, fechas de presentación, entre otros.
Mejorar procesos de comunicación entre dependencias universitarias.
Incentivar la utilización de los diferentes canales de Comunicación.
Capacitación sobre la implicación de la importancia de los canales de comunicación.
Verificación del cumplimento de su aplicación.
- Capacitación: dos (2).
- Verificaciones: dos (2)
Se continúa desarrollando actividades encaminadas a mejorar los procesos de comunicación entre los que podemos mencionar:
- Capacitación en el portal web, -- Construcción de Indicadores de Gestión.
- Programación del presupuesto público.
- Siete pasos a la excelencia temas abordados en los “viernes de la calidad” y liderados por la Oficina de Planeación.
La Secretaría General sigue insistiendo en la importancia del uso adecuado de los canales de comunicación con que dispone la Institución.
1. Lanzamiento del Servicio Contacto 55:
Posibilita el flujo ordenado y oportuno de la información oficial generada en las diferentes dependencias.
2. Servicio de matrículas y notas:
Lugar donde se consultan los diferentes aspectos relacionados con las notas, planes de estudios, como realizar el pago de matrícula, descuentos y próximamente horarios de clase de cada programa.
3. Ampliación y cobertura de programas institucionales en los canales locales de TV
Acuerdo realizado con los canales locales cable cauca y cable unión denominado PERSPECTIVAS y el magazín UNIVERCIUDAD donde se tratan temas interés institucional y ciudadano.
4. Fortalecimiento de medios impresos
Bimensualmente se pública UNIVERSIDAD HOY donde se informan los principales hechos y actividades universitarias.
5. Portal de Investigaciones
Donde se resalta los principales avances tecnológicos.
19 04 005
Existe un archivo central que en el momento no cuenta con un espacio adecuado que garantice la organización, preservación de los archivos históricos y de gestión encontrándose ubicado en cada una de las dependencias, igualmente no se ha realizado un inventario de la documentación situación que puede generar pérdida o extravío de la misma y afectar la conservación de la memoria institucional.
Existe el proyecto para la reubicación del archivo central de la Universidad. Por falta de presupuesto, no ha podido desarrollarse dicho proyecto, ya que de acuerdo con las normas del Archivo General de la Nación, requiere una infraestructura necesaria en cuanto a control de humedad, temperatura, archivadores modernos, etc.
Se presentó un proyecto para la compra e implementación de un software.
Aplicación del proyecto de reubicación de espacios físicos para la organización del archivo central y la ventanilla única.
Consecución de recursos para efectuar la reubicación de áreas de trabajo.
Capacitación sobre Archivística.
Ubicación definitiva del Archivo Central.
Actualización y aplicación de las Tablas de Retención documental.
Reubicación de espacios físicos.
Adecuación del espacio para el archivo y demás dependencias.
Actividades : nueve (9)
Se está trabajando en el desarrollo de un software que incluya ventanilla única y el manejo de todos los archivos de gestión.
El archivo se ha dividido en “académico” y “administrativo”.
Mediante licitación pública se adjudicó a
Galería 87 los contratos OJ- 083 /05 y OJ – 068/06 para la adecuación del espacio físico y se inició el traslado de los inventarios documentales al primer piso del edificio Santo Domingo pues ya terminó la obra de adecuación de la Vicerrectoría Administrativa.
17 01 004
El Sistema de Contabilidad que utiliza la Universidad del Cauca no permite identificar en los registros auxiliares cada uno de los bienes muebles e inmuebles que se poseen, por lo tanto se debe estructurar el SRF de una plataforma que permita identificarlos y poder realizar los correspondientes cruces de información.
Se está realizando un estudio sobre el estado actual de la implantación del sistema de información administrativo y financiero (base de datos Recursos Humanos, Recursos Físicos y Finanzas Plus), que permita fijar fechas y compromisos para la terminación de la implantación y mejoramiento de la información institucional, logrando así la migración requerida.
Actualizar el sistema de recursos físicos SFR.
- Actualizar la información de los bienes universitarios en forma individual en la base de datos del S.R.F
La identificación individual de los Bienes Muebles e Inmuebles en los registros de los libros auxiliares.
Digitar en la base de datos de S.R.F. la información individual de los bienes muebles e inmuebles
Verificar la consistencia de la información digitada.
Número de registros según número de bienes.
En cuanto al registro en el Sistema de Recursos Físicos (SFR) de los bienes inmuebles de propiedad de la Universidad del Cauca, el área comercial mediante oficio AECM – 0779 de junio de 2006 enviado por el área de Edificios Construcción y Mantenimiento, procedió a registrar el valor de 29 inmuebles de propiedad de Unicauca los cuales se encuentran debidamente valorizados por miembros de la Lonja Propiedad Raíz del Cauca.
18 04 001
El saldo de construcciones en curso en los Estados Financieros del año 2003 no es confiable, debido a que no se registran las obras en ejecución, situación que afecta la razonabilidad de la cuenta pues se encuentra subvalorada, la diferencia con el área encargada de las construcciones es de $ 874.2 millones.
Junto con el Área de Edificios se esta buscando que tanto el SRF como el Sistema de Información Finanzas Plus se unifique a 31 de Octubre de 2005.
Ajustar el valor de construcciones en curso.
Reuniones entre Área de edificios y Área Comercial para verificar los valores incluidos y los que hacen falta y lograr la razonabilidad de la cuenta Construcciones en curso en el Balance.
- Actualización de la partida construcciones en curso según actas de recibo de obra.
- Reclasificación de edificaciones si es del caso.
- Contabilización de las Actas de Entrega.
- Registro de actas que se produzcan.
En el mes de noviembre de 2005 fueron actualizados el 100% de los valores de este rubro.
Se presentó a la Vicerrectoría Administrativa los cuadros de inversión de los años 2000 a 2005 de obras construidas y construcciones en curso. Igualmente la información correspondiente al valor de las construcciones en curso se ha venido reportando al Área Comercial durante año 2006, en la medida en la que se generen las actas parciales o finales de obra, incluyendo las elaboradas hasta el mes de mayo de 2006.
Se realizó el respectivo ajuste y conciliación entre el área de contabilidad, comercial y edificios donde se generaron actas parciales se incluyen en el balance del área comercial.
Se encontraron dos motores y una lancha en buenas condiciones, que no se encuentran registrados en el inventario del área comercial por no existir la documentación que demuestre su propiedad.
Según acta No. 477 del 2 de septiembre de 2005, se envió al representante legal la sugerencia para incorporar en los estados financieros dichos elementos.
- Lograr incorporar a la cuenta correspondiente los bienes.
Se adjunta Resolución R -477 del 2 de septiembre de 2005.
Incorporar los bienes al patrimonio Institucional.
Actualización de la información de propiedad planta y equipo.
Actualización: una (1).
Según resolución rectoría número R- 477 del 2 de septiembre de 2005, se incorporaron los bienes precipitados al patrimonio institucional, valor que es reportado en el Balance del Área Comercial y en la información económica y social de la Universidad en forma consolidado del mes de septiembre de 2005.
La Universidad posee 47 Bienes Inmuebles que se encuentran titularizados en 9 escrituras propiedad, esto debido a que no ha realizado la correspondiente actualización de títulos.
La Universidad contrató una Profesional para que realice la actualización de los títulos de bienes inmuebles de su propiedad.
A la fecha se han encontrado 39 inmuebles tanto urbanos como rurales.
Referente a los predios de:
-La Facultad de Artes: existen tres (3) certificados de tradición.
-Tulcán: Existe (2) certificados de tradición
-Terreno el Caracol: Existen (2) Certificados de Tradición.
Museo de Historia Natural: Existen (2) certificados de tradición.
Realizar actualización de los títulos de los bienes Inmuebles de su propiedad.
- Estudio de títulos de propiedad.
- Actualización y elaboración de escrituras.
Revisión de escrituras y certificados de libertad.
- Elaboración de escrituras.
A través de la profesional universitaria contratada para la Oficina Jurídica se ha hecho una claridad sobre el estado actual sobre cada uno de los bienes.
Se estableció que en uno de ellos, los acreedores hipotecarios no ha sido posible ubicarlos por lo tanto, se inicio proceso judicial con el fin de cancelar dicho gravamen.
Igualmente, la alcaldía de Popayán expidió la Resolución No. 00436 del 27 de marzo de 2006 donde exonera a la Universidad del Cauca del pago del impuesto predial de los inmuebles que se encuentran en el sector histórico.
El predio identificado con la matrícula inmobiliaria No. 120- 11556 de la Oficina de Instrumentos Públicos de Popayán: la demanda de prescripción extintiva de la acción ejecutiva fue debidamente notificada y nos encontramos en espera que se dé la contestación respectiva.
Los trámites siguientes no dependen de la Universidad sino del Juzgado de conocimiento.
La Alcaldía Municipal envío oficio 17816 de fecha 7 de junio de 2006, el cuál fue remitido a la Vicerrectoría Administrativa para determinar si los que los predios que están siendo objeto de cobro se encuentran en la relación anexa, podrían estar ubicados en el sector histórico, una vez sea efectuada, la Universidad se notificará de su contenido; en la mencionada resolución la Alcaldía Municipal a petición de la Universidad del Cauca decretó la prescripción del cobro del impuesto de predial para algunos bienes de propiedad de la Universidad en cuantía de $206.40.753.00, lo que debe tenerse en cuenta dentro del avance que ha tenido la Oficina Jurídica respecto de predios.
No puede entenderse que no existe actualización de títulos por cuanto el estudio jurídico de cada uno de ellos ya que ha efectuado en los pasados informes, trabajo que ha permitido igualmente solicitar la prescripción del cobro del impuesto predial en los casos procedentes, lo que hasta la fecha ha dado como resultado la declaratoria de prescripción en los Municipios de Popayán y López de Micay.
Se observa que varios predios se encuentran comprendidos en una sola escritura no constituyendo este hecho perjuicio alguno para la Universidad.
La Universidad del Cauca ya cuenta con los correspondientes levantamientos planimétricos, habiendo establecido igualmente las áreas construidas, áreas totales de terreno, áreas de parqueaderos, áreas libres, zonas verdes, áreas construidas cubierta.
Igualmente se está adelantado el trabajo en coordinación con la Lonja de Propiedad Raíz del Cauca, para la aclaración y establecimiento de linderos y títulos de propiedad de lote del sector Pomona.
Está pendiente por realizar el respectivo desenglobe de ciertas áreas que permitan a la Universidad del Cauca tener claro el número de bienes inmuebles y su respectivo valor, labor que se esta llevando a cabo en la Oficina Jurídica a través de la profesional universitaria Ana Lucía Calvo quien adelanta y presenta las respectivas actas a la CGR pues es una labor que se está realizando también en el Instituto Agustín Codazzi para delimitar correctamente dichas áreas.
Se ha procedido a realizar la valoración de los bienes inmuebles, figurando propiedades con saldos irrisorios que desdibujan el verdadero valor de la propiedad de los bienes para la Universidad y subvalorando la información contenida en los Estados Financieros.
La Universidad pretende obtener un ahorro económico optando por la propuesta de levantamiento topográfico que consiste en la contratación de (4) comisiones de topografía.
La entrega del trabajo esta estimado para el 30 de Noviembre de 2005; información que servirá de base para la realización de los avalúos por parte de la Universidad.
Realizar el avalúo comercial de los Bienes Inmuebles por parte de un perito de la Lonja de Propiedad Raíz.
- Solicitud de elaboración de avalúos de la Lonja de Propiedad Raíz.
- Ajustar el valor de los Bienes Inmuebles de conformidad con el reavalúo realizado.
Efectuar los avalúos para proceder al ajuste respectivo.
Número de reavalúos realizados.
Se adelantaron tareas de coordinación, elaboración, verificación de los levantamientos topográficos y establecimiento de áreas, entregó el informe de avaluó de inmuebles de propiedad de la Universidad el cual incluyó áreas de terreno, áreas construidas, valores estimados para terreno, construcciones y valores de cada uno de los inmuebles.
Esta actividad se registra en el Balance del Área Comercial del mes de junio de 2006, según Resolución 475 del 27 de junio de 2006, la cual se anexa y consolida en la información Económica y Social del Alma Mater.
Hasta la fecha se ha realizado la valoración y legalización de 29 bienes inmuebles del total que posee la Universidad del Cauca y estos a su vez se han registrado en el Sistema de Recursos Físicos.
18 04 002
Los bienes inmuebles identificados con matricula inmobiliaria Nos. 120-20025, 120-42803, 120-42806, 120-42807 tiene afectación de Inenajenabilidad por Valorización, en esta situación la Universidad deberá realizar el procedimiento pertinente para efectos de levantamiento de tal medida, esto afecta la legitimidad de la propiedad de los bienes y por consiguiente el valor que figura en los Estados financieros, máxime cuando en los mencionados Estados no figura deuda a cargo de la Universidad.
Referente a los (4) cuatro bienes inmuebles con afectación de inenajenabilidad por valorización (Obras Red Eléctrica Subterráneas), se requiere la delimitación física o levantamiento topográfico con el objeto de que el IGAC realice el desenglobe atendiendo a que aparecen cuatro números de matrícula diferentes. Una vez en el IGAC esté desenglobado se ha acudido ante la Alcaldía Municipal, Entidad que se pronunciará respecto de la derogación de cada una de la Resoluciones que figuran con la afectación señalada, para finalmente presentar ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, la solicitud de anotación que subsane el gravamen
Levantar la afectación de inenajenabilidad por valorización de los inmuebles identificados con matrícula inmobiliaria Nos. 120-20025, 120-42803, 120-42806 y 120-42807.
Estudio de títulos a fin de verificar el gravamen para proceder efectuar la desafectación.
Cuantificación del valor adeudado.
Cancelación del valor cuando sea el caso.
Inmuebles: Cuatro (4).
Se entregaron en las oficinas de la Alcaldía Municipal los correspondientes documentos para la autorización del levantamiento de la medida de inenabagabilidad por valorización.
Pendiente Resolución que levanta dicho gravamen para entregar en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.
El predio Urbano Cra. 6 Calle 56 identificado con No. Matrícula inmobiliaria 120 – 11556 tiene una anotación de Hipoteca cuyo registro figura desde el 3 de marzo de 1973, la cual se cancelar, además debe tener en cuenta las implicaciones legales que pueda generar.
En la carta catastral urbana se determina la ubicación del inmueble en la Cra. 6 No. 3 -14, pero atendiendo al hecho de que el inmueble no figura inscrito en el Municipio de Popayán, El IGAC a solicitud de La Oficina Jurídica de la Universidad ha expedido el Acto Administrativo, mediante la cual se ordena unos cambios en el catastro del municipio y por ende su inscripción.
Referente a la cancelación de su hipoteca, se está realizando las gestiones necesarias para ubicar a las personas que intervienen en la constitución de dicho gravamen.
Sobre el inmueble distinguido con el No. de matricula 120-11556 pesa un gravamen hipotecario de primer grado, este inmueble corresponde a la facultad de artes ubicado en la Cra 6No. 3 -14 que debe realizarse la correspondiente mutación ante el IGAC.
Verificar la vigencia de la hipoteca y la posible cancelación de la deuda
Tramitar el levantamiento de hipoteca del predio afectado.
Estudio del Certificado de tradición y escritura.
Análisis de la garantía hipotecaria.
Procedencia del pago.
Elaboración de la escritura de cancelación.
Análisis de la garantía hipotecaria: 1
Procedencia del pago: 1
Elaboración de la escritura de cancelación: 1
Mediante Auto del 2 de agosto de 2006 se admitió la demanda por parte del Juzgado Sexto Civil Municipal de Popayán.
Se pagaron las notificaciones.
Se emplazó a los herederos indeterminados.
Se nombró curador ad-litem.
Respondió Curadora ad-litem.
En espera del desarrollo normal del proceso por parte del Juzgado.
18 01 004
En promedio las cuentas del activo se han depurado en un 0.185% y el avance de los pasivos se encuentra en un 2.81%, cifras que no son representativas frente al trabajo que se debe desarrollar y que afectan la razonabilidad de la información financiera que presenta la Universidad a 31 de diciembre de 2003.
A través del Comité de Saneamiento Contable se entregaron los proyectos de Resolución en los cuales se solicitó la incorporación, merma, depuración y saneamiento de algunas partidas en los estados financieros de la Universidad (baja valorización de equipos de música y joyas); incorporación de unos elementos sobrantes de la institución ( 4) plantas eléctricas una (1) lancha y dos motores fuera de borda; depuración, incorporación y registro de las valorizaciones del museo de Historia Natural, incorporación y registro de los bienes asignados a las bibliotecas y clasificados como bienes universitarios de uso colectivo, incorporación y registro de las valorizaciones de los bienes inmuebles históricos; establecer disposiciones sobre clasificación, control y manejo de los bienes ubicados en las salas de consulta bibliografica en la Universidad del Cauca.
Efectuar el Saneamiento Contable.
Estudio en el Comité de Saneamiento Contable de las partidas patrimoniales susceptibles de saneamiento.
- Concertación con los miembros del Comité de Saneamiento contable.
- Proyecto de actos administrativos.
- Sustentación ante el representante legal.
Sustentación ante el representante legal: dos (2)
Elaboración y ejecución de actos administrativos: dos (2)
31de diciembre de 2005
El proceso de Saneamiento Contable permitió la depuración de todas las cuentas de la Universidad.
En los bienes entregados en comodato se incluyeron elementos de consumo, los cuales no debieron ser parte del comodato, a la fecha no existen y por consiguiente afectan los valores consignados en los contratos, se debieron entregar mediante otra modalidad para no afectar los Estados Financieros.
Se realizó un nuevo inventario de los bienes entregados al Hospital.
Se entregó informe donde se detallan bienes faltantes, fuera de servicio, sin uso y con uso.
Se está haciendo la valoraciones de los elemento en condiciones óptimas para elaborar un nuevo contrato de Comodato, con las respectivas garantías.
Efectuar los ajustes pertinentes a los contratos de comodatos.
Estudio de los contratos de comodato y efectuar las correcciones pertinentes.
-Análisis de la documentación
Verificación física de los bienes
Ajustes administrativos.
-Análisis de la documentación: una (1)
-Verificación física de los bienes: se adjunta comunicaciones AC 485 de septiembre de 2005 y AC 488 de Septiembre 1 de 2005: dos (2).
- Ajustes administrativos: uno (1)
Oficialmente mediante comunicación AC 0687 se informa sobre la reunión sostenida entre la Universidad del Cauca y las directivas del Hospital San José donde se fijaron metas para la presentación de un nuevo comodato que permita consolidar las relaciones interinstitucionales entre estos dos entes públicos.
La Cuenta Bienes Entregados a Terceros - Bienes Entregados en Custodia no refleja su valor real por lo tanto debe proceder a realizar la respectiva valoración e incorporarse en los Estados Financieros.
Se hizo la valorización y se presentó a CSC, el cual se pasó al representante legal para firma de la resolución respectiva.
Valorizar los Bienes Entregados a Terceros - Bienes Entregados en Custodia.
Efectuar la valorización
Acto administrativo que autoriza el ajuste respectivo y actualización de la partida elementos del museo.
Acto Administrativo: 1 (se anexa Resolución R-476 de Septiembre 2 de 2005.
Mediante Resolución 476 del 2 de septiembre de 2005 se ordena la valorización e incorporación en los estados financieros.
Se incorporaron en los estados financieros las valorizaciones
Valores actualizados en el Balance del Área Comercial e información económica y social consolidada de la Universidad, en el mes de septiembre de 2005, acto administrativo que se anexó en el informe con corte a 30 de septiembre de 2005.
12 02 001
Unicauca no cuenta con estudios relacionados con la factibilidad de aumentar los cupos de determinados cursos sin que se afecte la calidad de los mismos, ya que este factor es necesario para mejorar los indicadores de cobertura, la carencia del mismo no permite mejorar la productividad de la Universidad.
Se han realizado estudios que determinan que en la actualidad la Universidad no puede abrir nuevos programas académicos ni ampliar cupos por falta de espacio físico en la sede principal de Popayán.
Por lo tanto, se ha descentralizado la Universidad a sedes alternas como Santander de Quilichao, Piendamó, El Tambo, Silvia y Bolívar entre otros, abriendo programas o participando en las convocatorias de los CERES promovidos por el gobierno.
Adelantar estudios que permitan la oferta de programas en otras regiones del Departamento del Cauca e informar a las autoridades universitarias para que se autorice la apertura de estos programas.
Recopilar la información y darla a conocer a la Dirección Universitaria.
Lograr la aprobación de al menos dos (2) CERES.
Informe escrito: uno (1)
Los indicadores que realiza la institución son los establecidos en el SUE.
Además, a la terminación de cada período académico se hace un estudio de deserción, repitencia, cupos nuevos, etc.
La Oficina de Planeación trabaja conjuntamente con la rectoría y vicerrectorías en el diseño de estrategias para lograr planes operativos que se direccionen bajo los lineamientos de la misión y visión institucionales
LILIANA LÓPEZ DELGADO