Source: https://www.rise.agency/politicas-y-procedimiento-de-proteccion-de-datos-personales/
Timestamp: 2019-11-17 07:21:23
Document Index: 316837294

Matched Legal Cases: ['artículo 15', 'artículo 15', 'artículo 17', 'artículo 25', 'artículo 25', 'artículo 17', 'artículo 14', 'artículo 21', 'artículo 15']

Políticas y Procedimiento de Protección de datos personales - RISE – Agencia Ecommerce, Marketing Digital y Análisis Web
Rise Agency S.A.S es una empresa privada, que tiene por objeto, la elaboración de campañas de publicidad, con sede principal en la ciudad de Bogotá.
El artículo 15 de la constitución política de la república de Colombia consagra el derecho de las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Igualmente ordena respetar la libertad y demás garantías consagradas en la constitución en la recolección, tratamiento y circulación de datos.
La ley estatutaria 1581 del 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional consagrado en artículo 15 de la constitución política. La presente ley establece condiciones mínimas para realizar el tratamiento de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural, igualmente en el artículo 17 “deberes de los responsables del tratamiento” en literal k) se informa de la adopción de un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley.
Rise Agency S.A.S está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, empleados y terceros general y dando cumplimiento a las disposiciones legales,manifiesta que garantiza la intimidad, derechos a la privacidad, y el buen nombre de las personas, durante el proceso del tratamiento de datos personales, en todas las actividades, las cuales tendrán los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, libertad y transparencia, se compromete a no revelar la información que se digita o transfiere a nuestra empresa, de acuerdo con las normas de la Ley 527 que reglamenta el Comercio Electrónico en Colombia y la Ley 1581 de 2012 sobre el uso de datos confidenciales y adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales de obligatoria aplicación.
Si usted se encuentra relacionado en alguna de nuestras bases de datos es porque ha tenido o mantiene una relación Comercial con Rise Agency S.A.S, o porque ha entregado sus datos de manera voluntaria en eventos desarrollados por Rise agency S.A.S
Para efectos de la aplicación de este manual Rise Agency S.A.S podrá actuar como responsable o encargado del tratamiento de la información personal suministrada por los titulares.
LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la constitución política, la ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el decreto 1377 de 2013 “Por lo cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 del 2012 y el decreto 886 de 2014, “Por lo cual se reglamenta el artículo 25 de la ley 1581 de 2012, relativo al registro nacional de bases de datos”. A esta política le serán aplicables todas las demás normas que complementen o sustituyan las anteriores.
ÁMBITO DE LA APLICACIÓN. Este manual se aplicará al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje Rise Agency S.A.S. y debe ser conocida y aplicada por todos los funcionarios, empleados, dependencias, clientes y proveedores de Rise Agency.
BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en este manual aplican a las bases de datos que maneje la compañía y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en el decreto 886 de 2014 “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la ley 1581 de 2012” y la circular externa 002 de 2015.
OBJETO. Proteger y garantizar con base en el presente manual el derecho fundamental reglamentado por la ley 1581 de 2012, que regula los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza Rise Agency S.A.S.
VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS. Rise Agency S.A.S, aplicará las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual a las bases de datos sobre las que tenga poder de decisión, por un término igual al estatutariamente establecido para la duración de la sociedad.
Dato Público. Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza los datos públicos pueden ser contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato Sensible. Se entiende por dato sensible aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre dato personal, tales como la recolección, almacenamiento, uso circulación, o supresión.
Transferencia. Tiene lugar cuando el responsable y/o el encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es el responsable del tratamiento y se encuentre dentro o fuera del país.
Oficial de Protección de Datos. Área o persona de la organización encargada de la función de protección de datos personales y velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos en materia de datos personales.
Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por Rise Agency S.A.S en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales.
Principio de Legalidad. El tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen. Esto quiere decir que la recolección, uso, transferencia, almacenamiento no se realiza de manera ilícita, fraudulenta o en forma contraria a la legislación vigente.
Principio de Finalidad. El tratamiento de los datos personales recogidos por Rise Agency S.A.S debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrá recopilarse datos sin una finalidad específica.
Principio de Libertad. El tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de un mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de Veracidad o Calidad. La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y compresible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberá adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficiente y, cuando así lo solicite el titular o cuando Rise Agency S.A.S lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.
Principio de Transparencia. En el tratamiento debe garantizar el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones por parte de Rise Agency S.A.S, información acerca de la existencia de datos que le conciernen, siendo, al menos una vez al mes de forma gratuita.
Principio de Acceso y Circulación Restringida. El tratamiento sólo podrá hacerse por las personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
Principio de Seguridad. Rise Agency S.A.S. como responsable y/o encargado del tratamiento de datos, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada se relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
Rise Agency S.A.S recolectará, usará y tratará los datos personales de manera leal y lícita para cumplir las actividades propias de su objeto y en especial las siguientes.
Información de Cliente. Es la base de datos que se encuentra estructurada, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales, la cual tiene como finalidad.
Comunicar estados de proyectos.
Análisis de información generada por la actividad de los clientes
Trámite y gestión de las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de los clientes.
Ejecutar campañas de pauta y marketing digital,
Realizar gestión de accesos a plataformas, gestión de bases de datos, insumos como material gráfico o documentos personales de los clientes.
Información de aspirantes. Es la base de datos que contiene información de personas naturales que aspiran a ser vinculados laboralmente con Rise Agency S.A.S. en esta base de datos se incorpora información privada y pública, cuyo tratamiento tiene como finalidad:
La selección de candidatos para participar en procesos de selección
Información de empleados y ex empleados. Es la base de datos que contienen información de personas naturales que se vinculan laboralmente con Rise Agency S.A.S. en esta base de datos se incorpora información privada y pública, cuyo tratamiento tiene como finalidad:
Todas las funciones y acciones que permitan el normal desarrollo de la relación laboral.
Realizar procesos de selección, vinculación, inducción y capacitación.
pagos de salarios y obligaciones como empleador de las afiliaciones y aportes a seguridad social y cajas de compensación, tanto de los empleados como de sus familiares y control de novedades laborales como permisos, incapacidades, control de acceso y horario de trabajo del empleado.
Gestionar la participación en actividades de bienestar coordinadas por la compañía.
Atender los casos de emergencia que se puede presentar.
Adelantar los procesos de control.
Información de Proveedores. Es la base de datos que contienen datos de las personas naturales y/o Jurídicas que mantienen un vínculo contractual y comercial. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados cuyo tratamiento tiene como finalidad:
Para todos los fines relacionados con el objeto de los procesos de selección, contractuales o relacionados con estos.
La documentación necesaria para la evaluación de proveedores.
Adelantar los procesos de control de calidad de los bienes y servicios contratados.
Realizar las gestiones de pagos por contraprestación de los servicios contratados.
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Rise Agency S.A.S., en condición de responsable y/o encargado del tratamiento. Con la facultad de ejercer este derecho, entre otros, en relación con la información, parcial, inexacta, incompleta, dividida, información engañosa o cuyo tratamiento sea prohibido o no autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a Rise Agency S.A.S., en su condición de responsable y/o encargado del tratamiento.
Ser informado por Rise Agency S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Rise Agency S.A.S.
Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de datos personales.
Solicitar ser eliminado de su base de datos. Esta supresión o eliminación implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en la base de datos de Rise Agency S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando: el titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos, la supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas o la investigación y persecución de delitos, los datos que sean necesarios con una obligación legalmente adquirida por el titular.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La información de ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en toda aquella que repose en las bases de datos.
Los derechos de los titulares, podrán ejercerse por el titular, quien deberá acreditar su identidad de forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición Rise Agency S.A.S.
Deberes de Rise AGENCY S.A.S. cuando obra como responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales.
Rise Agency S.A.S. tiene presente que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solo ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, Rise Agency S.A.S. hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, todo caso, la normatividad vigente sobre la protección de datos personales.
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del decreto 1377 de 2013, Rise Agency S.A.S se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:
Deberes de Rise Agency S.A.S respecto del titular del dato.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de respectiva autorización otorgada por el titular.
Deberes de Rise Agency S.A.S respecto cuando realiza el tratamiento a través de un encargado.
Comunicar de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente la haya suministrado y adoptar las medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Deberes de Rise Agency S.A.S respecto a la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales.
Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos por la ley.
Deberes de Rise Agency S.A.S cuando obra como encargado del tratamiento de datos personales.
Si Rise Agency S.A.S. realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad y organización (responsable del tratamiento) deberá cumplir con los siguientes deberes:
Insertar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) hábiles de recibido el reclamo completo.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con calidad de dato personal.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en administración de la información de los titulares.
La recolección, almacenamiento, uso, Circulación y supresión de datos personales por parte de Rise Agency S.A.S requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los titulares de los mismos. Rise Agency S.A.S, en condición de responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares de los datos, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
En el anexo 1 de este documento, se encuentra el formato que ha definido Rise Agency S.A.S para la recolección y tratamiento de datos personales, de igual forma, la autorización será obtenida por alguno de los siguientes medios:
Levantamientos de requerimientos o alcances
Con el procedimiento de autorización de consentimiento se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular los datos personales, que la información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, y el derecho que les asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de los datos personales en cualquier momento, a través de mecanismos puestos a disposición por Rise Agency S.A.S., el cual se puede solicitar por medio del formulario descrito a continuación Ver aquí Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.
Rise Agency S.A.S utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos y tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa.
En el anexo 2 de este documento se presenta el formato de aviso de privacidad definido por Rise Agency S.A.S. El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es expuesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales a más tardar al momento de la recolección de los datos personales. A través de este documento se informa al titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Los titulares de la información podrán ejercer sus derechos en cualquier momento y de manera gratuita, previa acreditación de su identidad. La solicitud podrá realizarse por los siguientes medios:
Al correo electrónico: legal@rise.agency con los siguientes datos para poder responderle adecuadamente.
El nombre del titular de la información,
El tipo, número y copia de su documento de identidad.
Correo electrónico: si desea registrar un correo electrónico adicional a la dirección desde la cual nos escribe.
Contactando al administrador (Área Legal) en Pereira: 3421621
De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de ley 1581 de 2012 y el artículo 21 del decreto 1377 de 2013, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, Rise Agency S.A.S. garantizara el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consultas, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibido. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012, el titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 o cualquier otra norma aplicable, podrá presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento.
Respecto al reclamo, si éste resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) hábiles. Esta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibido. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En cualquier momento y de manera gratuita el titular podrá solicitar a Rise Agency S.A.S. la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales.
Rise Agency informa a sus empleados y visitantes sobre la existencia de mecanismos de seguridad, por medio de la notificación en anuncios de la videovigilancia en sitios visibles.Rise Agency cuenta con un sistema de videovigilancia por medio de cámaras fijas, instaladas en sitios estratégicos en el interior de sus oficinas e instalaciones, lo cual está establecido en los derechos del tratamiento de datos para los empleados y personas naturales. Manifestando que la información recolectada sólo se utilizará con fines de seguridad de los empleados, personas naturales, bienes y activos que en ella se contengan. Dicha información podrá ser utilizada como prueba en cualquier momento que sea requerida, ante cualquier autoridad, organización oficial y privada que lo solicite.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la ley 1581 del 2012, Rise Agency S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad y confidencialidad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Implementación de la Medidas de seguridad.
Rise Agency S.A.S mantendrá protocolos de seguridad de obligación cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.
El procedimiento considera, como mínimo los siguientes aspectos:
Medidas, normas, procedimientos, reglas y/o estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigidos por ley.
El acceso al sistema de información está protegido con estándares de seguridad de autenticación y autorización.
PERSONAS O ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.
Rise Agency designa al departamento legal, para cumplir con la función de protección de datos personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos como titular de la información.
FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.
Esta política fue aprobada y entrará en vigencia a partir del 15 de enero del 2018.
Rise Agency S.A.S podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas y procedimientos para cumplir con las obligaciones establecidas por la ley 1581 del 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento. En los casos que esto ocurra se publicará el nuevo documento políticas y procedimientos en la página web: www.rise.agency
Razón Social: Rise Agency S.A.S.
Domicilio o dirección: Cra 69C #99-19 en Bogotá.
Correo electrónico: legal@rise.agency
Teléfono: 3421621
Pagina Web: www.rise.agency