Source: https://kirchenrecht-erk.de/document/11891
Timestamp: 2017-06-24 03:30:05
Document Index: 135994846

Matched Legal Cases: ['§ 7', '§ 1', '§ 2', '§ 3', '§ 4', '§ 5', '§ 6', '§ 7', '§ 8', '§ 9', '§ 10', '§ 11', '§ 12', '§ 13', '§ 14', '§ 15', '§ 1', '§ 7', '§ 8', '§ 10', '§ 12', '§ 14', '§ 4', '§ 15']

8.170 Personalaktenordnung Konföderation (PersAO) - Kirchenrecht Online-Nachschlagewerk
8.170 Personalaktenordnung Konföderation (PersAO)
.Verwaltungsgrundsätzedes Rates der Konföderationevangelischer Kirchen in Niedersachsenüber Personalakten der kirchlichenMitarbeiter und Mitarbeiterinnen(Personalaktenordnung – PersAO)vom 11. Oktober 2000in der Fassung vom 29. November 2011(KABl. Hannover 2011 S. 259)Auf Grund des § 7 Abs. 2 des Vertrages über die Bildung einer Konföderation evangelischer Kirchen in Niedersachsen werden unter Berücksichtigung der dienstrechtlichen Vorschriften der Kirchen und der kirchenrechtlichen Vorschriften über den Datenschutz die folgenden Verwaltungsgrundsätze zum Personalaktenrecht erlassen:InhaltsverzeichnisI. Allgemeines§ 1Geltungsbereich§ 2Personalaktenbegriff, Personalaktenführung§ 3Personalaktendaten in Dateien§ 4ZuständigkeitII. Inhalt und Gliederung der Personalakte§ 5Inhalt§ 6GliederungIII. Vertraulichkeit, Zugangsberechtigung, Aktenvorlage und Auskunft, Einsichtnahme§ 7Vertraulichkeit§ 8Zugangsberechtigung§ 9Beihilfeakten§ 10Aktenvorlage und Auskunft§ 11EinsichtnahmeIV. Behandlung einzelner Vorgänge, Entfernung von Unterlagen§ 12Behandlung einzelner Vorgänge§ 13Entfernung von UnterlagenV. Aufbewahrung der Personalakten§ 14AufbewahrungVI. Schlussbestimmung§ 15Inkrafttreten, Außerkrafttreten#I. Allgemeines###§ 1Geltungsbereich
Beurteilungen sowie dienstrechtliche Entscheidungen dürfen nicht ausschließlich auf Informationen und Erkenntnisse gestützt werden, die unmittelbar durch automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten gewonnen werden.
Wird eine Abordnung oder Versetzung des Mitarbeiters vorbereitet, so ist eine Übermittlung der Personalakte an die künftige Beschäftigungsbehörde nur mit Einwilligung des Mitarbeiters zulässig, es sei denn, dass die Abordnung oder Versetzung der Einwilligung des Mitarbeiters nicht bedarf.
In die Personalakte sind insbesondere aufzunehmen:ein weiterzuführender Personalbogen;Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Lichtbild;Personenstandsurkunden;polizeiliche Führungszeugnisse, Auskünfte aus dem Bundeszentralregister;Tauf- und Konfirmationsbescheinigungen, pfarramtliche Zeugnisse;Nachweise über Vor-, Aus- und Fortbildung einschließlich Prüfungszeugnissen und anderer Befähigungsnachweise;Vorgänge über Ordination, Amtseinführung, Gelöbnis und Verpflichtung;Gesundheitszeugnisse und ärztliche Gutachten zur gesundheitlichen Eignung, Nachweis über Schwerbehinderteneigenschaft;Nachweise über Wehr- oder Zivildienst sowie ähnliche Dienste;Unterlagen über Ernennung, Abordnung, Versetzung, Umsetzung, Änderung des Dienstverhältnisses, Teilbeschäftigung, Urlaub, Dienstjubiläen und Ehrungen, Dienstunfälle, Nebentätigkeiten, Übernahme von Ehrenämtern, Dienstordnungen und Dienstanweisungen;dienstliche Beurteilungen und Dienstzeugnisse, soweit diese vom Dienstherrn veranlasst sind;Nachweise über berufliche Tätigkeiten sowie Unterlagen über die Beendigung von sonstigen Dienst- oder Arbeitsverhältnissen;Unterlagen über Erkrankungen;Vorgänge über mit dem Dienstverhältnis zusammenhängende Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen;Vorgänge über Rechtsstreitigkeiten aus dem Dienstverhältnis, Disziplinarvorgänge, Erhebungen hinsichtlich gedeihlichen Wirkens und – bei Ordinierten – Lehrbeanstandungsverfahren;Unterlagen über Verfahren vor staatlichen Gerichten und Behörden, soweit der Aufbewahrung nicht rechtliche Hindernisse entgegenstehen;Unterlagen über Maßnahmen der Dienstaufsicht;Vorgänge über Besoldung und Versorgung einschließlich Abtretungen, Pfändungen, Gehaltsvorschüssen und Darlehen;Vorgänge über Beihilfen nach den Beihilfevorschriften und über Unterstützungen in Notfällen;Unterlagen über Reise- und Umzugskostenvergütungen sowie Trennungsgeld;Vorgänge über Ehescheidungen und deren Rechtsfolgen (z. B. Versorgungsausgleich);Unterlagen über Versetzung in den Wartestand, Eintritt oder Versetzung in den Ruhestand, Übernahme, Entlassung und Ausscheiden aus dem Dienst;Vereinbarungen im Rahmen regelmäßig wiederkehrender Gespräche zur Personalentwicklung (Personalentwicklungsgespräche).
1 In den Nebenakten der Aufsichtsstellen werden diejenigen Unterlagen geführt, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung erforderlich ist und die auch Bestandteile der Grundakte oder der Teilakten sein können. 2 Nebenakten dürfen nur geführt werden, wenn die personalverwaltende Stelle (z. B. oberste Dienst- oder Aufsichtsbehörde) nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist.#III. Vertraulichkeit, Zugangsberechtigung, Aktenvorlage und Auskunft, Einsichtnahme###§ 7Vertraulichkeit 1 Personalakten sind vertraulich zu behandeln. 2 Sie sind so aufzubewahren, dass kein Unbefugter Einsicht nehmen kann. 3 Personalakten dürfen – auch innerhalb der aktenführenden Stelle – nur verschlossen versandt werden. 4 Die mit der Bearbeitung und Verwaltung beschäftigten Personen sind auf ihre Verschwiegenheitspflicht besonders hinzuweisen.#§ 8Zugangsberechtigung
Die Beihilfeakte darf für andere als für Beihilfezwecke nur verwendet oder weitergegeben werden, wennder Beihilfeberechtigte und die betroffenen Angehörigen im Einzelfall einwilligen oderdie Einleitung oder Durchführung eines im Zusammenhang mit einem Beihilfeantrag stehenden behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens dies erfordert odersoweit es zur Abwehr einer unmittelbaren drohenden Gefahr für die Wahrnehmung des kirchlichen Auftrags oder einer schwerwiegenden Beeinträchtigung der Rechte Dritter erforderlich ist.#§ 10Aktenvorlage und Auskunft
1 Die Personalakte darf ohne die Einwilligung des Mitarbeiters zum Zwecke der Personalverwaltung, der Personalwirtschaft oder im Rahmen der Dienst- oder Fachaufsicht vorgelegt werdender obersten Dienst- oder Aufsichtsbehördeeiner Person, die nach kirchengesetzlicher Regelung die Aufsicht über den Mitarbeiter führt. 2 Ohne die Einwilligung des Mitarbeiters darf die Personalakte ferner im Rahmen rechtlicher Verpflichtungen staatlichen und kirchlichen Gerichten und Behörden sowie der kirchlichen Rechnungsprüfung vorgelegt werden.
1 Bevollmächtigten des Mitarbeiters ist eine Einsichtnahme zu gewähren, soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen. 2 Dies gilt auch für Hinterbliebene, wenn ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird, und für deren Bevollmächtigte. 3 Bevollmächtigt werden kann nur, wer einem in einer Gliedkirche der EKD geltenden Bekenntnis angehört und zu kirchlichen Ämtern wählbar ist.
Dem Recht auf Einsichtnahme steht das Recht auf Auskunftserteilung gleich; die Absätze 1 und 2 gelten entsprechend.
Unterlagen über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen sind, falls siesich als unbegründet oder falsch erwiesen haben, mit Zustimmung des Mitarbeiters unverzüglich aus der Personalakte zu entfernen und zu vernichten 1 für den Mitarbeiter ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, auf dessen Antrag nach fünf Jahren zu entfernen und zu vernichten; dies gilt nicht für dienstliche Beurteilungen. 2 Bestimmungen des Disziplinarrechts bleiben unberührt.
1 Mitteilungen in Strafsachen, soweit sie nicht Bestandteil einer Teilakte über Disziplinarverfahren sind, sowie Auskünfte aus dem Bundeszentralregister sind mit Zustimmung des Mitarbeiters nach drei Jahren zu entfernen und zu vernichten, sofern nicht aufgrund besonderer Verpflichtung die Entfernung und Vernichtung schon vorher geboten sind. 2 Absatz 2 gilt entsprechend.
Bei Entfernung von Unterlagen ist § 12 Abs. 4 entsprechend anzuwenden.#V. Aufbewahrung der Personalakten###§ 14Aufbewahrung
1 Personalakten sind nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters bei der Beschäftigungsbehörde aufzubewahren, wenn sie nicht einer anderen Stelle zur Weiterführung überlassen worden sind (§ 4 Abs. 3). 2 Soweit nichts anderes bestimmt ist, beträgt die Aufbewahrungsfrist fünf Jahre nach Abschluss der Personalakte. 3 Danach ist die Personalakte zu vernichten, soweit sie nicht nach dem Recht der Kirche archiviert wird.
Automatisiert gespeicherte Personalaktendaten, die auch in der Grundakte oder in Teilakten vorhanden sind, sind zu vernichten, sobald sie nicht mehr benötigt werden.#VI. Schlussbestimmung###§ 15Inkrafttreten, Außerkrafttreten
Mit dem Inkrafttreten dieser Verwaltungsgrundsätze tritt die Personalaktenordnung vom 30. Mai 1994 (Kirchl. Amtsbl. Hannover S. 104) außer Kraft.