Source: https://www.sosasistencia.com/politica-privacidad/
Timestamp: 2020-08-15 04:20:51
Document Index: 129115018

Matched Legal Cases: ['artículo 17', 'artículo 17', 'artículo 18', 'Artículo 57', 'Artículo 58', 'Artículo 8', 'artículo 10', 'Artículo 22', 'Artículo 10']

Política de privacidad - SOS ASISTENCIA
Política de privacidadadmin2020-07-03T14:09:40-05:00
AYA CONSTRUCTORES SAS.
En cumplimiento de lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y de la Ley 1266 de 2008 y demás disposiciones complementarias, y en aras a garantizar el derecho constitucional de Habeas Datas, así como la privacidad, intimidad y el buen nombre de nuestros directivos, accionista, empleados, proveedores, acreedores y visitantes1, se adopta el siguiente manual, en el cual se plasman la política de tratamiento de la información personal, a efectos de permitir el adecuado ejercicio y protección de los derechos del titular de la información.
1 Visitantes: personal flotante que entra a diario a nuestras instalaciones físicas.
De acuerdo con el objeto social AYA CONSTRUCTORES SAS, la sociedad podrá realizar cualquier actividad comercial lícita y los actos necesarios y complementarios para ello.
AYA CONSTRUCTORES SAS en su calidad de Responsable del tratamiento, por medio del presente documento denominado Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de la Información Personal (en adelante “Manual”), establece las condiciones de organización y uso adecuado de la información de carácter personal. Manual contentivo de todos los elementos para el cumplimiento con la legislación correspondiente al Habeas Data y Protección de datos personales, y que por la condición de responsables del tratamiento de datos personales, AYA CONSTRUCTORES SAS debe instrumentar y organizar, a fin de cumplir a entera cabalidad con las disposiciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario.
Para el desarrollo de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes:
Aviso de privacidad: documento físico o electrónico generado por el responsable del tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de Tratamiento de información personal que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Consulta: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por mandato legal o judicial para conocer la información que reposa sobre ella en base de datos en medios físicos o magnéticos.
Dato Financiero: es todo Dato Personal referente al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.
Dato personal: información que está vinculada a una persona. Es cualquier pieza de información, vinculada a una o varias personas determinadas o determinables, o qué política manejo de información y datos personales puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
Reclamo: solicitud del titular del dato o las personas autorizada por éste o por mandato legal o judicial para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.
Menores: hace referencia a menores de 18 años, a los niños, niñas y adolescentes.
Manual: Conjunto de políticas y procedimientos de protección de Datos Personales de la Compañía, en el cual están consignados las políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 y decreto reglamentario.
El Art. 15 de nuestra Constitución Política Colombiana determina que “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
Adicional a lo anterior, el literal J) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012 obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a “Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley” y en especial, para la atención de CONSULTAS Y RECLAMOS.
De conformidad a lo anterior, el literal K) del artículo 17 de la ley 1581 de 2012 obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente Ley y en especial, para la atención de CONSULTAS Y RECLAMOS”.
Aunado a lo anterior, el literal C) del artículo 18 de la ley 1581 de 2012 obliga a los encargados del tratamiento de datos personales a “Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de sus datos en los términos de la presente Ley.
Mediante Sentencia C-748 del 6 de octubre de 2011 la Corte Constitucional declaró exequible el Proyecto de Ley Estatutaria No. 184 de 2010.
Ley 1273 de 2009 por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado – denominado “de la protección de la información y de los datos; ”Incurre en el delito de violación de datos personales quien “sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envié, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos generales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes”
Responsable del Tratamiento Nombre o Razón Social AYA CONSTRUCTORES SAS NIT 900539520-8 Naturaleza Privada Departamento VALLE Ciudad Cali Dirección Carrera 83ª # 16 – 73 Of 101 Teléfono Móvil 3176382690 Teléfono Fijo (57 2) 3719111 Correo Electrónico Hola@sosasistencia.com Sitio Web https://www.sosasistencia.com/
2. TRATAMIENTOS AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES
2.1. OBJETO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Establecer las directrices, lineamientos y procedimiento de AYA CONSTRUCTORES SAS para el Tratamiento adecuado de Datos Personales. Este manual tiene como propósito comunicar a NUESTROS CLIENTES y CONSUMIDORES FINALES y en general a todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos personales a nuestra compañía AYA CONSTRUCTORES SAS, quien actúa como responsable del tratamiento de los datos personales, sobre el tratamiento de información que le serán aplicables a sus datos personales y permitir a los titulares de estos datos, ejercer su derecho de habeas data, estableciendo el procedimiento necesario que éstos deben seguir si desean CONOCER, ACTUALIZAR Y RECTIFICAR O SUPRIMIR los datos que se encuentren en nuestras bases de datos y/o archivos. Así mismo, este manual está orientado a proteger y garantizar todo lo concerniente al tratamiento de datos personales, las libertades y los derechos de tipo fundamental que tienen todas las personas naturales.
Este manual se encuentra alineado con el decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012, en cuanto al cumplimiento del aviso de privacidad que se debe brindar a los titulares de la información personal por parte de AYA CONSTRUCTORES SAS, quien actúa como responsable del tratamiento de los datos personales.
2.2. ALCANCE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El tratamiento de información se aplicará a todo los Datos Personales recolectados en forma presencial, telefónica y/o virtual, verbalmente o por escrito o cualquier otra forma de registro, ocurrido en el territorio Colombiano y desarrollado por parte de AYA CONSTRUCTORES SAS, a sus Directivos, Accionistas, Empleados, Proveedores, acreedores y en lo que corresponda, por aquellos terceros con los que AYA CONSTRUCTORES SAS acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relativa a, o relacionada con el Tratamiento de Datos Personales.
2.3. PERSONAS A LAS QUE ESTÁ DIRIGIDA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El presente manual está dirigido a todos sus directivos, accionistas, empleados, clientes, visitantes, proveedores, acreedores y demás personas naturales interesadas en participar en la actividad comercial propia y objeto social. Información personal que sea utilizada y/o se encuentre en todas las bases de datos de AYA CONSTRUCTORES SAS, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.
2.4. TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES DE NIÑAS, NIÑOS Y/O ADOLESCENTES
En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y normas concordantes, buscando garantizar la protección de los derechos fundamentales en su tratamiento, especialmente de los menores de edad, en las actividades comerciales, mercadeo y contractuales que realice AYA CONSTRUCTORES SAS deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.
Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento tendrá en cuenta las siguientes consideraciones:
2.5. AUTORIZACIÓN PARA TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES DE NIÑAS, NIÑOS Y ADOLESCENTES
AYA CONSTRUCTORES SAS es consciente de la prohibición legal para el tratamiento de datos de menores de edad, por esta razón excepcionalmente, aplicará los siguientes requisitos y parámetros exigidos por la ley, para la recolección y tratamiento de los datos Niños, Niñas y Adolescentes.
El representante de los Niños, Niñas y Adolescentes deberá garantizarles previamente al otorgar su autorización, el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Se debe informar que es voluntario responder preguntas sobre datos de los de Niños, Niñas y Adolescentes.
2.6. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Para el caso de datos personales sensibles, AYA CONSTRUCTORES SAS podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
Informe al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información.
Informe al titular, previa y explícitamente, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad de los mismos.
AYA CONSTRUCTORES SAS, sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, el tratamiento de datos sensibles está prohibido, a excepción de los casos expresamente señalados anteriormente.
El titular del dato autoriza libremente y de manera expresa la recolección de datos personales y tratamiento de los mismos a AYA CONSTRUCTORES SAS en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, a utilizar los datos personales con las diversas finalidades y usos.
I. TRATAMIENTO DE DATOS DE CLIENTES Y/O CONSUMIDORES
Efectuar programas o campañas de fidelización o de actualización de los datos usuarios, clientes, consumidores y otros terceros.
Gestionar y compilar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de AYA CONSTRUCTORES SAS
Informar a clientes estados de cartera.
Estudiar y atender las solicitudes de productos solicitados por el Cliente y/o consumidores en cualquier tiempo.
Ejecutar los contratos que se tienen suscritos con AYA CONSTRUCTORES SAS
Soporte en procesos de auditoria externa e interna.
Registro de la información de los clientes y/o consumidores en la base de datos de las Compañía.
Contacto con candidatos, clientes, para el envío de información relacionado con la relación contractual y comercial que tenga lugar.
Llevar a cabo, campañas, investigaciones científicas, estudios, promociones y cualesquier otra de nuestro objeto social.
Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al cliente/afiliado/beneficiario con quien se propone entablar relaciones,
prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios.
AYA CONSTRUCTORES SAS podrá ceder los datos o información parcial o total, de todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos personales, para ser utilizados por filiales, comercios, empresas y/o entidades afiliadas y aliados estratégicos, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o productos.
Ofrecer conjunta o separadamente con terceros o a nombre de terceros, productos, bienes y/o servicios comerciales, crediticios y conexos, así como realizar campañas de promoción, en conjunto con terceros.
Efectuar eventos o promociones de tipo comercial, social e informativo a nuestros clientes, consumidores, prestadores, distribuidores y otros terceros.
Estudiar y atender la(s) solicitudes de servicios impetradas por el Cliente y/o consumidores en cualquier tiempo.
Suministrar, compartir, enviar o entregar datos personales a empresas filiales, vinculadas, o subordinadas de AYA CONSTRUCTORES SAS ubicadas en Colombia o cualquier otro país que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.
AYA CONSTRUCTORES SAS, podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios.
AYA CONSTRUCTORES SAS, advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.
Dar a conocer, transferir y/o trasmitir datos personales dentro y fuera del país a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito, o para implementar servicios de computación en la nube.
Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por AYA CONSTRUCTORES SAS y/o por terceras personas.
Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre titular y la Compañía.
Informar sobre cambio de productos, servicios y descontinuación de bienes.
Realizar actividades de facturación, consultas, prevención de fraude, verificación de referencias personales, comerciales y laborales, o consulta de las páginas web y las listas emitidas por las diferentes entidades privadas y/o gubernamentales, nacionales o extranjeras, antecedentes penales y disciplinarios en los que AYA CONSTRUCTORES SAS considere necesario.
Realizar gestión de cobranza, persuasiva, prejurídica y judicial por medios (escrito, telefónico o personal), con el fin de recaudo, control, comportamiento, hábito de pago, así como cualesquier otra relacionada con nuestros productos y servicios.
Para que, en cualquier tiempo, con fines propios del objeto social y conexo, fines estadísticos, comerciales y/o de control de riesgos de AYA CONSTRUCTORES SAS, puedan consultar, solicitar y/o reportar la información financiera, comercial y crediticia, a bases de datos como la CIFIN y DATACREDITO, entre otras.
* Mantener y procesar en dispositivos tecnológicos, incluyendo pero sin limitarse, el uso de computadora y/o plataformas móviles, cualesquier tipo de información relacionada con el cliente, con la finalidad de recolectar datos y comercializar nuestros productos y/o servicios.
Responder a felicitaciones, peticiones, quejas y reclamos, conforme a lo dispuesto por nuestra política de calidad.
Evaluar la calidad del servicio, satisfacción y otras relacionadas con nuestros servicios y productos.
Control y prevención de fraude, el lavado de activos y financiación del terrorismo.
Verificación de datos y base de datos de ilícitos en clientes.
II. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE EMPLEADOS:
Llevará a cabo el tratamiento de información personal de sus empleados y su núcleo familiar con la finalidad de cumplir con las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones laborales tales como, pagos de nómina, otorgamiento de beneficios.
Actividades lúdicas con los empleados.
Efectuar eventos o promociones de tipo comercial, social e informativo a nuestros directivos, empleados.
Verificación de antecedentes de empleados.
Para que personal de gestión humana de AYA CONSTRUCTORES SAS o terceros realicen citaciones, evaluación de las pruebas –físicas y de conocimiento- y entrevistas.
Solicitar soportes de hoja de vida.
Tener un registro de la inscripción en cualquier base datos.
Conocer y verificar el cumplimiento de requisitos como parte de proceso de selección.
Corroborar que la información personal, familiar, referencias personales, credenciales, certificados, licencias, grados académicos, etc.- que ha proporcionado en la solicitud de empleo y/o currículo sea correcta y verídica.
Solicitar recomendaciones sobre el desempeño en trabajos anteriores.
Contactar para concertar entrevistas de trabajo.
Conocer y evaluar los resultados de las pruebas físicas y de conocimientos.
Corroborar por medio de un estudio socioeconómico su estilo de vida, escolaridad, vida familiar y hábitos personales que permitan conocer cuál es el ambiente social que rodea al candidato.
Crear expedientes de los candidatos y archivar los resultados de las pruebas y entrevistas realizadas.
Para informar y registrar los resultados generales del proceso de selección en sus diferentes etapas.
Tener un registro de quienes se presentaron y quienes fueron descartados del Proceso de selección.
Elaborar contratos de trabajos.
Elaborar contratos de confidencialidad de la información.
Registrar los datos personales en los sistemas de información de la empresa.
Ofrecer capacitaciones, adiestramientos o desarrollo de habilidades para la idoneidad de actividades.
Registrar incidencias de nómina como ausencias, incapacidades, horas extras, permisos o vacaciones, así como cambios de actividades laborales.
Documentar incumplimientos a las políticas internas establecidas.
Realizar constancias de trabajo o dar recomendaciones en caso de ser solicitadas.
Realizar periódicamente de evaluaciones de desempeño.
Documentar y almacenar información de actividades en las cuales se relacionan o vinculan los empleados de la organización.
Realizar publicaciones internas en pizarras o carteleras informativas en las que se difunden noticias de empleados con el fin de mantenerlos informados sobre la bienvenida de nuevos colaboradores, historias de vida, reconocimientos, próximos eventos, cumpleaños de empleados y actividades sociales en las que la empresa se ve involucrada.
Realizar listas de contacto o directorios internos de extensión donde contactarlo.
Controlar el acceso no autorizado a las instalaciones de empleados y/o directivos mediante dispositivos biométricos.
Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualesquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, comunicados, memorandos o mensaje de interés.
Mantener comunicación con nuestros empleados y/o impulsadores de ventas mediante aplicativos y/o plataformas móviles para la recolección de datos y comercialización de nuestros productos y servicios.
Para reportar información a las autoridades competentes en caso de que lo requieran.
III. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE EX EMPLEADOS:
AYA CONSTRUCTORES SAS, tendrá un archivo en el cual se almacenarán indefinidamente los datos personales de todos los Empleados que hayan terminado su relación laboral. Este archivo tendrá como finalidad:
Servir como base para la expedición de los certificados laborales de que trata el Artículo 57, numeral 7° del Código Sustantivo del Trabajo, a solicitud del Exempleado o sus causahabientes.
Servir de base para el otorgamiento de referencias laborales a potenciales empleadores del Exempleado, cuando éste así lo autorice al momento de su desvinculación.
La información almacenada en este archivo podrá ser estudiada, analizada y utilizada por AYA CONSTRUCTORES SAS, a efectos de considerar al Exempleado en los procesos de contratación de personal que se lleven a cabo.
IV. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES Y/O CONTRATISTAS:
Cumplir con los procesos internos de AYA CONSTRUCTORES SAS en materia de administración de proveedores y contratistas.
Ejecutar la relación contractual existente con sus proveedores y acreedores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
proceso y control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores.
Efectuar eventos o promociones de tipo comercial, social e informativo a nuestros miembros y/o proveedores, y otros terceros.
Evaluar desempeño de los proveedores.
Llevar a cabo procesos de selección y evaluación de proveedores y potenciales.
Informar a proveedores, estados de cartera.
Efectuar programas o campañas de fidelización o de actualización, proveedores, acreedores.
Establecer, gestionar o terminar las relaciones comerciales o verificar las referencias comerciales.
Proveer las métricas de negocio, y las demás que se establezcan en los acuerdos o contratos que se suscriban con el Proveedor respectivo.
Registro de la información de los proveedores, acreedores en la base de datos de las Compañía.
Consultas, auditorias y revisiones derivadas de la relación de con el proveedor.
Documentar la relación existente y verificar la ejecución y cumplimiento del contrato respectivo.
Realizar actividades de consultas, prevención del fraude, verificación de referencias comerciales, o consultas de las páginas web y las listas vinculantes emitidas por entidades privadas y/o gubernamentales,
nacionales o extranjeras relacionadas con lavados de activos y financiamiento del terrorismo.
V. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE VISITANTES:
Controlar el ingreso y salida de instalaciones de AYA CONSTRUCTORES SAS, de quienes laboran; directivos, empleados, visitantes, y cualesquier otra persona natural.
Adoptar medidas de seguridad en beneficio de todas las personas que ingresan y salen de las instalaciones.
Identificar plenamente a quienes están al interior de las instalaciones del Edificio, para casos de evacuación, siniestro o para reportar a las autoridades competentes, en caso de que la requieran.
Videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de AYA CONSTRUCTORES SAS, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, y podrán ser utilizados como prueba en todo tipo de proceso.
3.1. PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
AYA CONSTRUCTORES SAS, desarrolla el Tratamiento de los Datos Personales se regirá por las normas generales y especiales sobre la materia y aplicando de manera armónica e integral los siguientes principios:
A) Principio de legalidad: al Tratamiento de la información contenida en las Bases de Datos en potestad de AYA CONSTRUCTORES SAS le será aplicable en lo pertinente, a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y legislación vigente que verse sobre el tema y las demás disposiciones que la desarrollen, o complementen.
B) Principio de finalidad: el Tratamiento de la información contenida en las Bases de Datos en potestad de AYA CONSTRUCTORES SAS obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, y los fines informados en forma previa al Titular.
C) Principio de libertad: el Tratamiento de la información contenida en las Bases de Datos en potestad de AYA CONSTRUCTORES SAS sólo se ejercerse cuando se cuenta con el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular, los datos personales no podrán ser obtenidos o
divulgados sin previa autorización, con excepción de la existencia de un mandato legal o judicial.
D) Principio de veracidad o calidad: el Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, AYA CONSTRUCTORES SAS deberá abstenerse de someterlo a Tratamiento, o solicitar a su Titular la completitud o corrección de la información.
E) Principio de transparencia: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, cuando el Titular lo solicite AYA CONSTRUCTORES SAS entregara la información sobre la existencia de Datos Personales que le conciernan al solicitante, la finalidad para la cual se recolectan y someten a Tratamiento sus Datos Personales, así como el Tratamiento al cual son sometidos los Datos Personales.
F) Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales. Los datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal de AYA CONSTRUCTORES SAS que cuente con autorización y/o habilitados para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades.
G) Principio de disponibilidad: AYA CONSTRUCTORES SAS no hará disponible Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso solo a las personas Autorizadas.
3.2. MEDIOS TÉCNICOS VIGILANCIA
AYA CONSTRUCTORES SAS Informa sobre la existencia de un sistema de video vigilancia fija o móvil Instalados en diferentes sitios internos y externos de instalaciones u oficinas.
De acuerdo a los anterior AYA CONSTRUCTORES SAS Informa que dichos mecanismos estarán señalizados mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia.
Las videograbaciones tienen como regla general garantizar la seguridad de los bienes o personas2 dentro y fuera de las instalaciones de AYA CONSTRUCTORES SAS Esta información podrá ser empleada como prueba en cualesquier tipo de proceso ante la autoridad competente
El uso de sistema de video vigilancia estará ceñido al respeto y protección al derecho a la intimidad de las personas.
Las imágenes serán conservadas en el tiempo necesario de acuerdo a la finalidad para la que se recolectan.
3.3. CONTROL DE ACCESO PERSONAL
AYA CONSTRUCTORES SAS Utilizará dispositivos de recolección de datos biométricos, cuya finalidad se limitara al control de acceso a sus instalaciones de empleados y/o directivos, realizando labores de autentificación del personal y control de suplantaciones.
El tratamiento de los datos biométricos recolectados, se limitara a las finalidades descritas anteriormente.
2 Por personas se entiende: directivos, empleados, visitantes, y cualquier otra persona natural.
3.4. TRATAMIENTO DE DATOS DE LA PÁGINA WEB
La página web de AYA CONSTRUCTORES SAS https://www.sosasistencia.com/
tienen como finalidad principal la difusión de nuestros productos y/o servicios al consumidor; sin embargo, dispone de un buzón de contacto donde se recolecta información personal, para las siguientes finalidades y usos:
Responder a comentarios, peticiones o preguntas.
Retroalimentación para mejorar nuestros productos, sitio web y servicios.
Utilizar la información de navegación para personalizar la experiencia de navegación en nuestra página web.
Utilizar la información por razones de seguridad, para proteger nuestra empresa, nuestros clientes y nuestros sitios web.
Para enviar su hoja de vida, para ser tenido en cuenta en los procesos de selección de personal AYA CONSTRUCTORES SAS
Utilizar la información para fines de marketing. Para enviarle información sobre nuevos servicios y ofertas especiales.
Utilizar la información para comunicarse con usted acerca de su cuenta o de nuestra relación comercial.
PARÁGRAFO: AYA CONSTRUCTORES SAS informa al titular del dato que nuestra página web hace uso de archivos Cookies propios y/o de terceros, para la recolección y recuperación de información referente a la navegación, para ofrecerte contenidos y experiencias de navegación personalizadas.
3.5. TRATAMIENTO EN REDES SOCIALES
AYA CONSTRUCTORES SAS pondrá en conocimiento a todas las personas que voluntariamente acceden y utilizan las páginas o “Fan Pages” publicadas en redes sociales, incluyendo, pero sin limitarse a Facebook, Google Plus o instagram respecto de la política de tratamiento y protección de los datos de carácter personal.
El acceso e interacción del usuario con nuestras páginas o “Fan Pages” de AYA CONSTRUCTORES SAS, supone que dicho usuario acepta, por conducta inequívoca, y presta su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales según lo previsto en el presente manual.
1. POLÍTICAS DE PROTECCIÓN Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.
1.1. MEDIDAS INTERNAS DE PROTECCIÓN DE DATOS Y OBLIGATORIEDAD
AYA CONSTRUCTORES SAS, cuenta con políticas de control y seguridad, con el fin de comprometernos a prevenir, mitigar y eliminar los impactos de los riesgos inherentes a nuestra operación que puedan afectar directa o indirectamente a nuestros clientes, accionistas, proveedores, empleados y a la comunidad en general.
Todos los directivos, accionista y empleados deben observar y respetar este manual de protección de datos personales, en cumplimiento de sus funciones, aun después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualesquier índole.
Es responsabilidad de todos de los empleados3 de AYA CONSTRUCTORES SAS que tengan acceso a las bases de datos de la compañía, guardar estricta confidencialidad de la información en ellas verificada, compartida y almacenada; para ello, como herramienta de protección, se suscriben acuerdos de confidencialidad independientes al contrato de trabajo.
AYA CONSTRUCTORES SAS En los casos que no existan vínculo laboral, se suscribirá un acuerdo de confidencialidad, en el que el contratista y/o proveedores se obligan a cumplir con el presente manual de tratamiento de datos personales.
1.2. SEGURIDAD INFORMÁTICA EN LA CONSERVACIÓN Y ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LAS BASES DE DATOS
AYA CONSTRUCTORES SAS declara que cuenta con una política de seguridad de la información y una infraestructura tecnológica robusta, de imperativo
3 Artículo 58 del Código Sustantivo del Trabajo, es obligación especial el trabajador “observar los preceptos del reglamento y acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular le impartan el patrono o sus representantes”
cumplimiento para la organización, que es una responsabilidad compartida que protege de manera razonable la información personal contenida en las bases de datos de AYA CONSTRUCTORES SAS, implementado políticas de control y protección necesarias para mitigar los ataques, normalizar el aprovechamiento de las plataformas informáticas y evitar el uso indebido de los recursos que cuenta la organización y limitando accesos no autorizados.
Es responsabilidad de toda la organización cumplir con todas las políticas de Seguridad de la información de AYA CONSTRUCTORES SAS que apliquen. El cumplimiento de este estas políticas promueve la seguridad, integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información personal.
2. LIMITACIONES TEMPORALES -VIGENCIA- DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
AYA CONSTRUCTORES SAS, solo podrá recolectar, almacenar, actualizar, usar, circular, transferir o transmitir los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
De conformidad con lo previsto en el Artículo 8 de la ley 1581 de 2012, todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de AYA CONSTRUCTORES SAS de datos personales tanto de directivos, accionista, trabajadores, usuarios, clientes, potenciales clientes, proveedores, acreedores y en general cualquier tercero con el cual sostenga relaciones comerciales y laborales, AYA CONSTRUCTORES SAS se compromete a respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:
A) DERECHO DE ACCESO: en virtud del cual toda persona natural tendrá el derecho a acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AYA CONSTRUCTORES SAS en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
B) DERECHO CONSENTIMIENTO: solicitar prueba de la autorización otorgada a AYA CONSTRUCTORES SAS para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
Adicional a lo anterior, la Ley 1581 de 2012. Su artículo 10. Dice; “Casos en que no es necesaria la autorización”, La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial., Datos de naturaleza pública., Casos de urgencia médica o sanitaria., Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos., Estadísticos o científicos., Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas., Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la citada ley.
C) DERECHO A SER INFORMADO: Ser informado por AYA CONSTRUCTORES SAS, por previa solicitud respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
D) DERECHO PRESENTAR QUEJAS: ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o reclamo ante AYA CONSTRUCTORES SAS
F) DERECHO ACCEDER A LOS DATOS PERSONALES: en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
4. DEBERES Y OBLIGACIONES DE AYA CONSTRUCTORES SAS
AYA CONSTRUCTORES SAS en su calidad de responsable del Tratamiento debe cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento y velar por su oportuna actualización.
Rectificar la información cuando esté incorrecta e informar este hecho al Encargado del Tratamiento
Suministrar al Encargado del Tratamiento, los Datos Personales cuyo Tratamiento esté previamente autorizado, en los casos que resulte aplicable.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que impartan las autoridades competentes referentes a los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información (deberes); así mismo, dar explicación sobre la necesidad de recolectar los datos en cada caso, los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los datos personales.
Si el Titular lo requiere, el Responsable del Tratamiento de Datos Personales debe informar sobre el uso que se le ha dado a sus datos.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio la violación a códigos de seguridad o la existencia de riesgos en la administración de la información de los Titulares.
5. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL
AYA CONSTRUCTORES SAS quien actúa como responsable de tratamiento de datos personales, a través del área COMERCIAL, atenderá las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en la presente política. Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición de consulta o reclamo mediante comunicación enviada al correo electrónico hola@sosasistencia.com, especificando claramente los datos personales relacionados con su petición junto con la acción requerida.
6. MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE CONSULTA Y RECLAMO
En desarrollo de los derechos que como Titular de datos personales le asisten para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información que sobre usted reposa en nuestros archivos y/o bases de datos, se realizarán en los siguientes términos:
6.1. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER EL DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de AYA CONSTRUCTORES SAS
6.2. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
Los titulares o sus causahabientes y/o apoderados podrán ejercitar los mecanismos de CONSULTAS y RECLAMOS, de la información personal del titular que repose en las Bases de Datos de AYA CONSTRUCTORES SAS, deberá suministrar a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
Información sobre el Titular que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las Bases de Datos de AYA CONSTRUCTORES SAS
Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar la Consulta o Reclamo y el objetivo perseguido (consulta, actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
Descripción del Derecho que desea ejercer ante AYA CONSTRUCTORES SAS
A) CONSULTAS: como titular de datos personales, usted podrá consultar la información que repose en nuestras bases de datos, para las cuales será necesario que el solicitante o su representante legal acrediten previamente su identidad.
B) RECLAMOS: el titular de la información podrá presentar RECLAMOS respecto de Datos Personales Tratados por AYA CONSTRUCTORES SAS que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley.
6.3. TIEMPOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS
El término máximo para atender la Consulta será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la Consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.4. TIEMPOS PARA LA ATENCIÓN DE RECLAMOS
El titular de la información podrá presentar RECLAMOS respecto de Datos Personales tratados por AYA CONSTRUCTORES SAS que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley.
En caso de que quien reciba el Reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda a más tardar al día hábil siguiente, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado en un máximo de diez (10) hábiles.
PARÁGRAFO PRIMERO: Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, AYA CONSTRUCTORES SAS, requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
6.5. REQUISITO PROCEDIBILIDAD
El titular, causahabiente, representante y/o apoderado sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento; o si vencido el término legal respectivo, el Responsable y/o el Encargado, según fuera el caso, no hubieran tramitado la Consulta o Reclamo, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene el cumplimiento de dicha solicitud. Para efectos de procedimiento se aplicará lo descrito en el Artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
7. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL Y VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS
7.1. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
De conformidad con lo dispuesto en el Numeral 3 del Artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, AYA CONSTRUCTORES SAS procederá a publicar un aviso en la página web: https://www.sosasistencia.com/ dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos.
PARÁGRAFO: si en el término de treinta (30) días hábiles, contado a partir de la implementación de cualesquiera de los mecanismos de comunicación descritos en el presente numeral, el Titular no ha contactado al Responsable o Encargado para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos de la presente política, AYA CONSTRUCTORES SAS podrá continuar realizando el Tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la presente política de Tratamiento de la información, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.
7.2. PERIODO DE VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.
Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política y para los cual fueron recolectados.
10.3. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.
La presente política de tratamiento de la información personal entra en vigor a partir del 1 de noviembre de 2019.
PARÁGRAFO: Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de AYA CONSTRUCTORES SAS, debiendo dar a conocer oportunamente a los titulares de los datos personales dando aviso previo a través de las página https://www.sosasistencia.com/ web dichas modificaciones siempre acorde con el decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012, y según instructivo que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.