Source: https://ksiegowosc-budzetowa.infor.pl/kadry-i-place/zatrudnianie-i-zwalnianie/3068560,Zaswiadczenie-o-niekaralnosci-w-aktach-osobowych-pracownika-samorzadowego.html?utm_source=ksiegowosc_budz&utm_medium=Box_linki&utm_campaign=Polecane_artykuly
Timestamp: 2019-11-17 21:09:26+00:00
Document Index: 89810363

Matched Legal Cases: ['art. 6', 'art. 1', 'art. 217', 'art. 6', 'art. 945', 'art. 217', 'art. 21', 'art. 94', 'art. 945', 'art. 6', 'art. 43', 'art. 1', 'art. 6']

Zaświadczenie o niekaralności w aktach osobowych pracownika samorządowego - Zatrudnianie i zwalnianie - Kadry i płace - Infor.pl
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Księgowość budżetowa > Kadry i płace > Zatrudnianie i zwalnianie > Zaświadczenie o niekaralności w aktach osobowych pracownika samorządowego
Czy zaświadczenie o niekaralności można przechowywać w aktach osobowych pracownika samorządowego?
ODPOWIEDŹ: Tak. Poświadczona kopia (odpis) zaświadczenia o niekaralności lub jego odwzorowanie cyfrowe opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną) mogą być przechowywane w aktach osobowych pracownika samorządowego.
UZASADNIENIE: Jednym z warunków zatrudnienia pracownika samorządowego na podstawie umowy o pracę na stanowisku urzędniczym (w tym kierowniczym) jest brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe. Tak stanowi art. 6 ust. 3 pkt 2 i ust. 4 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych. Jednocześnie przepisy tego aktu prawnego nie określają formy, w jakiej kandydat na takie stanowisko powinien udokumentować spełnienie tego wymogu. Nie dają również pracodawcy prawa, aby domagać się przedłożenia zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego, który dysponuje danymi o osobach prawomocnie skazanych za przestępstwa i przestępstwa skarbowe (art. 1 ust. 2 pkt 1 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym; dalej: ustawa o KRK). Za takim żądaniem musi stać konkretny przepis prawa lub interes osoby wnioskującej o wydanie zaświadczenia (art. 217 § 2 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego; dalej: k.p.a.). Skoro jest ich brak w regulacjach o pracownikach samorządowych, do udokumentowania niekaralności wystarczy, aby kandydat przedłożył oświadczenie.
Czytelnik pyta o zaświadczenie o niekaralności, z czego można wnosić, że albo pracownik z własnej inicjatywy je przedłożył, albo pracodawca sam o nie wystąpił. Podstawą wystąpienia pracodawcy jest art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy o KRK. Przepis ten pozwala uzyskać informacje o figurujących w rejestrze osobach w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.
Pracodawca może zwrócić się do KRK w sprawie potwierdzenia niekaralności także zatrudnionego pracownika, który będzie przechodził na stanowisko urzędnicze lub kierownicze. Nie musi natomiast pytać KRK o niekaralność już zatrudnionego pracownika, jeśli wcześniej potwierdził brak skazujących wyroków na jego koncie.
Zaświadczenie w części B
Bez względu na tryb pozyskania zaświadczenia o niekaralności, jego odpis lub kopia poświadczona przez pracodawcę albo osobę przez niego upoważnioną powinny być przechowywane w części B prowadzonych w formie papierowej akt osobowych pracownika samorządowego (jeśli już jest zatrudniony i przechodzi na stanowisko urzędnicze lub kierownicze), gdzie gromadzi się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Wynika to z § 3 pkt 2 w zw. z § 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (dalej: rozporządzenie). Gdy pracodawca będzie chciał dołączyć ten dokument do akt osobowych prowadzonych w postaci elektronicznej, musi przygotować jego odwzorowanie cyfrowe (np. skan) i opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną (§ 11 ust. 1 rozporządzenia). Oryginał zaświadczenia w postaci papierowej oddaje pracownikowi, a jeśli ten go nie odbierze - niszczy w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.
Jeśli pracodawca prowadzi dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, sporządza odwzorowanie cyfrowe zaświadczenia o niekaralności, opatruje cyfrowym podpisem i umieszcza je w części B e-akt osobowych.
Zaświadczenie w części A
W części A akt osobowych powinny być umieszczone kopia (odpis) albo odwzorowanie cyfrowe zaświadczenia o niekaralności kandydata do pracy na stanowisku urzędniczym (w tym kierowniczym), jeśli pracodawca uzyskał je na etapie rekrutacji zewnętrznej (wśród osób niezatrudnionych u niego). Tu bowiem mają być archiwizowane oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (§ 3 pkt 1 rozporządzenia). Powstaje jednak wątpliwość, czy do części A ma także trafić kopia (odpis) albo odwzorowanie cyfrowe zaświadczenia, jeśli wybranym do pracy kandydatem jest osoba, z którą wcześniej łączył pracodawcę stosunek pracy. Według bowiem art. 945 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, gdy dochodzi do ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, w okresie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się poprzednie zatrudnienie, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Przepis ten obowiązuje od 1 stycznia 2019 r., co oznacza, że na pewno obejmuje stosunki pracy nawiązane i zakończone po tej dacie, czyli zaświadczenie powinno jednak zostać "wpięte" do części B akt osobowych, zgodnie z § 4 rozporządzenia (konieczność zachowania chronologii dokumentów).
Jeśli do ustania zatrudnienia doszło do 31 grudnia 2018 r., a nawiązanie nowego stosunku pracy nastąpi po tym dniu, wówczas powstaje konieczność utworzenia nowej teczki osobowej i umieszczenia zaświadczenia o niekaralności w jej części A (por. stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 21 czerwca 2019 r. "Rachunkowość Budżetowa" 15-16 z 5 sierpnia 2019 r.).
art. 217 § 2 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 2096; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1133)
art. 21 § 1 ustawy z 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 1987; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1255)
art. 94 pkt 9b, art. 945 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495)
art. 6 ust. 3 pkt 2 i ust. 4, art. 43 ust. 1 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1282)
art. 1 ust. 2 pkt 1, art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1158)
§ 3 pkt 1-2, § 4, § 5, § 11 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369)
akta pracownicze, pracownicy samorządowi, pracownik, pracownik samorządowy
Zaświadczenie o niekaralności w aktach osobowych pracownika samorządowego./ Fot. Fotolia