Source: http://www.tse.go.cr/actas/2011/38-2011-del-26-de-abril-del-2011.html
Timestamp: 2018-12-10 01:52:00
Document Index: 89616772

Matched Legal Cases: ['artículo 20', 'Artículo 20', 'artículo 22', 'Artículo 20', 'artículo 22', 'artículo 4', 'Artículo 24', 'artículo 24', 'artículo 24', 'artículo 184', 'artículo 19', 'artículo 2', 'artículo 1', 'artículo 177', 'artículo 46']

TSE, Acta 38-2011
ACTA Nº 38-2011
Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las nueve horas del veintiséis de abril de dos mil once, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González, quien preside, y Max Alberto Esquivel Faerron y la señora Magistrada Eugenia María Zamora Chavarría.
Se leyó y aprobó el acta de la sesión ordinaria inmediata anterior, excepto por la señora Magistrada Castro Dobles.
ARTÍCULO SEGUNDO. ASUNTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA.Del señor Allan Herrera Herrera, Proveedor, se conoce oficio n.º PROV-308-2011 del 25 de marzo de 2011, recibido en la Secretaría de este Tribunal el 12 de abril de 2011, mediante el cual literalmente manifiesta:
"De conformidad con lo acordado por el Superior en sesión ordinaria N° 046-2009 (comunicado mediante Circular N° STSE-0020-2009, del 12 de mayo de 2009), lo establecido en la décima cláusula del convenio y con el fin de que se tomen las medidas del caso, dado que el Órgano Fiscalizador no brindó ningún criterio negativo, ni señaló incumplimientos por parte de la empresa Grupo Comercial Tectronic S.A, (sic) y considera de suma importancia que se tomen las previsiones administrativas y de contenido económico para dar continuidad al servicio, por lo cual se entiende que debe prorrogarse el contrato por el mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas de aire acondicionado del Tribunal Supremo de Elecciones, el suscrito, se permite informarle la aplicación de la cuarta y última prórroga, a partir del próximo 05 de noviembre de 2011.
En oficio PROV-307-2011, se le solicitó a la empresa Grupo Comercial Tectronic S.A, (sic) con base al (sic) monto indicado por el Órgano Fiscalizador, cancelar por concepto de especies fiscales la suma de $248.85, equivalente a esta cuarta y última prórroga (período: 2011-2012).
No omito indicar, que en oficio PROV-0231-2011 del 8 de este mes, se alertó al señor Carlos Ysaac Márquez, Órgano Fiscalizador del convenio para que valorara si la necesidad de la prestación del mantenimiento preventivo y correctivo de los sistemas de aire acondicionado del Tribunal Supremo de Elecciones persiste más allá de los doce meses que cubre esta cuarta y última, (sic) prórroga (la cual finaliza el 05 de noviembre de 2011 (sic)), se sirviera solicitar a la Dirección Ejecutiva que gire a esta Proveeduría la instrucción requerida a efecto iniciar (sic) un nuevo proceso de contratación.
Finalmente se reservaron en las solicitudes de pedido Nos. 4011120111 y 4011120112, los montos de ¢31.514.694.00 y ¢28.919.364.00, para la subpartida 10807: MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE EQUIPO Y MOLIBIARIO (sic) DE OFICINA, del programa 85001, para atender los pagos respectivos.".
Se dispone: De previo a resolver, en el plazo improrrogable de veinticuatro horas, el órgano fiscalizador de dicha contratación se servirá emitir criterio claro y concluyente sobre la eventual prórroga. ACUERDO FIRME.”.
ARTICULO TERCERO. ASUNTOS DE ADMINISTRACION DE PERSONAL.
A) Solicitud con respecto al artículo 20 del Reglamento Autónomo de Servicios. De la señora Ilenia Ortiz Ceciliano y del señor Carlos Murillo Alvarado, por su orden Secretaria General y Secretario General Adjunto de la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC), se conoce oficio n.º UNEC-26-2011 del 06 de abril de 2011, recibido en la Secretaría de este Tribunal el 08 de abril de 2011, mediante el cual literalmente manifiestan:
"El Artículo 20 del Reglamento Autónomo de Servicios Institucional literalmente indica:
“Para que no se aplique la sanción correspondiente establecida en el artículo 22 de este Reglamento, el trabajador deberá dentro de los ocho días hábiles siguientes y por escrito, justificar ante el jefe inmediato la ausencia, sin que esa justificación implique el pago del salario.
Será requisito para justificar la ausencia, que el trabajador haya dado aviso por teléfono, por intermedio de algún compañero de trabajo o por algún otro medio adecuado.”
Artículo 20, Reglamento Autónomo de Servicios Institucional (sic)
En atención a la norma antes citada y dada la preocupación de los efectos jurídicos laborales que la errada interpretación y aplicación de la misma ha venido causando -lo cual se desprende de su correcto análisis y entendimiento- en perjuicio de los funcionarios, determinado por las numerosas quejas expuestas ante este organismo, es que solicitamos se giren las instrucciones pertinentes para que a la mayor brevedad posible cese esa práctica lesiva y se aplique la norma conforme a derecho (sic), en apego absoluto a lo que estipula:
Es clara la norma al indicar “Para que no se aplique la sanción correspondiente establecida en el artículo 22 de este Reglamento, el trabajador deberá…”, siendo específico el hecho de que no procede sanción alguna de ningún tipo siempre que el trabajador cumpla con los requisitos exigidos, sin detenerse a otorgarle potestad a la jefatura inmediata de determinarlo bajo su criterio o autoridad.
Cómo debe proceder el trabajador que falte a su jornada laboral? (sic) “...el trabajador deberá dentro de los ocho días hábiles siguientes y por escrito, justificar ante el jefe inmediato la ausencia, sin que esa justificación implique el pago del salario.”, sigue siendo (sic) la norma ampliamente clara y sin posibilidad de interpretación que lleve a error al indicar el tiempo y el medio para justificar, así como el hecho de que la justificación no implica el pago de salario. Respecto al medio indica que debe ser por escrito, no señala fórmula o boleta específica para tal fin. Sin embargo es de nuestro entender, que para efectos de orden administrativo y optimización del trabajo en el Departamento de Recursos Humanos lo ideal es la uniformidad en las boletas que para tales efectos ellos manejan, siempre que esto no implique de por si (sic) -ya que la norma no lo establece como exigencia de validez- el que no se acepte otro medio escrito, como por ejemplo una nota o carta confeccionada para tal efecto, misma que debe contener la firma de la correspondiente jefatura.
Cuáles son los requisitos exigidos para que no se aplique la sanción correspondiente del artículo en mención?: “...Será requisito para justificar la ausencia, que el trabajador haya dado aviso por teléfono, por intermedio de algún compañero de trabajo o por algún otro medio adecuado.”, es realmente en este párrafo donde encontramos la contrariedad y el error de interpretación y aplicación. Establece la norma que el requisito único para justificar la ausencia es que el trabajador de (sic) aviso, no permite ni da pie a interpretaciones o cavilaciones sobre considerar el criterio de la jefatura para decidir si justifica o no la ausencia de acuerdo al motivo, más aún la cita legal es expresamente omisa a la necesidad de externar motivo alguno del por qué de la ausencia, para su justificación solo exige el hecho de dar aviso. En virtud de ello, no es competencia de las jefaturas determinar si el motivo amerita o no justificar la ausencia, el solo hecho de dar aviso -como reiteradamente se ha sostenido- es elemento suficiente para su justificación, por lo tanto es obligación de las mismas limitarse a estampar su firma como afirmación de que el trabajador dio el aviso exigido legalmente.
El Departamento de Recursos Humanos ha sido llevado a error por la práctica equívoca de las jefaturas de condicionar la justificación a su valoración personal del motivo y de no de (sic)aplicar el artículo de marras como corresponde, sujetándose al requisito único y expreso de dar aviso, lo que lo ha llevado en una relación causa-efecto a iniciar procesos disciplinarios que han culminado con sanciones injustas en detrimento del principio de legalidad establecido en la Ley General de la Administración Pública y de nuestro propio acerbo (sic) legal, lesionando el ámbito de los derechos de los funcionarios institucionales.".
Se dispone: Para su estudio e informe conjunto, pase a los Departamentos Legal y de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.
B) Renuncia de funcionarios para acogerse a pensión. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0703-2011 de fecha 15 de abril de 2011, recibido ese día en la Secretaría de este Tribunal, en el cual literalmente manifiesta:
“Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, me permito elevar a consideración dos notas que suscriben igual número de funcionarios de la institución, mediante las cuales presentan la renuncia a los cargos que ocupan, a partir del 1° de mayo de 2011, para acogerse al beneficio de Pensión por el Régimen General de Pensiones Ley Marco (Ley N. 7302 del 15 de julio de 1992).
Albert Soto Díaz
Víctor Manuel Méndez Fonseca
Coordinador de Apoyo,
Asimismo, los servidores solicitan el pago tanto de las prestaciones legales que pudieran corresponderles de acuerdo con la legislación laboral vigente, como de las vacaciones que no hayan disfrutado a la fecha de su retiro.”
Se dispone: Se tiene por presentada la renuncia de los señores Víctor Manuel Méndez Fonseca y Albert Soto Díaz, a quienes se les dan las gracias por los servicios prestados durante tantos años a este Tribunal, deseándoles el mayor de los éxitos en su nueva etapa de vida. Proceda oportunamente la Contaduría a realizar los cálculos de rigor para el pago de las prestaciones legales que pudieran corresponderles, así como de las vacaciones a que tengan derecho a la fecha de su retiro, cuyos informes trasladará oportunamente al Departamento Legal, para la confección de los respectivos proyectos de resolución. ACUERDO FIRME.
C) Regreso al puesto de la servidora Kattia Rojas Vargas. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0704-2011 de fecha 15 de abril de 2011, recibido ese día en la Secretaría de este Tribunal, en el cual literalmente manifiesta:
“Para los efectos consiguientes, remito a consideración el oficio número DRPP-068-2011 del pasado 7 de abril que suscribe la Licda. Martha Castillo Víquez, Jefa del Departamento de Registro de Partidos Políticos, mediante el cual solicita el regreso de la colaboradora Kattia Rojas Vargas a su plaza en propiedad y el ascenso de la señora Marcela Chinchilla Campos a la plaza que por esa circunstancia quedaría vacante.
En lo que respecta a la señora Rojas Vargas, debe indicarse que labora para la institución desde el 1º de junio de 1994 y está nombrada en propiedad en el puesto número 353420, el cual actualmente se encuentra en proceso de reasignación de Asistente Funcional a Profesional de Gestión. No obstante, desde el 16 de julio de 2010 se le ascendió interinamente a una plaza de Profesional de Apoyo, por lo que ahora se solicita la aprobación del Tribunal para que retorne a su puesto en propiedad.
El suscrito se sirve recomendar que tal movimiento sea efectivo a partir del próximo 16 de mayo, de manera que se cuente con el tiempo necesario para tramitar – con esa misma fecha de rige y siguiendo el procedimiento que establece el Reglamento a nuestra Ley de Salarios – el ascenso en propiedad que solicita la Licda. Castillo Víquez para la señora Marcela Chinchilla Campos en la plaza de Profesional de Apoyo que dejaría vacante la funcionaria Kattia Rojas el regresar a su plaza en propiedad.”
Se dispone: Autorizar el regreso de la señora Rojas Vargas a su puesto en propiedad a partir del 16 de mayo de 2011, conforme lo recomienda el señor Jefe del Departamento de Recursos Humanos. ACUERDO FIRME.
D) Renuncia de funcionaria en la Sección de Opciones y Naturalizaciones. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0706-2011 de fecha 15 de abril de 2011, recibido ese día en la Secretaría de este Tribunal, en el cual literalmente manifiesta:
“Para conocimiento del Superior, remito a consideración la nota que suscribe la señorita Johanna Hernández Acuña, funcionaria interina de estos organismos electorales, mediante la cual presenta renuncia a su cargo con rige a partir del 2 de mayo del presente año.
La servidora Hernández Acuña labora en forma continua para la institución desde el 1° de febrero de 2010, actualmente se desempeña en un puesto de Auxiliar de Operación de Servicios Especiales en la Sección de Opciones y Naturalizaciones y para la fecha de renuncia habrá laborado un año y dos meses por lo que, para efectos del preaviso que corresponde, la citada funcionaria ha formulado su renuncia con la antelación que señala el Código de Trabajo.
Es importante indicar que la señorita Hernández Acuña, solicita que su renuncia sea partir del 2 de mayo para que se le de continuidad laboral dentro del sector público, ya que fue nombrada en una plaza del Ministerio de Justicia.”
Se dispone: Se tiene por presentada la renuncia de la señorita Johanna Hernández Acuña, a partir del 2 de mayo de 2011. ACUERDO FIRME.
E) Recargo de funciones en la Oficialía Mayor del Departamento Electoral. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce n.° oficio RH-0710-2011 de fecha 15 de abril de 2011, recibido ese día en la Secretaría de este Tribunal, en el cual literalmente manifiesta:
“Para los efectos consiguientes, me permito elevar a consideración del Tribunal Supremo de Elecciones el oficio número DGRC-0247-2011 recibido el pasado 12 de abril en este despacho y suscrito por la Licda. Marisol Castro Dobles, Directora General del Registro Civil, mediante el cual informa que la Licda. Ana Isabel Fernández Alvarado, Oficial Mayor del Departamento Electoral, solicita que se le concedan 11 días días (sic) de vacaciones y 4 días por concepto de tiempo a compensar, para un total de 15 días de ausencia, a partir del 9 de mayo del presente año.
Asimismo, la señora Castro Dobles recomienda que durante la ausencia de la señora Fernández Alvarado las funciones correspondientes se recarguen en el Lic. Oscar Mena Carvajal, Secretario General del Registro Civil, quien en otras oportunidades ha asumido esa responsabilidad.”
Se dispone: Aprobar el recargo de funciones de Oficial Mayor del Departamento Electoral en el señor Óscar Mena Carvajal, conforme se solicita. ACUERDO FIRME.
A) Reglamento a la Ley de Inclusión y Protección Laboral de las Personas con Discapacidad en el Sector Público Ley n.º 8862. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.º DE-0908-2011 del 07 de abril de 2011, recibido en la Secretaría de este Tribunal el 12 de abril de 2011, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Para lo que estimen pertinente, los señores Magistrados y señora Magistrada, le informo que en el diario oficial La Gaceta N. 56 del 21 de marzo del presente año, se públicó (sic) el Reglamento de referencia (Reglamento a la Ley de Inclusión y Protección Laboral de las Personas con Discapacidad en el Sector Público), en el cual según el artículo 4, se indica que el máximo jerarca deberá crear una comisión especializada, con el objetivo de que esta vele por el efectivo cumplimiento de lo que ahí se establece, además se indica quienes (sic) la deben conformar, ante ello, y dado que en la Institución, no hay un especialista en terapia ocupacional pero sí dos psicólogos, se recomienda – con todo respeto – que quien forme parte de ésta, sea la señora Grettel Amador Rojas, Encargada del Área de Prevención Laboral (PRESAL).".
Se dispone: Instituir la Comisión Especializada de Inclusión y Protección Laboral de las Personas con Discapacidad de estos organismos electorales, la cual tendrá por objetivo primordial velar por el efectivo cumplimiento del reglamento y la ley referidos a nivel institucional, para lo cual contará con la debida colaboración de todas las unidades de la organización electoral y estará conformada por el Jefe del Departamento de Recursos Humanos, quien la coordinará, el Secretario General del Registro Civil y la Encargada del Área de Prevención Laboral o quienes en sus ausencias temporales o permanentes los sustituyan. ACUERDO FIRME.
B) Estudio para determinación de alcances e intensidad sobre abusos y maltratos contra las mujeres en el ambiento laboral. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.º DE-0930-2011 del 12 de abril de 2011, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En relación con el acuerdo adoptado por el Tribunal en sesión Ordinaria (sic) n° 028-2011 del 24 de marzo del año en curso, artículo cuarto, referente a la solicitud - por parte de la Comisión de Asuntos Sociales de la Asamblea Legislativa - de realizar estudios para determinar los alcances e intensidad sobre abusos y maltratos contra las mujeres en el ambiente laboral, me permito informar lo siguiente:
a) No existen estudios que determinen los alcances y la intensidad del problema mencionado en nuestra institución.
b) En el Plan de Acción de la Política Institucional para la igualdad (sic) y Equidad de Género, está asignada una acción para el segundo semestre del año en curso, a la Inspección Electoral, para realizar un estudio que sistematice la información de las denuncias atendidas por acoso sexual en los últimos 10 años, así como las características y la efectividad de la respuesta institucional.
c) Con el fin de contar con insumos más detallados, se instruirá a Recursos Humanos y a la Unidad de Género para que de manera conjunta, gestionen un estudio que pueda dar respuesta a la situación institucional sobre abuso y maltrato contra las mujeres en el ambiente laboral.".
Se dispone: Tener por rendido el informe. Oportunamente se rendirá cuenta a este Tribunal del resultado de las acciones a las que se refiere el señor Director Ejecutivo. Hágase del conocimiento de la Comisión Permanente Especial de la Mujer de la Asamblea Legislativa. ACUERDO FIRME.
C) Invitación para participar en taller “El Voto Electrónico. Problemas, limites y oportunidades de una herramienta compleja” Del señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.º DGRE-167-2011 del 25 de abril de 2011, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"El 14 de abril del año en curso recibí un correo electrónico por parte de Ileana Aguilar del IFED, en el cual me comenta sobre la invitación de AECID a la convocatoria para concursar en un taller llamado “El voto Electrónico (sic). Problemas, límites y oportunidades de una herramienta compleja”, el cual se llevará a cabo del 13 al 17 de junio del año en curso en Bolivia.
En vista de que la invitación es abierta y que particularmente tengo interés en participar, solicito respetuosamente la autorización por parte del Superior, para presentar mi postulación al citado evento, el cual tiene como fecha límite para recibir solicitudes el próximo 2 de mayo.".
D) Creación de la Dirección General de Estrategia Tecnológica. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.º DE-0954-2011 del 15 de abril de 2011, recibido el mismo día en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
“De conformidad con lo dispuesto en el artículo segundo incisos b) y c) del Reglamento de la Dirección Ejecutiva, me permito elevar a conocimiento del Tribunal Supremo de Elecciones, propuesta de creación de la “Dirección General de Estrategia Tecnológica”, en aras del mejoramiento y modernización de la estructura organizacional.
Como consecuencia del Plan Estratégico Institucional (PEI) 2008-2012 y de acuerdo con los objetivos de la Acción estratégica 2.2: “Mejoramiento de la estructura organizacional”, la administración contrató en el 2009 los servicios de la firma consultora KPMG S.A., con la finalidad de conocer opinión sobre la actual estructura organizativa del Tribunal. En aquel informe, una de las debilidades anotadas fue el aparente traslape en el ámbito de acción de algunas unidades administrativas, entre las que figuran el Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones (DTIC) y la Oficina de Proyectos Tecnológico (OPT). Posteriormente, el Comité Ejecutivo del Plan Estratégico Institucional, en reunión ordinaria celebrada el 25 de marzo de 2010, conoció la temática y acordó, en lo que interesa, la realización de los estudios de análisis administrativos respectivos, lo cual fundamenta la iniciativa de esta Dirección para la formulación del presente informe.
De igual manera, como elemento de interés a resaltar en razón de la relevancia de mencionar otra mirada externa, es que como parte de una cooperación con el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), en el 2003 ese ente recomendó al Tribunal la alternativa de que el DTIC se trasformara en una Dirección de Tecnologías de Información, siendo que el Superior en aquel momento comunicó, mediante oficio N. 1504-2003 del 20 de mayo de 2003, el acuerdo tomado en sesión 57-2003, en que aprobó las recomendaciones que sobre el particular formularon en oficio N° 1475 – D.E. del 5 de mayo de ese año, la Dirección Ejecutiva, el Departamento de Recursos Humanos y la Sección de Capacitación, una de la cuales se refería a que: “(…) en lo que concierne a que dicha oficina pase de ‘Departamento’ a ‘Dirección’, ha de mencionarse que existe un proyecto dentro del Plan Estratégico Institucional que se refiere a una revisión integral de la estructura de nuestra organización (…) Entre tanto, se deja al mejor criterio del Superior establecer si el Departamento de Informática se mantendrá durante ese lapso en el ámbito de la Dirección Ejecutiva o si pasa a depender directamente del jerarca, como se ha sugerido” (ver página 9 párrafo segundo del oficio N° 1475 – D.E.). Al respecto, justamente como parte del PEI, en aras de la búsqueda de la mejora en la estructura organizacional surgió el informe de la empresa KPMG S.A. antes mencionado.
2. Problemática a mejorar
Luego de analizar los antecedentes relacionados con la temática que motiva el presente estudio, se ha detectado la problemática enfrentada por la Institución en materia de tecnologías de información durante los últimos años, en los cuales el rezago institucional, retrasos en proyectos tecnológicos, e interrupciones recurrentes en servicios vitales de la institución como SICI, TIM y SINCE han sido una característica frecuente que, aunque se han procurado medidas remediales inmediatas para evitar la afectación del servicio público, llaman a la atención (sic) de hacer esfuerzos por buscar alternativas de mejora para evitar riesgos que puedan generar pérdidas económicas e impacto negativo en la imagen, la credibilidad y la transparencia del Tribunal. Por tal razón, la estrategia organizacional se vuelve en un elemento fundamental para abordar las situaciones a mejorar como la señalada anteriormente, de manera que los objetivos se puedan cumplir eficazmente para asegurar el correcto funcionamiento del engranaje institucional, su prosperidad y el éxito de la gestión, apoyada en las tecnologías de información en general.
En ese sentido, en el entorno tecnológico institucional se han detectando cuatro grandes áreas que requieren una intervención urgente, las cuales se describen a continuación:
2.1 Ausencia de criterio tecnológico calificado en decisiones estratégicas:
La Gestión (sic) del DTIC se ha circunscrito principalmente al ámbito operativo, dejando muy poco espacio para la planeación y dirección estratégica institucional en materia tecnológica. Esta situación ha disminuido las posibilidades de desarrollo de un Departamento totalmente abocado a labores reactivas, que precisamente por la poca acción avanza a un ritmo mucho más lento que los requerimientos institucionales para modernizar sus procesos, dando como resultado una gestión que frecuentemente encuentra dificultades para modernizar sus servicios.
2.2 Estructura Organizacional rezagada:
La actual conformación de la estructura organizativa del Tribunal, asigna de manera indirecta la responsabilidad de la dirección estratégica de tecnologías de la información a la Dirección Ejecutiva, tal como se hacía hace dos décadas, cuando su impacto en los procesos institucionales era muy diferente a lo que hoy en día muestra el entorno. En tal virtud, si bien a la Dirección Ejecutiva le competen funciones relacionadas con el planeamiento, dirección, coordinación y ejecución de las actividades administrativas de la Institución, el tema de tecnologías de la información, por su relevancia actual, no conviene considerarse una actividad inmersa dentro de la gestión administrativa a su cargo como lo era cuando iniciaba operaciones el antes Centro de Informática hace más de cuatro lustros, justamente porque las necesidades y los requerimientos de la organización eran diversos a los actuales, sin perjuicio de que la estructura era más reducida y sus procesos no tan automatizados. En la actualidad, uno de los factores más importantes para el éxito de los negocios en todo el mundo es contar con un adecuado gobierno de las tecnologías, de forma tal que estas sean un impulso para los objetivos estratégicos de la organización y no un costo adicional en sus operaciones, de manera que existan respuestas rápidas y simplificadas a las necesidades de los clientes, tanto internos como externos, mediante la integración oportuna de servicios, recursos y soluciones.
n el caso del Tribunal Supremo de Elecciones, la estructura organizacional actual se estima que no facilita el establecimiento de un adecuado gobierno de las tecnologías que brinde el aporte que la Institución necesita para mantener su buen desempeño; aspecto donde sobresale una importante oportunidad de mejora para que la base administrativa y operativa de la gestión institucional de las tecnologías de información cuente con una estructura de orden estratégico, bien organizada y con recursos humanos que además de mantenerse permanentemente actualizados estén también eficientemente distribuidos y asignados acorde con las exigencias del ambiente, de modo que se logre una adecuada interacción y coordinación con las diversas Direcciones que son columna vertebral de este Organismo Electoral, cuya prominente función está consagrada en la Constitución Política.
2.3 Duplicidad de funciones:
En reforzamiento a la debilidad detectada oportunamente por la firma KPMG S.A., debe anotarse que con el paso del tiempo y la madurez organizacional de la OPT y del DTIC, se ha detectado la ausencia de una instancia superior, común entre ellas, con criterio calificado para alinear esfuerzos y resolver diferencias de opinión que pudieran surgir. Así, la gestión de proyectos tecnológicos en la institución presenta una importante dificultad para avanzar con fluidez, lo que genera como efectos la desaceleración del avance de los proyectos y las acciones estratégicas de tecnologías de información, lo cual se ha vuelto habitual en la dinámica institucional, dando como resultado que una serie de iniciativas importantes se mantengan “haciendo fila” por largos períodos a la espera de su turno por un estudio de factibilidad, mientras que el proceso de ejecución muestra iguales o mayores dificultades para llevar a una culminación exitosa en el desarrollo de los proyectos con estudios aprobados, así como aquellos que están en espera de iniciar sus estudios. En efecto, proyectos como el rediseño de sistemas, voto electrónico, modernización de documentos de identidad, entre otros, fueron concebidos en el plan estratégico institucional 2002-2007, generando avances a un ritmo no tan expedito, lo cual implicó que sobrepasara ese horizonte de vida y por ello continúan reflejándose en el plan estratégico 2008-2012.
Esta situación de progreso retrasado, encuentra un ambiente propicio para el estancamiento de la estructura y sus consecuentes repercusiones negativas en la toma de decisiones que debe encaminarse hacia procesos eficientes de planeación y ejecución para lograr resultados efectivos con los proyectos y las acciones estratégicas. A causa de lo anterior, también se encuentran actividades dispersas en dos dependencias institucionales que no tienen un punto directivo en común, con criterio cualificado para establecer lineamientos estratégicos ágiles y versátiles, debido a que los actores principales como lo son la OPT y el DTIC, responden a estructuras administrativas distintas, la primera reportándole de manera directa aspectos administrativos al Tribunal y el segundo a la Dirección Ejecutiva, teniendo que llevar frecuentemente al seno de un Comité Asesor en Tecnologías de Información (CATI), discusiones y decisiones de orden tecnológico cuyos integrantes no necesariamente son versados en la materia para asumirlas.
2.4 Centralización de aspectos operativos en detrimento de estratégicos:
Se ha determinado que hay una gran cantidad de decisiones que están concentradas en la jefatura del DTIC, sin una estructura óptima que le permita descentralizar aspectos operativos y acentuar un enfoque más estratégico, lo cual obstaculiza el avance tecnológico organizacional.
En efecto, el DTIC, por la naturaleza misma de sus funciones es una unidad cuyas decisiones impactan de manera directa e inmediata a todos los procesos de la institución, tanto críticos -que deben entenderse como aquellos que indubitablemente no pueden detenerse en el tiempo ni el espacio debido a la repercusión estratégica por el cumplimiento de los objetivos organizacionales- como los de tipo funcional rutinarios. A su vez, la toma de decisiones de la jefatura del DTIC le obliga a involucrarse con todos los procesos de la organización tanto a nivel operativo como estratégico; por ejemplo, mientras se analizan requerimientos sustanciales de la institución como modernización de Cédulas, voto electrónico y planeación presupuestaria, entre otros, de manera simultánea se toman decisiones operativas con impacto en procesos tan críticos y diferentes entre sí como aprobación de giras de mantenimiento, escrutinio de elecciones, inscripciones y emisión de certificaciones, sólo por citar algunos de los más visibles.
Lo anterior ocasiona que con la estructura actual todas las decisiones estratégicas y operativas relacionadas con tecnologías de información se concentren en una persona (jefatura del DTIC) que si bien es cierto se rodea de una importante cantidad de colaboradores (83 personas), le resulta materialmente imposible atender eficientemente tal volumen de asuntos, tanto en cantidad como en profundidad.
3. Relevancia del abordaje del problema
El avance tecnológico es uno de los factores del entorno externo de las organizaciones que constituye una variable que escapa a su control directo y que al conjugarse con la rigurosidad presente en la administración pública para adaptarse con alguna facilidad a los cambios del ambiente, motivado algunas veces por restricciones legales o políticas y la gran mayoría de las ocasiones por la dependencia en la asignación presupuestaria, que además es limitada, conlleva el reto de generar mayor pensamiento sobre las decisiones de orden estratégico institucional, lo que necesariamente implica afinar procesos de planeamiento eficientes para lograr producir lo más con lo menos. Es decir, las administraciones deben procurar hacer un uso racional, eficaz y eficiente de los recursos de que dispone para llegar a los fines propuestos y, en materia de tecnologías de información, es bien sabido que en los últimos años las instituciones han destinado un buena proporción de sus presupuestos para esos efectos, de ahí que sea indispensable la búsqueda de cursos de acción para maximizar los recursos disponibles. A modo de referencia, y de reflexión para el cambio de la estructura organizacional, seguidamente se muestran cifras presupuestarias de los últimos años en las subpartidas 50105: “Equipo y programas de cómputo” y 59903: “Bienes intangibles”, las cuales concentran diversas necesidades de la institución en materia de hardware y software, tanto para solventar los requerimientos de las distintas unidades administrativas, como para el desarrollo y ejecución de los proyectos y las acciones estratégicas.
Cifras según subpartida y subprograma presupuestarios
660.359.700,00
1.323.489.500,00
1.983.849.200,00
576.498.263,00
1.006.543.980,00
1.583.042.243,00
519.784.668,00
519.618.060,00
1.039.402.728,00
511.323.663,00
1.499.985.950,00
272.685.495,00
69.469.050,00
2.353.464.158,00
445.495.130,00
1.323.045.121,00
254.822.720,00
55.480.414,00
2.078.843.385,00
402.710.200,00
1.191.182.883,00
212.822.220,00
1.862.195.717,00
154.845.600,00
947.235.935,00
231.810.000,00
164.000.000,00
1.497.891.535,00
124.286.729,00
679.642.581,00
185.405.116,00
98.992.014,00
1.088.326.440,00
574.565.973,00
183.498.048,00
981.342.764,00
261.800.000,00
513.500.000,00
329.000.000,00
402.590.000,00
1.506.890.000,00
Fuente: Liquidación SIGAF al 31/12 para los años 2008, 2099 y 2010, y Ley de Presupuesto 2011.
Como puede apreciarse, los recursos presupuestarios previstos -cifras en negrita- para llevar a cabo el desarrollo de la estrategia institucional en la temática de referencia en los últimos años son cuantiosos. De ahí que la institución, en aras de lograr mayores niveles de aprovechamiento, deba tomar acción en procura de la eficiencia organizacional. Asimismo, debe apuntarse que estos presupuestos se ejecutan a través de los procedimientos de contratación administrativa a cargo de la Proveeduría, la cual inevitablemente requiere del aporte estratégico y decisor en un órgano Superior que, como se mencionó anteriormente en la actualidad reside en el DTIC con las limitaciones apuntadas.
3.1 Planificación, organización y decisiones en asuntos estratégicos de TI
Las Normas técnicas para la gestión y el control de las tecnologías de información, difundidas por la Contraloría General de la República, según resolución N. 2-2007-CO-DFOE, hacen referencia a que las tecnologías de información constituye uno de los principales instrumentos que apoyan la gestión de las organizaciones por medio del manejo de grandes volúmenes de datos necesarios para la toma de decisiones y la implementación de soluciones para la prestación de servicios ágiles y de gran alcance, lo que ha implicado, como se dijo antes, la dedicación de porciones importantes del presupuesto, con el costo de oportunidad que ello conlleva, principalmente cuando se está en presencia de recursos limitados y actividades y procesos sustantivos, un marco jurídico cambiante que busca su paralelismo con la nuevas relaciones que se generan como consecuencia de las tecnologías y la presión de proveedores y consumidores para obtener más y mejores servicios, todo lo cual procurándose en alineamiento con la estrategia institucional. Así las cosas, uno de los requerimientos normativos del documento refiere a las decisiones sobre asuntos estratégicos de tecnologías de información, las cuales deben ser concordantes con la estrategia y las prioridades institucionales, estableciendo las prioridades de los proyectos y buscando un equilibrio en la asignación de recursos, para apoyar la misión, visión y objetivos estratégicos, mediante procesos inteligentes de planificación que logren el balance óptimo entre requerimientos, capacidad presupuestaria y oportunidades de mercado.
Por lo anteriormente expuesto, en el siguiente apartado se formula una estrategia de cambio cuya pretensión es que el Tribunal cuente con una estructura de avanzada que le permita desarrollar estrategias tecnológicas acorde con los procesos que sustentan su razón de ser.
4. Estrategia y propuesta de cambio
Como se ha mencionado anteriormente, existen áreas de mejora sobre las cuales urge intervenir a los efectos de que el Tribunal se coloque a la vanguardia en sus procesos procurando la existencia de un ente cualificado con capacidad suficiente para homologar, armonizar y decidir criterios que surjan dentro de la dinámica institucional con enfoque estratégico, evitando la duplicidad de funciones que en la actualidad se genera en las competencias de las tecnologías de información, proyectos y acciones estratégicas, lo cual se proyecta posible con la modernización de la estructura institucional al crear una Dirección de orden Estratégico (sic) en materia Tecnológica. Asimismo, por circunstancia coyuntural se ha estimado conveniente aprovechar la fortaleza institucional de ser poseedores de la única base de datos legalmente reconocida a nivel nacional con información de las personas costarricenses, a fin de incursionar en la comercialización de servicios, toda vez que ello representa un nicho de oportunidad en el mercado para que el Tribunal a futuro logre percibir ingresos que puedan ser invertidos, por ejemplo, en la renovación y mantenimiento de su infraestructura tecnológica, así como en la ejecución de proyectos estratégicos. Esta área de comercialización, a posteriori, sería la encargada de proponer qué servicios se comercializarían, sugerir, desarrollar e implementar estrategias para la apertura de mercados, negociar con clientes interesados, entre otros. Así las cosas, la propuesta de cambio consiste en:
4.1 Crear una Dirección General de Estrategia Tecnológica (DGET) cuya función primordial es asumir la dirección estratégica institucional en materia de tecnologías de información, asesorar de manera directa al Tribunal en la escogencia de las políticas y planes relacionados con estrategia de tecnologías de información, lo que incluye la administración y control de los estudios, ejecución de los proyectos y acciones estratégicas de esa naturaleza, proponer estrategias tecnológicas para mejorar los procesos operativos, administrativos y estratégicos de la organización, administrar la comercialización de venta de servicios, así como otras que le asigne el Tribunal. Por lo anterior, se integra en una sola estructura administrativa los esfuerzos relacionados en la temática para potenciar los servicios institucionales mediante el uso eficiente de la tecnología, evitando la dualidad y dispersión de responsabilidades y procurando un mejor uso, control, disposición y distribución de los recursos humanos, materiales, de infraestructura y presupuestarios. Asimismo, en armonía con la estructura directiva que rige al TSE, la Dirección deberá estar a cargo de un Director General de Estrategia Tecnológica, quien se apoyará con un Secretario General.
4.2 Que la Oficina de Proyectos Tecnológicos y el Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones, pasen a ser dependencias adscritas directamente a la Dirección General de Estrategia Tecnológica.
4.3 Descentralizar diversas funciones que actualmente concentra la jefatura del DTIC, entre ellas, las vinculadas con Infraestructura, Desarrollo de Sistemas, Seguridad y Soporte Técnico. En ese sentido, será necesario constituir jefaturas de Sección que dependan jerárquicamente del DTIC. Es decir, las nuevas Secciones estarán cada una a cargo de un jefe, los cuales, con excepción de Seguridad, reportarán a la jefatura del DTIC en calidad de superior inmediato, homologando de esta manera la estructura del DTIC a la forma de distribución del trabajo de las Oficialías de la Dirección del Registro Civil. Así, dichas Secciones se denominarían: Sección de Infraestructura, Sección de Ingeniería de Software, Sección de Servicio al Cliente de TI y Sección de Riesgos y Seguridad, siendo que ésta última estará adscrita directamente a la Dirección.
4.4 La actual Área de Planificación y Gestión de Grandes Proyectos pasaría a formar parte de la estructura interna de la Dirección General de Estrategia Tecnológica, toda vez que dicha área concentra la ejecución de los proyectos y se estima conveniente que su guía y control se mantenga a cargo de un Profesional Especializado cerca del Director General y su Secretario, en aras de procurar una efectiva administración que propicie la consecución de los proyectos en ejecución.
4.5 Crear una unidad administrativa adscrita a la Dirección, con rango similar al DTIC, que se encargaría de la Comercialización de Servicios, cuyas funciones a priori se relacionarían con el desarrollo y la implementación de estrategias para la apertura de mercados interesados en los servicios que se identifiquen susceptibles de venta.
Con base en lo anterior, a continuación se muestra la estructura organizativa que se propone para que la institución disponga de una entidad cuya finalidad se enfocaría en la estrategia institucional en materia de tecnologías de información.
Estructura organizativa de la Dirección General de Estrategia Tecnológica
Según se observa, la Dirección estaría dependiendo en forma directa de la cúpula organizacional (TSE) y tendría bajo su cargo los Departamentos de Tecnologías de Información y Comunicaciones y de Comercialización de Servicios, así como la Oficina de Proyectos Tecnológicos y la Sección de Riesgos y Seguridad. Además, como se mencionó, dentro de la estructura interna de la Dirección se ubican la Secretaría General de Estrategia Tecnológica y el Área de Planificación y Gestión de Grandes Proyectos. Por otra parte, con la finalidad de materializar la estructura que se propone, es necesario llevar a cabo varias acciones administrativas de nivel presupuestario, las cuales se indicarán en las recomendaciones que más adelante se formularán.
5.1 Las tecnologías de información son un componente fundamental en las organizaciones, pues ellas son cada vez más dependientes los procesos operativos, administrativos y estratégicos de las instituciones, las cuales dedican gran parte de sus presupuestos a su inversión.
5.2 La administración ha hecho esfuerzos para modernizar su estructura como consecuencia de los cambios que presenta el entorno, lo cual se transforma en desafíos organizacionales por cumplir, de ahí que en el 2003 el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) apuntó la necesidad de crear en el Tribunal una Dirección de TIC, mientras que en el 2009 la firma KPMG S.A. apuntó como debilidades el aparente traslape en el ámbito de acción de Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones y la Oficina de Proyectos Tecnológicos.
5.3 Como consecuencia de lo anterior, en el entorno tecnológico del Tribunal se han detectando diversas áreas que requieren una intervención urgente e inmediata a los efectos de contrarrestar situaciones como ausencia de criterio tecnológico calificado para abordar decisiones de orden estratégico, duplicidad de esfuerzo entre el DTIC y la OPT, centralización de aspectos de tipo operativos en el DTIC que imposibilita la atención de asuntos estratégicos, así como una estructura organizativa rezagada en relación con las necesidades que demanda el entorno en materia de estrategia tecnológica.
5.4 Es oportuno generar cambios para mejorar la administración de los estudios y ejecución de los proyectos tecnológicos y de aquellas acciones estratégicas de esa naturaleza, para hacer un mejor uso de los recursos institucionales.
5.5 La asignación presupuestaria para el desarrollo estratégico institucional en materia de tecnologías de información es importante, de ahí que sea necesario una adecuada administración en aras de maximizar los recursos económicos.
Con fundamento en los argumentos descritos y considerando la necesidad de una actuación de mejora inmediata, esta Dirección recomienda acoger, si así lo tiene a bien el Superior, lo siguiente:
Crear una Dirección General de Estrategia Tecnológica (DGET) a partir del 1 de mayo de este año, cuya función primordial es asumir la dirección estratégica institucional en materia de tecnologías de información, asesorar de manera directa al Tribunal en la escogencia de las políticas y planes relacionados con estrategia de tecnologías de información, lo que incluye la administración y control de los estudios, ejecución de los proyectos y acciones estratégicas de esa naturaleza, proponer estrategias tecnológicas para mejorar los procesos operativos, administrativos y estratégicos de la organización, administrar la comercialización de venta de servicios, así como otras que le asigne el Tribunal.
Para asumir el puesto de “Director General de Estrategia tecnológica (sic)” se recomienda reclasificar el puesto N° 45838 ocupado por el señor Dennis Cascante Hernández, pasándolo a la categoría 1 en la clase Director General del índice de salarios del Tribunal Supremo de Elecciones.
Reclasificar el puesto N° 361332 -Asistente Funcional en cargos fijos- actualmente vacante en el DTIC, a la categoría 4 en la clase de Ejecutivo de Área denominándose el puesto “Secretario General de la Dirección General de Estrategia Tecnológica”, para lo cual en dicho puesto de Secretario General se recomienda nombrar en propiedad al señor Mynor Mora Chang a partir del 1 de mayo de este año.
Que la Oficina de Proyectos Tecnológicos y el Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones, pasen a ser dependencias adscritas a la Dirección General de Estrategia Tecnológica, la cual en lo sucesivo se encargará de determinar las necesidades de reorganización de las labores que se realizan en esas dependencias.
Que la actual Área de Planificación y Gestión de Grandes Proyectos del DTIC, pase a formar parte de la Dirección, la cual se encargará de determinar a futuro la conveniencia de ajustar el rol de ésta Área en concordancia con las necesidades institucionales en materia de proyectos tecnológicos. Para tal efecto, el puesto N° 86303 que ocupa la señora Armenia Masis (sic) Soto, se reclasifica pasando de la clase de Profesional Coordinador (categoría 9) a la clase Profesional Especializado (categoría 8), de conformidad con lo anotado en el apartado 4.4 de este informe.
Descentralizar las funciones operativas que actualmente concentra la jefatura del DTIC, distribuyéndolas en cuatro Secciones que absorberán las áreas de Soporte Técnico, Infraestructura, Desarrollo de Sistemas y Seguridad de ese Departamento. Las nuevas Secciones estarán cada una a cargo de un jefe que se ubicará en la clase denominada Profesional Especializado, los cuales, con excepción de la Jefatura de la Sección de Riesgos y Seguridad, reportarán al jefe del DTIC en calidad de superior inmediato, de acuerdo con lo señalado en el punto 4.3 de este informe. Las nuevas Secciones se conformarán de la siguiente manera:
Todo el personal que actualmente conforma el área de infraestructura del DTIC pasa a integrar parte de la Sección de Infraestructura, con excepción del encargado del área quien se trasladaría a formar parte de la estructura interna del DTIC. El puesto N° 54381 ocupado actualmente por el señor Mario Pereira Granados se reclasifica a Jefe de la Sección de Infraestructura, pasando de la clase Profesional Coordinador (categoría 9) a la clase Profesional Especializado (categoría 8).
Todo el personal que actualmente conforma el área de desarrollo de sistemas del DTIC pasa a formar parte de la Sección de Ingeniería de Software. El puesto N° 55699 (Profesional de Gestión) que se encuentra vacante en el DTIC se reclasifica a Jefe de la Sección de Ingeniería de Software en la clase Profesional Especializado en categoría 8, para lo cual el Director General de Estrategia Tecnológica coordinará lo pertinente con el Departamento de Recursos Humanos a fin de concretar con prioridad el nombramiento del titular de este puesto.
Todo el personal que actualmente conforma el Área de Servicios de Información y Gestión del DTIC, conocida como Soporte Técnico, pasa a formar parte de la Sección de Servicio al Cliente de TI. El puesto N° 95553 ocupado actualmente por la señora Ana Yansi Gutiérrez Francis se reclasifica a Jefe de la Sección de Servicio al Cliente de TI, pasando de la clase de Profesional Coordinador (categoría 9) a la clase Profesional Especializado (categoría 8).
Temporalmente el personal que conforma el área de Seguridad TIC pasa a formar parte de la Sección de Riesgos y Seguridad de la Información. No obstante, la Dirección General de Estrategia Tecnológica iniciará un análisis del perfil profesional de los funcionarios que actualmente ocupan esos puestos para determinar si se mantienen en esta Sección o si se trasladan a la de Infraestructura. El puesto N° 353742 de Oficial de Seguridad de la Información (Profesional Coordinador) que se encuentra vacante en la Dirección Ejecutiva se reclasifica a Jefe de la Sección de Riesgos y Seguridad en la clase Profesional Especializado (categoría 8) y en consecuencia, se traslada a la Dirección General de Estrategia Tecnológica. Asimismo, mientras se concreta el nombramiento de esta Jefatura, se encargarán las funciones al señor Mario Pereira Granados, que se propuso como Jefe de la Sección de Infraestructura.
Crear el Departamento de Comercialización de Servicios a partir de enero de 2012, para lo cual se requiere que la Dirección Ejecutiva incluya en la relación de puestos de ese año, cuatro puestos con el propósito de que sea posible iniciar labores. Dichos puestos serían: 1 Jefe Departamental (categoría 3), 1 Profesional Coordinador (categoría 9), 1 Coordinador de Gestión (categoría 15) y 1 Auxiliar de Operación (categoría 20).
Que con la finalidad de robustecer la gestión de la Dirección General de Estrategia Tecnológica, se incluya en la relación de puestos de 2012 una plaza de Profesional Especializado (categoría 8) la cual será de Abogado, cuya función principal, entre otras que le comisione el Director, será la atención de consultas de tipo legal que surjan con ocasión del funcionamiento de la Dirección, así como de emitir criterios y opiniones técnico-jurídicas propias de la materia en cuestión.
Encomendar a la Dirección General de Estrategia Tecnológica, para que en conjunto con la Dirección Ejecutiva, ordenen la distribución de puestos actualmente asignados al DTIC, el cual cuenta con un total de 84 plazas, de las cuales 23 corresponden a nombramientos interinos en puestos de servicios especiales y 24 nombramientos entre plazas en propiedad llenadas interinamente y ascensos interinos. Lo anterior abordará integralmente la distribución definitiva del personal que conformará cada una de las dependencias de la nueva Dirección, así como la conveniencia de eventuales traslados hacia otras Unidades Administrativas de la Institución.
Instruir al Departamento de Recursos Humanos, para que con carácter de urgencia brinde alta prioridad a la realización de los procedimientos correspondientes para el nombramiento en propiedad de las plazas vacantes de Jefes de las Secciones de Riesgos y Seguridad y de Ingeniería de Software.
Que el Departamento de Recursos Humanos y la Secretaría del Tribunal preparen el proyecto de resolución respectiva para concretar las reclasificaciones de los puestos antes mencionados a partir del 1 de mayo de este año y la remitan a la Dirección General de Presupuesto Nacional para que se le dé contenido económico con base en la coletilla presupuestaria 180 de la subpartida 00101. Tome nota la Dirección Ejecutiva a los efectos de practicar los movimientos respectivos en la relación de puestos del 2012, para lo cual habrá de considerar que a partir de ese año, la Dirección General de Estrategia Tecnológica y sus dependencias adscritas se trasladarán al subprograma presupuestario 850-02.”.
Se dispone: Aprobar según se recomienda. La propia Dirección Ejecutiva sugerirá los cambios que sean oportunos en relación con el CATI, CEPEI y la Comisión de Gobierno Digital. Póngase en conocimiento de las oficinas concernidas. La Oficina de Comunicación divulgará internamente el contenido de este acuerdo. ACUERDO FIRME.
A) Aplicación del Artículo 24 del Código Electoral. Del señor Rodolfo Delgado Rojas, Secretario de la Comisión de Gobierno Digital, se conoce oficio n.° CGD-005-2011 de fecha 12 de abril de 2011, recibido el 14 de abril en la Secretaría de este Tribunal, en el cual literalmente manifiesta:
“Para hacerlo de conocimiento del Superior, adjunto copia del acta de la reunión n.° 02-2011, celebrada el 04 de abril del año en curso por la Comisión de Gobierno Digital.
Asimismo, para los fines consiguientes me permito transcribirle el artículo tercero por su a (sic) bien tiene brindarle su aprobación.
“ARTÍCULO TERCERO. Se acuerda: Con el propósito de concretar la aplicación del artículo 24 del Código Electoral referido al cobro de servicios no esenciales del TSE y precisar la correspondiente estructura tarifaria, esta Comisión recomienda al Tribunal implementar las siguientes acciones:
Encargar a la Dirección Ejecutiva que defina un modelo de gerencia para la venta de servicios no esenciales, con poder de decisión suficiente; así como el estudio para la conformación de alianzas estratégicas o el desarrollo de procesos licitatorios con empresas públicas o privadas para atender lo operativo y la plataforma tecnológica de la gestión de la venta de servicios, pudiendo estas (sic) cobrar un monto por lo contratado, con la advertencia que únicamente será el TSE el vendedor directo del servicio y no la empresa contratada, por lo que su imagen o perfil no será visible.
Determinar como los principales proyectos de venta de servicios no esenciales los siguientes, sin perjuicio de que se definan otros con posterioridad:
1) SINPE, con el Banco Central de Costa Rica, ya en ejecución.
2) Validación de la huella digital para efectos de identidad de las personas (comparación 1 a 1, coincidencia –match- únicamente), sin que implique el almacenamiento de huellas por parte de terceros.
3) Entrega domiciliaria de certificaciones, cédula de identidad y tarjeta de menores por medio de puntos predefinidos (Correos de Costa Rica y Bancos, por ejemplo) e investidura de agentes –funcionarios del TSE- que trasladen los documentos a las direcciones autorizadas, sin que implique la impresión de los documentos en esos puntos, sino únicamente en la sede central.
4) Estudios de genealogías, a través de terceros y no destinando funcionarios del TSE.
Encargar a la Dirección Ejecutiva el estudio o valoración de la mejor opción, entre la promoción de un procedimiento de contratación administrativa o un convenio con la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP), para la elaboración de los cuadros tarifarios de la venta de servicios no esenciales del Tribunal.””
Se dispone: Tomar nota de lo consignado en el acta que se conoce y acoger la recomendación propuesta en el artículo tercero de la misma. El Tribunal entiende y deja establecido que los servicios detallados en el punto segundo están cubiertos por la autorización prevista en el artículo 24 del Código Electoral. La Dirección Ejecutiva, conjuntamente con la Dirección General de Estrategia Tecnológica, atenderán con prontitud los encargos que se indican en la propuesta de la Comisión de Gobierno Digital. También dispondrán la realización de los estudios pertinentes por parte de la Oficina de Proyectos Tecnológicos en el momento que lo estimen oportuno. ACUERDO FIRME.
A) Solicitud de creación de distritos electorales. De los señores José Arturo Mora Angulo, Marco Tulio Soto Arguedas, Elida Gerarda León Rodríguez, Martín Fernando Alfaro Zamora, María Julia Loría González, Patricia del Carmen Dávila Jiménez, Christian Antonio Zelaya Barrantes y Jorge Alberto Esquivel Guevara, todos miembros de la Junta Directiva de la Unión Cantonal de Asociaciones de Grecia, se conoce oficio sin número y sin fecha, recibido el 15 de abril de 2011 en la Secretaría del despacho, mediante el cual solicitan el estudio correspondiente para la eventual creación de los distritos electorales de Carrizal, La Flor, San Gerardo, San José (Estela Quesada), Monte Lirio, Los Lagos, El Rubí, El Pinar, El Carmen y Merced, en el distrito administrativo de Río Cuarto de Grecia.
Se dispone: Para su estudio y respectiva recomendación, trasládese la presente gestión a la Contraloría Electoral. ACUERDO FIRME.
A) Autorización para el reciclaje electoral y otros. Del señor Javier Vega Garrido, Contralor Electoral, se conoce oficio n.° CE-093-2011 de fecha 13 de abril del 2011, recibido ese día en la Secretaría de este Tribunal, en el cual literalmente manifiesta:
“De conformidad con el párrafo tercero del artículo 184 del Código Electoral, Ley Nº 8765 del 11 de agosto del 2009, y el segundo del artículo 19 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y el Registro Civil, Ley Nº 3504 del 10 de mayo de 1965, me permito por su medio solicitar autorización al Tribunal para coordinar la preparación y fiscalización de la eliminación y conversión (reciclaje) de las papeletas y otros materiales utilizados en las elecciones del pasado 5 de diciembre.
De previo a esta petición, el personal de almacenamiento de esta Contraloría cumplió con la clasificación, selección y custodia del material susceptible de eliminación, según lo planteado por el suscrito mediante Oficio CE-024-2011 del 31 de enero del año en curso, aprobado por el Superior en Sesión Ordinaria Nº 012-2011, celebrada el 3 de febrero.
También concluyó ese personal la revisión de las tulas y la extracción de los padrones con documentos adjuntos, para su acomodo y custodia en los espacios previstos para ese fin. Con ocasión de esa labor se enviaron dichas tulas al programa de preparación de material electoral y sólo resta clasificar por color las papeletas utilizadas en los citados comicios como precondición para su reciclaje, precisamente objeto de la autorización que se procura.
En relación con el material electoral que se encuentra en la Bodega “Las Brisas”, mediante Oficio DCPE-144-2011 del pasado 04 de abril, el señor Eric Schmidt Fonseca, Coordinador de Programas Electorales, señala: “...Sobre el particular, se autorizó al señor Montero Mayorga para reciclar mamparas, cajas de materiales menores y formularios, manteniendo en bodega sobres con leyenda y lisos los cuales podrán ser utilizados por el Programa de Empaque de Material Electoral.
Por lo anterior, le indico que este Departamento está a la espera de que en el almacén se clasifique y separe los materiales a reciclar para personalmente aprobar dicho procedimiento”.
Así mismo (sic), entendiendo la naturaleza coyuntural de esas actividades, por medio de Oficio ARC-122-2011, la señora Liseth Mora Soto, Jefe de Archivo Microfilm, informa que existe un material sensible y reciclable y que está a la espera de que el Comité Institucional de Selección y Eliminación determine su vigencia administrativa.
De acuerdo con lo anterior, se solicita autorización al Tribunal para implementar la decisión de eliminar las papeletas y otro material usado en los comicios municipales del 2010, que incluiría el que finalmente definan la señora Liseth Mora Soto y el señor Eric Schmidt Fonseca; de ser concedida tal autorización, de ella deriva la aprobación de las siguientes acciones:
La Proveeduría iniciará el proceso de contratación con base en los requerimientos que próximamente se harán de su conocimiento, incluida la definición de la posible cuantía del negocio. Téngase como antecedente inmediato el contrato de permuta celebrado con la firma “Kimberly Clark” CR Ltda, (sic) sustentado en la resolución PROVTSE-0336-2010 del 22 de setiembre del 2010.
La Secretaría del Tribunal y la Dirección Ejecutiva autorizarán la jornada extraordinaria que será sometida a su conocimiento en términos de funcionarios y horario.
Esa Dirección y la Contaduría aprobarán la solicitud de viáticos, o solución similar que asigne recursos a los colaboradores que deban desplazarse y permanecer hasta 12 horas en las instalaciones de la adjudicataria del reciclaje, para financiar su alimentación durante ese proceso.
La Oficina de Seguridad Integral coordinará – según lo requiera oportunamente esta Contraloría – la vigilancia de la carga de los materiales objeto de reciclaje, y la regulación vial para el acceso de los vehículos de transporte que aportará la adjudicataria, que por sus dimensiones afectará en parte el tránsito normal por Avenida Primera (sic).
De la carga controlada de estos materiales en la Unidad de Almacenamiento de esta Contraloría y en las instalaciones de la Bodega (sic) conocida como “Las Brisas”, su traslado a las instalaciones de la adjudicataria, descarga y efectividad de su destrucción, se llevará bitácora y levantará las actas según el procedimiento que se ha definido.”
Se dispone: Se concede la autorización que solicita el señor Contralor Electoral, quien informará oportunamente a este Tribunal sobre los resultados obtenidos.
ARTÍCULO OCTAVO. ASUNTOS PRESUPUESTARIOS.
A) Instancia relativa a contención del gasto público. Del señor Fernando Herrero Acosta, Ministro de Hacienda, se conoce oficio n.° DM-483-2011 de fecha 12 de abril del 2011, recibido el 14 de abril en la Secretaría de este Tribunal, en el cual literalmente manifiesta:
“El Poder Ejecutivo promulgó las Directrices Generales de Política Presupuestaria para las Entidades Públicas, Ministerios y demás Órganos según corresponda, cubiertos por el Ámbito de la Autoridad Presupuestaria, para el año 2012¹, misma que en lo que interesa establece en su artículo 2°: "El gasto presupuestario de las entidades públicas, ministerios y demás órganos, para el año 2012, podrá incrementarse hasta un máximo de 4% con respecto al gasto presupuestario máximo autorizado para el 2011, del cual se deducirán los gastos no recurrentes que se le hayan sumado hasta el 30 de abril del 2011, según el artículo 1° del Decreto Ejecutivo No. 35821-H y sus reformas, publicado en La Gaceta No. 55 de 19 de marzo de 2010".
En punto a lo anterior, me dirijo a usted en ocasión de instarle respetuosamente, para que se sume a los esfuerzos que en materia de control del gasto público implementa el Gobierno, a efectos de que en la formulación presupuestaria para el Ejercicio 2011, el Anteproyecto de Presupuesto de su representada, no exceda los ¢15.579,2 millones. Esta suma excluye el presupuesto para gasto electoral en atención a lo dispuesto en el artículo 177 de la Constitución Política (sic)
Asimismo, como una importante contribución a la contención del gasto público, del que se da lectura en la Directriz Presidencial No. 13-H² de marzo anterior, no se autoriza la creación de plazas, excepto las de carácter policial.
Finalmente, me permito recordarle que el Anteproyecto de Presupuesto de su representada deberá ser remitido a este Despacho, a más tardar el 15 de junio del presente año, según lo ordena el artículo 46 del Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y sus reformas.
¹ Decreto Ejecutivo No. 36488-H de 8 de marzo de 2011.
² Publicada en Alcance Digital No. 13-A a La Gaceta No. 45 de 4 de marzo de 2011.”
Se dispone: Agradecer al señor Ministro de Hacienda, la información que se sirve suministrar a este Tribunal. Póngase en conocimiento de la Comisión de Presupuesto para lo de su cargo. ACUERDO FIRME.
B) Modificación presupuestaria. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-947-2011 de fecha 14 de abril de 2011, recibido el día siguiente en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual, de conformidad con los argumentos que expone, recomienda lo que literalmente se transcribe a continuación:
“(…) 3) RECOMENDACIÓN
(Coletilla: Incluye recursos para la señalización de la institución).
10801 Mantenimiento de edificios y locales
10.325.000,00
(Coletilla: Incluye contratación externa de consultoría para comunicación política).
24.650.000,00
(Coletilla: Incluye previsiones para pagos pendientes de las elecciones diciembre 2010: atender pagos pendientes).
10503 Transporte en el exterior
4.340.000,00
10504 Viáticos en el exterior
(Coletilla: Incluye recursos para capacitación promovida por el Instituto de Formación y Estudios Democráticos –IFED-).
60399 Otras prestaciones a terceras personas
(Coletilla: Incluye previsión para el pago de subsidios de incapacidades en cargos fijos y servicios especiales).
77.790.000,00
93.765.000,00
(Coletilla: Incluye recursos para el pago de recolección de residuos biológicos del consultorio médico).
10406 Servicios generales
(Coletilla: Incluye recursos para atender el servicio de reestructuración de la rotulación accesible).
(Coletilla: Para la atención de la realización de algunos talleres sobre armonización de responsabilidades familiares y laborales, a cargo de la Unidad de Género).
10808 Mantenimiento y reparación de equipo de cómputo
10899 Mantenimiento y reparación de otros equipos
50199 Maquinaria y equipo diverso
TOTAL AUMENTO DEL SUBPROGRAMA 850-01
5.340.000,00
(Coletilla: Incluye la contratación de rotulación de accesibilidad de acuerdo a lo requerido por la Ley 7600 y la atención de polarizado de oficinas del 7mo piso).
(Coletilla: Incluye recursos para las actividades de promoción de una cultura democrática).
20203 Alimentos y bebidas
60103 Transferencias corrientes a instituciones descentralizadas no empresariales (incluir IP 204 como coletilla)
FF=001, CE=1310, CF= 1190
(Coletilla: Para atender el convenio de la elaboración del “Atlas Electoral Digital de Costa Rica, entre el Tribunal Supremo de Elecciones y la Universidad de Costa Rica).
60201 Becas a funcionarios
Se dispone: Aprobar conforme se recomienda. Proceda la Secretaría de este Tribunal, con la colaboración de la Dirección Ejecutiva, a remitir atenta solicitud a la Dirección General de Presupuesto Nacional del Ministerio de Hacienda, en los términos propuestos. ACUERDO FIRME.
A) Propuesta de ampliación de la cobertura para la emisión de certificaciones y constancias del Tribunal Supremo de Elecciones. De la señora Alicia Avendaño Rivera, Directora de la Secretaría Técnica de Gobierno Digital, se conoce oficio n.º 069-164-2011 del 22 de marzo de 2011, recibido en la Secretaría de este Tribunal el 13 de abril de 2011, mediante el cual literalmente manifiesta:
“Asunto: Propuesta para el desarrollo del proyecto: Ampliación de la cobertura para la emisión de certificaciones y constancias del Tribunal Supremo de Elecciones.
Como es de su conocimiento, la Secretaría Técnica de Gobierno Digital, ha venido realizando esfuerzos para fomentar la eficiencia del Gobierno, servicios de calidad a los ciudadanos y transparencia y (sic) participación ciudadana: siempre teniendo como fin un Gobierno centrado en el ciudadano.
Al analizar una serie de servicios los cuales tienen mucha demanda por parte de los ciudadanos y de gran impacto en los ahorros de los ciudadanos; hemos determinado que la automatización y masificación de los servicios de emisión de certificaciones y constancias que emite el Tribunal Supremos (sic) de Elecciones son un candidato ideal (sic) suministrar el servicio en forma más oportunos (sic) y cercana.
Por tal razón, le presentamos la propuesta de implementación del proyecto denominado “Ampliación de la cobertura para la emisión de certificaciones y constancias del Tribunal Supremo de Elecciones” en cual (sic) será desarrollado por Gobierno Digital, Tribunal Supremo de Elecciones y el Banco Nacional de Costa Rica.
El objetivo del proyecto es ofrecer el servicio de emisión de certificaciones y constancias (sic) Tribunal Supremo de Elecciones en las (sic) diversos puntos que tiene el Banco Nacional (sic) las cuales rondan los dos mil (2000) puntos de acceso a los ciudadanos alrededor de todo el país: así como el acceso vía un (sic) servicio web; haciendo que el servicio pueda brindarse de forma más oportuna y ágil a los ciudadanos que los requieran.
La propuesta para la emisión de las certificaciones en diversos puntos del BNCR es por medio del uso de un código de emisión el cual se puede corroborar en línea, esquema similar al implementado por el Registro Público para la emisión de certificaciones, asimismo estaremos reforzando el mecanismo con la utilización de firma digital para darle el valor jurídico respectivo.
La participación de cada entidad para el desarrollo del proyecto corresponde a lo siguiente:
El Banco Nacional (sic) pondría a la disposición los dos mil (2000) puntos de acceso a los ciudadanos alrededor de todo el país e incorpora los mecanismos de pago para cobrar el servicio de emisión de certificado.
Gobierno Digital realizaría el desarrollo del servicio bajo el esquema planteado, además de suministrar el hosteo (sic) de la aplicación.
El Tribunal Supremo de Elecciones pondría a disposición la información requerida para ofrecer el servicio.
El proyecto que proponemos requiere que el servicio tenga un costo al ciudadano (sic) esto con el propósito de cubrir los gastos de operación y desarrollo del proyecto, por tal razón estaremos realizando un estudio para calcular el costo propuesto, el cual estaríamos sometiendo a su consideración.
Con el propósito de analizar la factibilidad del proyecto se procedió a realizar una primera reunión de acercamiento con los funcionarios del Banco Nacional (sic) y del Tribunal Supremo de Elecciones (Laura Tellez (sic) y Ricardo Hernández) no obstante lo anterior requerimos conocer la disposición de la entidad a su cargo sobre la factibilidad de la realización del proyecto. Es necesario indicarle que desde el punto de vista técnico y legal existe la viabilidad para el desarrollo.
Así las cosas y en vista de la importancia de implementar el proyecto es necesario conocer el interés de la entidad a su cargo y con esto iniciaríamos de inmediato con el análisis técnico y planificación necesaria. […]”.
Se dispone: Agradecer a la señora Avendaño Rivera la remisión de su propuesta, la cual se agregará al estudio que sobre el particular debe realizar la Oficina de Proyectos Tecnológicos, según lo dispuesto por este Tribunal en el artículo cuarto de la sesión ordinaria n.º 034-2011, celebrada el 07 de abril de 2011 (oficio n.º STSE-0951-2011 de la misma fecha); estudio que deberá estar concluido a la brevedad posible. ACUERDO FIRME.
B) Reelección de los Magistrados Eugenia María Zamora Chavarría, Juan Antonio Casafont Odor y Fernando del Castillo Riggioni. De la señora Silvia Navarro Romanini, Secretaria General de la Corte Suprema de Justicia, se conoce oficio N° SP-151-11 de fecha 6 de abril de 2011, recibido el 15 de abril en la Secretaría de este Tribunal, en el cual cordialmente transcribe el acuerdo tomado por la Corte Plena, en sesión n° 10-11 celebrada el 4 de abril del año en curso, Artículo IX, referente a la reelección de la señora Eugenia María Zamora Chavarría al cargo de Magistrada Propietaria, así como a la de los señores Juan Antonio Casafont Odor y Fernando del Castillo Riggioni como Magistrados Suplentes de este Organismo Electoral, por un período que concluye el 7 de mayo de 2017. Asimismo, indica que -para recibirles el juramento constitucional- se ha señalado las 16:00 horas del 25 de abril, acto al que se invita a los señores Magistrados propietarios y suplentes, así como al señor Secretario, todos de este Tribunal.
Se dispone: Agradecer a la señorita Navarro Romanini la atenta comunicación que cursa, así como la invitación que hace a este Tribunal. Póngase en conocimiento de la señora Eugenia María Zamora Chavarría y de los señores Juan Antonio Casafont Odor y Fernando del Castillo Riggioni. ACUERDO FIRME.
C) Designación de funcionarios para formulación de segundo Plan de Acción de la Política de Igualdad y Equidad de Género (PIEG). De la señora Maureen Clarke Clarke, Presidenta Ejecutiva del Instituto Nacional de las Mujeres (INAMU) se conoce oficio n.° PE-526-04-2011 de fecha 14 de abril del 2011, recibido el día siguiente en la Secretaría de este Tribunal, en el cual literalmente manifiesta:
“Reciba un cordial saludo de nuestra parte. Como es de su conocimiento, la Política de Igualdad y Equidad de Género PIEG es una política de carácter estatal y público, que condensa los compromisos del Estado costarricense, en los próximos diez años, para el cierre de brechas de género relacionadas con el empleo y los ingresos, las responsabilidades familiares, la educación y la salud, la protección efectiva de los derechos y la participación política de las mujeres.
Bajo este marco, se debe formular en el 2011 un segundo Plan de Acción de la PIEG, que se ejecutaría en el período 2012 - 2014. La formulación de este instrumento de política pública requiere de un proceso de consulta con amplia participación de las instituciones competentes. Mucho agradeceríamos designe representantes de la institución que usted dirige para participar en el proceso de formulación del Plan. Se recomienda designar funcionarios/as con posibilidades de influir en acciones estratégicas de la institución, según objetivos de la PIEG. No omito manifestar que la señora Sary Montero Cabezas integra la Comisión Técnica Interinstitucional de la PIEG, en representación del Tribunal Supremo de Elecciones.
El primer taller se realizará el jueves 5 de mayo, en horario de 8:30 de la mañana a 4:00 de la tarde, en el Hotel Holiday Inn.(…)”
Se dispone: Designar a las funcionarias Sary Montero Cabezas y Mariela Castro, en representación de este Tribunal. ACUERDO FIRME.
D) Solicitud de creación de oficina regional de estos organismos electorales en Río Cuarto de Grecia. De los señores José Arturo Mora Angulo, Marco Tulio Soto Arguedas, Elida Gerarda León Rodríguez, Martín Fernando Alfaro Zamora, María Julia Loría González, Patricia del Carmen Dávila Jiménez, Christian Antonio Zelaya Barrantes y Jorge Alberto Esquivel Guevara, todos integrantes de la Junta Directiva a la Unión Cantonal de Asociaciones de Desarrollo de Grecia, se conoce oficio sin número y sin fecha, recibido el 15 de abril de 2011 en la Secretaría de este Tribunal, mediante el cual solicitan se estudie la posibilidad de instalar una Oficina Regional de estos Organismos en la zona de Río Cuarto de Grecia.
Se dispone: Para su estudio e informe, pase este asunto a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.