Source: https://creativegroup.com.co/politicas-y-procedimientos-de-proteccion-de-datos-personales/
Timestamp: 2018-11-19 14:35:53
Document Index: 201055291

Matched Legal Cases: ['artículo 25', 'artículo 25', 'artículo 17', 'artículo 13', 'ARTÍCULO 10', 'ARTÍCULO 14', 'artículo 17', 'artículo 14', 'artículo 21', 'ARTÍCULO 18', 'ARTÍCULO 19', 'artículo 15', 'ARTÍCULO 21']

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES - Creative Group
+571 212 00 43Cra 20 # 63C - 33 Bogotá, Colombia
Aviso sobre Política de tratamiento de datos personales
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN…
CREATIVE GROUP LTDA
Nit: 830.144.329-7
Domicilio: Carrera 20 No. 63c- 33
Teléfono: (1) 2120043
Correo electrónico: administracion@creativegroup.com.co
Este documento fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”y el Decreto 886 de 2014, “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos”. A estas Políticas le sarán aplicables todas las demás normas que complementen o sustituyan las anteriores.
Este documento se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje CREATIVE GROUP LTDA, sociedad domiciliada en la Carrera 20 No. 63c- 33 de Bogotá D.C. con el correo electrónico: administracion@creativegroup.com.co y teléfonos: 2120043 en Bogotá.
Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican a las bases de datos que maneja la compañía, y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 886 de 2014 “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012” y la Circular Externa 002 de 2015 que “Adicionó el Capítulo Segundo en el Título V de la Circular única de la Superintendencia de Industria y Comercio”, cuyo período de vigencia se contará desde la fecha de la autorización y hasta el cese de las operaciones de la sociedad.
Por medio del presente documento se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los Responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos, así como lo estipulado por el artículo 13 del Decreto 1377 de 20134 que establece la obligatoriedad por parte de los Responsables del tratamiento de desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas y el Decreto 886 de 2014, que regula lo relacionado al Registro Nacional de Bases de Datos. Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza CREATIVE GROUP LTDA, a fin de garantizar y
proteger el derecho 4 Decreto 1377 De 2013: “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” 6 fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios.
Las definiciones que se emplean en el presente artículo, son elementos indispensables para la protección del derecho de habeas data, y permiten una correcta y apropiada interpretación del presente documento y de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y demás normas vinculantes, y contribuyen a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.
m) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por CREATIVE GROUP LTDA en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales.
b) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por CREATIVE GROUP LTDA debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de CREATIVE GROUP LTDA en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de CREATIVE GROUP LTDA, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de CREATIVE GROUP LTDA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los Titulares de los mismos. CREATIVE GROUP LTDA, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los Titulares de los datos, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido recolectados y almacenados en la base de datos. El formato para la autorización será elaborado por CREATIVE GROUP LTDA y será puesto a disposición del Titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102 y el Decreto 1377 de 2013. Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular de los datos personales, que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, y el derecho que le asiste para solicitar el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus datos personales en cualquier momento, a través de los mecanismos puestos a su disposición por CREATIVE GROUP LTDA Lo anterior con el fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. La autorización es una declaración que informa al Titular de los datos personales:
d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados e) Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles (si aplica) no está obligado a autorizar su tratamiento.
CREATIVE GROUP LTDA adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
ARTÍCULO 10. AVISO DE PRIVACIDAD.
c) Los derechos que le asisten al Titular; d) Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información. e) No obstante lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad señalará expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.
CREATIVE GROUP LTDA conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo el tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste se deriven. Para el almacenamiento del modelo, CREATIVE GROUP LTDA podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CREATIVE GROUP LTDA, en su condición de responsable del tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a CREATIVE GROUP LTDA, en su condición de Responsable del Tratamiento.
c) Ser informado por CREATIVE GROUP LTDA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
CREATIVE GROUP LTDA mantendrá habilitados medios de contacto para que los Titulares de datos puedan ejercer sus derechos y dar aplicación a los procedimientos previstos en el Capítulo IV de estas Políticas, los cuales serán informados y puestos a disposición en el Aviso de Privacidad.
ARTÍCULO 14. DEBERES DE CREATIVE GROUP LTDA EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
CREATIVE GROUP LTDA tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las
personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014 y las demás normas aplicables sobre protección de datos personales De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, CREATIVE GROUP LTDA se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:
El poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y consultar si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento.
De esta manera, CREATIVE GROUP LTDA debe garantizar al Titular su derecho de acceso en tres vías:
c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de CREATIVE GROUP LTDA de informar al Titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.
PARAGRAFO: CREATIVE GROUP LTDA garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del Titular o personalidad de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo y deberá permitir al Titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos.
En consecuencia, CREATIVE GROUP LTDA garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales CREATIVE GROUP LTDA garantiza:
c) Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación. En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta 14 dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
b) Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra CREATIVE GROUP LTDA, éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.
ARTÍCULO 18. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS.
En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar a CREATIVE GROUP LTDA la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
d) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
2) La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por CREATIVE GROUP LTDA señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:
PARÁGRAFO PRIMERO. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. CREATIVE GROUP LTDA tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. CREATIVE GROUP LTDA tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al Titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes. CREATIVE GROUP LTDA podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web. Cada vez que CREATIVE GROUP LTDA ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los Titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de un comunicado ya sea digital o físico.
PARÁGRAFO SEGUNDO. SUPRESIÓN DE DATOS. El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a CREATIVE GROUP LTDA la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
PARÁGRAFO TERCERO. EJERCICIO DEL DERECHO DE SUPRESIÓN. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por CREATIVE GROUP LTDA. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular. En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, CREATIVE GROUP LTDA debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
ARTÍCULO 19. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.
Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, CREATIVE GROUP LTDA deberá establecer mecanismos sencillos, de fácil acceso y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó y en los términos estipulados en la ley 1581 de 2012, sus Decretos reglamentarios y normas modificatorias o complementarias. Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse.
La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que CREATIVE GROUP LTDA deba dejar de tratar por completo los datos del Titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines 17 publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.
Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el Titular no está conforme. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre Titular y Responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado. Los mecanismos o procedimientos que CREATIVE GROUP LTDA establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento otorgado no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, CREATIVE GROUP LTDA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
ARTÍCULO 21. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD.
CREATIVE GROUP LTDA mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.
c) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
k) El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales
CREATIVE GROUP LTDA designa al área de ADMINISTRACION o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales. ADMINISTRACION o quien haga sus veces, dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012. Lo anterior, de ser necesario, se hará con el apoyo del área de SERVICIO AL CLIENTE.
PARAGRAFO. CREATIVE GROUP LTDA designa a ADMINISTRACION como responsable de la adopción e implementación las obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
La presente Política de Datos Personales fue creada el día 07 de octubre de 2016 y entra en vigencia a partir del día 01 de noviembre de 2016. Cualquier cambio respecto de la presente política, se informará a través comunicado ya sea escrito o virtual.
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