Source: http://cbsa.gc.ca/agency-agence/reports-rapports/pia-efvp/aia-lai-20112012-fra.html
Timestamp: 2017-12-13 09:21:13+00:00
Document Index: 116368851

Matched Legal Cases: ["l'article 72", "l'article 27", "l'article 27", "l'article 8", "l'article 26", "l'article 25", "l'article 68", "l'article 69", "l'article 73", "l'article 73"]

ARCHIVÉ - Loi sur l'accès à l'information : Rapport annuel 2011-2012
ARCHIVÉ - Loi sur l'accès à l'information
Rapport annuel de l'Agence des services frontaliers du Canada
Chapitre un : Rapport sur la Loi sur l'accès à l'information
2.	Organisation
I.	À propos de l'Agence des services frontaliers du Canada
II.	Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
III.	Défis prochains relativement aux ressources
3.	Activités et réalisations
I.	Leadership
II.	Rendement
III.	Ressources humaines
V.	Politiques et lignes directrices nouvelles ou modifiées concernant la Loi sur l'accès à l'information
VI.	Cadre de responsabilisation de gestion
4.	Décret de délégation de pouvoirs
5.	Rapport statistique et exigences additionnelles en matière d'établissement de rapports
I.	Aperçu
II.	Demandes reçues aux termes de la Loi sur l'accès à l'information
III.	Source des demandes reçues
IV.	Délai de traitement
V.	Prorogations
VI.	Conclusion des demandes achevées
VII.	Exceptions invoquées
VIII.	Exclusions citées
IX.	Plaintes et enquêtes
X.	Appels
Annexe A – Décret de délégation de pouvoirs
Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) présente au Parlement, conformément à l'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi), son rapport annuel sur la gestion de la Loi. Le rapport décrit les activités qui témoignent de la conformité aux dispositions de la Loi pour l'exercice financier commençant le 1er avril 2011 et se terminant le 31 mars 2012. Au cours de cette période, l'ASFC a poursuivi ses activités dans la foulée des pratiques satisfaisantes mises en œuvre au cours des années précédentes.
« La Loi sur l'accès à l'information a pour objet d'élargir les lois canadiennes qui accordent au public un droit d'accès aux documents relevant de l'administration fédérale, et ce, conformément aux principes selon lesquels les renseignements détenus par le gouvernement devraient être mis à la disposition du public; les exceptions nécessaires à ce droit doivent être limitées et précises, et les décisions relatives à la divulgation de l'information gouvernementale doivent être contrôlées par une source indépendante du gouvernement.»[1]
Comme en dispose le paragraphe 72(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, «À la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale établit pour présentation au Parlement le rapport d'application de la présente loi en ce qui concerne son institution. »[2]
En 2011-2012, l'ASFC a adopté des procédures et des pratiques qui lui permettront de continuer à dispenser promptement des services aux Canadiens qui cherchent à exercer leur droit d'accéder à des renseignements aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et qui témoigneront du leadership dont elle a fait preuve dans la gestion de l'augmentation du nombre de demandes de renseignements personnels plus complexes qui requiert la collection d'information personnelle de plus en plus volumineuse et sensible.
I. À propos de l'Agence des services frontaliers du Canada
Depuis 2003, l'ASFC fait partie du portefeuille de Sécurité publique, créé pour veiller à la protection des Canadiens et contribuer à une société paisible et sécuritaire. À cet égard, l'ASFC est chargée de fournir des services frontaliers intégrés pour faciliter la libre circulation des personnes et des marchandises, y compris les aliments, les animaux et les végétaux, pour respecter les exigences prescrites par la loi.
L'ASFC s'acquitte de ses responsabilités avec un effectif d'environ 13 000 fonctionnaires, dont plus de 7 200 agents en uniforme qui fournissent des services dans quelque 1 200 points de service au Canada et dans 39 emplacements à l'étranger.[3]
II. Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Le 1er avril 2004, l'ASFC a créé la Section de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. Cette section comportait au départ six employés car on avait évalué la charge de travail annuelle à 250 à 350 demandes. Au cours de l'exercice financier 2007-2008, étant donné une croissance des demandes, la Section de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est devenue la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.
La Division comporte quatre unités : une section de l'administration, deux unités de gestion des cas et une unité de la politique et de la formation. La section de l'administration reçoit toutes les demandes et s'occupe des consultations, elle garantit le contrôle de la qualité de toute la correspondance à la sortie et elle appuie les deux unités de gestion des cas dans leurs activités quotidiennes. Les unités de gestion des cas transmettent à toutes les directions générales et régions les demandes d'extraction de renseignements; de façon quotidienne, elles donnent des orientations opérationnelles et prêtent leur soutien aux employés de l'ASFC. L'unité de la politique et de la formation élabore les politiques, les outils et les procédures nécessaires en matière de protection de la vie privée au sein de l'ASFC des services frontaliers du Canada et elle dispense la formation utile aux employés de l'ASFC. Pendant la période visée par ce rapport en 2011-2012, la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels comportait 40 équivalents temps plein et trois sous-traitants.
Le coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels pour l'Agence des services frontaliers du Canada est le directeur de la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels fait partie de la Direction du secrétariat de l'ASFC, qui relève du vice‑président de la Direction générale des affaires de l'ASFC. Pour respecter les pratiques exemplaires recommandées par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT)[4], le titulaire du poste de coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est à trois niveaux du président, il jouit d'une délégation de pouvoirs et son supérieur hiérarchique direct est le secrétaire général qui lui-même rend des comptes au vice-président de l'ASFC.
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels travaille en étroite collaboration avec d'autres instances relevant du portefeuille de Sécurité publique du Canada, tels que le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS), le Service correctionnel Canada (SCC), la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC) et la Gendarmerie royale du Canada (GRC), afin de mettre en commun les pratiques exemplaires et d'élaborer des processus simplifiés pour l'extraction de renseignements détenus conjointement afin de respecter le délai de 30 jours prescrit par la Loi pour les demandes d'accès à l'information.
III. Défis prochains relativement aux ressources
L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) s'attend à recevoir un nombre plus élevé de demandes compte tenu de son rôle de premier plan dans la mise en œuvre d'initiatives clés du gouvernement du Canada, telles que le Plan d'action « Par-delà la frontière » et le Plan d'action pour la réduction du déficit. De plus, la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels estime que des ressources considérables devront être consacrées aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée afférentes aux initiatives visées par le Plan d'action « Par-delà la frontière ».
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a mis en œuvre de nombreuses stratégies visant les opérations et les ressources humaines qui devraient aider à atténuer certaines des répercussions de ces initiatives et permettre à l'ASFC de poursuivre son excellent rendement en ce qui concerne ses obligations en matière d'accès à l'information.
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels reçoit, coordonne et traite les demandes d'information présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, et elle fournit un service rapide de grande qualité aux demandeurs. En outre, la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels dispose d'un réseau de 18 agents de liaison en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels présents dans chacune des directions générales et régions de l'ASFC des services frontaliers du Canada; ils aident à traiter les demandes en cherchant et en recueillant des dossiers et en coordonnant les recommandations au sein de leur direction générale ou de leur région. Cela permet à la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels d'optimiser l'efficacité du traitement des demandes afin que les demandeurs reçoivent leur information le plus rapidement possible.
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a renforcé l'administration du programme d'accès à l'information dans l'ensemble de l'ASFC en mettant en œuvre un processus de récupération des dossiers rigoureux et plus responsable. Depuis janvier 2012, toutes les directions générales et les régions ont dû fournir une approbation venant d'un directeur et donner le nom d'experts en la matière pour chaque bureau de première responsabilité prenant part à la recherche, à la récupération et à la fourniture de recommandations touchant des dossiers en réponse à une demande d'accès à l'information. Le nouveau processus est la première étape de la nouvelle méthode fonctionnelle de l'ASFC envers l'administration du programme. Un processus semblable sera mis en œuvre pour les consultations d'ici la fin de l'exercice. Des procédures seront établies, elles traiteront des retards dans le traitement des demandes de consultation provenant des autres institutions et elles simplifieront le processus de consultations des autres établissements fédéraux afin d'améliorer les temps de réponse.
L'ASFC était l'une des premières institutions du portefeuille de Sécurité publique du Canada à afficher des résumés des demandes d'accès à l'information traitées sur son site Web depuis juillet 2011. En adoptant cette nouvelle initiative avant l'échéance du SCT qui veut que les résumés soient affichés d'ici janvier 2012, l'ASFC a fait la preuve de son engagement en matière de transparence et de responsabilité envers les citoyens canadiens. Durant l'exercice financier 2011-2012 l'ASFC a répondu de façon informelle à 79 demandes afin d'obtenir des copies des demandes affichées sur son site Web.
L'Agence des services frontaliers du Canada a également une salle de lecture à la disposition des personnes qui souhaitent consulter nos publications ou d'autres documents publics. Les personnes intéressées peuvent avoir accès à notre salle de lecture en communiquant avec le Directeur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'ASFC. La salle de lecture est située à l'adresse suivante :
Immeuble Leima, 10e étage
Téléphone : 613-941-7431
atip-aiprp@cbsa-asfc.gc.ca
À l'automne 2011, l'ASFC a été l'un des nombreux établissements fédéraux consultés à propos de la nécessité de lancer des consultations avant d'invoquer les articles 15 (les relations internationales, la défense et les activités subversives) et 16 (l'application de la loi et les enquêtes criminelles) de la Loi sur l'accès à l'information. La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a fait part de nombreuses suggestions visant à faciliter cette nécessité et elle a été ravie de voir que des changements correspondants ont récemment été apportés à la directive sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information qui vise les consultations obligatoires.
L'ASFC fait aussi partie d'un groupe de travail dirigé par le SCT qui étudie le développement d'une suite de logiciels pour le traitement des dossiers en vertu de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels qui pourraient servir à tous les établissements du gouvernement fédéral.
Un des principaux facteurs pour la réception par l'ASFC d'une cote « Forte » dans le Cadre de responsabilisation de gestion 2,6 – Gouvernance et capacité était sa mise en œuvre et sa gestion d'un groupe de discussion modéré pour les professionnels de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels dans l'ensemble du gouvernement fédéral sur les forums du GC du Secrétariat du Conseil du Trésor. Le groupe des professionnels de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels permet aux spécialistes de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de partager les pratiques exemplaires, de discuter des solutions coordonnées, d'afficher du matériel de formation et généralement de coopérer afin de renforcer l'administration de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels dans l'ensemble du gouvernement. Le SCT s'est chargé de modérer le groupe de discussion et a félicité l'ASFC pour ses efforts relativement à l'établissement et à la réussite du groupe.
L'ASFC a toujours joué un grand rôle en ce qui concerne le soutien et la promotion de l'accès à l'information, et l'exercice 2011-2012 n'a pas été une exception. En plus des activités susmentionnées, l'ASFC prend part à d'autres activités de direction :
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a participé à une discussion en groupe sur le Système de traitement informatisé des dossiers d'immigration et sur le Système de soutien des opérations des bureaux locaux dans le cadre de la Conférence nationale en matière d'immigration et de citoyenneté pour les professionnels de la loi de 2011;
L'ASFC et la Sécurité publique ont rencontré Mme Sigrid Arzt, la commissaire de l'Institut fédéral sur l'accès et la protection de l'information. Mme Arzt est une des cinq commissaires représentant la plus haute autorité de l'Institut du Mexique pour l'accès et la protection de l'information. La question de la confidentialité de l'information en relation avec la sécurité publique et la sécurité nationale a été abordée en profondeur et l'information sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels du Canada a été communiquée lors de la réunion;
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a tenu une réunion pour les directeurs du portefeuille de la Sécurité publique sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels afin d'y échanger les pratiques exemplaires et de discuter des prochains défis. Les nouvelles ordonnances de délégations de pouvoirs de l'ASFC ; les lignes directrices opérationnelles sur la communication d'information d'intérêt public; le processus de récupération des documents ainsi que l'obligation de prêter assistance sont toutes des questions qui ont été abordées lors de la réunion.
II. Rendement
L'ASFC a reçu 1 866 demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information en 2011-2012. Le taux de conformité aux délais prescrits était de 93,2 %, une réalisation remarquable pour l'ASFC, étant donné que le nombre de demandes reçues avait augmenté de 16,1 % par rapport à l'année précédente. Cela s'ajoute à l'augmentation de 24,4 % lors du dernier exercice.
L'augmentation du nombre de demandes d'accès à l'information s'explique en bonne partie par les personnes qui veulent des copies de la chronologie de leurs dates d'arrivée au Canada. Présentement, 17 % des demandes d'accès à l'information reçues par l'ASFC proviennent de personnes voulant leurs dossiers de voyageurs, elles s'en servent pour faire la preuve de leur résidence dans le cadre de programmes d'avantages sociaux administrés par Ressources humaines et développement des compétences Canada et CIC. La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels étudie actuellement d'autres solutions pour répondre aux demandes de ces clients tout en réduisant le fardeau administratif pour l'ASFC.
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels poursuit la modernisation de son modèle de prestation de services. En plus de l'introduction d'un processus de récupération des dossiers plus rigoureux, un nouveau processus de consultation électronique a été négocié avec CIC afin de promouvoir l'achèvement dans les délais opportuns de consultations de dossiers portant sur des cas d'immigration de clients habituels. Les dossiers portant sur l'immigration constituent 38 % de la charge de travail sur l'accès à l'information de l'ASFC, et alors que les dossiers de l'immigration sont une responsabilité conjointe de l'ASFC et de CIC, les consultations provenant de CIC représentent 43 % des consultations externes de l'ASFC.
L'ASFC continue à offrir par la voie électronique des réponses aux demandes d'accès à l'information, et dans les faits, les réponses électroniques constituent 29,8 % de toutes les demandes d'accès à l'information officielles fermées durant l'exercice 2011-2012.
Le 9 août 2011, la Commissaire à l'information du Canada, Mme Suzanne Legault, a appelé le président de l'ASFC afin de louanger l'ASFC qui est un modèle en matière d'administration de la Loi sur l'accès à l'information. Le président a profité de cette occasion pour envoyer un message à tous les employés de l'ASFC afin de les remercier d'avoir aidé l'ASFC dans l'obtention de cette reconnaissance de la part du Commissaire à l'information. Une telle reconnaissance fait état de l'assiduité importante des employés de l'ASFC lorsqu'ils relèvent les défis posés par la Loi sur l'accès à l'information.
III. Ressources humaines
Trouver et recruter des personnes qui possèdent les compétences et l'expertise nécessaires dans le domaine de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est un défi que doivent relever toutes les institutions fédérales. Par conséquent, le marché des analystes en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels est extrêmement compétitif. La création d'une bonne organisation avec des postes de bon niveau est essentielle pour assurer le succès de nos efforts de recrutement et de maintien en poste de nos employés.
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a mis en œuvre plusieurs stratégies sur les ressources humaines au courant des deux derniers exercices qui font que la Division est plus à même de maintenir son rendement actuel, ou à tout le moins de réduire les répercussions sur ce dernier, malgré les augmentations prévues du côté de la charge de travail pour les demandes d'accès à l'information. Elle a un excellent noyau d'employés expérimentés qui ont eu de nombreuses possibilités d'enrichir leurs connaissances et leur expertise au moyen d'occasions de nominations intérimaires et d'affectations. Elles font parties de stratégies mises en œuvre par la Division lors de l'exercice 2010-2011 et poursuivies en 2011-2012.
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a aussi engagé un étudiant universitaire sur une base occasionnelle qui s'est joint à l'unité de la politique et de la formation et elle envisage de poursuivre cette pratique lors de l'exercice 2012-2013.
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels participe aussi activement à un groupe de travail sur le développement communautaire, dirigé par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Ce groupe est chargé de concevoir des modèles organisationnels génériques pour l'accès à l'information et la protection de renseignements personnels, de rédiger des descriptions de poste et d'énoncer les compétences génériques qui y sont associées dans le but de faire face aux différents enjeux et défis qui ont été identifiés par les professionnels de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels et pour appuyer le perfectionnement des employés et de l'organisation dans ce domaine à l'échelle de l'administration publique centrale.
IV. Éducation et formation
En 2011-2012, l'ASFC a concentré ses ressources dans les initiatives d'éducation visant à appuyer la mise en œuvre de procédures de traitement rationalisées et fondées sur la sensibilisation aux obligations en matière d'accès dans l'ensemble de l'ASFC des services frontaliers du Canada. Ainsi, la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a tenu des séances d'information d'une demi-journée sur la sensibilisation à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels à la Bibliothèque publique d'Ottawa à laquelle 242 employés de la région de la capitale nationale ont assisté. Ces séances sont conçues pour faire en sorte que les participants comprennent bien leurs responsabilités en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, tout en mettant l'accent sur les demandes présentées en vertu des lois et des principes d'obligation à prêter assistance, ainsi que les autres éléments obligatoires énoncés à l'Annexe B des directives connexes du SCT. La même séance a déjà été donnée à 220 employés dans trois régions, et nous comptons l'offrir aux autres régions au prochain exercice financier.
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a aussi donné des séances personnalisées à certains participants dans des domaines très en demande, comme le programme du renseignement. Ces séances personnalisées ont été bien accueillies par 146 employés. Des séances à grande échelle et de la formation ciblée seront de nouveau offertes au cours du nouvel exercice.
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a travaillé avec la Gestion de l'information et la Direction de la formation et de l'apprentissage à la conception d'une séance de formation en ligne conjointe entre l'Accès à l'information et la protection de renseignements personnels et la Gestion de l'information. Cette séance sera achevée et donnée en 2012-2013.
En outre, la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a organisé une activité d'apprentissage nationale pour les agents de liaison en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels et ce, en février 2012. Cette conférence a rassemblé 23 employés de l'ASFC qui en ont profité pour apprendre, aborder et échanger de l'information à propos des défis relevés dans les directions générales et les régions, en plus de discuter des améliorations possibles pour le nouveau processus de récupération. Le personnel de la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a également participé à la conférence de l'Association canadienne d'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels qui a eu lieu en novembre 2011 à Ottawa. Les employés ont aussi assisté à des cours donnés par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada comme le cours sur les exigences relatives aux rapports présentés au Parlement. Deux employés se sont inscrits au programme d'accréditation de l'International Association of Privacy Practitionners offert par l'Université de l'Alberta. Enfin, les employés ont bénéficié également du mentorat continu des analystes principaux, des chefs d'équipe et des gestionnaires au sein de la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.
V. Politiques et lignes directrices nouvelles ou modifiées concernant la Loi sur l'accès à l'information
En 2011-2012, la Division de l'accès à l'information a présenté une Info Source modifiée et actualisée conformément aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor. Nous avons abordé certaines préoccupations du SCT soulevées dans le Cadre de responsabilisation de gestion de l'exercice précédent :
Le chapitre sur Info Source de l'ASFC a été réorganisé afin de mieux présenter l'Architecture de l'activité des programmes de 2011 de l'ASFC en fonction des sous-activités;
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a entrepris un examen complet de ses catégories de documents et l'ASFC a revu de nombreuses catégories de documents propres à l'ASFC pour s'assurer qu'elles présentent bien l'information créée, recueillie et gérée dans le cadre de l'administration des activités et sous-activités des programmes;
Dans le cadre de l'examen des catégories de documents, l'ASFC a supprimé tous les numéros de formulaires du champ Types de document;
Une nouvelle sous-activité sur la gestion et la surveillance propres à l'ASFC a été créée pour deux catégories de documents propres à l'institution et trois autres catégories de documents propres à l'institution ont été remplacées par les catégories de documents du SCT.
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels poursuivra son examen d'Info Source tout au long de l'exercice financier 2012-2013 conformément aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
La Division a créé un groupe de discussion d'employés expérimentés provenant des diverses équipes. Le groupe se réunit une fois par mois pour discuter des questions opérationnelles continues et, par la même occasion, on tient l'examen du programme trimestriel qui sera mené par le réseau de liaison de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels qui jouera un rôle clé dans le cadre de l'examen et de l'amélioration des procédures et des processus opérationnels lors du prochain exercice financier.
L'ASFC a aussi mis à jour ses sites Web internes et externes sur l'Accès à l'information et la protection des renseignements personnels, ses documents sur l'acheminement à l'interne et sa correspondance avec les personnes présentant des demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels, tout en tenant compte de son obligation de faire respecter l'engagement visant à traiter les demandes de façon opportune, transparente et efficace.
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels s'est chargée officieusement de préparer les dossiers de l'ASFC comme s'ils avaient été demandés en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Comme nous avons observé une augmentation des demandes officielles et non officielles reçues à l'ASFC au cours du dernier exercice, et afin de mieux gérer sa charge de travail, la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a créé des normes de service sur le traitement des dossiers au sein de l'ASFC. Ces normes ont été communiquées aux employés de l'ASFC en juillet 2011. La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a reçu 10 demandes non officielles de cette nature en 2011-2012.
En 2011-2012, il a été porté à notre attention que les bureaux de l'ASFC avaient référé des personnes ayant présenté des demandes d'information sur les douanes à la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, entraînant ainsi des retards inutiles et du travail supplémentaire pour le processus d'accès. En consultation avec l'Unité d'échange d'informations de l'ASFC, la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a préparé une note de service afin de rappeler aux employés l'autorité de principe sur la communication de renseignements douaniers en vertu des lignes directrices stratégiques sur la communication de renseignements douaniers : article 107 de la Loi sur les douanes. La politique détermine les divers responsables de l'ASFC qui sont autorisés à communiquer des renseignements douaniers en vertu du paragraphe 107(9). La note de service a été envoyée aux directeurs généraux régionaux le 1er septembre 2011.
VI. Cadre de responsabilisation de gestion
Pour avoir promu et renforcé son programme d'accès à l'information en 2011-2012, l'ASFC a reçu une cotation « Forte » pour les trois sources de données du Cadre de responsabilisation de gestion : 12,4 – Accès à l'information, 12,5 – Vie privée et protection des renseignements personnels et 12,6 - Gouvernance et capacité.
L'ASFC croit que ses réalisations au cours du dernier exercice, ainsi que le soutien continu du Comité exécutif, constituent la base solide nécessaire pour poursuivre l'établissement et l'optimisation d'un programme solide et efficace d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels pour l'ASFC.
Décret de délégation de pouvoirs
En 2011-2012, l'ASFC a révisé le décret de délégation de pouvoirs pour l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels. Les nouveaux décrets de délégation de pouvoirs assurent une plus grande autonomie au directeur de l'Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels et restreignent les pouvoirs au président, au premier vice-président, au vice-président de la Direction générale des affaires de l'ASFC, au directeur général du Secrétariat de l'ASFC et à la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. Pour un exemplaire signé d'une ordonnance de délégation des pouvoirs, voir l'annexe A.
Rapport statistique et exigences additionnelles en matière d'établissement de rapports
Pour le rapport statistique de l'ASFC visant la Loi sur l'accès à l'information, voir l'annexe B.
En 2011-2012, l'ASFC a continué de raffiner ses pratiques pour maintenir un haut niveau de service aux demandeurs, tout en faisant face à une augmentation de la charge de travail. D'après les statistiques, ces améliorations ont eu un effet positif puisque le taux des demandes traitées dans les délais prévus par la loi est resté élevé.
II. Demandes reçues aux termes de la Loi sur l'accès à l'information
Au total, l'ASFC a reçu 1 866 demandes d'accès à l'information en 2011-2012, une augmentation de 16,1 % par rapport à l'année précédente. L'ASFC a répondu à 1 757 de ces demandes en 2011-2012, une proportion de 94,2 % du nombre total de demandes reçues. En tout, 211 demandes avaient été reportées de l'exercice 2010-2011, et 320 demandes ont été reportées à l'actuel exercice financier, 2012-2013.
Dans le cadre du traitement des 1 757 demandes, l'ASFC a passé en revue 306 995 pages, une moyenne de 175 pages par demande. L'augmentation du nombre de pages a des répercussions sur le traitement des demandes puisqu'il faut plus de temps pour la révision et le traitement.
III. Source des demandes reçues
Quelque 1 519 demandes, soit 81,4 % de toutes les demandes reçues, provenaient du grand public. Viennent ensuite les demandes provenant des entreprises, soit 229 demandes ou 12,3 % de toutes les demandes reçues. L'ASFC a aussi reçu 96 demandes des médias (5,1 %) et 22 demandes de la part d'organisations (1,2 %).
IV. Délai de traitement
Sur les 1 757 demandes traitées au cours de l'exercice financier 2011-2012, l'Agence des services frontaliers du Canada a répondu à 1 276 demandes, une proportion de 72,6 % de toutes les demandes reçues, dans un délai de 30 jours ou moins. En outre, l'ASFC a répondu à 214 demandes (12,2 %) dans un délai de 31 à 60 jours, à 186 demandes (10,6 %) dans un délai de 61 jours à 120 jours, et 81 demandes (4,6 %) ont exigé 121 jours ou plus pour leur traitement.
Sur toutes les demandes achevées, l'ASFC a réussi à répondre à 93,2 % d'entre elles à l'intérieur du délai réglementaire. Ce résultat témoigne de l'engagement qu'a pris l'ASFC de faire tous les efforts raisonnables pour répondre rapidement aux demandes.
V. Prorogations
La Loi sur l'accès à l'information permet aux ministères de proroger le délai prescrit par la loi s'ils ne peuvent répondre à la demande dans le délai prévu de 30 jours. L'article 9 de la Loi sur l'accès à l'information permet une prorogation dans les cas suivants :
La demande concerne un nombre important de dossiers ou elle donne lieu à une recherche parmi un grand nombre de dossiers et le respect du délai original nuirait aux opérations de l'établissement;
Des consultations sont nécessaires pour donner suite à la demande;
L'avis de la demande est donné conformément au paragraphe 27(1).
Au total, le délai a été prorogé dans 384 cas en 2011-2012. Sur les 384 prorogations requises, 185 demandes (48,2 %) ont fait l'objet d'une prorogation de 30 jours ou moins. Dans 123 cas (66,5%), il s'agissait de consultations et dans 60 cas (32,4 %), de recherche en raison d'un grand nombre de dossiers ou parmi une quantité importante de dossiers. La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels s'est prévalue de la prorogation deux fois (1,1 %) pour donner avis à une tierce partie conformément à l'article 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information.
Les autres 199 prorogations (51,8 %) ont dépassé 30 jours. Des prorogations ont été nécessaires dans 137 cas (68,8 %) pour des consultations et dans 53 cas (26,6 %), en raison de l'ampleur des recherches. La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels s'est prévalue de la prorogation neuf fois (4,5 %) pour donner avis à une tiers partie conformément à l'article 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information.
Lorsque la prorogation est de plus de 30 jours, la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'ASFC en informe le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) et le demandeur.
VI. Conclusion des demandes achevées
Sur les 1 757 demandes d'accès traitées en 2011-2012, l'ASFC a communiqué la totalité des informations demandées dans 22,5 % des cas (396 demandes). Étant donné la nature de notre travail, pendant la période visée par le rapport, il a fallu invoquer des exceptions dans la majorité des cas, c'est-à-dire 54,4 % (955 demandes). Seulement 0,7 % des demandes (13 demandes) ont fait l'objet d'une exclusion.
Sur les derniers 22,4 % des demandes achevées (393 demandes), 10,6 % (186 demandes) étaient des demandes pour lesquelles il n'existait aucune documentation. De plus, de toutes les demandes traitées, 10 % ont été abandonnées (175 demandes). Cela peut se produire en tout temps lors du traitement d'une demande et c'est plus fréquent en raison de l'absence de réponse de la part du demandeur. De plus, 1,5 % concernaient des dossiers qui ne relèvent pas de l'ASFC (26 demandes). Après l'examen initial, ces demandes ont été transmises aux institutions gouvernementales compétentes pour traitement, conformément à l'article 8 de la Loi sur l'accès à l'information. Aux termes des articles 68 et 69 de la Loi sur l'accès à l'information, 0,4 % des demandes (une) a été exclue. Enfin, 0,3 % (cinq demandes) des demandes achevées ont été traitées de façon informelle.
VII. Exceptions invoquées
Les articles 13 à 24 de la Loi sur l'accès à l'information énoncent les exceptions visant à protéger les informations relatives à des intérêts privés ou publics particuliers; l'article 26 de la Loi sur l'accès à l'information prévoit une exception administrative sur la publication d'information.
Bien que la majorité des renseignements soient de nature délicate, l'ASFC fait tout pour communiquer le plus d'information possible tout en respectant l'esprit de la Loi sur l'accès à l'information et l'article 25 sur la divisibilité. La majorité des exceptions invoquées par l'ASFC relèvent de cinq articles de la Loi sur l'accès à l'information. L'article 16 portant sur l'application de la loi et les enquêtes criminelles a été invoqué 843 fois (48 % des demandes). L'article 19, qui protège les renseignements personnels, a été invoqué dans 729 cas (41,5 %). L'article 15, qui traite des relations internationales, de la défense et des activités subversives, a été invoqué pour 461 demandes (26,2 %). L'article 13, qui protège les renseignements obtenus à titre confidentiel, a été invoqué dans 328 cas (18,7 % des demandes). L'article 21, qui prévoit une exception pour les documents contenant des informations sur les processus décisionnels internes du gouvernement, a été invoqué 154 fois (8,8 %).
En ce qui concerne le rapport sur les exceptions, si on invoque 5 articles différents pour une demande, l'ASFC indique dans son rapport le recours à une exception aux termes de chaque article pertinent. Si la même exception était invoquée plus d'une fois pour une même demande, elle n'est citée qu'une seule fois dans le rapport.
VIII. Exclusions citées
En vertu de l'article 68, la Loi sur l'accès à l'information ne s'applique pas aux documents publiés ou mis en vente dans le public, aux documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence, ni aux documents déposés à Bibliothèque et Archives Canada. En outre, les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada sont exclus de l'application de la Loi sur l'accès à l'information, conformément à l'article 69.
Ainsi, on s'est prévalu d'exclusions 10 fois, soit pour 0,6 % des demandes traitées pendant l'exercice financier 2011-2012.
Exclusions citées en 2011-2012
Nombre d'exclusions citées
Alinéa 68a) 1
Alinéa 68b) 0
Alinéa 68c) 0
Alinéa 69 (1)a) 1
Alinéa 69 (1)b) 0
Alinéa 69 (1)c) 4
Alinéa 69 (1)d) 0
Alinéa 69 (1)e) 3
Alinéa 69 (1)f) 1
Alinéa 69 (1)g) 0
IX. Plaintes et enquêtes
Au cours de l'exercice financier 2011-2012, 37 plaintes relatives à l'accès à l'information ont été portées contre l'ASFC. Cela représente 2,1 % de toutes les demandes traitées au cours de la même période. Ces plaintes ont porté sur un retard (6), le refus de communiquer des renseignements ou des informations manquantes (6), le recours à des exceptions ou à des exclusions (15), la prorogation (3), l'utilisation ou la communication (1) et d'autres motifs (6).
Vingt-deux plaintes non réglées ont été reportées de l'exercice 2010-2011. La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a reçu 37 plaintes en 2011-2012. Un total de 28 plaintes sont reportées à l'exercice financier 2012-2013. Pendant l'exercice 2011-2012, le Commissariat à l'information a réglé 31 plaintes liées à l'accès à l'information qui avaient été déposées contre l'ASFC.
Parmi les plaintes réglées, 13 se sont avérées fondées, 12 non fondées et six abandonnées ou annulées. Dans le cas des plaintes justifiées, l'affaire est revue par des gestionnaires délégués et les processus sont adaptés aux besoins. Par exemple, dans le cas des prorogations, on détermine si le délai imparti était justifié étant donné la complexité de la demande.
Plaintes réglées en 2011-2012
Fondées avec recommandations – réglées 1
Fondées avec recommandations – Not Resolved 1
Fondées sans recommandations - Resolved 11
Non fondées 12
Abandonnées/annulées 6
Non justifiées 0
X. Appels
Aucun appel n'a été interjeté devant la Cour fédérale au cours de l'exercice financier 2011-2012.
Pendant l'exercice 2011-2012, l'ASFC a encore amélioré sa capacité de répondre aux demandes d'accès à l'information tout en garantissant les droits d'accès. Les activités de l'ASFC en matière de ressources humaines lui ont permis de rehausser son expertise au chapitre de l'accès à l'information, de garder ses employés et de les encourager à se perfectionner. Les nouveaux processus, ainsi que la formation et la sensibilisation des employés, ont contribué à réduire le délai de traitement alors que le volume des demandes et leur complexité sont à la hausse. Il reste toutefois des défis à relever, et la poursuite de l'élaboration et de la mise en œuvre de nouvelles mesures, comme cela s'est fait en 2010-2011, nous aidera à relever ces défis et bien d'autres dans les années à venir.
En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministre de la Sécurité publique et protection civile délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont le Ministre de la Sécurité publique et protection civile est, en qualité de responsable de l'Agence des services frontaliers du Canada investie par les dispositions de la Loi ou ce son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrête antérieur.
Premier vice-président Autorité absolue Autorité absolue
Gestionnaire, Division AIPRP Autorité absolue Autorité absolue (sauf 8(2)(m)
Chef d'équipe, Division AIPRP Autorité absolue Autorité absolue (sauf 8(2)(m)
Loi sur l'accès à l'information, L.R.C., 1985, ch. A-1, p. 1
Idem, p. 45
Site Web de l'Agence des services frontaliers du Canada, À notre sujet – Ce que nous faisons, consulté le 12 avril 2012.
Site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Rapport sur l'étude du SCT sur les Pratiques exemplaires pour les demandes d'accès à l'information faisant l'objet d'un traitement particulier, consulté le 12 avril 2012.
Date de modification : 2012-11-21