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Timestamp: 2019-10-14 22:15:11
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Requisitos intrínsecos de la llevanza de los libros de la sociedad
LA LEY 2202/2012
Mediante la expresión requisitos intrínsecos en orden a la llevanza de los libros de contabilidad y societarios, se hace referencia al conjunto de requisitos exigidos por el Código de Comercio sobre la forma de realizar las anotaciones en los mismos.
Los requisitos intrínsecos para la llevanza de los libros de contabilidad y societarios son los siguientes.
La forma escrita ha de considerarse esencial en el ámbito contable en general y de llevanza de libros de contabilidad en particular, así como cuando se hace referencia a las anotaciones o transcripciones en los libros societarios. Otra cosa iría en contra de la vocación de permanencia de las anotaciones contables y societarias y, más en concreto, del deber de su conservación (cfr. artículo 30.1 del CCom (LA LEY 1/1885)).
Ahora bien, forma escrita no puede identificarse con documento o con plasmación en papel (forma manuscrita), sino que en la actualidad se admiten otros procedimientos distintos para recoger y conservar las anotaciones en los libros contables y societarios. Ya la reforma efectuada en 1973 del Título III del Libro Primero del Código de Comercio (LA LEY 1/1885) admitía la realización de anotaciones por cualquier procedimiento idóneo distinto de la escritura manuscrita, permitiendo de este modo la llevanza de la contabilidad por procedimientos informáticos.
Hoy en día ni siquiera ha de considerarse necesario que la contabilidad llevada por medios informáticos quede reflejada en forma escrita en hojas móviles que han de ser encuadernadas para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados "a posteriori". A pesar de lo que sigue diciendo el artículo 27 del CCom (LA LEY 1/1885), lo cierto es que está prevista la legalización del mismo soporte informático en que constan los libros (cfr. Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 31 de diciembre de 1999, sobre legalización de libros a través de procedimientos telemáticos).
b) Con claridad (artículo 29.1 CCom).
El principio de claridad, en sentido formal, exige que los libros de contabilidad se lleven respetando la estructura o el esquema básico que se puede imponer por disposiciones especiales para determinados sectores económicos. Y, en cualquier caso, la estructura de la llevanza de los libros de contabilidad no podrá modificarse de un ejercicio a otro sin justificación alguna. Así, será justificable, por ejemplo, pasar de un sistema que no siga el Plan General de Contabilidad a un sistema que sí lo siga.
El requisito de claridad es exigido por el artículo 29.1 del Código de Comercio (LA LEY 1/1885), tanto para los libros de contabilidad como para los libros societarios.
El principio de claridad, desde una perspectiva formal, se refiere a la obligación que existe de realizar los asientos y anotaciones utilizando signos numéricos y semánticos que sean lo suficientemente expresivos para que, de una simple lectura de los mismos, se pueda obtener con claridad el significado del asiento contable o de la anotación en los libros societarios.
c) Por orden de fechas (artículo 29.1 CCom.).
Este requisito es esencial para la contabilidad, toda vez que el deber de llevar una contabilidad ordenada lleva implícita la exigencia de cumplir la obligación de una manera permanente y continuada, a medida que se van produciendo las operaciones, actos o negocios, que reflejan los asientos contables. El mismo criterio es exigible con respecto del o de los libros de actas, ya que, en otro caso, no se podría seguir cronológicamente la evolución de las actuaciones de los distintos órganos societarios.
Ahora bien, en el caso del libro registro de acciones nominativas de las sociedades anónimas, las anotaciones por orden de fechas no exigen que se efectúen unas a continuación de otras, sino que se puede abrir una hoja para cada acción nominativa y, de seguir este procedimiento, la exigencia de anotaciones por fecha se refiere única y exclusivamente al movimiento que se produce en relación a cada acción nominativa. Lo mismo puede decirse del libro registro de socios de la sociedad de responsabilidad limitada.
d) Sin espacios en blanco (artículo 29.1 CCom).
Mediante esta exigencia se pretende evitar cambios posteriores a lo ya anotado y, en definitiva, garantizar el correcto cumplimiento de la obligación de llevanza de los libros de contabilidad y societarios.
e) Ausencia de interpolaciones, raspaduras y tachaduras (artículo 29.1 CCom).
Tampoco, en relación a este requisito formal, se ha producido variación alguna ni en la expresión ni en el contenido de la misma. Por ello se mantiene la prohibición de realizar añadidos o interpolaciones a lo ya escrito, raspar o tachar también lo ya escrito, ya que la finalidad de la norma es proteger la veracidad del contenido de los libros.
f) Rectificación de errores y omisiones (artículo 29.1 CCom.).
La rectificación de errores y omisiones está prevista expresamente en el propio artículo 29.1 del Código de Comercio (LA LEY 1/1885).
Aunque en orden a la corrección y rectificación de los errores detectados y comprobados existen, en la técnica contable, distintos métodos como las interpolaciones, raspaduras, tachaduras, enmiendas o rectificaciones, el artículo 29 del Código de Comercio (LA LEY 1/1885) sólo admite el último de los métodos citados, es decir, la rectificación, mediante nota, después de la última anotación efectuada, cuando se descubren los errores, pero no en el lugar del error. Sólo se admiten asientos de corrección o rectificación de errores que deberán ser redactados como un asiento más, inmediatamente después del último efectuado; pero, en modo alguno, se permiten las interpolaciones, raspaduras, tachaduras y enmiendas. Sin embargo, sí que se admite la utilización de abreviaturas o signos en el asiento erróneo que reconozca la práctica mercantil de aplicación general, como signos de llamada o atención para resaltar que dicho asiento es erróneo y para reenviar al asiento de rectificación.
La omisión contable es la ausencia de la correspondiente anotación en los libros de contabilidad de operaciones realizadas o de determinados extremos de dichas operaciones. La omisión se debe rectificar inmediatamente que se descubre. El régimen de rectificación de la omisión es el mismo que el señalado para el error contable (artículo 29.1 CCom (LA LEY 1/1885)). Por ello, queda prohibido taxativamente que la rectificación de la omisión se haga mediante interpolaciones, interlineaciones o enmiendas en el propio asiento. Se deben incorporar nuevos asientos para subsanar la omisión, inmediatamente después del último asiento o anotación efectuado.
En relación al régimen de los errores y omisiones en los libros societarios, se debe aplicar el mismo régimen que se ha señalado anteriormente para los asientos contables.
g) Moneda (artículo 29.2 CCom).
El artículo 29.2 del Código de Comercio (LA LEY 1/1885) todavía dice que las anotaciones contables deberán ser hechas expresando los valores en pesetas. Sin embargo, como es conocido, la Ley 46/1998, de 17 de diciembre (LA LEY 4541/1998), de Introducción del Euro, y especialmente el artículo 3.3 del Real Decreto 2814/1998, de 23 de diciembre (LA LEY 4622/1998), por el que se aprueban las normas sobre los aspectos contables de la introducción del Euro, establecen que desde el 1 de enero 2002, al anotar las operaciones realizadas en los libros de contabilidad, sus valores se expresarán exclusivamente en euros. Es decir, que la palabra «pesetas» de este artículo 29.1 del Código de Comercio (LA LEY 1/1885) debe entenderse sustituida por el término «euros», que es ahora la moneda oficial de nuestro país.
Seguramente debería haberse aprovechado la reforma contable del año 2007 para modificar el artículo 29.2 y sustituir el término "pesetas" por "euros". Sin embargo, esta falta de actualización no supone problema alguno dada la mencionada normativa de adaptación al euro y, además, si se tiene en cuenta que aquella reforma contable sí que ha modificado el artículo 34.5 del CCom (LA LEY 1/1885) para exigir que "las cuentas anuales deberán ser formuladas expresando los valores en euros".
Respecto de las obligaciones asumidas en moneda extranjera, al deber realizarse su anotación en euros, se plantea el problema de la fecha de determinación del tipo de cambio. El criterio debe ser el de la fecha de cumplimiento de la obligación, como fecha que debe servir para la determinación del tipo de cambio a aplicar.
h) Idioma.
El Código de Comercio guarda silencio respecto del idioma en que deben realizarse las anotaciones en los libros de contabilidad y societarios. En el Código de Comercio de 1885 (LA LEY 1/1885) se eliminó la disposición del Código de Comercio de 1829 (LA LEY 1/1829) que establecía que los libros de comercio se llevarían en idioma español (artículo 54).
Ante el silencio del Código de Comercio, la doctrina española se ha pronunciado por entender que existe libertad para realizar las anotaciones en los libros de comercio y societarios en cualquier idioma. Es decir, en cualquiera de los idiomas oficiales del Estado español e incluso en cualquier idioma extranjero.
El principio de libertad, en cuanto al idioma en que deben efectuarse las anotaciones en los libros, tiene como finalidad que el empresario extranjero pueda llevar sus libros en su idioma, o en otro que le sea familiar, a fin de evitar dificultades y posibles errores.
i) Tiempo de apertura y cierre de los libros (artículos 25.1 y 26.1 CCom y 330.3 RRM).
La obligación de llevar una contabilidad ordenada y, en su caso, de unos libros societarios, surge a partir del momento en que la sociedad inicia sus actividades (artículos 25.1 y 26.1 CCCom, respectivamente).
En relación a las sociedades anónimas y de responsabilidad limitada, el momento de apertura de los libros de contabilidad y societarios es la inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil. Concretamente, el artículo 330.3 del Reglamento del Registro Mercantil (LA LEY 2747/1996) establece que los sujetos sometidos a inscripción obligatoria (caso de las sociedades anónimas) y no inscritos, sólo podrán solicitar la legalización de los libros una vez presentada a inscripción la escritura de constitución. Añade el citado precepto del Reglamento que los libros no serán legalizados hasta que la inscripción se practique. Es decir, que la legalización de los libros se puede solicitar antes de la inscripción, pero no se obtiene hasta que la inscripción se haya practicado.
Ahora bien, los actos o contratos celebrados en nombre de la sociedad anónima antes de su inscripción, es decir, en su período de formación, una vez que se han asumido por la sociedad después de adquirir su personalidad jurídica, deberán ser anotados en los libros de contabilidad y societarios.
En cuanto al momento cronológico en el que cesa la obligación de llevanza de los libros de contabilidad y societarios, es cuando se produce el cese definitivo de las actividades de la sociedad. Ahora bien, en el caso de disolución de las sociedades anónimas y de responsabilidad limitada hay que tener presente que la obligación de llevanza de los libros subsiste durante el período de liquidación.
j) Plazo máximo de retraso en la llevanza de los libros.
En primer lugar, conviene distinguir entre el plazo máximo para la presentación a su legalización «a posteriori» de los libros y el plazo máximo de retraso en la llevanza de los mismos. En relación al plazo máximo de la legalización «a posteriori» de los libros, el artículo 27.2 del Código de Comercio (LA LEY 1/1885) otorga un plazo de 4 meses, contados a partir de la fecha de cierre del ejercicio.
Sin embargo, dicho plazo no significa que las anotaciones puedan realizarse hasta el momento de la presentación de los libros para su legalización, ya que, de actuar de esta forma, se estaría vulnerando el principio general de llevanza de una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad de la empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones (v. artículo 25.1 del Código de Comercio (LA LEY 1/1885)).
El Código de Comercio no contiene una regla precisa y concreta acerca de si la llevanza de la contabilidad puede ser con más o menos retraso. Sólo, en relación con la llevanza del libro diario, se precisa que se permiten anotaciones conjuntas por períodos no superiores al mes (art. 28.2 CCom (LA LEY 1/1885)), por lo que, en consecuencia, admite una cierta flexibilidad en relación al principio general de obligación de llevanza de una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad de la empresa que permita un seguimiento cronológico de sus operaciones (art. 25.1 CCom (LA LEY 1/1885)). La doctrina ha interpretado unánimemente que, en relación al tiempo, la llevanza de la contabilidad es flexible, pero dentro de unos límites. Ha sido la Ley General Tributaria, en su artículo 200.1 (LA LEY 1914/2003) letra e), la que ha establecido un plazo máximo de retraso en la llevanza de los libros de contabilidad al establecer sanciones cuando se incurran en retrasos de más de cuatro meses en relación a los libros, tanto a los que se refieren las leyes mercantiles como las leyes tributarias.
Requisitos formales de los documentos que se presentan para su depósito
Como requisitos formales en orden al depósito de las cuentas anuales se exigen los siguientes:
a) En cuanto a la forma, sigue siendo la regla general que los documentos se presenten por escrito, si bien en el artículo 366.2 RRM prevé que, previa autorización de la Dirección General de los Registros y del Notariado, los documentos contables a que se refiere la obligación de depósito de las cuentas anuales puedan depositarse en soporte magnético. En este caso, habrá que presentar la solicitud de depósito, la certificación o certificaciones y el informe de auditoría por escrito, mientras que los documentos que recogen las cuentas anuales y el informe de gestión se presentarán mediante soporte magnético para cumplir con la obligación de depósito de las cuentas anuales. Al respecto, es preciso tener en cuenta la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 26 de mayo de 1999, sobre presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales mediante soporte informático y recuperación de sus archivos, así como la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 30 de diciembre de 1999, sobre presentación de las cuentas anuales en los Registros Mercantiles a través de procedimientos telemáticos.
b) Los documentos que recogen las cuentas anuales y el informe de gestión deberán estar firmados por todos los administradores y, en caso de faltar la firma de alguno de ellos, se señalará en cada uno de los documentos en que falte, con expresa indicación de la causa. Esta indicación forma parte del contenido preceptivo de la certificación a que se refiere el artículo 366.1.2.º RRM y que recoge, en esencial, el acuerdo de aprobación de cuentas y de aplicación del resultado. Asimismo, el informe de los auditores de cuentas deberá estar firmado por éstos.
Las cuentas anuales y demás documentación a presentar para el depósito de las mismas, deberá estar redactado en cualquiera de los idiomas oficiales del Estado español. (Respecto al depósito de cuentas anuales de una sucursal de una empresa extranjera ver la Resolución de 7 de enero de 2011, de la DGRN 3. relación a la primera cuestión, esto es, la exigencia de que las cuentas depositadas se redacten en castellano como lengua oficial del Estado o en la lengua cooficial de la Comunidad Autónoma donde radique el Registro, debe confirmarse la nota de calificación.
c) Los valores que figuran en las cuentas anuales y demás documentación a presentar para su depósito, deberán expresarse en euros, si bien pueden consignarse en miles o incluso en millones de euros, cuando la magnitud de las cifras así lo aconseje (artículo 34.5 del Código de Comercio (LA LEY 1/1885) y norma 2.ª, número 4, del apartado I de la tercera parte del Plan General de Contabilidad).
Los administradores de las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones, colectivas y comanditarias simples, cuando a la fecha de cierre del ejercicio todos los socios colectivos sean sociedades españolas o extranjeras, de garantía recíproca, fondos de pensiones y, en general, cualquier otro empresario que de acuerdo con la normativa vigente tenga la obligación de dar publicidad a sus cuentas anuales, deben presentar las mismas para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social dentro del mes siguiente a su aprobación.
Destacamos la disposición adicional cuarta de la Ley 7/1996, de 15 de mayo, de Ordenación del comercio minorista, que establece que las entidades de cualquier naturaleza jurídica que se dediquen al comercio mayorista o minorista o a la realización de adquisiciones o presten servicios de intermediación para negociar las mismas, por cuenta o encargo de los comerciantes al por menor, deberán formalizar su inscripción, así como el depósito anual de sus cuentas en el Registro Mercantil, cuando en el ejercicio inmediato anterior las adquisiciones realizadas o intermediadas o sus ventas, hayan superado la cifra de 601.012,10 euros. Estas obligaciones no serán aplicables a los comerciantes que sean personas físicas. La falta de inscripción o de depósito de las cuentas será sancionada en la forma prevista en el artículo 283 de la LSC.
Los demás empresarios inscritos en el Registro Mercantil pueden solicitar el depósito de sus cuentas debidamente formuladas, aunque no estén legalmente obligados a depositarlas (Arts. 41 CCo (LA LEY 1/1885), 279 LSC y 365 RRM).
Deben presentarse los siguientes documentos (art. 279 LSC, art. 366 y 112 RRM):
- Cerrtificación del acuerdo del órgano social competenteque contenga el acuerdo de aprobación de las cuentas, debidamente firmadas, y de aplicación del resultado, así como , en su caso, de las cuentas consolidadas. En la certificación deben constar:
• Transcripción literal del acuerdo o extracto del mismo.
• Fecha y sistema de aprobación del acta.
• Demás circunstancias del acta que sean necesarias para calificar la regularidad y validez de los acuerdos adoptados.
• Fecha de expedición de la certificación.
• Indicación de si las cuentas han sido formuladas en forma abreviada, expresando, en tal caso, la causa.
• Indicación, bajo fe del certificante, de que las cuentas y el informe de gestión están firmados por todos los administradores, o si faltare la firma de alguno de ellos se señalará esta circunstancia en la certificación, con expresa indicación de la causa.
• El informe de los auditores de cuentas deberá estar firmado por éstos.
- Un ejemplar de las cuentas anuales debidamente identificado en la certificación.
- En su caso, un ejemplar de las cuentas consolidadas.
- En su caso, un ejemplar del informe de gestión.
- Un ejemplar del informe de los auditores de cuentas firmado por ellos, cuando la sociedad esté obligada a contable o ésta se hubiese practicado a petición de los socios minoritarios.
- Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas Esta certificación puede ir incluida en la certificación del acuerdo de aprobación y de aplicación del resultado visto anteriormente.
- Documento separado que contenga la información sobre los negocios con las acciones propias (art. 97 L 24/88 (LA LEY 1562/1988) y OM 14.6.95).
Con carácter general, las sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, de responsabilidad limitada laborales, comanditarias por acciones y, en general, todos aquellos empresarios obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales, así como aquellos que voluntariamente las depositen en el Registro Mercantil, deben presentar las mismas en los modelos establecidos al efecto por la normativa vigente en cada momento.
En la actualidad, la presentación en el Registro Mercantil competente de las cuentas anuales por parte de las sociedades mercantiles y demás entidades y empresarios que conforme a las disposiciones vigentes vengan obligados a dar publicidad a las mismas, así como las de quienes voluntariamente las presenten, deberán formularse en los modelos establecidos en el Anexo I de la Orden JUS/206/2009, de 28 de enero (LA LEY 1430/2009), por la que se aprueban nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación, que incluye los modelos en castellano. Los bilingües, en las demás lenguas propias de las Comunidades Autónomas dentro de los respectivos territorios, se incluirán en los Anexos de la Resolución de la Dirección General de los Registros y del
Notariado por la que se publicarán las traducciones.
Los modelos aprobados originalmente por la citada orden han sido posteriormente modificados por la Orden JUS/1291/2009, de 21 de mayo (LA LEY 9181/2009) y por las Resoluciones de 6 de abril de 2010 y de 28 de febrero de 2011, ambas de la Dirección General de los Registros y del Notariado. Respecto a la Resolución del 28 de febrero de 2011 cabe decir que las novedades que introduce en los modelos de depósito de cuentas establecidos en la Orden JUS/206/2009 de 28 de enero (LA LEY 1430/2009) son consecuencia de la promulgación de las siguientes normas de naturaleza contable:
- En primer lugar, el Real Decreto 1159/2010, de 17 de septiembre (LA LEY 19390/2010), por el que se aprueban las Normas para la Formulación de Cuentas Anuales Consolidadas y se modifica el Plan General de Contabilidad aprobado por Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre (LA LEY 11517/2007) y el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas aprobado por Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre (LA LEY 11560/2007).
- En segundo lugar, la Resolución de 29 de diciembre de 2010, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, sobre la información a incorporar en la memoria de las cuentas anuales en relación con los aplazamientos de pago a proveedores en operaciones comerciales.
Los modelos establecidos en el citado anexo se han elaborado tomando como base los modelos definidos en la tercera parte del PGC (RD 1514/2007, de 16 de noviembre (LA LEY 11517/2007)) y del PGCPYMES (LA LEY 11560/2007) (RD 1515/2007, de 16 de noviembre) y tienen una doble modalidad:
- Presentación tradicional en papel: Modelos del Anexo I
- Presentación en soporte electrónico: Modelos del Anexo II. La Orden que estamos comentando aprueba el formato y los distintos campos a que habrá de sujetarse la presentación en soporte informático de las cuentas anuales y demás documentos en ella tratados y que podrán remitirse al Registro competente de forma telemática, en los términos que resultan su Anexo II.
La identificación de las cuentas presentadas a depósito en la certificación acreditativa de su aprobación que exige el artículo 366.1.3° del Reglamento del Registro Mercantil (LA LEY 2747/1996) se realizará mediante la firma electrónica del archivo que las contiene. Esta presentación en soporte electrónico, que, por otra parte, facilita la presentación por vía telemática, estaba ya prevista en el artículo 366.2 del vigente Reglamento del Registro Mercantil, aprobado por Real Decreto 1784/1996 (LA LEY 2747/1996), de 19 de julio y fue objeto de desarrollo a partir de la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 26 de mayo de 1999, extendida posteriormente a la presentación telemática por la de 30 de diciembre del mismo año. En la actualidad tal modalidad ha de ser objeto de general aceptación habida cuenta no sólo de las nuevas posibilidades que brinda la acelerada evolución de la tecnología sino de la necesaria adecuación de nuestro ordenamiento a las exigencias de la Directiva 2003/58/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 15 de julio (LA LEY ), que modificó la anterior Directiva 68/151/CEE (LA LEY 323/1968). En ella se impone a los Estados miembros la obligación de asegurar que las sociedades y demás personas obligadas a la publicación, entre otros actos, de los documentos contables de cada ejercicio, lo puedan hacer por medios electrónicos a más tardar a partir del 1 de enero de 2007, exigencia por otra parte plenamente conforme con el régimen que para el acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos ha introducido la Ley 11/2007, de 22 de junio (LA LEY 6870/2007).
Con el fin de reducir en lo posible la carga informativa que recae sobre las empresas, de una parte, y de otra, de incorporar a España al proceso normalizador mundial, y europeo en particular, del formato electrónico de la información financiera incluida en las cuentas anuales, la orden que estamos comentando incorpora el formato XML al soporte electrónico para el depósito de cuentas, según se determina en sus anexos.
Para facilitar su utilización por las empresas de informática que desarrollan los programas de base para la llevanza de la contabilidad, el Ministerio de Justicia en colaboración con el de Economía y Hacienda han promovido y desarrollado, junto con instituciones públicas y empresas privadas, el desarrollo de la taxonomía XML correspondiente a los modelos que se aprueban en esta Orden, base necesaria para la implementación del estándar, que están en difusión pública desde el mes de julio de 2008 en la página Web del ICAC.
También se aprueba el doble juego de corrección de errores que figuran en el Anexo III de la orden para las cuentas presentadas en soporte informático con el alcance que a los mismos se asigna: de cumplimiento obligatorio, cuya falta impedirá la generación del soporte informático los unos, o de coherencia implícita y cumplimiento recomendado los otros.
Estos formularios oficiales contienen los siguientes modelos normalizados:
- Modelo normal:
• Hoja de datos generales de identificación
• Balance de situación normal
• Cuenta de pérdidas y ganancias normal
• Estado de cambios en el patrimonio neto normal
- Estado de ingresos y gastos reconocidos en el ejercicio
• Estado de flujos de efectivo normal
• Memoria normal
• Documento normal de información medioambiental
• Documento de información sobre acciones o participaciones propias
• Solicitud de presentación en el Registro Mercantil
- Modelo abreviado:
• Balance de situación abreviado
• Cuenta de pérdidas y ganancias abreviada
• Estado abreviado de cambios en el patrimonio neto
- Estado abreviado de ingresos y gastos reconocidos en el ejercicio
- Estado abreviado total de cambios en el patrimonio neto
• Memoria abreviada
• Documento abreviado de información medioambiental
- Modelo PYMES:
• Balance de situación PYMES
• Cuenta de pérdidas y ganancias PYMES
• Estado de cambios en el patrimonio neto de PYMES
• Memoria de PYMES
• Documento PYMES de información medioambiental
Respecto a la utilización de estos modelos oficiales, el artículo 1 de la Orden JUS/206/2009 (LA LEY 1430/2009) establece lo siguiente:
- Los cuadros relativos al Balance, a la Cuenta de pérdidas y ganancias, al Estado de cambios en el patrimonio neto y, en su caso, al Estado de flujos de efectivo son de utilización obligatoria.
- El uso del modelo de Memoria que se incluye en el Anexo 1 será facultativo. Los cuadros que lo componen, en los que se ha normalizado parte de su contenido, se facilitan como una ayuda para la aplicación del PGC (o, en su caso, del PGCPYMES (LA LEY 11560/2007)) por las empresas. En todo caso deberán acompañar a los cuadros normalizados el resto de la información que compone la Memoria y que no ha sido normalizado, según se indica en el anexo citado. Por lo tanto, cada empresa , tras leerse las normas que los acompañan, determinará si cada cuadro de la Memoria propuesto le es de aplicación y si representa adecuadamente su situación. De no ser así, deberá desestimarlo y elaborar ella misma el que considere adecuado.
- Los citados modelos no serán obligatorios para la presentación de las cuentas consolidadas ni las de aquellos empresarios que de acuerdo con la normativa específica que les es aplicable deban formular sus cuentas con arreglo a sus modelos. Es decir, los modelos aprobados para la generalidad de los empresarios no podrán ser utilizados por las empresas que tengan un modelo específico por adaptación sectorial o a sujeto contable, ni por las empresas que deben utilizar modelos de cuentas anuales específicos, de acuerdo con las disposiciones dictadas por el Banco de España o por la Comisión Nacional del Mercado de Valores.
- Igualmente deberá ajustarse al modelo incluido en dicho anexo la solicitud de depósito a que se refiere el artículo 366.1.1.° del Reglamento del Registro Mercantil (LA LEY 2747/1996), y que será de obligatoria aceptación por todos los Registros, así como los demás documentos que aunque no formen parte de las cuentas han de presentarse junto con ellas y que se incluyen en él como son el documento de información medioambiental, el documento de información sobre acciones o participaciones propias o la hoja de datos generales de identificación.
- Los Registros Mercantiles están obligados a proveer a quienes se los soliciten los originales de los modelos obligatorios que se aprueban por la presente Orden. (Dichos modelos estarán igualmente disponibles en formato PDF en las páginas Web del Ministerio de Justicia, del Colegio de Registradores, del Consejo General del Notariado, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas y del Banco de España).
Depósito en soporte digital
El depósito de cuentas digital contendrá todos los datos y documentos que se especifican en el Anexo II de la Orden JUS/206/2009, de 28 de enero (LA LEY 1430/2009), por la que se aprueban nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación. Estos datos y documentos deberán ir acompañados de la certificación acreditativa de la aprobación de las cuentas. Los datos y documentos podrán presentarse de alguna de las siguientes formas:
- Soporte digital convencional (CD o DVD) presentado físicamente en el Registro Mercantil que corresponda.
- Telemáticamente mediante el envío de los ficheros correspondientes haciendo uso de firma electrónica reconocida.
Los detalles de cada uno de estos métodos de presentación vienen indicados en el citado anexo II de la Orden JUS/206/2009 (LA LEY 1430/2009).
El modelo para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales consolidadas se aprobó por Orden JUS/1698/2011, de 13 de junio (LA LEY 12870/2011) (BOE del 20 de junio). El modelo establecido en el Anexo I de la citada Orden es obligatorio para presentar en el Registro Mercantil las cuentas anuales consolidadas de toda sociedad dominante si, a la fecha de cierre del ejercicio ninguna de las sociedades del grupo ha emitido valores admitidos a cotización en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unión Europea, y opta por formular sus cuentas aplicando las normas de consolidación contenidas en el Real Decreto 1159/2010, de 17 de septiembre (LA LEY 19390/2010), por el que se aprueban las Normas para la Formulación de Cuentas Anuales Consolidadas y se modifica el Plan General de Contabilidad aprobado por Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre (LA LEY 11517/2007) y el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas aprobado por Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre (LA LEY 11560/2007). Las traducciones a las lenguas cooficiales propias de cada una de las comunidades autónomas del modelo de las cuentas anuales consolidadas han sido publicadas mediante la Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 20 de junio de 2011. (BOE del 1 de julio de 2011).