Source: http://docplayer.cz/16326830-Manual-pracovnich-postupu.html
Timestamp: 2018-07-20 09:29:47+00:00
Document Index: 10488961

Matched Legal Cases: ['zákona č. 218', 'čl. 9', 'zákona č. 137', 'zákona č. 563', 'zákona č. 563', 'zákona č. 563']

MANUÁL PRACOVNÍCH POSTUPŮ - PDF
Download "MANUÁL PRACOVNÍCH POSTUPŮ"
1 MANUÁL PRACOVNÍCH POSTUPŮ Programu švýcarsko-české spolupráce ZPROSTŘEDKUJÍCÍHO SUBJEKTU MINISTERSTVO ŽIVOTNÍHO PROSTŘEDÍ OD VYHLÁŠENÍ VÝZVY PO PODPIS DOHODY O PROJEKTU
2 SEZNAM ZKRATEK CFCU Centrální finanční a kontraktační jednotka (samostatné oddělení 902 MF) CHF Švýcarský frank CZP Centrum pro zahraniční pomoc (odbor 58 MF) PPF Fond na přípravu projektů (Project Preparation Facility) HK Hodnotící komise IP Individuální projekt KP Prováděcí agentura (konečný příjemce) MF Ministerstvo financí MD Ministerstvo dopravy MF CZP 1 Oddělení CZP - příprava a koordinace (odd. 585) MF CZP 2 Oddělení CZP - realizace, monitorování a hodnocení (odd. 581) MFTK Metodika finančních toků a kontroly pro Program švýcarsko-české spolupráce MoV Monitorovací výbor NF Odbor Národní fond (odbor 55 MF) NKJ Národní koordinační jednotka NKO Národní kontrolní orgán - Odbor Kontrola MF (odbor 17 MF) OIA Odbor interního auditu Ministerstva životního prostředí (010) OF MŽP Oddělení financování Ministerstva životního prostředí (334) OFEU Odbor fondů Evropské unie Ministerstva životního prostředí (330) OPEU Oddělení programů Evropské unie Ministerstva životního prostředí (333) OR Odbor rozpočtu Ministerstva životního prostředí (220) OSS Organizační složka státu PR Pověřený realizátor Státní fond životního prostředí SECO Státní kancelář pro hospodářské záležitosti SFŽP Státní fond životního prostředí SPA Dohoda o projektu (Standard Project Agreement) ÚFO Územní finanční orgán ÚSC Územní samosprávný celek ZP Zprostředkovatel ZS Zprostředkující subjekt 2
3 I. Úvod... 5 II. Základní informace Definice pojmů Implementační struktura Nadnárodní řídící struktura Národní řídící struktura Řídící struktura na úrovni resortu životního prostředí Oprávněnost Oprávnění žadatelé Partnerství a oprávněnost partnerů Oprávněná výše grantu Období oprávněnosti Oprávněné výdaje projektů Základní pravidla oprávněnosti výdajů Vymezení členění výdajů Členění výdajů pro účely rozpočtu Členění výdajů pro účely žádosti o platby Oprávněné výdaje Zařízení a vybavení Nákup služeb Osobní výdaje na realizaci projektu Výdaje na řízení Cestovní náhrady Daň z přidané hodnoty DPH Neoprávněné výdaje Specifikace oprávněných výdajů pro individuální projekty v rámci otevřené výzvy v Prioritě 2 životní prostředí a infrastruktura, Oblasti zaměření 2.1 Obnova a modernizace základní infrastruktury a zlepšení životního prostředí, Cíl 2 a Cíl III. Výzva Předkládání projektů Poskytování informací žadateli Předkládání záměrů projektů Převzetí záměrů projektů IV. Posuzování a hodnocení záměrů projektů Zpracování záměrů projektů Posuzování a hodnocení záměrů projektů Posouzení formálních náležitostí a oprávněnosti záměru projektu Posouzení formálních náležitostí Posouzení oprávněnosti záměru projektu Hodnocení kvality záměru projektu Nominování členů a složení hodnotící komise První zasedání hodnotící komise Způsob hodnocení záměrů projektů externími hodnotiteli Podrobný popis jednotlivých hodnotících kritérií Jednání hodnotící komise Zápis z jednání hodnotící komise a zaslání dokumentů na NKJ-CZP Posouzení doporučených záměrů projektů Národní koordinační jednotkou Zasedání Monitorovacího výboru Konečné rozhodnutí o záměru projektu V. Zpracování konečného návrhu projektu
4 1. Předkládání konečného návrhu projektu Posouzení konečného návrhu projektu Posouzení formálních náležitostí Zpracování stanoviska MŽP a zaslání NKJ-CZP Ověření na místě a zaslání švýcarské straně Konečné rozhodnutí o udělení grantu Podpis Dohody o projektu (SPA) VI. seznam příloh manuálu Obecné přílohy Přílohy k Formuláři pro zpracování záměru projektu
5 I. ÚVOD Tento Manuál stanovuje pokyny a postupy pro implementaci Programu švýcarsko-české spolupráce v působnosti Zprostředkujícího subjektu - Ministerstvo životního prostředí, a to od vyhlášení výzvy po podpis Dohody o projektu. Manuál stanovuje základní kompetence a rozsah činností jednotlivých zúčastněných stran. Jedná se o následující implementační subjekty: Zprostředkující subjekt Ministerstvo životního prostředí, který jedná z pověření NKJ na základě Dohody o delegování pravomocí a zodpovědností, a vykonává povinnosti jménem NKJ vůči předkladatelům projektů, resp. následně KP/ZP (konečným příjemcům) implementujícím projekty. Pověřený realizátor Státní fond životního prostředí, který jedná na základě Dohody o pověření výkonu konkrétních činností uzavřené mezi Ministerstvem životního prostředí ČR a Státním fondem životního prostředí ČR. Žadatel = předkladatel projektu (viz II/1). Prováděcí agentura = konečný příjemce (viz II/1). Existence Manuálu pracovních postupů Programu švýcarsko-české spolupráce zprostředkujícího subjektu Ministerstvo životního prostředí je nezbytnou podmínkou pro založení efektivních pracovních postupů při správě finančních prostředků. Manuál respektuje příslušnou legislativu České republiky. Manuál vychází ze smluvních dokumentů uzavřených mezi Švýcarskou konfederací, Evropskou unií a Českou republikou a dále ze stávajících dokumentů schválených vládou České republiky, Ministerstvem financí ČR a Ministerstvem životního prostředí ČR: Memorandum o porozumění mezi Evropskou unií a Švýcarskou konfederací o finančním příspěvku pro nově přistoupené státy Evropské unie ze dne 27. února Rámcová dohoda mezi vládou České republiky a Švýcarskou federální radou ve věci implementace Programu švýcarsko-české spolupráce na snížení hospodářských a sociálních rozdílů v rámci rozšířené Evropské unie ze dne 20. prosince Zajištění implementace Programu švýcarsko-české spolupráce, dokument schválený poradou vedení Ministerstva financí ČR dne 2. září Metodika finančních toků a kontroly pro Program švýcarsko-české spolupráce schválená vládou České republiky dne 16. února
6 Manuál Programu švýcarsko-české spolupráce pro vyhlašování výzev předkládání a hodnocení projektů udělování grantu, dokument schválený náměstkem ministra financí dne 27. dubna Příručka pro implementaci Programu švýcarsko-české spolupráce schválená Ministerstvem financí dne 17. února Manuál pro zadávání veřejných zakázek v rámci Programu švýcarsko-české spolupráce schválený Ministerstvem financí dne 9. března Postupy pro zajištění publicity Programu švýcarsko-české spolupráce schválené náměstkem ministra financí dne 15. února Dohoda o delegování pravomocí a zodpovědností pro zajištění přípravy a realizace Programu švýcarsko-české spolupráce uzavřená mezi Ministerstvem financí ČR (Národní koordinační jednotka) a Ministerstvem životního prostředí ČR (Zprostředkující subjekt) dne 9. listopadu Dohoda o pověření výkonu konkrétních činností uzavřená mezi Ministerstvem životního prostředí ČR (Zprostředkující subjekt) a Státním fondem životního prostředí (Pověřený realizátor) dne 30. října Statut Pracovní skupiny pro Program švýcarsko-české spolupráce schválený náměstkyní ministra životního prostředí ČR dne 15. května Pokyn č. 1 NKJ oprávněné výdaje projektů Programu švýcarsko-české spolupráce schválený Ministerstvem financí dne 17. února Pokyn č. 2 NKJ Pokyn pro vyplnění Průběžné zprávy o projektu (Interim report IR) platný od 1. března
7 II. ZÁKLADNÍ INFORMACE 1. Definice pojmů 1. Auditním subjektem je soukromá firma s uznávanou profesionální reputací, která pracuje v souladu s mezinárodními kontrolními standardy a je členem Komory auditorů ČR. Auditní subjekt stanovený v rámci celého Programu švýcarsko-české spolupráce bude uveden v Dohodě o projektu nebo oznámen dodatečně; 2. Dohodou o delegování pravomocí a zodpovědností (dále jen Dohoda o delegování ) je dvoustranná písemná dohoda uzavřená mezi Národní koordinační jednotkou a Zprostředkujícím subjektem, jejímž předmětem je delegování některých pravomocí a zodpovědností Národní koordinační jednotky v přípravě a implementaci Programu švýcarsko-české spolupráce vymezených Rámcovou dohodou na Zprostředkující subjekt podle kap. 2.2 Metodiky finančních toků a kontroly pro Program švýcarsko-české spolupráce; 3. Dohodou o projektu je dohoda mezi ČR a Švýcarskem o implementaci konkrétního projektu 1 ; 4. Finančním útvarem je útvar (jsou útvary) v rámci kapitoly státního rozpočtu (dále jen SR ), který provádí platby prováděcí agentuře/zprostředkovateli z prostředků SR odpovídající podílu určeného na předfinancování výdajů, které mají být kryty z prostředků grantu a podílu národního spolufinancování (pokud jej zprostředkující subjekt zajišťuje; 5. Fondem se rozumí fond poskytující granty do konkrétních oblastí daných jeho zaměřením. V rámci Programu švýcarsko-české spolupráce existují tyto fondy: Fond environmentální odbornosti, Fond partnerství 2, Fond na přípravu projektů, Fond na stipendia 3 ; 6. Grant je nevratný finanční příspěvek poskytnutý Švýcarskem na základě Dohody o projektu na schválený projekt. Dle 44 odst. 2 zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech, se jedná o prostředky SR na předfinancování výdajů, které mají být kryty prostředky z rozpočtu Evropské unie nebo z finančních mechanismů a prostředky poskytnuté ze SR na předfinancování výdajů, které mají být kryty prostředky z rozpočtu Evropské unie nebo z finančních mechanismů; 7. Individuální projekt (dále jen IP ) je soubor aktivit uvedených v Dohodě o projektu, na které je poskytován grant, naplňující cíle Programu švýcarsko-české spolupráce. Grant by měl činit minimálně 1 mil. CHF; 1 V případě implementace blokového grantu, resp. programu je uzavírána Dohoda o blokovém grantu, resp. Dohoda o programu. Pro účely tohoto Manuálu je dále užíván jednotný pojem Dohoda o projektu. 2 Fond není přímo obsažen v Rámcové dohodě, kde je uveden pouze twinning. 3 Fond na stipendia bude realizován vybranou švýcarskou institucí. Financování a kontrola této části Programu švýcarsko-české spolupráce budou prováděny přímo příslušnými švýcarskými institucemi. 7
8 8. Monitorovací výbor (dále jen MoV ) je poradní orgán Národní koordinační jednotky, jehož členy jmenuje ministr financí na základě nominací od subjektů zapojených do implementace Programu švýcarsko-české spolupráce; 9. Národní kontrolní orgán (dále jen NKO ) je ústřední orgán, který odpovídá za zajištění efektivního fungování řídících a kontrolních systémů včetně prevence podvodů a nesrovnalostí. Provádí kontroly a audity v souladu s vypracovanými plány, příslušnými národními právními předpisy a požadavky Rámcové dohody; 10. Národní koordinační jednotka (dále jen NKJ ) je subjekt pověřený koordinací Programu švýcarsko-české spolupráce = Ministerstvo financí; 11. Nesrovnalostí se rozumí jakékoliv jednání nebo opomenutí, směřující k neoprávněnému čerpání anebo užití prostředků dotace, zejména podvod, zpronevěra, uvedení klamavých údajů, porušení povinností vyplývajících z Dohody o projektu, porušení řádného využití dotace apod.; 12. Partneři jsou české a švýcarské subjekty (soukromé i veřejné) vzájemně spolupracující v rámci Programu švýcarsko-české spolupráce na realizaci projektu a zajišťující udržitelnost jeho výstupů 4 ; 13. Projektem se pro účely tohoto Manuálu rozumí všechny formy pomoci (IP nebo fond), pokud není nutno blíže specifikovat v daném kontextu; 14. Prováděcí agenturou je úřad veřejné správy, veřejnoprávní nebo soukromoprávní právnická osoba anebo jiná osoba pověřená implementací konkrétního IP, na který jí byl v souladu s Dohodou o projektu udělen grant (pro účely tohoto Manuálu bude pro Prováděcí agenturu používán pojem konečný příjemce, dále jen KP ); 15. Předfinancování je předfinancování výdajů, které mají být kryty z prostředků grantu, prostředky SR. V praxi to znamená, že KP/zprostředkovatel obdrží prostředky SR, které mají být kryty prostředky grantu, a po vynaložení tohoto výdaje ze SR jsou prostředky grantu převedeny z účtu NF na účet zprostředkujícího subjektu; 16. Příspěvkem je nevratný finanční příspěvek poskytnutý Švýcarskem na základě Rámcové dohody v celkové výši 109,780 mil. CHF; 17. Rámcovou dohodou se rozumí Rámcová dohoda o implementaci Programu švýcarsko-české spolupráce na snížení hospodářských a sociálních rozdílů v rámci rozšířené Evropské unie mezi Švýcarskou federální radou a vládou České republiky; 18. Řídící výbor sub-projektů zřizuje Ministerstvo životního prostředí jako zprostředkovatel Fondu environmentální odbornosti pro dohled nad nastavením a realizací Fondu;; 19. Sub-projektem se rozumí dílčí projekt v rámci jednoho fondu, který s ostatními subprojekty spojuje společné téma nebo sdílené cíle; 20. Technickou asistencí pro NKJ/ZS se rozumí individuální projekt na zajištění administrativní podpory NKJ/ZS při přípravě a realizaci Programu švýcarsko-české spolupráce 5 ; 4 Jedná se zejména o spolupráci, při které švýcarský subjekt poskytne technologie a know-how potřebné pro splnění konkrétního projektu. 8
9 21. Výzva pro předkládání záměrů projektů bude Otevřená a zveřejněná v tisku a dalších médiích (internet). Předkládat své záměry projektů mohou všichni oprávnění žadatelé, pokud nebude ve Výzvě stanoveno jinak, na příslušné místo určené ZS-MŽP a to v rámci prioritních oblastí uvedených ve Výzvě; 22. Zprostředkovatelem (dále jen ZP ) je úřad veřejné správy, právnická osoba veřejného práva anebo jiná osoba pověřená implementací odsouhlaseného fondu v souladu s příslušnou Dohodou o projektu. Zprostředkovatel je v tomto případě příjemcem celkového grantu a uděluje dále granty na jednotlivé sub-projekty vybrané v rámci otevřené výzvy pro daný fond. Ministerstvo životního prostředí je zprostředkovatelem Fondu environmentální odbornosti; 23. Zprostředkujícím subjektem (dále jen ZS ) je veřejný subjekt (organizační složky státu) pověřený NKJ na základě Dohody o delegování, který vykonává činnosti NKJ vůči KP/ZP = Ministerstvo životního prostředí; 24. Žadatel = Předkladatel projektu. Žadatelem je předkladatel záměru projektu či konečného návrhu projektu. V případě fondu se jedná o předkladatele sub-projektu. 2. Implementační struktura 2.1 Nadnárodní řídící struktura Pro efektivní a transparentní řízení implementace Programu švýcarsko-české spolupráce jsou v souladu s příslušnými mezinárodními dokumenty stanoveny na národní a nadnárodní úrovni implementační subjekty s jasně definovanými odpovědnostmi za jednotlivé činnosti celého implementačního cyklu. Švýcarské velvyslanectví Švýcarské velvyslanectví je oficiálním reprezentantem Švýcarska. Jeho hlavní funkcí je: a) zajišťovat funkci kontaktního místa pro NKJ; b) napomáhat kontaktům, zajišťovat navazování vztahů a vytváření sítí mezi partnery; c) informovat a radit partnerům ohledně postupů a podmínek příspěvku; d) předávat oficiální informace a návrhy švýcarským orgánům; e) informovat a předávat návrhy švýcarské strany českým autoritám; f) přijímat, formálně kontrolovat a předkládat Státní kanceláři pro hospodářské záležitosti (dále jen SECO ) záměry projektů doporučené MoV a následně také konečné návrhy projektů doporučené NKJ - Centrem pro zahraniční pomoc oddělení přípravy a koordinace (dále jen CZP1 ); 5 Postup pro předkládání žádostí o financování z TAF včetně specifikace oprávněných výdajů a dalších informací je uveden v Pokynu pro financování aktivit z Fondu technické asistence. Mzdové náklady mezi oprávněné nepatří. 9
10 g) organizovat společně s NKJ pracovní mise švýcarských delegací; h) účastnit se zasedání týkajících se Programu švýcarsko-české spolupráce; i) poskytovat veřejnosti informace o Programu švýcarsko-české spolupráce; j) účastnit se jako pozorovatel jednání MoV. Státní kancelář pro hospodářské záležitosti (SECO) Její hlavní úkoly jsou: a) zajistit strategické a operační řízení na celkové úrovni; b) účastnit se výročních zasedání organizovaných NKJ; c) poskytovat podporu při výběru a přípravě projektů; d) dohlížet na celkovou realizaci Programu švýcarsko-české spolupráce prostřednictvím ověření na místě. SECO v rámci řízení Programu švýcarsko-české spolupráce: a) konzultuje pravidla a postupy pro implementaci Programu švýcarsko-české spolupráce; podmínky pro výběr projektů; systém monitorování a hodnocení projektů; výroční a závěrečné zprávy; b) po administrativní stránce zodpovídá za: příjem a posuzování záměrů a konečných návrhů projektů; přípravu Dohod o projektu ve spolupráci s NKJ; zajišťování finančního řízení projektů; příjem a schválení výročních monitorovacích zpráv k Programu švýcarsko-české spolupráce od přijímajících států; zajišťování informovanosti veřejnosti o Programu švýcarsko-české spolupráce; Některé z těchto úkolů může Švýcarsko delegovat na švýcarské velvyslanectví v Praze. 2.2 Národní řídící struktura V souladu s Usnesením vlády č ze dne 7. listopadu 2007 a Rámcovou dohodou mezi Švýcarskou federální radou a vládou České republiky týkající se implementace Programu švýcarsko-české spolupráce, čl. 9 zabezpečuje Ministerstvo financí (dále jen MF ) funkci NKJ pro Program švýcarsko-české spolupráce a nese celkovou zodpovědnost za implementaci Programu v České republice. 10
11 Hlavní odpovědností NKJ je zejména celkové řízení Programu švýcarsko-české spolupráce, výběr, plánování, realizace, kontrola a hodnocení projektů a rovněž použití finančních prostředků z příspěvku v souladu s Rámcovou dohodou. Administrativní struktura NKJ je tvořena následujícími subjekty: Centrum pro zahraniční pomoc oddělení přípravy a koordinace (CZP1); Centrum pro zahraniční pomoc oddělení realizace, monitorování a hodnocení (CZP2); Národní Fond (NF); Centrální finanční a kontraktační jednotka (CFCU); Odbor Kontrola (NKO). Centrum pro zahraniční pomoc - oddělení přípravy a koordinace (CZP1) Oddělení odpovídá za celkové zajištění administrativy, koordinaci přípravy a využití Programu švýcarsko-české spolupráce. Jeho odpovědnost zahrnuje následující úkoly: a) zajistit implementaci Programu švýcarsko-české spolupráce v souladu s národní legislativou; b) zajišťovat celkovou koordinaci švýcarského příspěvku s jinými příspěvky, s Národním strategickým referenčním rámcem a s nástroji pomoci EU ve spolupráci s ostatními příslušnými národními orgány a organizacemi; c) připravovat základní dokumenty, které požaduje švýcarská strana, ve spolupráci s dalšími subjekty a to až do podpisu Dohody o projektu; d) zajistit přípravu a uzavření Dohod o projektu; e) zpracovávat metodiku a podrobné postupy pro přípravu a výběr projektů spolufinancovaných z Programu švýcarsko-české spolupráce; f) po konzultaci se švýcarským velvyslanectvím organizovat výroční zasedání a předložit výroční zprávu Programu švýcarsko-české spolupráce; g) vykonávat funkci sekretariátu MoV pro Program švýcarsko-české spolupráce; h) vyhlašovat výzvy k předkládání záměrů projektů (pokud není tento úkol delegován na ZS); i) posuzovat záměry projektů předkládaných k projednání MoV (s možností konzultace se švýcarským velvyslanectvím); j) předkládat záměry projektů doporučené MoV k posouzení SECO; k) posoudit a v případě kladného stanoviska předložit konečný návrh projektu SECO; l) zajišťovat celkovou informovanost a publicitu Programu švýcarsko-české spolupráce, mj. prostřednictvím webových stránek 11
12 m) archivovat veškeré originály příslušných dokumentů po dobu 10 let po ukončení projektů. Centrum pro zahraniční pomoc oddělení realizace, monitorování a hodnocení (CZP2) Jeho odpovědnost zahrnuje následující úkoly: a) zpracovávat postupy pro realizaci, monitorování a hodnocení projektů spolufinancovaných z Programu švýcarsko-české spolupráce; b) spolupracovat na přípravě Dohod o projektu; c) zajistit průběžné monitorování projektů a přípravu monitorovacích zpráv; d) řídit realizaci projektů v souladu s Dohodami o projektu vytvořením adekvátního monitorovacího mechanismu; e) posuzovat a z hlediska věcné a formální správnosti (plnění cílů projektů) schvalovat průběžné, roční a závěrečné zprávy a jejich soulad s Dohodou o projektu; f) archivovat veškeré originály příslušných dokumentů po dobu 10 let po ukončení projektů. Národní fond (NF) Odbor NF je útvar MF plnící funkci Platebního orgánu. Je centrálním místem pro převody finančních prostředků mezi ČR a Švýcarskem. Jeho odpovědnost zahrnuje následující úkoly: a) zajistit zřízení bankovního účtu v měně CHF u ČNB pro příjem finančních prostředků ze Švýcarska a jejich distribuci ZS 6 a dále bankovního účtu pro příjem a převod vratek; b) předkládat SECO žádosti o platbu příspěvku ze Švýcarska na účet NF na základě relevantní dokumentace o skutečně provedených úhradách oprávněných výdajů; c) na základě souhrnných žádostí předložených CFCU zajišťovat převody finančních prostředků na příjmový účet ZS; d) zajišťovat příjem nevyužitých nebo neoprávněně použitých prostředků Programu švýcarsko-české spolupráce přijatých z Územních finančních orgánů (dále jen ÚFO ) a územních samosprávných celků (dále jen ÚSC ) na účet vratek NF a jejich vrácení zpět na příslušný účet Programu švýcarsko-české spolupráce; e) vytvářet a případně aktualizovat Metodiku finančních toků a kontroly Programu švýcarsko-české spolupráce; f) samostatně účtovat v rámci účetní jednotky MF v informačním systému VIOLA (dále jen IS VIOLA ) o účetních případech za oblast prostředků Programu švýcarsko-české spolupráce uložených na bankovních účtech NF, zřízených pro financování Programu švýcarsko-české spolupráce; 6 Případně ZP, neexistuje-li ZS. 12
13 g) řešení a vyčíslení nesrovnalostí ve své působnosti v souladu s příslušnými předpisy a pokyny; h) poskytnout každoroční celkový finanční výkaz o všech převodech prostředků mezi Švýcarskem a Národním fondem na jedné straně a mezi Národním fondem a zprostředkujícími subjekty na druhé straně; i) archivovat veškeré originály dokumentů po dobu 10 let po ukončení projektů. Centrální finanční a kontraktační jednotka (CFCU) Její odpovědnost zahrnuje následující úkoly: a) připravit pro implementaci Programu švýcarsko-české spolupráce základní dokumenty, které požaduje švýcarská strana, a to ve spolupráci s CZP1, CZP2 a dalšími subjekty; b) vydávat Oznámení o poskytnutí grantu vůči ZS (organizační složka státu, dále jen OSS ), které na jejich základě poskytují prostředky KP/ZP; c) vydávat Rozhodnutí o poskytnutí dotace z NF vůči zprostředkujícím subjektům, kterými jsou ÚSC; d) zadávat a aktualizovat údaje o projektech, rozpočtech a subjektech do modulu Projektového řízení IS VIOLA; e) potvrzovat, že výše spolufinancování byla zajištěna v souladu s Dohodou o projektu; f) evidovat a schvalovat žádosti KP/ZP a souhrnné žádosti v IS VIOLA v rámci Programu švýcarsko-české spolupráce; g) předkládat souhrnné žádosti o platby NF a ověřovat jejich správnost a zákonnost; h) zpracovávat pravidelné zprávy pro NF v požadovaném rozsahu jako podklad pro žádost o platbu příspěvku na účet NF; i) zpracovávat metodiku a podrobné postupy spojené se zadáváním veřejných zakázek; j) dohlížet na průběh výběrových řízení v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb. a ostatními specifickými pravidly Programu švýcarsko-české spolupráce u všech projektů; k) v případě, že pro daný projekt neexistuje ZS nebo jím je MF, přijímat hlášení podezření na nesrovnalost na úrovni KP/ZP a potvrzovat jejich opodstatněnost, zahájit a vést řízení k prošetření podezření na nesrovnalost, dát NF podnět k pozastavení plateb; l) v případě, že pro daný projekt neexistuje ZS nebo jím je MF, odpovídat za vrácení nesprávně nebo neoprávněně vyplacených, zadržených, použitých nebo nevyužitých prostředků z příspěvku na účet Národního fondu; m) vést a aktualizovat registr nesrovnalostí; n) informovat CZP1, CZP2, NF a odbor Kontrola o všech případech zjištěných nesrovnalostí a porušení pravidel a postupů Programu švýcarsko-české spolupráce a jejich prováděcích pokynů a souvisejících zákonů; 13
14 o) zpracovávat podkladové dokumenty pro výroční zprávu; p) archivovat veškeré originály dokumentů po dobu 10 let po ukončení projektů. Odbor Kontrola Odbor Kontrola je útvar MF, který je ústředním správním orgánem pro finanční kontrolu v souladu s 7 zák. č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. Plní funkci Národního kontrolního orgánu (dále jen NKO ). Jeho odpovědnost zahrnuje následující úkoly: a) metodické řízení a koordinace výkonu finanční kontroly v rámci celé implementační struktury a poskytování konzultační, poradenské a školící činnosti při implementaci Programu švýcarsko-české spolupráce; b) spolupráce s kontrolními orgány 7, jejich kontrolními útvary nebo útvary interního auditu na všech úrovních implementace a s auditním subjektem; c) zajištění auditního subjektu pro všechny projekty; d) zpracování ročních plánů finančních kontrol a auditů na základě údajů, které mu předávají kontrolní orgány a auditní subjekt a informování SECO o těchto plánech a jejich plnění; e) vykonávání auditů systému implementace; f) zajištění projednání výsledků finančních kontrol a auditů s CZP2, CFCU a ZS včetně SECO a zajištění následné evidence informací o přijatých opatřeních k nápravě; g) zajištění výkonu auditu shody u každého ZS zodpovědného za implementaci Programu švýcarsko-české spolupráce, jak vyplývá z článku 3.6 Přílohy 2 Rámcové dohody; h) zpracování roční zprávy o výsledcích finančních kontrol a auditů v oblasti hospodaření s finančními prostředky z příspěvku na základě zpráv zasílaných kontrolními orgány a auditním subjektem ve stanoveném termínu; tyto zprávy budou přílohou výročních zpráv; i) reportování nesrovnalostí vůči SECO v souladu s podmínkami Rámcové dohody; j) spolupráce na kontrolách a auditech, které zajišťuje švýcarská strana, a poskytování potřebných informací švýcarské straně; k) archivace všech originálů relevantních dokumentů z prováděných kontrol a auditů a řešení nesrovnalostí po dobu 10 let po ukončení realizace projektů. 7 Kontrolními orgány jsou CZP1, CZP2, CFCU a zprostředkující subjekty, které na základě Dohody o delegování s Národní koordinační jednotkou vykonávají kontrolu KP/ZP. 14
15 Centrální orgány a územně samosprávní celky na úrovni krajů a obcí jsou dále povinny v souladu se zák. č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, v platném znění, mít vytvořen systém řídící kontroly a funkční nezávislý systém interního auditu. Monitorovací výbor (MoV) Monitorovací výbor Programu švýcarsko-české spolupráce v České republice zodpovídá za monitorování přípravy, implementace, efektivní řízení a koordinaci využívání prostředků z Programu švýcarsko-české spolupráce. Ministr financí jmenuje a odvolává členy MoV na základě návrhů příslušných ministrů nebo vedoucích orgánů veřejné správy, případně dalších relevantních institucí. Jednání MoV se mohou účastnit se statutem pozorovatele zástupci švýcarského velvyslanectví, příp. přizvaní zástupci dalších organizací a institucí. MoV napomáhá NKJ ve výběru záměrů projektů a strategickém řízení Programu švýcarsko-české spolupráce. Jeho odpovědnost zahrnuje následující úkoly: navrhovat záměry projektů doporučené NKJ k předložení švýcarské straně; monitorovat soulad implementace pomoci s Rámcovou dohodou; vyhodnocovat celkový postup plnění cílů Programu švýcarsko-české spolupráce, navrhovat jeho úpravy a prostřednictvím NKJ tyto předkládat k odsouhlasení švýcarské straně; schvalovat výroční monitorovací zprávy připravené NKJ. Řídící výbor sub-projektů Ministerstvo životního prostředí jako zprostředkovatel Fondu environmentální odbornosti má možnost zřídit pro dohled nad nastavením a realizací Fondu jedenáctičlenný Řídicí výbor, který sestává z předsedy Řídicího výboru (zástupce Ministerstva životního prostředí) a dalších členů. Dalšími členy Řídicího výboru jsou 4 zástupci Ministerstva životního prostředí (sekce ekonomiky a politiky ŽP, sekce ochrany přírody a krajiny, sekce technické ochrany ŽP, sekce ochrany klimatu a ovzduší), 1 zástupce Státního fondu životního prostředí, 1 zástupce Ministerstva financí České republiky - Národní koordinační jednotky (NKJ), 1 zástupce Velvyslanectví Švýcarské konfederace (SCO), 1 zástupce Moravskoslezského kraje, 1 zástupce Olomouckého kraje a 1 zástupce Zlínského kraje. Funkci tajemníka vykonává zástupce Odboru fondů EU. Řídicí výbor v rámci implementace Fondu environmentální odbornosti: - projednává návrhy revizí zaměření Fondu environmentální odbornosti, 15
16 - činí další strategická rozhodnutí, tak, aby bylo zajištěno efektivní řízení a adekvátní nastavení Fondu environmentální odbornosti, - projednává návrhy změn výběrových kritérií pro hodnocení sub-projektů, - projednává Roční zprávy o realizaci Fondu environmentální odbornosti, které MŽP zprostředkovatel Fondu předkládá NKJ, 16
17 2.3 Řídící struktura na úrovni resortu životního prostředí Zprostředkující subjekt (ZS) Ministerstvo životního prostředí (MŽP) Ministerstvo životního prostředí vykonává na základě pověření NKJ dle Dohody o delegování delegované činnosti NKJ vůči předkladatelům záměrů projektů a následně KP/ZP. Jsou na něj na základě Dohody o delegování přeneseny vybrané odpovědnosti za přípravu projektů a jejich implementaci. Ručí za zajištění všech odpovídajících aktivit včetně spolufinancování a předfinancování jednotlivých projektů. Tato Dohoda vychází z Rámcové dohody mezi Švýcarskou federální radou a vládou České republiky týkající se implementace Programu švýcarsko-české spolupráce na snížení hospodářských a sociálních rozdílů v rámci rozšířené Evropské Unie uzavřené dne ZS-MŽP je odpovědné za následující oblasti zaměření vymezené Rámcovou dohodou. V rámci oblasti 2.1 budou poskytovány finanční prostředky na realizaci individuálních projektů. V rámci oblasti 2.2 budou poskytovány finanční prostředky na realizaci subprojektů. 2.1 Obnova a modernizace základní infrastruktury a zlepšení životního prostředí Cíl 1: Posílit služby spojené s infrastrukturou na úrovni obcí s cílem zvýšit životní úroveň a podporovat hospodářský rozvoj. Cíl 2: Zvýšit energetickou efektivitu a zlepšit kvalitu ovzduší (snížení emisí skleníkových plynů a jiných nebezpečných emisí). Cíl 3: Zlepšit management, bezpečnost a spolehlivost komunálních/regionálních systémů veřejné dopravy. 2.2 Zlepšení životního prostředí Environmentální expertní fond Mezi NKJ-MF a Ministerstvem životního prostředí byla za účelem jednoznačného vymezení zodpovědností uzavřena Dohoda o delegování, která vymezila práva a odpovědnosti mezi NKJ a Ministerstvem životního prostředí. V Dohodě o delegování je úlohou MŽP zejména: a) předložit podklady NKJ pro vyhlášení otevřené výzvy; b) přijímat a hodnotit záměry projektů včetně posouzení jejich souladu s pravidly veřejné podpory a dalšími požadavky Rámcové dohody; c) zpracovat Stanoviska ZS k doporučeným návrhům projektů; d) předkládat doporučené návrhy NKJ-CZP 1; e) poskytovat asistenci při zpracovávání konečných návrhů projektů; 17
18 f) přijímat konečné návrhy projektů, na základě stanoviska SECO, posoudit dopracovaný konečný návrh projektu a zpracovat Stanoviska ZS ke konečným návrhům projektů; g) předkládat konečné návrhy projektů NKJ; h) účastnit se jednání Monitorovacích výborů; i) vydávat Rozhodnutí o poskytnutí dotace nebo stanovit výdaje organizačních složek státu; j) posuzovat a monitorovat soulad realizace projektu s Dohodou o projektu a Rozhodnutím o poskytnutí dotace; k) provádět ve spolupráci s NKJ dohled nad výběrovými řízeními prováděnými Konečným příjemcem/zprostředkovatelem v souvislosti s realizací projektu, zejména potvrzovat soulad postupů s národní legislativou a postupy stanovenými NKJ; l) zajišťovat publicitu Programu švýcarsko-české spolupráce a informovanost; m) zajistit narozpočtování prostředků ve svém rozpočtu tak, aby KP/ZP obdržel na základě žádosti o platbu prostředky na předfinancování grantu; n) potvrdit, že výše spolufinancování je zajištěna v souladu s Dohodou o projektu; o) zajistit, aby žádný oprávněný výdaj projektu nebyl financován duplicitně z jiného zdroje financování; p) kontrolovat žádosti o platbu, včetně faktur a jiných účetních dokladů, předložené KP/ZP a ověřovat pravost a správnost podkladů, jakož i oprávněnost výdajů; q) zajistit kontrolu a předkládání zpráv o projektech; r) ověřovat správnost a pravdivost údajů v monitorovacích zprávách předložených KP/ZP; s) zajistit průběžné monitorování a řízení projektů prostřednictvím Řídících výborů projektů, pokud budou ustanoveny; t) přijímat hlášení podezření na nesrovnalosti na úrovni KP/ZP a potvrzovat jejich opodstatněnost, zahájit a vést řízení k prošetření podezření na nesrovnalost; u) odpovídat za vrácení nesprávně nebo neoprávněně vyplacených, zadržených, použitých nebo nevyužitých prostředků z Příspěvku Švýcarsku na účet Národního fondu, šetřit podezření na nesrovnalosti na úrovni KP/ZP; v) zajistit, aby platby KP/ZP byly prováděny v určených lhůtách; w) zajistit provádění kontrol, auditů a průběžné monitorování projektů v rámci dané oblasti zaměření; x) zajistit archivaci všech relevantních dokumentů týkajících se projektů v rámci Programu švýcarsko-české spolupráce po dobu 10 let po ukončení realizace projektů. y) řídit se dalšími pokyny vydanými NKJ. V rámci Ministerstva životního prostředí jakožto ZS se na implementaci Programu švýcarskočeské spolupráce účastní: 1. Odbor fondů Evropské unie (330), který má za odpovědnost: 18
19 a. účastnit se jednání Monitorovacích výborů; b. vydávat Rozhodnutí o poskytnutí dotace nebo stanovit výdaje organizačních složek státu; c. zajistit, aby platby KP/ZP byly prováděny v určených lhůtách; d. zajistit archivaci všech relevantních dokumentů týkajících se projektů v rámci Programu švýcarsko-české spolupráce po dobu 10 let po ukončení realizace projektů; e. řídit se dalšími pokyny vydanými NKJ. 2. Oddělení programů Evropské unie (333) spadající organizačně do Odboru fondů Evropské unie, které má za odpovědnost: a. předkládat podklady NKJ pro vyhlášení otevřené výzvy; b. kontrolovat hodnocení záměrů projektů provedeného PR; c. zpracovávat Stanoviska ZS k doporučeným návrhům projektů; d. kontrolovat výsledky posouzení dopracovaného konečného návrhu projektu PR; e. zpracovávat Stanoviska ZS ke konečným návrhům projektů; f. předkládat doporučené záměry projektů NKJ-CZP 1; g. předkládat konečné návrhy projektů NKJ-CZP1; h. ve spolupráci s NKJ a PR provádět dohled nad výběrovými řízeními prováděnými Konečným příjemcem/zprostředkovatelem v souvislosti s realizací projektu, zejména potvrzovat soulad postupů s národní legislativou a postupy stanovenými NKJ; i. zajistit průběžné monitorování a řízení projektů prostřednictvím Řídících výborů projektů, pokud budou ustanoveny; j. odpovídat za vrácení nesprávně nebo neoprávněně vyplacených, zadržených, použitých nebo nevyužitých prostředků z Příspěvku Švýcarsku na účet Národního fondu, šetřit podezření na nesrovnalosti na úrovni KP/ZP; k. zajistit archivaci všech relevantních dokumentů týkajících se projektů v rámci Programu švýcarsko-české spolupráce po dobu 10 let po ukončení realizace projektů; l. řídit se dalšími pokyny vydanými NKJ. 3. Oddělení financování (334) spadající organizačně do Odboru fondů Evropské unie, které má za odpovědnost: a. zajistit narozpočtování prostředků ve státním rozpočtu tak, aby KP/ZP obdržel na základě žádosti o platbu prostředky na předfinancování grantu; b. potvrdit, že výše spolufinancování je zajištěna v souladu s Dohodou o projektu; 19
20 c. zajistit archivaci všech relevantních dokumentů týkajících se projektů v rámci Programu švýcarsko-české spolupráce po dobu 10 let po ukončení realizace projektů; d. řídit se dalšími pokyny vydanými NKJ. 4. Odbor rozpočtu (220), který má za odpovědnost: a. spolupracovat při zajištění narozpočtování prostředků ve státním rozpočtu tak, aby KP/ZP obdržel na základě žádosti o platbu prostředky na předfinancování grantu; b. zajistit archivaci všech relevantních dokumentů týkajících se projektů v rámci Programu švýcarsko-české spolupráce po dobu 10 let po ukončení realizace projektů; c. řídit se dalšími pokyny vydanými NKJ. 5. Odbor Interního auditu (010), který má za odpovědnost: a. zajistit provádění kontrol, auditů a průběžné monitorování projektů v rámci dané oblasti zaměření; b. zajistit archivaci všech relevantních dokumentů týkajících se projektů v rámci Programu švýcarsko-české spolupráce po dobu 10 let po ukončení realizace projektů; c. řídit se dalšími pokyny vydanými NKJ. Pověřený realizátor (PR) Státní fond životního prostředí ČR (SFŽP) Státní fond životního prostředí ČR vykonává na základě pověření MŽP dle Dohody o pověření výkonem konkrétních činností delegované činnosti MŽP vůči předkladatelům záměrů projektů a následně KP/ZP. Jsou na něj na základě této Dohody přeneseny vybrané odpovědnosti za přípravu projektů a jejich implementaci. Odpovídá za zajištění všech odpovídajících aktivit. Mezi MŽP a Státním fondem životního prostředí ČR byla za účelem jednoznačného vymezení zodpovědností uzavřena Dohoda o pověření výkonem konkrétních činností, která vymezila práva a odpovědnosti mezi ZS a Státním fondem životního prostředí ČR. V Dohodě o pověření je úlohou SFŽP zejména: 1) obecné a) respektovat instrukce ZS v činnostech specifikovaných touto dohodou; b) postupovat v souladu s principem transparentnosti, rovného přístupu a nediskriminace; c) poskytovat odpovídající technické a personální vybavení pro oddělení vykonávající pověřené činnosti pro výkon povinností z této smlouvy vyplývajících; 20
21 d) potvrzovat oprávněnost a správnost požadavků příjemců podpory, ověřování skutečností jakými jsou tendrové postupy, uzavírání smluv, postup v implementaci, platby a převzetí prací aj.; e) kontrolovat během všech fází procesu administrace Programu švýcarsko-české spolupráce soulad s příslušnými vnitrostátními pravidly a pravidly Evropských společenství; f) zajišťovat ve spolupráci s ZS a NKJ informovanost a publicitu v rámci své působnosti pro danou prioritní oblast Programu švýcarsko-české spolupráce; g) zajišťovat archivaci všech relevantních dokumentů týkajících se projektů realizovaných v rámci Programu švýcarsko-české spolupráce po dobu 10 let po ukončení daného projektu (míněno 10 let po schválení Závěrečné zprávy o projektu). 2) v rámci administrace žádostí o podporu a) přijímat v rámci otevřené výzvy záměry projektů, posuzovat je po formální stránce na základě kritérií oprávněnosti v souladu s Manuálem NKJ a tímto Manuálem a v souladu s pravidly veřejné podpory; b) informovat předkladatele záměrů, jejichž záměry nebyly doporučeny hodnotící komisí, a vyřizovat dotazy ohledně vysvětlení důvodů nedoporučení záměru projektu těchto předkladatelů; c) zveřejňovat seznam všech záměrů projektů doporučených hodnotící komisí s uvedením pořadí na svých internetových stránkách; d) asistovat při zpracování konečných návrhů projektů; e) přijímat konečné návrhy projektů, na základě stanoviska SECO; f) posuzovat formální náležitosti konečného návrhu projektu a kontrolovat, zda byly do konečného návrhu projektu zapracovány požadavky a připomínky SECO. 3) v rámci implementace a) kontrolovat soulad realizace projektu s Dohodou o projektu a Rozhodnutím o poskytnutí dotace; b) provádět ve spolupráci se ZS a NKJ dohled nad výběrovými řízeními prováděnými KP/ZP podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách v souvislosti s realizací projektu a v souladu se specifikami Programu švýcarsko-české spolupráce; c) ve spolupráci se ZS a NKJ zajišťovat účasti na řídících výborech jednotlivých projektů (pokud je řídící výbor ustanoven); d) provádět kontrolu věcné a formální správnosti monitorovacích (průběžných, závěrečných) zpráv o projektech předkládaných KP/ZP; e) ověřovat správnost a pravdivost údajů uvedených v monitorovacích zprávách; f) posuzovat návrhy změn v projektech předložených KP/ZP; g) zajistit potvrzení, že výše spolufinancování projektů je zajištěna v souladu s Dohodou o projektu; 21
22 h) provádět kontrolu žádostí o platbu a to včetně faktur, případně jiných účetních dokladů, kontrolu výpisů z bankovních účtů a oprávněnosti výdajů; i) realizovat převod prostředků KP/ZP v souladu s Rozhodnutím o poskytnutí dotace z prostředků ZS vyhrazených na předfinancování. 4) ve vztahu ke kontrole a hlášení nesrovnalostí a) provádět kontroly a průběžně monitorovat projekty u KP/ZP, informovat ZS o výsledcích a o přijatých nápravných opatřeních a ověřovat plnění nápravných opatření; b) zajistit dostatečný vnitřní kontrolní systém a řídící kontrolu při kontrole a schvalování zpráv a žádostí o platbu předkládaných KP/ZP; c) přijímat hlášení podezření na nesrovnalost na úrovni KP/ZP; d) zajišťovat při zjištění jakékoliv nesrovnalosti spolupráci s dalšími relevantními subjekty. 22
23 3. Oprávněnost 3.1. Oprávnění žadatelé Pokud není pro oblast zaměření specifikováno jinak, návrh projektu může předložit: organizační složka státu (OSS); státní příspěvková organizace; kraj; organizace zřízená nebo založená krajem; obec; svazek obcí; nestátní nezisková organizace; organizace zřízená nebo založená obcí; vzdělávací/ výzkumná instituce; organizace, která zajišťuje služby ve veřejném zájmu na základě veřejnoprávní smlouvy; dobrovolná nebo společenská organizace. Oprávněný žadatel musí dále splňovat následující kritéria: musí mít právní subjektivitu 8 ; musí mít sídlo v České republice; jeho činnosti v rámci realizace projektu musí být vykonávány ve veřejném zájmu na území České republiky, pokud není stanoveno jinak. nesmí z projektu financovat provozní náklady a náklady na údržbu své organizace Partnerství a oprávněnost partnerů Žadatelé mohou předložit návrh projektu buď samostatně nebo společně s partnery. Žadatelé a partneři mají možnost podílet se na spolufinancování projektu, účastnit se přípravy zpracování záměru projektu, resp. konečného návrhu projektu a řízení projektu, ale nemohou z tohoto projektu financovat provozní náklady a náklady na údržbu své organizace. 8 Není relevantní pro Organizační složky státu (OSS). 23
24 Partner je instituce (česká nebo švýcarská), která se podílí na přípravě projektu, jeho realizaci a dlouhodobé udržitelnosti projektu. Partner musí splňovat stejné požadavky oprávněnosti jako žadatel, jedinou výjimkou mohou být švýcarské instituce, které nemusejí splňovat podmínku sídla v České republice a jejichž činnosti v rámci realizace projektu nemusejí být vykonávány na území České republiky. Partnerem nesmí být organizace, která je dodavatelem stavebních prací, dodávek nebo služeb v rámci daného projektu. Pokud bude záměr projektu doporučen / schválen, může být konečný návrh projektu předložen v rámci smluvně uzavřeného partnerství veřejného a soukromého sektoru. Za partnerství veřejného a soukromého sektoru je považován takový smluvní vztah mezi veřejným a soukromým subjektem, jehož cílem je společné zajištění činností ve veřejném zájmu a musí být vyloučen jakýkoliv ziskový motiv. V rámci této smluvní spolupráce se partnerský subjekt zavazuje k zajištění činností ve veřejném zájmu a souvisejících aktivit, které by jinak zajišťoval či poskytoval veřejný subjekt. Na partnerský subjekt se mohou převádět, na základě dohody, určitá oprávnění veřejného subjektu vůči veřejnosti Oprávněná výše grantu Finanční prostředky z Programu švýcarsko-české spolupráce se proplácí zpětně, a to na základě předložených dokumentů o uskutečněných výdajích (pokud v Dohodě o projektu není stanoveno jinak). Výše grantu může být maximálně (s ohledem na pravidla veřejné podpory): 60% celkových oprávněných výdajů projektu; 85% celkových oprávněných výdajů projektu pokud je spolufinancování zajištěno z veřejných rozpočtů (státního, regionálních nebo místních); 90% celkových oprávněných výdajů projektu - pokud se jedná o projekty realizované nevládními neziskovými organizacemi. V případě, že skutečné výdaje projektu jsou nižší než schválené, musí být vždy dodržen schválený poměr mezi uděleným grantem a spolufinancováním. Poměr spolufinancování je stanoven v příslušné Dohodě o projektu. V případě, že skutečné výdaje projektu jsou vyšší než schválené, musí vždy KP/ZP zajistit financování výdajů nad rámec schváleného grantu z vlastních zdrojů. 24
25 3.4. Období oprávněnosti Výchozím datem pro období oprávněnosti výdajů je datum schválení finančního příspěvku švýcarským parlamentem : předkládání a schvalování záměrů projektů / konečných návrhů projektů je stanoveno na 5 let: od do Švýcarská strana bude přijímat konečné návrhy projektů do doby dvou měsíců před ukončením tohoto období, tj. do období proplácení výdajů je stanoveno na 10 let, do Po tomto datu již nebude možné žádné výdaje v rámci Programu švýcarsko-české spolupráce proplatit. Období oprávněnosti výdajů konkrétního projektu bude stanoveno v Dohodě o projektu. Náklady jsou oprávněné od data podpisu Dohody o projektu a max. 12 měsíců po plánovaném datu ukončení projektu Oprávněné výdaje projektů Základní pravidla oprávněnosti výdajů Podpora poskytnutá projektům realizovaným v rámci Programu švýcarsko-české spolupráce se vztahuje pouze na oprávněné výdaje. Výdaje jsou oprávněné pro financování, jestliže splňují všechny následující podmínky: Zahrnutí výdaje v projektu Každý konkrétní výdaj je oprávněný, pouze pokud byl zahrnut a schválen v rámci konečného návrhu projektu (indikativní rozpočet) a je tedy uveden v Dohodě o projektu (příloha Rozhodnutí / Smlouvy o poskytnutí dotace nebo obdobného právního aktu dále jen právní akt o poskytnutí dotace ). Výdaje neuvedené v konečném návrhu projektu nejsou, bez předchozího schválení jejich dodatečného zahrnutí do projektu švýcarskou stranou, oprávněné ani v případě, že by podle tohoto Manuálu splňovaly všechny další znaky oprávněného výdaje. Účel výdaje 25
26 Výdaj musí být nezbytný pro realizaci projektu a musí mít přímou vazbu na projekt (tj. musí být vynaložen na aktivity uvedené ve schváleném konečném návrhu projektu). Datum uskutečnění výdaje Výdaj je oprávněný, pokud vznikl v časovém rozmezí pro realizaci projektu 9 uvedeném v Dohodě o projektu a v právním aktu o poskytnutí dotace a byl uhrazen v časovém rozmezí pro oprávněnost výdajů uvedeném v Dohodě o projektu a v právním aktu o poskytnutí dotace. Obecně doba pro realizaci projektu začíná dnem podpisu Dohody o projektu oběma smluvními stranami a končí datem uvedeným Dohodě o projektu (toto datum je také uvedeno v právním aktu o poskytnutí dotace). Obecně doba oprávněnosti výdajů projektu začíná dnem podpisu Dohody o projektu oběma smluvními stranami a končí 12 měsíců po datu ukončení projektu, které je uvedeno v Dohodě o projektu a v právním aktu o poskytnutí dotace. Výdaje vynaložené před podpisem Dohody o projektu jsou vždy neoprávněné vyjma výdajů odsouhlasených švýcarskou stranou za účelem dopracování projektového záměru do podoby konečného návrhu projektu (hrazené z Fondu pro přípravu projektů na základě samostatného Rozhodnutí o poskytnutí dotace / Dopisu náměstka ministra financí). Evidence a prokazování uskutečněného výdaje Výdaj musí skutečně vzniknout, být zaznamenán na bankovních účtech nebo musí být doložen výdajovými pokladními doklady konečného příjemce / zprostředkovatele nebo jeho partnerů, být identifikovatelný a kontrolovatelný a musí být doložený originály účetních dokladů ve smyslu 11 zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů, resp. originály jiných dokladů ekvivalentní průkazní hodnoty. Efektivita výdaje Výdaj musí být přiměřený (musí odpovídat cenám v čase a místě obvyklým) a musí být vynaložen v souladu s následujícími principy: - hospodárnosti minimalizace výdajů při respektování cílů projektu nezbytných pro realizaci projektu - účelnosti přímá vazba na projekt a nezbytnost pro realizaci projektu - efektivnosti maximalizace v poměru mezi výstupy a vstupy projektu 9 s výjimkou výdajů na monitorování, audit a evaluaci, které byly schváleny v rámci konečného návrhu projektu tyto výdaje mohou vzniknout až do konce doby oprávněnosti výdajů projektu 26
27 Zálohové faktury dodavatelům v rámci projektu je možno hradit pouze v případě, že budou do konce projektu vyúčtovány. Pokud nebudou zálohové platby vyúčtovány, nebudou zálohové faktury uznány jako oprávněné výdaje projektu. Vedení účetnictví Účetnictví na úrovni ZS, kteří poskytují prostředky na předfinancování příjemcům ZS, který uskutečňuje výdaje na financování podílu národního financování a předfinancování prostředků, které mají být kryty prostředky z Programu švýcarskočeské spolupráce, ze SR příjemcům, účtuje zejména o následujících skutečnostech: 1. vznik nároku příjemců z titulu rozhodnutí o poskytnutí dotace a jeho snižování na podrozvahových účtech; 2. vznik závazku vůči příjemcům z titulu schválení žádosti o platbu 10 ; 3. úhrada závazku vůči příjemcům převod prostředků odpovídajících podílu předfinancování a národního financování ze SR příjemcům; 4. vznik pohledávky za NKJ z titulu žádosti ZS o platbu prostředků, které byly vynaloženy na předfinancování a které mají být kryty z prostředků Programu švýcarsko-české spolupráce, na příjmový účet správce kapitoly SR 5. úhrada pohledávky za NKJ - příjem finančních prostředků Programu švýcarsko-české spolupráce ze zdrojového účtu Programu na příjmový účet správce kapitoly SR, a to v souladu s platnými právními předpisy, zejména ustanoveními zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a vyhlášky č. 505/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, pro účetní jednotky, které jsou územními samosprávnými celky, příspěvkovými organizacemi, státními fondy a OSS. Účetnictví na úrovni KP/ZP Koneční příjemci/zprostředkovatelé jsou povinni vést účetnictví v souladu s předpisy ČR. Příjemci, kteří vedou účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou povinni vést analytické účty nebo analytickou evidenci s vazbou ke konkrétnímu projektu. Příjemci musí být schopni průkazně všechny operace dokladovat při následných kontrolách a auditech. Obecně formulované doklady např. se zněním fakturuji za stavební práce atd. jsou nedostatečné. Je požadováno, aby byl na dokladech uveden vždy účel/specifikace výdaje ve vztahu k příslušným aktivitám projektu. Zadávání veřejných zakázek Při nákupu služeb, dodávek a/nebo stavebních prací se vždy postupuje podle zákona o veřejných zakázkách č. 137/2006 Sb. a v souladu s dalšími specifickými pravidly Programu švýcarsko-české spolupráce pro zadávání veřejných zakázek, které jsou 10 Postup se nevztahuje na projekty, kdy ZS je v pozici příjemce 27