Source: http://www.jurpc.de/jurpc/show?id=20170143
Timestamp: 2017-11-21 00:37:47
Document Index: 193761768

Matched Legal Cases: ['de lege lata', 'de lege lata', '§ 100', '§ 299', '§ 153', '§ 95', '§ 130', '§ 55', '§ 197']

Berlit, Uwe-Dietmar, Schnittstellenbewältigung durch Metadaten bei eJustice und eGovernment: Akten und Dokumentenaustausch - rechtliche Überlegungen - JurPC-Web-Dok. 0143/2017
JurPC Web-Dok. 143/2017 - DOI 10.7328/jurpcb20173210143
Schnittstellenbewältigung durch Metadaten bei eJustice und eGovernment: Akten und Dokumentenaustausch - rechtliche Überlegungen
JurPC Web-Dok. 143/2017, Abs. 1 - 66
1. „Metadaten" sind als solche keine „juristische Kategorie". Abs. 2
2. „Metadaten" haben Funktionen auch juristische. Abs. 3
3. „Metadaten" sind nicht banal. Abs. 4
4. „Metadaten" sind als Aktenbestandteil grundsätzlich ihrem Inhalt nach zur Kenntnis zu bringen. Abs. 5
5. „Metadaten" erleichtern den Akten- und Dokumentenaustausch, müssen de lege lata aber nicht maschinenlesbar zur Verfügung gestellt werden. Abs. 6
6. „Metadaten" müssen stimmen. Abs. 7
7. Metadaten dürfen und sollen Arbeitsprozesse steuern, aber grundsätzlich nur im eigenen Verantwortungsbereich. Abs. 8
8. Auch automatisiert erstellte Metadaten können rechtlich erhebliche Relevanz haben. Abs. 9
9. Welche technisch erfassbaren Metadaten mit welcher Detailgenauigkeit im Rahmen ordnungsgemäßer Aktenführung zu erfassen und nachfolgend dann auch Gegenstand der Akteneinsicht sind, bedarf der Klärung. Abs. 10
10. Eine untergesetzliche Festlegung der bei elektronischer Aktenführung in welcher Detailgenauigkeit zu erfassenden Metadaten kann in den Verordnungen des Bundes und der Länder für die elektronische Aktenführung erfolgen. Abs. 11
„Insgesamt sind Metadaten eine relativ junge juristische Problemkategorie, die im Rahmen der digitalen Aufrüstung der Justiz und Verwaltung jedoch verstärkt an Bedeutung gewinnen wird."[1] Abs. 12
Mit diesen Worten endet ein Aufsatz zum Thema „Metadaten in Justiz und Verwaltung", der vor einem Jahr erschienen ist. Den hier hochgeworfenen Ball will ich aufgreifen und einige möglicherweise lösungsbedürftige Rechtsprobleme rund um Metadaten skizzieren. Abs. 13
1. „Metadaten" sind als solche keine „juristische Kategorie".
In unserem Kontext sind Metadaten Informationen zu anderen Informationen (Dokumenten, Vorgängen oder Akten), die Merkmale oder Eigenschaften dieser anderen Daten beschreiben, aber nicht diese Daten selbst sind oder enthalten. Abs. 15
Was ein Metadatum und was ein „gewöhnliches" Inhaltsdatum ist, ist oft eine Frage des Betrachters oder der Handlungs- bzw. Bearbeitungssituation. Abs. 16
· Der (analoge oder digitale) Eingangs"vermerk" auf einer Rechtsmittelschrift etwa ist für die weitere Verarbeitung nach der einmaligen Prüfung der Rechtsmittelfrist regelmäßig nicht interessant und für die Inhaltsdaten dieses Rechtsmittels völlig unerheblich, steuert aber die Beschäftigung mit diesen Inhaltsdaten dem Grunde nach. Abs. 17
· Die prozessrechtliche Bedeutung dieser Information mag sogar dafür sprechen, in dem Eingangs"vermerk" ein eigenes Inhaltsdokument zu sehen, das wegen seiner meist nur punktuellen prozessualen Bedeutung bei elektronischem Eingang lediglich aus Praktikabilitätsgründen in den Metadaten zu dem jeweiligen Dokument gespeichert wird. „Metadatum" bezeichnet dann nicht primär die Funktion oder die Eigenschaft, sondern Speicherort und -weise. Abs. 18
2. „Metadaten" haben Funktionen auch juristische.
Metadaten sind Mittel zum Zweck. Sie sollen künftige Bearbeitungs- oder Kommunikationsvorgänge dokumentieren, erleichtern oder steuern. Dabei liegt hier der Fokus auf digital erfassten, gespeicherten oder automatisiert weiterverarbeitbaren Metadaten. Die juristische Relevanz hängt nicht zuletzt von der Funktion des jeweiligen Metadatums ab. Das Eingangsdatum ist allgemein juristisch relevanter als die Zeichenzahl oder die Dateigröße des eingehenden Dokuments. Dies kann in Ausnahmefällen aber auch anders sein, z.B. bei Überschreitung der in Übermittlungsregelungen wirksam vorgegebenen Dateigrößenhöchstgrenzen. Abs. 22
Konsequenz ist: Die juristische Relevanz erschließt sich aus der Funktion des jeweiligen Metadatums bzw. dem Ergebnis/dem Zweck, der mit der Verwendung eines bestimmten Metadatums verfolgt wird. Die Eigenschaft einer Information, Metadatum zu sein, ist mithin juristisch unspezifisch und letztlich irrelevant. Sie bezeichnet zunächst einmal, dass es sich nicht um Inhaltsdaten handelt, die zwingend zur Akte zu nehmen sind. Bezeichnet wird ein Einordnungsproblem, nicht dessen Lösung. Abs. 21
3. „Metadaten" sind nicht banal.
Metadaten sind nur auf den ersten Blick „formal, inhaltsleer, unverfänglich und damit ausgesprochen harmlos".[2] Dies unterstreichen exemplarisch die telekommunikationsrechtliche Unterscheidung von Inhaltsdaten und Verbindungsdaten sowie deren Regulierung – bis hin zum Streit um die Vorratsdatenspeichung von Verbindungsdaten – oder auch die Bedeutung von Metadaten in vielen Big Data-Anwendungen. Abs. 23
In Justiz und Verwaltung eröffnen Metadaten, insbesondere technisch induzierte Protokollierungsdaten, die Zugriffe oder sonstige Be- oder Verarbeitungsprozesse speichern, ein so erhebliches Kontroll- und Überwachungspotential, dass Voraussetzung elektronischer Aktenführung eine drastische, kontrollierbare Beschränkung der Auswert- und Nutzbarkeit dieser Protokollierungsdaten auf die Sicherung der digitalen Abläufe ist. Die ist ein „Arbeitsfeld" für die Mitbestimmung von Personal- und Richterrat; hiernach nicht (rechtmäßig) frei verarbeitbare Daten werden regelmäßig nicht Aktenbestandteil und unterliegen dann auch nicht der Akteneinsicht. Abs. 24
4. „Metadaten" sind als Aktenbestandteil grundsätzlich ihrem Inhalt nach zur Kenntnis zu bringen.
„Metadaten", die zu Akten, Vorgängen oder einzelnen Dokumenten gespeichert sind, sind faktisch grundsätzlich Aktenbestandteil. Als faktischer Aktenbestandteil besteht dann auch eine gewisse Vermutung, dass sie bei der Aktenvorlage an Dritte (z.B. von Behörden an öffentlich-rechtliche Fachgerichtsbarkeiten oder jener der Gerichte an Verfahrensbeteiligte) mit zu übermitteln sind und sie dann auch der Akteneinsicht, die das Gericht zu gewähren hat, unterliegen. Dies gilt auch für digital geführte Gerichtsakten. Zu bewältigen ist dann aber das Problem, dass elektronische Akten deutlich mehr „informationshaltige" Metadaten umfassen als Papierakten. Abs. 26
Die jeweiligen E-Aktenprogramme in Gerichten und Verwaltungen müssen in der Lage sein, alle Metadaten, die zur Akte gehören und nicht aus rechtfertigungsfähigen Gründen und in diesem Sinne ausnahmsweise von der Akteneinsicht ausgenommen sind/werden können, im Rahmen der Übermittlung an Dritte (andere Behörden und Gerichte; Akteneinsicht) hinreichend geordnet sichtbar zu machen und so zu übermitteln, dass der mit den Metadaten verbundene Zusatzinformationsgehalt geborgen werden kann. Abs. 27
E-Aktensysteme in Gerichten und Verwaltung, die eine vollständige Akteneinsicht auch in die im Ergebnis von den Akteneinsichtsrechten umfassten Metadaten nicht gewährleisten (können), bergen aus rechtsstaatlicher Sicht einen „systemischen" Mangel: Sie programmieren einen Verstoß gegen das Gebot rechtlichen Gehörs, dem die Akteneinsicht im gerichtlichen Verfahren dient, oder – im Verwaltungsverfahren – gegen den Grundsatz des fairen Verfahrens als Ausprägung des Rechtsstaatsprinzips vor. Bei konsequenter Beachtung des Rechts dürfen sie nicht für eine führende Akte eingesetzt werden. Zu lösen ist daher das Problem der Abgrenzung von „reinen" Protokolldaten und solche Metadaten, die aus Gründen des – dar in Dienstvereinbarungen konkretisierten – Beschäftigtenschutzes nicht Bestandteil der Akten werden dürfen, von „aktenwürdigen" Metadaten. Abs. 28
5. „Metadaten" erleichtern den Akten- und Dokumentenaustausch, müssen de lege lata aber nicht maschinenlesbar zur Verfügung gestellt werden.
Ein wesentliches Einsatzfeld von Metadaten ist, einen Austausch von Akten, Vorgängen und Dokumenten zu erleichtern. Vorbehaltlich ausdrücklicher Regelungen, die dieses vorschreiben, sind Metadaten aber allein aufgrund der allgemeinen Aktenvorlage-, Akteneinsichts- oder Aktenübermittlungsregelungen (z.B. im Rahmen der Amts- oder Informationshilfe) nicht in einer Form zu übermitteln, die dem Empfänger eine automatisierte Weiterverarbeitung oder Datenübernahme in die eigenen Systeme gestatten. Dies ist bei der Einführung elektronischer Akten möglicherweise mitgedacht und nicht zuletzt aus Akzeptanzgründen angezeigt. Es ist möglichweiser in Grenzen auch nach allgemeinen Grundsätzen, etwa aus Gründen gewaltenübergreifender „Institutionentreue", rechtlich geboten. Abs. 30
Ein umfassendes Rechtsgebot besteht insoweit nicht. Standards, die einen solchen Austausch ermöglichen oder fördern, sind selbst kein Rechtssatz; deren Beachtung ist grundsätzlich freiwillig und nur nach Maßgabe allgemeinen Organisations(binnen)rechts rechtlich geboten. Soweit in Fachanwendungen eine standardkonforme Übermittlung auch von Metadaten in weiterverarbeitungsfähiger Form technisch „programmiert" ist, bewirkt die von den dazu berufenen Instanzen getroffene Entscheidung zum Einsatz einer Fachanwendung indes auch die verfahrensübergreifende, überindividuelle Anweisung, dass die Metadaten maschinenlesbar übermittelt werden. Abs. 31
Die ab 1.1.2018 nur noch in Sonderfällen erforderliche Vorsitzendenentscheidung über die Gewährung von Einsicht in die elektronischen Prozessakten, die ab 1.1.2018 bei elektronischer Aktenführung im Regelfall durch die Bereitstellung des Inhalts der Akten zum Abruf erfolgt (s. nur § 100 Abs. 3 VwGO; § 299 ZPO), ermächtigt den Vorsitzenden nicht zur Bestimmung der Datenformate oder -strukturen bei der Akteneinsicht. Einer besonderen Entscheidung bedarf auch nicht die programmtechnisch vorgegebene, etwa über das prozessrechtlich Unabweisbare hinausgehende Metadatenübermittlung. Zur Akte gespeicherte Metadaten, die nach den mit den Mitbestimmungsgremien zu schließenden Dienstvereinbarungen nicht frei, etwa auch zur „Arbeitskontrolle", verwendet werden können, werden regelmäßig schon nicht Aktenbestandteil und unterliegen dann auch nicht der Aktensinsicht. Abs. 32
6. „Metadaten" müssen stimmen.
6.1 Metadaten, die interne Abläufe steuern/unterstützen oder im behördlichen oder richterlichen Bearbeitungsprozess die Grundlage von internen Auswahl-, Selektions- oder Priorisierungsentscheidungen bilden, müssen zutreffend sein und bei ihrer Nutzung die definierten Ergebnisse zeitigen. 100%ige Richtigkeit wird indes selbst bei vollständig automatisierter Metdadatenerfassung oder -vergabe nicht erreichbar sein. Bei händischer Erfassung/Vergabe ist wegen der Fehleranfälligkeit menschlichen Handelns generell stets mit einer gewissen Fehlerquote zu rechnen. Abs. 34
Klärungsbedürftig wird, wie hoch diese Fehlerquote sein darf (und wie dies festzustellen ist), welche Vorkehrungen zu treffen sind, um die Fehlerquote auf dieses „erträgliche" Niveau zu begrenzen, und wer in einer Organisation dieses Niveau definiert. Abs. 35
Als Organisationsentscheidung kann das Niveau verbindlich nur die durch jeweilige hierarchische Spitze festgelegt werden. Wegen der Einwirkungen auf die auch individuelle richterliche Arbeit ist nach Maßgabe des jeweiligen Landesrechts eine Mitwirkung der Richterräte zu prüfen. Abs. 36
Organisatorisch ist die händische Erfassung der Metadaten Aufgabe der Geschäftsstellen bzw. gesonderter Registraturen, nicht der Richterschaft oder der Sachbearbeiter. Geschäftsstellen/Registraturen tragen auch die „Richtigkeits"verantwortung; dies erfordert wegen der gerichtsverfassungsrechtlich vorgegebenen Organisationseinheit „Geschäftsstelle" (§ 153 GVG) dort auch eine entsprechende Personalausstattung und die Definition hinreichender Qualitätssicherungsmechanismen. Abs. 37
Eine hoffentlich nur theoretische Frage wird bleiben, ab welcher Fehlerquote bei der Metadatenvergabe eine systemisch unzureichend geführte, „führende" elektronische Gerichtsakte nicht mehr als Grundlage eines rechtsstaatlichen Gerichtsverfahrens taugt. Abs. 38
Die Richterschaft trifft eine „Metadatenverantwortung" nur für solche Metadaten, die auf richterliche Anordnung zu vergeben sind, also auch keine systematische Kontrollfunktion. Auf Fehlerfassungen ist indes hinzuweisen. Abs. 39
6.2 Bei Diskrepanzen zwischen dem Metadatum und entsprechenden Angaben im Inhaltsdokument muss geklärt werden, was für die Bearbeitung und Entscheidung „gilt", also Vorrang hat. Dies gilt jedenfalls, soweit nicht – was zumindest kurzfristig nicht zu erwarten steht – auch die Inhaltsdaten in einer XML-Struktur zu übermitteln sind, die solche Diskrepanzen technisch ausschließt ausschließt. Abs. 40
Bei Metadaten, die (automatisiert oder händisch) durch den Empfänger, nicht den Absender vergeben werden, hat das Inhaltsdatum Vorrang; hier liegt dann regelmäßig ein (offenkundiger) Vergabefehler vor. Ausnahmen sind denkbar, wenn dadurch offenkundige Unrichtigkeiten des Inhaltsdokuments korrigiert werden. Abs. 41
Bei absendervergebenen Metadaten scheint mir eine generalisierende, für alle in der Kommunikation genutzten Metadaten wohl nicht möglich. Abs. 42
6.3 Bei der automatisierten, metadatengestützten Weiterverarbeitung, bei der dann auch fremdvergebene Metadaten in die eigenen Systeme übernommen werden, erfolgt mit der Übernahme ein Verantwortungswechsel für die „Richtigkeit" der Metadaten von der absendenden auf die empfangende, übernehmende Institution, wenn und soweit nicht die Urheberschaft der Metainformation weiterhin klar erkennbar ist. Zu den Grundsätzen rechtsstaatlicher Aktenführung gehört auch der Grundsatz der Aktenrichtigkeit: Die in den Akten enthaltenen Informationen müssen richtig, also fehlerfrei sein und den Tatsachen entsprechen. Abs. 43
Ein „blindes Vertrauen" in die Richtigkeit fremdgenerierter Metadaten im Sinne einer „unkontrollierten" und unausgewiesenen Übernahme dieser Metadaten in die eigenen Aktenbestände ist damit unvereinbar. Dies setzt einer vollautomatischen Abwicklung metadatengestützter Akten- und Dokumentenaustauschprozesse rechtliche Grenzen. Erforderlich ist eine systematische, hinreichende Kontrolle des Übernahmeprozesses durch Menschen, die sich je nach Metadatum regelmäßig auf Stichproben beschränken kann. Abs. 44
7. Metadaten dürfen und sollen Arbeitsprozesse steuern, aber grundsätzlich nur im eigenen Verantwortungsbereich.
„Grenzwertig" sind Ansätze, durch Metadaten beim Akten- oder Dokumentenaustausch Arbeitsprozesse beim Empfänger, der die Metadaten automatisiert weiterverarbeitet, auch inhaltlich zu organisieren und so nicht nur die digitale Kommunikation formal zu strukturieren, sondern auch die weitergehende Verarbeitung zu steuern. Abs. 46
Ein umfassendes „Interventionsverbot" in „fremde" Organisationseinheiten wäre sinnwidrig. Informationen zum Absender, zum (gewollten) Empfänger oder zu den Aktenzeichen sollen gerade automatisiert weiterverarbeitet werden können, um die Posteingangsbearbeitung zu beschleunigen und zu entlasten. Abs. 47
Durch die Mitteilung z.B. von Absender, Verfahrens- oder Dokumenttyp kann es dem Empfänger auch ermöglicht werden, eine Hierarchisierung und/oder Priorisierung nach formalen, (prozess)rechtlich vorgegebenen Kriterien bei der nachfolgenden Bearbeitung festzulegen. Abs. 48
Nur im Einzelfall erscheint es vertretbar, durch ein vordergründig allein auf die formale Bearbeitung bezogenes, dem Vermerk „EILT! Bitte sofort vorlegen" entsprechendes Metadatum eine besondere Dringlichkeit nicht nur für die Informationsweiterleitung an die für die Sachbearbeitung verantwortliche Person, sondern auch die inhaltliche Bearbeitung zu priorisieren. Abs. 49
Die gewaltenteilende Ordnung des Grundgesetzes, aber auch die innerhalb der Gewalten gegliederte Zuständigkeitsordnung setzen organisationsexterner Steuerung Grenzen. Es gilt der Grundsatz eigenverantwortlicher Aufgabenwahrnehmung. Das Gebot, die Aufgaben jeweils mit eigenem Personal, eigenen Sachmitteln und eigener Organisation wahrzunehmen, bezieht sich auch auf die inhaltliche Aufgabenerledigung selbst. Damit sind Metadaten unvereinbar, die jenseits verwaltungsverfahrens- oder prozessrechtlicher Vorgaben (z.B. die Aufforderung nach § 95 Abs. 3 VwGO, einen sachkundigen Behördenvertreter zur mündlichen Verhandlung zu entsenden) allein oder vorrangig auf die (automatisierte) Steuerung inhaltlicher Priorisierungs- oder Bearbeitungsprozesse z.B. der Empfängerbehörde zielen. Zu Recht ist daher – wenngleich in der derzeitigen Überlastungssituation nachvollziehbaren – Anregungen des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge seitens der Verwaltungsgerichtsbarkeit nicht entsprochen worden, entsprechende Metadaten in die automatisiert weiterverarbeitbare Kommunikation einzubauen. Im Verkehr zwischen Behörden und Gerichten widerspräche es auch dem Gebot der Aktentransparenz, bestimmte Priorisierungs- oder Bearbeitungswünsche und hierauf bezogene Angaben in Metadaten zu „verstecken". Abs. 50
De lege ferenda mag hier indes im Zusammenhang von Überlegungen, in Grenzen auch für die Inhaltsdaten bestimmte Strukturierungsvorgaben zu machen (z.B. die – auch technisch unterstützte – Hervorhebung von Anträgen oder Beweisangeboten), dies dann auch mit dem Gebot zu koppeln, als Teil der jeweiligen Prozesserklärung bestimmte Metadaten zu vergeben. Abs. 51
8. Auch automatisiert erstellte Metadaten können rechtlich erhebliche Relevanz haben.
Ab dem 1.1.2018 darf das qualifizierte Signaturerfordernis durch die Übermittlung auf einem sicheren Übertragungsweg ersetzt werden (s. nur § 130a Abs. 3, 4 ZPO; § 55a Abs. 3, 4 VwGO). Wegen der weiterhin geltenden Formgebundenheit (jedenfalls) verfahrensleitender elektronischer Schriftsätze müssen die Gerichte überprüfen, ob ein solcher Übertragungsweg genutzt worden ist; sie haben das Ergebnis dieser Prüfung nachvollziehbar zu dokumentieren. Dies kann in Form eines (mehr oder minder umfangreichen) Prüfprotokolls, das als gesondertes (elektronisches) Dokument zur Akte genommen wird, oder auch als ergebnisbezogenes Metadatum zum Dokument erfolgen; das Prüfergebnis wird regelmäßig wohl nicht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur des prüfenden Gerichts versehen. In beiden Fällen stellt sich die Frage der Bindung von Gericht und anderen Verfahrensbeteiligten an ein entsprechendes Prüfprotokoll/Metadatum. Abs. 53
Dies ist nur ein Beispiel für das – nicht auf Metadaten beschränkte, dort aber besonders virulente – Problem der inhaltlichen Richtigkeit und des Beweiswertes automatisiert erstellter Metadaten insbesondere dann, wenn ihnen digitale Prüfprozesse rechtserheblicher, sinnlich aber nicht wahrnehmbarer Vorgänge oder Tatsachen zu Grunde liegen. Ein weiteres Beispiel sind die Prüfungen bei (qualifizierten) elektronischen Signaturen. Der mit der Automatisierung verbundene und bezweckte „Rationalisierungseffekt" ginge verloren, wenn diese Metadaten nicht im Einzelfall ungeprüft regelmäßige Grundlage der weiteren Bearbeitungs- oder Entscheidungsprozesse werden dürften oder sie ohne substantiierten, auf Funktionsmängel der automatisierten Erstellungs- oder Prüfmechanismen bezogenes Vorbringen bezweifelt werden könnten. Abs. 54
De lege ferenda ist eine prozessrechtliche Regelung angezeigt, die diesen Fragen nicht dem Freibeweis überantwortet. Abs. 55
9. Welche technisch erfassbaren Metadaten mit welcher Detailgenauigkeit im Rahmen ordnungsgemäßer Aktenführung zu erfassen und nachfolgend dann auch Gegenstand der Akteneinsicht sind, bedarf der Klärung.
9.1 Die Standardisierung von Metadatenkonventionen für den Akten- oder Dokumentenaustausch ersetzt nicht die Entscheidung, welche Metadaten mit welcher Detailgenauigkeit zu erfassen und „zur Akte zu nehmen" sind – und dann auch „übermittlungsfähig" zur Verfügung stehen und (potentiell) der Aktensicht unterliegen. Es kann nur übermittelt werden, was zuvor in der elektronischen Akte auch erfasst ist. Abs. 57
Was in welcher Detailgenauigkeit an „Bearbeitungsinformationen" in den Metadaten zur Akte und zum Dokument zu erfassen ist, richtet sich nach den allgemeinen Grundsätzen rechtsstaatlicher Aktenführung. Dabei sind nicht alle Daten, die zur Sicherung etwa eines Zugriffsrechtekonzepts digital erfasst werden, auch „aktenwürdig"; hier setzen (rechtmäßige) Dienstvereinbarungen zum Beschäftigtenschutz der „Aktenwürdigkeit" Grenzen. Hier ergeben sich im Detail Unterschiede zwischen Gerichts- und Behördenakten, in denen sehr viel genauer zu dokumentieren ist, wer innerhalb einer Behördenhierarchie wann von einem Dokument auch Kenntnis hatte. Abs. 58
9.2 Als Bearbeitungs- und Zusammenhangsinformationen sind in den Metadaten rechtlich nicht nur die (Meta-)Daten zu erfassen, die sich so unmittelbar aus einer Papierakte ergeben. Die Digitalisierung der Aktenführung ist auch insoweit keine direkte Übertragung der analogen Papierwelt und kann auch zusätzliche, bislang so nicht verfügbare Informationen (und damit „Kontrollmöglichkeiten auch für die Beteiligten) enthalten – und damit auch neue Rechtsprobleme aufwerfen. Abs. 59
· Ein Beispiel für den „Regelungs"bedarf ist die Dokumentation einer (qualifizierten) elektronischen Signatur. Der händischen Unterschrift kann nicht angesehen werden, wann sie angebracht worden ist. Bei der qualifizierten elektronischen Signatur wird neben der Tatsache regelmäßig zumindest auch der Tag und meist auch „sekundengenau" die Uhrzeit als Metadatum festgehalten; prozessual erforderlich ist dies (in aller Regel) nicht. Eine „sekundengenaue" Erfassung ermöglichte eine Überprüfung auch der Reihung, in der die Unterschriften beigefügt worden sind, und damit bei in Umlaufentscheidungen durch Unterschrift ersetzten Abstimmungsprozessen auch die Beachtung des § 197 GVG. Abs. 60
· Soweit nach den Bestimmungen über den gesetzlichen Richter auch Fernsignaturen nicht am Gerichtsort anwesender RichterInnen zugelassen sind, ist zu entscheiden, ob dies in den Metadaten nachprüfbar zu dokumentieren ist; Vorfrage ist, wie unter Bedingungen (nahezu) jederzeitiger elektronischen Erreichbarkeit bei Telearbeit oder Ortsabwesenheit die Regeln über den gesetzlichen Richter auszulegen sind. Abs. 61
· Ein weiteres Beispiel ist, ob bei einem Posteingang (in welcher Form auch immer) neben dem Eingangsdatum bei Gericht auch durch ein entsprechendes Metadatum zu dokumentieren ist, wann das Dokument zur (führenden) elektronischen Akte genommen worden ist. In der Papierakte kann dies (ungefähr) durch Heftung und Paginierung erahnt werden. Im Zusammenspiel mit einer „sekundengenauen" Erfassung digitaler Signaturen kann eine exakte Erfassung des Zeitpunktes der „Veraktung" für die Wahrung des rechtlichen Gehörs relevant sein. Abs. 62
Beide Beispiele weisen darauf, dass die Erfassung von Metadaten bei der elektronischen Aktenführung keine rein technische Frage ist, mit deren Beantwortung allein die „Systemprogrammierer" belastet werden dürfen. Dies gilt erst recht für die der Erfassung nachgelagerte Frage, welche Metadaten in welcher Detailgenauigkeit der Akteneinsicht unterliegen. Beide Fragen sind aber relevant für die Programmierung und bedürfen – wegen der bundeseinheitlichen Geltung des Prozessrechts – einer rechtssicheren (bundeseinheitlichen) Antwort. Abs. 63
10. Eine untergesetzliche Festlegung der bei elektronischer Aktenführung in welcher Detailgenauigkeit zu erfassenden Metadaten kann in den Verordnungen des Bundes und der Länder für die elektronische Aktenführung erfolgen.
Die Prozessordnungen sehen (bis zum 1.1.2025) für die Einführung elektronischer Akten vor, dass der Bund und die Länder jeweils für ihren Bereich in der Rechtsverordnung u.a. „die organisatorisch-technischen Rahmenbedingungen für die Bildung, Führung und Verwahrung der elektronischen Akten" festlegen. Dies lässt Raum auch für (detaillierte) Festlegungen zu den Metadatenstrukturen. Die Rechtsverordnung kann zwar nicht gesetzesunmittelbar gegebene Akteneinsichtsrechte derogieren. Sie kann aber die Akte, in die allein Einsicht zu gewähren ist, normativ verbindlich ausgestalten. Ob es sich um eine Regelungsmöglichkeit oder in diesem Punkt um eine – gar der verfassungsrechtlichen Wesentlichkeitstheorie geschuldete – Regelungspflicht handelt, ist hier nicht zu vertiefen. Abs. 65
Regelungstechnisch kann dabei eine Vollregelung getroffen werden. Denkbar ist aber auch eine (grundsätzlich statische) Verweisung auf entsprechende Standards, die etwa von der BLK beschlossen worden sind (oder Zwischenlösungen). Abs. 66
* Autor: Prof. Dr. Uwe-Dietmar Berlit, Vorsitzender Richter am Bundesverwaltungsgericht. Der Beitrag stellt alleine die persönliche Auffassung des Verfassers dar. Der Beitrag basiert auf einem Kurzvortrag, den der Autor auf dem 26. EDV-Gerichtstag am 21.09.2017 in Saarbrücken im Arbeitskreis "Schnittstellen zwischen E-Government und E-Justice" gehalten hat.
[1] Krüger/Möllers, Metadaten in Justiz und Verwaltung, MMR 2016, 728.
[2] Wie hier Krüger/Möllers, Metadaten in Justiz und Verwaltung, MMR 2016, 728 (729).