Source: https://blog.hlp.de/ideenmanagement/die-eu-dsgvo-und-ihre-aenderungen-fuer-das-ideenmanagement
Timestamp: 2019-07-16 21:06:59
Document Index: 183016697

Matched Legal Cases: ['Art. 6', 'Art. 14', 'Art. 25', 'Art. 17', 'Art. 30', 'Art. 15', 'Art. 20']

Mögliche Konsequenzen bei nicht Einhaltung der DSGVO?
Wer gegen die DSGVO verstößt muss mit empfindlichen Strafen rechnen. Die maximale Geldbuße beträgt 20 Millionen Euro oder 4% des gesamten weltweit erzielten Vorjahresumsatzes, bei gleichzeitigen Mindestbußgeldern in Höhe von 10.000.000€. Zu beachten dabei: Es gilt der Jahresumsatz des gesamten Konzerns, nicht der der einzelnen juristischen Person. Dies ist möglich, da per EU Definition des Begriffs „Unternehmen“ es der zuständigen Aufsichtsbehörde gestattet ist, die gesamte wirtschaftliche Einheit zu betrachten. Sollte ein Datenschutzverstoß von einem Tochterunternehmen begangen werden, ist es erlaubt, den gesamten weltweiten Konzernumsatz heranzuziehen.
Wie können Verstöße ans Licht kommen?
durch Überprüfungstätigkeiten der Aufsichtsbehörden
durch Mitarbeiterbeschwerden, bei der Aufsichtsbehörde
durch Kunden- oder potentielle Kundenmeldungen, bei der Aufsichtsbehörde
Was genau bedeutet das für das Ideenmanagement?
Die DSGVO hat Auswirkungen auf alle Ideenprozesse von Unternehmen, da dort personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden.
Besonders relevant im Kontext für das Ideenmanagement sind allerdings die folgenden Aspekte:
Verarbeitung und Weitergabe personenbezogener Daten allgemein
Einwilligung (Art. 6) und Informationspflichten (Art. 14)
Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25)
Recht auf Löschung/Vergessenwerden (Art. 17)
Dokumentation der Verarbeitung in einem Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30)
Informationen für das Auskunftsrecht (Art. 15)
Worauf Sie daher achten sollten?
Einerseits gibt es für das Ideenmanagement bzw. das Betriebliche Vorschlagswesen Dokumentationspflichten und Aufbewahrungsfristen, die unter anderem im BGB, HGB, EStG, Arbeitnehmererfindungsgesetz und in den Betriebsvereinbarungen festgelegt sind, andererseits gibt die DSGVO vor, dass Daten unverzüglich gelöscht werden müssen, wenn ein (Ex-)Mitarbeiter dies anfordert. Daher sollten Sie folgende Maßnahmen einleiten:
Lassen Sie Ihre Datenschutzbeauftragten und/oder Ihre Rechtsabteilung überprüfen, in welcher Rangfolge die Regelungen, insbesondere die Dokumentationspflichten des Betriebsverfassungsgesetzes, HGB, BGB, EStG, Kollektivvereinbarungen und Arbeitnehmererfindungsgesetz gegenüber der EU-DSGVO behandelt werden.
Stellen Sie sicher, dass alle für die Lohn- und Steuerprüfung relevanten Daten in anderen Systemen (z.B. der Lohnbuchhaltung) dokumentiert werden, damit diese bei einer evtl. Löschung personenbezogener Daten in Ihrer Software nicht zu Problemen mit den Dokumentationspflichten für steuerrelevante Themen führen.
Überprüfen Sie Ihr Reporting in Bezug auf die EU-DSGVO. Reports, die aus Sicht Ihres Datenschutzbeauftragten nicht EU-DSGVO konform sind, wie z.B. Auswertungen für zielgruppenspezifisches Marketing müssen angepasst werden.
Wenn Sie bspw. für zielbezogenes Marketing weitere personenbezogene Daten wie das Alter, Funktion etc. der Anwender auswerten, stellen Sie sicher, dass die Sie Daten auswerten dürfen und sofern möglich anonymisieren oder pseudonymisieren Sie diese Daten für die Auswertung.
Fragen Sie ein Testat bzw. eine Aussage Ihres Herstellers an, ob die eingesetzte Software den gesetzlichen Datenschutzbestimmungen gemäß EU-DSGVO eingehalten werden.
Weisen Sie die Mitarbeiter an, in den Ideen (z.B. den Beschreibungstexten oder Kommentaren) keine personenbezogenen Daten aufzuführen. Beispiel: „Wie mit Herr Mustermann besprochen …“.
Verifizieren Sie, ob Sie in Ihrer Betriebsvereinbarung oder an anderer Stelle eine klare Regelung getroffen haben, in welcher das Eigentum an einer Idee festgelegt wurde. Ohne eine derartige Regelung könnten Sie gemäß Art. 20 DSGVO verpflichtet werden, die Daten bei einem Ausscheiden eines Mitarbeiters zu übertragen.
Für Wartung und Support sowie in Cloud Systemen haben Hersteller in der Regel Zugriff auf die personenbezogenen Daten. Überprüfen Sie Ihre bestehenden Regelungen zur Auftragsdatenvereinbarung und passen diese ggf. der EU-DSGVO an.
Was ist in Regelungen, wie z.B. Betriebsvereinbarungen zu beachten?
Regeln Sie die Speicherung der Daten entweder in einer für Ihre Ideenprozesse gültigen Vereinbarung, z.B. der Betriebsvereinbarung oder in einer Datenschutzvereinbarung. Darin sollte eine Einwilligungserklärung zur Nutzung personenbezogener Daten enthalten sein. Stellen Sie sicher:
Wurde bereits eine übergeordnete Datenschutzvereinbarung mit den Mitarbeitern getroffen?
Ist die Speicherung im Rahmen der Betriebsvereinbarung geregelt?
Haben Sie einen Disclaimer bei Erstbenutzung der Software durch den jeweiligen Anwender?
Nachfolgende Punkte müssen in der Betriebsvereinbarung bzw. einer Einwilligungserklärung geregelt werden:
Dass diese Daten gespeichert werden
Wofür die Daten verwendet werden, z.B. Auswertungen
Dass ein Widerruf der Nutzung möglich ist
Informieren Sie die Mitarbeiter, welche Rechte diese haben und was der Gebrauch der Rechte auswirken kann
Mit der vom EU Parlament beschlossenen Datenschutz-Grundverordnung kommen auf das Ideenmanagement große Neuerungen zu, die mit zahlreichen Pflichten verbunden sind.
Unternehmen dürfen daher keine Zeit verstreichen lassen. Um bis zum Inkrafttreten der Verordnung die datenschutzrelevanten Prozesse anzupassen, um ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleisten zu können.
Zusammenfassend daher noch einmal die wichtigsten Punkte für Ihr Ideenmanagement:
Entwickeln Sie für Ihr Ideenmanagement eine Einwilligungserklärung bzw. kommen Sie der Informationspflicht nach, indem Sie über die Zwecke der Datenverarbeitung informieren.
Liefern Sie den Betrag zum Verfahrensverzeichnis Ihres Unternehmens für das Ideenmanagement, in dem dokumentiert ist, welche Datenarten in Ihrer Software zu welchem Zweck verarbeitet werden.
Seien Sie darauf vorbereitet, dass Mitarbeiter von ihrem Auskunftsrechts Gebrauch machen.
Planen Sie die auszuführenden Maßnahmen für den Fall, dass Mitarbeiter von Ihrem Recht auf Vergessenwerden Gebrauch machen.
Nehmen Sie Kontakt zur IT-Abteilung, die für die Stammdaten-Lieferung zuständig ist, auf und klären Sie ab, wie zu löschende oder zu sperrende Mitarbeiter zukünftig geliefert werden (sollen).
Die vorgenannten Texte stellen keine Rechtsberatung dar. Stellen Sie stets mit Ihrem Datenschutz und Ihrer Rechtsabteilung sicher, dass Sie die gesetzlichen Grundlagen einhalten.
Das Wichtigste für Sie zusammengefasst: Das HLP Whitepaper zur DSGVO
Was muss ich machen, um auf die DSGVO vorbereitet zu sein?
Was sind die wichtigsten Aspekte der DSGVO im Zusammenhang mit Ideenmanagement Software?
Welche Aufbewahrungspflichten bzw. Fristen, sind im Zusammenhang mit dem Ideenmanagement relevant?
Wie kann eine datenschutzrechtliche Selbstauskunft aussehen?
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Themen: Ideenmanagement, EU-DSGVO
Nadine Euler ist seit 2016 bei der HLP Informationsmanagement GmbH und dort verantwortlich für den Bereich Online und Content Marketing. Sie ist Redak... Weiterlesen