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Timestamp: 2019-06-16 16:10:20
Document Index: 378685683

Matched Legal Cases: ['§ 3', '§ 3', '§ 3', '§ 3', '§ 3', '§ 3', '§ 3', '§ 3', '§ 16']

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Lieferantenauswahl und Kostenoptimierung beim Einkauf: Zur Frage der Ausschreibung
Konrad Umlauf: Lieferantenauswahl und Kostenoptimierung beim Einkauf: Zur Frage der Ausschreibung (In: Erfolgreiches Management von Bibliotheken und Informationseinrichtungen, hrsg. von Prof. Dr. Konrad Umlauf • Prof. Cornelia Vonhof, Hamburg: Dashöfer 2011, Abschn. 8.1.3.2)
§ 3 VOL/A Abschn. 1 verlangt, dass der Vergabe eines öffentlichen Auftrags eine öffentliche Ausschreibung zur Feststellung des wirtschaftlichsten Angebots vorauszugehen hat. Je nach den Gegebenheiten muss eine unbeschränkte Ausschreibung (allgemein öffentlich) oder eine beschränkte Ausschreibung (eine beschränkte Zahl von Unternehmen, mindestens drei, wird zur Abgabe eines Angebots aufgefordert) erfolgen.
Freilich ist nach § 3 Ziff. 2 VOL/A Abschn. 1 eine öffentliche Ausschreibung nur erforderlich, soweit nicht die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände eine Ausnahme rechtfertigen. Nach § 3 Ziff. 4 Abs. k) soll eine freihändige Vergabe insbesondere dann stattfinden, wenn Preisbindung besteht; das ist bei Medienbeschaffungen aufgrund des Preisbindungsgesetzes der Fall. Ferner soll (§ 3 Ziff. 4 Abs. a) VOL/A Abschn. 1) eine freihändige Vergabe erfolgen, wenn nur ein einziges Unternehmen in Betracht kommt; dies gilt vor allem für den Bezug von elektronischen Zeitschriften und Datenbanken direkt beim Verlag bzw. dem einzigen Aggregator.
Bei der laufenden Erwerbung von Medien steht die Natur des Geschäfts sowohl der öffentlichen wie auch einer beschränkten Ausschreibung entgegen, weil
Bücher aufgrund des Preisbindungsgesetzes preisgebunden sind,
die Zusammenfassung von Aufträgen zu Losmengen von lohnendem Umfang dazu führen würde, dass nur einmal oder wenige Male im Jahr Aufträge vergeben würden, was der Natur des Geschäfts, nämlich den Aufgaben und Erfordernissen der Bibliothek widerspricht, denn eine Bibliothek, die nicht laufend aktuelle Medien der Benutzung zur Verfügung stellt, wird unbenutzbar,
beide Arten von Ausschreibungen für einzelne oder kleine Mengen von Medien sowohl für die Bibliothek wie auch für die Lieferanten einen Aufwand verursachen würde, der zu dem erreichbaren Vorteil und dem Wert der Leistung im Missverhältnis stünde (§ 3 Ziff. 3 Abs. b) VOL/A Abschn. 1),
beide Arten von Ausschreibungen kein wirtschaftliches Ergebnis versprechen (§§ 3 Ziff. 3 Abs. c) und Ziff. 4 Abs. n) VOL/A Abschn. 1), weil die in Frage kommenden Lieferanten erfahrungsgemäß auf die Aufforderung zur Angebotsabgabe für einzelne oder kleine Mengen von Medien nicht reagieren,
das für Zeitschriftenabos typische Fortsetzungsgeschäft (das nicht den in § 3 Ziff. 4 Abs. d) VOL/A Abschn. 1 genannten Nachbestellungen entspricht) in der VOL/A nicht vorkommt und mithin dort nicht geregelt ist,
eine Ausschreibung bei nicht preisgebundenen ausländischen Zeitschriften
angesichts der geringen Zahl in Frage kommender Lieferanten in Deutschland,
angesichts der Termingestaltung einerseits bei Ausschreibungen und andererseits bei ggf. erforderlichem Lieferantenwechsel im Anschluss an die Ausschreibung
angesichts der Tatsache, dass die Lieferanten in der Regel Preisvorbehalte für die Preise im Folgejahr geltend machen,
weder praktikabel noch wirtschaftlich wäre.
bei elektronischen Zeitschriften und bei Datenbanken i.d.R. nur ein einziges Unternehmen (Verlag bzw. ein Aggregator, z.B. das Konsortium) in Frage kommt (§ 3 Ziff. 4 Abs. a) VOL/A Abschn. 1).
Entsprechend heißt es für Öffentliche Bibliotheken im KGSt-Gutachten (1973, S. 43): Ausschreibungen für die Beschaffung von Medien entfallen. Dasselbe gilt für Wissenschaftliche Bibliotheken*.
Dennoch verlangen vereinzelt immer wieder Aufsichtsbehörden wie z.B. Rechnungshöfe oder auch Behörden interne Abteilungen ultimativ die Ausschreibung der Medienbeschaffung. Sofern die Ausschreibung von einer weisungsberechtigten Stelle verlangt wird und die hier aufgezeigten Argumente keine Wirkung zeigen, muss dem Verlangen Folge geleistet werden.
Wie ist dann zu verfahren?
Die Ausschreibung kann sich lediglich bei größeren Volumina, wie beispielsweise einem im Zusammenhang zu beschaffenden umfangreichen Bestand an nicht preisgebundenen Medien oder bei einer größeren Zahl von Zeitschriftenabos, auf eine genaue Liste von zu beschaffenden Titeln beziehen. Die Beschaffung von Einzeltiteln im üblichen Preisspektrum kommt nicht in Frage.
Denkbar ist die Ausschreibung der Medienbeschaffung nach folgendem Muster:
Die Ausschreibung erfolgt so früh vor dem Beschaffungszeitpunkt, dass Ausschreibung, Angebotsfrist, Prüfung der Angebote, Entscheidung, Auftragserteilung und Lieferfrist bis zum Beschaffungszeitpunkt abgewickelt werden können. Drei Monate erscheinen als kürzest mögliche Zeitspanne.
Die in Frage kommenden Lieferanten werden unabhängig von der Frage, ob es sich um eine allgemein öffentliche oder eine beschränkte Ausschreibung handelt, über die erfolgte Ausschreibung informiert. Medienlieferanten verfolgen – anders als z.B. Bauunternehmen – die einschlägigen Amtsblätter, in denen die Ausschreibungen veröffentlicht werden, normalerweise nicht.
Ein Verlangen nach Nachlässen bei preisgebundener Ware, die über die im Buchpreisbindungsgesetz (siehe Abschnitt 8.1.3.3) vorgesehenen Nachlässe hinausgehen, ist rechtswidrig und darf nicht erfolgen. Ebenso sind Angebote mit derartigen Preisnachlässen rechtswidrig und dürfen bei der Wertung der Angebote nicht berücksichtigt werden.
Die Ausschreibung bezieht sich auf den Erwerbungsetat des nächsten Haushaltsjahres insgesamt oder auf lohnende Anteile daran unter Nennung der Summe, z.B. 100.000 Euro.
Da die im kommenden Jahr zu beschaffenden Titel noch nicht im Einzelnen bekannt sein können, wird auf eine anzufordernde und beispielhaft zu verstehende Liste der Erwerbungen des abgelaufenen bzw. laufenden Jahres verwiesen. In der Ausschreibung selbst wird lediglich das Profil der zu beschaffenden Titel genannt, je nach Typ der Bibliothek z.B.
vorwiegend juristische Fachliteratur (Gesetzestexte und – kommentare, Loseblatt-Ausgaben, Fachbücher) auf den Gebieten Sozial- und Verwaltungsrecht, auch verwaltungswissenschaftliche Fachliteratur, weitgehend aus deutschen Verlagen, in je einem oder wenigen Exemplaren,
wissenschaftliche Fachliteratur mit den Schwerpunkten Naturwissenschaften, Technik, Mathematik, Informatik, etwa zur Hälfte aus dem In- und Ausland einschließlich USA, hoher Anteil von Hochschul-Lehrbüchern, einschließlich eines nicht unerheblichen Anteils von Literatur außerhalb des Buchhandels (Reports, Patente, Normen).
Bei Zeitschriften wird die Titelliste genannt; ggf. mit Angaben, ob und wie weit eine Bündelung zu Teilangeboten zulässig ist.
Das Angebot muss insbesondere Aussagen treffen über:
bei nicht preisgebundener Ware: Nachlässen gegenüber einem zu benennenden Bezugspreis (z.B. Preis in British Books in Print),
bei preisgebundener Ware: Einhalten der Bibliotheksnachlässe laut Buchpreisbindungsgesetz,
akzeptierte Formen der Bestellung, der Lieferscheine und Rechnungen, ggf. technische Spezifikationen für elektronischen Datenaustausch,
Lieferfristen,
akzeptierte Zahlungsziele,
Lieferbedingungen, vor allem hinsichtlich der Anforderungen:
bei örtlichen Lieferanten: Transport in den bezeichneten Raum, geordnete Aufstellung, Abtransport des Verpackungsmaterials,
Rückgabequote,
Ansprechpartner des Lieferanten, ihre Erreichbarkeit, Kommunikationsverbindungen und Verkehrssprachen,
mögliche zusätzliche Dienstleistungen und deren Preis,
Profil des Lieferanten, vor allem Erfahrungen mit vergleichbaren Kunden und Referenzen,
bei Beschaffung aus dem Ausland: Zusatzkosten und Risiken bei Preisänderungen und Kursschwankungen,
Folgen einer Unterschreitung des ausgeschriebenen Auftragsvolumens,
Folgen einer deutlichen Abweichung vom erwarteten Lieferprofil,
Zahlungswege und bei ausländischer Ware und Lieferanten akzeptierte Währungen,
bei Zeitschriften und Zeitungen:
maximale Frist für Reklamationen, um kostenlose Nachlieferungen zu garantieren,
Kündigungsfristen, Erfordernis einer jährlichen Erneuerung des Abos.
Ergebnis der Bewertung der Angebote ist nicht nur der Zuschlag auf das nach diesen Kriterien wirtschaftlichste Angebot, sondern ein Vertrag mit dem Lieferanten. Einzelaufträge (die täglichen Bestellungen einzelner Titel usw.) werden im Rahmen dieses Vertrags an diesen Lieferanten freihändig vergeben. Der Vertrag hält diese Konditionen für ein Jahr oder einige Jahre fest; er endet mit Fristablauf. Der Vertrag muss für beide Partner das Recht auf außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund enthalten; Beispiele für wichtige Gründe sollten genannt sein, etwa eine Haushaltsperre beim Auftraggeber, über ein definiertes Maß hinaus gehende Veränderungen in den Einkaufspreisen des Lieferanten oder ein Wechsel des EDV-Systems mit der Folge von Inkompatibilitäten in den technischen Kommunikationswegen. Rechtzeitig vor Fristablauf erfolgt eine erneute Ausschreibung.
Für die Durchführung von Ausschreibungen enthalten §§ 16 bis 33 VOL/A Abschn. 1 detaillierte Vorschriften; insbesondere
muss die gewünschte Leistung genau beschrieben sein, beispielsweise durch den Hinweis auf eine in der Bibliothek anzufordernde Titelliste mit kompletten bibliografischen Angaben,
muss der Termin genannt sein, bis zu dem die Angebote eingereicht sein müssen (Angebotsfrist),
müssen die eingegangenen Angebote bis zum Ende der Angebotsfrist ungeöffnet unter Verschluss gehalten werden,
muss der Termin genannt sein, bis zu dem nach Ablauf der Angebotsfrist der Zuschlag erteilt wird (Zuschlagsfrist),
muss darauf hingewiesen werden, dass die Bewerber bis zum Ende der Zuschlagsfrist an ihre Angebote gebunden sind,
dürfen Bewerber an der Öffnung und Wertung der Angebote nicht beteiligt werden,
müssen mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers die Öffnung und Wertung der Angebote vornehmen,
müssen die Namen der Bieter vertraulich behandelt werden,
müssen alle Schritte des Verfahrens und die Entscheidungsgründe verwaltungsintern schriftlich dokumentiert werden.
Auch ohne Ausschreibung ist die Bibliothek bzw. Informationseinrichtung zu laufenden Angebotsvergleichen verpflichtet. Das bezieht sich auf ggf. auf Preise, bei nicht preisgebundenen Medien vor allem auf Leistung und Service der Lieferanten (siehe Abschnitt 8.1.3.4). Die Bibliothek bzw. Informationseinrichtung muss ihre Bemühungen um die wirtschaftlichste Beschaffung (Preis-, Leistungs-, Servicevergleiche, ggf. Testbestellungen usw.) nachprüfbar dokumentieren.