Source: https://www.uoou.cz/stanovisko-c-6-2012-zpracovani-osobnich-udaju-zamestnancu-ve-nbsp-vztahu-k-nbsp-oznamovaci-povinnosti-spravce-podle-16-zakona-o-nbsp-ochrane-osobnich-udaju/d-1541/p1=2515
Timestamp: 2019-10-16 02:57:22+00:00
Document Index: 38410892

Matched Legal Cases: ['§ 16', '§ 16', '§ 16', 'zákona č. 101', '§ 38', '§ 18', '§ 16', '§ 4', '§ 16', '§ 4', '§ 117', 'zákona č. 326', '§ 5', 'zákona č. 592', '§ 18', '§ 16', '§ 16']

Stanovisko č. 6/2012 – Zpracování osobních údajů zaměstnanců ve vztahu k oznamovací povinnosti správce podle § 16 zákona o ochraně osobních údajů: Archiv: Úřad pro ochranu osobních údajů
Stanovisko č. 6/2012 – Zpracování osobních údajů zaměstnanců ve vztahu k oznamovací povinnosti správce podle § 16 zákona o ochraně osobních údajů
6_2012 [PDF, 254 kB]
březen 2012 (původně K problémům z praxe č. 2/2005), poslední revize duben 2013
Ze strany zaměstnavatelů je velmi často podáváno na Úřad pro ochranu osobních údajů (dále jen „Úřad“) oznámení o zpracování osobních údajů prováděné v rámci personální a mzdové agendy. Mnoho zaměstnavatelů se domnívá, že pro takové zpracování je nutné plnit oznamovací povinnost podle § 16 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů (dále jen „zákon o ochraně osobních údajů“). Pro plnění oznamovací povinnosti zaměstnavatele – správce lze uvést následující:
Uzavřením pracovní smlouvy, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti, vzniká pracovněprávní vztah mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. V důsledku toho dochází ke zpracování osobních údajů zaměstnanců zaměstnavatelem (např. v rámci osobního spisu zaměstnance, který obsahuje pracovní smlouvu, platové výměry, doklady o vzdělání apod.). Tyto osobní údaje slouží pro zpracování výstupů v oblasti mzdové, daňové, důchodového, nemocenského a zdravotního pojištění. K zákonům, které zaměstnavateli ukládají povinnost zpracovávat osobní údaje, patří např. zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, (§ 38j), zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění a o změně a doplnění některých souvisejících zákonů, zákon č. 143/1992 Sb., o platu a odměně za pracovní pohotovost v rozpočtových a v některých dalších organizacích a orgánech, zákon č. 100/1988 Sb., o sociálním zabezpečení, zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění. Zaměstnavateli tak v řadě případů vzniká zákonná povinnost provádět zpracování osobních údajů zaměstnanců nezbytné pro dodržení jeho právních povinností uložených mu zvláštními zákony.
Podle ustanovení § 18 odst. 1 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů se oznamovací povinnost dle § 16 tohoto zákona nevztahuje na zpracování osobních údajů, které správci ukládá zvláštní zákon nebo je takových osobních údajů třeba k uplatnění práv a povinností vyplývajících ze zvláštního zákona. Na zpracovávání osobních údajů zaměstnanců v rámci sjednávání pracovního vztahu a dále při zpracování personální a mzdové agendy se tudíž vztahuje výjimka z oznamovací povinnosti podle citovaného ustanovení zákona. Je však nutné zdůraznit, že absence oznamovací povinnosti nezbavuje zaměstnavatele ostatních povinností při zpracování osobních údajů, stanovených zákonem o ochraně osobních údajů.
K častému nedorozumění dochází při zpracování „citlivých osobních údajů“ zaměstnanců. Někteří zaměstnavatelé se nesprávně domnívají, že zpracovávají citlivé osobní údaje o zdravotním stavu zaměstnanců. Potvrzení lékaře nebo zdravotnického zařízení (např. ze vstupní nebo preventivní lékařské prohlídky) o tom, zda pracovník je, nebo není schopen vykonávat svoji práci, není citlivým údajem o zdravotním stavu ve smyslu § 4 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů. Nevypovídá totiž konkrétně o zdravotním stavu zaměstnance, ale pouze o tom, zda je zaměstnanec způsobilý vykonávat pracovní úkony.
Citlivé osobní údaje o zdravotním stavu zaměstnanců je oprávněn zpracovávat např. smluvní závodní lékař, nikoliv ovšem zaměstnavatel. Výjimkou může být případ zaměstnání zaměstnanců se změněnou pracovní schopností. V tomto případě vyplývají povinnosti zaměstnavatelů související se zaměstnáváním zaměstnanců se zdravotním postižením ze zvláštních právních předpisů (zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, zákoník práce, vyhláška č. 182/1991 Sb., kterou se provádí zákon o sociálním zabezpečení a zákon ČNR o působnosti orgánů České republiky v sociálním zabezpečení). I v uvedených případech zpracování citlivých osobních údajů správce nepodléhá oznamovací povinnosti podle § 16 zákona o ochraně osobních údajů, a to opět proto, že mu toto zpracování ukládá zvláštní právní předpis.
V případě, že zaměstnavatel vyžaduje od svých zaměstnanců předložení výpisu z rejstříku trestů pro ověření způsobilosti pro výkon určitého zaměstnání v souladu s příslušným ustanovením zákoníku práce, není rovněž nutné plnit oznamovací povinnost. Výpis z rejstříku trestů, který dokládá beztrestnost, není citlivým osobním údajem o „odsouzení za trestný čin“ ve smyslu § 4 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů.
Zpracovávání osobních údajů o státní příslušnosti zaměstnanců souvisí se zaměstnáváním cizích státních příslušníků. Cizím státním příslušníkům, kteří na území naší republiky dlouhodobě pobývají (většinou z pracovních důvodů), je dle § 117 zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky a o změně některých zákonů, vydáván průkaz o povolení k pobytu. V tomto dokladu, kterým cizinci prokazují svoji totožnost, je dle přílohy nařízení Rady č. 1030/2002 ze dne 13. června 2002, kterým se stanoví jednotný vzor povolení k pobytu pro státní příslušníky třetích zemí, uveden také údaj o státní příslušnosti, nikoliv tedy citlivý osobní údaj o národnostním původu, který zaměstnavatelé často mylně a nadbytečně od cizince vyžadují, přitom však takový údaj k žádnému zákonnému účelu zpracovávat nepotřebují. Naopak informaci o státní příslušnosti potřebuje mít zaměstnavatel k dispozici, aby mohl plnit další povinnosti, které mu ukládají zvláštní zákony (např. odvod pojistného za zaměstnance dle § 5 zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění, zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti apod.). I v tomto případě nedochází k oznamovací povinnosti, neboť je nutno aplikovat liberační ustanovení § 18 odst. 1 písm. b) zákona o ochraně osobních údajů.
Pokud zaměstnavatel zpracovává osobní údaje svých zaměstnanců pouze za účelem vedení personální a mzdové agendy pro dodržení svých právních povinností uložených mu zvláštními zákony, nemusí plnit oznamovací povinnost podle § 16 zákona o ochraně osobních údajů. Oznamovací povinnost podle § 16 tohoto zákona se na zaměstnavatele vztahuje pouze v tom případě, že zpracovává osobní údaje svých zaměstnanců i pro jiné účely, než je mu uloženo příslušnými zákony.