Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/document.legis?fn=content&docid=legcol&bookmark=bf1570daf4463cf4cb08d55011212da84d8nf9&viewid=STD-PC
Timestamp: 2019-07-21 13:13:47
Document Index: 51818506

Matched Legal Cases: ['ARTÍCULO 68', 'artículo 68', 'artículo 209', 'artículo 5', 'artículo 6', 'Artículo 127', 'Artículo 10', 'Artículo 35', 'Artículo 18', 'artículo 12', 'artículo 21', 'artículo 12', 'artículo 21', 'artículo 2', 'artículo 2', 'artículo 2', 'artículo 1', 'artículo 25', 'artículo 12', 'artículo 2', 'artículo 69', 'artículo 13', 'artículo 69', 'artículo 24', 'artículo 30', 'artículo 30', 'artículo 4', 'artículo 30', 'artículo 69', 'artículo 14', 'artículo 14', 'artículo 2', 'artículo 2', 'artículo 2', 'artículo 37', 'artículo 5', 'artículo 5', 'artículo 5', 'artículo 12', 'artículo 12', 'artículo 14', 'artículo 18', 'artículo 15', 'artículo 18', 'artículo 18', 'artículo 9', 'artículo 2', 'artículo 13', 'artículo 14', 'artículo 18', 'artículo 15', 'artículo 18', 'artículo 18', 'artículo 31', 'artículo 27', 'artículo 2', 'artículo 24', 'artículo 14', 'artículo 18', 'artículo 15', 'artículo 18', 'artículo 18', 'artículo 2', 'artículo 20', 'artículo 8', 'artículo 2', 'artículo 8', 'artículo 8', 'artículo 7', 'artículo 8', 'artículo 18', 'artículo 18', 'artículo 90', 'artículo 15', 'artículo 18', 'artículo 18', 'artículo 8', 'artículo 2', 'artículo 77', 'artículo 3', 'artículo 136', 'artículo 12', 'artículo 21', 'artículo 17', 'artículo 17', 'artículo 29', 'artículo 17', 'artículo 87']

RESOLUCIÓN 122 DE 25 DE ENERO DE 2010
CONTENIDO:ENTIDADES PÚBLICAS. SE ADOPTA EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN DEL FONDO DE PREVISIÓN SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA. DEROGA LAS RESOLUCIONES 60 Y 275 DE 2009.
TEMAS ESPECÍFICOS:ENTIDAD PÚBLICA, FUNCIÓN PÚBLICA, CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA, GESTIÓN ADMINISTRATIVA, FONDO DE PREVISIÓN SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA, INTERVINIENTES EN EL DERECHO PROCESAL
DIARIO OFICIAL N°:47624 DE FEBRERO 15 DE 2010
VIGENCIA:DEROGADA POR LA RESOLUCIÓN 603 DE 2012 ARTÍCULO 68 DEL FONDO DE PREVISIÓN SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA.
"Por la cual se adopta el manual de procedimientos de contratación del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República".
(Nota: Derogada por la Resolución 603 de 2012 artículo 68 del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)
en ejercicio de las atribuciones que le confiere la Ley 33 de 1985, la Ley 80 de 1993, la Ley 489 de 1998, la Ley 1150 de 2007 en concordancia con el Decreto 2474 de 2008, el Decreto 2025 de 2009 y el Decreto 3576 de 2009 y las demás normas que las modifiquen o adicionen, y
Que la actividad contractual del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República en ejercicio de la función administrativa, debe ceñirse en cuanto a los procesos de selección, celebración y ejecución de los contratos estatales, a los postulados del artículo 209 de la Constitución Política y a lo dispuesto por la Ley 80 de 1993 (estatuto general de contratación de la administración pública), modificada por la Ley 1150 de 2007, el Decreto 2474 de 2008, el Decreto 4828 de 2008, el Decreto 2025 de 2009, el Decreto 3576 de 2009 y las demás normas que las modifique y adicionen.
Que ante los cambios normativos de la contratación estatal introducidos por los Decretos 2025 de 2009 y 3576 de 2009, es necesario adoptar un nuevo Manual de Contratación para Fonprecon y definir las funciones internas de la entidad en materia contractual, las tareas que deben acometerse por virtud de la delegación, así como procurar herramientas para vigilar y controlar la ejecución contractual, conforme lo determina el artículo 5º del Decreto 3576 de 2009.
ART. 1º—Adopción. Adoptar el presente manual de contratación del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, de conformidad con la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 2474 de 2008, el Decreto 4828 de 2008, el Decreto 2025 de 2009, el Decreto 3576 de 2009 y las demás normas que las modifiquen o adicionen.
ART. 2º—Objeto. El presente manual simplifica y esquematiza los trámites y procedimientos para la Contratación con el propósito de hacerlos más eficientes y eficaces, en la medida en que suministra una herramienta de capacitación del personal comprometido en los procesos de planificación y adquisición de bienes y servicios.
ART. 3º—Alcance. El fondo, en desarrollo de las funciones establecidas en los decretos 3992 y 3993 del 16 de octubre de 2008, debe adelantar cada proceso contractual de conformidad con la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 2474 de 2008, el Decreto 4828 de 2008, el Decreto 2025 de 2009, el Decreto 3576 de 2009 y las demás normas que las modifiquen o adicionen.
Para el cumplimiento de este propósito se requiere llevar a cabo el desarrollo de las etapas precontractual, contractual y poscontractual. La etapa precontractual se encuentra integrada por todos los actos que Fonprecon realice, a fin de llevar a cabo una debida planificación contractual y selección de contratistas, los cuales se desarrollarán a partir del título II hasta el título III del presente manual.
La etapa contractual se configura una vez producido el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y legalización del contrato, para así dar lugar al desarrollo del objeto contractual, conforme al título IV del presente manual, que será vigilado, coordinado y controlado por el supervisor designado para el contrato en cuestión o el interventor contratado para tal fin.
La etapa poscontractual concluye el proceso de contratación, describiendo las actividades relativas a la ejecución del contrato, que incluye entre otras, la recepción del material, bienes, obras o servicios, la elaboración del acta de entrega, el informe de ejecución de los pagos por parte del interventor o del Contratista según el caso, la imposición de multas, sanciones y exigibilidad de las garantías, cuando a ello haya lugar, y el acta de liquidación.
ART. 4º—Principios. Para efectos del presente manual, la contratación del fondo, deberá tener en cuenta el acatamiento integral de la Constitución Nacional, las leyes y los principios rectores que rigen esta materia, tales como buena fe, transparencia, planeación, economía, responsabilidad, celeridad, calidad, igualdad, selección objetiva, eficiencia, eficacia, efectividad, moralidad, debido proceso, publicidad, participación ciudadana, oportunidad, austeridad, imparcialidad, mejoramiento continuo, cooperación e integración interinstitucional, homogenización en adquisición de bienes y servicios y procesos unificados y centralizados.
ART. 5º—Objetivos específicos. El manual de contratación es una herramienta orientadora y facilitadora del cumplimiento de las normas legales, más no sustitutivas de ellas, para la correcta y oportuna realización de las actividades propias de la contratación, teniendo como objetivos específicos:
a) Lograr el mejor aprovechamiento de los recursos asignados al fondo.
b) Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en el trámite de los procesos para la contratación administrativa al interior del fondo.
c) Propiciar la uniformidad de procedimientos en el trabajo alusivo a la adquisición de bienes y servicios que requiere el fondo.
d) Servir de medio de instrucción en la materia al personal existente o nuevo.
e) Fomentar la integración y el trabajo en equipo del personal que interviene en los procesos.
f) Coadyuvar al logro de los objetivos institucionales.
ART. 6º—Marco normativo. Fonprecon, en el desarrollo de su actividad contractual, debe garantizar el cumplimiento integral de los principios y disposiciones que rigen el ejercicio de la Función Pública y de la contratación de la administración pública, consagrados en la Constitución Política y la ley, por lo que se aplicarán las siguientes normas:
• Ley 1150 de 2007 por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.
• Decreto 2474 de 2008 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de selección, publicidad y selección objetiva y se dictan otras disposiciones.
• Decreto 4828 de 2008, por el cual se adopta el régimen de garantías en la Contratación de la Administración Pública y sus modificatorios Decreto 0931 de 2009 y 2493 de 2009.
• Decreto 4881 de 2008, por el cual se reglamenta el artículo 6º de la Ley 1150 de 2007 en relación con la verificación de las condiciones de los proponentes y su acreditación para el registro único de proponentes a cargo de las cámaras de comercio, y sus modificatorios Decreto 836 de 2009 y Decreto 2247 de 2009.
• Decreto 2025 de junio 3 de 2009, por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2474 de 2008 y se dictan otras disposiciones.
• Decreto 3576 de septiembre 17 de 2009, por el cual se modifica el Decreto 2474 de 2008 y el Decreto 2025 de 2009.
• Las normas por las cuales se establece y se liquida anualmente el Presupuesto General de la Nación y las demás disposiciones que la modifiquen y adicionen.
• Decreto 3992 de 2008 por el cual se aprueba la modificación de la estructura del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, Fonprecon.
• Resolución de delegación 1509 de 1º de diciembre de 2008 expedida por Fonprecon o las que lo modifiquen o adicionen.
• Ley 598 de 2000, por la cual se crean el sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, SICE, el catálogo único de bienes y servicios, CUBS, y el registro único de precios de referencia, RUPR, de los bienes y servicios de uso común en la administración pública y se dictan otras disposiciones.
• Decreto 3512 de 2003 por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, SICE, creado mediante la Ley 598 de 2000, y se dictan otras disposiciones.
• Acuerdos 1 al 11 de 2003 a 2007, expedidos por la Contraloría General de la República, para la reglamentación del sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, SICE.
• Circular Externa 22 de 2007 - sistema de administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo, SARLAFT, expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia.
• Circular Externa 48 del 22 de diciembre de 2006 - sistema de administración del riesgo operativo, SARO, expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia.
• Decreto 1795 de mayo 23 de 2007 por medio del cual se establecieron lineamientos respecto del sistema único de información de gestión jurídica del estado - LITIGOB.
• Circular 1 de 2008 por la cual se establece la concordancia del SICE y su articulación con el SECOP, Ley 1150 de 16 de julio de 2007, directrices, de la Contraloría General de la República.
• Y todas las demás que las modifiquen o adicionen.
• En ningún caso este manual podrá exceder lo previsto por la norma y, en caso de ser así, entiéndase por no escrito.
ART. 7º—Inhabilidades e incompatibilidades, prohibiciones y régimen aplicable en materia disciplinaria. Para todos los efectos será aplicable el régimen de inhabilidades e incompatibilidades y prohibiciones previstas en la Constitución Política y en la Ley, así:
a) Artículo 127 de la Constitución Política
b) ART. 8º—Ley 80 de 1993.
c) ART. 9º—Ley 80 de 1993.
d) Artículo 10 Ley 80 de 1993.
e) Artículo 35 Ley 734 de 2002. Código Único Disciplinario
f) Artículo 18 de la Ley 1150 de 2007.
ART. 8º—Competencia para contratar. La competencia para contratar a nombre de Fonprecon está en cabeza del director general quien podrá delegarla en los términos de la Ley 489 de 1998, la que para los efectos pertinentes fue delegada en la subdirección administrativa y financiera del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, para los procesos contractuales cuyo monto sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía, por medio de la Resolución 1509 del 1º de diciembre de 2008.
No obstante lo anterior, se aplicarán las disposiciones generales contenidas en la Ley 489 de 1998, artículo 12 de la Ley 80 de 1993, artículo 21 de la Ley 1150 de 2007 y demás normas que las modifiquen.
ART. 9º—Responsables del proceso. La contratación se adelantará bajo la coordinación del jefe de la dependencia interesada en llevar a cabo el proceso de contratación, es decir, la subdirección administrativa y financiera, la subdirección de prestaciones económicas oficina, la asesora jurídica, la oficina de planeación y sistemas y los órganos de asesoría y coordinación, quienes tendrán a su cargo la dirección de los trámites administrativos, la identificación de las directrices sobre las condiciones referidas a la consolidación de la totalidad de los documentos necesarios para el inicio de los procesos de contratación.
En consecuencia, la responsabilidad del jefe de la dependencia respectiva se remite a:
1. Estructurar, definir y evaluar los documentos técnicos, económicos, criterios de pon-deración, plazos, valores y objeto a utilizar en el proceso contractual y a responder por el contenido de los mismos.
2. Evaluar para cada proyecto las razones de conveniencia institucional, pluralidad de posibles oferentes o proveedor exclusivo y la necesidad de seguridad en la información a suministrar a los posibles oferentes.
3. Determinar la modalidad de contratación, en asesoría con la oficina jurídica, para cada uno de los procesos contractuales.
PAR. 1º—Cada uno de los jefes de las dependencias interesadas tiene la responsabilidad de coordinar el desarrollo del proceso con la subdirección administrativa y financiera, y con el acompañamiento y asesoría permanente de la oficina asesora jurídica durante todas las etapas, donde entregará todos los soportes del proceso y el borrador de los pliegos de condiciones de la Licitación, selección abreviada, concurso de méritos, contratación directa, según sea el caso, para que dicha oficina determine los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección que se propone adelantar.
PAR. 2º—Cuando alguno de los responsables del proceso de contratación antes señalados actúe como ordenador del gasto, por delegación que haga el director general de acuerdo con la Ley 489 de 1998 y artículo 12 de la Ley 80 de 1993, no se podrá concentrar en dicho funcionario las funciones de supervisión del contrato. En tal evento, el director general designará al funcionario que deba ejercer dichas funciones, sin que por ello se entiendan exonerados los ordenadores delegados y el representante legal, de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual, en los términos del artículo 21 de la Ley 1150 de 2007.
ART. 10.—Selección de contratistas. La selección de contratistas se surtirá a través de cualquiera de los siguientes procedimientos:
(L. 1150/2007, art. 2º y D. 2474/2008, art. 2º).
ART. 11.—Conceptos básicos. Para la aplicación e interpretación del presente manual se tendrán en cuenta los siguientes conceptos básicos:
1. Licitación pública. La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, con las excepciones que se señalan en la Ley 80 de 1993 y en el artículo 2º, numerales 2º, 3º y 4º de la Ley 1150 de 2007.
Cuando la entidad estatal así lo determine, la oferta en un proceso de la licitación pública podrá ser presentada total o parcialmente de manera dinámica mediante subasta inversa, en las condiciones que fije el reglamento. (D. 2474/2008, art. 14).
2. Selección abreviada. La selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual. (L. 1150/2007, art. 2º, num. 2º y D. 2474/2008, cap. II).
El procedimiento aplicable para la ejecución de cada una de las causales a que se refiere el numeral 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, deberá observar los principios de transparencia, economía, responsabilidad y las reglas establecidas en el parágrafo 2º del mismo artículo, así como lo ordenado por el Decreto 2474 de 2008.
3. Concurso de méritos. Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos de arquitectura, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. En este último caso, la conformación de la lista de precalificados se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer listas limitadas de oferentes utilizando para el efecto, entre otros, criterios de experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes, según sea el caso. (L. 1150/2007, art. 2º, num. 3º).
4. Contratación directa. La modalidad de selección de contratación directa, solamente procederá en los casos previstos en el artículo 2º numeral 4º de la Ley 1150 de 2007 o la norma que la modifique o adicione.
PAR. —Para la selección de los contratistas se aplicará los principios de economía, transparencia y responsabilidad contenidos en la Ley 80 de 1993 y los postulados que rigen la función administrativa.
(Nota: Adicionado por la Resolución 234 de 2010 artículo 1º del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República)
ART. 12.—De la etapa precontractual. Comprende el proceso de selección propiamente dicho y para los fines de este manual se identifica a partir de los actos que hacen pública la iniciativa de contratación.
ART. 13.—Estudios y documentos previos. En desarrollo de lo señalado en los numerales 7º (estudios, oportunidad y conveniencia) y 12 (estudios técnicos) del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por el fondo, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone.
Los estudios y documentos previos se pondrán a disposición de los interesados de manera simultánea con el proyecto de pliego de condiciones y deberán contener:
1. Descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación.
2. Descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales, y la identificación del contrato a celebrar.
4. Análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato, indicando las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de los costos asociados a la realización del proceso de selección y a la ejecución del contrato.
En el evento en que la contratación sea a precios unitarios, la entidad deberá soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos.
En el caso del concurso de méritos no publicará el detalle del análisis que se haya realizado en desarrollo de lo establecido en este numeral.
Para efectos de este numeral, una vez determinado el presupuesto del objeto a contratar se deberá solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal, el cual deberá anexarse como soporte del capital comprometido.
5. Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de conformidad con el artículo 12 del Decreto 2474 de 2008.
6. Soporte que permita determinar la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato, de acuerdo a lo establecido en el artículo 2º del Decreto 2474 de 2008.
7. Análisis que sustente la exigencia de los mecanismos de cobertura que garantizan las obligaciones surgidas con ocasión del proceso de selección y del contrato a celebrar.
8. Códigos CUBS y precios indicativos del SICE si están codificados los bienes y ser-vicios, de tal forma que de no presentarse la situación se deberá sustentar la misma. Para efectos de este numeral se requerirá del anexo del soporte correspondiente.
9. Constancia de que el bien o servicio a contratar se encuentra incluido en el plan de compras para la vigencia, la cual se deberá adjuntar los documentos de los estudios previos.
PAR.—El contenido de los estudios y documentos previos podrá ser ajustado con posterioridad a la apertura del proceso de selección. En caso que la modificación de los elementos mínimos señalados en el presente artículo implique cambios fundamentales en los mismos, la entidad, con fundamento en el numeral 2º del artículo 69 del Código Contencioso Administrativo y en aras de proteger el interés público o social, podrá revocar el acto administrativo de apertura.
ART. 14.—Convocatoria pública. En los procesos de selección por licitación, selección abreviada y concurso de méritos se hará convocatoria pública.
El aviso de convocatoria para la contratación se publicará en el sistema electrónico para la contratación pública (Secop) a través del portal único de contratación, y contendrá la información necesaria para dar a conocer el objeto a contratar, la modalidad de selección que se utilizará, el presupuesto oficial del contrato, así como el lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.
ART. 15.—Acto administrativo de apertura del proceso de selección. Previa revisión por parte de la oficina asesora jurídica del cumplimiento de los estudios y documentos requeridos en el artículo 13 del presente manual, el director general o su delegado, mediante acto administrativo de carácter general, ordenará de manera motivada la apertura del proceso de selección que se desarrolle a través de licitación, selección abreviada y concurso de méritos.
El acto administrativo de que trata el presente artículo señalará:
2. La modalidad de selección que corresponda a la contratación
3. El cronograma del proceso, con indicación expresa de las fechas y lugares en que se llevarán a cabo las audiencias que correspondan.
4. El lugar físico o electrónico en que se puede consultar y retirar el pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.
PAR. 1º—El proceso de selección podrá ser suspendido por el término que se señale en el acto motivado que así lo determine, cuando a juicio del director del fondo se presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse, y que puedan afectar la normal culminación del proceso.
PAR. 2º—En el evento de ocurrir o se presente durante el desarrollo del proceso de selección alguna de las circunstancias contempladas en el artículo 69 del Código Contencioso Administrativo, el director del fondo revocará el acto administrativo que ordenó la apertura del proceso de selección.
ART. 16.—Contenido mínimo del pliego de condiciones. Sin perjuicio de las condiciones especiales que correspondan a los casos de licitación, selección abreviada y concurso de méritos, y de los requisitos exigidos en el numeral 5º del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, el pliego de condiciones deberá detallar claramente los requerimientos para la presentación de la propuesta. El pliego contendrá, cuando menos:
1. La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, o la ficha técnica del bien o servicio de condiciones técnicas uniformes o los requerimientos técnicos según sea el caso.
2. Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos, y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas así como la evaluación y ponderación de las mismas, y la adjudicación del contrato.
3. Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso.
4. Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, mecanismos de cobertura del riesgo, y demás asuntos relativos al mismo.
La información a que se refiere el numeral 1º del presente artículo, se presentará siempre en documento separable del pliego de condiciones, como anexo técnico, el cual será público, salvo expresa reserva.
Al pliego se anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los demás docu-mentos que sean necesarios.
PAR.—No se requiere de pliego de condiciones cuando se seleccione al contratista bajo alguna de las causales de contratación directa y en los contratos cuya cuantía sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía.
ART. 17.—Modificación del pliego de condiciones. La modificación del pliego de condiciones se realizará a través de adendas por la oficina asesora jurídica en coordinación con la dependencia interesada.
En el pliego de condiciones se señalará el plazo máximo dentro del cual puedan expedirse adendas, o, a falta de tal previsión, determinará al adoptarlas la extensión del término de cierre que resulte necesaria, en uno y en otro caso, para que los proponentes cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas. Salvo en el evento previsto en el segundo inciso del numeral 5º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 para la prórroga del plazo en la licitación pública, en ningún otro caso podrán expedirse y publicarse el mismo día en que se tiene previsto el cierre del proceso de selección, ni siquiera para la adición del término previsto para ello.
PAR. 2º—Para efecto de lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, se entenderá que han retirado el respectivo pliego de condiciones del proceso licitatorio, quienes hayan presentado observaciones al proyecto de pliego de condiciones o hayan asistido a la audiencia de reparto de riesgo a que se refiere el artículo 4º de la Ley 1150 de 2007.
ART. 18.—Publicidad del procedimiento en el Secop. El Fondo de Previsión Social del Congreso de la República será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación, salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva.
La publicidad a que se refiere este artículo se hará en el sistema electrónico para la contratación pública (Secop) a través del portal único de contratación, cuyo sitio web será indicado por su administrador. Con base en lo anterior, se publicarán los siguientes documentos, según corresponda a cada modalidad de selección:
1. El aviso de la convocatoria pública, incluido el de convocatoria para la presentación de manifestaciones de interés cuando se trate de la aplicación de los procedimientos de precalificación para el concurso de méritos.
2. El proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar físico o electrónico en que se podrán consultar los estudios y documentos previos.
4. La lista corta o la lista multiusos del concurso de méritos.
5. El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección, para el cual no será necesaria ninguna otra publicación.
6. La invitación a ofertar que se formule a los integrantes de la lista corta o multiusos del concurso de méritos.
7. El pliego de condiciones definitivo y la constancia de envío de información a la Cámara de Comercio para la licitación pública.
8. El acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y en general las aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas.
9. El acta de la audiencia de revisión de la asignación de riesgos previsibles.
10. El acto administrativo de suspensión del proceso.
13. El informe de evaluación a que se refiere el numeral 8º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993, así como el de evaluación del concurso de méritos a que se refiere el artículo 69 del presente decreto.
14. El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder a la subasta inversa en la selección abreviada de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización; y la que corresponde en la conformación dinámica de la oferta a la que se refiere en artículo 14 del presente decreto.
15. El acto administrativo de adjudicación del contrato. En los casos de licitación pública, también el acta de la audiencia pública de adjudicación.
16. El acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección.
17. El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a esta.
18. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral.
En caso de no contarse con los medios tecnológicos adecuados o de no encontrarse disponible el Secop en la fecha en que deba realizarse la publicación a que se refiere el inciso segundo del artículo 14 de la presente resolución, Fonprecon publicará para cada proceso de licitación, selección abreviada y de concurso de méritos, un aviso en un diario de amplia circulación nacional, o a falta de esta en otro medio de comunicación que posea la misma difusión, informando el lugar en donde puedan ser consultados en forma gratuita tanto el proyecto de pliego de condiciones como la versión definitiva del mismo y señalando la forma en que se dará publicidad a los demás actos del proceso.
PAR. 1º—Sin perjuicio de la publicación que del contrato celebrado se haga en el Secop, deberán tenerse en cuenta las normas que regulan la publicación de los contratos en el diario único de contratación pública.
PAR. 2º—La publicación electrónica de los actos y documentos a que se refiere el presente artículo deberá hacerse en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.
PAR. 3º—La información general sobre las licitaciones públicas que la entidad pretenda abrir será remitida electrónicamente con antelación a la publicación del proyecto de pliego de condiciones, a la Cámara de Comercio correspondiente, con el fin de integrar el boletín mensual. Hecha esta remisión, el requisito de publicación se entenderá cumplido por parte de Fonprecon. La publicación del boletín no es requisito para la apertura del proceso, ni conlleva la obligación de la entidad de dar curso al mismo. En todo caso, la entidad publicará con el proyecto de pliego de condiciones, la constancia de envío de la información a la respectiva Cámara de Comercio.
PAR. 4º—No se harán las publicaciones a las que se refiere el presente artículo, en los procesos de selección de enajenación de bienes del Estado a que se refiere el literal e) del numeral 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, ni la operación que se realice a través de las bolsas de productos a que se refiere el literal a) del numeral 2º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007. Sin embargo, se publicarán los contratos que se celebren con los comisionistas para la actuación en la respectiva bolsa de productos en ambos casos.
Tampoco se harán las publicaciones a las que se refiere el presente artículo, respecto de los procesos de selección de mínima cuantía, sin perjuicio de la publicidad que se deberá hacer de la invitación a cotizar y lo atinente al contrato y al acta de liquidación.
En tratándose de la contratación directa señalada en el numeral 4º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, sólo se publicará el acto a que se refiere el artículo 37 del presente manual cuando el mismo se requiera, así como la información señalada en los numerales 17 y 18 del presente artículo.
ART. 19.—Publicidad de proyectos de pliegos de condiciones y de pliegos de condiciones definitivos. El Fondo de Previsión Social del Congreso de la República publicará los proyectos de pliegos de condiciones y los pliegos de condiciones definitivos. Esta publicación aplica para las modalidades de selección de licitación pública, concurso de méritos y selección abreviada.
El proyecto de pliego de condiciones se publicará cuando menos con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura, en el caso de la licitación y concurso de méritos con propuesta técnica detallada, y con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles a la misma fecha, en la selección abreviada y el concurso de méritos con propuesta técnica simplificada. La publicación de los proyectos de pliegos de condiciones no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección.
Las observaciones al proyecto de pliego de condiciones deben ser presentadas dentro de los términos previstos en el inciso anterior, según sea el caso. Los pliegos de condiciones definitivos podrán incluir los temas planteados en las observaciones, siempre que se estimen relevantes. En todo caso, la aceptación o rechazo de las observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza común.
ART. 20.—Reglas de subsanabilidad. En todo proceso de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por el fondo en el pliego de condiciones, de conformidad con lo previsto en los numerales 2º, 3º y 4º del artículo 5º de la Ley 1150 de 2007.
Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por Fonprecon en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, sin que tal previsión haga nugatorio el principio contemplado en el inciso anterior.
En ningún caso se podrá señalar taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, ni permitir que se subsanen asuntos relacionados con la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.
ART. 21.—Verificación de requisitos habilitantes. La capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en los procesos de selección que requieran de dicho procedimiento y no otorgarán puntaje, con excepción de lo señalado para la selección de consultores.
De conformidad con el numeral 1º del artículo 5º de la Ley 1150 de 2007, el Decreto 4881 de 2008 y sus modificatorios 836 y 2247 de 2009, la verificación documental de los requisitos habilitantes antes señalados será efectuada por las cámaras de comercio y se acreditará con el certificado de registro único de proponentes que expida la correspondiente Cámara de Comercio del domicilio del proponente.
El fondo podrá exigir y los proponentes aportar la información y documentación que no sea objeto de verificación documental por parte de la Cámara de Comercio, de acuerdo con lo señalado en el Decreto 4881 de 2008, o la que se requiera para constatar requisitos adicionales de los proponentes cuando las características del objeto a contratar lo exija.
ART. 22.—Ofrecimiento más favorable a la entidad. El ofrecimiento más favorable al que se refiere el artículo 5º de Ley 1150 de 2007 se determinará de la siguiente manera:
1. En el caso de la adquisición de bienes y servicios de condiciones técnicas uniformes y de común utilización el ofrecimiento más favorable corresponde a aquel que dé el menor precio a Fonprecon.
2. En el concurso de méritos, la oferta más favorable a la entidad será aquella que presente la mejor calidad, de acuerdo con los criterios señalados en el pliego de condiciones, con independencia del precio, el cual no será factor de calificación o evaluación.
3. En los procesos de selección por licitación y de selección abreviada de menor cuantía, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar la ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y fórmulas señaladas en el pliego de condiciones.
4. En los procesos de selección abreviada de mínima cuantía, la oferta más ventajosa será:
— Para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, el precio más bajo.
— Para la adquisición de bienes y servicios distintos a los anteriores, el mayor puntaje de evaluación, ponderando factores técnicos y económicos, soportados en puntajes y fórmulas señaladas en la invitación a ofertar.
ART. 23.—Comité de evaluación. Para la evaluación de las propuestas en los procesos de selección por licitación, selección abreviada o concurso de méritos, el director general designará un comité asesor, conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 2º del artículo 12 del Decreto 2474 de 2008, que deberá realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones.
El comité evaluador, el cual estará sujeto a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales, recomendará al director general el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada. El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual el director general no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, deberá justificarlo en el acto administrativo con el que culmine el proceso.
ART. 24.—Oferta con valor artificialmente bajo. Cuando de conformidad con la información al alcance de la entidad se estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, se llamará al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Oídas las explicaciones, el comité evaluador recomendará al director general o su delegado, el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones.
Procederá la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de selección, cuando el valor de la misma responda a circunstancias objetivas del proponente y su oferta, que no ponen en riesgo el proceso, ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso que se adjudique el contrato a dicho proponente.
PAR.—En una subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, sólo será aplicable por la entidad lo previsto en el presente artículo, respecto del precio final obtenido al término de la misma. En caso de que se rechace la oferta, la entidad podrá optar de manera motivada por adjudicar el contrato a quien haya ofertado el segundo mejor precio o por declarar desierto el proceso. En ningún caso se determinarán precios artificialmente bajos a través de mecanismos electrónicos o automáticos.
ART. 25.—Requisitos generales. Además de los requisitos previos determinados en el título II capítulo I del presente manual, se deberá cumplir con los siguientes documentos y actividades dentro del proceso licitatorio:
1. La dependencia interesada en la realización del proceso de selección, llevará a cabo los estudios y documentos previos, dentro de los que se encuentra el certificado de disponibilidad presupuestal. Así mismo, elaborará con fundamento en dichos estudios el proyecto de pliego de condiciones y el anexo técnico el cual contendrá las obligaciones que se deberán llevar a cabo para la ejecución del contrato y todas las demás especificaciones del objeto a contratar.
De igual forma determinará el cronograma a seguir, en donde se especifiquen los términos para cada una de las actividades a realizar de conformidad con lo establecido en este manual.
2. La dependencia interesada remitirá a la oficina asesora jurídica para su revisión y en solicitud de que se consolide el pliego de condiciones del caso, los estudios y documentos previos, el proyecto de pliego de condiciones y el anexo técnico.
3. La oficina asesora jurídica emitirá concepto que versará sobre los aspectos jurídicos del caso, específicamente si el proceso licitatorio se llevara a cabo mediante presentación dinámica de la oferta o si por el contrario se seguirá el proceso general para la licitación, es decir, conforme al artículo 12, numeral 3º, literal a) del Decreto 2474 de 2008 e igualmente hará las recomendaciones pertinentes sobre la parte técnica, económica y presupuestal analizada en los estudios previos, el proyecto de pliego de condiciones y el anexo técnico, enviando dicho concepto a la dependencia interesada a fin de que se someta a consideración.
4. Un vez aprobados el proyecto de pliego de condiciones, los estudios y documentos previos y el anexo técnico, la oficina asesora jurídica elaborará la minuta del contrato, el aviso de convocatoria de que trata el artículo 14 del presente manual y remitirá un aviso mediante comunicación electrónica a la Cámara de Comercio con antelación a la publicación del proyecto de pliego de condiciones, donde se establezca la información general de la licitación, que contendrán la información necesaria para dar a conocer el objeto a contratar, la modalidad de selección que se utilizará, el presupuesto oficial del contrato, el lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones y los estudios y documentos previos. Hecha esta remisión, el requisito de publicación se entenderá cumplido por parte de Fonprecon.
5. Dentro de los diez (10) a veinte (20) días calendario anteriores a la apertura de la licitación, se publicarán hasta tres (3) avisos con intervalos de dos (2) y (5) días calendario, en un diario de amplia circulación.
6. El aviso de convocatoria, el proyecto del pliego de condiciones, el anexo técnico, la minuta y los estudios y documentos previos y la constancia de envío del aviso a la Cámara de Comercio se publicarán cuando menos con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura, para lo cual la oficina asesora jurídica solicitará a la oficina de planeación y sistemas su inclusión en la página web de la entidad y en el portal único de contratación (L. 1150/2007, art. 8º; D. 2474/2008, arts. 8º y 9º y Contraloría General de la República, Cir. 1/2008).
7. Las observaciones al proyecto de pliego de condiciones se presentarán desde la fecha de su publicación.
8. La entidad dará respuesta a las observaciones y se publicarán en el portal único de contratación y en la página web de la entidad en el momento de su expedición o dentro de los tres días hábiles siguientes, de conformidad con el artículo 18 del presente manual. (D. 2474/2008, art. 8º y Contraloría General de la República Cir. 1/2008).
9. Con la expedición de la resolución de apertura del proceso de licitación, por parte del director general, se entenderá aprobado el pliego definitivo de condiciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 15 del presente manual. (D. 2474/2008, art. 5º).
10. El acto de apertura del proceso licitatorio, se publicará en la fecha de su expedición o a más tardar dentro de los tres días hábiles siguientes en el portal único de contratación y en la página web de la entidad, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 18 del presente manual. (D. 2474/2008, art. 8º y Contraloría General de la República, Cir. 1/2008).
11. La oficina asesora realizará la inclusión de los pliegos de condiciones en el portal único de contratación y en la página web de la entidad, a fin de que los mismos estén disponibles desde la fecha del acto de apertura para su consulta y/o retiro. (D. 2474/2008, art. 5º num. 4º y art. 8º y Contraloría General de la República, Cir. 1/2008).
12. Fonprecon no podrá exigir el pago de valor alguno por el derecho a participar en un proceso de selección, razón por la cual no podrá ser objeto de cobro los pliegos de condiciones correspondientes. (L. 1150/2007, art. 2º, par. 4º). No obstante, en caso de requerirse por parte de los interesados, fotocopia de los pliegos, el fondo aplicará las tarifas que tenga establecidas para el cobro de las fotocopias.
13. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al acto de apertura del proceso licitatorio, se llevará a cabo audiencia de revisión, tipificación, asignación y estimación de riesgos, dejándose acta de la actuación suscrita por los intervinientes, la cual será publicada en el Portal Único de Contratación y en la página web de la entidad el día de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. (L. 1150/2007, art. 4º; D. 2474/2008, art. 88; D. 2025/2009, art. 1º).
14. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al inicio del plazo para la presentación de propuestas, se llevará a cabo audiencia de aclaraciones al pliego de condiciones, dejándose acta de la actuación suscrita por los intervinientes, la cual será publicada en el Portal Único de Contratación y en la página web de la entidad el día de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. En el evento de resultar de esta audiencia, la expedición de prórrogas y adendas al pliego, se elaborarán debidamente sustentadas y firmadas por el director general. Todo en coordinación con la oficina asesora jurídica. (L. 80/93, art. 30 num. 4º).
Lo anterior no impide que dentro del plazo de la licitación, cualquier interesado pueda solicitar aclaraciones adicionales que el fondo responderá mediante comunicación escrita, la cual se publicará en el portal único de contratación y en la página web de la entidad.
15. Si como consecuencia de las observaciones presentadas por los proponentes al pliego de condiciones, resultaren adendas, las mismas serán elaboradas por la dependencia interesada en coordinación con la oficina asesora jurídica y se publicarán en la página web de la entidad y en el portal único de contratación.
16. El director general, en coordinación con la dependencia interesada y la oficina asesora jurídica, designará el comité de evaluación de las propuestas. (D. 2474/2008, art. 12 par. 2º).
17. La subdirección administrativa y financiera en coordinación con la oficina asesora jurídica, recibirá las ofertas y elaborará el acta de recepción de las mismas, incluyendo la relación de las empresas oferentes y los aspectos más relevantes en ellas. En esta recepción participarán la subdirección administrativa y financiera, la oficina asesora jurídica, la dependencia interesada, la oficina asesora de planeación y sistemas y la oficina de control interno, quienes suscribirán el acta.
18. La oficina asesora jurídica distribuirá una copia de las ofertas al comité evaluador, conservando el original.
19. El comité evaluador designado verificará, dentro del plazo señalado, de manera independiente los aspectos habilitantes Jurídicos, financieros, organizacionales y de experiencia, establecidos en el pliego de condiciones, que deberán ser certificados por la Cámara de Comercio, de conformidad con el Decreto 4881 de 2008 y decretos 836 y 2247 de 2009. La certificación expedida por la Cámara de Comercio es plena prueba de los requisitos habilitantes que en ella consten, por lo tanto no se podrá solicitar información que se haya verificado por la Cámara de Comercio. No obstante el fondo podrá verificar directamente los requerimientos que se consideren indispensables y que no consten en el referido certificado, o asumirá esta función mientras la implementa total y definitivamente las cámaras de comercio. Una vez analizadas las verificaciones y/o las respuestas a los requerimientos, el comité emitirá concepto.
20. La dependencia interesada consolidará los conceptos dados por el comité, remitiendo a la oficina asesora jurídica el informe de evaluación para efectos de su publicación en el portal único de contratación y en la página web de la entidad. (D. 2474/2008, art. 8º y Contraloría General de la República, Cir. 1/2008).
21. El informe de evaluación de las propuestas permanecerá en la subdirección administrativa y financiera de la entidad por un término de cinco (5) días hábiles para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas (L. 80/93, art. 24 nums. 2º, 3º, 4º; art. 30 num. 8º).
22. La dependencia interesada, distribuirá las observaciones presentadas por los oferentes al comité para que presente sus análisis y respuestas dentro del término establecido en los pliegos de condiciones.
23 La dependencia interesada consolidará la evaluación final del comité y las respuestas a las observaciones de las evaluaciones, publicándose en el portal único de contratación y en la página web de la entidad el informe final de evaluación de conformidad con lo establecido en el artículo 18 del presente manual. (D. 2474/2008, art. 8º y Contraloría General de la República, Cir. 1/2008).
24. El comité evaluador emitirá recomendación de adjudicación y/o declaratoria de desierta con destino a la dirección general.
ART. 26.—Audiencia de adjudicación. La licitación se adjudicará en audiencia pública, la cual se realizará conforme a las siguientes reglas:
1. En la audiencia los oferentes podrán pronunciarse inicialmente sobre las respuestas dadas por la entidad a las observaciones presentadas respecto de los informes de evaluación. En ningún caso, esta posibilidad implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar la oferta.
En caso de presentarse pronunciamientos que a juicio del fondo requieran de análisis y cuya solución podría incidir en el sentido de la decisión a adoptar, la audiencia podrá ser suspendida por el término necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado.
2. Se podrá conceder el uso de la palabra por una única vez al oferente que así lo solicite, con el objeto de replicar las observaciones que sobre la evaluación de su oferta se hayan presentado por los intervinientes.
3. Toda intervención deberá ser hecha por la persona o las personas previamente desig-nadas por el oferente, y estará limitada a la duración máxima que la entidad haya señalado con anterioridad.
4. Durante la audiencia los asistentes deberán observar una conducta respetuosa hacia los servidores públicos y los demás presentes. Quien preside la audiencia podrá tomar las medidas necesarias para preservar el orden y correcto desarrollo de la misma, pudiendo excluir de ella, a quien con su comportamiento altere su normal curso.
5. Se podrá prescindir de la lectura del borrador del acto administrativo de adjudicación del proceso, si la entidad ha dado a conocer oportunamente su texto con la debida antelación para su lectura por parte de los oferentes.
6. Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a adoptar la decisión que corresponda y se notificará a los presentes de conformidad con el artículo 9º de la Ley 1150 de 2007.
7. La oficina asesora jurídica, en coordinación con la Dependencia respectiva, elaborará el proyecto de Resolución de Adjudicación y/o desierta para dar lugar a la firma del director general. Dicha resolución será publicada en el Portal Único de Contratación el día de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. (D. 2474/2008, art. 8º y Contraloría General de la República, Cir. 1/2008).
De la selección abreviada
ART. 27.—Selección abreviada. Corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.
ART. 28.—De los procesos de selección abreviada. Son procesos de selección abreviada los establecidos en el artículo 2º numeral 2º de la Ley 1150 de 2007.
Adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización
ART. 29.—Bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. Son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.
PAR. 3º—No se individualizarán los bienes o servicios de carácter homogéneo mediante el uso de marcas, salvo que la satisfacción de la necesidad de que se trate así lo exija, circunstancia esta que deberá acreditarse en los estudios previos elaborados por la entidad, sin que la justificación pueda basarse en consideraciones puramente subjetivas.
ART. 30.—Procedimiento para la contratación a través de la selección abreviada de características técnicas uniformes y de común utilización. Para la contratación de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización se hará uso del procedimiento de subasta inversa, siguiendo el procedimiento relacionado a continuación:
1. La dependencia interesada en la realización del proceso de selección, llevará a cabo los estudios y documentos previos, dentro de los que se encuentra el certificado de disponibilidad presupuestal. Así mismo, elaborará con fundamento en dichos estudios el proyecto de pliego de condiciones.
Como parte del contenido de los estudios y documentos previos señalados en el artículo 13 del presente manual, cada bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización a ser adquirido mediante subasta inversa, tendrá una ficha técnica que incluirá sus características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad.
a) Denominación de bien o servicio.
2. La dependencia interesada remitirá a la oficina asesora jurídica para su revisión y en solicitud de que se consolide el pliego de condiciones del caso, los estudios y documentos previos, el proyecto de pliego de condiciones y las fichas técnicas.
3. La oficina asesora jurídica emitirá concepto que versará sobre los aspectos jurídicos del caso e igualmente hará las recomendaciones pertinentes sobre la parte técnica, económica y presupuestal analizada en los estudios previos, el proyecto de pliego de condiciones, enviando dicho concepto a la dependencia interesada a fin de que se someta a consideración.
4. Una vez aprobados el proyecto de pliego de condiciones y los estudios y documentos previos, la oficina asesora jurídica elaborará la minuta del contrato, así como el aviso de convocatoria de que trata el artículo 14 del presente manual.
5. El aviso de convocatoria, el proyecto del pliego de condiciones, la ficha técnica, la minuta y los estudios y documentos previos se publicarán cuando menos con cinco (05) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura, lo cual la oficina asesora jurídica incluirá en la página web de la entidad y en el portal único de contratación (L. 1150/2007, art. 8º y D. 2474/2008, arts. 8º y 9º y Contraloría General de la República, Cir. 1/2008).
6. Las observaciones al proyecto de pliego de condiciones se presentarán desde la fecha de su publicación.
7. La entidad dará respuesta a las observaciones presentadas y se publicarán en el portal único de contratación y en la página web de la entidad en el momento de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, de conformidad con el artículo 18 del presente manual. (D. 2474/2008, art. 8º y Contraloría General de la República, Cir. 1/2008).
8. La dirección general aprobará el pliego de condiciones definitivo y expedirá la resolución de apertura del proceso, de conformidad con lo establecido en el artículo 15 del presente manual. (D. 2474/2008, art. 5º).
9. El acto de apertura se publicará en la fecha de su expedición o a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes en el portal único de contratación y en la página web de la entidad, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 18 del presente manual. (D. 2474/2008, art. 8º y Contraloría General de la República, Cir. 1/2008).
10. La oficina asesora jurídica publicará los pliegos de condiciones en el Portal Único de Contratación y en la página web de la entidad, a fin de que los mismos estén disponibles desde la fecha del acto de apertura para su consulta y retiro. (D. 2474/2008, arts. 8º y 5º num. 4º y Contraloría General de la República, Cir. 1/2008).
11. Fonprecon no podrá exigir el pago de valor alguno por el derecho a participar en un proceso de selección, razón por la cual no podrá ser objeto de cobro los pliegos de condi-ciones correspondientes. (L. 1150/2007, art. 2º par. 4º). No obstante, en caso de requerirse por parte de los interesados, fotocopia de los pliegos, el fondo aplicará las tarifas que tenga establecidas para el cobro de las fotocopias.
12. Los oferentes podrán solicitar aclaración del pliego de condiciones dentro del término establecido en el mismo. La dependencia interesada consolidará en coordinación con la oficina asesora jurídica las respuestas dadas a fin de ser publicadas en el portal único de contratación en el momento de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. (D. 2474/2008, art. 8º y art. 6º num. 2º y Contraloría General de la República, Cir. 1/2008).
13. Si como consecuencia de las observaciones presentadas por los proponentes al pliego de condiciones, resultaren adendas, las mismas serán elaboradas por la dependencia interesada en coordinación con la oficina asesora jurídica y se publicarán en la página web de la entidad y en el portal único de contratación.
14. La dirección general, en coordinación con la dependencia interesada y la oficina asesora jurídica, designará el comité de evaluación de las propuestas. (D. 2474/2008, art. 12 par. 2º).
15. La subdirección administrativa y financiera o la dependencia que haga sus veces, en coordinación con la oficina asesora jurídica, recibirá las propuestas que estarán compuestas por los requisitos y documentos habilitantes y la propuesta inicial de precio y, elaborará el acta de recepción de las mismas, incluyendo la relación de las empresas oferentes y los aspectos más relevantes en ellas. En esta recepción participan la subdirección administrativa y financiera, la oficina asesora jurídica, la dependencia interesada y la oficina asesora de planeación y la oficina de control interno, quienes suscribirán el acta.
16. La oficina asesora jurídica distribuirá una copia de las propuestas presentadas al comité evaluador, conservando el original.
17. El comité evaluador designado, dentro del plazo señalado, verificará de manera independiente los aspectos habilitantes jurídicos, financieros, organizacionales y de experiencia, establecidos en el pliego de condiciones, los cuales deberán ser certificados por la Cámara de Comercio, de conformidad con el Decreto 4881 de 2008 y decretos 836 y 2247 de 2009. La certificación expedida por la Cámara de Comercio es plena prueba de los requisitos habilitantes que en ella consten, por lo tanto no se podrá solicitar información que se haya verificado por la Cámara de Comercio. No obstante el Fondo podrá verificar directamente los requerimientos que se consideren indispensables y que no consten en el referido certificado, o asumirá esta función mientras la implementan total y definitivamente las cámaras de Comercio. Una vez analizadas las verificaciones y/o las respuestas a los requerimientos, el comité emitirá concepto.
18. La dependencia interesada consolidará los informes dados por el comité, y remitirá a la oficina asesora jurídica el informe de evaluación en el que establecerá los proponentes habilitados y no habilitados, para efectos de su revisión y publicación en el portal único de contratación y en la página web de la entidad en el momento de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. (D. 2474/2008, art. 8º y Contraloría General de la República, Cir. 1/2008).
19. El informe de evaluación de las propuestas permanecerá en la subdirección admi-nistrativa y financiera por el término de tres (3) días hábiles para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.
20. La dependencia interesada remitirá al comité las observaciones presentadas por los oferentes, para que este exponga sus análisis y respuestas dentro del término establecido en los pliegos de condiciones, publicándose en el portal único de contratación y en la página web de la entidad el informe de evaluación final de conformidad con lo establecido en el artículo 18 del presente manual (D. 2474/2008, art. 8º).
21. Si de conformidad con lo anterior, todas las propuestas presentadas quedan habilita-das, se dará lugar a la realización de la subasta inversa, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 31 del presente manual. (2 o más proponentes).
22. En el evento de quedar proponentes no habilitados estos podrán subsanar la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes dentro del término establecido en los pliegos de condiciones, so pena de rechazo definitivo de sus ofertas.
23. En el evento de quedar un solo oferente habilitado para participar en la subasta inversa, la entidad ampliará el plazo para la presentación de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio, dentro del término establecido en los pliegos de condiciones, el cual en ningún caso podrá ser mayor de la mitad del inicialmente previsto. Cualquier interesado podrá presentar oferta, incluyendo aquellos proponentes que fueron considerados no hábiles para participar en la subasta.
24. Agotado el procedimiento anterior, en el evento de no alcanzarse la pluralidad de proponentes, el comité emitirá recomendación de adjudicación al proponente habilitado, siempre que su oferta inicial de precio no exceda el presupuesto oficial establecido en el pliego de condiciones.
ART. 31.—Subasta inversa. La subasta inversa se llevará a cabo con dos o más pro-ponentes habilitados, la cual se realizará electrónicamente por regla general, salvo que la entidad no cuente con la infraestructura tecnológica para ello, efecto para el cual se hará de forma presencial.
ART. 32.—Subasta inversa electrónica. La subasta inversa electrónica tendrá lugar en línea a través del uso de recursos tecnológicos y de conformidad con lo establecido para dicho efecto en el artículo 27 del Decreto 2474 de 2008.
ART. 33.—Subasta inversa presencial. La subasta inversa presencial se desarrollará en audiencia pública bajo las siguientes reglas:
a) Se abrirán los sobres con las ofertas iniciales de precio y comunicará a los participantes en la audiencia, únicamente, cuál fue la menor de ellas;
b) Se otorgará a los proponentes un término común señalado en los pliegos de condiciones para hacer un lance que mejore la menor de las ofertas iniciales de precio a que se refiere el literal anterior;
d) Se recogerá los sobres cerrados de todos los participantes;
e) Se registrarán los lances válidos y los ordenará descendentemente. Con base en este orden, se dará a conocer únicamente el menor precio ofertado;
f) Los proponentes que no presentaron un lance válido no podrán seguir presentándolos durante la subasta;
h) En caso de existir empate se adjudicará el contrato al que presentó la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se desempatará por medio de sorteo;
i) De presentarse una oferta que el fondo considere artificialmente baja, se llamará al proponente a fin de que explique las razones que sustentan el valor por él ofertado. Oídas las explicaciones, el comité asesor recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones.
Finalizada la audiencia de subasta inversa, el comité evaluador emitirá recomendación de adjudicación y/o declaratoria de desierta a la dirección general. (D. 2474/2008, art. 12 par. 2º).
La oficina asesora jurídica, en coordinación con la dependencia respectiva, elabora el proyecto de resolución de adjudicación y/o desierta, para dar lugar a la firma de la dirección general.
La adjudicación se hará mediante resolución motivada, que se notificará al proponente favorecido y se comunicará a todos demás oferentes que participaron en el proceso de selección. Contra esta resolución no procede recurso alguno.
De la contratación de menor cuantía
ART. 34.—Determinación de la menor cuantía. Se entenderá como tal los valores que se relacionan en el artículo 2º literal b) de la Ley 1150 de 2007 que derogó el numeral 1º del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, determinados en función de los presupuestos anuales de las entidades públicas expresados en salarios mínimos legales mensuales.
ART. 35.—Procedimiento de selección abreviada de menor cuantía. El procedimiento para la contratación de menor cuantía será el siguiente:
1. La dependencia interesada en la realización del proceso de selección, llevará a cabo los estudios y los confrontará con los documentos previos, dentro de los que se encuentra el certificado de disponibilidad presupuestal. Así mismo, elaborará con fundamento en dichos estudios el proyecto de pliego de condiciones y el anexo técnico el cual contendrá las obligaciones que se deberán llevar a cabo para la ejecución del contrato y todas las demás especificaciones del objeto a contratar.
De igual forma determinará el cronograma a seguir, en donde se especifiquen los términos para cada una de las actividades a realizar de conformidad con lo establecido en este manual, señalándose así mismo, el término para presentar propuestas.
3. La oficina asesora jurídica emitirá concepto que versará sobre los aspectos jurídicos del caso, e igualmente hará las recomendaciones pertinentes sobre la parte técnica, económica y presupuestal analizada en los estudios previos, el proyecto de pliego de condiciones y el anexo técnico, enviando dicho concepto a la dependencia interesada a fin de que se adopten según su oportunidad y pertinencia.
4. Una vez aprobados el proyecto de pliego de condiciones, los estudios y documentos previos y el anexo técnico, la oficina asesora jurídica elaborará la minuta del contrato, así como el aviso de que trata el artículo 14 del presente manual.
5. El aviso de convocatoria, el proyecto del pliego de condiciones y los estudios y docu-mentos previos, el anexo técnico y la minuta del contrato se publicarán con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles a la fecha del acto que ordena su apertura, lo cual la oficina asesora jurídica publicará en la página web y en el portal único de contratación (L. 1150/2007, art. 8º y D. 2474/2008, art. 9º). El fondo cuenta con la página web www.fonprecon.gov.co en que se surtirá dicho proceso.
7. La entidad dará respuesta a las observaciones presentadas y se publicarán en el portal único de contratación y en la página web de la entidad en el momento de su expedición o dentro de los tres días hábiles siguientes, de conformidad con el artículo 18 del presente manual. (D. 2474/2008, art. 8º y Contraloría General de la República, Cir. 1/2008).
8. Con la expedición de la resolución de apertura del proceso de selección abreviada de menor cuantía por parte del director general, se entenderá aprobado el pliego definitivo de condiciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 15 del presente manual. (D. 2474/2008, art. 5º).
9. El acto de apertura del proceso se publicará en la fecha de su expedición o a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes en el portal único de contratación y en la página web de la entidad, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 18 del presente manual. (D. 2474/2008, art. 8º y Contraloría General de la República, Cir. 1/2008).
10. La oficina asesora jurídica publicará los pliegos de condiciones en el Portal Único de Contratación y en la página web de la entidad, a fin de que los mismos estén disponibles desde la fecha del acto de apertura para su consulta y retiro. (D. 2474/2008, art. 5º num. 4º).
11. Fonprecon no podrá exigir el pago de valor alguno por el derecho a participar en un proceso de selección, razón por la cual no podrá ser objeto de cobro los pliegos de condiciones correspondientes. (L. 1150/ 2007, art. 2º par. 4º) independientemente de que pueda cobrar el valor de las fotocopias de los pliegos que requieran los interesados o proponentes, de acuerdo con la reglamentación de la entidad al respecto.
12. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la apertura del proceso, los posibles oferentes interesados en participar en el mismo manifestarán su interés, con el fin de que se elabore una lista de posibles oferentes.
En caso de no presentarse manifestación de interés dentro del término previsto, la entidad declarará desierto el proceso. (D. 2025/2009, art. 9º, num. 3º).
13. En caso que el número de posibles oferentes sea superior a diez (10), la subdirección administrativa y financiera, en coordinación con la dependencia interesada y en asesoría de la oficia jurídica, podrá dar paso a la audiencia de sorteo para escoger entre ellos un número no inferior a este que podrá presentar oferta en el proceso de selección.
14. En caso de llevarse a cabo la audiencia de sorteo, esta se realizara el día hábil siguiente al vencimiento del término, para manifestar interés, previa comunicación a todos los que lo manifestaron. La entidad establecerá en el pliego de condiciones el mecanismo para confirmar con cada interesado sobre el conocimiento del día y hora de realización de la audiencia de sorteo. (D. 2025/2009, art. 9º).
15. En caso de realizarse el sorteo de consolidación de oferentes, el plazo señalado en el pliego de condiciones para la presentación de ofertas comenzará a contarse a partir del día de la realización del sorteo. (D. 2025/2009, art. 9º).
16. Cuando el número de posibles oferentes sea inferior o igual a diez (10), se deberá adelantar el proceso de selección con todos ellos, contándose el término para la presentación de las propuestas a partir del día hábil siguiente al vencimiento del término para presentar manifestaciones de interés. (D. 2025/2009, art. 9º).
17. Los oferentes podrán solicitar aclaración del pliego de condiciones dentro del término establecido en los mismos. La dependencia interesada consolidará en coordinación con la oficina asesora jurídica las respuestas dadas a fin de ser publicadas en el portal único de contratación en el momento de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. (D. 2474/2008, arts. 8º y 6º num. 2º y Contraloría General de la República, Cir. 1/2008).
18. Si como consecuencia de las observaciones presentadas por los proponentes al pliego de condiciones, resultaren adendas, las mismas serán elaboradas por la dependencia interesada en coordinación con la oficina asesora jurídica y se publicarán en la página web de la entidad y en el portal único de contratación.
19. La dirección general, en coordinación con la dependencia interesada y la oficina asesora jurídica, designará el comité de evaluación de las propuestas. (D. 2474/2008, art. 12 par. 2º).
20. La subdirección administrativa y financiera, en coordinación con la oficina asesora jurídica, recibirá las ofertas y elaborará el acta de recepción de las mismas, incluyendo la relación de las empresas oferentes y los aspectos más relevantes en ellas. En esta recepción participan la subdirección administrativa y financiera, la oficina asesora jurídica, la dependencia interesada, la oficina asesora de planeación y la oficina de control interno, quienes suscribirán el acta.
21. La oficina asesora jurídica distribuirá una copia de las ofertas al comité evaluador conservando el original.
22. El comité evaluador designado, dentro del plazo señalado, verificará de manera independiente los aspectos habilitantes jurídicos, financieros, organizacionales y de ex-periencia, establecidos en el pliego de condiciones, los cuales deberán ser certificados por la Cámara de Comercio, de conformidad con el Decreto 4881 de 2008 y decretos 836 y 2247 de 2009. La certificación expedida por la Cámara de Comercio es plena prueba de los requisitos habilitantes que en ella consten, por lo tanto no se podrá solicitar información que se haya verificado por la Cámara de Comercio. No obstante el Fondo podrá verificar directamente los requerimientos que se consideren indispensables y que no consten en el referido certificado o asumirá esta función mientras la implementa total y definitivamente las cámaras de comercio. Una vez analizadas las verificaciones y/o las respuestas a los requerimientos, el comité emitirá concepto.
El comité evaluador realizará la evaluación de las ofertas dentro del plazo establecido en el pliego de condiciones. (D. 2474/2008, art. 6º num. 2º).
23. La dependencia interesada consolidará los conceptos dados por el comité, publicándose el informe de evaluación en el portal único de contratación y en la página web de la entidad en el momento de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. (D. 2474/2008, art. 8º y Contraloría General de la República, Cir. 1/2008).
24. El informe de evaluación de las propuestas permanecerá en la subdirección administrativa y financiera de la entidad por el término de tres (3) días hábiles para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.
25. La dependencia interesada distribuirá las observaciones presentadas por los oferentes al comité para que éste presente sus análisis y respuestas dentro del término establecido en los pliegos de condiciones.
26. La dependencia interesada consolidará la evaluación final del comité publicándose en el portal único de contratación y en la página web de la entidad el informe final de evaluación de conformidad con lo establecido en el artículo 18 del presente manual (D. 2474/2008, art. 8º).
27. La dependencia interesada consolidará las respuestas a las observaciones de las evaluaciones y las remitirá a la oficina asesora jurídica a efectos de ser incluidas en la resolución de adjudicación y/o declaratoria de desierta.
27. El comité evaluador emitirá recomendación de adjudicación y/o declaratoria de desierta con destino a la dirección general. (D. 2474/ 2008, art. 12 par. 2º).
28. La oficina asesora jurídica en coordinación con dependencia respectiva, elabora el proyecto de resolución de adjudicación y/o desierta para dar lugar a la firma del director general.
29. La adjudicación se hará dentro del plazo previsto en el pliego de condiciones, mediante resolución motivada, que se notificará al proponente favorecido y se comunicará a todos los demás oferentes que participaron en el proceso de selección. Mediante acto administrativo motivado la entidad podrá extender por una sola vez el plazo previsto hasta por un término equivalente a la mitad del inicialmente establecido. (D. 2025/2009, art. 9º, num. 7º).
30. El acto de adjudicación se deberá publicar en el SECOP con el fin de enterar de su contenido a todos los oferentes que participaron en el proceso de selección. Hará parte de su contenido la respuesta que la entidad dé a las observaciones presentadas por los oferentes al informe de evaluación. (D. 2025/2009, art. 9º, num. 7º)".
De la contratación de mínima cuantía
ART. 36.—Contratación de mínima cuantía. Se considera contratación de mínima cuantía cuando el valor del contrato por celebrar sea igual o inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía. A través de esta contratación pueden adquirirse bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización o bienes y servicios que no tengan estas características. El procedimiento legal para esta contratación está determinado en el Decreto 3576 de septiembre 17 de 2009, artículos 1º y 2º.
ART. 37.—Procedimiento de selección abreviada de mínima cuantía por subasta inversa, para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. El procedimiento de selección para la celebración de contratos cuyo objeto sea la adquisición de bienes o servicios a los que se refiere este aparte, cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad, será el de subasta inversa, que para efectos de esta contratación corresponde a la adjudicación del contrato al mejor postor, la que se regirá exclusivamente por las siguientes reglas:
1. Una vez hecha la justificación previa a que se refiere el parágrafo 1º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, por parte de la dependencia interesada, y con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, la entidad formulará invitación pública a presentar ofertas, a través de su página web. La escogencia recaerá sobre aquella oferta con el precio más bajo, siempre que se encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la entidad. De igual manera se procederá si solo se presenta una sola oferta. En caso de empate la entidad requerirá a los empatados a presentar nueva oferta económica.
2. La dependencia interesada establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes que serán verificados únicamente en el oferente con el precio más bajo. En caso que este no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, se podrá contratar con el oferente que haya presentado el segundo menor precio previa verificación de sus calidades habilitantes. En caso de que este tampoco cumpla, se verificarán las de quien presentó el tercer menor precio y así sucesivamente hasta obtener un oferente habilitado. En todo caso, la oferta deberá encontrarse en condiciones del mercado y satisfacer las necesidades de la entidad. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de selección.
3. En este procedimiento no será necesario contar con la ficha técnica a que se refiere el artículo 20 del Decreto 2474 de 2008, ni se exigirá a los oferentes estar inscritos en el RUP, ni aportar garantía de seriedad de la oferta. (D. 2474/2008, inc. 4º, par. art. 17, modificado por D. 3576/2009, art. 1º). Para efectos de la garantía única de cumplimiento se dará aplicación a lo señalado en el inciso primero del artículo 8º del Decreto 4828 de 2008.
4. El contrato debe constar por escrito, bien sea en un documento firmado por las partes, o mediante intercambio de documentos escritos entre la entidad y el contratista, o mediante la factura presentada por el proveedor de bienes o servicios aceptada por la entidad, o en órdenes de trabajo, compra o de servicio, o en cualquier otro instrumento siempre que el mismo reúna las condiciones de existencia y validez del negocio jurídico. Con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, la entidad dejará constancia escrita de los trámites realizados, tomando las medidas que se requieran para la conservación de la información, de conformidad con las normas de archivo aplicables.
ART. 38.—Adquisición de bienes y servicios de características diferentes a las enunciadas en el artículo anterior. El procedimiento de selección para la celebración de contratos a los que se refiere este artículo y cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuantía de la entidad, se realizará mediante una invitación pública formulada a través de la página web de la entidad, con el fin de garantizar la publicidad del procedimiento, una vez hecha la justificación previa a que se refiere el parágrafo 1º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, por parte de la dependencia interesada.
La dependencia interesada establecerá en la invitación los requisitos mínimos habilitantes, así como los criterios de selección que aplicará para definir el proceso, ponderando factores técnicos y económicos. Realizada la evaluación de la oferta u ofertas presentadas, la dependencia interesada dará traslado de la misma por un día en la subdirección administrativa y financiera de la entidad. Si solo se presenta una oferta, esta se aceptará siempre que satisfaga las necesidades de la entidad y provenga de un oferente habilitado.
No se exigirá a los oferentes estar inscritos en el RUP ni aportar garantía de seriedad de la oferta. (D. 2025/2009, inc. 4º, par. 1º, art. 9º, modificado por el art. 2º del D. 3576/2009). Para efectos de la garantía única de cumplimiento, se dará aplicación a lo señalado en el inciso primero del artículo 8º del Decreto 4828 de 2008.
El contrato debe constar por escrito, bien sea en un documento firmado por las partes, o mediante intercambio de documentos escritos entre la entidad y el contratista, o mediante la factura presentada por el proveedor de bienes o servicios aceptada por la entidad, o en órdenes de trabajo, compra o de servicio, o en cualquier otro instrumento siempre que el mismo reúna las condiciones de existencia y validez del negocio jurídico.
En relación con las adquisiciones a que se refiere este artículo, la entidad dejará constancia escrita del trámite realizado y de la publicidad de la invitación surtida. Para el efecto tomará las medidas que se requieran para la conservación de la información, teniendo en cuenta las normas de archivo aplicables.
ART. 39.—Procedimiento administrativo interno para la selección abreviada de mínima cuantía. Este procedimiento se regirá por las siguientes reglas:
1. El jefe de la dependencia interesada deberá realizar los estudios previos, los cuales deberán contener la descripción de la necesidad, la descripción del objeto a contratar, dentro de lo cual se encuentran las obligaciones a realizar durante la ejecución del contrato, los fundamentos jurídicos en los que se soporta la modalidad de contratación, las cantidades requeridas, estudio de mercado, presupuesto estimado para la contratación junto con su respectivo certificado de disponibilidad presupuestal, las condiciones de pago, plazo, valor, requisitos habilitantes que se verificarán únicamente al proponente que haya ofrecido el precio más bajo o al oferente que haya obtenido el mayor puntaje en la evaluación, según lo determinado en los dos artículos anteriores, las garantías a exigir, supervisión y riesgos que pueden afectar el equilibro económico en el evento de ser procedentes.
2. Para el estudio de mercado y determinación de la disponibilidad presupuestal, de manera previa a la invitación a través de la página web de la entidad, deberá solicitarse cotizaciones del bien o servicio a adquirir, mediante solicitud escrita o por medio electrónico, la cual contendrá la descripción básica del objeto requerido, las especificaciones técnicas y comerciales del bien o servicio, las cantidades requeridas, presentaciones y demás condiciones especiales que sean necesarias. Considerado este estudio de mercado la entidad efectuará invitaciones a través de su página web para presentar propuesta formal.
3. Un vez realizados los estudios y recopilados los documentos previos requeridos, la dependencia interesada enviará a la coordinación de bienes y servicios, para que esta adelante la invitación pública a través de la página web de la entidad.
4. De conformidad con las cotizaciones o propuestas recibidas, la dependencia interesada realizará la respectiva evaluación técnica, y determinará la oferta que haya obtenido el precio más bajo o que haya obtenido el mayor puntaje en la evaluación, según el caso, y enviará a la coordinación de bienes y servicios los estudios y documentos previos y las propuestas, con el resultado de su evaluación, para que esta verifique los requisitos habilitantes exigidos en la invitación.
Para la verificación de estos requisitos habilitantes, la dependencia interesada deberá adjuntar los documentos del proveedor, relacionados a continuación, exigidos en la propuesta y que han sido soporte de los requisitos habilitantes:
• Si es persona jurídica: certificado de existencia y representación legal expedido por cámara y comercio; fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal, registro único tributario (RUT), certificación de la Procuraduría General de la Nación (SIRI) sistema de información de registro de sanciones causas de inhabilidad, (según art. 1º de la L. 1238 jul. 24/2008 "la consulta electrónica realizada por las instituciones públicas ... presta validez y legitimidad para todos los efectos"); certificado de antecedentes de responsabilidad fiscal expedido por la Contraloría General de la República, el cual debe ser solicitado por Fonprecon a través de la página web de la Contraloría (www.contraloria.gen.gov.co), el formato solicitud de vinculación de clientes persona jurídica, de conformidad con lo establecido en la Resolución 1433 de 31 de julio de 2007 del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República y certificación suscrita por el revisor fiscal o el representante legal según sea el caso del cumplimiento de las obligaciones con el sistema de seguridad social integral y pago de parafiscales dentro de los últimos seis (6) meses a la presentación de la propuesta.
• Si es persona natural: certificados laborales y de formación académica y certificado de antecedentes judiciales del Departamento Administrativo de Seguridad, DAS; fotocopia de la cédula de ciudadanía; certificación de la Procuraduría General de la Nación (SIRI) sistema de información de registro de sanciones causas de inhabilidad, certificado de antecedentes de responsabilidad fiscal expedido por la Contraloría General de la República; registro único tributario (RUT), formato solicitud de vinculación de clientes persona natural, de conformidad con lo establecido en la Resolución 1433 de 31 de julio de 2007 y declaración bajo juramento de encontrarse al día en el cumplimiento de las obligaciones con el sistema de seguridad social integral a la fecha de presentación de la oferta.
5. Determinado el posible proveedor, la coordinación de bienes y servicios pondrá a consideración de la subdirección administrativa y financiera la evaluación definitiva, para que esta, como dependencia ordenadora del gasto, realice las verificaciones, revisiones y las observaciones del caso a la documentación aportada, remitiéndolas a la coordinación de bienes y servicios para las correcciones del caso.
6. Para formalizar la contratación, la coordinación de bienes y servicios utilizará el formato de mínima cuantía establecido por entidad, en el cual se indicará la descripción completa de los elementos que se van a adquirir o los servicios que se van a proporcionar.
7. Si hay lugar a correcciones, la coordinación de bienes y servicios remitirá el formato de contratación de mínima cuantía a la subdirección administrativa y financiera, para su suscripción.
8. Realizado lo anterior, la coordinación de bienes y servicios, si opta por el formato de contratación de mínima cuantía de la entidad, remitirá al proveedor del servicio o bien a adquirir, dicho formato junto con el anexo de las garantías a constituir, de requerirse, con el objeto de que sea suscrito por este y se lleve a cabo la constitución de las mismas. Para la constitución de garantías el proveedor dispondrá de un término de tres (3) días hábiles. El fondo, podrá considerar la posibilidad de no exigir la garantía única para esta contratación, conforme el inciso primero del artículo 8º del Decreto 4828 de 2008.
9. Suscrito el formato de contratación de mínima cuantía, o formalizados los documentos que integren la relación contractual, la coordinación de bienes y servicios solicitará el registro presupuestal.
10. Expedido el registro presupuestal y consignado en el formato de contratación de mínima cuantía el rubro presupuestal que se afecta, la documentación se remitirá a la coordinación de bienes y servicios.
11. Constituida la garantía por el proveedor, de ser ella requerida por la entidad, la coordinación de bienes y servicios la remitirá a la oficina asesora jurídica para su respectiva aprobación.
12. Una vez aprobada la garantía, la coordinación de bienes y servicios remitirá copia del formato de contratación de mínima cuantía suscrito por el proveedor al supervisor del contrato con el objeto de que ejerza sus funciones de acuerdo con lo establecido en el presente manual.
PAR. 1º—En aplicación de lo dispuesto en el artículo 7º, inciso quinto, de la Ley 1150 de 2007 y el inciso primero del artículo 8º del Decreto 4828 de 2008, para efectos de considerar la obligatoriedad de la exigencia de la garantía de cumplimiento, el jefe de la dependencia interesada en el proceso deberá determinar en los estudios previos su necesidad, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato, el valor y forma de pago. PAR. 2º—Para efectos de publicidad del proceso de contratación de mínima cuantía, se deberá publicar en la página web de la entidad, www.fonprecon.gov.co, la relación mensual de los contratos suscritos, así como la relación de las respectivas actas de liquidación.
ART. 40.—Concurso de méritos. Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. En este último caso, la conformación de la lista de precalificados se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer listas limitadas de oferentes utilizando para el efecto, entre otros, criterios de experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes, según sea el caso.
En la selección de consultores la entidad estatal podrá utilizar el sistema de concurso abierto o el sistema de concurso con precalificación. En este último caso será posible surtir la precalificación mediante la conformación de una lista corta o mediante el uso de una lista multiusos. En la selección de proyectos de arquitectura siempre se utilizará el sistema de concurso abierto por medio de jurados.
ART. 41.—Procedimiento de precalificación. La determinación de la realización de la lista corta dependerá del tipo de propuesta que se requiera por la entidad, ya sea carácter técnico simplificado o detallado.
Entiéndase por propuesta técnica simplificada, cuando la entidad suministre en los requerimientos técnicos la metodología exacta para la ejecución de la consultoría, así como el plan y cargas de trabajo para la misma. En estos casos procede la selección por el sistema de concurso abierto, o de precalificación con lista corta o lista multiusos.
Entiéndase por propuesta técnica detallada, cuando los servicios de consultoría señalados en los requerimientos técnicos para el respectivo concurso de méritos puedan desarrollarse con diferentes enfoques o metodologías. En estos casos solo procede la selección por el sistema de precalificación con lista corta.
Para la conformación de la lista corta se llevará a cabo el siguiente procedimiento:
1. La oficina asesora jurídica realizará un aviso de convocatoria, el cual contendrá la siguiente información:
• El objeto a contratar, la modalidad de selección que se utilizará, el presupuesto oficial del contrato, así como el lugar físico o electrónico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones y los estudios y documentos previos.
• La forma de presentación de las manifestaciones de interés.
• Los criterios que se tendrán en cuenta para la conformación de la lista.
• El término dentro del cual los interesados podrán hacer observaciones y solicitará aclaraciones al aviso de convocatoria y así mismo el término dentro del que se dará respuesta a las mismas.
• La fecha límite, hora y lugar para presentar la expresión de interés.
• El plazo dentro del que se llevará a cabo la verificación de los requisitos habilitantes.
• La fecha y lugar donde se publicará el informe de verificación de requisitos habilitantes, junto con la conformación de la lista corta.
• Término dentro del cual los interesados podrán hacer observaciones al informe de verificación, así como la fecha en que se dará lugar a la respuesta de las mismas.
• La indicación de los requisitos habilitantes mínimos y proporcionales que se exigirán a los integrantes de la lista, dentro de los cuales se establecerá la experiencia general, relevante y suficiente en el área requerida en el objeto a contratar y la estructura y organización del interesado en cuanto a los recursos técnicos, humanos y físicos de que dispone.
2. La oficina asesora jurídica publicará en la página web de la entidad y en el portal único de contratación estatal el aviso de convocatoria.
3. Las observaciones al aviso de convocatoria para la manifestación de interés se presentarán dentro del término establecido para ello, que no podrá ser superior a tres (3) días.
4. La entidad dará respuesta a las observaciones presentadas dentro del término establecido para ello, que en ningún caso podrá ser superior a dos (2) días, y así mismo publicará las respuestas en el portal único de contratación y en la página web de la entidad en el momento de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, de conformidad con el artículo 18 del presente manual. (D. 2474/2008, art. 8º y Contraloría General de la República, Cir. 1/2008).
5. En caso de que las observaciones hechas generen cambios en los requisitos establecidos en la convocatoria de manifestaciones de interés, dichas modificaciones se publicarán en la página web de la entidad y en el portal único de contratación el día de su expedición.
6. la dirección general, en coordinación con la dependencia interesada y la oficina asesora jurídica, designará el comité de verificación de las manifestaciones de interés.
7. La subdirección administrativa y financiera, en coordinación con la oficina asesora jurídica, recibirá las manifestaciones de interés y elaborará el acta de recepción de las mismas, incluyendo la relación de las empresas oferentes y los aspectos más relevantes en ellas. En esta recepción participan la subdirección administrativa y financiera, la oficina asesora jurídica, la dependencia interesada, la oficina asesora de planeación y la oficina de control interno, quienes suscribirán el acta.
8. La oficina asesora jurídica distribuirá una copia de las manifestaciones de interés al comité evaluador, conservando el original.
9. El comité evaluador designado, verificará de manera independiente los aspectos técnicos, financieros, operacionales y jurídicos establecidos en el aviso de convocatoria, efectuará los requerimientos que se consideren necesarios y una vez analizadas las respuestas a los mismos, emitirá concepto.
El comité evaluador realizará la verificación de las manifestaciones de interés dentro del plazo establecido en el aviso de convocatoria y conformará la lista corta.
10. La dependencia interesada consolidará los conceptos dados por el comité, remitiéndose el informe de evaluación a la oficina asesora jurídica para efectos de su revisión y publicación en el portal único de contratación y en la página web de la entidad en el momento de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, así como la lista corta. (D. 2474/2008, art. 8º y Contraloría General de la República, Cir. 1/2008).
11. El informe de evaluación de las manifestaciones de interés y la lista corta permanecerán en la subdirección administrativa y financiera de la entidad por el término establecido para dicho efecto en el aviso de convocatoria para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.
12. La dependencia interesada distribuirá las observaciones presentadas por los oferentes al comité para que estos presenten sus análisis y respuestas dentro del término establecido en el aviso de convocatoria.
13. La dependencia interesada consolidará la evaluación final del comité y las respuestas a las observaciones de las evaluaciones, publicándose en el portal único de contratación y en la página web de la entidad el informe final de evaluación y la lista corta de conformidad con lo establecido en el artículo 18 del presente manual, así como la lista corta definitiva (D. 2474/ 2008, art. 8º).
PAR. 1º—La entidad conformará la lista corta con un número plural de precalificados que no podrá exceder de seis (6) cuando se deba presentar una propuesta técnica detallada, ni de diez (10) cuando se deba presentar una propuesta técnica simplificada.
En caso de no lograr integrar la lista con al menos dos (2) interesados, la entidad revisará las condiciones establecidas y hará los ajustes que considere necesarios en los criterios para su conformación y dará paso a una nueva convocatoria. En el evento en el que en esta segunda oportunidad no se logre la conformación de la lista y se presente un solo interesado, podrá llevarse a cabo el proceso, siempre que se cumpla con lo dispuesto en el artículo 90 del Decreto 2474 de 2008.
PAR. 2º—El procedimiento de precalificación es anterior e independiente de los procesos de concurso de méritos para los que aplique.
ART. 42.—Procedimiento para el concurso de méritos. El procedimiento para la selección de consultores será el relacionado a continuación:
1. La dependencia interesada en la realización del proceso de selección, llevará a cabo los estudios y documentos previos, dentro de los que se encuentra el certificado de disponibilidad presupuestal. Así mismo, elaborará con fundamento en dichos estudios el proyecto de pliego de condiciones y el anexo técnico, el cual contendrá las obligaciones que se deberán llevar a cabo para la ejecución del contrato y todas las demás especificaciones del objeto a contratar. (D. 2474/2008, art. 58).
De igual forma determinará el cronograma a seguir, en donde se especifiquen los términos para cada una de las actividades a realizar, de conformidad con lo establecido en este manual, señalándose así mismo, el término para presentar propuestas.
3. La oficina asesora jurídica emitirá concepto que versará sobre los aspectos jurídicos del caso, e igualmente hará las recomendaciones pertinentes sobre la parte técnica, económica y presupuestal analizada en los estudios previos, el proyecto de pliego de condiciones y el anexo técnico, enviando dicho concepto a la dependencia interesada a fin de que se someta a consideración.
4. Una vez aprobados el proyecto de pliego de condiciones, los estudios y documentos previos y el anexo técnico, la oficina asesora jurídica elaborará la minuta del contrato.
5. El proyecto del pliego de condiciones, los estudios y documentos previos, el anexo técnico y la minuta del contrato se publicarán con una antelación no inferior a diez (10) días hábiles para el caso de la propuesta técnica detallada y cinco (5) días hábiles para la propuesta técnica simplificada (D. 2474/ 2008, art. 9º, num. 2º) a la fecha del acto que ordena su apertura, en la página web y en el portal único de contratación (L. 1150/2007, art. 8º y D. 2474/ 2008, art. 9º). El fondo cuenta con la página web: www.fonprecon.gov.co en que se surtirá dicho proceso.
8. Con la expedición de la resolución de apertura, por parte del director general, se entenderá aprobado el pliego definitivo de condiciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 15 del presente manual. (D. 2474/2008, art. 5º).
9. El acto de apertura del proceso se publicará en la fecha de su expedición o a más tar-dar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes en el Portal Único de Contratación y en la página web de la entidad, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 18 del presente manual. (D. 2474/2008, art. 8º y Contraloría General de la República, Cir. 1/2008).
10. En firme la resolución de apertura del proceso de selección, la oficina asesora jurídica realizará y emitirá en la fecha de apertura, en el evento en que se haga uso de precalificación, invitación para presentar propuestas a los integrantes la lista corta, la cual deberá contener:
• Denominación del fondo.
• Fecha, hora y lugar límite para la presentación de las propuestas.
• Indicación del lugar físico o electrónico donde pueden consultarse el pliego de condi-ciones y los estudios y documentos previos.
Los interesados presentarán en dos sobres sellados sus propuestas, en los parámetros señalados en el pliego de condiciones. Uno de los sobres contendrá la oferta económica y el otro, la propuesta técnica y la demás documentación exigida.
11. La oficina asesora publicará los pliegos de condiciones en el portal único de Contratación y en la página web de la entidad, a fin de que los mismos estén disponibles desde la fecha del acto de apertura para su consulta y retiro. (D. 2474/2008, art. 5º num. 4º).
12. Fonprecon no podrá exigir el pago de valor alguno por el derecho a participar en un proceso de selección, razón por la cual no podrá ser objeto de cobro los pliegos de condiciones correspondientes (L. 1150/2007, art. 2º par. 4º), independientemente de que pueda cobrar el valor de las fotocopias de los pliegos que requieran los interesados o proponentes, de acuerdo con la reglamentación de la entidad al respecto.
13. Los oferentes podrán solicitar aclaración del pliego de condiciones. La dependencia interesada consolidará en coordinación con la oficina asesora jurídica las respuestas dadas a fin de ser publicadas en el portal único de contratación en el momento de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. (D. 2474/2008, art. 8º y Contraloría General de la República, Cir. 1/2008).
14. Si como consecuencia de las observaciones presentadas por los proponentes al pliego de condiciones, resultaren adendas, las mismas serán elaboradas por la dependencia interesada en coordinación con la oficina asesora jurídica y se publicarán en la página web de la entidad y en el portal único de contratación.
15. Para efectos del concurso de méritos con precalificación, se tendrá como comité evaluador el designado inicialmente por la dirección general en la etapa de conformación de la lista corta.
Así mismo, para efecto del concurso de méritos sin precalificación la dirección general, en coordinación con la dependencia interesada y la oficina asesora jurídica, designará el comité evaluador de las propuestas.
16. La subdirección administrativa y financiera, en coordinación con la oficina asesora jurídica, recibirá las ofertas y elaborará el acta de recepción de las mismas, incluyendo la relación de las empresas oferentes y los aspectos más relevantes en ellas. En esta recepción participan la subdirección administrativa y financiera, la oficina asesora jurídica, la dependencia interesada, la oficina asesora de planeación y la oficina de control interno, quienes suscribirán el acta.
Los funcionarios antes mencionados verificarán que cada sobre contentivo de la propuesta económica esté debidamente sellado y velarán para que se mantengan en la subdirección administrativa y financiera, debidamente custodiados, hasta la fecha señalada para la apertura de dichos sobres.
17. La oficina asesora jurídica distribuirá una copia de las ofertas técnicas al comité evaluador designado para la verificación de los requisitos técnicos, conservando el original.
18. El comité evaluador designado, evaluará y calificará de manera independiente los aspectos jurídicos, técnicos y financieros para efectos el concurso de méritos abierto, pues en el evento de ser con precalificación solo se atenderá lo relacionado con los técnicos calificables establecidos en el pliego de condiciones.
Así mismo, el comité efectuará los requerimientos que se consideren necesarios y una vez analizadas las respuestas a los mismos, emitirá concepto de evaluación.
19. La dependencia interesada consolidará los conceptos dados por el comité, publicándose el informe de evaluación en el portal único de contratación y en la página web de la entidad en el momento de su expedición o dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. (D. 2474/2008, art. 8º y Contraloría General de la República, Cir. 1/2008).
20. El informe de evaluación de las propuestas permanecerá en la subdirección administrativa y financiera de la entidad por el término de tres (3) días hábiles para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.
21. La dependencia interesada, distribuirá las observaciones presentadas por los oferentes al comité para que estos presenten sus análisis y respuestas dentro del término establecido en los pliegos de condiciones.
22. La dependencia interesada consolidará la evaluación final del comité y las respuestas a las observaciones de las evaluaciones, publicándose en el portal único de contratación y en la página web de la entidad el informe final de evaluación de conformidad con lo establecido en el artículo 18 del presente manual (D. 2474/2008, art. 8º).
23. En firme el informe final de evaluación, se dará lugar a la audiencia de apertura de la propuesta económica y a la revisión de su consistencia con la oferta técnica de conformidad con las siguientes reglas:
a) Una vez concluida la evaluación técnica, la entidad, en audiencia pública, dará a conocer el orden de calificación de las propuestas técnicas.
b) En presencia del proponente ubicado en el primer lugar en el orden de calificación, se procederá a abrir el sobre que contiene la propuesta económica del proponente.
c) Si el valor de la propuesta excede la disponibilidad presupuestal, la misma será rechazada y se procederá a abrir la propuesta económica del siguiente oferente según el orden de calificación, y así sucesivamente.
d) La entidad verificará la consistencia de la propuesta económica respecto de las actividades descritas en la propuesta técnica, con el fin de efectuar las clarificaciones y ajustes que sean necesarios. Como resultado de estos ajustes no podrán modificarse los requerimientos técnicos mínimos.
e) Si de la verificación de la propuesta económica del proponente se identifica que la misma no es consistente con su propuesta técnica, se dará por terminada la revisión, se rechazará y se procederá a abrir el sobre económico de la ubicada en el siguiente orden de elegibilidad, y se repetirá el procedimiento indicado en el numeral anterior.
f) La entidad y el proponente elaborarán un acta de los acuerdos alcanzados en esta revisión, con el fin de que se incluyan en el respectivo contrato.
g) La entidad adjudicará el contrato al consultor seleccionado, por medio de acto administrativo motivado, el cual se notificará el día hábil siguiente y a los otros proponentes se les comunicará en la audiencia.
24. La oficina asesora jurídica, en coordinación con dependencia respectiva, elaborará el proyecto de resolución de adjudicación y/o desierta para dar lugar a la firma de la dirección general.
PAR. 1º—Si la entidad declara desierto el concurso, podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto.
En el evento de haberse conformado lista corta para el proceso fallido, será posible hacer uso de la misma en tanto cumpla con las exigencias del pliego de condiciones para su utilización.
PAR. 2º—La entidad podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad del ofrecimiento para la presentación de una propuesta técnica simplificada (PTS).
En todo caso, si el proponente, sin justa causa, se abstuviere de suscribir el contrato adjudicado, quedará inhabilitado para contratar con el Estado por un término de cinco (5) años, de conformidad con el literal e) del numeral 1º del artículo 8º de la Ley 80 de 1993.
ART. 43.—Procesos de contratación directa. Son procesos de contratación directa los establecidos en el artículo 2º, numeral 4º de la Ley 1150 de 2007, los cuales tendrán por procedimiento el establecido en el capítulo IV del Decreto 2474 de 2008.
Cuando proceda la modalidad de selección de la contratación directa, el fondo así lo señalará en un acto administrativo de justificación que contendrá:
3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán a los proponentes, si las hubiera, o al contratista.
PAR. 1º—En caso de urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declara hará las veces del acto a que se refiere el presente artículo, y no requerirá de estudios previos.
PAR. 2º—Para los contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión, también se requerirá del acto administrativo de justificación, en virtud del fallo del Consejo de Estado del 6 de agosto de 2009, expediente 37044, radicación 11001-03-26-000-2009-0070-00, respecto del parágrafo 2º del artículo 77 del Decreto 2474 de 2008.
ART. 44.—Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.
El procedimiento a seguir para la presente contratación será el relacionado a continuación:
1. El jefe de la dependencia interesada deberá realizar los estudios y documentos previos los cuales deberán contener la descripción de la necesidad, la descripción del objeto a contratar dentro de lo cual se encuentra las obligaciones a realizar durante la ejecución del contrato, los fundamentos jurídicos en los que se soporta la modalidad de contratación, el presupuesto estimado para la contratación, las calidades exigidas al contratista en cuanto a profesión y experiencia para la determinación de la idoneidad del mismo, las condiciones de pago, plazo, valor y supervisión.
Así mismo la dependencia interesada deberá adjuntar a los estudios previos la certificación expedida por la comisión de personal de no existir personal de planta para la ejecución de la labor a contratar, el certificado de disponibilidad presupuestal, la certificación del jefe de la oficina de planeación y sistemas de estar incluida la contratación en el plan de compras y códigos CUBS.
2. Una vez realizados los estudios y documentos previos la dependencia interesada, de conformidad con las propuestas allegadas, realizará la respectiva verificación respecto de las calidades exigidas al contratista en cuanto a profesión y experiencia para la determinación de la idoneidad del mismo.
3. Determinado el contratista, previo el visto bueno del director general, la dependencia interesada enviará a la oficina asesora jurídica o a la dependencia que haga sus veces, los estudios y documentos previos y la determinación del contratista seleccionado para la prestación del servicio.
Así mismo la dependencia interesada deberá adjuntar los documentos relacionados a continuación del contratista:
o Si es persona jurídica: certificado de existencia y representación legal expedido por Cámara y Comercio; fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal, registro único tributario (RUT), certificación de la Procuraduría General de la Nación (SIRI) sistema de información de registro de sanciones causas de Inhabilidad, (según art. 1º de la L. 1238 de jul. 24/2008 "la consulta electrónica realizada por las instituciones públicas ... presta validez y legitimidad para todos los efectos"); certificado de antecedentes de responsabilidad fiscal expedido por la Contraloría el cual debe ser solicitado por Fonprecon a través de la página web de la Contraloría (www.contraloria.gen.gov,co), el formato solicitud de vinculación de clientes persona jurídica, de conformidad con lo establecido en la Resolución 1433 de 31 de julio de 2007, hoja de vida en formato único de la Función Pública debidamente diligenciado y con la rúbrica del profesional especializado de personal y certificación suscrita por el revisor fiscal o el representante legal según sea el caso del cumplimiento de las obligaciones con el sistema de seguridad social integral y pago de parafiscales dentro de los últimos seis (6) meses a la presentación de la propuesta.
o Si es persona natural: hoja de vida, certificados laborales y de formación académica; fotocopia de la cédula de ciudadanía; certificación de la Procuraduría General de la Nación (SIRI) sistema de información de registro de sanciones causas de Inhabilidad, certificado de antecedentes de responsabilidad fiscal expedido por la Contraloría; certificados de antecedentes judiciales del Departamento Administrativo de Seguridad (DAS), registro único tributario (RUT), formato solicitud de vinculación de clientes persona natural de conformidad con lo establecido en la Resolución 1433 de 31 de julio de 2007, hoja de vida en formato único de la Función Pública debidamente diligenciado y con la rúbrica del profesional especializado de personal, formulario de declaración de bienes y rentas de la función pública, declaración de riesgos profesionales de estar afiliado o de no tener la intención de hacerlo y documento o certificación sobre afiliación a salud y pensión.
4. Una vez recibidos los documentos anteriores por la oficina asesora jurídica, se revisarán a efecto de verificar que la documentación esté completa. En el evento de faltar alguno de los documentos, la oficina asesora jurídica los devolverá en su totalidad a la dependencia interesada con el objeto de que sean remitidos completamente.
5. Verificados los documentos en su totalidad, la oficina asesora jurídica dará lugar a la realización del contrato, el cual será remitido a la dirección general para su consideración y firma.
6. Una vez suscrito el contrato por el director general, se comunica al contratista para la firma, evento en el cual se le informará que para efectos del cumplimiento de los requisitos de legalización.
Celebración, perfeccionamiento y legalización del contrato
ART. 45.—Celebración, perfeccionamiento, ejecución y legalización. El proceso de celebración, perfeccionamiento, ejecución (aprobación de la garantía única) y legalización de los contratos realizados como consecuencia de las modalidades de selección, comprende las siguientes actividades:
1. La oficina asesora jurídica elaborará la minuta de contrato definitiva y la entregará a la dependencia interesada, solicitando que avale con su firma el clausulado de la minuta de contrato.
Igualmente, en coordinación con la dependencia interesada tramitará el contrato a celebrar para la firma de la dirección general.
2. La oficina asesora jurídica, en enlace con la dependencia interesada, hará firmar el contrato por el contratista y a su vez le solicitará el trámite de requisitos de ejecución y legalización del mismo, tales como: la garantía única, el pago del impuesto de timbre, si a ello hubiera lugar, y de los derechos de publicación en el diario único de contratación pública. (L. 80/93, art. 41; L. 1150/2007, art. 23; D. 2474/2008 y L. 1111/2002).
3. La oficina asesora jurídica, una vez suscrito el contrato, le asignará un número consecutivo de orden y enviará copia del mismo al grupo interno de trabajo de gestión financiera para que efectué el correspondiente registro presupuestal (L. 80/93, art. 41; L. 1150/2007, art. 23; D. 111/96, art. 71).
4. El grupo interno de trabajo de gestión financiera expedirá registro presupuestal al contrato y lo entregará a la oficina asesora jurídica, quien consolidará toda la documen-tación original del contrato para dar lugar a que se cumplan los requisitos de ejecución y legalización, enviando igualmente fotocopias del mismo a las dependencias interesadas.
5. El contratista constituirá garantía única dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firma del contrato, la cual remitirá a la Oficina asesora jurídica a fin de que se dé lugar a su aprobación.
6. La oficina asesora jurídica una vez revise y apruebe la garantía única enviará oficio comunicando al contratista y al supervisor y a las demás dependencias involucradas el cumplimiento de los requisitos para iniciación de la ejecución del contrato. (D. 679/94, art. 18).
7. El contratista pagará impuesto de timbre y derechos de publicación en el diario oficial, si a ello hubiera lugar, remitiendo los comprobantes de pago a la oficina asesora jurídica, a fin de que se dé la legalización del contrato en cuestión. (L. 80/93, art. 41; D. 2474/2008 y L. 1111/2002).
8. La oficina asesora jurídica, elaborará y revisará el extracto de publicación para la firma del director general y así enviarla a la Imprenta Nacional.
Para efectos de la legalización del contrato, una vez entregado a la oficina asesora jurídica el recibo de pago de los derechos de publicación en el Diario Oficial, cuando a ello haya lugar, esta deberá, dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de entrega por parte del contratista del mismo, remitir el extracto único de publicación a la Imprenta Nacional, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 3º del Decreto 1477 de 1995.
9. Una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y legalización, la oficina asesora jurídica pondrá a disposición de la oficina de planeación y sistemas el respectivo contrato a fin de que estos sean registrados en el sistema de vigilancia para la contratación Estatal, SICE, y en el portal único de contratación Estatal.
ART. 46.—Requisitos de perfeccionamiento. Entiéndase por requisitos de perfeccio-namiento del contrato, el acuerdo de las partes sobre el objeto y la contraprestación y este se eleve a escrito, siendo indispensable la expedición del registro presupuestal. (L. 80/99, art. 41 y L. 1150/2007, art. 23).
ART. 47.—Requisitos de ejecución. Entiéndase por requisitos para poder iniciar la ejecución del contrato, la aprobación de la garantía única. (D. 679/94, art. 18)
ART. 48.—Requisitos de legalización. Entiéndase por requisitos de legalización del contrato la cancelación del impuesto de timbre y de los derechos de publicación en el diario único de contratación pública, si a ello hubiera lugar, junto con la publicación del contrato en el portal único de contratación y su registro en el SICE. (L. 80/93, art. 41, par. 3º; D. 2474/2008 art. 8º y L. 111/2002, art. 72).
ART. 49.—Etapa contractual. La etapa contractual se configura una vez producido el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y legalización del contrato, para así dar lugar al desarrollo del objeto contractual, el cual será vigilado, coordinado y controlado por el supervisor designado para el contrato en cuestión.
ART. 50.—Adición y prórroga del contrato. Previa solicitud del supervisor debidamente justificada, los contratos se podrán adicionar en valor, sin que la adición exceda del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes y si se dan las condiciones, se podrá prorrogar. En todo caso, tanto la adición como la prórroga deberán contar con la aprobación del ordenador del gasto, previa justificación avalada por el supervisor del contrato. Suscrita la prórroga o adición, corresponde al contratista ampliar las pólizas en valor o plazo, según lo disponga el documento respectivo y proceder a su publicación, si a ello hubiere lugar; por parte del Fondo se procederá al registro presupuestal de la adición y a la aprobación de las modificaciones a las garantías. (L. 80/93, art. 40).
ART. 51.—Ejecución, entrega y recepción del objeto contractual y elaboración del acta de liquidación. El supervisor vigilará la ejecución del contrato de prestación de servicios, recibirá el objeto contractual de ser procedente, conforme al acta de recepción del almacén, indicando si hubo cumplimiento de las condiciones de entrega técnicas, cantidades, plazo e informes mensuales y finales, y el número de mensualidades pagadas, elaborando así mismo el acta de liquidación del contrato.
De todos estos documentos el supervisor debe enviar copia a la oficina asesora jurídica para que repose en la carpeta original del contrato.
PAR.—Para efectos del cumplimiento de las obligaciones del supervisor téngase lo establecido en el título VI del presente manual.
ART. 52.—Etapa poscontractual. Se configura por la terminación y liquidación del contrato, dentro de la cual el supervisor verificará la vigencia de los amparos de la garantía única y elaborará el acta de liquidación, en los casos en que sea procedente, estableciendo el cumplimiento de las obligaciones de entrega de bienes y servicios a cargo del contratista y de las obligaciones de pago a cargo de la Nación incluyendo los montos correspondientes. Dicha acta se enviará para su firma a las partes. (L. 80/93, art. 60 y L. 1150/2007, art. 11).
ART. 53.—Acta de entrega y recibo de la obra, bien o servicio. Agotado el término y cumplido el objeto del contrato, procederán el supervisor a suscribir el acta de entrega y recibo de la obra, bien o servicio, en la cual quedará expresa constancia de la condición de cumplimiento con sujeción al contrato o de los ajustes necesarios que deben ejecutarse dentro del término que en esta se señale, para proceder a otorgar las garantías correspondientes.
ART. 54.—Liquidación de los contratos. La liquidación de los contratos estará a cargo del supervisor respectivo, el cual la promoverá de mutuo acuerdo dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.
En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga el supervisor, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, el supervisor en coordinación con la oficina asesora jurídica, tendrá la facultad de liquidar el contrato en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del Código Contencioso Administrativo.
PAR.—El supervisor del contrato, en coordinación con la dependencia interesada, remitirá en físico y en medio magnético original del Acta de Liquidación debidamente firmada a la oficina asesora jurídica para su archivo en la carpeta del respectivo contrato y para su registro en el portal único de contratación por parte de la oficina asesora de planeación y sistemas.
De la supervisión o interventoría
ART. 55.—De la supervisión o interventoría de los contratos. Todo contrato que se celebre por Fonprecon, debe contar con interventoría o supervisión, supervisor que será designado en el texto del contrato y por oficio dirigido a este.
Los supervisores de los contratos serán funcionarios designados por el ordenador del gasto para el ejercicio de la función de seguimiento de un contrato determinado, comenzando su actividad, una vez se encuentre perfeccionado y legalizado, esto es, suscrito el contrato, registrado el compromiso, reunidos los requisitos de aprobación de pólizas, cancelado el impuesto de timbre y los derechos de publicación en el diario único de contratación, si a ello hubiere lugar. Así mismo, Fonprecon podrá contratar una interventoría externa, cuando la complejidad del objeto del contrato lo amerite.
Para el efecto la oficina asesora jurídica le informará al supervisor sobre el cumplimiento de los anteriores requisitos, enviándole fotocopia de los siguientes documentos:
a) El contrato y propuesta del contratista.
b) Las pólizas con su correspondiente aprobación.
c) Los demás documentos que comprueben el cumplimiento de los requisitos de legalización.
PAR.—Cuando alguno de los responsables del proceso de contratación actúe como ordenador del gasto, por delegación que haga el director general de acuerdo con la Ley 489 de 1998 y artículo 12 de la Ley 80 de 1993, no se podrá concentrar en dicho funcionario las funciones de supervisión del contrato. En tal evento, el director general designará al funcionario que deba ejercer dichas funciones, sin que por ello se entiendan exonerados los ordenadores delegados y el representante legal, de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual, en los términos del artículo 21 de la Ley 1150 de 2007.
ART. 56.—Obligaciones generales del supervisor. El supervisor vigilará la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato durante todo el tiempo que esté vigente, y su función solo terminará una vez se haya suscrito el acta de liquidación que le ponga fin a las obligaciones pactadas por las partes.
ART. 57.—Obligaciones especiales del supervisor. El ejercicio de la función de supervisión y seguimiento de la ejecución contractual comprenderá, entre otras funciones, las siguientes:
1. Todas las actividades por el supervisor deberán constar por escrito, y deberá anexarse a la carpeta del contrato.
2. Vigilará la ejecución y cumplimiento del objeto del contrato durante todo el tiempo que esté vigente, y su función solo terminará una vez se haya suscrito el acta de liquidación.
3. Revisará los documentos y antecedentes del contrato suscrito y de los derechos y obligaciones de las partes y, en particular, los mecanismos establecidos en el contrato para el reconocimiento de los derechos de contenido económico.
4. Realizará la coordinación, vigilancia y control del desarrollo del objeto contratado, para garantizar a Fonprecon que las obligaciones contractuales se han cumplido y que este puede tramitar los pagos correspondientes al contratista.
5. Enviará a la oficina asesora jurídica los informes mensuales de ejecución del contrato presentados por los contratistas, a fin de que reposen en las carpetas respectivas.
6. Elaborará y suscribirá todas las actas necesarias dentro de la ejecución del objeto contratado.
7. Elaborará y suscribirá el acta de liquidación de los contratos, dejando constancia sobre los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, en caso de divergencias presentadas.
8. Entregará debidamente liquidadas todas las cuentas contractuales con sus respectivos soportes. En este momento deberá quedar documentalmente acreditado que se cumplieron todos los requisitos necesarios para el cumplimiento de la obligación a cargo del fondo, y del resultado favorable de la comprobación formal y material del cumplimiento de las obligaciones del contratista, así como de encontrarse a paz y salvo en el pago de aportes parafiscales y al sistema de seguridad social (salud y pensión).
9. Informará por escrito, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia de los hechos que amenacen la paralización del contrato al ordenador del gasto y al Jefe de la Dependencia para la cual se ha contratado el bien o servicio, para que estos inicien las acciones correspondientes.
10. Acatará las observaciones y decisiones que adopte el ordenador del gasto, en los eventos de irregularidades, incumplimientos y demás dificultades que se presenten en la ejecución del contrato y no están autorizados a expedir cumplidos para el pago de las obligaciones contraídas, hasta tanto no se tenga pronunciamiento favorable del ordenador del gasto para ello.
11. Cualquier modificación que se deba realizar al plazo de ejecución, valor o cualquier otra modificación del contrato debe ser previamente autorizada por el ordenador del gasto y deberá estar sustentado con el estudio de conveniencia y oportunidad respectivo realizado por el supervisor.
12. Resolverá todas las consultas presentadas por el contratista y hará las observaciones que estime conveniente.
13. Verificará que las garantías que ampara el cumplimiento total del contrato, se encuentren vigentes e informará en su oportunidad a Fonprecon sobre los inconvenientes presentados. En caso de adición y/o prórroga del contrato, verificará que las pólizas también se adicionen en la proporción requerida.
14. Formulará todos sus reparos por escrito cuando esté en desacuerdo con la ejecución y desarrollo de las obligaciones pactadas en un contrato, o con la forma de los actos, documentos o circunstancias examinadas. Dichos reparos deberán ser motivados con razonamientos fundados en hechos, circunstancias y normas en las que se apoye el criterio sustentado y deberán comprender todas las observaciones y objeciones correspondientes.
15. Dará cuenta a la dependencia directamente interesada en el contrato y a la oficina asesora jurídica de los resultados más relevantes de su actuación y recomendará las actuaciones que considere más convenientes u oportunas para la normal ejecución del contrato.
16. Exigirá la buena calidad y correcto funcionamiento de los bienes y servicios que sean contratados, y se abstendrá de dar el respectivo cumplido si estos no corresponden a las calidades, cantidades y especificaciones técnicas exigidas, para lo cual el supervisor debe mantener control y coordinación permanente sobre el desarrollo del contrato.
17. Exigirá el total cumplimiento de los cronogramas pactados en los contratos y solo podrá recomendar su modificación cuando por razones técnicas o dada la naturaleza del contrato, esto se haga necesario.
18. Constatará a la fecha de vencimiento del contrato, su total cumplimiento. Si llegare a tener dudas sobre la ejecución del mismo no podrá expedir el acta de recibo final, hasta tanto no se haga claridad sobre el particular.
19. Verificará antes de recibir el objeto contratado que todas las obligaciones contractuales se hayan cumplido a cabalidad y que puede procederse a su respectivo pago final. Este documento debe contener como mínimo la descripción de los bienes y/o servicios recibidos, el valor final del contrato, incluyendo reajustes si es que estos proceden. Copia de esta acta se enviará a la Oficina asesora jurídica para su respectivo archivo.
20. Cuando la interventoría sea contratada, se podrán considerar en el contrato otras obligaciones específicas, según el objeto de que se trate.
ART. 58.—De las multas y sanciones en la contratación. De conformidad con el inciso 2º del artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, Fonprecon tiene la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas en el contrato con el fin de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones. Para este efecto, en caso de mora o incumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato, una vez agotado el debido proceso y garantizado el derecho de defensa y contradicción del contratista y de su garante, Fonprecon podrá imponer de manera unilateral y mediante acto administrativo motivado, multas sucesivas y diarias, que se estiman en el cero punto cinco por ciento (0.5%) del valor total del contrato, por cada día de retardo, sin exceder el 15% del valor del contrato, sin perjuicio de que la entidad contratante pueda hacer efectiva la cláusula pecuniaria por incumplimiento o declarar la caducidad del contrato. En caso de hacerse efectivas las multas, en primer término se optará porque su monto sea deducido de los valores o pagos pendientes de girar con cargo al contrato y en caso de resultar saldos, estos se cubrirán por la garantía única de cumplimiento a través del amparo de cumplimiento, en todo caso estas se impondrán y fijarán conforme a lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1150 de julio 16 de 2007 y artículo…
Para efectos de la cláusula penal, Fonprecon determinará en sus contratos una tasación anticipada de los perjuicios que llegare a generar el incumplimiento grave o total de las obligaciones asumidas por el contratista, estimando para este efecto una suma equivalente al quince por ciento (15%) del valor del contrato. Igualmente, procederá la aplicación de esta cláusula para resarcir los perjuicios que se llegaren a producir a Fonprecon por el acaecimiento de cualquiera de las causales de terminación unilateral del contrato.
ART. 59.—Del debido proceso para actuaciones sancionatorias en materia contractual. En caso de incumplimiento total o parcial de las obligaciones pactadas en el Contrato que le generen multas o sanciones al contratista, se le garantizará a este el debido proceso, de acuerdo con lo previsto en el artículo 29 de la Constitución Política y la respectiva actuación administrativa se sujetará a lo señalado en este manual, con fundamento en los artículos 3º y 35 del Código Contencioso Administrativo, en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 y en el artículo 87 del Decreto 2474 de 2008.
Nota 1. Las referencias al supervisor del contrato aplican también para el Interventor, cuando este deba contratarse por la naturaleza de los servicios, bienes u obras requeridas.
1. El procedimiento inicia con el control y seguimiento del contrato por parte de del supervisor, la identificación de los incumplimientos en las obligaciones del contratista y finaliza con la decisión de imponer o no la multa.
2. Una vez conocido el incumplimiento, el supervisor deberá requerir por escrito al contratista, informándole las causales del incumplimiento, las pruebas del mismo y fijándole un término perentorio para que subsane el incumplimiento. Copia de este oficio deberá enviarse a la oficina asesora jurídica.
3. Cuando el contratista no haya atendido sus requerimientos o no subsane el incumplimiento, el supervisor deberá informar de manera inmediata al ordenador del gasto, sobre los casos de incumplimiento de las obligaciones adquiridas por el contratista, a efecto de determinar si hay lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el contrato y la ley y en tal caso solicitar iniciar el procedimiento de imposición de multa, de acuerdo con lo señalado en este manual. Copia de este oficio deberá enviarse a la oficina asesora jurídica.
4. El supervisor enviará al contratista oficio suscrito por el ordenador del gasto, comunicándole que se surtirá audiencia pública para escucharlos en sus descargos y presentar las pruebas que considere necesarias para desvirtuar los cargos que le son imputados, comunicación en la que se señalará fecha y hora de la misma. Deberá el supervisor verificar el cumplimiento estricto del anterior término para realizar la audiencia.
5. En el evento de no presentarse el contratista o su apoderado a la audiencia pública para presentar descargos, sin justa causa comprobada, el contratista perderá la oportuna procesal y la entidad continuará con el curso del proceso.
6. En la audiencia pública deberán estar presentes el contratista y/o su apoderado debidamente acreditado, el supervisor del contrato, el coordinador de control interno y el jefe de la oficina asesora jurídica.
7. En la audiencia se efectuará un análisis técnico y jurídico de los descargos presentados por el contratista y se decidirá si hay lugar o no a la multa.
8. De la audiencia pública para rendir descargos, se levantará un acta en la cual se indique la decisión de continuar o no con el procedimiento de multa.
9. La oficina asesora jurídica, en caso de no ser procedente la imposición de la multa, proyectará el acto administrativo de cierre de la investigación, en el cual se consignarán por escrito las razones que se tuvieron para adoptar dicha decisión y ordenará el archivo del proceso en la carpeta legal de contrato.
10. La oficina asesora jurídica reportará a la subdirección administrativa y Financiera la imposición de la multa, con el fin de que se tomen en las medidas pertinentes.
11. Una vez suscrita la resolución que impone la multa por el ordenador del gasto y debidamente numerada y fechada, la subdirección administrativa y financiera enviará por correo certificado, las comunicaciones tanto al contratista como a la compañía de seguros o banco garante, con el fin de proceder a notificarlos.
12. En caso de surtirse la notificación personal, la subdirección administrativa y financiera archivará el original de dicha notificación; sin embargo, previamente se tomará una copia con destino a la carpeta del contrato. Este mismo procedimiento se repetirá si la notificación se realiza a través de edicto, adicionando las constancias de fijación y de desfijación de este.
13. Cuando se interponga recurso de reposición y en el mismo se solicite la práctica de pruebas por alguna de las partes, estas serán decretadas mediante auto expedido por el ordenador del gasto y el término del período probatorio será de quince (15) días hábiles, de conformidad con lo establecido en los artículos 56, 57 y 58 del Código Contencioso Administrativo.
14. Si los argumentos esbozados en el recurso de reposición son de carácter eminentemente jurídico, la oficina asesora jurídica proyectará la resolución que resuelva el recurso y pondrá dicho acto administrativo a consideración del ordenador del gasto.
15. Si los argumentos de los recurrentes tienen relación con aspectos técnicos, el supervisor efectuarán un análisis de los mismos y remitirán a la oficina asesora jurídica, junto con los documentos soporte, el informe en el que se defina si es procedente confirmar o revocar la multa.
16. La oficina asesora jurídica, una vez esté en firme el acto administrativo que impone la multa, informará a la Cámara de Comercio correspondiente al lugar del domicilio del contratista, sobre la imposición de la multa y a los entes de control que correspondan. Así mismo, deberá adelantar el procedimiento en relación con la publicación de los actos sancionatorios.
17. La oficina asesora jurídica, una vez el acto administrativo que impone la multa esté en firme, informará por escrito a la subdirección administrativa y financiera con el fin de que ordene realizar los descuentos a que haya lugar en las actas de pago o en la liquidación final del contrato, en el caso de existir saldos pendientes a favor del contratista.
18. La subdirección administrativa y financiera, si no existen saldos a favor del contratista, suministrará por escrito a la oficina asesora jurídica la información correspondiente.
19. Es responsabilidad de la subdirección administrativa y financiera, requerir al contratista para el pago en un término máximo de diez (10) días. En caso que este no pague, solicitará a la compañía de seguros o banco garante, a través de correo certificado, para que asuma el pago de la multa.
20. Si la compañía de seguros o banco garante no realiza el pago dentro del mes siguiente, contado a partir del requerimiento de pago (término que se comenzará a contar a partir del vencimiento del plazo de diez (10) días dados al contratista para el pago de la multa), la subdirección administrativa y financiera, informará y enviará los documentos pertinentes a la oficina asesora jurídica para que inicie el correspondiente proceso.
21. Las causales y tasación de las multas para todos los contratos, se establecerán de acuerdo con los criterios y lineamientos contenidos en el presente manual.
ART. 60.—De los planes de compras. Entiéndase por plan de compras, de conformidad con la definición de la normatividad SICE, el plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública de las entidades y particulares que manejan recursos públicos, independientemente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversión. (A. 4/2005, art. 1º).
En el plan de compras para cada vigencia fiscal, el Fondo de Previsión Social del Congreso de la República incorporará la contratación para el año correspondiente, el cual se publicará en el sitio web y su revisión, ajuste o modificación podrá darse de acuerdo a las necesidades institucionales. (D. 3512/2003, lit. b), art. 13 y A. 4/2005, arts. 1º y 2º).
Con base en lo anterior se seguirán los siguientes procedimientos para la etapa previa de planeación y estructuración que se constituirá en etapa preliminar y obligatoria de todo proceso de contratación, independiente de su modalidad, comprendiendo:
1. Determinación de las necesidades de las diferentes dependencias.
2. Consolidación de la información.
3. Análisis de la información y definición de adquisiciones.
4. Elaboración del plan de compras.
PAR.—Además de los requisitos generales antes mencionados, deberá darse estricto cumplimiento a la normatividad SICE que regulan la elaboración, el registro y la modificación del plan de compras en el portal SICE. (D. 3512/2003, lit. b), art. 13 y A. 4/2005, arts. 1º y 2º).
ART. 61.—Difusión. El manual de contratación que se adopta por medio de la presente resolución deberá ser difundido por la subdirección administrativa y financiera a través de los diferentes medios de comunicación internos disponibles y entre los servidores públicos vinculados a la entidad.
ART. 62.—Actualización. La oficina asesora jurídica del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República será la responsable de la revisión y actualización del presente manual, de conformidad con las normas que modifiquen y adicionen la materia.
ART. 63.—Aplicación. Mientras no entren en contradicción con las leyes y decretos de contratación de la administración pública, los procedimientos incluidos en el manual que se adopta mediante la presente resolución deberán ser aplicados por los funcionarios que tengan a su cargo la contratación de la entidad.
ART. 64.—Régimen de transición. Los procesos de selección que a la entrada en vigencia de la presente resolución se encuentren abiertos continuarán hasta su culminación con la reglamentación observada para su elaboración.
ART. 65.—Vigencia y derogatoria. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en su integridad la Resolución 60 del 2 de febrero de 2009 "por la cual se adopta el manual de contratación del Fondo de Previsión Social del Congreso de la República" y la Resolución 275 de 2009, modificatoria de dicho manual.