Source: https://www.steuerberatung-bulek.de/themen-rund-um-steuern/finanzbuchhaltung/aufbewahrungsfristen/
Timestamp: 2018-11-15 07:15:48
Document Index: 383898069

Matched Legal Cases: ['§ 257', '§ 147', '§ 14', '§ 257', '§141', '§ 264', '§ 290', '§ 41', '§ 41']

Steuerberatung Bulek - Ihre Steuerberaterin (Stb) in 82256 Fürstenfeldbruck (FFB), München - Aufbewahrungsfristen
Steuerberaterleistungen
Die Selbstanzeige ab 01.01.2015
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Steuerberatung Bulek - Aktuelles
Eine alphabetische Liste verschiedener Aufzeichnungen und Belege
Diplomwirtschaftsjuristin (FH) Mareike Frey, LL.M. * , Prof. Dr. André M. Latour * und Prof. Dr. Peter Pulte. *
Steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen (.xlsx)
Steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen (.docx)
Diese Arbeitshilfe bietet – insbesondere in der Excel-Variante – eine einfach zu sortierende Liste mit steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen an.
Die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten und -fristen ergeben sich aus § 257 HGB und § 147 AO. Hierbei wird zwischen Fristen von sechs und zehn Jahren unterschieden. Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Belege für Buchungen in den vom Kaufmann zu führenden Büchern sind 10 Jahre aufzubewahren. Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind sechs Jahre aufzubewahren.
Als besondere steuerrechtliche Vorschrift ist auf die Aufbewahrungspflicht nach dem UStG hinzuweisen, wonach Rechnungen die im Zusammenhang mit Arbeiten oder Dienstleistungen an oder in einem oder im Zusammenhang mit einem Haus, einer Wohnung oder einem unbebauten Grundstück ausgestellt werden, zwei Jahre aufbewahrt werden müssen (§ 14b Abs. 1 S. 5 UStG); Unternehmer im Sinne des UStG haben ein Doppel ihrer Rechnung zehn Jahre aufzubewahren.
2. Fristbeginn / -ende
Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in Geschäftsbücher gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, ein Handels- und Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnungen vorgenommen oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungspflicht mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Entsprechendes gilt für einseitige Willenserklärungen. Die Aufbewahrungsfrist endet in der Regel mit Ablauf des Kalenderjahres, das sich aus Beginn und Dauer der Frist errechnen lässt.
3. Verantwortlichkeit für ordnungsgemäße Aufbewahrung
Für die ordnungsmäßige Aufbewahrung ist stets der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige verantwortlich. Dies gilt auch dann, wenn die Buchführung oder die sonstigen Aufzeichnungen von Dritten erfolgen.
4. Aufbewahrung nach Fristablauf
Nach Ablauf der Fristen brauchen Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, wenn sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerzahlers bedeutsam sind.
5. Erleichterung: Wiedergabe auf Bildträger oder anderem Datenträger
Eine Erleichterung ist gem. § 257 Abs. 3 HGB gegeben. Danach können alle Unterlagen mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen und Konzernabschlüssen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgen aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sowohl die Übereinstimmung der Daten mit den Unterlagen als auch ihre Verfügbarkeit während der Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist. Mikroverfilmte Unterlagen müssen richtig und vollständig den Inhalt wiedergeben; eine spätere Änderung der Aufnahmen muss ausgeschlossen sein. Die Rückvergrößerung muss auf Verlangen in angemessener Frist und lesbarer Größe möglich sein.
6. Weitere Aufbewahrungsfristen
Neben den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung schreiben zahlreiche Einzelgesetze und Verordnungen besondere Aufbewahrungsfristen vor. Siehe hierzu den Beitrag Aufbewahrungsfristen von A bis Z unter Fach 15, Seite 541.
Außerdem verpflichtet die Abgabenordnung alle Gewerbetreibenden ab Überschreiten bestimmter Umsatz- bzw. Gewinngrenzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen. Die Umsatzgrenze liegt nach §141 AO (geändert durch das Mittelstandsentlastungsgesetz vom 26.8.2006) ab 1.1.2007 bei 500.000 € (bisher 350.000 €), die Gewinngrenze bei 30.000 €.
Auch Privatpersonen haben seit dem 31.7.2004 eine zweijährige Aufbewahrungspflicht zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu den Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der Unternehmer nach dem Umsatzsteuergesetz in der Rechnung hinzuweisen.
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Abbaumeldungen (soweit Buchungsbelege.)
Abfallsammelmeldungen (soweit Buchungsbelege.)
Abhängigkeitsberichte
Ablaufdiagramme (soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich.)
Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege.)
Abschlussbuchungsbelege
Abschlussrechnungen
Abschreibungsunterlagen
Abtretungserklärungen nach Erledigung
Abwertungsbelege
Akkordunterlagen (soweit Buchungsbelege.)
Aktenregister, allgemeine
Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege.)
An- und Abwesenheitsmeldungen (soweit Buchungsbelege.)
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung
Angebote, die zum Auftrag geführt haben
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben
Angestelltenversicherung (Belege) (soweit Buchungsbelege.)
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB)
Anlageninventare
Anlagenunterhaltungskosten (soweit Buchungsbelege.)
Anlagevermögensbücher und -karteien
Anleihebücher
Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen
Anträge des Steuerpflichtigen
Anwesenheitslisten, soweit für die Lohnbuchhaltung erforderlich
Anzahlungsunterlagen
Arbeitgeberzuschusskarten (soweit Buchungsbelege.)
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung
Arbeitsanweisungen für Fachabteilungen (soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich.)
Aufbewahrungsvorschriften für betriebl. EDV-Dokumentationen
Aufsichtsratsvergütung ( soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich.)
Auftragseingangs- und Bestandslisten
Auftragskostenbelege
Ausfuhrunterlagen ( soweit steuerlich relevant.)
Auskunftsunterlagen
Ausschusslisten als Buchungsbelege
Außendienstabrechnungen
Außenhandelsunterlagen
Außenprüfungsunterlagen
Auszahlungsbelege
Bahnabrechnungen
Bareinkaufs- und -verkaufsunterlagen
Bauantragskostennachweise
Baubücher (Inventurunterlage)
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb
Beförderungssteuernachweise
Beherrschungsverträge (nach Vertragsende)
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger (soweit Buchungsbelege.)
Belege und sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)
Belegformate
Bergschädenunterlagen als Buchungsbelege
Bestandsberichtigungen
Bestandsermittlungen (Inventurunterlage)
Bestell- und Auftragsunterlagen
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen
Betriebskostenrechnung
Betriebsunfallunterlagen
Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege und steuerlich relevant.)
Bewirtungsunterlagen (soweit Buchungsbelege.)
Bezugskostennachweise
Bilanzbücher
Bilanzen (Jahresbilanzen)
Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation
Bruttoerlösnachweise
Bruttolohnlisten
Bruttolohnsammelkarten
Bruttolohnstreifen
Buchführungsrichtlinien (soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich.)
Buchungsanweisungen
Budget und Budgetunterlagen
Bürgschaftsunterlagen
Bußgeldrechtliche Ermittlungen
Carnetunterlagen
Clearing-Auszüge
Clearing-Belege
Code-Pläne für Verständnis der Buchführung
COM-Verfahrensbeschreibungen
cpd-Konto
Darlehensunterlagen nach Ablauf des Vertrages
Darlehensverträge nach Ablauf des Vertrages
Datensicherungsregeln
Datenträger (von Handelsbüchern, Inventaren, Lageberichten, Konzernlageberichten/ einschließlich der zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen/ Organisationsunterlagen)
Datenträger von Buchungsbelegen
Datenträger von Handelsbriefen
Dauerauftragsunterlagen
Dauervorschüsse
Debitorenkonten
Debitorenliste, soweit Bilanzunterlagen
Deklarationen (Versandunterlagen)
Depotauszüge und -bestätigungen
Depotbücher
Deputatunterlagen
Devisenunterlagen
Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV
Doppelbesteuerungsunterlagen
Dubiosenbücher
Edelmetallbestände
Edelmetallumsätze
Effektenbuch
Effektenkassenquittungen
Eichaufnahmen
Einfuhrunterlagen
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführungen
Eingangsüberweisungsträger
Eingliederungsverträge
Einheitswertunterlagen
Einkaufsbücher
E-Mails (Inventurunterlage)
Energieverbrauchsunterlagen
Erlösjournale
Erlösstatistiken
Ersatzkassenunterlagen
Essensmarkenabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege)
Exportunterlagen
Expressauslieferungsbücher
Fehlerjournale (soweit Buchungsbelege.)
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisungen bei EDV-Buchführung
Fernschreiben (Handelsbriefe)
Feuerversicherungsunterlagen
Freistemplerabrechnungen
Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe)
Fürsorgeunterlagen
Garantiekarten, Garantiescheine
Gebrauchsmusterunterlagen
Gehaltsabrechnungen/ Bücher (soweit Bilanzunterlage/ Buchungsbeleg)
Gehaltsquittungen
Gehaltsvorschusskonten
Gemeinkostenverteilungsschlüssel
Gesamtkostenzusammenstellungen
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften)
Gewerbesteuerunterlagen
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)
Gewinnfeststellungen
Grundlohnlisten
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)
Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen
Handelsbilanzen
Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften)
Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz)
Hauptbücher und -karteien
Hauptversammlung (u. a. Beschlüsse)
Hinterlegungsanträge
Hypothekenbriefe nach Einlösung
Hypothekenpfandbriefe nach Einlösung
Importrechnungen
Importunterlagen (Einfuhrunterlagen)
Inkassobücher
Inkassokarteien
Inkassoquittungen
Inventare als Bilanzunterlagen
Inventuranweisungen, Verfahrensvorschriften (soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich.)
Inventurvorschriften (soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich.)
Investitionsabrechnungen
Investitionszulageunterlagen
Jahresabschlusserläuterungen
Jahreskontoblätter
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent (soweit Buchungsbelege.)
Jubilarfeierunterlagen
Jubiläumsunterlagen (soweit Buchungsbelege.)
Kalkulationsunterlagen (soweit steuerlich relevant.)
Kantinenunterlagen (soweit Buchungsbelege.)
Kapitalerhöhungsunterlagen
Kapitalertragssteuerunterlagen
Kassenbücher, -blätter
Kassenzettel (soweit Buchungsbelege.)
Kassenzettel (soweit steuerlich relevant.)
Kilometergeldabrechnungen
Konsignationsunterlagen
Kontenpläne und -änderungen
Kontenpläne und Kontenplanänderungen
Kontenübersichten (soweit Buchungsbelege.)
Kontokorrentbücher
Konzernlagebericht (§§ 290, 350 HGB)
Kostenartenpläne
Kostenstellenpläne
Kostenstellenstatistiken
Kostenträgerrechnungen
Kreditunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege.)
Kurssicherungsunterlagen
Kurzarbeitergeldanträge
Kurzarbeitergeldlisten
Ladescheine
Lageberichte (auch für Konzerne)
Lagerbuchführungen
Lastschriftanzeigen
Leasingverträge (nach Vertragsende)
Leergutabrechnungen
Lieferscheine (soweit Buchungsbelege.)
Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften)
Lohnsteuer Jahresausgleichsunterlagen
Lohnsteuerkonten (inkl. der dort aufzubewahrenden Belege/ Freistellungsbescheinigungen) (Aufgrund der Sonderregelung in § 41 I S. 9 EStG)
Lohnvorschusskonten
Luftfrachtbriefe
Magnetbänder mit Buchfunktion
Maklerschlussnoten
Materialabrechnungen
Materialbeanstandungen
Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) (soweit steuerlich relevant.)
Mikrofilmverfahrensbeschreibungen
Mineralölunterlagen
Monatsinventuren
Montageversicherungsakten
Mutterschaftsgeldunterlagen
Nettolohnlisten
Nutzflächenermittlung (soweit steuerlich relevant.)
Obligationen nach Entwertung
Offenbarungseidanträge
Orderlimitbücher
Organisationsunterlagen und -pläne (soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich.)
Organschaftsabrechnungen
Organschaftsverträge nach Vertragsende
Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrages) (soweit steuerlich relevant.)
Packzertifikate (Container)
Patentunterlagen nach Ablauf
Pensionskassenunterlagen
Pensionsrückstellungsunterlagen
Personalunterlagen (soweit steuerlich relevant.)
Pfändungsunterlagen
Portokassenbücher
Postbankauszüge
Postscheckbelege
Preislisten (soweit Bewertungsunterlegen)
Preisvereinbarungen als Handelsbrief
Privatentnahmebelege
Proteste (Scheck/ Wechsel)
Protokolle (Prämien/ Verbesserungsvorschläge)
Protokolle DÜVO
Provisionsgutschriften
Prozessakten nach Abschluss des Prozesses
Prüfungsberichte (Abschlussprüfer)
Prüfungsberichte (Innenrevision)
Quartalsabschlüsse freiwillige
Quartalsabschlüsse vorgeschriebene
Quittungen (soweit Buchungsbelege.)
Rabattangelegenheiten
Rechnungen bei Offene-Posten-Buchhaltung
Rechnungen Nichtunternehmer (bei Leistungen i. Z. m. einem Grundstück)
Rechnungen Unternehmer
Rechnungen, sonstige (siehe hierzu die Vorbemerkungen zum UStG)
Rechnungsabgrenzungsermittlungen
Registrierkassenstreifen (soweit steuerlich relevant.)
Rückstellungsunterlagen
Rückwareneingangsjournale
Sachanlagenvermögenskarteien
Saldenbilanzen
Schadensunterlagen (soweit Buchungsbelege.)
Scheck- und Wechselunterlagen/Belege
Scheckbestandsaufnahmen
Sicherungsübereignungen
Skontounterlagen
Sondergutschriften
Sozialleistungsunterlagen (soweit Buchungsbelege.)
Sozialversicherungsbeitragskonten
Sparbücher (nach Entwertung)
Sparprämienanträge
Sparurkunden
Speditionsversicherungsscheine
Steuerabzugsnachwiese
Steuererklärungen/ Steuerbescheide
Steuerrückstellungsberechnungen
Steuerstrafrechtliche Ermittlungen
Steuerunterlagen (soweit nicht für die Finanzverwaltung von Bedeutung)
Stornobelege
Stundenlohnzettel (soweit Buchungsbelege.)
Stundungsbelege
Tagebücher der Handelsmakler
Tätigkeitsberichte (soweit Buchungsbelege.)
Teilzahlungsbelege
Telefaxe (Aufgrund der Sonderregelung in § 41 I S. 9 EStG)
Telefonkostennachweise
Telegramme (soweit steuerlich relevant.)
Testate als Bilanzteil
Transportschadenunterlagen
Transportversicherungsanmeldungen
Transportversicherungsaufträge
Übereignungsverträge
Übernahmebescheinigungen (Spediteur)
Überstundenlisten (soweit Lohnbeleg)
Umbuchungsbelege
Umsatzsteuervergütungen
Umwandlungsunterlagen
Unfallversicherungsunterlagen
Unterlagen (von Bedeutung für Besteuerung)
Unternehmerlohnverrechnungen
Urlaubslisten für Rückstellungen
Valuta-Belege
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)
Verfrachtungsaufträge
Verkaufsbücher, -journale
Vermögensteuerunterlagen
Vermögenswirksame Leistungen (Handelsbriefe)
Vermögenswirksame Leistungen (soweit Buchungsbelege.)
Verpfändungsunterlagen
Verrechnungspreisunterlagen
Versand- und Frachtunterlagen (soweit Buchungsbelege.)
Versandanmeldungen
Verschiffungsunterlagen (soweit Buchungsbelege.)
Versicherungspolicen (nach Ablauf)
Versorgungsunterlagen (soweit Buchungsbelege.)
Versteigerungsunterlagen
Verträge nach Vertragsende
Verträge nach Vertragsende (soweit handels-/ steuerrechtlich von Bedeutung)
Vertreterverzeichnisse
Verwahrungsbücher für Wertpapiere
Verzugszinsbelastungen
Viehregister
Vollmachten (Urkunden)
Vorauszahlungsbelege
Vorläufige Steuerfestsetzung (Unterlagen)
Vorschusskonten
Vorschusslisten (soweit Buchungsbelege.)
VWL-Unterlagen
Währungsforderungen (soweit Buchungsbelege.)
Warenabgabescheine
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren)
Wareneingangs- und -ausgangsbücher
Wechsel (soweit Buchungsbelege.)
Wechselobligolisten als Bilanzunterlagen
Weihnachtsgratifikation (soweit Buchungsbelege.)
Werbekosten, Belege über
Werksrentenanträge
Werkstattabrechnungen (soweit Buchungsbelege.)
Werkzeugkosten, Belege über
Werkzeugregister als Inventar
Wertberichtigungen (Inventurunterlage)
Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen
Wertpapierkurse als Buchungsbelege
Wildhandelsbücher
Wochenzettel für Gruppenakkord (soweit Buchungsbelege.)
Zahlungsanweisungen (soweit Buchungsbelege.)
Zeichnungsvollmachten
Zinsabrechnungen
Zinsberechnungsunterlagen
Zinsstaffeln
Zollbelege
Zugangsjournale
Zuschüsse des Arbeitgebers (Sofern sie die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäfts bzw. eines Handelsgeschäfts zum Gegenstand haben)
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel/ Umstellung des Wirtschaftsjahrs)
Zwischengewinnermittlungen (soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich.)
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