Source: https://www.silvererp.com/auftragsverarbeitung
Timestamp: 2020-08-04 17:27:24
Document Index: 65248596

Matched Legal Cases: ['Art. 4', 'Art. 4', 'Art. 4', 'Art. 4', 'Art. 38', 'Art. 33', 'Art. 12', 'Art. 28', 'Art. 28', 'Art. 82']

Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung | SilverERP
Sofern in dieser Vereinbarung der Begriff „Datenverarbeitung“ oder „Verarbeitung“ (von Daten) benutzt wird, wird die Definition der „Verarbeitung“ i.S.d. Art. 4 Nr. 2 DSGVO zugrunde gelegt.
Gegenstand der Vereinbarung ist die Regelung der Rechte und Pflichten des Verantwortlichen (Auftraggeber) und des Auftragverarbeiters (yQ-it GmbH), sofern im Rahmen der Leistungserbringung gemäß Auftrag, Leistungsbeschreibung und AGB (nachfolgend Hauptvertrag) und/oder beim Einsatz des ERP-Systems SilverERP eine Verarbeitung personenbezogener Daten durch yQ-it GmbH für den Auftraggeber im Sinne des anwendbaren Datenschutzrechts erfolgt. Die Vereinbarung gilt entsprechend für alle Tätigkeiten , die der Auftragnehmer zur Erfüllung des Auftrags erbringt und die eine Auftragsverarbeitung darstellen.
Die Dauer der Verarbeitung entspricht der im Auftrag vereinbarten Laufzeit.
Die Art der Verarbeitung umfasst alle Arten der Verarbeitungen im Sinne der DSGVO (Art. 4 Abs. 2) zur Erfüllung des Auftrags.
Zwecke der Verarbeitung sind alle zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistung im Bereich der Nutzung von SilverERP („Software as a Service“), einschließlich der initialen Einrichtung der Software, ggf. der Anpassung/Modifikation der Software und dem IT-Support erforderlichen Zwecke.
Art der personenbezogenen Daten und Kategorien von Betroffenen
Die Art der verarbeiteten Daten bestimmt der Auftraggeber durch die Konfiguration, der Nutzung von Diensten und Programmfunktionen sowie die Übermittlung von Daten.
Die Kategorien von Betroffenen bestimmt der Auftraggeber durch die Konfiguration, der Nutzung von Diensten und Programmfunktionen sowie die Übermittlung von Daten.
Verantwortlichkeit und Verarbeitung auf dokumentierte Weisungen
Der Auftraggeber ist im Rahmen dieses Vertrages für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgesetze, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Datenweitergabe an den Auftragnehmer sowie für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung allein verantwortlich (»Verantwortlicher« im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO). Dies gilt auch im Hinblick auf die in dieser Vereinbarung geregelten Zwecke und Mittel der Verarbeitung.
Die Weisungen werden anfänglich durch den Hauptvertrag festgelegt und können vom Auftraggeber danach in schriftlicher Form oder in einem elektronischen Format (Textform) durch einzelne Weisungen geändert werden (Einzelweisung). Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder in Textform zu bestätigen. Weisungen, die im Vertrag nicht vorgesehen sind, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt. Bei Änderungsvorschlägen teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber mit, welche Auswirkungen sich auf die vereinbarten Leistungen, insbesondere die Möglichkeit der Leistungserbringung, Termine und Vergütung ergeben. Ist dem Auftragnehmer die Umsetzung der Weisung nicht zumutbar, so ist der Auftragnehmer berechtigt, die Verarbeitung zu beenden.
Für die Beurteilung der Zulässigkeit der Datenverarbeitung sowie für die Wahrung der Rechte der Betroffenen ist alleine der Auftraggeber verantwortlich. Der Auftraggeber wird in seinem Verantwortungsbereich dafür Sorge tragen, dass die gesetzlich notwendigen Voraussetzungen (z.B. durch Einholung von Einwilligungserklärungen) geschaffen werden, damit der Auftragnehmer die vereinbarten Leistungen auch insoweit rechtsverletzungsfrei erbringen kann.
Der Auftraggeber ist Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung von Daten im Auftrag durch den Auftragnehmer. Dem Auftragnehmer steht nach Ziff. 4 Abs. 5 das Recht zu, den Auftraggeber darauf hinzuweisen, wenn eine seiner Meinung nach rechtlich unzulässige Datenverarbeitung Gegenstand des Auftrags und/oder einer Weisung ist.
Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und/oder unter Einhaltung der ggf. vom Auftraggeber erteilten ergänzenden Weisungen. Ausgenommen hiervon sind gesetzliche Regelungen, die den Auftragnehmer ggf. zu einer anderweitigen Verarbeitung verpflichten. In einem solchen Fall teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung richten sich ansonsten ausschließlich nach diesem Vertrag und/oder den Weisungen des Auftraggebers. Eine hiervon abweichende Verarbeitung von Daten ist dem Auftragnehmer untersagt, es sei denn, dass der Auftraggeber dieser schriftlich zugestimmt hat.
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Datenverarbeitung im Auftrag nur in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) durchzuführen.
Der Auftragnehmer sichert im Bereich der auftragsgemäßen Verarbeitung von personenbezogenen Daten die vertragsmäßige Abwicklung aller vereinbarten Maßnahmen zu.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sein Unternehmen und seine Betriebsabläufe so zu gestalten, dass die Daten, die er im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet, im jeweils erforderlichen Maß gesichert und vor der unbefugten Kenntnisnahme Dritter geschützt sind.
Der Auftragnehmer wird die Daten, die er im Auftrag für den Auftraggeber verarbeitet, getrennt von anderen Daten verarbeiten. Eine physische Trennung ist nicht zwingend erforderlich.
Der Auftragnehmer gewährleistet die schriftliche Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß Art. 38 und 39 DSGVO ausübt. Eine Kontaktmöglichkeit wird auf der Webseite des Auftragnehmers veröffentlicht.
Die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten nach Absatz 1 kann im Ermessen des Auftraggebers entfallen, wenn der Auftragnehmer nachweisen kann, dass er gesetzlich nicht verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen und der Auftragnehmer nachweisen kann, dass betriebliche Regelungen bestehen, die eine Verarbeitung personenbezogener Daten unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, der Regelungen dieses Vertrages sowie etwaiger weiterer Weisungen des Auftraggebers gewährleisten.
Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass für den Auftraggeber eine Meldepflicht nach Art. 33, 34 DSGVO bestehen kann, die eine Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden vorsieht. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber bei der Umsetzung der Meldepflichten unterstützen. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber insbesondere jeden unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden, unverzüglich, spätestens aber binnen 48 Stunden ab Kenntnis des Zugriffs mitteilen. Die Meldung des Auftragnehmers an den Auftraggeber muss insbesondere folgende Informationen beinhalten:
Mitwirkungspflicht des Auftragnehmers
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nach Art. 12-23 DSGVO. Es gelten die Regelungen von Ziff. 13 dieses Vertrages.
Der Auftraggeber hat das Recht, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz und/oder die Einhaltung der zwischen den Parteien getroffenen vertraglichen Regelungen und/oder die Einhaltung der Weisungen des Auftraggebers durch den Auftragnehmer jederzeit im erforderlichen Umfang (z.B. durch schriftliche Auskunft oder Sichtung der Sicherheitsdokumentation des Auftragnehmers) zu kontrollieren. Der Auftragsnehmer stellt dem Auftragsgeber alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung der in Art. 28 DSGVO niedergelegten Pflichten zur Verfügung.
Der Auftraggeber kann nach vorheriger Anmeldung mit angemessener Frist die Kontrolle im Sinne des Absatzes 1 in der Betriebsstätte des Auftragnehmers zu den jeweils üblichen Geschäftszeiten vornehmen. Der Auftragsnehmer ist berechtigt, eine Verschwiegenheitserklärung vom Auftragsgeber und ggf. von dessen beauftragten Prüfer zu verlangen. Der Auftraggeber wird dabei Sorge dafür tragen, dass die Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchgeführt werden, um die Betriebsabläufe des Auftragnehmers durch die Kontrollen nicht unverhältnismäßig zu stören.
Für Informationen und Unterstützungshandlungen kann der Auftragsnehmer eine angemessene Vergütung verlangen. Der Aufwand für den Auftragsnehmer durch eine Vor-Ort-Kontrolle ist grundsätzlich auf einen Tag pro Kalenderjahr begrenzt.
Der Auftraggeber erteilt dem Auftragnehmer die allgemeine Genehmigung, weitere Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO zur Vertragserfüllung einzusetzen. Die aktuell eingesetzten weiteren Auftragsverarbeiter sind in Anhang 1 aufgeführt. Der Auftragsgeber erklärt sich mit deren Einsatz einverstanden.
Der Auftragsnehmer informiert den Auftragsgeber, wenn er eine Änderung in Bezug auf die Hinzuziehung oder die Ersetzung weiterer Auftragsverarbeiter beabsichtigt. Der Auftragsgeber kann gegen derartige Änderungen Einspruch erheben. Der Einspruch gegen die beabsichtigte Änderung kann nur aus einem wichtigen datenschutzrechtlichen Grund innerhalb einer angemessenen Frist nach Zugang der Information über die Änderung gegenüber dem Auftragsgeber erhoben werden. Im Fall des Einspruchs kann der Auftragnehmer nach eigener Wahl die Leistung ohne die beabsichtigte Änderung erbringen oder –sofern die Erbringung der Leistung ohne die beabsichtigte Änderung für den Auftragnehmer nicht zumutbar ist– die von der Änderung betroffene Leistung gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer angemessenen Frist nach Zugang des Einspruchs einstellen.
Falls sich der Auftraggeber für die „On-Premise“-Installation von SilverERP entscheidet oder SilverERP in einem externen Rechenzentrum unter eigener Verantwortung betreibt, entfällt die Notwendigkeit von Unterauftragsverhältnissen entsprechend.
Der Auftragnehmer sichert zu, dass ihm die jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften bekannt sind und er mit der Anwendung dieser vertraut ist. Der Auftragnehmer sichert ferner zu, dass er seine Beschäftigten mit den für sie maßgeblichen Bestimmungen des Datenschutzes vertraut macht und zur Vertraulichkeit verpflichtet hat. Der Auftragnehmer sichert ferner zu, dass er insbesondere die bei der Durchführung der Arbeiten tätigen Beschäftigten zur Vertraulichkeit verpflichtet hat und diese über die Weisungen des Auftraggebers informiert hat.
Im Fall der Geltendmachung eines Schadensersatzanspruches durch eine betroffene Person nach Art. 82 DSGVO verpflichten sich die Parteien, sich gegenseitig zu unterstützen und zur Aufklärung des zugrundeliegenden Sachverhalts beizutragen.
Der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bestehende Stand der technischen und organisatorischen Maßnahmen ist als Anhang 2 zu diesem Vertrag beigefügt. Die Parteien sind sich darüber einig, dass zur Anpassung an technische und rechtliche Gegebenheiten Änderungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen erforderlich werden können. Wesentliche Änderungen, die die Integrität, Vertraulichkeit oder Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten beeinträchtigen können, wird der Auftragnehmer im Voraus mit dem Auftraggeber abstimmen. Maßnahmen, die lediglich geringfügige technische oder organisatorische Änderungen mit sich bringen und die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht negativ beeinträchtigen, können vom Auftragnehmer ohne Abstimmung mit dem Auftraggeber umgesetzt werden. Der Auftraggeber kann jederzeit eine aktuelle Fassung der vom Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen anfordern.
Der Auftragnehmer wird die von ihm getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen regelmäßig und auch anlassbezogen auf ihre Wirksamkeit kontrollieren. Für den Fall, dass es Optimierungs- und/oder Änderungsbedarf gibt, wird der Auftragnehmer den Auftraggeber informieren.
Dauer der Vereinbarung, Sonstiges
Die Vereinbarung beginnt mit dem Abschluss des Kunden (bzw. Interessenten, falls der Auftraggeber zunächst die Möglichkeit der konstenlosen Demonstrationsphase in Anspruch nimmt) und wird gemäß unseren AGB’s und der Auftragsvergabe durch den Kunden auf unbestimmte Zeit geschlossen.
Der Auftragnehmer kann die Vereinbarung nach billigem Ermessen mit angemessener Ankündigungsfrist ändern. Ergänzend gelten die AGB des Auftragnehmers, abrufbar unter https://www.silvererp.com/agb. Bei etwaigen Widersprüchen gehen Regelungen dieser Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung den Regelungen des Hauptvertrages vor. Sollten einzelne Teile dieser Vereinbarung unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der Vereinbarungen im Übrigen nicht.
Nach Beendigung des Hauptvertrags endet auch diese Vereinbarung. Mit Beendigung dieser Vereinbarung hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, Daten und erstellten Verarbeitungs- oder Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, nach Wahl des Auftraggebers an diesen zurückzugeben oder zu löschen. Die Löschung ist in geeigneter Weise zu dokumentieren. Etwaige gesetzlicheAufbewahrungspflichten oder sonstige Pflichten zur Speicherung der Daten bleiben unberührt.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die Löschung auch bei Subunternehmern herbeizuführen.
Stand: 2020/03/23
Anhang 1: Unterauftragnehmer
Der Auftragnehmer nimmt für die Verarbeitung von Daten im Auftrag des Auftraggebers Leistungen von Dritten in Anspruch, die in seinem Auftrag Daten verarbeiten („Unterauftragnehmer“), sofern SilverERP durch den Auftragnehmer bereitgestellt wird. Wenn sich der Kunde für die „On-Premise“-Installation von SilverERP entschieden hat, entfällt die Notwendigkeit dementsprechend.
Bei den Unterauftragnehmern handelt es sich um nachfolgende(s) Unternehmen:
Cronon AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin, Bereitstellung und Warten der Rechenzentren
Stefan Völkel (Einzelunternehmen), Kistlerhofstr. 65, 81379 München, Betreuung und Wartung der Netzwerk-Infrastruktur und Rechenzentren
Anhang 2: Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragnehmers
Bei der Speicherung und Sicherung der personenbezogene Daten wird logisch getrennt in Personenstammdaten und Bewegungsdaten, so dass sie getrennt aufbewahrt und/ggf. weitergegeben werden können.
SilverERP verwendet Verschlüsselungstechnologien durchgängig in allen Bereichen des Systems:
Der Zugang zu SilverERP erfolgt ausschließlich über Benutzername und Kennwort und über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS);
Daten-Backups werden verschlüsselt aufbewahrt und können nur durch berechtigte Personen mit den jeweiligen Schlüsseln betrachtet werden;
Alle personenbezogenen Daten werden –sofern SilverERP nicht lokal auf Servern des Auftraggebers gehostet und verarbeitet wird– in Rechenzentren in Deutschland verarbeitet (siehe Anhang 1 Unterauftragnehmer). Unbefugten wird der Zutritt zu Räumen verwehrt, in denen Datenverarbeitungsanlagen untergebracht sind.
Festgelegter Kreis Zutrittsberechtigter Personen;
Protokollierung des Zutritts;
Begleitung von Gästen, Kunden und Fremdpersonal
Überwachung der Räume.
Es wird verhindert, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können.
Zugangsschutz durch Authentifizieren mit Benutzername und Kennwort;
Gesicherte (verschlüsselte) Übertragung von Authentisierungsgeheimnissen;
Protokollierung des Zugangs;
Fortlaufendes Monitoring nach Auffälligkeiten;
Sperrung bei Fehlversuchen und Prozess zur Rücksetzung gesperrter Zugangskennungen;
Festlegung befugter Personen und Verwaltung sowie Dokumentation der Zugangsberechtigungen.
Es kann nur auf Daten zugriffen werden, für die eine Zugriffsberechtigung besteht. Daten können bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden.
Regelung der Zugriffsberechtigung durch dokumentierte, nachprüfbare Berechtigungskonzepte, die Berechtigungen hinsichtlich Profile, Rollen, Transaktionen und Objekte differenziert;
SilverERP wird standardmäßig so konfiguriert, dass der Zugang zu personenbezogene Daten eingeschränkt und nur mit den entsprechenden Berechtigungen möglich ist;
Auswertungsmöglichkeiten der Protokolldaten;
Voreinstellungen, die sicherstellen, dass personenbezogene Daten nicht ohne Eingreifen einer unbestimmten Zahl von natürlichen Personen zugänglich gemacht werden.
Es wird gewährleistet, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden.
Kundentrennung;
Datensparsamkeit im Umgang mit personenbezogene Daten;
Regelmäßige Verwendungszweckkontrolle und Löschung;
Trennung von Test-, Entwicklungs- und Produktionsumgebung.
Mit der Eingabekontrolle wird nachträglich gewährleistet, ob und von wem personenbezogene Daten ins Datenverarbeitungssystem eingegeben, bearbeitet oder entfernt wurden. Zur Sicherstellung wurden folgende Maßnahmen ergriffen:
Protokollierung der Änderungen an Daten, Belegen oder Dokumenten;
Protokollierung der Admininstrator-Aktivitäten;
Sicherung von Protokolldaten gegen Verlust oder Veränderung;
Auswertungsmöglichkeiten der Protokolldaten.
Ziel der Weitergabekontrolle ist zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während des Transports nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können.
Der Datenverkehr zwischen Browser (Client) und Web-Applikation (SilverERP) erfolgt verschlüsselt, so dass die Vertraulichkeit der Daten bei der Weitergabe zwischen dem Server und dem Nutzer sichergestellt ist;
Bei der Fernwartung oder Hilfestellung der Support-Mitarbeiter werden ausschließlich moderne, verschlüsselte Software-Werkzeuge verwendet, die die Datenübertragung verschlüsseln (TeamViewer, VPN-Tunnel).
Die Applikations- und Nutzungsdaten werden in Rechenzentren in Deutschland verarbeitet (siehe Anhang 2 Unterauftragnehmer), die nach ISO 27001 zertifiziert sind
Die Applikations- und Nutzungsdaten werden täglich auf einem vom Anwendungsserver unterschiedlichen Server gesichert und die Datensicherung geprüft;
Weiterhin weisen die verwendeten Rechenzentrum die folgenden Sicherheitsmerkmale auf:
Redundanz der Primärtechnik und Kommunikationsverbindungen
Abwehr von systembelastenden Missbrauch
Unterbrechungsfreie Stromversorgung, sowie gängige Sicherheitsmaßnahmen wie Virenschutz und Firewall
Abschließend verfügt das Unternehmen über BCM-Maßnahmen (Business Continuity Management), die auf verschiedene Störungen reagieren lassen, um den Ausfall der System-Verfügbarkeit auf ein Minimum zu begrenzen.
Alle wesentlichen Elemente des Systems gibt es einmal mehr, als für die Höchstlast im Normalbetrieb nötig (Stichwort: Redundanz der Server).
Bei starken Störungen, entweder durch externe Faktoren (DNS-Störungen, Verlust der Datenverbindung) oder interne Faktoren (Fehler im Quellcode, Bedienungsfehler), ist die Software darauf ausgelegt, auch bei unvorhergesehenen Szenarien in den Ausgangszustand zurückzukehren und den Systembetrieb (ausserhalb des von der Störung betroffenen Bereichs) zu gewährleisten oder zumindest die Datensicherheit und Integrität zu wahren.
Wiederherstellung der Verfügbarkeit nach einem Zwischenfall
Der Auftragnehmer verfügt über die folgenden Verfahren zur Wiederherstellung der Verfügbarkeit personenbezogener Daten nach einem physischen oder technischen Zwischenfall:
Durch die fortlaufende Datensicherung auf unterschiedlichen Servern kann nach Kenntnis eines Zwischenfalls und etwaigen Datenverlusts kurzfristig (in der Regel gleichtägig) die Wiederherstellung der Daten gewährleistet werden;
Die Information über Unregelmäßigkeiten im Ablauf des Programms erfolgt einerseits über automatisierte Monitoring-Systeme oder den Verfahren, die im Business Continuity Management-Plan spezifiziert sind;
Der Auftragnehmer verfügt außerdem über eine telefonische Hotline, die werktäglich von 09:00 bis 17:00 telefonisch (unter +49 6182 84922 0) zu erreichen ist, um technische Probleme zu melden und Hilfestellung zu erhalten.
Die Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen wird fortlaufend vom Auftragnehmer überprüft und aktualisiert.