Source: http://praca.gazetaprawna.pl/artykuly/1298,jak-zus-moze-kontrolowac-platnikow-skladek.html
Timestamp: 2017-11-21 00:54:11+00:00
Document Index: 69685354

Matched Legal Cases: ['art. 86', 'art. 86', 'art. 86', 'art. 8', 'art. 58', 'art. 83', 'art. 86', 'art. 32', 'art. 86', 'art. 32', 'art. 86', 'art. 32', 'art. 87', 'art. 24', 'art. 25', 'art. 87', 'art. 90', 'art. 87', 'art. 88', 'art. 87', 'art. 89', 'art. 89', 'art. 89', 'art. 79', 'art. 81', 'art. 82', 'art. 105', 'art. 106', 'art. 89', 'art. 123', 'art. 35', 'art. 83', 'art. 32', 'art. 96', 'Art. 24', 'Art. 79']

Jak ZUS może kontrolować płatników składek - Praca i kariera - wszystko o: zasiłki i świadczenia, wynagrodzenia, urzędnicy, nauczyciele, prawo pracy - GazetaPrawna.pl -
gazetaprawna.plPracaJak ZUS może kontrolować płatników składek
Jak ZUS może kontrolować płatników składek
Na płatniku składek ciążą liczne obowiązki w zakresie ubezpieczeń społecznych. Do przeprowadzania kontroli wypełniania tych obowiązków upoważniony jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Tryb przeprowadzania kontroli nie jest jednak dowolny.
Podstawowym aktem prawnym regulującym zasady przeprowadzania kontroli jest ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz wydane na jej podstawie rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek.
Pewne ogólne regulacje dotyczące kontroli zawarte są w ustawie z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej. Regulacje zawarte w tej ustawie mają charakter bardziej ogólny i dotyczą wszystkich postępowań kontrolnych prowadzonych u danego płatnika, który jest przedsiębiorcą. Nie mają one zatem zastosowania do płatników, którzy nie posiadają statusu przedsiębiorcy.
Należy jednak zwrócić uwagę, że przepisy ustawy o s.u.s. i powołanego rozporządzenia nie zostały dostosowane do przepisów wprowadzonych ustawą o swobodzie działalności gospodarczej. Tym niemniej z uwagi na to, że przepisy tej ustawy zostały uchwalone później, należy im przyznać prymat pierwszeństwa przed przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Kontrola płatników składek wykonywana jest przez pion kontroli ZUS, w którym zatrudnieni są inspektorzy kontroli. Tylko im wolno prowadzić kontrolę płatników składek.
Na stanowisku inspektora kontroli może być zatrudniona osoba, która:
posiada wyłącznie obywatelstwo polskie i korzysta w pełni z praw cywilnych i obywatelskich,
ma nienaganną opinię i nie była karana za przestępstwo z winy umyślnej,
jest zatrudniona w centrali lub w terenowej jednostce organizacyjnej Zakładu co najmniej dwa lata,
złożyła egzamin kwalifikacyjny na stanowisko inspektora kontroli Zakładu z wynikiem pozytywnym przed komisją powołaną przez głównego inspektora kontroli Zakładu.
W szczególnie uzasadnionych przypadkach istnieje możliwość odstąpienia od wymogu wykształcenia i okresu zatrudnienia, bowiem prezes Zakładu, na wniosek głównego inspektora kontroli Zakładu, może powołać na stanowisko inspektora kontroli Zakładu osobę niespełniającą tych warunków.
Te wymagania mają na celu zapewnienie prawidłowego przeprowadzenia kontroli oraz bezstronności podczas wykonywania obowiązków. Ustawa zawiera także przepis pozwalający na wyłączenie inspektora kontroli w razie stwierdzenia okoliczności, które mogą mieć wpływ na bezstronność w jego postępowaniu. W postępowaniu przed ZUS odpowiednie zastosowanie mają przepisy kodeksu postępowania administracyjnego, który reguluje kwestie związane z wyłączeniem pracownika organu. Z uwagi na fakt, że problematyka ta uregulowana została odmiennie w ustawie o s.u.s., przepisy k.p.a. regulujące przesłanki, których zaistnienie powoduje wyłączenie pracownika, nie będą miały zastosowania. Jednakże należy zwrócić uwagę, że zawarta w ustawie o s.u.s. przesłanka jest znacznie szersza od zawartej w k.p.a., bowiem inspektor kontroli podlega wyłączeniu w każdym przypadku, gdy zachodzą okoliczności mogące wywołać wątpliwości co do bezstronności inspektora kontroli.
W sprawie wyłączenia inspektora kontroli płatnik po wszczęciu kontroli, gdy zaistnieją okoliczności uzasadniające wyłączenie inspektora, powinien wystąpić z wnioskiem do jednostki organizacyjnej ZUS, której inspektor jest pracownikiem, o jego wyłączenie. O wyłączeniu może także zadecydować przełożony inspektora kontroli. W razie zaistnienia okoliczności uzasadniających wyłączenie inspektora wyłączenie jest obligatoryjne. Wyłączony inspektor kontroli może podejmować jedynie czynności niecierpiące zwłoki. W miejsce wyłączonego inspektora powinien zostać wyznaczony nowy inspektor. Zmiana ta powoduje konieczność wystawienia nowego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, jednakże nie może ona mieć wpływu na wydłużenie czasu kontroli.
Inspektor kontroli zobowiązany jest zachować w tajemnicy, także po ustaniu zatrudnienia, wszelkie informacje, które uzyskał w związku z wykonywaniem obowiązków.
Co może kontrolować inspektor
Zgodnie z art. 86 ust. 2 ustawy o s.u.s. kontrola może obejmować w szczególności:
Określony w art. 86 ust. 2 ustawy o s.u.s. zakres kontroli jest katalogiem otwartym. Świadczy o tym choćby zwrot: kontrola może obejmować w szczególności. Oznacza to, że zakres kontroli może objąć wykonywanie wszelkich obowiązków związanych z ubezpieczeniami społecznymi. Przedmiotem kontroli mogą być także inne zdarzenia, co do których np. istnieje podejrzenie, że podejmowane są w celu obejścia przepisów prawa - wyrok Sądu Najwyższego z 23 lutego 2005 r. (II UKN 200/04, OSNP 2005/18/292), który stwierdził w uzasadnieniu m.in.: „W przypadku, gdy złożone przy zgłaszaniu do ubezpieczenia dokumenty nie budzą zastrzeżeń pod względem formalnym, osoba zgłoszona jest wpisana do rejestru ubezpieczonych. Ponieważ na podstawie samego zgłoszenia nie można stwierdzić, czy osoba zgłoszona do ubezpieczenia posiada tytuł do objęcia ubezpieczeniem, ustawa daje Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych prawo do kontroli płatników składek. Zgodnie z art. 86 ust. 2 kontrola obejmuje między innymi zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych. Właśnie w wyniku takiej kontroli okazało się, że wnioskodawczyni nie należała do kręgu osób obejmowanych ubezpieczeniem społecznym, gdyż nie pozostawała w zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę u zgłaszającego ją płatnika. Dla stwierdzenia istnienia tytułu ubezpieczenia społecznego pracownika, jakim jest pozostawanie w stosunku pracy (art. 8 ust. 1), Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest uprawniony do badania zarówno faktu zawarcia umowy o pracę, jak i jej ważności. W przypadku bezwzględnej nieważności umowy na podstawie art. 58 par. 1 k.c., która to kwestia podniesiona jest w kasacji, nie ulega żadnej wątpliwości, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie może przyjąć za tytuł ubezpieczenia czynności prawnej sprzecznej z prawem, w tym także zabronionej przez prawo. W tym zakresie kompetencje Zakładu Ubezpieczeń Społecznych są oczywiste.”
W podobnym duchu wypowiedział się Sąd Najwyższy w uchwale z 27 kwietnia 2005 r. (II UZP 2/05, OSNP 2005/21/338), stwierdzając w uzasadnieniu: „Pozostaje jeszcze pytanie, czy kontrola wynagrodzenia za pracę w aspekcie świadczeń z ubezpieczenia społecznego - zarówno w zakresie zgodności z prawem, jak i zasadami współżycia społecznego - może być prowadzona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Odpowiedź na to pytanie musi być pozytywna nie tylko ze względu na argumenty już wyżej przedstawione, ale także z powodów czysto normatywnych. Gdyby bowiem nawet uznać, że powołany w decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych inicjującej niniejsze postępowanie przepis art. 83 ust. 1 pkt 3 ustawy o s.u.s. uprawnia organ wykonujący zadania z zakresu ubezpieczeń społecznych jedynie do wydawania decyzji w zakresie prawidłowości obliczenia (wymierzenia) przez płatnika składki na ubezpieczenie społeczne, a nie w kwestii prawidłowego ustalenia wysokości wynagrodzenia będącego podstawą składki, to podstawy pozytywnej odpowiedzi na postawione pytanie dostarcza art. 86 ust. 2 tej ustawy, który upoważnia Zakład Ubezpieczeń Społecznych do kontroli wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń przez płatników składek. Kontrola ta obejmuje między innymi zgłoszenie do ubezpieczenia oraz prawidłowość i rzetelność obliczenia, potrącenia i płacenia składki. Oznacza to przyznanie Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych kompetencji do badania zarówno tytułu zawarcia umowy o pracę, jak i ważności jej poszczególnych postanowień i - w ramach obowiązującej go procedury - zakwestionowania tych postanowień umowy o pracę w zakresie wynagrodzenia, które pozostają w kolizji z prawem lub zasadami współżycia społecznego albo zmierzają do obejścia prawa. Należy przy tym podkreślić, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie jest ograniczony wyłącznie do zakwestionowania faktu wypłacenia wynagrodzenia w ogóle lub we wskazanej kwocie ani tylko prawidłowości wyliczenia, lecz może ustalać stosunek ubezpieczenia społecznego na ściśle określonych warunkach, będąc niezwiązanym nieważną czynnością prawną (w całości lub w części).”
Pewne wątpliwości powstają w odniesieniu do składek na ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Zawarte bowiem w art. 32 ustawy o s.u.s odesłanie do odpowiedniego stosowania przepisów dotyczących składek na ubezpieczenia społeczne do składek na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i ubezpieczenie zdrowotne nie obejmuje swoim zakresem kontroli. Co prawda należności z tytułu wymienionych składek ujmowane są w przekazywanych do ZUS deklaracjach rozliczeniowych, jednakże wydaje się to wątpliwą przesłanką rozciągnięcia przepisów o kontroli na te należności. Praktyka jednak zdaje się nie zauważać tej luki - kontrole przeprowadzane przez inspektorów ZUS obejmują także zakres związany z naliczaniem i odprowadzaniem pozostałych składek pobieranych przez Zakład.
Z drugiej strony należy zauważyć, że art. 86 ust. 2 pkt 2 ustawy o s.u.s. stanowi, iż kontrola może obejmować prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest Zakład. Nie rozwiewa to jednak poważnych wątpliwości co do kompetencji Zakładu w tym zakresie, a wynikających z brzmienia art. 32 i art. 86 ust. 1 ustawy o s.u.s. Kolejnego argumentu dostarcza cytowane wyżej rozporządzenie, które w par. 1 nie reguluje zagadnień kontroli składek innych niż na ubezpieczenia społeczne.
Powyższe wskazuje, że w zakresie kontroli składek innych niż na ubezpieczenia społeczne, a pobieranych przez Zakład występuje luka prawna i powinna ona być uzupełniona poprzez nowelizację art. 32 ustawy. W inny sposób trudno ją wypełnić, bowiem Zakład Ubezpieczeń Społecznych (państwowa jednostka organizacyjna), któremu w zakresie prowadzonej działalności przysługują środki prawne właściwe organom administracji państwowej, może działać tylko i wyłącznie w zakresie i na podstawie konkretnych przepisów prawa. Z drugiej zaś strony - wszelkie obowiązki płatników muszą wyraźnie wynikać z przepisów i nie mogą być efektem stosowania wykładni rozszerzającej.
Jak często można prowadzić kontrolę
Zgodnie z par. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. Zakład przeprowadza kontrole płatników składek zobowiązanych do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, z wyłączeniem płatników składek zobowiązanych do opłacania składek wyłącznie na własne ubezpieczenie, z częstotliwością umożliwiającą dochodzenie należności z tytułu składek i wypłaconych świadczeń. W uzasadnionych przypadkach kontrole tych płatników składek mogą być przeprowadzone w krótszych odstępach czasu. Natomiast kontrole płatników składek zobowiązanych do opłacania składek na własne ubezpieczenie przeprowadza się w uzasadnionych przypadkach. Ma to zasadniczo miejsce w razie stwierdzenia błędów w przekazywanej do ZUS dokumentacji ubezpieczeniowej lub nieterminowego opłacania składek.
Jakie uprawnienia ma inspektor
Zgodnie z art. 87 ustawy o s.u.s. w trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli Zakładu ma prawo:
badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli - przy czym warunkiem uzyskania dostępu do tych danych jest to, aby pozostawały one w związku z zakresem kontroli. Oznacza to, że inspektorowi kontroli nie przysługuje uprawnienie do przeglądania całości ksiąg i dokumentów finansowo-księgowych czy osobowych, lecz jedynie tych, które pozostają w związku z zakresem kontroli. Inspektorowi nie przysługuje prawo wglądu w takie dane, jak np. kontrakty handlowe,
dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek - w odniesieniu do płatników składek zalegających z zapłatą inspektor kontroli ma prawo dokonywać oględzin i spisu składników majątkowych. Uprawnienie to może być realizowane jedynie w odniesieniu do płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek, o których mowa w art. 24 ust. 2 ustawy. Warto zaznaczyć, że w art. 25 ust. 5 przyznane zostało Zakładowi uprawnienie do żądania wyjawienia przez płatnika składników majątkowych. Jest ono jednak ograniczone do tych składników, które mogą być przedmiotem hipoteki lub zastawu. Natomiast przewidziane w art. 87 ust. 1 pkt 1a uprawnienie jest nieco szersze i generalnie ma służyć nie tylko pozyskaniu informacji o składnikach majątkowych, które mogą być przedmiotem zabezpieczenia rzeczowego, ale także służyć ma określeniu sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika, co ma istotne znaczenie przy ubieganiu się o umorzenie zaległych składek,
zabezpieczać zebrane dowody - zgodnie z par. 7 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek zabezpieczenia zebranych dowodów inspektor kontroli Zakładu dokonuje poprzez:
- przechowanie u płatnika składek w oddzielnym, zamkniętym i opieczętowanym pomieszczeniu,
- opieczętowanie i oddanie na przechowanie płatnikowi składek lub jego pracownikowi za potwierdzeniem odbioru,
- zabranie do jednostki organizacyjnej Zakładu za potwierdzeniem odbioru.
O wykorzystaniu zabezpieczonej dokumentacji decyduje inspektor kontroli. Płatnik może jednak zwrócić się z pisemnym wnioskiem przed zwolnieniem zabezpieczonych dowodów o udostępnienie zabezpieczonych dokumentów. Na tej podstawie w obecności inspektora kontroli następuje udostępnienie dokumentacji płatnikowi. Obowiązkiem Zakładu jest zapewnić warunki umożliwiające płatnikowi korzystanie z zabezpieczonej dokumentacji (art. 90 ust. 6),
żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego - na żądanie inspektora kontroli płatnik i ubezpieczony zobowiązani są składać wyjaśnienia oraz udzielać inspektorowi niezbędnych informacji,
legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,
Jesteśmy spółką z o.o. Na podstawie umowy powierzyliśmy innej spółce dokonanie archiwizacji naszych dokumentów, które znajdują się u nas w firmie. Czy inspektor kontroli może żądać przedstawienia tej umowy?
W tym przypadku umowy handlowe nie są objęte zakresem kontroli, a tym samym inspektor kontroli nie może ich badać. Inaczej sytuacja wyglądałaby, gdyby umowa została zawarta z osobą fizyczną. Wówczas umowa taka mogłaby być przedmiotem kontroli zwłaszcza pod kątem ustalenia, czy nie rodzi ona skutków ubezpieczeniowych dla osoby ją wykonującej, czyli czy nie mamy do czynienia np. z dokonaniem czynności prawnej mającej na celu obejście przepisów prawa o podleganiu ubezpieczeniom.
Jakie obowiązki ma płatnik
Określonym w art. 87 ustawy uprawnieniom inspektora kontroli towarzyszą odpowiednie obowiązki płatnika składek. Obowiązki te płatnik powinien realizować bezpłatnie. Oznacza to, że wszelkie koszty związane z realizacją obowiązków określonych w art. 88 ust. 1 pokrywane są przez płatnika składek.
udostępniać wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów - płatnik zobowiązany jest udostępnić inspektorowi kontroli wszelkie księgi, dokumenty i inne dane związane z zakresem kontroli. Jeżeli płatnik powierzył prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi innemu podmiotowi, powinien on wówczas przedłożyć te dokumenty inspektorowi. Możliwe jest także ustalenie, że kontrola tych dokumentów przeprowadzona zostanie w miejscu przechowywania tej dokumentacji. W tym zakresie ustawa nie zawiera żadnych wskazówek oraz ograniczeń. Należy przyjąć, że przeprowadzenie kontroli tej dokumentacji może się odbyć w miejscu jej przechowywania, jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami i nie pociąga za sobą dodatkowych kosztów, jak i nie spowoduje wydłużenia postępowania kontrolnego. Można zatem stwierdzić, że jeżeli ekonomika postępowania kontrolnego nie stoi temu na przeszkodzie, to dokumentacja może być przedmiotem kontroli w miejscu jej przechowywania. Jeżeli, kierując się ekonomiką postępowania, nie jest zasadne przeprowadzenie kontroli dokumentacji w miejscu jej przechowywania, wówczas inspektor kontroli może wyznaczyć kontrolowanemu płatnikowi odpowiedni termin na jej przedłożenie. Zakres dokumentacji, jaką płatnik obowiązany jest przedstawić do kontroli, jest ściśle skorelowany z zakresem dokumentacji, jakiej może żądać od płatnika inspektor kontroli (art. 87 ust. 2 pkt 1 ustawy),
udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalegają z opłatą należności z tytułu składek,
sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli Zakładu,
zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik - płatnik zobowiązany jest zapewnić kontrolującemu warunki niezbędne dla przeprowadzenia kontroli. Udostępnienie środków technicznych i łączności musi być uzasadnione zakresem i celem postępowania kontrolnego. Istotne jest przy tym, że jeżeli płatnik nie dysponuje odpowiednimi środkami technicznymi, kontrola może być przeprowadzona w jednostce organizacyjnej ZUS, gdzie płatnik stawi się z niezbędnymi dokumentami,
udzielać wyjaśnień kontrolującemu,
przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek - inspektor może zażądać od płatnika sporządzenia kopii dokumentacji. Jeżeli dokumentacja finansowo-księgowa prowadzona jest w innym języku, wówczas płatnik zobowiązany jest przedstawić jej tłumaczenie na język polski. Ustawa nie wymaga, aby tłumaczenie dokonywane było przez tłumacza przysięgłego.
Jak rozpoczyna się kontrola
Inspektor kontroli Zakładu wszczyna kontrolę u płatnika składek po okazaniu legitymacji służbowej i po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Upoważnienie powinno zawierać co najmniej:
imię i nazwisko inspektora kontroli Zakładu oraz numer jego legitymacji służbowej,
wskazanie daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu zakończenia kontroli,
Należy zwrócić uwagę, że treść upoważnienia regulowana jest obecnie w art. 89 ust. 1a ustawy o s.u.s., jak i w rozporządzeniu wykonawczym (w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek). Pomiędzy przepisami ustawy oraz rozporządzenia istnieje wyraźna rozbieżność wynikająca z niedostosowania regulacji zawartych w rozporządzeniu do brzmienia art. 89 ustalonego ustawą z 2 lipca 2004 r. Przepisy wprowadzające ustawę o swobodzie działalności gospodarczej. Nie ulega wątpliwości, że w przypadku kolizji przepisów ustawy i rozporządzenia należy przyznać prymat aktowi prawnemu wyższej rangi, tj. w tym przypadku - ustawie. O ile zgodnie z przepisami ustawy o s.u.s. kontrola przeprowadzana jest po okazaniu legitymacji służbowej oraz upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, o tyle w rozporządzeniu zawarte są regulacje dotyczące zawiadomienia o przeprowadzeniu kontroli, które w wyniku wspomnianej nowelizacji ustawy utraciło rację bytu. Jest to o tyle istotne, że zgodnie z par. 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek w czynnościach kontrolnych może uczestniczyć pracownik Zakładu, który nie przystąpił jeszcze do egzaminu na inspektora kontroli. Zgodnie z par. 5 cytowanego rozporządzenia był on wymieniany w zawiadomieniu o wszczęciu postępowania kontrolnego. Ponieważ obecnie postępowanie kontrolne wszczynane jest na podstawie upoważnienia i nie stosuje się zawiadomienia o wszczęciu postępowania kontrolnego, a przepis art. 89 ust. 3 nie przewiduje ujawniania w treści upoważnienia innych osób niż inspektor kontroli. Powstaje zatem pytanie o dopuszczalność udziału tych osób w czynnościach kontrolnych.
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli może być doręczone płatnikowi przez inspektora kontroli tuż przed przystąpieniem do czynności kontrolnych. Data doręczenia upoważnienia jest bardzo istotna, bowiem z tym dniem następuje wszczęcie postępowania kontrolnego. Powyższej czynności inspektor powinien dokonać bez wezwania płatnika. Należy zwrócić uwagę na uregulowania zawarte w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej. Ustawa ta wprowadza pewne obostrzenia w zakresie kontroli prowadzonej u płatnika posiadającego status przedsiębiorcy. I tak - w przypadku zmiany osoby przeprowadzającej kontrolę, wymagana jest zmiana upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Nie może ona jednak powodować wydłużenia pierwotnie wyznaczonego czasu kontroli. Czas przeprowadzania kontroli może być wydłużony poza określony w upoważnieniu, jednakże wymaga to uzasadnienia na piśmie. Uzasadnienie doręcza się przedsiębiorcy i wpisuje do książki kontroli przed podjęciem dalszych czynności kontrolnych.
Nie ulega jednak wątpliwości, że zasada, iż w przypadku zmiany osoby przeprowadzającej kontrolę wymagana jest zmiana upoważnienia, będzie miała niewątpliwie zastosowanie także w przypadku przeprowadzania kontroli u płatników niebędących przedsiębiorcami (art. 79 ust. 3 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej).
Zgodnie z art. 81 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej przedsiębiorca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli, a także udostępniać je na żądanie organu kontroli. W książce kontroli płatnik odnotowuje wpisy obejmujące:
Poza wyjątkami - określonymi w art. 82 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej - nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. W przypadku, gdy u płatnika prowadzona jest kontrola przez inny organ, wówczas inspektor kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych powinien odstąpić od podjęcia czynności kontrolnych oraz ustalić z przedsiębiorcą inny termin przeprowadzenia kontroli.
Prowadzenie książki kontroli przez przedsiębiorcę ma bardzo istotne znaczenie, bowiem wiąże się z pewnym uprawnieniem przedsiębiorcy. Polega ono na tym, że czas trwania wszystkich kontroli w ciągu roku kalendarzowego u przedsiębiorcy będącego mikroprzedsiębiorcą, małym przedsiębiorcą (art. 105 u.s.d.g.) lub średnim przedsiębiorcą (art. 106 u.s.d.g.) - nie może przekraczać 4 tygodni, a u pozostałych przedsiębiorców - 8 tygodni.
Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy wyniki przeprowadzonej u płatnika kontroli wykazały rażące naruszenie przepisów prawa - wówczas można przeprowadzić powtórną kontrolę w tym samym zakresie przedmiotowym w danym roku kalendarzowym, a czasu jej trwania nie wlicza się do czasu, w jakim u płatnika mogą być przeprowadzane w ciągu roku kontrole.
Ustalenia kontroli opisuje się w protokole kontroli, który powinien zawierać:
oznaczenie terytorialnej jednostki organizacyjnej Zakładu,
oznaczenie inspektorów kontroli Zakładu wykonujących kontrolę,
określenie zakresu kontroli,
czas trwania kontroli z określeniem daty wszczęcia i zakończenia kontroli oraz z wymienieniem dni przerwy w kontroli,
opis dokonanych ustaleń z podaniem podstaw prawnych,
pieczęć i podpis inspektora kontroli Zakładu,
W razie nieobecności płatnika składek inspektor kontroli może przystąpić do czynności kontrolnych, jeżeli płatnik jest reprezentowany przez osobę upoważnioną do reprezentowania lub prowadzenia spraw płatnika. Wówczas zarówno legitymacja służbowa jak i upoważnienie do przeprowadzenia kontroli powinny być okazane tej osobie. Z czynności kontrolnych przeprowadzonych w obecności osoby reprezentującej płatnika składek inspektor kontroli winien niezwłocznie sporządzić protokół, który doręcza się płatnikowi składek.
Płatnikowi lub osobie reprezentującej płatnika przysługuje uprawnienie do uczestniczenia we wszystkich czynnościach kontrolnych podejmowanych przez inspektora kontroli. W przypadku przeprowadzania dowodu z zeznań świadków lub dowodu z oględzin inspektor kontroli powinien zawiadomić płatnika o terminie i miejscu przeprowadzenia tego dowodu - w terminie i w sposób umożliwiający płatnikowi udział w tych czynnościach. Ustawa nie wprowadza obowiązku zawiadamiania pełnomocnika o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu. Należy jednak przyjąć, że jeżeli kontrola prowadzona jest pod nieobecność płatnika, który jest reprezentowany przez uprawnioną osobę, wówczas należy do niej kierować zawiadomienie, zaś do płatnika powinien być skierowany niezwłocznie protokół z przeprowadzonych czynności (art. 89 ust. 3). Zasada ta doznaje ograniczenia w przypadku konieczności natychmiastowego podjęcia czynności. Wówczas fakt nieobecności płatnika powinien być odnotowany w protokole. Ustawa nie wprowadza tego obowiązku, lecz należy przyjąć, że w protokole winny być wskazane okoliczności uzasadniające podjęcie czynności, o których nie został zawiadomiony płatnik.
Inspektor kontroli prowadzi czynności kontrolne co do zasady w siedzibie płatnika lub miejscu prowadzenia działalności. Ponadto czynności te mogą być wykonywane w miejscu prowadzenia działalności przez podmioty, którym płatnik powierzył wykonywanie niektórych czynności na podstawie umów. Chodzi tu przede wszystkim o te podmioty, którym płatnik powierzył prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniami, czyli tzw. obsługę kadrowo-płacową. Jeżeli płatnik nie jest w stanie zapewnić warunków niezbędnych do przeprowadzenia kontroli lub gdy wymaga tego charakter czynności, wówczas mogą być one prowadzone poza siedzibą płatnika składek czy też miejscem prowadzenia działalności. W tej sytuacji jednak płatnik zobowiązany jest wydać inspektorowi kontroli dokumenty związane z zakresem kontroli.
Inspektor kontroli - w ramach wykonywania czynności kontrolnych - na podstawie posiadanego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli może się poruszać po siedzibie płatnika oraz miejscach prowadzenia działalności bez konieczności uzyskiwania odrębnych przepustek, a także nie podlega innym regulacjom przewidzianym w regulaminach wewnętrznych obowiązujących u płatnika składek, m.in. w zakresie rewizji osobistej.
Powyższe uprawnienia nie zwalniają inspektora z obowiązku przestrzegania przepisów regulujących zasady bezpieczeństwa i higieny pracy. Ponadto należy zauważyć, że inspektor może podlegać ograniczeniom, które wynikają z innych przepisów regulujących zasady prowadzenia działalności przez danego płatnika.
Protokół kontroli sporządzany jest w dwóch egzemplarzach. Jeden pozostaje w aktach kontroli, drugi zaś przekazuje się płatnikowi składek lub osobie upoważnionej do jego reprezentowania. W terminie 14 dni od daty otrzymania protokołu płatnik może wnieść na piśmie zastrzeżenia co do ustaleń w nim zawartych. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnik informowany jest na piśmie. Ustawa nie wskazuje terminu, w jakim inspektor zobowiązany jest rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia. Z uwagi jednak na treść art. 123 ustawy o s.u.s. (odsyłającego do odpowiedniego stosowania przepisów k.p.a.) należy przyjąć, że zastrzeżenia powinny być rozpatrzone bez zbędnej zwłoki, czyli co do zasady w ciągu 14 dni (art. 35 par. 1 k.p.a.). Jeżeli jednak do rozpatrzenia zastrzeżeń konieczne jest podjęcie dodatkowych czynności, wówczas rozpatrzenie sprawy powinno nastąpić w terminie nie dłuższym niż miesiąc, chyba że sprawa należy do szczególnie skomplikowanych - wówczas powinna być załatwiona nie później niż w ciągu dwóch miesięcy. Rozpatrzenie zastrzeżeń przez inspektora kontroli zamyka ten etap postępowania.
Ustalenia pokontrolne zawarte w protokole stanowią podstawę do wydania decyzji administracyjnej. Jeżeli płatnik nie zgadza się z dokonanymi w protokole ustaleniami, na podstawie których wydana została decyzja, wówczas może zaskarżyć decyzję do sądu na zasadach określonych w art. 83 ustawy o s.u.s.
Przepisy dotyczące kontroli płatników składek stosuje się odpowiednio do osób trzecich odpowiadających za zaległe zobowiązania płatnika składek. Kontroli podlegają jedynie osoby trzecie ponoszące odpowiedzialność za zaległe zobowiązania z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne. Nie podlegają kontroli płatnicy składek odpowiadający za zadłużenie z tytułu innych składek niż składki na ubezpieczenia społeczne. Stanowiłoby to o rozszerzeniu zakresu kontroli w stosunku do zakresu, jakiemu podlega sam płatnik.
Należy podkreślić, że osoby trzecie nie ponoszą odpowiedzialności za zaległe zobowiązania z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne, składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Podobnie jak przy kontroli, tak i przy odpowiedzialności osób trzecich, brak jest odpowiedniego odesłania w art. 32 ustawy o s.u.s.
Obok osób trzecich kontrola może być kierowana do podmiotów zobowiązanych do zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, o ile nie podlegają one potrąceniu ze świadczeń wypłacanych na bieżąco przez Zakład.
Organy administracji podatkowej - urzędy i izby skarbowe, zobowiązane są informować Zakład o stwierdzonych przypadkach naruszenia przepisów o ubezpieczeniach społecznych. Zasadniczo organy te uzyskują wiadomość o naruszeniach w wyniku przeprowadzanych kontroli skarbowych u płatników składek. Jednakże przepis ten nie ogranicza obowiązku informowania przez te organy Zakładu do uchybień stwierdzonych w trakcie kontroli, ale dotyczy wszystkich przypadków, w których organy te powzięły informacje o naruszeniach przepisów ubezpieczeniowych.
Nieco odmiennie określono obowiązki organów kontroli, rewizji i inspekcji (przeprowadzających kontrole płatników składek) działających zarówno w sferze administracji rządowej, jak i samorządu terytorialnego. Organy te obowiązane są jedynie do udostępniania Zakładowi - na jego wniosek - wyników przeprowadzonych kontroli. Przy czym warto zwrócić uwagę, że przepis art. 96 ust. 2 nie ogranicza uprawnienia Zakładu do żądania wyników kontroli jedynie w zakresie ubezpieczeń społecznych. Z powyższego przepisu wynika, że organy te obowiązane są do udostępniania Zakładowi pełnych wyników kontroli.
■ Art. 24, 25, 32, 83, 86-90, 123 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 z późn.zm.).
■ Rozporządzenie rady ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz.U. nr 164, poz. 1165).
■ Art. 79, 82, 105, 106 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2004 r. nr 173, poz. 1807 z późn. zm.).
■ Ustawa z 2 lipca 2004 r. Przepisy wprowadzające ustawę o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. nr 173, poz. 1808).