Source: http://jpm-copro.com/Recommandation%2006.htm
Timestamp: 2018-10-16 16:35:57+00:00
Document Index: 58073148

Matched Legal Cases: ["l'article 14", 'art. 1', "l'article 18", "l'article 11", 'art. 35', 'art. 35']

Recommandation n° 6 (mise à jour 2006)
relative aux comptes du syndicat des copropriétaires soumis aux dispositions-comptables du décret et de l'arrêté du 14 mars 2005.
Considérant que le compte 662 «Autres charges financières et agios » n'apparaît pas dans l'annexe
2 (compte de gestion général) ;
Sur l’application des règles de la comptabilité d’engagement :
La Commission se borne à recommander de constater les produits financiers à la date de leur exigibilité conformément aux dispositions des articles 3 et 4 du décret du 14 mars 2005 et sous réserve d'une décision éventuelle et préalable de l'assemblée générale sur leur affectation et leur répartition.
Cette recommandation est limitée aux écritures devant figurer au crédit du compte 716
La Commission vise les articles 3 et 4 du décret du 14 mars 2005.
L’article 3, relatif aux opérations courantes, concerne :
· Les produits constatés pour les opérations courantes. Le mécanisme comptable (débit des comptes 450 par le crédit du compte 701) implique l’engagement à la date de l’exigibilité des provisions appelées. Il en est fait mention dans le plan comptable.
· Les produits divers affectés aux opérations courantes suivant affectation décidée ou approuvée par l’assemblée générale des copropriétaires.
L’article 4, relatif aux travaux et opérations exceptionnelles, concerne :
· Les sommes reçues ou à recevoir de chacun des copropriétaires en vertu de l’obligation leur incombant, résultant de l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, les emprunts contractés par le syndicat pour couvrir les dépenses pour travaux, les subventions notifiées, les indemnités d’assurance et les loyers des parties communes, ainsi que les produits divers issus des placements décidés par le syndicat et les intérêts des sommes dues au syndicat suivant affectation décidée par l’assemblée générale des copropriétaires.
La doctrine comptable considère les produits financiers (enregistrés en 716) comme des prestations continues [1] . Il n’y a donc pas lieu à engagement. S’agissant de la rémunération des placements, voire de la trésorerie courante, la date d’exigibilité est aussi celle du paiement effectif après liquidation. Quand la date de clôture de l’exercice du syndicat est incluse dans une période, le syndic doit toutefois constater une somme à recevoir, prorata temporis, à ce titre. M. Picault suggère d’enregistrer l’écriture par le débit des comptes 501 ou 512 et le crédit du compte 716. Il faut veiller à ce qu’elle apparaisse distinctement dans les annexes de fin d’exercice.
Le plan comptable ne confère pas aux intérêts dus par les copropriétaires débiteurs (enregistrés en 714) la qualité de produits financiers. Les règles d’imputation des paiements du Code civil ne laissent aucune place à l’engagement. Lors des paiements d’acomptes, les intérêts échus sont décomptés par priorité sur le nouvel acompte et passés au crédit du 714 puisqu’ils ont été effectivement encaissés. La différence seule est portée au crédit du principal de la dette.
Hormis ce cas particulier, et avant apurement définitif de la dette, les intérêts sont liquidés provisoirement à l’occasion de modifications diverses des facteurs (modification de l’assiette, changement de taux) mais aussi, et impérativement, à la clôture de l’exercice. Les résultats de ces liquidations intermédiaires peuvent être passés au débit des comptes 450 des copropriétaires débiteurs et au crédit du 714.
Rappelons que l’article L 14-3 prescrit l’application des règles de la comptabilité d’engagement « aux charges et produits du syndicat, dès leur engagement juridique », d’une manière générale.
Sur l'approbation des comptes et la répartition du solde des charges et des produits de l'exercice
La Commission valide, en tant que de besoin, la solution consistant à adresser aux copropriétaires « un document préparatoire et provisoire qui doit nécessairement faire apparaître la quote-part de chacun des copropriétaires après la répartition des charges et des produits de l'exercice ».
Elle rappelle « que seule l'approbation des comptes par l'assemblée générale donne force à la répartition des charges et à l'inscription des éventuels excédents ou insuffisances de charges au débit ou au crédit du compte individuel de chaque copropriétaire ».
On est satisfait de lire que cette approbation donne force à la répartition des charges. Mais force est de rappeler que telle n’est pas la position de la jurisprudence qui dénie au contraire à l’approbation des comptes tout effet sur les modalités de répartition et permet à un copropriétaire ayant approuvé « les comptes » de contester ensuite la répartition pour ce qui le concerne
Par ailleurs la Commission s’en tient à l'inscription des éventuels excédents ou insuffisances de charges au débit ou au crédit du compte individuel de chaque copropriétaire. Il est vrai que les textes n’imposent aux syndics que l’indication des soldes (excédents ou insuffisances) dans chaque catégorie de charges.
Rien ne leur prescrit de fournir aux copropriétaires le relevé détaillé des charges et produits pour justifier ces soldes ! C’est une atteinte sérieuse aux exigences les plus élémentaires de l’information préalable. Les inconvénients seront nombreux : multiplication des contrôles individuels, difficulté d’établissement et de contrôle des décomptes de charges locatives récupérables, disparition de la ratification tacite des excès de pouvoir du syndic, etc.
On peut donc conseiller aux syndics de suppléer au silence des textes.
Sur les créances douteuses ou irrécouvrables ;
La Commission parle du compte 459 mais traite essentiellement du compte 49 !
L’article 4 du décret du 14 mars 2005 indique que « le compte 459 (copropriétaires créances douteuses) est débité par le crédit du compte 450 concerné au moment où la créance est considérée comme douteuse par le syndic.
Or la recommandation de la Commission indique : « dès lors que le compte 459 est ouvert au nom d'un copropriétaire lorsque la créance est décidée douteuse par l'assemblée générale ». Peut-être s’agit-il d’une simple ambiguïté de rédaction ?
Réserve faite de cette contradiction apparente, elle suggère qu’après ouverture d’un compte 459 pour un copropriétaire « toutes les écritures relatives à ce copropriétaire soient enregistrées dans ce compte et non plus dans le compte 450 qui ne sera ouvert de nouveau que lorsque la situation sera régularisée. »
Cette préconisation semble logique mais il n’est pas certain qu’elle puisse être mise à exécution telle que formulée. Rien ne dit que les logiciels le permettront, surtout si le syndicat a imposé la ventilation des comptes 450 en quatre sous-comptes. La préconisation exigerait de plus que les paiements effectués par le débiteur soient également enregistrés en 459. La sagesse semble donc de maintenir tous les mouvements en 450 et de laisser le syndic suivre attentivement le dossier pour effectuer les régularisations nécessaires.
Si une compte 450 apparaît débiteur de 6 000 €, le syndic pourra passer tout ou partie de ce montant en 459. S’il passe la totalité, et si le débiteur paie un acompte de 2 000 € enregistré au crédit du 450, le syndic virera 2 000 € par le crédit du 459 au débit du 450. Le montant de la créance douteuse sera réduit d’autant.
Quant à la procédure de saisie immobilière, elle est liée à la dépréciation sur créances douteuses.
L’article 4 du décret du 14 mars 2005 indique que « les dépréciations sur créances douteuses à l’encontre des copropriétaires sont à constater après avoir mis en œuvre les diligences nécessaires au recouvrement, au moment de la décision de l’assemblée générale de procéder à la saisie immobilière. ». L’ordre des opérations est donc le suivant :
· Engagement d’une procédure de recouvrement contre le débiteur
· Décision de procéder à la saisie immobilière (avec fixation de la mise à prix)
· Constatation de la dépréciation de la créance (par le crédit du 49 et le débit du 68)
La procédure de saisie immobilière a été récemment modifiée. Elle permet plus facilement qu’auparavant la réalisation d’une vente amiable du bien saisi. Cette réforme aura peut-être une incidence sur les modalités de détermination de la mise à prix.
A l’occasion de l’assemblée saisie de ces questions, le syndic doit faire rapport des mesures conservatoires prises dans l’intérêt du syndicat depuis l’apparition d’un solde débiteur significatif et des chances de recouvrement de la créance compte tenu de la mise en œuvre potentielle du privilège spécial et des inscriptions prises au nom du syndicat, d’une part, des autres inscriptions et privilèges figurant sur la fiche hypothécaire, d’autre part.
La Commission préconise deux votes distincts : l’un sur le principe de la saisie immobilière, l’autre sur le montant de la mise à prix. Cette solution paraît inopportune. Un ou plusieurs copropriétaires peuvent être favorables au principe de la saisie immobilière mais contester la mise à prix.
Sur les comptes de la classe 12 (solde en attente de travaux et opérations exceptionnelles)
Sur ce point la recommandation ne peut être qu’approuvée dès lors que les textes comportent une erreur certaine d’ordre mathématique !
Une observation toutefois à propos d’un ou plusieurs appels effectués en l’année N au titre d’une tranche d’un plan pluriannuel de travaux dont l’exécution est prévue en N+1. Il semblerait logique de laisser ces appels en 102. Cette question mérite toutefois une étude plus approfondie.
Sur les travaux de l'article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 :
Il s’agit ici de l’enregistrement comptable des retenues de garantie en fin de chantier.
Une précaution importante est d’enregistrer la mémoire définitif de l’entrepreneur en distinguant :
· Le solde immédiatement dû
· La retenue de garantie
Le total du mémoire définitif est passé au débit du compte de charges travaux.
Le montant immédiatement dû est payé à l’entrepreneur (débit du compte fournisseur et crédit de la banque)
En l’état, le compte de l’entrepreneur demeure créditeur à concurrence de la retenue de garantie.
Le maître d’ouvrage ne peut s’opposer à la substitution d’une caution bancaire à la retenue de garantie, mais aussi qu’à défaut la retenue de garantie doit être consignée par le maître d’ouvrage (Loi n° 71-584 du 16 juillet 1971 art. 1er applicable aux conventions de sous traitance).
Dans ce dernier cas, il est nécessaire d’ouvrir un compte de trésorerie dédié pour la consignation.
Le compte dédié est débité du montant de la retenue de garantie par le crédit de la banque ordinaire.
Le compte fournisseur est débité de la même somme par le crédit d’un compte 462 créditeurs divers.
A l’expiration du délai de garantie, la retenue de garantie est versée à l’entrepreneur (crédit du compte dédié et débit du compte 462.
A noter toutefois que le virement entre le compte de banque ordinaire et le compte dédié devrait être effectué par le truchement d’un compte 58 de virements internes. Ce compte n’existe pas dans le plan comptable alors qu’il serait bien utile.
Un artifice est alors d’adopter la solution suivante :
Le compte dédié est débité du montant de la retenue de garantie par le crédit d’un compte 462
Le compte fournisseur est débité par le crédit de la banque ordinaire
Si l’entrepreneur fournit une caution bancaire, il convient d’enregistrer la caution dans un compte 461 débiteurs divers et la retenue de garantie dans un compte 462 créditeurs divers. A l’expiration du délai de garantie sans sinistre, les deux écritures sont contrepassées.
Sur l'affectation de l'avance travaux au financement de travaux décidés :
La recommandation doit être pleinement approuvée
Sur les honoraires du syndic sur travaux :
La Commission suggère de respecter les termes de l’article 7 en les portant dans le compte 6221.
Le but de la manœuvre est de les inclure dans la liste des honoraires perçus par le syndic.
Un ennui sérieux est que dans l’annexe 2 ils apparaissent alors dans les charges pour opérations courantes (partie haute) et non pas à leur place normale, qui est dans la partie basse. Celle ci ne pourra être équilibrée, puisque le financement de ces honoraires est inclus dans les appels de provisions pour travaux. Comme le compte 622 peut inclure d’autres honoraires, les copropriétaires ne pourront pas toujours constater l’identité des montants.
Le déséquilibre sera d’autant plus important que le coût de l’assurance dommage-ouvrage doit être passé en 616 (primes d’assurances) et les honoraires de l’architecte en 623 (tiers intervenants). Il est toutefois possible de passer les honoraires d’architecte en 673.
Sur le compte d'attente
On ne comprend pas bien la suggestion de la Commission.
Il ne peut y avoir de compte d’attente que pour des produits ou charges en attente d’imputation, soit à la diligence du syndic, soit par décision de l’assemblée.
Si des écritures doivent être reprises d’un exercice au suivant, le texte interdit de reprendre globalement le solde du compte d’attente mais prescrit de le reprendre ligne à ligne en le renseignant suffisamment pour que l’on puisse savoir à quelle affaire correspond telle ligne.
A l’occasion d’un contrôle individuel prévu par l’article L 18-1 les copropriétaires n’ont accès qu’aux « pièces justificatives des charges de copropriété ». Le contrôle d’un compte d’attente n’entre donc pas dans ce cadre.
Sur les sous-comptes des annexes
La Commission recommande de faire apparaître le compte 662 et ses sous-comptes dans l’annexe 2.
Elle recommande également de faire apparaître tous autres comptes et sous-comptes omis dans le modèle, - qu’elle déclare non exhaustif -, dès lors qu’ils contribuent à l’établissement du total des charges.
Sur la période transitoire :
La Commission, bienveillante à l’égard des syndics, leur recommande, à l’occasion du passage au nouveau régime comptable, de renseigner les rubriques ou colonnes qu’il est possible de renseigner sans avoir à reconstituer une comptabilité conforme aux règles comptables spécifiques prévues par le décret et l’arrêté du 14 mars 2005.
Recommandation n° 6 (Ancien texte)
relative à la présentation des comptes de copropriété
Considérant que l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 modifié par la loi no 85-1470 du 31 décembre 1985 dispose que le syndic est chargé « ... d'établir le budget prévisionnel du syndicat et de le soumettre au vote de l'assemblée générale et de tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l'égard du syndicat, ainsi que la situation de trésorerie du syndicat... ».
Considérant que l'article 11 du décret du 17 mars 1967 dispose notamment que:
1° lorsque l'assemblée est appelée à approuver les comptes, le compte des recettes et des dépenses de l'exercice écoulé, un état des dettes et des créances et la situation de la trésorerie, ainsi que, s'il existe un compte bancaire ou postal séparé, le montant du solde de ce compte;
2° le budget prévisionnel accompagné des documents prévus au 1° ci-dessus, lorsque l'assemblée est appelée à voter les crédits du prochain exercice... »
II paraît, en outre, nécessaire que les syndics utilisent pour l'appellation des catégories de charges une nomenclature minimale commune qui pourrait être la suivante :
- charges ascenseur;
- charges garage;
exercice du ... au …
I.SITUATION AU DÉBUT DE L'EXERCICE
c) quote-part sur travaux
III. DÉPENSES (DÉCAISSEMENT)
(voir états détaillés par catégories de charges)
SOLDE DE TRÉSORERIE EN FIN D'EXERCICE
Le cas échéant, s'il existe un COMPTE BANCAIRE OU POSTAL SÉPARE : SOLDE DE CE COMPTE à la date d'arrêté (ajouter ou déduire chèques émis non débités et remises de chèques non crédités Rapprochement bancaire)
Avance de trésorerie permanente (art. 35 alinéa 1)
Provisions spéciales (art. 35 al. 4)
- (Factures reçues et non payées)
- (factures non reçues provisionnées)
Copropriétaires (1)
(1) II est possible de mentionner les noms.
[1] Picault Copropriété : les nouvelles règles de comptabilité Ed. Maxima p. 106