Source: http://docplayer.cz/4644374-K-o-m-e-n-t-a-r-k-vyhlasce-c-191-2009-sb-o-podrobnostech-vykonu-spisove-sluzby.html
Timestamp: 2019-01-22 22:15:42+00:00
Document Index: 32645814

Matched Legal Cases: ['zákona č. 499', 'zákona č. 561', 'zákona č. 499', 'zákona č. 190', 'zákona č. 499', 'zákona č. 300', 'čl. 13', 'zákona č. 2', 'zákona č. 300', 'zákona č. 300', 'zákona č. 300', 'zákona č. 300', 'zákona č. 300', 'zákona č. 500']

K O M E N T Á Ř k vyhlášce č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. - PDF
Download "K O M E N T Á Ř k vyhlášce č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby."
1 K O M E N T Á Ř k vyhlášce č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. I. Úvodní ustanovení Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon ), zakládá v 3 odst. 1 a v 63 odst. 1 a 2 povinnost vést spisovou službu, uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií z těchto dokumentů. Povinnost vykonávat spisovou službu je vztažena na tzv. veřejnoprávní původce, stanovené podle 3 odst. 1 písm. a) až e) a i) až m) zákona, a dále jsou k nim přiřazeny kraje, hlavní město Praha, obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem a konečně městská část nebo městský obvod územně členěného statutárního města a městská část hlavního města Prahy, na něž byla statutem přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti obce se stavebním úřadem nebo matričním úřadem. Vyjmenovaní původci dokumentů se nazývají podle 63 odst. 1 zákona určenými původci. Veřejnoprávní původci uvedení v 3 odst. 1 písm. a) až e) a i) až m) vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby. Pokud neprováděli evidenci dokumentů nebo nevykonávali spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby, jsou povinni vést evidenci dokumentů v elektronické podobě nejpozději od 1. ledna 2010 a vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby nejpozději od 1. července Takto vykonávaná spisová služba nemusí do 30. června 2012 splňovat požadavky zákona, a tedy ani požadavky národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. Povinnost vykonávat spisovou službu v omezeném rozsahu podle ustanovení 63 odst. 2 zákona mají obce neuvedené v 63 odst. 1 zákona a veřejnoprávní původci uvedení v 3 odst. 1 písm. g) a h) zákona. Obcím s výjimkou hlavního města Prahy a veřejnoprávním původcům uvedeným v 3 odst. 1 písm. g) a h) zákona dává ustanovení 63 odst. 3 věta druhá téhož zákona na výběr, zda povedou spisovou službu v listinné podobě či v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby. Ustanovení 63 odst. 4 se na ně proto nepoužije. Pokud vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby, tyto systémy musí s účinností od 1. července 2012 splňovat požadavky zákona č. 499/2004 Sb. ve znění účinném od 1. července Školy a školská zařízení vykonávají spisovou službu povinně tehdy, jsou-li zapsány Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy do školského rejstříku, vedeného podle 141 zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů, a to bez ohledu na jejich zřizovatele (povinnost se proto týká mj. soukromých a církevních škol, jsou-li registrovány). Mateřské školy, výchovná a ubytovací zařízení a zařízení školního stravování vykonávají spisovou službu jen tehdy, jsou-li přímou součástí veřejnoprávního původce povinného vést spisovou službu [např. školy nebo školského zařízení podle 63 odst. 1 písm. j) zákona]. Zdravotní pojišťovny mají podle 63 odst. 1 písm. a) povinnost vykonávat spisovou službu. Zdravotnická zařízení vedou spisovou službu tehdy, jsou-li státními příspěvkovými organizacemi podle 3 odst. 1 písm. d) zákona, organizačními složkami územních samosprávných celků podle 3 odst. 1 písm. g) zákona, právnickými osobami zřízenými nebo založenými samosprávnými celky podle 1
2 3 odst. 1 písm. h) zákona, veřejnými výzkumnými institucemi podle 3 odst. 1 písm. l) zákona nebo právnickými osobami zřízenými zákonem podle 3 odst. 1 písm. m) zákona, přičemž zdravotnická zařízení podle písmen g) a h) vedou spisovou službu jen v rozsahu 63 odst. 2 zákona a podle 63 odst. 3 téhož zákona ji mohou vykonávat v listinné podobě. To je samozřejmě nezbavuje povinnosti vůči příslušným archivům vzhledem k povinnosti, dané jim vyhláškou č. 385/2006 Sb., o zdravotnické dokumentaci, ve znění pozdějších předpisů. Notáři nemají povinnost vést spisovou službu, podle 3 odst. 1 písm. n) zákona jsou však povinni vyřazovat dokumenty ve skartačním řízení. V souvislosti s výše uvedeným je nutné upozornit na 1 vyhlášky č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, kterým jsou samostatně určeni adresáti této vyhlášky, a to s přihlédnutím k tomu, aby výkon spisové služby byl prováděn za stejných podmínek a jednotným způsobem bez ohledu na to, zda je spisová služba vykonávaná v plném nebo přesně vymezeném rozsahu, i bez ohledu na to, zda původci jsou v souvislosti s výkonem spisové služby zákonem uloženy rozdílné související povinnosti, lhůty nebo umožněna možnost volby způsobu vedení spisové služby. 2
3 II. Komentář VYHLÁŠKA č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (s komentářem jednotlivých ustanovení) Ministerstvo vnitra stanoví podle 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb. (dále jen zákon ) k provedení 9 odst. 2, 13 odst. 5 a 70 odst. 1 zákona: 1 Předmět úpravy Tato vyhláška stanoví podrobnosti výkonu spisové služby, které se vztahují k původcům dokumentů, jimiž se pro účely vyhlášky rozumí určení původci 1), obce, které nejsou určenými původci, organizační složky územních samosprávných celků a právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky v rozsahu, v jakém vykonávají spisovou službu podle zákona (dále jen původce ). Související ustanovení: 2 až 19 vyhlášky Související předpis: 3 odst. 1 a 63 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů Ustanovením 1 této vyhlášky se definují adresáti podrobností výkonu spisové služby stanovených vyhláškou. Těmito adresáty jsou určení původci ve smyslu 63 odst. 1 zákona a dále obce, které nejsou určenými původci, organizační složky územních samosprávných celků a právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky v rozsahu, v jakém vykonávají spisovou službu podle zákona (tedy vymezený rozsah veřejnoprávních původců ve smyslu 3 odst. 1 zákona); pro definovaný okruh adresátů je pro účely návrhu vyhlášky zavedena legislativní zkratka původce. Výkonem spisové služby [ 2 písm. k) zákona]se rozumí správa dokumentů [viz 2 písm. d) zákona] v digitální nebo analogové podobě. Výkonem spisové služby v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby se rozumí elektronická správa dokumentů v digitální i dokumentů v analogové podobě. Výkonem spisové služby v listinné podobě se rozumí péče o dokumenty v analogové podobě a převod doručených dokumentů v digitální podobě na dokumenty v analogové podobě. Příjem dokumentů Související ustanovení: 3 a 4 vyhlášky Související předpis: 64 zákona 2 vyhlášky č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách 2 3
4 17 až 18a zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů 1 a 2 nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů (1) Doručené dokume nty se přijímají v místě k tomu určeném jiným právním předpisem 2) nebo původcem (dále jen podatelna ). Dokume nt pře daný původci mimo podatelnu nebo dokument vytvořený z podání učiněného ústně se předá bez zbytečného odkladu podatelně, není-li dále stanoveno jinak. Dokumenty podléhající evidenci podle 3 odst. 3 se podatelně nepředávají. Oproti dosavadní právní úpravě stanoví navrhované ustanovení detailněji a s přihlédnutím ke specifikům progresivních forem elektronické komunikace (včetně elektronických úkonů souvisejících s doručováním dokumentů prostřednictvím datových schránek) pravidla příjmu dokumentů s důrazem na činnost při příjmu dokumentů podléhajících evidenci. Původce je povinen zabezpečit příjem doručených dokumentů v podatelně, tj. zřídit zařízení sloužící pro příjem a evidenci doručených dokumentů. V malých obcích a v městských částech statutárních měst bez přenesené působnosti nemusí být podatelna samostatným organizačním útvarem umístěným v oddělené místnosti; její úkoly může plnit např. asistentka, tajemník nebo jiný zaměstnanec obecního úřadu nebo starosta či jiný člen zastupitelstva obce. Obdobně mohou zajistit evidenci dokumentů rovněž původci s malým počtem zaměstnanců nebo dokumentů podléhajících označování a evidenci, pro něž by bylo zřízení samostatné podatelny neekonomické (např. malé obce, školy, muzea apod.). Podatelna přijímá veškeré doručené dokumenty bez ohledu na druh odesílatele, způsob nebo místo odeslání. Dokumentem se rozumí každý záznam v analogové nebo digitální podobě, který vznikl z činnosti původce [viz 2 písm. d) zákona]. Pro příjem dokumentů v digitální podobě je původce povinen - pokud patří k orgánům veřejné moci - zřídit také elektronickou podatelnu podle vyhlášky č. 496/2004 Sb. Je-li dokument předán mimo podatelnu nebo vznikl-li jako záznam o podání učiněném telefonicky nebo ústně, musí být neprodleně předán podatelně k evidenci. Za předání zodpovídá zaměstnanec, který dokument převzal nebo pořídil záznam. Je-li předán mimo podatelnu dokument, na jehož obálce je v adrese uvedeno na prvním místě jméno, případně jména, a příjmení fyzické osoby, předá se přímo adresátovi. Zjistí-li ten, že obálka obsahuje dokument úředního charakteru, postupuje podle 3 odst. 3 této vyhlášky. Pokud je doručena datová zpráva původci, který vede spisovou službu v listinné podobě a zřizuje také elektronickou podatelnu, údaje o doručené datové zprávě společně s datovou zprávou uloží v úložišti doručených datových zpráv. Pokud je dokument v digitální podobě doručen mimo elektronickou podatelnu, t. j. buďto na skupinovou ovou adresu nebo na ovou adresu zaměstnance původce, postupuje se způsobem, uvedeným ve spisovém řádu původce nebo v jiném vnitřním předpise, pokud spisový řád nevydá. Doporučuje se, aby odpovědný zaměstnanec doručený dokument v digitální podobě přijal a pokud má úřední charakter, zabezpečil jeho označení, případně evidenci v systému spisové služby. (2) Dokumenty, které z hlediska činnosti původce nemají úřední charakter, nepodléhají evidenci. Charakteristiky takových dokumentů uvede původce ve spisovém řádu; pokud původce nevydává spisový řád 3), uvede tyto charakteristiky v jiné m vnitřním předpise, upravujícím výkon spisové služby. 4
5 Původce vydá podle 2 písm. o) a 66 zákona spisový řád, ve kterém stanoví typy dokumentů, které nemají úřední charakter a tedy nepodléhají evidenci, nejsou uvedeny ve spisovém a skartačním plánu a nevyřazují se ve skartačním řízení. Jako příklad takových typů dokumentů lze uvést prospekty, reklamy a jiný propagační materiál, pozvánky neúředního charakteru, další tiskoviny (např. noviny a časopisy, sbírky zákonů, věstníky), knihy, vizitky a osobní poznámky z jednání původce. K doručeným dokumentům nepodléhajícím evidenci náleží rovněž nevyžádaná obchodní sdělení (tzv. spamy), ale i tuto oblast by měl jednoznačně vymezit ve svém spisovém řádu nebo v jiném vnitřním předpise, pokud spisový řád nevydá. Pokud původce nevydá spisový řád [jsou to např. původci, kteří nemají povinnost ho vydat, t. j. obce podle 63 odst. 2 zákona a původci uvedení v 3 odst. 1 písm. g) a h) zákona], musí zásady pro vedení spisové služby včetně typů dokumentů podléhajících evidenci uvést v jiném vnitřním předpise, např. v organizačním řádu, v podpisovém řádu atp. 3 Související ustanovení: 2, 4 a 5 vyhlášky Související předpis: 64 zákona 2 vyhlášky č. 496/2004 Sb. (1) Doručený dokument v analogové podobě, popřípadě jeho obálku, opatří původce v den doručení otiskem podacího razítka, popřípadě jiným technologickým prostředkem, který splňuje náležitosti podacího razítka podle 5 odst. 5. Pokud jsou mu dokumenty v analogové podobě předány mimo podatelnu nebo pokud jsou vytvořeny z podání učiněných ústně, opatří je původce zpravidla v den doručení nebo vytvoření rovněž otiskem podacího razítka, popřípadě jiným technologickým prostředkem. Obsah tohoto ustanovení určuje pravidla pro příjem dokumentů v analogově podobě, včetně nakládávání s jeho součástmi, přičemž se nově pro výkon spisové služby zavádí možnost využít namísto podacího razítka také jiný technologický prostředek, který splňuje náležitosti podacího razítka podle 5 odst. 5. Původce je povinen zabezpečit, aby každý doručený dokument v analogové podobě podléhající evidenci byl opatřen podacím razítkem s náležitostmi podle 5 odst. 5 této vyhlášky. Místo podacího razítka může používat jiný technologický prostředek, jako např. elektronické označování doručeného dokumentu v analogové podobě, nebo vyznačování doručení a evidence lepicím štítkem s identifikátorem dokumentu, jsou-li na tomto lepicím štítku uvedeny všechny náležitosti potřebné k jednoznačné identifikaci dokumentu a okamžiku jeho doručení. V tom případě však zabezpečí, aby použitý technologický prostředek, jímž opatří doručený analogový dokument, obsahoval všechny povinné údaje podle 5 odst. 5 této vyhlášky. Podatelna zabezpečí, aby v podacím razítku bylo vyplněno vždy datum doručení dokumentu, případně rovněž čas jeho doručení, stanoví-li tak jiný právní předpis, a údaje o rozsahu dokumentu podle 5 odst. 5 písm. d) a e) této vyhlášky. Podací razítko se umisťuje zpravidla do pravé horní části dokumentu, ale vždy tak, aby nepřekrývalo text dokumentu. Původce stanoví ve spisovém řádu nebo v jiném vnitřním předpise, pokud spisový řád nevydá, způsob pořízení záznamu o podání učiněném ústně a dále zaměstnance, kteří jsou povinni tak činit; touto povinností by neměla být pověřována podatelna původce. Pokud je dokument doručen v obálce, která se neotevírá (s výjimkou ustanovení 3 odst. 3 této vyhlášky), podací razítko nebo jiný technologický prostředek se umístí na obálku takovým způsobem, aby nepřekrývalo údaje na ní uvedené. 5
6 (2) Obálka dokumentu v analogové podobě se ponechává u dokumentu vždy, pokud a) je dokument v souladu s jiným právním předpisem 4) doručován původci do vlastních rukou, b) je to nezbytné pro určení, kdy byl dokument podán k poštovní pře pravě nebo kdy byl původci doručen jiným způsobem, nebo c) údaje na ní uvedené jsou rozhodné pro stanovení adresy odesílatele. Obálka se ponechává u dokumentu pouze ve výše uvedených případech, společně s dokumentem se předá k vyřízení a s dokumentem se vyřadí ve skartačním řízení. Je-li to nezbytné, může původce uvést ve spisovém řádu nebo jiném vnitřním předpisu, nevydává-li spisový řád, další případy, kdy se obálka ponechává u dokumentu. V ostatních případech se obálka vyřazuje ihned po jejím otevření bez skartačního řízení. (3) Pokud je v adrese na doručené obálce obsahující dokument v analogové podobě uvedeno na prvním místě jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, předá se obálka adresátovi, popřípadě jím určené osobě, neotevřená. Zjistí-li adresát po otevření obálky s dokumentem v analogové podobě, která mu byla předána, že obsahuje dokument úředního charakte ru, zabezpečí neodkladně je ho dodatečné označení a zaevidování; obdobně postupuje rovněž adresát, na jehož adresu elektronické pošty byl přímo doručen dokument úředního charakteru v digitální podobě. Pokud je původci doručena obálka, na níž je v adrese uvedeno na prvním místě jméno, popřípadě jména, a příjmení fyzické osoby, neopatřuje se podacím razítkem nebo jiným technologickým prostředkem. Adresátovi se předává neotevřená (viz čl. 13 zákona č. 2/1993 Sb., o vyhlášení listiny základních práv a svobod jako součásti ústavního pořádku České republiky). Pokud adresát zmocní fyzickou osobu oprávněnou převzít doručenou obálku s dokumentem adresovanou na jeho jméno a příjmení, obálka s dokumentem se jí předá. Pokud adresát nebo jím zmocněná fyzická osoba zjistí, že dokument má úřední charakter, neprodleně zajistí jeho zaevidování. Dokument se poté opatří otiskem podacího razítka. Jelikož adresátovi, jímž je fyzická osoba, není možné nařídit dobu otevření obálky, datum zaevidování takového dokumentu nemůže být ve většině případů totožné s datem doručení dokumentu. Datem doručení dokumentu se pak rozumí datum, kdy ho fyzická osoba předá k zaevidování. Aby se zabránilo velkému rozdílu mezi datem převzetí obálky s dokumentem podatelnou a datem jeho označení v případě, že obsahuje dokument úředního charakteru, je vhodné uvést ve spisovém řádu původce nebo jiném vnitřním předpisu, nevydává-li spisový řád, povinnost otevřít obálku dokumentu doručenou na jméno a příjmení fyzické osoby při jejím předání této osobě. Při rozhodování o charakteru dokumentu v obálce doručené na jméno a příjmení fyzické osoby je nutné vycházet z činnosti svěřené právním předpisem původci, který s touto osobou uzavřel pracovně právní vztah nebo pro něho plní úkoly na základě jiného právního titulu. Fyzické osoby by však měly zajistit, aby jim obálky adresované na jejich jméno a příjmení a adresu původce nebyly zasílány. 4 Související ustanovení: 2 až 4 a 18 odst. 5 vyhlášky Související předpis: 64 zákona 2 vyhlášky č. 496/2004 Sb. 3 nařízení vlády č. 495/2004 Sb. 6
7 (1) Je-li dokument v digitální podobě opatřen zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb 5) (dále jen uznávaný elektronický podpis ), elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb 6) (dále jen uznávaná elektronická značka ) nebo kvalifikovaným časovým razítkem 7), ověří původce jejich platnost způsobem stanoveným jiným právním pře dpisem 8), pokud tyto údaje již nelze využít ze záznamu podle odstavce 2. Obsah tohoto odstavce stanoví podrobnosti k aplikaci ustanovení 69a zákona, a proto uvádí na rámec obecné úpravy ověřování platnosti dokumentů v digitální podobě jen možnost využití údajů ze záznamu o doručeném dokumentu v digitální podobě. Původce musí ověřit, jestli je připojený zaručený elektronický podpis platný a jeho kvalifikovaný certifikát nebyl zneplatněn, jestli je připojená elektronická značka platná a její kvalifikovaný systémový certifikát nebyl zneplatněn, případně zda je platné kvalifikované časové razítko, pokud zvláštní právní předpis stanoví povinnost připojit je k datové zprávě nebo pokud je jím dokument opatřen. Mohou nastat případy, že při ověření se sice zjistí, že zaručený elektronický podpis připojený k digitálnímu dokumentu není platný, ale neprokáže se zneužití pro digitální podepsání dokumentu v digitální podobě. V tomto případě se takový dokument v digitální podobě považuje za pravý, přestože mezitím vypršela platnost certifikátu, jak stanoví ustanovení 69a odst. 8 zákona. To však neplatí, byl-li zneplatněn rovněž kvalifikovaný certifikát zaručeného elektronického podpisu. (2) Pokud je příjem dokumentů zajišťován elektronickou podatelnou, lze záznam údajů o výsledku ověřování platnosti uznávaného elektronického podpisu a uznávané elektronické značky podle jiného právního předpisu 9) využít pro výkon spisové služby v elektronickém systému spisové služby. Pokud původce zřizuje elektronickou podatelnu, je oprávněn využít údaje vzniklé ověřováním uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky nebo kvalifikovaným časovým razítkem pro účely elektronické spisové služby vykonávané v elektronickém systému spisové služby. (3) Doručený dokume nt v digitální podobě se vždy zkontroluje, neobsahuje-li chybný datový formát nebo počítačový program způsobilý přivodit škodu na programovém vybavení původce, nebo na informacích zpracovávaných původcem, popřípadě není-li způsobilý poškodit původce zneužitím informací (dále jen škodlivý kód ). Pokud je škodlivý kód zjištěn, dokument v digitální podobě, který obsahuje chybný datový formát nebo kte rý obsahuje věcnou informaci, jíž může původce bezpečně využít ve vztahu k dalšímu zpracování dokumentu, a původce ho může bezpečně uložit mimo elektronickou podatelnu, původce uloží do zvláštního úložiště. Ostatní dokume nty, u kterých byl zjištěn škodlivý kód, původce neukládá, ale zničí; v takovém případě se dokument v digitální podobě považuje za nedoručený. (4) Pokud je původce schopen zjistit z dokume ntu v digitální podobě obsahujícího škodlivý kód elektronickou adresu odesílatele, neprodleně ho vyrozumí o zjištění škodlivého kódu, popřípadě o zničení dokumentu, a stanoví další postup pro zajištění 7
8 řádného doručení dokumentu; o přijetí dokume ntu v digitální podobě, u kterého byl zjištěn škodlivý kód, a o vyrozumění odesílatele vede původce zvláštní evidenci. Původce vždy zjišťuje, zda doručený dokument v digitální podobě neobsahuje škodlivý kód. Kontrolu provádí elektronická podatelna pomocí technických prostředků, nikoliv až následující pracoviště. Je tomu tak proto, aby dokument v digitální podobě obsahující škodlivý kód nebyl uložen v úložišti doručených datových zpráv nebo dokonce nebyl zaveden do systému spisové služby. Původce splní tuto povinnost také tehdy, umístí-li technický prostředek a programové vybavení pro zjištění škodlivého kódu před elektronickou podatelnu, splní-li současně i další povinnosti. Pokud původce elektronickou podatelnu nezřizuje, provádí kontrolu pomocí jiného technického zařízení. Pokud je dokument v digitální podobě doručen původci mimo elektronickou podatelnu (např. na skupinovou adresu nebo na jméno a příjmení zaměstnance původce), musí zabezpečit technickými prostředky, aby dokument v digitální podobě obsahující škodlivý kód nezpůsobil škodu na programovém vybavení nebo informacích jím zpracovávaných (zejména na serveru a jednotlivých stanicích). Dále ověří, zda doručený dokument v digitální podobě odpovídá technickým parametrům, které zveřejnil na úřední desce nebo jiným způsobem podle 3 odst. 1 písm. e) nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů; je to zejména přípustný formát, případně velikost dokumentu v digitální podobě. Pokud je původce vybaven příslušnými technickými prostředky, ukládá doručené dokumenty v digitální podobě, u nichž byl sice zjištěn škodlivý kód nebo chybný datový formát, ale které obsahují věcnou informaci schopnou dalšího využití, buďto ve zvláštním úložišti mimo elektronickou podatelnu nebo v technickém zařízení přizpůsobeném k přijímání dokumentů v digitální podobě. Tím se rozumí zvláštní úložiště s bezpečnostním režimem, umožňující prověřit, zda obsahem škodlivého kódu je jen chybný datový formát, nebo zda z dokumentu v digitální podobě, který obsahuje škodlivý kód, lze využít věcnou informaci pro další zpracování věci. Z informací získaných z takovýchto dokumentů se vytvoří nový dokument v digitální podobě a o zjištění škodlivého kódu se vyrozumí odesílatel. Iniciační dokumenty se poté zničí. Ostatní dokumenty v digitální podobě, u nichž byl zjištěn škodlivý kód a z nichž nelze využít žádné informace, se rovněž zničí. Zničení se provede vymazáním dokumentu v digitální podobě. Jestliže původce zjistí, že doručený dokument v digitální podobě obsahuje škodlivý kód, ale je z něho schopen zjistit elektronickou adresu odesílatele, musí ho neprodleně vyrozumět o zjištění škodlivého kódu, případně o zničení dokumentu v digitální podobě, neníli ho schopen uložit mimo elektronickou podatelnu nebo technické zařízení přizpůsobené k přijímání dokumentů v digitální podobě. Současně ho vyzve k novému odeslání dokumentu v digitální podobě se všemi náležitostmi, a to i v případě, že ho uloží mimo elektronickou podatelnu nebo technické zařízení přizpůsobené k přijímání dokumentů v digitální podobě. Pokud technické podmínky původce neumožňují přijmout dokument v elektronické podobě, vyrozumí odesílatele o náhradním způsobu doručení. Původce zabezpečí uložení údaje o skutečnosti, že doručený dokument v digitální podobě obsahoval škodlivý kód. Tím splní povinnost vést zvláštní evidenci o dokumentech v digitální podobě obsahujících škodlivý kód. Tuto povinnost splní např. tak, že evidence dokumentů obsahuje atribut (indikátor) upozorňující na tuto skutečnost. 8
9 (5) Výsledek ověření platnosti uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka původce připojí k dokumentu v digitální podobě, jehož se ověřování týká. Připojením výsledku ověření se rozumí provedení záznamu této informace do příslušných metadat nesoucích informaci o konkrétním dokumentu, předepsaných národním standardem pro elektronické systémy spisové služby. (6) Pokud ověření podle odstavců 1 a 2 prokáže neplatnost uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka, vyrozumí o tom původce odesílatele v případě, že tato neplatnost má právní důsledky pro další zpracování dokumentu. Jestliže ověření podle odstavců 1 a 2 4 této vyhlášky prokáže neplatnost uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka, s dokumentem se nakládá dále způsobem, jako by nebyl výše uvedenými náležitostmi opatřen, s výjimkou případů uvedených v komentáři k 4 odst. 1 této vyhlášky. Pokud by však neplatnost uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka měla právní důsledky pro další zpracování dokumentu, musí tuto skutečnost oznámit odesílateli a požádat ho o nápravu. (7) Doručený dokume nt v digitální podobě, který neobsahuje škodlivý kód, se v nezměněné podobě uloží v úložišti doručených datových zpráv, zavede se do elektronického systému spisové služby a označí se jednoznačným identifikátorem. Doručený dokument v digitální podobě neobsahující škodlivý kód se ukládá v úložišti doručených datových zpráv. Většinou je zřízeno na serveru elektronické podatelny nebo technického zařízení přizpůsobeného k přijímání dokumentů v digitální podobě. Důvodem ukládání je zabezpečení nezměněné podoby doručeného dokumentu v digitální podobě pro případnou další potřebu původce (dokládání podoby doručeného dokumentu v digitální podobě, záloha v případě poškození nebo zničení obrazu doručeného dokumentu v digitální podobě po jeho zavedení do spisové služby). 5 Označování dokumentů Související ustanovení: 3, 6 a 7 vyhlášky Související předpis: 64 a 69a odst. 4 až 7 zákona 2 odst. 4 vyhlášky č. 496/2004 Sb. 22 až 26 zákona č. 300/2008 Sb. 2 a 3 vyhlášky č. 193/2009 Sb. (1) Označování dokumentů ve spisové službě původce zajišťuje u dokumentů v digitální podobě elektronický systém spisové služby, u dokumentů v analogové podobě podatelna. Ustanovení obsahuje pravidla pro označování dokumentů s důrazem na užívání jednoznačného identifikátoru v prostředí elektronické spisové služby nebo listinné spisové služby. Jednoznačný identifikátor má v prostředí elektronické spisové služby funkci pro odlišení jednotlivých dokumentů, neboť k tomuto účelu nelze použít číslo jednací. 9
10 Označováním dokumentů ve spisové službě se rozumí opatření dokumentů jednoznačným identifikátorem podle 64 odst. 1 a 2 zákona. V případě dokumentů v digitální podobě je zajišťuje automaticky elektronický systém spisové služby (označování nelze v tomto případě provádět zaměstnanci původce), v případě dokumentů v analogové podobě zajišťuje označování podatelna původce. (2) Vede-li původce spisovou službu v elektronické podobě, může její součástí být rovněž evidence dokume ntů v analogové podobě. Protože vedením spisové služby v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby se rozumí elektronická správa dokumentů v digitální i analogové podobě, původce je oprávněn evidovat v elektronickém systému spisové služby rovněž dokumenty v analogové podobě. Jelikož spisová služba původce vedená v elektronickém systému spisové služby zahrnuje mj. nakládání s dokumenty v analogové podobě, je nutné umožnit mu v souladu se současnou převažující praxí vedení základní evidence dokumentů v elektronické podobě, máli tuto povinnost podle 1 této vyhlášky, a současné vedení dalších samostatných evidencí dokumentů, a to buďto v elektronické nebo v listinné podobě. O elektronické nebo listinné podobě samostatné evidence dokumentů, vedené podle 6 odst. 2 a 7 odst. 4 této vyhlášky, rozhoduje původce. (3) Pokud původce vede spisovou službu v elektronické podobě, a) doručený nebo jím vytvořený dokument v digitální podobě opatří jednoznačným identifikátore m; jednoznačný identifikátor obsahuje zejména označení původce, popřípadě zkratku označení původce, a to ve formě číselného nebo alfanumerického údaje, anebo čárového kódu, b) dokument v digitální podobě, který mu byl předán na nosičích dat, předá elektronické podatelně k uložení do úložiště doručených datových zpráv a zavedení do elektronického systému spisové služby, c) doručený dokume nt v analogové podobě, jehož povaha to umožňuje, zpravidla převede prostředky autorizované konverze 10), jiné konverze nebo provede převod dokumentu v analogové podobě do podoby digitální 11) ; vzniklý dokume nt v digitální podobě opatří jednoznačným identifikátore m. (4) Pokud původce vede spisovou službu v listinné podobě, a) doručený dokume nt v analogové podobě, popřípadě jeho obálku, opatří v den doručení otiskem podacího razítka, popřípadě využije jiný technologický prostředek podle 3 odst.1; pokud je mu dokument v analogové podobě předán mimo podatelnu, nebo pokud je vytvořen z podání učiněného ústně, postupuje původce podle 2 odst.1; b) jím vytvořený dokument v analogové podobě opatří číslem jednacím nebo evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů, c) dokume nt v digitální podobě převede prostředky autorizované konve rze 10) nebo jiné konverze do analogové podoby, anebo provede převod dokumentu v digitální podobě do podoby analogové 12) ; dokument v analogové podobě opatří číslem jednacím nebo evidenčním číslem ze samostatné evidence dokume ntů a podacím razítkem, popřípadě jiným technologickým prostředkem podle 3 odst. 1. Původce označuje doručené nebo jím vytvořené dokumenty v digitální podobě jednoznačným identifikátorem s náležitostmi podle 5 odst. 5 této vyhlášky. Je-li původci doručen 10
11 dokument v digitální podobě na nosiči dat (např. CD, DVD aj.), předá se elektronické podatelně nebo technickému zařízení přizpůsobenému k přijímání dokumentů v digitální podobě. Dokument v digitální podobě je poté zkontrolován, neobsahuje-li škodlivý kód, následně uložen do úložiště doručených datových zpráv a zaveden do elektronického systému spisové služby. Je-li původci, vykonávajícímu spisovou službu v elektronickém systému spisové služby, doručen dokument v analogové podobě, naloží s ním podle svého spisového řádu nebo jiného vnitřního předpisu, nevydává-li spisový řád. Jedná-li se o dokument v analogové podobě, jehož povaha umožňuje převod, převede ho do digitální podoby. Pro převod vybere některý z následujících způsobů: 1. Autorizovaná konverze dokumentů z moci úřední podle 22 až 26 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů. Bude provedena tehdy, požaduje-li původce, aby převedený dokument měl právní náležitosti shodné s prvopisem a je-li možné ji provést (výsledkem konverze je elektronická kopie s právními účinky prvopisu). Případy, kdy autorizovanou konverzi provést nelze, jsou vyjmenovány v 24 odst. 5 zákona č. 300/2008 Sb. Výsledný dokument elektronická kopie se použije buďto pro potřeby původce nebo pro komunikaci s dalšími původci nebo jinými fyzickými či právnickými osobami. 2. Převod dokumentu z analogové podoby do podoby digitální podle 69a odst. 4 až 7 zákona. Bude proveden tehdy, požaduje-li původce, aby převedený dokument měl obdobné právní náležitosti jako prvopis (výsledkem převodu je ověřená elektronická kopie bez právních účinků prvopisu, zaručující pouhou shodu s prvopisem). Převedený dokument může použít jen pro vlastní vnitřní potřebu v případech, kdy příslušné organizační součásti musí předat k dalšímu opatření ověřenou elektronickou kopii dokumentu v analogové podobě. Převedený dokument musí obsahovat autentizační prostředky podle 69a odst. 7 zákona. 3. Jiná konverze dokumentu. Výsledkem této konverze je neověřená kopie prvopisu. Bude provedena zejména pro vnitřní potřebu původce. Původce označí v případech 1 a 2 převedený dokument jednoznačným identifikátorem, nebylli jím již označen dokument v analogové podobě před jeho převodem (konverzí). Dokument vzniklý převodem podle postupu 3 se opatří jednoznačným identifikátorem jen v případě, že výstup vzniklý jinou konverzí bude zaveden do systému spisové služby. V záznamu o dokumentu v evidenci dokumentů se uvede, že dokument vznikl autorizovanou konverzí, převodem nebo jinou konverzí, aby byl ošetřen způsob vzniku dokumentu a jeho právní povaha. Původce, který vede spisovou službu v listinné podobě, je povinen označovat doručené dokumenty podléhající evidenci, případně jejich obálky v centrální podatelně nebo podatelně podacím razítkem nebo jiným technologickým prostředkem; podrobnosti stanoví jeho spisový řád. Pokud je dokument v analogové podobě doručen nebo převzat mimo centrální podatelnu nebo podatelnu, musí postupovat podle 2 odst. 1 této vyhlášky. Dokument vzniklý z jeho činnosti a podléhající evidenci musí opatřit číslem jednacím nebo evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů; způsob evidence musí stanovit ve spisovém řádu nebo jiném vnitřním předpisu, nevydává-li spisový řád. Je-li původci, vykonávajícímu spisovou službu v listinné podobě, doručen dokument v digitální podobě, převede ho do analogové podoby. Pro převod vybere některý z výše uvedených způsobů. (5) Otisk podacího razítka obsahuje položky pro vyplnění údajů o a) názvu původce, 11
12 b) datu doručení dokumentu, a stanoví-li tak jiný právní předpis, rovněž času jeho doručení, c) čísle jednacím nebo evidenčním čísle ze samostatné evidence dokumentů, d) počtu listů dokumentu, e) počtu listinných příloh dokume ntu v analogové podobě a o počtu listů těchto příloh, popřípadě počtu svazků listinných příloh dokumentu v analogové podobě; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh; technologický prostředek podle 3 odst. 1 obsahuje obdobný rozsah položek pro vyplnění údajů. Ustanovení zavádí náležitosti otisku podacího razítka, a to přihlédnutím k praxi postupného doplňování příslušných údajů v otištěných položkových kolonkách razítka v průběhu výkonu spisové služby. Současně jsou oproti dosavadní právní úpravě rozšířeny náležitosti (položky) otisku podacího razítka, a to o evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů a rozsah údajů, vedených o přílohách dokumentů. Podací razítko obsahuje vždy výše uvedené údaje. Pokud původce považuje za vhodné, může je doplnit o další údaje, které považuje za účelné pro výkon spisové služby a které pro zajištění jednotného zpracovávání požadovaných údajů stanoví ve spisovém řádu, popřípadě v jiném vnitřním předpise, pokud spisový řád nevydává (např. spisový znak, skartační znak, skartační lhůta apod.). Vzor podacího razítka se zpravidla zařazuje do přílohy spisového řádu původce nebo jiného vnitřního předpisu, nevydává-li spisový řád. Podle 2 odst. 5 písm. b) vyhlášky č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách, je nutné uvádět u doručených datových zpráv rovněž datum a čas s uvedením hodiny, minuty a sekundy, kdy byla zpráva doručena. Velikost dokumentu v digitální podobě v jednotkách bytů se může uvádět pro orientaci. Technologický prostředek nahrazující podle 3 odst. 1 této vyhlášky podací razítko musí obsahovat obdobné údaje. Může mít číselnou nebo alfanumerickou (kombinace číslic a písmen) podobu, případně podobu jeho převodu do čárového kódu. Jeho délka není stanovena. Vždy musí obsahovat označení původce nebo zkratku jeho označení (např. MV ). Další místa slouží k rozlišení jednotlivých dokumentů v digitální podobě v systému elektronické spisové služby. (6) Při převedení dokume ntu v analogové podobě na dokument v digitální podobě 11) se převáděný dokument označí shodně s převedeným dokumentem a zpravidla se uloží v úložišti převedených dokumentů; obdobně se postupuje při převedení dokumentu v digitální podobě na dokument v analogové podobě 12) s tím, že vzniklý dokume nt v analogové podobě se označí shodně s převáděným dokumentem tak, aby byla zajištěna jednoznačná vazba mezi těmito dokumenty a aby bylo možné je jich zpětné dohledání; převáděný dokume nt v digitální podobě se uloží v úložišti převedených dokumentů. Podrobnosti převádění dokumentů upraví spisový řád původce; pokud původce nevydává spisový řád 3), stanoví tyto podrobnosti v jiném vnitřním předpise, upravujícím výkon spisové služby. Uvedeným ustanovením jsou stanoveny podmínky nakládání s převedeným a převáděným dokumentem z analogové podoby do digitální podoby a naopak a povinnost vzájemného označování dokumentů v digitální podobě a dokumentů v analogové podobě, pokud mají vztah převáděného a převedeného dokumentu, umožňující jejich zpětné dohledání. Při převodu dokumentů pomocí autorizované konverze, převodu dokumentů nebo jiné konverze dokumentů je nutné zajistit, aby převáděný dokument byl označen shodně s převedeným dokumentem. Označení je nutné pro dohledatelnost dokumentů a jejich 12
13 zařazení do skartačního řízení; převáděný dokument není možné po dokončení převodu vyřadit bez skartačního řízení, ale musí být uložen. Jako označení může být použit např. jednoznačný identifikátor, číslo jednací nebo jiné označení vymezené původcem ve spisovém řádu nebo jiném vnitřním předpisu, nevydává-li spisový řád. Jde-li o konverzi z moci úřední, pak se převáděný dokument v digitální podobě ukládá do úložiště převedených dokumentů; toto úložiště může být samostatné, může však být rovněž součástí elektronické spisovny původce. Převáděný dokument v analogové podobě se ukládá v úložišti převáděných dokumentů, které může být zřízeno např. jako součást konverzního pracoviště, může být součástí spisovny nebo centrální spisovny původce. Ten stanoví pro toto úložiště provozní podmínky s přihlédnutím k potřebám výkonu spisové služby (například dobu uložení takových dokumentů tak, aby bylo možné z tohoto zdroje využít kopii, resp. zálohu dokumentu v případě, že by u originálu dokument došlo k jeho zničení nebo nenávratnému poškození srovnej s ustanovením 18 odst. 5 této vyhlášky). Povinnost ukládat převáděné dokumenty se nevztahuje na případ, kdy je prováděna konverze na žádost. Pokud vznikne dokument z činnosti původce v digitální nebo analogové podobě a je potřebné ho odeslat v obou formách vyhotovení (t. j. jako dokument v digitální i dokument v analogové podobě), z dokumentu se vytvoří stejnopis v digitální nebo analogové podobě bez použití autorizované nebo jiné konverze nebo převodu dokumentů podle 69a zákona. Evidence dokumentů 6 Související ustanovení: 5 a 7 až 9 vyhlášky Související předpis: 64 zákona 2 odst. 4 vyhlášky č. 496/2004 Sb. (1) Pokud doručené dokumenty, které byly označeny jednoznačným identifikátorem [ 5 odst. 3 písm. a)], a dokumenty, které byly vytvořeny původcem, podléhají evidenci, evidují se v evidencích dokumentů. Za tyto evidence se nepovažují kniha došlé pošty, kniha odeslané pošty a jiné evidenční pomůcky neodpovídající požadavkům stanoveným v 7 odst. 2 nebo v 7 odst. 4. Všechny dokumenty doručené původci nebo vzniklé z jeho činnosti, které podléhají evidenci, se musí zaevidovat v evidencích dokumentů. Podací deník musí obsahovat požadavky stanovené v 7 odst. 2 této vyhlášky, další evidence dokumentů musí vždy obsahovat požadavky stanovené v 7 odst. 4 této vyhlášky. Vzhledem k vyhláškou stanoveným požadavkům na vedení evidence dokumentů nesmí být používány k evidenci dokumentů některé druhy evidenčních pomůcek (tiskopisů), využívané v současné době některými původci, jako jsou např. kniha došlé pošty nebo kniha odeslané pošty. Ty lze využívat jen k případné pomocné (nepovinné) evidenci. (2) Základní evidenční pomůckou spisové služby vedené v elektronické podobě je elektronický systém spisové služby. Základní evidenční pomůckou při vedení spisové služby v listinné podobě je podací deník. Vyžaduje-li to jiný právní předpis, nebo pokud tak stanoví původce, dokumenty se evidují v samostatných evidencích dokumentů; samostatné evidence dokumentů vedené v elektronické podobě jsou agendové informační systémy 13). Původce uvede ve spisovém řádu výčet všech užívaných samostatných evidencí dokumentů, a to v členění podle je jich formy (elektronická nebo 13
14 listinná); pokud původce nevydává spisový řád 3), uvede tento výčet v jiné m vnitřním předpise, upravujícím výkon spisové služby. Základní evidenční pomůckou spisové služby vedené v elektronické podobě je elektronický systém spisové služby. Ten musí zajistit, že o každém dokumentu jsou v evidenci vedeny vždy údaje v rozsahu požadavků stanovených v 7 odst. 2 této vyhlášky; považuje-li to původce za účelné, je možné vést v evidenci ještě další údaje (rozsah a účel takto vedených údajů by měl být vymezen spisovým řádem, popřípadě jiným vnitřním předpisem původce, pokud tento spisový řád nevydává).elektronický systém spisové služby současně zajišťuje možnost tisku údajů vedených v podacím deníku nebo v elektronickém systému spisové služby podle 7 odst. 2 této vyhlášky (výstup v listinné podobě nebo jako dokument v digitální podobě ve formátu PDF/A s metadaty), a to pro případ, že by základní evidenční pomůcka spisové služby vedené v elektronické podobě nemohla být opatřena náležitostmi podle 16 odst. 4 této vyhlášky. Základní evidenční pomůckou při vedení spisové služby v listinné podobě je podací deník (nazýván také jednací protokol), jehož účelem je zajistit, aby o každém dokumentu jsou v evidenci vedeny vždy údaje v rozsahu požadavků stanovených v 7 odst. 2 této vyhlášky. Pokud vyžaduje jiný právní předpis nebo je to účelné, původce vede samostatné evidence dokumentů pro stanovené agendy. Tuto skutečnost musí uvést ve spisovém řádu nebo jiném vnitřním předpisu, nevydává-li spisový řád, s tím, že vyjmenuje všechny samostatné evidence dokumentů s jejich náležitostmi včetně způsobu tvorby označení dokumentů a jejich obsahu. Původce může vést samostatné evidence podle vlastního uvážení v elektronické nebo listinné podobě. Není povinen označovat dokumenty podléhající samostatné evidenci současně čísly jednacími. Pokud to původce považuje za účelné, může zvolit následující postup: v podacím deníku zaeviduje prostředek (knihu), v němž je samostatná evidence dokumentů vedena, a do ní poté zaznamenává jednotlivé dokumenty v pořadí, v jakém jsou přijímány nebo odesílány. Každý dokument pak má číslo jednací samostatné evidence dokumentů, doplněné o pořadové číslo, pod nímž je v něm zapsán. Má-li tedy samostatná evidence dokumentů např. číslo jednací XY-150/AB-2009 z evidence dokumentů, kde XY je zkratka názvu původce, 150 pořadové číslo zápisu samostatné evidence dokumentů do evidence dokumentů, AB zkratka označení organizační jednotky původce vedoucího samostatnou evidenci dokumentů a 2009 rok, v němž je samostatná evidence dokumentů vedena, dále číslo jednací dokumentu evidovaného v samostatné evidenci dokumentů na desátém místě bude mít tvar XY /AB Při využití tohoto způsobu je však nutné velmi pečlivě popsat tvorbu spisu ve spisovém řádu nebo jiném vnitřním předpisu, nevydává-li původce spisový řád, neboť tvorba spisu bude složitější, než je popsáno v 9 této vyhlášky. Je-li správa elektronických dokumentů vedena v agendových informačních systémech, elektronické dokumenty jsou do nich převáděny ze systému elektronické spisové služby prostřednictvím integrační platformy. Integrační platforma musí splňovat závazné požadavky komunikačního rozhraní mezi spisovými službami, které se užijí i na komunikaci mezi agendovými informačními systémy a spisovou službou. Dokumenty spravované v rámci agendových informačních systémů a jejich záznamy musejí také splňovat v plném rozsahu podmínky stanovené národním standardem pro elektronické spisové služby. (3) Pokud se při zapisování do evidence dokume ntů používají zkratky, evidence dokumentů obsahuje jejich seznam s vysvětlivkami. Původce je povinen připojit ke každé evidenci dokumentů seznam všech zkratek, které jsou v ní používány, s jejich vysvětlením (uvedením významu) takovým způsobem, aby evidence 14
15 dokumentů byla uživatelsky všem srozumitelná, výkladově a uživatelsky jednoznačná. Do seznamu není nutné zahrnovat jen takové zkratky, které jsou obecně známé a lze proto předpokládat, že i v budoucnu bude nade vší pochybnost zřejmý jejich obsah (např. ČR, č. j., Sb. a pod.). (4) Elektronický systém spisové služby včetně agendových informačních systémů, které jsou jeho součástí, a to v rozsahu jejich využití pro plnění úkolů elektronické spisové služby, musí být kompatibilní s požadavky stanovenými národním standarde m pro elektronické systémy spisové služby 14). V zájmu účelného sjednocování výkonu spisové služby v elektronické podobě je stanovena původci povinnost zabezpečit, aby elektronický systém spisové služby včetně dalších samostatných elektronických evidencí dokumentů (a to i agendových informačních systémů) splňoval požadavky stanovené národním standardem pro elektronické systémy spisové služby, a to nejpozději od 1. července 2012, včetně výstupních formátů dokumentů a jejich metadat. Dokumenty, údaje vedené v evidenci dokumentů a další metadata v elektronickém systému spisové služby původce využívá a zpracovává pro zajištění řádného výkonu spisové služby. (5) Evidence dokumentů vedená v listinné podobě, zejména podací deník, je kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných listů tiskopisů, označená názvem původce, pro něhož je vedena, rokem, v němž je užívána, a počtem všech listů; evidence se zabezpečuje proti odcizení, ztrátě, pozměňování, neoprávněné mu nebo nahodilému přístupu, zničení nebo neoprávněnému zpracování údajů, jakož i proti jiné mu zneužití. Zápisy v listinné evidenci dokumentů se provádí srozumitelně, přehledně, čitelně a způsobem zaručujícím jejich trvanlivost. Chybný zápis se škrtne způsobem zaručujícím čitelnost zápisu i po provedení škrtu. V případě potřeby se chybný zápis doplní správným zápisem. K provedené opravě se uvede datum, jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis fyzické osoby, která ji provedla. V elektronickém systému spisové služby se opravy a identifikace je provádějících osob zpracovává automaticky, způsobem, který je stanoven národním standardem pro elektronické systémy spisové služby. V souladu s požadavky praxe jsou upravena pravidla pro vedení evidence dokumentů v listinné podobě. Současně se stanoví podmínky provádění zápisů, popřípadě jejich oprav v evidencích s tím, že pro elektronické formy evidencí jsou související požadavky specificky stanoveny národním standardem pro elektronické systémy spisové služby (například formy provádění oprav a jejich zaznamenávání v historii životního cyklu dokumentu). Původce je povinen používat k evidenci dokumentů v listinné podobě podací deník vyhovující výše uvedeným požadavkům a dále požadavkům podle 7 odst. 2 této vyhlášky. Většinou je to tiskopis, který distribuuje SEVT nebo Tiskárna Ministerstva vnitra jako volné listy nebo ve formě svázané knihy. Starší tiskopis podacího deníku skl. č. SEVT i nový tiskopis podacího deníku skl. č. SEVT obsahuje všechny požadované rubriky. Další používaný tiskopis podacího deníku distribuuje pod názvem Jednací protokol a skladovým číslem 2 Tiskárna Ministerstva vnitra. Původce je oprávněn užívat takový podací deník, který mu vyhovuje při splnění požadovaných náležitostí. Zjistí-li se, že zápis do podacího deníku byl chybný, přeškrtne se tak, aby byl čitelný i po přeškrtnutí, a vedle něho se napíše údaj správný včetně data a identifikace osoby provádějící opravu. 15
16 Pokud původce vede podací deník v digitální podobě, musí zabezpečit, aby program umožňující vedení evidence splňoval všechny požadavky na evidenci dokumentů. Je-li evidence dokumentů vedena v elektronickém systému spisové služby, pak systém použitý k jejímu vedení musí umožňovat možnost provedení oprav se zaznamenáním původního údaje, který byl opravován. 7 Související ustanovení: 6 vyhlášky Související předpis: 64 zákona 17 zákona č. 300/2008 Sb. (1) Pokud je dokument zaevidován v jednom typu evidence dokumentů a poté evidenčně převeden do jiného typu evidence dokumentů, primární evidenční záznam se ukončí poznámkou o přeevidování dokumentu, včetně uvedení nového evidenčního čísla dokumentu. Ustanovení umožňuje evidovat dokument s přihlédnutím k řadě praktických nebo nevyhnutelných důvodů dokumenty současně ve více typech evidence dokumentů (například v samostatné evidenci dokumentů a v podacím deníku), a to např. při primárním chybném zaevidování dokumentu v podacím deníku a po zjištěné chybě jeho přeevidování do samostatné evidence dokumentů. Současně je stanoveno, že primární evidenční záznam je nutné ukončit poznámkou o přeevidování dokumentu, včetně uvedení nového evidenčního čísla dokumentu tak, aby byl dokument veden výlučně v jediném typu evidence, a to se zachováním vazby z primární evidence na jeho dohledatelnost v evidenci konečné. (2) O dokumentu se vedou v podacím deníku nebo v elektronickém systému spisové služby tyto údaje a) pořadové číslo dokume ntu, pod nímž je evidován v evidenci dokumentů (dále jen pořadové číslo ), b) datum doručení dokumentu původci nebo datum vytvoření dokumentu původcem; date m vytvoření dokumentu původce m se rozumí datum je ho zaevidování v evidenci dokume ntů. U doručené ho dokumentu v digitální podobě se jako datum doručení vyznačí datum, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně 15), nebo kdy se do datové schránky fyzické osoby nebo právnické osoby přihlásí fyzická osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k doručenému dokumentu 16), anebo kdy je dokume nt dodán do datové schránky orgánu veřejné moci, c) adresa odesílatele; jde-li o dokument vytvořený původcem, uvede se slovo Vlastní, d) číslo jednací odesílatele nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, je-li jím dokume nt označen, e) počet listů dokume ntu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě je jich počet a druh, f) stručný obsah dokumentu (předmět, věc), g) označení útvaru původce, kterému byl dokument přidělen k vyříze ní; pokud je původcem určena k vyřízení dokumentu fyzická osoba, uvede se její jméno, popřípadě jména, a příjme ní, h) způsob vyřízení, adresa adresáta, datum odeslání, počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u 16
17 příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokume ntu v digitální podobě počet příloh, i) spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v ně mž dokument bude zařaze n do skartačního řízení, j) jednoznačný identifikátor dokumentu v digitální podobě, pokud se jedná o evidenci dokumentů v digitální podobě v elektronickém systému spisové služby. Citovaným ustanovením jsou stanoveny údaje vedené o dokumentu v podacím deníku nebo vedené v samostatné evidenci dokumentů v listinné nebo elektronické podobě. Upřesněn je údaj o datu doručení dokumentu původci nebo datum vytvoření dokumentu původcem, a to nejenom ve vztahu k zaevidování dokumentu v analogové podobě, ale také ve vztahu k doručení dokumentu v digitální podobě (okamžik jeho dostupnosti elektronické podatelně nebo okamžik, kdy se do datové schránky fyzické osoby nebo právnické osoby přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k doručenému dokumentu, anebo kdy je dokument dodán do datové schránky orgánu veřejné moci ve smyslu zákona č. 300/2008 Sb.). Původce je povinen zaznamenat v podacím deníku o evidovaném dokumentu vždy minimálně výše uvedené údaje. Současně může vést na základě vlastního rozhodnutí o dokumentu další údaje, které slouží k jeho podrobnějšímu zaevidování.. Povinné vedení dalších podrobnějších údajů, jejichž rozsah a charakteristika vyplývají zejména z individuálních potřeb původce, proto nemůže být požadováno. Při zápisu do podacího deníku se vyplní údaje uvedené pod a) až f) a j), ostatní údaje se doplňují postupně podle stádia života dokumentu. (3) Číselná řada v evidenci dokumentů začíná pořadovým číslem 1 a je vždy složena z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích. Číselná řada je vedena od prvního kalendářního dne časového období, které původce stanoví pro vedení číselné řady v evidenci dokumentů (dále jen určené časové období ), a to před zahájením určeného časového období. Evidence dokume ntů vedená v elektronické podobě neumožní, aby na konci určeného časového období byl proveden zápis dalšího dokume ntu s pořadovým číslem, které již bylo přiděleno v rámci tohoto určeného časového období, nebo aby byl proveden zápis dokumentu, jehož evidence náleží do následujícího určeného časového období. V listinné evidenci dokume ntů se prázdné řádky pod posledním zápisem na konci stránky proškrtnou a doplní se záznam o datu provedení posledního zápisu a posledním použité m pořadovém čísle; záznam se formálně uvede ve tvaru Ukončeno dne pořadovým číslem. K záznamu se připojí jmé no, popřípadě jmé na, příjme ní a podpis fyzické osoby pověřené vedením spisové služby. Stanovují se pravidla pro vedení číselné řady v evidenci dokumentů, a to včetně stanovení časového období, pro něž je tato číselná řada vedena (určené časové období), které určuje původce v souladu s požadavky vyplývajícími například z jiných právních předpisů nebo z jeho specifických organizačních podmínek zpracování určitých typů dokumentů (např. v oblasti účetnictví) a které se může v uvedeném smyslu lišit od kalendářního roku. Číselná řada v evidenci dokumentů musí vždy začínat pořadovým číslem 1 a dále pokračovat celými kladnými čísly jdoucími nepřetržitě po sobě; tím se zamezí dodatečnému vkládání dokumentů do číselné řady, které je nepřípustné. Vede se vždy pro určené kalendářní období od prvního kalendářního dne (zpravidla od 1. ledna do 31. prosince kalendářního roku, ale určené časové období může podle jeho charakteristiky stanovené původcem začínat např. 1. září [pro školy a školská zařízení] apod.). 17
18 Pokud je evidence dokumentů vedena v digitální podobě, ukončí se posledním záznamem, který je v něm zaevidován v rámci určeného období. Pokud je evidence dokumentů vedena v listinné podobě, zbývající kolonky pod posledním záznamem se upraví v citovaném ustanovení stanoveným způsobem, který zamezí dodatečnému zaevidování dokumentů, jež je nepřípustné. Původce, který během jednoho kalendářního období (určeného časového období) vyřizuje malý počet dokumentů (např. malé obce), může používat evidenci dokumentů několik po sobě jdoucích kalendářních období (určených časových období) až do vyčerpání volných listů. Každé kalendářní období (určené časové období) je však povinen ukončit předepsaným způsobem a první záznam v novém kalendářním (určeném časovém) období začít na nové stránce. Označení kalendářního (určeného časového období v evidenci dokumentů se pak nahradí časovým rozmezím všech kalendářních (určených časových) období, v němž je evidence dokumentů užívána. (4) V samostatné evidenci dokumentů v listinné nebo elektronické podobě se vedou zejména údaje stanovené v odstavci 2 písm. a), b), c), f), i) a j). Citovaným ustanovením je stanoven závazný rozsah údajů vedených v samostatné evidenci dokumentů, a to ve vazbě na stanovený rozsah údajů vedených o dokumentu v podacím deníku nebo v elektronickém systému spisové služby. Vede-li tedy původce samostatné evidence dokumentů, je povinen zabezpečit, aby o dokumentech v nich evidovaných byly vždy zaznamenávány výše požadované údaje; současně má právo vést o dokumentu další údaje, které slouží k jeho podrobnějšímu zaevidování. 8 Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů Související ustanovení: 6, 7 a 9 vyhlášky Související předpis: 64 zákona (1) Dokument zaevidovaný v evidenci dokumentů se označuje číslem jednacím. Číslo jednací obsahuje vždy označení nebo zkratku označení původce, pořadové číslo a označení určeného časového období, kterým je zpravidla kalendářní rok, popřípadě označení nebo zkratku označení je ho organizační jednotky, nebo jiné znaky, charakte rizující skutečnosti související s dokumentem. Eviduje-li se dokument ve sběrné m archu podle 9 odst. 2 písm. c), obsahuje číslo jednací rovněž pořadové číslo zápis u dokume ntu ve sběrné m archu, kterým je chronologický přehled dokume ntů ve spisu. Citovaným ustanovením je stanovena povinnost označovat dokument zaevidovaný v podacím deníku číslem jednacím a dokument zaevidovaný v samostatné evidenci dokumentů evidenčním číslem. Každý dokument zaevidovaný v podacím deníku má vlastní, jedinečné číslo jednací. To může být vytvářeno různými způsoby, vždy však musí obsahovat označení nebo zkratku označení původce, pořadové číslo zápisu dokumentu v evidenci dokumentů a označení časového období, pro které je evidence dokumentů vedena a v němž byl dokument zařazen do evidence. Dále může obsahovat např. označení nebo zkratku označení organizační jednotky původce, které byl dokument předán k vyřízení nebo z jejíž činnosti dokument vznikl, případně další údaje podle rozhodnutí původce, charakterizující skutečnosti související s dokumentem. 18
19 V citovaném ustanovení jsou dále stanoveny základní povinné náležitosti tvaru čísla jednacího; původce může číslo jednací doplnit podle vlastního rozhodnutí s přihlédnutím k efektivnosti evidenčních potřeb o další znaky, jimiž charakterizuje určité skutečnosti související s dokumentem. Tyto znaky původce stanoví ve spisovém řádu, popřípadě v jiném vnitřním právním předpise, pokud spisový řád nevydává (jedná se zejména o zkratku označení organizační jednotky původce, o zkratku příjmení vyřizujícího zaměstnance). V této souvislosti je pro praxi spisové služby vhodné, aby původci při tvorbě čísla jednacího přihlíželi rovněž k jiným právním předpisům, které například stanoví zvláštní evidenční podmínky dokumentů (například označování dokumentů s utajovanými informacemi), a to tak, aby vždy byly zachovány předpoklady jednoznačné nezaměnitelné identifikace dokumentu. Zejména se nedoporučuje ze zjevných právních důvodů užívat znaky shodné se stanoveným způsobem klasifikace stupně utajení, vyznačovaným na dokumentech. Číslo jednací může mít tvar např. XY-150/AB-2009, kde XY je zkratka označení původce, 150 pořadové číslo zápisu do evidence dokumentů, AB označení organizační jednotky původce, která dokument vyřizuje, a 2009 časové období, pro něž je evidence dokumentů vedena a dokument v něm byl zaevidován. Pokud byl dokument předán k vyřízení organizační jednotce původce, její označení je uvedeno v čísle jednacím. V případě, že tato organizační jednotka dokument předala k vyřízení jiné organizační jednotce původce, tvar čísla jednacího se již nemění. Obdobně se postupuje v případě, že dokument vznikl z organizační jednotky původce, jejíž označení bylo uvedeno v čísle jednacím, ale vyřízen je jinou organizační jednotkou původce. Pokud by byl dokument evidován ve sběrném archu podle 9 odst. 2 písm. c) této vyhlášky, doplní se do čísla jednacího pořadové číslo jeho zápisu ve sběrném archu; číslo jednací pak bude mít tvar např. XY-150-1/AB (2) Sbě rný arch obsahuje zejmé na číslo jednací dokume ntu nebo spisovou značku spisu ( 9 odst. 3), k němuž je veden, věc, pořadové číslo dokumentu ve spisu, datum doručení dokumentu, označení nebo zkratku označení odesílatele, číslo jednací dokumentu odesílatele, pokud jím byl dokume nt označen, počet listů dokume ntu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě je jich počet a druh. Pro účely výkonu spisové služby je definován sběrný arch a jeho náležitosti. Sběrný arch lze používat pro zjednodušení a zpřehlednění evidence dokumentů vytvořených nebo přijímaných v jedné záležitosti. Pokud původce např. očekává doručení více dokumentů k iniciačnímu dokumentu (např. dotazu), je možno postupovat tak, že první doručený dokument je zaevidován v evidenci dokumentů a poté se k němu přiloží sběrný arch. První doručený dokument se zaeviduje rovněž na prvním místě ve sběrném archu včetně všech požadovaných náležitostí podle 8 odst. 2tétovyhlášky. Ostatní dokumenty doručené v téže věci se připisují podle pořadí, v němž jsou doručeny, do sběrného archu. Jejich čísla jednací se rozlišují pomocí pořadového čísla ve sběrném archu. Pokud tedy má první doručený dokument pořadové číslo zápisu v evidenci dokumentů např. 150, pak jeho číslo jednací bude mít tvar XY-150-1/AB-2009, druhý dokument bude mít číslo jednací XY-150-2/AB atd. Používání sběrného archu není pro původce povinné a vychází z jeho rozhodnutí; pokud ho však původce používá, musí to uvést ve spisovém řádu nebo jiném vnitřním předpisu, nevydává-li spisový řád, současně s popisem způsobu jeho používání. Jako sběrný arch je možno použít skladový tiskopis MV č. skl. 1 Sběrný arch k čj., vydávaný Tiskárnou Ministerstva vnitra. 19
20 (3) Dokument zaevidovaný v samostatné evidenci dokumentů se označuje evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů. Evidenční číslo obsahuje vždy název samostatné evidence dokumentů a pořadové číslo. Stanoví se základní povinné náležitosti tvaru evidenčního čísla. Vede-li původce kromě evidence dokumentů ještě samostatnou evidenci dokumentů, označuje dokumenty evidované v ní evidenčními čísly ze samostatné evidence dokumentů. Toto evidenční číslo musí obsahovat vždy název nebo zkratku názvu samostatné evidence dokumentů a pořadové číslo, pod nímž je dokument zaevidován, a dále může obsahovat další údaje, obdobné údajům jako u čísla jednacího. Evidenční číslo tak může mít podobu např. Práv-128/XY-2009, kde Práv je označením samostatné evidence dokumentů pro právní záležitosti, 128 pořadové číslo zápisu v samostatné evidenci dokumentů, XY zkratka označení původce a 2009 rok, pro který je samostatná evidence vedena. 9 Tvorba spisu Související ustanovení: 7 a 8 vyhlášky Související předpis: 64 a 66 zákona 17 zákona č. 500/2004 Sb. (1) Spis je vytvářen spojováním dokumentů nebo pomocí sběrného archu. Citovaným ustanovením se upravuje na rozdíl od předchozí právní úpravy v samostatném paragrafu postup při vytváření spisu, a to včetně vytváření spisů v elektronickém systému spisové služby, a podmínky jeho označování a evidence. Původce tvoří spis způsoby, které jsou následně uvedeny v odstavci 2 tohoto paragrafu. Stanovené způsoby vytváření spisu jsou rovnocenné; původce rozhodne a ve vlastním spisovém řádu nebo jiném vnitřním předpisu, nevydává-li spisový řád, určí, který bude užívat. (2) Pokud je spis vytvářen a) spojováním dokumentů, potom se nový dokument zaeviduje v evidenci dokumentů a přidělí se mu číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. V evidenci dokumentů se u předcházejícího i nového dokumentu nebo spisu poznamenají vzáje mné odkazy. Součástí spisu je vždy soupis vložených dokumentů nebo spisů s jejich čísly jednacími nebo evidenčními čísly ze samostatné evidence dokumentů, b) spojováním dokumentů v digitální podobě v elektronickém systému spisové služby, potom je postup stanovený v pís menu a) nahraze n spojováním dokumentů v digitální podobě formou vytvoření křížových odkazů, c) pomocí sběrného archu, potom jsou v evidenci dokumentů zazname nány evidenční údaje o spisu a iniciační dokument je zaevidován ve sběrném archu. V iniciačním dokumentu se za číslo je dnací doplní pomlčka nebo lomítko a číslo 1, v následujících dokume ntech spisu se za původní číslo jednací doplní pomlčka nebo lomítko a následující celé kladné číslo podle pořadí dokumentu (pořadové číslo zápisu dokumentu ve sběrném archu), ve kterém je zaevidován ve sběrném archu. Ve sběrném archu se vedou údaje stanovené v 8 odst. 2 a další údaje, které jsou obsažené v podacím razítku, popřípadě v jiné m technologické m prostředku podle 5 odst