Source: https://web.certicamara.com/politicas-de-privacidad/politica-de-proteccion-de-datos/
Timestamp: 2018-01-21 18:22:50
Document Index: 330830482

Matched Legal Cases: ['artículo 30', 'artículo 15', 'artículo 17', 'artículo 25', 'artículo 9', 'artículo 7']

La presente Política de Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) pretende regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales en la SOCIEDAD CAMERAL DE CERTIFICACIÓN DIGITAL CERTICÁMARA S.A. (en adelante “CERTICÁMARA S.A.”), brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.
La Política de CERTICÁMARA S.A. cubre todos los aspectos administrativos, organizacionales y de control que deben ser cumplidos por los directivos, funcionarios, contratistas y terceros que laboren o tengan relación directa con la Compañía.
La Política se integrará con los Manuales de Políticas de Seguridad de la Información y de Gestión de Activos de la Información.
3 MARCO NORMATIVO DE LA POLÍTICA
4 DESARROLLO DE LA POLÍTICA
CERTICÁMARA S.A. incorpora en todas sus actuaciones el respeto por la protección de datos personales. En consecuencia, solicitará desde el ingreso del dato, autorización para el uso de la información que reciba para las finalidades propias de su objeto misional.
CERTICÁMARA S.A. respeta los principios establecidos en la ley y atenderá en sus actuaciones y manejo de información de datos personales las finalidades que se deriven de la recolección de los mismos.
CERTICÁMARA S.A. implementará las estrategias y acciones necesarias para dar efectividad al derecho consagrado en la ley estatutaria 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue.
CERTICÁMARA S.A. dará a conocer a todos sus usuarios los derechos que se derivan de la protección de datos personales.
5.1 Tratamiento.
Para el adecuado tratamiento y protección de los datos personales, CERTICÁMARA S.A. trabaja tres perspectivas básicas que tienen como fin desarrollar políticas particulares de tratamiento de datos de acuerdo con lo previsto en la ley 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue, estas perspectivas son:
CERTICÁMARA S.A. definirá los procesos de divulgación y capacitación del contenido de esta Política a través de su Comité de Seguridad de la Información.
CERTICÁMARA S.A. definirá cualquier acción relativa a la protección de datos personales en su Comité de Seguridad de la Información. Al interior de dicho Comité se ha definido el rol de Oficial de Protección de Datos Personales, rol que estará dentro de las atribuciones funcionales del actual Oficial de Seguridad de la Información.
Para los propósitos de este documento se aplican los siguientes términos y definiciones:
• Oficial de Protección de Datos: Es el rol dentro de CERTICÁMARA S.A., que tendrá como función la vigilancia y control de la Política bajo el control del Comité de Seguridad.
7 PRINCIPIOS RECTORES
8 CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS
CERTICÁMARA S.A. restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso sobre la finalidad de su tratamiento.
8.3 Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes
CERTICÁMARA S.A. se compromete entonces, en el tratamiento de los datos personales, a respetar los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
9 CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN Y DE BASES DE DATOS
Son bases de datos o ficheros electrónicos con información confidencial la cual trata el modelo de negocio de CERTICÁMARA S.A., es el caso de datos financieros, bases de datos del personal, bases de datos con información sensible sobre directivos, proveedores etc.
Son los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. En CERTICÁMARA S.A., el acceso a este tipo de información es restringido y únicamente será conocido por un grupo autorizado de funcionarios.
Son las bases de datos que contienen datos públicos calificados como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y que no son calificados como datos semiprivados, privados o sensibles. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
10 PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES
• Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CERTICÁMARA S.A. en su condición de responsable del tratamiento.
• Por cualquier medio válido, solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a CERTICÁMARA S.A., salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
• Recibir información por parte de CERTICÁMARA S.A, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
11 DEBERES DE CERTICÁMARA S.A EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
CERTICÁMARA S.A., tendrá presente que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. CERTICÁMARA S.A. hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada como entidad de Certificación Digital de acuerdo con lo establecido en el artículo 30 de la Ley 527 de 1999 y dentro de su objeto social respetando en todo caso la normativa vigente sobre la Protección de Datos Personales.
CERTICÁMARA S.A. solicitará la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio, como por ejemplo un contrato o de un documento específico para tal efecto. En todo caso, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos también se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. CERTICÁMARA S.A. informará al titular de los datos, lo siguiente:
• Los canales en los cuales podrá formular consultas y/o reclamos.
CERTICÁMARA S.A. garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales.
Los Titulares de los datos personales o sus causahabientes, podrán consultar sus datos personales que reposan en la base de datos. En consecuencia, CERTICÁMARA S.A. garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares de datos personales, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, CERTICÁMARA S.A. garantiza:
Las consultas que se efectúen respecto a datos personales deberán ser remitidas mediante un correo electrónico a la siguiente dirección protecciondedatospersonales@certicamara.com.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativa sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento.
El reclamo deberá ser presentado por el Titular de los datos personales, diligenciando el formato de Reclamación para el Tratamiento de Datos Personales que podrá solicitar mediante el envío de un correo electrónico a la dirección protecciondedatospersonales@certicamara.com. En este formato el Titular deberá indicar si desea que sus datos sean actualizados, rectificados o suprimidos o bien si desea revocar la autorización que se había otorgado para el tratamiento de los datos personales. Para efectos de reclamos, el Titular deberá tener en cuenta lo previsto en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012.
CERTICÁMARA S.A. tiene la obligación de rectificar y actualizar, a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Al respecto, CERTICÁMARA S.A. tendrá en cuenta lo siguiente:
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
CERTICÁMARA S.A. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que CERTICÁMARA S.A. considere pertinentes.
CERTICÁMARA S.A. podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que se pondrán a disposición de los interesados en la página web o solicitándolos mediante correo electrónico a la dirección protecciondedatospersonales@certicamara.com.
El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a CERTICÁMARA S.A., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo a lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por CERTICÁMARA S.A.
Todo Titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de estos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, CERTICÁMARA S.A. establecerá mecanismos sencillos que le permitan al Titular revocar su consentimiento.
• Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que CERTICÁMARA S.A. debe dejar de tratar por completo los datos del Titular.
• Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, CERTICÁMARA S.A., deberá dejar de tratar parcialmente los datos del Titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.
En los contratos laborales, CERTICÁMARA S.A. incluirá cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del titular. También incluirá la autorización de que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados a terceros con los cuales CERTICÁMARA S.A. tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas se hará mención a esta Política.
En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales, CERTICÁMARA S.A. le suministrará dichos datos siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del titular para esta transferencia. Dado que en estos casos los terceros son encargados del tratamiento de datos, sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por CERTICÁMARA S.A. y delimitan de manera precisa el uso que dicho terceros le pueden dar a los datos.
13 REGLAS GENERALES APLICABLES
• CERTICÁMARA S.A. establece las siguientes reglas generales para la protección de datos personales y sensibles, como en el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal:
• CERTICÁMARA S.A. garantizará la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.
El Comité de Seguridad será quien tendrá como objetivo ejecutar y diseñar la estrategia para que la presente Política se cumpla.
• CERTICÁMARA S.A. tomará todas las medidas técnicas necesarias para garantizar la protección de las bases de datos existentes. En los casos que la infraestructura dependa de un tercero, se cerciorará que la disponibilidad de la información como el cuidado de los datos personales y sensibles sea un objetivo fundamental.
• Es responsabilidad de los empleados y colaboradores de CERTICÁMARA S.A. reportar cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, o conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona.
• CERTICÁMARA S.A., para garantizar la protección de la información personal, adoptará, en sus portales transaccionales, todos los mecanismos para garantizar la confidencialidad de la información. Para esto podrá adoptar mecanismos de seguridad tecnológicos como es el caso de software de seguridad, firmas digitales, certificados SSL, Hypertext Transfer Protocol Secure (HTTPS), como las herramientas necesarias para resguardar y proteger las bases de datos de la entidad.
• El Oficial de Protección de Datos, deberá identificar e impulsar las autorizaciones de los Titulares, los avisos de privacidad, los avisos en el website de la entidad, las campañas de sensibilización, las leyendas de reclamo y demás procedimientos para dar cumplimiento a la ley 1581 de 2012 y demás normativa que la complemente, modifique o derogue.
14 FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE CERTICÁMARA S.A.
En el caso de CERTICÁMARA S.A, el Comité de Seguridad es el responsable de adoptar lñas medidas necesarias para el buen tratamiento de los datos personales. Quien desarrolla la Secretaría Técnica del Comité es el Oficial de Protección de Datos Personales.
CERTICÁMARA S.A. distingue entre Encargado interno y Encargado externo. Los Encargados internos son empleados y colaboradores de CERTICÁMARA S.A. mientras que los externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que la entidad les suministra para la realización de una tarea asignada (proveedores, consultores etc.).
A partir de la adopción de la presente Política, CERTICÁMARA S.A. establecerá:
Términos y condiciones de uso de herramientas informáticas externas: Autorregulación de los principios y las reglas consagradas en la ley 1581 de 2012, dirigidos específicamente a proteger el derecho de hábeas data de clientes, usuarios y en general toda persona natural que interactúe con un aplicativo informático (elemento que gestione información bien sea física o electrónica).
Oficial de Protección de Datos: En cumplimiento del deber legal consagrado en el artículo 17 de la ley 1581 de 2012, relativo a la necesidad de asignar unas responsabilidades directas a un sujeto dentro de la Organización, se crea el rol de Oficial de Protección de Datos Personales, en cabeza del Oficial de Seguridad de la Información, quien teniendo en cuenta lo definido por el Comité de Seguridad, articulará todas las acciones para el efectivo cumplimiento de la Política de Protección de Datos Personales en CERTICÁMARA S.A.
Las obligaciones más importantes a cargo del Comité de Seguridad son las siguientes:
Informar a solicitud del Titular el uso dado a sus datos personales.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
15 EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
De acuerdo con lo establecido en el Decreto 886 de 2014, que reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, CERTICÁMARA S.A. inscribirá de manera independiente en el Registro Nacional de Base de Datos, cada una de las base de datos que contengan datos personales cuyo tratamiento se realice por parte de la Compañía (artículos 2 y 3 del Decreto 886 de 2014), identificando cada una de esas bases de datos de acuerdo con la finalidad para la cual fueron creadas (artículo 9 Decreto 886 de 2014).
En el registro que se efectúe de las bases de datos CERTICÁMARA S.A. indicará su razón social, número de identificación tributaria, así como sus datos de ubicación y contacto.
CERTICÁMARA S.A. indicará en el Registro Nacional de Base de Datos la razón social, número de identificación tributaria, ubicación y contacto de los Encargados del tratamiento de sus bases de datos (artículo 7 del Decreto 886 de 2014).
Finalmente, CERTICÁMARA S.A. deberá actualizar en el Registro Nacional de Base de Datos la información inscrita cuando se presenten cambios sustanciales a la misma.
16 VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN
La presente Política entra en vigencia a partir de su aprobación por parte del Comité de Seguridad de la Información y su actualización dependerá de las instrucciones de dicho Comité.
Se articularán las acciones conducentes a la protección de datos personales dentro del Comité de Seguridad de la Información, el cual realizará revisiones periódicas de la correcta ejecución de la Política de manera conjunta con el Oficial de Protección de Datos de la Compañía.
La versión aprobada de esta Política se publicará en la página oficial de CERTICÁMARA S.A.
Es un deber de los empleados y colaboradores de CERTICÁMARA S.A., conocer esta Política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento.
La presente Política de Protección de Datos Personales fue aprobada en sesión de Comité de Seguridad de CERTICÁMARA S.A. el día once (11) de abril de 2013.