Source: https://www.fatturafacile.com/faq-fattura-elettronica/
Timestamp: 2019-06-20 12:01:08+00:00
Document Index: 50295231

Matched Legal Cases: ['art. 21', 'art. 21', 'art. 7', 'art. 27', 'art. 1', 'art. 21', 'art. 1', 'art. 6', 'art. 21', 'art. 2220']

FAQ Fattura Elettronica - Fattura Facile
FAQ FATTURA ELETTRONICA: definizioni
La fattura elettronica, resa obbligatoria con la Legge di Bilancio 2018 (B2G, B2B, B2C) è un documento prodotto utilizzando il tracciato XML messo a disposizione da Sogei (piattaforma informatica al servizio dell’Agenzia delle Entrate), compilata secondo le regole tecniche predisposte dall’Agenzia delle Entrate ed inviata tramite la piattaforma SdI (Sistema di Interscambio).
In quanto fattura, il file deve contenere, come minimo, i dati obbligatori previsti dal DPR 633/1972.
Il documento così formato è l’unico avente rilevanza fiscale e, in quanto tale, è il documento che deve essere mantenuto in archivio e sottoposto obbligatoriamente ad un processo di conservazione digitale, così come specificato dal DMEF del 17.06.2014.
Il Sistema di Interscambio (spesso abbreviato con l’acronimo SdI)è un sistema informatico progettato e gestito da SOGEI S.p.A. (società in house controllata al 100% dal Ministero dell’Economia e delle Finanze) per conto dell’Agenzia delle Entrate.
Dal 2014 il Sistema di Interscambio riceve e distribuisce le fatture elettroniche nell’ambito degli scambi con la Pubblica Amministrazione e a partire dal 1° gennaio 2019 è utilizzato anche per tutte le fatture emesse in relazione a operazioni di cessioni di beni e di prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti in Italia.
Al Sistema di Interscambio è stata attribuita una funzione di ricezione dei file-fattura, di controllo dei dati e di smistamento dei documenti ai soggetti destinatari; ricopre quindi il ruolo di “postino”.
Il SdI non ha alcun ruolo amministrativo e non si occupa dell’ archiviazione e conservazione delle fatture.
Per approfondire leggi l’articolo Sistema di Interscambio: cos’è e come funziona.
Quali requisiti deve possedere la fattura elettronica?
Come ben descritto dall’Agenzia delle Entrate nella Circolare 18/E del 24.06.2014, richiamando l’art. 21 c. 3 quarto periodo del DPR 633/1972, la fattura elettronica deve possedere i requisiti di Autenticità, Integrità e Leggibilità (AIL) che devono essere garantiti fin dalla sua formazione e per tutto il tempo di conservazione previsto per legge (10 anni, termine di archiviazione per le fatture).
Autenticità dell’origine: identità del fornitore e/o dell’emittente
Integrità del contenuto: la fattura elettronica, una volta emessa, non può e non deve essere modificata
Leggibilità: la fattura, in fase di esibizione, deve poter essere resa leggibile per l’uomo
L’apposizione sulla fattura della firma digitale all’atto della sua emissione garantisce i requisiti di Autenticità e Integrità. L’adozione di un adeguato Sistema Documentale (GED) e di un adeguato e conforme Sistema di Conservazione garantiscono la Leggibilità del documento.
Quali sono i principali attori coinvolti nel processo di fatturazione elettronica?
Il processo può arrivare a coinvolgere fino a 6 soggetti:
Fornitore, ovvero il cedente/prestatore, colui che eroga il servizio o vende la merce
Emittente, qualora si applichi quanto previsto all’art. 21 c. 1 del DPR 633/1972. Per ciascuna operazione imponibile il soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio emette fattura, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, o, ferma restando la sua responsabilità, assicura che la stessa sia emessa, per suo conto, dal cessionario o dal committente ovvero da un terzo
Trasmittente, ovvero il soggetto che dialoga con il SdI
Sistema di Interscambio (SdI), ovvero il «postino» incaricato dall’Agenzia delle Entrate
Destinatario, ovvero il soggetto delegato, dal proprio cliente, alla ricezione delle fatture (ovvero il soggetto che dialoga con il SdI)
Cliente, ovvero il cessionario/committente, colui che acquista la merce o il servizio oggetto di fatturazione
La firma digitale è uno degli strumenti utili a garantire al documento informatico il requisito di Autenticità.
Cos’è la conservazione a norma?
La Conservazione digitale a Norma è quel processo che consente di assicurare nel tempo la piena validità legale a un documento informatico, conferendo a quest’ultimo un’efficacia giuridica equivalente a quella tradizionalmente riconosciuta al documento cartaceo.
Il concetto di Conservazione a Norma viene spesso preso in considerazione parlando di Fatture Elettroniche. Sebbene i concetti siano legati tra loro, essi sono in realtà entità ben distinte: la Conservazione digitale non riguarda, infatti, solo le fatture elettroniche, ma tutta la documentazione aziendale! Per maggiori approfondimenti sul concetti di conservazione digitale a norma, scarica l’e-book gratuito.
FAQ: Fattura Elettronica verso la PA
Tutte le Pubbliche Amministrazioni ricadono nell'obbligo di fatturazione elettronica?
A partire dal 31.03.2015 sì.
Cos'è il CIG (Codice Identificativo Gara)?
Il CIG (Codice Identificativo Gara), è un codice alfanumerico univoco e obbligatorio che identifica una dato appalto o lotto e che, secondo precise disposizioni normative, viene richiesto dal RUP (Responsabile Unico di Procedimento) prima della procedura di individuazione del contraente sul sistema SIMOG dell’AVCP.
– la tracciabilità dei flussi finanziari di ciascuna stazione appaltante per affidamenti di lavori, servizi e forniture, secondo la legge 136/2010, a prescindere dall’importo dell’affidamento e dalla procedura scelta;
– l’adempimento agli obblighi di comunicazione delle informazioni all’Osservatorio per individuare in maniera univoca gare, lotti e contratti, secondo l’art. 7 del Codice dei Contratti;
– l’adempimento al sistema di contribuzione della somma dovuta all’AVCP da parte degli operatori economici, il cui versamento è condizione di ammissibilità alle procedure per la realizzazione di opere pubbliche, secondo l’articolo 1, comma 67, della legge 266/2005, richiamato dall’articolo 8, comma 12, del Codice.
Cos'è il CUP (Codice Unico di Progetto)?
Il CUP, Codice Unico di Progetto, è costituito da una stringa alfanumerica di 15 caratteri, che accompagna ciascun progetto di investimento pubblico a partire dalla fase formale di assegnazione delle risorse.
Il CUP è un’etichetta che caratterizza in maniera biunivoca ogni progetto d’investimento pubblico; è una sorta di “codice fiscale” del progetto, costruito a partire dalle caratteristiche del progetto stesso, secondo un algoritmo che ne assicura l’univocità.
E’ sempre obbligatorio che le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione riportino CUP e CIG nel caso di appalti pubblici?
No. Il codice CIG e il codice CUP devono essere indicati esclusivamente nei casi previsti dalla normativa vigente:
– il CIG – Codice Identificativo di Gara , è un codice associato a ciascun appalto o lotto per garantire la tracciabilità dei flussi finanziari. È un codice alfanumerico lungo 10 caratteri
– il CUP, Codice Univoco di Progetto, è il Codice che identifica e accompagna un progetto d’investimento pubblico in tutte le sue fasi. È un codice alfanumerico lungo 15 caratteri
Il Tracciato dell’XML PA prevede che, in presenza di CIG o CUP, sia sempre indicato almeno un numero di ordine o di contratto o di convenzione.
Cos'è il CUU (Codice Univoco Ufficio)?
Il Codice Identificativo Univoco – CUU – rappresenta il codice che identifica in modo univoco la PA destinataria della fattura.
Questo il link per accedere al sito ufficiale dell’Indice della Pubblica Amministrazione – IPA – e ricercare i CUU: http://www.indicepa.gov.it/documentale/index.php
Quale differenza c'è tra CUU e il codice IPA?
Il CUU identifica la Pubblica Amministrazione destinataria della fattura e deve essere indicato all’interno dell’XML.
Il codice IPA è il codice assegnato alla PA al momento della sua registrazione nel portale dell’Indice della Pubblica Amministrazione.
Cos'è il numero REA?
Il REA (Repertorio delle notizie Economiche ed Amministrative) è un repertorio/elenco tenuto dalle Camere di Commercio.
Quando è obbligatorio iscriversi al REA?
Il Ministero dello Sviluppo economico ha precisato che “…ove non ricorrano i presupposti che determinano l’obbligo di iscrizione al Registro delle imprese (svolgimento in via esclusiva o principale di attività di impresa), ma risulti, comunque, lo svolgimento di un’attività economica che si sostanzi nella produzione e nello scambio di beni o servizi, deve intendersi sussistere un obbligo di iscrizione dell’associazione al Repertorio delle notizie economiche ed amministrative”.
Quali informazioni sono necessarie per compilare la fattura elettronica alla PA?
La fattura elettronica prevede l’inserimento delle stesse informazioni che erano necessarie per quella cartacea; in aggiunta a queste, è necessario indicare il codice univoco ufficio ( CUU ) della PA destinataria di fattura. Il codice è comunicato al fornitore dalla Pubblica Amministrazione di riferimento e può essere reperito consultando l’Indice delle PA.
Quanto tempo ha a disposizione la Pubblica Amministrazione per trasmettere la notifica di esito?
La Pubblica Amministrazione ha a disposizione 15 giorni dalla ricevuta di consegna per trasmettere una notifica di esito.
L’esito può essere positivo, fattura accettata, o negativo, fattura rifiutata.
Non esiste però l’obbligo di risposta: trascorsi i 15 giorni, se la Pubblica Amministrazione non ha fornito un esito al Sistema di Interscambio quest’ultimo invia al fornitore una notifica di decorrenza termini.
FAQ: Fatturazione Elettronica tra privati
Quali sono i soggetti obbligati a produrre fatture elettroniche?
La Legge di Bilancio 205/2017 ha esteso l’obbligo di fatturazione elettronica Sogei alle operazioni tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato italiano.
La Fatturazione Elettronica è oggi obbligatoria negli scambi tra aziende (Fatturazione Elettronica B2B) e negli scambi tra aziende e consumatori finali (Fatturazione Elettronica B2C).
Per approfondire, scarica il nostro e-book gratuito sulla fatturazione elettronica tra privati.
Quali sono i soggetti esonerati dall'emissione di fatture elettroniche?
Sono esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica i soggetti passivi che rientrano nel cosiddetto “regime di vantaggio*” (art. 27, commi 1 e 2, del decreto-legge 6 luglio 2011, n. 98, convertito, con modificazioni, dalla legge del 15 luglio 2011, n. 111) e quelli che applicano il regime forfettario* (art. 1, commi da 54 a 89, della legge 23 dicembre 2014, n. 190.”
Sono altresì esonerati gli operatori agricoli in regime agevolato con fatturato annuo inferiore a €7.000, le società sportive dilettantistiche con volume d’affari annuo inferiore a €65.000 e – solo per il 2019 – saranno esonerati tutti gli operatori sanitari che trasmettono i dati nei confronti dei consumatori finali tramite sistema TS (tessera sanitaria).
Da tutti questi soggetti potremo quindi continuare a ricevere fatture nella forma tradizionale.
In quale formato devono essere prodotte le fatture?
Le fatture elettroniche devono essere prodotte in formato XML conforme alle specifiche tecniche di Sogei (versione 1.2.1); tale formato può essere prodotto come singola fattura o per un lotto di fatture intestate allo stesso cliente ed emesse nella stessa data. La trasmissione può riguardare:
– Un file per singola fattura
– Un file contenente un lotto di fatture
– Un file compresso .zip
Nel caso in cui l’impresa non sia in grado di produrre autonomamente le fatture elettroniche nel formato XML v.1.2.1 può rivolgersi ad un intermediario. Indicom è in grado di gestire qualsiasi tipo di formato in ingresso per generare fatture elettroniche B2B.
E’ possibile trasmettere le fatture elettroniche al Sistema di Interscambio anche nei formati previsti dall’Unione Europea.
Approfondisci il tracciato XML con le nostre domande & risposte o attraverso il nostro webinar formativo dedicato alla corretta compilazione e interpretazione del tracciato.
Come Inviare e ricevere le fatture elettroniche?
Esistono 3 modalità per inviare e ricevere fatture elettroniche al Sistema di Interscambio :
tramite un proprio indirizzo di posta elettronica certificata (PEC). In questo caso si riceveranno via PEC anche le notifiche che il SdI produrrà e, trattandosi di documenti informatici, sarà necessario conservare digitalmente anche tutti i messaggi PEC, non solo le fatture.
tramite attivazione di un proprio canale web service o un canale FTP. Sarà quindi necessario accreditarsi al SdI e attivare un lungo processo, con coinvolgimento di risorse tecniche ed economiche, e l’istituzione (o la presenza) di un sistema documentale per la gestione dei flussi in entrata e uscita. Tutti file dovranno anche essere conservati digitalmente a norma.
utilizzare i canali e gli strumenti messi a disposizione da parte di un intermediario già accreditato al Sistema di Interscambio – quale è Indicom -, che si preoccuperà di provvedere alla gestione di tutto il flusso, dalla trasmissione, passando dalla ricezione, fino alla conservazione a norma.
Non è necessario che le modalità di trasmissione e ricezione coincidano.
La fattura elettronica va firmata digitalmente?
Sì, una volta creata e prodotta nel formato XML previsto, la fattura elettronica – prima di essere inoltrata – deve essere anche firmata digitalmente, a meno che non venga formata e trasmessa tramite il portale Web messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. In quel caso sarà lo stesso portale ad apporre il Sigillo elettronico.
Qualora l’impresa non disponesse di un certificato di firma digitale, Indicom è in grado sia di fornirne uno da utilizzarsi per la firma automatica remota delle proprie fatture sia di operare come previsto dall’art. 21 comma 2 lettera n) del DPR 633/1972 emettendo la fattura «per conto del cedente o prestatore» apponendo quindi sul file XML la propria firma digitale.
La fattura elettronica va conservata digitalmente a norma?
Sì, tutti i soggetti obbligati ad emettere fattura elettronica hanno l’obbligo di conservare digitalmente a norma le fatture.
I soggetti che appartengono alle categorie esentate dall’obbligo di emissione di fatturazione elettronica, saranno esonerati dalla conservazione digitale a norma delle fatture elettroniche, solo qualora non abbiano registrato, o comunicato direttamente ai propri fornitori, un indirizzo telematico (PEC/Codice Destinatario) sul sito dell’Agenzia delle Entrate.
In caso contrario, saranno anch’essi obbligati.
Per approfondire leggi l’articolo La Conservazione digitale delle fatture elettroniche oppure scarica il nostro e-book dedicato.
E’ obbligatorio accreditarsi al Sistema di Interscambio (SdI) per attivare il processo di fatturazione elettronica B2B?
No, non è obbligatorio accreditarsi al Sistema di Interscambio (SdI).
In alternativa, è possibile infatti scegliere di utilizzare i canali e gli strumenti messi a disposizione da un intermediario già accreditato al SdI – quale è Indicom – oppure trasmettere e ricevere fatture mediante PEC.
Su chi ricade la responsabilità e quali sono le conseguenze in caso di fatture elettroniche non emesse secondo quanto la normativa prevede?
Così come previsto dall’art. 1 comma 909 lettera a) n. 7 della Legge di Bilancio 2018:
« 6. In caso di emissione di fattura […] con modalità diverse da quelle previste […] la fattura si intende non emessa […] Il cessionario e il committente, per non incorrere nella sanzione […] devono adempiere agli obblighi documentali ivi previsti mediante il Sistema di Interscambio […]»
Questo significa che il cessionario deve inviare una fattura Sogei tramite il SdI, mentre il committente, in caso riceva una fattura non correttamente emessa, per poter procedere alla registrazione contabile, dovrà produrre un’autofattura con codice TD20, che sostituisce gli obblighi di comunicazione all’AdE cosi come previsti dal DL in questione.
Dove visualizzare in fattura la data di ricezione del documento?
La data di ricezione della fattura non è presente nel file XML, in quanto si realizza in un momento successivo alla sua creazione.
La fattura passiva è sempre accompagnata da una notifica di metadati, che contiene una serie di informazioni relative al documento ma che non contiene la data di ricezione, perché quest’ultima è variabile a seconda delle modalità di consegna:
ricezione della fattura elettronica nella propria casella PEC: la data di ricezione corrisponderà alla data di ricezione del messaggio PEC.
ricezione della fattura elettronica tramite canale sFTP o webService: la data di ricezione della fattura sarà la data messa a disposizione da parte del SdI sul canale ricevente.
mancata consegna: in caso di impossibilità di recapito, il SdI deposita la fattura nell’area riservata della PIVA destinataria. In questo caso, la data di ricezione corrisponderà al giorno in cui la fattura viene prelevata dall’area riservata.
In caso di soggetto non obbligato alla fatturazione elettronica, la data di ricezione sarà quella corrispondente alla data di deposito nell’area riservata.
Tutti questi momenti sono registrati e presenti nei database dell’Agenzia delle Entrate.
Come procedere in caso di ricezione di una fattura in formato non conforme (per esempio in PDF) da soggetti obbligati a emettere fattura elettronica?
Tutte le fatture ricevute in formato diverso dall’XML previsto dalla normativa, seppur valide da un punto di vista civilistico, non possono essere considerate “fiscalmente emesse” (art. 6 D.lgs. n. 471/1997). Il destinatario dovrà pertanto richiedere al fornitore l’emissione della fattura con le modalità previste dalla Legge e, qualora questo non avvenga entro il 4° mese dalla data della fattura, si dovrà necessariamente giustificare la spesa mediante autofattura.
L’autofattura dovrà essere emessa e trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio «compilando, nel file fattura elettronica, il campo <TipoDocumento> con un codice convenzionale, TD20 riportato nelle specifiche tecniche del presente provvedimento, e le sezioni anagrafiche del cedente/prestatore e del cessionario/committente rispettivamente con i dati del fornitore e i propri dati*».
FAQ: Il servizio Fattura Facile
Quali sono i servizi offerti da FatturaFacile?
Fattura Facile mette a disposizione un servizio facile, efficace e sicuro che provvede a tutte le fasi del processo di fatturazione elettronica: dall’emissione e ricezione delle fatture elettroniche, alla consultazione online dei documenti, fino alla conservazione a norma delle fatture inviate e ricevute.
Per utilizzare il servizio di FatturaFacile devo installare qualche programma particolare sul mio PC?
Fattura Facile è fruibile attraverso un qualsiasi browser web e non richiede l’installazione di alcun software.
Per usufruire del vostro servizio, devo necessariamente avere un sistema per la firma digitale?
No. Fattura Facile, dietro autorizzazione e delega, può firmare le fatture ed emetterle al tuo posto (Emissione in nome e per conto – DPR 633/1972 art. 21).
Sono un commercialista che deve gestire le fatture elettroniche per i propri clienti, quale soluzione scegliere?
Fattura Facile ha riservato agli studi commercialisti e alle multi -imprese quattro soluzioni in funzione delle fatture da gestire:
– EXTRA MINI
Tutte le soluzioni includono l’invio di Fatture attive (upload della fattura in formato XML, compilazione manuale da parte del Cliente, upload del PDF, precompilazione automatica con sistemi di riconoscimento OCR, eventuale completamento a cura del Cliente), la ricezione e pubblicazione di fatture passive e la conservazione digitale a norma per 10 anni dei documenti. Ciascuna soluzione ha validità corrispondente all’anno solare.
I listini e le caratteristiche del servizio sono consultabili alla pagina dedicata.
Sono un libero professionista che deve emettere e ricevere fatture elettroniche, quali opzioni ho a disposizione?
Tre sono le possibilità per i liberi professionisti consultabili alla pagina dedicata.
– Soluzione STANDARD: Il pacchetto include la possibilità di inviare fatture attive mediante l’upload della fattura in formato XML oppure con compilazione manuale da parte del Cliente, la ricezione e pubblicazione delle fatture passive e la conservazione digitale a norma per 10 anni dei documenti. La soluzione prevede l’acquisto di un pacchetto di crediti prepagato.
– Soluzione PLUS: Il pacchetto include la possibilità di inviare fatture attive mediante l’upload del file in PDF, la precompilazione automatica con sistemi di riconoscimento OCR (eventuale completamento a cura del Cliente), la ricezione e pubblicazione delle fatture passive e la conservazione digitale a norma per 10 anni dei documenti. La soluzione prevede l’acquisto di un pacchetto di crediti prepagato.
– SOLUZIONE PREMIUM: per professionisti (e imprese) che necessitano di un supporto operativo specializzato nella compilazione e nella gestione dei tuoi documenti. Questa soluzione consente di utilizzare il servizio senza dover fare acquisti prepagati e con fatturazione dei crediti consumati a fine mese. Il pacchetto permette di inviare fatture attive mediante il solo upload del file in PDF o della foto del documento (Indicom si occuperà della compilazione), la ricezione e pubblicazione delle fatture passive e la conservazione digitale a norma per 10 anni dei documenti.
La conservazione a norma delle fatture per 10 anni è compresa in tutte le soluzioni?
Sì, il servizio include anche la conservazione a norma per 10 anni delle fatture inviate e ricevute. Qualora il cliente cambiasse servizio l’anno successivo, non pagherà alcun costo aggiuntivo per conservare le fatture emesse nell’anno precedente.
Se le fatture elettroniche vanno conservate a norma per 10 anni, ogni anno devo pagare un canone?
No, ciascun pacchetto include la Conservazione a Norma delle fatture inviate e ricevute per 10 anni.
Questo significa che, qualora il cliente decida di lasciare il nostro servizio Fattura Facile, le fatture portate in Conservazione durante il periodo regolato dal Contratto di Servizio verranno comunque conservate a Norma per un periodo pari a 10 anni e resteranno pertanto disponibili per la consultazione da parte del cliente.
Ho un volume di fatture elettroniche da emettere molto elevato, avete soluzioni dedicate?
Certo, per personalizzare l’offerta vi invitiamo a scrivere all’indirizzo commerciale@fatturafacile.com
Come posso acquistare i servizi di Fattura Facile?
E’ possibile procedere all’acquisto compilando il form di richiesta acquisto a fondo pagina che troverai nel listino imprese – professionisti e nel listino per multi-imprese e studi commercialisti.
Nella guida all’acquisto troverai tutti i passi da seguire per acquistare i servizi di Fattura Facile.
Il pacchetto che acquisto ha una scadenza?
Sì, la validità di tutti i pacchetti è pari all’anno solare.
Chi posso contattare in caso di problemi, dubbi o incertezze?
Fattura Facile mette a disposizione del Cliente un servizio di assistenza costante via chat, telefono, skype e email (assistenza@fatturafacile.com)per un supporto costante da personale qualificato.
Per maggiori informazioni vai alla pagina dedicata all’Assistenza di Fattura Facile.
Nel caso in cui si scelga una delle vostre soluzioni, utilizzeremo il vostro Codice Destinatario?
Sì, coloro che sceglieranno Indicom come Intermediario potranno comunicare ai propri fornitori il codice destinatario di Indicom.
Questo significa che sarà Indicom/ Fattura Facile a ricevere le fatture XML e a trasformarle in un formato leggibile e gestibile per il Cliente.
FAQ: La Conservazione Digitale a norma
Dove posso trovare e un elenco dei documenti che devono o possono essere conservati e le disposizioni legate ai processi di PA e privati?
È innanzitutto il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) a contenere le disposizioni legate ai processi amministrativi della Pubblica Amministrazione e in parte anche dei privati. È in questa sede infatti che viene data una definizione del termine “documento informatico”. Ed è ancora all’interno di questo Codice che vengono definiti tutti i documenti che per legge o regolamento devono essere Conservati e che possono essere conservati digitalmente con piena validità se e solo se la loro digitalizzazione viene effettuata con processi che ne garantiscono la conformità con gli originali e l’immodificabilità nel tempo.
Il Responsabile della Conservazione è quella figura che ha il compito di monitorare e mettere in pratica le politiche complessive del sistema di Conservazione in piena responsabilità e autonomia.
Compito del Responsabile della Conservazione è quello di coordinare l’organizzazione del sistema, i soggetti coinvolti, i ruoli da questi svolti e definire il modello di funzionamento del processo. Per fare ciò il Responsabile deve prevedere l’utilizzo di soluzioni adeguate sia dal punto di vista tecnologico che organizzativo e delle misure di sicurezza che garantiscano l’efficacia del processo di Conservazione nel tempo.
Da chi può essere svolto il ruolo di Responsabile della Conservazione?
Nell’ambito delle Pubbliche Amministrazioni (B2G) tale ruolo è ricoperto da un dirigente o da un funzionario formalmente incaricato, oppure da figure con compiti affini. La sola delega del servizio di Conservazione, ma non il ruolo di Responsabile, può essere affidata anche a soggetti esterni purché gli stessi siano accreditati Agid.
Nel settore privato (B2B) il Responsabile può essere una figura interna o esterna. Scegliendo una persona esterna il ruolo è delegabile completamente e non necessariamente a soggetti accreditati Agid.
Cos’è il Manuale della Conservazione? Che cosa contiene?
Il Manuale della Conservazione è un documento informatico all’interno del quale è possibile trovare l’organizzazione del processo di Conservazione digitale a Norma, i soggetti che ne sono coinvolti e i ruoli da costoro ricoperti, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, delle architetture e delle infrastrutture in uso, le misure di sicurezza e tutte le altre informazioni utili alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di Conservazione.
Il Manuale della Conservazione è obbligatorio?
Sì. Le nuove disposizioni non lasciano dubbi. A predisporlo è il Responsabile della Conservazione, che deve inoltre curarne l’aggiornamento periodico.
In questi termini vi è stato un cambiamento rispetto al passato, quando il Manuale della Conservazione era fortemente consigliato, ma facoltativo.
Perché nominare un Responsabile della Conservazione esterno e perché scegliere Indicom?
Per i vantaggi evidenti in termini di risparmio, sicurezza e ottimizzazione di processi e risorse interne.
Il processo di Conservazione a Norma richiede competenze tecniche e normative specifiche che impongono un costante allineamento con la Normativa e una formazione continua delle risorse coinvolte: le tecnologie e il know-how richiesti sono in continua evoluzione.
Questo implicherebbe continui investimenti per adeguare strumenti, processi e modalità lavorative che andrebbero a sottrarre tempo e risorse indispensabili alle attività strategiche aziendali.
Affidarsi a Indicom significa poter usufruire di tecnologie all’avanguardia e solide competenze, altamente specializzate e costantemente in linea sia con l’evoluzione dello scenario normativo sia con gli sviluppi nel campo dell’archiviazione e della digitalizzazione.
Quale deve essere il luogo di Conservazione a Norma dei documenti?
Il luogo di Conservazione a norma dei documenti deve essere necessariamente identificato nel luogo di giacenza fisica dei server, dove è memorizzato anche l’archivio informatico.
Come deve comportarsi un contribuente che ha cessato la sua attività? E’ obbligato a conservare le fatture elettroniche per 10 anni e quindi anche nel periodo successivo alla chiusura della partita IVA?
Le fatture elettroniche, al pari delle fatture cartacee e degli altri documenti inerenti l’attività d’impresa, devono essere conservate, ai fini civilistici, per un minimo di 10 anni ai sensi dell’art. 2220 del Codice Civile. Tale obbligo permane e deve essere osservato anche dopo la chiusura della partita IVA.
Devo conservare digitalmente le fatture elettroniche inviate al GSE (Gestore dei Servizi Energetici): come posso fare?
Indicom e Document Care mette a disposizione un servizio semplice ed efficace di sola Conservazione a Norma per le fatture elettroniche inviate al GSE, grazie alla sua consolidata esperienza in tema di digitalizzazione e Conservazione dei documenti fiscali.
Per approfondire il servizio offerto leggi l’articolo dedicato Come conservare le fatture elettroniche inviate al GSE con Fattura Facile oppure contattaci utilizzando il web form nella sezione CONTATTI per ricevere il listino prezzi dedicato e scoprire le caratteristiche del servizio.