Source: http://inspection-du-travail.over-blog.fr/pages/Employeurs_La_reception_dun_courrier_de_linspection-1856744.html
Timestamp: 2017-09-25 18:59:26+00:00
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Employeurs : La réception d'un courrier de l'inspection - Le blog de l'Inspection du Travail (France)
XXX Fiche en cours d'élaboration XXX
Dirigeant d'entreprise ou DRH, vous venez de recevoir un courrier de l'inspection du travail.
Quel que soit son contenu, il vous faut l'analyser pour y réagir, si besoin, de manière appropriée.
Les principaux courriers possibles sont :
- La fiche d'information à renvoyer ;
- La demande d'envoi d'explications et/ou de justificatifs ;
- Une demande de vérification ou de mesurage ;
- Des observations sans demande de réponse ;
- Des observations avec demande de réponse ;
- Une mise en demeure de cesser une infraction ;
- Une décision d'arrêt de travaux ;
- Une mise en demeure du DDTEFP ;
- L'annonce d'un procès-verbal.
Il sera également nécessaire d'étudier le comportement à adopter si les constats de l'agent de contrôle rapportés dans son courrier semblent ne pas correspondre à la réalité et/ou si vous ne partagez pas l'analyse juridique faite des textes par l'agent de contrôle.
La fiche d'information à renvoyer
L'envoi d'une telle fiche correspond le plus souvent à une mise à jour des dossiers de la section d'inspection sur le territoire de laquelle vous vous trouvez. N'imaginez donc pas que quelque chose de terrible est sur le point de vous arriver, remplissez la fiche en répondant à toutes les questions, et renvoyez là.
Si vous hésitez sur certaines questions, vous pouvez téléphoner au service qui vous a envoyé la fiche pour lui expliquer la situation et demander ce que vous devez indiquer, ou indiquez sur la fiche les deux réponses possibles (exemple de question : nombre de salariés ; la réponse peut être 40 personnes mais 35 équivalents temps plein).
Il arrive qu'un contrôle soit réalisé une fois la fiche renvoyée (c'est loin d'être systématique mais pas rare non plus) : profitez donc de l'occasion pour vérifier que vous avez un panneau avec les affichages obligatoires (coordonnées de l'inspection du travail et de la médecine du travail, horaires de travail s'il n'y a pas d'horaires individualisés avec un système d'enregistrement, etc.), que vous payez avec les majorations prévues les éventuelles heures supplémentaires travaillées, que vos installations électriques ont été vérifiées il y a moins de deux ans et que vous avez fait le nécessaire si elles n'étaient pas aux normes à 100%, que vous respectez vos éventuelles obligations de mise en place de représentants élus du personnel (seuils à 11 et à 50 salariés), que vos machines sont aux normes et entretenues, que si vous utilisez des produits dangereux il n'y a aucune possibilité de les remplacer par des produits pas ou moins dangereux (sollicitez votre fournisseur ou le fabricant des produits les plus dangereux actuellement utilisés, au moins un concurrent, et le médecin du travail), que si il y a du bruit vous avez fait tout ce qui pouvait l'être pour le réduire et fournissez des équipements de protection qui sont effectivement utilisés, etc.
Le plus mauvais choix est celui de ne pas répondre : vous risquez bien plus de recevoir la visite inopinée d'un agent de contrôle et risquez d'être considéré comme plutôt récalcitrant, avec application de suites aux constats des éventuels manquements plus coercitives que si vous semblez "jouer le jeu".
La demande d'envoi d'explications et/ou de justificatifs
Ce type de demande peut arriver suite à une réclamation (il sera quand c'est possible fait état du nom du plaignant, mais ce n'est pas systématique) mais aussi dans le cadre d'un contrôle "administratif sur pièces" (exemple : vous employez 30 salariés mais vous n'avez jamais envoyé de procès-verbal d'élection de délégués du personnel) ou dans le cadre de campagnes de type mailing (pardon, de publipostage).
Le mauvais réflexe est de chercher qui a pu aller se plaindre de vous et/ou de vouloir vous venger. En effet :
- Si personne n'est allé se plaindre de vous, vous risquez de vous placer dans une situation où quelqu'un pourra cette fois aller se plaindre, et avec raison en plus ;
- Si quelqu'un est effectivement allé se plaindre de vous, il tiendra probablement le service de contrôle informé de ce qui se passe et votre image auprès du service de contrôle risque de ne pas en sortir améliorée, sans parler du risque de plainte pour harcèlement moral.
La bonne réaction, qui est celle qui vous prendra le moins de temps et vous fera courir le moins de risques, consiste à :
- Envoyer les informations et documents demandés (sans chercher à cacher des informations, si l'agent de contrôle peut prouver que vous lui avez caché des choses il pourrait baser une procédure pénale sur ce seul fait, indépendamment de votre culpabilité ou de votre innocence sur la question d'origine) ;
- Si un texte ou une obligation vous a été rappelée, vérifier si vous la respectez, et fournissez les documents qui justifient de ce respect ; si vous ne respectiez pas cette obligation, régularisez ce qui peut l'être, faites le nécessaire pour que le manquement cesse au plus vite, et informez en l'agent de contrôle qui vous a écrit.
Une demande de vérification ou de mesurage
Cette situation ne correspond pas à un cas de manquement de fond (machine non conforme, trop de bruit ou trop de matières dangereuses en suspension dans l'air, par exemple) et pas nécessairement à un cas de manquement à une obligation de vérification périodique.
Ainsi, même si vous êtes à jour de vos obligations de vérifications périodiques et même s'il n'y a aucun constat de manquement, l'inspecteur ou le contrôleur du travail peut vous imposer une vérification ou un mesurage, par un organisme agrée.
Sachez que vous pouvez contester cette demande devant le directeur régional du travail (cette voie de recours doit d'ailleurs vous être indiquée), mais que les chances de voir aboutir une contestation sont relativement faibles, sauf abus manifeste de la part de l'agent de contrôle.
Sauf si vous contestez avec succès la décision qui vous a été notifiée, il faut donc l'exécuter : saisissez un organisme agrée (la liste est parfois jointe à la décision), en n'hésitant pas à faire jouer la concurrence entre organismes sur la question du prix et sur celle des délais.
Une fois l'organisme saisi, justifiez en à l'agent de contrôle.
Une fois le rapport de l'organisme reçu, envoyez en un exemplaire à l'agent de contrôle et indiquez lui, dans le même temps, les mesures corretrices que vous vous engagez à prendre, avec un calendrier de mise en oeuvre : cette attitude réduira fortement les risques de procédure pénale si la vérification fait apparaître des non conformités graves.
Des observations sans demande de réponse
Il s'agit du cas où l'agent de contrôle fait état d'un manquement (exemple : alors que vous employez deux travailleurs intérimaires, ils ne sont pas inscrits sur votre registre unique du personnel) et vous rappelle la règle qui n'a pas été respectée.
Si aucune réponse n'est expressément demandée, vous pouvez vous contenter de régulariser ce qui peut l'être, de prendre les mesures pour que le manquement disparaisse totalement pour l'avenir, et de tenir les justificatifs à disposition de l'agent de contrôle pour qu'il puisse, en cas de "contre-visite", constater que tout est désormais conforme (le constat de non conformités lors d'une contre-visite rend plus probable des suites pénales et de nouvelles vérifications sur d'autres points de contrôle).
Des observations avec demande de réponse
Il faut dans un tel cas, et sauf contestation des constats ou de l'analyse juridique réalisée (voir plus bas), exécuter les actions demandées et faire disparaître les infractions signalées, puis en justifier à l'agent de contrôle par écrit.
Bien que rien ne vous impose juridiquement de répondre par écrit à une lettre d'observations, le fait de le faire vous évitera le plus souvent que des suites pénales soient envisagées, sauf, bien évidemment, si vous ne faites pas ce qui est demandé.
Une mise en demeure de cesser une infraction
Pour certaines infractions, principalement en matière de règles relatives à la santé ou à la sécurité des travailleurs (vestiaires, sanitaires, machines, etc.), la règlementation impose à l'inspection du travail, sauf danger grave et imminent, une mise en demeure accordant à l'employeur un délai pour régulariser et éviter ainsi le procès-verbal d'infraction.
Vous pouvez contester une telle mise en demeure devant le directeur régional du travail (cette voie de recours doit normalement vous être indiquée avec la mise en demeure), et il faudra le faire rapidement si l'agent de contrôle s'est manifestement trompé dans ses constatations ou dans l'analyse qu'il a fait des textes sur lesquels il base sa mise en demeure (voir plus bas pour ces deux questions).
Sauf s'il y a matière à contestation, il vous faudra prendre toutes les mesures pour vous conformer à la mise en demeure reçue. En effet, une fois le délai fixé écoulé, si l'agent de contrôle vient pour une contre visite et constate les mêmes manquements, il pourra dreser un procès-verbal d'infraction à l'issue de sa visite.
Si le délai fixé vous semble trop court pour pouvoir vous mettre en conformité, n'attendez pas qu'arrive la date fatidique. Ne tentez pas non plus de contacter "comme ça" l'agent de contrôle pour négocier un délai, comme vous le feriez avec un client, un fournisseur ou un banquier. Vous pouvez par contre, une fois réalisées les premières démarches vers la régularisation (demande et réception de devis voire programmation d'une date d'intervention, établissement d'un calendrier des différentes étapes que vous vous engagez à respecter, etc.), contacter l'agent de contrôle (par téléphone pour demander un rendez-vous, et par courrier si vous n'arrivez pas à la joindre), lui justifier des démarches engagées, lui présenter un calendrier que vous vous engagez à respecter, et demander un report de la date limite fixée à l'origine.
Rien ne forçant l'agent de contrôle à vous accorder le délai demandé, préférez la mise en conformité avant la date fixée, et à défaut ne vous présentez pas devant vous les mains vides afin de ne pas donner l'impression de juste "jouer la montre".
Une décision d'arrêt de travaux
Sur les chantiers du BTP, pour les risques de chute de hauteur ou d'ensevelissement ainsi que pour les risques rencontrés sur les chantiers de retrait d'amiante, l'inspecteur ou le contrôleur du travail peut prendre une décision d'arrêt de travaux si les protections mises en oeuvre ne sont pas conformes et qu'il en résulte un danger pour la santé ou la sécurité des travailleurs.
Une telle décision est notifiée sur place, par remise d'un formulaire imprimé rouge/rose à la personne de l'entreprise qui est la plus gradée sur le chantier concerné par la décision. Un deuxième exemplaire de la décision est envoyée à l'entreprise par courrier.
L'entreprise peut contester cette décision devant le tribunal de grande instance. Il faut savoir qu'une telle contestation n'est pas suspensive, et qu'il vous faudra contacter un avocat pour engager cette contestation. Les contestations sont relativement rares, et portent généralement sur la possibilité qu'avait, ou pas, l'agent de contrôle, d'ordonner l'arrêt des travaux.
Si la décision n'est pas contestée ou si la contestation est rejettée (et même si elle doit aboutir, pour le temps de la procédure), l'entreprise a l'interdiction absolue de continuer les travaux dans la partie arrêtée, sous peine d'amende et d'emprisonnement. Notez que la totalité du chantier n'est pas généralement arrêtée et que les travaux peuvent donc continuer dans les autres parties. De plus, rien n'interdit d'affecter temporairement les ouvriers affectés sur ce chantier à un autre chantier, le temps de réaliser les mesures correctrices nécessaires.
Prenez toutes les mesures qui s'imposent pour être certain que la décision d'arrêt de travaux sera respectée par tous vos salariés, car à défaut c'est votre responsabilité pénale qui est engagée, même s'il n'y a pas d'accident.
Le Code du travail prévoit qu'il faut informer l'agent à l'origine de l'arrêt de travaux, par courrier recommandé avec accusé de réception, des mesures prises pour se mettre en conformité, l'agent de contrôle ayant 48 heures à compter de la réception de ce courrier pour venir constater la conformité ou la non conformité de la situation. En pratique, il suffira le plus souvent d'envoyer ces éléments par fax et d'indiquer vos coordonnées téléphoniques directes à l'agent de contrôle pour qu'il vous téléphone afin de fixer un "rendez vous de reprise", vous permettant d'être présent sur le chantier lors de son passage et de limiter le risque d'une décision de refus de reprise, qui retarderait encore votre chantier (avec souvent l'application de pénalités par le donneur d'ordres ou le Maître d'ouvrage).
Une mise en demeure du DDTEFP
L'annonce d'un procès-verbal
Et si les constats de l'agent de contrôle ne correspondent pas à la réalité ?
Il peut arriver que l'agent de contrôle n'ait pas eu tous les éléments d'informations utiles, ou que ses constats ne soient que partiels. Il arrive même qu'il se trompe, ce qui est logique puisqu'il est humain.
Il faut, dans un tel cas, porter à sa connaissance les éléments d'information qu'il ignore peut être (exemple : le salarié qui se plaint de non paiement d'heures supplémentaires est un cadre "forfait jours" ou le salarié rencontré dans les locaux et pour lequel des documents sont demandés est en fait employé par une autre entreprise) et rectifier ceux sur lesquels il a pu faire une erreur (exemple : XXX).
Sauf situation particulière de possibles mensonges manifestes et volontaires de l'agent de contrôle, qui justifierait de prendre contact avec sa hiérarchie (et alors seulement après validation de la démarche par un avocat ou une organisation professionnelle et sur la base d'un dossier solide), il faudra prendre garde à ne pas remettre en cause l'honnêteté de l'agent de contrôle : vouloir XXX
Et si je ne suis pas d'accord avec l'interprétation faite des textes ?