Source: https://interpretacje-podatkowe.org/prawo-do-odliczenia/0114-kdip1-3-4012-572-2018-2-kp
Timestamp: 2020-05-27 09:10:27+00:00
Document Index: 56645854

Matched Legal Cases: ['art. 13', 'art. 14', 'art. 86', 'art. 112', 'art. 20', 'art. 20', 'art. 21', 'art. 86', 'art. 86', 'art. 86', 'art. 15', 'art. 86', 'art. 88', 'art. 112', 'art. 106', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 86']

0114-KDIP1-3.4012.572.2018.2.KP | Interpretacja indywidualna
♦ › Prawo do odliczenia › 0114-KDIP1-3.4012.572.2018.2.KP
Przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r., poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 24 września 2018 r. (data wpływu 2 października 2018 r.) uzupełnionym pismem z dnia 9 listopada 2018 r. (data wpływu 22 listopada 2018 r.) na wezwanie tutejszego Organu z dnia 5 listopada 2018 r. (doręczone w dniu 9 listopada 2018 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego – jest prawidłowe.
W dniu 2 października 2018 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur wyłącznie w formie elektronicznej oraz zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego. Złożony wniosek został uzupełniony pismem z dnia 9 listopada 2018 r. (data wpływu 22 listopada 2018 r.) na wezwanie tutejszego Organu z dnia 5 listopada 2018 r. (doręczone w dniu 9 listopada 2018 r.) nr 0114-KDIP1-3.4012.572.2018.1.KP.
Wnioskodawca jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT. Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą przede wszystkim w zakresie produkcji oraz sprzedaży soków, nektarów oraz napojów owocowych. W ramach prowadzonej działalności Spółka otrzymuje dużą ilość faktur i innych dokumentów księgowych od kontrahentów. Spółka otrzymuje część ww. dokumentów w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (w formacie PDF), które są wysyłane przez kontrahentów na dedykowany do tego celu adres e-mail Spółki. Mając na uwadze wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja w formie papierowej - z racji faktu, iż w chwili obecnej część faktur jest przesyłana do Spółki w wersji elektronicznej jak również z powodu, iż odsetek dokumentów transakcyjnych przesyłanych do Spółki w wersji elektronicznej z roku na rok rośnie - staje się mniej zasadna, coraz trudniejsza i wiąże się z koniecznością zwiększania powierzchni archiwum. Obecnie wszystkie dokumenty są przechowywane przez Spółkę w formie papierowej. Dokumenty, które są doręczane Spółce w formie elektronicznie są drukowane i również są przechowywane w formie papierowej.
W celu usprawnienia tego procesu Spółka zamierza wystąpić do kontrahentów o przesyłanie faktur w formie elektronicznej (np. w formacie PDF) na dedykowany do tego celu adres - mailowy. Jednocześnie Spółka zdaje sobie jednak sprawę, że nie wszyscy kontrahenci Spółki będą zainteresowani taką formą przesyłania dokumentów. W związku z tym nadal akceptowalna będzie tradycyjna forma przesyłania przez kontrahentów dokumentów w wersji papierowej na adres siedziby Spółki. Faktury papierowe będą skanowane przez Spółkę do formatu PDF przy wykorzystaniu sprzętu (skanera) zapewniającego wysoką jakość skanu i czytelność - wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej.
W odpowiedzi na wezwanie wskazano, że w odniesieniu do faktur elektronicznych oraz kopii (skan, zdjęcie) faktur papierowych przechowywanych w archiwum elektronicznym Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Przykładami kontroli wewnętrznych przeprowadzanych w Spółce w odniesieniu do dokumentów archiwowanych będzie m.in: weryfikacja kontrahentów, gromadzenie dokumentów uzupełniających takich jak umowy, porozumienia, zlecenia, potwierdzenia wykonania usług, dokumenty potwierdzające przyjęcia towarów itp.
Biorąc pod uwagę powyższe, w ocenie Spółki, planowany sposób obiegu i przechowywania dokumentów w formie elektronicznej zapewnia autentyczność pochodzenia przechowywanych faktur, ich integralność i czytelność.
Faktury elektroniczne oraz kopie (skan, zdjęcie) faktur papierowych przechowywane w archiwum elektronicznym będą spełniały wymogi zachowania autentyczności pochodzenia, czytelności oraz integralności treści faktury.
Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT), zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej - przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT?
W przedstawionym zdarzeniu przyszłym sposób archiwizacji faktur jest zgodny z przepisami art. 112a ustawy o VAT.
Należy również podkreślić, iż przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 395, ze zm., dalej: UoR) nie zabraniają przechowywania faktur w formie elektronicznej.
Zgodnie z art. 20 ust. 1 UoR, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Przepisy art. 20 tej ustawy wskazują, jakie dokumenty mogą być podstawą do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych.
Jednocześnie, art. 21 UoR zawiera wyliczenie minimalnego zakresu danych, których ujęcie w dowodzie księgowym jest niezbędne. Dokument spełniający wskazane powyżej warunki, stanowił będzie zatem dowód księgowy w rozumieniu UoR. Należy uznać, iż dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.
Powyższe znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydawanych przez organy podatkowe:
Przykładowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, w interpretacji z dnia 20 września 2017 r., nr 0112-KD1L1-3.4012.376.2017.1.KM stwierdził: „Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawianych zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich, również ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.”
Podobnie stwierdził również w interpretacji z dnia 26 września 2017 r., nr 0114-KDIP1- 1.4012.419.2017.2.KOM: „W świetle przedstawionych we wniosku okolicznościach należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej jako zapisane w systemie komputerowym pliki „JPG” (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi wyżej przepisami. Sposób przechowywania dokumentów określony w powołanych przepisach w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznego modelu ich przechowywania i umożliwia jednocześnie niszczenie faktur otrzymanych w formie papierowej. W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej i zeskanowanych do formatu „JPG”, w sytuacji, gdy będą one przechowywane w formie elektronicznej opisanej we wniosku, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy - w zakresie, w jakim towary i usługi wykazane na tych fakturach będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego”.
Ponadto, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnej interpretacji z dnia 5 września 2018 r. nr 0114-KDIP1-3.4012.349.2018.2.MK stwierdził:, „Zatem przy założeniu, że spełnione zostaną standardowe warunki prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie ustawy wynikające z art. 86 oraz art. 88 ustawy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w odniesieniu do faktur przechowywanych przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej”.
W związku z przedstawionym opisem zdarzenia przyszłego oraz zaprezentowanym stanowiskiem Wnioskodawcy, Spółka zwraca się z prośbą o potwierdzenie, że stanowisko przez nią zaprezentowane i rozumienie treści przepisów prawa podatkowego jest prawidłowe.
Z opisu sprawy wynika, że Spółka rozważa przechowywanie dokumentów w postaci obrazu w formacie elektronicznym. Dokumenty otrzymywane przez Spółkę w formie papierowej będą skanowane i zapisywane w postaci obrazu elektronicznego - w formacie PDF będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału. Zeskanowane dokumenty będą wczytywane do wewnętrznego programu Spółki. Uprawnione osoby przeprowadzą kontrolę merytoryczną i formalną treści obrazu elektronicznego dokumentu, zgodnie z procedurami przyjętymi i stosowanymi w Spółce. Po uzyskaniu wszelkich wymaganych akceptów merytorycznych, zdarzenie gospodarcze opisane na dokumencie będzie podlegało zaksięgowaniu przez uprawnioną osobę w systemie finansowo-księgowym i uwzględnione w rozliczeniach podatkowych. Wraz z dokumentem znajduje się sygnatura umożliwiająca jego identyfikację, bez możliwości ingerowania w jego zawartość. Powyżej przedstawiona procedura będzie miała również zastosowanie do wszystkich faktur otrzymanych od kontrahentów (w tym w formie elektronicznej) jak również do zdjęć faktur przesłanych przez przedstawicieli handlowych Spółki, z zastrzeżeniem, że faktury te będą wprowadzane systemowo do elektronicznego obiegu dokumentów, tj. bez konieczności ich skanowania. Cały proces akceptacji oraz archiwizacji będzie analogiczny jak w przypadku faktur zeskanowanych. Wnioskodawca zamierza archiwizować w ten sposób w szczególności: faktury oraz faktury korygujące, duplikaty oraz załączniki do faktur np. potwierdzenia wykonanie usług oraz wszelkie inne dokumenty stanowiące dowód poniesienia kosztów, które Wnioskodawca otrzyma od swoich kontrahentów. Wszystkie dokumenty, które będą trafiały do Spółki w formie papierowej, bezpośrednio po ich archiwizacji w systemie w postaci obrazu elektronicznego będą niszczone.
Wnioskodawca ma wątpliwości czy powyższy sposób archiwizacji faktur jest zgodny z przepisami art. 112a ustawy o VAT.
W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie kopii faktur papierowych oraz faktur elektronicznych zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, a także umożliwiającej ich łatwe odszukanie, a więc i dostęp na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powołanymi przepisami.
Spółka przede wszystkim wskazuje, że w odniesieniu do faktur elektronicznych oraz kopii (skan, zdjęcie) faktur papierowych przechowywanych w archiwum elektronicznym Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Przykładami kontroli wewnętrznych przeprowadzanych w Spółce w odniesieniu do dokumentów archiwowanych będzie m.in: weryfikacja kontrahentów, gromadzenie dokumentów uzupełniających takich jak umowy, porozumienia, zlecenia, potwierdzenia wykonania usług, dokumenty potwierdzające przyjęcia towarów itp. Ponadto, każdy dokument poddawany będzie kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalno-rachunkowym przez osoby zajmujące się procesami księgowymi Spółki. Dodatkowo dana transakcja potwierdzona dokumentem będzie zatwierdzana przez pracowników odpowiedzialnych i uprawnionych do ich akceptacji (akceptacja merytoryczna) w świetle wewnętrznych procedur obowiązujących w Spółce. Tylko dokumenty, które pozytywnie przejdą proces weryfikacji i akceptacji będą mogły być podstawą do ich rozpoznania dla celów podatkowych. Faktury elektroniczne oraz kopie (skan, zdjęcie) faktur papierowych przechowywane w archiwum elektronicznym będą spełniały wymogi zachowania autentyczności pochodzenia, czytelności oraz integralności treści faktury.
Wobec tego opisane czynności wskazują, że w Spółce będzie funkcjonować kontrola biznesowa służąca zapewnianiu autentyczności pochodzenia faktur, czytelności oraz integralności treści faktury. Poza tym – jak wskazano – zarówno kopie faktur papierowych jak i faktury elektroniczne będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelność.
Wobec tego należy podzielić zdanie Spółki, że sposób przechowywania faktur elektronicznych oraz kopii faktur papierowych w zewnętrznym archiwum elektronicznym będzie prawidłowy w świetle przepisów ustawy. Należy uznać, że opisany obieg dokumentów i sposób ich przechowywania, jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.
Wnioskodawca ma również wątpliwości czy będzie Mu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT), zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej - przy założeniu, że spełnione zostaną warunki do odliczenia podatku VAT, o których mowa w art. 86 ustawy o VAT.
Przede wszystkim należy zgodzić się ze Spółką, że z powyższych przepisów wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
W konsekwencji zgodzić się należy, że Spółka będzie uprawniona do odliczenia (na zasadach określonych w ustawie VAT) podatku naliczonego zawartego na fakturach, jeżeli będą one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.
Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 należało uznać za prawidłowe.
0114-KDIP1-3.4012.572.2018.2.KP
0114-KDIP1-3.4012.613.2018.2.SM | Interpretacja indywidualna