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Timestamp: 2020-08-11 18:32:32
Document Index: 344613828

Matched Legal Cases: ['Artículo 1', 'Artículo 2', 'Artículo 3', 'Artículo 4', 'Artículo 5', 'Artículo 6', 'Artículo 7', 'Artículo 8', 'Artículo 9', 'Artículo 10', 'Artículo 11', 'Artículo 12', 'Artículo 13', 'Artículo 14', 'Artículo 15', 'Artículo 16', 'Artículo 17', 'Artículo 18', 'Artículo 19', 'Artículo 20', 'Artículo 21', 'Artículo 22', 'Artículo 23', 'Artículo 24', 'Artículo 25', 'Artículo 26', 'Artículo 27', 'Artículo 28', 'Artículo 29', 'Artículo 30', 'Artículo 31', 'Artículo 32', 'Artículo 33', 'Artículo 34', 'Artículo 35', 'Artículo 36', 'Artículo 37', 'Artículo 38', 'Artículo 39', 'Artículo 40', 'Artículo 41', 'Artículo 42', 'Artículo 43', 'Artículo 44', 'Artículo 45', 'Artículo 46', 'Artículo 47', 'Artículo 48', 'Artículo 49', 'Artículo 50', 'Artículo 51', 'Artículo 52', 'Artículo 53', 'Artículo 54']

Normativa >> Reglamento 27 >> Fecha 22/10/2013 >> Texto completo
Versión de la norma: 2 de 2 del 19/10/2018
Texto Completo Norma 27
Artículo 1º-Para contextualizar el presente Reglamento, se establecen las siguientes definiciones.
Sistema de Archivos Universitarios
Estatales Costarricenses
Artículo 2º-El Sistema de Archivos Universitarios Estatales Costarricenses es un referente Interuniversitario, formado por los Jefes y Encargados de los Archivos Centrales de las universidades miembros de CONARE, que trabaja mediante la Comisión de Archivos Universitarios. Dentro de sus principales acciones está solventar necesidades conjuntas en el campo de la Archivística, de acuerdo con la autonomía de cada una de las instituciones que la conforman. Esta Comisión dependerá del CONARE, como comisión permanente, de acuerdo con las potestades conferidas por este órgano colegiado en la sesión 27-99, del 19 de octubre de 1999. Trabajará bajo los lineamientos de coordinación interuniversitaria emanados por el CONARE y el Plan Nacional de Educación Superior.
Artículo 3º-El Sistema de Archivos Universitarios Estatales Costarricenses podrá atender solicitudes de trabajo en conjunto con otras comisiones interuniversitarias, grupos organizados, entre otros, para el desarrollo de proyectos de trascendencia interuniversitaria en materia Archivística y áreas afines.
Sistema Archivístico Institucional
Artículo 4º-El Sistema Archivístico Institucional está conformado por el Archivo Central y todos los archivos de gestión, ya sean generales, periféricos, centralizados o especializados que existan en el CONARE.
Artículo 5º-El Sistema Archivístico Institucional se enmarca dentro de la autonomía constitucional de CONARE, por tanto, el acceso de entes externos que requieran acceder a este fondo documental por medio electrónico o en el sitio, mediante diferentes modalidades como inspecciones, visitas, auditorias o denuncias, entre otras, con propósitos de verificar estados de conservación, custodia, existencia de documentos, entre otros; debe realizar una solicitud formal al Director de OPES y al Encargado del Archivo Central, indicando:
. Nombre completo.
. Organización o institución a la que representa.
. Propósito de la solicitud.
. Descripción detallada de la información y documentos que quiera acceder.
. Datos de contacto para notificar respuesta.
El CONARE dispondrá de 10 días hábiles para analizar la solicitud, pudiendo denegar o acceder según los alcances solicitados.
Artículo 6º-El Archivo Central es el órgano rector del Sistema Archivístico Institucional, depende jerárquicamente de la Oficina Administrativa.
Artículo 7º-El Archivo Central tendrá un encargado que será un profesional licenciado en Archivística o Administración de Empresas con énfasis en Gestión y Servicios de Información, como grado mínimo. Además, contará con personal técnico-profesional en el campo de la Archivística para el desarrollo de proyectos y de las funciones descritas en este reglamento.
Artículo 8º-El Archivo Central es la dependencia encargada de dictar las normas, políticas y procedimientos para una adecuada gestión documental institucional, ya sean en soporte textual, electrónico, gráfico o audiovisual. Además le corresponde desarrollar acciones como archivo histórico para conservar permanentemente los documentos con la declaratoria de patrimonial universitaria. Corresponderá al Centro de Tecnologías de Información y Comunicación (CeTIC) generar los lineamientos y facilitar las herramientas para garantizar la integridad, disponibilidad, accesibilidad y seguridad de la información en formato digital.
Artículo 9º-El encargado del Archivo Central analizará la normativa nacional en materia Archivística y definirá las mejores prácticas, desarrollando políticas, procedimientos, normas e instrucciones que mejor se adapten a las necesidades del CONARE.
Artículo 10.-Las diferentes unidades del Sistema Archivístico Institucional velarán por el cumplimiento de este reglamento, e informarán al Archivo Central cualquier anomalía que detecten.
Artículo 11.-Todos los jerarcas, jefaturas y demás personal que labore para el CONARE, son responsables de la adecuada manipulación y cuido de los documentos generados y custodiados en sus dependencias.
Artículo 12.-Cada archivo de gestión debe tener un encargado, quien organizará, conservará, facilitará los documentos y pondrá en práctica las políticas y procedimientos emanadas por el Archivo Central, para la adecuada administración de los mismos. Dicho nombramiento le corresponde establecerlo al titular subordinado del Programa, División o Unidad.
Artículo 13.-Tanto el Archivo Central como los archivos de gestión contarán con los recursos materiales y la infraestructura adecuada para la adecuada conservación de los documentos.
Artículo 14.-El depósito del Archivo Central y los de los archivos de gestión, deben contar con las medidas de seguridad para asegurar la integridad de los documentos, y su protección contra el vandalismo y la manipulación indebida, en cualquier soporte que se encuentren los documentos.
Artículo 15.-Al encargado del Archivo Central le corresponde participar en seminarios, jornadas y congresos archivísticos o cualquier otro tipo de capacitación, con el fin de estar actualizado de acuerdo a los avances que presente la ciencia Archivística. De igual forma, los encargados de los archivos de gestión y personal del Archivo Central recibirán capacitación de acuerdo con las funciones que realice.
Artículo 16.-Le corresponderá al Archivo Central capacitar a los encargados de los archivos de gestión, de acuerdo a los procesos en materia de gestión de documentos y las mejores prácticas archivísticas para el CONARE.
Artículo 17.-Es responsabilidad del Archivo Central la divulgación de las políticas y procedimientos en materia archivística en la institución.
Artículo 18.-El Encargado del Archivo Central podrá emitir copias certificadas o validadas mediante constancia de autenticidad de cualquiera de los documentos existentes en los diferentes subfondos custodiados por esta unidad.
De la organización de los documentos
Artículo 19.-Los documentos serán clasificados de acuerdo con el sistema ORFU (orgánico - funcional). Esta estructura se publicará en el Cuadro de Clasificación y Ordenación de Documentos, producido por el Archivo Central. Esta clasificación se revisará mínimo una vez al año para actualizarlo de acuerdo con los cambios que haya sufrido los insumos que lo conforman.
Artículo 20.-Para la ordenación de los documentos se seguirá el método de ordenación identificado en el Cuadro de Clasificación y Ordenación de Documentos para cada serie documental.
Artículo 21.-La descripción documental se realizará en los Archivos de Gestión mediante los registros de entrada y salida de documentos y en el Archivo Central por medio de los inventarios documentales basados en las Normas de Descripción Archivística.
De evaluación de documentos
Artículo 22.-De conformidad con el régimen de independencia de gobierno, de autonomía plena en organización y funcionamiento, así como de separación patrimonial que crean y garantizan los artículos 84 y 85 de la Constitución Política, la evaluación de documentos, compuesto por las etapas de selección, eliminación, se realizará de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Plazos de Conservación aprobada. La evaluación y determinación de la vigencia administrativa, legal y patrimonial universitario, le corresponderá realizarla al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED).
Artículo 23º- El valor patrimonial universitario, establecido por el CISED tomará en cuenta, entre otros, los siguientes criterios:
. Rendición de cuentas institucionales.
. Reflejo de las funciones sustantivas.
. Funcionamiento de los órganos colegiados.
. Historia universitaria.
. Vinculación CONARE - Universidades.
. Vinculación CONARE - Sociedad.
Artículo 24.-El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, será el único órgano que determinará el valor administrativo, legal y patrimonial universitario de los documentos producidos y recibidos en el CONARE. Las tablas de plazos no serán revisadas por ningún ente externo y no requerirán de otra aprobación.
Artículo 25.-La elaboración de las tablas de plazos de conservación de documentos le corresponde elaborarla en conjunto Archivo Central con el ente productor de la documentación.
Artículo 26.-El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos está formado por el Encargado del Archivo Central, el Director Administrativo y el Director de la Asesoría Legal, así como el Director, Jefe o Encargado del área productora de la documentación a valorar. Evaluarán datos, información y documentos, enmarcados dentro de la función archivística. Además, determinarán la clasificación de acceso por cada serie documental evaluada. En caso de ausencia temporal, los miembros de esta Comisión podrán nombrar delegados con poder de decisión para valorar la documentación.
Artículo 27.-Las declaratorias generales o específicas de conservación permanente con documentos que tengan valor científico cultural, que realice la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y que formen parte del fondo documental del CONARE, el CISED les dará el estatus de valor patrimonial universitario y serán conservadas de forma permanente en el CONARE.
Artículo 28.-Los funcionarios de CONARE tiene la prohibición de eliminar documentos de archivo, en cualquier soporte, al margen de todos los extremos establecidos en el procedimiento emanado por el Archivo Central para este fin.
Artículo 29.-Cualquier funcionario que conozca que se están eliminando de documentos irregularmente, tiene la responsabilidad de denunciarlo, ante las autoridades competentes.
De las transferencias documentales
Artículo 30.-La transferencia de documentos del archivo de gestión al Archivo Central se realizará de acuerdo con el tiempo establecido en la Tabla de Plazos de Conservación. En ausencia de dicha tabla los documentos serán enviados cuando hayan cumplido 3 años de producidos.
Artículo 31.-Las transferencias de documentos de los archivos de gestión al Archivo Central se realizan una vez al año, de acuerdo al orden y la fecha que se establezca en el cronograma de transferencias.
Artículo 32.-El encargado del archivo de gestión es el responsable de elaborar la lista de remisión para la transferencia de documentos, esta se enviará junto con los documentos. El recibido de los documentos será provisional, hasta tanto se coteje la lista contra los documentos en el proceso de descripción documental que realiza el Archivo Central.
Artículo 33.-Cuando se cierre una dependencia, los documentos de ésta pasarán al Archivo Central debidamente organizados y de acuerdo al procedimiento de trasferencias documentales. En caso de que al cierre de la oficina no hubiese encargado del Archivo de Gestión, el encargado del Archivo de Gestión del departamento superior inmediato es el que debe hacer la preparación de los documentos y la transferencia al Archivo Central. En el caso de la transformación parcial de una dependencia los documentos los asumirá aquella que continúe con las funciones y deberá seguir brindando el tratamiento archivístico correspondiente en la etapa de archivo de gestión.
Acceso a la información contenida en los documentos
Artículo 34.-En general, el fondo documental del CONARE es de acceso libre, siempre y cuando la información contenida en los documentos sea de interés público. La información de carácter restringido, debe ser identificada para no ser mostrada a terceros. La restricción de acceso a la información le corresponde estudiarla y determinarla al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.
Artículo 35.-Los encargados de los archivos de gestión y el Archivo Central tienen la obligación de brindar en forma eficaz y eficiente la información que soliciten los usuarios internos y externos, guiando la búsqueda con los registros e inventarios de los documentos existentes. Se cumplirán los plazos establecidos en el procedimiento respectivo.
Artículo 36.-La consulta de documentos para los usuarios externos se realizará solamente en la sala que el Archivo Central destine para ese fin.
Artículo 37.-El préstamo de documentos a los usuarios internos será únicamente para uso en las oficinas del CONARE y por un máximo de 15 días naturales. Pasado este período se debe presentar el documento de nuevo al archivo para su devolución o para renovar el préstamo.
Artículo 38.-Cuando un usuario cambie de puesto o cese de sus funciones en el CONARE, deberá devolver todos los documentos que tenga en calidad de préstamo a los diferentes archivos donde los solicitó, con ocho días antes del retiro. El Departamento de Gestión del Talento Humano informará al Archivo Central de estos movimientos para proceder con la identificación y la devolución de los documentos prestados. Simultáneamente informará a los encargados de los archivos de gestión para que realicen la misma verificación.
Artículo 39.-Los documentos no pueden salir de la institución ya que forman parte constitutiva de su patrimonio institucional y del universitario estatal. Sólo con la autorización expresa del Director de OPES o la Dirección Administrativa, se puede proceder a su salida. Dicho trámite se deberá comunicar al Archivo Central en forma escrita para su respectivo registro. En todos los casos deberá expresarse el plazo de entrega o devolución de los mismos y la resolución deberá notificar al interesado de este deber, con la advertencia de que su inobservancia o la renuencia a devolverlos dará lugar a un proceso legal en su contra por retención indebida de documentos públicos.
Artículo 40.-Le corresponderá al Archivo Central tener actualizados los inventarios, que contendrán la información de todos los documentos que custodia a nivel de unidad documental.
Artículo 41.-Los encargados de los archivos de gestión deben utilizar y llenar todos los campos de los registros de entrada y salida de documentos, ya que este es el instrumento que da fe de los documentos que custodia cada programa o división.
Artículo 42.-Los archivos deberán contar con las medidas de seguridad y la infraestructura adecuadas (local, estantería, materiales, mobiliario, equipo técnico y contra incendios) que permita una buena conservación de los documentos. Cada uno de estos archivos deberá contar al menos con tres áreas definidas: administrativa, de consulta y de depósito.
Artículo 43.-Para los depósitos documentales los encargados de los diferentes archivos, sean de gestión o central deberán generar acciones tendientes a cumplir las siguientes disposiciones:
a) Solo tendrán acceso a los depósitos los funcionarios del archivo, o aquellas personas que cuenten con previa autorización.
b) Será prohibido fumar dentro de los depósitos y en todos los lugares donde se mantenga documentación.
f) Los niveles de luz natural deben ser bajos e indirectos en las áreas de depósito.
g) Los niveles de humedad relativa deben encontrarse en lo posible entre un 45% y un 55%.
h) La temperatura en los depósitos deberá fluctuar en lo possible entre los 18ºC y 22ºC.
i) Las paredes, suelos y cielo raso serán preferiblemente de material no flamable.
j) Existirán las alarmas de incendios e interruptores del fluido eléctrico y los equipos de extinción necesarios.
k) Los documentos no deben colocarse en el suelo para evitar su deterioro.
l) En los depósitos debe existir un buen sistema de ventilación, para evitar focos de humedad.
m) Se deben realizar revisiones periódicas en los depósitos para detectar anomalías que afecten la documentación.
n) En aquellos depósitos donde existan ventanas, debe protegerse la entrada directa de luz solar.
ñ) La estantería de los depósitos tendrá una altura entre 2,20 metros y 2,30 metros, con una distancia mínima de 10 cm entre el suelo y el primer estante.
o) Los pasillos de circulación principal tendrán de 1,00 a 1,20 metros de ancho y los secundarios tendrán de 0,70 m a 0,80 m.
p) Debe velarse porque a los documentos se les dé el mejor trato por parte de archivistas y usuarios en general.
Artículo 44º-Los funcionarios del CONARE no podrán hacerle a los documentos: tachaduras, rasgaduras, exposición a rayos solares, sustancias química o biológicas. Los objetos metálicos que tengan contacto directo con documentos deben tener cubierta de plástico (prensas, clips, entre otros). En general se debe evitar cualquier manipulación que atente contra la integridad del documento.
Artículo 45.-La incursión de las Tecnologías de la Información y la Comunicación se debe dar en apego a los requerimientos institucionales establecidos por la Archivo Central, en conjunto con el Centro de Tecnologías de Información y Comunicación.
Artículo 46.-La digitalización documental, el uso de la firma digital y la emisión de documentos electrónicos, autorizados en la Ley 8454 de 30 de agosto de 2005, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, así como de cualquier otra tecnología presente o futura que afecte el manejo documental, será analizada en cuanto a sus especificaciones técnicas por el Archivo Central y el Centro de Tecnologías de la Información y Comunicación, instancias que podrán emitir las recomendaciones que estimen pertinentes en las áreas propias de su competencia.
Artículo 47.-Para promover el uso de las Tecnologías de la Información y Comunicación, así como la producción de documentos electrónicos y uso de firma digital, el CONARE adquirirá un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos, que garantice su generación, almacenamiento, acceso, autenticidad y conservación. La interoperabilidad de los sistemas debe ser estudiada por el Centro de Tecnologías de Información y Comunicación y realizer las acciones previas necesarias para asegurar esta funcionalidad.
Artículo 48.-El equipo y los programas se deberán actualizar periódicamente de acuerdo con la demanda tecnológica y las necesidades que se presenten en la gestión documental. Para esto el CONARE dará apoyo económico permanente.
Artículo 49.-Los documentos con valor patrimonial universitario tendrán un original en soporte papel, y todos los originales y copias necesarios en soporte electrónico para asegurar su gestión.
Artículo 50.-El Archivo Central en conjunto con el Centro de Tecnologías de Información y Comunicación diseñarán un plan de preservación digital, de acuerdo a las necesidades Institucionales.
Artículo 51.-La migración de la información a nuevos soportes, debe estar a cargo de personal debidamente capacitado, con el fin de evitar la obsolescencia tecnológica. Obedecerá a un plan de migraciones elaborado por el Centro de Tecnologías de Información y Comunicación.
Artículo 52.-Las disposiciones del presente reglamento y los lineamientos y directrices que emita el Archivo Central institucional en materias de su competencia formarán parte del Sistema de Control Interno del CONARE, razón por la que serán obligatorias para todo su personal, toda contratación administrativa de servicios profesionales y todos los funcionarios universitarios que en ejercicio de sus funciones produzcan, gestionen o custodien documentos propios de la coordinación interuniversitaria desarrollada en la institución.
Artículo 53.-El incumplimiento por parte de cualquier funcionario del CONARE en lo que establece el presente reglamento y las políticas, normas, manuales y procedimientos que en material archivística se dicten, será causal de responsabilidad administrativa, de conformidad con lo establecido en la Ley Nº 8292 del 31 de julio de 2002, Ley General de Control Interno.
Artículo 54.-El presente documento se actualizará a solicitud de la unidad de Archivo Central. Su propuesta deberá ser avalada por el Director Administrativo y la Dirección de OPES, para su posterior envío y aprobación por parte del CONARE.
Fecha de generación: 11/08/2020 12:32:30 p.m.