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Timestamp: 2017-04-25 04:36:18
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Matched Legal Cases: ['artículo 17', 'artículo 13', 'artículo 17', 'artículo 31', 'artículo 51', 'artículo 324']

Gerardo BustosSubdirector general del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas Archivo electrónico único: ¿colmena o tela de araña?
las administraciones públicas, y la ley
40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público introducen
por primera vez en el ordenamiento jurídico español y en las teorías
archivísticas el concepto de archivo
electrónico único. Pero se trata de un concepto sin desarrollar del que las
leyes citadas apenas concretan el calendario de puesta en marcha. La idea básica
del archivo electrónico único la
recoge el apartado 1 del artículo 17 de la ley 39/2015: "Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los
documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los
términos establecidos en la normativa reguladora aplicable." Tres interpretaciones para la misma idea
concreción genera cierto grado de incertidumbre en torno a no pocos debates que
pretenden interpretar la ley y adivinar qué intenciones y objetivos persigue el
legislador. Como es lógico, las interpretaciones tienden a ser interesadas y
con frecuencia lo que encierran es el esfuerzo del gestor por acercar la
interpretación a la postura preconcebida. Básicamente nos encontramos ante tres
interpretaciones sobre el concepto real del archivo electrónico único:
electrónico todo en uno. Quienes pretenden ver
un predominio de la palabra "único", de manera que consideran que el archivo en papel y electrónico deben
estar unidos y gestionados por el mismo programa.
electrónico tela de araña. Conciben que la idea
de archivo único sólo deriva de su carácter electrónico, que permite que cada
organización en las diferentes administraciones públicas tenga su repositorio electrónico conectado e
interoperable con el resto de repositorios de la misma administración.
electrónico colmena. Creen que el archivo electrónico
es único y electrónico, en un único
repositorio electrónico está todo el archivo de cada administración
pública, aunque se pueden mantener diferentes custodias en las distintas partes
del archivo, equivalentes a las celdas de una colmena.
¿El archivo electrónico único es un todo en uno?
sectores archiveros se considera que la palabra "único" afecta a la unificación
de todos los archivos de todos los soportes. Al hacerlo así se está
confundiendo el concepto legal con el operativo. Las mencionadas leyes 39/2015
y 40/2015 plantean la gestión del presente y del futuro, pero no del pasado. Es
decir, plantean que con la tramitación
electrónica el archivo es único,
pero lo hacen refiriéndose exclusivamente a partir del momento en el que las
mencionadas leyes funcionan exclusivamente en electrónico. Probablemente
para quienes gestionan el archivo lo más operativo sería unir la gestión de los
archivos en papel y la de los archivos electrónicos. Pero esa es una
mirada muy a corto plazo y centrada en las actuales estructuras de archivo en
papel, por lo que la eficacia de esa gestión unificada está por demostrar. El legislador ha
pensado en digital y el nuevo concepto de archivo
electrónico único nos obliga a pensar
en digital. No es válido querer calcar en el mundo digital la cultura del
papel. Quienes así lo plantean quizá estén cayendo en la tentación de pensar en
la gestión electrónica de los
expedientes (papel y electrónicos), en lugar de pensar, como hace la nueva ley,
en la gestión de los expedientes
electrónicos (obviamente, sólo electrónicos).
¿El archivo electrónico único es una tela de araña?
tendencia, sobre todo entre sectores técnicos, a desarrollar aplicaciones de
gestión y tramitación que termina con el final del trámite propiamente dicho,
sin contemplar el envío al archivo
electrónico único. Quienes así piensan sustituyen el archivo electrónico por un repositorio de la propia tramitación o común
a la unidad administrativa. Tal idea concibe que el archivo electrónico único
se refiere a una idea abstracta que encierra la mera interconexión entre un
sinfín de repositorios electrónicos.
En definitiva, una tela de araña plagada de interconexiones.
Hay que retorcer
mucho las nuevas leyes para concebir que el archivo electrónico único es un sarpullido de repositorios electrónicos por muy interconectados que estén.
Realmente, esta interpretación implica una regresión, porque condena el archivo electrónico a una ingobernable
atomización, a una dispersión aún mayor que la existente en papel por el
condicionante físico.
consecuencia de esta situación sería la ingobernabilidad desde el punto de
vista de las responsabilidades ligadas al archivo. Es decir, ¿cómo se gestiona
así el acceso a la información a
través de los archivos prevista en
el artículo 13.d de la ley 39/2015, y en la propia Ley 19/2013,
de 9 de diciembre, de transparencia,
acceso a la información pública y buen gobierno? ¿Cómo se lograría así hacer
realidad el precepto del artículo 17.2 de la ley 39/2015 cuando señala que "los documentos electrónicos deberán
conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y
conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo
transcurrido desde su emisión"? Es decir, cada
uno de esos repositorios electrónicos deberá
asumir el compromiso de adoptar las medidas de seguridad adecuadas, los
desarrollos técnicos necesarios para garantizar la conservación a lo largo del
tiempo, el acceso de los ciudadanos y la adaptación de los documentos conservados a las nuevas
tecnologías para que sigan siendo recuperables de forma permanente. Por su parte,
los responsables de los archivos tendrán que auditar periódicamente estos
repositorios para comprobar que cumplen los requisitos y que no se ha perdido
documentación por vías diferentes a las de valoración y eliminación legalmente
Siendo realista,
resultaría imposible gestionar con garantías el derecho de acceso de los ciudadanos y la conservación a lo largo del tiempo en múltiples repositorios electrónicos, mediante una
responsabilidad absurdamente dispersa. ¿Se imagina alguien que habrá sido al
cabo de 80 años de los expedientes
electrónicos tramitados hoy con esta anárquica concepción del archivo electrónico único?
¿El archivo electrónico único es una colmena?
excepciones, la normativa previa a la
ley 39/2015 realmente no llega más allá de hablar sobre almacenes y repositorios electrónicos, sobre los cuales el ENI
plantea un calco electrónico paralelo a los archivos en papel.
esta norma, el artículo 31 de la derogada Ley
11/2007, de 22 de junio, de acceso
electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, y el artículo 51 del Real
Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre,
por el que se desarrolla parcialmente la ley 11/2007 titulan sus respectivos
artículos sobre esta cuestión con la misma frase: "archivo electrónico de documentos". Pero en ambos casos es
evidente que no se están refiriendo a un archivo
electrónico, sino a la acción del verbo archivar, por medio electrónicos.
habla de almacenamiento por medios
electrónicos, que deberá garantizar la integridad, autenticidad,
confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos
almacenados, así como el control de
accesos y la protección de datos.
Por su parte, el RD 1671/2009 se centra en el concepto conservar los documentos
y en la posibilidad de hacerlo en bases
de datos. Finalmente, el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
habla de repositorios electrónicos y esera la única norma que en algunas
(escasas) ocasiones mencionaba la frase "archivos
electrónicos". Pero en el fondo intenta calcar el mundo del papel en el
electrónico: "las administraciones
públicas crearán repositorios electrónicos, complementarios y equivalentes en
cuanto a su función a los archivos convencionales, destinados a cubrir el
conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos".
Es obvio, por
tanto, el salto que da el legislador desde estos precedentes hasta la idea del archivo electrónico único de las nuevas
leyes. Dicho salto sólo es concebible si se entiende el archivo electrónico único de cada administración pública como un almacén único de expedientes y documentos
electrónicos, donde la responsabilidad la marca en cada caso quien tiene la
custodia de cada expediente. Es decir, la idea de la colmena. El archivo electrónico único es un repositorio electrónico integrado por
todas las partes que sea necesario, a imagen de las celdas de la colmena. Una
plataforma común con gestión única, seguridad común, acceso común y custodia
espíritu de las leyes 39/2015 y 40/2015 deja claro que el archivo electrónico único es un repositorio único, es una lástima que no esté
expresamente especificado para evitar las interpretaciones dispares que se
están produciendo. Habrá que esperar, por tanto, que el real decreto de
desarrollo de las leyes lo deje claro cuanto antes. Cualquier otra
interpretación no garantiza la conservación del patrimonio documental electrónico.
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