Source: https://heilbronn.ihk.de/infothek/ihkhnsteuerrechtustallgemein/idIT-1205.aspx
Timestamp: 2018-12-15 04:19:45
Document Index: 185023882

Matched Legal Cases: ['§ 14', '§ 13', '§ 1', '§ 14', '§ 25', '§ 14', '§ 25', '§ 14', '§ 19']

DOKUMENTNUMMER: RUS001205
Führt ein Unternehmer eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft aus, ist er im Regelfall verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen. Für Rechnungen über innergemeinschaftliche Lieferungen bzw. Leistungen gilt seit 30. Juni 2013 eine verkürzte Rechnungsstellungsfrist bis zum 15. des Folgemonats der Ausführung der Lieferung bzw. Leistung. Bei Leistungen gegenüber privaten Empfängern gilt eine Rechnungsstellungspflicht grundsätzlich nicht. Ausnahme ist die zum 1. August 2004 durch das Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit eingeführte Rechnungsausstellungspflicht bei Leistungen von Unternehmern im Zusammenhang mit einem Grundstück (z. B. Bauleistungen, Gartenarbeiten, Instandhaltungsarbeiten in und an Gebäuden, Fensterputzen). In diesen Fällen ist der Unternehmer verpflichtet, auch bei Leistungen an einen privaten Empfänger eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG).
Als Rechnung gilt auch eine Gutschrift, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird. Seit 30. Juni 2013 mit einer Nichtbeanstandungsfrist bis 31. Dezember 2013 ist bei der Erstellung einer rechnungsersetzenden Gutschrift (z. B. bei Provisionsabrechnungen) auf dem Abrechnungsdokument der Begriff "Gutschrift" förmlich anzubringen.
Beachte: Die vorstehenden Angaben sind für Rechnungen mit einem Betrag von über 250 Euro brutto gültig. Darunter gelten Erleichterungen für so genannte Kleinbetragsrechnungen. Diese werden in Punkt 3 dieser Information dargestellt. Die unten abrufbare Musterrechnung gibt einen schnellen Überblick über die Angaben.
a) Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
b) Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.)
Rechnet ein Unternehmer einen Umsatz in fremdem Namen und für fremde Rechnung (vermittelter Umsatz) ab (z. B. Tankstellenbetreiber, Reisebüro), hat er auf der Rechnung die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des leistenden Unternehmers (z. B. Mineralölgesellschaft, Reiseunternehmen) anzugeben.
Wichtig: Die Angabe der Steuernummer oder der USt-IdNr. ist auch in Fällen der Steuerschuldumkehr gemäß § 13b Abs. 1 und 5 Satz 1 UStG erforderlich. In diesen Fällen ist ergänzend die Umsatzsteueridentifikationsnummer der Leistungsempfängers anzugeben.
c) Fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)
d) Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
e) Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts bei Vereinnahmung des Entgelts für eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder Leistung (Anzahlung)
Für die Frage, ob ein entsprechender Hinweis auch vom Leistungsempfänger stammen darf, enthalten der Umsatzsteuer-Anwendungserlass den Hinweis, dass zwar die Ergänzung der Rechnung nur durch den Rechnungsaussteller vorgenommen werden darf (vgl. Abschnitt 14.11 Abs.2 UStAE), es jedoch in diesem speziellen Punkt für unbedenklich gehalten werde, wenn der Empfänger das Lieferdatum anhand der sonstigen Geschäftsunterlagen (z. B. des Lieferscheins) ergänzt oder nachweist (vgl. Abschnitt 15.11 Abs.2 UStAE).
Wichtig: Das Liefer-/Leistungsdatum muss in der Rechnung auch dann enthalten sein, wenn Rechnungs- und Liefer-/Leistungsdatum identisch sind. Dies z. B. gilt auch beim im Einzelhandel üblichen "Kauf über den Ladentisch".
f) Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist.
Bei Skontovereinbarungen genügt eine Angabe, wie z. B. "2 % Skonto bei Zahlung bis ..."
Bei Rabatt- bzw. Bonusvereinbarungen genügt ein allgemeiner Hinweis hierauf, wie z. B.
"Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen" oder
"Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen" oder
g) Anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
h) Hinweis auf die Steuerschuld des Rechnungsempfängers
In Fällen der Steuerschuldumkehr ist ein Hinweis hierauf erforderlich. Seit 30. Juni 2013 mit einer Nichtbeanstandungsfrist bis 31. Dezember 2013 ist hierfür folgende Formulierung vorgeschrieben: "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers".
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen eines neuen Fahrzeugs ist ergänzend zu beachten, dass in jedem Fall die Merkmale aus § 1b Abs. 2 und 3 UStG in den Rechnungen enthalten sein müssen, d.h. Angaben über die Größe des Fahrzeugs und die bisherige Nutzungsdauer bzw. Neuigkeit des Fahrzeugs (§ 14a Abs. 4 UStG).
In Rechnungen für eine Reiseleistung ist auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen für Reiseleistungen nach § 25 UStG hinzuweisen (§ 14a Abs. 6 UStG). Seit 30. Juni 2013 mit einer Nichtbeanstandungsfrist bis 31. Dezember 2013 ist hierfür verpflichtend folgende Formlierung zu verwenden: "Sonderregelung für Reisebüros".
In Fällen der Differenzbesteuerung ist in der Rechnung auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen nach § 25a UStG hinzuweisen (§ 14a Abs. 6 UStG). Seit 30. Juni 2013 mit einer Nichtbeanstandungsfrist bis 31. Dezember 2013 ist je nach gehandeltem Gegenstand hierfür verpflichtend folgende Formlierung zu verwenden:
Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt, so genannte Kleinbetragsrechnungen, gelten erleichterte Vorschriften. Hier genügen folgende Angaben:
Beachte: Eine Hinweispflicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung besteht nicht. Es empfiehlt sich jedoch hierauf hinzuweisen, da andernfalls mit einer Zahlungsverzögerung zu rechnen ist, da der Rechnungsempfänger bei einer Rechnungseingangskontrolle den mangelnden Steuerausweis voraussichtlich beanstanden wird. Dies kann zum Beispiel durch den Zusatz "Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)" geschehen.
Seit dem 01.07.2011 werden Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerrechtlich gleich behandelt. Bis zu diesem Zeitpunkt war die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der elektronischen Rechnung nur durch das Versehen mit einer elektronischen Signatur bzw. im Rahmen eines elektronischen Datenaustausches (EDI-Verfahren) gewährleistet.
Rechnungen können nunmehr ohne größere Hürde elektronisch versandt werden, zum Beispiel per Mail, gegebenenfalls mit Pdf- oder Textdatei, per Serverfax oder auch als Web-Download. Stimmt der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zu, sind spezielle technische Übermittlungsverfahren nicht mehr erforderlich. Allerdings ist zu beachten, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein müssen. Hierunter versteht man die Sicherstellung der Identität des Rechnungsstellers, der Unverändertheit der Rechnungsangaben während der Übermittlung und die Erkennbarkeit "fürs menschliche Auge".
Ganz wichtig: An die Erfüllung dieser Kriterien werden keine überzogenen Anforderungen gestellt. Digitale Signaturen können so zwar weiterhin, müssen aber definitiv nicht weiter angewendet werden. Das Bundesfinanzministerium hat in einem am 02. Juli 2012 veröffentlichten Anwendungserlass in Übereinstimmung mit der zugrunde liegenden Gesetzesbegründung klar gemacht, dass gewöhnliche innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen, die genannten Kriterien erfüllen. Dem genügen selbst festlegbare Verfahren, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Hierbei muss es sich um keine technischen oder EDV-gestützen Verfahren handeln. Die Verwaltung lässt es in dem Erlass beispielsweise zu, dass verlässliche innerbetriebliche Kontrollverfahren in der einfachsten Form auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und gegebenenfalls dem Lieferschein erfolgen können. Neue Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten werden hierdurch nicht statuiert.
Eine Besonderheit ist für die Aufbewahrung der elektronischen Rechnung allerdings zu beachten. Sie ist grundsätzlich entsprechend den hierfür geltenden Vorgaben der Finanzverwaltung elektronisch aufzubewahren. Eine Aufbewahrung der Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig!
Zu beachten ist auch, dass Rechnungen, soweit sie von einem Serverfax abgesendet werden aber auf einem Standardserver eingehen, als Standardrechnungen gelten. Ist dagegen auf der Empfängerseite auch ein Serverfax beteiligt, ordnet die Finanzverwaltung die Rechnungen als elektronische Rechnungen ein.
Ein Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten, oder die ein Leistungsempfänger oder ein Dritter in dessen Namen und für dessen Rechnung ausgestellt hat, nach den allgemeinen Aufbewahrungsregeln grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren, wobei eine elektronische oder bildliche Speicherung bei Vernichtung der Originalrechnung unter bestimmten Voraussetzungen möglich ist. So haben Rechnungen auf Thermopapier häufig den Nachteil, dass die Schrift über die Jahre verblasst und nicht mehr lesbar ist. Hier verlangt die Finanzverwaltung, diese Rechnungen gegebenenfalls auf normales Papier zu kopieren und die Kopie zur Originalrechnung zu heften, um so die Lesbarkeit zu gewährleisten. Für den Vorsteuerabzug aus einer Rechnung ist letztlich wichtig, dass der Unternehmer, der den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen will, den Beweis dafür erbringen kann, dass ihm die Originalrechnung vorgelegen hat, da er hierfür die objektive Beweislast trägt. Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer auch die Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten aufzubewahren. Im Übrigen siehe. die Hinweise oben unter dem Punkt 5 "Anforderungen an elektronisch übermittelte Rechnungen".
Private (auch der Unternehmer, der Leistungen für seinen privaten Bereich verwendet), die von Unternehmern für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück eine Rechnung erhalten haben, sind verpflichtet, diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre lang aufzubewahren. Bei einem Verstoß können bis zu 500 Euro Bußgeld verhängt werden. Auf diese neue Aufbewahrungspflicht der Privatperson ist in der Rechnung hinzuweisen, zum Beispiel durch einen Zusatz "Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre lang aufzubewahren".
Weitere Informationen finden Sie in unserem Merkblatt zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen unter diesem Text.
Ergänzend ist wichtig, dass Rechnungen als Geschäftsbriefe gelten und daher gegebenenfalls zusätzliche Vorgaben nach dem Handelsgesetzbuch beachten müssen. Die diesbezüglichen allgemeinen Anforderungen können Sie der IHK-Information "Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen", die unter diesem Text abrufbar ist, entnehmen. Fehler bei diesen Angaben haben, soweit sie nicht zugleich Verstöße gegen die vorstehend ausführlich dargestellten steuerlichen Pflichtangaben beinhalten, jedoch in der Regel keine umsatzsteuerlichen Auswirkungen.
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