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Timestamp: 2016-12-10 17:29:33
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Matched Legal Cases: ['artículo 26', 'artículo 2', 'ARTÍCULO 60', 'artículo 5', 'Artículo 1', 'Artículo 2', 'artículo 211', 'Artículo 1', 'Artículo 1', 'artículo 282', 'ARTÍCULO 36', 'Artículo 1']

⭐MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Francisco Toledo Agüero
1 Página 1 de 105 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES2 Página 2 de 105 ÍNDICE 1. OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DOCUMENTOS DE REFERENCIA DEFINICIONES Y ABREVIATURAS RESPONSABILIDADES ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DIRECTORIO- UNIDADES ASESORAS... 7 DIRECTORIO... 7 PRESIDENTE DEL DIRECTORIO... 9 DIVISIÓN SECRETARÍA GENERAL DIVISIÓN AUDITORÍA INTERNA DIVISIÓN LEGAL Y SUMARIOS COMITÉS COMITÉ GERENCIAL COMITÉ DE AUDITORÍA COMITÉ DE ASESORAMIENTO Y DISCIPLINA COMITÉ DE RIESGOS COMITÉ DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN COMITÉ DE FINANZAS COMITÉ DE PRESUPUESTO GERENCIA GENERAL GERENCIA GENERAL UNIDADES DE NEGOCIO ÁREA COMERCIAL DIVISIÓN RED COMERCIAL Y ATENCIÓN AL CLIENTE FIGURA FUNCIONAL: DEFENSOR DEL CLIENTE DIVISIÓN BANCA PERSONA DEPARTAMENTO CRÉDITO DEPARTAMENTO AHORRO DEPARTAMENTO ASISTENCIA AL CRÉDITO ÁREA FINANZAS Y MERCADO DE CAPITALES DIVISIÓN FINANZAS... 423 Página 3 de 105 DEPARTAMENTO ANÁLISIS FINANCIERO DIVISIÓN MERCADO DE CAPITALES DEPARTAMENTO TESORERÍA Y MESA DE OPERACIONES DEPARTAMENTO INSTRUMENTOS FINANCIEROS DIVISIÓN SEGUIMIENTO Y RECUPERACIÓN DE ACTIVOS DEPARTAMENTO GESTIÓN DE MOROSIDAD DEPARTAMENTO GESTIÓN DE GARANTÍAS E INMUEBLES UNIDADES DE APOYO ÁREA ADMINISTRACIÓN DIVISIÓN APOYO LOGÍSTICO DEPARTAMENTO COMPRAS Y CONTRATACIONES DEPARTAMENTO SERVICIOS GENERALES DIVISIÓN CONTADURÍA DEPARTAMENTO PRESUPUESTO DEPARTAMENTO CONTABILIDAD Y TRIBUTOS DIVISIÓN INFORMÁTICA DEPARTAMENTO SISTEMAS DEPARTAMENTO SOPORTE TÉCNICO DEPARTAMENTO PRODUCCIÓN DIVISIÓN ASISTENCIA TÉCNICA UNIDADES DE STAFF ÁREA RIESGOS FIGURA FUNCIONAL: OFICIAL DE CUMPLIMIENTO DIVISIÓN CAPITAL HUMANO DEPARTAMENTO ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS DIVISIÓN PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA DEPARTAMENTO CONTROL DE GESTIÓN DEPARTAMENTO PROCESOS Y ORGANIZACIÓN FIGURA FUNCIONAL: COORDINADOR DE CALIDAD DEPARTAMENTO COMUNICACIONES INSTITUCIONALES FIGURAS ESPECIALES REPRESENTANTES DE TRANSPARENCIA ACTIVA Y PASIVA ORGANIGRAMA REVISIÓN... 904 Página 4 de OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL El Manual de Organización y Funciones del Banco Hipotecario del Uruguay tiene como finalidad servir como un instrumento en donde se define y establece la Estructura Orgánica, las responsabilidades y la misión de cada unidad administrativa, así como las relaciones de dependencia, cargo responsable y los cometidos básicos que deben realizar cada una, alineados con el logro de los objetivos institucionales. 2. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código de Ética Decreto 210/08- Aprobación de la nueva estructura de cargos presupuestados y funciones contratadas del Banco Hipotecario del Uruguay Decreto 214/04- Reglamento General del Banco Hipotecario del Uruguay Decreto 232/2010- Decreto Reglamentario de la Ley Estatuto del Funcionario Ley Fortalecimiento del Banco Hipotecario del Uruguay Ley Derecho de acceso a la Información Pública Ley Orgánica (Carta Orgánica del Banco Hipotecario del Uruguay) y modificativas MN.RIG.01 - Manual de Políticas y Procedimientos para la Gestión Integral de Riesgos Resolución de Directorio 0180/2014. Ley Nº Publicación de información en el sitio web del Banco. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS DEFINICIONES Alta Gerencia: De acuerdo a lo establecido por el Banco Central del Uruguay- Estándares mínimos de gestión para instituciones de intermediación financiera, la Alta Gerencia refiere al equipo formado por la Gerencia General y las líneas de reporte relevantes, quienes en su conjunto son los responsables de la toma de decisiones estratégicas de la institución. Para el Banco Hipotecario del Uruguay, la Alta gerencia está constituida por los gerentes que reportan en forma directa al Directorio y a la Gerencia General. Los integrantes de la Alta Gerencia son los mismos que conforman el Comité Gerencial. Las funciones de la Alta Gerencia exceden la actuación de sus integrantes en el marco del funcionamiento del Comité Gerencial. Cometidos: Conjunto de funciones, tareas o actividades que deben ejercerse en la unidad u órgano administrativo correspondiente. Comité: órgano nombrado por Directorio con la finalidad de desarrollar actividades específicas, referidas a una temática concreta, en el marco de la reglamentación institucional vigente para el cumplimiento de los objetivos estratégicos que se hayan fijado. Figura funcional: Constituye la designación expresa y nominada de un funcionario para ejercer en exclusividad las funciones que en el presente Manual se le encomiendan. Está asociada a un cargo definido dentro de la estructura de cargos del Banco Hipotecario del Uruguay, respetando las exigencias que en la materia se fijen.5 Página 5 de 105 El desempeño de dichas funciones se lleva a cabo en dependencia jerárquica de una unidad administrativa definida. Defensor del Cliente Oficial de Cumplimiento Coordinador de Calidad Figura especial: Constituye la designación expresa y nominada de un funcionario para ejercer sin exclusividad una función especial y concreta que se le encomienda. No se formulan exigencias respecto al cargo del funcionario que se designe para su desempeño. El ejercicio de dicha función se lleva a cabo en un régimen de reporte directo a determinado órgano administrativo. Responsable transparencia pasiva Responsable transparencia activa Naturaleza de la Función: Directiva: La función de dirección esencialmente está ligada a las relaciones interpersonales de la organización a través de la relación laboral con los funcionarios, fijando las políticas institucionales y los lineamientos estratégicos que guíen la gestión. Tiene implícita las funciones de planificar, organizar, gestionar y controlar, mediante las cuales se asegura el cumplimiento de los objetivos corporativos definidos, fomentando los valores corporativos y transmitiendo adecuadamente las instrucciones y los medios para lograrlos. Asesora: La función de asesoría provee de dictamen especializado en un dominio particular o área de experiencia, sea, economía, contabilidad, tecnología, publicidad, legislación, mantenimiento, diseño, recursos humanos, ventas, finanzas, relaciones públicas, comunicación, aprendizaje u otros. Ofrece asimismo un punto de vista imparcial, comprometido sólo con los grandes objetivos de la organización, más allá de los marcos de referencia y los intereses particulares de las diferentes áreas. Ejecutiva: La función de ejecución asegura la implementación y el desarrollo de las actividades definidas en las etapas de planificación y organización para el cumplimiento de los objetivos fijados en los planes de negocio elaborados. Misión: Enunciado simple y preciso de la razón de ser, propósito o fin de la unidad u órgano administrativo que se trate, estableciendo lo que debe cumplir en su ámbito de actuación, definiendo en algunos casos a sus clientes y la premisa de valor que les ofrece. Nivel: representa el ordenamiento jerárquico de las unidades administrativas que constituyen la estructura organizacional vigente: Directorio Gerencial General Área División Departamento6 Página 6 de 105 Norma ISO 9001:2008 Norma elaborada por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), determina los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) que pueden utilizarse para su aplicación interna por las organizaciones, sin importar si el producto o servicio lo brinda una organización pública o empresa privada, cualquiera que sea su tamaño, para su certificación o con fines contractuales. ABREVIATURAS BCU: Banco Central del Uruguay BHU: Banco Hipotecario del Uruguay RNRCSF: Recopilación de Normas de Regulación y Control del Sistema Financiero. 4. RESPONSABILIDADES La División Planificación Estratégica es la responsable de la actualización del contenido del presente Manual, recogiendo oportunamente las resoluciones que el Directorio adopte en relación a la Estructura Organizacional, así como a las relaciones de dependencia y a los cometidos de cada una de sus unidades administrativas.7 Página 7 de ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 5.1. DIRECTORIO- UNIDADES ASESORAS DIRECTORIO Nivel: Dirección Naturaleza de la función: Directiva Integración: Presidente, Vicepresidente y Director. Régimen de Sesiones: Semanal Cargo responsable: Presidente del Directorio Misión Definir las políticas que faciliten el logro de la misión y la concreción de la visión institucionales y asegurar su cumplimiento, supervisando el desarrollo de los planes estratégicos necesarios para ello. Cometidos 1. Determinar la política crediticia del Banco, sus objetivos y planes de acción, de conformidad con los lineamientos del Ministerio de Vivienda, Ordenamiento Territorial y Medio Ambiente y en consonancia con las políticas definidas por el Ministerio de Economía y Finanzas y la Oficina de Planeamiento y Presupuesto en uso de sus competencias. Todo ello en el marco de la normativa dispuesta por la autoridad monetaria. 2. Constituir y designar a los diferentes Comités, así como aprobar la integración de los mismos. 3. Aprobar el Plan de Negocios, el Manual de Organización y Funciones, los Manuales de políticas, el Manual de Calidad, los Reglamentos, el presupuesto del Banco, la memoria anual, el informe de gobierno Corporativo, los balances y otros documentos de carácter estratégico para el desempeño institucional. 4. Aprobar los niveles de apetito y tolerancia al riesgo que la Institución acepta. 5. Revisar anualmente las estrategias y políticas relevantes con respecto a la gestión integral de riesgos, y periódicamente monitorear la exposición al riesgo asumida por la Institución. 6. Asegurar que la Alta Gerencia tome las medidas pertinentes para gestionar cada riesgo en forma consistente con las referidas estrategias y políticas, y que cuenta con los recursos requeridos a esos efectos, incluyendo los asignados por el Oficial de Cumplimiento. 7. Asegurar un adecuado ambiente de control en la entidad, acorde al volumen y naturaleza de sus operaciones y su perfil de riesgos, estimulando y promoviendo la conciencia y el compromiso de control entre todo su personal, la integridad y los valores éticos, elementos que deben constar en el Código de Ética. 8. Asegurar la revisión regular de la vigencia y efectividad del Plan de Continuidad del Negocio. 9. Establecer y modificar la estructura de organización, administración, gestión y control. 10. Reglamentar las operaciones autorizadas por la Ley Orgánica o que por otras se le atribuyan, pudiendo cometer al personal superior la facultad de conceder préstamos por8 Página 8 de 105 los montos máximos y en la forma y condiciones que por vía reglamentaria interna establezca. 11. Nombrar todos los funcionarios y demás personas que han de prestar servicios al Banco y sancionarlos. 12. Designar por resolución fundada al personal superior de la Institución. 13. Disponer la instrucción de sumarios administrativos y pronunciarse acerca de sus resultancias. 14. Aprobar el presupuesto del Banco. 15. Aprobar los balances y la memoria anual. 16. Designar al funcionario o funcionarios que representarán al Banco en el otorgamiento de los contratos en que sea parte el Instituto, acreditándose dicha representación mediante simple copia del Acta firmada por el Presidente y el Gerente de División Secretaría General. 17. Por unanimidad de votos acordar quitas, suspender lanzamientos y ejecuciones y aceptar transacciones con sus deudores. 18. Disponer los sistemas de contralor del numerario y de los valores propiedad de la Institución o depositados por terceros. 19. Interpretar con carácter general las reglamentaciones internas. 20. Pronunciarse en última instancia en caso de discrepancias respecto de la concesión de préstamos. 21. En general realizar todas aquellas actividades necesarias para el cumplimiento de sus cometidos. 22. Designar un Vicepresidente que ejercerá transitoriamente las funciones del Presidente en los casos de acefalía, ausencia, o impedimento de éste. 23. Establecer el régimen de reuniones ordinarias sin perjuicio de las extraordinarias que podrá disponer el Presidente o solicitar cualquiera de los Directores. En toda reunión de Directorio constituirá quórum la presencia de dos de sus miembros asistidos por el Gerente de División Secretaría General o quien lo sustituya. No obstante, en circunstancias excepcionales en que a juicio del Presidente se requiera una pronta decisión, éste la podrá adoptar debiendo considerarla el Directorio en la sesión siguiente. 24. Declarar abierta cada sesión por parte del Presidente dando lectura al acta de la sesión anterior para su aprobación debiendo tratarse los asuntos incluidos en el orden del día y los urgentes que la Presidencia o un Director propongan a la consideración del Directorio y que éste por mayoría acepte su inclusión.9 Página 9 de 105 PRESIDENTE DEL DIRECTORIO Cometidos 1. Presidir las sesiones del Directorio y dirigir sus deliberaciones. 2. Adoptar en casos excepcionales las decisiones urgentes que sean necesarias dando cuenta de inmediato al Directorio y estándose a lo que éste resuelva. 3. Someter a la aprobación del Directorio: la memoria anual, los estados demostrativos correspondientes y el balance general del ejercicio. 4. Firmar conjuntamente con los dos jerarcas de mayor responsabilidad en el área administrativa-contable los balances del mismo y hacerlos publicar previa aprobación del Directorio. 5. Dirigir las operaciones del Banco con arreglo a las disposiciones del Directorio y hacer ejecutar las resoluciones de éste. 6. Representar al Banco y al Directorio en sus relaciones externas por sí o por medio de apoderado en forma. 7. En general, dar cuenta al Directorio de todos los asuntos que a su juicio requieran resolución de éste o que por cualquier concepto puedan afectar los intereses del Banco.10 Página 10 de 105 DIVISIÓN SECRETARÍA GENERAL Nivel: División Naturaleza de la función: Asesora Ejecutiva Relaciones formales de dependencia: - Depende de: Directorio - Supervisa a: Personal asignado a la División Cargo responsable: Gerente de División Misión Asegurar un eficiente flujo de información hacia y desde el Directorio para la toma de decisiones y la difusión de las mismas. 1. Concurrir a las sesiones del Directorio. Cometidos 2. Asistir al Directorio toda vez que se le requiera tanto en la actividad interna como externa de la Institución. 3. Coordinar la citación a las reuniones ordinarias y extraordinarias que debe realizar el Directorio. 4. Realizar las tareas de preparación y control de los expedientes que ingresen, evaluando si están informados de acuerdo a las normas reglamentarias. 5. Formular las relaciones de los asuntos a tratarse en el día. 6. Confeccionar el orden del día en los asuntos a ser considerados por el Directorio. 7. Supervisar los proyectos de resoluciones del Directorio debiendo requerir, en caso de ser necesario, el correspondiente asesoramiento letrado. 8. Supervisar la confección de las Actas de Directorio. 9. Redacción de notas, informes, exposiciones, comunicados y memorandos que deban realizarse. 10. Coordinar con el Departamento Comunicaciones Institucionales la difusión de la información que disponga el Directorio. 11. Tramitar los asuntos que se diligencien en su órbita, canalizándolos hacia aquellas dependencias que deban intervenir en ellos. 12. Disponer la realización de comunicaciones internas y externas de las resoluciones adoptadas por el Directorio. 13. Compilar la documentación e información que determine la superioridad. 14. Recepcionar toda la documentación proveniente de otras instituciones públicas y/o privadas, que ingresen al Banco, darles trámite y asegurar los mecanismos para su distribución. 15. Cumplir con las disposiciones establecidas, en el marco del principio de transparencia11 Página 11 de 105 activa Ley Nº que le son encomendadas Participar en la elaboración e implementación de manuales, procedimientos e instructivos relacionados con las actividades que gestiona. 17. Promover la capacitación permanente del personal a su cargo. 18. Promover la mejora continua en los procesos y generar sistemas de medición de resultados. 19. Implantar y cumplir las políticas, metodologías y procedimientos definidos con relación a los riesgos que gestiona. 20. Generar reportes de los resultados de la gestión. 1 RD 0180/2014 circulada por O/S Nº 16/2014. Numerales 3, 5, 15 y 20.12 Página 12 de 105 DIVISIÓN AUDITORÍA INTERNA Nivel: División Naturaleza de la función: Asesora - Ejecutiva Relaciones formales de dependencia: - Depende de: Directorio - Supervisa a: Personal asignado a la División Cargo responsable: Gerente de División Misión Contribuir a que el BHU cumpla sus objetivos aportando un enfoque sistemático y metódico para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión, control y dirección. Analizar y verificar el cumplimiento del conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de la entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, estimulando la observancia de la política prescrita atendiendo a los objetivos fijados por el Directorio y las reglamentaciones vigentes. Cometidos 1. Formular el plan anual de auditoría interna, solicitar su aprobación y supervisar su ejecución, en el marco de lo dispuesto por las normas del Banco Central del Uruguay. 2. Revisar selectivamente que las operaciones estén correctamente registradas, valoradas y contabilizadas y que se esté cumpliendo con toda la normativa y criterios contables establecidos por los organismos reguladores y/o la ley. 3. Evaluar el Sistema de Gestión Integral de Riesgos e informar al Directorio y al Comité de Auditoría cualquier debilidad relevante que se haya detectado como resultado de los análisis realizados y elaborar recomendaciones. 4. Remitir informes sobre el trabajo de evaluación de control interno realizado, sobre la base de las normas emitidas por el Banco Central del Uruguay. 5. Comunicar al Directorio y al Comité de Auditoría los cambios de relevancia respecto del plan anual, así como el impacto de cualquier limitación de recursos asignados a su ejecución. 6. Efectuar el seguimiento de los resultados que provocan sus dictámenes y comunicar al nivel apropiado, de acuerdo a las normas del Banco Central del Uruguay, cuando no se adopten las medidas adecuadas. 7. Disponer la realización de arqueos de efectivo y valores, y, en general, cualquier verificación física de la existencia de bienes o documentos representativos de derechos del Banco. 8. Solicitar a las jerarquías que se expidan sobre los informes de auditoría o inspección dentro del plazo que establezca la reglamentación. 9. Proponer, en función de la auditoría o inspección realizada, las medidas que considere convenientes para el mejor funcionamiento del Banco, el desarrollo de sus actividades y la mayor economía de su gestión.13 Página 13 de Informar al Directorio, si dentro del plazo indicado no se han solucionado las irregularidades constatadas. 11. Promover entre su personal la más estricta reserva en todos los órdenes de su actuación, así como la adopción de conducta que estén acordes con su posición y que les depare independencia de criterio, la receptividad en las oficinas auditadas o inspeccionadas y la ética necesaria para una labor eficiente. 12. Evaluar los aspectos de seguridad, auditabilidad y control de los recursos informáticos del Banco, informando sobre los resultados obtenidos. 13. Supervisar la verificación de los sistemas informáticos en desarrollo y en producción y proponer las acciones correctivas cuando corresponda. 14. Auditar la calidad de los procesos sustantivos y de apoyo, así como de los productos que ofrece el Banco, disponiendo las inspecciones que entienda pertinentes. 15. Velar por la vigencia y efectividad del Plan de Continuidad del Negocio. 16. Auditar periódicamente el Plan de Continuidad del Negocio. 17. Verificar que se realicen pruebas periódicas del Plan, evaluando el resultado y consistencia de dichas pruebas, incluyendo plazos de respuesta, acceso y funcionalidades de los sistemas e integridad de la información. 18. Proponer, en función de los controles y pruebas realizadas, las acciones o correcciones que se consideren convenientes para el mejor desarrollo del Plan. 19. Participar en la elaboración e implementación de manuales, procedimientos e instructivos relacionados con las actividades que gestiona. 20. Promover la capacitación permanente del personal a su cargo. 21. Promover la mejora continua en los procesos y generar sistemas de medición de resultados.14 Página 14 de 105 DIVISIÓN LEGAL Y SUMARIOS Nivel: División Naturaleza de la función: Asesora - Ejecutiva Relaciones formales de dependencia: - Depende de: Directorio - Supervisa a: Personal asignado a la División y Profesionales externos vinculados a la gestión. Cargo responsable: Gerente de División Misión Asegurar una actuación eficiente en el asesoramiento jurídico a brindar en la toma de decisiones administrativas, litigios y procedimientos sumariales a su cargo, a los efectos de minimizar pérdidas patrimoniales y contribuyendo a maximizar los resultados de la gestión del Instituto. Proponer las iniciativas jurídicas que se estimen convenientes en el marco de actuación de la División. Cometidos 1. Planificar, dirigir, coordinar y controlar el asesoramiento jurídico y el patrocinio jurisdiccional y la procuración en asuntos a su cargo, en los cuáles el Directorio solicite informes. 2. Dictaminar en los asuntos que por escrito disponga el Directorio. 3. Proyectar y firmar la contestación de los oficios recibidos de los órganos jurisdiccionales y autoridades administrativas en la materia propia de la División. 4. Proponer las reglamentaciones que se estimen convenientes en materia jurídica. 5. Informar sobre las cuestiones jurídicas que se planteen. 6. Confeccionar contratos. 7. Dictaminar sobre la legalidad de los Pliegos de Licitaciones. 8. Proyectar las previsiones presupuestales, respecto de los asuntos a su cargo. 9. Representar y patrocinar al Banco ante los órganos jurisdiccionales del país y autoridades administrativas en todos aquellos asuntos a su cargo que así lo requieran. 10. Realizar los sumarios e investigaciones administrativas cuando el Directorio así lo determine. 11. Realizar todas las actividades que señalen las disposiciones aplicables o le sean encomendadas por Directorio. 12. Sesionar como Sala de Abogados en los casos que por Reglamento corresponde. 13. Promover la capacitación permanente del personal a su cargo. 14. Promover la mejora continua en los procesos y generar sistemas de medición de resultados.15 Página 15 de Implantar y cumplir las políticas, metodologías y procedimientos definidos con relación a los riesgos que gestiona. 16. Generar reportes de los resultados de la gestión.16 Página 16 de COMITÉS COMITÉ GERENCIAL Naturaleza de la función: Ejecutiva Relaciones formales de dependencia: - Depende de: Gerencia General. Integración: - Gerente General. - Gerente de Área Comercial. - Gerente de Área Finanzas y Mercado de Capitales. - Gerente de Área Administración. - Gerente de Área Riesgos. - Gerente de División Secretaría General. - Gerente de División Auditoría Interna. - Gerente de División Legal y Sumarios. - Gerente de División Seguimiento y Recuperación de Activos. - Gerente de División Informática. - Gerente de División Asistencia Técnica. - Gerente de División Capital Humano. - Gerente de División Planificación Estratégica. - Jefe de Departamento Comunicaciones Institucionales. Coordinador: Gerente General. Régimen de Reuniones: quincenal Misión Potenciar el gobierno corporativo del Banco a través de un permanente trabajo en equipo de la Alta Gerencia. Cometidos 1. Discutir y formular las propuestas de estrategias y políticas de gestión de significativo impacto institucional. 2. Desarrollar las acciones y actividades inherentes a las diferentes etapas del proceso de planificación estratégica institucional. 3. Adoptar los mecanismos necesarios que aseguren la coherencia y cohesión en la implementación de los asuntos de carácter integral que abarquen a todos los niveles de la estructura organizacional.17 Página 17 de Propiciar el intercambio de experiencias gerenciales y de información estratégica que en forma horizontal favorezcan la mejora continua de la gestión y el fortalecimiento de la identidad institucional. 5. Fortalecer el relacionamiento de los integrantes de la Alta Gerencia para lograr una adecuada cohesión y una gestión homogénea y profesionalizada que favorezca la sostenibilidad y crecimiento del Banco.18 Página 18 de 105 COMITÉ DE AUDITORÍA Naturaleza de la función: Asesora Relaciones formales de dependencia: - Depende de: Directorio Integración: El Comité de Auditoría será designado por el Directorio y estará integrado por dos Directores y por un tercer miembro que podrá ser un funcionario no dependiente de la Gerencia General o un miembro externo. Los miembros del Comité permanecerán en sus funciones por un período mínimo de dos años, salvo casos de fuerza mayor debidamente fundados y siempre que su mandato no expire antes. Podrán participar, además de sus integrantes, los funcionarios que el Comité considere necesario para tratar los temas del orden del día o el auditor externo. Para poder sesionar deberán estar presentes al menos dos miembros del Comité. Las resoluciones se adoptarán por mayoría simple de votos. Presidente: Será presidido por el miembro de mayor cargo. Régimen de reuniones: trimestral Misión Asistir al Directorio en el cumplimiento de sus responsabilidades de supervisión del proceso de información financiera, del sistema de control interno, del proceso de auditoría y del proceso para verificar el cumplimiento de las leyes y reglamentos. Cometidos 1. Evaluar y velar que el Sistema de Gestión Integral de Riesgos adoptado por la institución sea adecuado y que se tomen las medidas necesarias para su mantenimiento en forma continua. 2. Revisar y aprobar el plan anual de la División Auditoría Interna, así como su grado de cumplimiento. 3. Revisar los informes emitidos por la Auditoría Interna. 4. Proponer la selección, nombramiento, reelección y sustitución de la firma de Auditores Externos, así como las condiciones de su contratación. 5. Tomar conocimiento del plan de trabajo de la Auditoría Externa y de sus resultados. 6. Tomar conocimiento de los estados contables anuales y los informes del Auditor Externo emitidos sobre éstos, así como toda otra información contable relevante. 7. Revisar las priorizaciones que se realicen de las recomendaciones hechas tanto por los auditores internos como externos y realizar su seguimiento, en particular, sobre las debilidades de control interno detectadas, con miras a mejorar el proceso de emisión de información financiera y la respuesta de la gerencia a esas recomendaciones. 8. Mantener comunicación periódica con la Superintendencia de Servicios Financieros a fin de conocer sus inquietudes, los problemas detectados en la supervisión de la entidad, así como el seguimiento llevado a cabo para su solución.19 Página 19 de Revisar las políticas establecidas en el Banco relativas al cumplimiento de leyes y regulaciones, normas de ética, conflictos de intereses e investigaciones por faltas disciplinarias y fraude. 10. Revisar periódicamente el cumplimiento de las normas de independencia de los auditores externos. 11. Elaborar Actas en las que se detallarán los temas tratados en cada reunión, las resoluciones adoptadas, así como los asuntos que requerirán su seguimiento posterior. Las Actas deberán ser elevadas a conocimiento de Directorio y, además, ser incorporadas al Registro especial de informes sobre el Sistema de Gestión Integral de Riesgos según lo dispuesto por el Art. 477 de la RNRCSF.20 Página 20 de 105 COMITÉ DE ASESORAMIENTO Y DISCIPLINA Naturaleza de la función: Asesora Relaciones formales de dependencia: - Depende de: Directorio Integración: - Por elección del Directorio, 5 integrantes, un presidente, 2 miembros titulares y 2 suplentes. - Por acto eleccionario 2 funcionarios representantes del personal y 2 suplentes. Presidente: Por elección del Directorio Coordinador: Presidente del Comité Régimen de Reuniones: semanal Misión Informar a requerimiento del Directorio en los problemas relativos al Estatuto del Funcionario, al estudio del ordenamiento presupuestal, a la organización de los servicios, a la reglamentación del trabajo y a la aplicación de medidas disciplinarias. Cometidos 1. Realizar estudios por iniciativa propia, en las materias enunciadas en la misión y formular ante el Directorio las proposiciones que estime del caso. 2. Constituirse en Tribunal Disciplinario, opinando sobre las penas y sanciones a aplicar en los casos que sean sometidos a su consideración. 3. Intervenir en los casos en que el Estatuto del Funcionario determine su competencia de asesoramiento preceptivo. 4. Proyectar la reglamentación de sus funciones, la cual una vez aprobada por el Directorio, no podrá ser modificada sin oírla.21 Página 21 de 105 COMITÉ DE RIESGOS Naturaleza de la función: Asesora - Ejecutiva Relaciones formales de dependencia: - Depende de: Directorio Integración: - Presidente o el integrante del Directorio en quién el Presidente delegue la asistencia a la reunión. - Gerente General, - Gerente de Área Riesgos, - Gerente de Área Comercial - Gerente de Área Finanzas y Mercado de Capitales - Gerente de División Informática - Gerente de División Seguimiento y Recuperación de Activos Podrán convocarse otros funcionarios, consultores o a quién se entienda necesario, según la temática lo amerite. Presidente: Presidente del Directorio Coordinador: Gerente del Área de Riesgos Régimen de Reuniones: mensual Misión Administrar los riesgos a los que se encuentra expuesta la Institución y vigilar que la realización de las operaciones se ajuste a los objetivos, políticas y procedimientos para la Administración Integral de Riesgos, así como a los límites globales de exposición al riesgo que hayan sido previamente aprobados por el Directorio. Cometidos 1. Evaluar a partir de informes de los sectores correspondientes, los lineamientos estratégicos, objetivos y políticas para la Administración de los Riesgos, así como revisar, por lo menos anualmente, los lineamientos estratégicos y las principales políticas. Presentar esta evaluación para aprobación por Directorio. 2. Evaluar, a partir de informes de los sectores correspondientes, por lo menos anualmente, los límites a la exposición, modelos, escenarios, indicadores, etc. que se utilizan para identificar, medir, limitar, controlar, informar en relación a cada uno de los riesgos. Informar de dicha evaluación al Directorio. 3. Efectuar un seguimiento periódico y recurrente del perfil de riesgo de la Institución a través de los diferentes reportes que se han definido para monitorear el mismo. 4. Evaluar las medidas correctivas a adoptar que se hayan identificado para riesgos categorizados como de Alto Riesgo, instruyendo a tales efectos a las Gerencias operativas de la Institución. Monitorear el cumplimiento oportuno de estas acciones correctivas instrumentadas por la Institución. Mostrar más
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