Source: https://www.ci-solution.com/kontakt/datenschutz.html
Timestamp: 2018-11-18 14:58:44
Document Index: 14982313

Matched Legal Cases: ['Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 28', 'Art. 28']

a) 1. Allgemeines, Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen
Der Schutz personenbezogener Daten und die Wahrung Ihrer Privatsphäre ist für uns selbstverständlich. Wir verfahren daher bei allen Vorgängen der Datenverarbeitung (z.B. Erhebung, Verarbeitung und Nutzung) auf unseren Webseiten und Dienste für Office 365 mindestens nach den gesetzlichen Vorschriften der DSGVO.
Die folgenden Grundsätze sind uns dabei besonders wichtig:
Wir erheben nicht mehr Informationen als zwingend erforderlich.
Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich für die in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Zwecke
Wir löschen alle Daten die nicht mehr benötigt werden.
Wir geben Ihre Daten an niemanden weiter – davon ausgenommen sind die in dieser Datenschutzerklärung genannten Fälle
Die nachfolgende Erklärung gibt Ihnen einen Überblick darüber, welche Ihrer Daten die ci solution GmbH verarbeitet und in welcher Weise diese Daten genutzt werden, welche Sicherheitsmaßnahmen wir zum Schutz Ihrer Daten getroffen haben und auf welche Art und Weise Sie Auskunft über die uns gegebenen Informationen erhalten können.
Diese Datenschutzerklärung gilt für die von uns betriebenen Websites sowie für unsere Dienste für Office 365 (CI-Cloud-Portal) und für Dienste, die wir im Zusammenhang mit unserer Software anbieten. Unsere Website enthält Links zu anderen Websites. Nach der Weiterleitung auf eine andere Website außerhalb unserer Domains ist diese Datenschutzerklärung nicht mehr anwendbar.
ci solution GmbH (im Folgenden: ci solution)
E-Mail: info@ci-solution.com
Telefon: +49 9369 980441
Fax: +49 9369 980443
Für weitere Fragen, die Ihnen die Datenschutzerklärung nicht beantworten sollte, erreichen Sie uns unter info@ci-solution.com.
Die federführende Aufsichtsbehörde für die ci solution GmbH ist:
b) 2. Von uns erhobene personifizierte Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung
In diesem Abschnitt informieren wir Sie über die von uns erhobenen personifizierten Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung und die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.
c) Datenverarbeitung beim Aufruf unserer Webseiten
Beim Aufrufen unserer Webseiten werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen wie
an unseren Server gesendet. Diese Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und temporär in einem sog. Logfile bis zur automatisierten Löschung gespeichert.
Gewährleistung und Optimierung einer komfortablen Nutzung und Handhabung (Nutzerfreundlichkeit) unserer Website,
Gewährleistung und Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität,
zur Gefahrenabwehr/Strafverfolgung im Falle eines Cyberangriffs sowie
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus oben aufgelisteten Zwecken. In keinem Fall verwenden wir die erhobenen Daten zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen.
Darüber hinaus werden auf unserer Website Cookies, Tracking-Tools sowie Targeting-Verfahren eingesetzt. Diese Tools und Verfahren werden nachfolgend genauer beschrieben.
d) Datenverarbeitung bei der Registrierung im Forum auf www.ci-solution.com
Es besteht die Möglichkeit, sich im Support Forum auf www.ci-solution.com zu registrieren. Dabei wird ein passwortgeschütztes Konto erstellt. Um welche Daten es sich dabei handelt, ergibt sich aus der Eingabemaske, die bei der Registrierung ausgefüllt wird. Diese Daten werden ausschließlich für den Betrieb des Forums gespeichert und genutzt. Zusätzlich werden die IP-Adresse, das Datum sowie die Uhrzeit der Registrierung gespeichert.
Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO.
e) Datenverarbeitung beim Download von Testversionen unserer Software
Wir stellen Test-Versionen unserer Software zum Download bereit, so dass Sie unsere Software unverbindlich testen können. Dabei speichern wir Ihren Namen und Ihre E-Mail Adresse, um mit Ihnen in Kontakt treten zu können und Ihnen die für den Test erforderlichen Informationen zukommen zu lassen.
Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO.
f) Datenverarbeitung anlässlich der Bestellung von Lizenzen
Für die Abwicklung von Bestellungen werden nachfolgende Daten erhoben und gespeichert:
Lizenznehmer, bestehend aus Firmenname und Ort der (Haupt-)Niederlassung, auf den die Lizenz auszustellen ist.
Im Falle von Reseller Bestellungen die im Auftrag Ihrer Kunden Lizenzen bei uns beziehen, genügen uns diese (öffentlich zugänglichen) Daten des Kunden. In diesem Fall werden keine personenbezogenen Daten des Kunden erhoben und gespeichert.
Ansprechpartner (Vor- und Nachname, E-Mail Adresse)
Rechnungsanschrift (Adresse, PLZ, Ort, Land)
Ust.-ID Nummer bei Bestellungen aus dem Ausland
Ihre E-Mail-Adresse wird dazu genutzt, um eine elektronische Kommunikation über ihre Bestellung, deren Abwicklung sowie Informationen zur Lizenz und dem damit verbundenen Support Vertrag zu führen. Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung erfolgt aus Art. 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO.
Bei ausländischen Adressen müssen wir diese zur Überprüfung der Steuernummer an das Bundeszentralamt für Steuern übermitteln, um MWST Freie Rechnung im Reverse Charge verfahren ausstellen zu können. Das Bestätigungsschreiben durch BZST erhalten wir per Post und Archivieren dies für die Dauer von 10 Jahren.
Zur steuerlichen Bearbeitung übertragen wir die gespeicherten Kundendaten an unser Steuerbüro im Datev-Format, partiell in regelmäßigen Abständen.
Bei der Bestellung über unsere Webseite und der Wahl von „online Bestellung & Bezahlung“ wird die Bestellung von unserem Zahlungspartner MyCommerce Share-it - Digital River GmbH, Scheidtweilerstr. 4, 50933 Köln erfasst und verarbeitet.
Bei der Bestellung über Share-it, werden Ihre Bestelldaten wie oben gelistet an uns, zur Ausführung der Bestellung und der damit verbundenen Erstellung sowie Zusendung der Lizenzdaten, übermittelt. Es werden keine Zahlungsdaten an uns übermittelt. Es erfolgt auch keine Aufnahme als Kunde in unserem Buchhaltungsprogramm. Weitere Informationen zum Anbieter Share-it entnehmen Sie bitte der Webseite www.shareit.de.
g) Datenverarbeitung bei der Nutzung von CI-Sign, CI-Out-of-Office Manager, CI-Out-of-Office LITE, CI-Archive oder CI-Mail-Policy
Bei den Softwarelösungen CI-Sign, CI-Out-of-Office Manager, CI-Out-of-Office LITE, CI-Archive oder CI-Mail-Policy handelt es sich um Software die lokal in Ihrer IT-Infrastruktur installiert, konfiguriert und betrieben wird. Die Verarbeitung von Daten erfolgt lokal, innerhalb Ihrer Infrastruktur. Wir haben hierbei keinen Zugriff auf die Daten Ihrer Organisation.
Unsere Software verfügt über keine Funktion die es uns ermöglicht auf Ihre Infrastruktur zuzugreifen. Die Software sendet ebenso keine Daten automatisiert an uns.
Bei Verwendung oben genannter Software sind Sie verpflichtet, dafür zu sorgen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb in Übereinstimmung mit geltenden Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO erfolgt.
h) Datenverarbeitung bei der Nutzung von CI-Cloud Portal
CI-Cloud-Portal ist unser Cloud Dienst zum Verarbeiten von E-Mails und Anfügen von E-Mail Signaturen und Disclaimer. Die Technik verlangt hierbei, dass die von Ihnen gesendeten Mails über einen Connector im Office 365 über den CI-Cloud-Portal Dienst geleitet werden. Der gesamte CI-Cloud-Portal Dienst wird auf ISO 27001-zertifizierten Microsoft Azure Servern betrieben.
Ihre E-Mails müssen über diese Server geleitet werden, um eine Signatur/Disclaimer anfügen zu können. Die E-Mails passieren unsere Server und werden dabei nicht auf den Servern gespeichert.
Der Zugriff auf Ihren Office 365 Tennant erfolgt über das OAuth 2.0 Protokoll und schützt somit Ihre Zugangsdaten. Es werden keine Zugangsdaten zu Ihrem Office 365 Account gespeichert.
Die gesamte Kommunikation erfolgt über verschlüsselte Verbindungen.
Um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten und Verzögerungen bei der Zustellung von E-Mails zu minimieren, werden die Azure Active Directory Daten der für CI-Cloud freigegebenen Anwender (steuerbar über eine AD Gruppe, so dass nicht das gesamte AD ausgelesen werden kann) in sogenannten Cache Files auf unseren Servern zwischengespeichert.
i) Datenverarbeitung im technischen Support
Wenn Sie unseren technischen Support nutzen kann es sein, dass wir Log-Dateien, Systemprotokolle oder weitere Daten anfordern, die zur Eingrenzung und Lösung eines Sachverhalts erforderlich sind. Welche Daten Sie uns hierfür zur Verfügung stellen und mit uns teilen, bestimmen Sie selbst. Es werden zu keinem Zeitpunkt automatisiert und ohne Ihr Zutun Daten aus unserer Software an uns gesendet.
Sie sollten sicherstellen, dass Sie keine persönlichen oder sensiblen Daten an uns weitergeben. In manchen Fällen lässt sich das nicht vermeiden, da personenbezogene Daten (z.B. E-Mail Adresse, Werte aus dem Active Directory) Bestandteil der Log-Files sind. Wir versichern Ihnen, dass die uns in diesem Zusammenhang zur Verfügung gestellten Daten ausschließlich zu dem Zweck der Fehleranalyse und Fehlerbehebung verwendet werden. Diese Daten werden nach Abschluss des Support-Case umgehend gellöscht.
Im Rahmen des technischen Support, kann es erforderlich sein eine Remote-Sitzung z.B. mit Teamviewer (oder ähnlicher Tools) aufzubauen und herzustellen. Wir bevorzugen die Verwendung von Teamviewer. Wir führen Remote-Sitzungen ausschließlich in Ihrem Beisein durch. Und arbeiten niemals alleine an Ihrer Infrastruktur.
j) Weitere Datenverarbeitung
Weiterhin werden Daten erfasst und erhoben, die Sie uns selbst explizit mitteilen. Zum Beispiel beim individuellem Kundenkontakt per E-Mail, Telefon oder auf unseren Webseiten, wenn Sie die Möglichkeit zur Eingabe von Daten nutzen (wie z. B. Login-Registrierung, Buchungsmaske, Anfrageformulare). Die Daten, die zur Erhebung vorgesehen sind, werden Ihnen ihrer Art nach vor dem jeweiligen Vorgang mitgeteilt, wenn sich diese nicht aus der Art des anstehenden Vorgangs ergeben (wie z. B. Name und Passwort bei Login-Registrierung oder in der Maske „Benutzerdaten”: Telefon und E-Mail).
Ferner werden Nutzungsdaten erhoben, die Sie bei der Nutzung unserer Webseiten und Dienste hinterlassen und/oder die der jeweilige Internet-Provider bei der Nutzung der Plattform mitteilt (u. a. die IP-Adresse von Ihrem Rechner) und/oder per E-Tracking generiert. Nutzungsdaten können personenbezogene bzw. unternehmensbezogene Daten beinhalten oder Rückschlüsse auf diese zulassen.
Ohne Ihre Registrierung oder ohne Ihr Login werden anonyme Nutzungsdaten, so etwa welcher Browsertyp und Betriebssystem Sie benutzen und welche Webseiten Sie besucht haben, von Ihrem Browser bei einem Zugriff auf die Plattform übermittelt. Die dabei gewonnenen Daten werden nicht dazu verwendet, Sie oder Ihr Unternehmen zu identifizieren.
k) Datenverarbeitung zu Werbezwecken
l) 3. Weitergabe von Daten
m) 4. Cookies
Zum anderen setzten wir Cookies ein, um die Nutzung unserer Website statistisch zu erfassen und zum Zwecke der Optimierung unseres Angebotes für Sie auszuwerten (siehe hierzu auch -Tools). Diese Cookies ermöglichen es uns, bei einem erneuten Besuch unserer Seite automatisch zu erkennen, dass Sie bereits bei uns waren. Diese Cookies werden nach einer jeweils definierten Zeit automatisch gelöscht.
n) 5. Analyse- / Tracking-Tools
o) Google Adwords Conversion Tracking
p) Google Remarketing
q) 6. Betroffenenrechte
r) 7. Widerspruchsrecht
Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an info@ci-solution.com.
s) 8. Datensicherheit
t) 9. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter http://www.ci-solution.com/datenschutz von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.
Vereinbarung über die Verarbeitung von Daten im Auftrag i.S.d. Art. 28 DSGVO im Rahmen des technischen Support
Im Rahmen des technischen Support ist nicht ausgeschlossen, dass wir - die ci solution Gmbh, als Auftragnehmer - Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten bzw. Kenntnis darüber erlangen. Sobald eine Kenntnisnahme von personenbezogenen Daten nicht ausgeschlossen ist, bedeutet dies für den Auftraggeber, dass mit dem Auftragnehmer ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag abzuschließen ist. Hierfür stellen wir Ihnen unsere "Datenschutzvereinbarung zur Wartung und Pflege von IT-Systemen" zur Verfügung, welches die Verarbeitung von Daten im Auftrag nach Art. 28 DSGVO regelt.
Das PDF Dokument enthält ein Formularfeld. Bitte tragen Sie dort Ihre vollständige Firmenanschrift ein und drucken das Dokument in zweifacher Ausführung aus. Sende Sie beide Exemplare unterschrieben an ci solution GmbH, Andreas Stäblein Straße 14, D-97280 Remlingen. Wir senden Ihnen ein Exemplar, ebenfalls unterschrieben, zurück.