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Timestamp: 2016-10-25 15:42:42+00:00
Document Index: 140824922

Matched Legal Cases: ['art. 4', 'art. 4', 'art. 4', 'art.169', 'art.169', 'art.5']

⭐UFFICIO RELAZIONI CON IL PUBBLICO E SERVIZIO GESTIONE INFORMATIZZATA DEI FLUSSI DOCUMENTALI E TRATTAMENTO DATI
UFFICIO RELAZIONI CON IL PUBBLICO E SERVIZIO GESTIONE INFORMATIZZATA DEI FLUSSI DOCUMENTALI E TRATTAMENTO DATI
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1 UFFICIO RELAZIONI CON IL PUBBLICO E SERVIZIO GESTIONE INFORMATIZZATA DEI FLUSSI DOCUMENTALI E TRATTAMENTO DATI Esercizio Es Responsabile MIGUIDI MICHELE UOP del PEG settoriale: (203) U.O. Ufficio relazioni con il pubblico (205) Servizio gestione informatizzata dei flussi documentali e trattamento dati Riepilogo Obiettivi Obiettivo 1 Obiettivo 2 Gestione compiti e funzioni dell'ufficio relazioni con il pubblico Qualificazione AMPLIAMENTO (sigla: A) Unità Organizzative di PEG (203) U.O. Ufficio relazioni con il pubblico Gestione informatizzata dei flussi documentali e trattamento dati Qualificazione M EFFICACIA (sigla: EC) Unità Organizzative di PEG (205) Servizio gestione informatizzata dei flussi documentali e trattamento dati Data Stampa: 18/giu/ :45 1 di 222 Dettaglio Obiettivo N. 1 Denominazione Gestione compiti e funzioni dell'ufficio relazioni con il pubblico Annotazione L'obiettivo include, sotto il profilo finanziario, attività di ordinaria amministrazione ai fini della L. 56/2014. L'obiettivo è finalizzato a sviluppare i servizi informativi storicamente offerti dall'urp. L ufficio per le relazioni con il pubblico esplica le seguenti attività: - garantisce il diritto all'informazione generale sulle competenze istituzionali dell'ente, orario ed ubicazione degli uffici, nominativi dei responsabili delle varie strutture provinciali, tempi e modalità procedurali; - effettua attività di comunicazione interna con le diverse strutture dell ente al fine di disporre di documentazione e dati aggiornati destinati all utenza esterna; - effettua un costante monitoraggio sull utenza che si rivolge all ufficio; - verifica il livello di gradimento da parte dell utenza esterna dei servizi offerti dall ufficio (customer satisfaction); - gestisce la procedura relativa alle segnalazioni e reclami avanzati dall utenza esterna; - promuove il miglioramento dell attività di comunicazione all utenza esterna mediante realizzazione di schede informative su procedure ed attività della Provincia; - cura le abilitazioni dell utenza allo sportello del cittadino e gestisce ogni rapporto con l utenza derivante dalle stesse (risposte ai quesiti, rilascio informazioni, ecc..); - coordina gli sportelli URP decentrati della Provincia; - coordina la rete degli URP provinciali volta a consentire il rinvenimento sul sito dell'ufficio relazioni con il pubblico di informazioni e notizie di diverso livello degli enti del territorio. L'Ufficio è deputato ad incassare i diritti di riproduzione copie per conto degli uffici aventi sede a Palazzo Capuleti. Avvertenze e considerazioni generali La Provincia riconosce come strategiche le attività volte a garantire trasparenza e corretti ed efficaci rapporti con i cittadini, esplicate, tra l'altro, tramite: accesso agli atti, gestione dei reclami, aggiornamento banche dati e schede informative sui procedimenti. L URP, nello svolgere queste attività, attiverà la necessaria collaborazione con gli altri uffici provinciali. Viene effettuato un costante monitoraggio sull'affluenza al servizio dell utenza esterna con la redazione di specifici report mensili, verificando le modalità di contatto e le tipologie di richieste avanzate. Viene redatto un rapporto annuale sull affluenza complessiva dell anno precedente raffrontato con i dati (disponibili) dei periodi pregressi. Per la gestione dei reclami e dei suggerimenti prodotti dall utenza esterna sulla funzionalità dell URP e degli altri servizi provinciali, l ufficio si avvale di specifica procedura, idonea a consentirne il monitoraggio e la redazione di un report annuale. Viene mantenuta la pubblicazione dei recapiti telefonici su elenco nazionale, con gestione dell'affidamento e cura dei contenuti (numeri, indirizzi e referenti) da parte dell'urp. Direttive e indirizzi gestionali L'URP potrà partecipare ad iniziative, nazionali, regionali o comuni ad altre province e comuni capoluogo volte a promuovere la diffusione di informazioni di competenza. In funzione dell'esiguità delle risorse umane, l'urp potrà avvalersi dell'ausilio di personale con funzione di commesso-usciere, nei limiti in cui ciò si possibile stante la notevole contrazione anche di tali risorse. Numero Allegati: 1 [1] Indicatore di sintesi Nome % attuazione obiettivo n. 1 URP Unità Di Misura adimensionale Significato esprime il livello di attuazione complessivo dell'ob. 1 del PEG relazioni con il pubblico, flussi documentali e trattamento dati Avvertenze Elementi che compongono l'indicatore Codice Indicatore Significato Peso interrelazioni con altri URP EQT_01 livello assoluto di attività bollettini URP qualtià EQL_01 livello di customer satisfaction n. 6 bollettini da inviare agli URP del territorio e contenenti le informazioni di interesse generale per gli enti % attesa di customer satisfaction relativo all'attività di comunicazione dell'urp 1.02 diritto di accesso EQT_02 livello relativo di attività o % dei procedimenti conclusi nel Data Stampa: 18/giu/ :45 2 di 223 [1] Indicatore di sintesi Codice Indicatore Significato Peso grado di ris 1.03 reclami TEM_04 tempestività media di risposta al reclamo rispetto dei tempi previsti dal regolamento sui procedimenti amministrativi per le istanze di accesso ai documenti (24/30 giorni) tempo medio di risposta al reclamo 25 Attività 1.01 Gestione amministrativo-contabile dell'uo autonoma ufficio relazioni con il pubblico e attività di rilascio delle informazioni generali Periodo Atto Completamento cfr. subattività L'attività di comunicazione dell'urp consiste nel servizio di informazione e comunicazione all'utenza (sulle competenze istituzionali dell ente, orario ed ubicazione degli uffici, nominativi dei responsabili delle varie strutture, tempi e modalità procedurali). Rilevante importanza ha la redazione e l aggiornamento (in collaborazione con gli uffici competenti per materia) delle schede informative cosa fare per che descrivono i principali procedimenti dell ente nelle loro fasi. L attività di comunicazione è inoltre sviluppata attraverso il rilascio delle informazioni all utenza che si avvale dello sportello del cittadino. L'attività è monitorata da un indicatore di customer satisfaction conforme alla tipologia individuata nei documenti inerenti il sistema di gestione della qualità. Il volume di utenza registrato nel 2014 è stato di contatti (per una media di circa 95 contatti per giorno lavorativo). In particolare, tra i contatti, sono stati registrati: - n contatti telefonici, che hanno riguardato principalmente richieste di informazioni su uffici competenti, responsabili, procedure, bandi in scadenza, orientamento verso altri enti competenti per materia, assistenza allo sportello del cittadino; - n di visite all ufficio per il ritiro di pubblicazioni, depliant, bandi e modulistica, nonchè per l assistenza alla compilazione della stessa; - n contatti , posta, fax, hanno riguardato, in particolare, richieste di assistenza alla consultazione del portale e allo sportello del cittadino, accesso a documenti, informazioni su procedure ed infine richieste di orientamento verso altri enti competenti per materia. Subattività Promozione e diffusione di informazioni in merito alle iniziative della Provincia diffusione informazioni La subattività riguarda il rilascio di informazioni sulle iniziative promosse dalla Provincia e il supporto agli uffici proponenti in merito alla loro comunicazione. Subattività Interrelazioni con gli URP degli enti del territorio veronese rilevazione di riferimenti e informazioni dagli URP del territorio Vengono previste sinergie con gli omologhi uffici degli altri enti del territorio, soprattutto in rapporto a informazioni e comunicazioni che possano riguardare attività e funzioni trasversali. L'attività comporta un costante confronto con uffici che risultano diversamente strutturati e organizzati. Si provvede ad implementare ed aggiornare le pagine web relative alla rete degli URP provinciali nelle quali confluiscono sia le informazioni generali concernenti ciascun URP sia la documentazione, relativa a bandi, concorsi ed iniziative di pubblico interesse. Si potranno realizzare iniziative di aggiornamento (anche telematiche) sulle tematiche tipiche affrontate dagli URP quali diritto di accesso e chiarezza dell'informazione al cittadino, volta anche a pubblicizzare il ruolo della provincia nei confronti degli altri enti del territorio. [ ] Indicatore: EQT_01 livello assoluto di attività bollettini URP Nome EQT_01 livello assoluto di attività bollettini URP Unità Di Misura prodotti Significato n. 6 bollettini da inviare agli URP del territorio e contenenti le informazioni di interesse generale per gli enti Avvertenze Data Stampa: 18/giu/ :45 3 di 224 efficacia quantitativa Sulla base delle esperienze rinvenute in diverse pubbliche amministrazioni e al fine di dare risposta alle richieste degli URP presenti sul territorio saranno redatti ed inviati per mezzo posta elettronica 6 bollettini informativo dell'urp Graduazione 01/01/ /08/ /12/ % % % % % Approsimazione: Inferiore Formula [a] Elenco variabili Nome Unita Di Misura Indicatore Note Parametro a prodotti n. prodotti 6 bollettini Subattività Attività inerenti lo sportello del cittadino e il supporto ad altre strutture iscrizioni sportello, rilascio informazioni Per lo sportello del cittadino il servizio effettua attività di verifica documentale delle istanze di iscrizione, fornisce informazioni all'utenza sulle modalità di iscrizione e di fruibilità del servizio, effettua le iscrizioni. La subattività prevede, inoltre, il supporto al servizio gestione informatizzata dei flussi documentali nella gestione dei rapporti con l'impresa incaricata per la creazione o revisione di documenti o procedure. Subattività Aggiornamento delle schede informative dello Sportello del cittadino pubblicazione schede aggiornate Annotazione La subattività, tipicamente intersettoriale, viene svolta con la collaborazione della direzione generale, della segreteria generale e del servizio di gestione dei flussi documentali. Per diverse ragioni, negli anni, sono stati sviluppati tre diversi tipi di schede a descrizione di procedimenti e attività della Provincia. La finalità era quella di avere schede (talvolta destinate prioritariamente agli utenti, talaltra finalizzate a guida degli operatori) strettamente attinenti allo scopo che si intendeva perseguire. Cossichè si sono introdotte tre divese banche dati: - le schede "Cosa fare per...", curate dall'urp, aggiornate annualmente, attinenti sia attività che procedimenti, pubblicate sul sito tematico; - le schede connesse allo "Sportello del cittadino", a cura del servizio gestione infromatizzata flussi documentali, poste a guida dell'utente che impieghi tale applicativo per l'attivazione di procedimenti informatizzati; - le schede relative al registro dei procedimenti, coordinate dalla direzione generale. Nel 2014 la banca dati delle schede dello sportello è stata uniformata con quella cosa fare per dell URP. L'utilità delle schede informative è connessa al rilascio di informazioni di primo livello all'utenza e, per quel che concerne la parte pubblicata sullo Sportello, alla descrizione dei procedimenti attivabili on line. Nel tempo sono state predisposte circa 100 schede "cosa fare per..." che, oltre ad essere pubblicate sul portale, vengono distribuite all utenza che visita l ufficio, inviate tramite o consultate dall'ufficio per il rilascio di informazioni telefoniche. Le schede vengono aggiornate in relazione alla variazione dei procedimenti, alla normativa e al cambio della modulistica, in diretto contatto con gli uffici responsabili del procedimento. Subattività Controllo di qualità sui servizi erogati controllo di qualità attraverso rilevazione di customer satisfaction Data Stampa: 18/giu/ :45 4 di 225 La subattività, oltre al controllo della qualità dei servizi attraverso la rilevazione della soddisfazione dell'utenza, prevede la partecipazione al sistema provinciale di gestione della qualità con le azioni conseguenti le verifiche interne o esterne, azioni correttive e preventive. [ ] Indicatore: EQL_01 livello di customer satisfaction Nome EQL_01 livello di customer satisfaction Significato % attesa di customer satisfaction relativo all'attività di comunicazione dell'urp Unità Di Misura percentuale Avvertenze efficacia qualitativa i destinatari del questionario sono gli utenti esterni che si rivolgono all'ufficio. Nel questionario saranno rilevati dati statistici non oggetto di valutazione. Le domande saranno valutate con il seguente punteggio: - valutazione buono = 3 punti - valutazione medio = 2 punti - valutazione sufficiente = 1 punto - valutazione insufficiente = 0 punti L' indicatore è conforme alla tipologia individuata nei documenti inerenti il sistema di gestione della qualità. Il questionario utilizzato sarà quello validato della direzione generale con nota del 30 marzo Lo stesso sarà disponibile e compilabile anche via web. I dati utilizzati ai fini dell'indicatore sono quelli riconducibili ai due sistemi di raccolta (cartacea e telematica). Graduazione 01/01/ /12/ % % % % Approsimazione: Inferiore Formula [b]/[c]*100 Elenco variabili Nome Unita Di Misura Indicatore Note Parametro b punteggio punteggio effettivo c punteggio punteggio programmato massimo realizzabile Subattività Supporto all'uo informatica nel rilascio di certificati di firma digitale Rilascio certificati firma digitale In collaborazione con l'uo informatica, viene previsto di rilasciare certificati di firma digitale a dipendenti e altri soggetti dell'ente per i quali il precedente certificato sia in scadenza. In misura marginale, e comunque solo in rapporto a convenzioni già in essere nei precedenti esercizi, potranno essere rilasciati certificati di firma digitale anche ad enti del territorio. In totale si prevede di rilasciare circa 50 certificati di firma digitale, comunque in rapporto alle risorse disponibili: un'unica dipendente abilitata, dedicata in via principale ad altri compiti. Subattività Partecipazione al processo di armonizzazione del bilancio e dei documenti di programmazione. Partecipazione alle inziative promosse dall'area economico-finanziaria (gruppi di lavoro, attività di formazione e aggiornamento). La subattività prevede il supporto all'area economico-finanziaria nel processo di cambiamento del sistema finanziario e contabile in seguito all'entrata in vigore del D.Lgs. 126/2014; il supporto sarà prestato, in particolare, nella ricognizione dei residui, nella classificazione di entrate e spese secondo le nuove logiche, nell'adattamento dei documenti di programmazione ai nuovi strumenti previsti dall'ordinamento. Data Stampa: 18/giu/ :45 5 di 226 Subattività Partecipazione alla programmazione e all'attuazione delle misure per la trasparenza e l'anti corruzione. adempimenti di cui programma della trasperenza Periodo Atto Completamento Attività 1.02 Gestione delle istanze di accesso rilascio informazioni L'attività di gestione del diritto di accesso agli atti si espleta secondo le seguenti modalità. L URP riceve le istanze, ne cura l istruttoria, contatta l ufficio che detiene il documento o, comunque, quello responsabile del procedimento (anche tramite preliminare notifica via ) al fine di richiedere: - se sussistano controinteressati e se ricorrano gli estremi per l'accessibilità in base alle specifiche norme di settore - rilasciare le copie o far visionare il fascicolo. Comunica, ad eventuali controinteressati, l esistenza dell istanza di accesso sentendo previamente l'ufficio interessato (salvo che lo stesso non l'abbia direttamente curata), rilascia all utente i documenti, incassa i diritti di riproduzione o visura. L'eventuale diniego di accesso viene disposto direttamente dall'ufficio interessato, stante la sua natura provvedimentale, ferma la possibilità di stabilire modalità concordate di comunicazione al richiedente l'accesso, facendo riferimento all'atto interno che ha motivato il diniego. Quando l istanza di accesso è gestita direttamente dall ufficio che detiene il documento, in quanto presentata direttamente a quest ultimo, l URP si affianca allo stesso per la consulenza e per il rilascio finale del documento, previo incasso dei diritti di riproduzione. In ogni caso, a prescindere dalla modalità di pervenimento dell'istanza, le comunicazioni inerenti l'accesso o il suo diniego vengono curate in collaborazione e su indicazioni dell'ufficio competente per materia, che ha conoscenza dei contenuti degli atti richiesti. Particolare attenzione da parte dell URP è rivolta al rispetto della tempistica di evasione dell istanza mediante la compilazione di un database che monitora i tempi delle varie fasi dell istruttoria. Nel caso di ritardo da parte dell ufficio che detiene il documento all evasione dell istanza, l URP, attraverso una , ricorda la scadenza e il rispetto dei tempi di evasione all ufficio competente. L'andamento delle istanze di accesso pervenute nell'ultimo triennio è stato il seguente: n. 139; n. 131; n Ulteriori istanze di accesso vengono gestite solo parzialmente prestando collaborazione, per alcune fasi del procedimento, agli uffici che le hanno ricevute. [1.02] Indicatore: EQT_02 livello relativo di attività o grado di ris Nome EQT_02 livello relativo di attività o grado di ris Unità Di Misura percentuale Significato % dei procedimenti conclusi nel rispetto dei tempi previsti dal regolamento sui procedimenti amministrativi per le istanze di accesso ai documenti (24/30 giorni) Avvertenze Il tempo di risposta indicato nel regolamento è di 30 giorni; per le istanze presentate per via telematica, attraverso lo Sportello del Cittadino, il tempo si riduce del 20% (24 giorni). L'indicatore si riferisce al procedimento al progressivo n. 6 del registro. I tempi sono monitorati su apposito data base reperibile presso il servizio. Al fine di monitorare la diversa tempistica, le istanze sono distinte a seconda della modalità di presentazione: - istanze telematiche, con tempo di 24 giorni; - istanze diversamente pervenute (contatto personale, via telefono, via , fax, ecc..), con tempo di 30 giorni. Le cause di sospensione o interruzione sono quelle previste dal regolamento provinciale sull'accesso e della legge. Gli scostamenti dei tempi saranno rendicontati e, qualora gli stessi siano dipendenti dalle strutture competenti per materia (salvo 7/10 giorni assegnati a dette strutture [a seconda che l'istanza sia pervenuta tramite lo sportello del cittadino o con altra modalità] e compresi nel monitoraggio dell'indicatore), saranno considerati causa esogena (es: tempi per riscontrare la richiesta preliminare sulla presenza di controinteressati, tempi per rendere disponibili i documenti oggetto di acceso, tempi comunque relativi al riscontro di quesiti preliminare alla possibilità di riscontrare l'istanza o provvedere alla notifica ai controinteressati, tempi utilizzati dall'ufficio competente per provvedere direttamente a comunicazioni a interessati o controinteressati, ecc.). Il rischio che si verifichino le suddette cause esogene è elevato. Graduazione 01/01/ /12/ % % 0 0 Approsimazione: Proporzionale alla posizione tra i valori non graduati Formula Data Stampa: 18/giu/ :45 6 di 227 [b]/[c]*100 Elenco variabili Nome Unita Di Misura Indicatore Note Parametro b procedimenti n. procedimenti evasi nel rispetto dei tempi c procedimenti n. procedimenti totali si prevede un numero di istanze pari a circa 110 unità Subattività Programmazione e attuazione dei piani trasparenza e anticorruzione: supporto operativo nell'accesso civico attività di partecipazione ai piani e supporto operativo accesso civico Ferme le competenze del responsabile provinciale della trasparenza, l'urp sollecita in via collaborativa gli uffici circa l'effettuazione delle pubblicazioni da assicurare in attuazione della legislazione in materia di trasparenza (quale, in primo luogo, il D.Lgs. 33/2013). L'attività non implica sostituzione nelle operazioni di pubblicazione su applicativi o portale internet e non contempla verifiche per tipologie di pubblicazioni già effettuate da altri uffici. Periodo Atto Completamento Attività 1.03 Gestione delle procedure concernenti i reclami chiarimenti e risposte La legislazione imputa all'ufficio per le relazioni con il pubblico compiti non solo di tipo procedimentale ma anche di cd. Human Governance. Le due funzioni si compendiano tipicamente nel procedimento di gestione dei reclami. L'attività consiste nella ricezione dei reclami dei cittadini, in una prima valutazione in ordine alla disponibilità delle informazioni, in una risposta immediata nel caso in cui le informazioni siano già disponibili o nell'individuazione della struttura competente dell'ente, alla quale viene richiesta la predisposizione di una risposta in tempi stretti, nonchè nella trasmissione di tale risposta al cittadino richiedente. L iter deve essere svolto non solo con celerità ma anche con modalità tali da soddisfare l'utente, soprattutto prestando molta attenzione alla chiarezza ed esaustività della risposta. Nei casi in cui la predisposizione della risposta venga curata da altri uffici, la funzione dell'urp è quella di assicurare che gli stessi rispettino la tempistica ed usino un linguaggio di facile comprensione non ricco di tecnicismi. L'attività è svolta con le modalità previste dalla direttiva n. 18/2009 "Valorizzazione dei reclami". [1.03] Indicatore: TEM_04 tempestività media di risposta al reclamo Nome TEM_04 tempestività media di risposta al reclamo Significato tempo medio di risposta al reclamo Unità Di Misura giorni Avvertenze L'indicatore si riferisce al procedimento di cui al progressivo n. 9 del registro. I tempi di risposta, secondo la tipologia di reclamo, possono dipendere esclusivamente dall'urp o, in caso di coinvolgimento di uffici esterni, derivare dai tempi delle strutture interessate. Poichè, sulle stesse vi è un compito di sollecitazione e sensibilizzazione dell'ufficio, viene introdotto un unico indicatore. Costituiscono cause esogene di scostamento i tempi prolungati da parte degli uffici in rapporto a questioni complesse (pianificatorie, relative ad opere pubbliche, ecc.). Il rischio che gli uffici a cui è rivolto il reclamo non rispondano entro il tempo necessario a far rispettare i termini è medio. Non si terrà conto delle risposte date da altri soggetti e delle procedure gestite direttamente da singole strutture o dagli amministratori. Dei tempi del rilascio e di tutte le fasi sarà dato conto in un data base periodicamente tempestivamente aggiornato, e pubblicato su intranet. Graduazione 01/01/ /12/ % % Approsimazione: Proporzionale alla posizione tra i valori non graduati Formula [somma(b)]/[c] Elenco variabili Nome Unita Di Misura Indicatore Note Parametro c reclami n. reclami inoltrati all'urp numero dei reclami stimato: 100 somma(b) giorni sommatoria dei giorni di evasione dei reclami sommatoria dei tempi Data Stampa: 18/giu/ :45 7 di 228 Attività 1.04 Coordinamento degli sportelli URP decentrati Periodo Atto Completamento azioni di coordinamento L'attività prevede la gestione del flusso di informazioni tra URP e gli sportelli decentrati presso palazzo Scaligero (Servizio gestione flussi documentali e trattamento dati), la sede di via San Giacomo, la sede di San Floriano, il centro per l'impiego di Legnago, principalmente attraverso l utilizzo degli strumenti informatici (posta elettronica e portale URP). La finalità è quella di garantire un servizio informativo della Provincia, capillare su tutto il territorio provinciale. Tali sportelli hanno un ruolo informativo ridotto e lavorano in stretta collaborazione con l'urp di coordinamento di via delle Franceschine. Attività 1.05 Aggionamento portale internet dell'uffico relazioni con il pubblico Periodo Atto Completamento attività di aggiornamento pagina web dell'urp L'attività prevede un costante aggiornamento ed ampliamento delle informazioni contenute sulla pagina web dell'urp che consente la ricerca e la consultazione dei documenti da parte dell'utenza in maniera più veloce e semplificata, nonchè l'adeguamento alle eventuali modifiche che potranno verificarsi al portale web della Provincia. Risorse Umane per l'obiettivo Classe Matricola Unita Di Misura Assegnato % sull'obiettivo C-C2 D1-D MALUSA DANIELA Ore 1.500,00 100,00% 5145 POMPELE SANDRA Ore 1.500,00 100,00% Totale sull'obiettivo 3.000,00 Data Stampa: 18/giu/ :45 8 di 229 Dettaglio Obiettivo N. 2 Denominazione Gestione informatizzata dei flussi documentali e trattamento dati L obiettivo è finalizzato alla gestione di flussi documentali, protocollo, archivio (storico/di deposito), moduli e modulistica per l'erogazione dei servizi on line per quanto gestito dal servizio (in sinergia con l'urp), nonché del portale interattivo a servizio dei cittadini, associazioni e imprese, denominato Sportello del Cittadino. Oltre a garantire il regolare funzionamento delle attività di protocollazione (nella sua attuale modalità diffusa), l obiettivo si prefigge di ricercare soluzioni per la gestione informatizzata dei flussi documentali. L'informatizzazione dei procedimenti amministrativi, mediante l'utilizzo di tecnologie a codice sorgente aperto open source, è partita nel 2008 con lo sviluppo, in house, di un software di gestione (Opero) e del connesso portale rivolto a cittadini e imprese per l'erogazione di servizi on line (Sportello del Cittadino) anche nell'ottica del riuso. Tale sistema risulta obsoleto alla luce delle più recenti analisi, ma a fronte dei limitatissimi fondi a disposizione e dei più lunghi tempi per rinvenire o sviluppare soluzioni alternative (allo studio dell'uo informatica) viene previsto per il 2015/2016 il mantenimento dei procedimenti residui (a seguito dismissione di parte delle funzioni e sottesi flussi informatizzati) e di modeste attività di sviluppo. Archivi provinciali Accanto all ordinaria gestione della sezione corrente, è previsto il proseguimento della gestione, in convenzionamento con il Comune di Verona, delle sezioni storico e di deposito e del progetto condiviso di tutela, promozione e valorizzazione del patrimonio archivistico locale, anche mediante la possibile creazione di un polo archivistico provinciale. Sistemazione archivi provinciali Oltre all aspetto legato alla gestione degli archivi digitali, sempre più frequentemente si dovrà, quest anno, far fronte ad attività eccezionali di trasferimento di serie d archivio, relative alle funzioni ex provinciali, assegnate a seguito della riforma Delrio ad altri Enti. Sarà necessario fornire supporto straordinario agli utenti, al fine di garantire la corretta e completa tenuta dei fascicoli, sia analogici che digitali, e predisporre, secondo quanto imposto dalla norma, in accordo e previa autorizzazione da parte del Ministero dei Beni e della attività culturali (e della delegata competente Soprintendenza archivistica) il trasferimento dei complessi organici di documentazione dell archivio provinciale. Trattamento dati E' previsto l'assolvimento delle funzioni riguardanti il trattamento dei dati e gestione della privacy, per la parte centralizzata e non imputabile a ciascuna struttura. Riforma Province La non ancora compiuta riforma del Delrio, che ha rivisto le funzioni e le competenze degli enti provinciali, ha già avuto un forte impatto sulle attività dell Ente, obbligando a ridefinire modalità e a far i conti con una sempre minor disponibilità di risorse umane e finanziarie. Tale riforma, se da un lato toglie competenze all Ente, dall altro aggrava in particolar modo l attività di alcuni servizi per far forte alle emergenze determinate sia dalla carenza di organiche, che da necessarie attività di sistemazione e trasferimento degli archivi, non solo correnti. La riduzione di risorse umane nelle diverse strutture dell'ente crea un aggravio di attività per il servizio flussi documentali, in ragione del supporto da garantire sia a livello formativo che di accompagnamento anche a nuovi possibili referenti. Adeguamento dello Sportello del cittadino Il contesto normativo, ed in particolare l articolo 24, comma 3 bis del D.L. 90/2014, convertito in legge 11 agosto 2014, n. 114, prevede in capo alle pubbliche amministrazioni l obbligo di completa informatizzazione delle porcedure per la presentazione delle istanze, ponendo alle pubbliche amministrazioni l obiettivo di assicurare l erogazione on line di un numero crescente di servizi. Allo stato lo Sportello del Cittadino è l unico applicativo provinciale che permetta di assolvere agli obblighi normativi. Sarà necessario analizzare lo stato di informatizzazione delle procedure dell Ente, eliminando quelle non più di competenza provinciale, prevedendo interventi di aggiornamento e manutenzione di quelle già già presenti sullo sportello, attivando modulistica on line per le procedure ancora sprovviste (NB: il concetto di procedura è impiegato in senso informatico e non amministrativo). Adeguamento dei sistemi di protocollo e di conservazione a quanto disposto dalle regole tecniche Le nuove regole tecniche in materia di protocollo informatico e di conservazione digitale (approvate con i due DPCM 3 dicembre 2013 e il DPCM 13 novembre 2014) comportano la necessità di intervenire sui relativi sistemi non solo a livello di adeguamento informatico, ma anche regolamentare. E necessario pertanto, oltre che procedere a una verifica e ad un adeguamento tecnologico delle componenti dei 2 sistemi (Folium e JDoc, peraltro connessi), predisporre la revisione dei rispettivi Manuali, in particolar modo, per l anno in corso (quello del protocollo entro il 12 ottobre). Avvertenze e considerazioni generali L'obiettivo attua per il 2015, per le parti di competenza, il progetto della relazione previsionale e programmatica relativo alla razionalizzazione, consolidamento e sviluppo, del sistema informativo e dei flussi documentali, in fase di adeguamento. Viene prevista la collaborazione con la direzione generale e l'unità informatica finalizzata a mantenere il registro dei procedimenti e a delineare comunque scenari di sviluppo dell'informatizzazione dei flussi procedimentali. Data Stampa: 18/giu/ :45 9 di 22 Vedere altro
Esercizio Es. 2015 Responsabile MIGUIDI MICHELE UOP del PEG settoriale: (211) Servizio contratti pubblici SERVIZIO CONTRATTI PUBBLICI Obiettivo 1 Obiettivo 2 Obiettivo 3 Riepilogo Obiettivi Gestione compiti Dettagli Allegato n. 2 alla delibera di Giunta n. 130 del 21.6.2013 RELAZIONE SULLE ATTIVITÀ DELL ENTE CAMERALE
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