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Timestamp: 2017-09-22 15:46:06+00:00
Document Index: 192576376

Matched Legal Cases: ['art. 269', 'art. 191', 'art. 269', 'art. 191', 'art 191', 'art.191']

COMPTABILITE. Entrée en vigueur : Mise à jour : Responsable(s) : Approbateur(s) : ACO CPZ - PDF
COMPTABILITE. Entrée en vigueur : Mise à jour : Responsable(s) : Approbateur(s) : ACO CPZ
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1 République et canton de Genève Département des finances Office des faillites OF-22-01_v011 Entrée en vigueur : Mise à jour : Responsable(s) : Approbateur(s) : ACO CPZ Sommaire 1. Organisation générale Tenue des comptes de liquidités CCP BANQUE CAISSE CAISSE DE L ETAT Transaction autorisées sur les comptes de liquidités Signatures autorisées sur les comptes de liquidités Demande de paiements Ecritures comptables Extournes Ordres de paiements Qualité des pièces justificatives Avis de crédit Avis de débit Procédure de comptabilisation des paiements Paiements de dividendes et factures propres à un dossier de faillite Facture assurance masses en faillite Facture express-poste Imputations internes par l'op et le PJ Procédure pour le Registre Foncier Suivi et contrôle Frais ccp et bancaires/taxes postales diverses Frais divers de tenue de compte Frais imputables à un dossier en particulier avec facturation globale (mensuelle ou semestrielle) Intérêts ccp Versement et retrait de consignation Gestion du compte attente Gestion du compte attente Gestion du compte DTA en cours Procédure de remise à l encaissement de chèques Comptabilisation d émoluments Procédure pour les extournes Extournes de l exercice en cours et exercice précédent Comptabilisation des blocages PTT Procédure de comptabilisation d une vente aux enchères En cas de vente uniquement Faillites effectuée par le service des ventes En cas de vente Poursuites et Faillites effectuée par le service des ventes En cas de vente uniquement Poursuites Gestion des débiteurs Gestion des débiteurs renseignements Gestion des débiteurs...11
2 Page : 2/ Divers Gestion des comptes créanciers Gestion des sous-comptes clôturés avec un solde +/ Gestion des sous-comptes Solde supérieur à Frs 5'000, Solde négatif supérieur à Frs -1'000, Consolidation des sous-comptes et solde plan comptable Consolidations des sous-comptes "application faillites" et les dossiers "Tableau de bord" Gestion des consignations depuis plus de 10 ans (art. 269 al. 2) Gestion des AVF art. 191 LP Bouclement Marche à suivre bouclement mensuel Comptabilisation des débiteurs en compte (le dernier jour du mois) Réconciliation de la caisse (dernier jour du mois) Vérification des soldes Impression des listings Documents Bouclement application faillites Impression des listings Envoi des documents Statistiques Marche à suivre bouclement annuel Comptabilisation des débiteurs en compte(le dernier jour du mois) Réconciliation de la caisse (dernier jour ouvrable de l année) Vérification des soldes Impression des listings Documents Bouclement application faillites Impression des listings Envoi des documents Statistiques Contrôle et suivi des mandats Sécurité des accès Organisation générale La responsabilité de la comptabilité de l'office des faillites revient au substitut chargé du service administration. Elle a pour tâche d'assurer la tenue régulière des comptes et justifier les opérations y figurant Tenue des comptes de liquidités La méthode à appliquer concernant la comptabilisation des écritures de liquidités, dans l application faillites, est la date de réception de l avis de débit, pour les paiements, et de crédit, pour les recettes CCP Saisie journalière des recettes et des paiements, selon l extrait de compte postal. Consolidation journalière du compte du CCP sur une feuille récapitulative, avec apposition du visa. De plus, la situation journalière du compte de CCP doit être transmise par messagerie électronique chaque jour à la substitute.
3 Page : 3/ BANQUE Saisie journalière des recettes et paiements. Avec l'activation du cashpooling automatique, la position banque est journellement à zéro, pointage journalier de cette position. Lorsqu'un ordre de paiement dépasse CHF 500' un courriel est adressé à Infotrésorerie au moyen du Formulaire 19_19 Cash-pooling-ordre de paiement. Vérification mensuelle du compte bancaire avec le solde à zéro CAISSE Vérification journalière que le bouclement a été effectué par les collaborateurs de la caisse dans ORFEE, indication sur la feuille de consolidation caisse du solde en caisse et du nombre d attestation afin notamment d avoir un état du nombre de feuille filigranées CAISSE DE L ETAT Saisie journalière des mouvements du cashpooling, des versements par le terminal monétique, vérification des mouvements automatiques. Remplir le tableau Cashpooling. Vérification régulière et mensuelle du solde avec le compte Vostro dans la CFI Transaction autorisées sur les comptes de liquidités Les comptes de liquidités ont pour existence la gestion courante des dossiers de faillites. Ils ne doivent enregistrer que des opérations relatives aux dossiers de faillites. Il n'est pas autorisé d'effectuer des opérations sans lien avec un dossier Signatures autorisées sur les comptes de liquidités Les personnes autorisées à signer collectivement sur le compte bancaire et le compte CCP de l'office, sont enregistrées auprès desdits organismes, en deux groupes distincts soit : Groupe A Groupe B M. Christophe POMMAZ, préposé Mme Anne CONTE, substitute M. Olivier CRISPIN, substitut M. Philippe TROTTET, adjoint Mme Sandy CIBRARIO, substitute Mme Ghislaine TISSIERES, comptable Les personnes du groupe A valident les paiements dans ORFEE et selon un planning disponible sous I:\Faillites\Administration\Plannings_administration, libèrent les ordres de paiements dans Mammut après avoir vérifié que le contenu corresponde avec les paiements à effectuer (bénéficiaires, montants ). Les personnes du groupe B valident les paiements dans ORFEE (après le groupe A) et effectuent leurs traitements dans la CFI (et Mammut). Tout changement de collaborateur doit immédiatement être signifié, par la substitute, à l'organisme bancaire et postal.
4 Page : 4/ Demande de paiements Toutes les demandes de paiements transmises à la comptabilité via ORFEE doivent impérativement présenter les points suivants avant d être validées : original de la facture double signature : deuxième signature d un membre de la direction (préposé ou substituts - groupe A). Dans certains cas, d'autres documents peuvent être acceptés à la place d'une facture originale (ex : copie de courrier ne se rapportant pas uniquement à un paiement, tableau de répartition lors de paiement de dividende). Le montant inscrit sur la demande de paiement doit pouvoir être aisément identifié dans le(les) document(s) justificatif(s) joint(s). Les signatures figurent sous annexe 1. Cas particuliers pour les notes à la comptabilité émanant : - du préposé (cas rare) : deuxième signature autorisée : un substitut - des substituts - groupe A : deuxième signature autorisée : le préposé - du service comptabilité : deuxième signature autorisée : le préposé ou les substituts - groupe A Ecritures comptables Toute écriture comptable doit être justifiée par une pièce comptable qui sera soit jointe à l écriture ou dans le classeur ad-hoc. Les écritures comptables doivent comporter un libellé clair, il doit être le plus précis possible et faire figurer le maximum d informations. Paiements : Pmt à : bénéficiaire de la prestation (indiquer si intermédiaire bancaire), motif. Recettes : Le donneur d ordre (indiquer si intermédiaire bancaire), motif. Les écritures comptables doivent être saisies avec comme date de valeur la date du jour. La modification de la date de valeur (postérieure ou antérieure à la date du jour) n est autorisée qu avec l accord de la substitute en charge de la comptabilité (cas particulier fin d année) Extournes Toutes les extournes comptables doivent être classées dans le classeur ad-hoc (voir chapitre_9). De plus, les extournes touchant les consignations doivent être signalées à la substitute en charge de la comptabilité Ordres de paiements Lors de la validation des demandes de paiement dans ORFEE, il convient de vérifier la concordance entre les CCP et les bénéficiaires (yellownet.ch).
5 Page : 5/ Qualité des pièces justificatives Avis de crédit La date de comptabilisation, le numéro de l écriture ainsi que le numéro de faillite doivent être inscrits sur l avis de crédit, cet avis doit être scanné et annexé au mouvement comptable. Pour les renseignements, l avis de crédit sera transmis par courriel aux réceptionnistes via LST-DF-OF-Réception Avis de débit Au moment de la comptabilisation, il convient de vérifier l exactitude de l avis de débit (concordance entre le CCP indiqué et la facture originale), de remplir le formulaire XX, d effectuer l écriture suivante : Avis de débit du XX L avis doit être scanné et annexé au mouvement comptable. Toutes les pièces justificatives sont placées dans les fichiers/classeurs prévus à cet effet et doivent être facilement consultables. 2. Procédure de comptabilisation des paiements 2.1. Paiements de dividendes et factures propres à un dossier de faillite Lors de paiements de dividendes à des créanciers dans le cadre d une liquidation d une masse en faillite, la validation de la comptabilité va créer l écriture suivante : 019/ Pmt pour la faillite Le traitement du paiement par la CFI et Mammut va créer l écriture suivante : Pmt facture XX pour la faillite Pour les paiements de factures en monnaie étrangère, la procédure est diffère du fait qu il faut choisir dans la CFI «DTA en ME» et que les écritures sont comptabilisées dans ORFEE seulement au moment de la validation dans la CFI avec un taux de change établi par la CFI. Il conviendra alors d effectuer une écriture de différence de change au moment de la réception de l avis de débit par la banque Facture assurance masses en faillite Le paiement de la prime assurant toutes les masses en faillite est effectué de manière globale semestriellement ou annuellement. La répercussion des frais est effectuée automatiquement par l'application à chaque ouverture de faillite, les écritures sont les suivantes : Pmt facture assurance masses Pmt facture XX Frais ouverture - débours
6 Page : 6/ Facture express-poste La facture mensuelle est vérifiée par la substitute en charge de la comptabilité, l'écriture de paiement est la suivante : Pmt facture express-post Pmt facture XX 2.4. Imputations internes par l'op et le PJ La facturation sur la masse en faillite est effectuée par l'écriture suivante : Dédommagements de tiers 2.5. Procédure pour le Registre Foncier Lors de la réception, il faut en premier vérifier, s il s agit bien d un extrait pour les faillites, dans le cas contraire (poursuites), cet extrait sera à remettre à la substitute en charge de la comptabilité afin que cet extrait soit retourné au RF pour annulation. Une photocopie de l extrait est à effectuer (avec la date de comptabilisation et les numéros d écritures), puis sera placée dans le classeur Registre Foncier. L'écriture à passer est la suivante, la pièce originale sera remise au groupe administration pour scannage: RF annotation/extrait Lorsqu il s agit de transfert de propriété, les cédules sont à remettre en mains propres à une personne du groupe ou à la caisse. A réception de la facture groupée du RF, la facture est à vérifier (rechercher les copies d extraits et les annexer). Celle-ci sera ensuite remise à la substitute pour être placée avec les imputations internes et une copie sera placée dans le classeur du Registre Foncier. Attention : les factures comportent un bvr mais celui-ci n'est pas à payer Suivi et contrôle En fin d'année, la substitute en charge de la comptabilité effectue une analyse des comptes afin de la concordance entre les Charges 318/Imputations internes 397 et le total du compte Dédommagements de tiers 3. Frais ccp et bancaires/taxes postales diverses 3.1. Frais divers de tenue de compte Frais postaux Frais bancaires 3.2. Frais imputables à un dossier en particulier avec facturation globale (mensuelle ou semestrielle) Frais postaux/bancaires
7 Page : 7/16 4. Intérêts ccp Intérêts postaux bruts IA sur intérêts postaux 5. Versement et retrait de consignation a) Versement à consignation La validation des versements à consignation va créer les écritures suivantes : 23bis Versement consignation (Rubrique C) Versement consignation (Rubrique C) Versement consignation (Rubrique C) b) Retrait de consignation Les écritures à effectuer sont : Retrait Consignation Capital (Rubrique C) Retrait Consignation Capital (Rubrique C) Retrait Consignation Intérêts (Rubrique I) Une réconciliation intervient tous les 3 mois entre les comptes de consignation de l OF et ceux de la caisse de l Etat. La caisse de l'etat adresse trimestriellement la liste des comptes, répertoriés sous la dénomination "CASFT suivi du numéro", concernant les administrations spéciales et les liquidations concordataires. 6. Gestion du compte attente Le compte attente ne doit être utilisé que pour comptabiliser des montants non attribuables par manque d information ou en attente de restitution. Une copie de chaque versement doit être effectuée et placée dans le classeur Attente , jusqu à résolution du cas. Les montants non attribuables doivent faire l objet de recherches au sein de l Office ainsi qu auprès de l expéditeur au moyen de lettre ASB 19_02. Les montants en attente ne doivent pas rester sur le compte plus de 2 semaines. En cas de non résolution, ces montants seront restitués à l expéditeur. Le compte attente doit faire l objet d un suivi et d une vérification mensuelle. 7. Gestion du compte attente L utilisation de ce compte est décrite dans le chapitre 10 de cette directive. Le compte attente doit faire l objet d un suivi et d une vérification mensuelle.
8 Page : 8/16 8. Gestion du compte DTA en cours Chaque DTA doit être inscrit dans le formulaire ad-hoc. Ce compte doit faire l objet d un suivi et d une vérification mensuelle. 9. Procédure de remise à l encaissement de chèques La procédure à appliquer, concernant la remise à l encaissement de chèques bancaires ou postaux est la suivante : 1) Vérifier la conformité du chèque et le barrer en haut à gauche 2) Photocopier le chèque 3) Envoyer les chèques bancaires à la Banque Cantonale de Genève avec le formulaire et les chèques postaux avec la lettre d accompagnement à Postfinance en Recommandé. Lettre ASB 19_04 4) A réception de l avis de crédit, les écritures suivantes sont à passer : Montant brut ou Montant brut Frais postaux (5,-) Frais de lettre 8, Frais encaissement ou Frais encaissement Les chèques remis à l encaissement doivent faire l objet d un suivi. 10. Comptabilisation d émoluments 1) Lors d encaissement de renseignements faillites, les écritures suivantes sont à passer : Emlts renseignements par CCP Emlts renseignements par Banque 2) Lors d encaissement de frais de copies diverses, concernant une faillite, il conviendra de passer l écriture suivante : Emlts copies par CCP F/ Pour la comptabilisation d émoluments dans le dossier faillite, la directive_of-06-01_ chapitre_6 de l Office des faillites s applique.
9 Page : 9/ Procédure pour les extournes Extournes de l exercice en cours et exercice précédent Le principe des extournes à l OF est que chaque utilisateur peut extourner ses propres écritures. Les extournes effectuées par le service comptabilité sont placées dans le classeur «extournes». Les extournes effectuées par le service comptabilité pour un autre utilisateur doit faire l objet d une note d'extourne signée Formulaires 19_07, puis sera placée dans le classeur «extournes». 12. Comptabilisation des blocages PTT 1) Chercher le numéro de faillite. 2) Procédure 012 à passer pour chaque faillite, inscription du numéro d écriture et date sur la feuille PTT Frais blocage ptt du...date... Enregistrer le fichier communiqué par la poste dans XX, annexer le fichier à chaque écriture comptable. Cette pièce servira de pièce comptable pour le dossier faillite. En cas de remboursement de la part de La Poste, il conviendra de passer l écriture suivante : Rbt frais de blocage du... date... Rubrique E 13. Procédure de comptabilisation d une vente aux enchères En cas de vente uniquement Faillites effectuée par le service des ventes 1) Le collaborateur enregistre le produit de vente à la caisse de l office, ce qui crée le mouvement suivant : Produit brut vente date.. 2) Paiement des frais liés à la vente Pmt XX fact XX Pmt XX fact XX 3) Comptabilisation de l émolument de ventes aux enchères Emlt F vente du.date... 4) Répercussion des frais et émoluments sur les dossiers faillites (2 écritures par PV de vente)
10 Page : 10/ Emoluments service des ventesrubrique E Frais vente du date RUBRIQUE D En cas de vente avec gardiennage à la Rue Baylon (parking payé par l OF) 5b) Comptabilisation des frais de gardiennage Baylon Frais gardiennage Baylon En cas de vente Poursuites et Faillites effectuée par le service des ventes 1) à 5) idem 6) Virement du produit net de vente pour les dossiers poursuites et comptabilisation des émoluments de vente Emlts vente ptes vente du date Pmt OP Produit net de vente date Pmt OP Produit net de vente date En cas de vente uniquement Poursuites 1) Le caissier enregistre le produit de vente Produit brut vente date.. 2) Les factures en relation avec la vente poursuite sont payées par l'of : Pmt XX facture XX Pmt XX facture XX 3) Virement du produit net de vente pour les dossiers poursuites et comptabilisation des émoluments de vente sur la base du Formulaire 19_15 rempli par le service des ventes Emlts vente ptes vente du date Pmt OP Produit net de vente date Pmt OP Produit net de vente date Gestion des débiteurs Gestion des débiteurs renseignements La gestion des débiteurs renseignements est effectuée par le service comptabilité. Lorsqu une facture de renseignements n'est pas réglée à l'échéance, il convient d'effectuer un premier rappel, par la CFI.
11 Page : 11/16 La délivrance des renseignements pour ce débiteur est immédiatement suspendue jusqu'au paiement total de la facture. Si le paiement n'est toujours pas effectué, il y a lieu d'adresser une réquisition de poursuite à l'office des poursuites compétent (Formulaire 21_01) Gestion des débiteurs La gestion des débiteurs renseignements est effectuée par le service comptabilité. Lorsqu une facture n'est pas réglée à l'échéance, il convient d'effectuer un premier rappel, par la CFI. Si le paiement n'est toujours pas effectué, il y a lieu d'adresser une réquisition de poursuite à l'office des poursuites compétent (Formulaire 21_01). 15. Divers Lorsque la Poste remet dans le courrier le récépissé d'un mandat postal, il convient de l'envoyer à Postfinance avec la lettre ASB 19_05 afin que le montant soit crédité sur le ccp de l'office. Lorsque la Poste remet dans le courrier une invitation à retirer un mandat de paiement, il convient d'utiliser la lettre ASB 19_03 afin que le montant soit crédité sur le ccp de l'office. Lorsqu'il est nécessaire de demander un montant en retour à un tiers, il convient d'utiliser la lettre ASB 19_ Gestion des comptes créanciers Gestion des sous-comptes clôturés avec un solde +/- Tous les deux mois, le service comptabilité de l office des faillites procède à l impression d un listing par groupe regroupant tous les sous-comptes de faillites clôturés avec un solde positif ou négatif. Semestriellement, ce listing comprend les éventuelles différences entre "Application faillites-tableau de bord" et "Tableau de bord-application faillites", selon le point Ces listings sont ensuite remis aux chargés de faillites 2 avec copie aux chargés de faillites 1 et aux substituts pour la mise à jour des données. Un délai de dix jours est imparti aux chargés de faillites 2. A l expiration de ce délai, les listings sont retournés au service comptabilité avec la mention de la cause ainsi que de la manière dont les cas auront été réglés. Les résultats sont communiqués par le service comptabilité aux substituts et préposé.
12 Page : 12/ Gestion des sous-comptes Solde supérieur à Frs 5'000,- Tous les mois, le service comptabilité de l office des faillites procède à l impression d un listing par groupe comportant tous les sous-comptes de faillites, par ordre alphabétique, avec un solde supérieur à Frs 5'000,-. Ces listings sont ensuite remis aux chargés de faillites avec copie aux substituts et préposé afin que les montants non nécessaires à la gestion courante des dossiers soient versés à la caisse de consignation de l Etat Solde négatif supérieur à Frs -1'000,- Deux fois par année au minimum, le service comptabilité de l office des faillites procède à l impression d un listing par groupe comportant tous les sous-comptes de faillites, par ordre alphabétique, avec un solde négatif supérieur à Frs -1'000,-, il sera indiqué, le cas échéant, le montant présent à la caisse de consignation de l'etat. Ces listings sont ensuite remis aux chargés de faillites avec copie aux substituts et préposé afin qu'une déconsignation (partielle ou totale) intervienne et que les comptes présentent à nouveau un solde positif. Pour les dossiers ne disposant pas de consignation, un suivi par le chargé de faillite et respectivement le substitut sera effectué Consolidation des sous-comptes et solde plan comptable Semestriellement, la substitue en charge de la comptabilité effectue une consolidation, qui consiste à la vérification de la concordance entre le total du compte de bilan et l'addition de tous les sous-comptes Un compte rendu de cette vérification est placé dans le classeur ad-hoc Consolidations des sous-comptes "application faillites" et les dossiers "Tableau de bord" Semestriellement, la substitute en charge de la comptabilité effectue une réconciliation entre les sous-comptes "Application faillites-tableau de bord" et "Tableau de bord-application faillites". Les éventuelles différences sont insérées dans le tableau du point Gestion des consignations depuis plus de 10 ans (art. 269 al. 2) Chaque année, en début d année, le service comptabilité de l office des faillites procède à l impression d un listing comportant les dossiers clôturés avec des montants consignés depuis plus de 10 ans. Ce listing est ensuite remis au préposé afin que les dossiers soient attribués aux groupes et que la procédure de traitement soit mise en place. Concernant les consignations effectuées par les administrations spéciales et dans le cadre des liquidations concordataires, un tableau spécial, en lieu et place du listing, sera établi et les dossiers seront répartis au centre expertise (unité Liquidations).
13 Page : 13/ Gestion des AVF art. 191 LP Dans le cas de faillite personnelle, le TPI remet au justiciable un BVR à l'ordre de l'office des faillites de Frs 3'500,-. 1) A réception du versement de Frs 3'500,- comptabiliser le montant sur le compte "Avance de frais en attente d attribution", placer une copie de l'avis de crédit dans le classeur "ATTENTE AVF ART. 191LP", remplir le tableau récapitulatif "Suivi dossier art 191", informer le greffe du TPI au moyen de la lettre ASB 19_11 (avec fusion) qui sera transmise par courriel (en fichier joint) avec le Formulaire 19_12. 2) A réception du jugement par courriel a) Imprimer le jugement et le sauvegarder dans : I:\Faillites\Comptabilité-Caisse\ART. 191 LP (INSOLVABILITE) b) Créditer le compte de faillite (ouverture du N de compte par le groupe en charge du dossier) Selon la directive OF chapitre_1.2.1 : * avance de frais payée par le débiteur : Rubrique "P" * avance de frais payée par un tiers : Rubrique "AF" c) En cas de refus de jugement Restituer l'avance au justiciable (remplir une note à la comptabilité). I:\Faillites\Comptabilité-Caisse\ART. 191 LP (INSOLVABILITE)\NOTE AVF art.191lp.xls d) Classer les pièces dans l'abécédaire 3) Contrôle régulier des pièces en suspens Contrôler régulièrement si les jugements de faillite en lien avec les avances de frais en suspens sont parvenus à l'of. Cas échéant : suivre instructions sous 17, 2b. 18. Bouclement Marche à suivre bouclement mensuel Comptabilisation des débiteurs en compte (le dernier jour du mois) Etablir les factures mensuelles des débiteurs en compte Réconciliation de la caisse (dernier jour du mois) Imprimer le listing N 1 (Récapitulatif des soldes du mois pour la caisse).
14 Page : 14/ Vérification des soldes Le 1 er jour du mois, consolider les montants des comptes de liquidités avec les extraits des établissements financiers afin d obtenir les chiffres définitifs de fin de mois Impression des listings Imprimer les listings 2 à 5, selon la liste des impressions (annexe 1). Vérifier : les écritures les extournes couverture des 318 par le concordance des consignations (entre le et le ) Documents Remplir le document de bouclement et la liste 7. La concordance doit être établie entre les mouvements des créanciers et les positions mandatées Bouclement application faillites Effectuer le bouclement par l onglet bouclement Impression des listings Imprimer les listings 6 à 8, selon la liste des impressions. Remplir les bordereaux mensuels OTCP51 en 2 exemplaires, les viser et les faire viser par une personne de la direction. Remplir le document list8 et le bilan Envoi des documents Envoyer par courrier interne à la DDF (DDF/DF) : un exemplaire des bordereaux OTCP51 une copie du listing 5 une copie du listing 8 un bilan Statistiques Remplir les documents statistiques disponibles sous : I:\Faillites\Comptabilité-Caisse\STATISTIQUES\BOUCLEMENT\20XX!!(les chiffres ne doivent comprendre les transferts de liquidités) Marche à suivre bouclement annuel Le bouclement annuel est identique à un bouclement mensuel.
15 Page : 15/ Comptabilisation des débiteurs en compte(le dernier jour du mois) Etablir les factures mensuelles des débiteurs en compte Réconciliation de la caisse (dernier jour ouvrable de l année) Imprimer le listing N 1 (Récapitulatif des soldes du mois pour la caisse) Vérification des soldes Le 1 er jour ouvrable de l année, consolider les montants des comptes de liquidités avec les extraits des établissements financiers afin d obtenir les chiffres définitifs de l année. Afin de répondre à la directive transversale de l'etat concernant la justification de tous les comptes de bilan au ainsi qu'à la recommandation N 12 du rapport d'audit compte d'etat 2009, il convient d'effectuer une réconciliation manuelle entre le solde du compte au et l'impression des sous-comptes à la date où le bouclement est effectué Impression des listings Imprimer par EJCP les listings 2 à 5, selon la liste des impressions (annexe 1). Vérifier : les écritures les extournes couverture des 318 par le concordance des consignations (entre le et le ) Documents Remplir le document de bouclement et la liste 7. La concordance doit être établie entre les mouvements des créanciers et les positions mandatées Bouclement application faillites Effectuer le bouclement par l onglet bouclement. Editer un bilan par le sous-onglet Bilan Impression des listings Imprimer les listings 6 à 8, selon la liste des impressions. Remplir les bordereaux mensuels OTCP51 en 2 exemplaires, les viser et les faire viser par une personne de la direction. Remplir le document list8 et le bilan Envoi des documents Envoyer par courrier interne à la DDF (DDF/DF) : un exemplaire des bordereaux OTCP51 une copie du listing 5 une copie du listing 8
16 Page : 16/16 un bilan copie des extraits des comptes de liquidités Se référer à la note émanant de la DDF, concernant les directives de bouclement émises chaque année Statistiques Remplir les documents statistiques disponibles sous : I:\Faillites\Comptabilité-Caisse\STATISTIQUES\BOUCLEMENT!!(les chiffres ne doivent comprendre les transferts de liquidités) Contrôle et suivi des mandats S'assurer mensuellement que les bordereaux mensuels sont saisis correctement dans la CFI-GL: Imprimer les positions des comptes de bilan dans la CFI-GL Contrôler les positions des comptes de bilan dans la CFI-GL, inscrire les résultats dans un tableau récapitulatif (list08) et en cas de différence lister les écritures dans la CFI-GL et prendre contact avec la DDF-DF. Contrôler les positions des comptes de fonctionnement dans la CFI et la situation budgétaire. En fin d'année, valider les chiffres avec la DDF-DF. Procéder aussi à une analyse des comptes (entre les soldes réels et le budget). 19. Sécurité des accès Les titulaires d accès sur les comptes de liquidités auprès d établissements financiers (CCP et Banque [Mammut]) sont responsables de leur conservation de manière sécurisée. Les mots de passe doivent être gardés secrets et ne peuvent en aucun cas être transmis à autrui.