Source: https://www.schulministerium.nrw.de/docs/Recht/Datenschutz/Fragen-und-Antworten/Genehmigung-zur-Nutzung-privater-ADV-Anlagen/index.html
Timestamp: 2019-06-18 14:44:42
Document Index: 344824218

Matched Legal Cases: ['§ 2', '§ 5', '§ 5', '§ 9', '§ 48', '§ 2', '§ 58']

Antrag nach Genehmigungsvordruck
Hat meine alte Genehmigung auch weiterhin Gültigkeit?
Frühere gemäß § 2 Abs. 2 VO DV I erteilte Genehmigungen haben weiterhin Bestand. Dies gilt auch beim Wechsel der Leitung der Schule oder der Leitung des ZfsL. Wenn Zweifel bestehen, ob solche früheren Genehmigungen wirklich noch ausreichen, sollten Schulleitungen in Erwägung ziehen, neue Genehmigungen nach dem Vordruck zu erteilen.
Sind einschränkende Anmerkungen im Antrag zulässig?
Zu welchem Zweck wird die Seriennummer der Hardware auf dem Genehmigungsvordruck abgefragt?
Die Seriennummer dient der Identifizierung eines genehmigten Gerätes und somit dem Nachweis, dass auf diesem Gerät personenbezogene Schülerdaten verarbeitet werden dürfen. Die Angabe kann zudem hilfreich sein, wenn z.B. über einen Schadensersatzanspruch bei Beschädigung eines Gerätes zu entscheiden ist.
Was soll als Seriennummer bei selbst zusammengestellten Rechnern angegeben werden?
Bei selbst konfigurierten Geräten handelt es sich in der Regel um Desktoprechner, die nicht in der Schule, sondern im häuslichen Umfeld einer Lehrkraft zum Einsatz kommen. Hier ist die Seriennummer einer zentralen Hardwarekomponente anzugeben.
Sind private NAS zulässig?
Wie soll eine Schulleitung reagieren, wenn Genehmigungen nicht eingeholt werden?
Muss der Abschnitt über die Verarbeitung von Daten von Referendarinnen und Referendaren auch von Lehrkräften ausgefüllt werden, die Gutachten im Rahmen des Ausbildungsunterrichts anfertigen?
Bis zu einer entsprechenden Änderung des Genehmigungsvordrucks (die erst nach klarstellender Änderung der VO DV II möglich sein wird) sind somit die Teile E und F des Genehmigungsvordrucks für diese Ausbildungslehrkräfte an Schulen im Einzelfall von der Schulleitung - und nicht von einer ZfsL-Leitung - auszufüllen.
Wo werden die Anträge gesammelt?
Es gehört zum Verantwortungsbereich der Lehrkräfte, sich für die Nutzung ihrer Privatgeräte eine Genehmigung der Schulleitung erteilen zu lassen. Falls erforderlich, muss diese auch nachgewiesen werden können. Es ist daher ratsam, ein Exemplar zu den eigenen Unterlagen zu nehmen. Daneben ist ein Exemplar in die persönliche Akte jeder Lehrkraft beim Schulleiter aufzunehmen, vgl. § 5 Abs. 2 VO DV II.
Wer genehmigt den Einsatz privater Endgeräte, wenn eine Lehrkraft an mehreren Schulen tätig ist?
Die Genehmigung zur Nutzung von privaten ADV-Geräten ist von der Schulleitung auszufüllen, die für die personenbezogenen Daten der konkret zu beschulenden Schülerinnen und Schüler verantwortlich ist. Sofern Lehrkräfte z.B. wegen Teilabordnung oder als HSU-Lehrkraft an mehreren Schulen tätig sind, kann als Behelf für die Praxis wie folgt vorgegangen werden:
Die Schulleitung der Stammschule erteilt ihrer Lehrkraft eine Genehmigung zur Nutzung eines privaten ADV-Gerätes für die Verarbeitung von personenbezogenen Schülerdaten der Stammschule.
Die Lehrkraft legt diese ausgefüllte Genehmigung auch den Schulleitungen der anderen Schulen vor. Diese Schulleitungen zeichnen nur den Teil D des Genehmigungsvordrucks gegen, unter Angabe von Name/Adresse der Schule.
Die Lehrkraft verfügt somit über eine qualifizierte Genehmigung zur Verarbeitung der erforderlichen Schülerdaten, die in den darin genannten Schulen von ihr unterrichtet werden. Die Genehmigung zur Nutzung des Privatgerätes umfasst die in Anlage 3 zur VO DV I genannten Daten.
Es muss nicht in jeder der anderen Schulen eine vollständige Genehmigung vorgehalten werden; die Genehmigung wird der Lehrkraft als Person erteilt und ein Exemplar ist in ihrer persönlichen Akte in ihrer Stammschule abzulegen [vgl. § 5 Abs. 2 VO DV II i.V.m. Anlage 2 Nr. IV 8].
Wer genehmigt Schulleitungen den Einsatz von Privatgeräten?
Es ist in den schulischen Regularien zum Datenschutz nicht vorgesehen, dass die Schulaufsichtsbehörde eine solche Genehmigung für Schulleitungen zu erteilen hat.
Zur eigenen Sicherheit sollte die Schulleitung sich an den Inhalten des Genehmigungsvordrucks orientieren. Sie kann sich zudem von der bzw. dem schulischen Datenschutzbeauftragten beraten lassen.
Wie verhält es sich mit den Bedenken der LDI zum Einsatz von Privatgeräten?
Die Bedenken der LDI sind dem MSB bekannt. Angesichts des Umstands, dass Lehrkräfte traditionell einen Teil ihrer dienstlichen Tätigkeit zu Hause erbringen, ist Absicht des MSB, Lehrkräften am heimischen Arbeitsplatz auch den Einsatz privater ADV-Geräte zu ermöglichen.
Zulässige Datenverarbeitungen auf privaten Endgeräten
Welche Daten dürfen wie lange auf privaten Endgeräten gespeichert werden?
Die zur Verarbeitung - und somit auch zur Speicherung - auf privaten ADV-Anlagen zugelassenen Daten sind in Anlage 3 zur VO DV I abschließend aufgeführt und im Genehmigungsvordruck unter Nr. 3 entsprechend benannt.
Die Aufbewahrungsfrist für die auf privaten Endgeräten von Lehrkräften gespeicherten Daten beträgt ein Jahr. Sie beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schülerin oder der Schüler nicht mehr von der Lehrkraft unterrichtet wird (§ 9 Abs. 2 S. 2 u.3 VO DV I). Darunter fallen auch ggf. erstellte Backups. Sollten Daten über diese Frist hinaus gespeichert werden, so sind diese auf schulische Anlagen zu übertragen.
Dürfen Wortzeugnisse auf privaten Endgeräten erstellt werden, obwohl diese ja Verhaltensinformationen enthalten können?
In Anlage 3 zur VO DV I sind abschließend die Daten aufgeführt, deren Verarbeitung auf Privatgeräten zulässig ist. Unter Abschnitt I Nr. 10 sind genannt: „Leistungsbewertungen in den Fächern, in denen die Lehrkraft die Schülerinnen und Schüler unterrichtet.“ „Leistungsbewertungen“ können nach Maßgabe des § 48 Abs. 1 SchulG anstelle von Noten auch schriftliche Aussagen sein.
Die einzelne Lehrkraft hat also die Möglichkeit, Bewertungen und Textpassagen automatisiert zu verarbeiten, die vorbereitend für spätere Zeugniseintragungen für ihre jeweiligen Schülerinnen und Schüler sind, - allerdings nur bezogen auf die konkreten Fächer der Lehrkraft.
Der Personenkreis, der vollständige Zeugnisse (also sämtliche Angaben für alle Fächer und Zeugnisbemerkungen) auf Privatgeräten verarbeiten darf, ist unter Abschnitt II der Anlage 3 genannt, nämlich: Schulleitung bzw. Stellvertretung, Beauftragte sowie Klassen-/Stufenleitung.
Dürfen Gutachten, Zeugnisse etc. mit Pseudonymen auch ohne Genehmigung auf Privatgeräten erstellt werden?
Sofern die Identität der Betroffenen soweit geschützt ist, dass ein Rückschluss auf die betreffende Person nicht möglich ist, ist dieses Vorgehen zulässig. Zu beachten ist, dass in den entsprechenden Dokumenten nicht nur keine Klarnamen verwendet werden, sondern auch andere Daten mit Personenbezug zu pseudonymisieren sind. Denn ein Personenbezug kann sich auch durch Kombination verschiedener Informationen oder Zusatzwissen ergeben. Insgesamt ist daher darauf zu achten, dass abgesehen von eindeutig personenbezogenen Daten (z. B. Name, Geburtsdatum, Adresse) auch durch sonstige Angaben (wie z. B. ungewöhnlicher Bildungsweg, ausführliche Anamnese) kein Bezug zu einzelnen Personen herstellbar ist.
Die „Funktionstabelle“, also die Zuordnung eines Dokuments zu einer Person, darf jedoch nicht auf dem Privatgerät gespeichert werden. Denn sie müsste zwangsläufig personenbezogene Daten enthalten und deren Verarbeitung ist ohne die Genehmigung ja gerade nicht zulässig.
Ohne die Genehmigung zur Nutzung des Privatgeräts für personenbezogene Schülerdaten ist die Zuordnungstabelle getrennt in analoger Form zu führen und vor unbefugtem Zugang geschützt aufzubewahren.
Datenschutzrechtlich relevant sind nur Inhalte, die personenbezogene Daten der Schülerinnen und Schüler enthalten. Derartige dienstliche Kommunikation über E-Mail kommt daher aus datenschutzrechtlicher Sicht nur über dienstliche E-Mail-Adressen in Betracht, die von der Schulleitung bzw. dem Schulträger bereitgestellt wurden.
Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die Eltern bzw. die einwilligungsfähigen Schülerinnen und Schüler mit der E-Mail-Kommunikation einverstanden sind; denn die Angabe ihrer privaten E-Mail-Adresse ist nach der VO DV I freiwillig und jederzeit widerrufbar. In der Schulpraxis kann das Einverständnis auch konkludent erfolgen, indem Eltern sich z.B. mit Anfragen selber per E-Mail an die Schule wenden.
Unter der gleichen Voraussetzung können z.B. über LOGINEO NRW oder andere dienstlich zur Verfügung gestellte Systeme auch von Privatgeräten E-Mails mit personenbezogenen Daten versendet werden, wenn in dem System eine dienstliche E-Mail-Adresse zur Verfügung gestellt wird. Die Verarbeitung der Daten auf Privatgeräten unterliegt allerdings den dafür üblichen Bedingungen (Genehmigung) und ist auch bei der E-Mail-Kommunikation auf die in Anlage 3 zur VO DV I aufgelisteten Daten beschränkt.
Soweit Lehrkräfte ihre privaten E-Mail-Konten mit Schülerinnen und Schülern oder Eltern kommunizieren, ist dies ihre persönliche Entscheidung, die einvernehmlich mit Eltern bzw. Schülerinnen und Schülern zu erfolgen hat. Diese Kommunikation fällt nicht in die datenschutzrechtliche Verantwortung der Schulleitung.
Wie gehe ich mit sensiblen Dokumenten um, die mir Eltern oder Schüler per E-Mail zukommen lassen?
Sollten Schülerinnen oder Schüler sowie Eltern sensible Dokumente per E-Mail versenden, so liegt dies in deren eigener Verantwortung. Lernende sollten im Rahmen der Medienkompetenzbildung über die Folgen informiert werden.
Wie lange darf ich Fotos auf meinem Handy speichern?
Fotos sind - wie alle anderen auf Basis einer Einwilligung durch die betroffenen Schülerinnen und Schüler bzw. deren Eltern erhobenen Daten mit Personenbezug - nach Wegfall des in der Einwilligungserklärung angegebenen Verarbeitungszweckes oder ggf. nach Maßgabe gesonderter Festlegungen in der Einwilligungserklärung zu löschen.
Dürfen Lehrkräfte ihr Handy für die telefonische Kommunikation mit Eltern nutzen?
Telefongespräche mit einzelnen Eltern von einem mobilen Telefon aus zu führen ist unproblematisch. Telefonnummern oder Namenslisten von Schülerinnen und Schülern und Eltern mit Kontaktdaten auf einem mobilen Handy zu speichern, bedarf dagegen der Einwilligung der Betroffenen, oder, sofern die Speicherung erforderlich ist, der Genehmigung der Schulleitung zur Nutzung dieses Gerätes für personenbezogene Schüler-/Elterndaten.
Darf pädagogisches und sonstiges Personal (z.B. Ganztagspersonal, Integrationshelfer) Daten auf privaten Endgeräten verarbeiten?
Nach § 2 Abs. 2 Satz 1 VO DV I ist nur zugelassen, dass Lehrkräften eine Genehmigung erteilt werden kann, personenbezogene Schülerdaten auf ihren privaten ADV-Anlagen zu verarbeiten. Nach der Definition im Schulgesetz fällt das pädagogische und sozialpädagogische Personal nach § 58 SchulG nicht unter den Begriff der Lehrkräfte. Eine solche Genehmigung kann diesem Personenkreis nach geltender Rechtslage somit nicht erteilt werden.
Auch für sonstiges Hilfspersonal (z. B. Integrationshelfer, externes Personal für die Ganztagbetreuung) fehlt eine gesetzliche Grundlage zur Verarbeitung der Schülerdaten auf Privatgeräten. Dazu wäre eine Einwilligung im Einzelfall im Rahmen des jeweiligen Vertragsverhältnisses erforderlich.
Umsetzung der in der Genehmigung festgelegten Maßnahmen
Woher erhalten Lehrkräfte und Schulleitungen Anleitungen und Unterstützung zur Umsetzung der geforderten Maßnahmen?
Bei allgemeinem Beratungsbedarf kann die Schule auf die Unterstützungsangebote der behördlichen Datenschutzbeauftragten für die Schulen, der Medienberaterinnen und Medienberater oder der Medienberatung NRW zurückgreifen.
Welche Fachkenntnisse werden von Lehrkräften zur Umsetzung der Maßnahmen gefordert?
Die geforderten Maßnahmen übersteigen nicht die Anforderungen an die erforderlichen Kenntnisse, die auch bei einer rein privaten Nutzung von Informationstechnologie zu beachten sind. Wird in der Schule oder bei einzelnen Lehrkräften diesbezüglich ein Qualifizierungsbedarf festgestellt, sollte dieser durch entsprechende Informationsveranstaltungen und Fortbildungsmaßnahmen gedeckt werden.
Wie wird sichergestellt, dass die Maßnahmen von den Lehrkräften umgesetzt werden?
Wer darf die privaten Geräte auf Umsetzung der geforderten Maßnahmen prüfen?
Wie wird im Schadensfall nachgewiesen, dass die geforderten Maßnahmen umgesetzt wurden?
Fragen zu konkreten IT-Anwendungen
Zulässig sind Anwendungen, bei denen sichergestellt werden kann, dass Daten mit Personenbezug aus der Schule nach den Vorgaben der DSGVO verarbeitet werden können. Es muss u.a. sichergestellt sein, dass die Daten nur von berechtigten Personen und bei cloudbasierten Systemen auf Basis gültiger Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung verarbeitet und nicht an unberechtigte Dritte weitergegeben werden.
Dürfen Webanwendungen wie SchiLD Web oder LOGINEO NRW auch ohne Genehmigung auf privaten Endgeräten genutzt werden?
Darf ich auf privaten Endgeräten Programme wie 'Whatsapp', IMessage' oder 'Telegram' benutzen, wenn ich auf dem gleichen Gerät meine dienstlichen Daten verarbeite?
Nach diesen Vorgaben muss bei der dienstlichen Kommunikation an öffentlichen Schulen gewährleistet sein, dass der gewählte Kommunikationskanal die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt. Sofern personenbezogene Schülerdaten übermittelt werden, erfüllt WhatsApp diese datenschutzrechtlichen Voraussetzungen nicht. Wenn Lehrkräfte mit Eltern sowie Schülerinnen und Schülern über WhatsApp kommunizieren und personenbezogene Daten übermittelt werden, liegt dies daher im persönlichen Ermessen aller Beteiligten und ist keine von der Schulleitung zu verantwortende dienstliche Kommunikation. Sinnvollerweise ist eine schriftliche Einverständniserklärung der betroffenen Personen bzw. der Erziehungsberechtigten für diese Form der Kommunikation einzuholen.
Ausstattung durch den Dienstherrn
Werden Lehrkräften digitale Endgeräte zur dienstlichen Nutzung bereitgestellt? Werden Schulen mit ausreichenden Endgeräten ausgestattet, die den Anforderungen genügen?
Das MSB wird zeitnah die Fragen der Bereitstellung und des Supports von digitalen Endgeräten für Lehrkräfte sowie der Ausstattung von Schulen mit Endgeräten zur spezifischen Speicherung und Verarbeitung von sensiblen Schülerdaten klären. Hierzu sind noch Abstimmungen – auch zur Frage der Finanzierung – innerhalb der Landesregierung und mit den kommunalen Schulträgern nötig. Der rechtliche und politische Klärungsprozess wird intensiv vorangetrieben, dauert aber naturgemäß noch an.
Ziel des MSB ist es, in den Schulen gemeinsam mit den Schulträgern moderne Arbeitsbedingungen für Schulleitungen und Lehrkräfte zu schaffen, wozu auch eine entsprechende IT-Ausstattung gehört (vgl. auch Schulmail vom 09.07.2018).
Wenn Lehrkräfte private Endgeräte benutzen, wer trägt dann die Kosten der geforderten Sicherheitsvorkehrungen für das eigene Gerät?
Die Genehmigung bezieht sich auf die Nutzung privater Endgeräte. Die Finanzierung der Geräte selbst, wie auch die Umsetzung der für die Erteilung der Genehmigung erforderlichen Maßnahmen z. B. durch den Erwerb von Virenschutz-Software, trägt die einzelne Lehrkraft. Die entstandenen Kosten können ggf. steuerlich geltend gemacht werden.
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