Source: https://www.ordination-scherer.at/datenschutz
Timestamp: 2019-07-15 22:02:01
Document Index: 383857246

Matched Legal Cases: ['§ 51', '§ 54', '§ 2', '§ 2', 'Art 32', 'Art 32', 'Art 28', 'Art 28', 'Art 32', 'Art 15', 'Art 46', 'Art 15', 'Art 16', 'Art 17', 'Art 18', 'Art 21', 'Art 20']

Datenschutz | Ordination Dr. Scherer
DOKUMENTATIONSPFLICHTEN DATENSCHUTZ – GRUNDVERORDNUNG
1170 Geblergasse 53
Soweit personenbezogene Bezeichnungen in diesem Schriftstück nur in männlicher Form angeführt sind, beziehen sie sich auf Frauen und Männer in gleicher Weise.
I. Allgemeine Informationen 3
II. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten 4
III. Technische und organisatorische Maßnahmen 27
IV. Auftragsverarbeiter 37
V. Prozessdefinitionen 40
VI. Muster für eine Einwilligungserklärung 45
Kontaktinformationen des Ansprechpartners:
Tel.: 01 405 92 78
2. Kontaktinformationen des Datenschutzbeauftragten:
II. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Hier findet sich eine Übersicht über sämtliche Datenanwendungen samt einer Definiti- on des Zwecks, die der Verantwortliche betreibt. Zur besseren Übersicht sind die Datenanwendungen in folgende Kategorien eingeteilt:
– Verwaltung der Ordination
– Patientenverwaltung
Sofern nichts Anderes angegeben ist, verweist das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten auf folgende Kategorien von Übermittlungsempfängern:
2 Rechtsvertreter
3 Wirtschaftstreuhänder, Wirtschaftsprüfer
5 Zuständige Verwaltungsbehörden
6 Inkassounternehmen
7 Fremdfinanzierer
8 Vertrags- und Geschäftspartner
9 (private) Versicherungen
10 Statistik Österreich
11 Inspektorate
12 betriebliche und außerbetriebliche Interessenvertretungen
13 Vorsorgekassen, Abfertigungskassen, Sozialversicherungen, Pensionskassen
14 Transportunternehmen
15 Lieferanten
16 Ärzte, Krankenhäuser, Ambulatorien, Labore, Physiotherapeuten, Pflegeheime
17 Apotheken, Gesundheitsdiensteanbieter, nicht-ärztliche Gesundheitsberufe
A. Verwaltung der Ordination
1. Datenanwendung: Kommunikation mit der Kammer
1.1. Zweck der Verarbeitung: Abwicklung von organisatorischen Fragen mit der jeweiligen Ärztekammer zum Betrieb der Ordination einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z.B. Korrespondenz) in dieser Angelegenheit.
Beinhaltet auch: Beiträge und Umlagen, die Beantragung von Fortbildungsnachweisen.
1.2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: gesetzliche Grundlage
1.3. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen: Arbeitnehmer, Mitglieder und Arbeitnehmer der Ärztekammer
Verarbeitung durch Auftragsverarbeiter: Dr. Christoph Scherer
1.4. Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen: Zugang nur mit Benutzername und PW
Betroffene Personengruppe: Arbeitnehmer, Mitglie- der und Arbeitnehmer der Ärztekammer
Nr. Kategorien
von personenbezogenen Daten: an Empfänger Übermittlung an ein Drittland Speicherdauer Anmerkung
1 Stammdaten inkl. Kontaktinformationen (etwa Ad- resse, Tel., Mail, Fax) 12 unbegrenzt
2 Kommunikationsdaten (insb. Korrespondenz) 12 unbegrenzt
3 Bankverbindungsdaten 12 unbegrenzt
4 Ausbildungs- und Gerätenachweis 12 unbegrenzt
5 Verrechnungsdaten 12 unbegrenzt
2. Datenanwendung: Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Logistik
2.1. Zweck der Verarbeitung:
Verarbeitung und Übermittlung von Daten im Rahmen einer Geschäftsbeziehung (bzw. zur Abwicklung dieser) mit Patienten und Lieferanten einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z.B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten.
Beinhaltet auch: Risikomanagement, Kreditoren- und Debitorenverwaltung, Budgetierung und Kostenrechnung.
2.2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Gesetzliche Verpflichtung
2.3. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen: Arbeitnehmer, Patienten, Lieferanten
Verarbeitung durch Auftragsverarbeiter Dr. Christoph Scherer, Steuerberatung B u. B., Bollenberger 1090 Wien
2.4. Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen: Zugang nur mit Benutzername und PW
Betroffene Personengruppe: Arbeitnehmer
1 Stammdaten inkl. Kontaktinformationen (etwa Ad- resse, Tel., Mail, Fax, UID-Nr.) 1 – 10, 14
gemäß steuerrechtlicher und unternehmensrecht- licher Aufbewahrungs- pflichten: mindestens 7 Jahre
2 Bankverbindungsdaten 1 – 9
3 Daten über Buchhaltung und Controlling 5
4 Bestell- und Vertragsdaten 14, 15
5 Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen 1 – 10
6 Bonitätsinformationen 3
7 Gegenstand der Lieferung oder Leistung 1 – 10, 14, 15
8 Daten über Lieferung- und Leistungsbedingungen 1 – 10
Betroffene Personengruppe: Lieferanten
gemäß steuerrechtlicher und unternehmensrecht- licher Aufbewahrungs- pflichten: 7 Jahre
2 Leistungsdaten und -nachweise 3
3 Daten über Buchhaltung und Controlling 3, 5
4 Bankverbindungsdaten 1 – 9
5 Bonitätsinformationen 3
6 Gegenstand der Lieferung oder Leistung 1 – 10, 14
7 Daten über Lieferungs- und Leistungsbedingungen 1 – 10
8 Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen 1 – 10
3. Datenanwendung: Personalverwaltung
3.1. Zweck der Verarbeitung: Verarbeitung und Übermittlung von Daten für Lohn,- Gehalts- und Entgeltverrechnung und Einhaltung von Aufzeichnungs-, Auskunfts- und Meldepflichten (inkl. Strahlenschutz), soweit dies aufgrund von Gesetzen oder Normen kol- lektiver Rechtsgestaltung oder arbeitsvertraglicher Verpflichtungen jeweils erforderlich ist einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z.B. Korrespondenz, Zeugnisse) in diesen Angelegenheiten.
Beinhaltet auch: Verwaltung von Urlauben, Karenzierungen, Pflegefreistellungen sowie Pensionierung
3.2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Erfüllung eines Vertragsverhältnisses, gesetzliche Grundlage
3.3. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen: Arbeitnehmer
3.4. Verarbeitung durch Auftragsverarbeiter Dr. Christoph Scherer, Steuerberatung B u. B., Bollenberger 1090 Wien
3.5. Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen: Zugang nur mit Benutzername und PW
Betroffene Personengruppe: Arbeitnehmer (besondere Kategorien von Daten)
1 Stammdaten über den Arbeitnehmer inkl. Kontaktinformationen (etwa Adresse, Tel, Mail, Fax)
1 – 5, 11 – 13 unbegrenzt (nach Aus- scheiden des Mitarbei- ters)
2 Sozialversicherungsdaten 2 – 5, 11 – 13 7 Jahre (nach Ausschei- den des Mitarbeiters)
3 Bankverbindungsdaten
1 – 4, 11 – 13 6 Monate (nach Aus- scheiden des Mitarbei- ters)
4 Personalverrechnungsdaten 1 – 5, 12 – 13 3 Jahre (nach Ausschei- den des Mitarbeiters)
4. Datenanwendung: Führen von Arbeitszeitaufzeichnungen
4.1. Zweck der Verarbeitung: Führen von Arbeitszeitaufzeichnungen, Verwaltung Arbeitsunfähigkeitszeiten
4.2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Erfüllung eines Vertragsverhältnisses, Gesetzliche Verpflichtung
4.3. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen: Arbeitnehmer
3.6. Verarbeitung durch Auftragsverarbeiter: Dr. Christoph Scherer, Steuerberatung B u. B., Bollenberger 1090 Wien
3.7. Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen: Zugang nur mit Benutzername und PW
1 Stammdaten über den Arbeitnehmer inkl. Kontaktin- formationen (etwa Adresse, Tel., Mail, Fax) 2,4,11-13 bis 3 Jahre nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses
2 Zeiterfassung (Fehlzeiten, Urlaube) 3
5. Datenanwendung: Verwaltung von Zeiten der Arbeitsunfähigkeit
5.1. Zweck der Verarbeitung: Verwaltung von Zeiten der Arbeitsunfähigkeit der Mitarbeiter einschließlich automationsunterstützt er- stellter und archivierter Textdokumente (wie z.B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten.
5.2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Gesetzliche Verpflichtung, Erfüllung eines Vertragsverhältnisses
5.3. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen: Arbeitnehmer
5.4. Verarbeitung durch Auftragsverarbeiter: Dr. Christoph Scherer, Steuerberatung B u. B., Bollenberger 1090 Wien
5.5. Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen: Zugang nur mit Benutzername und PW
1 Mitarbeiterdaten inkl. Kontaktinformationen (etwa Adresse, Tel., Mail, Fax)
2, 4, 11 – 13 Bis 3 Jahre nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses
2 Ärztliche Bestätigungen
6. Datenanwendung: Bewerbungsmanagement
6.1. Zweck der Verarbeitung: Organisation, Verwaltung und Abwicklung sowie das Bearbeiten von Bewerbungen einschließlich au- tomationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z.B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten.
6.2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Einwilligungserklärung, berechtigtes Interesse, Erfüllung eines Vertragsverhältnisses
6.3. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen: Bewerber
6.4. Verarbeitung durch Auftragsverarbeiter: Dr. Christoph Scherer
6.5. Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen: Zugang nur mit Benutzername und PW
Betroffene Personengruppe: Bewerber
1 Stammdaten inkl. Kontaktinformationen (etwa Ad- resse, Tel., Mail, Fax)
12 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens
2 Fähigkeiten und Kenntnisse sowie Qualifikationen (Zeugnisse, Lebenslauf, Beurteilungen, Ausbildungen)
6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens
3 Informationen zum beruflichen Werdegang
7. Datenanwendung: Verwaltung von Benutzerkennzeichen sowie Zugangs- und Zutrittssystemen
7.1. Zweck der Verarbeitung: Systemzugriffskontrolle und Verwaltung von Benutzerkennzeichen für die Datenanwendungen des Verantwortlichen sowie die Verwaltung der Zuteilung von Hard- und Software an die Systembenutzer einschließlich automa- tionsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (z.B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten.
Beinhaltet auch: Zuteilung von Schlüsseln und anderen für den Zutritt notwendigen Systemen.
7.2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Erfüllung eines Vertragsverhältnisses
7.3. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen: Zugangs- und Zutrittsberechtigte
7.4. Verarbeitung durch Auftragsverarbeiter: Dr. Christoph Scherer
7.5. Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen: Zugang nur mit Benutzername und PW
Betroffene Personengruppe: Zugangs- und Zutrittsberechtigte
Nr Kategorien
1 Stammdaten inkl. Beziehung des Berech- tigten zum Auftraggeber 10 Jahre
2 Benutzerkennzeichen, Passwörter
3 Zuteilung von Schlüsseln und anderen für den Zutritt notwendigen Systemen
4 Zugriffs- und Zutrittsrechte (Gültigkeits- dauer, Bereiche, Zeiten)
8. Datenanwendung: Verwaltung von Vertretungen
8.1. Zweck der Verarbeitung: Organisation und Abwicklung von Vertretungen in der Ordination im Verhinderungsfall (auch: Urlaubs- vertretung) einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z.B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten.
8.2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Erfüllung eines Vertragsverhältnisses
8.3. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen: Arbeitnehmer, Vertretungen
8.4. Verarbeitung durch Auftragsverarbeiter: Dr. Christoph Scherer
8.5. Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen: Zugang nur mit Benutzername und PW
Betroffene Personengruppe: Arbeitnehmer, Vertretun- gen
von personenbezogenen Daten: an Empfängern Übermittlung an ein Drittland Speicherdauer Anmerkung
1 Stammdaten inkl. Kontaktinformationen (etwa Ad- resse, Tel., Mail, Fax, UID-Nr., Mitgliedsnummer) 12, 16 Speicherung im Rah- men der Patientendo- kumentation
2 Organisationsdaten 12, 16
9. Datenanwendung: Aktenverwaltung / Büroautomation
9.1. Zweck der Verarbeitung: Formale Behandlung der vom Verantwortlichen zu besorgenden Geschäftsfälle (einschließlich der Aufbewahrung der bei dieser Tätigkeit anfallenden Dokumente).
Beinhaltet auch: Inventarverwaltung und Verwaltung von Anlagevermögen.
9.2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Erfüllung eines Vertragsverhältnisses
9.3. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen: Arbeitnehmer, Interessenten, Lieferanten
9.4 Verarbeitung durch Auftragsverarbeiter: Dr. Christoph Scherer, Steuerberatung B u. B., Bollenberger 1090 Wien
9.5.Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen Zugang nur mit Benutzername und PW
Betroffene Personengruppe: Arbeitnehmer, Interessenten, Lieferanten
1 Stammdaten inkl. Kontaktinformationen (etwa Adresse, Tel., Mail, Fax) sowie Be- stell- und Vertragsdaten
gemäß steuerrechtlicher und unternehmensrecht- licher Aufbewahrungs- pflichten: zumindest 7 Jahre
2 Gegenstand und Referenz
3 Unterlagen zu den Geschäftsfällen
4 Liste des Inventars und Anlagevermögens 3
B. Patientenverwaltung
1. Datenanwendung: Patientenakte
1.1. Zweck der Verarbeitung: Erfüllung der Dokumentationspflicht gemäß § 51 Ärztegesetz sowie die Erfassung sämtlicher Leistun- gen einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z.B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten.
Beinhaltet auch: Ausstellung von Bescheinigungen, Terminmanagement (Terminvereinbarung mit Patienten), die Wahrnehmung der Anzeige- und Meldepflicht gemäß § 54 Ärztegesetz, die Wahrnehmung der Anzeige- und Meldepflicht im Missbrauchsfall sowie Meldungen an div. Gesundheitsregister und im öffentlichen Meldewesen (Meldepflichten bei ansteckenden Krankheiten); die Mitwirkung bei Verfahren bei der Patientenanwaltschaft, der Schlichtungsstelle sowie dem Beschwerdemanagement bei der Standesvertretung und Versicherungen; die Erstellung medizinischer Gutachten.
Verwaltung von Transportscheinen, Zuweisungen und Überweisungen.
1.3. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen: Arbeitnehmer, Patienten
1.4. Verarbeitung durch Auftragsverarbeiter: Ordination Dr. Christoph Scherer, ASW (Arztsoftware Hippokrates 3k EDV-Organisation Dr. Dangl)
1.5. Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen: Zugang nur mit Benutzername und PW
1 Stammdaten inkl. Kontaktinformationen (etwa Adresse, Tel., Mail, Fax) 2, 4, 5, 9, 16,17 30 Jahre
2 Behandlungsinformationen
Betroffene Personengruppe: Patienten (besondere Kategorien von Daten)
1 Stammdaten inkl. Kontaktinformationen (etwa Ad- resse, Tel, Mail, Fax) 2, 4, 5, 9, 16,17 30 Jahre
2 Zustand (bei Übernahme der Beratung oder Be- handlung)
3 Vorgeschichte einer Erkrankung
4 Patienteninformationen (etwa Befunde, Diagnosen)
6 Behandlungsinformationen
7 Sozialversicherungsdaten
8 Bankverbindungsdaten
10 Daten über Aufklärungsgespräch
11 Gesetzliche Vertreter
2. Datenanwendung: Abrechnung (sowohl Krankenkasse / Privat)
2.1. Zweck der Verarbeitung: Abrechnung der erbrachten Leistungen gegenüber Versicherungen (Krankenkassen oder den Patien- ten) einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z.B. Korrespondenz) in diesen Angele- genheiten.
Beinhaltet auch: Die Übermittlung an die Standesvertretung zur Prüfung und Evaluierung der Abrechnung.
2.2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: gesetzliche Grundlage, Erfüllung eines Vertragsverhältnisses
2.3. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen: Patienten
1.6. Verarbeitung durch Auftragsverarbeiter: Ordination Dr. Christoph Scherer, ASW (Arztsoftware Hippokrates 3k EDV-Organisation Dr. Dangl)
1.7. Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen: Zugang nur mit Benutzername und PW
Betroffene Personengruppe: Patienten
1 Stammdaten inkl. Kontaktinformationen (etwa Adresse, Tel, Mail, Fax) 2, 9,12, 13 gemäß steuerrechtlicher und unternehmensrechtlicher Aufbewahrungspflichten: 30 Jahre
2 Bankverbindungsdaten
3 Abrechnungsdaten
5 Sozialversicherungsdaten
7 Patienteninformationen (etwa Befunde, Diagnosen)
3. Datenanwendung: Befundanforderung / Befundübermittlung
3.1. Zweck der Verarbeitung: Anforderung von Befunden von Ärztinnen und Ärzten, Krankenanstalten, Labore, sowie anderen Ge- sundheitsberufen und den Betroffenen sowie die (Rück-)Übermittlung von Befunden einschließlich automationsunterstützt er- stellter und archivierter Textdokumente (wie z.B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten.
Beinhaltet auch: Rückfragen bei Überweisungen
3.2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: gesetzliche Grundlage
3.3. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen: Ärzte, Patienten
1.8. Verarbeitung durch Auftragsverarbeiter: Ordination Dr. Christoph Scherer, ASW (Arztsoftware Hippokrates 3k EDV-Organisation Dr. Dangl), HCS-Datenübertragung
1.9. Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen: Zugang nur mit Benutzername und PW
Betroffene Personengruppe: Ärzte
16 gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (mindestens 30 Jahre)
Betroffene Personengruppe: Patienten (besondere Kategorien personenbezogener Daten)
1 Stammdaten inkl. Kontaktinformationen (etwa Adresse, Tel, Mail, Fax) 16
gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (mindestens 30 Jahre)
2 Patienteninformationen (etwa Befunde, Diagnosen) 16
3 Sozialversicherungsdaten 16
4 Behandlungsinformationen 16
4. Datenanwendung: Untersuchung von Proben
4.1. Zweck der Verarbeitung: Beauftragung, Organisation und Verwaltung von Probenmaterial einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z.B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten.
Beinhaltet auch: Verwaltung des Versands von Sekret-, Blut- oder Gewebsproben an Labore inkl. Pathologische Labore und Pa- thologen zur Untersuchung (samt der Abrechnung derartiger Leistungen).
4.2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: gesetzliche Grundlage
4.3. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen: Ärzte, Patienten
4.4 . Verarbeitung durch Auftragsverarbeiter: Ordination Dr. Christoph Scherer, ASW (Arztsoftware Hippokrates 3k EDV-Organisation Dr. Dangl), HCS-Datenübertragung
4.4. Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen Zugang nur mit Benutzername und PW
1 Stammdaten inkl. Kontaktinformationen (etwa Ad- resse, Tel, Mail, Fax) 16 gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungs- pflicht (mindestens 30 Jahre)
1 Stammdaten inkl. Kontaktinformationen (etwa Adresse, Tel., Mail, Fax) 16
gemäß der gesetzli- chen Aufbewahrungs- pflicht (mindestens 30 Jahre)
3 Proben von Patienten 16
5. Datenanwendung: Organisation von Konsilien
5.1. Zweck der Verarbeitung: Organisation, Abwicklung und Abrechnung von Konsilien einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z.B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten.
5.2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: gesetzliche Grundlage
5.3. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen: Patienten
5.4. Verarbeitung durch Auftragsverarbeiter Ordination Dr. Christoph Scherer, ASW (Arztsoftware Hippokrates 3k EDV-Organisation Dr. Dangl)
5.5. Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen Zugang nur mit Benutzername und PW
gemäß der gesetzli- chen Aufbewahrungs- pflicht (mindestens 10 Jahre)
3 Bankverbindungsdaten 16
4 Abrechnungsdaten 16
5 Leistungsdaten 16
6 Sozialversicherungsdaten 16
6. Datenanwendung: Verwaltung von Rezepten
6.1. Zweck der Verarbeitung: Ausgabe, Verwaltung und Organisation von Rezepten und Verordnungen von Heilbehelfen.
Beinhaltet auch: Einholung von Chefarztbewilligungen
6.2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: gesetzliche Grundlage
6.3. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen: Patienten
6.4. Verarbeitung durch Auftragsverarbeiter: Ordination Dr. Christoph Scherer, ASW (Arztsoftware Hippokrates 3k EDV-Organisation Dr. Dangl)
1 Stammdaten inkl. Kontaktinformationen (etwa Ad- resse, Tel., Mail, Fax) 13, 16, 17 gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (mindestens 30 Jahre)
2 Rezeptdaten 13, 16, 17
3 Verordnungsdaten 13, 16, 17
7. Datenanwendung: Hausapotheke- keine
7.1. Zweck der Verarbeitung: Betrieb, Verwaltung, Abrechnung und Organisation einer Hausapotheke einschließlich automationsun- terstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z.B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten.
7.2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: gesetzliche Grundlage
7.3. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen: Patienten
7.4. Verarbeitung durch Auftragsverarbeiter: keiner
7.5. Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen: keine notwendig
1 Stammdaten inkl. Kontaktinformationen (etwa Adresse, Tel, Mail, Fax) 9, 13, 16 gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht (mindestens 30 Jahre)
2 Rezeptdaten 9, 13, 16
8. Datenanwendung: ELGA
8.1. Zweck der Verarbeitung: Speicherung von Gesundheitsdaten im Rahmen von ELGA als ELGA-Gesundheitsdiensteanbieter (im Sinne des § 2 Z 10 Gesundheitstelematikgesetz 2012) einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdo- kumente (wie z.B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten.
8.2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: gesetzliche Grundlage
8.3. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen: Patienten
8.4. Verarbeitung: Ordination Dr. Christoph Scherer, ASW (Arztsoftware Hippokrates 3k EDV-Organisation Dr. Dangl)
1 Stammdaten inkl. Kontaktinformationen (etwa Adresse, Tel., Mail, Fax)
Elektronische Gesundheitsakte („ELGA“) gemäß § 2 Z 6 GTelG 30 Jahre
2 Laborbefunde
3 Befunde der bildgebenden Diagnostik
4 Medikationsdaten
5 weitere Befunde
9. Datenanwendung: Information an eigene Patienten
9.1. Zweck der Verarbeitung: Übersendung von Informationen und Erinnerungen an eigene Patienten, um Vorsorge und Kontrolluntersuchungen wahrzunehmen, Impftermine einzuhalten, Befundbesprechungen etc. einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z.B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten.
9.2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: gesetzliche Grundlage, Erfüllung eines Vertragsverhältnisses
9.3. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen: Patienten (besondere Kategorien personenbezogener Daten)
9.4. Verarbeitung durch Auftragsverarbeiter: Ordination Dr. Christoph Scherer, ASW (Arztsoftware Hippokrates 3k EDV-Organisation Dr. Dangl)
9.5. Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen Zugang nur mit Benutzername und PW
1 Stammdaten inkl. Kontaktinformationen (etwa Adresse, Tel., Mail, Fax) 2 Jahre
2 Patienteninformationen (etwa Befunde, Diagnosen)
3 Impfdaten
4 Informationen über Vorsorge und Kontrolluntersuchungen
III. Technische und organisatorische Maßnahmen
Gemäß Art 32 DSGVO sind unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs und der Umstände und der Zwecke der Verarbei- tung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.
Diese Maßnahmen schließen unter anderem Folgendes ein:
• die Fähigkeit, die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Sys- teme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherzustellen;
• ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirk- samkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung.
Jeder Verantwortliche ist somit verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Datensicherheitsmaßnahmen zu ergreifen.
Technische und organisatorische Maßnahmen sind verpflichtend von jedem Verantwortlichen umzusetzen, um den unberechtigten Zugriff durch Dritte auf personenbezogene Daten zu verhindern.
Die vorliegenden technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) sind ein Beispiel für einen Mindestschutz, um die Wiederherstellbarkeit von personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um ein Beispiel handelt und im Einzelfall weitere Maßnahmen notwendig sein können.
Die technische Umsetzung kann dabei durch beauftragte Unternehmen (etwa einen IT- Dienstleister) erfolgen.
In Entsprechung des Art 32 DSGVO trifft der Verantwortliche folgende technische und organisatorische Maßnahmen:
1. Hinsichtlich Benutzer
1.1. Technische Maßnahmen
1.1.1. Bildschirmsperre:
Der Verantwortliche stellt sicher, dass sämtliche Nutzer verpflichtet sind, beim Ver- lassen des Arbeitsplatzes den Computer so zu sperren, dass er durch Dritte nicht genutzt werden kann (Stichwort: Bildschirmsperre). Es sind sämtliche Geräte so einzustellen, dass eine Bildschirmsperre nach spätestens 10 Minuten Nichtbenut- zung des Computers diesen automatisch sperrt, sodass dieser erst wieder nach Eingabe eines Kennworts verwendet werden kann.
1.1.2. Umgang mit Speichermedien:
Der Verantwortliche stellt sicher, dass sämtliche Computer so gesperrt sind, dass Speichermedien nur nach Eingabe eines Passworts verwendet werden können.
1.1.3. Sichere Nutzung des Internets:
Der Verantwortliche stellt sicher, dass Benutzer eine Schulung zum sicheren Um- gang mit dem Internet erhalten. Die Schulung der Mitarbeiter erfolgt einmal im Jahr.
1.1.4. Technische Maßnahmen zum Sichern von Arbeitsplatzrechnern:
Der Verantwortliche stellt sicher, dass sämtliche Arbeitsplatzrechner so gesichert sind, dass Rechnermikrofone und Kameras gegen unberechtigten Zugriff gesperrt sind. Sämtliche Arbeitsplatzrechner erhalten regelmäßig Sicherheitsupdates und werden regelmäßig auf Viren untersucht. Die Grundkonfiguration der Rechner sieht vor, dass die Rechner vor unberechtigtem Zugang geschützt sind (die Nutzung des Rechners ist nur nach Eingabe eines Passworts möglich).
Folgende technische Maßnahmen werden je Arbeitsplatzrechner ergriffen:
Installation von Kaspersky
1.1.5. Datensicherung der Clients:
Der Verantwortliche stellt sicher, dass sämtliche lokal auf den Arbeitsplatzrechnern gespeicherten Daten regelmäßig gesichert werden.
Die Rechner werden wie folgt gesichert:
Auf Lokalrechnern keine Daten gespeichert, daher keine Datensicherung
1.2. Organisatorische Maßnahmen
1.2.1. Mitarbeiterschulung:
Der Verantwortliche stellt sicher, dass sämtliche Mitarbeiter regelmäßig geschult werden. Im Rahmen der Schulung werden die Mitarbeiter aufgeklärt, auf welche Art und Weise personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen und welche Daten- sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen sind. Der Verantwortliche stellt sicher, dass ein entsprechender Nachweis der Schulung im Personalakt des jeweiligen Mitarbeiters abgelegt wird.
Im Rahmen der Schulung werden die Mitarbeiter auch über die sichere Nutzung von Browsern, die sichere Nutzung von sozialen Netzwerken sowie über die Zulässigkeit der Nutzung von Kommunikationsmedien informiert. -VERBOT DIESE ZU VERWENDEN:
Der Verantwortliche hat seine Mitarbeiter darüber aufgeklärt, dass die Nutzung von Onlinespeichern („Cloud-Dienste“) – ohne ausdrückliche Genehmigung des Verant- wortlichen – nicht zulässig ist.
Die Mitarbeiter werden dahingehend geschult, dass diese umgehend bekannt geben müssen, sollte ein genutztes Endgerät – egal aus welchem Grund – nicht mehr nutzbar sein (Defekt, Verlust, Diebstahl).
Sofern eine private Nutzung der IT-Infrastruktur gestattet wird, stellt der Verantwort- liche sicher, dass mit den Mitarbeitern eine Vereinbarung hinsichtlich der privaten Nutzung der IT-Infrastruktur mit folgendem Inhalt geschlossen wird:
„Dem Dienstnehmer ist das Benutzen der IT-Anlage für private Zwecke bis auf Wi- derruf nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen gestattet:
1. Der Dienstnehmer darf die IT-Systeme nur in einem solchen Maße in Anspruch nehmen, dass dadurch die betriebliche Nutzung der IT-Systeme nicht beeinträch- tigt wird; dies betrifft insbesondere die Menge der abgelegten Daten.
2. Der Dienstnehmer ist verpflichtet, die für private Zwecke eingerichteten Ordner ständig von nicht mehr benötigten Daten zu räumen, um Speicherplatz zu spa- ren. Dateien, die besonders viel Speicherkapazität in Anspruch nehmen (Grafi- ken, Video- und Tondateien), wird er nicht speichern.
3. Der Dienstnehmer ist verpflichtet, spätestens am letzten Tag des Dienstverhält- nisses sämtliche seiner privaten Dateien von den Speichern der Dienstgeberin zu entfernen. Sollte er für die von ihm angelegten Dateien ein Kennwort oder eine sonstige Zugangssperre verwendet und nicht alle Dateien entfernt haben, so setzt er die Dienstgeberin durch Bekanntgabe dieses Kennworts in die Lage, die Dateien selbst zu entfernen.
4. Nach Beendigung des Dienstverhältnisses muss die Dienstgeberin dem Dienst- nehmer nicht mehr Gelegenheit geben, seine Dateien selbst zu entfernen; sie muss ihm auch keinen Zugang mehr zu seinen privaten Dateien ermöglichen.
5. Der Dienstnehmer nimmt zur Kenntnis, dass es möglich ist, dass seine privaten E-Mails von anderen Mitarbeitern gelesen werden, wenn er diese über das all- gemeine E-Mail-System des Dienstgebers versendet und empfängt. Der Dienst- nehmer darf die E-Mail-Funktion nur in einem solchen Maß in Anspruch nehmen, dass dadurch die betriebliche Nutzung der IT-Anlage sowie der Leitungen der Dienstgeberin nicht beeinträchtigt wird; dies betrifft insbesondere die Menge des Datentransfers.
6. Der Dienstnehmer wird genau darauf achten, keine verdächtigen Mails oder Atta- chments, insbesondere von ihm unbekannten Absendern, zu öffnen.“
1.2.2. Nutzung von Kommunikationsmitteln:
Der Verantwortliche klassifiziert Dokumente wie folgt:
2. Nicht vertraulich
3. Öffentlich bekannt
Der Verantwortliche nutzt folgende Kommunikationsmedien:
1. Persönliche Übergabe
2. Versand per verschlüsselter elektronischer Kommunikation
3. Versand per eingeschriebenem Brief
4. Versand per Post
5. Versand per Fax
6. Versand per E-Mail
7. Telefonische Mitteilung
8. Versand per SMS
9. Versand per Messenger Dienst (etwa: Whatsapp)
Zur Einhaltung eines angemessenen Sicherheitsniveaus verpflichtet sich der Ver- antwortliche, Informationen ausschließlich wie folgt zu übermitteln bzw. zu übersen- den:
Klassifizierung Kommunikationsmedium
Vertraulich Persönliche Übergabe
Versand per verschlüsselter elektronischer Kommunikation
Nicht vertraulich Jedes Medium
Öffentlich bekannt Jedes Medium
Der Verantwortliche klassifiziert Informationen wie folgt:
Information Klassifizierung
Informationen, die die Sozialversi- cherungsnummer enthalten Vertraulich
Gesundheitsdaten Vertraulich
Adressinformationen Vertraulich
Kontaktinformationen Vertraulich
Informationen über Patienten Vertraulich
Befunde Vertraulich
Die Weitergabe von Zugangsdaten und Passwörtern im Zusammenhang mittels verschlüsselter elektronischer Kommunikation erfolgt ausschließlich per Post, persönlich oder per SMS (nach vorheriger schriftlicher Einwilligungserklärung des Emp- fängers).
Zulässige Kommunikationsmedien
Der Arzt als datenschutzrechtlicher Verantwortlicher wird vertrauliche Informationen (etwa Gesundheitsdaten und Befunde) an Patienten mittels unverschlüsselter E-Mail nur senden, wenn der jeweilige Patient vorab in die unverschlüsselte Zusendung eingewilligt hat. Sollte keine schriftliche Einwilligung des Patienten vorliegen, hat der Arzt als datenschutzrechtlicher Verantwortliche die mündliche Einwilligung des Pati- enten in der Patientenakte zu dokumentieren.
Der Verantwortliche verpflichtet sich, vertrauliche Informationen (etwa Gesundheitsdaten) an zulässige Übermittlungsempfänger (etwa: Apotheken, Ärzte, Krankenhäu- ser, Pflegeheime, Krankenversicherungen) ausschließlich mittels verschlüsselter elektronischer Kommunikation oder mittels Fax zu senden.
1.2.3. Verpflichtung der Benutzer zum Abmelden nach Aufgabenerfüllung:
Der Verantwortliche stellt sicher, dass sämtliche Nutzer sich verpflichten, sich nach dem Erfüllen einer Aufgabe vom jeweiligen Arbeitsplatzrechner abzumelden.
1.2.4. Geeigneter Umgang mit Laufwerken für Wechselmedien und externe Datenträger (Handhabung, Entsorgung, Transport):
Den Mitarbeitern ist es ohne explizite Erlaubnis nicht gestattet, personenbezogene Daten, die der Verantwortliche verarbeitet, auf Datenträger zu speichern. Eine solche Speicherung wird der jeweilige Verantwortliche explizit anordnen und – für den Einzelfall – geeignete Sicherheitsmaßnahmen anordnen.
1.2.5. Clean Desk Policy:
Der Verantwortliche stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter sich verpflichtet, Dokumente und Unterlagen vor Verlassen des Arbeitsplatzes entsprechend zu verstauen und einzuschließen, sodass ein unbefugter Dritter keinerlei Kenntnis über deren Inhalt erhalten kann. Das „Aufräumen und Abschließen“ beinhaltet sämtliche Unterlagen, Datenträger und sonstige Informationsmedien.
1.2.6. Regelungen zu Home-Office, mobiler Arbeitsplatz:
Der Verantwortliche stellt sicher, dass Mitarbeiter, welche einen mobilen Arbeits- platz oder das Homeoffice nutzen, sich verpflichten, ausschließlich die vom Verant- wortlichen bereit gestellten Systeme zu nutzen und sämtliche Zugangsdaten geheim zu halten. Das schriftliche Festhalten der Zugangsdaten ist nicht zulässig.
Der Verantwortliche stellt sicher, dass die Mitarbeiter dem Verantwortlichen umge- hend mitteilen, sollten die Zugangsdaten des Mitarbeiters nicht mehr geheim sein.
1.2.7. Regelungen zu Bring your own device:
Sollte der Verantwortliche den Mitarbeitern gestatten, eigene Endgeräte (Smartphones, Tablets, Laptops) zu nutzen, wird der Verantwortliche eine entsprechende Richtlinie erlassen und den Mitarbeitern zur Kenntnis bringen.
1.2.8. Regeln zum Verlassen der Räumlichkeiten:
Der Verantwortliche stellt sicher, dass die Mitarbeiter dahingehend geschult werden, dass sämtliche Fenster und Türen bei Verlassen der Räumlichkeiten geschlossen bzw. abgeschlossen werden, sodass ein unbefugter Dritter keinen Zugang zu den Räumlichkeiten des Verantwortlichen bzw. zu personenbezogenen Daten hat.
1.2.9. Sicherung von physischen Dokumenten:
Der Verantwortliche stellt sicher, dass sämtliche Mitarbeiter dahingehend geschult werden, dass Dokumente der Kategorie „vertraulich“ in einem verschlossenen Ak- tenordner oder Aktenschrank verwahrt und unmittelbar nach dem Gebrauch wieder eingeschlossen werden müssen.
Der Verantwortliche hat mit den Mitarbeitern geeignete Maßnahmen zur Sicherung des Schlüssels getroffen.
1.2.10. Geheimhaltungsvereinbarung:
Der Verantwortliche stellt sicher, dass mit sämtlichen Mitarbeitern eine Geheimhal- tungsvereinbarung mit folgendem Inhalt geschlossen worden ist:
„Der Dienstnehmer ist verpflichtet, personenbezogene Daten aus Datenverarbeitun- gen, die ihm ausschließlich auf Grund seiner berufsmäßigen Beschäftigung anvertraut wurden oder zugänglich geworden sind, unbeschadet sonstiger gesetzlicher Verschwiegenheitspflichten, geheim zu halten, soweit kein rechtlich zulässiger Grund für eine Übermittlung der anvertrauten oder zugänglich gewordenen personenbezogenen Daten besteht (kurz: das Datengeheimnis).
Dienstnehmer dürfen personenbezogene Daten nur auf Grund einer ausdrücklichen Anordnung des Dienstgebers übermitteln.
Das Datengeheimnis besteht auch über das Ende des Dienstverhältnisses hinaus unbefristet fort.“
2. Hinsichtlich IT-Infrastruktur:
2.1. Technische Maßnahmen
2.1.1. Arbeitsplatzrechner:
Der Verantwortliche stellt sicher, dass Computer vor unbefugtem Zugriff und unbefugter Nutzung geschützt sind. Darüber hinaus sind sämtliche Arbeitsplatzrechner so konfiguriert, dass sich Updates und Softwarekorrekturen, die Sicherheitslücken schließen, automatisch installieren. Bei Arbeitsplatzrechnern, auf denen besondere Kategorien von Daten gespeichert sind, sind die genutzten Speichermedien verschlüsselt.
2.1.2. Mobiltelefone:
Sofern auf mobilen Endgeräten (Mobiltelefone, Tablets oder Ähnliches) personen- bezogene Daten gespeichert werden, wird der Verantwortliche Maßnahmen dahin- gehend ergreifen, dass der Zugriff auf die mobilen Endgeräte erst nach Eingabe ei- nes Kennworts möglich ist. Mobile Endgeräte sind darüber hinaus so konfiguriert, dass sich der Bildschirm des mobilen Endgeräts nach spätestens 30 Sekunden sperrt, sodass das Endgerät erst nach Eingabe eines Kennworts wiederverwendet werden kann.
Darüber hinaus stellt der Verantwortliche sicher, dass der Speicher der mobilen Endgeräte verschlüsselt ist. Daten von und zu mobilen Endgeräten werden ausschließlich verschlüsselt übertragen.
Der Verantwortliche stellt sicher, dass die Daten auf Mobiltelefonen aus der Ferne („Remote“) gelöscht werden können, wenn diese verloren gegangen sind.
2.1.3. Unterbrechungsfreie Stromversorgung:
Server und andere Komponenten sind mit einer unterbrechungsfreien Stromversorgung gesichert.
2.1.4. Sicherung von öffentlich zugänglichen Bereichen:
Sofern der Verantwortliche öffentlich zugängliche Netzwerke („WLAN“) betreibt, wird er diese so sichern, dass ein Zugriff auf nicht öffentlich zugängliche Systeme des Verantwortlichen nicht möglich ist.
Der Verantwortliche stellt ferner sicher, dass öffentlich zugängliche Netzwerkan- schlüsse (etwa Netzwerkdosen) nicht genutzt werden können.
2.1.5. Softwaresicherheitsmaßnahmen:
Der Verantwortliche stellt sicher, dass sämtliche Endgeräte regelmäßig mit Updates versorgt werden und Softwarepakete, welche Sicherheitslücken schließen, automa- tisch und regelmäßig in die entsprechenden Systeme eingespielt werden. Er stellt darüber hinaus sicher, dass regelmäßig geprüft wird, ob das Einspielen ordnungs- gemäß funktioniert hat.
Der Verantwortliche stellt sicher, dass der Zugriff auf Systeme nur nach Eingabe eines Passworts möglich ist, wobei Passwörter folgende Kriterien erfüllen müssen (Passwortrichtlinie):
Mindestens 8 Zeichen, mindestens 1 Zahl, mindestens 1 Sonderzeichen
Der Verantwortliche stellt sicher, dass Backups der Datenbestände in folgenden Abständen erstellt werden:
Tägliche Sicherung aufbewahrt für 7 Tage
Wöchentliche Sicherung aufbewahrt für 1 Monat
½ jährliche Sicherung aufbewahrt für 1 Jahr
Jährliche Sicherung aufbewahrt für 3 Jahre
Der Verantwortliche stellt sicher, dass Benutzer gelöscht oder gesperrt werden, so- bald diese keinen Zugriff mehr auf das System benötigen (etwa: Löschen von Be- nutzer-Konten von ehemaligen Mitarbeitern).
Der Verantwortliche stellt sicher, dass sämtliche Systeme durch eine Firewall ge- schützt werden, um einen unberechtigten externen Zugriff zu verhindern. Der Ver- antwortliche stellt sicher, dass ein aktueller Viren- und Spamfilter installiert ist und gewartet wird.
2.1.6. Sicherung von Telekommunikationseinrichtungen:
Der Verantwortliche stellt sicher, dass sämtliche Telekommunikationseinrichtungen (etwa Telefonanlage, Fax, VPN, W-LAN, E-Mailserver, Firewalls) vor unberechtig- tem Zugriff geschützt sind.
2.2. Organisatorische Maßnahmen
2.2.1. Maßnahmen bei Außerbetriebnahme eines Clients / Beendigung des Dienstverhältnisses:
Der Verantwortliche stellt sicher, dass sämtliche Rechner, welche nicht mehr ge- nutzt werden sollen, ordnungsgemäß entsorgt werden und personenbezogene Daten auf den Rechnern vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden.
2.2.2. Dokumentation der technischen Infrastruktur: PLAN
Der Verantwortliche stellt sicher, dass die gesamte technische Infrastruktur ausreichend dokumentiert ist. Dies beinhaltet auch die Dokumentation und Kennzeichnung der Verkabelung sowie relevanter baulicher Maßnahmen.
3. Bauseitig:
3.1. Organisatorische Maßnahmen:
3.1.1. Regelungen über das Aufrufen von Patienten und die Vertraulichkeit der persönlichen Kommunikation:
Der Verantwortliche stellt sicher, dass Patienten diskret aufgerufen werden. Dazu werden der Verantwortliche oder dessen Mitarbeiter lediglich den Nachnamen des Patienten aufrufen. Der Verantwortliche und dessen Mitarbeiter werden so mit dem Patienten kommunizieren, dass ein Dritter keine Kenntnis über den Inhalt der Kom- munikation erhält.
3.1.2. Regelungen über den Zutritt zu Räumlichkeiten:
Der Verantwortliche stellt sicher, dass der Zutritt zu den Räumlichkeiten nur berech- tigten Personen möglich ist. Mitarbeiter, welche Schlüssel oder Zutrittsberechtigun- gen zu den Räumlichkeiten erhalten haben, sind entsprechend geschult, dass diese den Verantwortlichen umgehend informieren müssen, sollte der Schlüssel abhan- denkommen (Verlust, Diebstahl oder ähnliches).
3.1.3. Maßnahmen zum Schutz der Infrastruktur:
Der Verantwortliche stellt sicher, dass die Infrastruktur vor unberechtigtem Zutritt geschützt ist. Ferner hat der Verantwortliche Maßnahmen ergriffen, die Infrastruktur vor Zerstörung (etwa durch Feuer) zu schützen.
3.1.4. Serverraum:
Der Verantwortliche stellt sicher, dass Server vor unberechtigtem Zugriff geschützt (etwa versperrt) sind und eine Verfügbarkeit des Servers in ausreichendem Ausmaß sichergestellt ist.
3.1.5. Archiv:
Der Verantwortliche hat Maßnahmen dahingehend ergriffen, dass der Zutritt zum Archiv nur berechtigten Personen möglich ist.
4. Administrativ:
4.1. Definition von Prozessen:
Der Verantwortliche hat in Punkt V dieses Dokuments Prozesse zur Auskunft, Lö- schung und Richtigstellung von Daten definiert.
4.2. Behandlung von Sicherheitsvorfällen:
Der Verantwortliche hat Prozesse definiert, was im Fall eines Sicherheitsvorfalles passieren soll.
4.3. Überprüfung der Einhaltung:
Der Verantwortliche wird regelmäßig die hier beschriebenen technischen und orga- nisatorischen Maßnahmen evaluieren und prüfen.
1. Liste der Auftragsverarbeiter
EDV-Organisation Dr. Peter Dangl 1160 Wien
HCS-Datenkommunikation Neulengbach
Steuerberatung B u. B., Bollenberger 1090 Wien
2. Muster der abgeschlossenen Vereinbarungen
Abgeschlossen zwischen Dr. Christoph Scherer als Verantwortlicher und
EDV-Organisation Dr. Dangl
als Auftragsverarbeiter, gemeinsam kurz: die Parteien
1. Allgemeine Pflichten des Auftragsverarbeiters
1.1 Der Verantwortliche hat den Auftragsverarbeiter mit der Erbringung folgender Dienstleistungen beauftragt (im Folgenden kurz: die Datenanwendung):
Wartung der Arztsoftware Hippokrates 3k
1.2 Die Verarbeitung erfolgt für folgende Dauer: unbefristet / befristet bis: Pensionierung des Ordinationsinhabers
1.3 Im Rahmen der Datenanwendung verarbeitet der Auftragsverarbeiter folgende Daten- kategorien:
sämtliche Daten aus Patientendokumentation
Steuerberatung: Daten der Buchhaltung
1.4 Die Daten folgender Kategorien von betroffenen Personen werden im Rahmen der Datenanwendung verarbeitet:
Patienten: Ordinationbesitzer + Arztsoftware Hippokrates 3k
Lieferanten: Ordinationbesitzer
Mitarbeiter: Ordinationbesitzer + Steuerberatung
1 Nicht zwingend notwendig, jedoch aus Gründen der Übersichtlichkeit sinnvoll.
2. Verarbeitungsgegenstand
Solange der Auftragsverarbeiter die Datenanwendung betreibt und personenbezogene Daten für den Verantwortlichen verarbeitet, gelten in Entsprechung des Art 28 DSGVO folgende Bedingungen:
2.1. Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, sämtliche gesetzliche Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) zu beachten und Datenanwendungen (logisch und physisch) ausschließlich in- nerhalb der EU oder des EWR zu betreiben. Jede Form der Verlagerung der Datenan- wendung (dazu zählt auch die Verlegung des Sitzes des Auftragsverarbeiters) in ein Drittland (sohin außerhalb der EU oder des EWR) bedarf der ausdrücklichen, vorheri- gen schriftlichen Zustimmung durch den Verantwortlichen.
2.2. Der Auftragsverarbeiter wird die Datenanwendung, wie vom Verantwortlichen geson- dert in dokumentierter Weise angewiesen, verarbeiten, sofern er nicht durch das Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, hierzu verpflichtet ist; in einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet.
2.3. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich Personen, die Kenntnis von den im Auftrag verarbeiteten Daten haben oder erhalten können, vor Verarbeitung bzw. Kenntnis dieser Daten schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichten, sofern diese nicht oh- nedies einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
2.4. Der Auftragsverarbeiter wird unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Im- plementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzni- veau zu gewährleisten. Die Parteien werden diese Maßnahmen im Einvernehmen fest- legen und evaluieren. Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, diese vereinbarten Maßnahmen umzusetzen.
2.5. Die Beauftragung bzw. Inanspruchnahme von Subauftragsverarbeitern (im Folgenden kurz Subauftragnehmer) ist dem Auftragsverarbeiter prinzipiell gestattet, sofern er den Verantwortlichen vorab über jede beabsichtigte Beauftragung bzw. Inanspruchnahme von Subauftragnehmern schriftlich informiert und es dem Verantwortlichen freisteht, dieser Beauftragung bzw. Inanspruchnahme begründungslos zu widersprechen. Im Fall eines solchen Widerspruchs wird der Auftragsverarbeiter den Subauftragnehmer nicht beauftragen bzw. in Anspruch nehmen. Der Auftragsverarbeiter ist verpflichtet, sämtliche Subauftragnehmer im Sinne des Art 28 Abs 4 DSGVO schriftlich im Sinne dieses Vertrags zu verpflichten und sämtliche Pflichten, die den Auftragsverarbeiter treffen, an den Subauftragnehmer zu überbinden. Sollte der Subauftragnehmer seine Pflichten verletzen, haftet der Auftragsverarbeiter. Der Subauftragnehmer muss seine Niederlassung innerhalb der EU oder des EWR haben. Der Subauftragnehmer darf die Datenanwendung ausschließlich innerhalb der EU oder des EWR betreiben.
2.6. Der Auftragsverarbeiter wird den Verantwortlichen mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei unterstützen, dessen Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung der in Kapitel III genannten Rechte der betroffenen Person (Auskunft, Berichtigung und Löschung, Information, Datenübertragbarkeit, Widerspruch, sowie automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall) fristgerecht nach- zukommen. Sollte sich ein Betroffener an den Auftragsverarbeiter oder einen Subauf- tragnehmer anstelle des Verantwortlichen wenden, verpflichten sich diese, den Antrag dem Verantwortlichen so zukommen zu lassen, dass der Verantwortliche den Antrag fristgerecht bearbeiten kann.
2.7. Der Auftragsverarbeiter wird den Verantwortlichen bei der Einhaltung der in den Art 32 bis 36 DSGVO genannten Pflichten (Ergreifung technischer und organisatorischer Maßnahmen, Security Breach Notification, Erstellung einer Datenschutzfolgenabschätzung) unterstützen.
2.8. Der Auftragsverarbeiter wird nach Abschluss der Datenanwendung alle personenbezogenen Daten nach Wahl des Verantwortlichen entweder löschen oder zurückgeben, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht.
2.9. Der Auftragsverarbeiter ist verpflichtet, dem Verantwortlichen alle erforderlichen Infor- mationen zum Nachweis der Einhaltung der dem Auftragsverarbeiter in diesem Vertrag auferlegten Pflichten zur Verfügung zu stellen.
2.10. Sollte der Auftragsverarbeiter der Auffassung sein, dass eine vom Verantwortlichen erteilte Weisung gegen die DSGVO oder gegen andere Datenschutzbestimmungen der EU oder deren Mitgliedstaaten verstößt, so hat er dies dem Verantwortlichen unverzüg- lich und begründet mitzuteilen.
2.11. Der Verantwortliche ist berechtigt, die Einhaltung sämtlicher maßgeblichen datenschutzrechtlichen Vorschriften sowie die Einhaltung der vertraglichen Bestimmungen selbst oder durch Dritte beim Auftragsverarbeiter sowie allfälligen Subauftragnehmern zu kontrollieren.
2.12. Dieser Vertrag erlangt durch die Unterfertigung oder eine schriftliche Bestätigung der Parteien Geltung.
V. Prozessdefinitionen
Gemäß Art 15 hat die betroffene Person das Recht, von den Verantwortlichen eine Be- stätigung darüber zu verlangen, ob personenbezogene Daten über sie vom Verantwortli- chen verarbeitet werden. Sollte dies der Fall sein, hat die betroffene Person ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und darüber hinaus auf folgende In- formationen:
e) das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden per- sonenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
g) wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben wer- den, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten;
h) das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung (Hinweis: bei Ärzten nicht einschlägig) einschließlich Profiling und in diesen Fällen aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.
Sollten personenbezogene Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden, so hat die betroffene Person darüber hinaus das Recht, über die geeigneten Garantien gemäß Art 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden. Sollte die betroffene Person dies wünschen, stellt der Verantwortliche eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, dem Betroffenen zur Verfügung.
Für jede weitere Kopie, die die betroffene Person beantragt, kann der Verantwortliche ein angemessenes Entgelt auf Grundlage der Verwaltungskosten verlangen. Dieses Recht hat der Betroffene allerdings nur aufgrund unbegründeter oder exzessiver Aus- übung des Rechts auf Auskunft.
Die betroffene Person hat das Recht den Antrag elektronisch zu stellen. In diesem Fall sind die Informationen in einem gängigen elektronischen Format (gesichert) zur Verfügung zu stellen, sofern die betroffene Person nichts Anderes angibt.
In Entsprechung dieser Verpflichtungen wird der Verantwortliche das Auskunfts- recht der betroffenen Person wie folgt handhaben:
Sobald der Betroffene einen Antrag auf Auskunft an den Verantwortlichen stellt, wird der Ansprechpartner des Verantwortlichen alle vertretbaren Mittel nutzen, um die Identität der betroffenen Person zu überprüfen. Der Antrag der betroffenen Person bedarf keiner besonderen Form und darf auch elektronisch erfolgen.
Der Antrag muss dem Verantwortlichen aber ermöglichen, die Informationen herauszu- finden, die er beauskunften soll. Für die Beauskunftung ist beim Verantwortlichen der Ansprechpartner zuständig.
Sollte der Betroffene eine mündliche Auskunft verlangen, so wird der Zuständige die Identität des Betroffenen in geeigneter Weise feststellen und die Auskunft ebenso münd- lich erteilen. Der Zuständige wird sämtliche Datenbestände nach Informationen, die die betroffene Person betreffen, durchsuchen und diese Informationen zusammenstellen.
Der Ansprechpartner wird sämtliche Datenbestände, in denen personenbezogene Daten über den Betroffenen zu finden sind, zusammenstellen und – sofern diese inhaltlich un- übersichtlich sind – kurz erläutern.
Die Auskunft wird folgende Informationen umfassen:
– Verarbeitete Daten: Der Verantwortliche wird die betroffene Person darüber infor- mieren, welche Informationen er über die Person verarbeitet.
– Informationen: Darüber hinaus wird der Verantwortliche der betroffenen Person fol- gende Informationen über die Datenverarbeitung zur Verfügung stellen:
• Datenkategorien
• Empfänger und Kategorien von Empfängern
• Herkunft der Daten
• Sollte eine automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling erfolgt sein, die Methoden und Kriterien sowie die Tragweite und Auswirkungen der Datenverar- beitung
– Betroffene Rechte: Der Verantwortliche wird die betroffene Person über Folgendes informieren:
„Die betroffene Person hat das Recht auf Auskunft über die gespeicherten Daten ge- mäß Art 15 DSGVO, auf Berichtigung unzutreffender Daten gemäß Art 16 DSGVO, auf Löschung von Daten gemäß Art 17 DSGVO, auf Einschränkung der Verarbeitung von Daten gemäß Art 18 DSGVO, auf Widerspruch gegen die unzumutbare Datenverarbeitung gemäß Art 21 DSGVO sowie auf Datenübertragbarkeit gemäß Art 20 DSGVO.
Der Betroffene hat das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren – zu- ständig ist in Österreich die Datenschutzbehörde.“
Der Verantwortliche wird – sofern der Betroffene dies wünscht – die personenbezogenen Daten, die die betroffene Person betreffen, dieser so zur Verfügung stellen, dass diese in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format vorliegen.
Der Betroffene soll so die Möglichkeit haben, die Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung zu übermitteln.
Der Verantwortliche wird die Auskunft unverzüglich erteilen, jedenfalls binnen eines Mo- nats ab Eingang beim Verantwortlichen. Sollte es sich um eine umfangreiche und kom- plexe Auskunft handeln, kann der Verantwortliche im Einzelfall die Frist zur Beauskunf- tung einmalig um weitere zwei Monate verlängern, der Verantwortliche wird dies unter Nennung der Gründe dem Betroffenen binnen eines Monats mitteilen.
Negativauskunft:
Sollte der Verantwortliche die Beauskunftung nicht erteilen, wird er dies ebenso binnen eines Monats unter Angabe von Gründen dem Betroffenen mitteilen.
Sollte der Verantwortliche keine Daten über die betroffene Person verarbeiten, wird der Verantwortliche eine Negativauskunft (eine Bestätigung, dass er keine Daten über den Betroffenen verarbeitet) dem Betroffenen übermitteln.
Sollte der Betroffene den Verantwortlichen darüber informieren, dass dieser unrichtige oder (für den Zweck der Datenverarbeitung) unvollständige Daten verarbeitet, hat der Betroffene das Recht, sich an den Ansprechpartner beim Verantwortlichen zu melden. Dieser wird die von der betroffenen Person bekanntgegeben Daten unverzüglich inhalt- lich prüfen und gegebenenfalls vervollständigen bzw. richtigstellen.
Sollte die Korrektheit der Daten strittig sein, wird der Verantwortliche die Verarbeitung einschränken (siehe dazu unten).
Weiters wird der Verantwortliche etwaige Empfänger der (unrichtigen) Daten über die berichtigten Daten informieren.
3. Das Recht auf Löschung
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass be- treffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden. Der Verantwortliche ist verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der fol- genden Gründe zutrifft:
– Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig; DIE DATEN MÜSSEN 30 JAHRE GESPEICHERT BLEIBEN !
– Die betroffene Person widerruft ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung stützt und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung;
– Die betroffene Person legt Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor;
– Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich;
– Bei den personenbezogenen Daten handelt es sich um die Daten eines Kindes in Bezug auf angebotene Internetdienste.
Der Verantwortliche wird jedes Löschungsbegehren umgehend prüfen und mit zumutbarem Aufwand die Voraussetzungen des Anspruchs prüfen.
Der Verantwortliche wird die betroffene Person jedenfalls innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags über die ergriffenen Maßnahmen bzw. über die Gründe der Ableh- nung informieren. Gegebenenfalls wird der Verantwortliche den Betroffenen – sofern es sich um ein komplexes Begehren handelt – über die Verlängerung der Prüfung des Lö- schungsbegehrens um zwei Monate ebenso binnen eines Monats informieren.
Sollte die betroffene Person einen Widerspruch erhoben haben, und hat die betroffene Person vom Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung verlangt, wird der Verantwortliche die Verarbeitung einschränken (siehe dazu unten).
6. Meldung an die Behörde
Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten meldet der Verantwortliche unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde, diese der österreichischen Datenschutzbehörde, es sei denn, dass die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten voraussichtlich nicht zu einem Risi- ko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen führt. Erfolgt die Meldung an die Aufsichtsbehörde nicht binnen 72 Stunden, so ist ihr eine Begründung für die Verzöge- rung beizufügen.
Die Meldung an die Behörde enthält zumindest folgende Informationen:
c) eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes perso- nenbezogener Daten;
Meldung an den Betroffenen
VI. Muster für eine Einwilligungserklärung
1. Einwilligungserklärung E-Mailübermittlung für Patienten
„Ich stimme zu, dass bis auf Widerruf mein/e behandelnde/r Ärztin/Arzt sämtliche Informationen aus meiner Patientendokumentation (somit Informationen über meinen Zustand bei Übernahme der Beratung oder Behandlung, die Vorgeschich- te einer Erkrankung, die Diagnose, den Krankheitsverlauf sowie über Art und Um- fang der beratenden, diagnostischen oder therapeutischen Leistungen einschließ- lich der Anwendung von Arzneispezialitäten) an die folgende E-Mailadresse mit- teils unverschlüsselter E-Mail senden darf:
Ich nehme zur Kenntnis, dass durch die Übermittlung der Daten (unberechtigte) Dritte Kenntnis über die Informationen erhalten können und diese Daten verän- dert werden können. Mir ist bewusst, dass dies zur Offenlegung meines Gesundheitszustandes führen kann.
Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung meiner Daten bleibt bis zum Einlangen des Widerrufs davon unberührt.
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