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Timestamp: 2018-10-17 13:15:24+00:00
Document Index: 120635612

Matched Legal Cases: ['art. 4', 'art. 8', 'art. 13', 'art. 8', 'art. 13', 'art. 3', 'art. 2359', 'art. 2359', 'art. 4', 'art. 154', 'art. 9', 'art. 15', 'art.13', 'art. 6', 'art. 6', 'e contrario', 'art. 6', 'art. 12', 'art. 5', 'art. 13', 'art. 13', 'art. 114', 'art. 13', 'art. 13', 'art. 13', 'art. 13', 'art. 11', 'art. 5', 'art. 5', 'art. 6', 'art 123']

PROCEDURA PER L EFFETTUAZIONE DI OPERAZIONI CON PARTI CORRELATE - PDF
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1 PROCEDURA PER L EFFETTUAZIONE DI OPERAZIONI CON PARTI CORRELATE ADOTTATA AI SENSI DELL ART. 4 DEL REGOLAMENTO CONSOB DEL 12 MARZO 2010 (e successive modifiche) Bologna,1 giugno 2014
2 Indice 1. Premessa Definizioni Individuazione delle Parti Correlate Registro delle Parti Correlate Registro delle Operazioni con Parti Correlate Comitato per le Operazioni con Parti Correlate Identificazione delle Operazioni con Parti Correlate e delle Operazioni Esenti Operazioni di Minore Rilevanza Individuazione delle Operazioni di Minore Rilevanza Istruttoria delle Operazioni di Minore Rilevanza Approvazione delle Operazioni di Minore Rilevanza Operazioni di Minore Rilevanza di competenza assembleare Informativa sulle Operazioni di Minore Rilevanza Operazioni di Maggiore Rilevanza Istruttoria delle Operazioni di Maggiore Rilevanza Approvazione delle Operazioni di Maggiore Rilevanza Operazioni di Maggiore Rilevanza di competenza assembleare Informativa sulle Operazioni di Maggiore Rilevanza Operazioni con Parti Correlate compiute per il tramite di Società Controllate Presidi equivalenti Delibere Quadro Operazioni Esenti Trasparenza delle Operazioni Aggiornamenti della Procedura Pag. 2 di 15
3 1. Premessa La Consob, attraverso l emanazione del Regolamento recante disposizioni in materia di operazioni con parti correlate (il Regolamento ), avvenuta con delibera n del 12 marzo 2010, successivamente modificato con delibera n del 23 giugno 2010, disciplina gli obblighi informativi e le regole decisionali inerenti alle operazioni con Parti Correlate effettuate dalle società quotate, direttamente o per il tramite di società controllate. Tale regolamentazione si inserisce nel più ampio quadro della disciplina dei gruppi e dei conflitti di interesse, introdotta con la riforma del diritto societario, al fine di: evitare interferenze dei principali azionisti (ovvero gli azionisti o i soggetti che esercitano il controllo o un influenza notevole sull emittente) e del management (ovvero i dirigenti con responsabilità strategiche) nella gestione dell impresa, a scapito delle minoranze; limitare il rischio che gli organi esecutivi, effettuando operazioni al di fuori dell attività ordinaria e/o delle condizioni di mercato o standard, possano danneggiare il patrimonio aziendale; consentire le operazioni con parti correlate che perseguano obiettivi di efficiente gestione delle risorse dell impresa. La presente procedura (la Procedura ), predisposta ai sensi dell art. 4 del Regolamento adottata dal Consiglio di Amministrazione di FONDARIA-SAI S.p.A. in data 30 novembre 2010, previo parere favorevole del Comitato degli Amministratori Indipendenti all uopo incaricato, e modificata, da ultimo, dal Consiglio di Amministrazione di UnipolSai Assicurazioni S.p.A. ( UnipolSai o la Società ) in data 15 maggio contiene misure attuative delle sopra richiamate disposizioni normative e regolamentari, allo scopo di definire le regole, le modalità e i principi volti ad assicurare la trasparenza e la correttezza sostanziale e procedurale delle Operazioni con Parti Correlate (come di seguito definite) poste in essere dalla Società, direttamente o per il tramite di Società Controllate. La Società è controllata e soggetta alla direzione e coordinamento da parte di Unipol Gruppo Finanziario S.p.A. ( Unipol o la Capogruppo ); pertanto, oltre ad essere tenuta al rispetto delle previsioni del Regolamento ad essa specificatamente applicabili in qualità di società quotata controllata, è destinataria delle regole di comportamento dettate dalla Capogruppo anche con riferimento per quanto di specifico interesse in questa sede all analoga procedura adottata da Unipol. Il Collegio Sindacale della Società, ai sensi del Regolamento, ha espresso il proprio parere in merito alla conformità della presente Procedura ai principi indicati nel Regolamento. Restano ferme, in quanto applicabili, le Linee Guida in materia di operatività infragruppo e la relativa operatività annuale approvate in adempimento di quanto disposto dal Regolamento ISVAP n. 25 del 27 maggio Definizioni Ai fini di quanto previsto nella presente Procedura, in aggiunta alle definizioni previste in Premessa e nelle disposizioni che seguono, le espressioni e/o le parole riportate con lettera iniziale maiuscola assumono il seguente significato: Pag. 3 di 15
4 - Amministratori Indipendenti : gli amministratori riconosciuti dalla Società quali indipendenti, ai sensi del Codice di Autodisciplina promosso da Borsa Italiana S.p.A.; - Amministratori non correlati : gli amministratori diversi dalla controparte di una determinata operazione e dalle sue parti correlate; - Condizioni equivalenti a quelle di mercato o standard : le condizioni analoghe a quelle usualmente praticate nei confronti di parti non correlate per operazioni di corrispondente natura, entità e rischio, ovvero basate su tariffe regolamentate o su prezzi imposti, ovvero praticate a soggetti con cui la società sia obbligata per legge a contrarre a un determinato corrispettivo; - Funzione Preposta : la struttura organizzativa del Gruppo Unipol cui spettano i compiti illustrati nella Procedura ed individuata nella Guida Operativa; - Funzione Aziendale : funzione, direzione od organo aziendale cui, in base alla ripartizione dei compiti e dei ruoli organizzativi interni, compete proporre e/o deliberare e/o eseguire l Operazione con Parti Correlate; - Gruppo Unipol : Unipol e le società incluse nel bilancio consolidato di Unipol con il metodo integrale; - Guida Operativa : il documento che illustra i processi, i termini e le modalità operative di dettaglio, nonché i controlli che le competenti strutture della Società devono eseguire al fine di garantire il rispetto della Procedura; - Interessi significativi : gli interessi, in capo ad una Parte Correlata di UnipolSai, generati da rapporti di natura partecipativa o patrimoniale con la Società Controllata o la Società Collegata di UnipolSai che sia controparte di una determinata Operazione, ove i suddetti rapporti siano tali da orientare le scelte gestorie della Società, della Società Controllata e della Collegata al soddisfacimento esclusivo o prioritario dell interesse di cui è portatrice la Parte Correlata. Non si considerano interessi significativi quelli derivanti dalla mera condivisione di uno o più Amministratori o di altri Dirigenti con responsabilità strategiche tra la Società e le Società Controllate o Collegate; - Operazione o Operazione con Parte Correlata : qualunque trasferimento di risorse, servizi o obbligazioni fra la Società ed una o più Parti Correlate, indipendentemente dal fatto che sia stato pattuito un corrispettivo; - Operazioni compiute per il tramite di Società Controllate : le Operazioni effettuate da Società Controllate, aventi come controparti le Parti Correlate di UnipolSai, che - in forza delle disposizioni contenute nella presente Procedura o emanate nell ambito dell attività di direzione e coordinamento propria della capogruppo Unipol (Policy, Linee Guida, Disposizioni Interne di Gruppo, etc ), del riparto di competenze, dei processi decisionali interni, o per imposizione di leggi o regolamenti - siano preventivamente sottoposte all esame o all approvazione del Consiglio d Amministrazione di UnipolSai, o di un comitato, o di un esponente/organo della stessa, in forza delle deleghe conferitegli; - Operazioni di Importo Esiguo : le Operazioni il cui controvalore non sia superiore alle soglie individuate dall art. 8 della Procedura; Pag. 4 di 15
5 - Operazioni Esenti : le Operazioni con Parti Correlate cui non si applica, in tutto o in parte, la Procedura, ai sensi dell art. 13 della Procedura stessa, ad esclusione delle Operazioni di Importo Esiguo; - Operazioni di Maggiore Rilevanza : le Operazioni con Parti Correlate per le quali almeno uno degli indici di rilevanza, indicati nell Allegato 3 del Regolamento, risulti superiore alle soglie ivi previste; in particolare, la soglia del 5% prevista nel citato Allegato è ridotta al 2,5% per le Operazioni realizzate con la Capogruppo quotata Unipol, nonché con soggetti a quest ultima correlati che risultino a loro volta correlati ad UnipolSai; - Operazioni di Minore Rilevanza : le Operazioni con Parti Correlate individuate dall art. 8 della Procedura diverse da quelle di Maggiore Rilevanza; - Operazioni Ordinarie : le Operazioni che rientrano nell ordinario esercizio dell attività operativa della Società e delle Società Controllate, nonché della connessa attività finanziaria. Ai fini dell applicazione dell esenzione, ai sensi dell art. 13 della Procedura, sono da intendersi rientranti nell ambito dell attività operativa di UnipolSai e delle Società Controllate almeno le seguenti attività: attività inerenti all esercizio dei rami assicurativi, alla riassicurazione ed alla coassicurazione; attività di investimento e disinvestimento degli attivi posti a copertura delle riserve tecniche; risarcimenti effettuati nell ambito della liquidazione dei sinistri assicurativi; operazioni inerenti all esercizio dell attività bancaria e alla prestazione di servizi di investimento, alla gestione collettiva del risparmio, all intermediazione finanziaria; accordi aventi ad oggetto l intermediazione assicurativa, bancaria e finanziaria; contratti aventi ad oggetto la manutenzione ordinaria e gestione dei beni immobili ad uso strumentale; operazioni aventi ad oggetto l acquisto, la vendita o la locazione di beni immobili, ovvero la prestazione di attività o servizi a questi connessi, a condizione che la controparte dell operazione sia individuata con il ricorso ad un asta competitiva, nel rispetto delle seguenti condizioni: l asta sia riservata anche a Parti non Correlate in misura non inferiore a due; sia garantita l applicazione delle migliori prassi di mercato; dell asta sia data adeguata forma di pubblicità; Organi Delegati : il Consiglio di Amministrazione e l Amministratore Delegato di UnipolSai; - Parti Correlate : i soggetti individuati dall art. 3 della Procedura; - Soci Non Correlati : i soci di UnipolSai e tutti gli altri soggetti, anche diversi dai soci, ai quali spetta il diritto di voto, che (i) non siano controparte dell Operazione e (ii) non siano contemporaneamente correlati a tale controparte e ad UnipolSai; Pag. 5 di 15
6 - Società Controllate : le società sulle quali UnipolSai esercita un influenza dominante ai sensi dell art. 2359, commi 1 e 2, c.c.; - Società Collegate : le società sulle quali UnipolSai esercita un influenza notevole ai sensi dell art. 2359, comma 3, c.c. 3. Individuazione delle Parti Correlate 3.1 Ai fini della presente Procedura si intendono Parti Correlate i soggetti individuati dall Allegato 1 al Regolamento. Rientrano tra i Dirigenti con responsabilità strategiche (i) i membri del Consiglio di Amministrazione, i componenti effettivi del Collegio Sindacale di UnipolSai, nonché i soggetti individuati, sulla base dei ruoli organizzativi e delle rispettive responsabilità, dal Presidente e dall Amministratore Delegato, su proposta della Direzione Risorse Umane e Organizzazione, (ii) i membri del Consiglio di Amministrazione, i componenti effettivi del Collegio Sindacale nonché gli altri Dirigenti con responsabilità strategiche delle controllanti Unipol e Finsoe S.p.A Vengono, inoltre, ricompresi nell ambito di applicazione della presente Procedura, ai sensi dell art. 4, comma 2, del Regolamento, i seguenti ulteriori soggetti: i) gli studi professionali, in ogni forma costituiti, di cui sia partner un soggetto già a sua volta Parte Correlata della Società; ii) altre entità, ivi inclusi gli Organismi di Investimento Collettivo ( OIC ), nelle quali la Società o una sua Parte Correlata detenga più del 20% dei diritti patrimoniali. 4. Registro delle Parti Correlate 4.1. Ai fini della Procedura, la Società istituisce un apposito registro nel quale vengono iscritte le Parti Correlate (il Registro delle Parti Correlate ). Tale Registro si compone di una sezione dedicata alle Parti Correlate dirette e di una sezione dedicata alle Parti Correlate indirette. La predisposizione e l aggiornamento di tali sezioni del Registro delle Parti Correlate spettano alla Funzione Preposta L aggiornamento del Registro delle Parti Correlate avverrà ogni qualvolta sia necessario e comunque con una frequenza almeno semestrale. Ai fini dell aggiornamento del Registro delle Parti Correlate e della corretta tenuta dello stesso, i soggetti qualificabili come Parti Correlate dirette sono tenuti a fornire informazioni sulle proprie Parti Correlate compilando appositi schemi di dichiarazione, nonché a comunicare senza indugio alla Funzione Preposta le circostanze sopravvenute di cui siano venuti a conoscenza e che possano comunque incidere, ovvero influire, sulla qualifica di Parte Correlata diretta o indiretta Il Registro delle Parti Correlate viene messo a disposizione di tutte le strutture aziendali di UnipolSai e delle Società Controllate e deve essere preventivamente consultato per la verifica della sussistenza di un Operazione con Parte Correlata rilevante ai sensi della Procedura. 5. Registro delle Operazioni con Parti Correlate 5.1. Ai fini della Procedura, la Società istituisce, altresì, un apposito registro (il Registro delle Operazioni ) nel quale sono annotate, secondo le modalità disciplinate nella Guida Operativa, tutte le Operazioni con Parti Correlate di Maggiore e Minore Rilevanza, nonché le Operazioni Pag. 6 di 15
7 Esenti, compiute dalla Società anche per il tramite di Società Controllate La predisposizione e l aggiornamento del Registro delle Operazioni - mantenuto su supporto elettronico spettano alla Funzione Preposta Il Registro delle Operazioni, anche al fine di garantire il coordinamento con le procedure amministrative e contabili previste dall art. 154-bis del Decreto Legislativo 24 febbraio 1998 n. 58, viene messo a disposizione, con le modalità individuate nella Guida Operativa, ai seguenti Organi e Funzioni Aziendali: Direzione Legale, Societario e Partecipazioni, Direzione Amministrazione, Pianificazione e Controllo, Operations, Dirigente Preposto alla redazione dei documenti contabili societari, Responsabili delle Funzioni di controllo (Compliance, Risk Management ed Audit). 6. Comitato per le Operazioni con Parti Correlate 6.1. Il Comitato per le Operazioni con Parti Correlate (il Comitato ) è composto da quattro Amministratori Indipendenti nominati con deliberazione del Consiglio di Amministrazione. Il Comitato - ove non sia stato nominato dal Consiglio di Amministrazione - elegge tra i suoi componenti il Presidente e individua altresì quale dei suoi componenti è chiamato a svolgere le funzioni del Presidente per il caso di assenza o impedimento di quest ultimo I componenti del Comitato restano in carica fino alla scadenza del Consiglio di Amministrazione che li ha nominati Il Comitato ha i seguenti compiti: i) partecipa alla fase delle trattative e alla fase dell istruttoria delle Operazioni di Maggiore Rilevanza, ai sensi del successivo art. 9.1; ii) iii) iv) esprime al Consiglio di Amministrazione un parere sulle modalità di istituzione e formazione del Registro delle Parti Correlate e, con cadenza almeno annuale, ne esamina lo stato di aggiornamento; esprime al Consiglio di Amministrazione un parere sugli aggiornamenti della Procedura, ovvero sulla decisione di non procedere ad alcun aggiornamento, ai sensi del successivo art. 15; esprime alla Funzione Aziendale competente a deliberare un motivato parere non vincolante sull interesse della Società al compimento dell Operazione di Minore Rilevanza, nonché sulla convenienza e sulla correttezza sostanziale delle relative condizioni, sulla base di complete ed adeguate informazioni ricevute con congruo anticipo dalla Funzione Preposta, ai sensi del successivo art ; v) esprime alla Funzione Aziendale competente a deliberare, sulla base di tempestive e complete informazioni fornite dalla Funzione Preposta durante la fase istruttoria e, se del caso, delle trattative, un motivato parere favorevole sull interesse della Società al Pag. 7 di 15
8 compimento dell Operazione di Maggiore Rilevanza, nonché sulla convenienza e sulla correttezza sostanziale delle relative condizioni, ai sensi del successivo art ; vi) esprime all Organo Delegato della Società competente ad approvare le Operazioni con Parti Correlate compiute per il tramite di Società Controllate, di Maggiore o di Minore Rilevanza, un motivato parere non vincolante sull interesse della Società Controllata e di UnipolSai al compimento dell Operazione, nonché sulla convenienza e correttezza sostanziale delle relative condizioni ai sensi del successivo art Il Comitato riceve dalla Funzione Preposta, secondo le specifiche contenute nella Guida Operativa, le medesime informative rivolte al Consiglio di Amministrazione, nonché: (i) un informativa annuale sull aggiornamento del Registro delle Parti Correlate e (ii) un informativa semestrale sull aggiornamento del Registro delle Operazioni Il Comitato riceve, inoltre, un informativa sulle Operazioni Ordinarie effettuate a condizioni equivalenti a quelle di mercato o standard di Maggiore Rilevanza, comunicate a Consob, ai sensi dell art.13 del Regolamento Per la validità delle riunioni del Comitato è necessaria la presenza della maggioranza dei componenti in carica. Il Comitato delibera a maggioranza dei componenti in carica Nel caso in cui uno dei membri del Comitato sia controparte di una determinata Operazione o sia Parte Correlata di tale controparte, il Comitato, ai soli fini del rilascio del parere e dell esercizio delle proprie attribuzioni con riguardo a tale Operazione, dovrà intendersi costituito dai tre Amministratori Indipendenti non Correlati Nel caso in cui due o più membri del Comitato si trovino nella situazione di correlazione di cui al precedente art. 6.7, troveranno applicazione i Presidi Equivalenti di cui al successivo art La disciplina di cui ai precedenti artt. 6.7 e 6.8 troverà altresì applicazione nell ipotesi di cessazione dalla carica, per qualsiasi ragione, di uno o più dei componenti del Comitato e sino alla sua/loro sostituzione con altro/i Amministratore/i Indipendente/i. 7. Identificazione delle Operazioni con Parti Correlate e delle Operazioni Esenti 7.1. Ciascuna Funzione Aziendale, nell ambito della propria operatività, consulta regolarmente il Registro delle Parti Correlate per identificare le operazioni da effettuarsi con Parti Correlate che non rientrino tra quelle di Importo Esiguo La Funzione Preposta riceve da ciascuna Funzione Aziendale che intenda effettuare una Operazione con Parte Correlata, diversa da quella di Importo Esiguo, informazioni complete su detta Operazione e valuta se la stessa abbia i requisiti per essere considerata Operazione Esente, ovvero sia esecutiva di una Delibera Quadro Qualora la valutazione sia negativa, e quindi in caso di Operazione di Minore o di Maggiore Rilevanza, la Funzione Preposta ne dà comunicazione all organo competente ai fini del coinvolgimento del Comitato, ai sensi del precedente art Pag. 8 di 15
9 8. Operazioni di Minore Rilevanza. 8.1 Individuazione delle Operazioni di Minore Rilevanza Sono considerate Operazioni di Minore Rilevanza: i) le Operazioni poste in essere con Parti Correlate persone fisiche, ovvero con le entità correlate alle stesse, il cui controvalore sia superiore ad Euro 0,5 milioni; ii) iii) le Operazioni di fusione o di scissione in cui almeno uno degli indici di cui all Allegato 3 al Regolamento sia superiore all 1,5%; tutte le altre Operazioni che non rientrano nei precedenti punti i) e ii), il cui controvalore sia superiore a Euro 1 milione, diverse dalle Operazioni di Maggiore Rilevanza. 8.2 Istruttoria delle Operazioni di Minore Rilevanza E compito dei Responsabili di ciascuna Funzione Aziendale proponente l Operazione fornire al Comitato, per il tramite della Funzione Preposta, con congruo anticipo, da valutarsi di volta in volta in relazione alle caratteristiche dell Operazione, informazioni complete ed adeguate sui diversi profili delle Operazioni oggetto di deliberazione. Tali profili devono ricomprendere, tra l altro, informazioni relative alla controparte, al tipo di Operazione, nonché alle sue principali caratteristiche e condizioni economiche Qualora le condizioni dell Operazione oggetto di esame siano definite equivalenti a quelle di mercato o standard, la documentazione predisposta deve contenere oggettivi elementi di riscontro Ove il Comitato lo ritenga necessario od opportuno, potrà avvalersi, al fine del rilascio del parere di cui al precedente art. 6.3, della consulenza di uno o più esperti indipendenti Nella scelta di tali esperti, il Comitato ricorrerà a soggetti di riconosciuta professionalità e competenza che non abbiano alcun conflitto di interesse relativamente all Operazione oggetto di esame. L ammontare massimo di spesa per i servizi resi dagli esperti indipendenti è fissato in misura pari al 5% del controvalore dell Operazione. 8.3 Approvazione delle Operazioni di Minore Rilevanza L Operazione può essere approvata dalla competente Funzione Aziendale solo previo rilascio da parte del Comitato di un parere motivato non vincolante sull interesse della Società al compimento dell Operazione, nonché sulla convenienza e sulla correttezza sostanziale delle relative condizioni Ove applicabile, le delibere di approvazione dell Operazione devono: dare atto della corretta applicazione della Procedura; recare adeguata motivazione in merito all interesse della Società al compimento dell Operazione stessa, nonché alla convenienza e correttezza sostanziale delle relative condizioni. Pag. 9 di 15
10 In caso di decisione assunta da organo diverso dal Consiglio di Amministrazione, quest ultima dovrà essere redatta per iscritto e conservata agli atti della Società In presenza di un parere non favorevole del Comitato la competenza decisionale sull Operazione è riservata al Consiglio di Amministrazione. In tale caso, la delibera deve: dare atto della corretta applicazione della Procedura; fornire la motivazione delle ragioni sottostanti all approvazione dell Operazione, con riscontro alle osservazioni formulate dal Comitato. 8.4 Operazioni di Minore Rilevanza di competenza assembleare In relazione alle Operazioni di Minore Rilevanza di competenza dell Assemblea, per la fase delle trattative, la fase istruttoria e la fase di approvazione, troveranno applicazione mutatis mutandis le disposizioni di cui ai precedenti articoli. 8.5 Informativa sulle Operazioni di Minore Rilevanza L Amministratore Delegato, con il supporto della Funzione Preposta, cura la predisposizione, con periodicità almeno trimestrale, di una completa informativa al Consiglio di Amministrazione, al Collegio Sindacale e al Dirigente Preposto alla redazione dei documenti contabili societari, sull esecuzione delle Operazioni, contenente almeno le informazioni indicate nella Guida Operativa La Funzione Preposta, con il supporto delle rispettive Funzioni Aziendali deliberanti, predispone un documento informativo contenente le indicazioni della controparte, dell oggetto e del corrispettivo delle Operazioni approvate nel trimestre di riferimento in presenza di un parere negativo espresso dal Comitato, nonché delle ragioni per le quali si è ritenuto di non condividere tale parere Il documento informativo di cui all articolo precedente è messo a disposizione del pubblico, presso la sede sociale e con le modalità indicate nel Titolo II, Capo I, del Regolamento Emittenti, entro quindici giorni dalla chiusura di ciascun trimestre dell esercizio. Nel medesimo termine, il parere del Comitato è messo a disposizione del pubblico, in allegato al documento informativo o sul sito internet della Società. 9. Operazioni di Maggiore Rilevanza. 9.1 Istruttoria delle Operazioni di Maggiore Rilevanza L Amministratore Delegato, su richiesta della Funzione Aziendale proponente l Operazione, dà avvio, per il tramite della Funzione Preposta, all esame dell Operazione da parte del Comitato, secondo tempi e modalità che garantiscano un flusso informativo completo e tempestivo per il coinvolgimento del Comitato stesso, o di suoi componenti a ciò appositamente delegati (i Delegati ), nella relativa fase delle trattative e nella fase istruttoria Il Comitato, o i Delegati, avranno la facoltà di richiedere informazioni e formulare osservazioni all Amministratore Delegato e ai soggetti incaricati della conduzione delle trattative o dell istruttoria dell Operazione E compito dell Amministratore Delegato fornire al Comitato, per il tramite della Funzione Preposta, con congruo anticipo, da valutarsi di volta in volta in relazione alle caratteristiche dell Operazione, Pag. 10 di 15
11 informazioni complete ed adeguate sui diversi profili dell Operazione oggetto di deliberazione. Tali profili devono ricomprendere, tra l altro, le informazioni relative: alla controparte, al tipo di Operazione, alle ragioni sottese al suo compimento nonché alle sue principali caratteristiche e condizioni economiche e ad una tempistica di massima. Le informazioni devono essere corredate da un idonea relazione, redatta a cura degli uffici competenti per i diversi profili Qualora le condizioni dell Operazione oggetto di esame siano definite equivalenti a quelle di mercato o standard, la documentazione predisposta deve contenere oggettivi elementi di riscontro Ove il Comitato lo ritenga necessario od opportuno, potrà avvalersi, al fine del rilascio del parere di cui al successivo art , della consulenza di uno o più esperti indipendenti di propria scelta. Nella scelta di tali esperti, il Comitato ricorrerà a soggetti di riconosciuta professionalità e competenza che non abbiano alcun conflitto di interesse con l Operazione oggetto di esame Il Comitato, terminata la fase istruttoria, esprime - in tempo utile al fine di consentire alla Funzione Aziendale competente di deliberare in proposito - un motivato parere favorevole sull interesse della Società al compimento dell Operazione di Maggiore Rilevanza, nonché sulla convenienza e sulla correttezza sostanziale delle relative condizioni. 9.2 Approvazione delle Operazioni di Maggiore Rilevanza Salvo che si tratti di Operazione di Maggiore Rilevanza di competenza dell Assemblea, l approvazione dell Operazione è riservata al Consiglio di Amministrazione della Società, previo motivato parere favorevole del Comitato Qualora il Comitato abbia espresso un motivato parere contrario al compimento della Operazione, o abbia espresso un parere favorevole condizionato, il Consiglio di Amministrazione della Società potrà: (i) approvare l Operazione, nel rispetto delle condizioni apposte dal Comitato; ovvero (ii) approvare l Operazione, nonostante l avviso contrario del Comitato ovvero senza tener conto delle condizioni apposte dal Comitato, a condizione che il compimento dell Operazione sia autorizzato dall Assemblea ai sensi del successivo art ; o infine (iii) non approvare l Operazione I verbali delle deliberazioni di approvazione dell Operazione di Maggiore Rilevanza devono: dare atto della corretta applicazione della Procedura; recare adeguata motivazione in merito all interesse della Società al compimento dell Operazione stessa, nonché alla convenienza e alla correttezza sostanziale delle relative condizioni Qualora il Consiglio di Amministrazione intenda sottoporre all Assemblea l Operazione di Maggiore Rilevanza malgrado l avviso contrario o comunque senza tener conto dei rilievi formulati dal Comitato, l Operazione non potrà essere compiuta qualora la maggioranza dei Soci Non Correlati votanti esprima voto contrario all Operazione, a condizione però che i Soci Non Correlati presenti in Assemblea rappresentino almeno il 10% del capitale sociale con diritto di voto 1. 1 Tale disposizione (c.d. meccanismo del whitewash) troverà applicazione a seguito dell introduzione nello Statuto della Società di apposita clausola. Pag. 11 di 15
12 9.3 Operazioni di Maggiore Rilevanza di competenza assembleare Qualora l Operazione di Maggiore Rilevanza sia di competenza dell Assemblea, per la fase delle trattative, la fase istruttoria e la fase di approvazione della proposta di deliberazione, troveranno applicazione, mutatis mutandis, le disposizioni di cui ai precedenti articoli. 9.4 Informativa sulle Operazioni di Maggiore Rilevanza Fermi restando gli obblighi di informativa al pubblico di cui agli artt. 5 e 6 del Regolamento, l Amministratore Delegato, con il supporto della Funzione Preposta, predispone, con cadenza almeno trimestrale, un informativa, contenente le informazioni indicate nella Guida Operativa, sull esecuzione delle Operazioni di Maggiore Rilevanza, al Comitato, al Consiglio di Amministrazione, al Collegio Sindacale ed al Dirigente Preposto alla redazione dei documenti contabili societari. 10. Operazioni con Parti Correlate compiute per il tramite di Società Controllate Le Operazioni compiute da Società Controllate con Parti Correlate di UnipolSai, ad esclusione delle Operazioni di Importo Esiguo, sono sottoposte alla preventiva approvazione degli Organi Delegati di UnipolSai in base alle rispettive competenze e/o deleghe di poteri Le Operazioni compiute per il tramite di Società Controllate, che non siano Operazioni Esenti o di Importo Esiguo, dopo essere state approvate dall Organo Delegato competente ai sensi del precedente art previo rilascio di motivato parere non vincolante da parte del Comitato di cui all art. 6 sull interesse della Società Controllata e di UnipolSai al compimento dell Operazione, nonché sulla convenienza e sulla correttezza sostanziale delle relative condizioni - sono deliberate dalle Funzioni Aziendali competenti delle Società Controllate Il Comitato rilascia il proprio parere non vincolante in tempo utile al fine di consentire al competente Organo Delegato di UnipolSai di approvare l Operazione, fermo restando che, in presenza di parere negativo del Comitato, l Operazione viene sottoposta al Consiglio di Amministrazione di UnipolSai; in tal caso troverà applicazione il disposto di cui al precedente art Successivamente all approvazione dell Operazione o al compimento della stessa, le Funzioni Aziendali competenti della Società Controllata: i) forniranno tempestivamente alla Funzione Preposta le informazioni necessarie affinché UnipolSai possa adempiere, ove applicabili, agli obblighi informativi di cui agli artt. 5 e 6 del Regolamento; ii) predisporranno una specifica informativa per il primo Consiglio di Amministrazione utile di UnipolSai. 11. Presidi equivalenti Ai fini di quanto previsto ai precedenti artt. 6, 8, 9 e 10, nel caso in cui due o più membri del Comitato risultino controparte, o Parti Correlate della controparte, di una determinata Operazione, devono essere adottati, nell ordine, i seguenti presidi equivalenti: nel caso in cui si trovi nella predetta situazione di correlazione due componenti del Comitato, il parere di cui ai precedenti artt. 8, 9 e 10 è rilasciato all unanimità dai rimanenti due Amministratori Indipendenti non correlati componenti del Comitato, i quali esercitano le connesse attribuzioni; Pag. 12 di 15
13 11.2. nel caso in cui si trovino nella predetta situazione di correlazione tre componenti del Comitato, il parere di cui ai precedenti artt. 8, 9 e 10 è rilasciato dall unico Amministratore Indipendente non correlato, il quale esercita le connesse attribuzioni; nel caso in cui i presidi di cui ai precedenti artt e 11.2 non possano trovare applicazione, il parere di cui ai precedenti artt. 8, 9, e 10 è rilasciato dal Collegio Sindacale, nell esercizio delle connesse attribuzioni, in conformità alla Procedura. In tal caso, il Collegio Sindacale potrà avvalersi del supporto di uno o più esperti indipendenti individuati dal Collegio stesso tra soggetti di riconosciuta professionalità e competenza sulle materie di interesse, di cui vengano valutate l indipendenza e l assenza di conflitti di interesse, nel rispetto, per le Operazioni di Minore Rilevanza, di quanto previsto al precedente art ; nel caso in cui i presidi di cui ai precedenti artt. 11.1, 11.2 e 11.3 non possano trovare applicazione, le funzioni del Comitato di cui ai precedenti artt. 8, 9 e 10 sono svolte da un esperto indipendente, individuato dal Consiglio di Amministrazione tra soggetti di riconosciuta professionalità e competenza sulle materie di interesse, di cui vengano valutate l indipendenza e l assenza di conflitti di interesse. 12. Delibere Quadro Il Consiglio di Amministrazione di UnipolSai potrà adottare, ai sensi dell art. 12 del Regolamento, delibere-quadro (le Delibere Quadro ) che prevedano il compimento da parte della Società, direttamente o per il tramite di Società Controllate, alle condizioni infra precisate, di serie di Operazioni omogenee con determinate categorie di Parti Correlate che verranno, di volta in volta, individuate dal Consiglio di Amministrazione Le Delibere Quadro non possono avere efficacia superiore a un anno e devono indicare, con sufficiente determinatezza, le operazioni oggetto delle stesse, il prevedibile ammontare massimo delle Operazioni da compiere nel periodo di riferimento e la motivazione delle condizioni previste in relazione a tali Operazioni Ai fini dell adozione della Delibera Quadro, troveranno applicazione, mutatis mutandis, le disposizioni procedurali di cui ai precedenti artt. 8 e 9, a seconda del prevedibile ammontare massimo delle Operazioni oggetto della Delibera Quadro, cumulativamente considerate In occasione dell approvazione di una Delibera Quadro, deve essere pubblicato il documento informativo di cui all art. 5 del Regolamento qualora il prevedibile ammontare massimo delle Operazioni oggetto della medesima delibera superi la soglia di rilevanza. 13. Operazioni Esenti In aggiunta ai casi di esclusione previsti dall art. 13 del Regolamento, le disposizioni della presente Procedura non si applicano alle seguenti Operazioni: Operazioni di Importo Esiguo; Operazioni Ordinarie di Minore e Maggiore Rilevanza concluse a condizioni equivalenti a quelle di mercato o standard, fermo restando l obbligo di adempiere alle disposizioni in materia di informativa di cui all art. 13 del Regolamento; Pag. 13 di 15
14 Nel caso di compimento di Operazioni Ordinarie concluse a condizioni equivalenti a quelle di mercato o standard, la Funzione Aziendale deliberante deve predisporre e tenere agli atti documentazione idonea a comprovare il carattere ordinario dell Operazione e contenente elementi oggettivi di riscontro delle condizioni equivalenti a quelle di mercato o standard ; Operazioni relative ai piani di compensi basati su strumenti finanziari approvati dall Assemblea ai sensi dell art. 114-bis del TUF e le relative operazioni esecutive, fermo restando l obbligo di adempiere alle disposizioni in materia di informativa di cui all art. 13 del Regolamento; deliberazioni in materia di remunerazione degli Amministratori investiti di particolari cariche, diverse da quelle di cui all art. 13, comma 1, del Regolamento, nonché dei Dirigenti con responsabilità strategiche, a condizione che siano osservati i requisiti di cui all art. 13 del Regolamento; Operazioni aventi carattere di urgenza che non rientrino nella competenza dell Assemblea o non debbano essere da questa autorizzate, a condizione che siano osservati i requisiti di cui all art. 13 del Regolamento 2 ; Operazioni con o tra Società Controllate, anche congiuntamente, da UnipolSai ed Operazioni con Società Collegate alla stessa UnipolSai, qualora nelle Società Controllate o Collegate controparti dell Operazione non vi siano interessi significativi di altre Parti Correlate alla Società. Con riferimento alle Operazioni effettuate con gli OIC, si considera interesse significativo di altra Parte Correlata la detenzione da parte di quest ultima di una quota di partecipazione nell OIC uguale o superiore al 5%; Operazioni da realizzare sulla base di istruzioni con finalità di stabilità impartite da Autorità di Vigilanza, ovvero sulla base di disposizioni emanate dalla Capogruppo per l'esecuzione di istruzioni impartite da Autorità di Vigilanza nell'interesse della stabilità del Gruppo Unipol, fatti salvi gli obblighi informativi in materia di documento informativo e di informativa finanziaria periodica. La Società ha ritenuto di non avvalersi dell ipotesi di esenzione per le Operazioni compiute in caso di urgenza collegata a situazioni di crisi aziendale di cui all art. 11, comma 5, del Regolamento. 14. Trasparenza delle Operazioni In occasione di Operazioni di Maggiore Rilevanza, da realizzarsi anche per il tramite di Società Controllate, la Funzione Preposta predispone un documento informativo, redatto in conformità all Allegato 4 del Regolamento, e lo mette a disposizione del pubblico e della Consob con le modalità e nei termini indicati all art. 5 del Regolamento Il documento informativo indicato al precedente art è predisposto anche qualora, nel corso dell esercizio, la Società o le Società Controllate concludano con una stessa Parte Correlata, o con soggetti correlati sia a quest ultima sia alla Società, Operazioni di Minore Rilevanza tra loro omogenee o realizzate in esecuzione di un disegno unitario le quali superino, ove cumulativamente considerate, le soglie di rilevanza indicate nell Allegato 3 del Regolamento. 2 Tale disposizione troverà applicazione a seguito dell introduzione nello Statuto della Società di apposita clausola. Pag. 14 di 15
15 14.3. La Funzione Preposta mette a disposizione gli eventuali pareri di Amministratori e di esperti indipendenti in allegato al documento informativo di cui agli articoli precedenti ovvero mediante pubblicazione sul sito internet Nella relazione intermedia sulla gestione e nella relazione sulla gestione annuale sono fornite le informazioni previste dall art. 5, comma 8, del Regolamento Qualora un Operazione con Parti Correlate sia soggetta anche agli obblighi di comunicazione previsti per le informazioni privilegiate, nel comunicato da diffondere al pubblico, in aggiunta alle altre informazioni da pubblicarsi ai sensi della predetta norma, sono contenute le ulteriori informazioni previste dall art. 6 del Regolamento. 15. Aggiornamenti della Procedura Con una cadenza almeno triennale la Società procede ad una revisione della presente Procedura tenendo conto, tra l altro, delle modifiche eventualmente intervenute negli assetti proprietari, nonché dell efficacia dimostrata dalla stessa nella prassi applicativa Il Comitato esprime un parere sulla Procedura aggiornata, ovvero sulla decisione di non procedere ad alcun aggiornamento. Pag. 15 di 15
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