Source: https://www.cpm-steuerberater.de/news/tags/2105-uebernachtungskosten
Timestamp: 2020-05-30 17:45:56
Document Index: 141969518

Matched Legal Cases: ['§ 7', '§ 9', '§ 9', '§ 9', '§ 9', '§ 9', '§ 9', '§ 9', '§ 9', '§ 9']

Übernachtungskosten - CPM Steuerberater Blog
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Neues Reisekostenrecht ab 2014
Seit 01.01.2014 kommt das neue Reisekostenrest zur Anwendung. Nach fast 2 Jahren kommt es dennoch immer wieder zu Diskussionen über die Auslegungen der steuerlichen Vorschriften.
Erste Tätigkeitsstätte (neues Reisekostenrecht)
Der neue Begriff der ersten Tätigkeitsstätte wurde im § 9 Abs. 4 EStG verankert. Die Bestimmung dieses Ortes ist entscheidend, da alle Fahren zu anderen Einsatzorten nunmehr Dienstfahrten darstellen.
Fahrten zu Sammelpunkten
Hierzu liegt nunmehr eine erste Finanzgerichtsentscheidung vor (FG Nürnberg, 13.05.2016, 4 K 1536/15). Hiernach können Aufwendungen für Fahrten zu Sammelpunkten wie zur ersten Tätigkeitsstätte nur mit der Entfernungspauschale geltend gemacht werden.
Fahrten zu weiträumigen Tätigkeitsgebieten
Sind Steuerpflichtige in einem weiträumigen Gebiet tätig (z.B. Schornsteinfeger), können die Aufwendungen für die Fahrten zu nächstgelegenen Punkt des weiträumigen Gebietes ebenfalls nur mit der Entfernungspauschale angesetzt werden.
Fahrtkosten der Arbeitnehmer
Privat erworbene Fahrkarten für die öffentlichen Verkehrsmittel können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, wenn sie für Auswärtstätigkeiten angefallen sind. D.h. steuerfrei können die Fahrtkosten erstattet werden, wenn es sich um Dienstfahrten handelt.
Verpflegungsmehrauswand
Durch die Verfügung des BayLfSt vom 15.02.2016 wurden die Veränderungen hinsichtlich der "Dreimonatsfrist" noch einmal deutlich. Hier haben die Arbeitgeber hinsichtlich der Erstattung der Verpflegungsmehraufwendungen die neuen Ermittlungen zu beachten. Betroffen sind vor allem Monteure, die täglich den betrieb anfahren, ohne dort die erste Tätigkeitsstätte zu haben.
Übernachtungskosten könne weiterhin über Pauschalen oder Einzelnachweise abgerechnet werden.
Für LKW-Fahrer können nunmehr jedoch pauschal 5,00 € je Übernachtung geltend gemacht werden (FG Münster, 02.09.2015, 7 K 2393/13).
Haben Sie Fragen zur steuerlich optimalen Gestaltung der ersten Tätigkeitsstätte und der Reisekostenabrechnungen, sprechen Sie mich gern an.
cpm - Steuerberater Claas-Peter Müller, Hamburg
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Erste Tätigkeitsstätte (neues Reisekostenrecht)Der neue Begriff der ersten Tätigkeitsstätte wurde im § 9 Abs. 4 EStG verankert. Die Bestimmung dieses Ortes ist entscheidend, da alle Fahren zu anderen Einsatzorten nunmehr Dienstfahrten darstellen.
Fahrten zu SammelpunktenHierzu liegt nunmehr eine erste Finanzgerichtsentscheidung vor (FG Nürnberg, 13.05.2016, 4 K 1536/15). Hiernach können Aufwendungen für Fahrten zu Sammelpunkten wie zur ersten Tätigkeitsstätte nur mit der Entfernungspauschale geltend gemacht werden.
Fahrten zu weiträumigen TätigkeitsgebietenSind Steuerpflichtige in einem weiträumigen Gebiet tätig (z.B. Schornsteinfeger), können die Aufwendungen für die Fahrten zu nächstgelegenen Punkt des weiträumigen Gebietes ebenfalls nur mit der Entfernungspauschale angesetzt werden.
Fahrtkosten der ArbeitnehmerPrivat erworbene Fahrkarten für die öffentlichen Verkehrsmittel können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, wenn sie für Auswärtstätigkeiten angefallen sind. D.h. steuerfrei können die Fahrtkosten erstattet werden, wenn es sich um Dienstfahrten handelt.
VerpflegungsmehrauswandDurch die Verfügung des BayLfSt vom 15.02.2016 wurden die Veränderungen hinsichtlich der "Dreimonatsfrist" noch einmal deutlich. Hier haben die Arbeitgeber hinsichtlich der Erstattung der Verpflegungsmehraufwendungen die neuen Ermittlungen zu beachten. Betroffen sind vor allem Monteure, die täglich den betrieb anfahren, ohne dort die erste Tätigkeitsstätte zu haben.
Reisekosten-Erstattung durch den Arbeitgeber
Die Erstattung von Reisekosten durch den Arbeitgeber ist grundsätzlich steuerfrei und damit auch sozialversicherungsfrei, soweit diese Aufwendungen auch als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung abgezogen werden können. Erstattet der Arbeitgeber darüber hinausgehende Kosten, sind diese Zahlungen steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Hinweis: Bleibt die Erstattung des Arbeitgebers unter den jeweils einschlägigen Pauschbeträgen (Verpflegungs- und Fahrtkostenpauschale) oder den jeweils nachgewiesenen Kosten, kann die Differenz als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.
a) Erstattung der Fahrtkosten
Sollen die tatsächlichen Fahrtkosten bei Benutzung eines privaten Fahrzeugs ersetzt werden, müssen die tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs für den Arbeitgeber ersichtlich sein. Der Arbeitgeber muss diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufbewahren.
Erstattet der Arbeitgeber die pauschalen Kilometersätze, muss er nicht prüfen, ob dies zu einer unzutreffenden Besteuerung führt.
Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, sind entweder die tatsächlichen Fahrtkosten laut Ticketpreis oder die pauschalen Fahrtkosten in Höhe der Kilometerpauschale (0,30 € je gefahrenen Kilometer) erstattungsfähig.
b) Erstattung der Verpflegungsmehraufwendungen
Die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen ist in Höhe der Pauschbeträge lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Ist die Erstattung durch den Arbeitgeber höher als der Pauschbetrag, ist diese Differenz Arbeitslohn und muss versteuert werden. Bei den Verpflegungsmehraufwendungen besteht die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber eine pauschale Besteuerung von 25 % vornimmt. Diese Möglichkeit besteht bis zu einem Betrag, der doppelt so hoch wie die Verpflegungspauschale ist. Der restliche Betrag unterliegt dem normalen (höheren) Einkommensteuersatz.
Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten der „üblichen“ Mahlzeiten (bis zu 60 € incl. Getränken und incl. Umsatzsteuer), sind diese mit dem amtlichen Sachbezugswert als Arbeitslohn zu erfassen und zu versteuern. Zuzahlungen des Arbeitnehmers sind bei der Prüfung der 60 €-Grenze nicht zu berücksichtigen. Die amtlichen Sachbezugswerte wurden zum 1. 1. 2014 angepasst und betragen für ein Frühstück 1,63 € pro Kalendertag und für Mittag- bzw. Abendessen je 3,00 € pro Kalendertag. Gewährt der Arbeitgeber zusätzlich Verpflegungspauschalen, müssen diese um die erhaltenen Sachbezugswerte gekürzt werden.
Hinweis: Die steuerliche Erfassung einer üblichen Mahlzeit als Arbeitslohn entfällt, wenn der Arbeitnehmer für die betreffende Auswärtstätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte. Auf die Höhe der tatsächlich als Werbungskosten anzusetzenden Verpflegungspauschale kommt es nicht an.
c) Erstattung der Übernachtungskosten
Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber in Höhe der nachgewiesenen Aufwendungen vollständig oder ohne Einzelnachweis für jede Übernachtung im Inland mit einem Pauschbetrag von 20 € lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Der Ansatz der Pauschale ist nur bei der Arbeitgebererstattung möglich, nicht jedoch beim Werbungskosten- oder Betriebsausgabenabzug.
Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten im Ausland, die der Arbeitgeber ohne Nachweis steuerfrei erstatten kann, wurden zum 1. 1. 2013 neu festgelegt und variieren zwischen den einzelnen Ländern.
Tipp: Sprechen Sie uns an, wenn Sie Auskünfte zu Übernachtungspauschalen im Ausland benötigen.
Hinweis: Achten Sie darauf, dass die Rechnung auf Ihren Arbeitgeber ausgestellt wird, nur in diesem Fall ist er zum Abzug der Vorsteuer berechtigt. Nur bei Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 150 € (brutto) kann der Vorsteuerabzug auch ohne Nennung des Arbeitsgebers genutzt werden.
Die Kosten des Frühstücks gehören zu den Aufwendungen für Verpflegung. Sind sie bekannt, ist die Hotelrechnung um diesen Betrag zu kürzen.
Enthält die Rechnung keinen Hinweis auf den Preis des Frühstücks ist die Hotelrechnung um 4,80 € zu kürzen. 4,80 € entsprechen 20 % des vollen Verpflegungspauschbetrags bei 24-stündiger Abwesenheit. Für Mittag- und Abendessen beträgt die Kürzung jeweils 40 % (d. h. bei Inlandsreisen 9,60 €). Wird das Frühstück nicht allein, sondern im Rahmen eines „Business-Package“ angeboten, ist die Rechnung um die gleichen Beträge zu kürzen.
Da nur die Übernachtung, nicht jedoch das Frühstück dem ermäßigten Umsatzsteuersatz unterliegt, muss das Frühstück gesondert ausgewiesen sein. Es ist jedoch zulässig, das Frühstück mit weiteren Nebenleistungen (z. B. Parkplatz) zu einer Servicepauschale zusammenzufassen. Auch hier werden wieder 4,80 € für ein Frühstück angesetzt. Dieses Mal jedoch nicht auf den Gesamtbetrag, sondern nur auf den Betrag, den die Servicepauschale aufweist.
Mahlzeiten seitens des Arbeitgebers sind nur in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts zuzurechnen, bei einem Frühstück sind das 1,63 €. Dies ist die günstigste Methode. Voraussetzung für eine arbeitgeberseitige Mahlzeitengestellung ist, dass
der Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit verrichtet,
die Mahlzeit nicht mehr als 60 € inkl. Umsatzsteuer kostet und
die Abgabe der Mahlzeit dienstlich veranlasst ist.
Von einer dienstlichen Veranlassung ist auszugehen, wenn die Aufwendungen durch den Arbeitgeber ersetzt werden und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist, die ihm im Original vorliegt.
d) Erstattung der Reisenebenkosten
Die Erstattung von tatsächlich aufgewendeten Reisenebenkosten seitens des Arbeitgebers ist immer vollständig steuerfrei. Dem Arbeitgeber müssen entsprechende Unterlagen vorgelegt werden, die dieser als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren hat.
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a) Erstattung der FahrtkostenSollen die tatsächlichen Fahrtkosten bei Benutzung eines privaten Fahrzeugs ersetzt werden, müssen die tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs für den Arbeitgeber ersichtlich sein. Der Arbeitgeber muss diese Unterlagen als Belege zum Lohnkonto aufbewahren.
Übernachtungskosten und Reisenebenkosten
Sowohl im Inland als auch im Ausland angefallene Übernachtungskosten können in der Gewinnermittlung bzw. der Steuererklärung mit Pauschbeträgen oder in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Hotelrechnungen in Fremdwährung müssen mit dem gültigen Devisenkurs in Euro umgerechnet werden. Abziehbar sind nur die reinen Übernachtungskosten; die Kosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen sind mit dem Verpflegungspauschbetrag abgegolten.
Hinweis: Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z. B. Tagungspauschale), so ist dieser Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten zu kürzen.
Zu den Reisenebenkosten zählen z. B. Garage- und Parkplatzgebühren, Kosten für die Beförderung bzw. Aufbewahrung und Versicherung von Gepäck, Eintrittskarten und Aufwendungen für Kataloge von Messen und Ausstellungen und Mautgebühren, berufliche Telefonkosten. Im Einzelfall können ärztliche Zeugnisse, Zollpapiere, Visa, notwendige Impfungen, Reisekrankenversicherungsbeiträge bei beruflichen bedingten Auslandsreisen Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben sein.
Hinweis: Sammeln Sie alle Belege, um diese mit der Steuererklärung einreichen zu können. Wenn Sie für einzelne Reisekosten keine Belege haben, ist es sinnvoll, einen Eigenbeleg mit Ort, Tag, Art und Betrag der Aufwendungen anzufertigen. Erfahrungsgemäß erkennen einige Finanzämter auch diese an, wenn sie glaubwürdig sind.
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Der BFH hatte sich in einem Urteil vom 10.04.2014 (VI R 11/13) zur lohnsteuerlichen Behandlung von Aufwendungen für Auswärtstätigkeiten im Ausland und zur Abgrenzung zwischen lediglich "vorübergehender" Entsendung und von Anbeginn dauerhafter Entsendung an den neuen Beschäftigungsort zu äußern.
In dem Urteil wurde der Standpunkt der Richter in den Leitsätzen wie folgt dargestellt:
Ein Arbeitnehmer, der zunächst für drei Jahre und anschließend wiederholt befristet von seinem Arbeitgeber ins Ausland entsandt worden ist, begründet dort keine regelmäßige Arbeitsstätte i.S. des § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG, auch wenn er mit dem ausländischen Unternehmen für die Dauer des Entsendungszeitraums einen unbefristeten Arbeitsvertrag abgeschlossen hat.
Wird der Arbeitnehmer bei seiner Auswärtstätigkeit von Familienangehörigen begleitet, sind Aufwendungen für Übernachtungen nur anteilig als Werbungskosten nach § 9 Abs. 1 Satz 1 EStG zu berücksichtigen.
Zur allgemeinen Rechtslage stellten die Richter in der Urteilsbegründung fest, dass eine Auswärtstätigkeit u.a. vorliegt, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG) beruflich tätig wird. Dies ist nach der Rechtsprechung des Senats u.a. der Fall, wenn ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber für drei Jahre befristet oder wiederholt im Wege der "Kettenabordnung" an einem anderen Betriebsteil des Arbeitgebers als seinem bisherigen Tätigkeitsort eingesetzt wird. Eine regelmäßige Arbeitsstätte i.S. des § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG begründet er dort dann nicht.
Der Bezug einer Unterkunft am Ort der Auswärtstätigkeit begründet keine doppelte Haushaltsführung. Die Kosten hierfür sind deshalb in der im Streitjahr geltenden Fassung des EStG als Übernachtungskosten in tatsächlicher Höhe abzugsfähig, wenn sie beruflich veranlasst sind; bei einer privaten Mitveranlassung sind sie notfalls durch Schätzung aufzuteilen.
Fahrtkosten eines Arbeitnehmers im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit sind Erwerbsaufwendungen und gemäß § 9 Abs. 1 Satz 1 EStG in Höhe des dafür tatsächlich entstandenen Aufwands als Werbungskosten zu berücksichtigen. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG kommt insoweit nicht zur Anwendung. Denn ein Arbeitnehmer, der außerhalb einer dem Arbeitgeber zuzuordnenden Betriebsstätte oder an einer solchen nur vorübergehend und damit auswärts tätig ist, hat typischerweise nicht die Möglichkeit, seine Wegekosten gering zu halten.
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Beruflich veranlasste Übernachtungskosten außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte sind gemäß § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 5a EStG mit den tatsächlichen, nachgewiesenen Aufwendungen als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben abziehbar.
Nach Ablauf eines Zeitraums von 48 Monaten sind die Übernachtungsaufwendungen auf monatlich € 1.000,00 begrenzt.
Gemäß BMF-Schreiben vom 30.09.2013 (IV C 5 - S 2353/13/10004) beginnt diese 48-Monats-Frist erst beim Aufsuchen dieser weiteren Tätigkeitsstätte ab 3 Tage in der Woche.
Arbeitgeber können den Arbeitnehmern die nachgewiesenen Aufwendungen steuerfrei erstatten oder Pauschalen zahlen in Höhe von € 20,00 pro Übernachtung im Inland.
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