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Timestamp: 2018-07-16 23:03:29+00:00
Document Index: 22608916

Matched Legal Cases: ['art. 57', 'art. 18', 'art. 19', 'art. 28', 'art. 19', 'art.1']

CONVENZIONE TRA COMUNE DI PRATO E... PER IL COLLEGAMENTO TELEMATICO AGLI ARCHIVI/SERVIZI INFORMATICI DEL COMUNE DI PRATO - PDF
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1 CONVENZIONE TRA COMUNE DI PRATO E... PER IL COLLEGAMENTO TELEMATICO AGLI ARCHIVI/SERVIZI INFORMATICI DEL COMUNE DI PRATO Il COMUNE DI PRATO, con sede in Prato, Piazza del Comune, 2, in persona della Dirigente del Servizio Sistema Informativo,..., nato... il../../..., d'ora innanzi denominato l'amministrazione ; E... con sede in...,... (C.F....) rappresentato da... nato/a a... il../../..., d'ora innanzi denominato l Ente PREMESSO CHE Nel contesto delle disposizioni di cui al capo V del CAD Dati delle Pubbliche Amministrazioni e servizi di rete, viene messo in capo alle Pubbliche Amministrazioni titolari di banche dati accessibili per via telematica, l onere di predisporre, gestire ed erogare servizi informatici necessari a tale scopo, secondo le regole tecniche del Sistema Pubblico di Connettività; Il D. Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235, art. 57, commi 13 e 14, fornisce indicazioni sui termini di attuazione per la predisposizione delle convenzioni per la fruibilità dei dati delle PA; L Ente svolge trattamenti di dati personali in ambito pubblico (ai sensi dell art. 18 e ss. e 59 e ss. del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali ). Si intendono per trattamenti di dati in ambito pubblico quelle attività finalizzate all applicazione di norme di legge di interesse pubblico; L Ente ha fatto richiesta di Convenzione all'amministrazione Comunale di Prato per l'accesso agli archivi informatici e cartacei, agli elenchi e registri pubblici indicati nella medesima richiesta; Ai sensi e per gli effetti dell'art. 19, comma 2, del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 la comunicazione [di dati diversi da quelli sensibili e giudiziari] da parte di un soggetto pubblico ad altri soggetti pubblici è ammessa quando è prevista da una norma di legge o di regolamento. In mancanza di tale norma la comunicazione è ammessa quando è comunque necessaria per lo svolgimento di funzioni istituzionali; L Amministrazione Comunale ha un proprio regolamento per l'accesso ai documenti amministrativi efficace ai sensi e per gli effetti della L. 7 agosto 1990, n. 241 e s.m.i., visionabile presso il sito informatico del Comune all indirizzo cui si rimanda per la disciplina della comunicazione dei dati di cui alla presente Convenzione; Ai sensi e per gli effetti dell'art. 28 del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, titolare del trattamento dei dati di cui alla presente Convenzione è l'amministrazione, mentre l'ente, nella sua qualità di Titolare derivato, dovrà attenersi al loro utilizzo in osservanza delle finalità perseguite e dei trattamenti consentiti in base alla presente Convenzione; Ai sensi e per gli effetti dell'art. quattro del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, si deve intendere per: Trattamento, qualunque operazione o complesso di operazioni, compiuti anche senza l'ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l'estrazione, il raffronto, l'utilizzo, l'interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca dati; Comunicazione, il dare conoscenza dei dati personali a uno o più soggetti determinati diversi dall'interessato, dal responsabile o dagli incaricati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione. Informazioni private devono intendersi tutte le informazioni, personali, sensibili e giudiziarie, e comunque del tipo di quelle comunicate e ricevute dall'amministrazione in forza della presente Convenzione. Pagina 1 di 5
2 Tanto premesso, le parti, nelle loro rispettive qualità, Convengono e stipulano quanto segue Art. 1 - Oggetto della Convenzione 1. Le premesse e gli allegati costituiscono parte integrante e sostanziale della presente Convenzione. 2. La presente Convenzione ha per oggetto l'accesso telematico da parte dell'ente alle banche dati informatiche detenute e formate dall'amministrazione nell'ambito delle sue attività istituzionali; 3. Gli Enti garantiscono che i dati trasmessi o resi accessibili, tramite la stipulazione della presente Convenzione, saranno trattati per le specifiche finalità concordate con l'amministrazione e precipuamente, in osservanza dell'art. 19, c. 3, del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 per assicurare la gestione dei procedimenti amministrativi di competenza. Art. 2 - Oggetto e modalità dell'accesso 1. L'accesso gratuito è consentito solo per la consultazione dei dati inseriti negli archivi informatici di cui all' Allegato B, necessari al fine di agevolare le attivita istituzionali dell Ente. 2. Le modalità di accesso prevedono, in primo luogo, l'individuazione dei Referenti unici di Ente ed Amministrazione per le comunicazioni inerenti l attivazione ed il mantenimento del servizio di accesso alle banche dati informatiche dell Amministrazione. Gli estremi identificativi e le modalità di contatto del proprio Referente, e le eventuali variazioni nella nomina, saranno tempestivamente comunicate dall Ente attraverso la compilazione dell Allegato A alla presente Convenzione. Analogamente l Amministrazione provvederà a comunicare all Ente gli estremi identificativi e le modalità di contatto del proprio Referente. 3. L'accesso comporta per l Ente, tramite suo Referente, come sopra nominato, l obbligo di comunicare al Referente unico dei flussi di comunicazione operativa dell'amministrazione: A) I dati identificativi (nome e cognome, codice fiscale e sede del domicilio lavorativo) del/i soggetto/i incaricato/i del trattamento dati, oggetto della presente Convenzione, da abilitare, in via esclusiva, all accesso telematico alle singole banche dati informatiche dell'amministrazione. Le eventuali variazioni dei dati suddetti, nonché le situazioni che portino alla revoca del diritto all accesso telematico alle banche dati informatiche dell Amministrazione; B) Tutte quelle situazioni che possono influenzare l assegnazione e la validità delle autorizzazioni fornite dalla medesima, affinché possano essere adottate le idonee misure. 4. Le comunicazioni sono effettuate in via telematica attraverso la compilazione degli Allegati A e/o B e/o C alla presente Convenzione; 5. Tenuto conto dell attuale quadro infrastrutturale disponibile sul territorio, l accesso alle banche dati oggetto della presente convenzione avviene via web, attraverso il sito istituzionale dell Amministrazione titolare dei dati o un sito tematico all uopo predisposto; 6. Il collegamento telematico che consente l'accesso alle banche dati oggetto della presente Convenzione avviene secondo le modalità stabilite dall'amministrazione e riportate nell allegato tecnico specifico. L Amministrazione ha l'esclusiva competenza di gestire, definire o modificare i sistemi di elaborazione, ricerca, rappresentazione e organizzazione dei dati e della base informativa, sulla base delle proprie esigenze istituzionali ed organizzative e delle innovazioni tecnologiche. 7. L'Amministrazione fornisce, attraverso comunicazione telematica inviata al richiedente, notizia dell avvenuta attivazione dell utenza, necessaria per il collegamento all archivio informatico. L attivazione del servizio avverrà previa verifica, da parte dell Amministrazione che concede l accesso, della corrispondenza dei nominativi delle richieste pervenute on-line con quelli contenuti negli elenchi inviati dai referenti dei singoli Enti. Art. 3 - Responsabilità e facoltà dell'amministrazione 1. L'Amministrazione garantisce la qualità del collegamento e la piena disponibilità delle banche dati rese accessibili in adempimento della presente Convenzione. 2. L Amministrazione s impegna ad assicurare l attività di formazione per il personale indicato dall Ente. 3. L'Amministrazione è esonerata da qualsiasi responsabilità nei confronti dell'ente per l'eventuale inesattezza e/o incompletezza delle informazioni personali contenute nelle banche dati informatiche, oltre che per eventuali interruzioni tecniche o sospensioni del servizio e per disservizi anche derivanti dal variare delle tecnologie. Pagina 2 di 5
3 4. L Amministrazione si impegna a comunicare i tempi previsti per eventuali interruzioni programmate e la previsione di ripristino del servizio attraverso il proprio sito istituzionale o qualunque altro strumento ritenuto idoneo. 5. L'Amministrazione si riserva la facoltà di sospendere, anche senza preavviso, l erogazione dei servizi di cui alla presente Convenzione qualora si verifichino le seguenti circostanze: a. mancato rispetto delle prescrizioni imposte nell uso delle credenziali di autenticazione; b. uso improprio del servizio al di fuori delle finalità di cui al precedente articolo 1 comma 3 della presente Convenzione; c. uso improprio dei servizi di telecomunicazione; d. esigenze di tipo tecnico che impediscano la continuità del servizio di cui alla presente Convenzione. 6. Qualora si ravvisino esigenze di tipo tecnico, ovvero obblighi derivanti dalla legge, l'amministrazione si riserva il diritto di conservare, in file di log, i dati identificativi ed i dati delle operazioni di consultazione di coloro che accedono alle banche dati rese accessibili in base alla presente Convenzione. 7. Le modalità di conservazione dei dati contenuti nei file di log sono determinate a insindacabile giudizio dall'amministrazione sulla base delle esigenze tecniche, e della necessità di garantire la qualità dei servizi informatici e di adempimento delle misure minime di sicurezza stabilite dall'amministrazione nel proprio Documento Programmatico di Sicurezza. In ogni caso, l'amministrazione garantisce la conservazione degli stessi dati entro il periodo previsto dalle leggi emanate sull'argomento. 8. L'Amministrazione informa, in ogni caso, l'ente della modalità di tale specifico trattamento. 9. L Amministrazione metterà a disposizione del Garante della Privacy quanto da lui richiesto, finalizzato ad effettuare adeguati controlli in merito all uso del dato da parte dell Ente fruitore Art. 4 - Responsabilità dell'ente 1. L'Ente s impegna, dalla data di stipulazione della presente Convenzione, a utilizzare il servizio e le relative autorizzazioni, ivi comprese le credenziali di accesso dei singoli responsabili/incaricati, esclusivamente per le finalità di cui alla presente Convenzione e nei soli luoghi a ciò deputati; 2. L'Ente s impegna a non compiere alcuna duplicazione dei dati acquisiti ricostituendo proprie banche dati informatiche che li contengano. 3. L'Ente è responsabile dell accesso telematico, del corretto utilizzo delle credenziali di autenticazione, dell uso dei dati e di tutto quanto previsto dalla normativa di Settore e dal D. Lgs. 30 giugno 2003, n L Ente s impegna a utilizzare il collegamento telematico e la banca dati fornita per tutte le necessità di certificazione anagrafica o di semplice visione dei dati anagrafici. E s impegna, altresì, a non richiedere al cittadino certificazioni anagrafiche nel caso in cui sia sufficiente la semplice visura. Art. 5 - Clausola di riservatezza 1. L'Ente presta il proprio consenso libero, incondizionato e irrevocabile e con esso s impegna a rispettare il più assoluto riserbo sulle informazioni riservate, come descritte nelle premesse; 2. In particolare l'ente si impegna a: a) Compiere tutto quanto sarà necessario ai fini del rispetto e della corretta applicazione del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, soprattutto sotto il profilo della sicurezza dei dati trattati e comunque conosciuti nell'esercizio delle sue funzioni come specificate in premessa; b) Agire nell'ambito di operatività consentita in base alle proprie funzioni come sopra individuate. L'Ente, pertanto, non è autorizzato a svolgere attività di trattamento ulteriori rispetto a quelle necessarie per la realizzazione delle finalità riferite ai fini della stipula della presente Convenzione; c) Nominare per iscritto gli incaricati del trattamento, impartendo loro, sempre per iscritto. le idonee istruzioni. e a comunicare loro le modalità di gestione dei dati eventualmente residenti sui sistemi di loro pertinenza; d) Vigilare sul rispetto delle istruzioni impartite agli incaricati, ammonendoli a mantenere l'assoluto riserbo sui dati personali di cui vengono a conoscenza in ragione dell'esercizio delle attività di trattamento di cui alla presente Convenzione; e) Adottare e rispettare le misure di sicurezza di cui al D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196; f) Operare l'aggiornamento dei sistemi operativi in uso dagli apparati elettronici, nel caso di accesso autonomo ai dati di cui ai database informatici dell'amministrazione, individuando anche quelli Pagina 3 di 5
4 più confacenti ai tipi di dati e alle operazioni di trattamento eseguibili con essi, oltre all'aggiornamento e all'adeguamento dei sistemi di protezione della rete, individuando quelli più confacenti all'esigenza di evitare/prevenire accessi non consentiti ovvero trattamenti illeciti e/o la perdita dei dati; g) Istruire gli incaricati sulle modalità da adottare per mantenere segrete e custodire le credenziali di autenticazione assegnate per l'accesso delle banche di dati di cui alla presente Convenzione; h) Non costituire banche dati con le informazioni provenienti dall'amministrazione, ulteriori rispetto a quelle necessarie per il perseguimento delle finalità sopra specificamente riferite; i) Distruggere i dati personali in caso di cessazione del trattamento degli stessi, provvedendo alle necessarie formalità di legge; j) Rispettare e far rispettare le prescrizioni impartite per il corretto utilizzo della strumentazione informatica e dei documenti cartacei. 3. L obbligo di riservatezza non opera in caso di informazioni, in origine riservate, che al momento in cui sono rese note all Ente siano di pubblico dominio, o che diventino di pubblico dominio dopo essere state rese note per causa che non costituisce inadempimento delle intese nella presente; 4. La validità degli impegni di cui alla presente clausola non cessa con la conclusione dei rapporti tra le parti e in ogni caso fino a quando le Informazioni riservate non saranno rese di pubblico dominio. 5. L Ente s impegna a comunicare a tutti i soggetti cui è assicurato l accesso che: La password è strettamente personale, deve essere mantenuta riservata, e non deve essere comunicata e/o ceduta a terzi; L eventuale uso improprio della password di accesso alle banche del Comune di Prato effettuata da un soggetto terzo non annulla le responsabilità personali del titolare della password medesima; L utente autorizzato può utilizzare la banca dati del Comune di Prato nell esclusivo ambito delle attività istituzionali di sua competenza e che l accesso ai dati per fini non istituzionali costituisce illecito che può dare luogo a conseguenze civili e penali; Le informazioni ottenute non possono essere divulgate, comunicate, cedute a terzi, né in alcun modo riprodotte, salvi i casi espressamente previsti dalla legge; 6. L Amministrazione a ogni sessione di accesso, identifica e registra gli utenti e le operazioni effettuate, e tali registrazioni sono disponibili per eventuali richieste di verifica sulla legittimità delle interrogazioni compiute; 7. L Ente ha consapevolezza del Codice della Privacy e della possibilità di controlli ivi previsti atti a verificare il rispetto dei vincoli di utilizzo dei servizi, previo preavviso tra le parti interne alle due strutture preposte alla sicurezza. Per l espletamento di tali controlli, che potrebbero essere effettuati anche presso la sede dell Ente dove viene utilizzato il servizio, l Ente si impegna a fornire ogni necessaria collaborazione. 8. L Ente si impegna altresì a comunicare all Amministrazione: Tempestivamente incidenti sulla sicurezza occorsi al proprio sistema di autenticazione qualora tali incidenti abbiano impatto direttamente o indirettamente nei processi di sicurezza afferenti il servizio in oggetto; Ogni eventuale esigenza di aggiornamento di stato degli utenti autorizzati (nuovi inserimenti, disabilitazioni, cancellazioni, modifiche); Ogni modifica tecnica ed organizzativa del proprio dominio che comporti l impossibilità di garantire l applicazione delle regole sopra riportate e/o la perdita della loro efficacia. 9. In ogni caso, i dati trattati dall'ente in violazione della disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali e comunque in violazione degli artt. tre e undici del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 rendono gli stessi inutilizzabili. Art. 6 - Decorrenza, durata e modifiche della presente Convenzione 1. La presente Convenzione ha durata triennale ed avrà decorrenza, a tutti gli effetti, dalla data della firma della stessa. 2. In mancanza di disdetta da parte dell'amministrazione o da parte dell'ente, da comunicare non meno di un mese prima dalla scadenza, la Convenzione s intenderà rinnovata per un ulteriore triennio. 3. Nel caso si rendesse necessario, è fatta salva la possibilità da parte dell'amministrazione di apportare modifiche e/o variazioni alla presente convenzione. Le variazioni apportate sono soggette all accettazione di entrambi i firmatari della presente convenzione. 4. Il verificarsi di tale situazione sarà comunicato per iscritto almeno trenta giorni prima della loro effettuazione, l'ente ha in tale occorrenza, facoltà di recesso immediato; Pagina 4 di 5
5 5. I contenuti delle banche dati accessibili, o di quanto altro, rimesso all Amministrazione, potranno da questa essere variati in ogni momento e senza preavviso, qualora ne ravvisi la necessità al fine di consentire l attuazione tecnica della presente convenzione. L esigenza potrà essere ravvisata anche dall Ente, e comunicata attraverso il Referente unico di cui al precedente articolo 2 comma 2 della presente Convenzione. Art. 7 - Norme Finali 1. Alla presente scrittura si applicano le norme in materia e, tra le altre, il D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e s.m.i. ed i relativi regolamenti applicativi e le norme sul diritto di accesso ai documenti amministrativi di cui alla L. 7 agosto 1990, n. 241 e s. m.i. 2. La presente Convenzione, redatta in due copie originali non è soggetta a registrazione ai sensi dell art.1 della tabella allegata al D.P.R. 26/04/1986, n.131, salvo in caso d uso. 3. La presente Convenzione non è soggetta ad imposta di bollo ai sensi del punto 16 della tabella B allegata al D.P.R. 26/10/1972, n Fatto salvo la devoluzione della controversia ad un collegio arbitrale, composto da due membri nominati dalle parti e uno dal Tribunale, il foro competente è quello di Prato. Per il Comune di Prato. Per..... Prato, lì Pagina 5 di 5