Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/2012?documento=legcol&contexto=legcol_13bc9d520a280166e0530a0101510166&vista=STD-PC
Timestamp: 2020-01-26 12:57:23
Document Index: 125347635

Matched Legal Cases: ['ARTÍCULO 58', 'artículo 58', 'artículo 16', 'artículo 31', 'artículo 3', 'artículo 14', 'artículo 13', 'artículo 16', 'artículo 58', 'artículo 3', 'artículo 41']

﻿ RESOLUCIÓN 730 DE 2012
RESOLUCIÓN 730 DE 16 DE NOVIEMBRE DE 2012
CONTENIDO:ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN DE LA EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ. DEROGA LA RESOLUCIÓN 618 DE 2009.
TEMAS ESPECÍFICOS:CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA, INTERVINIENTES EN LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA, EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS, REGISTRO DE PROPONENTES, OFERENTE, INTERVINIENTES EN EL DERECHO PROCESAL, MANUAL DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
BOLETÍN N°:REGISTRO DISTRITAL 5012 DE NOVIEMBRE 26 DE 2012
VIGENCIA:NOTA: DEROGADA POR LA RESOLUCIÓN 687 DE 2015 ARTÍCULO 58 DE LA EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTÁ ESP, EAB - ESP
RESOLUCIÓN 730 DE 2012
“Por la cual se adopta el manual de contratación de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, ESP”.
(Nota: Derogada por la Resolución 687 de 2015 artículo 58 de la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Bogotá ESP, EAB - ESP)
en ejercicio de las facultades estatutarias, en especial las conferidas en los literales a) y b) del artículo 16 del acuerdo de junta directiva 11 de 2010 “Por el cual se adopta un nuevo marco estatutario de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, ESP” y,
Que el artículo 31 de la Ley 142 de 1994, modificado por el artículo 3º de la 689 de 2001, en armonía con el artículo 14 de la Ley 1150 de 2007, señala que las entidades estatales que prestan los servicios públicos domiciliarios no están sujetas a las disposiciones del estatuto general de contratación de la administración pública y que, en consecuencia, sus contratos se rigen por las normas del derecho privado. Disposiciones ratificadas en el acuerdo de junta directiva 11 del 13 de septiembre de 2010 “Por el cual se adopta un nuevo marco estatutario para la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, ESP”.
Que de conformidad con el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 “Las entidades estatales que por disposición legal cuentan con un régimen contractual excepcional al del estatuto general de contratación de la administración pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal”.
Que el literal b) del artículo 16 del Acuerdo 11 de 2010 por medio del cual se adoptaron los estatutos de la empresa, establece que corresponde al gerente general “expedir los actos, celebrar los contratos, ordenar el gasto y el pago, así como ejecutar las operaciones necesarias para asegurar el normal funcionamiento de la empresa”.
Que con el fin el fin de garantizar la transparencia, economía, moralidad, publicidad, igualdad, celeridad, eficacia, eficiencia y la selección objetiva en los procesos contractuales que adelanta la empresa, es necesario adoptar un nuevo manual de contratación para la empresa, acorde con los desarrollos legales y jurisprudenciales pertinentes y, en consideración a las necesidades dinámicas de la contratación en la empresa.
ART. 1º—Ámbito de aplicación. El presente manual se aplica a la totalidad de los contratos y convenios que celebre la empresa en calidad de contratante.
Se exceptúan los contratos de trabajo, servicios públicos domiciliarios, los que se ejecuten con cargo a los recursos de caja menor y los que por su naturaleza sean excluidos mediante acto administrativo, por la gerencia general.
(Nota: Derogado por la Resolución 687 de 2015 artículo 58 de la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Bogotá ESP, EAB - ESP)
ART. 2º—Alcance. En las reglas que se disponen a continuación se regulará la fase de planeación, las modalidades de selección y la celebración, ejecución y liquidación de los contratos y convenios que celebre la empresa.
PAR.—Para el cumplimiento de la actividad contractual se dará aplicación a las reglas propias del sistema de gestión de calidad de la empresa.
ART. 3º—Vinculación de población vulnerable. La empresa mantendrá políticas que promuevan la contratación de población en situación vulnerable para la adquisición de bienes y servicios, entendida esta como aquellos sectores o grupos de la población que por su condición de edad, sexo y origen étnico se les impida incorporarse al desarrollo y acceder a mejores condiciones de bienestar.
Igualmente, podrá promover la vinculación de población vulnerable organizada, en los contratos de obras y servicios, donde el contratista se obligue a vincular para la ejecución de los mismos, un porcentaje de población vulnerable, que será determinado en los respectivos términos de referencia.
ART. 4º—Régimen ambiental. Los contratistas de la empresa deberán cumplir con la legislación ambiental vigente, por tanto, previo a la ejecución del objeto contratado, deberán obtener de la autoridad competente las licencias, permisos o autorizaciones que sean necesarias, y elaborar el respectivo plan de manejo ambiental respetando el principio de participación a la comunidad directamente afectada o relacionada con el proyecto.
Con el fin de fortalecer la gestión de la empresa y la participación de la sociedad civil en la conservación, protección y restauración del sistema hídrico del Distrito Capital, la empresa podrá vincular recursos de cooperación internacional y suscribir convenios con organizaciones no gubernamentales ambientales que tengan experiencia en la investigación, restauración o educación ambiental y que puedan comprometer contrapartidas equivalentes o superiores al treinta por ciento (30%), en relación con los aportes que realice la empresa, para la cofinanciación de los proyectos respectivos.
Las organizaciones no gubernamentales ambientales y las instituciones de educación superior, con carreras en el campo ambiental y afines a este, podrán ser contratadas por la empresa para el desarrollo de actividades relacionadas con la investigación y educación ambiental, la conservación, protección y restauración del sistema hídrico del Distrito Capital.
ART. 5º—Contratación sustentable. La empresa promoverá la contratación sustentable al considerar, no solo los criterios económicos y técnicos de los bienes, servicios u obras que se deban contratar, sino los impactos ambientales que el bien, servicio u obra generen durante su ciclo de vida, con el fin de reducir los mismos.
PAR.—La empresa definirá en un plazo máximo de seis (6) meses, contados a partir de la expedición de la presente resolución, los criterios y procedimientos bajo los cuales se realizará la valoración de que trata este artículo, teniendo en cuenta lo previsto en la Resolución 1083 de 1996 del Ministerio de Ambiente, que ordena el uso de fibras naturales en obras, proyectos o actividades objeto de licencia ambiental.
ART. 6º—Ordenación del gasto y del pago, celebración de contratos. Corresponde al gerente general, en su calidad de representante legal de la empresa, ordenar el gasto, celebrar los contratos y convenios y ordenar los pagos correspondientes. El gerente general podrá delegar total o parcialmente las funciones relacionadas con la actividad contractual u otorgar poderes especiales o generales para el efecto.
ART. 7º—Contratistas. Podrán contratar con la empresa, personas naturales o jurídicas. Igualmente las personas podrán, bajo las condiciones previstas en los términos de referencia, asociarse para presentar propuestas y celebrar contratos en forma conjunta. En todo caso, la responsabilidad de los asociados será solidaria tanto frente al cumplimiento de las obligaciones derivadas de la oferta y del contrato, como en relación con la imposición de sanciones.
PAR.—Dentro de los siguientes seis (6) meses a la expedición del presente manual, la empresa expedirá la reglamentación correspondiente al registro de proponentes de la empresa y establecerá los casos en los que el mismo será obligatorio.
ART. 8º—Publicidad. La empresa realizará la publicidad de las actuaciones relacionadas con los procesos contractuales a través de su página web.
En atención al tipo de proceso, deberán publicarse, como mínimo, los siguientes documentos:
1. Procesos de contratación directa para contratos de cuantía inferior a 100 SMLMV:
a) Solicitud de contratación.
2. Procesos de contratación directa para contratos de cuantía superior a 100 SMLMV:
b) Invitación a cotizar.
c) Contrato.
3. Procesos de invitación pública.
b) Borrador de términos de referencia.
c) Observaciones al borrador de términos de referencia.
d) Respuesta a las observaciones sobre el borrador de términos de referencia.
e) Términos de referencia.
f) Observaciones sobre los términos de referencia.
g) Respuesta a las observaciones sobre los términos de referencia.
h) Adendas, aclaraciones o modificaciones a términos de referencia o pliegos de condiciones.
i) Informe de evaluación.
j) Observaciones al informe de evaluación.
k) Respuesta a las observaciones.
l) Documento de aceptación de la propuesta o de declaratoria de fallido según sea el caso.
m) Contrato.
n) Adiciones, prórrogas y modificaciones de los contratos.
Asesoría y responsabilidad en la actividad contractual
ART. 9º—Comité de contratación, dependencias asesoras, comités estructuradores y evaluadores y la dependencia interesada en la contratación. La asesoría en la actividad contractual de la empresa estará a cargo, dentro del marco de las funciones que se le asignen, del comité de contratación, de la dirección de asesoría legal, la dirección de contratación y compras de la empresa, de los comités estructuradores y evaluadores y de la dependencia interesada en la contratación.
ART. 10.—Comité de contratación. Créase el comité de contratación de la empresa que estará integrado por los siguientes miembros:
1. Un delegado de la gerencia general, quien lo presidirá.
2. El gerente jurídico o su delegado.
3. El o los gerentes de las dependencias en las que tenga incidencia el objeto de estudio.
4. El gerente corporativo de planeamiento y control.
PAR. 1º—El director de contratación y compras fungirá como secretario del comité y tendrá voz pero no voto.
PAR. 2º—El comité sesionará cada vez que sea citado por el gerente general, por quien este delegue o por el director de contratación y compras.
PAR. 3º—En casos especiales, el director de contratación y compras podrá solicitar el acompañamiento de directores de otras áreas de la empresa, a efectos de aclarar o precisar aspectos relacionados con el proceso de contratación que se adelanta.
PAR. 4º—Por convocatoria del gerente general, de su delegado o del director de contratación y compras, podrán asistir asesores externos de la empresa quienes tendrán voz pero no voto dentro del comité.
ART. 11.—Atribuciones del comité de contratación. Son atribuciones del comité de contratación las siguientes:
1. Emitir recomendaciones a la gerencia general sobre el establecimiento de políticas en materia de contratación, especialmente en lo que tiene que ver con modalidades de selección, requisitos habilitantes, factores de evaluación y presupuestos.
2. Emitir concepto sobre el contenido de la invitación y el sentido de la definición del proceso de selección en las invitaciones públicas que superen diez mil (10.000) SMLMV, cuando la gerencia general se lo requiera.
3. Emitir concepto, cuando la gerencia general así se lo solicite, sobre los siguientes eventos de contratación directa: contratación directa por proveedor exclusivo, contratos de ciencia y tecnología, contratos de comodato de bienes muebles e inmuebles, los convenios regulados en los artículos 95 y 96 de la Ley 489 de 1998, y los contratos que se celebren con organizaciones comunitarias inscritas, organizaciones no gubernamentales, asociación de vecinos, juntas de acción comunal, asociaciones de discapacitados, de desplazados y de reinsertados.
4. Emitir concepto, cuando la gerencia general así se lo solicite, para la aceptación de propuestas para ejecución de proyectos de iniciativa privada.
5. Emitir recomendaciones al ordenador del gasto, cuando así se lo solicite, para adoptar otras decisiones precontractuales o contractuales, en casos en que se requieran conocimientos especializados que así lo ameriten.
6. Emitir concepto sobre la conveniencia y procedencia de incorporar cláusulas compromisorias en los contratos que celebre la empresa, cuando la gerencia general así se lo solicite, pronunciamiento frente al que debe tener en cuenta la naturaleza del contrato.
7. Resolver las discrepancias que se presenten entre la dirección de contratación y compras y la de pendencia interesada en el proceso, en relación con el contenido del estudio previo y los términos de referencia, cuando la gerencia general así se lo solicite.
PAR. 1º—Para que las recomendaciones que realice el comité de contratos tengan fuerza vinculante, de carácter general, deberán ser aceptadas por el gerente general e incorporadas en circulares que deberán publicarse de conformidad con las normas generales vigentes.
PAR. 2º—Cada uno de los integrantes del comité de contratación responderá por las recomendaciones emitidas, teniendo en cuenta su formación profesional y las funciones propias de su cargo.
ART. 12.—Secretaría técnica del comité de contratación. La secretaría técnica del comité será ejercida por la dirección de contratación y compras. En consecuencia, le corresponderá: levantar las actas correspondientes a cada una de las sesiones, comunicar a las distintas dependencias las recomendaciones impartidas, mantener actualizado el archivo de las actas, y proyectar la firma del gerente general, cuando sea el caso, las circulares y actos mediante los cuales se acojan sus recomendaciones.
ART. 13.—Atribuciones especiales de la oficina de asesoría legal en materia de contratación.
1. Emitir conceptos jurídicos y resolver consultas sobre interpretación de las normas legales, actos administrativos y contratos que sean solicitados por la gerencia general, con el fin de soportar jurídicamente las decisiones de la empresa en materia precontractual y contractual.
2. Coordinar con las diferentes áreas las respuestas a las reclamaciones formuladas por los contratistas de la empresa, con el fin de unificar criterios jurídicos en defensa de los intereses de la entidad y prevenir el daño antijurídico.
3. Asesorar a las diferentes áreas de la empresa en la elaboración de las minutas y formatos que requieran para el desarrollo de sus actividades.
4. Elaborar, revisar y adecuar los proyectos de acto administrativo que las diferentes áreas de la empresa le sometan a su consideración, para ajustarlos a la Constitución, la ley y los reglamentos internos.
5. Adelantar, con el apoyo de las áreas ejecutoras e interventores, el procedimiento para la imposición de las sanciones pecuniarias pactadas en el contrato y proyectar, para la firma del ordenador del gasto o del funcionario competente para imponer la sanción, los actos administrativos o decisiones que pongan fin a la actuación.
6. Para el ejercicio de las facultades que se derivan de las cláusulas excepcionales la oficina de asesoría legal emitirá concepto previo, con apoyo en el informe de la interventoría o supervisión del contrato respectivo, y proyectará la decisión que corresponda para la firma del ordenador del gasto o del funcionario competente para adoptar la decisión.
PAR.—Las áreas ejecutoras, en cabeza del gerente de área y/o del secretario general, están en el deber de informar y solicitar a la dirección de asesoría legal que adelante el procedimiento para la imposición de las sanciones, conforme a lo dispuesto en este artículo, y, por tanto, responderán por omitir el informe sobre el incumplimiento.
ART. 14.—Atribuciones de la dirección de contratación y compras. La dirección de contratación y compras tendrá las siguientes atribuciones especiales:
1. Establecer los modelos generales de términos de referencia, de contratos y, en general, de los demás documentos que deben expedirse con ocasión de la actividad contractual.
2. Establecer el formato de cuestionario que permita identificar los riesgos previsibles de la contratación.
3. Realizar la totalidad de las publicaciones previstas en el presente manual.
4. Adelantar los procesos de contratación y de las modificaciones contractuales que requieran las distintas dependencias de la empresa.
5. Revisar el estudio previo y verificar que se hayan identificado y regulado los riesgos previsibles de la contratación. La dirección de contratación y compras podrá sugerir modificaciones al estudio previo.
6. Consolidar los términos de referencia para las invitaciones, con fundamento en el estudio previo realizado por la dependencia interesada.
7. Realizar las evaluaciones de las ofertas presentadas en los procesos de selección, labor para la que podrá contar con el apoyo de profesionales de la dependencia interesada o de otras áreas, por disposición de la gerencia general.
8. Administrar y custodiar el archivo de los contratos suscritos por las diferentes áreas de la empresa.
9. Preparar los informes que sean requeridos por los organismos de control con ocasión de la actividad contractual de la empresa.
10. Elaborar y presentar los reportes y publicaciones relacionadas con los procesos contractuales de la empresa en los diferentes sistemas de información, de conformidad con lo previsto en la ley.
11. Elaborar los contratos para la firma del gerente o del funcionario delegado.
12. Garantizar que los procesos de contratación de los bienes y servicios que requiere la empresa se desarrollen en cumplimiento de las normas legales y reglamentarias, en especial, del manual de contratación de la entidad.
13. Consolidar y presentar para aprobación del comité corporativo, el plan de contratación de la empresa y realizar su seguimiento y actualización de forma permanente.
14. Administrar y mantener actualizado el sistema de avalúo de infraestructura, SAI, que sirve como soporte a las áreas en la elaboración de presupuestos oficiales de obra.
15. Revisar las actas de liquidación de los contratos.
16. Revisar y aprobar las pólizas de contratos y modificaciones contractuales.
17. Revisar las cesiones de contratos y proyectar las minutas para la firma del gerente general o el ordenador del gasto delegado.
18. Revisar las minutas de convenios que pretenda celebrar la empresa.
ART. 15.—Comités estructuradores. La dependencia interesada en el inicio del trámite contractual, en aquellos contratos que superen mil (1.000) SMLMV, podrá integrar un comité asesor con el fin de preparar y someter a consideración de la dirección de contratación y compras el estudio previo y los términos de las invitaciones, debidamente autorizado por el gerente general.
PAR. 1º—Para el caso de contratos iguales o inferiores a mil (1.000) SMLMV la dependencia interesada en el inicio del trámite precontractual someterá a consideración de la dirección de contratación y compras el estudio previo y la invitación a presentar propuesta, debidamente autorizado por la gerencia general.
ART. 16.—Comités evaluadores. La dirección de contratación y compras, solamente para los casos de invitaciones públicas, integrará un comité evaluador con el fin de preparar y someter a consideración del gerente general o su delegado, las evaluaciones de las ofertas recibidas, para que autorice su traslado a los proponentes, a fin de que presenten sus observaciones.
No obstante lo anterior, la gerencia general podrá contratar o designar expertos independientes para que realicen las evaluaciones jurídica, técnica y económica de las ofertas o constituir un comité evaluador para casos específicos y/o para revisar las evaluaciones efectuadas por la dirección de contratación, cuando el gerente general así lo considere necesario.
ART. 17.—Dependencia interesada en el inicio del proceso de selección. La dependencia interesada en el inicio del proceso de selección proyectará los estudios previos con el fin de someter a consideración de la dirección de contratación y compras, el proceso de contratación correspondiente, previa autorización del gerente general o de su delegado.
PAR. 1º—La dependencia interesada en el proceso, en cabeza de sus gerentes corporativos, del secretario general o de los gerentes y directores de área, será la responsable de: del contenido y justificación técnica y económica de los estudios previos; y de la elaboración, revisión y aprobación del presupuesto.
El presupuesto, en todo caso, deberá ser aprobado por el gerente corporativo, el gerente del área o el secretario general, quienes serán responsables por las inconsistencias del presupuesto y por el detrimento patrimonial que, dichas inconsistencias, puedan causarle a la empresa.
ART. 18.—Plan de contratación y compras. El comité corporativo aprobará el plan anual de contratación y compras, que deberá reflejar las necesidades de contratación de las diferentes áreas de la empresa, para atender las necesidades del buen servicio y garantizar la cobertura, y en cumplimiento del plan estratégico aprobado. La dirección de contratación y compras publicará en la página web de la empresa el plan de contratación y compras, a más tardar el 31 de diciembre del año anterior a aquel en el cual va a ejecutarse el plan, así como sus modificaciones, aclaraciones o complementaciones, las cuales deberán publicarse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su aprobación.
PAR. 1º—Los convenios interadministrativos que requieran de asignación presupuestal, deberán formar parte del plan de contratación y compras.
PAR. 2º—Las direcciones de planeación y control de rentabilidad, gastos y costos y de planeación y control de inversiones son las responsables de someter para aprobación del comité corporativo las modificaciones del plan de contratación y compras, con los soportes correspondientes.
ART. 19.—Evaluación y análisis del presupuesto oficial. La dependencia interesada elaborará el presupuesto y, una vez determinados los ítems, y las cantidades de obra que deberán contratarse, y sus precios, lo consolidará y pondrá a consideración del gerente corporativo, del secretario general o del gerente del área, según corresponda, para su aprobación y firma. En todo caso los presupuestos, cuando menos, incorporarán y tendrán en cuenta los siguientes factores:
1. Los presupuestos de los contratos de obra deben elaborarse con base en los precios registrados en el sistema de avalúo de infraestructura, SAI, a excepción de los ítems particulares (no incluidos en el SAI), los cuales deberán estar soportados en los respectivos análisis de precios unitarios. En el evento en el que una gerencia considere necesaria la revisión del precio SAI de algún ítem, deberá solicitarla anexando los soportes que sustentan la solicitud de revisión.
2. Los presupuestos de los contratos de prestación de servicios, de consultoría y de interventoría, deben elaborarse teniendo en cuenta las disposiciones que contengan las resoluciones que reglamenten o establezcan el marco tarifario al interior de la empresa.
3. Los presupuestos de los contratos de suministro, compraventa y los que incluyen ítems no regulados en el SAI, deberán elaborarse con precios del mercado.
4. Si el presupuesto de la obra fue elaborado en desarrollo de un contrato de consultoría, será este, previa revisión de la empresa, el presupuesto oficial de la invitación respectiva.
5. En todo caso, dentro del presupuesto final se incluirán la totalidad de impuestos, tasas y contribuciones que deba asumir el contratista, con motivo o por razón del contrato, es decir, los que en él se originen.
PAR. 1º—Definido el presupuesto que se va a contratar e incluido este en el sistema de gestión de infraestructura, los funcionarios responsables solicitarán la disponibilidad presupuestal (solicitud de pedido SAP R/3) suficiente para cubrir las obligaciones que se contraerán.
PAR. 2º—Los presupuestos de los componentes de proyectos de inversión, como parte integral de la formulación y maduración de proyectos, deben incluirse sin excepción en el sistema de gestión de infraestructura, SGI, y cumplir con las etapas y actividades previstas en dicho sistema, como requisito previo a la solicitud de la disponibilidad presupuestal.
ART. 20.—Estudio previo. La gerencia, en la que se origina el proceso de contratación, realizará un estudio previo en el que, según el contrato del que se trate, incluya:
2. La descripción del objeto que se va a contratar con sus especificaciones esenciales, el tipo de contrato y la modalidad de selección.
3. Análisis de las condiciones y precios del mercado y, en general, los soportes del valor estimado del contrato.
4. Análisis de riesgos previsibles.
Para la realización del análisis de riesgos previsibles la dependencia interesada diligenciará el cuestionario preparado por la dirección de contratación y compras. Igualmente incorporará en la invitación, la regulación detallada de los riesgos previsibles que no se hayan asignado específicamente a la empresa, que serán asumidos por los contratistas.
5. Los requisitos habilitantes y de ponderación de tipo técnico, financiero y ambiental con la justificación detallada de los mismos.
6. Identificación de los permisos, licencias y autorizaciones requeridas para la ejecución del contrato, expedida por la gerencia corporativa ambiental.
7. Los diseños, proyectos y planos necesarios, salvo que se ejecute el proyecto con diseños del contratista.
8. Visto bueno escrito de la gerencia de tecnología para los presupuestos que tengan componentes de gestión de información y otros temas tecnológicos.
9. Constancias de declaratoria de utilidad pública y del trámite de inicio del proceso de expropiación por vía administrativa de los predios necesarios para la obra, expedidas por la dirección de bienes raíces, si es el caso.
10. En caso de tratarse de contratación directa por proveedor exclusivo, se deberán indicar las razones por las cuales solamente una persona puede proveer el bien o servicio requerido para satisfacer la necesidad.
11. Para el caso de la adquisición y arrendamiento de inmuebles se incluirá un análisis detallado de las distintas opciones que existan en el lugar requerido con el fin de seleccionar la más conveniente para la empresa.
12. Identificación de la aplicación de beneficios tributarios en materia ambiental, que deberá contar con el visto bueno de la gerencia corporativa ambiental.
13. Identificación y valoración de aspectos e impactos ambientales del bien, servicio u obra a contratar, según lo previsto en los artículos 4º y 5º del presente manual.
14. La demás información necesaria para la ejecución del contrato.
PAR.—La responsabilidad sobre la información consignada en el estudio previo, en el presupuesto y la solicitud de contratación, así como la información de los términos de la invitación que se deriven de tales documentos, será de la gerencia y/o dependencia que solicita la contratación y estará radicada en cabeza del gerente corporativo o gerente del área ejecutora, del director, del jefe de división y de los trabajadores del nivel profesional o técnico que hayan intervenido en su elaboración.
ART. 21.—Términos de referencia. Los términos de referencia para las invitaciones públicas o para la contratación directa deberán ser completos y precisos, con el fin de garantizar la selección objetiva del contratista. Los términos de referencia deberán contener, según el caso, cuando menos, lo siguiente:
1. El objeto de la contratación y elementos esenciales del contrato.
2. Naturaleza del bien, obra o servicio a contratar, así como sus características técnicas y requisitos ambientales.
3. La cuantía o destinación del bien, obra o servicio.
4. El presupuesto oficial.
5. La modalidad de selección que corresponda a la contratación.
6. Requisitos habilitantes de participación y condiciones necesarias para participar.
Frente a estos, cuando se trate de contratos de consultoría, la experiencia del contratista se evaluará en consideración al personal propuesto para hacer la consultoría y, respecto de la persona jurídica, habrá de verificarse que en su objeto social esté incluido el objeto a contratar.
Para los contratos de prestación de servicios con personas naturales, se tendrá en cuenta su formación técnica o profesional o la experiencia empírica adquirida, en consideración al objeto del contrato, con miras a determinar si se trata de persona idónea para ejecutar el objeto del contrato.
7. Cronograma del proceso que contenga las etapas para la presentación de las ofertas, su evaluación, presentación de aclaraciones y selección de las ofertas, incluyendo los plazos para cada una de ellas.
8. Criterios de selección y su ponderación.
— Para el caso de contratos de suministro y compraventa en los términos de la invitación se establecerán las condiciones mínimas del proponente y de la oferta, y se adjudicará al más bajo precio, preferiblemente mediante la realización de una subasta inversa.
— Para el caso de los contratos de obra y prestación de servicios que se pretendan contratar mediante invitación pública, igualmente, se incorporarán las condiciones mínimas del proponente y de la oferta, y al valor ofrecido se le otorgará puntuación mediante la aplicación de la fórmula matemática que el mismo día de la definición del proceso, entre las varias previstas en los términos de la invitación, se determine mediante el mecanismo que establezca la gerencia general a través de circular.
Esta regla no aplicará cuando se trate de ejecución de recursos provenientes de la banca multilateral de crédito ni contratos de suministro.
— Las causales de rechazo de propuestas y la declaratoria de fallido el proceso, siempre, deberán ser substanciales y no superfluas o intrascendentes.
— Las condiciones para la adjudicación, celebración y ejecución del contrato.
— Las cláusulas especiales que se estipularán en el contrato, entre otras, las sancionatorias y las excepcionales al derecho común.
— En el evento de pactarse cláusula compromisoria se exigirá que, en las pólizas que se constituyan a favor de la empresa, la compañía de seguros acepta que se adhiere al pacto arbitral.
ART. 22.—Modalidades de selección. La escogencia del contratista se efectuará a través de las modalidades de invitación pública, invitación pública para la venta de bienes muebles, la invitación pública para proyectos de iniciativa privada y contratación directa.
ART. 23.—Naturaleza jurídica de las invitaciones. Las invitaciones y los términos de las invitaciones que realice la empresa no constituyen oferta comercial, por consiguiente no la obligan a celebrar el contrato correspondiente. La empresa se reserva el derecho de declarar fallido el proceso o parte de él o de desistir unilateralmente del mismo, por motivos de interés general o conveniencia institucional, que así dispondrá el gerente general.
ART. 24.—Definición. Es la modalidad mediante la cual la empresa invita a través de su página web, mediante la publicación de los términos de referencia, a un número indeterminado de personas para que presenten ofertas.
ART. 25.—Procedencia. Se acudirá a esta modalidad de selección cuando la cuantía del contrato a celebrar supere los mil (1.000) SMLMV, cuando se trate de la celebración de contratos de corredores de seguros y acuerdos marco de suministros y servicios.
ART. 26.—Trámite de la invitación pública. La invitación pública se someterá al siguiente procedimiento:
— La dirección de contratación y compras publicará los términos de referencia definitivos en la página web de la empresa.
— En los términos de referencia se establecerá el cronograma del proceso.
— Entre la fecha de la publicación de los términos de referencia y la fecha de entrega de propuestas deberá transcurrir, como mínimo, un término de diez (10) días hábiles.
— Dentro del plazo anterior, y hasta cinco (5) días hábiles antes de la fecha dispuesta para la presentación de ofertas, los interesados podrán solicitar aclaraciones y/o modificaciones a los términos de referencia. Vencido este plazo, no se recibirán nuevas observaciones y, de radicarse, la empresa no estará obligada a darles respuesta, sin perjuicio de que oficiosamente corrija los términos de referencia para garantizar el trato igualitario a los posibles oferentes.
— En el día y hora prevista en los términos de la invitación se recibirán las ofertas en la dirección de contratación y compras. A partir de su recibo las ofertas serán públicas y cualquier interesado podrá consultarlas y solicitar copia de las mismas. En caso de que se haya dispuesto la entrega de la propuesta en dos sobres, la oferta económica solo será pública a partir del momento establecido en los términos de la invitación para su apertura.
— Dentro del plazo previsto en los términos de la invitación, el comité evaluador realizará la evaluación de las ofertas presentadas. Esta evaluación, previo a la publicación, será sometida a consideración de la gerencia general o del delegado que el gerente general determine. El gerente general o el ordenador del gasto delegado podrá separarse de la recomendación de adjudicación que haga la dirección de contratación y compras. Y, en esa eventualidad, podrá optar por devolver la evaluación para la correspondiente revisión por parte del comité designado o integrar un nuevo comité para que efectúe otra evaluación, que será la definitiva.
— En todo caso la evaluación de las ofertas y su traslado, será integral, es decir, abarcará los aspectos técnicos, económicos, financieros y jurídicos correspondientes.
— Una vez la gerencia general o el ordenador del gasto delegado o el delgado del gerente general para analizar las evaluaciones, según el caso, acepte la recomendación, la dirección de contratación y compras, trasladará las evaluaciones a los interesados por un término de tres (3) días hábiles, mediante su publicación en la página web de la empresa.
— El comité evaluador examinará las observaciones presentadas, dará respuesta integral a las mismas, con la indicación clara, precisa y razonada del porqué se acogen o porqué se desechan y efectuará su recomendación definitiva, según el caso, a la gerencia general o al ordenador del gasto delegado para que proceda a la adjudicación. No obstante la gerencia general o su delegado o el ordenador del gasto delegado razonadamente podrá apartarse de la recomendación de adjudicación y solicitar que se efectúen los ajustes que considere pertinentes o designar otro comité evaluador para que revise y proyecte las respuestas a las observaciones, y recomiende a quien habrá de adjudicarse el proceso.
— Dentro del plazo previsto en los términos de referencia, se definirá el proceso de selección, mediante la adjudicación, la declaratoria de desierto el proceso, la declaratoria de fallido o su terminación por inconveniencia, sin perjuicio de que la empresa modifique el cronograma del proceso.
ART. 27.—Acuerdos marco de suministro y servicios. La empresa podrá suscribir a través del trámite de invitación pública acuerdos macro para la adquisición o suministro de bienes y servicios requeridos ordinariamente para su funcionamiento durante un período máximo de tres (3) años, en la forma, plazo y condiciones de entrega, calidad y garantía establecidas en el acuerdo, conforme a las reglas establecidas en los términos de referencia.
La celebración de acuerdos marco le permitirá a la empresa realizar órdenes de pedido sin que se requiera para cada caso el trámite de un proceso de selección.
Invitación pública para la enajenación de bienes muebles
ART. 28.—Invitación pública. Para la enajenación de bienes muebles por parte de la empresa se utilizarán los procedimientos especialmente dispuestos para el efecto. En todo caso, sin importar la cuantía, será obligatoria la realización de una invitación pública.
Invitación pública para proyectos de iniciativa privada
ART. 29.—Proyectos de iniciativa privada. Cualquier persona podrá presentar a la empresa iniciativas para la ejecución de proyectos de inversión, relacionados con su objeto social. En el trámite de las iniciativas se seguirán las reglas que se señalan a continuación:
— La iniciativa deberá cumplir con las condiciones y requisitos que permitan determinar su viabilidad técnica, económica, ambiental y jurídica.
— La empresa, mediante comunicación, podrá rechazar los proyectos de iniciativa privada.
— Serán rechazados los proyectos de iniciativa privada que correspondan a proyectos previstos en los planes y programas elaborados por la empresa.
— Solamente se aprobarán los proyectos de iniciativa privada que no requieran un aporte directo de la empresa, superior al veinte por ciento (20%) de su valor total.
— En caso de requerirse estudios adicionales, la empresa solicitará al interesado su elaboración.
— Determinada la viabilidad de la propuesta presentada, la empresa acordará con el interesado el valor de los estudios y realizará un proceso público, aplicando las reglas de que trata el capítulo I del presente título.
— En caso de que el interesado no resulte adjudicatario, tendrá derecho a recibir el valor de los estudios que previamente haya acordado con la empresa, y dicho valor será asumido por quien resulte adjudicatario del proyecto.
ART. 30.—Procedencia. Es la modalidad mediante la cual la empresa invita a presentar oferta a una persona determinada, en los siguientes casos:
— Cuando la cuantía del contrato a celebrar sea igual o inferior a mil (1.000) SMLMV.
— Cuando se trate de proveedor exclusivo o fabricante único.
— Cuando se trate de contratos de prestación de servicios. Y, en este caso, si se trata de prestación de servicios personales su trámite será simplificado.
— Cuando se trate de contratos requeridos para atender situaciones urgentes para garantizar la prestación del servicio a cargo de la empresa o para atender situaciones imprevistas.
— Cuando se trate de contratos de ciencia y tecnología, conforme a lo previsto en la Ley 29 de 1990 o las disposiciones que la modifiquen.
— Cuando se trate de contratos de comodato de bienes muebles e inmuebles.
— Cuando se trate de contratos de arrendamiento.
— Cuando se trate de contratos para atender la prestación de servicios de salud.
— Cuando se trate de contratos de cooperación, asistencia o ayuda internacional, que se vayan a celebrar con organismos multilaterales, personas extranjeras de derecho público u organismos de cooperación.
— Cuando la empresa incursione en otra área de negocios o asuma la prestación de otros servicios públicos domiciliarios, con el fin de garantizar la prestación del nuevo servicio o asumir la nueva línea de negocios, se podrá acudir a la contratación directa para adquirir los bienes o los suministros o los servicios, que le permitan la puesta en marcha del nuevo negocio.
— Cuando se trate de convenios con entidades privadas sin ánimo de lucro, para impulsar programas y actividades de interés público. Estos se sujetarán a los requisitos y formalidades exigidas en el Decreto 777 de 1992 y demás normas que los reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan.
— Cuando se trate de convenios interadministrativos.
Estos no requieren de invitación por parte de la empresa. Basta el acuerdo de voluntades, sobre los términos del convenio, entre las entidades interesadas. En estos casos su trámite será prioritario.
— Cuando no se presente oferta alguna o se declare fallido el respectivo proceso por causas imputables a los oferentes. En este caso no se podrá modificar el objeto a contratar, ni los requisitos mínimos previstos en la invitación.
— Cuando se trate de contratos que tengan por objeto la capacitación de los servidores de la empresa o estén encaminados a la recreación de los trabajadores.
— Cuando el contrato a celebrar lo sea con organizaciones comunitarias legalmente reconocidas, organizaciones no gubernamentales legalmente reconocidas, asociaciones de vecinos legalmente reconocidas, juntas de acción comunal con personería vigente, asociaciones de discapacitados o de desplazados o de reinsertados, legalmente reconocidas.
— Cuando se trate de convenios regulados en los artículos 95 y 96 de la Ley 489 de 1998.
ART. 31.—De la urgencia manifiesta. Definición: Se entiende por urgencia el acaecimiento de hechos que amenacen la suspensión del servicio o que afecten gravemente la prestación o la continuidad del mismo, para cuya atención se requiera el suministro de bienes o la contratación de obras o servicios encaminados a afrontar y superar la emergencia.
PAR.—La urgencia manifiesta se someterá a las siguientes reglas:
— Frente a hechos imprevistos el gerente general declarará el estado de urgencia y ordenará los traslados presupuestales y la celebración de contratos, mediante la modalidad de contratación directa, para conjurar la crisis.
— Cuando por la magnitud de la urgencia sea necesario acordar la ejecución inmediata de obras, servicios o suministros sin mediar contrato escrito, en el menor término posible, las partes deberán levantar un acta donde se consignen los elementos esenciales de las obras a realizar o de los suministros requeridos, y las obligaciones y derechos que la empresa y el contratista adquieren. El valor de las obras contratadas o sus componentes no podrá ser superior a los precios SAI de la empresa, vigentes a la fecha de ejecución de las mismas o al suministro de los bienes. El precio de los bienes suministrados deberá tener en cuenta los precios promedio del mercado.
— El gerente del área respectiva, podrá ser delegado verbalmente por el gerente general, y, en tal condición, bajo su absoluta responsabilidad, ordenará la ejecución de obras, servicios y suministros de manera inmediata, cuando la magnitud de la urgencia así lo amerite.
En este evento, el gerente del área respectiva, a más tardar al día hábil siguiente, deberá levantar un acta donde se consignen las circunstancias que lo llevaron a tomar la decisión de contratar, y la pondrá en conocimiento del gerente general, para que adopte las medidas complementarias que considere pertinentes.
Perfeccionamiento, contenido, ejecución y liquidación del contrato
ART. 32.—Perfeccionamiento. Por regla general los contratos que celebre la empresa deberán constar por escrito, y se perfeccionan con la firma de las partes y el registro presupuestal.
Si el valor del contrato no supera cien (100) SMLMV se perfeccionará mediante la aceptación escrita de la oferta presentada y el registro presupuestal.
ART. 33.—Ejecución del contrato. Para dar inicio a la ejecución de los contratos se requiere:
1. La aprobación de las garantías exigidas.
2. El pago de impuestos y gastos de publicación, si a ella hubiere lugar.
3. El cumplimiento de los requisitos de ejecución establecido en los términos y condiciones de la invitación, entre otros, licencias, autorizaciones y permisos exigidos por las autoridades competentes.
4. Acta de iniciación, si así quedó previsto en el contrato.
PAR.—Los contratos de prestación de servicios personales no requerirán de acta de iniciación y el término de ejecución empezará a contarse a partir de la suscripción del contrato.
ART. 34.—Publicación. Los contratos cuya cuantía supere los cien (100) SMLMV, así como sus modificaciones, deberán publicarse en la página web de la empresa. La dirección de contratación y compras será la dependencia responsable de efectuar la publicación.
ART. 35.—Garantías. Por regla general la empresa exigirá del contratista la constitución de garantías que aseguren el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato. Las condiciones de las mismas se establecerán por la gerencia general, con la asesoría de la dirección de seguros, pero, tratándose de contratos de prestación de servicios personales, no se exigirán pólizas de garantía, pero se pactará una cláusula penal pecuniaria del veinte por ciento, para cuya ejecución, frente al incumplimiento, el contrato prestará mérito ejecutivo.
La garantía será otorgada en formato que corresponda al régimen jurídico aplicable a la empresa.
ART. 36.—Alcance de la cláusula compromisoria. En los contratos en que se pacte cláusula compromisoria se deberá estipular, en la constitución de la póliza de seguros a favor de la empresa, la constancia expresa de la compañía aseguradora de adherirse al pacto arbitral.
ART. 37.—Cláusulas excepcionales. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3º de la Ley 689 de 2001 y la autorización conferida por la Comisión Reguladora de Agua Potable y Saneamiento Básico, en los términos de la Resolución 151 de 2001 o las normas que la modifiquen o sustituyan, la empresa pactará en los contratos las cláusulas excepcionales previstas en las normas vigentes.
Para el ejercicio de las facultades que se derivan de las cláusulas excepcionales, se requiere concepto previo y escrito del interventor o supervisor del contrato, y concepto de la gerencia jurídica de la empresa.
ART. 38.—Indemnidad. En todos los contratos que celebre la empresa se entenderá incluida la cláusula de indemnidad. En ella se entenderá pactada la obligación del contratista de mantener a la empresa libre de cualquier reclamación por daño o perjuicio originado por el contratista, frente a las reclamaciones de terceros, que se deriven de la ejecución del contrato o de las labores previas encaminadas a su ejecución o de las actividades ejecutadas por sus subcontratistas o dependientes.
ART. 39.—Solución de conflictos. Agotadas las etapas de los mecanismos alternativos de solución de conflictos, las diferencias surgidas entre la empresa y el contratista, con ocasión de la celebración, ejecución y liquidación de los contratos serán dirimidas por la jurisdicción contenciosa administrativa.
ART. 40.—Modificaciones, adiciones y prórrogas contractuales. Por regla general, las adiciones no proceden. Solamente se podrán adicionar los contratos por circunstancias sobrevinientes, imprevisibles e irresistibles, debidamente soportadas por el interventor o supervisor y el área responsable, de tal manera que la afectación del servicio ocasionada por el área respectiva, será de su absoluta responsabilidad y de los funcionarios y trabajadores que deban intervenir en el proceso.
En los contratos de prestación de servicios las modificaciones tendrán como soporte las necesidades del servicio. Y, en los contratos de prestación de servicios personales, no proceden las adiciones, de tal manera que cada área será responsable por la debida planificación de la inversión para atender las necesidades del servicio.
Las solicitudes, de modificación, las adiciones y prórrogas de los contratos deberá autorizarlas el gerente general o el ordenador del gasto delegado y deberán ser suscritas por este y el contratista, previa revisión y actualización de la matriz de riesgos del contrato. El procedimiento lo adelantará la dirección de contratación y compras.
La solicitud deberá ser presentada y sustentada por el área responsable del proceso, por lo menos con quince (15) días de antelación al vencimiento del plazo del contrato, acompañada de los soportes, justificaciones y evaluaciones respectivas, incluida la matriz de riesgo.
Toda solicitud extemporánea será de absoluta responsabilidad del interventor, del director y del gerente del área y, su presentación extemporánea, dará lugar a la liquidación del contrato. En ese evento, la dirección de contratación y compras está en el deber de compulsar copias de la solicitud, con sus soportes, para que se adelante la investigación disciplinaria, encaminada a establecer la responsabilidad de quienes intervinieron en el proceso.
PAR.—Para las modificaciones de los contratos de inversión, que impliquen un balance a nivel de las cantidades de obra, el área solicitante deberá revisar, previamente, con la dirección de planeación y control de inversiones, la ejecución presupuestal de los proyectos incluidos en el contrato.
ART. 41.—Liquidación de los contratos. Serán liquidados los contratos de obra, los de consultoría, y aquellos en los que cualquiera de las partes lo solicite. La liquidación deberá efectuarse dentro de los cuatro meses siguientes al vencimiento del plazo.
Si existe acuerdo, la empresa y el contratista suscribirán un acta en la que se consignarán, entre otros, los ajustes y reconocimientos económicos a que haya lugar. Se verificará la existencia de las garantías que debieron constituirse, el balance financiero y de gestión, los incumplimientos contractuales o cantidades de obra no ejecutadas; y los acuerdos a que llegaren, para poner fin a las divergencias presentadas y se dejará constancia expresa de que las partes se declaran a paz y salvo por todo concepto.
En caso de no existir acuerdo, el interventor o supervisor elaborará y suscribirá un informe, dejando constancia del desacuerdo y negativa del contratista para liquidar bilateralmente el contrato. En este informe incluirá los antecedentes y datos más relevantes del contrato, la evaluación de la matriz de riesgo, la incidencia de estos en la liquidación del contrato, el estado de las garantías constituidas, los incumplimientos y sanciones aplicadas o que deban aplicarse; el balance financiero y de gestión y las obligaciones pendientes de ejecutar.
En el evento de existir obligaciones pendientes o incumplimientos contractuales por parte del contratista, este informe será remitido a la oficina de asesoría legal, para su análisis y para que proyecte, para la firma del gerente general o del ordenador del gasto delegado, si es el caso, el incumplimiento, la caducidad o la medida a que haya lugar, y la declaratoria del siniestro, para hacer efectiva la póliza de cumplimiento, y las demás garantías, ante la compañía de seguros y, de ser procedente, para hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria.
Agotado el procedimiento anterior, el gerente general o el ordenador del gasto delegado, adoptará la decisión que corresponda, y, adoptada la decisión, una vez en firme, será remitida por el área encargada de la notificación, a la dirección de representación judicial y actuación administrativa, para que, a la mayor brevedad, inicie las acciones judiciales procedentes o a la dirección de cobro coactivo, para que ejecute la decisión, si fuere procedente.
De no existir obligaciones pendientes, a cargo de las partes, el informe a que se refiere el presente artículo se archivará en la carpeta del contrato que reposa en la dirección de contratación y compras.
PAR.—En el acta de liquidación se hará especial referencia al cumplimiento de las obligaciones ambientales que quedaren pendientes, a cargo de los contratistas, y la tasación de su costo, para que se proceda a su ejecución.
ART. 42.—Alcance del control ciudadano. Sin importar la modalidad de selección, el objeto y el valor del contrato, en todas las actuaciones contractuales se propiciará la participación de las veedurías ciudadanas y se garantizará la participación ciudadana, de conformidad con lo previsto en la Constitución y la ley.
ART. 43.—Acceso a la información. Cualquier persona podrá solicitar copia de lo los contratos que celebre la empresa y en general de los documentos contractuales y estas le serán suministradas, previo el pago de las mismas, dentro del término establecido en la ley para el derecho de petición, por el responsable de la custodia de los documentos. En ningún momento, se podrán expedir copias de aquellos documentos que, por prescripción legal, sean objeto de reserva.
ART. 44.—Régimen de transición. Se establece el siguiente régimen de transición:
— Las solicitudes de contratación radicadas en la dirección de contratación y compras, con anterioridad a la fecha de publicación del presente manual, continuarán su trámite con las normas vigentes a la fecha de radicación.
Se exceptúan las normas que eximen de la exigencia de la constitución de pólizas de garantías para los contratos de prestación de servicios personales, las cuales entran en vigencia a partir de la fecha.
— Las modificaciones, adiciones y prórrogas de los contratos en ejecución, se regirán por lo dispuesto en el presente manual, excepto los contratos de prestación de servicios que no podrán adicionarse.
— El artículo 41 entrará a regir a partir de la publicación de la presente resolución.
ART. 45.—Derogatoria. La presente resolución deroga la Resolución 618 del 17 de julio de 2009 y todas las normas que la modificaron, adicionaron o complementaron.
ART. 46.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de publicación.
Expedida en Bogotá, D.C., a 16 de noviembre de 2012.