Source: https://journaldemonaco.gouv.mc/en/Journaux/2005/Journal-7694/Arrete-Ministeriel-n-2005-133-du-3-mars-2005-relatif-aux-modalites-de-declaration-simplifiee-des-traitements-automatises-d-informations-nominatives-relatifs-a-la-passation-la-gestion-et-l-execution-des-contrats-mis-en-oeuvre-par-les-organismes-d-assuran
Timestamp: 2020-02-26 10:16:08+00:00
Document Index: 95601190

Matched Legal Cases: ["l'article 6", "l'article 308", "l'article 2", "l'article 14", "l'article 3", "l'article 2", "l'article 3", "l'article 5"]

Arrêté Ministériel n° 2005-133 du 3 mars 2005 relatif aux modalités de déclaration simplifiée des traitements automatisés d'informations nominative... / Newspaper 7694 / Year 2005 / Journaux / Home - Journal de Monaco
Arrêté Ministériel n° 2005-133 du 3 mars 2005 relatif aux modalités de déclaration simplifiée des traitements automatisés d'informations nominative...
Vu l'ordonnance souveraine n° 3.041 du 19 août 1963 rendant exécutoire à Monaco la Convention relative à la réglementation des assurances, signée à Paris le 18 mai 1963 ;
Vu l'ordonnance souveraine n° 4.178 du 12 décembre 1968 portant institution du contrôle de l'Etat sur les entreprises d'assurance de toute nature et de capitalisation et tendant à l'organisation de l'industrie des assurances ;
Vu l'ordonnance souveraine n° 13.327 du 12 février 1998 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 réglementant les traitements d'informations nominatives ;
Vu l'avis motivé rendu par la Commission de Contrôle des informations Nominatives dans sa délibération n° 04.21 du 15 décembre 2004 ;
Vu la délibération du Conseil de Gouvernement en date du 2 février 2005 ;
La procédure de déclaration simplifiée prévue à l'article 6, alinéa 2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 réglementant les traitements d'informations nominatives est applicable aux traitements automatisés d'informations nominatives portant sur la passation, la gestion et l'exécution des contrats mis en oeuvre par les organismes d'assurance, de capitalisation, de réassurances et d'assistance dûment habilités dès lors :
- qu'ils n'intéressent que des données contenues dans des fichiers appartenant à l'organisme dûment habilité ;
Les traitements automatisés d'informations nominatives portant sur la passation, la gestion et l'exécution des contrats mis en oeuvre par les organismes d'assurance, de capitalisation, de réassurances et d'assistance dûment habilités ne doivent pas avoir d'autres fonctions que :
- pour la passation et la gestion des contrats :
- l'étude des besoins spécifiques de chaque demandeur afin de proposer des contrats adaptés à ses risques ;
- l'examen et le contrôle du risque ;
- la tarification, l'émission des polices et des documents comptables, l'encaissement des primes ou cotisations, leur répartition éventuelle entre les coassureurs, le commissionnement des intermédiaires, la surveillance des risques, et les autres opérations techniques nécessaires ;
- pour l'exécution des contrats : les opérations techniques nécessaires, notamment la détermination et le paiement des indemnités et prestations et s'il y a lieu pour l'apériteur, leur collecte auprès des coassureurs, l'exécution des dispositions prévues au contrat de l'exercice des recours ;
- l'élaboration des statistiques ;
- l'établissement de sélections, parmi les clients de l'organisme, pour réaliser des actions de prospection et de promotion liées exclusivement aux activités propres à l'organisme ;
- l'exécution des dispositions légales, réglementaires et administratives en vigueur.
Les informations traitées dans le cadre de ces traitements automatisés doivent concerner exclusivement les catégories suivantes :
- pour l'ensemble des garanties :
- identité : nom, prénoms, sexe, adresse, numéro de téléphone, date et lieu de naissance, nationalité ;
- situation économique et financière : caractéristiques professionnelles, revenus annuels, frais généraux, identité bancaire ou postale ;
- informations nécessaires à l'application du contrat : par exemple numéro client, du contrat, du dossier sinistre, mode de paiement, primes ou cotisations et accessoires, commissions, taxes, créances en cours, références de l'apporteur, des coassureurs et des réassureurs du contrat, nature du sinistre, indemnités, capitaux rentes, valeurs assurées et garanties souscrites, antécédents du risque et assurances cumulatives ;
- informations relatives à la détermination ou à l'évaluation des préjudices.
- pour les garanties :
- d'assurances des véhicules terrestres à moteur : dates, caractéristiques, validité du permis de conduire, et le cas échéant lieu de travail et déplacements professionnels, éléments entraînant une déchéance de garantie ;
- d'assurances de dommages : renseignements sur les biens assurables ;
- d'assurances immobilières : caractéristiques et situation du logement ou du local, conditions d'occupation ;
- d'assurances de personnes et de responsabilité civile :
* santé (sous réserve du respect par les personnes concernées des dispositions prévues à l'article 308 du Code Pénal, éléments nécessaires à la passation, à la gestion et à l'exécution des contrats) ;
* situation de famille (situation et régime matrimonial, descendants, ascendants et personnes à charge) ;
* formation (niveau et nature des études en cours) ;
* loisirs (activités sportives et de plein air, sport, chasse, plaisance).
Les informations nominatives contenues dans le traitement automatisé ne peuvent être conservées au-delà de la durée telle qu'elle résulte de la réglementation en vigueur et notamment de l'article 2.082 du Code Civil.
Les informations collectées autres que celles nécessaires à établir la preuve qu'un contrat n'a pas été souscrit, ne peuvent être conservées au-delà de la période de validité de l'offre lorsqu'une proposition ou un contrat n'a pas été signé.
Toutefois, les informations relatives aux noms, prénoms, nationalité, adresse postale, date et lieu de naissance, pourront être utilisées pour des actions commerciales dès lors que les traitements permettant de réaliser ces actions auront fait l'objet d'une déclaration ordinaire.
Les clients doivent, conformément aux dispositions de l'article 14 de la loi, être informés que les informations les concernant pourront être utilisées pour des actions commerciales et être mis en mesure de s'opposer à un tel traitement.
La durée de conservation des données comptables ne doit pas excéder celle prévue par les dispositions du Code de Commerce relatives à la durée de conservation des livres et documents créés à l'occasion d'activités commerciales.
Peuvent exclusivement être destinataires des catégories d'informations, afférentes à chaque type de garantie, visées à l'article 3, dans les limites de leurs attributions respectives :
- les personnels chargés de la passation, la gestion et l'exécution des contrats ;
- l'apporteur du contrat (agents, courtiers...) et son personnel ;
- les souscripteurs, les assurés et les bénéficiaires des contrats ;
- s'il y a lieu l'organisme d'assurance des responsables de l'accident ou offrant des prestations complémentaires ;
- s'il y a lieu, les coassureurs et réassureurs ainsi que les organismes professionnels chargés de gérer le contrat ou de prévenir et de combattre la fraude ;
- s'il y a lieu les avocats, experts, médecins et notaires ;
- les organismes sociaux qui interviennent dans le règlement des sinistres ou lorsque les organismes d'assurances offrent des garanties complémentaires à celles des régimes sociaux ;
- s'il y a lieu le responsable, les victimes de l'accident et leurs mandataires ;
- s'il y a lieu les bénéficiaires d'une cession ou d'une subrogation des droits relatifs au contrat ;
- s'il y a lieu les juridictions concernées ;
- tous services publics habilités à les recevoir ;
- les commissaires aux comptes et les audits ;
- les auxiliaires de justice et officiers ministériels dans le cadre de leurs missions de recouvrement de créance ;
- les établissement bancaires et assimilés concernés par les risques garantis.
Seules les informations de nature à préciser les risques encourus par l'assuré au regard des intérêts professionnels légitimes de l'assureur pourront être utilisées pour établir l'appréciation du risque.
Les traitements dont les finalités sont celles définies à l'article 2 qui comportent l'enregistrement d'informations nominatives n'appartenant pas aux catégories énumérées à l'article 3 ou aboutissant à la transmission d'informations nominatives à des destinataires autres que ceux définis à l'article 5 doivent faire l'objet d'une déclaration ordinaire.