Source: https://www.kommunal-edv.de/wissen/allgemein/aufbewahrungsfristen/
Timestamp: 2019-10-19 17:00:20
Document Index: 340067392

Matched Legal Cases: ['§ 238', '§ 147', '§ 257', '§ 147', '§ 257', '§14']

Aufbewahrungsfristen - kommunale IT und Software
Probearbeiter sind unfallversichert
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Die steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften zur Aufbewahrung finden Sie in folgenden Gesetzmäßigkeiten:
Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB).
Die Abgabenordnung (AO) sieht vor, dass Unternehmen sämtliche, für die Besteuerung relevanten Geschäftsunterlagen aufbewahren müssen (§ 147 AO).
empfangene Geschäftsbriefe, Wiedergaben (Kopien, Durchschriften) abgesandte Geschäftsbriefe, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung.
Jahresabschlüsse, Inventare, Handelsbücher, Rechnungen, Urkunden, Hypotheken.
Dauerwert:
Gerichtsurteile und Baupläne
Die Aufbewahrungsfrist für langfristige Verträge (größer als 10 Jahren) endet mit Ablaufjahr des Vertrages und einer Nachaufbewahrungsfrist von 3 Jahren.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt worden ist und endet am letzten Tag des Schlussjahres.
eMails / Faxe:
Immer mehr Kommunikation wird heute über Internet-Formulare und eMails abgewickelt, auch innerhalb der Kommunen. Aber auch hier gelten, wie auch für die normale Hauspost entsprechende Aufbewahrungsfristen, die es gilt einzuhalten.
Die Aufbewahrungsfristen sind unter anderem geregelt im § 257 HGB und gem. § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3. in der Abgabenordnung). Von vielen Kommunen wird jedoch nicht beachtet, dass sich diese Vorschriften auch auf E-Mails beziehen können, eMail-Dateien liegen meist auf der lokalen Festplatte und sind bei einem Festplatten-Defekt dann meist verloren.
Aufbewahrungsfristen / Auslegung nach dem HGB
Im § 257 des HGB steht beschrieben, das Handels- oder Geschäftspost, die versendet wurden oder bei ihnen eingegangen sind, 6 Jahre lang aufzubewahren sind. Unter den Begriff Handelspost fallen aber nicht nur Briefe aus der Hauspost, sondern auch Telefaxe und E-Mails.
Eingehende und ausgehende E-Mails, E-Mailanhänge, Telefaxe und normale Briefe müssen archiviert werden, sofern sie Geschäftsvorgänge des Unternehmens betreffen und an Empfänger außerhalb des Unternehmens adressiert sind. Interner Schriftverkehr oder Vorgänge ohne Geschäftsabschluß oder ohne Geschäftsbedeutung müssen nicht aufbewahrt werden.
Aufbewahrungsfristen für E-Mails / Auslegung nach der Abgabenordnung
Nach der Abgabenordnung (AO) besteht für empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, welche Faxe und eMails mit einschließt, ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.
§14b UStG regelt eine Speicherung innerhalb von Deutschland bzw. der Europäischen Union. Eine Speicherung außerhalb der EU ist genehmigungspflichtig.
Verstöße können auf verschiedenste Art und Weise geahndet werden:
Steuerrechtlich kann beispielsweise die Vermutung höherer Einnahmen angenommen werden, was zu einer Schätzung der Bemessungsgrundlage führen kann und somit höhere Steuern nach sich zieht. Des weiteren kann eine Firmenüberprüfung angeordnet werden.
Strafrechtlich kann eine Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen Bußgelder und Geldstrafen zur Folge haben.
Unterlagen Aufbewahrungsfrist in Jahren
Abrechnungsunterlagen 6
An-, Ab- und Ummeldungen/Sozialversicherung 10
Arbeitnehmersparzulage (Verträge) 6
Auftragsbestätigungen 6
Außendienstabrechnungen 10
Belegzusammenstellungen 10
Betriebskostenabrechnungen 6
Bewirtungsbelege 10
Buchungsunterlagen 10
Dauerauftragsunterlagen 6
Entgeltbelege/-listen 10
Essenmarkenabrechnung 6
Fahrtenbücher 10
Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung 10
Lohnbelege/-listen 6
Lohnsteueranmeldung 10
Magnetbänder zur Datensicherung 10
Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung 10
Pensionskassenunterlagen 10
Portokassenbücher 10
Preislisten (Speise- und Getränkekarten), soweit sie Buchungsunterlagen sind 10
Programmbeschreibung für EDV 10
Provisionsabrechnungen und Unterlagen 10
Prozessunterlagen 6
Reisekostenabrechnungen (Buchungsbeleg) 10
Schecks 6
Steuererklärungen 10
Steuerunterlagen 10
Telefonrechnungen 10
Vermögenswirksame Leistungen, Buchungsunterlagen 10
Verträge 6
Werbegeschenknachweise 10
Zinsberechnungen (Buchungsbeleg) 10
Autista 11.2 ab 1. November verfügbar
Axians kooperiert in der Schweiz mit CM Informatik
neuer WLAN-Standard 802.11ax (Wi-Fi 6)
STLB-Bau Anwendertagung 2019
H&H Anwendertreffen Sachsen
3. März 2020.4. März 2020
KRZ Minden-Ravensberg stellt um auf LOGAWeb kommunal-edv.de/2019/09/05/kr… #Personalwesen #Web
Somacos Jahresrelease 2019 veröffentlicht kommunal-edv.de/2019/09/06/so… @Somacos #Gremiendienst #Sitzungsdienst