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Timestamp: 2019-01-18 22:28:45
Document Index: 117188229

Matched Legal Cases: ['§ 147', '§ 257', '§ 147', '§ 257', '§ 147', '§ 257', '§ 147', '§ 147', '§ 257', '§ 257', '§ 257', '§ 147', '§ 257', '§ 147', '§ 257', '§ 147', '§ 257', '§ 147', '§ 257', '§ 147', '§ 257', '§ 147', '§ 147', '§ 165', '§ 93', '§ 4', '§ 147', '§ 200', '§ 147', '§ 102', '§ 6', '§ 5']

Die Regelungen lassen sich wie folgt zusammenfassen:Unterlagen Frist steuerrechtliche Rechtsgrundlage (AO) handelsrechtliche Rechtsgrundlage (HGB) Bücher und Aufzeichnungen10 Jahre§ 147 Abs. 1 Nr. 1 § 257 Abs. 1 Nr. 1 Inventare10 Jahre§ 147 Abs. 1 Nr. 1 § 257 Abs. 1 Nr. 1 Jahresabschlüsse10 Jahre§ 147 Abs. 1 Nr. 1 § 257 Abs. 1 Nr. 1 Eröffnungsbilanzen10 Jahre§ 147 Abs. 1 Nr. 1 Lageberichte10 Jahre§ 147 Abs. 1 Nr. 1 § 257 Abs. 1 Nr. 1 Konzernabschlüsse10 Jahre§ 257 Abs. 1 Nr. 1 Konzernlageberichte10 Jahre§ 257 Abs. 1 Nr. 1 zum Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen10 Jahre§ 147 Abs. 1 Nr. 1 § 257 Abs. 1 Nr. 1 Buchungsbelege10 Jahre§ 147 Abs. 1 Nr. 1 § 257 Abs. 1 Nr. 4 empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe6 Jahre§ 147 Abs. 1 Nr. 1 § 257 Abs. 1 Nr. 2 abgesendete Handels- oder Geschäftsbriefe (Wiedergaben)6 Jahre§ 147 Abs. 1 Nr. 1 § 257 Abs. 1 Nr. 3 sonstige für die Besteuerung bedeutende Unterlagen6 Jahre§ 147 Abs. 1 Nr. 1 Eine Einzelauflistung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen finden Sie unter Aufbewahrungspflicht - Übersicht.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach § 257 Abs. 5 HGB und § 147 Abs. 4 AO mit dem Ende des Kalenderjahres, in demdie letzte Eintragung in die Bücher vorgenommen wurde,das Inventar aufgestellt wurde,die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde,die Handels- und Geschäftsbriefe empfangen oder abgesendet wurden,der Buchungsbeleg entstanden ist oderdie sonstigen steuerlich relevanten Aufzeichnungen vorgenommen bzw. die sonstigen steuerlich relevanten Unterlagen entstanden sind.Auch bei abweichenden Wirtschaftsjahren beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem jeweiligen Ende des Kalenderjahres.
Nach Ablauf der in § 147 Abs. 3 Satz 1 AO genannten oder der in anderen Steuergesetzen zugelassenen kürzeren Aufbewahrungsfristen brauchen die Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, wenn und soweit siefür eine begonnene Außenprüfung,für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO,für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,für ein schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oderzur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigenvon Bedeutung sind.
Als Kassenbelege aufbewahrungspflichtig sind insbesondere:Kassenbücher,Kassenbelege,Kassenberichte,Finanzberichte,Tagesendsummenbons,Kassenkontrollstreifen,Registrierkassenstreifen undEDV-Registrierkassenausdrucke (z.B. Warengruppenberichte)soweit sie eine Buchungsunterlage mit Belegfunktion darstellen (10 Jahre) oder sonst für die Besteuerung von Bedeutung sind (6 Jahre), z.B. zum Nachweis der ordnungsmäßigen Kassenführung.
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung erfordern auch bei EDV-Registrierkassen eine schlüssige und nachvollziehbare Dokumentation. Hierzu ist insbesondere die Aufbewahrung folgender Unterlagen erforderlich:die Bedienungsanleitung,die Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. der Artikeleinzelpreise),die vollständige Anzahl aller Rechnungen lt. Rechnungsspeicher,Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern etc. sowiealle weiteren internen Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten).Unter den Voraussetzungen des § 93 AO kann auch der Kassenaufsteller als Dritter zur Herausgabe dieser Unterlagen aufgefordert werden.
Vgl. auch EDV-Kassen - Dokumentationspflichten.
Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen für die Lohnberechnungen zählen - soweit sich die Angaben nicht bereits aus den Lohnkonten (§ 4 LStDV) ergeben - u.a. die Uraufzeichnungender Stundenlohnzettel,der An- bzw. Abwesenheitsbelege (Krankheit, Urlaub) undder Schichtzettel (z.B. bei einem Taxi-Unternehmen, vgl. FG Münster, 06.09.2001 - 8 K 7080/97 E, EFG 2003, 45).3.9 Kontoauszüge
Grundsätzlich ist auch in diesen Fällen der von den kontoführenden Kreditinstituten ausgedruckte Kontoauszug aufzubewahren. Ein Verzicht auf die (als Beleg im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO für 10 Jahre aufzubewahrenden) ausgedruckten Kontoauszüge ist nur möglich, wenna) der elektronische Kontoauszug als originär digitales Dokument gespeichert wird (vgl. Tz. 9.1.2. der GoBS), d.h.nach der Übertragung auf den heimischen PC die Daten mit einem unveränderbaren Index gespeichert werden, sodass Manipulationen ausgeschlossen sind (Sicherstellung der Unveränderbarkeit) unddie Daten jederzeit verfügbar sind, lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können (Sicherstellung der Überprüfbarkeit),und wennb) ab 2002 die Inhalts- und Formatierungsdaten der elektronischen Kontoauszüge auf einem maschinell auswertbaren Datenträger archiviert werden,
Auch die von den Banken zum Quartalsende gefertigten Rechnungsabschlüsse oder Übermittlungen von Kontoumsatzdaten werden von der Finanzverwaltung als Nachweis der Übereinstimmung der digitalisierten Kontoauszüge mit den Originalbelegen nicht als ausreichend anerkannt, weil die einzelnen Geldbewegungen durch manipulierbare Buchungstexte trotzdem zu einem verfälschenden Bild führen können.
hierzu gehören z.B. (nicht abschließende Aufzählung):planerische Leistungen (der Architekten, Statiker und Ingenieure)Leistungen der BauüberwachungAbbruch- und ErdarbeitenEntsorgung von BaumaterialAufstellen von Containern oder mobilen ToilettenhäusernGerüstbauReinigungsarbeitenInstandhaltungs-, Wartungs- oder Reparaturarbeiten (z.B. eines Installateurs, Malers etc.)GartenarbeitenMaklerleistungen
Die Mitwirkungspflicht im Rahmen einer Außenprüfung wird durch § 200 AO konkretisiert. Danach hat der Steuerpflichtige insbesondereAuskünfte zu erteilen,Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorzulegen,die zum Verständnis der Aufzeichnungen erforderlichen Erläuterungen zu geben,die Finanzbehörde bei Ausübung ihrer Befugnisse nach § 147 Abs. 6 AO (Einsichtnahme in gespeicherte Daten) zu unterstützen,die genannten Unterlagen in seinen Geschäftsräumen oder, soweit ein zur Durchführung der Außenprüfung geeigneter Geschäftsraum nicht vorhanden ist, in seinen Wohnräumen oder an Amtsstelle vorzulegen,einen zur Durchführung der Außenprüfung geeigneten Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel unentgeltlich zur Verfügung zu stellen.Die Einsichtnahme in gespeicherte Daten umfasst auch die Verpflichtung des Steuerpflichtigen, der Außenprüfung in Papierform erstellte und später durch Scannen digitalisierte Belege über sein Computersystem per Bildschirm lesbar zu machen und zur Verfügung zu stellen. Dieser Verpflichtung kann er sich nicht durch das Angebot des Ausdruckens auf Papier entziehen, BFH, 26.09.2007- I B 53,54/07, BStBl II 2008, 415.
Darüber hinaus ergeben sich besondere Vorlagepflichten für Konzerne. Diese haben auf Anforderung insbesondere vorzulegen:den Prüfungsbericht des Wirtschaftsprüfers über die Konzernabschlüsse der Konzernmuttergesellschaft,die Richtlinie der Konzernmuttergesellschaft zur Erstellung des Konzernabschlusses,die konsolidierungsfähigen Einzelabschlüsse (sog. Handelsbilanzen II) der Konzernmuttergesellschaft,Einzelabschlüsse und konsolidierungsfähige Einzelabschlüsse (sog. Handelsbilanzen II) von in- und ausländischen Konzernunternehmen.5.2.3 Nicht erzwingbare Sachverhaltsaufklärung
Bestimmte Berufsgruppen können nach § 102 AO über die in ihrer beruflichen Eigenschaft erlangten Kenntnisse von einem Auskunftsverweigerungsrecht Gebrauch machen. Dies betrifft insbesondereGeistliche,Mitglieder des Bundestages oder eines Landtages,Verteidiger, Rechtsanwälte, Patentanwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Steuerbevollmächtigte, vereidigte Buchprüfer,Ärzte, Zahnärzte, Psychologische Psychotherapeuten, Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten, Apotheker und Hebammen,Zeitungs- oder Rundfunkjournalisten.6. Rückstellung für die Kosten zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
Der Gewerbetreibende G nutzt einen Raum seines Geschäftsgebäudes, um seine Geschäftsunterlagen aufzubewahren. Für die Aufbewahrung fallen jährlich durchschnittlichanteilige laufende Raumaufwendungen von 600 EUR,durchschnittliche jährliche AfA für das Inventar von 400 EUR undanteilige (mit der Aufbewahrung unmittelbar im Zusammenhang stehende) Personal- und Verwaltungskosten von durchschnittlich jährlich 300 EUR.G kann zumindest eine Rückstellung i.H.v. 5,5 x (600 + 400 + 300) = 7.150 EUR bilden.
Danach sind insbesondere folgende Kosten nicht rückstellungsfähig:anteilige Finanzierungskosten für die Archivräume (§ 6 Abs. 1 Nr. 3 a Buchstabe b EStG) - Beschränkung auf Einzel- und notwendige Gemeinkosten),die Kosten für die zukünftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern (§ 5 Abs. 4b Satz 1 EStG),die Kosten für die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist,die Kosten für die Einlagerung künftig entstehender Unterlagen.Zum Zeitpunkt der erstmaligen Rückstellungsbildung vgl. Bilanzkorrekturen, Tz. 3.2.2
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