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Timestamp: 2017-09-20 05:24:11
Document Index: 114045598

Matched Legal Cases: ['Art 962', 'Art. 957', 'Art. 6', 'Art. 8', 'Art. 7', 'Art. 9', 'Art. 3']

Tessi document solutions - GeBüV | Geschäftsbücherverordnung | Handelsrechtliche Vorschriften | Aufbewahrungspflichten
Know-how Aufbewahrungspflichten
Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) zu beachten
Das OR legt die Pflicht zur ordnungsgemässen Aufbewahrung im Grundsatz fest. Danach sind die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt während zehn Jahren aufzubewahren [1].
Die Dokumente können schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise geführt und aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist. Betriebsrechnung und Bilanz sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Die übrigen Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz können auch elektronisch aufbewahrt werden, wenn sie jederzeit lesbar gemacht werden können [2].
Die GeBüV regelt die Grundsätze für eine ordnungsgemässe Aufbewahrung sowie die zulässigen Informationsträger im Detail.
Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz müssen so aufbewahrt werden, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können (sie müssen verfügbar sein und lesbar gemacht werden können). Soweit es für die Einsicht und die Prüfung erforderlich ist, sind das entsprechende Personal sowie die Geräte oder Hilfsmittel verfügbar zu halten [3].
Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger [4]. Die Archivierung muss einer bestimmten, aber frei wählbaren Systematik folgen, zum Beispiel nach Datum, Person, Unternehmensbereich oder Sachgegenstand.
Die Verantwortung für die archivierten Informationen ist klar zu regeln und zu dokumentieren. Auf archivierte Daten muss innert nützlicher Frist zugegriffen werden können [5]. Am besten werden Arbeitsanweisungen erstellt, um die technischen Abläufe, die Organisation und die Zuständigkeiten bei der Aufbewahrung der Unterlagen zu dokumentieren. Durch die schriftliche Fixierung soll der planmässige Ablauf der Aufzeichnung gesichert und später ein rasches Auffinden der Daten ermöglicht und sichergestellt werden.
Informationsträger gelten als veränderbar, wenn die auf ihnen gespeicherten Informationen geändert oder gelöscht werden können, ohne dass die Änderung oder Löschung auf dem Datenträger nachweisbar ist (wie Magnetbänder, magnetische oder magnetooptische Disketten, Fest- oder Wechselplatten, Solid-State-Speicher) [6].
Integrität bzw. Echtheit und Unverfälschbarkeit bedeutet, dass die Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz so aufbewahrt werden müssen, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt [7].
Auszug aus «Der Schweizer Treuhänder», Februar 2005
Mit freundlicher Genehmigung der KPMG
1 Vgl. Art 962 OR
2 Vgl. Art. 957 OR
3 Vgl. Art. 6 GeBüV
4 Vgl. Art. 8 GeBüV
5 Vgl. Art. 7 GeBüV
6 Vgl. Art. 9 GeBüV
7 Vgl. Art. 3 GeBüV