Source: https://datenschutz-generator.de/bring-your-own-device
Timestamp: 2020-07-05 00:37:58
Document Index: 280899471

Matched Legal Cases: ['EuG', 'Art. 6', '§ 26', 'Art. 9', 'Art. 9', 'Art. 13', 'Art. 13']

Vereinbarung über betriebliche Nutzung von Privatgeräten der Mitarbeiter*innen (BYOD) - Datenschutz-Generator.de - DSGVO-Datenschutzerklärung und weitere Vorlagen vom Experten
Vereinbarung über betriebliche Nutzung von Privatgeräten der Mitarbeiter*innen (BYOD)
39,90 29,90 für Geschäftskunden, einmalig, kein Abo (Sonderpreis bis 30. April 2020).
Download als Word & PDF, mit Siegel und Speicherfunktion.
Zusätzlich empfehlen wir die Vereinbarung für das Home-Office abzuschließen (mit Rabatt).
Aktuell von Dr. Schwenke: Anleitung: Datenschutz und Datensicherheit im Homeoffice.
Viel Erfolg und bei Fragen empfehle ich unsere Anleitung mit Rechtstipps für die Nutzung von Privatgeräten,
Ihr Dr. Thomas SchwenkeWann und warum ist diese Vereinbarung erforderlich? Diese Vereinbarung müssen Sie mit Arbeitnehmer*innen abschließen, die private Geräte für betriebliche Zwecke einsetzen (auch wenn es nur der Abruf von E-Mails ist). Mit dieser Vereinbarung können Sie die notwendigen Belehrungen und Verpflichtungen nachweisen sowie die erforderlichen Kontrollrechte einholen. Unser Generator ist rechtlich stets aktuell, für angestellte Mitarbeiter*innen nutzbar, berücksichtigt die DSGVO, ist gender-sicher und individuell anpassbar.
Was Kunden und Nutzer an uns schätzen: "Auch das "Drum-Herum" ist wichtig, da man immer wieder sehr gute juristische Einschätzungen erhält, wie z.B. beim Cookie-EuGH-Urteil." Umfrage 2019/20 Teilnehmer konnten unabhängig vom Inhalt einen Shop-Gutschein erhalten
Datenschutzerklärung Impressum Teilnahmebedingungen Fotohinweis für Veranstaltungen Mitarbeiter*innen: Vereinbarung Bildnutzung Mitarbeiter*innen: Datenschutz-verpflichtung Mitarbeiter*innen: Home- und Mobile-Office Mitarbeiter*innen: Nutzung Privatgeräte (BYOD) (Sie befinden sich hier) Corona-Pandemie: Kunden- und Gästelisten
Angaben zu Arbeitgeber*in und Mitarbeiter*in
Bitte tragen Sie die Angaben zum Arbeitgeber und Mitarbeiter*in ein:
Geben Sie bitte die Angaben zu dem*der Mitarbeiter*in ein:
Vorname, Nachname Straße, Hausnr. PLZ, Ort, Land Optional: Titel/ Position/ Mitarbeiternummer
First name, Surname Street, house no. Postcode, City, Country Optional: Title/ Position/ Employee number
Geben Sie bitte die Angaben zum Arbeitgeber ein:
Firma/ Vorname, Name Straße, Hausnr. PLZ, Ort, Land
(Englisch) Geben Sie bitte die Angaben zum Arbeitgeber ein:
Company / First name, surname Street, house no. Postcode, City, Country
nachfolgend bezeichnet als Arbeitgeber*in
die folgende Vereinbarung über
Erläuterungen und Hinweise zu "Angaben zu Arbeitgeber*in und Mitarbeiter*in"
An dieser Stelle können Sie die Angaben zu Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation und dem*der Mitarbeiter*in tätigen.
Sie können aber auch die Platzhalter stehen lassen und die Angaben später in dem heruntergeladenen Word-Dokument ändern.
Soll die Vereinbarung eine Einleitung enthalten (ist empfohlen)?
Diese Vereinbarung über die Nutzung von Privatgeräten zu betrieblichen Zwecken ist verbindlich, wenn Sie private Geräte, wie z. B. mobile Telefone oder Computer für betriebliche Zwecke einsetzen. Die Vereinbarung gilt insbesondere, wenn auf den Geräten betriebliche Informationen, beispielsweise personenbezogene Daten oder Geschäftsgeheimnisse gespeichert werden oder Sie mittels der Geräte auf diese Informationen zugreifen (z. B. beim Zugriff auf die informationstechnische Infrastruktur des*der Arbeitgebers*in). Mit der Vereinbarung kommt der*die Arbeitgeber*in seinen*ihren gesetzlichen und vertraglichen Pflichten zum Schutz von betrieblichen Informationen und Belehrung der Mitarbeiter*innen nach. Erläuterungen zu den verwendeten Begrifflichkeiten, insbesondere zum Begriff der betrieblichen Informationen, finden Sie auf dem Merkblatt im Anschluss an die Vereinbarung. Bei Fragen oder sonstigem Klärungsbedarf wenden Sie sich bitte an Ihre Vorgesetzten.
This Agreement on the use of Private Devices for company purposes is binding if you use Private Devices, such as mobile telephones or computers for business purposes. The agreement applies in particular if Company Information, such as personal data or business secrets, is stored on the devices or if you access this information using the devices (e.g. when accessing the information technology infrastructure of the Employer). With this agreement, the Employers complies with his*her legal and contractual obligations to protect Company Information and to instruct employees. Explanations of the terms used, especially of Company Information, can be found on the information sheet following the Agreement. If you have any questions or need any other clarification, please contact your superiors.
Eine Präambel ist gesetzlich nicht erforderlich. Allerdings hilft sie Ihren Mitarbeiter*innen zu verstehen, warum sie die Vereinbarung unterschreiben müssen und wie sie aufgebaut ist.
Erlaubte Privatgeräte und erlaubte Software
Bitte wählen Sie aus, welche Geräte genutzt werden dürfen:
Zulassung von Privatgeräten ist erforderlich
Zulassung von Software ist erforderlich
Aktualisierung der Anlage zumindest in Textform (z. B. E-Mail)
Änderung Anlage in Schriftform/ vorgegebener elektronischer Form (z. B. Intranet-Formular)
Freigabe von Privatgeräten durch die IT ist erforderlich
Keine Verarbeitung besonders schützenswerter betrieblicher Informationen
Gesonderte Freigabe von Home- und Mobile-Office ist erforderlich
Erläuterungen und Hinweise zu "Erlaubte Privatgeräte und erlaubte Software"
Für die betriebliche Nutzung zugelassene Privatgeräte
Wir empfehlen die verwendeten Privatgeräte einzeln anzugeben und keine pauschale Erlaubnis zu erteilen. Nur bei Geräten, von denen kein hohes Risiko ausgeht (z. B. Privattelefone oder Drucker), können Sie statt einzelner Telefone oder Drucker die Nutzung dieser Gerätearten erlauben.
Welche Geräte für die private Nutzung zugelassen sind, können Sie in der Anlage zu dieser Vereinbarung bestimmen (Sie können Ihre Vereinbarung auch zunächst mit unseren Beispielen erstellen und sie dann bei Bedarf ergänzen).
Für die betriebliche Nutzung zugelassene Software
Neben den Privatgeräten empfehlen wir auch anzugeben, dass nur erlaubte Software zu betrieblichen Zwecken verwendet werden darf. Auch die Software können Sie in der Anlage aufnehmen und standardmäßig per Textform ändern.
Die Anlage kann standardmäßig auch in Textform angepasst werden. D. h. ein neues Privatgerät kann auch per E-Mail freigegeben werden (wir empfehlen jedoch die Anlage stets zu aktualisieren oder sie z.B. in einem Online-Dokument im Intranet zu führen). Auf Wunsch können Sie eine Änderung der Anlage auch nur per Schriftform (d.h. auf Papier mit Unterschrift) erlauben.
Aktualisierung der Anlage in Schriftform
Im Regelfall ist eine Aktualisierung in Schriftform (also handschriftlich unterschrieben) oder im speziellen elektronischen Verfahren (z. B. im Intranet) nicht erforderlich. Sie ist jedoch dann zu empfehlen, wenn ein Risiko des Missbrauchs besteht und die Unterschriften eine gewisse Hürde darstellen und als Schutz vor allzu leichtfertiger Freigabe von Geräten dienen sollen.
Insbesondere wenn sensible Informationen auf den Privatgeräten verarbeitet werden, ist eine Sicherheitsprüfung und Freigabe der Privatgeräte, z. B. durch die IT, zu empfehlen. Dazu gehören z. B. Gesundheitsdaten, politische oder religiöse Gesinnung oder besonders wertvolle Betriebsgeheimnisse. Für solche Fälle sollten Sie betriebliche Arbeitsgeräte ausgeben (man spricht dann von COPE, "Corporate-Owned, Personally Enabled Devices").
Besonders schützenswerte betriebliche Informationen
Sollten doch sensible Informationen auf den Privatgeräten verarbeitet werden, ist eine Sicherheitsprüfung und Freigabe der Privatgeräte, z. B. durch die IT, zu empfehlen. Dazu gehören z. B. Gesundheitsdaten, politische oder religiöse Gesinnung oder besonders wertvolle Betriebsgeheimnisse. Für solche Fälle sollten Sie betriebliche Arbeitsgeräte ausgeben (man spricht dann von COPE, "Corporate-Owned, Personally Enabled Devices").
Gesonderte Freigabe für Nutzung im Home- und Mobile-Office
Sie sollten Ihre Mitarbeiter*innen ebenfalls darauf hinweisen, dass die Nutzung eines Homeoffice einer gesonderten Vereinbarung bedarf. In einer solchen (bei uns verfügbaren) Vereinbarung über die Nutzung des Home-Office (und Mobile-Office) müssen z. B. Regelungen zu Räumlichkeiten getroffen werden und Kontrollrechte im Hinblick auf Heimarbeitsplätze vereinbart werden.
Nutzungsumfang und Nutzungszeiten
Möchten Sie angeben, in welchem sachlichen und zeitlichen Umfang die Geräte verwendet werden dürfen?
Bereitstellung und Verfügbarkeit
Beschränkung auf die Arbeitszeit
Privatnutzung während der Arbeitszeit
Erläuterungen und Hinweise zu "Nutzungsumfang und Nutzungszeiten"
Arbeitgeber sind verpflichtet dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter*innen die gesetzlich angeordneten Arbeitszeitregeln einhalten. Daher ist das Modul vorausgewählt, mit dem Sie die Mitarbeiter*innen verpflichten, die Arbeitszeiten bei der Nutzung der Privatgeräte zu betrieblichen Zwecken einzuhalten.
Es ist zu empfehlen, die Privatnutzung der Privatgeräte während der Arbeitszeit zu untersagen. Das schon alleine aus Leistungsgründen und wegen fehlender Möglichkeiten die Privatnutzung auf Privatgeräten zu kontrollieren oder zu unterbinden.
Möchten Sie die Mitarbeiter*innen auf die Pflicht zur Trennung von privaten und betrieblichen Informationen hinweisen?
Trennungs zwischen privaten und betrieblichen Informationen
Einrichtung betrieblicher Nutzerumgebung
Betriebliches Gerätemanagement (z. B. Container-Lösungen)
Speicherung betrieblicher Informationen auf Privatgeräten
Externe Speicherung betrieblicher Informationen und private Cloud-Dienste
Erläuterungen und Hinweise zu "Trennungsgebot"
Trennung zwischen privaten und betrieblichen Informationen
Um die Trennung zwischen privaten und betrieblichen Informationen zu gewährleisten, werden die Mitarbeiter*innen in unserem vorausgewählten Modul auf deren Trennung verpflichtet (z. B. sollten private und geschäftliche E-Mails nicht in einem E-Mailpostfach zusammengeführt werden).
Mitarbeiter*innen werden standardmäßig dazu verpflichtet, wenn technisch möglich, separate Nutzerumgebungen einzurichten (also z. B. Benutzerbereiche, bzw. Arbeitsumgebungen auf Desktoprechnern oder Notebooks).
Betriebliches Gerätemanagement
Um eine Trennung zwischen betrieblichen und privaten Bereichen eines Gerätes sicherzustellen, ist insbesondere auf Mobilgeräten die Installation einer betrieblichen Nutzerumgebung zu empfehlen (z. B. in sog. Software-Containern). Diese Absicherung des sog. (Mobile-) Device Managements erfolgt auch mit Hilfe des ebenfalls in dieser Vereinbarung zu empfehlenden Rechts auf Fernlöschung von betrieblichen Informationen (diese Option ist standardmäßig vorausgewählt).
Die Speicherung von betrieblichen Informationen in privaten Clouds sollte untersagt werden, weshalb dieses Modul vorausgewählt ist.
Eigentum, Besitz und Entsorgung
Sollen Regelungen zum Eigentum, Besitz, Entsorgung von Altgeräten aufgenommen werden?
Eigentum und Besitz an den Privatgeräten
Geltendmachung von Besitz- und Eigentums-ansprüchen
Erläuterungen und Hinweise zu "Eigentum, Besitz und Entsorgung"
Mitarbeiter sollten nur die in deren Alleineigentum stehenden Geräte nutzen. Ansonsten ist die Kontrolle über die betrieblichen Informationen nicht gesichert (es wäre zwar auch möglich z. B. im Miteigentum von Ehegatten stehende Geräte zu nutzen, allerdings wird eine Kontrollregelung viel aufwändiger und kaum praktikabel - Notfalls kann ein*e Mitarbeiter*in das Alleineigentum vom Ehepartner erwerben).
Daher ist ein Verkauf oder sonstige Besitzaufgabe der Privatgeräte nicht erlaubt, solange die Geräte noch zu betrieblichen Zwecken genutzt werden.
Bei Reparaturen besteht das Risiko, dass Unbefugte auf die betrieblichen Informationen zugreifen können. Daher müssen betrieblichen Informationen grundsätzlich vorab gelöscht werden (eine abweichende Vereinbarung ist möglich).
Vor der Entsorgung von Altgeräten müssen betriebliche Informationen vorab gelöscht werden. Dazu sollten Arbeitgeber den Mitarbeiter*innen Hinweise geben oder sie bei der Löschung unterstützen (z. B. erläutern, dass eine Löschung von Daten im Dateisystem grundsätzlich nicht ausreichend ist, solange diese Daten nicht überschrieben werden).
Geltendmachung von Besitz- und Eigentumsansprüchen
Es ist Arbeitgebern zu empfehlen, die Kontrollmöglichkeiten möglichst gut abzusichern. Daher sollten sich Arbeitgeber das Recht einräumen lassen, Privatgeräte mit betrieblichen Informationen auch gerichtlich vor Zugriff durch unbefugte Personen schützen zu dürfen. Dies jedoch nur, wenn erforderlich, z.B. im Fall einer Klage gegen eine Beschlagnahme eines Mobiltelefons mit wertvollen Geschäftsgeheimnissen.
Allgemeine Verhaltens-, Schutz- und Informationspflichten
Möchten Sie die Mitarbeiter*innen über deren Verhaltens-, Schutz- und Informationspflichten unterrichten?
Schutz vor Zugriff durch unbefugte Personen
Gewährung des Zugriffs auf Privatgeräte
Sperrung des Zugangs zu Privatgeräten
Beachtung allgemeiner Geheimhaltungs- und Vertraulichkeits-pflichten
Informations-pflichten bei Gefährdung und Verletzung betrieblicher Informationen
Informations-pflichten bei Verlust oder Beeinträchtigung der Privatgeräte
Beachtung von Sicherheitsmaßnahmen und Umgehungsverbot
Rechtsfolgen bei Missachtung der Vereinbarung
Erläuterungen und Hinweise zu "Allgemeine Verhaltens-, Schutz- und Informationspflichten"
Die erste Pflicht der Mitarbeiter*innen ist zu verhindern, dass unbefugte Personen Zugriff auf die Geräte nehmen können.
Nur, wenn z. B. kurzfristig Familienmitglieder auf die Geräte, vorzugswürdig unter Aufsicht, zugreifen, können Ausnahmen gemacht werden.
Beachtung allgemeiner Geheimhaltungs- und Vertraulichkeitspflichten
Es ist zu empfehlen, die Mitarbeiter*innen darauf hinzuweisen, dass sie auch übrige Geheimhaltungs- und Vertraulichkeitspflichten, z. B. die allgemeine Verpflichtung auf den Datenschutz, beachten müssen.
Informationspflichten bei Gefährdung und Verletzung betrieblicher Informationen
Für den Fall, dass doch etwas daneben geht und z. B. betriebliche Informationen an Bekannte versendet oder Privatgeräte verloren gehen sollten, ist eine Informationspflicht der Mitarbeiter*innen zu empfehlen.
Das Verbot Sicherheitsmaßnahmen zu umgehen ist zwar eher eine Klarstellung, die jedoch zur Aufklärung der Mitarbeiter*innen und damit zur Risikominimierung beiträgt.
Der Hinweis auf die Rechtsfolgen klingt drastisch, stellt jedoch tatsächlich die mögliche Bandbreite der Rechtsfolgen dar, die von Abmahnungen und Bußgeldern, bis zur Kündigung oder Strafen führen können. Auch wenn diese Folgen in der Praxis äußerst selten und fast nur bei absichtlich rechtswidrigem Verhalten vorkommen (z. B. wenn Mitarbeiter*innen betriebliche Informationen unbefugterweise für eigene Zwecke oder die eines künftigen Arbeitgebers kopieren).
Hardware-, Software-, Netzwerk- und Kommunikationssicherheit
Welche Vorgaben sollen für die eingesetzten Geräte, Software, E-Mails sowie Netzwerke gelten?
Software- und Sicherheits-aktualisierungen
Verbindung mit fremden Geräten oder Software
Verbot von Jailbreaking und illegaler Software
Schutzpflichten bei Installation neuer Hardware und Software
Erläuterungen und Hinweise zu "Hardware-, Software-, Netzwerk- und Kommunikationssicherheit"
Beachtung von Software- und Sicherheitsaktualisierungen
Um das Sicherheitsniveau zu steigern und damit das Risiko der Arbeitgeber zu senken, ist zu empfehlen, auch Sicherheitsverpflichtungen im Hinblick auf die eingesetzte Hard- und Software aufzunehmen.
Bei der Verbindung mit fremder Software oder fremden Geräten (z. B. wenn Applikationen Zugriff auf Dateiordner gewährt wird) muss sichergestellt sein, dass dabei betriebliche Informationen nicht mit freigegeben werden.
In jedem Fall sollte der Einsatz von so genanntem Jailbreaking (also Aufspielen eigener Software auf sonst geschlossene Systeme, wie z. B. von Apple) sowie der Einsatz illegaler Software untersagt werden.
Installation neuer Hardware und Software
Wird neue Hard- oder Software installiert, müssen Mitarbeiter*in vor der Installation sicherstellen, dass betriebliche Informationen nicht gefährdet werden. Dabei handelt es sich um eine Verdeutlichung und Konkretisierung der generell geltenden Schutzpflichten.
Nutzung von Privatgeräten auf Reisen
Sollen Regelungen zur Nutzung von Privatgeräten auf Reisen aufgenommen werden?
Besondere Schutzmaßnahmen in Drittländern
Ausloggpflicht bei Grenz- und Sicherheits-kontrollen
Erläuterungen und Hinweise zu "Nutzung von Privatgeräten auf Reisen"
Wenn Mitarbeiter*innen die EU (wir haben ferner die EWR-Länder und die Schweiz mitumfasst) verlassen und Privatgeräte mit betrieblichen Informationen mitnehmen, sollten Arbeitgeber*innen der Mitnahme zustimmen oder die betrieblichen Informationen sollten entfernt werden. Möglich sind auch allgemeine Zustimmungen, wie z. B. eine betriebsinterne Generalerlaubnis, Privatgeräte auf Reisen in ein bestimmtes Land oder eine bestimmte Region mitzunehmen.
Ausloggpflicht bei Grenz- und Sicherheitskontrollen
Bei Kontrollen auf Flughäfen und vor ähnlichen Sicherheitsmaßnahmen, sollten Mitarbeiter*innen sich aus betrieblichen Applikationen und Zugängen ausloggen. Die Aufnahme dieser Verpflichtung, ist angesichts der umfassenden Durchsuchungsbefugnisse der Grenzbehörden mancher Länder zu empfehlen.
Möchten Sie auf die Beachtung der Urheber- und Nutzungsrechte an Software hinweisen?
Sicherstellung von Nutzungsrechten durch den*die Mitarbeiter*in
Sicherstellung von Nutzungsrechten und Kostentragung durch den*die Arbeitgeber*in
Informationspflichten bei Geltendmachung von Schutzrechten durch Dritte
Haftung des*der Mitarbeiter*in
Erläuterungen und Hinweise zu "Urheber- und Nutzungsrechte"
Die Mitarbeiter*innen sollten sicherstellen, dass sie die Privatgeräte und gegebenenfalls auch ihre private Software für betriebliche Zwecke einsetzen dürfen. Bei den Geräten wird dies eher selten problematisch, aber eine Office-Software kann z. B. nur für eine persönliche und private Nutzung erlaubt und kostenlos sein. Die Nutzung dieser Software für betriebliche Zwecke würde einen Urheberrechtsverstoß darstellen.
Auch sind manche bei geschäftlicher Nutzung vorgesehenen Datenschutzvoraussetzungen oder -funktionen (z. B. Auftragsverarbeitungsverträge oder Möglichkeiten Profilingfunktionen abzuschalten), nur bei geschäftlichen Softwaretarifen verfügbar.
Auch der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass er die nötige Berechtigung hat, eine Software auf den Geräten der Mitarbeiter*innen zu installieren (z. B. muss eine nötige Anzahl von Softwarelizenzen vorhanden sein).
Sollten Softwareanbieter gegen Mitarbeiter*innen wegen der Nutzung von Software vorgehen, sollte der Arbeitgeber unverzüglich informiert werden. So kann der Arbeitgeber z. B. die Mitarbeiter*innen bei der Abwehr der geltend gemachten Forderungen unterstützen.
Kontroll- und Zugriffsrechte
Kontrolle und Einsichtnahme im angemessenen Umfang
Sicherstellung der Kontroll- und Zugriffsrechte als Bedingung
Keine Leistungs- und Verhaltenskontrolle
Ortungs- und Sperrfunktionen für den Fall des Verlusts
Beschränkung auf betriebliche Informationen und Software
Keine Verarbeitung von Mobilitätsdaten
Mitarbeiter*in soll auf private Informationen hinweisen
Beisein unabhängiger Personen
Erläuterungen und Hinweise zu "Kontroll- und Zugriffsrechte"
Die Kontrollrechte werden auf Grundlage einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S.2 lit a. DSGVO (bzw. in Deutschland § 26 Abs. 2 DSGVO) eingeholt. Die Einwilligung ist erforderlich, da die Kontrolle eine Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO beinhalten kann (z. B. Gesundheitsdaten). In diesem Fall muss eine Einwilligung auch gem. Art. 9 Abs. 2 lit a) DSGVO ausdrücklich eingeholt werden.
Kontrolle und Zugriff auf Privatgeräte
Gebote und Verbote sind nur dann effektiv und werden anerkannt, wenn deren Beachtung auch kontrolliert werden kann. Daher müssen neben den vorgenannten Verhaltensvorgaben auch Regeln und Berechtigungen für Kontroll- und Zugriffsmöglichkeiten auf die betrieblichen Informationen auf den Privatgeräten vereinbart werden.
Ist die Kontrolle nicht möglich, dann muss auch die Berechtigung zur betrieblichen Nutzung von Privatgeräten automatisch entfallen.
Die Kontrollberechtigung ist zwar erforderlich, jedoch müssen bei deren Vornahme auch die Interessen der Mitarbeiter*innen am Schutz ihres Privatlebens berücksichtigt werden. Ansonsten wären die Regelungen rechtswidrig.
Insbesondere sollte vereinbart werden, dass die mögliche Kenntnisnahme von privaten Bereichen des Privatgerätes nicht zu einer Leistungs- und Verhaltenskontrolle führen darf (z. B., falls Zugriff auf private Gesprächsverläufe genommen werden sollte).
Ortungs- und Sperrfunktionen (z. B. im Fall des Diebstahls von Privatgeräten) gehören zum Umfang vieler moderner Mobilgeräte. Deren Einsatz für betriebliche Zwecke sollte jedoch ausdrücklich mit einer speziellen Klausel vereinbart werden. Ebenso, wie dass die Ortungs- und Sperrfunktionen nur wenn erforderlich, also wenn wirklich notwendig, eingesetzt werden dürfen.
Verarbeitung von Mobilitätsdaten
Eine Abfrage des Standorts oder gar der Bewegungen der Mitarbeiter*innen ist generell verboten. Eine Ausnahme kann nur für Fälle vereinbart werden, wenn die Abfrage erforderlich ist (z. B. aus Gründen der Sicherheit oder wenn bei einem Social Media Posting eines Mitarbeiters die Ortsangabe migesendet werden sollte).
Mitarbeiter*innen haben ein Anrecht auf Zeugen, wenn deren Geräte kontrolliert werden. So können z. B. Personen aus dem Betriebsrat, Datenschutzbeauftragte oder andere Mitarbeiter*innen oder vertrauensvolle dritte Personen hinzugezogen werden.
Kontrollvorgänge auf Geräten von Mitarbeiter*innen sollten zu Nachweiszwecken protokolliert und auf Wunsch an Mitarbeiter*innen ausgehändigt werden. Eine Bestätigung des Protokolls durch die Mitarbeiter*innen, z. B. per Unterschrift oder E-Mail, ist ebenfalls zu empfehlen.
Möchten Sie eine Regelung zur Vergütung und Kosten (bzw. dass keine zusätzliche Vergütung oder Kosten geschuldet werden) treffen?
Vergütung ist mit Arbeits- bzw. Mitarbeitervergütung abgegolten
Vergütung wird gesondert vereinbart
Arbeitgeber*in trägt die Anschaffungs und Betriebskosten soweit betrieblich veranlasst
Mitarbeiter*in trägt die Verbindungskosten
Arbeitgeber*in trägt die Verbindungskosten soweit betrieblich veranlasst
Mitarbeiter*in trägt Schäden oder Verlust
Arbeitgeber trägt Schäden oder Verlust soweit betrieblich veranlasst
Optional können Sie für die Nutzung der Privatgeräte eigene Vergütungsregelungen treffen:
Z.B. "Der*die Mitarbeiterin erhält eine Vergütung in Höhe von 50 Euro brutto für die Nutzung der Privatgeräte. Die Auszahlung erfolgt zusammen mit dem Gehalt".
(Englisch) Optional können Sie für die Nutzung der Privatgeräte eigene Vergütungsregelungen treffen:
Example: "The Employee receives a remuneration of 50 euros gross for the use of the Private Devices. The payment is made together with the salary".
Erläuterungen und Hinweise zu "Vergütung und Kosten"
Eine Vergütung wird im Regelfall nicht geschuldet und ist mit dem Arbeitslohn abgegolten. Dies sollte jedoch mit diesem Modul vertraglich vereinbart werden.
Bei der Nutzung von Privatgeräten können Anschaffungskosten und Betriebskosten, Verbindungskosten und Kosten für Schäden bei Verlust oder Zerstörung der Geräte entstehen.
Es ist möglich zu vereinbaren, dass alle Kosten von den Mitarbeiter*innen getragen werden (das zumindest in einem Maße, bei dem man davon ausgehen kann, dass die Kosten von dem Gehalt mitgedeckt sind). Das gilt vor allem, wenn die betriebliche Nutzung eher untergeordneter Natur ist und die Betriebskosten nicht hoch (was heutzutage meistens der Fall ist, da z. B. das WLAN verwendet werden kann und häufig Mobilfunk-Flatrates zur Anwendung kommen).
Ebenso ist es möglich zu vereinbaren, dass diese Kosten von dem Arbeitgeber anteilig mitgetragen werden.
Wie hoch die Beteilung des Arbeitgebers ist, ob sie pauschal, im Verhältnis zu den Gesamtkosten berechnet, separat oder mit dem Gehalt ausgezahlt wird, kann in dem Freifeld des Vergütungsmoduls eingegeben werden (oder nachträglich in dem erstellten Word-Dokument).
Rechtsgrundlagen und Datenschutzhinweise
Möchten Sie Angaben zu Rechtsgrundlagen und Rechten der Mitarbeiter*innen aufnehmen?
Rechtsgrundlage der Verarbeitung von Mitarbeiterdaten (Deutschland)
Rechtsgrundlage der Verabreitung von Mitarbeiterdaten (Österreich)
Rechtsgrundlage der Verabreitung von Mitarbeiterdaten (Schweiz)
Rechtsgrundlage der Verarbeitung von Mitarbeiterdaten (EU)
Auskunft- und weitere Rechte des*der Mitarbeiter*in
Erläuterungen und Hinweise zu "Rechtsgrundlagen und Datenschutzhinweise"
Mitarbeiter*innen müssen laut der DSGVO über deren Rechte, wie das Widerspruchsrecht, das Auskunftsrecht etc., informiert werden.
In diesem Abschnitt können Sie wählen, ob und nach welchem Recht (Deutschland, Österreich, andere EU-Länder oder die Schweiz) die Mitarbeiter*innen über die Rechtsgrundlagen der Verarbeitung ihrer Aufnahmen belehrt werden.
Die Angabe ist zu empfehlen, da die DSGVO die Information über die Rechtsgrundlagen vorsieht (Art. 13 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Hinweis: Auch in der Schweiz ist die DSGVO zu berücksichtigen, wenn z. B. Schweizer Unternehmen personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten. Ansonsten gilt das Schweizer Datenschutzgesetz. Der Generator berücksichtigt beide Möglichkeiten.
Auskunfts- und weitere Rechte der Mitarbeiter*innen
Auch Mitarbeiter*innen müssen über ihre Rechte und damit das Widerrufsrecht belehrt werden (Art. 13 DSGVO), weshalb dieses Modul vorausgewählt ist und bleiben sollte.
Laufzeit, Kündigung und Änderungen
Bitte wählen Sie, welche Regelungen im Hinblick auf das Ende und Änderungen der Vereinbarung gelten sollen:
Ordentliche Kündigungsfrist von zwei Wochen
Fortbestehen der Pflichten nach der Vertragsende
Änderungen/ Kündigung nur in Schriftform/ vorgegebener elektronischer Form
Änderungen/ Kündigung zumindest in Textform (z.B. E-Mail)
Erläuterungen und Hinweise zu "Laufzeit, Kündigung und Änderungen der Vereinbarung"
Die ordentliche Kündigungsfrist haben wir entsprechend dem Durchschnitt von Kündigungsfristen nach unserer Erfahrung, auf zwei Wochen festgelegt (diese Frist kann natürlich, z. B. in dringenden Fällen, kürzer sein oder umgekehrt länger vereinbart werden).
Eine außerordentliche Kündigung ist in Fällen besonders schwerer Pflichtverletzungen jederzeit vorbehalten.
Mitarbeiter*innen sollten darauf hingewiesen werden, dass die Pflichten aus dieser Vereinbarung auch nach der Kündigung bestehen, solange betriebliche Informationen auf den Privatgeräten der Mitarbeiter*innen gespeichert sind.
Form von Änderungen und der Kündigungserklärung
Änderungen und Kündigungen dürfen nach den Voreinstellung des Generators schriftlich und wenn vom Arbeitgeber vorgesehen, elektronisch durchgeführt werden, beispielweise per Dokumentverwaltung im Intranet. Was grundsätzlich nicht zulässig wäre, wäre eine Anpassung der Vereinbarung bloß per E-Mailaustausch. Es müsste zumindest das Dokument unterschrieben und gescannt werden.
Die Option, dass Kündigungen und Änderungen nur textlich (z. B. per E-Mail) durchgeführt werden dürfen, ist optional. Die Textform sollte nur gewählt werden, wenn die Anzahl der Mitarbeiter*innen sehr übersichtlich ist und die Änderungen nachgehalten werden könne (d.h. nur bei ganz kleinen Unternehmen oder Organisationen).
Löschung von betrieblichen Informationen
Bitte wählen Sie, welche Regelungen im Hinblick auf die Löschung von betrieblichen Informationen gelten sollen
Rückgabe sowie Löschung von betrieblichen Informationen und Software
Entfernung von betrieblichen Informationen und Software durch Arbeitgeber
Fernlöschung von betrieblichen Informationen und Software
Keine Haftung für Löschung nicht getrennter privater Informationen
Erläuterungen und Hinweise zu "Löschung von betrieblichen Informationen"
Eine Vereinbarung, nach der die Mitarbeiter die betrieblichen Informationen nach Vertragsende selbst löschen müssen oder dem Arbeitgeber die Löschung erlauben müssen ist erforderlich, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu wahren.
Eine Fernlöschung von betrieblichen Informationen ist als Sicherheitsmaßnahme empfohlen, wenn die privaten Informationen der Mitarbeiter unbeschadet bleiben und Mitarbeiter grundsätzlich Kenntnis von den Löschverfahren haben (außer in Notfällen, z. B. bei drohendem Fremdzugriff nach dem Diebstahl eines Privatgerätes).
Unterschriftsfeld und Kopie für Mitarbeiter*in
Erläuterungen und Hinweise zu "space füller"
Sollen Mitarbeiter*innen bestätigen eine Kopie der Vereinbarung und des Merkblattes erhalten zu haben?
Erläuterungen und Hinweise zu "Kopie der Vereinbarung"
Dieses Modul ist zu empfehlen und daher vorausgewählt. Bitte stellen Sie die Kopie den Mitarbeiter*innen auf einem dauerhaften Datenträger (z.B. Papierkopie oder E-Mail) zur Verfügung und unterzeichnen als Arbeitgeber auch die Kopie.
Hinweis: Wenn Sie das Merkblatt nicht beilegen möchten, dann müssen Sie diesen Passus in der generierten Vereinbarung anpassen.
Soll die Vereinbarung ein Unterschriftenfeld für den*die Mitarbeiter*in enthalten?
Erläuterungen und Hinweise zu "Unterschriftsfeld für Mitarbeiter*in"
Soll die Verpflichtungserklärung ein Unterschriftenfeld für den*die Arbeitgeber*in enthalten?
Erläuterungen und Hinweise zu "Unterschriftsfeld für Arbeitgeber"
Im Regelfall werden Sie die Unterschriftsfelder benötigen.
Allerdings können Sie die Vereinbarung auch elektronisch, z. B. im Intranet, einstellen und sie per Klick durch die Mitarbeiter*innen bestätigen lassen (Bitte protokollieren Sie den Bestätigungsvorgang.). Dann können Sie auf die Unterschriftsfelder verzichten.
Merkblatt mit Begriffserklärungen und Erläuterungen
Soll die Vereinabrung ein Glossar mit Begriffsdefinitionen enthalten?
Erläuterungen und Hinweise zu "Merkblatt mit Begriffserklärungen und Erläuterungen"
Damit Vereinbarungen mit Mitarbeiter*innen wirksam sind, müssen ihnen die verwendeten Begriffe verständlich sein.
Zu diesem Zweck werden die in der Vereinbarung verwendeten Begrifflichkeiten, z. B. „Privatgeräte", „betriebliche Informationen" und „unbefugte Personen", in einem Merkblatt erläutert.
Liste zugelassener Privatgeräte und zugelassener Software
Möchten Sie die für die betriebliche Nutzung zugelassenen Privatgeräte benennen?
Zugelassene Privatgeräte - Empfohlenes Format: Geräteart, Marke, Typenbezeichnung, Herstellungsjahr und optional, erlaubte Einsatzzwecke:
Beispiele: - Desktopcomputer, Dell XYZ, 2018, Büro- und Kreativtätigkeiten (deckt praktisch alle Arbeitsaufgaben ab). - Notebook, Apple, MacBook Pro, 2019, Nutzung zum Login auf dem betrieblichen Server (nur Nutzung als Terminal erlaubt). - Mobiltelefon, Samsung, S20, 2020, E-Mailabruf, Pflege Social-Media-Kanäle (deckt typische Mobilnutzung ab).
(Englisch) Zugelassene Geräte (empfohlenes Format: Typus, Hersteller/ Modell, Baujahr, optional - betrieblicher Einsatzzweck):
Examples: - Desktop computer, Dell XYZ, 2018, office and creative work (covers virtually all work tasks). - Notebook, Apple, MacBook Pro, 2019, use to login to the company server (only use as terminal allowed). - Mobile phone, Samsung, S20, 2020, email retrieval, maintaining social media channels (covers typical mobile usage).
Erläuterungen und Hinweise zu "Anlage: Für die betriebliche Nutzung zugelassene Privatgeräte"
Aus Gründen der Sicherheit und des Nachweises ist es sinnvoll, die Geräte einzeln aufzuführen und die Liste stets aktuell zu halten.
- Desktopcomputer, Dell XYZ, 2018, Büro- und Kreativtätigkeiten (deckt praktisch alle Arbeitsaufgaben ab).
- Notebook, Apple, MacBook Pro, 2019, Nutzung zum Login auf den betrieblichen Server (nur Nutzung als Terminal erlaubt).
- Mobiltelefon, Samsung, S20, 2020, E-Mailabruf, Pflege Social-Media-Kanäle (deckt typische Mobilnutzung ab).
Eine pauschale Auswahl der Geräte kann dann erfolgen, wenn die Geräte ohnehin von der Technik freigegeben werden müssen oder das von den Geräten ausgehende Risiko gering ist (z. B. private Festnetztelefone, Drucker, Scanner, Fotokameras).
Möchten Sie generell bestimmte Arten von Geräten zulassen?
Bei Mobiltelefonen und Computergeräten, wird die Angabe konkreter Geräte empfohlen. Aber bei datenschutzrechtlich eher risikoarmen Geräten, wie z. B. Druckern oder Scannern, kann durchaus auch eine pauschale Erlaubnis erteilt werden:
Dektop-Computer
Mobile Computergeräte (Notebooks, Laptops)
Optische Scangeräte
Optische Datenträger (CD, DVD, Blueray)
Private Festnetztelefone
Router und heimische Netzwerktechnologie
Erläuterungen und Hinweise zu "Generell der Art nach zugelassene Privatgeräte"
Ebenso wie Privatgeräte, wird empfohlen konkret benannte Software für eine Nutzung zu betrieblichen Zwecken auf Privatgeräten freizugeben oder zumindest die Art der Software näher zu umschreiben:
- E-Mail-Software, Outlook von Microsoft.
- Apps der Social-Media-Plattformen (Facebook, Instagram, Twitter).
- Betriebsinterne Kommunikation (Slack, Skype, Meet).
Möchten Sie die für die betriebliche Nutzung zugelassene Software benennen?
Zugelassene Software (empfohlenes Format: Softwareart, Anbieter, Beispiele und weitere Hinweise):
Beispiele: - E-Mail-Software, Outlook von Microsoft. - Apps der Social-Media-Plattformen (Facebook, Instagram, Twitter). - Betriebsinterne Kommunikation (Slack, Skype, Meet).
(Englisch) Zugelassene Software (empfohlenes Format: Softwareart, Anbieter, Beispiele und weitere Hinweise):
Examples: - E-mail software, Outlook by Microsoft. - Apps of social media platforms (Facebook, Instagram, Twitter). - Internal company communication (Slack, Skype, Meet).
Erläuterungen und Hinweise zu "Anlage: Für die betriebliche Nutzung zugelassene Software"
Schritt 3: Erstellen Sie Ihre Vereinbarung
Urheberrecht/Generator-Hinweis/Sensible Nutzung: Die Inhalte des Generators und die Textinhalte sind urheberrechtlich geschützt. Der Hinweis "Erstellt mit ..." am Ende kostenloser Dokumente, darf nur von Geschäftskunden nach Erwerb eines Lizenzschlüssels entfernt werden. Nutzung durch Geschäftskunden ohne den Hinweis auf den Generator oder unerlaubte Übersetzungen, verpflichten Geschäftskunden zur Zahlung der doppelten Lizenzgebühr zzgl. 50,00 Euro Bearbeitungsgebühr. Gesetzliche, insbesondere urheberrechtliche Ansprüche, bleiben darüber hinaus generell vorbehalten. Wir behalten uns im angemessenen Rahmen vor, die Nutzung der Dokumente zu untersagen, wenn die Dokumente im widerrechtlichen oder für uns abträglichen Kontext verwendet werden.
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