Source: https://ausschreibungen-deutschland.de/511698_Vgst3_Workforce_Management_SystemReferenznummer_der_Bekanntmachung_VGSt3-Z43-2019-0001_2019_Muenchen
Timestamp: 2019-04-26 14:45:10
Document Index: 189603904

Matched Legal Cases: ['§ 48', '§ 21', '§ 97', '§ 14', '§ 134', '§ 160', '§ 160']

Öffentliche Ausschreibung München 2019 Vgst3 Workforce Management System Referenznummer der Bekanntmachung: VGSt3-Z43-2019-0001 2019-02-08
Vgst3 Workforce Management System Referenznummer der Bekanntmachung: VGSt3-Z43-2019-0001
Landeshauptstadt München it@M - GBZ Servicebereich Vergabe
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: https://vergabe.muenchen.de/NetServer/TenderingProcedureDetails?function=_Details&TenderOID=54321-Tender-1682c87627c-773cf7b02943900f
Vgst3 Workforce Management System
Referenznummer der Bekanntmachung: VGSt3-Z43-2019-0001
Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung und Einführung eines Workforce Management Systems (WFM-System) zur Dienst- und Personaleinsatzplanung sowie der einheitlichen elektronischen Zeiterfassung und -bewertung bei der Landeshauptstadt München.
Wert ohne MwSt.: 9 719 900.00 EUR
Zielsetzung der Ausschreibung ist die Beschaffung und Einführung eines Workforce Management Systems (WFM-System) zur Dienst- und Personaleinsatzplanung sowie der einheitlichen elektronischen Zeiterfassung und -bewertung bei der Landeshauptstadt München (nachfolgend LHM). Die Dienst- und Personaleinsatzplanung soll zunächst in der Branddirektion (Erstanwender) eingeführt und anschließend in weiteren Bereichen der LHM bedarfsorientiert ausgerollt werden. Die elektronische Zeitwirtschaft soll durch das Personal- und Organisationsreferat zunächst im LHM-Eigenbetrieb it@M (Erstanwender) und ebenfalls sukzessive flächendeckend bei der LHM ausgerollt werden. Beide Komponenten sollen dabei in hohem Maße interagieren.
Hierfür soll eine Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsteilnehmer abgeschlossen werden. Diese besitzt eine Laufzeit ab Zuschlag (voraussichtlich 4. Quartal 2019) bis zum 31.12.2024, mit einer Verlängerungsoption bis zum 31.12.2029.
Es besteht die Option einer einmalige Verlängerungsoption um weitere 60 Monate bis zum 31.12.2029
Es ist beabsichtigt, im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbs 3 geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern. Sofern im Teilnahmewettbewerb mehr als 3 Bewerber als geeignet festgestellt werden, werden die 3 Bewerber mit den meisten Eignungspunkten zur Angebotsabgabe aufgefordert. Sollten jedoch auf Grund von Punktegleichheit mehr als 3 geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden müssen, erhöht sich die Anzahl der Bewerber, die zum Angebot aufgefordert werden, entsprechend.
- Option Erfassungsterminals inkl. Instandhaltung,
- Option Verlängerung Systemservice,
- freiwillig anzubietende Option: Stadtlizenz inkl. Wartung und Pflege.
"Hinweis: Nachfolgend sind die Eignungsanforderungen gem. § 48 VgV aufgeführt. Die Bestätigung bzw. die Zusicherung der Erfüllung der A-Kriterien erfolgt mittels Eigenerklärung durch Unterschrift in der Erklärung "Teilnahmeantrag". Kriterien mit notwendiger textueller Erläuterung sind mit dem Wort "Text" kenntlich gemacht. Kriterien, die durch Ankreuzen im Dokument "Eignungsanforderungen" einzutragen sind, sind mit dem Wort "Ankreuzen" gekennzeichnet. Nähere Details sowie die in nachfolgender Beschreibung genannten Tabellen und Vordrucke etc. finden sich im Dokument "Eignungsanforderungen". Dieses wird - wie die übrigen Vergabeunterlagen - unter dem in
I.3) genannten Zugang zur Vergabeplattform zum Download zur Verfügung gestellt. Vorliegend handelt sich lediglich um einen Extrakt der Eignungsanforderungen, da eine Zeichenlimitierung auf 4 000 Zeichen besteht. Es gilt ausschließlich der Wortlaut aus dem Dokument "Eignungsanforderungen". Bitte berücksichtigen Sie, dass dieser Hinweis unverändert auch für die Punkte III.1.2) sowie III.1.3) gilt. Dieser wird aus Platzgründen durch den Auftraggeber nur einmalig unter III.1.1) aufgenommen."
Die in der folgenden Auflistung genannten Eigenerklärungen, welche ebenfalls aufgrund der Zeichenlimitierung ausschließlich unter III.1.1) aufgenommen werden, jedoch auch für die Punkte III.1.2) sowie III.1.3) gelten, sind dem Teilnahmeantrag beizufügen, soweit sie einschlägig sind und sich aus den Eigenerklärungen selbst nichts anderes ergibt, diese werden ebenfalls über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt:
3.1) Bewerber-/Bieterkonstellation;
3.2) Bevollmächtigung der Bewerber-/Bietergemeinschaft;
3.3) Unterauftragsvergabe;
3.4) Eignungsleihe;
3.5) Verpflichtungserklärung und Erklärung zur gemeinsamen Haftung;
3.6) Berufshaftpflichtversicherung;
3.7) Ausschlussgründe;
3.8) Verschwiegenheit;
3.9) Zustimmung zum Einsatz externer Unterstützung;
3.10) Scientology Schutzerklärung;
3.11) Vertraulichkeitserklärung.
A 2.1) Jahresumsatz (gesamt)
Die finanzielle Leistungsfähigkeit ist bei Ihnen auf Grundlage des Jahresumsatzes der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre gegeben. Geben Sie jeweils getrennt den Jahresumsatz (gesamt) Ihres, sowie sämtlicher beteiligter Unternehmen, jeweils getrennt für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre in Euro an (Text).
A 2.2) Jahresumsatz (auftragsbezogen)
Die finanzielle Leistungsfähigkeit ist bei Ihnen auf Grundlage des geforderten Jahresumsatzes bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand von mindestens 15 000 000,00 EUR netto in jedem der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre gegeben. Geben Sie jeweils getrennt den Jahresumsatz (auftragsbezogen) Ihres, sowie sämtlicher beteiligter Unternehmen, jeweils getrennt für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre in Euro an (Text).
Zu A 2.2 Jahresumsatz (auftragsbezogen)
Mindestens 15 000 000,00 EUR netto in jedem der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.
A 3.1) Unternehmenskonstellation
Darstellung des Unternehmens und der Konstellation, in der angeboten wird. Darstellung, in welcher Konstellation die Aufgabengebiete abgedeckt werden (Text).
A 3.2) Qualitätsmanagement
Beschreibung der Art und Weise, wie Qualitätsmanagement im Unternehmern implementiert ist und im Betrieb umgesetzt wird (Text).
Alternativ: Vorlage: DIN EN ISO 9001 "Qualitätsmanagement"
A 3.3/ A 3.4 Personal (gesamt/auftragsbezogen)
Angabe der Mitarbeiterzahl (gesamt und auftragsbezogen) sämtlicher beteiligter Unternehmen für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre in Personen (Text).
A 3.5) Personal für Forschung & Entwicklung (auftragsbezogen)
Angabe der Mitarbeiterzahl in Forschung und Entwicklung (auftragsbezogen) sämtlicher beteiligter Unternehmen für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre in Personen (Text).
A 3.6) Personalqualifikation
Zusicherung, dass sämtliche eingesetzten Mitarbeiter die deutsche Sprache in Wort und Schrift fließend beherrschen, diese anwenden und in sämtlichen, dem Auftraggeber zur Verfügung gestellten Dokumenten verwenden.
A 4.1/A 4.2/A 4.3/A 4.4/A 4.5
Möglichkeit der Zurverfügungstellung der Profile "Projektmanager(in) / zentrale Ansprechperson", "Lösungsberater(in)", "technische(r) Berater(in)", "Tester(in)", "Trainer(in) für Schulungen".
B 4.1.1 /B 4.2.1/B 4.3.1 / B 4.4.1 / B 4.5.1
Bewertung anhand der jeweiligen Anzahl der Mitarbeiter(innen) für die in A 4.1 / A 4.2 / A 4.3 / A 4.4 / A 4.5 genannten Profile (Ankreuzen).
B 4.1.2/B 4.2.2/B 4.3.2/B 4.4.2/B 4.5.2
Bewertung anhand der jeweiligen Anzahl der Mitarbeiterinnen mit mindestens fünfjähriger Berufserfahrung für die in A 4.1 / A 4.2 / A 4.3 / A 4.4 / A 4.5 genannten Profile (Ankreuzen).
B 5.1 Erfahrung mit Auftraggebern aus der öffentlichen Verwaltung
Bewertung anhand der Anzahl der innerhalb der letzten 5 Jahre durchgeführten Projekten bei einer Organisation in der öffentlichen Verwaltung (Ankreuzen).
A 5.2 Referenzprojekte
Angabe von 3 vergleichbaren Referenzprojekten. Eine Referenz ist dann vergleichbar, wenn sie die Mindeststandards des Kriteriums erfüllt (Text).
B 5.3.1 Durchgängigkeit des Systems beim Referenzprojekt
Bewertung danach, ob beim jeweiligen Referenzprojekt eine vollintegrierte Standardsoftware für die Unterstützung von allen 2 Geschäftsprozessen (Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft) implementiert wurde (Ankreuzen).
B 5.3.2 Kategorisierung des Referenzprojekts
Bewertung anhand des Umfangs des Liefer- bzw. Leistungsgegenstandes und Komplexität des jeweiligen Referenzprojekts (Ankreuzen).
B 5.3.3 Installationsgröße bzw. Anzahl der Nutzer beim Referenzprojekt
Bewertung anhand Gesamtanzahl der aktiven Nutzer (inkl. Beschäftigte die Zeiten erfassen) für die Geschäftsprozesse Personaleinsatzplanung und/oder Zeitwirtschaft beim jeweiligen Referenzprojekt (Ankreuzen).
B 5.3.4 Schulung der Teilnehmer(innen) im Referenzprojekt:
Bewertung anhand Gesamtanzahl der Schulungsteilnehmer(innen) an zielgruppengerechten Schulungen unabhängig von der Schulungsart (Präsenzschulungen, webbasierte Schulungen, Einweisungen) im jeweiligen Referenzprojekt (Ankreuzen).
B 5.3.5 Beschreibung des Projektvorgehens
Darstellung, welche vergleichbaren Leistungen beim jeweiligen Referenzprojekt erbracht wurden und wie diese erbracht wurden. Bewertung der jeweiligen Ausführungen zur Integration des Systems in die vorhandene Systemlandschaft, zur Erbringung von Dienstleistungen für fachliche Anpassungen an die Anforderungen des Auftraggebers und zur zielgruppengerechten Konzeption und Durchführung von Schulungen und Einweisungen (Text).
Zu A 3.4 Personal (auftragsbezogen): mindestens 150 Personen in jedem der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.
Zu A 3.5 Personal in Forschung und Entwicklung (auftragsbezogen): mindestens 50 Personen in jedem der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.
Zu A 4.1 / A 4.2 / A 4.3 / A 4.4 / A 4.5: jeweils mindestens 2 Mitarbeiter(innen), die den genannten Profilen entsprechen.
Zu A 5.2.
1) Das Unternehmen, bei dem das System eingeführt wurde, hat mindestens 15 000 Mitarbeiter;
2) Das System wurde für die Geschäftsprozesse "Zeitwirtschaft" und/oder "Personaleinsatzplanung" eingeführt und es werden im System insgesamt mindestens 10 000 aktive Mitarbeiterstammdatensätze verwaltet;
3) Im System wurden und werden die gesetzlichen, tariflichen und betriebsinternen Regelungen zur Zeitwirtschaft und/oder Personaleinsatzplanung rechtskonform und lückenlos abgebildet.
Es liegt ein Sonderfall gem. § 21 Abs. 6 VgV vor:
1. Einführungsprojekt dauert mindestens 5 Jahre, wahrscheinlich länger.
2. Amortisierung der Investitionen beim Auftragnehmer dauert höchstwahrscheinlich länger als 4 Jahre.
3. Neuausschreibung Systemservice nach 4 Jahren würde aufgrund von Standardsoftware höchstwahrscheinlich zu einer Direktvergabe führen.
Bewerberfragen:
Eventuell auftretende Fragen sind umgehend, jedoch spätestens bis 27.2.2019, 12.00 Uhr über das eVergabe-System des Auftraggebers zu stellen. Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch.
Abweichung vom Grundsatz der Losbildung:
Es erfolgt keine Aufteilung in Fach- bzw. Teillose. Es liegt ein Ausnahmetatbestand gem. § 97 Abs. 4 Satz 3 GWB vor, welcher eine Gesamtvergabe rechtfertigt. Alle Leistungen beziehen sich unmittelbar auf das hauptsächlich mittels Softwareüberlassung zu beschaffende Workforce Management System. Hier können aus technischen Gründen (Sicherstellung von Interoperabilität) Customizing- und Pflegeleistungen nur von demjenigen Unternehmen durchgeführt werden, welches auch das Standardsoftwareprodukt selbst entwickelt hat. Etwas anderes ist völlig unüblich und auch nicht praktikabel. Weiterhin ist damit zu rechnen, dass Standardsoftwareprodukte angeboten werden, deren Source Code, nach den jetzigen Marktkenntnissen, nicht frei zugänglich ist. Hier bestehen schon aufgrund von Urheber- und Nutzungsrechten faktische und rechtliche Restriktionen seitens des Softwareanbieters, die eine Erbringung von Customizing- und Pflegeleistungen durch Dritte unmöglich machen. Darüber hinaus könnte durch den Auftraggeber nicht beschrieben werden, welche Anpassungen an der Software vorzunehmen sind, da nicht bekannt ist, welche Softwarelösung den Zuschlag erhält. Gleiches gilt für die Frage der Kompatibilität der zu beschaffenden Erfassungsterminals mit der Software. Somit sind diese Teilbereiche unmittelbar mit der Überlassung verbunden. Hinsichtlich der Schulungsleistungen ist von ähnlichen Restriktionen, was die Nutzung der Schulungsunterlagen durch Dritte angeht, auszugehen. Bezüglich des Dienstleistungskontingentes ist auch zu berücksichtigen, dass nur ein Auftragnehmer Änderungen in das System einbringen kann, welcher auch die Haftung für die Lauffähigkeit übernimmt. Es ist daher weder aus wirtschaftlichen noch technischen Gründen möglich, dass ein Dritter Änderungen an dem System vornimmt.
Abweichung von der Regelvergabeart:
Gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV können Leistungen im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit vorherigen Teilnahmewettbewerb vergeben werden, wenn der Auftrag aufgrund konkreter Umstände die mit der Art, der Komplexität oder dem rechtlichen oder finanziellen Rahmen oder den damit einhergehenden Risiken zusammenhängen, nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden kann.
Die auszuschreibende Leistung soll auf einer Standardsoftware für Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft basieren. Jedoch bestehen beim Auftraggeber eine Vielzahl von spezifischen Anforderungen, die einen entsprechenden Anpassungsaufwand erfordern werden. Außerdem muss muss noch die Migration von Altdaten aus abzulösenden Systemen sowie die Befüllung des Systems mit aktuellen Daten anzubindender Applikatione genauer erörtert werden. Zuletzt gilt es zu beachten, dass es insbesondere bei der Branddirektion (bei der die Fachanwendung als erstes ausgerollt werden soll) personelle Besonderheiten gibt, welche von den am Markt verfügbaren Standardprodukten bisher nicht abgebildet werden. Die notwendigen technischen Änderungen müssen mit den Bietern erörtert bzw. verhandelt werden und in der Folge durch die Auftraggeberin im Rahmen der Verhandlungen konkretisiert werden.
Rahmenvereinbarung ohne monetäre Deckelung:
Der geschätzte Auftragswert kann über- oder unterschritten werden und stellt keine Höchst- bzw. Mindestabnahmemenge dar. Es ist zu beachten, dass sich aus diesem geschätzten Bedarf kein Anspruch auf eine tatsächliche Abnahmemenge begründet. Wesenszug einer Rahmenvereinbarung ist, dass keine genaue Abnahmemenge vorhergesagt werden kann. Sie ist daher nur auf die Laufzeit begrenzt. Auf eine monetäre Deckelung wurde daher verzichtet.
Um eine Korrektur des Vergabeverfahrens zu erreichen, kann ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer geführt werden, solange durch den Auftraggeber ein wirksamer Zuschlag nicht erteilt ist. Ein wirksamer Zuschlag kann erst erteilt werden, nachdem der Auftraggeber die unterlegenen Bewerber/Bieter über den beabsichtigten Zuschlag gem. § 134 GWB informiert hat und 15 Kalendertage bzw. bei Versendung der Information per Fax oder auf elektronischem Weg 10 Kalendertage vergangen sind. Es wird darauf hingewiesen, dass bei Beanstandungen im Hinblick auf das hiesige Vergabeverfahren die Bewerber/Bieter Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sie erkannt haben, gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen zu rügen haben und weiterhin Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung und/oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, von den Bewerbern/Bietern spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge (Teilnahmefrist) oder Angebote (Angebotsfrist) gegenüber dem Auftraggeber zu rügen sind (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB), damit die Bewerber/Bieter für den Fall, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anstreben können. Sofern der Auftraggeber einer Rüge in seinem Antwortschreiben nicht abhilft, kann der betreffende Bewerber/Bieter nur innerhalb von längstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Antwortschreibens des Auftraggebers diesbezüglich ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer einleiten (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).