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Timestamp: 2019-09-15 12:42:26
Document Index: 217898108

Matched Legal Cases: ['ARTÍCULO 37', 'artículo 37', 'artículo 55', 'artículo 23', 'artículo 6', 'artículo 25', 'artículo 19', 'artículo 29', 'artículo 34', 'artículo 34', 'artículo 10', 'artículo 33', 'artículo 12', 'artículo 30', 'artículo 3']

﻿ RESOLUCIÓN 261 DE AGOSTO 4 DE 2008
RESOLUCIÓN 261 DE 04 DE AGOSTO DE 2008
CONTENIDO:ENTIDADES PÚBLICAS. SE REGLAMENTA EL TRÁMITE INTERNO DEL DERECHO DE PETICIÓN, QUEJAS, RECLAMOS, DENUNCIAS Y SOLICITUDES DE INFORMACIÓN DEL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL. DEROGA LA RESOLUCIÓN 77 DE 2003.
TEMAS ESPECÍFICOS:MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL, SERVIDOR PÚBLICO, INTERVINIENTES EN LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO, DERECHO DE PETICIÓN
VIGENCIA:DEROGADA POR LA RESOLUCIÓN 297 DE 2009 ARTÍCULO 37 DEL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL
RESOLUCIÓN 261 DE 2008
“Por la cual se reglamenta el trámite interno del derecho de petición, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de información del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural”.
(Nota: Derogada por la Resolución 297 de 2009 artículo 37 del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural)
Que la Constitución Política en sus artículos 23 y 74, consagra el derecho que tiene toda persona a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular, a obtener pronta resolución y al acceso a los documentos públicos, salvo en los casos que establezca la ley;
Que el artículo 55 de la Ley 190 de 1995 dispone que las quejas y reclamos se resolverán o contestarán siguiendo los principios, términos y procedimientos dispuestos en el Código Contencioso Administrativo para el ejercicio del derecho de petición, según se trate del interés particular o general y su incumplimiento dará lugar a la imposición de las sanciones previstas en el mismo;
Que el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, en aras de dar un estricto cumplimiento al mandato constitucional y legal, estima necesario adoptar su propio reglamento interno para atender adecuadamente las peticiones, quejas, reclamos o solicitudes de información que en tal sentido se promuevan por los ciudadanos e igualmente, sobre aquellas que por el mismo sentido se recepcionen y corresponda tramitar a sus entidades adscritas o vinculadas;
Que mediante acta del comité coordinador de control interno del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, se aprobó el trámite de peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de información que hacen parte del proceso de atención y servicio al cliente;
Que de conformidad al manual de calidad aprobado por la administración del sistema integrado de gestión vigente, es responsabilidad del director de planeación y seguimiento presupuestal, controlar la efectividad de la administración de peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de información;
ART. 1º—Derecho de petición. De conformidad con el artículo 23 de la Constitución Política y los artículos 5º, 6º, 7º, 8º, 9º, 10, 11 y 25 del Código Contencioso Administrativo, toda persona tiene derecho a formular en forma verbal o escrita, ya sea en interés general o particular peticiones respetuosas a las entidades públicas sobre las materias de su competencia. Los funcionarios competentes según el tema, están obligados a dar respuesta de conformidad con el trámite dispuesto para cada asunto y dentro de los términos que se indican en esta resolución. A falta de disposición expresa, se estará a lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo y demás normas vigentes sobre la materia.
PAR.—Toda persona podrá presentar peticiones, quejas, reclamaciones y denuncias o recursos, mediante cualquier medio tecnológico o electrónico del cual disponga el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, de conformidad con el artículo 6º de la Ley 962 de 2005. La presentación de recursos se admitirá por los medios indicados en este inciso, siempre y cuando dé cumplimiento a los requisitos establecidos para tal fin en el Código Contencioso Administrativo.
ART. 2º—Procedencia y contenido. Los derechos de petición presentados ante el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural se tramitarán en los términos de la presente resolución. Todo derecho de petición deberá contener, por lo menos, la siguiente información:
• Nombres y apellidos completos del solicitante o de su representante o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad y de la dirección.
ART. 4º—Petición verbal. La petición verbal procederá cuando el peticionario manifieste no saber o no poder escribir. Quien presente una petición verbal deberá acudir al funcionario de atención y servicio al cliente del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, donde se elaborará el escrito correspondiente, el cual contendrá una descripción de la petición, la huella dactilar del peticionario, su nombre e identificación y la dirección en la que recibirá respuesta. Una vez surtido este trámite, el peticionario deberá presentar el escrito en archivo y correspondencia para su correspondiente radicación.
ART. 5º—Término para resolver. La dependencia a la que se le asigne la responsabilidad de resolver la petición dispone del término de quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo en la entidad.
Cuando no fuera posible resolver o contestar la petición en dicho plazo, se deberá informar así al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando a la vez la fecha en que se resolverá o dará respuesta.
PAR.—En el evento en que en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural por temas coyunturales se reciba un sinnúmero de peticiones, la entidad respetará estrictamente el orden de su presentación. Para procedimientos especiales regulados por la ley se atenderán conforme a la misma.
De la solicitud de información
ART. 6º—Solicitudes. En ejercicio del derecho de petición de información, los interesados podrán consultar los documentos que reposan en el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, pedir copias de los mismos, solicitar certificaciones y a obtener información sobre las funciones y actuaciones de la entidad, salvo los que tengan reserva constitucional o legal según lo establecido en los artículos 17 y 19 del Código Contencioso Administrativo. Esta reserva no será oponible a las autoridades que lo soliciten, para el debido ejercicio de sus funciones.
ART. 8º—Término para resolver. La dependencia a la que se le asigne la responsabilidad de resolver la petición dispone de los siguientes términos:
a) El derecho de petición de información o solicitud de copia de documentos que no hagan parte de expedientes, se deberá resolver dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles siguientes, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 57 de 1985, en concordancia con el artículo 19 del Código Contencioso Administrativo.
b) Cuando el derecho de petición verse sobre solicitud de copias y certificaciones de expedientes deberá resolverse en un plazo no mayor de tres (3) días, de conformidad con lo establecido en el artículo 29 del Código Contencioso Administrativo.
PAR.—El derecho del solicitante y el deber del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural de autorizar la expedición a que se refiere este artículo no solo se invoca para los documentos escritos o impresos sino que se extiende a los objetos muebles con carácter representativo o declarativo, tales como planos, dibujos, fotografías, cintas magnetofónicas o fonotípicas, grabaciones magnetofónicas, vídeos, disquetes, etc., siempre y cuando el solicitante cancele en tesorería los costos del valor establecido comercialmente y de conformidad con los trámites señalados en el artículo vigésimo sexto de esta resolución.
ART. 11.—Documentos reservados. El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural solo podrá negar la consulta de determinados documentos o la copia o fotocopias de los mismos, mediante acto administrativo motivado que señale su carácter reservado, indicando las disposiciones constitucionales o legales pertinentes. En este evento se deberá notificar al peticionario y al Ministerio Público. Si la persona interesada insiste en la solicitud de información, la dependencia responsable de atenderla enviará al tribunal administrativo competente la documentación correspondiente para que esta corporación decida de conformidad con lo establecido en la ley.
ART. 12.—Quejas, reclamos y denuncias. De conformidad con el numeral 34 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, son deberes de todo servidor público “recibir, tramitar y resolver las quejas y denuncias que presenten los ciudadanos en ejercicio de la vigilancia de la función administrativa del Estado”.
ART. 13.—Atención de quejas y reclamos. La atención de quejas y reclamos se hará de idéntica forma como se efectúa el trámite para derechos de petición.
ART. 14.—Procedencia y contenido. Las quejas y reclamos se presentarán por escrito o verbalmente, mediante la línea de atención al ciudadano o por cualquier otro medio. Deberán contener como mínimo los siguientes datos:
El funcionario de atención y servicio al cliente del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, deberá tramitar por escrito las quejas que se formulen verbalmente o a través de la línea telefónica, el cual contendrá como mínimo los datos especificados en el presente artículo.
ART. 15.—Trámite. Las quejas y reclamos serán tramitados por el área a que le compete la responsabilidad de atenderla. En los casos en que se presenten quejas contra funcionarios de la entidad por conductas irregulares, se dará el traslado de la misma a la oficina de control interno disciplinario, quien iniciará la investigación en caso de que haya lugar a ello.
PAR.—La responsabilidad de uno o más funcionarios, probada mediante las correspondientes vías procesales, acerca de los trámites deficientes de un derecho de petición, queja, reclamo o denuncia, serán objeto de las sanciones disciplinarias que para el efecto dispone la Ley 734 de 2002, independientemente de las demás acciones que las leyes contemplen.
PAR.—En el evento de recibir denuncias interpuestas por los ciudadanos, estas serán recibidas por el funcionario, conforme a lo expuesto por el numeral 34 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, con la obligación de dar traslado al organismo de control competente.
ART. 17.—Trámite interno de los derechos de petición. Solicitudes de información, quejas y reclamos. Serán recibidos siguiendo las siguientes reglas:
a) El escrito será radicado por archivo y correspondencia del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, de lunes a viernes desde las 8:00 a.m. hasta las 5:00 p.m., donde se radicará bajo número, se indicará la fecha y hora de su recibo, sus anexos, se firmará con los mismos datos la copia del solicitante y se remitirá inmediatamente al funcionario o área del ministerio a la que se encuentre dirigido el derecho de petición, solicitud de información, queja o reclamo para lo cual no será requisito indispensable la presentación personal, salvo los señalados expresamente.
b) Todos los derechos de petición, solicitudes de información, quejas o reclamos una vez radicados se remitirán inmediatamente al funcionario o área del ministerio al que se encuentre dirigido el mismo, para dar respuesta y trámite, dentro de los términos legales. El funcionario que tramita una respuesta, deberá remitir copia del derecho y la respectiva respuesta a atención y servicio al cliente del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Los funcionarios de atención y servicio al cliente seguirán el procedimiento de control de peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de información código: PR - ASC - 01, aprobado por la administración del sistema integrado de gestión vigente.
c) La respuesta al derecho de petición será radicada por parte de la dependencia responsable. Esta remitirá el original al grupo de archivo y correspondencia para su envío al peticionario a través del correo oficial y una copia de la misma será enviada a atención y servicio al cliente del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
d) De acuerdo con el artículo 10 de la Ley 962 de 2005, se entenderá atendido el derecho de petición, solicitud de información, queja o reclamo, el día de incorporación al correo, pero para efectos del cómputo del término de respuesta, se entenderán radicadas el día en que efectivamente el documento llegue a la entidad destinataria y no el día de su incorporación al correo. Si el peticionario así lo solicita, la respuesta puede ser enviada por correo electrónico y/o fax a la dirección registrada en el escrito.
e) Cuando en el derecho de petición, solicitud de información, queja o reclamo interpuesto no sea posible identificar al peticionario, se responderá siguiendo el trámite contemplado en esta resolución y la dependencia responsable de dar respuesta la remitirá al funcionario de atención y servicio al cliente del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, en cuya dependencia quedará disponible para ser reclamada por el peticionario. Si después de transcurridos seis (6) meses de proferida la respuesta no ha sido reclamada, se procederá a su archivo definitivo.
f) Si la dependencia a quien se le asigna resolver un derecho de petición, solicitud de información, queja o reclamo considera que es otra dependencia del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural la competente para contestarlo, deberá remitirlo inmediatamente a dicha dependencia e informará al funcionario de atención y servicio al cliente del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. Lo anterior no se podrá entender como una ampliación, prórroga o similar del término para dar respuesta.
g) De conformidad con el artículo 33 del Código Contencioso Administrativo, si el funcionario a quien se dirige la petición, solicitud de información, queja o reclamo o ante quien se cumple el deber legal de solicitar que inicie la actuación administrativa no es el competente, deberá informarlo en el acto al interesado, si este actúa verbalmente; o dentro del término de diez (10) días, a partir de la recepción si obró por escrito. En este último caso el funcionario a quien se hizo la solicitud deberá enviar el escrito, dentro del mismo término al competente y los términos establecidos para decidir se ampliarán en diez (10) días. De estas actuaciones se comunicará al funcionario de atención y servicio al cliente del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural para que lo registre en la base de datos de seguimiento y control de atención y servicio al cliente código F01-PRASC-01.
PAR.—Delegación para atender las peticiones, solicitudes de información, quejas o reclamos. El director o jefe de la dependencia a la que corresponda estudiar y resolver el derecho de petición según la naturaleza de esta y de acuerdo con las funciones de su competencia, queda delegado para atender la respuesta correspondiente al peticionario y será el único funcionario autorizado para firmar la respectiva respuesta. Cuando la petición lo amerite, la respuesta deberá ser consultada con la oficina asesora jurídica, dependencia que a su vez procurará los trámites que estime necesarios resolver.
ART. 18.—Interrupción de los términos para resolver. Los términos señalados en la presente resolución, se interrumpirán:
a) Cuando la petición, solicitud de información, queja o reclamo, no reúna los requisitos descritos en esta resolución.
b) Cuando no se allega en el acto de su presentación la documentación necesaria para iniciar la actuación administrativa y esta no se encuentre en poder del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. La dependencia responsable de dar respuesta deberá requerir inmediatamente y de manera escrita y por una sola vez al interesado para que la allegue.
c) Mientras se cumplan los términos decretados para la práctica de pruebas.
PAR.—Los términos de respuesta se suspenderán hasta que se anexen los documentos o información necesarios, de conformidad con el artículo 12 del Código Contencioso Administrativo.
ART. 19.—De las pruebas. En el curso del trámite administrativo de una petición, queja, reclamo, son procedentes todas las pruebas autorizadas por las normas legales pertinentes y estas tendrán lugar a ser decretadas por petición de parte o de oficio sin formalidad de términos especiales.
ART. 20.—Impedimentos de los funcionarios. Como garantía de imparcialidad, cuando exista algún impedimento para realizar investigaciones, practicar pruebas o pronunciar decisiones definitivas por parte de un funcionario del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural o de algunas de sus entidades adscritas o vinculadas, se aplicará el procedimiento administrativo señalado en el artículo 30 del Código Contencioso Administrativo y además se dará aplicación a las causales de recusación previstas para los jueces en el Código de Procedimiento Civil.
ART. 21.—Desistimiento. En caso que el peticionario no allegue los documentos solicitados o no complemente la información en un término de dos (2) meses, se entenderá que desistió de la misma y se ordenará su archivo, sin perjuicio de que presente una nueva petición sobre el mismo asunto.
ART. 22.—Del rechazo de la petición, solicitud de información, queja o reclamo. Habrá lugar a rechazar cuando la solicitud sea presentada en forma irrespetuosa o desobligante, utilizando amenazas, improperios, insultos, ofensas, afrentas o provocaciones entre otros, o valiéndose de recomendaciones y en general que despliegue cualquier tipo de conductas semejantes.
ART. 23.—Atención y servicio al cliente. El funcionario de atención y servicio al cliente del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, será el responsable de brindar información y orientación a los ciudadanos sobre los siguientes temas:
• Informar y orientar sobre la estructura y funciones generales del sector agropecuario, pesquero y forestal.
ART. 24.—Presentación de informes. La dirección de planeación y seguimiento presupuestal de este ministerio presentará al Ministro de Agricultura y Desarrollo Rural un informe trimestral sobre el comportamiento del ministerio frente a las peticiones, quejas, reclamos y denuncias, los servicios sobre los que se presenta el mayor número de peticiones, quejas, reclamos y denuncias y las principales recomendaciones sugeridas por los particulares que tengan por objeto mejorar el servicio de la entidad.
ART. 25.—Utilización de sistemas electrónicos de archivo y transmisión de datos. El Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural habilitará los sistemas de transmisión electrónica, página web, línea telefónica única de atención al cliente y fax para el recibo y envío de información requerida mediante derecho de petición, quejas, reclamos, denuncias o solicitud de información.
ART. 26.—Valor de las copias. Cuando las fotocopias solicitadas superen un número de cinco (5) hojas, el valor de cada fotocopia será el establecido anualmente por el grupo de servicios administrativos. Dicho valor deberá ser cancelado previamente por el interesado en la tesorería del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural o en la cuenta que para el efecto se maneja en el Banco de la República y el correspondiente recibo de consignación se utilizará para solicitar la expedición de las fotocopias respectivas. Este valor se actualizará de conformidad con el artículo 3º de la Ley 242 de 1995.
ART. 27.—Horario de atención. El horario de atención al público para los efectos de la presente resolución, es de lunes a viernes desde las 8:00 a.m. hasta las 5:00 p.m.
ART. 28.—Remisión. Lo no previsto en la presente resolución se regirá por lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo y en las demás normas que lo modifiquen o adicionen, así como también en lo previsto en las normas que reglamenten el ejercicio de los mecanismos de participación ciudadana.
ART. 29.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución comenzará a regir diez (10) días hábiles después de su publicación en el Diario Oficial, previa revisión y aprobación de la Procuraduría General de la Nación y deroga todas aquellas disposiciones que le sean contrarias en especial la Resolución 77 del 24 de abril de 2003.