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Timestamp: 2018-02-18 19:37:08
Document Index: 411473772

Matched Legal Cases: ['Artículo 1', 'artículo 3', 'Artículo 2', 'Artículo 3', 'artículo 8', 'artículo 16', 'Artículo 4', 'Artículo 5', 'artículo 14', 'Artículo 6', 'Artículo 7', 'Artículo 8', 'Artículo 9', 'Artículo 10', 'Artículo 11', 'Artículo 12', 'Artículo 13', 'Artículo 10', 'Artículo 14', 'Artículo 15', 'Artículo 16', 'Artículo 17', 'Artículo 18']

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En atención al deber de asegurar el derecho que tienen las personales a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas, y en cumplimiento de las disposiciones legales que rigen el Tratamiento de Datos Personales y en especial lo señalado en las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y sus normas concordantes, el Centro Clínico y de investigación SICOR S.A.S. (En adelante SICOR o La Compañía) adopta el presente manual interno de procedimientos y directrices para el Tratamiento de Datos Personales.
El propósito del manual interno de procedimientos y directrices para el Tratamiento de Datos Personales es regular a todo lo relacionado con el deber de asegurar que todo Titular de información ejerza su libre ejercicio al derecho de Habeas Data, estableciendo un procedimiento para que pueda conocer, actualizar y rectificar la información personal que sobre él se tiene en las bases de datos o archivos de La Compañía.
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de SICOR en el cumplimiento de sus funciones, los contratistas y terceros que obran en nombre de La Compañía.
Artículo 1. DEFINICIONES.- Para efectos de este manual y conforme con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes se entiende por:
Datopúblico: Es el dato que no sea semiprivado, privadoosensible. Sonconsideradosdatos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Artículo 2. PRINCIPIOS.- En el Tratamiento de datos personales La Compañía respetará los principios establecidos en la normatividad aplicable:
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la normatividad vigente.
Capítulo II. Derechos de los titulares y deberes del encargado y responsable
Artículo 3. DERECHOS: En el Tratamiento de datos personales SICOR respetará los derechos que tiene el Titular de la información tal como dispone el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, son estos:
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, con previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la Base de Datos o Archivo. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la normatividad que desarrolla o reglamenta el derecho al Habeas Data.
Parágrafo 1. El Titular de la información siempre tendrá el derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad aplicable en materia de Habeas Data.
Parágrafo 2. Para acceder al derecho descrito en el acápite anterior, El Titular deberá cumplir con el requisito de procedibilidad según dispone el artículo 16 de la ley 1581 de 2012, y por lo tanto deberá agotar el trámite de consulta o reclamo ante La Compañía.
Artículo 4. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y LOS ADOLESCENTES: En el tratamiento de los datos personales, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito o prohibido el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública o se deban tratar en razón de una obligación legal o contractual como podrá serlo el Historial Clínico de los Pacientes y sus documentos anexos.
Artículo 5. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: En calidad de Responsable de la Información, el profesional a cargo de la dependencia de Gestión del Conocimiento cumple con los siguientes deberes:
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la normatividad aplicable, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la normatividad aplicable.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el artículo 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el presente manual.
Artículo 6. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Serán Encargados del tratamiento de los datos personales las distintas dependencias que conforman la Compañía.
Artículo 7. DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Son deberes del encargado del tratamiento:
Atender las peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato o rectificar la Autorización en los términos de Ley.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley 1581 del 2012 y siguiendo los procedimientos contenidos en el presente documento.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley y siguiendo los procedimientos establecidos en el presente documento.
Insertar en la base de datos la leyenda “dato en reclamación” cuando se presente alguna reclamación por parte del titular de cualquier dato que se encuentre bajo la custodia de SICOR, esta deberá acompañarse de los datos de referencia de la reclamación y el nombre del personal encargado de resolver la solicitud.
Capítulo III. Procedimiento para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares
Artículo 8. DATOS DE CONTACTO PARA LA ATENCIÓN A CONSULTAS Y RECLAMOS: Cualquier Titular podrá comunicarse con el Encargado del tratamiento en la dirección: Calle 19 #42 - 40 Loma Diners, Medellín - Antioquia, en el teléfono: (574) 604 00 07, o dirigiendo un mensaje al correo electrónico: habeas.data@sicor.com.co.
Artículo 9. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS: Para la presentación de consultas, el Titular de la Información o sus causahabientes, y para efectos de garantizar la seguridad de la información, podrán optar por realizar la solicitud personalmente o por medio escrito.
Parágrafo 1. Si el Titular o sus causahabientes optan por realizar la consulta personalmente ante el área responsable de la atención de peticiones y reclamos deberá identificarse plenamente mediante cédula de ciudadanía o documento equivalente.
Parágrafo 2. Si el Titular o sus causahabientes optan por presentar su consulta por medio escrito, el documento deberá contar con diligencia ante notaria (o autoridad competente) con presentación personal y reconocimiento del contenido. En el escrito se deberá indicar la dirección del peticionario, y adjuntar copia del documento de identificación personal. Si la consulta es realizada mediante autorizado o apoderado se deberá adjuntar original de la Autorización o poder del Titular de los datos, autenticada ante notario público y el documento de identificación personal del autorizado o apoderado.
Parágrafo 3. Si la consulta se refiere a un Titular fallecido, el cónyuge, compañero permanente, hijo o familiar deben presentar solicitud escrita debidamente autenticada, acompañando el certificado de defunción del Titular de la información. Adicionalmente deberán presentar:
Documento original de identificación personal del Cónyuge o compañero permanente.
Registro civil de matrimonio o declaración extra juicio de la unión marital de hecho.
Registro civiles del fallecido y del peticionario, con el que se acredite el parentesco.
Artículo 10. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo escrito ante el área responsable el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida al área responsable, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que la Compañía no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamación en trámite” y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha enque se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Capítulo IV. Autorización
Artículo 11. AUTORIZACIÓN: El Tratamiento de información por parte de SICOR requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de la Información. La Empresa, en su condición de Responsable del Tratamiento de datos personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la Autorización de los Titulares garantizando en todo caso que la Autorización sea susceptible de consulta posterior.
Artículo 12. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES: La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:
Cuando la Información es requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
En los casos en que sea requerido por una obligación legal o contractual.
En el tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Artículo 13. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN: Los titulares de los datos personales, en cualquier momento y de manera gratuita podrán revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Presentada la solicitud por medio de los canales de atención dispuestos por SICOR para este fin, y en los términos para resolver las solicitudes, tal y como lo dispone el Artículo 10, se eliminarán irreversiblemente los datos del titular y se le notificará tal evento.
Parágrafo 1. Si vencido el término legal respectivo, el responsable de los datos, no hubiera eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y la supresión de los datos personales.
Artículo 14. AVISO DE PRIVACIDAD: Mediante el Aviso de privacidad se informará siempre al Titular la información la existencia de las políticas de Tratamiento de información contenidas en el presente manual, así como las características del Tratamiento que se le dará a los datos personales, y contendrá como mínimo la siguiente información:
Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de Tratamiento de la información. Informando al Titular cómo consultar la política de Tratamiento de información.
Parágrafo 1. SICOR conservará el modelo del Aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo el Tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que se deriven. La Compañía podrá emplear los medios informáticos, electrónicos, o cualquiera que considere pertinente para almacenar el modelo.
Capítulo V. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo
Artículo 15. TRATAMIENTO: Los datos personales proporcionados a SICOR por los diferentes canales de atención, de pacientes, estudiantes, trabajadores, contratistas, y demás usuarios, serán objeto de tratamiento de recolección, almacenamiento, uso, actualización, rectificación, circulación o supresión, según lo amerite cada caso, bajo el cumplimiento de la autorización del titular, la constitución y la ley.
Artículo 16. FINALIDAD: Los datos personales, dispuestos en las bases de datos de La Compañía, serán usados para la finalidad específica para la que fueron suministrados, enmarcados dentro del cumplimiento de la misión institucional como prestador de servicios de salud, y en el cumplimiento de las demás funciones administrativas, constitucionales y legales de La Compañía.
Parágrafo 1. En La Compañía las personas que intervienen en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de datos públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministrar o comunicar los datos cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en por La Compañía siguiendo estrictamente las normas de protección de datos personales.
Capítulo VI. Seguridad de los datos
Artículo 17. SEGURIDAD DE LOS DATOS. Los datos personales que se encuentran almacenados en los sistemas de información usados por La Compañía, estarán siempre asegurados mediante sistemas que proporcionen la posibilidad de control de acceso. Se conservará siempre copia de seguridad con propósitos de conservación, verificación, control. Estos solamente serán accesibles por el personal encargado de su uso por razones contractuales o legales, siempre atendiendo a los principios y obligaciones establecidas en la ley y las reglas contenidas en la presente política.
Capítulo VII. Transferencia o transmisión Internacional de datos
Artículo 18. TRANSFERENCIA O TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS. Quedo proscrito cualquier transferencia o transmisión internacional de datos personales.
El Poblado: Calle 19 No. 42-40 Loma Diners Monterrey: Carrera 48 # 10-45, Local 942