Source: http://docplayer.pl/486359-Dokumenty-elektroniczne-elektroniczna-registratura-work-flow-problemy-cykl-zycia.html
Timestamp: 2017-08-21 08:45:01+00:00
Document Index: 4147544

Matched Legal Cases: ['Art. 7', 'art 1', 'art 2', 'art 1', 'ustawy 9', 'art. 2', 'art. 18']

Dokumenty elektroniczne: elektroniczna registratura, work-flow, problemy - cykl życia. - PDF
Dokumenty elektroniczne: elektroniczna registratura, work-flow, problemy - cykl życia.
Download "Dokumenty elektroniczne: elektroniczna registratura, work-flow, problemy - cykl życia."
1 Dokumenty elektroniczne: elektroniczna registratura, work-flow, problemy - cykl życia.
2 Record recorded information produced or received in the initiation, conduct or completion of an institutional or individual activity and that comprises content, context and structure sufficient to provide evidence of the activity ELECTRONIC RECORDS: A WORKBOOK FOR ARCHIVISTS (ICA Study 16) 2005 information created, received and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligation or in the transaction of business ISO 15489: 3.15 def.
3 Records that possess these characteristics will have sufficient content, structure and context to provide a complete account of the activities and transactions to which the records relate, and they will reflect decisions, actions, and responsibilities.
4 Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o prawie bankowym Art. 7 pkt 1 stanowi: oświadczenia woli składane w związku z dokonywaniem czynności bankowych mogą być wyrażone za pomocą elektronicznych nośników informacji. Związane z czynnościami bankowymi dokumenty mogą być sporządzane za pomocą elektronicznych nośników informacji, jeżeli dokumenty te zostaną w sposób należyty utrwalone i zabezpieczone.
5 Kodeksu karnego (KK) Paragraf 14 artykułu 115 Kodeksu karnego (KK) w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 września 1998 r., uznający zapis na komputerowym nośniku informacji za dokument: każdy przedmiot lub zapis na komputerowym nośniku informacji, z którym jest związane określone prawo, albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne.
6 Komitet ds. Dokumentów Elektronicznych* Natomiast dokument elektroniczny to: "taki dokument, w którym informacja została zapisana w formie pozwalającej na jej otrzymanie, uzyskanie, odtworzenie, przetworzenie i przekazanie (przesłanie) za pomocą komputera".
7 Normy ISO ISO 15489: Information and documentation Records management Part 1: General Part 2: Guidelines [Technical Report] :2006 Information and documentation Records management processes Metadata for records Part 1: Principles. ISO 23310:2006 Information and documentation --Guidelines for standards drafters for stating records management requirements in standards Information and documentation ISO Information Security ISO Metadata for records management (Technical report) ISO Relevant metadata initiatives in relation to recordkeeping metadata ISO Requirements for long-term preservation of electronic records.
8 Obecne prawodawstwo Ustawa o podpisie elektronicznym Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną Ustawa o elektronicznych instrumentach płatniczych Ustawa o ochronie danych osobowych Ustawa o dostępie do informacji publicznej Prawo telekomunikacyjne Ustawa o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne
9 Tło (do 2005 r.) Opóźnienia uporządkowania prawnego procesu informatyzacji o co najmniej lat Odwołania do pojęć z zakresu informatyzacji są obecne w ponad 180 ustawach i 860 innych aktach prawnych Ustawa o działach administracji nie daje formalnych podstaw do koordynacji procesu informatyzacji Wł. Marciński, Podsekretarz Stanu, Ministerstwo Nauki i Informatyzacji
10 Co wnosić (miała) ta ustawa? Minister właściwy do spraw informatyzacji otrzymuje instrument realizacji zadań kreacji polityki informatyzacji państwa oraz kontroli realizacji tych zadań 12 rozporządzeń do samej ustawy 9 rozporządzeń do modyfikowanych ustaw
11 Ustawa o informatyzacji ( egovernment Act ) Głównymi zagadnieniami regulowanymi w ustawie są: 3. Ustanowienie Planu Informatyzacji Państwa oraz projektów informatycznych o publicznym zastosowaniu, Rada Informatyzacji Dofinansowanie projektów informatycznych 2. Ustalenie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych używanych do realizacji zadań publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej pomiędzy podmiotami publicznymi, (możliwość wpływu na projekty ponadsektorowe jak i sektorowe) 3. Dostosowanie systemów teleinformatycznych używanych do realizacji zadań publicznych do minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, 4. Dostosowanie rejestrów publicznych do minimalnych wymagań w zakresie wymiany danych rejestrowych w formie elektronicznej pomiędzy systemami teleinformatycznymi i pomiędzy podmiotami publicznymi (wyznaczanie standardów interoperacyjności).
12 Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne Dz.U r. Nr 64, poz. 565; Dz. U r. Nr 12, poz. 65; Dz. U r. Nr 73, poz. 501 Dokument elektroniczny - stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych. [Art.. 3, 2)]
13 ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych Metadanymi w rozumieniu rozporządzenia jest zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie.
14 2. Niezbędnymi elementami struktury dokumentów elektronicznych są następujące metadane: 1) identyfikator jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację; 2) twórca podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu, z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji dokumentu; 3) tytuł nazwa nadana dokumentowi; 4) data data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu; 5) format nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu; 6) dostęp określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić dokument; 7) typ określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk, obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja, faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo);
15 Original Message From: "M M" To: "'Hubert Wajs'" Sent: Wednesday, February 04, :24 AM Subject: PD: Andegawenowie
16 2. Niezbędnymi elementami są metadane: 8) relacja określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania; 9) odbiorca podmiot, do którego dokument jest adresowany; 10) grupowanie wskazanie przynależności do zbioru dokumentów; 11) kwalifikacja kategoria archiwalna dokumentu; 12) język kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO lub inne określenie języka, o ile nie występuje w normie; 13) opis streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu; 14) uprawnienia wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania dokumentem.
17 Rozporządzenie w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych 3. Dokumenty elektroniczne przygotowane do przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej sporządza się w formacie XML. 4. Dokumenty elektroniczne zapisuje się w strukturze umożliwiającej automatyczne wyodrębnienie treści dokumentu oraz poszczególnych metadanych. 5. W przypadku gdy metadane, o których mowa w ust. 2, odpowiadają elementom informacyjnym wymienionym w minimalnych wymaganiach dla rejestrów publicznych, ich wartości podaje się zgodnie z zasadami tam określonymi.
18 Rozporządzenie w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych Dla każdego dokumentu elektronicznego podaje się wartości metadanych określonych w 2 ust. 2 pkt Wartości metadanych, o których mowa w 2 ust. 2 pkt 8 14, podaje się, jeżeli zostały przypisane do dokumentu w procesie jego tworzenia, przetwarzania lub przechowywania. 4. Dodatkowe objaśnienia niezbędne do prawidłowego uporządkowania metadanych oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady prawidłowego uporządkowania metadanych zamieszcza się na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji. 5. Umieszczanie w strukturze dokumentu elektronicznego innych metadanych niż określone w 2 ust. 2 nie może wpływać na zmianę wartości niezbędnych metadanych ani utrudniać ich automatycznego wyodrębniania.
19 Projekt nowelizacji z 17 IX 2008 r. odmienne rozumieniem pojęcia otwartych systemów niż w Europejskich Ramach Interoperacyjności 1.0. Państwo nie może gwarantować użycia tych systemów a jedynie je promować. rozszerzenie kręgu podmiotów zobowiązanych do stosowania przepisów ustawy o jednostki badawczo-rozwojowe, państwowe szkoły wyższe i państwowe wyższe szkoły zawodowe, Polską Akademię Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, Rzecznika Praw Obywatelskich, Trybunał Konstytucyjny, Sąd Najwyższy, sądy administracyjne, Najwyższą Izbę Kontroli, Krajową Radę Radiofonii i Telewizji, Krajowe Biuro Wyborcze, Instytut Pamięci Narodowej Komisję Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, Narodowy Bank Polski, które to podmioty w obowiązującym brzmieniu ustawy są mocy art. 2 ust. 3 wyłączone z obowiązku stosowania ustawy. profil zaufania epuap [Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej], elektroniczna skrzynka podawcza, interoperacyjność, neutralność technologiczna, otwarty standard, urzędowe poświadczenie odbioru nie występujące w ustawie a kluczowe dla dalszego postępu procesu informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne. stworzenie Krajowych Ram Interoperacyjności. jednolite podstawy prawne dla zarządzania dokumentem elektronicznym (i danymi) w rożnych rodzajach postępowań. W szczególności dotyczyło to współdzielenia dokumentu elektronicznego w ramach jednej instytucji (czyli tzw. elektronicznego obiegu dokumentów). stworzenie centralnego repozytorium wzorów pism w formie dokumentów elektronicznych
20 Dziennik Ustaw - rok 2007, nr 151, p ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI z dnia 24 lipca 2007 r. w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej
21 Dz. U , nr 227, poz Na podstawie art ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.2)) zarządza się, co następuje: 1. Rozporządzenie określa: 1) strukturę i sposób sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych; 2) warunki organizacyjno-techniczne doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych, w tym formę urzędowego oświadczania odbioru tych pism przez ich adresata; 3) sposób udostępniania kopii dokumentów elektronicznych.
22 Dz. U , nr 227, poz Pisma w formie dokumentów elektronicznych oraz urzędowe poświadczenie odbioru sporządza się w strukturach fizycznych dokumentów elektronicznych w formie zgodnej z formatami danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501), zwanej dalej ustawą o informatyzacji, i podpisuje bezpiecznym podpisem elektronicznym.
23 Dziennik Ustaw - rok 2006, nr 227, p Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych
24 Dz. U , nr 151, poz Wniosek o udostępnienie wzoru elektronicznego zawiera: 1) wskazanie wzoru elektronicznego wraz z przyporządkowanym do niego jednolitym identyfikatorem; 2) nazwą odbiorcy usług certyfikacyjnych ubiegającego się o udostępnienie i adres jego siedziby lub miejsca zamieszkania, w przypadku osoby fizycznej; 3) wskazanie rodzaju powszechnie używanego, przenośnego informatycznego nośnika danych, na którym ma być udostępniony; 4) własnoręczny podpis albo bezpieczny podpis elektroniczny odbiorcy ubiegającego się o udostępnienie.
25 Centralnego Repozytorium Wzorów Dokumentów (CRD)
28 CRD Centralne Repozytorium Wzorów Dokumentów (CRD) zostało stworzone w celu zapewnienia jednolitego i bezpiecznego źródła informacji o dokumentach elektronicznych w administracji publicznej. Dostęp do CRD jest bezpłatny i umożliwia pobranie wszystkich wzorów dokumentów elektronicznych (opublikowanych w CRD). Podstawa prawna CRD rozporządzenie MSWiA z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz.U.2006 r.nr 227,poz.1664) oraz rozporządzenie MSWiA z dnia 24 lipca 2007 w sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej (Dz.U.2007 r.,nr 151, poz.1078)
30 Gdzie powstają dokumenty elektroniczne? W pamięci komputera {W sieciach: LAN (Local Area Network) -> internet WAN (Wide Area Network) -> intranet} W systemach ERMS - Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami
31 ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT SYSTEM MANAGEMENT SYSTEM Rejestracja spraw (dokumenty wchodzące/wychodzące) Zarządzanie wersjami dokumentu i jego poprawianiem oraz dokumenty złożone Export/import Struktura przechowywania i określenie kategorii Wyszukiwanie: przeszukiwanie pełno tekstowe lub indeksowe Zarządzanie dostępem i powiadamianie Oprogramowania pracy grupowej (workflow) Systemy zarządzania wiedzą (Knowledge Management).
32 Electronic record-keeping system & Workflow Elektroniczna registratura - electronic record-keeping system. Systemy i programy wspierające zarządzanie procesami pracy i obieg dokumentów (workflow).
33 Obieg dokumentów: > - pismo wpływające stempel wpływu - dekretacja (kierownik jednostki) - do komórki merytorycznej - przygotowanie odpowiedzi - kontrola odpowiedzi - etc. - podpis - wysłanie do adresata i kopia do akt sprawy (segregator archiwum zakładowe ocena wartości archiwalnej - Archiwum Państwowe lub brakowanie).
34 System kancelaryjny System kancelaryjny (instrukcja kancelaryjna) - dziennikowy lub bezdziennikowy: - W tym drugim: znak sprawy (symbol komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacji wg wykazu akt, kolejny numer, ostatnie cyfry roku) DO-04-2/02
35 Klasyfikacja Wykaz akt (strukturalno-rzeczowy): - 0 Zarządzanie - 00 Organy kolegialne - 01 Organizacja - 02 Akty normatywne, pomoc prawna - 04 Informatyka - 05 Skargi i Wnioski Kadry Środki rzeczowe - 3 Ekonomia Nowe rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 w sprawie postępowania z dokumentacja i zasad jej klasyfikacji i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. (Dz. U. Nr 167/2002 poz. 1375)
36 Kategoria Archiwalna Dokumentacji A materiały archiwalne B dokumentacja niearchiwalna B0 z cyfrą arabską czasowe znaczenie praktyczne Bc krótkotrwałe znaczenie praktyczne BE0 z cyfrą arabską dokumentacja, która po określonym czasie podlega ekspertyzie
37 ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT SYSTEM* digital born - edytor/arkusz/baza/cad - /fax skanowane - papiery/listy
38 Elektroniczna registratura rejestruje, przechowuje i udostępnia dokumenty organizacji (lub jej części), wspiera organizację, zapewniając ewidencję i "pamięć", historię jej działań, gdyż przechowuje dokumenty świadczące o tych działaniach. musi spełniać warunki: wiarygodności, efektywności i wydajności. {czas poszukiwania pożądanego dokumentu}
39 Elektroniczna registratura Registratura taka winna być wyposażona w możliwości klasyfikowania zarejestrowanych dokumentów i ich opisu, przechowywania dokumentów tak długo, jak długo będą potrzebne oraz zapewniania ich wiarygodności w długim czasie i ochrony przed fałszerstwem. Ponadto konieczna jest zdolność archiwalnej oceny dokumentów, gdy ich znaczenie wygasa lub skończy się ustawowy czas ich przechowywania. Wobec tego winna istnieć opcja odesłania dokumentów do archiwum albo ich wybrakowania. Elektroniczna registratura musi mieć aparat wyszukiwawczy, pozwalający na udostępnienie pożądanych dokumentów.
40 Elektroniczna registratura W sumie do jej zadań należy: rejestrowanie, opisywanie, klasyfikowanie, przechowywanie, ocenianie i udostępnianie dokumentów.
41 Workflow - definicja* Systemy takie obsługują pracę grupową (groupware) w infrastrukturze komunikacyjnej klient - serwer w sieciach wewnętrznych (Intranet) lub zewnętrznych (Internet). Jednym z najważniejszych elementów takiego systemu jest przepływ dokumentów (messaging and workflow). Jest to swoista baza danych: przechowująca, zarządzająca i rozdzielająca częściowo ustrukturalizowane dane dotyczące działalności organizacji: dokumenty, obiekty, wiadomości. Takie rozwiązania stwarzają między innymi możliwości dynamicznego definiowania i modyfikowania dróg obiegu dokumentów oraz łączenia tych dróg z typem lub kategorią dokumentów, przez uprawnione osoby. Określenie owych dróg zależy od określonych procedur w przedsiębiorstwie; może to być obieg: - szeregowy lub - równoległy lub też - według zasady załatwiania i odrzucania albo - pozwalający na modyfikację danego dokumentu.
42 Workflow organizacja pracy W tym miejscu warto może sobie uzmysłowić złożoność problematyki obiegu dokumentów w środowiskach sieciowych, nie tylko od strony czysto technicznej. Przy projektowaniu takich systemów wiele uwagi poświęca się zagadnieniom z zakresu teorii komunikacji i organizacji pracy, np. teoria ról i zagadnieniu tzw. "maszyn trywialnych" (opisane w pracach matematyka Heinza v. Förstera). Budowa systemu typu workflow to zadanie nie tylko czysto techniczne, ale - zwłaszcza na początku organizacyjne.
43 Maszyna trywialna według Heinza v. Förstera
44 Maszyna nie-trywialna według Heinza v. Förstera
45 workflow Systemy zarządzania przebiegiem procesów pracy
46 Workflow organizacja pracy Coraz bardziej powszechne jest przekonanie, iż kończą się już proste możliwości automatyzacji procesów pracy. To, co możliwe od strony czysto technicznej, współczesna informatyka potrafi już Takimi "klasycznymi" programami wspomagającymi obieg informacji wewnątrz organizacji są np.: Lotus Notes czy Novell Group Wise, działające w architekturze klient - serwer. Pozostaje jednak wielki obszar, gdzie owa prosta automatyzacja już nie wiedzą" (knowledge management) i back/front rozwiązać. wystarczy. Konieczne są zmiany wewnątrz organizacji (podejście zadaniowe) oraz "zarządzanie
47 Workflow - organizacja pracy * Pierwsza faza to zbudowanie z modułów modelu obiegu dokumentów czy informacji w danej jednostce organizacyjnej. Zasadniczym problemem będzie przewidzenie różnych możliwości, oboczności i odmian w biegu dokumentów, czyli opcji. Jeżeli np. pracownik A, który zwykle otrzymuje dokumenty na danym etapie załatwiania sprawy, jest chory lub na urlopie, to wówczas sprawę musi poprowadzić dalej pracownik B lub C.
48 "Cykl życia" dokumentu elektronicznego I. Faza projektowania OPRACOW ANIE STRATEGII II. Faza tworzenia UTW ORZENIE DOKUMENTU III. Faza podtrzymyw ania/ utrzymyw ania MIGRACJA i BRAKOW ANIE PRZECHOW YW ANIE ZARZĄDZANIE UDOSTĘPNIANIE PRZESYŁANIE
49 "Cykl życia" dokumentu elektronicznego Faza pierwsza - koncepcyjna, projektowanie systemu informatycznego, w którym będą tworzone i przechowywane dokumenty elektroniczne. Tworzenie tych dokumentów ma miejsce dopiero w następnej fazie. Wreszcie kolejna rozbudowana faza to przechowywanie i utrzymywanie dokumentów elektronicznych w systemie oraz zarządzanie nimi (record management). Po utworzeniu dokumenty są przez pewien czas aktywnie wykorzystywane, potem zaś musi istnieć potencjalna możliwość odwołania się do nich, czyli ich udostępnienie.
50 Workflow -rejsteracja Tak z punktu widzenia informatyka, jak i archiwisty kontrola będącego w toku procesu, mogącego podlegać różnym przemianom organizacyjnym, stanowi trudne wyzwanie. Archiwiści zazwyczaj mają do czynienia z analizą dokumentów będących świadectwami procesów zamkniętych. Porządkowanie takich dokumentów, choć także może być wysoce skomplikowane, jest jednak prostsze, niż konieczność - występująca właśnie w systemach workflow - określania klasyfikowania dokumentów już na etapie ich rejestracji. Zmienia się też rola rejestratora, który tu staje się administratorem systemu, wyposażonym w elektroniczny rzeczowy wykaz akt. Klasyfikacja i nadawanie tytułów dokumentom odbywa się nie wtedy, gdy już wszystko jest zakończone i rozstrzygnięte, lecz podczas przebiegu procesu.
51 Workflow - przechowanie* Dla archiwisty ważna jest możliwość zapamiętania każdej kolejnej modyfikacji dokumentu poddanego obiegowi, gdyż jest to jedno z zasadniczych, rozstrzygających kryteriów dla elektronicznej registratury, oraz zapewnienie mechanizmów archiwizowania dokumentów w archiwach trwałych, tzn. o określonych standardach. Zwykle jest to archiwizowanie dokumentów zeskanowanych lub też elektronicznych, bezpośrednio z komputera za pomocą technologii COLD na dyskach DASD (Direct Access Storage Device - dyski magnetyczne bezpośredniego dostępu). Systemy te oferują ponadto narzędzia do zarządzania czasem i danymi, tworzą harmonogramy pracy grupy i wymiany informacji. Często spotykanymi programami z tej grupy są: Lotus Notes/Domino i Microsoft BackOffice, Novell Group Wise, czy DokuShare firmy Xerox. Należy jednak pamiętać, że w tym dynamicznie zmieniającym się środowisku pracy biurowej, archiwizowanie dokumentów elektronicznych w długim czasie to zagadnienie niezwykle skomplikowane. Wspomniane programy nie zostały stworzone z myślą o długotrwałym przechowywaniu dokumentów, choć mają one różne potencjalne możliwości i mogą zostać do nich dodane odpowiednie moduły, pożądane z punktu widzenia takiego
55 Edicta - platforma klasy workflow Edicta - platforma umożliwiająca zarządzanie dokumentami, korespondencją, sprawami (projektami), poleceniami, terminami oraz czasem pracy pracowników, tworząc centralną, uporządkowaną bazę dokumentów i informacji. Edicta umożliwia sprawny dostęp do korespondencji, umów, procedur wewnętrznych itp., kontroluje drogę obiegu korespondencji oraz stan realizacji spraw, usprawnia obsługę klientów. Moduł zarządzania procesami pracy - wyposażony w graficzny edytor - pozwala na automatyzację zachodzących w organizacji procesów. Edicta rozwiązuje problemy przepływu informacji wewnątrz organizacji oraz pomiędzy organizacją a jej otoczeniem.
56 Zalety systemu Edicta Bardzo duża elastyczność w definiowaniu widoków i rejestrów Workflow możliwość automatyzacji każdego procesu Wieloplatformowość (Linux, Windows) Szerokie wykorzystanie PKI logowanie, podpisywanie, potwierdzanie itp. Nie wymaga instalacji dodatkowego oprogramowania (np. do składania podpisu elektronicznego) Automatyczna weryfikacja ważności certyfikatu (PKI) Bezpieczne Archiwum Elektroniczne (BAE) konserwacja wartości dowodowej Minimalne wymagania stacji roboczej klienta/urzędnika
57 Korzyści z wdrożenia Dzięki wdrożeniu systemu Edicta organizacja osiąga wymierne korzyści. Są to m.in.: efektywne dysponowanie czasem pracowników oraz przydzielanie im poszczególnych zadań i procesów dzięki narzędziom zarządzania (sterowania) obiegiem dokumentów w strukturze całej organizacji, wysoka dostępność aktualnych dokumentów bez konieczności odrywania się od stanowiska oszczędność czasu pracy, redukcja kosztów drukowania i fizycznego przesyłania dokumentów między placówkami, łatwe zabezpieczenie informacji przed zniszczeniem, utratą lub manipulacją dokumentów, możliwość sterowania przepływem dokumentów zgodnie z ustaloną kolejnością, automatyzacja wielu powtarzalnych i żmudnych dla pracowników czynności, zmniejszenie zapotrzebowania na powierzchnie biurową przeznaczoną do składowania dokumentów, sprawny przepływ informacji w organizacji, wyższa jakość i sprawność obsługi klienta, bieżąca informacja dla pracowników i kierownictwa o stanie realizacji spraw i zadań oraz sygnalizowanie zagrożeń, możliwość zatwierdzania dokumentów podpisem elektronicznym w sposób prawnie równoważny formie pisemnej, wsparcie przy wprowadzaniu i utrzymaniu systemu zarządzania jakością; użytkownicy pracują zawsze z aktualnym i kompletnym zestawem dokumentów, standaryzacja dokumentów wychodzących i wewnętrznych organizacji, możliwość obsługi klientów/interesantów przez Internet, elektroniczna archiwizacja dokumentów papierowych, definiowanie praw dostępu do poszczególnych spraw oraz dokumentów, redukcja kosztów związanych z bieżącą działalnością organizacji. System umożliwia całkowitą eliminację tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów.
60 Gdzie powstają dokumenty elektroniczne? W pamięci komputera {W sieciach: LAN (Local Area Network) -> internet WAN (Wide Area Network) -> intranet} W systemach ERMS - Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami
61 Sieci... COMMS WAN LAN
62 Stanowiska pracy The Desktop file Manager/Finder viewers/browsers desktop applications interface to scanners, etc Document Servers version control search engine administrative services security/archiving load balancing scalability Communications & Distribution Methods networks discussion databases workflow
63 Części składowe INFRASTRUKTURA BEZPIECZEŃSTWO Firewall: Sprzętowe (od Proxy do VPN) Oprogramowanie (SOHO, SME) Antywierusy Hackerzy / detekcja włamań SPRZĘT
64 Zagrożenia Hybrydowe (wirusy + exploity) Code Red NIMDA 24 godziny -> atak na 2,2 mln serwerów W 2001 r. na usunięcie jej kodów z serwerów wydano 12 mld. $ SirCam Sadmind
65 Zagrożenia (c. d.) Czy wiecie, że Do 70% ruchu internetowego w godzinach pracy jest nie związane z tą pracą Ponad 60% prywatnych zakupów internetowych dokonywanych jest podczas pracy Prywatne wykorzystywanie Internetu w pracy niesie z sobą 35% spadek wydajności pracy 27% firm z grupy Fortune 500 miało problemy prawne, związane z nielegalnym wykorzystywaniem Internetu/poczty elektronicznej w ich sieciach 80% wszystkich włamań i kradzieży danych jest wewnętrznych!
66 Zagrożenia (c. d.) Problemy na styku sieci i biznesu Produktywność pracowników cierpi na skutek swobodnego korzystania z Internetu Wzrost obciążenia łączy (o skończonej przepustowości) Konieczność kompromisu między potrzebami dostępu do i z sieci a jej bezpieczeństwem Odpowiedzialność prawna Wiele identyfikatorów użytkowników w różnych systemach, aplikacjach i usługach
67 Firewall* Urządzenie pozwalające na bezpieczne połączenie wewnętrznych i zewnętrznych sieci IP, zapewniające: Translację adresów Inspekcję stanów Sprawdzenie zawartości Poświadczenia Określanie polityki bezpieczeństwa Pozwala na szyfrowanie zestawianie tunelów VPN + detekcja włamań (IDS)
68 SPRZĘT Części składowe (c. d.) [TCP/IP Transmision Control Protocol/Internet Protocol] Serwery (internetowe (3) [www, poczta, ftp] backupowe Skanery Drukarki igłowe, laserowe, atramentowe Sieciowe, haevy duty Stacje robocze Monitory [IP number]* [SCSI Small Computer System Interface]*
69 TYPYOLOGIA LAN* Typ Ethernet Swiched Ethernet (skrętka) Fast Ethernet Gigabit Ethernet (fibre) Token Ring FDDI (Fibre Distributet Data Interface) ATM (Asynchronous Transfer Mode) Przepustowość (Mb/s) ,4 Gb
70 KATEGORIE OKABLOWANIA* Kategoria Typ kabla UTP UTP UTP, STP UTP, STP UTP, STP Coaxial Fibre optic Zastosowanie Analogowe przekazywanie głosu Cyfrowe przkazywanie głosu, 1 Mbps danych 16 Mbps danych 20 Mbps danych 100 Mbps danych 100+ Mbps danych 100+ Mbps danych
71 DIP - Document Image Processing
72 Wszystkie typy dokumentów... FAX More Information About Microsoft Windows for Workgroups Version 3.11 This document contains important information not available in the printed documentation or in on-line Help. For additional information about Microsoft Windows for Workgroups, see "Other Online Documents" at the end of this document. Note: If you plan to use a terminate-and-stay-resident (TSR) program with Windows for Workgroups, please read the SETUP.TXT on-line document first. It contains important information about running Bill Smith, TSR programs with Windows for Workgroups and the Setup program. To make this document easier to read, you can enlarge the Write window to its maximum size. To do Using Write to View This Document To make this document easier to read, you can enlarge the Write window to its maximum size. To do so, click the Maximize button in the upper-right corner of the window. Or open the Control menu in so, click the Maximize button in the upper-right corner of the window. Or open the Control menu in the upper-left corner of the Write window (press ALT+SPACEBAR), and then choose the Maximize command. the upper-left corner of the Write window (press ALT+SPACEBAR), and then choose the Maximize To move through the document, press PAGE UP or PAGE DOWN. Or click the arrows at the top and bottom command. of the scroll bar along the right side of the Write window. To move through the document, press PAGE UP or PAGE DOWN. Or click the arrows at the top and bottom To print the document, choose Print from the File menu.gfjdgfjg jdgf jhdgfjadhgfjahdgfjfjlajfkh dkfh kjhadf kjdhf jkhdfk hdksfh kjh ksdjhf kjadhf kasdhfk hdskjfh kasdjhf of the scroll bar along the right side of the Write window. For Help on using Write, press F1. To print the document, choose Print from the File menu. For Help on using Write, press F1. To read other on-line documents, choose Open from the File menu. Tekstowe Image Fax Spreadsheet COLD CAD/CAM (e) - Forms Papierowe Inne
73 DIP Systems Wybór dok. papierowych Skanowanie Budowa indeksów Przechowanie Udostępnianie
74 2020D FB VRS Duplex Scanner
75 Simplex and Duplex High Speed Scanners 2020D FB VRS Duplex Scanner Features 200 dpi - 65 ppm in simplex mode and 76 ipm in duplex mode (landscape) 400 dpi - 32 ppm in simplex mode and 40 ipm in duplex mode (landscape) Automatic Document Feeder (ADF) accommodates up to 150 sheets of 20lb bond. Document sizes - up to 11" x 7"
76 Średnie rozmiary plików ze skanowania papieru Rozdzielczość (dpi) Rozmiar (bez kompresj) Kompresja (Group 3) Kompresja (Group 4) A kb 40 kb 20kb A mb kb kb A mb 300 kb 125 kb 8 bit col mb - -
77 Scanner Market Pyramid 100 docs/day Personal or Desktop Scanning Płaskie (str/ min) powyżej 1,000 docs/day Low Volume Scanning 8-20 ppm Od 1,000 do docs/day Mid to High Volume Production Scanning ppm 15,000 docs/day High Volume 80 ppm +
78 Skanowanie Rozdzielczości: dpi dla SOHO (A4) dpi do rysunki techniczne dpi do OCR up to 1200 dpi grafika i mapy dpi =dots per inch
79 OCR/ICR Optical Character Recognition / Intelligent Character Recognition Rozpoznawanie albo software albo skanner Do wyszukiwania tekstu (Free Text Retrieval)
80 OCR Zasadnicze pytania Jak dokładnie ma być odczytany tekst? rękopis, formularz, druk Jak dobry (czytelny) jest materiał źródłowy do skanowania? Czy przechowywanie skanów to problem? Czy konieczne będzie wyszukiwanie po hasłach {Free-Text (Content) Retrieval}?
81 Zautomatyzowanie odczytywanie danych : Technologie rozpoznawania: - ICR - OCR BCR - OMR Yes Zastosowania: - Indeksowanie - Masowe dane No
82 OCR OCR zone on forms Name John Q. Smith Social Security Address 100 Cherry Lane City Anytown State CA ZIP Telephone (312) Nature of Claim Benefit Type
83 SKŁADOWANIE/ PRZECHOWYWANIE (DO 10 LAT) Zalety ERP/COLD Możliwy znaczny stopień kompresji sformatowanych danych tekstowych przechowywanie Dostępne on-line Przeszukiwanie poprzez: indeksy lub zawartość Możliwość ponownego użycia danych ( zasysanie ) Zintegrowanie z ERMS Niskie koszty Mit długowieczności - Jak przechować i używać dane przez dłużej niż 10 lat?
84 Origins of ERP/COLD Tape COM Microfilm Microfiche Mainframe Mini Paper
85 Output to ERP/COLD Mainframe Mini Optical - or Magnetic disk
86 Rodzaje mediów Papier Trwały nośnik, jednak o niewielkiej pojemności Film Bardzo trwały nośnik, jednak uciążliwy przy wyszukiwaniu informacji i replikacji Nośniki magnetyczne Bardzo szybkie, jednak najbardziej zawodne Nośniki optyczne Najbezpieczniejsze, jednak wolniejsze
87 Cyfrowe nośniki danych FDD HDD Taśma MO/WORM CD DVD
88 Wybór technologii Magnetyczna Dyski Twarde i Macierze Napędy Taśmowe i Biblioteki Napędy z wymiennymi nośnikami Optyczna MO, WORM, OSD CD, DVD
91 International Standard Organization ISO (Genewa). międzynarodowa organizacja normalizacyjną. Normy opracowywane są przez różne komitety techniczne. TC24 jest komitetem ds. trwałości obrazu. W Komitecie uczestniczy 12 państw. Wszystkie dokumenty dotyczące trwałości podlegają jurysdykcji 5 Grupy Roboczej, która jest również odpowiedzialna za metody testowania właściwości fizycznych. Komitet techniczny TC24 zajmował się przez ponad 40 lat tylko normami fotografii. W 1996 r. o obrazy elektroniczne. 5 Grupa Robocza podjęła zadanie opracowania standardów dotyczących taśm magnetycznych i dysków optycznych.
92 ISO 189xx ISO Fotografia. Dyski kompaktowe (CD-ROM). Metoda określania trwałości w oparciu o wpływ temperatury i względnej wilgotności.* ISO Materiały przedstawiające (obrazowe). Taśma magnetyczna na bazie poliestru. Praktyka przechowywania.* ISO Materiały przedstawiające (obrazowe). Metoda testowa dla przewidywania Arrheniusa.* ISO Materiały przedstawiające (obrazowe). Nośniki dysków optycznych. Praktyka przechowywania.*
93 ISO 189xx ISO Materiały przedstawiające (obrazowe). Trwałość informacji przechowywanej na dyskach magneto-optycznych (MO). Metoda oceny w oparciu o wpływ temperatury i względnej wilgotności.* ISO Materiały przedstawiające (obrazowe). Systemy dysków kompaktowych do zapisu danych. Metoda oceny trwałości w oparciu o wpływ temperatury i względnej wilgotności.* ISO Materiały przedstawiające (obrazowe). Taśma magnetyczna konserwacja i obchodzenie się.* ISO Informacja i dokumentacja. Papier na dokumenty. Wymagania odnośnie trwałości.*
94 Podsumowanie Trwałość informacji cyfrowej uważana jest za dostateczną dla większości użytkowników o względnie krótko lub średnioterminowych zainteresowaniach. Jednak jest możliwe, że przy wymaganiach dłuższego zachowania danych (100 lat lub więcej) informacja może się nie zachować w formacie czytelnym dla człowieka.
95 Digital Longevity Digital Longevity & Metadata
96 Digital Longevity Long-Term Access Jak to przechować dla następnych pokoleń? Materiały archiwalne A (a nawet BE50)
97 Rozwiązania na 10 lat Muzeum Konwersja Migracja Odświeżanie
98 Muzeum System zapisu informacji Oprogramowanie do zapisu System operacyjny Komputer i peryferia Instrukcje obsługi Części zapasowe
99 Konwersja Uproszczenie struktury informacji, np.: Bazy danych do ISAM, EBCDIC Dokumenty do ASCII, Unicode { Archiwizacja na mikrofilmach}