Source: http://docplayer.cz/6101096-Prirucka-kvality-mesto-cernosice-mestsky-urad-cernosice-riegrova-1209-252-28-cernosice-vytisk-c-1-vydani-c-1-ucinnost-od-1-11.html
Timestamp: 2018-02-20 00:55:35+00:00
Document Index: 28455285

Matched Legal Cases: ['zákona č. 106', 'čl. 7', 'zákona č. 128', 'zákona č. 250', 'zákona č. 106', 'zákona č. 101', 'čl. 7', 'čl. 5', 'zákona č. 106']

Příručka kvality. Město Černošice, Městský úřad Černošice, Riegrova 1209, Černošice. Výtisk č. : 1. Vydání č. : 1. Účinnost od : PDF
Příručka kvality. Město Černošice, Městský úřad Černošice, Riegrova 1209, Černošice. Výtisk č. : 1. Vydání č. : 1. Účinnost od : 1.11.
Download "Příručka kvality. Město Černošice, Městský úřad Černošice, Riegrova 1209, 252 28 Černošice. Výtisk č. : 1. Vydání č. : 1. Účinnost od : 1.11."
1 Město Černošice, Městský úřad Černošice, Riegrova 1209, Černošice Výtisk č. : 1 Vydání č. : 1 Vnitřní předpis číslo: 7/2009 Účinnost od : Počet stran: 41 Počet příloh: 6 Příručka kvality Rada města Černošice dne , zápis č. 72, usnesením č , bere na vědomí vnitřní předpis č. 7/2009 Rozdělovník: - 1x v listinné podobě obdrží tajemník městského úřadu Odbor Funkce Jméno, příjmení Datum Podpis Zpracoval Ověřil Ověřil odbor útvar interního kancelář auditu starosty představitel vedoucí vedení pro interní auditor Bc. Anna Hrabáková odboru Ing. Jana Ullrichová Schválil pro MěÚ kvalitu tajemník MěÚ starosta Bc. Helena Ing. František Langšádlová Dvořák Schválil zrušení pokynu starosty č. 2/2007 Mgr. Aleš Rádl Revize:
2 Záznam o seznámení Potvrzuji, že jsem se seznámil(a) s vnitřním předpisem Města Černošice č. 7/2009, Příručka kvality, který je uložen na intranetu. Prokazatelně zajistím seznámení všech svých podřízených zaměstnanců s tímto vnitřním předpisem nejpozději do doby jeho nabytí účinnosti. VÝTISK č. JMÉNO A PŘÍJMENÍ NÁZEV ODBORU DATUM, PODPIS 1 Ing. František Dvořák tajemník městského úřadu Ing. Jana Ullrichová Ing. Zuzana Součková Bc. Anna Hrabáková JUDr. Markéta Fialová Ing. Hana Vyhnalová Ludmila Rosíková Mgr. Pavel Juřica Ing. Petr Fojtík odbor kancelář starosty odbor kancelář tajemníka útvar interního auditu odbor životního prostředí odbor obecní živnostenský úřad správní odbor odbor dopravy odbor sociálních věcí a zdravotnictví Ing. Bohumil Sajdl, CSc. odbor informatiky Ing. Vladislav Tilsch Ing. Vladimír Voldřich Jiří Jiránek Jiří Horák Mgr. Pavel Blaženín finanční odbor odbor územního plánování a stavebního řádu odbor investic a správy majetku odbor technických služeb odbor kultury Revize: Stránka 2 z 41
3 Záznam o provedení revize Revize č. List číslo a bod Popis změny Datum revize Provedl (jméno, příjmení, podpis) Podpis ověřovatelů, tajemníka MěÚ, starosty Revize: Stránka 3 z 41
4 Obsah Záznam o seznámení... 2 Záznam o provedení revize... 3 Obsah POSTAVENÍ ÚŘADU, DŮVOD ZAVÁDĚNÍ, PŘEHLED HLAVNÍCH ORGÁNŮ MĚSTA Postavení Městského úřadu Černošice Pro koho je příručka určena Zrušovací ustanovení ZÁKLADNÍ ÚDAJE Úvod Identifikační údaje Odpovědnost za systém managementu Projektový tým odpovědný za systém managementu kvality Zodpovědnost za: ÚČEL A PŘÍRUČKY, POUŽÍVANÉ ZKRATKY Účel příručky kvality Vydání příručky: Průvodce příručkou Zkratky Související dokumentace SYSTÉM ŘÍZENÍ KVALITY Všeobecné požadavky na SJ Požadavky na dokumentaci Všeobecně Příručka kvality Řízení dokumentů Řízení záznamů POVINNOSTI MANAGEMENTU Osobní angažovanost a aktivita managementu Zaměření na zákazníka Politika kvality Plánování Cíle kvality Plánování systému managementu kvality Odpovědnost, pravomoc a komunikace Odpovědnost a pravomoc Přestavitel managementu Interní komunikace Přezkoumávání systému managementu Všeobecně Vstup pro přezkoumávání Výstup z přezkoumávání MANAGEMENT ZDROJŮ Poskytování zdrojů Lidské zdroje Všeobecně Kompetence, výcvik a vědomí závažnosti Infrastruktura Revize: Stránka 4 z 41
5 6.4 Pracovní prostředí REALIZACE PRODUKTU Plánování realizace produktu Procesy týkající se zákazníka Určování požadavků týkajících se produktu Přezkoumávání požadavků týkajících se produktu Komunikace se zákazníkem Návrh a vývoj Nakupování Proces nakupování Informace o nakupování Ověřování nakupovaného produktu Výroba a poskytování služeb Řízení poskytování služeb Validace procesů poskytovaných služeb Identifikace a sledovatelnost Majetek zákazníků Ochrana produktu Řízení monitorovacího a měřícího zařízení MĚŘENÍ, ANALÝZA A ZLEPŠOVÁNÍ Všeobecně Monitorování a měření Spokojenost zákazníka Interní audit Monitorování a měření procesů Monitorování a měření produktu Řízení neshodného produktu Analýza údajů Zlepšování Neustálé zlepšování Opatření k nápravě Preventivní opatření PŘÍLOHY Příloha č. 1 Organizační struktura Příloha č. 1 Organizační struktura Příloha č. 2 Koncepce kvality Příloha č. 3 Procesní mapa Příloha č. 4 Schéma finanční kontroly Příloha č. 5 Seznam karet procesů Příloha č. 6 Vzor formuláře karty procesů vyplněný pro jeden z procesů Revize: Stránka 5 z 41
6 1 POSTAVENÍ ÚŘADU, DŮVOD ZAVÁDĚNÍ, PŘEHLED HLAVNÍCH ORGÁNŮ MĚSTA 1.1 Postavení Městského úřadu Černošice Město Černošice je dle zákona veřejnoprávní korporací. Problematiku obecního zřízení upravuje zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů. Orgány obce jsou zastupitelstvo města, rada města, starosta, městský úřad, městská policie a zvláštní orgány obce pro přenesenou působnost obce, zřízené starostou ve smyslu zvláštních zákonů. Městský úřad Černošice je současně obecním úřadem obce s rozšířenou působností pro výkon státní správy pro 79 obcí ve správním obvodu. Městský úřad je výkonným orgánem zajišťujícím plnění požadavků na: plnění úkolů a činností schválených zastupitelstvem města nebo radou města (v oblasti samostatné působnosti) zabezpečování výkonu státní správy ve správních obvodech v rozsahu stanoveném zvláštními zákony (v oblasti přenesené působnosti) pomáhá výborům a komisím v jejich činnosti rozhoduje v případech stanovených zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení) nebo zvláštním zákonem Městský úřad Černošice tvoří dle zákona o obcích starosta, místostarostové, tajemník MěÚ a ostatní zaměstnanci města Černošice zařazení do Městského úřadu Černošice. Organizační strukturu úřadu (příloha č. 1), činnosti a odpovědnosti stanovuje organizační řád Městského úřadu Černošice. 1.2 Pro koho je příručka určena Tato příručka popisuje systém zabezpečení práce Městského úřadu Černošice. Příručka je určena zaměstnancům a dále zastupitelům, členům komisí, členům výborů, občanům města a správního obvodu a ostatním zainteresovaným subjektům. 1.3 Zrušovací ustanovení Ruší se vnitřní předpis č. 7/2008 Příručka jakosti. Ruší se vnitřní předpis č. 4/2008 Řízení neshod, opatření k nápravě preventivní opatření. Ruší se pokyn starosty č. 2/2007 Koncepce jakosti. 2 ZÁKLADNÍ ÚDAJE 2.1 Úvod Městský úřad Černošice je jedním z orgánů města Černošice. Činnost města vymezuje zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení). 2.2 Identifikační údaje Název města: Město Černošice Adresa: Riegrova 1209, Černošice IČO: DIČ: CZ Revize: Stránka 6 z 41
7 Telefon: (pracoviště Černošice) (pracoviště Praha) Fax: WWW: 2.3 Odpovědnost za systém managementu Projektový tým odpovědný za systém managementu kvality Přestavitel vedení pro kvalitu: Manažer kvality: Bc. Helena Langšládlová, 1. místostarostka Bc. Anna Hrabáková, interní auditorka Zodpovědnost za: Právní způsobilost systému: Odbor kancelář tajemníka Informační systém: Odbor informatiky Systém finanční kontroly: Finanční odbor Útvar interního auditu Finanční řízení a rozpočet: Finanční odbor Koordinace řešení stížností občanů: Odbor kancelář tajemníka Poskytování informací dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím: Odbor kancelář starosty Oblast krizového řízení: Odbor kancelář starosty BOZP: Tajemník městského úřadu PO: Odbor investic a správy majetku Komunikace s médii: Odbor kultury 3 ÚČEL A PŘÍRUČKY, POUŽÍVANÉ ZKRATKY 3.1 Účel příručky kvality Účelem příručky je vytvořit souhrnný popis systému managementu kvality dle členění uvedeného v normě ČSN EN ISO 9001:2009 na Městském úřadě Černošice, dále stanovení odpovědností a pravomocí za systém managementu kvality, organizačního uspořádání, souboru dokumentace a příslušných záznamů systému managementu kvality. Příručka je určena pro všechny zaměstnance města Černošice zařazené do Městského úřadu Černošice. Příručka systému managementu kvality slouží k: definování a dokumentování systému managementu kvality vymezení rozsahu systému managementu kvality stanovení odpovědností a pravomocí a přiřazení k definovaným činnostem stanovení souboru dokumentace a záznamů prezentaci systému managementu kvality pro externí účely prokazování shody systému managementu jakosti s požadavky ve smluvních vztazích zajištění procesu zlepšování prováděných činností Revize: Stránka 7 z 41
8 3.2 Vydání příručky: Veškeré výtisky uvedené v rozdělovníku jsou vydávány jako řízené dokumenty dle kap Výtisky vydané nad rámec rozdělovníku jsou vydány pouze jako informativní (neřízená kopie). Vydávání řízených výtisků Příručky kvality schvaluje manažer jakosti. Evidenci vydaných výtisků vede odbor kancelář tajemníka. 3.3 Průvodce příručkou Jednotlivé kapitoly příručky jsou členěny a vytvářeny v souladu s členěním kapitol normy ČSN EN ISO 9001:2009 od kapitoly 4.1, nad rámec tohoto členění jsou uvedeny kapitoly Pro snadnější porozumění je vždy na začátku kapitoly uveden kurzívou předmět (text) normy ČSN EN ISO 9001:2009. Následuje způsob zabezpečení požadavku normy v rámci Městského úřadu Černošice. Přílohy jsou na konci Příručky jakosti. 3.4 Zkratky MěÚ PVJ MJ SJ Městský úřad Představitel vedení pro kvalitu Manažer kvality Systém managementu kvality 3.5 Související dokumentace Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení) ČSN EN ISO 9001:2009 Systémy managementu jakosti požadavky ISO 10013:1995 Směrnice pro vypracování příruček jakosti Vnitřní předpisy (umístěny na intranetu) Karty procesu (seznam v příloze č. 5) 4 SYSTÉM ŘÍZENÍ KVALITY 4.1 Všeobecné požadavky na SJ Organizace musí v souladu s požadavky této mezinárodní normy vytvořit, dokumentovat, uplatňovat a udržovat systém managementu kvality a neustále zlepšovat jeho efektivnost. Organizace musí a) určovat procesy potřebné pro systém managementu kvality a dále stanovit, jak jsou tyto procesy v rámci celé organizace aplikovány (viz 1.2), b) určovat posloupnost a vzájemné působení těchto procesů, c) určovat kritéria a metody potřebné pro zajištění efektivního fungování a řízení těchto procesů, d) zajišťovat dostupnost zdrojů a informací nezbytných pro podporu fungování těchto procesů a pro jejich monitorování, e) monitorovat, tam, kde je to možné měřit a analyzovat tyto procesy a f) uplatňovat opatření nezbytná pro dosažení plánovaných výsledků a neustálého zlepšování těchto procesů. Organizace musí tyto procesy řídit v souladu s požadavky této mezinárodní normy. Rozhodne-li se organizace, že pro jakýkoli proces, který ovlivňuje shodu produktu s požadavky, využije externí zdroj, musí zajistit, aby takovýto proces řídila. Typ a rozsah řízení těchto procesů zajišťovaných pomocí externích zdrojů musí být určen v systému managementu kvality. Revize: Stránka 8 z 41
9 POZNÁMKA 1: Výše zmiňované procesy potřebné pro systém managementu kvality zahrnují procesy manažerských činností, poskytování zdrojů, realizace produktu, procesy měření, analyzování a zlepšování. POZNÁMKA 2: Proces zajišťovaný pomocí externích zdrojů (outsourcing) je proces, který organizace potřebuje pro svůj systém managementu kvality a u kterého bylo rozhodnuto, že bude vykonáván externí stranou. POZNÁMKA 3: Zajištění řízení procesů zajišťovaných pomocí externích zdrojů (outsourcing) nezbavuje organizaci odpovědnosti za shodu s požadavky zákazníka, zákonů a předpisů. Typ a rozsah řízení procesu zajišťovaného pomocí externího zdroje může být ovlivněn faktory, jako jsou: a) potenciální dopad procesu zajištěného pomocí externího zdroje na schopnost organizace poskytovat produkt shodný s požadavky, b) rozsah, v jakém je sdíleno řízení procesu, c) schopnost řídit proces v potřebném rozsahu prostřednictvím aplikace 7.4 Zárukou, že všechny činnosti budou prováděny jednotně, účinně a efektivně, je vytvoření, dokumentování a udržování SJ, jehož základem je soubor dokumentace a záznamů. Pro účely plánování kvality, výkonnosti procesů a potřebných zdrojů je ke každému realizačnímu procesu stanovena tzv. karta procesu, kde jsou určeny všechny potřebné návaznosti a souvislosti, včetně toho, kdo za proces odpovídá, kdo je zákazníkem, jaký je produkt procesu, ukazatele efektivnosti procesu a potřebných zdrojů k dosažení naplánovaných záměrů. Plánování záměrů procesů provádí jednotliví vlastníci procesů vždy na konci daného roku pro rok následující. Představitel vedení pro kvalitu ověřuje, zda navržená výkonnost procesů a kvalita jejich produktů je v souladu se záměry MěÚ a města. Vlastníci procesů odpovídají za řízení činností k dosažení plánovaných záměrů procesů, za monitorování dat o procesech v rozmezí stanovených kritérií, za provádění analýz z těchto dat ve stanovených intervalech a předkládání výsledků PVJ k jejich přezkoumávání a uplatňování zlepšování. Outsourcing, který využívá městský úřad, je ošetřen smluvně s jednotlivými firmami, které ho poskytují. Struktura dokumentace SJ: Koncepce kvality MěÚ Černošice Cíle kvality Strategie Městského úřadu Černošice Příručka kvality Vnitřní předpisy (umístěny na intranetu) Karty procesů, záznamy, formuláře Jde o víceúrovňový systém písemných dokumentů, popisující všechny činnosti organizace. Podrobně stanoveno v dokumentaci: Vnitřní předpisy (umístěny na intranetu) Karty procesu (seznam v příloze č. 5) 4.2 Požadavky na dokumentaci Všeobecně Dokumentace systému managementu kvality musí zahrnovat a) dokumentovaná prohlášení o politice kvality a o cílech kvality, Revize: Stránka 9 z 41
10 b) příručku kvality, c) dokumentované postupy a záznamy požadované touto mezinárodní normou a d) dokumenty, včetně záznamů, určené organizací jako potřebné k zajištění efektivního plánování, fungování a řízení svých procesů. POZNÁMKA 1: Použití termínu dokumentovaný postup v této mezinárodní normě znamená, že postup je stanoven, dokumentován, implementován a udržován. Jeden dokument může pokrývat požadavky na jeden, nebo více postupů. Požadavek na dokumentovaný postup může být pokryt jedním, nebo více dokumenty. POZNÁMKA 2: Rozsah dokumentace systému managementu kvality se může v jednotlivých organizacích lišit, a to s ohledem na a) velikost organizace a druh jejich činností, b) složitost procesů a jejich vzájemné působení a c) kompetence pracovníků. POZNÁMKA 3: Dokumentace může mít jakoukoli formu a může být na jakémkoli typu média. Dokumentace SJ a dokumentované postupy odpovídají požadavkům normy ČSN EN ISO 9001:2009 a norem souvisejících. Tomu odpovídá i skutečnost, že mapy procesů, vnitřní předpisy a ostatní dokumentace byly zpracovány pracovníkem odpovědným za provádění těchto činností a byly připomínkovány kompletním okruhem zainteresovaných pracovníků (obvykle všemi vedoucími odborů). Účinné uplatňování tohoto souboru dokumentace je zajišťováno zpřístupněním těchto dokumentů na PC pro všechny zaměstnance Města Černošice zařazené do MěÚ. Současně je zajištěno seznámení zaměstnanců v potřebném rozsahu včetně souvisejícího výcviku. Všichni zaměstnanci, musí být s vnitřními předpisy seznámeni. O seznámení jsou pořizovány záznamy. Všichni zaměstnanci mají přístup k vnitřním předpisům v počítačové podobě na intranetu. Dokumentaci, která je vydána v listinné podobě, obdrží tajemník městského úřadu. Originál je uložen v odboru kancelář tajemníka. Na intranetu je přístupný soubor dokumentace všem zaměstnancům, viz vnitřní předpis Řízení dokumentů a záznamů Příručka kvality Organizace musí vytvořit a udržovat příručku kvality, která zahrnuje: a) oblast použití systému managementu kvality, včetně podrobností o jakýchkoli vyloučeních a jejich zdůvodnění (viz. 1.2) b) dokumentové postupy vytvořené pro systém managementu kvality nebo odkazy na tyto postupy a c) popis vzájemného působení mezi procesy systému managementu kvality. Účelem je na MěÚ Černošice vytvořit souhrnný popis SJ odpovědností a pravomocí, organizačního uspořádání, souboru dokumentace a příslušných záznamů dle členění uvedeného v normě ČSN EN ISO 9001:2009. Příručka kvality též zahrnuje mapu procesů viz příloha č. 3 - kde jsou naznačeny návaznosti mezi stanovenými procesy. SJ je uplatněn na celý MěÚ (viz organizační struktura příloha č. 1) s pracovišti v Praze a v Černošicích. Příručka kvality je vydána v 1 listinné podobě a pro zaměstnance je přístupná v elektronické podobě na intranetu. Vzhledem k tomu, že se jedná o řízený dokument, jsou dodržovány veškeré zásady řízení dokumentace stanovené v kapitole Revize: Stránka 10 z 41
11 Ze SJ je vyloučen následující článek normy: - čl. 7.3 Návrh a vývoj (úřad nenavrhuje ani nevyvíjí žádné nové produkty, zavádí pouze druhy služeb podle legislativy) Externě zabezpečované procesy: MěÚ zabezpečuje některé činnosti prostřednictvím cizích subjektů. Většina služeb je zajišťována nákupem. Nakupování a kvalita těchto služeb podléhá kontrole jednotlivých vedoucích odborů. Outsourcing, který využívá městský úřad, je zajištěn smluvně s jednotlivými firmami, které ho poskytují. Podrobně stanoveno v dokumentaci: Příručka kvality Řízení dokumentů a záznamů Nakupování a výběr dodavatelů Směrnice o smlouvách Směrnice o veřejných zakázkách Řízení dokumentů Organizace musí řídit dokumenty požadované systémem managementu kvality. Záznamy jsou zvláštním typem dokumentu a musí být řízeny v souladu s požadavky uvedenými v Musí být vytvořen dokumentovaný postup, který stanoví potřebná pravidla pro: a) schvalování dokumentů z hlediska jejich přiměřenosti před jejich vydáním b) přezkoumávání dokumentů, popřípadě jejich aktualizaci a pro opakované schvalování, c) zajištění identifikace změn dokumentů a aktuální verze dokumentů, d) zajištění dostupnosti příslušných verzí aplikovatelných dokumentu v místech jejich používání, e) zajištění trvalé čitelnosti a snadné identifikovatelnosti dokumentů, f) zajištění, že jsou identifikovány ty dokumenty externího původu, které organizace stanovila jako nezbytné pro plánování a fungování systému managementu kvality a dále zajištění, že je jejich distribuce řízena a g) zabránění neúmyslného používání zastaralých dokumentů a aplikaci vhodné identifikace těchto dokumentů, jsou-li z jakéhokoli důvodu uchovávány. Všechna interní a externí dokumentace potřebná k plnění úkolů státní správy a samosprávy je řízená. Dokumentace SJ je členěna na tzv. řády, směrnice, pokyny, karty procesů a záznamy. Součástí dokumentace jsou i dokumenty externího charakteru typu zákonů, všeobecně platných norem a předpisů, stejně jako dokumentace zainteresovaných stran. Jsou stanoveny postupy při tvorbě a připomínkování dokumentů, jejich ověřování a schvalování a dále při vydávání, distribuci, evidování, archivování, aktualizaci a revizi. Dokumenty podle povahy jsou uloženy v originále na odboru kancelář tajemníka nebo u MJ. Jsou dále zveřejněny na intranetu MěÚ Černošice, čímž je zajištěna obecná dostupnost a aktuální verze. Za uplatňování SJ na jednotlivých pracovištích odpovídají vedoucí odborů (zejména za prokazatelné seznamování s dokumenty, jejich změnami a za kontrolu plnění jejich požadavků). Revize: Stránka 11 z 41
12 Podrobně stanoveno v dokumentaci: Řízení dokumentů a záznamů Spisový a skartační řád Organizační řád Karty procesů Řízení záznamů Organizace musí řídit záznamy určené pro poskytování důkazů o shodě s požadavky a o efektivním fungování systému managementu kvality. Organizace musí vytvořit dokumentový postup, který stanoví potřebná pravidla pro identifikaci, ukládání, ochranu, uchovávání a nakládání se záznamy. Záznamy musí být trvale čitelné, rychle a snadno identifikovatelné a vyhledatelné. Nástrojem pro sledování průběhu a výsledku plnění úkolů výkonu státní správy je vedení záznamů z těchto činností. Záznamy z procesů jsou uváděny v kartách procesů (nejčastějším záznamem je kompletní spis ). Záznamy jsou vedeny na formuláři nebo jsou v nespecifikované formě. Podrobně stanoveno v dokumentaci: Řízení dokumentů a záznamů Karty procesů Spisový a skartační řád 5 POVINNOSTI MANAGEMENTU 5.1 Osobní angažovanost a aktivita managementu Vrcholové vedení musí poskytnout důkazy o své angažovanosti a k aktivitě při vytváření a implementaci systému managementu kvality a při neustálém zvyšování jeho efektivnosti a) komunikace v organizaci o tom, jak je důležité plnit požadavky zákazníka, stejně jako požadavky zákonů a předpisů, b) stanovování politiky kvality, c) zajišťování, že jsou stanoveny cíle kvality, d) prováděním přezkoumávání managementu a e) zajišťováním dostupnosti zdrojů. Zastupitelstvo města zvolilo budování a provozování SJ na MěÚ jako účinný nástroj uspokojování požadavků na zabezpečování úkolů samosprávy a výkonu státní správy. Odpovědnosti v rámci MěÚ stanovuje organizační řád a další vnitřní předpisy. Minimálně jednou za rok je prováděno přezkoumávání SJ vedením, které umožní ověřit, že systém je účinný a efektivní a zahrnuje trend neustálého zlepšování. Součástí přezkoumávání vedením je vytvoření potřebných zdrojů, které umožní účinný a efektivní provoz celého systému. Pod pojmem vedení je z hlediska MěÚ chápán starosta, místostarostové, tajemník městského úřadu. PVJ je odpovědný za operativní a systematické naplňování Koncepce kvality. Revize: Stránka 12 z 41
13 Podrobně stanoveno v dokumentaci: Organizační řád Pracovní řád Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení) 5.2 Zaměření na zákazníka Vrcholové vedení musí zajistit, aby byly stanovovány požadavky zákazníka a aby byly plněny s cílem zvyšování jeho spokojenosti (viz a 8.2.1). Pro účelné, efektivní a smysluplné fungování MěÚ byly určeny klíčové výstupy (produkty) jednotlivých procesů, kdo jsou jejich příjemci nebo-li zákazníci. V případě MěÚ jsou zákazníky občané města a správního obvodu, obce správního obvodu, dále všechny fyzické a právnické osoby vstupující do styku s úřadem, návštěvníci města, ostatní správní úřady, stát a další zainteresované strany. Mezi zákazníky úřadu jsou chápáni i zaměstnanci města. Podrobně stanoveno v dokumentaci: Pracovní řád Organizační řád Karty procesů 5.3 Politika kvality Vrcholové vedení musí zajistit, aby politika kvality a) odpovídala záměrům organizace, b) zahrnovala odpovědnost k plnění požadavků a k neustálému zlepšování efektivnosti systému managementu kvality, c) poskytovala osnovu pro stanovení a přezkoumání cílů kvality, d) byla sdělována a pochopena v organizaci e) byla přezkoumávána z hlediska neustálé vhodnosti Politika kvality je schválena pod názvem Koncepce kvality. V Koncepci kvality jsou obsaženy celkové záměry s důrazem na neustálé zlepšování SJ. Koncepce kvality je součástí příručky (příloha č. 2). Koncepci kvality navrhuje PVJ a schvaluje starosta města. Koncepce kvality je dostupná všem zaměstnancům a zákazníkům MěÚ. S koncepcí kvality jsou zaměstnanci seznamováni a v rámci přezkoumání systému vedením je ověřována její aktuálnost viz čl Revize: Stránka 13 z 41
14 5.4 Plánování Cíle kvality Vrcholové vedení musí zajistit, aby byly pro příslušné organizační jednotky a úrovně v organizaci stanoveny cíle kvality včetně cílů potřebných pro splnění požadavků na produkt (viz 7.1 a). Cíle kvality musí být měřitelné a musí být v souladu s politikou kvality. Cíle jsou chápány jako účinný nástroj pro naplnění a realizaci Koncepce kvality. Cíle jsou vydány jako samostatný dokument. Je dodržována zásada jejich konkrétnosti a měřitelnosti. Cíle jakosti v průběhu roku sleduje PVJ, kterému přehled plnění úkolů předávají odpovědné osoby, stanovené v dokumentu Cíle kvality Plánování systému managementu kvality Vrcholové vedení musí zajistit, aby a) plánování systému managementu kvality bylo prováděno tak, aby byly plněny požadavky uvedené ve 4.1, stejně jako cíle kvality a b) byla neustále udržována integrita systému managementu kvality, a to i v průběhu plánování a implementace změn tohoto systému. Vedení MěÚ odpovídá za plánování a uskutečňování strategických záměrů MěÚ, za provádění změn v souladu s vnitřními a vnějšími potřebami organizace úřadu tak, aby nebyla narušena jeho funkčnost a stabilita. Plánování je popsáno ve vnitřní dokumentaci (plán vzdělávání, plán auditů, plán investičních akcí apod.) a v kartách procesů. Operativní plánování je zajištěno poradami vedení s vedoucími odborů. Podrobně stanoveno v dokumentaci: Řízení dokumentů a záznamů Organizační řád Pracovní řád Interní audit kvality 5.5 Odpovědnost, pravomoc a komunikace Odpovědnost a pravomoc Vrcholové vedení musí zajistit, aby byly v rámci celé organizace stanoveny a sdělovány odpovědnosti a pravomoci. Povinnosti a pravomoci jsou stanoveny organizačním řádem, pracovním řádem, touto příručkou, postupy, procesními mapami a ostatními řídícími akty. Ve směrnicích jsou odpovědnosti a pravomoci řešeny kapitolou 4. Odpovědnosti a pravomoci jsou dále rozepsány v pracovních náplních. Revize: Stránka 14 z 41
15 Podrobně stanoveno v dokumentaci: Karty procesů Vnitřní předpisy (umístěny na intranetu) Přestavitel managementu Vrcholové vedení musí jmenovat člena managementu organizace, který bez ohledu na jiné odpovědnosti musí mít odpovědnost a pravomoc zahrnující a) zajištění, že jsou vytvářeny, implementovány a udržovány procesy potřebné pro systém managementu kvality, b) předkládání zpráv vrcholovému managementu o výkonnosti systému managementu kvality a o jakékoli potřebě zlepšování a c) podporování povědomí o závažnosti požadavků zákazníka v rámci celé organizaci. POZNÁMKA: Odpovědnost představitele managementu může zahrnovat spolupráci s externími stranami v záležitostech vztahujících se k systému managementu kvality. Starosta jmenoval pro operativní řízení, zavádění, udržování a rozvoj SJ MěÚ 1. místostarostku přestavitelem vedení pro kvalitu. Představitel vedení pro kvalitu zodpovídá: za zavedení, uplatňování, udržování a rozvoj procesů potřebných pro systém managementu kvality v souladu s požadavky ČSN EN ISO 9001:2009 za předkládání zpráv vrcholovému managementu o dosažené výkonnosti systému managementu kvality a o jakékoliv potřebě zlepšování za podporování vědomí závažnosti požadavků zákazníka v celém úřadě za zastupování úřadu v oblasti systému managementu kvality při jednáních s externími stranami schvalování plánu interních auditů kvality jmenování interních auditorů kvality pro jednotlivé interní audity kvality. Vedoucím odborů jsou stanoveny organizačním řádem odpovědnosti a pravomoci v rámci odboru. Stejné povinnosti má vůči PVJ i manažer kvality. Podrobně stanoveno v dokumentaci: Organizační řád Pracovní řád Interní komunikace Vrcholové vedení musí zajistit vytvoření příslušných komunikačních cest v organizaci a fungování komunikace týkající se efektivnosti systému managementu kvality. Zásady interní komunikace jsou stanoveny organizačním řádem a provozním řádem počítačové sítě. Efektivní a účinný proces komunikace mezi vedením a odbory je zabezpečován pravidelnými poradami vedoucích odborů. Záznamy o těchto poradách jsou vedeny v zápisech z porad, které jsou umístěny na intranetu. Revize: Stránka 15 z 41
16 Podrobně stanoveno v dokumentaci: Organizační řád Pracovní řád Řízení dokumentů a záznamů Provozní řád počítačové sítě 5.6 Přezkoumávání systému managementu Všeobecně Vrcholové vedení musí v plánovaných intervalech přezkoumávat systém managementu kvality organizace, aby byla zajištěna jeho kontinuita vhodnosti, přiměřenost a efektivnost. Toto přezkoumání musí zahrnovat posouzení příležitostí ke zlepšování, a potřebu změn v systému managementu kvality, včetně politiky kvality a cílů kvality. Musí být vytvářeny a udržovány záznamy z přezkoumání systému managementu (viz 4.2.4). Vedení MěÚ stanovilo způsob a interval (1x ročně) přezkoumávání funkčnosti, účinnosti, efektivnosti a přiměřenosti SJ, které zajistí jeho vhodné a účinné provozování. Jsou stanoveny oblasti přezkoumávání, které zahrnují všechny činnosti související se SJ. Zabezpečování zdrojů na úkoly plynoucí z přezkoumávání provádí vedení zapracováním požadavků do návrhu rozpočtu na další rok nebo v případě nutnosti návrhem rozpočtového opatření. Podrobně stanoveno v dokumentaci: Interní audit kvality Vstup pro přezkoumávání Vstup pro přezkoumání systému managementu musí zahrnovat informace o a) výsledcích auditů, b) zpětné vazbě od zákazníka, c) výkonnosti procesů a shodě produktu, d) stavu preventivních opatření a nápravných opatření, e) následných opatřeních vyplývající z předchozích přezkoumávání systému managementu, f) změnách, které by mohly ovlivnit systém managementu kvality a g) doporučeních pro zlepšování. SJ se přezkoumává jedenkrát za rok, nejpozději za rok a půl. Zprávu o stavu systému kvality předkládá PVJ. Podklady pro PVJ připravují odpovědné osoby. Podklad pro přezkoumávání systému managementu kvality zahrnuje informace o: výsledcích auditů (externích i interních) zpětných vazbách na zákazníka výkonnosti procesů a shodě produktu preventivních opatřeních a opatřeních k nápravě následných opatřeních z předchozích přezkoumávání změnách, které by mohly ovlivnit SJ (zejména se týká připravovaných změn v legislativě) Revize: Stránka 16 z 41
17 doporučeních pro zlepšování aktuálnosti Politiky kvality pro další období plnění cílů politiky dostatečnosti uvolněných zdrojů (ve srovnání s plánem a též se skutečnou spotřebou) Podrobně stanoveno v dokumentaci: Interní audit kvality Výstup z přezkoumávání Výstup z přezkoumání systému managementu musí zahrnovat všechna rozhodnutí a opatření vztahující se a) ke zlepšování efektivnosti systému managementu kvality a jeho procesů, b) ke zlepšování produktu ve vztahu k požadavkům zákazníka a c) k potřebám zdrojů. V rámci přezkoumání SJ zváží vedení úřadu dosažené výsledky v SJ za uplynulé období a zejména navrhovaná doporučení ke zlepšování. Na základě těchto informací rozhodne o uplatnění přiměřených opatření nebo úkolů, vedoucích ke zlepšování. 6 MANAGEMENT ZDROJŮ 6.1 Poskytování zdrojů Organizace musí určovat a poskytovat zdroje potřebné pro a) implementaci a udržování systému managementu kvality a neustálé zlepšování jeho efektivnosti a b) zvyšování spokojenosti zákazníka prostřednictvím plnění jeho požadavků. Plánování zdrojů vychází z cílů kvality a ze schváleného rozpočtu města. Rozpočet města schvaluje zastupitelstvo města dle zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení) a zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů. Potřebné zdroje (lidské, vybavení, prostředí) pro jednotlivé procesy jsou každoročně plánovány v kartách procesů (příloha č. 3). Zdroje jsou nárokovány na úrovni odborů. Zásady pro efektivní, hospodárné a účelné nakládání se zdroji (majetkem, finančními prostředky) a jeho kontrolou stanovuje příslušná vnitřní dokumentace. Schéma systému finanční kontroly je uvedeno v příloze č. 5. Směrnice k provádění řídící kontroly Karty procesů Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů Vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů Revize: Stránka 17 z 41
18 6.2 Lidské zdroje Všeobecně Pracovníci, kteří provádějí práce ovlivňující shodu s požadavky na produkt, musí být kompetentní na základě patřičného vzdělání, výcviku, dovedností a zkušeností. POZNÁMKA: Shoda s požadavky na produkt může být přímo, nebo nepřímo ovlivněna pracovníky provádějícími úkoly v rámci systému managementu kvality. Zajištění kompetentních a kvalifikovaných zaměstnanců je jistotou pro kvalitní realizaci úkolů samosprávy a výkonu státní správy. Problematiku lidských zdrojů upravuje zákon o úřednících samosprávných celků a zákoník práce. Zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících samosprávných celků, ve znění pozdějších předpisů Vyhláška č. 512/2002 Sb., o zvláštní odborné způsobilosti úředníků územních samosprávných celků Vyhláška č. 511/2002 Sb., o uznání rovnocennosti vzdělání úředníků územních samosprávných celků Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce a prováděcí právní předpisy k tomuto zákonu Pracovní řád Kompetence, výcvik a vědomí závažnosti Organizace musí a) určit nezbytnou odbornou způsobilost pro pracovníky, kteří provádějí práce ovlivňující shodu s požadavky na produkt, b) podle okolností poskytovat výcvik nebo provádět jiná opatření pro dosažení nezbytných kompetencí, c) hodnotit efektivnost provedených opatření, d) zajišťovat, aby si její pracovníci byli vědomi závažnosti a důležitosti svých činnosti a toho, jak přispívají k dosažení cílů kvality a e) udržovat vhodné záznamy o vzdělání, výcviku, dovednostech a zkušenostech (viz 4.2.4) Zárukou, že všechny činnosti ovlivňující jakost plnění úkolů samosprávy a výkonu státní správy budou prováděny odpovídajícím způsobem s následným dosažením specifikovaných požadavků je, že činnosti budou provádět zaměstnanci s dostatečnou kvalifikací. Pro výkon státní správy je nutné prokázání zvláštní odborné způsobilosti dle, zákona o úřednících územních samosprávných celků a vyhlášky Ministerstva vnitra o ověřování zvláštní odborné způsobilosti. Vzdělávání úředníků je popsáno v zákoně o úřednících územních samosprávných celků. O vzdělání a získaných znalostech všech zaměstnanců zařazených do úřadu jsou vedeny záznamy, uložené na odboru kancelář tajemníka. Odbor kancelář tajemníka zpracovává pro jednotlivé zaměstnance plán vzdělávání. Plán vzdělávání je veden elektronicky. Zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících samosprávných celků Vyhláška č. 512/2002 Sb., o zvláštní odborné způsobilosti úředníků územních samosprávných celků Revize: Stránka 18 z 41
19 Vyhláška č. 511/2002 Sb., o uznání rovnocennosti vzdělání úředníků územních samosprávných celků Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce a prováděcí právní předpisy k tomuto zákonu Pracovní řád Pravidla vzdělávání Pravidla hodnocení zaměstnanců 6.3 Infrastruktura Organizace musí určovat, poskytovat a udržovat infrastrukturu potřebnou pro dosažení shody s požadavky na produkt. Podle okolností infrastruktura zahrnuje: a) budovy, pracovní prostory a související technické vybavení, b) zařízení pro proces (jak hardware, tak software) a c) podpůrné služby (např. přepravu nebo komunikaci nebo informační systémy). Údržbu a správu počítačové sítě, softwaru a informačních technologií zabezpečuje dle organizačního řádu odbor informatiky ve spolupráci s externí firmou. Jednotlivé postupy jsou popsány ve vnitřním předpisu Provozní řád počítačové sítě. Budovy a pracovní prostory MěÚ jsou na pracovišti Černošice ve vlastnictví města na pracovišti Praha ve vlastnictví Ministerstva práce a sociálních věcí. Údržba a správa majetku je zabezpečena odborem kancelář starosty, odborem technických služeb, odborem investic a správy majetku a částečně Ministerstvem práce a sociálních věcí. Organizační řád Pracovní řád Provozní řád počítačové sítě 6.4 Pracovní prostředí Organizace musí určovat a řídit pracovní prostředí potřebné pro dosažení shody s požadavky na produkty. POZNÁMKA: Termín pracovní prostředí se vztahuje k podmínkám, za kterých je práce vykonávána. Tyto podmínky zahrnují fyzikální podmínky, podmínky prostředí a další faktory (jako jsou hluk, teplota, vlhkost, osvětlení nebo počasí). Na MěÚ je vytvořeno takové pracovní prostředí, které umožňuje dodržování předpisů v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, požární ochrany a osobních ochranných prostředků. Je rovněž zajištěno školení úředníků a zaměstnanců v těchto oblastech. Práva a povinnosti úředníků a ostatních zaměstnanců v uvedených oblastech jsou specifikována v příslušné vnitřní dokumentaci. Pracovní řád Organizační řád Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce a prováděcí právní předpisy k tomuto zákonu Revize: Stránka 19 z 41
20 7 REALIZACE PRODUKTU 7.1 Plánování realizace produktu Organizace musí plánovat a rozvíjet procesy potřebné pro realizaci produktu. Plánování realizace produktu musí být v souladu s požadavky ostatních procesů systému managementu kvality (viz 4.1). Při plánování realizace produktu musí organizace podle okolností určovat: a) cíle kvality a požadavky na produkt, b) potřebu vytvářet procesy a dokumenty a poskytovat zdroje, které jsou specifické pro produkt, c) požadované činnosti při ověřování, validaci, monitorování, měření, kontrole a zkoušení, které jsou specifické pro produkt a také kritéria pro přijetí produktu, d) záznamy potřebné pro poskytování důkazu, že realizační procesy a výsledný produkt splňují požadavky (viz 4.2.4). Výstup z tohoto plánování musí být ve formě, která je vhodná pro způsob, jakým organizace funguje. POZNÁMKA 1: Dokument, ve kterém jsou specifikovány procesy systému managementu kvality (včetně procesů realizace produktu) a zdroje, které by měly být použity pro specifický produkt, projekt nebo smlouvu, může být nazýván plánem kvality. POZNÁMKA 2: Organizace smí při vytváření procesů realizace využít také požadavky uvedené v kapitole 7.3. Produktem MěÚ je výkon státní správy v přenesené působnosti a plnění úkolů samosprávy. Jednotlivé činnosti jsou popsány v kartách procesů. V návaznosti na změny v legislativě, které se týkají změn služeb úřadu vůči ostatním zainteresovaným stranám (zejména zákazníkům), navrhuje či mění MěÚ své interní procesy. Odpovědnost za navržení nového procesu či změnu stávajícího má vedoucí příslušného odboru. Vedoucí odboru ve spolupráci s PVJ nebo s MJ zváží a rozhodnou, zda pro zajištění stability poskytování nové služby je třeba zpracovat směrnici či jiný dokument, či na proces vytvořit kartu procesu a naplánovat pro něj ukazatele jeho výkonnosti. Vedoucí odboru odpovídá za vyškolení zaměstnanců pro novou službu. Karty procesů Organizační řád Pracovní řád 7.2 Procesy týkající se zákazníka Určování požadavků týkajících se produktu Organizace musí určit a) požadavky specifikované zákazníkem, včetně požadavků na činnosti při dodání a po dodání, b) požadavky, které zákazník neuvedl, ale které jsou nezbytné pro specifikované nebo zamýšlené použití, je-li známo, c) požadavky zákonů a předpisů aplikovatelné na produkt, d) jakékoli doplňující požadavky určené organizací jako potřebné. POZNÁMKA: Přezkoumání, ověřování a validace návrhu a vývoje například opatření na základě poskytnutí záruky, smluvní povinnosti, jako servisní služby a doplňkové služby, jako je recyklace nebo konečná likvidace produktu. Revize: Stránka 20 z 41
21 Požadavky na výkon státní správy v přenesené působnosti: Požadavky jsou uplatňovány pomocí podání účastníků. Některé postupy jsou definovány v kartách procesů. Požadavky jiných správních úřadů jsou uvedené v jejich aktech (rozhodnutí, povolení, schválení, apod.). Požadavky na výkon samosprávy: Požadavky na výkon samosprávy jsou nejčastěji definovány v žádostech občanů a právnických osob, návrzích komisí a výborů, ale především v pokynech starosty a usneseních rady města a zastupitelstva města. Seznam karet procesů (viz příloha č. 5) Přezkoumávání požadavků týkajících se produktu Organizace musí přezkoumávat požadavky týkající se produktu. Toto přezkoumání musí být prováděno před přijetím odpovědnosti organizace dodat produkt zákazníkovi (např. před předložení nabídek, přijetím smluv nebo objednávek, před přijetím změn ke smlouvám nebo objednávkám) a musí zajistit aby a) byly stanoveny požadavky na produkt, b) byly vyřešeny požadavky smlouvy nebo objednávky, které se liší od dříve vyjádřených požadavků a c) organizace byla schopna plnit stanovené požadavky. Musí být vytvářeny a udržovány záznamy o výsledcích přezkoumání a o opatřeních, které z těchto přezkoumání vyplývají (4.2.4). V případě, že zákazník neposkytne dokumentované vyjádření požadavku, organizace musí potvrdit požadavky zákazníka, než je přijme. V případě, že se změní požadavky na produkt, musí organizace zajistit, aby byly změněny i příslušné dokumenty a aby příslušní pracovníci byli o změněných požadavcích informování. POZNÁMKA: V některých situacích, např. v případě prodeje po internetu, je oficiální přezkoumání každé objednávky nepraktické. Přezkoumání se má spíš týkat příslušných informací o produkutu, např. katalogů nebo reklamního materiálu. Zabezpečení kvality Přezkoumávání požadavků na výkon státní správy v přenesené působnosti se provádí dle postupů definovaných zákony (uvedeno v jednotlivých kartách procesů). Základem pro přezkoumávání požadavků na plnění úkolů samosprávy vůči zákazníkům je proces tvorby a schvalování rozpočtu a rozpočtových opatření. Systém finanční kontroly popisuje způsob přezkoumávání oprávněnosti požadavků na finanční prostředky. Dále kontrolu provádí kontrolní a finanční výbor a rada města a zastupitelstvo města provádí kontrolu usnesení. Směrnice k provádění řídící kontroly Karty procesů Revize: Stránka 21 z 41
22 7.2.3 Komunikace se zákazníkem Organizace musí stanovit a implementovat efektivní způsoby ke komunikaci se zákazníky ohledně: a) informací o produktu b) vyřizování poptávek, smluv nebo objednávek, včetně jejich změn a c) zpětné vazby od zákazníka, včetně stížností zákazníka. K informování občanů a dalších zainteresovaných stran slouží úřední deska MěÚ, měsíčník INFORMAČNÍ LISTY, www stránky města, rozhlas. Komunikace v rámci výkonu státní správy v přenesené působnosti: Forma komunikace je obvykle stanovena zákony. V jednotlivých kartách procesů je uváděna forma vstupu a forma výstupu. Komunikace v rámci výkonu samosprávy: Komunikací se zákazníkem zabezpečují v organizačním řádu pověřené odbory, a to převážně v písemné formě. Postup je definován v kartách procesů. Organizační řád Spisový a skartační řád Karty procesů Směrnice k uplatňování zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím Směrnice k zabezpečení plnění příslušných ustanovení zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů 7.3 Návrh a vývoj MěÚ se činnostmi, které by mohly mít vztah k návrhu, případně k vývoji nové služby, nezabývá s ohledem na jasně vymezenou oblast činnosti danou zákony. 7.4 Nakupování Proces nakupování Organizace musí zajistit, aby nakupovaný produkt vyhovoval specifikovaným požadavkům na nákup. Typ a rozsah nástrojů řízení aplikovaného na dodavatele a na nakupovaný produkt musí být závislé na vlivu nakupovaného produktu na následné realizaci produktu nebo na konečný produkt. Organizace musí hodnotit a vybírat dodavatele podle jejich schopností dodávat produkt v souladu s požadavky organizace. Musí být stanovena kritéria pro jejich výběr, hodnocení a opakované hodnocení. Musí být vytvářeny a udržovány záznamy o výsledcích hodnocení a o všech nezbytných opatřeních vyplývajících z hodnocení (viz 4.2.4). Výchozím dokumentem pro proces nakupování je schválený rozpočet města, ze kterého vychází plánování nákupu zboží a služeb. Základní odpovědnosti stanovuje organizační řád a další vnitřní předpisy. Ve směrnici o veřejných zakázkách a směrnici o nakupování a výběru dodavatelů je stanoven postup, Revize: Stránka 22 z 41
23 odpovědnosti a pravomoci při zadávání a realizaci zakázek včetně hodnocení dodavatelů. Pro hodnocení a výběr dodavatelů jsou stanovena kritéria ve výše uvedených vnitřních předpisech a popřípadě dalších vnitřních předpisech. Záznamy o hodnocení dodavatelů a potřebných opatření z nich jsou uvedeny jako záznamy kvality. Směrnice o nakupování a výběru dodavatelů Organizační řád Pracovní řád Směrnice o veřejných zakázkách Pravidla vzdělávání Informace o nakupování Informace pro nákup musí popisovat produkt, který má být nakoupen a podle okolností má zahrnovat a) požadavky na schvalování produktu, postupů, procesů a zařízení b) požadavky na kvalifikaci pracovníků a c) požadavky na systém managementu kvality. Organizace musí zajišťovat přiměřenost specifikovaných požadavků na nákup dříve, než je sdělí dodavateli. Odpovědnost za přezkoumání dokumentů pro nakupování (objednávek, smluv) má ten zaměstnanec, který je odpovědný za nákup konkrétního zboží nebo konkrétní služby dle vnitřních předpisů. Směrnice o nakupování a výběru dodavatelů Směrnice o veřejných zakázkách Směrnice k provádění řídící kontroly Pravidla vzdělávání Organizační řád Pracovní řád Ověřování nakupovaného produktu Organizace musí stanovovat a uplatňovat inspekční nebo jiné činnosti nezbytné pro zajištění toho, že nakupovaný produkt splňuje specifikované požadavky nákupu. V případě, že organizace nebo její zákazník zamýšlí provést ověřování u dodavatele, musí organizace v informacích pro nákup uvést zamýšlený průběh ověřování a způsob uvolnění produktu. Pověřený vedoucí odboru je odpovědný za nakupované produkty ve vztahu k podmínkám objednávky nebo smlouvy. Pověřený zaměstnanec je odpovědný za převzetí nakoupeného. Ověření je prováděno i z hlediska systému finanční kontroly. Revize: Stránka 23 z 41
24 Směrnice k provádění řídící kontroly Směrnice o nakupování a výběru dodavatelů Směrnice o veřejných zakázkách Pravidla vzdělávání 7.5 Výroba a poskytování služeb Řízení poskytování služeb Organizace musí plánovat a realizovat výrobu a poskytování služeb za řízených podmínek. Řízené podmínky podle vhodnosti zahrnují, a) dostupnost informací, které popisují charakteristiky produktu, b) dostupnost potřebných pracovních instrukcí, c) používání vhodného zařízení, d) dostupnost a používání monitorovacího a měřicího zařízení, e) elementaci monitorování a měření a f) implementace činností při uvolňování produktu, při jeho dodávání a po jeho dodání. Zabezpečení úkolů státní správy v přenesené působnosti a úkolů samosprávy je definováno v legislativě a v usneseních samosprávných orgánů, klíčové úkoly jsou zpřesněny v kartách procesů. Tyto procesy zabezpečují odbory MěÚ stanovené v organizačním řádu. Seznam karet procesů řazený podle odborů je přístupný na intranetu (příloha č. 5 příručky kvality). Každá karta procesu definuje zdroje, vstupy, výstupy a průběh jednotlivých činností v rámci odpovědností a pravomocí. Tyto karty procesů rovněž obsahují záznamy z procesů plynoucí a parametry zlepšování. Seznam vnitřních předpisů (umístěn na intranetu) Karty procesů Validace procesů poskytovaných služeb Organizace musí validovat všechny procesy výroby a poskytování služeb v případě, že nelze následným monitorováním nebo měřením a nedostatky se tak projevují až poté, co je produkt používán nebo poté, co je služba dodána. Validací se musí prokázat schopnost těchto procesů dosahovat plánované výsledky. Pro tyto procesy musí organizace stanovit mechanismy, které mohou podle okolností zahrnovat: a) stanovení kritérií pro přezkoumání a schvalování procesů, b) schválení zařízení a kvalifikace zaměstnanců, c) použití specifických metod a postupů, d) požadavků na záznamy (viz 4.2.4) a e) opakované validace. Validací procesů veřejné správy se na MěÚ rozumí ověření a potvrzení postupů, metod, kvalifikace zaměstnanců, vhodnosti infrastruktury a dalších vlivů podmiňujících provedení správného rozhodnutí v oblasti stání správy i samosprávy. Validace se provádí vždy v těchto situacích: Revize: Stránka 24 z 41
25 zavádění nové služby nebo změněné služby (např. při změně legislativy) viz čl. 7.1 při větší četnosti stížností ze strany zákazníků při zjištění vážných nedostatků v provádění služby Zpětné vazby od zainteresovaných stran ke správnosti/nesprávnosti rozhodnutí jsou evidovány a při přezkoumáních uplatňovány případné opravné prostředky. Analýza nesprávných rozhodnutí je zdrojem informací pro zlepšování procesů (postupů, metodik, kvalifikace lidí atd.) Analýza nesprávných rozhodnutí je součástí informací pro přezkoumávání vedením viz čl. 5.6 Řízení dokumentace a záznamů Spisový a skartační řád Karty procesů Organizační řád Pracovní řád Pravidla vzdělávání Identifikace a sledovatelnost Organizace musí podle okolností během realizace produktu vhodnými prostředky produkt identifikovat. Organizace musí v průběhu realizace produktu identifikovat stav produktu s ohledem na požadavky na monitorování a měření. V případě, že je požadována sledovatelnost, musí organizace řídit jednoznačnou identifikaci produktu a o této identifikaci vytvářet a udržovat záznamy (viz ). POZNÁMKA: V některých průmyslových odvětvích je prostředkem, kterým se vytváří a udržuje identifikace a sledovatelnost management konfigurace. V kartách procesů jsou stanoveny způsoby identifikace a sledovatelnosti jednotlivých úkonů. K identifikaci slouží číslo jednací a záznamy ve stanovené dokumentaci. Úkoly samosprávy jsou identifikovatelné a sledovatelné pomocí čísla usnesení zastupitelstva nebo rady. Úkoly z porad vedoucích odborů jsou identifikovatelné dle data konání. Podrobně stanoveno v dokumentaci: Řízení dokumentace a záznamů Spisový a skartační řád Organizační řád Pracovní řád Karty procesů Majetek zákazníků Organizace musí pečovat o majetek zákazníka, pokud je pod kontrolou organizace nebo pokud jej používá. Organizace musí identifikovat, ověřovat, chránit a zabezpečovat majetek zákazníka poskytnutý k použití s produktem nebo k začlenění do produktu. Jestliže se jakýkoli majetek zákazníka ztratí, poškodí nebo se jiným způsobem zjistí, že je nevhodný k použití, musí tento fakt organizace oznámit zákazníkovi a musí se o tom udržovat záznamy (viz 4.2.4). POZNÁMKA: Majetek zákazníka může zahrnovat i duševní vlastnictví a osobní data. Revize: Stránka 25 z 41
26 K majetku občanů a dalších zainteresovaných stran (zákazníka) v rámci těchto činností mohou náležet například stavební dokumentace, osobní a další doklady. Majetek zákazníka, jako cizí majetek, je chráněn před ztrátou, poškozením, zničením nebo zneužitím. Podrobně stanoveno v dokumentaci: Organizační řád Pracovní řád Směrnice k zabezpečení plnění příslušných ustanovení zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád Zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce Ochrana produktu Organizace musí uchovávat produkt v průběhu interních operací a dodání produktu na zamýšlené místo tak, aby byla udržována jeho shoda s požadavky. Podle okolností musí uchování produktu zahrnovat identifikaci, manipulaci, balení, skladování a ochranu. Tímto způsobem musí být uchovány základní části produktu. Ochrana spočívá: v přesném dodržování zákonů v kontrole shody zadání úkolů pro výkon samosprávy s jeho realizací v dodržování vnitřních předpisů, nařízení, vyhlášek K ochraně slouží: vybudovaný systém finanční kontroly provádění interních auditů postup k trvalému zlepšování, přijímání opatření a přezkoumávání činnosti v kartách procesů analýza podnětů, stížností od občanů činnost kontrolního výboru Podrobně stanoveno v dokumentaci: Směrnice k provádění řídící kontroly Interní audit kvality Pracovní řád Organizační řád Spisový a skartační řád Směrnice k uplatňování zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím Směrnice k zabezpečení plnění příslušných ustanovení zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Revize: Stránka 26 z 41
Město Černošice. Příprava a uzavírání nájemních smluv na byty v DPS, smluv na užívání pečovatelské služby a dalších sociálních služeb
Město Černošice Příprava a uzavírání nájemních smluv na byty v DPS, smluv na užívání pečovatelské služby a dalších sociálních služeb Vnitřní předpis č. 10 Účinnost: 10. 3. 2012 Číslo revize: 1 Číslo vydání:
Město Černošice. Úprava podmínek výkonu alternativního trestu obecně prospěšné práce
Město Černošice Úprava podmínek výkonu alternativního trestu obecně prospěšné práce Vnitřní předpis č. 19 Datum Jméno, příjmení Podpis Zpracoval Ing. Anna Hrabáková Ověřil Renáta Petelíková Mgr. Dagmar
PŘÍRUČKA SYSTÉMU MANAGEMENTU KVALITY MĚSTSKÉHO ÚŘADU KYJOV
Městský úřad Kyjov Datum účinnosti: 1. 1. 2012 Příručka systému managementu kvality Městského úřadu Kyjov Zpracoval: Ing. Milan Jagoš, tajemník úřadu Strana: 1 (celkem 13) Počet příloh: 2 Vydání: 2 Revize
Jiráskovo gymnázium, Náchod, Řezníčkova 451, Příručka kvality
Jiráskovo gymnázium, Náchod, Řezníčkova 451, Příručka kvality Obsah Příručka kvality 1. ÚVOD...4 1.1. Základní informace o škole... 5 1.2. Předmětem certifikace dle ISO 9001:2008 je:... 5 2. ROZSAH PLATNOSTI...5
Příručka systému managementu kvality Města Králíky předpis č.pp/60/s/2008. Zpracovali: Ing. Luděk Tesař Ing. Miroslav Bouška, tajemník městského úřadu
Strana: 1 z 39 Počet příloh: 6 PŘÍRUČKA SYSTÉMU MANAGEMENTU KVALITY MĚSTA KRÁLÍKY www.cityfinance.cz strana/stran: 1/39 Strana: 2 z 39 Obsah 1. Úvod a cíl...3 2. Definice pojmů, zkratky...3 2.1. Pojmy...3