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Timestamp: 2019-10-15 01:59:48
Document Index: 282413821

Matched Legal Cases: ['ARTÍCULO 3', 'artículo 3', 'artículo 9', 'artículo 12', 'artículo 11', 'artículo 13', 'artículo 3', 'artículo 12', 'artículo 13', 'artículo 3', 'artículo 95', 'artículo 13', 'artículo 8', 'artículo 346', 'artículo 1', 'artículo 3', 'artículo 50', 'artículo 12', 'artículo 21', 'artículo 1', 'artículo 2', 'artículo 21', 'artículo 3', 'artículo 2', 'artículo 23', 'artículo 34', 'artículo 58', 'artículo 18', 'artículo 12']

﻿ RESOLUCIÓN 127 DE 2010
RESOLUCIÓN 127 DE 26 DE ENERO DE 2010
CONTENIDO:ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS. SE EXPIDE EL MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR - ICFES. NOTA: EL ANEXO CORRESPONDIENTE AL MANUAL DE CONTRATACIÓN INDICADO EN LA PRESENTE RESOLUCIÓN EL CUAL NO FUE PROMULGADO EN EL DIARIO OFICIAL PUEDE SER CONSULTADO EN EL INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR - ICFES.
TEMAS ESPECÍFICOS:ENTIDAD PÚBLICA, FUNCIÓN PÚBLICA, CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA, GESTIÓN ADMINISTRATIVA, EMPRESA DEL ESTADO, INTERVINIENTES EN EL DERECHO PROCESAL
VIGENCIA:DEROGADA POR EL ACUERDO 6 DE 2015 ARTÍCULO 3° DEL INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN
RESOLUCIÓN 127 DE 2010
“Por la cual se expide el manual de contratación del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación Superior, Icfes”.
(Nota: Derogada por el Acuerdo 6 de 2015 artículo 3° del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación)
La Directora General del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación, Icfes,
en ejercicio de las funciones conferidas por el numeral 9º del artículo 9º del Decreto 5014 de 2009 y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 1324 de 2009; y la delegación conferida por el consejo directivo mediante Acuerdo 3 del 15 de enero de 2010, y
Que la Ley 1324 del 13 de julio de 2009, dispuso la transformación del Instituto Colombiano de Fomento a la Educación Superior, Icfes, en una empresa estatal de carácter social del sector educación nacional, entidad pública descentralizada del orden nacional, de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional.
Que de conformidad con las previsiones contenidas en el artículo 11 de la mencionada ley:
“Los contratos que deba celebrar y otorgar el Icfes como entidad de naturaleza especial, en desarrollo de su objeto, se sujetarán a las disposiciones del derecho privado.
Los contratos que se encuentren actualmente en ejecución seguirán rigiéndose, hasta su terminación, por las normas vigentes en el momento de su celebración”.
Que mediante decretos 5014, 5015 y 5016 de 2009, se modificó la estructura del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación, Icfes, se estableció la nomenclatura, clasificación y remuneración de los empleos y se aprobó la modificación de la planta de personal de la empresa, la cual en adelante y para efectos del presente manual se denominará Icfes.
Que de acuerdo con las mencionadas normativas se estableció que la junta directiva de la empresa y el director, son los órganos superiores de dirección y administración y como tal se atribuyó la función de expedir el manual de contratación de la empresa, a la junta directiva, cuya integración aún no ha operado, razón por la cual se dará aplicación a las previsiones contenidas en el Decreto 4857 del 11 de diciembre de 2009(3)(sic).
Que no obstante que la Ley 1324 de 2009, estableció como régimen contractual de la empresa el régimen privado, por su carácter de empresa estatal, esta deberá incluir en sus manuales de contratación los elementos necesarios para que los procesos contractuales se adelanten a la luz de los principios de transparencia, economía, responsabilidad, selección objetiva, igualdad, moralidad, eficacia, celeridad, buena fe y publicidad.
Que el consejo directivo del Icfes según Acuerdo 3 del 15 de enero de 2010 autorizó a la directora general para expedir el manual de contratación que debe regir la actividad contractual de la empresa.
Que teniendo en cuenta lo expuesto, se hace necesario expedir el siguiente manual de contratación con sujeción a los parámetros establecidos en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 y a las políticas que permitan desarrollar de manera eficaz las labores de contratación, tendientes a proveer los bienes y servicios requeridos por el Icfes para el desarrollo de su objeto social.
ART. 1º—Objeto. Este manual de contratación contiene las normas y procedimientos bajo los cuales se tramitarán y celebrarán tanto los procesos de selección de contratistas como los contratos que el Icfes, en su condición de empresa estatal con carácter social requiera para el desarrollo de su objeto.
(Nota: Derogado por el Acuerdo 6 de 2015 artículo 3° del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación)
ART. 2º—Régimen legal de la contratación del Icfes. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 1324 de 2009 y el artículo 13 y 14 de la Ley 1150 de 2007, los contratos que deba celebrar y otorgar el Icfes como empresa estatal de naturaleza especial, en desarrollo de su objeto, se sujetarán a las disposiciones del derecho privado. En consecuencia, a la contratación de la empresa le son aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes.
De conformidad con su naturaleza de empresa estatal, el Icfes en desarrollo de su actividad contractual aplicará, acorde con su régimen legal especial, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política respectivamente, en el artículo 3º de la Ley 489 de 1998, y estará sometida al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal.
ART. 3º—Regímenes especiales. Los contratos que celebre el Icfes con entidades públicas sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, se regirán por el régimen que para los contratos interadministrativos contempla dicho estatuto y el artículo 95 de la Ley 489 de 1998.
ART. 4º—Capacidad para contratar. La contratación de la empresa se realizará a través del representante legal o su delegado, de conformidad con las reglas establecidas en este manual, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007.
En los procesos de contratación que adelante el Icfes se aplicará el régimen de inhabilidades, incompatibilidades y conflicto de interés, previsto en el Decreto-Ley 128 de 1976, el artículo 8º de la Ley 80 de 1993, los artículos 79, 89 y 102 de la Ley 489 de 1998 y demás normas que modifiquen o adicionen la materia.
ART. 5º—Principios que rigen la contratación en el Icfes. Con el fin de garantizar el cumplimiento de los principios de la función administrativa, se tendrán en cuenta en todo proceso de contratación que se adelante por parte de la empresa, son sujeción al régimen privado, los siguientes principios:
a) Principio de igualdad. En virtud del principio de igualdad buscará en los procesos de contratación que se adelanten mediante invitación pública o privada, que todas las personas que participen se encuentren en la misma situación de hecho y de derecho, reciban el mismo tratamiento y se sometan a las condiciones previstas en cada proceso;
b) Principio de la buena fe. En desarrollo del principio de la buena fe, en la celebración y ejecución de los contratos, las partes actuarán de manera honesta y leal, bajo los valores de la confianza, seguridad y credibilidad, que deben gobernar las relaciones contractuales;
c) Principio de moralidad. En desarrollo del principio de moralidad, todas las actuaciones de Icfes y la de sus funcionarios se desarrollarán con observancia de los fines de la empresa estatal con carácter social y de los fines que la ley le ha otorgado a la entidad;
d) Principio de eficacia. En virtud del principio de eficacia y ante eventos que no afecten de manera grave el proceso de contratación, se adoptarán las medidas previstas en el presente manual con el fin de que los procesos de contratación logren su finalidad, previendo todos los factores que los puedan obstaculizar;
e) Principio de economía. En desarrollo del principio de economía, los procesos de contratación se adelantarán, teniendo en cuenta la optimización de los recursos y buscando las mejores condiciones contractuales, entre otras, precio y forma de ejecución del contrato;
f) Principio de celeridad. En virtud del principio de celeridad, el Icfes impulsará los procesos de contratación, de tal manera que los contratos puedan celebrarse y ejecutarse con la mayor brevedad;
g) Principio de imparcialidad. En desarrollo del principio de imparcialidad, en los procesos de contratación que impliquen la revisión y evaluación de varios ofrecimientos, estos se revisarán teniendo en cuenta exclusivamente las condiciones de los ofrecimientos, así como las características objetivas de los proponentes;
h) Principio de publicidad. En desarrollo del principio de publicidad, Icfes adelantará los procesos, de tal forma que suministre información previa a la comunidad a través de su página web de los procesos que adelante. Así mismo, el Icfes publicará en su página web la información general de cada uno de los contratos que celebre, detallando las condiciones esenciales de cada negocio jurídico;
i) Principio de transparencia. Los procesos de contratación deberán realizarse con base en criterios definidos de selección objetiva y reglas claras, que garanticen la calidad, imparcialidad e igualdad de oportunidades entre los invitados a contratar si fuere este el procedimiento. Además el Icfes deberá adecuar sus ofertas a reglas claras acordes con el principio de la libre competencia;
j) Principio de la autonomía de la voluntad. La actividad contractual está regida por la autonomía de la voluntad de las partes con las limitaciones impuestas por la constitución, la ley, la moral, las buenas costumbres y el presente manual;
k) Principio de la confidencialidad. En virtud de este principio, el Icfes y el contratista deberán mantener la confidencialidad sobre la información relativa a los contratos que suscriban, pudiendo en el proceso contractual imponer obligaciones destinadas a proteger el carácter confidencial de la información suministrada por las partes, de conformidad con las normas existentes en la materia y la costumbre mercantil;
l) Principio de la libre competencia. El Icfes deberá asumir en su contratación los mecanismos que garanticen la no ejecución de conductas que impliquen actos de competencia desleal de conformidad con las reglas y normas aplicables vigentes. En virtud de este principio y en las contrataciones que lo ameriten el Icfes deberá garantizar la posibilidad de la libre competencia entre los eventuales oferentes y no debe incluir en su invitación restricciones técnicas, legales o económicas que injustificadamente limiten la participación.
Planificación contractual
ART. 6º—Objetivo. La planeación contractual, así como, la elaboración de estudios previos necesarios para dar inicio y soportar las contrataciones a realizar, busca proyectar las necesidades de contratación del Icfes, que se deben satisfacer para lograr el cumplimiento de la misión institucional, en términos de eficiencia y eficacia, para la consecución de los fines del Estado.
Los servidores públicos del Icfes y quienes presten sus servicios al mismo, tendrán en cuenta que con el proceso de selección de contratistas, y con la celebración y ejecución de los contratos, se busca el cumplimiento de los fines del Estado en forma continua y eficiente, enmarcados dentro de la misión y visión del Icfes.
ART. 7º—Alcance. La planeación contractual inicia con la definición de las necesidades en el plan de contratación del Icfes; cuyo seguimiento y cumplimiento en cuanto se relaciona con los gastos proyectados por concepto de la contratación se efectuará por parte de la oficina asesora de planeación, en coordinación con la subdirección financiera y contable del Icfes y la subdirección de abastecimiento y servicios generales.
Para los efectos del presente manual, es entendido que el plan de contratación, recoge todas las necesidades en materia de bienes, obras o servicios que requiera la empresa en una vigencia fiscal, de manera que tales necesidades podrán estar contenidas estar en un plan de compras, si lo que se pretende es la adquisición de bienes en estricto sentido. En todo caso, tales requerimientos deberán estar consolidados por la oficina asesora de planeación en un documento que recoja la planeación institucional en materia contractual.
ART. 8º—Apoyo en el proceso de planeación. La oficina asesora de planeación determinará los parámetros a seguir para la elaboración del plan y prestará asesoría a las áreas usuarias con el fin de lograr que estos se ajusten a los requerimientos institucionales.
ART. 9º—Elaboración y monitoreo del plan de contratación.
1. El Icfes anualmente deberá contar con un plan de contratación, el cual estará en concordancia con el plan de compras, en el que se definirán las necesidades de obras, bienes, servicios o proyectos a contratar, de acuerdo con el presupuesto asignado en la vigencia fiscal correspondiente e independientemente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversión.
2. La subdirección de abastecimiento y servicios generales, consolidará los planes elaborados por las áreas usuarias y remitirá el plan de compras y contratación a la secretaría general y a la oficina asesora de planeación, para sus observaciones y/o aprobación.
3. En dicho plan, no se registrará lo relativo a caja menor, nómina y servicios públicos.
4. Toda solicitud de contratación deberá realizarse con la debida antelación, según corresponda a la modalidad de selección aplicable, a fin de cumplir con el cronograma del plan de compras y contratación y satisfacer la necesidad requerida por el Icfes oportunamente.
5. La subdirección de abastecimiento y servicios generales, requerirá a las áreas usuarias, para que cumplan con los cronogramas pactados en el plan de contratación, como mínimo con una semana de antelación al vencimiento de las fechas establecidas en los respectivos cronogramas.
PAR.—Por regla general, toda necesidad presentada o solicitada a la subdirección de abastecimiento y servicios generales, deberá estar inscrita en el plan de contratación y en el plan de compras.
ART. 10.—Estudios y documentos previos. Toda la contratación del Icfes debe estar precedida de un estudio del área usuaria, en el cual se describa la necesidad del bien, obra o servicio a contratar.
Las áreas usuarias serán responsables de presentar todos los estudios y documentos previos necesarios para adelantar la contratación, de acuerdo con la modalidad de selección aplicable y los remitirán a la subdirección de abastecimiento y servicios generales, a través sistema web SAFI, con visto bueno del ordenador del gasto, para la elaboración de los pliegos de condiciones o el documento con el cual se establezcan las condiciones de la contratación, según el caso, a fin de iniciar el proceso de selección o elaborar el contrato.
La subdirección de abastecimiento y servicios generales devolverá la solicitud al área usuaria para que se subsanen las inconsistencias que llegaren a observarse en los estudios previos. Sin la totalidad de la información requerida para los estudios previos, no se podrá iniciar el proceso de selección o la contratación correspondiente.
El área usuaria adoptará las medidas necesarias para evitar el fraccionamiento de contratos, procurando que con un mismo objeto solo se realice un proceso de contratación en cada vigencia fiscal, siempre que ello resulte posible, sin contrariar los parámetros de ejecución presupuestal o la mejor conveniencia para el Icfes.
ART. 11.—Información mínima requerida. Para establecer las condiciones de la contratación o los pliegos de condiciones, las áreas usuarias deberán proporcionar la siguiente información:
1. La descripción de la necesidad que la entidad pretende satisfacer con la contratación.
2. La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones esenciales, como valor y plazo, la identificación del contrato a celebrar, y así como, las especificaciones del bien, obra o servicio requerido, cantidad de bienes y condiciones de entrega del bien o servicio requerido. De igual manera se especificarán, si fuere el caso, experiencia técnica requerida por el contratista, la supervisión y las demás propias de la naturaleza del objeto.
3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. Para este efecto, las dependencias contarán con el apoyo y asesoría de la oficina asesora jurídica.
4. La información mínima requerida para la elaboración de los pliegos de condiciones, si fuere el caso, según se detalla en el artículo siguiente.
5. El análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato, indicando con precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de los costos para la entidad asociados a la realización del proceso de selección y a la ejecución del contrato.
6. La identificación y distribución de riesgos: Se deberán analizar e identificar los factores de riesgo previsibles que puedan presentarse durante la ejecución del contrato, en cuyo caso se determinará los riesgos que asumirá cada una de las partes, y se diseñarán con el fin de prevenir su ocurrencia.
PAR.—La contratación del Icfes entendida desde el momento del inicio del subproceso de planeación estará regida por el principio presupuestal constitucional de la anualidad, de conformidad con el artículo 346 de la Constitución Política colombiana y el Decreto 1957 de 2001; así las cosas solo se podrán adquirir compromisos a 31 de diciembre, de lo contrario tendrá que mediar la aprobación de las respectivas vigencias futuras.
ART. 12.—Definición de las condiciones de la contratación o pliegos de condiciones. Con fundamento en la información previa proporcionada por las áreas usuarias, la subdirección de abastecimiento y servicios generales, elaborará las condiciones de la contratación o los pliegos de condiciones, según el caso, de conformidad con el mecanismo de selección que corresponda, en los cuales se incluirá además de la información previa a que se refiere el artículo anterior, las condiciones de la contratación o los pliegos de condiciones, según el caso, de conformidad con el mecanismo de selección que corresponda, en los cuales se incluirá además de la información previa a que se refiere el artículo anterior, la siguiente:
i. Método de selección del contratista y los criterios para su escogencia.
ii. Requisitos para participar, entre los cuales se podrán incluir capacidad jurídica, capacidad administrativa y financiera y experiencia.
iii. Criterios de evaluación y de selección técnica y económica de la propuesta (salvo en el caso de contratación directa).
iv. Documentos que deberán presentarse con la propuesta.
v. Minuta de contrato.
vi. Cuando sea el caso, garantía bancaria, póliza de seguros u otro tipo de garantía que se exigirá.
vii. Causales de rechazo de la propuesta y requisitos subsanables.
viii. Certificado de disponibilidad presupuestal.
ix. Fecha y hora para la recepción de la propuesta; y mecanismo de recepción de la misma.
x. Cronograma de las actividades que conlleva el proceso de selección hasta la fecha de suscripción del contrato.
PAR. 1º—Para al cumplimiento de los requisitos sobre capacidad jurídica y condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes, el Icfes podrá tener en cuenta la certificación que de tales requisitos realicen las cámaras de comercio.
PAR. 2º—La oficina jurídica adelantará a través de la subdirección de abastecimiento y servicios generales, todos los procesos de contratación requeridos en el Icfes, efecto para el cual deberá impartir aprobación a los formatos y minutas que se implementen con este propósito, así como las directrices que se estimen necesarias para agilizar los trámites de contratación de la entidad.
ART. 13.—Modificación de los estudios previos. Los estudios previos podrán ajustarse o modificarse por el área usuaria con posterioridad a la apertura del proceso de selección siempre que se trate de simples ajustes en los montos que no alteren las variables de su estimación o de cambios en elementos no esenciales del contrato a celebrar. De ser necesario efectuar ajustes o modificaciones que afecten los elementos sustanciales del proceso, la entidad deberá revocar el acto de apertura.
ART. 14.—Término de envío de la documentación previa. La documentación necesaria para iniciar cualquier proceso de selección, deberá estar a disposición del subdirector de abastecimiento y servicios generales por lo menos con diez (10) días calendarios antes de iniciar el respectivo proceso de selección.
De las cuantías
ART. 15.—Para definir el proceso de selección del contratista se tendrán en cuenta las siguientes cuantías:
1. (Modificado).* Cuando el valor del bien, obra o servicio a contratar no supere los veinte (20) salarios mínimos mensuales legales vigentes smlmv, suscribirán órdenes de servicio u órdenes de compra, de conformidad el procedimiento descrito en el presente manual. En estos casos no se requerirá efectuar proceso de selección del contratista.
*(Nota: Modificado por la Resolución 200 de 2010 artículo 1° del Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior)
2. (Modificado).* Cuando el valor del bien, obra o servicio a contratar se supere los veinte (20) salarios mínimos mensuales legales vigentes smlmv, sin exceder de los doscientos cincuenta (250) salarios mínimos mensuales legales vigentes smlmv la selección del contratista se efectuará por el mecanismo de contratación directa.
3. Cuando el valor del bien o servicio a contratar exceda de doscientos cincuenta (250) salarios mínimos mensuales legales vigentes smlmv, hasta los seiscientos (600) salarios mínimos mensuales vigentes smlmv, la selección del contratista se efectuará por el mecanismo de conformación de listas cortas.
4. Cuando el valor del bien o servicio a contratar exceda los seiscientos (600) salarios mínimos mensuales legales vigentes smlmv, la selección del contratista se efectuará por el mecanismo de convocatoria pública:
ART. 16.—Formas de selección del contratista. Sin perjuicio de la suscripción de órdenes de compra/servicio, en los casos a los que se refiere el artículo siguiente de este manual, el Icfes seleccionará a sus contratistas a través de los siguientes mecanismos: convocatoria pública, invitación por lista corta y contratación directa.
ART. 17.—Órdenes de compra o de servicio. Procede la elaboración de órdenes de compra o servicio, cuando se trate de adquisiciones o compras de bienes, obras y/o servicios que no superen la suma de cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes (50 smlmv).
En estos casos, el contrato se perfeccionará cuando el proponente acepte por escrito la orden de compra o de servicios, previa disponibilidad presupuestal y justificación de su necesidad. Esta orden de compra o de servicios si la entidad lo estima necesario, requerirá la constitución de pólizas, el mismo será objeto de publicación y deberá contener, en forma breve, el objeto del contrato, el precio, el plazo, la forma de pago y las obligaciones a cargo de las partes.
Las órdenes de compra o de servicio deberán constar en el plan anual de contratación.
ART. 18.—Directorio de proveedores. El Icfes conformará y actualizará un directorio interno de proveedores, el cual podrá servir de base para contratar directamente, o para la conformación de las listas cortas; cualquier persona podrá ser inscrita en el directorio de contratistas del Icfes. El Icfes podrá invitar a contratar a personas no inscritas en dicho directorio.
El Icfes, a través de la subdirección de abastecimiento y servicios generales, diseñará e implementará el formulario para inscribirse en este directorio, teniendo en consideración las condiciones que deberán acreditar los interesados, conforme a las necesidades y requerimientos de la actividad misional de la empresa.
ART. 19.—Contratación directa. El Icfes podrá contratar directamente, mediante solicitud de una sola cotización, cuando menos, en los siguientes casos:
a) Cuando la cuantía del contrato sea igual o inferior a 250 salarios mínimos legales mensuales vigentes, cualquiera que sea su naturaleza;
b) Cuando no exista pluralidad de oferentes, no se presenten propuestas, o las recibidas no cumplan con las reglas establecidas por el Icfes en cualquiera de los procesos de selección que se hubiesen convocado;
c) Cuando se trate de contratos de prestación de servicios profesionales o consultorías;
d) Cuando se trate de trabajos o servicios que solo determinada persona, natural o jurídica pueda ejecutar o de la adquisición de bienes, de equipos o elementos que solo determinado proveedor pueda suministrar;
e) Cuando aun procediendo otro tipo de proceso de selección, el comité de contratación recomiende a la dirección adelantar la contratación directa;
f) Aquellos necesarios para apoyar la participación de Icfes en procesos de selección, o en contrataciones, adelantadas por terceros;
g) Cuando se trate de urgencia extrema o manifiesta, que no permita llevar a cabo los procesos de selección establecidos en el presente manual. La urgencia de la contratación debe ser certificada por el representante legal del Icfes;
h) Cuando se trate de la compra o arriendo de bienes inmuebles para el Icfes.
PAR.—En todos los casos de contratación directa, el Icfes dejará constancia escrita de los criterios con base en los cuales se llevó a cabo la elección del contratista escogido.
No obstante que para la contratación directa a la que se refiere el presente artículo no se requiere más de una cotización, la dependencia respectiva deberá realizar al menos un estudio de mercado, con fundamento en el cual pueda establecerse que las condiciones del contrato a celebrarse bajo esta modalidad, corresponden con las del mercado. Las consultas que en tal sentido se realicen, deberán acompañarse a la documentación que se aporte para la solicitud de elaboración de contrato.
Teniendo en cuenta que el Icfes continúa siendo una empresa de carácter estatal, cuando se trate de la enajenación de bienes de su propiedad, se procederá conforme a las reglas establecidas por el Gobierno Nacional para estos casos, particularmente las contenidas en el Decreto 4444 de 2008 y demás normas que lo complementen o sustituyan. +
ART. 19(sic).—Solicitud de cotización para contratación directa. Cuando el procedimiento de selección del contratista se realice a través de la contratación directa, se deberá enviar al interesado invitación para presentar oferta para la contratación del bien, obra o servicio requerido. La invitación deberá contener las reglas a las que se sujetarán los contratistas al momento de presentar sus ofrecimientos y deberá contener como mínimo las siguientes condiciones:
— Objeto del contrato
— Condiciones generales de participación.
— Características técnicas del objeto.
— Documentos a anexar por parte del oferente.
— Forma y lugar para la presentación del ofrecimiento.
— Forma y lugar de comunicaciones.
— Plazo y condiciones de la ejecución del contrato.
— Garantías que deben constituirse.
PAR.—(Suprimido).* Las invitaciones de ofrecimiento no obligan al Icfes a llevar a cabo el proceso de contratación, ni a celebrar el contrato correspondiente. Igualmente el Icfes podrá en cualquier momento, antes de la aceptación, ampliar plazos dentro del proceso de contratación e igualmente desistir del proceso de contratación sin ningún tipo de consecuencia económica o responsabilidad para la entidad.
*(Nota: Suprimido por la Resolución 214 de 2010 artículo 3º del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación)
ART. 20.—Documentos del contratista para la contratación directa. Para los casos a los que se refiere el artículo anterior el contratista deberá presentar los siguientes documentos para la celebración del contrato:
Propuesta o cotización del contratista
Propuesta o cotización del contratista.
Certificado de registro generado por el SICE, en caso de ser procedente.
Fotocopia del documento de identidad del contratista.
Fotocopia del NIT del contratista en caso de poseerlo.
Formatos únicos de hoja de vida de persona natural del DAFP (www.dafp.gov.co).
Formatos únicos de hoja de vida de persona jurídica del DAFP (www.dafp.gov.co).
Fotocopia últimos recibos de pago de salud y pensión del contratista persona natural.
Certificado de existencia y representación legal o documento legal de creación (ley, decreto o acto administrativo).
Declaración juramentada de bienes y rentas y actividad económica privada de la persona natural del DAFP (www.dafp.gov.co).
Autorización para comprometer a la persona jurídica, en caso de ser necesaria.
Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal, en caso de ser persona jurídica.
• Certificado de antecedentes fiscales.
• Fotocopia del registro único tributario RUT.
Certificación de pagos de los aportes a los sistemas de seguridad social integral salud y aportes parafiscales, suscrito por el representante legal o revisor fiscal en caso de que la persona jurídica deba contar con revisor fiscal, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, es decir, certificado de los últimos 6 meses.
Fotocopia pasado judicial vigente del contratista.
Certificado de antecedentes disciplinarios de la persona jurídica.
Certificado de antecedentes fiscales.
Fotocopia del registro único tributario RUT
Fotocopia del registro único de proponentes de ser requerido con vigencia no mayor de 30 días.
ART. 21.—Selección del contratista por convocatoria pública. A través de la utilización de este mecanismo de selección, se convoca públicamente a participar a nivel internacional, nacional, regional o local, a personas indeterminadas, a través de la publicación de avisos de convocatoria, en cualquier medio idóneo que garantice la publicidad del proceso de selección.
El aviso de convocatoria pública podrá publicarse en la página web de la empresa, en diarios de amplia circulación nacional o regional, o en lugares visibles y accesibles de las instalaciones del Icfes. Y en él se indicarán como mínimo las siguientes condiciones:
— Plazo y valor
— Lugar y fecha de presentación de la oferta.
PAR.—El aviso indicará a los interesados dónde consultar los pliegos de condiciones de la contratación, los cuales deberán contener las especificaciones de la contratación, de acuerdo con lo indicado en el artículo 12 de este manual.
ART. 22.—Procedencia del mecanismo de selección de contratista por convocatoria pública. El Icfes, utilizará el mecanismo de selección del contratista por convocatoria pública, en los siguientes casos:
a) Cuando la cuantía de la contratación sea superior a 600 smlmv;
b) Cuando no procedieren la contratación directa o la selección mediante conformación de listas cortas;
c) Cuando aun procediendo otro tipo de proceso de selección, el comité de contratación recomiende a la dirección general la contratación mediante convocatoria pública.
ART. 23.—Procedimiento para la selección del contratista mediante convocatoria pública. Efectuada la publicación del aviso de convocatoria pública, mencionado en el artículo 21, el Icfes publicará por un término mínimo de cinco (5) días hábiles, los pliegos de condiciones de la contratación en la página web del Icfes.
Cualquier persona podrá presentar observaciones a los pliegos de condiciones, hasta cinco (5) días calendario antes de la fecha señalada para la recepción de las propuestas.
El Icfes dará contestación a las observaciones recibidas mediante publicación en su página web, hasta dentro de los dos (2) días calendarios antes de la fecha de cierre, efecto para el cual las áreas o dependencias técnicas interesadas en el proyecto deberán sustentar las correspondientes respuestas a las observaciones formuladas por los interesados. En el mismo término, el Icfes podrá modificar los pliegos de condiciones mediante adendo publicado en su página web.
Después de la fecha de cierre, y teniendo en cuenta lo dispuesto en este manual sobre el comité evaluador, el Icfes publicará en la página web los informes de evaluación de los aspectos técnicos y económicos de las propuestas presentadas, por un término de tres (3) días hábiles para que los oferentes durante dicho término, presenten sus observaciones por escrito en la secretaria general del Icfes.
Los proponentes, cuyas propuestas hayan sido objeto de observaciones, podrán contestar tales observaciones en un plazo de dos (2) días calendario contados a partir de la publicación de la respectiva observación en la página web del Icfes. Los proponentes no podrán adicionar ni modificar sus propuestas.
EI Icfes expedirá el informe final, que incluirá un pronunciamiento sobre las observaciones planteadas a las propuestas y las respuestas a ellas, y la decisión sobre la adjudicación.
PAR.—Cuando se requiera contratar la adquisición de bienes muebles o suministro de los mismos por el procedimiento de convocatoria pública, el Icfes podrá, además de la publicación en la página web, formular invitaciones a proveedores o distribuidores mayoristas para garantizar la concurrencia de oferentes en sus procesos y la calidad de los productos.
ART. 24.—Selección del contratista mediante la conformación de listas cortas. Por esta modalidad el Icfes seleccionará al contratista a partir de tres propuestas, cuando menos, que deben ser presentadas de conformidad con los respectivos pliegos de condiciones y siempre y cuando se presente una cualquiera de las siguientes situaciones:
a) Cuando la cuantía de la contratación oscile entre más de 250 y hasta 600 smlmv;
b) Cuando, conforme a justificación escrita emitida por el jefe de la dependencia usuaria del servicio requerido, se trate de actividades que en desarrollo del objeto del Icfes, y que por su naturaleza o complejidad solo se puedan encomendar a personas determinadas y existiere un número plural de ellas, lo cual debe ser el resultado del desarrollo de estudio de mercado;
c) Cuando aun procediendo otro tipo de proceso de selección, el comité de contratación recomiende a la dirección general, seleccionar al contratista mediante esta modalidad.
(Nota: Aclarado por la Resolución 214 de 2010 artículo 1º del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación)
ART. 25.—(Modificado).* Procedimiento para la selección del contratista mediante la conformación de listas cortas. El Icfes formulará invitaciones para participar en el proceso de selección, al menos a tres (3) proveedores, si fuere posible tomados del directorio de proveedores elaborado por la empresa para tal fin.
La invitación para presentar propuesta se hará por escrito y deberá contener la información sobre la dirección en Internet donde podrán consultar los pliegos de condiciones. Los invitados podrán formular observaciones a los mismos en el término que se determine en cada caso. El Icfes podrá modificar los pliegos de condiciones mediante adendo publicado en su página web, hasta cinco (5) días calendarios antes del cierre.
EI Icfes publicará en su página web el informe de evaluación y la decisión sobre la adjudicación, siguiendo los pasos contemplados en este manual sobre el comité de evaluación. En este procedimiento de selección no habrá lugar a observaciones al informe de evaluación por parte de los proponentes.
*(Nota: Modificado por la Resolución 200 de 2010 artículo 2° del Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior)
ART. 26.—Procedimiento para la conformación de listas cortas, cuando no se cuente con proveedores en el directorio de la empresa. Si no hubieren proveedores en el directorio de la empresa calificados para la ejecución del bien obra o servicio requerido, se seguirá el siguiente procedimiento para la conformación de las listas cortas:
a) Se formulará invitación a proveedores calificados para la ejecución del contrato requerido, pudiendo invitar a personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, de naturaleza pública, mixta o privada, para que presenten su manifestación de interés en conformar la lista corta, de la cual se seleccionará el contratista para la ejecución del bien obra o servicio;
b) En la invitación se incluirán las características esenciales del contrato, de acuerdo con las especificaciones indicadas en el artículo 21 de este manual para los avisos de convocatoria pública(6) (sic) y la forma de consultar los requisitos habilitantes que deberán acreditar los interesados en este procedimiento;
c) La invitación señalará, el lugar y fecha a donde deberán remitirse las manifestaciones de interés. El plazo para presentar tales manifestaciones, junto con la documentación requerida para acreditar los requisitos habilitantes exigidos para la conformación de las listas, no podrá exceder de cinco (5) días hábiles contados a partir del recibo de la invitación;
d) Recibidas las manifestaciones de interés, deberán trasladarse de inmediato al comité evaluador para verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes exigidos, quienes cuentan con un plazo máximo de tres (3) días hábiles, para realizar dicha verificación. Este plazo puede ampliarse hasta por un término igual, cuando haya necesidad de solicitar a los interesados documentación complementaria para el cumplimiento de los requisitos habilitantes;
e) (Modificado).* El informe del comité evaluador se remitirá a la subdirección de abastecimiento y servicios generales, quien proyectará el acto administrativo conformando las listas cortas con los proveedores habilitados, a quienes se comunicará tal determinación.
*(Nota: Modificado por la Resolución 200 de 2010 artículo 3° del Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior)
PAR.—Conformada la lista corta de los proveedores calificados para participar en determinado tipo de contratación se dará aplicación al procedimiento descrito en el artículo anterior.
Presentación y evaluación de propuestas
ART. 27.—Presentación de las propuestas. Las propuestas se deberán presentar por escrito, en la forma y oportunidad que se indique en el documento que establezca las condiciones de la contratación o en los pliegos de condiciones, según el procedimiento de selección que corresponda. En estos documentos se podrá autorizar la presentación de propuestas alternativas, indicando de manera clara y precisa las condiciones para su evaluación y aceptación.
Se podrán autorizar la presentación de propuestas por correo certificado, fax, en mensaje de datos y por medios electrónicos, siempre y cuando aquellas cumplan los requisitos establecidos en el documento que establezca las condiciones de la contratación o en los pliegos de condiciones.
En todas las propuestas se exigirá la manifestación expresa del oferente en la que conste que conoce y acepta las condiciones de la contratación, así como la reglamentación contenida en este manual de contratación.
ART. 28.—Calificación de las propuestas. El Icfes verificará el cumplimiento de los requisitos de participación que se hayan exigido las condiciones de la contratación o los pliegos de condiciones, según el caso, hará las comparaciones mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios y condiciones de mercado; además, considerará los resultados de las asesorías internas o externas que estime conveniente solicitar, y finalmente aplicará los factores de evaluación que se hubieren establecido en cada caso.
La evaluación de las propuestas será realizada por un comité evaluador. Lo anterior, sin perjuicio de la posibilidad de contratar el desarrollo de esta actividad con un tercero. La evaluación de las propuestas se debe realizar teniendo en cuenta los requisitos, los factores, su ponderación y el procedimiento establecido en las condiciones de la contratación o los pliegos de condiciones, según el caso, y dentro del plazo que se haya señalado, el cual se podrá ampliar por el término que el Icfes estime necesario, en tanto las propuestas se mantuvieren vigentes.
Durante el período de evaluación, el Icfes podrá solicitar los documentos, certificados y/o aclaraciones que considere convenientes con el fin de subsanar aquellos requisitos relativos al proponente, que, luego de la verificación correspondiente considerare necesarios.
Con ocasión de lo anterior, no se podrá variar la identidad del proponente. Serán subsanables, antes de la decisión de celebrar el contrato con un proponente determinado, los aspectos de forma de la propuesta (tales como autenticaciones, apostille, idioma, errores de la garantía de seriedad o fallas en la misma respecto de lo exigido, entre otros) o la omisión en ella de la acreditación de condiciones preexistentes al momento de presentación de la propuesta y que por lo tanto pueden ser objeto de verificación (tales como certificaciones, calidades del personal ofrecido, entre otras), y en general todos aquellos aspectos que permitan realizar la comparación objetiva de las propuestas recibidas, sin que se afecte la asignación de puntaje conforme a las condiciones de la contratación o los pliegos de condiciones, según el caso,
PAR.—Criterios de calificación. Para la calificación de los ofrecimientos, se tendrá en cuenta, de acuerdo con el tipo de contratación, así como del bien o servicio a adquirir, factores como la experiencia, el plazo, el cumplimiento en contratos anteriores, la calidad del bien o servicio, las capacidades técnicas, la organización, infraestructura y equipos de los proponentes u oferentes o el precio.
Los factores correspondientes quedarán consignados en los documentos que establezcan las condiciones de la contratación o en los pliegos de condiciones, según el caso.
Para efectos de establecer los factores a utilizar en cada proceso de contratación, para identificar la propuesta más favorable para los intereses del Icfes, y la ponderación que se asignará a los mismos, se deberá evaluar la combinación de factores de selección que haga posible satisfacer las respectivas necesidades con el mejor resultado en términos de costo-beneficio; con base en este análisis se identificarán y ponderarán los factores que se deben prever en el pliego de condiciones para la correspondiente evaluación e identificación de la propuesta más favorable (mejor negocio) para el Icfes.
Se podrán tener en cuenta, entre otros, los siguientes factores:
• Experiencia del proponente (en contrataciones tales como prestación de servicios profesionales, consultorías)
• Equipos ofrecidos
• Personal técnico propuesto
• Tecnología ofrecida
• Calidad del servicio postcontractual
• Aseguramiento o gestión de la calidad
• Cumplimiento de normas técnicas
• Transferencia de tecnología y actualización tecnológica
• Valor revisado de la propuesta
Además de los factores anteriores, siempre se tendrá en cuenta la participación nacional/extranjera (origen de bienes y servicios) conforme a lo previsto en la Ley 816 de 2003, y el cumplimiento en contratos anteriores - evaluación de desempeño de proveedores y contratistas.
ART. 29.—Decisión de celebración del contrato. Dentro del plazo previsto en las condiciones de la contratación o en los pliegos de condiciones, según el caso, el Icfes deberá manifestar la decisión de celebrar el contrato con un proponente determinado. Dicho plazo podrá prorrogarse, siempre que este no se hubiere vencido y las propuestas se mantuvieren vigentes. La decisión de contratar se manifestará de la siguiente manera, de acuerdo al tipo de contratación:
a) Para los casos de contratación directa, la aceptación de la propuesta y consecuente decisión de contratar, se podrán efectuar a través de un mensaje de datos, fax o cualquier otro procedimiento comercial aceptado en este tipo de contrataciones;
b) En los casos de convocatoria pública y conformación de listas cortas, la adjudicación del contrato se efectuará por acto administrativo motivado, que se comunicará a los participantes en el respectivo proceso de selección y el cual no es susceptible de recursos por la vía gubernativa.
Si el proponente con quien se decide contratar no acepta dicha decisión y/o no suscribe el contrato dentro del término previsto para el efecto en el documento en el que se hubieren establecido las condiciones de la contratación o en los pliegos de condiciones, según el caso, el Icfes podrá contratar, dentro de los ocho (8) días siguientes, con el proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta fuere favorable para la empresa y estuviere vigente a la fecha.
Si este tampoco suscribe el contrato, dentro del plazo previsto en la comunicación respectiva, se aplicarán las mismas reglas con los siguientes proponentes en el orden de elegibilidad, en tanto existan más propuestas favorables y sin perjuicio de la responsabilidad de indemnizar los posibles perjuicios que adquirió el proponente al presentar su oferta y de hacer efectiva la garantía de seriedad de esta.
ART. 30.—Declaración fallida del proceso de selección. El Icfes podrá declarar fallido el proceso de selección cuando de conformidad con los requisitos y factores establecidos en los pliegos o documentos de la contratación, ninguna propuesta sea admisible y/o favorable. La decisión correspondiente se adoptará por resolución motivada y se comunicará a los proponentes en la forma y términos indicados para el efecto en el CCA.
ART. 31.—Suspensión y cancelación del proceso de selección. El Icfes podrá suspender el proceso de selección en cualquiera de sus etapas, cuando aparezcan circunstancias técnicas, operativas, económicas, de mercado, o de fuerza mayor, orden de autoridad, acto irresistible de terceros o razones de utilidad o conveniencia que puedan justificar esta decisión.
La decisión de suspender y/o cancelar el proceso se adoptará por resolución motivada expedida por el director general o su delegado y se comunicará a los interesados en la forma y términos indicados para el efecto en el CCA. Si existen razones que así lo justifiquen, el proceso de selección podrá incluso ser cancelado.
ART. 32.—Serán órganos de asesoría en los procesos de contratación del Icfes, los siguientes: El comité de contratación y el comité de evaluación.
ART. 33.—Comité de contratación. Este comité se reunirá para adoptar decisiones relacionadas con procesos contractuales en los siguientes casos:
a) Cuando el mecanismo de selección del contratista se hubiese efectuado por convocatoria pública;
b) Cuando se trate de contratos cuya cuantía sea superior a seiscientos (600) salarios mínimos legales mensuales vigentes - smlmv;
c) Cuando el director general o su delegado y/o la subdirección de abastecimiento y servicios generales lo soliciten.
ART. 34.—Conformación del comité de contratación. El comité de contratación del Icfes estará conformado por los siguientes miembros:
1. El director general o su delegado, con voz y voto, y quien lo presidirá.
2. El jefe de la oficina asesora de planeación o su delegado, con voz y voto.
3. El jefe de la oficina de control interno o su delegado, con voz y sin voto.
4. El subdirector de abastecimiento y servicios generales o su delegado, con voz y voto.
5. El subdirector del área usuaria o su delegado, con voz y voto.
6. El jefe de la oficina asesora jurídica o su delegado, con voz y voto.
PAR. 1º—El director podrá delegar en cualquiera de los directores técnicos, en el secretario general, o en los subdirectores, salvo en el jefe de la oficina asesora jurídica o en el subdirector del área usuaria.
PAR. 2º—La subdirección de abastecimiento y servicios generales o su delegado será el secretario del comité, responsable de citar a los miembros, preparar los documentos para su consideración, elaborar las actas y producir las comunicaciones necesarias para informar a las áreas usuarias sobre las recomendaciones emitidas por el comité y adoptadas por el funcionario competente.
ART. 35.—Mecanismos de deliberación del comité de contratación. El comité de contratación deliberará con la asistencia de la mitad más uno de sus miembros, previa convocatoria del secretario, por lo menos con dos (2) días de anticipación, vía correo electrónico o memorando, en el cual se especifique la fecha, hora y asuntos a tratar. Sin perjuicio del plazo previsto para la citación y por necesidades de la contratación, esta podrá hacerse en un tiempo menor al anteriormente indicado. Las decisiones se adoptarán con el voto favorable de la mayoría de los asistentes.
ART. 36.—Funciones del comité de contratación. El comité de contratación cumplirá las siguientes funciones:
1. Asesorar a la dirección general o quienes tuviesen delegación para contratar en representación del Icfes, en las decisiones que deban adoptarse con relación a los procesos de selección de contratistas, contratos, sus adiciones, prórrogas o modificaciones, y en general sobre todos los temas contractuales que se traten en el instituto.
2. Realizar recomendaciones sobre las decisiones que deban adoptarse respecto de situaciones complejas que se presenten durante la etapa precontractual, contractual y postcontractual.
3. Realizar recomendaciones sobre la procedencia de anticipos o pagos anticipados.
4. Recomendar las modificaciones que deban efectuarse a los estudios previos elaborados por las áreas usuarias, cuando en razón a la complejidad de la contratación la subdirección de abastecimiento y servicios generales le solicite su pronunciamiento al respecto
5. Brindar acompañamiento durante el proceso de selección a las áreas usuarias, al comité de evaluación y a la subdirección de abastecimiento y servicios generales, cuando así lo requieran.
ART. 37.—(Modificado).* Comité evaluador. Este comité realizará la evaluación de los proveedores y de las propuestas que se reciban con ocasión de los procedimientos para selección de contratistas efectuados mediante convocatoria pública o conformación de listas cortas.
Su conformación será la siguiente:
1. El subdirector de abastecimiento y servicios generales, realizará la evaluación jurídica de las propuestas, con el visto bueno de la oficina asesora jurídica.
2. El jefe de la dependencia usuaria del bien o servicio a contratar, realizará la evaluación técnica de las propuestas y
3. El subdirector financiero y contable encargado de realizar la evaluación económica y financiera.
PAR.—Los integrantes de este comité estarán sujetos a las inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales, descritos en la constitución y la ley.
*(Nota: Modificado por la Resolución 214 de 2010 artículo 2° del Instituto Colombiano para la Evalución de la Educación)
ART. 38.—Funciones comité evaluador. El comité evaluador cumplirá las siguientes funciones:
1. Revisar los pliegos de condiciones y los documentos en los cuales se definan las condiciones de la contratación, de acuerdo con la información proporcionada por las áreas usuarias.
2. Evaluar y calificar las propuestas presentadas dentro del proceso de selección, de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones y los documentos en los que se hubiesen definido las condiciones de la contratación.
3. Verificar el cumplimiento de los documentos habilitantes.
5(sic). Recomendar al director general o su delegado el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación efectuada.
6. Analizar de manera objetiva si el valor de la oferta resulta artificialmente bajo, haciendo uso de la comparación de los precios consignados en el SICE o precios del mercado, según sea la naturaleza del asunto a contratar; a fin de requerir al oferente a que explique las razones en las cuales sustenta el valor ofertado.
7. El comité podrá solicitar a cada proponente las aclaraciones que consideren necesarias y estas no podrán modificar o mejorar la propuesta presentada.
ART. 39.—Informes de evaluación. El comité deliberará con la asistencia de todos sus miembros. Las decisiones serán tomadas por mayoría, y constarán en un acta que deberá ser aprobada al finalizar la sesión correspondiente, la cual contendrá el informe de evaluación, que será publicado en la página web.
PAR. 1º—Para el procedimiento de selección por convocatoria pública, una vez publicado el informe de evaluación en la página web de la entidad, se recibirán observaciones de los proponentes, y se dará aplicación al procedimiento descrito para este caso en el artículo 23 de la presente resolución.
PAR. 2º—En el procedimiento de invitación por lista corta, el informe de evaluación será presentado por el comité evaluador, al representante legal del Icfes con la recomendación que sea del caso y la publicación que se hace en la página web del informe de evaluación, el cual incluirá la decisión sobre la adjudicación o no del contrato.
PAR. 3º—El carácter de asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada. En el evento en el cual el director general del Icfes o su delegado no acoja la recomendación efectuada por el comité evaluador, deberá justificarlo en el acto administrativo con el que culmine el proceso.
Forma y perfeccionamiento y ejecución de los contratos
ART. 40.—Forma y perfeccionamiento de los contratos. Todos los contratos que celebre el Icfes deberán constar por escrito y se perfeccionarán con la suscripción por las partes.
La minuta del contrato podrá ser objeto de ajustes acordados con el proponente seleccionado, solo en cuanto tales ajustes no afecten las condiciones que fueron objeto de comparación pare seleccionar al contratista, ni se modifiquen los requisitos exigidos para participar.
ART. 41.—Minutas y modelos. El subdirector de abastecimiento y servicios generales del Icfes determinará las minutas y modelos que deban utilizarse para la celebración de los contratos o convenios, previa consulta con la oficina asesora jurídica, en cuanto sea pertinente.
ART. 42.—Requisitos para la ejecución de los contratos. Los contratos que celebre el Icfes requerirán para su ejecución:
a) La aprobación de la garantía bancaria, póliza de seguros, u otro tipo de garantía, según haya sido contemplado en los pliegos de condiciones o documentos de la contratación, según el caso;
b) Registro presupuestal;
c) Publicación del contrato en el diario único de contratación estatal y en la página web de la empresa.
ART. 43.—Publicación de los contratos. Perfeccionado el contrato el Icfes efectuará su publicación en la página web de la empresa, particularmente para aquellos contratos cuya cuantía sea igual o superior a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes, incluso los convenios o contratos interadministrativos.
ART. 44.—Impuesto de timbre. Este impuesto nacional, se causará sobre los instrumentos públicos y documentos que se otorguen fuera del país pero que se ejecuten en el territorio nacional o generen obligaciones en el mismo, en los que se haga constar la constitución, existencia, modificación o extinción de obligaciones, al igual que su prórroga o cesión, cuya cuantía sea superior a seis mil (6.000) unidades de valor tributario-UVT, en los cuales intervenga como otorgante, aceptante o suscriptor el Icfes.
La tarifa del mencionado impuesto será la señalada en el estatuto tributario para cada anualidad.
Para lo anterior se tendrá en cuenta que las entidades de derecho público están exentas de pago del impuesto de timbre nacional. Cuando en una actuación o en un documento intervengan entidades exentas y personas no exentas, las últimas deberán pagar la mitad del impuesto de timbre, salvo cuando la excepción se deba a la naturaleza del acto o documento y no a la calidad de sus otorgantes.
Para el pago del impuesto se tendrá en cuenta:
1. El pago debe efectuarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato, siguiendo el procedimiento que para tal fin se establezca por parte de la subdirección financiera y contable del Icfes.
2. La tarifa aplicable será la que señale la ley vigente al momento de suscripción del contrato.
3. La base gravable corresponde a la cuantía del respectivo contrato, sin incluir el impuesto sobre las ventas.
El incumplimiento de esta obligación le acarreará el pago de las sanciones en que haga incurrir al Icfes por extemporaneidad o corrección de las declaraciones del impuesto de timbre.
ART. 45.—Modificación del contrato. Si durante la ejecución del contrato, es necesario introducirle modificaciones, para evitar la paralización o la afectación grave del servicio público, las partes de común acuerdo podrán efectuarlas, efecto para el cual suscribirán el correspondiente documento.
La modificación podrá consistir en la supresión o adición de trabajos, suministros, servicios u obras. Estas modificaciones no podrán alterar el valor del contrato en un cincuenta por ciento (50%) del valor inicial. En este caso, el contratista podrá renunciar a la continuación de la ejecución y se ordenará la liquidación del contrato. EI Icfes deberá adoptar de manera inmediata las medidas que fueren necesarias para garantizar la terminación del objeto contractual.
Las modificaciones podrán ser solicitadas por cualquiera de las partes, por escrito debidamente justificado y avalado por el supervisor y podrán referirse a la prórroga, modificaciones especiales de algunas de las obligaciones del contrato o adiciones en valor.
Dichas modificaciones darán lugar a la actualización o ampliación de la garantía única, publicación y pago del impuesto de timbre, según el caso.
ART. 46.—Prórroga del plazo. A los contratos se les podrá prorrogar su plazo, de acuerdo al análisis efectuado de las condiciones y ejecución contractual, para desarrollar las actividades que se hayan visto interrumpidas o que no se han podido cumplir por causa ajena al contratista.
En este evento al igual que cualquier otra modificación deberá existir la debida justificación, informe del supervisor y la especificación del término de la prórroga.
El plazo es diferente a la vigencia del contrato. Por plazo se entiende el período de tiempo dentro del cual el contratista se comprometió a desarrollar las obligaciones contractuales y cumplir con el objeto contractual; la vigencia, comprende el plazo del contrato y el término para su liquidación; es decir hasta tanto no esté liquidado, el contrato se entiende vigente.
La prórroga dará lugar a la ampliación de la garantía única y publicación del contrato en los términos previstos en el presente manual.
ART. 47.—Adición en valor. Si las modificaciones requeridas dentro de un contrato suscrito por el Icfes ocasionan un mayor costo del contrato, se deberá solicitar la adición en valor, la cual, en ningún caso podrá superar el cincuenta 50% del valor inicial.
Dichas adiciones darán lugar a la actualización o ampliación de la garantía única, publicación y pago del impuesto de timbre, según el caso.
El Icfes, procurará que las mencionadas adiciones sean excepcionales.
ART. 48.—Suspensión. Cuando durante el desarrollo del contrato se presenten circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito, o alguna circunstancia ajena a la responsabilidad del contratista, que impida la normal ejecución del mismo, se podrá suspender el término de ejecución del contrato, para lo cual se levantará un acta motivada suscrita por las partes. El término de la suspensión debe ser determinado o determinable, preferiblemente se indicará la fecha de suspensión y reanudación del contrato.
El contratista, deberá informar a la aseguradora este hecho y una vez se reinicie la ejecución ampliar la garantía única.
ART. 49.—Sustitución de miembros del equipo de trabajo. Con posterioridad a la adjudicación del contrato, el contratista podrá sustituir algún miembro del equipo de trabajo, previa autorización del área usuaria respectiva del Icfes, siempre que el nuevo miembro propuesto cuente con calidades iguales o superiores a las exigidas en el documento que define las condiciones del contrato o en los pliegos de condiciones, según el caso, respecto del miembro del equipo a quien reemplaza.
ART. 50.—Solicitud y trámite de prórrogas y adiciones. Las prórrogas y adiciones a los contratos celebrados por el Icfes, deberán solicitarse al subdirector de abastecimiento y servicios generales, por lo menos con quince (15) días hábiles de anticipación a la fecha de vencimiento del plazo del contrato, excepto cuando el plazo fuere inferior, en cuyo caso, la solicitud se efectuará con un término no inferior a cinco (5) días hábiles.
La solicitud de la prórroga o adición en valor del contrato, deberá contar con el visto bueno del ordenador del gasto y la documentación que debe acompañarla se sujetará a lo descrito en los artículos anteriores, se remitirá por parte del área usuaria del Icfes encargada de la ejecución del contrato, al subdirector de abastecimiento y servicios generales, para el trámite correspondiente.
ART. 51.—Solución de controversias contractuales. EI Icfes podrá estipular en los contratos la posibilidad de acudir al arreglo directo y a la conciliación, como mecanismos alternativos de solución de conflictos.
En caso de que estos mecanismos para la solución de controversias llegasen a fracasar, se acudirá a la jurisdicción competente.
ART. 51(sic).—Expediente único. Todo proceso de contratación contará con un expediente en el que se archivarán la totalidad de los documentos relativos al mismo, incluyendo los de ejecución, pagos, interventoría o supervisión y liquidación del contrato.
Todas las dependencias que tengan o reciban dicha documentación deberán remitirla a la subdirección de abastecimiento y servicios generales del Icfes. Los documentos que consten en medio magnético también deberán formar parte del expediente.
ART. 52.—Archivo y custodia de los expedientes de los contratos. La custodia y organización de los expedientes de los contratos que se celebren, serán responsabilidad de la subdirección de abastecimiento y servicios generales del Icfes, por lo cual los préstamos de los expedientes deberán ser solicitados por escrito, y registrados en la tarjeta del contrato que debe contener número de contrato, contratista, fecha de préstamo, fecha de recibo y firma de la persona a la que se le entrega.
Cuando los contratos se encuentren en ejecución deberán reposar en la subdirección de abastecimiento y servicios generales del Icfes, el cual archivará la carpeta del contrato original con sus antecedentes y desarrollo.
Realizada la liquidación del contrato; es decir, una vez firmada y notificada el acta de liquidación, la carpeta del contrato original con todos sus antecedentes deberá permanecer por el tiempo determinado en las tablas de retención documental y en su oportunidad se remitirá al archivo central del instituto para su custodia.
ART. 53.—Numeración de los contratos. La forma mediante el cual se enumerarán los contratos será en orden consecutivo, ascendente. Igualmente los procesos de selección se enumerarán de manera ascendente y consecutivo dependiendo del procedimiento de selección, iniciando en cada vigencia desde el número 1, hasta el último que corresponda al 31 de diciembre de dicha vigencia, anteponiendo las letras que identifican el tipo de proceso de selección, luego el número del contrato y por último el año.
Los procesos de selección se identificarán de la siguiente manera: Contratación directa CD; Orden de compra o servicios OCS; Convocatoria pública CP; Conformación de listas cortas: CLC.
ART. 54.—Constitución de garantías. El Icfes a través de sus áreas usuarias determinará la necesidad de exigirlas, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago.
La garantía única, tiene por objeto respaldar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que surjan a cargo de los contratistas frente al Icfes, por razón de la celebración, ejecución y liquidación de contratos estatales. Por tanto, con sujeción a los términos del respectivo contrato deberá cubrir cualquier hecho constitutivo de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista en los términos de la respectiva garantía.
Sin perjuicio del coaseguro en el caso de las entidades aseguradoras, la garantía podrá ser expedida por una o más entidades legalmente facultadas para hacerlo.
ART. 55.—De los riesgos que debe cobijar la garantía única. La garantía debe ser suficiente de acuerdo con las distintas clases de obligaciones amparadas.
Se incluirán únicamente como riesgos amparados aquellos que correspondan a las obligaciones y, prestaciones del respectivo contrato, tales como: Seriedad de la oferta; Buen manejo y correcta inversión del anticipo o pago anticipado; Cumplimiento del contrato; Estabilidad de la obra; Calidad del bien o servicio; Correcto funcionamiento de los equipos; Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones.
En los contratos de obra y en los demás que considere necesario el Icfes se cubrirá igualmente la responsabilidad civil frente a terceros derivada de la ejecución del contrato a través de un amparo autónomo contenido en póliza anexa.
La garantía de salarios y prestaciones sociales del personal que el contratista emplee en el país para la ejecución del contrato se exigirá en todos los contratos de prestación de servicios y construcción de obra en los cuales de acuerdo con el contrato, el contratista emplee terceras personas para el cumplimiento de sus obligaciones, así como en los demás en que el Icfes lo considere necesario en virtud del artículo 34 del Código Sustantivo del Trabajo.
ART. 56.—Suficiencia de las garantías únicas. Para evaluar la suficiencia de las garantías se aplicarán las siguientes reglas:
a) El valor del amparo de anticipo o pago anticipado deberá ser equivalente al ciento por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo o pago anticipado, en dinero o en especie para la ejecución del mismo;
b) El valor del amparo de cumplimiento no será inferior al monto de la cláusula penal pecuniaria ni al 10% del valor del contrato;
e) El valor del amparo de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones será igual cuando menos al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y deberá extenderse por el término de vigencia del contrato y tres años más;
d) El valor de los amparos de estabilidad de la obra, calidad del bien o servicio y correcto funcionamiento de los equipos, ha de determinarse en cada caso con sujeción a los términos del contrato con referencia en lo pertinente al valor final de la obra, bien, servicio contratado u objeto del contrato.
La vigencia de los amparos de estabilidad de la obra, calidad de la obra o servicio suministrado, provisión de repuestos y accesorios deberá cubrir cuando menos por el lapso en que de acuerdo con el contrato y la legislación civil o comercial, el contratista debe responder por la garantía mínima presunta, por vicios ocultos, garantizar el buen funcionamiento de los bienes suministrados, responder por la estabilidad de la obra o asegurar el suministro de repuestos y accesorios.
El término del amparo de estabilidad de la obra lo determinará el Icfes según la naturaleza del contrato y no será inferior a cinco años, salvo que la entidad contratista justifique técnicamente la necesidad de una vigencia inferior.
La garantía de cumplimiento garantizará también el cumplimiento de las obligaciones de transferencia de conocimientos y de tecnología, cuando en el contrato se hayan previsto tales obligaciones.
El contratista deberá reponer la garantía cuando el valor de la misma se vea afectada por razón de siniestros.
De igual manera, en cualquier evento en que se aumente el valor del contrato o se prorrogue su vigencia deberá ampliarse o prorrogarse la correspondiente garantía.
ART. 57.—De la aprobación de la garantía única. El Icfes solo aprobará la garantía que con sujeción a lo dispuesto en el respectivo contrato, ampare el cumplimiento idóneo y oportuno conforme a lo dispuesto en los artículos precedentes.
El Icfes al aprobar la garantía deberá abstenerse en todo caso, de emplear prácticas discriminatorias.
Supervisión del contrato
ART. 58.—Objetivos de la supervisión. Dentro de la ejecución contractual, la supervisión tiene los siguientes objetivos:
1. Controlar: Realizar una labor de inspección, asesoría, supervisión, comprobación y evaluación del contrato, labor planeada con el fin de establecer si la ejecución se ajusta a lo pactado.
2. Exigir: En la medida que la función de la supervisión o interventoría encuentre que en el desarrollo de la relación contractual no se está cumpliendo estrictamente con las cláusulas pactadas, adquiere la obligación de exigir al contratista el debido cumplimiento de los términos y condiciones contractuales y las garantías constituidas para dicho fin.
3. Colaborar: El interventor o supervisor y el contratista conforman un grupo de trabajo de profesionales idóneos, en cuya labor de conjunto se presentan dificultades que se resuelven con razones de orden técnico y lógico. El interventor o supervisor en consecuencia desarrollará mejor su función integrándose a dicho equipo, sin que ello signifique, renuncia al ejercicio de sus atribuciones y responsabilidades específicas o pérdida de su autonomía e independencia frente al contratista.
4. Prevenir: Consiste en establecer que el control no está destinado exclusivamente a sancionar el incumplimiento de las obligaciones, sino a corregir los conceptos erróneos, impidiendo que se desvíe el objeto del contrato. Para que la supervisión o interventoría logre este objetivo se hace necesario que extienda su labor a una evaluación previa al inicio de la ejecución del contrato.
5. Verificar: Cada uno de los objetivos enunciados se cumplen mediante el control de la ejecución del contrato para poder establecer su situación y nivel de cumplimiento, esta realidad se concreta mediante la aplicación de correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo pactado, la solución de los problemas y la absolución de dudas; teniendo como principio básico las relaciones en el trabajo. Para ello, la supervisión o interventoría no deberá desconocer los límites de sus atribuciones, incursionando en campos donde los contratistas sean autónomos y además se apersonará con diligencia de las solicitudes que deba atender.
6. Representación: Representar al Icfes para la adecuada ejecución de los contratos apoyándose en el área usuaria o la subdirección de abastecimiento y servicios generales sin ir en contra de la misión y los valores de la entidad.
7. Informar: Realizar los respectivos reportes a los entes de control referente a la suscripción y ejecución de los contratos y/o convenios con organismos internacionales.
ART. 59.—Alcance. Este subproceso inicia con la comunicación que hace la subdirección de abastecimiento y servicios generales del Icfes al supervisor informando sobre el cumplimento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato. Posteriormente, el supervisor informará al contratista que ha iniciado el plazo de ejecución o suscribirá el acta de inicio, según se considere pertinente de acuerdo con el objeto del contrato y ejercerá el control sobre la ejecución del mismo, siguiendo lo dispuesto para este fin y culminando su labor con el informe final de ejecución, para proceder con su liquidación por parte del subdirector de abastecimiento y servicios generales.
ART. 60.—Supervisión. La supervisión es la función que realiza el Icfes, de observar y controlar la ejecución y cumplimiento de las obligaciones objeto del contrato, con sujeción a las normas legales, pliegos de condiciones, diseños y en general los demás documentos base de la contratación.
La idoneidad del supervisor corresponde al objeto del contrato, por lo tanto y para el desarrollo de esta función se designará expresamente un funcionario idóneo que por su especialidad tenga la plena capacidad técnica o profesional para verificar el cumplimiento de las obligaciones del contrato, es por ello que si no existe en la entidad personal de planta o de servicios que puedan llevar a cabo esta función, el Icfes podrá contratar una persona externa para que actúe como supervisor de un contrato.
ART. 61.—Responsabilidades del supervisor. A los supervisores externos les son aplicables las mismas responsabilidades que a los servidores públicos, es decir, responderán civil, penal y disciplinariamente por sus acciones u omisiones en las actuaciones contractuales. Por lo tanto el servidor público o consultor, investido como supervisor deberá conocer previamente su designación, así como las obligaciones que contrae con la responsabilidad de la supervisión.
ART. 62.—Obligaciones del supervisor durante la ejecución contractual. La función de interventoría o supervisión es de fundamental importancia, comoquiera que su cabal cumplimiento y oportuno ejercicio, garantiza la transparencia y el éxito en la etapa de ejecución del contrato o convenio y en su posterior terminación y liquidación. Igualmente, permite la adopción de medidas oportunas y la toma de decisiones, en el evento de que se presenten circunstancias que puedan generar inconvenientes durante la ejecución contractual o en la etapa de su liquidación.
Para los efectos del ejercicio de las labores de interventoría o supervisión, es necesario establecer un marco de funciones las cuales se encuentran determinadas tanto para la labor técnica de campo como la administrativa, la financiera y presupuestal y la legal, para conseguir un control y seguimiento eficiente y eficaz a los contratos y convenios suscritos por el Icfes.
Quien ejerza la función de interventoría o supervisión de un contrato o convenio, deberá cumplir con las funciones que se describen a continuación:
ART. 63.—Obligaciones previas.
1. Tener conocimiento de las obligaciones derivadas de un contrato; para ello la subdirección de abastecimiento y servicios generales del Icfes deberá enviar mediante comunicación escrita copia del contrato debidamente legalizado acompañado de los documentos pertinentes (garantía única debidamente aprobada, publicación en el diario único de contratación, recibo de pago del impuesto de timbre y registro presupuestal), y copia de las obligaciones del supervisor consignadas en este instructivo; una vez perfeccionado el contrato y surtidos los requisitos necesarios para iniciar su ejecución.
2. El supervisor deberá de inmediato ponerse en contacto con el contratista, a fin de informarle la fecha en que se cumplieron los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, para que de esta forma se determine que comienza el plazo de ejecución. En los casos que se considere pertinente, de acuerdo con el objeto del contrato se suscribirá un acta de inicio.
3. Tener conocimiento completo y detallado del contrato, cronograma de ejecución y de cualquier otro documento que haga parte del mismo.
4. Revisar y recomendar sobre el plan de ejecución, estrategias, indicadores de gestión e impacto, metas, acciones y el cronograma de actividades que debe presentar el contratista, según el caso.
ART. 64.—Obligaciones en desarrollo del contrato.
1. Cuando se trate de contratos de tracto sucesivo verificar el estricto cumplimiento al cronograma aprobado con la propuesta presentada por el contratista, si no ha sido previamente aprobado deberá elaborarlo conjuntamente, el cual debe contener las actividades que se realizarán durante la ejecución del contrato.
2. Incluir la obligación de la presentación de informes periódicos detallados del seguimiento y verificación realizados, donde se dé cuenta de las novedades, avances y recomendaciones dadas, a fin de realizar el pago al proveedor o contratista.
3. Verificar que los recursos entregados en calidad de anticipo o pago anticipado se giren oportunamente y se inviertan en su totalidad en la ejecución del objeto del contrato, según el caso.
4. Efectuar una visita al sitio donde se está ejecutando el proyecto con el contratista con el fin de verificar sus condiciones, en caso a que dé lugar la naturaleza del contrato.
5. Adelantar revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas.
6. Verificar que los bienes y servicios que reciba el Icfes se sujeten a las condiciones estipuladas en el contrato; para lo cual deberá comprobar que los bienes se entreguen con las especificaciones establecidas en el contrato de acuerdo con lo señalado en los pliegos de condiciones y en la propuesta presentada por el contratista.
7. Impartir las orientaciones, recomendaciones necesarias al contratista para la correcta ejecución del contrato y logro del objeto contractual. Así como prestar oportuna y eficiente asesoría a los contratistas para lograr el buen desarrollo y la cabal ejecución de los contratos o convenios
8. Cumplir y hacer que se cumplan las normas, pliegos de condiciones y demás documentos propios del contrato.
9. Abstenerse de recibir los bienes o servicios que no se ajusten a las condiciones pactadas, ordenando si es el caso su respectivo cambio e informando de esta anomalía al subdirector de abastecimiento y servicios generales a fin de adoptar en forma inmediata los correctivos del caso.
10. Analizar los informes entregados por el contratista y objetar su presentación cuando así lo estime pertinente y enviarlos a la subdirección de abastecimiento y servicios generales del Icfes para su archivo, con la periodicidad establecida en el contrato, de tal forma que se pueda verificar la correcta ejecución del mismo o en su defecto sugerir la adopción de correctivos a fin de evitar su paralización, o de decretar la caducidad o el incumplimiento si a ello hubiere lugar.
11. Emitir concepto sobre la viabilidad de las cesiones, sustitución de miembros del equipo, modificaciones, prórrogas, o adiciones a los términos o condiciones del contrato, que se requieran para los mismos de acuerdo con las normas legales y solicitar ante la subdirección de abastecimiento y servicios generales del Icfes, con una antelación mínima de quince (15) días calendario a la fecha de vencimiento del contrato la prórroga o adición. Toda solicitud de modificación, deberá estar acompañada del informe de ejecución emitido por el supervisor, la correspondiente justificación técnica o económica y los ajustes al cronograma de actividades por desarrollar.
12. Sustentar ante el comité de contratación, la viabilidad de la prórroga o adición en valor solicitada durante la ejecución del contrato, cuando sea procedente.
13. Analizar y concertar sobre la viabilidad de la suspensión de la ejecución del contrato, cuando a su juicio se presenten circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, que impidan el normal desarrollo del mismo.
14. Sustentar por medio de informes las razones técnicas o jurídicas de incumplimiento total o parcial del contratista.
15. Solicitar al subdirector de abastecimiento y servicios generales y a la oficina asesora jurídica la asesoría cuando las circunstancias, naturaleza o magnitud del asunto así lo requieran.
16. Informar al área usuaria y a la oficina asesora jurídica los hechos que puedan considerarse ocurrencia del riesgo asegurado: de tal manera que pueda obtener la efectividad de la póliza dentro del período garantizado.
17. Efectuar los trámites y expedir los certificados de cumplimiento que permitan al ordenador del gasto autorizar el pago respectivo, dentro de los términos legales establecidos en el contrato verificando que se entreguen los documentos necesarios para tal efecto.
18. Informar con antelación al recibo de los bienes la fecha y hora de entrega de los mismos, al almacenista, para que este funcionario realice el ingreso y salida del almacén de los bienes muebles o inmuebles adquiridos. Con posterioridad remitir al subdirector de abastecimiento y servicios generales copia del ingreso al almacén, con la finalidad de que repose en el expediente del contrato.
19. Estudiar y resolver las sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista, dentro de los quince (15) días calendario de su recibo.
20. Verificar que la celebración de contratos derivados, en ejecución del convenio, sean muy claros en cuanto a su objeto, obligaciones, duración (que no podrá exceder la vigencia del convenio), requisitos para el pago y demás condiciones.
21. Verificar el envío de los informes financieros con los respectivos soportes por parte del organismo, y conciliar mensualmente los extractos o informes financieros y de ejecución con las autorizaciones expedidas por el ordenador del gasto, dar la conformidad o solicitar los ajustes necesarios y actualizar la información interna del estado de ejecución de los convenios.
22. Solicitar al organismo contratista la devolución al Icfes de los dineros sobrantes, una vez consolidada la información financiera, mediante la consignación de los mismos en la cuenta bancaria que indique la tesorería del instituto.
23. En el evento en que haya ausencias o cambio temporales o definitivos de los interventores o supervisores, será el ordenador del gasto correspondiente, el responsable de realizar el cambio a través de comunicación escrita.
24. Solicitar al contratista la acreditación de que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así como los propios del SENA, ICBF y cajas de compensación familiar, cuando corresponda.
25. El supervisor deberá remitir copia de los informes de ejecución del contrato a la oficina de control interno, para efectos de los informes que sobre austeridad en el gasto deben rendirse a la Contraloría General de la República y a la Alta Consejería Presidencial de Lucha contra la Corrupción.
26. Alimentar el software del Icfes con la información solicitada.
27. Las demás relacionadas con el contrato.
ART. 65.—Obligaciones para la liquidación del contrato.
1. Efectuar, para la liquidación del contrato o convenio, el informe final sobre la ejecución del objeto, de todas y cada una de las obligaciones de las partes, establecidas en el contrato, indicando su plena satisfacción, lo referente a la ejecución de los recursos u obligaciones monetarias y si las partes quedan a paz y salvo por todo concepto o quedan obligaciones pendientes de cumplimiento.
2. Organizar la carpeta del convenio o contrato donde reposarán todos los soportes relacionados con su ejecución, incluyendo el informe final de gestión que deberá remitir a la subdirección de abastecimiento y servicios generales del Icfes.
ART. 66.—Prohibiciones del supervisor.
1. Autorizar cambios o especificaciones en el contrato que impliquen mayores o menores cantidades de dinero o de obra, con los cuales se modifique el valor o plazo del contrato, por ser de competencia del ordenador del gasto.
2. Transar o conciliar diferencias sustanciales que se presenten durante la ejecución del contrato.
3. Suspender el contrato, sin previa autorización por parte del ordenador del gasto.
4. Permitir el inicio del contrato sin el pleno cumplimiento de los requisitos legales.
5. Abstenerse de dar órdenes verbales que modifiquen alteren o interpreten las condiciones iniciales del contrato.
6. Recibir sobornos o presiones por parte del contratista.
7. Y las demás que estipule la ley.
ART. 67.—Contenido de los informes. Teniendo en cuenta lo establecido en el nombramiento del supervisor, realizado en el contrato referente a la periodicidad en la entrega de informes, estos deberán contener como mínimo la siguiente información:
1. Estado actual del desarrollo del contrato.
2. Descripción de las actividades desarrolladas en el período supervisado o descripción de las obras ejecutadas físicamente.
3. Atrasos presentados en la ejecución del contrato.
4. Compromisos o soluciones planteadas.
5. Asuntos pendientes por resolver.
6. Recomendaciones para la efectiva ejecución del contrato.
7. Relación de las actas o reuniones llevadas a cabo.
8. Las demás que considere necesario informar al instituto.
ART. 68.—Derecho de turno. La subdirección financiera y contable del Icfes respetará el orden de presentación de los pagos por parte de los contratistas. Solo por razones de interés público, el director general del Icfes o su delegado podrá modificar dicho orden dejando constancia de tal actuación.
Para el efecto, la subdirección financiera y contable del Icfes, una vez entregada la documentación soporte para el desembolso, llevará un registro de presentación de cuentas por parte de los contratistas de los documentos requeridos para hacer efectivos los pagos derivados de los contratos.
Lo dispuesto en este numeral no se aplicará respecto de aquellos pagos cuyos soportes hayan sido presentados en forma incompleta o se encuentren pendientes del cumplimiento de requisitos previstos en el contrato del cual se derivan.
ART. 69.—Envío de documentos. El supervisor debe enviar a la subdirección de abastecimiento y servicios generales el original de todos los documentos que se generen durante la ejecución del contrato. En caso de que sean documentos dirigidos al contratista deberá enviarlo con copia a la misma dependencia.
ART. 70.—Funciones del área usuaria. Las funciones que desempeñará el área usuaria durante el subproceso de supervisión serán las siguientes:
1. Estipular en el contrato, específicamente para cada caso particular las fechas de presentación de informes de ejecución (con el fin que el grupo financiero pueda realizar los registros contables en la fecha oportuna).
2. Verificar el estricto cumplimiento al cronograma aprobado con la propuesta presentada por el contratista.
3. Velar por el cumplimiento de las normas, pliegos de condiciones y demás documentos propios del contrato.
4. Enviar a la subdirección de abastecimiento y servicios generales del Icfes, el informe final de ejecución del contrato, necesario para la liquidación del contrato, a más tardar dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de terminación del contrato.
5. Cualquier situación que atente contra la ejecución eficiente y eficaz del objeto del contrato, deberá ser informada a tiempo al subdirector de abastecimiento y servicios generales y a la oficina asesora jurídica, quienes brindarán apoyo en la solución de tales controversias.
6. Preparar y remitir el informe final de supervisión a la subdirección de abastecimiento y servicios generales del Icfes, para que esta dependencia proyecte el acta de liquidación del contrato.
7. Garantizar que se certifique que el contratista se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral, así como los propios del SENA, ICBF y cajas de compensación familiar, cuando corresponda y que esté debidamente suscrita por el representante legal o el revisor fiscal, en caso de existir.
8. Velar por que no se suscribirá ningún contrato con una misma persona y objeto, hasta tanto no se encuentre liquidado el contrato que preceda el mismo.
Terminación y liquidación de los contratos
ART. 71.—Terminación del contrato. Los contratos terminarán cuando se cumplan las obligaciones contraídas por las partes, cuando se cumpla el plazo estipulado para el cumplimiento de las obligaciones sin que hubiere operado prórroga o adición y cuando las partes de común acuerdo lo den por terminado.
ART. 72.—Terminación por incumplimiento de las obligaciones. El Icfes solicitará ante la jurisdicción competente, la resolución del contrato, su liquidación e indemnización por los perjuicios derivados del incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, siempre y cuando en los contratos no se hubiere estipulado expresamente la cláusula compromisoria a la que se refiere el artículo siguiente.
ART. 73.—Cláusula compromisoria. El Icfes podrá estipular en sus contratos la cláusula compromisoria en los siguientes términos: Toda controversia o diferencia en relación a este contrato, tanto en su interpretación, en su ejecución como en su liquidación, se resolverá en primera instancia ante un centro de conciliación autorizado, fracasada esta instancia, se acudirá ante un tribunal de arbitramento quien decidirá en derecho. El domicilio tanto del centro de conciliación como del tribunal de arbitramento será el de la parte contractual que lo convoque.
ART. 74.—Ocurrencia y contenido de la liquidación. La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.
En esta etapa el Icfes y el contratista acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar. En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.
Para la liquidación, el subdirector de abastecimiento y servicios generales del Icfes exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato, la de estabilidad de la obra, la de calidad del bien o servicio suministrado, la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, la de responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.
ART. 75.—Procedimiento de liquidación. Culminada la ejecución del contrato, se adelantará el siguiente trámite a fin de liquidar por mutuo acuerdo el contrato:
1. El supervisor junto con el contratista realizan como actividad la verificación al cumplimiento total o final del objeto contractual (balance).
2. El supervisor al momento de elaborar el informe final, describe con exactitud las actividades, productos o bienes entregados y sus especificaciones técnicas y si estas son recibidas a satisfacción, todo cumpliendo lo establecido en el contrato.
3. Al informe final de ejecución del contrato se debe anexar, los documentos soportes del cumplimiento incluidos correspondencia, informes del contratista, copias de los ingresos a almacén y en general todos los documentos que se generaron en desarrollo de la relación contractual.
4. El supervisor deberá solicitar a la subdirección financiera y contable la constancia de ejecución financiera del contrato, la cual acompañará el informe final que se debe remitir al subdirector de abastecimiento y servicios generales del Icfes.
5. Una vez recibido el informe final con sus soportes, acompañado de la constancia de ejecución financiera del contrato, debidamente suscrita por el subdirector financiero y contable, se procederá a verificar la información suministrada y a elaborar el acta de liquidación por parte de la subdirección de abastecimiento y servicios generales del Icfes, en la cual se realizarán los trámites pertinentes, para la suscripción del acta de liquidación.
De los contratos celebrados por el Icfes
ART. 76.—Contratos. Para efectos del presente manual, el Icfes podrá celebrar todo tipo contratos, entendiendo por tales, los actos jurídicos generadores de obligaciones previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad.
La ejecución de dichos contratos estará en todo caso sometida a los principios enunciados en el capítulo I de este manual.
Sin perjuicio de lo anterior, en este capítulo, se citan a continuación a título meramente enunciativo algunos contratos cuyas tipologías son de uso frecuente por parte de la empresa.
ART. 77.—Convenios de cooperación, asistencia o ayuda internacionales. Dichos contratos o convenios celebrados con organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales soportados en instrumentos de cooperación internacional de los cuales haga parte la Nación, tal y como se definió en el artículo 58 de este manual.
ART. 78.—Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales.
Para la prestación de servicios profesionales el Icfes podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.
Los servicios profesionales corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad.
Los servicios de apoyo a la gestión serán aquellos en los que la persona contratada realiza labores predominantemente materiales y no calificadas, para la atención de necesidades de la entidad, sin que sea posible entender comprendida dentro de los mismos, la contratación de actividades que supongan la intermediación de la relación laboral, ni la contratación de empresas de servicios temporales.
Se procederá a la celebración de contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión del Icfes, cuando se trate de fines específicos o no hubiere personal de planta suficiente para prestar el servicio a contratar.
En ambos casos, el contrato deberá estar acompañado de certificación suscrita por la subdirección de talento humano y el director o su delegado donde consten las circunstancias anteriores.
En ningún caso, estos contratos generarán relación laboral ni prestaciones sociales y se celebrarán por el término estrictamente indispensable.
ART. 79.—Contrato de consultoría. Son contratos de consultoría los que celebren el Icfes referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
ART. 80.—Contrato de suministro. El suministro es el contrato por el cual el contratista se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor del Icfes, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas. El contrato de suministro será un negocio jurídico bilateral, conmutativo y oneroso, mediante el cual el contratista se obliga para con la administración a darle, en forma sucesiva, una determinada cantidad de bienes muebles que requiere para el desarrollo de sus funciones legales, a cambio de lo cual la administración se obliga a pagar el precio resultante de multiplicar la cantidad de unidades transferidas por el precio unitario convenido, el cual bien puede estar sometido a reajustes.
Cuando la prestación que es objeto del suministro esté regulada por el Gobierno, el precio y las condiciones del contrato se sujetarán a los respectivos reglamentos.
ART. 81.—Contrato de compraventa. La compraventa es un contrato de ejecución instantánea en que una de las partes se obliga a transferir la propiedad de una cosa y la otra a pagarla en dinero. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio.
ART. 82.—Contrato de obra. Son contratos de obra los que celebre el Icfes para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. En los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de convocatoria pública, la interventoría deberá ser contratada con una persona independiente del Icfes y del contratista, quien responderá por los hechos y omisiones que le fueren imputables en los términos previstos en la Ley 80 de 1993.
ART. 83.—Convenios de cooperación con organismos internacionales o con personas jurídicas extranjeras. El Icfes podrá celebrar convenios de cooperación para el desarrollo de proyectos misionales de la empresa, con organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales o personas jurídicas extranjeras.
PAR. 1º—Los contratos, convenios o acuerdos celebrados con personas extranjeras de derecho público, podrán someterse a las reglas de tales organismos. Para el efecto, el área usuaria deberá enviar el acto de creación, funciones y reglas de contratación de los organismos.
PAR. 2º—El Icfes a través del supervisor delegado, tendrá la obligación de reportar la información relativa a la ejecución de los contratos a los organismos de control.
PAR. 3º—Las áreas usuarias deberán velar por que en el proyecto de cooperación que involucre recursos del Icfes se cuantifique en moneda nacional, los aportes en especie de la entidad, organización o persona cooperante, así como los del Icfes.
ART. 84.—Venta de bienes del Icfes. El Icfes podrá dar en venta bienes de su propiedad que no requiera para su servicio por el procedimiento dispuesto de subasta o cualquier mecanismo autorizado por el derecho privado que garantice la transparencia, la eficiencia y la selección objetiva o podrá adoptar el mecanismo dispuesto para el efecto en el Decreto 4444 de 2008, que regula la enajenación de bienes del Estado por parte de las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
En todo caso, para la venta de los bienes se debe tener como base el valor del avalúo comercial y ajustar dicho avalúo de acuerdo a los gastos asociados al tiempo de comercialización esperada, administración, impuestos y mantenimiento, para determinar el precio mínimo al que se debe enajenar el bien.
Los bienes serán enajenados a través de venta directa en sobre cerrado o en pública subasta. La adjudicación para la venta directa deberá hacerse en audiencia pública, en donde se conozcan las ofertas iniciales y se efectúe un segundo ofrecimiento, frente al cual se adjudicará el bien a quien oferte el mejor precio. En la subasta pública, de acuerdo con el procedimiento fijado para la selección abreviada definido para su realización, el bien será adjudicado al mejor postor.
La venta implica la publicación previa de los bienes en un diario de amplia circulación nacional, con la determinación del precio base. El interesado en adquirir bienes deberá consignar al menos el 20% del valor base de venta para participar en la oferta.
ART. 85.—Información en la página web. El Icfes publicará en su página web la siguiente información:
a) Los pliegos de condiciones;
b) Las observaciones a los pliegos de condiciones;
c) Las respuestas a las observaciones a los pliegos de condiciones;
d) Las adendas a los pliegos de condiciones;
e) Los informes de evaluación;
f) Las observaciones de los proponentes a los informes de evaluación;
g) Las respuestas de las observaciones de que trata el literal anterior por parte de los proponentes cuyas propuestas fueron objeto de observaciones;
h) El informe final del comité evaluador;
i) El acto de adjudicación y el acta de la audiencia pública de adjudicación en los casos de selección pública del contratista, este último en cuanto se realice audiencia;
j) El acto de declaratoria de desierta de las formas de selección establecidas en el presente manual de contratación;
k) El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones;
l) El acta de liquidación del contrato.
Esta información se mantendrá en dicha página durante el término de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más.
ART. 86.—Utilización de medios electrónicos. El proceso de selección y la ejecución del contrato podrán tramitarse por medio electrónico, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 527 de 1999, siempre que se cuenten con los recursos necesarios para hacerlo.
ART. 87.—Copia del manual de contratación. Copia del manual de contratación deberá estar a disposición del público, tanto en medio físico como a través de la página web del Icfes.
ART. 88.—Derogatoria. El presente manual rige desde la fecha de su publicación y deroga las disposiciones y reglamentos internos que le sean contrarios.
ART. 89.—Procedimientos en curso. Los procesos de contratación y contratos que se encuentren en curso se continuarán rigiendo por la normatividad y manuales anteriores.
Dado en Bogotá, D.C., a 26 de enero de 2010.
NOTA: El anexo correspondiente al manual de contratación indicado en la presente resolución, el cual no fue promulgado en el Diario Oficial, puede ser consultado en el Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación Superior, Icfes.
(3) Decreto 4857 del 11 de diciembre de 2009 según el cual: “... El actual consejo directivo del Icfes continuará en el ejercicio de las funciones hasta tanto se posesionen los miembros de la junta directiva, designada conforme al presente decreto. La junta directiva tendrá, además, las mismas facultades que venía ejerciendo el consejo directivo del Icfes hasta que finalice la adecuación normativa de la entidad a su nueva naturaleza jurídica y estructura administrativa...”.
(6) El aviso de convocatoria pública podrá publicarse en la página web de la empresa, en diarios de amplia circulación nacional o regional, o en lugares visibles y accesibles de las instalaciones del Icfes. Y en él se indicarán como mínimo las siguientes condiciones:
— Plazo y valor.
PAR.—El aviso indicará a los interesados la forma de el pliego de condiciones consultar los pliegos de condiciones de la contratación, los cuales deberán contener las especificaciones de la contratación, de acuerdo con lo indicado en el artículo 12 de este manual.