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CETA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE COMUNICACION SOCIAL. SECCION TERCERA SECRETARIA DE SALUD AGOSTO DE PDF
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Alfonso Soler Casado
1 CETA DEL GOBIERNO ESTADO DE MÉXICO Periódico Oficial del Gobierno del Estado Libre y Soberano de México REGISTRO DGC NUM CARACTERISTICAS Directora: Lic. Graciela González Hernández Mariano Matamoros Sur No. 308 C.P Tomo CXCIV A:202/3/001/02 Número de ejemplares impresos: 300 Toluca de Lerdo, Méx., viernes 14 de diciembre de 2012 No. I 15 SECRETARIA DE SALUD SUMARIO: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE COMUNICACION SOCIAL. PROCEDIMIENTO: INSPECCION SANITARIA DE PRODUCTOS CARNICOS EN RASTROS Y/0 MATADEROS. "2012. Año del Bicentenario de El Ilustrador Nacionar SECCION TERCERA PODER EJECUTIVO DEL ESTAD SECRETARIA DE SALUD MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL AGOSTO DE 2012 SECRETARÍA DE SALUD INSTITUTO DE SALUD DEL ESTADO DE MÉXICO Derechos Reservados. Primera edición, Agosto de Gobierno del Estado de México. Instituto de Salud del Estado de México; Independencia Ote Colonia Reforma. C.P Impreso y hecho en Toluca, México. Printed and made in Toluca, México. Correo electrónico: La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización exprofeso de la fuente y dándole el crédito correspondiente. "El cimiento de la Seguridad Integral será la organización innovadora de la administración pública. Los tiempos exigen renovar a las instituciones, para hacerlas más eficientes, coordinando adecuadamente sus actividades para resolver los problemas reales de la población".
2 Página 2 c 4sekc E ir." E, EL tosaeftfio 14 de diciembre de 2012 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL Edición: Primera. Fecha: Agosto de 2012 Código: Página INDICE Aprobación Objetivo General..._ IV Identificación e interacción de Procesos (Mapa de Procesos de Alto Nivel) V Relación de Procesos y Procedimientos Vi Descripción del procedimiento VII I. Emisión de Comunicado de Prensa, Boletín o Nota Informativa para la Cobertura de Eventos /01 institucionales ;SEM. 2. Diseño y Elaboración de Productos de Difusión Impresos del ISEM /02 3. Realización y Difusión de Entrevistas y Pautas del ISEM en Medios de Comunicación Masivos /03 4. Integración y Distribución de la Síntesis Informativa del ISEM. 217[310600/04 5. Revisión, Aprobación y Publicación de la Información en el Sitio Web del ISEM /05 Simbología Registro de Ediciones......, , Validación XII VIII XI MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL Edición: Fecha: Código: Página 11 Primera. Agosto de PRESENTACIÓN La sociedad mexiquense exige de su gobierno cercanía y responsabilidad para lograr con hechos, obras y acciones, mejores condiciones de vida y constante prosperidad. Por ello, en la Administración Pública del Estado de México, se impulsa la construcción de un gobierno eficiente y de resultados, cuya premisa fundamental es la generación de acuerdos y consensos para la solución de las demandas sociales. El buen gobierno se sustenta en una administración pública más eficiente en el uso de sus recursos y más eficaz en el logro de sus propósitos. El ciudadano es el factor principal de su atención y la solución de los problemas públicos su prioridad. En este contexto, la Administración Pública Estatal transita a un nuevo modelo de gestión, orientado a la generación de resultados de valor para la ciudadanía. Este modelo propugna por garantizar la estabilidad de las instituciones que han demostrado su eficacia, pero también por el cambio de aquellas que es necesario modernizar. La solidez y el buen desempeño de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores prácticas administrativas emanadas de la permanente revisión y actualización de las estructuras organizacionales y sistemas de trabajo, del diseño e instrumentación de proyectos de innovación y dei establecimiento de sistemas de gestión de calidad. El presente Manual Administrativo documenta la acción organizada para dar cumplimiento al objetivo de la Unidad de Comunicación Social. La estructura organizativa, la división del trabajo, los mecanismos de coordinación y comunicación, las funciones y actividades encomendadas, el nivel de centralización o descentralización, los procesos clave de la organización y los resultados que se obtienen, son algunos de los aspectos que delinean la gestión administrativa de este organismo del Sector Salud. Este documento contribuye en la planificación, conocimiento, aprendizaje y evaluación de la acción administrativa. El reto impostergable es la transformación de la cultura hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencias, organización, liderazgo y productividad. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL Edición: Primera. Fecha: Agosto de 2012 Código: Página APROBACIÓN.17-nn fundamento en el Artículo 293, fracción IV del Reglamento de Salud del Estado de México, el H. Consejo Interno del Instituto de salud del Estado de México en sesión ordinaria número 182, aprobó el presente "Manual de Procedimientos de la Unidad de
3 4 de diciembre de 2012 GACETA GOIEL ERINN Página 3 Comunicación Social.", el cual contiene la información referente a consideraciones generales, mapa de procesos y procedimientos, así como políticas para dar cumplimiento a la difusión de información en materia de salud. FECHA DE ACUERDO NÚMERO DE ACUERDO 26 DE OCTUBRE DE 2012 ISE/ 182 /009 Lic. Leopoldo Morales Palomares Director de Administración y Secretario Técnico del Consejo Interno del ISEM (Rúbrica). Ef 5n: 1-'rlmera, MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE Fecha: Agosto de 2012 COMUNICACIÓN SOCIAL Código: 217B10600 Página IV OBJETIVO GENERAL Incrementar la eficacia y eficiencia de las actividades de la Unidad de Comunicación Social, mediante la formalización y estandarización de los métodos y procedimientos de trabajo y el establecimiento de políticas que regulen, orienten y delimiten las actividades de los servidores públicos que los ejecutan. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL Edición: Primera. Fecha: Agosto de 2012 Código: 217E Página V (Mapa de Procesos de Alto Nivel) IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS COMUNCACION CON EL USUARIO UNIDADES APLICATIVAS DEL ISEM DEMANDA DE SERVICIOS, ENCAMINADOS A DIFUNDIR INFORMACIÓN EN MATERIA DE SALUD COMUNICADO DE PRENSA, BOLETÍN Y/0 NOTA INFORMATIVA EMITIDO. MATERIAL DE DIFUSIÓN ELABORADO. PRODUCTOS DE DIFUSIÓN IMPRESOS ELABORADOS Y ENTREGADOS. ENTREVISTAS Y PAUTAS REALIZADAS Y DIFUNDIDAS. SÍNTESIS INFORMATIVA INTEGRADA Y DISTRIBUIDA. INFORMACIÓN PUBLICADA EN EL SITIO WEB DEL INSTITUTO. PROCESO SUSTANTIVO DIFUSIÓN DE INFORMACIÓN EN MATERIA DE SALUD. PROCESOS ADJETIVOS ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PRESUPUESTA CIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS ADMINISTRACIÓN Y EQUIPAMIENTO TECNOLÓGICO
4 Página 4 GACETA BEL CZ1> Et E Ft N =11, 14 de diciembre de 2012 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL Edición: Primera. Fecha: Agosto de 2012 Código: 2I7B10600 Página VI RELACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Proceso: Difusión de Información en Materia de Salud. De la solicitud a la difusión y publicación de información en materia de salud pública. Procedimientos: I. Emisión de Comunicado de Prensa, Boletín o Nota Informativa para la Cobertura de Eventos Institucionales del ISEM. 2. Diseño y Elaboración de Productos de Difusión Impresos del ISEM. 3. Realización y Difusión de Entrevistas y Pautas del ISEM en Medios de Comunicación Masivos. 4. Integración y Distribución de la Síntesis Informativa del ISEM. 5. Revisión, Aprobación y Publicación de la Información en el Sitio Web del ISEM. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL Edición: Primera. Fecha: Agosto de 2012 Código: 2I7B10600 Página VII DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL Edición: Primera. Fecha: Agosto de 2012 Código: 217B10600/01 Página PROCEDIMIENTO 01: Emisión de Comunicado de Prensa, Boletín o Nota Informativa para la Cobertura de Eventos institucionales del ISEM. OBJETIVO: Difundir en los medios de comunicación las giras, eventos y acciones institucionales del ISEM, mediante la emisión de comunicados de prensa, boletines o notas informativas. ALCANCE: Aplica a los servidores públicos de la Unidad de Comunicación Social del ISEM, que tengan a su cargo la cobertura de eventos institucionales y la entrega de información a los medios de comunicación. REFERENCIAS: Ley Federal del Derecho de Autor. Artículo 4, Apartado B, Fracción III, Inciso b, Artículo 15, Artículo 27, Fracción. III, inciso a e, Artículo 86. Diario Oficial de la Federación, 23 de julio de 2003, reformas y adiciones. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. (Título primero, Artículo 42; Inciso IV, V, XV). Gaceta del Gobierno, 12 Septiembre de 1990, reformas y adiciones. Manual General de Organización del Instituto de Salud del Estado de México, Apartado VII. Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa, Unidad de Comunicación Social. Gaceta del Gobierno, 20 de julio de 201 I. RESPONSABILIDADES: La Unidad de Comunicación Social es la unidad administrativa responsable de supervisar y controlar las actividades de cobertura de eventos institucionales y de proporcionar la información correspondiente a los medios de comunicación para su difusión. El Jefe de la Unidad de Comunicación Social del ISEM deberá: Recibir y verificar la Solicitud de Servicio, el oficio de suficiencia presupuestal y el bosquejo del diseño. Autorizar las órdenes de Inserción en los diferentes medios de información. Revisar y autorizar la emisión de comunicados de prensa, boletín y/o nota informativa.
5 14 de diciembre de 2012 GAC ETA ti> E L GO El II E Ft 1,11 <=> Página 5 El Responsable Administrativo de la Unidad de Comunicación Social del ISEM deberá: Autorizar y proporcionar la unidad vehicular y los recursos materiales solicitados para la cobertura del evento institucional. El Responsable de Eventos de la Unidad de Comunicación Social del ISEM deberá: Coordinar la integración del grupo de trabajo que dará cobertura al evento institucional. Solicitar al Responsable Administrativo de la unidad, el vehículo para el día del evento. Convocar a los diferentes medios de comunicación, informándoles la hora, el lugar y la fecha del evento a cubrir. Realizar la cobertura de entrevistas que los medios de comunicación hacen a los servidores públicos del Instituto, el día del evento. Elaborar el comunicado de prensa, boletín o nota informativa con el tema del evento institucional a cubrir. Elaborar la orden de inserción para el reparto informativo a los diferentes medios de comunicación impresos y electrónicos. Establecer contacto con el responsable del evento e instalar el equipo requerido. Tomar fotografías del evento institucional y realizar las grabaciones de audio y video. Verificar que el material enviado a los diferentes medios de comunicación se hayan publicado, con base en las órdenes de inserción elaboradas. Verificar el Sistema de Gestión Documental, para descargar la información correspondiente a la asignación de tareas. Dar respuesta a las solicitudes asignadas mediante el Sistema de Gestión Documental. El Responsable de Facturación de la Unidad de Comunicación Social y/o Unidad Aplicativa deberá: Dar seguimiento al pago de las facturas que se generen por la cobertura de los eventos institucionales del ISEM. El Responsable de la Unidad Aplicativa deberá: Solicitar la suficiencia presupuestal necesaria para la cobertura del evento institucional del ISEM. Entregar a la Unidad de Comunicación Social el oficio de suficiencia presupuestal, la solicitud de servicio y el bosquejo del diseño en medio magnético. DEFINICIONES: Cobertura: Registro en audio, video y fotografía de las actividades realizadas por servidores públicos adscritos al ISEM en evento de carácter institucional, tornando en cuenta si la información es representativa a nivel nacional, estatal, municipal o a cualquier otra delimitación. Equipo de eventos: Conjunto de servidores públicos destinados a cubrir un programa o actividad institucional. Concentrado de información: Son todos aquellos elementos (comunicado, artículos, fotografías, etc.) destinados para el uso de los representantes de los medios de comunicación. Medios de comunicación impresos y electrónicos: Sistema de transmisión de mensajes a través de la palabra, gestos, signos o imágenes, específicamente los relacionados con la prensa, radio y televisión. Impactos: Posibilidad que tiene un mensaje de ser captado por cada receptor de un medio, generalmente medido en cantidad. Boletín Informativo: Nota que resume actividades institucionales y se publica en periódicos y/o revistas, generalmente se acompaña de material fotográfico. Material para elaborar: Fotografía, Grabación de videos en CD, DVD, Carteles, Trípticos, Playeras, Utilitarios, etc. Comunicado de prensa: Un comunicado de prensa es la forma escrita, oficial y autorizada, que se entrega a los periodistas a modo de resumen de lo tratado en una rueda de prensa, o bien de cierta reunión o algún hecho de connotación e interés público. También se usan como método de promoción para el lanzamiento de nuevos productos o servicios por parte de empresas y otras organizaciones. Boletín: es una publicación distribuida de forma regular, generalmente centrada en un tema principal. Nota informativa: Es un reporte de las actividades que se realizaron en un día, en un evento, etc. INSUMOS: Solicitud de Servicios de la Unidad de Comunicación Social. Oficio de suficiencia presupuestal autorizado. RESULTADOS: Comunicado de Prensa, Boletín y/o Nota Informativa Emitido. Material de difusión solicitado. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: Procedimiento Inherente al Pago a Proveedores.
6 Página 6 GAC ETA 11,EL GOBIERNO 14 de diciembre de 2012 POLÍTICAS: La Unidad de Comunicación Social deberá resolver la contratación de espacios informativos en los medios de comunicación escritos y electrónicos, atendiendo las necesidades institucionales del ISEM. Los eventos solicitados por las unidades aplicativas, sólo podrán ser cubiertos informativa y gráficamente por la Unidad de Comunicación Social del ISEM. La Unidad de Comunicación Social del ISEM enviará a la unidad aplicativa del evento, las grabaciones, fotografías y material solicitado que se genere con la cobertura de dicho evento, de acuerdo a lo requisitado en la "Solicitud de Servicios de la Unidad de Comunicación Social". Para que el Área de Facturación de la Unidad de Comunicación Social del ISEM pueda realizar el trámite de pago de facturas por concepto de difusión institucional, los proveedores deberán cumplir con los siguientes requisitos: Proporcionar copia de la orden de inserción emitida por la Unidad de Comunicación Social. La factura deberá ser original, no presentar tachaduras ni enmendaduras, tener la razón social, el domicilio, el importe en número y letras, el sello y firma de la empresa y anexar el soporte de la publicación (periódico o revista). Las unidades aplicativas que soliciten publicaciones en medios impresos, deberán especificar en la Orden de Inserción, que emite la Unidad de Comunicación Social del ISEM lo siguiente: Espacio en el que se insertará la publicación. Fechas a publicar, y - Material a publicar en medio electrónico e impreso. Las unidades administrativas aplicativas deberán de requisitar la "Solicitud de Servicios de la Unidad de Comunicación Social" para la cobertura del evento institucional del ISEM, con por lo menos dos días de anticipación como mínimo con el propósito de que se pueda programar dicha actividad. Desarrollo: PROCEDIMIENTO 01: Emisión de Comunicado de Prensa, Boletín o Nota Informativa para la Cobertura de Eventos Institucionales del ISEM. No. Unidad Administrativa/ Puesto Actividad Responsable de la Unidad Aplicativa Requisita el formato "Solicitud de Servicios de la Unidad de Comunicación Social" en original y copia especificando el tipo de servicio o material que requiere para cubrir el evento (fotografía, grabación de video, grabación de audio, diseño gráfico), anexa oficio de suficiencia presupuestal autorizada y entrega al Jefe de la Unidad de Comunicación Social. Archiva copia de la solicitud y del acuse de recibido. 2 Jefe de la Unidad de Comunicación Social Recibe formato de "Solicitud de Servicios de la Unidad de Comunicación Social" y oficio de suficiencia presupuestal autorizado, acusa en copia de solicitud y devuelve, se entera y escanea "Solicitud de Servicios" y oficio de suficiencia presupuestal, mediante el Sistema de Gestión Documental, y los turna al Responsable de Eventos de la Unidad de Comunicación Social. Archiva original de la Solicitud de Servicios y del oficio de suficiencia presupuestal. 3 Responsable de Eventos de la Unidad de Comunicación Social 4 Responsable de Eventos de la Unidad de Comunicación Social Revisa en el Sistema de Gestión Documental la asignación de documentos, descarga la Solicitud de Servicios y el oficio de suficiencia presupuestal autorizado, analiza y determina: Se encuentra debidamente integrada y requisitada la documentación? No se encuentra debidamente integrada y requisitada la documentación. Elabora y envía oficio en original y copia como acuse de recibo, dirigido al Responsable de la Unidad Aplicativa informando la no aceptación y observaciones a la documentación. Archiva copia de oficio. 5 Responsable de la Unidad Aplicativa Recibe oficio, acusa en copia y devuelve. Se entera, solventa las observaciones descritas y envía "Solicitud de Servicios de la Unidad de Comunicación Social" en original y copia junto con oficio de suficiencia presupuestal autorizado y lo turna al Jefe de la Unidad de Comunicación Social. Se conecta con la operación número 2. 6 Responsable de Eventos de la Unidad de Comunicación Social Sí se encuentra debidamente integrada y requisitada la documentación. Integra el equipo de trabajo y/o prensa para la cobertura, dependiendo de la naturaleza de la actividad.
7 14 de diciembre de 2012 GAC ETA Página 7 ID EL GO la 1 IE IFt IN" No. Unidad Administrativa/ Puesto Actividad 7 Responsable de Eventos de la Unidad de Comunicación Social 8 Responsables de los medios de comunicación masivos! Integrantes del equipo de trabajo 9 Responsable de Eventos de la Unidad de Comunicación Social I O Responsable Administrativo de la Unidad de Comunicación Social 1 1 Responsable de Eventos de la Unidad de Comunicación Social Convoca telefónicamente a los diferentes medios de comunicación masivos e informa verbalmente a los integrantes del equipo de trabajo de la fecha, hora y lu ar del evento a cubrir. Se enteran vía telefónica y verbalmente de la fecha, hora y lugar del evento y esperan. Se conecta con la operación No. 12 Solicita de manera verbal al Responsable Administrativo de la Unidad de Comunicación Social el vehículo para el día del evento y realizar la cobertura informativa. Se entera de la petición y el día del evento entrega al Responsable de Eventos de la Unidad de Comunicación Social el vehículo previa firma en bitácora, donde anotó el tipo de evento, la hora, el lugar y el nombre del responsable. En la fecha programada, firma la bitácora, recibe vehículo y asiste al evento acompañado de los Integrantes de su Equipo de Trabajo. 12 Responsable de Eventos de la Unidad de Comunicación Social 13 Responsable de Eventos de la Unidad de Comunicación Social I4 Responsable de Eventos de la Unidad de Comunicación Social Una vez ubicado en el lugar del evento, se coordina con los Responsables de los Medios de Comunicación Masiva e Integrantes de su Equipo de Trabajo, realiza grabaciones de audio, video y fotografías, se retira y entrega el vehículo al t esponsable administrativo de la Unidad de Comunicación Social. En su lugar de trabajo analiza la solicitud de servicios y determina: Es solicitud de material o comunicado de prensa, boletín y/o nota informativa? Es solicitud de material. Elabora el material solicitado y entrega, firma de recibo en la "Solicitud de Servicio de la Unidad de Comunicación Social", contesta el turno en el Sistema de Gestión Documental, entrega el material generado y archiva solicitud de servicio. 15 Responsable de la Unidad Aplicativa Recibe el material solicitado para cubrir el evento coteja contra "Solicitud de Servicio de la Unidad de Comunicación Social", firma de recibido la "Solicitud de Servicio" y devuelve. 16 Responsable de Eventos de la Unidad de Comunicación Social Es solicitud de comunicado de prensa, boletín y/o nota informativa. Elabora el comunicado de prensa, boletín y/o nota informativa, llena el formato "Orden de Inserción" y entrega al Jefe de la Unidad de Comunicación Social para su revisión y autorización. Retiene material generado. 17 Jefe de la Unidad de Comunicación Social Recibe comunicado de prensa, boletín y/o nota informativa, así como "Orden de Inserción", revisa, autoriza la emisión del comunicado de prensa, boletín y/o la nota informativa, firma la "Orden de Inserción" y devuelve al Responsable de Eventos de la Unidad de Comunicación Social. 18 Responsable de Eventos de la Unidad de Comunicación Social Recibe comunicado de prensa, boletín y/o nota informativa y "Orden de Inserción" autorizada y la envía por correo electrónico al Responsable del Medio de Comunicación, adjuntando el material a publicar. Verifica vía telefónica la correcta recepción de los archivos. 19 Responsable del Medio de Comunicación Recibe correo electrónico con el formato "Orden de Inserción" y comunicado de prensa, boletín y/o nota informativa, publica el día y fecha estipulado, verifica publicación, obtiene soporte, emite factura y turna de manera económica junto con soporte de publicación y copia de "Orden de Inserción" al Responsable de Eventos de la Unidad de Comunicación Social. 20 Responsable de Eventos de la Unidad de Comunicación Social 21 Responsable de Facturación de la Unidad de Comunicación Social Recibe factura junto con soporte de publicación y copia de "Orden de Inserción", comprueba que comunicado de prensa, boletín y/o nota informativa se hayan publicado, con base en la "Orden de Inserción" y turna factura, soporte de publicación y copia de la "Orden de Inserción" al Responsable de Facturación de la Unidad de Comunicación Social. Asimismo, contesta el turno del Sistema de Gestión Documental. Recibe factura original, soporte de publicación y Orden de Inserción, resguarda temporalmente e inicia trámites de pago. Se conecta al procedimiento Inherente al pago a proveedores.
8 Página 8 GACETA 14 de diciembre de 2012 C. E I_ GO BO E Ft 1,1 DIAGRAMACIÓN PROCEDIMIENTOEmisión de Comunicado de Prensa, Boletín o Nota Informativa para la Cobertura de Eventos Institucionales del - ' ISEM RESPONSABLE DE LA UNIDAD APLICATIVA JEFE DE LA UNIDAD DE COMUNICACION SOCIAL RESPONSABLE DE EVENTOS DE LA UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL RESPONSABLES DE LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN MASIVOS/ INTEGRANTES DEL EQUIPO DE TRABAJO RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DE LA UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL RESPONSABLE DEL MEDIO DE COMUNICACIÓN RESPONSABLE DE FACTURACION DE LA UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL ( INICIO ) cl Requisito el formato ' Solicitud de Servicios de O Unidad de enalurycacion Socral - esoec,canda el tipa de senocro o matenal que req,ere para cubre el (fore2r-, grabd,on de ordeo. grabac!on de audro. diseno graticer anexa suficiencia I. e presupuestal autorizada y 'toga. Archiva c''' c'e la solioted y del acuse de C Recdoe formato de 'Sobe., de Serrecios de la Unidad de Cornen.cacron Social" y,,,f, y.,,,,, c, 111 recibido ''""'<''' "'""' Solinited -e '" de Serer/ y OfiCle 3, Uyilieluelcia "''""'"' r" ed'""' ' Sistema de Coson t: Documental v los turna. Revisa en el Sistema de cesuee Deeeeeeetá la asignan., de documentos descarga la Solicitud de Servicios o el one, h de sufiencia p res,uest al autorizado analiza y determina'. NO* _ Elabore y env ra oficio qn,rylirla ', qopq: CDMO rento iqiel n l y, q, le ne i. ac neo en,,,,,,,,,o, :venta ',s e degel5 nq, :Perol de a Un.1, de r, - I e rd, did ror., Pn of iy, suficiencia requpuu y. 31,0112.3tle y I Q, «I Integra el equipo de trabajo y o prensa para la cobertura dependiendo de la naturaleza de la actividad 1(:) om/u/a terefonicamente. a los dderentes medios de, cern umeacern mas, e...er'e rifo' ulegreqle., de, equipo de trabajo de la fecha. hora y lugar del evento a cubrir 1 Se enteran era teleloruca y eilpalrnente de 13 fecha.,,,,,a, de,, y esperan lir o Q Solicita de manera verbal el yehicule para el dia del evento y realizar la cobertura informativa C Se entera de le peticion y el ama del evento entrega el vehículo previa firma en birecora donde anoto el Neo de evento la hora. el lugar y el nom bee del responsable En la echa programada re ara la boacora recioe veleculo ye alevento acompañad, de los Integrantes de se equipo do ir otrprn
9 14 de diciembre de 2012 I III ERIZ O Página 9 PROCEDIMIENTO: Emisión de Comunicado de Prensa. Boletín o Nota Informativa para la Cobertura de Eventos institucionales del ISEM RESPONSABLE DE LA UNIDAD APLICAT,PA,,,,,,,,,,,_ RESPONSA L. I-. DE EVENTO DEI ''' '''''''DAD DE C.'0',...4-iec-.01-C,N-s- O -.-A.. COMUN.A.ON SOCIAL RESPONSABLES DE I. OS MEDIOS DE COMUNICALION A.SIVOS/ INEGRANT, DP EQUIPO DE TRABAJO RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DE LA UNIDAD DE COMUNICACióhl SOCIAL RESPONSABLE DEL MEDIO DE CONIONION.ON RESPONSABLE DE FACIURACION DE LA DE COMUNICACLION SOCIAL [A 1."---) ( :2, `---..' Uhicrsrie es: el luger dul evento gruledcir :.:s du: Jurled relee d :ler reg, tl'l velec,:le 13 I En su dr trdbet:1 31,11zrt sdlicitud de bolelin y/. not 111> 14 'Elabor e el nederial solicitado y entrega. firmo Peob eel rr, at or.1 salo:lado pala ouber el vo. coteja contra 'ScOedud de Servicio de la Unidad de Com nocacieu lo Social-. firrna Cee recipido la Solicitud de Servicio y devuelve. de reoho en la 'Snlicipui de Gee,!, de. Unidad de Coruo.Lcarrion Social'. comes, cede turno en el lisie., de Gostitin I Oocumerval, entrego el / mate,. generado y Iclo. coleooi de ir I -6)-4--.J (7)-45 ecibe Leounicado Le pronsa. bolado yo nota infül,,,,a, asi comu "OrJen de lrmercicm.. revisa. autoriza ia emisión del comunicado de prensa. boletín y/o la nota m'croedoo f,ma O -Orden de insercioi' ' devuelve et,to a e c,i sope,.5l pie ysa hcieliu yo., 1,ferrnotue. liena -, formato ()ej., Insercióy unpl.ge p. revisin y allor.co, onot no oencratlo _,,..e Neobe comunice:-. de cton,e, b,lop, y,e no,a inf 'mulato. v "Ordon I::: insercc, auterieedo y la,,la,,, 0 Ieleclrem.. adjuntando d. eel ima,rial a pub:icor ifica,e correcta ceociri,,,s amblvos re QJ Recibe octura lun. c., soporte de publicacidn, copiade -Orden de Inserción. comprueba comunicado de ene prensa, boletin y/ o nota ini-ormativo se hayan publicado. con base en la -Orden de ln,erodn" y turne factore. soporte de publioacon y copla de la 'Orden de Inserción'. Asimismo. contesta el turno de-1 Sistema de Gestión Documental. 1.- Q 1,,,be correo elerlr,rii,,gi, el ferrnate - Orden de 11,,C16, y. uou nicodo do prens, bolo,. y, Acts formative, Lblica el die y fecho esepuiado, R. irle_ pet,cacton Atiene 5.,Ort, prole fa, ora y Dein ti e de In era ec0110m,,, J1,110. soporte de iduicación y cope, de "Orden de Inserción O le? i Recibe lacrara pogin.1, scpone de publicacjen y : Orden de Insarc,.. resguarda temporalmente ini o tr,nlies de.,i,jo T sa conecta al proce d,mento inhereme al pago a proveedores FIN ) MEDICIÓN: Indicador para medir la eficiencia en la emisión de materiales, Comunicados de Prensa, Boletines o Notas informativas derivado de la cobertura de eventos institucionales del ISEM: Número mensual de eventos institucionales con cobertura en medios de comunicación. Número mensual de "Solicitud de Servicios de la Unidad de Comunicación Social" recibidas. X 100 = % de eventos institucionales cubiertos.
10 Página 10 G A c E TA CD E L IR c=, 14 de diciembre de 2012 REGISTRO DE EVIDENCIAS: La solicitud para la cobertura de eventos institucionales del ISEM queda registrada en la "Solicitud de Servicios de la Unidad de Comunicación Social" y se reguarda en los archivos de la Unidad de Comunicación Social y de la unidad aplicativa FORMATOS E INSTRUCTIVOS: "Solicitud de Servicios de la Unidad de Comunicación Social". Orden de Inserción. j% o \Ñ r c. ÑA o ícitudde. Servicios- dela.unidad.de.comunicaci Sociaict 111 5: 'O 175 o o o low --
11 I4 de diciembre de 2012 GACETA n'el GO ES IE 1.1 1= Página I I INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: Solicitud de Servicios de la Unidad de Comunicación Social. Objetivo: Registrar los servicios que proporciona la Unidad de Comunicación Social, para dar seguimiento oportuno a las solicitudes requeridas. Distribución y Destinatario: El formato se genera en original y copia. El original se archiva en la Unidad de Comunicación Social y la copia en los archivos de la unidad aplicativa solicitante. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN I NOMBRE DEL SOLICITANTE Anotar el nombre de la persona quien requisita el formato de "Solicitud de Servicios de la Unidad de Comunicación Social". 2 FECHA Y HORA DE ELABORACIÓN Escribir el día, mes y año en el que se requisita el formato. 3 ADSCRIPCIÓN Indicar el lugar de adscripción de la persona solicitante del (los) servicio(s) de la Unidad de Comunicación Social. 4 ENCARGADO DEL PROYECTO Y/O EVENTO 5 NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL PROYECTO Y/O EVENTO 6 FECHA Y HORA DEL PROYECTO Y/O EVENTO 7 LUGAR DEL PROYECTO Y/O EVENTO 8 NO. OFICIO DE AUTORIZACIÓN PRESUPUESTAL Anotar el nombre de la persona designada para dar apoyo y continuidad a las actividades del servicio. Especificar nombre del evento y/o campaña. Anotar día, mes y año en el que se llevará a cabo el evento y/o servicio solicitado. Indicar el lugar en que se llevará a cabo el evento. Escribir el número de oficio, en el que se le asigna la solvencia presupuestal al área solicitante para dicho evento. 9 ANEXOS Marcar con una "X" si el solicitante, anexa al documento la Información. 10 TIPO Marcar con una "X" la forma en que es anexada la información en el documento. I I SUFICIENCIA PRESUPUESTAL Marcar con una "X" si el tipo de servicio que solicita, requiere de solvencia presupuestal para llevarlo a cabo. 12 ENTREGA DIGITAL Marcar con una "X" el formato en el que se requiere sean entregadas las fotografías, si éstas se solicitarán en el formato. 13 ENTREGA IMPRESA Marcar con una "X" la forma en el que se requiere sean entregadas las fotografías, si éstas se solicitarán en el formato. 14 TAMAÑO DE IMPRESIÓN Anotar el tamaño de impresión en las que se desea sean entregadas las fotografías solicitadas. 15 TIPO DE PAPEL Marcar con una "X" el tipo de papel en el cual se desea, se impriman las fotografías solicitadas. 16 NO. DE COPIAS EMITIDAS Anotar el número de copias que deberán imprimir. 17 AMPLIACIONES Marcar con una "X" si deberá existir ampliación de alguna fotografía y especificar la cantidad de ampliaciones que se requieran. 18 ENMARCADA Marcar con una "X" si se enmarcará alguna(s) de la(s) fotografía(s) y especificar la cantidad de enmarcaciones que se requieran. 19 TRANSFER Marcar con una "X" el formato en el que se requiere sea entregada la grabación de video, si éste se solicitará en el formato. 20 EDICIÓN Marcar con una "X" si la grabación requerida necesita ser editada o bien, sólo desea el transfer. 21 DESARROLLO DEL GUIÓN Marcar con una "X" si desea que la Unidad de Comunicación Social desarrolle el Guión. 22 LOCUCIÓN Anotar con una "X" si desea que la Unidad de Comunicación Social consiga el locutor. 23 DATOS DEL LOCUTOR Anotar los datos del locutor, si éste fuera propuesto por el solicitante. 24 DURACIÓN Escribir el tiempo específico que deberá durar la grabación. 25 GRÁFICOS Anotar con una "X" si se van anexar gráficos a la grabación y la cantidad de los mismos. 26 ANIMACIÓN 2D O 3D Anotar con una "X" si se va a requerir animación en la grabación y la cantidad de la misma. 27 IMPACTOS AL DÍA Especificar el número de veces y horario que desea que la grabación salga en los medios de comunicación.
12 Página 12 G C 11 Aek EL GOB I E Ft => 14 de diciembre de 2012,-- L No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN 1 28 FECHA DE TRANSMISIÓN Escribir el día, mes y año en el que se desea que la grabación sea transmitida por diferentes medios de comunicación. 29 ELABORACIÓN DE DISEÑO Anotar con una "X" si el solicitante requiere que se desarrolle la idea en un diseño. 30 ENTREGA DE DISEÑO Anotar con una "X" el medio por el cual se desea se entregue el diseño y formato solicitado. 31 TIPO DE PRODUCTO Indicar la descripción del material donde será impreso el diseño: cartel, tríptico, playera, taza, pluma, etc. 32 PAPELERÍA Escribir si o no, en caso de requerir papelería para su impresión. 33 TIPO DE PAPEL Indicar el tipo de papel a utilizar en la impresión: opalina, cartulina, etc. 34 TAMAÑO Escribir el tamaño del impreso requerido por el solicitante. 35 CANTIDAD Anotar la cantidad de impresos requeridos por el solicitante NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL PROYECTO 37 FECHA DE LEVANTAMIENTO DE IMAGEN Especificar el nombre de la persona responsable de la Unidad de Comunicación Social, encargada de dar seguimiento y respuesta a la solicitud. Anotar la fecha en la que deberá el equipo de fotografía o grabación, presentarse para realizar el levantamiento de imagen. 38 FECHA DE GRABACIÓN DE AUDIO Indicar la fecha en la que deberá el equipo de grabación, presentarse para realizar el trabajo solicitado FECHA DE POST PRODUCCIÓN ENTREGA VERSIÓN I Escribir la fecha en que el equipo hará la producción del material obtenido en la fecha de grabación y levantamiento de imagen. Anotar la fecha en que el equipo hará ante el solicitante la presentación del trabajo con una producción ya realizada. 4 i ENTREGA VERSIÓN CORREGIDA Indicar la fecha en que el equipo hará ante el solicitante la presentación del trabajo para su aprobación final. 42 FECHA DE ENTREGA FINAL Anotar la fecha en que el equipo hará la entrega final del trabajo solicitado. 43 COSTO TOTAL Escribir la cantidad de dinero que se generó de todo lo que se requirió y se trabajó. ',": j GOBIERNO DEL ESTADO DE MÉXICO Orden de Inserción 1/ PUBLICAR EN: 2/ FECHA EN QUE DEBE PUBLICARSE: 3/ PERIÓDICO 1 REVISTA 4/ MONTO: 5/ TAMAÑO DE PUBLICACIÓN: I 6/ AUTORIZÓ NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE DE LA UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL 217B
13 1 4 de diciembre de 2012 GAC ETA LD E 1_ GO 113 E Ft,Za Página 13 INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: Orden de Inserción. Objetivo: Controlar la información y presupuesto asignado a las diferentes unidades aplicativas solicitantes. Distribución y Destinatario: El formato se genera en original y copia y se distribuyen de la siguiente manera: El Original al responsable de llevar a cabo la inserción de información dentro de la Unidad de Comunicación Social La copia se entrega al Proveedor para comprobación de gastos al momento de facturar. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN I PUBLICAR EN Escribir nombre del periódico o revista en la que se desea salga la información. 2 FECHA EN QUE DEBE Anotar fecha en la que debe salir la publicación. PUBLICARSE 3 EN PERIÓDICO O REVISTA Especificar en qué tipo de medio desea salga la información. 4 MONTO Indicar el costo generado por la publicación. 5 6 TAMAÑO DE PUBLICACIÓN AUTORIZÓ Anotar el tamaño en que desea salga la información publicada: ejemplo una cuartilla, toda la plana, etc. Escribir el nombre del titular y firma, que esté a cargo de la Unidad de Comunicación Social. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL Edición: Primera. Fecha: Agosto de 2012 Código: 2 I 7B 10600/02 Página PROCEDIMIENTO 02: Diseño y Elaboración de Productos de Difusión Impresos del ISEM. OBJETIVO: Dar a conocer las actividades del Instituto y mejorar el impacto en la ciudadanía, mediante el diseño y elaboración de productos impresos de difusión como carteles, banners, guías, trípticos, sellos, manuales, polidípticos, pendones, vinilonas y libros. ALCANCE: Aplica a los servidores públicos de la Unidad de Comunicación Social del ISEM que tengan responsabilidad en el diseño y elaboración de productos de difusión impresos que permitan dar a conocer a la población las actividades del Instituto. REFERENCIAS: Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México. Artículos 2, 7 y 8. Gaceta del Gobierno, 17 de septiembre de 1981, reformas y adiciones. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Título Primero, Capítulo Único, Artículo 2. Título Tercero, Capítulo 1, Artículo 41. Gaceta del Gobierno, 12 de Septiembre de 1990, reformas y adiciones. Manual de identidad Gráfica del Gobierno del Estado de México, Gaceta del Gobierno del Estado de México, 16 de abril de 2012, reformas y adiciones. Manual General de Organización del instituto de Salud del Estado de México, Apartado VII. Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa, Unidad de Comunicación Social. Gaceta del Gobierno, 20 de julio de RESPONSABILIDADES: La Unidad de Comunicación Social es la unidad administrativa responsable de supervisar las actividades de elaboración y diseño de productos impresos para la difusión de las actividades del Instituto de Salud de acuerdo a la normatividad aplicable en la materia. El Área de Diseño de la Unidad de Comunicación Social del ISEM es la unidad administrativa responsable de elaborar y diseñar los productos impresos para la difusión de las actividades del Instituto de acuerdo a la normatividad aplicable en la materia. El jefe de la Unidad de Comunicación Social deberá: Recibir y verificar la Solicitud de Servicios de la Unidad de Comunicación Social, el oficio de suficiencia presupuestal y el bosquejo del diseño. El Responsable del Área de Diseño de la Unidad de Comunicación Social deberá: Revisar el Sistema de Gestión Documental, para descargar la información correspondiente a la asignación de tareas. Realizar el proceso creativo de conceptualización gráfica, plasmando la idea en un producto determinado mediante su computadora. Requisitar debidamente el formato "Orden de Diseño", para los diferentes productos promocionales solicitados por las áreas del 1SEM.
14 Página 14 GAC ETA n'el GOBIERNO 14 de diciembre de 2012 Gestionar ante la Dirección General de Mercadotecnia de Gobierno del Estado de México, los números de autorización para los productos de difusión impresos. Autorizar la reproducción del material impreso. Recibir, verificar y entregar a la unidad solicitante el producto terminado, requisitando la Orden de Diseño. Dar respuesta a las solicitudes asignadas mediante el Sistema de Gestión Documental. El Responsable de la Unidad Aplicativa deberá: Proporcionar el bosquejo del diseño y contenidos (texto) que llevarán sus productos de difusión. Autorizar el diseño elaborado por la Unidad de Comunicación Social, para llevar a cabo su difusión. Requisitar el formato "Solicitud de Servicio de la Unidad de Comunicación Social". Entregar a la Unidad de Comunicación Social el oficio de suficiencia presupuestal, la Solicitud de Servicio y el bosquejo del diseño en medio magnético. Solicitar ante la Unidad de Comunicación Social la gestión del dictamen técnico. Verificar el contenido del producto a su entrega, recibir factura y turnar al Departamento de GLOSA, para su trámite de pago. DEFINICIONES: Campaña: Serie de mensajes basados en un mismo tema y con idéntico objetivo, que puede ser desarrollado por uno, varios o todos los medios de comunicación que se consideren idóneos. Estrategia de Comunicación: Habilidad técnica y espíritu creativo en el planteamiento y desarrollo de una acción de comunicación de acuerdo con los medios a utilizar. Producto: Objeto final, visual o auditivo, que forma parte de una campaña de comunicación (cartel, pendón, plumas, libretas, pancartas, etc.) Difusión: Propagación de noticias, conocimientos, actitudes, costumbres, modos, teorías a través de los diferentes medios electrónicos a su alcance en cuanto a audiencia, en perfectas condiciones de su señal de emisión. Planeación de Campañas: Recolección y análisis de toda la información posible sobre una acción de comunicación, siguiendo unos objetivos concretos y razonables, culminando con la correspondiente toma de decisiones sobre el servicio o producto objeto de la campaña. Diseño Gráfico: Visualización de una idea o de un objeto a través de un dibujo o imagen. Número de Autorización: Número consecutivo designado por el Consejo Editorial de la Administración Pública del Estado de México para identificar un producto de otro. Orden de Trabajo: Documento con fuerza de contratación por el que el solicitante ordena al proveedor la impresión en las condiciones o circunstancias que en el mismo se indican, respecto a fecha, horario y duración y que va acompañado del material correspondiente. Dictamen Técnico: Documento de autorización sobre el uso de la imagen institucional orientada a la producción en serie de determinado producto de comunicación. Dummie: Maqueta gráfica del producto para su visualización por parte del usuario. Producto de Difusión Impreso: Producto terminado que difunde las actividades institucionales del ISEM siendo éstos: carteles, banners, guías, trípticos, sellos, manuales, polidípticos, pendones, vinilonas y libros. INSUMOS: "Solicitud de Servicio de la Unidad de Comunicación Social". Oficio de suficiencia presupuestal autorizado. Bosquejo del diseño y/o información en medio magnético. Solicitud de dictamen técnico. RESULTADOS: Productos de Difusión Impresos, Elaborados y Entregados. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS: Procedimiento Inherente al Pago a Proveedores. Procedimiento Emisión de Dictamen Técnico sobre Identidad Gráfica Institucional para materiales promocionales, impresos,,udiovisuales, de comunicación externa y señalización, Manual de Procedimientos de la Dirección General de Mercadotecnia, Gaceta del Gobierno, 4 de agosto POLÍTICAS: La unidad aplicativa solicitante revisará y autorizará el diseño del producto de difusión impreso antes de que sea enviado para su difusión.
15 I4 de diciembre de GACETA [-DEL GOBII E Ft IN <Z> Página 15 El costo de la reproducción de los productos de difusión impresos estará a cargo de la unidad aplicativa solicitante. El programa de difusión o comunicación, estará sujeto a la disponibilidad de suficiencia presupuestal de cada una de las unidades aplicativas del ISEM. El Área de Facturación de la Unidad de Comunicación Social del ISEM deberá realizar el trámite de pago de facturas, únicamente cuando se afecte el presupuesto de la unidad aplicativa solicitante. Desarrollo: PROCEDIMIENTO 02: Diseño y Elaboración de Productos de Difusión Impresos del ISEM. No. Unidad Administrativa/ Puesto Actividad Responsable de la Unidad Aplicativa Requisita la "Solicitud de Servicio de la Unidad de Comunicación Social" en original y copia, anexa oficio de suficiencia presupuestal autorizada y bosquejo del diseño y/o información en medio magnético y los envía al Jefe de la Unidad de Comunicación Social. Archiva copia de la solicitud de servicio previo acuse de recibido. 2 Jefe de Unidad de Comunicación Social Recibe la "Solicitud de Servicio de la Unidad de Comunicación Social", oficio 3 Responsable de Diseño de la Unidad de Comunicación Social 4 Responsable de Diseño de la Unidad de Comunicación Social de suficiencia presupuestal autorizada y bosquejo del diseño y/o información en medio magnético, acusa en copia de Solicitud de Servicio y devuelve, se entera, escanea Solicitud de Servicios, oficio de suficiencia presupuestal y bosquejo del diseño lo ingresa mediante Sistema de Gestión Documental y turna al Responsable de Diseño de la Unidad de Comunicación Social. En el caso de recibir medio magnético lo ingresa al Sistema de Gestión Documental y lo turna. Revisa en el Sistema de Gestión Documental la asignación de tareas, descarga formato de "Solicitud de Servicios de la Unidad de Comunicación Social", oficio de suficiencia presupuestal autorizado y bosquejo de diseño y/o información, recibe medio magnético y determina: Se encuentra debidamente integrada y requisitada la documentación? No se encuentra debidamente integrada y requisitada la documentación. Elabora oficio en original y copia como acuse de recibo dirigido al Responsable de la Unidad Aplicativa, informando la no aceptación del trámite, indica observaciones a la documentación recibida, anexa documentación y devuelve para solventar observaciones. Archiva acuse. 5 Responsable de la Unidad Aplicativa Recibe oficio y documentación, firma acuse y devuelve, se entera, solventa las 6 Responsable de Diseño de la Unidad de Comunicación Social observaciones descritas y turna mediante oficio en original y copia como acuse de recibo dirigido al Jefe de la Unidad de Comunicación Social, "Solicitud de Servicio de la Unidad de Comunicación Social", oficio de suficiencia presupuestal autorizada y bosquejo del diseño y/o información en medio magnético. Archiva acuse. Se conecta con la operación número 2. Si se encuentra debidamente integrada y requisitada la documentación. Integra expediente con la documentación descargada del Sistema de Gestión Documental y archiva. Elabora formato de "Orden de Diseño", en original y copia, recaba firma del Jefe de la Unidad de Comunicación Social, anexa muestra de diseño de acuerdo a lo solicitado por la Unidad Aplicativa y turna al Responsable de la Unidad Aplicativa. Archiva copia del formato de "Orden de Diseño", previo acuse de recibido. 7 Responsable de la Unidad Aplicativa Recibe formato "Orden de Diseño" y muestra de diseño, acusa de recibido en copia y devuelve, obtiene copia de ambas y las archiva, se entera, revisa, evalúa y determina: El diseño cumple con lo solicitado? 8 Responsable de la Unidad Aplicativa No cumple con lo solicitado. Realiza observaciones a la muestra de diseño, y la envía mediante oficio en original y copia como acuse de recibo dirigido al Responsable de Diseño de la Unidad de Comunicación Social junto con la "Orden de Diseño". Archiva acuse.
16 Página 16 GAC ETA E5EL GOB TERNO 14 de diciembre de 2012 No. Unidad Administrativa/ Puesto Actividad 9 Responsable de Diseño de la Unidad de Comunicación Social Recibe oficio, "Orden de Diseño", muestra de diseño con observaciones realizadas por la unidad aplicativa firma acuse y devuelve, y procede a corregir las observaciones, una vez concluidas las observaciones elabora formato de "Orden de Diseño", en original y copia, recaba firma del Jefe de la Unidad de Comunicación Social, anexa muestra de diseño de acuerdo a las observaciones hechas por la Unidad Aplicativa y turna al Responsable de la Unidad Aplicativa. Archiva copia del formato de "Orden de Diseño" previo acuse de recibido. Archiva copia del formato de "Orden de Diseño" previo acuse de recibido. Se conecta con la o eracion I. 10 Responsable de la Unidad Aplicativa Si cumple con lo solicitado. Firma de autorización la "Orden de Diseño", muestra de diseño y las envía mediante oficio en original y copia como acuse de recibo, dirigido al responsable de Diseño de la Unidad de Comunicación Social. Archiva acuse. I I Responsable de Diseño de la Unidad de Comunicación Social Recibe oficio junto con "Orden de Diseño" y muestra de diseño previamente autorizada, firma acuse y devuelve. Elabora oficio dirigido al Director General de Mercadotecnia de la Coordinación General de Comunicación Social del Gobierno del Estado, solicitándole dictamen técnico anexando el diseño autorizado por la Unidad Aplicativa. Archiva orden de diseño y copia de oficio previo acuse de recibido. Se conecta con el procedimiento: Emisión de Dictamen Técnico sobre Identidad Gráfica Institucional para materiales promocionales, impresos, audiovisuales, de comunicación externa y señalización de Gobierno del Estado de México. 12 Director General de Mercadotecnia de la Coordinación General de Comunicación Social del Gobierno del Estado. Recibe oficio de solicitud de dictamen técnico y diseño firma acuse y devuelve, se entera y procede a emitir el dictamen técnico y el número de autorización. 13 Director General de Mercadotecnia de la Coordinación General de Comunicación Social del Gobierno del Estado. Una vez emitido el dictamen técnico y el número de autorización, elabora oficio dirigido al Responsable de Diseño de la Unidad de Comunicación Social del ISEM, anexa dictamen técnico y número de autorización y turna. Archiva copia de oficio previo acuse de recibido. 14 Responsable de Diseño de la Unidad de Comunicación Social Recibe oficio, dictamen técnico y número de autorización, firma acuse y devuelve, se entera, extrae "Orden de Diseño", obtiene una copia y turna el número de autorización y copia de "Orden de Diseño" al proveedor de forma económica. Archiva oficio y dictamen técnico junto con número de autorización. 15 Proveedor Recibe número de autorización y copia de "Orden de Diseño", genera productos de difusión impresos solicitados, elabora factura y distribuye de la siguiente manera: 16 Responsable de Diseño de la Unidad de Comunicación Social Producto de difusión impreso terminado, al Responsable de Diseño de!a Unidad de Comunicación Social. Factura original, al Responsable de Unidad Aplicativa. Recibe productos de difusión impresos terminados, revisa, extrae "Orden de Diseño" del archivo requisita campos faltantes, archiva nuevamente y entrega el producto de difusión al Responsable de Unidad Aplicativa, anexa copia de dictamen técnico y número de autorización y contesta el turno del documento en el Sistema de Gestión Documental. 17 Responsable de Unidad Aplicativa Recibe la factura y el producto de difusión impreso, verifica el producto lo distribuye, y turna la factura para trámite de pago al Departamento de GLOSA. Se conecta al procedimiento inherente al pago de proveedores.
17 14 de diciembre de 2012 GACETA ET E- L GOBIERNO Página 17 D1AGRAMACIÓN: PROCEDIMIENTO: Diseño y Elaboración de Productos de Difusión Impresos del ISEM. RESPONSABLE DE LA UNIDAD APLICATIVA JEFE DE LA UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL RESPONSABLE DE DISEÑO DE LA UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL DIRECTOR GENERAL DE MERCADOTECNIA DE LA COORDINAC1ON GENERAL DE COMUNICACI ON SOCIAL DE GOBIERNO DEL ESTACO PROVEEDOR ( INICIO Q _ Reuma M Sistern, le efiesitrin Domirnualal lo coidnaci,, ri a i i!arcas dcaceriga lerniate oo Snlicoud de Seirmos de Cinidan de -crnonica -ion Seco, oficio, suficienc ia eresupees,1 aotenzpili bosque/o de lisce, i, e infarce, on, Pi n,cic riv,,,calfo y Mil,min, NO cse encuentra SI OcI,idainer ic dd,,j,,,,,, 1 5,,,.,, i Salven, aciales: 1 ',che e Poli:, I oficio Snlir it id d, d Social ole' do arepopuesi il eillor, bosque,. del diseno a I o n 1 (-..'Y do e, d e,,,,,s,,,i r lc (le o mi a Plana,, r ),7,-,,:tni,, if,f,,, rn,u,,,,ce imunicd, ein i'±],1 SI,,E1 diseño cumple con lo,ohenads, o NG P," '2,, ;''',!. sel ir'"rta :',, median, elle, iunto con la fdrri, de ene Diseno nues do Mai no con observado rciaii,doe y proced a y iregn leo i n au n I Orden dr Diareiolarizamo, de _,,,,_.,,, or,via rriedwnte Disenn ene, ion, niia, diseno de 31_1,, O,S Plaser,aciones iie, no pai la unidad?mra, o I
18 Página 18 GACETA [DEL GO B1 IE Ft IN <=1, 14 de diciembre de 2012 PROCEDIMIENTO: Diseño y Elaboración de Productos de Difusión Impresos del ISEM. RESPONSABLE DE LA UNIDAD APLICATIVA JEFE DE LA UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL RESPONSABLE DE DISEÑO DE LA UNIDAD DE COMUNICACIÓN SOCIAL DIRECTOR GENERAL DE MERCADOTECNIA DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE GOBIERNO DEL ESTADO PROVEEDOR gril d e,seee -,, e, aiseno ore..idicente auter,,, y solicita dictamen tr rilc L_ Se conecta con el procedimiento. Envision de Dictamen Teman sobre Identidad Gráfica Institucional para materiales promocionales, impresos,,,,,,,,,,,,,, de 12,-,.,,,,ov.se, nte- c procede a e:c.:a el Reci oticip 72 so, e, tecnicc. e numere, 3alczacon Comunicacion externa y señalización de Gobierno del Estado de México. 13 Recibe oficio d.ct r numero de dutorizd firma decae,,... entera extrae Ord, de Diseno obtiene. una :alca y, l I turna autorilacion.. a de Oule.. de Diseno cap de lora,. econamice,1iva ofic.o y dictamen teca cc junto can,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,. Reo, uroducios de difusion mp.escs teiinados. m rey:a, extrae Ord en de DiseicV d, archivo requisito campas faltantes erclin a ',ricamente y ent raga el pioductn de difusion a..e.id copio de dictamen tea,. y numero de autorización ycontesta el turno del dorumonto en et Sistema de Gestion Documental Une vea Mido e por tecnico y el...mero de, tacaeeion elabora oficio. 3rmes3 dictamen teecico y --armero de autor,acion y Ic e Recibe,,, y cor la te ',can d 1,enero prod icics de d c, MaLtura, Lnitrtomte Lu 3 S nl mt s nittne, Ls or JductoS, lild,ar, do acorne. C3smi. S., Iactura diiliai., n en.c,. crii,, ', t rcic 17 Recibe.3 factra el oria,c, On. dirusion m. creso veriiila, crcaucto.c. dis,buye y tdrn., e 'anura Fara trarn.te de p aje o De -art an'ect GLOSA Se conecta al nrocedinment0 inherente al pago de proveedores C FIN ) MEDICION: Indicadores para medir la capacidad para atender la solicitud de productos de difusión impresos: Número mensual de solicitudes de productos de difusión impresa atendidas. X 100 = % de solicitudes de productos de Número mensual de solicitudes de productos de difusión impresa difusión impresa atendidas. recibidas. REGISTRO DE EVIDENCIAS: La solicitud para elaboración de productos de difusión impresos del ISEM queda registrada en el formato "Solicitud de Servicios de la Unidad de Comunicación Social" y se reguarda en los archivos de la Unidad de Comunicación Social y de la Unidad Aplicativa solicitante.
19 GAC ETA 14 de diciembre de 2012 L) 1-1 GOBIERNO Página 19 La atención a las solicitudes de productos de difusión impresas queda registrada en el Sistema de Gestión Documental, en las facturas y evidenciada en los productos de difusión impresos generados. FORMATOS E INSTRUCTIVOS: Orden de Diseño. Solicitud de Servicios de la Unidad de Comunicación Social. fr (1' 11; 11 fl t:5 101 Gü 11 Soll citudde Servicios «a.unidad. de.0 om uni caci ón. Social rt -REFERENTE AL fr tl CI cx (.7 o u_ kr-=" 1.11 lci ll Ct z o CI úl IP o LL ID z 11 o, 1 IY Irl o
20 Página 20 GACETA LDEL GO EL IFt Cf 14 de diciembre de 2012 INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO: Solicitud de Servicios de la Unidad de Comunicación Social. Objetivo: Registrar óptimamente las características de los servicios que presta la Unidad de Comunicación Social, para dar seguimiento oportuno a las solicitudes requeridas. Distribución y Destinatario: E! formato se genera en original y copia. El original se archiva en la Unidad de Comunicación Social y la copia en los archivos de la Unidad Aplicativa solicitante. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN I NOMBRE DEL SOLICITANTE Anotar el nombre de la persona quien requisita el formato de "Solicitud de Servicios de la Unidad de Comunicación Social". 2 FECHA Y HORA DE ELABORACIÓN Escribir el día, mes y año en el que se requisita el formato. 3 ADSCRIPCIÓN Indicar el lugar de adscripción de la persona solicitante del (los) servicio(s) de la Unidad de Comunicación Social. 4 ENCARGADO DEL PROYECTO Y/O EVENTO 5 NOMBRE DEL RESPONSABLE DEL PROYECTO Y/O EVENTO 6 FECHA Y HORA DEL PROYECTO Y/O EVENTO 7 LUGAR DEL PROYECTO Y/O EVENTO 8 NO. OFICIO DE AUTORIZACIÓN PRESUPUESTAL Anotar el nombre de la persona designada para dar apoyo y continuidad a las actividades del servicio. Especificar nombre del evento y/o campaña. Anotar día, mes y año en el que se llevará a cabo el evento y/o servicio solicitado. Indicar el lugar en que se llevará a cabo el evento. Escribir el número de oficio, en el que se le asigna la solvencia presupuestal al área solicitante para dicho evento. 9 ANEXOS Marcar con una "X" si el solicitante, anexa al documento la Información. 10 TIPO Marcar con una "X" la forma en que es anexada la información en el documento. I I SUFICIENCIA PRESUPUESTAL Marcar con una "X" si el tipo de servicio que solicita, requiere de solvencia presupuestal para llevarlo a cabo. 12 ENTREGA DIGITAL Marcar con una "X" el formato en el que se requiere sean entregadas las fotografías, si éstas se solicitarán en el formato. 13 ENTREGA IMPRESA Marcar con una "X" la forma en el que se requiere sean entregadas las fotografías, si éstas se solicitarán en el formato. 14 TAMAÑO DE IMPRESIÓN Anotar el tamaño de impresión en las que se desea sean entregadas las fotografías solicitadas.. 5 TIPO DE PAPEL Marcar con una "X" el tipo de papel en el cual se desea, se impriman las fotografías solicitadas. l6 NO. DE COPIAS EMITIDAS Anotar el número de copias que deberán imprimir. 17 AMPLIACIONES Marcar con una "X" si deberá existir ampliación de alguna fotografía y especificar la cantidad de ampliaciones que se requieran. I8 ENMARCADA Marcar con una "X" si se enmarcará alguna(s) de la(s) fotografía(s) y especificar la cantidad de enmarcaciones que se requieran. TRANSFER Marcar con una "X" el formato en el que se requiere sea entregada la grabación de video, si éste se solicitará en el formato. 20 EDICIÓN Marcar con una "X" si la grabación requerida necesita ser editada o bien sólo desea el transfer. 21 DESARROLLO DEL GUIÓN Marcar con una "X" si desea que la Unidad de Comunicación Social desarrolle el Guión. L 29 LOCUCIÓN DATOS DEL LOCUTOR Anotar con una "X" si desea que la Unidad de Comunicación Social consiga el locutor. Anotar los datos del locutor, si éste fuera propuesto por el solicitante.
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MANUAL DE ORGANIZACION "MONICA PRETELINI S "201 1. AÑO DEL CAUDILLO VICENTE GUERRERO" SECCION QUINTA PODER EJECUTIVO DEL ESTADO SECRETARIA DE SALUD
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C E TA DEL GOBIERNO ESTADO DE MÉXICO Periódico Oficial del Gobierno del Estado Libre y Soberano de México REGISTRO DGC NUM. 00I 1021 CARACTERISTICAS 113282801 Directora: Lic. Graciela González Hernández
MANUAL DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CONCILIACIÓN DE SALDOS DICIEMBRE DE 2007 MANUAL DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CONCILIACIÓN DE SALDOS Derechos Reservados Primera edición diciembre de 2007 Gobierno del Estado