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Timestamp: 2019-10-19 17:17:33
Document Index: 353312377

Matched Legal Cases: ['artículo 25', 'artículo 2', 'artículo 10', 'artículo 8', 'artículo 10', 'artículo 17', 'Artículo 16', 'artículo 14']

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Cumplir con lo señalado en la ley 1581 de 2012 y demás decretos y artículos que la reglamentan, adicionan o sustituyen garantizando el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos que la Corporación Centro de Estudios Regionales del Magdalena Medio-CER hayan recopilado para las finalidades respectivas.
El presente manual de política para el tratamiento de base de datos se ha elaborado en desarrollo de las disposiciones legales contenidas en la ley 1581 del 17 de octubre de 2012, en la que el Congreso Nacional dicta Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales, incluyendo el régimen de derechos de los titulares de la información y las obligaciones de los responsables y encargados de su tratamiento, constituyendo así el marco general de la Protección de Datos Personales en Colombia. Así mismo, el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 que reglamenta parcialmente la ley antes mencionada con el fin de facilitar su implementación en aspectos relacionados con la autorización del Titular de la información, las Políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de la información, las Transferencias de Datos Personales y la Responsabilidad Demostrada frente al Tratamiento de Datos Personales. -y el Decreto 886 del 13 de mayo de 2014, por el cual se regula el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, éste “crea el Registro Nacional de Bases de Datos, el cual se define como el directorio público de las bases de datos personales sujetas a tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos”.
En concordancia con lo establecido en el artículo 2 de la ley 1581 de 2012, el presente manual de política será aplicable a todas las bases de datos que sean susceptibles de tratamiento de información y estén contenidas en los archivos de la Corporación CER.
En desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012. Art. 4. El presente manual se regirá por los siguientes principios:
5. Entidad responsable del tratamiento de base de datos personales
Empresa: Corporación Centro De Estudios Regionales Del Magdalena Medio- CER
Nit: 900.085.480-1
Dirección: Carrera 27 # 55-11 B. Galán, Barrancabermeja
Teléfono: (097)601-04-41
La Corporación CER es una entidad sin ánimo de lucro, que tiene por finalidad comprometer sus esfuerzos y actividad en la generación y fortalecimiento del desarrollo local de Barrancabermeja y su entorno mediante el ejercicio investigativo y la producción, aplicación y difusión de información y conocimientos sustentados en los antecedentes, actualidad y proyección a futuro de la ciudad y la región.
La corporación CER está en el derecho de contratar a terceras personas para que se encarguen del procesamiento y tratamiento de la información que poseen, si esto ocurre, estos agentes ajenos a la empresa están obligados a respetar los derechos de los titulares para proteger sus datos de acuerdo al presente manual de política.
7. Finalidad y tratamiento de los datos personales
El tratamiento que realiza la Corporación CER con la información recopilada corresponde a operaciones de almacenamiento, uso, y/o supresión de datos de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información y con las finalidades expuestas a continuación.
7.1. Recurso humano
Se hace recolección de datos personales de los empleados de planta de la Corporación CER con el propósito de mantener control en lo que respecta a la vinculación, servicio que presta y retiro o terminación de labores de acuerdo al tipo de contrato. Los datos recogidos son de identificación y ubicación. Se encarga de su tratamiento el área de Recurso Humano que está bajo la responsabilidad de la administradora financiera. Para el caso de los profesionales que ya finalizaron su contrato laboral, como otros que nunca se han vinculado con la entidad pero tienen relación con la misma, su información personal es almacenada en una base de datos denominada investigadores aliados.
7.2. Proveedores internos y externos
Está compuesta por personas naturales y jurídicas prestadores de servicio, en ella se acumulan datos de identificación y ubicación. Esta base de datos permite tener claridad del tipo de servicio o producto que suministran (humano, físico, tecnológico, técnico, material), es utilizada para la gestión de procedimientos contractuales. Se encarga del tratamiento de los registros el área de Administración Financiera, alienado al proceso de gestión administrativa.
7.3. Clientes
Concierne a las entidades y/o empresas que han contratado los servicios de la Corporación CER, ya sea para desarrollar proyectos, investigaciones o consultorías. La finalidad de gozar con información de identificación y ubicación de las diferentes empresas radica en mantener contacto para preservar alianzas o para establecer nuevos procesos contractuales. El área de Administración Financiera se encarga del tratamiento de la información, alienado al proceso de gestión administrativa.
7.4. Personas naturales o jurídicas que facilitan información para fines académicos e investigativos.
Respondiendo al objetivo misional de generar y difundir conocimiento con base en el ejercicio investigativo, la Corporación CER periódicamente acude a empresas de los diferentes sectores económicos de Barrancabermeja y ciudadanía en general de la Región del Magdalena Medio, para recopilar información de interés para los estudios que adelantan acordes a sus líneas de investigación; los datos de identificación y ubicación se recolectan y almacenan para establecer comunicación personal, vía email o telefónicamente con los titulares. En lo que respecta a capacitaciones, talleres y reuniones realizadas en el marco de algún proyecto o eventos de difusión de información organizados por la Corporación CER, los datos personales de los titulares son recogidos por medio físico, si se requiere, lo registros se digitan o digitalizan en herramientas ofimáticas. Esta información permite identificar la totalidad de asistentes y el tipo de público que estuvo presente en cada espacio El área de proyectos e investigaciones se encarga del tratamiento de la información bajo la supervisión de la Dirección y el área de archivo del aseguramiento de la misma.
7.5. Datos de menores de edad
La recolección de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, debe realizarse con autorización de los padres de familia o representante legal, salvo aquellos datos de naturaleza publica La Corporación CER recogerá datos de esta población solo cuando éste determine el cumplimiento de su ejercicio económico, dará tratamiento a los mismos cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de los derechos que les asisten.
7.6. Otras finalidades
a) Soportar los procesos de auditoria interna y externa de la empresa.
b) Enviar información sobre formulación de propuestas.
c) Ejecutar los contratos que la Corporación CER tiene suscritos.
d) Compartir datos estadísticos para sectores o personas que se encuentren en formulación de propuestas.
e) Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo de la relación entre la Corporación CER y el titular
Los datos personales se recogen en cumplimiento de un objetivo, si éste se cumple y la Corporación CER considera que no es necesario continuar almacenándolos se procede a eliminar la información de acuerdo a los procedimientos de gestión archivística.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, la Corporación CER, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8.1. Implementación de las medidas de seguridad
La Corporación CER, mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:
a) Capacitación del personal que ingresa a la Corporación CER acerca del Manual de Política de Tratamiento de datos personales, el cual deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de la información.
b) Asignación de responsabilidades, autorizaciones en el tratamiento de los datos personales y acuerdos de confidencialidad con las personas que acceden a la información.
c) Medidas a adoptar cuando un soporte o documento sea transportado, desechado o reutilizado.
d) Control para definir la disposición final de la información personal (supresión, archivo, uso…).
e) Monitoreos periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de la protección de datos personales.
f) Cualquier otra medida de seguridad que llegare a resultar en desarrollo del correcto tratamiento de datos personales.
9. Autorización del titular de datos personales
La recolección, uso, circulación y/o supresión de la información debe hacerse con autorización del titular, quien en consentimiento previo, expreso e informado avale el tratamiento de sus datos. La autorización debe estar contenida en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que garantice la consulta posterior. En concordancia con la finalidad de la información, la Corporación CER dispone que mecanismo utilizar.
9.1. Casos en los que no se requiere autorización
El artículo 10 de la ley 1581 de 2012 señala que no se requiere autorización en los siguientes casos:
10. Derechos de los titulares de datos personales
El artículo 8 de la ley 1581 de 2012, contempla los siguientes derechos para los titulares de datos personales.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley; c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
Parágrafo: de acuerdo al Art 20 del decreto 1377 del 2013 Los derechos de los Titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por las siguientes personas:
11. Deberes de la Corporación CER como responsable del tratamiento
Los deberes del responsable de la información no deben ir en contravía de su actividad económica, ni con las demás medidas que ha interpuesto la ley con respecto a la protección de datos personales. De acuerdo con el artículo 17 de la ley 1581 de 2012 se señalan las siguientes obligaciones:
12. Canales de atención al titular de los datos personales
Los titulares que deseen realizar peticiones, consultas y/o reclamos con el fin de ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir sus datos personales o, revocar la autorización otorgada deberán dirigirse a los siguientes canales de atención habilitados por la Corporación CER:
Punto de atención personal: Carrera 27 # 55-11 B. Galán, Barrancabermeja
Lunes a viernes: 7:00am a 12:00m – 2:00pm a 6:00pm
Contacto telefónico: (097) 601-04-41
Celular institucional: 313 416 6658 - 3142189854
13. Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares de datos personales
Ley 1581 de 2012, Artículo 16. “El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento”
El titular podrá solicitar consulta de sus datos personales a través de cualquier canal de atención habilitado por la Corporación CER.
La ley 1581 de 2012 en su artículo 14 establece que el responsable del tratamiento tendrá máximo diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibido para atender la petición, si no es posible atender la consulta en el tiempo mencionado, es obligación informar al interesado los motivos de la demora y concretar nuevamente fecha para dar cumplimiento a su derecho, el tiempo pactado no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si el titular desea revocar la autorización otorgada o considera que sus datos personales deben ser objeto de corrección, actualización, supresión y/o que el uso que le ha dado la Corporación CER no cumple con los requisitos estipulados legalmente podrán presentar un reclamo de manera escrita.
La ley 1581 de 2012 señala que el titular o causahabiente debe hacer una solicitud donde se detalle su identificación, dirección y los hechos que dan lugar al reclamo, además adjuntar o relacionar los documentos que quiera hacer valer o que dan soporte a su petición. Si el reclamo es incompleto, el responsable o encargado del tratamiento deberá informar al interesado dentro los cinco (5) días siguientes a la fecha del recibido para que corrija sus fallas; si transcurridos dos (2) meses el titular no respondió al requerimiento, se entenderá que desistió del reclamo.
La presente ley aclara que “en caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado”, de igual manera, tan pronto se reciba el reclamo completo “se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido”.
La atención del reclamo no debe superar los quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibido, si no es posible atenderlo en el tiempo mencionado, es obligación informar al interesado los motivos de la demora y concretar nuevamente fecha para dar cumplimiento a su derecho, el tiempo pactado no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si el reclamo es para supresión de datos, la solicitud solo procederá si el titular no tiene obligación legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Si se solicita supresión de datos por considerar que la Corporación CER no está cumpliendo lo reglamentado con el tratamiento de la información, será necesaria la declaratoria ante la Superintendencia de Industria y Comercio certificando las irregularidades.
14. Actualización del Registro Nacional de Base de Datos- RNBD
La Corporación CER actualizará el Registro Nacional de Base de Datos-RNBD de acuerdo como lo indica la Circular externa No 002 de 2015 en el numeral 2.3 de la siguiente manera.
a) Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo.
b) Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada.
Entiéndase por cambios sustanciales “los que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el encargado del tratamiento, los canales de atención al titular, tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la política de tratamiento de la información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales”.
El presente manual de política para el tratamiento de bases de datos personales se establecerá con las definiciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, las cuales se relacionan a continuación:
i) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
k) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
El presente manual de política para el tratamiento de datos personales rige a partir del 27 de junio del año 2017.