Source: http://www.slideshare.net/jamboo_slide/smau-23102014-protocollo-informatico-e-workflow-documentale
Timestamp: 2017-01-22 09:21:07+00:00
Document Index: 37726226

Matched Legal Cases: ['art.20', 'art.22', 'art.23', 'art.23', 'art.40', 'art.41', 'art. 21', 'art. 24', 'art. 24', 'art. 24', 'art. 3', 'art. 3', 'art. 7', 'art. 8', 'art. 8', 'art. 9', 'art. 50', 'art. 61', 'art. 17', 'art. 20', 'art. 21', 'art. 20', 'art.\n2702', 'art. 2702', 'art. 2702', 'art. 23', 'art. 35', 'art 3', 'art. 21', 'art. 3', 'art. 3', 'art. 53', 'art. 221', 'art. 54', 'art.63', 'art. 1', 'art. 3', 'art. 4']

Smau 23/10/2014 agg. 06/11/2016 - Protocollo informatico e workflow d…
Smau 23/10/2014 agg. 06/11/2016 - Protocollo informatico e workflow documentale
by Antonio Todaro
Mario Varini, Direttore at IC Castellucchio
deialuc
Mi aggiungo al coro: quando vieni in Sardegna?
Complimenti e grazie per l'eccellente lavoro divulgativo. A proposito di piattaforme di archiviazione documentale, non so se ha avuto modo di valutare Sinekarta, rilasciato con licenza Open Source e con supporto commerciale: in tal caso, lo ritiene paragonabile alla piattaforma utilizzata presso il suo Istituto?
at IC Castellucchio
Claudio Ranzano, ho saputo che le "ditte" stanno sbarcando in Sardegna, per poter scegliere e non farsi abbagliare sarebbe opportuno un po' di formazione certificata prima :-)
@Claudio Ranzano basta organizzare io sono sempre pronto :-)
Claudio Ranzano
@Mario Varini, ti aspettiamo in Sardegna ^_^
, Dipendente presso Ministero Istruzione, Universita' e Ricerca
, Studente presso Scuola Media
, High School Teacher (docente di scuola media superiore)
Annalisa Grando
, tutor snodi formativi presso Catullo BL
at Catullo BL
Il protocollo informatico e il
"Automazione dei processi di lavorazione,
distribuzione e archiviazione dei documenti
digitali”
La presentazione è in costante evoluzione (agg.01/11/2016)
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. di Castellucchio (MN)
Il protocollo informatico e il workflow documentale
a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
approvata dall'Assemblea Generale
Oslo, 17/09/2010
Gli archivi conservano testimonianza delle decisioni adottate, delle azioni
svolte e delle memorie accumulate.
Gli archivi costituiscono un patrimonio unico e insostituibile, trasmesso di
I documenti archivistici sono gestiti fin dalla loro creazione in modo da
preservarne il valore e il significato.
Essi sono fonti affidabili di informazione per una amministrazione
responsabile e trasparente.
Essi giocano un ruolo essenziale nello sviluppo della società, contribuendo
alla costituzione e alla salvaguardia della memoria individuale e collettiva.
L'accesso agli archivi arricchisce la nostra conoscenza della società
umana, promuove la democrazia, tutela i diritti dei cittadini e migliora la
Perchè la Pubblica Amministrazione deve dematerializzare
Perché lo dispone la Legge Italiana
Perché è un diritto dei cittadini
(CAD - Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82)
Il Codice dell’amministrazione digitale stabilisce le regole per
la digitalizzazione della pubblica amministrazione e rende possibile
la modernizzazione della PA con la diffusione di soluzioni
tecnologiche e organizzative che consentono un forte recupero di
promuove e regola
dell’informazione in modalità digitale.
Si sviluppa il processo di dematerializzazione dei documenti
prevedendo che le pubbliche amministrazioni debbano formare,
trasmettere, pubblicare, conservare gli originali dei propri
documenti e gestire i procedimenti amministrativi, utilizzando le
Il termine dematerializzazione riguarda sia la produzione
direttamente digitale degli atti, sia la digitalizzazione di quelli che
erano stati prodotti in forma analogica (su carta) ed indica il
progressivo incremento della gestione documentale
informatizzata e la conseguente sostituzione dei supporti
tradizionali della documentazione amministrativa in favore del
Definizione: insieme delle attività finalizzate alla registrazione e
segnatura di protocollo, nonché alla dematerializzazione, alla
classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e
conservazione amministrativo-giuridica dei documenti informatici e
dei documenti informatici amministrativi formati o acquisiti dalle
l’articolo 1, comma 1, lettera p) del CAD definisce il documento
informatico come “la rappresentazione informatica di atti,
fatti o dati giuridicamente rilevanti”
Il Documento informatico, articoli di riferimento
art.20 Documento informatico
art.22 Copie informatiche di documenti analogici
art.23 bis Duplicati e copie informatiche di documenti informatici
art.23 ter Documenti amministrativi informatici
art.40 Formazione di documenti informatici
art.41 Procedimento e fascicolo informatico
per la generazione, apposizione e verifica della firma
elettronica avanzata, qualificata e digitale, per la validazione
temporale, nonché per lo svolgimento delle attività dei
certificatori qualificati.
Documento informatico e... firma elettronica
(DPCM 22/02/2013)
il CAD distingue tra quattro tipologie di firma
la firma elettronica pura e semplice
Firma elettronica pura e semplice
Insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi
tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come
metodo di identificazione informatica;
Insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un
documento informatico che consentono l'identificazione del
firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare
un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si
riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano
stati successivamente modificati.
particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un
certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro
per la creazione della firma
Particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un
certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una
pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare
tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave
pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la
provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un
insieme di documenti informatici.
L'art. 21 del CAD
ha introdotto al comma 1 un riferimento alla "firma elettronica
avanzata" in conseguenza dell’attribuzione a tale tipologia di firma
di nuova dignità e rilevanza giuridica.
Si introduce un principio di carattere generale di libera
valutabilità in giudizio del documento informatico come
documento scritto in base a specifiche caratteristiche di qualità,
sicurezza, integrità ed immodificabilità.
Indicare che è stata eseguita la revisione del documento
Accettare i termini di un documento
Rilevare e registrare eventuali modifiche (se consentite) al
Certificare di essere l'autore di un documento e che il
documento non è stato modificato dopo la certificazione.
Documento informatico e... firma digitale
Una firma digitale può essere utilizzata per:
Il documento informatico trasmesso con PEC si intende inviato e
pervenuto al destinatario, all‘indirizzo elettronico da questi dichiarato.
La trasmissione del documento informatico mediante PEC, equivale
alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti
dalla legge. Una casella di posta elettronica certificata è una casella
di posta elettronica alla quale è associata una funzione che al
ricevimento di messaggi di posta elettronica certificata rilascia delle
ricevute di avvenuta consegna.
Documento informatico e... PEC
Successivamente alla pubblicazione del CAD, e all'entrata in vigore
delle regole tecniche predisposte da AgID riguardanti:
DPCM 03/12/2013 - protocollo informatico
DPCM 03/12/2013 - sistemi di conservazione
DPCM 13/11/2014 - il documento informatico
Le Pubbliche amministrazioni entrano in possesso di tutti gli
strumenti normativi utili per gestire l'intero ciclo di vita del
documento amministrativo informatico.
Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015 il
DPCM 13 novembre 2014 contenente le ”regole tecniche in
materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione,
riproduzione e validazione temporale dei documenti
informatici nonché di formazione e conservazione dei
documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”.
(articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del CAD)
Alle Regole Tecniche sul Documento Informatico sono
allegate le seguenti specifiche tecniche:
D.L. n. 90/2014 art. 24, comma 3-bis
I termini per attivare il processo di dematerializzazione
Entro il 16/02/2015, tutte le PA “dovranno
approvare un piano di informatizzazione
delle procedure per la presentazione di
istanze, dichiarazioni e segnalazioni che
permetta la compilazione online con procedure
guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema pubblico per
la gestione dell'identità digitale di cittadini e imprese”.
art. 24, comma 3-bis, D. L. n. 90/2014
Le procedure dovranno permettere il completamento della
procedura, il tracciamento dell'istanza con individuazione del
responsabile del procedimento e, ove applicabile,
l'indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad
ottenere una risposta. D.L. n. 90/2014 art. 24, comma 3-bis
Il piano dovrà prevedere una completa informatizzazione,
“le amministrazioni dovranno attrezzarsi per la
ricezione, gestione e conservazione di documenti e
fascicoli informatici”.
Il "CAD 3.0"
Pubblicato in Gazzetta Ufficiale serie generale n. 214 del
13.09.2016 il D.Lgs. 26 agosto 2016 n. 179 Modifiche ed
integrazioni al Codice dell’amministrazione digitale di cui al
decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Entrato in vigore il
(video dell'Avvocato Ernesto Belisario)
...e nel frattempo?
Nelle modifiche e integrazioni al CAD, vengono regolati
e favoriti strumenti quali:
il sistema pubblico di gestione dell'identità digitale
D.Lgs. 26 agosto 2016 n. 179
Ampliamento soggettivo di applicazione nell'utilizzo del
termine "chiunque" (e non più solo cittadini e imprese)
Inseriti tre commi atti a chiarire gli obblighi che gravano
sulle amministrazioni.
Modifiche all'art. 3 (Inseriti tre commi)
comma 1-quater
prevede la gestione dei procedimenti amministrativi in modo
da consentire, «mediante strumenti informatici, la possibilità
per il cittadino di verificare anche con mezzi telematici i
termini previsti ed effettivi per lo specifico procedimento e il
relativo stato di avanzamento, nonché di individuare l'ufficio e
il funzionario responsabile del procedimento».
comma 1-quinquies
prevede il diritto all'assegnazione di un'identità digitale
attraverso la quale accedere e utilizzare i servizi erogati in
rete (funzionale quindi a poter esercitare il diritto all'uso
delle tecnologie)
comma 1-sexies
prevede il diritto a essere identificati tramite identità digitale
e a inviare e ricevere comunicazioni e documenti tramite un
domicilio digitale. La disposizione dell'art. 3, pertanto,
viene ampliata, rinvigorita e accompagnata da espliciti
doveri in capo alle amministrazioni.
Modifiche all'art. 7
relativo alla qualità dei servizi resi e alla soddisfazione
dell'utenza, che esplicitano l'obbligo di rendere disponibili i
propri servizi per via telematica nel rispetto delle disposizioni
del Codice e degli standard e livelli di qualità anche in
termini di fruibilità, accessibilità, usabilità e tempestività,
stabiliti con le regole tecniche.
consentire agli utenti di poter esprimere la soddisfazione
rispetto alla qualità del servizio reso e prevedendo la
pubblicazione sui propri siti dei dati risultanti: si stabilisce,
altresì, al fine di garantire effettività alla disposizione, che,
in caso di violazione degli obblighi, gli interessati possano
agire in giudizio, nei termini e con le modalità stabilite nel
d.lgs. 198/2009, ossia con la cosiddetta class action.
Modifiche all'art. 8
viene sostituito il termine «alfabetizzazione digitale» con
«cultura digitale» introdotto l'art. 8-bis che prevede di
favorire la connettività alla rete Internet negli uffici e luoghi
pubblici, a beneficio degli utenti.
Modifiche all'art. 9
relativo alla partecipazione democratica elettronica, vede
un ampliamento soggettivo dei destinatari (tutti i soggetti cui si
applica il CAD e non solo le pubbliche amministrazioni) e un
ampliamento oggettivo nella previsione dell'obbligo di
«migliorare la qualità dei propri atti, anche attraverso l'utilizzo,
ove previsto e nell'ambito delle risorse disponibili dalla vigente
legislazione, di forme di consultazione preventiva per via
telematica sugli schemi di atto da adottare.
Abolito l'art. 50 bis
In cui si dava l’obbligo alle pubbliche
amministrazioni di definire:
- il piano di continuità operativa;
- il piano di disaster recovery;
Sanzioni di cui all'art. 61
si prevede che con il decreto legislativo adottato ai sensi
dell'art. 17 della legge 124/2015 sia definita la rilevanza, ai
fini della responsabilità dirigenziale, della violazione alle
disposizioni del CAD e del mancato o inadeguato utilizzo
delle tecnologie ivi disciplinate. Sembrano mancare ancora
nelle disposizioni quegli «speciali regimi sanzionatori e
premiali per le amministrazioni» previsti nella legge delega.
Interessanti novità in tema di valore probatorio del
documento informatico sottoscritto con una firma
elettronica emergono dal decreto di modifica al Codice
dell'amministrazione digitale (D.Lgs.82/2005).
Al fine di attribuire un valore probatorio alle diverse fonti
documentali, le nuove disposizioni sono volte a valorizzare le
caratteristiche oggettive peculiari del documento informatico
e della firma elettronica, rispetto ai consueti concetti (propri
del mondo cartaceo) di documento avente forma scritta e
garantito nella sua provenienza da una sottoscrizione.
solo la firma qualificata è equivalente alla sottoscrizione autografa;
per il resto vige il principio della non discriminazione: non può
essere negato valore giuridico ad un documento informatico per il
solo fatto che è in forma elettronica. Pertanto il documento
informatico, con o senza firma elettronica, è liberamente valutabile
in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di
qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità.
Non conoscendo a priori quale sia in concreto la firma
elettronica, che può andare da una password banale ad un
sistema basato sulla biometria, conseguentemente con un
livello di sicurezza assai variabile, è il giudice che valuta caso
per caso il valore giuridico del documento cui essa è associata.
Modifiche all'art. 20
"Validità ed efficacia probatoria dei documenti informatici”
EX "Documento informatico"
Aggiunto il comma 1-bis, "l'idoneità del documento informatico
a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore
probatorio sono liberamente valutabili in giudizio in relazione
alle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità
e immodificabilità".
Modifiche all'art. 21
"Documento informatico sottoscritto con firma elettronica"
Contempla esclusivamente l'attribuzione dell'efficacia della
"scrittura privata" a un documento sottoscritto con firma
elettronica avanzata, qualificata o digitale, risente
dell'impostazione del Codice Civile dedicata alla forma scritta dei
documenti cartacei sottoscritti con firma autografa.
c. 1 – Abrogato, c.2 – Nuova formulazione
"Fermo restando quanto previsto ai commi 2-bis e 2-ter, il
documento informatico sottoscritto con firma elettronica, formato
nel rispetto delle regole tecniche di cui all'art. 20, c. 3, soddisfa il
requisito della forma scritta ed ha l'efficacia della scrittura privata
prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo
di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al
titolare, salvo che questi dia prova contraria."
Viene riconosciuta l'efficacia della scrittura privata prevista dall'art.
2702 del codice civile se al documento sia possibile ritenere
oggettivamente associata una firma elettronica, anche avanzata o
"semplice" purché, possa ritenersi certa l'associazione della firma
proprio a quel documento, qualora questa venga riconosciuta o
legalmente considerata come riconosciuta, richiedendo quindi la
proposizione di una querela di falso per contestarne la provenienza
da parte di chi l'ha sottoscritto.
2702 del codice civile se il documento informatico è firmato con
firma digitale, proprio in relazione alle caratteristiche oggettive
dello strumento della firma digitale, le caratteristiche di identità
(imputabilità giuridica del documento) e integrità (forma scritta)
sono garantite direttamente da quello strumento utilizzato per
sottoscrivere il documento.
Sarà comunque il giudice a valutare se nella
fattispecie si tratta di firma elettronica conforme al
Firma elettronica avanzata, qualificata e digitale
Nulla cambia invece nella disciplina relativa alla firma
elettronica avanzata, qualificata e digitale. Nell'attuale riforma
del CAD è infatti omesso il richiamo all’art. 2702 c.c. per i
documenti che recano queste tipologie di firme, ed è omesso
anche il richiamo alla presunzione di utilizzo del dispositivo di
firma per i documenti con firma elettronica avanzata.
del Parlamento e del Consiglio europeo n.910/2014
"Identificazione elettronica e servizi fiduciari per le
transazioni elettroniche nel mercato interno”
Tra gli obiettivi c'è quello di consentire ai cittadini di
utilizzare la loro identificazione elettronica per
autenticarsi in un altro Stato membro.
Il regolamento eIDAS "non si vive di solo CAD”
Le novità introdotte dal Regolamento eIDAS
È introdotto il sigillo elettronico
Riconosciuta e introdotta la firma digitale remota
Riconosciuta e introdotta la validazione temporale
Introdotto il servizio di recapito certificato
Introdotti i certificati qualificati di autenticazione dei
La firma digitale verso eIDAS
Il Regolamento eIDAS disciplina tre tipologie di firme
nel CAD
Il documento informatico, cui è apposta una firma
elettronica, sul piano probatorio è liberamente
valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue
caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e
Nel regolamento eIDAS
Non sono negati effetti giuridici per via della sua forma
elettronica. Spetta al diritto nazionale dei singoli Paesi
europei definire gli effetti giuridici delle firme elettroniche.
è creata mediante dati per la creazione di una firma elettronica
che il firmatario può, con un elevato livello di sicurezza,
utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo;
è collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire
l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati.
In aggiunta ai requisiti previsti per la firma elettronica
avanzata possiede queste caratteristiche:
è creata su un dispositivo qualificato per la creazione di
è basata su un DPCM 13/11/2014 qualificato
ha effetto giuridico equivalente a quello di una firma
Firma Elettronica avanzata, qualificata o digitale
Garantisce l’identità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità
del documento, ha l’efficacia prevista dall’art. 2702 del codice
civile. L’utilizzo del dispositivo di firma qualificata o digitale si
presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova
Una firma elettronica qualificata basata su un certificato qualificato
rilasciato in uno Stato membro è riconosciuta quale firma
elettronica qualificata in tutti gli altri Stati membri (mutuo
I contrassegni elettronici pevisti dal CAD art. 23 ter
“Sulle copie analogiche di documenti amministrativi informatici può
essere apposto a stampa un contrassegno, sulla base dei criteri
definiti con linee guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale, tramite il quale
è possibile ottenere il documento informatico, ovvero verificare la
corrispondenza allo stesso della copia analogica.
“Il contrassegno apposto sulle copie analogiche sostituisce a tutti gli
effetti di legge la sottoscrizione autografa e non può essere richiesta la
produzione di altra copia analogica con sottoscrizione autografa del
medesimo documento informatico. I programmi software eventualmente
necessari alla verifica sono di libera e gratuita disponibilità.”
Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente i
dati identificativi del documento amministrativo informatico
Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente un
estratto del documento amministrativo informatico
Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente
l’intero documento amministrativo informatico
I sigilli elettronici pevisti dal Regolamento eIDAS
Il sigillo elettronico, potrà essere utilizzato solamente da persone
giuridiche. Il sigillo elettronico è trattato dagli artt. 35 fino a 40 del
regolamento e serve per provare l’emissione di un documento
elettronico da parte di una determinata persona giuridica, dando la
certezza dell’origine e dell’integrità del documento stesso; oltretutto,
secondo l’art. 35, ad un sigillo non possono essere negati gli effetti
giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali solo
perché è elettronico.
Esistono due tipi di sigilli:
il sigillo elettronico avanzato
è connesso unicamente al creatore del sigillo, è idoneo
a identificare il creatore del sigillo, è creato attraverso
dati su cui il creatore del sigillo ha controllo ed è
collegato ai dati cui si riferisce in modo da permettere
l’identificazione di ogni modifica successiva dei dati;
il sigillo elettronico qualificato
oltre alle caratteristiche di quelli avanzati, si basano su
certificati qualificati e realizzati attraverso dispositivi
Tutto pronto ma...
Negli ultimi 11 anni (tanti ne sono passati dall’adozione del
Codice dell’Amministrazione Digitale, il Decreto Legislativo 7
marzo 2005, n. 82), nonostante le promesse di una rapida
digitalizzazione completa dell’attività amministrativa, non si è
assistito alla scomparsa della carta dagli uffici pubblici.
Una Pubblica Amministrazione ancora troppo legata ai vecchi
iter burocratici tarati sugli strumenti analogici, assenza di
investimenti (in tecnologie e formazione), difficoltà
organizzative, norme di difficile interpretazione e che
troppo spesso rimandavano a decreti attuativi che sarebbero stati
adottati dopo anni. Queste sono alcune delle principali ragioni per
cui la digitalizzazione della PA ha finito per diventare come il
Godot di beckettiana memoria, che tutti aspettano e che non
arriva mai.
… e ora che fare?
Verificare l’adeguatezza degli strumenti informatici
utilizzati e, eventualmente, porre in essere le procedure per
l’approvvigionamento di quanto tecnicamente necessario
all’adempimento alle norme di legge;
Attivare il processo di dematerializzazione
Apportare le necessarie modifiche all’organizzazione e
predisporre i documenti e manuali previsti dalla
normativa vigente (provvedendo alla loro pubblicazione sul
sito istituzionale dell’Ente)
Provvedere alla necessaria formazione di tutto il
personale e alle attività di informazione/comunicazione per
Adottare un sistema di gestione dei flussi documentali
integrato da protocollo informatico e conservazione
sostitutiva dei documenti informatici.
Tutte le PA dovranno adeguarsi alle regole tecniche in
materia di gestione documentale (adottate con DPCM 3
dicembre 2013), provvedendo – tra gli altri adempimenti –
ad aggiornare i propri sistemi di protocollo informatico e a
predisporre il manuale della gestione documentale.
Entro il 12/10/2015
Le nuove regole tecniche fanno ordine sistematico in
materia di gestione documentale e approfondiscono
concetti già presenti nel CAD in sintonia con le Regole
Tecniche del protocollo informatico e conservazione, con
le quali condividono le specifiche tecniche.
Le regole contenute nel decreto
Per meglio comprendere quali siano le operazioni da effettuare
per una corretta e legale produzione di copie e duplicati di
documenti informatici o analogici è necessario richiamare
alcune tra le più significative disposizioni in materia di
documento informatico introdotte dal CAD e successivamente
regolamentate con il DPCM 13/11/2014
Copie e duplicati di documenti informatici o analogici
Tutto gira attorno al documento informatico
Gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti
informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti
dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale
da cui è possibile effettuare, su diversi o identici tipi di
supporto, duplicazioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.
il documento informatico deve essere
formato e firmato digitalmente
nel rispetto delle regole tecniche di cui al DPCM 13
Il documento informatico è formato mediante una delle
seguenti principali modalità:
redazione con software;
acquisizione per via telematica o su supporto
acquisizione della copia per immagine su supporto
informatico di un documento analogico;
acquisizione della copia informatica di un documento
registrazione informatica delle informazioni risultanti
da transazioni o processi informatici;
presentazione telematica di dati (moduli o formulari
resi disponibili all'utente);
generazione o raggruppamento anche in via
automatica di un insieme di dati o registrazioni,
provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a
più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica
predeterminata e memorizzata in forma statica.
Il documento informatico assume la caratteristica
di immodificabilità se formato in modo che
forma e contenuto non siano alterabili durante le
fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la
staticità nella fase di conservazione.
Immodificabilità del documento informatico
Il documento informatico deve avere quindi un
formato cosidetto "statico”: non deve cioè
contenere campi che comporterebbero modifica di
alcune parti dello stesso non rilevabili alla verifica
della firma. Sono formati statici il PDF/A, l'XML,
EML, i formati immagine (ad es. TIFF), i formati
testo come il TXT.
La “staticità” e i “formati” del documento informatico
Le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono
determinate da una o più delle seguenti operazioni:
la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma
l'apposizione di una validazione temporale;
il trasferimento con PEC con ricevute complete;
la memorizzazione su sistemi di gestione documentale
che adottino idonee politiche di sicurezza;
Immodificabilità del documento informatico (2)
Ci sono altre norme di cui bisogna tenere conto, ed in
particolare del comma 3 dell'art 3 delle Regole Tecniche
sulla firma digitale emanate con DPCM 30 marzo 2009 che
"Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o
altro tipo di firma elettronica qualificata, non produce gli
effetti di cui all'art. 21, comma 2, del codice, se
contiene macroistruzioni o codici eseguibili, tali da
attivare funzionalità che possano modifcare gli atti, i fatti o
i dati nello stesso rappresentati".
La “staticità” del documento informatico
Il formato EML è previsto dalle regole tecniche sul
e consente di salvare la mail con i relativi allegati
senza alterare minimamente il messaggio di posta
elettronica conservando quelle caratteristiche di
integrità e immodificabilità del documento che si
ottengono quando forma e contenuto non sono
alterabili durante la fase di tenuta e accesso e garanzia
di staticità nella fase di conservazione.
Un file .eml (testo puro) contiene i singoli messaggi di
posta elettronica completi di formattazione del testo,
immagini ed eventual allegati.
Per la creazione di file eml è possibile utilizzare sia
l'interfaccia webmail del proprio gestore di posta
elettronica che un qualsiasi client residente come Outlook,
Windows Live Mail ma anche Mozzilla Thunderbird (open
source, multipiattaforma).
Per la apertura è necessario un client di posta
elettronica residente.
Mediante l’uso di uno scanner (*) viene copiato in formato
Il risultato è la perdita dell'autografia della firma!
Per la validità del documento sarebbe necessario ricercare
la scrittura originale nel caso in cui ne fosse contestata la
firma. La copia ha la stessa efficacia probatoria
dell’originale da cui è tratta se la sua conformità all’originale
è attestata da un pubblico ufficiale (DS) o non è
espressamente disconosciuta
L'attestazione di conformità delle copie per immagine su
supporto informatico di uno o più documenti analogici può
essere altresì prodotta come documento informatico
separato contenente un riferimento temporale e
l'impronta del documento.
Resta fermo, ove previsto, l'obbligo di conservazione
dell'originale che può essere distrutto a seguito di
conservazione sostitutiva della copia informatica.
Mediante l'uso di una stampante viene stampato il
documento informatico ma...
una volta stampata la firma digitale non è più verificabile
e il documento risulta non firmato!
La soluzione è quella di far attestare la conformità della
copia al suo originale dal DS mediante firma autografa.
Copia analogica di documento informatico
Una seconda possibilità è quella di apporre la dicitura
"Firma autografa sostituita a mezzo stampa ai sensi
dell'art. 3, comma 2 del D.L. 39/93"
ma la stessa non conferisce carattere autografo alla "firma"
stampata ma solo l'indicazione della identità e della
qualifica dell'autore ed anche in questo caso sarebbe
necessario ricercare il documento originale nel caso in cui
ne fosse contestata la firma.
L'estrazione del file dal documento informatico firmato
digitalmente interrompe il “contatto” della copia con
La copia ha la stessa efficacia probatoria dell’originale
da cui è tratta se la sua conformità all’originale:
è attestata da un pubblico ufficiale (DS);
non è espressamente disconosciuta
Copia informatica di un documento informatico
Documento informatico ottenuto mediante la
memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi
diversi, della medesima sequenza di valori binari del
documento originario: copia/incolla del file-documento.
… copia del file :-)
Il documento di risulta è un clone unico e originale e che
pertanto non necessità di attestazioni di conformità.
Duplicato informatico di un documento informatico
Sin qui le risposte "in uscita" che una scuola può
quando provengono da altre scuole o altre PA
documenti informatici non firmati digitalmente
…quando provengono da altre scuole o altre PA documenti
informatici non firmati digitalmente che fare?
Se il documento non firmato viene prelevato dai siti delle
altre scuole o di altre PA, non potendo assumere a
protocollo e conservare documenti privi di firma digitale, è
necessario che il Dirigente scolastico ne attesti la
conformità all'originale "visto" sul sito web interessato
fornendo tra le altre informazioni anche i dati relativi
all'URL di provenienza, alla data ed all'ora di
prelevamento.
…quando provengono da altre scuole o altre PA
documenti informatici non firmati digitalmente che fare?
Se il documento non firmato è allegato ad una PEO o ad
una PEC salvata in formato EML, non essendo possibile
assumere a protocollo e conservare documenti privi di
firma digitale, siamo di fronte ad una modalità che
richiede l'attivazione di una procedura (anomala) di
accoglimento con firma digitale del Dirigente scolastico
che responsabilmente riconosce nel mittente identità
certa in quanto il documento è dotato di firma
elettronica (segue...)
firma elettronica?
elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in
giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di
qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.
... ma la sua esibizione e produzione non sostituisce quella
avanzata, qualificata o digitale.
regole tecniche, che garantiscano l'identificabilità dell'autore,
l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia
prevista dall'articolo 2702 del codice civile (…)
...la sua esibizione e produzione sostituisce quella
… ma di quali documenti stiamo parlando?
i documenti arrivano nella nostra scuola via mail (peo e
pec), tramite la consegna a mano o spedizione via
per la posta in entrata i formati utilizzati sono il pdf/a e
l'eml che nel caso di mail ci permette di salvare la
comunicazione comprensiva dei suoi allegati.
i documenti in uscita vengono firmati digitalmente
attestando la provenienza e l'autenticità di un atto
...ma che documenti arrivano nella mia scuola?
email con allegato doc privo di firma
email con allegato pdf con firma autografa del dirigente e
scanditi in modalità inaccessibile
email con allegato con dicitura: firma autografa omessa ai
sensi dell’art. 3 del d. lgs. n. 39/1993
Questi NON sono documenti !
… La domanda sorge spontanea
Perchè non viene utilizzata la firma digitale per
firmare documenti informatici?
Eviteremmo un sacco di problemi di ordine giuridico legati in
primis alla efficacia probatoria, e alla conservazione
Perchè non viene utilizzata la PEC per
trasmettere i documenti informatici?
Comunichiamo tra PA via PEC e trasmettiamo files
firmati digitalmente, molte problematiche non
avrebbero più ragione d'esistere.
Cos'è una copia, cos'è un duplicato?
Dobbiamo sapere se stiamo inviando una copia o un
duplicato, quale origine nativa il documento possiede e
come va conservato, quando fare la dichiarazione di
conformità e come farla.
Quando posso dichiarare la conformità?
la dichiarazione di conformità posso apporla se
dispongo del documento originale, se posso
confrontarlo, se la riproduzione è fedele in tutti i suoi
elementi, se c'è un motivo per il rilascio di una copia.
Nell'abbandono di inutili abitudini
burocratico-analogiche
DPR 20 ottobre 1998, n. 428
“Protocollo informatico”
“Sistema di gestione dei flussi documentalie degli
archivi”
Una evoluzione NON soltanto lessicale...
Documento deriva dal lat. Docere, cioè insegnare;
il documento quindi docet (monumentum) e
mostra l’atto contenuto al suo interno e perciò
Il TUDA (DPR 445/2000) novella solo la parola
documento, come già il DPR 1409/1963.
Atto e documento
L’atto è l’evento a cui la norma ricollega determinati
effetti giuridici.
Il documento è l’entità materiale (res) capace di
rappresentare in maniera duratura un fatto o un
atto giuridico in forma scritta. In quanto “cosa”
contenente segni, diventa tecnicamente una res
signata.
La PA opera attraverso i documenti
La amministrazione pubblica opera principalmente
attraverso i documenti...
per lavorare bene, i documenti devono essere gestiti in
modo corretto: efficacia, efficienza e trasparenza.
Le tre parole strategiche in Archivistica
Efficacia Registrazione
Efficienza Classificazione e Selezione
Trasparenza Fascicolo e Diritto di accesso
I documenti della PA vanno “registrati”
art. 53, comma 5
Protocollo Repertorio
Arrivo, partenza e interni
(scambiati tra uffici della stessa AOO)
Documenti uguali per forma
ma diversi per contenuto
Sono oggetto di registrazione obbligatoria
i documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti
i documenti informatici.
Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e
i notiziari della pubblica amministrazione, le note di
ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali
statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i
libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e
tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare
dell’amministrazione (repertoriati).
Registrare i documenti (protocollazione o repertoriazione)
Gestire i flussi documentali integrati con il protocollo
Introdurre il titolario di classificazione
Fascicolare i documenti
Elaborare i piani di conservazione (massimario di selezione)
hanno ora l’obbligo di operare in modalità digitale
La registrazione di protocollo
Su ogni documento ricevuto o spedito dall'Area
Organizzativa Omogenea è effettuata una registrazione
di protocollo con il sistema di gestione del protocollo
informatico, consistente nella memorizzazione dei dati
Tale registrazione è eseguita in un'unica operazione,
senza possibilità per l'operatore di inserire le informazioni
in più fasi successive.
116/200A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
L’insieme delle registrazioni effettuate
costituisce il Registro di protocollo,
che fa fede dell’effettivo ricevimento e
spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità
del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici.
Il Registro di protocollo si configura come atto pubblico ed è
destinato a provare la data dell'annotazione e la successione nel
tempo delle ricezioni e delle spedizioni; da ciò deriva che il
dipendente dell’Organizzazione che opera nel sistema di
protocollazione assume la qualità di pubblico ufficiale.
Chiunque intenda contestare la veridicità di una o più registrazioni
contenute nel protocollo dell’Organizzazione è tenuto a proporre
querela di falso in base all’art. 221 del codice di procedura civile.
117/200A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
La registrazione di protocollo di un
documento è eseguita dopo averne
verificato l’autenticità, la provenienza
e l’integrità.
Con particolare riguardo ai documenti prodotti dall’Organizzazione,
non è consentita la registrazione di protocollo in assenza del
documento a cui la registrazione si riferisce, né in presenza di
documenti non sottoscritti.
Il registro giornaliero di protocollo è sottoposto quotidianamente a
118/200A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Requisiti necessari per ciascuna
a) numero di protocollo, generato automaticamente dal
sistema e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo, assegnata
automaticamente dal sistema e registrata in forma non
c) mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti;
119/200A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
e) data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se
f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via
telematica, registrato in forma non modificabile;
g) identificativo di chi ha protocollato il documento;
h) classificazione;
i) assegnazione;
120/200A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
j) data di arrivo, registrata in forma non modificabile;
k) allegati;
l) mezzo di ricezione/spedizione (lettera ordinaria, prioritaria,
raccomandata, fax, ecc.);
121/200A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
inoltre possono essere aggiunti:
m) estremi provvedimento differimento termini di registrazione;
n) tipo documento;
o) elementi identificativi del procedimento amministrativo, se
p) eventuali altre informazioni connesse al documento.
122/200A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Annullamento e modifica delle
registrazioni di protocollo.
Le registrazioni di protocollo possono essere annullate,
eccezionalmente e previa autorizzazione del Responsabile
del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della
gestione dei flussi documentali e degli archivi, a seguito di
motivata richiesta scritta o per iniziativa dello stesso
L’operazione di annullamento è eseguita con le modalità di
cui all’art. 54 del DPR 445/2000.
123/200A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Il Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000)
Ogni volta non sia possibile utilizzare il sistema per
cause tecniche,
● autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di
protocollo su un registro di emergenza;
● impartisce le disposizioni per il riversamento dei dati nel protocollo
informatico tramite le procedure previste dal manuale di gestione del
● comunica alla struttura organizzativa dell’amministrazione della
revoca dell’emergenza;
● conserva il registro di emergenza;
● comunica alla Soprintendenza archivistica il ripristino delle
funzionalità del registro di protocollo informatico.
124/200A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Le registrazione dei documenti sul registro di emergenza
e il recupero delle stesse nel sistema di protocollo informatico
vengono effettuate secondo le modalità di cui all’articolo 63 del
testo unico (dPR 445/2000):
a) sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di
inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della
b) qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi
oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il
Responsabile del Servizio può autorizzare l’uso del registro di
emergenza per periodi successivi. Sul registro di emergenza vanno
riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.
c) per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro
di emergenza il numero totale di operazioni registrate.
125/200A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
Per attivare il registro di protocollo di emergenza si devono
verificare tre condizioni, non necessariamente dipendenti
una dall’altra:
1. guasto al software di protocollazione informatica;
2. guasto al sistema informatico di gestione;
3. mancanza di energia elettrica.
Quando si verifica la condizione numero 1 si deve attivare un
protocollo di emergenza su supporto informatico.
Quando si verificano le condizioni numeri 2 e 3 si deve attivare un
protocollo di emergenza su supporto cartaceo.
126/200A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
b) compilare il registro di emergenza [su supporto informatico;
manuale (documento n. 2)];
c) dare comunicazione alla struttura organizzativa
dell’amministrazione della attivazione dell’emergenza;
d) comunicare alla Soprintendenza archivistica l’attivazione del
127/200A cura di Mario Varini e Giovanna Piazza - I.C. Di Castellucchio (MN)
a) revocare l’autorizzazione al protocollo di emergenza
b) inserire le registrazioni di emergenza nel protocollo
informatico attivando l’apposita funzione, come previsto dal
La gestione del protocollo e dei flussi documentali avviene
utilizzando uno specifico software di archiviazione digitale che
consente: l'allineamento delle procedure al CAD, l'utilizzo di
processi di work flow per la gestione del protocollo informatico
e delle pratiche e la conservazione sostitutiva dei documenti.
Il sistema adottato consente di realizzare il processo di
dematerializzazione in termini di efficienza, efficacia ed
La gestione dei flussi documentali
Il sistema adottato dall'IC di Castellucchio
Nell’ambito dell’area organizzativa omogenea (nella scuola
è presente una sola AOO) è istituito un servizio per la tenuta
del protocollo informatico, la gestione di flussi documentali e
di archivi.
In assenza del responsabile del protocollo e del suo
collaboratore, deve essere comunque garantita la continuità
operativa del protocollo.
adottato dall'IC di Castellucchio
La gestione dei flussi documentali e del protocollo informatico
avviene tramite un processo automatico che coinvolge tutti
gli assistenti amministrativi, il direttore sga e il dirigente
scolastico secondo uno schema di regole procedurali
L'accesso protetto al sistema di gestione e quindi all'archivio
digitale, consente ad ogni utente di visionare la propria
La firma digitale è di competenza esclusiva del dirigente
scolastico sia per la corrispondenza in arrivo che per quella in
partenza e del direttore sga nel caso debba, per propria
competenza, firmare documenti in uscita.
Il modello organizzativo è centralizzato per la
registrazione di atti in arrivo mentre la registrazione degli
atti in partenza è demandata, salvo eccezioni, ad ogni
singolo ufficio in funzione delle competenze attribuite.
Le operazioni di consultazione dell’archivio protocollo
possono essere effettuate da parte di tutti gli utenti abilitati,
non solo per gli atti di propria competenza ma relativamente
a tutti gli atti secondo i sistemi di ricerca generale o specifica.
Fasi della gestione dei documenti ricevuti (corrispondenza in entrata)
- tramite email (peo, pec) memorizzate in formato EML (*)
- analogici, scansiti e memorizzati in formato PDF/A-1b (*)
(*) i formati "open document" utilizzati garantiscono la staticità e
l'immodificabilità del documento, requisiti che le regole tecniche
ritengono primari in una una tipologia di formato.
Firma dei
Protocolla il
Crea la Pratica o la
implementa con il
segnatura di
Immissione del documento
nel sistema di gestione dei flussi documentali
il responsabile del protocollo inserisce il documento nel raccoglitore
della corrispondenza in entrata generando in tal modo un
record/contenitore che attesta che il documento può essere immesso
nel processo. Il record generato viene arricchito delle meta
informazioni necessarie alla identificazione ed alla alla classificazione
del documento ad esso associato ed "inviato" alla worklist del
Direttore sga per il successivo controllo.
Controllo del Direttore sga
Il Direttore sga riscontrata nella sua worklist la presenza di documenti
da visionare nella corrispondenza in entrata e ha diversi compiti:
● visionare il documento e le metainformazioni ad esso associate
● definire se il documento va protocollato o no
● individuare il responsabile del protocollo
● individuare il responsabile del procedimento
● indicare se deve firmarlo un'altra persona ovvero il dirigente
● sottoporre il documento alla firma del dirigente.
Firma digitale del dirigente scolastico
Il Dirigente firma gli atti per consentire l'invio automatico dell'informazione
alla worklist dell'ufficio protocollo.
punti critici: gestione dell'assenza prolungata del Dirigente scolastico.
In ogni fase della procedura, il dirigente, il direttore sga e il responsabile
del procedimento potranno scambiarsi messaggi operativi ed il
messaggio potrà “rimbalzare” sino alla conferma finale che avverrà con la
Assegnazione del documento
Il documento protocollato compare ora nella worklist del responsabile
del procedimento che si occuperà di aprire un nuovo fascicolo o di
inserire il documento in un fascicolo già aperto.
Fasi della gestione dei documenti in uscita
Il modello organizzativo adottato dall'IC di Castellucchio
Responsabile: Crea il
nuovo documento e
lo Protocolla
Signatura di
Conferma l’invio
Fasi della gestione dei documenti inviati (corrispondenza in uscita)
a) Redazione del documento da parte del responsabile del procedimento
b) Inserimento nel raccoglitore posta in uscita per essere sottoposto al
c) Controllo Direttore sga
Il Direttore sga riscontrata nella sua worklist la presenza di documenti da
visionare nella corrispondenza in uscita e ha diversi compiti:
- visionare il documento e le meta informazioni ad esso associate
- definire se il documento è correttamente e legalmente creato
- indicare se deve firmarlo un'altra persona ovvero il dirigente
- sottoporre il documento alla firma del dirigente.
d) Firma del dirigente
Il dirigente riscontrata nella sua worklist la presenza di documenti da firmare
effettua i necessari controlli e firma digitalmente il Documento.
e) Il documento viene inviato alla worklist del responsabile del Procedimento che
si occuperà di protocollarlo ed inviarlo al destinatario unitamente al file di
segnatura (XML)
In ogni fase della procedura, il dirigente, il direttore sga e il responsabile del
procedimento potranno scambiarsi messaggi operativi ed il messaggio potrà
“rimbalzare” sino alla conferma finale che avverrà con la firma del dirigente.
Protocollo e creazione del file di segnatura (XML)
Il sistema si occupa di creare il file di "conferma ricezione" in
formato xml e lo trasmette al mittente
Dopo la firma del dirigente il documento da protocollare sarà
trasmesso alla worklist del responsabile del protocollo che si occuperà
di completare l'operazione di metadatazione e quindi di
protocollazione.
I requisiti necessari di ciascuna segnatura di protocollo
● codice identificativo dell'amministrazione
● codice identificativo dell'area organizzativa omogenea
● data del protocollo
● numero di protocollo
● indice di classificazione
● oggetto
● mittente/destinatario
● Impronta di Hash
È fatto divieto assoluto spedire qualunque documento firmato
digitalmente privo del suo file di segnatura.
Area protocollo – file di segnatura (XML)
Il fascicolo informatico costituisce un ulteriore passo verso la
realizzazione dei fondamentali obiettivi di interconnessione e
interoperabilità e di cooperazione applicativa con i quali si vuole
raggiungere il risultato di far interagire il cittadino e l’impresa
con una pubblica amministrazione unitaria, che funzioni come
centro di erogazione di servizi e prestazioni, e che sia dotata,
allo scopo, di un sistema informativo integrato ed omogeneo.
Il fascicolo è un insieme organico e ordinato di
documenti che si forma nel corso dell’attività
amministrativa dell’ente allo scopo di riunire, a fini
decisionali o informativi, i documenti utili allo
svolgimento di tale attività
Il fascicolo si distingue in 5 tipologie
Fascicolo di affare (per Pratica)
Fascicolo di attività (per Pratica)
Fascicolo di procedimento amministrativo (per Pratica)
Fascicolo di persona fisica
Fascicolo di persona giuridica
Quanto alla durata il fascicolo si distingue in 2 tipologie
Il fascicolo di affare
Conserva i documenti relativi ad una competenza
non procedimentalizzata, per la quale, dunque, non è
previsto l’adozione di un provvedimento finale.
Il fascicolo di attività
proceduralizzata, per la quale esistono documenti
vincolati o attività di aggiornamento di banche-dati e
per la quale non è previsto l’adozione di un
Il fascicolo di procedimento amministrativo
Conserva i documenti relativi ad una pluralità di atti
tra loro autonomi, scanditi nel tempo e destinati allo
stesso fine, cioè alla emanazione di un
Il fascicolo di procedimento amministrativo non è un
contenitore-raccoglitore di documenti, appunti,
fotocopie, collazionati in maniera empirica.
Il fascicolo può essere organizzato:
raccogliendo documenti diversi per formato, natura,
contenuto giuridico
raccogliendo documenti della stessa tipologia o
qualità o forma, raggruppati in base a criteri di
Il Responsabile del procedimento (RPA) cura:
apertura di un nuovo fascicolo
inserimento di documenti in fascicolo già esistente
chiusura di un fascicolo
Tali operazioni non possono mai essere demandate
all’ufficio di protocollo e devono comunque essere
condotte in coerenza con il piano di fascicolazione
predisposto dal responsabile del servizio archivistico.
La formazione di un nuovo fascicolo
Avviene attraverso l’operazione di apertura effettuata
dal responsabile del procedimento (RPA) tramite la
registrazione delle seguenti informazioni:
oggetto del fascicolo
ufficio procedente
La numerazione dei fascicoli
I fascicoli sono numerati con una numerazione
anno solare di apertura del fascicolo
indice di classificazione composto da titolo e classe
Nel corso dell’anno non è possibile assegnare con il
medesimo indice di classificazione numeri di fascicolo
già assegnati.
Il contenuto del fascicolo
Dopo le procedure di registrazione di protocollo
devono essere inseriti nel fascicolo pertinente:
i documenti in arrivo
le minute dei documenti in partenza
i documenti interni
i documenti interni, che di norma non sono
protocollati, se non informatici, devono essere
classificati ed inseriti all’interno del fascicolo in base
alla data di redazione
Elenco ordinato ed aggiornato dei fascicoli istruiti
all’interno di ciascuna classe del titolario adottato
indice di classificazione completo
oggetto dell’affare o del procedimento
dati relativi alla movimentazione dei fascicoli
è unico per l’ente
ha cadenza annuale
è gestito in forma automatica dal sistema di
gestione informatica dei documenti o, in maniera
tradizionale, dal responsabile del servizio
archivistico (alcune serie documentarie possono dar
luogo a repertori di fascicoli distinti).
Conservazione sostitutiva – le funzioni
• garantire valore legale
• garantire efficacia probatoria
La Conservazione Sostitutiva è una procedura
informatica che ha come scopo quello di garantire
nel tempo la validità legale di un documento ed il suo
Il processo di Conservazione Digitale Sostitutiva permette di
cristallizzare i tuoi documenti garantendone l’autenticità,
l’integrità, l’affidabilità e la reperibilità.
L’apposizione della firma digitale e della marca temporale sul
file di chiusura (o Indice del Pacchetto di Archiviazione) che
riporta i metadati e le impronte associate ai documenti
selezionati attribuisce ai documenti informatici valore legale
e probatorio.
D.M. 23/1/2004
art. 1, co. 2, lett. a)
“documento informatico redatto in
modo tale per cui il contenuto risulti
non alterabile durante le fasi di accesso
e di conservazione nonchè immutabile
nel tempo; a tal fine il documento
informatico non deve contenere
macroistruzioni o codice eseguibile, tali
da attivare funzionalità che possano
modificare gli atti, i fatti o i dati nello
stesso rappresentati”
del documento analogico si
ottiene mediante la
dell’immagine del
documento su un supporto
che permette di leggere tale
atto nel tempo e che
garantisce l’assoluta
inalterabilità nella forma e
nel contenuto dell’atto
stesso, rendendo il suddetto
documento statico e non
Esportazione dei documenti da portare in conservazione e
selezione della destinazione in cui salvare il pacchetto di
cartella di
appoggio sul
selezione dei documenti che formeranno il pacchetto di
In blu non sono
ancora stati
esportati.
Inserire il periodo di
dei documenti selezionati
anagrafici dei
NB rimangono
Esportazione dei documenti da portare in conservazione
il pacchetto di archiviazione, il file di chiusura e il file di log
Copia dei
riporta i
Il Conservatore Firma e Marca il file di chiusura e chiude il processo
Firmiamo e marchiamo
temporalmente il file di
Trasciniamo il file sul
Importiamo il pacchetto
di conservazione firmato e
marcato nell’apposito
dell’ARCHIBOX
Il pacchetto verrà
reimportato SOLO se il file
di chiusura è stato
firmato e marcato
Il programma compilerà
automaticamente i campi
di ricerca dei pacchetti di
conservazione nel
raccoglitore apposito
169/200a cura di Mario Varini e Giovanna Piazza I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
(appone la propria firma digitale e la marca temporale a un
documento o ad un lotto di documenti)
La Marca Temporale è il risultato della procedura informatica, con cui si
attribuisce, ad uno o più documenti informatici, un riferimento temporale
opponibile ai terzi.
La Marca Temporale è un servizio, acquistato presso un Ente Certificatore,
che permette di associare data e ora certe e legalmente valide a un
documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione
temporale opponibile a terzi.
Deve garantire (anche mediante verbalizzazione) la
tracciabilità delle operazioni effettuate durante il processo
La tracciabilità è necessaria per facilitare le operazioni di
controllo e verifica;
La tracciabilità è utile per monitorare e mappare l’iter del
documento e di risalire a tutti i soggetti che hanno
acceduto al sistema informatico.
Art. 5 Deliberazione CNIPA n. 11/2004
Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può
corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.
Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto
o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad
osservare quanto previsto dalla presente deliberazione.
Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale è svolto dal
dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o da
altri dallo stesso formalmente designati, fatta eccezione per quanto
previsto dall'art. 3, comma 2, e dall'art. 4, commi 2 e 4, casi nei quali si
richiede l'intervento di soggetto diverso della stessa amministrazione.
Le funzioni del responsabile della conservazione