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Timestamp: 2018-04-24 18:40:59
Document Index: 201799834

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SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL DEL GESTOR DE FONDOS IFEM, DENTRO DEL ORGANISMO INTERMEDIO ICF - PDF
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Gustavo Páez Sevilla
1 SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL DEL GESTOR DE FONDOS IFEM, DENTRO DEL ORGANISMO INTERMEDIO ICF MANUAL DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS Versión 1 Noviembre
2 CONTENIDO 1.Introducción Organización interna y asistencia técnica Organización interna Recursos destinados a la asistencia técnica del JEREMIE Controles de eficacia y eficiencia de la DGPPEa IFEM, como organismo intermedio de un tramo del Programa Operativo Procedimiento de supervisión de IFEM sobre la asistencia externa para llevar a cabo las verificaciones artículo 13 del Reglamento (CE) nº 1828/ Gestión y seguimiento Gestión Selección y puesta en marcha de las líneas de IFEM Información a los intermediarios financieros y a los beneficiarios Procedimiento de convocatoria de manifestaciones de interés Sistema de selección y evaluación de los intermediarios financieros Cumplimiento de la normativa de aplicación durante la ejecución del Programa Operativo Sistema de contabilidad Control financiero regular de la actividad del Gestor de Fondos IFEM Registro y almacenamiento de datos mediante un sistema informatizado Disponibilidad de los documentos Seguimiento Participación en el Comité de Seguimiento y suministro de documentos Información que debe ser facilitada por los intermediarios Contribución a la elaboración de los informes de ejecución Modelo de conciliación de saldos Revisión del Programa Operativo Verificación Verificación de las operaciones Control de selección de intermediarios financieros Control de selección de los beneficiarios por parte de los intermediarios financieros Control del uso de los fondos por parte de los beneficiarios
3 4.1.4 Definición del método de muestreo Corrección de las incidencias detectadas Pista de auditoría apropiada Coordinación de las visitas de control de las operaciones JEREMIE incluidas en el Programa Operativo Procedimiento para la revisión y seguimiento de los resultados de las auditorías Gestión de pagos Procedimiento de solicitud de fondos por parte de IFEM Procedimiento durante la ejecución del Programa Operativo Declaración del gasto al cierre del Programa Operativo Procedimiento de solicitud de fondos por parte de los intermediarios financieros Declaración de la inversión por parte de IFEM Justificación de la inversión Mecanismos para el mantenimiento actualizado del presente manual ANEXOS Anexo 1: Memoria de Operaciones...59 Anexo 2: Normativa aplicable...64 Anexo 3: Clausulado básico de los Acuerdos Operativos...67 Anexo 4: Lista de comprobación de la liquidación final del gasto...69 ILUSTRACIONES Ilustración 1: Organigrama funcional...14 Ilustración 2: Criterios generales de selección...18 Ilustración 3: Criterios generales de selección de las inversiones...23 Ilustración 4: Procedimiento en la selección de los intermediarios financieros...24 Ilustración 5: Procedimiento de certificación del gasto durante la ejecución del Programa Operativo...49 Ilustración 6: Procedimiento de certificación del gasto en el cierre del Programa Operativo...50 Ilustración 7: Procedimiento de solicitud de desembolso de los intermediarios financieros...51 Ilustración 8: Procedimiento de justificación de la inversión de los intermediarios financieros.55 3
4 1. INTRODUCCIÓN JEREMIE, (Joint European Resources for Micro to Medium Enterprises) es una iniciativa de la Dirección General de Política Regional de la Comisión Europea y el Fondo Europeo de Inversiones para mejorar la financiación a pequeñas y medianas empresas. Los fondos para JEREMIE provienen mayoritariamente de los Fondos Estructurales para el período y son traspasados a los estados miembros y a sus regiones para ser invertidos en las PYMES. La participación en JEREMIE es optativa y las autoridades de gestión de cada estado pueden decidir también sobre la estrategia de inversión de los fondos y los instrumentos financieros empleados, el importe de los fondos y la selección de los intermediarios financieros que los van a distribuir. JEREMIE no es pues una institución sino un proceso puesto a disposición de los estados miembros a través de la política de cohesión de la Unión Europea y gestionado por instituciones financieras. Tradicionalmente, los fondos estructurales de la Unión Europea han sido distribuidos esencialmente en forma de subvenciones. La iniciativa JEREMIE ofrece a los estados miembros la posibilidad de invertir y reinvertir los fondos a través de instrumentos financieros, como garantías, capital riesgo y créditos, siempre en condiciones de mercado, para promover la participación de instituciones tanto públicas como privadas. La iniciativa JEREMIE y su funcionamiento vienen establecidos en el Programa Operativo para Cataluña y en los Reglamentos (CE) nº 1080, 1083 y 1828, relativos al funcionamiento de los fondos estructurales europeos. Concretamente, para el caso de Cataluña, se han establecido los siguientes programas: Programa de garantías Línea de garantías para PYMES para facilitar el acceso a productos financieros que permitan su crecimiento y dimensionamiento óptimo, así como el fortalecimiento de la actividad general de las empresas. Programa de capital riesgo Línea de capital para PYMEs en participaciones minoritarias en fondos de capital riesgo que operen en Cataluña. Esta línea de actuación pretende potenciar el mercado de capital riesgo, mediante un programa de apoyo a la creación y consolidación de nuevos fondos de capital riesgo, para fases start-up y expansión, de modo que se consolide un mercado de capital riesgo caracterizado por la existencia de fondos y profesionales especializados. Todo ello, con la atracción de inversiones privadas adicionales que permitan apalancar los recursos públicos. En esta línea se dará prioridad a: - Empresas de base tecnológica en fase inicial. - Empresas con alto potencial de crecimiento. 4
5 - Inversiones en I+D y transferencia de tecnología. Programa de microcrédito y crédito empresarial Línea de microcréditos y créditos para PYMES con los que se busca rebajar los riesgos percibidos por el mercado financiero a través de la aportación de garantías adicionales. Se trata de un programa de microcrédito no social, es decir, concesión de pequeños préstamos orientados a emprendedores. Programa para promover la inversión privada Este programa está destinado a coinvertir, junto con inversores privados, en proyectos de emprendedores o empresas que buscan financiación para sus proyectos de inversión. Esta línea se caracteriza por la concesión de préstamos participativos por parte de IFEM a las empresas. Esta aportación va dirigida a potenciar proyectos, propuestos por redes de inversores privados, para los que haya inversores privados (business angels) interesados en aportar capital facilitando así la capacidad de coinversión en proyectos elegibles. Estructura organizativa de las acciones JEREMIE a) Autoridad de gestión: Es la autoridad nacional o regional responsable de la gestión de las inversiones de fondos estructurales en el estado miembro o en la región, que hayan optado por participar en la iniciativa JEREMIE. En España la autoridad de gestión es la Subdirección General de Administración del FEDER, ubicada en la Dirección General de Fondos Comunitarios del Ministerio de Economía y Hacienda. Para la gestión del Programa Operativo FEDER Cataluña se ha designado a la Dirección General de Política y Promoción Económica de la Generalitat de Cataluña como organismo intermedio para que actúe bajo la responsabilidad de la autoridad de gestión y ejerza competencias en nombre de tal autoridad. b) Gestor de fondos: La autoridad de gestión debe designar un gestor de fondos para la gestión de los fondos JEREMIE, el cual actuará como fondo de fondos. La colaboración entre la autoridad de gestión y el gestor de fondos es regulada por un Acuerdo de Financiación firmado entre las dos partes, el cual deberá definir los términos de dicha colaboración así como las diferentes modalidades de instrumentos a implementar. Las responsabilidades del gestor de fondos incluyen la selección de los intermediarios financieros para los diferentes instrumentos financieros a desarrollar, a través de la convocatoria de manifestaciones de interés, así como el seguimiento de la utilización de los fondos por parte de los intermediarios y de las PYMES beneficiarias. En el caso de Cataluña, la Ley 17/2007, de 21 de diciembre, de medidas fiscales y financieras, en su artículo 17, designa al Institut Català de Finances gestor del fondo de cartera del instrumento de ingeniería financiera JEREMIE, recogido en el Programa Operativo de Cataluña , y de 5
6 acuerdo con el artículo 44 b) ii) del Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo, de 11 de julio, por el cual se establecen las disposiciones generales relativas al FEDER, al FSE y al Fondo de Cohesión, y lo habilita para que desarrolle los instrumentos y las medidas oportunas para asegurar la buena gestión como gestor de fondo de cartera. Para poner en marcha el gestor de fondos JEREMIE en Cataluña y para que sus actividades queden claramente diferenciadas de las demás del Institut Català de Finances, el gobierno de la Generalitat ha acordado autorizar al mismo para constituir una sociedad filial de responsabilidad limitada con la denominación Instruments Financers per a Empreses Innovadores, SL, IFEM, por tiempo indefinido, que tiene como objeto social principal la tenencia y gestión de participaciones financieras, en fondos de cualquier tipo, en sociedades y fondos de garantía, sociedades y fondos de capital riesgo y participaciones en otras sociedades, públicas o privadas, así como la concesión de re-afianzamientos. La sociedad tiene pues la responsabilidad de gestionar los fondos aportados por la Generalitat para el desarrollo del programa JEREMIE en Cataluña. Las funciones asignadas al Institut Català de Finances mediante su sociedad filial IFEM en términos del artículo 60 del Reglamento (CE) nº 1083/2006 que han sido encargadas a la DGPPE a través del Programa Operativo se encuentran recogidas en el Convenio de colaboración de financiación del instrumento de ingeniería financiera JEREMIE previsto en el Programa Operativo FEDER Cataluña , de fecha 25 de junio de 2008, así como en su actualización de fecha 16 de mayo de Dichas funciones, de acuerdo con el mencionado artículo 60 del Reglamento (CE) nº 1083/2006 son las siguientes: 60a) Garantizar la selección de las operaciones de acuerdo con la normativa. De acuerdo con la cláusula novena del convenio, IFEM se hará cargo de implementar las disposiciones necesarias para asegurar el cumplimiento por parte de los intermediarios financieros de los criterios de selección aprobados por el Comité de Seguimiento del Programa Operativo así como del cumplimiento de la normativa aplicable. 60b) Control y verificación de las operaciones. De acuerdo con la cláusula novena y doceava del convenio: Verificación Seguimiento Evaluación y Control Financiero: El ICF llevará a cabo la supervisión relativa a la estrategia y planeamiento de inversión del gestor de fondos JEREMIE, así como de la implementación de las operaciones, que incluirá actividades desarrolladas internamente y/o externamente, por diferentes actores, en una estructura de cascada que asegurará que la implementación de cada estrategia está controlada por un actor a un nivel más alto. IFEM incluirá en los Acuerdos Operativos las provisiones necesarias para permitirle recopilar información relevante sobre los intermediarios financieros, que facilite una supervisión adecuada de las operaciones, incluyendo asimismo información de las empresas que reciban ayudas bajo JEREMIE. Los Acuerdos Operativos establecerán también que IFEM queda autorizado a realizar visitas de control a los intermediarios financieros y a las empresas que reciban ayudas bajo JEREMIE. Ver clausulado básico de los Acuerdos Operativos en el Anexo Elemento clave 1.2. del Informe de Evaluación de la IG. 6
7 En los Acuerdos Operativos quedará pues claramente definida la separación de funciones entre IFEM y los distintos intermediarios financieros 2. Concretamente, que IFEM se hará cargo de: i. Establecer los dispositivos oportunos que permitan un buen seguimiento y verificación de las operaciones. ii. Elaborar un Manual de Sistemas y Procedimientos, de acuerdo con las directrices comunicadas por la Región, y actualizar dicho manual siempre que sea necesario. El mencionado manual deberá establecer como mínimo los siguientes aspectos: 1) El procedimiento de convocatoria de manifestaciones de interés, 2) El sistema de selección y evaluación de los intermediarios financieros, que deberá ser siempre mediante concurrencia pública, 3) Los criterios de toma de decisiones en relación a las operaciones, 4) El sistema de justificación de los gastos, según proceda, 5) Los mecanismos de intercambio electrónico de la información, 6) Los circuitos de información a la autoridad de gestión y certificación del programa, 7) Los sistemas de control financiero de la actividad del gestor de fondos, 8) Las pautas a seguir para garantizar el respeto de las políticas comunitarias, 9) Los procedimientos de información y publicidad y, 10) En general todos aquellos procedimientos que considere oportuno regular para una mayor claridad y transparencia de sus actuaciones. iii. Cumplir con sus obligaciones de seguimiento, informes y auditoria como se establece en los apéndices B, C y D del Convenio. iv. Transmitir puntualmente a los intermediarios financieros cualquier modificación normativa que afecte al funcionamiento del Acuerdo de Financiación y a los Convenios que de él de se deriven. v. Dar cumplimiento al artículo 13 del Reglamento de Implementación. vi. Garantizar el cumplimiento de la normativa aplicable relativa a las ayudas de Estado. Mientras que los intermediarios financieros quedarán comprometidos a: i. Invertir los fondos recibidos en los términos y condiciones que se establezcan en los acuerdos operativos. ii. Facilitar a IFEM toda la información que se detalla en los acuerdos operativos, tanto en su clausulado como en los anexos. iii. Guardar toda la documentación relativa a la financiación al menos hasta transcurridos tres años del cierre del Programa Operativo. iv. Cumplir con los criterios de elegibilidad de los beneficiarios finales así como la finalidad de la financiación a los mismos. 2 Elemento clave 2.1. del Informe de Evaluación de la IG. 7
8 v. Asegurarse de que los beneficiarios finales cumplen con toda la normativa autonómica, estatal y comunitaria relativa a la línea de financiación. vi. Asegurarse de que los beneficiarios finales conservan toda la documentación relativa a la financiación al menos hasta transcurridos tres años del cierre del Programa Operativo. vii. Designar un equipo de trabajo especializado para la recepción, aprobación y seguimiento de las operaciones a financiar. viii. Financiar directamente las operaciones mediante la firma del correspondiente contrato con los beneficiarios finales. ix. Permitir que IFEM, las otras autoridades del Programa Operativo para Cataluña o representates de la Comisión Europea accedan directamente a los contratos con los beneficiarios finales y otra documentación justificativa del proyecto presentada por los mismos. Los instrumentos de supervisión a implementar por parte de IFEM incluirán controles documentarios, informes, visitas de control e informes de auditoría. Estos controles se explican con más detalle en el apartado de Verificaciones del presente documento. 60c) Garantía de un sistema informatizado de registro y almacenamiento de datos contables. 60d) Garantía de que los intermediarios financieros mantienen un sistema de contabilidad separado. De acuerdo con la cláusula tercera del convenio, IFEM deberá llevar una contabilidad adecuada que permita el buen registro y administración de los fondos JEREMIE que permita un control ágil por parte de otras instancias estatales o comunitarias. Igualmente, se asegurará de que sea así para los intermediarios financieros dentro de su sistema. 60f) Garantía de que se dispone de toda la documentación que permita una pista de auditoría adecuada. 60g) Colaborar con la DGPPE para facilitar a la autoridad de certificación toda la información que precise sobre procedimientos y verificaciones. 60i) Contribución a la elaboración de los informes de ejecución del Programa Operativo por parte de la DGPPE. De acuerdo con la cláusula doceava del convenio, IFEM es el responsable de mantener actualizada la información en la aplicación informática SIFECAT para que el órgano intermedio pueda obtener información referente a la planificación, gestión, seguimiento y control de la intervención. 60j) Cumplir con los requisitos de información y publicidad establecidos en este mismo reglamento; en este sentido, IFEM redactará un plan de difusión del programa que incluirá entre otros notas de prensa, sesiones informativas, presentaciones, etc. Asimismo se asegurará de que en todos los contratos que los intermediarios financieros firmen con los beneficiarios conste que las operaciones son cofinanciadas con fondos europeos. De acuerdo con la cláusula doceava del convenio, IFEM informará a la DGPPE de las acciones previstas y realizadas en materia de comunicación en el periodo Por otra parte, también en base al Convenio, IFEM se hará cargo de: - Implementar las normas internas adecuadas para asegurar que la acción JEREMIE se desarrolla cumpliendo el Convenio. 8
9 - Ejecución financiera: El ICF será el responsable ante la Autoridad de Gestión de la recuperación de las cantidades indebidamente pagadas. De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 43 del Reglamento (CE) nº 1828/2006, IFEM, en tanto que instrumento de ingeniería financiera, presentará un Plan de empresa al igual que los demás instrumentos que actúen como intermediarios del programa. Dicho Plan será presentado por IFEM a la DGPPE una vez aprobado por su Consejo de Administración. La DGPPE supervisará a IFEM con el fin de verificar periódicamente si las operaciones financiadas en el ámbito de la subvención que gestionan se han realizado correctamente en el marco establecido por la normativa regional, estatal y comunitaria, así como por el propio Programa Operativo y asegurar la exactitud y regularidad del gasto declarado. c) Intermediarios financieros: Los intermediarios financieros seleccionados deberán ser especializados en financiación a PYMES, y podrán ser sociedades y fondos de capital riesgo, entidades de crédito, vehículos de transferencia de tecnología, fondos de garantía, redes de inversores privados, etc. A efectos de clarificar conceptos, a lo largo de este manual, cuando se haga referencia a operaciones, se entenderá que se trata de las operaciones de financiación entre IFEM y los intermediarios financieros. Cuando se refiera a operaciones concretas entre estos y las PYMES se hará constar específicamente. Asimismo, a efectos de la redacción de este manual, se consideran beneficiarios las pymes que reciban financiación. IFEM distribuirá fondos entre los intermediarios y éstos entre los beneficiarios. Cuando con este término se refiera a cualesquiera otros agentes se hará constar expresamente. Se denominará declaración de gasto al documento acreditativo de la aportación de capital a IFEM por parte de ICF, tanto en el momento de la constitución como en sucesivas ampliaciones. Este documento servirá para iniciar el trámite de desembolso de fondos por parte de la Comisión. La declaración de gasto será presentada a la DGPPE por IFEM para iniciar su tramitación dentro del Programa Operativo. IFEM introducirá los sucesivos desembolsos de fondos a los intermediarios financieros seleccionados, en cada una de sus líneas de actuación (microcréditos, créditos, garantías, capital riesgo, coinversión), en el aplicativo informático SIFECAT, mediante lo que se denominará declaración de inversión. El diseño de un manual de gestión debe contribuir a clarificar las competencias y funciones de los agentes participantes, así como a la ordenación de los circuitos de información y de documentación, describiendo los sistemas, la organización y los procedimientos de los órganos gestores e intermedios, así como los sistemas de auditoría interna establecidos por todos ellos. Asimismo, el manual debe articularse como un procedimiento reglado y abierto, a los efectos de su continua adecuación a las nuevas exigencias normativas y de calidad en los sistemas de gestión, seguimiento y control de los Fondos Europeos. Por lo tanto, dada la vocación de constituirse como un manual vivo, requiere un cierto carácter flexible, en permanente adaptación. La mejora de la gestión operativa y financiera, la simplificación en la administración 9
10 de las ayudas comunitarias y la consolidación de los procedimientos de seguimiento, control y ejecución de Fondos exige especificar, claramente, las funciones y responsabilidades del conjunto de los órganos implicados en las operaciones cofinanciadas. De esta forma, el presente manual pretende constituirse como una herramienta de trabajo útil, ligada a las tareas de gestión y control de los recursos FEDER, que recoja los criterios a seguir por los órganos intervinientes, de cara a mejorar el funcionamiento y el desempeño del Programa Operativo. El manual se estructura en seis partes, cuyo contenido se puede sintetizar como sigue: La presente Introducción, en la que se describe el programa JEREMIE, específicamente su implementación en Cataluña así como la propia finalidad del manual, con pautas para su utilización eficiente. La segunda parte recoge la descripción esquemática de la Organización interna que se va a desarrollar en el gestor de fondos. La tercera parte se dedica a describir los procesos de Gestión y seguimiento de las operaciones que se realicen al amparo de la iniciativa JEREMIE. Información a los beneficiarios, sistemas de selección y evaluación de intermediarios financieros y de operaciones, cumplimiento de la normativa, control contable y financiero, etc. También cuáles serán los sistemas establecidos para un correcto seguimiento de todas las operaciones, sistema de informes y participación en el Comité de Seguimiento. La parte cuarta se centra en los sistemas de Verificación de las operaciones, coordinación de las visitas de control, corrección de las incidencias detectadas y disponibilidad de la documentación necesaria para una pista de auditoría apropiada. La quinta parte, Gestión de pagos, se centra en describir los procedimientos de coordinación, registro, verificación y certificación de la inversión respecto a los intermediarios, implementación de los procedimientos de declaración de la inversión, emisión de los certificados de pago, suministro de la información y documentación relativas a la inversión y justificación de los gastos subvencionables. Las partes tercera, cuarta y quinta describen las tareas concretas que permitirán dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 60 del Reglamento (CE) nº 1083/06, en la parte que corresponde al ICF por delegación de la DGPPE. Por último, la sexta parte establece los Mecanismos para el mantenimiento actualizado del presente manual. Este manual deberá ser aprobado por el Consejo de Administración de IFEM, y será conocido por todos los empleados del grupo ICF. Este manual está a disposición para su consulta en la web corporativa del grupo ICF. 2. ORGANIZACIÓN INTERNA Y ASISTENCIA TÉCNICA 10
11 2.1. Organización interna IFEM dispondrá de los medios humanos y materiales para garantizar todos los aspectos de gestión y control señalados en este manual. Asimismo, diseñará los procesos necesarios para cumplir adecuadamente con todas sus obligaciones. Consejo de Administración IFEM constituirá un Consejo de Administración el cual estará formado por entre cuatro y ocho miembros nombrados por la Junta General del grupo ICF, uno de los cuales actuará como presidente. El Consejo de Administración podrá designar periódicamente, o cuando así se considere oportuno para casos concretos, otras personas como observadores del mismo, en el caso de que crea que su participación es apropiada dada la agenda del Consejo de Administración. El tiempo de ejercicio de cada miembro del Consejo de Administración deberá ser de dos años y se permitirán re-nombramientos de los mismos para períodos iguales. Formarán parte del Consejo de Administración, como mínimo, la Dirección General de Política i Promoción Económica y un representante de la Secretaria de Economía y Conocimiento, con el fin de garantizar un perfecto seguimiento por parte de la autoridad de gestión de las actividades del organismo intermedio. El Consejo de Administración será responsable de los siguientes asuntos: - Aprobación de las modificaciones o revisiones de la estrategia y planeamiento de inversión; - Aprobación de de las convocatorias de manifestación de interés para la selección, mediante concurrencia pública, de los intermediarios financieros que implementaran las operaciones; - Evaluación de las manifestaciones de interés presentadas en las convocatorias y selección de los intermediarios financieros; - Aprobación de operaciones, incluidos los planes de empresa, o sus modificaciones o revisiones; - Adopción de las guías para coinversiones excepto si estas guías están ya establecidas en el plan de empresa; - Revisión del progreso y de la estrategia del gestor de fondos JEREMIE y aprobación de los informes de progreso del mismo; - Adopción de las reglas de organización interna que el Consejo de Administración considere apropiadas; - Formulación de las cuentas anuales, informe de gestión y propuesta de aplicación de resultados; - Todos los demás asuntos que le correspondan con carácter general como Consejo de Administración de la sociedad previstos en los estatutos de la misma. Para asegurar el buen cumplimiento del cometido que tiene encomendado, el Consejo de Administración deberá proceder de acuerdo con lo establecido en el presente manual. El Consejo de Administración se reunirá cuando lo requiera el interés de la sociedad y con carácter necesario una vez cada tres meses, una de las cuales dentro de los tres primeros meses de cada 11
12 ejercicio. El presidente convocará las reuniones por escrito, a iniciativa propia o de dos miembros del Consejo de Administración o del gestor de fondos JEREMIE. Las decisiones del Consejo de Administración se tomarán por mayoría simple de miembros presentes en la reunión (también aquellos que asistan a la misma a través de conferencia telefónica o video conferencia), siendo imprescindible la asistencia de al menos tres miembros. El Consejo de Administración adoptará sus propias normas internas, entre ellas el modo de convocatoria de sus reuniones, normas de asistencia a las mismas, registro de las decisiones que se tomen en su seno, etc. Los miembros del Consejo de Administración deberán respetar los estándares de integridad y evitarán cualquier acción que pueda inducir a conflicto de intereses en el ejercicio de sus obligaciones. Personal IFEM 3 IFEM iniciará sus actividades con los siguientes efectivos: - Un director/a general, con las siguientes funciones: o Programación, selección de operaciones y garantía del cumplimiento de la normativa de aplicación en todo el período de ejecución. o Dirigir la gestión y seguimiento, en coordinación con la DGPPE y otros agentes del programa, de las actuaciones financiadas. o Certificación y propuesta de pagos y controles reglamentarios de los programas comunitarios y de los proyectos. o Dirigir las actuaciones de control y verificación de las intervenciones y los proyectos. o Garantía de una pista de auditoría adecuada. o Implantación de los procedimientos de declaración del gasto. o Informes de ejecución anual y final, informes para el Comité de Seguimiento. o Preparación de la información y publicidad. o Presentación de operaciones al Consejo de Administración. o Organización y control de la sociedad. o Supervisión de la contratación de asistencia externa. - Dos analistas, con las siguientes funciones: o Analista de Gestión: Análisis y evaluación de operaciones presentadas y condiciones de colaboración con los intermediarios financieros. Selección de operaciones y garantía del cumplimiento de la normativa de aplicación en todo el periodo de ejecución. Gestión y seguimiento (financiero, físico y contable), en coordinación con el resto de departamentos, de las actuaciones cofinanciadas. 3 Ampliado de acuerdo con el elemento clave 1.3. del Informe de Evaluación de la IG 12
13 Seguimiento de los proyectos cofinanciados. Registro y almacenamiento de datos en un sistema informatizado y garantía de una pista de auditoría adecuada. Mantener y actualizar la base de datos específica para la gestión de las intervenciones cofinanciadas por los fondos estructurales, así como el seguimiento informático de la ejecución financiera y de los indicadores. Coordinación de la recogida de información sobre la ejecución de los proyectos y análisi de la misma. Elaborar los informes de seguimiento del Programa Operativo FEDER. Preparación de declaraciones de inversión. Implantación de los procedimientos de certificación del gasto; certificación y propuestas de desembolso. Realizar el seguimiento de los mismos. Tramitar los cobros que IFEM recibe de su participación en programas de la Unión Europea. Soporte a los trabajos de dirección (preparación asistencia al Comité de Seguimiento y otras reuniones, informes anuales y final, etc.). Información y publicidad. o Analista de Control: Verificación en fases previas a la selección de intermediarios, proyectos y certificación. Verificación de operaciones. Verificación de los procedimientos de selección a través de convocatorias públicas. Verificación de las declaraciones de inversión. Verificación de las justificaciones de inversión. Verificaciones previstas en el artículo 13 del Reglamento (CE) nº 1823/2006, entre otras, verificación de la documentación justificativa de la inversión. Coordinar y realizar las verificaciones administrativas previas a la certificación de gastos correspondientes a los proyectos cofinanciados por el FEDER, así como la realización de visitas de control sobre el terreno (in situ). Coordinar y realizar las actuaciones de control de los sistemas y procedimientos utilizados por los intermediarios de operaciones cofinanciadas por el FEDER. Supervisar las auditorias realizadas por organismos externos, y tramitar el procedimiento de alegaciones. Coordinar y preparar la corrección de irregularidades y comunicación a las autoridades pertinentes. Preparar las comunicaciones de instrucciones e informes sobre la aplicación del FEDER en relación a las actuaciones de control. No obstante, en función de la disponibilidad de recursos, la realización de tales verificaciones podrá ser también contratada de manera externa con cargo al Eje 5 de Asistencia Técnica, correspondiendo al analista de control el seguimiento de supervisión de dicha contratación. Todos ellos con dedicación completa y contratados por IFEM mediante contrato laboral. Cada una de estas personas será responsable del buen funcionamiento de su unidad y reportará directamente a la dirección, no estando, por ahora, prevista la contratación de nuevos efectivos subordinados dentro de cada una. El control de la gestión de IFEM será llevado a cabo por el 13
14 departamento de auditoría interna y cumplimiento normativo del grupo ICF. En el caso de la línea de coinversión, IFEM podrà pedir opinión, recomendaciones y valoraciones sobre las operaciones en estudio al Comitè de Inversiones del Área de Capital del ICF. Las valoraciones obtenidas serán presentadas al Vicepresidente, el cual aprobará o desestimará las operaciones. En el caso que un puesto esté vacante, el/la director/a general de IFEM asumirá temporalmente las funciones. Con esta distribución de funciones se garantizará el principio de separación de funciones de los sistemas de gestión y control en el seno del organismo intermedio establecido en el artículo 58.b) del Reglamento (CE) nº 1083/2006. Los servicios de contabilidad y finanzas, tecnología procesos y servicios, recursos humanos, administración y operaciones, serán proporcionados por los servicios centrales del ICF. Ilustración 1: Organigrama funcional 2.2. Recursos destinados a la asistencia técnica del JEREMIE Con el objeto de financiar los gastos de gestión a que se refiere el artículo 43.4 del Reglamento (CE) nº 1828/2006, IFEM será beneficiaria de la asistencia técnica del Programa Operativo FEDER , en materia de seguimiento, evaluación, publicidad y control. 14
15 El procedimiento de ejecución y seguimiento de las operaciones de asistencia técnica de IFEM, así como el procedimiento de control y verificación se llevará a cabo conforme el Manual de Procedimientos de la Generalitat de Cataluña del Programa Operativo FEDER vigente. En concreto: - Procedimiento de aprobación de las operaciones. Se le aplicará el apartado 5.1 del Manual referente a los beneficiarios. - Procedimiento de certificación de las operaciones. Se le aplicará el apartado 6 del Manual referente a los beneficiarios. - Procedimiento de control y verificación de las operaciones. Se le aplicará el apartado 7 del Manual referente a los beneficiarios. - Así pues, corresponde a la Dirección General de Política y Promoción Económica (DGPPE) como organismo intermedio del Programa Operativo garantizar la regularidad de las operaciones incluidas en el eje 5 del Programa Operativo Controles de eficacia y eficiencia de la DGPPE a IFEM, como organismo intermedio de un - tramo del Programa Operativo De acuerdo con el punto 7.4 del Manual de Procedimiento de la Generalitat de Catalunya para la gestión y control del Programa Operativo FEDER , la DGPPE como organismo intermedio del Programa Operativo, dispone de capacidad de supervisión de las verificaciones realizadas por los organismos intermedios de un tramo del Programa Operativo. Para ello, la Oficina Técnica de Control (OTC), como responsable de la DGPPE de los controles derivados de la aplicación del artículo 60.b) del Reglamento (CE) nº 1083/2006 y del artículo 13 Reglamento (CE) nº 1828/2006, (DGPPE) procede a la verificación de: I. Supervisión de la gestión de la subvención: Consiste en el análisis de los informes de ejecución. En el caso que se encuentre alguna observación será comunicada a IFEM. II. Supervisión de las verificaciones realizadas por IFEM: a. Revisar el Plan de control de IFEM. La OTC revisa el contenido del plan de control: alcance y contenido, el universo a controlar y la selección de la muestra. En el caso que la OTC encuentre alguna observación será comunicada a IFEM, reservándose la facultad, si lo cree oportuno, de realizar pruebas sustantivas sobre las verificaciones efectuadas por los Oorganismos intermedios en cumplimiento del artículo 13 del Reglamento (CE) nº 1828/
16 b. Recibir y analizar los informes de verificaciones presentados por IFEM en cumplimiento delartículo 13 del Reglamento (CE) nº 1828/2006. En el caso que la OTC encuentre alguna observación será comunicada a IFEM. Los resultados de esta supervisión quedan plasmados en unas listas de comprobación y en un informe resumen, así, los cuales proporcionan los elementos que permiten a la DGPPE evaluar si el funcionamiento de los sistemas de verificación de IFEM son correctos y responden a las exigencias del artículo 13 del Reglamento (CE) nº 1828/ Procedimiento de supervisión de IFEM sobre la asistencia externa para llevar a cabo las verificaciones artículo 13 El analista de control de IFEM será el responsable de la realización de las verificaciones administrativas y sobre el terreno, si bien las actividades podrán ser realizadas a través de asistencia técnica externa, atendiendo en todo momento las directrices emitidas al respecto por la autoridad de gestión y el propio organismo intermedio. En el caso de contratar asistencia externa para las verificaciones de las operaciones se prevé el siguiente procedimiento de supervisión por parte del analista de control:con carácter previo a la ejecución material de los trabajos, la empresa contratada deberá presentar a IFEM el programa de trabajo comprensivo de las actuaciones a desarrollar.ifem podrá modificar el programa de trabajo en todo aquello que considere necesario, a fin de adaptar el contenido del trabajo al plan de ejecución establecido y a los requerimientos que son exigibles en este tipo de actuaciones de control, solicitando a la empresa contratada las aclaraciones que se estimen oportunas.en cada uno de los controles asignados se controlará el importe justificado por los intermediarios financieros a una fecha determinada, de acuerdo con las cláusulas del pliego y el Plan de Control, comprobándose los aspectos administrativos y financieros de las operaciones objeto de certificación. Los controles in situ serán objeto de informes específicos. Los trabajos de control se realizarán de acuerdo con la normativa comunitaria y nacional aplicable y de acuerdo con el programa de trabajo y el Plan de Control, realizando por la empresa contratada las pruebas precisas para satisfacer los objetivos del control. Es responsabilidad de la empresa contratada informar a IFEM, tan pronto la conozca, de cualquier circunstancia que se estime relevante para el desarrollo de los trabajos. La empresa contratada emitirá toda la documentación que se especifica en este Plan para apoyar el proceso de verificación en cumplimiento del artículo 13 del Reglamento (CE) nº 1828/2006 que remitirá a IFEM. A la vista del contenido de la mencionada documentación, IFEM le pedirá las aclaraciones que estime oportunas y, en su caso, formulará las sugerencias que considere pertinentes. En todo caso, es responsabilidad de la empresa contratada comprobar que los documentos remitidos a IFEM contemplen las aclaraciones que se hayan considerado oportunas, al objeto de evitar sucesivas versiones de los citados borradores. Finalmente, IFEM revisará los informes y check-list presentados por parte de la empresa para garantizar la corrección e integridad de la información y conclusiones puestas de manifiesto. 3. GESTIÓN Y SEGUIMIENTO 3.1. Gestión 16
17 Selección y puesta en marcha de las líneas de IFEM Para la aprobación de cada una de las línea de actuación del instrumento financiero JEREMIE (microcréditos, créditos, garantías, capital riesgo y coinversión) IFEM se acogerá al procedimiento de aprobación establecido en el punto 5 del Manual de Procedimientos de la Generalitat de Catalunya. En concreto, IFEM presentará a la DGPPE las Memorias de Operaciones a incluir en el Programa Operativo y un check-list de selección. Se adjunta un modelo de memoria como Anexo 1 a este Manual. Habrá una Memoria de Operaciones para cada línea de actuación de IFEM: microcréditos, créditos, garantías, capital riesgo y coinversión. Cada memoria incluirá: - Descripción del proyecto (línea), con su calendario, presupuesto, normativa relevante, etc. - Descripción del ejecutor (IFEM), datos de contacto. - Objetivos del proyecto (línea): finalidad, políticas relacionadas, justificación de su necesidad, indicadores de seguimiento y su contribución a las prioridades del Programa Operativo. - Viabilidad económica del proyecto. - Descripción técnica del proyecto. - Criterios de selección de las operaciones. - Informe de afectación de ayudas de estado. - Plan financiero del proyecto. - Respeto de las políticas comunitarias en términos de medio ambiente e igualdad de oportunidades. - Recursos para la gestión del proyecto. - Check-list para la selección de las operaciones. Una vez la DGPPE haya comunicado a IFEM la aprobación de las líneas, IFEM establecerá y garantizará que la selección de operaciones para su financiación se realice de conformidad con los criterios de selección aprobados por el Comité de Seguimiento del Programa Operativo, en primer lugar, y asimismo con las directrices fijadas por su Consejo de Administración. Para el caso específico del programa JEREMIE, los criterios de selección aprobados por el Comité de Seguimiento son los siguientes: o De elegibilidad o generales Con carácter general, las actuaciones serán acordes con lo establecido en el Programa Operativo, así como con los objetivos marcados en éste y coherentes con el tema prioritario en el que se 17
18 engloban. Microempresas PYMES. Microcréditos. Garantías. Capital riesgo. Coinversión. Facilitar el acceso a la financiación.. Prioridad a empresas en fases iniciales.. Empresas con potencial de crecimiento.. Auto ocupación.. Empresas que realicen inversiones en I+D, start - ups, built - ups.. Empresas de base tecnológica. Ilustración 2: Criterios generales de selección o De excelencia y calidad Programa de garantías - Trayectoria innovadora de la empresa y el volumen de actividad sostenido por el modelo de negocio en el que se basa el crecimiento proyectado. - Coherencia entre los medios (técnicos, humanos, financieros) existentes y previstos con los objetivos de crecimiento. - Capacidad del equipo directivo. - Grado de elaboración y concreción de la propuesta, así como la viabilidad técnica y económica de los objetivos. - Coherencia del dimensionamiento propuesto con la realidad y necesidades del sector de actividad, proveedores y clientes. Programa de microcrédito y crédito empresarial Los criterios de selección de proyectos, con carácter general, serán la calidad y viabilidad económica de los proyectos a financiar. También lo será la coherencia entre los medios (técnicos, humanos, financieros) existentes y previstos con los objetivos de crecimiento. Programa de coinversión con inversores privados 18
19 - Calidad y viabilidad de los proyectos empresariales. - Profesionalidad de la gestión: experiencia empresarial en el sector, captación técnica y cobertura de todas las áreas gerenciales de la empresa. - Rentabilidad adecuada al riesgo. Programa de capital riesgo - Calidad y viabilidad del proyecto empresarial. - Profesionalidad de la gestión: experiencia empresarial en el sector, captación técnica y cobertura de todas las áreas gerenciales de la empresa. - Ventajas competitivas: el producto o productos que desarrolle la empresa contará con una posición ventajosa frente a la competencia. - La empresa se tendrá que dirigir hacia mercados con crecimientos significativos actuales y a largo plazo Información a los intermediarios financieros y a los beneficiarios ICF, como organismo intermedio, a través de su gestora de fondos para el programa JEREMIE, IFEM, garantizará la mayor difusión posible de la información sobre las oportunidades financieras de las actuaciones que gestione. Para ello IFEM se asegurará de que todos los intermediarios financieros están informados de los puntos siguientes: - Condiciones específicas relativas a los bienes entregados o servicios prestados en el marco de la operación; - Condiciones de financiación de la operación (plan de financiación); - Plazo límite de ejecución; - Normativa a aplicar; - Información financiera y de otro tipo que se ha de conservar, comunicar y facilitar cuando sea requerido. IFEM, antes de aceptar un intermediario financiero deberá asegurarse que éste tiene capacidad para cumplir y hacer cumplir a los beneficiarios dichas condiciones. IFEM proporcionará a los intermediarios financieros las orientaciones adecuadas para la ejecución y puesta en marcha de los procedimientos de gestión y control que sean necesarios para el buen uso de los fondos. También les transmitirá cuantas instrucciones se reciban de las Autoridades de Gestión o de Certificación en la medida en que les afecten, adaptando en su caso dichas instrucciones a las características de dichos intermediarios. Toda la información y las instrucciones estarán debidamente documentadas e IFEM procurará que estos documentos sean leídos y aceptados formalmente por los intermediarios financieros antes de la aprobación de las operaciones. Dichas instrucciones se desarrollarán específicamente para cada línea. Cuando se deban facilitar orientaciones adicionales con posterioridad a la aprobación 19
20 de las operaciones, se comprobará su recepción y aceptación por parte de los intermediarios financieros para evitar problemas posteriores durante los trabajos de verificación y certificación. Respecto a los beneficiarios potenciales, IFEM se asegurará de que todas aquellas entidades susceptibles de acceder a la financiación procedente de los fondos comunitarios, reciben información clara y detallada, en especial de los puntos siguientes: - Condiciones que han de cumplirse para poder acceder a la financiación; - Criterios de selección de las operaciones que se van a financiar; - Procedimientos que se seguirán para la evaluación de las solicitudes de financiación y plazos correspondientes; - Contactos a nivel nacional, regional o local que pueden facilitar información sobre las actuaciones a financiar; - Particularidades y obligaciones que conlleva el hecho de contar con financiación comunitaria, por ejemplo obligaciones en materia de información y publicidad, la necesidad de conservar la documentación durante un periodo determinado debiendo ponerla a disposición de las autoridades competentes cuando la soliciten, o que el nombre de la entidad será publicado en la relación de beneficiarios que han recibido ayudas junto al importe de las mismas. Esta información se detallará en todos los acuerdos operativos que IFEM firme con los intermediarios financieros, y se asegurará de que éstos, a su vez, la hacen constar en los contratos de financiación que firmen con los beneficiarios JEREMIE. Para el proceso de selección de los beneficiarios, los intermediarios financieros deberán llevar a cabo medidas de información y publicidad destinadas a los potenciales beneficiarios y al público en general, de acuerdo con la estrategia de publicidad propia de la entidad, cumpliendo con los requisitos del artículo 9 del Reglamento (CE) nº 1828/2006. Habrá que dar conocimiento y acreditar a IFEM de estas medidas implementadas Procedimiento de convocatoria de manifestaciones de interés La selección de operaciones de financiación se realizará de conformidad con los criterios aplicables del Programa Operativo. En el seno de IFEM, la función de selección y aprobación será llevada a cabo por parte de su personal cualificado, siendo la aprobación final facultad de su Consejo de Administración. IFEM seleccionará, mediante sistemas de concurrencia pública, a los intermediarios financieros que habrán de desarrollar cada línea convocando su concurrencia por los medios oportunos al amparo de la normativa vigente. Las convocatorias para la selección de los intermediarios financieros se harán a través de convocatoria pública de manifestación de interés. IFEM, a partir de su constitución, iniciará los trámites para poner en marcha las convocatorias de manifestaciones de interés. El procedimiento será el siguiente: la dirección de IFEM presentará al Consejo de Administración una propuesta de convocatoria de manifestación de interés con el 20