Source: https://prosiebensat1.myconvento.com/public/pages/privacy_policy
Timestamp: 2018-02-19 15:21:55
Document Index: 131151337

Matched Legal Cases: ['§ 3', '§4', '§4', '§ 3', '§ 9', '§ 9', '§ 38', '§ 42', '§9', '§5']

Die Convento GmbH (im Folgenden „Convento“) verarbeitet persönliche Daten, die die Auftraggeber (im folgenden „Kunden“) im Rahmen des erteilten Auftrages zur Nutzung in myconvento zur Verfügung stellen. Convento achtet das Recht und Eigentum der Kunden an ihren Daten sowie den Schutz der Privatsphäre der Betroffenen und verpflichtet sich, alles Notwendige zu tun, um diesem Anspruch gerecht zu werden.
Die Verarbeitung und Speicherung der Kundendaten erfolgt ausschließlich im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland. Seit 2015 betreibt Convento die Kundensysteme in einem spezialisierten und nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in D-40472 Düsseldorf (myloc managed IT AG, www.myloc.de).
Convento nutzt die Daten, die sie von ihren Kunden erhält, grundsätzlich nicht, sondern stellt sie nur für den jeweiligen Kunden auf der im Rechenzentrum der myLoc managed IT AG [Zertifiziertes Rechenzentrum nach ISO 27001], Am Gatherhof 44, D-40472 Düsseldorf, gemieteten Serverfarm zur Verfügung, oder integriert die Daten in die Kunden-Datenbank, wo sie dann dem Kunden exklusiv zur Verfügung stehen. Soweit Convento Teile der erhaltenen Aufträge –nur nach vorheriger Genehmigung durch den Kunden - an Subunternehmer vergibt, stellt sie sicher, dass dort die gleichen Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit gewährleistet sind wie bei ihr selbst. Dem Kunden werden dabei gegenüber dem Subunternehmen die gleichen Prüfungs- und Kontrollrechte eingeräumt, wie sie gegenüber Convento bestehen.
Erhebungen oder Übermittlungen persönlicher Daten an staatliche Einrichtungen und Behörden erfolgen nur im Rahmen gültiger Rechtsvorschriften. Dienstleister, die im Einflussbereich des US-Patriots-Act liegen, werden von Convento nicht genutzt.
Der Kunde ist dabei die „verantwortliche Stelle“ im Sinne § 3 Abs. 7 BDSG. Er trägt damit die Verantwortung für die Zulässigkeit der an Convento übertragenen Aufgaben und für die Wahrung der Rechte der Betroffenen. Der Kunde erteilt oder bestätigt Aufträge und Ergänzungen schriftlich. Das gilt auch für – gemeinsam abzustimmende – Änderungen der Inhalte, Verfahren, des Umfanges und anderer Vertragsbestandteile. Wenn der Kunde Weisungen mündlich erteilt, bestätigt er sie umgehend schriftlich.
Der Kunde löscht einen Zugang zu myconvento („User-Account“), der für einen Anwender nicht mehr zur Verfügung stehen soll, umgehend. Stellt der Kunde bei der Auftragsdurchführung oder den Auftragsergebnissen Fehler fest, so benachrichtigt er Convento unverzüglich. Der Kunde benennt einen verantwortlichen Ansprechpartner, der Weisungen erteilen und Entscheidungen für alle Belange des Auftrags treffen oder zeitnah herbeiführen kann. Dieser Ansprechpartner sorgt dafür, dass die myconvento Anwender beim Kunden diese Erklärung kennen und einhalten.
Convento verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und nach Weisungen des Kunden und verwendet die überlassenen Daten für keine anderen Zwecke. Kopien oder Duplikate werden ohne Wissen des Kunden nicht erstellt.
Convento pflegt im Allgemeinen keine Daten für den Kunden. Convento ist daher nicht verpflichtet, eine ausführliche Dokumentation der Datenverarbeitung zu führen, anhand derer der Kunde den Nachweis über die ordnungsmäßige Durchführung der Datenverarbeitung führen kann. Convento wird nur auf besondere Anweisung des Kunden Daten bearbeiten, insbesondere für den Datenimport und / oder Datenexport und bei einer möglichen Wiederherstellung einer vom Kunden gewünschten Datensicherung. Nur und ausschließlich in diesen Fällen führt Convento eine einfache Dokumentation der Datenverarbeitung. Im Rahmen einer Zeiterfassung wird dann dokumentiert welcher Mitarbeiter welche Daten welches Kunden wann angeschaut oder bearbeitet hat. Convento wird diese Dokumentation langfristig speichern.
Convento behandelt die Daten im Einklang mit den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Telemediengesetzes (TMG), des Telekommunikationsgesetzes (TKG) sowie ggf. weiterer Vorschriften des Datenschutzes. Auf Wunsch stellt Convento dem Kunden die Angaben nach §4g Abs. 2 Satz 1 BDSG (Übersicht meldepflichtiger Verfahren nach §4e und zugriffsberechtigte Personen) zur Verfügung.
Personen, deren Daten Convento auf ihren Systemen speichert, gleich ob sie durch unsere Kunden oder von uns erhoben wurden, sind berechtigt, unentgeltlich Auskunft über die sie betreffenden Daten zu erhalten. Die betroffenen Personenkreise sind üblicherweise Journalisten oder sonstige Ansprechpartner der Öffentlichkeitsarbeit, zum Beispiel Kunden, Interessenten, Beschäftigte i. S. d. § 3 Abs. 11 BDSG, Abonnenten, Lieferanten, Handelsvertreter oder auch Aktionäre. Die betroffene Person hat das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Sperrung ihrer in myconvento gespeicherten Daten. Sofern uns ihre Daten von unserem Kunden übergeben wurden, leiten wir ihre Reklamation unverzüglich weiter. Alternativ kann der Kunde Convento schriftlich sein Einverständnis zur entsprechenden Bearbeitung der Daten der Betroffenen erteilen.
Falls der Kunde die Einhaltung von Maßnahmen zu Datenschutz und Datensicherheit -selbst oder durch Dritte- kontrolliert, so ist die Convento GmbH berechtigt, dabei entstehenden Aufwand zu den bei Convento üblichen Stundensätzen je angefangene Stunde in Rechnung zu stellen. Prüfungen mittels User-Account sind selbstverständlich kostenlos.
Convento hat geeignete Maßnahmen gemäß § 9 Satz 1 BDSG und Anlage 1 getroffen. Zusätzlich wacht der Datenschutzbeauftragte (siehe unten) über die einzuhaltenden Pflichten nach dem BDSG und anderen gesetzlichen Bestimmungen. Convento sorgt dafür, dass die Maßnahmen gemäß der Anlage zu § 9 Satz 1 BDSG im laufenden Betrieb eingehalten und dokumentiert und auf Wunsch dem Kunden verfügbar gemacht werden. Das gilt auch für die mit dem Kunden vereinbarten Maßnahmen für den Austausch, die Bereitstellung, die Verarbeitung, die Haltung, die Ausgabe und den Versand der Daten.
Zum Nachweis der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen stellt Convento dem Kunden alle vorhandenen geeigneten Unterlagen, Protokolle und Berichte –auch unabhängiger Instanzen– zur Verfügung. Convento behält sich vor, dem technischen und organisatorischen Fortschritt entsprechende Maßnahmen einzusetzen, die mindestens die gleichen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit erfüllen wie die in der Anlage genannten.
Eine genau festgelegte Nachrichtenkette sorgt bei Kontrollhandlungen, Maßnahmen und Ermittlungen nach den § 38, 43, 44 BDSG für unverzügliche Information des Kunden. Ebenso informiert Convento den Kunden unverzüglich bei etwaigen Verstößen gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten des Kunden (z. B. nach § 42a BDSG) oder gegen die im Auftrag getroffenen Festlegungen durch ihn selbst oder die bei ihm beschäftigten Personen, ebenso wie bei gravierenden Störungen des Betriebsablaufes. Dies gilt auch schon bei einem bloßen Verdacht auf solche Vorkommnisse. Convento informiert in folgenden Fällen, unabhängig vom Grund und auch schon im Verdachtsfall:
Convento bewahrt die zur Datenverarbeitung überlassenen Daten nicht länger auf, als es das Gesetz oder der Kunde bestimmt. Nicht mehr benötigte Unterlagen mit personenbezogenen Daten werden erst nach Weisung durch den Kunden datenschutzgerecht vernichtet. Anfallendes Test- und Ausschussmaterial wird bei Convento unter Verschluss gehalten, bis es entweder durch Convento datenschutzgerecht gelöscht oder dem Kunden übergeben wird. Die Vernichtung von Unterlagen des Kunden durch Convento wird gemeldet und die Übergabe von Dokumenten an den Kunden dokumentiert. Daten für buchhalterische und abrechnungstechnische Zwecke kann Convento auch nach Ende der Vertragsbeziehung oder nach Löschung der Personen-Daten weiter speichern und nutzen.
myconvento erfordert den Einsatz von "Cookies". Sie helfen dabei, den Nutzungskomfort für den Kunden zu erhöhen. Zum Beispiel speichern Cookies die Login Daten der Besucher von Webseiten, damit diese sich nicht bei jedem Login neu anmelden müssen. Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. myconvento protokolliert außerdem die allgemeine Intensität der myconvento Nutzung eines Kunden. Die Informationen werden ausschließlich dazu verwendet, die Kundenbetreuung zu verbessern und die Kapazität des Gesamtsystems zu überwachen und sicher zu stellen.
Telefon: +49-174-9344877
Anlage: Technische und organisatorische Maßnahmen gem. §9 Satz 1 BDSG
Die Verbindung vom lokalen Client beim Kunden (Browser) zur Serverfarm der Convento GmbH ist mit einer SSL-Verschlüsselung über Port 443 versehen. Ebenso bietet myconvento eine automatische temporäre Sperrung eines User-Accounts nach 3 erfolglosen Anmeldeversuchen. Eine permanente Sperrung des Accounts erfolgt nach 5 Fehlversuchen, und eine IP-Adresse wird nach 20 aufeinanderfolgenden Fehlversuchen automatisch für die Anmeldung geblockt. Ein Passwortablaufzeitraum kann ebenfalls von jedem Kunden-Administrator festgelegt und aktiviert werden. Eine weitere Sicherheitsfunktion verhindert die Verwendung des letzten Passwortes.
Bei einem externen Zugriff durch Convento Mitarbeiter werden VPN-Clients mit einem gültigen Zertifikat (zeitlich beschränke Gültigkeitsdauer) und dem dazugehörigen Passwort benötigt. Die Verschlüsselungstiefe beträgt hier 1024 Bit.
Die Weitergabekontrolle wird dadurch sichergestellt, dass unberechtigte Personen keinen Zugang oder Zugriff zu den Kundensystemen bzw. auf die Daten haben. Convento Mitarbeiter und externe Dienstleister sind über §5 BDSG hinaus zu weitergehender Verschwiegenheit verpflichtet. Die Datensicherung erfolgt jeweils auf verschlüsselten Datenträgern. Jeder Kunde hat die Möglichkeit, ohne Mitwirkung und Mitwissen von Convento die eigenen Daten aus der myconvento-Datenbank in ein zweidimensionales Daten-Modell zu extrahieren.