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Timestamp: 2020-08-06 16:55:10
Document Index: 344821458

Matched Legal Cases: ['§ 257', '§ 147', '§ 147', '§ 147', '§ 165', '§ 257', '§ 147', '§ 257', '§ 257', '§ 257', '§10', 'Art 1', 'Art. 10', 'Art. 2', 'Art. 1']

Rechtliche Rahmenbedingungen bei der Archivierung von E-Mails (Teil 2) - SOLCOM Freiberufler Blog Rechtliche Rahmenbedingungen bei der Archivierung von E-Mails (Teil 2) - SOLCOM Freiberufler Blog
Rechtliche Rahmenbedingungen bei der Archivierung von E-Mails
Business, Recht 11. November 2011
4 letzer: 27. August 2019
A. Rechtsrahmen zur elektronischen Archivierung von E-Mails
Ein Gesetz, welches sämtliche gesetzlichen Regelungen mit Bezug zur Archivierung von E-Mails zusammenfassen würde, gibt es nicht. Vielmehr hat man sich die entsprechenden Regelungen mühsam aus verschiedenen gesetzlichen Bestimmungen zusammen zu suchen. Dies wird wohl auch ein Grund mit dafür sein, dass sich viele Unternehmer noch immer nicht darüber im Klaren sind, dass der Gesetzgeber sie in bestimmten Fällen konkret zur Errichtung einer effizienten und vor allem sicheren Archivierung von E-Mails verpflichtet hat. Nur wer einen Überblick über die relevanten Gesetze und Verordnungen hat und ein geeignetes Sicherheitskonzept verfolgt, kann sich hier vor rechtlichen Konsequenzen schützen.
das Telekommunikationsgesetz (TKB)
die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
der Sarbanes-Oxley Act (es gibt weltweit tausende von Compliance-Regeln)
B. Ausgangspost: Welche ausgehende elektronische Post (also etwa E-Mails) ist zu archivieren?
a) Handelsbrief-E-Mails
E-Mails, die als Handelsbriefe einzustufen sind, müssen archiviert werden. In 238 Abs. 2 (HGB) schreibt der Gesetzgeber für einen Kaufmann die Verpflichtung vor, eine Kopie der abgesendeten „Handelsbriefe“ zurückzubehalten bzw. sicher aufzubewahren (sei es in Papierform, als Grafik- oder auch Textdatei). Da man unter einem Handelsbrief jedes Schreiben versteht, welches „der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung oder auch der Rückgängigmachung eines Geschäfts“ (vgl. Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34) dient, ist damit auch die gesamte in E-Mails gehaltene Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens betroffen.
unverbindliche Werbeschreiben
b) Adressat der Archivierungspflicht
c) Dauer der Archivierungspflicht
a) Sonstige E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug sind aufzubewahren
Neben den Handels- oder auch Geschäftsbriefen sind auch all diejenigen abgesandten E-Mails aufzubewahren, die in steuerrechtlicher Hinsicht von Bedeutung sind (vgl. § 147 AO). Das können insbesondere E-Mails sein, die folgende Inhalte enthalten: Bücher und Aufzeichnungen Inventare Jahresabschlüsse Lageberichte die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen die empfangenen aber auch abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe Buchungsbelege sonstige Inhalte, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
b) Art der Speicherung
mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden oder
Übrigens, wer aufzubewahrende steuerrechtlich relevante E-Mails auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegt, ist gem. § 147 V AO verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen. Auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.
Sämtliche E-Mails, die steuerlich relevante Sachverhalte enthalten, sind in elektronischer sowie rechtssicherer Form aufzubewahren bzw. zu archivieren. Nach den vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) reicht es keineswegs mehr aus,
die relevanten E-Mails einfach nur auszudrucken und abzuheften
Gemäß § 147 Abgabenordnung sind die als Handels- oder Geschäftsbriefe einzustufenden E-Mails sechs Jahre aufzubewahren. Sollten die E-Mails dagegen Buchungsbelege, Rechnungen, Bilanzen, Jahresabschlüsse oder auch Lageberichte enthalten, betragen die Aufbewahrungsfristen 10 Jahre, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. Nach Ablauf der Frist brauchen die Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, wenn und soweit sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind.
C. Eingangspost: Welche eingehende elektronische Post (also etwa E-Mails) ist zu archivieren?
Hier spielt § 257 HGB und auch wiederum § 147 der AO eine Rolle, wonach jeder Kaufmann verpflichtet ist, empfangene Handelsbriefe in Form von E-Mails geordnet aufzubewahren (vgl. § 257 I S. 2 HGB). Das Gesetz schreibt hierbei gem. § 257 Abs. 4 HGB eine 6-jährige Aufbewahrungspflicht vor, wobei die Aufbewahrungsfrist gem. § 257 Abs. 5 HGB mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in welchem die Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind. Nach Ablauf der 6 Jahre können die Handelsbriefe sodann in der Regel vernichtet werden.
Sämtliche E-Mails, die steuerlich relevante Sachverhalte enthalten, sind in elektronischer sowie rechtssicherer Form aufzubewahren bzw. zu archivieren. Nach den vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) reicht es keineswegs mehr aus,
die relevanten E-Mails in maschinell nicht auswertbaren Formaten (z.B. pdf-Datei) zu archivieren
D. Die häufigsten gestellten Fragen zum Thema „Rechtssichere E-Mail Archivierung“
Angesichts der doch recht schwierigen Materie soll der Übersicht und der Verständlichkeit halber die nachfolgenden Rechtsprobleme im Rahmen einer „FAQ“ dargestellt werden:
Frage Nr.5: Was bedeutet eigentlich die revisionssichere Archivierung von E-Mails?
Es muss genau die E-Mail wiedergefunden werden, die gesucht worden ist.
Problemdarstellung: Eine zentrale Archivierungslösung aller „unternehmenseigenen“ E-Mails stößt dann auf Vorbehalte, wenn das jeweilige Unternehmen den Mitarbeitern auch die Nutzung des Email-Postfachs zu privaten Zwecken gestattet. Stellt man nämlich den betriebseigenen Internetzugang für betriebsfremde (also private) Zwecke zur Verfügung, wird das Unternehmen in diesem Fall geschäftsmäßiger Anbieter von Telekommunikationsdiensten.
Unternehmen, die die private Nutzung des Internet/E-Mailzugangs erlauben, unterliegen als Telekommunikations- und Teledienste-Anbieter den folgenden, sich aus dem BDSG sowie dem TKG ergebenden rechtlichen Pflichten:
Jegliche Überwachung und Speicherung der Inhalte und Verbindungsdaten ist unzulässig und stellt ein Verstoß gegen das Fernmeldegeheimnis dar, welches als Grundrecht nach §10 des Grundgesetzes nicht nur in der Sprachkommunikation, sondern auch bei der Datenübertragung und der Internet-Nutzung Gültigkeit besitzt.
Die E-Mails, die nach dem Ende der Nachrichtenübermittlung auf dem unternehmenseigenen Server gespeichert sind, werden zwar nicht mehr vom Fernmeldegeheimnis geschützt (so ein aktuelles Urteil des Bundesverfassungsgericht), dagegen jedoch von Artikel 2 Abs. 1 GG i.V.m. Art 1. Abs. 1 GG – dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung.
Ergo: Diejenigen Unternehmen, die die private Internetnutzung erlauben, können eben nicht so ohne weiteres auf private E-Mails der Mitarbeiter zugreifen. Dasselbe gilt für die Archivierung privater E-Mails. So sind die betreffenden E-Mails während des Übertragungsvorganges durch das Fernmeldegeheimnis und anschließend durch das Recht auf informationelle Selbstbestimmung geschützt (Art. 10 Abs. 1 Grundgesetz; Art. 2 Abs. 1 in Verbindung mit Art. 1 Abs. 1 Grundgesetz). Für den Fall, dass das Recht auf informationelle Selbstbestimmung verletzt wird, drohen ernst zu nehmende Sanktionen für das Unternehmen; im schlimmsten Fall kommen Freiheitsstrafen in Betracht.
Der Gesetzgeber hat sich zum Ziel gesetzt, mittels einer ganzen Reihe von gesetzlichen Bestimmungen einen rechtlich verbindlichen Verhaltenskodex zu schaffen, um den Unternehmer zu einem gewissenhaften Risikomanagement, also dem planvollen Umgang mit unternehmerischen Risiken zu „erziehen“.
Das Thema „E-mail Archivierung“ stellt im Zusammenhang mit dem IT-Risikomanagement zwar nur ein Teilaspekt dar, gerade dieser aber hat in den letzten Jahren hohe Wellen geschlagen. So verlangt das Gesetz bereits seit ein paar Jahren vom Unternehmer, dass E-Mails, die in Bezug zu Rechtsgeschäften stehen oder sonst wie steuerrechtlich relevant sind, nach handelsrechtlichen sowie steuerrechtlichen Anforderungen mehrere Jahre ordnungsgemäß zu archivieren sind. Aus diesem Grund tut jedes Unternehmen gut daran, elektronisch gespeicherte Mitteilungen revisionssicher und in einer Art und Weise zu speichern und zu indexieren, die den permanenten und schnellen Zugriff erlaubt („Allzeit-Verfügbarkeit“) und die Integrität der Daten gewährleistet.
Rechtsanwalt Max-Lion Keller, LL.M. (IT-Recht) ist Partner der IT-Recht-Kanzlei und beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit Internet- und Computerrecht, EDV-Vertragsrecht und Softwareschutzrecht.
Fax: 089 / 130 14 33 – 60
E-Mail: m-l.keller@it-recht-kanzlei.de
Gerald Wiesner on 25. Januar 2012 8:50
Herr Keller, vielen Dank für diesen umfassenden Artikel!
Ich schreibe in meinem Blog it4kmu gerade eine Artikelserie zum Thema Backup. Darin habe ich auf diesen Artikel verwiesen.
Kurz zu den Begrifflichkeiten: Backups dienen der kurz- bis mittelfristigen Sicherung; Archivierung ist für die langfristige Aufbewahrung angelegt.
Ich bin kein Rechtsanwalt, aber meiner Einschätzung nach sind Unternehmer ebenfalls verpflichtet, ein Backup durchzuführen. Natürlich sollten Unternehmer das schon aus Eigeninteresse machen, aber wenn es Pflichten zur Archivierung gibt, dann gilt das erst Recht für Backups.
Pingback: Warum sichern? Datensicherungs-Serie Teil 1 » it4kmu
Franziska Bergmann on 30. April 2019 9:30
Ein sehr interessanter Beitrag zur den rechtlichen Rahmenbedingungen bei der Aufbewahrung von E-Mails. Danke für den Hinweis, dass sämtliche E-Mails mit steuerlich relevanten Sachverhalt zu Langzeitarchivierung in elektronischer und rechtssicherer Form aufzubewahren sind. Eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren finde ich angemessen.
Neeltje on 27. August 2019 8:52
Interessant, dass man Unterlagen zu Steuerangelegenheiten als Firma bis zu zehn Jahre aufbewahren muss. Ich muss dieses Jahr das erste Mal eine Steuererklärung und einen Jahresabschluss erstellen. Ich werde die Unterlagen also irgendwo in meinen Akten aufbewahren. Was passiert allerdings, wenn es einen Brand gibt?