Source: https://nt24.it/2011/06/circolare-9-giugno-2011-n-3-organismi-abilitati-dm-090603/
Timestamp: 2019-08-20 01:06:43+00:00
Document Index: 140878481

Matched Legal Cases: ['art. 6', 'art. 10', 'art. 47', 'art. 9', 'art. 14', 'art. 47', 'art. 9', 'art. 9', 'art. 9', 'art. 59']

Circolare 9 Giugno 2011 n. 3 (Organismi abilitati DM 09/06/03) - Impianti elettrici - norme tecnicheImpianti elettrici – norme tecniche
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Al fine di un corretto e trasparente funzionamento del mercato e per uniformita’ di indirizzo, le Amministrazioni scriventi, competenti per gli aspetti inerenti la sicurezza tecnica dei prodotti da costruzione in attuazione della Direttiva 89/106/CEE (Direttiva Prodotti da Costruzione, in acronimo inglese CPD), del decreto del Presidente della Repubblica 246/93 e del decreto ministeriale 156/03, hanno concordato le disposizioni contenute nella presente Circolare. Gli Organismi abilitati ai sensi del decreto ministeriale 9 maggio 2003 n. 156 dalle Amministrazioni scriventi (nel seguito Organismi) devono conformarsi, a partire dal novantesimo giorno dalla data di pubblicazione del presente atto, alle procedure ed adempimenti riportati ai seguenti punti, comunicando alle Amministrazioni promotrici della presente Circolare l’avvenuta ottemperanza a quanto dalla Circolare stessa prescritto. a) Certificati CE
I certificati rilasciati dagli Organismi devono essere conformi ai modelli riportati in Allegato 1 (versione in lingua italiana) ed in Allegato 2 (versione in lingua inglese). I modelli predisposti hanno carattere generale e sono stati sviluppati sulla base degli orientamenti emersi in sede comunitaria. Sono distinti in relazione ai diversi sistemi di attestazione di conformita’ previsti dalla Direttiva 89/106/CEE (abbreviati nel seguito come sistemi 1+1, 2+2). In ogni modello sono evidenziati i campi che gli Organismi debbono compilare. Per alcune voci state predisposte delle indicazioni per una corretta compilazione (legenda esplicativa riportata in Allegato 3).
Le procedure interne dell’Organismo devono garantire che i certificati siano emessi esclusivamente con riferimento alla versione piu’ recente della pertinente norma di prodotto armonizzata (in breve nel seguito: hEN) citata nelle Comunicazioni nella Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea o del Benestare Tecnico Europeo (acronimo inglese ETA: European Technical Approval), applicabile alla data di emissione del certificato.
I certificati emessi con riferimento ad una hEN/ETA per il quale la Commissione europea o un organismo membro EOTA (European Organization for Technical Approvals) abbia disposto il ritiro con eventuale sostituzione debbono essere ritirati entro la data di cessazione della presunzione di conformita’ ed eventualmente sostituiti con un nuovo certificato riportante i riferimenti aggiornati della specifica tecnica, all’esito dell’accertamento della conformita’ al nuovo standard.
L’esigenza di avere un’indicazione circa l’eventuale caso di riemissione di certificati gia’ rilasciati in caso di modifiche non sostanziali (ad esempio, per variazioni nella ragione sociale del fabbricante o nella denominazione commerciale del prodotto) e’ stata trattata includendo un numero di revisione e differenziando la data di primo rilascio da quella dell’eventuale riemissione del certificato, senza che il numero originale debba essere modificato. Cio’ al fine di minimizzare gli adempimenti richiesti agli Organismi ed ai produttori, pur garantendo la massima trasparenza del mercato.
Nel caso di errata corrige o emendamenti ad una hEN/ETA, ciascun organismo deve:
esaminare l’impatto dei cambiamenti sulla validita’ di tutti i certificati in corso di validita’;
effettuare gli accertamenti eventualmente necessari (nuova ispezione della fabbrica, esecuzione di prove, ecc.);
procedere alla revisione dei certificati entro il termine del periodo di coesistenza o alla data di applicabilita’ dell’emendamento.
In tal caso non e’ necessaria una nuova specifica abilitazione dell’Organismo, che deve comunque prontamente adeguare le proprie procedure e/o modulistica alle modifiche introdotte dalle specifiche tecniche, dandone comunicazione alle Amministrazioni competenti.
Per i sistemi cumulativi di attestazione della conformita’ (prodotti con sistemi 2/2+ o 3 o 4 per un uso generico, cui si sovrappongono i sistemi 1, 3, 4 associati alla reazione al fuoco), al certificato di sistema relativo al controllo della produzione della fabbrica (acronimo inglese FPC: Factory Production Control) per il sistema 2/2+ relativo all’uso generico, deve associarsi, ove sia applicabile il sistema 1 alla sola caratteristica essenziale di reazione al fuoco, un certificato di prodotto rilasciato dall’Organismo che effettua tale attestazione di conformita’, con indicazione esplicita di tale limitazione nel campo del certificato riservato alla descrizione delle prestazioni del prodotto.
Per una corretta applicazione di quanto previsto negli allegati ZA.2 delle norme armonizzate hEN o in un ETA, l’Organismo di certificazione, oltre a quanto esplicitamente previsto in detti documenti, deve:
a) verificare la rispondenza del prodotto e della documentazione di accompagnamento almeno ai decreti interministeriali di cui all’art. 6 del decreto del Presidente della Repubblica n. 246/93, ove disponibili ed applicabili, ed eventualmente alle analoghe disposizioni emanate dagli altri Stati Membri;
e, nel solo caso di sistemi di attestazione della conformita’ 2 e 2+:
b) verificare che il fabbricante abbia effettuato le prove iniziali di tipo (acronimo inglese ITT: Initial Type Test) previste per le caratteristiche essenziali dichiarate e la congruenza con i dati riportati nella marcatura CE;
c) valutare, quale elemento integrante e critico del FPC per ciascun prodotto certificato, i laboratori (interni e/o esterni) utilizzati per le prove di autocontrollo previste nel FPC stesso.
Nel caso di prodotti per cui siano previsti i sistemi 1 o 1+, gli Organismi che siano abilitati esclusivamente in qualita’ di Organismi di certificazione ed ispezione non possono stipulare accordi con laboratori di prova notificati che vincolino il fabbricante ad eseguire esclusivamente presso di essi le prove necessarie per l’ITT. Nell’offerta tali Organismi dovranno specificare esclusivamente le prove necessarie per l’attestazione della conformita’ richiesta, prevedere la comunicazione del fabbricante relativamente al laboratorio notificato prescelto, indicare che gli oneri per l’esecuzione delle stesse non sono inclusi nel preventivo. b) Registro delle certificazioni relative a prodotti da costruzione
L’attivita’ di attestazione della conformita’ deve essere riportata in un registro, da istituirsi ai sensi dell’art. 10 comma 5 del decreto ministeriale 9 maggio 2003 n. 156, il cui formato e’ riportato in Allegato 4. Tale registro deve essere reso pubblicamente consultabile anche sul sito internet dell’Organismo, unitamente alle abilitazioni ricevute dalle Amministrazioni competenti, garantendo un costante aggiornamento delle informazioni riportate (con scarto massimo di un mese dall’ultimo certificato/rapporto di prova o classificazione emesso o decreto di abilitazione ricevuto). E’ facolta’ di ciascun Organismo prevedere eventuali informazioni aggiuntive ritenute essenziali per una migliore rappresentazione dell’attivita’ svolta.
Nel registro devono essere riportate tutte le informazioni relative all’attivita’ svolta a partire dalla data di prima notifica. c) Comunicazioni periodiche
Entro il 31 gennaio di ogni anno, gli Organismi abilitati ai sensi del decreto ministeriale 9 maggio 2003 n.156 devono trasmettere a ciascuna delle Amministrazioni competenti una nota informativa con indicazione dell’attivita’ svolta nell’anno precedente e degli eventuali aggiornamenti occorsi al proprio assetto organizzativo e funzionale. In prima applicazione, devono essere riportate tutte le informazioni relative al periodo compreso fra la data di prima notifica ed il 31 dicembre 2010, eventualmente con un riferimento a quanto gia’ trasmesso.
Nella nota informativa devono essere specificati:
il numero complessivo di certificati e di rapporti di prova/classificazione emessi, modificati, sospesi, ritirati. Nel caso di sospensione o ritiro e’ necessario allegare una relazione sintetica sulla motivazione di tali provvedimenti;
la partecipazione ai lavori del Gruppo degli Organismi Notificati GNB-CPD (Group of Notified Bodies for the Construction Products Directive 89/106/EEC);
ogni modifica o revisione della struttura dell’organismo con riferimento alla documentazione di cui all’Allegato B del decreto ministeriale 9 maggio 2003 n. 156, esaminata dalle Amministrazioni competenti nel corso delle istruttorie di abilitazione svolte nel periodo di riferimento.
La copia dei certificati e/o dei rapporti di prova/classificazione emessi deve essere trasmessa su supporto informatico all’indirizzo di posta elettronica comunicato dalle Amministrazioni competenti (per il Ministero delle infrastrutture e dei trasporti: stc.abilitazioni@mit.gov.it; per il Ministero dell’interno: prev.normazione@vigilfuoco.it; per il Ministero dello sviluppo economico: imp.mccvnt.div14info@sviluppoeconomico.gov.it) o, in alternativa, essere resa disponibile direttamente sul sito internet o tramite accesso remoto al server dell’organismo. d) Direttive per la semplificazione amministrativa delle istruttorie di abilitazione
Per una semplificazione degli adempimenti amministrativi e per uniformita’ di indirizzo nell’espletamento delle attivita’ successive alla prima abilitazione, a seconda delle fattispecie applicabili, e’ necessario che ciascun Organismo:
acquisisca il nulla-osta dell’ Amministrazione/i che ha/nno adottato il/i provvedimento/i di abilitazione nei casi di:
a) nomina di un nuovo Direttore Tecnico o di nuovi incaricati come responsabili (o sostituti) della firma di certificati CE o di rapporti di prova/classificazione. In tal caso l’Amministrazione si riserva di effettuare un nuovo audit per valutare la competenza tecnica dei candidati;
b) inserimento di nuovo personale tecnico (ispettori, addetti a laboratori di prova, ecc.);
c) trasferimento o istituzione di nuove sedi operative;
d) modifiche significative del Manuale di Qualita’ e dei documenti del sistema qualita’ utilizzati nell’attestazione della conformita’ in ambito CPD, esaminati in precedenti istruttorie di abilitazione (regolamenti, procedure operative, istruzioni operative, ecc.);
e) sostituzione di attrezzature di prova, corredata con la documentazione tecnica attestante l’idoneita’ per l’effettuazione delle prove previste nell’attestazione della conformita’.
Nei casi a) e b) e’ necessario evidenziare la qualificazione professionale per lo specifico settore di attivita’, integrata con la copia del Libro Unico del Lavoro dell’Organismo e dei contratti di collaborazione coordinata e continuativa stipulati. Inoltre dovra’ essere trasmesso l’aggiornamento del mansionario con indicazione delle competenze, per prodotto/famiglia di prodotti o per metodica di prova, di ciascun addetto con funzioni tecniche e direttive. In relazione all’inserimento di nuovo personale ispettivo, occorre fare riferimento anche a quanto previsto nei successivi paragrafi e) ed f).
Nei casi a), b) e c) le Amministrazioni competenti possono effettuare un nuovo audito visita ispettiva per valutare la competenza tecnica dei candidati e/o l’idoneita’ delle sedi, locali ed attrezzature proposte.
dia COMUNICAZIONE alle Amministrazioni competenti nei casi di:
a) nomina di un nuovo responsabile legale;
b) rinnovo della polizza di assicurazione di responsabilita’ civile;
c) aggiornamento del tariffario, con indicazione degli estremi temporali di validita’;
d) effettuazione delle verifiche periodiche di taratura delle attrezzature di prova, prima della relativa scadenza.
Resta comunque fermo l’obbligo, per tutte le fattispecie sopra indicate, di trasmettere la pertinente documentazione prevista nell’Allegato B del decreto ministeriale n. 156/2003.
L’istruttoria per il rilascio del nulla-osta si conclude entro centoventi giorni dalla data in cui l’Amministrazione competente ha ricevuto l’istanza, fatta salva la possibilita’ di sospensione dei termini in caso di richiesta di chiarimenti ed integrazioni. Qualora l’Amministrazione non si pronunci entro il termine su indicato, l’istanza si intende accolta. e) Criteri per la qualificazione del personale ispettivo, operante stabilmente in paesi esteri, per conto di Organismi di certificazione ed ispezione.
Nell’espletamento delle istruttorie, si e’ occasionalmente riscontrata la fattispecie di personale operante stabilmente in paesi esteri (anche non aderenti all’Unione europea), incaricato di svolgere funzioni ispettive per conto di Organismi di certificazione ed ispezione.
Il personale su citato puo’ operare in qualita’ di dipendente o collaboratore dell’organismo oppure di dipendente o collaboratore della societa’ od ente che rappresenta la sede locale di un gruppo multinazionale, cui anche l’organismo appartiene.
Per tale fattispecie, constatando la mancanza di specifici riferimenti normativi e/o di indirizzo, le Amministrazioni scriventi, competenti per gli aspetti inerenti la sicurezza tecnica dei prodotti da costruzione in attuazione della Direttiva 89/106/CEE, del decreto del Presidente della Repubblica n. 246/1993 e del decreto ministeriale n. 156/2003, hanno concordato le seguenti disposizioni, per garantire la necessaria uniformita’ di indirizzo nella trattazione delle istruttorie di abilitazione o di rilascio di nulla-osta ai fini dell’inserimento nell’elenco del personale con funzioni tecniche e direttive.
Si ritiene innanzitutto necessario, in prima applicazione, che gli Organismi abilitati dalle Amministrazioni competenti provvedano ad inoltrare una dichiarazione circa l’eventuale utilizzo in attivita’ ispettive di personale, in qualita’ di dipendente o collaboratore, operante stabilmente in paesi esteri.
Nel caso in cui l’Organismo intenda avvalersi delle prestazioni di detto personale, sara’ necessario produrre inoltre la seguente documentazione (resa nelle forme previste dall’art. 47 del decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000):
dichiarazione, resa dal legale rappresentante dell’Organismo, volta ad assicurare che detto personale sia in possesso dei titoli di studio ed esperienza professionale, equivalenti a quelli previsti all’art. 9 del decreto ministeriale n. 156/2003, come desumibile da curriculum vitae tradotto in lingua italiana, e che esso operera’, nello specifico settore di competenza, nel rispetto delle procedure operative trasmesse alle Amministrazioni abilitanti;
atto d’impegno, sottoscritto dal Direttore tecnico, dal Responsabile della qualita’ e dal legale rappresentante dell’Organismo, a far si che detto personale:
sia impiegato esclusivamente in attivita’ di ispezione, con esclusione di tutte quelle preliminari o successive previste dall’iter per la certificazione, che resteranno di esclusiva competenza del personale operante stabilmente nella sede centrale dell’organismo;
sostenga un corso iniziale di addestramento, tenuto da personale operante stabilmente nella sede centrale dell’Organismo, e teso ad assicurare la conoscenza della direttiva 89/106/CEE, delle disposizioni nazionali di recepimento (D.P.R. n. 246/93 e decreto ministeriale n.156/03), delle norme armonizzate di prodotto e delle check-lists/procedure operative/istruzioni/modulistica di riferimento per la specifica attivita’ ispettiva da svolgere. La documentazione di riferimento per l’attivita’ ispettiva dovra’ essere tradotta in una lingua conosciuta dall’ispettore;
sia qualificato come ispettore solo dopo un affiancamento iniziale effettuato in qualita’ di osservatore con un ispettore operante stabilmente nella sede centrale dell’organismo, da ripetersi successivamente con cadenza almeno biennale;
sia coinvolto obbligatoriamente nelle periodiche attivita’ di aggiornamento e formazione continua, tenute da personale operante stabilmente nella sede centrale dell’organismo, secondo le cadenze temporali stabilite nei documenti del sistema di qualita’ e comunque almeno ogni due anni.
Si soggiunge, infine, che trattandosi di fattispecie per cui e’ prevista la necessita’ di ottenere un nulla-osta, l’Amministrazione/i che hanno adottato il/i provvedimento/i di abilitazione si riserva/no la facolta’ di convocare presso i propri uffici i candidati per effettuare un audit mirato a valutarne la competenza tecnica. e.1) Criteri ulteriori per la qualificazione del personale ispettivo, operante stabilmente in paesi esteri, per conto di sedi estere di uno stesso gruppo multinazionale cui appartiene l’organismo di certificazione ed ispezione.
E’ possibile inoltre che venga prospettato l’utilizzo di personale ispettivo dipendente di societa’ che siano sedi estere dello stesso gruppo multinazionale cui appartiene l’Organismo.
In tale caso particolare, ferma restando la responsabilita’ della supervisione e controllo in capo all’Organismo nazionale che ha ottenuto l’abilitazione, oltre a quanto previsto nel precedente paragrafo e), e’ necessario regolamentare tale attivita’ previa l’adozione di una delle seguenti procedure:
stipula di una specifica Convenzione tra l’Organismo e la/e sede/i estera/e in cui detti ispettori prestano regolarmente servizio, con le modalita’ previste dall’art. 14 del decreto ministeriale n. 156/2003;
dichiarazione, resa nelle forme previste dall’art. 47 del decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000, del legale rappresentante che i suddetti ispettori svolgeranno tale attivita’ sulla base di un accordo quadro stipulato fra l’Organismo e la sede/i estera/e in cui detti ispettori prestano regolarmente servizio. L’accordo quadro deve specificare che per l’esecuzione di tali attivita’ e’ vincolante l’utilizzo di procedure, modulistica e tariffe dell’organismo abilitato, sottoposte alla vigilanza delle Amministrazioni competenti ai sensi del decreto ministeriale n. 156/2003. Devono inoltre essere riportate nell’oggetto le limitazioni relative ai servizi offerti dalla sede locale, come di seguito evidenziato.
Qualora per procedure amministrative societarie e/o disposizioni nazionali del paese in cui e’ stabilito il richiedente del servizio di certificazione, sia previsto che il contratto sia stipulato direttamente con la sede estera (e non con l’Organismo abilitato), e’ necessario che in esso venga data evidenza che:
il servizio offerto dalla sede locale e’ esclusivamente legato alla effettuazione con proprio personale, se del caso coadiuvato con quello dell’organismo abilitato, della visita ispettiva;
tutta la fase preliminare all’effettuazione dell’audit, relativa all’esame della documentazione tecnica predisposta dal richiedente, quella di definizione ed incarico del gruppo ispettivo, e quella successiva, di valutazione del fascicolo tecnico ed eventuale emissione del certificato nonche’ di sorveglianza, resta di esclusiva competenza dell’organismo abilitato, con cui la sede estera ha stipulato l’accordo quadro. f) Personale degli Organismi. Art. 9 del decreto ministeriale 156/2003.
L’art. 9 del decreto ministeriale n. 156/2003, concernente il personale degli Organismi, dispone ai commi 1 e 2 che:
1. L’organico minimo degli Organismi e’ costituito:
a) da un direttore tecnico laureato in ingegneria o in discipline tecniche, dotato di specifiche competenze professionali, iscritto nel relativo albo che abbia maturato esperienza nello specifico settore per almeno tre anni;
b) da due laureati, di cui uno in ingegneria o in discipline tecniche;
c) da sei dipendenti, di cui quattro in possesso almeno del diploma di scuola media superiore.
2. L’organigramma del personale dell’Organismo deve, in ogni caso, prevedere la presenza di un Responsabile della qualita’.
Cio’ premesso, le Amministrazioni scriventi hanno concordato le seguenti disposizioni per garantire la necessaria uniformita’ di indirizzo nella trattazione delle istruttorie di abilitazione o di rilascio del nulla-osta.
Con esclusivo riferimento alla funzione di direttore tecnico, alle due unita’ di personale laureato ed al responsabile della qualita’, nonche’ ad eventuale personale ispettivo in sovrannumero rispetto a quanto riportato all’art. 9 del decreto ministeriale n. 156/2003, si ritiene che le stesse non debbano necessariamente essere lavoratori subordinati inseriti nell’organigramma dell’Organismo, ma che sia possibile ricorrere, in maniera equivalente, alla stipula di contratti, con le forme previste dalla legislazione vigente, con collaboratori esterni che, pur escludendo espressamente l’instaurazione di un rapporto di lavoro dipendente, abbiano le seguenti caratteristiche:
durata almeno pari a quella di scadenza dell’abilitazione (sette anni);
rispetto dei requisiti previsti nei commi 4 e 5 dell’art. 9 del decreto ministeriale n. 156/2003;
per la funzione di direttore tecnico: presenza fisica, presso la/e sede/i in cui l’organismo opera e che risultano indicate nei decreti di abilitazione, per un tempo congruo all’esercizio delle funzioni previste dal decreto ministeriale n. 156/2003 e dalle procedure operative dell’organismo, valutato in relazione all’attivita’ prevedibile o effettivamente svolta dall’organismo nel settore della marcatura CE dei prodotti da costruzione e comunque per almeno trenta giorni nell’anno solare.
E’ possibile inoltre prevedere nell’organigramma la funzione di vice-direttore o sostituto del direttore tecnico, purche’:
il personale incaricato sia in possesso dei medesimi requisiti previsti per il direttore tecnico;
l’impiego sia previsto solo per periodi limitati e definiti, per manifesto e temporaneo impedimento del Direttore Tecnico ed avvenga con modalita’ specificate nel sistema di qualita’ dell’Organismo.
Si precisa infine che l’impiego di personale usualmente operante in laboratorio per svolgere altre attivita’ soggette a diverse autorizzazioni/concessioni ministeriali, e’ consentito esclusivamente con le eventuali limitazioni e prescrizioni stabilite dall’Amministrazione competente (ad esempio sperimentatori per prove su materiali e prodotti strutturali di cui all’art. 59 del decreto del Presidente della Repubblica n. 380/2001 possono essere impiegati soltanto in attivita’ di prova analoghe a quelle previste dalla Circ. Min. LL.PP. 346/STC del 14 dicembre 1999, ma non in attivita’ di ispezione dei siti produttivi svolte ai sensi del decreto ministeriale n. 156/2003). g) Sedi locali ed archiviazione dei fascicoli tecnici
La terzieta’ degli Organismi richiede che la pianificazione delle attivita’ svolte debba avvenire nel rispetto dell’ordine cronologico di trattazione delle pratiche. Cio’ puo’ essere garantito solo assicurando che la registrazione delle pratiche di certificazione/prova ed il coordinamento delle attivita’ tecniche di certificazione a valle della conferma d’ordine (esame della documentazione tecnica predisposta dal fabbricante, programmazione delle viste ispettive presso il/i sito/i produttivo/i, esame del fascicolo tecnico da sottoporre alla decisione relativa al rilascio/sospensione/revoca della certificazione) sia assicurato a livello centrale, coordinando le attivita’ svolte nella sede centrale con quelle di eventuali unita’ locali opportunamente designate dall’Organismo ed autorizzate dalle Amministrazioni competenti. E’ per tale motivazione che nelle istruttorie (e nei decreti) di abilitazione emessi ai sensi del decreto ministeriale n. 156/2003, qualora sia previsto lo svolgimento in unita’ locali di compiti tecnici ai fini dell’attestazione della conformita’ dei prodotti da costruzione, dette strutture ed il relativo personale sono oggetto di esame ed ispezione al pari della sede centrale dell’organismo, e, alla conclusione del procedimento amministrativo, sono citate nel decreto di abilitazione.
Al di fuori di tale ipotesi, un parziale decentramento delle attivita’ preliminari all’iter di certificazione deve essere limitato esclusivamente alla formulazione di offerte economiche relative ad attivita’ di attestazione della conformita’ ai sensi del decreto ministeriale n. 156/2003, sulla base di documenti di riferimento (facsimile dell’offerta e tariffario) stabiliti dalla sede centrale dell’Organismo.
Nel caso di Organismi operanti in piu’ sedi, e’ inoltre certamente possibile avvalersi della possibilita’ di creare archivi cartacei o elettronici anche nelle sedi periferiche, purche’ sia garantita comunque ladisponibilita’ nella sede centrale (o in altra sede autorizzata) dell’archivio completo dei fascicoli tecnici, a disposizione per le attivita’ di vigilanza delle Amministrazioni abilitanti.
Per quanto concerne la possibilita’ di de-materializzare l’archivio dei fascicoli di riscontro, si evidenzia la necessita’ che l’Organismo, qualora richieda alle Amministrazioni competenti di avvalersi di tale facolta’, assicuri il rispetto di procedure analoghe a quelle previste nel decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’Amministrazione Digitale e s.m.i., che siano cioe’ tali da garantire la certezza circa l’autenticita’ dei documenti informatici e dei soggetti responsabili della loro redazione nonche’ l’adeguatezza delle modalita’ di gestione e conservazione.
Si precisa infine che i fascicoli su citati debbono essere predisposti in modo tale consentire un effettivo controllo sia da parte dell’Autorita’ vigilante che del richiedente che ne abbia titolo secondo le leggi vigenti. A tale fine e’ necessario che sia prevista la conservazione in luogo apposito e noto, per tutta la durata del rapporto contrattuale e comunque per almeno dieci anni dalla relativa data di risoluzione, dei seguenti atti per ciascuna attivita’ di attestazione della conformita’ espletata:
Domanda (corredata della documentazione tecnica ed da eventuale campionatura);
Verbale nomina Servizi coinvolti;
Documenti attestanti l’attivita’ svolta dai Servizi e dai richiedenti l’attestazione della conformita’.
Se ITT.
Definizione campionatura di prova e documentazione tecnica;
Rapporto di Prova [in copia conforme];
Minuta di prova (anche nel Laboratorio).
Se FPC.
Rapporto di Ispezione Iniziale;
Allegati, Check list;
Rapporto Ispezione Periodiche;
Eventuali Reclami e Azioni Correttive;
Certificato o di prodotto (1 o 1+) o di FPC (2 o 2+) [in copia conforme];
Verbali dei servizi incaricati circa la decisione di rilascio/ratifica, sospensione e revoca dei certificati.
Tutta la documentazione contenuta nel fascicolo deve essere munita di data significativa ai fini della collocazione temporale nell’iter di attestazione della conformita’.
i documenti in entrata, trasmessi dal richiedente all’Organismo, devono recare la data di ricezione, con timbro datario riportante la ragione sociale dell’organismo;
i documenti in uscita, trasmessi dall’Organismo al richiedente, devono riportare la data di produzione dell’atto e/o di trasmissione secondo il caso.
Il capo dipartimento dei Vigili del Fuoco, del soccorso
pubblico e della difesa civile
Il Presidente del consiglio superiore dei lavori pubblici
Il capo dipartimento per l’impresa e l’internalizzazione
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