Source: http://www.dfo-mpo.gc.ca/ae-ve/audits-verifications/15-16/6B274-fra.html
Timestamp: 2018-08-14 09:18:51+00:00
Document Index: 59163348

Matched Legal Cases: ["l'article 34", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 33", "l'article 33", "l'article 33", "l'article 33", "l'article 33", "l'article 21"]

6B274-Rapport de vérification interne-juin 2016
Audit de la gestion des heures supplémentaires
Projet 6B274
5.0 MÉTHODE D’AUDIT
6.2 Contrôles
6.3 Risques – Incidence des ressources humaines sur les heures supplémentaires
6.4 Initiatives portant sur les heures supplémentaires
Pêches et Océans Canada (MPO), qui comprend également la Garde côtière canadienne (GCC), est l'un des plus grands ministères fédéraux et compte plus de 10 000 employés qui forment plus de 38 groupes professionnels d'un bout à l'autre du pays. Parmi ces employés, 85 % sont situés en dehors de la région de la capitale nationale. Le mandat du Ministère comprend la prestation de programmes et de services qui doivent être disponibles tous les jours, 24 heures par jour. Cette exigence opérationnelle engendre des demandes complexes en matière de ressources et d'horaire. Par conséquent, les employés doivent souvent faire des heures supplémentaires pour satisfaire aux besoins opérationnels du Ministère et respecter les normes de service.
Cette mission d'assurance a été approuvée dans le cadre du Plan de vérification pluriannuel axé sur les risques de 2015 à 2018. L'objectif de l’audit était de donner l'assurance que la gouvernance du Ministère, ses processus de gestion, ses pratiques et ses contrôles suffisent à assurer la gestion efficace, efficiente et rentable des activités se rapportant aux heures supplémentaires.
Selon les résultats de l’audit, bien que le Ministère se soit doté d'une gouvernance, de processus de gestion, des pratiques et des contrôles visant à assurer la gestion efficace, efficiente et rentable des activités se rapportant aux heures supplémentaires, il y a tout de même place à l'amélioration en ce qui a trait à la définition des rôles et responsabilités, à l'uniformité de l'orientation et au resserrement des contrôles de la gestion des heures supplémentaires. Les améliorations recommandées sont les suivantes :
Définir clairement les rôles et responsabilités des personnes chargées de gérer les heures supplémentaires ainsi que de décrire les procédures et les processus pour demander, approuver et traiter les heures supplémentaires.
Fournir aux gestionnaires de l'orientation sur les rapports auxquels ils ont accès, ce que les dépenses en heures supplémentaires devraient comprendre, les éléments clés dont ils doivent tenir compte lorsqu'ils examinent un rapport sur les heures supplémentaires (p. ex. les revenus élevés, l'affectation équitable des heures supplémentaires et les tendances) et les situations dans lesquelles il faut signaler les heures supplémentaires à un échelon supérieur de la direction.
Renforcer les contrôles financiers liés aux transactions de rémunération (heures supplémentaires) selon la Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye du CST.
Renforcer l'exigence selon laquelle les heures supplémentaires doivent être approuvées et rémunérées conformément aux conventions collectives.
Inclure une référence dans les Directives sur la gestion des heures supplémentaires révisées du MPO afin d'y indiquer qu'il n'est pas acceptable de conclure des ententes informelles avec les employés relativement à la rémunération des heures supplémentaires.
La direction a approuvé les constatations de l’audit, a accepté les recommandations formulées dans le rapport et a élaboré un plan d’action de gestion pour assurer leur mise en œuvre. Ce plan a été intégré au présent rapport.
Le rapport d’audit intitulé « Audit de la gestion des heures supplémentaires » a été présenté au Comité ministériel de vérification le 17 juin 2016. Le rapport a été recommandé aux fins d'approbation par le Comité ministériel de vérification et approuvé par la sous-ministre.
Le MPO, qui comprend également la GCC, est l'un des plus grands ministères fédéraux et compte plus de 10 000 employés d'un bout à l'autre du pays, parmi lesquels 85 % travaillent à l'extérieur de la région de la capitale nationale. Le Ministère offre des programmes et des services opérationnels tous les jours, 24 heures sur 24, souvent dans des endroits éloignés; compte tenu de la nature des travaux à effectuer, le besoin et la durée des heures supplémentaires sont imprévisibles. En outre, les nombreuses conventions collectives que doit respecter le Ministère viennent ajouter à la complexité de la question des heures supplémentaires.
Les besoins opérationnels ministériels engendrent des demandes complexes en matière de ressources et d'horaire. Par conséquent, les employés doivent souvent faire des heures supplémentaires pour satisfaire aux besoins opérationnels du Ministère. Les employés du MPO forment plus de 38 groupes professionnels, y compris de nombreux groupes opérationnels et techniques. Les dix plus grands groupes professionnels, du moins pour ce qui concerne les heures supplémentaires rémunérées, représentent près de 70 pour cent de l'effectif et plus de 90 pour cent des dépenses relatives aux heures supplémentaires.
Les Directives sur la gestion des heures supplémentaires du MPO, dont la dernière mise à jour remonte à 2011, définissent les heures supplémentaires comme les heures et les services autorisés effectués par un employé en sus de son horaire normal de travail. La direction peut autoriser des heures supplémentaires lorsqu'elle est convaincue que le travail en question est indispensable et que les heures supplémentaires sont la façon la plus appropriée et économique d'effectuer ce travail. Il revient au gestionnaire de veiller au respect des conditions d'admissibilité à la rémunération des heures supplémentaires, en vertu des modalités de la convention collective pertinente. Chaque groupe professionnel est lié par sa convention collective, qui a ses propres dispositions relativement aux heures supplémentaires.
Le Ministère a recours à plusieurs systèmes de gestion des ressources humaines pour traiter les heures supplémentaires et signaler leur utilisation, tels que l'application Web de la rémunération (AWR) de Services Publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et le système de gestion des ressources humaines de PeopleSoft.
Des systèmes d’information financière servent également à la gestion des heures supplémentaires. Le Système régional de paye (SRP) de SPAC est utilisé pour traiter les demandes relatives aux heures supplémentaires, alors que le Système d'information de gestion sur les salaires (SIGS) du MPO sert à consigner et à effectuer le suivi des dépenses découlant des heures supplémentaires. En 2015-2016, le Ministère a commencé à utiliser le système Phénix, qui a été mis en œuvre dans le cadre de l'initiative de transformation de l'administration de la paye. Ce système libre-service automatisé, qui venait remplacer le SRP, traite les opérations liées à la rémunération, notamment les heures supplémentaires, pour les employés du Ministère.
Comme il est compliqué d'établir un horaire qui permette de répondre aux exigences relatives à l'exploitation des navires de la GCC, le Système de gestion de la Flotte, MariTime, sert à traiter les transactions d'heures supplémentaires du personnel navigant qui donnent lieu à des congés compensatoires. Toutefois, le système Phénix, qui remplace le SRP, peut également servir à effectuer de telles transactions.
Environ 25 pour cent des employés du Ministère sont affectés à des programmes ou services offerts à des endroits éloignés où il est difficile, voire impossible, d'accéder à des ordinateurs, ce qui complique encore davantage la situation.
Le tableau 1 fournit un sommaire de haut niveau du total des dépenses ministérielles relatives aux salaires et aux heures supplémentaires entre l'exercice de 2012-2013 et celui de 2014-2015.
Tableau 1 : Dépenses ministériels relatives aux salaires et aux heures supplémentaires
Heures supplémentaires payées 43 819 253 $ 46 288 467 $ 46 672 081 $
Salaires et rémunération 784 526 683 $ 813 680 365 $ 726 488 358 $
Pourcentage des salaires et de la rémunération que représentent les heures supplémentaires 5,6 % 5,7 % 6,4 %
Source : Entrepôt de données du Système de rapports de gestion (Cube) – Mise à jour : le 23 septembre 2015.
En raison de la nature opérationnelle des programmes et services dont ils assurent la prestation, ce sont les employés de la GCC, de la Gestion des écosystèmes et des pêches (GEP) et des Sciences des écosystèmes et des océans (SEO) qui ont effectué le plus grand nombre d'heures supplémentaires (voir le graphique 1).
La GCC a connu une hausse du nombre d'heures supplémentaires en raison de la restructuration de l'organisation effectuée en 2012-2013 et de la consolidation des Centres de services de communication et de trafic maritimes (SCTM).
Au sein de la GEP, une baisse est survenue en 2014-2015.
Aux SEO, le nombre d'heures supplémentaire est plutôt demeuré stable pendant ces trois années.
Graphique 1 : Dépenses relatives aux heures supplémentaires des secteurs où le volume des heures supplémentaires est le plus important.
Ce graphique montre que les plus grands utilisateurs d'heures supplémentaires au MPO au cours de la période 2012-13 à 2014-15 étaient la Garde côtière canadienne ; le secteur Gestion des écosystèmes et des pêches ; et le secteur Sciences des écosystèmes et des océans.
Les heures supplémentaires peuvent être de nature opérationnelle ou non. En 2014, dans une analyse des heures supplémentaires, le Secteur du dirigeant principal des finances avait défini les heures supplémentaires de nature opérationnelle comme celles effectuées par le personnel de la GCC et de la Direction de la conservation et de la protection de la GEP. D'après cette définition, les heures supplémentaires de nature opérationnelle représenteraient environ 80 % de la totalité des heures supplémentaires. Les SEO étaient d'avis qu'il fallait ajouter à ce nombre les heures supplémentaires des employés affectés aux activités scientifiques régionales. Ainsi, le pourcentage grimperait à 90 %.
En 2014-2015, la valeur monétaire équivalente des congés compensatoires s'élevait à près de 13 millions de dollars (voir le graphique 2).
Graphique 2 : Valeur compensatoire des heures supplémentaires AF 2014-15
Ce graphique indique que pour 2014-15, la valeur équivalente en espèces de congé compensatoire gagné était d'environ 13 M $. Le graphique présente la répartition de congé compensatoire utilisé (8,75 m $), ainsi que la valeur du temps compensatoire non rémunéré et non utilisé(4,25 m $) pour la Garde côtière canadienne et les secteurs du MPO.
Source : Entrepôt de données du Système de rapports de gestion (Impromptu) à compter de mai 2015.
L'objectif de l’audit était de donner l'assurance que la gouvernance du Ministère, ses processus de gestion, ses pratiques et ses contrôles suffisent à assurer la gestion efficace, efficiente et rentable des activités se rapportant aux heures supplémentaires.
la gestion des ressources financières et humaines
L’audit a été effectué à l'Administration centrale nationale. Des entrevues ont été menées par téléconférence avec des employés de diverses régions du MPO et de la GCC, dont des représentants de la GCC, de la GEP et des SEO, en raison de la nature opérationnelles de leurs services.
Les vérificateurs se sont intéressés aux dépenses liées aux heures supplémentaires pendant les exercices financiers de 2012-2013 à 2014-2015, et ont également échantillonné des dossiers de 2014-2015 aux fins d'examen et d'analyse.
L'équipe d’audit a exécuté son mandat conformément à la Politique sur la vérification interne et aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada du Conseil du Trésor. Diverses techniques ont été employées dans le cadre de cet audit, dont une évaluation des risques de l’entité vérifiée, des entrevues avec le personnel et la direction des régions, la schématisation des processus, l'examen des dossiers, ainsi que des examens et des analyses de la documentation et de l’information.
6.4 Initiatives liées aux heures supplémentaires
Pour les conclusions par critère d’audit, veuillez-vous reporter à l’annexe A.
Selon l’audit effectuée et notre jugement professionnel, le risque associé à chaque observation a été noté à l’aide d’une échelle à trois points. Le classement des risques (élevé, modéré, faible) est fonction du niveau d’exposition au risque potentiel qui pourrait avoir, selon nous, des répercussions sur la réalisation des objectifs de Pêches et Océans Canada, et indique la priorité que la direction devrait accorder aux recommandations qui relèvent de cette observation. Les critères suivants ont servi à déterminer le niveau d’exposition au risque :
La conformité aux politiques des organismes centraux et des ministères, de même qu'aux procédures établies, varie.
La gouvernance d'une activité comprend une combinaison de processus et de structures mis en œuvre pour gérer une activité ou fonction et en assurer le suivi. Une structure de gouvernance adéquate est essentielle à la gestion d'une activité et nécessite, entre autres, une définition claire des rôles et responsabilités, une orientation appropriée, de même que la supervision de l'activité et la production de rapports à son sujet.
Observations : Rôles et responsabilités
Modéré 6.1.1 Les rôles et responsabilités des personnes chargées de gérer les heures supplémentaires ne sont ni définies ni communiquées clairement.
Conformément à la Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye du Secrétariat du Conseil du Trésor, le dirigeant principal des finances est responsable de l'efficacité des contrôles financiers relatifs à l'administration et à la comptabilité de la paye ainsi qu'aux demandes de paiement. Le chef des ressources humaines est responsable du fonctionnement des services de rémunération et de la mise en œuvre des politiques connexes. Au sein du MPO, le dirigeant principal des finances et le sous-ministre adjoint des Ressources humaines et Services intégrés (RHSI) se partagent la responsabilité de l'administration de la paye.
Au MPO, le processus de gestion des heures supplémentaires engage la participation de plusieurs groupes, comme le Secteur du dirigeant principal des finances, les RHSI, et les gestionnaires et employés de chacun des centres de responsabilité. En ce qui a trait à la gestion des heures supplémentaires, plusieurs documents internes comme externes définissent en des termes généraux les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte. Depuis la mise en œuvre de l'initiative de transformation de la paye, certains de ces documents, par exemple la Politique financière no 423 du MPO : Administration de la paye, ne sont plus applicables.
Les Directives sur la gestion des heures supplémentaires du MPO stipulent qu'il incombe au gestionnaire de veiller à ce que toutes les conditions d'admissibilité à la rémunération des heures supplémentaires, selon les dispositions de la convention collective pertinente, soient pleinement respectées. Ces directives n'indiquent cependant pas qui doit assurer la supervision ou fournir une orientation dans le cadre du processus de gestion des heures supplémentaires.
Les sites intranet nationaux et régionaux du MPO décrivent les rôles et fournissent des descriptions pour certains des groupes qui prennent part à ce processus, comme les Relations de travail, mais il s'agit de renseignements de nature générale qui ne donnent aucune indication quant à l'ampleur de leur participation à la gestion ou au traitement des heures supplémentaires.
Les rôles et responsabilités ont changé depuis la mise en œuvre de l'initiative de transformation de la paye. Par exemple, les Directives sur la gestion des heures supplémentaires du MPO font mention de conseillers en rémunération, même si ces postes ont été éliminés et n'ont plus leur place dans le processus de gestion des heures supplémentaires.
Comme l'administration de la paye au sein du Ministère a subi une transformation, il importe que les employés soient au courant de leurs rôles, responsabilités et obligations de rendre compte en ce qui a trait à la gestion des heures supplémentaires. Vu la variété de sources d'information à ce sujet, tant internes qu'externes, c'est en communiquant clairement leurs fonctions respectives aux intervenants qui prennent part au processus de gestion des heures supplémentaires que ceux-ci pourront s'acquitter adéquatement de leurs tâches.
Observations concernant les heures supplémentaires – Orientation
Modéré 6.1.2 Les employés et les gestionnaires ne disposent que de très peu de lignes directrices relativement à la gestion des heures supplémentaires au sein du Ministère; il y a donc un risque accru de mauvaise interprétation des dispositions de la convention collective et de traitement inégal des employés.
À l'instar de la directive du Secrétariat du Conseil du Trésor, les Directives sur la gestion des heures supplémentaires du MPO définissent les heures supplémentaires comme étant « les heures et les services autorisés effectués par un employé en sus de son horaire normal de travail ». Toutefois, les règlements et les interprétations des heures supplémentaires pour les employés de différents groupes professionnels varient, en particulier entre les groupes opérationnels et les groupes non opérationnels. Compte tenu des 38 conventions collectives à respecter et du manque d'orientation, les gestionnaires sont confrontés à une tâche colossale. Les entrevues réalisées dans le cadre de l’audit révélaient que les gestionnaires n'ont souvent comme point de référence que leur expérience personnelle ou celle de leur personnel administratif pour traiter les transactions relatives aux heures supplémentaires. Les Directives du MPO sont limitées en ce qu'elles n'offrent aux employés et aux gestionnaires aucune indication sur les étapes clés de la gestion des heures supplémentaires, comme la préautorisation, l'approbation et le suivi des heures supplémentaires, de même que la production de rapports connexes. Par exemple :
Il n'y a aucune orientation précise sur la façon de présenter une demande d'heures supplémentaires dans différentes situations.
Les Directives indiquent que les heures supplémentaires doivent être autorisées au préalable par le gestionnaire compétent. L’audit a relevé plusieurs mécanismes qui ont été mis en place pour l'approbation préalable des heures supplémentaires. Il faut ajouter des directives sur ce qui constitue une approbation appropriée des heures supplémentaires.
Les Directives ne fournissent aucune orientation sur les démarches que doivent suivre les gestionnaires des centres de responsabilité pour s'assurer que des heures supplémentaires ont bel et bien été effectuées aux fins d'approbation en vertu de l'article 34 de la LGFP. Par le passé, les feuilles de temps et les journaux de bord tenaient lieu de piste de vérification, mais depuis que l'initiative de transformation de la paye a été mise en œuvre, les employés saisissent eux-mêmes les heures supplémentaires dans le système. La Directive sur la vérification des comptes du MPO décrit les procédures à suivre pour fournir une attestation conformément à l'article 34 de la LGFP, mais ne donne aucune indication au sujet des transactions relatives aux heures supplémentaires.
Comme il n'existe aucune directive nationale détaillée sur la gestion des heures supplémentaires, certains secteurs et divisions de l'Administration centrale et des régions ont créé leurs propres directives. Par exemple, la Direction de la conservation et de la protection de la Région du Pacifique a élaboré ses propres lignes directrices sur les heures supplémentaires, qui décrivent entre autres les principes régissant la rémunération et les processus à suivre, et les a communiquées à ses employés. La Direction des sciences de Terre-Neuve-et-Labrador s'est elle aussi dotée de ses propres lignes directrices sur les heures supplémentaires.
Au sein de la GCC, certains Centres de SCTM ont établi des protocoles qui décrivent les processus de gestion des heures supplémentaires, alors que d'autres secteurs ne disposent d'aucune orientation officielle à ce sujet.
Même si l'élaboration de documents d'orientation régionaux est une excellente initiative, elle met en relief la nécessité d'une directive nationale qui correspond aux besoins de l'Administration centrale nationale et des régions pour assurer la gestion uniforme des heures supplémentaires et le traitement équitable des employés. Il n'est peut-être pas possible ni pratique de créer un document d'orientation qui tienne compte de toutes les éventualités, mais il serait tout de même approprié de fournir des directives générales sur les principaux aspects de la question des heures supplémentaires.
Observations – Suivi et production de rapports
Modéré 6.1.3 Il y a un manque de précision quant aux éléments à inclure dans les rapports sur les dépenses relatives aux heures supplémentaires.
Les heures supplémentaires font l'objet d'un suivi, mais celui-ci n'est pas effectué de façon uniforme.
Le suivi des heures supplémentaires est assuré à différents échelons dans l'ensemble du Ministère, mais principalement par les gestionnaires des centres de responsabilité. En général, les dépenses relatives aux heures supplémentaires sont passées en revue dans le cadre du suivi global des budgets salariaux.
Les dépenses relatives aux heures supplémentaires sont intégrées aux rapports financiers ministériels produits chaque mois par le Système de rapports de gestion (SRG) du Ministère et mis à la disposition des gestionnaires des centres de responsabilité. Ces rapports comprennent les dépenses salariales, notamment les données sur les heures supplémentaires effectuées par chaque employé; il revient toutefois à chaque gestionnaire d'accéder à ces rapports. En outre, le Secteur du dirigeant principal des finances a préparé des rapports portant exclusivement sur les heures supplémentaires à l'intention des gestionnaires des centres de responsabilité; ces rapports ne sont cependant pas rendus disponibles dans l'ensemble du Ministère.
Il faudrait fournir aux gestionnaires une orientation sur les rapports du SRG auxquels ils ont accès, de même que sur les éléments clés dont ils doivent tenir compte lorsqu'ils examinent un rapport, tels que les employés qui réclament un nombre élevé d'heures supplémentaires, l'attribution équitable des heures supplémentaires et les employés qui pourraient être affectés par le grand nombre d'heures supplémentaires qu'ils effectuent.
Il faudrait également fournir des directives sur les situations dans lesquelles il faut signaler les heures supplémentaires à un échelon supérieur de la direction, par exemple, lorsqu'un employé atteint un nombre donné d'heures supplémentaires.
Accessibilité et fiabilité des données
L’audit a soulevé certaines préoccupations quant à l'exactitude des données sur les heures supplémentaires dans les différents systèmes qui servent à traiter ces transactions, ainsi qu'à la difficulté d'accéder à ces données dans les systèmes en question. Afin d'effectuer un suivi efficace des heures supplémentaires, les rapports à ce sujet doivent être exacts et uniformes.
L’audit a révélé que les informations relatives aux transactions d'heures supplémentaires dans SPFP ne peuvent pas être facilement réconciliées avec d'autres systèmes impliqués dans le traitement des heures supplémentaires puisque les transactions d'heures supplémentaires ne sont pas toujours enregistrées systématiquement. Par exemple, PeopleSoft, AWR et SRP saisissent les dates réelles des transactions d'heures supplémentaires, alors que les outils de reportage SPFP comprennent uniquement une période de dates.
Même si la plupart des employés ont accès à un ordinateur, certains des programmes et services ministériels fonctionnent à partir d'emplacements où l'accès à des ordinateurs est limité ou inexistant. Ainsi, même si le Ministère utilise divers systèmes d'information tels que l'AWR et PeopleSoft pour le traitement des heures supplémentaires, de nombreuses transactions doivent être traitées manuellement.
En raison de la nature des opérations de la GCC, certains de ses navires sont exploités tous les jours, 24 heures sur 24. Ainsi, le personnel navigant, et plus précisément les membres de l’équipage et les commandants, ont différents types d'horaires de travail, comme le Système de dotation en personnel navigant et d'accumulation des jours de relâche. Ce système est utile au personnel navigant qui passe de longues périodes en mer.
La GCC dispose de processus distincts pour enregistrer et encaisser les jours de relâche et pour encaisser les congés compensatoires, qui sont gagnés en accumulant des heures supplémentaires ou en bénéficiant d'une majoration du salaire pour les heures supplémentaires travaillées.
Les renseignements sur les heures supplémentaires effectuées par le personnel navigant de la GCC sont également saisis dans le système MariTime. Les employés doivent soumettre un formulaire papier d'autorisation des heures supplémentaires au responsable de leur unité maritime régional (Flotte ou Direction générale des opérations) aux fins d'examen et de saisie dans le système avant de les faire parvenir à leur chronométreur (nouveau poste), qui saisira les renseignements dans le système Phénix.
En outre, une fois que le chronométreur a saisi les heures supplémentaires approuvées dans le SRP (maintenant devenu le système Phénix), il n'y a aucune connexion avec l'unité maritime régionale qui permettrait ensuite de rapprocher les données. Ces facteurs contribuent au degré d'intégrité des données du système MariTime et à l'impact éventuel sur la planification opérationnelle, l'horaire et l'établissement des coûts pour le personnel navigant de la GCC.
Les coûts relatifs aux jours de relâche sont traités séparément de ceux qui découlent des heures supplémentaires lorsqu'ils sont saisis dans le système MariTime et dans le SRP. Les jours de relâche sont des jours de congé auxquels ont droit les employés inscrits au système des jours de relâche. Les jours de relâche sont considérés comme faisant partie du cycle de travail et, ainsi, ne constituent pas un congé payé, des heures supplémentaires ou un congé compensatoire.
La valeur des jours de relâche pour lesquels une rémunération a été versée au personnel navigant est comprise dans les coûts ministériels relatifs aux heures supplémentaires dans le SIGS. Par conséquent, certains membres du personnel de la GCC ont été identifiés comme étant les employés ayant effectué le plus grand nombre d'heures supplémentaires, alors que ces heures leur avaient été accordées par le système au titre de jours de relâche. Les rapports du SIGS affichent des dépenses d'environ quatre millions de dollars relatives aux jours de relâche qui ont été déclarés en tant qu'heures supplémentaires au cours de l'exercice financier 2014-2015 (voir le graphique 3).
L'un des autres facteurs qui influence l'exactitude et l'uniformité des données est le manque de précision sur ce qui constitue des heures supplémentaires. Outre les transactions relatives aux jours de relâche, il y a un manque de précision sur l'intégration d'autres éléments dans le rapport sur les heures supplémentaires au sein du Ministère, notamment les indemnités de disponibilité ou de rappel et les primes de poste. Ceci a donné lieu à des irrégularités et à des exagérations dans les rapports sur les heures supplémentaires.
Graphique 3 : Heures supplémentaires payées par article d'exécution : Dépenses relatives aux heures supplémentaires par article d’exécution
Ce graphique montre la répartition des paiements d'heures supplémentaires et d'autres catégories de dépenses, telles que la rémunération des jours laïcs et les allocations d’indemnité de disponibilité. Le graphique vise à démontrer que toutes les dépenses déclarées comme heures supplémentaires dans le Système d'information de gestion sur les salaires (SIGS) ne sont pas nécessairement des heures supplémentaires.
Recommandation et Plan d’action de gestion
R-1 Le sous-ministre adjoint des Relations humaines et Services intégrés, en consultation avec le dirigeant principal des finances, doit mettre à jour les Directives sur la gestion des heures supplémentaires du MPO afin de :
Le sous-ministre adjoint des Relations humaines et Service intégrés (RHSI) :
définir clairement les rôles et responsabilités des personnes chargées de gérer les heures supplémentaires ainsi que de décrire les procédures et les processus pour demander, approuver et traiter les heures supplémentaires;
fournira des lignes directrices à jour sur la gestion des heures supplémentaires.
fournir aux gestionnaires de l'orientation sur les rapports auxquels ils ont accès, ce que les dépenses en heures supplémentaires devraient comprendre, les éléments clés dont ils doivent tenir compte lorsqu'ils examinent un rapport sur les heures supplémentaires, p. ex. les revenus élevés, l'attribution équitable des heures supplémentaires et les tendances et les situations dans lesquelles il faut signaler les heures supplémentaires à un échelon supérieur de la direction.
fera une mise à jour du Guide des services de rémunération.
Les RHSI diffuseront des informations sur les heures supplémentaires qui leur sont fournis par les services de l'entreprise centralisée (PeopleSoft et Phénix).
Bureau de première responsabilité : Le sous-ministre adjoint des RHSI
Date d’échéance : Le 1ier octobre 2016 et continue
La Directive sur la vérification des comptes du Secrétariat du Conseil du Trésor et celle du MPO fournissent, l'une comme l'autre, des directives sur l'application des contrôles. En vertu de la Directive du MPO, il incombe au directeur général, Opérations financières et gestion du matériel, d'assurer la direction et l'orientation de la vérification des comptes.
Les principaux contrôles des heures supplémentaires sont les suivants :
L'article 32 de la LGFP – disponibilité des fonds;
L'article 34 de la LGFP – attestation, par le gestionnaire, que les heures supplémentaires réclamées ont été autorisées au préalable et que les renseignements à ce sujet sont exacts. Le gestionnaire atteste également que les heures supplémentaires ont été effectuées en conformité avec les conventions collectives appropriées;
L'article 33 de la LGFP – attestation selon laquelle la rémunération des heures supplémentaires constitue une imputation légitime sur le crédit.
Observations : Contrôles
Faible 6.2.1 Certains contrôles relatifs à la rémunération des heures supplémentaires ont été mis en place; cependant, il faudra fournir de l'orientation et des précisions afin de veiller à ce qu'ils soient appliqués uniformément.
Les Directives sur la gestion des heures supplémentaires du MPO stipulent que les heures supplémentaires doivent être autorisées au préalable par le gestionnaire compétent, qui doit s'assurer que le travail a bel et bien été effectué. Les documents d'orientation des secteurs et des régions sur les heures supplémentaires réitéraient cette exigence, qui ne suscitait d'ailleurs aucune confusion chez les personnes qui se sont entretenues avec l'équipe d’audit. L’audit n'a pas révélé de résultats significatifs par rapport à l'approbation préalable des heures supplémentaires pour les éléments échantillonné qui ont été examiné.
L’audit a indiqué qu'il n'existe pas de pratique ou de processus normalisé pour l'autorisation préalable, par les gestionnaires, des transactions individuelles. Certaines des directions au sein de l'Administration centrale nationale et dans les régions ont mis en place différents outils d'autorisation préalable des heures supplémentaires.
Parmi les mécanismes qui constituent une autorisation préalable des heures supplémentaires, on compte :
Rapport de voyage (Sciences) : Ceci s'applique aux employés du Secteur des sciences qui prennent la mer pour réaliser des travaux scientifiques, tels que des levés. Ce rapport précise le nombre d'heures de travail passées en mer. Il est indiqué explicitement que, si le nombre d'heures dépasse ce qui est indiqué dans le rapport, une autorisation doit être obtenue.
Approbation préalable ou justification (Sciences) : Un formulaire qui doit être approuvé afin que les heures supplémentaires puissent être effectuées et afin de justifier la nécessité de ces heures de travail.
Approbation des heures supplémentaires par courriel.
Heures supplémentaires pour un projet : Si la réalisation d'un projet donne lieu à des heures supplémentaires, l'approbation de ce projet sous-entend l'autorisation de faire des heures supplémentaires (p. ex., travaux de la GCC en lien avec le nouveau Système de contrôle des communications).
Vu la nature des travaux menés par le Ministère, particulièrement par le personnel de la GCC et de Conservation et Protection, il est entendu qu'il n'est pas toujours possible ou pratique d'obtenir l'autorisation préalable des heures supplémentaires, ou plutôt qu’une approbation verbale ou écrite ait été obtenue.
Toutefois, certains risques découlent de l'omission d'obtenir ou de consigner l'autorisation préalable des heures supplémentaires, par exemple, des malentendus en ce qui concerne le nombre d'heures supplémentaires réclamées ou la nécessité d'effectuer ces heures de travail. De plus, il y a toujours le risque qu'un employé soit blessé alors qu'il effectue des heures supplémentaires non autorisées.
Article 34 de la LGFP : Attestation
La Directive sur la vérification des comptes du Secrétariat du Conseil du Trésor exige qu'une piste de vérification suffisante confirme l'exactitude des données avant qu’elles ne soient attestées conformément à l'article 34 de la LGFP.
À l'instar de cette directive, celle du MPO stipule que les exigences quant à l'attestation des transactions de paiement individuelles visent à assurer qu'il y a des « preuves tangibles » prouvant qu'une vérification des comptes a été effectuée et attestée par un individu disposant des pouvoirs de signer des documents financiers en vertu de l'article 34 de la LGFP et de l'instrument de délégation des pouvoirs du MPO.
Les documents ayant servi d'échantillon à l’audit contenaient des preuves indiquant que l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP avait été accordée par un individu disposant des pouvoirs appropriés.
Pouvoir de payer en vertu de l'article 33 de la LGFP
Les fonds servant à rémunérer les heures supplémentaires sont puisés à même le financement ministériel, en vertu des pouvoirs conférés par l'article 33 de la LGFP. L'autorisation en vertu de l'article 33 est signée par un agent des finances doté du pouvoir délégué. Les documents ayant servi d'échantillon à l’audit contenaient des preuves indiquant que l'autorisation en vertu de l'article 33 de la LGFP avait été accordée par un individu disposant des pouvoirs appropriés.
On a expliqué à l'équipe d’audit qu'aucune vérification des transactions relatives aux heures supplémentaires n'est effectuée avant l'approbation des paiements; puisque des contrôles ont été intégrés au système, aucune autre vérification n'est requise.
Le MPO s'est doté d'un Plan national de vérification des comptes, qui a été approuvé par le dirigeant principal des finances en 2012. Les transactions sont classées selon le risque qu'elles posent : élevé, moyen ou faible. Selon le degré de risque, les dépenses sont soumises à un examen avant ou après que le paiement soit effectué. Les transactions relatives à la compensation sont exclues du processus de vérification des comptes. Cependant, au sein d'autres ministères, il arrive que ces transactions soient examinées dans le cadre du processus de vérification des comptes.
On a expliqué que l'examen des mouvements de rémunération relève de la compétence des Ressources humaines et Services intégrés. Il en est bel et bien ainsi; toutefois, la Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye du Secrétariat du Conseil du Trésor (qui englobe la gestion des heures supplémentaires) stipule tout de même que le dirigeant principal des finances est responsable de l'efficacité des contrôles financiers relatifs à l'administration et à la comptabilité de la paye ainsi qu’aux demandes de paiement. Puisqu'aucun individu n'a reçu les pouvoirs de signature conférés en vertu de l'article 33 de la LGFP, à part les employés du dirigeant principal des finances, il serait attendu que les transactions relatives aux heures supplémentaires soient soumises aux exigences de vérification des paiements énoncées dans le Plan national de vérification des comptes.
R-2 Le dirigeant principal des finances doit :
2.1 Renforcer les contrôles financiers liés aux transactions de rémunération (heures supplémentaires) selon la Directive sur la gestion financière de l’administration de la paye du CST.
2.1 Le DPF est d'accord avec la recommandation et renforcera les contrôles financiers en élaborant un cadre de contrôle de la paye qui comprendra une approche fondée sur les risques pour examiner les opérations de rémunération des heures supplémentaires.
Bureau de première responsabilité : Dirigeant principal des finances
Le profil de risque de l’organisation (PRO) du MPO fournit un sommaire des principaux risques qui pourraient avoir une incidence sur les activités du Ministère. Le PRO est fondé sur des données probantes, auxquelles ont été intégrés les commentaires provenant de plusieurs secteurs de gestion des risques dans l'ensemble du Ministère et une analyse approfondie des renseignements sur les risques au niveau du programme, des régions et du Ministère. Le PRO de 2015-2016 a relevé les deux principaux risques qui influencent la gestion des heures supplémentaires au sein du Ministère :
Risque pour le recrutement dans les domaines spécialisés et pour le secteur maritime
Risque lié au recrutement et au maintien en poste
L’audit a également cerné un troisième secteur de risque qui influence la gestion des heures supplémentaires, c'est-à-dire les heures supplémentaires non déclarées.
Observations : Risque
Modéré Profil de risque de l'organisation
Le Profil de risque ministériel 2015-2016 du MPO indique que les deux risques liés aux ressources humaines pour le Ministère sont le risque lié au recrutement spécialisé dans le secteur maritime, ainsi que le risque lié au recrutement et au maintien en poste. Le PRO a cerné des contrôles qui servent à gérer ces risques, par exemple les programmes officiels d'avancement professionnel, comme le Programme de progression de carrière des agents des pêches et les initiatives mises de l'avant par le Bureau du contrôleur général, de même que le recrutement au Collège de la GCC.
La planification des ressources humaines du Ministère pourrait avoir une grande incidence sur la gestion des heures supplémentaires. Une nouvelle méthode ministérielle de planification des RH est en cours d'élaboration, et une version préliminaire du Rapport provisoire sur la planification stratégique de l'effectif a été rédigée pour cerner les enjeux les plus importants liés à l’effectif et au milieu de travail des secteurs et des régions afin de déterminer leurs principaux postes et rôles clés ainsi que les plans de relève correspondants. D'autres documents de planification des ressources humaines du MPO et de la GCC comme l'Analyse de l'environnement des ressources humaines du MPO et le Plan intégré des activités et des ressources humaines (PIARH) de la GCC mettent l'accent sur l'importance du recrutement et du maintien en poste de ressources compétentes et qualifiées. En particulier, le PIARH de la GCC comprend une section sur la planification efficace de la main-d'œuvre qui indique les classifications qui ont le taux d'attrition le plus élevé.
Malgré la mise en place de plusieurs stratégies de recrutement et de maintien en poste, il y a toujours des risques liés au recrutement spécialisé et au maintien en poste. Quoique les heures supplémentaires représentent une stratégie à court terme pour remédier au manque de personnel, il faudra trouver des solutions à long terme pour gérer les risques liés au recrutement spécialisé et au maintien en poste. D'ici 2020, un tiers de l'effectif permanent (31 %) serait admissible à la retraite, les groupes les plus touchés étant la Recherche scientifique (SE), les directeurs (EX), ainsi que les groupes SC, EG, SO et GT. Note de bas de page 1. Le recrutement de personnel qualifié est essentiel à la prestation des programmes et services du Ministère, ainsi qu'à la réduction du recours aux heures supplémentaires au sein du Ministère.
Heures supplémentaires non déclarées
Outre les risques énoncés dans le PRO, l’audit a cerné un troisième secteur de risque. Au cours des entrevues, il a été révélé que certaines des heures supplémentaires effectuées par les employés du Ministère n'avaient pas été déclarées.
Bien qu'il soit impossible de déterminer avec certitude le nombre d'heures supplémentaires non déclarées, les résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) de 2014 indiquent que 25 pour cent des employés du MPO et 17 pour cent de ceux de la GCC qui ont répondu au sondage ne croyaient pas pouvoir réclamer une compensation (en temps ou en argent) pour les heures de travail supplémentaires effectuées. Ces pourcentages sont inférieurs à la moyenne de la fonction publique, qui est de 27 %.
Les tableaux suivants montrent le pourcentage d'employés de chaque région qui ne croyaient pas pouvoir réclamer de compensation pour les heures supplémentaires qu'ils ont effectuées. Comme on peut le voir dans les tableaux, il y a de grandes disparités entre la GCC et le MPO, et particulièrement entre les régions.
Tableau 2 - Pourcentage d'employés régionaux du MPO qui ont eu l'impression de ne pas pouvoir réclamer une compensation pour les heures supplémentaires
32 % 21 % 34 % 26 % 17 % 36 % 38 %
Tableau 3 - Pourcentage d'employés régionaux de la GCC qui ont eu l'impression de ne pas pouvoir réclamer une compensation pour les heures supplémentaires
19 % 19 % 12 % 21 %
Les heures supplémentaires ne sont pas toujours réclamées ni déclarées, entre autres pour les raisons suivantes :
Le dévouement d'un employé à son travail. Le SAFF de 2014 indiquait que 93 pour cent des employés de la GCC et du MPO étaient prêts à déployer des efforts supplémentaires pour que le travail soit fait.
Les ententes informelles qui sont parfois conclues avec les gestionnaires, qui acceptent alors de donner congé aux employés après qu'ils aient effectué des heures supplémentaires.
L'impression qu'ont certains employés de ne pas pouvoir réclamer une compensation pour les heures supplémentaires, comme l'indique le Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux; par conséquent, ces employés ne demandent pas de rémunération pour les heures supplémentaires qu'ils ont effectuées.
En omettant de déclarer des heures supplémentaires ou en concluant des ententes informelles, les employés s'exposent, ainsi que le Ministère, à des risques. Il s'agit notamment des risques suivants :
Contravention aux dispositions de la convention collective
Absence de preuve d'autorisation des heures supplémentaires en cas d'accident du travail
Absence de preuve d'autorisation de congé dans l'éventualité où un employé s'absente du travail à la suite d'une entente informelle
Absence de preuves indiquant un nombre d'heures de travail excessif, ce qui pourrait nuire à la santé et à la sécurité de l'employé en question, mais aussi à celles de ses collègues
En outre, si les heures supplémentaires ne sont pas déclarées, on risque de sous-estimer le temps qu'il faut pour exécuter certaines activités ministérielles. Ceci aura une incidence sur la planification pour les années à venir et sur le besoin éventuel de ressources additionnelles.
Il existe des façons, quoique limitées, d'atténuer le risque associé aux heures supplémentaires non déclarées. Si les employés souhaitent travailler plus longuement sans recevoir de compensation, il est difficile de les en empêcher. Cependant, certaines mesures peuvent être adoptées pour décourager de telles pratiques.
Il incombe au gestionnaire de savoir quand ses employés travaillent et de voir au respect des dispositions des conventions collectives. Dans une région, alors qu'un directeur régional donnait des directives à ses employés, il a saisi l'occasion de leur rappeler qu'il n'est pas approprié de comptabiliser des heures supplémentaires de façon non-officiel et qu'il faut respecter la convention collective.
Profil démographique – Pêches et Océans Canada – 2015
R-3 Le sous-ministre adjoint, RHSI, en consultation avec le dirigeant principal des finances, doit :
3.1 Renforcer l'exigence selon laquelle les heures supplémentaires doivent être approuvées et rémunérées conformément aux conventions collectives;
3.2 Inclure une référence dans les Directives sur la gestion des heures supplémentaires du MPO révisé afin d'y indiquer qu'il n'est pas acceptable de conclure des ententes informelles avec les employés relativement à la rémunération des heures supplémentaires.
Le sous-ministre adjoint des RHSI :
3.1 Fournira aux gestionnaires, des directives en matière de contrôles pour une bonne gestion des heures supplémentaires.
3.2 Les Directives révisées du MPO sur la gestion des heures supplémentaires précisera qu'il n'est pas acceptable de conclure des ententes informelles avec les employés relativement à la rémunération des heures supplémentaires.
Date d’échéance : octobre 2016
6.4.1 Certains secteurs et régions ont cerné une série de pratiques qui permettent de réduire ou de contrôler plus efficacement les dépenses relatives aux heures supplémentaires.
Conservation et Protection (C et P) a mis en place plusieurs initiatives qui renforcent les contrôles des heures supplémentaires et contribuent à réduire les dépenses connexes.
Certaines conventions collectives permettent aux employés de faire des quarts de travail. Ainsi, les directions régionales de C et P ont établi un horaire de quarts de travail pour leurs agents des pêches. Plutôt que de travailler le jour, ceux-ci font des quarts de travail à des périodes plus occupées de l'année, par exemple lorsqu'il y a un risque accru que des activités illicites soient commises. Ils peuvent donc être appelés à travailler la nuit ou la fin de semaine. Des économies sont ainsi réalisées, puisque l'horaire de travail des agents des pêches tient compte des périodes où le besoin est le plus grand.
Dans la Région du Pacifique, C et P fonctionne selon un processus d'approbation échelonnée des heures supplémentaires. C’est ce que l’on appelle la règle du 6-8-10 alors que les heures supplémentaires sont utilisées et accumulées , le niveau de surveillance et d’approbation est envoyée à un niveau hiérarchique supérieur alors que les employés atteignent un seuil de valeur du dollar désigné (jusqu'à 6.0K $ - approbation par superviseur de terrain ; jusqu'à 8.0K $ - superviseur du détachement ; jusqu'à 10.0K $ - chef de secteur , et plus de $ 10.0K approbation au niveau Directeur régional, C&P) . Ceci permet un contrôle accru des heures supplémentaires, en plus de permettre à la direction de savoir quels employés effectuent des heures supplémentaires et quel montant ils ont réclamé.
En avril 2015, les employés de C et P dans la Région du Pacifique ont reçu un message leur rappelant les directives régionales sur les heures supplémentaires. Même si les directives n'avaient pas été modifiées depuis l'année précédente, ce rappel a contribué à faire appliquer de nouveau les directives en question.
Approbation préalable des heures supplémentaires (Région de Terre-Neuve-et-Labrador – Direction des sciences)
Les directives sur les heures supplémentaires élaborées par les différentes directions dans les régions exigent toutes que les heures supplémentaires soient approuvées au préalable. Les directives sur les heures supplémentaires de la Direction des sciences de la Région de Terre-Neuve-et-Labrador étaient particulièrement bien formulées et fournissaient même des instructions précises sur la documentation qui suffit à prouver qu'une autorisation préalable a été accordée. Ces directives indiquaient également que, lorsque les circonstances ne permettent pas d'obtenir une approbation préalable écrite, le gestionnaire de division doit accorder une approbation préalable verbale. Il doit alors remplir immédiatement un formulaire « Exigences et autorisation des heures supplémentaires », dans lequel il confirme avoir donné son approbation verbalement, en notant aussi la date et l'heure où cela s'est fait.
Protocoles des centres des SCTM concernant les heures supplémentaires
L’audit a révélé que les centres des SCTM de la GCC s'étaient dotés de protocoles sur les heures supplémentaires. Ces protocoles ont été conçus en vue d'assurer l'attribution équitable des heures supplémentaires aux employés qualifiés des centres des SCTM. Cette politique vise à assurer le respect de l'article 21.10 de la convention collective (en l'occurrence celle des opérateurs radio), qui stipule que « l’employeur doit s’efforcer autant que possible d’offrir les heures supplémentaires de travail de façon équitable entre les employés qualifiés qui sont facilement disponibles. »
Les exemples ci-dessus ont été donnés en raison de leur potentiel d'application à d'autres secteurs du Ministère.
Selon les résultats de l’audit, nous sommes d'avis que, bien que le Ministère se soit doté d'une gouvernance, de processus de gestion, de pratiques et de contrôles visant à assurer la gestion efficace, efficiente et rentable des activités se rapportant aux heures supplémentaires, il y a tout de même place à l'amélioration en ce qui a trait à la définition des rôles et responsabilités, à l'uniformité de l'orientation et au resserrement des contrôles de la gestion des heures supplémentaires.
D’après mon jugement professionnel à titre de dirigeante principale de la vérification, les procédures de vérification suivies et les données probantes recueillies suffisent à confirmer l’exactitude des conclusions énoncées dans le présent rapport. L’étendue de l’examen a été planifiée afin d’offrir un niveau d’assurance raisonnable par rapport aux critères d’audit. Le présent avis repose sur une comparaison des conditions telles qu’elles existaient au moment de l’audit et des critères d’audit préétablis convenus avec la direction, et s’applique uniquement à l’entité vérifiée et à la portée décrite dans les présentes. Les données probantes ont été réunies conformément à la Politique et à la Directive du Conseil du Trésor sur la vérification interne. L’audit est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité. Les procédures utilisées respectent les normes professionnelles de l’Institut des vérificateurs internes. Les éléments probants réunis sont suffisants pour convaincre la haute direction du bien-fondé de l’opinion découlant de la vérification interne.
À la lumière d’un ensemble de données probantes recueillies au moyen d’examens de la documentation, d’analyses et d’entrevues, chaque critère d’audit présenté ci-dessous a été évalué et a donné lieu à une conclusion qui repose sur les définitions suivantes :
1 Critères respectés – Bien contrôlés Bonne gestion, aucune faiblesse importante notée, les contrôles sont efficaces.
4 Critères non respectés – Répercussions importantes – Améliorations importantes requises Nécessite des améliorations considérables en ce qui a trait aux redressements financiers. Il existe un degré élevé de risque.
Voici les critères d’audit employés et les exemples des principaux éléments probants ou observations notés en fonction desquels l’équipe d’audit a tiré ses conclusions. Lorsque des améliorations notables ont été apportées ou des problèmes modérés ont été observés, on les a signalés dans le rapport d’audit.
Élément d'enquête 1 – Gouvernance
Conclusion concernant les critères d’audit
Critère 1.1 Les fonctions de surveillance et de gouvernance appropriées sont en place pour assurer une bonne gestion des heures supplémentaires dans l'ensemble du Ministère. 3 6.1
Critère 1.2 Les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles des principaux intervenants pour la gestion des heures supplémentaires sont clairement définis, communiqués et compris. 3 6.1.1
Critère 1.3 Les politiques et les lignes directrices ministérielles qui concordent avec les politiques et conventions collectives sont établies, accessibles, communiquées et comprises par les intervenants clés. 3 6.1.2
Élément d’enquête 2 – Contrôle interne
Critère 2.1 Les heures supplémentaires sont planifiées, programmées, approuvées au préalable et approuvées en conformité avec les politiques gouvernementales et ministérielles et les conventions collectives. 2 6.2.1
Critère 2.2 L'utilisation des heures supplémentaires est déclarée, suivie et surveillée de la même manière dans l'ensemble du Ministère pour appuyer une prise de décision éclairée. 3 6.1.3
Élément d'enquête 3 – Gestion des ressources humaines et financières
Critère 3.1 Les contrôles financiers pour le traitement des heures supplémentaires sont en place afin d'assurer la conformité avec les politiques et les lignes directrices ministérielles et pangouvernementales sur les heures supplémentaires, ainsi que les conventions collectives. 2 6.2.1
Critère 3.2 Le Ministère a mis au point des stratégies de ressources appropriées afin de veiller à ce qu'il y ait suffisamment de personnel qualifié disponible pour répondre aux besoins en compétences et ressources pour assurer l'exécution des programmes ou la prestation des services. 2 6.3
Critère 3.3 Les stratégies de ressources humaines du Ministère tiennent compte des solutions de rechange aux heures supplémentaires pour gérer les ressources disponibles, tout en tenant compte du coût total des salaires. 2 6.3