Source: https://kancelaria-prawna.pl/?name=urlop-wypoczynkowy-planowanie-odmowa-przerwanie
Timestamp: 2018-12-12 08:29:23+00:00
Document Index: 11740353

Matched Legal Cases: ['art. 161', 'art. 164', 'art. 164', 'art. 163', 'art.163', 'art. 164', 'art. 165', 'art. 167', 'art. 282', 'art. 153', 'art. 162', 'Art.165']

﻿ Kancelaria Adwokacka Dariusz Krupa S.K.A. Wrocław
Urlop wypoczynkowy: planowanie, odmowa, przerwanie
Coroczny1, nieprzerwany2 i płatny urlop3 to z pewnością prawo pracownika, którego zrzeczenie się (zamiana na ekwiwalent) nie jest możliwe. Urlop ma służyć wypoczynkowi, regeneracji sił, a zatem ochronie zdrowia pracownika.
Zgodnie z art. 161 kp pracodawca jest zobowiązany udzielić urlop pracownikowi w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo.
Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów na dany rok kalendarzowy - inicjatywa w zakresie sporządzenia planu pozostaje po stronie pracodawcy.
Obecnie obowiązujące przepisy pozwalają na rezygnację ze sporządzania planów urlopu - w zakładach pracy w których funkcjonują związki zawodowe pracodawca za ich zgodą może zrezygnować ze sporządzania planów, w pozostałych zakładach pracy zagadnienie to zostało zupełnie odformalizowane. Wystarczy porozumienie z pracownikiem, przy czym przepisy nie wskazują formy w jakiej do tego porozumienia ma dojść.
Wydaje się, że istnienie planu urlopu jest raczej korzystne dla pracownika, z różnych względów:
- może dostosować swoje plany do planów innych członków rodziny,
- plan urlopu nie jest „niezmienialny" - z ważnych przyczyn termin urlopu może na wniosek pracownika ulec zmianie (art. 164 §1 kp).
Jeżeli będzie istniał plan urlopów, pracodawca planując zadania na dany rok musi uwzględnić terminy urlopu, ponieważ przesunięcie terminu urlopu może nastąpić tylko z powodu takich szczególnych potrzeb, które nie były znane w dacie sporządzania planu urlopu lub ustalania terminów urlopu w innej formie.
Ponadto zgodnie z art. 164 § 2 kp, dopuszczalne jest przesunięcie terminu urlopu pracownika przez pracodawcę z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Właśnie ze względu na takie uprawnienie pracodawcy wcześniejsze ustalenie planu urlopu wydaje się bezpieczniejsze dla pracownika.
W szczególnej sytuacji jest pracownica lub pracownik korzystający z urlopu macierzyńskiego, albowiem na ich wniosek pracodawca jest zobowiązany udzielić urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (art. 163 § 3 kp).
Ryzyko odmowy udzielenia urlopu
Jeżeli plan urlopów nie istnieje, a pracownik zawiadomi pracodawcę o terminie urlopu z niewielkim wyprzedzeniem, istnieje ryzyko odmowy udzielenia urlopu.
Należy pamiętać, że termin urlopu ustala pracodawca, a nie pracownik, z tym że po porozumieniu z pracownikiem (art.163 § 11 kp).
Zatem, jeżeli nie jest ustalany plan urlopów, pracownik winien zadbać o odpowiednio wczesne zawiadomienie pracodawcy o terminie planowanego urlopu i uzgodnienie terminu. Oczywiście trudno wskazać generalnie jakie winno być to wyprzedzenie, albowiem zależy to od organizacji pracy u danego pracodawcy.
Z pewnością należy wziąć pod uwagę, czy urlop danego pracownika nie zdezorganizuje pracy danego działu i czy wcześniejsze zawiadomienie umożliwiłoby zorganizowanie odpowiedniego zastępstwa.
W przypadku uzgodnienia z pracodawcą, najlepiej w formie pisemnej, terminu urlopu, pracodawca nie może, bez zaistnienia przesłanek określonych wskazanym wyżej art. 164 § 2 kp, odmówić udzielenia urlopu w tym terminie.
Obowiązek przesunięcia urlopu
Są także sytuacje, gdy pracodawca jest zobowiązany przesunąć cały lub część urlopu pracownika na termin późniejszy. Ma to miejsce wówczas, gdy pracownik nie może skorzystać z urlopu w zaplanowanym terminie z powodów, które usprawiedliwiają nieobecność w pracy, wymienionych w art. 165 i 166 kp.4
W przypadku innych okoliczności, uniemożliwiających skorzystanie z urlopu w zaplanowanym terminie (np. śmierci osoby bliskiej), nawet usprawiedliwiających nieobecność pracownika na podstawie innych przepisów, pracodawca nie ma obowiązku przesunięcia terminu urlopu.
Zgodnie z art. 167 kp pracodawca może odwołać pracownika z urlopu. Przepisy ograniczają jednak to uprawnienie wyłącznie do sytuacji, w której obecność pracownika w zakładzie wymagana jest przez okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Oczywiście ocena charakteru tych okoliczności pozostaje po stronie pracodawcy.
W doktrynie prezentowane są poglądy, iż pracownik nie jest zobowiązany - co do zasady - wskazywać pracodawcy miejsca pobytu na czas urlopu oraz sposobu komunikowania się z nim w tym czasie.
Tym samym pracodawca nie jest uprawniony do żądania przekazania takich informacji przed wyjazdem na urlop, nie może tym bardziej uzależniać udzielenia urlopu od ich przekazania lub zabrania ze sobą na urlop służbowego telefonu komórkowego.
Pracodawca może jednak oczekiwać przekazania osobie zastępującej pracownika, informacji niezbędnych do normalnego funkcjonowania stanowiska pracy, przede wszystkim spraw w toku.
Aby powstrzymać pracodawców od pochopnego korzystania z możliwości odwołania pracownika z urlopu, wprowadzono zasadę, iż pracodawca jest zobowiązany do pokrycia wszelkich kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.
Kluczowym jest tu pojęcie „bezpośredniego związku", które może być różnie interpretowane. Z pewnością zwrotowi będą podlegały wydatki poniesione przez pracownika na noclegi, wyżywienie, podróż i inne, jeżeli nie będzie możliwe uzyskanie ich zwrotu w związku z odwołaniem pracownika z urlopu.
Pozostaje jednak problem członków rodziny, spędzających urlop z odwołanym pracownikiem.
W zakresie zwrotu wydatków poniesionych na członków rodziny pracownika, stanowisko doktryny nie jest jednolite. Większość pomija to zagadnienie, interpretując pojęcie „bezpośredniości" wąsko. Pojawiają się jednak poglądy, iż możliwe jest wykazywanie bezpośredniego związku takich wydatków z odwołaniem pracownika z urlopu.
W przypadku odwołania z urlopu pracownika, który przebywał na urlopie z małoletnim dzieckiem, bezpośredni związek kosztów poniesionych na wypoczynek dziecka nie budzi wątpliwości. Jednak w przypadku pobytu dwojga małżonków z dzieckiem i odwołania jednego z małżonków z urlopu, ocena będzie zależała od konkretnych okoliczności.
Należy wskazać, że instytucja urlopu wypoczynkowego ma zapewnić możliwość zregenerowania sił pracownikowi i jakkolwiek co do zasady rodziny spędzają urlopy razem, wydaje się, iż tylko wykazanie, że wraz z odwołaniem pracownika zaszła konieczność przerwania urlopu pozostałych osób, może uzasadniać twierdzenie, że wydatki na wypoczynek tych osób pozostają w bezpośrednim związku z faktem odwołania pracownika z urlopu.
Pracownik jest uprawniony do żądania zwrotu kosztów, ale trzeba pamiętać, iż musi posiadać dowód ich poniesienia. Wydatki winny być zwrócone w pełnej wysokości, a kwota zwrotu wydatków nie będzie podlegała opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.5
W przypadku nie wywiązania się przez pracodawcę z tego obowiązku, pracownik może wystąpić do sądu powszechnego (wydział prawa pracy) o zwrot takich wydatków. Roszczenie pracownika ulega przedawnieniu po upływie 3 lat od daty wymagalności, którą w takiej sytuacji należy liczyć od dnia powrotu pracownika do pracy, albowiem jest to najwcześniejszy moment w jakim pracownik mógłby skierować do pracodawcy żądanie zwrotu konkretnej kwoty wydatków.
Prawo czy obowiązek wzięcia urlopu
Taki problem pojawia się wówczas, gdy pracownik nie skorzystał z urlopu w danym roku kalendarzowym lub pozostała jakaś część do wykorzystania.
Przyczyną jest zwykle poczucie odpowiedzialności pracowników, szczególnie w przypadku niedoborów kadrowych u pracodawcy, powodujące niejednokrotnie odsuwanie urlopu na później. „Wysyłanie na urlop" zaczyna się w I kwartale następnego roku, w okresie najmniej atrakcyjnym, szczególnie gdy kogoś nie stać na wyjazd w „ciepłe kraje".
Jak wskazano na wstępie, urlop wypoczynkowy jest jak najbardziej prawem pracownika, ale temu prawu odpowiada po stronie pracodawcy obowiązek udzielenia urlopu.
Pracodawca ma obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu niewykorzystanego w danym roku kalendarzowym, najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego.
Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 2 kp nie udzielenie pracownikowi urlopu w przysługującym wymiarze jest wykroczeniem, podlegającym karze grzywny. Stąd działania pracodawców na początku każdego roku w celu „wysłania" pracowników na zaległe urlopy.
Po stronie pracodawcy, zarówno ustalającego plan urlopów, jak i w inny sposób uzgadniający terminy urlopów, jest inicjatywa. Terminy urlopów winien ustalić uwzględniając wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Zatem terminy te winny być ustalone w porozumieniu.
Jeżeli jednak pracownicy nie złożą propozycji wykorzystania urlopu, co dotyczy także urlopu zaległego, pracodawca będzie zmuszony do samodzielnego określenia terminów urlopów i udzielenia tych urlopów w tak wyznaczonych terminach.
Zdarzają się sytuacje, gdy pracownikowi zależy na „uskładaniu" sobie urlopu, ze względu na jakieś szczególne zdarzenia.
Jednakże, z uwagi na odpowiedzialność karną pracodawcy, z pewnością w takiej sytuacji pracodawca będzie się starał o zabezpieczenie, w postaci pisemnego oświadczenia (wniosku) pracownika, z którego będzie wynikało, że ze względu na jakieś szczególne okoliczności wnosi on o przesunięcie terminu poza I kwartał albo nie wyrazi na to zgody, w zależności od jego doświadczeń w relacjach z podmiotami uprawnionymi do kontroli przestrzegania praw pracowniczych (Państwowa Inspekcja Pracy), obawiając się odpowiedzialności.
Zatem, jakkolwiek urlop jest prawem pracownika, odpowiadający mu po stronie pracodawcy obowiązek udzielenia urlopu, może w pewnych sytuacjach przekształcić to prawo niejako w obowiązek.
1 coroczny - zgodnie z art. 153 §2 kp prawo do urlopu pracownik nabywa w każdym roku kalendarzowym
2 nieprzerwany – zgodnie z art. 162 kp urlop może być podzielony na wniosek pracownika, z tym, że co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 dni kalendarzowych
3 płatny – pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, obliczane na podstawie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8.01.97 (Dz.U.2.14, zm. Dz.U.2002.214.1810, Dz.U.2003.230.2290,Dz.U. 2006.217.1591)
4 Art.165 i 166 kp - powody usprawiedliwiające nieobecność:
4) urlop macierzyński
5 Pismo urzędowe US w Bydgoszczy PD2.2-415-35/06
Autorka jest radcą prawnym w Kancelarii Prawnej D.Bober & D.Krupa