Source: http://docplayer.pl/17233342-Wzorcowy-zalcznik-techniczny-do-umowy-w-sprawie-przesylania-faktur-elektronicznych-pomidzy-firm-a-oraz-firm-b.html
Timestamp: 2018-06-24 00:40:44+00:00
Document Index: 19238638

Matched Legal Cases: ['Art. 2', 'Art.5', 'Art. 6', 'Art. 7', 'Art. 8', 'Art. 9']

Wzorcowy załcznik techniczny, do umowy w sprawie przesyłania faktur elektronicznych pomidzy Firm A oraz Firm B - PDF
Download "Wzorcowy załcznik techniczny, do umowy w sprawie przesyłania faktur elektronicznych pomidzy Firm A oraz Firm B"
1 Wzorcowy załcznik techniczny, do umowy w sprawie przesyłania faktur elektronicznych pomidzy Firm A oraz Firm B Wersja draft 2.1 Na podstawie: Europejskiej Modelowej Umowy o EDI (w skrócie: EMUoE). 1. Standardy EDI (Art. 2.3 i 2.4.) Faktury elektroniczne wymieniane pomidzy Firm A i Firm B s zgodne z midzynarodowym standardem EDI: UN/EDIFACT opracowanym i przyjtym przez Europejsk Komisj Gospodarcz przy Organizacji Narodów Zjednoczonych. (http://www.unece.org/trade/untdid/welcome.htm). Ich zawarto merytoryczna odpowiada specyfikacji standardowego komunikatu INVOIC EANCOM97/EDIFACT D.96A oraz jest zgodna ze specyfikacj krajowych wytycznych EDI zatwierdzonych przez Klub ECR Polska. Komunikat ten spełnia wymogi okrelone w pkt. 2.3 oraz 2.4 EMUoE. 2. Potwierdzenie otrzymania (Art.5 pkt. 5.1, 5.2, 5.3, 5.4) Artykuł 5 EMUoE wskazuje, e standardowo potwierdzenie otrzymania dokumentu elektronicznego nie jest wymagane, podobnie jak w przypadku dokumentów wysyłanych drog pocztow. 2.1.Wymagane terminy - w przypadku, gdy nadawca komunikatu nie wymaga potwierdzenia odbioru: a) Odbiorca komunikatu dokona moliwie najszybciej odbioru komunikatu, jednak w czasie nie dłuszym ni 24 godziny od zarejestrowania komunikatu w Systemie EDI odbiorcy. b) W przypadku niepoprawnego przetworzenia komunikatu ze wzgldu na negatywn weryfikacj zgodnoci komunikatu z przyjtym formatem EDI, odbiorca komunikatu poinformuje (jaka procedura informowania: poda dopuszczalne formy, wymieni z nazwiska lub funkcji osoby odpowiedzialne) nadawc komunikatu w terminie... dni roboczych (sugerujemy 1 dzie roboczy) od momentu stwierdzenia niezgodnoci z formatem EDI (czyli max 2 dni od momentu zarejestrowania komunikatu w Systemie EDI odbiorcy) o niepoprawnym przetworzeniu komunikatu i przekae mu dane niezbdne do podjcia działa majcych na celu umoliwienie odbioru komunikatu. c) W przypadku niepoprawnego przetworzenia komunikatu ze wzgldu na negatywn weryfikacj zgodnoci komunikatu z przyjtym formatem EDI, nadawca komunikatu
2 dołoy wszelkich stara w celu ustalenia przyczyny i wyeliminowania zaistniałego problemu oraz ponownego przesłania tego komunikatu w terminie... dni roboczych (sugerujemy 2 dni robocze) od momentu otrzymania informacji o niepoprawnym przetworzeniu komunikatu od odbiorcy. d) W przypadku niepoprawnego przetworzenia komunikatu ze wzgldu na brak moliwoci przetworzenia zarejestrowanego komunikatu w Systemie EDI odbiorcy, odbiorca komunikatu dołoy wszelkich stara w celu ustalenia przyczyny i wyeliminowania zaistniałego problemu oraz Odbioru komunikatu w terminie... dni roboczych (sugerujemy 2 dni robocze) od momentu zarejestrowania komunikatu w Systemie EDI odbiorcy. e) W przypadku niepowodzenia działa naprawczych, o których mowa w punkcie d), odbiorca wysyła nadawcy danie przesłania duplikatu w formie papierowej (poda wymagan form dania przesłania duplikatu oraz wymieni osoby odpowiedzialne po obu stronach za procedur przesyłania duplikatów w formie papierowej) f) W przypadku niepowodzenia działa naprawczych, o których mowa w punkcie c) oraz d), nadawca komunikatu wysyła duplikat komunikatu w formie papierowej 2.2.Terminy w przypadku, gdy nadawca komunikatu wymaga potwierdzenia odbioru: Wszystkie komunikaty otrzymane od nadawcy bd potwierdzane przez odbiorc poprzez przekazanie do Systemu EDI nadawcy potwierdzenia odbioru w uzgodnionym formacie, zgodnie z terminami okrelonymi poniej Potwierdzenia odbioru obowizuj dla nastpujcych typów komunikatów: Faktura/INVOIC, Faktura-Korekta/INVOIC a) Odbiorca komunikatu dokona moliwie najszybciej odbioru komunikatu, jednak w czasie nie dłuszym ni 24 godziny od zarejestrowania komunikatu w Systemie EDI odbiorcy. b) Bezporednio i niezwłocznie po odbiorze komunikatu, jednak w czasie nie dłuszym ni 60 minut od chwili pozytywnej weryfikacji zgodnoci komunikatu z przyjtym formatem EDI (tak szybko jak jest to moliwe), odbiorca przekae do Systemu EDI nadawcy potwierdzenie odbioru w uzgodnionym formacie. Odbiorca komunikatu EDI nie przystpi do przetwarzania zawartoci komunikatu, dopóki nie zostanie wysłane potwierdzenie odbioru. c) Bezporednio po niepoprawnym przetworzeniu komunikatu ze wzgldu na negatywn weryfikacj zgodnoci komunikatu z przyjtym formatem EDI, jednak w czasie nie dłuszym ni 60 minut od chwili niepoprawnego przetworzenia komunikatu, odbiorca przekae do Systemu EDI nadawcy informacj o niepoprawnym przetworzeniu komunikatu w uzgodnionym formacie d) W przypadku nieotrzymania przez nadawc w cigu 24 godzin od momentu wysłania komunikatu Potwierdzenia odbioru tego komunikatu od odbiorcy, uruchomiona zostaje procedura naprawcza. Nadawca powinien skontaktowa si w cigu 1 dnia roboczego od momentu uruchomienia procedury naprawczej z odbiorc za pomoc poczty elektronicznej, faksu lub telefonu.
3 e) Obie strony powinny dołoy wszelkich stara w celu ustalenia przyczyny braku potwierdzenia i wyeliminowania zaistniałego problemu w celu dostarczenia dokumentu. f) Czas na wykonanie procedury naprawczej ustala si na 48 godzin od momentu zgłoszenia problemu przez nadawc. W przypadku niepowodzenia procedury naprawczej nadawca wysyła duplikat dokumentu w formie elektronicznej oraz w przypadku, gdy przynajmniej jedna ze Stron bdzie tego wymagała w formie papierowej. 3. Bezpieczestwo komunikatów EDI (Art. 6.1, 6.2, 6.3) Faktury midzy Firma A a Firm B przekazywane s we współpracy z nastpujcymi stronami operatorami usług EDI: Odpowiedzialno na poszczególnych odcinkach trasy przesyłania komunikatu prezentuje tabela nr 1 Tabela nr 1 : Trasa przesyłania komunikatów EDI i podmioty odpowiedzialne za ich bezpieczestwo Lp. Odcinek Podmiot odpowiedzialny 1. Generowanie faktury oraz transmisja do punktu Nadawca - Firma A wysyłania faktury elektronicznej 2. Od punktu wysyłania faktury elektronicznej do Operator EDI firmy A 1 usługi EDI i usługa EDI 3. Od usługi EDI do punktu odbierania faktur Operator EDI firmy B 2 elektronicznych 4. Odbiór faktury elektronicznej oraz transmisja od punktu odbierania faktury elektronicznej Odbiorca Firma A i B owiadczaj, e wdroone i utrzymywane procedury i rodki bezpieczestwa na poziomie samych firm oraz ich systemów informatycznych w pełni gwarantuj ochron komunikatów EDI przed nieuprawnionym dostpem, modyfikacj, opónieniem, zniszczeniem i utrat. W szczególnoci wykorzystywane przez firmy A i B protokoły komunikacyjne do wymiany danych zapewniaj identyfikacj pochodzenia i integralno danych. Szczegółowe zabezpieczenia gwarantowane przez operatorów EDI, spełniajce wymogi weryfikacji pochodzenia i integralnoci danych s okrelone w nastpujcych umowach zawartych pomidzy: 1 * Jeeli firma A nie korzysta z usług operatora EDI, a bezporednio przy pomocy własnego oprogramowania wysyła komunikat do operatora Firmy B lub bezporednio do firmy B wówczas ten wiersz w tabeli zostaje 2 Jeeli firma B nie korzysta z usług operatora EDI, a bezporednio przy pomocy własnego oprogramowania odbiera komunikat do operatora Firmy A lub bezporednio do firmy A wówczas ten wiersz w tabeli zostaje usunity
4 - Firma A- Operator EDI (numer i data umowy) - Firma B operator EDI (numer i data umowy) Uwaga: Jeeli firma A lub B nie korzysta z usług operatora to w tym miejscu powinna wymieni szczegółowe zabezpiecznia spełniajce wymogi weryfikacji pochodzenia i integralnoci treci. 4. Poufno (Art. 7.1, 7.2, 7.3) Firma A i B owiadczaj, e wdroone i utrzymywane procedury i rodki bezpieczestwa na poziomie samych firm oraz ich systemów informatycznych w pełni gwarantuj poufno komunikatów EDI i ochron danych osobowych. Szczegółowy opis zapewnienia poufnoci komunikatów EDI w ich transmisji przez operatorów EDI s okrelone w umowach wymienionych w punkcie 3 5. Rejestracja i przechowywanie komunikatów EDI (Art. 8.1, 8.2, 8.3) W systemie odbiorcy bdzie przechowywany komunikat w postaci, w jakiej go otrzymał oraz informacje o: a) dacie otrzymania komunikatu b) dacie wysłania potwierdzenia odbioru (jeli wymagane) c) ródle dokumentu (kanale komunikacyjnym wraz z informacjami jednoznacznie identyfikujcymi uytkownika bdcego nadawc dokumentu, np. https, login uytkownika, numer IP klienta) W systemie nadawcy bdzie przechowywany komunikat w postaci, w jakiej go wysłał oraz informacje o: a) dacie wysłania b) data otrzymania potwierdzenia (jeli wymagane) Czas przechowywania dokumentów w systemie wynosi: dla faktur 6 lat Kopie bezpieczestwa dokumentów (backup) i ww. informacji bd wykonywane co 24 godziny w godzinach nocnych. Firmy A i B gwarantuj, e w przypadku faktur system archiwizacji i przegldania dokumentów zapewnia: Archiwizacj i bezpieczestwo przechowywanych dokumentów odpowiednie procedury bezpieczestwa chroni dokumenty przed : przypadkowym usuniciem lub modyfikacj umylnym usuniciem lub modyfikacj (przez hackerów) utrat dokumentów w przypadku awarii sprztu komputerowego
5 Udostpnianie dokumentów na danie: dostpno 24 godziny na dob, 7 dni w tygodniu moliwo eksportu dokumentu do pliku w formacie PDF moliwo drukowania dokumentu i listy dokumentów moliwo sortowania i wyszukiwania dokumentów na podstawie wybranego kryterium 6. Wymagania operacyjne (eksploatacyjne) zwizane z EDI i parametry techniczne ( Art. 9.1, 9.2, 9.3, 9.4 i 9.5) 6.1. Protokoły komunikacyjne a) Dokumenty bd przekazywane do odbiorcy lub operatora EDI za pomoc aplikacji udostpnionej przez niego nadawcy (aplikacji hostowanej przez operatora - WebEDI lub aplikacji uruchamianej na serwerze nadawcy). W obu przypadkach komunikacja bdzie odbywa si przy pomocy bezpiecznego protokołu HTTPS, który gwarantuje integralno danych oraz z wykorzystaniem procedur uwierzytelniania, które zapewniaj niezaprzeczalno pochodzenia. Lub Nadawca, korzystajc z własnego oprogramowania, ma równie moliwo przesyłania dokumentów przy uyciu protokołu..( np. X.400 lub AS2), zapewniajcego autentyczno pochodzenia i integralno danych. b) Komunikacja midzy Firmami A i B lub Firmami i ich operatorami EDI odbywa si przy pomocy bezpiecznych połcze ( np. tunelem VPN i usługi FTP). c) Operator EDI odbiorcy przekae dokument odbiorcy za pomoc jednego z mechanizmów opisanych w punkcie a Wymagania dotyczce oprogramowania i sprztu Szczegółowe wymagania techniczne niezbdne dla przesyłania/translacji dokumentów EDI okrelone s w umowach zawartych z operatorami usług EDI Dokumenty bdce przedmiotem wymiany [wymieni typy dokumentów, formaty zapisu danych przez nadawc i odbiorc] 6.4. Dostpno systemów EDI Okreli dostpno (w procentach) poszczególnych systemów (nadawcy, odbiorcy, operatorów).
6 Np. Firmy Ai B deklaruj nastpujc dostpno swoich systemów w skali jednego miesica: a) Firma A 90% b) Firma B 95 % W przypadku operatorów EDI dostpno na poziomie min. 95% w skali jednego miesica 6.5. Obsługa serwisowa oraz procedury dotyczce testów EDI i monitorowanie poprawnoci komunikacji Firmy A i B (lub ich operatorzy EDI) zobowizuj si utrzymywa oprogramowanie do wymiany EDI w stanie gotowoci do pracy, a w razie wystpienia awarii wykonywa diagnostyk oraz napraw. Firmy A i B (lub ich operatorzy EDI) zobowizuj si do monitorowania działania oprogramowania do wymiany EDI. System monitoringu ma wykrywa braki potwierdze odbioru (w przypadku, gdy s wymagane) lub potwierdze dostarczenia komunikatu oraz błdy przetwarzania komunikatów. 7. Wprowadzanie zmian Zmiany do załcznika technicznego mog by wprowadzone wyłcznie w postaci pisemnego aneksu.