Source: http://www.juramagazin.de/2796.html
Timestamp: 2020-03-31 09:42:51
Document Index: 103582240

Matched Legal Cases: ['§ 93', '§ 93', '§ 93', '§ 20', '§ 4', '§ 20']

﻿ Unsichere Versendung personenbezogener Unterlagen per Telefax
Unsichere Versendung personenbezogener Unterlagen per Telefax
Die Bürgerschaft (Landtag) tritt den Bemerkungen des Datenschutzausschusses bei.
Weitere Themen der Beratungen im Datenschutzausschuss
Über die unter Ziff. 4.1 dargestellten Ergebnisse hinaus hat sich der Datenschutzausschuss u. a. auch mit den nachfolgend aufgelisteten Themen beschäftigt:
- Gesetz zur Änderung des Bremischen Datenschutzgesetzes und anderer Gesetze (Drs. 15/1208)
- Gesetz zur Einrichtung eines Registers über unzuverlässige Unternehmen (Korruptionsregister)
- Biometrische Verfahren
- Problematik der 0190-Telefonnummern
- Entwurf und Anhörung zum Informationsfreiheitsgesetz
- Datenschutz nord ­ Bericht der Geschäftsführung
- b.i.t. Betrieb für Informationstechnologie (Wirtschaftsbetrieb der Stadt Bremerhaven) ­ Bericht der Betriebsleitung
- Weitergabe von Daten an die Adressbuchverlage durch die Meldestellen
- Weitergabe von Film-, Ton- und Fotomaterial an die Polizei durch Reporter
- Zahl der Telefonüberwachungen in Bremen
- Änderung der Meldedatenübermittlungsverordnung.
Die Sitzungen des Datenschutzausschusses sind in der Regel öffentlich, sie finden außerhalb der Parlamentsferien einmal im Monat statt.
5. Personalwesen:
Unsichere Versendung personenbezogener Unterlagen per Telefax:
Vom Magistrat der Stadt Bremerhaven ist ein Telefax fehlübermittelt worden, das eine Personal- und Disziplinarangelegenheit eines Magistratsmitarbeiters betraf.
Ich bat den Magistrat daher Anfang Februar 2002 um Stellungnahme. Nach Erinnerungen erhielt ich vom Magistrat Mitte Juni eine Antwort. Darin wurde die Falschübermittlung mit einer Falscheingabe in das Telefax-Gerät begründet, so dass das Fax bei einer Privatfirma und nicht bei der ursprünglich als Empfänger vorgesehenen Stelle ankam. Der Magistrat erklärte zu der Fehlübermittlung weiter, dass diese mit einem erst wenige Tage zuvor neu angeschafften und installierten Fax-Gerät passiert sei. Unmittelbar nach Bekanntwerden der Fehlleitung sei mit der Firma, die das Fax-Gerät installiert hatte, die Löschung von Programmierungen vereinbart worden. Außerdem sei seit dem Zeitpunkt des fehlgeleiteten Faxes sichergestellt, dass jedem Fax ein entsprechendes standardisiertes Formblatt vorangeht, so dass selbst bei einer künftigen Fehlleitung für einen Empfänger der Absender eindeutig erkennbar wird und damit um sofortige Rückgabe bzw. Rücksprache gebeten werde.
Die Stellungnahme des Magistrats hielt ich für nicht ausreichend, denn ich hatte nicht nur zu dem speziellen Fehlfax um Antwort gebeten, sondern eine generelle Prüfung verlangt. Im Gegensatz zur bremischen Verwaltung gibt es für den Bereich des Magistrats der Stadt Bremerhaven bislang nämlich keine Regelungen, aus denen sich die bei der Benutzung von Telefax-Geräten erforderlichen Schutzmaßnahmen ergeben. Ich verwies den Magistrat daher Ende Juni 2002 auf die seit vielen Jahren für die bremische Verwaltung geltenden Telefax-Regeln, und ich empfahl, diese Regeln für den Bereich des Magistrats zu übernehmen. Der Magistrat hat sich daraufhin bereit erklärt, sie in den Erlass einer allgemeinen Geschäftsanweisung zur Behandlung von Posteingängen und Postausgängen aufzunehmen, der aber noch der Vorbereitung bedürfe.
Meine Nachfragen u. a. im August und Oktober nach dem Sachstand blieben unbeantwortet. Auf weitere telefonische Nachfrage erhielt ich Mitte Dezember eine Nachricht über den Eingang meines Schreibens mit dem Hinweis, man habe mein Schreiben nunmehr zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet. Anfang Januar erhielt ich vom zuständigen Sachbearbeiter die Nachricht, der Vorgang sei bei ihm eingegangen, er werde die Angelegenheit weiter verfolgen, es erscheine ihm aber wenig zweckmäßig, für den Faxbereich ein gesondertes Regelwerk zu erlassen.
Aufbewahrung von Dienstaufsichtsbeschwerden:
Aufgrund einer Eingabe habe ich festgestellt, dass im Personalamt der Stadt Bremerhaven in einer Generalakte enthaltene Dienstaufsichtsbeschwerden frühestens erst 15 Jahre nach Erledigung vernichtet, teilweise sogar dauernd aufbewahrt werden. Hierzu hat das Amt erklärt, es beachte insoweit den Bericht Kommunale Schriftgutverwaltung der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinbarung (KGSt), der diese Empfehlung in einer Lose-Blatt-Sammlung tatsächlich enthielt.
Dagegen habe ich bei Prüfungen von Personalstellen in der bremischen Verwaltung festgestellt bzw. erfolgreich darauf hingewirkt, dass derartige Unterlagen, die nicht zur Personalakte zu nehmen sind, entsprechend § 93 f Bremisches Beamtengesetz in der Regel ein Jahr nach Erledigung zu vernichten sind.
Aus diesen Gründen habe ich in Absprache mit den Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder der KGSt mitgeteilt, dass die dort empfohlene Frist viel zu lang und nicht vereinbar mit den beamtenrechtlichen Vorschriften der Länder ist.
Ich habe angeregt, die entsprechenden Aussagen des vorgenannten Berichts dieser Rechtslage anzupassen. Ergänzend habe ich gebeten, darauf hinzuweisen, dass bei Schriftgut mit personenbezogenen Daten, zu dem keine bereichsspezifische gesetzliche Aufbewahrungsfrist besteht, der behördliche Datenschutzbeauftragte (soweit vorhanden) oder der jeweilige Landesbeauftragte für den Datenschutz eingeschaltet werden kann.
Die KGSt hat daraufhin mitgeteilt, dass sie bei einer Neuauflage meine vorgenannten Hinweise berücksichtigen und in den KGSt-Informationen veröffentlichen wird.
Nachdem ich das Personalamt der Stadt Bremerhaven auf die Antwort der KGSt hingewiesen und erneut verlangt habe, dass die Dienstaufsichtsbeschwerden, die sich in der Generalakte befinden, spätestens ein Jahr nach Erledigung zu vernichten sind, hat diese erst nach mehrfachen Mahnungen erklärt, nunmehr ebenfalls diese Vorgänge entsprechend § 93 f also in der Regel ein Jahr nach Erledigung, zu vernichten.
Umgang mit Krankmeldungen:
Nach Einführung eines elektronischen Dienstplans im Zentralkrankenhaus Reinkenheide (ZKH) haben die Beschäftigten ihre Krankmeldungen bzw. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen nicht mehr direkt bei der Personalstelle, sondern bei der jeweiligen Stations- bzw. Fachabteilungsleitung abzugeben. Sobald die entsprechenden Daten in den elektronischen Dienstplan eingegeben worden sind, werden die Bescheinigungen an die Personalabteilung weitergeleitet.
Daraufhin habe ich aus dem ZKH mehrere Hinweise erhalten, wonach die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen häufig offen auf den Schreibtischen in den Stationen liegen würden und dadurch von Kollegen, Patienten und Besuchern eingesehen werden könnten. Darüber hinaus könnten sie z. B. durch die Angabe der Fachärzte auf den Bescheinigungen auf bestimmte Erkrankungsarten schließen.
Ich habe daraufhin beim ZKH nachgefragt, ob statt dessen nicht das bisherige Verfahren beibehalten werden könne, damit auf diese Personaldaten nur die ohnehin mit Personalangelegenheiten betrauten Beschäftigten Zugriff haben, um insoweit der Anforderung des § 93 a Abs. 3 Bremisches Beamtengesetz gerecht zu werden. Danach dürfen Zugang zu Personalakten nur Personen haben, die mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind und soweit dies für diese Zwecke erforderlich ist. Dies gilt auch für den Zugang im automatisierten Abrufverfahren.
Das ZKH hat daraufhin erklärt, es wolle keine organisatorische Änderung vornehmen, sondern werde die Stations- und Fachabteilungsleiter besonders verpflichten und wolle den Transport der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen den gesetzlichen Bestimmungen anpassen.
Erst auf Nachfrage hat das ZKH dann erklärt, als Alternativlösung böte sich an, zumindest für den zahlenmäßig größten Bereich des Pflegedienstes festzulegen, dass die Bescheinigungen bei der Pflegedienstleitung abzugeben sind, die dann die entsprechenden Daten in den Dienstplan eingibt und die Unterlagen an die Personalabteilung weiterleitet.
Nachdem ich diese Alternative akzeptiert und Anfang Juni 2002 nach der Umsetzung gefragt habe, ist vom ZKH erklärt worden, mit der Pflegedienstleitung würden die näheren Einzelheiten der Entgegennahme, Eingabe der Daten und Weiterleitung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen geregelt. Das ZKH hatte noch um etwas Geduld gebeten und es werde unaufgefordert auf die Angelegenheit zurückkommen. Mitte September 2002 ist vom ZKH dann erklärt worden, nun solle doch durch Umstellung des Programms versucht werden, die Verarbeitung der Krankmeldungen ausschließlich durch die Personalabteilung vornehmen zu lassen.
Auf erneute Anfrage Mitte November 2002 hat das ZKH erklärt, die Verarbeitung der Krankmeldungen durch die Personalabteilung sei in der Praxis sehr schwer durchführbar und führe zu erheblichen Störungen im Arbeitsablauf. Anfang des Jahres 2003 solle mit der Pflegedirektion nach geeigneten Lösungen ­ unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen ­ gesucht werden. Das ZKH will mich über das Ergebnis unterrichten.
Ich habe jetzt dem ZKH eine letzte Frist zur Regelung dieser Angelegenheit eingeräumt. Ich kann es nicht hinnehmen, dass das ZKH offensichtlich nicht bereit ist, hier eine Lösung vorzulegen.
Chipkarten im Rahmen der Freien Heilfürsorge
Die Stelle für Beihilfe und Freie Heilfürsorge bei der Stadt Bremerhaven beabsichtigt, für die Beamten der Polizei und der Feuerwehr als Ersatz für die bisherigen Krankenscheine Chipkarten einzusetzen.
Ich habe auf die seinerzeit anstehende Novellierung des Bremischen Datenschutzgesetzes hingewiesen, wonach ein neuer § 20 a eine Regelung über mobile Datenverarbeitungsmedien enthalten wird. Danach ist der Einsatz dieser Medien (Chipkarten) nur aufgrund einer Rechtsvorschrift oder mit Einwilligung der Betroffenen zulässig. Weiter habe ich auf die weiteren Anforderungen dieser Regelung hingewiesen. Danach muss die verantwortliche Stelle den Betroffenen auf seinen Wunsch in allgemein verständlicher Form u. a über die Funktionsweise des Mediums unterrichten und ihn bei der Ausgabe über seine Rechte nach § 4 aufklären.
Die Behörde hat mitgeteilt, dass sie nur mit Einwilligung der Betroffenen die Chipkarten ausgeben wird. Sie hat mir hierzu den Entwurf einer Einverständniserklärung zur Verfügung gestellt; sie entspricht den datenschutzrechtlichen Anforderungen.
Nachdem die Angelegenheit damit erledigt war, hat der Magistrat die entsprechende Verwaltungsvorschrift Grundsätze über die Durchführung der Freien Heilfürsorge lediglich dahingehend geändert, dass er die Worte Krankenschein und Zahnbehandlungsschein durch das Wort Krankenversichertenkarte ersetzt hat. Das Wort Freiwilligkeit kam dabei nicht vor.
Ich habe mich daraufhin vergewissert, ob der Regelung in § 20 a tatsächlich Rechnung getragen wird. Der Magistrat hat daraufhin erklärt, die Einführung der Krankenversichertenkarte beruhe auf dem Grundsatz der Freiwilligkeit.