Source: https://www.fsm.law/projekte/coming-up-next-wohnen-in-liesing/
Timestamp: 2019-02-24 03:37:12
Document Index: 287019040

Matched Legal Cases: ['§ 20', 'Art 18', '§ 14', '§ 303', '§ 17', '§ 20', '§ 79', '§ 107', '§ 275', '§ 6', '§ 107', '§ 48', '§ 43', '§ 48', '§ 48', '§ 2', '§ 2', '§ 84', 'EuG', '§ 62', '§ 66']

22.02.2019BREXIT: Auswirkungen auf Vergabeverfahren
22.02.2019Änderungen im BVergG 2018, die Sie vielleicht noch nicht kennen
22.02.2019Wer bestimmt den "Auftragswert" für die Bemessung (erhöhter) Pauschalgebühren?
22.11.2018Vergabejuristen und Beschaffer - Tipps für gute Zusammenarbeit
BREXIT: Auswirkungen auf Vergabeverfahren
Nach derzeitigem Stand tritt das Vereinigte Königreich mit 30.03.2019 aus der EU aus. Vergaberechtliche Rechtsfolgen des Brexit - etwa der Umgang mit britischen Bietern in Vergabeverfahren der Mitgliedstaaten - hätten im Austrittsabkommen geregelt werden sollen. Ein harter Brexit ohne Deal bringt erhebliche Konsequenzen mit sich.
Nach derzeitigem Stand wird das Vereinigte Königreich mit 30.03.2019 aus der EU austreten. Der Austritt erfolgt ungeregelt, dh ohne Austrittsabkommen, sofern nicht in letzter Minute doch noch ein Abkommen abgeschlossen oder das Austrittsdatum verschoben wird.
Der Brexit ist nicht nur für (österreichische) Bieter in britischen Vergabeverfahren ein großes Thema. Auch für österreichische Auftraggeber stellt sich die Frage, wie ab 30.03.2019 mit Bewerbern und Bietern umzugehen ist, deren Sitz im Vereinigten Königreich liegt. Die im bestehenden Entwurf des Austrittsabkommens vorgesehenen vergaberechtlichen Übergangsbestimmungen werden im Fall eines harten Brexits jedenfalls nicht schlagend.
Vereinigtes Königreich wird Drittstaat
Mit Vollzug des Brexits wird das Vereinigte Königreich zum Drittstaat; britische Wirtschaftsteilnehmer werden denselben Status haben wie Wirtschaftsteilnehmer aus anderen Drittstaaten (vgl Mitteilung der Kommission vom 18.01.2018 zu Brexit und Vergabe Öffentlicher Aufträge).
Zahlreiche Drittstaaten sind – wie die EU – Mitglieder des Government Procurement Agreement (GPA), das den Zugang zu öffentlichen Aufträgen im Verhältnis aller Vertragsparteien regelt. Die Auswirkungen des Brexits werden daher wesentlich davon abhängen, ob bzw wann das Vereinigte Königreich dem GPA beitritt. Mit dem Austritt aus der EU scheidet das Vereinigte Königreich nämlich zunächst aus dem GPA aus, weil GPA-Mitglied nur die EU und nicht die einzelnen EU-Mitgliedsstaaten sind. Die WTO erklärte bereits im November, dass einem Beitritt des Vereinigten Königreichts zum GPA grundsätzlich nichts im Wege steht. Bei Geltung des GPA bleiben für bestimmte Auftraggeber weite Teile des Vergaberechts anwendbar.
Ohne GPA-Beitritt sind die Rechtsfolgen für betroffene Bewerber und Bieter erheblich:
Rechtsfolgen für österreichische Vergaben
Vergaben öffentlicher Auftraggeber: Gemäß § 20 Abs 2 BVergG 2018 dürfen Drittstaatsangehörige wie britische Wirtschaftsteilnehmer nach einem ungeregelten Brexit – unter Beachtung völkerrechtlicher Verpflichtungen (insbesondere des GPA) sowie des allgemeinen Diskriminierungsverbots gem Art 18 AEUV – unterschiedlich behandelt werden (vgl die gleichlautende Bestimmung in § 14 Abs 2 BVergGKonz). Eine unterschiedliche Behandlung bedeutet insb auch die Freiheit des Auftraggebers, britische Wirtschaftsteilnehmer nicht zuzulassen.
Für den Sektorenbereich enthält § 303 BVergG 2018 eine ausdrückliche Diskriminierungsermächtigung bzw -anordnung: Angebote von Drittstaatsangehörigen dürfen ausgeschieden werden, wenn der Anteil der aus Drittländern stammenden Waren mehr als 50% des Gesamtwerts der in dem Angebot enthaltenen Waren beträgt. Werden solche Angebote nicht ausgeschieden, darf auf diese nicht zugeschlagen werden, sofern gleichwertige Angebote vorliegen, in denen der Anteil der Erzeugnisse mit Ursprung in Drittländern unter 50% liegt.
Im Anwendungsbereich des BVergGVS sind Auftraggeber frei, ob sie Drittstaatsangehörige zu Vergabeverfahren zulassen (§ 17 Abs 2 BVergGVS; Erw 18 Richtlinie 2009/81/EG). Es besteht auch keine Verpflichtung mehr, britische Sicherheitsüberprüfungen anzuerkennen.
Rechtsfolgen für britische Vergaben
Britische Auftraggeber sind ab dem Austritt nur mehr an britische Vorgaben gebunden. Selbst wenn zahlreiche Richtlinienbestimmungen in britisches Recht umgesetzt sind, fällt die europa- bzw völkerrechtliche Notwendigkeit einer Gleichbehandlung von EU-Angehörigen mit dem Austritt aus der EU weg.
Rechtsunsicherheit bei laufenden Vergabeverfahren
Rechtsunsicherheit besteht hinsichtlich der Rechtsfolgen für vor dem 30.03.2019 eingeleitete Vergabeverfahren. Auf unionsrechtlicher Ebene spricht der Umstand, dass die Mitgliedstaaten genau diesen Punkt, nämlich eine Fortgeltung der Richtlinienvorgaben und des Rechtsschutzes für laufende Vergabeverfahren, im Austrittsabkommen explizit vereinbaren wollten, dafür, dass in Ermangelung eines Austrittsabkommens die oben genannten Rechtsfolgen des harten Brexit auch für laufende Verfahren sofort eintreten. Nach den (nicht verbindlichen) Materialien zu § 20 BVergG 2018 genießt ein Drittstaatsunternehmer hingegen dieselben Rechte wie ein inländischer Wirtschaftsteilnehmer, wenn ihm der Zugang zu einem Vergabeverfahren einmal gewährt wurde.
Änderungen im BVergG 2018, die Sie vielleicht noch nicht kennen
Kleine Änderungen im BVergG 2018 können auf die Vergabepraxis große Auswirkungen haben, bleiben aber oft unter dem Radar. Aus diesem Grund widmen wir ihnen eine Beitragsreihe.
Themen im Update Vergabe 2/2019
Neue Stichtage für das Vorliegen der Eignung
Zwingende Festlegung von Spezifikationen zur Barrierefreiheit
Telefonate in einer Welt der elektronischen Kommunikation
Bei der Prüfung der Eignung kommt dem Zeitpunkt des Vorliegens der Eignung besondere Bedeutung zu: Fehlt einem Bewerber oder Bieter zum relevanten Stichtag die Eignung, liegt ein unbehebbarer Mangel vor. In der Praxis kommt es mitunter zu Problemen bei der Nachreichung von Eignungsnachweisen. Mit einer Rückstandsbescheinigung des Finanzamtes vom Februar 2019 kann beispielsweise schwer nachgewiesen werden, dass im Jänner 2019 keine Abgabenrückstände bestanden. Auf die Vergangenheit bezogene Bescheinigungen stellen Finanzämter aber nicht aus.
Während gemäß § 79 BVergG 2018 im offenen Verfahren – wie bisher – die Eignung zum Zeitpunkt der Angebotsöffnung vorliegen muss, gibt es bei zweistufigen Verfahren mit vorheriger Bekanntmachung (insbesondere nicht offenes Verfahren und Verhandlungsverfahren) eine signifikante Änderung: Zeitpunkt des Vorliegens der Eignung ist nicht mehr die Aufforderung zur Angebotslegung, sondern der Ablauf der Teilnahmeantragsfrist. Zu diesem Zeitpunkt muss die Eignung vorliegen und darf in der Folge auch nicht mehr verloren gehen.
Während somit früher die im Teilnahmeantrag fehlende Rückstandsbescheinigung des Finanzamtes auch mit einer später (aber vor Aufforderung zur Angebotslegung) datierten Bestätigung nachgereicht werden konnte, ist nunmehr das Ende der Teilnahmefrist der maßgebliche Stichtag.
Bei Rahmenvereinbarungen sind für die Eignung nun zwei Stichtage entscheidend: Einerseits muss die Eignung zum jeweils relevanten Zeitpunkt der gewählten Verfahrensart zum Abschluss der Rahmenvereinbarung selbst vorliegen (an dieser Voraussetzung hat sich gegenüber dem BVergG 2006 nichts geändert) und andererseits zum Zeitpunkt der Zuschlagserteilung (jeder Abruf aus der Rahmenvereinbarung). Die Gesetzeserläuterungen stellen dazu klar, dass ein temporärer Verlust der Eignung zwischen Abschluss der Rahmenvereinbarung und Abruf nicht zum Ausschluss führen soll.
Das Stichwort Barrierefreiheit hat im BVergG 2018 erheblich an Bedeutung gewonnen: Nach dem BVergG 2006 war nur bei der Vergabe von Bauaufträgen im klassischen Bereich auf Barrierefreiheit zu achten. Das BVergG 2018 enthält nun eine für die Vergabepraxis weitreichende Verpflichtung
sowohl für öffentliche Auftraggeber (§ 107) als auch für Sektorenauftraggeber (§ 275 – hier aber nur für den OSB),
bei allen Leistungsvergaben (auch Liefer- und Dienstleistungsvergaben), die zur Nutzung durch natürliche Personen vorgesehen sind,
technische Spezifikationen für die barrierefreie Nutzung vorzugeben.
Was bedeutet Barrierefreiheit? Gemäß § 6 Abs 5 Bundes-Behindertengleichstellungsgesetz bezieht sich Barrierefreiheit auf „bauliche und sonstige Anlagen, Verkehrsmittel, technische Gebrauchsgegenstände, Systeme der Informationsverarbeitung sowie andere gestaltete Lebensbereiche“. Diese sind barrierefrei, „wenn sie für Menschen mit Behinderungen in der allgemein üblichen Weise, ohne besondere Erschwernis und grundsätzlich ohne fremde Hilfe zugänglich und nutzbar sind“. Einschlägig ist außerdem die Richtlinie 2016/2102 über den barrierefreien Zugang zu Websites und mobilen Anwendungen öffentlicher Stellen.
Barrierefreiheit bezieht sich somit nicht mehr bloß auf bauliche Maßnahmen (Eingänge, Aufzüge) oder Einrichtungen, die von vielen Menschen genutzt werden (öffentliche Transportmittel). Auch der Zugang zu allen anderen gestalteten Lebensbereichen wie insbesondere Information und Kommunikationsmaßnahmen ist barrierefrei zu gestalten.
Nur in sachlich begründeten Fällen kann von der Verpflichtung zur Vorgabe technischer Spezifikationen für die barrierefreie Nutzung abgesehen werden (§ 107 Abs 2 BVergG 2018). Als Beispiele nennt das Gesetz die wohl häufigsten Anwendungsfälle:
Es ist nicht zu erwarten, dass die Leistungen von Menschen mit Behinderung genutzt werden (nach den Gesetzesmaterialien ist zB die Nutzung von der Öffentlichkeit offenstehenden Gebäuden generell erwartbar aber nicht die Nutzung bei der Renovierung einer historischen Wendeltreppe) oder
die geschätzten zusätzlichen Kosten sind unverhältnismäßig (nach den Gesetzesmaterialien im Verhältnis zum geschätzten Nutzen oder den voraussichtlichen Nachteilen durch die mangelnde Barrierefreiheit).
Für die Ausschreibungspraxis empfehlen wir eine dreistufige Prüfung:
Werden die ausgeschriebenen (Teil)Leistungen von natürlichen Personen genutzt (unabhängig davon, ob es sich um Mitarbeiter des Auftraggebers handelt oder Dritte)?
Wenn ja: Gibt es die Nutzung der Leistungen einschränkende Barrieren und besteht grds eine Möglichkeit, Festlegungen zur barrierefreien Nutzbarkeit der Barrieren vorzugeben?
Wenn ja: Besteht nach sorgfältiger Abwägung eine sachliche Rechtfertigung für den Verzicht auf Festlegungen zur Barrierefreiheit? Gegebenenfalls ist das Ergebnis im Vergabeakt zu dokumentieren.
Eine der großen neuen Änderungen des BVergG 2018 ist die zwingende elektronische Kommunikation im OSB. Wer nun aber denkt, Telefonate mit Bietern gehören endgültig der Vergangenheit an, der irrt: Auch im BVergG 2018 ist eine Ausnahme vorgesehen, wonach die Kommunikation mündlich erfolgen kann (§§ 48 Abs 7 und 217 Abs 7 BVergG 2018 – laut Gesetzesmaterialien zählt dazu auch telefonische Kommunikation). Voraussetzung ist aber, dass keine wesentlichen Bestandteile des Vergabeverfahrens betroffen sind und der Inhalt der Kommunikation dokumentiert wird.
Hier tut sich eine interessante Änderung auf: Während in den §§ 43 Abs 1 bzw 204 Abs 1 BVergG 2006 noch von zulässigen „minder bedeutsamen Informationen“ die Rede war, ist in den §§ 48 Abs 7 und 217 Abs 7 BVergG 2018 ausdrücklich festgelegt, dass die Ausschreibungsunterlagen, der Teilnahmeantrag und das Angebot jedenfalls als wesentliche Bestandteile gelten, über die keine mündliche Kommunikation zulässig ist.
Bei strenger Auslegung der neuen Regelung bliebe für mündliche Kommunikation bzw. Telefonate kein Platz mehr, weil der Verfahrensablauf und Inhalte in der Regel detailliert in den Ausschreibungsunterlagen festgelegt sind. Andererseits sprechen auch die Gesetzesmaterialien zu § 48 Abs 7 BVergG 2018 davon, dass „minder bedeutsame“ Inhalte mündlich besprochen werden dürfen. Wir interpretieren die neue Regelung deshalb so, dass grundsätzlich rein organisatorische Themen wie zB Terminverschiebungen weiterhin auch telefonisch zulässig sind und vor allem zu inhaltlichen Themen der Ausschreibungsunterlagen, Teilnahmeanträgen oder Angeboten keine mündliche Kommunikation zulässig ist.
Karlheinz Moick / Gabriel Kielbasa
Wer bestimmt den "Auftragswert" für die Bemessung (erhöhter) Pauschalgebühren?
Die erhöhten Pauschalgebühren bemessen sich nach dem „geschätzten Auftragswert bzw. dem Auftragswert". Die Schätzung des Auftragswerts obliegt dem Auftraggeber und kann deutlich über den tatsächlich angebotenen Preisen liegen. Wessen Verständnis des Auftragswerts zählt nun? Der VwGH klärt auf.
VwGH 18.12.2018, Ra 2016/04/0138
Gemäß § 2 BVwG-PauschGebV Vergabe 2018 (ebenso § 2 WVPVO) sind erhöhte Gebührensätze für Verfahren im Oberschwellenbereich zu entrichten, „wenn der geschätzte Auftragswert bzw. der Auftragswert den Schwellenwert“ um mehr als das Zehnfache oder das Zwanzigfache übersteigt. Wann welcher Auftragswert heranzuziehen ist, wird nicht ausdrücklich geregelt.
Der VwGH hatte zu entscheiden, ob im konkreten Fall für die Berechnung der Pauschalgebühr der vom Auftraggeber „geschätzte Auftragswert“ oder der vom Bieter angebotene „tatsächliche Auftragswert“ heranzuziehen ist. Für die gegenständliche Entscheidung waren die Regelungen der Wiener Vergabe-Pauschalgebührenverordnung (WVPVO) maßgeblich. In dem der Revision zugrundeliegenden Nachprüfungsverfahren auf Nichtigerklärung der Ausscheidensentscheidung wurde vom VGW für die Gebührenberechnung der „geschätzte Auftragswert“ herangezogen. Nach Ansicht der Revisionswerberin gelte aber bei Vorliegen eines konkreten Angebotspreises (also der „Auftragswert“) auch nur dieser. Aufgrund des Ergebnisses der Angebotsöffnung hätte man davon ausgehen müssen, dass der Auftragswert nicht mehr als das Zehnfache des Schwellenwerts betrage.
Der VwGH stellte nunmehr allgemein klar, dass es für die Berechnungsgrundlage der erhöhten Pauschalgebühren darauf ankomme, ob der Zuschlag bereits erteilt wurde oder nicht. Wurde der Zuschlag erteilt und steht der Angebotspreis folglich fest, so ist dieser als Berechnungsgrundlage heranzuziehen. Liegt noch keine Zuschlagserteilung vor, ist die Auftragswertschätzung des Auftraggebers maßgeblich. Nachdem im konkreten Fall noch keine Zuschlagserteilung vorlag, bestätigte der VwGH die Ansicht des VGW.
Die Revisionswerberin konnte im konkreten Fall auch nicht substantiiert nachweisen, dass keine sachkundige Ermittlung des geschätzten Auftragswerts erfolgte. Allein der Verweis der Revisionswerberin, dass es nicht auszuschließen sei, dass die Auftraggeberin unzulässig „Sicherheiten“ in den geschätzten Auftragswert einbezogen habe, genügt nicht, um der Auftraggeberin eine nicht sachkundige Ermittlung des geschätzten Auftragswerts anzulasten.
Ob der (vom Auftraggeber) geschätzte oder der (vom Bieter angebotene) tatsächliche Auftragswert für die Gebührenbemessung heranzuziehen ist, hängt davon ab, ob der Zuschlag bereits erteilt wurde. Demzufolge ist für die Gebührenbemessung in Verfahren vor Zuschlagserteilung der vom Auftraggeber geschätzte Wert heranzuziehen. In Verfahren nach Zuschlagserteilung hingegen der tatsächlich zugeschlagene Auftragswert.
Möchte ein Antragssteller darlegen, dass die Berechnung des geschätzten Auftragswertes grundsätzlich überhöht ist und daraus eine falsche Gebührenberechnung resultiert, so muss der Antragsteller konkretere Anhaltspunkte liefern, warum die Berechnung des Auftraggebers nicht sachkundig ist. Unzureichend ist jedenfalls der Verweis, dass nicht auszuschließen ist, dass die Auftraggeberin unzulässig „Sicherheiten“ in den geschätzten Auftragswert einbezogen hat.
Sophie-Anna Werzin / Stephanie Szenkurök
Sie überlegen, das neue Vergabeverfahren auszuprobieren? Was Sie für die Praxis wissen müssen.
5 Grundsätze für bessere Ergebnisse in der Zusammenarbeit zwischen Vergabejuristen und Beschaffern
Vergabejuristen und Beschaffer - Tipps für gute Zusammenarbeit
5 wichtige Grundsätze, damit die Zusammenarbeit zwischen Vergabejuristen und Beschaffern klappt und bessere Ergebnisse erzielt werden
Bei Beschaffungsvorgängen prallen nicht selten verschiedene Interessen aufeinander: Vergabejuristen sollen für Rechtssicherheit sorgen, Einkäufern ist die Unternehmens- oder konzernweit saubere Abwicklung von Beschaffungen wichtig und Bedarfsträger benötigen gute Leistungen oder Produkte. Da kommt es mitunter zu Konflikten, die in suboptimale Lösungen für alle Beteiligten münden.
Karlheinz Moick, Partner unserer Kanzlei, war mehr als 5 Jahre sowohl in der Rolle als Hauptverantwortlicher für Vergaberecht, als auch als Hauptverantwortlicher für den Beschaffungsprozess eines öffentlichen Auftraggebers tätig und kennt die Probleme beider Seiten aus erster Hand.
Er hat die 5 wichtigsten Grundsätze herausgearbeitet und gibt dazu Tipps, die zwar keine „Patentrezepte“ sind, aber da und dort hilfreich sein können.
Rollenverteilung - Weg von klassischen Klischees und hin zum Teamgedanken
„Das hohe Recht!“ oder „Verklagst du mich eh nicht?“ – Immer wieder haben Mitarbeiter besonderen Respekt vor Juristen und deren rechtlichem Wissen. Dabei ist eine Rechtsabteilung nur eine von vielen Organisationseinheit des öffentlichen Auftraggebers – mit nicht mehr und auch nicht weniger Macht. Oder Haftungsgefahr.
Wichtig ist deshalb, in der Organisation des öffentlichen Auftraggebers ein klares Bild von der Rolle der Vergabejuristen zu schaffen: Sie sollen Beschaffungsvorgänge (vergabe)rechtlich BVergG-konform optimieren. Es bestehen mitunter Tendenzen, alle Rechtsfragen auf die denksicherste Weise zu lösen. Die (Vergabe)Rechtsabteilung dient aber nicht dem BVergG 2018 sondern dem Unternehmen. Das BVergG 2018 ist selbstverständlich zwingend einzuhalten aber es bestehen in zahlreichen Fällen Interpretationsspielräume.
Umgekehrt ist bei Beschaffern (Einkäufer und Bedarfsträger) wichtig, dass sie ihre Rolle gegenüber dem Vergabejuristen verantwortungsvoll wahrnehmen: Viele Probleme mit vergaberechtlicher Relevanz werden – aus Sorge vor überzogenen Vorgaben oder auch nur weil die vergaberechtliche Relevanz nicht erkannt wird – gar nicht erst zum Vergabejuristen getragen. Hier entstehen oft die größten Gefahrenquellen. Mitarbeiter sollten die Vergabejuristen als Teammitglieder betrachten und darauf vertrauen (können), dass komplizierte Lösungen von diesen nur gefordert werden, wenn dies wirklich erforderlich sind.
Kommunikation - Oft von Missverständnissen geprägt
Es ist erstaunlich, wie lange manche E-Mail-Konversationen weitergeführt werden, obwohl bereits offensichtlich ist, dass aneinander vorbeigeredet wird oder die Antworten emotionsgeladen sind. Manchmal scheint es, als wären E-Mail-Antworten wie kleine Aufgaben, die man nach der Beantwortung abhaken kann, egal wie brauchbar ihr Inhalt ist. Gute Zusammenarbeit fußt auf guter Kommunikation!
Wichtigste Tipps aus der Erfahrung:
Kommunikation des Sachverhaltes: Der Vergabejurist muss alle Informationen erhalten, um eine fundierte Einschätzung abgeben zu können. Unzumutbar ist beispielsweise die Weiterleitung einer ewig langen E-Mail-Korrespondenz an den Vergabejuristen und dem lapidaren Satz „kannst du mir bitte eine juristisch saubere Antwort schicken, die ich weiterleiten kann“. Tipp für Beschaffer: Versetzen sie sich in die Rolle des Vergabejuristen und versuchen Sie, diesem alle erforderlichen Informationen leicht verständlich aufzubereiten. Tipp für Vergabejuristen: Geben Sie keine Beurteilung ab, wenn möglicherweise noch Sachverhaltselemente unklar sind oder fehlen sondern fragen Sie zur Sicherheit noch einmal nach.
Die meisten Missverständnisse entstehen durch Kommunikation über E-Mail, weil hier am meisten Informationen „zwischen den Zeilen“ verloren gehen oder Fehlinterpretationen stattfinden. Bei kritischen Situationen lohnt es sich deshalb, (1) davon auszugehen, dass das Gegenüber etwas nicht negativ gemeint hat und (2) die Person anzurufen oder persönlich zu treffen. Ein 5-minütiges Telefonat erspart nicht selten späteres stundenlanges Aufarbeiten von Fehlern, die durch fehlerhafte E-Mail-Kommunikation entstanden sind.
Einkalkulieren von Fehlkommunikation: Sowohl Vergabejuristen als auch Beschaffer treffen im Rahmen der Kommunikation laufend Annahmen. Gefährlich wird es, wenn diese Annahmen nicht ausgesprochen werden aber auch nicht zutreffen. Ein Klassiker sind beispielsweise unterschiedliche Annahmen über die Einrechnung von USt bei der Auftargswertschätzung. Tipp: Seien Sie immer kritisch, ob Ihr Gegenüber den Sinn Ihrer Ausführungen richtig versteht und stellen Sie bei wichtigen Themen laufend Kontrollfragen: „Reden wir eh gerade von Netto-Werten?“ oder „Habe ich richtig verstanden, dass ich den Bieter deshalb ausscheiden muss?“
Bei der Kommunikation der vergaberechtlichen Einschätzung sollte die goldene Mitte angestrebt werden:
(1) Manche Juristen neigen dazu, ihre Einschätzungen ausführlich darzulegen. Dabei kommt es mitunter vor, dass der Anwender nach dem Lesen der Einschätzung gar nicht weiß, was für seinen konkreten Fall nun die Lösung ist. Tipp: Den Sachverhalt in der Einschätzung nicht nochmals wiedergeben und keine langen rechtlichen Ausführungen verfassen. Für Beschaffer geeignete rechtliche Einschätzungen kommen ohne Pargraphenzitate und lange rechtliche Ausführungen aus. Sie befassen sich vielmehr gleich mit der konkreten fallbezogenen Frage und klären diese mit einer kurzen aber leicht verständlichen Aussage auf.
(2) Andere Juristen geben reine Handlungsanweisungen ab, ohne auf den juristischen Hintergrund einzugehen. Das bringt die Gefahr mit sich, dass der Beschaffer keine Akzeptanz für die Lösung hat. Verständnis für die Lösung zu schaffen zahlt sich aus! Die Beschaffer setzen Lösungen besser um, wenn sie von deren Sinnhaftigkeit überzeugt sind. Zudem bekommen Beschaffer (vor allem Einkäufer) dadurch auch ein besseres Gespür für Vergaberecht, was langfristig gesehen die Fehleranfälligkeit reduziert.
Beispiel: Statt der geforderten Bankerklärung wird eine Eigenerklärung abgegeben. Zu viel wäre: „Gemäß § 84 Abs 2 BVergG 2018 kann ein Unternehmen …. Zu hinterfragen ist, ob diese Voraussetzungen im konkreten Fall vorliegen. Zur Glaubhaftmachung steht in den Gesetzesmaterialien … und der EuGH hat in der Rs „Ingsteel“ ausgeführt, dass…. Im Ergebnis ist somit zu prüfen, ob das konkrete Schreiben …„. Zu wenig wäre: „Der Bieter ist auszuscheiden.“ Empfehlung: „Es gibt die gesetzliche Möglichkeit, die finanzielle und wirtschafltiche Leistungsfähigkeit durch Vorlage eines anderen Nachweises zu erbringen. Die konkret vorgelegte ‚Eigenerklärung‘ des Bieters erscheint uns jedoch nicht als geeignet, weil sie nicht das gleiche Niveau wie ein KSV-Rating hat.„
Servicegedanke - Eine Frage der Ressourcen
Ein wesentlicher Faktor für die gute Zusammenarbeit ist der Servicegedanke: Wenn ausreichend Kapazitäten in den (Vergabe)Rechtsabteilungen vorhanden sind, sollte sich der Vergabejurist interessiert in den Sachverhalt eindenken, gut auf die Bedürfnisse des Beschaffers eingehen, die Einschätzung verständlich aufbereiten, über den Tellerrand blicken (zB durch hinweise auf mögliche steuerrechtliche, arbeitsrechtliche oder innerorganisatorische Themen) und Zusatzleistungen wie die Formulierung konkreter Klauseln oder die Vorbereitung von Mustern für verschiedene Dokumente für den Beschaffer erbringen. Und all das im Idealfall mit kurzer Reaktionszeit und pragmatischen Handlungsanweisungen, die der Beschaffer sofort umsetzen kann und die im seine Arbeit erleichtern.
Klar ist aber: Vergabejuristen sind „Overheads“, und die werden normalerweise in der Organisation schlank gehalten. Deshalb können Vergabejuristen in der Regel nicht immer auf dem oben dargestellen Niveau arbeiten, auch wenn das erstrebenswert wäre. Aus diesem Grund drei Tipps für (Vergabe)Rechtsabteilungen mit knappen Ressourcen:
Auch bei knappen Kapazitäten sollte Ihr Gegenüber jedenfalls wissen, dass Sie die Anfrage erhalten haben und wann womit zu rechnen ist. Ein No-Go ist es beispielsweise, auf E-Mails zwei Wochen lang nicht zu reagieren. Auch wenn es Person sind, die laufend Fragen stellen, die sie sich auch selbst beantworten könnten oder die ihre E-Mails ständig mit hoher Dringlichkeit kennzeichnen.
Möglichst einfache und unkomplizierte Unterstützung: Reagieren Sie zeitnahe, rufen Sie bei kurzen Fragen an und zeigen Sie einen lockeren Umgang und Pragmatismus bei der Lösungsfindung. Beschaffer sollen unter allen Umständen gerne mit Anfragen zu Ihnen kommen.
Es ist wichtig, die Beschaffer (insbesondere die Einkäufer, mit denen sie laufend zusammenarbeiten aber im Idealfall auch die Bedarfsträger) mit dem Wissen auszustatten, das man ihnen mangels zeitlicher Ressourcen nicht zur Verfügung stellen kann. Deshalb sollte gerade bei Auftraggebern mit knappen vergaberechtlichen Ressourcen verstärkt auf Weiterbildungen der Beschaffer gesetzt werden (im idealfall nicht nur zum Vergaberecht sondern auch zum Vertragsrecht). In-House-Schulungen haben den positiven Nebeneffekt, dass die Vergabejuristen dann auch persönlich gekannt werden. Aber auch eLearnings machen Sinn (wir bieten zB in der Kanzlei auch die Erstellung von speziellen e-Learnings (basierend auf „Articulate Storyline“) an: Diese gehen bei Einkäufern wesentlich mehr in die Tiefe aber auch für Bedarfsträger lohnt sich ein kurzes „Einstiegs-e-Learning“, das die wichtigsten Grundsätze des BVergG 2018 gut vermittelt).
Flexibilität - Eine Frage der Risikoabwägung
„Wenn die Rechtsabteilung involviert wird, wird es kompliziert“ oder „Das Vergaberecht verhindert mal wieder eine sinnvolle Lösung“ – Diese Sorge ist nicht selten zu vernehmen und fußt durchaus auf berechtigten Erfahrungen. Tatsächlich sollte es genau umgekehrt sein: Vergabejuristen sind aufgrund ihrer Kenntnisse und Erfahrung in der Lage, schwierige Situationen richtig einzuschätzen und geeignete Lösungen vorzuschlagen. Unsere Tipps an Vergabejuristen:
Wichtig ist, dass die korrekte vergaberechtliche Vorgehensweise im Lösungepaket drinnen ist und nicht, dass sie auf der Verpackung drauf steht:
Das beginnt bereits mit den Begrifflichkeiten: Zur Lösung des Problems müssen Juristen zunächst die relevanten Sachverhaltselemente in die vergaberechtliche Sprache übersetzen. Erfolgt bei der Erklärung der Lösung dann keine Rücküberestzung in Begriffe, die dem Beschaffer bekannt sind, führt das zu Unverständnis und dem Beschaffer erscheint die Lösung kompliziert (typische vergabrechtliche Begriffe wie „Auswahlkriterien“, „erforderliche Subunternehmer“, „Rahmenvereinbarung“ oder losweise Vergabe“ sind zumindest den Bedarfsträgern häufig nicht bekannt). Wenn Sie sich fragen, warum Ihr Gegenüber eine aus Ihrer Sicht simple Lösung nicht akzeptiert oder ablehnend reagiert, kann es sich lohnen, die Lösung nochmals in seiner/ihrer Sprache anzubieten.
Versuchen Sie außerdem, eine vergaberechtliche Lösung angepasst an die wirtschaftlich und technischen Rahmenbedingungen zu finden. So wie es nicht funktioniert, einen Ferrari-Motor in einen VW Golf einzubauen, funktioniert es häufig nicht, eine vergaberechtlich tolle Lösung in den konkreten Problemfall bei der Beschaffung zu pressen (bestes Beispiel ist die Einheitliche Europäische Eigenerklärung – aus vergaberechtlicher Sicht mag sie ein „Schmankerl“ sein, aber sie ist nicht praxistauglich, weshalb Auftraggeber weiterhin zusätzlich ihre eigenen, kürzeren Eigenerklärungen zulassen)
Treffen Sie Risikoabwägungen und trauen Sie sich, bei geringerem Risiko auch kreativere Auslegungen zuzulassen (natürlich trotzdem übereinstimmend mit dem Vergaberecht). Auch der VwGH verfolgt immer wieder solche kreativen Lösungsansätze (zB in seiner Judikaturlinie, wonach ein Bieter mit dem Verweis auf seine AGB im Angebot noch nicht klar zum Ausdruck gebracht hat, dass er ein Angebot auf Basis seiner AGB legen möchte – VwGH 2006/04/0200 und VwGH 2007/04/0007)!
Direktvergaben - Stiefkind mit Potenzial
Direktvergaben machen die höchste Anzahl an Vertägen und einen beträchtlichen Teil des Beschaffungsvolumens jedes öffentlichen Auftraggebers aus. Trotzdem erfolgen Direktvergaben häufig „unter dem Radar“.
Wie bereits dargelegt, reichen die ohnehin häufig knappen Ressourcen für vergaberechtliche Beratung nicht für einen Blick auf jede „kleine“ Beauftragung. Es kann sich aber lohnen, das interne Kontrollsystem für Direktvergaben im Hinblick auf einen interessanten Rechnungshof-Bericht aus dem Jahr 21015 zu hinterfragen und erforderlichenfalls Anpassungen vorzunehmen:
Der Rechnungshof hat im Jahr 2015 das Interne Kontrollsystem bei Direktvergaben in ausgewählten Ressorts BMVIT und BMWFW geprüft (Bericht Bund 2015/6 – abrufbar hier). Aus den Ergebnissen und den eigenen Erfahrungen haben wir folgende Tipps für Sie abgeleitet:
Schaffen Sie sich einen Überblick über das Beschaffungsvolumen, indem Sie Beschaffungen systematisch erfassen und diese hinsichtlich des Volumens, der Anzahl und weiterer Kriterien, wie etwa der Vergabeart oder Leistungskategorien/Produktgruppen, standardisiert auswerten. Hinweis: Ab 1.3.2019 müssen Auftragegber gemäß §§ 62 und 232 BVergG 2018 im Oberschwellenbereich alle Vergaben und Auftraggeber im Vollzugsbereich des Bundes gemäß §§ 66 und 237 BVergG 2018 im Unterschwellenbereich alle Vergaben ab EUR 50.000,- auf www.data.gv.at bekanntgeben.
Führen Sie eine Risikoanalyse durch, um Risiken von Beschaffungsvorgängen systematisch zu erfassen und in der Prozessgestaltung entsprechend berücksichtigen und steuern zu können.
Eine strukturierter organisationsweiter Planungsprozess ist essenziell für einen zweckmäßigen und geordneten Budgeteinsatz sowie als Element einer kritischen Bedarfsprüfung von Beschaffungen.
Legen Sie wesentliche IKS–relevante Elemente, wie Zuständigkeitsfestlegungen sowie Festlegungen zu den Prozessabläufen fest (Ab welchen Auftragswerten sind wieviele Angebote einzuholen? Wie sollten die jeweiligen Texte für die Einladung zur Angebotslegung aussehen? Welche Elemente sollten bei den Angeboten geprüft werden? Wie sollte die Angebotsbewertung aussehen? Wie sollte die Dokumentation der Direktvergabe aussehen? Wie bringe ich das dringende Erfordernis nach Rechnungshofsicherheit mit dem Wunsch nach wenig Formalismen und Aufwand zusammen?). Hinweis: Als Hauptverantwortlicher des Beschaffungsprozesses eines öffentlichen Auftraggebers habe ich diesen in den vergangenen Jahren von Grundauf erneuert und im Hinblick auf Rechnungshof-Vorgaben optimiert. Gerne unterstütze ich auch Ihre Organisation bei der Optimierung des Beschaffungsprozesses für Direktvergaben.
Stellen Sie die Einhaltung des Grundsatzes der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit sicher:
Das vorhandene Budget muss nicht immer voll ausgeschöpft werden (auch wenn in manchen Fällen die Gefahr besteht, dass dieses Budget im Folgejahr gekürzt wird), sondern umgekehrt muss der jeweilige Bedarf immer gerechtfertigt sein.
Holen Sie – wo möglich – mehrere Vergleichsangebote ein. Geben Sie dabei soweit als möglich nicht den geschätzten Auftragswert bekannt (das führt zu preislichen Punktlandungen) sondern beschreiben Sie die Leistung so genau wie möglich. Sollten in der Folge nur Angebote einlangen, die über dem Budget liegen, spüren Sie die Gründe dafür auf uns eliminieren Sie diese.
Versuchen Sie – wo möglich weil nicht bei der Abrechnung zu aufwändig – weg von Pauschalpreisen hin zur Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand (mit Preisdeckelung) zu kommen.
Prüfen Sie auch bei geringen Auftragswerten die Plausibilität der Preisangemessenheit.
Vorsicht bei „Auftragssplitting“ und „Kettenverträgen“: Hier kommt man schnell in der Verdacht von Umgehungsversuchen.
Vertragsbestimmungen: Legen Sie ihren Beschaffungen standardisierte, aktuelle und geeignete Vertragsmuster und AGB zugrunde. Geben Sie außerdem im Einladungstext zur Angebotslegung bereits bekannt, dass diese Muster der Beauftragung zugrunde gelegt werden – das stärkt Ihre Verhandlungsposition bei den so häufig gestellten Änderungswünschen kurz vor der Vertragsunterzeichnung.
Die Einhaltung der Prozesse geht von den Führungskräften aus: Diese sollten die Einhaltung der Prozessvorgaben fördern und natürlich inhaltliche und ablauftechnische Vorgaben auch selbst mitbedenken.
FSR-Partner Karlheinz Moick war vor seinem Einstieg in die Kanzlei mehr als fünf Jahre bei einem öffentlichen Auftraggeber beschäftigt und zum einen hauptverantwortlich für die vergaberechtliche Begleitung von Beschaffungen und zum anderen thematischer Leiter des gesamten (dezentralen) Einkaufsbereichs. Aus seiner Erfahrung aus diesen verschiedenen Blickwinkeln hat er die typischen Problemstellungen samt bewährten Lösungsstrategien herausgearbeitet – zu finden unter dem folgenden Link:
Während seines Studiums war Gabriel Kielbasa in mehreren Rechtsanwaltskanzleien beschäftigt, darunter einer international tätigen Kanzlei mit Schwerpunkten im Unternehmens- und Transportrecht. Vor seiner Tätigkeit als Rechtsanwaltsanwärter bei Feuchtmüller Stockert Moick Rechtsanwälte absolvierte er die Gerichtspraxis in Wien.
Johannes Pöll wurde 1999 in Wien geboren. Seit Herbst 2017 studiert er Wirtschaftsrecht an der WU Wien. Johannes Pöll absolvierte mehrere Praktika, unter anderem in den Bereichen Bankwesen und Nahrungsmittelproduktion.
Dreifache Verstärkung unseres Teams
Unsere Kanzlei wächst und gedeiht! Mit Gabriel Kielbasa (Konzipient, links), Sanja Antic (Assistentin, mitte) und Johannes Pöll (juristischer Mitarbeiter, rechts) ist es uns gelungen, drei weitere helle Köpfe für unser Team zu gewinnen, um für die anstehenden spannenden Projekte unserer Mandanten noch breiter aufgestellt zu sein. Gabriel, Sanja und Johannes: Willkommen im Team!