Source: https://www.riigiteataja.ee/redaktsioonide_vordlus.html?grupiId=160741&vasakAktId=12869602
Timestamp: 2020-01-19 00:54:26+00:00
Document Index: 3252999

Matched Legal Cases: ['§ 6', '§ 61', '§ 7', '§ 8', '§ 9', '§ 14', '§ 33', '§ 541', '§ 6', '§ 56']

Asjaajamiskorra ühtsed alused (lühend - AÜA)
Jõustumine: 03.06.201701.09.201522.06.201202.01.201213.11.201014.10.200707.04.200721.01.200501.06.2002
[RT I 2005, 3, 8 – jõust. 21.01.2005]
4) asutuse dokumendihaldussüsteemile ja dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid;
[RT I 2007, 54, 365 - jõust. 14.10.2007]
2. jagu Asutuse asjaajamisele esitatavad nõuded
3) dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord;
4) registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (viidete) süsteem;
[RT I 2001, 99, 625 - jõust. 01.01.2002]
§ 6. Dokumendihaldussüsteemidele esitatavad nõuded
(1) Asutustevahelised või asutuse elektroonilised dokumentide loomise, haldamise ja menetlemise infosüsteemid (edaspidi dokumendihaldussüsteem) peavad tagama nõuetekohase asjaajamise, sealhulgas võimaldama:
6) dokumentide säilimise selliselt, et oleks tagatud dokumentide autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus nende eraldamiseni hävitamiseks või arhiivi üleandmiseks;
7) igal ajal kindlaks teha dokumendiga süsteemis tehtud toimingud, toimingute tegemise aja ja toiminguid teostanud isikud.
(11) Ministeeriumide, Riigikantselei, maavalitsuste, ametite ja inspektsioonide dokumendihaldussüsteemid peavad lisaks lõikes 1 toodule võimaldama:
2) dokumentide automaatset sidumist andmetega, mis kirjeldavad dokumentide konteksti, sisu, struktuuri ja haldamise ajalugu (edaspidi metaandmed).
(2) Asutuses peavad olema kindlaks määratud:
1) ametnike ja töötajate dokumendihaldussüsteemile juurdepääsu õigused ning ametikohajärgsed dokumentide sisestamise, loomise ja menetlemise käigus märgete (edaspidi menetlusmärked) tegemise õigused, kohustused ja vastutus;
2) dokumendihaldussüsteemile juurdepääsu õiguste ning dokumentide sisestamise, loomise ja menetlusmärgete tegemise õiguste haldamise eest vastutav isik ametikohajärgselt.
[RT I 2005, 3, 8 - jõust. 21.01.2005]
(3) Ühes dokumendihaldussüsteemis võivad oma dokumentide haldamist korraldada mitu asutust, kui dokumendihaldussüsteem võimaldab dokumentide liigitamisel samaaegselt kasutada erinevaid ja üksteisest sõltumatuid liigitussüsteeme.
§ 61. Elektrooniline dokumendivahetus
(3) Dokumendivahetuskeskuse kaudu vahetatavate digitaaldokumentide loomisel kasutatakse ühtse andmestruktuuriga dokumendi esitusvorme, WorldWideWebConsortium’i (W3C) soovitusele vastavat laiendatavat märgistuskeelt (ExtensibleMarkupLanguage, edaspidi XML) ning arvestatakse Riigikantselei juhistega dokumendi elementide ja metaandmete kohta. XML-põhised dokumendi esitusvormid kooskõlastatakse Riigikantseleiga.
(4) Õigusaktide eelnõude kooskõlastamine ja Riigikantseleile edastamine toimub vastavalt Vabariigi Valitsuse reglemendis sätestatule.
3. jagu Digitaalallkirja kasutamise ja autentimise üldtingimused
§ 7. Digitaalallkirja kasutamine
Ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks vajalike dokumentide allkirjastamisel digitaalallkirjaga võib kasutada isikutunnistusele kantud digitaalset allkirjastamist võimaldavat sertifikaati või muud «Digitaalallkirja seaduse» nõuetele vastavat sertifikaati.
§ 8. Autentimise võimaldamine
(1) Dokumendihaldussüsteemi võib dokumente sisestada või neid seal luua ja menetlusmärkeid teha isik, kellel on vastavad õigused ja kelle isikusamasus on tuvastatud (edaspidi autentimine).
(2) Isiku autentimine toimub isikutunnistusele kantud digitaalset tuvastamist võimaldava sertifikaadi alusel või muu isiku digitaalset tuvastamist võimaldava vahendi abil või paroolipõhiselt vastavalt dokumendihaldussüsteemi kasutamise korrale.
(3) Kui paberkandjal allkirjastatud dokument sisestatakse dokumendihaldussüsteemi või kui dokumendihaldussüsteemis loodud dokument allkirjastatakse paberkandjal, vastutab dokumendi sisestaja või looja digitaalse teksti ja paberkandjal allkirjastatud dokumendi samasuse eest.
§ 9. [kehtetu - RT I 2005, 3, 8 - jõust. 21.01.2005]
2. peatükk DOKUMENTIDE VORMISTAMISE NÕUDED
1. jagu Üldnõuded dokumentidele ja dokumendiplankidele
(8) [Kehtetu – RT I 2007, 54, 365 - jõust. 14.10.2007]
(9) [Kehtetu – RT I 2007, 54, 365 - jõust. 14.10.2007]
§ 14. Dokumentide vormistamisel kasutatavad elemendid
4) allkirjastaja.
(3) Digitaaldokument võib olla allkirjata või allkirjadeta, kui see on dokumendihaldussüsteemi sisestatud või seal loodud käesoleva määruse 1. peatüki 3. jaos toodud korras.
(4) Lähtudes dokumendiliigist kasutatakse lisaks lõikes 2 loetletud elementidele järgmisi elemente:
(1) Kuupäev ja kellaaeg märgitakse dokumendil vastavalt standardile EVS 8 “Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas”.
1. jagu Dokumentide registreerimise üldnõuded
2. jagu Dokumendiregister
(2) [Kehtetu – RT I 2007, 54, 365 - jõust. 14.10.2007]
3. jagu Dokumendiregistrisse kantavad andmed
10) dokumendi saatja poolt märgitud viit;
4. jagu Dokumendi registreerimise kord
(2) Saabunud paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse saabumismärge, mis peab sisaldama vähemalt asutuse nime, saabumise kuupäeva ja viidet.
§ 33. Viit
(8) Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel võib kasutada sama viita ja lisada sellele dokumenti individualiseeriv number.
(9) Dokumentide registreerimise skeem ja tähistuste (viidete) süsteem määratakse asutuse asjaajamiskorras ja dokumentide loetelus.
4. peatükk DOKUMENDI MENETLEMINE JA HOIDMINE ASUTUSES
1. jagu Dokumendi läbivaatamine
(3) Mitme täitja puhul edastatakse paberdokument koos selle juurde kuuluva materjaliga esimesena määratud täitjale, kes koordineerib asja lahendamist ja vastutab asja lahendamise eest. Teistele täitjatele edastatakse paberdokumendi ja selle juurde kuuluvate materjalide koopiad või teatatakse viited paberdokumendi ja selle juurde kuuluvate materjalide asukohale.
2. jagu Dokumendi kooskõlastamine
3. jagu Dokumendi allkirjastamine ja asja lahendamine
(1) [Kehtetu – RT I 2007, 54, 365 - jõust. 14.10.2007]
2) teade, milles on märgitud dokumendi saatja, pealkiri, kuupäev, viit ja viide dokumendi asukohale.
(3) Kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide kohaselt eraldi dokumendi koostamist, teeb täitja dokumendiregistrisse ja paberdokumendi korral dokumendile täitmismärke, näidates, kuidas, millal ja kes asja lahendas.
4. jagu Dokumentide hoidmine asutuses
(2) Lahendatud digitaaldokument vormistatakse paberkandjale juhul, kui ei ole võimalik tagada dokumendi säilimist digitaalselt autentsena ja terviklikuna ettenähtud säilitustähtaja jooksul.
(6) [Kehtetu – RT I 2007, 54, 365 - jõust. 14.10.2007]
5. peatükk ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE
(2) Asjaajamise üleandmine vormistatakse asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisaktiga juhul, kui lahkub asutuse või struktuuriüksuse juht või kui seda nõuab vahetu juht, üleandja või vastuvõtja. Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmis-vastuvõtmisaktiga ministeeriumi kantsleri lahkumisel. Valitsuse liikme ametist lahkumisel asjaajamise üleandmist ei vormistata.
[RT I 2007, 28, 159 - jõust. 07.04.2007]
(4) Ministeeriumi kantsleri lahkumisel vormistatakse asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt, mis peab sisaldama lõigetes 1 ja 2 sätestatud andmeid.
§ 541. Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele
Ministeeriumid (välja arvatud Justiitsministeerium, Kaitseministeerium ja Välisministeerium) ja Riigikantselei viivad oma dokumendihaldussüsteemid kooskõlla § 6 lõikes 11 ja §-s 61 sätestatud nõuetega ning vahetavad omavahel dokumente dokumendivahetuskeskuse kaudu hiljemalt 3. detsembrist 2007. a, Justiitsministeerium, Kaitseministeerium ja Välisministeerium hiljemalt 1. oktoobrist 2008. a ning maavalitsused, ametid ja inspektsioonid hiljemalt 5. maist 2008. a.
(3) Siseministeerium ja maavalitsused nõustavad ning abistavad kohalikke omavalitsusi üleminekul elektroonilisele dokumendihaldusele (sealhulgas dokumendihalduse tarkvara hankimisel, juurutamisel, arendamisel ja koolituse korraldamisel).
§ 56. [käesolevast tekstist välja jäetud]
RT I, 31.05.2017, 15