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Timestamp: 2018-01-21 14:10:16
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Matched Legal Cases: ['ARTÍCULO 1', 'ARTÍCULO 2', 'ARTÍCULO 3', 'artículo 25', 'ARTÍCULO 4', 'artículo 17', 'Artículo 11', 'ARTÍCULO 5', 'artículo 3', 'ARTÍCULO 6', 'ARTÍCULO 7', 'ARTÍCULO 8', 'ARTÍCULO 9', 'artículo 8', 'ARTÍCULO 11', 'artículo 17', 'ARTÍCULO 12', 'ARTÍCULO 13', 'artículo 14', 'ARTÍCULO 14', 'artículo 15', 'artículo 15', 'ARTÍCULO 15', 'artículo 15', 'ARTÍCULO 16', 'artículo 15', 'ARTÍCULO 17', 'ARTÍCULO 18', 'ARTÍCULO 19', 'ARTÍCULO 20']

MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S
» CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y Decreto 1377 de Junio 27 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.
ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este manual se aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S
ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos que maneja la compañía, y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la Ley y en el Decreto “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012”.
ARTÍCULO 4. OBJETO. Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y a lo reglamentado en el Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.
De acuerdo con lo previsto en el Artículo 11 del Decreto 1377 de 2013, los responsables del tratamiento solo podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario de acuerdo con las finalidades que justificaron su tratamiento. Teniendo en cuenta lo anterior, los responsables deberán fijar el término de vigencia de las bases de datos. Es decir, la vigencia de la base de datos, (el tiempo durante el cual se usarán los datos recogidos en la base de datos), estará determinada por la finalidad con la cual se recogieron los datos.
PARÁGRAFO: El período de vigencia para cada registro individual de la Base de Datos es igual al plazo de duración de la Sociedad REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S, la cual se encuentra contemplada en sus estatutos y que es pública a través de la Cámara de Comercio de Bogotá. Lo anterior, teniendo en cuenta que el objetivo de mercado de REPRESENTACIONES EURODENT S.A. es para personas mayores de los 18 años y sin limite de edad.
ARTÍCULO 5. DEFINICIONES. Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013 se entiende por:
a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado por el Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
f) Dato Público: Es el dato que no sea semi-privado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor Público.
Por su Naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
g) Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Las definiciones que se emplean en el presente artículo, son elementos indispensables para la protección del habeas data, y permiten una correcta y apropiada interpretación del presente manual y de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013 y contribuyen a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales .
ARTÍCULO 6. PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por REPRESENTACIONES EURODENT S.A. en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales.
a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular;
d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
» CAPÍTULO II AUTORIZACIÓN
ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
ARTÍCULO 8. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización consta en un documento electrónico (Anexo # 1) o en cualquier otro formato, mediante los cuales se puede concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será emitida por REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S y será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102 y el Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013.
El anexo 1 del presente manual incluye el modelo de autorización para la recolección y tratamiento de datos personales con el fin de informar y permitir el acceso de información de la compañía y sus vinculadas, relacionada con servicios, productos, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos y contenidos.
ARTÍCULO 9. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S adoptará las medidas necesarias para mantener los formularios y registros en la página web, descritos en el artículo 8 anterior, así como cualquier otro registro o mecanismo técnico o tecnológico idóneo, en el cual se deje evidencia respecto de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
» CAPITULO III DERECHOS Y DEBERES
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S, en su condición de responsable del tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S, en su condición de Responsable del Tratamiento.
c) Ser informado por REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S en su condición de Responsable del Tratamiento.
ARTÍCULO 11. DEBERES DE REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013 sobre protección de datos personales.
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:
» CAPÍTULO IV PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN
ARTÍCULO 12. DERECHO DE ACCESO. El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S garantiza al titular su derecho de acceso en tres vías:
b) La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S.
c) La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.
PARÁGRAFO: REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S garantiza el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personalidad de su representante, pone a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permiten el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso se ofrece sin límite de plazo y permite al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea. Para este propósito podrá utilizar los medios que se describen en el artículo siguiente.
ARTÍCULO 13. CONSULTAS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S garantiza:
b) Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que son informados en el aviso de privacidad.
ARTÍCULO 14. RECLAMOS. De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S en su condición de Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, en la sección de Servicio al Cliente (Quejas y Reclamos) de la pagina web de REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Si por alguna circunstancia se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S, éste dará traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
ARTÍCULO 15. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS. En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de la sección servicio al cliente de la página web de REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S y debe contener, como mínimo, la siguiente información:
PARÁGRAFO 1. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S hará la rectificación y la actualización solicitada por el titular, respecto a la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S tiene establecidos los formularios en la sección de servicio al cliente, correos electrónicos para la atención de cualquier solicitud, sistemas y otros métodos simplificados, que están a disposición de los interesados en la página web.
Para éstos efectos, REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S utilizará los mismos servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, teniendo en cuenta que los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Cada vez que REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.
PARÁGRAFO 2. SUPRESIÓN DE DATOS. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a REPRESENTACIONES EURODENT S.A. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 27 de junio de 2013.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S puede negar el ejercicio del mismo cuando:
1. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
2. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
ARTÍCULO 16. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S ha dispuesto del formato de “Actualización Autorización de Datos” el cual permite al titular revocar su consentimiento.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
El procedimiento establecido por REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no excederá los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
» CAPITULO V PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE LAS PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
ARTÍCULO 17. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS. REPRESENTACIONES EURODENT S.A. designa al área de SERVICIO AL CLIENTE, para cumplir con la función de protección de datos personales. El Titular podrá contactar al responsable en la sección de SERVICIO AL CLIENTE de la página web de REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S, quien dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012.
PARÁGRAFO. REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S designa a SERVICIO AL CLIENTE como responsable de la adopción e implementación las obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
ARTÍCULO 18. DATOS DE CONTACTO DE PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
Razón social: REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S
Dirección: Calle 126 7-94
Correo electrónico: calidad@eurodent.com.co
Teléfono del Responsable: (571) 6054000
» CAPÍTULO VI SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
ARTÍCULO 19. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S está comprometida con suministrar un correcto uso y tratamiento de los datos personales de sus clientes y usuarios de los portales Web, evitando el acceso no autorizado a terceros que permita conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que reposa en nuestras bases de datos.
Por tal motivo, contamos con protocolos de seguridad y acceso a nuestros sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medias físicas de control de riesgos de seguridad.
El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido. Hemos diseñado este manual interno de políticas y administración de bases de datos en el que se instituyen los responsables de la administración y custodia de cada una de ellas. Nuestros funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.
» CAPÍTULO VII DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 20. El presente manual rige a partir del 1 de mayo de 2014.
Declaro que conozco mis derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar esta autorización de los datos personales de los cuales soy titular, mediante los procedimientos establecidos en el Manual Interno de Políticas y Procedimiento de Datos Personales de REPRESENTACIONES EURODENT S.A.S el cual contiene las políticas para el tratamiento de la información por mi suministrada, así como los procedimientos de consulta y reclamación que me permitirán hacer efectivos mis derechos, disponible en la página web www.lookhunters.com.