Source: http://dasdigitalearchiv.de/verwalten1/verwalten1.html?PHPSESSID=971138b69ffd135bff59fa9bae8dfbef
Timestamp: 2018-04-27 08:06:44
Document Index: 23076781

Matched Legal Cases: ['§ 2', '§ 2', '§ 2', '§ 2', '§ 15', '§ 2']

DAS DIGITALE ARCHIV | VERWALTEN
TRACECON-DMS
D O K U M E N T E N – M A N A G E M E N T – S Y S T E M
Die Digitalisierung des gesamten Dokumentenbestands ist objektiv unabwendbar und ermöglicht Ihnen nicht nur die Auslagerung der Papierarchive, sondern eröffnet Ihnen eine weitere Option: die Einrichtung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS).
Mit diesem Präferenz-System der Daten-Administration verfügen Sie über eine datenbankbasierte Softwarelösung, die Ihnen eine flexible und sichere Verwaltung Ihrer Datenbestände garantiert.
Die großen Vorteile eines DMS :
Leichte Wiederauffindbarkeit von Dokumenten aufgrund der Indexierung und der Vergabe eindeutiger Dokument-Identifikatoren.
Langfristige Lesbarkeit von Dokumenten ist gesichert. Gesetzlichen Archivierungsfristen von Papier- & Digital-Dokumenten (teils bis zu 30 Jahren) wird durch dauerhafte und revisions-sichere Bestandssicherung nachgekommen.
Verwaltung von Versionen und Unterstützung der Dokumentenerstellung.
Geschäftsprozesse mit Dokumenten werden, unter Gewährleistung eines Zugriffskonzeptes, automatisiert. Informationssicherheit und Datenschutz werden gewährleistet.
Sämtliche Manipulationen an den Dokumenten und Weiterleitungen von Dokumenten werden protokolliert. Vermieden wird die Mehrfachablage von Dokumenten. Ein DMS verhindert Unklarheiten über die Gültigkeit von Dokumentenständen und zugleich mögliche Konflikte aufgrund paralleler Änderungen.
Es entfallen Doppelarbeit und Doppelablage.
Ressourcenbindung wird beschränkt.
▶ Zur Information : GLOSSAR zur elektronischen Archivierung
Zusammenstellung von sachlich zusammengehörigen Dokumenten, die als Einheit behandelt und zitiert werden, in der Regel mit dem Aktenzeichen.
Die Archivierung im juristischen Kontext betrifft allein Unterlagen der öffentlichen Verwaltung. Von »Archivgut« wird dort erst dann gesprochen, wenn das Schriftgut bei der zuständigen Behörde ausgesondert, vom Archiv als archivwürdig eingestuft worden ist und »ewig« verwahrt wird.
Die Aufbewahrung umfasst jede Form der Erhaltung eines Dokuments – unabhängig davon, ob aus informationstechnischer Sicht eine Speicherung im Daten-Management-System oder im Datenarchiv erfolgt, ob der Gesamtvorgang, zu dem das einzelne Dokument gehört, in der Bearbeitung abgeschlossen ist oder nicht oder ob eine bestimmte Aufbewahrungsdauer festgelegt ist.
Die Authentizität elektronischer Dokumente erfordert, dass die eindeutige Bestimmung der Quelle der Daten.
Oberbegriff für alle Informationen, die von elektronischen Medien verarbeitet oder gespeichert werden.
Alle Arten von Informationen, die zur Wahrnehmung durch den Menschen bestimmt sind und als Einheit zwischen Systemen oder Benutzern ausgetauscht werden können. Bei elektronischen Dokumenten sind die Informationen maschinell lesbar und verarbeitbar. Dokumentart Abstrakte Bezeichnung eines Dokuments in Bezug auf seinen Inhalt, z.B. der Arztbrief.
Dokumentkategorie
Anwendungsspezifische Bezeichnung einer nicht konkretisierten Anzahl und Art von Dokumenten, die zur Erfüllung einer bestimmten Funktion erforderlich sind, z.B. die ärztliche Dokumentation.
Nach § 2 Nr. 1 SigG sind elektronische Signaturen: »Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen«. Der Begriff der elektronischen Signatur wird auch synonym zu »digitale Signatur« verwendet. Die elektronische Signatur kann in der Sicherheitsstufen »einfache« (§ 2 Nr. 1 SigG), »fortgeschrittene« (§ 2 Nr. 1 SigG), »qualifizierte« (§ 2 Nr. 1 SigG) und »akkreditierte« Signatur (§ 15 Abs. 1 SigG) erzeugt werden.
Die Intregrität elektronischer Dokumente erfordert die Unversehrtheit der Daten, in dem Sinne, dass an dem Dokument keine Ergänzungen oder Löschungen vorgenommen worden sind.
Ist die Sichtbarmachung der in den Daten enthaltenen Informationen. Ein elektronisches Dokument ist nur dann lesbar, wenn die notwendige Hard- und Software die Daten verarbeiten und ihre Informationen interpretieren und dem menschlichen Betrachter in lesbarer Weise präsentieren kann.
Systembezogene Sicherungsmittel beschränken durch eine individuelle Konfiguration des Archivsystems oder der auf dieses zugreifenden Komponenten den Zugriff auf die Daten, z.B. durch Berechtigungssysteme. Datenträgerbezogene Sicherungsmittel sind Speichermedien, die ein Überschreiben oder Verändern der auf ihnen abgelegten Informationen ausschließen, z.B. CDROM, DVD, WORM. Dokumentenbezogene Sicherungsmittel sind solche, die die elektronischen Dokumente selbst gegen die unbemerkte Veränderungen und unberechtigte Kenntnisnahme schützen, z.B. Verschlüsselungstechnologien.
Eine Urkunde im Sinne der Zivilprozessordnung ist die Verkörperung einer Gedankenerklärung (als Material wird regelmäßig Papier verwendet) durch Schriftzeichen, die allgemein bekannt oder dem Gericht verständlich sind.
Die Verkehrsfähigkeit elektronischer Dokumente bezeichnet die Möglichkeit, Dokumente und Akten von einem System zu einem anderen übertragen zu können, bei der die »Qualität« des Dokuments sowie seine Integrität und Authentizität nachweisbar bleiben.
Der Schutz vor unbefugter Kenntnisnahme zur Sicherung der Geheimhaltung personenbezogener Daten und betriebs- oder berufsbezogener Geheimnisse.
Erfordert die Sicherstellung des Bezugs mehrerer aufgrund eines inneren Zusammenhangs zu einer Sammlung oder auch Akte zusammengefasster Einzeldokumente.
Authentische und unfälschbare Verknüpfung von Daten mit einem Datum. Ein Zeitstempel ist eine mit einer elektronischen Signatur versehene elektronische Bescheinigung eines Zeitstempeldienstes, dass ihm bestimmte elektronische Daten zum entsprechenden Zeitpunkt vorgelegen haben. Ein Zeitstempel kann in einfacher oder in »qualifizierter« Form (§ 2 Nr. 14 SigG) vorliegen.
Quelle: Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie ; Dokumentation Nr. 564 : Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente, S. 29–30