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Timestamp: 2018-03-23 06:04:33+00:00
Document Index: 161830119

Matched Legal Cases: ['art. 2', 'art. 11', 'art. 6', 'art. 8', 'art. 10', 'art. 21', 'art. 11', 'art. 3', 'art. 3', 'art. 12', 'art. 13', 'art. 13', 'art. 25', 'art. 19', 'art. 18', 'art. 47', 'art. 38', 'art. 10', 'art. 13', 'art. 24', 'art. 60', 'art. 24', 'art. 43']

- REGOLAMENTO - DISCIPLINA DEL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO DELL ACCESSO ALLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA - PDF
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1 - REGOLAMENTO - DISCIPLINA DEL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO E DELL ACCESSO ALLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA APPROVATO CON DELIBERAZIONE CONSILIARE n. 18 del ultima modificazione intervenuta con deliberazione consiliare n. 30 del
2 INDICE Parte I Il procedimento amministrativo ART. 1 PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO - DEFINIZIONE ART. 2 PRINCIPI ART. 3 AVVIO DEL PROCEDIMENTO E TERMINI PER LA SUA CONCLUSIONE ART. 4 RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO ART. 5 DICHIARAZIONE DI INZIO ATTIVITA E SILENZIO ASSENSO ART. 6 COMUNICAZIONE DI AVVIO DEL PROCEDIMENTO ART. 7 DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE ART. 8 ACQUISIZIONE DI PARERI E VALUTAZiONI TECNICHE ART. 9 ISTITUTI DI PARTECIPAZIONE ART. 10 COMUNICAZIONE DEI MOTIVI OSTATIVI ALL ACCOGLIMENTO DELL ISTANZA ART. 11 ADOZIONE DEL PROVVEDIMENTO FINALE ART. 12 REVOCA DEL PROVVEDIMENTO ART. 13 VIZI DEL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO ART. 14 ESERCIZIO DEL POTERE DI AUTOTUTELA. CONVALIDA Parte II Accesso alla documentazione amministrativa ART. 15 IL DIRITTO DI ACCESSO ART. 16 TITOLARI DEL DIRITTO DI ACCESSO ART. 17 DIRITTO DI ACCESSO ALLE INFORMAZIONI IN MATERIA AMBIENTALE ART DESTINATARI DELLA DISCIPLINA ART. 19 DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ART. 20 PROCEDIMENTO PER L ACCESSO ART. 21 ISTANZA DI ACCESSO ART. 22 ACCESSO INFORMALE ART. 23 ACCESSO FORMALE. COMUNICAZIONE DI AVVIO DEL PROCEDIMENTO ART. 24 CONTROINTERESSATI ART ACCOGLIMENTO DELLA RICHIESTA 2
3 ART. 26 MODALITA DI ESERCIZIO ART. 27 PREAVVISO DI RIGETTO ART. 28 DOCUMENTI ESCLUSI DALL ACCESSO ART. 29 ACCESSO ALLA DOCUMENTAZIONE INERENTE LE PROCEDURE DI APPALTO ART. 30 ACCESSO ALLA DOCUMENTAZIONE INERENTE LE PROCEDURE CONCORSUALI ART. 31 ACCESSO ALLA DOCUMENTAZIONE CONTENENTE DATI SENSIBILI, GIUDIZIARI e SUPERSENSIBILI ART RIFIUTO DELL ACCESSO PER L ESIGENZA DI SALVAGUARDARE L ORDINE PUBBLICO E LA PREVENZIONE E REPRESSIONE DELLA CRIMINALITA ART. 33 RIFIUTO PER INACCESSIBILITA DEI REGISTRI RISERVATI ART. 34 DIFFERIMENTO DELL ACCESSO ART. 35 LIMITAZIONE ALL ACCESSO ART. 36 ACCESSO AI SENSI DELL ART. 391-QUATER LEGGE 397/2000 ART. 37 ADOZIONE DI MISURE PER LA TUTELA DELLA RISERVATEZZA DEI DATI CONTENUTI NEI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI ART. 38 RITIRO DEI DOCUMENTI ART. 39 DILAZIONE DEL TERMINE ART. 40 TUTELA GIURIDSIZIONALE ART. 41 TARIFFE PER L ACCESSO ART. 42 ACCESSO ALLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA DA PARTE DI SOGGETTI PUBBLICI ART. 43 DIRITTO DI ACCESSO DEI REVISORI DEI CONTI ART. 44 DIRITTO DI ACCESSO DEI CONSIGLIERI: TEMPI E MODALITA ART. 45 ACCESSO DEI CONSIGLIERI AGLI ATTI RISERVATI ART. 46 DIRITTO DI ACCESSO DEL DIFENSORE CIVICO ART. 47 TENUTA DI UN REGISTRO ART. 48 RINVIO ALLA NORMATIVA VIGENTE ART. 49 ENTRATA IN VIGORE e COORDINAMENTO CON ALTRE FONTI REGOLAMENTARI DELL ENTE 3
4 Parte I Il procedimento amministrativo ART. 1 PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO - DEFINIZIONE La presente parte del regolamento disciplina lo svolgimento dei procedimenti amministrativi di competenza dell Unione Terre di Castelli. Per procedimento amministrativo si intende la serie di atti tra loro coordinati e finalizzati all emanazione di un provvedimento amministrativo. Quando l Unione Terre di Castelli non agisce attraverso provvedimenti, la sua attività è regolata dalle norme di diritto privato. I soggetti privati gestori di pubblici servizi si attengono, nello svolgimento dei servizi stessi, ai principi di cui al successivo art. 2. ART. 2 - PRINCIPI L attività amministrativa dell Unione Terre di Castelli si ispira ai principi di: economicità ed efficienza, intese come accorto utilizzo delle risorse collettive; efficacia, intesa come idoneità al raggiungimento degli obiettivi istituzionali; pubblicità, trasparenza, imparzialità e partecipazione, intese come facoltà per i cittadini di conoscere e controllare l operato dell amministrazione; sussidiarietà, intesa come possibilità, per i cittadini e i gruppi sociali, di affiancare e anche sostituire l ente nello svolgimento dei suoi compiti istituzionali; semplificazione e tempestività, intese come massima riduzione delle fasi procedimentali, degli adempimenti a carico degli utenti, nonché dei tempi per l emanazione del provvedimento finale; tutela dell affidamento dei testi; proporzionalità nella comparazione degli interessi; informatizzazione, intesa come utilizzo, promozione e diffusione delle nuove tecnologie. L Unione Terre di Castelli, inoltre, impronta la propria attività amministrativa al rispetto dei principi dell ordinamento comunitario. ART. 3 AVVIO DEL PROCEDIMENTO E TERMINI PER LA SUA CONCLUSIONE I procedimenti amministrativi sono attivati su istanza di parte o d ufficio. Ciascun procedimento si conclude con un provvedimento espresso secondo quanto stabilito dal successivo art. 11, salvo che non sussista una norma speciale che preveda forme diverse di conclusione del procedimento. Per i procedimenti a istanza di parte, il termine decorre dalla presentazione dell istanza, comunque denominata, all ufficio competente, attraverso l acquisizione al protocollo di arrivo e attribuzione del relativo numero progressivo. L istanza deve contenere, a pena di inammissibilità, le generalità di chi la presenta, il titolo legittimante la richiesta e indicare specificamente il provvedimento richiesto. Per i procedimenti attivati d ufficio, il termine decorre dalla comunicazione di avvio del procedimento di cui al successivo art. 6. Ove il termine per la conclusione del procedimento non sia stabilito da diversa disposizione di legge, si intende di novanta giorni. I termini per la conclusione del procedimento di cui al presente articolo: sono sospesi, per una sola volta, qualora si verifichi la necessità di integrare o regolarizzare la documentazione presentata dal soggetto istante, ovvero di acquisire informazioni e certificazioni su stati e fatti o qualità non attestati in documenti già in possesso dell Unione o non direttamente acquisibili presso altra pubblica amministrazione, nonché pareri o nulla osta da parte di soggetti con i quali non esista alcuna intesa sui tempi per il rilascio, per un periodo comunque non superiore a novanta giorni. E fatto salvo quanto previsto dall art. 8. La sospensione inizia con la richiesta dell integrazione documentale o del parere, e i termini riprendono a decorrere per la parte residua al ricevimento degli atti richiesti; sono interrotti dalla comunicazione di cui al successivo art. 10. Per i procedimenti che hanno inizio nel periodo compreso tra il venti dicembre e il dieci gennaio ovvero dal primo luglio al trentuno agosto, i termini di cui al presente articolo possono essere aumentati sino al doppio, previa comunicazione del responsabile del procedimento. Decorsi i termini di cui al presente articolo e finché l inerzia dell Amministrazione perdura, entro un anno dalla scadenza degli stessi, i soggetti interessati possono proporre ricorso al competente Tribunale Amministrativo Regionale ai sensi dell art. 21-bis della L. 1034/1971, senza necessità di previa diffida all amministrazione. E fatta salva la riproponibilità dell istanza, ove ne ricorrano i presupposti. Il precedente comma non si applica nei casi in cui al silenzio dell Amministrazione è attribuito dalla legge il significato di assenso o diniego. ART. 4 RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO Per ciascun procedimento amministrativo l Unione individua il relativo responsabile. 4
5 Il Responsabile di Struttura competente provvede ad affidare a sé o ad altro addetto la responsabilità di ciascun procedimento. In particolare, il responsabile del procedimento: adotta ogni misura necessaria all adeguato e sollecito svolgimento dell istruttoria, ivi compresa la richiesta di regolarizzare atti e/o documenti; effettua ogni comunicazione ai soggetti istanti e agli altri soggetti interessati o titolari del diritto di intervenire nel procedimento; propone l indizione o indice la conferenza dei servizi di cui agli artt. 14 e segg. della L. 241/1990 e s.m.i.; promuove la sottoscrizione di accordi integrativi o sostitutivi ex art. 11 della L. 241/1990; cura le comunicazioni e le pubblicazioni previste da leggi e regolamenti, anche al fine di assicurare al provvedimento finale i requisiti di efficacia. ART. 5 DICHIARAZIONE DI INZIO ATTIVITA E SILENZIO ASSENSO Fatte salve le normative speciali dettate per specifiche materie, in tutti i casi in cui l esercizio di un attività privata sia subordinato ad autorizzazione, licenza, abilitazione, nulla osta, permesso o altro atto di consenso comunque denominato il cui rilascio dipenda esclusivamente dall accertamento dei presupposti e dei requisiti di legge, senza l esperimento di prova a ciò destinate che comportino valutazioni tecniche discrezionali, e non sia previsto alcun limite o contingente complessivo per il rilascio degli atti stessi, l atto di consenso si intende sostituito da una denuncia di inizio attività da parte dell interessato alla pubblica amministrazione competente, attestante l esistenza dei presupposti e dei requisiti di legge, eventualmente accompagnata dall autocertificazione dell esperimento di prove a ciò destinate, ove previste. In tal caso l attività potrà essere iniziata decorsi trenta giorni da tale dichiarazione, dandone contestuale comunicazione all Unione. L Unione potrà, entro trenta giorni dal ricevimento della stessa o nei termini previsti da leggi speciali, adottare motivati provvedimenti con cui vietare la prosecuzione dell attività e imporre la rimozione dei suoi effetti, qualora accerti la mancanza dei presupposti o requisiti. In alternativa, l Unione potrà assegnare all interessato un termine non inferiore a trenta giorni per conformare l attività alla normativa. In tutti gli altri procedimenti a istanza di parte per il rilascio di provvedimenti amministrativi, il silenzio dell amministrazione equivale a provvedimento di accoglimento dell istanza, qualora, entro novanta giorni, non emani un provvedimento espresso di diniego. Il comma precedente non si applica: ai procedimenti relativi al patrimonio culturale e paesaggistico, all ambiente, alla salute, alla pubblica sicurezza; ai casi in cui sia indetta una conferenza di servizi in seguito alla presentazione dell istanza, attivandosi le garanzie del procedimento anche rispetto ai diritti dei soggetti controinteressati; ai casi in cui il silenzio sia qualificato come rigetto dell istanza. Sono salvi, comunque, i provvedimenti adottati in via di autotutela. ART. 6 COMUNICAZIONE DI AVVIO DEL PROCEDIMENTO Il responsabile del procedimento comunica l avvio del procedimento: ai destinatari del provvedimenti finale; ai soggetti che per legge devono intervenirvi; ai controinteressati, se individuati o facilmente individuabili. Qualora il numero dei destinatari ai sensi del comma precedente sia tale da rendere eccessivamente gravoso tale adempimento, l Unione procede a effettuare la comunicazione attraverso mezzi idonei, in particolare tramite l affissione all albo pretorio, la diffusione di manifesti sul territorio, la pubblicazione sul sito internet e su quotidiani a rilevanza locale e/o nazionale. La comunicazione non è necessaria ove sussistano ragioni di impedimento derivanti da particolari esigenze di celerità, come, a titolo esemplificativo, per le ordinanze di cui agli artt. 50 e 54 del D.lgs. 267/00 e gli altri provvedimenti connotati da particolare urgenza. La sussistenza di tali ragioni dovrà essere adeguatamente dimostrata in sede di motivazione del provvedimento finale. La comunicazione di avvio del procedimento è personale, è fatta per iscritto e deve contenere le seguenti indicazioni: l ufficio competente per il procedimento, ove si può prendere visione degli atti, con i relativi orari di apertura al pubblico; le generalità del responsabile del procedimento, nonché i riferimenti per contattarlo; l oggetto del procedimento; il termine entro cui il procedimento deve concludersi ai sensi dell art. 3; i rimedi esperibili in caso di inerzia dell amministrazione; la data di presentazione dell istanza, con il numero di protocollo attribuito, nei procedimenti a iniziativa di parte. Non sono soggetti a comunicazione di avvio del procedimento gli atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e programmazione, per i quali restano ferme le particolari norme che ne regolano la formazione. 5
6 ART. 7 DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE Qualora nella fase istruttoria del procedimento l amministrazione necessiti di acquisire atti, fatti o stati autocertificati o autodichiarati dall interessato o che, comunque, una pubblica amministrazione è tenuta ad attestare, il responsabile del procedimento provvede l ufficio ad acquisire la relativa documentazione. Non è consentito al responsabile del procedimento esigere dal privato interessato la documentazione di cui al comma precedente. Sono salve le sanzioni penali previste a carico di chi rende dichiarazioni mendaci. ART. 8 ACQUISIZIONE DI PARERI E VALUTAZIONI TECNICHE Qualora nella fase istruttoria del procedimento l amministrazione debba richiedere a organi consultivi di altre pubbliche amministrazioni di esprimere pareri, questi sono resi entro quarantacinque giorni, se obbligatori, ed entro il termine dagli stessi indicato, se facoltativi. Scaduti inutilmente tali termini, l Unione può procedere indipendentemente dal parere, salva la possibilità di interrompere una sola volta i termini stessi qualora l organo adito abbia manifestato esigenze istruttorie. I pareri positivi sono comunicati all amministrazione con mezzi telematici o comunque senza formalità. Qualora per legge o regolamento l amministrazione debba acquisire valutazioni tecniche preventive da parte di organi di enti appositi, le stesse sono rese entro novanta giorni dalla richiesta ovvero nel diverso termine indicato dall organo adito. Scaduti inutilmente tali termini, l amministrazione può rivolgersi, per ottenere le valutazioni, a enti con qualifica professionale equipollente o a istituti universitari. Le disposizioni del presente articolo non si applicano ai pareri e alle valutazioni tecniche che vanno rilasciate dai soggetti preposti alla tutela ambientale, paesaggistico-territoriale e della salute dei cittadini. ART. 9 ISTITUTI DI PARTECIPAZIONE I destinatari della comunicazione di avvio del procedimento e tutti i soggetti portatori di interessi pubblici, privati o diffusi costituiti in Associazioni o Comitati cui possa derivare un pregiudizio dall adozione del provvedimento possono: prendere visione degli atti non riservati; presentare memorie scritte e documenti. L amministrazione, in accoglimento delle osservazioni e delle proposte presentate, può concludere, senza pregiudizio dei diritti dei terzi e nel perseguimento dell interesse pubblico, accordi con gli interessati, tesi a determinare il contenuto discrezionale del provvedimento finale o in sostituzione di questo. La stipulazione di detti accordi, preceduta da determinazione dirigenziale, previa adozione di atto di indirizzo da parte della Giunta, deve essere, a pena di nullità, formalizzata per atto scritto, salvo che la legge non disponga diversamente. Il presente articolo non si applica agli atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e programmazione, per i quali restano ferme le particolari norme che ne regolano la formazione. ART. 10 COMUNICAZIONE DEI MOTIVI OSTATIVI ALL ACCOGLIMENTO DELL ISTANZA Qualora, nei procedimenti a istanza di parte, il responsabile del procedimento rilevi, in esito all istruttoria compiuta, motivi che ostano all accoglimento dell istanza, li comunica tempestivamente agli interessati, che entro dieci giorni possono presentare osservazioni scritte e documenti. In tal caso i termini di cui all art. 3 sono interrotti e decorrono nuovamente dalla data di presentazione dei documenti o dalla scadenza del termine di dieci giorni. ART. 11 ADOZIONE DEL PROVVEDIMENTO FINALE Il provvedimento finale è motivato. Esso è adottato dall organo competente, in coerenza con le risultanze dell istruttoria effettuata dal responsabile del procedimento. In particolare, la motivazione deve essere contestuale, congrua, organica, necessaria e sufficiente. La motivazione dovrà essere particolarmente pregnante ove: il provvedimento finale si discosti, nel contenuto, dalle risultanze dell istruttoria effettuata dal responsabile del procedimento; siano state disattese le osservazioni e i documenti presentati ai sensi degli artt. 8 e 9; si intenda revocare o modificare un precedente provvedimento, ai sensi del successivo art. 12; si intenda annullare in autotutela o convalidare un provvedimento illegittimo, ai sensi del successivo art. 13. Il provvedimento limitativo della sfera giuridica dei privati è efficace con la comunicazione agli stessi nelle forme degli atti processuali civili. Qualora il numero dei destinatari ai sensi del comma precedente sia tale da rendere eccessivamente gravoso tale adempimento, l Unione procede a effettuare la comunicazione attraverso mezzi idonei, in particolare tramite l affissione all albo pretorio, la diffusione di manifesti sul territorio, la pubblicazione sul sito internet e su quotidiani a rilevanza locale e/o nazionale. E salva la possibilità di attribuire, con adeguata motivazione, un efficacia immediata ai provvedimenti sanzionatori. I provvedimenti aventi carattere cautelare e urgente sono sempre immediatamente efficaci. 6
7 Ogni provvedimento amministrativo deve contenere il riferimento ai rimedi amministrativi e giurisdizionali esperibili contro il medesimo, con i relativi termini di decadenza e/o prescrizione. ART. 12 REVOCA DEL PROVVEDIMENTO L Unione può revocare o modificare il provvedimento amministrativo avente efficacia durevole: per sopravvenuti motivi di pubblico interesse; per mutamento dei presupposti di fatto; in seguito a una nuova valutazione dell interesse pubblico originario previo indennizzo ai soggetti che dalla revoca o dalla modifica subiscono pregiudizio; qualora si sia formato il silenzio assenso, in via di autotutela. ART. 13 VIZI DEL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO Il provvedimento amministrativo è nullo quando: manchi degli elementi essenziali; è emesso in carenza assoluta di potere; è adottato in violazione/elusione di un giudicato; è previsto dalla legge. Il provvedimento amministrativo è annullabile quando: è adottato in violazione di legge o da un organo incompetente; è viziato da eccesso di potere. La violazione di norme sul procedimento, ivi compresa quella in materia di comunicazione di avvio del procedimento, non comporta annullabilità qualora sia evidente e sia dimostrato che il contenuto del provvedimento non avrebbe potuto essere diverso, in virtù della natura vincolata. ART. 14 ESERCIZIO DEL POTERE DI AUTOTUTELA Il provvedimento viziato ai sensi dell art. 13, comma 2, è annullabile d ufficio purché sussistano ragioni di pubblico interesse e si proceda motivatamente ed entro un termine ragionevole, nel rispetto delle garanzie procedimentali previste dal presente regolamento. L Amministrazione può, in via di autotutela, ricorrere ad altri istituti tesi alla caducazione degli atti viziati, mediante i seguenti procedimenti di secondo grado: rimozione, volta all eliminazione di un atto per motivi diversi (per es. sopravvenuta inutilità) da quelli della revoca (inopportunità) o dell annullamento (illegittimità); mero ritiro, consistente nell eliminazione di atti inefficaci (perché nulli, annullati, privi di un requisito di esecutività o di obbligatorietà); rettifica, intesa quale correzione di errori materiali. In alternativa e con i medesimi presupposti e garanzie procedimentali il provvedimento può essere convalidato. L Amministrazione può, in via di autotutela, ricorrere ad altri istituti tesi alla conservazione degli atti viziati, mediante i seguenti procedimenti di secondo grado: sanatoria, volta all eliminazione di un vizio che inficia l atto perché manca di un presupposto di legittimità o perché non è stato compiuto un atto preparatorio del procedimento; conversione, volta al conseguimento di finalità corrispondenti a quelle dell atto illegittimo, ma più limitate, mediante l adozione di un atto di altro tipo di cui sussistono gli elementi e i requisiti ratifica, consistente nell eliminazione del vizio di incompetenza relativa da parte dell autorità competente, che fa proprio un atto emesso da amministrazione incompetente appartenente allo stesso ramo (atto nuovo e autonomo indicante la menzione dell atto, del vizio e la volontà di eliminarlo). 7
8 Parte II Accesso alla documentazione amministrativa ART. 15 IL DIRITTO DI ACCESSO La presente parte del regolamento disciplina il diritto di accesso ai documenti amministrativi, garantito dall Unione Terre di Castelli a chiunque ne abbia interesse, secondo le previsioni della vigente legislazione in materia, allo scopo di attuare il principio di pubblicità e trasparenza dell attività amministrativa, nel contemperamento con il diritto alla riservatezza dei terzi. Il diritto di accesso si intende realizzato attraverso la pubblicazione, il deposito, l esame, l estrazione di copia o altra forma di pubblicità degli atti e dei documenti richiesti dal soggetto interessato e legittimato. Esso può esercitarsi anche mediante strumenti informatici, elettronici e telematici. ART. 16 TITOLARI DEL DIRITTO DI ACCESSO Tutti i soggetti che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale connesso a situazioni giuridicamente tutelate, compresi i portatori di interessi pubblici e diffusi, hanno diritto di accesso ai relativi documenti amministrativi prodotti o detenuti stabilmente dall Unione Terre di Castelli, a eccezione di quelli da considerarsi riservati per disposizione di legge o per motivata e temporanea dichiarazione del Presidente dell Unione. Il diritto di accesso sussiste laddove sia ravvisabile un nesso di strumentalità tra la conoscenza del documento, quale mezzo per la difesa degli interessi, e il fine, inteso come tutela della situazione giuridicamente rilevante: è esercitabile sia in sede partecipativa al procedimento amministrativo sia quando attenga alla conoscenza di atti che abbiano spiegato effetti diretti o indiretti nei confronti dell istante. ART. 17 DIRITTO DI ACCESSO ALLE INFORMAZIONI IN MATERIA AMBIENTALE Le informazioni relative all ambiente sono rese disponibili a chiunque ne faccia richiesta, senza che questi debba dimostrare il proprio interesse. Per informazioni relative all ambiente si intende qualsiasi informazione disponibile in forma scritta, visiva, sonora o contenuta nelle basi di dati in merito allo stato delle acque, dell aria, del suolo, della fauna, della flora, del territorio e degli spazi naturali, nonché alle attività, incluse quelle nocive, o misure che indicono negativamente o possono incidere negativamente sugli stessi, nonché alle attività o misure destinate a tutelarli, ivi compresi misure amministrative e programmi di gestione dell ambiente. Relativamente alla tutela processuale, resta ferma la disciplina generale fissata dall art. 25, comma 5, della L. 241/1990. ART. 18 DESTINATARI DELLA DISCIPLINA Il diritto di accesso si esercita sugli atti di cui al successivo art. 19 nei confronti dell Unione, delle aziende speciali dell Unione e dei gestori di pubblici servizi. ART. 19 DOCUMENTO AMMINISTRATIVO Per documento amministrativo si intende qualunque rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie inerente al contenuto di atti, anche interni, concernenti l attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla loro natura pubblicistica o privatistica. Sono, pertanto, suscettibili di accesso gli atti riconducibili a tutte le tipologie di attività dell Ente; gli atti provenienti dai privati intervenuti nel procedimento possono formare oggetto di accesso qualora siano utilizzati e rilevanti nel procedimento stesso e non solo occasionalmente detenuti dall Ente. Il diritto di accesso è esercitatile sino a quando i soggetti di cui all art. 18 hanno l obbligo di detenere i documenti cui si chiede di accedere. Non sono accessibili le informazioni che non abbiano forma di documento amministrativo. Non sono ammissibili istanze di accesso preordinate a un controllo generalizzato dell operato dell Unione Terre di Castelli. Per quanto non espressamente previsto dal presente articolo in ordine alla definizione e alla conservazione del documento amministrativo, si fa espresso rinvio a quanto stabilito dal Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell archivio, approvato con deliberazione della Giunta dell Unione n. 11 del ART. 20 PROCEDIMENTO PER L ACCESSO Il procedimento per l accesso alla documentazione amministrativa deve concludersi nel termine di trenta giorni, decorrenti dalla data di acquisizione dell istanza formale all Unione Terre di Castelli mediante l assunzione al protocollo di arrivo e l attribuzione del relativo numero progressivo. Il procedimento si conclude con l adozione di un provvedimento espresso; in caso di silenzio dell Amministrazione, l accesso s intende negato. Il responsabile del procedimento per l accesso è il responsabile della struttura che, per i compiti a essa attribuiti dal Piano Esecutivo di Gestione (PEG), detiene le informazioni, i documenti e gli atti che sono oggetto della richiesta. Il responsabile della struttura può designare responsabile del procedimento per l accesso un proprio collaboratore. In ogni 8
9 caso, il responsabile della struttura designa il dipendente che è tenuto a sostituirlo nelle funzioni di responsabile del procedimento per l accesso in caso di assenza o di impedimento. Nel caso di atti infraprocedimentali, responsabile è colui a cui compete l adozione dell atto conclusivo. All autenticazione della copia dei documenti depositati presso gli uffici provvede il responsabile del procedimento. Sono attribuite alla Struttura Affari generali, in ragione delle competenze assegnate, le funzioni di: ricezione delle istanze di accesso e valutazione delle stesse ai fini della regolarità e della completezza; assegnazione alla struttura competente per materia; supporto giuridico-amministrativo a favore delle strutture dell Unione in ordine all espletamento del procedimento per l accesso; tenuta e conservazione del registro delle richieste di accesso di cui al successivo art. 47. ART. 21 ISTANZA DI ACCESSO Per esercitare il diritto di accesso l interessato presenta un istanza, anche verbale, indirizzata alla Struttura Affari generali, che provvederà a inoltrarla tempestivamente alla struttura competente per materia in quanto preposta all adozione dell atto conclusivo del procedimento o poichè stabilmente detentrice del documento. L istanza deve far emergere in maniera chiara e inequivocabile la sussistenza di tutti i requisiti previsti per l esercizio del diritto di accesso, escludendo ogni dubbio sull identità e legittimazione del richiedente, sull esistenza di un interesse personale e concreto, sull effettiva rilevanza dei documenti richiesti ai fini della tutela di una posizione giuridica, sulla facile individuazione dei documenti. Il richiedente, a corredo dell istanza, deve produrre copia fotostatica di un documento di identità. L accesso è consentito nell orario di apertura degli uffici al pubblico e si esercita mediante istanza verbale (informale) oppure mediante istanza scritta (formale). I tutori, i curatori, gli amministratori di sostegno e, più in generale, coloro i quali inoltrano la richiesta in rappresentanza di persone fisiche, giuridiche o di enti, devono produrre, oltre al documento di identificazione personale, idoneo titolo che attesti tale qualità. Nel caso di rappresentanza di persone fisiche - fatta eccezione per i casi testè indicati - il titolo consisterà in un atto di delega sottoscritto dall interessato e accompagnato dalla copia fotostatica del documento di identità del delegante. ART. 22 ACCESSO INFORMALE La richiesta è verbale e viene esaminata immediatamente e senza formalità, previo accertamento in ordine all identità dell istante o ai poteri di rappresentanza del soggetto interessato. Le informazioni sulle novità operative dell Unione, loro compiti e ubicazione, nonché sulle funzioni di altri enti e uffici pubblici che non siano dell Unione e loro sedi sono fornite prescindendo da qualsiasi formalità. Si prescinde, altresì, da qualsiasi formalità per le richieste, anch esse accolte istantaneamente, di consultazione della Gazzetta Ufficiale della Repubblica, della raccolta ufficiale delle leggi e dei regolamenti, del Bollettino Ufficiale della Regione, dello Statuto e dei regolamenti dell Unione. Anche le informazioni per usufruire dei servizi dell Unione o per attivare un qualsiasi procedimento amministrativo vengono fornite da tutte le unità operative su semplice richiesta verbale. L accesso informale è, inoltre, consentito qualora, in base alla natura del documento richiesto, non risulti l esistenza di controinteressati. ART. 23 ACCESSO FORMALE. COMUNICAZIONE DI AVVIO DEL PROCEDIMENTO L istanza scritta è presentata in carta semplice e deve contenere: gli estremi del documento richiesto o gli elementi che ne consentano l individuazione; la specificazione dell interesse connesso alla richiesta e, ove occorra, la comprova dello stesso; gli estremi anagrafici del richiedente comprovati da copia fotostatica di documento di identità. La richiesta può essere formulata anche a mezzo fax o in via telematica, secondo quanto disposto dal DPR 445/2000 e s.m.i., dal DPR 68/2005 e dal D.lgs. 82/2005. Essa è presentata nei seguenti casi: quando non è possibile l accoglimento immediato della richiesta in via informale; quando sorgono dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell interesse alla stregua delle informazioni e delle documentazioni fornite; quando sorgono dubbi sulla accessibilità del documento; in ogni caso in cui l interessato lo ritenga opportuno; in tale ipotesi l ufficio è tenuto a rilasciare ricevuta. La Struttura Affari generali, ricevuta l istanza, comunica l avvio del procedimento di accesso: al richiedente; ai soggetti che per legge devono intervenirvi; ai controinteressati, se individuati o facilmente individuabili. Ove l istanza sia irregolare o incompleta, la Struttura Affari generali, entro 10 (dieci) giorni, ne dà comunicazione al richiedente con raccomandata con avviso di ricevimento o con altro mezzo idoneo a comprare la ricezione. In tale caso, il termine di conclusione del procedimento viene interrotto e decorre nuovamente dal momento del perfezionamento dell istanza medesima, che dovrà intervenire entro 30 (trenta) giorni dal ricevimento della comunicazione di cui sopra; 9
10 trascorso inutilmente il termine, l istanza s intenderà abbandonata e l interessato dovrà presentare una nuova richiesta di accesso. La richiesta formale presentata ad amministrazione diversa da quella nei cui confronti va esercitato il diritto di accesso è dalla stessa amministrazione immediatamente trasmessa a quella competente; di tale trasmissione è data comunicazione all interessato. ART. 24 CONTROINTERESSATI Nel caso in cui il documento richiesto contenga informazioni riferite a terzi, identificati o facilmente identificabili, che dall esercizio del diritto di accesso vedrebbero compromesso il proprio diritto alla riservatezza, l Amministrazione è tenuta a fornire loro qualora facilmente reperibili notizia della richiesta mediante la comunicazione di avvio del procedimento nella forma della raccomandata con avviso di ricevimento o con altra forma idonea a comprovare la ricezione. L Amministrazione fisserà ai controinteressati un termine, pari a 10 (dieci) giorni dalla ricezione della comunicazione, entro il quale formulare eventuali osservazioni e memorie. Decorso inutilmente tale termine, l Amministrazione provvede sulla richiesta di accesso. Il responsabile del procedimento valuta la fondatezza della richiesta di accesso e delle osservazioni presentate. ART. 25 ACCOGLIMENTO DELLA RICHIESTA Il procedimento di accesso deve concludersi nel termine di trenta giorni decorrenti dalla presentazione dell istanza formale all Unione Terre di Castelli. Il responsabile del procedimento trasmette all interessato l atto di accoglimento della richiesta con l indicazione della sede, dell ufficio e del periodo di tempo entro il quale può prendere visione dei documenti e/o ottenere copia. Tale termine è determinato dalle esigenze di servizio e, comunque, non può essere inferiore a quindici giorni. Nel caso venga richiesta una copia autentica conforme all originale, si applicheranno le disposizioni vigenti in materia di bollo. L esame dei documenti avviene nell orario di ufficio, alla presenza, ove necessario, di personale addetto, ed è effettuato dal richiedente o da persona da questi incaricata di cui vanno specificate le generalità che devono essere registrate in calce alla richiesta. E possibile prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in visione. E vietato alterare con segni o qualsiasi altro modo i documenti presi in visione o asportarli in altro luogo; è fatta salva l applicazione delle norme penali. Per tutti i documenti amministrativi che vengono pubblicati integralmente all albo pretorio o ricevono analoghe forme di pubblicità, il diritto di accesso s intende già realizzato, salvo l obbligo per l Ente di consentire l acquisizione di copia. ART. 26 MODALITA DI ESERCIZIO Il diritto di accesso si esercita mediante visione e/o estrazione di copia dei documenti richiesti nonché degli altri documenti negli stessi richiamati e appartenenti al medesimo procedimento, fatte salve le eccezioni di legge e di regolamento. L Unione favorisce, altresì, l esercizio del diritto di accesso attraverso gli strumenti telematici e informatici, trasmettendo i documenti con modalità che non consentano di modificarli e/o alterarli, ai sensi dell art. 38 del DPR 445/2000 e s.m.i., del DPR 68/2005 e del D.lgs. 82/2005. L accesso si esercita sugli atti nello stato in cui si trovano: non è consentita la richiesta volta a estrapolare singoli dati da più documenti ovvero a ottenere documenti nuovi tramite apposita elaborazione. ART. 27 PREAVVISO DI RIGETTO L Amministrazione, ove ritenga di rispondere negativamente all istanza di accesso, ne dà tempestivamente preventiva comunicazione scritta al richiedente, ai sensi dell art. 10-bis della L. 241/1990 e s.m.i., che, entro dieci giorni, può presentare osservazioni scritte e documenti. Il termine di trenta giorni per la conclusione del procedimento decorre dalla data di ricezione delle osservazioni ovvero dalla scadenza dei dieci giorni. ART. 28 DOCUMENTI ESCLUSI DALL ACCESSO Il diritto di accesso è escluso: per l attività diretta all emanazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e programmazione, per i quali restano ferme le particolari norme che regolano la formazione; nei procedimenti tributari, per cui restano ferme le particolari norme che li regolano. In relazione all esigenza di salvaguardare la riservatezza di terzi, persone, gruppi di imprese, sono sottratte all accesso le seguenti categorie di documenti amministrativi: a) rapporti informativi sul personale dipendente dell Unione, limitatamente ai giudizi relativi alla personalità del dipendente; b) documenti personali comunque attinenti alle selezioni psico-attitudinali; c) accertamenti medico-legali e relativa documentazione; d) documenti relativi alla salute delle persone ovvero concernenti le condizioni psico-fisiche delle medesime; e) documenti caratteristici, matricolari e quelli concernenti situazioni private del dipendente; 10
11 f) documenti attinenti a procedimenti penali e disciplinari, nella parte relativa all attività istruttoria, in pendenza del procedimento; g) documenti attinenti a inchieste ispettive sommarie e formali; h) documenti attinenti ai provvedimenti di dispensa dal servizio; i) documenti relativi alla corrispondenza epistolare tra privati, all attività professionale, commerciale e industriale, nonché alla situazione finanziaria, economica e patrimoniale di persone, gruppi e imprese comunque utilizzati ai fini dell attività amministrativa; j) rapporti alla Procura Generale e alle Procure Regionali della Corte dei Conti e richieste o relazioni di dette procure ove siano nominativamente individuati soggetti per i quali si appalesa la sussistenza di responsabilità amministrative, contabili e penali; k) atti di promuovimento di azioni di responsabilità di fronte alla Procura Generale e alle Procure Regionali della Corte dei Conti nonché alle competenti autorità giudiziarie; l) pareri legali e consulenze richieste dalla pubblica amministrazione, fino a che non sia conclusa e non sia stata archiviata la relativa pratica. In particolare, sono sottratti all accesso i pareri resi in relazione a lite in potenza o in atto e la inerente corrispondenza nonchè gli atti defensionali e la inerente corrispondenza. Di norma, vi è assoggettabilità all accesso qualora la consulenza si inserisca in un apposita istruttoria procedimentale; vi è riservatezza nel caso in cui la consulenza si manifesti dopo l avvio di un procedimento (giudiziario, arbitrale, amministrativo) o dopo l inizio di attività precontenziose - in quanto il parere non è destinato a sfociare in una determinazione amministrativa finale - oppure laddove la richiesta intervenga in una fase successiva alla definizione del rapporto amministrativo all esito del procedimento ma precedente l instaurazione di un giudizio o l avvio dell eventuale procedimento precontenzioso; m) altri documenti contenenti dati sensibili ai sensi del D.lgs. 196/2003. E comunque garantita agli interessati la visione dei documenti di cui ai punti precedenti, la cui conoscenza sia necessaria per curare o difendere loro interessi giuridici e nella misura strettamente indispensabile. ART ACCESSO ALLA DOCUMENTAZIONE INERENTE LE PROCEDURE DI APPALTO Relativamente ai documenti riguardanti i procedimenti per l acquisizione di beni e/o di servizi o l affidamento di lavori, il responsabile del procedimento dovrà ponderare il diritto di accesso con il diritto degli altri operatori economici alla tutela delle informazioni riservate e dei segreti tecnici e/o commerciali, avuto riguardo all interesse pubblico connesso al mantenimento di una concorrenza leale nell ambito delle procedure di aggiudicazione degli appalti. In linea generale e astratta, l accesso andrà escluso allorché risulti preponderante l esigenza di salvaguardare la riservatezza di terzi, persone, gruppi od operatori economici, in ordine ai documenti la cui divulgazione possa costituire violazione del segreto industriale o della proprietà di brevetti ovvero possa ledere interessi di natura professionale, finanziaria o commerciale; fermo restando che, qualora la conoscenza degli atti sia necessaria per difendere interessi giuridici del richiedente, l accesso non può essere negato ma effettuato in forma ridotta mediante la sola presa visione. L Amministrazione dovrà, pertanto, accertare: - che gli atti richiesti si riferiscano a procedimenti amministrativi; - che l istante vanti una posizione giuridica soggettiva tutelata dall ordinamento su cui è in grado di incidere il provvedimento finale del procedimento cui ineriscono i documenti richiesti; - che i documenti richiesti siano effettivamente necessari per la difesa della posizione giuridica vantata dall istante. In ogni caso, a tutela del diritto imprenditoriale, dinnanzi a una motivata richiesta di accesso agli atti che implica l ostensione di dati relativi a imprese concorrenti, è fatto obbligo al responsabile del procedimento di escludere apponendo degli omissis le parti del documento inessenziali all interesse giuridico dell istante. Gli atti endoprocedimentali relativi alle procedure di gara per l acquisizione di beni e/o di servizi o l affidamento di lavori sono accessibili ad aggiudicazione intervenuta con provvedimento esecutivo e nell ipotesi in cui l istante dimostri un interesse giuridico concreto, diretto e attuale connesso al documento richiesto. Ai fini della valutazione in ordine alla sussistenza del diritto di accesso, non è considerato interesse diretto, concreto e attuale quello volto a un indagine di mercato su prezzi o altre condizioni praticate dagli operatori economici partecipanti a una procedura di gara; parimenti, difetta un interesse giuridicamente rilevante nel caso di accesso alla documentazione di una gara andata deserta, in quanto la richiesta si profila come istanza di informazioni non ricomprese nel diritto di accesso. In materia di appalti è, comunque, fatta salva la disciplina di cui all art. 13 del D.lgs. 163/06, che detta disposizioni sull accesso agli atti delle procedure di affidamento dei contratti pubblici. ART ACCESSO ALLA DOCUMENTAZIONE INERENTE LE PROCEDURE CONCORSUALI I candidati possono esercitare il diritto di accesso agli atti della procedura di concorso se vi abbiano interesse per la tutela di situazioni giuridiche direttamente rilevanti. A tal fine, sono considerati atti della procedura i verbali relativi alle operazioni concorsuali e gli elaborati redatti dal richiedente, nonché, limitatamente alla possibilità di prenderne visione, gli elaborati redatti dai candidati idonei. Il rilascio di copie delle prove elaborate dai candidati risultati idonei sarà concesso qualora dalla motivazione dell istanza di accesso 11
12 ovvero a seguito della conoscenza dei documenti, emerga che la copia delle prove è necessaria ai fini di una tutela effettiva, quale ad esempio quella giurisdizionale. Non è consentito l accesso agli atti di una fase concorsuale alla quale il candidato non abbia partecipato, ovvero quando la richiesta sia presentata in termini che non risultino congrui in relazione all esigenza di tutela di situazioni giuridiche direttamente rilevanti. L esercizio del diritto di accesso può essere differito al termine della procedura di concorso per esigenze organizzative, di ordine e di speditezza della procedura medesima; inoltre, esso può essere circoscritto a un numero limitato di elaborati, individuati in base a criteri di ragionevolezza, qualora il numero elevato di documenti richiesti possa provocare grave nocumento allo svolgimento dell attività amministrativa. ART. 31 ACCESSO ALLA DOCUMENTAZIONE CONTENENTE DATI SENSIBILI, GIUDIZIARI e SUPERSENSIBILI Le richieste di accesso a documenti contenenti dati sensibili (dati idonei a rivelare l origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche o l adesione a partiti, associazioni od organizzazioni a carattere sindacale, politico, religioso, filosofico) o giudiziari (dati idonei a rivelare provvedimenti in materia di casellario giudiziale, di carichi pendenti, o la qualità di indagato o di imputato) riconducibili a soggetti diversi dall istante devono essere sempre formali e dettagliatamente motivate. Tali documenti sono accessibili solo nei limiti in cui la conoscenza degli stessi sia strettamente indispensabile per la tutela e la difesa degli interessi giuridici dell istante, ferma restando l eventuale procedura di cui al precedente art. 24. Nell ipotesi in cui la richiesta sia diretta a conoscere il contenuto di documenti concernenti dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale (cd. dati supersensibili) di terzi, l accesso è consentito unicamente ex art. 60 del D.lgs. 193/06 se la situazione giuridicamente rilevante che il richiedente intende far valere sia di rango almeno pari ai diritti del soggetto cui siano riferiti i dati ovvero consista in un diritto della personalità o in un altro diritto fondamentale o inviolabile (cd. principio del pari rango). Il richiedente, in tale caso, ha l onere di comprovare il rango dell interesse sotteso all istanza e l indispensabilità del documento richiesto al fine indicato. Il responsabile del procedimento dovrà valutare l ammissibilità della richiesta, bilanciando gli interessi delle parti. Ai sensi dell art. 24 della Legge 241/90 e s.m.i. sono ammesse forme di accesso parziali consistenti nel rilascio di documenti dai quali siano stati omessi dati personali relativi a terzi non indispensabili ai fini della tutela della posizione giuridica del richiedente. ART. 32 RIFIUTO ALL ACCESSO PER L ESIGENZA DI SALVAGUARDARE L ORDINE PUBBLICO E LA PREVENZIONE E REPRESSIONE DELLA CRIMINALITA Sono esclusi dall accesso tutti i documenti amministrativi relativi alle misure di sicurezza attuate nell ambito dell Unione. ART. 33 RIFIUTO PER INACCESSIBILITA DEI REGISTRI RISERVATI E escluso l accesso al protocollo degli atti riservati, così come individuati dal Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell archivio (approvato con deliberazione della Giunta dell Unione n. 11 del ), nonché ai registri riservati per legge. L accesso ai documenti di cui al comma 1 potrà essere ammesso solo per comprovati motivi di studio o di ricerca storica o statistica. ART. 34 DIFFERIMENTO DELL ACCESSO Il Presidente dell Unione, sentita la Giunta, può differire l accesso ad alcune categorie di documenti, allorquando la conoscenza di essi possa impedire o gravemente ostacolare lo svolgimento dell azione amministrativa. Nell atto che dispone il differimento vengono indicate la motivazione e la durata. Ove sia sufficiente il ricorso al potere di differimento non è consentito negare o limitare l accesso ai sensi del presente regolamento. ART. 35 LIMITAZIONE ALL ACCESSO Se il documento ha solamente in parte carattere riservato, il cittadino ha diritto di ottenere un estratto che ometta la parte riservata. Per gli atti e i documenti riguardanti la concessione di sussidi e provvidenze, per effetto di particolari motivazioni connesse con lo stato di necessità e/o di salute, l accesso al documento può essere limitato relativamente ai motivi. Per i documenti contenenti esposti o denunce, l accesso può essere limitato al contenuto dell atto, previa mascheratura delle generalità dell autore dell esposto o della denuncia. ART. 36 ACCESSO AI SENSI DELL ART. 391-QUATER CODICE DI PROCEDURA PENALE Quando l accesso sia richiesto da un legale per lo svolgimento del proprio mandato difensivo nei confronti di imputati in procedimenti penali, il responsabile del procedimento, verificata la qualità del richiedente attraverso l esibizione del mandato, accoglie la domanda consentendo al legale sia la visione che l estrazione di copia dei documenti richiesti. 12
13 ART. 37 ADOZIONE DI MISURE PER LA TUTELA DELLA RISERVATEZZA DEI DATI CONTENUTI NEI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI L Unione adotta ogni misura utile a garantire la tutela dei dati personali contenuti nei documenti amministrativi gestiti nell ambito dell attività procedimentale. In relazione ai procedimenti di accesso agli atti, il responsabile del procedimento tiene conto della tutela dei dati personali presenti nei documenti richiesti, nel rispetto di quanto stabilito dal D.lgs. 196/2003, dal Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari (approvato con deliberazione del Consiglio dell Unione n. 47 del ) e dal Documento Programmatico sulla Sicurezza (approvato con deliberazione della Giunta dell Unione n. 70 del ). In particolare, per quanto riguarda il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale, l accesso agli atti e' consentito soltanto se la situazione giuridicamente rilevante, che l interessato intende tutelare con l esercizio del diritto di accesso, sia di rango almeno pari ai diritti di colui dei cui dati si tratta, ovvero consiste in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile. ART. 38 RITIRO DEI DOCUMENTI Il ritiro della copia dei documenti e degli atti può essere effettuato da un incaricato indicato dall interessato, le cui generalità sono trascritte nella richiesta scritta di accesso. Trascorsi inutilmente quindici giorni dalla scadenza del termine per il ritiro della copia, la richiesta scritta è archiviata. ART. 39 DILAZIONE DEL TERMINE Per i procedimenti che hanno inizio nel periodo compreso tra il venti dicembre e il dieci gennaio ovvero dal primo luglio al trentuno agosto ovvero qualora il numero delle richieste sia tale da impedire o gravemente ostacolare il lavoro delle unità operative interessate, i termini di cui alla Parte II del presente regolamento possono essere aumentati sino al doppio, previa comunicazione del responsabile del procedimento. ART. 40 TUTELA GIURIDIZIONALE La decisione dell esclusione, della limitazione e del differimento dell accesso deve contenere le informazioni sugli strumenti di tutela giurisdizionale cui l interessato ha diritto. Avverso le determinazioni concernenti il diritto di accesso e contro il silenzio-diniego, è dato ricorso, nel termine di trenta giorni, al Difensore civico dell Unione. L istanza è presentata in carta semplice e deve contenere gli estremi di identificazione del documento per cui è richiesto l accesso, dei motivi alla base della richiesta nonché copia dell atto di rigetto, limitazione o differimento dell istanza. Il Difensore civico si pronuncia entro trenta giorni dal ricevimento dell istanza; decorso inutilmente tale termine, il ricorso si intende rigettato. Se il Difensore civico ritiene illegittimo il diniego, il differimento o la limitazione dell accesso, ne informa il richiedente e lo comunica all organo competente dell Unione. Qualora non venga emanato un provvedimento confermativo motivato entro trenta giorni, l accesso è consentito. Nel medesimo termine di trenta giorni, contro il provvedimento di limitazione, diniego o differimento dell accesso, è dato ricorso al Tribunale Amministrativo Regionale, il quale decide in camera di consiglio entro trenta giorni dalla scadenza del termine per il deposito del ricorso, uditi i difensori delle parti che ne abbiano fatto richiesta. Nei giudizi in materia di accesso, le parti possono stare in giudizio personalmente senza la necessità di un difensore. L Unione può stare in giudizio nella persona di un dipendente avente la qualifica di responsabile di struttura, sulla base di un atto autorizzatorio di portata generale e in esecuzione di apposita deliberazione della Giunta, con cui la stessa, quale organo competente, decide in ordine al tipo di difesa tecnica da assumere nella singola controversia e individua il responsabile di struttura investito della difesa tecnica dell amministrazione. La decisione del TAR è appellabile, entro il termine di trenta giorni dalla notifica della stessa, al Consiglio di Stato, il quale decide con le medesime modalità e negli stessi termini. In caso di totale o parziale accoglimento del ricorso il giudice amministrativo, sussistendone i presupposti, ordina l esibizione dei documenti richiesti. Il ricorso al Difensore civico non preclude la successiva azione in sede giurisdizionale. ART. 41 TARIFFE PER L ACCESSO L esame dei documenti è gratuito. Il rilascio di copia è subordinato al rimborso del costo di riproduzione, nonché al versamento delle spese d ufficio per documenti sullo stato dell ambiente e dei diritti di ricerca e visura per gli altri atti. Spetta alla Giunta determinare annualmente il costo di riproduzione dei documenti e dei diritti di ricerca e visura. Il versamento a favore dell Unione delle somme di cui al comma 1 deve essere provato all atto del ritiro dei documenti. Sono fatte salve le disposizioni vigenti in materia di imposta di bollo. ART. 42 ACCESSO ALLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA DA PARTE DI SOGGETTI PUBBLICI L acquisizione di documenti amministrativi da parte di soggetti pubblici, ove non rientrante nella previsione di cui all art. 43, comma 2, del DPR 445/00, si informa al principio di leale cooperazione istituzionale, ferme restando le limitazioni previste dalle disposizioni in materia di protezione dei dati personali. 13
14 ART. 43 DIRITTO DI ACCESSO DEL REVISORE DEI CONTI Il diritto di accesso agli atti e ai documenti dell Unione viene esercitato dal revisore dei conti presso il Responsabile della Struttura Affari generali, su semplice richiesta in tempi e con modalità da concordare. ART. 44 DIRITTO DI ACCESSO DEI CONSIGLIERI: TEMPI E MODALITA Il diritto di accesso ai documenti amministrativi dei Consiglieri dell Unione è disciplinato dalle leggi e dal regolamento per gli organi collegiali e si esplica nelle forme del presente regolamento salvo le disposizioni speciali di legge. I Consiglieri dell Unione hanno diritto di ottenere dagli uffici, dagli enti e dalle aziende dipendenti dall Unione tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, nello stato in cui sono disponibili, utili all espletamento del loro mandato, nei limiti di ragionevolezza e proporzionalità. Essi, per l espletamento del mandato, hanno altresì diritto di accesso a tutti i documenti amministrativi di cui al presente regolamento. L esercizio del diritto di cui al comma 1, nel periodo che intercorre dalla convocazione alla seduta del Consiglio, in relazione a notizie e informazioni correlate agli affari iscritti all ordine del giorno, avviene in maniera immediata alla presentazione della richiesta anche verbale, al Responsabile della Struttura Affari generali e può eccezionalmente essere differito purché in termini in ogni caso utili, solo per gravi motivi relativi al funzionamento dell ufficio. In tale occasione e con le stesse modalità, i Consiglieri possono esercitare il diritto di accesso mediante l esame dei documenti, comunque attinenti agli affari dell ordine del giorno, che non siano contenuti nei relativi fascicoli in visione. In ogni altro caso, Il Responsabile della Struttura Affari generali concorda con i Consiglieri i tempi e le modalità per l esame dei documenti e degli atti e per il rilascio di copie. Il rilascio ai Consiglieri di copia degli atti e dei documenti è esonerato dal pagamento dell imposta di bollo e di qualsiasi altro diritto. ART. 45 ACCESSO DEI CONSIGLIERI AGLI ATTI RISERVATI Non può essere inibito ai Consiglieri l esercizio del diritto di accesso agli atti interni, ai documenti dichiarati riservati, agli atti preparatori, agli atti inaccessibili, differiti e limitati. I Consiglieri sono tenuti al segreto nei casi specificamente previsti dalla legge. Non è consentito ai Consiglieri l uso delle informazioni e delle copie dei documenti ottenute per fini diversi dall espletamento del mandato. ART. 46 DIRITTO DI ACCESSO DEL DIFENSORE CIVICO Il Difensore civico ha diritto di accesso ai documenti amministrativi formati o detenuti dall Unione ed esercita tale facoltà mediante semplice richiesta al Responsabile della Struttura Affari generali, che provvede nel più breve tempo possibile e con le modalità concordate con il medesimo. Il Difensore civico ha, altresì, accesso alle altre informazioni disponibili utili allo svolgimento del proprio incarico. Ove al Difensore civico siano sottoposte questioni relative a liti o contrasti tra cittadini, il medesimo è tenuto a non comunicare o diffondere dati che possano pregiudicare la riservatezza delle parti ovvero agevolare una di esse o condizionare l esito della lite o del contrasto. ART. 47 TENUTA DI UN REGISTRO La Struttura Affari generali istituisce un registro di tutte le richieste di accesso formale e informale presentate dai cittadini, dai Consiglieri, dagli Assessori, annotandone a margine l esito. ART. 48 RINVIO ALLA NORMATIVA VIGENTE Per quanto non espressamente previsto nel vigente regolamento si applicheranno tutte le norme vigenti in materia. La modifica di norme legislative vigenti o l emanazione di nuove implicherà la loro immediata applicazione, con adeguamento del presente regolamento entro sei mesi. ART. 49 ENTRATA IN VIGORE e COORDINAMENTO CON ALTRE FONTI REGOLAMENTARI DELL ENTE Il presente regolamento entra in vigore con l esecutività della deliberazione che lo approva. Al medesimo vengono assicurate le forme di pubblicità previste dalla Legge e dallo Statuto, al fine di garantirne la generale conoscenza e/o conoscibilità. L entrata in vigore del presente regolamento comporta la contestuale abrogazione delle norme disciplinanti il diritto di accesso alla documentazione amministrativa contenute in altri regolamenti dell Ente. La succitata disciplina trova attuazione anche in relazione alle eventuali modificazioni e/o integrazioni che dovessero essere apportate al presente regolamento. 14