Source: http://www.agid.gov.it/domande-frequenti
Timestamp: 2017-06-25 17:27:25+00:00
Document Index: 151480052

Matched Legal Cases: ['art. 17', 'art. 43', 'art. 7', 'art.44', 'art.55', 'art.1', 'art.35', 'art.55', 'art.55', 'art. 47', 'art. 16', 'art. 53', 'art 4', 'art 3', 'art.5', 'art. 5', 'art.53', 'art 52', 'art.53', 'art.53', 'art.50', 'art. 50', 'art 53']

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Un Ente Creditore è obbligato ad allegare all’avviso analogico il bollettino postale?
Un Ente Creditore, per incassare quanto di propria spettanza, può in via autonoma, secondo le proprie scelte gestionali, censire sul sistema pagoPA indifferentemente conti correnti bancari e/o postali, fermo restando che ogni amministrazione ha la facoltà e non anche l’obbligo di intrattenere un rapporto di conto corrente con Poste Italiane s.p.a., in aggiunta al servizio di tesoreria e cassa.Inoltre, appare opportuno precisare che un Ente Cre
Quali sono le società a controllo pubblico obbligate ad aderire al Nodo?
Come già ricordato, il D.lgs n. 179/2016 (G.U. n. 214 del 13.9.2016) ha modificato l’articolo 2, comma 2, del CAD introducendo nel perimetro soggettivo del CAD anche le società a controllo pubblico, come definite nel decreto legislativo adottato in attuazione dell’articolo 18 della legge n. 124 del 2015, escluse le società quotate. Il D.lgs n. 175/2016, all’articolo 2, lettera m), ha delineato il concetto di società a controllo pubblico.
Qual’è l’ambito soggettivo di applicazione dell’articolo 5 del CAD?
Il D.lgs n. 179/2016 (G.U. n. 214 del 13.9.2016) ha ri-formulato l’articolo 5 del CAD e ha mantenuto inalterato e in vigore l’articolo 15, comma 5bis, del D.L.
Per identificare i soggetti obbligati ad aderire al Sistema pagoPA è necessario fare riferimento sia all’articolo 5 del CAD, sia all’articolo 15, comma 5bis, del D.L. 179/2012 come convertito in legge, poiché tale secondo articolo stabilisce che le pubbliche amministrazioni sono obbligate ad aderire all’infrastruttura del Nodo dei Pagamenti-SPC.
Il D.lgs n. 179/2016 (G.U. n. 214 del 13.9.2016) ha ri-formulato l’articolo 5 del CAD e ha mantenuto inalterato e in vigore l’articolo 15, comma 5bis, del D.L. 179/2012, già convertito in legge, che stabilisce che le pubbliche amministrazioni sono obbligate ad aderire all’infrastruttura del Nodo dei Pagamenti-SPC.
Il Sistema pagoPA garantisce il rispetto del divieto di surcharge?
Il Sistema pagoPA rappresenta uno progetto ambizioso, strategico e innovativo che introduce semplicità nei rapporti, valorizzando trasparenza, concorrenza e autonomia, sia nel settore pubblico che in quello privato, e mira a rendere più efficace la PA senza rinunciare a politiche di contenimento della spesa.Con pagoPA, l’utente non è più chiamato ad eseguire il pagamento attenendosi alle indicazioni di pagamento impartitegli dalla singola pubb
Con la sola adesione a pagoPA, la PA può facilitare i rapporti con i suoi utenti, sfruttando le opportunità proprie dell’uso delle carte, senza alcun convenzionamento per lo specifico strumento e senza alcun costo connesso per le c.d.
Per la nozione di pubblica amministrazione, si rinvia a quanto già ampiamente dettagliato dal Ministero dell’Economia e delle Finanze e della Presidenza del Consiglio dei Ministri con la circolare interpretativa n.
Attraverso l’interazione tra la PA e il PSP aderente, il pagamento eseguito con pagoPA ha efficacia liberatoria per l’utente, oltre che del pagamento effettuato, anche della posizione debitoria sottostante, ancorché tale pagamento non sia eseguito presso l’ente o presso la banca tesoriera e/o cassiera dell’ente stesso.All’esito dell’operazione di pagamento, il PSP aderente, di norma, rilascia all’utente pagatore la ricevuta telematica (RT) che
Premesso che il portale “impresainungiorno.gov.it” è stato validamente integrato con le funzionalità di pagamento elettronico del sistema pagoPA:a) i Comuni che hanno già in essere una collaborazione con la Camera di Commercio per lo svolgimento delle funzioni del SUAP attraverso “impresainungiorno.gov.it” e che già ricevevano tramite tale portale pagamenti in loro favore, risultano di conseguenza già in regola con l’adesione al sistema “pago
Al momento, pagoPA non gestisce lo strumento di pagamento dell’F24 che resta obbligatorio per le PA in fase di incasso solo ed esclusivamente se sussiste una normativa che obbliga all’uso esclusivo dell’F24 per gli incassi di quello specifico servizio. Come noto, lo strumento F24, a prescindere da chi sia la PA erogatrice del servizio richiesto dal cittadino, vede come unico beneficiario del relativo pagamento l’Agenzia delle Entrate.
Il codice IUV è un elemento strutturale dell’intero sistema pagoPA, non solo per la sua capacità di richiamane l’IBAN di accredito selezionato dall’Ente creditore per quella specifica operazione di pagamento, ma soprattutto perché consente all’Utente di eseguire il pagamento presso i PSP aderenti al Nodo (c.d.
Le PA obbligate all’adesione al Nodo dei Pagamenti-SPC, devono formalizzare la propria adesione entro il 31.12.2015 e inviare, altresì il piano di attivazione entro il 31.12.2015. Sul sito dell’AGID sono pubblicati i template per l’adesione e per la pianificazione delle attività propedeutiche all'avvio in esercizio. L’AGID ha vol
Un Ente Creditore, sia esso una PA o un Gestore di pubblici servizi, nell’adesione al Nodo dei pagamenti-SPC ha tre possibilità:
Il Nodo dei Pagamenti-SPC è aperto all’adesione anche dei gestori di pubblici servizi e dunque anche ai soggetti iscritti nell’albo di cui all’articolo 53, comma 1, del D.Lgs n.446/1997 che consente alle PA di affidare a terzi le attività di accertamento, liquidazione e riscossione delle entrate.In merito, si puntualizza che: i) i soggetti iscritti nell’albo già indicato, ove aderenti al sistema pagoPA, risulteranno beneficiari delle operazion
Il Nodo dei Pagamenti-SPC rappresenta l’infrastruttura tecnica attraverso la quale i PSP aderenti, connettendosi ad un solo punto, si interfacciano con tutte le PA aderenti e ottengono ogni informazione necessaria all’operazione di pagamento, ivi inclusa la verifica della spettanza del pagamento e l’aggiornamento dell’importo dovuto.
I soggetti sottoposti all’ambito applicativo del CAD hanno l’obbligo di mettere a disposizione degli utenti i pagamenti elettronici attraverso l’infrastruttura del Nodo dei Pagamenti-SPC.
Lo schema di pagamento tramite il Nodo prevede la partecipazione de:
Il Decreto legislativo n. 11/2010, con cui è stata recepita in Italia la direttiva europea sui servizi di pagamento (nota come PSD), all’art. 17, rubricato “irrevocabilità di un ordine di pagamento”, stabilisce in via generale l’irrevocabilità dell’ordine di pagamento una volta che tale ordine sia stato ricevuto dal PSP.
In coerenza con l’obiettivo del Nodo dei Pagamenti-SPC di garantire il libero mercato dei PSP, l’AgID ha stabilito nelle Linee Guida che anche i PSP non nazionali possano aderire al sistema per erogare servizi di pagamento agli utenti della PA italiana, a condizione che risultino rispettati i processi di pagamento SEPA delineati nelle Linee Guida stesse.
Con l’adesione al Nodo per i PSP cambiano le tempistiche di esecuzione delle operazioni di pagamento?
Le Linee Guida, in quanto normativa secondaria, hanno come presupposto le disposizioni primarie in materia di pagamenti, ivi incluso il D.Lgs. n 11/2010.
Sono una PA, per aderire al Nodo dei Pagamenti-SPC il mio tesoriere o cassiere deve essere aderente a sua volta?
L’adesione al Nodo dei Pagamenti-SPC non è connessa con il servizio di tesoreria e cassa. In sede di adesione l’Ente dovrà indicare gli IBAN dei conti correnti bancari e/o postali che intende accreditare attraverso le funzionalità del Nodo dei Pagamenti-SPC. Tali conti correnti potranno essere accreditati a prescindere che il relativo Prestatore di Servizi di Pagamento sia o meno aderente al Nodo.
In forza di quanto previsto dall’articolo 15, comma 5 bis, del Decreto Legge n. 179/2012, l’adesione al Nodo dei Pagamenti-SPC è obbligatoria a prescindere dal fatto che l’Ente abbia già delle modalità elettroniche di pagamento messe a disposizione della propria utenza.
Come previsto dal modello di funzionamento, le Pubbliche Amministrazioni, i Gestori di Servizi Pubblici e i Prestatori di Servizi di Pagamento possono aderire beneficiando dell’attività di interfacciamento con il Nodo dei Pagamenti-SPC già posta in essere dal altri soggetti aderenti (c.d.
Quali sono le procedure di adesione?
L’adesione al Nodo dei Pagamenti-SPC avviene con procedure e modalità definite dall’AgID e disciplinate nelle Linee Guida. L’iter è differenziato per tipologia di soggetto aderente (Pubblica Amministrazione, Gestore di servizi pubblici, Prestatori di Servizi di Pagamento) e può avvenire in modalità diretta oppure in modalità indiretta, ossia tramite Intermediari Tecnologici.
Con l’adesione al Nodo dei Pagamenti-SPC la PA può automaticamente, senza costi aggiuntivi né necessità di convenzionamenti con i PSP, mettere a disposizione del cittadino i seguenti strumenti e canali di pagamento elettronico:
La piattaforma tecnologica del Nodo dei Pagamenti-SPC è attiva e funzionante dal 2012 mentre l’obbligo dei soggetti sottoposti all’applicazione del CAD di consentire agli utenti (cittadini, imprese e professionisti) di eseguire con mezzi elettronici il pagamento di quanto a qualsiasi titolo dovuto alla pubblica amministrazione è in vigore dal 1° giugno 2013.
Ai sensi dell’articolo 15, comma 5bis, del D.L. 179/2012 come convertito in legge, le pubbliche amministrazioni sono obbligata ad aderire all’infrastruttura del Nodo dei Pagamenti-SPC mentre l’adesione resta facoltativa da parte dei gestori di pubblici servizi e dei prestatori di servizi di pagamento.
Il Nodo dei Pagamenti-SPC è un’infrastruttura tecnologica unitaria, basata su regole e specifiche standard, che offre una modalità semplificata e uniforme per garantire l'interoperabilitá tra le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi aderenti per l’effettuazione dei pagamenti verso la PA.
Riferimenti normativi per i pagamenti elettronici alla PA
In forza della nuova riformulazione dell’articolo 5 del Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al D.Lgs. n. 82/2005, le pubbliche amministrazioni (centrali e locali), sono chiamate già dal 1° giugno 2013 a consentire agli utenti (cittadini, imprese e professionisti) di eseguire con mezzi elettronici il pagamento di quanto a qualsiasi titolo dovuto alla pubblica amministrazione.
Il Fascicolo Informatico, all’interno del sistema di gestione informatica delle Amministrazioni, rappresenta, almeno da un punto di vista logico, il contenitore virtuale in cui mantenere l’associazione di tutti i “Documenti Amministrativi Informatici” associati ad uno specifico procedimento amministrativo. Quali sono le motivazione che conducono alla scelta tra le diverse firme (FEA,FEQ e FD)?
La Firma Digitale è un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. Cos’è una Firma Elettronica Qualificata?
La Firma Elettronica Qualificata (di seguito FEQ) garantisce tutte le caratteristiche della Firma Elettronica Avanzata ed inoltre è basata su un certificato qualificato (rilasciato da un Certificatore accreditato dall’AgID). Nell’utilizzo della FEQ, il firmatario deve utilizzare un dispositivo sicuro con le caratteristiche identificate dalla norma. Cos’è una Firma Elettronica Avanzata?
La Firma Elettronica Avanzata (di seguito FEA) è l’insieme di dati in forma elettronica, allegati oppure connessi a un documento informatico, che consentono l'identificazione del firmatario del documento.
Quali sono le modalità per lo scambio di “Documento Amministrativo Informatico”? Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza.
Cosa si intende per “insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati”?
Il termini è utilizzato nella norma per indicare uno dei possibili modi di formare un “Documento Amministrativo Informatico”, nel dettaglio l’“insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati”, indica il risultato di una scrittura/modifica o un’estrazione eseguita sulle basi di dati a disposizione della Pubblica Amministrazione. Cosa si intende per “registrazione informatica delle informazioni"?
Per “registrazione informatica” si definisce l’insieme delle informazioni risultanti da transazioni informatiche o dalla presentazione in via telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili in vario modo all’utente.
In che modo assicurare l’immodificabilità dei Documenti Amministrativi Informatici?
Le modalità per assicurare l’immodificabilità dei Documenti Amministrativi Informatici (di seguito DAI) dipendono dalla natura dello stesso, e nello specifico:
Cosa si intende per immodificabilità dei "Documenti Amministrativi Informatici"?
L’immodificabilità è la caratteristica che rende il contenuto del documento informatico, e di conseguenza il “Documento Amministrativo Informatico”, non alterabile nella forma e nel contenuto durante l’intero ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella conservazione del documento stesso. Il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se formato in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi Quali sono le caratteristiche di un “Documento Amministrativo Informatico”?
La rappresentazione elettronica di un Documento Amministrativo Informatico deve essere: Come è possibile formare un “Documento Amministrativo Informatico”?
La formazione di un Documento Amministrativo Informatico è conseguenza di una delle seguenti circostanze: Cosa si intende per “Documento Amministrativo Informatico”?
Il Documento Informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.Con “Documento Amministrativo Informatico” (di seguito DAI) si identificano gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su diversi o identici tipi di supporto, duplic
Entro quando devono essere applicate le disposizioni del DPCM 13/11/2014?
Cosa deve fare una pubblica amministrazione per applicare le disposizioni del DPCM 13/11/2014?
Poiché il documento amministrativo informatico e il fascicolo informatico sono identificati e trattati nel sistema di gestione informatica dei documenti con le modalità descritte nel manuale di gestione, il responsabile della gestione documentale dovrà verificare la coerenza tra le regole tecniche disposte dal DPCM 13/11/2014 e quanto già descritto nel manuale di gestione.
Che relazione c’è tra il DPCM 13/11/2014 e il Codice dell’Amministrazione Digitale?
Il DPCM 13/11/2014 definisce le regole tecniche necessarie per attuare quanto specificato negli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40 (comma 1), 41, e 71 (comma 1) del Codice dell’Amministrazione Digitale (di seguito CAD) (dl 82/2005). L’art.
Chi è tenuto ad applicare le disposizioni dettate dal DPCM 13/11/2014?
Le disposizioni del DPCM 13/11/2014 si applicano a:
Cosa tratta il DPCM 13/11/2014?
Il DPCM 13/11/2014 definisce le regole tecniche per i documenti informatici, per i documenti amministrativi informatici e per il fascicolo informatico, in accordo con quanto stabilito dal Codice dell’Amministrazione Digitale.Più precisamente, il decreto stabilisce (1) le regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, Accessibilità, domande frequenti
È possibile utilizzare un software di di riconoscimento del testo (OCR, dall'inglese "optical character recognition") per modificare un documento disponibile solamente in formato digitale non accessibile e aggiungere adeguati elementi e attributi al suo interno per renderlo leggibile alle tecnologie assistive.
L'Ente è responsabile dei documenti pubblicati nel proprio sito istituzionale, anche se forniti da altre amministrazioni, pertanto è necessario rispettare quanto indicato nell'Allegato A del DM 8 luglio 2005 e, in particolare, quanto indicato nella parte “Verifica del formato e contenuto dei documenti” de
Siamo un ente pubblico e siamo in possesso di documenti scansionati (per esempio, documento cartaceo scansionato). Possiamo pubblicare nel nostro sito tale tipologia di documenti? La normativa italiana (vedi Legge 4/2004) prevede che i siti web pubblici, compresi i documenti in essi pubblicati, siano accessibili a tutti, anche alle persone che, a causa di disabilità, debbano usufruire di supporti e/o tecnologie assistive per accedere alle informazioni.
Cosa si intende per processi completi accessibili?
Come indicato nell'allegato A del DM 8 luglio 2005 (aggiornato dal DM 20 marzo 2013) "quando un servizio è erogato mediante un processo che si sviluppa su più pagine web allora tutte le pagine web ad esso relative devono essere conformi anche quando tali pagine si trovano su siti diversi".
È consentito l'utilizzo degli iframe?
L'allegato A del DM 8 luglio 2005 (aggiornato dal DM 20 marzo 2013) consente l’utilizzo di specifiche quali per esempio HTML5 e le versioni Transitional di HTML 4.01 e XHTML 1.0, permettendo così di utilizzare iframe. Si consiglia però utilizzare gli iframe per oggetti quali, per esempio, mappe, pulsanti social, widget.
Posso sviluppare un sito in HTML5?
Indice del Pacchetto di Archiviazione e metadati
Le indicazioni contenute nell’allegato 5 si riferiscono ai metadati minimi del documento informatico mentre per la struttura dell’IdC è necessario fare riferimento allo standard UNI 11386:2010.
Indice del pacchetto di conservazione e riferimento temporale L’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi è obbligatoria per i documenti fiscali e per alcune particolari tipologie documentali come il Libro unico del lavoro, mentre è facoltativa, anche se assolutamente consigliabile, per le altre tipologie di documenti.
Allegati alle regole tecniche in materia di sistema di conservazione
Sia le disposizioni del DPCM 3 dicembre 2013, recante le Regole tecniche in materia di sistema di conservazione, che quelle contenute nei relativi allegati sono da estendersi anche ai privati.
Caratteristiche del rapporto di versamento Il rapporto di versamento deve contenere un riferimento temporale, specificato con riferimento al Tempo universale coordinato (UTC).
Struttura e rappresentazione dell'Indice del pacchetto di achiviazione
Si deve adottare la struttura indicata nello standard UNI 11386:2010. L’allegato 4 in lingua italiana ha il solo scopo di facilitare la comprensione dello standard suddetto.
Sottoscrizione del pacchetto di archiviazione Si, purché nella descrizione delle modalità di predisposizione del pacchetto di archiviazione riportate nel manuale di conservazione sia specificato che il responsabile della conservazione autorizza il soggetto alla sottoscrizione del pacchetto di archiviazione (ad esempio può essere autorizzato il Responsabile del servizio di conservazione).
Conservazione della posta elettronica
Premesso che tra i documenti informatici oggetto di conservazione rientrano i messaggi di posta elettronica, occorre considerare l’ambito soggettivo al quale si intende far riferimento; infatti per i soggetti privati è sufficiente applicare la regolamentazione attuativa prevista dal DPCM 3 dicembre 2013 in materia di
Il processo di conservazione dei documenti fiscali segue il processo di conservazione dei documenti informatici descritto nel DPCM 3 dicembre 2013 in materia di sistemi di conservazione, differenziandosene solo per l’obbligo di apposizione del riferimento temporale sul pacchetto di archiviazione per i documenti fiscali.
I documenti informatici a rilevanza fiscale, come stabilito nel DM del MEF del 17 giugno 2014, devono essere conservati in modo tale che: a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell'amministrazione digitale e delle relative regole tecniche ( DPCM 3 dicembre 2013 in materia di sistemi di conservazione) e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;b) siano consentite le funzioni
No, il ruolo di Responsabile della conservazione può essere ricoperto esclusivamente da una persona fisica alle dipendenze del soggetto produttore dei documenti da conservare, che affida le attività di conservazione al Responsabile del servizio di conservazione.
Si, infatti l’articolo 5, comma 3, del DPCM 3/12/2013 inerente i sistemi di conservazione prevede l’obbligo per le Pubbliche Amministrazioni di affidare il processo di conservazione ai soggetti accreditati, di cui all’articolo 44-bis del Codice dell’Amministrazione Digitale.
Il DPCM 3/12/2013 inerente i sistemi di conservazione è entrato in vigore l’11 aprile 2014 e da tale data i sistemi di conservazione devono essere realizzati in conformità a tale decreto. Sulla base di quanto indicato nell’articolo 14, commi 2 e 3, del suddetto DPCM vi è la possibilità di adeguare entro 36 mesi i sistemi di conservazione già esistenti alla data di entrata in vigore del DPCM stesso.
Secondo quanto indicato dall’ articolo 43 e dall’articolo 2, comma 3 del CAD, si evince che le regole tecniche emanate con il DPCM 3 dicembre 2013 si applicano a tutti i
Requisito del capitale sociale per i conservatori che si accreditano
Si, il capitale sociale di € 200.000 deve essere interamente versato.
L’attività di conservazione deve avvenire con le modalità previste dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 17/06/2014 e le istruzioni della Avvio del processo di conservazione dei documenti informatici nelle PA
In base a quanto previsto dagli art. 43 e 44 del Codice dell’Amministrazione digitale e dalle regole tecniche in materia di sistema di conservazione di cui al DPCM 3 dicembre 2013, le P.A. possono realizzare al proprio interno un sistema di conservazione secondo le suddette regole tecniche o possono richiedere il servizio di conservazione a soggetti, pubblici o privati, accreditati dall’Agenzia per l’Italia Digitale.
Procedura di accreditamento per i conservatori di documenti informatici
I soggetti, pubblici e privati, che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici che intendono accreditarsi devono presentare all’Agenzia per l’Italia Digitale domanda di accreditamento. Le modalità di presentazione della domanda sono state definite dalla Circolare dell’Agenzia per l’Italia Digitale n. 65 del 10/04/2014, pubblicata in G.U. n.
Il campo "organizzazione" afferisce al "soggetto" titolare del certificato. E' quindi un'informazione aggiuntiva su quest'ultimo, una caratteristica del titolare, alla stessa stregua di un titolo o ruolo. Tale campo individua tipicamente l'organizzazine di appartenenza, come anche il soggetto che detiene un albo cui il titolare del certificato è iscritto.
Il Sistema di Interscambio (SDI) fornisce risposta per tutte le pratiche inoltrate attraverso un sistema di comunicazione che si basa sull'invio di ricevute e notifiche. In caso di documento formalmente non corretto, lo SdI invia una notifica di scarto al soggetto trasmittente. Quali informazioni servono per compilare una Fattura Elettronica?
La fattura elettronica prevede l’inserimento delle stesse informazioni che erano necessarie per quella cartacea; in aggiunta a queste, è necessario indicare il codice d'ufficio della PA destinataria di fattura. Il codice è comunicato al fornitore dalla PA e può essere reperito consultando l’Indice delle PA (IPA).
Sì, esistono:
L’obbligo è riferito a tutti i soggetti che forniscono beni o servizi alle Amministrazioni pubbliche, e alle Amministrazioni stesse che hanno il ruolo di “fornitore” verso altre Pubbliche Amministrazioni.
La fatturazione elettronica fa parte dei provvedimenti previsti dall’Agenda Digitale Europea (e da quella italiana), ed è finalizzata a promuovere l’innovazione tecnologica come leva per la crescita e lo sviluppo dei singoli stati. Quali sono i benefici per il fornitore che deve passare alla Fatturazione Elettronica?
Le fatture elettroniche devono essere conservate con l'apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione entro tre mesi dalla scadenza del termine per la presentazione delle dichiarazioni annuali (ex art. 7, co. 4-ter D.L. n. 357/1994 e s.m.i.)
Servizi gratuiti di conservazione delle fatture elettroniche sono stati messi a disposizione al momento:
Nei casi in cui l’ente abbia già proceduto a quanto previsto sia dalla normativa specifica sul procedimento, sia da quella su trasparenza e anticorruzione, l’elaborazione del piano è conseguente alla sistematizzazione dei vari progetti e delle iniziative dell’amministrazione in tema. Infatti, già la L.
Come è possibile assicurare la corretta tenuta del registro del protocollo informatico? La necessità di assicurare la caratteristica di immodificabilità del suddetto registro non può essere semplicemente demandata al supporto fisico utilizzato ma ad un insieme di fattori tra i quali l’elemento principale è dato dalle caratteristiche del sistema di gestione documentale stesso e dai processi implementati.
Come è possibile mantenere nel tempo la valenza legale di un messaggio di posta elettronica certificata? Il messaggio di posta elettronica certificata, ovvero il documento, deve essere presente in un sistema di gestione e conservazione documentale ai sensi dell’art.44 del Codice dell’Amministrazione Digitale.
Qualora il documento cartaceo non abbia spazi liberi dove apporre l'etichetta di segnatura del protocollo, dove si deve apporre? Stante l’obbligo di apporre o associare all'originale del documento, in forma permanente non modificabile i dati di protocollo ai sensi del comma 1 dell’art.55 del DPR 28 dicembre 2000 n 445 TU, anche se il documento non presenta spazi sufficienti ad effettuare la segnatura di protocollo di norma, sulla prima pagina della corrispondenza, l’operazione in parola non è derogabile se non nella forma (posizione o formato).
Esiste un elenco ufficiale di fornitori software o di programmi software "certificati" per la gestione del protocollo informatico? Presso l'Agenzia per l'Italia Digitale non esiste alcun elenco ufficiale di fornitori né tantomeno di programmi certificati. Qualora qualcuno lo affermasse questa affermazione non corrisponde al vero.
La nascita delle AOO ha effetti sui registri di protocollo intermedi ? Sì. La norma chiede di eliminare, secondo un piano da riportare nel manuale di gestione del protocollo, i protocolli di settore e di reparto, i protocolli multipli e di fax (tutti registri intermedi) a favore di un unico registro generale di protocollo.
Qual è il valore del fax gestito con il servizio di invio e ricezione? In linea generale i fax gestiti con i servizi di invio e ricezione tramite l’utilizzo della rete internet si ritiene assumano valore equivalente a quello dei fax tradizionali, rientrando la fattispecie nella disposizione di cui all’articolo 38 del DPR 445/2000.
Posso registrare messaggi di posta elettronica pervenuti su caselle di posta associate al sistema di protocollo informatico? In generale, per quanto affermato all’articolo 40-bis del Codice dell’amministrazione digitale, una pubblica amministrazioni non può non registrare messaggi di posta elettronica pervenuti su caselle associate al sistema di protocollo informatico e a tale scopo dichiarate secondo le modalità previste dalla normativa (pubblicazione su IPA, su manuale di gestione, ecc.).
La posta elettronica certificata è un sistema di comunicazione? Come statuito dall'art.1, lettera v-bis del Codice dell'Amministrazione Digitale di cui al decreto legisltatico 7 marzo 2005, n.82 e dell'art.35 comma 1 della legge n.69 del 2009, la posta elettronica certificata è un sistema di comunicazione:
Il messaggio di posta elettronica certificata può essere considerato un documento informatico, anche quando esso viene esportato dal sistema di posta? Il messaggio di posta elettronica certificata è a tutti gli effetti un documento informatico sottoscritto con firma digitale dal gestore di posta elettronica certificata del mittente. Pertanto il suo valore legale è mantenuto anche se esportato dalla casella di posta elettronica.
Qual è la disciplina applicabile alla consegna elettronica della tesi di laurea?
La disciplina relativa alla consegna degli elaborati per il conseguimento del diploma di laurea è contenuta nel:• DLgs n.235/2010 recante EModifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante Codice dell'amministrazione digitale, a norma dell'articolo 33 della legge 18 giugno 2009, n. 69.;
• DPR n.445/2000, T esto Unico sulla Documentazione Amministrativa;
Qual è l’algoritmo per la generazione e verifica della firma digitale? Nella Deliberazione n. 45 del 21 maggio 2009 del Cnipa, oggi Agenzia per l’Italia Digitale, contenente le regole tecniche per il riconoscimento e la verifica del documento informatico, viene indicato quale algoritmo da utilizzarsi ai fini della generazione e verifica della firma digitale per la sottoscrizione dei documenti informatici il dedicated hash-function 4, corrispondente alla funzione SHA-256.
Si richiedeno precisazioni relativamente al disposto del comma 5 dell’articolo 7 delle emanande regole tecniche del protocollo informatico.
Con riguardo alle operazioni di tenuta e conservazione del registro di protocollo informatico si condividono le osservazioni formulate dall'amministrazione.
La "Chek list sui prodotti di protocollo informatico" pubblicato sul sito dell'AgID risulta non attinente ad una validazione completa di un prodotto di gestione del protocollo informatico. Avete maggiori info sulla validità di questo documento?
La “check list” in parola è stata predisposta e pubblicata alla data dell’entrata in vigore della obbligatorietà del protocollo informatico e, come tale, anche alla luce del dettato del Codice dell’amministrazione digitale, si ritiene abbia perso la sua validità in relazione alla revisione delle regole tecniche.
Per quale motivo le comunicazioni di sollecito di pagamento non devono essere protocollate? La risposta è insita nel comma 5 dell’art.55 del DPR secondo periodo, che prevede l’esclusione dall’obbligo della registrazione di protocollo tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.
Esistono documenti legali ai quali non deve essere apposta l'etichetta di segnatura del protocollo per non modificare l'integrità del documento? L’obbligo primario dettato dal DPR 28 dicembre 2000 n 445 TU è relativo alla registrazione al protocollo degli atti ricevuti e/o inviati ad eccezione di quelli richiamati nel comma 5 dell’art.55 del DPR in parola, secondo periodo. Di conseguenza, anche la segnatura di protocollo è obbligatoria per i documenti protocollati.
Le ricevute di accettazione e di consegna di un messaggio inviato tramite PEC sono da protocollare o solamente conservare nella casella di posta PEC?
La normativa vigente in materia di PEC non fa nessun riferimento all’obbligo di protocollare o meno le ricevute menzionate, generate e gestite dai sistemi di PEC.
Prima di procedere alla definizione di standard tecnici relativamente al protocollo SMTP/MIME chiediamo di conoscere se tale modalità sia prima di tutto legittima e, nel caso lo fosse, se esistono standard nazionali ai quali è possibile fare riferimento
Nell’ambito della normativa e delle regole vigenti in materia di interoperabilità di sistemi di protocollo informatico (DPCM 31ottobre 2000, ovvero nuove regole tecniche incorso di emanazione) e cooperazione applicativa (DL 7 marzo 2005, n.
Posso sostituire il software di protocollo informatico durante il corso dell’anno salvaguardando la numerazione progressiva? In caso affermativo, è necessaria un autorizzazione particolare?
Limitatamente alla questione tecnica di garantire la progressione della numerazione delle registrazioni di protocollo, riteniamo che sia possibile sostituire il software.
Relativamente alla eventuale richiesta di una autorizzazione particolare, non disponiamo di elementi utili per fornire una risposta, dato che non è noto chi dovrebbe autorizzare cosa.
Esiste un software per il protocollo informatico nella pubblica amministrazione, che sia open source? Si tratta di PAFlow, un software che nasce inizialmente intorno all'anno 2000 da un progetto tra l’allora AIPA (Autorità Informatica nella Pubblica Amministrazione) e la Scuola Superiore Sant'Anna di Pisa per una sperimentazione delle indicazioni fornite dall'AIPA stessa sul protocollo informatico per la realizzazione in ambiente open source del nucleo minimo di protocollo e dell'interoperabilità dei sistemi di protocollo
È vero che secondo la norma nel registro di protocollo per i documenti firmati digitalmente dovrebbe essere memorizzato l'hash (l'impronta che verrà firmata)?
Quali sono le operazioni che devono essere registrate obbligatoriamente per quanto riguarda il Protocollo Informatico?
Le operazioni che devono essere registrate obbligatoriamente sono tutte quelle che vengono generate dall’applicativo di protocollo informatico, a partire dai controlli di accesso ed uso dell’applicazione, alla registrazione di protocollo, fino alla tracciatura di tutte le operazioni che comportano accesso a dati/documenti, a modifica, inserimento e cancellazione di dati.
Quante caselle di PEC può attivare una amministrazione che ha una sola AOO. E' chiaro che deve essere attivata almeno una PEC, ma è possibile attivare tante PEC quanti sono i servizi?
Per quanto concerne la PEC non ci sono limiti circa il numero di caselle di PEC che una amministrazione può attivare.
Quando un pubblica amministrazione riceve qualsiasi tipo di corrispondenza, l'operatore del protocollo in che modo deve protocollare le PEC non firmate digitalmente?
Considerato che l'indicazione del mittente del messaggio inviato per PEC è contenuto nel testo del messaggio medesimo, tant'è che, nel caso di impiego delle funzionalità proprie dell'interoperabilità, l'applicativo estrae ed acquisisce automaticamente dal messaggio, oggetto e mittente, l'operatore del protocollo che deve protocollare i contenuti delle PEC non firmate digitalmente dovrà aprire il messaggio ricevuto
E' corretto che il software di protocollo provveda automaticamente alla protocollazione della posta elettronica senza che vi sia l'intervento di un operatore se non in fase successiva per lo smistamento all'ufficio di competenza?
La circolare AIPA richiamata ha proprio lo scopo di rendere possibile (non obbligatorio) la protocollocazione automatica, h 24, dei messaggi ricevuti sulle caselle di posta elettronica, sia che si tratti di caselle di posta ordinarie che certificate.
Quali sono le modalità operative necessarie a certificare un software per la gestione del protocollo informatico? Può essere il produttore dell'applicativo di protocollo a dichiarare che il prodotto è "a norma AgID"?
Non esistono modalità operative necessarie a certificare un software per la gestione del protocollo informatico dato che l'attività di certificazione del software, ivi compreso quello di gestione del protocollo informatico, non rientra nei compiti istituzionali assegnati all'Agenzia per l'Italia Digitale.
Per avere un software di gestione del protocollo informatico a norma di legge è sufficiente richiedere alla software house la conformità al DPR 445/2000?
È necessario che il software di protocollo informatico e gestione documentale sia conforme anche alle regole tecniche inerenti il protocollo informatico e la gestione documentale.
Il registro informatico di protocollo prodotto giornalmente e riversato su supporto informatico rimovibile e non riscrivibile deve essere sottoscritto con firma digitale e riferimento temporale? Il supporto informatico rimovibile e non riscrivibile su cui viene riversato il registro giornaliero di protocollo deve essere sottoscritto con firma digitale e riferimento temporale, coerentemente a quanto stabilito nelle vigenti regole tecniche relative al protocollo informatico ed ai sistemi di conservazione di documenti digitali.
Considerato che "il numero di protocollo” è progressivo e costituito da almeno sette cifre", la numerazione in argomento deve essere unica per la corrispondenza in ingresso e in uscita?
La numerazione è unica per la corrispondenza in ingresso e in uscita.
Posso scaricare gratuitamente per la nostra organizzazione il programma di gestione documentale presente nel catalogo del riuso dell’Agenzia per l’Italia Digitale?
Il programma è reso disponibile in riuso a titolo gratuito alle amministrazioni richiedenti ai sensi dell'articolo 68 del Codice dell'Amministrazione Digitale.
Al riguardo l’Agenzia per l’Italia Digitale ha pubblicato sul proprio sito la procedura da seguire per richiedere in riuso i programmi informatici pubblicati nel catalogo stesso.
Come si può applicare in pratica la segnatura su un documento cartaceo? Stante l’obbligo di “segnare” il documento con i dati minimi di registrazione di protocollo, le modalità possono essere diverse in base alla organizzazione ed alla tecnologia messa adisposizione degli operatori di protocollo della AOO; le principali sono:
- trascrizione manuale (a penna) dei dati di segnatura sul documento, facendo uso, o meno, del timbro della AOO
Cosa è la segnatura di protocollo? La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. La segnatura consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile
- il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato all'articolo 57 del DPR 28 dicembre 200 n.445 (testo Unico –TU)
Perché si deve registrare anche l’impronta? Per tutelare l’integrità del documento medesimo, una qualsiasi modifica prodotta sul documento originario, genera, con lo stesso algoritmo di calcolo dell’impronta, una sequenza di simboli binari diversa.
Cosa è l’impronta di un documento informatico? La sequenza di simboli binari di lunghezza fissa ottenuta attraverso l’applicazione di una specifica funzione di calcolo alla rappresentazione digitale del documento che garantisce una associazione biunivoca (a meno di eccezioni statisticamente irrilevanti) tra l’impronta stessa ed il documento origine.
Posta Elettronica certificata direttamente associata al registro di Protocollo. Il concetto di associazione di una casella di posta elettronica certificata al registro di protocollo è primariamente un concetto logico. Rende conto del fatto che logicamente quella casella fa parte del sistema di gestione documentale e protocollo informatico e tutti i messaggi che verranno consegnati in quella “mailbox” verranno presi in carico dal protocollo informatico.
Validità Posta Elettronica Certificata non pubblicata sull’IPA
La validità dei messaggi trasmessi attraverso la posta elettronica certificata tra le pubbliche amministrazioni prescinde dalla pubblicazione delle caselle sull’IPA. I criteri di validità sono definiti ai sensi dell’art. 47 del CAD commi 1 e 2.
Pubblicazione sull’IPA delle caselle di posta Elettronica Certificata associate al registro di protocollo per ciascuna AOO
In termini di specifiche tecniche dell’IPA è possibile:
• definire a livello di Amministrazione fino a cinque caselle di posta elettronica (PEC, CEC-PAC, ordinaria);
• definire a livello di AOO fino a tre caselle di posta elettronica (PEC);
• associare eventualmente ulteriori caselle di posta elettronica a livello di “Unità Organizzativa” o “Servizio” (PEC, CEC-PAC, ordinaria);
Quali sono le disposizioni per la posta elettronica certificata di una AOO? Il progressivo aumento dell’utilizzo del canale posta certificata per lo scambio di documenti tra le pubbliche amministrazione e tra queste e i cittadini, con la necessità di ricondurre al sistema di gestione documentale e protocollo informatico tali flussi, può richiedere l’integrazione del sistema con altre caselle istituzionali legate a funzione dell’amministrazione o a specifici processi.
Qual è la disciplina sulla copia per immagine?
La copia per immagine su supporto informatico può essere sottoscritta con firma digitale da chi effettua la copia. Sarà possibile assolvere agli obblighi di conservazione ai sensi dell’articolo 22 comma 4, vale a dire potrà essere conservata la copia per immagine su supporto informatico, fatte salve eventuali norme specifiche che regolano la materia.
Qual è la procedura da seguire per l’invio di documenti? La procedura da seguire relativamente alla predisposizione e alla protocollazione dei documenti in uscita prevede che il documento sia sottoscritto prima dell’invio al protocollo, così come stabilito dalla circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28, allegato A, capitolo 2, secondo e terzo capoverso
Numero di PEC direttamente associate al registro di protocollo per ciascuna AOO La norma primaria e le regole tecniche non definiscono il numero di caselle di posta elettronica associabili al registro di protocollo. Fermo restando l’obbligo di cui al comma citato dell’art.
Cosa vuol dire ai sensi del CAD “analogo indirizzo” di posta elettronica certificata per un impresa? Ai sensi dell'art. 16 comma 6 del D.L. n.185 del 2008 le imprese, in alternativa al proprio indirizzo di posta elettronica certificata, possono indicare analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data ed ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse, garantendo l'interoperabilità con analoghi sistemi internazionali.
Come è possibile che il destinatario di un documento informatico possa utilizzarlo nella sua versione cartacea? Nell’ipotesi in cui il destinatario abbia necessità di stampare il documento informatico messo a sua disposizione dall’amministrazione, è necessario, ai sensi dell’articolo 23-ter comma 5 del d.lgs. 82/2005, che l’amministrazione apponga sulla copia cartacea del documento informatico un contrassegno generato elettronicamente.
Se due amministrazioni pubbliche compartecipano all’erogazione di beni e servizi alla propria collettività di riferimento, possono utilizzare un unico protocollo informatico?
La sez. IV del TU 445 in merito al Sistema di gestione informatica dei documenti specifica che le Aree Organizzative Omogenee fanno riferimento a singole amministrazioni, quindi a soggetti giuridicamente definiti. Tale impostazione non suggerisce l'utilizzo di caselle di PEC multiutente utilizzate da amministrazioni diverse.
I messaggi di posta elettronica devono essere protocollati? Coerentemente a quanto stabilito nel comma 5 dell'articolo 53 del DPR 445/2000 tutti i documenti digitali devono essere protocollati.
Tale disposizione dovrebbe risultare all’interno del Manuale di gestione del Protocollo informatico dell'ente, predisposto come da regolamento, dal Responsabile del protocollo informatico.
Perché nel sito di AgID non sono disponibili notizie e informazioni riguardanti più prodotti a norma per la gestione del protocollo informatico, l'archiviazione e fascicolazione?
AgID, in virtù del ruolo svolto, non può e non deve pubblicare nessun elenco di prodotti a norma, né eseguire nessun test di prodotti di mercato né, di conseguenza, rilasciare attestati di conformità.
Il programma per la gestione del protocollo informatico adottato ai sensi del DPR 445/2000 deve ottenere l'autorizzazione della Sovrintendenza ai beni archivistici competente territorialmente? In caso affermativo quale è la normativa di riferimento. Il programma di gestione del protocollo informatico non deve ottenere l’autorizzazione della Soprintendenza ai beni archivistici territorialmente competente in quanto la gestione dei documenti dal punto di vista archivistico è demandata al servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi secondo quanto disposto dagli articoli 67,68 e 69 del DPR445/2000.
Dove posso trovare l'elenco aggiornato delle istituzioni che hanno depositato il manuale i gestione del protocollo informatico? Manuale medesimo
Stante l'obbligo di pubblicazione dei manuali di gestione da parte della istituzioni pubbliche, la norma lascia ampi spazi circa la modalità di pubblicazione dei medesimi, ivi compresa Internet. Riteniamo pertanto che non esista nessun elenco aggiornato delle istituzioni che hanno depositato il manuale di gestione del protocollo informatico dato che:
Quale procedura deve seguire l'Amministrazione per pubblicare il manuale di gestione del protocollo informatico sul sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale?
L’amministrazione deve inviare via PEC all'Agenzia per l'Italia Digitale la richiesta di pubblicazione del manuale con allegato il Manuale stesso. Il manuale di gestione verrà pubblicato dopo che l'Agenzia avrà verificato, con esito positivo, i contenuto del manuale medesimo.
È possibile attivare nel sistema di protocollo utilizzata da due pubbliche amministrazioni distinte un'Area Organizzativa Omogenea in comune?
Le disposizione della sez IV del TU 445 relative al Sistema di gestione informatica dei documenti, indicano che le Aree Organizzative Omogenee devono fare riferimento a singole amministrazioni, ovvero a soggetti giuridicamente definiti. Tale impostazione non suggerisce l'utilizzo di caselle dì PEC multiutente utilizzate da amministrazioni diverse.
Quali atti interni è necessario protocollare?
La risposta al quesito risiede nel comma 5 art. 53 della legge 445/2000 - “5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici.
Quale prassi garantisce a sufficienza la riservatezza e la modalità di archiviazione dei documenti contenenti dati sensibili?
Il flusso documentale indicato per la lavorazione dei documenti in ingresso contenenti dati sensibili (atti giudiziari, relazioni del tribunale dei minori...), evidenziamo che la prassi indicata per la registrazione di protocollo dovrà essere accompagnata quanto meno dalle seguenti misure:
Esiste l'obbligo da parte del protocollo generale di un Ente di apporre il timbro rettangolare attestante la data e il n° di protocollo nella copia del documento restante all'utente?
Il quesito trova risposta, in parte nella normativa che regola la gestione del protocollo informatico ed in particolare nelle regole tecniche sul protocollo informatico (cfr DPR 28 dicembre 2000 n 445, e DPCM 31 ottobre 2000 e smi) in cui vengono esplicitati gli obblighi della Pubblica Amministrazione circa la segnatura di protocollo dei documenti in ingresso ed uscita, in parte nella legge 7 Agosto 1990 n.
I documenti redatti da colleghi per conto dei cittadini (richieste di assistenza, richieste di contributo, di trasporto ecc.), non firmati, devono essere protocollati?
Premesso che la risposta al primo quesito dovrebbe essere contenuta nel Manuale di gestione del protocollo informatico che l'amministrazione avrà sicuramente predisposto e pubblicato in ottemperanza a quanto stabilito nelle regole tecniche vigenti.
Gli aspetti relativi alla sicurezza possono fare riferimento al documento programmatico per la sicurezza esistente?
Alla luce di quanto stabilito:
• dalla lettera c) del comma 1 dell’art 4 del DPCM in parola, è necessario “predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all'interscambio, all'accesso, alla conservazione dei documenti informatici”, si osserva che deve essere definito qualcosa in più rispetto al contenuto dei DPS previsti dalla tutela dei dati personali
Per iniziare ad usare il "Protocollo Informatico" è necessario attendere l’approvazione del manuale o è possibile iniziare prima?
La risposta al quesito è implicita nel dettato delle lettere c) e d) del comma 1 dell’art 3 del DPCM in parola, rafforzata da quanto indicato nelle lettere a) e b) del sopra richiamato art.5 dello stesso DPCM .
Quali sono i tempi di approvazione del manuale di gestione del protocollo informatico?
I tempi di approvazione del MdG si articolano in due parti:
1) tempi di approvazione del manuale da parte dei vertici dell’ente titolare del manuale medesimo;
2) tempi di valutazione del manuale da parte dell'Agenzia per l'Italia Digitale (se richiesto)
Chi garantisce che il Manuale di gestione sia redatto nella maniera corretta? Esiste un ente (es. l'Agenzia per l'Italia Digitale) che certifica la validità?
In termini di ufficialità nessun ente pubblico è deputato ad eseguire controlli formali ed a certificare la conformità dei manuali alle norme. Le regole sopra indicate garantiscono il ivello minimo dei contenuti del manuale che devono essere adeguati alle esigenze tecnico- organizzative dell’ente redattore.
Quali sono i punti obbligatori da elencare nel Manuale di gestione del Protocollo?
I punti obbligatori da riportare sul MdG sono quelli indicati nelle regole tecniche
I punti obbligatori da riportare sul MdG sono quelli indicati nelle regole tecniche.
Quali sono i punti obbligatori da elencare nel Manuale di gestione del Protocollo? E’ possibile prendere spunto da un manuale esistente di un’altra amministrazione (magari tra quelli citati nel sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale)?
I punti obbligatori da riportare sul MdG sono quelli indicati nelle regole descritte nel comma 2 dell’art. 5 del DPCM 31 ottobre 2000, peraltro in corso di sostituzione dalle emanande regole tecniche di gestione del protocollo informatico.
In fase di protocollazione e archiviazione di documenti provenienti da Posta elettronica certificata è necessario protocollare anche la mail, oltre ai documenti ad essa allegati (se ci sono)?
Il comma 1 art.53 del DPR 445/2000 impone di protocollare “ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni”, senza entrare in merito alle modalità operative che ciascuna amministrazione può adottare per eseguire la protocollazione ma che, comunque, devono essere descritte e pubblicate sul manuale di gestione del protocollo informatico dell’amministrazione medesima. .
La PEC può sostituire la protocollocazione della corrispondenza interna?
Nell’ambito del quadro normativo italiano la posta elettronica certificata è regolata dal:
-DPR 11 febbraio 2005, n. 68 che ne disciplina le modalità di utilizzo non solo nei rapporti con la PA, ma anche tra privati cittadini;
Le regole relative al Protocollo informatico per gli enti pubblici sono applicabili anche ad enti di diritto privato?
A tutte le pubbliche amministrazioni si applicano le disposizioni del Codice dell'Amministrazione Digitale, (cfr. articolo 2 del DL 7 marzo 2005, n. 82). Nei confronti del privato non esistono vincoli od obblighi in materia; pertanto le stesse norme e regole possono essere adottate in tutto, in parte o per niente, da un ente di diritto privato, a totale discrezione del medesimo.
Quale riferimento normativo indica entro quanto tempo dall’arrivo della corrispondenza deve effettuata la necessaria protocollazione? Il riferimento normativo concernente l’obbligo di eseguire la registrazione di protocollo della corrispondenza in ingresso e in uscita nel giorno stesso in cui la medesima entra o esce dall’amministrazione è il comma b) del punto 1 dell’art 52 del DPR 28 dicembre 2000 n. 445, " garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita".
È possibile e legittimo creare più postazioni di arrivo della corrispondenza?
La normativa vigente non pone nessun vincolo al numero ed alla ubicazione delle postazioni di protocollazione (in ingresso e in uscita) a condizione di rispettare l’univocità del registro generale di protocollo dell’amministrazione e la tempestività di aggiornamento del medesimo da parte delle postazioni in parola.
Come deve comportarsi l'amministrazione riguardo la redazione informatica di copie cartacee di disegni di notevoli dimensioni?
Il mancato uso del documento informatico non permette di impiegare la PEC (Posta Elettronica Certificata) nell’invio di istanze che prevedono allegati, in quanto questi non possono in nessun caso essere analogici.
È possibile capire qualcosa in più sul Vademecum - Modalità di pubblicazione dei documenti nell'Albo online?
Anche se il campo di applicazione può riguardare alcuni casi, in base al principio di cautela, è opportuno applicare le soluzioni tecniche mirate a riconoscere tale diritto per tutta la sezione del sito che ospita la pubblicità legale.
Nell'attività quotidiana di un'amministrazione è ammissibile il caso di non coincidenza delle date del certificato di firma e del protocollo informatico?
La sottoscrizione di un documento amministrativo e la sua registrazione di protocollo sono due momenti dell’iter del documento che assolvono a finalità diverse. La sottoscrizione riguarda la validità dell’atto amministrativo. La registrazione di protocollo invece è regolata ai sensi del TU 445 del 2000 e dalle regole tecniche sul protocollo informatico e certifica l’ingresso o l’uscita del documento dall’Amministrazione.
Il codice identificativo dell'AOO dell'amministrazione usato nel sistema di protocollocazione deve coincidere con quello assegnatoci dall'Indice PA?
Ai sensi dell’articolo 13 del DPCM 31 ottobre 2000, ancora vigente, in attesa delle emanande nuove regole tecniche, il codice identificativo dell’Area Organizzativa Omogenea da utilizzare dall’amministrazione per la trasmissione/ricezione di documenti informatici soggetti alla registrazione di protocollo, deve coincidere con quello che è presente sull’IPA, sia che si tratti di quello proposto dalla stessa amministrazione in sede di iscrizione,
All'interno della procedura di protocollocazione di un documento la generazione di un file di segnatura riportante le informazioni minime previste è sufficiente?
Il file Xml di segnatura è stato introdotto ai fini dell’interoperabilità tra sistemi di protocollo informatico nello scambio di documenti tra pubbliche amministrazioni. La presenza del file segnatura.xml nel messaggio di posta elettronica certificata di per se non consente di assicurare l’associazione permanente e non modificabile degli elementi della segnatura con il documento informatico, associazione garantita dal registro di protocollo.
Come deve avvenire la segnatura del protocollo informatico?
Sulla base di quanto rappresentato è possibile confermare che le misure adottate sono idonee a rispondere al quadro normativo vigente sul protocollo informatico.
Il numero di repertorio può essere usato anche per le numerazioni dei decreti e/o delle determinazioni? Il repertorio, come ogni altro registro ad uso interno, purché distinto dal Registro Generale di Protocollo dell'amministrazione, può essere utilizzato per numerare gli atti interni e/o la corrispondenza interna.
Posso protocollare indistintamente tutto ciò che si trova nella PEC?
In relazione a quanto disposto nel primo periodo del comma 5 dell’art.
È possibile che: un usciere ritiri la posta in sostituzione dell'ufficio di protocollo chiuso? lo stesso applichi sulla busta la data e l'ora di ricezione? la protocollazione avvenga il giorno successivo?
Nell'ipotesi che la consegna in deposito del documento dall'usciere equivalga all'inserimento del documento nella cassetta postale dell'ente, all'atto della registrazione di protocollo del giorno dopo, in base alle funzionalità del programma di gestione del protocollo, dovrebbe essere possibile inserire anche la data/ora di arrivo (campo note o campi dedicati), distinta da quella di protocollazione.
Devo protocollare i vari inviti a convegni, seminari, manifestazioni? Ai sensi del comma 5 dell'art.53 del DPR 445/2000, secondo periodo, non esiste un obbligo specifico, in quanto rientra nella sfera di autonomia dell’amministrazione decidere se questa tipologia di documenti debba essere o no protocollata. Nel manuale di gestione vanno comunque indicate tutte le tipologia di documenti che, pur non soggette ad obbligo di legge, l’amministrazione ritiene di volere sottoporre a protocollazione.
I certificati del casellario giudiziale che le amministrazioni richiedono al tribunale per completare i documenti necessari ad una assunzione di personale sono esclusi dalla protocollazione e dalla scansione?
L'esclusione o meno dalla protocollazione è a discrezione dell'amministrazione. Ciò che deve essere sicuramente protocollato è la lettera di trasmissione che porta in allegato i certificati, i quali hanno a loro volta un numero di protocollo del casellario e come tali, ai sensi del punto 5 dell'art.53 del DPR 445/2000, secondo periodo, potrebbero non essere protocollati.
Dopo la registrazione nell'indice delle PA il protocollo in uso deve essere obbligatoriamente sostituito con quello informatico?
Il protocollo deve essere obbligatoriamente informatico non in seguito alla registrazione all’IPA bensì in virtù dell’art.50 comma 3 del DPR 445/2000; tale obbligo è in vigore a partire dal 1 gennaio 2000 per tutte le pubbliche amministrazioni.
Per quanto riguarda il codice dell'IPA non è necessario utilizzarlo nel protocollo; dipende dall’applicazione informatica che lo gestisce.
L'Agenzia per l'Italia Digitale ha in programma percorsi formativi per Responsabili ed Addetti al protocollo informatico?
Al momento non vi sono in programma ulteriori sessioni riguardanti il protocollo informatico oltre a quelli a suo tempo realizzati. Corsi sul documentale e sul protocollo informatico sono disponibili presso la Scuola Superiore della Pubblica Amministrazione
Qual è il termine ultimo per l'avvio del servizio di protocollazione informatica e gestione documentale?
Il termine ultimo è quello stabilito dal TU (DPR 28 dicembre 2000, n. 445); il 1° gennaio 2004. Non siamo a conoscenza di proroghe.
È regolare procedere in data odierna alla registrazione e segnatura di protocollo di documenti ricevuti il giorno prima, registrandoli e segnandoli oggi con la data di ieri, visto che effettivamente sono pervenuti ieri?
Non è regolare perché la data di protocollazione deve attestare la data di ingresso del documento nell’amministrazione destinataria. In certi casi, anche l'ora di ricezione può avere un’importanza capitale come nel caso di domande di concorso, partecipazione a gare pubbliche d’appalto etc.. In caso contrario è come utilizzare la vecchia regola del registro cartaceo in cui venivano creati “i buchi di protocollo.
Le norme e le regole vigenti impongono l'obbligo della protocollazione solo ai documenti scambiati tra AOO diverse, anche appartenenti alla stessa amministrazione.
Per i documenti scambiati tra uffici appartenenti alla stessa AOO non esiste tale obbligo; per specifiche esigenze è possibile creare registri interni che possano tracciare e dare un ordine cronologico a particolari atti (es. delibere).
È possibile che il Responsabile del servizio di protocollo abiliti alla registrazione di protocollo (sia in partenza che in arrivo) anche i colleghi degli altri Uffici, posto che l'ente abbia istituita una sola Area Organizzativa Omogenea?
La possibilità o meno di abilitare alla registrazione di protocollo altri colleghi dell’Ente è da ricercare esclusivamente all’interno dell’organizzazione e delle procedure che l’Ente medesimo ha stabilito in materia di protocollazione e gestione documentale, così come pubblicato nel proprio Manuale di gestione del protocollo informatico e gestione documentale.
Come si protocolla un documento informatico costituito da un file di una foto digitale realizzata da una apparecchiatura "photored"?
Per quanto concerne l’autenticità del documento informatico estratto dal sistema costituito da un file di immagini fotografiche scritto su scheda magnetica, il problema è comune ad ambedue le casistiche sottoposte, non è possibile, in via teorica, garantirne l’autenticità dato che chiunque può manipolarlo prima di protocollarlo.
Nell'ambito del protocollo informatico, è possibile istituire un registro di protocollo riservato (anche cartaceo), tenuto conto che il manuale di gestione del protocollo informatico dell'amministrazione non prevede un protocollo riservato? Nulla osta all’istituzione e all’impiego di un registro di protocollo riservato. Coerentemente alla normativa vigente in materia di protocollo informatico e gestione documentale, tale registro e quello generale di protocollo, devono essere di tipo informatico.
È possibile creare un'AOO ufficiale unica che raggruppi tutti gli enti associati per la corrispondenza in ingresso e uscita o una per ciascun ente?
Il citato comma 4 dell’art. 50 del DPR 445/2000, correttamente richiamato, pone il vincolo che ciascuna amministrazione ha l’obbligo di istituire al proprio interno una o più AOO assicurando in queste criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse.
Qual è la normativa che fa espresso riferimento alle modalità di assegnazione della corrispondenza protocollata ai dirigenti e ai funzionari per la puntuale lavorazione della medesima? Ai sensi di quanto stabilito nelle regole tecniche del protocollo informatico, è compito del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico della gestione dei flussi documentali e degli archivi della AOO, fornire disposizioni scritte sulle modalità di assegnazione della corrispondenza protocollata, da riportare nel manuale di gestione.
Esiste ed è consultabile presso l'Agenzia per l'Italia Digitale un elenco di consulenti in materia di “gestione dei flussi documentali e protocollo"?
In virtù dei compiti assegnati all'Agenzia per l'Italia Digitale, presso lo stesso ente non esiste e non può esistere nessuna directory di consulenti in materia di gestione dei flussi documentali e protocollo.
I documenti ad esclusiva rilevanza interna (domande di congedo ordinario, comunicazioni al personale ecc. ) devono essere registrati a protocollo. Se non devono essere protocollati, quale è la normativa di riferimento che li esclude. La norma di riferimento è l’art 53, comma 5, del DPR 445/2000 che indica esplicitamente obblighi ed esclusioni. Le decisioni prese dall'amministrazione in merito alle modalità di trattamento della corrispondenza devono comunque essere riportate nel manuale di gestione di protocollo dell'amministrazione stessa.
È consentito abilitare gli Assessori Comunali alla consultazione del registro di protocollo informatico?
La normativa in materia di gestione documentale, fatta salva la tutela dei dati personali e la segretezza dei documenti, non stabilisce nessuna limitazione alla consultabilità dei medesimi all'interno dell'amministrazione. Si tratta di aspetti puramente organizzativi interni che, comunque, devono essere descritti nel manuale di gestione del protocollo dell'amministrazione.
Nel caso in cui ricorra la necessità di acquisire a mezzo scanner riproduzioni di originali cartacei si violerebbe il principio di contestualità della riproduzione informatica del documento? Poiché non risulta a questo Ente nessun principio di contestualità della riproduzione informatica dei documenti cartacei da rispettare, riteniamo che la modalità di acquisizione dei documenti cartacei, in termini di tipo di immagine, di conformità all'originale, ecc., sia da collocare nell'ambito della organizzazione della gestione documentale interna alla amministrazione.
Il fax va protocollato? Il documento, in quanto tale, è indipendente dal supporto sul quale viene scritto e dal mezzo di trasporto sul quale viene veicolato. La norma stabilisce che il fax soddisfa il requisito della forma scritta ed è quindi "documento" a tutti gli effetti di legge e, come tale, è quindi soggetto alla protocollazione.
Perché registrazione e segnatura devono avvenire contemporaneamente?
L’operazione di segnatura deve avvenire contemporaneamente a quella di registrazione perché prevista da regolamento; ciò serve infatti a garantire che ogni registrazione di protocollo venga eseguita effettivamente a fronte di un documento pervenuto alla AOO o inviato dalla medesima.
Qual è lo scopo della segnatura? Mantenere una associazione indissolubile tra il documento e la corrispondente registrazione di protocollo; nel caso di supporto cartaceo l’associazione è manifesta.
A quali documenti si applica la segnatura? Si applica, con modalità diverse, a tutta la corrispondenza in ingresso e in uscita sia che si tratti di documenti cartacei che informatici.
Con le AOO si eliminano i registri di protocollo intermedi: come si fa a tenere traccia delle comunicazioni interne agli uffici della AOO stessa? L’individuazione delle AOO determina l’eliminazione della frammentazione dei sistemi di protocollo e una riorganizzazione dei flussi documentali: all’interno di ogni area la certificazione del passaggio dei documenti a valenza esterna (registrazione di protocollo) potrà essere separata dal tracciamento dei passaggi dei documenti all’interno della struttura.
Quali sono i criteri da adottare per la definizione delle AOO? Per definire al meglio le AOO da istituire l’amministrazione deve effettuare una analisi della propria struttura organizzativa e il proprio modello funzionale valutando attentamente alcune variabili quali:
- il grado di omogeneità degli uffici dal punto di visto delle funzioni svolte e il volume del flusso dei documenti all’interno dell’amministrazione
- la dislocazione geografica delle sedi
Come individuare le unità organizzative che compongono una AOO ? Una AOO è individuata da un insieme di uffici che, per tipologia di mandato istituzionale, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato.
Cos’è una AOO? Si definisce AOO un insieme di unità organizzative dell’amministrazione che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, degli stessi servizi di gestione dei flussi documentali. In particolare, all’interno di una AOO esiste un solo servizio di protocollazione informatica dei documenti in entrata ed in uscita che adotta un unico registro generale di protocollo.
Cosa si intende per nucleo minimo del protocollo informatico? La componente applicativa che realizza le funzioni di registrazione di protocollo, segnatura e classificazione dei documenti ricevuti/inviati.
Quali sono gli obblighi di carattere generale per realizzare la gestione informatica dei documenti? Ciascuna amministrazione deve:
- definire un adeguato piano di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati individuare le aree organizzative omogenee (AOO) e i relativi uffici
- istituire i servizi per la gestione digitale dei flussi documentali e degli archivi nominare i responsabili di tali servizi
- redigere e adottare il manuale di gestione del sistema documentario
Chi ha l'obbligo di dotarsi di un sistema di gestione informatica dei documenti, comprensivo del protocollo informatico ? Tutte le pubbliche amministrazioni di cui al comma 2 dell’articolo 2 del D.Lgs. 7 marzo 2005, n.85 (Codice) provvedono a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi. In particolare ci riferiamo:
- alle amministrazioni dello Stato
- alle aziende e le amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo
Dove è possibile trovare informazioni e riferimenti bibliografici concernenti metodi e tecniche per procedere all'analisi dei flussi documentali e delle procedure amministrative? Sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale è disponibile un lavoro svolto dal CNIPA qualche anno fa che, nei suoi principi base, risulta ancora attuale.
Come fare per garantire il coordinamento fra le diverse AOO all’interno di un’unica Amministrazione? Può essere utile prevedere un decollo uniforme, al fine di tracciare un percorso di riferimento, in seguito liberamente personalizzabile da ciascuna AOO nell’ambito della propria analisi specifica. Allo scopo si può predisporre un primo gruppo di lavoro, di altissimo livello e trasversale a tutte le AOO, che individui le linee guida generali dell’assetto organizzativo- documentale auspicato.
Come condurre la fase di rilevazione e a chi fare le interviste? Le informazioni devono essere raccolte e strutturate secondo una griglia comune, capace di rilevare le maggiori criticità ed opportunità. In linea di massima devono essere sentiti tutti i responsabili delle unità organizzative, fino ad un ragionevole livello di dettaglio, coerentemente con l’esigenza di disegnare un quadro sufficientemente chiaro dei processi documentali.
Come scegliere le unità pilota del progetto di informatizzazione? Nell’individuazione delle unità pilota possono essere scelte strutture che si candidano autonomamente, oppure quelle a più elevato tasso di informatizzazione, o ancora quelle di dimensioni più ridotte: tale scelta ha il vantaggio di conseguire l’operatività del prototipo in tempi brevi, ma non risolve l’incognita dei tempi e dei costi necessari alla diffusione generalizzata.
Quando e come coinvolgere gli esperti informatici? Gli informatici devono essere coinvolti dall’inizio, come partecipanti al gruppo di progetto. Nella fase di analisi e riprogettazione, dovranno individuare le criticità e proporre le relative soluzioni tecnologiche; nella fase di realizzazione del progetto informatico, infine, lavoreranno pressoché in autonomia, coerentemente con gli indirizzi espressi nello studio di fattibilità.
Quando e come coinvolgere gli esperti archivisti? Gli archivisti devono essere coinvolti dall’inizio, come partecipanti al gruppo di progetto. Nella fase di rilevazione, essi dovranno analizzare lo stato pregresso del sistema di gestione dei documenti dell’ente e valutare le esigenze degli utenti interni; nella fase di riprogettazione organizzativa, dovranno definire i nuovi piani di classificazione e conservazione dei documenti e gestire tutte le problematiche connesse.