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Timestamp: 2017-03-23 12:30:48+00:00
Document Index: 128109121

Matched Legal Cases: ['art. 1', 'art.1', 'art. 6', 'art. 8', 'art. 22', 'art. 9', 'art. 10', 'art. 8', 'art. 9', 'art. 2712', 'art. 14', 'art. 8', 'art. 17', 'art. 23', 'art. 25', 'art. 50', 'art. 51', 'art. 52', 'art. 53', 'art. 54', 'art. 53', 'art. 55', 'art. 57', 'art. 50', 'art. 56', 'art. 53', 'art. 55', 'art. 57', 'art. 58', 'art. 61', 'art. 60', 'art. 50', 'art. 61', 'art. 50', 'art. 53', 'art. 62', 'art. 59', 'art. 54', 'art. 62', 'art. 63', 'art. 64', 'art. 65', 'art. 52', 'art. 66', 'art. 67', 'art. 68', 'art. 69']

Legge 445/2000 Testo Unico sul documento amministrativo Esame degli articoli utili per il protocollo informatico A cura di Roberto Cerri Verona maggio. - ppt scaricare
Legge 445/2000 Testo Unico sul documento amministrativo Esame degli articoli utili per il protocollo informatico A cura di Roberto Cerri Verona 14-15 maggio.
PubblicatoLadislao Gigli
Presentazione sul tema: "Legge 445/2000 Testo Unico sul documento amministrativo Esame degli articoli utili per il protocollo informatico A cura di Roberto Cerri Verona 14-15 maggio."— Transcript della presentazione:
Legge 445/2000 Testo Unico sul documento amministrativo Esame degli articoli utili per il protocollo informatico A cura di Roberto Cerri Verona 14-15 maggio 2003
Documento amministrativo – documento informatico (art. 1) “a) DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto dei atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini di attività amministrativa. Le relative modalità di trasmissione sono quelle indicato al capo II, sezione III del presente testo unico” “B) DOCUMENTO INFORMATICO la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”
Gestione dei documenti (art.1) N) FIRMA DIGITALE il risultato della procedura informativa (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica ed una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tranite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità del documento informatico o di un insieme di documenti informatici P) AMMINITRAZIONI CERTIFICANTI le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi che detengono nei propri archivi le informazioni e i dati contenuti nelle dichiarazioni sostitutive, o richiesti direttamente dalle amministrazioni procedenti ai sensi degli articoli 43 e 71
Q) GESTIONE DEI DOCUMENTI l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato; essa è effettuata mediante sistemi informativi automatizzati; R) SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI L’insieme di risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti; R) SEGNATURA DI PROTOCOLLO L’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso.
Riguarda anche gli ee.ll. Art. 3 “soggetti” “Le disposizioni del presente TU si applicano alle pubbliche amministrazioni…”
Riproduzione e conservazione dei documenti (art. 6) 1. Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali. 2. Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui al comma 1 si intendono soddisfatti, sia ai fini amministrativi che probatori, anche se realizzati su supporto ottico quando le procedure utilizzate sono conformi con le regole tecniche dettate dall’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione.
3. I limiti e le modalità tecniche della riproduzione e dell’autenticazione dei documenti di cui al comma 1, su supporto fotografico o con altro mezzo tecnico idoneo a garantire la conformità agli originali, sono stabiliti con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i Beni e le attività culturali sugli archivi delle amministrazioni pubbliche e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, ai sensi delle disposizioni del Capo II del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490.
Documento informatico (art. 8) 1. Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici, sono validi a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del presente testo unico 2. Le regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici sono definite con decreto del PCM sentiti AIPA e Garante per la protezione dei dati personale. 3. Con il medesimo decreto del PCM sono definite le misure tecniche, organizzative e gestionali volte a garantire l’integrità, la disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico anche con riferimento all’eventuale uso di chiavi biometriche di cui all’art. 22, lettera e) 4 Restano ferme le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali
Documenti informatici nelle pubbliche amministrazioni (art. 9) 1. Gli atti formati con strumenti informatici, i dati e i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzione e copie per gli usi consentiti dalla legge; 2. Nelle operazioni riguardanti le attività di produzione, immissione, conservazione, riproduzione e trasmissione di dati, documenti ed atti amministrativi con sistemi informatici e telematici, ivi compresa l’emanazione degli atti con i medesimi sistemi, devono essere indicati e resi facilmente individuabili sia i dati relativi alle amministrazioni interessate sia il soggetto che ha effettuato l’operazione. 4. Le regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle P.A. sono definite dall’AIPA…
Forma ed efficacia del documento informatico (art. 10) 1. Il documento informatico sottoscritto con firma digitale, redatto in conformità alle regole tecniche di cui all’art. 8, co. 2 e per le pubbliche amministrazioni, anche di quelle di cui all’art. 9, co.4, soddisfa il requisito legale della forma scritta e ha efficacia probatoria ai sensi dell’art. 2712 del Codice civile
Trasmissione del documento informatico (art. 14) 1. Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario, se trasmesso all’indirizzo elettronico da questi dichiarato; 2. La data e l’ora di formazione, di trasmissione o di ricezione di un documento informatico, redatto in conformità alle disposizioni del presente TU e alle regole tecniche di cui agli art. 8. Co. 2 e 9, co. 4, sono opponibili ai terzi 3. La trasmissione del documento informatico per via telematica, con modalità che assicurino l’avvenuta consegna, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.
Segretezza corrispondenza via tematica (art. 17) 1. Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti informatici non possono prendere cognizione della corrispondenza telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni anche in forma sintetica o per estratto sull’esistenza o sul contenuto della corrispondenza…
Firma digitale (art. 23) 1. A ciascun documento informatico, o a un gruppo di documenti informatici, nonché al duplicato o a copia di essi, può essere apposta, o associata con separata evidenza informativa, una firma digitale 2. L’apposizione o l’associazione della firma digitale al documento informatico equivale alla sottoscrizione prevista per gli atti e documenti in forma scritta su supporto cartaceo…
Firma di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni (art. 25) 1. In tutti i documenti informatici delle pubbliche amministrazioni la firma autografa o la firma, comunque prevista, è sostituita dalla firma digitale, in conformità con le norme del presente testo unico
Gestione informatica documenti Attuazione dei sistemi (art. 50) 1. Le P.A. provvedono ad introdurre nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati progettati per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico in attuazione della disposizioni del presente TU 2. Le P.A. predispongono appositi progetti esecutivi per la sostituzione dei registri di protocollo cartacei con sistemi informatici conformi alle disposizioni del presente TU 3. Le P.A. provvedono entro il 1.1.2004 a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del presente TU ed alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali….
4. Ciascuna amministrazione individua, nell’ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna delle aree stesse …
Sviluppo sistemi informativi delle P.A. (art. 51) 1. Le P.A. adottano un piano di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati in attuazione delle disposizioni del presente TU e secondo norme tecniche definite dall’AIPA 2. Le P.A. provvedono a realizzare o revisionare sistemi informativi finalizzati alla totale automazione delle fasi di produzione, gestione, diffusione e utilizzazione dei propri dati, documenti e procedimenti ed atti in conformità alle disposizioni del presente TU e alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali Le P.A valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici
Sistema gestione informatica dei documenti (art. 52) 1. Il sistema di gestione informatica dei documenti, in forma abbreviata “sistema” deve: A) garantire la sicurezza e l’integrità del sistema; B) garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita; C) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’Amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell’adozione dei provvedimenti finali D) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati E) consentire, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati,….. F) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato
Registrazione di protocollo (art. 53) 1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazione è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni: A) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; B) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; C) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile
D)oggetto del documento, registrato in forma non modificabile E) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili F) l’impronta del documento informatico, se trasmesso in via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile. 2. Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco dello stesso giorno. 3. L’assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in un’unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell’operatore, garantendo la completezza dell’intera operazione di modifica o registrazione dei dati
4. Con decreto del PCM, su proposta dell’AIPA di concerto col Min. della Funz. Pubb., sono specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo. 5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’Amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della P.A., le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione
Informazioni annullate o modificate (art. 54) 1. Le informazioni non modificabili di cui all’art. 53 lett. A),b),c),d),e) e f) sono annullabili con la procedura di cui al presente articolo. Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella base dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste nella procedure. 2. La procedura per indicare l’annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all’identificativo dell’operatore ed agli estremi del provvedimento d’autorizzazione
Segnatura di protocollo (art. 55) 1. La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono: A) il progressivo del protocollo, secondo il formato disciplinato dall’art. 57; B) la data del protocollo; C) identificazione in forma sintetica dell’Amministrazione o dell’area organizzativa individuata ai sensi dell’art. 50, comma 4; 2. L’operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo
3. L’operazione di segnatura del protocollo può includere il codice identificativo dell’ufficio cui il documento è assegnato o il codice dell’ufficio che ha prodotto il documento, l’indice di classificazione del documento e ogni altra informazione utile o necessaria, qualora tali informazioni siano disponibili già al momento della registrazione del protocollo 4. Quando il documento è indirizzato ad altre amministrazioni ed è formato e trasmesso con strumenti informatici, la segnatura di protocollo può includere tutte le informazioni di registrazione del documento. L’amministrazione che riceve il documento informatico può utilizzare tali informazioni per automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del documento ricevuto.
5. Con decreto del PCM, su proposta dell’AIPA di concerto col Min. della Funz. Pubbl., sono stabiliti il formato e la struttura delle informazioni associate al documento informatico ai sensi del comma 4
Operazioni e informazioni minime del sistema di gestione informatica dei documenti (art. 56) 1. Le operazioni di registrazione indicate all’art. 53 e le operazioni di segnatura di protocollo di cui all’art. 55 nonché le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni
Numero di protocollo (art. 57) Il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno sette (7) cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno solare.
Funzioni di accesso ai documenti e alle informazioni del sistema (art. 58) 1. L’accesso al sistema da parte degli utenti appartenenti all’Amministrazione, nonché la ricerca, la visualizzazione e la stampa di tutte le informazioni relative alla gestione dei documenti sono disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti dal responsabile della tenuta del servizio di cui all’art. 61 2. La ricerca delle informazioni del sistema è effettuata secondo criteri di selezione basati su tutti i tipi di informazioni registrate. I criteri di selezioni possono essere costituiti da espressioni semplici o da combinazioni di espressioni legate tra loro per mezzo di operatori logici. Per le informazioni costituite da testi deve essere possibile la specificazione delle condizioni di ricerca sulle singole parole o parti di parole contenute nel testo. 3. Il sistema deve offrire la possibilità di elaborazioni statistiche sulle informazioni registrate allo scopo di favorire le attività di controllo
4. Nel caso di accesso effettuato da soggetti non appartenenti alla pubblica amministrazione possono utilizzarsi le funzioni di ricerca e di visualizzazione delle informazioni e dei documenti messe a disposizione –anche per via telematica- attraverso gli uffici relazioni col pubblico.
Accesso effettuato dalle Pubbliche Amministrazioni (art. 60) 1. Le P.A. che, mediante proprie applicazioni informatiche, accedono al sistema di gestione informatica dei documenti delle grandi aree organizzative omogenee di cui al comma 4 dell’art. 50, adottano le modalità di interconnessione stabilite nell’ambito delle norme e dei criteri tecnici emanati per la realizzazione della RUPA. 2. Le P.A. che accedono ai sistemi di gestione informatica dei documenti attraverso la RUPA utilizzano funzioni minime e comuni di accesso per ottenere le seguenti informazioni: A) numero e data di registrazione di protocollo dei documenti, ottenuti attraverso l’indicazione alternativa o congiunta dell’oggetto, della data di spedizione, del mittente, del destinatario;
B) numero e data di registrazione di protocollo del documento ricevuto, ottenuti attraverso l’indicazione della data e del numero di protocollo attribuiti dall’amministrazione al documento spedito 3. Ai fini del presente articolo, le pubbliche amministrazioni provvedono autonomamente, sulla base delle indicazioni fornite dall’AIPA, alla determinazione di criteri tecnici ed organizzativi per l’accesso ai documenti e alle informazioni del sistema di gestione informatica dei documenti
Servizio per la gestione informatica dei documenti dei flussi documentali e degli archivi (art. 61) 1.Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee indivuate ai sensi dell’art. 50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea 2. Al servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente
3. Il servizio svolge i seguenti compiti: A) attribuire il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni; B) garantisce che le operazioni di registrazioni e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente TU; C) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo di cui all’art. 53 D) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile; E) conserva le copie di cui agli art. 62 e 63, in luoghi sicuri differenti
F) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli art. 59 e 60 e le attività di gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69; G) autorizza le operazioni di annullamento di cui all’art. 54; H) vigila sull’osservanza delle disposizioni del presente TU da parte del personale autorizzato e degli incaricati
Procedure di salvataggio e conservazione delle informazioni del sistema (art. 62) 1. Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico removibile 2. E’ consentito il trasferimento su supporto informatico removibile delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi 3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone, in relazione all’evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenze almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici.
4. Le informazioni relative alla gestione informatica dei documenti costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di conservazione sostituitiva
Registro di emergenza (art. 63) 1. Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri d’emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema. 2. Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile per la tenuta del protocollo può autorizzare l’uso del registro d’emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.
3. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente 4. La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea. 5. Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.
Sistema di gestione dei flussi documentali (art. 64) 1. Le P.A. provvedono in ordine alla gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati, valutando i relativi progetti in termini di rapporto tra costi e benefici, sulla base delle indicazioni fornite dall’AIPA. 2. I sistemi per la gestione dei flussi documentali che includono i procedimenti amministrativi di cui al comma 1 è finalizzata al miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di economicità, di efficacia dell’azione amministrativa e di pubblicità stabiliti dalla legge
3. Il sistema per la gestione dei flussi documentari include il sistema di gestione dei documenti 4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo coordinato per aree organizzative omogenee, le modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione d’archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo.
Requisiti del sistema per la gestione dei flussi documentali (art. 65) 1. Oltre a possedere i requisiti indicati all’art. 52, il sistema per la gestione dei flussi documentali deve: A) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo e il singolo procedimento cui esso è associato; B) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento e il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento; C) fornire informazioni statistiche sull’attività dell’ufficio D) consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine di determinare lo stato e l’iter dei procedimenti complessi.
Specificazione delle informazioni previste dal sistema di gestione dei flussi documentali (art. 66) 1. Le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste, delle operazioni di registrazione e del formato dei dati relativi ai sistemi informatici per la gestione dei flussi documentali sono specificate con decreto del PCM, su proposta dell’AIPA di concerto col Min. della Funz. Pubbl.
Trasferimento dei documenti all’archivio di deposito (art. 67) 1. Almeno una volta per ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione 2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente 3. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito
Disposizione per la conservazione degli archivi (art. 68) 1. Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato col sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni contenute in materia di tutela dei beni culturali e successive modificazioni ed integrazioni 2. Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento 3. Si applicano in ogni caso, per l’archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali
Archivi storici (art. 69) I documenti selezionati per la conservazione permanente sono trasferiti, contestualmente agli strumenti che ne garantiscono l’accesso, negli Archivi di Stato competenti per territorio o nella separata sezione di archivio quando previsto dalla vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.
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