Source: https://www.consulta.tse.go.cr/actas/2015/21-2015-del-3-de-marzo-de-2015.html
Timestamp: 2018-01-16 13:35:30
Document Index: 276522183

Matched Legal Cases: ['artículo 110', 'artículo 14', 'artículo 37', 'ARTÍCULO 39', 'ARTÍCULO 89', 'artículo 157', 'ARTÍCULO 39', 'ARTÍCULO 89', 'artículo 89']

TSE, Acta 21-2015
ACTA N.º 21-2015
Sesión ordinaria celebrada por el Tribunal Supremo de Elecciones a las diez horas del tres de marzo de dos mil quince, con asistencia de los señores Magistrados Luis Antonio Sobrado González –quien preside–, Eugenia María Zamora Chavarría y Max Alberto Esquivel Faerron.
A) Autorización para el pago de servicio de encomiendas por caja chica. Del señor Héctor Fernández Masís, Director General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, se conoce oficio n.° DGRE-082-2015 del 24 de febrero de 2015, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En el año 2012 en sesión ordinaria n.° 023-2012, el Tribunal aprobó la apertura de una Caja Chica Auxiliar a cargo de esta Dirección, con el fin de sufragar los gastos para la atención del Cuerpo Nacional de Delegados; así como otras erogaciones imprevisibles y urgentes. Posteriormente, ante una necesidad imperante en el programa de Asesores Electorales, se solicitó al Superior, a través del oficio DGRE-0402-2012, la autorización para cancelar mediante la citada caja chica las erogaciones por concepto de encomiendas correspondientes al indicado programa electoral, petición que fue aprobada en sesión ordinaria n.° 094-2012. Con motivo del próximo proceso electoral municipal, el programa de Guías Electorales –con el visto bueno del jefe del Departamento de Programas Electorales- solicita a esta Dirección valorar la posibilidad de autorizar el pago de encomiendas que se generen en el giro de las labores de ese programa, considerando que hay que trasladar algunos insumos electorales a los cantones y cuyo costo en el pasado proceso de 2014 fue asumido por el encargado de ese programa.
Dado que la estimación del gasto por este concepto rondaría los ¢70.000,00; cifra que no representaría el solicitar un incremento en el monto de la Caja Chica Auxiliar de la DGRE, ya que este monto se puede cubrir sin ninguna afectación y teniendo en cuenta que existe el antecedente de la necesidad del uso de las encomiendas en el programa de Guías Electorales, esta Dirección está de acuerdo con lo requerido.
En virtud de lo anterior, le solicito se sirva elevar esta solicitud a conocimiento de la señora y señores magistrados, con el fin de que se autorice el pago de las encomiendas al programa de Guías Electorales por el medio previamente indicado.".
A) Solicitud de prórroga de licencia sin goce de salario de la señora Anayansie Herrera Araya. Del señor Ricardo Carías Mora, Jefe del Departamento de Recursos Humanos, se conoce oficio n.° RH-0640-2015 del 24 de febrero de 2015, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Para lo que a bien tenga disponer el Tribunal Supremo de Elecciones, remito a consideración la nota que ha presentado ante este despacho la señora Anayansie Herrera Araya, titular de un cargo de Auditora Asistente en la Auditoría Interna de este organismo electoral, mediante la cual solicita que se le prorrogue hasta por tres meses la licencia sin goce de salario que actualmente disfruta y que concluye el próximo 15 de marzo.
En sesión 92-2014 del pasado 21 de agosto, oficio número STSE-1587-2014 de igual fecha, el Tribunal le autorizó a la citada colaboradora una licencia sin goce de salario por espacio de tres meses –los cuales iniciaron el 16 de setiembre– con el propósito de que pudiera optar por un nombramiento interino en la plaza de Auditora Interna en la Autoridad Reguladora de Servicios Públicos (ARESEP), licencia que posteriormente fue prorrogada por otro plazo igual. Solicita ahora que se le extienda por el referido lapso de 3 meses adicionales, sin omitir la posibilidad de que pueda ser nuevamente ampliada o bien darse el caso de regresar antes de que concluya ese plazo. De aprobarse lo pretendido, la funcionaria alcanzaría una ausencia de nueve meses al 15 de junio del presente año.
Según puede apreciarse, tal gestión cuenta con la anuencia del Lic. Óscar Alberto León Alonso en su condición de Auditor Interno y jefe inmediato.".
B) Informe de estudios y solicitud de permiso sin goce de salario del señor Gustavo Román Jacobo. Del señor Gustavo Román Jacobo, funcionario de estos organismos electorales, se conoce memorial del 26 de febrero de 2015, recibido –vía correo electrónico– el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Por medio de la presente le ruego poner en conocimiento de la señora y señores Magistrados del Tribunal Supremo de Elecciones la siguiente comunicación, a efecto 1) de rendir cuentas sobre mi estadía en España y 2) solicitar un permiso sin goce de salario.
1) Desde el reinicio en junio de 2014 de mi permiso de estudios (tras el proceso electoral 2014) me he dedicado, básicamente, a trabajar sobre mi tesis doctoral, haciendo las matrículas necesarias, tanto en la Universidad Complutense de Madrid como en el Instituto Universitario de Investigación José Ortega y Gasset, e investigando bajo la dirección de mis tutores Dr. Félix Ortega Gutiérrez y Antonio Bañón Hernández. Paralelo a ello, debo informar que he participado con una ponencia en el Segundo Seminario de Doctorandos del Instituto Universitario de Investigación Ortega y Gasset, celebrado el 3 y 4 de octubre de 2014; también como ponente en el III Congreso de Comunicación Política y Estrategias de Campaña “Marketing Político, estrategias globales en escenarios locales y regionales”, celebrado del 24 a 27 de septiembre 2014 en Santiago de Compostela; y que escribí para la Revista Mas Poder Local (del Departamento de Comunicación Política de la Fundación Ortega-Marañón), edición nº 21, de octubre 2014, el artículo “Costa Rica: El panorama complejo del nuevo Gobierno”. Además, he participado ocasionalmente como oyente en el Máster Estudios Avanzados en Comunicación Política de la Facultad de Ciencias de la Información de la Universidad Complutense de Madrid, del cual es Coordinador el Dr. Ortega Gutiérrez, codirector de mi tesis. Adjunto la documentación de respaldo.
2) Respecto del permiso sin goce de salario, paso explicar su razón de ser. Por la experiencia previa de la Institución, comprenderán las señoras y señores Magistrados que un doctorado no puede concluirse en un plazo 3 años (tiempo que cumpliré en España en junio próximo). En mi caso, además, aparte del programa doctoral del que me resta concluir la tesis, cursé en ese mismo período y concluí, el Máster Universitario en Marketing, Consultoría y Comunicación Política de la Universidad de Santiago de Compostela. Consciente de eso (y careciendo de beca por parte del Estado español), en un primer momento planifiqué avanzar lo más que pudiera con mi tesis durante este tercer año de permiso con goce de salario y reincorporarme a mis labores a mediados de año para continuar desde Costa Rica (y en forma paralela a mis responsabilidades funcionariales) trabajando en la tesis. Esa opción dejó de ser viable tras la adopción, por parte de las autoridades españolas, de una disposición según la cual todos los programas doctorales amparados en legislaciones ya derogadas (el mío lo es, pues responde al Real Decreto 1393-2007), deberán extinguirse de forma definitiva (y en consecuencia haber sido culminados por todos los estudiantes con la defensa de tesis) a más tardar el 30 de setiembre de 2017. Para que ello sea posible, la Dra. Esther del Campo, Directora de Programas de Doctorandos de la Fundación Ortega-Marañón, nos ha informado que deberemos entregarle las copias de la tesis, con los correspondientes informes del Director, a más tardar, en setiembre de 2016. Estoy convencido de que la única forma para mí de concluir la tesis antes de esa fecha es dedicándome a tiempo completo a trabajar en ella hasta, por lo menos, junio de 2016. Mi permiso con goce de salario termina el 26 de mayo próximo, por lo que me resulta imperioso solicitar al Tribunal un permiso sin goce de salario a partir del vencimiento del vigente y de los 9.5 días de vacaciones computados a mi favor en el Departamento de Recursos Humanos. Aunque requeriría seguir dedicado a la tesis hasta junio de 2016, considerando que durante ese tiempo solo contaremos con ahorros familiares y que no tengo seguridad de cuánto tiempo nos permitirán estos cubrir nuestros gastos aquí, solicito el permiso sin goce solo por 8 meses, en el entendido de que, si económicamente nos fuera factible, posteriormente solicitaría, como máximo, una prórroga de 4 meses adicionales.".
Se dispone: Conceder la licencia sin goce de salario conforme se solicita y en consecuencia, prorrogar el nombramiento de la señorita María José Alvarado Aguilar como Asesora de la Gestión Política de este Tribunal desde el inicio de dicha licencia y hasta la reincorporación del señor Román Jacobo. ACUERDO FIRME.
A) Informe de la gestión de solicitudes cedulares aprobadas en enero de 2015. Del señor Carlos Arguedas Rojas, Jefe de la Sección de Padrón Electoral, se conoce oficio n.° PE-0362-2015 del 25 de febrero de 2015, recibido el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Le remito, a la cuenta de correo electrónico recepciontse@tse.go.cr archivo que contiene el resumen del Padrón Nacional Electoral; con totales por distritos, cantones, provincias y el general de toda la República por sexo, resultado de la gestión de solicitudes cedulares aprobadas en enero de 2015.
PADRÓN NACIONAL ELECTORAL DICIEMBRE 2014
3.137.855
3.125.724
TOTAL PADRÓN NACIONAL ELECTORAL ENERO 2015
5.870".
A) Autorización para firmar certificaciones en oficinas regionales. De la señora Marisol Castro Dobles, Directora General del Registro Civil, se conoce oficio n.° DGRC-0244-2015 del 25 de febrero de 2015, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 27 de febrero de 2015, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Respetuosamente elevo a conocimiento del Tribunal, los oficios CSR-0208-2015 y CSR-212-2015, ambos del 24 de febrero de 2015, mediante los cual [sic] solicitan autorización para que los funcionarios Yarenis Araya García de la Oficina Regional de Heredia y Miguel Guadamuz Briceño de la Oficina Regional de Santa Cruz, sean autorizados por el Superior para firmar certificaciones.
Sobre el particular y con la finalidad de no desmejorar el servicio al público, la suscrita muy respetuosamente solicita al Superior, se conceda la autorización requerida.".
Se dispone: De conformidad con lo dispuesto en el párrafo segundo del artículo 110 de la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y del Registro Civil, se autoriza a los referidos funcionarios, para que firmen certificaciones y constancias del Departamento Civil, a partir de la respectiva publicación en el Diario Oficial. Para esos efectos regístrense las firmas y los sellos que utilizarán. ACUERDO FIRME.
A) Informe anual de labores de la Contraloría de Servicios de 2014. Del señor Max Solórzano Alvarado, Contralor de Servicios, se conoce oficio n.° CS-028-2015 del 27 de enero de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Conforme con lo dispuesto [sic] en el artículo 14 de la Ley N°. 9158 “Ley Reguladora del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios” en referencia al informe de labores anual que deben presentar las Contralorías de Servicios, este despacho se permite adjuntar dicho informe, a fin de que una vez tenga el aval del Superior, el mismo sea enviado a la Secretaría Técnica de dicho sistema del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica.".
Se dispone: Avalar el informe que se somete a consideración de este Tribunal conforme se solicita. Proceda la Secretaría General de este Tribunal a remitir el referido informe al Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, así como el informe anual estipulado en el artículo 37 de la Ley Reguladora del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios. ACUERDO FIRME.
B) Solicitud de prórroga para rendir informe sobre el Manual de Ética y Valores de la Persona Funcionaria. Del señor Luis Guillermo Chinchilla Mora, Jefe a. i. del Departamento Legal, se conoce oficio n.° DL-117-2015 del 26 de febrero de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Mediante oficio STSE-0248-2015 del 12 de febrero de este año, se comunicó el acuerdo tomado por el Tribunal para que este departamento estudiara e informara en el plazo de diez días hábiles, sobre la propuesta de la Comisión de Ética y Valores y la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles al “Manual de Ética y Valores de la Persona Funcionaria”.
Sobre el particular, me permito informarle que aunque el estudio se encuentra muy avanzado, resulta indispensable la revisión y consulta detallada de algunos otros insumos importantes para concluir el informe encomendado, por tal razón respetuosamente me permito solicitar una prórroga de diez días hábiles para su presentación.".
Se dispone: Aprobar la prórroga conforme se solicita. ACUERDO FIRME.
C) Respuesta a informe de control interno relativo al Programa de Escrutinio en cuanto a los procedimientos de control interno y su aplicación informática para las elecciones presidenciales de febrero y abril 2014. De los señores Héctor Fernández Masís, Francisco Rodríguez Siles y Dennis Cascante Hernández, Directores General del Registro Electoral y de Financiamiento de Partidos Políticos, Ejecutivo y General de Estrategia Tecnológica, respectivamente, se conoce oficio n.° DGRE-094-2015 del 25 de febrero de 2015, recibido en la Secretaría General de este Tribunal el 27 de febrero de 2015, mediante el cual se refieren al informe de control interno n.° ICI-001-2015 de la Auditoría Interna, relativo al programa electoral de escrutinio.
Se dispone: Tener por rendido el informe, el cual se acoge. En consecuencia, se tienen por aprobadas las recomendaciones planteadas por la Auditoría Interna en su informe n.º ICI-001-2015. ACUERDO FIRME.
A) Informe de la Asamblea General Ordinaria de la Asociación Solidarista del TSE. Del señor Carlos Enrique Chavarría Salas, funcionario de la Contaduría, se conoce memorial del 23 de febrero de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Mediante Oficio ASOTSE 005-2015 del 28 de enero de 2015, el Licenciado Néstor Cordero López en su calidad de Presidente de la Asociación Solidarista del Tribunal Supremo de Elecciones (ASOTSE) me cursa invitación para asistir a la Asamblea General Ordinaria a realizarse el 13 de febrero de 2015 en el Hotel Wyndham (Ramada Plaza Herradura). De conformidad con lo dispuesto por el Superior en Sesión Ordinaria N. 81-2014, celebrada el 24 de julio de 2014 y comunicado mediante Oficio STSE-1393-2014 de misma fecha, en la cual se me designa como representante ante la Junta Directiva, rindo el informe de rigor en los siguientes términos:
1. La asamblea fue programada para las 07:00 horas, momento para la primera convocatoria y para la 08.00 horas la segunda y hasta las 17:30 horas en virtud de ser la primera vez en que se realiza una elección de índole electrónico.
1. Elecciones 2015-2017: La votación será bajo la modalidad electrónica a partir de las 8:00 a.m. y hasta las 5:30 p.m.
1. Presidente (a): 2 años
2. Secretario 2 años
3. Vocal I: 2 años
4. Fiscal I: 2 años
2. Informe de la Presidencia periodo 2013-2014
Brindado por la señora Paola Barroeta González
Presidente: Néstor Córdoba López
Candidato único, electo por el 82.62% de los asociados y por dos años.
Secretario: Sonny Rojas Aguilar
Candidato único, con un 89.53% de los asociados y por dos años.
Vocal I: Paola Barroeta Gonzalez
Vocal II: Evelyn Ortiz Carvajal
Ambas candidatas participaron siendo la señora Barroeta Gonzalez elegida Vocal I, por el 48.79% de los asociados y como consecuencia para Vocal II la señora Ortiz Carvajal, con el 46.72%.
Fiscal: Gonzalo Moreno Cruz
Candidato único, elegido por el 91.60% de los asociados.
Como último punto, se somete a votación de los Asambleístas la distribución de los excedentes del periodo 2013-2014. Lo cual es aprobado por unanimidad de los socios presentes.".
Se dispone: Tomar nota. Póngase en conocimiento de la Contaduría. ACUERDO FIRME.
B) Solicitud de aumento salarial del primer semestre del 2015. De los señores Ana Damaris Coto Barrantes y Gerardo Zamora Ramírez, Secretaria General Adjunta y Secretario de Finanzas de la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC), respectivamente, se conoce oficio n.° UNEC-08-2015 del 25 de febrero de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
Se dispone: De conformidad con lo acordado en el artículo tercero de la sesión ordinaria n.° 89-2014 del 14 de agosto de 2014, y para lo que corresponda, pase al Consejo de Directores. ACUERDO FIRME.
C) Solicitud de la UNEC respecto de la atención del público por parte de los conserjes. De los señores Ana Damaris Coto Barrantes y Gerardo Zamora Ramírez, Secretaria General Adjunta y Secretario de Finanzas de la Unión Nacional de Empleados Electorales y Civiles (UNEC), respectivamente, se conoce oficio n.º UNEC–09–2015 del 2 de marzo de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual, con fundamento en una serie de consideraciones, solicitan se le indique a la jefatura respectiva que califique a los conserjes el punto de atención al público, tanto en sus calificaciones anuales como en períodos de prueba y que se incluya a un funcionario en un registro de elegibles.
Se dispone: 1.- Incorporar al orden del día. 2.- Para su atención inmediata, pase a la Dirección Ejecutiva. ACUERDO FIRME.
A) Consulta legislativa de reformas legales para el fortalecimiento de la protección de niñas y adolescentes mujeres ante situaciones de violencia de género asociadas a relaciones abusivas. Expediente n.° 19.337. De la señora Marcy Ulloa Zúñiga, Encargada de la Comisión Permanente Especial de la Mujer de la Asamblea Legislativa, se conoce nuevamente oficio n.º CPEM-166-2015 del 19 de febrero de 2015, recibido –vía correo electrónico– el día siguiente en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"Para lo que corresponda y con instrucciones de la diputada Carmen Quesada Santamaría, Presidenta de la Comisión Permanente Especial de la Mujer, me permito comunicarle que en la Sesión N° 14 del 30 de octubre de 2014, se aprobó una moción para consultar el criterio de la institución a su cargo, el proyecto: “REFORMA DE LOS ARTÍCULOS 159 Y 161 DE LA LEY N° 4573, CÓDIGO PENAL, REFORMA DE LOS ARTÍCULOS 14, 16 Y 158 Y DEROGATORIA DE LOS ARTÍCULOS 21, 22, 36, 38 DE LA LEY N° 5476, CÓDIGO DE FAMILIA, REFORMA AL ARTÍCULO 39 DE LA LEY N° 63, CÓDIGO CIVIL, Y REFORMA AL ARTÍCULO 89 DE LA LEY 3504, LEY ORGÁNICA DEL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES Y DEL REGISTRO CIVIL, PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA PROTECCIÓN LEGAL DE NIÑAS Y ADOLESCENTES MUJERES, ANTE SITUACIONES DE VIOLENCIA DE GÉNERO ASOCIADAS A RELACIONES ABUSIVAS”, EXPEDIENTE N.° 19.337, el cual se adjunta.
Se le agradecerá evacuar la anterior consulta en el plazo de ocho días hábiles, de acuerdo con lo que establece el artículo 157 del Reglamento de la Asamblea Legislativa. (…).".
A partir de la integración del ordenamiento jurídico conforme al Derecho de la Constitución y, concretamente, en punto a la interpretación de lo que debe considerarse “materia electoral”, este Colegiado ha entendido que los “actos relativos al sufragio” no solo comprenden los propios de la emisión del voto, sino todos aquellos descritos en la propia Constitución o en las leyes electorales y que, directa o indirectamente se relacionen con los procesos electorales, electivos o consultivos, cuya organización, dirección y vigilancia ha sido confiada a este Colegiado, lo anterior a partir de la armonización de los artículos 9, 99 y 102 de la Norma Suprema.
La Comisión Permanente Especial de la Mujer de la Asamblea Legislativa, somete a consulta de este Tribunal el proyecto legislativo tramitado en expediente número 19.337 “REFORMA DE LOS ARTÍCULOS 159 Y 161 DE LA LEY N° 4573, CÓDIGO PENAL, REFORMA DE LOS ARTÍCULOS 14, 16 Y 158 Y DEROGATORIA DE LOS ARTÍCULOS 21, 22, 36, 38 DE LA LEY N° 5476, CÓDIGO DE FAMILIA, REFORMA AL ARTÍCULO 39 DE LA LEY N° 63, CÓDIGO CIVIL, Y REFORMA AL ARTÍCULO 89 DE LA LEY 3504, LEY ORGÁNICA DEL TRIBUNAL SUPREMO DE ELECCIONES Y DEL REGISTRO CIVIL, PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA PROTECCIÓN LEGAL DE NIÑAS Y ADOLESCENTES MUJERES, ANTE SITUACIONES DE VIOLENCIA DE GÉNERO ASOCIADAS A RELACIONES ABUSIVAS”.
En síntesis este proyecto procura el fortalecimiento y ampliación de la protección legal de niñas y adolescentes mujeres hasta los 18 años, frente a la ocurrencia de delitos contra su integridad sexual y frente aquellas situaciones de riesgo asociadas a relaciones de pareja abusivas o uniones impropias en las que existan brechas de conocimiento, madurez, autonomía, responsabilidad y poder, entre aspectos señalados en las recomendaciones realizadas al efecto por diferentes foros de la Organización de las Naciones Unidas (ONU), tales como el Comité para la Eliminación de la Discriminación contra la Mujer y el Comité de los Derechos del Niño.
De la lectura del proyecto consultado se desprende que lo pretendido por el legislador con la derogatoria de las normas allí apuntadas, es establecer la edad de dieciocho años como edad mínima para que una persona pueda otorgar su libre consentimiento y contraer matrimonio.
A nuestro juicio, la propuesta legislativa consultada constituye una decisión de naturaleza política legislativa en torno a la conveniencia de derogar las normas que posibilitan el matrimonio de personas menores de edad -mayores de quince años y menores de dieciocho años-, aspecto sobre el cual, en los términos propuestos, este Tribunal en lo que a sus competencias y sus dependencias respecta, no tiene objeción alguna.
En todo caso, cabe señalar que la eventual reforma del artículo 89 de la Ley Orgánica de este Tribunal, no tendría incidencia alguna desde la perspectiva electoral, en tanto actualmente en los casos de emancipación, la entrega de la cédula de identidad no conlleva la inclusión del menor de dieciocho años en el Padrón Electoral.
B) Cronograma para el cumplimiento de las recomendaciones de informe de inspección del Archivo Nacional. Del señor Francisco Rodríguez Siles, Director Ejecutivo, se conoce oficio n.° DE-0640-2015 del 27 de febrero de 2015, recibido el mismo día en la Secretaría General de este Tribunal, mediante el cual literalmente manifiesta:
"En sesión ordinaria n.° 8-2015 del 27 de enero de 2015, comunicada en oficio STSE-0119-2015 de misma fecha, el Superior dispuso que la Dirección Ejecutiva planteara un cronograma con responsables para atender las recomendaciones pendientes derivadas de la inspección n.° II-08-2011. Al respecto, se presenta el cronograma para cada recomendación.
Dentro de las recomendaciones incluidas en el informe de la inspección n.° II-08-2011 del Archivo Nacional, por las razones expuestas en el oficio DE-0198-2015, se tienen por cumplidas las siguientes:
Recomendación 1.1 En todos los locales, emprender un programa permanente de rutinas de limpieza, con el fin de erradicar los altos niveles de suciedad y polvo que se encontraron, tanto en las estanterías como en los documentos. El Departamento de Conservación del Archivo Nacional podrá dar las instrucciones sobre los procedimientos a seguir.
Recomendación 1.2 Desviar o reubicar las tuberías de agua que se encuentran dentro de los depósitos de documentos del Archivo Civil, principalmente aquellas que están cerca de documentos declarados con valor científico y cultural.
Recomendación 1.3 Sustituir los estantes de madera por material metálico.
Sobre esta recomendación dentro del presupuesto 2013 y 2014 se dotó de vagones móviles al Archivo del Registro Civil, tal y como se detalla en la recomendación 1.7. Para el 2015, la Administración asignó presupuesto para la adquisición de vagones adicionales. En lo sucesivo la Dirección Ejecutiva asignará los recursos hasta donde sea posible, en los planes operativos anuales de ese Archivo, para dar continuidad al plan de adquisición de ese tipo de estantería.
Recomendación 1.11 Dotar al Área de Microfilm de una puerta de salida de emergencia, dado que la única que existe está hecha en un lugar poco accesible en caso de emergencia, aparte de que el pasillo para llegar a dicha puerta es en extremo angosto para facilitar una salida masiva de personas.
A continuación se presentan las recomendaciones pendientes de cumplimiento con el respectivo cronograma.
Recomendación 1.5 Fortalecer de recurso humano la unidad de encuadernación del Tribunal Supremo de Elecciones, con el fin de que se pueda resolver lo antes posible el problema de deterioro de lomos y cubiertas que presentan una gran cantidad de tomos declarados con valor científico y cultural que se conservan en el Archivo Civil.
Realizar estudio para analizar las cargas de trabajo de la unidad de encuadernación para valorar la posibilidad de fortalecer con recurso humano o gestionar la contratación de un ente privado que efectúe la labor.
Ingeniero Industrial del Área Ejecutiva de la Dirección Ejecutiva
Recomendación 1.7 Levantar un inventario de conservación para determinar cuáles secciones, series o colecciones de documentos de valor científico y cultural necesitan ser guardados dentro de contenedores apropiados. Hecho lo anterior, la administración debe presupuestar los recursos para adquirir los contenedores necesarios.
Determinar las series documentales con valor científico cultural
Jefatura del ARC
Realizar la valoración de las cartas de naturalización
Jefatura del ARC y Jefatura de Opciones y Naturalizaciones
Realizar la valoración de las tarjetas de nacimiento
Jefatura del ARC y Oficial Mayor Civil
Realizar la valoración de los cupones de matrimonio y defunciones
Jefatura del ARC y Jefatura de Inscripciones
Realizar la valoración de las tarjetas de pensionados.
Jefatura del ARC y Jefatura de la Sección de Padrón
ARC=Archivo del Registro Civil
Una vez finalizadas las valoraciones correspondientes, las oficinas productoras deberán solicitar al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CSED), la valoración de estas. Posteriormente el CSED solicitará a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos (CNSED), la valoración de las series documentales. Una vez efectuada esa valoración, el CSED comunicará lo resuelto por el CNSED a las oficinas productoras y al Archivo del Registro Civil.
Asimismo, derivado de esta recomendación el Archivo del Registro Civil debía contar con un plan de trabajo para custodiar en contenedores las series documentales. Al respecto, cabe señalar que dicho plan se encuentra en ejecución desde el 2013, para lo cual hasta este momento se han adquirido 28.000 cajas libres de ácido para la conservación de los documentos. Se inició con el proceso de traslado de los expedientes de Opciones y Naturalizaciones, y actualmente se está trasladando el fondo electoral y parte de los documentos del Archivo Civil.
La cantidad de cajas adquiridas representan aproximadamente 4760 metros lineales (m) de documentación de los cuatro fondos documentales que comprenden ese archivo. Además se continúa con el plan de compra de estantería móvil para sustituir todas aquellas unidades de conservación que no son aptas para la custodia de los documentos, a la fecha se han adquirido 23 módulos dobles para una capacidad aproximada de 1.104 metros lineales de la documentación y para el presente año se ha presupuestado la compra de otros 13 módulos que representan aproximadamente 600 m adicionales, con lo cual se tendría cubierto un aproximado del 57% de la totalidad del fondo documental del Archivo del Registro Civil.
Aunado a lo anterior, la Dirección Ejecutiva asignará los fondos hasta donde lo permitan las posibilidades presupuestarias para continuar con la compra de este tipo de estantería, tal y como se indicó en la recomendación n.° 1.3.
Recomendación 1.8 Formular un plan de prevención de desastres y salvamento de documentos esenciales, con el fin de salvaguardar los materiales declarados con valor científico y cultural.
Realizar una investigación preliminar sobre el tema: estructura de un plan de prevención de desastres y salvamento de documentos esenciales, planes similares elaborados en otras organizaciones, etc.
Profesional Asistente en Archivística del AC
Preparar un instrumento (s) para recopilar información relacionada con documentos esenciales producidos y recibos por las oficinas de la institución.
Enviar una circular a las jefaturas de las oficinas ubicadas en la sede central para comunicarles sobre las visitas que se les harán para recopilar información.
Jefatura del AC
Coordinar visitas a las oficinas ubicadas en la sede central.
17-19 de agosto
Realizar visitas para recopilar información relacionada con documentos esenciales de las oficinas ubicadas en la sede central.
24 de agosto-11 de setiembre
Enviar una circular a las jefaturas de las oficinas regionales para comunicarles sobre las entrevistas que se les harán para recopilar información.
Coordinar entrevistas con jefaturas de oficinas regionales (por medio de Lync).
16-17 de setiembre
Realizar entrevistas a jefaturas de oficinas regionales (por medio de Lync)
21 de setiembre-7 de octubre
Tabular la información recopilada
12-16 de octubre
Analizar la información recopilada
Participar en una reunión con la jefatura del AC para presentar avance en estudio realizado y recibir orientación para la elaboración del plan.
Elaborar el plan
2-27 de noviembre
30 de noviembre-11 de diciembre
Aplicar cambios indicados por la jefatura del AC
14-16 de diciembre
Aprobar el plan por parte del AC
Presentar el plan para aprobación del CDIR
AC= Archivo Central
Respecto de las siguientes recomendaciones:
Recomendación 1.6 Monitorear los niveles de humedad relativa y temperatura que se mantienen en las distintas áreas de depósito de todas las instalaciones, con el fin de determinar qué medidas o acciones correctivas emprender con base en los resultados.
Recomendación 1.10 Mejorar las condiciones ambientales del Área de Microfilmación con el fin de mantener niveles óptimos de humedad relativa y temperatura (…) para asegurar la conservación de los documentos.
Recomendación 1.12 Hacer una evaluación rigurosa de las condiciones ambientales que tiene el local de archivo ubicado en San Rafael Arriba de Desamparados, dado que por lo observado durante la inspección, tiene más desventajas que ventajas de utilizarlo [sic] como área de trabajo y conservación del acervo documental de la institución. En caso contrario, resolver con el propietario del inmueble la toma de acciones de mejoramiento de las instalaciones y su alrededor, con el fin de darle mayor seguridad y condiciones para la conservación del acervo documental.
Es necesario aclarar que no resulta posible en este momento precisar cuándo podrán cumplirse estas recomendaciones, por cuanto para el acatamiento de lo recomendado por el Archivo Nacional, se requiere que los depósitos documentales – tanto los instalados en las oficinas centrales del TSE como en la bodega de Las Brisas- se ubiquen en espacios independientes que no sean compartidos con el recurso humano y que además cuenten con características específicas que permitan mantener las condiciones necesarias de espacio, almacenamiento, temperatura, humedad relativa, limpieza y protección de agentes contaminantes, entre otros aspectos necesarios para la conservación de la documentación y que dependen en gran parte de las condiciones de infraestructura.
En consecuencia, el cumplimiento de las citadas recomendaciones está en función de solventar el faltante de espacios físicos a nivel institucional que afecta a muchas otras dependencias, lo cual depende de que se pueda concretar alguna de las opciones que permanentemente se están valorando (alquiler de inmuebles, construcción de un nuevo edificio).
No obstante lo anterior, en tanto se mantengan las condiciones actuales de los locales, la Dirección Ejecutiva velará, hasta donde lo permita el presupuesto institucional, por la dotación de recursos para la compra de deshumidificadores y otros requerimientos que sean incluidos en el Plan Operativo Anual del Registro del Archivo Civil que coadyuven a la conservación de los documentos.".
Se dispone: Hágase del conocimiento del señor Marco Antonio Calderón Delgado, Jefe del Departamento de Conservación del Archivo Nacional, en atención a su oficio n.° DC-1106-2014. ACUERDO FIRME.