Source: http://www.vademecumkadrowego.pl/artykul_narzedziowa,1102,0,18392,reguly-dotyczace-akt-osobowych.html
Timestamp: 2019-05-25 21:28:01+00:00
Document Index: 117562889

Matched Legal Cases: ['art. 948', 'art. 231', 'art. 229', 'art. 29', 'art. 1043', 'art. 150', 'art. 2374', 'art. 29', 'art. 291', 'art. 29', 'art. 291', 'art. 222', 'art. 226', 'art. 201', 'art. 124', 'art. 125', 'art. 105', 'art. 1821', 'art. 1867', 'art. 1891', 'art. 174', 'art. 1741', 'art. 229', 'art. 229', 'art. 1011', 'art. 1517', 'art. 171', 'art. 1012', 'art. 229']

Reguły dotyczące akt osobowych – www.VademecumKadrowego.pl
Aktualnie jesteś: Strona główna » Dokumentacja pracownicza po zmianach » Prowadzenie dokumentacji pracowniczej » Reguły dotyczące akt osobowych
Akta osobowe w podziale na 4 części (A, B, C, D) winny być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika. Oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych należy przechowywać w porządku chronologicznym i numerować oraz umieszczać w wykazach oświadczeń i dokumentów znajdujących się w każdej z części akt osobno (§ 4 ust. 1 rozporządzenia z 2018 r.). Od 1 stycznia 2019 r. istnieje możliwość sporządzania oddzielnych podkatalogów z powiązanymi tematycznie dokumentami i nadawania im odpowiednio numerów:
A1 (np. dla dokumentów związanych z ubieganiem się o zatrudnienie),
B1 (np. dla dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy),
C1 (np. dla oświadczeń dotyczących rozwiązania umowy o pracę),
D1 (np. dla dokumentów związanych z nałożoną karą pieniężną za opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia) i kolejnych; w razie usuwania z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, trzeba będzie usunąć całą część dotyczącą danej kary, a pozostałym dokumentom w części D przyporządkować następujące po sobie numery.
Bez zmian pozostała zasada przechowywania w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisów lub kopii dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika. Nowością jest natomiast zapisanie w § 5 rozporządzenia z 2018 r. wprost, że mają być one poświadczone za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez niego. W aktach osobowych prowadzonych w formie zdigitalizowanej umieszcza się natomiast odwzorowania cyfrowe papierowych dokumentów, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (dalej e-podpis) lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy (dalej e-pieczęć), potwierdzających zgodność pliku elektronicznego z dokumentem papierowym (art. 948 § 2 K.p.).
Uwaga! Dokumenty zawierające dane osobowe, których przekazania nie przewidują aktualne regulacje, mogą być nadal przechowywane w aktach osobowych, jeżeli zostały pozyskane w zgodzie z przepisami obowiązującymi w chwili ich gromadzenia (por. stanowisko MRPiPS z 25 czerwca 2018 r., UiPP nr 14/2018, str. 4). W razie przejścia części lub całości zakładu pracy w trybie art. 231 K.p. lub następstwa prawnego w stosunkach pracy powstałego na podstawie innych przepisów, dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy (§ 7 rozporządzenia z 2018 r.).
Nowy kształt akt osobowych
Rodzaj części akt Rodzaje zamieszczanych dokumentów
A - oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 K.p.) Rozporządzenie z 2018 r. nie zawiera listy dokumentów, które powinny być gromadzone w tej części, jak to czyniło rozporządzenie z 1996 r. Z uzasadnienia do projektu tego rozporządzenia wynika, że umieszczenie wykazu nie jest konieczne, ponieważ pracodawca jest uprawniony do żądania od kandydata do pracy i pracownika przedstawienia tylko takich danych osobowych, które są wskazane w Kodeksie pracy i odrębnych przepisach, a innych jedynie za zgodą tych osób. Ma to ścisły związek z obowiązującym od 25 maja 2018 r. rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016)
B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy
umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 K.p.)
zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie wskazał zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę
dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych
- z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 K.p.) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 K.p.)
- z przepisami oraz zasadami bhp (art. 2374 § 3 K.p.)
- z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji
- o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 K.p.) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 K.p.)
- o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 K.p.)
- o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 K.p.)
potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 K.p.)
dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 K.p.)
dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub ze zdobywaniem albo uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych
dokumenty dotyczące przyznania pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 K.p.)
dokumenty dotyczące ubiegania się i korzystania przez pracownika z urlopów: macierzyńskiego, na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego lub wychowawczego
dokumenty dotyczące łączenia urlopu rodzicielskiego z pracą u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e K.p.)
dokumenty dotyczące obniżenia wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 K.p.)
oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 K.p.)
dokumenty dotyczące udzielania urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 K.p.)
- wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 K.p.)
- okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 K.p.)
umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 K.p.)
wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do inspektora (art. 1517 § 6 K.p.)
dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania
C - oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę
dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 K.p.)
umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony ją zawarły (art. 1012 § 1 K.p.)
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 K.p.)
D (nowa część) - odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu rozporządzenie z 2018 r. nie zawiera wykazu dokumentów
Uwaga! Zgodnie z § 3 rozporządzenia z 2018 r.; katalogi dokumentów wskazanych w części B i C akt osobowych mają charakter otwarty.