Source: https://actualicese.com/resolucion-3269-de-14-06-2016/
Timestamp: 2020-04-05 23:48:31
Document Index: 295915356

Matched Legal Cases: ['artículo 59', 'artículo 7', 'artículo 6', 'artículo 21', 'artículo 3', 'Artículo 1', 'Artículo 2', 'Artículo 3', 'Artículo 4', 'Artículo 5', 'artículo 28', 'artículo 7', 'artículo 4', 'Artículo 6', 'Artículo 7', 'Artículo 8', 'Artículo 9', 'Artículo 10', 'Artículo 11', 'Artículo 12', 'Artículo 13', 'Artículo 14', 'Artículo 15', 'Artículo 16', 'Artículo 17']

La Viceministra de Relaciones Exteriores Encargada de las Funciones del Despacho de la Ministra de Relaciones Exteriores, en ejercicio de las facultades legales y en especial las que le confiere el numeral 3° del artículo 59 de la Ley 489 de 1998 y el numeral 17 del artículo 7° del Decreto 0869 de 2016, y
Que el artículo 6° de la Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros, suscrita en La Haya el 5 de octubre de 1961, establece que “Cada Estado contratante designará las autoridades, consideradas en base al ejercicio de sus funciones como tales, a las que dicho Estado atribuye competencia para expedir la Apostilla prevista en el párrafo primero del artículo tercero. Cada Estado contratante notificará esta designación al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos en el momento del depósito de su instrumento de ratificación o de adhesión o de su declaración de extensión. Le notificará también a dicho Ministerio cualquier modificación en la designación de estas autoridades”.
Que el artículo 21, numeral 11 del Decreto 0869 de 2016, establece dentro de las funciones de la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano del Ministerio de Relaciones Exteriores “Dirigir y coordinar la expedición de pasaportes y visas, expedir los pasaportes diplomáticos y oficiales e instruir y supervisar a las entidades que el Ministerio determine en el proceso de expedición de pasaportes, apostilla y legalización de documentos, de conformidad con los convenios que se suscriban sobre la materia y gestionar su reconocimiento internacional”. Que de conformidad con el artículo 3° del Decreto 0869 de 2016, el Ministerio de Relaciones Exteriores es el organismo rector del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores y le corresponde, bajo la dirección del Presidente de la República, formular, planear, coordinar, ejecutar y evaluar la política exterior de Colombia, las relaciones internacionales y administrar el servicio exterior de la República.
Que en este sentido, resulta imperioso proferir una nueva resolución que contemple tanto las especificaciones técnicas de los documentos fuente para la apostilla y/o legalización y su procedimiento, ajustándolos a las directrices normativas consagradas tanto en la Ley 455 de 1998 como en el Decreto-ley 019 de 2012. Que en mérito de lo expuesto,
Artículo 1°. Objeto. Adóptese el procedimiento para apostillar y/o legalizar documentos.
Artículo 2°. De las definiciones. Para los efectos de la presente Resolución, entiéndase por Legalización y Apostilla lo siguiente:
Artículo 3°. Del registro de las firmas. Todo funcionario público que suscriba documentos que deban surtir efectos en el exterior, deberá registrar su firma ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, así mismo informar cuando se retire del servicio o sobre la modificación o cambio sufrido en su firma en el cargo por él desempeñado. El funcionario público que firme digitalmente el documento, deberá haber registrado su firma manuscrita haciendo uso de los medios tecnológicos que el Ministerio de Relaciones Exteriores disponga para ello y suministrar la llave pública del certificado digital en el formato establecido ante la Cancillería.
Parágrafo. El Ministerio de Relaciones Exteriores, emitirá la apostilla y/o legalización de documentos firmados digitalmente, previa verificación del cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 7° y 28 de la Ley 527 de 1998 “por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales (…)”.
Artículo 4°. Especificaciones técnicas de documento fuente para apostilla y/o legalización: El Ministerio de Relaciones Exteriores en concordancia con los requerimientos y estándares internacionales exige que todo documento fuente para apostillar y/o legalizar, firmado digitalmente, cumpla con las siguientes especificaciones:
1. Formato del documento: PDF (Portable Data Format) – (ISO 32000-1) y PDF/A Versión 2B o 3B (ISO-19005-2 o ISO-19005-3) para la preservación a largo plazo.
Artículo 5°. De las firmas mecánicas. La firma mecánica no permite identificar a una persona como su autor, no garantiza el cumplimiento de los atributos jurídicos expuestos en el artículo 28 y en especial el artículo 7° literal b) de la Ley 527 de 1999.
En los documentos firmados por funcionarios públicos que contengan la firma mecánica debe también consignarse su firma manuscrita para poder ser apostillados o legalizados, no obstante podrán ser apostillados y/o legalizados como documentos firmados digitalmente siempre y cuando cumplan con lo establecido en los numerales 1 y 2 del artículo 4° de la presente resolución.
Artículo 6°. De la traducción de los documentos. Todo documento traducido por traductor oficial certificado en Colombia podrá apostillarse o legalizarse de acuerdo con el país de destino.
Artículo 7°. De los traductores oficiales. Los traductores oficiales, deberán inscribirse en el directorio de traductores oficiales del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el fin de prestar un servicio de consulta a los ciudadanos que lo requieran. Para su inscripción, requerirán la presentación de la solicitud en el formato establecido por la Cancillería para tal fin, acompañado de la Licencia del Ministerio del Interior y de Justicia expedida antes del año 2005, o certificado de idoneidad emitido por Universidad acreditada ante el Ministerio de Educación y copia del documento de identidad correspondiente. Esta inscripción se podrá realizar mediante la presentación de la documentación física o por los medios electrónicos establecidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Artículo 8°. Procedimiento para apostillar. El procedimiento para el trámite de la apostilla será:
Parágrafo 1°. Si los documentos de que trata el presente artículo una vez apostillados requieren de una traducción en idioma diferente al castellano, deberán ser traducidos por traductor oficial certificado en Colombia y la firma del traductor oficial debe ser apostillada.
Parágrafo 2°. Se legaliza o apostilla la firma del funcionario público impuesta en el documento, mas no se certifica ni revisa su contenido.
Parágrafo 3°. El listado de países miembros de la Convención de La Haya de 1961 se encuentra disponible en la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, www.cancilleria.gov.co.
Artículo 9°. Procedimiento para la legalización de documentos colombianos que deban surtir efectos en el exterior. El procedimiento para el trámite de la legalización de documentos colombianos que deban surtir efectos en el exterior será:
Artículo 10. Procedimiento para la legalización de documentos extranjeros que deban surtir efectos en Colombia. El procedimiento para el trámite de la legalización de documentos extranjeros que deban surtir efectos en Colombia será:
Artículo 11. Procedimiento para la legalización de documentos extranjeros que deban surtir efectos en Colombia, mediante la figura de país amigo. El procedimiento para el trámite de la legalización de documentos extranjeros que deban surtir efectos en Colombia, mediante la figura de país amigo será:
Artículo 12. Presentación de los documentos ilegibles o seccionados. Los documentos que se presenten para apostillar o legalizar, ilegibles o se encuentren seccionados, deberán llevar aclaración respecto al contenido ilegible por parte de la entidad que los emitió. Todos los documentos que se presenten, deberán contener la firma de funcionario público con nombres y apellidos completos.
Artículo 13. Entrega de documentos a terceros. Los documentos que fueron tramitados presencialmente, solo podrán ser entregados a terceros mediante poder otorgado por quien realizó el trámite del documento, ante notario público con presentación personal, y la fotocopia de la cédula de ciudadanía de quien reclame los documentos.
Artículo 14. De las impresiones. El Ministerio de Relaciones Exteriores de acuerdo a las normas que regulan la materia, no generará impresiones de apostillas, legalizaciones, recibos de pago, ni cualquier otro documento referente al trámite.
Artículo 15. De la circunscripción consular. En caso de no contar el Estado Colombiano con representación diplomática ni consular en el lugar donde se pretenda realizar el trámite de apostilla o legalización, deberá el solicitante acercarse al consulado que pertenezca a la circunscripción consagrada en el Decreto 1067 de 2015 o el que modifique, derogue o aclare.
Artículo 16. Correcciones. Las correcciones tendrán lugar únicamente cuando la apostilla o legalización se tramitó de forma presencial, dejando el documento base en físico.
Artículo 17. Vigencia y derogatorias. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en su totalidad la Resolución 7144 de 20 de octubre de 2014 y aquellas normas que le sean contrarias.
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