Source: http://piszumowy.pl/zaliczka-czy-zadatek-jak-wybrac-i-jak-rozliczyc/
Timestamp: 2019-09-23 13:34:28+00:00
Document Index: 81623964

Matched Legal Cases: ['art. 194', 'art. 23', 'art. 31', 'Art. 3531', 'art. 410', 'art. 58', 'art. 742', 'art. 498', 'art. 394', 'art. 394', 'art. 353', 'art. 394', 'art. 106', 'art. 14', 'art. 12', 'art. 10', 'art. 20', 'art. 21', 'art. 23', 'art. 23', 'art. 5']

Zaliczka czy zadatek - jak wybrać i jak rozliczyć? - Pisz umowy
Stosowanie różnych form przedpłat jest bardzo powszechne we wszelkiego rodzaju umowach zawieranych szczególnie w środowisku biznesowym. Czasami ma to na celu „przypieczętowanie” woli zawarcia umowy, a w innych przypadkach zabezpieczenie jej wykonania lub kwot na bieżące wydatki związane z realizacją umowy. Częstokroć są to środki, które, w razie niewywiązania się z obowiązku zapłaty przez płacącego, mają pokryć przynajmniej podstawowe koszty, ponoszone przez osobę realizującą umowę. Rolę tą pełni zaliczka, ale nie jest to jedyna forma realizowania wcześniejszych płatności. Jako forma zabezpieczenia wykonania umowy na scenie jest też zadatek. Czym te formy się różnią? W jaki sposób i kiedy je stosować?
Pojęcie zaliczki nie jest w polskich przepisach ściśle zdefiniowane. Ustawodawca żongluje znaczeniami, momentami, zdaje się, wprowadzając do przepisów pierwiastek chaosu. Bazując na kontekstach użycia tego zwrotu można uznać, że ma przynajmniej dwa znaczenia.
Wcześniejsza zapłata części wynagrodzenia
To chyba najsilniej utrwalone znaczenie „zaliczki” w obrocie gospodarczym. W przepisach stosowane rzadko 1, w rzeczywistości na co dzień. Zaliczkę traktuje się w tym przypadku jak przedpłatę, element przyszłego wynagrodzenia, które druga strona uzyska w określonym umową terminie. Zazwyczaj, przy mniejszych projektach, zaliczka wyprzedza płatność główną, która następuje po zrealizowaniu umowy. W bardziej rozbudowanych modelach płatniczych jest to pierwszy etap zapłaty.
Podstawowym skutkiem tak określonej zaliczki jest jej automatyczne zaliczenie na poczet przyszłej ceny. Możesz również zastrzec w umowie, że przystąpisz do realizacji swojej usługi dopiero w chwili, gdy druga strona uiści zaliczkę 2. Pamiętaj wtedy, by określić, że w przypadku opóźnienia w zapłacie terminy realizacji usługi ulegają przesunięciu o ilość dni opóźnienia!
Skoro zaliczka jest elementem ceny, to w przypadku rozwiązania umowy podlega ona zwrotowi w całości. Nie ma znaczenia to, kto i z jakiej przyczyny wypowiedział umowę lub od niej odstąpił. Zaliczka jest formą zapłaty wynagrodzenia, więc skoro nie zrealizowano usługi – to sama zaliczka staje się tzw. świadczeniem nienależnym, bo nie ma podstawy prawnej dla jej zatrzymania przez osobę przyjmującą płatność.3
Warto dodać, że wyżej określone skutki udzielenia zaliczki, rozumianej jako przedpłaty, dotyczą tylko sytuacji, gdy nie ma odrębnych uregulowań w umowie. Możliwe jest uzgodnienie między stronami np. przepadku zaliczki w przypadku odstąpienia od umowy przez jedną ze stron. Warunki są dwa – muszą one zostać zaakceptowane przez kontrahenta i nie łamać prawa.4
Kwota udzielana na poczet koniecznych wydatków
Pojawia się w przypadku umowy zlecenia, ale również prawa pracy, kosztów komorniczych, zaliczek np. na koszty zatrudnienia biegłego itd. Pomimo tego, że określana tym samym słowem – zaliczka w tym przypadku jest diametralnie różna od tej, którą opisałem powyżej. Inny jest sposób jej udzielania, skutki jej udzielenia a także model rozliczenia.
Do udzielenia zaliczki na poczet koniecznych wydatków nie jest konieczne zawieranie zapisu w umowie. Ogólną zasadą dla umów zlecenia czy umów o świadczenie usług jest ta, zgodnie z którą roszczenie o wypłatę zaliczki powstaje z chwilą, gdy spełnione są dwa kryteria 5 :
do prawidłowego wykonania zlecenia/usługi konieczne jest poniesienie przez wykonawcę wydatków;
wykonawca wystąpił z żądaniem udzielenia zaliczki na wydatki.
Zaliczka tego rodzaju może być również uregulowana w umowie. W taki wypadku nie będzie już konieczne dodatkowe żądanie wykonawcy. Zobowiązanie do udzielenia zaliczki powstanie z chwilą zawarcia umowy.
Wykonawca nie staje się, z chwilą udzielenia zaliczki, właścicielem tych środków, a jedynie wydatkuje je na rzecz zleceniodawcy. Tak rozumiana zaliczka nie jest częścią wynagrodzenia! Skoro tak, to wykonawca powinien, po poniesieniu wydatków, rozliczyć się z niej w sposób przyjęty między stronami. Jego zadaniem jest więc przedstawić rozliczenie środków, które z zaliczki wydał, a następnie zwrot pozostałej kwoty dającemu zlecenie. Kwota, która pozostaje z zaliczki po poniesieniu wszystkich kosztów jest wykonawcy nienależna.
Oczywiście możliwe jest, by środki, które po rozliczeniu wydatków pozostały wykonawcy, zostały zaliczone jako część jego wynagrodzenia. Wymaga to jednak albo odrębnego ustalenia pomiędzy stronami umowy, albo dokonania przez zleceniobiorcę czynności potrącenia należności poprzez złożenie stosownego oświadczenia.6
Zadatek, w przeciwieństwie do wyżej opisanych konstrukcji, ma zupełnie inną funkcję. Jego rolą jest ścisłe zabezpieczenie interesów stron, a konkretniej – strony wiernej umowie. Ma funkcję odpowiadające raczej formie zryczałtowanego odszkodowania niż przedpłaty. Częścią ceny zadatek staje się dopiero z chwilą wykonania umowy.7
Strona zobowiązana powinna zapłacić zadatek „przy zawieraniu umowy„.8 W 1969 roku, kiedy uchwalano te przepisy, być może to działało, ale dziś mamy XXI wiek. Do ustawodawcy jeszcze to nie dotarło – do sądów orzekających w sprawie zadatku na szczęście tak. W piśmiennictwie wskazuje się, że konieczny jest „związek czasowy między wpłaceniem zadatku a zawarciem umowy”9, w związku z czym wystarczające jest np. zlecenie przelewu tuż po zawarciu umowy lub w terminie w umowie wskazanym. Konieczne jednak jest uiszczenie kwoty zadatku, a nie samo zobowiązanie się do tego, by został on uiszczony.
Podstawową zasadą, jaką rządzi się zadatek, jest ta, zgodnie z którą w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron druga strona może bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej.10 Jeśli więc pan Kowalski umówi się z panem Nowakiem na zadatek w wysokości 1000 zł i go wpłaci, to w razie gdy nie wykona umowy – pan Nowak te środki zatrzyma. Jeśli zaś to pan Nowak nie wykona umowy – zobowiązany będzie zapłacić Kowalskiemu 2000 zł.
Powyższe rozwiązanie kładzie „na szali” kwotę równą wysokości zadatku po każdej ze stron. Nie zawsze jednak niezrealizowanie umowy będzie się wiązało z koniecznością zapłaty dwukrotnej kwoty zadatku lub jego zachowaniem. Jeśli umowa zostanie rozwiązana, np. za porozumieniem stron albo wypowiedzeniem, to zadatek podlega zwrotowi stronie, która go wpłaciła w całości – chyba, że strony uzgodnią co innego. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku, gdy jedna ze stron postanowieniom umownym uchybi, ale w wyniku przyczyn, za które nie ponosi odpowiedzialności.
Zadatek jako odszkodowanie?
Z powyższego wynika, że zadatek ma wynagrodzić stronie wiernej umowie fakt niedotrzymania umowy przez drugą stronę w przypadku, gdy niedochowanie warunków umowy wynikało z przyczyn, które leżały po jej stronie. W sumie, to w pocie czoła wypracowaliśmy całkiem jego zgrabną definicję :). Problem z nią jest taki, że sugeruje coś, czym zadatek nie jest.
Otóż zadatek nie jest odszkodowaniem.
A przynajmniej nie w dosłownym sensie. Środowisko prawników jest generalnie zgodne, że jest tzw. surogatem odszkodowania. Surogatem, a więc namiastką, niegodnym zastępcą, jak wskazuje słownik PWN. Tylko czy na pewno niegodnym? Zadatek ma przecież jedną, olbrzymią przewagę nad dochodzeniem „tradycyjnego odszkodowania”.
Jest nią brak konieczności wykazywania szkody 11, w celu zachowania zadatku lub dochodzenia podwójnej jego wysokości. Jedyne, co musisz wykazać, jako strona, która domaga się zadatku dla siebie, jest to, że druga strona nie dotrzymała warunków zabezpieczonych zadatkiem – np. terminu zawarcia umowy przyrzeczonej albo wykonania przedmiotu umowy. Jeśli druga strona będzie chciała Ci w tym przeszkodzić, to musi wykazać, że wykonała swoje zobowiązanie lub nie wykonała go z przyczyn nieleżących po jej stronie.
Ponadto wart podkreślenia jest fakt, że rozliczenie zadatku nie pozbawia strony poszkodowanej prawa do dochodzenia odszkodowania. Tutaj już będzie konieczne wykazanie szkody wynikłej z działania lub zaniechania drugiej strony.12
Wiesz już, czym jest zaliczka i zadatek i, być może, wpadł Ci do głowy pomysł na to, jak je wykorzystać w praktyce. Kiedy jednak postanowisz coś z tym zrobić natychmiast pojawi się pytanie, które spędza sen z powiek każdemu przedsiębiorcy.
„A podatki”?
Zaliczka jako przedpłata
Sprzedawca/wykonawca wystawia fakturę zaliczkową 13. Należy ją zarejestrować w rejestrze sprzedaży VAT, ale w ewidencjach prowadzonych dla potrzeb podatku dochodowego (np. w Książce Przychodów i Rozchodów) już nie, i to niezależnie od tego, czy zapłaciłeś zaliczkę czy ją otrzymałeś. Dlaczego?
Ponieważ moment rozliczenia podatku dochodowego oraz VAT jest różny. PIT/CIT rozliczasz dopiero po wystawieniu faktury końcowej lub zakończeniu świadczenia usługi.14 Ustawa o VAT tak łaskawa nie jest – obowiązek zapłaty podatku od towarów i usług powstaje z chwilą otrzymania zaliczki.15 Tym samym, jeśli zaliczka zostanie zwrócona z powodu niewykonania umowy – należy wystawić fakturę korygującą na potrzeby prawidłowego rozliczenia podatku VAT. W ewidencjach dotyczących podatku dochodowego pod zaliczce nie zostanie żaden ślad.
Z uwagi na fakt, że wykonawca dokonuje czynności na rzecz zleceniodawcy, i, jak wspominałem, nie staje się właścicielem przekazanych środków – to udzielenie zaliczki na wydatki, kiedy nie stanowi ona części przyszłego wynagrodzenia, nie skutkuje na gruncie ani podatku dochodowego, ani podatku VAT. Wykonawca, ponosząc wydatki stanowiące podstawę do rozliczenia zaliczki, powinien albo przyjmować faktury i rachunki wystawione „na zleceniodawcę”, albo refakturować te koszty na zleceniodawcę.
W przypadku zadatku (co się rymuje to prawda!) interpretacje organów są takie, iż podatkowo jest to… część ceny. Mimo, że nią nie jest. Cóż… Tym samym, podobnie jak w przypadku zaliczki w formie przedpłaty, wykonawca powinien wystawić fakturę zaliczkową, co powoduje opisane powyżej skutki. Jak jednak już wiesz – zadatek ma inny skutek niż zaliczka. Co więc dzieje się w przypadku, gdy zadatek zostaje zatrzymany, a co, gdy zostaje zapłacony w podwójnej wysokości?
Zatrzymanie zadatku skutkuje obowiązkiem zapłaty podatku dochodowego po stronie podmiotu go zatrzymującego.16 Jednocześnie kwota ta nigdy nie stanie się kosztem uzyskania przychodu dla osoby wpłacającej zadatek.17 Jeszcze ciekawiej jest w podatku VAT. Jak wiesz – należy go rozliczyć z chwilą otrzymania zadatku. Ponieważ jednak opodatkowaniu VATem podlegają tylko oznaczone towary lub usługi18, to z chwilą, gdy umowa nie dojdzie do skutku, przesłanka opodatkowania odpada. Powinna tym samym zostać wystawiona faktura korygująca, a jeśli VAT został zapłacony – to Urząd powinien go zwrócić.
Podobnie jest w przypadku konieczności zapłaty podwójnej kwoty zadatku. Jego zapłata nie skutkuje obowiązkiem na gruncie podatku VAT, a jedynie w podatku dochodowym. Osoba płacąca podwójną kwotę zadatku, ponieważ musiała wcześniej rozliczyć podatek VAT, powinna wystawić jednocześnie korektę do faktury zaliczkowej, skutkującą zwrotem naliczonego VATu.
No dobrze, a więc co wybrać? Rekomendacja „po prawniczemu” brzmi… to zależy, a jakże. Jeśli wolą stron umowy jest zabezpieczenie przed niewywiązaniem się z niej przez jedną z nich – zdecydowanie polecam zastosowanie instytucji zadatku. Jeśli tak nie jest – zaliczki w formie przedpłaty. Zaliczka na pokrycie kosztów wykonania umowy, ze swoją specyficzną rolą i formą, stoi gdzieś z boku.
W obrocie gospodarczym najczęściej spotyka się formę zaliczki, którą modyfikuje się poprzez odpowiednie zapisy umowne. Przyjmuje się między innymi, że zaliczka przepada w przypadku, gdy strona wpłacająca nie wywiąże się z umowy – jest to zapis bardzo powszechny. Często nawet zaliczka jest rozumiana w ten sposób niejako odgórnie, co, jak już wiesz, jest błędem. Rodzi to często komplikacje na gruncie rozliczeń podatkowych. Skoro tak, to może warto jednak rozważyć stosowanie zadatku, jako formy lepiej określonej i skuteczniej zabezpieczającej?
Podobał Ci się ten tekst? Daj znać w komentarzu lub zakładce kontakt. Nie zapomnij też polubić fanpage bloga Pisz Umowy na Facebooku, by otrzymywać jeszcze więcej rozmaitych informacji ze świata prawa umów! 🙂
Co nie znaczy że wcale – zaliczki takie dotyczą np. dywidendy (art. 194 Kodeksu Spółek Handlowych), zobowiązań podatkowych (art. 23a Ordynacji Podatkowej, art. 31 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i BARDZO wiele innych) itp. (
Możliwości te wynikają nie z ścisłych przepisów prawa, a z zasady swobody umów – por. art. Art. 3531 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz.U.2019.1145 t.j. z dnia 2019.06.19) (dalej – k.c.)
art. 410 §2 k.c.
art. 58 §1 k.c.
Udzielenie zaliczki następuje na żądanie przyjmującego zlecenie, które należy kwalifikować jako jednostronne oświadczenie woli skierowane do oznaczonego adresata (dającego zlecenie). Może być ono złożone w dowolnej formie. Żądanie jest uzasadnione, jeżeli prawidłowe wykonanie danego zlecenia wymaga poczynienia wydatków w rozumieniu art. 742.
P. Drapała [w:] Kodeks cywilny. Komentarz. Tom V. Zobowiązania. Część szczegółowa, wyd. II, red. J. Gudowski, WKP 2017
art. 498 k.c.
art. 394 §2 k.c.
art. 394 §1 k.c.
Nie może być więc ona rozumiana jedynie literalnie, tzn. w ten sposób, że zadatek musi być wydany jednocześnie z zawarciem umowy. Wystarczy, że zachowany jest związek czasowy między zawarciem umowy a następującym po nim wydaniem zadatku, a także da się wyróżnić czynności strony, które zmierzają do jego wręczenia, np. wpłacenie pieniędzy na konto drugiej strony, zlecenie dokonania przelewu, dokonanie zapłaty pieniądzem elektronicznym, przystąpienie do wydania pieniędzy itp. Nie ma także przeszkód, aby wydanie zadatku poprzedziło zawarcie negocjowanej umowy.
P. Zakrzewski [w:] Kodeks cywilny. Komentarz. Tom III. Zobowiązania. Część ogólna (art. 353-534) red. M. Fras, WKP 2018
Wykonanie prawa odstąpienia od umowy oznacza także możliwość zatrzymania zadatku lub domagania się sumy dwukrotnie wyższej przez stronę uprawnioną, choćby żadnej szkody nie poniosła. W pierwszym przypadku otrzymała ona już surogat odszkodowania bez potrzeby wytaczania procesu, w drugim wprawdzie go nie uniknie, ale zwolniona jest z obowiązku wykazania szkody. Zadatek zastępuje odszkodowanie za niewykonanie umowy
art. 394 §3 k.c.
art. 106f ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U.2018.2174 t.j. z dnia 2018.11.21) (dalej – ustawa o VAT)
art. 14 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U.2018.1509 t.j. z dnia 2018.08.08) (dalej – ustawa o PIT) oraz art. 12 ust. 4 pkt 1 Ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U.2018.1036 t.j. z dnia 2018.05.30) (dalej – ustawa o CIT)
Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 13 maja 2016 r., sygn. IBPB-2-2/4511-355/16/ZuK: Podsumowując, zgodnie z przepisami ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych podlega każde przysporzenie majątkowe, które uzyskują osoby fizyczne. Tym samym kwota zatrzymanego w związku z niedojściem do skutku sprzedaży przedmiotu zadatku w formie kwoty pieniężnej, jako przysporzenie majątkowe, stanowi podlegający opodatkowaniu przychód Wnioskodawcy z innych źródeł, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 w związku z art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Kwota zatrzymanego zadatku nie może korzystać ze zwolnienia od podatku na podstawie wskazanego we wniosku art. 21 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy
art. 23 ust. 1 pkt 54 ustawy o PIT – tak też Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej, sygn. IPPB1/415-1568/12-2/MT, z 22 stycznia 2013 r. :
Niemożliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów straty powstałej w wyniku utraty zaliczki/zadatku w związku z niewykonaniem umowy zgodnie z brzmieniem wyżej cyt. przepisu art. 23 ust. 1 pkt 54 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
art. 5 ust. 1 ustawy o VAT
Tags: jak rozliczyć zadatek, jak rozliczyć zaliczkę, podatki, zadatek, zaliczka