Source: http://www.atse-graz.at/datenschutz/
Timestamp: 2019-11-14 06:58:59
Document Index: 49088698

Matched Legal Cases: ['§ 212', '§ 132', '§ 20', '§21', '§22', 'Art 13', 'Art. 9', '§ 132', 'Art 21']

Datenschutz – ATSE Graz
Kontaktdaten des/der für die Verarbeitung Verantwortlichen
ZVR-Zahl: 182170927
E-Mail: office@atse-graz.at
Kontaktdaten des Auftragsverarbeiters:
Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z.B. um Daten handeln, die Sie in ein Online-Kontaktformular eingeben oder uns schriftlich, zum Beispiel per E-Mail, übermitteln. Andere Daten werden automatisch beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z.B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie unsere Website betreten.
Wir speichern personenbezogene Daten nur solange, wie sie für den Zweck der Verarbeitung benötigt werden und gesetzliche Ansprüche bestehen können, bzw. solange es uns gesetzliche Bestimmungen vorschreiben. Danach werden sie unwiderruflich gelöscht. Zum Beispiel müssen aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (Aufbewahrungspflichten) des Unternehmensgesetzbuches (§ 212 UGB) und der Bundesabgabenordnung (§ 132 BAO) für Rechnungs- und Finanzdaten die betreffenden personenbezogenen Daten für 7 Jahre gespeichert werden.
Der Schutz Ihrer Daten ist uns sehr wichtig. Wir erheben nur die Daten, die je nach Anfrage notwendig für uns sind und versichern hiermit, mit Ihren Daten vertrauenswürdig umzugehen, sie nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte weiterzugeben und uns an die geltenden Datenschutzbestimmungen zu halten. Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Wenden sie sich dazu bitte unter folgender Email-Adresse an uns: office@atse-graz.at. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.
Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an office@atse-graz.at. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
3. Datenverarbeitungen / Datenverarbeitungszwecke
Der Zweck besteht im Besetzen vakanter Stellen/Positionen im Verein. Dies umfasst ehrenamtliche und nichtehrenamtliche Trainer, Übungsleiter, Funktionäre und sonstige Mitarbeiter. Dieser Vorgang erfolgt regelmäßig auf Basis der Vereinsentwicklung (Sportprogramm) und der Personalfluktuation.
Im Zuge der Suche werden Stellenanzeigen im Internet (Website, Facebook, diverse Foren) sowie in anderen vereinsbezogenen Medien (Vereinszeitschrift, Vereinsnewsletter, etc.) veröffentlicht. Die per E-Mail an office@atse-graz.at eingehenden Bewerbungen (die vom Verein bevorzugte Form der Übermittlung, auf die auch in der Stellenanzeige hingewiesen wird) werden im E-Mail Server abgelegt.
Per Post einlangende Anmeldungen werden elektronisch erfasst (Scan) und unter Anwendung der gleichen Gliederung am Computer abgespeichert. Das Papierdokument (die Anmeldung) selbst wird nach dem Vorgang der elektronischen Speicherung umgehend vernichtet. Weitere Ablagen bestehen nicht. Nach vollzogener Auswahl einer Anmeldung werden alle für diesen Verarbeitungszweck einlangenden Anmeldungen/Daten nach Mitteilung einer Absage umgehend gelöscht.
Im Falle eines Bewerbungsverfahrens für ein privatrechtliches Arbeitsverhältnis (angestellte MitarbeiterInnen) werden die Bewerbungsdaten nach dem Verstreichen einer Frist von 6 Monaten gelöscht. Die Mittteilung der Absage inkludiert in diesem Falle einen Hinweis auf die Frist von 6 Monaten. Die zweckbezogene Löschung erfolgt in allen Fällen in sämtlichen Medien bzw. Speicherorten (elektronisch, Papierform). Eine Aufbewahrung von Bewerbungen zum Zwecke der Evidenzhaltung erfolgt nicht.
Die Bewerbung (Insbesondere der curriculum vitae, übermittelte Zeugnisse, Befähigungsausweise, etc.) der ausgewählten Bewerberin/des ausgewählten Bewerbers wird in den entsprechenden Ordner Personal-/Mitarbeiter-/Trainer-/Funktionäre verschoben und bildet Grundlage des entsprechenden Aktes.
Blindbewerbungen werden – sofern diese nicht unmittelbare Berücksichtigung bei laufenden Bewerbungsverfahren finden können – gelöscht. Eine Evidenzhaltung erfolgt nicht.
Kategorien der verarbeiteten Daten: Nachname (Familie) (tlw. Angabe von Eltern im Nachwuchsbereich), Vorname (Familie) (tlw. Angabe von Eltern im Nachwuchsbereich), Straße (privat), Ort (privat), PLZ (privat), Telefon Mobil (tlw. Angabe von Eltern im Nachwuchsbereich), E-Mail Adresse (tlw. Angabe von Eltern im Nachwuchsbereich), Staatsbürgerschaft, Geburtsdatum, Beruf, Schule/Lehre ((tlw. im Nachwuchsbereich).
Buchführung zum Zwecke der Erfassung der Geschäftsvorgänge zur Erfüllung der Anforderungen der §§ 20ff VerG (§21 Einnahmen- und Ausgabenrechnung, Vermögensübersicht, §22 Jahresabschluss – Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung).
Führung aller Aspekte der Buchführung in Excel-Form. Die Excel-Listen sowie alle dazugehörigen Belege (z.B. Belege Ausgaben, Belege Mitgliedsbeiträge = Einnahmen, etc.) werden quartalsweise an den/die oben angeführten Auftragsverarbeiter (ATSE GRAZ – Gesamtverein) weitergeleitet. Je nach Beleg sind die unten angeführten Datenkategorien zur Gänze oder teilweise enthalten.
Kategorien der betroffenen Personen: Geschäftspartner, Funktionäre, Ehrenamtliche, Mitglieder, Trainer (Daten der Trainer sind auf den PRAEs enthalten, diese liegen in der Buchhaltung auf.)
Kategorien der verarbeiteten Daten: Nachname, Vorname, Straße (privat), Ort (privat), PLZ (privat), Telefon Mobil, E-Mail Adresse, Staatsbürgerschaft, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer (bei Trainern).
Die Speicherung von Vereinsdaten in der Cloud (Google Drive) dient der Vereinfachung und Flexibilisierung des Zugriffs auf diese Daten im Vergleich zur Speicherung auf einem PC oder einer Festplatte, die ortsgebunden sind. Zudem sind die Daten so besser vor dauerndem Verlust geschützt und es wird Speicherplatz auf den vereinseigenen Datenträgern eingespart. In der Cloud werden daher vor allem jene Daten gespeichert, die von einer größeren Anzahl von Personen und ortsungebunden abgefragt werden sollen. Gerade bei großen Datenmengen, wie sie bei einem größeren Verein anfallen, stellt die Nutzung von Cloud Storage eine sinnvolle Ergänzung dar.
Angaben zur Datensicherheit/zu Datenschutzmaßnahmen, die der Clouddienst-Anbieter setzt (Serverstandorte, Sicherheitsmaßnahmen, Backup, etc.) Anmerkung: diese Angaben stellt der Diensteanbieter zur Verfügung: https://policies.google.com. Der Zugriff zur Cloud ist nur mit einem Passwort möglich. Unterschiedliche und unterschiedlich sensible Bereiche der Cloud haben jeweils andere Passwörter.
6. Mitgliederverwaltung
Mitgliederverwaltung als Erfordernis der Vereinsführung, Erfüllung der Statuten, Erfüllung aller vereinsbezogenen Aufgaben und Verpflichtungen. Führung der Mitgliederverwaltung in Form von Excel-Listen/Datenbank in Excel. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungstätigkeit entspringt dem Mitgliedsvertrag = vertragliche Grundlage. Via einer Datenschutzvereinbarung am Beitrittsformular wird der Interessent vor Abschluss der Mitgliedschaft über Verarbeitungszwecke, verarbeitete Datenkategorien, Empfänger, Dauer der Datenspeicherung, etc. informiert. Zusätzlich erfolgt die Erteilung der Information nach den Art 13, 14 DSGVO im Detail über einen Datenschutzbutton auf der Webpage des Vereines. Die Excel-Datenbank ist passwortgeschützt. Zugriff hat folgender eingeschränkter Personenkreis: Obmann, Sektionsleiter, Finanzreferent sowie deren Stellvertreter.
Nach Beendigung der Mitgliedschaft werden alle Daten – soweit kein Rückstand an Zahlungen (offener Mitgliedsbeitrag, Teilbeträge hiervon, sonstige berechtigte Forderungen des Vereins) seitens des Mitglieds besteht und die Daten auch nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Vermeidung von Rechtsansprüchen des Vereins benötigt werden – nach Ablauf eines Jahres nach Austritt gelöscht. Diese Frist dient dem Vereinszweck und soll sicherstellen, dass die Abwicklung des Vertrages mit dem Mitglied und die damit zusammenhängenden Aufgaben gewährleistet ist. Im Falle des Bestehens offener Forderungen zum Zeitpunkt des Austritts beginnt der Fristablauf mit dem Zeitpunkt des Begleichens der offenen Zahlungen. Auf die einjährige Frist wird in der oben geschilderten Datenschutzerklärung gesondert hingewiesen.
Daten/Datensätze, die zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen (z.B. Buchführung) benötigt werden, bleiben für die in den Materiengesetzen normierte Aufbewahrungsdauer gespeichert und werden anschließend gelöscht. Ein Backup des Excel-Files wird auf einem verschlüsselten USB-Stick/externe Festplatte abgelegt, welcher/welche der Sektionsleiter an seinem Wohnort aufbewahrt.
Kategorien der verarbeiteten Daten: Nachname, Vorname, Geschlecht, Tarifklasse, Austrittsdatum, Eintrittsdatum, Telefon Mobil, Straße (privat), PLZ (privat), Ort (privat), Vorname, Nachname, Geburtsdatum, E-Mail Adresse.
7. Personalverwaltung
Die beim Verein auf Dienstvertragsbasis angestellten MitarbeiterInnen werden zum Zwecke der Personalverwaltung in einer Personaldatenbank erfasst. In der Personaldatenbank sind neben persönlichen Verwaltungsdaten der MitarbeiterInnen unter anderem Daten zur Qualifikation, sonstigen Kompetenzen sowie Abrechnungsdaten (Arbeitszeit, Urlaubs-, Krankenstandstage) von MitarbeiterInnen gespeichert. Dies dient vor allem der Personalplanung und -entwicklung (Einsatz der MitarbeiterInnen an einer passenden Arbeitsstelle, Planung des zukünftigen Personalbedarfs, Notwendigkeit der Einstellung neuer Mitarbeiter, …). Die in der Mitarbeiterdatenbank gespeicherten Daten umfassen auch sensible Daten iSd Art. 9 DSGVO, zum Beispiel Gesundheitsdaten (gegebenenfalls bestehende Behinderungen oder andere gesundheitliche Beeinträchtigungen von MitarbeiterInnen, um bei der Gestaltung des Arbeitsverhältnisses darauf Rücksicht nehmen zu können). Auch die Sozialversicherungsnummer, die möglicherweise als sensibles Datum zu qualifizieren ist, wird zum Zwecke der Lohnverrechnung in die Mitarbeiterdatenbank aufgenommen.
Die Personaldatenbank enthält zudem die Kontaktdaten einer der/dem jeweiligen Mitarbeiterin/Mitarbeiter nahestehenden Person, um diese im Notfall benachrichtigen zu können.
Werden Bilder der MitarbeiterInnen angefertigt, um diese anschließend auf der Homepage zugänglich zu machen, wird eine gesonderte Einwilligung der jeweiligen MitarbeiterIn eingeholt.
Die Daten ehemaliger MitarbeiterInnen werden nur so lange aufbewahrt, als dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Die buchhaltungsrelevanten Arbeitnehmerdaten (zur Lohnverrechnung notwendig) werden dem § 132 BAO entsprechend nach 7 Jahren gelöscht. Der Name, die Anschrift, der Zeitraum der Anstellung und die von MitarbeiterInnen ausgeführten Tätigkeiten werden zur Erfüllung des Anspruches auf ein Dienstzeugnis für 30 Jahre gespeichert, sofern ein solches Dienstzeugnis nicht schon zuvor rechtmäßig ausgestellt wurde.
Nur ein eingeschränkter Personenkreis hat Zugriff auf die Personaldaten: die Buchhaltung, der Vereinsvorstand sowie die für Personalagenden zuständige Person. Elektronisch abgelegte Daten sind passwortgeschützt und ein regelmäßiges Back-Up zur Sicherung der Richtigkeit und Vollständigkeit der Datensätze wird durchgeführt.
Kategorien der verarbeiteten Daten: Vorname, Nachname, BIC, IBAN, Telefon Mobil, E-Mail-Adresse, Staatsbürgerschaft, Sozialversicherungsnummer, Bankinstitut, Geschlecht, Eintrittsdatum, Austrittsdatum, Straße (privat), Ort (privat), PLZ (privat), Meldeauszug, Geburtsdatum, Geburtsort.
8. Veranstaltungsorganisation
Der Verein organisiert regelmäßig Veranstaltungen, die meist in Verbindung mit sportlichen Wettbewerben stehen. Die persönliche Einladung zu bevorstehenden Veranstaltungen erfolgt mittels Homepage, Facebook, E-Mail (Newsletter) und/oder als Ankündigung in Vereinszeitschriften an die Vereinsmitglieder oder an Interessenten. Hierbei wird auf die Daten der Mitgliederverwaltung zurückgegriffen und daher unterliegen diese Daten den dort angeführten Maßnahmen.
Personen, die an einem Wettkampf oder einer sportlichen Veranstaltung teilnehmen möchten, können sich per E-Mail, telefonisch oder mittels einer beim Vereinssitz aufliegenden, physischen Liste anmelden. Diese Daten werden in einem Excel-Sheet als vollständige TeilnehmerInnenliste zusammengefasst. Es wird eine Teilnahmevereinbarung abgeschlossen, in der die Teilnehmenden in die Wettkampfbedingungen und die entsprechenden Datenverarbeitungen (Veröffentlichung der Teilnehmer inkl. deren erbrachten Leistungen auf der Homepage und in der nächsten Vereinszeitschrift) einwilligen. Erhoben werden Vor- und Nachname, Geburtsdatum (zur Feststellung der Altersklasse), Vereinszugehörigkeit, Kontaktdaten. Auch wird um die Einwilligung zur Aufnahme von Fotos, welche später zur Information der interessierten Öffentlichkeit auf der Homepage veröffentlicht werden sollen, gebeten. Diese Daten werden je nach Art der Veranstaltung unter Umständen auch an Sponsoren und Dach- bzw. Fachverbände weitergeleitet.
Außerdem werden im Zuge der Veranstaltungsorganisation freiwillige Helfer rekrutiert. Dies erfolgt beispielsweise über Aufrufe auf der Website, im Newsletter, der Vereinszeitschrift oder in lokalen Zeitungen. Erhoben werden Vor- und Nachname und Kontaktdaten (sofern es sich nicht ohnehin um Vereinsmitglieder handelt), um Zeitpunkt, Ablauf und den Inhalt der freiwilligen Arbeitsleistung abzuklären. Es besteht zudem die Möglichkeit für freiwillige Helfer, sich auf eine Liste einzutragen, um auch bei zukünftigen Events wegen Mithilfe kontaktiert zu werden. Nur bei jenen, die sich auf diese Liste eingetragen haben, wird die freiwillige Mitarbeit in Evidenz gehalten.
Allgemeine Informationen über das Vereinsgeschehen und das Sportprogramm, detaillierte Sparteninformationen, Informationen über Vereinsangebote, Kurse, Sportwochen und Sportfeste, Nützliches und Wissenswertes zu den Themen Sport, Gesundheit und gesundem Lebensstil.
Zwei Möglichkeiten der Anmeldung zum Newsletter: 1.) Website Verein, 2.) Anmeldeformular Vereinsbeitritt
ad 1.) Website:
Die Anmeldung zum Newsletter via Vereins-Website ist nicht nur für Mitglieder, sondern auch für Interessenten und alle anderen Besucher der Website möglich. Information über Verarbeitungszwecke, verarbeitete Daten, Widerrufsbelehrung Art 21 Abs 4 vorhanden – zu den Formalitäten der Newsletter-Anmeldung siehe beigefügte Datei/beigefügtes Formular. Der Newsletter wird regelmäßig versendet. Es erfolgt keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die technische Abwicklung übernimmt der beauftragte Website-Dienstleister. Eine Abmeldung vom Newsletter ist jederzeit über die Vereins-Website oder per E-Mail an office@atse-graz.at möglich.
ad 2.) Anmeldung Newsletter über Vereinsanmeldeformular:
Extra angeführte Newsletter-Anmeldung auf Vereinsbeitrittsformular, Anmeldung durch Ankreuzen der entsprechenden Checkbox. Keine Koppelung zur Vereinsanmeldung bzw. zur Mitgliedschaft – die Mitgliedschaft zum Verein ist auch ohne Bezug des Newsletters möglich. Gleiche Formulierung wie online-Einwilligung Newsletter-Bezug, zu den Formalitäten siehe ebenso in der Beilage.
Übergreifend: In jedem Newsletter wird auf die Möglichkeit der Abmeldung via der Vereins-Website hingewiesen. Zusätzlich können Abmeldungen zum Newsletter jederzeit per E-Mail an den Verein gerichtet werden. Diese E-Mails werden von uns selbst, nicht durch den Websitebetreiber administriert. Da der Newsletter personalisiert verschickt wird, wird das Geschlecht bei der Anmeldung dafür verpflichtend verlangt.
10. Weitergabe Daten Fachverband
Die Teilnahme am Leistungs- bzw. Wettkampfsport erfordert eine Weitergabe der personenbezogenen Daten an Sportfachverbände. Dies umfasst sowohl Landes- als auch Bundesfachverbände. Die Weitergabe personenbezogener Daten/die Meldung des Mitglieds beim Fachverband ist in zwei Formen möglich:
1.) Schriftliches Anmeldeformular des Fachverbands (Übermittlung per E-Mail oder Übergabe an die/den TrainerIn) inkl. Beilagen.
2.) Online-Tool des Vereins (Eintrag in Datenbank) inkl. Upload von Beilagen.
In beiden Varianten umfassen die weitergegebenen Daten jeweils: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort und -Land, Staatsbürgerschaft, Geschlecht, Wohnsitz, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Verein, Reisepass- bzw. Personalausweiskopie und Meldezettelkopie. Die Datenschutz-Bestimmungen des jeweiligen Fachverbandes sind auf der Website des Fachverbands abrufbar. Ein Widerruf der Datenweitergabe an den Fachverband führt nicht automatisch zur Beendigung der Vereinsmitgliedschaft, jedoch ist eine Weiterausübung des Wettkampf- bzw. Leistungssports nicht mehr möglich. Von einem allfälligen Widerruf wird der Verein den betroffenen Fachverband unverzüglich in Kenntnis setzen. Übt ein Mitglied keinen Leistungs- bzw. Wettkampfsport aus, erfolgt keine Datenweitergabe.
11. Weitergabe Daten Dachverband
Die Teilnahme am Leistungs- bzw. Wettkampfsport sowie Gesundheitsprojekten, Ehrungen, Fortbildungen, etc. erfordert eine Weitergabe der personenbezogenen Daten an Sportdachverbände (ASKÖ Steiermark). Dies umfasst sowohl Landes- als auch Bundesdachverbände.
Die Weitergabe personenbezogener Daten/die Meldung des Mitglieds beim Dachverband ist in zwei Formen möglich:
1.) Weitergabe in elektronischer Form per E-Mail
2.) Online-Tool des Dachverbands (Eintrag in Datenbank) inkl. Upload von Beilagen
In beiden Varianten umfassen die weitergegebenen Daten jeweils: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Geburtsort und -Land, Staatsbürgerschaft, Geschlecht, Wohnsitz, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Verein, Reisepass- bzw. Personalausweiskopie und Meldezettelkopie. Die Datenschutz-Bestimmungen des jeweiligen Dachverbandes sind auf der Website des Dachverbands (https://www.askoe-steiermark.at/de/datenschutz) abrufbar. Ein Widerruf der Datenweitergabe an den Dachverband führt nicht automatisch zur Beendigung der Vereinsmitgliedschaft, jedoch ist eine Weiterausübung des Sports oft nur mehr sehr eingeschränkt bis gar nicht mehr möglich. Von einem allfälligen Widerruf wird der Verein den betroffenen Dachverband unverzüglich in Kenntnis setzen.
12. Webserver
Wenn Sie unsere Website besuchen, speichern unsere Webserver temporär jeden Zugriff in einer Protokolldatei. Folgende Daten werden dabei erfasst und für 6 Monate gespeichert:
16. Facebook-Plugin (“Like”-Button)
Auf unserem Internetauftritt sind Plugins des sozialen Netzwerks Facebook, 1601 South California Avenue, Palo Alto, CA 94304, USA integriert. Die Facebook-Plugins erkennen Sie an dem Facebook-Logo oder dem “Like-Button” (“Gefällt mir”) auf unserer Seite. Wenn Sie unsere Seiten besuchen, wird über das Plugin eine direkte Verbindung zwischen Ihrem Browser und dem Facebook-Server hergestellt. Facebook erhält dadurch die Information, dass Sie mit Ihrer IP-Adresse unsere Seite besucht haben. Wenn Sie den Facebook „Like-Button“ anklicken während Sie in Ihrem Facebook-Account eingeloggt sind, können Sie die Inhalte unserer Seiten auf Ihrem Facebook-Profil verlinken. Dadurch kann Facebook den Besuch unserer Seiten Ihrem Benutzerkonto zuordnen. Wir weisen darauf hin, dass wir als Anbieter der Seiten keine Kenntnis vom Inhalt der übermittelten Daten sowie deren Nutzung durch Facebook erhalten. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung von Facebook unter https://de-de.facebook.com/policy.php. Wenn Sie nicht wünschen, dass Facebook den Besuch unserer Seiten Ihrem Facebook-Nutzerkonto zuordnen kann, loggen Sie sich bitte aus Ihrem Facebook-Benutzerkonto aus.
Da diese Hinweise der jeweils aktuellen Rechtslage unterliegen und die Leistungen des ATSE GRAZ fortlaufend weiterentwickelt werden, behalten wir uns vor, diese Datenschutzerklärung künftig entsprechend zu ändern. Wir empfehlen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu lesen, um über den Schutz der von uns erfassten personenbezogenen Daten auf dem Laufenden zu bleiben.