Source: https://www.iww.de/ak/kanzleiorganisation/systematisch-arbeiten-mandate-professionell-annehmen-und-beenden-f88479
Timestamp: 2020-02-28 03:12:24
Document Index: 22423586

Matched Legal Cases: ['§ 45', '§ 43', '§ 134', '§ 43', '§ 2', '§ 7', '§ 3101', '§ 788', '§ 627', '§ 87', '§ 627', '§ 628']

Systematisch arbeiten | Mandate professionell annehmen und beenden
04.09.2015 ·Fachbeitrag ·Systematisch arbeiten
Mandate professionell annehmen und beenden
| Sie überzeugen Ihren Mandanten mit professioneller Arbeit, wenn Sie das Mandat von Anfang bis Ende strukturiert und vollständig bearbeiten. Hierfür bietet der Beitrag eine nützliche Hilfestellung und erklärt praxisnah, wie Sie regresssicher arbeiten und den Mandanten zufriedenstellen. Die Autorin geht auf berufsrechtliche Vorgaben und gebührenrechtliche Aspekte ein. |
1. Mandatsannahme: Der erste Eindruck zählt
Ein neues Mandat ist zugleich eine Chance, den Mandanten von Anfang an zu begeistern. Überzeugen Sie ihn durch außergewöhnlichen Service, demonstrieren Sie professionelle Teamarbeit in der Kanzlei und pflegen Sie einen wertschätzenden Umgang.
a) Telefonischer Erstkontakt muss stimmen
Meist nimmt ein potenzieller Mandant telefonisch Erstkontakt mit der Kanzlei auf. Die Anwaltsassistenz ist somit das „Aushängeschild“ Ihrer Kanzlei und sollte dem Mandanten besonders freundlich und kompetent begegnen. Die Mitarbeiter am Telefon müssen gut geschult sein. Sie sollen dem Mandanten durch eine gezielte Servicesprache das Gefühl geben, willkommen zu sein (Schulungen z.B. unter rund-um-anwalt.de oder busmann-training.de).
b) Oberste Priorität: Kollisionsprüfung
Oberste Priorität hat zu Beginn des Mandats die berufsrechtlich vorgeschriebene Kollisionsprüfung gemäß §§ 45, 46 BRAO. § 43a Abs. 4 BRAO verbietet dem Rechtsanwalt, widerstreitende Interessen zu vertreten. Für den Fall, dass er im Nachhinein eine Interessenkollision feststellt, muss er beide Mandate ablehnen, beziehungsweise niederlegen. Der bereits geschlossene Anwaltsvertrag ist gemäß § 134 BGB, § 43a Abs. 4 BRAO nichtig.
PRAXISHINWEIS | Notieren Sie den vollständigen Namen des Mandanten in richtiger Schreibweise, um schnell prüfen zu können, ob seine Interessen mit denen eines anderen Mandanten kollidieren.
c) Teamarbeit demonstrieren
Delegieren Sie organisatorische Aufgaben an Ihre Assistenz und kommunizieren Sie es auch dem Mandanten gegenüber. Dies demonstriert Teamarbeit und gibt Ihnen mehr Raum und Zeit, sich um rechtliche und taktische Aufgaben des Mandats zu kümmern. Gehen Sie z.B. wie folgt vor:
PRAXISHINWEIS | Erstellen Sie für jeden Rechtsbereich eine Checkliste, welche Unterlagen der Mandant beim Erstbesuch in die Kanzlei mitbringen soll.
Ihre Assistenz kann diese Abfrage am Telefon z.B. in einer Scheidungssache wie folgt kommunizieren:
Musterformulierung / Erstbesuch: Was muss Mandant mitbringen?
Herr/Frau Muster, ich nenne Ihnen jetzt gleich fünf Punkte. Ich bitte Sie diese Unterlagen zusammenzustellen. Sind Sie bereit?
1. Ihre Heiratsurkunde im Original oder eine vom Standesamt beglaubigte Kopie
2. Geburtsurkunden Ihrer gemeinsamen Kinder
3. Ihre Versicherungsnummer in der Sozialversicherung
4. Ihren Ehevertrag (soweit vorhanden)
5. Mediationsvereinbarung oder sonstige Vereinbarung zwischen Ihrem Ehepartner und Ihnen (soweit vorhanden)
Schaffen Sie es, diese Unterlagen bis Donnerstag, 15.30 Uhr, zu Ihrem Gespräch in der Kanzlei mitzubringen?
d) Mandat schriftlich bestätigen
Bestätigen Sie dem Mandanten schriftlich, dass und inwieweit der Anwaltsvertrag besteht. Stellen Sie zum einen fest, dass Sie das Mandat angenommen haben und beschreiben Sie zum anderen inhaltlich den Auftrag. So stellen Sie klar, was besprochen wurde und Ihr Mandant erhält ein Begrüßungsschreiben, in dem Sie ihn z.B. auch auffordern können, die anliegenden Vollmachten zu unterzeichnen und einzureichen.
Wichtig | Da Sie berufsrechtlich der Schweigepflicht unterliegen, dürfen Sie mit dem Mandaten nur per E-Mail kommunizieren, wenn er einverstanden ist. Denn die Nutzung von Web-Mail-Diensten und Web- oder E-Mail-Hostern birgt Sicherheitsrisiken. Verschlüsseln Sie in der Kanzlei daher Ihre E-Mails unbedingt (hierzu AK 15, 7 und 73).
Musterformulierung / Erstes Schreiben an den Mandanten
vielen Dank für Ihren Besuch in unserer Kanzlei am (Datum). Gerne bestätige ich Ihnen hiermit, dass ich das (z.B. familienrechtliche) Mandat, das Sie mir angetragen haben, übernommen habe. Wie mit Ihnen besprochen, werde ich im Einzelnen zunächst … und dann … (Vorgehensweise).
Bitte unterzeichnen Sie die anliegenden Vollmachten (gerichtlich und außergerichtlich) und senden sie an unsere Kanzlei zurück. In unserem persönlichen Gespräch hatten Sie bereits Gelegenheit, meine Assistentin, Frau ..., kennenzulernen. Frau ... steht Ihnen für alle organisatorischen Fragen sehr gerne unter der (Telefonnummer) oder per E-Mail (Achtung: Schweigepflicht, s.o.!) zur Verfügung. In allen rechtlichen oder taktischen Fragen wenden Sie sich bitte an mich.
Beachten Sie folgende Punkte, bevor Sie ein Mandat annehmen:
Checkliste / Erste Überlegungen
Interessenkollision: Richtige Schreibweise des Namens kontrollieren und ihn mit den Stammdaten in der EDV abgleichen
Verschwiegenheit: (Schriftliche) Einwilligung zu E-Mail-Kommunikation des Mandanten einholen, Email-Verschlüsselung einrichten
DL-InfoV: Informationen nach § 2 der Verordnung per Aushang, Impressum oder in separatem Informationsordner für Mandanten bereitstellen (Informationen unter: http://www.brak.de/w/files/02_fuer_anwaelte/dl_infov.pdf)
Gebührenhinweis: Sprechen Sie das Honorar ab und lassen Sie sich den Wertgebührenhinweis vom Mandanten unterschreiben
Gegenstandswert: Inhalt des Auftrags schriftlich bestätigen lassen, Gebühren richten sich nach dem Auftrag
Prozesskostenhilfe: Prüfen Sie, ob Mandant Anspruch auf Prozess- oder Verfahrenskostenhilfe hat
Vorschuss: Vorschusskostennote ankündigen
Gebühren: Anzahl der Auftraggeber klären (Erhöhungsgebühr § 7 RVG)
Vorsteuerabzug: Mandanten vollständig und korrekt erfassen und klären, ob er Vorsteuern abziehen darf
Vollmachten: separat außergerichtliche und gerichtliche Vollmacht erteilen lassen, um Gebührenverlusten zu vermeiden (1,3-Geschäftsgebühr Nr. 2300 VV RVG im Gegensatz zu 0,8-Verfahrensgebühr § 3101 VV RVG)
Teamarbeit: Organisatorische Aufgaben an die Assistenz delegieren und selbst überwiegend rechtlich-taktische Aufgaben übernehmen
Mitarbeit des Mandanten: Soll Unterlagen gemäß thematischer Checkliste (z.B. Familienrecht, s. Seite 155 unten) zum ersten Gespräch mitbringen
Mandat bestätigen: Nach erstem Besuch in der Kanzlei Inhalt schriftlich zusammenfassen und Kontaktdaten (Assistenz und Anwalt) übermitteln
Empfang: Namensschild für Empfangskraft organisieren
2. Abschluss: Akte erst ablegen, wenn alles erledigt ist
Grundsätzlich endet der Anwaltsvertrag dadurch, dass der Anwalt den Auftrag erledigt. Wichtig ist, dass er das Mandat konzentriert und geordnet beendet und die Akte ordnungsgemäß abschließt, bevor er sie ablegt.
PRAXISHINWEIS | Auch nach Beendigung des Mandats können Sie Ihren Mandanten noch begeistern. Senden Sie ihm z.B. noch nachträglich allgemeine Informationen zur Rechtsentwicklung. So halten Sie sich in kompetenter Erinnerung.
Um das Mandat vollständig abzuschließen, prüfen Sie, ob Folgendes erledigt ist:
Checkliste / Aktenablage
Wurden alle Ansprüche fristwahrend durchgesetzt?
Wurden die Original-Unterlagen herausgegeben?
Wurden bezahlte Titel entwertet und an Gegner gesendet?
Sind alle Anwaltsgebühren berechnet und gezahlt worden?
Wurden alle Auslagen erstattet?
Wurden sämtliche Fremdgelder ausgezahlt? (AK 15, 138)
Sind die Kosten der Zwangsvollstreckung gemäß § 788 ZPO festgesetzt worden?
Wurde eine Absprache mit dem Mandanten getroffen oder eine Wiedervorlage für die Zwangsvollstreckung eingetragen?
Wurde Mandant über Rechtsmittel und Vollstreckungsmöglichkeiten informiert?
Wenn die Akte durch externen Dienstleister archiviert wird: Liegt eine Verschwiegenheitserklärung vor?
Wichtig | Beachten Sie in Prozesskostenhilfe (PKH)- oder Verfahrenskostenhilfe (VKH)-Mandaten, dass gerichtliche Auskunftsanfragen über die Einkommens- und Vermögensverhältnisse des Mandanten noch vier Jahre lang fristgerecht an diesen weitergeleitet werden müssen (AK 14, 203).
a) Kündigung durch Mandant
Der Anwaltsvertrag kann auch gekündigt werden. Die Anwaltstätigkeit ist eine Dienstleistung höherer Art und kann einseitig beendet werden. Sowohl der Mandant als auch der Anwalt können kündigen.
Der Mandant hat ein uneingeschränktes Kündigungsrecht (§ 627 Abs. 1 BGB). Übt er es aus, müssen Sie eine Endabrechnung erstellen. Dies ist auch sinnvoll: Haben Sie eine Endabrechnung gestellt, die der ehemalige Mandant nicht zahlt, können Sie Ihr Zurückbehaltungsrecht hinsichtlich der Handakte geltend machen. Hierfür muss die Rechnung fällig und offen sein. Zudem darf dem Mandanten dadurch, dass die Handakte in berufsrechtlich zulässiger Weise nicht herausgegeben wird, kein wesentlicher Nachteil entstehen.
b) Kündigung durch Anwalt
Gibt der Anwalt bekannt, dass er das Mandat niedergelegt hat, erlischt die Prozessvollmacht. Gemäß § 87 Abs. 1 Hs. 2 ZPO gilt jedoch im Anwaltsprozess eine Ausnahme. Hier erlischt die Vollmacht erst dadurch, dass sich ein neuer Rechtsanwalt bestellt. Erst dann wird das Mandat rechtlich wirksam niedergelegt. In gerichtlichen Verfahren wird also weiterhin an den bisherigen Bevollmächtigten zugestellt.
PRAXISHINWEIS | Sie müssen der bisher vertretenen Partei zugestellte Schriftstücke bekannt machen und auch über die Folgen des Inhalts belehren, z.B. über enthaltene Fristen. Andernfalls droht die Haftung. Sichern Sie sich daher am besten ab und übersenden Sie Schriftstücke und vorgeschriebene Belehrungen per Einwurf-Einschreiben an den bisherigen Mandanten.
c) Kündigung zur Unzeit
Der Anwalt kann - anders als der Mandant - nicht uneingeschränkt kündigen. Nach § 627 Abs. 2 S. 2 BGB hat der Mandant einen Schadenersatzanspruch, wenn der Anwalt den Anwaltsvertrag zur Unzeit kündigt. Dies ist der Fall, wenn dem Mandanten nicht die Möglichkeit bleibt, rechtzeitig einen anderen Anwalt in Anspruch zu nehmen. Beispielsfälle sind, wenn der Anwalt das Mandat während eines Gerichtstermins oder kurz vor einem Fristablauf kündigt. Die Kündigung zur Unzeit ist jedoch dennoch wirksam.
d) Kündigung aus wichtigem Grund
Liegt allerdings ein wichtiger Grund für die Kündigung vor, kann der Rechtsanwalt gemäß § 628 Abs. 1 BGB Gebühren dafür verlangen, dass er bisher tätig war. Der Mandant hat keinen Anspruch auf Schadenersatz. Ein wichtiger Grund besteht in folgenden Fällen:
Mandant verhält sich vertragswidrig,
Vertrauensverhältnis ist nachhaltig gestört oder
Mandat ist für Anwalt nicht zumutbar, z.B. wenn der Mandant haltlose Vorwürfe gegen den Rechtsanwalt erhebt.
AK 14, 203: PKH und VKH - Verantwortung im Nachprüfungsverfahren: Neue Wege, Haftungsfälle zu vermeiden
N.Schneider, RVG professionell 14, 102: Fallstricke bei der Forderung eines Vorschusses
AK 15, 103 und 81 zum Zangsvollstreckungsverfahren
In einer der folgenden Ausgaben von AK berichten wir, wie der Anwalt erfolgreich mit seinem Mandanten kommuniziert.
Quelle: Ausgabe 09 / 2015 | Seite 155 | ID 43509080
19.04.2016	· Downloads	· Wirtschaftlichkeit
Mandantenannahme: Erste Schritte
18.04.2016	· Kanzleiorganisation	· Büroalltag
Aktenablage: Was zu beachten ist
08.12.2015 · Kundenzufriedenheit
Mit Kommunikation begeistern