Source: http://www.gofin.pl/17,1,101,154896,archiwizacja-dokumentow-kadrowo-placowych.html
Timestamp: 2016-06-28 11:24:53+00:00
Document Index: 34526869

Matched Legal Cases: ['art. 94', 'art. 125', 'art. 51', 'art. 281', 'art. 415', 'art. 291']

Archiwizacja dokument�w kadrowo-p�acowych - GOFIN.pl
A Archiwizacja dokument�w kadrowo-p�acowych
Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 22 (328) z dnia 10.11.2012 1) Jakie dokumenty kadrowe wymagaj� przechowywania po ustaniu zatrudnienia? Jaki jest okres ich archiwizacji?
Gromadzenie i przechowywanie dokument�w w sprawach zwi�zanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownik�w w warunkach niegro��cych ich uszkodzeniem lub zniszczeniem jest obowi�zkiem pracodawcy i wynika z art. 94 pkt 9b K.p. Katalog tych dokument�w okre�la rozporz�dzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawc�w dokumentacji w sprawach zwi�zanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 z p�n. zm.). Obok akt osobowych nale�� do nich m.in. karta ewidencji czasu pracy, imienna karta (lista) wyp�acanego wynagrodzenia za prac� i innych �wiadcze� zwi�zanych z prac�, karta ewidencyjna przydzia�u odzie�y i obuwia roboczego oraz �rodk�w ochrony indywidualnej, a tak�e wyp�aty ekwiwalentu pieni�nego za u�ywanie w�asnej odzie�y i obuwia oraz ich pranie i konserwacj�. W literaturze przedmiotu prezentowany jest pogl�d, �e ca�a dokumentacja pracownicza przewidziana w wymienionym rozporz�dzeniu podlega przechowaniu po ustaniu zatrudnienia przez liczb� lat wskazan� w odpowiednich aktach prawa, licz�c od dnia wystawienia ostatniego dokumentu, kt�rym jest �wiadectwo pracy.
Szczeg�lne znaczenie ma dokumentacja p�acowa, a zw�aszcza listy p�ac, karty wynagrodze� oraz inne dokumenty, na podstawie kt�rych nast�puje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty. Tego rodzaju dokumenty pracodawca ma obowi�zek przechowywa� przez 50 lat licz�c od dnia zako�czenia przez ubezpieczonego pracy (art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej). Taki sam 50-letni okres przechowywania obowi�zuje w stosunku do akt osobowych, co wynika z art. 51u ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. nr 123, poz. 698 ze zm.) oraz za��cznika nr 2 do rozporz�dzenia Ministra Kultury z dnia 16 wrze�nia 2002 r. w sprawie post�powania z dokumentacj�, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materia��w archiwalnych do archiw�w pa�stwowych (Dz. U. nr 167, poz. 1375). Przy czym po up�ywie tego terminu archiwum pa�stwowe przeprowadza ekspertyz� ze wzgl�du na charakter, tre�� i znaczenie dokument�w, na podstawie kt�rej mo�e dokona� zmiany kategorii tej dokumentacji i uzna� j� za materia�y archiwalne, wchodz�ce do pa�stwowego zasobu archiwalnego.
Zwracamy uwag�! Pracodawca, kt�ry zaniedba obowi�zku prowadzenia i odpowiedniego przechowywania dokumentacji w sprawach zwi�zanych ze stosunkiem pracy, opr�cz nara�enia si� na zarzut pope�nienia wykroczenia przeciwko prawom pracownika zagro�onego kar� grzywny (art. 281 K.p.), powinien liczy� si� z odpowiedzialno�ci� odszkodowawcz�. Je�eli pracownik poniesie z tego powodu szkod�, mo�e na podstawie art. 415 i nast. K.c. dochodzi� odszkodowania od by�ego pracodawcy jako osoby, kt�ra nie dope�ni�a ci���cego na niej obowi�zku.
2) Czy harmonogramy, listy obecno�ci oraz karty urlopowe podlegaj� przechowywaniu przez taki sam okres jak inne dokumenty kadrowo-p�acowe?
Nie. Zar�wno harmonogramy, b�d�ce uszczeg�owion� wersj� rozk�adu czasu pracy, jak i listy obecno�ci oraz karty urlopowe, s� dokumentami o charakterze pomocniczym, niewymienionymi w rozporz�dzeniu z dnia 28 maja 1996 r. Obowi�zek przechowywania niekt�rych z nich wynika z rozporz�dzenia z dnia 16 wrze�nia 2002 r. Nie dotyczy to harmonogram�w. Po�rednio zwraca�a na to uwag� Pa�stwowa Inspekcja Pracy w "Analizie przepis�w reguluj�cych rozliczanie czasu pracy" z 2009 r. (dost�pnej na stronie sejmowej www.sejm.gov.pl), postuluj�c zmiany w tym zakresie, a przynajmniej uregulowanie jednoznacznego obowi�zku tworzenia i przechowywania (minimum przez ca�y okres rozliczeniowy) harmonogram�w czasu pracy. Celem powy�szego mia�oby by� umo�liwienie inspektorom pracy skuteczniejszego ustalania faktycznej liczby godzin, kt�re pracownik przepracowa� w godzinach nadliczbowych.
Je�li chodzi o listy obecno�ci (ewentualnie inne no�niki stanowi�ce dowody obecno�ci w pracy), to w za��czniku nr 2 do rozporz�dzenia z dnia 16 wrze�nia 2002 r. zosta�y one opatrzone symbolem "Bc", kt�ry oznacza dokumentacj� maj�c� kr�tkotrwa�e znaczenie praktyczne, podlegaj�c� zniszczeniu po pe�nym jej wykorzystaniu. Warto podkre�li�, i� niekt�rzy autorzy na podstawie powo�anego za��cznika postuluj� 25-letni okres przechowywania wymienionej dokumentacji. Okres ten jest przypisany dokumentom s�u��cym "analizie efektywnego czasu pracy". Wydaje si� to jednak zbyt daleko id�ce, zw�aszcza, �e za��cznik nie wymienia rodzaju dokument�w przyjmowanych dla przeprowadzenia bada� pod tym k�tem, ani nawet nie wyja�nia samego poj�cia "analiza".
Z kolei karty urlopowe zgodnie z powo�anym za��cznikiem powinny by� przechowywane przez okres 2 lat. Przy czym liczy si� go w pe�nych latach kalendarzowych, poczynaj�c od dnia 1 stycznia roku nast�pnego od daty wytworzenia dokumentacji, po utracie przez ni� praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla cel�w kontrolnych. Po up�ywie obowi�zuj�cego okresu przechowywania dokumenty te podlegaj� brakowaniu.
W �wietle powy�szego dokumenty wymienione w pytaniu nie podlegaj� archiwizacji w og�le lub podlegaj� archiwizacji kr�tkotrwa�ej. W literaturze przedmiotu podkre�la si� przy tym ich istotne znaczenie w przypadku ewentualnych roszcze� pracownika. Poniewa� roszczenia ze stosunku pracy przedawniaj� si� z up�ywem 3 lat od kiedy sta�y si� wymagalne (art. 291 K.p.), przyjmuje si� analogiczny okres przechowywania dokument�w maj�cych istotne znaczenie przy ich rozpatrywaniu.
•Przechowywanie dokument�w w aktach osobowych pracownika
•Przechowywanie niekt�rych dokument�w w aktach osobowych pracownika
•Dokumenty do wyp�aty zasi�ku opieku�czego
•Data powstania przychodu z tytu�u us�ug archiwizacji dokument�w
•Jakie dokumenty pracownika mo�na kopiowa� i przechowywa� w dokumentacji pracowniczej?
•Kt�re dokumenty zwi�zane ze stosunkiem pracy nale�y przechowywa� przez 50 lat?
•Przechowywanie dokument�w VAT wy��cznie w formie elektronicznej
•Okres archiwizacji dokument�w dotycz�cych PIT za 2015 r.
•Jakie dokumenty do macierzy�skiego z ZUS?
•Dokumenty niezb�dne do przyznania zasi�k�w z FUS
•Dokumenty w aktach osobowych
•Dokumentacja o wysoko�ci wynagrodzenia dla cel�w emerytalno-rentowych
Inne zagadnienia - czytaj tak�e:• Kiedy pracownik nie odpowiada za szkod�?• Zmiany w regulaminie pracy zgodnie z procedur�• Sta� urlopowy tylko na podstawie dokument�w• Ochrona danych osobowych przy rozliczaniu dotacji• Czy wykaza� w �wiadectwie pracy urlop bezp�atny udzielony na �wiczenia wojskowe?• Kwalifikacja podr�y pracownika z miejsca zatrudnienia do siedziby pracodawcy• Czy pracownik opiekuj�cy si� ma�oletnim dzieckiem mo�e odm�wi� wyjazdu w delegacj�?• Odpowiedzialno�� materialna o zwi�kszonym rygorze• Zasady odbywania praktyk przez uczni�w i student�w• Forma za�wiadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu dla cel�w rentowych• Obni�enie wymiaru czasu pracy z tytu�u opieki nad dzieckiem w tre�ci �wiadectwa pracy• Po��czenie zagranicznej podr�y s�u�bowej z urlopem pracownika• W porze zimowej wi�cej obowi�zk�w bhp• Post�powanie dyrektora szko�y po wypadku os�b pozostaj�cych pod opiek� plac�wki o�wiatowej• Badania lekarskie pracownik�w-kierowc�w• Zwolnienie od pracy pracownika b�d�cego honorowym dawc� krwi• Sprz�t s�u�bowy pod dozorem pracownika• Przyznanie �wiadcze� szkoleniowych dla dokszta�caj�cego si� pracownika• Badania lekarskie po urlopach macierzy�skim i rodzicielskim• Czy przejazd na lotnisko stanowi podr� s�u�bow�?• Prawo do diet z tytu�u zagranicznej podr�y s�u�bowej• Dieta zagraniczna skorygowana posi�kiem• Kiedy pracownik nie zap�aci za szkod�?• Niedostarczenie orzeczenia po kontrolnych badaniach profilaktycznych• Dokumentowanie pracy w szczeg�lnych warunkach• Informacje o nieobecno�ci spowodowanej chorob� i NN w tre�ci �wiadectwa pracy• Nieaktualne kopie dowod�w osobistych w aktach osobowych• Badania psychotechniczne pracownik�w wykorzystuj�cych samochody s�u�bowe lub prywatne do cel�w s�u�bowych• Odszkodowanie dla pracodawcy tylko wyj�tkowo• Wyp�ata zasi�ku chorobowego w razie wypadku przy pracy spowodowanego nieumy�ln� win� pracownika• Odpowiedzialno�� materialna pracownik�w• Skierowanie na badania po zmianach• Kierowanie pracownik�w na wst�pne badania profilaktyczne - nowe zasady od 1 kwietnia 2015 r.• Kiedy nie dzia�a ochrona przed zwolnieniem z pracy?• Ekwiwalent urlopowy przy nieobecno�ci w pracy• Badania wst�pne nie zawsze wymagane• Zimowy urlop z finansowym wsparciem pracodawcy• Skierowanie na badania profilaktyczne przed terminem• Kiedy pracownik mo�e odm�wi� wykonywania pracy?• Ochrona stosunku pracy pracownika b�d�cego w wieku przedemerytalnym• Jak na�o�y� i wyliczy� kar� porz�dkow�? zobacz wszystkie »