Source: http://docplayer.pl/3133246-Zaklad-ubezpieczen-spolecznych-ramowa-instrukcja-obiegu-i-kontroli-dowodow-ksiegowych-w-obszarze-funduszy-celowych.html
Timestamp: 2018-05-28 01:46:42+00:00
Document Index: 57713534

Matched Legal Cases: ['art. 4', 'art. 22', 'art. 21', 'art. 73', 'ARTY 1', 'arta 54', 'ARTY 2', 'arta 54', 'ARTY 2', 'arta 54']

ZAKŁAD UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH RAMOWA INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOWODÓW KSIĘGOWYCH W OBSZARZE FUNDUSZY CELOWYCH - PDF
ZAKŁAD UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH RAMOWA INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOWODÓW KSIĘGOWYCH W OBSZARZE FUNDUSZY CELOWYCH
Download "ZAKŁAD UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH RAMOWA INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOWODÓW KSIĘGOWYCH W OBSZARZE FUNDUSZY CELOWYCH"
1 ZAKŁAD UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH RAMOWA INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOWODÓW KSIĘGOWYCH W OBSZARZE FUNDUSZY CELOWYCH WARSZAWA 2011
2 ZAKŁAD UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH RAMOWA INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOWODÓW KSIĘGOWYCH W OBSZARZE FUNDUSZY CELOWYCH Obowiązuje od dnia 1 stycznia 2011 r. WARSZAWA 2011
3 Opracowanie Sylwester Figarski Urszula Wróblewska Redakcja Bożena Niedziałek Redaktor techniczny Marzena Kostrowiecka Skład i łamanie Hanna Klimkowska Jarosław Leśniewski Małgorzata Wiraszka Korekta Marzena Kostrowiecka Dorota Mikulska Małgorzata Motyl Skład i druk: Biuro Poligrafii ZUS w Warszawie. Nakł. 120 egz. Zam. nr 286/11.
4 SPIS TREŚCI Część pierwsza RAMOWA INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOWODÓW KSIĘGOWYCH W OBSZARZE FUNDUSZY CELOWYCH Część druga WYKAZ NAZW I SYMBOLI DOWODÓW KSIĘGOWYCH Część trzecia KARTY OBIEGU I KONTROLI DOWODÓW KSIĘGOWYCH Część czwarta WZORY DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH WRAZ Z ZAŁĄCZNIKAMI DO NICH
6 Część pierwsza RAMOWA INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOWODÓW KSIĘGOWYCH W OBSZARZE FUNDUSZY CELOWYCH
8 Rozdział I POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Cel wprowadzenia instrukcji w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych 1. Celem niniejszej instrukcji jest ustalenie zasad sporządzania, kontroli i obiegu dowodów księgowych funduszy, których Zakład jest dysponentem, oraz zapewnienie zgodności tych działań z postanowieniami: 1) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz z późn. zm.), 2) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. nr 157, poz z późn. zm.), 3) ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz z późn. zm.), 4) zarządzenia nr 36 Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z dnia 29 listopada 2006 r. w sprawie sposobu postępowania z dokumentacją wytworzoną w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. 2. Instrukcja w sposób szczególny określa: 1) sposób i terminy wystawiania dowodów księgowych oraz komórki w jednostkach organizacyjnych zobowiązane do ich wystawiania, a także osoby uprawnione do podpisywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych, 2) komórki w jednostkach organizacyjnych oraz osoby obowiązane do sprawdzania dowodów księgowych określonych rodzajowo pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, 3) terminy przekazywania poszczególnych rodzajów dowodów księgowych do komórki ds. rachunkowości jednostki po ich odpowiednim opracowaniu i skontrolowaniu przez właściwe komórki merytoryczne jednostki. 2 Pojęcia użyte w instrukcji Użyte w Instrukcji określenia oznaczają: 1) jednostka organizacyjna jednostkę organizacyjną Zakładu, której w odrębnym trybie powierzono wykonywanie zadań z zakresu ewidencji księgowej, to jest oddziały Zakładu i Centrala Zakładu: 2) kierownik jednostki : w oddziale dyrektora oddziału, w Centrali Prezesa Zakładu, 3) zastępca kierownika jednostki: w oddziale zastępcę dyrektora, w Centrali osobę, której Prezes Zakładu powierzył obowiązki w trybie art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości, 7
9 Ramowa instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych 4) komórki organizacyjne departamenty, wydziały, referaty, 5) kierownik komórki : w oddziale naczelnika wydziału, kierownika referatu, w Centrali dyrektora departamentu; 6) ustawa, ustawa o rachunkowości ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Rozdział II DOKUMENTOWANIE OPERACJI I ZDARZEŃ GOSPODARCZYCH 3 Dowody księgowe 1. Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu i czasie. Dowód księgowy stanowi dokument będący podstawą dokonania zapisów w księgach rachunkowych. 2. Dowód księgowy powinien spełniać następujące funkcje: 1) dokumentu prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w rozumieniu prawa; dowody księgowe wchodzą do zbioru dokumentacji jednostki, 2) dowodową prawidłowo wystawiony dowód księgowy, spełniający podstawowe cechy, jest dokumentem, a jednocześnie niepodważalnym dowodem, że opisane na nim operacje gospodarcze rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie, w określonym wymiarze ilościowym, wartościowym lub ilościowo-wartościowym; jest to więc dowód w sensie prawa materialnego, 3) księgową dowód ten jest podstawą księgowania, 4) informacyjną dane w dowodzie księgowym stanowią podstawowe źródło informacji o zdarzeniach gospodarczych, 5) kontrolną treść dowodu księgowego w pojedynczym wymiarze, jak i w porównaniu do całej serii dowodów w danym czasie, pozwala na kontrolę analityczną (źródłową) dokonanych operacji gospodarczych. 3. Dowody księgowe, ze względu na miejsce ich powstawania, dzielą się na trzy grupy: 1) zewnętrzne obce otrzymywane od innych kontrahentów, jednostek organizacyjnych, komorników, urzędów skarbowych oraz innych instytucji, 2) zewnętrzne własne przekazywane w oryginale innym podmiotom oraz jednostkom organizacyjnym, 3) wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki, np. polecenia księgowania komórki księgowości lub dowody wystawiane przez inne komórki organizacyjne w ramach danej jednostki. 8
10 Ramowa instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych 4. W jednostkach i komórkach organizacyjnych nie stosuje się dowodów zastępczych w rozumieniu ustawy o rachunkowości. 4 Zasady sporządzania dowodów księgowych 1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, 2) określenie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy. W dowodach własnych wewnętrznych, wystawionych przez komórkę organizacyjną dokonującą księgowania określenie wystawcy oraz nazw i adresów stron może być zastąpione nazwami lub symbolami komórek organizacyjnych jednostki, 3) datę sporządzenia dowodu oraz datę lub okres, w którym dokonana została operacja gospodarcza, której dowód dotyczy (w celu uniknięcia wątpliwości należy wpisywać na dowodzie księgowym: datę operacji gospodarczej i datę księgowania), 4) przedmiot i wartość operacji gospodarczej oraz ilościowe jej określenie, jeżeli operacja jest wymierna w jednostkach naturalnych (tj. umieszczenie na dowodzie księgowym opisu operacji gospodarczej lub finansowej oraz wartości tej operacji), 5) podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji gospodarczej, 6) numer identyfikacyjny dowodu (tj. kolejny numer dowodu księgowego w danej grupie rodzajowej, przedmiotowej i ; numer powinien identyfikować konkretny dowód; nie powinno występować dwa lub więcej dowodów rodzajowych o tym samym numerze). 2. Dowody księgowe mogą być uznane za prawidłowe i nadające się do ujęcia w księgach rachunkowych, jeżeli zostały sporządzone z zachowaniem następujących warunków: 1) zawartość dokumentu jako dowodu do księgowania wynika z faktów i zdarzeń rzeczywiście zaistniałych (tzn. dowód księgowy dokumentuje zdarzenia lub stany w danym miejscu lub czasie), 2) wypełnione zostały czytelnie, w sposób trwały, zapobiegający usunięciu, wymazaniu, przerobieniu lub wyblaknięciu z upływem czasu, 3) zostały wypełnione rzetelnie, rzeczowo, wiarygodnie i kompletnie, 4) treść i liczby w poszczególnych rubrykach (polach) zostały naniesione w sposób poprawny i bezbłędny, niebudzący żadnych wątpliwości co do treści zapisu, 5) rubryki (pola) dowodu księgowego zostały wypełnione zgodnie z ich przeznaczeniem, 6) podpisy na dowodzie księgowym, pieczątki i daty są autentyczne, 7) dane na dowodzie księgowym odzwierciedlają rzeczywisty stan faktyczny, 8) są kompletne, tzn. zawierają wszystkie dane określone w ust. 1, 9) dokumentowane operacje gospodarcze są jednorodne (na jednym dowodzie księgowym można dokumentować operacje tego samego rodzaju), 10) wystawione zostały w porządku chronologicznym (kolejne dowody tego samego rodzaju muszą być datowane zgodnie ze stanem faktycznym; niedopuszczalne jest antydatowanie dowodów księgowych), 9
11 Ramowa instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych 11) są numerowane systematycznie, 12) utworzone zostały według ustalonego wzoru, o nazwie dokładnie określonej, łatwej do zidentyfikowania (do rozpoznania danego dowodu służy jego nazwa i numer; dopuszczalne jest posługiwanie się dodatkowo symbolem literowym lub alfanumerycznym), 13) zachowana jest poprawność formalna (tj. zgodność wystawionego dowodu księgowego z obowiązującymi przepisami prawa oraz aktami wewnętrznymi), 14) zachowana jest poprawność merytoryczna (tj. zgodność danych na dowodzie księgowym z klasyfikacją branżowo-przedmiotową, podatkową itd., a także zgodność z zasadami określonej działalności i adekwatność zastosowanych miar), 15) zachowana jest poprawność rachunkowa (tj. zgodność dokonanych obliczeń rachunkowych ze stanem faktycznym i z zasadami matematyki). 3. Przy numerowaniu dowodów księgowych, wystawianych dla odbiorców zewnętrznych i przy dokumentowaniu operacji wewnętrznych, należy przestrzegać zasady chronologii. 4. Numeracja dokumentów w systemie księgowym odbywa się w sposób automatyczny, a jej zasady określone zostały w dokumencie Koncepcja biznesowa modułu FI-Fundusze. 5. Korygowanie niewłaściwych danych lub błędnych zapisów na dowodzie źródłowym może być dokonywane tylko i wyłącznie przez wystawienie dowodu korygującego zawierającego sprostowanie błędu wraz ze stosownym uzasadnieniem. Korektę dowodu sporządza wystawca dowodu korygowanego. 6. W razie ujawnienia błędu po zamknięciu ksiąg rachunkowych danego miesiąca dozwolone są tylko korekty dokonywane przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych bieżącego miesiąca dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów. 5 Zasady obiegu dowodów księgowych 1. Obieg dowodów księgowych jest systemem przekazywania dowodów od chwili ich sporządzenia, względnie wpływu do jednostki z zewnątrz, aż do momentu ujęcia w księgach rachunkowych, a następnie archiwizowania. 2. Zasady obiegu dowodów wymagają, aby przekazywać je do komórek, które korzystają z zawartych w nich informacji w terminach określonych w kartach obiegu i kontroli dowodów księgowych. 3. Wszystkie źródłowe dowody księgowe sporządzane w komórkach merytorycznych przed przekazaniem do komórek finansowo-księgowych podlegają kontroli formalno-rachunkowej i merytorycznej w trybie i na zasadach określonych w
12 Ramowa instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych 4. Na podstawie dowodów źródłowych dokonywane są dyspozycje środkami pieniężnymi, które są zatwierdzane w trybie i na zasadach określonych w 10 oraz wystawiane są dowody dokumentujące ujęcie w księgach rachunkowych operacji gospodarczych zapisanych w dowodach źródłowych, zgodnie z 11. Rozdział III KONTROLA, WERYFIKACJA, ZATWIERDZANIE I EWIDENCJA DOWODÓW KSIĘGOWYCH 6 Zasady kontroli dowodów księgowych 1. Kontroli dowodów księgowych dokonują upoważnieni pracownicy zajmujący się w komórkach organizacyjnych obsługą dokumentacji operacji gospodarczych przede wszystkim w trakcie ich wystawiania lub przyjmowania, wykorzystywania, obiegu i gromadzenia. 2. Dowody księgowe podlegają kontroli uwzględniającej następujące ogólne zasady: 1) ograniczonego zaufania, mającej zastosowanie do wszystkich uczestniczących w obiegu dowodów księgowych, 2) obligatoryjności przeprowadzenia: a) kontroli wstępnej dowodów dostarczanych z zewnątrz lub dowodów sporządzonych wewnątrz jednostki, w każdym ogniwie obiegu dowodów, b) kontroli pełnej dowodów (przez wyznaczonych pracowników zgodnie z systemem obiegu dowodów), która obejmuje: kontrolę merytoryczną, kontrolę formalno-rachunkową, 3) ciągłość kontroli prowadzenie czynności kontrolnych w sposób uniemożliwiający pominięcie jakiegokolwiek dowodu, 4) szczegółowość kontroli sprawdzenie każdego elementu na dokumencie, 5) fachowość kontroli sprawdzanie dowodów wyłącznie przez osoby merytorycznie do tego przygotowane, 6) wstrzymanie i zwrot dowodu nieprawidłowo sporządzonego lub zawierającego błędy, 7) odpowiedzialność indywidualna przy wykonywaniu czynności kontrolnych. 3. Czynności kontrolne dowodów księgowych w jednostkach organizacyjnych sprawowane są przez: 1) czynności kontroli wstępnej osoby przyjmujące dowody księgowe zewnętrzne; osoby te sprawdzają, czy dowód wystawiono zgodnie z obowiązującymi przepisami, w razie ujawnienia nieprawidłowości czy błędu winny żądać dokonania odpowiedniej korekty, 11
13 Ramowa instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych 2) pełnej kontroli podstawowej pracowników komórek merytorycznie związanych z przedmiotem dokumentowanej operacji, dokonujących kontroli formalnej, merytorycznej i rachunkowej oraz weryfikujących dowód pod względem wystąpienia w nim innych wad (np.: zniszczenia, poplamienia, podarcia, śladów wymazywania i poprawiania, nieczytelności, sfałszowania) lub błędów kwalifikacji (niewłaściwe symbole, kody, stawki, nazwy). W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, wad lub błędów należy niezwłocznie podjąć czynności wyjaśniające, doprowadzając do wydania nowego dowodu lub dowodu korygującego, stosownie do obowiązujących w tym względzie zasad, wynikających z art. 22 ust. 2 i 3 ustawy. 4. Funkcje kontroli merytorycznej oraz kontroli formalno-rachunkowej w odniesieniu do danego dowodu księgowego muszą być realizowane przez różne osoby, posiadające stosowne upoważnienia. Zakres i zasady kontroli merytorycznej oraz kontroli formalno-rachunkowej określają odpowiednio 7 i 8 niniejszej instrukcji. 5. Ogólny nadzór nad prawidłowością kontroli dowodów w zakresie wynikającym z powierzonych obowiązków służbowych sprawują: dyrektorzy departamentów, wicedyrektorzy departamentów, dyrektorzy oddziałów, zastępcy dyrektorów oddziałów lub osoby przez nich upoważnione. 6. Upoważnienia do przeprowadzenia konkretnego rodzaju kontroli dowodów (kontroli merytorycznej lub kontroli formalno-rachunkowej) winny być udzielone na piśmie. Jeden pracownik może być upoważniony do przeprowadzania wybranego lub wszystkich rodzajów kontroli. Upoważnień udziela kierownik jednostki. 7. Upoważnienie sporządza się w trzech egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz otrzymuje pracownik, drugi pozostaje w dyspozycji kierownika komórki, natomiast trzeci egzemplarz upoważnienia przekazywany jest do komórki kadrowej danej jednostki Zakładu, w celu dołączenia do akt pracownika. Zakres udzielonego upoważnienia należy wykazać w zakresie obowiązków i uprawnień pracownika. 8. Poszczególne upoważnienia wraz z wzorami podpisów tych osób powinny być na bieżąco aktualizowane. Cofnięcie upoważnienia następuje w formie pisemnej. 9. Komórki organizacyjne zobowiązane są do sporządzania wykazów osób upoważnionych do poszczególnych czynności kontrolnych, zawierających wzory podpisów pracowników, którym udzielono stosowne upoważnienia. Wykaz osób upoważnionych powinien zawierać następujące dane: 1) imię i nazwisko pracownika, 2) stanowisko służbowe, 3) wzór podpisu osoby upoważnionej, 4) zakres upoważnienia, 5) okres, na jaki udzielono upoważnienia, 6) data udzielenia upoważnienia, 12
14 Ramowa instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych 7) data cofnięcia upoważnienia, 8) podpis osoby udzielającej upoważnienia imienne. 10. Wykazy osób upoważnionych sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz pozostaje w dyspozycji kierownika komórki, natomiast drugi egzemplarz upoważnienia przekazywany jest do komórki finansowo- -księgowej danej jednostki Zakładu. 7 Kontrola merytoryczna dowodów księgowych 1. Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu: 1) rzetelności czy wyrażona w dowodzie księgowym operacja gospodarcza jest zgodna ze stanem rzeczywistym, 2) celowości czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była zasadna, 3) legalności czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była zgodna z obowiązującymi przepisami, 4) czy dowód zewnętrzny został wystawiony przez właściwe podmioty gospodarcze, 5) dokładności identyfikacji istoty transakcji lub rozliczenia poprzez zawartą w dowodzie treść słowną i dane liczbowe. 2. Kontrola merytoryczna obejmuje między innymi: 1) sprawdzenie, czy dowód został wystawiony na podstawie właściwych dowodów źródłowych, 2) zasadność dokumentowanych operacji, 3) prawidłowe nazewnictwo dokonanych operacji, ich symbolikę klasyfikacyjną (statystyczną i zakładową), 4) informacje o terminie płatności, 5) informacje dodatkowe. 3. Stwierdzone w dowodach księgowych błędy powinny być korygowane na zasadach określonych w 4 ust. 5 niniejszej instrukcji. 4. Dokonanie kontroli merytorycznej potwierdza się poprzez złożenie na dowodzie księgowym podpisu w miejscu sprawdzono pod względem merytorycznym wraz z datą dokonania kontroli oraz pieczątką imienną. 8 Kontrola formalno-rachunkowa dowodów księgowych 1. Kontrola formalna dowodu polega na sprawdzeniu, czy dowód odpowiada przepisom formalnym określonym w art. 21 ust. 1 ustawy, tj. czy jest kompletny, czy zawiera dane niezbędne do właściwego charakteryzowania ujętej w nim operacji gospodarczej oraz czy został wystawiony na właściwym formularzu. 13
15 Ramowa instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych 2. W ramach kontroli rachunkowej sprawdzeniu podlegają dane liczbowe na dowodach księgowych pod kątem prawidłowości ich wyliczenia rachunkowego, zgodnie z zasadami działań matematycznych i normami (ogólnie obowiązującymi) dotyczącymi zaokrągleń, obliczeń podatkowych i innych, z zastrzeżeniem ust Osoby dokonujące kontroli rachunkowej powinny przeprowadzić obliczenia niezależnie, nie sugerując się danymi wynikowymi na dowodzie księgowym. Kontrolujący nie może z góry akceptować sposobu obliczeń, bez względu na to, kto je uprzednio wykonał, z zastrzeżeniem ust Postanowień ust. 1 i 2 nie stosuje się do dowodów wytworzonych za pomocą dopuszczonych przez Zakład do użytkowania narzędzi informatycznych. 5. Stwierdzone nieprawidłowości formalne i rachunkowe powinny być skorygowane w sposób ustalony dla poprawienia błędów w dowodach księgowych, zgodnie z 4 ust Dokonanie kontroli formalnej i rachunkowej potwierdza się poprzez złożenie na dowodzie księgowym podpisu w miejscu sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym wraz z datą dokonania kontroli oraz pieczątką imienną. 9 Zatwierdzanie dowodów księgowych 1. Dowody księgowe podlegają zatwierdzeniu przez zastępcę kierownika jednostki nadzorującego komórkę, która sporządziła dowody księgowe lub osoby upoważnionej w trybie określonym w ust Zatwierdzenia dowodu dokonuje się poprzez złożenie na dowodzie księgowym podpisu w miejscu zatwierdził wraz z datą dokonania kontroli oraz pieczątką imienną. 3. Złożenie podpisu zatwierdzającego na dokumencie oznacza: 1) sprawdzenie, że operacja została uznana przez upoważnionych pracowników za prawidłową pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, 2) potwierdzenie rzetelności, celowości i legalności operacji gospodarczych ujętych w dokumencie. 4. Na umotywowany wniosek zastępcy kierownika jednostki kierownik jednostki może udzielić upoważnienia na piśmie innym osobom. 5. Zakres udzielonego upoważnienia należy wykazać w zakresie obowiązków i uprawnień pracownika, a 1 egzemplarz udzielonego upoważnienia dołączyć do jego akt osobowych. 14
16 Ramowa instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych 10 Zatwierdzenie środków do wypłaty 1. Dyspozycja wypłaty środków podlega zatwierdzeniu przez: 1) w oddziałach kierownika jednostki oraz głównego księgowego lub osoby upoważnione przez kierownika jednostki, 2) w Centrali Zakładu dyspozycje wypłaty środków podlegają zatwierdzeniu zgodnie z aktami kierownictwa wewnętrznego w tym zakresie. 2. Upoważnienia do zatwierdzania środków do wypłaty kierownik jednostki może powierzyć innej osobie. 3. Zakres udzielonego upoważnienia należy wykazać w zakresie obowiązków i uprawnień pracownika, a 1 egzemplarz udzielonego upoważnienia dołączyć do jego akt osobowych. 11 Przygotowanie i księgowanie dowodów księgowych 1. Wszystkie dowody księgowe po przejściu wymaganej kontroli i zatwierdzeniu podlegają przygotowaniu do księgowania, które obejmuje: 1) sprawdzenie dokonania wymaganych kontroli i zatwierdzenia przez upoważnionych pracowników dowodów księgowych, 2) segregowanie (grupowanie, porządkowanie) dowodów księgowych, 3) dekretowanie dowodów księgowych, 4) zatwierdzenie dowodów księgowych do ujęcia w księgach rachunkowych. 2. Dowody niesprawdzone i niezatwierdzone winny być zwrócone do uzupełnienia. 3. Segregowanie dowodów polega na: 1) uporządkowaniu ich pod względem chronologicznym, 2) wyłączeniu z ogółu dowodów wpływających do komórki ds. rachunkowości tych dokumentów, które nie podlegają księgowaniu (nie wyrażają operacji gospodarczych), 3) kontroli kompletności dokumentów na oznaczony dzień. 4. Dekretacja dowodów księgowych jest zakwalifikowaniem dowodu księgowego do ujęcia w księgach rachunkowych. Dekretacja polega na: 1) oznaczeniu, w jakich księgach mają być zaksięgowane operacje wskazane na dowodach księgowych, 2) wskazaniu kont księgowych, na których operacja powinna być zaksięgowana, 3) określeniu daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany, 4) określeniu okresu księgowego, do jakiego dowody mają być zaliczone. 15
17 Ramowa instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych 5. Po dekretacji dowody księgowe podlegają zatwierdzeniu do ujęcia w księgach rachunkowych. 6. Zatwierdzenia dowodów do ujęcia w księgach rachunkowych dokonuje główny księgowy lub osoba przez niego upoważniona. 7. Zakres udzielonego upoważnienia należy wykazać w zakresie obowiązków i uprawnień pracownika, a 1 egzemplarz udzielonego upoważnienia dołączyć do jego akt osobowych. 8. Po zatwierdzeniu dowody podlegają księgowaniu. 9. Księgowanie dokonywane jest z wykorzystaniem funkcji systemowej modułu FI-Fundusze. Rozdział IV ZASADY PRZECHOWYWANIA I ARCHIWIZOWANIA DOWODÓW KSIĘGOWYCH 12 Zasady przechowywania dokumentacji księgowej 1. Dokumentację księgową, w tym księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, należy przechowywać w sposób umożliwiający łatwy do nich dostęp po upływie lat i możliwość szybkiego znalezienia poszukiwanych informacji, w sposób należyty, z zachowaniem niezmienności i poufności dokumentacji, chroniąc przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. 2. Po zatwierdzeniu sprawozdań finansowych za dany rok obrotowy sprawozdania finansowe, księgi rachunkowe oraz dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się: 1) w porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg, 2) w oryginalnej postaci, 3) w podziale na miesiące, 4) w sposób pozwalający na ich łatwe odszukiwanie. 3. Dokumentację księgową zaopatruje się nazwą księgi rachunkowej, symbolem miesiąca i roku, początkowym i końcowym numerem zbioru dowodów księgowych, pomocnych przy kontroli kompletności danych i ułatwiających ich odszukanie. 16
18 Ramowa instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych 13 Terminy przechowywania dowodów księgowych W zakresie archiwizowania i przechowywania dowodów księgowych należy stosować postanowienia art. 73 i 74 ustawy oraz zarządzenia nr 36 Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z dnia 29 listopada 2006 r. w sprawie sposobu postępowania z dokumentacją wytworzoną w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. 14 Zasady udostępniania dokumentacji księgowej 1. Jeżeli inne przepisy nie stanowią inaczej, dokumentacja księgowa jednostki może być udostępniana osobie trzeciej w całości lub w części do wglądu w jednostce za zgodą kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej. Zgoda ta może być wyrażona ustnie. 2. Jeśli odrębne przepisy nie stanowią inaczej, wydanie dokumentacji księgowej lub jej części poza jednostkę wymaga pisemnej zgody kierownika jednostki oraz pozostawienia w jednostce spisu wydanych dowodów.
20 Część druga WYKAZ NAZW I SYMBOLI DOWODÓW KSIĘGOWYCH
22 WYKAZ NAZW I SYMBOLI DOWODÓW KSIĘGOWYCH Nazwa dowodu Symbol dowodu księgowego Numer karty obiegu i kontroli Komórka sporządzająca Zestawienie obrotów netto na kontach płatników składek za okres do r. za m-c... (wraz z załącznikiem DK-1c) Zestawienie wpłat na rachunek FE dotyczących składek tego funduszu z dnia... Zestawienie wpłat na rachunek FEP dotyczących składek tego funduszu z dnia... Rozliczenie obrotów z tytułu nienależnie pobranych świadczeń z II filaru za miesiąc r. EO Nienależnie pobrane świadczenia emerytalne z II filaru Rozliczenie do listy not numer... Kwoty spłaconych nienależnie pobranych świadczeń z II filaru podlegające zwrotowi do OFE Zestawienie mylnych wpłat na rachunek FE nie dotyczących składek tego funduszu za okres od... do... Zestawienie mylnych wpłat na rachunek FEP nie dotyczących składek tego funduszu za okres od... do... Rozliczenie wpłat na rachunek FE dotyczących składek tego funduszu za okres od... do... Rozliczenie wpłat na rachunek FEP dotyczących składek tego funduszu za okres od... do... Dyspozycja zwrotów do płatników z rachunku funduszu emerytalnego za okres... Lista not nr... (Opis kodu tytułu not wchodzących w skład listy) Rozliczenie listy not egzekucyjnych i listy not anulujących z dnia... ze środków Funduszu Emerytalnego Rozliczenie listy not egzekucyjnych i listy not anulujących z dnia... ze środków Funduszu Emerytur Pomostowych Lista not nr... zwrot nadpłaty z tytułu składek na ubezpieczenie zdrowotne Lista not nr... zwrot nadpłat składek na FP i FGŚP Lista not nr... zwrot nadpłaty z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne Lista not nr... zwrot nadpłaty z tytułu składek na Fundusz Emerytur Pomostowych DK-1 1 komórka ds. dochodów w zakresie składek KF-2 2 komórka ds. finansów KF-2A 2A komórka ds. finansów DK-3 3 DK-4 4 DK-5 5 DK-5A 5A DK-6 6 DK-6A 6A DK-7 7 DK-9 9 DK DK-10A 10A DK DK DK DK-13A 13A komórka ds. dochodów w zakresie nienależnie pobranych świadczeń komórka ds. dochodów w zakresie nienależnie pobranych świadczeń komórka ds. dochodów w zakresie składek komórka ds. dochodów w zakresie składek komórka ds. dochodów w zakresie składek komórka ds. dochodów w zakresie składek komórka ds. dochodów w zakresie składek komórka ds. dochodów w zakresie składek komórka ds. dochodów w zakresie składek komórka ds. dochodów w zakresie składek komórka ds. dochodów w zakresie składek komórka ds. dochodów w zakresie składek komórka ds. dochodów w zakresie składek komórka ds. dochodów w zakresie składek 21
23 22 Nazwa dowodu Wykaz nazw i symboli dowodów księgowych Symbol dowodu księgowego Numer karty obiegu i kontroli Komórka sporządzająca Lista not nr... zwrot nadpłaty z tytułu uznań rozliczanych w deklaracji rozliczeniowej w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne Lista not nr... zwrot nadpłaty z tytułu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe DK DK Lista not nr... zwrot odsetek należnych od ZUS DK Lista not nr... (Opis kodu tytułu not wchodzących w skład listy) Rozliczenie obrotów z tytułu nienależnie pobranych świadczeń i odszkodowań z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych za miesiąc r. Nienależnie pobrane świadczenia finansowane z funduszu emerytalnego E świadczenia emerytalno-rentowe, FE świadczenia z funduszu emerytalnego, ZZ świadczenia krótkoterminowe Rozliczenie obrotów z tytułu nienależnie pobranych świadczeń i odszkodowań z Budżetu Państwa za miesiąc r. Nienależnie pobrane świadczenia finansowane z budżetu państwa ZR Zasiłki rodzinne, pielęgnacyjne i wychowawcze oraz dodatki do zasiłków rodzinnych Rozliczenie obrotów z tytułu nienależnie pobranych deputatów górniczych i odszkodowań za m-c r. Nienależnie pobrane deputaty górnicze finansowane ze środków Ministerstwa Gospodarki (rozliczane w Funduszu Rentowym) DG nienależnie pobrany deputat górniczy Rozliczenie obrotów z tytułu nienależnie pobranych świadczeń i odszkodowań z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych za miesiąc r. Nienależnie pobrane świadczenia finansowane z funduszu rentowego FR świadczenia z funduszu rentowego Rozliczenie obrotów z tytułu nienależnie pobranych świadczeń i odszkodowań z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych za miesiąc r. Nienależnie pobrane świadczenia finansowane z funduszu chorobowego FC świadczenia z funduszu chorobowego Rozliczenie obrotów z tytułu nienależnie pobranych świadczeń i odszkodowań z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych za miesiąc r. Nienależnie pobrane świadczenia finansowane z funduszu wypadkowego FW świadczenia z funduszu wypadkowego DK DK DK DK DK DK DK komórka ds. dochodów w zakresie składek komórka ds. dochodów w zakresie składek komórka ds. dochodów w zakresie składek komórka ds. dochodów w zakresie składek komórka ds. dochodów w zakresie nienależnie pobranych świadczeń komórka ds. dochodów w zakresie nienależnie pobranych świadczeń komórka ds. dochodów w zakresie nienależnie pobranych świadczeń komórka ds. dochodów w zakresie nienależnie pobranych świadczeń komórka ds. dochodów w zakresie nienależnie pobranych świadczeń komórka ds. dochodów w zakresie nienależnie pobranych świadczeń
24 Nazwa dowodu Wykaz nazw i symboli dowodów księgowych Symbol dowodu księgowego Numer karty obiegu i kontroli Komórka sporządzająca Rozliczenie obrotów z tytułu nienależnie pobranych świadczeń i odszkodowań z Budżetu Państwa za miesiąc r. Nienależnie pobrane świadczenia finansowane z budżetu państwa ŚD świadczenia i dodatki w ramach rozdziału Rozliczenie obrotów z tytułu nienależnie pobranych świadczeń i odszkodowań z Funduszu Alimentacyjnego w likwidacji za miesiąc r. Nienależnie pobrane świadczenia finansowane z Funduszu Alimentacyjnego w likwidacji AL świadczenia z funduszu alimentacyjnego, FA świadczenia z funduszu alimentacyjnego Zestawienie wpłat nienależnie pobranych świadczeń i odszkodowań dochodzonych w trybie egzekucji (Rachunek FE) z dnia... Zestawienie wpłat nienależnie pobranych świadczeń i odszkodowań dochodzonych w trybie egzekucji (Rachunek FEP) z dnia... Zestawienie wpłat nienależnie pobranych świadczeń i odszkodowań dochodzonych w trybie egzekucji (Rachunek FAL w likwidacji) z dnia... Zestawienie mylnych wpłat nie dotyczących nienależnie pobranych świadczeń i odszkodowań dochodzonych w trybie egzekucji (Rachunek FE) za okres od... do... Zestawienie mylnych wpłat nie dotyczących nienależnie pobranych świadczeń i odszkodowań dochodzonych w trybie egzekucji (Rachunek FEP) za okres od... do... Zestawienie mylnych wpłat nie dotyczących nienależnie pobranych świadczeń i odszkodowań dochodzonych w trybie egzekucji (Rachunek FAL w likwidacji) za okres od... do... Rozliczenie wpłat nienależnie pobranych świadczeń i odszkodowań dochodzonych w trybie egzekucji (Rachunek FE) z dnia Rozliczenie wpłat nienależnie pobranych świadczeń i odszkodowań dochodzonych w trybie egzekucji (Rachunek FEP) z dnia Rozliczenie wpłat nienależnie pobranych świadczeń i odszkodowań dochodzonych w trybie egzekucji (Rachunek FAL w likwidacji) z dnia Nota Nr... z dnia... dotycząca przeniesienia środków pomiędzy funduszami DK DK komórka ds. dochodów w zakresie nienależnie pobranych świadczeń komórka ds. dochodów w zakresie nienależnie pobranych świadczeń KF komórka ds. finansów KF-26A 26A komórka ds. finansów KF komórka ds. finansów DK DK-28A 28A DK DK DK-30A 30A DK DK komórka ds. dochodów w zakresie nienależnie pobranych świadczeń komórka ds. dochodów w zakresie nienależnie pobranych świadczeń komórka ds. dochodów w zakresie nienależnie pobranych świadczeń komórka ds. dochodów w zakresie nienależnie pobranych świadczeń komórka ds. dochodów w zakresie nienależnie pobranych świadczeń komórka ds. dochodów w zakresie nienależnie pobranych świadczeń komórka ds. dochodów w zakresie nienależnie pobranych świadczeń 23
25 Wykaz nazw i symboli dowodów księgowych 24 Nazwa dowodu Symbol dowodu księgowego Numer karty obiegu i kontroli Komórka sporządzająca Dyspozycja zwrotów z rachunku... za okres... z tytułu nienależnie pobranych świadczeń i odszkodowań następującym zobowiązanym Spisy przekazywanych sald i akt alimentacyjnych uprawnionych i zobowiązanych z O/ZUS w... do O/ZUS w... Zestawienie wpłat i zwrotów niepodjętych świadczeń dotyczących komórki ds. dochodów w zakresie alimentów z dnia... Zestawienie mylnych wpłat i zwrotów niepodjętych świadczeń nie dotyczących komórki ds. dochodów w zakresie alimentów za okres od... do... Rozliczenie wpłat na rachunek Funduszu Alimentacyjnego w likwidacji przekazanych do komórki ds. dochodów w zakresie alimentów z dnia... Dyspozycja zwrotów z Funduszu Alimentacyjnego w likwidacji za okres... Rozliczenie obrotów Funduszu Alimentacyjnego w likwidacji od osób zobowiązanych do alimentacji za miesiąc r. Zestawienie finansowe Rw-16 Alimenty nr... z dnia... Polecenie wypłaty gotówką/czekiem z dnia... nr... Zestawienie wpłat i zwrotów dotyczących komórki ds. emerytur i rent z dnia... Zestawienie mylnych wpłat i zwrotów nie dotyczących komórki ds. emerytur i rent za okres od... do... Zestawienie finansowe Rw-16 nr... z dnia... Miesięczne zestawienie nienależnie pobranych świadczeń emerytalno-rentowych oraz innych świadczeń wypłacanych przez komórki ds. emerytur i rent za miesiąc... rok... Miesięczne zestawienie nienależnie pobranych świadczeń emerytalno-rentowych oraz innych świadczeń wypłacanych przez komórki ds. emerytur i rent za miesiąc... rok... Miesięczne zestawienie zaliczek do rozliczenia przez komórki ds. emerytur i rent JRUM za miesiąc... rok... Polecenie wypłaty gotówką/czekiem z dnia... nr... Zestawienie wpłat i zwrotów dotyczących komórki ds. zasiłków z dnia... DK DK-34 34A 34B komórka ds. dochodów w zakresie nienależnie pobranych świadczeń komórka ds. dochodów w zakresie alimentów KF komórka ds. finansów DK DK DK DK DK-40 40A 40B 40C DK komórka ds. dochodów w zakresie alimentów komórka ds. dochodów w zakresie alimentów komórka ds. dochodów w zakresie alimentów komórka ds. dochodów w zakresie alimentów komórka ds. dochodów w zakresie alimentów komórka ds. dochodów w zakresie alimentów KF komórka ds. finansów SE SE-44 44A 44B 44C 44D SE SE-45A SE-45B 45A 45B SE komórka ds. emerytur i rent komórka ds. emerytur i rent komórka ds. emerytur i rent komórka ds. emerytur i rent komórka ds. emerytur i rent (JRUM) komórka ds. emerytur i rent KF komórka ds. zasiłków
26 Nazwa dowodu Wykaz nazw i symboli dowodów księgowych Symbol dowodu księgowego Numer karty obiegu i kontroli Komórka sporządzająca Zestawienie mylnych wpłat i zwrotów nie dotyczących komórki ds. zasiłków za okres od... do... Zestawienie finansowe Rw-16 Zasiłki z ubezpieczenia społecznego nr z dnia... Miesięczne zestawienie stwierdzonych przez wydziały zasiłków nienależnie pobranych świadczeń z ubezpieczeń społecznych oraz innych świadczeń za miesiąc... Zwrot kwoty potrąceń przekazywanych (SW-1) z dnia... nr... Wypłata kwoty potrąceń przekazywanych (SW-1) oraz wypłata z depozytu (rozwiązanie depozytu) z dnia... nr... Polecenie wypłaty gotówką/czekiem z dnia... nr... SZ komórka ds. zasiłków SZ-50 50A 50B 50C 50D komórka ds. zasiłków SZ komórka ds. zasiłków SZ-52 Dokument księgowy KR Nota Księgowa Numer... z dnia... 52A 52B komórka ds. zasiłków SZ komórka ds. zasiłków KR-56 56A 56B Dyspozycja przelewu (fakultatywnie) KF-57 57A Zbiorcza dyspozycja przelewu przelewy między funduszami (fakultatywnie) Zbiorcza dyspozycja przelewu (zestawienie zbiorcze do Rw-16 emerytury i renty) Zbiorcza dyspozycja przelewu (zestawienie zbiorcze do Rw-16 zasiłki) Nota Księgowa Numer... z dnia... Korekta zestawienia finansowego Rw-16 do zbiorówki nr... z dnia... Nota Księgowa Numer... z dnia... Korekta zestawienia finansowego Rw-16 nr... z dnia... Informacja o miesięcznej zaliczce na podatek dochodowy od kwoty wypłat dokonanych miesiąc... rok... KF-57 zbiorcze KF-58 Rw-16 Emerytury i renty KF-59 Rw-16 Zasiłki 57B SE SZ-61 SE-62 SZ-62 komórka ds. rachunkowości (O/ZUS, C/ZUS) komórka ds. rachunkowości komórka merytoryczna komórka ds. finansów komórka ds. rachunkowości komórka ds. finansów komórka ds. rachunkowości 58 komórka ds. finansów 59 komórka ds. finansów 61A 61B 62 komórka ds. emerytur i rent komórka ds. zasiłków komórka ds. emerytur i rent komórka ds. zasiłków 25
27 26 Nazwa dowodu Wykaz nazw i symboli dowodów księgowych Symbol dowodu księgowego Numer karty obiegu i kontroli Komórka sporządzająca Zestawienie zbiorcze wypłat w kasie. Świadczenia z obszaru Emerytur i Rent, Zasiłków, Alimentów z dnia... Zakładu komórka ds. finansów KF Zestawienie wpłat w kasie Zakładu dotyczących komórka ds. finansów KF Funduszy dnia... Zakładu Departament Finansów Nota Księgowa Numer... z dnia... KR-56 67A Zakładu komórka ds. rachunkowości Nota Księgowa Nr... z dnia... Wzór własny wystawcy 67B Źródła zewnętrzne Faktura VAT (Rachunek) Wzór własny 68 (jednostki obce) wystawcy Departament Finansów 69FE Zakładu komórka Dyspozycja przelewu KF-69 ds. rachunkowości Departament Finansów 69FF Funduszy komórka ds. finansów Dyspozycja przelewu ze środków funduszu... (terminowa lokata bankowa ze środków funduszu...) Dyspozycja przelewu ze środków funduszu... (zakup/sprzedaż skarbowych papierów wartościowych) Dyspozycja przelewu ze środków Funduszu Rezerwy Demograficznej (terminowa lokata bankowa ze środków FRD) Wyciąg bankowy z rachunku Funduszu... (FUS, FAL w likwidacji, FRD, BP, FEP) Rozliczenie obrotów z tytułu nienależnie pobranych świadczeń i odszkodowań z Budżetu Państwa za m-c r. Nienależnie pobrane świadczenia finansowane z budżetu państwa OC refundacja OC i AC Rozliczenie obrotów z tytułu nienależnie pobranych świadczeń i odszkodowań z Budżetu Państwa za m-c r. Nienależnie pobrane świadczenia finansowane z budżetu państwa RS renta socjalna Dyspozycja wypłaty świadczeń rzeczowych nr... z dnia... (za usługi z zakresu stomatologii lub szczepień ochronnych) Dyspozycja wypłaty świadczeń rzeczowych nr... z dnia... (dot. pokrycia kosztów przedmiotów ortopedycznych) Dyspozycja wypłaty refundacji kosztów badań nr... z dnia... (dot. kosztów badań na zawartość alkoholu, środków odurzających lub substancji psychotropowych w organizmie) KF KF KF Druk bankowy 74 DK DK OL-77 77A 77B OL Departament Finansów Funduszy komórka ds. finansów Departament Finansów Funduszy komórka ds. finansów Departament Finansów Funduszy komórka ds. finansów komórka ds. finansów (O/ZUS, C/ZUS) komórka ds. dochodów w zakresie nienależnie pobranych świadczeń komórka ds. dochodów w zakresie nienależnie pobranych świadczeń komórka ds. prewencji, rehabilitacji i świadczeń rzeczowych komórka ds. prewencji, rehabilitacji i świadczeń rzeczowych
28 Wykaz nazw i symboli dowodów księgowych Nazwa dowodu Symbol dowodu księgowego Numer karty obiegu i kontroli Komórka sporządzająca Faktura VAT Kwoty rozliczone z różnych tytułów przez komórki ds. emerytur i rent Fundusz... dokonanie przelewu Kwoty rozliczone z różnych tytułów przez komórki ds. emerytur i rent Fundusz... przeniesienie na różne dochody Rozliczenie obrotów z tytułu nienależnie pobranych świadczeń i odszkodowań z Budżetu Państwa za m-c r. Nienależnie pobrane świadczenia finansowane z budżetu państwa SP Świadczenia przedemerytalne i zasiłki przedemerytalne Zestawienie wpłat dotyczących zwrotów z IKE/ /PPE z dnia... Wzór własny wystawcy SE A 80B DK Zestawienie mylnych wpłat za okres od... do... US Rozliczenie wpłat dotyczących IKE/PPE z dnia... US Dyspozycja zwrotu mylnych wpłat z tytułu zwrotów z IKE/PPE Nr... z dnia... podlegających przekazaniu z Funduszu Emerytalnego Rozliczenie obrotów z tytułu nienależnie pobranych świadczeń i odszkodowań z Budżetu Państwa za m-c r. Nienależnie pobrane świadczenia finansowane z budżetu państwa DP Dodatki pieniężne i zapomogi pieniężne Dyspozycja przelewu ze środków Funduszu Rezerwy Demograficznej (zakup skarbowych papierów wartościowych) Potwierdzenie sprzedaży aktywów Funduszu Rezerwy Demograficznej (sprzedaż skarbowych papierów wartościowych) Dyspozycja przelewu ze środków Funduszu Rezerwy Demograficznej (zakup akcji) Potwierdzenie sprzedaży akcji z aktywów Funduszu Rezerwy Demograficznej Rozliczenie wyciągu bankowego nr... z dnia... (FUS, FAL w likwidacji, FRD, BP, FEP) Rozliczenie obrotów z tytułu nienależnie pobranych świadczeń i odszkodowań z Funduszu Emerytur Pomostowych za m-c r. EP nienależnie pobrane emerytury pomostowe Źródła zewnętrzne (jednostki obce) komórka ds. emerytur i rent komórka ds. dochodów w zakresie nienależnie pobranych świadczeń KF komórka ds. finansów US DK KF KF KF KF KF DK komórka ds. ubezpieczeń i składek komórka ds. ubezpieczeń i składek komórka ds. ubezpieczeń i składek komórka ds. dochodów w zakresie nienależnie pobranych świadczeń Departament Finansów Funduszy komórka ds. finansów Departament Finansów Funduszy komórka ds. finansów Departament Finansów Funduszy komórka ds. finansów Departament Finansów Funduszy komórka ds. finansów komórka ds. finansów (O/ZUS, C/ZUS) komórka ds. dochodów w zakresie nienależnie pobranych świadczeń 27
29 Nazwa dowodu Wykaz nazw i symboli dowodów księgowych Symbol dowodu księgowego Numer karty obiegu i kontroli Komórka sporządzająca Rozliczenie obrotów z tytułu nienależnie pobranych świadczeń i zasiłków przedemerytalnych oraz odszkodowań za m-c r. Nienależnie pobrane świadczenia i zasiłki przedemerytalne finansowane ze środków Funduszu Pracy (rozliczane w Funduszu Rentowym) ZP nienależnie pobrane świadczenia i zasiłki przedemerytalne DK komórka ds. dochodów w zakresie nienależnie pobranych świadczeń
30 Część trzecia KARTY OBIEGU I KONTROLI DOWODÓW KSIĘGOWYCH
32 Karta nr 1 Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w KARTA OBIEGU I KONTROLI KSIĘGOWEGO NAZWA NR KARTY 1 Zestawienie obrotów netto na kontach płatników składek za okres do r. za m-c (wraz z załącznikiem DK-1c) SYMBOL DK-1 KATEGORIA AKT B-5 CZAS PRZECHOWY- WANIA 5 lat KOMÓRKA ORGANIZACYJNA SPORZĄDZAJĄCA DOWÓD PODSTAWA WYSTAWIENIA CEL SPORZĄDZENIA ILOŚĆ EGZEMPLARZY I ICH PRZEZNACZENIE OZNACZENIE EGZEMPLARZA STANOWIĄCEGO DOWÓD KSIĘGOWY CZĘSTOTLIWOŚĆ SPORZĄDZANIA CZĘSTOTLIWOŚĆ PRZEPŁYWU Komórka ds. dochodów w zakresie składek Sporządzany na podstawie ewidencji w systemie rozliczeń z płatnikami składek Ewidencja w SWEZ 2 egzemplarze: 1 oryginał komórka ds. rachunkowości, 1 kopia komórka ds. dochodów w zakresie składek 1 oryginał Raz w miesiącu, nie później niż do 5 dnia roboczego następnego miesiąca Raz w miesiącu, nie później niż do 5 dnia roboczego następnego miesiąca UWAGI Od r. dowód DK-1 należy przekazywać łącznie z załącznikiem 1c. Wyłącznie po uzyskaniu zgody Centrali dopuszcza się możliwość warunkowego użycia zlikwidowanych załączników 1a i 1b. KOMÓRKI ORGANIZACYJNE (OGNIWA) I STANOWISKA PRACY DOKONUJĄCE OBSŁUGI I OBIEGU O G N I W O NAZWA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH (OGNIW) I STANOWISK PRACY UCZESTNICZĄCYCH W OBIEGU SYM- BOL KO- MÓR- KI OPIS CZYNNOŚCI ILOŚĆ EGZEM- PLARZY PODLEGA- JĄCYCH PRZEKA- ZANIU DALEJ TERMIN PRZEKAZANIA DO KOLEJNEGO OGNIWA UCZESTNICZĄ- CEGO W OBIEGU 01 Komórka ds. dochodów w zakresie składek DK Sporządzenie dowodu w 2 egzemplarzach. Podpisanie przez osobę sporządzającą. Przekazanie 2 egzemplarzy do sprawdzenia pod względem merytorycznym 2 Niezwłocznie po sporządzeniu Kierownik komórki lub upoważniony pracownik w komórce Sprawdzenie pod względem merytorycznym. Przekazanie 2 egzemplarzy do sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym 2 Niezwłocznie po dokonaniu kontroli 31
33 Karta nr 1 Kierownik komórki lub upoważniony pracownik w komórce Sprawdzenie pod względem formalnym i rachunkowym. Przekazanie 2 egzemplarzy do zatwierdzenia do Zastępcy Dyrektora ds. dochodów 2 Niezwłocznie po dokonaniu kontroli 02 Zastępca Dyrektora ds. dochodów lub osoba upoważniona DD Zatwierdzenie dowodu. Przekazanie 2 egzemplarzy do komórki ds. rachunkowości 2 Niezwłocznie po zatwierdzeniu. Nie później niż do 5 dnia roboczego następnego miesiąca 03 Komórka ds. rachunkowości KR Po dokonaniu odbioru (pieczątka wpływ do KR dnia) sprawdzenie kompletności dokumentów. Sporządzenie dokumentu księgowego (karta 54). Zwrot kopii do komórki ds. dochodów w zakresie składek 1 oryginał Raz w miesiącu 04 Komórka ds. administracji TA Przechowywanie po zakończeniu roku obrachunkowego zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną ZUS 1 B-5 32
34 Karta nr 2 Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w KOMÓRKA ORGANIZACYJNA SPORZĄDZAJĄCA DOWÓD PODSTAWA WYSTAWIENIA CEL SPORZĄDZENIA ILOŚĆ EGZEMPLARZY I ICH PRZEZNACZENIE OZNACZENIE EGZEMPLARZA STANOWIĄCEGO DOWÓD KSIĘGOWY CZĘSTOTLIWOŚĆ SPORZĄDZANIA CZĘSTOTLIWOŚĆ PRZEPŁYWU UWAGI KARTA OBIEGU I KONTROLI KSIĘGOWEGO NAZWA Zestawienie wpłat na rachunek FE dotyczących składek tego funduszu z dnia Komórka ds. finansów NR KARTY 2 Wyciąg bankowy z rachunku FUS SYMBOL KF-2 KATEGORIA AKT B-5 CZAS PRZECHOWY- WANIA 5 lat Przekazanie wpłat do komórki ds. dochodów w zakresie składek 2 egzemplarze: 1 oryginał komórka ds. dochodów w zakresie składek, 1 kopia komórka ds. rachunkowości 1 kopia Bieżąco Bieżąco Załącznik: wydruki pojedynczych wpłat dołączone do oryginału KOMÓRKI ORGANIZACYJNE (OGNIWA) I STANOWISKA PRACY DOKONUJĄCE OBSŁUGI I OBIEGU O G N I W O NAZWA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH (OGNIW) I STANOWISK PRACY UCZESTNICZĄCYCH W OBIEGU 01 Komórka ds. finansów Kierownik komórki lub upoważniony pracownik w komórce SYM- BOL KO- MÓR- KI KF OPIS CZYNNOŚCI Sporządzenie dowodu w 2 egzemplarzach na podstawie wpłat na wyciągu bankowym FE, dotyczących składek na ubezpieczenia społeczne. Podpisanie przez osobę sporządzającą. Przekazanie 2 egzemplarzy do sprawdzenia pod względem merytorycznym Sprawdzenie pod względem merytorycznym. Przekazanie 2 egzemplarzy do sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym ILOŚĆ EGZEM- PLARZY PODLEGA- JĄCYCH PRZEKA- ZANIU DALEJ TERMIN PRZEKAZANIA DO KOLEJNEGO OGNIWA UCZESTNICZĄ- CEGO W OBIEGU 2 Niezwłocznie po sporządzeniu. Nie później niż 3 dnia roboczego od otrzymania wyciągu 2 Niezwłocznie po sprawdzeniu 33
35 Karta nr 2 Kierownik komórki lub upoważniony pracownik w komórce Sprawdzenie pod względem formalnym i rachunkowym. Przekazanie 2 egzemplarzy do zatwierdzenia do Głównego Księgowego 2 Niezwłocznie po sprawdzeniu 02 Główny Księgowy lub osoba upoważniona GK Zatwierdzenie dowodu na oryginale i kopii. Przekazanie 2 egzemplarzy do komórki ds. dochodów w zakresie składek celem identyfikacji wpłat 2 Niezwłocznie po zatwierdzeniu 03 Komórka ds. dochodów w zakresie składek DK Po dokonaniu odbioru i sprawdzeniu kompletności dokumentów, potwierdzenie przyjęcia na obu egzemplarzach oraz zwrot kopii do komórki ds. finansów 1 kopia Niezwłocznie po przyjęciu 04 Komórka ds. finansów KF Po dokonaniu odbioru (pieczątka wpływ do KF dnia) sprawdzenie kompletności dowodów. Przekazanie kopii do komórki ds. rachunkowości wraz z wyciągiem bankowym i rozliczeniem wyciągu bankowego 1 kopia Bieżąco 05 Komórka ds. rachunkowości KR Po dokonaniu odbioru (pieczątka wpływ do KR dnia) sprawdzenie kompletności dokumentów, sporządzenie dokumentu księgowego (karta 54) z rozliczeniem kwoty w wyciągu bankowym do Rozliczenia wyciągu bankowego 1 kopia Bieżąco Komórka ds. rachunkowości KR Przechowanie dowodów do momentu zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przekazanie do archiwum 1 Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości 06 Komórka ds. administracji TA Przechowywanie po zakończeniu roku obrachunkowego zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną ZUS 1 B-5 34
36 Karta nr 2A Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w KARTA OBIEGU I KONTROLI KSIĘGOWEGO NAZWA Zestawienie wpłat na rachunek FEP dotyczących składek tego funduszu z dnia NR KARTY 2A SYMBOL KF-2A KATEGORIA AKT B-5 CZAS PRZECHOWY- WANIA 5 lat KOMÓRKA ORGANIZACYJNA SPORZĄDZAJĄCA DOWÓD PODSTAWA WYSTAWIENIA CEL SPORZĄDZENIA ILOŚĆ EGZEMPLARZY I ICH PRZEZNACZENIE OZNACZENIE EGZEMPLARZA STANOWIĄCEGO DOWÓD KSIĘGOWY CZĘSTOTLIWOŚĆ SPORZĄDZANIA CZĘSTOTLIWOŚĆ PRZEPŁYWU Komórka ds. finansów Wyciąg bankowy z rachunku FEP Przekazanie wpłat do komórki ds. dochodów w zakresie składek 2 egzemplarze: 1 oryginał komórka ds. dochodów w zakresie składek, 1 kopia komórka ds. rachunkowości 1 kopia Bieżąco Bieżąco UWAGI Załącznik: wydruki pojedynczych wpłat dołączone do oryginału KOMÓRKI ORGANIZACYJNE (OGNIWA) I STANOWISKA PRACY DOKONUJĄCE OBSŁUGI I OBIEGU O G N I W O NAZWA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH (OGNIW) I STANOWISK PRACY UCZESTNICZĄCYCH W OBIEGU SYM- BOL KO- MÓR- KI OPIS CZYNNOŚCI ILOŚĆ EGZEM- PLARZY PODLEGA- JĄCYCH PRZEKA- ZANIU DALEJ TERMIN PRZEKAZANIA DO KOLEJNEGO OGNIWA UCZESTNICZĄ- CEGO W OBIEGU 01 Komórka ds. finansów KF Sporządzenie dowodu w 2 egzemplarzach na podstawie wpłat na wyciągu bankowym FEP, dotyczących składek. Podpisanie przez osobę sporządzającą. Przekazanie 2 egzemplarzy do sprawdzenia pod względem merytorycznym 2 Niezwłocznie po sporządzeniu. Nie później niż 3 dnia roboczego od otrzymania wyciągu Kierownik komórki lub upoważniony pracownik w komórce Sprawdzenie pod względem merytorycznym. Przekazanie 2 egzemplarzy do sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym 2 Niezwłocznie po sprawdzeniu 35
37 Karta nr 2A Kierownik komórki lub upoważniony pracownik w komórce Sprawdzenie pod względem formalnym i rachunkowym. Przekazanie 2 egzemplarzy do zatwierdzenia do Głównego Księgowego 2 Niezwłocznie po sprawdzeniu 02 Główny Księgowy lub osoba upoważniona GK Zatwierdzenie dowodu na oryginale i kopii. Przekazanie 2 egzemplarzy do komórki ds. dochodów w zakresie składek celem identyfikacji wpłat 2 Niezwłocznie po zatwierdzeniu 03 Komórka ds. dochodów w zakresie składek DK Po dokonaniu odbioru i sprawdzeniu kompletności dokumentów, potwierdzenie przyjęcia na obu egzemplarzach oraz zwrot kopii do komórki ds. finansów 1 kopia Niezwłocznie po przyjęciu 04 Komórka ds. finansów KF Po dokonaniu odbioru (pieczątka wpływ do KF dnia) sprawdzenie kompletności dowodów. Przekazanie kopii do komórki ds. rachunkowości wraz z wyciągiem bankowym i rozliczeniem wyciągu bankowego 1 kopia Bieżąco 05 Komórka ds. rachunkowości KR Po dokonaniu odbioru (pieczątka wpływ do KR dnia) sprawdzenie kompletności dokumentów, sporządzenie dokumentu księgowego (karta 54) z rozliczeniem kwoty w wyciągu bankowym do Rozliczenia wyciągu bankowego 1 kopia Bieżąco Komórka ds. rachunkowości KR Przechowanie dowodów do momentu zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przekazanie do archiwum 1 Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości 06 Komórka ds. administracji TA Przechowywanie po zakończeniu roku obrachunkowego zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną ZUS 1 B-5 36
ZAKŁAD UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH ZAKŁADOWY PLAN KONT Funduszu Emerytur Pomostowych WARSZAWA 2010 ZAKŁAD UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH ZAKŁADOWY PLAN KONT Funduszu Emerytur Pomostowych Stan prawny na dzień 1 lipca