Source: https://kik-leipzig.de/loesungen/e-mail-archivierung/
Timestamp: 2018-06-23 12:08:45
Document Index: 64732218

Matched Legal Cases: ['§ 162', '§ 238', '§ 283', '§ 283', '§ 379', '§ 378', '§ 93', '§ 43', '§ 280', '§ 241']

E-Mail-Archivierung ~ KiK Computerausbildung & Vertrieb GmbH
mit MailStore Server – effizient, wirtschaftlich, rechtssicher
bestehende Postfächer, öffentliche Ordner, automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails
nach der Archivierung können E-Mails auf Wunsch regelbasiert aus den Postfächern gelöscht werden
Archivierung von Microsoft Exchanger Server, beliebiger E-Mail-Server, dezentral gespeicherten E-Mails und E-Mail-Dateien
MailStore Server bietet zahlreiche Funktionen zum Export von E-Mails aus dem Archiv heraus an. Dadurch bleiben Sie auch über viele Jahre hinweg von spezifischen Formaten und Technologien unabhängig und ermöglicht Ihnen eine vielseitige Nutzung der archivierten Daten.
Die gesetzlichen Vorschriften bzgl. E-Mail-Archivierung
Frage: “Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht existiert schon viele Jahre und bisher haben sich für uns noch keine Konsequenzen daraus ergeben. Weshalb?”
Zum einen ist die Prüfungshäufigkeit ausschlaggebend. Wer in den letzten Jahren geprüft wurde, hatte sicher einen Prüfer, der mit diesem Thema noch nicht vertraut war. Bei aktuellen Prüfungen wird die Wahrscheinlichkeit, dass ein Prüfer direkt nachfragt immer höher. Konsequenzen bestimmt der Prüfer vor Ort. Die Höhe bzw. Art ist im Gesetz festgeschrieben! — Zeitbombe?
Sollten Sie keine geschäfts- oder bilanzrelevanten E-Mails versenden, sind Sie von der Aufbewahrungspflicht generell befreit.
Frage: “Alle unternehmensrelevanten Informationen liegen in Papierform vor, ist da ein E-Mail-Archivierungssystem überhaupt notwendig?”
Nein, wenn die komplette Kommunikation ausschließlich per Brief bzw. Fax erfolgt benötigen Sie keine E-Mail-Archivierung.
Bitte aber den häufigen Irrglauben beachten: Informationen, Geschäftsbriefe, Rechnungen usw., die originär in Form einer E-Mail eingegangen sind, können, um der GDPdU zu genügen, nicht einfach nur ausgedruckt und abgelegt werden, sondern müssen in ihrer originären Form aufbewahrt werden!
ELEKTRONISCHE EINGANGSPOST – MUSS ELEKTRONISCH ARCHIVIERT WERDEN!
Siehe Schreiben des Bundesfinanzministeriums:
Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung sowie Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
Frage: “Warum reicht die Outlookablage (PST, Backup) nicht?”
Weil alle E-Mails in Outlook manipulierbar (änderbar) sind oder sogar vor dem Finanzsamt durch Löschung “verborgen” werden könnten!
Frage: “Welche Konsequenzen hat es, wenn man sich nicht daran hält?”
Konsequenzen: zitiert aus: http://www.it-administrator.de/job-weiterbildung/recht/86592.html
“Eine mangelhafte E-Mail-Archivierung kann als Verletzung handelsrechtlicher Buchführung gewertet werden und wegen der Maßgeblichkeit zugleich eine Verletzung der steuerrechtlichen Buchführungspflicht gleichkommen. Da Mängel der Buchführung wiederum die steuerrechtliche Beweiskraft der Bücher beeinträchtigt, wäre die Finanzverwaltung in diesem Fall berechtigt, den steuerlichen Gewinn nach § 162 Abs. 2 AO zu schätzen. Zudem könnte die Finanzverwaltung die Buchführungspflicht durch ein Zwangsgeld erwirken (§ 238 Abs. 1 AO).
Abgesehen von steuerrechtlichen Sanktionen kann die Verletzung der E-Mail-Archivierungspflicht auch strafbar sein. Ein Beispiel hierfür ist die unzureichende oder gar manipulative Archivierung von E-Mails, um vorsätzlich die Übersicht über den Vermögensstand eines Unternehmens zu erschweren mit dem Ziel, Vermögensbestandteile, die im Falle der Eröffnung eines möglichen Insolvenzverfahrens zur Insolvenzmasse gehören, beiseite zu schaffen oder gar zu verheimlichen (vgl. §§ 283 ff. StGB). Darüber hinaus regelt § 283b StGB, dass eine Verletzung der Buchführungspflicht mit Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder mit Geldstrafe bestraft werden kann.
Des Weiteren kann eine vorsätzliche oder leichtfertige Verletzung der Buchführungspflicht eine Ordnungswidrigkeit darstellen. Hier käme etwa eine Steuergefährdung gemäß § 379 AO in Betracht, soweit nicht leichtfertige Steuerverkürzung gemäß § 378 AO vorliegt.
Es drohen auch zivilrechtliche Sanktionen. So kann die Verletzung der Buchführungspflicht den Vorstand oder Geschäftsführer der jeweiligen Gesellschaft nach § 93 Abs. 2 AktG beziehungsweise § 43 Abs. 2 GmbHG schadensersatzpflichtig machen. Zudem kann die mangelhafte Archivierung von E-Mails eines Unternehmens Schadensersatzansprüche von Vertragspartnern begründen, etwa für den Fall, dass vertrauliche fremde Informationen abhandengekommen sind. Als Haftungsgrundlage kommen hierbei die schuldrechtlichen Schadensersatzansprüche aus §§ 280 ff. BGB in Betracht. Gerade in diesem Zusammenhang ist auch § 241 Abs. 2 BGB zu beachten, wonach die Pflicht besteht, auf die Rechte, Rechtsgüter und Interessen des Vertragspartners Rücksicht zu nehmen. Hierzu gehören insbesondere die Beachtung von Schutz-, Aufklärungs- und Beratungspflichten.”
Frage: “Wie und von wem wird überprüft, ob ein Unternehmen richtig archiviert?”
Vom Steuerprüfer im Rahmen der turnusmäßigen Unternehmensprüfung.