Source: https://www.gds.ms/digitalisierung/gobd-neu-2019-optimierungspotenziale-digitale-prozesse-umsetzung-planen/
Timestamp: 2019-12-08 09:20:04
Document Index: 222665260

Matched Legal Cases: ['§ 146', '§ 146', '§ 146', '§ 146', '§ 146', '§ 146', '§ 146', '§ 146', '§ 147', '§ 147', '§ 146']

GoBD (neu) 2019 – Gesellschaft für Digitales Steuern mbH
Wir zeigen Optimierungspotenziale durch digitale Prozesse auf und planen deren Umsetzung.
Seit der ersten Veröffentlichung der GoBD im Jahre 2014 und deren Inkrafttreten am 1. Januar 2015 hat die Finanzverwaltung die GoBD überarbeitet und Ende 2018 einen neuen Entwurf der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ präsentiert. Am 11. Juli 2019 hat die Finanzverwaltung die überarbeitete Version der GoBD 2019 veröffentlicht. In Kürze werden wir Sie an dieser Stelle über die Änderungen und Neuerungen der GoBD 2019 informieren.
Sehr wahrscheinlich wird es keine signifikaten Erleichterungen für Unternehmerinnen und Unternehmer geben – zumindest im vorliegenden Entwurf waren jene Punkte, die in der Vergangenheit von vielen als Überregulierung oder praxisfern empfunden wurden, unverändert enthalten. Lediglich in einigen wenigen Punkten hat die Finanzverwaltung die alten GoBD an die veränderten technischen Wirklichkeiten des heutigen digitalen Zeitalters angepasst und so perspektivisch z.B. das Erfassen von Belegen mit Mobilgeräten (z.B. das Abfotografieren mit dem Smartphone) mit dem Scannen mittels eines stationären Geräts gleichgestellt.
Wir werden auch die aktualisierten GoBD 2019 für unsere Kunden aufbereiten, konkrete Handlungsempfehlungen für Ihre unternehmerische Praxis ableiten und daraus für Sie handhabbare Lösungen entwicklen. Sobald die neuen GoBD veröffentlicht sind, finden Sie an dieser Stelle weitere Informationen. Gerne stehen wir auch für ein persönliches Gespräch zu Ihrer Verfügung. Rufen Sie uns einfach an oder schreiben Sie uns eine Nachricht über untenstehendes Kontaktformular!
Das BMF hat das Schreiben zu den GoBD 2019 vom 11. Juli 2019 von seiner Internetseite zurückgezogen. Bis zu einer erneuten Veröffentlichung gelten die GoBD vom 14. November 2014. Die aktualisierte Version der GoBD (neu) 2019 finden Sie zum Download auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums. Die derzeit wieder gültige Version der GoBD (alt) 2014 finden Sie weiterhin hier zum Download. Weiter unten auf dieser Seite finden Sie eine Gegenüberstellung der GoBD 2014 mit den in 2019 veröffentlichten (und dann zurückgezogenen) GoBD 2019.
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Möchten Sie sich und Ihr Unternehmen auf das aktualisierte Regelwerk vorbereiten und die Digitalisierung im Hinblick auf die Anforderungen der GoBD 2019 rechtssicher umsetzen?
Neuerung in GoBD 2019 Rz. 15 (betrifft Anwendbarkeit):
Die Randziffer 15 wurde unverändert von den GoBD 2014 übernommen und am Ende lediglich um folgenden Passus ergänzt:
„ … Bei Kleinstunternehmen, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln (bis 17.500 Euro Jahresumsatz), ist die Erfüllung der Anforderungen an die Aufzeichnungen nach den GoBD regelmäßig auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten.“
Änderung in GoBD 2019 Rz. 19 (betrifft Einzelaufzeichnungspflicht):
Die Randziffer 19 wurde nahezu unverändert von den GoBD 2014 übernommen und lediglich hinsichtlich der Einzelaufzeichnungspflicht konkretisiert:
„ … Materiell ordnungsmäßig sind Bücher und Aufzeichnungen, wenn die Geschäftsvorfälle einzeln, nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet in ihrer Auswirkung erfasst und anschließend gebucht bzw. verarbeitet sind …“
Neuerung in GoBD 2019 Rz. 20 (betrifft Cloud-Computing):
Die Randziffer 20 wurde unverändert von den GoBD 2014 übernommen und am Ende lediglich um folgenden Passus ergänzt:
„ … Ebenfalls kommt es nicht darauf an, ob die betreffenden DV-Systeme vom Steuerpflichtigen als eigene Hardware bzw. Software erworben und genutzt oder in einer Cloud bzw. als eine Kombination dieser Systeme betrieben werden.“
Änderung in GoBD 2019 Rz. 26 (betrifft Einzelaufzeichnungspflicht):
Die Randziffer 26 wurde nahezu unverändert von den GoBD 2014 übernommen und lediglich hinsichtlich der Einzelaufzeichnungspflicht konkretisiert. So wird unter den Grundsätzen der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung nun die Einzelaufzeichnungspflicht explizit genannt:
„ … : Einzelaufzeichnungspflicht (siehe unter 3.2.1) …“
Änderung in GoBD 2019 Rz. 32 (betrifft Einzelaufzeichnungspflicht):
Die Randziffer 32 wurde nahezu unverändert von den GoBD 2014 übernommen und lediglich hinsichtlich der Einzelaufzeichnungspflicht konkretisiert:
„ … Die einzelnen Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (progressive und retrograde Prüfbarkeit). …“
Änderung in GoBD 2019 Rz. 39 (betrifft Einzelaufzeichnungspflicht):
Die Randziffer 39 wurde textlich gegenüber der GoBD 2014 überarbeitet – die inhaltliche Aussage ist weitestgehend gleich geblieben. Neu sind die Nachweispflicht des Steuerpflichtigen über die Verfüllung der Voraussetzungen, die konkrete Nennung der offenen Ladenkasse sowie der Bezug zur KassenSichV und der Technischen Sicherheitseinrichtung:
„Die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls ist nur dann nicht zumutbar, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen (BFH-Urteil vom 12. Mai 1966, IV 472/60, BStBl III S. 371). Das Vorliegen dieser Voraussetzungen ist durch den Steuerpflichtigen nachzuweisen. Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung gilt die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Absatz 1 Satz 1 AO aus Zumutbarkeitsgründen nicht, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird (§ 146 Absatz 1 Satz 3 und 4 AO, vgl. AEAO zu § 146, Nr. 2.1.4). Wird hingegen ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, gilt die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Absatz 1 Satz 1 AO unabhängig davon, ob das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen nach § 146a Absatz 3 AO i. V. m. der KassenSichV mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zu schützen sind. Die Zumutbarkeitsüberlegungen, die der Ausnahmeregelung nach § 146 Absatz 1 Satz 3 AO zugrunde liegen, sind grundsätzlich auch auf Dienstleistungen übertragbar (vgl. AEAO zu § 146, Nr. 2.2.6).“
Änderung in GoBD 2019 Rz. 48 (betrifft Kassenführung):
Die Randziffer 48 wurde gegenüber der GoBD 2014 verschärft – bislang sollten Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden. Jetzt müssen diese täglich festgehalten werden:
„Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen sind nach § 146 Absatz 1 Satz 2 AO täglich festzuhalten.“
Änderung in GoBD 2019 Rz. 50 (betrifft periodenweises Buchen):
Die Randziffer 50 wurde gegenüber der GoBD 2014 konkretisiert – bislang musste die Erfassung der unbaren Geschäftsvorfälle bis zum Ablauf des folgenden Monats erfasst werden. Jetzt müssen unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von 10 Tagen und bare Geschäftsvorfälle täglich erfasst werden. Auch müssen die Geschäftsvorfälle im Einzelfall vollständig sein und die Geschäftsvorfälle müssen zugeordnet werden. Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:
„Die Geschäftsvorfälle werden vorher zeitnah (bare Geschäftsvorfälle täglich, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen) in Grund(buch)aufzeichnungen oder Grundbüchern festgehalten und durch organisatorische Vorkehrungen ist sichergestellt, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen, z. B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen, durch Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder durch elektronische Grund(buch)aufzeichnungen in Kassensystemen, Warenwirtschaftssystemen, Fakturierungssystemen etc.,“
„die Vollständigkeit der Geschäftsvorfälle wird im Einzelfall gewährleistet und“
„es wurde zeitnah eine Zuordnung (Kontierung, mindestens aber die Zuordnung betrieblich / privat, Ordnungskriterium für die Ablage) vorgenommen.“
Neuerung in GoBD 2019 Rz. 55 (betrifft Kassenführung):
Die Randziffer 55 wurde unverändert von den GoBD 2014 übernommen und am Ende lediglich um folgenden Passus ergänzt:
„ … Eine kurzzeitige gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Tagesgeschäften im Kassenbuch ist regelmäßig nicht zu beanstanden, wenn die ursprünglich im Kassenbuch erfassten unbaren Tagesumsätze (z. B. EC-Kartenumsätze) gesondert kenntlich gemacht sind und nachvollziehbar unmittelbar nachfolgend wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto aus- bzw. umgetragen werden, soweit die Kassensturzfähigkeit der Kasse weiterhin gegeben ist.“
Neuerung in GoBD 2019 Rz. 64 (betrifft Belegfunktion):
Die Randziffer 64 wurde unverändert von den GoBD 2014 übernommen und am Ende lediglich um folgenden Passus ergänzt:
„ … Korrektur- bzw. Stornobuchungen müssen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein.“
Änderung in GoBD 2019 Rz. 64 (betrifft Scannen bzw. bildliche Erfassung):
Die Randziffer 64 wurde nahezu unverändert von den GoBD 2014 übernommen und lediglich hinsichtlich der Scan-Verfahren erweitert:
„Bei Papierbelegen erfolgt eine Sicherung z. B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Lieferscheine und Rechnungen, durch laufende Ablage in besonderen Mappen und Ordnern, durch zeitgerechte Erfassung in Grund(buch)aufzeichnungen oder durch laufende Vergabe eines Barcodes und anschließendes Scannen anschließende bildliche Erfassung der Papierbelege im Sinne des § 147 Absatz 2 AO (siehe Rz. 130).“
Neuerung in GoBD 2019 Rz. 76 (betrifft Aufbewahrungspflichten):
Die Randziffer 76 wurde neu gefasst und gegenüber den GoBD 2014 präzisiert und erweitert:
„Werden neben bildhaften Urschriften auch elektronische Meldungen bzw. Datensätze ausgestellt (identische Mehrstücke derselben Belegart), ist die Aufbewahrung der tatsächlich weiterverarbeiteten Formate (buchungsbegründende Belege) ausreichend, sofern diese über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügen. In diesem Fall erfüllt das Format mit der höchsten maschinellen Auswertbarkeit mit dessen vollständigem Dateninhalt die Belegfunktion und muss mit dessen vollständigem Inhalt gespeichert werden. Andernfalls sind beide Formate aufzubewahren. Dies gilt entsprechend, wenn mehrere elektronische Meldungen bzw. mehrere Datensätze ohne bildhafte Urschrift ausgestellt werden. Dies gilt auch für elektronische Meldungen (strukturierte Daten, wie z. B. ein monatlicher Kontoauszug im CSV-Format oder als XML-File), für die inhaltsgleiche bildhafte Dokumente zusätzlich bereitgestellt werden. Eine zusätzliche Archivierung der inhaltsgleichen Kontoauszüge in PDF oder Papier kann bei Erfüllung der Belegfunktion durch die strukturierten Kontoumsatzdaten entfallen.“
„Bei Einsatz eines Fakturierungsprogramms muss unter Berücksichtigung der vorgenannten Voraussetzungen keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung (z. B. in Form einer PDF-Datei) ab Erstellung gespeichert bzw. aufbewahrt werden, wenn jederzeit auf Anforderung ein entsprechendes Doppel der Ausgangsrechnung erstellt werden kann.“
„Hierfür sind u. a. folgende Voraussetzungen zu beachten:“
„Entsprechende Stammdaten (z. B. Debitoren, Warenwirtschaft etc.) werden laufend historisiert“
„AGB werden ebenfalls historisiert und aus der Verfahrensdokumentation ist ersichtlich, welche AGB bei Erstellung der Originalrechnung verwendet wurden“
„Originallayout des verwendeten Geschäftsbogens wird als Muster (Layer) gespeichert und bei Änderungen historisiert. Zudem ist aus der Verfahrens-dokumentation ersichtlich, welches Format bei Erstellung der Originalrech-nung verwendet wurde (idealerweise kann bei Ausdruck oder Lesbarmachung des Rechnungsdoppels dieses Originallayout verwendet werden).“
„Weiterhin sind die Daten des Fakturierungsprogramms in maschinell auswert-barer Form und unveränderbar aufzubewahren.“
Änderung in GoBD 2019 Rz. 82 (betrifft Einzelaufzeichnungspflicht):
Die Randziffer 82 wurde nahezu unverändert von den GoBD 2014 übernommen und lediglich hinsichtlich der Einzelaufzeichnungspflicht konkretisiert:
„Der Steuerpflichtige hat organisatorisch und technisch sicherzustellen, dass die elektronischen Buchungen und sonst erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden …“
Änderung in GoBD 2019 Rz. 130 (betrifft Scannen bzw. bildliche Erfassung):
Die Randziffer 130 wurde inhaltlich nahezu unverändert von den GoBD 2014 übernommen und lediglich hinsichtlich der Scan-Verfahren und der Erfassung von Belegen im Ausland erweitert:
„Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch bildlich erfasst (scannen) (z. B. gescannt oder fotografiert), ist das Scanergebnis hierdurch entstandene elektronische Dokument so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird (§ 147 Absatz 2 AO). Eine bildliche Erfassung kann hierbei mit den verschiedensten Arten von Geräten (z. B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen) erfolgen, wenn die Anforderungen dieses Schreibens erfüllt sind. Werden gescannte bildlich erfasste Dokumente per Optical-Character-Recognition-Verfahren (OCR-Verfahren) um Volltextinformationen angereichert (zum Beispiel volltextrecherchierbare PDFs), so ist dieser Volltext nach Verifikation und Korrektur über die Dauer der Aufbewahrungsfrist aufzubewahren und auch für Prüfzwecke verfügbar zu machen. § 146 Absatz 2 AO steht einer bildlichen Erfassung durch mobile Geräte (z. B. Smartphones) im Ausland nicht entgegen, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden (z. B. bei Belegen über eine Dienstreise im Ausland).“
Neuerung in GoBD 2019 Rz. 135 (betrifft Aufbewahrungspflichten):
Die Randziffer 135 wurde gegenüber den GoBD 2014 präzisiert und um die Anforderungen erweitert, bei denen eine Aufbewahrung einer konvertierten Fassung ausreichend ist:
„Die Aufbewahrung beider Versionen ist bei Beachtung folgender Anforderungen nicht erforderlich, sondern es ist die Aufbewahrung der konvertierten Fassung ausreichend:“
„Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen.“
„Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.“
„Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation).“
„Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt; dabei ist es zulässig, wenn bei der Konvertierung Zwischenaggregationsstufen nicht gespeichert, aber in der Verfahrensdokumen-tation so dargestellt werden, dass die retrograde und progressive Prüfbarkeit sichergestellt ist.“
Änderung in GoBD 2019 Rz. 136 (betrifft Scannen bzw. bildliche Erfassung):
Die Randziffer 136 wurde nahezu unverändert von den GoBD 2014 übernommen und lediglich hinsichtlich der Scan-Verfahren erweitert:
„Papierdokumente werden durch den Scanvorgang die bildliche Erfassung (siehe Rz. 130) in elektronische Dokumente umgewandelt. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Der Steuerpflichtige sollte daher eine Organisationsanweisung erstellen, die unter anderem regelt:
zu welchem Zeitpunkt gescannt wird erfasst wird oder erfasst werden soll (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung),
welches Schriftgut gescannt erfasst wird,
wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.“
Änderung in GoBD 2019 Rz. 139 (betrifft Scannen bzw. bildliche Erfassung):
Die Randziffer 139 wurde nahezu unverändert von den GoBD 2014 übernommen und lediglich hinsichtlich der Scan-Verfahren erweitert:
„Im Anschluss an den Scanvorgang Erfassungsvorgang (siehe Rz. 130) darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen. Die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen, damit auf diesen keine Bemerkungen, Ergänzungen usw. vermerkt werden können, die auf dem elektronischen Dokument nicht enthalten sind. Sofern aus organisatorischen Gründen nach dem Scanvorgang Erfassungsvorgang eine weitere Vorgangsbearbeitung des Papierbeleges erfolgt, muss nach Abschluss der Bearbeitung der bearbeitete Papierbeleg erneut eingescannt erfasst und ein Bezug zum ersten Scanobjekt zur ersten elektronischen Fassung des Dokuments hergestellt werden (gemeinsamer Index).“
Änderung in GoBD 2019 Rz. 154 (betrifft Versionierung der Verfahrensdokumentation):
Die Randziffer 154 wurde textlich gegenüber der GoBD 2014 überarbeitet – die inhaltliche Aussage ist gleich geblieben. Anstelle folgender Aussage zur Versionierung von Änderungen:
„ … Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten. … “
gilt ab sofort die Aussage:
„ … Änderungen einer Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein. Dem wird genügt, wenn die Änderungen versioniert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorgehalten wird. … “
Änderung in GoBD 2019 Rz. 157 (betrifft Scannen bzw. bildliche Erfassung):
Die Randziffer 157 wurde nahezu unverändert von den GoBD 2014 übernommen und lediglich hinsichtlich der Scan-Verfahren erweitert:
„Der Steuerpflichtige muss durch Scannen Erfassen im Sinne der Rz. 130 digitalisierte Unterlagen über sein DV-System per Bildschirm lesbar machen.“
Neuerung in GoBD 2019 Rz. 158 (betrifft Rechte zum Datenzugriff):
Die Randziffer 158 wurde nahezu unverändert von den GoBD 2014 übernommen und lediglich hinsichtlich der Rechte zum Datenzugriff erweitert:
„ … Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen und Kassen-Nachschauen zu. … “
Neuerung in GoBD 2019 Rz. 164 (betrifft Rechte zum Datenzugriff):
Die Randziffer 164 wurde nahezu weitestgehend unverändert von den GoBD 2014 übernommen und lediglich hinsichtlich der Rechte zum Datenzugriff abgeschwächt:
„Die Entscheidung, von welcher Möglichkeit des Datenzugriffs die Finanzbehörde Gebrauch macht, steht in ihrem pflichtgemäßen Ermessen; falls erforderlich, kann sie auch kumulativ mehrere Möglichkeiten in Anspruch nehmen (Rzn. 165 bis 170). Sofern noch nicht mit der Außenprüfung begonnen wurde, ist es im Falle eines Systemwechsels oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem ausreichend, wenn nach Ablauf des 6. Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch der Z3-Zugriff (Rzn. 167 bis 170) zur Verfügung gestellt wird.“