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Timestamp: 2019-02-21 00:50:16+00:00
Document Index: 96693509

Matched Legal Cases: ['art. 4', 'art.4', 'art.3', 'art. 36', 'art.52', 'art.73', 'art. 75', 'art. 4', 'art. 92', 'art. 97', 'art. 822', 'art. 7', 'art. 134', 'art. 26', 'art. 46', 'art. 30', 'art. 113', 'art. 35', 'art. 30', 'art. 142']

Comune di Jesi - Regolamento della Biblioteca comunale Planettiana ed istituti annessi
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Regolamento della Biblioteca comunale Planettiana ed istituti annessi
Approvato con delibera di C.C. n. 220 del 06/09/1996
Il Comune di Jesi, che si configura anche come "Centro Culturale e scolastico, città d'arte con ricche vestigia storico-architettoniche e sede di importanti istituti culturali" (Tit. I, Cap. 2, art. 4, comma 1 dello Statuto Comunale), finalizza la sua azione anche a "promuovere, in collaborazione con le associazioni e le istituzioni che operano nel settore, la tutela e lo sviluppo del patrimonio culturale-storico-artistico e delle tradizioni locali e la salvaguardia dell'ambiente, quale obiettivo prioritario e generale della propria azione amministrativa" (art.4, comma 3d).
A tal fine e seguendo il dettato della legge n.39/87 della Regione Marche "Norme in materia di biblioteche di enti locali o di interesse locale" ed inoltre il testo revisionato del Manifesto per le biblioteche pubbliche approvato nel novembre 1995 nel corso del Consiglio intergovernativo del Programma Unesco per l'informazione generale, il Comune di Jesi regolamenta il servizio bibliotecario comunale facente capo alla Biblioteca Comunale Planettiana, nonchè le attività connesse all'Archivio Storico del Comune e degli altri archivi acquisiti.
La Biblioteca e gli Archivi annessi formano un solo Istituto, a capo del quale è un Dirigente assistito da una Commissione Consultiva.
FINALITA' DELLA BIBLIOTECA
La Biblioteca Planettiana, nell'ambito delle sue attività di servizio pubblico è un istituto culturale che ha il compito di estendere il più possibile a tutti i cittadini l'informazione culturale e la pubblica lettura, al fine di rimuovere uno degli ostacoli (la disuguaglianza di istruzione e di cultura) che limitano di fatto l'uguaglianza e la libertà dei cittadini (art.3, 2° comma della Costituzione).
A tale scopo con criteri di imparzialità e nel rispetto delle varie opinioni concorre a promuovere un'ampia ed effettiva diffusione dell'informazione bibliografica e approfondimento del dibattito culturale, nonchè a sostenere le esigenze di informazione, di studio, di ricerca, di formazione culturale e di impiego del tempo libero dei cittadini. Essa conserva con ogni cura ordinatamente la suppellettile libraria posseduta, integra ed accresce le raccolte sue specifiche ed altre più generali, diffondendone la conoscenza con mezzi opportuni e promuovendo tutte le iniziative culturali utili al proposito. Una particolare cura viene dedicata alla acquisizione, raccolta, conservazione, fruizione e valorizzazione delle opere riguardanti la storia e la vita culturale della città e della Regione; uguale attenzione viene posta a creare e rafforzare nei giovani l'abitudine alla lettura fin dalla tenera età ed a promuovere la lettura nei riguardi dei ragazzi e degli adulti. Particolare attenzione verrà posta all'istituzione di un servizio a domicilio per gli utenti portatori di handicap e presso la Casa di Riposo.
Per il raggiungimento di tali finalità di personale qualificato della Biblioteca opera su due campi distinti: di informazione, di divulgazione e di aggiornamento culturale l'uno; di conservazione e di ricerca scientifica l'altro.
Essendo Biblioteca di culturale generale, aggiornerà soprattutto il fondo storico-letterario-umanistico, ma curerà pure l'incremento di opere relative alle scienze sociali e tecnico-scientifiche, procurando anche l'acquisizione di opere di ampia divulgazione e riguardanti le tendenze culturali contemporanee.
In relazione ai suoi fini specifici la Biblioteca, attraverso la sua Sezione di Storia Locale, curerà in modo particolare l'aggiornamento bibliografico di materiale riguardante argomenti locali e, più in generale, regionali, autori e soggetti marchigiani, accrescendo la conoscenza della storia locale, delle tradizioni, della lingua e del costume.
La Biblioteca, attraverso la sua Sezione Ragazzi svolgerà attività di diffusione e promozione della lettura per l'infanzia e per ragazzi, offrendo stimoli culturali ed educativi, partecipa a progetti integrati con le altre agenzie educative e culturali presenti nel territorio. Offre infine ai genitori, agli insegnanti e agli educatori la propria consulenza circa il materiale bibliografico e multimediale di cui dispone e di cui è a conoscenza. Attiva iniziative, mostre, dibattiti e convegni allo scopo di promuovere, sostenere e diffondere una cultura per l'infanzia e la gioventù anche attraverso collegamenti con gli organi competenti della scuola e con le rappresentanze dell'associazionismo e del volontariato socio-culturale.
La Sezione Ragazzi si occupa anche della raccolta e conservazione delle pubblicazioni per ragazzi di particolare interesse storico, bibliografico e sociale.
1) il materiale librario e documentario presente nelle raccolte della Biblioteca Comunale all'atto della emanazione del presente regolamento e da quello acquisito per acquisto, dono o scambio, regolarmente registrato in appositi e particolari inventari che entra a far parte della dotazione del Comune di Jesi;
2) i cataloghi, gli inventari e le basi dati relativi alle raccolte della Biblioteca oppure ad altri fondi documentari;
3) le attrezzature e gli arredi in dotazione alla Biblioteca;
4) gli immobili destinati ad ospitare le strutture operative della Biblioteca.
Il responsabile della Biblioteca, nel rispetto della metodologia prevista dal regolamento di organizzazione, predispone un quadro del piano programmatico ai fini della formazione del bilancio preventivo, in sintonia con le esigenze della collettività. In esso vengono indicati i servizi e le iniziative che l'Amministrazione Comunale affida alla Biblioteca, in termini di attività ordinaria, promozione culturale e progetti speciali; le risorse necessarie al raggiungimento di tali obiettivi, gli strumenti di verifica dei risultati.
Entro il 30 aprile dell'anno successivo, il Dirigente responsabile della Biblioteca compila la relazione consuntiva della gestione trascorsa, dimostrante il grado di raggiungimento degli obiettivi prefissati, predisposta per facilitare il controllo di gestione sull'attività della Biblioteca da parte della Giunta Comunale.
La Biblioteca Comunale Planettiana si articola in tre Sezioni principali:
1) Sezione di Conservazione e Storia locale;
2) Sezione di Pubblica Lettura;
3) Sezione Ragazzi.
Della Sezione conservazione e storia locale fanno parte i tre fondi archivistici: archivio Pianetti, archivio Azzolino ed archivio Nappi, per volontà del donatore. Tuttavia per ciò che concerne l'uso si fa riferimento al regolamento di cui al Titolo II.
La tutela e la conservazione di tutta la suppellettile libraria, dei mobili e delle attrezzature esistenti nella Biblioteca sono affidati per tutela e conservazione al Dirigente. La dirigenza a tal fine organizza il lavoro di ordinamento e conservazione del materiale attraverso una sezione catalogazione e promuove l'utilizzazione del materiale medesimo, sia attraverso i normali servizi di lettura e di prestito, sia organizzando servizi di informazione e di guida alla lettura.
E' stretto obbligo di ogni impiegato dare subito avviso al Dirigente di qualunque disfunzione, guasto, pericolo, sottrazione, disordine e danno avvenga nella suppellettile o nei mobili della Biblioteca stessa, di cui abbia direttamente e indirettamente notizia.
Tutti i volumi delle opere stampate o manoscritte e tutti gli opuscoli che già esistono od entrino in Biblioteca debbono avere impresso sul frontespizio o sul verso un bollo portante il nome della Biblioteca. Questo bollo deve essere ripetuto sopra una pagina determinata del volume.
Tutti i volumi delle opere stampate o manoscritte e tutti gli opuscoli che entrano in Biblioteca debbono avere impresso il numero progressivo, sotto il quale sono notati nel registro d'ingresso. Questo numero progressivo è impresso con un contatore meccanico nell'ultima pagina del testo di ogni volume od opuscolo.
a) un inventario topografico generale;
b) un catalogo alfabetico per autori, con relativi richiami e rinvii, applicando le norme ministeriali stabilite
dall'Istituto Centrale per il Catalogo Unico e per le informazioni bibliografiche;
c) un catalogo a soggetto che dovrà essere ben visibile all'ingresso della Sala di Lettura;
d) un catalogo speciale per i manoscritti, alfabetico per autore, corredato da un indice, pure alfabetico e degli altri indici necessari.
Inoltre la Biblioteca deve possedere:
a) il registro di ingresso;
b) un registro di protocollo interno;
d) un registro delle opere desiderate dal pubblico.
Dovrà inoltre possedere l'elenco a schede delle opere in continuazione, delle collezioni e dei periodici.
E' rigorosamente vietato raschiare o cancellare con acidi. Le correzioni necessarie si fanno con inchiostro colorato e in modo che si possa leggere ciò che prima era scritto.
Tutte le opere stampate e manoscritte e tutti gli opuscoli, dopo essere stati notati nel registro d'ingresso, debbono essere descritti, con esattezza bibliografica, secondo le procedure previste dall'Istituto Centrale per il Catalogo Unico.
Tutte le opere della Biblioteca debbono avere una collocazione che verrà segnata, tanto per i manoscritti quanto per gli stampati, sul cartellino recante la denominazione della Biblioteca da incollare sull'esterno (sul dorso sia della legatura che della copertina) e nell'interno della legatura (angolo sinistro superiore del primo piatto).
La Biblioteca curerà gradualmente le compilazioni di cataloghi dei fondi antichi ed inoltre di cataloghi speciali per carteggi ed epistolari, carte geografiche, stampe e incisioni, fotografie e in genere di tutto ciò che deve essere registrato o descritto in modo diverso da quello adoperato per i libri propriamente detti, dando la precedenza alle collezioni più importanti possedute dalla Biblioteca.
I vecchi cataloghi, gli elenchi, i registri e gli inventari fuori uso, oltre agli elenchi ed ai cataloghi parziali che accompagnano gli acquisti di intere collezioni, debbono essere conservati, in modo da permetterne la consultazione.
La distribuzione di tutta la corrispondenza riguardante la Biblioteca è assoggettata alle norme che regolamentano la tenuta del protocollo e dell'archivio comunale.
ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO, DIREZIONE, COMMISSIONE CONSULTIVA
La rappresentanza legale della Biblioteca e degli Archivi annessi spetta ad ogni effetto al Sindaco quale capo dell'Amministrazione Comunale.
La gestione della Biblioteca è affidata al Dirigente della Biblioteca, il quale è responsabile della conservazione, dell'ordinamento e dell'impiego del materiale librario, del regolare funzionamento della Biblioteca.
Presso la Biblioteca è istituita una Commissione Consultiva.
Dotazione organica del personale.
Nell'ambito della Pianta organica del Comune è determinata la dotazione del personale della Biblioteca, composta dal necessario numero di unità appartenenti ai profili professionali specifici della Biblioteca, previsti dagli accordi contrattuali vigenti, che risultino necessari al funzionamento della Biblioteca, avendo riguardo alle aree fondamentali corrispondenti alle funzioni di studio e ricerca ed al trattamento scientifico del documento, alla gestione fisica delle raccolte, al trattamento degli archivi (informatizzati e non), alle attività di promozione della lettura. La Giunta Comunale assegna al servizio adeguato e congruo numero di unità di personale, avendo cura della necessaria qualità e quantità di personale. Con provvedimento del Dirigente responsabile della Biblioteca ad ogni sezione viene assegnato il personale occorrente al suo funzionamento.
Il reclutamento esterno del personale, avviene tramite concorso pubblico, cui si può partecipare se in possesso dei requisiti di accesso stabiliti dal Regolamento dei concorsi, avendo cura della massima valutazione dei titoli di studio, scientifici, e di servizio attinenti alle funzioni bibliotecarie. L'assegnazione di personale interno in mobilità è preceduto da una selezione mirante ad accertarne l'attitudine.
La Biblioteca e strutture annesse sono dirette da un bibliotecario. Il Dirigente preposto alla Biblioteca deve risultare in possesso di titolo di studio specifico. Egli è responsabile della gestione dell'Istituto, ne determina, sulla base degli indirizzi generali fissati dall'Amministrazione, gli obiettivi e i metodi per conseguirli.
Collabora con la Giunta nella redazione del piano programmatico annuale e predispone la relazione consuntiva. Assegna con motivato provvedimento, nell'ambito della dotazione organica della Biblioteca, il personale dei vari profili alle singole sezioni operative e individua i responsabili delle singole procedure.
Convoca e presiede le riunioni del personale.
Il Dirigente tiene il carteggio e firma gli atti e tutte le lettere che si spediscono dalla Biblioteca.
Al Dirigente spetta, oltre ai compiti previsti in altre parti del presente regolamento e del regolamento di organizzazione dell'Ente:
a) esercitare le funzioni scientifiche, tecniche ed organizzative inerenti all'attività della Biblioteca Comunale;
b) sovrintendere alle procedure di maggior impegno tecnico, come anche presiedere alle procedure di spolveratura annuale dei libri rari e dei manoscritti;
c) vigilare sulla consistenza e sulla conservazione delle raccolte; curare l'acquisto di libri, periodici e documenti secondo il fine al quale è destinata la Biblioteca;
d) vigilare sull'andamento del servizio pubblico e sulla disciplina della Biblioteca;
e) dirigere il personale della struttura, facendo osservare dal personale le prescrizioni contenute dai regolamenti in vigore e tutte quelle altre che fossero impartite dalla Amministrazione Comunale;
f) predisporre, valendosi della collaborazione del personale, gli atti amministrativi di interesse della Biblioteca;
g) convocare, ogni volta che lo ritenga opportuno, le riunioni del personale;
h) redigere, annualmente, elenco di tutti i nuovi acquisti da presentare alla Commissione Consiliare n.2, suddivisi per soggetto, illustrando le motivazioni delle scelte operate.
Di una selezione di questi sarà redatto un indice ragionato da pubblicare nella rivista "Jesi Oggi";
i) garantire una rapida fruibilità dei nuovi acquisti;
l) predisporre un efficace sistema per la raccolta dati dei "desiderata" degli utenti anche approntando questionari e svolgendo indagini.
La Commissione Consultiva è composta dal Sindaco o Assessore designato alla Biblioteca, che la presiede, dal Dirigente della Biblioteca, dall'ispettore onorario bibliografico e ispettore onorario archivistico (componenti di diritto), da sei esperti che rappresentino l'ambito dell'associazionismo locale designati dal Sindaco su proposta del Consiglio Comunale, da tre rappresentanti del mondo della scuola designati dal Distretto Scolastico, avendo riguardo a ciascun ordine e grado scolastico e da tre studenti indicati dai rappresentanti degli istituti superiori della città e designati dal Distretto Scolastico.
Il Sindaco raccoglie le designazioni e dà atto della composizione della Commissione che dura in carica quanto il Sindaco stesso.
Non possono far parte della Commissione Consultiva persone che sono state elette nel Consiglio Comunale in carica.
La Commissione si riunisce almeno ogni trimestre nei locali della Biblioteca, convocata dal Presidente e, straordinariamente, per iniziativa del Presidente o di un terzo dei membri con preavviso di almeno sette giorni. La data di convocazione deve essere concordata con i membri di diritto perchè sia garantita la loro presenza.
Le riunioni della Commissione Consultiva devono essere verbalizzate e debbono avere luogo con la presenza del Dirigente della Biblioteca. Nel caso il Dirigente sia assente il Vice Direttore lo sostituisce.
Alle riunioni della Commissione vengono invitati i Responsabili di Sezione quando all'Ordine del Giorno della stessa siano posti argomenti relativi alle sezioni stesse.
La Commissione dà pareri e proposte:
a) sull'entità della dotazione da proporsi al Comune per la Biblioteca e sulle richieste di fondi occorrenti all'Archivio;
b) sui criteri di scelta per gli acquisti di libri, periodici e documenti, ed altro materiale vario costituenti la dotazione della Biblioteca. La Commissione decide, ogni anno, i criteri per gli acquisti della Biblioteca fissando le quote da destinare alle materie specifiche e ai singoli settori;
c) su interventi finanziari straordinari al fine di ampliare, migliorare i locali o per l'acquisto straordinario di opere o collezioni librarie di alto costo non acquistabili con fondi ordinari;
d) sulle attività culturali promosse dall'Istituto.
Ai componenti sarà subito inviata copia del presente regolamento.
Qualora un componente risulti assente ingiustificato alle riunioni per più di tre volte in un anno, tale componente viene dichiarato decaduto dal Sindaco e prontamente sostituito da altra persona indicata dallo stesso soggetto designante.
SERVIZIO AL PUBBLICO DELLA BIBLIOTECA
La Biblioteca sarà aperta al pubblico tutti i giorni, eccettuate di regola le domeniche, le feste nazionali e le altre feste riconosciute dal calendario civile, conformemente a quanto si pratica negli uffici interni del Comune. Ogni variazione di tale orario viene disposta dal Dirigente della Biblioteca, tenendo conto delle indicazioni emerse in seno alla Commissione Biblioteca e fatte salve le attribuzioni del Sindaco di cui all'art. 36 comma 3 della Legge 142/90.
Il Dirigente della Biblioteca, con motivato provvedimento, stabilisce i periodi di chiusura del servizio per lavori straordinari o ricorrenti di manutenzione dei locali, delle attrezzature e delle suppellettili documentarie o per altre eventuali esigenze, curando che le chiusure avvengano nei periodi di minore accesso del pubblico e dandone chiara e tempestiva informazione.
Per particolari esigenze e ricorrenze di natura culturale il Sindaco può disporre l'apertura festiva.
L'accesso alla Biblioteca è libero. L'accesso alle sale di lettura per studiarvi con proprio materiale è consentito subordinatamente alle esigenze degli utenti del servizio di consultazione e lettura. Provvedimenti motivati del Dirigente della Biblioteca possono escludere o limitare temporaneamente l'accesso alle sale o locali della Biblioteca.
La consultazione dei cataloghi e degli inventari e la consultazione e la lettura del materiale documentario sono libere. Il Personale in servizio coadiuva il lettore nelle sue ricerche con opera di consulenza assidua, discreta e qualificata.
La richiesta dei libri a stampa va fatta sempre per iscritto su apposite schede. Chi desse false generalità è escluso dalla Biblioteca.
Per regola generale non possono darsi in lettura più di due opere, nè più di quattro volumi per volta. E' però facoltà del Bibliotecario di permettere l'uso di un numero maggiore di opere o di volumi. Consegnato il libro, l'impiegato ritira la scheda per il controllo di restituzione. Nessun lettore va esentato dall'obbligo di compilare le schede.
Non possono essere dati in lettura volumi che non siano stati preventivamente timbrati ed inventariati, fatte salve eventuali eccezioni autorizzate dal Dirigente.
Può avere libero accesso alla Sala di lettura comune della Biblioteca (Palazzo della Signoria) soltanto chi abbia almeno quattordici anni. I frequentatori sono tenuti a lasciare nel vestibolo borse, ombrelli, soprabito come pure oggetti o altri impedimenti che possano ingombrare tavoli e sedie e rendere più difficile l'opera di vigilanza dell'addetto.
In via di eccezione il Bibliotecario ha la facoltà di ammettere persone di età inferiore ai 14 anni.
Le ricerche nei cataloghi sono di regola eseguiti dal lettore, ma per chiarimenti e consigli sul modo della ricerca il lettore potrà chiedere l'aiuto del personale specializzato di sala.
In nessun caso i lettori possono accedere agli scaffali non aperti al pubblico per la consultazione; è parimenti vietato di introdursi da soli nelle sale interne della Biblioteca e di prendere dagli scaffali e dai tavoli degli impiegati qualsiasi libro. L'accesso alle sale interne può avvenire solo in compagnia di un impiegato.
Le opere a stampa o manoscritte della Biblioteca debbono sempre essere adoperate con ogni cura e diligenza perchè non soffrano danno.
E' vietato fare segni di qualsiasi genere e scrivere sulle opere stampate o manoscritte della Biblioteca, anche quando si trattasse di correggere qualche sbaglio evidente dell'autore o qualche errore di stampa.
E' vietato scrivere ai margini ed in qualsiasi altra parte dei libri, codici, ecc. che si stanno esaminando.
E' pure vietato di calcare i disegni, stampe e simili, di usare qualunque altro processo per ravvivare caratteri svaniti, ecc.
E' inoltre vietato di lucidare, ma in caso di necessità di studio riconosciuta dal Bibliotecario, questi ne può concedere il permesso con quelle cautele che valgono ad impedire ogni danno.
E', infine, vietato l'uso di compassi, degli inchiostri, dei colori come di qualunque reagente chimico sulla scrittura dei manoscritti.
L'assistente alla sala è responsabile della perfetta osservanza delle suddette norme e della cautela di consultazione.
E' facoltà del Dirigente consentire a scopo di studio, riproduzioni fotografiche degli originali della Biblioteca a chi ne faccia domanda scritta indicando lo scopo dello studio e obbligandosi ad osservare le cautele richieste per la miglior tutela dell'originale.
E' facoltà del Dirigente, ove ne sia richiesto, di rilasciare dichiarazioni di conformità su copie di manoscritti o stampati posseduti dalla Biblioteca. In tal caso le copie debbono essere stese su fogli in regola con il bollo e portare le marche dei diritti di segreteria secondo le norme comunali.
Non possono essere dati in lettura i libri non ancora registrati, non bollati nè numerati, nè i libri delle sale di cui si procedesse al riordinamento, fatte salve eventuali eccezioni autorizzate dal Direttore.
Nessun lettore potrà uscire dalla sala senza avere restituito prima le opere ricevute. All'atto della restituzione, l'impiegato, in presenza del lettore, verifica l'integrità delle opere restituite, appone il timbro di annullamento sulle schede di richiesta, che saranno trattenute presso l'Ufficio.
La distribuzione dei libri cesserà un quarto d'ora prima della chiusura della Biblioteca.
La scheda di richiesta ha valore soltanto giornaliero.
Prima di dare in consultazione manoscritti e libri rari, incunaboli, libri di pregio, incisioni, disegni, fotografie, carte e tavole di qualche valore, il Bibliotecario ha il dovere di assicurarsi con prudente discernimento della identità del richiedente e della legittimità degli intendimenti con i quali l'oggetto è richiesto in lettura.
Chi chiede un manoscritto deve farne domanda sulle apposite schede, indicando con chiarezza il titolo del manoscritto, il volume desiderato e la segnatura. I manoscritti e i libri rari dovranno essere riconsegnati volta per volta.
Chi domanda un manoscritto deve indicare sulla richiesta se intende copiarlo, farne estratti, collezionarlo con altro codice o edizione a stampa, o semplicemente esaminarlo. Chi studia o copia per altri il manoscritto ha parimenti obbligo di dare le notizie sopra indicate, designando la persona che gli ha commesso il lavoro.
Ricevendo il manoscritto da un'altra Biblioteca, si è pure in obbligo di consegnare la restituzione del manoscritto con le sopraddette notizie, trasmettendo alla Biblioteca cui appartiene il manoscritto, il modulo di cui all'art.52. Analogamente si richiederanno tali informazioni per i manoscritti prestati, con l'autorizzazione del Sindaco, ad altra Biblioteca.
Chiunque si rifiuti di dare con tutta esattezza le indicazioni sopraccennate al Bibliotecario, non potrà avere in lettura il manoscritto richiesto.
Provvedimenti motivati del Dirigente della Biblioteca possono escludere temporaneamente sezioni, raccolte o singole opere dalla consultazione o consentirla solo a particolari condizioni di vigilanza.
Per ricerche bibliografiche da effettuarsi da parte del personale della Biblioteca, gli studiosi possono rivolgersi in persona o per lettera al Direttore della Biblioteca il quale assicura tali ricerche, a seconda di quanto lo consentano le occupazioni ed i doveri di ufficio del personale.
Il Dirigente della Biblioteca autorizza le visite guidate ai locali interni della Biblioteca. Il visitatore deve conformarsi a tutte quelle prescrizioni che gli vengono date dall'impiegato che l'accompagna.
Nei magazzini librari e nelle sale di lettura è assolutamente vietato fumare.
I lettori dovranno serbare silenzio e contegno decoroso, e avere il massimo riguardo nella consultazione dei cataloghi e nell'uso dei libri loro consegnati.
Il Dirigente può escludere temporaneamente o definitivamente dalla Biblioteca coloro che ne trasgrediscano o ne violino la disciplina o ne turbino in qualche modo la quiete.
Nei casi di esclusione definitiva il Dirigente deve prima riferirne al Sindaco; l'escluso può fare ricorso al Sindaco.
Sono ammessi all'iscrizione del servizio di prestito tutti i residenti nei Comuni della Vallesina riconosciuti nell'ambito territoriale definito dall'Assessorato alla Cultura della Provincia di Ancona, che abbiano compiuto gli anni 14 per le Sezioni degli Adulti. I minori di anni 14 sono ammessi al servizio di prestito della Sezione Ragazzi. Sono altresì ammessi all'iscrizione tutti coloro che, pur non risiedendo nei Comuni della Vallesina, abbiano a Jesi la sede abituale delle loro attività di studio o lavoro. Le condizioni soggettive di cui al presente articolo saranno autocertificate dal richiedente nella domanda di iscrizione previo accertamento dell'identità personale.
I servizi forniti dalla Biblioteca sono gratuiti quando non comportino costi diretti per la singola prestazione. Saranno quindi a pagamento, con tariffe stabilite dalla Giunta Comunale, le riproduzioni con qualsiasi mezzo eseguite, la copia di parti di archivi su supporto magnetico, la consultazione di banche dati remote. Il pagamento delle spese di spedizione del materiale inviato in prestito interbibliotecario sarà imputato alla Biblioteca richiedente. Il Bibliotecario di turno rilascia regolare ricevuta per le somme riscosse.
E' consentito il prestito domiciliare di un massimo di 3 opere contemporaneamente per non oltre un mese di tempo.
Sono esclusi dal prestito locale:
a) i codici e tutti manoscritti in genere;
b) gli incunaboli, le cinquecentine, le edizioni rare, le opere stampate su pergamena, i portulani, le opere con tavole di valore e il cui pregio principale sia nelle incisioni, le opere sontuosamente rilegate, le opere con invio autografo di uomini illustri, o con postille o inserti importanti, o altrimenti preziose;
c) gli indici e gli ultimi due numeri dei periodici e delle riviste in corso di pubblicazione, i giornali politici dell'annata in corso;
d) i volumi di giornali, di periodici e riviste che per qualunque ragione siano da considerarsi come rari;
e) le enciclopedie, le grandi raccolte di cui esista in Biblioteca un solo esemplare;
f) le carte geografiche e gli atlanti;
g) i libri non ancora registrati, non bollati nè numerati, i libri o fascicoli non rilegati o non cuciti in maniera da garantire la loro conservazione, quelli prenotati per lo studio o d'uso frequente nelle sale di lettura, i libri delle sale di cui si procedesse al riordinamento;
h) i libri donati o trasmessi con la espressa condizione che siano dati a studio soltanto nella sala della Biblioteca.
E' facoltà del Dirigente di derogare in casi eccezionali, sotto la propria responsabilità alle disposizioni dell'articolo precedente.
Il richiedente deve diligentemente esaminare l'opera che gli viene consegnata e, trovandovi mancanze o guasti, invitare il bibliotecario a notarli sulla ricevuta.
Egli è responsabile delle mancanze e dei guasti che si riscontrassero al momento della restituzione e che non fossero stati segnalati al bibliotecario all'atto della consegna del volume.
Chi prende a prestito un libro deve rilasciare ricevuta secondo un modulo speciale. Il Bibliotecario è responsabile della esattezza delle indicazioni bibliografiche da porre sulla ricevuta che contrassegnerà con la sua firma.
Per ogni opera si rilascia una speciale ricevuta. Su questa non è permesso far cancellature, aggiunte o altre variazioni (tranne quelle concernenti il domicilio del richiedente), neanche col consenso della persona a cui è stato prestato il libro. Parimenti è vietato di aggiungere o mutare sulla ricevuta il numero dei volumi dati a prestito alla medesima persona.
Chi in tempo debito non restituisce le opere avute dalla Biblioteca, nonostante abbia ricevuto due solleciti, è sospeso dal prestito. Se egli entro un mese dall'ultimo di restituzione inviatogli con lettera raccomandata, non abbia restituito il libro o non lo abbia sostituito con altro esemplare autentico, viene escluso dal prestito ed invitato dal Direttore a versare alla Biblioteca una somma corrispondente al doppio del valore venale del libro e della legatura, oppure, se si tratti di un libro fuori commercio, al doppio valore di esso fissato dal Dirigente.
Lo smarrimento o deterioramento di un fascicolo non ritrovabile di raccolta periodica importerà il risarcimento dell'annata o della raccolta, qualora essi siano commerciabili, oppure, in caso contrario, il risarcimento a prezzo d'antiquariato aumentato del 50%.
Chi danneggia, guasti o comunque deteriori, anche senza sua colpa, l'opera avuta a prestito, dovrà sostituirla con altro esemplare integro della stessa edizione, o pagarne il corrispondente valore, fatto salvo il risarcimento per maggiori danni.
Chi ha in prestito libri della Biblioteca e cambia abitazione, deve darne immediato avviso alla Biblioteca stessa.
Il prestito fra questa Biblioteca e le Biblioteche di altre città con cui è stabilito il diritto di reciprocità, è ristretto alle opere che non sono escluse dal prestito locale.
Chi desidera avere a studio nella Biblioteca un'opera appartenente ad una Biblioteca di altra città, deve rivolgere domanda scritta al Bibliotecario locale, fornendo tutte le necessarie indicazioni sulla identificazione del libro e impegnandosi di sostenere le eventuali spese per la spedizione e la riassicurazione presso la Compagnia Assicuratrice di cui la Biblioteca si vale. Le richieste di libri in servizio di Istituti e di Uffici dello Stato devono farsi con lettera ufficiale. L'opera si considera come prestata alla Biblioteca richiedente, che può darla in prestito a domicilio, qualora la Biblioteca cui il libro appartiene non lo vieti.
Le Biblioteche Comunali e quelle dipendenti da Istituti ed Uffici dello Stato non aperte al pubblico possono ottenere i libri a prestito dalla Biblioteca Comunale Planettiana, purchè in condizione di reciprocità.
Per il prestito esterno la Biblioteca si serve di appositi registri a matrice, conformi a quelle delle Biblioteche governative. Le richieste e gli avvisi di spedizione, di ricevimento e di restituzione debbono essere firmati dal Bibliotecario. Ciascuna Biblioteca non può avere in prestito da questa Biblioteca più di cinque opere ad un tempo.
La durata del prestito di un'opera non può mai eccedere i trenta giorni, che decorrono dal giorno della spedizione al richiedente.
La Biblioteca cui il libro appartiene ha sempre facoltà di limitare secondo le esigenze del servizio pubblico la durata del prestito indicato nella domanda, e di chiedere l'immediata restituzione dell'opera prima della scadenza del prestito stesso.
Per la restituzione dei libri concessi per mezzo del prestito, valgono per gli uffici, gli istituti, le biblioteche, le disposizioni del prestito locale.
L'utente può sottoporre alla Direzione proposte intese a migliorare le prestazioni della Biblioteca. L'utente può proporre l'acquisizione di materiale documentario dandone gli estremi nell'apposito registro esposto in Biblioteca.
L'utente può avanzare critiche e inoltrare reclami in ordine alla conduzione del Servizio, sia rivolgendosi direttamente al Dirigente della Biblioteca, sia indirizzando al Dirigente una lettera firmata, cui sarà data risposta motivata entro 30 giorni.
L'utente che tenga nell'ambito dei locali adibiti a biblioteca o delle loro pertinenze un comportamento non consono al luogo e che risulti di pregiudizio al servizio pubblico, ovvero che non intende rispettare le norme previste dal presente regolamento o dagli ordini di servizio del direttore della biblioteca, potrà essere dapprima richiamato ed in caso di reiterata inosservanza allontanato dalla biblioteca dal bibliotecario di turno, che farà rapporto tempestivo sull'accaduto alla Direzione. Contro tale provvedimento l'utente può fare reclamo al Dirigente della Biblioteca. L'utente che reiteri il comportamento che ha provocato il suo temporaneo allontanamento dalla Biblioteca, potrà con ordinanza del Sindaco essere interdetto definitivamente dall'accesso alla Biblioteca. Avverso tale provvedimento l'utente potrà ricorrere innanzi al giudice amministrativo.
Le sezioni operative in cui si articola la Biblioteca si differenziano sulla base della destinazione di utenza e per la tipologia del materiale documentario che caratterizza le loro raccolte.
Si considerano "Sezioni Speciali", in quanto vi si applicano particolari procedure di ordinamento e d'uso, le seguenti:
1) Sezione Chiusa: dei manoscritti e autografi, dei rari e pregevoli, degli incunaboli e delle stampe;
2) Sezione di Storia Locale;
3) Sezione Ragazzi;
SEZIONE CHIUSA DI MANOSCRITTI E DEI LIBRI RARI
I manoscritti, gli autografi, gli incunaboli, i libri rari e di pregio, le incisioni e le stampe devono essere collocati nella Sezione Chiusa, a scaffali chiusi, con un sistema di collocazione fissa, anche se nel quadro di una generica classificazione.
Tutto il materiale della Sezione Chiusa deve essere accuratamente descritto in inventari a volume.
Su ogni pezzo, in quanto possibile e con tutte le cautele necessarie per non danneggiare il materiale e non diminuirne il valore, deve essere riportato il numero dell'inventario accanto al timbro di proprietà della Biblioteca.
La Sezione Chiusa è dotata di tre cataloghi speciali: per i manoscritti e autografi, per gli incunaboli e rari, per le stampe. I Cataloghi speciali devono essere consultati nei locali della Sezione; tutte le schede del materiale a stampa figurano in copia anche al Catalogo generale alfabetico.
La catalogazione dei manoscritti, autografi, incunaboli, rari e stampe deve essere condotta secondo le norme emanate per ogni tipo di materiale, dall'ICCU.
Le operazioni di revisione e di spolveratura della Sezione Chiusa devono essere autorizzate dal Direttore con ordine di servizio scritto.
Il materiale della Sezione Chiusa deve essere dato in visione ai richiedenti in base a richieste compilate con apposito modulo, nei locali della sezione, sotto la vigilanza e per dichiarate ragioni di studio, con ogni cautela atta a preservare il materiale medesimo.
Tutto il materiale della Sezione Chiusa è escluso dal prestito a domicilio fuorché nel caso previsto al successivo art.73.
Il Dirigente compatibilmente con le esigenze del servizio ordinario, decide le opere straordinarie di catalogazione e le inziative opportune per l'illustrazione e la valorizzazione dei fondi rari.
Dal prestito dei manoscritti, disegni, stampe, libri rari e di molto pregio fra biblioteche sono esclusi:
a) i manoscrittti, i libri e i cimeli di sommo pregio paleografico, scientifico, letterario, storico ed artistico;
b) i manoscritti, i libri e i cimeli che, per il loro stato di conservazione, possono dal prestito soffrire deperimento;
c) quelli che a giudizio del Bibliotecario fossero per altre gravi ragioni da escludersi dal prestito.
I manoscritti, gli incunaboli e i cimeli non compresi nella categoria di cui all'art. 75, possono essere direttamente dati in prestito alle Biblioteche governative e a quelle ammesse al prestito, su domanda fatta con lettera ufficiale al Dirigente, con autorizzazione del Sindaco.
L'invio deve farsi con ogni cautela e con l'assicurazione in franchigia; inoltre la ricevuta di questo invio deve essere riassicurata presso una società di assicurazione per una somma che il Bibliotecario determina caso per caso.
Ove non sia possibile valersi della franchigia, l'invio deve essere fatto per pacco assicurato per l'intero suo valore presso la società di assicurazione di cui la Biblioteca si vale.
Chi desidera avere a studio in questa Biblioteca un manoscritto o un cimelio appartenente ad una Biblioteca di un'altra città, deve rivolgere domanda scritta al Bibliotecario. La domanda dovrà contenere tutte le indicazioni necessarie per la identificazione del manoscritto o del cimelio richiesto.
Chi si vale di un cimelio o di un manoscritto della Biblioteca o qui in sede o nella Biblioteca a cui esso fu inviato a prestito, per trascriverlo o collezionarlo o riprodurlo in tutto o in parte, deve rigorosamente attenersi alle Norme stabilite del "Regolamento per l'uso e la riproduzione dei cimeli e dei manoscritti" in vigore presso le biblioteche pubbliche governative. Deve, inoltre, obbligarsi per iscritto ad inviare in dono alla Biblioteca, cui il cimelio o il manoscritte appartiene, un esemplare della pubblicazione per la quale esso fu in parte o per intero usufruito. Se la pubblicazione fu fatta in una collezione in più volumi, o in volume miscellaneo, basta inviare in dono alla Biblioteca il volume o l'estratto del volume che la contiene.
Le opere che interessano gli studi di storia locale devono essere collocate nella Sezione di Storia Locale.
Tutto il materiale della Sezione della Storia Locale è descritto in un apposito inventario topografico.
La Sezione è dotata di due cataloghi speciali: alfabetico e per soggetti; tutte le schede figurano anche, per copia, al Catalogo Generale Alfabetico.
Sono esclusi dal prestito le opere e gli opuscoli che presentano carattere di rarità. Qualora di tali opuscoli ed opere siano possedute più copie, è esclusa dal prestito la copia in miglior stato di conservazione.
La Sezione di Storia Locale oltre all'attività ordinaria curerà anche attività di promozione della cultura locale di cui agli artt. 1 e
I libri e gli altri materiali destinati alla Sezione Ragazzi e pervenuti per acquisto o per dono, sono presi in carico, catalogati, classificati e preparati con le procedure ordinarie salvo gli adempimenti indicati negli articoli successivi.
La Sezione Ragazzi cura anche la raccolta e conservazione delle pubblicazioni per ragazzi di particolare interesse storico bibliografico.
Tutti i libri per ragazzi devono essere timbrati, inventariati e schedati; devono aver annotato la sigla: "R" (ragazzi) e di tale annotazione sarà tenuto il dovuto conto nello svolgimento di tutte le procedure.
La Sezione Ragazzi deve mettere a disposizione dei suoi utenti:
a) un catalogo per autori e titoli;
b) un catalogo sistematico;
c) un catalogo alfabetico per soggetti.
Tutti i libri della Sezione Ragazzi devono essere collocati a scaffali aperti, ad eccezione del materiale usurato e di quello di particolare interesse storico e bibliografico.
La Sezione Ragazzi, oltre all'attività ordinaria curerà anche attività di promozione della cultura per bambini e ragazzi di cui all'art. 4.
La Sezione Ragazzi è aperta al pubblico, per servizio di prestito e ricerca, tutti i giorni feriali dal lunedì al venerdì pomeriggio ed al sabato mattina, tranne nei mesi estivi che prevedono una apertura antimeridiana. L'orario e eventuali variazioni sono stabilite dal Dirigente della Biblioteca.
La Sezione Ragazzi svolge un servizio di visite guidate alle scuole, su richiesta, in orario antimeridiano.
Tutti i libri della sezione sono ammessi al prestito, tranne le enciclopedie, i dizionari, i volumi di particolare interesse storico. I volumi vanno restituiti entro il termine di giorni trenta.
Per ogni caso non espressamente previsto, si applicano i necessari adattamenti, tutte le norme che regolano il servizio degli adulti.
PROCEDURA DELLA CONCESSIONE DEI LOCALI A ENTI E ASSOCIAZIONI IN OCCASIONE DI MANIFESTAZIONI CULTURALI.
I locali della Biblioteca Planettiana non adibiti al deposito del materiale librario, oltre che come sala di lettura e di distribuzione, nel rispetto delle normative vigenti e su autorizzazione del Sindaco, possono essere impiegati per:
a) conferenze culturali;
b) letture di testi teatrali;
d) proiezione di documenti scientifici e film a passo ridotto;
e) mostre bibliografiche;
f) mostre fotografiche, artistiche, documentarie ed altre di carattere culturale;
g) altre iniziative di carattere culturale.
A nessun titolo i locali possono essere concessi per usi incompatibili con le finalità della biblioteca.
Enti ed Associazioni culturali possono chiedere con apposita domanda al Sindaco, da inviarsi in tempo utile prima della data dell'uso, la concessione dei locali della Biblioteca per lo svolgimento di iniziative del tipo di quelle previste dal precedente art. 92. Tali domande devono essere autorizzate dal Sindaco e vistate dal Direttore della Biblioteca, affinchè risultino compatibili con le attività in corso della Biblioteca.
Nei giorni di apertura al pubblico della Biblioteca, ad esclusione del sabato e della domenica, i locali saranno concessi non prima delle ore 18,00, per non arrecare eccessivo danno all'utenza.
PROCEDURE DELL'ACCETTAZIONE DI DEPOSITI, DONAZIONI E LASCITI.
L'accettazione di doni manuali di singoli libri, opuscoli, documenti e giornali, ivi compresi gli omaggi da parte di autori o editori, non è soggetta a particolare disciplina.
Al momento del trasporto deve essere effettuato un primo riscontro sulla consistenza e qualità del materiale.
Per quanto l'accettazione di doni o legati di particolare valore, o che comportino comunque un notevole incremento della consistenza patrimoniale della Biblioteca, si rimanda alle specifiche disposizioni di legge in materia.
Spetta al Consiglio Comunale di deliberare l'eventuale intitolazione di una sala o l'eventuale dedica di una lapide a donatori o testatari.
Presso la Biblioteca Comunale Planettiana possono essere depositate opere manoscritte o a stampa e oggetti di natura compatibile con i fini della Biblioteca stessa.
L'accettazione del deposito e la restituzione sono disposte con deliberazione dela Giunta Comunale.
Delle opere depositate verrà fatto un duplice elenco, firmato dal depositante e dal Dirigente.
La conservazione e la custodia delle cose depositate incombono al Dirigente della Biblioteca, che le esercita con la normale diligenza e secondo le disposizioni di legge.
In caso di riconosciuta necessità di restauro, verrà senz'altro interessato il depositante.
Salvo contraria disposizione formalmente determinata all'atto dell'accettazione del deposito e la cui esistenza o inesistenza dovrà constare nel testo della deliberazione prevista dal precedente art. 97, le spese di restauro o di manutenzione straordinaria incombono al depositante.
Le spese di manutenzione ordinaria incombono al Comune.
In mancanza di diversa pattuizione, il deposito dura un triennio.
Trascorso un decennio dalla scadenza del deposito senza che il depositante abbia rinnovato l'atto o chiesto la restituzione della cosa, quest'ultimo entrerà a far parte dei beni della Biblioteca.
Il depositante potrà, anche prima dello spirare del termine pattuito o del trentennio, chiedere la restituzione della cosa depositata mediante lettera raccomandata da inviarsi al Dirigente almeno due mesi prima del giorno in cui egli desidera riaverla.
Il Dirigente ne darà immediato avviso alla Commissione Consultiva e all'Amministrazione Comunale, esprimendo il proprio parere in merito alla chiesta restituzione.
Spetta alla Giunta Comunale deliberare circa l'accoglimento o il diniego di detta richesta.
Le eventuali spese inerenti al ritiro delle cose depositate incombono al depositante.
Salvo formale patto contrario, le cose depositate sono soggette, relativamente al prestito e alla lettura in sede, alla disciplina delle opere appartenenti alla Biblioteca.
Il Dirigente della Biblioteca può, sentita la Commissione Consultiva, su autorizzazione della Giunta Comunale, procedere a scambi di opere possedute in più di due esemplari di cui la Biblioteca sia priva, di proprietà di altre biblioteche pubbliche o di privati.
Il Dirigente potrà altresì, sempre previo parere della Commissione consultiva e autorizzazione della Giunta Comunale, alienare ad altre biblioteche pubbliche o a privati, opere antiche, rare e di pregio delle quali siano posseduti più di due esemplari con opere; il relativo prezzo dovrà corrispondere al valore all'epoca corrente nel mercato antiquario.
Non è comunque consentito che siano oggetto di alienazione opere facenti parte di fondi pervenuti per donazione.
Per offrire un efficace servizio di informazione bibliografica, oltre che di catalogazione partecipata tra le biblioteche italiane, sulla base delle Leggi nazionali e regionali e per mezzo di apposite convenzioni e accordi di Programma, il Comune coopera con i programmi della Regione Marche e della Provincia di Ancona per lo sviluppo del Servizio Bibliotecario Nazionale nella città di Jesi e nel territorio della Vallesina.
La Biblioteca Comunale Planettiana è sede del Polo Bibliotecario Provinciale nell'ambito del Servizio Bibliotecario Nazionale.
Apposite convenzioni tra il Comune di Jesi e la Provincia di Ancona, e tra gli stessi e i Comuni sede delle biblioteche sub-polo di Ancona, Fabriano, Osimo e Senigallia regolamentano le attività e i reciproci impegni dei singoli Enti.
La programmazione delle attività del Polo Bibliotecario e approvata da un Comitato Tecnico di Coordinamento Proviciale.
REGOLAMENTO ARCHIVIO STORICO COMUNALE ED ALTRI ARCHIVI ACQUISISTI ALL'ISTITUTO
Il presente regolamento, con riferimento al D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409, che agli artt. 18,20,21,22,30,33,35 detta le norme relative agli archivi degli Enti Pubblici, disciplina il funzionamento dei seguenti archivi dell'Istituto:
1) Archivio storico comunale di Jesi;
2) Archivi gentilizi Pianetti, Nappi, Azzolino e Ubaldini, pervenuti in dono;
3) Archivi gentilizi Colocci Vespucci e Guglielmini Balleani, acquistati dal Comune;
4) Archivio gentilizio Rocchi-Camerata, acquisito in deposito;
5) archivio della tipografia Flori, acquistato dal Comune;
6) Archivio II.RR.B.J. acquisito in deposito.
Gli archivi Pianetti, Nappi e Azzolino sono inscindibilmente legati, per volontà testamentaria del donatore, alla antica Libreria Pianetti posseduta dalla Biblioteca.
Tutto il materiale sopraindicato è inalienabile e soggetto al regime dei beni demaniali a norma del'art. 822 e segg. del Codice Civile e delle altre disposizioni di Legge in materia.
La tutela dei fondi documentari e delle relative attrezzature è affidata al Dirigente della Biblioteca.
E' fatto obbligo ad ogni dipendente di dare tempestivo avviso alla direzione dell'Archivio di qualunque smarrimento o danno che si verifichi nel materiale documentario. Il Dirigente, se del caso, curerà la stesura di apposito verbale.
Le serie diplomatiche dei vari fondi, qualora non ostino particolari ragioni archivistiche, si conservano in appositi armadi metallici sottoposti a particolare sorveglianza e chiusi a chiave.
L'Archivio deve possedere:
a) un inventario generale dal quale risulti la consistenza complessiva delle varie sezioni;
b) gli inventari dei singoli fondi;
c) i protocolli e le rubriche dei vari fondi dell'Archivio Comunale.
Nei suddetti inventari, protocolli e rubriche sono rigorosamente vietate le cancellature: le correzioni che si rendessero necessarie dovranno essere apportate con inchiostro rosso, in modo che risulti leggibile quanto vi era scritto precedentemente. In margine dovranno essere altresì annotati i motivi delle eventuali variazioni.
Oltre agli inventari di cui all'art. precedente, l'Archivio deve possedere:
a) un registro delle carte, volumi, registri, ecc. consegnati per il restauro, con l'indicazione di carico e scarico dei medesimi;
b) un registro dei documenti temporaneamente asportati dall'Archivio nei casi previsti dall'Art. 138.
Nei locali di deposito devono essere installati estintori d'incendio, di cui va periodicamente controllata l'efficienza.
In tutti i locali destinati all'Archivio è assolutamente vietato fumare.
La gestione degli archivi è affidata al Dirigente il quale è responsabile della buona conservazione e dell'ordinamento del materiale documentario ed ha potere decisionale in ordine alle relative modalità di incremento.
In modo particolare sono attività del Dirigente dell'Istituto:
a) elaborare il programma di sviluppo e gli indirizzi generali
di organizzazione e di intervento;
b) progettare le eventuali attività culturali;
c) tenere contatti, collegamenti e scambi con altri uffici ed Istituti culturali;
d) controllare e curare l'aggiornamento del personale;
e) controllare la conservazione del materiale documentario ed il funzionamento del servizio al pubblico.
La distribuzione di tutta la corrispondenza riguardante gli Archivi è assoggettata alle Norme che regolamentano la tenuta del protocollo e dell'Archivio Comunale.
Il Dirigente, nell'annuale relazione di cui al precedente art. 7, dà ragguaglio circa il funzionamento degli Archivi e circa i lavori in essi compiuti, sottoponendo all'Amministrazione quelle proposte che ravvisasse opportune nell'interesse del servizio.
Il Dirigente per il funzionamento degli archivi si avvale del Vice Direttore-Archivista storico, che deve essere in possesso del Diploma di Paleografia, archivistica e diplomatica, come richiesto dalla legge regionale di cui all'art. preliminare.
L'Archivio è aperto al pubblico con le modalità stabilite dai successivi artt. 123-138 col medesimo orario fissato per la Biblioteca Comunale.
I documenti dei quali si voglia fare studio sono comunicati a chi li domanda nella sala di consultazione. E' vietata l'asportazione di carte dagli archivi anche a titolo di temporaneo trasferimento, in locali, sia pure contigui, salva la consultazione in Biblioteca da parte del Bibliotecario e degli studiosi.
Alla sala di studio è preposto un impiegato dell'Archivio, il quale curerà, sotto la sua personale responsabilità, la rigorosa osservanza delle regole stabilite per il servizio e non potrà assentarsi dalla sala stessa senza farsi sostituire da un altro dipendente dell'Istituto. L'impegato, alla chiusura quotidiana della sala, dovrà ricollocare il materiale al suo posto.
E' obbligo del Bibliotecario Archivista di richiedere l'accertamento dell'identità personale di coloro che, a qualunque titolo, richiedano la consultazione delle carte, allorchè essi siano sconosciuti e particolarmente allorchè domandino la comunicazione di documenti di speciale importanza; il Bibliotecario Archivista è esentato da detto obbligo nell'ipotesi di conoscenza personale del richiedente.
E' proibito agli studiosi di utilizzare penne di qualsiasi tipo come pure usare qualunque processo chimico per ravvivare i caratteri svaniti o rinvenire palinsesti; far lucidi o trarre fotografie senza il permesso di cui all'art. 134; scomporre documenti dall'ordine in cui sono disposti; disturbare il silenzio nella sala di studio.
A chi trasgredirà ad alcune di queste regole potrà essere ritirato temporaneamente o per sempre il permesso di consultazione, salvo restando all'Amministrazione l'azione per risarcimento di danni e per l'eventuali sanzioni penali.
Ogni anno la Direzione disporrà la chiusura dell'Archivio al Pubblico per un periodo massimo di trenta giorni, scegliendoli nei mesi di minore frequenza degli studiosi, per le operazioni di spolveratura e di revisione di cui all'art. 26. La Direzione dovrà darne avviso al pubblico quindici giorni prima della chiusura.
Gli studiosi, nel consultare il materiale documentario, sono tenuti ad osservare scrupolosamente le norme stabilite dalla Direzione, pena la revoca dell'ammissione alla consultazione di cui all'art. 46.
E vietato accedere ai locali di deposito senza espresso consenso della Direzione dell'Archivio, fermo restando l'obbligo dell'accompagnamento del visitatore da parte di un incaricato.
Gli studiosi, per essere ammessi alla sala di consultazione, dovranno, in base all'art. 30 lettera d) del DPR 30 settembre 1963, n. 1409, farne richiesta al competente Soprintendente Archivistico, compilando un modulo a disposizione presso l'Archivio che ne curerà l'inoltro in Soprintendenza; un altro modulo, da inviare sempre in Soprintendenza, sarà compilato al termine del ciclo di consultazioni finalizzato ad ogni singola ricerca. Non potranno essere ammessi alla consultazione coloro che per gravi motivi siano stati esclusi da altri Archivi.
E' fatto obbligo allo studioso di esibire, all'atto della richiesta di ammissione alla sala di studio, un documento di identità personale.
La consultazione di atti per uso d'ufficio da parte del personale dipendente del Comune è consentita dietro presentazione di documento comprovante l'incarico affidatogli dal titolare dell'Ufficio. La consultazione dovrà essere fatta alla presenza di un impiegato addetto all'Archivio.
Le ricerche negli inventari e nei vari repertori sono di regola eseguite dallo studioso che tuttavia potrà rivolgersi all'assistente di sala per eventuali chiarimenti.
Per la riproduzione fotografica ad uso dei privati di documenti conservati nell'Archivio sarà necessaria una speciale autorizzazione della Direzione e l'osservanza di quelle norme di garanzia che verranno di volta in volta stabilite. Per le riproduzioni fotografiche eseguite in proprio o a cura dell'Archivio, destinate ad essere pubblicate, il richiedente dovrà impegnarsi a far pervenire a suo tempo copia della relativa pubblicazione.
Per ottenere la fotoriproduzione (microfilm) e duplicazione (copie fotostatiche) di documenti, occorre presentare istanza su apposito modulo da sottoporre all'autorizzazione del Dirigente dell'Archivio. L'interessato pagherà le rispettive spese in base all'importo fissato dall'Amministrazione Comunale.
E' assolutamente vietato agli studiosi arrecare danni di qualsiasi natura ai documenti che si stanno esaminando, scomporre l'ordine delle carte, turbare il silenzio nella sala di studio. A chi trasgredisce alcuna di queste norme potrà essere revocato, temporaneamente o definitivamente, il permesso di frequentare la sala, salva sempre l'azione per il risarcimento dei danni e per le eventuali sanzioni penali da parte dell'Amministrazione.
E' obbligo del Bibliotecario Archivista richiedere ai frequentatori della sala di studio, durante la loro permanenza nella sala stessa, il rilascio in deposito dei libri, documenti e cartelle che i medesimi portino con sè, come anche a disporre di un'eventuale controllo all'uscita dalla sala.
Al personale di custodia è fatto obbligo di avvertire coloro che entrano nell'Archivio del divieto di fumare.
Nessun documento potrà essere asportato dall'Archivio.
Occorrendo asportare per acclarata necessità di pubblico servizio, si dovrà, sempre previa espressa autorizzazione da parte del Segretario Generale, compilare un verbale di consegna, prescrivere le necessarie cautele per il trasporto presso l'Ente richiedente e fissare il termine di restituzione.
Analogamente, qualora occorressero agli Uffici e Servizi atti già in deposito presso l'Archivio, le Direzioni degli Uffici e Servizi dovranno farne richiesta scritta, corredata dall'autorizzazione del Segretario Generale. Gli atti e i fascicoli di cui al presente articolo dovranno essere elencati nell'apposito registro di cui all'art. 113. Trimestralmente si eseguirà la revisione del registro stesso e si inviteranno i vari uffici a restituire gli atti che non fossero stati consegnati. Dovendo protrarsi il termine della riconsegna dei documenti, si apporrà speciale nota nel registro suddetto. I fascicoli non dovranno assolutamente essere manomessi, nè su di essi si potrà iniziare una nuova trattazione.
Il rilascio di copie autentiche di documenti a persone, Uffici o Enti è assoggettato alla disciplina prevista dalle vigenti norme di legge. Alle richieste di copie autentiche si dà corso a seguito di istanza formale e al pagamento dei diritti di Segreteria, calcolati in base alle tariffe in vigore all'atto della richiesta.
Le copie dei documenti autenticati a norma di legge dovranno essere firmate in ogni foglio dal Dirigente responsabile dell'Archivio.
Per i limiti alla consultabilità dei documenti delle varie Sezioni si osservano le disposizioni contenute negli articoli 21 e 22 della Legge sugli Archivi approvata con decreto del Presidente della Repubblica del 30 settembre, n.1409.
SCARTI, VERSAMENTI, VIGILANZA
Nessun Ufficio o Servizio Comunale potrà arbitrariamente procedere a scarti di atti d'archivio.
Gli Uffici dovranno aver cura di predisporre periodicamente gli elenchi di atti di cui si ritenga inutile l'ulteriore conservazione, riferentisi ad anni anteriori all'ultimo quinquennio. Detti elenchi compilati in triplice esemplare e recanti l'indicazione esatta della natura degli atti, del quantitativo, nonché degli anni cui essi si riferiscono, vanno inoltrati al Dirigente responsabile dell'Archivio; per gli scarti sarà predisposto il relativo atto deliberativo, cui va allegato l'elenco descrittivo delle carte da eliminarsi. Tale atto deliberativo è assoggettato, a norma dell'art. 35 della legge vigente sugli Archivi, al nulla osta del Sovrintendente archivistico per le Marche e, successivamente, agli ordinari controlli sugli atti deliberativi comunali.
I vari uffici potranno dar corso alla eliminazione degli atti in questione, secondo le norme vigenti per le Pubbliche Amministrazioni, solamente in seguito alla comunicazione data dal Dirigente responsabile dell'Archivio circa l'esecutività del provvedimento di cui sopra.
Gli uffici e Servizi Comunali versano all'Archivio le posizioni relative ad affari esauriti da oltre 40 anni, in analogia a quanto disposto dall'art. 30 lettera c) della citata legge 30 settembre 1963, n.1409.
Qualora gli Uffici e Servizi ritenessero indispensabile non versare alcuni atti di data anteriore al quarantennio, dovranno trasmettere all'Archivio un elenco sommario degli atti stessi. Le posizioni da versare dovranno essere state già sottoposte alla normale procedura di scarto, di cui al precedente art. 142, nonché trovarsi in perfetto ordine e accompagnate dai relativi protocolli e rubriche. La constatazione sarà effettuata prima del trasporto in Archivio.
Il Dirigente dell'Archivio, limitatamente alla disponibilità di spazio, potrà accettare versamenti di atti più recenti quando sia accertato l'immediato pericolo di dispersione o di grave danneggiamento ai medesimi.
Il Dirigente responsabile dell'Archivio, quale collaboratore del Segretario Generale nella conservazione del materiale documentario dell'Amministrazione, eserciterà, per la sua specifica competenza, anche mediante delega al funzionario dell'Archivio medesimo, la sorveglianza sugli archivi di deposito degli Uffici e Servizi, per vigilare sulla tenuta degli atti e dei relativi protocolli e sulla preparazione degli eventuali versamenti.
A tutela del carattere storico insito negli atti del Comune o rogati dal Comune e comunque interessanti territorio o famiglie in passato o in presente appartenenti al Comune, spetta al Bibliotecario Archivista, qualora abbia notizia dell'esistenza presso i privati, per qualsiasi causa, di carte antiche o documenti sia di Pubbliche Amministrazioni o di privati, e quando tali atti siano stati o siano per essere posti in vendita, promuovere, quando ciò non dipenda da un fatto doloso (nel qual caso sarà denunziato il fatto all'Autorità competente), l'acquisto e rivendicazione, con domanda in via giudiziaria, premesse le cautele che le leggi civili consentono, per evitare possibili occultamenti.
Per quanto non è qui contemplato vale il Regolamento della Biblioteca di cui al superiore Titolo I.
L'attuale composizione della Commissione Consultiva resta inalterata fino allo scioglimento del Consiglio Comunale attualmente in carica.