Source: http://bip.um.szczecin.pl/chapter_50802.asp?soid=8C608EB4059F4883BCC3781BD0073B2A
Timestamp: 2020-02-22 12:39:36+00:00
Document Index: 70514238

Matched Legal Cases: ['art. 54', 'art. 13', 'art. 26', 'art. 4', 'art. 21', 'art. 6', 'art. 12', 'art. 38', 'art. 55', 'art. 4']

Gospodarka finansowo – księgowa za 2012 r.
Wydział Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin, Pl. Armii Krajowej 1 Rodzinny Dom Dziecka Nr 8, ul. 3 Maja 10/5
Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin, w okresie 02-03.2013 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin pl. Armii Krajowej 1, zw. dalej WSS oraz w Rodzinnym Domu Dziecka Nr 8 ul. 3 Maja 10/5
w Szczecinie, zw. dalej RDD 8, w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za 2012 r. Wyniki kontroli przedstawione zostały
w protokole kontroli podpisanym w dniu 19.03.2013 r. Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne, zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24.04.2013 r.
Kontrola negatywnie ocenia sposób prowadzenia gospodarki finansowo – księgowej w RDD 8 w 2012 r. Powyższą ocenę uzasadnia przede wszystkim:
- brak ewidencji księgowej w RDD 8, co uniemożliwia ocenę rzetelności danych wykazanych w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej, w sprawozdaniach z wykonania planu finansowego Rb-28 S, sporządzanych narastająco za okresy od stycznia do listopada 2012 r. przez osobę prowadzącą obsługę księgowo – finansową oraz kadrową RDD 8,
- nadużycie w postaci bezumownego przelania przez osobę prowadzącą księgowość RDD 8 na swój prywatny rachunek bankowy kwoty w łącznej wysokości 18.763 zł (kwota została zwrócona na rachunek RDD 8 dopiero w dniu 17.12.2012 r.),
- wypłacenie pracownikom RDD 8 wynagrodzeń w łącznej kwocie 11.505,78 zł netto oraz z tytułu umowy zlecenie osobie prowadzącej księgowość RDD 8 w kwocie 422 zł z rachunku Rodzinnego Domu Dziecka Nr 12, zwanego dalej RDD 12, zamiast
z rachunku RDD 8 (na konto RDD 12 zwrócono do końca 2012 r. jedynie 422 zł),
- nieterminowe regulowanie zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od wynagrodzeń – podatek za miesiące maj – sierpień oraz październik i listopad 2012 r. został zapłacony w dniu 31.12.2012 r. w łącznej kwocie 2.468 zł, bez uwzględnienia odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych w kwocie 82 zł,
- niewłaściwe wykonywanie zadań przez osobę prowadzącą obsługę księgowo – finansową oraz kadrową RDD 8,
Według sprawozdania rocznego Rb-28 S z dnia 22.01.2013 r. wydatki RDD 8 w 2012 r. wyniosły ogółem 167.738,38 zł, co stanowiło 100% zaplanowanej kwoty (po dokonaniu zwrotu kwoty 18.763 zł na rachunek RDD 8). Biorąc pod uwagę wydatki sfinansowane
z rachunku RDD 12 w kwocie 11.505,78 zł (do zwrotu na rachunek RDD 12) faktyczna suma wydatków wyniosła ogółem 179.244,16 zł, co stanowiło 107% planu finansowego RDD 8 po zmianach na 2012 r.
i odpowiedzialność w zakresie: prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli: zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, co wynika zart. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27.08.2009 r.
o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.), zw. dalej uofp. Obsługę księgowo – finansową oraz kadrową RDD 8
w okresie 2.01. – 17.12.2012 r. prowadziła osoba zatrudniona na umowę zlecenie z dnia 2.01.2012 r. zawartą na czas określony do 31.12.2012 r., posługująca się pieczęcią „główny księgowy” mimo, że stanowisko nie wynikało z treści zawartej umowy. Dyrektor RDD 8 nie wypowiedział osobie prowadzącej księgowość ww. umowy, zobowiązał jedynie WSS do odbioru dokumentacji FK
i sprzętu komputerowego, co nastąpiło protokolarnie w dniu 18.12.2012 r. Począwszy od 21.12.2012 r. zadania w zakresie wprowadzenia do systemu FK dokumentów księgowych przekazanych przez WSS, rozliczenia finansowego roku 2012 i sporządzenia sprawozdań za 2012 r. wykonywała osoba zatrudniona na umowę zlecenie z dnia 21.12.2012 r. zawartą na czas określony do 31.12.2012 r.
Stwierdzono, że osoba obsługująca księgowość RDD 8 prowadziła rozliczenia działalności finansowej RDD 8 za pomocą zestawień w arkuszu kalkulacyjnym Excel dotyczących m.in.: wpływów dotacji z WSS, rozliczeń publiczno – prawnych, naliczenia wynagrodzeń, spraw kadrowych, wydatków w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej, obrotów kasowych, monitorowania zapotrzebowania na środki budżetowe – nie będących księgami rachunkowymi w postaci dziennika, księgi głównej, zestawień obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych w rozumieniu art. 13 ust. 1 uor. Jedyną księgą rachunkową prowadzoną przez RDD 8 była pomocnicza księga rachunkowa w formie księgi inwentarzowej. W jednostce nie było także dokumentacji potwierdzającej przeprowadzenie inwentaryzacji za 2012 r., co było niezgodne z art. 26 ust. 1 uor, według którego jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację, a jej przeprowadzenie i wyniki należy zgodnie
Za zaniechanie ww. obowiązków odpowiedzialność ponosi dyrektor RDD 8, zgodnie art. 4 ust. 5 uor, według którego odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, ponosi kierownik jednostki.
a także wykaz ksiąg rachunkowych, opis systemu przetwarzania danych i systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów). Niebyło ponadto procedur wewnętrznych, instrukcji stanowiących dokumentację systemu kontroli zarządczej, określających zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników.
Kontrola 410. transakcji (100% zrealizowanych w 2012 r.), w tym: 151. transakcji gotówkowych w łącznej kwocie 19.284,17 zł i 259. transakcji bezgotówkowych w łącznej kwocie 148.454,21 zł, wykazała następujące nieprawidłowości:
Osoba prowadząca księgowość z konta podstawowego RDD 8 w okresie od 10.02. do 17.10.2012 r. dokonała bezumownie 21 przelewów na swój prywatny rachunek bankowy w łącznej wysokości 18.763 zł. Na żadną z ww. wypłat nie było dowodu księgowego potwierdzającego powstanie zobowiązania dla RDD 8. Cała kwota została zwrócona na konto RDD 8 w dniu 17.12.2012 r. (WB 108). Wypłaty były możliwe, gdyż osoba ta widniała na bankowej karcie wzorów podpisu obok nazwiska dyrektora RDD 8reprezentując RDD 8 jednoosobowo i dokonywane przez nią transakcje nie wymagały akceptacji dyrektora RDD 8.
Żaden z 201. dowodów księgowych (gotówkowych i bezgotówkowych, w tym deklaracje ZUS i listy płac), 149. wyciągów bankowych, 9. raportów kasowych oraz 3. dowodów PK dokumentujących ww. 410. transakcji, z wyjątkiem 8. na 10. rachunków od umów zleceń wystawianych przez osobę prowadzącą księgowość, nie był sprawdzony pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym, ani zadekretowany, co było niezgodne z art. 21 ust. 1 pkt 6 uor, według którego dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Powyższe dowody nie były również zatwierdzone do zapłaty przez dyrektora RDD 8.
9 dowodów księgowych na łączną kwotę 4.813,93 zł (faktury nr: 1210149226 i 1210153228 za energię elektryczną, 7342091/082 za ogrzewanie, 116851280/OPR/08/2012 za internet i telefon oraz 5 płatności czynszu) zostało zapłaconych po terminie. W przypadku płatności za czynsz, według § 4 ust. 3 umowy użyczenia Nr 1/ZBILK/2008 z dnia 5.02.2008 r. biorący
w użyczenie ma obowiązek wnosić opłaty związane z używaniem przedmiotu użyczenia z góry do dnia 10-go każdego miesiąca.Powyższe niesie za sobą ryzyko płacenia odsetek od nieterminowych płatności, które w tym przypadku wyniosłyby 14,87 zł.
W przypadku 4. transakcji (faktury nr: 7342091/079, 7342091/080, 7342091/083, 2417342091/084 za ogrzewanie) osoba prowadząca księgowość zapłaciła odsetki od nieterminowych płatności w łącznej wysokości 28,86 zł.
W 13. przypadkach na kwotę 8.062,31 zł (abonament RTV, dofinansowanie wyjazdu dziecka na festiwal, opłaty za internet
i telefon, składki ZUS), nie było dowodów księgowych potwierdzających powstanie zobowiązania (m.in. data powstania zobowiązania, jego wysokość, termin zapłaty), w tym w 2. przypadkach na kwotę 640 zł (faktury nr: 2/06/12/J – dopłata do turnusu rehabilitacyjnego i 136/2012 za szkolenie dyrektorów) dowody księgowe zostały wystawione dopiero po dacie ich zapłaty. W tych przypadkach dokumentacja księgowa nie zawierała dowodu księgowego będącego podstawą do dokonania płatności zaliczkowej.
Dyrektor RDD 8 z konta pomocniczego w 2012 r. wypłacił ryczałt na pokrycie kosztów utrzymania dzieci w łącznej kwocie 26.375,45 zł, czyli o 23,45 zł wyższej od przysługującej. Oprócz kwoty należnego ryczałtu wypłacił odsetki bankowe dopisywane co miesiąc do środków na koncie pomocniczym. Tym samym z naliczonych przez bank odsetek w łącznej kwocie 30,59 zł, na konto podstawowe w dniu 31.12.2012 r. zostało przelane 7,14 zł i tyle też odsetek odprowadzono do budżetu UM.
Raporty kasowe nr 2/03/2012, 3/04/2012, 6/08/2012, 7/09/2012 były prowadzone niechronologicznie. Nie było raportu kasowego za miesiąc luty, czerwiec i grudzień. Wszystkie raporty kasowe zawierały dowody księgowe dotyczące poprzednich, zamkniętych okresów sprawozdawczych. Na dowodach nie było potwierdzenia przyjęcia gotówki przez pracownika, jeśli zapłacił za dane świadczenie z własnych środków, nie były one również rozliczone w drodze udzielonej wcześniej zaliczki.
Faktury gotówkowe nr: 2360/0002/FP, 4612/1/FP i 26725/1019/12, na łączną kwotę 498,28 zł stanowiły wydatki na paliwo, które kupowane było na potrzeby wyjazdów dyrektora RDD 8 z dziećmi poza Szczecin. Dyrektor RDD 8 nie miał przyznanego limitu kilometrów, nie była również prowadzona ewidencja przejechanych kilometrów a udostępniona dokumentacja nie zawierała rozliczenia zakupionego paliwa.
Konto pomocnicze RDD 8, na które co miesiąc z rachunku podstawowego przekazywana była kwota ryczałtu wykorzystywanego przez dyrektora na pokrycie kosztów utrzymania dzieci, na dzień 31.12.2012 r. zamknęło się saldem w wysokości 7.314,35 zł z tytułu odpisów na ZFŚS za 2012 r. wniesionych w dniu 31.12.2012 r. z Rodzinnych Domów Dziecka Nr 7, 8, 11, 12 i 13. Według art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.) równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu
w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów. Z udostępnionejdokumentacji nie wynikała przyczyna zgromadzenia środków funduszu pięciu domów na rachunku pomocniczym RDD 8 na koniec 2012 r. zważywszy, że według art. 12 ust. 1 ww. ustawy środki funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym.
Nie został wystawiony rachunek za miesiąc grudzień za umowę zlecenie osoby prowadzącej księgowość RDD 8. Lista wypłat z tytułu drugiej umowy zlecenie osoby prowadzącej księgowość nie była ponadto podpisana przez osobę sporządzającą, sprawdzona i zadekretowana.
Pracownik zatrudniony na stanowisku pomocy kuchennej i młodszego wychowawcy z dniem 1.09.2012 r., otrzymał po miesiącu pracy jednorazową rekompensatę wzrostu kosztów utrzymania w kwocie 583 zł brutto. Udostępniona dokumentacja nie zawierała dokumentu przyznającego pracownikowi ww. świadczenie.
W miesiącach: maj, czerwiec, lipiec i sierpień mimo, że były sporządzone listy płac, nie zostało wypłacone wynagrodzenie dyrektorowi RDD 8 na łączną kwotę 10.154 zł netto, analogicznie w lipcu nie zostało wypłacone wynagrodzenie pomocy kuchennej i młodszego wychowawcy na łączną kwotę 1.351,78 zł netto. W lipcu ponadto nie został wystawiony ani zapłacony rachunek za umowę zlecenie osoby prowadzącej księgowość w kwocie 422 zł netto. Powyższe kwoty zostały wypłacone
z konta podstawowego RDD 12 (kontrola Z/6/13).Do końca 2012 r. na konto RDD 12 została zwrócona jedynie kwota 422 zł.
Błędnie zostało naliczone i wypłacone wyrównanie podwyżki wynagrodzeń dyrektora RDD 8, naliczono 189 zł brutto za miesiące od stycznia do marca, zamiast 145,80 zł brutto. Błąd wynikał z przyjęcia do obliczeń podstawy uwzględniającej dodatek funkcyjny.
Pracownik zatrudniony na stanowiskach pomocy kuchennej i młodszego wychowawcynie otrzymał pisemnie zmiany warunków umowy o pracę po marcowej podwyżce wynagrodzenia.
W żadnym miesiącu 2012 r. dyrektor RDD 8 nie otrzymał wynagrodzenia w terminie wskazanym w informacji o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych znak: WO.II.AC/1130-2-1/08 z dnia 21.01.2008 r. Wg ww. dokumentu wynagrodzenie dyrektora powinno być wypłacane co miesiąc z dołu, na 5 dni przed końcem miesiąca. Dyrektor otrzymywał wynagrodzenie zarówno 12 dni wcześniej (np. 13.09.2012 r.), jak i 9 dni później (np. 4.12.2012 r. za miesiąc listopad).
Kontrola rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od wynagrodzeń wykazała, że nie został zapłacony podatek od wynagrodzeń za miesiące maj, czerwiec, lipiec, sierpień, październik i listopad 2012 r. w naliczonej kwocie 2.468 zł, co było niezgodne z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (jt. Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), według którego płatnicy przekazują kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki. W miesiącu kwietniu ponadto osoba prowadząca księgowość dwukrotnie zapłaciła podatek od swojego wynagrodzenia (66 zł), mimo, że wystawiono jedynie jeden rachunek za umowę zlecenie. Zaległy podatek został uregulowany zbiorczo, łącznie
z podatkiem za miesiąc grudzień, w dniu 31.12.2012 r. (WB 111) bez uwzględnienia odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych, które winny zostać naliczone i wpłacone bez wezwania organu podatkowego, zgodnie z art. 55 § 1 ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (j.t. Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) i które wyniosłyby 82 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych).
Kontrola rozliczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych wykazała brak przelewu z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne w miesiącu wrześniu 2012 r. na kwotę 1.787,21 zł oraz przelew składek na łączną kwotę 6.929,27 zł w miesiącach listopadzie i grudniu 2012 r., przy jednoczesnym braku deklaracji rozliczeniowych za te miesiące.
Ww. sposób realizacji zadań, nie zapewnił osiągnięcia celu nadzoru jakim jest m.in. skuteczna realizacja zadań RDD (Standardy kontroli zarządczej z grupy C - „Nadzór”). Z uwagi na powyższe oraz obowiązek określony w § 9 ust. 3 pkt 1 lit. b, c i e Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta (załącznik do Zarządzenia Nr 96/12 Prezydenta Miasta z dnia 1 marca 2012 r. ze zm.),
wg któregosprawowanie nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasto Szczecin, obejmuje, m.in. sprawowanie nadzoru merytorycznego nad działalnością jednostek, w szczególności:
W toku kontroli ustalono, że w odpowiedzi na zaistniałą sytuację dyrektor WSS złożył w dniu 18.12.2012 r. do Komendy Miejskiej Policjizawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa przez osobę prowadzącą księgowość na szkodę RDD 8.
Zwrot na konto RDD 12 kwoty 11.505,78 zł tytułem wypłaconych wynagrodzeń.
Zwrot przez dyrektora RDD 8 kwoty 43,2 zł brutto tytułem nadpłaconego wyrównania wynagrodzenia.
Weryfikacja i akceptacja operacji bankowych przez dyrektora RDD 8.
Dokonywanie wypłat ryczałtu na pokrycie kosztów utrzymania dzieci w należnej kwocie.
Ustalenie i uregulowanie rozrachunków z ZUS.
Prowadzenie rachunkowości RDD 8 zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 1-3 uor, tj. przyjęcie zasad (polityki) rachunkowości, prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym oraz okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.
Uzupełnienie dokumentacji kadrowej pracownika o dokument przyznający jednorazową rekompensatę wzrostu kosztów utrzymania.
Pełne dokumentowanie rozliczania kosztów podróży służbowych i wydatków na paliwo.
Utworzenie odrębnego konta bankowego ZFSS i terminowe przekazywanie odpisu.
Określenie – w stosunku do wszystkich zadań RDD - celów kontroli zarządczej,
Uwzględnienie w analizie ryzyka wszystkich zadań RDD oraz mechanizmów kontroli zarządczej ograniczających zidentyfikowane ryzyka,
Zwiększenie nadzoru nad obszarem finansowo – księgowym podległej jednostki w celu wyeliminowania
ww. nieprawidłowości.
udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2013/08/09, odpowiedzialny/a: Tomasz Wawrzyńczak, wprowadził/a: Tomasz Wawrzyńczak, dnia: 2013/08/09 11:23:12
Tomasz Wawrzyńczak 2013/08/09 11:23:12 nowa pozycja
liczba wizyt: 80516495 / aktualna strona: 60714 / najczęściej odwiedzane strony