Source: https://www.scribd.com/doc/49375948/audit-de-la-fonction-approvisionnement
Timestamp: 2017-02-25 21:51:05+00:00
Document Index: 27919468

Matched Legal Cases: ['§ 2', '§ 1', '§ 6', '§ 7', '§ 3', '§ 5', '§ 4']

audit de la fonction approvisionnement
BrowseInterestsBiography & MemoirBusiness & LeadershipFiction & LiteraturePolitics & EconomyHealth & WellnessSociety & CultureHappiness & Self-HelpMystery, Thriller & CrimeHistoryYoung AdultBrowse byBooksAudiobooksNews & MagazinesSheet MusicBrowse allUploadSign inJoinDédicaces ......................................................................................3 Remerciements .....................................................................2 Introduction générale ....................................................7
Chapitre I: Les procédures d'achat et de stockage ...................8 Section 1: Les procédures des achats ............................ ......8 I- Définition de l'achat ...................................................8 II- La procédure d'achat .................................................8 1) L'émission du besoin ...........................................8 2) Sélection du fournisseur .......................................10 3) La négociation ...................................................15 4) La passation de commande .......................................15 5) Le suivi de commande ..........................................16 6) La réception ........................................................17 7) Contrôle de la facture ................................................18 Section 2: Le stockage .....................................................19 I- Définition de stock ...................................................19 II- La procédure de stockage ............................................20 1) La réception des articles .........................................20 2) Le stockage ........................................................20 III- La tenue, gestion et pilotage des stocks ..........................21 1) Tenue des stocks ...............................................................21 2) Gestion des stocks .............................................................21 3) Pilotage des stocks ............................................................21 IV- La comptabilisation des stocks ...............................................22 1) Ecriture comptable ............................................................22 2) La fiche de valorisation des stocks ...................................22 Chapitre II: Les outils de l'audit interne ................................23
Section 1 : Les outils d'interrogation ........................................24 I) Les sondages statistiques ...................................................24 1) Définition ..............................................................24 2) L'information statistique ....................................................24 3) Contexte d'application ........................................................25 4) Avantages et inconvénients ................................................27 a) Avantages..................................................................27 b) Inconvénients............................................................27 II) Les interviews .............................................................28 1) Définition ......................................................................28 2) Contexte d'application........................................................28 3) Avantages et inconvénients .............................................31 a) Avantages ................................................................31 b) Inconvénients ..........................................................31 III) Les questionnaires ...........................................................32 1) Définition ..............................................................32 2) Contexte d'application .............................................32 3) Avantages et inconvénients ........................................33 a) Avantages ................................................................33 b) Inconvénients ..........................................................33 Section 2: Les outils de description .........................................34 I) La narration ......................................................................34 1) Définition ................................................................34 2) Avantages ...................................................................34 3) Inconvénients ...........................................................35 II) L'organigramme fonctionnel ..............................................35 1) Définition .............................................................35 2) Avantages ..........................................................................36
3) Inconvénients ...................................................................36 III) La grille d'analyse des tâches ............................................37 1) Définition .......................................................................37 2) Avantages ...................................................................38 3) Inconvénients ........................................................38 IV) Le diagramme de circulation .......................................39 1) Définition .............................................................39 2) Avantages .............................................................40 3) Inconvénients ..........................................................41
2ème Partie: Cas Pratique
Chapitre 1: Présentation de l'entreprise ..............................................43 Section I: Présentation de GAF Distribution.... ............................43 I) Identification ....................................................................43 II) Introduction dans le marché ...............................................44 III) Gamme de rechange .................................................................44 Section II: Secteur d'activité et organigramme de l'E/S.... ............44 I) Leur métier ..............................................................................44 II) Organigramme de l'entreprise ............................................45 Chapitre 2: Audit de la fonction approvisionnement: CAS de GAF Distribution ..........................................................45 Section I: Description des procédures d'achat et de stockage ............45 I) Expression du besoin .............................................................46 II) Choix de fournisseurs ............................................................46 III) Commande ......................................................................46 IV) Réception de la marchandise ...................................................46 V) Entrée en stock .....................................................................47 VI) Enregistrement des factures fournisseurs ...............................47 Section II: Audit de la Fonction approvisionnement .......................47
................. quels sont les procédures de l'approvisionnement et quel sont les outils à utiliser pour auditer ce dernier ?
1ère Partie: L'audit de l'approvisionnement
Avant de procéder à l'audit d'approvisionnement il faut tout d'abord définir les procédures d'achats et de stockage sur lesquelles l'auditeur va se baser pour établir son plan ainsi que les outils qui va utiliser.......48 Conclusion général ...... quel que soit leur niveau de responsabilité.. Et si tel n'était pas le cas.... vu leur importance pour l'auditeur du fait qu'ils sont des moyens de connaissance de l'activité de l'entité audité.......... est d'énumérer les différents outils..... Et comme deuxième partie c'est une étude de cas de la société GAF Distribution........ maîtriser les différents outils et parvenir à s'organiser correctement pour sa réussite. Pour ce faire l'audit interne évalue le niveau du contrôle interne. le chef d'entreprise........ des techniques d'évaluation du niveau du contrôle interne..............50 Annexes ........................................ il faut savoir que pour réaliser une mission d'audit il faut bien connaître les finalités de l'audit... La fonction d'audit interne donne à cet égard l'assurance raisonnable que les opérations menées.. C'est donc une fonction éminemment utile aux dirigeants........ Ainsi ce travail se présente comme suit: En première partie nous présentons deux chapitres.. tout en les expliquant..... les organisations sont en permanence confrontées à l'amélioration de leurs performances dans un environnement qu'elles souhaitent sécuriser......... L'intérêt de ce travail.....................58
Les entreprises.. ce qui explique son développement au cours des deux dernières décennies avec une extension de son champ d'action sur l'efficacité et la performance au-delà de la simple conformité.........51 Bibliographie ..... le premier traitant les procédures d'achat et de stockage et le deuxième portant sur les différents outils........................ savoir ses différentes phases.47 II) Recommandations ....................... Alors................................... c'est-à-dire la capacité des organisations à atteindre efficacement les objectifs qui leur sont assignés et à maîtriser les risques inhérents à leur activité......................... Cette amélioration est de plus en plus recherchée au travers d'une décentralisation de la prise de décisions pour en assurer la pertinence et la mise en oeuvre rapide... de détection des anomalies et donc l'élaboration des feuilles de révélation et d'analyse des problèmes.. et les règles de la profession.............. le dirigeant est naturellement amené à s'interroger sur la maîtrise du fonctionnement de l'organisation.... elle apporterait des recommandations pour y remédier....................
. les lois. Dans ces conditions..................................................... Par ailleurs...I) Défaillances ... les décisions prises sont `'sous contrôle`' et qu'elles contribuent donc aux objectifs de l'entreprise en prenant appui sur les procédures...... par lui-même et ses collaborateurs...........
le besoin peut concerner un article ou service à usage exceptionnel. très consommé. transmise par tous les services demandeurs. et dont un modèle est fourni sur(voir annexe1) Cette demande d'achat comporte en général les informations suivantes : . et nous l'avons vu en examinant les processus de décision d'achat. est destiné aux achat pour enregistrement de la demande. II) La procédure d'achat 1-Emission du besoin Il est évident.
. .I Définition
C'est l'acquisition des biens et services nécessaires au fonctionnement de l'entreprise. En effet. dont les besoins sont très irrégulièrement répartis dans le temps. et qui de ce fait seront géré ou non sur stock. à usage polyvalent ou à caractère standard. que tout achat trouve son origine dans l'émission d'un besoin provenant d'une certaine source dans l'organisation. ou tout autre personne habilitée à le faire. équipement ou services sont consommés. IL est nécessaire qu'elles soient approuvées (signées) par un responsable. Dans ces conditions.A. .A) proviennent de tous les services de l'entreprise dans lesquels des matières.quantité souhaitée . ou non répétitif.numéro de code (s'il existe) .La seconde est renvoyée au demandeur comme accusé de réception. . et déclenchement effectif de la commande. la D.délai sous lequel l'utilisateur souhaite la mise à disposition. le besoin peut concerne des composant ou matières entrant dans la composition des produits finis. Enfin. et gérer ou non sur stock. dans certaine cas. le besoin concerne des fournitures. * DEMANDE D'ACHAT On a alors coutume d'utiliser la procédure classique de demande d'achat. Dans le cas le plus général. ou qui sont spécifique à un nombre très limité de produits finis. Dans d'autres cas.Le premier. dont la consommation est régulièrement répartie.Description détaillée du besoin . que tout achat. est émise en deux exemplaires: . plusieurs procédures peuvent coexister selon la nature du bien concerné. le service achats dispose de la liste des « signatures » autorisées. composants ou produits. Les demandes d'achat (D. . n'entrant pas dans les produits finis. En général. ainsi éventuellement du montant maximum des dépenses autorisées par signataire. fournitures.
obtenues par des sources internes et externes à l'entreprise. on trouve: _ la capacité technique du fournisseur.cette D. _ Le coût d'achat incluant le prix d'achat.etc. la comparaison du taux de rebuts entre fournisseurs concurrents. Elle permettra par la suite d'effectuer une sélection entre les fournisseurs possibles pour un certain achat. et ne vaut-il pas mieux s'assurer auprès des utilisateurs de l'intérêt éventuel de passer une commande de taille plus importante ? . * Critères classiques Au nombre de ces critères.A.cette D. Il dispose de son propre service d'étude et développement. * Autre critères Au nombre de ces critères. ou par rapport à un taux estimé comme acceptable.). concerne un produit qui doit être approvisionné sur un marché achat actuellement en pénurie : n'existe-t-il pas en stock une fourniture qui pourrait lui être substituable sous quelques modification mineures ? . concerne-t-elle une fourniture normalement tenue en stock ? . coût financier du stock. _ Le respect des dates de livraison.
. transport. comme celles qui suivant à titres d'exemple : .A. Cette décision est-elle bien économique pour l'entreprise. concerne un équipement ou un outillage particulier que souhait une unité de fabrication. il est possible et souhaitable de se poser certaines questions. les conditions de paiement et tous les coûts induits associés (frais d'approche.A. est connu pour sa capacité d'innovation.. et étape importante du traitement des commandes. l'évaluation des fournisseurs doit s'appuyer sur la collecte d'un grand nombre d'information. porte une petite quantité pour une certaine fourniture. permet cette évaluation . généralement observée en suivant la performance obtenue par le fournisseur à l'occasion de contrôles de qualité . Sélection des fournisseurs Tâche fondamentale des acheteurs dans les processus de décisions d'achat.* Vérification du besoin Lorsque le service achat reçoit une D. il est de sa responsabilité de vérifier que le besoin a été parfaitement défini. représentant le compromis idéal dans une certaine situation. et se met à la disposition de son client pour essayer de développer avec lui des application nouvelles ou améliorer des solutions actuelles . et qu'il correspond pour l'entreprise à une décision économique.A.A. et parallèlement à définir ce que l'on appelle un « bon fournisseur » pour un achat. Mais toute évaluation suppose d'abord de réfléchir à l'ensemble des critères sur lesquels on compte évaluer les divers fournisseurs.cette D. etc. Comportet-elle en conséquence l'ensemble des renseignements ou spécification qui permettront au (x) fournisseurs (s) potentiel (s) de répondre à toute consultation? .cette D. A l'occasion. on retrouve principalement: _ la qualité des fournitures.
et s'inspire d'une technique que nous verrons plus loin. leur faculté de s'adapter aux procédures d'achat et leurs clients. relative au degré de souplesse fourni par le fournisseur. la capacité managériale regroupe un certain nombre de sous critères variés. * Source d'information Définir des critères est un objectif. elle permet néanmoins lorsqu'elle set descriptive d'informer les acheteurs sur des nouveautés. la compétence de ses personnels. les spécifications et tolérances des dits produits. sa pérennité et la capacité managériale de l'équipe dirigeante.
. ainsi que des renseignements relatifs aux pièces de rechange. caractérisée par la qualité de ses équipements. Cette capacité est aussi caractérisée par la façon dont l'équipe des interlocuteurs manifeste de l'intérêt à travailler avec notre organisation. on l'a vu. et même la sympathie qu'ils manifestent. En ce qui concerne les fournitures standard. la capacité financière d'une entreprise effectue à terme la satisfaction qu'elle donne à ses clients. les catalogues fournissent des descriptifs détaillés des produits. autrement qu'en se fondant sur sa mémoire et son intuition. Publicité A interpréter avec soin. Les principaux supports d'information couramment utilisés sont les suivants : Sources d'informations internes Par enregistrement manuel ou comme sortie d'une application informatisée. et à sa vitesse de réaction face à des problème qui lui sont posés . la célérité à répondre aux demandes. Personne ne souhaite contracter avec une entreprise au bord de la faillite ! L'étude précédente place._ le service technique d'après-vente ou de maintenance dans le cas de gros équipement . en vue d'une technique que nous verrons plus loin. ils comportent des prix. et fait globalement référence aux compétences du personnel de l'entreprise fournisseur. _ la capacité d'adaptation. dans la mesure ou la relation avec sa fournisseur doit être suivie. Retenons l'importance de lister de façon formelle les critères d'évaluation. les codes fournisseurs. encore faut-il disposer des sources d'information permettent de mieux connaître les fournisseurs. l'organisation de sa production et l'efficacité de ses système de contrôle opérationnels . Dans le cas de PME reposant essentiellement sur un homme. ce facteur au rang 8 dans la classe des critères importants. précisent les conditions de paiement et ristournes proposées. Par ailleurs. l'age et l'état de santé peuvent entrer en ligne de compte. propres à chaque type d'achat. les délais de livraison et le taux de qualité peuvent être suivi en temps réel à partir des contrôles de réception. sa capacité financière. Ces critères pourront ensuite permettre une procédure d'évaluation et de sélection qui soit formelle aussi. Ils fournissent souvent enfin les coordonnées des interlocuteurs à contacter. Et. Catalogues Dans la mesure ou ils sont bien conçus et ne se limitent pas à quelque description succinctes agrémentées ou non de photos. cette capacité sera un critère d'autant plus important que l'entreprise acheteurs représente chez lui une part importante du potentiel de production . _ sa capacité de production. A l'évidence. ou une toute petite équipe. Ce point concerne aussi bien la compétence technique que la qualité des entretiens avec les vendeurs.
En particulier son aptitude à livrer dans le délai (retard). de demandes de prix ou d'appels d'offres. Selon les cas et les entreprises. Visites d'entreprises et audits qualité Assez fréquemment. et dans la situation ou l'on n'a jamais travaillé avec un fournisseur. l'historique de ses prix. les contacts peuvent se limiter à des vendeurs technico-commerciaux. ou nécessiteront plusieurs interlocuteurs dans l'entreprise fournisseur. ou sur les résultats d'une étude de marché achat. Représentants et techniciens Il s'agit là d'un moyen privilégie de contact avec un fournisseur potentiel. Cette phase suppose que soit menée une recherche d'informations préalable ou simultanée. en vue d'un agrément. * METHODE D'EVALUATION ET DE SELECTION Dans un système de sélection de fournisseurs. Fichier fournisseurs Le fichier fournisseurs est d'une richesse essentielle. ainsi que la compétence de ses équipe technique. d'évaluer les fournisseurs restant en lice. et enfin de sélectionner le (ou les) meilleur(s) fournisseur(s) selon l'objectif visé. Echantillons et séries d'essai Assimilés à une source d'information. une visite au(x) fournisseur(s) se justifie. dans la mesure ou il n'y pas de situation concurrentielle directe avec eux. devront y figurer sous une forme pratique et facilement exploitable. Plus généralement. il fournit un état mis à jour de la performance de chacun. les audits permettent la constitution d'un fichier de fournisseurs agréés. dans les entreprises structurées ayant défini des procédures d'audit qualité des fournisseurs en vue d'homologation produit et de qualification fournisseurs. Avis de confrères Lorsque certains renseignements ne peuvent être obtenus par des sources classiques. la qualité de ses processus de production et de ses modes de programmation.Annuaires professionnels Ils enregistrent de façon exhaustive et mise à jour l'ensemble des entreprises appartenant à un secteur économique. des échantillons ou une série d'essai peuvent être fournis par les fournis par les fournisseurs afin d'être testés et de permettre une appréciation de la qualité. son dynamisme (réponse aux appels d'offres). il s'agit de faire entre les fournisseurs potentiels une première élimination.1
. s'appuyant sur les sources déjà vues. et fournissent ainsi un certain nombre de renseignements généraux. Si ce fichier est bien conçu. L'ensemble de la démarche est illustré par la figure 1. il peut être opportun d'en parler à des confrères. son niveau de qualité (résultats du contrôle). C'est d'ailleurs (si un technicien concerné peut accompagner l'acheteur) l'occasion de mieux apprécier la capacité de production de l'entreprise. mais il ne concerne que les fournisseurs qui ont déjà travaillé avec l'entreprise (!).
_ Instruction d'expédition (destinataire. Pour cette raison. selon une procédure plus ou moins formelle. mode de transport. _ Numéro de commande et sa date .1 Processus d'évaluation et de sélection des fournisseurs. etc. elle comporte en général les renseignements suivants : _ Nom et adresse de l'entreprise qui commande .
. Il faut que cette commande exprime clairement les intentions des deux parties. _ Nom et adresse du fournisseur . et d'aboutir enfin è une sélection.). Cette négociation permet aussi presque toujours d'affiner encore la comparaison entre les Fournisseurs.Segments d'achat différenciation Politique d'achat (priorités) Avis de confrères Audits externes Suivi fournisseurs interne Sélection définitive contrat Critères éliminatoires homologation Cotation présélection Appel d'offres Choix des critères
Figure: 1. 3. _ Description et quantité des articles ou fournitures commandés . _ Instruction générale (marques des colis. délai.Négociation Le choix de fournisseur il sera procédé alors d'une négociation dans le but de préciser les proposition et de définir pour l'acheteur le meilleur compromis possible (respect des spécifications.) . l'acheteur est conduit naturellement à la passation de commande. 4-Passation de la commande Au terme de ces étapes. conditions de paiement. prix. itinéraire) . etc. _ Prix des articles. nombre d'exemplaires de la facture. et qu'elle soit bien sur valable devant la loi (voir annexe2). Cette commande a juridiquement valeur d'un contrat liant les deux parties : il est donc important d'insister sur toute l'attention qu'il convient de porter à cette étape.
_ Un second au fournisseur de façon à ce qu'il le renvoie comme accusé de réception (ce qui signifie qu'il fait le nécessaire. Ces renseignements propres à l'achat concerné sont complétés par les conditions générales d'achat (généralement inscrites au dos du B. Dans le cas le plus simple. là que le contrat est véritablement signé) . le fait d'entreprises fortement organisées et représentent l'organisation dans un système manuel non informatisé.A. car elle seule a une valeur juridique de contrat protégeant l'acheteur contre tout de nonconformité et offrant la possibilité de bénéficier de garanties. 5-Suivi la commande Trop souvent. _ Condition de paiement. ainsi que de la mise à disposition en lieu et place appropriés. la règle 20/80 doit encore s'appliquer ici : il n'est rentable d'effectuer un suivi que pour les commandes importantes en quantité et/ou en valeur. _ escompte. Bien sur. _ Une copie est transmise au service de réception en vue de lui permettre de planifier sa charge de travail future. en se remettant au bon vouloir des fournisseurs : c'est une pratique dangereuse._ date de livraison. des quantités livrées. bien sur. Mais l'acheteur doit prendre conscience que. Il faut insister sur l'importance d'une confirmation écrite. ces exemplaires sont complétés de la façon suivante : _ Un sixième pour la comptabilité. _ Enfin plusieurs autres afin d'archivage ou de façon à servir ultérieurement comme accusés de réception. sont une partie essentielle de la commande puisqu'elles définssent les termes généraux du contrat liant les deux parties. et par ailleurs de mieux identifier la livraison . l'informant de l'engagement financier. _ Signature de l'acheteur. B. _ Un troisième est retourné au service demandeur . Ces derniers cas sont. _ Une dernière copie reste aux achats afin de compléter le dossier d'achat. on voit des acheteurs attendre la livraison sans rien faire. La première étape consiste donc à bien s'assurer que le fournisseur a renvoyé l'accusé de réception. il faut organiser une relance préventive. _ Un huitième au service des prix de revient . il reste responsable vis-à-vis de l'utilisateur du respect des délais.G.C. on voit des acheteurs passer commande par téléphone. et permettant ensuite d'effectuer la vérification de facture. Dans certain cas. Assez souvent. Aucune méthode « classique »
. est réalisé en 5 exemplaires: _ Un (l'original) pour le fournisseur. Ces C.).C. _ un septième au contrôle de qualité . Ensuite. s'étant engagé sur le prix.
une trace écrite doit être conservée de tous les contacts pris à ce titre et entrer ensuite dans le système d'évaluation utilisé. il y a livraison partielle. et du téléphone. on détaille parfois les renseignements demandés à l'occasion sous forme d'imprimés donnant une série de question auxquelles le fournisseur est invité à répondre. Ceux-ci feront ensuite un contrôle quantitatif de réception. sinon. Dans les cas les plus importants.R. _ De signer les décharges présentées par ceux-ci . _ D'en informer les achats. la quantité reçue est portée sur le double de la commande. et l'on attendra les livraison ultérieures.) si celle-ci est soldée. L'informatisation permet la relance automatique. le magasin (s'il n'en dépend pas). CONTRÔLE DE QUALITE Ensuite on effectue en général un contrôle de qualité. les services utilisateurs et le contrôle. L'autre méthode consiste sous forme de tickets numérotés. outre la visite directe au fournisseur. on utilise des fichiers ou les commandes sont classées par numéros d'émission. Dans certains cas. sont envoyé au service achat ou au magasin. Ces B. _ La quantité reçue. Il peut être alors décidé dans ce cas de ne
. _ D'identifier et d'enregistrer toutes les marchandises qui entrent . un marché a prévu de façon détaillée les procédures de contrôle devant être effectuées par le fournisseur. Il a pour taches : _ De recevoir les arrivages des transporteurs ou des fournisseurs eux-mêmes . _ La quantité rejetée éventuellement (abîmée dans le transport). L'intérêt est ici de bien visualiser les délais engagés. La relance tiendra compte enfin à l'évidence de la diligence manifestée par les fournisseurs lors d'achats précédents. En général. Une fois le comptage effectué. CONTRÔLE QUANTITATIF Ces réceptions sont formellement enregistrées sur les bons de réception (voir annexe3). L'inconvénient est alors de ne pas repérer les commandes par des signes visuels correspondant aux dates de relance. Ce document précise : _ L'identité du fournisseur _ Le n° de commande. (Parfois. la relance s'accommode fort bien d'une certaine automaticité. _et de mettre le plus rapidement possible ces marchandises à disposition. la réception est attestée dans le dossier achat . c'est une simple comparaison avec le bon de livraison du fournisseur qui est à la base du contrôle. Pour le reste. Dans tous les cas.Et générale n'existe quand à la date de relance appropriée pour une commande : c'est affaire de jugement et d'appréciation sur la nature de l commande. 6-RECEPTION DE LA LIVRAISON Cette étape généralement assumée par un service réception est tellement vitale et étroitement liée à l'achat qu'en général ce service est hiérarchiquement dépendant des achats (70%des cas).
la commande n'est pas soldée et deux éventualités se présentent : _ Les achats retournent au fournisseur les marchandises défectueuses. puisque l'important reste que les factures des fournisseurs soient contrôlées ! Dans certains cas. ou même reçue : _ permet parfois de bénéficier de l'escompte proposé si le délai contractuel court à réception de la facture. et donnera lieu à un rapport de contrôle. Si les résultats sont positifs. le contrôle de facturation. ainsi que la comptabilité. soit au service achats. avant la mise à disposition des marchandises. « On ne peut être juge et partie ! » Dans l'autre hypothèse. 7-Vérification de la facture La facture (voir annexe 4) parvient de son côté à l'entreprise. les marchandises sont banalisées ou standard. Un autre problème se pose assez fréquemment : la facture parvient à l'entreprise avant les marchandises et le fournisseur souhaite être payé. Alors une copie de la facture doit de la facture doit lui être transmise. mais de se contenter d'un test périodique sur un échantillon. _ Ou bien ils disposent de ces marchandises en faisant jouer par ailleurs une clause de Pénalité vis-à-vis du fournisseur. on cherche à simplifier la procédure. _ évite ensuite de procéder à une demande d'avoir chez le fournisseur. de l'acte de contrôle. Notons qu'un paiement comptant dans le cas d'un escompte proposé peut être intéressant et nécessite dans ce cas un traitement administratif rapide. et permettre une réaction plus rapide à l'enregistrement d'erreurs. il faut l'effectuer dès la réception. Dans d'autres cas. Dès les deux contrôles réception effectués. Il se pose ici un problème classique sue lequel beaucoup d'acheteurs se questionnent : qui doit effectués. et un simple contrôle visuel suffit. puisque les remboursements sont assez peu pratiqués. Mais lorsqu'un contrôle systématique est nécessaire. soit au service comptabilité directement. les achats en seront informés. et la commande pourra être soldée.pas se livrer à un contrôle systématique. service achats ou comptabilité ? Il semble qu'il s'agisse d'un faux problème. mais présente l'avantage de séparer la négociation et la fixation du prix. Dans le cas contraire. tout ce qui concerne les prix et conditions est vérifié par la comptabilité. Payer avant qu'une commande ne soit soldée totalement. il convient d'en administrer le règlement au plus vite selon les conditions de paiement prévues.
. Ceci entraîne en général un coût de commande légèrement plus élevé. Retenir le paiement jusqu'à ce que la commande ait été soldée : _ Respect d'abord un principe élémentaire qui n'a rien à voir avec un manque de confiance vis-à-vis du fournisseur. ainsi que le bon de réception et le bordereau du contrôle de qualité. Ce contrôle sera effectué par rapport à certaines spécifications définies au cahier des charges.
des produits finis. des normes en mécanique de précision. Section II: Le stockage I-Définition de stock C'est l'ensemble des marchandises. moyens de manutention. Ils sont dus principalement aux lancements des fabrications par lots. nombre et état des colis. 2) Le stockage: Réceptionnée. Ces stocks se situent en amont de la production. personnel) et de leur nature (problème de poids ou de conservation). des déchets.
II. c) Audit De Le Fonction Approvisionnement Les stocks de produits finis(du point de vue de l'entreprise) en attente de livraison . Ensuite un second contrôle qui consiste à vérifier que la marchandise correspond bien aux conditions de qualité requises.). des produits ou travaux en cours et des emballages commerciaux qui sont la propriété de l'entreprise. hauteur. Ces stocks intermédiaires se situent entre les machines ou les ateliers. L'essentiel des stocks observables dans une entreprise se trouve donc en entrepôt. en attendant un emploi ultérieur. Le rôle essentiel de ces est de désynchroniser la production dans l'entreprise et la production chez le fournisseur . de fiabilité (résistance. pièces) en provenance des fournisseurs. les coûts peuvent être élevés. etc. e) Les stocks de pièces détachées et de rechange pour maintenance des équipements. b) Les en-cours(ou stocks tampons) formés des produits semi-finis en cours de transformation.La procédure de stockage
1) La réception des articles La réception de la marchandise comprend le déchargement et une première vérification de la conformité à la commande : marques . La dimension de l'échantillon dépend du degré de signification que l'on souhaite accorder aux résultas. des matières ou fournitures. d) Les stocks d'outils et d'outillage utilisés pour assurer la production ._ Ou bien évite de répercuter sur le fournisseur des délai administratifs et de contrôle dont il n'est pas responsable. aux différences de débit entre machines consécutives ou aux stocks de sécurité . des produits semi-oeuvrés. Cette opération est faite sur des échantillons et exige parfois des moyens très complexes : tests de teneur en alliages. Les conditions de leur stockage dépendent du choix de l'entrepôt (surface. la marchandise est entreposée. On peut identifier cinq grandes catégories de stocks : a) Les approvisionnements : constitués par les matières premières ou les produits semi-finis(composants. Magasin 3 Magasin 2 Magasin 1 Finition Montage
quand et combien commander.. Enfin. affectées(réservations aux clients) et disponibles. d'en connaître les répercussions financières sur la trésorerie et le besoin en fonds de roulement. etc. optimisation).La comptabilisation des stocks
1)Écriture comptable:
IV. mais de définir une réelle politique. ou périodiquement. Mais quel que soit son degré de sophistication. potentielles(y compris les commandes attendues). Chaque mouvement physique (entrée et sortie).) . ou de calculs plus ou moins élaborés( estimations. 3) Pilotage des stocks Il ne s'agit plus de répondre pour chaque article.. manutention (emplacements banalisés. réservations.Produit fini Production Articles en approvisionnement Réception Semi oeuvres Les deux problèmes majeurs qui se posent à tout entrepôt sont : La gestion physique : lieux. méthode de stockage. la quantité exacte de marchandises physiquement détenues (en casier).. et comptable (commandes. transstockeurs. organisation. prévisions. le pilotage implique un contrôle de gestion.
III) La tenue. Dans ce dernier cas on parlera alors de gestion scientifique. elle n'est qu'une simple mesure du flux des produits. régularisations. c'est à dire de consignes données au gestionnaire.. et d'en déduire les stratégies de réapprovisionnements.) doit donc pouvoir être enregistré. Une tenue des stocks peut être simplement quantitative ou valorisée. La tenue des stockes : il faut connaître en permanence le nombre d'articles en stock. 2) Gestion des stocks Elle consiste à mettre en oeuvre des procédures pour répondre aux deux questions fondamentales: QUAND et COMBIEN approvisionner? La réponse à ces questions peut résulter d'une simple règle à appliquer. saisir out mouvement d'entrée et de sortie. avec émission d'alertes pour analyser tout écart et savoir réagir dans le cadre d'un véritable système asservi. gestion et pilotage des stocks
1) Tenue des stocks : Elle consiste à connaître en permanence.
A la fin de l'exercice comptable. 2) La fiche de stock : La fiche de stock (annexe 5) enregistre les mouvements entrées et sorties de matières entrant dans la production ou de fournitures consommées dans le cadre de l'activité courante des différents services de l'entreprise. Ce stock initial doit être annulé. mais vont aider à mettre en relief les spécificités des situations rencontrées. · Les outils de description Les outils de description aident l'auditeur non pas à formuler des questions car ils ne présupposent pas de questions particulières. l'entreprise doit enregistrer dans sa comptabilité la valeur des stocks à la clôture des comptes. Dans cette catégorie on cite : § L'observation physique. sur la base de l'inventaire physique réalisé. Ce stock final doit être constaté. ? En inventaire permanent.
Chapitre I : les outils de l'audit interne
L'outil est un moyen permettant d'exécuter un travail. qui a était repris à la réouverture des comptes au début de l'exercice(N) et qui n'a pas été mouvementé durant tout l'exercice comptable en inventaire permanent. elle n'aura qu'à ajuster éventuellement la valeur du stock calculé avec le stock réel constaté ? En inventaire intermittent. -La constatation du stock final : C'est le stock correspondant à l'inventaire à la fin de l'exercice(N). l'annulation du stock initial et la constatation du stock final -L'annulation du stock initial : C'est le stock correspondant au bilan à la fin de l'exercice(N-1). Dans cette catégorie on cite : § Les sondages statistiques.
. par une double imputation. § Les questionnaires. En audit. Elle permet de connaître à tout moment l'état exact du stock en quantité et en valeur. les outils utilisés par l'auditeur se défalquent en deux catégories : · Les outils d'interrogation Les outils d'interrogation se définissent comme étant les moyens qui aident l'auditeur à formuler des questions ou à répondre à des questions qu'il se pose. et qui sera donc porté au bilan correspondant. les stocks ne sont mouvementés comptablement que lors des écritures comptables d'inventaire. § Les interviews.
Dans cette catégorie on cite : § Les sondages statistiques. Ces outils présentent également trois caractéristiques différentes : ü La non spécificité des outils à l'audit interne. de les traiter.§ La narration. Le sondage statistique on l'appelle également échantillonnage qui n'est d'autre que la sélection d'une partie dans un tout. et ceci afin d'atteindre leurs objectifs. § Le diagramme de circulation. avant d'entreprendre un sondage. L'auditeur attend de se sondage une information simple qui se rapporte à l'erreur ou le dysfonctionnement et d'en connaître rapidement l'ampleur.. c'est pourquoi. § Les vérifications. des informaticiens. L'auditeur doit choisir l'outil adéquat à son but. Il existe trois niveaux d'information statistique utilisables par l'auditeur interne pour mener son investigation.
Section 1 : les outils d'interrogation
Les outils d'interrogation se définissent comme étant les moyens qui aident l'auditeur à formuler des questions ou à répondre à des questions qu'il se pose. I-les sondages statistiques 1-Définition : La statistique est l'ensemble des instruments et de recherches mathématiques permettant de déterminer les caractéristiques d'un ensemble de données. assurez-vous d'en retirer tous les bénéfices possibles. § La grille d'analyse des taches. ü La possibilité d'utilisation de deux outils différents pour une même fin dans un but de validation . analyses et rapprochements divers. des consultants etc. § Les interviews. Toutefois. et finalement de les exploiter. En les consultant par l'entremise d'un sondage. vous obtiendrez des données mesurables sur plusieurs aspects. les résultats de l'un valident les résultats de l'autre. 2-L'information statistique : Les employés jouent un rôle essentiel dans l'amélioration et le maintien de la performance organisationnelle. · 1er niveau : les données élémentaires
. Il s'agit de rassembler les données. § L'organigramme fonctionnel. ces outils peuvent être mis en oeuvre par d'autres professionnels tels que des auditeurs externes. le choix de l'outil doit être fait avec un maximum d'attention.
soit des pistes d'observation qui vont l'aider dans son investigation. une erreur sur facture ou des omissions dans des mesures de qualité de fabrication.L'objectif de l'auditeur est de trier les données et de sélectionner le nécessaire pour pouvoir en tirer soit des conclusions. Exemple : l'analyse des ventes par gammes et par villes. L'auditeur les effectue lorsqu'il recherche une inexactitude des données. mais surtout rechercher les causes du dysfonctionnement du phénomène après avoir mesuré son importance. · Des sondages pour estimation des attributs : Ils sont de nature purement et strictement informative. Ces tris se font de deux façons différentes : *Les tris à plat ou enquêtes sont utilisés afin de savoir le pourcentage de personnes répondant oui ou non . En audit interne. N'utilisez le sondage que s'il est adapté aux objectifs de l'audit. appelée échantillon. tout en respectant un certain nombre de règles élémentaires. le but de l'auditeur lors de ses investigations n'est pas seulement d'obtenir des informations. · 3ème niveau : l'échantillonnage statistique C'est le niveau le plus intéressant. il faut être prudent et prendre en considération que ce n'est pas une enquête d'opinion. La recherche du pourcentage de matériels dont la vie de stock est supérieure à quatre mois. Ces investigations peuvent être de deux natures différentes : · Des sondages de dépistage : Ils sont considérés comme des tests permettant de discerner les erreurs ou les dysfonctionnements.Ce sont des études de questions grâce à des témoignages. car il met en oeuvre la technique du sondage qui est considéré comme étant une méthode statistique visant à évaluer les proportions de différentes caractéristiques d'une population à partir de l'étude d'une partie seulement de cette population. Ce niveau nécessite rigueur et bienveillance.SAWYER(1) : 1.
. L'auditeur les effectue lorsqu'il veut récolter un grand nombre d'informations. On ne saurait mieux faire que rappeler les dix commandements du sondage statistique selon L. 3-Contexte d'application : En audit interne. Exemple : La recherche du pourcentage d'employés ayant plus de 10 ans d'ancienneté. Mais quel que soit le cas le sondage statistique doit toujours être réalisé avec rigueur et respecter certains principes. *Les tris croisés sont répandus puisqu'ils mettent en oeuvre deux variables de nature différentes. · 2nd niveau : les statistiques internes Elles sont élaborées par le service de contrôle de gestion qui est considéré comme un fournisseur vital et essentiel de l'information.
. 1. « Pour le cas . aux frontières indécises. L'échantillon reste aléatoire en dépit des configurations particulières de la population. Plus grande vitesse d'exécution (notamment pour les sondages d'opinions) : on obtient des résultats bien plus rapidement que dans un recensement. Ne pas fixer sans nécessité des niveaux de confiance élevés (ainsi que dit précédemment). Le choix doit être aléatoire : l'utilisation sans concessions d'une méthode aléatoire est une exigence absolue.
. Se trouver en présence d'un échantillon sans « gros clients »alors que ceux-ci représentent 10% de la population « clients »ne doit pas être un élément de trouble ou de doute. On communique avec moins d'unités. Pas de biais personnel : il faut chasser de son esprit toute idée d'un résultat que l'on s'efforcerait d'atteindre ou de justifier. et il y a moins de données à traiter dans une enquête par sondage que dans un recensement..Il peut y avoir perte d' exactitude lorsque les données sont recueillies auprès d'une partie seulement d'un groupe plutôt qu'auprès de la population toute entière. Connaître la population : l'auditeur interne ne doit pas s'aventurer dans des sondages statistiques sur des populations mal définies. Inconvénients Parmi les inconvénients présentés par les sondages statistiques. Plus grande fiabilité des résultats : le personnel étant plus réduit. 6. par définition hasardeuse. . Avantages La méthode des sondages statistiques présente les avantages suivants : 1. incomplètes. 4-Les avantages et inconvénients : a.Il peut être impossible d'obtenir des renseignements sur une petite sous population ou une petite région géographique. 10. L'audit Interne. Plus grand champ d'application. 2.. Publi-Union.Donc. ne pas faire de sondages statistiques gratuitement et pour le plaisir. Moins de risque d'erreur : le volume des données à traiter est plus faible. on cite : . il peut être plus qualifié. Ne pas s'arrêter aux résultats statistiques : rechercher les causes. 8. 4. Ne pas extrapoler de façon déraisonnable : il faut s'en tenir à la simplicité du résultat et fuir toute déduction. ».B. Coût plus réduit : une enquête par sondage est moins coûteuse puisque les données sont recueillies auprès d'une partie seulement d'un groupe de la population. 5. Ne pas perdre de vue la réalité : à trop jongler avec les chiffres on finit par oublier le contexte. ». L. pour « voir si. 7. 5.. 3. 3. 4. b.SAWYER. notamment dans le cas de destruction des unités testées. Stratifier chaque fois que cela réduit la dispersion de l'échantillon : on ne doit pas hésiter à faire plusieurs sondages statistiques au lieu d'un seul. 2.
Cela peut être évident lorsqu'une personne se fie aux données recueillies auprès d'un autre organisme. Dans le cas d'une interview non programmée cette règle devient fondamentale sinon. Pour un projet. l'interview est un outil qui s'utilise fréquemment. c'est pourquoi.L'accent mis sur la qualité des données peut varier d'un organisme à l'autre.. généralement selon le mode QQOQCCP. par exemple. § 2ème règle : le rappel du principe et des objectifs de la mission
. il est organisé et focalisé sur le fait d'obtenir un maximum d'informations pour que l'auditeur mène ses recherches. Elle utilisée principalement dans la préparation de rapports et la gestion du projet.Les données se limitent à la population figurant dans les dossiers administratifs. QQOQCCP est l'abréviation d'une méthode qui a pour but d'obtenir un ensemble d'informations pour comprendre quels sont les causes et aspects à traiter. lieux) Quand ? (Le temps) Comment ? (Moyens et méthodes) Combien ? (Quantités et budget) Pourquoi ? (Motifs et objectifs) En audit interne. il est déconseillé d'user d'un magnétophone. .
II -L'interview :
1-Définition : Une interview est une conversation entre deux ou plusieurs personnes où des questions sont posées pour obtenir des informations de la part de l'interviewé. cette information est préalablement faite lors d'une réunion d'ouverture de la mission. puis de ne rien oublier dans l'exécution. 2-Contexte d'application : Pour une bonne et pertinente interview reflétant l'esprit de collaboration entre l'auditeur et l'audité (intervieweur et interviewé) il est fondamentale de respecter les règles suivantes : § 1ère règle : le respect de la voie hiérarchique L'auditeur n'a pas le droit de procéder à une interview sans informer le supérieur hiérarchique de l'interviewé. L'interview d'audit interne doit être coopératif et dénudé de tout caractère d'interrogatoire. Notons que l'auditeur est celui qui est demandeur de l'entretien et non l'audité. elle consiste à s'interroger sur ses différents aspects : Qui ? (Catégories de gens concernés) Quoi ? (Actions à effectuer) Où ? (Domaines.
Il doit considérer son interlocuteur comme un égal dans la conduite du dialogue. C'est pourquoi. § 6ème règle : l'écoute L'écoute est un art. il ne s'agit pas de rédiger un questionnaire de contrôle interne.Le principe de la transparence règne sur toute mission d'audit. car l'interview se déroule dans le bureau de l'audité dans un climat de confiance. Il faut que les deux parties de l'interview s'écoutent l'une l'autre. Donc voici les démarches à suivre : Définir le sujet de l'interview. C'est-à-dire l'introduire dans le résumé des conclusions de l'interview pour lui permettre de donner son aval concernant les conclusions à trier avant de le communiquer à la hiérarchie. Préparation de l'interview Une interview n'est pas improvisable. Il doit maintenir l'entrevue sur les rails. § 7ème règle : considérer l'interviewé comme un égal L'auditeur doit trouver le juste équilibre entre le respect exagéré et la familiarité excessive. · Connaître l'interviewé en s'informant sur ses activités. malgré le décalage hiérarchique entre eux. Ces questions doivent toujours être non fermées mais ouvertes. § 3ème règle : évocation des points faibles et difficultés Les anomalies rencontrées lors d'une interview doivent être évoquées en premier lieu avant toute autre chose. ses responsabilités et sa place dans la hiérarchie. c'est pourquoi une formation sur « l'écoute active » est conseillée. elle nécessite une préparation. de très bonnes questions pour obtenir des réponses pertinentes. de l'objet et des objectifs de sa mission. § 5ème règle : le coaching L'auditeur ne doit pas hésiter à ramener l'interviewé au bon sens. si jamais ce dernier dérive dans ses réponses aux questions. en précisant l'objectif c'est-à-dire les informations que l'auditeur souhaite obtenir. en rappelant les résultats de ses récentes recherches. Attention.
. · Elaborer les questions. · Prendre rendez-vous avec l'audité. il ne faut pas cacher les objectifs de la mission à l'audité pour éviter que ce dernier ne s'imagine qu'on lui tendra des questions pièges et que l'interview n'est en réalité qu'un interrogatoire déguisé. § 4ème règle : faire un résumé L'auditeur doit impliquer de proche et de loin l'audité. L'auditeur doit être un écouteur plus qu'un parleur. Début de l'interview · L'auditeur commence par une présentation de sa personne. L'interviewé comme l'intervieweur doivent être objectifs. 2. Il faut toujours situer l'audité au niveau en lequel est situé l'auditeur dans le déroulement de sa mission. L'interview d'audit se déroule principalement en quatre étapes : 1. Il serait maladroit de le convoquer.
Avantages L'un des principaux avantages de l'interview est qu'elle offre plus de possibilités d'évaluer la compréhension du répondant et son interprétation des questions. il est également possible de montrer aux répondants des documents ou des objets et de solliciter leur réaction. L'interview peut également être utile lorsqu'on pose des questions délicates. à condition de prendre en compte ces deux précautions : · Vérifier toujours que l'audité a bien compris la question et que l'on a bien compris la réponse. 3. b.· Trouver le juste ton et s'adapter au caractère de son interlocuteur : ne pas plaisanter avec celui qui ne plaisante pas et plaisanter avec celui qui le fait. l'intervieweur doit poser des questions supplémentaires ou demander des éclaircissements. de même que de clarifier toute ambiguïté au sujet du sens d'une question ou d'une réponse. · Observer les attitudes de l'interlocuteur et décoder les gestes de ce dernier. L'intervieweur peut être en mesure d'établir une relation de confiance avec le répondant et de mieux obtenir des réponses à des questions auxquelles le répondant pourrait par ailleurs hésiter à répondre ou à répondre franchement. 3. Lorsqu'on en sait moins sur ce que pensent les répondants d'une question ou sur l'éventail des réponses possibles à une question. Aussi. Mais. au besoin.. on envoie la liste des questions écrites à l'audité sans la faire suivre d'une interview. ni se transformer en confesseur. La conclusion de l'interview · Résumer les principaux points notés · Demander à l'interviewé si selon lui. Au cours d'une entrevue. Laisser suffisamment parler l'audité permet de recueillir des informations complémentaires.
. Les moments de silence ne sont pas à négliger. Seule l'interview est véritablement en mesure d'apporter les réponses aux questions de l'auditeur. Les questions Des questions bien élaborées facilitent l'obtention de l'information. · Donner à l'audité l'occasion de s'exprimer. l'interview structurée donne la possibilité à l'intervieweur de poser des questions supplémentaires. permet à l'auditeur de positionner ses questions pour obtenir l'information. Le répondant à une enquête réagit aux indices donnés par le comportement verbal et non verbal de l'intervieweur. ce qui peut avoir un effet indu sur les réponses. pour obtenir des réponses satisfaisantes. cette méthode est déconseillée. · Il faut que l'auditeur ne transforme pas ses questions en discours. il n'y a pas d'autres points à aborder · Remercier l'audité pour le temps qu'il a bien voulu consacrer à l'entrevue Parfois. Inconvénients L'interview crée toutefois la possibilité pour l'intervieweur d'influer intentionnellement ou non sur les résultats et de ne pas respecter l'uniformité de la mesure. détendre l'atmosphère avec celui qui communique facilement. en cas de besoin arrêter le sans bloquer le discours. · La prise de note est essentielle en même temps que la notation des réponses.Avantages et inconvénients : a..
C'est une façon de préparer l'interview et de réduire le temps passé avec l'interviewé. cocher un choix ou indiquer un degré sur une échelle) comparativement à des questions ouvertes (remplir l'espace. non objective. il est plus facile de mesurer et d'analyser des questions fermées que des questions ouvertes. de la situation . rédiger une réponse brève ou répondre en un paragraphe). Si les répondants n'ont pas la connaissance nécessaire et si la terminologie n'est pas clairement comprise ou définie. · Elle n'est pas utilisable dès que l'on aborde des questions un tant soit peu complexes. Cette méthode permet également à celui qui va être interrogé de disposer d'un temps de réflexion dont on peut penser qu'il va contribuer à améliorer la qualité des réponses. La quantité de connaissances préalables est plus élevée dans la mesure où l'on a recours à des questions fermées (oui-non. Cette pratique est déconseillée en audit interne et ce pour cinq raison : · Elle incite celui qui est interrogé à répondre dans un sens qui lui est favorable. l'interview directe est coûteuse en raison des heures nécessaires pour faire les interviews. 3. en particulier. on cherche à trouver un équilibre entre les deux types de questions.Même si elle peut être plus rapide des outils de l'audit à mener. il y a un risque plus élevé de réponses inexactes. il faut avoir une connaissance du domaine en question et savoir quelle est la capacité des répondants de fournir les renseignements requis. En outre. Il est essentiel.Les questionnaires 1-Définition : C'est la liste de questions qui précède l'interview. Pour bien utiliser les questions fermées. 2. pour l'élaboration d'un questionnaire de qualité. Notons que seule l'interview est véritablement en mesure d'apporter les réponses aux questions que se pose l'auditeur.Avantages et inconvénients :
. · Elle donne à l'auditeur une idée. · Elle fournit des réponses qui sont sans valeur tant qu'elles n'ont pu être validées. Il faut également que le vérificateur ait une connaissance suffisante des répondants pour formuler les questions de telle sorte qu'elles soient comprises. En revanche. III. Dans de nombreux questionnaires. Ces questions sont groupées en catégories. il est essentiel de procéder avec soin à l'élaboration du questionnaire de sorte que les questions produisent tous les renseignements nécessaires et qu'elles soient claires et non équivoques. sans compter l'illisibilité de certaines réponses. on l'appelle également questionnaire de contrôle interne. que le vérificateur examine attentivement les objectifs de la vérification pour savoir exactement quels renseignements sont nécessaires et peuvent être raisonnablement obtenus par la voie d'un questionnaire. On rencontre parfois la pratique qui consiste à envoyer des listes des questions écrites sans les faire suivre d'une interview. il faut aussi que la fourchette des réponses possibles soit prévue correctement. et dont il aura du mal à se défaire. Il est techniquement très difficile et fastidieux de démêler un grand nombre de réponses à des questions ouvertes dans lesquelles les répondants auront utilisé une terminologie très différente.Contexte d'application : Comme il est difficile d'obtenir ou de donner des éclaircissements et des renseignements supplémentaires.
dans la plupart des cas.). Les économies sont plus élevées lorsqu'il faut un grand échantillon. elle est l'outil le plus élémentaire à ne pas négliger pour autant. mais vont aider à mettre en relief les spécificités des situations rencontrées. parfois.
.. ce qui peut se produire lorsqu'on a recours à divers intervieweurs. de demander une corroboration des réponses. d'où la communicabilité de l'information est un des avantages de ce mode qui n'est rien qu'une mise en ordre de renseignements obtenus par ailleurs. Il peut être impossible de communiquer de nouveau avec le répondant si tous les renseignements nécessaires pour étayer une conclusion n'ont pas été demandés ou fournis. les personnes qui répondent aux questionnaires doivent avoir les compétences nécessaires en lecture et en écriture. l'auditeur se contente d'écouter et de noter le récit de son interlocuteur. Un autre avantage du questionnaire par rapport à l'interview : il contribue à la fiabilité en favorisant une meilleure uniformité. ou encore de s'assurer que le répondant répond à toutes les questions du formulaire. Il n'est pas possible non plus. qui ne présupposent pas de questions particulières. en général. est dans la richesse des informations obtenues. Par opposition à l'interview qui est préparée et réalisée pour un but précis. Passif dans son utilisation. En outre..
I) La narration
1) Définition Il existe deux sortes de narration. Les observations physiques. ou s'il devient manifeste que les questions n'étaient pas claires. Le questionnaire atténue également le biais puisqu'il n'y a pas de possibilité pour l'intervieweur d'influer sur les réponses de façon intentionnelle ou non. Inconvénients Contrairement à l'interview. 2) Avantages Le premier des avantages est que la narration va créer d'entrée de jeu un bon climat entre auditeur et audité : laisser parler les gens est encore le meilleur moyen d'obtenir leur adhésion. *La narration pas l'auditeur : Ecrite. On trouve toujours dans une narration plus que ce qui était attendu et bien des renseignements sont à mettre de côté pour une utilisation ultérieure. Il n'est pas possible. à un coût relativement peu élevé.
Section 2 : Les outils de description
Les outils de description ou de `'révélation`'. toutes les deux utilisées en Audit Interne : * La narration par l'audité : Orale. b. c'est la transcription narrative d'une narration orale. Il faut moins de personnel et. Le second avantage. le questionnaire ne permet pas au vérificateur de clarifier certaines questions. également important. c'est qu'il permet la collecte de données auprès d'un grand nombre d'individus. Il n'y a pas de variantes dans l'interrogation. Avantages : Le grand avantage du questionnaire par rapport à l'interview. Structurée et logique. sont des sources de reproduction narratives d'auditeur. Il est conseillé à l'auditeur interne d'utiliser des entrées de jeu qui donnent la parole à l'interlocuteur. moins de déplacements. d'obtenir des renseignements aussi en profondeur à partir d'un questionnaire qu'à partir d'une interview. la narration n'a d'autre objet que de faire décrire un cadre général. les constats. les conclusions de tests (. de s'assurer qu'il comprend bien les réponses.a. la narration va être de lecture facile pour un tiers . de demander des éclaircissements ou des explications sur des réponses.
3) Inconvénients C'est d'abord la difficulté à trouver les informations cherchées dans le discours de l'interlocuteur. par contre.Bekkali : responsable de l'administratif achat *M. Son exhaustivité permet de ne rien omettre dans la description d'un existant. l'organigramme fonctionnel. interviews. permettant l'identification et la mise en relief des dysfonctionnements. ni pour la transcrire. pour y voir plus claire. Dessiné à partir d'informations recueillies par observations. Cet organigramme a comme caractéristique que les mots figurant dans les cases ne sont pas des noms de personnes (organigramme hiérarchique) mais des verbes désignant des fonctions. Alaoui) a sous ses ordres trois collaborateurs : * M. Il permet l'analyse et la représentation des fonctions prises indépendamment les une des autres. Ce peut être aussi la difficulté de compréhension si le narrateur use et abuse des sigles. Tout repose sur l'habilité à prendre des notes et l'aptitude à les transcrire et à les interpréter. Car.La narration n'exige aucune formation spéciale ni pour la solliciter. Il est aussi un outil communicant. si celui-ci le juge nécessaire. Comme il nécessite en amont une mise en oeuvre d'une modélisation des processus Illustration : Organigramme hiérarchique (simplifié) du département achats d'une entreprise. narrations. c'est bien connu. Berrada : responsable des négociations D'où l'organigramme hiérarchique :
. 2) Avantages L'organigramme fonctionnel permet une analyse méthodique et exhaustive des différentes fonctions comme il permet de préparer la réalisation d'un procédogramme (enchaînement logique d'un ensemble de procédures). Le responsable du département (M.. 3) Inconvénients La mise en oeuvre de cet outil peut s'avérer assez longue sur des domaines d'études larges. Et ce d'autant plus qu'en l'absence de préparation les propos ne suivent pas nécessairement un ordre logique.. il en abuse en général largement et les parenthèses et les détours noient souvent l'essentiel du propos.
II) L'organigramme fonctionnel
1) Définition L'organigramme fonctionnel est un outil utilisé dans l'analyse détaillée des procédures. Dispositif de contrôle interne. Le temps passé peut être également une difficulté. l'organigramme hiérarchique doit être construit et mis en place par le responsable et qu'il est très important que l'auditeur doit se le faire communiquer. d'autant que l'usage du magnétophone est toujours déconseillé. lui va être construit par l'auditeur. comme il l'est dans l'interview. termes techniques et d'autres locutions abrégées. Idrissi : responsable du service technique *M. lorsque la parole est laissée à quelqu'un.
D'où l'organigramme fonctionnel (simplifié) : Acheter Suivre les produits Contrôler les factures S'assurer que les FRS disposent de toutes les infos relatives à la commande Etablir des commandes
. Bekkali M. ï Gèrent des flux physiques entre les fournisseurs. Suivent la réalisation des produits commandés et l'échelonnement des livraisons . ï Établissent des commandes d'achat . Berrada
L'examen fonctionnel du département relève que les employés : ï Recherchent de nouveaux FRS .Département achats M. ï Contrôlent les factures d'achat . Alaoui Administratif Service Technique Négociation M. Idrissi M. l'unité de traitement et les clients . ï Négocient des contrats .
4) Rapprochement factures/bons de réception . 2) Avantages Il est extrêmement simple de décrypter une grille d'analyse de tâches. Illustration Dans une PME le processus de paiement des factures fournisseurs comporte 10 opérations : 1) Réception au service courrier . 2) Transcription des factures reçues . c'est que les conclusions ne peuvent être tirées qu si les têtes de colonne indiquent clairement des noms de personnes et nom des intitulés de service. 7) Ordonnancement . on aura autant de lignes que de tâches. Elle est la photographie à un instant T de la répartition du travail.
. en deuxième colonne la nature de la tâche et pour les colonnes suivantes les personnes concernées. 5) Vérification de la facture . 6) Comptabilisation .Négocier des contrats Rechercher de nouveaux FRS
III) La grille d'analyse des tâches
) Définition La grille d'analyse de tâches est un outil permettant à l'auditeur de déceler sans erreur possible les manquements à la séparation des tâches et donc d'y porter remède. 3) Inconvénients L'inconvénient majeur de cet outil. même si elle reste infiniment plus complexe pour les grandes fonctions. 3) Rapprochement facture/bons de commande . elle permet également de faire le premier pas dans l'analyse des charges de travail de chacun. Pour chaque grande fonction ou chaque processus élémentaire. Dans une grille d'analyse. on peut concevoir une grille qui va comporter le découpage unitaire de toutes les opérations relatives à la fonction ou au processus concerné.
ou contrôle insuffisant. * Enfin. En Audit Interne point n'est besoin d'utiliser de nombreux symboles il faut et il suffit que soit bien connue leur signification. * Le diagramme de circulation est également un outil d'auto-contrôle en ce sens qu'il permet de s'assurer que l'on a bien compris les explications fournies. Les informations recueillies par l'auditeur permettent de remplir la grille ci après :
IV) Le diagramme de circulation
1) Définition Si la grille d'analyse des taches est statique.. duplication. le diagramme de circulation est dynamique l'un est la photographie.
. où flow chart. archivage. le diagramme de circulation est une prime à l'imagination en ce sens qu'il permet à l'auditeur averti d'imaginer des solutions meilleures. Le diagramme de circulation est donc un outil d'assistance utile pour la formulation des recommandations d'amélioration.8) Etablissement du chèque .qui les envoie ? . * Les risques d'omission sont minimises: un document. absence de contrôle. comparaison. L'autre le cinéma.combien d'exemplaires '? . 10) Envoi du chèque.qu'en fait-on? Les opérations sont montrées dans leur ordre séquentiel. traitement redondant. un exemplaire ne peuvent 'être oublies car le diagramme permet de les suivre « à la trace ». 2) Avantages C'est un document figuratif. etc. C'est un document logique qui amène à se poser des questions types à propos de chaque document : . permet de représenter la circulation des documents entre les différentes fonctions et centres de responsabilité. des circuits plus efficaces.. La schématisation va rendre visibles les anomalies document inutilisé. Le diagramme de circulation. C'est également un moyen de validation d'informations obtenues par d'autres sources. et ceci n'est pas un des moindres avantages. donc facile à lire et à comprendre. Cette méthode de schématisation remplace une longue description et ses avantages l'emportent largement sur ses inconvénients. Un diagramme de circulation bien établi permet ainsi de prendre connaissance rapidement d'une procédure ou d'un processus.où arrivent-ils ? . d' où : * Mise. en évidence des points forts et des points faibles: les points de contrôle sont clairement identifiés et les interfaces entre services mises en lumière. des contrôles plus simples ou plus complets. : la circulation des documents est indiquée par des flèches qui traversent les entités concernées. Chaque opération est matérialisé par un symbole différent: création de document. d'indiquer leur origine et leur destination et donc de donner line vision complète du cheminement des informations el de 1eurs supports. 9) Signature du chèque .
Un bon dessinateur de flow chart saura néanmoins réduire ces notes au minimum. Symboles Usuels Symbole de circulation Document en deux exemplaires Opération manuelle Traitement informatique Archivage définitif Comparaison entre deux documents Archivage provisoire Oui Procédure alternative Point terminal d'un diagramme Non
. le document nécessite souvent la rédaction de notes complémentaires qui l'alourdissent et vont à l'encontre du principe figuratif. cet outil n'est pas utilise autant qu'il serait souhaitable par les auditeurs internes. Mais il ne faut pas pour autant s'imaginer que la mise en oeuvre devient facile : pour être utilisé rapidement et efficacement le logiciel exige d" être utilisé souvent. 3) Inconvénients L'inconvénient majeur est qu'il s'agit d'une technique difficile et qu'il faut pratiquer souvent pour bien la maÎtriser. Là encore. Ces difficultés sont amoindries avec l'arrivée sur le marché de logiciels de dessin de flow-chart qui permettent l'obtention de documents au dessin parfait et ce avec toutes les combinaisons possibles d'agrandissement ou de réduction. le fait que ne pouvant tout traduire en symbole.En dépit de tous ces avantages. On cite également parmi les inconvénients du diagramme de circulation. C'est qu'il comporte quelques inconvénients non négligeables. il faut accepter de peiner longtemps et de faire ses gammes avant de maîtriser son sujet. L'utilisation du diagramme de circulation exige formation et pratique: les auditeurs qui pratiquent peu parce que c'est difficile se condamnent à ne jamais maîtriser leur technique et donc à la pratiquer de moins en moins.
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II) Introduction dans le marché
Le porte feuille clients de l'entreprise comporte comme clients des entreprises et des groupes opérant dans les domaines suivants : CONCESSION ET SERVICES PUBLICS. ainsi que sa communication auprès des ses clients /fournisseurs. Sélectionner rigoureusement ses fournisseurs à fin de s'engager à proposer uniquement des produits de qualités testés et garantis pour une fiabilité maximale . Le secret de la réussite réside dans les moyens que l'on se donne : aussi.500.00 dh Type de société :s.Et en fin profiter tous nos partenaires de notre expérience et de notre savoir faire.com site webe : www. Superficie exploitée : 978m² pour bureaux et magasins .88 066. Etre sans cesse à l'écoute de ses partenaires de leurs préoccupations nous a permis de consolider notre expérience dans le domaine de la pièce détachée et de personnaliser nos relations car chaque entreprise possède un mode propre de fonctionnement. le choix des collaborateurs est-il primordial. depuis sa création s'est engagée à respecter une ligne de conduite la qualité de ces produits.Casablanca Téléphone : (212)022. HYDROCARBURES. Date de création : 1992 N ° de rc : 64565 Patente : 36357690 Identifiant fiscal : 02520173 Adresse de siège : avenue 2 mars.35.44 e-mail : contact@gafdistrubition. EBERGIE ET MINES.r.a.
.000.06.2ème Partie : Cas Pratique
Chapitre 1: Présentation de l'entreprise
Section I: Présentation de GAF Distribution Identification
Fiche Technique Dénomination : GAF Distribution Capitale social : 2. la rapidité de ses services.35.l. TRANSPORT ARIEN ET AEROPORT.86.gafdistribution. dont hommes et femmes s'investissent complètement pour apporter le meilleur d'eux-mêmes. A chaque échelon de la hiérarchie.com Effectif : 28 dont 5 cardes.54.04. Créée en 1992. rue zaki eddine attaousi . 32. GAF DISTRIBUTION est une société d'importation et distribution de pièces de rechange.23/03.86. fruit nombreuses années de collaboration et de confrontations aux préoccupations de tous les secteurs d'activité du royaume.bd anoual-casa-maroc. Fax : (212)022.
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III) Gamme de rechange
GAF Distribution présente une gamme très large de piièces de rechange voir : Voitures particulières : Allemandes Audi * bmw *mercedes * opel * vw Francaises Citroen * peugeot * renault Japonaises Nisssan * honda * daewood * toyota Italiennes Fiat Utilitaires .kia .rvi . Nous somme importeur et distributeur de Piece moteur Embrayage Freinage Pieces electriques Accessoires Groupes electogenes et moto -pompes.daf .nissan.mercedes camion .bus remorques.transport . EQUIPMENT ET TP.iveco .tp
Section II: Secteur d'activité et organigramme de l'E/se
I) Leur métier La forniture de piece de rechange pour tous types et marque de voitures automobiles.man . II) Organigramme de l'entreprise
.cars. camions.tracteurs et materiel de tp.
I) Expression du besoin : Le besoin est exprimé oralement par l'ensemble des magasiniers. 3éme exemplaire pour le chef magasinier . le besoin est exprimé par le responsable d'achats lui même (des achats pour le stock) .. et sélectionne parmi eux celui qui présente le meilleur rapport qualité prix. AZNAG. Lorsque les camions livrent la marchandise le réceptionnaire signe le bon de livraison du fournisseur en deux exemplaires : * Le 1er reste à la réception pour archivage * Le 2ème remis au livreur. modalité de paiement. on a pu relever les démarches si dessous.
..Chapitre 2 : Audit de la fonction approvisionnement : Cas de GAF Distribution
Section I: Description des procédures d'achat et de stockage
D'après l'observation ainsi que les informations recueillies auprès du responsable des achats M. Et le 4ème pour la comptabilité fournisseur. Sinon. au responsable d'achats. qui est établi en quatre exemplaires : _Le premier est envoyé au service achat _le second accompagne la marchandise reçue pour son stockage dans le magasin _le troisième est conservé par le service de stock _le quatrième est adressé au service comptable. II) Choix de fournisseurs : L'entreprise consulte au minimum trois fournisseurs. Le réceptionnaire crée alors un bon de réception. 2ème exemplaire pour le service achat . Pour les bons de commandes dépassant 15 000 dirhams doivent être signé par le directeur général. condition de livraison . IV) Réception de la marchandise : Le service réception se situ à l'entrée de l'entrepôt. III) Commande : Les commandes doivent obligatoirement passer par le service achat qui établie les bons de commandes pré numérotés en quatre exemplaires : 1er exemplaire pour le fournisseur . s'il s'agit des achats de `'dépannage`'.
Le remplissage du questionnaire de contrôle interne (annexe 7) a permis de relever les faiblesses suivantes : *Inexistence d'un manuel de procédure . la date de vérification.V) Entrée en stock : Les pièces reçues sont directement entrées en stock. *Absence de charte déontologique d'achat . *La société ne dispose pas d'un fichier fournisseur regroupant l'ensemble des informations les concernant (produits offerts. et pour un même produit tous ses fournisseurs `'). Les défaillances relevées des interviews avec les responsables d'achats et de stockage sont les suivantes : *Non contrôle des commandes dont le montant est inférieure à 15 000 dirhams . fichier croisé produit/fournisseurs `'permettant de connaître pour un m^me fournisseur tous ses produits. Celui-ci classe les factures par ordre d'arrivée et par fournisseurs puis recherche le bon de réception et le bon de commande correspondants. conditions. règlement. prix. et sa signature sur ligne « bon à payer ». renseignements divers. *Absence de cartographie des risques. celles concernant les achats de dépannage sont rangées dans des casiers propres à chaque magasiniers .
Section II: Audit de la Fonction approvisionnement
I) Défaillances L'observation physique ( faite le Lundi 16 Mai 2008 lors de la réception d'une marchandise) ainsi que la grille d'analyse des tâches (annexe 6) nous a permis de relever les anomalies suivantes : *Absence d'un contrôle physique de la marchandise reçue . on a pu soulever la défaillance suivante : *L'expression du besoin n'est pas formalisée par l'établissement d'une demande d'achat. D'après le flow charte (annexe 8) et le QCI. * Non vérification des stocks avant passation de commandes. *Manque des tableaux de bord . Il effectue alors la vérification de la facture (quantité. prix unitaire.) En appose un cachet avec l'imputation comptable.
. Le magasinier qui s'occupe des entres physique en stock met a jour l'inventaire permanent à la fin de chaque journée VI) Enregistrement des factures fournisseurs Les factures provenant des fournisseurs sont transmises au service comptable. capacité de production du fournisseur... délai de livraison.. Les pièces destinées au stockage sont directement rangées dans des casiers correspondant à la nature de la pièce.
« Théorie et pratique de l'audit interne » .L'inventaire extra comptable effectué du vendredi 13/06/08 au Dimanche 15/06/08 ainsi que le QCI ont permis de constater l'existence des écarts entre le stock réel et le stock comptable. EYROLLES . * Vérifier obligatoirement l'existence des articles en stock avant de procéder au remplissage d'un bon de commende.(édition HERMES)
. soit par sondage (tirage au hasard) ou encore de manière périodique . et comme objectif général d'améliorer la performance de l'entreprise. * Créer des fichiers fournisseurs pour faire visualiser quelques critères qui faciliteront la présélection.2006 Elisabeth Bertin. * Effectuer une revue des commandes inférieures au seuil de 15 000 dirhams serait opportun par le directeur technique. EYROLLES. pour s'assurer de la conformité réelle de la livraison avec ce qui est commandé . une fois que la demande d'achat est visée par le responsable . *Etablir des tableaux de bord pour pouvoir calculer les écarts entre les réalisations et les prévisions et compléter ceci par une cartographie de risque pour visualiser les zones à risque élevé de celles à risque moyen et faible . * Il faut procéder à la mise à jour des bases comptables du système pour éviter des problèmes futures avec les clients.2007 Politique d'achat et gestion des approvisionnements -Olivier BRUEL. on suggère alors de : * Procéder à la rédaction d'un manuel de procédure des achats. veiller à son application et aussi le mettre à jour régulièrement . * Contrôler physiquement la quantité ainsi que la qualité de la marchandise reçue. Mais et ce que ces outils sont valables pour les autres fonctions ou bien il y a d'autre moyens que l'auditeur peut utiliser pour effectuer ses missions ?
Jacques Renard. II) Recommandations : Pour remédier à ces différentes anomalies citées si dessus.(édition DUNOD) L'audit interne -KHELASSI Reda.
Ces outils utilisés pour auditer la fonction d'approvisionnement ont comme objectif spécifique d'optimiser cette fonction. « Audit interne.(édition HOUMA) Gestion des approvisionnements et des stocks dans la chaîne logistique -Gilles LASNIER. *Rédiger et diffuser un code de déontologie à l'ensemble des personnes intervenant dans le processus achat . *Formaliser l'expression du besoin d'achat par une demande d'achat. qui devra être obligatoirement visé par le responsable des achats . L'auditeur les utilise pour détecter les anomalies qui peuvent bloquer soit la procédure d'achats ou de stockage et ensuite pour suggérer des solutions ou faire des recommandations qui permettent d'y remédier et de les éviter d'une manière définitive. enjeux et pratiques à l'international ».
BEAULIEU . PEGUY.(édition VUIBERT) Systèmes d'approvisionnement et gestion des stocks -Jacques BENICHOU)
.Audit et gestion des stocks -JP. A.
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