Source: http://securityservicessolutions.com/index.php/manual-de-politicas
Timestamp: 2017-12-11 07:18:42
Document Index: 20259505

Matched Legal Cases: ['Artículo 17', 'artículo 8', 'artículo 17', 'artículo 14', 'artículo 15', 'artículo 15']

MANUAL DE POLÍTICAS SOBRE PRÁCTICAS CORPORATIVAS, PARA EL CORRECTO MANEJO DE LA PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Para Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus filiales, la conservación, protección, integridad y confidencialidad de los datos personales de los titulares de la información y de nuestros clientes, es de suma importancia. Por lo tanto, comprometidos con la salvaguardia y manejo adecuado de dicha información sensible, hemos diseñado una política de almacenamiento y tratamiento de la misma, conforme el régimen legal de protección de datos personales aplicable en cada territorio en donde operamos.
Aplicaremos conforme a la ley, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
El fin del presente documento es la regulación de los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data de sus clientes, empleados, visitantes, usuarios, consultados, examinados, asesores, contratistas y proveedores en el marco de lo establecido en la ley. Todo lo anterior en cumplimiento a lo previsto en el literal (k) del Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Este manual será aplicable a los datos personales registrados y por registrar en las diferentes bases de datos manejadas por Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales, esto es, a las bases de datos de nuestros clientes, empleados, visitantes, usuarios, consultados, examinados, asesores, contratistas y proveedores que nos suministren sus datos para fines comerciales, contractuales. La información que recolecta Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales, puede incluir, en todo o en parte según las necesidades de cada producto y/o servicio, entre otros los siguientes datos: Nombres y apellidos; Tipo y número de identificación; Nacionalidad; Fecha de nacimiento y género; Estado civil y/o parentesco en relación con personas menores de edad o discapacitados vinculados contractualmente con Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales; Teléfonos fijos y celulares de contacto (personales y/o laborales); Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales); Profesión u oficio; empresa en la que labora y cargo; Información de tarjeta(s) de crédito y ahorro (número); datos numéricos de cuentas corrientes, de ahorro y su entidad bancaria.
Estos datos pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros proveedores, lo cual es autorizado por nuestros clientes, empleados, visitantes, usuarios, consultados, examinados, asesores, contratistas y proveedores al aceptar esta Política de Privacidad.
3.VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN.
Nuestros clientes, empleados, visitantes, usuarios, consultados, examinados, asesores, contratistas y proveedores, deberán suministrar información veraz sobre sus datos personales para efectos de hacer posible la atención, el suministro y la prestación de los bienes y servicios por parte de Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales y bajo cuya condición aceptan entregar la información requerida.
Security Services Solutions S-3 S.A.S.y sus Filiales presume la veracidad de la información suministrada y no verifica, ni asume la obligación de verificar, la identidad de clientes, empleados, visitantes, usuarios, consultados, examinados, asesores, contratistas y proveedores, ni la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que cada uno de ellos proporcione. Por tanto, no asume responsabilidad por daños y/o perjuicios de toda naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.
4.LEGISLACIÓN APLICABLE.
Se elabora este manual de conformidad con las prescripciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y del Decreto número 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.
5.INFORMACIÓN DE NIÑOS Y ADOLESCENTES MENORES DE EDAD.
Security Services Solutions S-3 S.A.S.y sus Filiales dará y velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión, como titulares de sus datos personales.
6.FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
La información recolectada se utiliza para procesar, confirmar, cumplir y proveer la atención, asesoría, los servicios y/o productos sean estos adquiridos directamente y/o con la participación de terceros proveedores de tales productos o servicios, así como para promocionar, publicitar y comercializar nuestros procesos, actividades, productos y servicios, para realizar transacciones, efectuar reportes a las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales o internacionales, a las autoridades de policía o autoridades judiciales, entidades bancarias y/o compañías aseguradoras, para fines administrativos internos y/o comerciales tales como, investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos, estudios y/o aprobaciones de crédito, entrega de bienes y/o activos, actividades de relacionamiento y fidelización; facturación.
Al aceptar esta Política de Privacidad y Tratamiento, nuestros clientes, empleados, visitantes, consultados, examinados, usuarios, asesores, contratistas y proveedores en su calidad de titulares de los datos recolectados, autorizan que Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales realicen el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, para la ejecución de las actividades relacionadas con la atención, asesoría, prestación de servicios y suministro de productos adquiridos(as), tales como el estudio y la aprobación de créditos, atención de consultas, quejas y reclamos a través del Call Center, registros contables, correspondencia, procesamiento y verificación de tarjetas de crédito, débito y otros instrumentos de pago, identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas y/o para las demás finalidades indicadas en este documento, sin perjuicio de otras finalidades que hayan sido informadas en el mismo y en los términos y condiciones de cada uno de las asesorías, productos y servicios propios de cada una de nuestras unidades de negocio y no sin antes advertir que en el desarrollo del objeto social de Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales, pueden estar involucrados terceros proveedores.
Los clientes, empleados, visitantes, usuarios, consultados, examinados, asesores, contratistas y proveedores en su calidad de titulares de los datos recolectados, al aceptar esta política de privacidad, autorizan a Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales para:
Utilizar la información recibida de ellos, para fines de mercadeo de sus asesorías, productos y servicios, y de los productos y servicios de terceros con los que Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales mantengan una relación de negocios; para suministrar los datos personales a las autoridades de control y vigilancia de policía o judiciales, en virtud de un requerimiento legal o reglamentario y/o usar o revelar esta información y datos personales en defensa de sus derechos y/o su patrimonio en cuanto dicha defensa tenga relación con la asesoría, productos y/o servicios contratados por sus clientes, empleados, visitantes, usuarios, consultados, examinados, asesores, contratistas y proveedores; para permitir el acceso a la información y datos personales a los auditores o terceros contratados para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales desarrollan; para consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información; para contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la información y datos personales para la correcta ejecución de los contratos celebrados con nosotros, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.
CAPÍTULO II. AUTORIZACIÓN.
7.AUTORIZACIÓN.
La recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales, en su condición de responsables del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
8.FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.
La autorización del titular de la información constará en cada uno de los canales y mecanismos de recolección de datos de Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales. Conforme con lo anterior, podrá constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por el titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2102.
9.DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.
Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a)Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en relación con Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales, responsables del tratamiento de datos.
b)Solicitar prueba de la autorización otorgada a Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales, en su condición de Responsable del Tratamiento.
c)Ser informado por Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d)Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
10.DEBERES DE SECURITY SERVICES SOLUTIONS S-3 S.A.S. Y SUS FILIALES EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
Security Services Solutions S-3 S.A.S.y sus Filiales tendrán presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales se comprometen a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes:
c)Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
d)Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
f)Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
h)Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
CAPÍTULO IV. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN.
11.DERECHO DE ACCESO.
El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. El titular podrá solicitar su rectificación en caso de ser inexacta o incompleta y a cancelarla cuando no esté siendo utilizada conforme a finalidades y términos legales o contractuales o según las finalidades y términos contemplados en esta Política de Privacidad.
Security Services Solutions S-3 S.A.S.y sus Filiales garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular, de su representante o su apoderado lo solicite, según lo previsto en la Ley 1581 de 2012. Clientes y usuarios pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales enviando su solicitud al correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. o al PBX: (57 1) 3413708, de conformidad con esta Política de Privacidad.
En la solicitud deberá incluir los siguientes datos: Nombres y apellidos; Tipo de documento; Número de documento; Teléfono; Correo electrónico; País; Asunto.
12.RESPUESTA A CONSULTAS.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
13.RECLAMOS.
a)El reclamo lo podrá presentar el Titular como antes se estableció. Si el reclamo no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer, el interesado para que dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si por alguna circunstancia la Compañía recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
b)El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
14.PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS.
El titular o su representante, podrán solicitar a Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:
El titular o sus causahabientes, previa identificación, o a través de email que le permita identificarse; Su representante, previa acreditación de la representación.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no acredite que actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:
a)Nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
b)Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
c)La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
d)En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.
Security Services Solutions S-3 S.A.S.y sus Filiales tienen la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. El titular deberá indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
Security Services Solutions S-3 S.A.S.y sus Filiales tienen plena libertad de habilitar mecanismos que faciliten el reclamo, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
Security Services Solutions S-3 S.A.S.y sus Filiales podrán establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
Security Services Solutions S-3 S.A.S.y sus Filiales utilizarán los servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Cada vez que Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales pongan a disposición un mecanismo nuevo para facilitar los reclamos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, deberán informar de este hecho a través de su página web.
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
a)Considere que estos no están siendo tratados conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
v La solicitud de supresión de la información no procederá, porque el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
v La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
v Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
15.REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, deberán comunicarse con Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales mediante correo electrónico dirigido a: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..
Hay dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales deban dejar de tratar por completo los datos del titular siempre y cuando no exista impedimento legal para ello; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
Es necesario que el titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria de consentimiento a Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales, indique en ella si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis, se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado. Los mecanismos o procedimientos Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
CAPÍTULO V. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.
16.MEDIDAS DE SEGURIDAD.
Security Services Solutions S-3 S.A.S.y sus Filiales, han adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
No obstante lo anterior el cliente asume los riesgos que se derivan de entregar esta información en un medio como internet, el cual está sometido a diversas variables – ataques de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, entre otras. Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales hará su mejor esfuerzo tecnológico para garantizar la seguridad de la información personal de todos sus clientes y/o usuarios, empleando razonables y actuales métodos de seguridad para impedir el acceso no autorizado, para mantener la exactitud de los datos y garantizar la correcta utilización de la información.
17.IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD.
Security Services Solutions S-3 S.A.S.y sus Filiales mantendrán protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:
v Aquellos terceros que Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales contraten, estarán obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos.
v Los contratos que Security Services Solutions S-3 S.A.S. y sus Filiales celebren con terceros (contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) y que involucren tratamiento de información y datos personales, incluirán un acuerdo de confidencialidad en el cual detallarán sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la misma.
v Funciones y obligaciones del personal.
v Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.
v Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
v Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.
v Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.
v El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.
v El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.
18.MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD.
Security Services Solutions S-3 S.A.S.y sus Filiales se reservan el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.
19.VIGENCIA DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES.
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