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Timestamp: 2017-11-22 21:00:57
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Matched Legal Cases: ['artículo 29', 'artículo 80', 'artículo 22', 'artículo 13', 'artículo 13', 'artículo 14', 'artículo 34', 'artículo 18', 'artículo 18', 'artículo 22']

NORMA QUE ESTABLECE LAS DISPOSICIONES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS EN EL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL - PDF
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Alfonso Valverde Quiroga
2 ÍNDICE Página 1. Objetivo 3 2. Ámbito de aplicación 3 3. Sujetos de la norma 3 4. Responsables de la aplicación de la norma 3 5. Definiciones 3 6. Documentos de referencia 8 7. Disposiciones 7.1 Coordinación de Archivos Responsable de Archivos de Trámite Unidad Administrativa Área que genere, obtenga, adquiera o transforme información Archivo de trámite Control de gestión documental Responsable de los Archivos de Concentración Responsable de los Archivos Históricos Archivos Electrónicos Lineamientos en materia de archivos 18 Transitorios 18 Apéndices - Apéndice A Criterios de clasificación y desclasificación de la información. - Apéndice B Integración de expedientes, portada y leyendas de clasificación. - Apéndice C Registro de servidores públicos autorizados para tener acceso a documentos reservados o confidenciales. - Apéndice D Criterios para el envío de expedientes y documentos al archivo de concentración. - Apéndice E Guía técnica para la estructuración y asignación de la clave de identificación documental (CID) a los documentos generados en el Instituto Mexicano del Seguro Social. - Apéndice F Criterios para la validación de documentos con valor histórico. Página 2 de 18 Clave:
3 Con fundamento en lo dispuesto en el artículo 29, fracción V, de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio de 2002; artículos 43 y 44, del Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, publicado en el Diario Oficial el 11 de junio de 2003; Capítulo II, numeral sexto, fracción I, de los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 20 de febrero de 2004; artículo 80, fracciones I, IV y XIII del Reglamento de Organización Interna del propio Instituto, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 11 de noviembre de 1998, y sus reformas publicadas el 17 de diciembre del año 2001, el 19 de junio de 2003 y el 26 de abril de 2005 se expide la siguiente: NORMA QUE ESTABLECE LAS DISPOSICIONES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS EN EL INSTITUTO MEXICANO DEL. 1 Objetivo Esta Norma establece las disposiciones que las unidades administrativas deberán observar para la clasificación, codificación, organización y conservación de la documentación contenida en los archivos del Instituto Mexicano del Seguro Social. 2 Ámbito de aplicación La presente norma es de observancia obligatoria para todas las unidades administrativas del Instituto Mexicano del Seguro Social. 3 Sujetos de la norma Los servidores públicos responsables del manejo de los archivos de las unidades administrativas del Instituto Mexicano del Seguro Social. 4 Responsables de la aplicación de la norma Los titulares de las unidades administrativas del Instituto Mexicano del Seguro Social. 5 Definiciones Para efectos de la presente norma se entenderá por: Página 3 de 18 Clave:
4 5.1 administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo. 5.2 AGN: Archivo General de la Nación. 5.3 archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos por las unidades administrativas en el ejercicio de sus atribuciones. 5.4 archivo de concentración: Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas del Instituto Mexicano del Seguro Social, y que permanecen en él hasta su destino final. 5.5 archivo de trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de la unidad administrativa. 5.6 archivo histórico: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional. 5.7 baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores históricos. 5.8 catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final. 5.9 clasificación: Acto por el cual se determina que la información que posee una unidad administrativa es reservada o confidencial clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional del Instituto Mexicano del Seguro Social Comité: Comité de Información del Instituto Mexicano del Seguro Social conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo Coordinación de Archivos: órgano designado por el Comité, responsable de coordinar las acciones del Instituto a fin de dar cumplimiento a las disposiciones federales en materia de archivos. Página 4 de 18 Clave:
5 5.14 cuadro general de clasificación archivística: Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones del Instituto Mexicano del Seguro Social datos personales: La información concerniente a una persona física, identificada o identificable, entre otra, la relativa a su origen étnico o racial, o que esté referida a las características físicas, morales o emocionales, a su vida afectiva y familiar, domicilio, número telefónico, patrimonio, ideología y opiniones políticas, creencias o convicciones religiosas o filosóficas, los estados de salud físicos o mentales, las preferencias sexuales, u otras análogas que afecten su intimidad destino final: Selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico documentación activa: Aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite documentación histórica: Aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones del Instituto Mexicano del Seguro Social, por lo que debe conservarse permanentemente documentación semiactiva: Aquella de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales o contables en el archivo de concentración documento de archivo: Aquél que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades del Instituto Mexicano del Seguro Social documento electrónico: Información que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse documentos: Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad del Instituto Mexicano del Seguro Social y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico expediente: Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite del Instituto Mexicano del Seguro Social. Página 5 de 18 Clave:
6 5.24 expediente clínico: Conjunto de documentos escritos, gráficos e imagenológicos o de cualquier otra índole, en los cuales el personal de salud, deberá hacer los registros, anotaciones y certificaciones correspondientes a su intervención, con arreglo a las disposiciones sanitarias (NOM-168-SSA1-1998) fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por el Instituto; el fondo se identifica con el nombre de Instituto Mexicano del Seguro Social guía simple de archivo: Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos del Instituto Mexicano del Seguro Social, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales IFAI: Instituto Federal de Acceso a la Información Pública información: La contenida en los documentos que las unidades administrativas generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier título Instituto: Instituto Mexicano del Seguro Social inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental) Ley: La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Lineamientos: Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal 5.33 plazo de conservación: Periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite, de concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso y los periodos adicionales establecidos en la presente norma publicación: La reproducción en medios electrónicos o impresos de información contenida en documentos para su conocimiento público Reglamento: El Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental sección de archivo: Cada una de las divisiones del subfondo, que identifican a la unidad administrativa, basada en las atribuciones del Instituto de conformidad con su Página 6 de 18 Clave:
7 Reglamento de Organización Interna serie: Conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico servidor público: Al funcionario y empleado, y en general a toda persona que desempeñe un empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza en el Instituto sistema de datos personales: El conjunto ordenado de datos personales que estén en posesión del Instituto subfondo: División del fondo, de conformidad con la organización determinada por la Coordinación de Archivos subsección de archivo: A los diferentes órganos de una unidad administrativa y que integran un archivo de trámite 5.42 subserie: División de una serie que corresponde al subconjunto de documentos que versan sobre una materia o asunto específico transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria), y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria) unidad administrativa: Cada una de las que integran el Instituto, con funciones y actividades administrativas propias que se distinguen y diferencian entre sí. Se conforman a través de una estructura orgánica específica y propia. Para efectos de esta norma las unidades administrativas en los diferentes niveles organizacionales del Instituto Mexicano del Seguro Social son: en el nivel central la Dirección General, la Secretaría General, las Direcciones Normativas, las Unidades y las Coordinaciones Normativas; en el nivel delegacional, las Delegaciones y las Subdelegaciones; todas las unidades médicas de alta especialidad; y en el nivel operativo todas las unidades médicas y no médicas UMAE: Unidad Médica de Alta Especialidad valor documental: Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativos en los archivos históricos (valores secundarios). Página 7 de 18 Clave:
8 5.47 valoración: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables. 6 Documentos de referencia 6.1 Acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujeta la guarda, custodia y plazo de conservación del archivo contable gubernamental, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 25 de agosto de Código de Conducta del Servidor Público del Instituto, aprobado por el H. Consejo Técnico el 21 de enero de 2004, mediante Acuerdo 41/ Ley del Seguro Social publicada en el Diario Oficial de la Federación el 21 de diciembre de 1995, reformada por decretos publicados el 21 de noviembre de 1996, el 20 de diciembre de 2001, el 11 de agosto de 2004 y el 29 de abril y 14 de diciembre de Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio del 2002, reformada por decreto mediante el cual se deroga la fracción I del artículo 22 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 11 de mayo de Ley General de Salud, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 7 de febrero de 1984, reformada por decretos publicados el 24 de octubre de 1994, 26 de julio de 1995, 9 de julio de 1996, 7 de mayo de 1997, 26 y 31 de mayo de 2000, 5 de enero de 2001, 4 de junio de 2002, 15 de mayo de 2003, 13, 19, 25 y 30 de junio de 2003, 19 de enero, 2 de junio y, 5 de noviembre de 2004, 18 de enero, 24 de febrero, 7 de junio, 28 de junio y 26 de diciembre de 2005, 12 de enero y 14 de febrero de Lineamientos de protección de datos personales, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 30 de septiembre de Lineamientos Generales para la Clasificación y Desclasificación de la Información de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 18 de agosto del Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 20 de febrero de Página 8 de 18 Clave:
9 6.9 Lineamientos para la elaboración de versiones públicas, por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 13 de abril de Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para notificar al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública los índices de expedientes reservados, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 9 de diciembre de Norma Oficial Mexicana NOM-168-SSA1-1998, del expediente clínico, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 30 de septiembre de 1999, modificada por resolución publicada en el Diario Oficial de la Federación el 22 de agosto de Norma que establece las disposiciones en materia de seguridad informática en el Instituto Mexicano del Seguro Social 6.13 Norma que establece las disposiciones para la elaboración, autorización e implantación de normas en el Instituto Mexicano del Seguro Social Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio del Reglamento de Organización Interna del Instituto Mexicano del Seguro Social, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 11 de noviembre de 1998, reformado por decretos publicados en el Diario Oficial de la Federación el 17 de diciembre de 2001, 19 de junio de 2003 y 26 de abril de Disposiciones 7.1 Coordinación de Archivos La Coordinación de Archivos, realizará las siguientes funciones: apoyar al Comité en el establecimiento de criterios específicos en materia de conservación de documentos y administración de archivos; elaborar y presentar al Comité los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información; elaborar el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, la guía simple de archivos y el inventario general de documentos, para someterlos a la aprobación del Comité; establecer y coordinar el programa de capacitación y asesoría archivística del Instituto; elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos del Instituto; Página 9 de 18 Clave:
10 coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normatividad vigente y la normalización establecida por el AGN; coordinar con la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico las actividades destinadas a la automatización de archivos y a la gestión de documentos electrónicos; elaborar el catálogo de identificación documental y el catálogo de series y subseries documentales, y instruir la elaboración de los procedimientos para los archivos de trámite, concentración e históricos La estructura del cuadro general de clasificación archivística deberá ser jerárquica atendiendo a los siguientes niveles: a) primero (fondo) conjunto de documentos producidos orgánicamente por el Instituto; el fondo se identifica con el nombre de Instituto Mexicano del Seguro Social; b) segundo: (subfondo) división del fondo, de conformidad con la organización determinada por la Coordinación de Archivos; c) tercero (sección) cada una de las divisiones del subfondo, que identifican a la unidad administrativa, basada en las atribuciones del Instituto de conformidad con su Reglamento de Organización Interna; d) cuarto (subsección) los diferentes órganos de una unidad administrativa y que integran un archivo de trámite; e) quinto (serie) conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico, y f) sexto (subserie) división de una serie que corresponde al subconjunto de documentos que versan sobre una materia o asunto específico La Coordinación de Archivos actualizará periódicamente el catálogo de disposición documental del Instituto En el catálogo de disposición documental del Instituto se establecerán los periodos de vigencia de las series documentales, sus plazos de conservación, así como su carácter de reservado o confidencial Para efecto de los periodos de reserva de los expedientes, el catálogo deberá vincularse al índice de expedientes reservados que se establece en el apéndice A La Coordinación de Archivos, enviará al AGN, para su validación y registro una copia de su catálogo de disposición documental actualizado en soporte electrónico a más tardar el último día del mes de febrero de cada año La Coordinación de Archivos previa aprobación del Comité, deberá emitir procedimientos técnicos que garanticen la conservación de la información y la seguridad de sus soportes, entre otros: Página 10 de 18 Clave:
11 contar con espacios diseñados y destinados exclusivamente a la recepción, organización y resguardo temporal o definitivo de los documentos, y contar con sistemas de control ambiental y de seguridad para conservar los documentos. 7.2 Responsable de los Archivos de Trámite La Coordinación de Archivos contará con un responsable de archivos de trámite, quien realizará las siguientes funciones: coadyuvar en la elaboración de los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información; coadyuvar en la elaboración y actualización del registro de los titulares de los archivos del Instituto; coordinar las acciones de los archivos de trámite; coadyuvar en la elaboración del cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, la guía simple de archivos y el inventario general; elaborar los procedimientos para la administración de los archivos de trámite; coadyuvar en la elaboración de los procedimientos para los archivos de concentración e históricos; diseñar e impartir capacitación a los responsables y operadores de los archivos de trámite, y coadyuvar en el diseño e impartición de capacitación a los responsables y operadores de los archivos de concentración e históricos. 7.3 Unidad Administrativa Área que genere, obtenga, adquiera, transforme o conserve información Los titulares de las unidades administrativas serán responsables de clasificar la información de conformidad con los criterios establecidos en esta norma (apéndice A) Los titulares de las unidades administrativas llevarán a cabo la clasificación de los expedientes o documentos en el momento en que: se genere, obtenga, adquiera o transforme la información, o se reciba una solicitud de acceso a la información, en el caso de documentos que no se hubieran clasificado previamente. La clasificación podrá asignarse a un expediente o a un documento En ausencia de los titulares de las unidades administrativas, la información será clasificada o desclasificada por el servidor público que los supla, en los términos de los artículos 163A, 164, 165 y 166 del Reglamento de Organización Interna del Instituto y en su Página 11 de 18 Clave:
12 caso en los términos del manual de organización autorizado Los titulares de las unidades administrativas serán responsables de que se anoten en los documentos y expedientes clasificados como reservados o confidenciales, las leyendas de clasificación de conformidad con lo establecido en el apéndice B de esta norma Los titulares de las unidades administrativas, deberán tener conocimiento y llevar un registro de los servidores públicos que por la naturaleza de sus atribuciones, tengan acceso a los expedientes y documentos clasificados como reservados o confidenciales, apéndice C. Asimismo, deberán asegurarse de que dichos servidores públicos, tengan conocimiento de la responsabilidad en el manejo de información clasificada, de acuerdo con lo dispuesto en esta norma, la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, su Reglamento y demás disposiciones aplicables La desclasificación de la información puede llevarse a cabo por: el titular de la unidad administrativa; el Comité, y el IFAI Los titulares de las unidades administrativas, deberán adoptar las medidas necesarias para asegurar la custodia y conservación de los expedientes clasificados como reservados o confidenciales Las unidades administrativas deberán codificar la documentación que se genere en sus áreas, conforme a lo descrito en el apéndice E de esta norma Las unidades administrativas deberán incluir en sus procedimientos operativos, la clasificación, y plazo de conservación de los documentos que generen, obtengan, adquieran o transformen en el desarrollo de sus funciones Las unidades administrativas deberán tener íntegros y disponibles los documentos y expedientes en los archivos de trámite a fin de poder atender en su caso las solicitudes de acceso a la información Las unidades administrativas deberán integrar los documentos en expedientes, de conformidad con las siguientes disposiciones: Los expedientes se deben integrar con la portada o guarda exterior, la que debe incluir la leyenda de identificación del mismo, conforme a lo que se señala en el anexo 1 del apéndice B. En la portada de los expedientes se deberá describir la ubicación física de los mismos, Página 12 de 18 Clave:
13 dentro del archivo de trámite de la unidad administrativa conforme a lo que se establece en el apéndice B. Cuando se trate de expedientes y documentos clasificados como reservados o confidenciales, deberán contener además, la leyenda de clasificación descrita en los anexos 2 y 3 del apéndice B. En los plazos de conservación de los archivos, las unidades administrativas deberán tomar en cuenta la vigencia documental así como, en su caso, el periodo de reserva correspondiente. A partir de la desclasificación de los expedientes reservados las unidades administrativas, adicionarán al plazo de conservación, un periodo igual al de reserva o al que establezca el catálogo de disposición documental, si éste fuera mayor al primero. Aquellos documentos, que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la información, se deberán conservar en los archivos de trámite por dos años más a la conclusión de su vigencia documental. La vigencia documental a la que se refiere el quinto párrafo de este numeral, se establecerá con base en las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables, así como a las disposiciones para la administración de archivos que emita la Coordinación de Archivos Las unidades administrativas deberán transferir al archivo de concentración de su circunscripción, los expedientes de archivo semiactivos, que no se encuentren clasificados como reservados o confidenciales y que de acuerdo con el catálogo de disposición documental deban resguardarse en el archivo de concentración. La transferencia de los documentos y expedientes deberá hacerse de conformidad con lo establecido en el apéndice D Las unidades administrativas podrán enviar al archivo histórico: libros, periódicos, revistas, folletos, trípticos, carteles, fotografías, cintas de audio o video, disquetes y discos compactos de conformidad con lo establecido en el apéndice F Archivo de Trámite En cada unidad administrativa del Instituto deberá existir un archivo de trámite, mismo que estará ubicado físicamente en el lugar que determine el titular de la unidad administrativa El titular de la unidad administrativa designará al responsable del archivo de trámite quién tendrá las siguientes funciones: coadyuvar en la elaboración del cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de Página 13 de 18 Clave:
14 disposición documental, la guía simple de archivos y el inventario general; coordinar la valoración y selección de los documentos y expedientes de las subsecciones de archivo; gestionar la transferencia primaria de los documentos de las subsecciones de archivo; coordinar las actividades de los operadores de las subsecciones de archivo; supervisar el registro de la información relativa a los expedientes de las subsecciones de archivo, dependientes de la unidad administrativa, y asignar número de identificación a los archiveros de las subsecciones de archivo En cada archivo de trámite, se establecerán las subsecciones de archivo de acuerdo con el numeral E.6.2 del Apéndice E de esta norma El titular de la unidad administrativa designará a los operadores de las subsecciones de archivo Los operadores de las subsecciones de archivo, tendrán las siguientes funciones: integrar los expedientes de archivo; conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al catálogo de disposición documental; valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el objeto de realizar transferencias primarias al archivo de concentración, conforme al catálogo de disposición documental del Instituto; elaborar los inventarios de transferencia primaria; registrar en el sistema que para el efecto se establezca, la información relativa a los expedientes de la subsección de archivo de su responsabilidad, de conformidad con las disposiciones que emita la Coordinación de Archivos Control de gestión documental Las unidades administrativas, deberán contar con una área responsable de: recibir y distribuir la correspondencia de entrada; registrar y controlar la correspondencia de entrada y salida, y recibir y despachar la correspondencia de salida de las áreas que la integran. NOTA: Las representaciones del Instituto en el extranjero deberán contar con un área equivalente que deberá realizar las funciones mencionadas Las unidades administrativas, elaborarán una ficha de control para el seguimiento administrativo de la gestión a la que de lugar el documento ingresado a la misma; la ficha deberá contener como elementos mínimos de descripción: el número de folio (consecutivo de ingreso renovable anualmente); Página 14 de 18 Clave:
15 el asunto (breve descripción del contenido del documento); fecha y hora de recepción, y generador y receptor del documento (nombre y cargo). 7.4 Responsable de los Archivos de Concentración La Coordinación de Archivos contará con un responsable de los archivos de concentración, quien deberá realizar las siguientes funciones: coadyuvar en la elaboración de los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información; coadyuvar en la elaboración del cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, la guía simple de archivos y el inventario general; coadyuvar en la elaboración y actualización del registro de los titulares de los archivos del Instituto; coordinar las acciones de los archivos de concentración; recibir de los archivos de trámite de nivel central, la documentación pública semiactiva; conservar precautoriamente la documentación pública semiactiva hasta cumplir su vigencia documental conforme al catálogo de disposición documental; solicitar a la Coordinación de Archivos, en su caso, con el visto bueno de la unidad administrativa generadora, la liberación de los expedientes para determinar su destino final; elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria; valorar en coordinación con el responsable de archivos históricos, los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme al catálogo de disposición documental; realizar las transferencias secundarias al responsable de los archivos históricos; elaborar los procedimientos para la administración de los archivos de concentración y para el envío de documentos a los archivos de concentración; coadyuvar en la elaboración de los procedimientos para los archivos de trámite e históricos; diseñar e impartir capacitación a los responsables y operadores de los archivos de concentración, y coadyuvar en el diseño e impartición de capacitación a los responsables y operadores de los archivos de trámite e históricos Las delegaciones a través de las Jefaturas de Servicios Administrativos y las UMAE, a través de las Direcciones Administrativas, deberán contar con un responsable del archivo de concentración, designado por el Delegado o el Director, según sea el caso, mismo que tendrá las siguientes funciones: coadyuvar en la elaboración del cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, la guía simple de archivos y el inventario general; coadyuvar en la elaboración y actualización del registro de los titulares de los archivos del Página 15 de 18 Clave:
16 Instituto. recibir de los archivos de trámite de la Delegación, la documentación pública semiactiva; conservar precautoriamente la documentación pública semiactiva hasta cumplir su vigencia documental conforme al catálogo de disposición documental; solicitar al responsable de los archivos de concentración, en su caso con el visto bueno de la unidad administrativa generadora, gestione ante la Coordinación de Archivos, la liberación de los expedientes para determinar su destino final; elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria; valorar en coordinación con el responsable del archivo histórico de su delegación, los documentos y expedientes de las series documentales resguardadas conforme al catálogo de disposición documental, y realizar las transferencias secundarias al archivo histórico de su Delegación Al concluir los plazos de conservación, el Instituto deberá solicitar al AGN y en su caso a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, a través del responsable de archivos de concentración, la autorización del dictamen de valoración documental y acta de baja documental para determinar el destino final de los documentos El responsable de los archivos de concentración, deberá digitalizar y publicar en el sitio de internet del Instituto, las solicitudes de dictamen de destino final, el dictamen del AGN y las actas de baja documental o de transferencia secundaria, como parte de las obligaciones de transparencia El responsable de los archivos de concentración, deberá conservar los inventarios de baja documental autorizados por el AGN, por un plazo de cinco años, contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la baja correspondiente. Este plazo se incluirá en el catálogo de disposición documental. 7.5 Responsable de los Archivos Históricos El Jefe del Centro Único de Información Ignacio García Téllez, será el responsable de los Archivos Históricos y deberá realizar las siguientes funciones: coadyuvar en la elaboración de los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información; coadyuvar en la elaboración del cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, la guía simple de archivos y el inventario general; coadyuvar en la elaboración y actualización del registro de los titulares de los archivos del Instituto; coordinar las acciones de los archivos históricos; validar la documentación de Nivel Central que deba conservarse permanentemente por tener valor histórico, para el dictamen del AGN; recibir los documentos con valor histórico, generados por las unidades administrativas de Página 16 de 18 Clave:
17 nivel central; organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico; establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a través de sistemas ópticos y electrónicos; estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el acervo y sus instrumentos de consulta; elaborar los procedimientos para la administración del archivo histórico y para el envío de documentos al archivo histórico; coadyuvar en la elaboración de los procedimientos para los archivos de trámite y de concentración; diseñar e impartir capacitación a los responsables y operadores del archivo histórico, y coadyuvar en el diseño e impartición de cursos a los responsables de los archivos de trámite y de concentración Las Delegaciones y las UMAE deberán contar con un responsable de archivo histórico designado por el Delegado o el Director, según sea el caso, mismo que tendrá las siguientes funciones: coadyuvar en la elaboración del cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, la guía simple de archivos y el inventario general; coadyuvar en la elaboración y actualización del registro de los titulares de los archivos del Instituto; validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor histórico, para el dictamen del AGN; recibir los documentos con valor histórico generados por las unidades administrativas de la Delegación; organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico; establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a través de sistemas ópticos y electrónicos, y estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el acervo y sus instrumentos de consulta. 7.6 Archivos electrónicos El Comité definirá en coordinación con la Dirección de Innovación y Desarrollo Tecnológico, los requerimientos de tecnologías de información que sean necesarios para atender lo establecido en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, su Reglamento y demás disposiciones, en lo referente a los documentos electrónicos, conforme a lo siguiente: Tomar las medidas necesarias para administrar y conservar los documentos electrónicos, generados o recibidos, cuyo contenido y estructura permitan identificarlos como documentos de archivo que aseguren la identidad e integridad de Página 17 de 18 Clave:
18 su información Aplicar las medidas técnicas de administración y conservación que aseguren la validez, autenticidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos electrónicos de acuerdo con las especificaciones de soportes, medios y aplicaciones de conformidad con las normas nacionales e internacionales Realizar programas de respaldo y migración de los documentos electrónicos, de acuerdo con los recursos institucionales. 7.7 Lineamientos en materia de archivos Las unidades administrativas además de lo previsto en la presente norma deberán observar lo dispuesto en los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. Transitorios Primero La presente norma entrará en vigor a partir de la fecha de su registro en el Catálogo Normativo Institucional. Segundo La presente norma deja sin efecto todas las disposiciones Institucionales que se opongan a la misma. Tercero Cuarto A más tardar el día 31 de diciembre de 2006, las unidades administrativas deberán concluir la clasificación de los documentos y expedientes, reportando a la Coordinación de Archivos en el mes de junio y noviembre su avance. En los términos y plazos que establezca la Coordinación de Archivos, se aplicará a las UMAE lo dispuesto en los numerales y de la presente Norma. Página 18 de 18 Clave:
19 APÉNDICE A Criterios de clasificación y desclasificación de la información Página 1 de 22 Clave:
20 APENDICE A A.1 Criterios de clasificación y desclasificación de la información A.1.1 Las presentes disposiciones tienen por objeto dar a conocer los principales criterios para la clasificación y desclasificación de la información que posean los titulares de las unidades administrativas, como reservada o confidencial, y generación, en su caso, de versiones públicas de expedientes o documentos que contengan partes o secciones reservadas o confidenciales, con base en lo dispuesto en la Ley, su Reglamento y los Lineamentos. Lo anterior, sin perjuicio de que en ejercicio de sus atribuciones el Comité y el IFAI, emitan criterios adicionales a los presentes y revisen que la clasificación se apegue, de manera estricta, a los supuestos establecidos por la Ley, su Reglamento, los Lineamientos y, en su caso, otros ordenamientos jurídicos aplicables. A.1.2 Los titulares de las unidades administrativas, deberán fundar la clasificación de la información, señalando el o los ordenamientos jurídicos, artículo, fracción, inciso y párrafo que expresamente le otorgan el carácter de clasificada. En el caso de información reservada, deberán asimismo, establecer el periodo de reserva. La información confidencial permanecerá como tal por tiempo indefinido, salvo lo dispuesto en la disposición A.3.8 y la legislación aplicable. A.1.3 Los titulares de las unidades administrativas motivarán (las razones, motivos o circunstancias especiales que llevaron a la autoridad a concluir que el caso particular encuadra en el supuesto previsto por la norma legal invocada como fundamento) la clasificación de la información, de conformidad con la normatividad vigente. A.1.4 Las unidades administrativas que entreguen información a dependencias y entidades para el ejercicio de sus atribuciones, ya sea documentos o expedientes, deberán incluir en los mismos, la leyenda de clasificación señalando la clasificación, de conformidad con lo establecido en el Apéndice B. A.2 Información reservada A.2.1 Los titulares de las Unidades Administrativas, deberán clasificar la información como reservada, con fundamento en el artículo 13, fracción V de la Ley y numeral vigésimo cuarto, fracciones I, II y IV de los Lineamientos, cuando se cause un serio perjuicio a: a) Las actividades de verificación, del cumplimiento de las leyes en caso de que la difusión de la información pueda impedir u obstruir las acciones de inspección, supervisión, vigilancia o fiscalización que realizan las autoridades competentes para vigilar el adecuado cumplimiento de las diversas obligaciones establecidas en las disposiciones 2 de 22 Clave:
21 legales. b) Las actividades de prevención o persecución de delitos, en caso de que la difusión de la información pueda impedir u obstruir las acciones o medidas implementadas para evitar la comisión de éstos, o bien las atribuciones que ejerce el Ministerio Público durante la averiguación previa y ante los Tribunales del Poder Judicial de la Federación; c) La recaudación de las contribuciones, en caso de que la difusión de información pueda obstruir las actividades de captación, comprobación y fiscalización de ingresos tributarios realizados por las autoridades facultadas para ello, o de cualquier otra forma pueda afectar la recaudación de dichos ingresos. d) La información que posea el Instituto, relacionada con las estrategias procesales, las acciones y decisiones implementadas por los sujetos que intervienen en las diversas etapas de los procesos judiciales, administrativos o arbítrales, así como aquellos que se sustancian ante tribunales internacionales, se considerará reservada hasta en tanto la resolución respectiva no haya causado estado o ejecutoria. A Al clasificar la información reservada con fundamento en el artículo 13 de la Ley, de conformidad con lo que establece el numeral octavo de los Lineamientos, no será suficiente que el contenido de la misma esté directamente relacionado con las materias que se protegen en dichas disposiciones, sino que deberá también considerarse la existencia de elementos objetivos que permitan determinar si la difusión de la información causaría un daño presente, probable y específico a los intereses jurídicos tutelados por dichos preceptos. A.2.2 También se considerará como información reservada, con fundamento en el artículo 14 de la Ley y numerales vigésimo quinto a vigésimo noveno de los Lineamientos: a) la que por disposición expresa de una ley sea considerada confidencial, reservada, comercial reservada o gubernamental confidencial; b) los secretos comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado como tal por una disposición legal; c) las averiguaciones previas; d) los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en forma de juicio en tanto no hayan causado estado o ejecutoria; e) los procedimientos de responsabilidad de los servidores públicos, en tanto no se haya dictado la resolución administrativa o la jurisdiccional definitiva, o f) la que contenga las opiniones, recomendaciones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos, hasta en tanto no sea adoptada la decisión definitiva, la cual deberá estar documentada. Cuando concluya el periodo de reserva o las causas que hayan dado origen a la reserva de la información a que se refieren las fracciones c) y d) de esta disposición, dicha información podrá ser pública, protegiendo la información confidencial que en ella se contenga. 3 de 22 Clave:
22 A Se considerará reservada la información contenida en los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en forma de juicio, relativa a aquellas actuaciones y diligencias propias del juicio o procedimiento respectivo de acuerdo con la legislación aplicable, en tanto este no haya causado estado o ejecutoria. A Se considerará que se ha adoptado una decisión definitiva cuando él o los servidores públicos responsables de tomar la última determinación resuelvan el proceso deliberativo de manera concluyente, sea o no susceptible de ejecución. En caso de los procesos deliberativos cuya decisión sea impugnable, ésta se considerará adoptada de manera definitiva una vez que haya transcurrido el plazo respectivo sin que se haya presentado dicha impugnación. También se considerara que se ha tomado la decisión definitiva en un proceso deliberativo, cuando a juicio del responsable de tomar dicha decisión, se considere que aquél ha quedado sin materia o cuando por cualquier otra causa no se continué con su desarrollo. A.2.3 Las unidades administrativas elaborarán semestralmente, en los meses de enero y julio y por rubros temáticos, un índice de los expedientes clasificados como reservados, de conformidad con los Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para notificar al IFAI los índices de expedientes reservados, así como demás disposiciones que emita ese Instituto. A efecto de mantener dicho índice actualizado, la unidad administrativa lo enviará al Comité por conducto de la Unidad de Enlace, dentro de los primeros diez días hábiles de los meses de enero y julio de cada año, según corresponda. En dicha actualización, también deberá incluir la desclasificación de expedientes y documentos. El Comité tendrá un plazo de diez días hábiles para su aprobación; transcurrido dicho plazo sin que exista determinación alguna por parte del Comité, se entenderá por aprobado y la unidad administrativa deberá remitirlo al IFAI. A.2.4 Los índices de expedientes clasificados como reservados serán información pública, sujeta a las obligaciones de disponibilidad y acceso establecidas por la Ley, su Reglamento y esta Norma. A.2.5 Los expedientes y documentos clasificados como reservados deberán llevar una leyenda que indique su carácter de reservado, de conformidad con lo establecido en los Lineamientos y el apéndice B de esta norma. A.2.6 La información clasificada como reservada podrá ser desclasificada, conforme a lo establecido en el artículo 34 del Reglamento, de acuerdo a lo siguiente: 4 de 22 Clave:
23 a partir del vencimiento del periodo de reserva; cuando desaparezcan las causas que dieron origen a la clasificación; cuando así lo determine el Comité; cuando así lo determine el IFAI. A.2.7 Cuando sea necesario ampliar el plazo de reserva de un expediente o documento, la unidad administrativa responsable del resguardo de información enviará al Comité la solicitud correspondiente debidamente fundada y motivada con cuatro meses de anticipación a su vencimiento. El Comité la enviará por lo menos con tres meses de anticipación al vencimiento del periodo de reserva al IFAI, quien en su caso, autorizará la ampliación del plazo. La falta de respuesta del IFAI dentro de los dos meses posteriores a la recepción de la solicitud de ampliación del plazo de reserva, será considerada como una afirmativa ficta, y el documento conservará el carácter de reservado por el periodo solicitado. A.2.8 El periodo máximo de reserva será de doce años y los titulares de las unidades administrativas, procurarán determinar que sea el estrictamente necesario durante el cual subsistan las causas que dieron origen a la clasificación. Para establecer dicho periodo, los titulares de cada unidad administrativa tomarán en cuenta las circunstancias de modo, tiempo y lugar relacionadas con la información al momento de su clasificación. El periodo de reserva correrá a partir de la fecha en que se clasifica el expediente o documento. La disponibilidad de la información clasificada como reservada, será sin perjuicio de lo que, al respecto, establezcan las leyes. A.2.9 Tratándose de información clasificada como reservada, los titulares de las unidades administrativas deberán revisar la clasificación al momento de la recepción de una solicitud para verificar si subsisten las causas que le dieron origen. A.3 Información confidencial. A.3.1 Como información confidencial se considerará: a) la entregada con tal carácter por los particulares al Instituto, de conformidad con lo establecido en el artículo 18, fracción I y 19 de la Ley, numerales trigésimo a trigésimo sexto de los Lineamientos y a las disposiciones A.3.2 a la A.3.10, y b) los datos personales que requieran el consentimiento de los individuos para su difusión, distribución o comercialización en los términos de lo previsto en el artículo 18, fracción II de la Ley y las disposiciones A.6.1, A.6.2 y A de 22 Clave:
24 Dentro de la información a que se refiere los incisos anteriores, se consideran los documentos, datos e informes que los trabajadores, patrones y demás personas proporcionan al Instituto, en cumplimiento de las obligaciones que les impone la Ley del Seguro Social, conforme a lo que establece el primer párrafo del artículo 22 de dicho ordenamiento legal. No se considerará confidencial la información que se halle en los registros públicos o en fuentes de acceso público. A.3.2 Cuando los particulares entreguen al Instituto la información a que se refiere el inciso a) de la disposición anterior, deberán señalar los documentos que contengan información confidencial, reservada o comercial reservada, así como el fundamento por el cual consideran que tenga ese carácter, siempre que tengan el derecho de reservarse la información, de conformidad con las disposiciones aplicables. En el caso de que exista una solicitud de acceso que incluya información confidencial, el Instituto la comunicara siempre y cuando medie el consentimiento expreso del particular titular de la información confidencial. A.3.3. La información confidencial no estará sujeta a plazos de vencimiento y tendrá ese carácter de manera indefinida, salvo que medie el consentimiento expreso del titular de la información o mandamiento escrito emitido por autoridad competente. A.3.4 Para que las unidades administrativas puedan permitir el acceso a información confidencial requieren obtener el consentimiento expreso de los particulares titulares de la información, por escrito o medio de autentificación equivalente. A.3.5 Cuando el Instituto reciba una solicitud de acceso a un expediente o documento que contenga información confidencial y el Comité lo considere pertinente, la unidad administrativa, podrá requerir al particular titular de la información su autorización para entregarla, quien tendrá diez días hábiles para responder a partir de la notificación correspondiente. El silencio del particular será considerado como una negativa. A.3.6 La información confidencial que además se ubique en alguno de los supuestos establecidos en los artículos 13 y 14 de la Ley y en el numeral A.2, será clasificada como reservada. A.3.7 Los titulares de las unidades administrativas, deberán clasificar como información confidencial, la información que contenga datos personales de una persona física identificada o identificable relativos a: a) origen étnico o racial; b) características físicas; c) características morales; d) características emocionales; 6 de 22 Clave: