Source: https://eclkc.ohs.acf.hhs.gov/es/gestion-fiscal/articulo/requisitos-de-uniformidad-administrativa-principios-de-costos-y-0
Timestamp: 2019-02-19 22:13:13
Document Index: 20485809

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Requisitos de uniformidad administrativa, principios de costos y requisitos de las auditorías: Preguntas frecuentes | ECLKC
Los concesionarios pueden encontrar información útil sobre la implementación de guías uniformes para entidades no federales y la asignación de costos y costos indirectos. Analice información sobre las políticas y procedimientos fiscales y aprender más sobre informes, solicitudes y compras de bienes inmuebles.
Implementación de guías uniformes para las entidades no federales
Todos los concesionarios y agencias delegadas de Head Start y Early Head Start, ¿están cubiertos por la Guía uniforme?
Todos los concesionarios están cubiertos por al menos algunos aspectos de la Guía uniforme. Las nuevas normativas utilizan el término "entidad no federal" en lugar de concesionario. Entidad no federal se refiere a un estado, gobierno local, tribu india, institución de educación superior u organización sin fines de lucro que desempeña una adjudicación federal como beneficiaria o subbeneficiaria. Esta definición cubre la gran mayoría de Head Start, Early Head Start y los concesionarios asociados.
Por favor tenga en cuenta que las organizaciones con fines de lucro no están incluidas en el término "entidad no federal" y continúan cubiertas por el Título 48 Parte 300 (en inglés) del Sistema federal de normativas sobre las adquisiciones, a los efectos de gestión de las subvenciones. Sin embargo, algunas disposiciones de la Parte 75 son aplicables a las organizaciones con fines de lucro. Estas son normas que son específicas del Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos (HHS, sigla en inglés). Hay disposiciones especiales para las adjudicaciones a organizaciones comerciales, como se indica en §75.215.
Los requisitos de auditoría son aplicables a todas las organizaciones, incluidas las organizaciones con fines de lucro que gastan $750,000 o más de los fondos federales en un año fiscal.
¿La Guía uniforme reemplaza la Ley de Head Start y las Normas de Desempeño del Programa Head Start?
No, la nueva normativa fiscal no reemplaza la Ley de Head Start ni las Normas de Desempeño del Programa Head Start. Los requisitos fiscales de la Ley de Head Start seguirán siendo aplicables, tales como el límite del 15 por ciento de los gastos administrativos, el requisito del 20 por ciento de la participación no federal, los informes fiscales al cuerpo directivo y al Consejo de Políticas y el límite de la remuneración del nivel ejecutivo II. Será importante que los concesionarios se aseguren de que sus estrategias de implementación de las nuevas normas tengan en cuenta cómo aplicar los aspectos fiscales de la Ley de Head Start y las Normas de Desempeño del Programa Head Start y sean coherentes con las mismas.
El reglamento §75.104 del HHS aborda el tema de los reemplazos:
Tal y como se describe en §75.110, esta parte reemplaza:
(a) Los siguientes documentos de orientación de la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OMB, sigla en inglés) y las regulaciones bajo el Título 2 del Código de Reglamentos Federales:
(b) Esta parte también reemplaza las regulaciones del HHS en 45 CFR Partes 74 y 92.
(1) A-21, "Principios de los costos para las instituciones educativas" (2CFR Parte 220)
(2) A-87, "Principios de costos para los gobiernos estatales, locales y tribales" (2 CFR Parte 225) y aviso del Registro Federal 51 FR 552 (06 de enero de 1986)
(3) A-89, "Información del programa federal de asistencia doméstica"
(4) A-102, "Adjudicaciones y acuerdos de cooperación con gobiernos estatales y locales"
(5) A-110, "Requisitos administrativos uniformes para las adjudicaciones y otros acuerdos con instituciones de educación superior, hospitales y otras organizaciones sin fines de lucro" (codificados en 2 CFR 215)
(6) A-122, "Principios de costos para organizaciones sin fines de lucro" (2 CFR parte 230)
(7) A-133, "Auditorías de estados, gobiernos locales y organizaciones sin fines de lucro"
(8) Aquellas secciones de A-50 relacionadas con auditorías realizadas bajo la subparte F de esta parte
Se proporciona información adicional en §75.105 Efecto sobre otras emisiones.
Para las adjudicaciones federales sujetas a esta parte, todos los requisitos administrativos, manuales del programa, manuales y otros materiales no reglamentarios que son incompatibles con los requisitos de esta parte son reemplazadas tras la implementación de esta parte, por la agencia adjudicadora de HHS, excepto en la medida en que se requieran por estatuto o [excepciones limitadas] autorizados de conformidad con las disposiciones de §75.102.
¿Cuándo entrará en vigor la nueva Guía uniforme?
2 CFR Parte 200 (en inglés) ofrece una Guía uniforme de la OMB y 45 CFR Parte 75 (en inglés) describen cómo el HHS llevará a cabo los requerimientos de la Guía uniforme.
Fecha de entrada en vigor/aplicabilidad de §200.110.
(b) Los requisitos de las auditorías y cualquier otra norma que se aplican directamente a las agencias federales entrarán en vigor el 26 de diciembre de 2013 y se aplicarán a las auditorías de los años fiscales que comiencen a partir del 26 de diciembre de 2014.
HHS publicó los reglamentos de aplicación el 19 de diciembre de 2014 como una norma final provisional (en inglés), también efectiva el 26 de diciembre de 2014. HHS considerará y abordará los comentarios que se reciban dentro de los 60 días de la fecha de publicación en el Registro Federal.
¿Es posible que una entidad no federal esté sujeta a la Guía uniforme y a la normativa fiscal anterior al mismo tiempo?
Una entidad no federal no puede tener adjudicaciones que estén cubiertas por la normativa anterior y la actual Guía uniforme en el mismo año fiscal. Por ejemplo, si un concesionario sin fines de lucro recibe una subvención el 1 de noviembre de 2014, la misma estará sujeta a 45 CFR Parte 74. Digamos que el año fiscal del concesionario comienza el 1 de enero de 2015. Ese mismo concesionario obtiene otra subvención el 1 de febrero de 2015. La subvención de febrero está sujeta a 45 CFR Parte 75 y los nuevos requisitos de la auditoría son aplicables para el año fiscal que comienza el 1 de enero de 2015.
¿Los auditores utilizarán las pautas de la Guía uniforme después del 26 de diciembre de 2014 y cómo y cuándo deberán los concesionarios hacer la transición de su normativa vigente a la nueva normativa?
No olvide de revisar las responsabilidades de la entidad auditada (en inglés) enunciadas por el HHS, las cuales implementan las regulaciones de §75.508 - §75.512. Los auditores se basarán en el Aviso de la adjudicación para identificar cuáles son las normas aplicables a los principales programas y adjudicaciones que están auditando. Las entidades no federales no necesitarán hacer nada para adoptar formalmente la Guía uniforme, ya que su fecha de aplicación se establece en el reglamento. Sin embargo, la Oficina Nacional de Head Start (OHS, sigla en inglés) ha dado a los concesionarios la capacidad de agrupar las adjudicaciones de Head Start y elegir una fecha de transición, en cuyo caso la entidad no federal tendría que especificar una fecha de adopción de sus políticas fiscales y procedimientos, como se describe en ACF-IM-HS-14-07 (https://eclkc.ohs.acf.hhs.gov/es/policy/im/acf-im-hs-14-07). También debe asegurarse de compartir la fecha del Memorando de Información (IM) y la fecha de adopción con su auditor.
Es importante que las entidades no federales examinen cómo el HHS ha adoptado e implementado la Guía uniforme. En algunos casos, HHS ha permitido a los concesionarios cierta flexibilidad para el momento de la adopción de ciertos elementos de la Guía uniforme:
Fecha de entrada en vigor/aplicabilidad de §75.110.
Permite que las entidades no federales que previamente estaban sujetas a la Circular A-110 de OMB sigan cumpliendo con las normas sobre las adquisiciones de las directrices anteriores de OMB para un año fiscal adicional después que esta parte entre en vigor. Si una entidad elige permanecer con las anteriores normas de las adquisiciones para un año fiscal adicional, antes de adoptar las normas de las adquisiciones de esta parte, deberán documentar esta decisión en sus políticas internas sobre las adquisiciones.
El reglamento también incluye definiciones nuevas y actualizadas que son aplicables a los concesionarios de Head Start, como la definición del término "aprobación previa" y la revisión de términos como "compartir costos y costos de contrapartida" para que sean plenamente aplicables en el contexto del HHS. En este caso, "compartir costos y costos de contrapartida" se referiría a la participación no federal.
¿Cuál es la condición de delegado de agencias bajo la dirección uniforme y 45 CFR parte 75?
Esta es un área donde es importante conocer y entender la definición de los términos.
Un "beneficiario" es una entidad que recibe una adjudicación federal directamente de una agencia federal adjudicadora para llevar a cabo una actividad bajo un programa federal. Generalmente se refiere a entidades no federales, pero no se limita a las mismas. El término beneficiario no incluye los beneficiarios secundarios. Por lo tanto, lo que conocemos como "concesionario" se trata del beneficiario de la adjudicación federal.
El "beneficiario secundario" es una entidad no federal que recibe una adjudicación secundaria de una entidad intermediaria para llevar a cabo parte de un programa federal. Según las Normas de Desempeño del Programa Head Start, una "agencia delegada" se clasificaría bajo la definición de beneficiario secundario, conforme a la Parte 75.
En cuanto a la relación de financiación entre el beneficiario y su beneficiario secundario de la agencia delegada, el beneficiario es una entidad intermediaria. "Entidad intermediaria" se refiere a una entidad no federal que proporciona una adjudicación secundaria a un beneficiario secundario para llevar a cabo parte de un programa federal. Dependiendo de la prestación de sus servicios y estructura de financiación, un beneficiario puede ser un proveedor de servicios directos y una entidad intermediaria, como donde una organización presta algunos servicios directamente y otros son provistos por una o más agencias delegadas. El beneficiario debe cumplir los requisitos detallados en §75.352 cuando entran en un arreglo intermediario, incluyendo un acuerdo de agencia delegada. Estos requisitos son adicionales a los de las Normas de Desempeño del Programa Head Start que se relacionan específicamente a las agencias delegadas.
"La adjudicación secundaria" es un premio proporcionado por una entidad intermediaria para que los beneficiarios secundarios lleven a cabo parte de la subvención federal recibida por la entidad intermediaria. No incluye los pagos a un contratista o pagos a una persona que es beneficiaria de un programa federal. Una adjudicación secundaria puede ser proporcionada a través de cualquier forma de acuerdo legal, incluyendo un acuerdo que la entidad intermediaria considere como contrato (o un acuerdo de la agencia delegada). La guía para determinar si una entidad que recibe fondos debe caracterizarse como un beneficiario secundario o un contratista se encuentra en §75.351.
Tanto el beneficiario como el beneficiario secundario caben dentro de la definición de una entidad no federal.
Políticas y procedimientos fiscales
¿Todos los concesionarios tienen que hacer cambios en sus políticas y procedimientos fiscales para cumplir con la Guía uniforme?
Sí, todas las entidades no federales tendrán que revisar y hacer por lo menos algunos cambios en sus políticas y procedimientos fiscales para asegurarse de que se cumpla completamente con la nueva normativa. Por ejemplo, la Guía uniforme y la Parte 75 abordan los costos de la salud y el bienestar de los empleados:
§200.437/§75.437 Costos de la salud y el bienestar de los empleados.
(a) Son admisibles los costos incurridos de acuerdo con las políticas documentadas de la entidad no federal para la mejora de las condiciones de trabajo, las relaciones empleador-empleado, la salud y el desempeño de los empleados.
Lo que estaba escrito anteriormente:
Costos sobre la moral, la salud y el bienestar del empleado.
Son admisibles los costos de las publicaciones de información de los empleados, las clínicas y enfermerías de salud o primeros auxilios, actividades recreativas, servicios de consejería para los empleados y cualquier otro gasto incurrido, según la práctica o costumbre establecida de la entidad sin fines de lucro, para la mejora de las condiciones de trabajo, las relaciones entre el empleador y los empleados, la moral de los empleados y el desempeño de los mismos.
Una organización necesita ahora una "política documentada" para pagar los costos de salud y bienestar con fondos federales. Los costos que habrían sido descritos previamente en las políticas y procedimientos fiscales, como los costos de la moral del empleado ya no son admisibles.
En algunos casos, la nueva normativa fiscal proporciona más opciones de implementación que la normativa anterior. Las entidades no federales tendrán que evaluar si los cambios disponibles por las nuevas normas son beneficiosos para su organización. Un concesionario que nunca ha tenido una tasa de costos indirectos negociada ahora tiene la opción de usar una tasa de 10 por ciento De Minimis sin negociación. Esto puede o puede no ser una buena opción para una organización individual. Las entidades no federales deben considerar posibles cambios para asegurarse de que permanecen consecuentes con todas las leyes y los reglamentos correspondientes, además de la Guía uniforme, así como contribuir a operaciones fiscales más eficientes y eficaces antes de cambiar las prácticas existentes.
¿Cómo cambiará la supervisión para reflejar la Guía uniforme y hay partes de la normativa en las que el concesionario se debería enfocar?
Destaque la importancia de comprender la historia, los objetivos y requisitos de la nueva Guía uniforme y su relación con la implementación de las metas y los objetivos del programa. Asegúrese de comunicar todos los cambios al cuerpo directivo, Consejo de Políticas y cualquier otra persona involucrada en su implementación. El control fiscal seguirá un proceso similar a la de los auditores para determinar si se aplica la normativa anterior o la nueva Guía uniforme a las adjudicaciones individuales.
En general, los concesionarios tal vez quieran:
Asegurarse de que entienden las definiciones en la Guía uniforme y la parte 75
Revisar los elementos individuales del costo para ver lo que es nuevo y lo que ha cambiado
Alinear las políticas y los procedimientos para las adquisiciones con las necesidades actuales
Considerar todas las opciones disponibles para abordar los costos indirectos y qué enfoque es más beneficioso para la organización
Examine con detenimiento los muchos elementos individuales de los costos que se relacionan con los salarios, beneficios y pagos por servicios profesionales en el Título 2 Parte §200 y 45 CFR Parte §75:
§200.430 Remuneración - Servicios personales. (§75.430)
§200.431 Remuneración - Beneficios complementarios. (§75.431)
§200.432 Conferencias. (§75.432)
§200.437 Costos de salud y bienestar del empleado. (§75.437)
§200.438 Costos de entretenimiento. (§75.438)
§200.445 Bienes o servicios para uso personal. (§75.445)
§200.447 Seguro e indemnización. (§75.447)
§200.459 Costos de servicios profesionales. (§75.459)
§200.463 Costos de reclutamiento. (§75.463)
§200.464 Costos de traslado de los empleados. (§75.464)
§200.466 Costos de las becas y asistencia financiera de los estudiantes. (§75.466)
§200.472 Costos de capacitación y educación. (§75.472)
§200.474 Costos de viajes. (§75.474)
Costos indirectos y asignación de costos
¿Se requiere a todos los concesionarios que obtengan una tasa de costos indirectos negociada?
No, los concesionarios no están obligados a obtener una tasa de costos indirectos negociada. Los concesionarios que no han tenido una tasa de costos indirectos negociada tienen tres opciones para abordar los costos indirectos:
El acuerdo de los costos indirectos: Negociar una tasa de costos indirectos con la agencia que está al corriente de los costos indirectos (servicios de asignación de costos, o CAS, sigla en inglés), como se indica en §75.414 y se explica más detalladamente en:
Apéndice III a la parte 75: (F & A) Identificación y asignación de los costos y determinación de la tasa para las instituciones de educación superior (IHE, sigla en inglés)
Apéndice IV a la parte 75: (F & A) Identificación y asignación de los costos y determinación de la tasa para las organizaciones sin fines de lucro
Apéndice V a la parte 75: Planes de asignación de costos del gobierno estatal/local y del servicio central de las tribus indias
Apéndice VI a la parte 75: Planes de asignación de costos de la asistencia pública
Apéndice VII a la parte 75: Planes de asignación de costos del gobierno estatal/local y del servicio central de las tribus indias
Apéndice IX a la parte 75: Principios para la determinación de los costos aplicables a la investigación y el desarrollo bajo las subvenciones y los contratos con los hospitales
§75.416 y §75.417: Consideraciones especiales para los estados, gobiernos locales y tribus indias
§75.418 y §75.419: Consideraciones especiales para las instituciones de educación superior
Tasa De Minimis: Cualquier entidad no federal que nunca haya recibido una tasa de costos indirectos negociada, excepto por un departamento gubernamental o agencia que reciba más de $35 millones en fondos federales directos, podrá optar por cobrar una tasa De Minimis del 10 por ciento para los costos directos totales modificados (MTDC, sigla en inglés), que pueden ser utilizados indefinidamente. La elección y fecha de vigencia de la tasa De Minimis deberían reflejarse en las políticas fiscales y los procedimientos de la entidad no federal. La adopción de la tasa De Minimis no afecta la responsabilidad de la entidad no federal de asegurarse de que los gastos administrativos no excedan del 15 por ciento de la subvención total de Head Start (fondos federales y de contrapartida).
MTDC incluye:
Todos los sueldos y salarios directos
Beneficios adicionales aplicables
Hasta los primeros $25, 000 de cada adjudicación secundaria (independientemente del período de funcionamiento de las adjudicaciones secundarias de la adjudicación principal)
MTDC excluye lo siguiente:
Gastos para el cuidado del paciente
Remisión de matrícula
Gastos de apoyo a los participantes
La porción de cada adjudicación secundaria superior a $25,000
Los costos deben cargarse consistentemente como costos directos o indirectos, pero no se pueden cargar como ambos o de modo inconsistente
Una vez elegida, la tasa De Minimis debe utilizarse sistemáticamente para todas las adjudicaciones federales hasta el momento en que una entidad no federal decida negociar una tasa, la cual dicha entidad pueda solicitar hacerlo en cualquier momento.
Asignación directa: Este método es aceptable, siempre y cuando cada costo conjunto se prorratee utilizando una base que mida con precisión los beneficios provistos a cada adjudicación federal u otra actividad. Las bases deberán establecerse conforme a criterios razonables y ser apoyadas por datos actuales. Para ver un ejemplo utilizando organizaciones sin fines de lucro, véase el Apéndice IV a la parte 75(B)(1-5).
¿Cómo se identifica la agencia competente para fines de las tasas de costos indirectos?
Generalmente, la Agencia federal con el mayor valor en dólares de adjudicaciones federales con una organización será designada como la agencia competente para los costos indirectos, para fines de negociación y aprobación de las tasas de los costos indirectos. La agencia competente para los costos indirectos es la agencia federal responsable de revisar, negociar y aprobar los planes para la asignación de costos o las propuestas de los costos indirectos, en nombre de todas las agencias federales. La agencia competente para los costos indirectos no es necesariamente lo mismo que la agencia competente para una auditoría.
Utilice lo siguiente para determinar las asignaciones de las agencias competentes para:
Instituciones de educación superior: Apéndice III a la Parte 75(C)(11)
Organizaciones sin fines de lucro: Apéndice IV a la Parte 75(C)(1)
Gobiernos estatales y locales: Apéndice V a la Parte 75(F)(1)
Tribus indias: Apéndice VII a la Parte 75(D)(1)
¿Es la asignación de costos algo del pasado?
A medida que las organizaciones continúan creciendo en complejidad y acceden a múltiples fuentes de financiación, la asignación de costos resulta aún más importante para que las entidades no federales la entiendan e implementen eficazmente. La Guía uniforme y la Parte 75 proporcionan más información y opciones que los concesionarios han tenido en el pasado para diferenciar entre los costos directos e indirectos, identificando los costos de financiamientos y administrativos y asegurándose de que los costos compartidos sean cargados a los programas utilizando métodos que razonablemente se alinean con el beneficio del programa. Por lo tanto, la asignación de costos no es definitivamente algo del pasado; es el camino hacia el futuro para la mayoría de las organizaciones.
¿Las nuevas regulaciones eliminan el requisito de los informes de las actividades del personal?
El personal y la franja asociada son la categoría más grande del costo de los programas Head Start y Early Head Start. La Guía uniforme facilita el mantenimiento de los registros, dejando claro que los costes del personal pueden ser documentados de diversas maneras. Dicho esto, la necesidad de asegurarse de que los cargos del personal se asignen correctamente tiene que ser reconocido en cualquier sistema usado por las entidades no federales.
§75.430 Remuneración - Servicios personales. Describe las normas para la documentación de los gastos del personal. Los cargos a las adjudicaciones federales para los sueldos y salarios deben basarse en registros que reflejen con precisión el trabajo realizado. Además de otros requisitos, estos registros deberán:
Ser apoyados por un sistema de control interno que proporcione una seguridad razonable de que los cargos sean exactos, permisibles y asignados correctamente.
Estar incorporados en los registros oficiales de la entidad no federal.
Reflejar razonablemente la actividad total por la que el empleado es compensado por la entidad no federal, el cual no exceda 100 por ciento de las actividades remuneradas.
Cumplir con las políticas y prácticas contables establecidas de la entidad no federal.
Apoyar la distribución de los sueldos o salarios de los empleados entre actividades específicas u objetivos de los costos si el empleado trabaja en más de una subvención federal.
Las estimaciones presupuestarias por sí solas no califican como ayuda para los cargos de las adjudicaciones federales. Sin embargo, pueden usarse para propósitos de contabilidad provisional, siempre que:
El sistema para establecer las estimaciones produzca aproximaciones razonables de la actividad realmente realizada.
Los cambios significativos en la actividad laboral correspondiente (según se definen en las políticas escritas de la entidad no federal) son identificados e introducidos puntualmente en los registros.
Las fluctuaciones a corto plazo (es decir, uno o dos meses) entre las categorías de la carga de trabajo no debe considerarse siempre que la distribución de los sueldos y salarios sea razonable a largo plazo.
El sistema de controles internos de la entidad no federal incluye procesos para revisar los cargos provisionales, después de los hechos, a una subvención federal basada en estimaciones presupuestarias.
Todos los ajustes necesarios deben hacerse de modo tal que la cantidad final cargada a la concesión federal es precisa, permisible y correctamente asignada.
Se deberán mantener registros de tiempo para los trabajadores no exentos y voluntarios, como se detalla a continuación:
Los trabajadores no exentos: En conformidad con los reglamentos del Departamento de Trabajo que implementan la Ley de Normas Laborales Justas, se cobran los sueldos y salarios de los empleados no exentos. Además de la documentación justificante descrita en esta sección, también debe ser justificada por los registros que indican el número total de horas trabajadas cada día.
Voluntarios: Los sueldos y salarios de los empleados utilizados para compartir los costos o los requisitos de contrapartida de las adjudicaciones federales deben ser apoyados en la misma forma que los sueldos y salarios fueron reclamaron para el reembolso de las adjudicaciones federales.
Para una entidad no federal donde los registros no cumplen con los estándares descritos en esta sección, el gobierno federal puede requerir los informes de las actividades del personal, incluyendo certificaciones prescritas, o documentación equivalente que justifican los registros según lo requerido en esta sección.
Como gran parte de la nueva Guía uniforme, estos requisitos de los registros sobre la remuneración del personal ordenan a las entidades no federales a crear un sistema que cumpla con los requisitos reglamentarios y los responsabiliza de un resultado: que los cargos sean precisos, permisibles y correctamente asignados. Solo vemos el término "informes de las actividades del personal" utilizado como una alternativa en la que cualquier sistema implementado por el concesionario no cumpla con los requisitos del resultado.
Sin embargo, es evidente la necesidad de algún tipo de sistema de registro eficaz. Si los concesionarios tienen actualmente un sistema que funciona bien para ellos y utilizan los informes de la actividad del personal, continuará cumpliendo con los requisitos de la Guía uniforme y la Parte 75. Las entidades no federales que decidan crear e implementar un nuevo sistema para la documentación de los gastos del personal tendrán que asegurarse de que se cumplan los requisitos reglamentarios.
Así, mientras que el término "informes de las actividades del personal" no cuenta con un lugar destacado en los nuevos reglamentos, los registros de personal siguen siendo un aspecto importante de la gestión fiscal.
¿En los nuevos reglamentos, son diferentes los elementos individuales del coste que solían estar en el Apéndice B para la mayoría de los concesionarios?
En general, hay más costos individuales identificados en la Guía uniforme y en los reglamentos de implementación de la Parte 75 del HHS. En el Apéndice B al 2 CFR 230,teníamos costos del 1 al 52. En la Parte 200, tenemos 54, más uno añadido por HHS en la Parte 75 alrededor de costos independientes de investigación y desarrollo, hasta un total de 55. Estos se encuentran en la sección principal de la Parte 75 de §75.421 hasta §75.476, inclusive.
Es mucho más que solo unos pocos elementos más añadidos a la lista; algunos son nuevos, algunos se han vuelto a redactar, otros retiquetados y otros eliminados. La consideración importante no es lo que es igual y diferente, sino lo que la nueva lista de los artículos indica a las entidades no federales sobre lo que es y no es permisible.
¿Hay cambios significativos en los elementos individuales que se permiten como costos?
Otras Preguntas frecuentes (en inglés) de esta sección destacan los elementos individuales del costo, en lo que se refiere a los salarios, beneficios y pagos de los servicios profesionales, los cuales deben ser cuidadosamente comparados a las políticas y los procedimientos del personal, así como a las políticas y los procedimientos fiscales de la entidad no federal. Hemos observado también que los costos que habrían sido descritos previamente, como los costos de la moral del empleado ya no son admisibles.
En el área de bienes raíces, los elementos del costo ya no reconocen el uso permitido como un costo permisible. Véase §75.436 Depreciación. Sin embargo, en §75.436(d)(5), hay información sobre una opción limitada para convertir el uso permitido al método de depreciación. §75.436(e) ahora requiere que:
Los cargos de la depreciación deben ser justificados por los registros de la propiedad correspondientes.
Se hagan inventarios físicos al menos una vez cada dos años
Se mantengan registros adecuados de depreciación indicando la cantidad de depreciación tomada en cada período
Aunque los criterios generales para la admisibilidad de los costos (§75.403 a §75.405) no han cambiado, las entidades no federales van a tener que: dejar de lado sus suposiciones actuales sobre qué artículos individuales son o no son permitidos; verificar el elemento individual de los costos y otras limitaciones en la Guía uniforme y la Parte 75 con sus actuales políticas y prácticas; y ajustarlas según corresponda.
¿Los costos de la propuesta pueden ahora cargarse a nuestra subvención de Head Start?
§75.460 Costos de las propuestas.
Los costos de las propuestas son los costos de preparación de las ofertas, las propuestas o posibles solicitudes de adjudicaciones o proyectos federales y no federales, incluyendo el desarrollo de los datos necesarios para apoyar las ofertas de la entidad no federal. Los costos de la propuesta del actual período contable para licitaciones exitosas y fracasadas deben ser tratados como gastos de instalaciones y administrativos (F&A, sigla en inglés) y asignados actualmente a todas las actividades de la entidad no federal. No serán asignables al período actual ningún costo de las propuestas de los períodos contables anteriores.
Los costos de las propuestas deben cumplir con el requisito principal de que el costo básico sea razonable. Se deben caracterizar como costos indirectos de F&A y estar dentro del ámbito de la tasa de costos indirectos negociado, de la tasa De Minimis o del método de asignación de costos utilizado por el concesionario y asignado sistemáticamente con otros costos indirectos de F&A. Así, por ejemplo, un concesionario no podría cargar los costos de preparar y redactar su solicitud de financiamiento o solicitud del Sistema de Renovación de las Designaciones (DRS, sigla en inglés), directamente a su actual subvención de Head Start. Sin embargo, el costo podría cargarse por la entidad no federal de la misma manera que otros costos administrativos indirectos.
¿Podemos ahora cargar a nuestra subvención de Head Start los costos de la recaudación de fondos?
§75.442 Administración de los costos relacionados con la recaudación de fondos y las inversiones.
(a) No son deducibles los costos de la recaudación organizada de fondos, incluyendo campañas financieras, campañas de dotación, solicitudes de donaciones y legados y gastos similares incurridos para recaudar capital o para obtener contribuciones. Los costos de recaudación de fondos para los fines de cumplir con los objetivos del programa federal, son deducibles con aprobación previa por escrito de la agencia adjudicadora federal.
El nuevo reglamento establece claramente que la recaudación de fondos organizada sigue siendo no deducible. Por supuesto, estas regulaciones son nuevas y ni la Administración para Niños y Familias (ACF) ni la OHS ha dado aprobación previa por escrito para recaudar fondos con el fin de cumplir los objetivos del programa federal. Por lo tanto, en este momento, todas las formas de recaudación de fondos, organizada y con el fin de satisfacer los requisitos de contrapartida, son inadmisibles.
Informes de los bienes inmuebles, solicitudes y adquisiciones
¿Se requiere el formulario SF-429 a todos los concesionarios, incluso cuando no tengan ningún bien inmueble ni uno comprado con fondos federales?
§200.329 Informes sobre bienes inmuebles.
La agencia federal adjudicadora o entidad de paso debe exigir a una entidad no federal que presente informes, al menos anualmente, sobre la situación del inmueble en el que el gobierno federal mantiene un interés, a menos que el interés federal en el inmueble se extiende 15 años o más.
La agencia adjudicadora puede permitir frecuencias de varios años para informar cuando el interés federal se extiende 15 años o más, pero la ACF ha optado por exigir informes anuales del inmueble utilizando el formulario estándar (SF, sigla en inglés) 429 y el Anexo A, como se indica en ACF-IM-HS-15-01, para todos los concesionarios. Si la entidad no federal no tiene ningún bien inmueble para el informe, el concesionario debe añadir comentarios para que se tenga en cuenta este hecho y aun presentar el informe.
SF-429 tiene dos funciones, informar y solicitar permiso para ciertas acciones. La portada y el Anexo A se utilizan para informar. La portada y el Anexo B se utilizan para solicitar fondos para participar en una actividad en las instalaciones. Una "actividad en las instalaciones" se define en la Parte 1309 de las Normas de Desempeño del Programa Head Start como "compra, construcción o renovación significativa". Se requerirán materiales adicionales para satisfacer todos los requisitos de la solicitud de la Parte 1309.
¿Se requiere también un inventario de los bienes inmuebles a nivel del programa?
Debe mantenerse un inventario de los bienes inmuebles a nivel de programa si la depreciación se carga a la adjudicación de Head Start. Además, los concesionarios deben mantener información suficiente sobre bienes inmuebles a nivel de programa para apoyar la presentación de la nueva portada del formulario SF-429 y el anexo A (en inglés), los cuales deben presentarse anualmente.
§75.436 Depreciación.
(3) Los cargos de la depreciación deben ser justificados por los registros de la propiedad correspondientes y los inventarios físicos deben realizarse al menos una vez cada dos años, para asegurarse que los bienes existen, son utilizables, utilizados y necesarios.
¿Cómo se maneja correctamente la disposición de los bienes inmuebles?
Las disposiciones, así como las refinanciaciones, los gravámenes y las subordinaciones, se solicitan utilizando la portada y el Anexo C del formulario SF-429. Las opciones para las disposiciones se encuentran en §75.318 Bienes inmuebles. Estas estipulaciones son similares a lo que anteriormente era la Parte 92, pero ahora se permite a los concesionarios utilizar el ingreso de una venta para otra actividad autorizada, en lugar de hacer un pago al Tesoro de Estados Unidos (Hacienda).
¿Se requiere permiso todavía para comprar y vender equipos? Si es así, ¿cuáles son las cantidades correspondientes?
Sí, se exige una autorización por escrito para comprar o vender equipos, los cuales se definen como propiedad personal tangible (incluyendo los sistemas informáticos) que tienen una vida útil de más de un año y un costo de adquisición por unidad igual o superior al menor del nivel de capitalización establecido por la entidad no federal a efectos de los estados financieros, o de $5000. La Guía uniforme §75.439 aborda los gastos de los equipos y otros gastos de capital. La aprobación previa se define en §75.2 como aprobación por escrito por un funcionario autorizado del HHS (ACF) que demuestre su consentimiento antes de que un concesionario se comprometa a ciertas actividades o incurra gastos específicos.
Todos los requisitos administrativos, manuales del programa, guías y otros materiales de la agencia adjudicadora que son incompatibles con los requisitos de la parte 75 han sido reemplazados. Esto incluye notas y orientación previas de la política sobre las subvenciones de la OHS que elevó el umbral previo de aprobación a $25,000.
§75.439 Equipos y otros gastos de capital. (b) Las siguientes reglas sobre la permisibilidad deberán aplicarse a los equipos y otros gastos de capital:
(1) Los gastos de capital para equipo de uso general, edificios y terrenos no son permisibles como cargos directos, excepto con el consentimiento previo por escrito de la agencia adjudicadora federal o entidad intermediaria.
Asegúrese de mirar las definiciones de §75.2 sobre los gastos de capital, equipos, equipos especiales, equipos de propósito general, costo de adquisiciones y bienes de capital.
¿Son los requisitos sobre los inventarios de los equipos iguales que antes?
§75.320 equipo. ¿Son iguales los requisitos sobre los inventarios de la Guía uniforme a los requisitos anteriores para los concesionarios de la parte 92? Los concesionarios de la parte 74 deben examinar cuidadosamente los elementos que se requieren en el inventario, los cuales son algo diferentes de la parte 74 anterior. Los requisitos del inventario se encuentran en §75.320(d), y (e) cubren la disposición de los equipos.
¿Los concesionarios tendrán que cambiar sus políticas y procedimientos sobre las adquisiciones?
Lo más probable es que sí. Es difícil pensar en una situación en la que un concesionario no necesite hacer cambios en sus políticas y procedimientos con el fin de alinearlos con la nueva Guía uniforme y los reglamentos de la Parte 75 del HHS.
¿Hay algunos plazos de tiempo especiales en las directrices de la Guía uniforme que son aplicables a los procedimientos para las adquisiciones?
(a) Las normas establecidas en esta parte que afectan a la administración de las adjudicaciones federales emitidas por las agencias federales entran en vigor el 26 de diciembre de 2014. Las normas para las adquisiciones en 2 CFR 200.317-200.326,las entidades no federales que previamente estaban sujetas a la Circular A-118 de OMB pueden continuar cumpliendo con las normas sobre las adquisiciones, establecidas en las directrices anteriores de OMB (reemplazadas por esta parte, como se describe en 2 CFR 200.104) por un año fiscal adicional después que esta parte entre en vigor.
Las adquisiciones se discuten en la Guía uniforme de §200.316 hasta §200.317 y en la Parte 75 de §75.326 hasta §75.335. Esta área no es como la de remuneración del personal donde se establece el cumplimiento entrelazando los elementos individuales de los costos permisibles y no permisibles. Un enfoque sugerido para las adquisiciones es analizar las nuevas regulaciones y preguntar cómo es un sistema de adquisiciones que está en pleno cumplimiento, es eficaz y eficiente al identificar:
Los requisitos presupuestarios
La aprobación de facturas
Este sistema crucial realmente no se presta a un enfoque fragmentado. Para obtener información adicional sobre las adquisiciones:
§75.326 Adquisiciones por estados.
§75.327 Normas generales sobre las adquisiciones.
Se han de utilizar los procedimientos para las adquisiciones y tener por escrito procedimientos para transacciones de las adquisiciones (§75.328(c)).
Se ha de mantener la supervisión para asegurarse de que los contratistas cumplan con los términos, las condiciones y especificaciones de sus contratos u órdenes de compra.
Se han de mantener las normas escritas de conducta que cubren los conflictos de interés y que rigen las acciones de sus empleados que se encargan de la selección, concesión y administración de los contratos (definido ampliamente).
Se han de mantener registros suficientes para detallar el historial de la adquisición.
El tipo de los instrumentos para las adquisiciones utilizado debe ser determinado por el receptor, pero deberá ser adecuado para la adquisición particular y para promover el mejor interés del programa o proyecto.
§75.328 Competición.
Proporcionar una competición plena y abierta
Encontrar ejemplos de situaciones que carecen de competición en (1) – (7); por ejemplo:
(4) Contratos no competitivos a consultores que están en contratos de pago anticipado.
§75.329 Procedimientos para las adquisiciones.
La entidad no federal debe utilizar uno de los siguientes métodos para las adquisiciones:
Adquisiciones para las micro-compras; menos de $3,000 (revise siempre las definiciones).
Se deberán distribuir las micro-compras de manera equitativa entre los proveedores calificados
Pueden concederse sin solicitar cotizaciones competitivas si la entidad no federal considera que el precio es razonable
Las adquisiciones mediante los procedimientos de compras pequeñas; inferior al umbral simplificado para las adquisiciones, actualmente de $150,000.
Relativamente simple e informal
Cotizaciones para el precio o las tasas deben obtenerse de una cantidad adecuada de fuentes calificadas
Adquisiciones a través de ofertas selladas
Preferido para la construcción
Adquisiciones por propuestas competitivas
Más de una fuente que presenta una oferta
Se utiliza cuando las condiciones no son apropiadas para utilizar las ofertas selladas
Adquisiciones mediante las propuestas no competitivas (muy limitadas)
Recuerde que pueden aplicarse consideraciones especiales, como los de §75.459 Costos de los servicios profesionales.
El Apéndice II de la Parte 75 — Disposiciones contractuales para los contratos de las entidades no federales, bajo las adjudicaciones federales, contiene condiciones adicionales A-J, incluyendo:
Los contratos que están por encima del umbral de las adquisiciones simplificadas deben abordar los remedios administrativos, contractuales o legales en los casos donde los contratistas violen o incumplan los términos de los contratos y se prevén sanciones y multas según corresponda.
Todos los contratos por encima de $10,000 deben abordar la terminación por causa y por conveniencia por la entidad no federal, incluyendo la manera en que se realizará y la base para el acuerdo.
Ley Davis-Bacon, según fue enmendada
Es crucial prestar especial atención a las políticas sobre las adquisiciones, los procedimientos y la implementación de las mismas.
¿A quién deben contactar los concesionarios cuando tengan preguntas fiscales durante sus períodos de financiación?
Las entidades no federales deben comunicarse con su programa regional o su especialista del programa si tienen alguna duda sobre la nueva Guía uniforme y demás requisitos fiscales.
IM 14-07 Nuevos requisitos de administración uniforme, principios de costos y requisitos para las auditorías de las adjudicaciones federales
Palabras clave:Guía uniforme