Source: https://www.sunandsoul.de/retreats/buchhaltung-retreat-schwierigkeiten-probleme-loesungen-umsatzsteuer/
Timestamp: 2020-04-05 16:18:04
Document Index: 322189423

Matched Legal Cases: ['§25', '§25', '§ 3', '§25', '§25', '§13', '§13', '§19', '§19']

Schwierigkeiten und Lösungen bei der Buchhaltung von Retreats | sun & soul
Du bist Coach, Lehrer oder Trainer und willst ein Retreat veranstalten? Das ist wunderbar. Denn Retreats sind eine tolle Möglichkeit, seinen Kundenstamm zu erweitern, dem bestehenden Kundenstamm etwas neues zu bieten, ein Intensivprogramm in einer inspirierenden Atmosphäre durchzuführen oder einfach nur den eigenen Horizont zu erweitern.
Es gibt jedoch einige Dinge, die du beachten musst. Neben planerischen Überlegungen und rechtlichen Voraussetzungen, wie das Vorhandensein von entsprechenden Versicherungen für das Retreat, sind dies vor allem buchhalterische Herausforderungen. Denn Reiseleistungen unterliegen eigenen, komplexen Regeln in der Buchhaltung.
Um diese Schwierigkeiten geht es in diesem Beitrag. Wir zeigen dir aber natürlich auch die Lösungen auf.
der Beitrag behandelt die umsatzsteuerliche Behandlung von Reiseleistungen. Retreats sind Reisen und unterliegen deshalb besonderen umsatzsteuerlichen Behandlungen.
Dabei gibt es einige Fallstricke und Besonderheiten. Diese zu kennen und zu beachten ist nicht immer leicht.
sun & soul organisiert Retreats an der Algarve im Auftrag der Coaches als registrierter Reiseveranstalter. Wir befreien dich dadurch von allen hier beschriebenen Schwierigkeiten.
Statt Rechnungen zu bekommen, stellst du nach dem Retreat eine Rechnung an uns. Denn die Kosten des Retreats werden von uns getragen. Diese Rechnung kannst du nach den allgemeinen und bekannten umsatzsteuerlichen Regeln verbuchen. Die hier beschriebenen Schwierigkeiten sind für dich dann absolut irrelevant.
sun & soul ist deshalb dein einfacher und unkomplizierter Weg, Retreats durchzuführen.
Der rechtliche Rahmen: §25UStG
Wenn du ein Retreat durchführst, bist du Reiseveranstalter. Für Reiseveranstalter gelten die Regeln des §25 UStG.
(1) Die nachfolgenden Vorschriften gelten für Reiseleistungen eines Unternehmers, die nicht für das Unternehmen des Leistungsempfängers bestimmt sind, soweit der Unternehmer dabei gegenüber dem Leistungsempfänger im eigenen Namen auftritt und Reisevorleistungen in Anspruch nimmt. Die Leistung des Unternehmers ist als sonstige Leistung anzusehen. Erbringt der Unternehmer an einen Leistungsempfänger im Rahmen einer Reise mehrere Leistungen dieser Art, so gelten sie als eine einheitliche sonstige Leistung. Der Ort der sonstigen Leistung bestimmt sich nach § 3a Abs. 1. Reisevorleistungen sind Lieferungen und sonstige Leistungen Dritter, die den Reisenden unmittelbar zugute kommen.
Hinter diesem Text stecken die Fallstricke der Besteuerung von Reiseleistungen.
Im Wesentlichen sagt der §25UStG. aus, dass Reiseleistungen, also z.B. das Anbieten eines Retreats, im eigenen Namen nicht nach den sonst gültigen Vorschriften zur Umsatzsteuer behandelt werden dürfen.
Du darfst für die von dir “zugekauften” Leistungen keine Vorsteuer geltend machen. Das heißt, dass du z.B. die Unterkunft, das Catering oder auch Ausflüge zu Bruttopreisen einkalkulierst. Normalerweise würdest du als B2B Kunde ja Nettopreise kalkulieren. Die von dir gebuchten Services, sog. “Reisevorleistungen” sind also teurer, als es normalerweise der Fall wäre.
Im Gegenzug musst du aber auch auf die Verkaufspreise nicht die volle Umsatzsteuer anrechnen, sondern kannst die Reisevorleistungen gegenrechnen.
Dieses Verfahren nennt sich “Differenzbesteuerung” oder “Margenbesteuerung”. Es gibt einen guten Grund, weshalb die Gesetze in der EU so gestaltet sind, dass Reiseleistungen nach der Differenzbesteuerung umsatzsteuerlich erfasst werden: Die erbrachten Leistungen finden bei Reisen nun einmal de facto zu einem sehr hohen Anteil in dem Land statt, in dem die Reise durchgeführt wird. Es ist deshalb fair, dass zumindest ein Teil der Umsatzsteuer für Reiseleistungen auch im Reiseland abgeführt wird. Durch die Margenbesteuerung wird genau das erreicht. Denn die Vorsteuer auf die vom Reiseveranstalter gebuchten Leistungen wird vom leistenden Unternehmen im Reiseland abgeführt. Durch die Margenbesteuerung wird also in gewisser Weise für eine faire Verteilung der Umsatzsteuer gesorgt.
Die Margenbesteuerung bedeutet also grundsätzlich, dass du Umsatzsteuer nur auf den Gewinn der Reise zu zahlen hast. Im Gegenzug darfst du keine Vorsteuer geltend machen.
Das Ergebnis ist grundsätzlich das Gleiche, wie du auch bei Anwendung der Regelbesteuerung hättest. Ein Beispiel macht das deutlich:
Du buchst einen Ausflug für ein Retreat in Deutschland für 100€ Netto pro Person, zzgl. 19% USt.. Diesen Ausflug verkaufst du an die Teilnehmer deines Retreats für 150€ Brutto.
Der Einfachheit halber nehmen wir in diesem Beispiel an, dass das gesamte Retreat lediglich aus einem Ausflug besteht und sonst keine Leistungen angeboten werden.
Wenn du die Regelbesteuerung anwenden dürftest, würdest du in deiner Buchhaltung für den “Einkauf” der Leistung 19€ Vorsteuer geltend machen und diese vom Staat bei deiner nächsten Umsatzsteuer Voranmeldung erstattet bekommen.
Du würdest auf die 150€ Verkaufspreis 23,95€ Umsatzsteuer anmelden und an das Finanzamt abführen.
Im Ergebnis hättest du also nach der Regelbesteuerung 4,95€ Mehrwertsteuer bezahlt.
Bei der Margenbesteuerung verhält sich dies nun etwas anders.
Du darfst die 19€ Vorsteuer nicht geltend machen. Bei deiner Umsatzsteuervoranmeldung musst du aber dafür keine 23,95€ Umsatz angeben. Stattdessen berechnest du die Bruttomarge des Retreats folgendermaßen: 150€ Brutto Verkaufspreis abzgl. 119€ Brutto Einkaufspreis. Das Ergebnis ist eine Bruttomarge von 31€. Diese Marge meldest du als deinen Umsatz an. Der Nettoumsatz beträgt demnach 26,05€ und die sich daraus ergebende Umsatzsteuer bei der Margenbesteuerung liegt bei 4,95€.
Soweit so gut. Handelt es sich also bei der Margenbesteuerung lediglich um eine Verpackung der gleichen Regeln in eine andere Berechnungsweise?
Leider nein! Die Unterschiede, Schwierigkeiten und Fallstricke liegen in den unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen in der EU, in der Behandlung möglicher Verluste aus einzelnen Reisen und in der praktischen Berechnung der Marge.
Schwierigkeit bei unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen in der EU
Das obige Beispiel ist von einer Vorsteuer in Höhe von 19% ausgegangen. Was ist aber, wenn du deine Reise in einem anderen europäischen Land anbietest und dort dann Reisevorleistungen einkaufst?
In diesem Fall entsteht dir durch die Margenbesteuerung ein Nachteil. Denn du kannst die Vorsteuer ja nicht geltend machen. Ein Ausflug, den du z.B. für 100€ zzgl. 21% USt. buchst, kostet dich also Brutto 121€. Wenn der Verkaufspreis bei 150€ gehalten wird, ist deine Bruttomarge demnach geringer, nämlich nur noch 29€, woraus sich nach der Margenbesteuerung eine Nettomarge von 24,37€ ergibt. Denn deine Marge ist weiterhin mit 19% USt. versehen. Das geht aus dem kleinen Satz “Die Leistung des Unternehmers ist als sonstige Leistung anzusehen.” aus §25 UStG. hervor. Sog. “sonstige Leistungen” werden nämlich mit dem Regelsteuersatz besteuert.
Wenn du ein ganzes Retreat organisierst, können solche Differenzen zu einem hohen Rückgang deiner Marge führen.
Es gibt eine Möglichkeit, diese Problematik zu umgehen. Wenn du als Retreatleiter Nettorechnungen nach §13b UStG. von den Anbietern der Serviceleistungen erhältst, ist die Umsatzsteuer auf die Reisevorleistungen in dem Land abzuführen, indem du als Reisveranstalter deinen Sitz hast. Die Vorsteuer darfst du dann zwar auch nicht geltend machen. Es ist so aber möglich ein paar Prozentpunkte am Bruttopreis zu sparen. Ob dies sinnvoll ist, hängt von der Höhe der Umsatzsteuer ab, die im Reiseland auf die entsprechende Leistung anfällt und davon, ob diese Leistung im Land, in dem du als Reiseveranstalter gemeldet bist mit einem höheren oder einem geringeren Umsatzsteuersatz belegt wird.
Außerdem muss das leistende Unternehmen bereit sein eine Nettorechnung auszustellen. Das ist nicht immer gegeben. Da es neben den in §13b UStG. geregelten Bedingungen auch voraussetzt, dass das Unternehmen bereit ist den Mehraufwand in Kauf zu nehmen und du als Retreatleiter in Funktion des Reisveranstalters bereits bist dies durchzusetzen.
Durch das geschickte Wählen des Ortes an dem die Umsatzsteuer auf Reisevorleistungen abgeführt wird, kann man somit die Nettomarge bei einem Retreat leicht um mehrere Hundert Euro optimieren.
Bei sun & soul arbeiten wir mit uns bekannten Dienstleistern zusammen. Wir erhalten dort, wo es sinnvoll ist Nettorechnungen und wir wissen, welche Leistungen besser in Deutschland und welche Leistungen besser in Portugal versteuert werden. Dadurch können wir das Optimierungspotenzial voll ausschöpfen und erreichen so einen Kostenvorteil für Coaches und Trainer, die ihr Retreat von uns organisieren lassen.
Übrigens: Der Standard-Mehrwertsteuersatz in Deutschland ist niedriger als in den meisten anderen EU-Ländern. Das bedeutet, dass du mit uns den Teilnehmern deines Retreats niedrigere Teilnahmegebühren anbieten kannst, als du könntest, wenn der Standard Mehrwersteuersatz in de Land, in dem du umsatzsteuerlich registriert bist über 19% liegt. Wenn du beispielsweise in Frankreich, Spanien oder den Niederlanden ansässig bist, kannst du deinen Teilnehmern 2% niedrigere Teilnahmegebühren auf die Marge anbieten, als es möglich wäre, wenn du das Retreat selber organisieren würdest. Wenn du in Italien ansässig bist, senkt dieser Effekt den Preis um 3% der Marge, ohne einen Cent Geld zu verlieren, und in vielen anderen Ländern sind die Einsparungen sogar noch höher. Bis zu 6% in Dänemark und Schweden und 8% in Ungarn! In Österreich liegt der Standard Umsatzsteuersatz bei 20%. Demnach haben von sun & soul organisierte Reisen einen Vorteil von 1% bezogen auf die Marge der Reise. Dieser Vorteil kann dafür genutzt werden, einen höheren Gewinn für dich zu realisieren, oder das Retreat für deine Teilnehmer günstiger anzubieten.
Behandlung von Verlusten aus Reiseleistungen
Eine wesentliche Problematik ist die Behandlung von Verlusten aus Reiseleistungen.
Stell dir vor, im obigen einfachen Beispiel, bei dem eine Reiseleistung eingekauft und als Retreat an Teilnehmer weiterverkauft wurde wären nicht genug Tickets verkauft worden, um mit der Reise einen Gewinn zu erzielen.
Das Beispiel könnte also folgendermaßen aussehen:
Du buchst einen Ausflug für 5 Teilnehmer zu 119€ Brutto pro Person. Du hast also Gesamtkosten in Höhe von 595€. Es melden sich aber nur drei Teilnehmer an, denen du ein Ticket für 150€ verkaufst. Deinen Ausgaben stehen also Einnahmen in Höhe von 450€ gegenüber. Mit diesem Retreat machst du leider keinen Gewinn, sondern einen Verlust von Höhe von 145€ Brutto.
Bei der Margenbesteuerung darfst du keine negativen Umsätze geltend machen. Du darfst als in deiner nächsten Umsatzsteuer Voranmeldung nicht eintragen, dass du einen Bruttoverlust von 145€ gemacht und deshalb eine negative Umsatzsteuerlast in Höhe von -23,15€ hast. Stattdessen musst du dieses Retreat mit einem Umsatz von 0 angeben. Die 23,15€ bekommst du nicht erstattet.
Bei Anwendung der Regelbesteuerung wäre dies anders:
Hier hättest du auf deine Ausgaben in Höhe von 595€ eine Vorsteuer in Höhe von 95€ geltend gemacht. Deine Einnahmen in Höhe von 450€ hätten zu einer Umsatzsteuer Zahllast von 71,85€ geführt. Vorsteuer und Umsatzsteuer würden gegeneinander aufgerechnet und du würdest vom Finanzamt für dieses Retreat, bei dem du einen Verlust gemacht hast, immerhin noch 23,15€ erstattet bekommen.
Die Differenzbesteuerung ist also von sehr großem Nachteil, wenn nicht sichergestellt ist, dass jede Reise einen buchhalterischen Gewinn erwirtschaftet.
Meine persönliche Einschätzung ist, dass unter anderem dieser Umstand dazu führt, dass Reiseveranstalter einem höheren Insolvenzrisiko ausgesetzt sind, als es andere Unternehmen sind. Dies könnte dazu geführt haben, dass das Gesetz von jedem der Reisen im eigenen Namen anbietet den Abschluss einer Kundengeldversicherung (Insolvenzversicherung für Reiseveranstalter) verlangt.
Bei sun & soul begegnen wir dieser Problematik auf vielfältige Weise.
1) Wir stellen im Rahmen der Planung und Organisation des Retreats sicher, dass es sich um ein herausragendes Setting handelt. Durch unsere Erfahrung, unser Netzwerk und unsere Ortskenntnisse können wir Retreats organisieren, die sich vom “Einheitsbrei” vieler anderen Retreats absetzen. Dies verringert das Risiko, dass nicht genug Teilnehmer für ein Retreat gefunden werden.
2) Wir unterstützen beim Festlegen eines angemessenen Verkaufspreises und beim Finden einer Mindestteilnehmerzahl. Wir empfehlen zudem, erst dann bei uns die Organisation der Reise in Auftrag zu geben, wenn du dir sicher bist, dass für das Retreat in der geplanten Art und zum angepeilten Zeitraum genug Interessenten vorhanden sind.
3) Selbstverständlich stellen wir als Reiseveranstalter die gesetzlich vorgeschriebenen Versicherungen. Du als Coach, der ein Retreat durchführt, musst dich darum nicht kümmern.
Margenberechnung bei Anzahlungen
Eine besondere Schwierigkeit ergibt sich in der Folge des oben beschriebenen Problems, bei Anzahlungen für Reiseleistungen oder dann, wenn Zahlungen eingehen lange bevor die Kosten für die Reiseleistung anfallen. Denn es ist die Frage zu stellen, welcher Wert bei der Margenberechnung anzugeben ist.
Stell dir vor, du erhältst eine Bezahlung für ein Retreat in diesem Monat. Das Retreat findet aber erst in 6 Monaten statt. Du weißt heute noch nicht genau, welche Kosten auf dich zukommen. Und zudem ist es nicht möglich eine Margenanmeldung als Umsatz vorzunehmen, bevor die Kosten entstanden sind. Grundsätzlich müsstest du in dem Monat, in dem du das Geld erhältst, die Umsatzsteuer darauf anmelden (bei Ist-Versteuerung). Wenn du aber keine Kosten hast, die du gegenrechnen kannst, führst du auf den vollen Umsatz auch bei der Margenbesteuerung die Umsatzsteuer ab. Nach Durchführung der Reise erhältst du dann die Rechnungen von den Dienstleistern. Die Vorsteuer darfst du nicht geltend machen. Einnahmen hast du zu diesem Zeitpunkt nicht mehr aus der Reise. So dass du die Einnahmen und Ausgaben nicht gegeneinander aufrechnen kannst. Das führt dazu, dass du zwar auf alle Einnahmen Umsatzsteuer in voller Höhe abgeführt hast, die Umsatzsteuer auf die eingekauften Reisevorleistungen aber deine Umsatzsteuerlast nicht schmälern. Deine Gesamtbelastung steigt dadurch enorm an. Bei einem Retreat im mittlere Preissegment mit 5 oder mehr Teilnehmern kann dies eine Mehrbelastung von weit über 1000€ bedeuten.
Die Lösung für diese Problematik liegt in der Anmeldung einer erwarteten Marge. Du darfst bei der Anmeldung der Umsätze zum Zeitpunkt des Erhalts der Zahlungen mit einer erwarteten Marge kalkulieren. Du musst natürlich jederzeit plausibel darlegen können, wie du diese erwartete Marge berechnet hast und du musst sicherstellen, dass am Ende die korrekte Umsatzsteuer für das Retreat abgeführt wurde. Besonders der zweite Teil kann zu großen Problemen und Schwierigkeiten führen, wenn deine zuvor angegebene erwartete Marge stark von der tatsächlich raliserten Marge abweicht.
Bei sun & soul haben wir ein klar definiertes Berechnungsschema und strikte Regeln und Vorgaben für die Berechnung der erwarteten Marge. Dadurch, dass uns alle Kosten bereits frühzeitig konkret bekannt sind, können wir mit hoher Präzision für jeden Teilnehmer des Retreats eine erwartete Marge berechnen und anmelden.
Wenn du also dein Retreat von sun & soul organisieren lässt, hast du mit dem Fallstrick der Margenberechnung und der erwarteten Marge keine Probleme mehr. Wir befreien doch von diesem Problem.
Als weitere Problematik im Zusammenhang mit der Buchhaltung von Retreats tritt dann auf, wenn du Kleinunternehmer/in nach §19UStG. bist. In diesem Fall fällt auf deine Umsätze keine Umsatzsteuer an. Du musst aber Umsatzsteuer ab dem Folgejahr abführen, wenn du innerhalb eines Geschäftsjahres Umsätze in Höhe von mehr als 17.500€ ausweist.
Hier ergibt sich schnell die Problematik, dass ein Retreat in der Regel Kosten in Höhe von mehreren Tausend Euro verursacht. Diese Kosten gleichst du aus, indem du eine entsprechende Teilnahmegebühr erhebst, die deinen Umsatz darstellt. Wer Retreats durchführt, ist deshalb oft automatisch im Folgejahr kein Kleinunternehmer mehr und muss fortan Umsatzsteuer abführen.
Auch hierfür gibt es eine Lösung.
Wenn du auf sun & soul als Reiseveranstalter für dein Retreat zurückgreifst, übernehmen wir die Kosten für dein Retreat. Die Teilnehmer gehen den Reisevertrag mit uns ein. Selbstverständlich kannst du das Geld von den Teilnehmern kassieren, wenn du das möchtest. Von den eingenommenen Geldern werden die Kosten gedeckt. Den Gewinn des Retreats zahlen wir dir aus, indem du uns eine Rechnung stellst.
Auf diese Weise verringert sich dein Umsatz drastisch. Du kannst so auch als Kleinunternehmer/in herausragende Retreats anbieten, ohne deinen Status als Kleinunternehmer nach §19UStG. zu verlieren.
In diesem Beitrag haben wir einige der Schwierigkeiten und Probleme bei der buchhalterischen Behandlung von Reiseleistungen beleuchtet. Mit diesen Problemen bist du konfrontiert, wenn du ein Retreat auf eigene Rechnung durchführst.
Sun & soul befreit dich davon. Als Reiseveranstalter stellen wir nicht nur die Versicherungen, die gesetzlich vorgeschrieben sind, und die du selber abschließen müsstest, wenn du das Retreat auf eigene Rechnung durchführen würdest. Wir verringern auch drastisch deinen Aufwand für die Buchhaltung und stellen sicher, dass das Retreat deinen Umsatz nicht künstlich aufbläht.
Wir organisieren dein Retreat an der Algarve ganz nach deinen Wünschen und stellen die reibungslose Durchführung aller gebuchten Leistungen sicher. Die Kosten für alle Leistungen tragen wir. Du bekommst also nicht unzählige Rechnungen, die du begleichen und verbuchen musst. Stattdessen stellst du uns nach dem Retreat einfach eine Rechnung über den Gewinn an der Reise und wir zahlen dir diesen Betrag aus.
Einfacher und unkomplizierter geht es nicht. Lasse dein Retreat von sun & soul organisieren und stelle Rechnungen, statt Rechungen zu erhalten.
Neben der Verringerung der buchhalterischen und steuerlichen Komplexität, sowie dem Stellen der gesetzlich vorgeschriebenen Versicherungen sprechen viele weitere Gründe für das Auslagern des Organisierungsprozesses deines Retreats an sun & soul.
Retreats an der Algarve und der Corona-Virus