Source: https://www.privacy.it/2018/06/28/localizzazione-veicoli-aziendali/
Timestamp: 2019-05-20 11:17:32+00:00
Document Index: 76084592

Matched Legal Cases: ['art. 37', 'art. 37', 'art. 58', 'art. 11', 'art. 5', 'art. 5', 'art. 25', 'art. 58']

Localizzazione di veicoli aziendali - Privacy.it
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Localizzazione di veicoli aziendali
Un dipendente (all’epoca dei fatti segnalati) della XY s.r.l. (di seguito, la società) ha lamentato con segnalazione che quest’ultima avrebbe effettuato il trattamento di dati personali a sé riferiti mediante l’installazione di un dispositivo GPS a bordo dell’autovettura aziendale, in assenza di una previa informativa o, comunque, della comunicazione di una policy aziendale relativa all’esistenza ed alle caratteristiche essenziali del sistema di geolocalizzazione. Tale sistema tecnologico avrebbe consentito al datore di lavoro la raccolta ed il successivo trattamento di dati relativi alla posizione geografica del dipendente anche al di fuori dell’orario di servizio, considerato che i veicoli aziendali sarebbero stati affidati con “autorizzazione all’utilizzo promiscuo”, senza obbligo di riconsegna del veicolo al termine della prestazione lavorativa.
b. i furgoni aziendali dotati di tali dispositivi, sui quali sono state apposte “vetrofanie conformi al provvedimento di carattere generale emesso dal Garante […] rientrano ogni sera presso la sede di R. sull’A. […] pertanto nessun controllo tramite sistemi di localizzazione avviene al di fuori dell’orario di lavoro” (cfr. nota cit., p. 1, lett. a);
i. il trattamento è “effettuato sia presso la sede della XY s.r.l. tramite il Responsabile dei Servizi Generali e Organizzazione, in persona del legale rappresentante pro-tempore, sia presso il fornitore del sistema di localizzazione designato come «responsabile esterno» per le attività connesse alla sicurezza informatica e adempimenti di notifica ai sensi dell’art. 37 comma 1 lett. a)” del Codice (cfr. nota cit., p. 3, lett. d);
c. il soggetto designato responsabile esterno del trattamento è il fornitore del servizio di localizzazione, YZ S.p.A., che “ha adempiuto agli obblighi di effettuare la notificazione al Garante”, fornendo in proposito alla società specifica attestazione (cfr. All. 1, nota 20.10.2016 cit., contenente copia di una email datata 14.10.2016 proveniente da YZ con la quale dichiara “di aver assolto, tramite procedura formale […], agli obblighi di legge per la protezione dei dati personali in relazione al trattamento di dati che indicano la posizione geografica […], secondo l’art. 37 del D. lgs. 196/2003”);
d. “l’intervallo temporale con cui il sistema esegue la rilevazione della posizione geografica è pari a 120 secondi come da specifica del servizio di abbonamento YZ Light” (cfr. nota ricevuta il 30.3.2017, p. 2);
f. la società ha affidato al responsabile esterno YZ S.p.A. compiti relativi alle modalità del trattamento e alle misure di sicurezza (cfr. nota cit., p. 1-2);
1.4. YZ S.p.A., fornitore del servizio di localizzazione utilizzato dalla società, rispondendo a due richieste di elementi da parte dell’Ufficio ha precisato che:
a. il contratto stipulato con XY s.r.l. avente ad oggetto la fornitura del servizio di localizzazione satellitare di autovetture è stato sottoscritto in data 16.2.2012 ed è, allo stato, ancora in essere (nota ricevuta il 19.6.2017, p. 1);
c. con riferimento alla tipologia dei dati trattati in occasione della fornitura del servizio “YZ […] non ha alcun interesse/intenzione a conoscere, in alcun momento, il nominativo della persona alla guida del veicolo aziendale” (cfr. nota cit., p. 2);
d. XY s.r.l. ha designato YZ S.p.A. quale responsabile esterno del trattamento, con un “documento […] generico […]”; inoltre YZ “non ha mai ricevuto, da parte di XY, ulteriori istruzioni e/o indicazioni relative al trattamento dei dati raccolti nell’erogazione del servizio, contrariamente a quanto dichiarato da XY” (cfr. nota cit., p. 3);
e. “i dispositivi di localizzazione forniti […], quando rilevano il movimento dell’autovettura su cui sono installati, iniziano ad acquisire automaticamente le coordinate geografiche e la velocità GPS del veicolo medesimo; la rilevazione delle coordinate avviene con intervalli di 60 secondi; i dispositivi inviano, ad intervalli predefiniti di 120 secondi, la posizione dell’autoveicolo aziendale al Centro Servizi YZ”; il cliente può accedere ai dati raccolti e conservati presso il Centro servizi attraverso il sito web www.YZ.com, utilizzando le proprie credenziali di accesso (cfr. nota cit., p. 3);
f. i dati raccolti, relativi a ciascuna autovettura del cliente, “così come avviene per tutte le versioni «standard» del servizio – vengono cancellati da tutti i sistemi di YZ, automaticamente, decorsi 365 giorni (1 anno) dal loro primo trattamento” (cfr. nota cit., p. 4);
g. “su richiesta espressa dei propri clienti, YZ offre la possibilità ai medesimi di personalizzare alcune modalità del trattamento dei dati, tra cui: l’intervallo temporale con cui il sistema effettua la rilevazione della posizione geografica e i tempi di conservazione dei dati” (cfr. nota cit., p. 4);
h. XY s.r.l. “non ha mai richiesto alcune di queste modifiche”(cfr. nota cit., p. 4);
i. YZ ha effettuato “già nel 2009 (quale ZZ s.r.l.) – la notificazione al Garante […] ai sensi dell’articolo 37 del [Codice], successivamente aggiornata […] a fronte delle intervenute modifiche societarie” posto che “nei confronti dei propri clienti, può affiancare al Servizio descritto […], una serie di funzionalità ulteriori e differenti: è nell’erogazione di queste funzionalità ulteriori ([…] mai […] richieste da Tesserini) che YZ , sempre in qualità di «responsabile del trattamento» […], potrebbe trattare dati personali dei propri clienti” (cfr. nota cit., p. 6);
j. attraverso la funzionalità “Comunicazione con l’operatore tramite l’invio di messaggi di testo”, indicata nel contratto di fornitura del servizio stipulato con XY s.r.l., è possibile “inserire, in totale autonomia, [ulteriori] dati e informazioni, tra cui un «numero di telefono» […] direttamente dal cliente” (cfr. nota ricevuta il 18.10.2017, p. 2).
a. “YZ ha fornito alla XY sette dispositivi di geolocalizzazione, ma allo stato attuale sono installati e funzionanti solo cinque […], montati esclusivamente sui furgoni aziendali” (cfr. verbale accertamenti ispettivi 14.2.2018, p. 3);
c. tra la documentazione consegnata nel corso dell’ispezione risulta: la dichiarazione di YZ S.p.A., datata 14.2.2018, con la quale si rappresenta che XY s.r.l. usufruisce del servizio di localizzazione “dal 2.10.2009 con abbonamento Light copertura nazionale per un totale di 7 localizzatori” (cfr. verbale 14.2.2018, All. 2); copia di autorizzazioni all’utilizzo di automezzo aziendale rilasciate da XY s.r.l. in relazione a ciascun autoveicolo aziendale (sia furgoni che autovetture) con le quali si “autorizza” un elenco di dipendenti identificati (tra i quali il segnalante) “a condurre l’automezzo per esigenze connesse alla operatività aziendale e saltuariamente ed occasionalmente per esigenze di carattere personale”, nonché “si riconosce [ai suddetti conducenti] facoltà degli stessi, limitatamente ed esclusivamente all’utilizzo non aziendale, di concederne l’uso a familiari conviventi, purché abilitati alla guida di autoveicoli nel territorio/nazione ove il medesimo viene utilizzato. Si precisa infine che l’utilizzo per scopi ed esigenze non aziendali del bene concesso in uso, viene regolato in osservanza delle norme fiscali vigenti” (a partire dal 27.8.2014 fino all’11.9.2017) (cfr. verbale 14 e 15.2.2018, All. 11 e 16);
d. “la YZ ha fornito alla XY sette dispositivi di geolocalizzazione, ma allo stato attuale sono installati e funzionanti solo cinque dispositivi […]. Le due prime installazioni risalgono all’anno 2009 […]”(cfr. verbale 14.2.2018, p. 3);
All’esito dell’esame delle dichiarazioni rese all’Autorità nel corso del procedimento nonché della documentazione acquisita, emerge che XY s.r.l., in qualità di titolare, effettua operazioni di trattamento di dati personali dei dipendenti mediante dispositivi di localizzazione geografica dei veicoli aziendali ˗ forniti a partire dal 2 ottobre 2009 (v. precedente punto 1.5., lett. c.) da YZ S.p.A., designata responsabile del trattamento ˗ che risultano per alcuni profili non conformi alla disciplina in materia di protezione dei dati personali, nei termini di seguito descritti.
In relazione a tali finalità è emerso che le concrete modalità di funzionamento del sistema tecnologico adottato consentono alla società, mediante il collegamento con la piattaforma web messa a disposizione dal fornitore del servizio, di visualizzare, attraverso la sezione “Mappa”, in tempo reale la posizione dei veicoli acquisita dal sistema ogni 120 secondi, il loro stato (fermo/in movimento), la velocità nonché dati ulteriori relativi all’utilizzo del veicolo nella giornata in corso (le ore di impegno e di guida, le ore di pausa, la velocità media, indicate sia in totale che distintamente per ciascuna tratta effettuata, anche di pochi minuti). Tali informazioni sono rese disponibili, congiuntamente alla mappa geografica dei percorsi effettuati giornalmente, per un anno (365 giorni) (cfr. nota della società 30.3.2017 All. 3 e 4 e nota YZ S.p.A. 19.6.2017, All. 4 “Descrizione del servizio erogato a XYs.r.l.”). L’ulteriore sezione “Report” consente all’utente del servizio di estrarre dati totali relativi all’utilizzo dei veicoli (“data”, “veicolo”, “ora inizio”, “ora fine”, “ore impegno”, “ore percorrenza”, “ore guida”, “ore pausa”, “ore riposo”, “ore motore acceso”, “Km”, “Km di guida”) ed anche “estrarre i dati, per ogni veicolo, relativi […] agli ultimi 365 giorni, esportabili anche in formato excel o pdf” (cfr. nota YZ S.p.A. 19.6.2017, All. 4 “Descrizione del servizio erogato a XY s.r.l.”, p. 2). E’ inoltre consultabile la sezione “Configurazioni”, implementata dal cliente del servizio nonché la funzione “opzionale denominata «Privacy» che permette al conducente del veicolo, attraverso un interruttore che può essere installato (su scelta esclusiva del cliente) nel dispositivo presente nel veicolo, di disabilitare la tracciabilità del veicolo medesimo e quindi la memorizzazione dei relativi dati” (cfr. nota YZ S.p.A. cit., All. 4, p. 2-3”).
Sotto il profilo della proporzionalità del trattamento effettuato, inoltre, si osserva che la società non ha – quantomeno – adottato il pur disponibile dispositivo di disattivazione della rilevazione geografica durante le pause consentite dell’attività lavorativa (c.d. funzione Privacy utilizzabile, secondo quanto dichiarato da YZ S.p.A., anche per il tipo di servizio fornito a XY s.r.l.).
8. Prescrizioni relative alla fornitura del servizio di localizzazione da parte di YZ S.p.A..
Considerato che dall’attività istruttoria è emerso che la versione standard dei servizi forniti da YZ S.p.A. comporta trattamenti di dati personali relativi alla posizione geografica accentuatamente dettagliati (anche per la periodizzazione temporale assai ravvicinata: 30, 60 o 120 secondi) e conservati per un lungo periodo di tempo, tenuto altresì conto che tali servizi sono largamente utilizzati per la gestione di flotte aziendali (dunque nell’ambito di rapporti di lavoro), si ritiene necessario impartire al fornitore del servizio di localizzazione alcune misure a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.
In particolare si ingiunge ai sensi dell’art. 58, par. 2, lett. d), del Regolamento (UE) 2016/679, a YZ S.p.A. di informare i propri clienti, indipendentemente da una richiesta in tal senso, della possibilità di modificare il sistema rispetto alla impostazione standard, selezionando le funzionalità disponibili e modificando i parametri principali in relazione alle finalità perseguite dal cliente/titolare del trattamento. Ciò in base al principio di liceità e correttezza dei trattamenti (v. art. 11, comma 1, lett. a) del Codice e art. 5, par. 1, lett. a) del Regolamento (UE) 2016/679). Tra le informazioni da rendere con evidenza ai clienti dei servizi vi è anche la possibilità di attivare la funzione Privacy (disattivazione del dispositivo), che deve essere resa disponibile in relazione a tutte le modalità di abbonamento ai servizi senza eccessivi costi aggiuntivi.
In ogni caso si ritiene necessario che – in base al principio di minimizzazione dei dati e di quello di privacy by design e by default espressamente richiamati, rispettivamente, dall’art. 5, par. 1, lett. c) e dall’art. 25 del Regolamento (UE) 2016/679 – la versione standard dei servizi offerti attraverso il sistema di localizzazione sia configurato con modalità proporzionate rispetto al diritto alla riservatezza degli interessati (considerato che tra questi i dipendenti costituiscono un numero rilevante), in particolare con riferimento alla periodizzazione temporale della rilevazione della posizione geografica, ai tempi di conservazione dei dati ed alla messa a disposizione e memorizzazione delle mappe dei percorsi effettuati. Si prescrive pertanto a YZ S.p.A. di modificare l’impostazione standard in base ai principi sopra indicati.
1. ritenuto illecito, nei termini di cui in motivazione (punti 3,4,5 e 6), il trattamento effettuato da XY s.r.l. attraverso il sistema di localizzazione di veicoli aziendali in violazione degli artt. 3, 11, comma 1, lett. a), d) ed e), 13, 37, 113 e 114 del Codice, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. c) del Codice e 58, par. 2, lett. f), del Regolamento (UE) 2016/679, vieta l’ulteriore trattamento dei dati indicati in premessa;
2. ingiunge ai sensi dell’art. 58, par. 2, lett. d), del Regolamento (UE) 2016/679 a YZ S.p.A., fornitrice del servizio di localizzazione dei veicoli, entro e non oltre il 30 settembre 2018, di:
eprivacr	2019-01-28T11:52:17+00:00	28 giugno 2018|Geolocalizzazione, Lavoro, Provvedimenti|