Source: https://dpi-solutions.de/email-archivierung/fragestellungen-zur-e-mail-archivierung/
Timestamp: 2020-04-02 23:17:01
Document Index: 298579209

Matched Legal Cases: ['§ 162', '§ 283', '§ 280', '§ 241', '§ 371', '§ 371']

Fragestellungen zur E-Mail-Archivierung – dpi Solutions
Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe.
In Anbetracht der Masse der täglich empfangenen und versendeten E-Mails ist eine Kategorisierung in archivierungspflichtige und nicht-archivierungspflichtige E-Mails fast nicht möglich. Es wird daher oft bevorzugt, einfach alle E-Mails zu archivieren. Dies kann ein Unternehmen jedoch in Konflikt mit anderen Gesetzen bringen: DSGVO
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Empfangene Handels-oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
§ 162 AO:
Steuerliche Konsequenzen, wie Strafzahlungen an das Finanzamt
§ 283 StGB:
z.B. eine Freiheitsstrafe von bis zu 2 Jahren bei Verletzung der Buchführungspflicht
§ 280 ff. BGB und § 241 Abs. 2 BGB:
Abgesehen von der gesetzlichen Pflicht ist es auch ratsam E-Mails zu archivieren, um bei gerichtlichen Auseinandersetzungen auf diese Dokumente zurückzugreifen. Im Rahmen der freien richterlichen Beweiswürdigung genießen E-Mails zwar nicht den gleichen Status wie eine Urkunde, gelten nach § 371 Abs. 1 Satz 2 ZPO als elektronisches Dokument grundsätzlich aber als Augenscheinbeweis.
Zudem sind sie oft der einzige Nachweis für Absprachen zwischen den Streitparteien. So liefern E-Mails in diesem Zusammenhang wichtige Indizien zu Aussteller, Empfänger, Absende- und Zugangsdatum sowie zu vereinbarten Vertragsinhalten. Zusammen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur können E- Mails zudem vom Aussteller oder mittels notariell beglaubigter Handzeichen unterzeichneten Privaturkunden gleichgestellt werden (§ 371a ZPO).
Dies begründet die formelle Beweiskraft von E- Mails und wird als Beweis gewertet, dass in qualifiziert elektronisch signierten E-Mails enthaltene Erklärungen tatsächlich von den Ausstellern abgegeben wurden.