Source: https://www.nouvellesol.eu/auftragsverarbeitung/
Timestamp: 2019-10-20 16:12:12
Document Index: 84331615

Matched Legal Cases: ['§1', '§4', '§2', 'Art. 46', '§3', 'Art. 5', 'Art. 32', '§10', '§4', '§5', '§8', '§7', '§8', 'Art. 40', '§9', '§10', '§11', '§53']

Auftragsverarbeitung - Nouvelle Solution GmbH
Wir freuen uns über Ihr Interesse an Nouvelle Solution. Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist für uns sehr wichtig. Um diesen sicherzustellen, treffen wir angemessene Vorkehrungen. Nachstehend informieren wir Sie ausführlich über den Umgang mit Ihren Daten.
zwischen dem Kunden – Verantwortlicher – nachstehend Auftraggeber genannt und der Nouvelle Solution GmbH – Auftragsverarbeiter – nachstehend Auftragnehmer genannt.
§1 Gegenstand und Dauer des Auftrages
Konfiguration von Telekommunikationsendgeräten.
Zugriff zur Konfiguration auf Onlineplattformen der QSC AG/plusnet AG.
Verwaltung und Konfiguration der Kommunikationsteilnehmer innerhalb der Plattformen.
Die Dauer des Auftrags (Laufzeit) entspricht der Leistungsvereinbarung. Fehlt eine dauerhafte Leistungsvereinbarung bleiben die Daten dennoch erhalten, für den Fall, dass unregelmäßiger Service gewünscht wird (Service nach Bedarf). Gem. §4 kann jederzeit eine Löschung beauftragt werden.
§2 Konkretisierung des Auftragsinhalts
Alle nötigen Daten werden während eines leistungsbezogenen Einrichtungsprozesses erhoben.
Die Daten werden zur Einrichtung von Benutzerkonten auf Telekommunikationsumgebungen verwenden. Dadurch wird dem Benutzer das bestellte Telekommunikationsprodukt ermöglicht.
Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Artt. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind. Das angemessene Schutzniveau in wird hergestellt durch Standarddatenschutzklauseln (Art. 46 Abs. 2 litt. c und d DS-GVO)
Ansprechpartner bei Kunden und Vertriebspartnern
§3 Technisch-organisatorisch Maßnahmen
Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Artt. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berücksichtigen [Einzelheiten in Anlage 1].
Der Auftraggeber hat einen Hauptansprechpartner zu benennen, der im Sinne dieser Vereinbarung weisungsbefugt ist.
Sicherheitsanfragen zu Passwörtern dürfen nur von der betroffenen Person oder dem Hauptansprechpartner gestellt werden. Siehe auch §10
§4 Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten
Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessen werden, Berichtigung, Daten-Portabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.
Wurden Daten gelöscht und wird der Service anschließend neu in Anspruch genommen, ist der Auftragnehmer berechtigt für die erneute Einrichtung alle benötigten Zugänge eine Vergütung zu fordern.
§5 Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers
Der Auftragnehmer ist nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Als Ansprechpartner ist ein Sicherheitsbeauftragter in Anlage 1 benannt.
Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewähr-leistet wird
Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach §8 dieses Vertrages.
Durch den Konfigurationsprozess erstellte Passwörter zu benutzerbezogenen Konten müssen umgehend geändert werden.
Unterlagen/Dokumente, die das Initialpasswort enthalten müssen, besonders geschützt werden und wenn möglich nach erfolgter Änderung der Kennwörter wieder gelöscht werden.
§7 Untervertragsverhältnisse
Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen an-gemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.
Weclapp GmbH weclapp GmbH
35039 Marburg CRM, Warenwirtschaftsystem
VoIP Competence Center GmbH VoIP Competence Center GmbH
20257 Hamburg Helpdesk
26382 Wilhelmshaven Exclusivpartner QSC AG/plusnet AG
Microsoft Deutschland GmbH Microsoft Deutschland GmbH
Gebäude M, Gasstraße 6A, 22761 Hamburg Dokumentenspeicherung, E-Mail
domainfactory GmbH domainfactory GmbH
85737 Ismaning Serverhosting, Datenspeicherung
EDV Beratung Diego Rüsenberg EDV Beratung Diego Rüsenberg
48268 Greven Helpdesk
Eine weitere Auslagerung durch den Unterauftragnehmer bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Hauptauftragnehmers (mind. Textform).
§8 Kontrollrechte des Auftraggebers
Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen
Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen durch die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DS-GVO.
Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen
§9 Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Melde-pflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.
§10 Weisungsbefugnis des Auftraggebers
Mündliche Weisungen (z.B. per Telefon) dürfen nur von vorher definierten Vertrauenspersonen erteilt werden. Andernfalls müssen diese Weisungen umgehend von einer bekannten Vertrauensperson schriftlich bestätigt werden.
§11 Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten
Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hier-von ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.
Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der Auftrag-nehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.
IM WEITEREN ERLÄUTERN WIR UNSERE VERSCHIEDENEN MAßNAHMEN ZUR SICHERUNG UNSERER ARBEITSUMGEBUNGEN UND -DATEN
Als Sicherheitsbeauftragter ist derzeit Frank Alegria für alle Belange zuständig:
Tel.: (040) 6077148-12
Maßnahmen: Zutrittskontrolle:
Die Geschäftsräume der Nouvelle Solution sind durch Art des Gebäudes und die Organisation sehr gut gegen Sabotage, Manipulation, Anschläge und Vandalismus von außen geschützt. Es werden hier keine relevanten Daten und Dokumente gelagert. Alle Daten liegen in digitalisierter Form vor.
Zugangsberechtigungen werden in Form von Schlüsseln zu Räumlichkeiten und Schränken vom Sicherheitsbeauftragten vergeben und überwacht.
Maßnahmen: Zugangskontrolle:
Der Zugang zum Verwaltungssystem ist nur über persönliche Passwörter möglich, die in einem Intervall von 180 Tagen geändert werden.
Zugang von mobilen Arbeitsstation(Notebooks) oder Außenstellen (Standort Hamburg) erfolgt zusätzlich per VPN zum technischen Hauptstandort in Wilhelmshaven.
Zugriffe auf Onlineportale erfolgt grundsätzlich per SSL-Verschlüsselung
Der Schutz personenbezogener Daten in Papierform wird obsolete, da alle Dokumente digitalisiert (gescannt) werden und das Originaldokument anschließend vernichtet wird, sofern Dokumente von Kunden überhaupt in Papierform eingehen. Die übliche Übertragungsform ist E-Mail, eFax oder per Onlinebestätigung/-bestellung.
Eine Archivierung von personenbezogenen Daten auf Papier erfolgt nicht.
Alle verwendeten Systeme stellen ein umfangreiches Rechtesystem zur Verfügung, um die Zugriffe auf Daten und Dokumente zu steuern.
MAßNAHMEN: WEITERGABEKONTROLLE
Die Übertragung zwischen Terminal und Kundenverwaltungssystem ist durch gültige SSL-Zertifikate und SSL-Verschlüsselung geschützt.
Der Zugang zum Kundenportal (Kundenzugriff) ist ebenfalls durch SSL-Verschlüsselung gesichert.
Eingesetzte Telefone, die im Zusammenhang mit unserer eigenen VoIP-Telefonanlage arbeiten, verwenden standardmäßig eine TLS-Verschlüsselung und sind durch gerätespezifische Kennwörter geschützt. Der Zugriff auf das Endgerät ist ebenfalls nur per SSL-Verschlüsselung möglich.
Alle Mitarbeiter der Nouvelle Solution sind auf das Bundesdatenschutzgesetz §53 BDSG und das Fernmeldegeheimnis verpflichtet. Sie werden über Neuerungen informiert und regelmäßig geschult.
MAßNAHMEN: VERFÜGBARKEITSKONTROLLE
Durch Speicherung aller Daten und System in einem gesicherten Rechenzentrum, sind dort höchste Sicherheitsanforderungen erfüllt.
Das primär verwendete Rechenzentrum befindet sich in Straßburg (Datendock) und wurde erfolgreich vom TÜV Saarland ISO 27001 zertifiziert. Wie unter den Maßnahmen Zugriffskontrolle erwähnt finden alle Zugriffe auf die Server dort per SSL-Verschlüsselung oder VPN statt.
Kunden und Vertragsdaten werden in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main abgelegt: https://www.weclapp.com/de/sicherheit/deutsches-rechenzentrum/