Source: https://www.gofin.pl/prawo-pracy/17,1,101,203399,przechowywanie-niektorych-dokumentow-w-aktach-osobowych.html
Timestamp: 2017-10-19 07:23:51+00:00
Document Index: 25866672

Matched Legal Cases: ['art. 94', 'art. 86', 'art. 32', 'art. 44', 'art. 32', 'art. 22']

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna) » Prawo pracy » Inne zagadnienia » Przechowywanie niektórych dokumentów w aktach osobowych pracownika
Czy w aktach osobowych pracownika można przechowywać PIT-2, oświadczenie o zamieszkiwaniu poza miejscowością zatrudnienia dla celu stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów oraz zgodę na przekazywanie wynagrodzenia na rachunek bankowy?
Wszystkie wymienione dokumenty można przechowywać w aktach osobowych pracownika.
Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (art. 94 pkt 9a K.p.). Zasadniczą zawartość akt określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.), dalej rozporządzenie. Wyróżnia ono trzy części akt (A, B i C), klasyfikując składane tam dokumenty według kryterium etapu, na którym zostały zgromadzone (podczas ubiegania się o zatrudnienie, w okresie trwania zatrudnienia oraz w związku z jego ustaniem), a ponadto wymienia dokumenty jedynie częściowo, w ostatnich dwóch przypadkach posługując się sformułowaniem "w tym".
Na temat przechowywania dokumentów
w aktach osobowych pisaliśmy
w UiPP nr 10/2016, str. 48-49, nr 12/2016, str. 43-45.
Żaden z dokumentów wskazanych w pytaniu Czytelnika nie został w powołanych przepisach wymieniony wprost. Wszystkie natomiast są pozyskiwane w okresie zatrudnienia (po zawarciu umowy), co należy wywodzić ze statusu osoby zobowiązanej do ich przedłożenia. Powyższe wynika z:
art. 86 § 3 K.p. - obowiązek wypłacenia wynagrodzenia może być spełniony w inny sposób niż do rąk pracownika, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie,
art. 32 ust. 3 ustawy o pdof - zaliczkę na pdof zmniejsza się o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej, jeżeli pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złoży zakładowi pracy oświadczenie według ustalonego wzoru, w którym stwierdzi, że nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika, nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, nie osiąga dochodów, od których jest obowiązany opłacać zaliczki na podstawie art. 44 ust. 3 ustawy o pdof, nie otrzymuje świadczeń pieniężnych wypłacanych z Funduszu Pracy lub z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz ten zakład pracy jest właściwy do stosowania tego zmniejszenia,
art. 32 ust. 5 w związku z art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o pdof - zakład pracy przy obliczaniu zaliczki na pdof stosuje podwyższone koszty uzyskania przychodów, jeżeli pracownik złoży oświadczenie, iż jego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy.
W tej sytuacji uznać należy, że wymienione w pytaniu dokumenty podlegają włączeniu do części B akt osobowych. Dodajmy, że w literaturze przedmiotu dominuje pogląd, iż oświadczenia tzw. "podatkowe" (tu PIT-2 i o stosowaniu podwyższonych kosztów) można też przechowywać w wyodrębnionym do tego celu zbiorze dokumentów.
•Czy po ustaniu w trakcie roku prawa do renty istnieje możliwość złożenia oświadczenia PIT-2?
•Stosowanie kwoty zmniejszającej po uzyskaniu dochodów przekraczających 85.528 zł - stanowisko Ministerstwa Finansów
•Kiedy pracownicy mają wpływ na sposób opodatkowania ich dochodów?
•Złożenie PIT-2 przez pracownika prowadzącego działalność (pytanie z forum internetowego - www.forum.gofin.pl)
•Czy PIT-2 złożony w trakcie roku podatkowego jest skuteczny?