Source: https://interpretacje-podatkowe.org/faktura/0111-kdib3-2-4012-160-2017-2-ar
Timestamp: 2018-04-26 07:35:49+00:00
Document Index: 17563108

Matched Legal Cases: ['art. 71', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 106', 'art. 9', 'art. 71', 'art. 86', 'art. 9', 'art. 2']

0111-KDIB3-2.4012.160.2017.2.AR | Interpretacja indywidualna
♦ › Faktura › 0111-KDIB3-2.4012.160.2017.2.AR
-czy planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej – w szczególności utylizacja papierowych dokumentów (faktur VAT); uprzednio zeskanowanych w ramach elektronicznego przechowywania dokumentacji – będzie zgodne z przepisami podatkowymi (Ordynacji podatkowej, ustawy VAT),
-czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej
czy planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej – w szczególności utylizacja papierowych dokumentów (faktur VAT); uprzednio zeskanowanych w ramach elektronicznego przechowywania dokumentacji – będzie zgodne z przepisami podatkowymi (Ordynacji podatkowej, ustawy VAT) – jest prawidłowe,
czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej – jest prawidłowe.
W dniu 25 kwietnia 2017 r. wpłynął ww. wniosek, o wydanie interpretacji prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie ustalenia czy planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej – w szczególności utylizacja papierowych dokumentów (faktur VAT); uprzednio zeskanowanych w ramach elektronicznego przechowywania dokumentacji – będzie zgodne z przepisami podatkowymi oraz czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej.
Sp. z o.o. oddział w Polsce (dalej jako: „Spółka”) jest oddziałem spółki niemieckiej, należącej do międzynarodowej grupy kapitałowej. Obszarem działalności Spółki jest: usługi rachunkowo - księgowe, doradztwo gospodarcze i finansowe, działalność firm centralnych i holdingów. Spółka jest zarejestrowana na terytorium kraju jako czynny podatnik podatku od towarów i usług, Spółka jest rezydentem w rozumieniu ustawy CIT.
Jako element zdarzenia przyszłego należy przyjąć, iż faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, a także że sposób przechowywania będzie spełniał wymagania stawiane art. 71-73 Ustawy o rachunkowości.
Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługodawcy lub wystawcy dokumentu - tu w szczególności faktury, a także pewność co do autentyczności dokumentu), integralność treści (w dokumencie nie będzie możliwa zmiana danych), ponadto jak w poprzednim akapicie wskazano - dokumenty będą czytelne.
Czy planowane postępowanie Spółki w zakresie przechowywania dokumentacji podatkowej – w szczególności utylizacja papierowych dokumentów (głównie faktur VAT), uprzednio zeskanowanych w ramach elektronicznego przechowywania dokumentacji - będzie zgodne z przepisami podatkowymi (Ordynacji podatkowej, ustawy VAT, ustawy CIT) w zakresie, w jakim przepisy nakładają na podatnika obowiązek przechowywania dokumentacji podatkowej przez okres do upływu przedawnienia zobowiązań podatkowych?
Zdaniem Wnioskodawcy, przechowywanie dokumentacji podatkowej, w szczególności faktur w formie elektronicznej kopii dokumentów papierowych będzie wystarczające dla dopełnienia obowiązku przechowywania dokumentacji podatkowej.
Również przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (w niniejszym wniosku zwanej ustawą CIT) nie określają sposobu w jaki powinna być przechowywana dokumentacja podatkowa.
Natomiast art. 112a ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (w niniejszym wniosku zwanej również ustawą VAT) VAT stanowi, że podatnicy przechowują wystawione przez siebie i otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur w momencie wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Te regulacje są jedynymi przepisami w zakresie podatku VAT, które nawiązują do kwestii procedur w zakresie postępowania z fakturami przez podatników.
Co do zasady podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju, jednakże możliwym jest przechowywanie faktur poza terytorium kraju w formie elektronicznej o ile określone organy będą miały, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 2 i 3 ustawy VAT). Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że warunek ten również zostanie spełniony.
Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy VAT podatnicy obowiązani są zapewnić określonym organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w art. 112a ust. 1 ustawy VAT, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W zdarzeniu przyszłym Spółka wskazała przesłanki te zostaną spełnione. W świetle powyższego, zdaniem Spółki, o ile powyższe wymogi zostaną zachowane, faktury otrzymane i wystawione przez Spółkę w formie papierowej, mogą być przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej.
Spółka zauważa, że procedura, którą zamierza wprowadzić w zakresie przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, zapewni dopełnienie wymogów przewidzianych w art. 106m ustawy VAT. Opisana w zdarzeniu przyszłym procedura pozwala na zapewnienie integralności danych (ani proces zmiany formy dokumentów z papierowej na elektroniczną, ani też samo ich przechowywanie w formie elektronicznej, nie będą skutkowały żadnymi modyfikacjami danych, które powinna zawierać faktura). Ponadto, autentyczność pochodzenia będzie zrealizowana - Spółka każdorazowo będzie miała pewność co do podmiotu, od którego otrzymała daną fakturę i będzie w stanie zweryfikować ten fakt. Czytelność faktury zostanie natomiast zapewniona poprzez wykorzystywanie odpowiedniej jakości sprzętu technicznego do skanowania faktur.
Zgodnie z art. 9 ustawy CIT, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający możliwość określenia wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania oraz w konsekwencji wysokości należnego podatku. Wskazana regulacja nakłada na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, tj. w szczególności z uwzględnieniem zasad wyznaczonych przez ustawę o rachunkowości oraz przepisy wykonawcze wydane na jej podstawie.
W opisie zdarzenia przyszłego wskazano, że sposób przechowywania będzie spełniał wymagania stawiane art. 71-73 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (w niniejszym wniosku zwana ustawą o rachunkowości).
W związku z powyższym, zniszczenie dokumentów podatkowych wystawionych bądź otrzymanych pierwotnie w formie papierowej przed upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, po uprzednim dokonaniu zabezpieczenia ich obrazu z zachowaniem wszystkich parametrów (czytelność i integralność treści, autentyczność pochodzenia), jest zgodne z treścią przywołanych wyżej przepisów i nie będzie powodowało naruszenia art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej a także art. 9 ustawy CIT
Wydaje się, że organy podatkowe prezentują obecnie jednolitą linię potwierdzającą prawidłowość stanowiska Spółki (np. interpretacje z 2017 r. o sygnaturach: 1462-IPPP2.4512.131.2017.l.MT, 1462- IPPP2.4512.92.2017.1.KOM, 2461-IBPP2.4512.1034.2016.3.WN, 1462-IPPP2.4512.934.2016.2.JO, a także przykładowe interpretacje z 2016 r.: 2461-IBPB-1-3.4510.951.2016.1.KB, IBPB-1-3/4510-479/16/MO, ILPB3/4510-1-205/16-4/JG.
Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy z 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2017 r., poz. 1221), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz powołane przepisy ustawy o VAT oraz ustawy Ordynacja podatkowa, należy stwierdzić, że przechowywanie w formie elektronicznej faktur VAT, otrzymanych i wystawionych w formie papierowej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do tych dokumentów na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z cyt. przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Sposób przechowywania dokumentów określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji (i umożliwia niszczenie faktur VAT wystawionych i otrzymanych w wersji papierowej). W odniesieniu natomiast do pozostałych dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących faktur, zawartych w ustawie o VAT, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.
0111-KDIB3-2.4012.160.2017.2.AR