Source: https://sip.lex.pl/akty-prawne/akty-korporacyjne/ustalenie-instrukcji-kancelaryjnej-jednolitego-rzeczowego-wykazu-akt-287122579
Timestamp: 2019-03-26 18:57:44+00:00
Document Index: 23064366

Matched Legal Cases: ['art. 6', 'art. 5', 'art. 5', 'art. 5', 'art. 5', 'art. 38', 'art. 5', 'art. 38']

Ustalenie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego - PAN.2017.12.29
w sprawie ustalenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Kancelarii i Oddziałów PAN.
Na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 poz. 1506 i 1948 oraz Dz.U. z 2017 poz. 1086) zarządza się, co następuje:
1. Instrukcję kancelaryjną w Kancelarii i Oddziałach PAN, stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia;
2. Jednolity rzeczowy wykaz akt w Kancelarii i Oddziałach PAN, stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia;
3. Instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Kancelarii i Oddziałach PAN, stanowiącą załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.
§ 2. Sprawy niezałatwione do dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia załatwia się w trybie dotychczas obowiązującym.
§ 3. Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie zarządzenia nie była w Kancelarii i Oddziałach PAN kwalifikowana na podstawie obowiązujących wówczas jednolitych rzeczowych wykazów akt, jest kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt wprowadzonego niniejszym zarządzeniem.
§ 4. Lokal archiwum zakładowego, nie spełniający wymagań określonych w instrukcji, o której mowa w § 1 ust. 3, zostanie dostosowany do określonych w niej wymogów w terminie pięciu lat od dnia wejścia w życie zarządzenia.
Kancelarii i Oddziałów
Rozdział 2 Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek
Rozdział 3 Przeglądanie i przydzielanie przesyłek
Rozdział 4 Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania
Rozdział 5 Załatwianie spraw
Rozdział 6 Akceptacja, podpisywanie i wysyłanie pism
Rozdział 7 Przechowywanie dokumentacji w komórkach organizacyjnych
Rozdział 8 Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego
Rozdział 9 Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności Kancelarii, Oddziału PAN lub komórki organizacyjnej albo ich reorganizacji
Nr 1. - Wskazówki dla osób obsługujących pocztę (odbierających i otwierających przesyłki)
1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "instrukcją", określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Kancelarii i Oddziałach Polskiej Akademii Nauk oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, z zachowaniem zasad określonych w innych dokumentach wewnętrznych z zakresu polityki bezpieczeństwa informacji, jeżeli przepisy prawa powszechnie obowiązującego nie stanowią inaczej:
1) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz Kancelarii lub Oddziału Polskiej Akademii Nauk do momentu uznania jej za część dokumentacji archiwum zakładowego lub przekazania do zniszczenia oraz
2. Dokumentację składaną przez osoby zatrudnione w Kancelarii i Oddziałach Polskiej Akademii Nauk w sprawach dotyczących zatrudnienia (np. wnioski o urlop macierzyński i ojcowski, wnioski o urlop bezpłatny, wnioski o urlop wychowawczy) uważa się za przesyłki wpływające do Kancelarii lub Oddziału Polskiej Akademii Nauk.
3. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej "wykazem akt", do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, Kanclerz lub osoba przez niego upoważniona wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.
4. Funkcję, określoną w ust. 3, powierza się archiwiście lub innemu pracownikowi Kancelarii pod warunkiem, że pracownik ten dysponuje odpowiednim przygotowaniem w zakresie prawidłowej realizacji zadań archiwum zakładowego.
§ 2. Przez użytkowników systemów teleinformatycznych dedykowanych do realizacji określonych, wyspecjalizowanych usług oraz spraw, do dokumentacji o charakterze pomocniczym, napływającej i powstającej w związku z użytkowaniem tych systemów, stosowane są przepisy instrukcji, o ile w przepisach dotyczących obsługi tych systemów i prowadzenia czynności w tych systemach nie wskazano innego sposobu prowadzenia czynności kancelaryjnych. Dokumentacji, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, nie ujmuje się w rejestrach przesyłek przychodzących, wychodzących i wewnętrznych, pod warunkiem, że w systemach tych możliwa jest analogiczna rejestracja, jaką przewidziano dla tych rejestrów.
1) akceptacja - wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwiania sprawy lub aprobatę treści pisma;
3) archiwista - pracownika lub pracowników realizujących zadania archiwum zakładowego;
4) dekretacja - adnotację zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;
5) ESP - elektroniczną skrzynkę podawczą, tj. skrzynkę poczty elektronicznej podaną na stronie internetowej Kancelarii lub Oddziału Polskiej Akademii Nauk jako właściwą do kontaktu z Kancelarią lub Oddziałem Polskiej Akademii Nauk;
6) informatyczny nośnik danych - informatyczny nośnik danych, na którym zapisano dokumentację w postaci elektronicznej;
7) Kancelaria - Kancelarię Polskiej Akademii Nauk, jednostkę powołaną do obsługi administracyjnej Polskiej Akademii Nauk;
8) Kanclerz - Kanclerza Polskiej Akademii Nauk;
9) kierownik komórki organizacyjnej - osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań, także osobę zajmującą samodzielne stanowisko pracy;
10) komórka organizacyjna - wydzieloną organizacyjnie część Kancelarii, w tym Oddział Polskiej Akademii Nauk;
11) Oddział PAN - jednostkę organizacyjną Polskiej Akademii Nauk, utworzoną w celu wykonywania zadań PAN w określonym regionie kraju, obsługę administracyjną której sprawuje Kancelaria;
12) pieczęć wpływu - odcisk pieczęci umieszczany przez punkt kancelaryjny na przesyłkach wpływających w postaci papierowej, zawierający co najmniej nazwę Kancelarii lub Oddziału PAN, nazwę komórki organizacyjnej, w której znajduje się dany punkt kancelaryjny, datę wpływu, a także miejsce na umieszczenie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informacji o liczbie załączników;
13) pieczęć wysyłki - odcisk pieczęci umieszczany przez punkt kancelaryjny na przesyłkach wychodzących w postaci papierowej, zawierający co najmniej nazwę Kancelarii lub Oddziału PAN, nazwę komórki organizacyjnej, w której znajduje się dany punkt kancelaryjny, datę wysyłki, a także miejsce na umieszczenie numeru z rejestru przesyłek wychodzących i ewentualnie informacji o liczbie załączników;
14) pismo - wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia, np. pismo przewodnie, notatka, protokół, decyzja, postanowienie;
15) prowadzący sprawę - osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne;
16) przesyłka - dokumentację otrzymaną bądź wysłaną przez Kancelarię lub Oddział PAN w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem ESP;
17) punkt kancelaryjny - komórkę organizacyjną, w tym m. in. sekretariaty i stanowiska pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek, a także osoby wykonujące czynności kancelaryjne;
18) rejestr - narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism pod kątem ich typu lub rodzaju;
19) rejestr przesyłek wpływających - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez Kancelarię lub Oddział PAN;
20) rejestr przesyłek wychodzących - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez Kancelarię lub Oddział PAN;
21) skład informatycznych nośników danych - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja w postaci elektronicznej;
22) archiwum zakładowe - archiwum zakładowe Kancelarii lub Oddziału PAN;
23) spis spraw - formularz w postaci papierowej albo spis elektroniczny do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej;
24) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;
25) wykaz akt - jednolity rzeczowy wykaz akt;
26) znak akt - oznaczenie kancelaryjne określające przynależność spraw do określonej komórki organizacyjnej i do określonej klasy z wykazu akt;
27) znak sprawy - oznaczenie kancelaryjne określające przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej klasy z wykazu akt oraz numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw w danym roku kalendarzowym;
28) teczka aktowa - materiał biurowy do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej;
29) UPO - urzędowe poświadczenie odbioru, w rozumieniu przepisów ustawy o informatyzacji.
1. W Kancelarii i Oddziałach PAN obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na wykazie akt.
2. Wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw oraz grupowania dokumentacji nietworżącej akt spraw.
3. Czynności, o których mowa w ust. 2, dokonywane są przy wszczynaniu spraw w Kancelarii i Oddziałach PAN i skutkują ustaleniem kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.
1. Jeżeli w działalności Kancelarii lub Oddziałów PAN pojawią się nowe zadania, klasy w wykazie akt odpowiadające tym zadaniom wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań lub niezwłocznie po nałożeniu tych zadań na Kancelarię lub Oddziały PAN.
2. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych klas dokonuje się w trybie właściwym dla jego wydania.
1. W wykazie akt ustala się kategorię archiwalną dla komórek merytorycznych.
2. Przez komórkę merytoryczną należy rozumieć komórkę organizacyjną, do której zadań należy prowadzenie i załatwienie danej sprawy i która w związku z tym zakłada sprawę i gromadzi całość akt sprawy lub grupuje dokumentację nietworzącą akt sprawy.
1. Komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy.
2. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna.
4. Jeżeli dokumentacja, o której mowa w ust. 2, została oznaczona znakiem sprawy w komórce organizacyjnej innej niż merytoryczna, to należy zakwalifikować ją do dokumentacji kategorii archiwalnej Bc.
5. Zmiany kwalifikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 4, może dokonać w przypadku Kancelarii dyrektor Archiwum Akt Nowych, a w przypadku Oddziału PAN - dyrektor właściwego terytorialnie archiwum państwowego.
1. Czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności:
2. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu:
1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wypływających oraz spisów spraw;
2) prowadzenia innych niż określone w pkt 1 rejestrów i ewidencji;
3) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz Kancelarii lub Oddziałów PAN;
5) dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia treści tej dekretacji na przesyłkę wraz z datą i podpisem osoby dokonującej przeniesienia tej treści..
3. Wykorzystanie narzędzi informatycznych, o którym mowa w ust 2, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisane są bieżące dane.
1. Sporządzając odpis z dokumentacji należy zachować wszelkie cechy tej dokumentacji, z której sporządza się odpis. Jeśli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie pod tekstem należy umieścić napis "Odpis". Jeżeli natomiast odpis sporządza się z odpisu, umieszcza się napis "Odpis z odpisu".
2. Jeżeli z oryginału sporządza się uwierzytelnioną kopię, należy tę kopię uwierzytelnić pieczęcią uwierzytelniającą oraz podpisem uwierzytelniającego i datą dokonania uwierzytelnienia na każdej stronie kopii.
3. Każdy odpis i uwierzytelniona kopia powinny być starannie sprawdzone przez osobę, która je sporządza, z tym, że ostateczna korekta należy do obowiązków prowadzącego sprawę.
1. Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.
2. Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.
3. Rejestrowanie przesyłek wpływających polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w rejestrze na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej następujących informacji:
2) daty wpływu przesyłki do Kancelarii lub Oddziału PAN;
4) nazwy nadawcy, od którego pochodzi przesyłka;
7) wskazania, komu przydzielono przesyłkę; w szczególności może to być osoba, komórka organizacyjna lub, w przypadku określonym w § 13, dostawca usług pocztowych lub właściwy adresat;
4. Rejestr przesyłek wpływających prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia:
1) sortowanie listy przesyłek według informacji określonych w ust. 3;
2) wydrukowanie listy przesyłek zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, określone w ust. 3, oraz na każdej stronie datę wykonania wydruku;
3) zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji określonych w ust. 3.
5. Dopuszcza się nierejestrowanie przesyłek nie mających żadnego znaczenia dla udokumentowania działalności Kancelarii lub Oddziału PAN, takich jak kartki z życzeniami, reklamy itp.
1. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania.
2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
4. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.
5. Każdorazowo w czasie przyjmowania przesyłek należy zachować ostrożność i postępować zgodnie ze wskazówkami zawartymi w załączniku nr 1 do niniejszej instrukcji.
1. Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:
1) danych zawartych na treści pisma - w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;
2. Po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie.
3. Kanclerz lub Prezes Oddziału PAN określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez dany punkt kancelaryjny.
4. Jeżeli po otwarciu przesyłki nie oznaczonej na zewnątrz w sposób informujący o jej zawartości okaże się, że nie powinna ona być otwierana, przesyłkę przekazuje się bezzwłocznie w zamkniętej kopercie, po dokonaniu rejestracji na podstawie danych na kopercie.
5. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany:
1) przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających lub
2) samodzielnie wykonać zadania punktu kancelaryjnego.
6. Po otwarciu koperty punkt kancelaryjny sprawdza:
1) czy nie zawiera ona przesyłek mylnie skierowanych;
2) czy znajduje się w niej kompletna przesyłka, której znaki uwidocznione są na kopercie; brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się odpowiednio na danym piśmie lub załączniku.
§ 13. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.
1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej (ESP) podaną na stronie internetowej Kancelarii lub Oddziału PAN jako właściwą do kontaktu z Kancelarią lub Oddziałem PAN;
a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez Kancelarię lub Oddział PAN,
b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez Kancelarię lub Oddział PAN,
c) nie mające znaczenia dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez Kancelarię lub Oddział PAN.
3. Przesyłki, o której mowa w ust. 2 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 lit. a, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
4. Przesyłki, o której mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy.
5. Przesyłek, o której mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.
1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie dedykowanym do realizacji określonych, wyspecjalizowanych usług oraz spraw;
2. Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według nadawcy, od którego przesyłka pochodzi.
3. Pisma w postaci papierowej, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się zgodnie z § 12, odnotowując w rejestrze przesyłek wpływających informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych.
1. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez Kancelarię lub Oddział PAN urządzenie), należy:
2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, w którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, po czym umieścić go w składzie informatycznych nośników danych.
2. Dopuszcza się prowadzenie w Kancelarii i Oddziałach PAN kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych.
3. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy o informatyzacji oraz nie ma UPO odnoszącego się do tej przesyłki, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (na przykład, podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu ... (data), wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.
1. Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek punkt kancelaryjny dokonuje ich rozdziału do właściwych komórek organizacyjnych lub osób oraz przekazania w sposób przyjęty w Kancelarii i Oddziałach PAN.
2. Właściwość komórek organizacyjnych lub osób wynika z podziału zadań i kompetencji w Kancelarii i Oddziałach PAN.
3. W przypadku, gdy może to mieć znaczenie dla ustalenia daty lub nadawcy, do przesyłek załącza się koperty.
1. Dekretacja przesyłek polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą i podpisem dekretującego, chyba że została dokonana z wykorzystaniem narzędzi informatycznych.
2. W przypadku wykorzystania narzędzi informatycznych przenosi się jej treść na przesyłkę wraz z datą i podpisem osoby dokonującej przeniesienia.
2. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmienić dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwiania sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.
4. W przypadku błędnego rozdzielenia przesyłek odbiorca niezwłocznie przekazuje je zgodnie z właściwością lub do punktu kancelaryjnego.
5. Jeżeli z regulaminu organizacyjnego lub odrębnej dyspozycji osoby uprawnionej jednoznacznie wynika, że przesyłka powinna być skierowana do załatwienia do określonej komórki organizacyjnej, przesyłki rozdziela się bez dekretacji do właściwych komórek organizacyjnych. Rozdziału może dokonać punkt kancelaryjny bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki. W przypadku wątpliwości, gdzie ma być skierowana przesyłka, kieruje się ją do dekretacji.
1. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.
2. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.
1. Dokumentacja nadsyłana i składana w Kancelarii i Oddziałach PAN oraz w nich powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:
1) tworzącą akta spraw,
2) nie tworzącą akt spraw.
2. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.
3. Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.
1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.
2. Znak sprawy zawiera umieszczone kolejno następujące elementy:
1) oznaczenie komórki organizacyjnej, a w przypadku Oddziału PAN - oznaczenie Oddziału;
3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;
4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
3. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 2 i oddziela kropką w następujący sposób: [komórka/oddział].[symbol].[nr_kolejny], [rok], gdzie:
1) [komórka/oddział] - to oznaczenie komórki organizacyjnej lub Oddziału PAN, w którym założono sprawę, odpowiedzialnego za jej prowadzenie oraz załatwienie, wyrażone ciągiem znaków z zakresu [A-Z, a-z, 0-9], zawierającym co najmniej jedną literę, na przykład ABC, B2, Alc, 11d, b99 itd.;
2) [symbol] - to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) [nr_kolejny] - to liczba naturalna określająca kolejny numer sprawy zakładanej w ramach symbolu klasyfikacyjnego, o którym mowa w pkt 2, w komórce organizacyjnej lub Oddziale PAN, o których mowa w pkt 1, w danym roku;
4) [rok] - to czterocyfrowe oznaczenie roku, w którym założono sprawę.
4. Oznaczenie komórki organizacyjnej lub Oddziału PAN, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej lub Oddziału PAN, niezależnie od zmian organizacyjnych w Kancelarii.
5. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla każdego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 2 pkt 3, będącego podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:
6. Poszczególne elementy znaku sprawy, o którym mowa w ust. 5, oddziela się kropkami w następujący sposób: [komórka/oddział].[symbol].[nr_kolejny].[2nr kolejny].[rok], gdzie:
1) [komórka/oddział] ~ to oznaczenie komórki organizacyjnej lub Oddziału PAN, w którym założono sprawę, odpowiedzialnego za jej prowadzenie oraz załatwienie, wyrażone ciągiem znaków z zakresu [A-Z, a-z, 0-9], zawierającym co najmniej jedną literę, na przykład ABC, B2, Alc, 11d, b99 itd.;
2) [symbol] ~ to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
4) [2nr_kolejny] - to liczba naturalna określająca kolejny numer sprawy zakładanej w ramach wydzielonej grupy spraw, o której mowa w pkt 3;
5) [rok] - to czterocyfrowe oznaczenie roku, w którym założono sprawę.
7. Dopuszcza się stosowanie w oznaczeniu komórki organizacyjnej lub Oddziału PAN znaku rozdzielającego minus w następujący sposób: AB-C, B-2, A 1-e, 11-d, b9-9 itd.
8. Jeśli zachodzi taka potrzeba, oznaczając pismo znakiem sprawy można rozszerzyć go o inne elementy, w szczególności:
1) po znaku sprawy umieścić numer kolejny pisma wychodzącego w sprawie, oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób: [znak_sprawy].«, gdzie n jest liczbą naturalną określającą numer kolejny pisma w sprawie;
2) po znaku sprawy umieścić symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go kropką w następujący sposób: [znak_sprawy], [prowadzący], gdzie [prowadzący] to oznaczenie prowadzącego sprawę, wyrażone ciągiem znaków z zakresu [A-Z, a-z, 0-9], zawierającym co najmniej jedną literę, na przykład AB, al, ad99 itd.
1. Dokumentacja nietworząca akt sprawy nie jest rejestrowana w spisach spraw, lecz gromadzona w teczkach aktowych, zakładanych dla klas końcowych w wykazie akt.
1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy;
2) niezamawiane przez Kancelarię oferty, jeżeli nie zostały zarejestrowane jako przesyłki wpływające i jednocześnie nie stanowią części akt sprawy;
3) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe;
5) karty urlopowe;
6) dokumentacja magazynowa;
7) środki ewidencyjne archiwum zakładowego;
8) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizacji określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, automatycznie tworzące rejestr;
9) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczenia sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych.
2. W przypadku, o który mowa w ust. 1 pkt 1, prowadzący sprawę dołącza przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy.
4. Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.
1) odnoszące się do całego spisu spaw, w tym co najmniej:
a) oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy znajdujące się w spisie,
b) oznaczenie komórki organizacyjnej, a w przypadku Oddziału PAN - oznaczenie Oddziału,
2) odnoszące się do każdej sprawy w spisie spraw, w tym co najmniej:
b) tytuł stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,
c) nazwę nadawcy, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,
2. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt.
6. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (na przykład akta osobowe).
1. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę, po włączeniu pisma do akt sprawy, wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.
2. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.
3. Przy sporządzaniu projektu pisma należy wykorzystywać wzory i formularze przewidziane odrębnymi przepisami.
3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: "przeniesiono do znaku sprawy ... " i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy.
§ 29. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji,
§ 30. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w szczególności:
2) notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności dokonanych poza siedzibą Kancelarii lub Oddziału PAN, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu;
3) pisma przesłane za pomocą telefaksu;
4) przesyłki, o których mowa w § 14 ust. 3 i 4;
5) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierowników komórek organizacyjnych, Prezesów Oddziałów PAN lub Kanclerza oraz uwagi i adnotacje tych osób odnoszące się do projektów pism, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie.
1. Akceptacja może być jednostopniowa lub wielostopniowa.
2. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez kolejne nieupoważnione do podpisania pisma osoby, aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do jego podpisania.
3. Przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić:
2) w postaci elektronicznej.
4. Wybór trybu przekazania projektów pism do akceptacji określa w zależności od stopnia akceptacji odpowiednio kierownik komórki organizacyjnej, Prezes Oddziału PAN lub Kanclerz.
5. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 pkt 1, na drugim egzemplarzu projektu pisma pracownik przygotowujący projekt pisma umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) i datę jego złożenia.
6. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi, zwany dalej "egzemplarzem pisma ad acta", do włączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy.
7. Na egzemplarzu pisma ad acta zamieszcza się informację co do sposobu wysyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy, doręczenie elektroniczne) oraz w razie potrzeby potwierdzenie dokonania wysłania przesyłki lub jej osobistego doręczenia.
8. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:
1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma;
9. W przypadku gdy projekt pisma jest przedstawiony do akceptacji w postaci elektronicznej, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie może dokonać bezpośrednio niezbędnych poprawek i sporządzić dwa egzemplarze pisma, o których mowa w ust. 6.
1. Projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej.
2. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący:
1) podpisuje pismo w postaci elektronicznej, używając, gdy jest to wymagane, podpisu elektronicznego;
2) podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz pisma ad acta).
1. Pisma na nośniku papierowym są wysyłane przez punkt kancelaryjny, po opatrzeniu pieczęcią wysyłki.
2. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane automatycznie, po ich podpisaniu.
3. Jeżeli pismo nie zostało wysłane w sposób, o którym mowa w ust. 2, obsługą wysyłki pism elektronicznych zajmuje się punkt kancelaryjny.
4. Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany i opatrzony pieczęcią wysyłki egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony ad acta.
1. Prowadzi się rejestr przesyłek wychodzących na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej, zawierający w szczególności następujące informacje:
3) nazwę adresata, do którego wysyłano przesyłkę; w przypadku przesyłek kierowanych do wielu podmiotów dopuszcza się nadanie nazwy zbiorowej charakteryzującej łącznie adresatów;
5) sposób przekazania przesyłki (na przykład list zwykły, polecony, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, faks, poczta elektroniczna, ESP).
2) wydrukowanie listy przesyłek wychodzących zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, o których mowa w ust. 1, oraz, na każdej stronie, datę wykonania wydruku;
3) zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji, o których mowa w ust 1.
Przechowywanie i udostępnianie dokumentacji przez komórki organizacyjne
1. Dokumentacja przechowywana jest w komórkach organizacyjnych, na samodzielnych stanowiskach pracy oraz w archiwach zakładowych Kancelarii i Oddziałów PAN.
2. Dokumentacja powinna być zabezpieczona przed wglądem osób postronnych, uszkodzeniem, zniszczeniem i utratą.
1. Dokumentację należy przechowywać w teczkach aktowych.
2. Teczki aktowe założone w danym roku kalendarzowym układa się w kolejności symboli klasyfikacyjnych z wykazu akt.
3. Wewnątrz teczki aktowej, o której mowa w § 26 ust. 2 i 4, akta spraw powinny być ułożone w kolejności spisu spraw, a w obrębie spraw chronologicznie.
1) pełnej nazwy Kancelarii oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej, a w przypadku Oddziału PAN - pełnej nazwy Oddziału, które wytworzyły dokumentację - na środku u góry;
2) części znaku sprawy, to jest oznaczenia komórki organizacyjnej, a w przypadku Oddziału PAN - oznaczenia Oddziału, oraz symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, a w przypadku, o którym mowa w § 23 ust. 5, dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw - po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej lub Oddziału PAN;
3) kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B również okresu przechowywania dokumentacji - po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej lub Oddziału PAN;
5) rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej - pod rokiem założenia teczki aktowej;
6) numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek - pod rocznymi datami skrajnymi.
3. W przypadku teczek aktowych, o których mowa w § 26:
2) ust. 6 - tytuł teczki uzupełnia się o informacje identyfikujące teczkę zbiorczą (na przykład imię i nazwisko pracownika w przypadku akt osobowych);
3) ust. 7 - zamiast części znaku sprawy, o który mowa w ust. 2 pkt 2, zamieszcza się pełny znak sprawy i tytuł teczki uzupełnia się o tytuł sprawy.
§ 38. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego akta, lub nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której akta sprawy wysłano, oraz termin zwrotu. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy.
1. Komórki organizacyjne i osoby zajmujące samodzielne stanowiska pracy przekazują dokumentację do archiwum zakładowego pełnymi rocznikami i kompletną, nie później niż po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw.
2. Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej lub na samodzielnym stanowisku pracy, ale wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego, tj. po dokonaniu formalności jej przekazania (uporządkowaniu dokumentacji, sporządzeniu spisów zdawczo-odbiorczych, wypełnieniu kart udostępniania akt).
3. Archiwista ustala - w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych - corocznie terminarz przygotowania i przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego.
4. Archiwista odmawia przejęcia dokumentacji, jeżeli:
1) dokumentacja nie została uporządkowana w sposób uregulowany przepisami instrukcji;
2) spisy zdawczo-odbiorcze zawierają błędy lub niedokładności;
3) przekazywana dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.
5. O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista powiadamia Kanclerza lub osobę przez niego upoważnioną.
1. Dokumentacja spraw zakończonych przekazywana do archiwum zakładowego porządkowana jest przez prowadzących sprawy lub wyznaczonego w danej komórce organizacyjnej lub Oddziale PAN pracownika.
2. Przez uporządkowanie materiałów archiwalnych (akt kategorii A) rozumie się:
1) ułożenie dokumentacji wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w § 36 ust. 3, przy czym pierwsza sprawa znaleźć się musi na początku teczki, a pierwszy dokument w danej sprawie - na początku akt sprawy; poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami;
2) wyłączenie zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism oraz materiałów roboczych;
3) odłożenie do teczek aktowych spisów spraw, jeśli były przechowywane oddzielnie;
4) usunięcie z dokumentacji części metalowych i folii (np. spinacze, zszywki, wąsy, koszulki itp.);
5) umieszczenie dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych - w pudłach z tektury litej bezkwasowej, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych;
6) ponumerowanie kolejnych zapisanych stron zwykłym, miękkim ołówkiem, poprzez naniesienie numeru strony w jej prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: " Teczka zawiera ... kolejno ponumerowanych stron (data, miejscowość, imię i nazwisko osoby numerującej akta) ";
7) opisanie teczek aktowych, zgodnie z postanowieniami § 37 ust. 2;
8) ułożenie teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.
3. Przez uporządkowanie dokumentacji niearchiwalnej (akt kategorii B) rozumie się:
1) odłożenie do teczek aktowych spisów spraw, jeśli były przechowywane oddzielnie;
2) umieszczenie dokumentacji w tekturowych teczkach aktowych, a tych w razie potrzeby - w pudłach, lub pozostawienie jej w segregatorach, jeśli była w nich przechowywana w komórce organizacyjnej;
3) opisanie teczek aktowych lub segregatorów, zgodnie z postanowieniami § 37 ust. 2;
4) ułożenie teczek aktowych i segregatorów w kolejności wynikającej z wykazu akt.
4. Przez uporządkowanie informatycznych nośników danych rozumie się:
1) wyłączenie ich z teczek aktowych, jeżeli były w nich przechowywane;
2) trwałe oznakowanie każdego nośnika w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację i powiązanie z dokumentacją konkretnej sprawy poprzez naniesienie na niego tytułu, znaku sprawy lub symbolu klasyfikacyjnego, z którym dany nośnik jest powiązany oraz oznaczenia roku;
3) ułożenie informatycznych nośników danych z określonego roku zgodnie z kolejnością haseł wykazu akt, a w ramach każdej klasy według kolejności spraw.
1. Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Sporządzenie spisu należy do obowiązków pracownika wyznaczonego przez kierownika komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację.
2. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej.
3. Spis zdawczo-odbiorczy w postaci elektronicznej sporządza się w przypadku wykorzystywania w archiwum zakładowym narzędzi informatycznych, spełniających wymagania określone w instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.
4. Spis zdawczo-odbiorczy w postaci papierowej sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych - w czterech egzemplarzach oraz dla dokumentacji niearchiwalnej - w trzech egzemplarzach, przy czym jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego zatrzymuje komórka organizacyjna przekazująca dokumentację, pozostałe są przeznaczone dla archiwum zakładowego.
5. Spis zdawczo-odbiorczy powinien zawierać co najmniej następujące elementy:
a) pełną nazwę Kancelarii i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację, a w przypadku Oddziału PAN - pełną nazwę Oddziału,
b) informację o liczbie pozycji i jednostek w spisie,
c) czytelny podpis (imię i nazwisko) pracownika przekazującego dokumentację,
d) czytelny podpis (imię i nazwisko) archiwisty przyjmującego dokumentację,
b) oznaczenie kancelaryjne, to jest oznaczenie komórki organizacyjnej, a w przypadku Oddziału PAN - oznaczenie Oddziału i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, a w przypadku wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory dodatkowo numer sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw,
c) tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji (na przykład faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki itd.) występującej w teczce,
d) roczne daty skrajne, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce,
e) liczbę tomów jednej teczki aktowej przekazanych w ramach danej pozycji spisu, przy czym w przypadku materiałów archiwalnych każdy tom należy ująć jako osobną pozycję spisu zdawczo-odbiorczego,
f) oznaczenie kategorii archiwalnej.
6. Uwzględniając odrębność spisów, o której mowa w ust. 4, sporządza się oddzielne spisy dla specyficznych rodzajów dokumentacji (na przykład dla dokumentacji technicznej, osobowej, płacowej), jeżeli wynika to z potrzeb Kancelarii lub Oddziału PAN bądź jeśli dane, wymienione w ust. 5 pkt 2, są niewystarczające dla opisania tych rodzajów dokumentacji.
1. Każdy informatyczny nośnik danych przekazywany ze składu informatycznego nośników danych do archiwum zakładowego powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację.
2. Spis zdawczo-odbiorczy nośników, o których mowa w ust. 1, powinien zawierać:
a) pełną nazwę Kancelarii i komórki organizacyjnej przekazującej nośniki, a w przypadku Oddziału PAN - pełną nazwę Oddziału,
c) czytelny podpis (imię i nazwisko) pracownika odpowiedzialnego za przekazanie nośników,
d) czytelny podpis (imię i nazwisko) archiwisty przyjmującego nośniki,
c) odpowiednio znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym powiązany jest nośnik,
d) oznaczenie roku,
e) określenie typu nośnika,
f) numer seryjny nośnika, jeśli występuje.
§ 43. Do przekazanej dokumentacji należy dołączyć wszelkie pomoce ewidencyjne: rejestry, ewidencje, kartoteki, skorowidze itp.
Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności Kancelarii, Oddziału PAN lub komórki organizacyjnej albo ich reorganizacji
1. W przypadku gdy jest wszczynane postępowanie zmierzające do ustania działalności Kancelarii lub Oddziału PAN albo do ich reorganizacji, prowadzącej do powstania nowej jednostki organizacyjnej, Kanclerz lub osoba przez niego upoważniona zawiadamia o tym fakcie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, a także dyrektora Archiwum Akt Nowych oraz dyrektora właściwego terytorialnie archiwum państwowego, a także Polską Akademię Nauk Archiwum w Warszawie lub Archiwum Nauki Polskiej Akademii Nauk i Polskiej Akademii Umiejętności.
2. W przypadku przejęcia części lub całości zadań zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez nową komórkę organizacyjną, kierownik komórki zreorganizowanej przekazuje protokolarnie kierownikowi nowej komórki organizacyjnej dokumentację spraw niezakończonych. Protokół otrzymuje do wiadomości archiwum zakładowe.
3. Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania, zgodnie z § 28 ust. 3 instrukcji.
4. Pozostała dokumentacja jest przekazywana niezwłocznie do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach, o których mowa w § 39 ust. 4 oraz § 40-43 instrukcji.
rok Oznaczenie komórki organizacyjnej Symbol klasyfikacyjny z wykazu akt Hasło klasyfikacyjne z wykazu akt
(Treść sprawy)
Nazwa nadawcy DATA Uwagi
wszczęcia sprawy ostatecznego załatwienie sprawy
znak pisma wszczynającego sprawę data pisma
Wskazówki dla osób obsługujących pocztę (odbierających i otwierających przesyłki)
I. Przy przyjmowaniu i otwieraniu przesyłek należy zachować ostrożność i zwrócić uwagę na ich wygląd zewnętrzny i stan:
1) Przesyłka może budzić wątpliwości gdy:
- pochodzi od nieznanego adresata;
- zaadresowana jest do osoby już niepracującej;
- nie posiada adresu zwrotnego;
- znak stempla pocztowego nie odpowiada adresowi zwrotnemu;
- jest nadmiernie oklejona taśmą;
- charakteryzuje się nienaturalnym zapachem (nie zawsze przykrym) lub przebarwieniami;
- na kopercie (opakowaniu) stwierdzamy obecność proszku lub innej substancji;
- po przyjęciu przesyłki z opakowania wydostają się opary, dym, ciecz lub proszek pracownicy odczują nagłe pogorszenie stanu zdrowia (duszności, kaszel, zaburzenia wzroku, pieczenie skóry, ostry zapach itp.)
2) Jeżeli dostawca nie jest przedstawicielem firmy kurierskiej, a przesyłka budzi jakiekolwiek zastrzeżenia należy sprawdzić i zanotować tożsamość osoby dostawcy (w celu kontroli i poinformowania adresata do kogo jest przesyłka),
3) Wszystkie przyjęte depozyty należy umieścić w bezpiecznym miejscu, a fakt ich przyjęcia odnotować w książce pełnienia służby (dotyczy przesyłek deponowanych u ochrony, służby portierskiej poza godzinami pracy),
II. W przypadku wątpliwości należy:
1) Nie otwierać tej przesyłki;
2) Przesyłkę umieścić w worku na śmieci szczelnie okleić taśmą;
3) Zaklejony worek umieścić w drugim worku na śmieci i ponownie okleić taśmą;
4) Pakunku nie przenosić pozostawić na miejscu;
5) Dokładnie (mydłem lub innym środkiem dezynfekującym) umyć ręce i twarz;
6) Powiadomić przełożonego o zaistniałej sytuacji.
III. W przypadku gdyby przesyłka została otwarta i zawierała jakąkolwiek podejrzaną zawartość w formie stałej (pył, kawałki, blok, galaretę itp.) lub płynnej należy:
1) Możliwie nie naruszać tej zawartości: nie rozsypywać, nie przenosić, nie dotykać, nie wąchać, nie próbować smakowo, nie robić przeciągu w pomieszczeniu;
2) Całą zawartość umieścić w worku na śmieci, dokładnie zamknąć i okleić taśmą;
3) Dokładnie umyć (mydłem) ręce;
4) Zaklejony worek umieścić w drugim worku i ponownie dokładnie okleić taśmą;
5) Zamknąć okna, wyłączyć urządzenia wentylacyjne, opuścić pomieszczenie dokładnie je zamykając;
6) Jeśli to możliwe zmienić odzież wierzchnią;
7) Dokładnie umyć ręce i twarz;
8) Powiadomić przełożonego;
9) Sporządzić listę osób mających kontakt z podejrzaną przesyłką.
Pod żadnym pozorem nie należy w zagrożony rejon dopuszczać osób postronnych.
1. Konstrukcja jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej "wykazem akt", opiera się na:
3) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt;
4) ujęciu w wykazie akt wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się Kancelaria, a tym samym całości dokumentacji, która powstaje i jest gromadzona w związku z realizowaniem tych zagadnień.
2. Jednolitość klasyfikacji dokumentacji, o której mowa w pkt 1.1 polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej Kancelarii i od podziału kompetencji w Kancelarii i Oddziałach PAN.
3. Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej, o której mowa w pkt 1.2, polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się Kancelaria, a tym samym całości wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej "klasami głównymi". W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum - dwie, maksimum - dziesięć). Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów dokonywany jest analogicznie aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.
4. Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających odpowiednio z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 lub art. 5 ust. 2b ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
5. Wykaz akt cechuje się budową logiczną, czyli każda klasa jest rzeczowo powiązana z klasą wyższego i niższego rzędu, przy czym klasa niższego rzędu zawsze wywodzi się z klasy wyższego rzędu. W ten sposób klasa wyższego rzędu mieści w sobie wszystkie zagadnienia przyporządkowane do klas niższego rzędu w ramach tej klasy.
1) dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od "0" do "9";
2) dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od "00" do "99";
3) dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od "000" do "999";
4) dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od "0000" do "9999".
7. Wolne klasy wykazu akt mogą być wykorzystane przez Kancelarię do dodania nowych klas, w trybie i na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej Kancelarii i Oddziałów PAN.
8. Na opis klasy w wykazie akt składają się:
1) symbol klasyfikacyjny, o którym mowa w pkt 6;
3) w przypadku klas końcowych - kategoria archiwalna, o której mowa w pkt 4.
9. Na opis klasy może składać się, w razie potrzeby, uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego przez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowych metod liczenia okresów przechowywania lub określenia kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej.
Tytuły klas I i II rzędu
03 Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość, analizy
06 Współdziałanie z innymi instytucjami
07 Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej
08 Kontrole, audyt, szacowanie ryzyka
09 Systemy jakości i akredytacji
16 Działalność socjalna
21 Inwestycje i remonty kapitalne w obiektach
24 Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna
27 Towary i usługi
30 Regulacje i zasady ekonomiczno-finansowe
31 Budżet oraz plan finansowy Polskiej Akademii Nauk
33 Obsługa finansowa funduszy i środków specjalnych
37 Instytuty naukowe - planowanie, sprawozdawczość i analizy
38 Obsługa bankowa Kancelarii i jednostek organizacyjnych bez osobowości prawnej
4 NAUKA, WYDAWNICTWA, POPULARYZACJA
40 Działalność naukowa
41 Działalność dydaktyczna i popularyzacja
43 Działalność informacyjna i promocyjna
Symbole klasyfikacyjne Hasia klasyfikacyjne Kategoria akt Uwagi
000 Zgromadzenie Ogólne PAN i Oddziałów PAN
0000 Wybory członków A Dokumenty związane z wyborem członków, listy zgłoszonych kandydatów, opinie, protokoły z zebrań wyborczych, spisy członków itp.
0001 Teki personalne członków A Dla każdego członka prowadzi się odrębną teczkę, zawierającą m.in. życiorys, wykazy publikacji, dokumenty związane z wyborem na członka, przemówienia, nekrologi itp.
0002 Obrady Zgromadzenia Ogólnego A Porządek obrad, lista uczestników, materiały problemowe przygotowane na posiedzenia, referaty, wystąpienia, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy itp.
001 Prezydium A PAN i Oddziałów PAN. Skład, porządek obrad, lista uczestników, materiały problemowe przygotowane na posiedzenia, referaty, wystąpienia, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy itp.
002 Zgromadzenie członków Wydziału A Jak przy klasie 001
003 Stałe organy doradcze Prezesa A Dla każdego organu zakłada się oddzielną teczkę. Skład, protokoły posiedzeń, opracowania, sprawozdania, wnioski i postulaty itp.
004 Komitety, Komisje i Zespoły Problemowe A Gremia naukowe. Własne wystąpienia, referaty, opracowania, sprawozdania itp.
005 Gremia międzyresortowe, międzynarodowe i międzyzakładowe A Własne wystąpienia, referaty,
opracowania, sprawozdania itp.
006 Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne) A Nie dotyczy Komitetów, Komisji i Zespołów Problemowych naukowych (klasa 004) Dla każdej komisji/zespołu zakłada się oddzielną teczkę. Skład, protokoły posiedzeń, opracowania, sprawozdania, wnioski i postulaty.
007 Udział w gremiach kolegialnych innych jednostek A Własne wystąpienia, referaty, opracowania, sprawozdania itp.
008 Narady (zebrania) pracowników A Protokoły, sprawozdania, wnioski.
010 Organizacja organów i jednostek nadrzędnych oraz współdziałających BE 10 Statuty, schematy organizacyjne, regulaminy, informacje o zmianie adresu itp.
011 Organizacja Polskiej Akademii Nauk A Dotyczy także Oddziałów PAN. Akty założycielskie, statuty, schematy i zmiany organizacyjne, rejestracje i odpisy z rejestrów itp.
012 Organizacja jednostek podległych Polskiej Akademii Nauk A Dla każdej jednostki prowadzi się oddzielną teczkę. Akty założycielskie, statuty, schematy i zmiany organizacyjne, rejestracje i odpisy z rejestrów, nadanie numeru IP, REGON, przekształcenia, likwidacje itp. wraz z ewidencją jednostek podległych
013 Organizacja Kancelarii A Akty założycielskie, statuty, schematy i zmiany organizacyjne, rejestracje i odpisy z rejestrów, nadanie numeru IP, REGON, regulaminy, zakresy działania, protokoły zdawczo-odbiorcze stanowisk pracy itp. oraz korespondencja w ww. sprawach
014 Pełnomocnictwa, upoważnienia, karty wzorów podpisów i podpisy elektroniczne B10 Kancelarii i jednostek bez osobowości prawnej. Instrukcja, rejestry, karty wzoru podpisu wraz z załącznikami. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia ważności
015 Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej
0150 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące ochrony i udostępniania informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej BE10
0151 Ochrona informacji niejawnych BE10 Materiały dotyczące dopuszczenia do informacji niejawnych. Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych.
0152 Ochrona danych osobowych BE10 Instrukcje, korespondencja itp.
0153 Udostępnianie informacji B10 W tym informacji publicznej oraz obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej
0160 Przepisy kancelaryjno-archiwalne A Instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, Instrukcja organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego itp.
0161 Doradzanie komórkom organizacyjnym przy postępowaniu z dokumentacją BE5 Wyjaśnienia, poradnictwo, instruktaże itp.
0162 Ewidencja i wzory odciskowe pieczęci i pieczątek A Własne
0163 Identyfikacja wizualna A Opracowanie oraz wdrażanie wzorów druków i formularzy, godeł, herbów itp. wraz z ich wykazami
0164 Ewidencja druków ścisłego zarachowania B10
0165 Środki do rejestrowania i kontroli obiegu dokumentacji B5 Terminarze, dowody doręczeń, opłat pocztowych, rejestry przesyłek itp.
0166 Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonych A Związane ze zmianami organizacyjnymi i kompetencyjnymi
0167 Prenumerata czasopism i innych publikacji !
017 Archiwum zakładowe , - 1
0170 Organizacja archiwum zakładowego A Powołanie, regulamin itp.
0171 Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym A Sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego
0172 Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej A W tym korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przekazywanej na makulaturę, zgody archiwum państwowego, protokoły potwierdzające zniszczenie dokumentacji
0173 Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji w archiwum zakładowym B5 Zezwolenia, karty lub rejestry udostępniania i wypożyczania akt
0174 Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowym A
0175 Skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym A
0176 Przekazywanie materiałów archiwalnych A
018 Systemy jakości i akredytacji A
020 Zbiór aktów normatywnych organów nadrzędnych i współdziałających B10 Okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej aktu
021 Zbiór aktów normatywnych Polskiej Akademii Nauk A Dotyczy również Kancelarii i Oddziałów PAN. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki. Komplet podpisanych uchwał, decyzji, zarządzeń, rozporządzeń, poleceń służbowych, pism okólnych itp. wraz z ich rejestrami.
022 Zbiór umów B10 Komplet podpisanych umów wraz z ich rejestrami. Materiały źródłowe wraz z jednym egzemplarzem umowy przechowuje się i rejestruje w odpowiedniej klasie zgodnie z wykazem akt w komórce organizacyjnej, która umowę przygotowała
023 Udział w przygotowywaniu projektów aktów prawnych dotyczących działalności Polskiej Akademii Nauk i Kancelarii A W tym opiniowanie projektów uchwał czy zarządzeń organów nadrzędnych
024 Interpretacja własnych aktów normatywnych A Wykładnia własnych aktów normatywnych dot. merytorycznej działalności
025 Opinie prawne na potrzeby Polskiej Akademii Nauk BE 10 Dotyczy również Kancelarii i Oddziałów PAN. Opiniowanie projektów aktów prawnych i projektów umów zawieranych przez PAN. Drugie egzemplarze odkłada się do akt sprawy, której dotyczą
026 Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu administracyjnym Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy
0260 Sprawy sądowe przed sądami powszechnymi BE10
0261 Sprawy sądowe przed sądami administracyjnymi BE10
03 Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość, analizy Z wyjątkiem dotyczących zagadnień ujętych w klasach 3-4
030 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące strategii, programów, planów, sprawozdań i analiz BE10
031 Strategie, programy, plany i sprawozdania jednostek nadrzędnych i innych niezwiązanych z Polską Akademią Nauk B5 Przesyłane do wiadomości lub wykorzystania
032 Strategie, programy, plany i sprawozdania Polskiej Akademii Nauk, Kancelarii i Oddziałów PAN A ! Jeżeli dokumenty te mają charakter cząstkowy i mieszczą się co do zakresu i rodzaju danych w danych zawartych w dokumentach o większym zakresie czasowym, akta spraw w zakresie opracowania tych dokumentów o charakterze cząstkowym można zakwalifikować do kategorii B5
033 Strategie, programy, plany i sprawozdania jednostek podległych B10 Przesyłane do wiadomości lub wykorzystania
034 Sprawozdawczość statystyczna A Jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej można zakwalifikować do kategorii B5
035 Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja A Własne oraz sporządzane jako odpowiedzi na ankiety
036 Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów A Inne niż w klasie 035, np. dla organu nadrzędnego
037 Analizy i ankiety jednostek podległych BE 10 Przesyłane do wiadomości lub wykorzystania
040 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji BE10 W tym Polityka Bezpieczeństwa Informatycznego
041 Projektowanie, homologacje, wdrażanie i eksploatacja oprogramowania i systemów teleinformatycznych
0410 Instrukcje eksploatacji systemów teleinformatycznych, systemów ewidencjonowania informacji oraz archiwizowania oprogramowania i zbiorów danych A
0411 Projektowanie i wdrażanie oprogramowania i systemów teleinformatycznych BE10 1 J
042 Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne B10 Okres przechowywania liczy się od chwili zaprzestania użytkowania programu
043 Ustalanie uprawnień dostępu do danych i
B10 Okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień dostępu
044 Projektowanie i eksploatacja stron i portali internetowych BE10
045 Bezpieczeństwo systemów teleinformatycznych BE10 Dotyczy spraw włamania do systemów i złego użytkowania (notatki, protokoły, korespondencja, decyzje o blokadzie dostępu do systemów)
050 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące skarg, wniosków, petycji, postulatów, inicjatyw i interpelacji BE10
051 Skargi i wnioski załatwione bezpośrednio A Wraz z rejestrem
052 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości B5
053 Petycje, postulaty i inicjatywy obywatelskie A
054 Interpelacje i zapytania A W tym posłów, senatorów i radnych
06 Współdziałanie z innymi instytucjami Obejmuje sprawy ogólne współpracy z jednostkami krajowymi i zagranicznymi, niezwiązane bezpośrednio z aktami innych klas
060 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące współdziałania z innymi podmiotami BE10
061 Kontakty z podmiotami krajowymi
0610 Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania z innymi podmiotami na gruncie krajowym A Przy czym zbiór umów i porozumień przy klasie 063
0611 Wyjazdy krajowe przedstawicieli Polskiej Akademii Nauk A Dotyczy również Kancelarii i Oddziałów PAN. Programy pobytu, sprawozdania i notatki z pobytu.
0612 Przyjmowanie przedstawicieli i gości krajowych A Programy pobytu, sprawozdania i notatki z pobytu.
062 Kontakty z podmiotami zagranicznymi A
0620 Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania z podmiotami zagranicznymi A Przy czym zbiór umów i porozumień przy klasie 063
0621 Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli Polskiej Akademii Nauk A Dotyczy również Kancelarii i Oddziałów PAN. Programy pobytu, sprawozdania i notatki z pobytu.
0622 Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy A Programy pobytu, sprawozdania i notatki z pobytu.
0623 Spotkania oraz wymiana doświadczeń z partnerami zagranicznymi A Programy spotkań, protokoły z rozmów, notatki, sprawozdania.
063 Umowy i porozumienia z innymi podmiotami dotyczące zakresu i sposobu współdziałania A. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy lub jej aneksów
07 Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej Sprawy finansowe przy klasie 33
070 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące dotyczące zagadnień z zakresu programowania i realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych BE10
071 Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych oraz ich realizacja A W tym przygotowanie i składanie wniosków
08 Kontrole, audyt, szacowanie ryzyka Planowanie i sprawozdawczość przy klasie 03
080 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kontroli, audytu, szacowania ryzyka BE10
0810 Kontrole zewnętrzne w Polskiej Akademii Nauk, Kancelarii i Oddziałach PAN A
0811 Kontrole wewnętrzne w Polskiej Akademii Nauk, Kancelarii i Oddziałach PAN A
0812 Książka kontroli B5
082 Audyt A
083 Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań A
100 Własne regulacje i wyjaśnienia dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych A M.in. regulaminy pracy i ich interpretacje
101 Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje i wyjaśnienia dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych B10 Okres przechowywania liczy się od utraty mocy obowiązującej.
102 Umowy zbiorowe i ich negocjowanie A
103 Wykaz etatów A
104 Opisy stanowisk pracy i określanie zakresu kompetencji i zadań A
105 Kontakty i wymiana informacji ze związkami zawodowymi w sprawach kadrowych A
110 Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy B5 Przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów
111 Konkursy na stanowiska BE5 Akta osób przyjętych odkłada się do akt osobowych; dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie 006
112 Obsługa zatrudnienia
1120 Obsługa zatrudnienia osób na wyższych stanowiskach kierowniczych B5 W tym rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników: Prezesa i Wiceprezesów PAN, Kanclerza, Dziekanów Wydziałów itp.; dokumenty dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
1121 Obsługa zatrudnienia osób na stanowiskach kierowniczych w innych jednostkach B5 W tym rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników: dyrektorzy instytutów, stacji zagranicznych, jednostek bez osobowości prawnej, itp.; dokumenty dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
1122 Obsługa zatrudnienia pozostałych pracowników B5 W tym rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników; m.in. delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, zakończenia stosunku pracy; dokumenty dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
1123 Oświadczenia majątkowe, lustracyjne lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin B* *) Czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 6 lat
1124 Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych BE5 Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
113 Staże zawodowe, wolontariat, praktyki B10
114 Prace zlecone (umowy cywilno-prawne)
1140 Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne B50
1141 Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne B10
115 Restrukturyzacja zatrudnienia BE10
116 Nagrody, odznaczenia i kary
1160 Nagrody BE10 Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
1161 Odznaczenia państwowe i inne BE10 Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika
1162 Kary B* *) Okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa
1163 Postępowanie dyscyplinarne B* *) Okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie 006
117 (1 Postępowanie względem osób i instytucji w sprawie dostępu do informacji niejawnych
1170 Dostęp osób zatrudnionych do informacji chronionych przepisami prawa BE20 M. in. akta postępowań sprawdzających
1171 Zwolnienie z obowiązku zachowania tajemnicy BE20
1172 Dostęp osób spoza Kancelarii i Oddziałów do informacji niejawnych BE20
120 Akta osobowe osób zatrudnionych A Podanie o pracę, życiorys, ankiety, opinie, umowy o pracę, odpisy akt stanu cywilnego, dokumentacja przebiegu pracy, świadectwa podnoszenia kwalifikacji itp. Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę. Sposób postępowania z kopiami dokumentacji reguluje instrukcja kancelaryjna.
121 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych A W tym dane w systemach bazodanowych
122 Zaświadczenia o odbyciu studiów doktoranckich w podległych jednostkach B50
123 Zaświadczenia o zatrudnieniu B5 Z wynagrodzeniem bądź bez wynagrodzenia
130 Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy A
131 Działania w zakresie zwalczania wypadków i chorób A W tym ocena ryzyka zawodowego
132 Wypadki Dotyczy wypadków podczas pracy oraz w drodze do lub z pracy
1320 Wypadki zbiorowe, śmiertelne, powodujące inwalidztwo A
1321 Inne wypadki B10
133 Warunki szkodliwe i choroby zawodowe
1330 Warunki szkodliwe B10
1331 Rejestr czynników szkodliwych B40
1332 Choroby zawodowe BE10
140 Zasady doskonalenia zawodowego pracowników w różnych formach A
141 Podnoszenie kwalifikacji zawodowych poprzez dokształcanie pracowników B5 W tym plany szkoleń, wnioski itp. Szkolenia (studia, warsztaty, kursy itp.) organizowane przy pomocy podmiotów zewnętrznych lub własnej kadry dla osób zatrudnionych; zaświadczenia lub kopie certyfikatów, dyplomów itp. ukończonych szkoleń odkłada się do akt osobowych
150 Czas pracy
1500 Dowody obecności w pracy B3 Listy obecności
1501 Absencja B5 Zwolnienia lekarskie oraz dowody uprawnień do zasiłków - kat. B10
1502 Ewidencja czasu pracy B5 Łącznie z rozliczeniem czasu pracy. W tym zmiany czasu pracy, wnioski dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych itp.
1503 Delegacje służbowe - krajowe B3
1504 Delegacje służbowe - zagraniczne B3
151 Urlopy osób zatrudnionych
1510 Urlopy wypoczynkowe B5 Plany i wnioski urlopowe
1511 Urlopy bezpłatne, wychowawcze, macierzyńskie, ojcowskie itp. B5 Dokumenty dotyczące poszczególnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika
160 Sprawy socjalne załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych B5 Wnioski o dofinansowania, listy przyznanych dofinansowań
161 Kasa zapomogowo-pożyczkowa B5 Wnioski, decyzje
162 Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych i świadczenia dodatkowe B5 Poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych
163 Wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych i ulg na przejazdy kolejowe B5
164 Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi B5 W tym wnioski o przyjęcie do domu rencisty
170 Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego B10 Zgłoszenia, korekty i wyrejestrowania
171 Obsługa ubezpieczenia społecznego B10 W tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS, wnioski o Al. EKZ itp.
172 Emerytury i renty B10
173 Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze itp. B10
174 Opieka zdrowotna B10 w tym badania lekarskie w zakresie medycyny pracy
20 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych
200 Własne regulacje i wyjaśnienia dotyczące zagadnień z zakresu spraw administrowania i środków rzeczowych A
201 Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje i wyjaśnienia, dotyczące zagadnień z zakresu spraw administrowania i środków rzeczowych B10 Okres przechowywania liczy się od utraty mocy obowiązującej
210 Ewidencja inwestycji i remontów kapitalnych A
211 Dokumentacja inwestycyjna i remontowa BE5 Dokumentacja dotycząca przygotowania, wykonawstwa i odbioru. Okres przechowywania liczy się od momentu rozliczenia inwestycji, przy czym dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez 5 lat od momentu jego utraty; jeżeli dotyczy obiektów zabytkowych i nietypowych, kwalifikuje się ją do kategorii A.
220 Stan prawny nieruchomości A W tym nabywanie i zbywanie nieruchomości
221 Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali B10 Okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy
222 Najmowanie obiektów i lokali na potrzeby własne B10 Okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy
223 Eksploatacja budynków i lokali B5 Korespondencja dot. konserwacji, drobnych remontów, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania (umowy), utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp., w tym przeglądy stanu technicznego itp.
224 Gospodarowanie terenami wokół obiektów B5 Tereny zielone itp.
225 Podatki i opłaty publiczne B10
23 Gospodarka materiałowa dotyczy środków trwałych i nietrwałych
230 Zaopatrzenie
2300 Zapotrzebowania materiałowe komórek organizacyjnych B5
2301 Zaopatrzenie w sprzęt, materiały i pomoce biurowe B5 Zapytania, zamówienia, potwierdzenia, korespondencja towarzysząca, reklamacje, korespondencja handlowa z dostawcami
2302 Zamawianie pieczęci urzędowych B10
231 Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i nietrwałych B5 Przychód i rozchód, dostawy, zestawienia wyposażenia, kartoteki ilościowe itp.
232 Ewidencja środków trwałych i nietrwałych B10 W tym księgi inwentarzowe
233 Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych B10 Dowody przyjęcia środka do eksploatacji, dowody zmiany miejsca użytkowania środka, kontrole techniczne, protokoły likwidacji, itp. Okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środka.
234 Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna środków trwałych B5 Opisy techniczne, instrukcje obsługi; okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji maszyny lub urządzenia
235 Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników B5
236 Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymi B5
240 Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich B5
241 Eksploatacja własnych środków transportowych B5 Karty drogowe, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży, myjni itp.
242 Użytkowanie obcych środków transportowych B5 Zlecenia, umowy o wykorzystanie prywatnych samochodów
243 Przydział limitów na używanie własnych pojazdów do celów służbowych B5
244 Eksploatacja środków łączności (telefonów, telefaksów) B5 W tym dokumentacja dotycząca konserwacji i remontów środków łączności
245 Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej (modemów, łączy internetowych) B10 |
250 Strzeżenie mienia B10 Dozór terenu i budynków, plany ochrony obiektów, dokumentacja służby ochrony, przepustki itp. wraz z ewidencją; okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy obowiązującej
251 Ubezpieczenia majątkowe B10 Od ognia, kradzieży itp., sprawy odszkodowań. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy
252 Ochrona przeciwpożarowa B10
253 Straty związane z warunkami pogodowymi B10 Korespondencja dotycząca strat powstałych w związku z warunkami pogodowymi
254 Sprawy obronności i obrony cywilnej
2540 Planowanie i sprawozdawczość w zakresie obronności i obrony cywilnej A
2541 Realizacja zadań z zakresu obronności i obrony cywilnej BE10
2542 Zarządzanie kryzysowe A Instrukcje, plany ewakuacji itp. w jednostce organizacyjnej
26 Zamówienia publiczne W zakresie całej działalności
260 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu zamówień publicznych BE10
261 Dokumentacja zamówień publicznych B5 Z wyłączeniem dokumentacji dotyczącej realizacji programów finansowanych ze środków Unii
Okres przechowywania liczy się od zakończenia postępowania
270 Sprzedaż towarów i usług B5 Zamówienia, oferty, umowy z kontrahentami itp. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy
271 Reklamacje B5
3 FINANSE 1 OBSŁUGA FINANSOWO- KSIĘGOWA
30 Regulacje i zasady ekonomicznofinansowe A W tym polityka rachunkowości, plany kont oraz inne procedury wewnętrzne - ich projekty i uzgodnienia
310 Wieloletni plan finansowy A
311 Planowanie W tym przygotowanie projektu budżetu i planu finansowego oraz uzgodnienia
3110 Opracowanie projektu budżetu dla części 67 Polska Akademia Nauk A
3111 Opracowanie projektu planu finansowego Polskiej Akademii Nauk A
312 Realizacja budżetu i planu finansowego
3120 Rozpatrywanie wniosków jednostek o dotacje podmiotowe B5
3121 Harmonogram płatności dotacji budżetowych B5
3122 Podział budżetu, plany zadaniowe i finansowe jednostek oraz Kancelarii Polskiej Akademii Nauk A
3123 Zmiany w części 67 budżetu państwa oraz zmiany planu finansowego Polskiej Akademii Nauk w ciągu roku A
3124 Sprawozdania i analizy okresowe w ciągu roku budżetowego BE10 Jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B10
3125 Sprawozdania roczne A w szczególności finansowe, z wykonania budżetu w części 67, z wykorzystania dotacji celowych, z wykonania planu finansowego Akademii
3126 Rewizja budżetu i jego bilansu A
3127 Realizacja budżetów komórek organizacyjnych B10
313 Finansowanie
3130 Finansowanie własnej działalności B10
3131 Finansowanie inwestycji i remontów B10
3132 Pomoc finansowa dla jednostek podległych B10
3133 Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi B5
3134 Gospodarka pozabudżetowa B5
314 Egzekucja i windykacja
3140 Egzekucja należności pieniężnych B5
3142 Windykacja należności B10
320 Obrót gotówkowy i bezgotówkowy
3200 Obrót gotówkowy B5 Plany i raporty kasowe (niestanowiące dowodów kasowych), kopie asygnat i kwitariuszy, grzbiety książeczek czekowych i rozrachunkowych
3201 Obrót bezgotówkowy B5
3202 Depozyty kasowe, obsługa wadium B5
321 Księgowość
3211 Dokumentacja księgowa B5
3212 Rozliczenia B5 Rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi, w tym wezwania do zapłaty
3213 Ewidencja syntetyczna i analityczna B5
3214 Uzgadnianie sald B5
3215 Kontrole i rewizje kasy B5
3216 Zobowiązania, poręczenia B5
322 Księgowość materiałowo-towarowa B5 Faktury VAT
323 Rozliczenia płac i wynagrodzeń
3230 Dokumentacja płac i potrąceń z płac B5
3231 Listy płac B50
3232 Kartoteki wynagrodzeń B50
3233 Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego B10
3234 Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne B50
3235 Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac B50 Przy czym bez składki na ubezpieczenie społeczne - kategoria B10
33 Obsługa finansowa funduszy i środków specjalnych B10
340 Ustalanie i zwalnianie z opłat B5
341 Ustalanie cen za własne wyroby B5
350 Wycena i przecena B10
351 Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne B5
360 Interwencje Głównego Księgowego A
361 Inne sprawy nadzoru finansowego BE 10
370 Sprawozdawczość finansowa instytutów
3700 Zatwierdzone sprawozdania finansowe instytutów BE10 Roczne. Komplet dokumentacji zawierający m. in. roczne sprawozdanie finansowe instytutów, zatwierdzenia, opinie i raporty z badania sprawozdań przez biegłych rewidentów, korespondencję związaną z zatwierdzeniem sprawozdań. Oryginały przechowywane są przez poszczególne instytuty.
3701i Wybór podmiotów do badania rocznych sprawozdań finansowych instytutów B10 Korespondencja
371 Plany finansowe instytutów BE10 Wraz z projektami, w tym PF-OSPR
372 Wykonanie panów finansowych instytutów BE10
373 Okresowe analizy działalności instytutów A W tym analiza wynagrodzeń i zatrudnienia
380 Rachunki bankowe W tym bankowość elektroniczna
3800 Umowy rachunków bankowych B5 W tym wnioski o otwarcie/zamknięcie rachunków bankowych; okres przechowywania liczy się od zamknięcia rachunku
3801 Karty nadania/odebrania uprawnień B5
3802 Arkusze danych osobowych użytkowników B5
3803 Oświadczenia użytkowników B5
3804 Potwierdzenia odbioru/zwrotu narzędzi B5
3805 Wyciągi bankowe B5 dyspozycje przekazywania wyciągów
381 Karty płatnicze
3810 Umowy z bankiem B5 Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy
3811 Umowy z użytkownikami kart B5 Jak przy klasie 3810
3812 Wnioski o wydanie karty B5
382 Zastępcza obsługa kasowa
3820 Informacja zwrotna z banku o udostępnieniu zastępczej obsługi kasowej B5
3821 Dyspozycje zastępczej obsługi kasowej B5
400 Przygotowanie i realizacja własnych prac i tematów naukowo-badawczych A W tym ekspertyzy opracowane na potrzeby własne lub różnych jednostek
401 Udział w pracach naukowo-badawczych organizowanych i koordynowanych przez inne jednostki A
402 Ewidencja prac naukowo-badawczych A
403 Opiniowanie i recenzowanie prac naukowo-badawczych A
404 Ocena pracowników naukowych A
405 Nagrody, wyróżnienia, medale i stypendia A Własne lub współprzyznawane przez PAN za osiągnięcia naukowe; wnioski o przyznanie nagrody, protokoły obrad kapituły, przemówienia nagrodzonych itp.
Dla każdego typu nagród, wyróżnień, medali i stypendiów zakłada się oddzielne teczki.
406 Wynalazczość i normalizacja
4060 Projekty wynalazcze i postępowanie patentowe BE20 Wnioski do Urzędu Patentowego oraz ewidencja świadectw Urzędu Patentowego. Projekty zgłoszone i opatentowane - kategoria A
4061 Ewidencja wynalazków i wniosków A
4062 Opiniowanie projektów patentowych BE20
4063 Informacje o ochronie patentowej B10 Zewnętrzne
4064 Programy i sprawozdania z prac normalizacyjnych A
4065 Opiniowanie norm BE 10
4066 Informacje o normach B5 M. in. przesyłane od jednostek zewnętrznych
410 Konferencje, sympozja, seminaria i sesje naukowe
4100 Konferencje, sympozja, seminaria i sesje naukowe organizowane lub współorganizowane przez Polską Akademię Nauk A W tym przez Kancelarię i Oddziały PAN. Programy, referaty, odczyty, wnioski, głosy w dyskusji, uchwały, listy uczestników, stenogramy, protokoły, dokumentacja fotograficzna i audiowizualna itp.
4101 Udział w obcych konferencjach, sympozjach, seminariach i sesjach naukowych A Własne referaty, wystąpienia, opracowania, sprawozdania itp.
411 Wystawy, pokazy, prezentacje
4110 Wystawy, pokazy, prezentacje organizowane lub współorganizowane przez Polską Akademię Nauk A W tym przez Kancelarię i Oddziały PAN. Programy, scenariusze, dokumentacja fotograficzna i audiowizualna
4111 Udział w obcych wystawach, pokazach, prezentacjach A
412 Wykłady, wydarzenia i imprezy popularnonaukowe A
4120 Wykłady, wydarzenia i imprezy popularnonaukowe organizowane lub współorganizowane przez Polską Akademię Nauk A W tym przez Kancelarię i Oddziały PAN, w tym Wszechnica PAN. Dla każdego typu wykładów, wydarzeń i imprez zakłada się oddzielne teczki.
4121 Udział w obcych wykładach, wydarzeniach i imprezach popularnonaukowych A
413 Staże naukowe krajowe i zagraniczne B50
414 Praktyki studenckie A Programy praktyk, raporty, sprawozdania
420 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne w zakresie działalności wydawniczej BE10
421 Program i organizacja działalności wydawniczej A Badanie potrzeb, ustalanie tematyki, ogólne sprawy wydawnicze
422 Teki wydawnicze A Dla każdego tytułu prowadzi się oddzielną teczkę obejmującą kartę wydawniczą, umowy, opracowania autorskie i redakcyjne, opinie i recenzje, projekty graficzne, dwa egzemplarze wydawnicze, opinie o tytule, dokumentację dotyczącą nadania numeru ISSN i ISBN
423 Udział w wydawnictwach obcych A Dotyczy publikacji własnych pracowników
424 Współpraca wydawnicza z zagranicą A Uzgodnienia dotyczące wspólnych wydawnictw
425 Ewidencja wydawnictw B5 Ewidencja magazynowa prac i wydawnictw
426 Wykonanie poligraficzne B5 Sprawy techniczno-wydawnicze
427 Rozpowszechnianie wydawnictw B5 Listy wysyłkowe, potwierdzenia odbioru
428 Informatyzacja czasopism B10
430 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne w zakresie działalności informacyjnej i promocyjnej BE10
431 Patronaty A
432 Kontakty ze środkami publicznego przekazu
4320 Informacje własne dla środków publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne, konferencje i wywiady A
4321 Monitoring środków publicznego przekazu A W tym tzw. wycinki prasowe
433 Promocja i reklama działalności Polskiej Akademii Nauk A W tym Kancelarii i Oddziałów PAN. W tym udział w targach, wystawach oraz materiały promocyjne i reklamowe
434 Własne materiały promocyjne oraz udział w obcych materiałach A
435 Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych oraz ich rozpowszechnianie B5
436 Zbiór zaproszeń, życzeń, podziękowań, kondolencji B10 Inne niż wchodzące do akt spraw
437 Zbiory biblioteczne
4370 Gromadzenie zbiorów bibliotecznych B5
4371 Ewidencja zbiorów bibliotecznych A
4372 Udostępnianie zbiorów B5
438 Usługi reprograficzne B5
Rozdział 2 Organizacja i zadania archiwum zakładowego
Rozdział 3 Obsada archiwum zakładowego
Rozdział 4 Lokale archiwum zakładowego
Rozdział 5 Przejmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego
Rozdział 6 Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
Rozdział 7 Przeprowadzanie skontrum w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
Rozdział 8 Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
Rozdział 9 Wycofanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego
Rozdział 10 Brakowanie i ekspertyza dokumentacji niearchiwalnej
Rozdział 11 Przekazywanie materiałów archiwalnych do Polskiej Akademii Nauk Archiwum w Warszawie i Archiwum Nauki Polskiej Akademii Nauk i Polskiej Akademii Umiejętności w Krakowie
Nr 1. - Warunki wilgotności i temperatury w archiwum zakładowym
§ 1. Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Kancelarii i Oddziałów Polskiej Akademii Nauk, zwana dalej "instrukcją archiwalną", określa organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego w Kancelarii i Oddziałach Polskiej Akademii Nauk oraz postępowanie w nim z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
1) archiwista - pracownika lub pracowników realizujących zadania archiwum zakładowego;
2) archiwum zakładowe - archiwum zakładowe Kancelarii lub Oddziału Polskiej Akademii Nauk;
3) Kancelaria - Kancelarię Polskiej Akademii Nauk, jednostkę powołaną do obsługi administracyjnej Polskiej Akademii Nauk;
4) Oddział PAN - jednostkę organizacyjną Polskiej Akademii Nauk, utworzoną w celu wykonywania zadań Polskiej Akademii Nauk w określonym regionie kraju, obsługę administracyjną której sprawuje Kancelaria;
5) informatyczny nośnik danych - informatyczny nośnik danych, na którym zapisano dokumentację w postaci elektronicznej;
6) kierownik komórki organizacyjnej - osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę upoważnioną do wykonywania jej zadań, także osobę zajmującą samodzielne stanowisko pracy;
7) komórka organizacyjna - wydzieloną organizacyjnie część Kancelarii, w tym Oddział PAN;
8) skład informatycznych nośników danych - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja w postaci elektronicznej, napływająca i powstająca w związku z załatwianiem spraw przez Kancelarię lub Oddział PAN;
9) teczka aktowa - materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej;
10) wykaz akt - jednolity rzeczowy wykaz akt.
1. Dokumentacja przekazywana i przechowywana w archiwum zakładowym musi być uporządkowana i zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych.
2. Podstawą kwalifikacji archiwalnej są wykazy akt obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
3. W przypadku Kancelarii dyrektor Archiwum Akt Nowych, a w przypadku Oddziału PAN - dyrektor właściwego terytorialnie archiwum państwowego może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji.
1. W Kancelarii i Oddziałach PAN dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych, w szczególności w celu:
1) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji przygotowanej do przekazania do archiwum zakładowego, ich przesyłania, jak i sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym;
4) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą brakowania dokumentacji niearchi walnej bądź przekazywania materiałów archiwalnych do Polskiej Akademii Nauk Archiwum w Warszawie lub Archiwum Nauki Polskiej Akademii Nauk i Polskiej Akademii Umiejętności w Krakowie;
5) prowadzenia ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w magazynach archiwum zakładowego;
2. Narzędzia informatyczne, o których mowa w ust. 1, mogą być stosowane zamiast dokumentacji w postaci papierowej Jeżeli dane w postaci elektronicznej:
1) są zabezpieczone przed wprowadzeniem zmian przez osoby nieupoważnione;
2) są zabezpieczone przed utratą co najmniej przez sporządzanie kopii zabezpieczającej na odrębnym informatycznym nośniku danych, nie później niż dobę po zmianie treści tych danych, ale nie rzadziej niż raz na 6 miesięcy;
3. Kopie zabezpieczające wykonuje się kolejno na co najmniej dwóch różnych informatycznych nośnikach danych, tak aby Kancelaria i Oddziały PAN stale dysponowały co najmniej dwoma nośnikami umożliwiającymi odzyskiwanie danych.
4. Po wykonaniu nowych kopii zabezpieczających, kopie poprzednio utworzone mogą zostać usunięte.
5. Wymagania określone w ust. 2 uważa się za spełnione, jeśli dla Kancelarii i Oddziałów PAN została opracowana i wdrożona polityka zarządzania bezpieczeństwem informacji, w której określono wymagania bezpieczeństwa zgodne z Polską Normą PN- ISO/IEC270° 1:2007 lub nowszą.
Organizacja i zadania archiwum zakładowego
1. W Kancelarii działa jedno archiwum zakładowe w siedzibie Kancelarii w Warszawie oraz po jednym archiwum zakładowym w każdym Oddziale PAN. Usytuowanie archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej określa regulamin organizacyjny.
2. Archiwum zakładowe w siedzibie Kancelarii w Warszawie gromadzi i przechowuje materiały archiwalne (akta kategorii A) i dokumentację niearchiwalną (akta kategorii B) ze wszystkich komórek organizacyjnych Kancelarii i jednostek organizacyjnych, których obsługę administracyjną sprawuje Kancelaria, z wyjątkiem Oddziałów PAN.
3. Archiwa zakładowe w Oddziałach PAN gromadzą i przechowują materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną z odpowiednich Oddziałów PAN.
4. Nadzór merytoryczny nad działalnością archiwów zakładowych w Oddziałach PAN sprawuje archiwista archiwum zakładowego w siedzibie Kancelarii w Warszawie.
5. Nadzór archiwalny nad archiwami zakładowymi w Oddziałach PAN sprawują dyrektorzy właściwych terytorialnie archiwów państwowych.
6. Do archiwów zakładowych w Oddziałach PAN przepisy instrukcji stosuje się odpowiednio.
§ 6. Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:
1) przejmowanie dokumentacji;
9) przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania oraz udział w ich przekazywaniu do Polskiej Akademii Nauk Archiwum w Warszawie lub Archiwum Nauki Polskiej Akademii Nauk i Polskiej Akademii Umiejętności w Krakowie,
10) doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją.
Obsada archiwum zakładowego
1. Archiwista odpowiedzialny jest za realizację zadań archiwum zakładowego, o których mowa w § 6.
2. Liczba pracowników każdego archiwum zakładowego musi umożliwiać sprawną realizację zadań archiwum zakładowego.
3. W przypadku zatrudnienia w archiwum zakładowym co najmniej dwóch pracowników wyznacza się spośród nich osobę koordynującą pracę archiwum zakładowego.
1. Archiwista powinien posiadać co najmniej wykształcenie średnie oraz odpowiednie przeszkolenie archiwalne lub co najmniej 5-letni staż pracy w archiwum zakładowym.
2. Archiwista powinien wykazać się znajomością systemów kancelaryjnych, według których była i jest prowadzona dokumentacja w Kancelarii i/lub Oddziałach PAN.
3. Archiwista ma prawo do ubrania ochronnego (w szczególności fartuchy, rękawiczki bawełniane, maseczki z filtrem itp.).
4. Archiwista powinien stale pogłębiać swoje kwalifikacje zawodowe.
§ 9. W razie zmiany na stanowisku archiwisty, w przypadku gdy był on tylko jeden, lub osoby koordynującej pracę archiwum zakładowego, gdy było co najmniej dwóch archiwistów, przekazanie archiwum zakładowego nowemu archiwiście lub osobie koordynującej odbywa się protokolarnie.
Lokale archiwum zakładowego
§ 10. Lokal archiwum zakładowego składa się ze stałego miejsca do pracy dla archiwisty, miejsc do korzystania z dokumentacji oraz pomieszczeń magazynowych, przy czym stałe miejsce do pracy dla archiwisty oraz miejsca do korzystania z dokumentacji nie mogą znajdować się w pomieszczeniach magazynowych.
§ 11. W lokalu archiwum zakładowego zapewnia się warunki do realizacji zadań archiwum zakładowego oraz zabezpieczenia przechowywanej w nim dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą; w szczególności pomieszczenia magazynowe archiwum powinny:
1) być skonstruowane z elementów o odpowiedniej nośności;
2) być suche, zapewniać właściwą temperaturę w ciągu roku;
4) być zabezpieczone przed włamaniem co najmniej przez wzmocnione drzwi z minimum dwoma zamkami, w tym jednym o skomplikowanym systemie otwierania, plombowane po zakończeniu pracy w danym dniu;
5) być zabezpieczone przed pożarem co najmniej przez system wykrywania ognia i dymu oraz wyposażenie w gaśnice odpowiednie do potencjalnego źródła pożaru;
6) być zabezpieczone przed bezpośrednim działaniem promieni słonecznych przez zastosowanie w oknach zasłon, żaluzji, szyb lub folii chroniących przed promieniowaniem UV;
7) zapewniać możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji;
1) ponumerowane regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne), zabezpieczone przed korozją, przy czym regały stacjonarne powinny być usytuowane prostopadle do okien oraz oddalone od ścian minimum 5 cm, z przejściem między nimi minimum 80 cm, o wysokości i szerokości półek dostosowanej do rozmiaru dokumentacji z odstępem od sufitu i podłogi;
3) sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza;
4) podręczny sprzęt gaśniczy.
2. Numerowanie regałów, o którym mowa w ust. 1, polega na nadaniu unikatowego oznaczenia poszczególnym regałom (liczba rzymska) i poszczególnym półkom w obrębie regału (liczba arabska).
3. W pomieszczeniach magazynowych:
1) nie mogą się znajdować przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentacji;
2) nie wolno stosować farb i lakierów zawierających rozpuszczalniki organiczne, a zwłaszcza formaldehyd, ksylen i toluen;
3) nie mogą się znajdować rury i przewody wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe, chyba że sposób ich zabezpieczenia nie zagraża przechowywanej dokumentacji;
4) jako źródeł światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV, przy czym maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów;
5) posadzka w pomieszczeniach magazynowych powinna być wykonana z powłoki niepylącej, łatwej do utrzymania w czystości (w szczególności płytka ceramiczna, wykładzina zmywalna);
6) należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury, określone w załączniku nr 1 do instrukcji archiwalnej;
7) należy przynajmniej raz w tygodniu rejestrować warunki wilgotności i temperatury;
8) należy regularnie sprzątać, tak by chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.
§ 13. Wstęp do pomieszczeń archiwum zakładowego jest możliwy tylko w obecności archiwisty.
1. Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego następuje w trybie i na warunkach określonych w instrukcji kancelaryjnej.
2. Komórki organizacyjne i pracownicy zajmujący samodzielne stanowiska pracy przekazują dokumentację do archiwum zakładowego według ustalonego z archiwistą terminarza.
1. Przejmowanie dokumentacji polega na jej przekazaniu do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, zawierającego co najmniej następujące elementy:
b) oznaczenie kancelaryjne, to jest oznaczenie komórki organizacyjnej, a w przypadku Oddziału PAN - oznaczenie Oddziału i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, a w przypadku, o którym mowa w § 5 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej, dodatkowo numer sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw,
c) tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt, w razie potrzeby uzupełniony o informację o rodzaju dokumentacji (na przykład faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki itd.) występującej w teczce,
2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych i odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej.
3. W ramach podziału, o którym mowa w ust. 2, sporządza się odrębne spisy dla specyficznych rodzajów dokumentacji (na przykład dla dokumentacji technicznej, osobowej, audiowizualnej), jeżeli wynika to z potrzeb Kancelarii lub Oddziału PAN bądź jeśli dane wymienione w ust. 1 pkt 2 są niewystarczające dla opisania tych rodzajów dokumentacji.
4. Spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w ust. 1, sporządzany jest na nośniku papierowym albo w postaci elektronicznej.
5. Spis zdawczo-odbiorczy w postaci elektronicznej sporządza się w przypadku posiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w § 4 pkt 2 instrukcji archiwalnej.
6. Przekazanie spisu zdawczo-odbiorczego w postaci elektronicznej następuje na oznaczonym w sposób jednoznaczny informatycznym nośniku danych.
7. Spis zdawczo-odbiorczy na nośniku papierowym sporządza się w przypadku nieposiadania narzędzi informatycznych, o których mowa w § 4 pkt 2 instrukcji archiwalnej:
8. Oprócz spisów na nośniku papierowym, o których mowa w ust. 7, archiwum zakładowe może wymagać przekazania także dokumentu elektronicznego, który służył do przygotowania ich wydruku. Spis taki stanowi jedynie materiał pomocniczy i nie może być uznawany za dokumentację zastępującą dokumentację elektroniczną, o której mowa w § 4 pkt 2 instrukcji archiwalnej.
1. Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych przekazuje się do archiwum zakładowego po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie.
2. Każdy informatyczny nośnik danych przekazywany ze składu informatycznych nośników danych do archiwum zakładowego powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację, w szczególności zawierać musi tytuł, znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym dany nośnik jest powiązany oraz oznaczenie roku.
3. Spis zdawczo-odbiorczy nośników, o których mowa w ust. 1, powinien zawierać:
c) czytelny podpis (imię i nazwisko) pracownika odpowiedzialnego za przekazanie nośników;
d) czytelny podpis (imię i nazwisko) archiwisty przyjmującego nośniki;
a) liczbę porządkową;
b) tytuł;
c) odpowiednio znak sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym powiązany jest nośnik;
d) oznaczenie roku;
e) określenie typu nośnika;
1. Dokumentacja spraw zakończonych przejmowana do archiwum zakładowego powinna być uporządkowana przez prowadzących sprawy lub wyznaczonego w danej komórce organizacyjnej pracownika.
2. Uporządkowanie dokumentacji aktowej polega na:
1) w odniesieniu do materiałów archiwalnych (akt kategorii A):
a) ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w § 36 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej, przy czym pierwsza sprawa znaleźć się musi na początku teczki, a pierwszy dokument w danej sprawie - na początku akt sprawy; poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami;
b) wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism oraz materiałów roboczych;
c) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw, jeśli były przechowywane oddzielnie;
d) usunięciu z dokumentacji części metalowych i folii (np. spinaczy, zszywek, koszulek itp.);
e) umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych - w pudlach z tektury litej bezkwasowej, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych;
f) ponumerowaniu kolejnych zapisanych stron zwykłym, miękkim ołówkiem, poprzez naniesienie numeru strony w jej prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: Teczka zawiera ... kolejno ponumerowanych stron (miejscowość, data, imię i nazwisko osoby numerującej akta).
g) opisaniu teczek aktowych zgodnie z przepisami § 37 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej;
h) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.
a) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw, jeśli były przechowywane oddzielnie;
b) umieszczeniu dokumentacji w tekturowych teczkach aktowych, a tych w razie potrzeby - w pudłach, lub pozostawieniu jej w segregatorach, jeśli była w nich przechowywana w komórce organizacyjnej;
c) opisaniu teczek aktowych lub segregatorów, zgodnie z przepisami § 37 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej;
d) ułożeniu teczek aktowych i segregatorów w kolejności wynikającej z wykazu akt.
3. Uporządkowanie informatycznych nośników danych polega na:
1) wyłączeniu ich z teczek aktowych, jeżeli były w nich przechowywane;
2) trwałym oznakowaniu każdego nośnika w sposób pozwalający na jego jednoznaczną identyfikację i powiązanie z dokumentacją konkretnej sprawy poprzez naniesienie na niego tytułu, znaku sprawy lub symbolu klasyfikacyjnego, z którym dany nośnik jest powiązany oraz oznaczenia roku;
3) ułożeniu informatycznych nośników danych z określonego roku zgodnie z kolejnością haseł wykazu akt, a w ramach każdej klasy według kolejności spraw.
1. Archiwista odmawia przejęcia dokumentacji, jeżeli:
1) dokumentacja nie została uporządkowana w sposób określony w § 17 instrukcji archiwalnej;
2) spisy zdawczo - odbiorcze, o których mowa w § 12 instrukcji archiwalnej, zawierają braki lub błędy;
3) dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo - odbiorczym.
2. O powodach odmowy przejęcia dokumentacji archiwista powiadamia Kanclerza lub osobę przez niego upoważnioną.
1) rejestruje spis zdawczo - odbiorczy w wykazie spisów zdawczo - odbiorczych, zawierającym następujące elementy:
a) liczbę porządkową, stanowiącą kolejny numer spisu zdawczo - odbiorczego,
b) datę przejęcia dokumentacji przez archiwum zakładowe,
c) pełną nazwę Kancelarii i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację, a w przypadku Oddziału PAN - pełną nazwę Oddziału,
d) nazwę jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła lub zgromadziła, jeżeli jest inna niż nazwa podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
f) liczbę teczek lub tomów teczek w spisie;
2) nanosi w prawym górnym rogu na spisie zdawczo-odbiorczym numer tego spisu, wynikający z wykazu spisów;
3) pozostawia w komórce organizacyjnej lub na samodzielnym stanowisku pracy podpisany przez siebie pierwszy egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego;
4) na każdą teczkę aktową nanosi w lewym dolnym rogu sygnaturę archiwalną, czyli numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez liczbę porządkową pozycji teczki w spisie, przy czym, gdy teczka dzieli się na tomy, nanosi identyczną sygnaturę archiwalną na każdy tom teczki, a jeżeli teczki włożono do pudła, to na pudło nanosi skrajne sygnatury teczek aktowych umieszczonych w pudle;
5) każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo-odbiorczego przyporządkowuje informację o aktualnym miejscu przechowywania przekazanej dokumentacji w archiwum zakładowym;
6) odkłada egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego do odpowiednich zbiorów, o których mowa w § 20 ust. 1.
2. Wykaz spisów zdawczo - odbiorczych, o którym mowa w ust. 1, prowadzony jest w archiwum zakładowym w siedzibie Kancelarii w Warszawie i obejmuje całą dokumentację Kancelarii oraz Oddziałów PAN.
1. Archiwista prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo - odbiorczych:
1) zbiór pierwszy stanowią drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych;
2) zbiór drugi stanowią trzecie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie według komórek przekazujących dokumentację.
2. W przypadku Oddziałów PAN drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych przechowywane są w archiwum zakładowym w siedzibie Kancelarii w Warszawie, trzecie egzemplarze natomiast - w archiwach zakładowych we właściwych Oddziałach PAN.
3. Postępowanie z czwartym egzemplarzem spisu materiałów archiwalnych ustala się w przypadku Kancelarii w porozumieniu z dyrektorem Archiwum Akt Nowych, a w przypadku Oddziałów PAN - z dyrektorami właściwych terytorialnie archiwów państwowych.
4. Przepisów ust. 1 pkt 2 nie stosuje się dla archiwum zakładowego w siedzibie Kancelarii w Warszawie, jeżeli archiwum to posiada narzędzia informatyczne, o których mowa w § 4 pkt 2 instrukcji archiwalnej.
1. Nie rzadziej niż raz na pięć lat dokonuje się przeglądu informatycznych nośników danych, o których mowa w § 9 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej, i wykonuje ich kopie bezpieczeństwa.
2. Kopie powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich szybkie odnalezienie w przypadku niemożności odczytania zapisu na informatycznym nośniku danych, na którym pierwotnie zapisano dokumentację elektroniczną.
3. Kopie bezpieczeństwa mogą być zapisywane na jednym nośniku, pod warunkiem, że zapisane na nim dane są zabezpieczone przed utratą w wyniku awarii tego nośnika.
4. Po wykonaniu nowych kopii bezpieczeństwa, kopie poprzednio utworzone mogą zostać usunięte.
5. Jeśli nie jest możliwe wykonanie kopii bezpieczeństwa ze względu na uszkodzenie nośnika, odnotowuje się to w aktach sprawy, z którymi powiązany jest nośnik, podając:
2) imię i nazwisko osoby sporządzającej adnotację;
3) informację umożliwiającą jednoznaczne wskazanie uszkodzonego nośnika, w szczególności jego sygnaturę archiwalną.
1. Dokumentację układa się w magazynach archiwum zakładowego w sposób zapewniający jej ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca, przy czym odrębnie przechowuje się:
1) materiały archiwalne,
2) dokumentację techniczną,
3) akta osobowe i płacowe,
4) informatyczne nośniki danych.
2. Teczki aktowe zawierające dokumentację, o której mowa w ust. 1-3, umieszcza się dodatkowo w pudłach archiwalnych wykonanych z tektury litej bezkwasowej.
1. Dokumentacja zgromadzona w archiwum zakładowym jest poddawana okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe.
2. Archiwum poddaje konserwacji uszkodzoną lub częściowo zniszczoną dokumentację.
§ 24. W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym, włamania do pomieszczeń magazynowych, ich zalania lub zniszczenia w inny sposób Kanclerz lub osoba przez niego upoważniona powiadamia również Polską Akademię Nauk Archiwum w Warszawie lub Archiwum Nauki Polskiej Akademii Nauk i Polskiej Akademii Umiejętności w Krakowie oraz Archiwum Akt Nowych lub właściwe terytorialnie archiwum państwowe.
Przeprowadzanie skontrum w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
1) porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji w archiwum zakładowym;
2. Skontrum przeprowadza, na polecenie Kanclerza lub osoby przez niego upoważnionej, komisja skontrowa, składająca się z co najmniej dwóch członków.
3. Liczbę członków komisji skontrowej oraz jej skład osobowy ustala Kanclerz lub osoba przez niego upoważniona.
4. Z przeprowadzonego skontrum komisja skontrowa sporządza protokół, który powinien zawierać co najmniej:
1) spis nieodnalezionej dokumentacji i wnioski w tej sprawie;
2) spisy dokumentacji, która nie była ujęta w środkach ewidencyjnych a była przechowywana w archiwum zakładowym;
3) datę sporządzenia oraz podpisy członków komisji.
§ 26. Do porządkowania zgromadzonej w archiwum zakładowym dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym, stosuje się odpowiednio przepisy instrukcji kancelaryjnej.
1. Dokumentację udostępnia się na miejscu w archiwum zakładowym, przez jej wypożyczenie lub w postaci kopii.
2. Udostępnieniu podlegają wyłącznie całe jednostki archiwalne, a nie pojedyncze pisma.
3. Wypożyczając dokumentację można wykonać jej kopię zastępczą i zachować ją w archiwum zakładowym do czasu zwrotu oryginalnej dokumentacji.
§ 28. Nie wolno wypożyczać poza archiwum zakładowe dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia oraz środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.
1. Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym odbywa się na podstawie wniosku zawierającego co najmniej:
b) hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt;
5) imię i nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;
6) w przypadku osób spoza Kancelarii lub Oddziału PAN:
2. Do udostępnienia dokumentacji pracownikom Kancelarii lub Oddziału PAN jest wymagana zgoda kierownika komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała do archiwum zakładowego. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje Kanclerz lub osoba przez niego upoważniona.
3. Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza Kancelarii lub Oddziału PAN jest wymagane zezwolenie Kanclerza lub osoby przez niego upoważnionej.
1. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnionej mu dokumentacji.
1) wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism;
2) przekazywanie dokumentacji innym osobom, komórkom organizacyjnym lub jednostkom organizacyjnym bez wiedzy archiwisty;
2) imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła dokumentację;
3. Protokół, o którym mowa w ust. 2, sporządzany jest w trzech egzemplarzach, z których jeden umieszcza się w miejscu brakującej lub uszkodzonej dokumentacji, drugi przechowuje się w archiwum zakładowym w przeznaczonej na ten cel teczce aktowej, trzeci przekazuje się Kanclerzowi lub osobie przez niego upoważnionej.
4. Na podstawie protokołu Kanclerz lub osoba przez niego upoważniona zarządza postępowanie wyjaśniające.
§ 32. Archiwista w przyjęty w Kancelarii lub Oddziale PAN sposób odnotowuje każde udostępnienie dokumentacji z podaniem daty udostępnienia, a w przypadku jej wypożyczenia poza archiwum zakładowe - także daty zwrotu do archiwum zakładowego.
Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwów zakładowych
§ 33. W przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, której dokumentacja została już przekazana do archiwum zakładowego, archiwista na wniosek kierownika komórki organizacyjnej lub osoby pracującej na samodzielnym stanowisku pracy wycofuje ją z archiwum zakładowego i przekazuje do wnioskodawcy.
1. Wycofanie dokumentacji z archiwum zakładowego polega na:
1) sporządzeniu protokołu z wycofania dokumentacji z ewidencji archiwum zakładowego, zawierającego co najmniej:
a) datę wycofania,
b) numer protokołu,
c) nazwę komórki organizacyjnej, do której dokumentację wycofano, a w przypadku Oddziału PAN - nazwę Oddziału,
d) tytuł teczki aktowej lub tytuł sprawy,
e) sygnaturę archiwalną teczki aktowej;
2) przyporządkowaniu do pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, w której jest ujęta wycofana dokumentacja, informacji o dacie i numerze protokołu wycofania.
2. W trakcie przekazywania wycofywanej dokumentacji z archiwum zakładowego protokół podpisują archiwista i kierownik komórki organizacyjnej lub osoba pracująca na samodzielnym stanowisku pracy.
Brakowanie i ekspertyza dokumentacji niearchiwalnej
1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje archiwista przez regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania.
2. W wyniku typowania, o którym mowa w ust. 1, archiwista sporządza spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania oraz dokumentacji podlegającej w danym roku ekspertyzie zgodnie ze wzorem wynikającym z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 i ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przygotowuje protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej.
3. Spis podlega zaopiniowaniu przez kierowników komórek organizacyjnych i osoby pracujące na samodzielnych stanowiskach pracy, których dokumentacja została wytypowana do brakowania, a w przypadku Oddziałów PAN także przez pracownika archiwum zakładowego w siedzibie Kancelarii, oraz zatwierdzeniu przez Kanclerza lub osobę przez niego upoważnioną, a w przypadku Oddziału PAN - przez Prezesa Oddziału.
4. W wyniku czynności, o której mowa w ust. 3, pracownicy mogą wydłużyć czas przechowywania dokumentacji niearchiwalnej, przy czym podlega to zatwierdzeniu przez Kanclerza lub osobę przez niego upoważnioną, a w przypadku Oddziału PAN - przez Prezesa Oddziału.
5. Protokół, o którym mowa w ust. 2, zawierać musi co najmniej:
2) nazwę komórki organizacyjnej, której dokumentacja podlega brakowaniu, a w przypadku Oddziału PAN - nazwę Oddziału,
3) oświadczenie o utracie znaczenia wytypowanej do brakowania dokumentacji,
4) określenie ilości wytypowanej do brakowania dokumentacji zgodnie ze spisem, o którym mowa w ust. 2, wyrażonej w jednostkach archiwalnych i metrach bieżących,
5) czytelne podpisy (imiona i nazwiska) osób opiniujących i zatwierdzających spis, wymienione w ust. 3.
§ 36. Do procedury brakowania i ekspertyzy dokumentacji niearchi walnej stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 i ust. 2b oraz art. 38 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w tym właściwe przepisy wewnętrzne.
1. Akta przeznaczone do wybrakowania lub ekspertyzy archiwista wydziela i przechowuje w kolejności pozycji spisu akt przeznaczonych do wybrakowania lub ekspertyzy do czasu uzyskania zgody na brakowanie wydanej w przypadku Kancelarii przez dyrektora Archiwum Akt Nowych a w przypadku Oddziału PAN przez dyrektora właściwego terytorialnie archiwum państwowego.
2. Po wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę wybrakowania oraz numer zgody.
1. Jeżeli w wyniku procedury brakowania lub ekspertyzy dokumentacji niearchiwalnej dyrektor Archiwum Akt Nowych lub dyrektor właściwego terytorialnie archiwum państwowego dokona uznania całości lub części tej dokumentacji za materiały archiwalne, archiwista jest zobowiązany:
2. Spis zdawczo-odbiorczy rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych.
Przekazywanie materiałów archiwalnych do Polskiej Akademii Nauk Archiwum w Warszawie i Archiwum Nauki Polskiej Akademii Nauk i Polskiej Akademii Umiejętności w Krakowie
§ 39. Przekazywanie materiałów archiwalnych do zasobu Polskiej Akademii Nauk Archiwum w Warszawie i Archiwum Nauki Polskiej Akademii Nauk i Polskiej Akademii Umiejętności w Krakowie następuje na podstawie przepisów art. 5 ust. 2 i ust. 2b oraz art. 38 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz przepisów wydanych na ich podstawie.
1. Po przekazaniu materiałów archiwalnych archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę przekazania tych materiałów.
2. Dokumentacja z przekazania materiałów archiwalnych do Polskiej Akademii Nauk Archiwum w Warszawie i Archiwum Nauki Polskiej Akademii Nauk i Polskiej Akademii Umiejętności w Krakowie przechowywana jest przez archiwum zakładowe, przy czym jeden egzemplarz spisu materiałów archiwalnych przekazanych przez Kancelarię przesyła się do Archiwum Akt Nowych, a przekazanych przez Oddział PAN przesyła się do właściwego terytorialnie archiwum państwowego.
(pełna nazwa komórki organizacyjnej
Spis zdawczo - odbiorczy akt nr ........
Lp. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne od - do Liczba tomów Kategoria archiwalna Data zniszczenia akt lub przekazania do PAN Archiwum
Spis zawiera... ...pozycji, .......... jednostek
Data przekazania spisu...........................
Czytelny podpis pracownika przekazującegoCzytelny podpis pracownika
dokumentacjęprzyjmującego dokumentację
Rodzaj dokumentacji Właściwa temperatura powietrza
Dopuszczalne wahania dobowe temperatury powietrza
Właściwa wilgotność względna powietrza (w % RH) Dopuszczalne wahania dobowe wilgotności względnej powietrza (w % RH)
audiowizualna:
Fotografia czarno- 2.a. biała (negatywy i pozytywy) Fotografia kolorowa 3 18 2 20 50 5
2.b. (negatywy i pozytywy), taśma filmowa Taśmy magnetyczne do 3 18 2 20 50 5
2.c. analogowego zapisu obrazu lub dźwięku 8 18 2 20 50 5
3 Informatyczne nośniki danych 12 18 2 30 40 5