Source: https://interpretacje-podatkowe.org/przechowywanie/ibpp3-4512-768-15-asz
Timestamp: 2017-09-24 05:08:17+00:00
Document Index: 114154142

Matched Legal Cases: ['art. 14', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 106', 'art. 112', 'art. 181', 'art. 284', 'art. 284', 'art. 288', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 244', 'art. 106', 'art. 15', 'art. 119', 'art. 120', 'art. 106', 'art. 21', 'art. 119', 'art. 120', 'art. 113', 'art. 43', 'art. 82', 'art. 135', 'art. 136', 'art. 97', 'art. 16', 'art. 244', 'art. 247', 'art. 246', 'art. 246', 'art. 233', 'art. 233', 'art. 218', 'art. 106', 'art. 106', 'art. 106', 'art. 106', 'art. 106', 'art. 106', 'art. 3', 'art. 106', 'art. 112']

Uprawnienie do prowadzenia archiwum dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej.
IBPP3/4512-768/15/ASzinterpretacja indywidualna
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613) oraz § 2 i 6 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. 2015, poz. 643) – Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 12 października 2015 r. (data wpływu 20 października 2015 r.), uzupełnionym pismem z 12 stycznia 2016 r. (data wpływu 19 stycznia 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie uprawnienia do prowadzenia archiwum dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej – jest prawidłowe.
W dniu 20 października 2015 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej m.in. podatku od towarów i usług w zakresie uprawnienia do prowadzenia archiwum dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej.
Wniosek został uzupełniony pismem z 12 stycznia 2016 r. (data wpływu 19 stycznia 2016 r.), będącym odpowiedzią na wezwanie z 5 stycznia 2016 r. znak: IBPP3/4512-788/15/ASz; IBPB-1-3/4510-541/15/SK.
M. Sp. z o.o., (dalej „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz podatnikiem VAT UE w rozumieniu ustawy o VAT. M. Sp. z o.o. zawarł umowę z C. Sp. z o.o. (dalej „C.”) na świadczenie usług – których zakres określony jest w załączniku do umowy zwanym Service Level Agreement (SLA).
Spółka w umowach zawieranych ze swoimi kontrahentami ustala, że adresem właściwym do doręczenia rachunku jest adres M. Spółka przesyła do MAC również te rachunki, które omyłkowo doręczone zostały na adres Spółki do N. Rachunki dotyczące Wnioskodawcy są odbierane w M. codziennie. Faktury i inne dokumenty stanowiące podstawę rozliczeń z pracownikiem są wysyłane pocztą do M.
Faktury od dostawców wewnętrznych i zewnętrznych stanowiące rozrachunek z kontrahentem;
Zeskanowane faktury po zaksięgowaniu w systemie SAP są oznaczane numerem dokumentu księgowego nadawanego automatycznie przez system w kolejności księgowania, numer ten jest osobnym indywidualnym numerem dla każdej faktury, po którym można fakturę odnaleźć w dzienniku księgowań i rejestrach VAT. Po numerze księgowym można podejrzeć każdą wskanowana fakturę jako załącznik w systemie w celu jakiejkolwiek dodatkowej weryfikacji można też ją z systemu wydrukować w formie pdf. Załączonej faktury nie można z systemu usunąć ani zmienić jej treści.
Wydrukowana faktura ma wygląd identyczny jak faktura otrzymana pocztą w formie papierowej od kontrahenta zewnętrznego. Numer dokumentu z SAP umożliwia archiwizowanie dokumentów wskanowanych do systemu SAP w kolejności chronologicznej w segregatorach. Podsumowując każda faktura wskanowana do systemu oznaczona jest kodem kreskowym i numerem dokumentu z SAP, tak oznaczona podlega archiwizacji w formie papierowej w segregatorach opisanych numerami dokumentów z SAP. Segregatory do archiwizacji są przesyłane do archiwum zewnętrznego w celu ich archiwizacji w czasie wymaganym określonym przepisami prawa.
Zamówienia miejskie:
Dokumenty Zamówienia miejskie tworzone są przez Wnioskodawcę (obejmują formularz zamówienia wraz z fakturami lub innymi dokumentami uwierzytelniającymi poniesione koszty, za które ma nastąpić zwrot). Po otrzymaniu oryginału dokumenty księgowane są w systemie SAP. Każda faktura do danego zamówienia księgowana jest osobno, a następnie przeksięgowana na konto pracownika. Koszty, które są udokumentowane innymi dokumentami niż faktury VAT są księgowane bezpośrednio na konto pracownika. Wszystkie księgowania otrzymują w systemie SAP odrębny numer, numer ten jest osobnym, indywidualnym numerem dla każdego księgowania. Komplet dokumentów otrzymuje jeden unikalny kod kreskowy i wskanowany zostaje za pomocą programu Captivia do SAP pod każde księgowanie. Załącznika nie można z systemu usunąć ani zmienić jego treści. Po numerze księgowym można wskanowane dokumenty podejrzeć oraz wydrukować.
Dokumenty archiwizowane są w kolejności chronologicznej na podstawie numeru ostatecznego przeksięgowania w systemie SAP.
Każda podróż służbowa otrzymuje unikalny, kolejny numer delegacji. Rozliczanie podróży służbowych odbywa się u Wnioskodawcy po odbyciu delegacji w systemie WebXL. Następnie pocztą dokumenty wysyłane są do M. Każda faktura do danej delegacji księgowana jest osobno a następnie przeksięgowana na konto pracownika. Koszty, które są udokumentowane innymi dokumentami niż faktury VAT są księgowane bezpośrednio na konto pracownika. Wszystkie księgowania otrzymują w systemie SAP MP1 odrębny numer. Komplet dokumentów otrzymuje jeden unikalny kod kreskowy i wskanowany zostaje za pomocą programu Captivia do SAP MP1 pod każde księgowanie. W systemie SAP MP1 jest zachowany pełen obraz rozliczenia pod każdym księgowaniem dotyczącym delegacji wraz załącznikami, dodatkowo w WebXL są zachowane załączniki. W obu systemach nie można usunąć i zmienić załączników. Archiwizacja kompletu dokumentów następuje rosnąco po kolejnym numerze delegacji wraz z podziałem na rok.
Celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów, w szczególności związanych odbywanymi przez pracowników podróżami służbowymi.
W odniesieniu do formy elektronicznej zachowana jest taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Spółka może zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na dokumencie wymagane przepisami nie są zmienione – stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a skan ma odpowiednią jakość, zapewnia wyraźny odczyt danych na dokumencie (czytelność). Całość archiwizowanych dokumentów – faktur a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów – w szczególności związanych z podróżami służbowymi pracowników zapewnia łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe. Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zapewniony jest bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
W związku z powyższym, w zakresie podatku od towarów i usług zadano następujące pytania:
Czy w przypadku systemu archiwizowania opisanego powyżej, Wnioskodawca będzie uprawniony do prowadzenia archiwum dokumentów, wyłącznie w formie elektronicznej, w postaci skanów dokumentów i zaprzestania archiwizowania otrzymywanych papierowych dokumentów i ich niszczenia po zeskanowaniu i zarchiwizowaniu w formie elektronicznej, zgodnie z art. 112a ustawy o VAT...
Czy przy stosowaniu opisanego powyżej systemu skanowania i archiwizowania faktur a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów w formie elektronicznej, jeżeli system skanowania dokumentacji jest kompletny i zastosowany przez spółkę zgodnie z opisanymi zasadami dla dokumentacji już od roku 2010, to Spółka mogłaby zniszczyć dokumenty papierowe przechowywane w archiwum poczynając od roku 2010 do dziś, uznając że dla potrzeb podatku VAT wystarczająca jest archiwizacja elektroniczna... (część pytania dotycząca podatku od towarów i usług oznaczonego we wniosku nr 3)
Zdaniem Wnioskodawcy elektroniczny system archiwizowania dokumentów, uprawnia do archiwizacji dokumentów w sposób jedynie elektroniczny, w postaci skanów dokumentów zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej. W wypadku zastosowania opisanego wyżej systemu skanowania i archiwizowania do dokumentacji od roku 2010, pozwoliłoby zniszczyć dokumenty papierowe z lat 2010, 2011, 2012, 2103, 2014 do dnia dzisiejszego włącznie, ponieważ dla potrzeb podatku VAT, wystarczająca jest archiwizacja elektroniczna.
Elektroniczny system archiwizacji umożliwia Wnioskodawcy wydrukowanie kopii dokumentu w każdym momencie, gdy będzie to niezbędne, przy czym treść otrzymanej kopii dokumentu jest identyczna z treścią dokumentu w formie papierowej otrzymanego od kontrahenta. Przepisy prawa polskiego nie nakładają na niego obowiązku przechowywania faktur, ani innych dokumentów księgowych w określonej formie. Podkreślić należy, że żaden przepis prawa nie przewiduje, że podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty księgowe jedynie w wersji papierowej. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy papierowej, jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów. Przepisy prawa polskiego nie zastrzegają także, aby wszystkie dokumenty musiały być przechowywane wyłącznie w jednej formie, papierowej albo elektronicznej.
Zgodnie z art. 112a ustawy o podatku od towarów i usług, „Podatnicy przechowują:
Przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe, w przypadku faktur, będzie oznaczać, że faktury dotyczące danego okresu rozliczeniowego będą przechowywane razem i wyraźnie oddzielone od faktur z innego okresu.
Wydaje się przy tym, że decydujące dla zaklasyfikowania danego dokumentu do danego okresu rozliczeniowego powinna być:
data powstania obowiązku podatkowego (a nie data wystawienia faktury) - w przypadku faktur sprzedażowych;
data otrzymania faktury (a nie data wystawienia faktury) – w przypadku faktur zakupowych.
Przepis wymaga takiego przechowywania faktur, aby było zapewnione łatwe ich odszukanie. Sposób przechowywania faktur (zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych) powinien zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur przez cały okres, w którym trwa obowiązek ich przechowywania (od chwili ich wystawienia bądź odpowiednio otrzymania aż do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego).
Autentyczność pochodzenia faktury to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność treści faktury to okoliczność, że na fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Przez pojęcie czytelności rozumieć należy brak trudności z odczytaniem treści faktury.
Jak wynika z powyższego prawodawca nie wymagał przechowywania faktur w ich oryginalnej postaci. Przyjmując podstawową w systemie prawnym zasadę racjonalnego prawodawcy, należy uznać, że celem ustawodawcy było ograniczenie obciążeń podatników związanych z przechowywaniem dokumentów księgowych i umożliwienie podatnikom przechowywania dokumentów w innej, dogodnej dla podatników formie, o ile zapewnia ona spełnienie wymogów określonych w ustawie o podatku od towarów i usług. Obraz faktury w systemie księgowym w pełni odpowiada treści danej faktury. Obraz jest całkowicie czytelny, tak aby w szczególności możliwe było zidentyfikowanie dostawcy towarów, usługodawcy czy wystawcy faktury. Proces skanowania nie przewiduje możliwości wprowadzania zmian w treści tektur. Zatem należy stwierdzić, że zostanie zachowany wymóg zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści oraz czytelności. Archiwizowanie faktur w systemie księgowym Spółki zapewni możliwość bezzwłocznego udostępnienia tych faktur organowi podatkowemu na jego żądanie. Funkcje przewidziane w systemie umożliwiają z kolei łatwość ich odszukania. Taki sposób przechowywania otrzymanych w formie papierowej faktur, spełnia warunki co do ich autentyczności, czytelności oraz integralności przewidziane w przepisie art. 106m ustawy o VAT oraz warunki określone w przepisie art. 112a ustawy o VAT. Wnioskodawca będzie przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podobnie: interpretacja indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 18 grudnia 2012 r., sygn. IPPP2/443-1148/12-3/DG.; interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 28 grudnia 2012 r., sygn. IPPP2/443-1050/12-2/AO; interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 29 stycznia 2013 r., sygn. ILPP4/443-504/12-2/EWW interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 3 września 2014 r., sygn. IPPP3/443-705/14-2/RD, IBPP4/443-188/14/EK, ILPP4/443-66/14-2/BA.
Według 180 § 1 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane, w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne i wolne od błędów rachunkowych. Forma przechowywania faktur czy paragonów jako dowodów księgowych nie jest ograniczana ani sankcjonowana przez przepisy ustawy o rachunkowości. Należy więc uznać, że jeżeli sposób przechowywania faktur będzie zgodny z regulacjami VAT, to będą one mogły stanowić dowody księgowe (pod ogólnymi warunkami wynikającymi z ustawy o rachunkowości).
Odnośnie pytania 3 – art. 112a został wprowadzony do ustawy VAT z dniem 1 stycznia 2014 r., jednakże należy stwierdzić, iż regulacje dotyczące kwestii uregulowanych w art. 112a ustawy o VAT, częściowo nie są nowe. Znajdowały się bowiem wcześniej w przepisach wykonawczych. Regulacje związane z przechowywaniem faktur zawarte są także w przepisach unijnych. Zagadnieniom tym poświęcone są regulacje art. 244-249 Dyrektywy VAT z 2006 r.
Zdaniem Wnioskodawcy nie ma żadnej wątpliwości, że może być stosowany w zakresie wszystkich obecnie przechowywanych faktur. Także jeżeli chodzi o dokumentacje z lat wcześniejszych, od roku 2010, dla których w Wnioskodawca posiada elektroniczne archiwum.
Ewentualna kontrola rozliczeń podatkowych i ich dokumentacji będzie prowadzona zgodnie z obowiązującymi aktualnie zasadami i również z praktycznego punktu widzenia nie ma żadnych przesłanek, aby różnicować sposób archiwizowania dokumentacji zależnie od roku podatkowego, szczególnie, iż sposób przechowywania danych elektronicznych i ich dostępność w niczym się nie odróżnia dla lat 2010-2013 w porównaniu do 2014 i 2015.
Reasumując, Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie w indywidualnej interpretacji podatkowej, że stanowisko dla przedstawionych pytań jest prawidłowe.
Zgodnie z obowiązującym do 31 grudnia 2013 r. art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.
W oparciu o obowiązujący do 31 grudnia 2013 r. art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:
Na podstawie delegacji zawartej w powołanym przepisie, Minister Finansów wydał rozporządzenie 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 212, poz. 1337).
Zgodnie z § 19 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.
W myśl § 19 ust. 2 ww. rozporządzenia, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2010 r., Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ”, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz „KOPIA”.
W świetle § 21 ww. rozporządzenia w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2010 r:
Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących oraz duplikatów faktur wystawionych lub otrzymanych w formie elektronicznej.
Natomiast w myśl § 21 ww. rozporządzenia w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2011r.
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.
Następnie Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360 ze zm.), które obowiązywało do 31 grudnia 2013 r.
Zgodnie z § 5 ust. 1 ww. rozporządzenia faktura powinna zawierać dodatkowo:
w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy – wyrazy „metoda kasowa”;
w przypadku faktur, o których mowa w § 6 ust. 1 - wyraz „samofakturowanie”;
w przypadku świadczenia usług turystyki, dla których podstawę opodatkowania stanowi zgodnie z art. 119 ust. 1 ustawy kwota marży – wyrazy -procedura marży dla biur podróży”;
w przypadku dostawy towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, dla których podstawę opodatkowania stanowi zgodnie z art. 120 ust. 4 i 5 ustawy marża – odpowiednio wyrazy „procedura marży – towary używane”, „procedura marży – dzieła sztuki” lub „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki”;
w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług dokonywanych przez podatnika, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy, lub zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy – wskazanie:
w przypadku faktur wystawianych w imieniu i na rzecz podatnika przez przedstawiciela podatkowego – nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany dla podatku;
w przypadku faktur wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c ustawy, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej) – dane określone w art. 136 ustawy;
przypadkach, o których mowa w art. 97 ust. 10 pkt 2 i 3 ustawy:
W myśl § 5 ust. 3 ww. rozporządzenia faktura nie zawiera:
W świetle § 5 ust. 4 ww. rozporządzenia, faktura może nie zawierać:
w przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 6 – danych określonych w ust. 1 pkt 5, 12 i 14;
w przypadku, o którym mowa w art. 16 ustawy – danych określonych w ust. 1 pkt 4;
w przypadku, o którym mowa w § 26a pkt 2 lit. a – danych określonych w ust. 1 pkt 10 i 12-14;
w przypadku, o którym mowa w § 26a pkt 2 lit. b – danych określonych w ust. 1 pkt 5 i 12-14;
w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Rozporządzeniem Ministra Finansów zmieniającym rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług z 11 grudnia 2012 r. (Dz.U. z 2012 r. poz. 1428), do § 2 dodano pkt 7 i 8.
W świetle obowiązującej od 1 stycznia 2013 r. regulacji § 2 pkt 7 rozporządzenia, przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi albo wystawcy faktury.
Natomiast przez integralność treści faktury (§ 2 pkt 8 rozporządzenia obowiązując od 1 stycznia 2013 r. ) rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług – obowiązujący od 1 stycznia 2013 r. § 20a ust. 2 rozporządzenia.
Odnośnie obowiązujących w okresie od 1 stycznia 2010 r. do 31 grudnia 2010 r. przepisów normujących przechowywanie otrzymanych faktur, należy wskazać, że w myśl art. 244 Dyrektywy Rady Wspólnot Europejskich z 28 listopada 2008 r. nr 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.U. UE seria L z 2006 r. nr 347/1 ze zm.) każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.
Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych.
Na uwagę zasługuje także norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 zgodnie, z którą aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy (brzmienie obowiązujące do 10 sierpnia 2010 r.).
Natomiast od 11 sierpnia 2010 r. przepis ten otrzymał następujące brzmienie: Aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233, państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, państwo członkowskie może także wymagać, by za pomocą środków elektronicznych przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur, zgodnie z art. 233.
Istnieje możliwość wprowadzenia w przepisach krajowych przez państwa członkowskie własnych warunków dotyczących m.in. sposobu przechowywania faktur, które miałyby na celu zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności. Ponieważ art. 218 Dyrektywy 112 nie przesądza jednoznacznie o formie w jakiej powinien być wystawiany czy przechowywany dokument stanowiący fakturę, w ocenie Organu podstawowe znaczenie powinny mieć dane zawarte w obu egzemplarzach faktury oryginale i kopii, a nie fizyczna identyczność tych egzemplarzy. W konsekwencji Wnioskodawca nie miał obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie w jakiej ją otrzymał (papierowej). Z historycznego punktu widzenia forma przechowywania kopii faktur została ukształtowana na gruncie ustawy z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. Nr 11, poz. 50 ze zm.) w innych realiach technicznych. Należy zauważyć, że w żadnym przepisie dotyczącym przechowywania otrzymanych faktur normodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako jedynej możliwej do przechowywania. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia „mieszanego” systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu.
Z obowiązujących od 1 stycznia 2011 r. przepisów wykonawczych regulujących kwestie wystawiania i przechowywania faktur, wynikało że co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury wystawione w formie papierowej przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia.
Ustawą o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw z dnia 7 grudnia 2012 r. (Dz.U. z 2013 r. poz. 35) po art. 106 dodano art. 106a-106q.
Ustawodawca w art. 106e ust. 1 pkt 1–15 ustawy, określił wymogi dotyczące zawartości faktury czyli podstawowe elementy, które powinny znajdować się w fakturze wystawionej przez podatnika. Są to:
Faktura zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11–14, pod warunkiem, że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
Minister Finansów wykorzystując delegację zawartą w art. 106o ustawy, w rozporządzeniu z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2013 r. poz. 1485) w § 3 ust. 1 pkt 1–5 określił przypadki, w których faktury mogą uwzględniać mniejszy zakres informacji niż ten wynikający z art. 106e ustawy. Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.
bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450, ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że Wnioskodawca rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej, a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów, w szczególności związanych z odbywanymi przez pracowników podróżami służbowymi. W odniesieniu do formy elektronicznej zachowana jest taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku dokumentów przechowywanych w formie papierowej. Wnioskodawca może zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na dokumencie wymagane przepisami nie są zmienione – stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a skan ma odpowiednią jakość, zapewnia wyraźny odczyt danych na dokumencie (czytelność). Całość archiwizowanych dokumentów – faktur a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów – w szczególności związanych z podróżami służbowymi pracowników zapewnia łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na okresy rozliczeniowe. Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zapewniony jest bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Ze względu na powyższe okoliczności należy stwierdzić, że przechowywanie oryginałów faktur, otrzymanych w papierowej formie i archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczność pochodzenia oraz integralności treści i czytelności tych faktur, a także pozostałych warunków określonych w art. 106m i art. 112 ustawy o VAT – jest zgodne z powyższymi przepisami.
Z uwagi na to, że faktury będą przechowywane przez Wnioskodawcę w sposób określony powyższymi przepisami, Wnioskodawca zapewni autentyczność i integralność treści w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – faktury te mogą być archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej.
Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę dokumentów, do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie o VAT, należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.
Zatem stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym:
elektroniczny system archiwizowania dokumentów, uprawnia do archiwizacji dokumentów w sposób jedynie elektroniczny, w postaci skanów dokumentów zaprzestania ich archiwizacji w postaci papierowej oraz
w wypadku zastosowania opisanego wyżej systemu skanowania i archiwizowania do dokumentacji od roku 2010, pozwoliłoby zniszczyć dokumenty papierowe z lat 2010, 2011, 2012, 2113, 2014 do dnia dzisiejszego włącznie.
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Przechowywanie > IBPP3/4512-768/15/ASz