Source: https://www.fastbill.com/rechnungsvorlage-rechnung-schreiben
Timestamp: 2019-05-27 13:42:23
Document Index: 147364439

Matched Legal Cases: ['§ 14', '§ 33', '§3', '§6', '§ 13', '§19']

Rechnung schreiben mit kostenloser Rechnungsvorlage - So geht's!
Rechnung schreiben mit kostenloser Rechnungsvorlage
Mit unseren kostenlosen Rechnungsvorlage kannst du in wenigen Sekunden rechtskonforme Rechnungen erstellen. Auf dieser Seite findest du ebenfalls kostenlose Rechnungsvorlagen zum Download.
Kostenlos testen Jetzt Rechnung schreiben
Rechnungsvorlage: was ist eigentlich eine Rechnung?
Rechnungsnummer: viele Regeln und schnell Probleme!
Steuernummer, Steuer-ID oder Umsatzsteuer-ID auf die Rechnung?
Wie übermittle ich meine Rechnung?
Muss ich meine Rechnung aufbewahren?
Quittung oder Rechnung? Wann muss eine Rechnung her?
Hier geht es zu unserem kostenlosen Rechnungsgenerator!
Kostenlose Rechnungsvorlage zum Download
Als Unternehmer bist du umsatzsteuerpflichtig, sofern du nicht Gebrauch von der Kleinunternehmerregelung (hier findest du mehr Informationen dazu) machst. In unserer Rechnungsvorlage ist diese selbstverständlich enthalten.
Download Rechnungsvorlage: Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuer (Google Sheets)
Download Rechnungsvorlage: Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuer (Excel ab 2004 - .xlsx-Format)
Download Rechnungsvorlage: Rechnungsvorlage mit Umsatzsteuer (Excel 97 bis 2004 - .xls-Format)
Rechnungsvorlage ohne Umsatzsteuer für Kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer kann agieren, wer im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 17.500 Euro Umsatz gemacht hat und im laufenden Kalenderjahr maximal 50.000 Euro Umsatz erwartet. Wenn ein Unternehmen während des Jahres gegründet wird, muss der in den verbleibenden Monaten getätigte Umsatz auf zwölf Monate hochgerechnet werden.
Unter dem Download zur kostenlosen Rechnungsvorlage haben wir dir ein Video vom Steuerberater Christian Deák zum Kleinunternehmerregelung verlinkt. In dem Video wird dir alles zur Kleinunternehmerregelung offen gelegt!
Download Rechnungsvorlage: Rechnungsvorlage OHNE Umsatzsteuer (Google Sheets)
Download Rechnungsvorlage: Rechnungsvorlage OHNE Umsatzsteuer (Excel ab 2004 - .xlsx-Format)
Download Rechnungsvorlage: Rechnungsvorlage OHNE Umsatzsteuer (Excel 97 bis 2004 - .xls-Format)
Mit der kostenlosen Rechnungsvorlage kannst du unkompliziert und völlig kostenlos eine professionelle Rechnung in 30 Sekunden erstellen. Fülle einfach alle Felder aus und erhalte am Ende die Rechnung als PDF zum Versand.
https://rv.fastbill.com/frame
Du willst deine Rechnung auch online speichern? Kostenlos testen
Mit FastBill schreibst du professionelle Rechnungen, behältst du immer den Überblick und schlägst dich nicht mehr mit Papierkram herum. So bleibt dein Kopf frei für wichtige Dinge.
Schreibe einfach professionelle Rechnungen
Mit FastBill erstellst du individuelle und rechtssichere Rechnungen auf Knopfdruck. Kunden auswählen, Positionen eingeben und fertig. Noch ein Klick und deine Rechnung wird per E-Mail verschickt.
Habe alles Wichtige an einem Ort
Lass uns deine Belege automatisch einsammeln, leite sie per E-Mail an deinen Account weiter oder nutze unsere Scan-App. FastBill verarbeitet die Daten automatisch. So findest du alles schnell wieder.
Nutze die Auswertungen in FastBill, um jederzeit zu wissen, wie es deinem Unternehmen gerade geht. Du siehst auf einen Blick, welche Kunden noch nicht bezahlt haben und welche Belege noch offen sind.
Starte sicher und sorgenfrei durch
Unsere Sicherheit ist der Treibstoff für deinen Erfolg. Wir setzen bewusst auf den Serverstandort Deutschland, arbeiten GOBD-konform und entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Mit FastBill schreibst du professionelle Rechnungen, behältst immer den Überblick und schlägst dich nicht mehr mit Papierkram herum. So bleibt dein Kopf frei für wichtige Dinge.
Eine neue Art Rechnungen
Die Anmeldung bei FastBill ist kostenlos und unverbindlich. Teste FastBill 14 Tage und entscheide dich anschliessend erst, ob du bleiben willst.
Mehr als 70.000 Freelancer und kleine Unternehmen nutzen schon FastBill Kostenlos testen
Rechnung schreiben einfach erklärt
Du bist selbstständig und hast deinen ersten Auftrag erhalten.
Wie kommst du nun an das Geld? Richtig, du schreibst dem Kunden eine Rechnung! Unter einer Rechnung versteht man ein Dokument, mit dem eine Lieferung oder eine erbrachte Leistung abgerechnet wird. In einer Rechnung wird der Kunde über den Preis der Dienstleistung oder Ware informiert. Die Rechnung muss alle Pflichtangaben einer Rechnung erfüllen:
Angaben zum Dienstleister / Händler
Zum verkauften Produkt
Es empfiehlt sich sehr mit einer Rechnungsvorlage zu arbeiten. Rechnungsvorlagen haben den Vorteil, dass sie konsistent gleich sind und den eigentlichen Prozess der Rechnungsstellung deutlich vereinfachen und beschleunigen. Wir bieten ebenfalls eine kostenlose Rechnungsvorlage an, welche dir einen sehr einfachen Start verspricht. Mit unserer Rechnungsvorlage bist du absolut rechtskonform und professionell unterwegs.
Vollständige Anschriften
Die ersten wichtigen Pflichtangaben sind deine vollständige Anschrift, sowie die vollständige Anschrift deines Kunden. Vorsicht jedoch, wenn die Adresse deines Leistungsempfängers nicht gleich seiner Lieferadresse ist. Du musst immer die Rechnungsadresse des Auftraggebers in die Anschrift schreiben.
Hier ist es nicht nötig, dass du wirklich alles (zum Beispiel Sub-Domains) in die Rechnungsvorlage schreibst.
Wichtig bei der Anschrift ist es, dass die Rechnung (theoretisch) auch auf postalischen Wege beim Leistungsempfänger ankommen würden.
Eine vollständige Anschrift besteht aus folgenden Bestandteilen:
Die Rechnungsnummer auf der Rechnung ist ein Pflichtbestandteil. Seit 2004 ist die fortlaufende Nummerierung von Ausgangsrechnungen im Umsatzsteuergesetz vorgeschrieben und dient dem Zweck, die Buchhaltung zu strukturieren und die Einnahmen für das Finanzamt lückenlos darlegen zu können. Wichtig ist, dass diese fortlaufend ist! Weniger wichtig ist, ob die Rechnungsnummer aus Ziffern oder Buchstaben besteht, da beides erlaubt ist. Deine Rechnungsnummern können zum Beispiel so aussehen:
A-0001, A-0002, A-0003, …
2018-0001, 2018-0002, 2018-0003, …
Du darfst natürlich auch Spaß mit deinen Rechnungsnummern haben:
GEILSTE-RECHNUNGSNUMMER-001, GEILSTE-RECHNUNGSNUMMER-002, …
Papierkram-nervt-2018-01, Papierkram-nervt-2018-02, …
Jeder hat sie, egal ob Arbeitnehmer oder Arbeitgeber: die Steuernummer. Die Steuernummer besteht aus 13 Ziffern, wobei eine Codierung des Wohnsitzes enthalten ist - bei einem Umzug ändert sich die Nummer also, sofern dann ein anderes Amt zuständig ist. Du findest sie oben links auf deinem Einkommensteuerbescheid sowie auf dem Lohnsteuerbescheid, den du vom Arbeitgeber bekommst. Solltest du noch nie eine Steuernummer erhalten haben, kannst du sie einfach bei deinem zuständigen Finanzamt erfragen. Grundsätzlich gilt, dass du dich immer an das Finanzamt wenden sollst, in dessen Bezirk auch dein fester Wohnsitz liegt. Das Bundeszentralamt für Steuern bietet inzwischen auch online eine Finanzamtsuche an! Hier geht's gleich zur Suche, um Öffnungszeiten, Adresse und Kontaktdaten zu erhalten.
Schreibst du nur Rechnungen in Deutschland, reicht die Angabe deiner Steuernummer vollkommen aus.Hast du jedoch einen Kunden im Ausland und stellst für seine Bestellung eine Rechnung aus, musst du statt deiner Steuernummer deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben.
Weitere Pflichtangaben sind der Leistungszeitraum und das Ausstellungsdatum der Rechnung. Beim Leistungszeitraum gilt es zwischen Waren und Dienstleistungen zu unterscheiden. Bei Waren ist der Lieferzeitpunkt (Leistungszeitraum) meist der Zeitpunkt der Übergabe an den Kunden. Falls die Lieferung über einen Versanddienstleister erfolgt, ist das Versanddatum der Lieferzeitpunkt. Bei Dienstleistungen würden wir dir empfehlen, mit deinem Kunden einen Termin zu Abnahme zu vereinbaren. Dieser Termin wäre in deiner Rechnung der Zeitpunkt der Leistung. Wenn du den genauen Lieferzeitpunkt nicht benennen kannst, reicht auch die Angabe der Kalenderwoche oder des Monats aus. Egal, ob du den genauen oder den voraussichtlichen Lieferzeitpunkt nennst, das Ausstellungsdatum muss immer genau aufgeschrieben werden.
Leistungszeitraum und Ausstellungsdatum
Rechnungssumme und Umsatzsteuer
Jetzt geht’s an die Kohle! Bei all den Pflichtangaben darfst du natürlich die Rechnungssumme nicht vergessen. Achte darauf, dass jedem aufgeführten Posten ein Betrag zugewiesen ist. Wichtig ist, dass du Rechnungsbeträge mit unterschiedlichen Steuersätzen getrennt aufführst. Dies betrifft auch Verkäufe, die keinem Steuersatz unterliegen. Wichtig: falls du mit deinem Kunden vorab schon Rabatte oder Boni ausgemacht hast, muss du diese extra auflisten! Die Mehrwertsteuer (in den meisten Fällen 7 oder 19 %) musst du am Ende der Rechnung gesondert aufführen. Dies führt dazu, dass du den Netto-Betrag, die Steuersumme sowie die Steuersätze und den Brutto-Gesamtbetrag einzeln auflistest. Als Kleinunternehmer brauchst du diese Auflistung nicht vornehmen, stattdessen kannst du auch einen Hinweis auf die Steuerbefreiung als Freiberufler in der Rechnung vermerken.
Die mühsame Variante, um alle diese Vorgaben zu erfüllen und eine Rechnungsnummer für jede Rechnung zu erstellen sieht so aus: Rechnungsvorlage in Excel oder Word schreiben. Nachschlagen, welche die zuletzt vergebene Rechnungsnummer war, um die neue fortlaufende Zahl zu bestimmen. Festgelegte Rechnungsnummer in die Rechnung einfügen.
Bei diesem Verfahren sind Fehler unvermeidbar.
Zu schnell rutscht eine Rechnung durch und am Ende des Jahres gibt es Ärger vom Steuerberater oder Finanzamt.
Rechnungsvorlagen in Word oder Excel sind ziemlich schwierig zu koordinieren, sobald man mal ein großes Volumen an Rechnungen pro Monat hat.
Doch es gibt auch eine einfache Variante: Mit FastBill kannst du nicht nur eine individuelle, fortlaufende Rechnungsnummer für jede Rechnung erstellen, sondern System festlegen, dass dir ermöglicht bereits aus der Rechnungsnummer allerlei Informationen zu ziehen. Eine FastBill Rechnungsnummer enthält also nicht nur einen wüsten Zahlen-Mix, sondern ist nach einer fest definierten Taxonomie aufgebaut, die dir entsprechende Rückschlüsse auf elementare Rechnungsdaten erlaubt. Durch das verwenden von Nummernkreisen legst du ganz nach deinen Wünschen fest, wie die Rechnungsnummer aussehen soll. Außerdem kannst du dir so eine ziemlich coole Rechnungsvorlage designen. Mit dieser Funktion schließt du nicht nur viele Fehler aus. Auch ein Umstieg von einer bestehenden Buchhaltung mit Rechnungsnummer System auf FastBill ist so problemlos möglich. Natürlich funktionieren die Nummernkreise nicht ausschließlich für Rechnungen. Auch Angebote, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen können mit beliebigen Nummernkreisen versehen werden. Und wenn du ein Angebot in eine Rechnung umwandelst, wird aus der Angebotsnummer die Rechnungsnummer. Auf unserer Rechnungsvorlage passiert das alles automatisch.
Mit den Nummernkreisen von FastBill sparst du wertvolle Zeit und kannst du dich vollkommen auf dein Kerngeschäft konzentrieren.
Es ist immer abhängig davon, mit wem man Geschäfte macht.
Wenn man als Unternehmen mit deutschen Firmensitz innerhalb von Deutschland seine Geschäfte macht, ist es vollkommen ausreichend, wenn du entweder deine Steuernummer oder deine Steuer-ID angibst. Denk dran! Die Steuernummer wird automatisch vom Finanzamt an jeden juristische und natürliche/”echte” Person vergeben und hilft dem Finanzamt die Steuerpflichtigen zu identifizieren.
Wenn du nun als Unternehmen mit deutschen Firmensitz nun mit Geschäftspartnern handelst, die aus dem EU-Ausland kommen, kannst du die Steuernummer auf der Rechnung mit deiner Umsatzsteuer-ID ersetzen.Mit unserer Rechnungsvorlage in FastBill wirst du damit übrigens keinen Ärger mehr haben.
Kleinunternehmer, die nicht umsatzsteuerpflichtig sind, nutzen im Regelfall ihre Steuernummer auf ihren Rechnungen und nicht ihre Umsatzsteuer-ID. Auch hierfür gibt es eine Rechnungsvorlage.
Für Selbstständige und die Unternehmensführung kleiner Unternehmen sind auch kleinere Umsätze von entscheidender Bedeutung. Generell müssen Unternehmer einige Anforderungen beim Erstellen von Rechnungen erfüllen. Bei Kleinbeträgen, die unter 250 Euro liegen, wird dieser Vorgang jedoch erheblich vereinfacht. Denn dank der sogenannten Kleinbetragsregelung kannst du ohne großen Aufwand Kleinbetragsrechnungen erstellen. Alles Wissenswerte und was es dabei zu beachten gilt, findest du hier.
Wie der Name bereits verrät, handelt es sich bei der Kleinbetragsrechnung um eine Rechnung über einen geringen Betrag. Konkret heißt das: Der Bruttobetrag, also inklusive Umsatzsteuer, übersteigt eine Höhe von 250 Euro nicht. Für eine Kleinbetragrechnung sind deutlich weniger Pflichtangaben notwendig als es bei höheren Rechnungssummen der Fall ist. Es handelt sich sozusagen um eine abgespeckte Version einer normalen Rechnung. Ansonsten stellt die Kleinbetragsrechnung jedoch ein vollwertiges, rechtsverbindliches Dokument dar. Das dahintersteckende Prinzip der Vereinfachung zielt auf einen Abbau der bürokratischen Hürden ab: Weniger Angaben, weniger Bearbeitungsaufwand. Das zweite Bürokratieentlastungsgesetz (BEG II): Änderungen 2017 Nachdem der Bundesrat im Mai 2017 dem BEG II zustimmte, traten weite Teile dieses Gesetzesentwurfes rückwirkend zum 1. Januar in Kraft. Dadurch erhöhte sich die Grenze für Kleinbetragsrechnungen von einstmals 150 Euro auf nun 250 Euro. Im Vorfeld wurde sogar eine Erhöhung auf bis zu 400 Euro diskutiert. Diese Marke stellt jedoch auch weiterhin nur in Österreich die Grenze für eine Kleinbetragsrechnung dar.
Welche Erleichterungen entstehen dadurch?
Nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) müssen Rechnungen bestimmte Rechnungsangaben enthalten, die keinesfalls fehlen dürfen. Im alltäglichen Rechtsverkehr ist dies jedoch schlichtweg nicht umsetzbar. So müsste beispielsweise auf jedem Restaurantbeleg oder jedem Kassenzettel der Name des entsprechenden Leistungsempfängers vermerkt sein, um als Rechnung zu gelten. Dies ist allein aufgrund der Anzahl täglich abgewickelter Geschäfte im Einzelhandel oder der Gastronomie schier unmöglich. Auf diese Art ausgestellte Belege dienen daher für gewöhnlich nicht als Rechnung. Nach § 33 UStDV werden die Rechnungsangaben allerdings für eine Kleinbetragsrechnung auf das Nötigste reduziert und somit für den geschäftlichen Alltag praktikabel gestaltet.
Welche Angaben müssen bei einer Kleinbetragsrechnungs gemacht werden?
Eine Kleinstbetragsrechnung muss nach der gesetzlichen Neuerung lediglich noch folgende Angaben enthalten: Den vollständigen Namen sowie die vollständige Anschrift des Unternehmens, das die Leistung erbringt Das Datum der Ausstellung der Rechnung Die Art und Menge der gelieferten Produkte beziehungsweise den Umfang der Leistung Die Summe des Entgelts und den Steuerbetrag für die Lieferung / Leistung Den Steuersatz (7 %, 19 %) oder eventuell den Hinweis auf eine Steuerbefreiung Im Unterschied zu größeren Rechnungsbeträgen entfallen bei der Kleinbetragsrechnung also die Angabe des Rechnungsempfängers, des Lieferzeitraums, des einzelnen Steuerbetrags, der Steueridentifikationsnummer, sowie der Rechnungsnummer.
Den vollständigen Namen sowie die vollständige Anschrift des Unternehmens, das die Leistung erbringt
Die Art und Menge der gelieferten Produkte beziehungsweise den Umfang der Leistung
Die Summe des Entgelts und den Steuerbetrag für die Lieferung / Leistung
Den Steuersatz (7 %, 19 %) oder eventuell den Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Im Unterschied zu größeren Rechnungsbeträgen entfallen bei der Kleinbetragsrechnung also die Angabe des Rechnungsempfängers, des Lieferzeitraums, des einzelnen Steuerbetrags, der Steueridentifikationsnummer, sowie der Rechnungsnummer.
Vorsicht ist besser als Nachsicht: Welche Fehler solltest du vermeiden?
Die Reduktion der nötigen Angaben für Kleinstbetragsrechnungen ist eine tolle Sache, sie führt jedoch häufig auch zu Nachlässigkeiten und Fehlern. Diese können im Zweifel den Vorsteuerabzug gefährden. Um dies erst gar nicht zu riskieren, solltest du bei der Erstellung einer Kleinbetragsrechnung folgende sich häufig einschleichende Unrichtigkeiten vermeiden:
Falscher Name oder falsche Anschrift des Rechnungsstellers
Falsche Waren- oder Leistungsbezeichnung
Fehlerhafte Angaben des Umsatzsteuersatzes
Fehlendes Ausstellungsdatum
Auch gilt es zu beachten, dass die Vereinfachung für eine Kleinbetragsrechnung für bestimmte Geschäfte ausgeschlossen ist:
Geschäfte, die nach §3c UStG der „Versandhandelsregelung“ unterliegen
Geschäfte, die nach §6a UStG steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen darstellen
Geschäfte im Fall einer Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG
Wenn du diese wenigen, aber wichtigen Punkte beachtest, kann mit deiner nächsten Kleinbetragsrechnung nichts mehr schief gehen.
Kleinbetragsrechnungen sicher und zuverlässig erfassen
Im Leben eines Selbstständigen und Unternehmers sammeln sich mit der Zeit eine Vielzahl an Kleinbetragsrechnungen wie beispielsweise Taxiquittungen, Fahrscheine, Hotelrechnungen, Bewirtungsbelege oder Kassenbons jeglicher Art an. Um auch für diese Ausgaben die Vorsteuer vom Finanzamt zurück zu erhalten, ist es unerlässlich, die Belege ordentlich und sicher zu erfassen.
Mit unserem FastBill Tool scannst du ganz einfach mit deinem Smartphone die Belege ein, sendest sie per E-Mail an deine persönliche Inbox und archivierst sie online. So hast du sie immer zuverlässig an einem Ort und kannst von überall darauf zugreifen. Und sollte mal etwas überfällig werden, wirst du umgehend informiert.
So entgeht dir keine Kleinbetragsrechnung mehr und du führst Buch wie einst William Edmund Davies.
Der entscheidende Knackpunkt ist die Umsatzsteuer. Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus, von daher darf die Rechnung auch nur “netto” geschrieben werden. Dafür haben wir auch eine kostenlose Rechnungsvorlage.
Genauso wichtig ist es, den Empfänger der Rechnung klar darauf hinzuweisen, dass du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst. Ein kurzer Satz wie: “Gemäß §19 UStG erhebe ich keine Umsatzsteuer und weise diese daher auch nicht aus, da ich Kleinunternehmer bin.” erledigt den Job.
Wir haben hier einen tollen informationsreichen Artikel über das Kleinunternehmertum.
Ansonsten kannst du dir hier auch das Video von Steuerberater Christian Deák ansehen, welcher die Kleinunternehmer sehr verständlich und klar erklärt. Sehr zu empfehlen.
Heutzutage haben wir das Glück, dass es hier keine feste Regelung mehr gibt, dass Rechnungen nur per Post empfangen werden können.
Als leistendes Unternehmen kannst du selbst entscheiden, ob du deine Rechnung in Papierfarm via Post an deinen Kunden schickst oder ob du deinem Kunden auf elektronischen Wege eine E-Mail mit der Rechnung sendest.
Wir empfehlen dir, dass du die Rechnungen per Mail versendest. So sparst du auf Dauer echt viel Papier, hilfst der Umwelt und hast deutlich weniger Stress. Mit Programmen wie FastBill kannst du deinen Papierkram super easy und unabhängig in einer Cloud managen. Nie wieder Papierkram!
Wenn dich das Thema interessiert, kannst du hier mehr zur Paperless Pioneers Community lesen.
Beachte unbedingt, dass beide Rechnungen alle Pflichtangaben erfüllen müssen. Hier gibt es keine Unterscheidung zwischen den Versandformen.
Ebenfalls gut zu wissen, dass seit 2011 der Zwang zur Signatur nicht mehr existiert. Du brauchst deine Rechnungen nicht mehr händisch signieren. Du brauchst auch keine bereits signierten Rechnungsvorlagen. Rechnungsstellung ist in der Hinsicht deutlich einfacher über die Jahre geworden. In einzelnen Fällen kann es dennoch dazu kommen, dass ein (eventuell älterer) Kunde auf eine Signatur besteht. In diesem Fall kannst du deine Rechnung auch digital signieren. Das funktioniert genauso gut.
Unsere kostenlose Rechnungsvorlage die du in unserem Rechnungsgenerator findest erfüllt diese Angaben korrekt. Du kannst sie ebenfalls auch per Mail direkt an deinen Kunden senden.
Muss ich meine Rechnungen aufbewahren?
/Sonstige steuerlich bedeutende Unterlagen
Für die Art und Weise der Aufbewahrung von Dokumenten steht der Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung an erster Stelle. Elektronisch übermitteltes Material ist nach dem Grundsatz der ordnungsgemäßen DV-gestützten Buchführungssysteme zu sichern. Alle steuerlich relevanten Unterlagen müssen während ihrer gesamten Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren gut lesbar bleiben. Darüber hinaus gibt es einige vorgeschriebene Formen für die Aufbewahrung: Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind im Originalzustand aufzubewahren. Rechnungen, Geschäfts- und Handelsbriefe müssen nur bildlich dem Original entsprechen, was auch als sogenannte bildliche Wiedergabe bezeichnet wird. Bei elektronischen Rechnungen und Dateien muss die Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und gute Lesbarkeit kontrolliert werden. Für alle anderen steuerlich relevanten Dokumente genügt eine inhaltliche Wiedergabe. Deine Dokumente sind laut Handelsgesetzbuch für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfristen in Deutschland zu lagern, da sie im Falle einer Prüfung jederzeit verfügbar, gut lesbar und auswertbar sein müssen. Mit Ausnahme der Unterlagen, die im Original aufbewahrt werden müssen, können Papiere und Belege, die in angemessener Weise bildlich gespeichert wurden, auch vor Ablauf ihrer Aufbewahrungsfristen vernichtet werden. Diese Vorgehensweise solltest du allerdings überdenken, da du mit der Vernichtung der originalen Belege vor Ende der Aufbewahrungsfristen mögliche Rechtsnachteile erleiden könntest. Eine Aufbewahrung im Originalzustand ist daher immer zu empfehlen.
Eine Quittung ist von der Logik her eher das Gegenteil einer Rechnung. Mit einer Rechnung kannst du dein Gegenüber dazu Auffordern etwas (eine Dienstleistung oder ein Produkt) zu bezahlen. Mit einer Quittung kannst du deinem Gegenüber einen Beleg geben, dass diese Forderung nun als erloschen gilt. Zum Beispiel, weil er die Rechnung bereits beglichen hat. Du kennst das vermutlich von Barzahlung. Du gehst an die Tanke und holst dir ein paar Kaugummis, bezahlst schnell deinen Euro und bekommst nur eine Quittung in die Hand gedrückt. Der Zweck der Quittung ist es zu belegen, dass du das darauf ausgeschriebene Produkt auch wirklich Eine Quittung kannst du von den gesetzlichen Vorgaben her mit einer Kleinbetragsrechnung gleichsetzen. Andersherum gilt dies logischerweise auch. Wenn du eine Kleinbetragsrechnung für eine Summe von weniger als 250€ ausstellst, könntest du theoretisch auch nur eine “Quittung” ausstellen und alles wäre gut. Dennoch solltest du solche Spielchen lieber einmal mit deinem Steuerberater durchsprechen.