Source: http://marburg-biedenkopf.de/verwaltung/fachbereiche/finanz-und-kassenmanagement/fachdienst-kasse/aufgaben/aufgaben.html
Timestamp: 2017-11-24 16:32:18
Document Index: 349710435

Matched Legal Cases: ['§ 1', '§ 52', '§ 1', '§ 1', '§ 1', '§ 1', '§ 6', '§ 19', '§ 105', '§ 4', '§ 21', '§ 23', '§ 26', '§ 28', '§ 28', '§ 32', '§ 33', '§ 34', '§ 36', '§ 36']

Die Aufgaben des Fachdienstes Kasse
Sie sind hier: Verwaltung Fachbereiche Finanz- und Kassenmanagement Fachdienst Kasse Aufgaben
Inhalt: - Die Annahme der Einnahmen und die Leistung der Ausgaben
- Die Verwaltung der Kassenmittel
- Die Verwahrung von Wertgegenständen
- Mahnung, Beitreibung und die Einleitung der Zwangsvollstreckung
- Stundung, Niederschlagung, Erlass
Die Aufgaben der Kreiskasse bestimmen sich nach § 1 Gemeindekassenverordnung (GemKVO) in Verbindung mit § 52 Absatz 1 Hessische Landkreisordnung (HKO). Danach obliegen ihr:
die Annahme der Einnahmen und die Leistung der Ausgaben,
die Verwaltung der Kassenmittel,
die Verwahrung von Wertgegenständen,
die Buchführung einschließlich der Sammlung der Belege (§ 1 Absatz 1 Nr. 1 bis 4),
Mahnung, Beitreibung und Einleitung der Zwangsvollstreckung (§ 1 Absatz 1 Satz 2 ),
die Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und der Erlass von Mahngebühren, Vollstreckungskosten und Nebenforderungen (Zinsen und Säumniszuschläge), soweit in anderen Vorschriften nichts anderes bestimmt oder nicht eine andere Stelle damit beauftragt ist (§ 1 Absatz 1 Satz 2) oder
andere Aufgaben, die ihr übertragen werden können (§ 1 Absatz 2).
1. Die Annahme der Einnahmen und die Leistung der Ausgaben
Nach § 6 Absatz 1 Nr. 1 GemKVO darf die Kasse nur auf Grund von schriftlichen Anordnungen (Kassenanordnungen) Einnahmen annehmen oder Ausgaben leisten und die damit verbundenen Buchungen vornehmen. Die Kassenanordnungen, welche die Annahme einer Einnahme anordnen, werden Annahmeanordnungen, die Kassenanordnungen, welche die Leistung einer Ausgabe anordnen, werden Auszahlungsanordnung genannt.
2. Die Verwaltung der Kassenmittel
Nach § 19 Absatz 1 GemKVO hat die Kasse darauf zu achten, dass die für die Auszahlungen erforderlichen Kassenmittel rechtzeitig verfügbar sind. Diese sogenannte Liquiditätsplanung ist Aufgabe des Leiters der Kasse als Kassenverwalter. Er hat einerseits dafür zu sorgen, dass Guthaben auf den für den Zahlungsverkehr bei Kreditinstituten eingerichteten Konten in ausreichender Höhe vorhanden ist, um die Zahlungen leisten zu können. Andererseits hat er Kassenmittel (sprich: Geld), die vorübergehend nicht benötigt werden, so anzulegen, dass sie bei Bedarf verfügbar sind. Dies geschieht üblicherweise dadurch, dass diese Gelder auf ein Tagesgeldkonto bei einer Bank überwiesen werden, wofür in der Regel höhere Zinsen geboten werden als bei einem normalen Girokonto.
Ist das Guthaben auf den Konten insgesamt nicht ausreichend, um die notwendigen Ausgaben leisten zu können, gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten:
entweder die Inanspruchnahme der Tagesgeldkonten oder
die Aufnahme eines Kassenkredites.
Sind keine Kassenmittel auf Tagesgeldkonten verfügbar, so ist der Kassenverwalter gezwungen, einen Kassenkredit aufzunehmen. Dabei kann es sich lediglich um einen Dispositionskredit bei der Hausbank handeln oder es wird ein normales Darlehen mit kurzer Laufzeit (für ein halbes oder ein ganzes Jahr) bei einem Kreditinstitut aufgenommen. Für die Aufnahme von Kassenkrediten gibt es nach § 105 HGO eine Obergrenze, die in der Haushaltssatzung geregelt ist. Nach § 4 der Haushaltssatzung des Landkreises Marburg-Biedenkopf beträgt diese Obergrenze zur Zeit 75 Millionen €.
3. Verwahrung von Wertgegenständen
Die Kasse kann nach § 21 und 22 GemKVO auch Wertpapiere und andere Wertgegenstände verwahren. Dies geschieht mittels des sogenannten Verwahrgelasses. Mit diesem altmodischen Begriff, der aber immer noch der richtige Fachausdruck dafür ist, ist bei der Kreiskasse Marburg-Biedenkopf nicht ein eigens dafür eingerichteter Raum, sondern der Tresor gemeint. Hier werden wichtige Dokumente aufbewahrt.
4. Buchführung
Die Buchführung oder auch Buchhaltung ist ein wesentlicher Teil der Kassengeschäfte und umfasst alle Aufzeichnungen, die zur Vorbereitung der Jahresrechnung erforderlich sind. Dabei handelt es sich um die zeitlich und sachlich lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle und ist eine Schwerpunktaufgabe der Kasse.
Das Führen der Bücher ist Aufgabe der Finanzbuchhaltung der Kreiskasse. Alle Buchungen werden in das ‚Zeitbuch‘ und in das ‚Sachbuch‘ aufgenommen. Die Buchung eines Geschäftsvorfalls soll in einem Arbeitsgang im Sach- und im Zeitbuch vorgenommen werden.
4.1 Buchungsgrundsätze
Nach § 23 GemKVO hat die Kasse folgende Grundsätze zu beachten:
Die Buchführung muss ordnungsgemäß, sicher und wirtschaftlich sein.
Die Aufzeichnungen in den Büchern müssen vollständig, richtig, klar, übersichtlich und nachprüfbar sein und zeitnah vorgenommen werden.
4.2. Zeitbuch
Im Zeitbuch werden die Einnahmen und Ausgaben eines Haushaltsjahres getrennt voneinander in zeitlicher Reihenfolge gebucht. Nach § 26 Absatz 1 GemKVO umfasst eine Buchung im Zeitbuch mindestens die folgenden Daten:
die laufende Nummer (die Zeitbuchnummer),
der Buchungstag,
der Hinweis zur sachlichen Buchung (die Haushaltsstelle, die von der Buchung betroffen ist) und
der Betrag.
Darüber hinaus können noch zusätzliche Angaben gemacht werden.
4.3 Das Sachbuch
Im Sachbuch werden die Einnahmen und Ausgaben eines Haushaltsjahres in den Haushaltsstellen gebucht, wie sie im Haushaltsplan angegeben sind. Das Sachbuch muss nach § 28 Absatz 2 GemKVO untergliedert sein in die Sachbücher für
den Verwaltungshaushalt,
den Vermögenshaushalt,
für Vorschüsse und
für Verwahrgelder.
Nach § 28 Absatz 3 GemKVO muss eine Buchung im Sachbuch mindestens enthalten:
die zur Sollstellung angeordneten Beträge.
Die Einzahlungen und Auszahlungen,
Den Buchungstag der Ein- oder Auszahlung.
Hinweise, welche die Verbindung mit der zeitlichen Buchung und dem Beleg herstellen.
4.4 Kassenabschlüsse
Die Kasse ist verpflichtet, in regelmäßigen Abständen den Kassenistbestand und den Kassensollbestand zu ermitteln.
Der Kassensollbestand eines Buchungstages ergibt sich aus dem Kassensollbestand des Vortages zuzüglich des Gesamtbetrages aller Einnahmen des Buchungstages abzüglich des Gesamtbetrages aller Ausgaben des Buchungstages.
Der Kassenistbestand ergibt sich aus dem Bestand an Zahlungsmitteln und dem Bestand aus den Kontogegenbüchern. Da die Kreiskasse keinen Bestand an Zahlungsmitteln führt (d. h. keine Barkasse hat), ergibt sich der Kassenistbestand ganz einfach aus den Salden der Konten der Kreiskasse.
Einfach ausgedrückt: Der Kassensollbestand ist der Betrag, den die Kasse auf Grund der durchgeführten Buchungen an Kassenmitteln haben soll, der Kassenistbestand ist der Betrag, den sie tatsächlich hat. Wenn alle Buchungen eines Buchungstages korrekt ausgeführt worden sind, ergibt sich aber der richtige Kassensollbestand automatisch. Ein Kassenabschluss ist ausgeglichen und war damit erfolgreich, wenn Kassensollbestand und Kassenistbestand den gleichen Betrag ergeben.
Es gibt drei verschiedene Arten von Kassenabschlüssen:
Der Tagesabschluss (§ 32 GemKVO)
Er wird täglich am Ende des Buchungstages durchgeführt.
Der Zwischenabschluss (§ 33 GemKVO)
Bei der Kreiskasse werden zu den Quartalsenden Zwischenabschlüsse vorgenommen.
Der Jahresabschluss (§ 34 GemKVO)
Er wird zum Ende eines jeden Haushaltsjahres vorgenommen.
4.5 Aufbewahrung der Kassenbelege
Nach § 36 Absatz 1 GemKVO sind die Kassenbücher und –belege sicher aufzubewahren. Früher wurden die erledigten Kassenanordnungen nach Haushaltsjahren und Haushaltsstellen sortiert in Leitzordnern aufbewahrt. Dieses System hatte den große Nachteile:
das Sortieren und Einheften der Anordnungen in die Ordner war mit großem Zeitaufwand verbunden und
man brauchte viel Platz, denn es kamen insgesamt einige Hundert Ordner für jedes Haushaltsjahr zusammen.
Mit den neuen Informationstechnologien können die Anordnungen jedoch viel effizienter und platzsparender aufbewahrt werden. § 36 Absatz 3 GemKVO lässt eine Speicherung der Bücher und Belege auf Bildträgern zu. Voraussetzung dafür ist:
der Inhalt der Bildträger stimmt mit den Originalen überein und
der Inhalt der Bildträger kann jederzeit lesbar gemacht werden.
Unter diesen Umständen darf die Kasse anstelle der Originale die Bildträger aufbewahren.
Seit März 2001 werden die Kassenbelege des Landkreises Marburg-Biedenkopf digital archiviert. Dazu werden die Kassenanordnungen und die dazu gehörenden Belege mit einem Scanner in digitale Bilder überführt, indiziert und auf CD-ROM gebrannt. Mit einer entsprechenden Software kann dann im Archiv nach Kassenanordnungen recherchiert werden.
5. Mahnung, Beitreibung und Einleitung der Zwangsvollstreckung
Zahlungspflichtige, die ihre Zahlung zur Fälligkeit nicht geleistet haben, werden durch die Mahnung ausdrücklich an ihre Zahlungspflicht erinnert. Juristisch ist eine Mahnung das ernsthafte Verlangen des Gläubigers, dass der Schuldner (=Zahlungspflichtiger) zahlen soll. Im Gegensatz zum bürgerlichen Recht ist die öffentlich-rechtliche Mahnung schon die Voraussetzung für Zwangsvollstreckungsmaßnahmen.
Die Vollstreckung öffentlich-rechtlicher Ansprüche nennt man Beitreibung und ist Aufgabe der Vollstreckungsstelle der Kreiskasse. Die Einleitung der Zwangsvollstreckung privat-rechtlicher Ansprüche wird zwangsweise Einziehung genannt und kann durch die Fachämter erfolgen.
Die Mahnung von öffentlich-rechtlichen Forderungen des Landkreises ist Aufgabe der Mahnstelle im Forderungsmanagement der Kreiskasse.
Die Beitreibung öffentlich-rechtlicher Forderungen des Landkreises ist Aufgabe der Vollstreckungsstelle im Forderungsmanagement der Kreiskasse. Mehr Informationen zur Vollstreckungsstelle des Landkreises finden Sie hier.
6. Stundung, Niederschlagung, Erlass
Die Stundung schiebt den Zeitpunkt der Fälligkeit einer Forderung hinaus und wird auf einen schriftlichen Antrag des Schuldners per Bescheid bewilligt. Mit ihr wird entweder eine Ratenzahlung bewilligt oder die Fälligkeit der Zahlung in die Zukunft verschoben.
Bei Niederschlagungen wird zeitlich befristet oder unbefristet von der Verfolgung fälliger Forderungen abgesehen. Davon wird Gebrauch gemacht, wenn die Einziehung keinen Erfolg haben würde oder die Kosten der Einziehung außer Verhältnis zur Höhe der Forderung stehen. In beiden Fällen bleiben die Forderungen selbst bestehen. Bei zeitlich befristeten Niederschlagungen (befristete Niederschlagungen) wird vorübergehend und bei unbefristeten Niederschlagungen wird dauerhaft auf die Weiterverfolgung von Ansprüchen verzichtet.
Beim Erlass wird auf die Forderung ganz (und zwar auch rückwirkend) verzichtet. Die erlassene Forderung entfällt und der Anspruch erlischt. Erlasse sind aber sehr selten, da hohe Anforderungen mit ihnen verbunden sind.