Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/circular-externa-34-de-diciembre-2-de-2013?documento=legcol&contexto=legcol_eca945afb04b0130e0430a0101510130&vista=STD-PC
Timestamp: 2018-08-16 21:36:23
Document Index: 139858850

Matched Legal Cases: ['artículo 8', 'artículo 1', 'artículo 1', 'artículo 1', 'artículo 209', 'artículo 268', 'artículo 270', 'artículo 6', 'artículo 3', 'artículo 3']

CIRCULAR EXTERNA 34 DE 02 DE DICIEMBRE DE 2013
CONTENIDO:ESTABLECE UN RÉGIMEN ESPECIAL DE CONTROL Y VIGILANCIA APLICABLE A LOS INSTITUTOS DE FOMENTO Y DESARROLLO DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES QUE PRETENDAN ADMINISTRAR EXCEDENTES DE LIQUIDEZ.
TEMAS ESPECÍFICOS:ENTIDAD TERRITORIAL, FACULTAD DE CONTROL Y VIGILANCIA DE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA, EXCEDENTE DE LIQUIDEZ, ENTIDAD VIGILADA POR LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA
Circular Externa 34 de 2013
Ref.: Régimen especial de control y vigilancia para los Infis.
Este despacho en ejercicio de sus facultades legales, en particular las consagradas en el Decreto 1117 de 2013, se permite impartir las instrucciones relativas al régimen especial de control y vigilancia aplicable a los institutos de fomento y desarrollo de las entidades territoriales que pretendan administrar excedentes de liquidez. Para tal efecto, se adiciona el numeral 2º al capítulo VI del título III de la Circular Básica Jurídica de esta superintendencia.
Teniendo en cuenta el plazo previsto en el artículo 8º del Decreto 1117 de 2013, los institutos de fomento y desarrollo de las entidades territoriales que pretendan administrar excedentes de liquidez con posterioridad al 30 de noviembre de 2014 deberán contar a dicha fecha con la autorización de esta Superintendencia, en los términos previstos en la presente circular externa, y con la calificación de bajo riesgo crediticio emitida por una sociedad calificadora de valores vigilada por esta superintendencia, de acuerdo con lo previsto en el artículo 1º del mencionado decreto.
Durante los próximos seis (6) meses esta superintendencia expedirá los formatos para la remisión de información de que trata el numeral 2.8 del anexo.
N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales de los institutos de fomento y desarrollo de las entidades territoriales-Infis.
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2. Régimen especial para los institutos de fomento y desarrollo de las entidades territoriales que manejen excedentes de liquidez.
De conformidad con lo previsto en el artículo 1º del Decreto 1117 de 2013, los institutos de fomento y desarrollo de las entidades territoriales - Infis que pretendan administrar excedentes de liquidez deberán contar con la calificación de bajo riesgo crediticio y la autorización de la Superintendencia Financiera de Colombia para hacer parte del régimen especial de control y vigilancia. Para efectos de obtener la autorización deberán cumplir con las siguientes instrucciones:
2.1. Autorización.
Los Infis deberán remitir a la Superintendencia Financiera de Colombia una solicitud firmada por el representante legal de la entidad interesada con el fin de iniciar el trámite de autorización para hacer parte del régimen especial de control y vigilancia, la cual debe estar acompañada de los siguientes documentos:
2.1.1. Estatutos sociales, acto de creación de la entidad interesada, y acto administrativo de designación del representante legal.
2.1.2.Acta del consejo directivo u órgano equivalente de la entidad interesada, en la cual se indique la decisión de iniciar el trámite de autorización ante la superintendencia.
2.1.3. Información que permita constatar que la entidad cuenta con la estructura administrativa, tecnológica, operativa y de recurso humano suficiente para prestar los servicios derivados de las actividades objeto de supervisión bajo condiciones de seguridad, calidad y eficacia. Para el efecto se deberán adjuntar documentos tales como:
2.1.3.1. Esquema de la estructura organizacional de la entidad interesada, incorporando las áreas de gestión de riesgos de las actividades supervisadas y los comités de apoyo, en caso de que existan.
2.1.3.2. Esquema de la estructura operativa, relativa a los mecanismos que tenga establecidos para la prestación de sus servicios relacionados con las actividades supervisadas, el cual deberá contemplar como mínimo, la información relacionada con:
a. El recurso humano asignado para el desarrollo de las actividades supervisadas, el cual debe incluir funciones y perfiles requeridos para los cargos principales.
b. Descripción de la plataforma tecnológica sobre la cual operan las actividades supervisadas, considerando elementos tales como:
• Equipos centrales.
• Sistema de administración de bases de datos.
• Canales mediante los cuales se prestan los servicios indicando si son propios o se tiene contrato con un tercero.
• Centro de cómputo principal y de contingencia indicando los controles de seguridad física y de ambiente.
• Controles de seguridad lógica a nivel de sistema operativo y base de datos.
c. Descripción de las aplicaciones que soportan las actividades supervisadas indicando el esquema de seguridad de los aplicativos.
d. Plan de conservación, custodia y seguridad de la información tanto documental como electrónica.
e. Estado de la implementación del numeral 7.6.2 Normas de control interno para la gestión de tecnología según el capítulo IX, título I de la Circular Básica Jurídica.
f. Actividades contratadas con terceros, indicando el objeto de la respectiva contratación, los requisitos a exigir a la firma a contratar, el detalle de las funciones que se contratarán externamente, los controles y áreas encargadas del seguimiento a dichos contratos.
2.1.3.3. Manual de Buen Gobierno y Ética, atendiendo a lo previsto en el numeral 2.2.1 del presente capítulo.
2.1.3.4. Mapa de riesgos y controles identificados para las actividades objeto de supervisión.
2.1.3.5. Plan de contingencia y continuidad del negocio, atendiendo a lo previsto en el numeral 2.9 del presente capítulo.
2.1.4. Manual de las actividades objeto de supervisión que pretenda desarrollar, en el cual se detalle la forma de operación de la entidad para adelantar la respectiva actividad, de acuerdo con lo previsto en el presente capítulo. Así mismo, se deberán detallar los roles y responsabilidades del (de las) área(s) encargada(s) de las actividades supervisadas, así como el manual de funciones de las personas responsables de las mismas.
En el evento que, después de obtenida la autorización a la que se refiere el presente numeral, un Instituto pretenda desarrollar una actividad objeto de supervisión que no hubiera sido incluida en el manual antes mencionado, deberá remitir dicho manual con quince (15) días hábiles de antelación a la entrada en operación de la respectiva actividad.
2.1.5. Últimos estados financieros de la entidad interesada.
2.1.6. Listado de las inversiones de capital que la entidad interesada posea en sociedades tanto del sector real como financiero, detallando el monto y porcentaje de su participación.
La Superintendencia Financiera de Colombia deberá resolver sobre la solicitud dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la fecha en que se haya suministrado la información a la que se ha hecho referencia. No obstante lo anterior, el término mencionado se suspenderá en los casos en que la Superintendencia solicite información complementaria o aclaraciones que permitan analizar suficientemente la solicitud de autorización. La suspensión operará hasta la fecha en que se reciba la respuesta completa por parte de la entidad interesada.
2.2. Gobierno corporativo.
2.2.1. Manual de buen gobierno y ética.
Los Infis deberán establecer su gobierno corporativo de acuerdo al tamaño de su organización, el volumen de los recursos administrados y los riesgos asociados a la ejecución de las actividades objeto de supervisión por esta superintendencia. En ese sentido, deberán contar con un manual de buen gobierno y ética que consagre normas de comportamiento, principios éticos, y políticas para el adecuado funcionamiento de la entidad, el cual como mínimo deberá prever, los siguientes aspectos:
• Las funciones y responsabilidades de los órganos de administración y control, así como de los comités de apoyo que tengan establecidos y las demás áreas relacionadas con las actividades objeto de supervisión.
• Los controles que garanticen que el desarrollo de las actividades objeto de supervisión se adelantan adecuadamente y en cumplimiento a la normatividad aplicable, con líneas claras de responsabilidad, y reportes periódicos presentados por los diferentes órganos de administración y control.
• Las situaciones generadoras de conflictos de interés, así como las políticas y procedimientos para la administración y solución de las mismas.
• Los principios y normas orientadoras de conducta para los empleados y funcionarios, incluyendo aquellas conductas que no son permitidas.
• Las políticas y procedimientos que garanticen la confidencialidad de la información y eviten el uso indebido de información privilegiada.
• El órgano encargado de velar por el cumplimiento del manual de buen gobierno y ética, y las consecuencias por su inobservancia.
2.2.2. Funciones de los órganos de administración.
2.2.2.1. Consejo directivo u órgano quien haga sus veces.
Los miembros del consejo directivo u órgano que haga sus veces, como máximo órgano de administración de los Infis, son los principales gestores del gobierno corporativo del instituto y deberán administrar adecuadamente los riesgos asociados a las actividades sujetas a supervisión por la Superintendencia Financiera de Colombia.
Sin perjuicio de las demás funciones asignadas por ley y otras disposiciones normativas, el consejo directivo u órgano que haga sus veces, será responsable de:
2.2.2.1.1. Aprobar su reglamento de funcionamiento.
2.2.2.1.2. Fijar la periodicidad de sus reuniones, las cuales deben ser como mínimo dos veces al año y llevar actas de cada una de las mismas. En las actas deberá constar, como mínimo: i) fecha y hora, ii) miembros asistentes, iii) los temas a tratar, iv) el resumen de las discusiones, y v) el sentido del voto.
2.2.2.1.3. Evaluar los informes y recomendaciones que formulen los demás órganos de administración, de control, la revisoría fiscal y el oficial de cumplimiento, así como adoptar las medidas pertinentes y hacer seguimiento al cumplimiento de las mismas.
2.2.2.1.4. Aprobar las políticas para la ejecución de las actividades objeto de supervisión, relativas a:
• La adecuada administración de los riesgos asociados, lo cual deberá comprender por lo menos la identificación, medición, monitoreo y control de las fuentes o factores de riesgo. Así como: i)políticas
para el otorgamiento, seguimiento y recuperación de créditos, y ii) políticas para dar cumplimiento a los requerimientos de liquidez.
• Los niveles de exposición, concentración y tolerancia a las fuentes o factores de los diferentes riesgos que se asumen, así como los procedimientos para la prevención y mitigación de la materialización de los mismos.
• La estrategia de inversión, incluyendo: i) los criterios de diversificación del portafolio de acuerdo con los perfiles de riesgo que se determinen, y ii) la metodología de documentación y conservación de la valoración de las inversiones de acuerdo con las instrucciones impartidas por la Contaduría General de la Nación.
• La prevención y control necesarios para evitar que los recursos administrados puedan ser utilizados como instrumentos para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dineros u otros bienes provenientes o vinculados a actividades delictivas. para dar apariencia de legalidad a las mismas o a las transacciones y recursos vinculados con estas.
• Designar al oficial de cumplimiento de la entidad de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 2.10 del presente capítulo, quien deberá acreditar ante dicho órgano conocimientos en materia de prevención y control de lavado de activos.
2.2.2.1.5. Definir las áreas encargadas o responsables de la administración de los riesgos, el grado de independencia y sus funciones. Así mismo, los órganos de administración y de control que deben encargarse de velar por el cumplimiento de las políticas de administración de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisión.
2.2.2.1.6. Aprobar los procedimientos que permitan realizar el seguimiento al cumplimiento de las políticas y de los niveles de riesgo definidos por el mismo concejo directivo, para la adecuada administración de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisión.
2.2.2.1.7. Aprobar el manual de buen gobierno y ética.
2.2.2.1.8. Aprobar el plan de contingencia y continuidad del negocio.
2.2.2.1.9. Aprobar el sistema de control interno del instituto y los ajustes al mismo.
2.2.2.2. Representante legal.
2.2.2.2.1. Hacer seguimiento al cumplimiento de las instrucciones impartidas por el consejo directivo u órgano que haga sus veces e informar al mismo sobre los incumplimientos evidenciados. Cada seis (6) meses, o con una frecuencia menor si así resulta procedente, presentar al consejo directivo u órgano que haga sus veces un informe sobre los aspectos más importantes de la gestión realizada.
2.2.2.2.2. Evaluar los informes presentados por los demás órganos de administración, de control y áreas encargadas o responsables de la administración de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisión y los aspectos relevantes deberán ser incorporados en el informe de seguimiento mencionado en el numeral anterior.
2.2.2.2.3. Velar por el cumplimiento de los manuales y demás disposiciones relacionadas con la administración de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisión.
2.2.2.2.4. Diseñar y proponer al consejo directivo u órgano que haga sus veces para su aprobación:
• Las políticas y procedimientos para la administración de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisión.
• La definición de las áreas o responsables encargados de velar por el cumplimiento de las políticas y procedimientos para la administración de los riesgos asociados a las actividades objeto de supervisión.
• El manual de buen gobierno y ética.
• El plan de contingencia y continuidad del negocio.
2.2.2.2.5. Evaluar las recomendaciones para mejorar el sistema de control interno que le proponga la oficina de control interno, y someter los ajustes correspondientes a aprobación del consejo directivo.
2.2.2.2.6. Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento y dotarlo del recurso humano y técnico necesario para desarrollar su función.
2.2.3. Sistema de control interno.
El sistema de control interno (SCI) aplicable a los Infis corresponde a lo previsto en el artículo 1º de la Ley 87 de 1993 y el Decreto 1599 de 2005, y demás normas que los modifiquen o adicionen.
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Respecto de las operaciones supervisadas, el SCI de cada Infis deberá basarse en los principios de la función administrativa previstos en el artículo 209 de la Constitución Política, y los principios de autocontrol, autogestión y autorregulación establecidos en el numeral 7.4 del capítulo noveno del título primero de la Circular Básica Jurídica, y contener como mínimo, planes, métodos, normas, procedimientos y mecanismos que permitan verificar y evaluar:
• La estructura del gobierno corporativo de acuerdo a las instrucciones antes señaladas.
• La prevención y mitigación en la ocurrencia de fraudes.
• La transparente y adecuada ejecución de las actividades supervisadas, de acuerdo con las políticas y procedimientos dispuestos.
• La oportunidad y confiabilidad de la información y sus registros en las actividades supervisadas.
• Los controles que permitan un adecuado cumplimiento a la normatividad y regulaciones aplicables a las actividades objeto de supervisión.
• Las políticas, procedimientos y controles adoptados para prevenir que los recursos administrados puedan ser utilizados como instrumentos para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dineros u otros bienes provenientes o vinculados a actividades delictivas. Para dar apariencia de legalidad a las mismas o a las transacciones y recursos vinculados con estas.
2.3. Administración de excedentes de liquidez de las entidades territoriales.
Los Infis deberán remitir a la superintendencia, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de los excedentes de liquidez, el documento en el que consten las condiciones bajo las cuales las entidades territoriales les entregan en administración sus excedentes de liquidez, el cual debe contener como mínimo: i) la identificación de las partes, ii) el título bajo el cual reciben los recursos, iii) las condiciones de la entrega de los mismos, iv) la fecha de recepción de los excedentes, y v) el término y forma de devolución, en caso que se pacte.
En el manejo de los excedentes de liquidez no condonables, es decir, cuando no se pacta término de devolución, los Infis deberán efectuar una gestión integral de la estructura de sus activos y pasivos, estimando y controlando el grado de exposición al riesgo de liquidez, con el objetivo de protegerse de eventuales pérdidas por variaciones en el valor económico y con el fin de poder responder con sus obligaciones por la administración de los excedentes de liquidez. Esta gestión requiere una permanente medición y evaluación de la composición de plazos, montos y tipos de instrumentos de los activos y los pasivos.
Los Infis deberán establecer su grado de exposición al riesgo de liquidez mediante el análisis de la maduración de los activos y pasivos de acuerdo con las instrucciones impartidas por esta Superintendencia en el instructivo del respectivo formato, en cumplimiento a los deberes de información de que trata el numeral 2.8 del presente capítulo.
Siempre que en el presente numeral se haga referencia a los pasivos se refiere exclusivamente a los excedentes de liquidez no condonables.
Estos aspectos deben consagrarse en el manual al que se hace referencia en el numeral 2.1.4 del presente capítulo.
2.4. Cartera de crédito.
Los Infis deberán adoptar procedimientos claros y precisos que definan los criterios y la forma mediante la cual se evalúa, asume, califica, controla y cubre su riesgo crediticio. Estos aspectos deben consagrarse dentro del manual al que se hace referencia en el numeral 2.1.4 del presente capítulo, atendiendo las instrucciones mínimas previstas a continuación.
2.4.1. Otorgamiento.
Para el otorgamiento de crédito, los Infis deben contar con procedimientos que permitan precisar las características básicas del sujeto de crédito y las condiciones bajo las cuales se realizará el contrato (condiciones financieras, garantías, fuente de pago, entre otras), teniendo en cuenta el perfil de riesgo definido por la entidad.
En el proceso de otorgamiento se debe:
• Evaluar la capacidad de pago del deudor, así como de los codeudores, avalistas, deudores solidarios y, en general, cualquier persona natural o jurídica que resulte o pueda resultar directa o indirectamente obligada al pago del crédito.
• En la evaluación de la capacidad de pago de entidades públicas territoriales deberán verificar el cumplimiento de las condiciones establecidas en las leyes 358 de 1997, 550 de 1999 y 617 de 2000, y de las demás normas que las reglamenten o modifiquen.
• Informar de forma previa al desembolso al potencial deudor, las condiciones del contrato incluyendo tasas, plazos, comisiones, recargos, derechos, deberes y, en general, toda la información que resulte relevante para la operación.
La información y/o documentación evaluada para cada uno de los deudores correspondientes deberán permanecer a disposición de esta superintendencia.
2.4.2. Seguimiento.
La etapa de seguimiento supone un continuo monitoreo de las operaciones crediticias, para lo cual se deben adoptar procedimientos que incorporen metodologías que: i) permitan medir las condiciones del servicio de la deuda, fundamentándose en la información relacionada con el comportamiento histórico de pago de los deudores con la entidad y el sistema, y ii) contemplen la adopción de medidas oportunas que permitan mitigar los factores de riesgo del deudor, en caso de evidenciar riesgos en la atención de la deuda.
Las metodologías para el proceso de seguimiento deben ser evaluadas una vez al año, con el fin de verificar su idoneidad. Los resultados de estas evaluaciones y pruebas deben ser presentadas por el representante legal al consejo directivo, y estar a disposición de la superintendencia junto con las conclusiones de su análisis.
La información y/o documentación evaluada para el seguimiento de los deudores correspondientes deberán permanecer a disposición de esta Superintendencia.
2.4.3. Recuperación.
Los Infis deben contar con procedimientos tendientes a maximizar la recuperación de créditos no atendidos normalmente. Tales procesos deben identificar los responsables de su desarrollo, así como los criterios con base en los cuales se ejecutan las labores de cobranza, se evalúan y deciden reestructuraciones, se administra el proceso de recepción y realización de bienes recibidos a título de dación en pago, y se decide el castigo de los créditos.
Se entiende por reestructuración de un crédito cualquier mecanismo excepcional, instrumentado mediante la celebración y/o ejecución de cualquier negocio jurídico, que tenga por objeto modificar las condiciones originalmente pactadas con el fin de permitirle al deudor la atención adecuada de su obligación ante el real o potencial deterioro de su capacidad de pago. Adicionalmente, se consideran reestructuraciones los acuerdos celebrados en el marco de las leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y 1116 de 2006 o normas que las adicionen o sustituyan, así como las reestructuraciones extraordinarias y las novaciones.
Las reestructuraciones no pueden convertirse en una práctica generalizada para regularizar el comportamiento de la cartera de créditos. No se considerarán reestructuraciones los alivios crediticios ordenados por leyes, como fue el caso de los establecidos en la Ley 546 de 1999
2.4.4. Modalidades cartera de créditos.
La cartera de créditos se debe clasificar en las modalidades definidas en el numeral 2.1 del capítulo II de la Circular Básica Contable y Financiera de esta superintendencia. Igualmente, se deben clasificar en la modalidad que corresponda a cada uno de los créditos, las comisiones y cuentas por cobrar originadas en cada tipo de operación.
2.4.5. Reglas sobre calificación de los créditos
Los contratos de crédito deben clasificarse en una de las siguientes categorías dependiendo de la altura de mora.
• Categoría A o “Nivel de mora normal”.
• Categoría B o “Nivel de mora aceptable, superior al normal”.
• Categoría C o “Nivel de mora apreciable”.
• Categoría D o “Nivel de mora significativo”.
• Categoría E o “Nivel de mora muy significativo”.
Calificación A B C D E
Vivienda Menor o igual a 2 Más de 2 hasta 5 Más de 5 hasta 12 Más de 12 hasta 18 Más 18
Consumo Menor o igual a 1 Más de 1 hasta 2 Más de 2 hasta 3 Más de 3 hasta 6 Más 6
Microcrédito Menor o igual a 1 Más de 1 hasta 2 Más de 2 hasta 3 Más de 3 hasta 4 Más 4
Comercial Menor o igual a 1 Más de 1 hasta 3 Más de 2 hasta 6 Más de 6 hasta 12 Más 12
2.4.6. Reglas sobre provisiones de los créditos.
Los Infis deberán provisionar, como mínimo, el uno por ciento (1%) sobre el total de la cartera de créditos bruta.
2.4.7. Suspensión de la causación y contabilización de intereses.
Dejarán de causarse intereses, corrección monetaria, ajustes en cambio, cánones e ingresos por otros conceptos cuando un crédito presente la mora indicada en el siguiente cuadro:
Vivienda 2 meses
Microcrédito 1 mes
Por lo tanto, no afectarán el estado de resultados hasta que sean efectivamente recaudados. Mientras se produce su recaudo, el registro correspondiente se efectuará en cuentas de orden. Esta Superintendencia podrá ordenar la suspensión de la causación de estos ingresos cuando un crédito haya sido reestructurado más de una vez.
2.4.8. Valoración de garantías.
Para la valoración de las garantías se deberá tener en cuenta lo dispuesto en el ordinal (iii) del literal d) del numeral 1.3.2.3.1 del capítulo II de la Circular Básica Contable y Financiera de esta superintendencia.
2.5. Financiación de las actividades previstas en el numeral 2° del artículo 268 del estatuto orgánico del sistema financiero.
La supervisión de esta actividad se sujeta a lo dispuesto en el numeral 1º del presente capítulo para aquellos institutos de desarrollo y fomento territorial Infis que adelanten las operaciones de las que trata el numeral 2º del artículo 270 del estatuto orgánico del sistema financiero.
2.6. Descuento y negociación de pagarés, giros, letras de cambio y otros títulos de deuda.
Los Infis deberán adoptar procedimientos claros y precisos que definan los criterios y la forma mediante la cual realizan estas operaciones.
Para el efecto deberán, como mínimo:
• Contar con límites de concentración por riesgo de crédito, así como por tipo de activo u operación, teniendo en cuenta variables propias del conocimiento del obligado a pagar el derecho contenido en el instrumento (deudor, contraparte, emisor, originador y/o pagador, según sea el caso).
• Atender las instrucciones impartidas por la Contaduría General de la Nación en relación con la valoración de los instrumentos en que invierte.
• Establecer mecanismos de seguimiento permanente a la evolución de la calidad crediticia del obligado a pagar el derecho contenido en los instrumentos (deudor, contraparte, emisor, originador y/o pagador, según sea el caso), o de la contraparte de las operaciones que ésta realice, y las garantías que haya recibido como respaldo de las mismas.
• Definir los tipos de activos que recibirá como garantía del cumplimiento de las operaciones, o de las obligaciones derivadas de los instrumentos adquiridos.
• Adoptar los mecanismos para la conservación y custodia de los títulos.
Estos aspectos deben contenerse dentro del Manual al que se hace referencia en el numeral 2.1.4 del presente capítulo.
2.7. Administración de fondos especiales.
Los Infis deberán remitir a la Superintendencia el documento en el que consten las condiciones bajo las cuales se administran los fondos especiales que constituyan. Se entiende por fondos especiales aquellos que se conforman por recursos propios y/o recibidos que se administran por parte de los Infis para desarrollar un objeto específico, independientemente de la forma jurídica que les dé origen. Dicho documento deberá remitirse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la entrada en operación del respectivo fondo, y deberá contener como mínimo lo siguiente:
• Objeto del contrato, gestiones o actividades específicas constitutivas de la finalidad del contrato.
• Obligaciones y derechos de las partes contratantes.
En todo caso, en el evento que a través de los fondos especiales los Infis adelanten cualquiera de las actividades objeto de supervisión por parte de esta superintendencia, deberán dar cumplimiento a las instrucciones correspondientes a la actividad adelantada.
2.8. Revelación de información.
En atención a lo previsto por el artículo 6º del Decreto 1117 de 2013, los estados financieros y balances contables de los Infis que obtengan la autorización a la que se ha hecho referencia en el numeral 2.1 deben remitirse a la Superintendencia Financiera de Colombia, de acuerdo con la periodicidad estipulada por la Contaduría General de la Nación.
Adicionalmente, estas entidades deberán remitir la información relativa a las actividades objeto de supervisión, de conformidad con lo previsto en el artículo 3º del Decreto 1117 de 2013, para lo cual utilizarán los formatos que disponga esta superintendencia.
2.9. Requerimientos tecnológicos y operativos.
Para la realización de las actividades objeto de supervisión los Infis debe contar con:
• Una plataforma tecnológica para su operación, la cual deberá estar acorde con el tamaño de la entidad.
• La implementación de los requerimientos mínimos de seguridad y calidad que le aplican en el manejo de información de las actividades supervisadas.
• Un plan de conservación, custodia y seguridad de la información, tanto documental como electrónica.
• Un plan de contingencia y continuidad del negocio que tenga como finalidad primordial prevenir y solucionar los problemas, fallas e incidentes que se puedan presentar en cualquiera de los sistemas de información que se tengan dispuestos en la operación de las actividades supervisadas, de tal manera que se garantice la realización de las actividades objeto de supervisión.
• La descripción de los procesos para cada una de las actividades objeto de supervisión, con sus respectivos procedimientos y soporte tecnológico.
• Mecanismos para la administración del riesgo operativo a que se exponen las actividades objeto de supervisión, con el fin de gestionarlos y minimizar la probabilidad o impacto en los casos que se materialicen.
La información de aquellas actividades objeto de supervisión que pretendan ser contratadas con terceros, indicando el objeto de la respectiva contratación, los requisitos a exigir a la firma a contratar, el detalle de las funciones que se contratarán externamente, los controles y áreas encargadas del seguimiento a dichos contratos. Esta información debe ser remitida a la Superintendencia con quince (15) días de antelación al inicio del contrato.
2.10. Prevención y control de lavado de activos y de la financiación del terrorismo.
Los Infis deberán definir políticas y procedimientos para evitar que los recursos administrados puedan ser utilizados como instrumentos para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dineros u otros bienes provenientes o vinculados a actividades delictivas, para dar apariencia de legalidad a las mismas o a las transacciones y recursos vinculados con estas.
Adicionalmente, los Infis deberán contar con un oficial de cumplimiento para el manejo de los recursos recibidos en administración por entidades diferentes a las entidades públicas. El oficial de cumplimiento deberá presentar por escrito al representante legal, un informe trimestral en el cual debe referirse como mínimo a los siguientes aspectos:
• Los resultados de la gestión realizada.
• El cumplimiento dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades.
• Los casos específicos de incumplimiento por parte de los funcionarios de la entidad, así como, los resultados de las órdenes impartidas por el consejo directivo u órgano quien haga sus veces en este campo.
• Los correctivos que considere necesarios, incluidas las propuestas de actualización o mejora de las políticas y procedimientos establecidos por el consejo directivo u órgano quien haga sus veces.
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2.11. Régimen de responsabilidad y sanciones administrativas.
Los representantes legales, el consejo directivo u órgano quien haga sus veces, los administradores y el oficial de cumplimiento de los Infis no tendrán que cumplir con la obligación de posesión de que trata los artículos 72 y 74 del estatuto orgánico del sistema financiero.
En evento de incumplimiento de las instrucciones establecidas en el presente capítulo, por parte de los Infis, esta superintendencia dará aplicación al régimen sancionatorio previsto en los artículos 208 y siguientes del estatuto orgánico del sistema financiero.
2.12. Finalización del régimen especial de supervisión.
Los Infis que hayan obtenido la autorización a la que se hace referencia en el presente numeral quedarán excluidos del ámbito de supervisión especial de la Superintendencia Financiera de Colombia en los siguientes casos:
2.12.1. Cuando los Infis determinen que no continuarán administrando excedentes de liquidez, evento en el cual deberán informar a esta Superintendencia tal situación, mediante documento en el que conste la decisión del consejo directivo u órgano que haga sus veces. La superintendencia comunicará al Ministerio de Hacienda y Crédito Público tal situación, informando que el Infis ha dejado de estar cobijado por el régimen especial de supervisión.
2.12.2. Cuando los Infis entren en proceso de liquidación, bien sea voluntaria u obligatoria, situación que deberán informar a esta superintendencia dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la decisión. En este evento, una vez recibida la comunicación, la superintendencia comunicará al Ministerio de Hacienda y Crédito Público que el Infis ha dejado de estar cobijado por el régimen especial de supervisión.
2.12.3. Cuando esta superintendencia lo determine, por incumplimiento de la normatividad aplicable a las actividades objeto de supervisión, informando a la entidad y al Ministerio de Hacienda y Crédito Público que el Infis deja de estar cobijado por el régimen especial de supervisión.
2.13. Publicidad.
Los programas o campañas publicitarias de los Infis que incorporen referencias a la supervisión adelantada por la Superintendencia Financiera de Colombia deberán obtener, de manera previa, autorización individual por parte de esta Superintendencia.
Para obtener la autorización deberá remitirse, con antelación no inferior a quince (15) días hábiles, un (1) ejemplar del material publicitario que contenga los textos, las imágenes y las secuencias gráficas así como los audios que llegarán al público según el medio de comunicación a través del cual se pretenda adelantar.
Una vez obtenida la aprobación correspondiente podrán utilizarse indistintamente, sin necesidad de nueva autorización, siempre que correspondan al proyecto autorizado.
En cualquier caso, la publicidad debe ser clara en el sentido de manifestar que la vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia se ejerce respecto de las actividades a las que se refiere el artículo 3º del Decreto 1117 de 2013.