Source: https://www.europarl.europa.eu/doceo/document/A-8-2018-0083_MT.html
Timestamp: 2020-08-10 05:11:36+00:00
Document Index: 801085

Matched Legal Cases: ['Qorti ', 'Qorti ', 'Qorti ', 'Qorti ', 'Qorti ', 'Qorti ', 'Qorti ', 'Qorti ', 'Qorti ', 'Qorti ']

RAPPORT dwar il-kwittanza għall-implimentazzjoni tal-baġit tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil għas-sena finanzjarja 2016
Ċiklu relatat mad-dokument : A8-0083/2018
763k 67k
PE 613.447v01-00 A8-0083/2018
– wara li kkunsidra d-dikjarazzjoni ta' assigurazzjoni dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet u l-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta' bażi, ipprovduta mill-Qorti tal-Awdituri għas-sena finanzjarja ◄2016► skont l-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
– wara li kkunsidra r-rakkomandazzjoni tal-Kunsill tal-20 ta' Frar 2018 dwar il-kwittanza li għandha tingħata lill-Uffiċċju fir-rigward tal-implimentazzjoni tal-baġit għas-sena finanzjarja 2016 (05941/2018 – C8-0087/2017),
– wara li kkunsidra r-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta' Ottubru 2012 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni u li jħassar ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002, u b'mod partikolari l-Artikolu 208 tiegħu,
– wara li kkunsidra r-Regolament (UE) Nru 439/2010 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tad-19 ta' Mejju 2010 li jistabbilixxi Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil, b'mod partikolari l-Artikolu 36 tiegħu,
– wara li kkunsidra r-Regolament ta' Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1271/2013 tat-30 ta' Settembru 2013 dwar Regolament Finanzjarju ta' qafas għall-korpi msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, u b'mod partikolari l-Artikolu 108 tiegħu,
– wara li kkunsidra r-rapport tal-Kumitat għall-Kontroll tal-Baġit u l-opinjoni tal-Kumitat għal-Libertajiet Ċivili, il-Ġustizzja u l-Intern (A8-0083/2018),
1. Jiddifferixxi d-deċiżjoni tiegħu dwar l-għoti ta' kwittanza lid-Direttur Eżekuttiv tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil għall-implimentazzjoni tal-baġit tal-Uffiċċju għas-sena finanzjarja 2016;
– wara li kkunsidra r-rapport tal-Qorti tal-Awdituri dwar il-kontijiet annwali tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil għas-sena finanzjarja 2016, flimkien mar-risposta tal-Uffiċċju(2),
– wara li kkunsidra d-dikjarazzjoni ta' assigurazzjoni(3) dwar l-affidabbiltà tal-kontijiet u l-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta' bażi, ipprovduta mill-Qorti tal-Awdituri għas-sena finanzjarja 2016, skont l-Artikolu 287 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,
– wara li kkunsidra r-Regolament (UE) Nru 439/2010 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tad-19 ta' Mejju 2010 li jistabbilixxi Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil(5), b'mod partikolari l-Artikolu 36 tiegħu,
1. Jipposponi l-għeluq tal-kontijiet tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil għas-sena finanzjarja 2016;
A. billi, fil-kuntest tal-proċedura ta' kwittanza, l-awtorità ta' kwittanza tisħaq fuq l-importanza partikolari li l-leġittimità demokratika tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni tissaħħaħ ulterjorment permezz ta' titjib fit-trasparenza u l-obbligu ta' rendikont u permezz tal-implimentazzjoni tal-kunċett ta' bbaġitjar abbażi tal-prestazzjoni u governanza tajba tar-riżorsi umani;
B. billi, skont id-dikjarazzjoni tad-dħul u tan-nefqa tiegħu(7), il-baġit finali tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil ("l-Uffiċċju") għas-sena finanzjarja 2016 kien ta' EUR 65 370 233,75, li jirrappreżenta żieda ta' 309,98 % meta mqabbel mal-2015; billi ż-żieda kienet dovuta għal kompiti addizzjonali ġodda li jestendu l-mandat tiegħu;
C. billi EUR 29 463 600 huma derivati mill-baġit tal-Unjoni, EUR 21 710 759 huma derivati minn kontribuzzjonijiet oħrajn, primarjament fil-forma ta' ftehimiet ta' għotjiet mill-Kummissjoni, u EUR 1 900 134 huma derivati minn kontribuzzjonijiet minn pajjiżi assoċjati (ir-Renju tan-Norveġja u l-Konfederazzjoni Żvizzera);
D. billi l-Qorti tal-Awdituri ("il-Qorti"), fir-rapport tagħha dwar il-kontijiet annwali tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil għas-sena finanzjarja 2016 ("ir-rapport tal-Qorti"), stqarret li hija kisbet assigurazzjonijiet raġonevoli li l-kontijiet annwali tal-Uffiċċju huma affidabbli, iżda ma setgħetx tikseb biżżejjed evidenza xierqa għall-awditjar dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet bażi;
Segwitu għall-kwittanzi tal-2013 u tal-2014
1. Jinnota bi tħassib l-għadd ta' kwistjonijiet pendenti u azzjonijiet korrettivi li għaddejjin b'reazzjoni għall-kummenti tal-Qorti fl-2013 u fl-2014 relatati ma' pagamenti tard, standards ta' kontroll intern (ICSs) u ċaqliq frekwenti tal-persunal; jistieden lill-Uffiċċju jtemm l-azzjonijiet korrettivi malajr kemm jista' jkun matul l-2018 u jirrapporta dwar l-implimentazzjoni tagħhom lill-awtorità ta' kwittanza;
Il-bażi għall-opinjoni kwalifikata dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet ta' bażi u d-deċiżjoni li jiġi pospost l-għoti tal-kwittanza
2. Jiddispjaċih ferm bis-sejbiet materjali li għamlet il-Qorti fir-rigward ta' tnejn minn ħames proċeduri ta' akkwist sinifikanti mill-2016, li l-pagamenti għalihom saru matul is-sena, li juri nuqqas ta' rigorożità fil-proċeduri ta' akkwist tal-Uffiċċju;
3. Ifakkar li tnejn mit-tliet offerenti li pparteċipaw fi proċedura ta' akkwist awditjata waħda għall-għoti ta' servizzi tal-ivvjaġġar taħt kuntratt ta' servizz qafas li jammonta għal EUR 4 000 000 għall-perjodu mill-2016 sal-2020 intalbu jipprovdu informazzjoni addizzjonali fir-rigward tal-istess kriterji tal-għażla; ifakkar li għalkemm ħadd minnhom ma ppreżenta l-informazzjoni meħtieġa (CVs tal-persuni li jwettqu l-kompitu fil-bini tal-Uffiċċju), wieħed biss minnhom kien eskluż mill-proċedura għal din ir-raġuni; jinnota li l-offerent l-ieħor ingħata l-kuntratt fuq il-bażi li s-CVs rilevanti kienu se jiġu pprovduti wara l-għoti tal-kuntratt; huwa għalhekk tal-opinjoni li l-proċedura ta' akkwist ma kinitx konformi mal-prinċipju ta' trattament indaqs u li l-kuntratt ingħata lil offerent li ma ssodisfax il-kriterji tal-għażla kollha; huwa tal-fehma li, għaldaqstant, il-kuntratt qafas u l-pagamenti assoċjati li saru fl-2016, li jammontaw għal EUR 920 561, huma irregolari;
4. Ifakkar li, fi Frar 2016, l-Uffiċċju ta direttament kuntratt qafas għal servizzi interim maħsuba biex jappoġġawh fir-rispons tiegħu għall-kriżi tal-migrazzjoni għal perjodu ta' 12-il xahar, li jammonta għal EUR 3 600 000; jiddeplora l-fatt li l-kuntratt qafas ingħata lil operatur ekonomiku wieħed magħżul minn qabel mingħajr ma ġiet applikata l-ebda waħda mill-proċeduri ta' akkwist stabbiliti fir-Regolament Finanzjarju; huwa tal-fehma li, għalhekk, l-għoti ma kienx konformi mar-regoli tal-Unjoni rilevanti u li l-pagamenti assoċjati li saru fl-2016, li jammontaw għal EUR 592 273, huma irregolari;
5. Jinnota li l-ammonti involuti fir-rigward tal-għoti ta' dawn iż-żewġ kuntratti qafas jirrappreżentaw 2,9 % tan-nefqa totali tal-Uffiċċju għall-2016;
6. Jinnota li, skont l-Uffiċċju, fil-każ tal-kuntratt qafas imsemmi fil-paragrafu 3, l-Uffiċċju ħa d-deċiżjoni tiegħu abbażi tal-fatt li l-kuntrattur li ngħata l-kuntratt kien l-uniku wieħed bil-kapaċità eżistenti li jissodisfa l-obbligi kuntrattwali; jinnota, barra minn hekk, li fil-każ tal-kuntratt qafas msemmi fil-paragrafu 4, l-azzjonijiet tal-Uffiċċju kienu fil-kuntest ta' urġenza estrema marbuta mal-kriżi tar-rifuġjati, li f'dak iż-żmien kienet fil-qofol tagħha, aggravata mill-ħtieġa li jiġu implimentati deċiżjonijiet tal-Kunsill rigward il-kompiti ta' emerġenza fdati lill-Uffiċċju; jinnota li l-kuntrattur magħżul f'dawk iċ-ċirkostanzi estremi diġà kien ingħata kuntratt qabel minn aġenzija oħra tal-Unjoni li tinsab fil-Greċja; jinnota li d-deċiżjoni kienet iddokumentata u approvata f'talba ta' eċċezzjoni;
7. Jitlob lill-Uffiċċju jirrapporta lill-awtorità ta' kwittanza dwar il-miżuri meħuda sabiex jiġu rrimedjati l-kwistjonijiet identifikati mill-Qorti qabel il-15 ta' Ġunju 2018;
8. Jinnota li l-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF) fetaħ investigazzjoni dwar l-operazzjonijiet tal-Uffiċċju; jirrispetta bis-sħiħ l-indipendenza tal-investigazzjoni tal-OLAF u l-fatt li ma tista' tiġi żvelata ebda parti separata ta' tali investigazzjoni qabel ma tingħalaq l-investigazzjoni sħiħa;
9. Huwa tal-opinjoni li l-għoti ta' kwittanza qabel ma tkun magħrufa kompletament l-informazzjoni rilevanti kollha rigward l-operazzjonijiet tal-Uffiċċju ma jkunx responsabbli; jistieden lill-OLAF jinforma lill-awtorità ta' kwittanza dwar l-eżitu tal-investigazzjoni hekk kif tingħalaq sabiex tiġi inkluża kwalunkwe sejba rilevanti fir-rapport ta' kwittanza tal-2016 dwar l-Uffiċċju;
10. Jinnota li, skont ir-rapport tal-Qorti, l-Uffiċċju nieda proċedura miftuħa (ħames lottijiet) f'Awwissu 2016 sabiex jagħti kuntratt qafas bil-għan li jkopri l-ħtiġijiet tiegħu għall-medjaturi/interpreti kulturali f'pajjiżi differenti; jinnota, barra minn hekk, li l-ammont totali tal-kuntratt qafas għall-erba' lottijiet li ġew iffirmati u awditjati (il-lottijiet 2 sa 5) kien ta' EUR 60 000 000 fuq medda ta' erba' snin; josserva li dawk l-erba' lottijiet ingħataw lill-istess offerent bħala l-ewwel rebbieħ tal-kuntratt f'kaskata; jinnota li dak il-kuntrattur issodisfa r-rekwiżiti finanzjarji tal-kriterji tal-għażla (fatturat annwali ta' EUR 1 000 000) għajr għal waħda mit-tliet snin ta' qabel, li għaliha ġie ffirmat kuntratt ta' fejda ma' organizzazzjoni mingħajr skop ta' lukru li impenjat lilha nnifisha li tagħmel il-"fatturat" tagħha disponibbli għall-kuntrattur; ifakkar il-fatt li r-Regolament Finanzjarju jippermetti li jkun hemm dipendenza mill-kapaċità finanzjarja u ekonomika ta' entitajiet oħrajn; jiddispjaċih, madankollu, li f'dan il-każ mhuwiex ċar kif il-"fatturat" ta' din l-entità jista' jsir disponibbli u lanqas, fid-dawl tan-natura tal-attivitajiet tagħha, jekk hija tistax tappoġġa l-għoti tas-servizzi li jridu jiġu pprovduti; iqis li l-Uffiċċju kien imissu rrifjuta l-offerta billi din ma wrietx konformità mar-rekwiżiti tal-kapaċità ekonomika u finanzjarja tal-offerent; iqis li l-kuntratt qafas u l-pagamenti kollha relatati huma irregolari (ma sarux pagamenti fl-2016).
11. Jinnota bi tħassib li l-isforzi ta' monitoraġġ tal-baġit matul is-sena finanzjarja 2016 irriżultaw f'rata baxxa ta' implimentazzjoni tal-baġit ta' 80,64 %; jinnota, barra minn hekk, li r-rata ta' eżekuzzjoni tal-approprjazzjonijiet ta' pagament kienet ta' 63,40 %;
12. Jinnota li l-programm ta' ħidma tal-Uffiċċju ġie emendat tliet darbiet u l-baġit tiegħu ġie emendat erba' darbiet sabiex jitqiesu l-bidliet sinifikanti li seħħew matul l-2016, b'mod partikolari ż-żieda sinifikanti fl-attivitajiet ta' appoġġ operattiv tal-Uffiċċju fil-"hotspots" f'xi Stati Membri u l-implimentazzjoni tad-Dikjarazzjoni UE-Turkija; jitlob lill-Uffiċċju jqis ir-Rapport Speċjali Nru 6/2017 tal-Qorti bit-titolu "Ir-rispons tal-UE għall-kriżi tar-refuġjati: l-approċċ "hotspot"" u jistieden lill-Qorti tagħti prijorità lir-rapport ta' segwitu ta' dan ir-Rapport Speċjali, li ntalab mill-Parlament biex iqis il-hotspots bħala parti minn sistema ta' asil aktar estiża tal-Unjoni u tal-Istati Membri tagħha;
13. Jinnota li l-livell ta' approprjazzjonijiet impenjati riportati għat-Titolu II (nefqa amministrattiva) kien għoli fil-livell ta' EUR 2 500 000 jew 43,9 % (meta mqabbel ma' EUR 1 076 583 jew 36,9 % fl-2015); jirrikonoxxi li dawn ir-riporti huma primarjament relatati ma' infrastruttura tal-IT, traduzzjonijiet u pubblikazzjonijiet, konsulenza dwar l-operat u l-ispejjeż għal-laqgħat tal-bord ta' tmexxija li għalihom il-kuntratti ġew iffirmati lejn tmiem l-2016 jew il-fatturi nħarġu fl-2017;
14. Jinnota li r-riporti ħafna drabi jkunu parzjalment jew kompletament ġustifikabbli min-natura pluriennali tal-programmi operattivi tal-aġenziji, li mhux neċessarjament jindikaw dgħufijiet fl-ippjanar u fl-implimentazzjoni tal-baġit u mhux dejjem imorru kontra l-prinċipju baġitarju tal-annwalità, b'mod partikolari jekk ikunu ppjanati minn qabel mill-Uffiċċju u kkomunikati lill-Qorti;
15. Jinnota li d-direttur eżekuttiv għamel 20 trasferiment baġitarju fl-2016 sabiex jikkumpensa għan-nuqqasijiet baġitarji u jakkomoda l-ħtiġijiet baġitarji li qegħdin jiżdiedu b'mod esponenzjali fil-hotspots, b'mod partikolari wara d-Dikjarazzjoni UE-Turkija; jinnota bi tħassib li wieħed mill-erba' trasferimenti magħmula bejn it-titoli kien eżegwit permezz ta' deċiżjoni tad-direttur eżekuttiv, anki jekk huwa qabeż il-limitu ta' 10 % stabbilit fil-punt (a) tal-Artikolu 27(1)(a) tar-Regolament Finanzjarju tal-EASO(8); jinnota li t-trasferiment kien ftit wara approvat mill-bord ta' tmexxija fit-tieni emenda għall-baġit tal-2016;
16. Jinnota li minħabba l-kriżi tal-migrazzjoni, il-baġit tal-Uffiċċju ġie emendat f'erba' okkażjonijiet separati fl-2016 biex jirreaġixxi għal appelli mill-Kummissjoni u mill-Istati Membri għal espansjoni operattiva fid-dawl ta' żieda fil-wasliet ta' persuni li jfittxu asil fl-2015 u l-2016; huwa tal-fehma li dan irriżulta f'diffikultajiet biex l-Uffiċċju jassorbi dawk il-fondi, li mbagħad wassal għal ċerti kanċellazzjonijiet u riporti kif ukoll għal diffikultajiet biex l-Uffiċċju jikkonforma ma' regoli baġitarji u finanzjarji; jenfasizza li din is-sitwazzjoni għandha tiġi solvuta fil-futur;
17. Jiddispjaċih bil-fatt li għall-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet tal-Uffiċċju, tnejn mill-ħames proċeduri ta' akkwist li ġew awditjati kienu irregolari u kellhom pagamenti irregolari korrispondenti li jirrappreżentaw 2,9 % tat-total tan-nefqa; jinnota wkoll l-iffirmar ta' kuntratt qafas addizzjonali irregolari li għalih ma sar l-ebda pagament; jinnota l-fatt li l-Uffiċċju diġà ħa azzjoni korrettiva fl-2017 li biha ssostitwixxa l-kuntratti li jirriżultaw minn dawk il-proċeduri b'kuntratti ġodda; jistieden lill-Uffiċċju jiżgura li dawn l-irregolaritajiet ma jiġux ripetuti;
18. Jinnota bi tħassib li mill-4 861 pagament fl-2016 l-Uffiċċju pproċessa 2 007 li saru wara l-iskadenza legali (41 %); jinnota, madankollu, li dan kien dovut primarjament għaż-żieda esponenzjali fil-baġit; jirrikonoxxi li, skont l-Uffiċċju, l-attivitajiet operattivi tiegħu żdiedu b'mod esponenzjali, tant li wasslu għal żieda sinifikanti fin-numru ta' tranżazzjonijiet finanzjarji li għandhom jiġu pproċessati mill-istess numru ta' membri tal-persunal; jinnota b'sodisfazzjon id-diversi miżuri meħuda mill-Uffiċċju sabiex jindirizza din is-sitwazzjoni; jirrikonoxxi li dawk il-miżuri kienu mistennija jwasslu għan-normalizzazzjoni tal-pagamenti sal-aħħar tal-ewwel nofs tal-2017; jistieden lill-Uffiċċju jirrapporta lill-awtorità ta' kwittanza dwar l-effetti ta' dawk il-miżuri;
19. Jinnota li, skont ir-rapport tal-Qorti, l-awtoritajiet kontraenti għandhom jitolbu bil-miktub id-dettalji tal-elementi kostitwenti tal-prezz jew tal-ispiża, jekk dawn ikunu jidhru li huma baxxi b'mod anormali, u għandhom jagħtu lill-offerent l-opportunità li jippreżenta l-osservazzjonijiet tiegħu; jinnota, madankollu, li għal tnejn mil-lottijiet (il-lottijiet 3 u 5), għall-akkwist ta' medjaturi/interpreti kulturali f'pajjiżi differenti, l-Uffiċċju rċieva offerti finanzjarji li kienu 50 % u 31 %, rispettivament, aktar baxxi mill-offerti l-aktar baxxi ta' qabilhom; jiddispjaċih ħafna li, filwaqt li dan huwa indikattiv tal-fatt li l-offerti kienu baxxi b'mod anormali, l-Uffiċċju ma qiesx li kien hemm ħtieġa li jitlob xi spjegazzjoni ulterjuri mingħand l-offerent f'dan ir-rigward;
20. Ifakkar li, fl-2014, il-Kummissjoni, f'isem aktar minn 50 istituzzjoni u korp tal-Unjoni, inkluż l-Uffiċċju, iffirmat kuntratt qafas ma' kuntrattur wieħed partikolari għall-akkwiżizzjoni ta' liċenzji ta' software u l-forniment ta' manutenzjoni u appoġġ; jinnota li d-detentur tal-kuntratt qafas jaġixxi bħala intermedjarju bejn l-Uffiċċju u l-fornituri li jistgħu jaqdu l-ħtiġijiet tal-Uffiċċju; jinnota li għal dawk is-servizzi intermedjarji, id-detentur tal-kuntratt qafas għandu d-dritt li japplika żidiet bejn 2 % u 9 % fuq il-prezzijiet tal-fornituri; jinnota, madankollu, li fl-2016, il-pagamenti totali li saru lid-detentur tal-kuntratt qafas ammontaw għal EUR 534 900; jiddispjaċih li l-Uffiċċju ma qabbilx b'mod sistematiku l-prezzijiet u ż-żidiet iddebitati mal-kwotazzjonijiet u l-fatturi li nħarġu mill-fornituri lid-detentur tal-kuntratt qafas; jinnota li, skont ir-risposta tal-Uffiċċju, mill-1 ta' Jannar 2018, l-Uffiċċju kien suppost se jintroduċi kontrolli sistematiċi għal kull stima ta' 'l fuq minn EUR 135 000;
21. Josserva li, biż-żieda sinifikanti fil-kompiti attribwiti lill-Uffiċċju fil-bidu tal-2016, ir-riżorsi tiegħu żdiedu ripetutament, kemm f'termini ta' approprjazzjonijiet finanzjarji kif ukoll ta' persunal; jinnota b'sodisfazzjon li, sabiex dawk ir-riżorsi jiġu assorbiti u ġestiti b'mod effikaċi, ġie deċiż li tiġi ssemplifikata l-istruttura organizzattiva interna tal-Uffiċċju billi jitqiesu l-kompiti addizzjonali ġodda assenjati lilu; jinnota li, fit-12 ta' Mejju 2016, il-bord ta' tmexxija adotta struttura organizzattiva ġdida għall-Uffiċċju, kif proposta mid-direttur eżekuttiv; jistieden lill-Uffiċċju jirrapporta lill-awtorità ta' kwittanza dwar it-titjib mistenni bħala riżultat ta' din l-organizzazzjoni ġdida;
22. Jinnota li, mill-31 ta' Diċembru 2016, l-Uffiċċju kellu 136 membru tal-persunal kemm fis-servizz kif ukoll maħtura, inklużi 86 aġent temporanju (minn fost 91 post awtorizzat skont il-baġit tal-Unjoni), 43 aġent kuntrattwali u 7 esperti nazzjonali sekondati; jinnota li 63,2 % tal-membri tal-persunal kollha kienu nisa, filwaqt li 36,8 % kienu rġiel; jistieden lill-Uffiċċju jagħti attenzjoni lill-bilanċ bejn is-sessi tal-persunal u li jqis dan meta jirrekluta fil-ġejjieni;
23. Jinnota b'sodisfazzjon li kien hemm żieda fil-kategorija tat-tipi ta' impjiegi operattivi minn 58,18 % fl-2015 għal 63,31 % fl-2016 minħabba ż-żieda rapida fl-attivitajiet relatati mal-operazzjonijiet matul l-2016;
24. Jinnota li l-Uffiċċju rċieva lment wieħed wara perjodu ta' prova li ma rnexxiex; jitlob lill-Uffiċċju jinforma lill-awtorità ta' kwittanza wara li l-ilment ikun ġie riżolt;
25. Jinnota li, fl-2016, il-medja ta' jiem għal liv minħabba mard tal-membri tal-persunal tal-Uffiċċju kien 2,4; josserva b'ċertu tħassib li l-Uffiċċju ma rrapportax dwar il-baġit jew dwar in-numru ta' jiem li kull membru tal-persunal qatta' fuq attivitajiet ta' benesseri fl-2016; jiddispjaċih li l-Uffiċċju ma semmiex l-attivitajiet ta' benesseri differenti implimentati fl-2016 kif mitlub mill-Parlament;
26. Josserva bi tħassib li, sa issa, l-Uffiċċju ma għandu l-ebda politika ta' prevenzjoni tal-fastidju fis-seħħ; jistieden lill-Uffiċċju jistabbilixxi netwerk ta' konsulenti kunfidenzjali bħala parti mill-politika dwar il-ħarsien tad-dinjità tal-persuna u l-prevenzjoni tal-fastidju sesswali u psikoloġiku u jorganizza sessjonijiet ta' sensibilizzazzjoni, jipprovdi informazzjoni standard dwar il-fastidju fuq is-sit tal-intranet tiegħu u jintroduċi programm għall-membri tal-persunal ġodda, inkluża preżentazzjoni dwar is-saħħa u l-benesseri;
Prevenzjoni u ġestjoni tal-kunflitti ta' interess u trasparenza u demokrazija
27. Jirrikonoxxi li, skont l-Uffiċċju, fl-ewwel nofs tal-2018, se jiżviluppa gwida prattika għall-ġestjoni u l-prevenzjoni tal-kunflitti ta' interess, kif ukoll regoli vinkolanti għall-protezzjoni tal-informaturi ta' irregolaritajiet; jistieden lill-Uffiċċju jirrapporta lill-awtorità ta' kwittanza dwar l-implimentazzjoni ta' dik il-miżura;
28. Jinnota li l-Uffiċċju se jintensifika l-pressjoni fuq il-membri tal-bord ta' tmexxija biex ifornu d-dikjarazzjonijiet ta' interess tagħhom għall-pubblikazzjoni; ifakkar li t-trasparenza hija element fundamentali sabiex tinżamm il-fiduċja taċ-ċittadini tal-Unjoni fl-istituzzjonijiet tal-Unjoni; jistieden lill-Uffiċċju jirrapporta lill-awtorità ta' kwittanza dwar il-kwistjoni;
29. Josserva li l-Uffiċċju ma weġibx il-mistoqsija dwar jekk il-laqgħat kollha mal-lobbisti ġewx irreġistrati u jekk tqegħdux għad-dispożizzjoni tal-pubbliku; jistieden lill-Uffiċċju jagħti tweġiba lill-awtorità ta' kwittanza;
30. Jinnota li, fl-2016, l-Uffiċċju rċieva tmien talbiet għal aċċess għad-dokumenti, li għalihom l-Uffiċċju ta aċċess sħiħ għal seba' dokumenti, u ċaħad talba għal dokument wieħed minħabba l-fatt li ma kienx hemm informazzjoni disponibbli għall-Uffiċċju iżda li ngħataw riferimenti għall-awtoritajiet xierqa;
31. Jinnota li l-Uffiċċju ma għandu l-ebda vettura uffiċjali, iżda qed jippjana li jixtri żewġ vetturi fil-ġejjieni;
32. Jilqa' t-tliet kisbiet ewlenin identifikati mill-Uffiċċju fl-2016, jiġifieri:
– kien attiv fis-sostenn lill-Istati Membri, b'mod partikolari l-Greċja u l-Italja, fit-trattament tal-pressjoni kontinwa u bla preċedent fuq is-sistemi tal-asil tagħhom;
– appoġġa bis-sħiħ l-implimentazzjoni tal-iskema ta' rilokazzjoni tal-Unjoni fl-Italja u fil-Greċja għall-persuni bi ħtieġa ċara ta' protezzjoni internazzjonali;
– tejjeb l-attivitajiet tiegħu sabiex jirrispondi b'mod effiċjenti u f'waqtu għall-isfidi relatati mal-implimentazzjoni koerenti tas-Sistema Ewropea Komuni tal-Asil;
33. Jinnota b'sodisfazzjon li, fl-2016, kien hemm 218-il persuna li jħarrġu li pparteċipaw fi 15-il sessjoni ta' "ħarreġ lil min iħarreġ" organizzati mill-Uffiċċju; jinnota, barra minn hekk, li l-Uffiċċju amministra 361 sessjoni ta' taħriġ nazzjonali fuq il-pjattaforma tat-tagħlim elettroniku tiegħu "Kurrikulu ta' Taħriġ tal-EASO" għal 5 833 membru tal-persunal nazzjonali;
34. Jinnota li, fil-bidu tal-2016, minn fost is-16-il ICS, erbgħa ġew implimentati parzjalment u wieħed ma ġiex implimentat; jinnota li l-Uffiċċju żviluppa r-regoli ta' implimentazzjoni neqsin għar-Regolamenti tal-Persunal (ICS numru 3), stabbilixxa s-sistema ta' evalwazzjoni tal-prestazzjoni annwali tiegħu (ICS numru 4), mexxa għall-ewwel darba proċess ta' mmaniġġjar tar-riskji (ICS numru 6), adotta Karta tal-Governanza tal-IT kif ukoll Karta tal-Governanza tal-Ġestjoni tal-Proġetti (ICS numru 7) u għamel progress fid-definizzjoni u l-implimentazzjoni ta' regoli għall-ġestjoni tad-dokumenti billi approva l-politika dwar il-ġestjoni tar-reġistri (ICS numru 11); jistieden lill-Uffiċċju jirrapporta lill-awtorità ta' kwittanza dwar it-titjib relatat mal-implimentazzjoni ta' dawk l-ICSs;
35. Jinnota li, skont ir-rapport tal-Qorti, il-ftehim ta' għotja għax-xiri u d-donazzjoni sussegwenti lill-Istat Grieg ta' 90 magna għall-iskennjar tal-marki tas-swaba' u 90 kompjuter kompatibbli (tagħmir) għal ammont ta' EUR 1 100 000 kien jirrikjedi li t-tagħmir jitwassal lid-diviżjoni tal-IT tal-pulizija f'Ateni u minn hemm jiġi distribwit lejn il-hotspots li jinsabu fil-gżejjer Griegi; ifakkar li d-deskrizzjoni tal-azzjoni kienet tirrikjedi li l-membri tal-persunal tal-Uffiċċju jkunu fuq il-post sabiex jiżguraw li t-twassil, l-installazzjoni u t-trasferiment sussegwenti tas-sjieda tat-tagħmir lill-pulizija Griega jsiru kif suppost; jiddispjaċih ħafna, madankollu, li l-membri tal-persunal tal-Uffiċċju ma kinux fuq il-post sabiex jissodisfaw dan ir-rekwiżit u kien biss f'Lulju 2017 li waslet il-konferma mingħand l-awtoritajiet Griegi rilevanti li t-tagħmir kien twassal fil-hotspots fi Frar u lejn il-bidu ta' Marzu 2016 u li dan kien qed jintuża għall-iskop intenzjonat tiegħu; jinnota li, skont ir-risposta tal-Uffiċċju, fit-23 ta' Mejju 2016 dan tal-aħħar kien talab formalment għall-ewwel darba konferma mingħand l-awtoritajiet Griegi dwar it-twassil u l-installazzjoni tat-tagħmir fil-hotspots;
36. Josserva li fl-2016 l-Uffiċċju ffaċċja bosta sfidi fl-ambjent operattiv tiegħu, li kienu jinkludu mhux biss żieda sostanzjali fil-baġit tiegħu u espansjoni tal-kompiti tiegħu, iżda wkoll żieda sinifikanti fl-għadd ta' tranżazzjonijiet, bidla fl-uffiċjal tal-kontabbiltà b'bosta soluzzjonijiet provviżorji u l-introduzzjoni ta' sistema tal-fluss tax-xogħol mingħajr karti; jiddispjaċih li din is-sitwazzjoni ta' bidla u instabbiltà konsiderevoli la ġiet mitigata permezz ta' validazzjoni mill-ġdid tas-sistema kontabilistika u lanqas permezz tal-introduzzjoni ta' sistema ta' verifiki ex post regolari tat-tranżazzjonijiet; jinnota li, skont ir-risposta tal-Uffiċċju, il-validazzjoni mill-ġdid tas-sistema kontabilistika hija ppjanata għall-2017 u se tiġi kkunsidrata strateġija ta' verifika ex post fit-terminu medju;
37. Jinnota li, fl-2016, l-Uffiċċju kien soġġett għal awditu mwettaq mis-Servizz ta' Awditjar Intern (IAS) dwar l-implimentazzjoni tal-baġit u l-implimentazzjoni tal-pjan tal-akkwist fl-Uffiċċju; jinnota li l-awdituri rrikonoxxew l-isforzi kontinwi magħmula mill-Uffiċċju sabiex jiżgura l-funzjonament xieraq tal-proċessi amministrattivi, bħall-implimentazzjoni tal-baġit u l-akkwist, filwaqt li kellu jiffaċċja l-isfidi operattivi marbuta mar-rwol tal-Uffiċċju fil-kriżi tar-rifuġjati; jinnota b'sodisfazzjon li l-Uffiċċju tejjeb b'mod sinifikanti l-implimentazzjoni tal-baġit tiegħu u li l-implimentazzjoni tal-baġit tqieset bħala sodisfaċenti; jinnota, barra minn hekk, li għalkemm ir-riporti kienu relattivament għoljin, huma kienu meqjusa ġustifikati; huwa tal-fehma li l-Uffiċċju għandu jsaħħaħ l-ippjanar tiegħu għall-proċeduri ta' akkwist għan-nefqa amministrattiva; jinnota li l-monitoraġġ tal-proċeduri u tal-kuntratti speċifiċi konklużi skont l-kuntratti qafas huwa skars u, għalhekk, għandu jissaħħaħ aktar; jinnota li l-Uffiċċju qed ikompli jaħdem flimkien mal-IAS sabiex jiżviluppa azzjonijiet konkreti maħsuba biex inaqqsu r-riskji identifikati; jistieden lill-Uffiċċju jirrapporta lill-awtorità ta' kwittanza dwar il-miżuri li jittieħdu sabiex jittejbu l-proċeduri ta' akkwist;
38. Jinnota li, fil-bidu tal-2016, l-Uffiċċju kellu tliet pjanijiet ta' azzjoni miftuħa li rriżultaw minn tliet awditi li saru fl-2014 u fl-2015; josserva b'sodisfazzjon li l-Uffiċċju lesta 19 minn fost l-20 azzjoni ta' segwitu pendenti li oriġinaw mill-awditi mwettqa mill-IAS; jinnota li l-Uffiċċju qed jistenna li jagħlaq l-unika rakkomandazzjoni li għadha miftuħa ladarba jiġi adottat ir-Regolament il-ġdid li jistabbilixxi l-aġenzija kompluta;
Kummenti oħrajn
39. Jinnota li, fl-4 ta' Mejju 2016, il-Kummissjoni ppreżentat proposta għal Regolament ġdid li ppropona li l-Uffiċċju jiġi ttrasformat f'aġenzija kompluta;
40. Ifakkar li, skont l-Artikolu 46 tar-Regolament (UE) Nru 439/2010(9), l-Uffiċċju għandu jikkummissjona evalwazzjoni esterna indipendenti tal-kisbiet tiegħu; jinnota li l-kamp ta' applikazzjoni tematiku tal-evalwazzjoni kien ikopri l-valur miżjud tal-Unjoni u l-effettività u l-impatt tal-Uffiċċju fil-kontribut tiegħu għall-implimentazzjoni tas-Sistema Ewropea Komuni tal-Asil, inkluż il-pakkett leġiżlattiv tal-asil; jinnota li l-evalwaturi esterni ppreżentaw is-sejbiet u r-rakkomandazzjonijiet tagħhom lill-bord ta' tmexxija f'Jannar 2016; jinnota li l-Uffiċċju qabel li jiżviluppa pjan ta' azzjoni li jindirizza d-disa' rakkomandazzjonijiet tal-evalwaturi esterni; jistieden lill-Uffiċċju jirrapporta lill-awtorità ta' kwittanza dwar l-implimentazzjoni tal-pjan ta' azzjoni;
41. Jitlob lill-Uffiċċju jtejjeb il-proċessi ta' kontroll intern tiegħu; jilqa' l-azzjonijiet korrettivi li diġà ġew implimentati f'dak li jirrigwarda l-adozzjoni ta' ICSs ġodda; jiġbed l-attenzjoni għan-nuqqas ta' ppjanar xieraq għall-proċeduri ta' akkwist pubbliku, u jfakkar lill-Uffiċċju fl-importanza tiegħu anki f'kuntest ta' kriżi; jinnota li l-Uffiċċju ma assigurax 65 kontejner (EUR 852 136) li jinsabu f'żoni riskjużi fejn kontejners oħra qabel kienu ġew meqruda minn irvellijiet; jinnota li l-Uffiċċju kkunsidra li tali assigurazzjoni ma kinitx effikaċi għan-nefqa; jinnota li l-Uffiċċju ma rkuprax ir-rifużjoni tal-VAT kollha tiegħu b'mod tempestiv għas-snin 2014 u 2015; jilqa' l-fatt li, sadattant, dan l-irkupru ġie konkluż;
42. Jinnota li, skont ir-rapport tal-Qorti, l-Uffiċċju xtara u installa 65 kontejner li għandhom jintużaw bħala uffiċċji mobbli fil-hotspots Griegi u Taljani għal ammont totali ta' EUR 852 136; jinnota li xi wħud mill-kontejners tpoġġew f'post fejn kontejners simili, li ma kinux il-proprjetà tal-Uffiċċju, sfaw meqruda aktar tard minn irvellijiet; jinnota li l-Uffiċċju ma kopriex il-kontejners kontra dan ir-riskju peress li d-diriġenti tiegħu ddeċidew li ma kienx effikaċi f'termini tal-kostijiet li tinkiseb assigurazzjoni;
43. Jinnota li l-Uffiċċju emenda l-ftehim tal-kiri tiegħu u, fit-tieni nofs tal-2016, estenda l-ispazju tal-uffiċini tiegħu għal blokk addizzjonali tal-bini fejn jinsab il-post tal-operat tiegħu; josserva li, bħala konsegwenza taż-żieda fir-responsabbiltajiet u l-kompiti, l-għadd ta' persunal għandu jiżdied għal 500 sal-aħħar tal-2020, sabiex b'hekk tinħoloq domanda konsiderevoli għal aktar spazju ta' uffiċini; jistieden lill-Uffiċċju jirrapporta lill-awtorità ta' kwittanza dwar l-implikazzjonijiet għall-baġit mistennija minn din iż-żieda;
44. Jieħu nota tal-ftuħ tal-uffiċċji f'Ruma u f'Ateni u tar-rwol dejjem jikber tal-Uffiċċju madwar l-Unjoni hekk kif qed joqrob dejjem aktar lejn il-hotspots;
45. Jieħu nota tal-ħatra ta' uffiċjali ta' kollegament fl-istituzzjonijiet tal-Unjoni fi Brussell u fil-Gwardja Ewropea tal-Fruntiera u tal-Kosta sabiex jitrawmu relazzjonijiet aktar mill-qrib u tiġi ffaċilitata l-kooperazzjoni f'oqsma ta' interess reċiproku;
46. Jinnota li, skont ir-risposti tal-Uffiċċju, l-iskambju ta' informazzjoni dwar il-Brexit bejn l-Uffiċċju u l-Kummissjoni kien magħmul bl-akbar reqqa u li l-Uffiċċju qed isegwi mill-qrib il-pariri tad-Direttorat Ġenerali tal-Kummissjoni dwar il-Migrazzjoni u l-Affarijiet Interni u qed jipprepara kif xieraq, anki fid-dawl tat-trasformazzjoni tal-Uffiċċju f'Aġenzija tal-Unjoni Ewropea għall-Asil ġdida;
47. Josserva b'insodisfazzjon li l-Uffiċċju ma weġibx lill-awtorità ta' kwittanza dwar l-isforzi tagħhom sabiex jiżguraw li jkun hemm post tax-xogħol effikaċi f'termini ta' kostijiet u li jirrispetta l-ambjent u sabiex inaqqsu jew ipaċu l-emissjonijiet tas-CO2; jistieden lill-Uffiċċju jagħti attenzjoni wkoll lill-implikazzjonijiet ambjentali tal-attivitajiet tiegħu, speċjalment fid-dawl tat-tkabbir futur tiegħu sa massimu ta' 500 membru tal-persunal;
48. Jirreferi, fir-rigward tal-kummenti l-oħrajn li jakkumpanjaw id-deċiżjoni tiegħu dwar il-kwittanza, li huma ta' natura orizzontali, għar-riżoluzzjoni tiegħu... 2018(10) dwar il-prestazzjoni, il-ġestjoni finanzjarja u l-kontroll tal-aġenziji.
1. Jilqa' l-konklużjonijiet tal-Qorti tal-Awdituri li l-kontijiet annwali tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil ("l-Uffiċċju") jippreżentaw b'mod ġust il-pożizzjoni finanzjarja tiegħu fil-31 ta' Diċembru 2016; jinnota, madankollu, l-osservazzjonijiet speċifiċi dwar żewġ proċeduri ta' akkwist;
2. Jenfasizza li, sabiex ikopri kompiti addizzjonali sinifikanti sa mill-bidu tal-2015, inkluż l-appoġġ tiegħu lill-Istati Membri tal-ewwel dħul, b'mod partikolari għar-reġistrazzjoni u l-intervisti tal-applikanti għal asil u l-iskema ta' rilokazzjoni, il-baġit tal-Uffiċċju żdied b'273 %; jenfasizza l-fatt li l-persunal tal-Uffiċċju żdied b'34 % biss u li ħafna inqas esperti mill-Istati Membri ġew mibgħuta fl-Istati Membri tal-ewwel dħul milli fil-fatt kien meħtieġ;
3. Jinnota li minħabba l-kriżi tal-migrazzjoni, il-baġit tal-Uffiċċju ġie emendat f'erba' okkażjonijiet differenti fl-2016 biex jirreaġixxi għal sejħiet mill-Kummissjoni Ewropea u l-Istati Membri għal espansjoni operazzjonali fid-dawl ta' żieda fil-wasliet ta' persuni li jfittxu asil fl-2015 u l-2016; dan irriżulta f'diffikultajiet biex l-Uffiċċju jassorbi dawk il-fondi, li mbagħad wassal għal ċerti kanċellazzjonijiet u riporti kif ukoll għal diffikultajiet biex l-Uffiċċju jikkonforma ma' regoli baġitarji u finanzjarji; jenfasizza li din is-sitwazzjoni għandha tiġi solvuta għall-futur;
4. Jinnota li l-livell ta' approprjazzjonijiet impenjati għat-Titolu II (nefqa amministrattiva) riportati kien għoli f'livell ta' EUR 2,5 miljun (43,9 %) u jikkorrispondi għal kuntratti ffirmati lejn tmiem l-2016, parzjalment minħabba pagamenti baġitarji addizzjonali lejn tmiem dik is-sena, jew li l-fatturi għalihom waslu biss fl-2017; jitlob għalhekk li l-Uffiċċju jtejjeb il-ġestjoni baġitarja tiegħu;
5. Jiddispjaċih għall-fatt li għall-pagamenti li fuqhom huma bbażati l-kontijiet tal-EASO, tnejn mill-ħames proċeduri ta' akkwist li ġew awditjati kienu irregolari u kellhom pagamenti irregolari korrispondenti li jirrappreżentaw 2,9 % tat-total tan-nefqa; jinnota wkoll l-iffirmar ta' kuntratt qafas addizzjonali irregolari li għalih ma sar l-ebda pagament; jinnota l-fatt li l-Uffiċċju diġà ħa azzjoni korrettiva fl-2017 fejn issostitwixxa l-kuntratti li jirriżultaw minn dawn il-proċeduri b'kuntratti ġodda; jistieden lill-Uffiċċju jiżgura li dawn l-irregolaritajiet ma jiġux ripetuti;
6. Jitlob lill-Uffiċċju jtejjeb il-proċessi ta' kontroll intern tiegħu; jilqa' l-azzjonijiet korrettivi li diġà ġew implimentati f'dak li jirrigwarda l-adozzjoni ta' standards ġodda ta' kontroll intern; jenfasizza n-nuqqas ta' ppjanar xieraq għall-proċeduri ta' akkwist pubbliku, u jfakkar fl-importanza tiegħu anki f'kuntest ta' kriżi; jinnota li l-Uffiċċju ma assigurax 65 kontejner (EUR 852 136) li jinsabu f'żoni riskjużi fejn kontejners oħra qabel kienu meqruda minn irvellijiet; jinnota, madankollu, li l-Uffiċċju kkunsidra li tali assigurazzjoni ma kinitx kosteffettiva; jinnota li l-Uffiċċju ma rkuprax ir-rifużjoni tal-VAT kollha tiegħu b'mod tempestiv għas-snin 2014 u 2015; u jilqa' l-fatt li, sadattant, dan l-irkupru ġie konkluż;
7. Jilqa' l-fatt li r-rata ta' ħlasijiet tard naqset minn 65 % f'Jannar 2016 għal 9 % f'Ottubru 2016, filwaqt li l-għadd totali ta' tranżazzjonijiet żdied minn 483 f'Jannar 2016 għal 806 f'Ottubru 2016; jistieden lill-Uffiċċju jikkompleta għadd ta' azzjonijiet korrettivi meħtieġa, bħal dawk relatati ma' pagamenti tard u r-rimborż tal-ispejjeż; jilqa' l-miżuri li diġà ttieħdu rigward politika ġdida ta' reklutaġġ u t-tnaqqis fil-bidla tal-persunal; jitlob lill-Uffiċċju jissottometti lill-awtorità ta' kwittanza l-pjanijiet tiegħu għar-riforma tal-ippjanar baġitarju u l-parametri ta' prestazzjoni tal-ġestjoni;
8. Iħeġġeġ lill-Uffiċċju jibni fuq il-politiki tiegħu tal-2013 dwar il-prevenzjoni tal-kunflitti ta' interess, f'konformità mal-prattika tajba u mal-linji gwida tal-Kummissjoni; jistieden lill-Uffiċċju jiżgura l-implimentazzjoni tal-politiki adottati fl-2017 għall-protezzjoni effettiva tal-informaturi, filwaqt li jistenna l-proposti sħaħ tal-Kummissjoni.
ĠU C 245, 29.07.2017, p. 16.
Deċiżjoni Nru 20 tal-Bord ta' Tmexxija tal-Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil tas-27 ta' Diċembru 2013 dwar ir-Regolament Finanzjarju tal-EASO.
Ir-Regolament (UE) Nru 439/2010 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tad-19 ta' Mejju 2010 li jistabbilixxi Uffiċċju Ewropew ta' Appoġġ fil-qasam tal-Asil (ĠU L 132, 29.5.2010, p. 11).
Aġġornata l-aħħar: 10 ta' April 2018 Avviż legali - Politika tal-privatezza