Source: https://sillamaegymn.wordpress.com/dokumendid/gumnaasiumi-dokumendiskeem/
Timestamp: 2017-03-24 19:54:38+00:00
Document Index: 6290585

Matched Legal Cases: ['§ 1', '§ 2', '§5', '§6', '§25', '§26', '§27', '§ 6', '§10']

Gümnaasiumi dokumendiskeem | sillamaegymnaasium
Kinnitatud 02.01.2013 direktori käskkirjaga nr 1-2/1
Muudetud 15.04.2013 direktori käskkirjaga nr 1-2/10
SILLAMÄE GÜMNAASIUMI DOKUMENTIDE LOETELU
1. DOKUMENTIDE LOETELU RAKENDUSALA
1. 1. Dokumentide loetelu seletus
Dokumentide loetelu on dokumendihalduse alusdokument, mis liigitab gümnaasiumi tegevuse käigus loodud ja saadud dokumendid funktsioonidesse ja sarjadesse ning määrab nende säilitustähtajad, ligipääsu ja vastutajad.
1.2. Dokumentide loetelu ülesanne
Dokumentide loetelu kasutatakse dokumentide liigitamise, toimikute avamise, nende tekkimise ning dokumentide hävitamiseks eraldamise alusena.
2. DOKUMENTIDE LOETELU ÜLESEHITUS
2.1 dokumentide loetelu
Sillamäe Gümnaasiumi dokumentide loetelu koostatakse funktsioonipõhiselt.
Gümnaasiumi struktuuriüksus
Vastutavad ametiisukud
Direktor, õppealajuhataja, majandusjuhataja, arendusjuht, huvijuht
Hoolekogu esimees,
Õppenõukogu esimees,
Asjaajamine ja arhiivitöö korraldamine
Sekretär, personalispetsialist
Raamatukogutöö
Õppe-ja kasvatustöö korraldamine
Majandusjuhataja, Arendusjuht
Avalikkuse informeerimine ja kommunikatsioon
Majandus- ja haldustegevus
Personalitöö, personalikoolitus
2.2 Mõisted ja selgitused
2.2.1 Funktsiooni ja sarja tähis
Igal loetelus toodud struktuuriüksusel on tähis ehk viit. Tähis tuletatakse funktsiooni tähisest ja sarja numbrist, mis eraldatakse sidekriipsuga, ja lisatakse dokumendi individualiseeriv number.
2.2.2 Dokumendi säilitustähtaeg on minimaalne periood, mille jooksul sarja kuuluvaid dokumente peab alal hoidma. Säilitustähtaeg kehtestatakse sarjadele aastates või alatisena. Lisatud on ka viited avaliku arhiivi üldhindamisotsustele (kooli juhtimis- ja põhifunktsioonid, personal, finants, infohaldus).
2.2.3 Dokumentide asukoht ja vastutaja
Koht, kus dokumendid tekivad ja kus neid hoitakse. Struktuuriüksus või ametikoht, kellel on õigus langetada sarja dokumentide kohta haldamisotsuseid.
2.2.4 Juurdepääsupiirang dokumentidele näitab, milliseid dokumente on õigus väljastpoolt asutust näha avalikus dokumendiregistris ning viide õigusaktile.
2.2.5 Dokumentide loetelu ajakohastamine
Sekretär vaatab korra aastas kogu dokumentide loetelu üle, aga teeb ka regulaarselt muudatusi, kui on struktuurimuudatusi, tekkinud või lõpetatud sarju või muutuvad juurdepääsutingimused vms.
2.3 Dokumentide loetelus kasutatud lühendid
Lahter – Säilitustähtaeg
Säilitustähtaeg määratakse kas aastates või alatiselt.
Lahter – Teabekandja P- paberkandjal
D- digitaalne (Moodle, EHIS, e-kool jt)
Lahter – Juurdepääsupiirang AK- asutusesiseseks kasutuseks
AKEA – asutusesiseseks kasutamiseks. Sisaldab eraelulisi andmeid.
AvTS- Avaliku teabe seadus
Avaliku arhiivi hindamisotsus
Arhiiviväärtuse väljaselgitamiseks on Rahvusarhiivi poolt kinnitatud hindamisotsused juhtimis-ja põhifunktsioonide dokumendisarjad, dokumendi- ja arhiivihalduse, infotehnoloogia haldamise, töösuhete ja töötervishoiu ning tööohutuse korraldamise ning raamatupidamise arvestuse dokumentidele.
H– arhiiviväärtuseta dokument ning AV– arhiiviväärtusega dokument, mis antakse üle avalikku arhiivi.
FUNKTSIOON: 1. JUHTIMINE
Funktsiooni kirjeldus:
Üldjuhtimine, õppenõukog, hoolekogu ja õpilasesinduse tegevus, planeerimine ja aruandlus, kontroll ja auditeerimine, koostöö korraldamine ja tagamine, gümnaasiumi esindamine, õppetoolide, komsjonide, nõukogude jt töörühmade moodustamine ja nende töö korraldamine, projektide algatamine.
Sillamäe Gümnaasiumi põhimäärus § 1, § 2, §5, §6, §25, §26, §27
gümnaasiumi tegevuse eesmärkide püstitamine ja ülesannete täitmine
gümnaasiumi haldus- ja distsiplinaarvõimu teostamine,
õppetegevuse korraldamine,
juhtkonna tegevuse koordineerimine (koosolekute korraldamine, protokollimine, õigusaktide koostamine ja avaldamine;
õppenõukogu, hoolekogu ja õpilasesinduse tegevust kajastamine;
gümnaasiumi tegevust reguleerivate eeskirjade, korralduste, käskkirjade ja muude õigusaktide kinnitamine, muutmine ja välja andmine,
komisjonide ja töögruppide kokkukutsumine, koosolekute protokollimine ja aruandlus.
F1. JUHTIMINE sarjad
Vastutav töötaja
Märkused/ juurdepääsupiirang (JPP)
Gümnaasiumi struktuur ja koosseis
AvTS H 22.06.2012
HO nr 90
Põhitegevuse käskkirjad
AV 22.06.2012 HO nr 90
Kirjavahetus Haridus-ja teadusministeeriumiga
H 22.06.2012 HO nr 90
Gümnaasiumi põhidokumendid (registridokumendid, põhimäärus, koolitusluba, arengukava jt)
Gümnaasiumi tegevusaruanded (direktori tegevusaruanne, sisehindamise aruanne, auditite ja järelvalve aktid jt
Õppenõukogu koosolekute protokollid
Hoolekogu dokumendid, koosolekute protokollid
Kirjavahetus hoolekogu puudutavates küsimustes
Kirjavahetus koolipidajaga. Koolipidaja kehtestatud dokumendid, mille alusel kool korraldab oma tegevust.
Lastevanemate üldkoosolekute protokollid
Õpilasesinduse tööplaanid
Õpilasesinduse koosolekute protokollid
Kirjavahetus koostööpartneritega
Kirjavahetus juhtimise üldküsimustes, garantiikirjad
FUNKTSIOON: 2. ASJAAJAMINE JA ARHIIVTÖÖ KORRALDAMINE
Funktsiooni kirjeldus: Dokumendihalduse, asjaajamise korraldamine, arendamine, koordineerimine ja arhiivitöö korraldamine.
Asjaajamist reguleerivate õigusaktide koostamine ja uuendamine sh
dokumentide loetelu koostamine,
dokumendihaldussüsteemi arendamine ja parendamine,
dokumentide koostamine ja vormistamine,
õigusaktide, kirjavahetuse, lepingute, lähetuskorralduste jm registreerimine dokumendiregistris ja elektroonilistes süsteemides,
andmesidevõrkude arendamine ja haldamine, nende tööks vajalike vahendite ja tarkvara hankimine, installeerimine jne,
arhiiviteatiste koostamine,
arhivaalide loetelu ja arhiivinimistu koostamine ja täiendamine,
arhivaalide üleandmise ja vastuvõtmise korraldamine ning nõuetekohase säilimise tagamine arhiivis,
dokumentide Riigiarhiivile üleandmise korraldamine ja arhivaalide hävitamise organiseerimine.
F2. ASJAAJAMINE JA ARHIIVTÖÖ KORRALDAMINE sarjad
Direktori põhitegevuse käskkirjade register
H 23.12.2010 HO nr 538
Töövõtulepingute register
Personalikäskkirjade register
Puhkusekäskkirjade register
Lähetuskäskkirjade register
Õpilaspiletite register
elektrooniline ja paberkandjal
Sissetulnud kirjade register
vastab kirjavahetuse säilitustähtajale
Väljaläinud kirjade register
Õpilaste kohta koostatud käskkirjade register
Kirjavahetus tõendite taotlemise küsimustes, väljastatud tõendite ärakirjad
H 23.12.2010
HO nr 538
Majanduslepingute sh teenuse ja hankelepingute register
5 a alates lepingu lõppemisest
Majandusalaste aktide register
Töölepingute register
50 aastat lepingu lõpetamisest
Õppenõukogu protokollide register
Õppeaasta tulemuste analüüside register
Riigieksamitööde hindamisprotokollide register
Saadud ja väljastatud lõputunnistuste register
Lõpueksamite protokollide register
Pedagoogide atesteerimiskomisjoni protokollide register
Hoolekogu koosolekute protokollide register
Kirjavahetus arhiivitöö korraldamise
küsimistes (k.a arhiiviteatised)
Ülevaade arhiivi koosseisust
Arhivaalide avaliku arhiivi üleandmise või hävitamiseni
Toimikute arhiivi üleandmise-vastuvõtmise
Arhivaalide hindamisotsuste ärakirjad ja hävitamise aktid; arhiiviregistri andmete tabelid.
Volituste register
Pitsatite ja templite register
FUNKTSIOON: 3. RAAMATUKOGU TÖÖ
Funktsiooni kirjeldus: Raamatukogu tegevus, teavikute hankimine, laenutamine, lugejate registreerimine, kirjavahetus kirjastustega.
põhimääruse prg 4.
Funktsiooni tegevus:
raamatukogu töö korraldamine,
trükiste ja teiste infokandjate laenutamise korraldamine – ka raamatukogudevaheline laenutustegevus nii Eesti kui ka välismaiste raamatukogudega,
kogude komplekteerimine, teavikute ja muude infokandjate töötlemine ja süstematiseerimine
F3. RAAMATUKOGU TÖÖ sarjad
Raamatukogu põhikogu inventariraamat
Raamatu-koguhoidja
Õpikukogu summaarvestusraamat
Raamatukogu põhikogu saatelehed ja kustutusaktid
Lugejakaardid
(osaliselt digitaliseeritud)
Raamatukogu kasutamise aruanded ja kokkuvõtted
Raamatukogu alfabeetiline kataloog
Lugejakaartide register
FUNKTSIOON: 4. ÕPPE- JA KASVATUSTÖÖ KORRALDAMINE
Funktsiooni kirjeldus: Õppetegevusega seotud planeerimine, korraldamine, koordineerimine ja dokumenteerimine.
Sillamäe Gümnaasiumi põhimäärus § 6, §10.
Õppe- ja kasvatustöö kavandamine, täitmine ja analüüs sh
õppetegevuse ajaline kavandamine,
õpperuumide kasutamise planeerimine,
õppetöö läbiviimine,
praktikumide, ekskursioonide, õppekäikude korraldamine,
ettepanekute tegemine õppeinfosüsteemi, õppekavade ja õppeteenuste arendamiseks,
õpilaste õppetegevustega seotud dokumentide koostamine ja nende üle arvestuse pidamine (korraldused, käskkirjad, lepingud, tõendid, õpilasraamatu väljavõtted jt),
õpilaste ja õpetajate nõustamine,
õppetegevuse alase informatsiooni avaldamine kodulehel, teadetetahvlil, trükistes,
õppekasvatustöö tulemuslikkuse analüüs.
F4. ÕPPE- JA KASVATUSTÖÖ KORRALDAMINE sarjad
Märkused/ Juurdepääsu- piirang (JPP)
Päevakavad, tunniplaanid, konsultatsioonigraafikud
Gümnaasiumi vastuvõtu avaldused (väljavõtted õpilasraamatust jt kooli astumisel esitatud dokumentide ärakirjad)
Õppekäikude taotlused ja teised õppeprojektidega seotud dokumendid
Projekti-juht
JPP H 22.06.2012 HO nr 90
Õpilaste nimekirjad, õppegrupid
Asendustundide päevikud
Lastevanemate ja õpilaste poolt esitatud avaldused
Käskkirjad õpilaste kohta
Õppekava töörühmade, õppesuundade ja õppetoolide dokumendid.
Õpilaste kutsealane nõustamine ja karjääriplaneerimine
Kirjavahetus huvialahariduse küsimustes
Huviringide graafikud
Huviringipäevikud
4.-16
Noorsootööga seotud dokumentatsioon: programmid, projektid s.h. projektitaotlused- ja muudatused, väljamaksetaotlused, aruanded, hankedokumendid ja kirjavahetus
alatisena
Kirjavahetus õpilaste liikumise ja koolikohustuse täitmise küsimustes
Lõpueksamite plaanid, protokollid
Lõputunnistuste plankide arvestus
Eksamitele registreerimise avaldused
4.-21
4.-22
Uurimistööde hindamisprotokollid
Õppeasutustest väljavõtmata dokumendid
Õppeaasta tulemuste analüüsid
Gümnaasiumi eksamitulemuste analüüs
FUNKTSIOON: 5. TÖÖTERVISHOIU JA TÖÖOHUTUSE KORRALDAMINE
Töötervishoiu- ja tööohutusealase tegevuse koordineerimine.
töötajate suunamine töötervishoiuarsti vastuvõtule, töötervishoiualaste
dokumentide koostamine ja registri pidamine
tööalade loetelu väljatöötamine riskianalüüsi teostamine
töökeskkonnanõukogu töö koordineerimine
F5. TÖÖTERVISHOIU JA TÖÖOHUTUSE KORRALDAMINE sarjad
Töökeskkonna ohutegurite mõõtmise protokollid, riskianalüüsid ja sisekontrolli aktid
10 aastat uue riskianalüüsi läbiviimisest
Arendus-juht
H05.05.2011
HO nr 251
Töötajate juhendamise ja väljaõppe juhendid
Tööõnnetuse ja kutsehaigestumise uurimise dokumendid
Tervisekontrollile kuuluvate isikute nimekiri ja aktid tervisekontrolli tulemuste kohta
Tööõnnetuste ja kutsehaiguste register
Tuleohutuse inspekteerimise- ja kontrollaktid
Tervisekaitse-ja tööinspektsiooni aktid ning ettekirjutused.
H05.05.11
Kirjavahetus tervishoiuteenuste ja tööohutuse küsimustes juriidiliste isikutega
FUNKTSIOON: 6. AVALIKKUSE INFORMEERIMINE
Sillamäe Gümnaasiumi tegevuste ja päevakohaste sündmuste kajastamine väljapoole (meedia, press, erialaliidud,asutused jne).
Gümnaasiumi tutvustamine ja reklaam, näitused, messid,
Gümnaasiumi sündmusi kajastavate pressiteadete koostamine
Suhtlus ja info vahendamine meediaga (intervjuude andmine ja kokku leppimine, kommentaaride edastamine jne)
Gümnaasiumi esindamine messidel ja muudel üritustel
Gümnaasiumi reklaam ja tutvustus (infovoldikud, plakatid, kuulutused, tervitus- ja jõulukaardid, kutsed, meened jne)
Ürituste ja pidude organiseerimine (mis on mõeldud lisaks ka vilistlastele ja külalistele)
Koostöölepingute sõlmimine
õpilaste esindamine õpilaste huvisid ja õigusi puudutavates otsustusprotsessides
õpilasürituste korraldamine ja toetamine
õpilaste vabaajaveetmis- ja sportimisvõimaluste edendamine
organisatsioonidega koostöö tegemine.
F6. AVALIKKUSE INFORMEERIMINE sarjad
Kroonikaraamat
Õnnitlus-ja tänukirjad
Dokumendid gümnaasiumi poolt korraldatud ürituste kohta
(gümnaasiumi kuulutused, reklaam, intervjuud)
Kirjavahetus meediaga
FUNKTSIOON: 7. MAJANDUS- JA HALDUSTEGEVUS
Funktsiooni kirjeldus: Sillamäe Gümnaasiumi hoone, territooriumi ja vara haldus, infotehnoloogilise tegevuse korraldamine ja hooldus. Raamatupidamist korraldab Sillamäe Linnavalitsus.
Majanduse ja halduse dokumentatsioon
Infotehnoloogilise riist- ja tarkvarapaigaldamine, teisaldamine ning rikked.
Infosüsteemide väljatöötamine, haldamine ja arendamine
Arvutivõrgu kasutajatele kasutajatoe osutamine
FUNKTSIOON: 7. MAJANDUS- JA HALDUSTEGEVUS sarjad
Kirjavahetus eelarvete ja eelarvemuudatuste küsimustes
H 02.02.2010 nr 53
Materiaalsete väärtuste ja rahaliste vahendite inventeerimisaktid
H 02.02.2010
HO nr 53
Hoonete ehitamisalane dokumentatsioon
ehituse lammutamiseni
Hoonete renoveerimisalane dokumentatsioon ja kirjavahetus
Gümnaasiumi ruumide kasutamisega seotud dokumendid ja kirjavahetus
Riigihangete konkursside läbiviimise aktid
Varade mahakandmise aktid
Varade üleandmise-vastuvõtmise aktid
Vastuvõetud tööde aktid
7.-11
KOV rendilepingud
10 a lepingu lõppemisest
7.-12
Kirjavahetus haldus- ja majandusküsimustes
H 02.02.2010 HO nr 53
Tarifikatsioonid
H 05.05.2011
Töövõtulepingud füüsiliste ja juriidiliste isikutega
Personal-ispetsialist
Toitlustamisega seotud dokumendid (aruanded)
Vara tööalaseks kasutamiseks üleandmise lepingud-aktid
FUNKTSIOON: 8. PERSONALITÖÖ, PERSONALIKOOLITUS
Personalipoliitika arendamine. Personalitöö korraldamine ja arendamine. Personali planeerimine, värbamine ja arvestus.
Personalitööks vajalike normdokumentide väljatöötamine,
personali valimiskonkursside korraldamine, tööintervjuude läbiviimine,
Personali puudutavate korralduste, käskkirjade, tõendite jm koostamine ja
personalialase kirjavahetuse pidamine,
isikukaartide täitmine ja registreerimine EHIS-es,
töölepingute koostamine, sõlmimine, muutmine ja lõpetamine
töösuhete korraldamine,
Personalikoolituste vajaduse väljaselgitamine ja organiseerimine.
F8. PERSONALITÖÖ, PERSONALIKOOLITUS sarjad
Gümnaasiumi töötajate nimekiri
Sillamäe Gümnaasiumi vaba ametikoha avalike konkursside korraldamisega seonduvad dokumendid
Personalis-petsialist
10 a TL lõpetamisest
Töötajate tervisetõendid
Personalikäskkirjad
Pedagoogide atesteerimiskomisjoni otsused ja protokollid
Käskkirjad ja korraldused puhkusele lubamiseks
Personali koolitusplaan
Dokumendid koolituse arvestuse kohta
Kirjavahetus atesteerimise, kvalifikatsiooni tõstmise, koolituse küsimustes.
Personali statistika aruanded
Personali poolt esitatud avaldused
8.-14
Lähetuste käskkirjad
H 05.05.2011 HO nr 251
Isiklikud toimikud