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Timestamp: 2019-12-10 13:56:30
Document Index: 335841511

Matched Legal Cases: ['ARTÍCULO 34', 'artículo 1185', 'ARTÍCULO 1185', 'artículo 981', 'ARTÍCULO 35', 'artículo 1185', 'Artículo 3', 'artículo 1263', 'artículo 30', 'artículo 32', 'artículo 26', 'artículo 30']

Doctor Condominio: 2014
Deberes y Herramientas de la Administración
Cada día muchos administradores se enfrentan a situaciones que, con mayores conocimientos, podrían manejar mejor.
Sin embargo, deben primero vencer una percepción de “mal necesario” que tienen las administraciones de condominios para muchos condóminos, a la vez que estos tienen comportamientos que son inaceptables. Otro elemento con un gran peso políticos son las Juntas Administradoras, aunque no todas tienen las mismas funciones aunque tengan el mismo nombre.
En el Módulo II de la Academia Doctor Condominio se aprende:
Cómo evitar responsabilidades civiles o infringir las normas de protección del consumidor
Cuáles son las responsabilidades contractuales comerciales, laborales y las normas de previsión social aplicables en condominio
Cuáles son las responsabilidades por la gestión de fondos y activos ajenos y temas tributarios
Cómo ejecutar las decisiones de las Asambleas de condóminos (sobre todo cuando hay oposición)
Cómo cobrar, de forma administrativa y judicial los fondos comunes
Cómo aplicar el régimen de sanciones
Qué elementos debe tener el contrato de administración
Acompáñenos este 5 de noviembre de 21014.
http://www.doctorcondominiocr.com/academia-doctor-condominio.html
Publicado por Lic. Ignacio Alfaro Marín en 22:21
Cláusula arbitral y contratos de adhesión
Es bastante conocido que cuando se adquiere en condominio, se queda sujeto al Reglamento existente. No hay otra posibilidad. Claramente la ley Reguladora de la Propiedad en Condominio así lo establece:
ARTÍCULO 34.- Quien adquiera derechos en un condominio quedará sujeto al reglamento existente...
Esto a pesar de que es muy frecuente que las personas que adquieren no leen el Reglamento, ni lo conocen, y posiblemente sin la ayuda técnica necesaria muchos no lo entenderían aunque lo leyeran.
Ya en otra oportunidad he cuestionado esta necesidad de la unanimidad que causa tantas petrificaciones a la legislación, proponiendo que a las normas que regulan el derecho de propiedad (áreas, porcentajes) se les mantenga la unanimidad, no así a las que regulan la conducta de uso de esa propiedad, que podrían adecuarse a un representativo dos tercios.
Analizaremos ahora la cláusula arbitral.
La cláusula arbitral es un convenio o acuerdo por el que se renuncia a acudir a los Tribunales de Justicia ordinarios y se decide que cualquier controversia se resolverá por medio de la ayuda de un panel de árbitros en una instancia privada, siendo las más usuales la Cámara de Comercio de Costa Rica y la Cámara de Comercio de los Estados Unidos.
Me consta que son entidades que han trabajado mucho por su especialización, profesionalismo y seriedad. Esa no es mi preocupación. Antes deseo comentarles unos puntos sobre la cláusula arbitral.
Dice la Sala Constitucional que: Sobre la cláusula arbitral, ya esta Sala ha dispuesto en anteriores ocasiones que: “A raíz de la trascendencia de renunciar a la vía judicial...dicha expresión escrita debe contener, de manera inequívoca, la voluntad de someterse al proceso arbitral” (Resolución 0685-C-S1-2008 de las 11 horas 10 minutos del 16 de octubre de 2008).
Agrega luego: “Por lo tanto, ha de concluirse que habrá acuerdo para un arbitraje, cuando se compruebe que las partes lo estipularon, y quedó constancia de ello y, además, no cabe duda alguna de la plena intención a someterse a esa vía alterna para resolver conflictos” (resolución no. 910-C-2007 de las 14 horas del 18 de diciembre de 2007).
¿Quien se ve forzado a someterse a un Reglamento que fue hecho unilateralmente, sin la más mínima participación democrática realmente tiene libertad de contratación?
¿Quien se ve forzado a someterse a un Reglamento realmente manifiesta su libre intención de someterse a él?
¿Quien es obligado, como parte del paquete, a aceptar esa renuncia a la Justicia ordinaria, para someterse a un arbitraje en una instancia privada, realmente manifiesta su libre intención de someterse a él?
¿Un Reglamento redactado previamente, sin posible negociación y aplicable para todos los condóminos, no es contrato de adhesión?
¿Un comprador promedio, tiene la capacidad técnica para comprender lo que está asumiendo al renunciar a la Justicia ordinaria?
¿No es abusiva la posición y por ende restrictiva de su derecho (de acceso a la Justicia) en la que se pone a los compradores de condominios como consumidores?
Son preguntas para hacerle a la Justicia. La ordinaria.
Publicado por Lic. Ignacio Alfaro Marín en 11:16
Debido proceso en sanciones
Es muy conocido, hasta por personas ajenas al ámbito del derecho, que en materia penal (delitos y contravenciones, por ejemplo), cuidar el Debido Proceso es tan importante que un descuido en esta área puede implicar la nulidad de todo lo actuado y que no sea posible emitir una condena.
De igual forma, aunque no es tan estricto, en materia de posibles violaciones a la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, el Reglamento del condominio, acuerdos de asamblea de condominios o incluso medidas y disposiciones de la administración dentro de sus facultades, debe de cuidarse esta garantía, pues reiterada jurisprudencia ha indicado que es aplicable no sólo en materia penal sino en cualquier proceso judicial y administrativo, y por extensión en condominios por las consecuencias que pueden implicar para la filial o persona sancionadas.
Algunos de los principales elementos (que están descritos en terminología algo específica de otros ámbitos del derecho, pero igualmente aplicables) que deben de estar presentes para cumplir con la garantía constitucional (artículos 39 y 41) del derecho a un Debido Proceso Legal son los siguientes:
a) Notificación al interesado del carácter y fines del procedimiento: Es necesario poder probar que se ha notificado. Una nota sin firma de recibo no permite probar eso. Si el destinatario se ha negado a recibirla, puede hacerse constar eso en la nota, con el día, hora y persona a la que se ha entregado, con dos testigos que firmen esa razón consignada en una copia de la nota entregada. Adicionalmente la nota debe llevar con absoluta claridad cuáles son los hechos que se supone han sucedido, la prueba de ello, la consecuencia posible que se aplicaría y la norma que se estima infringida.
b) Derecho de ser oído, y oportunidad del interesado para presentar los argumentos y producir las pruebas que entienda pertinentes: Este derecho debe de indicarse en esa primera nota y debe de indicarse el plazo y forma para referirse a los hechos. No se refiere a un audiencia oral y personal, sino al derecho de presentar por escrito argumentos de defensa y pruebas.
c) Oportunidad para el administrado de preparar su alegación, lo que incluye necesariamente el acceso a la información y a los antecedentes administrativos, vinculados con la cuestión de que se trate: Debe de conformarse un expediente (que puede ser digital), con la documentación y sus pruebas. Las pruebas y toda la documentación deben de ser puestas a disposición.
d) Derecho del administrado de hacerse representar y asesorar por abogados, técnicos y otras personas calificadas: Esto no hace falta que sea indicado en la nota inicial de investigación e inicio del procedimiento, sin embargo, no debe de obstruirse ese derecho.Claro que debe de ser ejercido de forma razonable y sin estrategias dilatorias.
e) Notificación adecuada de la decisión que dicta la administración y de los motivos en que ella se funde: Esto se refiere más bien a una segunda nota en la que, una vez pasada la oportunidad de defensa, se tome la resolución final. En esta resolución debe de analizarse todos los elementos, tanto los usados para “acusar” los hechos como los indicados por la defensa y la valoración de sus pruebas. Debe de hacerse un adecuado análisis legal sobre la correlación entre los hechos (y la forma en la que se tienen por probados), y el supuesto descrito en la ley, de forma que haya un calce adecuado. De igual forma, se expresará con claridad la recomendación: sea de imponer la sanción si se tiene esa facultad, o de recomendar su imposición a la asamblea o al juez civil, según indique el reglamento del condominio.
e) Derecho del interesado de recurrir la decisión dictada: Este derecho está garantizado por ley ante el Juez Civil y podrá ser ejercido por la persona sobre quien se haya sentado responsabilidades.
Algunos condominios han optado por referir todo este proceso a la sede arbitral, obligando a los condóminos a renunciar a la jurisdicción ordinaria por medio de cláusulas que han sido aceptadas, como contratos de adhesión y sin posibilidad de otra opción, por compradores de inmuebles en condominio. En caso de que así sea, será en esa sede en donde estos principios y garantías deben de cumplirse.
Un condómino que esté siendo objeto de un proceso de sanción, y estos principios no hayan sido cumplidos, puede defender su derecho a que se cumplan.
Publicado por Lic. Ignacio Alfaro Marín en 3:00
La compra de un bien inmueble es una operación financiera importantísima; y usualmente, salvo el caso de inversionistas profesionales, un hito en la vida. Sin embargo, son pocas las veces en que esta decisión se toma con el apoyo profesional necesario.
Existe un régimen de garantía y responsabilidad que debemos conocer, así como algunas precauciones que pueden contribuir a que las garantías se cumplan sin tener que exigirlo judicialmente.
Veremos primero algunas recomendaciones antes de elegir el inmueble a adquirir
Regímenes de responsabilidad
Una propiedad inmueble está cubierta por la garantía de obras que contempla el artículo 1185 del Código Civil: ARTÍCULO 1185.- Los arquitectos o empresarios que se han encargado por ajuste o no, de la construcción de un edificio o puente, son responsables de su pérdida total o parcial, bien sea que provenga de un vicio de construcción o de uno del suelo, y dura esta responsabilidad cinco años contados desde la recepción de los trabajos. Bastará que el arquitecto haya dirigido los trabajos, para que le sea aplicable lo establecido en este artículo.
Es de esperar que se cumpla con esta garantía y que se entregue, sin costo adicional, el bien funcionando correctamente. Sin embargo, en de que esto no suceda, se puede exigir responsabilidad por este daño causado, y crear una obligación de indemnizar a favor del adquirente del inmueble. Esta obligación puede exigirse que sea cumplida con el patrimonio del obligado (artículo 981 del Código Civil).
Adicionalmente, desde la perspectiva del consumidor, existen derechos del consumidor y deberes de los comerciantes o empresarios. Por ejemplo, la Ley de promoción de la competencia y protección efectiva del consumidor (ley 7472), obliga a los comerciantes a garantizar sus bienes y servicios y al cumplimiento de normas técnicas de calidad, y a informar de los elementos relevantes de la compra al consumidor. Incluso, toda información o publicidad que se haga, vincula a quien la transmite como parte de la oferta contractual.
En específico esta ley 7472 establece la obligación de esa responsabilidad:
ARTÍCULO 35.- Régimen de responsabilidad.
El productor, el proveedor y el comerciante deben responder concurrente e independientemente de la existencia de culpa, si el consumidor resulta perjudicado por razón del bien o el servicio, de informaciones inadecuadas o insuficientes sobre ellos o de su utilización y riesgos. Sólo se libera quien demuestre que ha sido ajeno al daño. Los representantes legales de los establecimientos mercantiles o, en su caso, los encargados del negocio son responsables por los actos o los hechos propios o por los de sus dependientes o auxiliares. Los técnicos, los encargados de la elaboración y el control responden solidariamente, cuando así corresponda, por las violaciones a esta Ley en perjuicio del consumidor.
Un tercer eje es la responsabilidad del profesional, que además de lo que indica el artículo 1185 antes mencionado, se cubre con sus deberes éticos y de ejercicio profesional. Los Tribunales de Honor de los Colegios Profesionales son los que conocerán y sancionarán estas posibles faltas. Es más fácil, claro, sustentar una responsabilidad si hubo una falta profesional.
No podemos olvidar que un inmueble comprende usualmente muchos elementos separados individuales que pueden tener garantías específicas, algunas incluso mayores a los cinco años de ley.
Algunos de los problemas que se dan al querer exigir el cumplimiento de estas garantías pueden prevenirse con precauciones antes de adquirir.
Valorar al desarrollador.
* Patrimonio en juego. La empresa que desarrolla debe estar vinculada a un grupo fuerte y con solidez financiera. Si bien es cierto, usualmente son sociedades transitorias o hasta fiduciarios bancarios los que desarrollan y venden, si estos se pueden vincular legalmente o por lo menos como oferta comercial con ese grupo más fuerte, esto permitirá luego que exista un interés económico sobre el cual exigir responsabilidades civiles por garantías constructivas. Cualquier información y publicidad que permita esa vinculación es muy importante de ser conservada.
* Proyectos pasados. Evidentemente es muy importante, como en cualquier compra, informarse del desempeño de un desarrollador en proyectos anteriores.Los grandes desarrolladores algún día fueron pequeños e inexpertos y deberán recorrer un camino de aprendizaje. Lo que hay que ver es si hay un comportamiento leal y responsable desde el primer día. Indagar sobre la reputación entre profesionales del gremio e instancias de reclamos como en Cámara de la Construcción, CFIA, Comisión de protección al consumidor, Municipalidad, etc., puede dar un panorama más amplio.
* Apego a normas de calidad. Además de las diversas normas de calidad y constructivas, la Cámara de Construcción promueve la afiliación a su programa de Certificación de la Construcción http://www.construccion.co.cr/descargas/Requisitos_Certificacion_2012.pdf que certifica el cumplimiento de normativa en el proceso constructivo, incluyendo elementos poco usuales pero muy importantes como planos finales firmados o la existencia y cumplimiento de un Sistema de Control de Calidad y la atención de reclamos e inconformidades. Esto no descarta la importancia de la evaluación previa del inmueble por un profesional calificado independiente. (Sigue el 15 de setiembre 2014)
Gestión Integral de Desechos Sólidos en condominios
La generación y gestión de desechos en los grupos humanos es un tema de vital importancia en la administración de condominios, y hay muy poca preparación al respecto. Aunque es un tema muy amplio y de una especialidad ambiental, hay algunos deberes que todo administrador de condominio debe conocer.
Desde el año 2010, tenemos la ley 8839, Ley para la Gestión Integral de Residuos, que impone una serie de deberes en cuanto a la gestión de los desechos, que toda administración de condominios debe conocer y buscar que se cumplan, por cuanto en su ámbito de aplicación, claramente se destina a “...todas las personas, físicas o jurídicas, públicas o privadas, generadoras de residuos de toda clase…” (Artículo 3).
Se imponen deberes para evitar la generación de residuos, reutilizar residuos, valorizarlos, todo desde una óptica de una gestión integral y una responsabilidad conjunta de todos los actores sociales involucrados.
Cada Municipalidad es la responsable de la gestión integral de los residuos y desechos en el cantón, por lo que cada condominio debe de conocer el plan municipal de gestión integral de residuos que le afecta, específicamente::
f) Prevenir y eliminar los vertederos en el cantón y el acopio no autorizado de residuos. (Art. 8, Ley 8839)
Además expresamente se impone el deber a todo generador de desechos de:
b) Separar los residuos desde la fuente, clasificarlos y entregarlos a un gestor autorizado o a un sistema municipal, de conformidad con el Reglamento de esta Ley y el reglamento municipal que le corresponda, con el fin de facilitar su valorización. (Art. 38, Ley 8839)
Ya algunas Municipalidades tienen normas que obligan a la separación de los desechos como Pérez Zeledeón, Escazú, Vásquez de Coronado entre muchas. Claro, que la práctica y ejecución no es tan rigurosa como el papel y el ambiente lo exigen.
Hay herramientas de promoción y educación que pueden distinguir a un condominio como pionero en la gestión integral de residuos.
Las dos principales recomendaciones, por lo tanto, son conocer el Plan Municipal de Manejo Integral de Desechos del cantón, y procurar el diseño de un plan manejo integral interno, incluyendo, además de la separación de residuos, la utilización y valorización para bien no sólo económico del condominio sino ambiental.
Publicado por Lic. Ignacio Alfaro Marín en 9:00
Cuide la información clave de su condominio
Cuando hay cambio de autoridades, usualmente se pierde la información sobre negociaciones en curso, acuerdos verbales, y hasta la información contable. Los condominios no están exentos de este problema.
Sin embargo, hay acciones que se pueden emprender para evitar que información clave se pierda.
En materia de seguridad, la Ley General de Policía establece la existencia de los libros de registro y control para todos los cuerpos de seguridad. En los manuales de seguridad privada del Ministerio de Seguridad se mencionan el libro de control de visitas y el de oficialía.
Estos libros son una prueba esencial cuando se hacen investigaciones. Normalmente las empresas de seguridad los llenan luego los custodian.
El condominio puede pactar en el contrato que se lleven otros registros, que sobre plataformas informáticas pueden ser baratos, seguros y claros.
De esta forma, una prueba que podría ir en contra de quien ejerce la vigilancia permanecerá siempre en poder del condominio.
Salvaguardar la información contable y la correspondencia es también de importancia.
El Código de Comercio obliga a conservar la contabilidad, facturas y correspondencia comercial. Usualmente las administraciones entregan las facturas, pero la correspondencia se pierde. La mejor forma de evitar esto es que el condominio establezca su infraestructura de comunicación.
Lo importante es que se separe contractualmente cuáles comunicaciones son internas de la administración, teniendo esta el derecho de conservarlas, y cuáles del condominio.
Si el condominio no ha creado la estructura legal para prever que todo servicio esté respaldado por un contrato, que bien puede ser un formulario sencillo uniformado, es evidente que perderá trazo de proveedores y condiciones de contratación.
Los lineamientos de contratación claros permiten supervisar que se cumpla el deber del artículo 1263 del Código Civil, que establece: “No podrá el mandatario por sí ni por interpuesta persona, comprar las cosas que el mandante le haya ordenado vender, ni vender de lo suyo al mandante lo que este le haya ordenado comprar, si no fuere con aprobación expresa del mandante”.
También es necesario asegurar la información sobre rutinas de trabajo y procedimientos.
Este tipo de información a veces constituye una parte muy importante del servicio de administración y las empresas cuidan de este conocimiento aplicado.
Sin embargo, el condominio puede prever sistemas de control y objetivos, que permitan medir en el futuro si las rutinas de un proveedor permiten alcanzar los objetivos de forma eficiente.
Los deberes de la administración están enumerados de forma muy amplia en el artículo 30 de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio.
Por ello, es vital poder delimitarlos mejor por medio de un contrato de servicios, sea que este servicio se presente como modalidad comercial o por medio de una relación laboral.
Esto es igualmente válido para todos los otros proveedores. Recordemos que el Código Civil obliga al mandatario a ceñirse a los términos del mandato. Definir los términos claramente es deber del cliente.
Publicado en el Financiero del 19 de julio de 2014
Publicado por Lic. Ignacio Alfaro Marín en 4:00
Gestión de la comunicación: las soluciones
Para una administración de condominios, la gestión de la comunicación es vital. Son muchas las veces en las que una buena idea o una buena administración, es mal percibida por problemas de comunicación. Si bien es cierto este es un tema de especialistas en comunicación, hay algunas estrategias que pueden funcionar para poder transmitir correctamente el mensaje. La idea de que “soy responsable de lo que digo, no de lo que usted entienda” es una sentencia de muerte para cualquier administración o para cualquier persona que deba rendir cuentas de sus acciones.
a) Definición del problema: en este punto fallan muchas administraciones pues a veces parten de buscarle solución a una situación que no ha sido establecido que sea un problema, ni se ha comprendido las causas de esa situación. Los comités de condóminos (Juntas Directivas o Comité de Fiscalización, etc.) son un recurso muy importante, pero no el único. Hay condóminos que funcionan como conectores con otros, y tienen conocimiento muy bueno de la realidad del condominio, aunque no participen de las Juntas. Hay que ubicarlos y aprovechar su posición y conocimiento. Antes de resolver un problema, hay que determinar que lo sea, y documentar por qué es un problema, qué exactamente es lo que ocasiona y por qué eso es negativo, a quién afecta y de qué forma lo hace.
b) Soluciones posibles: la capacidad de presentar soluciones rápidamente y eficientes es esencial para una administración. Deben poder separarse por sus efectos colaterales esperados (o la incerteza misma de ellos), y deben de hacerse pruebas pequeñas (por un tiempo corto o con un grupo pequeño) para ver su efectividad. Antes de publicitar una solución hay que probar varias rápidamente y evaluarlas. Una vez decidida una solución debe de vincularse estrechamente con la documentación del problema y atarla a esas consecuencias que quieren corregirse, con esas afectaciones que quieren gestionarse.
c) Posibilidad de corrección o reversión: una administración que contemple medidas de reversión permite que los condóminos más conservadores apoyen sus ideas. En todo grupo humano hay algunas personas que toman más riesgos que otros, pero la administración ocupa del apoyo de ambos.
d) La comunicación en cada etapa: Cada momento es distinto. El primero es de conocer el entorno, la cultura del condominio; el segundo es de análisis y experimentación; y el tercero es cohesión social. Una estrategia muy sencilla de verificación de la comunicación es, además de la obvia de tratar de leer lo escrito desde la posición del condómino, la de hacer envíos de prueba. Cuando esté lista la comunicación, cualquiera puede ser, pero sobre todo las que se refieren a estos tres momentos antes dichos, debe de probarse con un condómino conocido (no siempre el mismo, claro), para ver cómo es realmente entendido el mensaje y por qué, para poder afinarlo.
Claro que siempre habrá personas a las que, no importa lo que haga, nunca llegará su mensaje, o si llega, lo hará filtrado prejuiciosamente. La comunicación no es un simple esquema de emisor y receptores: hay cadenas, grupos, conexiones complejas. De lo que se trata es de buscar la comunicación perfecta constantemente, no de alcanzarla.
Crisis de imagen de la administración
Cuando se ejerce el poder, cualquiera puede ser objeto de críticas; algunas muy fuertes.
En asambleas de condóminos son frecuentes varios reclamos: fallas de proveedores (en especial la seguridad con su casi permanente irregular seguimiento de los protocolos de seguridad), decisiones que no se han ejecutado, y problemas de comunicación: desde decisiones que no se comprenden, hasta el casi también tradicional reclamo de los correos electrónicos sin respuesta.
Sin embargo, hay hechos como un atentado a la seguridad o un distanciamiento de la administración con comités de condóminos, que crean un ambiente en el que hay pérdida de confianza en la administración: se duda de que sepan lo que está haciendo o de que tenga la capacidad de enfrentarse con situaciones determinadas. Grupos internos luchan, a veces con éxito, por quitar ese poder a la administración. Mientras, los condóminos dudan y algunos aprovechan para faltar a sus deberes económicos.
La administración, por su parte, se siente acorralada, temerosa y se encierra en (más) ausencia de comunicación; o a la inversa, empieza a ejercer poder vistosamente con decisiones impopulares, solo para comunicar quién está a cargo, aunque genere rechazo con ello.
Esto es una crisis de imagen de la administración. Es distinta de la crisis de institucionalidad en la que se desconfía de las normas o se cree que bien no son obligatorias o no existen. En la crisis de imagen de la administración, se sabe que existe un reglamento y normas, pero se desconfía de la capacidad o integridad de la administración en el ejercicio de su poder. Cuando hay una crisis de institucionalidad y una de imagen juntas, ésta última debe atenderse primero.
Enfrentar esta crisis puede hacerse si se ha hecho la tarea previamente, que consiste entre otros puntos en:
Establecer índices de referencia: si los deberes están claros, documentados y es posible medirlos, es posible enfrentar una crisis de desconfianza sobre la prueba de una gestión sólida y medible.
Conocer su mapa político: si se ha categorizado a los condóminos, residentes y proveedores por su tipo y grado de influencia, es posible contener y controlar los brotes de desconfianza según los efectos que tendrán, ya previstos.
Control de la impunidad: si se ha ejercido el debido proceso para sancionar a tiempo y esto puede probarse, es posible impedir que un problema se propague a otros lugares de impunidad acumulada.
Estas y otras herramientas son las que los administradores de condominios aprenden en los módulos de capacitación.
Visítenos en la Academia Doctor Condominio y haga ahora su tarea, antes de que llegue una crisis de imagen.
Publicado por Lic. Ignacio Alfaro Marín en 21:43
Cinco errores de los administradores condóminos
Hay condominios pequeños, de menos de veinte filiales, por ejemplo, para los que una administración externa a veces les resulta muy cara y deciden que la administración la llevarán entre condóminos vecinos. Cercanía, confianza y ahorro de dinero. Suena bien, en principio.
A pesar de que hay casos muy interesantes de condominios que han salido adelante sin una administración externa, hay otros que la experiencia ha sido mala, y quedan algo resentidos en su vida en común por lo sucedido.
Para que camine bien la administración de un condominio SIN una administración externa hay que evitar cometer algunos errores:
a) Informalidad en las cuentas: Es muy usual que las cuentas se lleven sin un contador. Posiblemente sea cierto que los movimientos son escasos, pero si no tienen el respaldo de un contador, al menos es importante que se lleven siguiendo reglas contables que le permitan a un contador darles su visto bueno posteriormente, y presentarlos en forma de estados financieros. Una contabilidad bien llevada permite, luego, si es necesario, certificar saldos para cobro judicial.
b) Inexistencia de representación legal: Es correcto que la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio permite que, en ausencia o inacción del administrador, cualquier condómino ejecute actos impostergables de administración (artículo 32). Esto es una medida de emergencia para evitar que el inmueble decaiga o se causen daños mientras la administración regresa a la regularidad, pero no suple al representante legal. El Condominio debe realizar asambleas al menos anuales y nombrar e inscribir un administrador, o Junta Administradora, según lo establezca el Reglamento y velar porque se mantenga vigente ese cargo.No es conveniente desde ningún punto de vista, que un condominio permanezca sin representante legal.
c) Informalidad en las contrataciones: Contratar un servicio comercial o un trabajador requiere de un contrato claro. La ausencia de contratos siempre opera en contra del condominio y es en ese momento, cuando surgen los problemas, que se echa de menos el contrato que no se hizo a tiempo.
d) Mantenimientos y mejoras sin aprobación de asambleas: De igual forma, es frecuente que la familiaridad y cercanía hagan perder importancia aparente a las autorizaciones legales necesarias para hacer los gastos que implican las mejoras y las obras de mantenimiento. Normalmente se toman de fondos que tenían un destino poco claro, o uno distinto. Recuerden que quien tiene a su cargo el manejo de recursos de un tercero, y los administra abusiva o indebidamente, puede ser sujeto de una denuncia penal por Administración Fraudulenta, delito con pena de hasta diez años de cárcel, según el monto.
e) Informalidad en acuerdos: Tanto en acuerdos de asambleas, como de Junta, es frecuente que igual se pase por alto la formalidad de registrar en actas los acuerdos, y asentarlas en el libro de actas respectivo, con sus firmas. Cuando es necesario ejecutar un acuerdo o se cuestiona un proceder de la administración, esas actas son indispensables y además podrán repeler posibles responsabilidades civiles.
No prepararse es prepararse para el fracaso, dicen los estadounidenses.
Publicado por Lic. Ignacio Alfaro Marín en 22:22
Pasos para comprar en condominio
Ser parte de un condominio puede ser una inversión de muy buenos réditos en calidad de vida y financieros, o puede ser una fuente de pérdidas mucho más allá de lo esperado. Antes de adquirir o residir en un condominio, observe algunas señales.
Orden y seguridad: La primera observación debe ser al ingresar al condominio. Si usted es capaz de ingresar y nadie tiene ni idea de quién es usted – o si fue suficiente su palabra sin contrastarlo con un documento-, a qué vino, o si ha podido desplazarse por donde le plazca en el condominio, esa debe ser una bandera roja. Un deber primordial de la administración es velar permanentemente por la seguridad. Nos hemos acostumbrado demasiado a que las fallas de seguridad deben ser aceptables.
Infraestructura: Un portón o un intercomunicador que no funcionan no es una bandera roja. La infraestructura y las máquinas fallan con alguna frecuencia. Lo importante es observar si hay una rutina o protocolo de conducta cuando algo falle. Las máquinas se corrigen fácilmente, las conductas no tanto.
Ornato y apariencia: Este es el elemento que más usualmente se observa pero se hace de forma incorrecta. No hay que fijarse si se ve bien o no, si no qué elementos hay y qué tan complejo es su mantenimiento. Recuerde que gran cantidad de facilidades como piscinas con calefacción, gimnasios, elevadores, centros de negocios, una Casa Club con mobiliario abundante – o varias-, jardines con muchas flores o especies de alto mantenimiento, diversos puestos de seguridad o abundante personal de mantenimiento, tienen un costo importante, y ese costo le corresponderá a usted. Es muy importante que el balance de la inversión contemple realistamente la cuota existente, y que ésta sea acorde a la infraestructura y personal disponible. No compare la cuota con otros condominios. Nunca acabará de encontrar diferencias. Compárela con el costo de mantener lo que hay.
Cantidad de filiales: Es frecuente que haya temor por condominios de muchas filiales, sin embargo recuerde que de cada gasto que se haga, a usted le corresponderá una porción, por lo que es importante verificar el tamaño de la porción y el impacto real de su voto en una Asamblea.
Documentos legales: Posiblemente no estén disponibles para terceros ajenos al condominio, pero trate de obtener con su vendedor los documentos legales más importantes, que son copia de acuerdos de asamblea, disposiciones de la administración y otras reglamentaciones de los últimos tres años, así como el último estado de resultados y balance de situación, tanto el anual y como los últimos tres meses, y verifique que incluya datos sobre el porcentaje de morosidad. En este punto debe haber orden y agilidad por certeza jurídica y para custodia de los fondos.
Aprobaciones y otros permisos: Este es un punto que pocas veces se verifica, ya que se da por sentado que si está construido es porque tiene todos los permisos y que hay copia de ellos. Es posible que llegue un día futuro en que surja algún problema, y será reconfortante saber que usted es el único que tiene copia del permiso de construcción, planos constructivos, del registro del pozo, o de la autorización de la planta de tratamiento.
Calidad de vida: Hay un último elemento que es algo indeterminado pero muy importante, y es el estilo de vida. Observe a sus futuros vecinos, sus dinámicas y rutinas, las personas y edades que tienen, y visualícese en ellas. Si hay disonancias, posiblemente habrá conflictos. El día que quiera ampliar el horario de fiestas o, busque mayores facilidades para niños o adultos mayores, será muy importante que sus vecinos tengan las mismas necesidades y estilo de vida.
Tope de pérdida: Finalmente, aún si todo parece ir bien, determine claramente su tope de pérdida antes de comprar. Si usted sabe cuál es la máxima cuota de gastos comunes que asumiría, la máxima cantidad de molestias a soportar y de qué tipo, sabrá cuál es el momento de poner el rótulo a tiempo y vender con un precio alto.
Este artículo fue publicado en el Semanario El Financiero del 25 de mayo de 2014.
Publicado por Lic. Ignacio Alfaro Marín en 20:31
En notas anteriores he señalado los peligros que tiene un condominio sin administración eficiente o, los riesgos cuando un condómino es el que administra, por la personalización de los conflictos y la falta de experiencia. La recomendación es siempre que haya el apoyo de una administración profesional.
Recientemente tuve la oportunidad de regresar a un condominio que ha logrado resolver sus necesidades por su cuenta, con una cuota muy baja, con estos tres elementos básicos:
1.- Solidaridad: Debe encargarse por grupos ciertos temas, con el fin de crear ese sentimiento de pertenencia que debe de haber. Esta administración acudió a cada condómino por una labor específica o regular, y el cumplimiento fue bastante alto. Hubo tareas regulares donadas que redujeron costos de forma impresionante.
2.- Controles cruzados y de ejecución: Debe de haber controles en la ejecución de las tareas. El que firma cheques, no puede llevar la contabilidad. El que contrata, no puede supervisar. El que decide la adquisición, no puede ser el que obtenga las cotizaciones. El que ejecuta no puede evaluar la ejecución.
3.- Capacidad de generar acuerdos: No habrá soluciones perfectas casi nunca, y lo usual es que solo una parte de una necesidad sea atendida. Si hay atención a las necesidades y hay capacidad de aceptar esa solución parcial y ceder, es posible resolver los conflictos.
Estas habilidades condominales fueron reconocidas en el informe y se vincularon a las propuestas de presupuesto, para que todos entendieran el valor real económico de la solidaridad y el del egoísmo. Como sociedad nos hemos complicado y detenido porque hemos permitido que el individualismo y a veces hasta el egoísmo, tengan perfil bajo por respeto. La solidaridad y la empatía deben ser deberes sociales y su ausencia censurable.
Todo esto fue posible porque hay un ambiente sano en el condominio. Y hace no mucho no lo había pues hubo una disputa judicial profunda, pero hubo la capacidad de superar esa situación por parte de todos.
En toda relación humana hay conflictos y roces, y de estos saltan chispas. Si se involucran personas con cargadas con el combustible del rencor por problemas anteriores no resueltos, la explosión es inminente. No hay más que andar con el tanque de ese combustible de conflictos anteriores vacío. Y no estará siempre vacío por haberse resuelto los problemas, sino por la capacidad desapasionada de no tomarse las cosas personalmente, perdonar y olvidar.
Tan nocivo es un condominio en el que no se atienden las peticiones, como uno en el que un condómino no acepta las posibles soluciones razonables. Si a esto se le agrega que los condóminos trasladen los conflictos a sede judicial, el daño que se le causa a un condominio puede ser muy profundo. Cuando se eleva a litigios judiciales los conflictos, suele no ser una demanda, sino una cadena de demandas y contrademandas, en diversas sedes. Alguien tiene que detener el conflicto primero.
Los abogados muchas veces vivimos y hacemos dinero de la incapacidad de las personas de ponerse de acuerdo. No olviden eso
Publicado por Lic. Ignacio Alfaro Marín en 8:01
Publicado por Lic. Ignacio Alfaro Marín en 17:21
La rendición de cuentas de la administración del condominio
La siguiente es la versión original. Fue además publicada en el semanario El Financiero, lo que puede verse en este enlace.
La rendición de cuentas es un concepto que se ha popularizado en la política, y como todo lo que esta toca, ya no significa lo mismo o casi nada. Sin embargo, en la administración de condominios debe seguir siendo un concepto vigente, claro y que contribuya a crear calidad de vida y rentabilidad de las propiedades.
La Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio en su artículo 26 sólo indica que la asamblea anual “deberá conocer el informe del administrador y las cuentas que él rendirá.” No se da más detalle del contenido del informe. Nos indica, sin embargo, que el informe del administrador no equivale a las cuentas, por lo que es conveniente delinear mejor el contenido de este primer informe.
Si nos atenemos a los deberes que señala el artículo 30 de dicha ley, el administrador debería rendir un informe que cubriera al menos los siguientes temas o apartados:
Cuido y Vigilancia de bienes comunes: adquisiciones según se haya acordado en asambleas anteriores o adquisiciones necesarias, daños ocurridos o mejoras realizadas o bien las necesarias, rutinas de mantenimiento preventivo y acciones correctivas desplegadas o necesarias.
Atención y operación de las instalaciones y los servicios generales: aparte del mantenimiento y mejoras realizados a los sistemas, es conveniente referir incidencias en los servicios que el condominio recibe. Este es el momento de valorar si un proveedor es idóneo, o si la supervisión sobre éstos, en especial sobre la seguridad, ha sido diligente. Una supervisión negligente podría ser causa concurrente de responsabilidades civiles, que podrían incluso recaer sobre todo el condominio, si además la asamblea es negligente en la supervisión de la administración.
Ejecución de acuerdos de asamblea: No es necesaria la aprobación o lectura de actas anteriores, pues en cada asamblea debe de darse la firmeza a los acuerdos, lo que hace innecesaria esta segunda aprobación. Sin embargo, la administración debe poder reseñar la extensión del cumplimiento de los acuerdos, junto con las causas documentadas de ejecuciones parciales, con sus recomendaciones para, sea la ejecución completa, o la revocatoria o modificación del acuerdo si es más conveniente esto a los intereses del condominio. El administrador es un apoderado, y como tal debe de abstenerse de ejecutar acuerdos si éstos son manifiestamente perniciosos a sus mandantes, aún si éstos no previeron el daño posible (art. 1262 Código Civil). Por supuesto que los motivos para estimar como manifiestamente pernicioso un acuerdo deben de estar bien documentados y razonados, no es una simple negativa de ejecución.
Cumplimiento de la ley y el reglamento del Condominio: Los eventos de incumplimientos de estas normas, sea en curso de debido proceso de investigación o bien firmes luego de este, deben de ser reseñados, sin aludir necesariamente a los presuntos autores. Es evidente que si este informe no se rinde, es posible asumir que no se ha llamado la atención a nadie durante todo el año. Pero como esto implicaría un comportamiento inusualmente observante de las normas, posiblemente más bien se trate de que las presuntas infracciones a la ley y al reglamento, no han sido atendidas diligentemente.
Es conveniente redactar el informe en dos presentaciones: un resumen ejecutivo breve para la asamblea y un detalle profundo que puede ser puesto a disposición de los condóminos por vía digital. En caso de requerimientos justificados, los originales de comprobantes o los soportes de incidencias y eventos deben estar a disposición de los condóminos, a quienes les asiste el derecho de solicitar información, aclaraciones y explicaciones sobre los motivos para la toma de determinada decisión. Este derecho no es ilimitado: “Los derechos deberán ejercitarse conforme con las exigencias de la buena fe.” (art. 21 del Código Civil.)
Algunos reglamentos exigen que este informe, el de las cuentas y hasta la propuesta de presupuesto a aprobar, sean circulados previamente. Esto es altamente conveniente pues acudir a una asamblea sin conocer los informes previos limita mucho, en la práctica, la capacidad de toma de decisiones por los condóminos.
Publicado por Lic. Ignacio Alfaro Marín en 22:16
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