Source: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/HTML/?uri=CELEX:32008D0022&amp;from=EN
Timestamp: 2019-05-24 16:08:36+00:00
Document Index: 14915123

Matched Legal Cases: ['kko\n', 'kko\n', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ']

L_2008007FI.01000101.xml
tehty 19 päivänä joulukuuta 2007,
Euroopan parlamentin ja neuvoston päätöksen N:o 573/2007/EY soveltamissäännöistä Euroopan pakolaisrahaston perustamiseksi vuosiksi 2008–2013 osana yhteisvastuuta ja maahanmuuttovirtojen hallintaa koskevaa yleisohjelmaa jäsenvaltioiden hallinnointi- ja valvontajärjestelmien, Euroopan pakolaisrahastosta myönnetyn yhteisrahoituksen avulla toteutettujen hankkeiden yleis- ja taloushallintoa koskevien sääntöjen sekä menojen tukikelpoisuuden osalta
(tiedoksiannettu numerolla K(2007) 6396)
(Ainoastaan bulgarian-, englannin-, espanjan-, hollannin-, italian-, kreikan-, latvian-, liettuan-, maltan-, portugalin-, puolan-, ranskan-, romanian-, ruotsin-, saksan-, slovakin-, sloveenin-, suomen-, tšekin-, unkarin- ja vironkieliset tekstit ovat todistusvoimaiset)
(2008/22/EY)
ottaa huomioon Euroopan pakolaisrahaston perustamisesta vuosiksi 2008–2013 osana yhteisvastuuta ja maahanmuuttovirtojen hallintaa koskevaa yleisohjelmaa ja neuvoston päätöksen 2004/904/EY kumoamisesta 23 päivänä toukokuuta 2007 tehdyn Euroopan parlamentin ja neuvoston päätöksen N:o 573/2007/EY (1) ja erityisesti sen 23 artiklan, 31 artiklan 5 kohdan, 33 artiklan 6 kohdan ja 35 artiklan 4 kohdan,
On tarpeen vahvistaa edellytykset, joilla jäsenvaltioiden olisi toteutettava rahaston alaiset toimet ja erityisesti määritettävä ne olosuhteet, joissa vastuuviranomainen voi toteuttaa hankkeita suoraan. Valtuutetuille viranomaisille olisi vahvistettava lisäsäännöksiä.
On tarpeen luoda luettelo niistä menettelyistä ja/tai käytännön menettelysäännöistä, jotka nimettyjen eri viranomaisten olisi vahvistettava ja joita niiden olisi noudatettava rahaston toimia toteuttaessaan.
On tarpeen vahvistaa vastuuviranomaisten velvollisuudet suhteessa tuensaajiin rahoitettavien toimien valintaa ja hyväksymistä edeltävässä vaiheessa, tuensaajien ja/tai hankekumppanien ilmoittamien menojen varmennuksissa huomioon otettavat näkökohdat, mukaan lukien korvaushakemusten hallinnolliset tarkastukset ja yksittäisten toimien paikalla tehtävät varmennukset.
Vuosittaisten ohjelmien menojen moitteettomien tarkastusten varmistamiseksi on tarpeen vahvistaa perusteet, jotka kirjausketjujen on täytettävä, jotta ne voidaan katsoa asianmukaisiksi.
Tarkastusviranomainen vastaa hankkeiden ja järjestelmien tarkastusten tekemisestä. Jotta voidaan varmistaa, että kyseiset tarkastukset ovat riittävän laajoja ja tehokkaita ja että ne toteutetaan samojen vaatimusten mukaisesti kaikissa jäsenvaltioissa, on tarpeen vahvistaa edellytykset, jotka tarkastusten olisi täytettävä, otannan perusteet mukaan luettuna.
Jäsenvaltioiden on toimitettava komissiolle monivuotisen ohjelman lisäksi hallinto- ja arviointijärjestelmien kuvaus. Koska kyseinen asiakirja on eräitä tärkeimpiä perusteita, joihin komissio yhteisön talousarvion yhteisen hallinnoinnin puitteissa nojautuu varmistuakseen siitä, että jäsenvaltiot käyttävät kyseessä olevaa rahoitustukea niiden asiaan sovellettavien säännösten ja periaatteiden mukaisesti, jotka ovat tarpeen yhteisön taloudellisten etujen suojelemiseksi, on tarpeen vahvistaa kyseisessä asiakirjassa annettavat yksityiskohtaiset tiedot.
Jotta suunnittelua koskevia vaatimuksia, rahaston käytön seurantaa sekä todentamis- ja tarkastusmenoja voidaan yhdenmukaistaa, on tarpeen selkeästi määritellä monivuotisen ohjelman, vuosittaisen ohjelman, seurantakertomuksen, loppukertomuksen ja maksupyyntöjen sisältö sekä tarkastusstrategia, vuotuinen tilintarkastuskertomus, tarkastuslausuma ja menojen todentaminen.
Koska jäsenvaltioilla on velvoite raportoida ja seurata sääntöjenvastaisuuksia ja periä takaisin rahastolta saadun rahoituksen yhteydessä aiheettomasti maksettuja summia, on tarpeen määritellä komissiolle lähetettäviä tietoja koskevat edellytykset.
Kokemusten mukaan Euroopan unionin kansalaiset eivät ole riittävän hyvin tietoisia yhteisön tehtävistä rahoitusohjelmissa. Sen vuoksi on asianmukaista määritellä yksityiskohtaisesti tarpeelliset tiedotus- ja julkistamiskeinot tämän viestintä- ja tiedotusvajeen korjaamiseksi.
Jotta voidaan varmistaa, että mahdollisia rahoitusmahdollisuuksia koskeva tieto levitetään laajasti kaikille kiinnostuneille osapuolille, ja avoimuuden turvaamiseksi olisi vahvistettava vähimmäiskeinot, joita tarvitaan, jotta voidaan tiedottaa mahdollisille lopullisille tuensaajille yhteisön ja jäsenvaltioiden yhdessä tarjoamista rahoitusmahdollisuuksista. Lopullisten tuensaajien luettelo, hankkeiden nimet ja hankkeisiin myönnetyn julkisen rahoituksen määrä olisi rahaston käytön avoimuuden lisäämiseksi julkaistava.
Yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 24 päivänä lokakuuta 1995 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 95/46/EY (2) sekä yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 45/2001 (3) perusteella on tämän päätöksen mukaisten tiedotus- ja julkistamistoimenpiteiden sekä tarkastusten osalta tarpeen säätää, että komission ja jäsenvaltioiden olisi estettävä henkilötietojen luvaton luovuttaminen tai saaminen sekä täsmentää tarkoitus, jota varten komissio ja jäsenvaltiot voivat käsitellä tällaisia tietoja.
Rahoitus- ja muiden tietojen vaihtaminen sähköisessä muodossa jäsenvaltioiden ja komission välillä johtaa yksinkertaistumiseen, tehokkuuden ja avoimuuden paranemiseen ja ajan säästöön. Jotta näitä etuja voitaisiin hyödyntää täysipainoisesti ja varmistaa samalla tiedonvaihdon turvallisuus, komissio voi perustaa yhteisen tietojärjestelmän.
Jotta rahaston toimintaa voitaisiin toteuttaa jäsenvaltioissa tehokkaasti ja moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti, olisi vahvistettava yhteisiä sääntöjä, jotka koskevat rahastoon liittyvien menojen tukikelpoisuutta. Tietyillä ehdoilla pitäisi olla mahdollista maksaa kiinteä osuus välillisistä kustannuksista, jotta voidaan vähentää hallinnollista taakkaa, joka kohdistuu tuensaajiin ja nimettyihin viranomaisiin.
Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen ja Euroopan yhteisön perustamissopimukseen liitetyn Yhdistyneen kuningaskunnan ja Irlannin asemasta tehdyn pöytäkirjan 3 artiklan mukaisesti perussäädös ja näin ollen myös tämä päätös sitoo Yhdistynyttä kuningaskuntaa.
Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen ja Euroopan yhteisön perustamissopimukseen liitetyn Yhdistyneen kuningaskunnan ja Irlannin asemasta tehdyn pöytäkirjan 3 artiklan mukaisesti perussäädös ja näin ollen myös tämä päätös sitoo Irlantia.
Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen ja Euroopan yhteisön perustamissopimukseen liitetyn Tanskan asemasta tehdyn pöytäkirjan 2 artiklan mukaisesti tämä päätös ei sido Tanskaa eikä sitä sovelleta Tanskaan.
Tässä päätöksessä säädetyt toimenpiteet ovat rahaston hallintokomitean lausunnon mukaiset,
Neljälle rahastolle yhteiset säännökset
Nimetyt viranomaiset
Yhteiset viranomaiset
Valtuutettu viranomainen
Tehtävien ulkoistaminen
Hallinnointi- ja valvontajärjestelmät
Vastuuviranomaisen suorittama rahaston toteuttaminen
Ne ehdot, joilla vastuuviranomainen toimii toimeenpanevana elimenä
Valinta- ja myöntämismenettely vastuuviranomaisen toimiessa myöntävänä elimenä
Tukisopimukset lopullisten tuensaajien kanssa vastuullisen viranomaisen toimiessa myöntävänä elimenä
Toiminnan toteuttamiseksi tehtävät sopimukset
Yhteisön lopullisen osuuden määrittely
Teknisen avun kustannukset yhteisten viranomaisten tapauksessa
Vastuuviranomaisen suorittamat varmennukset
Järjestelmien tarkastukset ja hankkeiden tarkastukset
Todentamisviranomaisen suorittamat varmennukset
Rahaston käyttöä koskevien tietojen toimittaminen
Hallinnointi- ja valvontajärjestelmien kuvaus
Hallinnointi- ja valvontajärjestelmien kuvauksen tarkistaminen
Vuosittaisten ohjelmien rahoituserittelyn tarkistaminen
Vuosittaisten ohjelmien täytäntöönpanoa koskeva seurantakertomus ja loppukertomus
Tarkastusviranomaisen laatimat asiakirjat
Todentamisviranomaisen laatimat asiakirjat
Sääntöjenvastaisuuksista raportointi
Alkuvaiheen ilmoitukset – poikkeukset
Seurannasta ilmoittaminen – ei perintää
Yhteydenpito jäsenvaltioiden kanssa
Tiedotus ja julkistaminen
Mahdollisille lopullisille tuensaajille suunnattu tiedotus
Lopullisille tuensaajille suunnattu tiedotus
Vastuuviranomaisen velvoitteet yleisölle suunnatusta tiedotuksessa ja julkistamisessa
Lopullisten tuensaajien velvoitteet yleisölle suunnatusta tiedotuksessa ja julkistamisessa
Toimenpidettä koskevien tiedotus- ja julkistamistoimien tekniset ominaisuudet
Sähköinen asiakirjojen vaihto
Asiakirjojen vaihtoon tarkoitettu tietojärjestelmä
Euroopan pakolaisrahastoa koskevat erityissäännökset
Tukikelpoisuussäännöt
Uudelleensijoitetuille henkilöille osoitettu kiinteä summa
Vuosittaisten ohjelmien toteuttaminen
1. Tässä päätöksessä vahvistetaan rahaston toteuttamista koskevat säännöt seuraavilta osin:
nimetyt viranomaiset;
hallinnointi- ja valvontajärjestelmät;
jäsenvaltioiden komissiolle toimittamat tiedot, jotka koskevat rahaston käyttöä;
sääntöjenvastaisuuksista ilmoittaminen;
tiedottaminen ja julkistaminen;
henkilötiedot;
sähköinen asiakirjojen vaihto.
2. Jäljempänä esitetyt säännökset eivät rajoita komission paikan päällä suorittamista tarkastuksista ja todentamisista Euroopan yhteisöjen taloudellisiin etuihin kohdistuvien petosten ja muiden sääntöjenvastaisuuksien estämiseksi 11 päivänä marraskuuta 1996 annetun neuvoston asetuksen (Euratom, EY) N:o 2185/96 (4) soveltamista.
’perussäädöksellä’ päätöstä N:o 573/2007/EY,
’rahastolla’ Euroopan pakolaisrahastoa, sellaisena kuin se on perussäädöksellä perustettuna,
’neljällä rahastolla’ Euroopan pakolaisrahastoa, ulkorajarahastoa, Euroopan paluurahastoa ja kolmansien maiden kansalaisten kotouttamista koskevaa eurooppalaista rahastoa, sellaisina kuin ne ovat perustettuina päätöksellä N:o 573/2007/EY, Euroopan parlamentin ja neuvoston päätöksellä N:o 574/2007/EY (5), Euroopan parlamentin ja neuvoston päätöksellä N:o 575/2007/EY (6) ja neuvoston päätöksellä 2007/435/EY (7) osana yhteisvastuuta ja maahanmuuttovirtojen hallintaa koskevaa yleisohjelmaa,
’vastuuviranomaisella’ perussäädöksen 25 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaan nimettyä jäsenvaltion viranomaista,
’todentamisviranomaisella’ perussäädöksen 25 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaan nimettyä jäsenvaltion viranomaista,
’tarkastusviranomaisella’ perussäädöksen 25 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaan nimettyä jäsenvaltion viranomaista,
’valtuutetulla viranomaisella’ perussäädöksen 25 artiklan 1 kohdan d alakohdan mukaan nimettyä jäsenvaltion viranomaista,
’nimetyillä viranomaisilla’ kaikkia perussäädöksen 25 artiklan mukaan nimettyjä jäsenvaltion viranomaisia,
’toimilla’ rahaston alaisia toimia, sellaisina kuin ne on määritelty perussäädöksen 3 ja 5 artiklassa,
’hankkeella’ keinoja, joilla lopulliset tuensaajat panevat täytäntöön toimia tai osia niistä käytännössä,
’lopullisella tuensaajalla’ hankkeiden täytäntöönpanosta vastaavia oikeudellisia yksiköitä, kuten valtiosta riippumattomia järjestöjä, kansallisia, alue- tai paikallisviranomaisia, muita voittoa tavoittelemattomia järjestöjä, yksityis- tai julkisoikeudellisia yhtiöitä tai kansainvälisiä organisaatioita,
’hankekumppanilla’ oikeudellisia yksikköjä, jotka toteuttavat hanketta yhteistyössä lopullisen tuensaajan kanssa toimittamalla hankkeelle resursseja ja vastaanottamalla osan yhteisön tuesta lopullisen tuensaajan kautta,
’strategisilla suuntaviivoilla’ rahaston toiminnan puitteita sellaisina kuin niistä säädetään komissio päätöksessä 2007/815/EY (8),
’painopisteellä’ strategisissa suuntaviivoissa painopisteeksi määritettyjä toimia,
’erityisellä painopisteellä’ strategisissa suuntaviivoissa painopisteeksi määritettyjä toimia, jolloin yhteisrahoituksen osuutta voidaan korottaa perussäädöksen 14 artiklan 4 kohdan mukaisesti,
’ensimmäisellä hallinnollisella tai oikeudellisella päätelmällä’ toimivaltaisen hallinnollisen tai oikeudellisen viranomaisen ensimmäistä kirjallista arviointia, jossa päätellään konkreettisten tietojen perusteella, että sääntöjenvastaisuuksia on tapahtunut, rajoittamatta kuitenkaan mahdollisuutta tarkistaa tätä päätelmää taikka kumota se hallinnollisen tai oikeudellisen menettelyn aikana esiin tulevien seikkojen perusteella,
’sääntöjenvastaisuudella’ yhteisön oikeuden säännösten tai määräysten rikkomista, joka johtuu talouden toimijan teosta tai laiminlyönnistä, jonka tuloksena on tai voisi olla perusteettomasta menoerästä Euroopan unionin yleiselle talousarviolle aiheutuva vahinko,
’petosepäilyllä’ sääntöjenvastaisuutta, jonka johdosta kansallisella tasolla aloitetaan hallinnollinen tai oikeudellinen menettely sen selvittämiseksi, onko sääntöjenvastaisuus tahallinen ja erityisesti, onko se Euroopan unionista tehdyn sopimuksen K.3 artiklan perusteella yhteisöjen taloudellisten etujen suojaamisesta tehdyn yleissopimuksen (9) 1 artiklan 1 kohdan a alakohdassa määritelty petos,
’konkurssilla’ neuvoston asetuksen (EY) N:o 1346/2000 (10) 2 artiklan a alakohdassa määriteltyjä maksukyvyttömyysmenettelyjä,
’tukisopimuksella’ sopimusta tai vastaavaa oikeudellista välinettä, jonka perusteella jäsenvaltio myöntää tukea lopulliselle tuensaajalle rahaston alaisen hankkeen toteuttamiseksi.
Jäsenvaltiot voivat nimetä saman vastuuviranomaisen, tarkastusviranomaisen tai todentamisviranomaisen neljästä rahastosta kahdelle tai useammalle.
1. Tehtävien siirtämisessä on noudatettava moitteettoman varainhoidon periaatetta, mikä edellyttää vaikuttavaa ja tehokasta sisäistä valvontaa, ja siinä on varmistettava syrjimättömyyden periaatteen noudattaminen ja yhteisön rahoituksen näkyvyys. Siirretyt toteuttamistehtävät eivät saa johtaa eturistiriitaan.
2. Vastuuviranomaiselta valtuutetulle viranomaiselle siirrettävien tehtävien laajuus ja tehtävien täytäntöönpanoa koskevat yksityiskohtaiset menettelyt on laadittava muodollisesti kirjalliseen muotoon.
Siirtoasiakirjassa on mainittava vähintään
viittaukset asianomaiseen yhteisön lainsäädäntöön;
valtuutetulle viranomaiselle uskotut tehtävät;
valtuutetun viranomaisen oikeudet ja velvollisuudet ja sille siirtyvät vastuut;
valtuutetun viranomaisen velvollisuus perustaa ja ylläpitää organisaatiorakenne ja hallinnointi- ja valvontajärjestelmä, joka on mukautettu sen toimien suorittamiseen;
tarjottava varmistus sille, että valtuutuksen piiriin kuuluvat tehtävät suoritetaan noudattaen moitteetonta varainhoitoa sekä laillisuutta ja asianmukaisuutta.
3. Perussäädöksen 25 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettua komission kanssa suoritettavaa yhteydenpitoa ei voi siirtää. Valtuutettu viranomainen pitää yhteyttä komissioon vastuuviranomaisen kautta.
4. Jos valtuutettu viranomainen ei ole julkishallinnon laitos tai jäsenvaltion lainsäädännön mukaan toimiva julkisen palvelun tehtävää suorittava yksityisoikeudellinen laitos, vastuuviranomainen ei voi siirtää kyseiselle viranomaiselle täytäntöönpanovaltuuksia, jos niihin sisältyy laajaa poliittista harkintavaltaa.
5. Tehtävien siirto valtuutetulle viranomaiselle ei vaikuta vastuuviranomaisen vastuuseen, vaan se on edelleen vastuussa siirtämistään tehtävistä.
6. Kun vastuuviranomainen on siirtänyt tehtäviä valtuutetulle viranomaiselle, kaikkia tämän päätöksen vastuuviranomaista koskevia säännöksiä sovelletaan soveltuvin osin valtuutettuun viranomaiseen.
Nimetyt viranomaiset voivat ulkoistaa osan tehtävistään, mutta ne ovat niistä edelleen vastuussa perussäädöksen 27, 29 ja 30 artiklassa määriteltyjen vastuiden mukaisesti.
Jäsenvaltiot laativat perussäädöksen 31 artiklan 2 kohdan mukaisesti ja suhteellisuusperiaatetta noudattaen ohjeet menettelyistä ja käytännön järjestelyistä, jotka koskevat
nimettyjen viranomaisen tehtäviä;
järjestelyjä, joiden avulla varmistetaan asianmukainen tehtävien erottelu;
tarvittaessa valtuutettujen viranomaisten ja muiden ulkoistettujen tehtävien valvontaa;
monivuotisten ohjelmien ja vuosittaisten ohjelmien vahvistamista;
tarkastusstrategian ja vuosittaisten tarkastussuunnitelmien vahvistamista;
hankkeiden valintaa, tuen myöntämistä sekä hankkeiden valvontaa ja taloushallintoa;
sääntöjenvastaisuuksien, rahoitusoikaisujen ja takaisinperinnän hallinnointia;
tarkastuskäyntien valmistelua ja toteuttamista;
tarkastuskertomusten ja ilmoitusten valmistelua;
menojen todentamista;
ohjelman arviointia;
komissiolle raportointia;
kirjausketjua.
1. Rahaston toteuttamiseksi vastuuviranomainen voi toimia myöntävänä elimenä ja/tai toimeenpanevana elimenä.
2. Vastuuviranomainen toimii myöntävänä elimenä silloin, kun se pääsääntöisesti avoimien ehdotuspyyntöjen perusteella toteuttaa hankkeita.
Vastuuviranomainen tai valtuutettu viranomainen ei voi esittää hakemusta vastauksena kyseisiin ehdotuspyyntöihin.
Asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa, kuten silloin, kun edellisen ehdotuspyynnön perusteella aloitettuja monivuotisia hankkeita jatketaan perussäädöksen 14 artiklan 6 kohdan mukaisesti, tai hätätapauksissa, tukea voidaan myöntää ilman ehdotuspyyntöä.
3. Vastuuviranomainen toimii toimeenpanevana elimenä päättäessään toteuttaa hankkeet suoraan, koska hankkeen ominaispiirteet eivät anna muuta toteuttamismahdollisuutta esimerkiksi oikeudellisen monopoliaseman tai turvallisuussyiden vuoksi. Näissä tapauksissa lopullista tuensaajaa koskevia sääntöjä sovelletaan soveltuvin osin vastuuviranomaiseen.
Vastuuviranomaiseen sovellettavat toimeenpanevana elimenä toimimista koskevat edellytykset
1. Ne syyt, jotka johtivat siihen, että vastuuviranomainen toimi hankkeiden toteuttamisesta vastaavana toimeenpanevana elimenä, on yksilöitävä ja ilmoitettava komissiolle kyseisen vuosittaisen ohjelman puitteissa.
2. Vastuuviranomaisen on varmistettava, että hankkeiden toteuttamisessa noudatetaan vastinetta rahalle periaatetta ja että eturistiriidat estetään.
3. Vastuuviranomainen voi toteuttaa 7 artiklan 3 kohdan mukaisesti yksilöityjä hankkeita suoraan ja/tai yhdessä sellaisen kansallisen viranomaisen kanssa, joka on toimivaltainen teknisen asiantuntemuksen, korkean erikoistumisasteensa tai hallinnollisten valtuuksiensa vuoksi. Toteutukseen pääasiallisesti osallistuneet kansalliset viranomaiset on yksilöitävä kyseisessä vuosittaisessa ohjelmassa.
4. Hallinnollisessa päätöksessä, jonka perusteella rahaston alainen hanke yhteisrahoitetaan, on oltava tarpeelliset tiedot, joiden avulla voidaan seurata yhteisrahoitettuja tuotteita ja palveluja sekä tarkastaa aiheutuneet menot. Tukisopimukselle 10 artiklan 2 kohdassa säädetyt olennaiset säännökset on eriteltävä vastaavien oikeudellisten asiakirjojen muodossa.
5. Vuosittaisen ohjelman loppukertomukseen on sisällyttävä tiedot, jotka koskevat tehtävien riittävän erottamisen varmistamiseksi käytettyjä menettelyjä ja käytäntöjä, Euroopan yhteisöjen taloudellisten etujen tehokasta valvontaa ja riittävää suojaamista, ja siinä on annettava selvitys eturistiriitojen välttämiseksi toteutetuista toimista.
6. Kun vastuuviranomaisen edellytetään säännöllisesti toimivan rahaston yhteisrahoittamien hankkeiden toimeenpanevana elimenä,
tarkastusviranomainen ei voi kuulua samaan elimeen kuin vastuuviranomainen muutoin kuin silloin, kun sen tarkastustoiminnan riippumattomuus on varmistettu ja se raportoi myös toiselle elimelle, joka ei kuulu samaan elimeen, johon tarkastusviranomainen ja vastuuviranomainen kuuluvat;
se, että myös vastuuviranomainen toteuttaa hankkeita suoraan, ei vaikuta perussäädöksen 27 artiklassa määriteltyihin vastuuviranomaisen tehtäviin.
7. Kun valtuutetun viranomaisen edellytetään toimivan rahaston yhteisrahoittamien hankkeiden toimeenpanevana elimenä, kyseinen viranomainen ei voi olla niiden määrärahojen, joiden hallinnointi on sille siirretty, ainoa lopullinen tuensaaja.
1. Edellä 7 artiklan 2 kohdassa määritellyt ehdotuspyynnöt on julkaistava siten, että varmistetaan niiden mahdollisimman laaja levitys mahdollisten tuensaajien keskuudessa. Ehdotuspyyntöjen sisältöön tehdyt muutokset on julkaistava samalla tavalla.
Ehdotuspyynnössä on esitettävä
tavoitteet;
perussäädöksen 14 artiklan 5 kohdan mukaiset valintaperusteet ja olennaiset liiteasiakirjat;
järjestelyt, jotka koskevat yhteisön ja tarvittaessa kansallista rahoitusta;
ehdotusten jättämisen käytännön järjestelyt ja määräpäivä.
2. Vastuuviranomaisen on varmistettava hankkeiden valintaa ja tuen myöntämistä varten, että mahdollisille tuensaajille ilmoitetaan seuraavista erityisehdoista, jotka koskevat toteutettavia hankkeita:
menojen tukikelpoisuutta koskevat säännöt;
toteutusta koskeva määräaika; sekä
säilytettävät ja toimitettavat rahoitus- ja muut tiedot.
Vastuuviranomaisen on ennen hyväksymispäätöksen tekemistä varmistettava, että lopullisella tuensaajalla ja/tai hankekumppaneilla on valmiudet täyttää nämä ehdot.
3. Vastuuviranomaisen on varmistettava, että ne hankkeet, joille on myönnetty tukea, on arvioitu niiden muodon, teknisten seikkojen, talousarvion ja laadun kannalta ehdotuspyynnöissä määriteltyjen perusteiden mukaisesti. Muiden hankkeiden hylkäämisperusteet on kirjattava.
4. Jäsenvaltiot määrittelevät kenellä on valtuudet myöntää hankkeille tukea ja niiden on varmistettava, että eturistiriidat vältetään kaikissa tilanteissa ja erityisesti silloin, kun hakijat ovat kansallisia elimiä.
5. Hyväksymispäätöksessä on oltava vähintään lopullisen tuensaajan ja/tai hankekumppaneiden nimet, hankkeen olennaiset yksityiskohdat ja sen toiminnalliset tavoitteet, rahaston yhteisrahoituksen enimmäismäärä ja tukikelpoisten kokonaiskustannusten yhteisrahoituksen enimmäismäärä.
6. Valintamenettelyn tulokset ilmoitetaan ja valintapäätös perustellaan kirjallisesti kullekin hakijalle. Jos kansallisessa lainsäädännössä niin säädetään, annetaan muutoksenhakuohjeet.
Tukisopimukset lopullisten tuensaajien kanssa vastuuviranomaisen toimiessa myöntävänä elimenä
1. Vastuuviranomaisen on vahvistettava hankkeiden hallinnoimista varten yksityiskohtaiset menettelyt, joiden on sisällettävä muun muassa seuraavat:
tukisopimusten allekirjoittaminen valittujen tuensaajien kanssa;
sopimusten ja niihin tehtyjen muutosten seuranta ottamalla käyttöön järjestelmä, jolla varmistetaan hankkeiden hallinnollinen seuranta (kirjeenvaihto, muutosten tekeminen ja muistutuskirjeiden lähettäminen ja niiden seuranta, kertomusten vastaanottaminen ja käsittely jne.).
2. Tukisopimuksissa vahvistetaan muun muassa
tuen enimmäismäärä;
yhteisön tuen enimmäisprosenttiosuus perussäädöksen 14 artiklan 4 kohdan ja 21 artiklan 3 kohdan mukaisesti;
tuetun hankkeen yksityiskohtainen kuvaus ja aikataulu;
tarvittaessa se osa tehtävistä ja niihin liittyvistä kustannuksista, jotka lopullinen tuensaaja aikoo suorittaa kolmansien osapuolten kanssa tehtävillä alihankintasopimuksilla;
hankkeen talousarvio ja rahoitussuunnitelma, johon sisältyy välillisten kustannusten kiinteä prosenttiosuus sellaisena kuin se on määriteltynä menojen tukikelpoisuutta koskevien sääntöjen liitteessä 11;
aikataulu ja sopimuksen täytäntöönpanoa koskevat määräykset (kertomusten esittämistä koskevat velvoitteet, muutokset ja sopimuksen päättyminen);
hankkeen toiminnalliset tavoitteet ja käytettävät indikaattorit;
tukikelpoisten kustannusten määritelmä;
tuen maksamiseen liittyvät edellytykset ja kirjanpitovaatimukset;
kirjausketjuun liittyvät edellytykset;
tietosuojaan liittyvät olennaiset säännökset;
julkisuuteen liittyvät olennaiset säännökset.
3. Lopullisten tuensaajien on tarpeen vaatiessa varmistettava, että kaikkia hankkeessa olevia kumppaneita koskevat samat velvoitteet kuin heitä. Kumppanit ovat vastuussa lopullisen tuensaajan kautta, joka pysyy viime kädessä vastuullisena siitä, että se ja kaikki hankkeessa olevat kumppanit noudattavat sopimusehtoja.
Lopullisten tuensaajien on säilytettävä oikeaksi todistetut jäljennökset kirjanpitoasiakirjoista, joilla todennetaan hankekumppaneille kyseisen hankkeen yhteydessä muodostuneet tulot ja menot.
4. Tukisopimuksissa määrätään erikseen komission ja tilintarkastustuomioistuimen valtuuksista tarkastaa kaikkien lopullisten tuensaajien, hankekumppanien ja alihankkijoiden tositteet ja tehdä näiden luo tarkastuskäyntejä.
Tukisopimuksissa vahvistetaan, että hankkeita toteutettaessa hankkeen lopulliset tuensaajat ja/tai kumppanit tekevät hankintasopimuksen tarjouskilpailun jälkeen sen tarjoajan kanssa, joka tarjoaa parhaan vastineen rahalle, ja että eturistiriitojen välttämisestä on huolehdittu, sanotun kuitenkaan rajoittamatta julkisia hankintoja koskevien yhteisön ja kansallisten sääntöjen soveltamista. Sopimukset, joiden arvo on alle 5 000 euroa, voidaan kuitenkin tehdä yhden tarjouksen perusteella ilman tarjouskilpailua, sanotun kuitenkaan rajoittamatta julkisia hankintoja koskevien yhteisön ja kansallisten sääntöjen soveltamista.
Lopulliselle tuensaajalle maksettavan loppumaksun laskemiseksi yhteisön kokonaisrahoitusosuus jokaista hanketta kohden on seuraavista kolmesta määrästä alhaisin:
tukisopimuksessa mainittu tuen enimmäismäärä;
yhteisrahoituksen enimmäismäärä, joka saadaan kertomalla kyseisen hankkeen tukikelpoiset kokonaiskustannukset perussäädöksen 14 artiklan 4 kohdassa ja 21 artiklan 3 kohdassa säädetyillä prosenttimäärillä (eli 50, 75 tai 80 prosenttia); sekä
voitontavoittelun kiellon periaatteen soveltamisen tuloksena saatava määrä, sellaisena kuin se määritellään liitteessä 11 olevassa I.3.3 kohdassa.
1. Rahastosta voidaan rahoittaa enintään 100 prosenttia perussäädöksen 15 artiklassa määritellystä komission aloitteesta annetusta teknisestä avusta.
2. Rahastosta voidaan rahoittaa enintään 100 prosenttia perussäädöksen 16 artiklassa määritellystä jäsenvaltioiden aloitteesta annetusta teknisestä avusta.
3. Komission tai jäsenvaltioiden aloitteesta annettava tekninen apu voidaan toteuttaa hankintasopimuksina, asiantuntijapalkkioina ja/tai hallinnollisina maksuina, joita koskevat III osan 1 luvussa määritellyt tukikelpoisuutta koskevat säännöt.
1. Kun neljästä rahastosta kahdella tai useammalla on yksi tai useampi yhteinen nimetty viranomainen, teknisen avun menoja varten myönnettävät määrärahat kullekin kyseessä olevalle vuosittaiselle ohjelmalle voidaan yhdistää kokonaan tai osittain.
2. Teknisen avun kustannukset osoitetaan kyseisille rahastoille mieluiten yksinkertaisen ja edustavan jakokaavan perusteella. Kullekin kyseessä olevalle vuosittaiselle ohjelmalle teknisen avun kustannuksia varten myönnettävien määrärahojen enimmäismäärää ei saa kasvattaa kaavan käyttämisen vuoksi.
1. Varmennusten, jotka vastuuviranomaisen on perussäädöksen 27 artiklan 1 kohdan g alakohdan mukaisesti tehtävä, tai jotka ovat saman säännöksen mukaan sen vastuulla, on katettava tapauksen mukaan hankkeiden hallinnolliset, taloudelliset, tekniset ja fyysiset näkökohdat.
Varmennuksissa tarkastetaan, että ilmoitetut kulut ovat todellisia ja perusteltuja hankkeen tarkoitusta varten, tukipäätöksen kohteena olevat hankkeet on toteutettu tukisopimusten ehtojen mukaisesti, yhteisön osuus on sääntöjen mukainen erityisesti perussäädöksessä määritellyn rahoituksen rakenteen osalta, lopullisten tuensaajien korvaushakemukset ovat oikeat ja hankkeissa sekä kuluissa noudatetaan yhteisön ja kansallisia sääntöjä sekä vältetään kulujen kaksoisrahoittaminen muista yhteisön tai kansallisista ohjelmista tai ohjelmakausista.
Lisäksi varmennuksiin on kuuluttava
kullekin lopullisen tuensaajan lähettämälle korvaushakemukselle tehtävät hallinnolliset ja taloudelliset varmennukset;
lopullisten tuensaajien ilmoittamien kulujen, tulojen ja käyttötarkoitukseensa sidotuilla tuloilla katettujen kustannusten olennaisuuden, oikeellisuuden ja tukikelpoisuuden varmennukset tutkimalla ainakin tukisopimukseen liitetyn talousarvion kaikkien budjettikohtien tositteiden edustavaa näytettä;
yksittäisten hankkeiden paikalla tehtävät varmennukset otoksella, joka edustaa vähintään asianmukaista valikoimaa erityyppisiä ja kokoisia hankkeita ja jossa otetaan huomioon havaitut erityiset riskitekijät, jotta voidaan saada kohtuullinen varmuus sen taustalla olevien toimien laillisuudesta ja asianmukaisuudesta ottaen huomioon vastuuviranomaisen määrittelemä riskitaso.
Edellä a ja b alakohdassa tarkoitettuja varmennuksia ei tarvitse tehdä, jos lopullinen tuensaaja on velvollinen toimittamaan riippumattoman tilintarkastajan antaman tilintarkastustodistuksen, joka kattaa kaikki a ja b alakohdassa mainitut seikat.
2. Jokaisesta varmennuksesta pidetään pöytäkirjaa, josta käy ilmi toteutetut toimet, päivämäärä, tulokset ja ne toimet, joihin on ryhdytty havaittujen virheiden korjaamiseksi. Vastuuviranomaisen on varmistettava, että kaikki varmentamista koskevat tositteet pidetään komission ja tilintarkastustuomioistuimen saatavilla viiden vuoden ajan hankkeen päättymisestä. Kyseisen määräajan laskeminen keskeytyy mahdollisen oikeuskäsittelyn ajaksi tai komission asianmukaisesti perustellusta pyynnöstä.
3. Kun vastuuviranomainen toimii toimeenpanevana elimenä vuosittaisen ohjelman perusteella kuten 7 artiklan 3 kohdassa on määritelty, 1 kohdassa tarkoitetut varmennukset toteutetaan noudattaen tehtävien riittävän erottamisen periaatetta.
1. Perussäädöksen 27 artiklan 1 kohdan k alakohdan soveltamiseksi kirjausketju katsotaan asianmukaiseksi, jos se täyttää seuraavat vaatimukset:
sen avulla voidaan varmistaa, että komissiolle ilmoitetut menojen todennetut määrät vastaavat yksityiskohtaista kirjanpitoaineistoa sekä todentamis- ja vastuuviranomaisten, valtuutettujen viranomaisten ja lopullisten tuensaajien hallussa olevia rahastosta yhteisrahoitettuja hankkeita koskevia tositteita;
sen avulla voidaan varmistaa lopulliselle tuensaajalle maksettu julkinen rahoitusosuus, rahastosta myönnettyjen yhteisön varojen myöntäminen ja siirto sekä muut hankkeen yhteisrahoituksen rahoituslähteet;
se mahdollistaa vuosittaisia ohjelmia varten vahvistettujen valintaperusteiden soveltamisen varmentamisen;
se sisältää jokaisen hankkeen osalta tapauksen mukaan tekniset eritelmät ja rahoitussuunnitelman, tuen hyväksymistä koskevat asiakirjat, julkisiin hankintamenettelyihin liittyvät asiakirjat sekä tehtyjä varmennuksia ja tarkastuksia koskevat kertomukset.
2. Vastuuviranomaisen on varmistettava, että kaikkien rahastosta suoritettuihin maksuihin liittyvien asiakirjojen säilytyspaikka tunnetaan.
1. Perussäädöksen 30 artiklan 1 kohdan a ja b alakohdassa tarkoitetut jäsenvaltioiden perustamien hallinnointi- ja valvontajärjestelmien tarkastukset on tehtävä otoksella hankkeita, jotka on valittu tarkastusviranomaisen hyväksymällä menetelmällä.
Otantamenetelmässä
on oltava mukana asianmukainen valikoima erityyppisiä ja kokoisia hankkeita;
on otettava huomioon kansallisissa tai yhteisön varmennuksissa havaitut riskitekijät ja kustannushyötysuhde.
Otokseen on lisäksi sisällyttävä vastuuviranomaisen toimeenpanevana elimenä toteuttamat hankkeet vähintään niiden suhteessa.
Menetelmä, jota käytetään otoksen valitsemiseksi, on dokumentoitava.
2. Hallinnointi- ja valvontajärjestelmän tarkastuksen on katettava jokainen seuraavista prosesseista vähintään kerran ennen vuotta 2013: suunnittelu, tehtävien siirto, hankkeiden valinta ja myöntäminen, hankkeiden valvonta, maksaminen, menojen todentaminen, komissiolle raportointi, mahdollisten sääntöjenvastaisuuksien havaitseminen ja käsittely sekä ohjelmien arviointi.
3. Hankkeiden tarkastukset on tehtävä paikalla lopullisen tuensaajan ja/tai hankekumppaneiden hallussa olevien asiakirjojen ja aineiston pohjalta. Tarkastuksissa on varmennettava, että
hanke täyttää vuosittaisen ohjelman valintaperusteet, se on pantu täytäntöön tukisopimuksen mukaisesti ja se täyttää kaikki siihen sovellettavat ehdot, jotka koskevat sen toimintaa ja käyttöä tai saavutettavia tavoitteita;
ilmoitetut menot vastaavat lopullisen tuensaajan ja/tai hankekumppaneiden hallussa olevaa kirjanpitoaineistoa ja tositteita ja että ne puolestaan vastaavat vastuuviranomaisen ja mahdollisen valtuutetun elimen hallussa olevia tositteita;
menoerät vastaavat liitteessä 11 vahvistettuja tukikelpoisuusvaatimuksia, kansallisessa valintamenettelyssä vahvistettuja vaatimuksia, tukisopimuksen määräyksiä, tosiasiallisesti toteutettuja toimia ja tarvittaessa muita yhteisön ja kansallisia sääntöjä;
hankkeen kohde tai aiottu kohde vastaa perussäädöksen 3, 5 ja 16 artiklassa vahvistettuja tavoitteita, toimia ja toimenpiteitä ja tarvittaessa kattaa kohderyhmän;
julkinen tai yksityinen tuki on maksettu lopulliselle tuensaajalle perussäädöksen 14 artiklan 2 kohdan mukaisesti;
riittävä kirjausketju on olemassa;
eturistiriitoja ei ole ja vastinetta rahalle periaatetta on noudatettu erityisesti silloin, kun vastuuviranomainen toimii hankkeen toimeenpanevana elimenä.
4. Vain menot, jotka kuuluvat 3 kohdan mukaisesti tarkastuksen piiriin, lasketaan mukaan tarkastettujen menojen määrään perussäädöksen 30 artiklan 1 kohdan b alakohtaa sovellettaessa. Jos tarkastus tehdään ennen hankkeen päättämistä, ainoastaan todellisuudessa tarkastetut menot otetaan huomioon, kun lasketaan kattavuusastetta.
5. Jos havaitut ongelmat ovat luonteeltaan järjestelmää koskevia ja aiheuttavat siksi muita hankkeita koskevan riskin, tarkastusviranomaisen on varmistettava, että tällaisten ongelmien laajuuden määrittämiseksi suoritetaan lisätutkimuksia, ylimääräiset tarkastukset mukaan luettuina. Toimivaltaisten viranomaisten on toteutettava tarvittavat ennalta ehkäisevät ja korjaavat toimenpiteet.
6. Tarkastusviranomaisen on tehtävä johtopäätöksensä niiden tarkastusten tulosten perusteella, jotka koskevat komissiolle ilmoitettuja menoja, ja esitettävä ne komissiolle vuotuisessa tarkastuskertomuksessa. Vuosittaisissa ohjelmissa, joiden osalta komission rahoitusosuutta koskevien virheiden määrä on 2 prosentin olennaisuustasoa korkeampi, tarkastusviranomaisen on arvioitava virheen merkityksellisyyttä ja toteutettava tarvittavat toimenpiteet, joihin kuuluu vuotuisessa tarkastuskertomuksessa esitettävien suositusten antaminen.
1. Jos tarkastusviranomainen antaa varauksellisen tai kielteisen lausunnon hallinnointi- ja valvontajärjestelmien toiminnasta, todentamisviranomaisen on varmennettava, että tämä tieto on lähetetty komissiolle. Sen on myös varmistettava, että vastuuviranomainen on toteuttanut asianmukaisen toimintasuunnitelman palauttaakseen hallinnointi- ja valvontajärjestelmien tehokkaan toiminnan ennalleen ja arvioidakseen puutteiden vaikutuksen menoilmoitukseen.
2. Jos tarkastusviranomainen ei vahvista maksupyyntöä tai maksuilmoitusta vuosittaisen ohjelman toteutusta koskevassa loppuraportissa, todentamisviranomaisen on varmistettava, että oikea maksupyyntö tai maksuilmoitus toimitetaan välittömästi.
1. Perussäädöksen 9 artiklan 2 kohdan mukaan se, minkä verran rahaston käyttöä koskevaa ja jäsenvaltion saatavilla olevaa tietoa toimitetaan komissiolle tässä luvussa tarkoitetuissa asiakirjoissa, voi vaihdella kyseiselle jäsenvaltiolle kohdennetun yhteisön rahoitusosuuden mukaan ja kyseinen tieto voidaan tarvittaessa toimittaa tiivistelmänä.
2. Jäsenvaltion on kuitenkin komission pyynnöstä toimitettava yksityiskohtaisempia tietoja. Komissio voi pyytää kyseisiä tietoja, jos se vaikuttaa tarpeelliselta, jotta komissio voi täyttää tehokkaasti perussäädöksen ja varainhoitoasetuksen mukaiset velvoitteensa.
1. Perussäädöksen 31 artiklan 4 kohdassa ja 32 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu hallinnointi- ja valvontajärjestelmien kuvaus on toimitettava liitteessä 1 olevan mallin mukaisesti.
2. Vastuuviranomaisen on vahvistettava nimetyn viranomaisen toteuttama järjestelmien kuvaus. Kunkin nimetyn viranomaisen on vahvistettava sitä koskevan hallinnointi- ja valvontajärjestelmien kuvauksen täsmällisyys. Lisäksi tarkastusviranomaisen on vahvistettava myös kuvauksen täydellisyys.
3. Tarkastellessaan kuvausta komissio voi pyytää selvennyksiä ja ehdottaa toimenpiteitä perussäädöksessä määriteltyjen säännösten noudattamiseksi. Komission virkamiehet tai komission valtuuttamat edustajat voivat tarpeen vaatiessa vierailla paikan päällä.
4. Jos vastuuviranomainen on sama useammassa kuin yhdessä neljästä rahastosta tai jos kahteen tai useampaan rahastoon sovelletaan yhteisiä järjestelmiä, voidaan toimittaa yhteistä hallinnointia ja yhteisiä valvontajärjestelmiä koskeva kuvaus, jossa erityispiirteet tarvittaessa esitetään korostettuina.
1. Vastuuviranomainen
ilmoittaa vuosittaisen ohjelman luonnosta toimittaessaan, onko hallinnointi- ja valvontajärjestelmiin tehty muutoksia;
ilmoittaa komissiolle olennaisista muutoksista viimeistään, kun kyseinen muutos on tullut voimaan;
komission pyynnöstä toimittaa tarkistetun kuvauksen, jos merkittäviä muutoksia on paljon.
2. Merkittävät muutokset ovat muutoksia, joilla on todennäköisesti vaikutusta tehtävien erottamiseen, valinta-, myöntämis-, tarkastus- ja maksumenettelyjen tehokkuuteen sekä viestintään komission kanssa. Niitä ovat erityisesti muutokset, jotka tapahtuvat yhdessä nimetyistä viranomaisista, kirjanpitojärjestelmässä sekä maksu- ja todentamismenettelyissä.
3. Hallinnointi- ja valvontajärjestelmien tarkistaminen suoritetaan 20 artiklassa säädettyä menettelyä noudattaen.
1. Jäsenvaltioiden on toimitettava komissiolle perussäädöksen 18 artiklassa tarkoitettu monivuotinen ohjelma liitteessä 2 olevan mallin mukaisesti.
2. Jäsenvaltioiden on toimitettava komissiolle perussäädöksen 20 artiklassa tarkoitettu vuosittainen ohjelma liitteessä 3 olevan mallin mukaisesti.
3. Monivuotiseen ohjelmaan liittyvissä rahoitussuunnitelmissa on esitettävä budjetoitujen määrien jaottelu painopisteittäin, kuten ne on strategisissa suuntaviivoissa määritelty.
Vuosiohjelmiin liitetyissä rahoitussuunnitelmissa on esitettävä budjetoitujen määrien jaottelu toimiluokittain, kuten ne on perussäädöksen 3 artiklan 1 kohdassa määritelty, sekä viittaus painopisteisiin.
1. Jotta voidaan tarkistaa komission perussäädöksen 20 artiklan 5 kohdan mukaisesti hyväksymä vuosittainen ohjelma, kyseiset jäsenvaltiot toimittavat vuosittaisen ohjelman tarkistetun luonnoksen komissiolle ennen 1 päivää toukokuuta viitevuotta seuraavana vuonna. Komissio tutkii ja niin pian kuin mahdollista hyväksyy tarkistetun ohjelman perussäädöksen 20 artiklan 5 kohdassa tarkoitettua menettelyä noudattaen.
2. Muutokset verrattuna vuosittaisen ohjelman rahoituserittelyyn, jota ei ole tarkistettu 1 kohdan mukaisesti, eivät saa ylittää 10 prosenttia rahaston rahoitusosuuden kokonaismäärästä, ja ne sallitaan vain vastuuviranomaisista riippumattomista syistä johtuvissa olosuhteissa. Kaikista tällaisista muutoksista toimitetaan asianmukainen selvitys vuosittaisen ohjelman toteuttamista koskevassa seurantakertomuksessa ja/tai loppukertomuksessa.
1. Jäsenvaltioiden on toimitettava komissiolle perussäädöksen 39 artiklan 4 kohdassa tarkoitetut seurantakertomukset vuosittaisen ohjelman täytäntöönpanosta ja maksupyynnöt liitteessä 4 olevan mallin mukaisesti.
2. Jäsenvaltioiden on toimitettava komissiolle perussäädöksen 40 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetut loppukertomukset vuosittaisen ohjelman täytäntöönpanosta ja maksupyynnöt liitteessä 5 olevan mallin mukaisesti.
3. Seurantakertomuksiin ja loppukertomuksiin liittyvissä rahoitustaulukoissa esitetään budjetoitujen määrien jaottelu painopisteittäin, kuten ne on strategisissa suuntaviivoissa määritelty, ja hankkeittain kussakin toimiluokassa, kuten ne on perussäädöksen 3 artiklan 1 kohdassa määritelty.
1. Perussäädöksen 30 artiklan 1 kohdan c alakohdassa tarkoitettu tarkastusstrategia on laadittava liitteessä 6 olevan mallin mukaisesti.
2. Tarkastusviranomaisen on laadittava vuotuinen tarkastussuunnitelma vuosittain ennen 15 päivää helmikuuta alkaen vuodesta 2009, paitsi silloin, kun komission antamat kaksi viimeisintä ohjelmaa vastaa vuotuista yhteisön rahoitusosuutta, joka on alle miljoona euroa. Tarkastussuunnitelma on laadittava tarkastusstrategian liitteessä 6 olevan mallin mukaisesti. Kun kyse on yhteisestä tarkastusstrategiasta, josta säädetään perussäädöksen 30 artiklan 2 kohdassa, voidaan toimittaa yhteinen vuotuinen tarkastussuunnitelma.
3. Perussäädöksen 30 artiklan 3 kohdan a ja b alakohdassa tarkoitetut tarkastuskertomuksen ja lausunnon on perustuttava tarkastusstrategian mukaisesti tehtyihin järjestelmien tarkastuksiin ja hankkeiden tarkastuksiin, ja ne on laadittava liitteessä 7.A ja 7.B esitettyjen mallien mukaisesti.
4. Perussäädöksen 30 artiklan 3 kohdan c alakohdassa tarkoitetun pätevyyttä koskevan ilmoituksen on perustuttava kaikkiin tarkastusviranomaisen tekemiin tarkastuksiin ja tarvittaessa lisätarkistuksiin. Pätevyyttä koskeva ilmoitus on laadittava liitteessä 7.C esitetyn mallin mukaisesti.
5. Jos tutkimuksen laajuuteen liittyy rajoitus tai jos havaittujen sääntöjenvastaisten menojen määrän perusteella perussäädöksen 30 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitettuun vuotuiseen lausuntoon tai kyseisen asetuksen 30 artiklan 3 kohdan c alakohdassa tarkoitettuun ilmoitukseen ei ole mahdollista antaa varauksetonta lausuntoa, tarkastusviranomaisen on ilmoitettava syyt ja arvioitava ongelman laajuus ja sen taloudellinen vaikutus.
1. Todennettu menoilmoitus, joka liittyy perussäädöksen 39 artiklan 4 kohdassa tarkoitettuun pyyntöön maksaa toinen ennakkomaksu, laaditaan ja toimitetaan komissiolle liitteessä 8 tarkoitetussa muodossa.
2. Todennettu menoilmoitus, joka liittyy perussäädöksen 40 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuun pyyntöön maksaa loppumaksu, laaditaan ja toimitetaan komissiolle liitteessä 9 tarkoitetussa muodossa.
1. Jäsenvaltioiden on vuosittaisten ohjelmien täytäntöönpanoa koskevassa seurantakertomuksessa ja loppukertomuksessa ilmoitettava komissiolle kaikista sääntöjenvastaisuuksista, joista on tehty ensimmäinen hallinnollinen tai oikeudellinen päätelmä liitteessä 4 ja 5 olevien mallien mukaisesti.
Kertomuksessa on annettava seuraavat tiedot
kyseinen rahasto, vuosittainen ohjelma ja hanke;
säännös, jota on rikottu;
teko, jolla sääntöjenvastaisuuteen on syyllistytty;
kyseessä olevan yhteisön rahoitustuen määrä.
Seuraavista tapauksista ei tarvitse kuitenkaan ilmoittaa, paitsi jos kyse on petosepäilystä:
tapaukset, joissa sääntöjenvastaisuudet liittyvät alle 10 000 euron summiin, jotka maksetaan Euroopan yhteisöjen yleisestä talousarviosta;
tapaukset, joissa sääntöjenvastaisuus johtuu ainoastaan siitä, ettei vuosittaiseen ohjelmaan kuuluvaa hanketta ole toteutettu osittain tai kokonaan lopullisen tuensaajan konkurssin vuoksi;
tapaukset, jotka lopullinen tuensaaja on tuonut vapaaehtoisesti vastuuviranomaisen tietoon, ennen kuin vastuuviranomainen on sitä havainnut, riippumatta siitä, tapahtuiko tämä ennen julkisen tuen maksamista vai sen jälkeen;
tapaukset, jotka vastuuviranomainen on havainnut ja korjannut, ennen kuin lopulliselle tuensaajalle on maksettu kertaakaan julkista tukea ja ennen kuin kyseiset menot on sisällytetty komissiolle toimitettuun menoilmoitukseen.
2. Jäsenvaltioiden on kaikissa tapauksissa annettava komission pyynnöstä lisätietoja, jotka koskevat
tarvittaessa muita jäsenvaltioita ja asianomaisia kolmansia maita;
kautta, jonka aikana, tai hetki, jona sääntöjenvastaisuus tapahtui;
sääntöjenvastaisuutta koskevan virallisen kertomuksen laatineet kansalliset viranomaiset tai elimet sekä hallinnollisesta tai oikeudellisesta seurannasta vastaavat viranomaiset;
sääntöjenvastaisuutta koskevan ensimmäisen hallinnollisen tai oikeudellisen päätelmän laatimispäivämäärää;
asianomaisten luonnollisten ja oikeushenkilöiden tai muiden asiaan liittyvien yksikköjen tunnistetietoja, lukuun ottamatta tapauksia, joissa näillä tiedoilla ei ole merkitystä sääntöjenvastaisuuksien ehkäisyssä kyseisen sääntöjenvastaisuuden luonteesta johtuvista syistä;
kokonaisbudjettia ja hankkeelle myönnettyä julkista tukea sekä sen yhteisrahoituksen jakautumista yhteisön ja kansallisen rahoitusosuuden kesken;
julkisen rahoitusosuuden määrää, johon sääntöjenvastaisuus liittyy, sekä vastaavaa yhteisön rahoitusosuutta, joka on vaarantunut;
siinä tapauksessa, että henkilöille tai muille yksiköille ei ole maksettu g alakohdassa tarkoitettua julkista tukea, määriä, jotka olisi maksettu aiheetta, jos sääntöjenvastaisuutta ei olisi havaittu;
maksujen keskeyttämistä tarvittaessa sekä perintämahdollisuuksia;
sääntöjenvastaisten menojen luonnetta.
3. Mikäli jotkin 2 kohdassa tarkoitetut tiedot, erityisesti sääntöjenvastaisuuden toteuttamiskeinot ja tapa joilla se on havaittu, eivät ole saatavilla, jäsenvaltioiden on täydennettävä tietoja kaikin mahdollisin keinoin antaessaan komissiolle seuraavia sääntöjenvastaisuuksia koskevia selvityksiä.
Seurannasta ilmoittaminen – Takaisinperinnästä luopuminen
1. Jäsenvaltioiden on ilmoitettava komissiolle mihin tahansa aikaisempaan 27 artiklan mukaisesti tehtyyn ilmoitukseen liittyvistä menettelyistä, jotka on pantu vireille kaikkien aikaisemmin ilmoitettujen sääntöjenvastaisuuksien vuoksi, sekä niistä aiheutuneista merkittävistä muutoksista. Tämä tieto on annettava vuosittaisten ohjelmien täytäntöönpanoa koskevassa seurantakertomuksessa ja loppukertomuksessa liitteessä 4 ja 5 olevien mallien mukaisesti.
Kertomuksessa on ilmoitettava takaisin perityt tai todennäköisesti takaisin perittävät määrät.
2. Jäsenvaltioiden on kaikissa tapauksissa annettava komission pyynnöstä lisätietoja seuraavista aiheista:
kaikki jäsenvaltioiden toteuttamat väliaikaiset toimenpiteet aiheettomasti maksettujen summien takaisinperinnän turvaamiseksi;
hallinnolliset ja oikeudelliset menettelyt, jotka on aloitettu aiheettomasti maksettujen summien takaisinperimiseksi ja seuraamusten määräämiseksi;
takaisinperintämenettelyn keskeyttämisen syyt;
rikosoikeudellisen tutkintamenettelyn keskeyttämisen syyt.
Jäsenvaltioiden on ilmoitettava komissiolle hallinnollisista tai oikeudellisista päätöksistä, joilla tällaiset menettelyt on lopetettu, tai niiden tärkeimmistä kohdista, ja niiden on erityisesti ilmoitettava, antavatko havainnot aihetta epäillä petosta.
1. Komissio ylläpitää asianomaisten jäsenvaltioiden kanssa asianmukaisia yhteyksiä täydentääkseen 27 artiklassa tarkoitettuja tietoja sääntöjenvastaisuuksista sekä tietoja 28 artiklan mukaisista takaisinperintämahdollisuuksista.
2. Komissio antaa 1 kohdassa tarkoitetun yhteydenpidon lisäksi tiedon jäsenvaltioille, jos sääntöjenvastaisuuden luonne antaa aiheen epäillä, että samoja tai samankaltaisia keinoja saatettaisiin käyttää muissa jäsenvaltioissa.
1. Komissio voi riskianalyysejä tehdäkseen käyttää kaikkia tietoja, jotka ovat luonteeltaan yleisiä tai toimeen liittyviä ja joita jäsenvaltiot ovat ilmoittaneet sille tämän päätöksen mukaisesti, ja saamiensa tietojen perusteella se voi laatia kertomuksia ja kehittää varhaisvaroitusjärjestelmiä, joilla pyritään tunnistamaan riskejä tehokkaammin.
2. Komissio antaa asianomaisille jäsenvaltioille säännöllisesti tietoja siitä, miten 1 kohdassa tarkoitettuja tietoja on käytetty.
1. Vastuuviranomaisen on varmistettava, että monivuotista ohjelmaa ja vuosittaista ohjelmaa koskevista keskeisistä seikoista tiedotetaan laajalti antaen yksityiskohtaiset tiedot kyseisistä rahoitusosuuksista ja että ne annetaan kaikkien asiasta kiinnostuneiden osapuolten saataville.
Vastuuviranomainen voi kuitenkin yleisen turvallisuuden vuoksi päättää pitää luottamuksellisina monivuotisessa ohjelmassa tai vuosittaisessa ohjelmassa määrätyt sisäiset hallintojärjestelyt tai muun tiedon, joka liittyy rahaston täytäntöönpanoon.
2. Vastuuviranomaisen on toimitettava mahdollisille lopullisille tuensaajille tiedot ainakin seuraavista seikoista:
tukikelpoisuusedellytykset, jotka on täytettävä vuosittaisesta ohjelmasta myönnettävän rahoituksen saamiseksi;
kuvaus rahoitushakemusten tarkastelumenettelyistä ja asiaan liittyvistä määräajoista;
rahoitettavien hankkeiden valintaperusteet;
yhteyshenkilöt, joilta saa tietoa vuosittaisista ohjelmista.
Vastuuviranomaisen on lisäksi ilmoitettava mahdollisille lopullisille tuensaajille 33 artiklan 2 kohdan b alakohdassa säädetystä julkistamisesta.
Vastuuviranomaisen on ilmoitettava lopullisille tuensaajille, että rahoituksen hyväksyntä merkitsee myös hyväksyntää näiden 33 artiklan 2 kohdan b alakohdan mukaisesti julkaistuun lopullisten tuensaajien luetteloon sisällyttämistä varten.
Vastuuviranomaisen velvoitteet yleisölle suunnatussa tiedotuksessa ja julkistamisessa
1. Vastuuviranomaisen on varmistettava, että tiedotus- ja julkistamistoimenpiteet pannaan täytäntöön ja että niillä pyritään mahdollisimman laajaan näkyvyyteen viestimissä käyttäen erilaisia viestintämuotoja ja menetelmiä tarkoituksenmukaisella alueellisella tasolla.
2. Vastuuviranomaisen on organisoitava vähintään seuraavat tiedotus- ja julkistamistoimenpiteet:
vuosittain vähintään yksi tiedotuskampanja monivuotisten ohjelmien tai vuosittaisten ohjelmien aloittamisesta alkaen vuodesta 2008;
lopullisia tuensaajia koskevan luettelon, hankkeiden nimien ja hankkeisiin myönnetyn julkisen ja yhteisön rahoituksen määrän julkaiseminen ainakin internetsivustolla. Niitä yksityishenkilöitä, jotka eivät kuulu perussäädöksen 6 artiklassa määriteltyihin kohderyhmiin, ei nimetä. Internetsivuston osoite on ilmoitettava komissiolle.
Lopullisten tuensaajien velvoitteet yleisölle suunnatussa tiedotuksessa ja julkistamisessa
1. Lopullisen tuensaajan on tiedotettava yleisölle rahastosta saadusta tuesta 2, 3 ja 4 kohdassa säädettyjen toimenpiteiden avulla.
2. Lopullisen tuensaajan on pystytettävä näkyvälle paikalle suurikokoinen pysyvä tiedotuskyltti viimeistään kolmen kuukauden kuluttua sellaisen hankkeen päätökseen saattamisesta, joka täyttää seuraavat ehdot:
hankkeelle myönnetty yhteisön kokonaisrahoitus ylittää 100 000 euroa; sekä
toimenpide koostuu jonkin fyysisen esineen hankinnasta taikka infrastruktuurin tai rakentamistoiminnan rahoittamisesta.
Kyltissä on ilmoitettava hankkeen tyyppi ja nimi. Lisäksi jäljempänä olevassa 35 artiklassa tarkoitetuille tiedoille on varattava vähintään 25 prosenttia kyltin kokonaisalasta.
3. Kun hanke saa rahoitusta rahaston yhteisrahoittamasta vuosittaisesta ohjelmasta, lopullisen tuensaajan on varmistettava, että hankkeeseen osallistujille on tiedotettu kyseisestä rahoituksesta.
4. Kaikissa tällaista hanketta koskevissa asiakirjoissa, mukaan lukien osallistumistodistukset ja muut todistukset, on mainittava, että hanke on rahaston yhteisrahoittama.
Kaikissa lopullisille tuensaajille, mahdollisille lopullisille tuensaajille ja suurelle yleisölle suunnatuissa tiedotus- ja julkistamistoimenpiteissä on oltava seuraavat tiedot:
liitteessä 10 vahvistettujen graafisten tietojen mukainen Euroopan unionin tunnus ja viittaus Euroopan unioniin;
viittaus rahastoon;
vastuuviranomaisen valitsema lause, jossa korostetaan yhteisön rahoitustuesta saatavaa lisäarvoa.
Mitä 1 ja 3 kohdassa säädetään, ei sovelleta pienimuotoiseen tiedotusmateriaaliin tai tiedotusmateriaaliin, joka liittyy kahteen tai useampaan neljästä rahastosta.
1. Jäsenvaltioiden ja komission on toteutettava kaikki tarvittavat toimenpiteet, joilla estetään perussäädöksen 27 artiklan 1 kohdan h alakohdassa tarkoitettujen tietojen, komission paikan päällä keräämien tietojen ja 4 luvussa tarkoitettujen tietojen luvaton luovutus tai saaminen käyttöön.
2. Tämän päätöksen 4 luvussa tarkoitettuja tietoja ei saa lähettää muille kuin sellaisille henkilöille, jotka työskentelevät jäsenvaltioissa tai yhteisön toimielimissä ja joiden työtehtävät edellyttävät näiden tietojen saamista käyttöön, paitsi jos tällaisia tietoja antava jäsenvaltio on antanut siihen nimenomaisesti luvan.
Edellä 3 luvussa tarkoitettujen asiakirjojen asianmukaisesti allekirjoitettujen paperiversioiden lisäksi tiedot lähetetään sähköisesti aina kun se on mahdollista.
1. Jos komissio kehittää tietojärjestelmän komission ja jäsenvaltioiden välistä turvallista tiedonvaihtoa varten rahaston toteuttamista varten, jäsenvaltioille ilmoitetaan ja ne otetaan pyynnöstä mukaan kyseisen tietojärjestelmän kehittämiseen.
2. Komission ja nimettyjen viranomaisten sekä elinten, joille tehtävä on siirretty, on talletettava 3 luvussa tarkoitetut asiakirjat 1 kohdassa tarkoitettuun tietojärjestelmään.
3. Lisäksi jäsenvaltioita voidaan pyytää vapaaehtoisesti antamaan 27 ja 28 artiklassa tarkoitettuja tietoja käyttäen nykyisiä komission hallinnoimia erityisiä järjestelmiä rakennerahastojen yhteydessä havaittujen sääntöjenvastaisuuksien kokoamiseksi.
4. Kustannukset, joita aiheutuu tiedonvaihtoon tarkoitetun yhteisen tietojärjestelmän sekä kansallisten, alueellisten ja paikallisten tietojärjestelmien välisestä liitännästä, sekä kustannukset, joita aiheutuu kansallisten, alueellisten ja paikallisten järjestelmien muuttamisesta yhteisen tietojärjestelmän teknisten vaatimusten mukaisiksi, ovat perussäädöksen 16 artiklan nojalla tukikelpoisia.
1. Perussäädöksen 35 artiklan 4 kohdassa tarkoitetuista vuosittaisista ohjelmista rahoitettuihin toimiin liittyvien menojen tukikelpoisuuden määrittämiseksi sovelletaan tämän päätöksen liitteessä 11 olevia sääntöjä.
2. Sääntöjä sovelletaan lopullisen tuensaajan aiheuttamiin kustannuksiin ja niitä on sovellettava soveltuvin osin hankekumppaneihin.
3. Jäsenvaltiot voivat soveltaa tukikelpoisuuteen tämän päätöksen säännöksiä tiukempia kansallisia säännöksiä.
Komission tehtävänä on arvioida, ovatko kansalliset tukikelpoisuussäännöt tämän ehdon mukaisia.
1. Vastuuviranomaisen on esitettävä hätätoimenpiteitä koskevat hakemukset liitteessä 12 esitetyn mallin mukaisesti.
2. Jos komissio ryhtyy hätätoimenpiteisiin, kyseisen jäsenvaltion vuosittaisen ohjelman hyväksyvää rahoituspäätöstä muutetaan. Muutoksesta käy ilmi kyseiselle jäsenvaltiolle myönnetty määrä, miltä ajanjaksolta meno on tukikelpoinen ja tarpeen vaatiessa liitteessä 11 määritellyistä tukikelpoisuussäännöistä poikkeaminen suhteessa perussäädöksen 5 artiklassa tarkoitettuun toimeen.
3. Kyseisiä toimia koskeva täytäntöönpanoraportti toimitetaan vuosittaisen ohjelman toteuttamista koskevassa seurantakertomuksessa ja loppukertomuksessa.
4. Ensimmäinen ennakkomaksu, jonka suuruus on 80 prosenttia hätätoimenpiteille osoitetusta määrästä, maksetaan jäsenvaltiolle kuudenkymmenen päivän kuluessa 2 kohdassa tarkoitetun päätöksen tekemisestä. Jäljelle jäävä osa maksetaan, kun sama maksu tehdään kyseisen vuosittaisen ohjelman puitteissa.
1. Uudelleensijoitetuille henkilöille osoitettua kiinteätä summaa varten, josta säädetään perussäädöksen 13 artiklan 3 kohdassa, vastuuviranomaisen pitää perussäädöksen 43 artiklassa säädetyn ajanjakson ajan
säilyttää tarpeelliset tiedot uudelleensijoitettujen henkilöiden asianmukaista tunnistamista ja uudelleensijoittautumisen ajankohtaa varten;
säilyttää tarpeelliset todisteet, joiden mukaan kyseiset henkilöt kuuluvat yhteen perussäädöksen 13 artiklan 3 kohdassa määritellyistä neljästä ryhmästä.
2. Henkilöt on uudelleensijoitettava vuosittaista ohjelmaa vastaavan kalenterivuoden aikana.
3. Vuosittaisten ohjelmien täytäntöönpanoa koskevassa seurantakertomuksessa ja loppukertomuksessa on mainittava uudelleensijoitettujen henkilöiden määrä perussäädöksen 13 artiklan 3 kohdassa määriteltyihin neljään ryhmään jaoteltuina.
1. Poiketen siitä mitä 23 artiklassa säädetään, vuosittaisia ohjelmia toteutettaessa
perussäädöksen 13 artiklan 3 kohdassa määriteltyä uudelleensijoitetuille henkilöille osoitettua yhteisön rahoitusosuutta ei voida käyttää muihin toimiin;
perussäädöksen 21 artiklan määriteltyä hätätoimenpiteisiin osoitettua yhteisön rahoitusosuutta ei voida käyttää muihin toimiin.
2. Perussäädöksen 14 artiklan 7 kohdassa tarkoitetut vuosittaiset kokonaismäärärahat, joihin kyseisen säädöksen 3 artiklan 4 kohdan mukaisesti toteutettua toimea koskeva 15 prosentin enimmäisosuus perustuu, lasketaan käyttäen sitä määrää, joka on vahvistettu vuosittaisen ohjelman hyväksyvässä komission päätöksessä ottamatta huomioon hätätoimenpiteisiin suunnattuja lisämäärärahoja.
Tämä päätös on osoitettu Belgian kuningaskunnalle, Bulgarian tasavallalle, Tšekin tasavallalle, Saksan liittotasavallalle, Viron tasavallalle, Irlannille, Helleenien tasavallalle, Espanjan kuningaskunnalle, Ranskan tasavallalle, Italian tasavallalle, Kyproksen tasavallalle, Latvian tasavallalle, Liettuan tasavallalle, Luxemburgin suurherttuakunnalle, Unkarin tasavallalle, Maltan tasavallalle, Alankomaiden kuningaskunnalle, Itävallan tasavallalle, Puolan tasavallalle, Portugalin tasavallalle, Romanialle, Slovenian tasavallalle, Slovakian tasavallalle, Suomen tasavallalle, Ruotsin kuningaskunnalle sekä Ison-Britannian ja Pohjois-Irlannin yhdistyneelle kuningaskunnalle.
Tehty Brysselissä 19 päivänä joulukuuta 2007.
(1) EUVL L 144, 6.6.2007, s. 1.
(2) EYVL L 281, 23.11.1995, s. 31. Direktiivi sellaisena kuin se on muutettuna asetuksella (EY) N:o 1882/2003 (EUVL L 284, 31.10.2003, s. 1).
(4) EYVL L 292, 15.11.1996, s. 2.
(5) EUVL L 144, 6.6.2007, s. 22.
(6) EUVL L 144, 6.6.2007, s. 45.
(7) EUVL L 168, 28.6.2007, s. 18.
(8) EUVL L 326, 12.12.2007, s. 29.
(10) EYVL L 160, 30.06.2000, s. 1. Asetus sellaisena kuin se on viimeksi muutettuna asetuksella (EY) N:o 681/2007 (EUVL L 159, 20.6.2007, s. 1).
Hallinto- ja valvontajärjestelmien mallikuvaus
Monivuotisen ohjelman malli
Vuosiohjelman malli
Vuosiohjelman täytäntöönpanoa koskevan väliselvityksen malli
Pyyntö maksaa toinen ennakkomaksu
Vuosiohjelman täytäntöönpanoa koskevan loppuselvityksen malli
Pyyntö maksaa tuen loppuerä / Maksuilmoitus
Tarkastusstrategiaa koskeva malli
Tarkastusstrategian liite (liitteet): Vuotuiset suunnitelmat
Tarkastusviranomaisen kertomuksen malli
Vuosittainen tarkastuskertomus
Lausunto hallinto- ja valvontajärjestelmien toiminnasta
Maksupyynnön vahvistaminen
Menoilmoituksen malli toista ennakkomaksua varten
Menoilmoituksen malli tuen loppuerän maksamista varten
Tunnuksen käyttöohjeet ja standardivärin määritelmä
Euroopan pakolaisrahaston tukikelpoisuussäännöt – Euroopan pakolaisrahasto
Hätätoimenpiteitä koskeva pyyntö
Komission kanssa käydyn vuoropuhelun jälkeen tarkistettu versio (numero, päivämäärä pv/kk/vuosi)
Muista syistä tarkistettu versio
RAHASTO(T):
PÄÄASIALLINEN YHTEYSHENKILÖ:
TOIMITETUT TIEDOT KUVAAVAT TILANNETTA: (pv/kk/vv) …
1. NIMETTYJEN VIRANOMAISTEN YKSILÖINTI
1.1 Yleistietoa nimetyistä viranomaisista
1.1.1 Lyhyt kuvaus eri viranomaisten nimeämistä koskevista valinnoista
1.1.2 Ovatko kyseiset hallinto- ja valvontajärjestelmät käytössä?
Jos ei, ilmoitettava päivä, jolloin järjestelmät otetaan käyttöön
1.1.3 Ovatko kyseiset hallinto- ja valvontajärjestelmät komission hyväksymiä yhteisön muita rahoitusvälineitä varten (jos sovellettavissa)?
1.2 Organisaatiokaavio(t) elimestä/elimistä, joissa nimetyt viranomaiset toimivat
1.3 Vastuuviranomainen
1.3.1 Vastuuviranomaisen virallisen nimeämisen päivämäärä ja muoto
1.3.2 Vastuuviranomaisen oikeudellinen asema
1.3.3 Vastuuviranomaisen ja (jos sovellettavissa ja/tai suunnitteilla) muiden elimien vastuuviranomaisen vastuulla suorittamien tehtävien erittely (tehtävien ulkoistaminen pois luettuina tehtävät, jotka on osoitettu valtuutetulle viranomaiselle / valtuutetuille viranomaisille 1.4 kohdan nojalla).
1.3.4 Organisaatiokaavio ja yksiköiden tehtävien erittely (mukaan luettuna osoitettujen toimien ohjeellinen määrä)
1.3.5 Tiedot siitä, voiko vastuuviranomainen toimia myös toteuttavana tahona Euroopan pakolaisrahaston yhteisrahoittamissa hankkeissa
1.3.6 Jos vastuuviranomainen on sama useammassa kuin yhdessä neljästä rahastosta, kuvataan yhteiset toiminnot ja järjestelmät
1.4 Valtuutettu viranomainen / valtuutetut viranomaiset
1.4.1 Syyt mahdollisen valtuutetun viranomaisen asettamiseen
1.4.2 Mahdollisen valtuutetun viranomaisen / mahdollisten valtuutettujen viranomaisten virallisen nimeämisen päivämäärä ja muoto
1.4.3 Valtuutetun viranomaisen / valtuutettujen viranomaisten oikeudellinen asema
1.4.4 Valtuutetun viranomaisen / valtuutettujen viranomaisten ja (jos sovellettavissa ja/tai suunnitteilla) muiden elimien valtuutetun viranomaisen / valtuutettujen viranomaisten vastuulla suorittamien tehtävien erittely (tehtävien ulkoistaminen)
1.4.5 Organisaatiokaavio ja yksiköiden tehtävien erittely (mukaan luettuna osoitettujen toimien ohjeellinen määrä)
1.4.6 Tiedot siitä, voiko valtuutettu viranomainen / voivatko valtuutetut viranomaiset toimia myös toteuttavana tahona Euroopan pakolaisrahaston yhteisrahoittamissa hankkeissa
1.4.7 Jos valtuutettu viranomainen / valtuutetut viranomaiset ovat samoja useammassa kuin yhdessä neljästä rahastosta, kuvataan yhteiset toiminnot ja järjestelmät
1.5 Todentamisviranomainen
1.5.1 Todentamisviranomaisen virallisen nimeämisen päivämäärä ja muoto
1.5.2 Todentamisviranomaisen oikeudellinen asema
1.5.3 Valtuutetun viranomaisen / valtuutettujen viranomaisten ja (jos sovellettavissa ja/tai suunnitteilla) muiden elimien valtuutetun viranomaisen / valtuutettujen viranomaisten vastuulla suorittamien tehtävien erittely (tehtävien ulkoistaminen).
1.5.4 Organisaatiokaavio ja yksiköiden tehtävien erittely (mukaan luettuna osoitettujen toimien ohjeellinen määrä)
1.5.5 Jos todentamisviranomainen on sama useammassa kuin yhdessä neljästä rahastosta, kuvataan yhteiset toiminnot ja järjestelmät
1.6 Tarkastusviranomainen
1.6.1 Tarkastusviranomaisen virallisen nimeämisen päivämäärä ja muoto
1.6.2 Tarkastusviranomaisen oikeudellinen asema
1.6.3 Tarkastusviranomaisen / tarkastusviranomaisten ja (jos sovellettavissa ja/tai suunnitteilla) muiden elimien tarkastusviranomaisen vastuulla suorittamien tehtävien erittely (tehtävien ulkoistaminen)
1.6.4 Organisaatiokaavio ja yksiköiden tehtävien erittely (mukaan luettuna osoitettujen toimien ohjeellinen määrä)
1.6.5 Tarkastusviranomaisen ja (jos sovellettavissa ja/tai suunnitteilla) muiden tarkastusta suorittavien elinten henkilöstön pätevyys (tehtävien ulkoistaminen).
1.6.6 Jos tarkastusviranomainen on sama useammassa kuin yhdessä neljästä rahastosta, kuvataan yhteiset toiminnot ja järjestelmät
1.6.7 Jos vastuuviranomainen voi toimia myös Euroopan pakolaisrahaston yhteisrahoittamien hankkeiden toteuttajana, tarvitaan kuvaus järjestelyistä, joilla varmistetaan tarkastusviranomaisen riippumattomuus 8 artiklan mukaisesti.
Ohjeet osioihin 2–4
Kunkin taulukon 1. osa
Prosessien kuvauksen tulisi sisältää jokaisen nimetyn viranomaisen (tai tarkastusviranomaisen vastuulla toimivien elimien) suorittamat tehtävät ja niiden välinen vuorovaikutus. Kuvauksen tulisi olla tiivis niin, että sen perusteella voi selkeästi käsittää, miten prosessit toimivat käytännössä.
Kunkin taulukon 2. osa
Tarkastettavien asioiden luetteloa olisi täydennettävä ilmoittamalla kunkin tavoitteen osalta, onko se toteutunut ja antamalla asiaan liittyvät olennaiset tiedot. Jos tavoitetta ei ole saavutettu, annetaan asiasta selvitys ja tarvittaessa ilmoitetaan ennakoitu aikataulu.
Jos menettelyt on vahvistettu, olisi sisällytettävä viittaus asianomaiseen asiakirjaan.
2. NIMETTYJEN VIRANOMAISTEN TOIMINTA
Nimettyjen viranomaisten nimeäminen ja valvonta
Lyhyt kuvaus kunkin nimetyn viranomaisen asettamisprosessista
[Kuvauksen tulisi kattaa kaikki viranomaiset]
Toteutunut?
Jäsenvaltion ja nimettyjen viranomaisten välisiä suhteita säätelevissä säännöissä yksilöidään kunkin osapuolen velvollisuudet
Jäsenvaltio on antanut opastusta nimetyille viranomaisille moitteettoman varainhoidon varmistamiseksi (koulutusta ja/tai ohjekirjoja)
Kukin viranomainen ilmoittaa henkilökunnalleen järjestön toiminta-ajatuksen sekä näiden tehtäväkuvauksen ja tuloksia koskevat odotukset
On ryhdytty toimiin sen varmistamiseksi, että eri viranomaisilla on tehtäviensä suorittamiseen riittävästi henkilökuntaa lukumäärän, palvelusajan ja kokemuksen osalta
Toimintojen erottelu
Lyhyt kuvaus järjestelyistä, joiden avulla varmistetaan asianmukainen toimintojen erottelu
Määritellään säännöt asianmukaisen toimintojen erottelun varmistamiseksi vastuuviranomaisen sisäisten toimijoiden välillä sopimusten/avustussopimusten allekirjoittamista varten
Määritellään säännöt asianmukaisen toimintojen erottelun varmistamiseksi vastuuviranomaisen sisäisten toimijoiden välillä rahoitustapahtumien aloittamista, todentamista ja hyväksymistä varten
Tarkastusviranomainen on toiminnassaan riippumaton vastuuviranomaisesta ja todentamisviranomaisesta
Todentamisviranomainen ei osallistu yhteisön varoihin liittyviin valinta-, täytäntöönpano- tai rahoitusmenettelyihin
Valtuutetun viranomaisen / valtuutettujen viranomaisten seuranta – jos sovellettavissa
Prosessin lyhyt kuvaus
[Kuvauksen tulisi kattaa vastuuviranomainen ja valtuutettu viranomainen / valtuutetut viranomaiset]
Valtuutuksen piiriin kuuluvat tehtävät on selkeästi määritelty
Vahvistetaan menettelyt valtuutuksen piiriin kuuluvia tehtäviä varten ja tarkistetaan, että ne ovat perussäädöksen soveltamissäännöissä määriteltyjen sääntöjen mukaiset
Varmistetaan yleisvalvonnalla, että tehtävät suoritetaan vahvistettujen menettelyjen mukaisesti
Muiden kuin viranomaisten suorittamien tehtävien seuranta – jos sovellettavissa
Kun kyseessä ovat vastuuviranomaisen vastuulla toimivat elimet (joita ei katsota valtuutetuiksi viranomaisiksi), käytössä on valvontamekanismit, joiden avulla varmistetaan moitteeton varainhoito
Kun tarkastustoimet on ulkoistettu ja kyseessä ovat tarkastusviranomaisen vastuulla toimivat elimet, käytössä on valvontamekanismit, joiden avulla varmistetaan yhteinen tarkastusmenettely ja tarkastustyön johdonmukaisuus
Kun todentamistoimet on ulkoistettu ja kyseessä ovat todentamisviranomaisen vastuulla toimivat elimet, käytössä on valvontamekanismit, joiden avulla varmistetaan todentamiselle yhteinen toimintatapa
Kun tehtäviä ulkoistetaan yksityisille elimille, joilla ei ole julkisen palvelun tehtäviä, on määritelty mekanismit, joiden avulla varmistetaan, että osoitettavat tehtävät eivät edellytä julkisen vallan tai arviointiin liittyvän harkintavallan käyttöä
3. TOIMINNALLISET JA TALOUDELLISET PROSESSIT
Monivuotisten ohjelmien luominen
Järjestelyt, joiden avulla voidaan varmistaa kumppanuusperiaatteen toteuttaminen nykyisten kansallisten sääntöjen ja käytäntöjen mukaisesti
Määritellään menettelytavat sen varmistamiseksi, että monivuotinen ohjelma on yhdenmukainen strategisten suuntaviivojen kanssa ja noudattaa yhteisön lainsäädäntöä erityisesti sellaisen yhteisön lainsäädännön osalta, jonka tarkoituksena on varmistaa henkilöiden vapaa liikkuvuus, sekä siihen suoraan liittyviä, ulkorajavalvontaa ja turvapaikka- ja maahanmuuttoasioita koskevia rinnakkaistoimenpiteitä
Asianmukaisesti valtuutettu henkilö hyväksyy monivuotisen ohjelman
Vuosiohjelmien vahvistaminen
Vahvistetaan menettelyt, joiden avulla varmistetaan
johdonmukaisuus vuosiohjelmien ja monivuotisten ohjelmien välillä
vuosiohjelmissa suunniteltujen toimien tukikelpoisuus
näiden toimien yhdenmukaisuus ja täydentävyys muiden kansallisten ja yhteisön välineiden kanssa
yhteisön rahoitusosuutta koskevien sääntöjen noudattaminen
yhdenmukaisuus strategisissa suuntaviivoissa ilmoitettujen painopistealueiden / erityisten painopistealueiden kanssa
Vahvistetaan menettelyt vuosiohjelman tarkistamiseksi asianmukaisesti perustelluissa hätätilanteissa perussäädöksessä kuvatulla tavalla, jos sovellettavissa
Vahvistetaan menettelyt vuosiohjelman tarkistamisen esittämiseksi, kun sitä pyydetään tämän päätöksen 23 artiklan 1 kohdan nojalla
Muutokset vuosiohjelman rahoituserittelyyn ja muutosten syyt kirjataan ylös
Rahoituserittelyyn kuulumattomat muutokset vuosiohjelman toteuttamisessa (esim. ehdotuspyyntöjen luonne ja ajoitus tai teknisen avun soveltamisala) ja muutosten syyt kirjataan ylös
Tarkastusstrategian ja vuosittaisten tarkastussuunnitelmien vahvistaminen
[Kuvaus koskee tarkastusviranomaista]
Määritellään säännöt, joiden mukaan vastuuviranomainen tiedottaa tarkastusviranomaiselle avoimesti ja asianmukaisesti toteutetuista hallintomenettelyistä ja hankkeista ennen ohjelmakautta ja sen aikana
Vahvistetaan menettelyt vuosittaisten tarkastussuunnitelmien määrittämiseksi (liitetään vuosittain tarkastusstrategiaan) ja niiden lähettämiseksi komissioon ajoissa (jos sovellettavissa)
Asianmukaisesti valtuutettu henkilö hyväksyy tarkastusstrategian ja vuosittaiset tarkastussuunnitelmat
Toimeenpanevana elimenä toimiva vastuuviranomainen – jos sovellettavissa
Lyhyt kuvaus syistä, joiden takia vastuuviranomainen toteuttaa hankkeita suoraan ja suunnitellut erityisjärjestelyt hallinto- ja valvontajärjestelmien vahvistamiseksi
Perusteet sille, että vastuuviranomaisen on tarpeen toteuttaa hankkeita, kirjataan ylös ja vahvistetaan asianmukaisella tasolla
Otetaan käyttöön erityisjärjestelyjä sen varmistamiseksi, että hankkeiden luonne ja tavoitteet ovat rahastoa varten määritettyjen sääntöjen mukaisia
Otetaan käyttöön erityisjärjestelyjä sen estämiseksi, ettei vastuuviranomaisen toteuttamiin hankkeisiin liity eturistiriitoja
Otetaan käyttöön erityisjärjestelyjä sen varmistamiseksi, että vastuuviranomainen noudattaa hankkeiden toteuttamisessa vastinetta rahalle -periaatetta
Vahvistetaan menettelyt sen varmistamiseksi, että hankkeita säätelevät sopimusehdot ovat selkeitä ja täydellisiä erityisesti rahoitusehtojen, maksuehtojen, tukikelpoisuussääntöjen sekä toiminta- ja rahoituskertomusten osalta
Otetaan käyttöön erityisjärjestelyt sen varmistamiseksi, että vastuuviranomaisen toteuttamat hankkeet eivät vaikuta perussäädöksessä säädettyihin vastuuviranomaisen päätehtäviin
Kun vastuuviranomainen toimii myös toteuttavana elimenä, tarkastusviranomainen sijoitetaan muualle kuin vastuuviranomaisen yhteyteen (jos näin ei ole, on kuvattava käyttöön otetut lisätakeet siitä, että tarkastusviranomainen on asianmukaisella tavalla riippumaton)
Tarkastusstrategia kattaa erityiset riskit, jotka voivat liittyä vastuuviranomaisen toteuttamiin hankkeisiin
Hankkeiden valinta ja toteutus (vastuuviranomainen toimii myöntävänä elimenä)
Kun kyseessä on ehdotuspyyntö (tai tarjouskilpailu), määritellään säännöt avoimen kilpailun ja riittävän julkisuuden varmistamiseksi
Valintakriteerit noudattavat perussäädöksessä määriteltyjä vähimmäisvaatimuksia
Määritellään menettelyt ehdotusten (tai tarjousten) vastaanottamista varten
Määritellään menettelyt sen varmistamiseksi, että ehdotukset (tai tarjoukset) arvioidaan avoimella tavalla ketään syrjimättä ennalta määriteltyjen sääntöjen ja arviointiperusteiden pohjalta
Asianmukaisesti valtuutettu henkilö hyväksyy myöntämispäätökset ja sopimukset/avustussopimukset
Määritellään menettelyt sen varmistamiseksi, että hakijoille tiedotetaan riittävästi tehdyistä valinnoista
Määritellään menettelyt sen varmistamiseksi, että avustussopimusten/sopimusten toteutusta seurataan sopimusehtojen mukaisesti
Lopullisten edunsaajien toteuttamien hankkeiden seuranta
Asetetaan keskeiset toiminnalliset ja rahoitusmarkkinoita kuvaavat indikaattorit, seurataan niitä ja tiedotetaan niistä vastuuviranomaiselle kunkin hankkeen osalta
Suunnitellaan paikalla tapahtuvat vastuuviranomaisen suorittamat todentamiset hankkeiden seuraamiseksi (sekä toiminnalliset että rahoitukselliset näkökohdat)
Vastuuviranomainen varmistaa, että lopulliset edunsaajat käyttävät asianmukaista sähköistä kirjanpitojärjestelmää
Vastuuviranomainen varmistaa, että lopulliset edunsaajat noudattavat EU:n rahoituksen näkyvyyttä koskevia sääntöjä
Hankkeen taloushallinto
Asianmukaisesti valtuutetut henkilöt hyväksyvät rahoitustapahtumat
Ennen maksujen maksamista / perintätoimia suoritetaan todentamisia erityisesti näiden seuraamiseksi:
maksupyynnön täsmällisyys ja säännöllisyys ottaen huomioon rahasto(je)n tukikelpoisuussäännöt
että hankkeella yhteisrahoitetut tuotteet ja/tai palvelut on tosiasiallisesti toimitettu
julkisista tai yksityisistä lähteistä saatujen rahoitusosuuksien täsmällisyys, täydellisyys ja tosiasiallinen maksaminen
että kaikkien tarkastustoimien tulokset on otettu huomioon
Suoritetaan todentamisia sen varmistamiseksi, että tilien perustana olevien toimien laillisuudesta ja säännöllisyydestä on kohtuullinen varmuus
Suoritetaan yleisvalvontaa koko ohjelmakauden ajan sen varmistamiseksi, että vahvistettuja rahoituskäytäntöjä noudatetaan
Suoritetaan todentamisia, joiden avulla tarkistetaan täydentävyys yhteisön muiden rahoitusohjelmien kanssa päällekkäisen rahoituksen välttämiseksi
Sääntöjenvastaisuudet, oikaisut ja takaisinperinnät
[Kuvauksen tulisi kattaa vastuuviranomainen, valtuutettu viranomainen / valtuutetut viranomaiset sekä todentamisviranomainen]
Vahvistetaan sääntöjenvastaisuuden määritelmät ja niiden yhdenmukaisuus yhteisön vaatimusten kanssa
Käytössä on mekanismeja sen varmistamiseksi, että sääntöjenvastaisuudet havaitaan ajoissa ja oikaisuihin ryhdytään välittömästi
Käytössä on menettelytapoja sen varmistamiseksi, että komissiolle ilmoitetaan havaituista sääntöjenvastaisuuksista ja mahdollisista oikaisutoimista tähän päätökseen perustuvien velvoitteiden mukaisesti
Käytössä on menettelytapoja sen varmistamiseksi, että annettuja perintämääräyksiä ja mahdollisia viivästyskorkoja seurataan kunnolla
Kun perintämääräyksistä ei saada maksuja, syyt selvitetään sen arvioimiseksi, tulisiko jäsenvaltioiden maksaa tuki takaisin yhteisön talousarvioon
Tarkastuskäyntien valmistelu ja toteuttaminen
[Kuvauksen tulisi kattaa tarkastusviranomainen, vastuuviranomainen ja valtuutettu viranomainen / valtuutetut viranomaiset mahdollisina tarkastettavina sekä todentamisviranomainen päätelmien vastaanottajana]
Tarkastuskäytäntö noudattaa kansainvälisesti hyväksyttyjä vaatimuksia
Tarkastuskäsikirja on laadittu tarkastajien käyttöön perussäädöksessä määriteltyjen vaatimusten pohjalta
Tarkastuksilla todennetaan, että hallinnointi- ja valvontajärjestelmät toimivat tehokkaasti
Tukikelpoisiin menoihin kohdistuvat tarkastukset perustuvat asianmukaiseen otokseen ja käsittävät ainakin 10 prosenttia tukikelpoisista kustannuksista
Tukikelpoisista kustannuksista todennetaan ainakin seuraavien tekijöiden osalta niiden noudattaminen, tehokkuus ja vaikuttavuus: valintamenettely, hankkeen tavoitteet, saavutusten todenmukaisuus, kustannusten tukikelpoisuus sekä pätevät tositteet kuluista, kansallisesta yhteisrahoituksesta ja jäljitysketjusta
Aikaisempia suosituksia seurataan säännöllisesti
Vastuuviranomaisen toteuttamia hankkeita tutkitaan hyvin tarkasti
Tarkastuskertomus vuosiohjelmista ja niihin liittyvistä ilmoituksista
[Kuvauksen tulisi koskea tarkastusviranomaista]
Vahvistetaan menettelyt lujittamaan järjestelmätarkastuksen ja hanketarkastuksen päätelmiä jokaisen vuosiohjelman osalta
Tehdään tarkastuksia maksupyyntöjen pätevyyden arvioimiseksi
Käynnistetään lisätutkimuksia, jos havaitaan järjestelmävirheitä tai olennaisuusrajaa koskevia virheitä
Asianmukaisesti valtuutettu henkilö hyväksyy kertomuksen ja siihen liittyvät ilmoitukset
Menojen todentaminen
[Koskee ensisijaisesti todentamisviranomaista, mutta myös vastuuviranomaista sekä valtuutettua viranomaista / valtuutettuja viranomaisia]
Vahvistetaan menettelyt sen varmistamiseksi, että vastuuviranomaiselta saadaan tarvittavat tiedot todentamista varten
Vahvistetaan menettelyt sen varmistamiseksi, että tarkastusviranomaiselta saadaan tarkastuskertomus jokaisen vuosiohjelman ja siihen liittyvien ilmoitusten osalta
Vahvistetaan menettelyt sen varmistamiseksi, että perintätoimet otetaan huomioon lopullista menoilmoitusta varten ja seurataan meneillään olevia oikeudellisia menettelyjä tai hallinnollisia muutoksenhakuja, joilla on perintätoimia lykkäävä vaikutus
Tehdään todentamisia menoilmoitusten täsmällisyyden ja täydellisyyden varmistamiseksi (erityisesti komissiolta saatujen ennakkomaksuerien tuottamista koroista sekä sen tehokkaasta käytöstä kansallisena rahoitusosuutena)
Kun kyseessä on kansallinen valuutta, euromäärän laskemisessa käytetyt menetelmät ovat yhdenmukaisia komission määrittelemien sääntöjen kanssa
[Koskee vastuuviranomaista ja valtuutettua viranomaista / valtuutettuja viranomaisia]
Arviointia koskevilla komission ohjausasiakirjoilla on laaja jakelu ja ne ovat kaikkien mahdollisten lopullisten tuensaajien ja muiden asianomaisten osapuolien saatavilla
Lopullisten tuensaajien antamat keskeiset toiminnalliset ja rahoitusmarkkinoita kuvaavat indikaattorit kirjataan hankkeiden saavutusten mittaamiseksi
Vastuuviranomainen (ja/tai valtuutetut viranomaiset) varmistavat, että annetut indikaattorit ovat sopivia mittaamaan kunkin hankkeen lopputulosta ja tuloksia
Käytössä on menettelytapoja sen varmistamiseksi, että tarpeellinen arviointi suoritetaan perussäädöksen edellyttämällä tavalla
4. TIEDONHALLINTA
Menettelyjen dokumentointi
[Kattaa kaikki viranomaiset]
Viranomaiset varmistavat, että tämän päätöksen 7 artiklassa mainitut vahvistetut menettelyt noudattavat kansallista ja yhteisön lainsäädäntöä (esim. julkisten hankintojen ja kirjanpitosääntöjen osalta)
Asianmukaisesti valtuutettu henkilö hyväksyy menettelyt
Vahvistetuissa menettelyissä annetaan täsmälliset ohjeet kunkin päätoiminnan osalta ja selostetaan päätöksentekoprosessit toimintojen suorittamisen osalta
Käytössä on järjestelyjä sen varmistamiseksi, että asianomaiselle henkilökunnalle tiedotetaan vahvistetuista menettelyistä
Tarpeen mukaan näihin menettelyihin sisältyy tarkistuslistojen käyttö, joissa on yhteenveto suoritettavista keskeisistä tarkastuksista
Käytössä on järjestelyjä henkilötietojen suojaamisen varmistamiseksi
Tilinpäätös ja kirjanpito
[Koskee vastuuviranomaista, valtuutettua viranomaista / valtuutettuja viranomaisia sekä todentavaa viranomaista]
Käytössä on järjestelyjä sen varmistamiseksi, että tilinpäätöksen tiedot ovat täydellisiä, luotettavia ja oikeita. Kirjanpitojärjestelmä mahdollistaa erityisesti
kaikkien yhteisön varojen jäljitettävyyden lopullisten tuensaajien ja hankkeiden tasolla
komissiolta saatujen ennakkomaksuerien mahdollisesti tuottamien korkojen yksilöinnin
annettujen perintämääräysten ja tarvittaessa niiden maksamisen yksilöinnin
Tilinpäätös- ja kirjanpitotietojen raportointijärjestelmä noudattaa kansallista tietosuojalainsäädäntöä
Tilintarkastus- ja rahoituskertomusmenettely on sähköisessä muodossa
Tarpeen vaatiessa on olemassa varmistusjärjestelmä toimintojen jatkuvuuden turvaamiseksi
Raportointi komissiolle
Lyhyt kuvaus prosessista
Raportointivelvoitteet on yksilöity samoin kuin vaikutus varoihin
Vahvistetut menettelyt mahdollistavat valtuutettujen viranomaisten asianmukaisen, oikea-aikaisen ja täydellisen panoksen
Asianmukaisesti valtuutettu henkilö hyväksyy raportit
Mikä taho säilyttää seuraavia asiakirjoja?
Vastuussa oleva elin/yksikkö
Kuvaus hallinto- ja valvontajärjestelmistä mukaan luettu(i)na opaskirja(t) menettelyistä
Tarkastusstrategia
Kansalliset monivuotiset ohjelmat ja niiden mahdolliset tarkistukset
Kansalliset vuosiohjelmat ja niiden mahdolliset tarkistukset
Euroopan komission päätökset monivuotisista ja yksivuotisista ohjelmista
Ehdotuspyynnöt/tarjouskilpailut
Hakemus-/sopimusasiakirjat
Saatujen ehdotusten/tarjousten hallinnollinen, tekninen ja taloudellinen tarkastelu (arviointilomakkeet) ja arviointikomitean raportit
Päätökset tuen myöntämisestä tai hylkäämisestä
Hankkeiden tukisopimukset
Päätökset rahoitussitoumuksista kunkin hankkeen osalta
Edunsaajien esittämät väli- ja loppuraportit
Tuettujen hankkeiden rahoitusselvitykset ja maksuhakemukset
Tositteet tuettujen hankkeiden menoista ja tuloista
Etujen maksu-/perintävaltuutukset (todiste suoritetuista todentamisista)
Tukien maksu-/takaisinperintämääräykset
Tositteet tukien maksamisesta/perinnästä
Otosmenettelyyn liittyvä dokumentointi tarkastuksen osalta
Hankkeiden tarkastusraportit
Raportit jäsenvaltiossa suoritetuista hallinto- ja valvontajärjestelmien tarkastuksista
Vuosiohjelmien tarkastusraportit
Tarkastuslausunnot hallinto- ja valvontajärjestelmistä
Tarkastusilmoitukset maksupyyntöjen pätevyydestä
Euroopan komissiolle toimitetut maksupyynnöt
Euroopan komissiolle toimitettu menojen todentaminen
Euroopan komissiolle toimitetut raportit toteutuksen edistymisestä
Euroopan komissiolle toimitetut loppuraportit
Tositteet Euroopan komissiolta saaduista maksuista
Euroopan komissiolle toimitetut arviointiraportit
5. HALLINTO- JA VALVONTAJÄRJESTELMIEN KUVAUKSEN HYVÄKSYMINEN
Allekirjoittanut todentaa vastuuviranomaisen tunnistus- ja sisäisiä valvontajärjestelmiä koskevien tietojen täsmällisyyden ja täydellisyyden.
Virka-asema:
Allekirjoittanut todentaa todentamisviranomaisen tunnistus- ja sisäisiä valvontajärjestelmiä koskevien tietojen täsmällisyyden ja täydellisyyden.
Allekirjoittanut todentaa tarkastusviranomaisen tunnistus- ja sisäisiä valvontajärjestelmiä koskevien tietojen täsmällisyyden ja täydellisyyden
voi vahvistaa, että edellä kuvattu antaa luotettavan kuvan kaikista hallinto- ja valvontajärjestelmistä.
Arviointien perusteella ja/tai täytäntöönpanossa esiintyneiden vaikeuksien vuoksi tarkistettu versio
Strategisten suuntaviivojen tarkistamisen vuoksi tarkistettu versio
RAHASTO:
VASTUULLINEN VIRANOMAINEN:
RAPORTOINTIJAKSO:
1. TILANNE JÄSENVALTIOSSA
Jäsenvaltion lähtötilanteen kuvaus rahaston tavoitteiden kattamalla politiikan alalla
1.1 Kansallinen tilanne ja siihen vaikuttavat muuttajavirrat
1.2 Jäsenvaltion tähän mennessä toteuttamat toimet
1.3 Kohdennettujen kansallisten resurssien kokonaismäärä
2. ANALYYSI JÄSENVALTION TARPEISTA
2.1 Jäsenvaltion tarpeet suhteessa lähtötilanteeseen
2.2 Jäsenvaltion toiminnalliset tavoitteet, joiden avulla tarpeisiin on tarkoitus vastata
3. STRATEGIA TAVOITTEISIIN PÄÄSEMISEKSI
Kuvaus siitä, miten rahaston avulla edistetään tarpeisiin vastaamista, mitä painopisteitä on valittu ja miksi
3.1 Painopiste 1
3.2 Painopiste 2
3.3 jne.
Valittuja painopisteitä koskevat tiedot jaoteltuina
Strategian tavoite (tavoitteet) ja esimerkkejä avaintoiminnoista
Tavoitteen (tavoitteiden) sekä käytetyn (käytettyjen) indikaattorin (indikaattorien) kuvaus
Tarvittaessa arvio siitä, minkä avaintoimintojen katsotaan toteuttavan valitulle painopistealueelle kuuluvat erityiset painopisteet
4. YHTEENSOPIVUUS MUIDEN VÄLINEIDEN KANSSA
Arvio siitä, miten strategia sopii yhteen muiden alueellisten, kansallisten ja yhteisön välineiden kanssa
4.1 Painopiste 1
4.2 Painopiste 2
4.3 jne.
5. STRATEGIAN TÄYTÄNTÖÖNPANOPUITTEET
5.1 Ohjelman julkistaminen
5.2 Valittu lähestymistapa kumppanuusperiaatteen täytäntöönpanemiseksi
6. OHJEELLINEN RAHOITUSSUUNNITELMA
6.1 Yhteisön rahoitusosuus
6.1.1 Taulukko
Monivuotinen ohjelma – alustava rahoitussuunnitelma
Jäsenvaltio: […]
Rahasto: […]
(tuhansina euroina – nykyhintoina)
Painopiste 1: […]
Painopiste 2: […]
Painopiste 3: […]
Painopiste: […]
6.1.2 Huomioita luvuista/suuntauksista
6.2 Kokonaisrahoitussuunnitelma
6.2.1 Taulukko
Kokonaisrahoitussuunnitelma
Julkinen yhteisrahoitus
Yksityinen yhteisrahoitus
Yhteisön rahoitusosuus, %
6.2.2 Huomioita luvuista/suuntauksista
[vastuuhenkilön allekirjoitus]
1. OHJELMAN PERUSTEELLA RAHOITETTAVIEN HANKKEIDEN VALINTAA KOSKEVAT YLEISET SÄÄNNÖT
2. HALLINTO- JA VALVONTAJÄRJESTELMIEN MUUTOKSET (tarvittaessa)
3. OHJELMASTA TUETTAVAT VALITTUIHIN PAINOPISTEISIIN LIITTYVÄT TOIMET
3.1 Painopisteen 1 toteuttavat toimet
3.2 Painopisteen 2 toteuttavat toimet
Esitettäessä toimet kohdissa 3.1 jne. on tarvittaessa tehtävä erittely sen mukaisesti kuin toimien luokat on kuvattu perussäädöksessä.
Esitettyyn toimeen liittyvät näkökohdat kuvattaessa toimia kohdissa 3.1 jne.
Toimen tavoite ja soveltamisala
Oletetut tuensaajat
Tarvittaessa perustelut sellaisen (sellaisten) hankkeen (hankkeiden) osalta, joiden toteutuksessa vastuuviranomainen on toiminut suoraan toteuttavana tahona
Odotetut määrälliset tulokset ja käytettävät indikaattorit
Yhteisön rahoituksen näkyvyys
Täydentävyys vastaavien muista yhteisön välineistä rahoitettujen toimien kanssa, tarvittaessa
4. TEKNINEN APU
4.1 Teknisen avun tarkoitus
4.2 Odotetut määrälliset tulokset
4.3 Yhteisön rahoituksen näkyvyys
5. ALUSTAVA RAHOITUSSUUNNITELMA
Vuosiohjelma – alustava rahoitussuunnitelma
Vuosiohjelma: […]
(kaikki luvut euroina)
Painopisteen nro
Erityisen painopisteen nro (1)
% EY
(e=a/d)
Osuus kokonaismäärästä
(d/kokonaismäärä d)
Toimi 1: […]
Toimi 2: […]
Toimi 3: […]
Toimi 4: […]
Toimi 5: […]
Toimi …: […]
Toimi N: […]
Muu toiminta (2)
(1) Tarvittaessa.
(2) Tarvittaessa erityiset toimenpiteet, jotka on määritelty perussäädöksessä, esimerkiksi hätätoimenpiteet.
VASTUUVIRANOMAINEN:
A. Tekninen raportti
1. KÄYTÄNNÖN TOTEUTUS
1.1 Ohjelman täytäntöönpanoaikataulu
1.2 Hankkeiden ja tarjousten valintamenettelyjen sekä niiden tulosten kuvaus
1.3 Edistyminen valittuihin painopisteisiin kuuluvien ohjelmatoimien toteuttamisessa
1.3.1 Painopisteen 1 toteuttavat toimet
1.3.2 Painopisteen 2 toteuttavat toimet
1.3.3 jne.
1.4 Teknisen avun käyttö
1.5 Kohdatut ongelmat ja toteutetut toimenpiteet
2. RAHOITUKSEN TOTEUTUMINEN
Vuosiohjelman täytäntöönpanoa koskeva väliselvitys
Tilanne: [päivä/kuukausi/vuosi]
EY:ltä saadut ennakkomaksut: [määrä]
Suunniteltu, jäsenvaltio
Sitouduttu jäsenvaltion tasolla
Jäsenvaltion lopullisille tuensaajille maksama EY:n rahoitusosuus
Lopullisille tuensaajille tähän mennessä aiheutuneet tukikelpoiset kokonaiskustannukset
Suunnitellut kokonaiskustannukset
EY:n rahoitusosuus
EY, %
Tukikelpoiset kokonaiskustannukset
> 60 % ennakkomaksu(i)sta saatu?
3. SÄÄNTÖJENVASTAISUUKSIEN RAPORTOINTI
Ilmoitettu uusista sääntöjenvastaisuuksista (3)?
Kyllä (jos Kyllä, täyttäkää taulukko 2)
Ensimmäinen raportointi sääntöjenvastaisuuksista
Säännös, jota rikottu
Sääntöjenvastaisuuden luonne
Ensimmäisten tietojen päivämäärä/lähde
Osoitusmenetelmä
Petoksen mahdollisuus
Kyseessä oleva määrä euroina
(yhteisön rahoitusosuus)
Aikaisempien sääntöjenvastaisuuksien seuranta
Kyllä (jos Kyllä, täyttäkää taulukko 3)
Sääntöjenvastaisuuksien seurantaa koskeva raportointi
Kyseessä oleva määrä (EY:n rahoitus) euroina
Perintämääräys
(määrät euroina)
EY:n rahoituksen peruutus
Perinnästä luovuttu
B. Pyyntö maksaa toinen ennakkomaksu
Allekirjoittanut [vastuuhenkilön nimi suuraakkosin],
joka edustaa [rahaston nimi] hallinnoinnista ja täytäntöönpanosta vastaavaa viranomaista, pyytää maksamaan seuraavan summan toisena ennakkomaksuna:
(määrä kahden desimaalin tarkkuudella)
Maksupyyntö voidaan hyväksyä, sillä
vuosiohjelman täytäntöönpanoa koskeva väliselvitys on toimitettu komissiolle tai on liitteenä;
todennettu menoilmoitus, jonka mukaan toteutuneet menot kattavat vähintään 60 prosenttia ensimmäisen ennakkomaksun määrästä, on toimitettu tai on liitteenä;
vuosiohjelma on pantu täytäntöön moitteettoman varainhoidon periaatteen mukaisesti, ja on kohtuullinen varmuus siitä, että taustalla olevat taloustoimet ovat laillisia ja sääntöjenmukaisia;
komissio ei ole antanut niiden toimien osalta, joista meno on pyynnössä ilmoitettu, perustamissopimuksen 226 artiklassa tarkoitettua rikkomista koskevaa perusteltua lausuntoa.
Komissio suorittaa maksun:
Maksujen vastaanottamisesta vastaava viranomainen
Tilin haltija (jos ei sama kuin maksujen vastaanottamisesta vastaava viranomainen)
Toimivaltaisen viranomaisen nimi suuraakkosin, leima, asema ja allekirjoitus
(2) Tarvittaessa erityiset toimenpiteet, jotka määritellään oikeusperustassa, esimerkiksi hätätoimenpiteet tai uudelleensijoitetut henkilöt.
(3) Komissiolle viimeksi lähetetyn väliraportin/loppuraportin jälkeen.
(4) Kokonaismäärä, joka pyydetään ensimmäisen ennakkomaksun lisäksi.
1.2 Väliselvityksessä annetun hankkeiden ja tarjousten valintamenettelyjen sekä niiden tulosten kuvauksen päivitys, tarvittaessa
1.3 Valittuihin painopisteisiin kuuluvien ohjelmatoimien toteuttamisen tulokset
Esitettyyn toimeen liittyvät näkökohdat kuvattaessa toimia kohdassa 1.3 jne.
Komission hyväksymät ohjelman muutokset (tarvittaessa)
Täytäntöönpanon aikana ja sen jälkeen toteutetut seurantatoimenpiteet
Varsinaiset tulokset
Varsinaisten tulosten arviointi vertaamalla niitä ohjelmassa asetettuihin tavoitteisiin ja indikaattoreihin
1.4 Teknisen avun tulokset
1.5 Havaitut ongelmat ja ohjelman täytäntöön panemiseksi toteutetut toimenpiteet
1.6 Sovelletut menettelyt sellaisen (sellaisten) hankkeen (hankkeiden) osalta, joiden toteutuksessa vastuuviranomainen on toiminut suoraan toteuttavana tahona (tarvittaessa)
1.7 Johdonmukaisuus ja täydentävyys muiden välineiden kanssa
2. MONIVUOTISEN OHJELMAN TÄYTÄNTÖÖNPANON EDISTYMISEN ARVIOINTI
3. TOTEUTETUT TOIMENPITEET OHJELMAA KOSKEVIEN TIETOJEN ANTAMISEKSI
3.1 Monivuotisen (1) ohjelman ja vuosiohjelman julkistamiseksi toteutetut toimenpiteet
3.2 Näkyvyysperiaatteen toteuttaminen
4. RAHOITUKSEN TOTEUTUMINEN
Vuosiohjelman täytäntöönpanoa koskeva loppukertomus
Yksityiskohtainen rahoituskertomus
Painopiste/muut toimet: […]
Tilanne: [päivä/kuukausi/vuosi
Jäsenvaltion suunnittelema
Vastuuviranomaisen hyväksymät varsinaiset luvut
(tuensaajille aiheutuneet kustannukset ja EY:n lopullinen rahoitusosuus)
Erityisen painopisteen nro (2)
EY:n rahoitusosuus, %
Erääntyvä EY:n rahoitusosuus
Maksettu EY:n rahoitusosuus
EY:n vielä maksettava/VV:n perittävä
(k = h–j)
hanke 1: […]
hanke N: […]
Toimi 1 yhteensä
Toimi … yhteensä: … […]
Toimi: N […]
Toimi N yhteensä
Muu toiminta (3)
4.1 Luettelo kaikista 30 päivänä kesäkuuta vuonna N + 2 vireillä olevista perintämenettelyistä (N = tämän vuosiohjelman vuosi)
Luettelo vireillä olevista perintämääräyksistä
Takaisin perittävä määrä yhteensä
Takaisin perittävä EY:n rahoitusosuus
Johdettu asiaankuuluvasta rahoituskertomuksesta
Perinnän syyt
4.2 Luettelo perintämääräyksistä, jotka eivät sisälly edellisten vuosiohjelmien rahoitusselvityksiin (tarvittaessa)
Luettelo perintämääräyksistä, joita ei vielä ole vähennetty aikaisemmista menoilmoituksista
Takaisin peritty määrä yhteensä
Takaisin peritty EY:n rahoitusosuus
Perintäpäivämäärä
5. SÄÄNTÖJENVASTAISUUKSIEN RAPORTOINTI
Ilmoitettu uusista sääntöjenvastaisuuksista (4)?
Kyllä (jos Kyllä, täyttäkää taulukko 4)
Kyllä (jos Kyllä, täyttäkää taulukko 5)
Kyseessä oleva määrä
(EY:n rahoitus) euroina
Yhteenveto yksittäisistä hankkeista (sivu/hanke) siten, että esitetään tavoitteet, tulokset, asiaankuuluvat indikaattorit ja rahoitustaulukko.
B. Pyyntö maksaa tuen loppuerä / Maksuilmoitus
Allekirjoittanut [vastuuhenkilön nimi suuraakkosin], joka edustaa [rahaston nimi] vastaavaa viranomaista,
pyytää maksamaan seuraavan summan:
euroa (5)
ilmoittaa seuraavan summan maksamisesta:
Tämä summa on tätä vuosiohjelmaa varten saadun (saatujen) ennakkomaksu(je)n yhteissumman ja tosiasiallisten ilmoitettujen menojen välinen erotus.
vuosiohjelman täytäntöönpanoa koskeva loppuselvitys on toimitettu komissiolle tai on liitteenä;
todennettu menoilmoitus on toimitettu tai on liitteenä;
tarkastusviranomaisen laatima vuosittainen tarkastuskertomus, lausunto hallinto- ja valvontajärjestelmän toiminnasta ja lausuma maksupyynnön pätevyydestä on toimitettu tai on liitteenä;
ennakkomaksuista kertyneet korot on kirjattu vuosiohjelmaan, ne katsotaan kansalliseksi rahoitusosuudeksi ja ne on otettu huomioon menoilmoituksessa;
vuosiohjelma on pantu täytäntöön moitteettoman varainhoidon periaatteen mukaisesti ja on kohtuullinen varmuus siitä, että taustalla olevat taloustoimet ovat laillisia ja sääntöjenmukaisia;
komissio ei ole antanut niiden toimien osalta, joista meno on pyynnössä ilmoitettu, perustamissopimuksen 226 artiklassa tarkoitettua rikkomista koskevaa lausuntoa perusteluineen.
(1) Sovelletaan ainoastaan ensimmäisen vuosiohjelman täytäntöönpanoa koskevaan loppukertomukseen.
(3) Tarvittaessa erityiset toimenpiteet, jotka määritellään perussäädöksessä, esimerkiksi hätätoimenpiteet tai uudelleensijoitetut henkilöt.
(4) Komissiolle viimeksi lähetetyn väliraportin/loppuraportin jälkeen.
(5) Kokonaismäärä, joka pyydetään ennakkomaksu(je)n lisäksi.
(6) Maksettava kokonaismäärä ennakkomaksu(je)n tilityksen jälkeen.
1. TARKASTUSYMPÄRISTÖ
1.1 Strategian soveltamisala (kyseiset rahastot)
1.2 Ajanjakso, jota strategia koskee
1.3 Sovelletut tarkastusstandardit
2. RISKINARVIOINTI
2.1 Riskien tunnistaminen ja arviointi
2.2 Riskeihin vastaaminen ja jäljelle jäävä riski
3. TAVOITTEET JA PAINOPISTEET
3.1 Tarkastusten tavoitteet
3.2 Tarkastusten painopisteet
4. TILINTARKASTUKSEN SUORITTAMINEN
4.1 Järjestelmätarkastukset
4.1.1 Tarkastustyöstä vastaava(t) elin (elimet)
4.1.2 Tarkastettavat viranomaiset
4.1.3 Järjestelmätarkastusten kattamat horisontaaliset aiheet
4.1.4 Alustava monivuotinen suunnitelma järjestelmätarkastusta varten (jos mahdollinen)
4.2. Hankkeiden tarkastukset
4.2.1 Tarkastustyöstä vastaava(t) elin (elimet)
4.2.2 Otantamenetelmän kuvaus
5. TARKASTUSSUUNNITELMAT KALENTERIVUOSILLE 2007 JA 2008
5.1 Vuosi 2007 (1)
Järjestelmätarkastukset
Asianomaiset viranomaiset
Asianomaiset menettelyt
Henkilötyöpäivää
Hankkeiden tarkastukset
Ohjelmavuosi
Painopistealue
Lopullinen tuensaaja
Hankkeen tukikelpoiset kustannukset yhteensä
Tarkastettavat kustannukset
Tiedot lisätään vuodelle 2007 tarkoitetun mallitaulukon mukaisesti.
Tarkastusstrategian liite (liitteet) (2): Vuotuiset suunnitelmat
KALENTERIVUOSI:
1. MUUTOKSET TARKASTUSSTRATEGIAAN, TARVITTAESSA
2. EDELLISVUOSIEN TARKASTUSTEN TÄRKEIMMÄT TULOKSET
3. TARKASTUSSUUNNITELMA VUODELLE 20XX
(1) Soveltuvin osin.
(2) Toimitettava tarkastusstrategian jälkeen, 25 artiklan 2 kohdan mukaisesti.
VUOSIOHJELMA, JOTA KERTOMUS KOSKEE: …
A. Vuosittainen tarkastuskertomus
1.1 Kertomuksen valmisteluun osallistuneet elimet
1.2 Asianomaiseen vuosiohjelmaan liittyvien tarkastussuunnitelmien täytäntöönpanoa koskevat tärkeimmät muutokset ja niiden perustelut
1.3 Yhteenveto tarkastusten tuloksista taulukkona
Edellisen kertomuksen jälkeen päätökseen saadut järjestelmätarkastukset
Käytetyt henkilötyöpäivät
Loppukertomuksen päivämäärä
Vuosiohjelmaan 20xx liittyvien hankkeiden tarkastukset
Tukikelpoiset kustannukset yhteensä
Tarkastetut tukikelpoiset kustannukset
Rahoitusoikaisu
Vuosiohjelma yhteensä
Kattavuusaste:
(= f/e)
2. JÄRJESTELMÄTARKASTUKSET
2.1 Elimet, jotka suorittivat tarkastukset
2.2 Lyhyt luettelo tehdyistä tarkastuksista
2.3 Hallinto- ja valvontajärjestelmien tarkastuksissa tehdyt tärkeimmät havainnot, suositukset ja päätelmät
2.4 Tarkastuksessa tehtyjen havaintojen taloudellinen vaikutus
2.5 Lisätyö, tarvittaessa
2.6 Havaitut ongelmat, joiden katsottiin olevan järjestelmää koskevia, ja toteutetut toimenpiteet, mahdollisten rahoitusoikaisujen määrä mukaan luettuna
2.7 Tiedot tarkastuksen suositusten seurannasta
3. HANKKEIDEN TARKASTUKSET
3.1 Elimet, jotka suorittivat tarkastukset
3.2 Lyhyt luettelo tehdyistä tarkastuksista ja tarkastettujen menojen prosenttiosuus suhteessa komissiolle ilmoitettujen tukikelpoisten menojen kokonaismäärään
3.3 Tarkastuksissa tehdyt tärkeimmät havainnot, suositukset ja päätelmät toteutettujen hankkeiden osalta
3.4 Tarkastusten tuloksista tehdyt päätelmät hallinto- ja valvontajärjestelmien tehokkuuden osalta
3.5 Tarkastuksessa tehtyjen havaintojen taloudellinen vaikutus
3.6 Lisätyö, tarvittaessa
3.7 Tiedot tarkastuksen suositusten seurannasta
3.8 Havaitut ongelmat, joiden katsottiin olevan järjestelmää koskevia, ja toteutetut toimenpiteet, mahdollisten rahoitusoikaisujen määrä mukaan luettuna
4. AIKAISEMPIIN KERTOMUKSIIN SISÄLTYVÄN TARKASTUSTOIMINNAN SEURANTA, TARVITTAESSA
4.1 Tiedot aikaisempien järjestelmätarkastusten suositusten seurannasta
4.2 Tiedot aikaisempien vuosiohjelmien järjestelmää koskevien toimien tarkastusten tuloksista
B. Lausunto hallinto- ja valvontajärjestelmien toiminnasta
Euroopan komissiolle
Allekirjoittanut, joka edustaa [jäsenvaltion nimeämän tarkastusviranomaisen nimi], on tarkastellut [rahaston nimi] hallinto- ja valvontajärjestelmien toimintaa vuosiohjelmassa [20XX] toteutettujen toimien osalta antaakseen lausunnon siitä, toimivatko järjestelmät tehokkaasti siten, että voidaan saada kohtuullinen varmuus komissiolle esitettyjen menoilmoitusten oikeellisuudesta ja näin kohtuullinen varmuus niiden taustalla olevien taloustoimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta.
2. TUTKIMUKSEN LAAJUUS
Tutkimus tehtiin tätä rahastoa koskevan tarkastusstrategian mukaisesti ajanjaksona [pv/kk/vuosi]–[pv/kk/vuosi] ja raportoitiin vuotuisen tarkastuskertomuksen A osassa.
Mitkään rajoitukset eivät vaikuttaneet tarkasteluun.
Tarkastelua ovat rajoittaneet seuraavat seikat:
(Ilmoitetaan kaikki tarkasteluun mahdollisesti vaikuttaneet rajoitukset, kuten järjestelmään liittyvät ongelmat, hallinto- ja valvontajärjestelmän puutteet, tositeasiakirjojen puuttuminen, oikeudellisten menettelyjen kohteena olevat tapaukset jne., ja arvioidaan niiden menojen määrä ja yhteisön rahoitusosuus, joihin nämä rajoitukset ovat vaikuttaneet. Jos tarkastusviranomainen ei katso rajoitusten vaikuttaneen ilmoitettuihin menoihin, on tämä mainittava.)
Joko (Varaukseton lausunto):
Edellä esitetyn tarkastelun perusteella käsityksenäni on, että [rahaston nimi] hallinto- ja valvontajärjestelmät vastasivat edellä mainitun vuosiohjelman osalta perussäädöksessä [viite] ja komission päätöksessä N:o [XXX/2007/EY] säädettyjä vaatimuksia ja toimivat tehokkaasti siten, että saatiin kohtuullinen varmuus komissiolle esitettyjen menoilmoitusten oikeellisuudesta ja näin kohtuullinen varmuus niiden taustalla olevien taloustoimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta.
tai (Varauksellinen lausunto):
Edellä esitetyn tarkastelun perusteella käsityksenäni on, että [rahaston nimi] hallinto- ja valvontajärjestelmät vastasivat edellä mainitun vuosiohjelman osalta perussäädöksessä [viite] ja komission päätöksessä N:o [XXX/2007/EY] säädettyjä vaatimuksia ja toimivat tehokkaasti siten, että saatiin kohtuullinen varmuus komissiolle esitettyjen menoilmoitusten oikeellisuudesta ja näin kohtuullinen varmuus niiden taustalla olevien taloustoimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta, seuraavia seikkoja lukuun ottamatta:
Olen tätä mieltä siksi, että tämä (nämä) järjestelmän osa (osat) ei täyttänyt (eivät täyttäneet) vaatimuksia ja/tai ei toiminut (eivät toimineet) siten, että voitaisiin saada kohtuullinen varmuus komissiolle esitettyjen menoilmoitusten oikeellisuudesta, seuraavilta osin:
Arvioni mukaan päätelmäni (päätelmieni) vaikutukset ovat […] prosenttia ilmoitetuista kokonaismenoista. Yhteisön rahoitusosuus, johon tämä vaikuttaa, on siis […].
tai (Kielteinen lausunto):
Edellä esitetyn tarkastelun perusteella käsityksenäni on, että [rahaston nimi] hallinto- ja valvontajärjestelmä ei vastannut edellä mainitun vuosiohjelman osalta perussäädöksessä [viite] ja komission päätöksessä N:o [XXX/2007/EY] säädettyjä vaatimuksia eikä toiminut tehokkaasti siten, että olisi saatu kohtuullinen varmuus komissiolle esitettyjen menoilmoitusten oikeellisuudesta ja näin kohtuullinen varmuus niiden taustalla olevien taloustoimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta.
Tämä kielteinen lausunto perustuu seuraavaan:
C. Maksupyynnön vahvistaminen
Allekirjoittanut, joka edustaa (jäsenvaltion nimeämän tarkastusviranomaisen nimi), on tarkastellut [rahaston nimi] vuosiohjelman [20xx] osalta tehdyn tarkastustyön tuloksia [ja tehnyt tarpeelliseksi katsomansa lisätarkastukset kertomuksessa esitetyllä tavalla].
Allekirjoittanut on suunnitellut ja suorittanut tarkastelun arvioidakseen, onko vuosiohjelmaa [20xx] koskeva yhteisön rahoitusosuuden loppumaksua koskeva maksupyyntö pätevä ja ovatko tätä vuosiohjelmaa koskevien menoilmoitusten perusteena olevat taloustoimet laillisia ja sääntöjenmukaisia.
Edellä tarkoitetun tutkimuksen perusteella käsityksenäni on, että menoilmoituksissa on kaikissa olennaisissa suhteissa esitetty asianmukaisesti vuosiohjelman mukaisesti maksetut menot ja että tätä vuosiohjelmaa koskeva yhteisön rahoitusosuuden loppumaksua koskeva maksupyyntö on pätevä.
Edellä tarkoitetun tutkimuksen perusteella käsityksenäni on, että menoilmoituksissa on kaikissa olennaisissa suhteissa esitetty asianmukaisesti vuosiohjelman mukaisesti maksetut menot ja että tätä vuosiohjelmaa koskeva yhteisön rahoitusosuuden loppumaksua koskeva maksupyyntö on pätevä, seuraavia seikkoja lukuun ottamatta:
Arvioni mukaan päätelmäni (päätelmieni) vaikutukset ovat … ilmoitetuista kokonaismenoista. Yhteisön rahoitusosuus, johon tämä vaikuttaa, on siis …
Edellä tarkoitetun tutkimuksen perusteella käsityksenäni on, että menoilmoituksissa ei ole kaikissa olennaisissa suhteissa esitetty asianmukaisesti vuosiohjelman mukaisesti maksettuja menoja ja näin ollen tätä vuosiohjelmaa koskeva yhteisön rahoitusosuuden loppumaksua koskeva maksupyyntö ei ole pätevä.
TODENTAMISVIRANOMAINEN:
VUOSIOHJELMA, JOTA TODENTAMINEN KOSKEE:
Allekirjoittanut [vastuuhenkilön nimi],
joka edustaa [rahaston nimi] varten nimettyä todentamisviranomaista,
todistaa, että vuosiohjelman täytäntöönpanoa koskevaan väliselvitykseen sisältyvien menojen kokonaismäärä on
Allekirjoittanut todistaa myös, että toimet edistyvät vuosiohjelman hyväksymisestä tehdyssä komission päätöksessä asetettujen tavoitteiden sekä perussäädöksen ja sen soveltamissääntöjen mukaisesti ja erityisesti että:
menoilmoitus on todenmukainen ja laadittu luotettavan kirjanpitojärjestelmän ja todennettavissa olevien tositteiden perusteella;
ilmoitetut menot ovat sovellettavien yhteisön ja kansallisten sääntöjen mukaisia ja aiheutuneet vuosiohjelmaan sovellettavien perusteiden ja sovellettavien yhteisön ja kansallisten sääntöjen, erityisesti julkisia hankintoja koskevien sääntöjen, mukaisesti rahoitettaviksi valituista toimista;
allekirjoittanut on saanut vastuuviranomaiselta todentamista varten tarvitsemansa tiedot menoilmoituksiin sisältyviä menoja koskevista menettelyistä ja tarkastuksista;
menoilmoituksessa ja pyynnössä maksaa toinen ennakkomaksu otetaan soveltuvin osin huomioon kaikki vuosiohjelman aikana takaisinperityt määrät ja mahdollisesti saadut korkotulot.
Tämä menoilmoitus perustuu tileihin, joiden väliaikainen tilinpäätös on tehty [pv/kk/20vv].
Perussäädöksen 43 artiklan mukaisesti tositteet ovat saatavilla vähintään viiden vuoden ajan sen jälkeen, kun komissio on päättänyt vuosiohjelman.
Todentavan viranomaisen nimi suuraakkosin, leima, asema ja allekirjoitus
(1) Lopullisten tuensaajien maksamien tai tekniseen apuun käytettyjen tukikelpoisten menojen kokonaismäärä.
todistaa, että vuosiohjelman täytäntöönpanoa koskevaan loppuselvitykseen sisältyvien menojen kokonaismäärä on
Allekirjoittanut todistaa myös, että toimet edistyvät vuosiohjelman hyväksymisestä tehdyssä komission päätöksessä asetettujen tavoitteiden sekä perussäädöksen mukaisesti ja erityisesti että
allekirjoittaneella on kohtuullinen varmuus taustalla olevien taloustoimien laillisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta;
tarkastusviranomaisen tekemien tai sen vastuulla tehtyjen tarkastusten tulokset on otettu asianmukaisesti huomioon;
menoilmoituksessa ja pyynnössä maksaa loppuerä otetaan soveltuvin osin huomioon kaikki vuosiohjelman aikana takaisinperityt määrät ja mahdollisesti saadut korkotulot.
Tämä menoilmoitus perustuu tileihin, joiden tilinpäätös on tehty [pv/kk/20vv].
Symbolikuvaus
Taivaansinisellä pohjalla kaksitoista kultaista tähteä muodostaa ympyrän, joka edustaa Euroopan kansojen unionia. Tähtien lukumääräksi on vahvistettu kaksitoista, joka on täydellisyyden ja yhtenäisyyden vertauskuva.
Heraldinen kuvaus
Taivaansinisellä pohjalla oleva kahdestatoista kultaisesta viisisakaraisesta tähdestä, joiden kärjet eivät kosketa toisiaan, muodostuva ympyrä.
Geometrinen kuvaus
Tunnus muodostuu sinisestä suorakulmiosta, jonka vaakasivu on puolitoista kertaa pystysivu. Kaksitoista kultaista tähteä asettuvat tasaisesti näkymättömän ympyrän kehälle. Ympyrän keskipiste sijaitsee suorakulmion lävistäjien leikkauspisteessä. Ympyrän säde on kolmasosa pystysivun korkeudesta. Kukin viisisakaraisista tähdistä on näkymättömän ympyrän sisällä, jonka säde on 1/18 pystysivun korkeudesta. Kaikki tähdet sijaitsevat kohtisuoraan, toisin sanoen yksi sakara ylöspäin ja kaksi sakaraa tangosta kohtisuoraan sijaitsevalla näkymättömällä viivalla. Tähdet sijaitsevat kuten kellotaulun tunnit. Niiden lukumäärä on muuttumaton.
Määräykset väreistä
Tunnuksen värit ovat seuraavat: Suorakulmion pohja on PANTONE REFLEX BLUE ja tähdet PANTONE YELLOW.
Neliväripainatusta käytettäessä kaksi vakioväriä on saatava neliväripainatuksen neljän värin pohjalta. PANTONE YELLOW saadaan 100-prosenttisesta ”Process Yellow'sta”. PANTONE REFLEX BLUE saadaan sekoittamalla 100-prosenttista ”Process Cyania” 80-prosenttiseen ”Process Magentaan”.
PANTONE REFLEX BLUE vastaa web-paletin väriä RGB:0/0/153 (heksadesimaali: 000099) ja PANTONE YELLOW vastaa web-paletin väriä RGB:255/204/0 (heksadesimaali: FFCC00).
Yksivärimenetelmä
Jos käytetään vain mustaa, suorakulmion ääriviivat ja tähdet painetaan mustalla valkoiselle pohjalle.
Jos käytetään vain sinistä (Reflex Blue), tausta painetaan 100-prosenttisella sinisellä ja tähdet negatiivivalkoisina.
Tulostaminen värillisellä pohjalla
Jos on pakko käyttää värillistä pohjaa, merkki rajataan valkoisella, jonka leveys on 1/25 suorakulmion korkeudesta.
EUROOPAN PAKOLAISRAHASTO
I Yleiset periaatteet
I.1 PERUSPERIAATTEET
Ollakseen tukikelpoisia menojen on perussäädöksen mukaisesti
kuuluttava rahaston soveltamisalaan ja sen tavoitteiden piiriin perussäädöksen 1 ja 2 artiklassa kuvatulla tavalla;
liityttävä perussäädöksen 3 artiklassa lueteltuihin tukikelpoisiin toimiin tai, hätätoimenpiteiden osalta, liityttävä perussäädöksen 5 artiklaan sisältyviin tukikelpoisiin toimiin;
oltava tarpeen hankkeeseen sisältyvien, komission hyväksymään monivuotiseen ja vuosiohjelmaan sisältyvien toimien toteuttamiseksi tai hätätoimenpiteisiin sisältyvien toimien toteuttamiseksi, sellaisina kuin ne on määritelty perussäädöksen 5 artiklassa, jos niillä muutetaan asianomaista vuotuista ohjelmaa;
oltava kohtuullisia ja moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisia erityisesti taloudellisuuden ja kustannustehokkuuden osalta;
oltava aiheutunut lopulliselle tuensaajalle ja/tai hankekumppaneille, joiden on oltava sijoittautunut johonkin jäsenvaltioon ja rekisteröitynyt siellä, lukuun ottamatta kansainvälisiä hallitustenvälisiä järjestöjä, jotka pyrkivät samoihin, perussäädöksessä vahvistettuihin tavoitteisiin. Tämän päätöksen 39 artiklan 2 kohta huomioon ottaen lopulliseen tuensaajaan sovellettavia sääntöjä on sovellettava soveltuvin osin hankekumppaneihin;
liityttävä perussäädöksen 6 artiklassa määriteltyihin kohderyhmiin;
oltava aiheutunut tukisopimuksen erityismääräysten mukaisesti.
Perussäädöksen 14 artiklan 6 kohdassa tarkoitettujen monivuotisten toimien osalta ainoastaan vuosiohjelmasta yhteisrahoitusta saava osa toimista katsotaan hankkeeksi, johon näitä tukikelpoisuussääntöjä sovelletaan.
Rahastosta tuettuja hankkeita ei saa rahoittaa muista yhteisön talousarviosta rahoitettavista lähteistä. Rahastosta tuetuille hankkeille on hankittava yhteisrahoitusta julkisista tai yksityisistä lähteistä.
I.2 HANKKEEN BUDJETTI
Hankkeen budjetti on esitettävä seuraavasti:
välittömät kustannukset
välilliset kustannukset (tukisopimuksessa määritelty kiinteä prosenttiosuus välittömistä kustannuksista)
käyttötarkoitukseensa sidotuilla tuloilla katettavat kustannukset (tarvittaessa)
EY:n rahoitusosuus (määritelty pienimmäksi niistä kolmesta summasta, jotka on ilmoitettu tämän päätöksen 12 artiklassa)
lopullisen tuensaajan ja hankekumppaneiden rahoitusosuus (1)
kolmansien osapuolten rahoitusosuus
hankkeen tuotto
= Tukikelpoiset kokonaiskustannukset
= Kokonaistulot
Budjetin on oltava tasapainossa: tukikelpoisten kokonaiskustannusten on vastattava kokonaistuloja.
I.3 TULOT JA VOITONTAVOITTELUN KIELLON PERIAATE
Rahastosta tuettujen hankkeiden on oltava voittoa tavoittelemattomia. Jos hankkeen päättyessä tulolähteet, tuotto mukaan luettuna, ovat menoja suuremmat, hankkeelle rahastosta myönnettävää rahoitusosuutta vähennetään vastaavasti. Hankkeen kaikkien tulolähteiden osuudet on kirjattava lopullisen tuensaajan tilikirjanpitoon tai veroasiakirjoihin, ja niiden on oltava todettavissa ja valvottavissa.
Hankkeen tulojen on muodostuttava kaikista rahoitusosuuksista, jotka on myönnetty sille rahastosta taikka julkisista tai yksityisistä lähteistä, mukaan luettuna lopullisen tuensaajan oma rahoitusosuus, sekä hankkeen mahdollisesta tuotosta. ”Tuotolla” tarkoitetaan tämän säännön osalta I.4 kohdassa kuvattuna tukikelpoisuusaikana hankkeelle muodostuneita tuloja myynnistä, vuokrauksesta, palveluista, maksuista tai muista vastaavista lähteistä.
Tämän päätöksen 12 artiklan c alakohdassa tarkoitettu yhteisön rahoitusosuus, joka muodostuu voitontavoittelun kiellon periaatteen soveltamisen tuloksena, lasketaan vähentämällä ”tukikelpoisista kokonaiskustannuksista” sekä ”kolmansien osapuolten rahoitusosuus” että ”hankkeen tuotto”.
I.4 TUKIKELPOISUUSAIKA
Hankkeeseen liittyvien kustannusten on oltava aiheutunut ja vastaavien maksujen (poistoja lukuun ottamatta) suoritettu 1 päivän tammikuuta jälkeen sinä vuonna, joka on mainittu rahoituspäätöksessä, jolla hyväksytään jäsenvaltioiden vuosiohjelmat. Tukikelpoisuusaika päättyy 31 päivänä joulukuuta vuonna N (2) + 1, mikä tarkoittaa, että hankkeeseen liittyvien kustannusten on oltava aiheutunut ennen tätä päivämäärää.
Edellä mainittua tukikelpoisuusaikaa koskee poikkeus hätätoimenpiteiden osalta (katso perussäädöksen 21 artiklan 3 kohta) sekä jäsenvaltioille annettavan teknisen avun osalta (katso V.3 kohta).
I.5 MENOJEN KIRJAAMINEN
Menojen on vastattava lopullisen tuensaajan suorittamia maksuja. Niiden on oltava (käteis)maksutapahtumia, lukuun ottamatta poistoja.
Pääsääntöisesti menot on todennettava virallisilla laskuilla. Jos tämä ei ole mahdollista, menojen tueksi on esitettävä vastaavalla tavalla todistusvoimaiset kirjanpitoasiakirjat tai tositteet.
Menojen on oltava eriteltävissä ja todennettavissa. Erityisesti on huolehdittava siitä, että ne on
kirjattu lopullisen tuensaajan kirjanpitoon;
määritetty lopullisen tuensaajan sijoittautumisvaltiossa sovellettavien kirjanpitosäännösten ja lopullisen tuensaajan tavanomaisten kustannuslaskentakäytäntöjen mukaisesti; sekä
ilmoitettu sovellettavan vero- ja sosiaalilainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
Tarvittaessa lopullisten tuensaajien on säilytettävä oikeaksi todistetut jäljennökset kirjanpitoasiakirjoista, joilla todennetaan hankekumppaneille kyseisen hankkeen yhteydessä muodostuneet tulot ja menot.
Tällaisen asiakirja-aineiston säilytyksessä ja käsittelyssä on noudatettava kansallista tietosuojalainsäädäntöä.
I.6 ALUEELLINEN KATTAVUUS
Perussäädöksen 3 ja 5 artiklassa kuvattuihin toimiin liittyvien menojen on oltava
aiheutunut I.1 kohdan e alakohdassa määritellyille lopullisille tuensaajille; sekä
aiheutunut jäsenvaltioiden alueella, lukuun ottamatta toimia, jotka koskevat perussäädöksen 3 artiklan 5 kohdassa tarkoitettua uudelleensijoittamista, joihin liittyvät menot voivat olla aiheutuneet jäsenvaltioiden alueella tai vastaanottavassa maassa.
Kolmansiin maihin rekisteröityneet ja sijoittautuneet hankekumppanit voivat osallistua hankkeisiin ilman kustannuksia, lukuun ottamatta kansainvälisiä hallitustenvälisiä järjestöjä. Tämän vuoksi näille kumppaneille aiheutuneet kustannukset eivät ole tukikelpoisia.
II Hankkeen tukikelpoiset menolajit
II.1 TUKIKELPOISET VÄLITTÖMÄT KUSTANNUKSET
Hankkeen tukikelpoisia välittömiä kustannuksia ovat kustannukset, jotka täyttävät edellä olevassa I luvussa vahvistetut yleiset tukikelpoisuusedellytykset ja jotka voidaan yksilöidä hankkeen toteuttamiseen välittömästi liittyviksi erityiskustannuksiksi. Välittömät kustannukset on otettava huomioon hankkeen arvioidussa kokonaisbudjetissa.
Tukikelpoisia ovat seuraavat välittömät kustannukset:
II.1.1 Henkilöstökulut
II.1.1.1 Yleiset säännöt
Välittömät henkilöstökulut ovat tukikelpoisia ainoastaan sellaisten henkilöiden osalta, joilla on hankkeessa tärkeä ja välitön asema, kuten hankevastaavat ja muu henkilöstö, joka on mukana hankkeeseen liittyvässä varsinaisessa toiminnassa, esimerkiksi hankkeen toiminnan suunnittelussa, operatiivisen toiminnan toteuttamisessa (tai seurannassa) tai palvelujen tarjoamisessa hankkeen lopullisille edunsaajille.
Lopullisen tuensaajan organisaation kuuluvan muun henkilöstön, joka toimii ainoastaan tukitehtävissä (kuten toimitusjohtaja, tilintarkastaja, hankintamenettelyn tukihenkilö, henkilöstöhallinnon tukihenkilö, tietotekniikan tukihenkilö, hallintoavustaja tai vastaanottovirkailija) osalta kulut eivät ole tukikelpoisia välittöminä kuluina, vaan ne katsotaan välillisiksi kuluiksi (katso II.2 kohta).
Henkilöstökulut on esitettävä yksityiskohtaisesti budjetissa siten, että ilmoitetaan tehtävät, henkilöstön lukumäärä ja nimet.
Jos henkilöiden nimet eivät vielä ole tiedossa tai niitä ei voida tuoda ilmi, on ilmoitettava niiden henkilöiden ammatilliset ja tekniset valmiudet, joiden on määrä toteuttaa kyseiset hankkeeseen liittyvät toimet/tehtävät.
Hankkeen toteuttamiseen osallistuvasta henkilöstöstä aiheutuvat kustannukset eli palkkakustannukset, joihin on lisätty sosiaaliturvamaksut ja muut lakisääteiset kustannukset, ovat tukikelpoisia, jos ne eivät ylitä lopullisen tuensaajan tavanomaisen palkkauskäytännön mukaista keskitasoa. Lukuun voidaan tarvittaessa sisällyttää kaikki tavanomaiset työnantajamaksut, mutta siihen ei voida sisällyttää mahdollisia bonuksia, kannustimia tai voitonjako-ohjelmia. Verot ja maksut (erityisesti välittömät verot ja palkkojen sosiaaliturvamaksut), jotka aiheutuvat rahastosta yhteisrahoitetuista hankkeista, ovat kuitenkin tukikelpoisia menoja vain, jos lopullinen tuensaaja on ne todella maksanut.
II.1.1.2 Julkisten elinten henkilöstökuluja koskevat erityisehdot
Hankkeen toteuttavien julkisten elinten henkilöstökulut katsotaan tukikelpoisiksi välittömiksi kustannuksiksi ainoastaan seuraavissa tilanteissa:
lopullinen tuensaaja on palkannut työntekijän ainoastaan hoitamaan hankkeen täytäntöönpanoa;
henkilö on lopullisen tuensaajan vakinainen työntekijä, joka
suorittaa nimenomaisesti hankkeen toteuttamiseen liittyviä tehtäviä ylityökorvausta vastaan, tai
on virallisesti siirretty hoitamaan nimenomaisesti hankkeen toteuttamiseen liittyviä, työntekijän normaaliin työnkuvaan kuulumattomia tehtäviä, ja kyseisen työntekijän varsinaisia työtehtäviä hoitaa toinen organisaation työntekijä.
II.1.2 Matka- ja oleskelukulut
Matka- ja oleskelukulut ovat tukikelpoisia välittöminä kuluina ainoastaan
lopullisen tuensaajan sen henkilöstön osalta, joiden kulut ovat II.1.1 kohdan mukaan tukikelpoisia;
asianmukaisesti perustelluissa poikkeustapauksissa lopullisen tuensaajan sen henkilöstön osalta, joka toimii II.1.1 kohdassa määritellyissä tukitehtävissä;
lopullisen tuensaajan henkilöstöön kuulumattomien muiden henkilöiden osalta, jotka osallistuvat hankkeen toimiin. Tässä tapauksessa on säilytettävä osallistujaluettelot todistusasiakirjoina.
Matkakulut korvataan toteutuneiden kustannusten perusteella. Korvauksen perustana on oltava halvin julkinen liikenneväline, ja lentomatkat on periaatteessa sallittava ainoastaan silloin, kun edestakaisen matkan pituus on yli 800 km, paitsi silloin kun matkakohteen sijainti edellyttää lentämistä. Tarkastuskortit (boarding pass) on säilytettävä. Korvaus oman auton käytöstä lasketaan yleensä joko julkisten liikennevälineiden käytöstä aiheutuvien kustannusten perusteella tai kyseisessä jäsenvaltiossa julkaistujen virallisten sääntöjen mukaisten taikka lopullisen tuensaajan käyttämien kilometrikorvaustaksojen perusteella.
Oleskelukulut ovat tukikelpoisia todellisten kustannusten tai päivärahojen perusteella. Jos organisaatiolla on oma päivärahojen korvaustaulukko, korvaukset eivät kuitenkaan saa ylittää jäsenvaltion lainsäädäntöön ja käytäntöön perustuvia ylärajoja. Oleskelukorvausten on yleensä katettava paikalliset matkat (taksimatkat mukaan luettuina), majoitus, ateriat, paikallispuhelut ja muut satunnaiset kulut.
II.1.3 Laitteet
II.1.3.1 Yleiset säännöt
Laitteiden hankintaan liittyvät kulut (jotka perustuvat ostetun omaisuuden poistoihin, leasingiin tai vuokraukseen) ovat tukikelpoisia ainoastaan, jos ne ovat olennaisen tärkeitä hankkeen toteuttamiseksi. Laitteiden teknisten ominaisuuksien on täytettävä tekniset vaatimukset hankkeen toteuttamiseksi, ja niiden on vastattava asianmukaisia normeja ja standardeja.
Tavanomaisia toimistolaitteita (kuten tulostin, kannettava tietokone, faksi, kopiokone, puhelin ja kaapelit) koskevat kulut eivät ole tukikelpoisia välittöminä kustannuksina, vaan ne on katsottava välillisiksi kustannuksiksi (katso II.2 kohta).
Valinnan leasingin, vuokrauksen ja ostamisen välillä on aina perustuttava edullisimpaan vaihtoehtoon. Jos leasing tai vuokraus ei kuitenkaan ole mahdollista hankkeen lyhytkestoisuuden tai nopean arvonalenemisen vuoksi, ostaminen hyväksytään ja poistoihin liittyvät kulut, jotka on kuvattu jäljempänä, voivat olla tukikelpoisia kansallisten poistosääntöjen perusteella.
II.1.3.2 Vuokraus ja leasing
Vuokraus- ja leasingtoimiin liittyvät menot ovat tukikelpoisia, jollei muuta johdu jäsenvaltiossa voimassa olevista säännöistä, kansallisesta lainsäädännöstä ja käytännöstä eikä hankkeeseen liittyvän vuokrauksen tai leasingin kestosta.
II.1.3.3 Ostaminen
Jos laitteet on ostettu ennen hankkeen aloittamista tai sen kestoaikana, tukikelpoista on ainoastaan se osuus laitteiden poistoista, joka vastaa laitteiden käyttöaikaa hankkeessa ja niiden tosiasiallista käyttöastetta hankkeessa.
Jos laitteet on ostettu ennen hankkeen aloittamista, mutta niitä käytetään hanketta varten, ne ovat tukikelpoisia poistojen perusteella. Nämä kulut eivät kuitenkaan ole tukikelpoisia, jos laitteet ostettiin alun perin yhteisön avustuksella.
Laitteiden hankintakustannusten on vastattava tavanomaisia markkinoilla vallitsevia kustannuksia, ja kyseisiä kohteita koskevat poistot tehdään lopulliseen tuensaajaan sovellettavien vero- ja kirjanpitosääntöjen mukaisesti.
Vähemmän kuin 1 000 euroa maksavien yksittäisten laitteiden hankintakustannukset ovat kokonaisuudessaan tukikelpoisia, jos laite on ostettu hankkeen ensimmäisten kolmen kuukauden aikana.
II.1.4 Kiinteä omaisuus
II.1.4.1 Yleiset säännöt
Kun kyse on kiinteistön ostamisesta, rakentamisesta, kunnostuksesta tai vuokrauksesta, sen on täytettävä hankkeen toteuttamisen edellyttämät tekniset vaatimukset ja vastattava asianmukaisia normeja ja standardeja.
II.1.4.2 Ostaminen, rakentaminen tai kunnostus
Jos kiinteistön hankinta on olennaisen tärkeää hankkeen toteuttamiseksi ja liittyy selkeästi sen tavoitteisiin, kiinteistön eli jo rakennettujen rakennusten ostosta tai kiinteistön rakentamisesta aiheutuneet kulut ovat tukikelpoisia jäljempänä esitettyjen ehtojen täyttyessä; tämä ei kuitenkaan estä soveltamasta tiukempia kansallisia sääntöjä:
Riippumattomalta pätevältä arvioijalta tai asianmukaisesti valtuutetulta viranomaiselta on hankittava todistus siitä, että hankintahinta ei ylitä markkina-arvoa. Todistuksessa on joko todettava kiinteistö kansallisten määräysten mukaiseksi tai yksilöitävä epäkohdat, jotka lopullinen edunsaaja aikoo korjata osana hanketta.
Kiinteistöä ei ole ostettu yhteisön avustuksella hankkeen toteuttamista edeltävänä aikana.
Kiinteistöä on käytettävä yksinomaan hankkeen kuvauksessa määriteltyyn tarkoitukseen vähintään viiden vuoden ajan hankkeen päättymispäivästä, ellei komissio nimenomaisesti anna lupaa muuhun käyttöön.
Tukikelpoista on ainoastaan se osuus tämän omaisuuden poistoista, joka vastaa omaisuuden käyttöaikaa hankkeessa ja sen tosiasiallista käyttöastetta hankkeessa. Poistot lasketaan kansallisten kirjanpitosäännösten mukaisesti.
Kunnostukseen sovelletaan ainoastaan edellä olevan c ja d kohdan edellytyksiä.
II.1.4.3 Vuokraus
Kiinteistön vuokraukseen liittyvät menot ovat tukikelpoisia, jos vuokrauksella on suora yhteys kyseisen hankkeen tavoitteisiin jäljempänä esitettyjen ehtojen täyttyessä; tämä ei kuitenkaan estä soveltamasta tiukempia kansallisia sääntöjä:
Kiinteistöä ei ole hankittu yhteisön avustuksella.
Kiinteistöä on käytettävä ainoastaan hankkeen toteuttamiseen. Jollei näin tehdä, tukikelpoista on ainoastaan se osuus kuluista, joka vastaa käyttöä hanketta varten.
II.1.4.4 Lopullisen tuensaajan toimistotilat
Lopullisen tuensaajan tavanomaiseen toimintaan tarvittavien toimistotilojen ostamisesta, rakentamisesta, kunnostamisesta ja vuokraamisesta aiheutuneet kulut eivät ole tukikelpoisia. Nämä kulut katsotaan välillisiksi kuluiksi (katso kohta II.2).
II.1.5 Kulutushyödykkeet, tarvikkeet ja yleiset palvelut
Kulutushyödykkeistä, tarvikkeista ja yleisistä palveluista aiheutuvat kulut ovat tukikelpoisia, jos ne ovat yksilöitävissä ja välittömästi tarpeen hankkeen toteuttamiseksi.
Toimistotarvikkeista sekä kaikenlaisista pienistä hallinnossa tarvittavista kulutushyödykkeistä, muista tarvikkeista, sairaalakuluista ja yleisistä palveluista (kuten puhelin, internet, postimaksut, toimistosiivous, yleishyödylliset palvelut, vakuutus, henkilöstön koulutus ja rekrytointi) aiheutuvat kulut eivät kuitenkaan ole tukikelpoisia välittömiä kustannuksia, vaan ne sisältyvät II.2 kohdassa tarkoitettuihin välillisiin kustannuksiin.
II.1.6 Alihankinta
Pääsääntöisesti lopullisilla tuensaajilla on oltava valmiudet toteuttaa hankkeeseen liittyvät toimet itse. Tämän vuoksi alihankintaa on rajoitettava eikä se saa ylittää 40 prosenttia hankkeen tukikelpoisten välittömien kustannusten määrästä, paitsi asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa, jotka vastuuviranomainen on etukäteen hyväksynyt.
Seuraaviin alihankintasopimuksiin liittyvät menot eivät ole tukikelpoisia rahoitettaviksi rahastosta:
hankkeen yleiseen johtamiseen liittyvien tehtävien suorittaminen alihankintana;
alihankinta, joka lisää hankkeen kustannuksia tuomatta sille vastaavaa lisäarvoa;
alihankintasopimukset välittäjien tai konsulttien kanssa, joissa korvaus määritellään prosenttiosuutena hankkeen kokonaiskustannuksista, jollei lopullinen edunsaaja pysty perustelemaan maksua suoritetun työn tai palvelun tosiasiallisella arvolla.
II.1.7 Yhteisön rahoituksen edellytyksistä suoraan aiheutuvat kustannukset
EU:n yhteisrahoitukseen liittyvien vaatimusten täyttämisestä kuten tiedottamisesta, avoimuudesta, hankkeen arvioinnista, ulkoisesta tarkastuksesta, pankkitakauksista ja käännöskuluista aiheutuneet kustannukset ovat tukikelpoisia välittöminä kustannuksina.
II.1.8 Asiantuntijoiden palkkiot
Oikeudellisten neuvonantajien, notaarien sekä teknisten ja talousasiantuntijoiden palkkiot ovat tukikelpoisia.
II.1.9 Kohderyhmiin liittyvät erityiskulut
Kohderyhmille annettavan tuen osalta lopullisen tuensaajan tekemät hankinnat kohderyhmille ja lopullisen tuensaajan maksamat korvaukset kohderyhmille aiheutuneista kuluista ovat tukikelpoisia seuraavien erityisehtojen täyttyessä:
Lopullisen tuensaajan on säilytettävä perussäädöksen 43 artiklassa ilmoitetun ajanjakson ajan tarvittavat tiedot ja tositteet siitä, että tätä tukea saavat henkilöt kuuluvat perussäädöksen 6 artiklassa määriteltyyn kohderyhmään.
Lopullisen tuensaajan on säilytettävä annetun tuen osalta perussäädöksen 43 artiklassa ilmoitetun ajanjakson ajan tositteet (kuten laskut ja kuitit), jotka osoittavat, että kyseiset henkilöt ovat vastaanottaneet tämän tuen.
II.1.10 Hätätoimenpiteet
Hätätoimenpiteisiin liittyvien menojen osalta voidaan asianmukaisesti perustelluista syistä sallia poikkeuksia tässä päätöksessä määriteltyihin tukikelpoisuussääntöihin edellyttäen, että ne on hyväksytty hätätoimenpiteiden sallimista koskevassa komission päätöksessä.
Perussäädöksen 21 artiklan 3 kohdan mukaisesti tukikelpoisuusaika on enintään kuusi kuukautta, mikä tarkoittaa, että hankkeeseen liittyvien kustannusten on aiheuduttava kyseisen ajanjakson aikana.
II.2 TUKIKELPOISET VÄLILLISET KUSTANNUKSET
Välilliset kustannukset liittyvät menolajeihin, jotka eivät ole yksilöitävissä suoraan hankkeeseen liittyviksi erityiskustannuksiksi. Kiinteä prosenttiosuus tukikelpoisten välittömien kustannusten kokonaismäärästä voi olla tukikelpoista välillisinä kustannuksina edellyttäen, että
välilliset kustannukset pidetään mahdollisimman pieninä ja jäsenvaltio vahvistaa välillisten kustannusten täsmällisen prosenttiosuuden tarpeiden mukaisesti;
välilliset kustannukset ennakoidaan hankkeen budjetissa;
välillisiin kustannuksiin ei sisälly kustannuksia, jotka on sidottu hankkeen budjetin toiseen kohtaan;
välillisiä kustannuksia ei rahoiteta muista lähteistä. EU:n talousarviosta ja/tai jäsenvaltioilta toiminta-avustusta saavat organisaatiot eivät voi sisällyttää välillisiä kustannuksia talousarvioonsa;
välillisten kustannusten kiinteä prosenttiosuus tukikelpoisten välittömien kustannusten kokonaismäärästä ei pääsääntöisesti ole suurempi kuin 20 prosenttia. Välillisten kustannusten kiinteä prosenttiosuus ei kuitenkaan saa olla suurempi kuin 10 prosenttia, jos
vastuuviranomainen toimii toimeenpanevana elimenä 7 artiklan 3 kohdan mukaisesti, tai
alihankinta ylittää 40 prosenttia tukikelpoisten välittömien kustannusten määrästä.
Välillisiin kustannuksiin varatun prosenttiosuuden on katettava erityisesti seuraavat kulut:
henkilöstökulut, jotka eivät II.1.1.1 kohdan 1 alakohdan mukaan ole tukikelpoisia välittöminä kustannuksina;
hallinnointiin liittyvät kulut kuten II.1.5.2 kohdassa mainitut kulut;
pankkikulut (lukuun ottamatta II.1.7 kohdan mukaisia pankkitakauksia);
kiinteän omaisuuden poistot ja ylläpitokustannukset, kun ne liittyvät päivittäiseen hallintoon, kuten II.1.4.4 kohdassa mainitut kulut;
kaikki hankkeeseen liittyvät kulut, jotka eivät sisälly lukuun II.1 ”Tukikelpoiset välittömät kustannukset”.
III Kustannukset, jotka eivät ole tukikelpoisia
Seuraavat kustannukset eivät ole tukikelpoisia:
arvonlisävero, paitsi jos lopullinen tuensaaja voi todistaa, ettei saa siitä palautusta;
sijoitetun pääoman tuotto, lainoihin ja lainanhoitoon liittyvät kustannukset, ottolainauskorot, valuutanvaihtopalkkiot ja kurssitappiot, varaukset tulevia tappioita tai velkoja varten, korkokustannukset, epävarmat saatavat, sakot, taloudelliset seuraamukset, oikeudenkäyntikulut ja kohtuuttomat tai perusteettomat kustannukset;
yksinomaan hankkeen henkilöstön kestitsemisestä ja viihdyttämisestä aiheutuvat kulut. Vieraanvaraisuudesta aiheutuvat kohtuulliset kulut hankkeeseen liittyvissä sosiaalisissa tilaisuuksissa, esimerkiksi hankkeen päätöstilaisuudessa tai ohjausryhmän kokouksessa, ovat sallittuja;
lopullisen tuensaajan ilmoittamat, toiseen yhteisön tukemaan hankkeeseen tai toimintasuunnitelmaan liittyvät kustannukset;
maa-alueiden osto;
henkilöstökulut sellaisten virkamiesten osalta, jotka auttavat hankkeen toteuttamisessa suorittamalla normaaliin toimenkuvaansa kuuluvia tehtäviä;
luontoissuoritukset.
IV Käyttötarkoitukseensa sidotuilla tuloilla katetut kustannukset
Asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa hankkeen yhteisrahoitus voi lopullisen tuensaajan ja hankekumppaneiden rahoitusosuuden osalta muodostua osaksi hankkeessa mukana olevien ja kyseisten elimien palveluksessa olevien vakinaisten virkamiesten suorittaman työsuoritusten muodossa. Tässä tapauksessa nämä kustannukset eivät ole tukikelpoisia II.1.1 ja II.2 kohdan mukaisina välittöminä tai välillisinä henkilöstökuluina, vaan käyttötarkoitukseensa sidotuilla tuloilla katettuina kustannuksina.
Tällaisten työsuoritusten arvo saa olla enintään 50 prosenttia lopullisen tuensaajan rahoitusosuuden kokonaismäärästä. Tällaisissa tapauksissa sovelletaan seuraavia sääntöjä:
virkamiesten tehtävät liittyvät nimenomaisesti hankkeen toteuttamiseen eivätkä johdu kyseisen viranomaisen lakisääteisistä velvoitteista;
hankkeen toteutuksesta vastaavat virkamiehet on siirretty hoitamaan näitä tehtäviä toimivaltaisen viranomaisen asianmukaisesti todennetulla päätöksellä;
näiden työsuoritusten arvo voidaan tarkastaa eikä se saa ylittää kustannuksia, jotka ovat tosiasiallisesti aiheutuneet ja joiden tueksi voidaan esittää viranomaisen kirjanpitoasiakirjat.
V Tekninen apu jäsenvaltioiden aloitteesta
Kunkin jäsenvaltion aloitteesta kutakin vuosiohjelmaa varten voidaan myöntää tukea seuraaviin teknisen avun toimenpiteisiin perussäädöksen 16 artiklassa säädetyissä rajoissa:
toimien valmisteluun, valintaan, arviointiin, hallinnointiin ja valvontaan liittyvät menot (mukaan luettuina atk-laitteet ja kulutushyödykkeet);
toimien tai hankkeiden tarkastukseen ja paikan päällä tehtäviin tarkastuksiin liittyvät menot;
toimien tai hankkeiden arviointeihin liittyvät menot;
toimiin liittyvään tiedotukseen, levitykseen ja avoimuuteen liittyvät menot;
rahastojen hallintoa, seurantaa ja arviointia varten tarvittavien tietokonejärjestelmien hankintaan, asennukseen ja ylläpitoon liittyvät menot;
toimien toteuttamiseen liittyvien seurantakomiteoiden tai alakomiteoiden kokousmenot. Tähän menolajiin voidaan sisällyttää myös näiden komiteoiden käyttämien asiantuntijoiden ja muiden komitean työhön osallistuvien henkilöiden kulut, mukaan luettuina kolmansista maista tulevien osallistujien kulut, jos heidän mukanaolonsa on olennaisen tärkeää toimien tehokkaan toteuttamisen kannalta;
palkkamenot, sosiaaliturvamaksut mukaan luettuina, kuitenkin ainoastaan seuraavissa tapauksissa:
kun virkamies tai muu toimihenkilö on määrätty suorittamaan a–f kohdassa tarkoitettuja tehtäviä toimivaltaisen viranomaisen asianmukaisesti todennetulla päätöksellä,
kun muu henkilöstö on suorittanut a–f kohdassa tarkoitettuja tehtäviä,
tilapäisen tehtävien suorittamisen on päätyttävä viimeistään tukipäätöksessä määrättynä tukikelpoisuuden päättymispäivänä.
Teknisellä avulla voidaan rahoittaa menoja, jotka ovat syntyneet seuraaville elimille: vastuuviranomainen, valtuutettu viranomainen, tarkastusviranomainen ja todentava viranomainen.
Tekniseen apuun liittyvien toimien ja vastaavien maksujen on oltava suoritettu 1 päivän tammikuuta jälkeen sinä vuonna, joka on mainittu rahoituspäätöksessä, jolla hyväksytään jäsenvaltioiden vuosiohjelmat. Tukikelpoisuusaika kestää kesäkuun loppuun vuonna N (3) + 2 tai myöhempään päivämäärään, joka on yhdenmukainen vuosiohjelman täytäntöönpanoa koskevan loppukertomuksen toimittamisen määräpäivän kanssa.
Hankinnat on suoritettava jäsenvaltiossa vahvistettujen kansallisten hankintoja koskevien sääntöjen mukaisesti.
Jäsenvaltiot voivat toteuttaa tätä rahastoa koskevia teknisen avun toimenpiteitä yhdessä sellaisten teknisen avun toimenpiteiden kanssa, jotka koskevat joitakin neljästä rahastosta tai niitä kaikkia. Siinä tapauksessa kuitenkin ainoastaan tätä rahastoa vastaavaan osuuteen kuluista, jotka ovat aiheutuneet yhteisen toimenpiteen toteuttamisesta, voidaan myöntää rahoitusta tästä rahastosta, ja jäsenvaltioiden on varmistettava, että
osuus yhteisistä toimenpiteistä aiheutuneista kuluista veloitetaan vastaavalta rahastolta järkevällä ja todennettavalla tavalla; ja
kuluja ei rahoiteta kahteen kertaan.
(1) Sisältää käyttötarkoitukseensa sidotut tulot kohdassa IV kuvatulla tavalla.
(2) ”N” tarkoittaa vuotta, joka on mainittu rahoituspäätöksessä, jolla hyväksytään jäsenvaltioiden vuosiohjelmat.
(3) ”N” tarkoittaa vuotta, joka on mainittu rahoituspäätöksessä, jolla hyväksytään jäsenvaltioiden vuosiohjelmat.
VUOSI, JOTA PYYNTÖ KOSKEE:
MUUTETTAVA VUOSIOHJELMA:
1. Hätätoimenpiteitä edellyttävän erityisen painetilanteen kuvaus
Tilanteen poikkeuksellisuutta koskevat tiedot
Tulijoiden määrä ja heidän saapumiseensa liittyvät olosuhteet
Näiden saapumisten vaikutus vastaanottovalmiuksiin, turvapaikkajärjestelmään tai infrastruktuuriin
Kiireelliset tarpeet
2. Suunnitellut hätätoimenpiteet
Esitettyyn toimenpiteeseen liittyvät näkökohdat kuvattaessa toimenpiteitä kohdassa 2.1 jne.
Toimenpiteen tarkoitus ja laajuus (1) , kohderyhmä mukaan luettuna
Toimenpiteen kesto (2)
Täydentävyys Euroopan pakolaisrahastosta tuettujen nykyisten toimien kanssa
3. Tukikelpoisuussäännöt
Kaikkien toimenpiteiden alkamis- ja päättymispäivä
Poikkeukset tämän päätöksen liitteessä 11 tarkoitettuihin menojen tukikelpoisuutta koskeviin sääntöihin perussäädöksen 5 artiklan mukaisesti
4. Ohjeellinen rahoitussuunnitelma
Rahoitustaulukot, jotka korvaavat liitteessä 3 olevat taulukot kohdassa ”Muu toiminta” (asiaankuuluvine tietoineen).
(1) Perussäädöksen tukikelpoisuutta koskevien erityisten sääntöjen mukaisesti.
(2) Enintään kuusi kuukautta.