Source: https://tbcs-it.de/mail-archivierung/
Timestamp: 2017-10-18 22:00:47
Document Index: 267448010

Matched Legal Cases: ['§ 257', '§ 147', '§ 162', '§ 283', '§ 280', '§ 241', '§ 371', '§ 371']

E-Mail-Archivierung - TBCS IT
TBCS setzt auf rechtssichere E-Mail-Archivierung mit MailStore®
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisations-Unterlagen.
die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe.
Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch
(§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO):
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Managed Services, TBCS IT-Systemhaus
Wer trägt die Verantwortung, welche Konsequenzen drohen?
Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens.
Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen zivilrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen:
§ 162 AO 3: Steuerliche Konsequenzen, wie Strafzahlungen an das Finanzamt.
§ 283 StGB 4: z.B. eine Freiheitsstrafe von bis zu 2 Jahren bei Verletzung der Buchführungspflicht.
§ 280ff. BGB 5 und § 241 Abs. 2 BGB 6: Schadensersatzansprüche.
Abgesehen von der gesetzlichen Pflicht ist es auch ratsam E-Mails zu archivieren, um bei gerichtlichen Auseinandersetzungen auf diese Dokumente zurückzugreifen. Im Rahmen der freien richterlichen Beweiswürdigung genießen E-Mails zwar nicht den gleichen Status wie eine Urkunde, gelten nach § 371a Abs. 1 Satz 2 ZPO als elektronisches Dokument grundsätzlich aber als Augenscheinbeweis. Zudem sind sie oft der einzige Nachweis für Absprachen zwischen den Streitparteien. So liefern E-Mails in diesem Zusammenhang wichtige Indizien zu Aussteller, Empfänger, Absende- und Zugangsdatum sowie zu vereinbarten Vertragsinhalten. Zusammen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur können E-Mails zudem vom Aussteller oder mittels notariell beglaubigter Handzeichen unterzeichneten Privaturkunden gleichgestellt werden (§ 371a ZPO). Dies begründet die formelle Beweiskraft von E-Mails und wird als Beweis gewertet, dass in qualifiziert elektronisch signierten E-Mails enthaltene Erklärungen tatsächlich von den Ausstellern abgegeben wurden.
Es erfolgt kein direkter Zugriff der MailStore Client-Komponenten auf die Archivdateien.
Die Änderung der E-Mail-Inhalte ist nicht möglich. Weder in der grafischen Oberfläche noch Programmintern.
MailStore Server protokolliert Änderungen und Ereignisse, die vom Administrator definiert werden können, über eine integrierte Auditing-Funktion lückenlos.
Archivierte E-Mails stimmen in jeder Hinsicht mit dem Original überein und können bei Bedarf ohne Informationsverlust aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden.
Ist Legal Hold aktiviert, können ungeachtet aller anderen möglichen Konfigurationen wie der Benutzerrechte und der Aufbewahrungsfristen, keine E-Mails aus dem Archiv gelöscht werden.
Über einen speziellen Benutzertyp „Auditor“ kann für externe Prüfer der Zugriff auf das Archiv realisiert werden. Alle Aktionen dieses Benutzertyps werden grundsätzlich protokolliert.
Zudem können alle E-Mails jederzeit im Standardformat nach RFC822/RFC2822 aus dem Archiv heraus exportiert und für eine Betriebsprüfung übermittelt werden.
Grundsätzlich kann kein Benutzer, solange die Standard-Benutzerrechte nicht aktiv vom Administrator geändert werden, E-Mails aus dem Archiv löschen.
Darüber hinaus können globale und über allen Benutzerrechten stehende Aufbewahrungsfristen definiert werden.
Es wird auf die Spam-Filterung
vor der Archivierung verzichtet
Auf diese Weise ist zwar die Vollständigkeit der Archivierung sichergestellt, jedoch geht dies mit technischen Nachteilen einher. So wird durch das extrem hohe (da ungefilterte) E-Mail- Volumen der Speicherbedarf des Archivs stark erhöht. Die Folge sind höherer Aufwand und Kosten beim Speichermanagement und bei der Datensicherung. Zudem nimmt die Qualität der Suchergebnisse bei der Archivsuche durch den hohen Spam-Anteil deutlich ab.
Empfangene E-Mails werden
von einer Anti-Spam-Lösung
gefiltert und danach archiviert
Auf diese Weise wird zwar der Speicherbedarf des Archivs deutlich verringert und die Qualität von Suchabfragen erhöht, jedoch kann eine vollständige Archivierung aller relevanten E-Mails nicht zu 100% sichergestellt werden. Diese E-Mails können fälschlicherweise vom Spam-Filter abgewiesen werden. Das Verfahren geht demnach mit einem gewissen rechtlichen Risiko einher. Daher sollten die als Spam identifizierten E-Mails – soweit möglich – in regelmäßigen Abständen kontrolliert werden. Geschäftsrelevante E-Mails, die fälschlicherweise als Spam aussortiert wurden, können in diesem Fall nachträglich archiviert werden.
Als Spam identifizierte
E-Mails werden noch vor
Annahme durch den eigenen
E-Mail-Server abgewiesen
Solange als Spam identifizierte E-Mails nicht angenommen werden, besteht auch keine Pflicht zur Verarbeitung oder zur Archivierung dieser E-Mails. Technisch gesehen darf die Annahme der E-Mail nicht mittels Statuscode 250 vom SMTP-Server „quittiert“ werden. In diesem Fall ist nicht der eigene, sondern der zustellende E-Mail-Server für die Versendung des NDR (Non-Delivery Reports) an den Absender verantwortlich.