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Timestamp: 2019-02-21 10:19:01
Document Index: 65024652

Matched Legal Cases: ['§ 299', '§ 67', '§ 87', '§ 67', '§ 2', '§ 46', '§ 95', '§ 125', '§ 4']

20070309 \ Recht & Gesetz \ Die elektronische Akte im Licht der aktuellen Gesetzgebung
Die elektronische Akte im Licht der aktuellen Gesetzgebung
Dabei geht es meistens darum, Informationen aus verschiedenen Quellen strukturiert zusammenzuführen: gescannte Eingangspost, elektronisch empfangene Faxmitteilungen, E-Mails, eingegebene Notizen, Daten aus den operativen Systemen zum Vorgang, selbst erzeugte Textdateien und Links zu Informationsquellen.
Grundlage einer einheitlichen und übergreifenden Informationsverwaltung ist die „virtuelle Akte“. Dabei geht es nicht um die statische Abbildung herkömmlicher Aktenstrukturen in einem elektronischen Abbild. Oft wird hier der Weg in eine effektivere Nutzung und größere Variabilität durch die statische, „fest verdrahtete“ Anlage von Strukturen verbaut. Prinzip der „virtuellen Akte“ ist, dass sie durch separat gehaltene Schema oder durch die Ergebnisse von Queries dynamisch aufgebaut wird. Der Anwender sieht immer nur die Information die ihn betrifft und auf die er Zugriff hat. Der Aufbau der Akte letzt sich beliebig modifizieren da zugehörige Dokumente und Daten sich in die Strukturen einordnen. Damit ist auch bei Veränderung von Aktenstrukturen und Abläufen sichergestellt, dass alle Information ohne Änderung der Metadaten und Dokumente selbst sich in einer neuen Aktensicht präsentieren können. Natürlich können ich virtuelle Akten gewohnte Ansichten mit Reitern, Registern oder Dateisystem-artigen Bäumen darstellen. Mit dem Prinzip der Zusammenführung von aktuellen Daten und dazugehörigen Dokumenten gehen sie jedoch über den statischen Ansatz einer bisherigen Akte hinaus.
Auch wenn es zurzeit keine einheitliche Definition der elektronischen Akte gibt, so findet sie doch immer mehr Einzug in die deutsche Gesetzgebung. Wo dabei genau die Abgrenzungen zwischen „Elektronisches Dokument“, „Elektronische Akte“ und „Elektronischen Rechtsverkehr“ liegen, ist häufig nur schwer festzustellen. Wo sich diese Begriffe in der Gesetzeslandschaft finden lassen, soll der folgende Überblick zeigen. Hier wird deutlich, das die „elektronische Akte“ inzwischen flächendeckenden Einzug in die deutsche Gesetzgebung gefunden hat. Die Textstellen machen auch deutlich, welche Rolle die elektronische Signatur zukünftig für digitale Dokumente und virtuelle Akten spielen wird.
§ 299a ZPO
(2) Beteiligte können sich auf ihre Kosten durch die Geschäftsstelle Ausfertigungen, Auszüge, Ausdrucke und Abschriften erteilen lassen. Nach dem Ermessen des Vorsitzenden kann der nach § 67 Abs. 1 und 3 bevollmächtigten Person die Mitnahme der Akte in die Wohnung oder Geschäftsräume, der elektronische Zugriff auf den Inhalt der Akten gestattet oder der Inhalt der Akten elektronisch übermittelt werden. § 87a Abs. 3 gilt entsprechend. Bei einem elektronischen Zugriff auf den Inhalt der Akten ist sicherzustellen, dass der Zugriff nur durch die nach § 67 Abs. 1 und 3 bevollmächtigte Person erfolgt. Für die Übermittlung von elektronischen Dokumenten ist die Gesamtheit der Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach § 2 Nr. 3 des Signaturgesetzes zu versehen und gegen unbefugte Kenntnisnahme zu schützen.
Zwölfter Abschnitt (Elektronische Dokumente und elektronische Aktenführung)
(2) Die Bundesregierung und die Landesregierungen bestimmen für ihren Bereich durch Rechtsverordnung den Zeitpunkt, von dem an elektronische Dokumente bei den Behörden und Gerichten eingereicht werden können, sowie die für die Bearbeitung der Dokumente geeignete Form. Die Bundesregierung und die Landesregierungen können die Ermächtigung durch Rechtsverordnung auf die zuständigen Bundes- oder Landesministerien übertragen. Die Zulassung der elektronischen Form kann auf einzelne Behör-en, Gerichte oder Verfahren beschränkt werden.
(1) Die Verfahrensakten können elektronisch geführt werden. Die Bundesregierung und die Landesregierungen bestimmen für ihren Bereich durch Rechtsverordnung den Zeitpunkt, von dem an die Akten elektronisch geführt werden oder im behördlichen Verfahren geführt werden können sowie die hierfür geltenden organisatorisch-tech-ischen Rahmenbedingungen für die Bildung, Führung und Aufbewahrung der elektronisch geführten Akten. Die Bundesregierung und die Landesregierungen können die Ermächtigung durch Rechtsverordnung auf die zuständigen Bundes- oder Landesministerien übertragen. Die Zulassung der elektronischen Aktenführung kann auf einzelne Behörden, Gerichte oder Verfahren beschränkt werden.
§ 46d ArbGG
(1) 1 Die Prozessakten können elektronisch geführt werden. 2 Die Bundesregierung und die Landesregierungen bestimmen für ihren Bereich durch Rechtsverordnung den Zeitpunkt, von dem an elektronische Akten geführt werden können sowie die hierfür geltenden organisatorisch-technischen Rahmenbedingungen für die Bildung, Führung und Aufbewahrung der elektronischen Akten. 3 Die Landesregierungen können die Ermächtigung durch Rechtsverordnung auf die jeweils zuständige oberste Landesbehörde übertragen. 4 Die Zulassung der elektronischen Akte kann auf einzelne Gerichte oder Verfahren beschränkt werden.
(2) 1 In Papierform eingereichte Schriftstücke und sonstige Unterlagen sollen zur Ersetzung der Urschrift in ein elektronisches Dokument übertragen werden. 2 Die Unterlagen sind, sofern sie in Papierform weiter benötigt werden, bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens aufzubewahren.
(2) 1 Soweit für Anträge und Erklärungen in dem Verfahren, in dem die Kosten anfallen, die Aufzeichnung als elektronisches Dokument genügt, genügt diese Form auch für Anträge und Erklärungen nach diesem Gesetz. 2 Die verantwortende Person soll das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen. 3 Ist ein übermitteltes elektronisches Dokument für das Gericht zur Bearbeitung nicht geeignet, ist dies dem Absender unter Angabe der geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mitzuteilen.
§ 95a MarkenG und § 125a PatG, beide in Kraft seit dem 26. Juli 2002, regeln, dass in Marken- und Patentbeschwerdeverfahren vor dem Patentgericht für Schriftsätze usw. an die Stelle der Schriftform die elektronische Form treten kann. An Stelle eines Papier-Schriftsatzes ist die Einreichung eines elektronischen Dokuments möglich, wenn dieses für die Bearbeitung durch das Gericht geeignet ist, und die das Dokument verantwortende Person es mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen hat.
Die Art der Übermittlung und die für die Übermittlung zulässigen Formate sowie die für die qualifizierte elektronische Signatur zu verwendende Software sind in der Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr im gewerblichen Rechtsschutz vom 05. August 2003 festgelegt.
§ 4b JKomG
(3) Ein elektronisches Dokument ist eingereicht, sobald die für den Empfang bestimmte Einrichtung des Gerichts es aufgezeichnet hat
Das Justizkommunikationsgesetz ist eine der wesentliche Grundlagen wenn es um die rechtliche Würdigung von elektronischen Dokumenten und virtuellen Akten geht. Das (mit vollem Titel lautende) Gesetz über die Verwendung elektronischer Kommunikationsformen in der Justiz (Justizkommunikationsgesetz - JKomG) - vom 22.03.2005, BGBl I, Nr. 18, S. 837 - Berichtigung vom 04.07.2005, BGBl I, Nr.42, S. 2022b - geht von folgendem Ansatz aus:
"Die Verfahrensbeteiligten - Richter, Rechtsanwälte, Bürger - sollen künftig die Möglichkeit haben, elektronische Kommunikationsformen gleichberechtigt neben der - herkömmlich papiergebundenen - Schriftform oder der mündlichen Form rechtswirksam zu verwenden. " (aus dem Internetangebot des BMJ)
Gemäß Paragraph 285a des BGBl I, Nr. 18 können Prozessakten elektronisch geführt werden. Mit Hilfe der elektronischen oder digitalen Signatur ist die Beweiskraft der elektronischen Akte sicherzustellen, wodurch der Officeautomation in der Kanzlei kaum noch Grenzen gesetzt sind. Das papierlose Büro hält Einzug in die Kanzlei und in den Rechtsverkehr zwischen Gerichten, Behörden, Unternehmen und Bürger. (FH/Kff)
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