Source: https://hhla.de/unternehmen/management/aufsichtsrat/geschaeftsordnung
Timestamp: 2020-07-14 10:32:11
Document Index: 177383976

Matched Legal Cases: ['§ 1', '§ 2', '§ 3', '§ 13', '§ 13', '§ 13', '§ 110', '§ 4', '§ 109', '§ 13', '§ 5', '§ 8', '§ 14', '§ 6', '§ 7', '§ 7', '§ 8', '§ 27', '§ 15', '§ 9', '§ 10', '§ 27', '§ 12', '§ 2', 'Art. 5', '§ 319', '§ 87', '§ 87', '§ 12', '§ 2', '§ 10', '§ 11', '§ 394', '§ 394', '§ 12', '§ 90', '§ 90', '§ 13']

Geschäftsordnung: HHLA Hamburger Hafen und Logistik AG HHLA Hamburger Hafen und Logistik AG: Geschäftsordnung
Torben Seebold
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Geschäftsordnung des Aufsichtsrates
Beschlossen am 18. Dezember 2017
§ 1 – Rechte und Pflichten
Die Rechte und Pflichten des Aufsichtsrates und seiner Mitglieder ergeben sich aus der Satzung, dieser Geschäftsordnung, der Geschäftsanweisung des Aufsichtsrates für den Vorstand sowie aus den aktienrechtlichen Bestimmungen.
§ 2 – Vertretung
Der Aufsichtsrat wird nach außen und gegenüber den anderen Organen der Gesellschaft durch seinen Vorsitzenden, ist dieser verhindert, durch den stellvertretenden Vorsitzenden vertreten.
§ 3 – Einberufung
(1) Der Aufsichtsrat soll eine Sitzung im Kalendervierteljahr, er muss zwei Sitzungen im Kalenderhalbjahr abhalten. Die Termine sollen zu Beginn des Jahres in Absprache mit dem Vorstand festgelegt werden.
(2) Die Einladungen zu den Sitzungen ergehen im Auftrage des Vorsitzenden des Aufsichtsrates durch den Vorstand. Hinsichtlich der Form und Frist der Einladung gilt § 13 Abs. 2 der Satzung. Ist ein Mitglied verhindert, soll es dies dem Vorsitzenden oder dem Vorstand rechtzeitig mitteilen.
(3) Hinsichtlich der Mitteilung der Tagesordnung gilt § 13 Abs. 3 der Satzung. Außer in den in § 13 Abs. 3 Satz 2 bezeichneten Fällen ist die Tagesordnung zu ergänzen, wenn ein Mitglied des Aufsichtsrats dies unter Angabe des Zwecks und der Gründe spätestens drei Kalendertage vor der Aufsichtsratssitzung verlangt. Der Vorstand hat derartige Anträge im Auftrag des Aufsichtsratsvorsitzenden unverzüglich sämtlichen Aufsichtsratsmitgliedern mitzuteilen.
(4) Erläuternde Unterlagen sollen den Mitgliedern des Aufsichtsrates möglichst zusammen mit der Einladung zugestellt werden. In dringenden Fällen oder bei Verlangen der Einberufung durch ein Aufsichtsratsmitglied gemäß § 110 Abs. 1, 2 AktG braucht die Frist nicht eingehalten zu werden. In diesen Fällen sind die Unterlagen mit angemessener Frist vor der Sitzung zu übersenden oder im Ausnahmefall in der Sitzung zu überreichen.
(5) Im Übrigen gelten für die Einberufung des Aufsichtsrates die aktienrechtlichen Bestimmungen und die Regelungen der Satzung.
§ 4 – Sitzungsleitung, Teilnahme
(1) Der Vorsitzende des Aufsichtsrates oder im Verhinderungsfalle sein Stellvertreter leitet die Sitzungen des Aufsichtsrates. Sind diese verhindert, übernimmt das an Lebensjahren älteste Aufsichtsratsmitglied den Vorsitz.
(2) An den Sitzungen nimmt regelmäßig der Vorstand teil. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats bestimmt unter Beachtung des § 109 AktG und des § 13 Abs. 4 der Satzung im Einzelfall, welche Angestellten der Gesellschaft oder welche anderen Personen, insbesondere Sachverständige und Auskunftspersonen, an den Sitzungen zur Beratung einzelner Tagesordnungspunkte teilnehmen.
(3) Der Vorsitzende kann die Behandlung von Anträgen und Fragen, die nicht mit Gegenständen der Tagesordnung zusammenhängen, auf eine spätere Sitzung verschieben.
§ 5 – Beschlussfassung
(1) Der Vorsitzende bestimmt die Art der Abstimmung. Auf Antrag von mindestens zwei Mitgliedern ist geheim abzustimmen.
(2) Aufsichtsratsmitglieder, die bei einem Beratungsgegenstand persönlich beteiligt sind oder sonst einem Interessenkonflikt unterliegen, haben derartige Interessenkonflikte rechtzeitig dem Vorsitzenden gegenüber offen zu legen (vgl. § 8 Abs. 2) und dürfen an der Beschlussfassung sowie ggf. an der Beratung über diesen Beratungsgegenstand nicht teilnehmen.
(3) Beschlüsse des Aufsichtsrates werden in der Regel in Sitzungen gefasst. In den in § 14 Abs. 1 der Satzung bezeichneten Fällen ist eine anderweitige Beschlussfassung zulässig.
§ 6 – Niederschriften
(1) Über die Sitzungen und die außerhalb von Sitzungen gefassten Beschlüsse sind Niederschriften anzufertigen, in der der Ort und der Tag der Sitzung bzw. sonstigen Beschlussfassung, die Teilnehmer, die Gegenstände der Tagesordnung, der wesentliche Inhalt der Verhandlungen und die Beschlüsse des Aufsichtsrates anzugeben sind. Die Protokollführung wird in der Regel von einer vom Vorstand benannten Person übernommen.
(2) Die Niederschriften sind dem jeweiligen Sitzungsleiter oder bei Beschlussfassungen außerhalb von Sitzungen vom Leiter der Abstimmung möglichst binnen zwei Wochen nach der Sitzung bzw. Beschlussfassung außerhalb der Sitzung zur Unterzeichnung vorzulegen und anschließend allen Aufsichtsratsmitgliedern in Abschrift zu übersenden. Eine Niederschrift gilt als genehmigt, wenn die Aufsichtsratsmitglieder der Richtigkeit des Protokolls nicht spätestens bis zur nächsten Sitzung des Aufsichtsrats schriftlich gegenüber dem Aufsichtsratsvorsitzenden oder mündlich auf der nächsten Aufsichtsratssitzung widersprechen. Dem Widerspruch sind Angaben zu den angeblich unrichtigen Passagen beizufügen, die darlegen, worin die Unrichtigkeit des Protokolls besteht.
§ 7 – Mitgliedschaft im Aufsichtsrat
(1) Dem Aufsichtsrat sollen jederzeit Mitglieder angehören, die über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung ihrer Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen verfügen. Dem Aufsichtsrat soll eine nach seiner Einschätzung angemessene Anzahl unabhängiger Mitglieder angehören; der Aufsichtsrat soll dabei die Eigentümerstruktur berücksichtigen. Zur Wahl als Mitglied des Aufsichtsrats der Gesellschaft sollen nur Personen vorgeschlagen werden, die zum Zeitpunkt der Wahl das 70. Lebensjahr noch nicht vollendet haben. Jedes Aufsichtsratsmitglied achtet darauf, dass ihm für die Wahrnehmung seines Mandats genügend Zeit zur Verfügung steht. Die Zugehörigkeit zum Aufsichtsrat soll in der Regel drei Amtszeiten nicht überschreiten. Hinsichtlich der gleichberechtigten Teilhabe von Frauen und Männern im Aufsichtsrat gelten die gesetzlichen Bestimmungen in ihrer jeweils gültigen Fassung, welche ab dem 1.1.2016 für börsennotierte und paritätisch mitbestimmte Gesellschaften jeweils einen Mindestanteil von 30 % Frauen und 30 % Männern vorsehen.
(2) Ein Aufsichtsratsmitglied, das dem Vorstand einer börsennotierten Gesellschaft angehört, darf insgesamt nicht mehr als drei Aufsichtsratsmandate bei börsennotierten Gesellschaften (einschließlich der Gesellschaft) oder in Aufsichtsgremien von konzernexternen Gesellschaften mit vergleichbaren Anforderungen wahrnehmen.
(3) Aufsichtsratsmitglieder dürfen keine Organfunktion oder Beratungsaufgaben bei wesentlichen Wettbewerbern des Unternehmens ausüben.
(4) Die vorstehenden Regeln sowie die weiteren diesbezüglichen Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) und Regelungen des Aktiengesetzes sind bei Vorschlägen zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern zu berücksichtigen. Der Aufsichtsrat soll für seine Zusammensetzung konkrete Ziele benennen und ein Kompetenzprofil für das Gesamtgremium erarbeiten. Für seine Zusammensetzung soll er im Rahmen der unternehmensspezifischen Situation die internationale Tätigkeit des Unternehmens, potentielle Interessenkonflikte, die Anzahl der unabhängigen Aufsichtsratsmitglieder im Sinne von Ziffer 5.4.2 DCGK, die in § 7 Abs. 1 dieser Geschäftsordnung genannte Altersgrenze und Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer für Aufsichtsratsmitglieder und Vielfalt (Diversity) angemessen berücksichtigen. Vorschläge des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung sollen diese Ziele berücksichtigen und gleichzeitig die Ausfüllung des Kompetenzprofils für das Gesamtgremium anstreben. Der Stand der Umsetzung soll im Corporate-Governance-Bericht veröffentlicht werden. Dieser soll auch über die nach Einschätzung des Aufsichtsrats angemessene Zahl unabhängiger Mitglieder und die Namen dieser Mitglieder informieren.
(5) Der Aufsichtsrat und die Aufsichtsratsmitglieder befolgen die sie betreffenden Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex, soweit nicht in der jährlich zusammen mit dem Vorstand abzugebenden Entsprechenserklärung durch Mehrheitsbeschluss festgestellte Abweichungen erklärt werden.
§ 8 – Vorsitzender und Stellvertreter; Ordnung des Aufsichtsrats
(1) Unter Vorsitz des an Lebensjahren ältesten Aufsichtsratsmitglieds wählt der Aufsichtsrat in der ersten Sitzung nach seiner Wahl für seine Amtszeit oder für eine kürzere von ihm bestimmte Frist aus seiner Mitte den Vorsitzenden des Aufsichtsrats und seinen Stellvertreter nach Maßgabe des § 27 Abs. 1 und 2 des MitbestG 1976.
(2) Scheidet der Vorsitzende des Aufsichtsrats oder sein Stellvertreter während seiner Amtszeit aus, so hat der Aufsichtsrat unverzüglich eine Ersatzwahl für die restliche Amtszeit des Ausgeschiedenen vorzunehmen.
(3) Jedes Mitglied des Aufsichtsrats ist dem Unternehmensinteresse verpflichtet. Es darf bei seinen Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen noch Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, für sich nutzen.
(4) Jedes Mitglied des Aufsichtsrats wird Interessenkonflikte, insbesondere solche, die auf Grund einer Beratung oder Organfunktion bei Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder sonstigen Dritten der Gesellschaft entstehen können, dem Aufsichtsrat gegenüber offen legen. Wesentliche und nicht nur vorübergehende Interessenkonflikte in der Person eines Aufsichtsratsmitglieds sollen zur Beendigung des Mandats führen. Der Aufsichtsrat soll in seinem Bericht an die Hauptversammlung über aufgetretene Interessenkonflikte und deren Behandlung informieren.
(5) Mitglieder des Aufsichtsrats dürfen im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit Zuwendungen oder sonstige Vorteile weder für sich noch für Dritte fordern oder annehmen, soweit dadurch die Interessen der Gesellschaft oder Kundeninteressen beeinträchtigt werden können.
(6) Jedes Aufsichtsratsmitglied hat Erwerb und Veräußerung von Aktien oder von sich darauf beziehenden Finanzinstrumenten der Gesellschaft sowie ihrer Konzernunternehmen unverzüglich schriftlich der Gesellschaft mitzuteilen. Sofern der Wert der innerhalb eines Kalenderjahres von einem einzelnen Aufsichtsratsmitglied getätigten Geschäfte Euro 5.000 erreicht, veröffentlicht die Gesellschaft diese Mitteilungen sodann auf ihrer Internetseite und macht entsprechende Angaben im Geschäftsbericht. Ferner ist im Corporate-Governance-Bericht der Aktienbesitz oder sich darauf beziehender Finanzinstrumente einzelner Aufsichtsratsmitglieder anzugeben, wenn er direkt oder indirekt 1 % der von der Gesellschaft ausgegebenen Aktien übersteigt. Ebenso ist der Gesamtbesitz von Aufsichtsrat und Vorstand dort getrennt nach Aufsichtsrat und Vorstand auszuweisen, wenn der Gesamtbesitz von Aufsichtsrat und Vorstand insgesamt 1 % der von der Gesellschaft ausgegebenen Aktien übersteigt. § 15 a WpHG bleibt unberührt.
§ 9 – Wiederbestellung der Mitglieder des Vorstands
Die Wiederbestellung eines Vorstandsmitglieds vor Ablauf eines Jahres vor dem Ende der Bestelldauer bei gleichzeitiger Aufhebung der laufenden Bestellung darf nur bei Vorliegen besonderer Umstände erfolgen.
§ 10 – Ausschüsse
(1) Der Aufsichtsrat bildet aus seiner Mitte Ausschüsse. Soweit neben den ständigen Ausschüssen gem. Abs. 2 und 3 weitere Ausschüsse gebildet werden, sind deren Aufgaben und die ihnen zustehenden Befugnisse mit dem Beschluss des Aufsichtsrates über ihre Bildung abzugrenzen. Die Mitglieder der Ausschüsse werden mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen gewählt. Ihre Amtszeit entspricht, soweit nicht bei der Wahl eine kürzere Amtszeit bestimmt wird, ihrer Amtszeit als Mitglieder des Aufsichtsrates.
(2) Unmittelbar nach der Wahl des Vorsitzenden und seines Stellvertreters bildet der Aufsichtsrat zur Wahrnehmung der in § 27 Abs. 3 MitbestG bezeichneten Aufgaben einen Ausschuss (Vermittlungsausschuss), dem der Vorsitzende, sein Stellvertreter sowie je ein von den Aufsichtsratsmitgliedern der Arbeitnehmer und der Aktionäre mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen gewähltes Mitglied angehören.
(3) Als ständige Ausschüsse werden - neben dem Vermittlungsausschuss – der Prüfungsausschuss (Audit Committee), der Finanzausschuss, der Personalausschuss und der Immobilienausschuss eingesetzt. Jeder Ausschuss wählt zu Beginn einer Amtszeit mit einer Mehrheit von 2/3 der Mitglieder, aus denen er insgesamt zu bestehen hat, aus seiner Mitte einen Ausschussvorsitzenden und einen Stellvertreter. Wird bei der Wahl des Ausschussvorsitzenden oder seines Stellvertreters die nach dem vorstehenden Satz erforderliche Mehrheit nicht erreicht, so findet für die Wahl des Ausschussvorsitzenden und seines Stellvertreters ein zweiter Wahlgang statt. In diesem Wahlgang wählen die Ausschussmitglieder der Anteilseigner den Ausschussvorsitzenden und die Ausschussmitglieder der Arbeitnehmer den Stellvertreter jeweils mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen.
(4) Aufgabe des Finanzausschusses ist die Vorbereitung der Verhandlungen und Beschlüsse des Aufsichtsrates, die finanziell von wesentlicher Bedeutung sind. Hierzu gehören insbesondere die in § 12 Abs. 1 Nr. 2 (jedoch mit Ausnahme der Teile des Wirtschaftsplans, die sich auf den Teilkonzern Immobilien (vgl. § 2 Abs. 2 der Satzung) beziehen), 3, 4, 5, 6, 7, 8, 13, 14 und 15 (jedoch jeweils mit Ausnahme der Angelegenheiten, die sich auf den Teilkonzern Immobilien beziehen) der Geschäftsanweisung des Aufsichtsrates für den Vorstand genannten Angelegenheiten.
Dem Finanzausschuss gehören sechs vom Aufsichtsrat aus seiner Mitte zu wählende Mitglieder an.
(5) Der Prüfungsausschuss (Audit Committee) befasst sich mit
a) der Überwachung der Rechnungslegung, des Rechnungslegungsprozesses sowie der Abschlussprüfung und ihrer Wirksamkeit, insbesondere der Prüfung der Unterlagen zum Jahresabschluss, der Vorbereitung der Entscheidung des Aufsichtsrates über die Feststellung des Jahresabschlusses, der Billigung des Konzernabschlusses sowie des Vorschlags des Vorstands zur Verwendung des Bilanzgewinns; er kann dem Vorstand Empfehlungen oder Vorschläge zur Gewährleistung der Integrität des Rechnungslegungsprozesses unterbreiten,
b) der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems, des internen Revisionssystems und der Compliance,
c) der Prüfung der nichtfinanziellen Erklärungen bzw., soweit diese erstellt werden, der gesonderten nichtfinanziellen Berichte, jeweils für die Gesellschaft und den Konzern; er entscheidet insoweit über eine externe inhaltliche Überprüfung der nichtfinanziellen Erklärungen bzw. Berichte und erteilt, sofern eine externe Prüfung erfolgen soll, den Prüfungsauftrag;
d) den vom Abschlussprüfer zusätzlich erbrachten Leistungen, einschließlich der Billigung von Nichtprüfungs- oder Steuerberatungsleistungen im Sinne von Art. 5 Abs. 4 der Abschlussprüfungs-VO (VO Nr. 537/2014 vom 16. April 2014) oder § 319a Abs. 3 HGB; er kann dazu einen Katalog vorab gebilligter Leistungen beschließen;
e) der Feststellung und Überwachung der erforderlichen Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, der Vorbereitung des Beschlussvorschlages des Aufsichtsrates an die Hauptversammlung zur Wahl des Abschlussprüfers einschließlich der Durchführung etwaiger Auswahlverfahren, nach erfolgter Wahl des Abschlussprüfers durch die Hauptversammlung der Erteilung des Prüfungsauftrags an den Abschlussprüfer, der Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten und der Honorarvereinbarung mit dem Abschlussprüfer.
Dem Prüfungsausschuss gehören sechs vom Aufsichtsrat aus seiner Mitte zu wählende Mitglieder an.
(6) Der Personalausschuss
a) bereitet die dem Aufsichtsrat obliegenden Personalentscheidungen vor, sorgt gemeinsam mit dem Vorstand für eine langfristige Nachfolgeplanung und achtet bei der Zusammensetzung des Vorstands auch auf Vielfalt (Diversity).
b) behandelt die Bedingungen und vertritt die Gesellschaft beim Abschluss, der Änderung und der Beendigung von Dienstverträgen mit Vorstandsmitgliedern (die Bestellung und Abberufung von Vorstandsmitgliedern sowie die Festsetzung der Gesamt­bezüge der einzelnen Vorstandsmitglieder gemäß § 87 Abs. 1 AktG, etwaige Herabsetzungen der Bezüge gemäß § 87 Abs. 2 Satz 1 und 2 AktG, die Beschlussfassung über das Vergütungssystem des Vorstands einschließlich der wesentlichen Vertragselemente und die regelmäßige Überprüfung des Vergütungssystems bleiben dem Gesamtaufsichtsrat vorbehalten) und erteilt die Zustimmung des Aufsichtsrates in Bezug auf die Bestellung und Abberufung von Prokuristen und die Festlegung von Vertragsbedingungen von Verträgen mit Prokuristen (vgl. § 12 Abs. 1 Ziff. 1 der Geschäftsanweisung des Aufsichtsrats für den Vorstand)
c) fungiert als Nominierungsausschuss zur Unterbreitung von Beschlussvorschlägen an die Hauptversammlung hinsichtlich der Neuwahl der Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat.
Dem Personalausschuss gehören die vier Mitglieder des Vermittlungsausschusses (vgl. Abs. 2) sowie zwei weitere aus der Mitte des Aufsichtsrats gewählte Mitglieder an. Tritt der Personalausschuss als Nominierungsausschuss zusammen, gehören ihm ausschließlich Vertreter der Anteilseigner im Personalausschuss an.
(7) Der Immobilienausschuss ist beauftragt und ermächtigt, im Namen des Aufsichtsrates folgende Aufgaben zu erledigen:
a) Entgegennahme sämtlicher Berichte des Vorstands und Erörterung sämtlicher Fragen mit dem Vorstand, die sich jeweils auf den Teilkonzern Immobilien der Gesellschaft (vgl. §§ 2 Abs. 2, 31 der Satzung) und die dem Teilkonzern Immobilien zuzuordnenden direkten und indirekten Tochtergesellschaften und Mehrheitsbeteiligungen der Gesellschaft (nachfolgend zusammen der „Teilkonzern Immobilien“ genannt) beziehen,
b) Entscheidung über die Erteilung der Zustimmung des Aufsichtsrates hinsichtlich sämtlicher zustimmungspflichtiger Rechtsgeschäfte und Maßnahmen nach § 10 der Geschäftsanweisung des Aufsichtsrates für den Vorstand, soweit sich diese im Einzelfall oder generell auf den Teilkonzern Immobilien beziehen,
c) Prüfung der Unterlagen zum Jahresabschluss und Vorbereitung der Entscheidung des Aufsichtsrates über die Feststellung des Jahresabschlusses, die Billigung des Konzernabschlusses sowie den Vorschlag des Vorstands zur Verwendung des Bilanzgewinns, jeweils soweit diese sich auf den Teilkonzern Immobilien bzw. den auf den Teilkonzern Immobilien entfallenden Teil des Bilanzgewinns beziehen,
d) Entscheidung über alle sonstigen Beschlussgegenstände des Aufsichtsrates, die sich vollständig oder überwiegend auf den Teilkonzern Immobilien beziehen, soweit der Übertragung der Entscheidungsbefugnis nicht zwingende gesetzliche Regelungen entgegenstehen; in diesem Fall hat der Immobilienausschuss die Entscheidung des Aufsichtsrates lediglich vorzubereiten.
Dem Immobilienausschuss gehören sechs aus der Mitte des Aufsichtsrates gewählte Mitglieder an.
(8) Auf das Verfahren der Ausschüsse finden neben den Bestimmungen der Satzung über den Aufsichtsrat die Vorschriften dieser Geschäftsordnung über das Aufsichtsratsplenum sinngemäß Anwendung. Die Niederschriften über die Sitzungen der Ausschüsse sind allen Mitgliedern des Aufsichtsrates zu übersenden.
§ 11 – Vertraulichkeit
(1) Jedes Mitglied des Aufsichtsrats ist verpflichtet, Stillschweigen über alle dem Betriebsgeheimnis unterliegenden oder sonstigen vertraulichen Angelegenheiten und über Geheimnisse der Gesellschaft und mit ihr verbundener Unternehmen zu bewahren, die es in seiner Eigenschaft als Aufsichtsratsmitglied erfährt, und zwar auch über die Beendigung seines Amtes als Aufsichtsratsmitglied hinaus. Dies gilt auch für erhaltene vertrauliche Berichte und den Inhalt vertraulicher Beratungen. Bei Ablauf des Mandats sind alle vertraulichen Unterlagen an die Gesellschaft zurückzugeben. Die Mitglieder des Aufsichtsrats stellen sicher, dass auch die von ihnen eingeschalteten Mitarbeiter und Berater die Verschwiegenheitspflicht in gleicher Weise einhalten.
(2) Will ein Mitglied des Aufsichtsrats Informationen an Dritte weitergeben, die es in seiner Eigenschaft als Aufsichtsratsmitglied erhalten hat, so hat es hierüber den Vorsitzenden des Aufsichtsrats, sofern die Weitergabe nicht offensichtlich zulässig ist, im Vorwege zu unterrichten.
(3) Die Vorschriften der §§ 394, 395 AktG bleiben unberührt. Die Verpflichtungen aus Abs. 2 bestehen nicht, soweit ein Mitglied des Aufsichtsrats nach § 394 AktG keiner Verschwiegenheitspflicht unterliegt.
(4) Die Prüfungsberichte des vom Aufsichtsrat beauftragten Abschlussprüfers sind jedem Aufsichtsratsmitglied auszuhändigen.
§ 12 – Berichterstattung
(1) Der Aufsichtsrat stellt sicher, dass der Vorstand seine in § 90 AktG genannten Berichtspflichten sowie die Berichtspflichten zwischen Vorstand und Aufsichtsrat erfüllt.
(2) Die Berichterstattung obliegt dem Vorstandsvorsitzenden; alle Mitglieder des Vorstands haben den Vorsitzenden bei dieser Aufgabe zu unterstützen. Der Vorstand hat dem Aufsichtsrat einen in der Regel schriftlichen Bericht über die in § 90 AktG genannten Berichtsgegenstände der Gesellschaft vorzulegen. Im Einzelfall ist, sofern erforderlich, zeitnah mündlich zu berichten. Schriftliche Berichte können den Mitgliedern des Aufsichtsrats auch per Fax oder auf elektronischem Wege übermittelt werden.
(3) Im Rahmen der Berichterstattung nach Absatz 1 ist der Aufsichtsrat in seinen Sitzungen regelmäßig über die beabsichtigte Geschäftspolitik und andere grundsätzliche Fragen des Unternehmens, insbesondere die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage, die Risikolage, das Risikomanagement und das Risikocontrolling zu unterrichten. Außerdem ist mindestens einmal jährlich über grundsätzliche Fragen der Unternehmensplanung, insbesondere die Finanz- und Personalplanung, zu berichten.
(4) Der Aufsichtsrat beschließt das Vergütungssystem für den Vorstand und überprüft es regelmäßig.
(5) Der Aufsichtsratsvorsitzende hält zwischen den Sitzungen mit dem Vorstand, insbesondere mit dem Vorstandsvorsitzenden, regelmäßig Kontakt und berät und überwacht mit ihm Fragen der Strategie, der Planung, der Geschäftsentwicklung, der Risikolage, des Risikomanagements und der Compliance der Gesellschaft. Der Aufsichtsratsvorsitzende wird über wichtige Ereignisse, die für die Beurteilung der Lage und Entwicklung sowie für die Leitung des Unternehmens von wesentlicher Bedeutung sind, unverzüglich durch den Vorstandsvorsitzenden informiert. Der Aufsichtsratsvorsitzende soll sodann den Aufsichtsrat unterrichten und erforderlichenfalls eine außerordentliche Aufsichtsratssitzung einberufen.
§ 13 – Selbstevaluierung
Der Aufsichtsrat überprüft regelmäßig, mindestens einmal nach der Hälfte der regelmäßigen Amtszeit seiner Mitglieder, die Effizienz seiner Tätigkeit.
(1) Diese Geschäftsordnung bleibt solange in Kraft, bis der Aufsichtsrat anders beschließt.
(2) Der Aufsichtsrat kann mit einfacher Mehrheit beschließen, im Einzelfall von dieser Geschäftsordnung abzuweichen.
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