Source: http://dedocz.com/doc/487165/elektronisch-archivieren--was-verlangt-das-gesetz%3F---vere.
Timestamp: 2017-01-24 01:30:23
Document Index: 134808133

Matched Legal Cases: ['Art. 957', 'Art. 9', 'Art. 14', 'Art. 7', 'Art. 957', 'Art. 3']

Elektronisch archivieren: Was verlangt das Gesetz? - Vereon AG
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IT &amp; Technik 55
E-Mail und Records Management
Elektronisch archivieren:
Gesch&auml;ftsdokumente bzw. die darin enthaltenen Informationen stellen f&uuml;r Unternehmen einen ihrer
bedeutendsten Verm&ouml;genswerte dar. Sie dienen der Sicherstellung der ordentlichen, effizienten und
nachweisbaren Gesch&auml;ftsf&uuml;hrung, dem Nachweis der Erf&uuml;llung der gesetzlichen Vorschriften, der St&auml;rkung der eigenen Position im Falle von Rechtsstreitigkeiten sowie der Bewahrung des organisationsspezifischen, pers&ouml;nlichen oder kollektiven Ged&auml;chtnisses.
Elektronischer Lebenszyklus
Der sorgf&auml;ltige Umgang mit Gesch&auml;ftsdokumenten w&auml;hrend ihres gesamten Lebenszyklus, von der Entstehung bis zu ihrer Vernichtung, ist eine zentrale Aufgabe, die
durch geeignete organisatorische und technische Massnahmen sichergestellt werden
Es gibt kaum noch ein Unternehmen, das
seine Gesch&auml;ftsdokumente nicht elektronisch erstellt und bearbeitet. Eine medien-
bruchfreie elektronische Bearbeitung der
Dokumente w&auml;hrend ihres gesamten Lebenszyklus, einschliesslich Archivierung und
L&ouml;schung, scheiterte bis zur Revision von
Art. 957ff OR und dem Erlass der dazuge-
Dabei sind grunds&auml;tzlich die folgenden zwei
Aufgabenbereiche zu unterscheiden:
1. Es ist mittels geeigneter Massnahmen sicherzustellen, dass im Unternehmen alle f&uuml;r
den eigenen Gesch&auml;ftsbereich relevanten
Dokumente erstellt und archiviert werden.
2. Es sind geeignete technische und organisatorische Massnahmen zu treffen, um die
Integrit&auml;t dieser Dokumente &uuml;ber den gesamten Lebenszyklus sicherzustellen.
Um eine gesetzeskonforme F&uuml;hrung und Archivierung der Gesch&auml;ftsdokumente sicherzustellen, m&uuml;ssen beide Aufgaben sorgf&auml;ltig erf&uuml;llt werden.
KMU-Magazin Nr. 3, April 2008
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h&ouml;renden Gesch&auml;ftsb&uuml;cherverordnung (GeB&uuml;V) an den gesetzlichen Grundlagen. Heute m&uuml;ssen nur mehr Bilanz und Erfolgsrechnung im Original aufbewahrt werden. F&uuml;r
die B&uuml;cher, die Belege und die Gesch&auml;ftskorrespondenz gilt diese Einschr&auml;nkung
nicht mehr – sie d&uuml;rfen schriftlich, elektronisch oder in &auml;hnlicher Weise gef&uuml;hrt und
Gesch&auml;ftsrelevant sind alle Dokumente,
die durch das Unternehmen erstellt werden oder welche diese von Dritten erhalten und die
Die Steuerbeh&ouml;rden akzeptieren f&uuml;r die
Berechnung der Mehrwertsteuer und f&uuml;r
die Geltendmachung des Vorsteuerabzugs neben Papierbelegen auch die folgenden elektronischen Belege:
Identifikation der Unterlagen
Die Frage, welche Dokumente wie lange zu
archivieren sind, kann nicht in einer allgemeing&uuml;ltigen Form beantwortet werden.
Vielmehr muss jedes Unternehmen auf der
Basis der f&uuml;r den eigenen Gesch&auml;ftsbereich
g&uuml;ltigen Normen und unter Ber&uuml;cksichtigung der individuellen Risiken f&uuml;r sich verbindlich festlegen, welche Dokumente wie
lange zu archivieren sind. Die Buchf&uuml;hrungsvorschriften verpflichten die Unternehmen, alle Gesch&auml;ftsdokumente aufzubewahren, die zum Verst&auml;ndnis und zum
Nachweis der Verm&ouml;genslage und des Gesch&auml;ftsergebnisses erforderlich sind. Dabei
kommt es prim&auml;r auf den Inhalt der Dokumente und nicht auf ihre Form an.
E-Mails sind deshalb gleich zu behandeln
wie jede andere Gesch&auml;ftskorrespondenz –
ist der Inhalt buchungsrelevant, dann m&uuml;ssen sie aufbewahrt werden. Aus Gr&uuml;nden
der Beweissicherung kann es n&ouml;tig sein,
weitere Dokumente aufzubewahren oder
die genannten Dokumente l&auml;nger als gesetzlich vorgeschrieben aufzubewahren. Der
Mangel an Beweisen kann im Streitfall zum
Verlust einer Forderung oder dazu f&uuml;hren,
dass eine ungerechtfertigte Forderung nicht
abgewehrt werden kann.
Dar&uuml;ber hinaus gibt es f&uuml;r einzelne Berufszweige noch Sondervorschriften, die ausdr&uuml;cklich oder implizit die Aufbewahrung
bestimmter Unterlagen verlangen. Generell
kann gesagt werden, dass Unternehmen
alle Dokumente erstellen und f&uuml;r die gesetz-
sich in der Buchhaltung niederschlagen;
aus Beweisgr&uuml;nden zur Geltendmachung von eigenen Anspr&uuml;chen oder zur
Abwehr von Anspr&uuml;chen Dritter ben&ouml;tigt werden;
aufgrund besonderer rechtlicher Vorschriften erstellt und archiviert werden
m&uuml;ssen;
das Unternehmen als Gesellschaft betreffen.
lich vorgeschriebene Dauer archivieren m&uuml;ssen, die gesch&auml;ftsrelevant sind.
Integrit&auml;t der Dokumente
Um zu verhindern, dass der Beweiswert der
archivierten Dokumente infrage gestellt
wird, muss deren Integrit&auml;t w&auml;hrend der gesamten Aufbewahrungsdauer sichergestellt
werden. Da an die Integrit&auml;t elektronisch
archivierter Dokumente keine h&ouml;heren Anforderungen gestellt werden als an diejenige von Papierdokumenten, wird keine absolute Unab&auml;nderbarkeit der archivierten
Daten verlangt. Voraussetzung ist aber, dass
festgestellt werden kann, ob das Dokument
nachtr&auml;glich ge&auml;ndert wurde.
Art. 9 GeB&uuml;V erlaubt neben der Archivierung auf sogenannt unver&auml;nderbaren Datentr&auml;gern ausdr&uuml;cklich auch den Einsatz
von ver&auml;nderbaren Speichermedien. Allerdings muss im letzteren Fall durch zus&auml;tzliche technische Massnahmen sichergestellt
werden, dass die Integrit&auml;t der gespeicherten Daten erhalten bleibt. Als Beispiel f&uuml;r
eine solche technische Massnahme nennt
die GeB&uuml;V die elektronische Signatur. Es besteht aber kein gesetzlicher Zwang zu deren Einsatz. Es muss auch nicht die gem&auml;ss
Elektronische Kopien von eingescannten
Papierbelegen, die nach den Vorschriften
der GeB&uuml;V elektronisch archiviert wurden.
Elektronische Ursprungsbelege, wenn
diese nach den Vorschriften der ElDI-V
&uuml;bermittelt und aufbewahrt wurden.
Art. 14 Abs. 2bis OR der Handunterschrift
gleichgestellte qualifizierte elektronische Signatur verwendet werden, die mit einem
Zertifikat einer anerkannten Anbieterin von
Zertifizierungsdiensten verifiziert werden
kann. Es steht einem Unternehmen somit
frei, bei Verwendung von ver&auml;nderbaren
Speichermedien die technische Massnahme
zur Integrit&auml;tssicherung selbst zu w&auml;hlen –
solange sie ebenso sicher ist wie die elektronische Signatur.
Werden ver&auml;nderbare Speichermedien zur
Archivierung verwendet, muss der Zeitpunkt
der Speicherung nachgewiesen werden
k&ouml;nnen. Hierzu sind neben dem Einsatz von
Zeitstempeldiensten auch andere Massnahmen wie zum Beispiel Protokollierungen zul&auml;ssig.
Verf&uuml;gbarkeit der Daten
Archivierte Dokumente m&uuml;ssen w&auml;hrend
der gesamten Aufbewahrungsdauer innerhalb einer angemessenen Frist verf&uuml;gbar
sein und sie m&uuml;ssen auf Verlangen einer Beh&ouml;rde auch in Papierform vorgelegt werden
k&ouml;nnen. Die Verf&uuml;gbarkeit impliziert nicht
nur, dass die Daten gefunden werden, sondern auch, dass diese gelesen und verstan-
IT &amp; Technik 57
den werden k&ouml;nnen. Deshalb m&uuml;ssen Daten regelm&auml;ssig auf ihre Lesbarkeit &uuml;berpr&uuml;ft werden. Migrationskonzepte und die
Dokumentation des Systems sowie der Abl&auml;ufe stellen sicher, dass die Verf&uuml;gbarkeit
der Daten gegeben ist.
Art. 7 der GeB&uuml;V verlangt, dass die archivierten Daten von den aktuellen getrennt
werden. Die Verantwortung f&uuml;r die archivierten Daten soll auf diese Weise genau
festgelegt werden k&ouml;nnen. Zugriffe auf archivierte Daten sollen nur bestimmten Personen zu vordefinierten Zwecken vorbehalten bleiben und m&uuml;ssen aufgezeichnet werden. Auch aus datenschutzrechtlicher Sicht
ist eine Trennung des Archivs von den aktuellen Daten w&uuml;nschenswert. Diesen gesetzlichen Anforderungen wird nicht nur durch
eine physische Trennung Gen&uuml;ge getan. Die
archivierten Daten k&ouml;nnen von den aktiven
Daten auch getrennt werden, indem durch
die Vergabe spezieller Zugriffsrechte ein
&laquo;logisches Archiv&raquo; geschaffen wird.
Beweiskraft von MwSt-Belegen
Viele Unternehmen stellen ihren Kunden
zum Teil elektronisch Rechnung bzw. sie
empfangen elektronische Rechnungsbelege. Diese Belege m&uuml;ssen als buchungsrelevante Belege in jedem Fall gem&auml;ss den Vorschriften von Art. 957 ff. OR sowie der GeB&uuml;V archiviert werden. Da es sich dabei
aber auch um Belege handelt, die f&uuml;r die
Berechnung der Mehrwertsteuer (MwSt) sowie f&uuml;r die Geltendmachung des Vorsteuerabzugs zur MwSt relevant sind, m&uuml;ssen bei
der elektronischen Rechnungstellung zus&auml;tzliche Anforderungen erf&uuml;llt werden, die
unter anderem in der Verordnung des EFD
&uuml;ber elektronische Daten und Informationen (ElDI-V; SR 641.201.1) enthalten sind.
Die ElDI-V, die im Jahr 2002 erlassen wurde, wurde bereits &uuml;berarbeitet, die &Auml;nderungen sind auf den 1. November 2007 in
Kraft getreten. Die ElDI-V ist nur f&uuml;r die Belege relevant, die im Zusammenhang mit E-
Billing entstehen. E-Billing bedeutet, dass
die Rechnungen elektronisch erstellt und
&uuml;bermittelt, in Empfang genommen und archiviert werden. Damit diese Belege nach
den Anforderungen der Mehrwertsteuer gen&uuml;gend beweiskr&auml;ftig sind, m&uuml;ssen die Bedingungen des Art. 3 ElDI-V erf&uuml;llt werden.
Dieser verlangt unter anderem, dass die
&Uuml;bermittlung und Aufbewahrung der Daten
mittels elektronischer Signatur abgesichert
ist, ein Zertifikat einer anerkannten Anbieterin von Zertifizierungsdiensten verwendet
wird, die elektronischen Daten sp&auml;testens
vor ihrer Verwendung mittels Verifikation
der elektronischen Signatur auf Integrit&auml;t,
Authentizit&auml;t und Signaturberechtigung gepr&uuml;ft und das Ergebnis der Pr&uuml;fung dokumentiert wird. Zudem m&uuml;ssen diese Belege
elektronisch archiviert werden.
Mag. iur. Maria Winkler ist gesch&auml;ftsf&uuml;hrende
Partnerin der IT &amp; Law Consulting GmbH in Zug
und Luzern. Nach dem Studium der Rechtswissenschaften in Graz (&Ouml;sterreich) spezialisierte
sie sich nach einigen Jahren Berufspraxis auf
rechtliche Themen an der Schnittstelle zwischen
Informationstechnologie und Recht. Sie unterst&uuml;tzt Unternehmen bei der Ausarbeitung von
Vertr&auml;gen im Informatikbereich und ber&auml;t diese bei rechtlichen Fragestellungen, die sich aus
dem Einsatz oder der Entwicklung von Informationstechnologie ergeben. Maria Winkler ist
zudem Dozentin f&uuml;r Informatikrecht an der
Hochschule f&uuml;r Wirtschaft (HSW) Luzern und
unterrichtet dabei insbesondere Themen wie
Urheberrecht, Datenschutzrecht und Recht im
Eine F&uuml;hrungsaufgabe
Die in den Gesch&auml;ftsdokumenten enthaltenen Informationen sind eine wichtige Ressource jedes Unternehmens. Sie dienen der
Unternehmensf&uuml;hrung als Grundlage f&uuml;r
Entscheidungen und stellen das kollektive
Ged&auml;chtnis eines Unternehmens dar. Zudem
sind sie die Basis f&uuml;r eine zuverl&auml;ssige und
vollst&auml;ndige Dokumentation der Gesch&auml;ftsabl&auml;ufe und des Gesch&auml;ftsergebnisses. Die
Bedeutung des sorgf&auml;ltigen Umgangs mit
Gesch&auml;ftsdokumenten wird durch die neuen Vorschriften &uuml;ber das interne Kontrollsystem (IKS) noch verst&auml;rkt.
Die Verantwortung f&uuml;r die Sicherstellung der
Gesetzeskonformit&auml;t der F&uuml;hrung und Archivierung der Gesch&auml;ftsdokumente liegt
daher bei der Unternehmensf&uuml;hrung. Sie
hat einerseits sicherzustellen, dass die n&ouml;tigen personellen, finanziellen und technischen Ressourcen f&uuml;r die Erstellung und
Archivierung von aussagekr&auml;ftigen und zuverl&auml;ssigen Gesch&auml;ftsdokumenten vorhanden sind. Andererseits muss sie aber auch
die erforderlichen Weisungen erlassen und
deren Einhaltung kontrollieren.
Spezielle Gesetze zur Aufbewahrungspflicht
von E-Mails und Records zwingen immer mehr
Unternehmen, gesch&auml;ftsrelevante Informationen elektronisch aufzubewahren. Die Vereon
AG nimmt dies zum Anlass und veranstaltet am
3. und 4. Juni in Frankfurt und vom 24. bis 26.
Juni in Z&uuml;rich die Fachtagung &laquo;E-Mail und Records Management 2008&raquo;. Themen im Spannungsfeld zwischen Technik und Compliance
sind: E-Mail Management, Rechts- und Beweiskraft von E-Mails, E-Mail und Compliance, Records Management und Langzeit-Archivierung,
Electronic Records Management am Beispiel
der Credit Suisse sowie Best-Practice Report:
E-Mail Management &amp; Retention bei Roche.
&Uuml;berdies wird ein Fokusworkshop mit Mag. iur.
Maria Winkler &uuml;ber &laquo;Rechtliche Aspekte der
elektronischen Archivierung&raquo; angeboten.
Vereon AG, Rosgartenstrasse 37, 8280 Kreuzlingen. Tel. 071 677 87 03
www.vereon.ch/emm_ch.htm
Gesch&auml;ftsf&uuml;hrende Partnerin
IT &amp; Law Consulting GmbH
Schanz 4, 6300 Zug
Tel. 041 711 74 08
info@itandlaw.ch