Source: http://www.privacy.it/archivio/garanterico201407311.html
Timestamp: 2018-10-22 20:19:51+00:00
Document Index: 110680016

Matched Legal Cases: ['art. 55', 'art. 55', 'art. 16', 'art. 11', 'art. 28', 'art. 168', 'art. 55', 'art. 47', 'art. 30', 'art. 19', 'art. 18', 'art. 7', 'art. 3']

Notifica dell'atto di contestazione di unprocedimento disciplinare e protezione dei dati personali
Registrodei provvedimenti n. 392 del 31 luglio 2014
VISTO ilreclamo del 27 agosto 2013, regolarizzato il 10 settembre, presentato da XY,concernente il trattamento di dati personali riferiti all'interessataeffettuato dal Ministero del lavoro e delle Politiche Sociali – Direzionegenerale KW;
VISTE le"Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori perfinalità di gestione del rapporto di lavoro in ambito pubblico", adottatecon provvedimento del 14 giugno 2007 (pubblicato nella G.U. 13 luglio 2007, n.161);
1.1. Conreclamo del 27 agosto 2013, regolarizzato il 10 settembre, XY, dirigente delMinistero del lavoro e delle politiche sociali presso la Direzione generale KW,ha ritenuto illecito il trattamento dei dati personali a sé riferiti inoccasione della notifica dell'atto di contestazione di un procedimentodisciplinare e della successiva circolazione, all'interno della struttura, diinformazioni riferite al procedimento medesimo.
Piùprecisamente, la reclamante ha lamentato la violazione di alcune disposizionidel Codice (artt. 11, co. 1, lett. a); 18, co. 1, 2, 3; 25, co. 1, lett. b)) inrelazione:
a. alla consegna della contestazionedisciplinare datata 18.6.2013 "dapprima per semplice mail pervenut[a] allascrivente dalla segreteria del Direttore Generale [Š] anziché come previsto, a mano o a mezzo racc a/r, segnatamente da soggetti che non avevano alcun titoloa conoscere una fase istruttoria di un procedimento disciplinare, nérisultavano responsabili o incaricati" del trattamento (cfr. reclamo27.8.2013, p. 1);
b. alla successiva allegazione dell'atto dicontestazione disciplinare ad una comunicazione del 20.6.2013 (All. 3, reclamocit.) effettuata dal medesimo direttore generale alla Divisione III delSegretariato generale – struttura che sarebbe "competente in materiacontabile e non anche dedita alla gestione del personale dirigenziale diseconda fascia" – mentre sarebbe risultato "sufficiente,pertinente e non esorbitante [Š] solo la notizia di avere instaurato lo stesso.Viceversa è [Š] lesiva della dignità, onore e professionalità l'allegazionedell'atto" (cfr. reclamo cit., p. 2);
c. al lamentato utilizzo del protocollogenerale "senza alcuna «cautela di riservatezza»" in ordine allaprotocollazione della menzionata nota del 20.6.2013 e relativo allegato,consentendo così "l'accesso casuale e indistinto da parte di terzi nonautorizzati ai dati riportati all'interno di essa e dell'allegato" (cfr.reclamo cit., p. 1 e 2);
d. alla conservazione della nota del 20.6.2013,completa di allegato, all'interno di un "ordinario fascicolo presso ilSegretariato generale del Ministero del lavoro, e non in quello «personale»ove, in caso di comminazione della sanzione, l'atto contestativo, la memoria dirisposta ed i suoi allegati devono essere conservati esclusivamente" (cfr.reclamo cit., p. 3).
1.2. Aseguito della richiesta di regolarizzazione formulata dall'Ufficio, con notadel 10.9.2013 la reclamante ha integrato il contenuto del reclamo precisandoche:
a. la trasmissione via e-mail dell'atto dicontestazione disciplinare non rientra nelle modalità trasmissive espressamentepreviste dall'art. 55-bis, comma 5, d. lg. n. 165/2001, ossia "pec oconsegna a mano o raccomandata a/r" (cfr. nota 10.9.2013, p. 1);
b. la circolare n. 37 del 2010 del Ministero del Lavoroavrebbe previsto che "al termine del procedimento [disciplinare], gli attisiano conservati nel fascicolo «personale»", con esclusione di eventuale"trattamento anteriore e/o diverso dei dati disciplinari" (cfr. notacit., p. 2);
c. quanto alle misure richieste al Garante,queste consistono nel "blocco del trattamento o l'opposizione al [Š]trattamento [dei dati personali] tramite conservazione illegittima oppure lacancellazione dei dati [Š] conservati", da realizzarsi altresì attraversol'ordine impartito all'amministrazione di ritirare la nota del 20.6.2013completa di allegato atto di avvio del procedimento disciplinare, nonché dieliminare tali documenti dal fascicolo "ordinario tenuto presso ilSegretariato", posto che questi "attualmente sono alla mercé deicomponenti di quella struttura che ne possono prendere liberamente visione, conulteriore lesione all'immagine e reputazione professionale" dellareclamante.
1.3. IlMinistero del lavoro e delle politiche sociali (specificamente, la Direzione generaleKW in ordine alle circostanze oggetto di reclamo con nota dell'11 dicembre 2013ha rappresentato che:
a. la reclamante impropriamente si sarebberivolta al Garante lamentando le concrete modalità con le quali le è statonotificato l'atto di contestazione dell'illecito disciplinare, posto che laritenuta violazione dell'art. 55-bis, comma 5, d. lg. n. 165 del 2001 "nonrileva ai fini dell'applicazione dei principi in materia di protezione dei datipersonali" (cfr. nota cit., p. 3);
b. nel merito, la menzionata contestazionedisciplinare del 18.6.2013 è stata portata a conoscenza dell'interessata siatrasmettendola, "in un'ottica di semplificazione e speditezzaoperative", al suo account istituzionale di posta elettronica (posto che"tutto il personale in servizio presso questo Ufficio non è abilitatoall'uso della P.E.C.") sia mediante consegna a mano e in busta chiusa"per avere la garanzia del buon esito della trasmissione di tale atto allegittimo destinatario entro i termini di legge" (cfr. nota 11.12.2013, p.2);
c. la consegna dell'atto di contestazionedegli addebiti è stato effettuato dalla persona addetta alla segreteria deldirettore generale, la quale il 19.6.2013 si sarebbe recata personalmente nellastanza della reclamante "allo scopo di accertarsi che l'atto contestativo,contenuto «in busta chiusa», venisse ricevuto" (cfr. nota cit., p. 2);
d. la persona incaricata della consegnadell'atto è formalmente addetta alla segreteria particolare del direttoregenerale, con attribuzione (tra l'altro) di compiti di protocollazione,scansione e invio documenti come risultante dal piano di lavoro individualeriferito all'impiegata (cfr. All. 6, nota cit.), alla quale peraltro, ildirettore generale avrebbe provveduto ad "imparti[re] per le vie brevi, direttiveprecise in ordine alla necessità di assicurare la riservatezza delladirigente" (cfr. nota cit., p. 6);
e. la diversa persona incaricata (con attodi designazione del 9.5.2013) del trattamento dei dati personali"necessari alla gestione delle risorse umane di questa Direzione, èincardinata nella divisione I, perciò non risulta preposta alle attività dellaSegreteria del Direttore Generale né ha accesso alla casella di postaelettronica istituzionale con cui è stata inviata la email [Š] contenente lacontestazione disciplinare" (cfr. nota cit., p. 6);
f. con riferimento, invece, allacomunicazione del 20.6.2013 – recante in allegato l'atto di contestazionedisciplinare inviato alla reclamante –, questa è stata inviata tramitee-mail dalla direzione generale "all'indirizzo di posta elettronicaistituzionale della [Š] dirigente titolare della [Š] divisione III", ciòallo scopo di comunicare alla stessa "in qualità di responsabile deirapporti con il Ministero dell'Economia e delle Finanze in materia dicertificazione dei crediti, la posizione di questa Direzione in merito agliadempimenti richiesti ai fini dell'accreditamento sulla piattaforma elettronicaper la gestione telematica del rilascio delle certificazioni", eprecisamente la circostanza che il "mancato completamento del processo diaccreditamento di questo Ufficio" fosse da imputare "al rifiutoreiterato da parte [della reclamante], nominata quale dirigente incaricato alrilascio delle certificazioni dei crediti" (cfr. nota cit., p. 7);
g. in base alla specifica disciplina di settore,"la mancata registrazione sulla piattaforma per la certificazione deicrediti [Š] integra un inadempimento" rilevante ai fini della misurazione e valutazione della performance dei dirigenti responsabili, i quali sono altresìassoggettati a specifiche ipotesi di responsabilità (cfr. nota cit., p. 8);
h. la dirigente destinataria della menzionatanota del 20.6.2013, "è anche responsabile dei rapporti con l'OrganismoIndipendente di Valutazione (O.I.V.) in materia di valutazione dei dirigenti edi piano della performance nonché diretta collaboratrice del SegretarioGenerale", pertanto "l'instaurazione del procedimento disciplinarenei confronti della [reclamante] è stata comunicata [Š] a chi è gerarchicamentesovraordinato e istituzionalmente competente a conoscere le vicende che siriferiscono all'attività del dirigente complessivamente considerata nonchélegittimato a misurare e valutare la performance operativa e i comportamentiorganizzativi del dirigente" (cfr. nota cit., p. 8-9);
i. quanto alla lamentata indebitacircolazione di informazioni relative alla contestazione disciplinare chesarebbe derivata dal trattamento della nota del 20.6.2013 attraverso ilprotocollo generale, posto che in ogni caso "le operazioni diprotocollazione e connessa fascicolazione di documenti [vengono effettuate]esclusivamente dalle risorse umane che sono ordinariamente preposte [Š] aprendere conoscenza del contenuto dei documenti trattati", in base aquanto sarebbe stato riferito dalla dirigente destinataria della menzionatanota "al protocollo risulta scannerizzata solo la comunicazione [Š] mentrenon è presente alcun allegato" (cfr. nota cit., p. 9-10);
j. l'atto di contestazione disciplinare,sempre secondo quanto sarebbe stato comunicato dalla dirigente della divisioneIII del Segretariato, "è conservato agli atti del fascicolo dellacertificazione dei crediti del Segretariato Generale, insieme con la nota del20 giugno 2013"; tale conservazione si giustifica "in ragione dellacompetenza della predetta divisione a formulare, sulla base della comunicazionedel 20 giugno 2013 quale atto propedeutico, la richiesta di sostituzione"della reclamante con altro soggetto delegato ad effettuare la certificazionedei crediti sull'apposita piattaforma informatica (cfr. nota cit., p. 10).
1.4. Consuccessive note di replica, nel ribadire le proprie richieste, la reclamante haaffermato che:
a. le informazioni relative al procedimentodisciplinare avviato nei suoi confronti sarebbero state trattate da soggetti(il personale addetto alla segreteria del direttore generale) che non sarebberoqualificabili quali "incaricati con le prescritte modalità ex artt.29 e 30, comma 1 del Codice Privacy" (cfr. nota 13.12.2013, p. 1);
b. la contestazione disciplinare del 18.6.2013"ex se contiene la prova dell'illecito trattamento perché reca in calce ladicitura «trasmesso per e-mail»" (cfr. nota cit., p. 1);
c il trattamento dei dati personalirelativi al procedimento disciplinare avrebbe dovuto essere effettuato dallaincaricata del trattamento dei dati personali necessari alla gestione dellerisorse umane della direzione (risultante da lettera di incarico del 9.5.2013)(cfr. nota cit., p. 1);
d. la nota del 20.6.2013 "risulta essere stataprotocollata in arrivo con il n. 31/3588 [Š] ed essa univa l'atto del 18 giugno2013. Pertanto l'atto di contestazione, oltre ad essere stato divulgatoillecitamente alla dirigente della Divisione, [Š] è stato sicuramente visto daaltri [..] cioè gli addetti al protocollo, insomma [Š] ad un numeroindeterminato di soggetti" (cfr. nota cit., p. 2);
e. la dirigente della divisione III,destinataria della nota del 20.6.2013, benché "«diretta collaboratrice delSegretario Generale» nonché responsabile dei rapporti con l'O.I.V." non puòlegittimamente venire a conoscenza di un atto di contestazione disciplinare, né"può intervenire nella valutazione dei dirigenti" (cfr. nota cit., p.2);
f. in base all'art. 16, d. lg. n. 165 del2001, "la valutazione di un dirigente di seconda fascia avv[iene] a curadel Direttore Generale, mentre è questi ad essere valutato dal Ministro tramiteil Segretario Generale" (cfr. nota cit., p. 2);
g. il 18.6.2013 la reclamante ha rinvenuto "inbusta sulla propria scrivania" l'atto di contestazione disciplinare, ilquale pertanto non sarebbe stato oggetto di notificazione a mano da partedell'addetta alla segreteria del direttore generale (cfr. nota 16.12.2013).
2.1.Preliminarmente si osserva che, diversamente da quanto ritenuto dal Ministerodel Lavoro e delle Politiche Sociali, nel caso specifico in occasionedell'avvio di un procedimento disciplinare, risultano essere stati effettuatitrattamenti di dati personali con conseguente applicazione della disciplinavigente (anche sotto il profilo della liceità del trattamento medesimo in basealla pertinente disciplina di settore, ai sensi dell'art. 11, comma 1, lett. a)del Codice) che prevede, tra l'altro, il diritto dell'interessato di rivolgersial Garante, limitatamente ai profili di competenza dell'Autorità. Il predettoMinistero, pertanto, deve essere ritenuto titolare del trattamento ai sensi eper gli effetti previsti dall'art. 28 del Codice.
2.2. Ciòpremesso, all'esito dell'esame delle dichiarazioni rese all'Autorità nel corsodel procedimento – della cui veridicità si può essere chiamati arispondere ai sensi dell'art. 168 del Codice ("Falsità nelle dichiarazionie notificazioni al Garante") – nonché della documentazione acquisitain atti, con riferimento alle modalità di consegna della contestazionedisciplinare del 18.6.2013 (invio sull'account istituzionale individualizzatodella reclamante e consegna in busta chiusa – circostanza quest'ultimache non risulta oggetto di contestazione – presso la stanza dellareclamante stessa) si ritiene che non vi siano evidenze dell'avvenutaviolazione delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali odella pertinente disciplina di settore.
L'art. 55bis, comma 5, d.lg. 30 marzo 2001, n. 165 prescrive, infatti, che nell'ambitodel procedimento disciplinare le comunicazioni al dipendente debbano essereeffettuate, qualora a quest'ultimo sia stata assegnata una casella di postaelettronica certificata, tramite posta elettronica certificata oppure"tramite consegna a mano", al fine di contemperare l'esigenza dispeditezza del procedimento e di certezza dell'avvenuta notificazioneall'interessato con la tutela della riservatezza di quest'ultimo (v., tra glialtri, provv. del Garante 18 ottobre 2012, n. 297). Il fatto che, nel caso specifico, anche inconsiderazione della mancata assegnazione di account di posta certificata allareclamante, a tale legittima modalità di consegna (in busta chiusa) ildirettore generale abbia fatto precedere anche l'invio mediante postaelettronica utilizzando l'account istituzionale assegnato alla reclamante, noncontrasta con le disposizioni del Codice né con le indicazioni fornite dalGarante nel Provvedimento 14 giugno 2007, Linee guida in materia di trattamentodi dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoroin ambito pubblico (in G.U. 13 luglio 2007, n. 161: cfr. in particolare punto 5.3:"l'amministrazione deve utilizzare forme di comunicazione individualizzatacon il lavoratore, adottando le misure più opportune per prevenire laconoscibilità ingiustificata di dati personali [Š] da parte di soggetti diversidal destinatario [Š] (ad esempio, inoltrando le comunicazioni in plico chiuso ospillato; [Š] ricorrendo a comunicazioni telematiche individuali)".Inoltre la modalità utilizzata è coerente con quanto affermato in terminigenerali dall'art. 47, comma 3, d. lg. 7 marzo 2005, n. 82 (Codicedell'amministrazione digitale): "Le pubbliche amministrazioni utilizzanoper le comunicazioni tra l'amministrazione ed i propri dipendenti la postaelettronica o altri strumenti informatici di comunicazione nel rispetto delle normein materia di protezione dei dati personali".
Lapresenza o meno della reclamante nella propria stanza al momento della consegnadella busta, inoltre, non pare rilevante di per sé posto che trattavasi diplico chiuso consegnato all'interno della stanza assegnata alla dirigente.
2.2.1 Laconsegna della busta contenente la contestazione, inoltre, è avvenuta per iltramite di personale risultato incaricato del trattamento (ai sensi e per glieffetti previsti dall'art. 30 del Codice) in base a specifico atto di preposizionead un ufficio la cui attività consiste nella "protocollazione di posta edocumenti" nonché nello svolgimento di mansioni di "segreteriaparticolare", tra le quali è senz'altro ricompresa la redazione(espressamente menzionata) e la consegna di lettere predisposte dal direttore(cfr. Piano di lavoro individuale datato 13.5.2013, in atti) nell'ambitodell'esercizio dei poteri e delle attribuzioni stabiliti dall'ordinamento (v., per un caso analogo, provv. del Garante 8 maggio 2013, n. 232 e 18.10.2012, n. 296). L'addetta alla segreteria particolare, pertanto, èstata legittimamente incaricata della consegna in busta chiusa dellacomunicazione, unitamente secondo quanto dichiarato ad alcune specificheindicazioni circa le modalità per garantire la riservatezza della dirigente.
2.3. Perquanto riguarda, invece, la lamentata allegazione di copia della contestazionedisciplinare del 18.6.2013 alla successiva nota del 20.6.2013, si rileva che,in termini generali, le comunicazioni di dati personali (diversi da quellisensibili e giudiziari) all'interno della pubblica amministrazione sonoconsentite, ai sensi dell'art. 19, comma 1 del Codice, anche in assenza dispecifica norma di legge o di regolamento per lo svolgimento delle funzioniistituzionali (v. art. 18, comma 2), purché vengano osservati i criterigenerali previsti dal Codice in relazione ai trattamenti di dati personali(cfr., nello stesso senso, provv. 5 dicembre 2013, n. 546).
Nel casospecifico, con la menzionata nota, il direttore generale ha rappresentato –nell'esercizio delle proprie funzioni istituzionali – alla dirigentedella Divisione III del Segretariato generale (cui risultano attribuitecompetenze in ordine al coordinamento delle attività del ministero in materiadi pianificazione, programmazione economico finanziaria e controllo digestione, v. sito istituzionale www.lavoro.gov.it, sezione Articolazione degliuffici) che il mancato completamento della procedura di accreditamento per lagestione telematica del rilascio delle certificazioni dei crediti da partedella Direzione generale KW, sarebbe stato imputabile al "rifiut[o] diadempiere" opposto dalla reclamante, a ciò specificamente già incaricatadal direttore. Tale ricostruzione era (legittimamente) preordinata,contestualmente alla indicazione del nuovo incaricato, alla correttaindividuazione del destinatario degli effetti ricollegati dalla disciplina disettore alla mancata registrazione sulla piattaforma elettronica (cfr. art. 7,comma 2, d.l. 8.4.2013, n. 35: "La mancata registrazione sulla piattaformaelettronica entro il termine di cui al comma 1 è rilevante ai fini dellamisurazione e della valutazione della performance individuale dei dirigentiresponsabili e comporta responsabilità dirigenziale e disciplinare ai sensidegli articoli 21 e 55, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, esuccessive modificazioni. I dirigenti responsabili sono assoggettati, altresì,ad una sanzione pecuniaria pari a 100 euro per ogni giorno di ritardo nellaregistrazione sulla piattaforma elettronica"), ed in tale prospettiva ildirettore generale ha dichiarato di essersi adoperato per adempiere agliobblighi di legge avviando altresì una contestazione disciplinare nei confrontidella dirigente incaricata.
Tuttavia,l'allegazione di copia integrale della contestazione disciplinare ha comportatoil trattamento di alcuni dati della reclamante –riferiti anche ad eventi,oggetto di contestazione, ulteriori rispetto a quelli connessi con l'attivitàdi certificazione dei crediti. Ciò peraltro in una fase del tutto iniziale delprocedimento disciplinare – con modalità diverse da quelle prescrittedall'ordinamento anche in funzione di tutela del principio del contraddittoriononché della riservatezza e della dignità professionale del dipendente (v.artt. 55 e ss., d.lg. 30 marzo 2001, n. 165).
Inoltrenon risulta che alla Divisione III del Segretariato generale siano attribuitecompetenze specifiche in ordine all'esercizio del potere disciplinare nei confrontidella reclamante, pur essendo una delle articolazioni di un ufficiogerarchicamente sovraordinato alla Direzione generale KW. Infatti le funzionidella Divisione III (così come elencate nella menzionata sezione"Articolazione degli uffici" del sito istituzionale del Ministero)consistono: nella cura, in raccordo con l'organismo di valutazione indipendentedella performance, degli atti di programmazione del Ministero; nelcoordinamento dell'istruttoria relativa alla determinazione dei budget di spesadelle direzioni generali e nel coordinamento della predisposizione deidocumenti di contabilità economica e finanziaria, nonché nei rapporti conl'Ufficio Centrale di Bilancio; nel coordinamento dell'organizzazione, dellagestione e della verifica sul funzionamento del sistema di controllo digestione; nella collaborazione con l'organismo di valutazione indipendentedella performance, ai fini della redazione della relazione conclusiva suirisultati di gestione; nella cura del monitoraggio sugli acquisti di beni eservizi del Ministero e della gestione del centro di responsabilitàamministrativa e degli affari generali del segretariato generale (competenzeritagliate dal novero delle funzioni attribuite al Segretario generaledall'art. 3, D.P.R. 7 aprile 2011, n. 144, "Regolamento recante lariorganizzazione del Ministero del lavoro e delle politiche sociali").
Né aconclusioni diverse si perviene all'esito dell'esame della circolare n. 37/2010del Ministero del lavoro e delle politiche sociali ("Indicazioni operativein materia di procedimenti disciplinari"), laddove sono individuate learticolazioni interne cui deve essere trasmesso il provvedimento conclusivo delprocedimento disciplinare ("Il provvedimento [Š] deve essere notificatoall'interessato [Š] e trasmesso anche alla Divisione III della DirezioneGenerale delle Risorse Umane e Affari Generali per l'inserimento nel fascicolopersonale nonché, in caso di sanzioni incidenti sul trattamento stipendiale,anche alla competente Direzione Territoriale dell'Economia e delleFinanze" [cfr. All. 1, nota della reclamante 10.9.2013]).
Deveritenersi, pertanto, che l'allegazione di copia della contestazionedisciplinare del 18.6.2013 abbia comportato una illegittima comunicazione didati personali, in quanto non conforme al principio di pertinenza e noneccedenza rispetto alle finalità perseguite (artt. 4, comma 1, lett. l); 11,comma 1, lett. d); 18, comma 2 e 19, comma 1 del Codice).
Conseguentemente,con riferimento alla persistente conservazione di copie dell'atto dicontestazione disciplinare, unitamente alla nota del 20.6.2013, all'interno delfascicolo relativo alla certificazione dei crediti tenuto presso ilSegretariato generale, considerato anche che in atti non sono statirappresentati motivi specifici che legittimerebbero tale conservazione –avendo la direzione generale KW riferito in proposito che (non la contestazionebensì) la nota del 20.6.2013 sarebbe conservata in quanto "attopropedeutico [in relazione alla] richiesta di sostituzione della" reclamantecon altro incaricato – si ritiene, quale misura necessaria, didoverne disporre l'espunzione dal fascicolo relativo alla certificazione deicrediti tenuto presso il Segretariato generale.
2.4.Allo stato non risultano, infine, evidenze della lamentata circolazionedell'atto di contestazione disciplinare tra un numero indeterminato di personeed in particolare gli addetti al protocollo, visto anche quanto dichiarato inatti (cfr. punto 1.3., lett. i.) circa la non avvenuta protocollazionedell'allegato alla nota del 20.6.2013 (la quale, peraltro, risulta essere statainviata via email all'indirizzo individualizzato della dirigente dellaDivisione III del Segretariato generale).
1.dichiara non fondato il reclamo quanto alle modalità di notifica dell'atto dicontestazione del procedimento disciplinare;
2.ritenuta illecita nei termini di cui in motivazione l'allegazione di copiadella contestazione disciplinare rivolta alla reclamante, prescrive alMinistero del lavoro e delle politiche sociali, ai sensi degli artt. 143, comma1, lett. b) e 154, comma 1, lett. c), del Codice, quale misura necessaria, diespungere tale copia dal fascicolo relativo alla certificazione dei credititenuto presso il Segretariato generale, dandone comunicazione al Garante entro30 giorni dalla data di comunicazione del presente provvedimento.