Source: https://legal-technology.net/im-datendschungel-den-ueberblick-behalten/
Timestamp: 2019-05-20 22:57:46
Document Index: 140401768

Matched Legal Cases: ['§ 630', '§ 242', '§ 147', 'EuG', 'EuG', '§ 3']

Im Datendschungel den Überblick behalten - Legal Technology Journal
von Patrick Ruppert
Wer seine Dokumente nicht im Griff hat, erlebt schnell ein blaues Wunder. Dabei macht es einem der Gesetzgeber insofern halbwegs leicht, als er Vorschriften eingeführt hat, die konkret die Pflicht zum ordentlichen Datenmanagement festschreiben. Und denen man mit digitaler Hilfe viel leichter nachkommen kann.
Behandelnde müssen Patientenakten führen (§ 630f BGB), Unternehmen der Bilanzierungspflicht (§ 242 HGB) nachkommen und Steuerpflichtige Steuerunterlagen aufbewahren (§ 147 Abs. 1 AO). Dies sind gewissermaßen Normenklassiker, es geht also nicht um das „Ob“ des Dokumentenmanagements, sondern um das „Wie“.
Die Digitalisierung zwingt zum Umdenken: In der turnusmäßigen Steuersachbearbeitung beispielsweise geht es seit 2005 rein digital zu, per ­ELSTER-Schnittstelle zu den zuständigen Finanzbehörden, für die Unternehmen verpflichtend und somit längst Usus.
Dagegen verhält sich die buchhalterische Erfassung von steuerlich absetzbaren Vorgängen geradewegs vorsintflutlich: Bewirtungsbelege, Einkaufsbons und Tankquittungen werden immer noch in Papierform gesammelt, in einem weiteren Arbeitsschritt eingescannt und auf Datenträger gebannt. Damit werden sie für die Steuerprüfung haltbar gemacht, schon allein weil Thermopapier über sehr begrenzte Lebenszeit verfügt.
„Das Schlagwort LegalTech beschreibt den Ansatz, den Digitalisierungsgedanken in den Handlungsabläufen der Unternehmensjuristen so nutzbar zu machen, dass sie einfacher werden.“
Steffen Schaar, Geschäftsführer, The Quality Group
Beispiel Lizenzmanagement
Ein Fall aus der urheberrechtlichen Rechtsprechung veranschaulicht, welche Bedeutung Dokumentenmanagement aktuell zukommen kann.
Der Landkarten-Fall
Ein österreichischer Verlag hatte bayerische Topografiekarten eingescannt und die hieraus gewonnenen geografischen Daten für die Er­-­stellung eigener Landkarten genutzt. Dagegen klagte der Freistaat. Der EuGH entschied in dem Fall, dass einzelne Positionsdaten, die aus einer fremden Landkarte stammen, unabhängige Elemente einer Datenbank sein und urheberrechtlichen Schutz genießen können (EuGH-Urteil vom 29.10.2015, Az. C-490/14).
Hieraus folgerte der Bundesgerichtshof, dass diejenigen Nutzer, die sich auf die rechtmäßige Nutzung von Geodaten berufen, im Zweifel die vollständige, lückenlose Lizenzkette bis zum ursprünglichen Rechteinhaber nachweisen müssen. Entsprechende Lizenzen werden üblicherweise in digitaler Form erteilt.
Bei der Lizenzprüfung wären somit sämtliche Arbeitsvorgänge, die sich mit der Anlage des Kartenmaterials beschäftigen, durchzugehen. Betroffen wären E-Mails, aber auch Gesprächsnotizen, letztlich die angelegte Dateistruktur, die zur Quelle führen können. In günstigen Fällen ist die Überprüfung händisch zu lösen, weil nur eine überschaubare Anzahl an Mails beziehungsweise Dateiordnern durchgegangen werden muss. Bei größeren Datensätzen hilft allerdings nur ein computergestütztes Datenbanksystem, um die erworbene Lizenz ausfindig zu machen.
Strittige Markenanmeldungen
Ein weiteres Beispiel liefert das Markenrecht in den Fällen der Kollision von in das Markenregister eingetragener Marke mit einer Internetdomain bei geschäftsmäßiger, kennzeichnungsrechtlicher Nutzung. Ein Domain-­Inhaber kann sich nur dann gegen eine beim Markenregister eingetragene Marke durchsetzen, wenn seine Domain Priorität genießt. Dass die Domain vor der Markenanmeldung bestand, wäre wiederum anhand abgelegter Anmeldedokumente und mittels einer inhaltlich genutzten Internetseite historisch nachzuweisen.
Neben digitalisierten Objekten müssen Rechtsabteilungen der Flut von E-Mail-, Chat- und Tweet-Kommunikation mit allerhand Attachments Herr werden. In den Zeiten des „bring your own device“, also der intern zugelassenen Nutzung privater Computer in Unternehmensnetzwerken, bleibt das eine große Herausforderung für die IT-Abteilungen und Datenschützer. Dokumentenmanagementsysteme helfen, relevante Informationen zu filtern und überflüssige zu ignorieren beziehungsweise zu löschen.
Die IT-Abteilung muss unter Wahrung von Firmeninteressen die Hardware- und Softwarearchitektur so gestalten, dass ein sicherer Einstieg mit privatem Handy, Tablet oder Laptop in das Unternehmensnetzwerk möglich wird.
Datenschützer wiederum müssen gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter nicht missbraucht werden, dies auch auf dem Hintergrund des Datenvermeidungs- und Datensparsamkeitsgrundsatzes (§ 3a BDSG). Konkret bedeutet das, dass Anmelderoutinen zwar erforderlich, aber auf ein Minimum zu reduzieren sind. Vor allen Dingen dürfen keine Nutzerprofile anhand gesammelter Daten erstellt werden.
Dokumentenmanagement heißt demnach die Verwaltung sowohl originär digitaler Vorgänge als auch solcher, die zunächst in Papierform vorliegen und digitalisiert werden müssen.
Weil im deutschen Sprachduktus hinter dem Wort Dokument tendenziell ein Schriftstück von Urkundsqualität verstanden wird, befassen sich Datenbanklösungen hierzulande in besonderer Weise mit der Handhabbarkeit eben jener ursprünglich körperlichen Dokumente.
Damit diese rein physisch vorliegenden Schriftstücke in Verfahren überhaupt digital verwendet werden können, müssen sie nach dem Scannvorgang, redaktionell bearbeitet, verschlagwortet werden. Der darin befindliche Inhalt wird dabei vollständig in editierfähigen Text gewandelt. Dies geschieht mittels Software zur optischen Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR), die eine Textrecherche im Dokument ermöglicht. Bei diesem Vorgang empfiehlt es sich, Original und extrahierten Text gegenzulesen, da es beim Texterkennen zu Fehlern kommen kann.
Als „Tags“ kommen neben der inhaltlichen Verschlagwortung (zum Beispiel Asset Deal) etwa der Bearbeiter in Betracht, die involvierten Parteien, rechtliche Parameter (beispielsweise gesetzliche Vorschriften), einbezogene Behörden und Gerichte et cetera.
E-Mails und vergleichbare Textkommunikation nutzen als Labels bereits Betreffzeilen oder meist deutlich knapper gehaltene Hashtags (#), unter denen sich ein Handlungsstrang in der Kommunikation darstellen lässt.
E-Mail-Clients geben bereits die Möglichkeit, hiernach suchen zu lassen, auch nach Absendern, Datum und E-Mail-Anhängen.
Zusammenführung unterschiedlicher Quellen
Die Herausforderungen an ein modernes Dokumentenmanagementsystem liegen darin, die unterschiedlichen Datenquellen wie das eingescannte Dokument und den dazugehörigen E-Mail-Thread inhaltlich zusammenzuführen und gesetzliche Vorgaben (Datenschutz) hierbei einzuhalten.
Bereits Scanvorgänge können mit gesetzlichen oder vertraglichen Hürden in Konflikt geraten, nämlich wenn die Schriftstücke der Geheimhaltung unterliegen und die Digitalisierung dazu führt, dass die Daten einer größeren Nutzergruppe, als ursprünglich vereinbart, zugeführt werden. Hieraus ergibt sich grundsätzlich die Frage, ob und welche personenbezogenen Daten überhaupt digital erfasst und gespeichert werden dürfen. Bei der Erfassung ist letztlich auch zu klären, wer den Einlesevorgang vornehmen darf.
Steffen Schaar, Mitglied der Geschäftsleitung der The Quality Group GmbH, ist Diplom­informatiker und ein Experte auf dem Gebiet der Datenverwaltung. Beim Blick auf Dokumentenmanagement sieht er das große Ganze:
Wir müssen heute darüber reden, wie wir das Dokument finden und wie daraus per Knopfdruck für den Wirtschaftsprüfer die Risiken sichtbar gemacht werden.
Die IT besitzt hierfür jetzt schon sehr einfache Werkzeuge. Das Schlagwort LegalTech ist ja keine technische Lösung, sondern beschreibt den Ansatz, den Digitalisierungsgedanken in den Handlungsabläufen der Unternehmensjuristen so nutzbar zu machen, dass sie einfacher werden.
Man muss sich vorstellen, dass ein Mitarbeiter nicht mehr das Ziel hat, ein Dokument abzulegen und zu suchen. Er geht in seinem Alltagsprozess in seine ‚business­App platform‘, loggt sich ein, hat seine personalisierten Kacheln (Apps) und klickt zum Beispiel auf ‚NDA erzeugen/verschicken‘.
Dahinter startet ein halbautomatischer Workflow/Prozess in beispielsweise sieben bis acht Schritten. Beim Klicken auf die Kachel werden gleichzeitig die unterschiedlichen Aufgaben an die Kollegen, die Kollaboration, weitergegeben, das Dokument gestaltet, freigegeben und abgelegt. Das alles macht die Software automatisch.
Am Ende eines Jahres wurde in einem Unternehmen der Prozess 1000-mal durchgeführt, 938-mal abgeschlossen, und jedes NDA dauerte im Schnitt nur drei Wochen. Der Nutzeffekt ist gigantisch, die Ablaufsicherheit fast 100 Prozent. Dann kann das Unternehmen, allen voran die Unternehmensjuristen, mit Recht sagen, wow, das ist cool und die digitale Strategie nicht nur eine theoretische Floskel!“