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Timestamp: 2019-10-17 00:51:05
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Matched Legal Cases: ['ARTÍCULO 3', 'artículo 3', 'artículo 9', 'artículo 9', 'Artículo 323', 'artículo 6', 'artículo 10', 'artículo 277', 'artículo 4', 'artículo 105', 'artículo 2', 'artículo 115', 'artículo 2', 'artículo 96', 'artículo 326']

ACUERDO 46 DE 22 DE DICIEMBRE DE 2010
CONTENIDO:ENTIDADES FINANCIERAS DE NATURALEZA ESPECIAL. SE ADOPTA EL NUEVO MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO -SARLAFT- DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR. DEROGA EL ACUERDO 11 DE 2010.
VIGENCIA:DEROGADO POR EL ACUERDO 40 DE 2012 ARTÍCULO 3° DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR.
ACUERDO 46 DE 2010
“Por el cual se adopta el Nuevo Manual del Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, Sarlaft, del Icetex”.
(Nota: Derogado por el Acuerdo 40 de 2012 artículo 3° del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior)
Que el numeral 1 del artículo 9º del Decreto 1050 del 6 de abril de 2006 establece que es función de la Junta Directiva adoptar Formular la política general y los planes, programas y proyectos para el cumplimiento del objeto legal del Icetex, de sus funciones y operaciones autorizadas y todas aquellas inherentes a su naturaleza jurídica, acorde con lo dispuesto por la Ley 1002 de diciembre 30 de 2005, y los lineamientos y política del Gobierno Nacional en materia de crédito educativo.
Que el numeral 4 artículo 9º del Decreto 1050 del 6 de abril de 2006 establece que es función de la Junta Directiva, expedir conforme a la ley y a los estatutos del Icetex, los actos administrativos que se requieran para el cumplimiento de las funciones y de las operaciones autorizadas al Icetex como entidad financiera de naturaleza especial.
Que de conformidad con la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, el Decreto 1050 del 6 de abril de 2006, el Libro 7 del título 1 del Decreto 2555 del 15 de julio de 2010, Decreto 2792 de julio 27 de 2009, el Icetex como entidad financiera de naturaleza especial, está autorizado legalmente para realizar operaciones financieras relacionadas con su objeto legal. Bajo esta perspectiva le son aplicables en el marco del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, como entidad con régimen especial, algunas de las disposiciones relacionadas en la Circular Básica Contable y Financiera y Básica Jurídica, expedidas por la Superintendencia Financiera de Colombia y delimitadas a las operaciones que son objeto de la inspección, vigilancia y control de ese órgano supervisor.
Que mediante Acuerdo 11 del 28 de abril de 2010 se adoptó el Manual de Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, Sarlaft.
Que mediante Memorando PRE-2960-084 de diciembre de 2010, el Oficial de Cumplimiento del Icetex propuso a la Junta Directiva la actualización del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, Sarlaft, con el fin de incorporar los siguientes cambios relevantes:
a) Incorporar la excepción de conocimiento de cliente al crédito educativo dada al Icetex a través de la Circular Externa 19 de 2010 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia;
b) Incorporar el objeto legal y los productos que ofrece el Icetex;
c) Armonizar la metodología de riesgo Sarlaft con la de riesgos SARO del Icetex;
d) Articular el Manual Sarlaft con el enfoque de procesos y procedimientos y el Sistema MECI del Icetex;
e) Actualizar el Manual Sarlaft de acuerdo con lo contemplado en el Libro 7, título 1 del Decreto 2555 de 2010 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público por el cual establece el ejercicio de inspección, vigilancia y control de las operaciones autorizadas del Icetex, en procura de la protección integral del riesgo de lavado de activos y/o financiación del terrorismo y riesgos asociados a la entidad.
Que en sesión del 15 de diciembre de 2010, la Junta Directiva aprobó el nuevo Manual de Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, Sarlaft.
ART. 1º—Adoptar el Nuevo Manual del Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, Sarlaft del Icetex, el cual desarrolla los siguientes aspectos:
V. Acerca del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior Mariano Ospina Pérez, Icetex
VIII. Metodología del Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, Sarlaft
IX. Procedimientos Sarlaft
XII. Programa de capacitación del Sarlaft
XV. Infraestructura tecnológica
ART. 2º—El Manual del Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, Sarlaft del Icetex, a que se refiere el artículo anterior hace parte integral del presente acuerdo.
ART. 3º—Vigencia y derogatorias.El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias en especial el Acuerdo 11 del 28 de abril de 2010.
Manual de Políticas y Procedimientos del Sistema de administración del riesgo de lavado de activos y Financiación del Terrorismo, Sarlaft
Aprobado por Junta Directiva según Acuerdo 21 del 25 de junio del 2008
Modificado por Junta Directiva según Acuerdo 11 del 28 de abril de 2010
Elaboración: Oficial de cumplimiento
2.1. Contexto de la administración del riesgo de LA/FT
3.1. Marco normativo internacional
3.3. Normas internas
4. Acerca del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior Mariano Ospina Pérez, Icetex
4.4. Mapa de procesos
6.3.1. Políticas operativas – productos financieros objeto de inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Financiera de Colombia
6.3.2. Políticas operativas – productos no vigilados
6.7. Políticas para la resolución de conflictos de interés
6.7.5. Conflicto de interés en la definición de segmentos de riesgo y mercados objetivo
6.7.6. Conflicto de interés en la atención de consultas de información por parte de las autoridades
7. Metodología del Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, Sarlaft
7.2.1. Metodología para identificación de riesgos
7.4.1. Metodología para el Control de los riesgos
8.1. Procedimiento de conocimiento del cliente
8.1.1. Producto Vigilado - Título de Ahorro Educativo, TAE
8.1.2 Producto No Vigilado
8.1.3 Procedimiento para la vinculación de clientes Personas Públicamente Expuestas (PEP’s).
8.2. Procedimiento para la actualización de los datos de los clientes
8.3 Clases de clientes
9.1 Señales de alerta
9.1.1. Producto Título de Ahorro Educativo, TAE
10.3. Requisitos del oficial de cumplimiento
10.6. Comité de riesgo operativo y del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo Sarlaft
10.12. Oficina de riesgos
10.13. Oficina de relaciones internacionales
10.14. Oficina asesora de comunicaciones
10.15. Oficina asesora jurídica
10.16. Oficina comercial y de mercadeo
10.17. Dirección de tecnología
10.18. Grupo de contratación de la secretaría general.
10.19. Grupo de talento humano de la secretaria general
10.20. Grupo de administración de recursos físicos
11. Programa de capacitación del Sarlaft
11.1. Alcance de los programas
11.2. Procedimientos para la evaluación de las capacitaciones
11.3. Esquema de capacitación
11.4. Estructura del programa de capacitación
12. Sanciones por incumplimiento a las normas relacionadas con el Sarlaft
13.1 Documentos Sarlaft
13.1.1. Físicos
13.1.2. Magnéticos
13.1.3. Esquema documental Sarlaft
De conformidad con la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, el Decreto 1050 del 6 de abril de 2006, el Libro 7 del título 1 del Decreto 2555 del 15 de julio de 2010 (antes D. 2792/2009, jul. 27), el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior (en adelante Icetex) como entidad financiera de naturaleza especial, está autorizado legalmente para realizar operaciones financieras relacionadas con su objeto legal. Bajo esta perspectiva le son aplicables en el marco del estatuto orgánico del sistema financiero, como entidad con régimen especial, algunas de las disposiciones relacionadas en la Circular Básica Contable y Financiera y Básica Jurídica, expedidas por la Superintendencia Financiera de Colombia y delimitadas a las operaciones que son objeto de la inspección, vigilancia y control de ese órgano supervisor.
Por lo anterior, el Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (en adelante Sarlaft) del Icetex, tiene como finalidad disponer de políticas, mecanismos, procesos, procedimientos, metodologías y controles para que la entidad se proteja de ser utilizada como instrumento por cualquier medio para dar apariencia de legalidad a activos derivados de actividades delictivas (lavado de activos) o para la canalización de recursos dirigidos a la realización de actividades terroristas (financiación del terrorismo) o para el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades en cumplimiento de las políticas internas de la organización como de la normatividad que la regula, especialmente en lo relacionado con la protección frente al lavado de activos y la financiación del terrorismo.
Parte esencial de las políticas adoptadas por Icetex se basan en el cumplimiento estricto de la ley y las normas internas de la organización.
Las pautas y normas de comportamiento indicadas en el presente manual son de obligatorio cumplimiento para los directivos, funcionarios, contratistas, proveedores y demás personal que integre o se relacionen con el Icetex en el ámbito de las funciones y responsabilidades propias del respectivo cargo o de la actividad que desarrolle para la entidad.
El presente documento, contiene las políticas, normas de conducta y procedimientos que conforman la estructura, mecanismos e instrumentos que han sido diseñados para efectos de garantizar el cumplimiento de los postulados legales e institucionales, no sin antes aclarar que la administración del Riesgo de Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo, abarca todas las operaciones relacionadas con los servicios y productos y de forma especial el producto vigilado por la Superintendencia Financiera de Colombia del Icetex a partir del libro 7 del título 1 del Decreto 2555 del 15 de julio de 2010 y Circular Externa 19 del 23 de julio de 2010, de lo cual se desprenden responsabilidades para la junta directiva, el presidente, el oficial de cumplimiento, los jefes de dependencias, así como de cada funcionario sin distinción de rango alguno dentro del Icetex.
A partir de la publicación del presente documento, se debe entender al Sarlaft, como una cultura integral de administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, que va más allá y que se antepone a todas las políticas y metas de Icetex.
Este manual establece las políticas, procedimientos, metodologías y formatos aplicables para la adecuada implementación, funcionamiento, monitoreo y mejora de los elementos y etapas del Sarlaft.
Los procedimientos, metodologías y formatos deben ser aplicados por todos los fun­cionarios, proveedores, clientes y demás personas o entidades que tengan relación con la operación de Icetex.
2.1. Contexto de la administración del riesgo de LA/FT.
Teniendo en cuenta el perfil del riesgo de la entidad se han establecido una serie de obje­tivos cuyo propósito es definir el marco dentro del cual debe gestionarse el riesgo de LA/FT.
El tratamiento a aplicar para los riesgos de LA/FT, conforme a la metodología establecida en la Circular Básica Jurídica Título l - Capítulo Décimo Primero es: prevención, detección y reporte a las autoridades:
El Grupo de Acción Financiera Internacional, GAFI, se encuentra integrado por 29 países y dos organizaciones internacionales (la Comisión Europea y el Consejo de Cooperación del Golfo). Anualmente presenta un informe relacionado con los esfuerzos que realizan los países en relación con el lavado de activos y la financiación del terrorismo.
– GAP: Grupo Asia Pacífico.
Adicionalmente, el GAFI elaboró un documento denominado Las 40 recomendaciones, en las cuales se encuentra detallada la definición de las medidas apropiadas en relación con el lavado de activos, para ser aplicadas por los países. Así mismo, añadió 9 recomendaciones, las cuales hacen referencia al financiamiento del terrorismo.
3.2. Marco normativo nacional.
• Ley 67 de 1993 (por la cual el Congreso de Colombia adoptó y acogió como legislación interna la Convención de Naciones Unidas contra Tráfico de Estupefacientes).
• Artículo 323 de Ley 599 de 2000 adicionado por la Ley 747 de 2002 (Código Penal - Lavado de Activos).
• Ley 1121 de 2006 – Financiación de terrorismo.
• Ley 30 de 1992, por la cual se organiza el servicio público de la educación superior.
• Ley 1002 de 2005, por la cual se transforma el Icetex en una entidad financiera de naturaleza especial.
• Circular Básica Jurídica. Título I - Capítulo Décimo Primero. Instrucciones relativas a la administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo (Sarlaft).
• Circular Externa 19 de 2010 de la Superintendencia Financiera de Colombia.
3.3. Normas internas.
• Acuerdo 16 de 2008 de la Junta Directiva del Icetex, por la cual se aprueban políticas de lavado de activos y financiación del terrorismo con las listas utilizables para la prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo o delitos fuentes de los mismos.
• Acuerdo 21 de 2008 de la Junta Directiva del Icetex, por el cual se adopta el Manual del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, Sarlaft.
• Acuerdo 11 del 28 de abril de 2010 de la Junta Directiva del Icetex, por el cual se adopta el Manual del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo Sarlaft (versión 2).
3.4. Régimen sancionatorio.
El incumplimiento de las políticas y procedimientos para el desarrollo de SARO definidas en el presente manual, acarrea la imposición de las sanciones de acuerdo con el régimen sancionatorio aplicable a los servidores públicos del Icetex estipulado en la Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único, el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y la normatividad vigente, sin perjuicio de las sanciones penales y administrativas correspondientes, acorde con el Capítulo VI del Código de Ética y Conducta de la Entidad.
4. Acerca del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior Mariano Ospina Perez, Icetex.
El Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior, Ice­tex, es una entidad financiera de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa, y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional, creado por el Decreto 2586 de 1950 y transformado por la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005 y el Libro 7 del Título 1 del Decreto 2555, por el cual se reglamenta el artículo 6º de la Ley 1002 de 2005.
Tiene por objeto el fomento social de la educación superior, priorizando en la población de bajos recursos económicos y aquella con mérito académico en todos los estratos, a través de mecanismos financieros que hagan posible el acceso y la permanencia de las personas a la educación superior, la canalización y administración de recursos, becas y otros apoyos de carácter nacional e internacional, con recursos propios o de terceros. Para cumplir con su objeto, el Icetex ha establecido criterios de cobertura, calidad y pertinencia educativa, en condiciones de equidad territorial; igualmente, otorga subsidios para el acceso y permanencia en la educación superior de los estudiantes de estratos 1, 2 y 3.
• Asegurar que la capacitación de los estudiantes tenga un impacto significativo en áreas prioritarias para el desarrollo regional y nacional.
• Garantizar que la distribución de los servicios del Icetex, entre los estudiantes y las diferentes regiones del país, se realice con criterios de equidad social y regional.
4.5. Productos.
Créditos educativos Estudios de pregrado Icetex cuenta con créditos educativos para financiar la educación técnica profesional, tecnológica o universitaria con tasas bajas en el mercado manteniéndolas durante el proceso de reembolso del crédito.
Estudios de posgrado Icetex cuenta con varias líneas de crédito para formación avanzada o de posgrado en Colombia y en el exterior.
Título de Ahorro Educativo, TAE El TAE es un título valor, por cupones, que le permite a cualquier persona ahorrar para asegurar total o parcialmente los costos de la educación superior en el país o en el exterior del beneficiario que elija.
Se expresan en Unidades de Matrícula Constante, UMAC, lo que permite la valorización periódica en relación con el incremento anual de las matrículas en los centros de educación superior.
Becas internacionales y programas de reciprocidad Becas en el exterior El Icetex, en el marco de la cooperación internacional, canaliza las ofertas de becas otorgadas a Colombia por los diferentes gobiernos, organismos de carácter internacional e instituciones de educación extranjeras en convenio con el instituto.
En virtud de la cooperación académica ofrecida por los oferentes internacionales, el Icetex también ofrece el programa de reciprocidad para extranjeros en Colombia en sus diferentes modalidades.
Programa social de idiomas sin fronteras Icetex ofrece a las clases menos favorecidas el acceso al aprendizaje y perfeccionamiento de nuevos idiomas.
De los productos descritos anteriormente, según el artículo 10.7.1.1.2 del Libro 7 del Título 1 del Decreto 2555 de 2010 son operaciones financieras objeto de supervisión por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia:
a) Descuento o redescuento directamente relacionado con su objeto legal;
b) Emisión y colocación de títulos de ahorro educativo, TAE. EI Icetex está autorizado para que, directamente o a través de fideicomiso, emita, coloque y mantenga en circulación, Títulos de Ahorro Educativo, TAE, en los términos de las disposiciones legales aplicables a esta operación financiera autorizada;
c) Captación de fondos provenientes del ahorro privado y reconocimiento de intereses sobre los mismos, de acuerdo con el literal a) del numeral 1 del artículo 277 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero. Para llevar a cabo esta operación pasiva, se requerirá la expedición previa de las reglas prudenciales de la Superintendencia Financiera de Colombia que le sean aplicables;
d) Las demás actividades financieras que sean necesarias para el cumplimiento de su objeto de conformidad con lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 4º de la Ley 1002 de 2005. Para llevar a cabo estas operaciones, se requerirá la expedición previa de las reglas prudenciales de la Superintendencia Financiera de Colombia que le sean aplicables.
5. Sistema de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.
5.1.1. Definición del Riesgo LA/FT.
“Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad vigilada por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades. El riesgo de LA/FT se materializa a través de los riesgos asociados, estos son: el legal, reputacional, operativo y de contagio, a los que se expone la entidad, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera cuando es utilizada para tales actividades”.
5.1.2. Alcance.
“El Sarlaft debe abarcar todas las actividades que realizan las entidades vigiladas en desarrollo de su objeto social principal y deberá prever además procedimientos y metodologías para que las entidades se protejan de ser utilizadas en forma directa, es decir, a través de sus accionistas, administradores y vinculados como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades”.
5.2. Estructura Sarlaft.
La estructura de riesgo Sarlaft se instrumenta a través de etapas y elementos, elementos correspondiendo las primeras a las fases o pasos sistemáticos interrelacionados mediante los cuales Icetex administra el riesgo de LA/FT y los segundos al conjunto de componentes a través de los cuales se instrumenta de forma organizada y metódica la administración del riesgo de LA/FT.
En tal sentido, Icetex distingue y enfoca su gestión conforme las etapas y elementos interrelacionados enfocados en garantizar que la entidad implemente un sistema de administración de riesgos de LA/FT robusto que le permita protegerse de ser utilizado para actividades ilícitas que afecten su operación y su reputación.
5.3. Objetivo principal Sarlaft.
Diseñar e implementar el Sistema de Administración del Riesgo de LA/FT, teniendo en cuenta los criterios y parámetros acordados con la Superintendencia Financiera de Colombia y en concordancia con los estándares internacionales aplicables al Icetex como entidad financiera de naturaleza especial y su producto financiero autorizado y vigilado.
5.4. Objetivos específicos del Sarlaft.
6. Políticas para la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
Icetex, a través de sus políticas, ha definido los criterios y lineamientos generales de actuación que orientan la gestión frente al Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
La Junta Directiva y el Representante Legal del Icetex reconocen en la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, una herramienta de gestión que le permitirá mantener bajo estricto control los riesgos LA/FT. Obligatoria presentación de Informes LA/FT, avance y Monitoreo de Sarlaft. Oficial de cumplimiento Auditoría a los procesos Sarlaft Auditoría a los Controles LA/FT – Oficina de Control Interno
– Revisoría fiscal
La Junta Directiva y el Representante Legal del Icetex se comprometen con el desarrollo y mantenimiento de un eficaz Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, Sarlaft. – Aprobación del manual Sarlaft.
– Presentación y discusión de los informes Sarlaft en la Junta Directiva.
– Asignación de partida presupuestal para el desarrollo del sistema – Junta Directiva
– Representante legal Seguimiento a los compromisos de Junta Directiva y Alta Gerencia Revisoría fiscal
El representante legal a través del oficial de cumplimiento se compromete a Impulsar a nivel institucional la cultura en materia de Sarlaft. Diseño, coordinación y actualización de programas de capacitación, entrenamiento, inducción y reinducción a todos los funcionarios de planta, contratistas y estudiantes en práctica. – Representante legal
– Grupo de Talento Humano Evaluación de la percepción conocimiento LA/FT en todos los niveles de la Organización – Oficial de Cumplimiento
– Grupo de Talento Humano
Icetex incorpora en el Código de Ética las políticas Sarlaft orientando la actuación de los funcionarios de la entidad para el funcionamiento del Sarlaft y estableciendo procedimientos sancionatorios frente a su inobservancia. Así mismo, establece las consecuencias que genera su incumplimiento. Inclusión en el Código de Ética de las políticas Sarlaft y de los procedimientos sancionatorios – Oficial de cumplimiento
– Junta Directiva Auditoría de cumplimiento – Oficina de Control Interno
Icetex asegura la prevención de conflictos de interés en la recolección de información en las diferentes etapas del Sarlaft. – Procedimiento conocimiento del cliente.
– Procedimiento detección de operaciones inusuales y sospechosas. Oficial de cumplimiento Auditoría de cumplimiento – Oficina de control interno
Todos los funcionarios de Icetex anteponen el cumplimiento de las normas en materia de administración de riesgo de LA/FT al logro de las metas comerciales o institucionales de la entidad. Inclusión en el Código de Ética de las directrices relacionadas con LA/FT – Representante legal
– Oficial de cumplimiento Auditoría de cumplimiento seguimiento a los casos. – Oficina de Control Interno Disciplinario
– Oficina de Control Interno
– Comité de ética y buen gobierno
Todos los miembros de junta directiva, funcionarios, proveedores, contratistas, pasantes y clientes de Icetex, incorporan como parte integral del desarrollo de sus actividades las correspondientes a Sarlaft, dando estricto y obligatorio cumplimiento a las políticas, procesos y procedimientos relacionados, sin excepción salvo aquellas definidas en la ley, de igual forma, consagrar el deber de los órganos de administración y de control de las entidades vigiladas, del oficial de cumplimiento, así como de todos los funcionarios de asegurar el cumplimiento de los reglamentos internos y demás disposiciones relacionadas con el Sarlaft. – Inclusión de las políticas, procesos y procedimientos de las directrices relacionadas con LA/FT en los contratos de los clientes y proveedores.
– Inclusión en el Código de Ética de las sanciones por la inobservancia de los anteriores ítems. – Representante legal
– Oficial de cumplimiento Auditoría de cumplimiento seguimiento a los casos de incumplimiento – Oficina de Control Interno Disciplinario
La Oficina de Control Interno, la Revisoría Fiscal y el Oficial de Cumplimiento dando alcance a sus niveles de autoridad, responsabilidades, aseguran el cumplimiento de las disposiciones relacionadas con Sarlaft – Programas de auditoría de revisoría fiscal y oficina de control Interno.
– Programa de monitoreo del oficial de cumplimiento. – Jefe de oficina de control interno
– Revisor fiscal
– Oficial de cumplimiento – Análisis de Informes de Auditoría de la Oficina de Control Interno y Revisoría Fiscal
– Informe de Gestión del oficial de Cumplimiento Acciones de mejora Junta Directiva
Icetex cuenta con la tecnología y los sistemas necesarios para garantizar la adecuada administración del riesgo LA/FT, así como los reportes internos y externos requeridos por las autoridades competentes. Puesta en marcha del software ERA e inclusión de alertas en el sistema Alliensoft – Dirección de tecnología
– Oficina de riesgos
– Oficial de cumplimiento Auditoría de tecnología e información Oficina de Control Interno
6.2. Políticas del sistema Sarlaft.
Corresponden a las directrices, criterios y lineamientos generales de actuación que orientan el desarrollo y la gestión del Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo Sarlaft dentro del Icetex.
Icetex cuenta con una Metodología y procedimientos de Administración del Riesgo LA/FT, los cuales permiten identificar, medir, controlar y monitorear los riesgos inherentes y residuales de la entidad. – Documentación de la Metodología en el Manual Sarlaft
– Aplicación de la metodología documentada
– Procedimientos Sarlaft – Oficial de cumplimiento
– Oficina de riesgos – Auditoría a los procesos Sarlaft
– Auditoría a los Controles LA/FT – Oficina de Control Interno
Icetex cuenta con procedimientos establecidos para el conocimiento del cliente en los productos vigilados, respecto a los PEP’S y detección de operaciones inusuales y sospechosas. – Procedimientos documentados – Manual Sarlaft Fiduciaria Oficial de Cumplimiento Vicepresidencia Financiera Auditoría a los procesos Sarlaft – Oficina de Control Interno
El máximo nivel de Tolerancia de Riesgo Residual por parte de Icetex de acuerdo con el Perfil de Riesgo definido en la metodología Sarlaft es tolerable, los riesgos residuales que se ubiquen por encima de este límite deben ser tratados inmediatamente a través de acciones de control que mitiguen sus causas e impactos. – Documentación de la Metodología Sarlaft
– Aplicación de la Metodología Sarlaft
– Monitoreo Permanente del Riesgo Residual
– Monitoreo Permanente de Controles Oficial de cumplimiento Programa de auditoría – Oficina de Control Interno
Icetex cuenta con los mecanismos efectivos para realizar el conocimiento del cliente de los productos vigilados la segmentación de mercado, segmentación del cliente y la consolidación electrónica de operaciones mensualmente, así como el análisis de operaciones inusuales y el reporte oportuno de las operaciones sospechosas. Diseño, implementación y seguimiento de los procedimientos de
– Análisis y reporte de operaciones inusuales y sospechosas
– Consolidación electrónica de operaciones Oficial de cumplimiento Programa anual de auditoría Oficina de Control Interno
El oficial de cumplimiento es el responsable del diseño, implementación, monitoreo y mejoras al Sarlaft. – Metodologías documentadas de segmentación, identificación, medición, control y reporte del Sarlaft.
– Actualización del manual de procedimientos
– Programas internos de capacitación – Representante legal
– Oficial de cumplimiento – Auditoría a los procesos Sarlaft
El riesgo Sarlaft se encuentra alineado con SARO. – Sarlaft es un componente en la estructura de riesgo de Icetex
– El proceso Sarlaft alimenta la matriz de riesgo SARO de la entidad
– Los riesgos operativos materializados asociados a Sarlaft son registrados por SARO – Oficial de cumplimiento
– Jefe oficina de riesgo Auditoría Sarlaft Oficina de control interno
Icetex reconoce dentro de su estructura organizacional, el cargo correspondiente al oficial de cumplimiento. – Estructura organizacional
– Funciones relacionadas Representante legal Auditoría – Oficina de control interno
Icetex cuenta con un oficial de cumplimiento suplente, el cual se encuentra posesionado ante la Superintendencia Financiera de Colombia y cumple con los requisitos exigidos por la misma. – Funciones relacionadas Representante legal Auditoría – Oficina control interno
Icetex no establecerá relaciones contractuales ni otorgará beneficios a personas naturales y/o jurídicas y o terceros que se encuentren en las listas restrictivas utilizadas por la entidad, o vinculadas en procesos administrativos y/o judiciales por LA/FT, ni continuará con la relación contractual cuando luego de haber establecido una relación contractual o se hubiesen otorgado beneficios, sean incluidas en dichas listas restrictivas o se les inicie procesos administrativos y/o judiciales por LA/FT. – Procedimiento conocimiento del cliente
– Actualización permanente de las listas restrictivas Dependencias encargadas basadas en el tipo de vinculación Programa de monitoreo a los controles asignados para conocimiento del cliente auditoría de cumplimiento – Oficial de cumplimiento
El oficial de cumplimiento dispondrá de unas listas alternas actualizadas en caso que los sistemas de consulta de listas presenten fallas internas o externas, dando así soporte a las dependencias para no afectar la operación. Actualización permanente de listas restrictivas Oficial de cumplimiento Auditoría Oficina de control interno
En caso de presentarse una operación que se encuentre dentro de los siguientes parámetros deberá ser reportada como inusual cuando: a) No guardan relación con la actividad económica o se salen de los parámetros adicionales fijados por la entidad; b) Respecto de las cuales la entidad no ha encontrado explicación o justificación razonable; c) Seguimiento a cada una de las alertas determinadas por la entidad. Cuando se vaya a realizar la vinculación del cliente, se analiza la información entregada por los clientes y dependiendo de esto, se realiza o no la vinculación. Oficial de cumplimiento Programa de monitoreo Alertas del sistema Sarlaft Oficial de cumplimiento
Realizar la verificación, actualización de la información y documentación de los clientes anualmente o cuando cambie la participación de los accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% del capital social, aporte o participación, dejando registro dentro de la renovación la obligación de volver a realizar el proceso conocimiento del cliente. Clientes de productos vigilados Vicepresidencia Financiera y Fiduciaria que administre la tercera emisión del TAE Programa de monitoreo Oficial de cumplimiento
El Icetex analizará todas las devoluciones de saldo a favor de terceros para detectar si hay operaciones inusuales o sospechosas. Novedades de saldos a favor – Vicepresidencia de crédito y cobranzas.
– Vicepresidencia de fondos en administración Auditoría – Oficina de control interno
El comité de auditoría debe velar porque existan los controles suficientes y necesarios para evitar que la entidad sea utilizada como instrumento para canalizar recursos provenientes de actividades delictivas o tendientes a financiar actos terroristas. Matrices de riesgo por proceso: Identificación y medición de controles e informe del oficial de cumplimiento a la junta directiva Oficial de cumplimiento – Programa de monitoreo a los controles asignados para conocimiento del cliente
– Auditoría a los controles Sarlaft – Oficial de cumplimiento
Por lo menos una vez al año, el Icetex a través de su oficial de cumplimiento debe coordinar y gestionar una capacitación dirigida a todos los funcionarios, contratistas y pasantes. Programa de capacitación – Oficial de cumplimiento
– Grupo de talento humano de la secretaría general Programa de monitoreo Oficial de cumplimiento
Se deberá realizar el monitoreo a los riesgos y controles con una periodicidad semestral. Programa de monitoreo Oficial de cumplimiento Auditoría de cumplimiento Oficina de control interno
Todo funcionario que detecte y considere que una operación puede catalogarse como inusual, o tenga conocimiento por cualquier medio que un cliente, beneficiario, contratista o usuario de la entidad, se encuentra incluido en alguna de las listas restrictivas o se encuentre en un proceso administrativo o judicial relacionado con LA/FT o delito fuente de los mismos, debe informarlo de manera inmediata al Oficial de Cumplimiento para estudiar el caso según lo estipulado en el Acuerdo 16 de 2008 y dado el caso llevado al Comité SARO-Sarlaft. Reporte de operaciones inusuales Jefe de dependencia reporta a oficial de cumplimiento Programa de monitoreo Oficial de cumplimiento
El Icetex se obliga a incluir en todos sus contratos con terceros la facultad de terminación unilateral del contrato en los eventos en que se determine por la autoridad competente que los dineros que se utilizan en las operaciones descritas en el contrato provienen de alguna actividad ilícita. Inclusión de la cláusula de terminación unilateral en los contratos pactados. Grupo de contratos de la secretaría general Oficina jurídica Oficial de cumplimiento Auditoría de cumplimiento Oficina de control interno
Icetex se obliga a incluir una cláusula de declaración de la procedencia de los dineros al momento de celebrar convenios en fondos en administración y en cualquier contratación que implique movimiento de recursos para la entidad, de tal forma que esos mismos tengan procedencia lícita. Inclusión de la cláusula de declaración de procedencia de dineros en los documentos con convenios en fondos. Grupo de contratos de la secretaría general Vicepresidencia de fondos en administración Auditoría de cumplimiento Oficial de cumplimiento
El Icetex informará a los oferentes de becas cuando los becarios se encuentren o sean incluidos en las listas restrictivas o se les haya iniciado procesos judiciales o administrativos que tengan que ver con actividades LA/FT o sus delitos conexos. – Actualización permanente de las listas restrictivas
– Acta de informe Oficial de cumplimiento
– Oficina de relaciones internacionales Auditoría de cumplimiento Oficina de control interno revisoría fiscal
6.3.1. Políticas operativas productos financieros objeto de inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Financiera de Colombia.
El Libro 7 del Título 1 del Decreto 2555 de 2010 reglamentó las operaciones financieras, objeto exclusivo de la inspección, vigilancia y control por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia en el Icetex. En ese sentido actualmente el producto vigilado en el Icetex es la emisión y colocación de Títulos de Ahorro Educativo, TAE, para lo cual la entidad está autorizada para que, directamente o a través de fideicomiso, emita, coloque y mantenga en circulación, los Títulos de Ahorro Educativo, TAE, en los términos de las disposiciones legales aplicables a esta operación financiera autorizada (L. 1328/2009, art. 31 y Decreto 2555, Libro 7 del Título 1, art. 10.7.1.1.2).
Por lo cual el Icetex emite las siguientes políticas operativas para el producto financiero autorizado por la Superintendencia Financiera de Colombia:
Icetex realizará cruce de listas restrictivas a clientes (inversionistas o endosatarios de títulos), terceros en redención de títulos, beneficiarios del TAE, e instituciones de educación superior, como debida diligencia, cuando los títulos de ahorro educativo son administrados por la fiduciaria. – Actualización permanente de las listas restrictivas
– Asignación a funcionarios de la responsabilidad de aplicar la política – Oficial de cumplimiento
– Vicepresidencia Financiera Programa de monitoreo a los controles asignados para conocimiento del cliente Oficial de cumplimiento
Icetex solicitará a la Fiduciaria la certificación anual de la aplicación del Sarlaft y el listado de clientes endosatarios inversionistas y beneficiarios de los TAE para cruce con listas restrictivas. – Solicitud certificación y listado de clientes
– Actualización permanente de las listas restrictivas
– Vicepresidencia Financiera Auditoría de cumplimiento Oficina de control interno
Icetex realizará conocimiento del cliente a los inversionistas, endosatarios y beneficiarios de los Títulos de Ahorro Educativo, que emita, coloque y mantenga en circulación directamente, se hará con la aplicación del formato de conocimiento del cliente, cruce con listas restrictivas, entrevista y aporte de documentos exigidos. – Actualización permanente de las listas restrictivas
– Asignación a funcionarios de la responsabilidad de aplicar la política
– Procedimiento conocimiento del cliente
– Procedimiento de entrevista – Oficial de cumplimiento
Para los títulos que se encuentran para redención y fueron emitidos directamente por el Icetex, antes de la entrada en vigencia del Decreto 2792 de 2009, se les continuará aplicando el formato de redención, hasta la redención del último título. – Aplicación del formato de redención del TAE
6.3.2. Políticas operativas-productos no vigilados.
– Icetex como debida diligencia solicitará el diligenciamiento por la página de internet del formulario solicitud de crédito y formulario de deudor solidario a los beneficiarios y deudores solidarios de préstamos educativos.
– Cuando se trate de personas jurídicas, se realizará la verificación en listas de las personas que figuren en el certificado de cámara de comercio o su equivalente o que posean más del 5% de su capital social, aporte o participación en la entidad, o cambie su composición. Esta verificación en listas se realizará cuando la información sea actualizada. – Aplicación del formulario de conocimiento del cliente.
– Verificación telefónica de los datos.
– Confrontación de los datos grabados en la página vs. información soporte del cliente.
– Cruce con listas restrictivas.
– Actualización anual de la información
– Asignación y entrenamiento a los funcionarios responsables de la vinculación al cliente – Vicepresidencia de crédito y cobranzas
– Oficial de cumplimiento Auditoría – Oficina de control interno
Icetex solicitará diligenciar el formato de solicitud de becas por la página de internet y diligenciar la carta de compromiso que incluye una cláusula Sarlaft a los beneficiarios de becas internacionales y de programas de reciprocidad extranjeros, al momento de su vinculación. – Aplicación del formulario de solicitud de becas.
– Firma de la carta de compromiso – Oficina de relaciones internacionales
6.3.3. Políticas operativas-Fondos en administración.
Icetex aplicará el procedimiento de conocimiento del cliente a constituyentes persona jurídica privada incluyendo el representante legal y las personas (naturales o jurídicas) que figuren en la cámara de comercio o su equivalente y beneficiarios de fondos privados. – Aplicación del formulario de conocimiento del cliente
– Cruce con listas restrictivas
– Entrenamiento a los funcionarios responsables de la vinculación al cliente Vicepresidencia de fondos en administración Programa de monitoreo a los controles asignados para conocimiento del cliente Oficial de cumplimiento
Icetex cruzará frente a listas restrictivas a los beneficiarios con deudores solidarios de fondos públicos. – Actualización permanente de las listas restrictivas
– Entrenamiento a los funcionarios responsables de la vinculación al cliente – Vicepresidencia de fondos en administración
– Oficial de cumplimiento Programa de monitoreo a los controles asignados para conocimiento del cliente Oficial de cumplimiento
6.3.4. Políticas operativas - Otros.
Los datos de todos los proveedores y contratistas serán cotejados frente a las listas restrictivas en el momento de su selección (cuando se trate de personas jurídicas, se realizará la verificación en listas de las personas que figuren en la cámara de comercio o su equivalente o posean más del cinco por ciento su capital social, aporte o participación en la entidad, o cuando cambie su composición), cuando sean actualizadas las listas. – Actualización permanente de las listas restrictivas.
– Asignación a funcionarios de la responsabilidad de aplicar la política.
– Anexo a los formularios de conocimiento del cliente de los resultados arrojados por el sistema Sarlaft como requisito para la vinculación formal del cliente. – Grupo de contratos de la secretaría general
– Grupo de talento humano de la secretaría general Programa de monitoreo a los controles asignados para conocimiento del cliente Oficial de cumplimiento
Los datos de todos los contratistas serán cotejados frente a las listas restrictivas al inicio del proceso de selección. – Actualización permanente de las listas restrictivas.
– Grupo de talento humano de la secretaría general. Programa de monitoreo a los controles asignados para conocimiento del cliente Oficial de cumplimiento
Los datos de todas aquellas personas que desean ingresar como funcionarios, pasantes y estudiantes en práctica del Icetex serán cotejados frente a las listas restrictivas en el momento de iniciar el proceso de selección, cuando sean actualizadas dichas listas y cuando se desvinculen de la entidad. – Actualización permanente de las listas restrictivas
– Asignación a funcionarios de la responsabilidad de la aplicación de la política anexo a los formularios de conocimiento del cliente de los resultados arrojados por el Sistema Sarlaft como requisito para la vinculación formal del cliente. Grupo de talento humano Programa de monitoreo a los controles asignados para conocimiento del cliente Oficial de cumplimiento
Se debe realizar visita domiciliaria a los aspirantes a cargos de la entidad. – Obligatoria realización de la visita domiciliaria a los funcionarios de Icetex al momento de la vinculación. Grupo de talento humano Seguimiento a la aplicación de la visita domiciliaria. Los resultados del estudio son de acceso restringido Oficial de cumplimiento
6.4. Política documental.
Icetex documenta y actualiza permanentemente las políticas, procesos y procedimientos Sarlaft en un manual exclusivo, garantizando su integridad, oportunidad y confiabilidad. – Elaboración del manual bajo los estándares de la oficina de riesgos y oficial de cumplimiento.
– Actualización permanente del manual Sarlaft por parte del oficial de cumplimiento.
– Los cambios son aprobados por la junta directiva. Oficial de cumplimiento Auditoría de cumplimiento Seguimiento a compromisos de oficial de cumplimiento – Oficina de control interno
Icetex garantiza a través del grupo de archivo, y el oficial de cumplimiento, la debida conservación de los documentos que componen el Sarlaft. Se incluye dentro de la gestión documental y los procedimientos de archivo la responsabilidad de la conservación y custodia de los documentos Sarlaft. – Grupo de administración y seguimiento estratégico
– Grupo de archivo de la SG Evaluación a la custodia de archivo – Revisoría fiscal
Icetex garantiza la reserva de la información reportada conforme a lo establecido en el artículo 105 del EOSF. – Política de reserva bancaria
– Niveles de restricción de acceso a la información de clientes. – Representante legal
– Dirección de tecnología Programa de auditoría Revisoría fiscal
Icetex garantiza la confidencialidad del resultado de la visita domiciliaria realizada a los aspirantes a cargos de la entidad. Inclusión de una cláusula de confidencialidad en el contrato de los proveedores que realizan los estudios adicionales y de los funcionarios que realizan la visita domiciliaria. Grupo de talento humano de la secretaría general – Programa de monitoreo
– Programa de auditoría – Oficial de cumplimiento
La información y documentos soporte remitidos a la UIAF, estará bajo la salvaguarda del oficial de cumplimiento, y por ningún motivo los clientes internos y externos tendrán acceso y conocimiento de la misma. Así mismo, se guardará la debida reserva de la información solicitada por dicha entidad. Niveles de restricción de acceso a la información de clientes. Oficial de cumplimiento Programa de auditoría Oficina de control interno
6.5. Políticas en relación con divulgación de la información.
El oficial de cumplimiento deberá suministrar periódicamente la información relacionada con las actividades del Sarlaft al representante legal y a la Junta Directiva del Icetex, quienes se pronunciarán de conformidad con lo descrito en el Título I Capítulo XI de la Circular Básica Jurídica expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia.
6.6. Políticas en relación con la capacitación.
El grupo de talento humano, cumple con los programas de capacitación de acuerdo con las necesidades reportadas por las diferentes áreas y consolidadas en el “PIC, Plan Institucional de Capacitación”, incluyendo aquellas relacionadas con la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo Sarlaft.
6.7. Políticas para la resolución de conflictos de interés.
Cuando en el Icetex se presenten conflictos de interés y las personas involucradas, deban tomar una decisión o participar en ella, pudiendo escoger entre el interés de la entidad, relacionado con la situación presentada, y su propio interés o el de un tercero, de manera que de optar por cualquiera de estos dos últimos, obtendría o generaría para sí o para el tercero una ventaja o un beneficio indebido que de otra forma no se produciría, tendrá que declararlo de manera explícita previo a la toma de la decisión y abstenerse de participar en la misma.
6.7.1. Conflicto de interés en el análisis de operaciones inusuales.
6.7.2. Conflicto de interés en el estudio de operaciones sospechosas.
6.7.3. Conflicto de interés en reportes.
6.7.4. Conflicto de interés en la administración de listas de control.
Los funcionarios de Icetex que realicen la administración de listas, deberán mantener confidencialidad sobre el uso de las listas, la(s) persona(s) que consultan y obrar sin interés personal y sin buscar el favorecimiento de otra(s) persona(s).
6.7.5. Conflicto de interés en la definición de segmentos de riesgo y mercados objetivo.
6.7.6. Conflicto de interés en la atención de consultas de información por parte de las autoridades.
a) Abstenerse de participar en actividades, negocios u operaciones contrarias a la ley y a los intereses del Icetex, que puedan perjudicar el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades o afectar el buen nombre de la entidad;
b) Abstenerse de realizar cualquier negocio u operación con fundamento en sentimientos de amistad, enemistad o relaciones familiares;
c) Abstenerse de otorgar a los ahorradores, beneficiarios y constituyentes de fondos cualquier tipo de preferencia económica que esté por fuera de los parámetros y políticas establecidas por el Instituto para las diferentes operaciones que realice;
d) Todo servidor del Icetex con acceso a información privilegiada deberá abstenerse de realizar cualquier operación que dé lugar a conflicto de interés en razón de tal información;
e) Los directivos y servidores del Instituto no podrán recibir remuneración, dádivas o cualquier otro tipo de compensación en dinero o en especie por parte de cualquier persona natural o jurídica, en razón del trabajo o servicio prestado a la sociedad;
f) Los servidores del Icetex que se encuentren frente a un posible conflicto de interés o consideren que pueden encontrarse frente a uno, deberán proceder a informar inmediata y oportunamente a su superior jerárquico por escrito de conformidad con el Código de Ética y Conducta y el régimen de inhabilidades e incompatibilidad aplicable a los servidores del Icetex. Ante cualquier situación que presente duda en relación con la posible existencia de un conflicto de interés, los directivos y/o servidores estarán obligados a proceder como si este existiera;
g) Los servidores del Icetex quedarán completamente inhabilitados para otorgar compensaciones extraordinarias a los miembros de la junta directiva;
7. Metodología del sistema de administración de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, Sarlaft.
7.1. Marco metodológico.
Para la implementación y administración del Riesgo LA/FT, en el Icetex se tomó como base la Norma Técnica Colombiana NTC 5254 del Icontec “Gestión de riesgos”, basada en estándares internacionales (Estándar Australiano AS/NZ 4360:2004). Al igual que los requerimientos normativos de la C.E. 26 de 2008 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia y aquellas que las modifiquen, complemente o deroguen, de igual forma se tuvo en cuenta la estructura de Autocontrol, Control Self Assessment, CSA.
a) El proceso de administración del riesgo LA/FT, se ejecutará para los procesos identificados por Icetex y que apliquen según la naturaleza de la operación. Aplica a las operaciones financieras y las no financieras que generen riesgo Sarlaft a la entidad;
b) El proceso de administración del riesgo LA/FT será ejecutado por los funcionarios responsables o delegados de cada uno de los procesos, bajo la dirección metodológica del oficial de cumplimiento;
c) La identificación del riesgo para cada proceso se realizará teniendo como parámetro principal los factores de riesgo y los riesgos asociados. La identificación de los riesgos para los procesos se realizará teniendo como parámetro principal el objetivo del proceso; se debe identificar los eventos que puedan llegar a que se materialice un riesgo LA/FT;
d) Luego de identificar los riesgos LA/FT para los procesos relacionados con LA/FT de Icetex, deben relacionarse las causas que pueden generar dichos riesgos, además se debe realizar una breve descripción del impacto que le podría generar a la entidad en caso que se materialice del riesgo;
e) Los riesgos de cada proceso relacionado con LA/FT por cada factor de riesgo, deben ser medidos y controlados por los funcionarios de cada proceso, bajo la dirección del oficial de cumplimiento;
f) Una vez identificados los riegos para cada proceso, se consolida la información, para posteriormente clasificarlos en exclusivos de cada proceso o transversales. Los riesgos transversales a los procesos deben ser medidos y controlados por equipos integrados por los responsables o delegados de cada uno de los procesos.
7.2. Identificación de riesgos.
7.2.1. Metodología para identificación de riesgos.
La identificación del Riesgo para cada proceso se realizará teniendo como parámetro focal las tipologías de lavado de activos y financiación del terrorismo y su afectación al objetivo del proceso Sarlaft, teniendo en cuenta los factores de riesgo y riesgos asociados. Empleando así mismo las siguientes fuentes de información:
• Documentos de tipologías y señales de alerta publicados por la UIAF-Colombia.
El oficial de cumplimiento junto con el líder(es) de proceso serán los responsables de la identificación de riesgos de LA/FT y sus riesgos asociados, por lo menos una vez al año o cuando sea necesario, igualmente se presentará a la junta directiva el resultado de esta identificación para su pronunciamiento. Si es pertinente consultará con las personas que tengan relación directa con el riesgo y generará los instructivos correspondientes; para tal efecto se realizarán entrevistas y diligenciarán cuestionarios.
Para realizar la identificación de los riesgos se realizan reuniones con los líderes de proceso y demás personal del área que tenga relación directa con los mismos y basado en su conocimiento de la operación de la Entidad se identifican los riesgos LA/FT, relacionados con los factores de riesgo, identificando así mismo las causas que dan origen al riesgo, se realiza una breve descripción del impacto que podría generar para Icetex la materialización de dicho riesgo y finalmente se relacionan con los riesgos asociados definidos en la Circular 26 de 2008, de la Superintendencia Financiera de Colombia.
El propósito del análisis o medición es separar los riesgos aceptables menores de los mayores y proporcionar datos que sirvan para el tratamiento de los riesgos. El análisis del riesgo incluye la consideración de las fuentes de riesgo, sus consecuencias y la posibilidad de que estas consecuencias ocurran.
Para la medición del riesgo se tomarán en cuenta los siguientes objetivos en materia de prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo:
La medición de los riesgos e impactos se realiza basándose en el juicio del experto, según orientación del oficial de cumplimiento, teniendo en cuenta los criterios definidos para la estimación de la frecuencia e impacto de dichos riesgos.
La metodología aplicada para la identificación y medición de riesgos y la identificación y medición de controles se basa en un análisis semicuantitativa teniendo en cuenta los criterios definidos por Icetex.
— Entrevistas estructuradas con expertos en el área de interés.
— Uso de grupos multidisciplinarios de expertos.
— Evaluaciones individuales empleando cuestionarios.
— Uso de modelos y simulaciones.
— Uso de indicadores de riesgo.
Para cada uno de los eventos de riesgo identificados se debe determinar el impacto y la probabilidad, los cuales se medirán de acuerdo con las tablas de clasificación que Icetex defina a través de su oficial de cumplimiento. Para determinar estas tablas se tendrán en cuenta los objetivos de la entidad en materia de prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo.
Los resultados de estas mediciones deben ser comparados con el nivel de riesgo definido como tolerable por la junta directiva y se deben tomar las medidas de control que se requieran.
Estimación de la frecuencia de ocurrencia:
La frecuencia es una medida del coeficiente de ocurrencia de un evento expresado como la cantidad de ocurrencias de un evento en un tiempo dado.
Se determinará por el número de eventos que estén expuestos en un período de un año, la escala seleccionada está definida de la siguiente manera:
Clasificación Nivel Continua Diaria Semanal Mensual Semestral Anual
Muy baja 1 El evento sucede en el 2% de las operaciones al año El número de eventos expuestos es máximo de 7 días en el año El número de eventos expuestos es máximo 1 en el año Raro Raro Raro
Baja 2 El evento sucede entre el 2% y el 4% de las operaciones al año El número de eventos expuestos es entre 8 y 15 días en el año El número de eventos expuestos es 2 en el año Poco probable Poco probable Poco probable
Moderada 3 El evento sucede entre el 4% y el 6% de las operaciones al año El número de eventos expuestos es entre 16 y 21 días en el año El número de eventos expuestos es 3 en el año Posible Posible Posible
Alta 4 El evento sucede entre el 6% y el 8% de las operaciones al año El número de eventos expuestos es entre 22 y 29 días en el año El número de eventos expuestos es 4 en el año Probable Probable Probable
Muy alta 5 El evento sucede en más del 8% de las operaciones al año El número de eventos expuestos es superior a 30 días en el año El número de eventos expuestos es 5 o más veces en el año Casi con certeza Casi con certeza Casi con certeza
El impacto se considera como el conjunto de posibles efectos negativos que puede
ocasionar el riesgo en caso de materializarse. Para la estimación de la magnitud del impacto del riesgo, se considera la magnitud de pérdida que ocasione en los aspectos económicos, reputacional, legal y de contagio.
Calificación Valor asociado Impacto económico Impacto reputacional Impacto legal Impacto contagio
Valor mínimo (SMMLV) Valor máximo (SMMLV) Valor mínimo ($) Valor máximo ($)
No aplica 0 No genera pérdidas económicas No genera pérdidas económicas No genera pérdidas económicas No genera pérdidas económicas No genera impacto reputacional No genera impacto legal No genera impacto de contagio
Insignificante 1 100 300 $ 51,500,000 $ 154,500,000 Al interior del proceso Glosas de la oficina de control interno Beneficiario
Menor 2 300 600 $ 154,500,000 $ 309,000,000 A nivel de la entidad y conocimiento limitado de clientes Glosas órganos de control o salvedades de revisoría fiscal IES
Moderado 3 600 1000 $ 309,000,000 $ 515,000,000 El problema es de conocimiento de un número considerable de clientes Demandas y tutelas de clientes, proveedores, empleados, contratistas Aliados
Mayor 4 1000 4000 $ 515,000,000 $ 2,060,000,000 A nivel sectorial/ Entes de control Sanciones entes de control Funcionario
Catastrófico 5 4000 En adelante $ 2,060,000,000 En adelante Medios de Comunicación Multas entes de control Junta Directiva
Después de determinar la frecuencia y la magnitud del impacto, se estima el perfil de
riesgo inherente, que es el producto de la calificación obtenida entre el nivel de probabilidad y el nivel de Impacto del riesgo sin controles. Para tal efecto se utiliza una escala clasificada en 4 rangos de la siguiente manera:
Escala para el perfil del riesgo:
7-15 Grave
16-25 Crítico
El perfil de riesgo es el resultado consolidado de la medición permanente de los riesgos a los que se ve expuesto el Icetex, se utiliza la siguiente fórmula para el cálculo del perfil de riesgo:
PR = Σ (R (R/ ΣR))
PR = (a x (a/R)) + (b x (b/R)) +... (n x (n/R)), donde,
Esta fórmula permite determinar un perfil de riesgo consolidado, teniendo en cuenta el perfil de riesgo determinado por el porcentaje de representación de cada uno de sus riesgos individuales (económico, contagio, reputacional y legal).
A partir de la consolidación de la medición de los riesgos, la junta directiva ha definido el nivel máximo de aceptación del riesgo residual para el Icetex, es decir, el resultado de la exposición teniendo en cuenta el efecto de los controles sobre los riesgos inherentes identificados, el perfil del riesgo residual aceptado por el Icetex es tolerable.
7.4. Control del riesgo.
7.4.1. Metodología para el control de los riesgos.
Luego de evaluar los riesgos, se determina cómo responder a ellos. La reducción del riesgo es una de las respuestas que conducen a minimizar el impacto, la probabilidad o ambos. Al considerar dicha respuesta, se evalúa su efecto sobre las mismas y se selecciona aquella que sitúe el riesgo residual dentro del nivel de riesgo aceptado por el Icetex.
Se deben identificar diferentes controles como acciones que deben atacar todas las causas e impactos que originan el riesgo desde tres perspectivas, preventivos que minimizan la probabilidad que los riesgos se materialicen, controles detectivos que identifican la materialización del riesgo y los controles correctivos que mitiguen el impacto generado por la materialización del riesgo; dichos controles pueden ser manuales, automáticos o su aplicación puede ser combinada identificando así la naturaleza del control, al igual que la periodicidad y responsable del control, lo cual genera una cadena de control suficiente para el tratamiento del riesgo, asegurando que estos no se encuentren concentrados en una sola persona.
— Prevenir y/o detectar su ocurrencia.
— Minimizar el impacto de sus consecuencias.
a) Acciones para reducir o controlar la probabilidad:
— Programas de auditoría y cumplimiento.
— Condiciones contractuales.
— Inspecciones y controles de procesos y procedimientos.
— Capacitación estructurada y otros programas.
b) Acciones para reducir o controlar el impacto:
— Planeamiento de contingencia.
— Arreglos contractuales.
— Minimizar la exposición a fuentes de riesgo.
Una vez definido el perfil de riesgo inherente, se identifican los controles que permitan prevenir y/o detectar cada una de las causas asociadas a los riesgos y los controles que permitan disminuir el impacto identificado y asociado a cada riesgo, para luego evaluar la calidad de los controles existentes asociados a los riesgos identificados y medidos.
En la valoración de los riesgos identificados, se tendrán en cuenta la calidad de los controles establecidos para el tratamiento de riesgo como base para valorar el riesgo residual, los criterios base para determinar la calidad del control son el de oficialidad, aplicación y efectividad, a los cuales se les ha asignado un peso de 20, 30 y 50 puntos respectivamente sobre 100.
La oficialidad será calificada teniendo en cuenta cuatro determinantes, el primero si el control no está documentado, el cual no aportará ningún valor al total del criterio, documentado ya sea en manuales, procedimientos, políticas, etc., el cual le aportará al total del criterio de calificación, 8 puntos, aprobado, si el documento en el cual está documentado el control ha sido aprobado por la instancia respectiva, aportando al total del criterio de calificación 8 puntos y si el control ha sido divulgado a las personas interesadas, el cual finalmente le aportará 4 puntos al criterio de calificación, para un total de 20 puntos.
El segundo determinante es la aplicación, el cual aporta un total de 30 puntos, en este sentido solo debe seleccionarse una de las tres opciones, así: el control nunca se aplica, a discreción y siempre, este arrojará una calificación de 0, 10 ó 30, respectivamente, dependiendo del aspecto que se escoja.
En cuanto a la efectividad del control, la cual será realizada por el dueño de proceso o líder de riesgo operativo, se tienen en cuenta criterios como comprobada efectividad, en la cual se debe contar con la evidencia física que gracias a la aplicación del control se ha prevenido, detectado o mitigado un riesgo, percepción positiva, en el cual no se tiene la evidencia pero la percepción del experto en cuanto a la efectividad del control es positiva, percepción negativa, donde la percepción del experto es negativa en cuanto a la efectividad del control y comprobada no efectividad, se tiene la evidencia que el control no es efectivo para la prevención, detección y mitigación de riesgos, dándole una calificación de 50, 30, 10 ó 0, respectivamente.
Finalmente, la calificación de estos criterios arroja el porcentaje de control por riesgo, para así, identificar el riesgo controlado y por ende el riesgo residual individual y consolidado, así mismo teniendo el control valorado se identifica el porcentaje de mitigación que cada control tiene como efecto en las causas e impactos de los riesgos.
7.5. Monitoreo.
Es necesario monitorear los riesgos, la efectividad del plan de tratamiento de los riesgos y el sistema de administración que se establece para controlar la implementación.
7.5.1. Metodología para el monitoreo.
– Riesgos altos.
– Falla creíble de estrategias de tratamiento o control, especialmente donde esto daría como resultado consecuencias considerables o frecuentes.
– Actividades relacionadas con el riesgo que presentan una alta incidencia de cambio.
– Avances tecnológicos que puedan ofrecer alternativas eficaces o menor costo, para el tratamiento del riesgo residual.
El monitoreo lo realizará el oficial de cumplimiento, quien hará el seguimiento permanente sobre la implementación de los planes de tratamiento y la eficacia de los controles existentes.
Una herramienta fundamental para el monitoreo de la implementación y eficacia del Sarlaft son las auditorías internas, estas serán coordinadas por las áreas de control de la entidad como son la oficina de control interno y la revisoría fiscal. Para tal fin se determinará anualmente el programa de auditorías que tendrá en consideración el estado e importancia de los procesos a auditar. Se definirá el plan de la auditoría el cual incluye los criterios de la auditoría, el alcance de la misma, su frecuencia y la metodología.
El monitoreo realizado por el oficial de cumplimiento al Sarlaft, se enfocará en:
• Realizar seguimiento y comparación del riesgo inherente y residual de cada factor de riesgo y de los riesgos asociados.
• Emitir las directrices para la corrección de las deficiencias halladas y pautas para el mejoramiento del sistema.
El monitoreo se realizará con la aplicación de test de evaluación, los cuales arrojarán una calificación que determinará el grado de eficacia de los controles LA/FT y cumplimiento de las etapas Sarlaft.
8. Procedimientos Sarlaft.
8.1. Procedimiento de conocimiento del cliente.
El conocimiento del cliente se inicia con el adecuado diligenciamiento de los diferentes formularios de vinculación que utiliza la entidad en el ofrecimiento de sus productos, así como con el cumplimiento de los requisitos de información y documentación que determine el Icetex. El conocimiento apropiado del cliente, permite proteger a la Entidad contra el lavado de activos y la financiación del terrorismo.
La entidad aplicará lo designado en el literal g) del numeral 4.2.2 “procedimientos” y literal o) del numeral 4.2.2.1.1.2. “Excepciones a la obligación de diligenciar el formulario de solicitud de vinculación de clientes y de realizar entrevista” del Título I Capítulo XI de la Circular Básica Jurídica que fue modificada por la Circular Externa 19 del 23 de julio de 2010.
8.1.1. Producto vigilado - Título de Ahorro Educativo, TAE.
De acuerdo al Libro 7 del Título 1 del Decreto 2555 de 2010, y a la Circular Externa 19 de 2010, el Icetex ha adoptado reglas especiales de procedimiento de conocimiento del cliente para dar cumplimiento a los requisitos legales exigidos para los productos vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia.
a) TAE Administrado directamente por el Icetex.
Dando alcance al Libro 7 del Título 1 del Decreto 2555 de 2010 y a la Circular Externa 19 de 2010, el conocimiento del cliente por parte del Icetex de los inversionistas endosatarios, y beneficiarios se hará aplicando el formulario de conocimiento del cliente, cruce contra listas restrictivas y revisión de los documentos requeridos según sea el caso.
Procedimiento para la redención del TAE primera y segunda emisión
Para redimir los cupones de los Títulos de Ahorro Educativo, TAE, que se encuentran pendientes de redimir y que fueron emitidos directamente por el Icetex antes de la entrada en vigencia del Libro 7 del Título 1 del Decreto 2555 de 2010, se les continuará aplicando el formato de redención de TAE actual, hasta la redención del último título de la segunda emisión.
Es preciso anotar que el endoso se produce cuando el beneficiario del título lo transfiere a un tercero, situación en la cual las dos personas deben endosar el título valor. Igualmente la carta donde se registra que se ha efectuado el endoso debe ser suscrita por las dos personas y autenticarse ante notario, anexando las fotocopias de los documentos de identidad.
b) Emisión de Títulos Ahorro Educativo de(sic) a través de un tercero.
El artículo 2º del Libro 7 del Título 1 del Decreto 2555 de 2010, en el literal b) establece que para la colocación de Títulos de Ahorro Educativo, TAE, el Icetex está autorizado para que, directamente o a través de fideicomiso, emita, coloque y mantenga en circulación, Títulos de Ahorro Educativo, TAE, en los términos de las disposiciones legales aplicables a esta operación financiera autorizada, por ello, el Icetex podrá contar con un agente especializado para la colocación (entendiendo por este proceso la comercialización y venta) de los Títulos de Ahorro Educativo en el mercado público de valores, a quien se le exigirá que cumpla con lo estipulado en el Anexo II y VI del Capítulo XI de la Circular Básica Jurídica, de la Superintendencia Financiera de Colombia y las normas que la adicionen o modifiquen relacionadas con el reporte de transacciones en efectivo y reporte de productos ofrecidos respectivamente y deberá contar con una base de datos de los potenciales clientes exonerados del mencionado registro.
De igual forma, el colocador deberá diligenciar la certificación Sarlaft, reportar las operaciones sospechosas con el formato ROS, deberá contar con un sistema que le permita realizar las consultas del potencial cliente en listas de control.
El colocador deberá hacer diligenciar el formato de conocimiento del cliente, hacer la entrevista, este formato deberá contar con los requerimientos mínimos exigidos por la Superintendencia Financiera de Colombia.
Si bien el directo responsable de prevenir el lavado de activos y la financiación del terrorismo, es el agente colocador; al Icetex le corresponde velar que todas las normas se estén cumpliendo conforme a lo exigido por la Superintendencia Financiera de Colombia.
c) Administración de los títulos de ahorro educativo.
Para el caso de la administración en el mercado secundario de los Títulos de Ahorro Educativo, TAE, es la entidad contratada por Icetex, que para el efecto será una Sociedad Fiduciaria legalmente constituida y habilitada, la responsable de dar cumplimiento al procedimiento de conocimiento de los clientes.
Por lo anterior, se incluirá en el contrato de fiducia que se celebre, una cláusula en la que se manifieste expresamente que es una obligación de resultado por parte de la fiduciaria, la de realizar los trámites pertinentes tendientes a llevar a cabo el mecanismo de conocimiento del cliente previsto en la Circular Básica Jurídica. Título I — Capítulo Décimo Primero, expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia.
Para tal efecto, el conocimiento del cliente por parte del Icetex a los inversionistas, endosatarios y beneficiarios de los TAE que emita y mantenga en circulación a través de la fiduciaria se hará solicitando una certificación de la aplicación del Sarlaft a la fiduciaria y por su parte el Icetex realizará el cruce en listas restrictivas de los inversionistas, endosatarios y beneficiarios del TAE.
Monitoreo Título de Ahorro Educativo, TAE.
El oficial de cumplimiento realizará monitoreo al ciclo de colocación, administración y redención del TAE, en las tres etapas bajo los siguientes lineamientos:
Durante el proceso de colocación a través de estructurador en el mercado primario el oficial de cumplimiento solicitará la lista de los inversionistas interesados previo a la expedición del TAE, para hacer el respectivo cruce contra listas restrictivas, como resultado enviará de nuevo al estructurador la lista de inversionistas con resultados positivos a los cuales dando alcance a la política Sarlaft no se le expedirá el TAE.
Durante la administración de los TAE en el mercado secundario por parte de la Fiduciaria, esta debe informar al oficial de cumplimiento de manera permanente a través del envío de un archivo plano los endosos o transferencia de propiedad de los TAE sobre cuya información el oficial de cumplimiento realizará el cruce respectivo contra listas restrictivas, los casos positivos serán reportados a la UIAF, se ejercerá sobre estos un monitoreo permanente sobre el manejo de dicho título.
• Redención del título
En el momento de la solicitud de la redención del título, la Fiduciaria enviará a la tesorería del Icetex en archivo plano la lista de cupones a redimir, esta realizará el cruce contra listas restrictivas y enviará al oficial de cumplimiento los casos positivos para el correspondiente reporte a la UIAF.
Monitoreo al Cumplimiento Sarlaft de la Fiduciaria Administradora de los Títulos de Ahorro Educativo, TAE.
El oficial de cumplimiento realizará una visita semestral a la Fiduciaria para la revisión y evaluación como mínimo de los siguientes aspectos:
1. Cumplimiento del procedimiento de conocimiento del cliente por parte de la Fiduciaria, a través de una muestra representativa de los inversionistas.
2. Revisión al 100% de los endosos o transferencias de los TAE en el cumplimiento de conocimiento del cliente.
3. Análisis de la suficiencia de las alertas definida y aplicada por la fiduciaria.
4. Análisis a la aplicación de los criterios objetivos del reporte de operaciones inusuales y estadístico de los ROS.
5. Monitoreo al informe de gestión Sarlaft presentado por la fiduciaria al comité fiduciario de Icetex.
Clientes título de ahorro educativo.
Personas naturales o jurídicas que adquirieron el Título de Ahorro Educativo, TAE, el cual es un título valor nominativo de contenido crediticio que incorpora un derecho a futuro que asegura a su tenedor que el Icetex cancelará en la fecha de su vencimiento y contra la presentación de los cupones o el título valor, el valor en dinero equivalente en UMAC expresado en cupón en la fecha de vencimiento para cubrir los costos totales o parciales de la matrícula, de textos y otros gastos académicos de acuerdo a las condiciones convenidas al momento de la suscripción del Título de Ahorro Educativo, TAE.
Son aquellas personas que fueron designadas por los adquirentes del TAE como beneficiarias del título y son los que tienen la facultad legal para redimirlo, para los cupones de los títulos que se encuentran para redimir y fueron emitidos directamente por el Icetex antes de la entrada en vigencia del Libro 7 del Título 1 del Decreto 2555 de 2010 se les continuará aplicando el formato de redención de TAE hasta la redención del último título de la segunda emisión.
De igual forma, el beneficiario se puede definir con la persona natural que al momento de la redención del Título de Ahorro Educativo, TAE, se presenta para hacer efectivo el derecho contenido en dicho título, la destinación del título es únicamente para el pago de matrículas y textos y demás gastos académicos en la educación superior, formal y no formal, el beneficiario corresponde al último tenedor del título (TAE), el cual deberá registrarse en el Icetex para hacer efectivo su derecho.
c) Apoderado.
Es aquella persona natural a la cual el beneficiario le otorga un poder para redimir el Título de Ahorro Educativo, TAE.
8.1.2. Producto No Vigilado.
a) Procedimiento conocimiento beneficiarios de crédito educativo.
El proceso de conocimiento del beneficiario del crédito educativo iniciará en el momento en que el posible beneficiario, junto con el deudor solidario, realice a través de la página web, el diligenciamiento del formulario de vinculación al Icetex para acceder al crédito educativo. El formulario de vinculación contiene la información necesaria para un adecuado conocimiento del cliente según las políticas establecidas por la entidad y en cumplimiento de la normatividad vigente.
Una vez diligenciado el formato de vinculación el potencial beneficiario deberá cancelar el valor del estudio de historial crediticio del deudor solidario y/o deudor principal a cargo de la Cifin o de la entidad que para tal efecto se estime conveniente, aplicando el score utilizado por el sistema financiero (Asobancaria) o en su defecto el socio demográfico teniendo en cuenta la misión del Icetex.
Una vez registrada la solicitud de crédito Icetex y el formulario del deudor solidario, la solicitud pasa a ser analizada en los comités de crédito programados en cada vigencia, en los cuales el estudiante participa conforme con los criterios de evaluación establecidos para cada modalidad de crédito. Si el solicitante cumple los criterios de evaluación el crédito es pre aprobado.
Previo al análisis de la solicitud de crédito en Comité de Crédito, la Vicepresidencia de Crédito y Cobranza remite al oficial de cumplimiento de la entidad la información de los solicitantes y los deudores solidarios para cruzarlas contras las listas negativas, definidas más adelante, una vez este realiza el análisis de la misma, reporta los resultados a la Vicepresidencia de Crédito y Cobranzas para los fines pertinentes. De igual forma el oficial de cumplimiento realiza monitoreo de prensa diariamente para verificar que tanto beneficiarios como sus deudores no se encuentren en las mencionadas listas.
Una vez la solicitud de crédito es pre aprobado en Comité de Crédito, pasa al proceso de verificación telefónica de datos, dentro del cual si no se detectan errores en la información registrada pasa a estado aprobado, el cliente seguirá con el proceso de legalización ante la Institución de Educación Superior, y el Icetex procederá a adelantar, directamente o por contrato, la verificación de la documentación y la información aportada por el estudiante y su deudor solidario para la obtención del crédito educativo según Decreto 4327 de noviembre 25 de 2005.
El Icetex confronta, directamente o a través de un externo, que la documentación entregada corresponda a los datos que el cliente grabó en el sistema a través del aplicativo para solicitar el crédito. Si el resultado de la confrontación es adecuado, se procede a realizar el desembolso.
Para el procedimiento de confirmación de datos del cliente el responsable será el área que tramita el crédito, quien podrá realizarlo directamente o contratando un proveedor especializado en este servicio. De igual forma para la confirmación de los datos académicos registrados por el estudiante en el formulario se realiza con base en la información obtenida del Icfes y con las certificaciones aportadas por este durante el proceso de legalización.
La verificación telefónica de datos se efectúa a través de un outsourcing encargado de contactar a los solicitantes de los créditos educativos que han sido aprobados en los comités semanales de crédito, con el fin de verificar que la información de los deudores y sus referencias sea cierta y consistente, y se realiza en el siguiente orden: Deudor(es) solidario(s), referencias y solicitante del crédito (la información solicitada depende de los casos en que aplique).
b) Procedimiento conocimiento cliente constituyentes y beneficiarios de los fondos en administración.
Si el formulario de vinculación es diligenciado y firmado correctamente, el Icetex en la etapa de legalización, suscripción y perfeccionamiento del contrato, directamente o a través de un tercero contratado para tal gestión, verificará la documentación y la información aportada por el constituyente del fondo, y se asegurará que el potencial cliente, directivos y los accionistas que su participación sea del 5% o más del capital social, aporte o participación y porcentaje de participación. (Nombre completo, tipo de identificación, número de identificación y % del capital social) no se encuentren reportados dentro de las listas de control o negativos del Icetex.
En el evento en que los documentos y/o la información suministrada por el posible constituyente sean inconsistentes, el encargado genera en el sistema la novedad por inconsistencia para que este arroje el resultado de operación inusual o sospechoso, y sea remitido directamente al oficial de cumplimiento.
c) Procedimiento conocimiento cliente becarios.
De acuerdo con lo estipulado en la Ley 30 de 1992 en su artículo 115, el Icetex “será la entidad encargada de seleccionar los beneficiarios de las becas de cooperación internacional, becas de intercambio y las demás becas internacionales que se ofrezcan a los colombianos a través de las distintas entidades públicas del orden oficial (...)”. De esta manera, por mandato de ley, a través de la oficina de relaciones internacionales se administra la oferta de becas que hacen a Colombia los gobiernos, organismos internacionales y las instituciones de educación superior extranjeras, en virtud de convenios y acuerdos de cooperación técnica en materia educativa.
Por lo anterior y sobre bases de reciprocidad, el Icetex ofrece becas para estudios de posgrado en Colombia a ciudadanos extranjeros provenientes de países cooperantes y al mismo tiempo, en asocio con las universidades colombianas, el Icetex apoya económicamente la participación de expertos internacionales en programas de posgrado con alto nivel de investigación, que vengan al país a realizar aportes significativos a estos programas teniendo como objetivo fomentar y fortalecer la calidad de la educación superior en Colombia.
d) Procedimiento conocimiento del cliente contratistas y proveedores.
Previo a la celebración de un contrato, orden de servicios, orden de compra o convenios, el grupo de contratos además de los documentos que se solicitan para la suscripción y en cumplimiento de la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo y delitos fuente de los mismos, consultará a las personas naturales y jurídicas y sobre estas últimas solicitará el listado de los principales socios, asociados, accionistas y/o fundadores con su respectivo número de identificación cuando esta información no conste en el certificado de existencia y representación legal y su participación sea del 5% o más del capital social, aporte o participación y porcentaje de participación. (Nombre completo, tipo de identificación, número de identificación y % del capital social).
Así mismo, una vez presentada(s) la(s) propuesta(s), el funcionario encargado del trámite, realizará la consulta de listas de control de lavado de activos y financiación del terrorismo de la persona natural o jurídica, en este caso de su representante legal, de las personas naturales que figuren en el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio; así como de los principales socios, asociados, accionistas y/o fundadores cuya información haya sido suministrada por el proponente.
e) Procedimiento de conocimiento del cliente funcionarios.
En los dos eventos descritos, es decir, tanto para proceso de selección como de evaluación, el outsourcing remite al Icetex, en el primer caso los informes de la evaluación correspondientes a una terna de candidatos y en el segundo los informes de evaluación de los candidatos presentados por la entidad. La información académica señalada en los informes es validada por parte del área de talento humano frente a los requisitos de cada cargo en particular.
Una vez el candidato ha sido seleccionado, talento humano realiza la consulta en el portal de listas de control con el fin de investigar si la persona que se pretende vincular con la entidad, tiene problemas de lavado de dinero, activos, narcotráfico, terrorismo, entre otros. Efectuada esta verificación solicita al outsourcing realizar la etapa de referenciación diligenciando el formato de hoja de vida de la función pública y el formato de declaración de bienes y rentas y posteriormente la realización de la visita domiciliaria.
De igual forma, para estos casos, una vez seleccionado el candidato, se remite hoja de vida, certificado judicial, certificado de antecedentes disciplinarios y certificado fiscal al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y a la oficina asesora de comunicaciones de la entidad, con el fin de que esta información sea publicada a la ciudadanía por espacio de tres (3) días, en cumplimiento de lo establecido en las circulares 2 y 3 de febrero de 2007 y agosto de 2006, respectivamente.
f) Procedimiento de conocimiento del cliente pasantías.
De esta situación informa al grupo de talento humano, dependencia que gestiona ante la universidad la fecha de vinculación del estudiante, y realiza la consulta en el portal duediligence.net, con el fin de investigar si la persona que se pretende vincular con la entidad, tiene problemas de lavado de dinero, activos, narcotráfico, terrorismo, entre otros.
Antes de iniciar su actividad, el estudiante debe presentar copia de su documento de identidad, carné de la universidad, fotocopia del carné de la EPS, y fotografía para carné de identificación.
g) Proceso de otorgamiento de cupos de emisor y contraparte.
8.1.3. Procedimiento para la vinculación de clientes Personas Públicamente Expuestas (PEP’s).
Se consideran PEP’s a las siguientes personas:
En el Icetex se aplicarán procedimientos de control y monitoreo más exigentes respecto de las operaciones que puedan realizar los PEP’s, a los clientes de los productos vigilados de acuerdo a la entrada en vigencia del Libro 7 del Título 1 del Decreto 2555 de 2010, que sean colocados y administrados directamente por el Icetex, en los demás casos a partir de la tercera emisión del Título de Ahorro Educativo, TAE, será responsabilidad de la aplicación de tal procedimiento la entidad que lo coloca y administra, para tal efecto dichas entidades deberán presentar una certificación Sarlaft, por lo menos anualmente en donde conste que se está aplicando el procedimiento para los PEP’s.
8.2. Procedimiento para la actualización de los datos de los clientes.
Dependencia Cliente
Vicepresidencia de crédito educativo Beneficiarios del crédito educativo.
Vicepresidencia de fondos en administración Constituyentes de fondos en administración (privados y cooperativas).
Vicepresidencia financiera (Dirección de tesorería) Certificación Sarlaft o Siplaft a entidades con las cuales se realizan inversiones de emisor y contraparte.
Dentro del proceso de renovación del crédito el beneficiario deberá realizar la actualización de datos básicos actividad que realiza directamente en el sistema de Icetex, siendo la misma prerrequisito para legalizar la renovación.
8.3. Clases de clientes.
Son clientes del Icetex todas aquellas personas naturales o jurídicas con las cuales la entidad establece y mantiene una relación contractual o legal, y en especial reconoce como sus grupos de interés a la ciudadanía en general priorizando en la población estudiantil de bajos recursos económicos y aquellos con méritos académicos, los constituyentes de fondos junto con sus beneficiarios, docentes e investigadores avalados por la IES, los artistas nacionales, colombianos en condiciones de debilidad manifiesta o población vulnerable.
a) Beneficiarios de créditos educativos.
Son todas aquellas personas que solicitan ante el Icetex créditos para el fomento de la educación superior, teniendo en cuenta la excelencia académica, la calidad del programa y la institución en la que cursará sus estudios así como la pertinencia laboral con su comunidad más cercana y con el país en general, para acceder a dicho crédito el beneficiario deberá cumplir con los requisitos exigidos por el Icetex y deberá diligenciar el formulario solicitud de crédito y suscribir un pagaré conjuntamente con deudor solidario aprobado por el Icetex.
Las Instituciones de Educación Superior, IES, que poseen convenios con el Icetex, garantizan el fomento de la educación superior de los estudiantes que acceden a los créditos educativos en cualquiera de las líneas y modalidades de crédito ofrecido por el Icetex, a través de los programas educativos que ofrecen las IES.
Los fondos en administración corresponden al portafolio de recursos de terceras entidades, tanto públicas como privadas, que administra el Icetex con el fin de ejecutar por cuenta de ellas sus diferentes programas y proyectos de educación para la población objetivo que estas han determinado atender; fortaleciendo por tanto los mecanismos de la cobertura en educación que busca el país.
• Municipios y gobernaciones.
d) Beneficiarios de los fondos.
Son personas naturales a las cuales van dirigidos programas y proyectos educativos de acuerdo al portafolio de recursos de entidades públicas y privadas que administra el Icetex para la población objetivo que los constituyentes del fondo hayan decidido atender, los cuales buscan fortalecer los mecanismos de cobertura de educación en el país.
e) Deudor solidario (en créditos educativos Icetex y determinados fondos).
Es la persona natural o jurídica que se constituye en deudor solidario quien firma el respectivo contrato o carta de compromiso el cual se compromete a cumplir las obligaciones del reglamento del fondo, el cual adicionalmente suscribirá un pagaré en blanco a favor del Icetex conjuntamente con el beneficiario del fondo.
f) Becarios - Extranjeros en Colombia
Son personas naturales beneficiarias de las becas ofrecidas por Colombia para extranjeros que realicen estudios en universidades colombianas.
g) Becarios - Colombianos en el exterior
Son personas naturales beneficiarias de las becas ofrecidas por gobiernos extranjeros, organismos internacionales e instituciones de educación superior para realizar estudios en universidades del exterior.
h) Funcionarios
Encargo administrativo: Designación temporal a un funcionario para asumir total o parcialmente, las funciones de un cargo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no de las propias funciones de su cargo.
Cargos de carrera administrativa: Corresponde a los cargos de los niveles: profesional, técnico y asistencial (auxiliares administrativos, secretario ejecutivo y conductor mecánico), que no dependen directamente del despacho de la Presidencia. Cargos de Libre Nombramiento y Remoción: Corresponden a los cargos de Presidente, Vicepresidentes, Secretario General, Jefes de oficina, Jefes de Oficinas Asesoras, Asesores y Directores.
i) Proveedores.
• Oferente: Persona dispuesta a ofrecer un bien o servicio.
• Pluralidad de oferentes: Cuando existe más de una persona que quiera presentar ofertas en algún tipo de selección.
8.4. Procedimiento para el conocimiento del mercado.
En el caso del Icetex, la Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005, en concordancia con el Libro 7 del Título 1 del Decreto 2555 de 2010, determinó que el Icetex como entidad financiera de carácter especial tiene como objetivo el fomento social de la educación superior, priorizando la población de bajos recursos económicos y aquella con mérito académico en todos los estratos a través de mecanismos financieros que hagan posible el acceso y la permanencia de las personas a la educación superior, la canalización y administración de recursos, becas y otros apoyos de carácter nacional e internacional, con recursos propios o de terceros, por lo cual el mercado objetivo del Icetex, se determina de acuerdo a su naturaleza especial de forma legal y está enmarcado en los decretos mencionados.
8.5. Identificación y análisis de operaciones inusuales.
El Icetex define las transacciones inusuales de clientes y usuarios, adaptando a su operación, tamaño y riesgo los términos conceptuales definidos en la Circular Básica Jurídica 007 de 1996 Título I, Capítulo XI, expedida por la SFC y las políticas internas de la entidad.
8.5.1. Metodología para la detección.
• Comportamientos inusuales observados por los funcionarios “comerciales” a través de sus visitas rutinarias a IES y constituyentes en fondos en administración
8.5.2. Procedimiento para la detección.
8.6. Determinación de operaciones sospechosas.
Criterios objetivo:
Frente al reporte de operaciones inusuales, el oficial de cumplimiento debe aplicar como mínimo los criterios objetivos previamente definidos para determinar si dichas transacciones determinadas como inusuales, de las cuales no se obtuvo explicación satisfactoria por parte del cliente pueden conducir razonablemente a presumir que los clientes están usando o intentan usar la entidad para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas.
9. Instrumentos.
9.1. Señales de alerta.
9.1.1. Producto Título de Ahorro Educativo, TAE.
– Endoso de títulos o cupones, especialmente los múltiples.
– Solicitud de cobro anticipado de todos o varios cupones.
– Redención de títulos o cupones y el giro no sea para la IES sino para un tercero con el cual no exista una relación aparente.
– Posibles clientes que omitan información relevante en el formato de vinculación o no realicen actualización de datos o actualización parcial.
– Solicitud de giro con poder a un tercero con el cual no exista una relación aparente.
9.1.2. Producto fondos en administración.
– Cuando los aportes a un fondo en un año específico sean muy superiores a los excedentes de ese año o que los aportes del fondo constituido superen los ingresos y activos líquidos certificados por el cliente en los documentos soporte de la operación.
– Aportes y posterior solicitud de devolución del dinero argumentando error en la operación (empresas privadas y cooperativas públicas o privadas).
– Constituyentes de fondos (públicos, privados y cooperativas) que cancelan el fondo sin razón aparente y solicitan la devolución del saldo administrado por el Icetex, así no se pueda realizar la devolución de los recursos como en el caso de las cooperativas.
– Tercero con posibles vínculos “ilícitos” que aporte recursos a un fondo en administración.
– Fondos activos o inactivos por un plazo prolongado de tiempo y que de un momento a otro son capitalizados con grandes sumas de dinero y no ejecutan el fondo.
– Cooperativas y empresas privadas recientemente constituidas (plazo inferior a un año) y que deseen constituir fondos con aportes grandes.
– Prepagos de beneficiarios de un mismo fondo.
– Beneficiarios de fondos que reciben beneficios o subsidios de varios constituyentes de fondos.
– Que el giro al beneficiario no se realice a la institución de educación sino al mismo beneficiario. Quedan excluidos los casos en los cuales a la Institución no le interese abrir cuentas para recibir giros del Icetex y sea necesario realizar el giro directamente a la cuenta del beneficiario (tampoco se consideran operaciones inusuales).
9.1.3. Producto crédito educativo de fomento.
– Prepago de la obligación parcial o total en un lapso de tiempo notoriamente inferior al plazo inicialmente acordado cuando fue concedido el crédito y por un monto considerable sin que medie alguna explicación razonable, bien sea en etapa de ejecución o amortización
– Pagos o abonos al crédito por parte de un mismo cliente que consolidados representen un monto significativo (fraccionamiento), bien sea en etapa de ejecución o amortización.
– Pago o prepago del crédito en etapa de ejecución o en periodo de gracia.
– Prepago por cuantía superior o pago total de crédito y solicitud posterior de la devolución de dinero argumentando error en el pago.
– Datos o inconsistencias en la documentación presentada por el solicitante y que el crédito sea negado por ese motivo.
– Prepagos de estudiantes de una misma Institución de Educación Superior
9.2. Segmentación de los factores de riesgo.
– Beneficiarios de créditos educativos: Estudiantes, docentes e investigadores avalados por las IES e instituciones de educación superior.
– Beneficiarios y/o inversionistas TAE: Inversionistas y/o beneficiarios actuales de las dos primeras emisiones y potenciales inversionistas de la tercera emisión y posteriores de TAE.
– Constituyentes de fondos en administración: Empresas privadas y del sector cooperativo y mutual.
– Inversionistas y beneficiarios de títulos TAE.
– Créditos educativos.
– Constituyentes de fondos en administración.
9.3. Seguimiento de operaciones.
– Seguimiento a las operaciones, con una frecuencia acorde a la evaluación de riesgo de los factores de riesgo involucrados en las operaciones. En todo caso, para aquellos factores de riesgo de mayor criticidad, el seguimiento se realizará como mínimo semanal.
– Monitorear las operaciones realizadas en cada uno de los segmentos de los factores de riesgo.
9.4. Consolidación electrónica de operaciones.
Monitoreo de las transacciones efectuadas por los clientes
En el caso de los beneficiarios de crédito educativo la información fuente serán los recaudos de créditos considerados inusuales y para los constituyentes de fondos en administración el insumo será el informe de fondos que elabora la vicepresidencia de fondos en administración al cierre contable de la entidad.
10. Estructura organizacional Sarlaft.
10.2. Funciones del representante legal.
• Garantizar que las bases de datos y la plataforma tecnológica cumplan con los criterios y requisitos establecidos en la Circular Básica Jurídica. Título I — Capítulo Décimo Primero.
10.3. Requisitos del oficial de cumplimiento.
– Ser como mínimo de segundo nivel jerárquico dentro de la entidad (asesor adscrito a presidencia grado 02) y tener capacidad decisoria, es decir reportará al representante legal y lo mantendrá informado.
– Acreditar conocimiento en materia de administración de riesgos.
– Estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el riesgo de LA/FT y el tamaño de la entidad.
– No pertenecer a órganos de control ni a las áreas directamente relacionadas con las actividades previstas en el objeto social principal.
– Ser empleado de la entidad.
– Estar posesionado ante la SFC.
10.4. Requisitos oficial de cumplimiento suplente.
– Tener capacidad decisoria.
– Estar posesionado ante la SFC
10.5. Funciones del oficial de cumplimiento principal y suplente.
• La efectividad de los mecanismos e instrumentos establecidos en la Circular Básica Jurídica. Título I — Capítulo Décimo Primero, así como de las medidas adoptadas para corregir las fallas en el Sarlaft.
• Los documentos y pronunciamientos emanados de las entidades de control y de la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero, UIAF.
10.6. Comité de riesgo operativo y del sistema de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, Sarlaft.
El Comité SARO - Sarlaft estará integrado por los funcionarios descritos en la Resolución 797 del 2 de octubre de 2008.
Son funciones del Comité de Riesgo Operativo y de Sarlaft, además de las contenidas en el Acuerdo 1 del 11 de enero de 2007, modificado por Acuerdo 061 del 19 de diciembre de 2007 y derogado por el Acuerdo 31 del 29 de agosto del 2008, el cual modifica “en lo pertinente” el Acuerdo 61 las siguientes:
a) Evaluar los informes sobre la evolución del perfil de riesgo de la entidad y los controles adoptados de acuerdo con el objeto legal del Icetex contemplado en el artículo 2º de la Ley 1002 de 2005 y su régimen especial;
e) Analizar el cumplimiento con el envío de los reportes a las diferentes autoridades;
f) Analizar los cambios propuestos al manual de procedimientos Sarlaft;
g) Analizar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del Sarlaft;
h) Analizar los informes de los órganos de control;
i) Evaluar los informes sobre la exposición de riesgo operacional incluyendo análisis de sensibilidad y pruebas de stress testing presentados por la oficina de riesgos;
j) Proponer a junta directiva los límites de exposición y/o niveles de tolerancia al riesgo operacional establecidos;
k) Evaluar periódicamente la evolución histórica de los riesgos operacionales asumidos por la institución;
10.7. Órganos de control.
10.7.1. Revisoría fiscal.
10.7.2. Oficina de control interno.
10.8. Funciones de quienes participan en la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo.
10.9. Vicepresidencia de crédito y cobranza.
Reportar los clientes que presenten pagos intempestivos del crédito en cartera castigada, sin que medie alguna explicación razonable.
10.10. Vicepresidencia financiera.
10.11. Vicepresidencia de fondos en administración.
10.12. Oficina de riesgos.
• La oficina de riesgos apoya al oficial de cumplimiento en la identificación y medición de riesgos, al igual que en la identificación y medición de controles.
10.13. Oficina de relaciones internacionales.
10.14. Oficina asesora de comunicaciones.
10.15. Oficina asesora jurídica.
10.16. Oficina comercial y de mercadeo.
10.17. Dirección de tecnología.
10.19. Grupo de talento humano de la secretaría general.
10.20. Grupo de administración de recursos físicos.
• Solicitar apoyo del oficial de cumplimiento o funcionario de la Secretaría General que consulta listas, previo a una venta de un bien inmueble o mueble de forma directa.
11. Programa de capacitación del Sarlaft.
11.1. Alcance de los programas.
11.2. Procedimientos para la evaluación de las capacitaciones.
Las capacitaciones dictadas serán evaluadas por escrito, mediante la utilización de cuestionarios escritos o a través de medios electrónicos, los cuáles permitirán determinar:
El resultado de la evaluación va con copia a la carpeta del funcionario que reposa en talento humano.
El oficial de cumplimiento informará a cada funcionario el resultado de la evaluación y los puntos específicos en los cuales debe reforzar su conocimiento, si el resultado de la prueba es deficiente el oficial de cumplimiento convocará a los funcionarios afectados y realizará un refuerzo de conceptos y aplicará de nuevo la prueba.
11.3. Esquema de capacitación.
11.4. Estructura del programa de capacitación.
• Objeto Sarlaft
• Políticas Sarlaft Sensibilización estratégica Presidencia
• Base legal y responsabilidad
• Marco conceptual Sarlaft
• Políticas Sarlaft
• Procedimientos Sarlaft
• Metodologías Sarlaft Entrenamiento Proceso gestión y administración del riesgo
• Estructura conceptual Sarlaft
• Proceso de administración del riesgo
• Monitoreo de los controles Capacitación Funcionarios de la entidad
12. Sanciones por incumplimiento a las normas relacionadas con el Sarlaft.
Con el propósito de garantizar un mayor grado de colaboración con las autoridades, el Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior Mariano Ospina Pérez, Icetex, debe conservar los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prevención y control de lavado de activos y financiamiento del terrorismo por un término no menor a cinco años tal y como se encuentra establecido en el artículo 96 del EOSF, al cabo de este lapso los documentos pueden ser destruidos, siempre que por cualquier medio técnico adecuado se garantice su reproducción exacta y se cumplan las siguientes condiciones:
Respecto de los documentos que soportan la decisión de determinar una operación como sospechosa, así como los demás formularios requeridos por la normatividad, junto con sus soportes; el oficial de cumplimiento es responsable de la conservación centralizada, secuencial y cronológica de los documentos con las debidas seguridades, junto con el respectivo reporte a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero, UIAF, con el propósito de hacerlos llegar en forma completa y oportuna a las autoridades cuando estas los soliciten.
13.1. Documentos Sarlaft.
13.1.1. Físicos:
• Carpeta de reportes UIAF: Reposan las constancias físicas de reporte a UIAF de efectivo, productos y ausencia de efectivo.
• Carpeta Superfinanciera.
• Carpeta UIAF donde reposan los informes presentados a la UIAF y los requerimientos realizados por la UIAF.
• Carpeta de monitoreo de prensa, reposan los resultados del monitoreo de prensa realizados.
• Carpeta de Supersociedades donde reposan los informes presentados a la Supersociedades y los requerimientos realizados por la Supersociedades.
• A-Z ROI contiene los reportes de operaciones inusuales analizados.
13.1.2. Magnéticos:
• Manual Sarlaft
• Reporte de operación sospechosa
• Soportes de casos de ROI para fondos TAE
• Bases de datos: contiene las bases de datos de clientes por producto actualizadas.
• Monitoreo: contiene los resultados al monitoreo del sistema y seguimiento al resultado de los indicadores.
• Archivo de listas: contiene el resultado de las descargas para la actualización de listas restrictivas.
• Base de respaldo de listas restrictivas.
• Actas Comité de Riesgo.
• Alliensoft contiene el SOFT Antilavado.
13.1.3. Esquema documental Sarlaft.
Los registros utilizados en el Sarlaft tanto en las etapas como en los elementos deberán cumplir con los criterios de integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y confidencialidad de la información allí contenida; a continuación se relacionan algunos de los documentos y el responsable de su custodia, entre otros de los mencionados en los numerales anteriores.
Manual del sistema de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, Sarlaft. Establecer la estructura, directrices y procedimientos para gestionar eficazmente el riesgo LAFT. Oficial de cumplimiento Representante legal
Documento aplicación Sarlaft. Documentar los resultados de la aplicación de la metodología de identificación de riesgos LA/FT. Oficial de cumplimiento
Documento aplicación Sarlaft. Documentar los resultados de la aplicación de la metodología de medición de riesgos LA/FT. Oficial de cumplimiento
Documento aplicación Sarlaft. Documentar los resultados de la aplicación de la metodología de Control de Riesgos LA/FT. Oficial de cumplimiento
Documento aplicación Sarlaft. Documentar los resultados de la aplicación de la metodología de monitoreo Sarlaft. Oficial de cumplimiento
Los informes de la junta directiva, el representante legal, el oficial de cumplimiento y los órganos de control. Conservar los informes relacionados con el Sarlaft Oficial de cumplimiento
Informes a entidades reguladoras y de control. Reporte de operaciones sospechosas Oficial de cumplimiento
Soportes de gestión del oficial de cumplimiento Documentación relacionada con la gestión del oficial de cumplimiento Oficial de cumplimiento
14. Infraestructura tecnológica.
• El oficial de cumplimiento utiliza un desarrollo en ACCES suministrado por el proveedor de listas que sirve para el monitoreo de cruce de listas de otros clientes de la entidad.
15. Divulgación de la información.
En desarrollo del Sistema de administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo Icetex a través de sus funcionarios deberá mantener a disposición la información que no tenga carácter de reserva para que terceros ajenos a la entidad, puedan evaluar los mecanismos implementados por la entidad respecto a la administración del riesgo, los reportes internos son de uso exclusivo del Icetex.
Icetex, reportará todas las situaciones presentadas con el Título de Ahorro Educativo, TAE, y de igual forma divulgará toda información que considere sospechosa en relación con su operación.
Definición Clase Documento relacionado Periodicidad Responsable Reportar a:
Operaciones inusuales Reporte interno *Ver Manual del Sistema de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, Sarlaft, procedimiento “Reporte operaciones inusuales y sospechosas” *Ver formato de reporte de operaciones inusuales. Cada vez que suceda Responsable de la detección en cada uno de los procesos Oficial de cumplimiento
Reportes de la etapa de monitoreo Reporte interno * Ver Manual del sistema de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, Sarlaft, metodología de monitoreo Sarlaft. Trimestral Oficial de cumplimiento Presidencia Junta Directiva
Reporte de operaciones sospechosas (ROS) Reporte externo Ver Manual del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, Sarlaft, procedimiento “Reporte Operaciones Inusuales y Sospechosas” *Ver Formato reporte de operaciones sospechosas *Cada vez que suceda, de manera inmediata. *De no generarse, debe informarse dentro de los diez (10) primeros días del siguiente mes. Oficial de cumplimiento UIAF autoridades competentes
Reporte Transacciones en Efectivo Reporte externo Ver Manual del sistema de administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, Sarlaft, *Ver Formato reporte de transacciones en efectivo. Mensual Oficial de cumplimiento UIAF
Reporte de productos Reporte externo Ver Formato reporte de productos. Dentro de los diez (10) primeros días del siguiente trimestre. Oficial de cumplimiento UIAF autoridades competentes
15.1. Reportes internos.
15.1.1. Transacciones inusuales.
En el evento en que cualquier funcionario o contratista del Icetex identifique una operación como inusual con base en los criterios objetivos y/o señales de alerta establecidas, está en la obligación de reportarlo inmediatamente, por escrito e indicando las razones que dieron lugar al reporte, al oficial de cumplimiento, quién deberá realizar el análisis del mencionado reporte. Formato F132.
15.1.2. Reportes de la etapa de monitoreo.
a) Los resultados de la gestión desarrollada;
b) El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades;
c) La evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y los controles adoptados, así como de los riesgos asociados;
d) La efectividad de los mecanismos e instrumentos establecidos en el presente Manual, así como de las medidas adoptadas para corregir las fallas en el Sarlaft;
e) Los resultados de los correctivos ordenados por la junta directiva u órgano que haga sus veces;
15.2. Reportes externos.
15.2.1. Reporte de operaciones sospechosas.
Ver reporte de operaciones inusuales y sospechosas
15.2.2. Reporte de transacciones en efectivo.
El Icetex remitirá a la UIAF dentro de los diez (10) primeros días calendario del mes siguiente al de corte, un informe mensual de las transacciones en efectivo realizadas a través de los establecimientos de crédito respectivos que superen las cuantías establecidas en el instructivo Anexo II de la Circular Básica Jurídica. Título I — Capítulo Décimo Primero y de acuerdo con el formato preestablecido por la Superintendencia Financiera.
15.2.3. Reporte de transacciones múltiples en efectivo.
15.2.4. Reporte de clientes exonerados.
15.2.5. Reporte de información sobre productos ofrecidos por las entidades vigiladas.
15.3. Forma como se suministra la información al mercado para que evalúe la estrategia de la administración del riesgo LA/FT.
16. Práctica insegura.
El Icetex es una entidad sometida a inspección, vigilancia y control de las operaciones financieras autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia, de conformidad con lo descrito en el Decreto 2792 de 2009 expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. La Superintendencia Financiera de Colombia, califica como práctica insegura, conforme a lo establecido en el numeral 5 del artículo 326 EOSF, la realización de operaciones sin el cumplimiento de las disposiciones contenidas en el Título I — Capítulo XI de la Circular Básica Jurídica.
Productos: Los productos del Icetex son: Crédito educativo en sus diferentes líneas, becas, fondos en administración (entidades privadas, sector solidario y mutuales e instituciones de educación superior) y Títulos de Ahorro Educativo (TAE), a cada uno de los cuales, dependiendo de su riesgo se les aplica bajo los términos del presente manual, el Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, Sarlaft.
Riesgos asociados a la LA/FT: Son los riesgos a través de los cuales se materializa el riesgo de LA/FT, tales como: reputacional, legal, operativo y contagio.