Source: https://www.recht-freundlich.de/datenschutz/e-mail-nutzung-in-krankenhauser-einige-rechtliche-aspekte
Timestamp: 2017-08-16 19:17:21
Document Index: 22597754

Matched Legal Cases: ['§ 257', '§ 257', '§ 147', '§ 147', '§ 147', '§ 200']

In Kategorie(n): Datenschutzrecht - 03. November 2011 von Rechtsanwalt Thomas Feil
Die E-Mail-Nutzung nimmt in Krankenhäuser zu. Diese Feststellung überrascht nicht, da diese Art der Kommunikation viele Vorteile bietet. Nicht nur die Geschwindigkeit, mit der Informationen versendet werden, ist beeindruckend, auch die einfache Beteiligung Dritter oder der Versand von großen Datenmengen wird durch die Nutzung der elektronischen Post erleichtert. Überraschend ist allerdings, wie wenig über die rechtlichen Rahmenbedingungen gesprochen wird. Der Versand einer E-Mail ist mit der Versand einer Postkarte zu vergleichen. Jeder kann Sie ohne Mühe lesen, ein Schutz von sensiblen Informationen besteht nicht. Auch Fragen der Archivierung werden oft sorglos behandelt. Die E-Mails werden in Lotus Notes oder Outlook lokal abgespeichert, eine weitergehende Speicherung erfolgt nicht. Der nachfolgende Beitrag soll einige rechtliche Aspekte der E-Mail-Nutzung aufzeigen.
Schutz von sensiblen Informationen
Für Krankenhäuser bedeutet dies, dass zunächst einmal die ausgehende elektronische Post regelmäßig und entsprechend archiviert werden muss. In der Praxis ergibt sich dabei die Schwierigkeit, Handelsbriefe aus der Vielzahl der E-Mails herauszufiltern. Wie oben geschildert, sind nur Schriftstücke aufzubewahren, die im Zusammenhang mit einem konkreten Geschäft stehen. Nicht jedes Werbeschreiben oder jede Kontakt-E-Mail, ist nach den gesetzlichen Anforderungen des Handelsgesetzbuches zu archivieren. Hier sind in der Praxis entsprechende organisatorische Voraussetzungen zu schaffen, die die Umsetzung der Anforderungen des Gesetzgebers sicherstellen.
Eine weitere Vorschrift, die im Zusammenhang mit E-Mails Bedeutung erlangt, ist der § 257 HGB mit der Überschrift „Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen“. Nach dieser Vorschrift ist ein Krankenhaus verpflichtet, u.a. empfangene Handelsbriefe aufzubewahren. In Abs. 2 wird der Begriff Handelsbriefe konkretisiert. Dies sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Ein Krankenhaus hat die Möglichkeit, die Verpflichtung zur Aufbewahrung zu delegieren. Die Verantwortlichkeit bleibt jedoch davon unberührt und ist bei einem Outsourcing vertraglich abzusichern.
Der Gesetzgeber verlangt eine geordnete Aufbewahrung der Unterlagen, schreibt aber kein bestimmtes Ordnungssystem vor. Für Handelsbriefe gilt gem. § 257 Abs. 4 eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist. Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Handelsbriefe abgesandt oder empfangen worden sind.
§ 147 Abs. 6 Abgabenordnung (AO) bildet die Ermächtigungsgrundlage für den elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung. Sie sieht das Recht der Finanzbehörden vor, elektronisch gespeicherte Daten des Steuerpflichtigen einzusehen und für Prüfungszwecke auszuwerten. Elektronisch aufgezeichnete steuerrelevante Daten müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in maschinell auswertbarer Form vorgehalten werden (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Diese Regelung korrespondiert mit den handelsrechtlichen Vorschriften. Buchführungs- und Jahresabschlussunterlagen und Buchungsbelege müssen 10 Jahre, sonstige steuerrelevante Unterlagen müssen 6 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 3 AO). Daneben stellt § 200 AO klar, dass ein Krankenhaus zur Mitwirkung und Unterstützung bei Außenprüfungen verpflichtet ist.
– Unmittelbarer Datenzugriff,
– mittelbarer Datenzugriff,
– Datenträgerüberlassung.