Source: http://www.agrilegal.it/approfondimenti/applicazione-del-regolamento-europeo-in-materia-di-protezione-dei-dati-personali-data-prevista-25-maggio-2018
Timestamp: 2019-01-20 03:49:29+00:00
Document Index: 44515589

Matched Legal Cases: ['art. 6', 'art. 9', 'art. 22', 'art. 12', 'art. 12', 'art. 12', 'art. 17', 'art. 17', 'art. 7', 'art. 17', 'art. 18', 'art. 28', 'art. 82', 'art. 30', 'art. 32', 'art. 37', 'art. 30', 'art. 30', 'art. 30', 'art. 32', 'art. 32', 'art. 33', 'art. 32', 'art. 34', 'art. 32', 'art. 33', 'art. 32', 'art. 39', 'art. 35', 'art. 83']

Il regolamento non disciplina il trattamento dei dati personali relativi a persone giuridiche, in particolare imprese dotate di personalità giuridica, compresi il nome e la forma della persona giuridica e i suoi dati di contatto. (considerando 14).
Il Garante Italiano per la Protezione dei Dati Personali ha pubblicato una guida divulgativa all'applicazione del Regolamento europeo.
Fondamenti di liceità del trattamento.
Ogni trattamento deve trovare fondamento in un'idonea base giuridica; i fondamenti di liceità del trattamento sono indicati all'art. 6 del regolamento e coincidono, in linea di massima, con quelli previsti attualmente dal Codice privacy - d.lgs. 196/2003 (consenso, adempimento obblighi contrattuali, interessi vitali della persona interessata o di terzi, obblighi di legge cui è soggetto il titolare, interesse pubblico o esercizio di pubblici poteri, interesse legittimo prevalente del titolare o di terzi cui i dati vengono comunicati).
- Per i dati "sensibili" (art. 9 regolamento) il consenso deve essere "esplicito"; lo stesso dicasi per il consenso a decisioni basate su trattamenti automatizzati (compresa la profilazione – art. 22).
Interesse vitale di un terzo:
Si può invocare tale base giuridica solo se nessuna delle altre condizioni di liceità può trovare applicazione (considerando 46)
In particolare, il titolare deve sempre specificare i dati di contatto del RPD-DPO (Responsabile della protezione dei dati-Data Protection Officer), ove esistente, la base giuridica del trattamento, qual è il suo interesse legittimo se quest'ultimo costituisce la base giuridica del trattamento, nonché se trasferisce i dati personali in Paesi terzi e, in caso affermativo, attraverso quali strumenti (esempio: si tratta di un Paese terzo giudicato adeguato dalla Commissione europea; si utilizzano BCR di gruppo; sono state inserite specifiche clausole contrattuali modello, ecc.).
Il regolamento specifica molto più in dettaglio rispetto al Codice le caratteristiche dell'informativa, che deve avere forma concisa, trasparente, intelligibile per l'interessato e facilmente accessibile; occorre utilizzare un linguaggio chiaro e semplice, e per i minori occorre prevedere informative idonee (considerando 58).
L'informativa è data, in linea di principio, per iscritto e preferibilmente in formato elettronico (soprattutto nel contesto di servizi online: art. 12, paragrafo 1, e considerando 58), anche se sono ammessi "altri mezzi", quindi può essere fornita anche oralmente, ma nel rispetto delle caratteristiche di cui sopra (art. 12, paragrafo 1).
Il regolamento ammette, soprattutto, l'utilizzo di icone per presentare i contenuti dell'informativa in forma sintetica, ma solo "in combinazione" con l'informativa estesa (art. 12, paragrafo 7); queste icone dovranno essere identiche in tutta l'Ue e saranno definite prossimamente dalla Commissione europea.
Modalità per l'esercizio dei diritti.
Diritto di cancellazione (diritto all'oblio - art. 17).
Il diritto cosiddetto "all'oblio" si configura come un diritto alla cancellazione dei propri dati personali in forma rafforzata. Si prevede, infatti, l'obbligo per i titolari (se hanno "reso pubblici" i dati personali dell'interessato: ad esempio, pubblicandoli su un sito web) di informare della richiesta di cancellazione altri titolari che trattano i dati personali cancellati, compresi "qualsiasi link, copia o riproduzione" (art. 17, paragrafo 2).
Ha un campo di applicazione più esteso di quello di cui all'art. 7, comma 3, lettera b), del Codice, poiché l'interessato ha il diritto di chiedere la cancellazione dei propri dati, per esempio, anche dopo revoca del consenso al trattamento (art. 17, paragrafo 1).
Diritto di limitazione del trattamento (art. 18).
Non si applica ai trattamenti non automatizzati (quindi non si applica agli archivi o registri cartacei) e sono previste specifiche condizioni per il suo esercizio; in particolare, sono portabili solo i dati trattati con il consenso dell'interessato o sulla base di un contratto stipulato con l'interessato (quindi non si applica ai dati il cui trattamento si fonda sull'interesse pubblico o sull'interesse legittimo del titolare, per esempio), e solo i dati che siano stati "forniti" dall'interessato al titolare (considerando 68).
- consente la nomina di sub-responsabili del trattamento da parte di un responsabile (art. 28, paragrafo 4), per specifiche attività di trattamento, nel rispetto degli stessi obblighi contrattuali che legano titolare e responsabile primario; quest'ultimo risponde dinanzi al titolare dell'inadempimento dell'eventuale sub-responsabile, anche ai fini del risarcimento di eventuali danni causati dal trattamento, salvo dimostri che l'evento dannoso "non gli è in alcun modo imputabile" (art. 82, paragrafo 1 e paragrafo 3);
- prevede obblighi specifici in capo ai responsabili del trattamento, in quanto distinti da quelli pertinenti ai rispettivi titolari. Ciò riguarda, in particolare, la tenuta del registro dei trattamenti svolti (ex art. 30, paragrafo 2); l'adozione di idonee misure tecniche e organizzative per garantire la sicurezza dei trattamenti (ex art. 32 regolamento); la designazione di un RPD-DPO (si segnalano, al riguardo, le linee-guida in materia di responsabili della protezione dei dati recentemente pubblicate dal Gruppo "Articolo 29" dopo essere state sottoposte a consultazione pubblica, disponibili qui anche nella versione in italiano: www.garanteprivacy.it/rpd), nei casi previsti dal regolamento o dal diritto nazionale (si veda art. 37 del regolamento).
In definitiva ecco alcune delle principali novità in termini di adempimenti da parte di titolari e responsabili del trattamento.
Tutti i titolari e i responsabili di trattamento, eccettuati gli organismi con meno di 250 dipendenti ma solo se non effettuano trattamenti a rischio (si veda art. 30, paragrafo 5), devono tenere un registro delle operazioni di trattamento i cui contenuti sono indicati all'art. 30.
Si tratta di uno strumento fondamentale non soltanto ai fini dell'eventuale supervisione da parte del Garante, ma anche allo scopo di disporre di un quadro aggiornato dei trattamenti in essere all'interno di un'azienda o di un soggetto pubblico – indispensabile per ogni valutazione e analisi del rischio. Il registro deve avere forma scritta, anche elettronica, e deve essere esibito su richiesta al Garante.
Per tale motivo, si invitano tutti i titolari di trattamento e i responsabili, a prescindere dalle dimensioni dell'organizzazione, a compiere i passi necessari per dotarsi di tale registro e, in ogni caso, a compiere un'accurata ricognizione dei trattamenti svolti e delle rispettive caratteristiche – ove già non condotta. I contenuti del registro sono fissati, come detto, nell'art. 30; tuttavia, niente vieta a un titolare o responsabile di inserire ulteriori informazioni se lo si riterrà opportuno proprio nell'ottica della complessiva valutazione di impatto dei trattamenti svolti.
Le misure di sicurezza devono "garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio" del trattamento (art. 32, paragrafo 1); in questo senso, la lista di cui al paragrafo 1 dell'art. 32 è una lista aperta e non esaustiva ("tra le altre, se del caso"). Per lo stesso motivo, non potranno sussistere dopo il 25 maggio 2018 obblighi generalizzati di adozione di misure "minime" di sicurezza (ex art. 33 Codice) poiché tale valutazione sarà rimessa, caso per caso, al titolare e al responsabile in rapporto ai rischi specificamente individuati come da art. 32 del regolamento.
A partire dal 25 maggio 2018, tutti i titolari – e non soltanto i fornitori di servizi di comunicazione elettronica accessibili al pubblico, come avviene oggi – dovranno notificare all'autorità di controllo le violazioni di dati personali di cui vengano a conoscenza, entro 72 ore e comunque "senza ingiustificato ritardo", ma soltanto se ritengono probabile che da tale violazione derivino rischi per i diritti e le libertà degli interessati (considerando 85).
Pertanto, la notifica all'autorità dell'avvenuta violazione non è obbligatoria, essendo subordinata alla valutazione del rischio per gli interessati che spetta, ancora una volta, al titolare. Se la probabilità di tale rischio è elevata, si dovrà informare delle violazione anche gli interessati, sempre "senza ingiustificato ritardo"; fanno eccezione le circostanze indicate al paragrafo 3 dell'art. 34, che coincidono solo in parte con quelle attualmente menzionate nell'art. 32-bis del Codice. I contenuti della notifica all'autorità e della comunicazione agli interessati sono indicati, in via non esclusiva, agli artt. 33 e 34 del regolamento.
Tutti i titolari di trattamento dovranno in ogni caso documentare le violazioni di dati personali subite, anche se non notificate all'autorità di controllo e non comunicate agli interessati, nonché le relative circostanze e conseguenze e i provvedimenti adottati (art. 33, paragrafo 5); tale obbligo non è diverso, nella sostanza, da quello attualmente previsto dall'art. 32-bis, comma 7, del Codice. Si raccomanda, pertanto, ai titolari di trattamento di adottare le misure necessarie a documentare eventuali violazioni, essendo peraltro tenuti a fornire tale documentazione, su richiesta, al Garante in caso di accertamenti.
Anche la designazione di un "responsabile della protezione dati" (RPD, ovvero DPO se si utilizza l'acronimo inglese: Data Protection Officer) riflette l'approccio responsabilizzante che è proprio del regolamento (art. 39), essendo finalizzata a facilitare l'attuazione del regolamento da parte del titolare/del responsabile. Non è un caso, infatti, che fra i compiti del RPD rientrino "la sensibilizzazione e la formazione del personale" e la sorveglianza sullo svolgimento della valutazione di impatto di cui all'art. 35.
L'art. 83 del Regolamento stabilisce che ogni autorità di controllo deve provvedere affinché le sanzioni amministrative pecuniarie inflitte siano in ogni singolo caso effettive, proporzionate e dissuasive.
Le sanzioni amministrative pecuniarie saranno inflitte, in funzione delle circostanze di ogni singolo caso, in aggiunta o in sostituzione alle misure correttive erogate dall'autorità di controllo.
Al momento di decidere se infliggere una sanzione amministrativa pecuniaria e di fissare l'ammontare della stessa in ogni singolo caso si terrà conto di alcuni elementi, tra cui: la natura, la gravità e la durata della violazione, il carattere doloso o colposo della violazione, le misure adottate dal titolare del trattamento o dal responsabile del trattamento per attenuare il danno subito dagli interessati, il grado di responsabilità del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento,eventuali precedenti violazioni pertinenti commesse dal titolare del trattamento o dal responsabile del trattamento, il grado di cooperazione con l'autorità di controllo al fine di porre rimedio alla violazione e attenuarne i possibili effetti negativi, ecc..
Se, in relazione allo stesso trattamento o a trattamenti collegati, un titolare del trattamento o un responsabile del trattamento viola, con dolo o colpa, varie disposizioni del presente regolamento, l'importo totale della sanzione amministrativa pecuniaria non supera l'importo specificato per la violazione più grave.
Si applicano sanzioni amministrative pecuniarie fino a 10 000 000 €, o per le imprese, fino al 2 % del fatturato mondiale totale annuo dell'esercizio precedente, se superiore, per le violazioni degli obblighi del titolare del trattamento e del responsabile del trattamento, per le violazioni degli obblighi dell'organismo di certificazione e per le violazioni degli obblighi dell'organismo di controllo.
Si applicano sanzioni amministrative pecuniarie fino a 20 000 000 €, o per le imprese, fino al 4 % del fatturato mondiale totale annuo dell'esercizio precedente, se superiore, per la violazione, tra gli altri, dei principi di base del trattamento, comprese le condizioni relative al consenso e per la violazione dei diritti degli interessati.
Si applicano sanzioni amministrative pecuniarie fino a 20 000 000 €, o per le imprese, fino al 4 % del fatturato mondiale totale annuo dell'esercizio precedente, se superiore, per l'inosservanza di un ordine da parte dell'autorità di controllo.
L'esercizio da parte dell'autorità di controllo dei poteri attribuitile dal presente articolo è soggetto a garanzie procedurali adeguate in conformità del diritto dell'Unione e degli Stati membri, inclusi il ricorso giurisdizionale effettivo e il giusto processo.
E le aziende dell'agroalimentare?
Anche se le disposizioni della nuova normativa privacy incideranno più sensibilmente su categorie diverse da quelle dell'agroalimentare, anche le imprese di questo settore (incluse le piccole realtà) non possono ignorare l'entrata in vigore del regolamento e la scadenza del 25 maggio prossimo per adeguarvisi.
É innanzitutto consigliabile per tutte le aziende dotarsi di un registro dei trattamenti, per poter documentare di aver effettuato un vaglio ragionato circa i rischi del trattamento.
Tutte le aziende che rimangono in contatto con i clienti con newsletter o altre informazioni promozionali o attraverso un sito web proprio dovranno poi adeguare le informative e verificare di possedere un consenso documentabile per il trattamento effettuato in relazione ai vari destinatari della loro attività promozionale, chiedendo di prestarlo (in maniera documentabile) a tutti i soggetti dei quali non si possieda idonea documentazione.
Ulteriore verifica andrà poi compiuta con riguardo ai dati di eventuali fornitori/dipendenti ed ai consensi privacy raccolti da questi ultimi.
Infine sarà importante verificare le politiche di accesso e conservazione dei dati, per evitare che possano verificarsi fughe di notizie (ad esempio controllando la sicurezza dei propri sistemi informatici e fisici di conservazione).
In generale l'adeguamento al nuovo GDPR passa, anche per le aziende del nostro settore, da un nuovo approccio, fatto di privacy by default e privacy by design, dove i processi di produzione, documentaizone e promozione prevedono un ulteriore passaggio consistente in un vaglio dal punto di vista del rispetto della privacy.
E si tratta di un "passaggio" che più è reso sistematico, più sarà agile da gestire.