Source: http://www.vademecumkadrowego.pl/artykul_narzedziowa,965,0,15656,wstep.html
Timestamp: 2019-01-17 15:36:08+00:00
Document Index: 76831208

Matched Legal Cases: ['art. 1867', 'art. 142', 'art. 143', 'art. 144', 'art. 97', 'art. 171', 'art. 281']

Aktualnie jesteś: Strona główna » Dokumentacja kadrowa w firmie » WSTĘP
Proces nawiązywania stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia generuje powstanie wielu dokumentów kształtujących tę więź prawną oraz prawa i obowiązki jej stron. Ich katalog w sposób najbardziej praktyczny porządkuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894), dalej rozporządzenie z dnia 28 maja 1996 r., przy okazji regulowania ich rodzaju, sposobu gromadzenia i przechowywania. Akt ten wyróżnia trzy kategorie dokumentów o charakterze ściśle pracowniczym, które po ich wytworzeniu (ewentualnie odebraniu od zainteresowanego - w większości przypadków jako odpisy bądź kopie) są przechowywane w aktach osobowych pracownika. Są to:
dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (dział I dodatku),
dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (dział II dodatku),
dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (dział III dodatku).
Aktualne wzory i formularze dokumentów dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl
Również przechowywanie większości dokumentów obywa się według podanego klucza. Jak bowiem wynika z przepisu § 6 rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r., pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe, składające się z 3 części A, B i C, które obejmują:
A - dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, tj.:
inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów prawa;
Można w niej przechowywać również podanie o przyjęcie do pracy oraz dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, wcześniejsze świadectwa pracy lub inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie oraz dokumenty będące podstawą do korzystania ze szczególnych uprawnień ze stosunku pracy.
B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, przede wszystkim:
pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. (w tym z regulaminem pracy) oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867 K.p.,
wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 K.p.), stosowania wobec niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 K.p.), a także stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 K.p.),
C - dokumenty dotyczące zakończenia stosunku pracy, m.in.:
dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 K.p.) oraz związane z niewypłaceniem ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 K.p.),
Ważne: W aktach osobowych pracownika przechowuje się jedynie odpisy lub kopie dokumentów dostarczonych na etapie naboru, tzw. zewnętrznych. Oryginałów tych dokumentów można żądać od pracownika tylko do wglądu oraz celem sporządzenia ich odpisów.
Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać wykaz. Pracodawca obowiązany jest aktualizować gromadzone dokumenty (np. usuwając po roku nienagannej pracy zawiadomienie o ukaraniu pracownika). Powinnością pracodawcy jest także zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej przed zniszczeniem oraz dostępem osób niepowołanych. Nieprowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, w tym akt osobowych pracowników oraz pozostawianie tej dokumentacji lub akt w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny (art. 281 pkt 6 i 7 K.p.).
W treści niniejszego dodatku zaprezentujemy praktyczne wzory większości z dokumentów ze stosunku pracy według klucza zawartego w rozporządzeniu z dnia 28 maja 1996 r. ze wskazaniem podstawy ich żądania, tudzież wytworzenia oraz charakteru i zakresu danych, które należy/można w nich umieścić.
Pracownicy kończy się umowa o pracę w trakcie urlopu macierzyńskiego. Czy w świadectwie pracy należy zamieścić informację o wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego przez pracownicę? NIE. W (...)