Source: https://bip.um.opole.pl/?id=38877
Timestamp: 2020-02-19 11:37:57+00:00
Document Index: 75672182

Matched Legal Cases: ['art. 20', 'art. 4', 'art. 24', 'art. 21', 'art. 22', 'art. 23', 'art. 16', 'art. 4', 'art. 20', 'art. 4', 'art. 24', 'art. 21', 'art. 22', 'art. 21', 'art. 23', 'art. 16', 'art. 20', 'art. 4', 'art. 24', 'art.21', 'art. 22', 'art. 23', 'art. 16', 'art. 4', 'art. 4', 'art. 24', 'art. 21', 'art. 22', 'art. 23', 'art. 16', 'art. 4', 'art. 261', 'art. 261', 'art. 254', 'art. 254', 'art. 11', 'art. 5', 'art. 6', 'art. 223', 'art. 11', 'art. 5', 'art. 6', 'art. 223', 'art. 223', 'art. 69', 'art. 69', 'art. 68', 'art. 4', 'art. 4', 'art. 4', 'art. 223', 'art. 14', 'art. 14', 'art. 223', 'art. 5']

KW-1711.00003.2014
Opole, 3 kwietnia 2014 r.
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 5/2014
od 30 stycznia do 28 luty 2014 r.
Realizacja zaleceń pokontrolnych RIO i Urzędu Miasta Opola.
Elżbieta Marciniszyn – dyrektor jednostki
3. Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2001 r. nr 142, poz.1591 z późn. zm.),
4. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.),
Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r., Nr 14, poz. 114 z późn. zm.).
5. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity z 2009 r., Dz. U. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).
6. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 38 poz. 207; ost. zm.; Dz. U. z 2012 r. poz. 421).
7. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20 poz.103).
8. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej.
- dokonanie oceny prawidłowości wykonania wniosków pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym RIO w Opolu, oraz w wystąpieniu Prezydenta Miasta Opola,
- sprawdzenie rzetelności realizacji zaleceń,
- sprawdzenie zgodności sporządzanych odpowiedzi ze stanem rzeczywistym wynikającym z prowadzonej dokumentacji.
Zapoznano się z treścią wystąpień pokontrolnych, dokonano szczegółowej analizy treści odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne i porównano zgodność treści odpowiedzi ze stanem rzeczywistym wynikającym z badanej dokumentacji. Kontrolą objęto dokumentację księgową za IV kwartał 2013r.
W dniach od 15 do 31 października 2012 r. w jednostce przez Wydział Budżetu Urzędu Miasta Opola została przeprowadzona kontrola finansowa. W dniu 20.12.2012 r. do ustaleń kontroli dyrektor jednostki wniosła zastrzeżenia, które zostały uznane za bezzasadne. W wystąpieniu pokontrolnym wydanych zostało 18 zaleceń z terminem usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości: do 15.02.2013 r. oraz na bieżąco. W odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne kierownik jednostki kontrolowanej pismem z dnia 26.02.2013 r. poinformowała o usunięciu wszystkich stwierdzonych w trakcie kontroli nieprawidłowości(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.). Niezależnie od powyższego Skarbnik Miasta Opola w dniu 21.01.2013 r. poinformowała Prezydenta Miasta Opola o stwierdzonych trzech nieprawidłowościach, które mogą nosić znamiona naruszenia dyscypliny finansów publicznych oraz przepisów ustawy o rachunkowości. Prezydent Miasta Opola w dniu 12.04.2013 r. zlecił Wydziałowi Kontroli Wewnętrznej i Audytu przeprowadzenie kontroli w MDK celem weryfikacji wyników kontroli przeprowadzonej przez Wydział Budżetu oraz ewentualnego wystąpienia do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych. W dniach od 16.04.2013 r. do 31.05.2013 r. Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu przeprowadził kontrolę w tym zakresie. W wyniku tej kontroli potwierdzono wszystkie wyżej wymienione nieprawidłowości. Jednocześnie kontrolujący uznali, że: nieprawidłowości te nie noszą znamion naruszenia dyscypliny finansów publicznych i nie polegały na podawaniu w księgach nierzetelnych danych. W dniach od 8 marca do 17 maja 2013 r. Regionalna Izba Obrachunkowa w Opolu przeprowadziła w MDK-u kontrolę problemową gospodarki finansowej za 2012 rok oraz wybranych zagadnień za lata 2011 i 2013. Z wystąpienia kontrolnego z dnia 4.07.2013 r. wynika, że stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości w działalności jednostki będące konsekwencją nieprzestrzegania przepisów prawa oraz braku odpowiedniego nadzoru ze strony kierownictwa. W celu usunięcia uchybień i nieprawidłowości Regionalna Izba Obrachunkowa wniosła o wykonanie 6 zaleceń. Pismami z dnia 02 i 27 sierpnia 2013 r. dyrektor MDK w Opolu poinformowała RIO w Opolu o wykonaniu zaleceń pokontrolnych. Jednocześnie Zastępca Prezydenta Miasta Opola Pan Krzysztof Początek pismem z dnia 08.08.2013 r. zobowiązał dyrektora MDK-u do podjęcia skutecznych działań w celu wyeliminowania nieprawidłowości oraz zasugerował zmianę na stanowisku głównego księgowego. Odpowiedzi na powyższe pismo dyrektor MDK-u udzieliła pismem z dnia 26.08.2013 r. informując między innymi, że główna księgowa dokonała korekty wszystkich wykazanych w protokole nieprawidłowości księgowań.
W zakresie realizacji wniosków pokontrolnych Regionalnej Izby Obrachunkowej
1. Treść zalecenia:
Wzmocnić w zdecydowany sposób nadzór w zakresie rachunkowości celem wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości oraz uporządkowania działalności jednostki w tym zakresie gospodarki finansowej. Zgodnie z przepisem art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013r., poz. 330) zapewnić wprowadzenie w postaci zapisu do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Doprowadzić do tego, by obrót gotówkowy był dokonywany wyłącznie poprzez wpłaty i wypłaty realizowane przez kasę, stosowanie do postanowień zawartych w obowiązującej instrukcji kasowej. Księgi rachunkowe prowadzić w sposób rzetelny i sprawdzalny stosownie do przepisów art. 4 ust. 1 i 2 oraz art. 24 ust. 1,2 i 4 cyt. ustawy o rachunkowości. Zapewnić prowadzenie ewidencji wyłącznie na podstawie prawidłowych, rzetelnych i kompletnych dowodów księgowych stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 oraz art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zapewnić dokonywanie kompletnych zapisów księgowych, zawierających co najmniej dane określone w art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Operacje gospodarcze w zakresie kosztów inwestycji oraz rozrachunków z tytułu wynagrodzeń księgować zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2010r. nr 128, poz. 861 z późn. zm.) oraz w zakładowym planie kont. Ewidencję analityczną konta 130 prowadzić w sposób uzgodniony z saldami i zapisami księgi głównej, stosownie do wymogów art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zapewnić prawidłowe sporządzanie sprawozdania finansowego, stosownie do dyspozycji art. 4 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości.
Treść przytoczonych przepisów prawnych:
- art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości-
Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
- art. 4 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości –
- art. 24 ust. 1,2 i 4 ustawy o rachunkowości-
- art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości-
- art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości-
Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.
- w art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości-
2) określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji;
3) zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów;
4) kwotę i datę zapisu;
- art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości-
Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.
Treść odpowiedzi o realizacji zaleceń:
Dla wyeliminowania w przyszłości nieprawidłowości w zakresie gospodarki finansowej w zdecydowany sposób wzmocniono nadzór Dyrektora Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu nad funkcjonowaniem działu księgowości w obszarach wykazanych w wyniku kontroli. Podjęto działania zapewniające stosownie do treści art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości wprowadzanie w postaci zapisu do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
Zobowiązano pracowników do bezwzględnego przestrzegania obowiązującej w Młodzieżowym Domu Kultury w Opolu instrukcji kasowej, w tym do dokonywania obrotu gotówkowego wyłącznie poprzez wpłaty i wypłaty realizowane przez kasę.
Zobowiązano Głównego Księgowego do prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób rzetelny i sprawdzalny stosownie do zapisów art. 4 ust. 1 i 2 oraz art. 24 ust. 1, 2 i 4 cyt. ustawy o rachunkowości oraz do prowadzenia ewidencji wyłącznie na podstawie prawidłowych, rzetelnych i kompletnych dowodów księgowych stosownie do zapisów art.21 ust. 1 oraz art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Zobowiązano Głównego Księgowego do zapewnienia dokonywania kompletnych zapisów księgowych, zawierających co najmniej dane określone w art. 23 ust.2 ustawy o rachunkowości.
Zobowiązano Głównego Księgowego do przestrzegania zasady, iż operacje gospodarcze w zakresie kosztów inwestycji oraz rozrachunków z tytułu wynagrodzeń księgowane powinny być zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U z 2010 r. nr 128, poz. 861 z późn. zm.) oraz w zakładowym planie kont.
Zobowiązano Głównego Księgowego do prowadzenia ewidencji analitycznej konta 130 w sposób uzgodniony z saldami i zapisami księgi głównej, stosownie do wymogów art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Zobowiązano Głównego Księgowego do prawidłowego sporządzania sprawozdań finansowych, stosownie do dyspozycji art. 4 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości.
Dla pełnego analizowania działalności finansowo - gospodarczej Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu Dyrektor odbywa raz w tygodniu spotkania z Głównym Księgowym, na których omawiane są bieżące tematy i szczegółowo analizowana gospodarka finansowa placówki oraz dokonuje na bieżąco kontroli poprawności i zgodności z obowiązującymi przepisami prowadzonej działalności finansowej.
W dniu 29.07.2013r. Dyrektor jednostki zobowiązała pisemnie głównego księgowego i dwie księgowe do bezwzględnego przestrzegania obowiązującej w jednostce instrukcji kasowej, w tym do dokonywania obrotu gotówkowego wyłącznie poprzez wpłaty i wypłaty realizowane przez kasę, prowadzenia ksiąg rachunkowych w sposób rzetelny i sprawdzalny stosownie do przepisów art. 4 ust. 1 i 2 oraz art. 24 ust. 1,2 i 4 ustawy o rachunkowości oraz do prowadzenia ewidencji wyłącznie na podstawie prawidłowych, rzetelnych i kompletnych dowodów księgowych stosownie do zapisów art. 21 ust. 1 oraz art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zapewnienia dokonywania kompletnych zapisów księgowych, zawierających co najmniej dane określone w art. 23 ust.2 ustawy o rachunkowości, przestrzegania zasady, iż operacje gospodarcze w zakresie kosztów inwestycji oraz rozrachunków z tytułu wynagrodzeń powinny być księgowane zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2010r. nr 128, poz. 861 z późn. zm.) oraz w zakładowym planie kont, prowadzenia ewidencji analitycznej konta 130 w sposób uzgodniony z saldami i zapisami księgi głównej, stosownie do wymogów art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz prawidłowego sporządzania sprawozdań finansowych, stosownie do dyspozycji art. 4 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości (akta kontroli Nr 14/5/I/67-70).
Ponadto ustalono, iż w poniedziałki odbywają spotkania z kierownictwem, na których omawiane są bieżące tematy dotyczące działań programowych, jak i organizacyjnych. Ze spotkań sporządzane są pisemne protokoły. Po kontroli dyrektor wprowadził następujące zarządzenia:
- zarządzenie nr 39/12/13/S z 07.07.2013r. w sprawie przypomnienia zasad postępowania przy planowaniu i realizowaniu zakupów przez pracowników MDK (akta kontroli Nr 14/5/I/4),
- zarządzenie nr 38/12/13/S z 07.07.2013r. w sprawie powołania Zespołu Kierowniczego, który został powołany do bieżącej analizy funkcjonowania kontroli zarządczej. Do zadań zespołu należy m.in.: monitorowanie, kontrolowanie oraz koordynowanie systemu kontroli zarządczej, bieżące monitorowanie realizacji celów i zadań placówki w zakresie prowadzenia spraw, dokonywanie przeglądu funkcjonowania systemu kontroli zarządczej na powierzonym odcinku pracy.
W trakcie kontroli ustalono, że faktury dotyczące zakupu w okresie objętym kontrolą, tj. wrzesień – grudzień 2013r. nadal ewidencjonowane były z jednakowymi datami dotyczącymi sprzedaży i otrzymania. Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że taki sposób ujmowania wynikał z systemu Vulcan, którego nie można zmienić i dlatego od 01.01.2014r. daty te zostały skorygowane, wprowadzane do systemu są ręcznie i wykazywane są zgodnie z ustawą o rachunkowości. W wyniku wyrywkowej kontroli za miesiąc luty 2014r. informacje te potwierdzono. Na wydruku z ewidencji księgowej widnieją różne daty dotyczące otrzymania faktury, wpisania jej do systemu oraz sprzedaży (akta kontroli Nr 14/5/I/72-83).
2. Treść zalecenia:
Podjąć działania, które skutecznie wyeliminują nieprawidłowości polegające na zaciąganiu zobowiązań pieniężnych bez upoważnienia oraz z przekroczeniem zakresu upoważnienia określonego w planie finansowym jednostki. Zapewnić przestrzeganie zakresu upoważnienia określonego w art. 261 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240 z późn.zm.).
- art. 261 ustawy o finansach publicznych-
Kierownik samorządowej jednostki budżetowej może, w celu realizacji zadań, zaciągać zobowiązania pieniężne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki.
W dniu 21 czerwca 2013 roku Prezydent Miasta Opola udzielił Dyrektorowi Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu Elżbiecie Marciniszyn pełnomocnictwa do działania w imieniu gminy Opole w zakresie zaciągania zobowiązań rzeczowych i finansowych wynikających z zakresu działania Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu, w granicach odpowiadających potrzebom oraz możliwościom finansowym określonym w planie, przy czym realizacja zobowiązań nie może przekroczyć planowanego budżetu jednostki. Pełnomocnictwo dotyczy również dysponowania środkami finansowymi zgodnie z uchwałą budżetową na dany rok, w szczegółowości wynikającej z zatwierdzonego planu finansowego budżetu jednostki.
Pełnomocnictwo udzielone zostało na czas powierzenia stanowiska Dyrektora Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu, tj.: do dnia 31 sierpnia 2017 roku.
Z dniem 17 czerwca 2013 roku Prezydent Miasta Opola udzielił Dyrektorowi Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu pełnomocnictwa do działania w imieniu Gminy Opole w zakresie zaciągania zobowiązań w związku z bieżącą działalnością Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu ujętą w planie finansowym z tytułu umów, których realizacja w roku budżetowym i latach następnych jest niezbędna do zapewnienia ciągłości działania jednostki i z których wynikają płatności wykraczające poza rok budżetowy. Pełnomocnictwo udzielone zostało do dnia 31 grudnia 2013 roku.
Przed upływem daty obowiązywania pełnomocnictwa Dyrektor Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu wystąpi do Prezydenta Miasta Opola o udzielenie pełnomocnictwa na kolejny rok budżetowy.
W dniach 28.01.2014r., 14.06.2013r. i 21.06.2013r. Prezydent Miasta Opola udzielił dyrektorowi jednostki stosownych pełnomocnictw w zakresie zaciągania zobowiązań w związku z bieżącą działalnością MDK (akta kontroli Nr 14/5/I/1-3).
3. Treść zalecenia:
Wzmocnić nadzór i kontrolę nad realizacją planu finansowego jednostki celem niedopuszczenia do dokonywania wydatków z przekroczeniem granic kwot określonych w planie finansowym. Stosować w tym zakresie przepisy art. 254 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157 poz. 1240 z późn.zm.).
- art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych-
W toku wykonywania budżetu jednostki samorządu terytorialnego obowiązują następujące zasady gospodarki finansowej:
3) dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
Dla wzmocnienia nadzoru i kontroli nad realizacją planu finansowego jednostki Zarządzeniem nr 39/12/13/S z dnia 7 lipca 2013 roku Dyrektora Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu przypomniano pracownikom Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu zasady postępowania przy planowaniu i realizowaniu zakupów oraz zobowiązano pracowników Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu realizujących zadania, w wyniku których dokonywane są wydatki ze środków publicznych, do bezwzględnego przestrzegania obowiązujących w tym zakresie przepisów. Przy planowaniu i realizowaniu zamówień każdy pracownik Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu zobowiązany jest do stosowania obowiązujących w tym zakresie procedur, w tym: Zasad postępowania przy planowaniu i realizowaniu zakupów przez nauczycieli Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu (Zarządzenie na 8/11/12/S z dnia 20.10.2011 r.), Zasad postępowania przy organizowaniu i realizowaniu imprez, koncertów, spektakli przez zespoły, pracownie działające w Młodzieżowym Domu Kultury w Opolu (Zarządzenie nr 22/09/10/S z dnia 08.03.2010 r.), Regulamin udzielania zamówień publicznych w Młodzieżowym Domu Kultury w Opolu (Zarządzenie nr 16/07/08/S z dnia 28.11.2007 r.), Zasady wypłaty i rozliczeń zaliczek gotówkowych (Zarządzenie nr 15/09/10/S z dnia 06.01.2010 r.). Za niedopuszczalne uznano zaciąganie zobowiązań finansowych związanych z realizacją zamówień bez pisemnej zgody Dyrektora Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu potwierdzonej przez Główną Księgową w zakresie posiadanych środków. W przypadku braku środków na realizację planowanego zadania Główny Księgowy zobowiązany jest do poinformowania o tym fakcie Dyrektora Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu oraz do przygotowania stosownego wniosku o korektę w planie finansowym. Przedmiotowe zobowiązanie może być zaciągnięte dopiero po otrzymaniu stosownej korekty planu finansowego.
Ponadto w dniu 19 lipca 2013 roku w oparciu o Regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Młodzieżowym Domu Kultury w Opolu ogłoszono nabór na wolne stanowisko pracy: starszy księgowy w wymiarze 0,75 etatu określając, jako wymagania niezbędne wykształcenie wyższe ekonomiczne lub wykształcenie średnie ekonomiczne, znajomość przepisów z zakresu rachunkowości i finansów publicznych, umiejętność prowadzenia księgowości komputerowej, wymagany minimum 2 letni staż pracy. Zakres wykonywanych zadań na stanowisku obejmuje m.in.: analizę i rozliczanie kosztowe projektów i zadań, księgowanie wyciągów bankowych i faktur, dekretacja dokumentów księgowych.
Pozyskanie dodatkowego pracownika w dziale księgowości, przy rozbudowanej działalności finansowo gospodarczej placówki, w zdecydowany sposób usprawni bieżącą pracę oraz ułatwi dokonywanie szczegółowej i bieżącej analizy wykonania planów finansowych. Termin składania aplikacji upływa 2 sierpnia 2013 roku.
Działania te wzmocnią nadzór i kontrolę nad realizacją planu finansowego jednostki czego wynikiem będzie niedopuszczenie do dokonywania wydatków z przekroczeniem granic kwot określonych w planie finansowym.
W dniu 19 lipca 2013 roku w Młodzieżowym Domu Kultury w Opolu ogłoszono nabór na wolne stanowisko pracy: starszy księgowy w wymiarze 0,75 etatu określając, jako wymagania niezbędne wykształcenie wyższe ekonomiczne lub wykształcenie średnie ekonomiczne, znajomość przepisów z zakresu rachunkowości i finansów publicznych, umiejętność prowadzenia księgowości komputerowej, wymagany minimum 2 letni staż pracy. Zakres wykonywanych zadań na stanowisku obejmował m.in.: analizę i rozliczanie kosztowe projektów i zadań, księgowanie wyciągów bankowych i faktur, dekretacja dokumentów księgowych. Po ponownym ogłoszeniu konkursu z dniem 17.03.2014r. przyjęto do pracy pracownika na stanowisko księgowej na ¾ etatu.
Pozyskanie dodatkowego pracownika w dziale księgowości, w zdecydowany sposób usprawni bieżącą pracę oraz ułatwi dokonywanie szczegółowej i bieżącej analizy wykonania planów finansowych.
Ponadto zarządzeniem nr 39/12/13/S z dnia 07.07.2013r. dyrektor jednostki przypomniał zasady postępowania przy planowaniu i realizowaniu zakupów przez pracowników MDK oraz zobowiązał pracowników do bezwzględnego przestrzegania obowiązujących przepisów w tym zakresie (akta kontroli Nr 14/5/I/4-29).
4. Treść zalecenia:
Skorygować błędnie sporządzone sprawozdanie Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za 2012r. Dochody wykonane wykazywać w sprawozdaniu Rb-27S na podstawie danych księgowości analitycznej dochodów budżetowych do rachunku bieżącego – subkonto dochodów, stosownie do przepisów § 3 ust. 2 instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U.z 2010r. nr 20, poz. 103).
W związku z wystąpieniem różnicy między ewidencją księgową konta 130 – odsetki bankowe ze sprawozdaniem Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu za 2012 rok Główna Księgowa dokonała stosownych księgowań, tak aby odzwierciedlały one faktyczne wykonanie planu będące podstawą do sporządzania sprawozdania. Kwota przekazana do Urzędu Miasta Opola jest zgodna z ewidencją księgową.
W dniu 01.02.2013r. jednostka złożyła do Urzędu Miasta Opola sprawozdanie roczne Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych (akta kontroli Nr 14/5/I/30). Z wydruku z ewidencji księgowej za okres od 01.12.2012 do 31.12.2012r. wynika, że kwota odsetek wyniosła 2.380,83 zł i jest zgodna z kwotą wykazaną w powyższym sprawozdaniu (akta kontroli Nr 14/5/I/71, 356).
5. Treść zalecenia:
Zaprzestać dokonywania wydatków ze środków nie będących środkami publicznymi. Przestrzegać norm prawnych obowiązujących samorządową jednostkę budżetową w zakresie pokrywania jej wydatków ze środków publicznych, określonych w art. 11 ust. 1 w związku z art. 5 i art. 6, oraz w art. 223 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157 poz. 1240 z późn.zm.).
- art. 11 ust.1 ustawy o finansach publicznych-
Jednostkami budżetowymi są jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych nieposiadające osobowości prawnej, które pokrywają swoje wydatki bez-pośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek odpowiednio dochodów budżetu państwa albo budżetu jednostki samorządu terytorialnego.
- art. 5 ustawy o finansach publicznych-
2) inne dochody budżetu państwa, jednostek samorządu terytorialnego oraz innych jednostek sektora finansów publicznych należne na podstawie od-rębnych ustaw lub umów międzynarodowych;
- art. 6 ustawy o finansach publicznych-
- art. 223 ustawy o finansach publicznych-
1. Samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność określoną w ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572, z późn. zm.10)) gromadzą na wydzielonym rachunku dochody określone w uchwale przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, pochodzące w szczególności:
1) ze spadków, zapisów i darowizn w postaci pieniężnej na rzecz jednostki bu-dżetowej;
2) z odszkodowań i wpłat za utracone lub uszkodzone mienie będące w zarządzie albo użytkowaniu jednostki budżetowej.
Aby uniknąć dokonywania wydatków ze środków nie będących środkami publicznymi Dyrektor Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu pismem nr z dnia 29 lipca 2013 roku przypomniał, że zgodnie z zapisami artykułów 9 i 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych Młodzieżowy Dom Kultury w Opolu jako jednostka budżetowa pokrywać może swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, tj.: ze środków publicznych oraz na podstawie art. 223 ustawy o finansach publicznych upoważniony jest do gromadzenia na wydzielonym rachunku dochodów określonych w uchwale przez Radę Miasta Opola i wydatkowania tych środków na cele wskazane przez Radę. Dokonywanie wydatków ze środków nie będących środkami publicznymi jest niedopuszczalne.
Od stycznia 2013 roku nie dokonywane są żadne wydatki ze środków pieniężnych wpłaconych przez przedsiębiorców tytułem zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
Pismem nr MDK.A.0811.13 z dnia 29 lipca 2013 roku Dyrektor Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu przypomniał głównemu księgowemu o konieczności bezwzględnego stosowania przepisów dotyczących zasad gospodarowania środkami nie będącymi środkami publicznymi (akta kontroli Nr 14/5/I/31).
6. Treść zalecenia:
Podjąć działania mające na celu zapewnienie skutecznego funkcjonowania kontroli zarządczej, stosownie do przepisów art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r.o finansach publicznych (Dz.U. nr 157 poz. 1240 z późn.zm.).
- art. 69 ust.1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych-
1. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków:
Dla zapewnienia skutecznego funkcjonowania kontroli zarządczej, której celem zgodnie z zapisami art. 68 ustawy o finansach publicznych jest zapewnienie: zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji, zarządzania ryzykiem podjęto następujące działania:
Przeanalizowano obowiązujące w Młodzieżowym Domu Kultury w Opolu wewnętrzne procedury dotyczące kontroli zarządczej. Przeanalizowano zakresy czynności pracowników dokładnie oceniając wynikające z nich obowiązki w zakresie prawidłowej gospodarki finansowej oraz prawidłowość przestrzegania przez pracowników obowiązujących procedur.
Dokonano aktualizacji obowiązującej polityki rachunkowości w zakresie obiegu dokumentów finansowych wprowadzając zmiany istotne dla wyeliminowania stwierdzonych błędów.
Zarządzeniem Dyrektora Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu Nr 38/12/13/S z dnia 7 lipca 2013 roku wprowadzono do zadań Zespołu Kierowniczego bieżące monitorowanie, analizowanie oraz koordynowanie systemu kontroli zarządczej, bieżące monitorowanie realizacji celów i zadań placówki w zakresie prowadzonych spraw, dokonywanie przeglądu funkcjonowania systemu kontroli zarządczej na powierzonym odcinku pracy oraz prowadzenie wewnętrznych szkoleń mających na celu usprawnienie funkcjonowania kontroli zarządczej. Ponadto opracowano harmonogram kontroli obejmujący comiesięczne w okresie od września 2013 roku monitorowanie prawidłowości gospodarki materiałowo finansowej potwierdzone składanymi do Dyrektora comiesięcznymi protokołami kontroli.
Celem skutecznego, prawidłowego i zgodnego z obowiązującymi przepisami finansowymi wykonywania obowiązków przez pracowników zaplanowano systematyczny udział pracowników w szkoleniach podnoszących ich przygotowanie i merytoryczny poziom wiedzy na poszczególnych stanowiskach.
Dokonano aktualizacji obowiązującej polityki rachunkowości w zakresie obiegu dokumentów finansowych wprowadzając zmiany istotne dla wyeliminowania stwierdzonych błędów (akta kontroli Nr 14/5/I/32-70).
Zarządzeniem Dyrektora Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu Nr 38/12/13/S z dnia 7 lipca 2013 roku wprowadzono do zadań Zespołu Kierowniczego bieżące monitorowanie, analizowanie oraz koordynowanie systemu kontroli zarządczej, bieżące monitorowanie realizacji celów i zadań placówki w zakresie prowadzonych spraw, dokonywanie przeglądu funkcjonowania systemu kontroli zarządczej na powierzonym odcinku pracy oraz prowadzenie wewnętrznych szkoleń mających na celu usprawnienie funkcjonowania kontroli zarządczej. Zespoły, pracownie, teatry przygotowują preliminarze oraz projekt planu finansowego na cały rok. Przy realizacji działań programowych nauczyciel zobowiązany jest przygotować preliminarz dotyczący imprezy, spektaklu, wyjazdu czy zakupu. Preliminarz jest zatwierdzany przez dyrektora jednostki, główny księgowy potwierdza dostępność środków. Po imprezach dział księgowości przygotowuje zestawienie wpływów i wydatków.
Opracowano harmonogram kontroli wewnętrznej w roku szkolnym 2013/2014. Monitorowanie prawidłowości gospodarki materiałowo finansowej potwierdzone są składanymi do Dyrektora comiesięcznymi protokołami kontroli. Obszary kontroli: baza organizacyjno-prawna, gospodarka finansowo- księgowa, dyscyplina pracy, ZFŚS, ochrona przed zagrożeniem, obiekty MDK, fundusz na doskonalenie zawodowe nauczycieli, Zakładowy Fundusz Zdrowotny dla Nauczycieli.
Ponadto zaplanowano systematyczny udział pracowników w szkoleniach podnoszących ich przygotowanie i merytoryczny poziom wiedzy na poszczególnych stanowiskach. Pracownicy odbyli szkolenia z zakresu: rachunkowość budżetowa oświaty 2013, delegacje – znaczące zmiany w 2013r., VAT 2014 – uchwalone zmiany, bieżące problemy, aktualne orzecznictwo, Microsoft Office Word 2010.
W zakresie realizacji wniosków pokontrolnych Urzędu Miasta Opola
1. Treść zalecenia
Dochody określone w uchwale nr LXXV/813/10 Rady Miasta Opola z dnia 9 listopada 2010r. w sprawie określenia jednostek budżetowych gromadzących dochody na wydzielonym rachunku, źródeł tych dochodów i ich przeznaczenia oraz sposobu i trybu sporządzania planu finansowego dochodów i wydatków nimi sfinansowanych, dokonywania w nim zmian i ich zatwierdzania, z późniejszymi zmianami, gromadzić na jednym rachunku bankowym.
Dochody określone w uchwale nr LXXV/813/10 Rady Miasta Opola z dnia 9 listopada 2010r. w sprawie określenia jednostek budżetowych gromadzących dochody na wydzielonym rachunku, źródeł tych dochodów i ich przeznaczenia oraz sposobu i trybu sporządzania planu finansowego dochodów i wydatków nimi sfinansowanych, dokonywania w nim zmian i ich zatwierdzania, z późniejszymi zmianami, gromadzone są na jednym rachunku bankowym.
Jednostka posiadała dwa odrębne rachunki dotyczące wydzielonych dochodów, tj. dotyczące działalności zespołów tanecznych Pech i Adena oraz rachunek bankowy pozostałych dochodów. Ustalono, że aktualnie zgodnie z zaleceniami jednostka posiada jeden rachunek bankowy dla wszystkich dochodów, natomiast księgowania dokonywane są odrębnie na dwóch kontach analitycznych, tj. konto 132-100 oraz konto 132-100-001.
Ponadto z zawiadomienia z Banku Millenium SA o stanie środków na rachunkach bankowych z dnia 09.01.2014r. wynika, że jednostka posiada sześć następujących rachunków:
- budżet, dochody, depozyt-wadia, ZFŚS, depozyt i środki unijne (akta kontroli Nr 14/5/I/396).
2. Treść zalecenia
Klasyfikować wydatki zgodnie z załącznikiem Nr 4 Klasyfikacja paragrafów wydatków i środków rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.).
Dokonano stosownych przeksięgowań na właściwe paragrafy wskazane przez kontrolujących w odniesieniu do zakwestionowanych 28 dokumentów. Na bieżąco wydatki klasyfikowane są zgodnie z załącznikiem Nr 4 Klasyfikacja paragrafów wydatków i środków rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.
Z dokumentu księgowego z 14.12.2012r. wynika, że dokonano 27 błędnych księgowań (akta kontroli Nr 14/5/I/387-395). Z pisemnego wyjaśnienia głównej księgowej wynika, że zostało przeksięgowanych 27 z 28 zakwestionowanych faktur z nieprawidłowymi paragrafami. Pozycja 19 w protokole nie została zmieniona ponieważ faktury IN 18325 i IN 184248 na kwotę 3.489,00 zł zaklasyfikowane przeze mnie w paragrafie 4300 dotyczyły wykonania na nasze zamówienie pendrivów z grawerowaniem na organizację konferencji zleconą przez Wydział Oświaty Urzędu Miasta Opola. W planie przedstawionym do Wydziału Oświaty ta pozycja znalazła się w paragrafie 4300 i tam też została rozliczona. Według sugestii kontrolujących powinnam zaksięgować to w paragrafie 4210 z czym się nie zgadzam. Jednak nikt podczas kontroli nie zapytał mnie o wyjaśnienie tej kwestii (akta kontroli Nr 14/5/I/351).
Sprawdzono wyrywkowo ostatnie faktury dotyczące wydatków budżetowych (59 faktur) od nr 700 do nr 758 z miesiąca grudnia 2013r. oraz 53 faktury dochodów własnych od nr 1200 do 1252. Z kontrolowanych dokumentów wynika, że wydatki są prawidłowo klasyfikowane z uwzględnieniem poszczególnych pozycji zawartych w fakturach.
3. Treść zalecenia
Księgować operacje gospodarcze na kontach pozabilansowych 980 Plan finansowy wydatków budżetowych oraz 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, a salda tych kont wykazywać w sprawozdaniach RB-28S.
Plan finansowy wydatków budżetowych i dochodów wydzielonego rachunku dochodów na kontach pozabilansowych został uzupełniony. Operacje gospodarcze księgowane są na kontach pozabilansowych 980 Plan finansowy wydatków budżetowych oraz 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych oraz 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego. Salda tych kont wykazywana są w sprawozdaniach RB-28S.
Na podstawie dokumentów księgowych nr PK-000127/12/2013 i PK-000041/12/2013 z dnia 31.12.2013r. ustalono, że dokonano stosownych przeksięgowań zaangażowania wydatków oraz dochodów budżetowych. Kwota zaangażowania wykazana w sprawozdaniu RB-28S za 2013r. jest zgodna z kwotą wynikającą z ewidencji księgowej (akta kontroli Nr 14/5/I/370-384).
4. Treść zalecenia
Dokonywać księgowań zdarzeń gospodarczych zgodnie z ich treścią ekonomiczną, co jest wymagane zapisami art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223 z późn. zm.).
Z protokołu kontroli pracowników Wydziału Budżetu wynika, że w dokumencie WB/106/06/2012 dokonano zapłaty polisy ubezpieczeniowej z tytułu wyjazdu młodzieży w kwocie 328,90 zł i błędnie zaksięgowano ten wydatek. Ponadto niezgodnie z treścią ekonomiczną dokonano również zaksięgowań w dokumencie PK-27/08/2012. Z powyższego protokołu wynika, że dokonywano zaokrągleń księgowanych kwot w poszczególnych paragrafach do pełnych zł.
Zobowiązano głównego księgowego do prawidłowego stosowania wymagane zapisów art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i dokonywania księgowań zdarzeń gospodarczych zgodnie z ich treścią ekonomiczną.
Pismem nr MDK.A.0811.13 z dnia 30.01.2013r. zobowiązano głównego księgowego do prawidłowego stosowania zapisów art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości i dokonywania księgowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z ich treścią ekonomiczną.
Ze sprawozdania finansowego Akcji Lato 2013r. za okres lipiec – sierpień oraz z 10 faktur dotyczących zakupu leków (§ 4230) i 6 faktur dotyczących noclegów i wyżywienia (§ 4300) w okresie od czerwca do sierpnia 2013r. wynika, że nie dokonywano zaokrągleń (akta kontroli Nr 14/5/I/358).
5. Treść zalecenia
Wszystkie faktury, które dotyczą danego roku budżetowego i wpłynęły do jednostki do dnia wskazanego na oświadczeniu załączanym do bilansu, księgować jako należności i zobowiązania oraz wykazywać w sprawozdaniach finansowych.
Zobowiązano głównego księgowego do księgowania jako należności i zobowiązania oraz do wykazywania w sprawozdaniach finansowych wszystkich faktur, które dotyczą danego roku budżetowego i wpłynęły do MDK do dnia wskazanego na oświadczeniu załączonym do bilansu.
W wyniku kontroli ustalono, że wszystkie faktury, które wpłynęły do jednostki w miesiącu grudniu 2013r. zostały zaksięgowane do okresu, którego dotyczą, tj. 2013r. Sprawdzono również ewidencję księgową za miesiąc styczeń 2014r., w tym dokumentację od nr 1 do nr 42 (faktury) dotyczące budżetu oraz dokumentację od nr 1 do nr 58 dotyczące wydzielonego rachunku dochodów. Wszystkie faktury wpłynęły do jednostki w styczniu 2014r. i nie dotyczyły 2013r.
Ponadto na podstawie ewidencji księgowej za grudzień 2013r. ustalono, że wszystkie zobowiązania wykazane w sprawozdaniach Rb-28S i Rb-34S za 2013r. dotyczyły faktur, które wpłynęły w styczniu 2014r. do dnia zamknięcia ksiąg, tj. do dnia 06.02.2014r. i dotyczyły 2013r.
6. Treść zalecenia
Przelewy wynagrodzeń wszystkich pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostce dokonywać w tym samym terminie, zgodnie z obowiązującym regulaminem wynagradzania.
Zobowiązano głównego księgowego do bezwzględnego dokonywania w tym samym terminie przelewów wynagrodzeń wszystkich pracowników samorządowych zatrudnionych w MDK.
W wyniku kontroli sprawdzono przelewy wynagrodzeń pracowników jednostki za miesiąc grudzień 2013r. Porównano listę płac sporządzoną dla obsługi nr 71 oraz dla administracji nr 70 z wyciągiem bankowym nr 197 z dnia 20.12.2013r. Nie stwierdzono rozbieżności w datach przelewów wynagrodzeń (akta kontroli Nr 14/5/I/401-409).
7. Treść zalecenia
Bezwzględnie stosować się do wytycznych Prezydenta Miasta Opola w sprawie gospodarki budżetowej. W sprawozdaniu z podjętych działań przedstawiać rzetelne informacje mające odzwierciedlenie w realizacji planu finansowego jednostki.
Z protokołu kontroli pracowników Wydziału Budżetu wynika, że powyższe zalecenie związane było z wypłaceniem pracownikom dodatkowej premii ponad zatwierdzony fundusz premiowy.
Nadal w podejmowanych przez siebie decyzjach bezwzględnie kierować się będę wytycznymi Prezydenta Miasta Opola w sprawie gospodarki budżetowej.
W wyniku kontroli ustalono, że w 2013r. fundusz premiowy wyniósł 116.300,00 zł, kwota wypłaconych premii wyniosła 135.003,27 zł i była wyższa od funduszu premiowego o kwotę 18.703,27 zł. Z wyjaśnień głównej księgowej wynika, że środki na premie pozostały z niewykorzystanych środków na wynagrodzenia zasadnicze w kwocie 43.866,16 zł. Wynagrodzeń tych nie wypłacono pracownikom ze względu na nieobecność z powodu choroby. Zadania nieobecnych pracowników wykonywali pracownicy obecni w pracy, którzy zostali za to wynagrodzeni dodatkowymi premiami. Należy dodać, że wykonanie wydatków ogółem na wynagrodzenia w § 4010 wyniosło 3.040.736,71 zł i było niższe od planu o 126.363,29 zł. Ogółem za 2013r. zwrócono do Urzędu Miasta kwotę 264.587,70 zł tytułem zaoszczędzonych środków. Zgodnie z § 15 ust. 2c Regulaminu wynagradzania pracowników MDK w szczególnie uzasadnionych przypadkach pracownik może otrzymać w danym miesiącu premię w wysokości wyższej niż 20%, jednak nie wyższej niż 80% płacy zasadniczej.
Na podstawie kart zasiłkowych ustalono, że w 2013r. 12 osób przebywało na zwolnieniach chorobowych, w tym dwie osoby były na zwolnieniach ponad dwa miesiące, w tym jedna ponad 6 miesięcy (akta kontroli Nr 14/5/I/110-113, 208).
Na powyższą okoliczność dyrektor MDK złożyła następujące wyjaśnienie:
W związku z koniecznością utrzymania ciągłości pracy w czterech obiektach placówki (praca od godziny 7.00 do godziny 22.00) przy zachowaniu w Arkuszu organizacji Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu stałego od trzech lat limitu zatrudnienia, dokonano zamiany 1 etatu pracownika administracyjnego (referent administracyjny) na 1 etat pracownika obsługi (starsza woźna).
Dokonane zmiany spowodowały konieczność przeorganizowania pracy pracowników administracji i rozdzielenie zadań ze zlikwidowanego stanowiska. Wiąże się to z powierzeniem pracownikom dodatkowych obowiązków. W związku z tym osoby, którym zostały przydzielone dodatkowe czynności otrzymały w wynagrodzeniu dodatkowe środki finansowe .
Jednocześnie pragnę poinformować, że w zakresach obowiązków pracowników administracji Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu ponad standardowymi obowiązkami wynikającymi z charakterystyki stanowisk znajdują się następujące zadania:
zarządzanie czterema obiektami placówki tj.: siedziba główna MDK ul. Strzelców Bytomskich 1, Filia nr 1 ul. Skautów Opolskich 10, Filia nr 2 ul. Targowa, Filia nr 3 ul. Aleja Przyjaźni 12 w tym bieżące utrzymanie, naprawy, remonty pomieszczeń
utrzymanie terenów zielonych: zabytkowy park i plac zabaw przy obiekcie na ul. Strzelców Bytomskich1, park przy obiekcie na ul. Skautów Opolskich 10, ogród i plac zabaw przy obiekcie na Alei Przyjaźni 12
obsługa kadrowo – finansowa nauczycieli zatrudnionych w Młodzieżowym Domu Kultury w Opolu a realizujących swoje obowiązki w opolskich szkołach wszystkich poziomów edukacyjnych, co daje łącznie obsługę 168 nauczycieli oraz 33 pracowników administracji i obsługi
obsługa finansowa zadań budżetowych zleconych przez gminę Opole w rozdziałach 85412, 80195, 85407 oraz obsługa finansowa dochodów i wydatków na rachunku, o którym mowa w art. 223 ust.1 Ustawy o Finansach Publicznych.
obsługa finansowa, organizacyjno – programowa oraz techniczna imprez kulturalnych o zasięgu miejskim zleconych przez Prezydenta miasta Opola w odrębnym zadaniu budżetowym ( na rok 2013 w kwocie 255 000 zł) do których należą miedzy innymi:: Finał Wielkiej Orkiestry Świątecznej Pomocy w Opolu, Zimowe Spotkania Teatralne – impreza ogólnopolska, Ogólnopolskie Forum Teatrów Dziecięcych Miniatury-impreza ogólnopolska, Festiwal Filmów dla Dzieci Zero Nudy, Międzynarodowe Spotkania Artystyczne, Ogólnopolski Turniej Recytatorski ,, Zapalona Świeca” , Tydzień Kultury Niebanalnej, Ogólnopolski Konkurs Recytatorski, Miejskie Obchody Święta 3 Maja, Miejskie Obchody Dnia Dziecka, Dni Opola, Lato w teatrze, Opolski Festiwal Smaków.
Ponadto w ciągu roku do Dyrektora Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu zwracają się naczelnicy wydziałów Urzędu Miasta Opola: Wydziału Kultury, Wydziału Oświaty , Wydziału Ochrony Środowiska i Rolnictwa, Biura Promocji i Współpracy Międzynarodowej, Miejskiego Centrum Zarządzania Kryzysowego, Biura Organizacji Pozarządowych, Biura Rady Miasta Opola, dyrektorzy opolskich szkół i przedszkoli oraz Prezydent Miasta Opola z prośbą o włączenie się placówki i pomoc w organizacji imprez i działań programowych nie znajdujących się w podstawowym zakresie pracy placówki w zakresie przygotowania i realizacji programu artystycznego adresowanego do mieszkańców Opola, prowadzenia imprezy, nagłośnienia i obsługi technicznej imprezy. Na realizację tych zadań ich główni organizatorzy (wymienione wyżej wydziały) nie przewidują dodatkowych środków dla Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu na wynagrodzenia dla pracowników, stąd zaangażowanie do ich realizacji pracowników MDK w czasie wykraczającym poza harmonogram ich pracy, między innymi w soboty i niedziele, wymaga dodatkowego wynagrodzenia w formie wypłaty podwyższonej premii z funduszu premiowego MDK.
Od sierpnia 2013 roku Dyrektor Młodzieżowego Domu Kultury w Opolu przekazuje na piśmie informację do Naczelnika Wydziału Oświaty w Opolu o zlecanych placówce dodatkowych działaniach programowych (akta kontroli Nr 14/5/I/437-438).
8. Treść zalecenia
Wypłatę oraz rozliczenie zaliczek dla pracowników księgować zgodnie z ich treścią ekonomiczną za pomocą konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami.
Zobowiązano głównego księgowego do bezwzględnego przestrzegania księgowania wypłaty oraz rozliczenia zaliczek dla pracowników za pomocą konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami. Począwszy od miesiąca czerwca 2012r. stosowany jest już w naszej jednostce prawidłowy sposób księgowań zaliczek dla pracowników i rozliczeń zaliczek przez konto 234. Uchybienie to zostało dostrzeżone i usunięte przez naszą jednostkę jeszcze przed przedmiotową kontrolą, co świadczy m.in. o prawidłowym działaniu kontroli zarządczej w placówce.
W tym zakresie kontroli poddano dokumentację księgową z IV kwartału 2013r.
1) Wniosek o zaliczkę z 30.09.2013r. na kwotę 300,00 zł na zakup pasmanterii dla grupy Pech I. Wyciąg bankowy nr 193 z dnia 01.10.2013r. potwierdzający wypłatę zaliczki. Z dokumentu księgowego nr Wb-000206/10/2013 z dnia 01.10.2013r. wynika, że zaliczkę zaksięgowano za pomocą konta 234. Zaliczkę rozliczono w dniu 10.10.2013r. Wydatkowano łącznie 300,12 zł. Wyciąg bankowy nr 205 z dnia 16.10.2013r. potwierdzający rozliczenie zaliczki na kwotę 0,12 zł.
2) Wniosek o zaliczkę z 13.11.2013r. na kwotę 350,00 zł na zakup włókniny i pasmanterii dla grupy Pech I i II. Wyciąg bankowy nr 226 z dnia 14.11.2013r. potwierdzający wypłatę zaliczki. Z dokumentu księgowego nr Wb-000248/11/2013 z dnia 14.11.2013r. wynika, że zaliczkę zaksięgowano za pomocą konta 234. Zaliczkę rozliczono w dniu 21.11.2013r. Wydatkowano łącznie 350,40 zł. Wyciąg bankowy nr 234 z dnia 26.11.2013r. potwierdzający rozliczenie zaliczki na kwotę 0,40 zł.
3) Wniosek o zaliczkę z 02.12.2013r. na kwotę 1.882,60 zł za udział w Międzynarodowym Turnieju Szachowym w Czechach Koła Szachowego ,,Rodło”. Wyciąg bankowy nr 240 z dnia 03.12.2013r. potwierdzający wypłatę zaliczki. Z dokumentu księgowego nr Wb-000240/12/13 z dnia 03.12.2013r. wynika, że zaliczkę zaksięgowano za pomocą konta 234. Zaliczkę rozliczono w dniu 16.12.2013r. Wydatkowano łącznie 2.360,70 zł. Wyciąg bankowy nr 253 z dnia 20.12.2013r. potwierdzający rozliczenie zaliczki na kwotę 478,19 zł (akta kontroli Nr 14/5/I/152-207).
9. Treść zalecenia
Bezwzględnie księgować w dzienniku dokumentów wszystkie operacje gospodarcze występujące w placówce w każdym okresie sprawozdawczym.
Zobowiązano głównego księgowego do księgowania w dzienniku dokumentów chronologicznie wszystkich operacji gospodarczych występujących w jednostce. Począwszy od września 2012r. wszystkie zapisy w dzienniku dokumentów są prowadzone w sposób chronologiczny, zgodnie z zapisami art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz zgodnie z zaleceniem kontrolujących wskazane w punkcie 9 Protokołu dokumenty zostały zaksięgowane w dzienniku dokumentów poleceniem księgowania.
Zapisy w dzienniku dokumentów są prowadzone w sposób chronologiczny, zgodnie z zapisami art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz zgodnie z zaleceniem kontrolujących. Wskazane w punkcie 9 Protokołu dokumenty zostały zaksięgowane w dzienniku dokumentów poleceniem księgowania PK-000042/12/2012 i PK-000043/12/2012 z 14.12.2012r (akta kontroli Nr 14/5/I/314-321).
10. Treść zalecenia
Dochody z tytułu odszkodowań przyjmować na wydzielony rachunek dochodów zgodnie z w art. 223 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych i wydatkować zgodnie z ich przeznaczeniem.
Zobowiązano głównego księgowego do właściwego księgowania odszkodowania za szkody. Opisane w protokole odszkodowanie za szkody w kwocie 642,76 zł oraz w kwocie 200,00 zł zgodnie z uchwałą Rady Miasta Opola nr LXXV/813/10 z dnia 9 listopada 2010 roku w sprawie określenia jednostek budżetowych gromadzących dochody na wydzielonym rachunku, źródeł tych dochodów i ich przeznaczenia oraz sposobu i trybu sporządzania planu finansowego dochodów i wydatków nimi finansowanych, dokonywania w nich zmian i ich zatwierdzania, i stosownie do zaleceń Kontrolujących zostało przez naszą jednostkę zastąpione księgowaniem poprawnym.
Z wydruku obrotów na koncie 240- Pozostałe rozrachunki za okres od 01.01.2012 do 31.12.2012 wynika, że błędnie zaksięgowano następujące odszkodowania: 110,00 zł, 642,76 zł, 897,57 zł, 738,00 zł, 700,00 zł, 489,00 zł, 200,00 zł, 200,00 zł, 969,85 zł, 369,00 zł. W dniu 31.12.2012r. dokonano poprawnego księgowania wszystkich ww. błędnie zaksięgowanych odszkodowań za szkody w łącznej kwocie 5.316,18 zł. Z wydruku konta 760 za okres od 01.01.2013 do 31.12.2013 wynika, że w 2013r. nie było księgowań z tytułu odszkodowań na tym koncie (akta kontroli Nr 14/5/I/299,301-312).
11. Treść zalecenia
Dokonać zwrotu kwoty 1.500,00 zł, która została nienależnie wydatkowana z wydzielonego rachunku dochodów.
W dniu 15 lutego 2013 roku na konto wydzielonego rachunku dochodów dokonano zwrotu kwoty 1.500,00 zł tytułem zakwestionowanych przez Kontrolujących wydatków z wydzielonego rachunku dochodów.
Z wyciągu bankowego nr 33 z dnia 15.02.2013r. wynika, że dokonano zwrotu kwoty 1.500,00 zł (akta kontroli Nr 14/5/I/149).
12. Treść zalecenia
Dokonać zwrotu nienależnie wypłaconych kwot w łącznej wysokości 88,87 zł z tytułu rozliczenia dotacji. Rozliczać podróże służbowe zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz.1990 z późn. zm.).
Zobowiązano głównego księgowego do rozliczania podróży służbowych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Stwierdzone przez kontrolujących, błędy w sposobie rozliczenia podróży służbowych pracowników MDK wynikające z nieumyślnych, niezamierzonych błędów pisarskich i liczbowych osób rozliczających takie delegacje zostały już naprawione, a dotyczące ich różnice kwotowe w łącznej sumie 88,87 zł zostały w dniu 17 i 19 grudnia 2012r. wpłacone na wydzielony rachunek dochodów.
Z wyciągu bankowego nr 136 z dnia 17.12.2012r. i z dnia 19.12.2012r. oraz raportu kasowego nr 000103/12/12 z dnia 14.12.2012r i 000104/12/12. z dnia 18.12.2012r. wynika, że dokonano zwrotu kwoty 88,87 zł
W zakresie rozliczania delegacji kontrolą objęto wydatki w § 4410 – Delegacje za grudzień 2013r. W miesiącu tym dokonano trzech wydatków na łączną kwotę 1.249,84 zł. Wydatki dotyczyły zapłaty delegacji nr 73, 74 i 75/2013. Rozliczenia delegacji dokonano zgodnie z przepisami i prawidłowo naliczono diety.
Poniżej przedstawiono rozliczenie szczegółowe:
1. WB 275/12/13 – Polecenie wyjazdu służbowego nr 75/2013 dla nauczyciela do Krakowa w dniach 10-12.12.2013r. Środek transportu – samochód prywatny o poj. 2,0 l., noclegów, obiadów i kolacji nie zapewniono, śniadania zapewniono.
Rozliczono:
2 X 190 km X 0,8358 zł = 317,60 zł.
3 diety X 75% = 3 X 22,50 zł = 67,50 zł
Ryczałt za nocleg 2 X 150% diety = 2 X 45 zł = 90 zł
Razem wypłacono: 475,10 zł.
Delegacja została rozliczona zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25.03.2002r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Diety zostały naliczone zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
2. WB 269/12/13 – Polecenie wyjazdu służbowego nr 74/2013 dla nauczyciela do Rudnik w dniach 7-8.12.2013r. Środek transportu – samochód prywatny o poj. 1,8 l., śniadań, obiadów nie zapewniono, kolacje zapewniono.
2 X 79 km X 0,8358 zł = 132,06 zł.
1 dieta X 75% = 1 X 22,50 zł = 22,50 zł
Razem wypłacono: 154,56 zł.
3. WB– Polecenie wyjazdu służbowego nr 73/2013 dla nauczyciela do Brna w dniach 21.11.2013r. od godz. 10.00 do 24.11.2013 godz. 23.00. Środek transportu – samochód prywatny o poj. 1,9 l.,
Śniadania, obiady, kolacje zapewniono. Nocleg zapewniono.
2 X 281 km X 0,8358 zł = 469,72 zł.
3,5 diety X 25% X 41 euro= 35,88 euro, 35,88 euro x 4,1933 zł (kurs NBP z dnia 21.11.2013) = 150,46 zł
Razem wypłacono: 620,18 zł.
Diety zostały naliczone zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (akta kontroli Nr 14/5/I/136-148).
13. Treść zalecenia
Gospodarkę kasową prowadzić zgodnie z instrukcjami obowiązującymi w placówce. Operacje kasowe księgować zgodnie z załącznikiem Nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 z późn. zm.).
Z protokołu kontroli pracowników Wydziału Budżetu wynika, że księgowanie operacji odprowadzenia gotówki z kasy do banku księgowane jest z pominięciem konta 141 Środki pieniężne w drodze, natomiast pobranie i wpływ gotówki na rachunek bankowy nie są księgowane w dzienniku dokumentów.
Zobowiązano głównego księgowego do szczególnej dbałości o prowadzenie gospodarki kasowej zgodnie z instrukcjami obowiązującymi w MDK w Opolu.
Kontroli poddano dokumentację kasową z IV kwartału 2013r., z której wynika, że odprowadzenia gotówki z kasy do banku księgowane jest za pomocą konta 141(akta kontroli Nr 14/5/I/133-135).
14. Treść zalecenia
Księgować przyznane świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz potrącony podatek poprzez konta rozrachunkowe zespołu 2, zgodnie z załącznikiem Nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 z późn. zm.).
Zgodnie z zaleceniem Kontrolujących, dotychczasowy sposób księgowania przyznanych świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, uznany za wadliwy, został już odpowiednio poprawiony. Zobowiązano głównego księgowego do dokonywania księgowań zgodnie z załącznikiem Nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. oraz do realizowania przyznanych pracownikom świadczeń bezpośrednio z rachunku bankowego Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Z obrotów na koncie 851 i 135 – ZFŚS za okres od 01.09.2013 do 31.12.2013r. wynika, że świadczenia realizowane są bezpośrednio z rachunku bankowego Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Z dokumentu księgowego nr 000056/10/10 z 08.10.2013r. wynika, że zapomogi – lista nr 54 są zaksięgowane poprzez konto rozrachunkowe nr 231 (akta kontroli Nr 14/5/I/104-109, 115-119).
15. Treść zalecenia
Świadczenia przyznane pracownikom realizować bezpośrednio z rachunku bankowego Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Z obrotów na koncie 851 i 135 – ZFŚS za okres od 01.09.2013 do 31.12.2013r. wynika, że świadczenia realizowane są bezpośrednio z rachunku bankowego Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (akta kontroli Nr 14/5/I/105-109).
16. Treść zalecenia
Obce środki pieniężne gromadzone na koncie depozytowym, przeznaczone na dofinansowanie form doskonalenia zawodowego nauczycieli oraz wadia, wykorzystywać zgodnie z ich przeznaczeniem.
Obce środki pieniężne gromadzone na koncie depozytowym, przeznaczone na dofinansowanie form doskonalenia zawodowego nauczycieli oraz wadia, wykorzystywane są zgodnie z ich przeznaczeniem.
Z wydruku konta 139 za okres od 01.01.2013 do 31.12.2013r. wynika, że saldo końcowe tego konta wyniosło 4.305,25 zł. Na koncie tym ewidencjonowane są wadia oraz odsetki. Saldo końcowe jest zgodne z zawiadomieniem o stanie środków na rachunkach bankowych na dzień 31.12.2013r. (akta kontroli Nr 14/5/I/89-91).
17. Treść zalecenia
Ustalić wysokość odsetek od środków otrzymanych z Urzędu Miasta Opola na dofinansowanie form doskonalenia zawodowego nauczycieli i odprowadzić na rachunek Urzędu Miasta Opola, gdyż zgodnie z art. 5 pkt 2 ust. 4b ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych stanowią dochody publiczne. Odsetki naliczone w okresie pokontrolnym odprowadzać na bieżąco.
Ustalano wysokość odsetek od środków otrzymanych z Urzędu Miasta Opola na dofinansowanie form doskonalenia zawodowego nauczycieli i kwotę 58,41 zł w dniu 27 grudnia 2012r. odprowadzono na rachunek Urzędu Miasta Opola.
Na podstawie wyciągu bankowego nr 142 z dnia 27.12.2012r. ustalono, iż odsetki za 2012r. od doskonalenia zawodowego w kwocie 58,41 zł przekazano do Urzędu Miasta Opola (akta kontroli Nr 14/5/I/84-88).
18. Treść zalecenia
W związku z występującymi błędami wzmocnić kontrolę zarządczą, w celu zapewnienia w szczególności:
- celowej i oszczędnej gospodarki finansowej .
W dniu 30.01.2013r. dyrektor jednostki (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych r., Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)potwierdzonym wystąpieniem Prezydenta Miasta Opola z dnia 16.01.2013r. do kontroli nr B-SO.1711.16.2012.JK dotyczącej prawidłowości prowadzenia gospodarki finansowej i przestrzegania zasad rachunkowości prowadzonej w MDK. Ponadto zobowiązała głównego księgowego do bezwzględnego przestrzegania przepisów w zakresie prowadzenia rachunkowości oraz zobowiązała do usunięcia stwierdzonych uchybień (akta kontroli Nr 14/5/I/324).
Termin usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości: 15 lutego 2013r. oraz na bieżąco.
Informację o realizacji zaleceń proszę przedstawić w terminie do dnia 28 lutego 2013r. do Referatu Sprawozdawczości Oświaty Wydziału Budżetu Urzędu Miasta Opola.
Dyrektor Młodzieżowego Domu Kultury przedstawił informację z realizacji zaleceń pokontrolnych Prezydentowi Miasta Opola w dniu 27.02.2013r.
Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono kierownikowi jednostki kontrolowanej.
Załączniki do pobrania: 2015-01-28 09:39:49 - wystąpienie pokontrolne (24.50 kB)
Data wytworzenia informacji: 2015-01-28 09:36:54
Data udostępnienia informacji: 2015-01-28 09:36:54
Data ostatniej aktualizacji: 2015-01-28 09:41:06