Source: http://www.ptupraha.cz/2020/03/uchovavani-zapisu-z-jednani-nejvyssiho-organu-nova-povinnost-pro-spolky/
Timestamp: 2020-06-05 03:04:59+00:00
Document Index: 25493882

Matched Legal Cases: ['§ 158', 'zákona č. 89', '§ 158', '§ 158', '§ 247', '§ 254', '§ 11', '§ 104', '§ 3', '§ 74', 'zákona č. 89', '§ 158', '§ 159', 'zákona č. 83']

PTU Praha Uchovávání zápisů z jednání nejvyššího orgánu: nová povinnost pro spolky
Uchovávání zápisů z jednání nejvyššího orgánu: nová povinnost pro spolky
Parlament ČR dne 21.1.2020 schválil novelizaci občanského zákoníku, který s účinností od 1.1.2021 nařizuje právnickým osobám, tedy i spolkům, uchovávat zápisy z jednání svého nejvyššího orgánu i s přílohami (fyzicky či elektronicky), a to po celou dobu své existence.
UPOZORNĚNÍ PRO SPOLKY = TJ/SK a svazy
na zcela nové ustanovení § 158a/ občanského zákona č. 89/2012 Sb.
účinné (až) od 1.1.2021
Parlament ČR dne 21.1.2020 schválil zákon č. 33/2020 Sb., kterým byl multi-průřezově novelizován zákon č. 90/2012 Sb. o obchodních korporacích (ten se nevztahuje na spolky), a to (vesměs) s odloženou účinností od 1.1.2021. NICMÉNĚ do výbavy této novelizace se „zatoulala“ nenápadně „drobná“ novelizace také občanského zákona, a to instalací zcela nového ustanovení § 158a/, které s účinností (až) od 1.1.2021 dopadá samozřejmě na všechny právnické osoby v režimu „soukromého práva“, tedy i na spolky, a to takto:
§ 158a (občanského zákona)
(1) Právnická osoba uchovává po celou dobu své existence zápisy z jednání
(svého) NEJVYŠŠÍHO orgánu i s přílohami.
(2) Rozhoduje-li orgán podle odstavce 1 mimo zasedání v písemné formě,
uchovává právnická osoba i všechny dokumenty související s takovým rozhodováním.
(3) V případě zániku právnické osoby s právním nástupcem zajistí uchování
dokumentů podle odstavce 1 nebo 2 její právní nástupce. Zrušuje-li se právnická
osoba s likvidací, zajistí uchování těchto dokumentů likvidátor. Zrušuje-li se
právnická osoba bez likvidace, zajistí uchování těchto dokumentů insolvenční správce
nebo jiná osoba určená soudem. Osoba podle vět druhé a třetí zajistí uchování
dokumentů po dobu 10 let od zániku právnické osoby.
I. Úvodem k (některým) nástrahám
Toto (zdánlivě) „jednoduché a snad – tzv. na „první“ – i srozumitelné znění“ může v reálné praxi (provozu spolku = jeho nejvyššího orgánu, zpravidla členské schůze nebo valné hromady etc.) vyvolávat nedorozumění až nesnáze, proto si z opatrnosti alespoň ve významové stručnosti společně připomeňme:
A) Na území (dnešní) České republiky – zhruba v časové ose roků 1811 až 2013 = samozřejmě podle „proměnné politické kultury, práva samotného a tedy i stavu svobody“ = byla postupně normativně víceméně subtilně a také i rozdílně = upravována obecná i speciální expozice spolku (samozřejmě pod různými definicemi a omezeními). Po celou tuto dobu se spolky (jejich stanovy) nacházely v zásadě v „neveřejné úřední (vesměs policejní) evidenci“, když normativní (soukromé) právo – v detailu – direktně neukládalo, jak si mají nejvyšší orgán i tzv. jednatelský (dnes = od 1.1.2014 = statutární) orgán spolku počínat „při tvorbě (a uchovávání) v čase pořizované spolkové dokumentace“. V uvedené době tzv. “veřejné právo“- samozřejmě – ukládalo i spolkům předkládat = „neveřejně“ na příslušná „úřední místa“ (policejní úřad, magistrátní úřad, ministerstvo vnitra, finanční úřad etc.) „spolkovou dokumentaci“, která se nacházela (zpravidla) v rozhodovací nebo alespoň projednací gesci/kompetenci nejvyššího orgánu spolku, jako např. stanovy/jejich změny, daňová přiznání, výsledky ročního hospodaření/účetní závěrky etc., včetně určení lhůt, po jejichž uplynutí mohl i spolek části své vlastní dokumentace (vesměs jen administrativní nebo ekonomické povahy) tzv. skartovat.
B) Spolkové právo – také na pozadí principu „tres faciunt collegium“ – determinuje nejvyšší orgán spolku, jako (samozřejmě „nevolený“) sbor=shromáždění (dospělých) členů spolku, v jehož rámci jaksi jednorázově vyhodnocují minulou, přítomnou i budoucí (očekávanou) pozici spolku a k tomu účelu přijímají = schvalují příslušnou dokumentaci a také volí/odvolávají jednatelské/statutární orgány spolku a další (např. kontrolní, rozhodčí) orgány spolku podle textové výbavy=direktivy stanov spolku.
C) V čase více jak dvou tisíc let se v zásadě vyprofilovaly dva (základní) kompoziční modely nejvyššího orgánu spolku (samozřejmě v dalších detailních „sub-versích“), a to:
na principu přímé demokracie, kdy podle stanov spolku je nejvyšší orgán spolku (zpravidla = členská schůze členů) tvořen, resp. jest přístupný všem (dospělým) členům spolku, a to s hlasem rozhodujícím, když stanovy určují, za jakých (zpravidla numerických) podmínek je takové shromáždění primárně ještě usnášeníschopné, s jakou silou hlasů a jaké kvórum hlasů je potřebné ke schválení předložených návrhů,
na principu zastupitelské demokracie, kdy podle stanov spolku jsou na zasedání nejvyššího orgánu spolku (zpravidla = valná hromada/konference) vysíláni/nominováni = podle klíče stanov = delegáti, zastupující „vnitřní entity“ členů v rámci dotčeného spolku, anebo jeho tzv. „korporátní členy“, a to s hlasem rozhodujícím, když stanovy určují, za jakých (zpravidla numerických) podmínek je takové shromáždění primárně ještě usnášeníschopné, s jakou silou hlasů a jaké kvórum hlasů je potřebné ke schválení předložených návrhů.
D) NICMÉNĚ = v rámci „české kaše spolkového práva“ = od 1.1.2014 přibyl (jako možnost) jakýsi „TŘETÍ=sektářský c)-model“, jako „falešně skrytá karta“, a to v kompozici § 247, odst.2 NOZ, který zní, když důležité (pro pochopení kontextu) jest i postupné pořadí tam uvedených slov, a to:
„Je-li podle stanov statutární orgán spolku i jeho nejvyšším orgánem a není-li s to vykonávat působnost po dobu delší než jeden měsíc, může alespoň pětina členů spolku svolat shromáždění všech členů spolku; na shromáždění přechází působnost nejvyššího orgánu spolku. To neplatí, určí-li stanovy něco jiného“.
Pokud bychom i pominu-li bazální kritéria samotného ÚVODU NOZ, jako jsou např. poctivost, nediskriminace nebo dobré mravy, tak tento model „ztotožnění“ „statutárního“ orgánu spolku i do role „nejvyššího“ orgánu spolku s sebou nese značná provozní rizika, a to potud, že takto (podle stanov) ustavený „hybridní orgán spolku“ musí v podstatě pravidelně zasedat v každém měsíci, a to nejen pod hrozbou případně „nespokojené alespoň pětiny členů“, ale i pod možnou soudní intervencí (i bez podaného návrhu) k instalování „opatrovníka“ spolku.
E) I když nejvyšší orgán spolku má nejen svého svolavatele (nemusí to být vždy statutární orgán spolku) a i při svém průběhu má svého předsedajícího nebo řídícího, resp. případné ověřovatele etc., tak za nejvyšším orgánem spolku schválené nebo jen projednané podklady, včetně případné volby etc. (z hlediska jejich „uchování“) zpravidla odpovídá a je současně oprávněný (pokud zákon nebo stanovy neurči substitučně jinak) statutární orgán spolku, který:
v režimu soukromého práva dle § 254 NOZ jest povinen zajistit do 30 dní zápis,
v režimu veřejného práva (pokud jde o tzv. „rozhodné skutečnosti“ pro účely rejstříku) dle § 11 ZVR učiní „rejstříkové podání“ bez zbytečného odkladu nejpozději do 15 dní, a to pod hrozbou soudní pokuty až do výše 100.000 Kč = viz § 104 ZVR.
F) Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě ve smyslu § 3, odst. 2, pís. b/ zatěžuje také spolky POVINNOSTÍ uchovávat „jejich (nejen) spolkovou dokumentaci“ (bez ohledu na to, který orgán spolku byl jejím tvůrcem nebo pořizovatelem etc.) i pro účely případného (veřejného-badatelského) archivnictví, a to také pod hrozbou „scénáře přestupků“ uvedeného v jeho § 74 ( také ve spojení s Přílohou č. 2, BOD 2, pís. g/ ).
G) Od 1.1.2014 jsou všechny (dobrovolné = nepolitické, nekonfesní a neprofesní) spolky podrobeny – v expozici tzv. materiální publicity zákonem definovaných údajů a listin – povinnému režimu zápisu v rámci soudního spolkového rejstříku a jeho Sbírky listin, a to vše NEJEN pod hrozbou soudních pokut, ALE i případného úředního rozpuštění spolku, pokud by závažně či jinak tento „veřejný pořádek“ porušoval nebo nenaplňoval.
H) Drtivá většina spolků působící v oblasti „sportu“ samozřejmě vesměs pečlivě dbá o uchování (historie) své vlastní spolkové dokumentace, a to navzdory proměnám času při střídání období svobody a nesvobody, kdy jejich „právní existence“ byla jen „simulovaná“, anebo byla dokonce „nepřípustná“ (zakázaná). V tomto kontextu byla tzv. „právní kontinuita“ řady spolků (i když „fakticky“ byla jejich existence i činnost „formálně“ akceptována) nejvážněji „prolomena“ zhruba v období 1948/1951 až 1990, kdy všechny „lokální sportovní spolky“ (TJ/SK) byly podrobeny tzv. „společenským monopolům“ (ČSTV x Svazarm), jako jejich „základní organizace“ s odvozenou právní subjektivitou a bez práva na vlastní stanovy a bez jakékoliv „veřejné=úřední evidence“, přičemž všechny (celostátní) „sportovní svazy“ byly toliko (bez-subjektivní) „vnitřní organizační útvary“ v rámci oněch tzv. „společenských monopolů“. Ani v období 1990 až 2013, kdy byl účinný zákon č. 83/1990 Sb. o sdružování občanů, nebyla ještě k dispozici „plně“ veřejně přístupná evidence/rejstřík spolků (v tehdejší terminologii = občanských sdružení), s náležitou (evropskou) skladbou údajů a listin. TEPRVE od 1.1.2014 – s účinností jak nového občanského zákona č. 89/2012 Sb. a nového zákona o veřejných rejstřících č. 304/2013 Sb. – nastala i pro spolky = a tedy i pro veřejnost a veřejné úřady = jejich (relativně) spolehlivá a doložitelná právní existence a běžný provoz!
II. Stručná analýza textu § 158a občanského zákona s dílčími resultáty
Pokud se i smíříme s tím, že toto nové ustanovení neobsahuje „žádný účel“, resp. „pádný důvod“ pro tzv. „uchovávání“, ani blíže nevymezuje parametr „dobu existence“, tak z praktického hlediska (i na základě předcházejícího stručného rozboru) je vhodné stručně upozornit, že:
„povinnost uchovávat zápisy nejvyššího orgánu spolku s přílohami“ (bez ohledu na to, zda již jsou či teprve budou také výbavou veřejného rejstříku nebo jeho Sbírky listin) dopadá na (aktuálně v čase zapsaný) „statutární“ orgán spolku zjevně také v expozici § 159 NOZ, pokud by zákon(y) nebo stanovy neurčily (výslovně a ještě „dovoleně“) jinak,
proměnlivá „česká“ politicko-režimní a právně-normativní „neutěšenost“ v časové ose posledních cca 100 let jest „zřejmým limitem“ pro určení, aby na každý (nyní soudně, tedy rejstříkově) zapsaný spolek mohl být ještě jaksi „spravedlivě“ uplatněn požadavek potud, že jeho „doba spolkové existence“, resp. její (právní) počátek je dán nejpozději dnem jeho (případné) evidence v rámci ministerstva vnitra učiněné tehdy v režimu zákona č. 83/1990 Sb. o sdružování občanů, LEDA by se samotný spolek sám dobrovolně přihlásil a také náležitě doložil svoji (právní) existenci/kontinuitu pro období kdykoliv před rokem 1990.
V Praze, 9.března 2020 = JUDr. Alexander Vachta