Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/acuerdo-14-de-agosto-26-de-2011?documento=legcol&contexto=legcol_b03c21ac7ff401c4e0430a01015101c4&vista=STD-PC
Timestamp: 2019-10-23 23:33:06
Document Index: 190988935

Matched Legal Cases: ['artículo 6', 'artículo 12', 'artículo 12', 'artículo 13', 'artículo 12', 'artículo 209', 'artículo 9', 'artículo 13', 'artículo 346', 'artículo 11', 'artículo 16', 'artículo 16', 'artículo 3', 'artículo 27', 'artículo 1', 'artículo 18', 'artículo 11', 'artículo 68', 'artículo 95', 'artículo 96']

﻿ ACUERDO 14 DE 2011
ACUERDO 14 DE 26 DE AGOSTO DE 2011
CONTENIDO:ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS. SE MODIFICA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL INSTITUTO COLOMBIANO PARA LA EVALUACIÓN DE LA EDUCACIÓN -ICFES.
“Por el cual se modifica el manual de contratación del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes).
en ejercicio de las funciones conferidas por el numeral 4º del artículo 6º del Decreto 5014 de 2009 y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 1324 de 2009, y
Que la Ley 1324 del 13 de julio de 2009 dispuso la transformación del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación Superior (Icfes), en una empresa estatal de carácter social del sector educación nacional, entidad pública descentralizada del orden nacional, de naturaleza especial, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, vinculada al Ministerio de Educación Nacional.
Que la mencionada ley en el artículo 12 señaló como órganos de dirección y administración de la empresa a la junta directiva y al representante legal e igualmente dispuso que tanto la composición de la primera, como las funciones de una y otro, se establecería en el reglamento que para este efecto expidiera el Gobierno Nacional.
En relación con los contratos en la misma disposición señaló el régimen jurídico e indicó “Régimen jurídico. Los actos que realice el Icfes para el desarrollo de sus actividades, estarán sujetos a las disposiciones del derecho público. Los contratos que deba celebrar y otorgar el Icfes como entidad de naturaleza especial, en desarrollo de su objeto, se sujetarán a las disposiciones del derecho privado”, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, que ordena a las entidades públicas sometidas a régimen especial, aplicar en el desarrollo de su actividad contractual, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución, así como someterse al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto para la contratación estatal.
En relación con los contratos en ejecución al momento de expedición de la ley ordenó que “seguirán rigiéndose, hasta su terminación, por las normas vigentes en el momento de su celebración”.
Que el 11 de diciembre de 2009, el Gobierno Nacional en uso de las facultades conferidas en la citada Ley 1324 de 2009 y en la Ley 489 de 1998 expidió el Decreto 4857 de 2009 y el 28 de diciembre del mismo año profirió los decretos 5014, 5015, y 5016 de 2009, mediante los cuales señaló la composición y las funciones de la junta directiva, modificó la estructura de la entidad, estableció la nomenclatura, clasificación y remuneración de los empleos y aprobó la modificación de la planta de personal de la entidad.
Que según lo dispuesto en el Decreto 5014 de 2009, corresponde a la Junta la función de expedir, entre otros, el manual de contratación, función esta última que de acuerdo con las mismas disposiciones debía ser ejercida por el consejo directivo del Icfes hasta tanto estuviera constituida la junta directiva.
Que con fundamento en lo anterior, el 15 de enero de 2010 el consejo directivo expidió el Acuerdo 3 mediante el cual autorizó a la directora general para expedir el manual de contratación que debe regir la actividad contractual de la entidad.
Que mediante la Resolución 127 de 26 de enero de 2010, la directora del Icfes, en cumplimiento de lo ordenado por el consejo directivo expidió el manual de contratación del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación (Icfes) en el que se establecen y consignan los principios que la entidad debe considerar en el desarrollo de su actividad contractual y los procedimientos que para tal fin habrían de surtirse, y que le permitirían asegurar que el Icfes pueda desarrollar de manera eficaz su actividad contractual y adquirir los bienes y servicios requeridos para el cumplimiento de su objeto social. Dicho manual fue objeto de algunas aclaraciones y modificaciones, que se contienen en las resoluciones 200, 214 de 2010.
Que la junta directiva después de analizar la forma en que se ha desarrollado la actividad del Icfes durante este último año y medio, las dificultades que en algunos casos ha supuesto el adelantamiento de los procedimientos de selección actualmente previstos, las falencias existentes en el manual de contratación vigente, el porcentaje tan bajo de contrataciones que se adelantan a través del procedimiento de lista corta, así como las ventajas de efectuar contrataciones, que si bien surtan un procedimiento reglado, puedan adecuarse en mejor forma al régimen de contratación de derecho privado impuesto por la ley y a la nueva y especial naturaleza del Icfes, sus necesidades y fines misionales, ha considerado necesario efectuar algunas modificaciones al manual de contratación.
Que mediante reunión de junta directiva del 26 de agosto de 2011, según consta en el Acta 13, se aprobó la modificación al manual de contratación del Icfes contenido en la Resolución 127 de 2010, modificada a su vez por las resoluciones 200 y 214 del mismo año.
ART. 1º—Objeto. Este manual de contratación contiene las reglas y procedimientos, bajo los cuales se tramitarán los procedimientos de selección de contratistas del Icfes y se celebrarán los contratos que la empresa requiere para el desarrollo del objeto señalado en el artículo 12 de la Ley 1324 de 2009 según el cual corresponde al Icfes “ofrecer el servicio de evaluación de la educación en todos sus niveles y adelantar investigación sobre los factores que inciden en la calidad educativa, con la finalidad de ofrecer información para mejorar la calidad de la educación. De la misma manera el Icfes podrá realizar otras evaluaciones que le sean encargadas por entidades públicas o privadas y derivar de ellas ingresos, conforme a lo establecido en la Ley 635 de 2000”.
ART. 2º—Régimen legal de los contratos. De conformidad con lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley 1324 de 2009 y 13 de la Ley 1150 de 2007, los contratos que celebre el Icfes se sujetarán a los principios consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política, a las disposiciones del derecho privado, al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en el estatuto de contratación estatal.
Además, con base en la autorización otorgada a todas las entidades del orden nacional, Icfes podrá celebrar bajo las reglas dispuestas para el efecto, los contratos y convenios de ciencia y tecnología así como los contratos de tipo asociativo que se autorizan en la Ley 489 de 1998.
ART. 3º—Principios que rigen la contratación en el Icfes. El Icfes en el desarrollo de su actividad contractual atenderá los principios de la función administrativa, consignados en la Constitución, en el Código Contencioso Administrativo (CCA) y en la Ley 489 de 1998, en especial los siguientes:
a) Principio de igualdad. Este principio determina que en los procedimientos de selección todas las personas o entidades que tengan interés y se encuentren en las mismas situaciones de hecho y de derecho deben recibir tratamiento igualitario y en consecuencia, en cada procedimiento deben disponerse condiciones que no impliquen discriminación o favorecimiento para ninguna en particular.
b) Principio de la buena fe. El postulado de la buena fe impone presumir que en la celebración y ejecución de los contratos, las partes actúan de manera honesta y leal, bajo los valores de la confianza, seguridad y credibilidad, que deben gobernar las relaciones contractuales; por tal razón, en todas sus actuaciones el Icfes se impondrá a sí mismo, y exigirá de sus contratistas el sometimiento a este principio.
c) Principio de moralidad. En atención a lo señalado por la honorable Corte Constitucional el Icfes aplicará en materia contractual el concepto de moralidad administrativa que hace referencia al “conjunto de principios, valores y virtudes fundamentales aceptados por la generalidad de los individuos, que deben informar permanentemente las actuaciones del Estado, a través de sus organismos y agentes, con el fin de lograr la convivencia de sus miembros, libre, digna y respetuosa, así como la realización de sus asociados tanto en el plano individual como en su ser o dimensión social” y considerará que a diferencia de lo que puede suceder con la moral en general, en el campo de la moralidad administrativa existen conductas no solo generalmente aceptadas como inmorales, sino ilegales y hasta penalmente sancionadas, tales como el cohecho por dar u ofrecer, el tráfico de influencias y la celebración indebida de contratos ...”.
d) Principio de eficacia. En virtud del principio de eficacia las medidas y reglas previstas en el presente manual, se aplicarán de tal manera que sirvan de manera efectiva al cumplimiento del objeto y los fines de la empresa.
e) Principio de economía. En virtud de este principio los trámites previstos en este manual se adelantarán sin dilaciones ni retardos injustificados, que impidan o retarden la selección objetiva de los contratistas. Así mismo, todos los funcionarios deberán considerar que los recursos económicos y de personal deben utilizarse con austeridad y de tal manera que se obtengan las mejores condiciones en materia de precio y forma de ejecución del contrato.
En desarrollo de este mismo principio, los encargados de la contratación no deberán rechazar los ofrecimientos por la ausencia de requisitos o falta de documentos que no afecten sustancialmente la oferta o aquellos no necesarios para la comparación de las propuestas.
f) Principio de celeridad. En virtud del principio de celeridad, los funcionarios impulsarán de manera oficiosa los procedimientos, suprimirán los trámites innecesarios, utilizarán y exigirán únicamente el trámite de formas y formatos que sirvan para llevar a cabo en forma ágil la evaluación de las propuestas u ofrecimientos y considerarán todos los argumentos y pruebas que presenten los interesados.
g) Principio de imparcialidad. Bajo este postulado los funcionarios encargados de los procedimientos de selección y de la vigilancia y control de la ejecución de los contratos actuarán sin consideración de ninguna clase de discriminación y tratarán de forma igualitaria a todos los proponentes y contratistas, al tiempo que exigirán única y exclusivamente el cumplimiento de las reglas previstas en cada caso, y el ajuste de las ofertas a las condiciones y características objetivas dispuestas para el efecto.
h) Principio de publicidad. En desarrollo del principio de publicidad, el Icfes suministrará, a través de su página web o de los medios de que disponga, información previa y suficiente a la comunidad sobre los procedimientos que adelante y los contratos que celebre, detallando las condiciones esenciales de cada negocio jurídico.
i) Principio de transparencia. Este postulado impone que los procedimientos de selección, además de promover la competencia deben realizarse con base en criterios definidos de selección objetiva y bajo reglas claras que garanticen la calidad, imparcialidad e igualdad de oportunidades entre los invitados a contratar.
j) Principio de la autonomía de la voluntad. En virtud de este principio el Icfes podrá celebrar cualquier contrato lícito y deberá cumplirlo de acuerdo con el presente manual y las disposiciones civiles y comerciales.
k) Principio de la confidencialidad. En virtud de este principio, el Icfes y el contratista deben mantener la reserva de la información que sea suministrada por las partes con ocasión de los procedimientos de selección o los contratos que suscriban, siempre que legalmente esté sometida a dicha limitación, efecto para el cual podrán acordar obligaciones encaminadas a su protección, de conformidad con las normas existentes sobre la materia y la costumbre mercantil.
l) Principio de la libre competencia. En virtud de este principio el Icfes adoptará en sus procedimientos de selección los mecanismos que garanticen la participación de los eventuales oferentes, en condiciones tales que no impliquen restricciones técnicas, legales o económicas injustificadas.
ART. 4º—De la competencia para la celebración de los contratos. La celebración de los contratos del Icfes se realizará por el director, en su calidad de representante legal. De conformidad con lo dispuesto en los artículos 9º y s.s. de la Ley 489 de 1998, el numeral 14 del artículo 9º del Decreto 5014 de 2009 y la Resolución 21 de 2010, por la cual se establece el manual específico de funciones y competencias laborales del Icfes, el director, cuenta con facultades para delegar total o parcialmente, la competencia para adelantar procedimientos de selección y celebrar contratos, sin perjuicio del deber de control y vigilancia que en todo caso le corresponde.
ART. 5º—De las inhabilidades e incompatibilidades y de los conflictos de interés. En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, en los procedimientos de selección que adelante el Icfes y en los contratos que esta celebre, se aplicarán las reglas sobre inhabilidades e incompatibilidades aplicables para la contratación estatal.
Así mismo, y en desarrollo de lo estipulado en los estatutos y demás normas pertinentes, quienes intervienen en la actividad contractual deben evitar conflictos entre sus intereses personales y los de la entidad.
Aspectos precontractuales
De la planeación su objetivo y alcance
ART. 6º—Objetivo. La planeación contractual propende por la definición oportuna y suficiente de las necesidades de contratación requeridas para el adecuado cumplimiento de la misión institucional del Icfes.
ART. 7º—Alcance. La planeación contractual comprende, en lo que se refiere a bienes, obras, servicios o proyectos, la definición de las necesidades de contratación general de la entidad para una vigencia fiscal o varias vigencias fiscales, así como, la cuantificación de su costo, la determinación de prioridades y finalmente la elaboración del plan de compras y contratación. De la misma manera la planeación impone un análisis de la necesidad y del mercado, que soporten las disposiciones de los términos de referencia o pliego de condiciones y las contrataciones que cada una de las áreas usuarias de la entidad pretenda realizar.
PAR.—La actividad contractual del Icfes, entendida como la que se adelanta desde el momento del inicio de la planeación se sujeta al principio presupuestal constitucional de la anualidad, de conformidad con el artículo 346 de la Constitución Política Colombiana y el Decreto 1957 de 2007. En consecuencia, salvo que se cuente con aprobación de vigencias futuras, solamente podrán adquirirse compromisos hasta el 31 de diciembre de cada año.
El plan de compras y contratación
ART. 8º—Definición y contenido. El plan de compras y contratación recoge la totalidad de las necesidades de la empresa de manera que en él se definen las obras, bienes, servicios y proyectos que la entidad requiere contratar. El plan se sujeta al presupuesto aprobado en la vigencia fiscal correspondiente, con independencia del rubro de funcionamiento o de inversión que deba afectarse.
De acuerdo con lo anterior, el plan de compras y contratación es el resultado del análisis y consolidación de las necesidades, de su costo y de su tiempo de ejecución de acuerdo con los requerimientos de las áreas usuarias de la empresa.
El plan de compras y contratación debe incluir un cronograma que permita planear los tiempos dentro de los cuales se adelantarán los trámites precontractuales y contractuales de la empresa.
ART. 9º—La elaboración y monitoreo del plan de compras y contratación. La elaboración del plan de compras y contratación será el resultado, entre otras, de la consolidación de los planes de compra y de contratación y los respectivos cronogramas, preparados por cada una de las áreas usuarias. La elaboración del plan definitivo de compras y contratación, así como su remisión y sometimiento al órgano o dependencia competente será efectuada por el área a la cual corresponda tal función según el manual de funciones del Icfes. Obtenida la aprobación corresponde a esta efectuar el seguimiento y vigilancia del cumplimiento de lo allí previsto.
En desarrollo de lo anterior, se podrá requerir a las áreas usuarias los respectivos cronogramas y la adopción de las medidas que permitan y aseguren el cumplimiento de lo planeado y consignado en el plan de compras y contratación.
De la requisición y de la elaboración de los proyectos de pliegos de condiciones y términos de referencia
ART. 10.—La requisición. La contratación que debe estar inscrita en el plan de compras y contratación del Icfes debe estar precedida, de la requisición correspondiente, efectuada por el área usuaria, que deberá contener las razones que justifican la necesidad del bien, obra o servicio a contratar, la definición de los aspectos económicos y técnicos de cada contrato, la descripción de la prestación requerida y los demás aspectos que se indican en el artículo 11 del presente manual.
ART. 11.—Información mínima de la requisición. La requisición debe, como mínimo, contener la siguiente información:
1. La descripción de la necesidad que la entidad pretende satisfacer con la contratación y su justificación.
2. El certificado de disponibilidad presupuestal.
3. Las especificaciones técnicas del bien, obra o servicio requeridos, o la definición técnica de la forma en que la entidad puede satisfacer la necesidad.
4. Las conclusiones y/o resultados obtenidos del estudio de mercado permite a la entidad contar con un marco de referencia base, en relación con el precio, la calidad de los bienes y el personal requerido para la ejecución del contrato, así como, conocer la información relativa a las empresas que ofrecen y/o tienen la capacidad para ofrecer el bien o el servicio y la oferta existente.
5. La cantidad de bienes y condiciones de entrega del bien o servicio.
6. El análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato, que debe indicar, con precisión las variables consideradas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación, así como su monto y el de los costos asociados al desarrollo del procedimiento de selección y a la ejecución del contrato.
7. La descripción de las prestaciones requeridas y su alcance.
8. Valor, forma de pago y plazo de ejecución, teniendo en cuenta la costumbre mercantil.
9. La identificación, valoración y distribución de riesgos y cuando sea el caso, los mecanismos de cobertura del riesgo que se exigirán a los proponentes y al proveedor, o los tipos de garantías que pueden exigirse, que dependiendo de su complejidad, podrán ser el resultado de las consultas y análisis efectuados por los asesores en seguros.
Con base en esta requisición se elaborarán, con la debida antelación el pliego de condiciones, en los casos de convocatoria pública o, los términos de referencia en el caso de la selección directa, que en todos los casos deben contar con el visto bueno del director o su delegado.
ART. 12.—El proyecto de pliego de condiciones. En aquellos casos en que la modalidad de selección sea el procedimiento de convocatoria pública, el Icfes elaborará y publicará previo a la apertura del procedimiento, un proyecto de pliego de condiciones que debe incluir, además de la información a que se refiere el artículo anterior, la siguiente:
1. La descripción técnica, detallada y completa del bien a contratar, o la descripción del alcance de los servicios o el detalle de la obra requerida.
2. La modalidad de selección del contratista, los fundamentos jurídicos que soportan dicha modalidad, los plazos y reglas especiales que rigen dicho procedimiento.
3. Los requisitos para participar, dentro de los cuales además de la capacidad jurídica, se podrán incluir, los relativos a la capacidad técnica, operacional, administrativa y financiera de los eventuales oferentes y cualquier otro que se requiera, de acuerdo con el objeto del contrato.
4. Los documentos que deben presentarse simultáneamente con la propuesta.
5. Los criterios objetivos y factores de evaluación y calificación técnica y económica que permitirán escoger la mejor oferta y adjudicar el contrato y su justificación.
6. Los criterios que se aplicarán para el desempate.
7. Las causales de rechazo de la propuesta.
8. La fecha y hora para la recepción de los documentos y las propuestas y el mecanismo de recepción de los mismos.
9. El cronograma del procedimiento de selección hasta la suscripción del contrato.
10. El presupuesto oficial.
11. Las condiciones generales de la contratación y, de resultar pertinente, la minuta del contrato, así como las medidas o forma de supervisión que habrán de aplicarse.
12. Las garantías que habrán de constituirse y las condiciones en que deben otorgarse.
PAR. 1º—El pliego de condiciones podrá contener dentro de la cronología del procedimiento, una vez surtidas las etapas de evaluación jurídica, financiera y técnica, las posibles etapas que incluyan las diferentes estrategias de negociación con el fin de buscar mayores ventajas económicas y/o competitivas para la empresa.
PAR. 2º—No será necesario para publicar el proyecto de pliego de condiciones, contar con el certificado de disponibilidad presupuestal.
ART. 13.—Publicación del proyecto de pliego de condiciones y de la requisición. Con el fin de que el público en general pueda presentar observaciones a su contenido, el Icfes, durante un término mínimo de 5 días hábiles publicará en la página web de la empresa o en el medio que considere pertinente, el proyecto de pliego de condiciones elaborado, junto con la requisición y documentos de planeación que sirvieron de base para la elaboración de los mismos.
El Icfes, con el fin de asegurar la comprensión del pliego de condiciones definitivo, así como la participación, analizará y estudiará todas las observaciones presentadas, más no adquiere obligación alguna de referirse o pronunciarse sobre cada una de ellas.
ART. 14.—Modificación de la requisición y del proyecto de pliego de condiciones y de los términos de referencia. La requisición y el proyecto de pliego de condiciones, así como, los términos de referencia, podrán ajustarse o modificarse, hasta antes de que la entidad ordene la apertura del proceso de selección.
En todo caso, la publicación del proyecto de pliego de condiciones no obliga a la entidad a dar apertura al proceso de convocatoria pública.
Clases y procedimientos
ART. 15.—Modalidades. El Icfes seleccionará a sus contratistas a través de dos procedimientos: convocatoria pública y selección directa. La definición del procedimiento dependerá, por regla general, de la cuantía estimada del contrato, de acuerdo con lo siguiente:
1. Salvo en los casos excepcionales que de manera expresa se consignan en este manual, cuando el valor del bien, obra o servicio a contratar sea igual o superior a novecientos (900) salarios mínimos legales mensuales vigentes (smlmv), la selección del contratista se efectuará a través del mecanismo de convocatoria pública, a que se refiere el artículo 16 del presente manual.
2. Salvo en los casos excepcionales que de manera expresa se consignan en este manual, cuando el valor del bien o servicio a contratar sea inferior a novecientos (900) salarios mínimos legales mensuales vigentes (smlmv), la selección del contratista se efectuará a través del mecanismo selección directa, a que se refiere el artículo 16 del presente manual.
PAR. 1º—Sin perjuicio de las reglas antes indicadas, la junta directiva de la entidad podrá por razones justificadas, y una vez analizado el caso, autorizar la aplicación de un procedimiento de selección diferente a los que con base en la cuantía se disponen en este manual.
ART. 16.—Procedimiento para la selección del contratista mediante convocatoria pública. A través de este mecanismo de selección, el Icfes convocará e invitará públicamente a participar a personas nacionales, extranjeras, naturales o jurídicas o entidades que tengan capacidad para contratar y se encuentren interesadas en contratar con el Icfes.
Para estos fines la entidad seguirá el siguiente procedimiento:
1. El Icfes publicará aviso de convocatoria, en la página web de la empresa o en diarios de amplia circulación nacional o regional, o en lugares visibles y accesibles de las instalaciones del Icfes o en cualquier medio idóneo que garantice la publicidad del procedimiento.
Dicho aviso de convocatoria pública contendrá como mínimo, la siguiente información:
— El objeto del contrato, esto es, las prestaciones que el Icfes requiere que le sean provistas.
— Las características técnicas del bien o servicio requerido.
— El plazo de ejecución, y el valor del presupuesto dispuesto para el efecto.
— El lugar y la fecha de presentación de las ofertas y,
— El lugar en el que los interesados pueden consultar el pliego de condiciones de la contratación.
2. Surtido el aviso de convocatoria, el Icfes publicará en su página web o en el medio que considere idóneo, el pliego de condiciones definitivo, junto con el documento que establece la fecha de apertura, a partir de la cual podrán presentarse las ofertas, y la fecha de cierre de la convocatoria.
3. Cualquier interesado podrá, desde la fecha de apertura y hasta cinco (5) días hábiles antes del cierre, solicitar aclaraciones y/o modificaciones al pliego de condiciones. El Icfes deberá responder dichas solicitudes como máximo con dos (2) días hábiles de antelación a la fecha del cierre. Estas solicitudes de aclaración y de modificación y sus respuestas deberán publicarse en la página web de la entidad o en el medio que de acuerdo con el pliego de condiciones se haya considerado idóneo. Tratándose de modificaciones, estas deberán efectuarse mediante adendas.
4. El cierre se efectuará en la fecha y hora prevista en el pliego de condiciones, de la actuación se levantará un acta en la que conste el nombre de los oferentes que presentaron ofertas y el de sus representantes, así como, cualquier otra circunstancia que resulte relevante, de acuerdo con lo previsto en el pliego de condiciones que regule cada convocatoria.
5. Recibidas las ofertas, el Icfes, a través del comité de evaluación designado en cada caso, integrado por uno o varios funcionarios de la entidad, o por contratistas, en aquellos casos en que la entidad decida contratar el desarrollo de esta actividad con un tercero, efectuará durante el término señalado en el Pliego, la revisión y evaluación de las mismas.
6. En todos los casos, el comité verificará, en primer lugar, el cumplimiento de los requisitos de participación exigidos en el pliego de condiciones y en segundo lugar, cotejará los ofrecimientos recibidos, con los resultados obtenidos en materia de precios y condiciones del mercado obtenidos en el estudio de mercado elaborado por la entidad y de ser el caso, con los resultados obtenidos como producto de las asesorías internas o externas que haya estimado conveniente solicitar. Finalmente, aplicará los factores de evaluación que se hubieren establecido en cada caso y calificará las ofertas.
7. La evaluación de las propuestas debe realizarse dentro del plazo que se haya señalado en el pliego de condiciones, teniendo en cuenta los requisitos, los factores y criterios de evaluación, su ponderación y el procedimiento establecido. Dicho plazo podrá ampliarse por el término que el Icfes estime necesario, siempre y cuando las propuestas se mantuvieren vigentes.
Durante esta etapa, el comité podrá solicitar a los proponentes las aclaraciones y/o precisiones que considere necesarias en relación con los ofrecimientos presentados, así como la presentación de documentos y certificados que considere convenientes, que no se requieran para la calificación de las ofertas, ni influyan en la asignación de puntaje. En desarrollo de lo anterior, los proponentes no podrán adicionar ni modificar sus propuestas en relación con los factores de calificación.
8. Vencido el plazo previsto para la etapa de revisión y evaluación de las ofertas, el Icfes publicará, por el término de tres días hábiles, en la página web de la entidad y en el lugar la entidad que se indique, en el pliego de condiciones, los informes de revisión de las condiciones que habilitan la participación en la convocatoria y los de evaluación de los aspectos técnicos y económicos de las propuestas presentadas, durante este término, los participantes podrán presentar sus observaciones, que igualmente serán publicadas en la página web de la entidad, al día siguiente del vencimiento del plazo para presentarlas.
9. Los proponentes cuyas propuestas hayan sido objeto de observaciones, tienen el derecho de contestar y/o pronunciarse sobre tales observaciones, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes contados a partir de la publicación de las mismas.
10. En la fecha prevista en el pliego de condiciones, el comité presentará al director o su delegado, el informe final que debe contener un pronunciamiento sobre las observaciones planteadas a las propuestas, el orden de elegibilidad de las mismas, y la recomendación en relación el proponente a quien se considera que debe adjudicar el contrato y, con la propuesta que debe ser seleccionada.
11. El Icfes, a través de su director o su delegado adoptará la decisión de adjudicación, mediante acto administrativo que será publicado en la página web de la entidad y notificado personalmente al proponente favorecido, en los términos que se disponen en el CCA para las notificaciones de los actos administrativos de carácter particular y concreto, o declarar fallido el referido procedimiento de selección.
ART. 17.—Procedimiento para la selección del contratista mediante procedimiento de selección directa. A través de este mecanismo de selección, el Icfes efectuará la selección de los contratistas que habrán de suministrar los bienes servicios u obras que de acuerdo con este manual no deban ser seleccionados mediante convocatoria pública.
Para estos fines la empresa adelantará el siguiente procedimiento:
1. Se enviarán invitaciones para presentar oferta como mínimo a dos (2) personas nacionales y/o extranjeras, naturales y/o jurídicas o a las instituciones jurídicas que de acuerdo con la ley tengan capacidad para contratar.
2. La invitación contendrá como mínimo la siguiente información:
— Objeto del contrato, esto es, las prestaciones que requiere que le sean provistas.
— Las condiciones generales de participación exigidas.
— Las características técnicas del bien o servicio y las garantías que deben constituirse.
— La forma y el lugar en el que podrán consultarse los términos de referencia.
— El lugar, la fecha y la hora para la presentación de los ofrecimientos.
— La dirección dispuesta para recibir comunicaciones.
3. Simultáneamente, el Icfes publicará en su página web o en el lugar indicado en la invitación, los términos de referencia en los que consignará las reglas aplicables al procedimiento de selección directa, las condiciones que habrán de cumplir los proponentes, los documentos que deben anexar a sus ofertas, las condiciones de las mismas, los criterios que la entidad tendrá en cuenta para la selección de la oferta más favorable, el término de tiempo durante el cual se ejecutará el contrato, las principales obligaciones contractuales de ambas partes, las condiciones de ejecución del contrato y los demás aspectos que se consideren necesarios.
4. Recibidas las propuestas, el Icfes seleccionará al oferente que de acuerdo con lo dispuesto en los términos de referencia presente la oferta más favorable para la entidad y con este suscribirá el respectivo contrato. Dicha decisión se publicará en la página web de la entidad o en el medio que se haya dispuesto para estos fines, y que será notificado personalmente a quien resultó favorecido, en los términos que se disponen en el CCA para las notificaciones de los actos administrativos de carácter particular y concreto.
PAR. 1º—Las invitaciones a presentar ofrecimiento no obligan al Icfes a adelantar el procedimiento de selección, ni a celebrar el contrato correspondiente. Igualmente, el Icfes podrá, hasta antes de la fecha fijada para la presentación de los ofrecimientos, ampliar los plazos fijados para la presentación de los mismos y/o modificar las condiciones o desistir del proceso de contratación, sin ningún tipo de consecuencia económica o responsabilidad para la entidad.
ART. 18.—(Modificado).* Causales que permiten prescindir de los procedimientos de selección. El Icfes podrá prescindir de los procedimientos de convocatoria pública y de selección directa antes descritos y contratar sin haber solicitado previamente varias ofertas, en los siguientes casos:
a) Cuando exista un solo proveedor de los bienes, equipos, o elementos que se pretenden adquirir, situación que debe surgir del resultado del desarrollo de estudio de mercado.
b) Cuando se trate de bienes que por razones técnicas y/o tecnológicas deban ser adquiridos o suministrados por una empresa, firma o persona específica o cuando se trate de trabajos o servicios que por su naturaleza o complejidad solamente puedan encomendarse o ejecutarse por personas determinadas.
c) Cuando la junta directiva decida que no se requerirán varias ofertas, o considere necesario aplicar otra modalidad de selección diferente a las previstas en este manual, en los siguientes casos:
• Por la naturaleza especial del objeto a contratar que no se encuentre contemplado en el marco general del presente manual.
• Por características técnicas de suma complejidad del objeto a contratar.
• Por el impacto de la contratación en los proyectos y planes del Icfes en el cumplimiento de sus funciones.
Esta decisión tendrá como principio fundamental la selección objetiva, y los principios establecidos en el artículo 3º del presente manual de contratación.
d) Cuando se trate de la compra o arriendo de bienes inmuebles que requiera el Icfes.
e) Cuando se trate de urgencia extrema o manifiesta, que no permita llevar a cabo ninguno de los procedimientos de selección establecidos en el presente manual, circunstancia que debe ser certificada por el director de la entidad.
f) Cuando se trate de la contratación de servicios profesionales respecto de los cuales la calidad y las condiciones de la persona natural o jurídica, resultan especialmente relevantes, caso en el cual deberán expresarse en la requisición, los criterios y condiciones que se tienen en cuenta para la selección del contratista.
g) Cuando se trate de contratos para la realización de actividades de apoyo a la gestión, cuya cuantía sea menor o igual a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes (smlmv).
h) Cuando dentro del procedimiento de selección (Convocatoria pública o selección directa) no se presente ninguna propuesta, ninguna se ajuste a lo previsto y exigido en el pliego de condiciones y/o términos de referencia, o cuando el procedimiento de selección se declare fallido.
PAR. 1º—Para efectos de la venta de bienes inmuebles, el avalúo que deba adelantar la entidad, se realizarán de preferencia con el Instituto Geográfico Agustín Codazzi y en los casos que no sea posible se aplicará lo referente al Decreto 2150 de 1995, artículo 27.
PAR. 2º—En todos estos casos, el director o su delegado, dejará constancia escrita de la causal y razones que llevaron a la entidad a prescindir de los procedimientos de selección.
*(Nota: Modificado por el Acuerdo 16 de 2012 artículo 1° del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación)
ART. 19.—Directorio de proveedores y/o contratistas. El Icfes conformará y actualizará un directorio interno de proveedores, que será utilizado por la entidad cuando lo considere pertinente y, especialmente, para el desarrollo del procedimiento de selección directa.
Cualquier persona o entidad con capacidad para contratar podrá ser inscrita en el directorio de proveedores y/o contratistas del Icfes.
Para tales fines, el Icfes diseñará e implementará los formularios de inscripción que sean necesarios conforme a las necesidades y requerimientos de la actividad misional de la empresa. Los interesados deberán diligenciar tales formularios y anexar la documentación que de acuerdo con sus condiciones sea exigible. Esta reposará en la empresa que periódicamente podrá solicitar su actualización o establecer de manera general los periodos dentro de los cuales debe cumplirse con la actualización.
Reglas generales aplicables a los procedimientos de selección
ART. 20.—Publicidad de los documentos y actos. El Icfes publicará en su página web o en el medio que considere idóneo, todos los actos y la documentación que expedida en desarrollo de sus procedimientos de selección, en especial, los siguientes:
a) La requisición, el proyecto de pliego de condiciones o términos de referencia y las invitaciones a participar en procedimientos de selección directa.
b) Las observaciones presentadas al proyecto de pliego de condiciones.
c) El pliego de condiciones o términos de referencia.
d) Las adendas, a través de los cuales se modifiquen el pliego de condiciones o los términos de referencia y las reglas del procedimiento y las condiciones de la contratación.
e) Las solicitudes de aclaración presentadas por los interesados así como la respuesta a cada una de ellas.
f) En el caso del procedimiento de convocatoria pública, los informes de verificación y evaluación, las observaciones a los informes que hayan presentado los diferentes proponentes y las correspondientes respuestas.
g) En el caso del procedimiento de convocatoria pública, el informe final del comité evaluador.
h) El acto de adjudicación y el acta de la audiencia pública de adjudicación, cuando esta audiencia se realice por decisión del Icfes.
i) El acto de declaratoria de desierta.
j) El contrato y sus modificaciones.
k) El acta de liquidación del contrato.
Esta información se mantendrá publicada durante el término de vigencia del contrato y cuatro (4) meses más.
ART. 21.—Utilización de medios electrónicos y de otro tipo de procedimientos. Los procedimientos de selección podrán tramitarse por medios electrónicos, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 527 de 1999, siempre que se cuente con los recursos necesarios para hacerlo.
ART. 22.—Numeración de los procedimientos. Los procedimientos de selección se enumerarán de manera ascendente y consecutiva según el procedimiento que se adelante. La enumeración se iniciará en cada vigencia a partir del 1º enero y hasta el 31 de diciembre de dicha vigencia. La identificación de cada procedimiento de acuerdo con lo aquí señalado, debe contener en primer lugar las letras que identifican el tipo de procedimiento, a continuación su consecutivo, y por último el año en que se apertura.
Los procedimientos de selección se identificarán así, CP: Convocatoria pública y SD: Selección directa.
ART. 23.—Contenido del pliego de condiciones o de los términos de referencia. Los pliegos de condiciones deben incluir, como mínimo, la información que se indica para el proyecto de pliego de condiciones, en el artículo 11 del presente manual.
Los términos de referencia deben contener como mínimo:
2. La modalidad de selección del contratista, los fundamentos jurídicos que soportan dicha modalidad, el plazo de presentación de la oferta y reglas especiales que rigen dicho procedimiento.
3. Los requisitos para participar de acuerdo con el objeto del contrato.
5. La fecha y hora para la recepción de los documentos y las propuestas y el mecanismo de recepción de los mismos.
6. El presupuesto oficial.
7. Las condiciones generales de la contratación.
8. Las garantías que habrán de constituirse y las condiciones en que deben otorgarse.
ART. 24.—Presentación de las propuestas. Cualquiera sea el procedimiento de selección, el Icfes exigirá que las propuestas se presenten por escrito, en castellano y de manera presencial y en la forma y oportunidad que se indique en el respectivo pliego de condiciones o términos de referencia. En algunos casos, en los pliegos de condiciones y términos de referencia se podrá autorizar la presentación de propuestas por correo certificado, fax, mensaje de datos y por medios electrónicos.
Igualmente en el pliego de condiciones y términos de referencia se expresará la posibilidad de presentar propuestas alternativas, caso en el cual se consignarán de manera clara y precisa las condiciones para su evaluación y aceptación.
En todas las propuestas se exigirá la manifestación expresa del oferente respecto de la aceptación de las condiciones de la contratación, así como, del conocimiento y aceptación de las reglas contenidas en este manual de contratación.
ART. 25.—Criterios de calificación. El Icfes, teniendo en cuenta las prestaciones que requiera, debe precisar en el pliego de condiciones y en los términos de referencia, según el caso, la totalidad de las condiciones de calidad, cantidad, alcance o dimensiones del bien obra o servicio, así como el tipo de contrato que celebrará con quien resulte seleccionado. De la misma manera establecerá los criterios y/o factores de evaluación y calificación que aplicará y la ponderación que respecto de los mismos aplicará para determinar, en términos de costo-beneficio, la propuesta más favorable para la empresa.
Dichos factores y/o criterios podrán consistir en factores relacionados con el propio oferente, como son la experiencia, el cumplimiento en contratos anteriores, la evaluación de desempeño de proveedores y contratistas, la capacidad técnica, su organización, infraestructura y equipos, así como factores técnicos y económicos de sus ofertas, tales como:
— Equipos ofrecidos.
— Personal técnico propuesto.
— Tecnología ofrecida.
— Calidad del servicio postcontractual.
— Aseguramiento o gestión de la calidad.
— Cumplimiento de normas técnicas.
— Transferencia de tecnología y actualización tecnológica.
— Valor o precio.
Además de los anteriores factores, el Icfes tendrá en cuenta la participación nacional/extranjera y el origen de bienes y servicios, de acuerdo con lo previstos en la Ley 816 de 2003.
ART. 26.—La selección del contratista y la adjudicación del contrato. El Icfes seleccionará y adjudicará el contrato, mediante acto administrativo, al proponente que haya presentado la oferta más favorable para la empresa. Esta decisión deberá proferirse dentro del plazo previsto en el pliego de condiciones o en los términos de referencia, según el caso, plazo que podrá prorrogarse, siempre que este no se hubiere vencido y las propuestas se mantuvieren vigentes.
Si el adjudicatario se niega a suscribir el contrato o no lo hace dentro del término previsto, el Icfes podrá declarar el incumplimiento con el fin de hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta y quedará facultada para contratar dentro de los ocho (8) días siguientes, con el proponente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su propuesta fuere favorable para la empresa y estuviere vigente a la fecha, o contratar directamente sin necesidad de agotar de nuevo, ninguno de los procedimientos de selección previstos en el presente manual.
ART. 27.—Suspensión y revocatoria del proceso de selección. El Icfes podrá suspender el procedimiento de selección en cualquiera de sus etapas, cuando aparezcan circunstancias técnicas, operativas, económicas, de mercado, o de fuerza mayor, orden de autoridad, acto irresistible de terceros o razones de utilidad o conveniencia que puedan justificar esta decisión.
La decisión de suspender o revocar el proceso se adoptará mediante acto administrativo motivado expedido por el director general o su delegado, que se publicará en la página web de la empresa y se comunicará a los interesados en la forma y términos indicados en el CCA para los actos administrativos de carácter general.
ART. 28.—Declaración de fallida del proceso de selección. El Icfes podrá declarar fallido el proceso de selección cuando no reciba ninguna oferta o cuando ninguna de las presentadas sea admisible o favorable de conformidad con los requisitos y factores establecidos en el pliego de condiciones o términos de referencia. La decisión correspondiente se adoptará mediante acto administrativo motivado, que se publicará en la página web y se comunicará a los proponentes en la forma y términos indicados en el CCA para los actos administrativos de carácter general.
Del órgano asesor
ART. 29.—Comité de contratación. El Icfes conformará e integrará un comité de contratación, que se encargará de asesorar al director general o a su delegado, cuando cualquiera de estos lo solicite.
Dicho órgano estará conformado por los funcionarios que de acuerdo con el manual de funciones deben cumplir las siguientes funciones: i) asesorar a la empresa en relación con los procedimientos de contratación y en la aplicación y desarrollo de normas e instrumentos jurídico legales; ii) garantizar el cumplimiento de los requisitos legales de publicidad y transparencia en todo lo relacionado con los procedimientos de contratación de la empresa; iii) sugerir correctivos necesarios para la óptima ejecución y desarrollo de los procedimientos; iv) efectuar recomendaciones en materia contractual; v) apoyar desde el punto de vista jurídico y técnico las actividades relacionadas con los procedimientos de contratación y, vi) o adoptar decisiones durante la ejecución de los contratos.
De lo discutido en ese comité se levantará un acta que recogerá las posiciones y las reco­mendaciones que cada uno de sus integrantes efectuó para cada caso en concreto.
ART. 30.—Funciones del comité. El comité de contratación cumplirá las siguientes funciones:
1. Asesorar al director general o a su delegado, en las decisiones que deban adoptarse con relación a los procedimientos de selección de contratistas, los contratos, sus adiciones, prórrogas o modificaciones y, en general, sobre todos los asuntos contractuales que requieran su intervención.
4. Recomendar las modificaciones que deban efectuarse a la requisición elaborada por las áreas usuarias, cuando por razón de la complejidad de la contratación la subdirección de abastecimiento y servicios generales le solicite su pronunciamiento al respecto.
5. Brindar acompañamiento durante el proceso de selección a las áreas usuarias, cuando así lo requieran.
Las formas contractuales y su perfeccionamiento
ART. 31.—La solemnidad de los contratos y las minutas contractuales. Para efectos del presente manual, el Icfes podrá celebrar todo tipo de contratos, entendiendo por tales, los actos jurídicos generadores de obligaciones previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad. Los contratos de la empresa para su perfeccionamiento requieren que el acuerdo se efectúe por escrito.
En aquellos eventos en que dentro del procedimiento de selección se hubiere incluido una minuta del contrato, se entiende que, sin perjuicio de las observaciones que respecto de la misma pueden presentarse durante la selección, ha sido aceptada por ambas partes, de manera que sólo podrá ser objeto de ajustes y/o modificaciones, si se logra un acuerdo con el proponente seleccionado y dichos ajustes no implican una modificación de las condiciones y/o requisitos esenciales que fueron determinantes en la evaluación de la oferta y por ende, en la selección del contratista.
ART. 32.—Formas contractuales. EL Icfes, dependiendo de la cuantía del contrato a celebrar, consignarán los acuerdos en una de las dos formas contractuales:
1. Cuando la cuantía del contrato a celebrar sea menor o igual a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes (smlmv), el instituto suscribirá acuerdos denominados órdenes de de servicio, órdenes de compra u órdenes de trabajo, según se trate de la contratación de un servicio, la adquisición de un bien o la realización de una labor, para lo cual se utilizarán los formatos que para tales fines disponga y defina la empresa.
En estos casos, se entenderá que el acuerdo se perfecciona cuando el ordenador del gasto suscriba la orden de compra, de servicios o de trabajo. En cada caso y según el tipo y alcance del contrato, la empresa analizará si requiere el otorgamiento de garantías.
2. Cuando la cuantía del contrato sea superior a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes smlmv, se elaborará el respectivo acuerdo, atendiendo a las disposiciones civiles y comerciales sobre la materia y, en particular, a lo que estas disponen sobre los elementos esenciales de cada contrato. El acuerdo se perfeccionará con la suscripción por las partes del respectivo contrato.
ART. 33.—Documentos exigidos a los contratistas.
Sin perjuicio de lo que en cada caso haya exigido el pliego de condiciones o términos de referencia, los contratistas seleccionados deben presentar los siguientes documentos, para la celebración del contrato:
• Certificado de registro del SICE, en caso de ser procedente.
• Fotocopia del registro único tributario, RUT, del contratista.
• Formatos únicos de hoja de vida de persona jurídica del DAFP (www.dafp.gov.co).
• Certificado de existencia y representación legal o documento legal de creación (ley, decreto o acto administrativo).
• Autorización para comprometer a la persona jurídica, en caso de ser necesario.
• Certificación de pagos de los aportes en los últimos 6 meses, a los sistemas de seguridad social integral y aportes parafiscales, suscrita por el representante legal o el revisor fiscal, según el caso, (L. 789/2002, art. 50).
• Certificado de antecedentes disciplinarios.
• Certificado de antecedentes fiscales. • Certificado de registro generado del SICE, en caso de ser procedente.
• Fotocopia del documento de identidad del contratista.
• Formatos únicos de hoja de vida de persona natural del DAFP (www.dafp.gov.co).
• Certificado de afiliación a sistema de seguridad social.
• Declaración juramentada de bienes y rentas y actividad económica privada de la persona natural del DAFP (www.dafp.gov.co).
• Fotocopia del registro único tributario, RUT.
• Certificado judicial vigente del contratista.
• Fotocopia de la libreta militar, de ser procedente.
ART. 34.—Expediente único y numeración de los contratos.
Todo contrato contará con un expediente en el que se archivarán la totalidad de los documentos relativos al mismo, incluyendo los de ejecución, pagos, interventoría o supervisión y liquidación del contrato. Cuando con ocasión del contrato se generen documentos o productos de carácter confidencial o sujetos a reserva, estos se sujetarán a los procedimientos establecidos en el área encargada de su salvaguarda.
Los contratos se enumerarán de manera ascendente y consecutiva empezando por el numero 1. La enumeración se iniciará en cada vigencia a partir del 1º de enero y hasta el 31 de diciembre de dicha vigencia.
La identificación de cada contrato de acuerdo con lo aquí señalado debe contener el número del contrato y por último, el año de celebración del mismo.
ART. 35.—Cláusula de indemnidad. En todos los contratos la empresa debe incluir una cláusula de indemnidad, según la cual el contratista se obliga a mantener indemne a la empresa de cualquier reclamación proveniente de terceros, que tenga como causa las actuaciones del contratista.
ART. 36.—Las garantías y su constitución. El Icfes, atendiendo a la naturaleza y el objeto del contrato, la forma de pago y los riesgos de cada contratación, determinará la necesidad de exigir la constitución y el otorgamiento de garantías que permitan asegurar los riesgos propios del contrato, así como el monto de la misma.
En aquellos eventos en que se exija la constitución de garantías, el contratista constituirá y otorgará una garantía de cumplimiento en favor de entidades estatales que se regirá por las normas aplicables a la garantía que en cada caso se otorgue.
ART. 37.—Riesgos que debe ampararse. La garantía debe amparar los perjuicios que se deriven del ofrecimiento o del incumplimiento del contrato, según el caso.
Respecto del ofrecimiento, deberá exigirse a los proponentes como mínimo, en los procedimientos de convocatoria pública referidos en el presente manual, el otorgamiento de una garantía de seriedad que ampare a la empresa de los perjuicios derivados de la ocurrencia de los siguientes hechos: a) no suscripción del contrato sin justa causa, b) no ampliación de la vigencia de la garantía, en caso de prórroga o cualquier otro pacto que implique modificaciones en el plazo para adjudicar o suscribir el contrato; c) el no otorgamiento de la garantía de cumplimiento que ampare a la empresa de los perjuicios derivados del incumplimiento de las obligaciones contractuales; c) el retiro de la oferta después de vencido el término fijado para la presentación de ofertas, y d) la falta de pago de los derechos de publicación en el Diario Único de Contratación. En el procedimiento de selección directa se podrá optar por la solicitud de esta garantía, dependiendo de la naturaleza del objeto y del análisis de riesgos realizado para la contratación.
En aquellos casos en que se exija garantía de cumplimiento, y de acuerdo con lo pactado, deberán tenerse en cuenta que dicha garantía debe amparar los riesgos derivados de: a) el indebido manejo o incorrecta inversión del anticipo, b) el de no devolución del pago anticipado, en caso de incumplimiento de las obligaciones; c) el derivado del incumplimiento del contrato; d) la deficiente calidad de los bienes o equipos suministrados o el incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidos para los bienes o equipos; e) la mala calidad o insuficiencia de los productos entregados o mala calidad del servicio prestado, de acuerdo con las condiciones pactadas en el contrato; f) el incumplimiento de las obligaciones laborales a cargo del contratista derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato; g) la inesta­bilidad y deficiente calidad de la obra, y h) cualquier otro riesgo que la empresa considere que debe gozar de amparo.
Cuando el objeto del contrato implique transferencia de conocimientos y de tecnología, la garantía deberá avalar igualmente, el cumplimiento de dichas obligaciones.
El contratista deberá reponer el valor amparado por la garantía cuando resulte afectado por razón de siniestros.
Adicionalmente, el Icfes podrá exigir al contratista el otorgamiento de pólizas de seguros de responsabilidad extracontractual que cubran a la empresa de las eventuales reclamaciones de terceros derivadas de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir de las actuaciones hechos u omisiones de su contratista o de daños que puedan causar los subcontratistas, en aquellos casos en que se autorice la subcontratación, así como cualquier otra garantía que le permita a la empresa mantenerse indemne frente a eventuales daños.
ART. 38.—La aprobación de la garantía única. El Icfes solo aprobará la garantía que con sujeción a lo dispuesto en el respectivo contrato, ampare el cumplimiento idóneo y oportuno de las obligaciones contractuales.
ART. 39.—Efectividad de las garantías. Cuando se presente algún evento de incumplimiento cubierto por la garantía única de cumplimiento constituida en favor del Icfes, este procederá a hacerla efectiva en los términos que resulten procedentes, de acuerdo con la clase de garantía que haya sido otorgada y de acuerdo con lo previsto en el artículo 68 del Código Contencioso Administrativo.
ART. 40.—Requisitos para la ejecución de los contratos. Para la ejecución de todos los tipos de acuerdos y/o contratos se requerirá:
a) La existencia de registro presupuestal.
b) La aprobación de la garantía única de cumplimiento en favor de entidades estatales, o de cualquiera de los mecanismos de cobertura del riesgo que hubiere exigido la empresa y hubieren sido otorgados por el contratista.
Para la legalización de los contratos cuyo valor sea igual o superior a 50 smmlv, se exige el pago de los derechos de publicación en el Diario Único de Contratación Pública, requisito que se entenderá cumplido con la presentación del recibo de pago por parte del contratista o de la parte obligada contractualmente para tal efecto (L. 190/95, art. 60).
De las modificaciones y/o adiciones y de la suspensión de los contratos
ART. 41.—De las modificaciones y su trámite.
Si durante la ejecución del contrato es necesario introducir modificaciones, las partes de común acuerdo podrán efectuarlas, para lo cual suscribirán el contrato modificatorio correspondiente y se ordenará su publicación, según el caso.
Las modificaciones se denominarán “Acuerdo modificatorio”, y se identificará con un número secuencial ascendente, seguido del número del contrato que se modifica (v. gr. Modificatorio número. X del contrato X).
La modificación podrá consistir en la supresión o adición de trabajos, suministros, servicios u obras, así como en acuerdos de ampliación del término de ejecución, cambios relacionados con el precio, etc. Dichas modificaciones darán lugar a la actualización o ampliación de la garantía única de cumplimento.
Toda modificación deberá estar debidamente justificada y avalada por el interventor y/o supervisor del contrato y acompañada, de ser el caso, de la documentación que resulte necesaria y que sirva de soporte a la misma.
En desarrollo de lo anterior, el Icfes deberá incluir en todos los contratos que celebre que toda modificación planteada por el contratista, deberá solicitarse a través del supervisor y/o interventor del mismo, por lo menos con quince (15) días hábiles de anticipación a la fecha de vencimiento del plazo del contrato, excepto cuando el plazo fuere inferior, en cuyo caso, la solicitud se efectuará con un término no inferior a cinco (5) días hábiles. El supervisor y/o interventor del contrato se encargará de iniciar y efectuar el trámite correspondiente ante el área responsable.
ART. 42.—Suspensión del plazo de ejecución.
Cuando durante el desarrollo del contrato se presenten circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito, o alguna circunstancia ajena a la responsabilidad de las partes, que impida la normal ejecución del mismo, podrá suspenderse el término de ejecución del contrato. Para el efecto, se levantará un acta motivada suscrita por ambas partes. El término de la suspensión debe ser determinado o determinable, preferiblemente se indicarán tanto la fecha de suspensión, como la de reanudación del contrato, así como los acuerdos que resulten necesarios para minimizar los sobrecostos derivados de esta circunstancia.
El contratista deberá informar a la aseguradora este hecho y una vez se reinicie la ejecución ampliar la garantía única.
Del pago al contratista
ART. 43.—Derecho de turno y pago. El Icfes respetará el orden de presentación de las facturas. Únicamente por razones de interés público, el director general del Icfes o su delegado podrá modificar dicho orden dejando constancia de tal actuación.
Lo dispuesto en este artículo no se aplicará respecto de aquellos pagos cuyos soportes hayan sido presentados en forma incompleta o se encuentren pendientes del cumplimiento de requisitos previstos en el contrato del cual se derivan.
Vigilancia y supervisión de contrato
ART. 44.—El supervisor y/o interventor de los contratos. El Icfes en cada uno de los contratos que celebre designará un supervisor que será el encargado de observar, vigilar y controlar la ejecución y el cumplimiento de las obligaciones previstas en la ley, en el pliego de condiciones o términos de referencia y en el respectivo contrato.
La supervisión y vigilancia de los contratos debe ser permanente, y consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad, cuando no requieran conocimientos especializados.
La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin, cuando el seguimiento del contrato suponga un conocimiento especializado o complejo en la materia. No obstante, cuando se justifique y acorde con la naturaleza del contrato, se podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero contable o jurídico del contrato.
La idoneidad del supervisor y/o interventor será determinada de acuerdo con el objeto del contrato, por lo tanto para el desarrollo de esta función se designará expresamente a un profesional que por su experiencia y/o especialidad, cuente con la capacidad técnica o profesional que le permita verificar el cumplimiento de las obligaciones del contrato. Dicho profesional podrá ser un funcionario de la empresa o un tercero contratista, en aquellos casos en que no exista personal de planta o de servicios que pueda llevar a cabo esta función, o cuando existiendo personal, la empresa considere que su vinculación resulta pertinente.
El contrato de interventoría será supervisado directamente por la empresa.
ART. 45.—Las obligaciones del supervisor y/o interventor. Las obligaciones del supervisor y/o interventor serán aquellas consignadas en el manual de funciones que tenga la entidad y/o en el contrato que para el efecto se suscriba. En todo caso las labores y actuaciones del supervisor y/o interventor deben propender por el logro de los fines que la empresa persigue en cada contratación, así como por el cumplimiento de la totalidad de los principios consignados en la Constitución, la ley y este manual y por el éxito en la ejecución del contrato.
En tal sentido, el supervisor y/o interventor designado debe no solamente controlar y vigilar la forma en que tanto el contratista como los funcionarios de la empresa cumplen las obligaciones y, en general atienden la ejecución del contrato, sino igualmente informar de manera oportuna al Icfes, desde el inicio del contrato hasta su terminación y liquidación, sobre la ocurrencia de cualquier situación que pueda generar inconvenientes o entorpecer el desarrollo del contrato, así como recomendar las acciones que considere que deben adoptarse, con el fin de que el Icfes pueda, de manera oportuna tomar las decisiones e implementar las medidas que resulten pertinentes y necesarias.
Igualmente, el supervisor y/o interventor tendrá a su cargo las facultades, obligaciones y deberes de que trata la Ley 1474 de 2011(1), en lo que sea aplicable a la naturaleza especial del Icfes.
ART. 46.—La responsabilidad del supervisor y/o interventor. Los supervisores y/o interventores con independencia de su calidad de servidores públicos o contratistas, responderán disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones, en los términos que ordena la ley. Por tal razón el servidor público o contratista, que ostente la calidad de supervisor deberá conocer previamente a su designación o vinculación, el manual de funciones que en esta materia tiene la entidad, las obligaciones que en virtud de esta designación contrae, así como el alcance e importancia de la actividad que realiza y de su responsabilidad.
ART. 47.—Envío de información a órganos de control.
El Icfes, a través del supervisor delegado o de la dependencia que según el caso corresponda, tendrá la obligación de reportar a los organismos de control, la información relativa a la ejecución de los contratos que estos requieran y/o soliciten.
De la terminación y liquidación de los contratos
ART. 48.—Terminación de los contratos. Los contratos terminarán al vencimiento del término de tiempo pactado para su ejecución o cuando se hayan ejecutado las obligaciones contraídas por las partes; por vencimiento del plazo estipulado y/o cuando las partes de común acuerdo así lo determinen.
Vencido el plazo de ejecución del contrato, el supervisor y/o interventor procederá a verificar el cumplimiento de las obligaciones, a elaborar el informe final en el que describirá con exactitud las actividades, productos o bienes entregados y sus especificaciones técnicas y a recibir aquellos que se encuentren a satisfacción.
ART. 49.—Liquidación de los contratos. Vencido el plazo de ejecución del contrato, y en aquellos eventos en que se hubiere pactado por las partes o resulte necesario por razón de la naturaleza del contrato, las partes procederán a liquidarlo de común acuerdo, dentro del término fijado en el pliego de condiciones o términos de referencia o el establecido en el respectivo contrato.
En esta etapa, el Icfes y el contratista acordarán los ajustes, las revisiones y los reconocimientos a que haya lugar y los consignarán en el acta de liquidación que debe elaborarse para tal efecto, en el que consignarán además su declaratoria de encontrarse a paz y salvo, cuando a ello haya lugar.
De igual forma y en el evento en que existieren diferencias entre ellas, las partes podrán en esta etapa lograr acuerdos, conciliaciones y transacciones encaminados a poner fin a las divergencias presentadas, con el fin de poder declararse a paz y salvo, aspectos que se incluirán y de los que se dejará constancia en el acta de liquidación. En caso de no lograr acuerdos las partes deberán dejar consignadas en el acta, las salvedades que consideren pertinentes.
En aquellos casos en que el contratista se obligue a ejecutar actividades con posterioridad a la extinción del contrato, el Icfes deberá exigir al contratista, si es del caso, la extensión o ampliación de la garantía del contrato, la de estabilidad de la obra, la de calidad del bien o servicio suministrado, la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, que le permita avalar estas obligaciones.
ART. 50.—Posibilidad de pactar los mecanismos de solución de controversias contractuales. El Icfes deberá solucionar de manera rápida y oportuna, los conflictos y diferencias que surjan con los contratistas con ocasión de la ejecución de los contratos que celebre. Para tales fines podrá estipular en los contratos la posibilidad de acudir a mecanismos alternativos de solución de conflictos, tales como conciliación, amigable composición, transacción y arbitraje.
En desarrollo de lo anterior y en relación con el arbitraje, el Icfes podrá pactar en sus con­tratos cláusulas compromisorias en las que acordará que las diferencias que surjan entre ellas con ocasión de la celebración, ejecución, terminación o liquidación del contrato se sometan a la decisión de árbitros, Así mismo podrá, cuando en el contrato no hubiere pactado cláusula compromisoria, suscribir un compromiso que tendrá como fin acordar, igualmente, que las diferencias que hubieren surgido entre ellas sean resueltas por un tribunal de arbitramento.
La integración y conformación de este tribunal dependerá de la cuantía del mismo y la designación de los árbitros, el funcionamiento y costos del mismo se regirán por las normas vigentes en la materia.
Así mismo, podrá acudir al arbitramento o pericia técnicos, mecanismos a través de los cuales se acordará que las diferencias de carácter técnico, sean sometidas al criterio y decisión de expertos designados de común acuerdo por las partes, cuya decisión será definitiva y tendrá efectos de transacción.
Baja de los bienes de propiedad del Icfes que no requiera para su servicio
ART. 51.—Procedimiento. El procedimiento y las reglas para la baja y venta de bienes muebles será la prevista por el Icfes en la Resolución Interna 450 del 2010, y por aquellas que la modifiquen o adicionen.
De los convenios asociativos
ART. 52.—Los convenios de cooperación, asistencia o ayuda internacionales. El Icfes podrá celebrar con organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales o personas jurídicas extranjeras, convenios de cooperación, asistencia o ayuda internacional a través de los cuales sea posible desarrollar los fines y proyectos misionales de la entidad.
Dichos convenios o acuerdos de cooperación, podrán someterse a las reglas de tales organismos, evento en el cual el Icfes deberá solicitar el acto de creación, funciones y reglas de contratación de tales organismos.
En dichos convenios de cooperación, el Icfes, a través de las áreas usuarias, debe indicar de manera precisa los aportes entregados por la organización o persona cooperante y por el Icfes. En el caso de que alguna de las partes entregue aportes en especie, dichos aportes deben ser cuantificados en moneda nacional.
ART. 53.—Los convenios asociativos con entidades públicas y personas privadas. El Icfes igualmente podrá celebrar los convenios asociativos que permita el ordenamiento jurídico y que se regirán por la normativa especial que resulte aplicable según la materia.
Si se trata de convenios asociativos con entidades públicas encaminado al cumplimiento de funciones administrativas o a la prestación conjunta de servicios públicos, dichos acuerdos se regirán por lo dispuesto en el artículo 95 de la Ley 489 de 1998 y demás normas que reglamenten, modifiquen o adicionen.
Si se trata de convenios asociativos con particulares cuyo objeto sea el cumplimiento de las actividades propias de la entidad pública, dichos acuerdos se regirán por lo dispuesto en el artículo 96 de la Ley 489 de 1998 y demás normas que reglamenten, modifiquen o adicionen.
Si se trata de convenios asociativos en materia de ciencia y tecnología, se aplicarán las disposiciones y régimen especial que regula dichas actividades, en especial el Decreto 393 de 1991, y demás normas que los reglamenten, modifiquen y/o sustituyan.
ART. 54.—Alianzas estratégicas comerciales.
El Icfes podrá realizar acuerdos cooperativos en los que dos o más empresas se unen para lograr Ventajas Competitivas como capacidad de producción, calidad, crédito, precio, servicio, diseño, imagen e información, que no alcanzarían por sí mismas.
ART. 55.—Vigencia y derogatoria. El presente manual rige a partir de la entrada en vigencia del nuevo sistema administrativo y financiero del Icfes(2), sin perjuicio de la previa publicación en el Diario Oficial, y deroga las disposiciones y reglamentos internos que le sean contrarios.
ART. 56.—Copia del manual de contratación. Copia del manual de contratación deberá estar a disposición del público, tanto en medio físico como a través de la página web del Icfes.
ART. 57.—Procedimientos en cursos. Los procedimientos de contratación y contratos que se encuentren en curso se continuarán rigiendo por la normatividad y manuales anteriores.
ART. 1º—Objeto
ART. 3º—Principios que rigen la contratación en el Icfes
ART. 4º—De la competencia para la celebración de los contratos
ART. 5º—De las inhabilidades e incompatibilidades y de los conflictos de interés
De la planeación. Su objetivo y alcance
ART. 6º—Objetivo
ART. 7º—Alcance
ART. 8º—Definición y contenido
ART. 9º—La elaboración y monitoreo del plan de compras y contratación
ART. 10.—La requisición
ART. 11.—Información mínima de la requisición
ART. 12.—El proyecto de pliego de condiciones
ART. 13.—Publicación del proyecto de pliego de condiciones y de la requisición
ART. 14.—Modificación de la requisición y del proyecto de pliego de condiciones y de los términos de referencia
ART. 15.—Modalidades
ART. 16.—Procedimiento para la selección del contratista mediante convocatoria pública
ART. 17.—Procedimiento para la selección del contratista mediante procedimiento de selección directa
ART. 18.—Causales que permiten prescindir de los procedimientos de selección
ART. 19.—Directorio de proveedores y/o contratistas
ART. 20.—Publicidad de los documentos y actos
ART. 21.—Utilización de medios electrónicos y de otro tipo de procedimientos
ART. 22.—Numeración de los procedimientos
ART. 23.—Contenido del pliego de condiciones o de los términos de referencia
ART. 24.—Presentación de las propuestas
ART. 25.—Criterios de calificación
ART. 26.—La selección del contratista y la adjudicación del contrato
ART. 27.—Suspensión y revocatoria del proceso de selección
ART. 28.—Declaración de fallida del proceso de selección
ART. 29.—Comité de contratación
ART. 30.—Funciones del comité
ART. 31.—La solemnidad de los contratos y las minutas contractuales
ART. 32.—Formas contractuales
ART. 33.—Documentos exigidos a los contratistas
ART. 34.—Expediente único y numeración de los contratos
ART. 35.—Cláusula de indemnidad
ART. 36.—Las garantías y su constitución
ART. 37.—Riesgos que debe ampararse
ART. 38.—La aprobación de la garantía única
ART. 39.—Efectividad de las garantías
ART. 40.—Requisitos para la ejecución de los contratos
ART. 41.—De las modificaciones y su trámite
ART. 42.—Suspensión del plazo de ejecución
ART. 43.—Derecho de turno y pago
ART. 44.—El Supervisor y/o interventor de los contratos
ART. 45.—Las obligaciones del supervisor y/o interventor
ART. 46.—La responsabilidad del supervisor y/o interventor
ART. 47.—Envío de información a órganos de control
ART. 48.—Terminación de los contratos
ART. 49.—Liquidación de los contratos
ART. 50.—Posibilidad de pactar los mecanismos de solución de controversias contractuales
ART. 51.—Procedimiento
ART. 52.—Los convenios de cooperación, asistencia o ayuda internacionales
ART. 53.—Los convenios asociativos con entidades públicas y personas privadas
El Icfes igualmente podrá celebrar los convenios asociativos que permita el ordenamiento jurídico y que se regirán por la normativa especial que resulte aplicable, según la materia
ART. 54.—Alianzas estratégicas comerciales
ART. 55.—Vigencia y derogatoria
ART. 56.—Copia del manual de contratación
ART. 57.—Procedimientos en cursos
(1) Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
(2) Seven-ERP.