Source: http://docplayer.cz/16149876-Mestsky-urad-nove-mesto-nad-metuji.html
Timestamp: 2018-09-21 22:18:10+00:00
Document Index: 12265339

Matched Legal Cases: ['Čl. 1', 'Čl. 2', 'Čl. 1', 'Čl. 2', 'Čl. 3', 'Čl. 4', 'Čl. 5', 'Čl. 6', 'Čl. 7', 'Čl. 1', 'Čl. 2', 'Čl. 3', 'Čl. 4', 'Čl. 5', 'Čl. 6', 'Čl. 1', 'Čl. 2', 'Čl. 3', 'Čl. 1', 'Čl. 2', 'Čl. 1', 'Čl. 2', 'zákona č.227', 'zákona č.227', 'zákona č.227', 'Čl. 1', 'Čl. 2', 'Čl. 3', 'zákona č.227', 'Čl. 4', 'Čl. 5', 'zákona č.128', 'zákona č.128', 'zákona č.352', 'Čl. 6', 'Čl. 7', 'Čl. 1', 'Čl. 2', 'Čl. 3', 'Čl. 4', 'Čl. 5', 'Čl. 6', 'zákona č.499', 'Čl. 1', 'Čl. 2', 'Čl. 7', 'Čl. 7', 'Čl. 3']

Městský úřad Nové Město nad Metují - PDF
Download "Městský úřad Nové Město nad Metují"
1 Městský úřad Nové Město nad Metují SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Účinnost: 1.červenec 2011 Zpracoval: Šárka Rybinová, vedoucí OVV Schválil: Bc.Petr Tyč, tajemník MeU Počet stran: 48 Počet příloh: 12
2 Určeno pouze pro vnitřní potřebu Městského úřadu Nové Město nad Metují Obsah: ČÁST I ÚVODNÍ USTANOVENÍ... 3 Čl. 1 Předmět úpravy... 3 Čl. 2 Vymezení pojmů... 3 ČÁST II SPISOVÝ ŘÁD... 7 Čl. 1 Evidence dokumentů... 7 Čl. 2 Příjem dokumentů... 8 Čl. 3 Oběh dokumentů Čl. 4 Vyřizování dokumentů Čl. 5 Úprava a podepisování dokumentů, evidence a používání razítek Čl. 6 Odesílání dokumentů Čl. 7 Ukládání a zapůjčování dokumentů ČÁST III SKARTAČNÍ ŘÁD Čl. 1 Úvodní ustanovení Čl. 2 Spisový a skartační plán Čl. 3 Skartační znaky Čl. 4 Skartační lhůty Čl. 5 Skartační řízení Čl. 6 Průběh skartačního řízení ČÁST IV Čl. 1 Řízení a kontrola Čl. 2 Vedení spisové služby pomocí výpočetní techniky Čl. 3 Vedení spisové služby v mimořádných situacích ČÁST V Čl. 1 Společná a závěrečná ustanovení Čl. 2 Účinnost Příloha č.1: Zákony a vyhlášky Příloha č.2: Přehled dokumentů, které se neevidují v podacím deníku Příloha č.3: Přehled dokumentů, které se evidují v samostatné evidenci Příloha č.4: Spisové znaky spisového a skartačního plánu Příloha č.5: Otisk podacího razítka Příloha č.6: Seznam užívaných zkratek útvarů Příloha č.7: Soupiska spisu (sběrného archu) Příloha č.8: Předávací protokol Příloha č.9: Vzor skartačního návrhu Příloha č.10: Šablona dopisu s předtištěnými řádkovými odvolacími údaji Příloha č.11: Vzor výpůjčního lístku spisovny Příloha č.12: Pravidla pro provoz spisoven Strana 2 (celkem 48)
3 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Městského úřadu Nové Město nad Metují Část I. Úvodní ustanovení Čl. 1 Předmět úpravy 1) upravuje chod spisové služby a postup při vyřazování (skartaci) dokumentů Městského úřadu Nové Město nad Metují (dále jen úřad ). 2) Spisová služba u Městského úřadu Nové Město nad Metují musí: a) být vedena jednotně, racionálně a přispívat k pružnějšímu a kvalitnějšímu výkonu organizace; b) podávat úplnou a přesnou evidenci a přehled o dokumentech, které byly úřadu doručeny nebo vznikly z jeho činnosti; c) poskytovat příslušným referentům úřadu informace o uložení dokumentů a podle jejich požadavků je vyhledávat a předkládat. 3) Spisovou službou se pro účely tohoto řádu rozumí zajišťování úkonů spojených s příjmem, evidencí, oběhem, vyřizováním, podepisováním, odesíláním, označováním, rozmnožováním, ukládáním a vyřazováním dokumentů ve skartačním řízení, (dále jen manipulace s dokumenty ) a to včetně kontroly těchto činností. Spisová služba je zajišťována v elektronické podobě (dále jen elektronická spisová služba ) na prostředcích výpočetní techniky, a to programem: Spisová služba ELISA. Čl. 2 Vymezení pojmů 1) Do vysvětlivek jsou zařazeny pojmy z oblasti spisové služby, které se běžně používají. Archiválie Takový záznam, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií. Archiváliemi jsou i pečetidla, razítka a jiné hmotné předměty související s archivním fondem či s archivní sbírkou, které byly vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrány a vzaty do evidence. Výběr archiválií Posouzení hodnoty dokumentů a rozhodnutí o jejich vybrání za archiválie a zařazení do evidence archiválií. Archivní fond Soubor archiválií, který vznikl výběrem z dokumentů vytvořených činností určité fyzické nebo právnické osoby, organizační složky státu nebo územního samosprávného celku. Strana 3 (celkem 48)
4 Archivní kniha Tiskopis, ve kterém je vedena evidence dokumentů uložených ve spisovně. Archivní sbírka Soubor archiválií navzájem propojených jedním nebo několika společnými znaky. Archivní zpracování Třídění, pořádání a inventarizace archiválií. Archivnictví Obor lidské činnosti zaměřený na péči o archiválie jako součásti národního kulturního dědictví a plnící funkce správní, informační, vědecké a kulturní. Archiv Zařízení společnosti sloužící k ukládání archiválií a péči o ně. Číslo jednací Záznam, kterým je dokument v podacím deníku evidován. Datová schránka Elektronické úložiště, které je určeno k: 1. doručování orgány veřejné moci; 2. provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci; 3. dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob. Datová zpráva Elektronická data, která lze přenášet prostředky pro elektronickou komunikaci a uchovávat na záznamových médiích, používaných při zpracování a přenosu dat elektronickou formou. Dokument Každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce, nebo byl do úřadu doručen. Elektronická podatelna Pracoviště orgánu veřejné moci určené pro příjem a odesílání datových zpráv. Elektronická spisová služba Informační systém pro vedení spisové služby v elektronické podobě. Elektronický podpis Údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené, a které slouží jako metoda k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k datové zprávě. Evidenční jednotka Nejmenší část archivního fondu z hlediska materiálového členění, tj. soubor dokumentů v jednom obalu (1 pořadač). Evidenční pomůcka Knihy a ostatní pomůcky (např. kartotéky) sloužící k evidenci písemností. K základním evidenčním pomůckám patří doručovací knížky, podací deníky a rejstříky. Inventární jednotka Nejmenší část archivního (spisového) fondu z hlediska obsahového členění, tj. soubor dokumentů týkající se jedné záležitosti nebo stejného nebo příbuzného obsahu. Kvalifikované časové razítko Datová zpráva, kterou vydal kvalifikovaný poskytovatel certifikačních služeb a která důvěryhodným způsobem spojuje data v elektronické podobě s časovým okamžikem, a zaručuje, že uvedená data v elektronické podobě existovala před daným časovým okamžikem. Kvalifikovaný poskytovatel certifikačních služeb Poskytovatel certifikačních služeb, který vydává kvalifikované certifikáty nebo kvalifikované systémové certifikáty nebo kvalifikovaná časová razítka nebo prostředky pro bezpečné vytváření elektronických podpisů (dále jen "kvalifikované certifikační služby") a splnil ohlašovací povinnost podle 6 zákona č.227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a změně některých dalších zákonů. Podací deník Základní evidence dokumentů spisové služby. Jsou do něho zapisovány v číselném a časovém pořadí došlé dokumenty, případně ústně učiněná podání. Původci jsou povinni evidovat i dokumenty u nich vzniklé. Podací deník je kniha vytvořená z předem svázaných a očíslovaných tiskopisů, označená názvem určeného původce, pro něhož je veden, rokem, v němž je užíván, a počtem listů. Podací deník může být veden i v digitální podobě s možností tisku pro trvalé uložení. Strana 4 (celkem 48)
5 Profil dokumentu Záznam o pohybu přijatého i odeslaného dokumentu, který obsahuje způsob příjmu, typ dokumentu, stručný popis, číslo jednací, počet kusů příloh, datum odeslání, odesilatele/adresáta, předání, spisový a skartační znak a lhůtu. Je to základní evidenční jednotka elektronické spisové služby. Předávací protokol Protokol, na jehož základě jsou předávány příslušnému archivu dokumenty vybrané během skartačního řízení jako archiválie. Příslušný archiv Archiv, který je ze zákona pověřen dohledem nad určitou organizací, provádí výběr archiválií ve skartačním řízení (pokud organizace má za povinnost vést spisovou službu) nebo mimo skartační řízení a povoluje vyřazování jejich dokumentů. Původce Každý, z jehož činnosti dokument vznikl. Příruční registratura (spisovna) Je zřízena v kancelářích společnosti a slouží k ukládání spisů vzniklých nebo došlých v běžném roce. Skartace Vyřazování všech dokumentů, které již nejsou potřebné pro chod organizace a pozbyly právní platnost. Součástí skartace je: Skartační komise Připravuje dokumenty ke skartačnímu řízení a vypracovává skartační návrh. Skartační komisi jmenuje původce dokumentů nebo organizace, v níž jsou dokumenty uloženy a která má povinnost u nich provést skartační řízení. Skartační řízení Při němž se posuzuje hodnota vyřazovaných dokumentů, na jejímž základě jsou pak dokumenty určovány buď jako archiválie do příslušného archivu, nebo jako bezcenné do sběru úředního papíru nebo ke komisionelní likvidaci. Provádí se u těch dokumentů, kterým v minulém roce uplynula skartační lhůta, pokud není s příslušným archivem domluveno jinak. Skartační návrh Jeho součástí je skartační seznam. Slouží k upřesnění skartačního postupu ve společnosti. Skartační protokol Protokol, který popisuje průběh skartačního řízení. Je v něm definitivně určeno, které dokumenty jsou určeny jako archiválie a příp. do kterého archivu budou uloženy a které do sběru úředního papíru. Proti skartačnímu protokolu může organizace vznést námitky příslušnému správnímu úřadu a tím je zahájeno správní řízení. Skartační lhůta Doba vyjádřená počtem let, po které jsou dokumenty uloženy ve společnosti. Začíná běžet dnem vyřízení dokumentů, resp. dnem 1. ledna roku následujícího po roce, ve kterém dokument vznikl, nebo byl vyřízen či pozbyl pro společnost správní či provozní potřeby. Skartační lhůty nesmí být svévolně zkracovány. Společnost však může v odůvodněných případech, a po konzultaci s místně příslušným státním archivem, skartační lhůtu prodloužit. Skartační řád Směrnice společnosti upravující postup při vyřazování písemných, zvukových, obrazových a jiných záznamů cestou skartačního řízení. Spisový a skartační plán Seznam spisových znaků. Skartační znaky Vyjadřují hodnotu dokumentu a označují, jak bude s nimi po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení naloženo. Skartační znak A Označuje dokumenty trvalé hodnoty (archiválie), které se po uplynutí skartační lhůty navrhnou k odevzdání do archivu. Skartační znak S Označuje dokumenty, které nemají trvalou (historickou) hodnotu a navrhnou se po uplynutí skartační lhůty ke zničení. Skartační znak V Označuje dokumenty, jejichž hodnotu nelze v okamžiku vzniku určit a znamená, že dokumenty budou po uplynutí skartačních lhůt znovu posouzeny a pak teprve označeny skartačním znakem A nebo S. Strana 5 (celkem 48)
6 Skartační seznam Seznam dokumentů vyřazovaných z archivu, je součástí skartačního návrhu. Je to abecedně řazený seznam druhů a typů dokumentů s uvedením jejich skartačních lhůt. Spisovna Slouží k ukládání dokumentů organizace, které jsou již vyřízené, nemají bezprostřední důležitost pro chod organizace a byly protokolárně předány z jednotlivých registratur (zpravidla po 1 až 2 letech) do spisovny. Zde jsou dokumenty jednotně evidovány (viz archivní kniha) a po uplynutí skartační lhůty jsou prostřednictvím skartačního řízení vyřazovány. Pokud je dokumentů uložených ve spisovně zapotřebí, je možnost jejich zapůjčení. Evidenci výpůjček vede osoba pověřená vedením spisovny. Spisový řád Na základě nadřízených právních norem upravuje příjem, oběh, vyřizování, podpisování, odesílání a ukládání dokumentů organizace. Spis Soubor dokumentů vzniklých při úředním jednání o jedné věci. Uznávaný elektronický podpis Zaručeným elektronickým podpisem je elektronický podpis, který splňuje následující požadavky dle zákona č.227/2000 Sb.: 1. je jednoznačně spojen s podepisující osobou; 2. umožňuje identifikaci podepisující osoby ve vztahu k datové zprávě; 3. byl vytvořen a připojen k datové zprávě pomocí prostředků, které podepisující osoba může udržet pod svou výhradní kontrolou; 4. je k datové zprávě, ke které se vztahuje, připojen takovým způsobem, že je možno zjistit jakoukoli následnou změnu dat. Uznávaná elektronická značka Údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené, a které splňují požadavky dle zákona č.227/2000 Sb.: 1. jsou jednoznačně spojeny s podepisující osobou a umožňují její identifikaci prostřednictvím kvalifikovaného systémového certifikátu; 2. byly vytvořeny a připojeny k datové zprávě pomocí prostředků pro vytváření elektronických značek, které označující osoba může udržet pod svou výhradní kontrolou; 3. jsou k datové zprávě, ke které se vztahují, připojeny takovým způsobem, že je možné zjistit jakoukoli následnou změnu dat. Úložiště doručených datových zpráv Datové zprávy jsou ukládány automaticky v aplikaci elektronické spisové služby. Výkon spisové služby Zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. Zpracování osobních údajů Jakákoli operace nebo soustava operací, kterou archivy a správní úřady na úseku archivnictví a výkonu spisové služby systematicky provádějí s osobními údaji v rámci výběru a evidence archiválií a dispozice s nimi, využívání archiválií a kontroly ve věcech archivnictví a spisové služby. Strana 6 (celkem 48)
7 Část II. Spisový řád Čl. 1 Evidence dokumentů 1) Veškeré dokumenty došlé i dokumenty vzniklé z vlastní činnosti úřadu musejí být evidovány v elektronické spisové službě. Z této evidence jsou vyjmuty dokumenty obsažené v příloze č.2 tohoto dokumentu a také dokumenty podléhající samostatné evidenci, viz dále v tomto článku. 2) Spisovou evidenci vede u úřadu jedna centrální podatelna, jejíž součástí je i výpravna, jednotlivé odbory, jejich spisovny a pověření zaměstnanci jednotlivých odborů nebo jiných organizačních jednotek úřadu (dále jen útvar ). 3) Spisová evidence je vedena v základních evidenčních pomůckách a pomocí výpočetní techniky a SW Spisová služba ELISA. Mezi základní evidenční pomůcky patří evidenční karty (profily dokumentu) v elektronické spisové službě, podací deníky v elektronické podobě a předávací protokoly nahrazující archivní knihu (viz příloha č.7 tohoto dokumentu). 4) Všechna podání doručovaná úřadu a dokumenty vzniklé z vlastní činnosti úřadu se zapisují do profilů dokumentu, ze kterých je následně tvořen podací deník v chronologicko-numerickém pořadí. Podací deníky se u úřadu vedou v digitální podobě s možností tisku pro trvalé uložení. V případě potřeby provedení opravy je provedena oprava v profilu dokumentu. Následně dojde k automatické opravě v podacím deníku. 5) Podací deník je veden elektronicky. V záhlaví je označen přesným názvem příslušného úřadu (příp. jeho součásti, pro niž je veden) a rokem, v němž je používán. Musí vždy obsahovat následující údaje: a) pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v evidenci dokumentů (číslo jednací); b) datum doručení dokumentu původci nebo datum vytvoření dokumentu původcem; datem vytvoření dokumentu původcem se rozumí datum jeho zaevidování v evidenci dokumentů; c) adresa odesílatele; jde-li o dokument vytvořený původcem, uvede se slovo Vlastní ; d) číslo jednací odesílatele nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, je-li jím dokument označen; e) počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh; f) stručný obsah dokumentu (předmět, věc); g) označení útvaru původce, kterému byl dokument přidělen k vyřízení (zkratky útvarů viz příloha č.12 tohoto dokumentu); pokud je původcem určena k vyřízení dokumentu fyzická osoba, uvede se její jméno, popřípadě jména, a příjmení; h) způsob vyřízení, adresa adresáta, datum odeslání, počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentu v digitální podobě počet příloh; i) spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž dokument bude zařazen do skartačního řízení; Strana 7 (celkem 48)
8 j) jednoznačný identifikátor dokumentu v digitální podobě, pokud se jedná o evidenci dokumentů v digitální podobě v elektronickém systému spisové služby. Číselná řada v podacím deníku začíná vždy 1.ledna pořadovým číslem 1 a končí 31.prosince. 6) Dokumenty, které podléhají samostatné evidenci, se evidují v podacích denících zvláštní evidence, označují se čísly jednacími. Číslo jednací je vytvořeno z pořadového čísla začínající počátkem roku číslem 1 lomeným kalendářním rokem. Dokumenty vedené v podacích denících zvláštní evidence jsou předmětem přílohy č.3 tohoto dokumentu. 7) Soubor druhů dokumentů a jim přiřazených spisových znaků a podznaků, skartačních znaků a skartačních lhůt, tvoří spisový a skartační plán. Spisový a skartační plán je uveden v příloze č.4. 8) Pohyby s příjmem a odesláním dokumentů u úřadu provádí podatelna Městského úřadu Nové Město nad Metují, náměstí Republiky 6, Nové Město nad Metují. Součástí podatelny je i výpravna, která je centrální pro celý úřad. 9) Za manipulaci s dokumenty, které úřad vytvořil nebo obdržel k vyřízení, je odpovědný referent, který dokument vyřizuje nebo s ním nakládá. 10) Evidenci dokumentů obsahujících utajované skutečnosti vede tajemník úřadu, v době jeho nepřítomnosti referent krizového řízení. 11) Dokumenty se pro účely tohoto dokumentu rozumí každý písemný, obrazový, zvukový elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, které jsou do úřadu doručovány nebo vznikají z jeho činnosti. 12) Za evidenci dokumentů, které musí být podle obecně závazných právních předpisů vyvěšeny na úřední desce městského úřadu, odpovídá podatelna úřadu. 13) Technické služby vedou spisovou službu v podacím deníku do doby připojení k LAN MěÚ 14) Organizační složky zřízené městem - Jednotka Sboru dobrovolných hasičů (JSDH) a Nízkoprahový Klub MANDL (MANDL) vedou spisovou službu v podacím deníku. Dokumenty přejímané podatelnou MěÚ pro JSDH budou zaevidovány Odboru správy úřadu a dokumenty přijaté pro MANDL budou zařazeny Odboru sociálních věcí. Čl. 2 Příjem dokumentů 1) Dokumenty jsou přijímány v podatelně Městského úřadu Nové Město nad Metují, náměstí Republiky 6, Nové Město nad Metují. Zaměstnanec určený k přebírání doporučené pošty převezme doporučené zásilky na poště Nové Město nad Metují 1. Převzetí potvrdí poště otiskem razítka a podpisem na úhrnném Strana 8 (celkem 48)
9 podacím lístku. Oprávněnost převzetí doloží Zmocněním a OP. Současně převezme ostatní listovní zásilky. Takto převzatou poštu předá do podatelny úřadu. Doporučené zásilky doručené na podatelnu úřadu jsou přebírány obdobným způsobem. Převzetí dokumentů přímo od občanů nebo organizací potvrdí na vyžádání stejným způsobem na kopii dokumentu. Podatelna u zásilek zkontroluje adresy a jejich obal, poškozené zásilky protokolárně zastaví a závady reklamuje u pošty. Zároveň poště vrátí i zásilky doručené omylem. Všechny doručené dokumenty pak zapíše do systému elektronické spisové služby, vyjma těch vyjmenovaných v přílohách č.2 a 3 tohoto dokumentu. 2) Profil dokumentu, který vypisuje podatelna, musí obsahovat následující údaje: a) způsob příjmu; b) stručný popis; c) počet kusů listů; d) počet kusů jednotlivých příloh a charakteristiku přílohy; e) datum odeslání odesilatele; f) odesilatele/adresáta tento údaj je nutno vyplnit vždy v pořadí: příjmení, jméno, titul, u organizace název organizace dle Obchodního rejstříku ; g) předání vybere z nabídky v elektronickém systému spisové služby spisový uzel (útvar). Všechna listinná podání podatelna na vstupu označí podacím razítkem (vzor otisku podacího razítka viz příloha č.5 tohoto dokumentu), které obsahuje: název úřadu; datum doručení (kde to ukládá zvláštní právní předpis, uvede se i čas doručení); číslo evidenční jednoznačný identifikátor přiřazený systémem elektronické spisové služby; počet listů a příloh. 3) Podací razítko se otiskuje na dokument obvykle v pravém horním rohu, popř. na jiné volné místo na dokumentu. Pokud by otiskem razítka došlo k narušení či znehodnocení dokumentu, otiskne se podací razítko na samostatný list, který se následně k dokumentu připojí. U zásilek, které se neotvírají, se otiskne podací razítko na obálku. 4) Obálka se ponechává jako součást dokumentu v následujících případech: a) je-li podací razítko otištěno na obálce doručeného dokumentu; b) je-li zásilka doručována doporučeně nebo do vlastních rukou; c) je-li nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána nebo kdy byla doručena; d) je-li to rozhodné pro zjištění adresy. 5) Dokumenty, na nichž je v adrese uvedeno na prvním místě jméno zaměstnance úřadu a až následně název úřadu, se musí také zaevidovat v elektronické spisové službě, do popisu profilu dokumentu se zapisuje Neotevřená obálka. Tyto jsou předávány neotevřené zaměstnanci. Pokud pracovník po otevření dopisu zjistí, že dokument má úřední charakter, zajistí dodatečné zaevidování tohoto dokumentu v jeho profilu v elektronickém systému spisové služby a přiřadí mu číslo jednací. Pokud se o takový dokument nejednalo, může být v elektronickém systému spisové služby uzavřen (stornován). Strana 9 (celkem 48)
10 Neotevřené se předávají taktéž zásilky určené starostovi, místostarostovi, tajemníkovi, členům zastupitelstva, Oddělení sociální prevence, obchodní balíky pro Odbor vnitřních věcí a Odbor dopravy a silničního hospodářství. Neotevírají se také zásilky určené do vlastních rukou a dokumenty důvěrného charakteru (např. označené jako důvěrné nebo neotvírat ). Dokumenty došlé z ministerstev a ostatních ústředních orgánů či dalších úřadů, bez konkrétního označení odboru v adrese a možnosti určení konkrétního útvaru úřadu, podatelna označí podacím razítkem a následně přidělí tajemníkovi úřadu, který je v případě potřeby přidělí příslušným útvarům. Dokumenty označené stupněm utajení se předávají adresátovi neotevřené, opatřené podacím razítkem na obálce. Není-li adresát jmenovitě uveden, předá se dokument referentovi pověřenému vedením evidence utajovaných dokumentů. Dále se předávají neotevřené zásilky označené jako výběrová řízení, soutěže, veřejné zakázky s nápisem neotvírat. Tyto se označí podacím razítkem s hodinou a minutami přijetí. Není-li výše určeno jinak, jsou dokumenty zaregistrované v podatelně následně rozeslány jak v papírové podobě, tak elektronicky vedoucímu příslušného odboru úřadu. 6) Pokud nastane situace, že občan přinese dokument přímo na určitý útvar úřadu, referenti odboru zajistí zaevidování dokumentů přímo na příslušném odboru do spisové služby. Typ dokumentu označí jako cizí. Následně takto zaevidovaný dokument zanesou do podatelny, která jeho papírovou podobu opatří podacím razítkem a dopíše do něj evidenční číslo ze systému elektronické spisové služby. 7) Podání učiněná jinak než písemně (např. faxem či em) přijímá příslušný referent s tím, že zajistí jeho převedení na médium s delší životností 1 a ihned zaeviduje v elektronické spisové službě. K profilu dokumentu v systému elektronické spisové služby připojí tento elektronický originál v elektronické podobě jako jeho elektronický obraz. Ustanovení zvláštních předpisů 2 zůstávají nedotčena. Toto platí i pro interní podání (materiály odborů). 8) Datové zprávy z datové schránky města přijímá pouze pracovník podatelny. Využívá k tomu systém elektronické spisové služby, ve kterém 2-krát denně kontroluje seznam příchozích datových zpráv. 1 Podání učiněná faxem okopíruje, podání učiněná elektronicky (e.mailem) vytiskne. Za ověření platnosti shody vytištěné kopie s originálem, příp. za platnost elektronického podpisu, zodpovídá pověřený zaměstnanec. Pro délku životnosti uložení dokumentu vzniklého za pomoci výpočetní techniky do spisovny (příp. následně do archivu) je rozhodující kvalita jeho vytištění. U jehličkových tiskáren musí být výstup na papír (tisk) proveden minimálně v tzv. opisové kvalitě (tj. Letter quality ) nepostačuje tzv. rychlý tisk (tj. draft ). Při použití jehličkových i laserových tiskáren je zároveň třeba se vyvarovat tisku tučné sazby či větších plných ploch. V takové sazbě je velké množství barviva, které po uložení listů na sebe způsobuje v krátké době jejich slepení, příp. i přilepení k obalu, a zničení. 2 Např. zákon č.500/2004 Sb., správní řád. Strana 10 (celkem 48)
11 Datové zprávy po úřadě kolují pouze v elektronické podobě, platí pro ně pravidla oběhu dokumentů jako pro dokumenty listinné. V případě potřeby se mohou prostřednictvím elektronické spisové služby zkonvertovat do originálu v listinné podobě, tzv. autorizovaná konverze z moci úřední 3. 9) Doručený dokument v digitální podobě se na vstupu vždy zkontroluje: a) zda neobsahuje chybný datový formát nebo počítačový program způsobilý přivodit škodu na programovém vybavení nebo informacích zpracovávaných úřadem (tzv. antivirová kontrola); b) zda je podání čitelné. Pokud dokument škodlivý kód obsahuje a pověřený zaměstnanec je schopen zjistit odesílatele, vyrozumí ho o této skutečnosti. V opačném případě se považuje dokument za nedoručený a není ukládán, je zničen. U podání došlých elektronickou poštou opatřených uznávaným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem 4 : a) ověří pověřený zaměstnanec platnost uznávaného elektronického podpis, elektronické značky nebo kvalifikovaného časového razítka a platnost certifikátu nebo kvalifikovaného systémového certifikátu; b) toto ověření zaznamená v systému elektronické spisové služby. Není-li doručený dokument v digitální podobě opatřen uznávaným elektronickým podpisem, elektronickou značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, pověřený zaměstnanec ho opatří kvalifikovaným časovým razítkem. 10) Spolu s podacím deníkem jsou u úřadu vedeny také rejstříky. Dělí se na: a) rejstříky jmenné (člení se podle příjmení fyzických osob nebo názvu právnických osob); b) rejstříky věcné (člení se podle věcných hesel vyjadřujících záležitosti převážně všeobecného charakteru, nelze zařadit do jmenného rejstříku, třídí se dle spisových znaků). Rejstříky jsou vedeny v elektronické podobě v systému elektronické spisové služby, s možností tisku. Každý zaměstnanec může pomocí výpočetní techniky do těchto rejstříků, podle svých pravomocí, nahlížet. Čl. 3 Oběh dokumentů 1) Při oběhu dokumentu musí být zabezpečeno jeho předávání a zaručena průkaznost předávání a přebírání zachycující jmenovitě a časově veškerou manipulaci s dokumentem. 2) Aby bylo zajištěno včasné předání dokumentů, musí si každý zaměstnanec minimálně 2- krát denně zkontrolovat v elektronické spisové službě, jestli nemá zaevidován nový došlý dokument. 3 Viz zákon č.300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi, ve znění pozdějších předpisů. Autorizovanou konverzí se rozumí úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu v podobě digitální a naopak, výstup je vždy opatřen ověřovací doložkou. 4 Kontrola se provádí dle zákona č.227/2000 Sb., o elektronickém podpisu. Strana 11 (celkem 48)
12 3) Při příjmu dokumentů v listinné podobě je každý přejímající vždy povinen zkontrolovat si evidenční číslo v elektronickém systému spisové služby a evidenční číslo na dokumentu (umístěno v podacím razítku). Je-li zjištěna nekompatibilita, jsou dokumenty předávajícímu vráceny zpět. Při odmítnutí dokumentu v elektronickém systému spisové služby je do poznámky zapsán důvod vrácení. 4) Příchozí zaevidovaný dokument předává podatelna příslušnému útvaru (spisovému uzlu) v systému elektronické spisové služby, fyzicky pak listinné dokumenty zařadí do příslušných schránek (boxů) útvarů, kde si je jejich zástupci přebírají. V případě dokumentů, které existují pouze v elektronické podobě, jsou tyto předávány příslušnému útvaru pouze v systému elektronické spisové služby. Podatelna dokumenty připraví k vyzvednutí každý den nejpozději do12:00 hod. Dokumenty si musí jednotlivé odbory vyzvednout denně. Každý útvar má stanovenou pověřenou osobu (vedoucí odboru) za převzetí dokumentů, která přijímá dokumenty ze schránek z podatelny. Ta při jejich příjmu z podatelny provede kontrolu správnosti údajů v elektronické spisové službě. Kontroluje skutečnosti, zda dokument podléhá vyřízení daného odboru, a má-li fyzicky listinu a profil dokumentu založen v PC. Pokud dokument: a) má založený profil dokumentu a ten fyzicky chybí, vedoucí odboru neprodleně kontaktuje podatelnu; b) má listinu, ale nemá založený profil dokumentu, musí ihned zjistit, kdo má dokument v elektronickém systému spisové služby přiřazen a požádat ho o zaslání nebo neprodleně vrátit dokument podatelně, aby zajistila nápravu. 5) Předávání dokumentů mezi útvary je možné vždy pouze přes vedoucího daného útvaru. Není přípustné, aby se korespondence dostala na útvary mimo tento stanovený postup. Za jeho dodržení odpovídají všichni vedoucí odborů. Čl. 4 Vyřizování dokumentů 1) Přijaté dokumenty vedoucí odboru předává určenému zaměstnanci k vyřízení. Po vyřízení dokumentu doplní konečný zpracovatel do spisové služby zejm. způsob vyřízení, spisový a skartační znak, skartační lhůtu, číslo jednací a zedituje text popisu dokumentu. Spisový znak, skartační znak a lhůtu a číslo jednací doplní také do podacího razítka na listinném dokumentu. Vyřízený spis s přílohami se předá do příruční spisovny odboru nebo oddělení k uložení. 2) Veškeré dokumenty, týkající se téže věci, jako např. podání, záznamy, protokoly, posudky, stanoviska, dobrozdání, stejnopis vyřízení, rozhodnutí ve správním řízení apod., se spojují ve spis. Pro řízení, ve kterých je zvyklostí vést sběrný arch (všechny dokumenty mají stejné číslo jednací lomeno pořadové číslo ve sběrném archu, kdežto u spisu mohou mít dokumenty čísla jednací odlišná) se použije tzv. sběrný arch. Ukázka soupisky spisu (sběrného archu) je uvedena v příloze č.6 tohoto dokumentu. Pro evidenci spisů (sběrných archů) se využívá elektronické spisové služby. Strana 12 (celkem 48)
13 3) Odpověď na doručený dokument se eviduje, vyřizuje a odesílá pod číslem jednacím tohoto doručeného dokumentu. 4) Vyřídí-li zpracovatel záležitost jinak než písemně (tj. ústně, osobně nebo telefonicky), učiní o tom záznam na dokumentu a v elektronické spisové službě doplní způsob vyřízení (vyřízeno osobně, telefonicky ). Případně připojí úřední záznam na zvláštním listu (tzv. úřední záznam), ze kterého musí být zřejmé, kdy, s kým, jak a s jakým výsledkem byla věc projednána. Záznam musí obsahovat náležitosti stanovené zvláštním právním předpisem 5. 5) Vzniká-li dokument z vlastní iniciativy úřadu (vlastní dokument), má zpracovatel povinnost sám si dokument zaevidovat v elektronické spisové službě a přidělit mu číslo jednací. Původ dokumentu volí: vlastní. 6) U dokumentů, které byly spoluvyřízeny s jiným dokumentem (a jsou spolu zařazeny do spisu), je v elektronické spisové službě v podacím deníku zaznamenána spisová značka. 7) Každá příloha musí být označena číslem jednacím dokumentu, k němuž náleží (např. "K č.j. /... ). 8) Dokumenty, jako doporučené zásilky vzniklé z vlastní činnosti úřadu a určené v rámci správního řízení jinému útvaru úřadu, jsou předávány pomocí elektronické spisové služby přímo určenému útvaru. V případě potřeby potvrzení o převzetí zásilky (dodejka) podepíše vedoucí útvaru. 9) Dokumenty, kterým bude podle spisového a skartačního plánu přidělen skartační znak A, se vyhotovují na trvanlivém papíru. Vytištěné listy se ukládají v ochranných obalech, šanonech apod. Takovéto dokumenty se ukládají vždy ve svislé poloze. 10) Dojde-li ke ztrátě dokumentu, zapíše se tato informace do elektronické spisové služby, vč. identifikace dokumentu, kterým byla ztráta řešena. Čl. 5 Úprava a podepisování dokumentů, evidence a používání razítek 1) Na úřadu jsou používány dopisní papíry a obálky se záhlavím. Název sídla úřadu se uvádí v prvním pádě. Označení dokumentů orgánů obcí se řídí zvláštními právními předpisy 6. 2) Podepisování dokumentů se řídí podpisovým řádem úřadu. Na dokumentu musí být vždy uvedeno jméno, příjmení a funkce podepisujícího. Stejnopis dokumentu musí mít stejné náležitosti jako originál, za což odpovídá zpracovatel. 3) Dokumenty v digitální podobě se opatřují uznávaným elektronickým podpisem zpracovatele. 5 Např. 111 zákona č.128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení). Úprava dokumentů se řídí aktuálními normami, např. Kuldová,O.: Normalizovaná úprava dokumentů, komentovaná norma s ukázkami. Praha, Fortuna Např. 111 zákona č.128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení). Úprava dokumentů se řídí aktuálními normami, např. Kuldová,O.: Normalizovaná úprava dokumentů, komentovaná norma s ukázkami. Praha, Fortuna Strana 13 (celkem 48)
14 4) Starosta a místostarosta města mají možnost nahradit svůj podpis mechanickým prostředkem (podpisovým razítkem) v případech, kdy je to obvyklé a kdy to není v rozporu s právními předpisy. 5) Pro užívání úředních razítek se státním znakem České republiky, jeho vyobrazení a tvar platí zvláštní právní předpis 7. Kulaté razítko se státním znakem České republiky je možné použít jen tehdy, obsahuje-li listina usnesení nebo rozhodnutí v přenesené i samostatné působnosti, nebo jde-li o listinu, kterou se osvědčují skutečnosti nebo stanoví oprávnění nebo povinnosti. Razítko Město se užívá na všechny dokumenty, které jsou vyhotoveny orgány města v samostatné působnosti města. Razítko Městský úřad se používá na všechny písemnosti, které jsou orgány města vyhotoveny v přenesené působnosti města. 6) Úřední razítka stejného typu se shodným textem se rozlišují evidenčními čísly, která musí být v otisku razítka čitelná. 7) Vedoucí Odboru vnitřních věcí vede evidenci úředních razítek, v níž se nachází otisk všech typů razítek užívaných v rámci úřadu. Spolu s otiskem razítka je uvedeno jméno, příjmení a funkce zaměstnance, který razítko převzal a užívá. Dále datum převzetí, datum vrácení razítka, datum vyřazení razítka z evidence a podpis zaměstnance. Úřední razítka se evidují v Knize evidence razítek na jednotlivých kartách. 8) Razítko se vyřazuje z evidence v případech: a) ztráty jeho platnosti; b) jeho ztráty; c) nebo jeho opotřebování. 9) O ztrátě úředního razítka zaměstnanec bezodkladně uvědomí vedoucího Odboru vnitřních věcí, který zajistí rozeslání oznámení o ztrátě úředního razítka odboru pro místní správu Ministerstva vnitra 8. V oznámení se uvede přesný opis textu z otisku razítka a datum, od kdy se razítko postrádá. 10) Evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných kvalifikovanými poskytovateli certifikačních služeb, na nichž jsou založeny uznávané elektronické podpisy, které zaměstnanci úřadu užívají, a evidenci kvalifikovaných systémových certifikátů, na nichž jsou založeny užívané uznávané elektronické značky vede Odbor informatiky a to v rozsahu 9 : a) číslo certifikátu; b) specifikace, zda se jedná o kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový certifikát; c) počátek a konec platnosti certifikátu; d) heslo pro zneplatnění certifikátu; e) datum a důvod zneplatnění certifikátu; 7 6 zákona č.352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky a o změně některých zákonů. 8 Ministerstvo vnitra ČR odbor dozoru a kontroly veřejné správy, náměstí Hrdinů 3, Praha 4, tel , 9 Viz 14 vyhlášky č.191/2009, o podrobnostech výkonu spisové služby. Strana 14 (celkem 48)
15 f) údaje o kvalifikovaném poskytovateli certifikačních služeb; g) identifikace oprávněného uživatele zaručeného elektronického podpisu. Čl. 6 Odesílání dokumentů 1) Odesílání dokumentů a jiných zásilek z úřadu zajišťuje centrální výpravna, která je součástí podatelny. 2) Dokumenty jsou odesílány: a) poštou - obyčejnou, doporučenou, na dodejku, na dodejku do vlastních rukou; b) prostřednictvím Informačního systému datových schránek; c) kurýrní službou; d) telekomunikačními prostředky (faxem); e) elektronickou poštou. 3) Doporučené zásilky určené k odeslání musí být předány pracovníky jednotlivých útvarů do výpravny denně do 8:30 hodin, ostatní zásilky do 9:00 hodin. Takovéto dokumenty předané podatelně musí být vypraveny v den předání. Po zaevidování všech zásilek (jejich kontrole a převzetí v elektronické spisové službě) se provede tisk poštovního podacího archu, v němž příslušný provozovatel poštovní služby potvrdí převzetí zásilek k jejich přepravě. 4) Zásilky určené pro obecní úřady obcí v územním obvodu městského úřadu s rozšířenou působností se sdružují v podatelně a odesílají hromadně jedenkrát týdně ve středu. Podatelně se předávají nejpozději ve středu do 8:30 hod. 5) Dokumenty adresované fyzickým osobám v části Nové Město nad Metují a Krčín jsou doručovány nejprve kurýrní službou. Pokud kurýr zásilky nedoručí, druhý den jsou předány k poštovní přepravě Česká pošta, s.p. 6) Dokumenty vzniklé z úřední činnosti se označují záhlavím s názvem a sídlem úřadu, názvem útvaru a číslem jednacím. Dále se uvádí datum, počet listů dokumentu, počet listů příloh nebo počet svazků příloh a jméno event. jména, příjmení a funkce zaměstnance pověřeného jeho podpisem. V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje. Vzor úředního dokumentu je uveden v příloze č.10 tohoto dokumentu. 7) Jako způsob doručování je zpracovatelem primárně vždy volen způsob odeslání prostřednictvím Informačního systému datových schránek (Datová schránka), viz stanovený právní předpis 10. Zpracovatel je povinen při přípravě zásilek v elektronickém systému spisové služby u těch zásilek, jejichž povaha to dovoluje, vyhledat, zda má adresát zřízenu aktivní datovou schránku, a dokument připravit k vypravení v digitální podobě. Odeslání do datové schránky příjemce provádí výpravna, minimálně 2-krát denně, z toho jednou před koncem pracovní doby. 10 ISDS, viz zákon č.300/2008 Sb, o elektronických úkonech a autorizované konverzi, ve znění pozdějších předpisů. Strana 15 (celkem 48)
16 8) Zásilky odesílané v listinné podobě zpracovatelé označí v elektronickém systému spisové služby podle ustanovení platného Poštovního řádu České pošty, s.p. a předají je zaměstnanci výpravny (podatelny) v zalepených obálkách. Pouze na Odboru výstavby odesílání ve většině případů probíhá přes sekretariát. Připravené zásilky pracovníci předají sekretariátu a ten je předá k odeslání na výpravnu. Na obálkách je uvedeno číslo jednací dokumentu, který je v obálce vložen. 9) Všechna správní rozhodnutí jsou zasílána v obálkách s dodejkou. Do vlastních rukou se odesílají rozhodnutí, u nichž je nutno ověřovat doručení, nebo to stanoví zvláštní právní předpis 11. Vrácené potvrzené dodejky podatelna předá na jednotlivá pracoviště, kde je příslušný zaměstnanec připojí k originálu rozhodnutí, jehož stejnopis byl doručen adresátovi. 10) Dokumenty z úseku správních a dopravně správních agend se zasílají formou obchodních balíků. 11) Pro zasílání matričních a jiných dokladů do ciziny platí zvláštní předpis ) Odbor sociálních věcí předává podatelně k vypravení zásilky generované z OkSystému (Hmotná nouze) včetně vytištěného podacího archu. Takové zásilky nejsou evidovány v elektronickém systému spisové služby. 13) Případnou reklamaci na doručení zásilky řeší zaměstnanec podatelny, reklamaci uplatní u České pošty, s.p. Kopii zápisu o reklamačním řízení předá zaměstnanec podatelny na konkrétní odbor k založení do spisu. Vyžadují-li to okolnosti, je zaslána náhradní zásilka. 14) Své soukromé dopisy a neúřední korespondenci odborů nesmí zaměstnanec zasílat jako korespondenci úřadu. Čl. 7 Ukládání a zapůjčování dokumentů 1) Zaměstnanec vyřizující dokument mu přidělí spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu podle spisového a skartačního plánu úřadu. 2) Vyřízené dokumenty nepotřebné k výkonu působnosti jsou posléze předávány do příruční spisovny útvaru. 3) Příruční spisovna je zřízena pro každý útvar úřadu. Za příruční spisovnu (registraturu) zodpovídá určený zaměstnanec útvaru. V budově radnice slouží příruční spisovny k ukládání vyřízených dokumentů celého úřadu. Útvar technických služeb ukládá vyřízené dokumenty ve svých prostorách. 4) Ve spisovnách je spisová evidence vedena na předávacích protokolech. Předávací protokol úřadu je uveden v příloze č.7 tohoto dokumentu. Tyto protokoly tvoří tzv. přírůstkovou archivní knihu. 11 Např. zákon č.500/2004 Sb., správní řád. 12 Instrukce Ministerstva vnitra ČR č.3/1991 Věstníku vlády ČR, o postupu okresních a obecních úřadů při zasílání úplných výpisů z matrik do ciziny, ve znění pozdějších předpisů. Strana 16 (celkem 48)
17 5) Dokumenty obsahující utajované a zvláštní skutečnosti se ukládají ve specializovaných registraturách úřadu. 6) Ve spisovnách se dokumenty ukládají podle věcných hledisek uvedených ve spisovém a skartačním plánu, v samostatných fasciklech (pořadačích, kartonech) označených ukládacími znaky a rokem, v němž uplynou skartační lhůty. Každý ukládaný spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí. 7) Před uložením do některé ze spisoven úřadu připraví určený zaměstnanec příslušného útvaru dokument nebo spis tak, aby byl úplný, přehledně uspořádaný a řádně označený údaji o tom, který orgán věc vyřizoval, čeho se spis týká, označený ukládacím znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou. Současně určený zaměstnance příslušného útvaru vypracuje dvě vyhotovení předávacího protokolu, v němž bude uveden souhlas vedoucího útvaru s uložením dokumentu. 8) Dokumenty, kterým je přiřazen skartační znak A nebo V, musí být do spisovny ukládány vždy v tištěné formě, zajišťující jejich trvalé uchování 13. 9) Tisk podacího deníku se provádí po uzavření kalendářního roku, zpravidla k 1.březnu roku následujícího. Vytištěný podací deník musí být svázán a v záhlaví označen přesným názvem úřadu, rokem, v němž byl používán, a počtem číslovaných stran. 10) Pokud zaměstnanec žádá o předložení a zapůjčení dokumentů, je povinen vyplnit ve spisovně výpůjční lístek, který se založí na místo dokumentu. Zároveň pracovník zapíše výpůjčku do zvláštní evidence o vypůjčených dokumentech. Vzor výpůjčního lístku spisovny je uveden v příloze č.8 tohoto dokumentu. 11) V souvislosti s plněním úředních nebo pracovních povinností je dovoleno zaměstnancům úřadu nahlížet do dokumentů nebo si je (interně) vypůjčovat. Pracovníkům útvaru, v němž dokument vznikl, lze poskytnout dokument na základě osobního požadavku bez omezení. Ostatním zaměstnancům úřadu lze zapůjčit dokumenty výhradně s písemným souhlasem vedoucího příslušného útvaru, kde byl spis vyřízen. Nahlížení do spisů vedených ve správním řízení je upraveno zvláštním právním předpisem ) Půjčování dokumentů mimo úřad je přípustné pouze tehdy, pokud to umožňují právní předpisy. 13) Nahlížení do utajovaných dokumentů je upraveno zvláštními předpisy ) Dokumenty ve spisovnách jsou oprávněni vyhledávat, vyjímat, poskytovat a zapůjčovat pouze pracovníci spisoven, příp. vedoucím útvaru pověření zástupci. 13 Od bude možné předávat do spisovny dokumenty se skartačním znakem A taktéž v digitální podobě. 14 Např. zákon č.500/2004 Sb,, správní řád. 15 Zákon č.412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti. Strana 17 (celkem 48)
18 Část III. Skartační řád Čl. 1 Úvodní ustanovení 1) Skartační řád stanoví postup při vyřazování dokumentů ze spisovny ve skartačním řízení. 2) Žádné dokumenty nesmějí být zničeny bez posouzení ve skartačním řízení. 3) Za provádění skartačního řízení odpovídá tajemník úřadu. 4) Skartační řízení schvalují státní oblastní archivy, kterými jsou příslušné státní okresní archivy vnitřní organizační jednotky státních oblastních archivů (dále jen příslušný archiv ). V případě Města Nové Město nad Metují skartační řízení schvaluje Státní oblastní archiv Zámrsk Státní okresní archiv Náchod. 5) Dokumenty, kterým je přiřazen skartační znak A, musí být ke skartačnímu řízení předloženy vždy v psané nebo tištěné formě, zajišťující jejich trvalé uchování. Stejným způsobem musí být předloženy dokumenty označené skartačním znakem V, navrhované jejich původcem k zařazení do skupiny A. 6) Dokumenty bez trvalé hodnoty, jimž je podle skartačního plánu přiřazen skartační znak S, a dokumenty skupiny V navržené k vyřazení ve skupině S, mohou být ke skartačnímu řízení předloženy i v jiné než tištěné podobě, např. ve formě datového záznamu na datovém médiu. 7) Odpovědnost za uchování dat do ukončení skartačního řízení nese úřad, který je k řízení předkládá. Čl. 2 Spisový a skartační plán 1) Spisový a skartační plán obsahuje seznam dokumentů rozdělených podle věcných hledisek se spisovými (ukládacími) znaky, skartačními znaky a skartačními (uschovacími) lhůtami. 2) Skartační znaky a lhůty jsou závazné pro stanovení trvalé hodnoty dokumentů jako archiválií a pro určení dokumentů ke zničení. Každému dokumentu (případně souboru dokumentů) musí být přiřazen podle jeho obsahu spisový (ukládací) znak a skartační znak se skartační lhůtou. 3) Zpracovatelé dokumentů jsou povinni označovat dokumenty spisovými (ukládacími) znaky, skartačními znaky a lhůtami podle platného spisového a skartačního plánu úřadu. 4) Skartační znaky a skartační lhůty uvedené ve spisovém a skartačním plánu jsou závazné pouze pro úřad, z jehož činnosti dokument vznikl nebo jímž byl vyřizován. Strana 18 (celkem 48)
19 Čl. 3 Skartační znaky 1) Skartační znaky A, S a V určují, jak má být po uplynutí skartační lhůty s dokumenty naloženo: A dokumenty mající trvalou dokumentární hodnotu, které budou po posouzení ve skartačním řízení předány státnímu okresnímu archivu k trvalému uložení; S dokumenty této skupiny bude možno po uplynutí jejich skartační lhůty a poté, kdy příslušný archiv vydá skartační povolení, skartovat; V do této skupiny jsou zařazovány dokumenty, u nichž ve skartačním řízení úřad navrhuje a příslušný archiv posoudí, zda tyto dokumenty budou skartovány či převzaty k trvalému uložení příslušným archivem. Při jejich odborném posuzování je na požádání povinen spolupracovat útvar, v němž dokument vznikl nebo byl vyřízen. Čl. 4 Skartační lhůty 1) Skartační lhůta stanoví dobu, po níž musí být vyřízený dokument uložen u úřadu. Je vyjádřena v létech číslicí za skartačním znakem. 2) Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu, pozbytí jeho platnosti nebo uzavření spisu. 3) Skartační lhůty nesmějí být zkracovány. Výjimečně však mohou být prodlouženy po dohodě s příslušným archivem. Čl. 5 Skartační řízení 1) Skartační řízení je souhrn úkonů prováděných při plánovitém vyřazování dokumentů ze spisovny, které jsou po uplynutí stanovených skartačních lhůt pro činnost úřadu dále nepotřebné. 2) Předmětem skartačního řízení jsou veškeré dokumenty úřadu, u nichž uplynuly skartační lhůty a razítka vyřazená z evidence 16. Čl. 6 Průběh skartačního řízení 1) Skartační řízení se provede v roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentu, pod dohledem příslušného archivu. 2) Úřad může s příslušným archivem dohodnout, že skartační řízení nebude prováděno každoročně ale za delší období. Toto období však nesmí přesáhnout dobu čtyř let. 3) K provedení skartačního řízení sestaví tajemník úřadu skartační komisi (minimálně tříčlennou). Jejím členem je vždy zaměstnanec pověřený vedením skartačního řízení zákona č.499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů Strana 19 (celkem 48)
20 (obvykle vedoucí OVV), který odpovídá za to, že do skartačního řízení budou zahrnuty všechny dokumenty úřadu s prošlou skartační lhůtou (vyzve ke spolupráci na přípravě dokumentů všechny vedoucí útvarů, u nichž je zřízena příruční spisovna). 4) Skartační řízení se skládá z: a) vypracování skartačního návrhu ve třech výtiscích; b) zaslání 2 výtisků příslušnému archivu k posouzení; c) sepsání protokolu o skartačním řízení ve 2 vyhotoveních; d) vyřazení dokumentů. Dokumenty připravuje ke skartačnímu řízení spisovna, ve které jsou uloženy. Po uplynutí skartačních lhůt vypracuje skartační komise skartační návrh, který tajemník úřadu, příp.jím pověřená osoba, společně se seznamy dokumentů navržených k vyřazení zašle dvojmo příslušnému archivu. V těchto seznamech dokumentů navrhovaných k vyřazení se uvedou zvlášť dokumenty se skartačním znakem A a zvlášť dokumenty se skartačním znakem S. Dokumenty se skartačním znakem V skartační komise posoudí a zařadí buďto k dokumentům se skartačním znakem A, nebo k dokumentům se skartačním znakem S. Vzor skartačního návrhu je uveden v příloze č.9 tohoto dokumentu. Na základě předloženého skartačního návrhu je odpovědnými pracovníky příslušného archivu provedena odborná archivní prohlídka dokumentů navrhovaných k vyřazení. Po uskutečnění archivní prohlídky dokumentů sepíše odpovědný pracovník příslušného archivu protokol o skartačním řízení, kterým: a) posoudí návrh rozdělení dokumentů skupiny V, schválí seznam navrhovaných dokumentů k vyřazení a vydá povolení ke zničení dokumentů vyřazených ve skupině S ; b) dohodne s odpovědným zaměstnancem úřadu dobu a způsob předání dokumentů skupiny A a vybraných dokumentů skupiny V příslušnému archivu. Dle skartačního protokolu zabezpečí úřad likvidaci dokumentů vyřazených ve skupině S. Veškeré náklady vynaložené na zničení dokumentů nese úřad. Při převozu dokumentů, jejich znehodnocení či likvidaci, musí být zajištěn dohled ze strany úřadu. Dokumenty vybrané k trvalému uložení předá úřad protokolárně v dohodnutém termínu příslušnému archivu. Skartační návrh, protokol o skartačním řízení, předávací protokol a potvrzení příslušného archivu o převzetí dokumentů, příp. potvrzení příslušné likvidující organizace o převzetí dokumentů určených ke zničení, jsou evidenčními záznamy spisovny a jsou uloženy jak u úřadu, tak v příslušném archivu. 5) Vyřazování utajovaných dokumentů se řídí: a) zvláštním právním předpisem 17 ; b) příslušnými skartačními směrnicemi. 17 Zákon č.412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti Strana 20 (celkem 48)
21 Část IV. Čl. 1 Řízení a kontrola 1) Za výkon spisové služby odpovídá tajemník úřadu. 2) Spisovou agendu Města Nové Město nad Metují zajišťují pověření zaměstnanci úřadu. Za dodržování spisového řádu a za vyřizování dokumentů na odborech odpovídají vedoucí jednotlivých odborů, popř. jimi pověření pracovníci. Vedoucí odborů kontrolují průběžně, minimálně však 4-krát ročně, evidenční pomůcky a následně provedou záznam o kontrole. Čl. 2 Vedení spisové služby pomocí výpočetní techniky 1) Pro vedení spisové služby u úřadu pomocí výpočetní techniky platí tato specifika: a) ve spisové evidenci mohou být používány pouze elektronické systémy splňující standardy státního informačního systému podle zvláštního právního předpisu 18 ; b) úřad určí odpovědného referenta, který provádí ověřování podání opatřeného elektronickým podpisem a zodpovídá za ověření platnosti elektronického podpisu a shody vytištěné kopie s originálem podání učiněného v elektronické podobě; c) zápisy do základních evidenčních pomůcek musejí být chráněny před přepisem; d) pokud se provádí u úřadu tisk podacího deníku, provede se jeho tisk až po uzavření kalendářního roku, zpravidla k 1. březnu roku následujícího, viz Část II. Čl. 7 Ukládání a zapůjčování dokumentů; e) při oběhu dokumentů je nutno zabezpečit sledování předávání a přebírání dokumentů se zaručením průkaznosti předání a převzetí (vedením tzv. historie dokumentů), zachycující jmenovitě a časově veškerou manipulaci s dokumenty či spisem v rámci úřadu, a tím zajistit konkrétní odpovědnost za jednotlivé dokumenty; f) při ukládání dokumentů se skartačními znaky A nebo V se stejnopis vyřízení a všechny ostatní součásti spisu uložené v počítači převedou do listinné podoby prostředky autorizované konverze a odevzdají k uložení v písemné formě podle Část II. Čl. 7 Ukládání a zapůjčování dokumentů; g) k musí být elektronická spisová služba schopná plně podporovat Národní standard pro elektronické systémy spisové služby. Čl. 3 Vedení spisové služby v mimořádných situacích 1) V případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie, anebo v případě jiné mimořádné situace, v jejichž důsledku je úřadu znemožněno po omezené časové období užívání jím vykonávané spisové služby obvyklým způsobem (dále jen mimořádná situace ), vede úřad spisovou službu náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku (dále jen náhradní evidence ). 18 Viz zákon č.365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy. Strana 21 (celkem 48)