Source: https://fsv.cuni.cz/opatreni-dekana-5/2018
Timestamp: 2019-11-17 07:19:14+00:00
Document Index: 53030066

Matched Legal Cases: ['čl. 2', 'čl. 4', 'čl. 4', 'čl. 4', 'čl. 4', 'čl. 4', 'čl. 4', 'čl. 5', 'čl. 5', 'čl. 5', 'čl. 5', 'čl. 5', 'čl. 5', '§147', 'čl. 5', 'čl. 6', '§33', 'zákona č. 563', 'zákona č. 235', 'zákona č. 589', 'zákona č. 592', '§ 31', 'zákona č. 134']

Opatření děkana 5/2018 | Fakulta sociálních věd UK
Opatření děkana č. 5 /2018
Změna opatření děkana č. 26/2017
Opatření děkana č. 26/2017 Směrnice pro oběh účetních dokladů na Fakultě sociálních věd se mění následovně:
V čl. 2 odst. 2.1 se na konci odstavce doplňuje věta: „Pro přeúčtování režií dle příslušných opatření děkana je rolí příkazce operace pověřen tajemník fakulty.“
V čl. 4 odst. 4.2.1 se ruší text: „Intranet FSV“ a nahrazuje se novým zněním: „na webových stránkách fakulty“.
V čl. 4 odst. 4.2.6 se ruší poslední věta: „Správa majetku v dalších úkonech ve věci vedení a vyřazování majetku …)“ a nahrazuje se novým zněním: „Správa majetku v dalších úkonech ve věci vedení a vyřazování majetku se řídí opatřením děkana č. 1/2018 Opatření pro správu majetku a nakládání s tímto majetkem ( případně aktuálně platným opatřením děkana).“
V čl. 4 odst. 4.3.1 se ruší první věta:„Faktury za výkony (služby aj.) vystavuje na základě pokynu pověřeného pracovníka příslušného pracoviště finanční účtárna.“ a nahrazuje se novým zněním: „Faktury za výkony (služby aj.) vystavuje na základě pokynu pověřeného pracovníka příslušného pracoviště (příkazce operace, správce rozpočtu) finanční účtárna.“
V čl. 4 odst. 4.3.4.2 se ruší text: „Intranetu“ a nahrazuje se novým zněním „ na webových stránkách fakulty“.
V čl. 4 odst. 4.4.2 se ruší text: „Intranetu“ a nahrazuje se novým zněním „ na webových stránkách fakulty“.
V čl. 4 odst. 4.4.3 se ruší předposlední věta: „Ekonomické oddělení vyhotoví vzory hlavní účetní, pracovnic účtárny a pokladní.“ a nahrazují se novým zněním: „Ekonomické oddělení vyhotoví podpisové vzory hlavní účetní, pracovnic finanční a mzdové účtárny a pokladní.“
V čl. 5 odst. 5.1.1 se v první větě ruší text: „intranet FSV“ a nahrazuje se novým zněním: „na webových stránkách fakulty“.
V čl. 5 odst. 5.1.6 se na konci věty ruší text: „na základě výzvy k podání nabídky“ a nahrazuje se novým znění: „dle pravidel stanovených v Opatření děkana č. 4/2017 Postup při zadávání zakázek malého rozsahu na FSV UK (či aktuálně platného opatření děkana).“
V čl. 5 odst. 5.1.7 se vypouští text: „100,- Kč bez DPH“ a nahrazuje se novým zněním: „100.000,- Kč bez DPH“.
V čl. 5 odst. 5.1.9 se v první větě doplňuje text „a horní hranice pro objednávky“.
V čl. 5 odst. 5.3.1.1 se ruší text: „Objednatel zakázky předloží po provedeném výběru dodavatele děkanovi k podpisu návrh příslušné smlouvy „ve třech výtiscích doložený „Průvodním listem ke smlouvě“ (viz formulář intranet FSV). Návrh smlouvy musí být odsouhlasen příkazcem operace, právníkem fakulty, vedoucím ekonomického oddělení fakulty a tajemníkem fakulty. Odsouhlasení formou podpisu či parafy se uskuteční na tzv. průvodním listu ke smlouvě“. a nahrazuje se novým zněním: „Objednatel zakázky předloží po provedeném výběru dodavatele děkanovi k podpisu návrh příslušné smlouvy v souladu s Opatřením děkana č. 38/2017 Pravidla pro uzavírání smluvních vztahů, Postup při uveřejňování smluv v registru smluv (případně aktuálně platným opatřením děkana).“
V čl. 5 odst. 5.3.1.2 se ruší text: Jeden výtisk smlouvy včetně kopie doporučení hodnotící komise a kopie rozhodnutí zadavatele je založen u objednatele. Druhý výtisk smlouvy včetně originálů veškeré dokumentace k výběru dodavatele a „Průvodního listu smlouvy“ je založen na ekonomickém oddělení, který odpovídá za archivaci těchto dokumentů. V případě smluv, jejichž hodnota přesáhne 50.000,-Kč bez DPH, je objednatel povinen předat na ekonomické oddělení tuto smlouvu v elektronické podobě ke zveřejnění na profilu zadavatele podle §147a dost. 2 písm. A) zákona o veřejných zakázkách a Opatření rektora č. 18/2016. Tuto povinnost musí splnit nejpozději do 5 dnů od jejího uzavření.a nahrazuje se novým zněním: Jeden výtisk smlouvy včetně kopie doporučení hodnotící komise a kopie rozhodnutí zadavatele je založen u objednatele. Druhý výtisk smlouvy včetně originálů veškeré dokumentace k výběru dodavatele a „Průvodního listu smlouvy" je založen na ekonomickém oddělení, který odpovídá za archivaci těchto dokumentů.
V čl. 5 se vkládá nový odst. 5.3.1.3 ve znění: Nákup publikací (především zahraniční literatury přímo v zahraničí) je možný i formou kupní smlouvy o nákupu: Tuto smlouvu uzavírá za FSV tajemník fakulty. Tajemník fakulty je oprávněn podepisovat i nepojmenované smlouvy se studenty, které jsou součástí cestovních příkazů“
Doplňuje se nový čl. 6 ve znění: „Článek 6 – Platební karty
6.1 Platební kartu je možné používat pouze pro platební transakce, které nelze na dané součásti fakulty, kde zaměstnanec vykonává práci, provést bezhotovostním převodem z účtu fakulty (např. nákup letenek, úhrada konferenčních poplatků apod.). Pravidla pro používání platebních karet stanovuje vedoucí ekonomického oddělení děkanátu.
6.2 K provedení platby je nutné mít předem:
a) doklad k provedení platby, např. nabídku dodavatele z internetu, požadavek dodavatele na proplacení platby do zahraničí, proforma fakturu, potvrzenou objednávku dodavatelem nebo jiný relevantní doklad, který obsahuje údaje opravňující určeného zaměstnance k použití platební karty a k provedení platby,
b) písemné souhlasy příkazce operace a správcem rozpočtu střediska, ke kterému se platba vztahuje.
6.3 Po provedení každé platby je odpovědný zaměstnanec povinen vyúčtovat svěřené hodnoty a neprodleně předat na ekonomické oddělení děkanátu doklad k provedené platbě a daňový doklad v tištěné formě spolu s písemnými souhlasy příkazce operace a správcem rozpočtu střediska, ke kterému se platba vztahuje. Odpovědný zaměstnanec podepisuje dohodu o odpovědnosti za svěřené hodnoty.“
16. Toto opatření nabývá účinnosti dnem 1. února 2018.
17. Opatření děkana č. 26/2017 ve znění opatření děkana č. 5/2018 je uvedeno v příloze tohoto opatření v úplném znění.
1. Úplné znění opatření děkana 26/2017 Organizace pracovních cest na FSV UK
Mgr. Tomáš Gec – tajemník
Hana Pokorná – vedoucí EO
1.3.6 podpisový záznam, kterým se rozumí účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis nebo elektronický podpis podle zvláštního předpisu nebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě (§33a, odst. 4 zákona o účetnictví) osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.
1.3.7 Skutečnosti podle odstavců 1.3.1. až 1.3.6 prokazuje účetní jednotka pouze účetním dokladem.
2.1 Příkazce operace je vždy vedoucí zaměstnanec oprávněný hospodařit s ucelenou částí rozpočtu (děkan, tajemník fakulty, proděkan, ředitel institutu, tajemník institutu, vedoucí součástí, řešitelé rozpočtových a mimorozpočtových grantů, a nebo pověřený vedoucí zaměstnanec oprávněný k nakládání s prostředky konkrétního pracoviště nebo projektu). V pověření musí být jednoznačně vymezen rozsah delegovaných pravomocí, viz. formulář intranet FSV „Pověření vedoucího zaměstnance působností příkazce operace“. Hlavním příkazce operace je na FSV děkan, který dále pověřuje ostatní zaměstnance. Pro přeúčtování režií dle příslušných opatření děkana je rolí příkazce operace/í pověřen tajemník fakulty.
2.2 Správce rozpočtu je vedoucí zaměstnanec odpovědný za správu rozpočtu fakulty a dalších součástí (vedoucí Ekonomického oddělení) nebo jeho části (tajemník institutu nebo součásti)nebo pověřený zaměstnanec další součásti či oddělení fakulty (vedoucí oddělení vědy, projektový účetní apod.,) viz formulář intranet FSV „Pověření zaměstnance působností správce rozpočtu“. Hlavním správcem rozpočtu FSV včetně hospodaření s fondy je vedoucí ekonomického oddělení.
3.1.1. Přezkušování účetního dokladu je prováděno za účelem prověřování věcné a formální správnosti, přičemž věcnou správnost prověřují a za ni odpovídají účastníci hospodářské operace. Za formální správnost účetního dokladu odpovídají a ji zkoumají pracovníci účtárny.
3.1.2. Účetní doklady se přezkušují z hlediska:
a) věcného, tj. správností (i početní) údajů, obsažených v účetních dokladech (kontrola souladu účetní operace s obecně závaznými a interními předpisy, existenci operace a její oprávněnost). Přezkušování z hlediska věcného provádějí příslušní odpovědní pracovníci, kteří provedení těchto prací nařídili nebo schválili. Tito pracovníci svým podpisem na účetním dokladu potvrzují, že fakturovaná práce (zboží, dodávky) odpovídá skutečnosti, že souhlasí s účetní operací a se způsobem provedení účtovaných prací i účtovanou cenou. Tímto potvrzením účastného dokladu přebírají odpovědnost za věcnou správnost.
b) formálního, tj. kontrola úplnosti všech náležitostí účetních dokladů předepsaných zákonem o účetnictví, vč. ověřování oprávněnosti pracovníků, kteří účetní operaci nařídili nebo schválili (podpisové vzory). Toto přezkušování provádějí pracovníci účtárny zásadně před zaúčtováním účetních dokladů. Při přezkušování přípustnosti posuzuje odpovědný pracovník, není-li účetní operace v rozporu s platnými právními předpisy a vnitřními předpisy organizace. Pokud zjistí nepřípustnost účetního případu, je povinen neprodleně o tom prokazatelným způsobem uvědomit nadřízeného pracovníka, v závažných případech informuje tajemníka fakulty, případně děkana fakulty.
3.4.1. Účetní doklady jsou důležitým průkazným materiálem, a proto musí být jak uspořádány, tak archivovány způsobem, aby při případné kontrole mohly být použity jako důkazní prostředky. Doklady se archivují podle požadavků zákonů, a to zejména zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů.
3.4.2. Účetní doklady je nutné označit a uspořádat tak, aby bylo zřejmé, kterého účetního období se týkají a dále tak, aby z nich byla zřejmá otázka odpovědnosti a obsahové a věcné správnosti.
3.5.1. Kontrolní metody:
c) šetření a ověřování skutečností týkajících se operací.
3.5.2. Kontrolní postupy:
a) schvalovací postupy, které zajišťují prověření podkladů připravovaných operací a které tyto operace v případech zjištění nedostatků pozastaví až do doby jejich odstranění, jsou realizovány v působnosti příkazce operace,
b) operační postupy, které zajišťují úplný a přesný průběh operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování, a které zahrnují i kontrolní techniky při prověřování jejich dokumentace a sestavování účetních, jiných finančních a statistických výkazů, hlášení a zpráv,
c) hodnotící postupy, které zajišťují posouzení údajů o provedených operacích ukládaných v zavedených informačních systémech a obsažených v účetních, jiných finančních a statistických výkazech, hlášeních a zprávách, dále jejich porovnání se schválenými rozpočty a vyhodnocení jejich důsledků na celkové hospodaření.
Při dodávkách zboží, prací a služeb od externích dodavatelů zabezpečovaných pomocí objednávek (viz formulář „Objednávka“ na webových stránkách fakulty) musí být dodrženy tyto zásady:
· objednávky jsou vystavovány ekonomickým oddělením v číselné řadě s počátkem od číslovky „1“ (jedna) počínaje začátkem kalendářního roku a s označením příslušného roku, a to na základě podepsaného požadavku příslušného pracoviště,
· objednávka obsahuje zejména tyto náležitosti: název (jméno a příjmení dodavatele), sídlo (bydliště resp. provozovna), IČ, DIČ, předmět plnění a údaj o ceně,
· objednávky jsou vyhotovovány ve dvou vyhotoveních s tím, že jedno vyhotovení podepsané objednávky bude připojeno k faktuře přijaté na základě objednávky, jedno vyhotovení bude založeno v ekonomickém oddělení po dobu archivační doby.
a. faktury jsou přijímány v podatelně. Prostřednictvím podatelny jsou předávány ke zpracování osobám, odpovědným za účetní případ – ekonomickému oddělení,
b. v ekonomickém oddělení pověřený pracovník u došlé faktury ověří, zda obsahuje všechny náležitosti účetního záznamu a daňového dokladu – tzv. formální správnost dokladu. V případě, že faktura neodpovídá požadavkům zákona o dani z přidané hodnoty, vrátí ji neodkladně dodavateli k přepracování,
c. zkontrolovaná faktura (bez formálních chyb) je zapsaná do knihy faktur a opatřena „průvodním listem faktury“ (tzv. košilkou – viz. formulář na webových stránkích fakulty „Průvodní list faktury“).
· datum přijetí faktury,
· pořadové číslo,
· další informace, nutné k řádnému zaúčtování faktury ve finanční účtárně.
a. Příslušné pracoviště
· kontrolu věcné a finanční správnosti faktury,
· přiřadí faktuře číslo střediska, útvaru nebo grantu a zaznamená tyto potřebné informace na průvodním listě faktury.
b. Ekonomické oddělení
· s nástupy zaměstnanců do pracovního poměru a ukončením pracovního poměru,
· se změnami u stávajících zaměstnanců,
· se získáním podkladů pro výpočet mezd u pracovníků zaměstnaných na základě dohod (o provedení práce, o pracovní činnosti).
· s vyplácením odměn zaměstnanců
· rekapitulace mezd,
· přehled o výši odvodu sociálního pojištění,
· přehled o výši odvodu zdravotního pojištění podle jednotlivých pojišťoven,
· hromadné příkazy do banky k úhradě (např. k převodu mezd zaměstnanců),
· rekapitulace všech srážek,
Účtování o pořízení, zařazení do užívání a vyřazení majetku (DHM, DNM, DDHM a DDNM)
zabezpečuje pracovník ekonomického oddělení. V tomto případě postoupí pověřený
pracovník ekonomického oddělení fakturu nejprve pracovníkovi pro správu majetku k
zaevidování. Záznam o zařazení do evidence majetku včetně přiděleného inventárního čísla
Správa majetku v dalších úkonech ve věci vedení a vyřazování majetku se řídí popatřením
děkana č. 1/2018 Opatření pro správu majetku a nakládání s tímto majetkem ( případně aktuálně platným opatřením děkana).
Na ostatní platby, které je účetní jednotka povinna provádět na základě smlouvy a na ně
není vystavena od dodavatele faktura (zálohy, nájemné apod.), vyhotoví příslušné pracoviště
podklad pro vystavení vnitřního účetního dokladu a postupuje se dále podle odst. 4.1.2.2
tohoto opatření.
Faktury za výkony (služby aj.) vystavuje na základě pokynu pověřeného pracovníka příslušného pracoviště (příkazce operace, správce rozpočtu) finanční účtárna. Ta odpovídá za to, že vystavená faktura je věcně i formálně v pořádku (viz náležitosti účetního/daňového dokladu). Originál faktury je odeslán odběrateli. Kopie faktury je ponechána ve finanční účtárně (bod 3.1)
a. Bankovními doklady se pro účely tohoto opatření rozumějí příkazy k úhradě a výpisy z bankovních účtů.
b. Příkazy k úhradě vystavuje pověřený pracovník finanční účtárny. Příkaz podepisují zaměstnanci, kteří mají dispoziční právo k účtům u příslušné banky podle platných podpisových vzorů a podle propozic banky.
c. Výpisy z účtu jsou denně elektronicky přijímány finanční účtárnou prostřednictvím služby „Moje banka„. Na základě výpisu z účtu provede pověřených pracovník finanční účtárny kontrolu realizovaných plateb.
d. V případě zjištěné neprovedené platby provádí pověřených pracovník opravný příkaz k úhradě.
e. Na základě výpisu z běžného účtu se následně provede zaúčtování proběhlých plateb – přijatých i provedených. Bankovní výpis je po zpracování založen.
4.3.4.1 Pokladní operace smí provádět jen zaměstnanec, se kterým byla uzavřena smlouva o hmotné odpovědnosti podle zákoníku práce (dále jen „pokladní“). V případě jeho dlouhodobé nepřítomnosti zastupuje zaměstnanec, kterého jmenuje vedoucí ekonomického oddělení.
4.3.4.2 Dohody o odpovědnosti za svěřené hodnoty podepisuje pracovník oprávněný jednat v pracovně právních vztazích zaměstnanců fakulty (děkan fakulty nebo jím zmocněný pracovník dle vzoru vystaveného na webových stránkách fakulty („Dohoda o odpovědnosti za svěřené hodnoty“). Originál dohody je založen v osobní složce zaměstnance v personálním referátu.
4.3.4.3 Pokladními doklady se pro účely tohoto opatření rozumějí:
a) pokladní kniha,
b) příjmový pokladní doklad,
c) výdajový pokladní doklad,
d) přílohy k příjmovým a výdajovým pokladním dokladům.
4.3.4.4 Pokladní doklady, které pokladní přijme a vydá, následně předá pověřenému pracovníku finanční účtárny k zaúčtování.
4.3.4.5 Příjmový pokladní doklad vystavuje pokladní při příjmu peněz do pokladny na základě dokladu schváleného příkazcem operace.
4.3.4.6 Výdajový pokladní doklad vystavuje pokladní na základě dokladu (např. zálohy, vyúčtování drobného vydání, náhrady cestovních výdajů)podepsaného příkazcem operace a správcem rozpočtu při výdeji peněz z pokladny. Na výdajovém pokladním dokladu musí být podpis příjemce peněz a pokladní.
4.3.4.7 Pokladní má tyto povinnosti:
a) zabezpečuje, prověřuje a odpovídá za to, aby pokladní doklady k výplatě nebo přijetí měly stanovené náležitosti – název a číslo, název účetního jednotky, okamžik (datum) vyhotovení, jméno plátce nebo příjemce, částku platby číslicí a slovy, účel platby, podpisy (podpisové záznamy) oprávněných pracovníků,
b) vede chronologicky záznamy v pokladní knize,
c¨dodržuje stanovený pokladní limit,
d) před měsíční uzávěrkou odsouhlasí stav v pokladní knize podle sestav z účtárny.
4.4.1 Ustanovení o podpisových vzorech se vztahuje k podpisovým vzorům pracovníků (příkazce operace, správce rozpočtu), kteří jsou:
a. oprávněni vydávat a schvalovat dispozice s finančními prostředky (rozpočtovými i nerozpočtovými u peněžních ústavů. Seznam podpisových vzorů zajišťuje a aktualizuje ekonomické oddělení prostřednictvím rektorátu UK. Originál seznamu podpisových vzorů je zasílán do příslušných peněžních ústavů, kopie je uložena v účtárně.
b. oprávněni schvalovat hospodářské operace a pracovní cesty. Seznam podpisových vzorů zajišťuje ekonomické oddělení ve spolupráci s jednotlivými pracovišti a řešiteli projektů vědy a výzkumu. Seznam podpisových vzorů je uložen v ekonomickém oddělení.
c. odpovědni za správu rozpočtu fakulty či dalších součástí fakulty
4.4.2 V případě organizačních a personálních změn, v jejichž důsledku dojde ke změně plynoucích pravomocí a odpovědností u pracovníků, kteří mají oprávnění podle odst. 4.3 písm. a, b, c), oznámí vedoucí příslušné organizační jednotky tuto změnu neprodleně ekonomickému oddělení a současně mu předá aktualizované podpisové vzory (viz. formulář „Podpisové vzory – aktualizace“ na webových stránkách fakulty).
4.4.3 Ekonomické oddělení vyhotoví podpisové vzory hlavní účetní, pracovnic finanční a mzdové účtárny a pokladní. Podpisové vzory jsou uloženy v ekonomickém oddělení.
5.1. Zajištění dodávek zboží, prací a služeb v rámci limitu pro veřejné zakázky malého rozsahu podle 27 , § 31 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o veřejných zakázkách“)
5.1.1. Dodávky zboží, prací a služeb jsou zajišťovány formou individuálních příslibů, tj. objednávek a smluv, limitovaných příslibů (viz formuláře na webových stránkách fakulty) a nákupů za hotové. Z dodávek zboží jsou vyloučeny nákupy alkoholických nápojů, není možné uplatňovat jejich proplácení. Výjimku tvoří dodávky šumivých vín a tichých vín jako propagačního předmětu.
5.1.2. Další výjimkou jsou nákupy či úhrada za požívání alkoholických nápojů, pokud se jedná o součást plnění pracovních úkolů zaměstnance nebo je s plněním těchto úkolů obvykle spojeno, např. pracovní jednání se zahraničním partnerem. Tyto výdaje jsou financované z hospodářské činnosti.
5.1.3. Nákup běžných provozních potřeb v hodnotě do 10.000,-Kč bez DPH výhradně spotřebního charakteru, a nejedná-li se o nákupy drobného dlouhodobého hmotného majetku od 3.000,- Kč bez DPH, lze pořídit bez objednávky.
5.1.4. Dodávky zboží, prací a služeb provozního charakteru vyplývající z běžné, pravidelné činnosti, které je nutné pořizovat operativně, lze zajistit formou limitovaného příslibu. Limitovaný příslib se vztahuje k operacím, se kterými souvisejí závazky, jejichž věřitel a výše není předem známa – stanoví se pouze finanční limit čerpání prostředků na určité období.
5.1.5. Dodávky zboží, prací a služeb v hodnotě nad 10.000,-Kč bez DPH do hodnoty 200.000,-Kč bez DPH jsou zajišťovány formou objednávky. U objednávek nad 100.000 Kc může tajemník rozhodnout o tom, že namísto objednávky bude uzavřena smlouva.
5.1.6. Dodávky zboží, prací a služeb v hodnotě nad 200.000,-Kč bez DPH do hodnoty limitu pro veřejné zakázky malého rozsahu podle zákona o veřejných zakázkách, jsou realizovány formou smlouvy uzavírané po provedeném výběru dodavatele dle pravidel stanovených v Opatření děkana č. 4/2017 Postup při zadávání zakázek malého rozsahu na FSV UK (či aktuálně platného opatření děkana).“
5.1.7. Pokud to vyžaduje povaha předmětu zakázky, mohou být smlouvy uzavírány i na dodávky zboží, prací a služeb, jejich hodnota nedosáhne 100.000,- Kč bez DPH.
5.1.8. Pokud ve smlouvě není dohodnuta celková cena zakázky (např. dodávky energií, telefonní poplatky, poštovné, rámcové smlouvy) je finanční krytí předpokládaných závazků zajišťováno formou limitovaných příslibů nebo formou dílčích objednávek.
5.1.9. Uvedený režim zadávání zakázek a horní hranice pro objednávky se nevztahuje na vnitrouniverzitní dodávky, jimiž se efektivněji využívají vlastní kapacity univerzity, přičemž cena dodávky musí být v patřičné relaci k cenám na trhu. Zajištění dodávek zboží, prací či služeb formou objednávek, limitovaných příslibů či smluv je povinné, a to i v těch případech, kdy dodavatel písemné potvrzení závazku nevyžaduje.
5.2. Limitované přísliby
5.2.1. Žádost o limitovaný příslib předkládá příkazce operace správci rozpočtu na formuláři „Limitovaný příslib“ uvedeném na intranetu FSV. Správce rozpočtu předá schválený limitovaný příslib zpět příkazci operace, jeho kopii současně hlavnímu účetnímu nebo pověřenému pracovníkovi účtárny. Za čerpání limitovaného příslibu odpovídá příkazce operace.
5.2.2. Limitované přísliby jsou číslovány pro každý kalendářní rok samostatně a na příslibu musí být uvedeno číslo střediska.
5.3. Individuální přísliby (objednávky, smlouvy)
5.3.1.1. Objednatel zakázky předloží po provedeném výběru dodavatele děkanovi k podpisu návrh příslušné smlouvy v souladu s opatřením děkana č. 38/2017 Pravidla pro uzavírání smluvních vztahů, Postup při uveřejňování smluv v registru smluv (případně aktuálně platným opatřením děkana).“
5.3.1.2. Jeden výtisk smlouvy včetně kopie doporučení hodnotící komise a kopie rozhodnutí zadavatele je založen u objednatele. Druhý výtisk smlouvy včetně originálů veškeré dokumentace k výběru dodavatele a „Průvodního listu smlouvy“ je založen na ekonomickém oddělení, který odpovídá za archivaci těchto dokumentů.
5.3.1.3. Nákup publikací (především zahraniční literatury přímo v zahraničí) je možný i formou kupní smlouvy o nákupu: Tuto smlouvu uzavírá za FSV tajemník fakulty. Tajemník je oprávněn podepisovat i nepojmenované smlouvy se studenty, které jsou součástí cestovních příkazů.
6.1 Platební kartu je možné používat pouze pro platební transakce, které nelze na dané součásti fakulty, kde zaměstnanec vykonává práci, provést bezhotovostním převodem z účtu fakulty (např. nákup letenek, úhrada konferenčních poplatků apod.). Pravidla pro používání platebních karet stanovuje vedoucí ekonomického oddělení.
a. doklad k provedení platby, např. nabídku dodavatele z internetu, požadavek dodavatele na proplacení platby do zahraničí, proforma fakturu, potvrzenou objednávku dodavatelem nebo jiný relevantní doklad, který obsahuje údaje opravňující určeného zaměstnance k použití platební karty a k provedení platby,
b. písemné souhlasy příkazce operace a správcem rozpočtu střediska, ke kterému se platba vztahuje.
6.3 Po provedení každé platby je odpovědný zaměstnanec je povinen vyúčtovat svěřené hodnoty a neprodleně předat na Ekonomické oddělení děkanátu doklad k provedené platbě a daňový doklad v tištěné formě spolu s písemnými souhlasy příkazce operace a správcem rozpočtu střediska, ke kterému se platba vztahuje. Odpovědný zaměstnanec podepisuje dohodu o odpovědnosti za svěřené hodnoty.
7.1 Toto opatření nabývá účinnosti dne 1. 2. 2018 a ruší tím opatření děkana č. 33/2016 ve znění opatření děkana č. 26/2017.