Source: https://www.scribd.com/document/55298483/GUIA-ADMINISTRACION-DE-RIESGO
Timestamp: 2017-08-20 22:41:47
Document Index: 251752590

Matched Legal Cases: ['artículo 5', 'artículo 366', 'artículo 4', 'artículo 209', 'artículo 3', 'artículo 4', 'artículo 2', 'Artículo 2', 'artículo 3', 'artículo 4', 'artículo 4']

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C. noviembre de 2009 . D.GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DEPARTAMENTo ADMINISTRATIvo DE LA FuNCIÓN PÚBLICA Elaboración de textos: Alberto Medina Aguilar Marie Anne Salnave Sanín Williams Pulido Trujillo Cuarta Edición Actualización: Juan Felipe Rueda Bogotá..
..... Deﬁniciones de Términos .............................................................................................................................................................................. Marco Conceptual ............................................................................................................... Formato de identiﬁcación de riesgos .. Caliﬁcación del riesgo... Objetivos de la Administración del Riesgo ................ Matriz de caliﬁcación....................... Especíﬁcos .......................................................................................................................... Políticas de administración de riesgos ............................................................................................................ Evaluación del riesgo ................................................... Valoración del riesgo ............................................................................................................................................................................................ Marco Legal ................................................... Monitoreo y revisión ................................................ evaluación y respuesta a los riesgos ................. Análisis del riesgo ................................................................................................................................................. Clasiﬁcación del riesgo ............................................................................ Metodología . Formato de mapa de riesgos ......................................................................................................................................................................................................................................... Introducción ...................................................................................................CONTENIDO Presentación .................................................................................................................................................. General . Descripción del mapa de riesgos............. Directrices generales ................................................................... Identiﬁcación de riesgos .................................................................................................................................................................................................. Contexto Estratégico ............... 9 11 13 13 13 15 17 23 25 25 27 29 30 30 31 34 34 34 35 37 39 39 39 41 43 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 7 ................................................................................................................................................................... Bibliografía ........................ Elaboración del mapa de riesgos por proceso y el institucional ..........
ELIZABETH RODRÍGUEZ TAYLOR Directora E Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 9 . esta guía es un complemento de lo establecido en el Modelo Estándar de Control Interno con respecto al Componente Administración de Riesgos. que tiene como fin hacer énfasis en la necesidad imperiosa de que las entidades públicas tengan inmersos en sus procesos los controles necesarios para lograr prestar servicios y productos con altos estándares de calidad. lo cual llevará no solo a una gestión pública más eficiente. La Administración de los Riesgos permitirá a las entidades tener control sobre el desarrollo y funcionamiento de los procesos. sino también servirá para que se cumpla con los objetivos misionales de cada una de las entidades públicas y a su vez al cumplimiento de los fines esenciales del Estado. Así mismo. por ello el Departamento Administrativo de la Función Pública presenta este documento sobre la Administración del Riesgo.PRESENTACIÓN l dinamismo de la Administración Pública en la actualidad implica que las políticas públicas se encuentran en constante revisión y redimensionamiento. y plantea la metodología por seguir para dar cumplimiento a lo establecido en dicho modelo.
sino que hacen parte de cualquier gestión que se realice. A través del Decreto 1599 del 20 de mayo del 2005 se adoptó el Modelo Estándar de Control Interno para todas las entidades del Estado de las que habla el artículo 5º de la Ley 87 de 1993. Se constituye en el componente de control que al interactuar sus diferentes elementos le permite a la entidad pública autocontrolar aquellos eventos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos”. partiendo de la base de su razón de ser y de su compromiso con la sociedad. permiten a la entidad pública evaluar aquellos eventos negativos. el de Gestión y el de Evaluación. que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos. En este sentido.INTRODUCCIÓN l tema de la Administración de Riesgos ya no es un tema nuevo para las entidades públicas. que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su función. este modelo presenta tres Subsistemas de Control: el Estratégico. con el fin de lograr de la manera más eficiente el cumplimiento de sus objetivos y estar preparados para enfrentar cualquier contingencia que se pueda presentar. en virtud de que el Estado colombiano mediante el Decreto 1537 de 2001 estableció que todas las entidades de la Administración Pública deben contar con una política de Administración de Riesgos tendiente a darles un manejo adecuado a los riesgos. La Administración del Riesgo ha sido contemplada como uno de los componentes del Subsistema de Control Estratégico y ha sido definida en el Anexo Técnico “como el conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse. por esto se debe tener en cuenta que los riesgos no solo son de carácter económico y están directamente relacionados con entidades financieras o con lo que se ha denominado riesgos profesionales. tanto internos como externos. E Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 11 . las entidades de la Administración Pública no pueden ser ajenas al tema de los riesgos y deben buscar cómo manejarlos y controlarlos.
Al ser un componente del Subsistema de Control Estratégico. la delegación y la desconcentración de funciones. GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 12 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia . se va a considerar el riesgo como toda posibilidad de un evento que pueda entorpecer o impedir el normal desarrollo de las funciones de la entidad y afectar el logro de sus objetivos. transferir). aceptar. de la identificación de eventos (internos y externos) y de los resultados generados por el componente direccionamiento estratégico y sus elementos de control (planes y programas. así como a dar cumplimiento a los principios constitucionales de igualdad. reducir. Además. esta metodología apunta a fortalecer los principios de la función administrativa. recordando que una de las finalidades sociales del Estado es el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población. se podría afirmar que no hay actividad de la vida que no incluya la palabra riesgo. maneras de evitar. los cuales se ejercen mediante la descentralización. acorde con los enunciados contenidos en el artículo 366 de la Carta Magna y el artículo 4º de la Ley 489 de 1998. enunciados en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia. del campo de aplicación (procesos. del componente ambiente de control y todos sus elementos (acuerdos. eficacia. la Administración del Riesgo se sirve de la planeación estratégica (misión. debe tener en cuenta el elemento de control “controles” del Subsistema de Gestión al momento de realizar la valoración de los riesgos (identificación. Así mismo. las políticas de desarrollo del talento humano y el estilo de dirección). medición y priorización) y la formulación de la política (o respuesta al riesgo: evitar. proyectos. establecimiento de objetivos. por lo que se entrega a la Administración Pública como una herramienta que les permita a las instituciones hacer un manejo adecuado de los riesgos desde la planeación y contribuir así al logro de los objetivos. factores críticos de éxito). el artículo 3º de la Ley 489 de 1998 y el Decreto 1537 de 2001. celeridad. con el fin de facilitarles a las entidades el ejercicio de la Administración del Riesgo. Para efectos de esta guía. economía. modelo de operación y estructura organizacional). minimizar o asumir riesgos a través de acciones preventivas. imparcialidad y publicidad. sistemas de información). sino que fortalece el ejercicio del control interno en las entidades de la Administración Pública. El riesgo es un concepto que se puede considerar fundamental. compromisos y protocolos éticos. Por ello la humanidad desde sus inicios ha buscado maneras de protegerse contra las contingencias y desarrolló. moralidad. al igual que la mayoría de las especies animales. unidades de negocio. metas. Esta mirada sistémica contribuye a que la entidad no solo garantice la gestión institucional y el logro de los objetivos. por su vínculo con todo el quehacer. visión. La actualización de la cartilla Guía Administración del Riesgo obedece a la adopción del Modelo Estándar de Control Interno y a la armonización de la metodología planteada por la Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites del Departamento Administrativo de la Función Pública con el MECI 1000:2005.
leyes y regulaciones. Proteger los recursos del Estado. resguardándolos contra la materialización de los riesgos. FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia . Asegurar el cumplimiento de normas. consolidada en un Ambiente de Control adecuado a la entidad y un Direccionamiento Estratégico que fije la orientación clara y planeada de la gestión dando las bases para el adecuado desarrollo de las Actividades de Control. F ESPECÍFICOS GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 13 Departamento Administrativo de la Generar una visión sistémica acerca de la administración y evaluación de riesgos. Introducir dentro de los procesos y procedimientos las acciones de mitigación resultado de la administración del riesgo. Involucrar y comprometer a todos los servidores de las entidades de la Administración Pública en la búsqueda de acciones encaminadas a prevenir y administrar los riesgos. Propender a que cada entidad interactúe con otras para fortalecer su desarrollo y mantener la buena imagen y las buenas relaciones.OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO GENERAL ortalecer la implementación y desarrollo de la política de la administración del riesgo a través del adecuado tratamiento de los riesgos para garantizar el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales de las entidades de la Administración Pública.
lineamientos para la implementación de la Política de Lucha contra la Corrupción.MARCO LEGAL ey 87 de 1993. por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos del Estado que en el parágrafo del artículo 4º señala los objetivos del Sistema de Control Interno (…) define y aplica medidas para prevenir los riesgos. por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones. por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Decreto 1537 de 2001. artículo 2º literal a) Proteger los recursos de la organización. Estatuto Básico de Organización y Funcionamiento de la Administración Pública. Así mismo. Modificado parcialmente por el Decreto 2593 del 2000. Artículo 2 literal f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos. buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afectan. detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 15 Decreto 2145 de 1999. Ley 489 de 1998. L Directiva Presidencial 09 de 1999. . detectar y corregir las desviaciones… y en su artículo 3º establece el rol que deben desempeñar las oficinas de control interno (…) que se enmarca en cinco tópicos (…) valoración de riesgos. como parte integral del fortalecimiento de los Sistemas de Control Interno en las entidades públicas (…). establece en su artículo 4º la administración de riesgos.
GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 16 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia . Decreto 1599 de 2005.Decreto 188 de 2004. por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública y se dictan otras disposiciones. por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano y se presenta el anexo técnico del MECI 1000:2005.
por lo que se hace necesario tener en cuenta todos aquellos hechos o factores que puedan afectar en un momento determinado el cumplimiento de los objetivos institucionales. contacto con la ciudadanía y el carácter del compromiso social. el modelo COSO interpreta que la eficiencia del control es la reducción de los riesgos. los procedimientos. estructura.MARCO CONCEPTUAL a Administración Pública. las instancias y controles dentro de los cuales puede actuarse e incurrirse en riesgos que atentan contra la buena gestión y la obtención de resultados para tener un adecuado manejo del riesgo. Por lo anterior. L Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 17 . para lo cual requiere estar en constante actualización y abierta al cambio y a la aplicación de diferentes instrumentos que les permitan a las entidades ser cada vez más eficientes. teniendo en cuenta que todas las organizaciones. al ocuparse de los fenómenos de organización y gestión. manejo presupuestal. independientemente de su naturaleza. el propósito principal del control es la eliminación o reducción de los riegos propendiendo a que el proceso y sus controles garanticen de manera razonable que los riesgos están minimizados o se están reduciendo y por lo tanto que los objetivos de la organización van a ser alcanzados. tamaño y razón de ser. es decir. los procesos. Desde la perspectiva del control. es preciso identificar o precisar las áreas. dada la diversidad y particularidad de las entidades en cuanto a funciones. no puede ser ajena a las herramientas disponibles y a las nuevas tendencias en administración. Para el caso de las organizaciones públicas. están permanentemente expuestas a diferentes riesgos o eventos que pueden poner en peligro su existencia. se hace necesario introducir el concepto de la Administración del Riesgo en las entidades. entre otros.
la estructura organizacional. Para la implementación de este componente se toman como base los Planes y programas. que propuso un Estado Social de Derecho). a fin de establecer los posibles riesgos de los procesos y las actividades. la disponibilidad presupuestal. el Análisis de Riesgos. la Identificación de Riesgos. también denominados del entorno. Entre los factores externos se destacan: la normatividad (a manera de ejemplo se pueden mencionar cambios constitucionales como el de 1991.Igualmente. entre otros. para medir la exposición de la entidad a los impactos del riesgo. jurisprudenciales. la motivación y los niveles salariales. analizándolos. el nivel del talento humano. una vez identificados se asocian a los procesos. la Valoración de Riesgos. Todos estos elementos conducen a la definición de criterios base a la formulación del estándar de control que se consolida en las Políticas de Administración de Riesgos. obliga a considerar en todo momento el riesgo en que incurren las entidades al no poder cumplir con su objeto social. sumado a la reducción o eliminación total del presupuesto de inversión. como los que se expresan en sentencias que declaran sin efecto normas que venían aplicándose y que en un momento determinado pueden afectar las funciones específicas de una entidad pública y por lo tanto sus objetivos. el Modelo de Operación y sus diferentes niveles de despliegue. También pueden mencionarse las reformas a la Administración y los constantes recortes presupuestales que afectan la capacidad de gestión de las entidades públicas. los intereses de los directivos. que permite establecer los factores internos y externos que generan posibles situaciones de riesgo. Este componente toma como base la identificación de los factores internos o externos y de operación que puedan afectar el desarrollo de la función administrativa de la entidad. El Componente de la Administración del Riesgo en el Subsistema de Control Estratégico del Modelo Estándar de Control Interno habilita a las entidades para emprender las acciones necesarias que les permitan el manejo de eventos (riesgos) que puedan afectar negativamente el logro de los objetivos institucionales. Finalmente. este resultado permitirá definir las directrices para la Administración del Riesgo. la forma como se vinculan las personas a las entidades. Al terminar la implementación del Componente de Administración de Riesgo se espera obtener los siguientes productos: GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 18 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia . es importante tener en cuenta que los riesgos están determinados por factores de carácter externo. que aporta probabilidad de ocurrencia. valorándolos y calificándolos en términos de su impacto en la gestión. y factores de carácter interno. los procesos y procedimientos. Para ello se integran cinco Elementos de Control: el Contexto Estratégico. los controles existentes. lo cual. Entre los factores internos se destacan: el manejo de los recursos. que define las causas (factores internos o externos) y efectos de las situaciones de riesgo.
Ilustración. Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI. Políticas de Administración de Riesgos identificados. Para adelantar este proceso se considera importante señalar los roles de los diferentes actores de acuerdo al Manual de Implementación del MECI 1000:2005. 3. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 19 . Roles y responsabilidades del representante de la Dirección con relación a la Administración del Riesgo 1. Informar a la alta dirección sobre la planificación y avances del proyecto de diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo. en armonía y colaboración con los servidores de dichas áreas. orientar. 5. 2. Reconocimiento de situaciones de riesgo o los riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos de la entidad. dirigir y coordinar el proyecto de diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo. Medidas de respuesta ante los riesgos identificados. Coordinar con los directivos o responsables de cada área o proceso las actividades que requiere realizar el Equipo MECI. Asegurar que se desarrollen a cabalidad cada una de las etapas previstas para el diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo. Formular. Insumos y productos del Componente la Administración del Riesgo INSUMOS Diagnóstico estratégico para la gestión de la Entidad Planes y programas que regulen y orienten el desarrollo de la función constitucional Modelo de operación que garantice una gestión efectiva Estructura organizacional flexible y efectiva PRODUCTOS Análisis de los aspectos externos e internos que implican exposición al riesgo Reconocimiento de situaciones de riesgo o los riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos de la entidad SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO Componente: ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Elementos * Contexto estratégico * Identificación de riesgos * Análisis de riesgos * Valoración de riesgos * Políticas de administración de riesgos Medidas de respuesta ante los riesgos identificados Políticas de administración de riesgos identificados a) b) c) d) Análisis de los factores externos e internos que implican exposición al riesgo. 4.
para su aprobación. Roles y responsabilidades del Equipo MECI El Equipo cumplirá los siguientes roles y responsabilidades: 1. la Oficina de Control Interno debe hacer seguimiento a la evolución de los riesgos y al cumplimiento de las acciones propuestas. Hacer seguimiento a las actividades planeadas para el diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo. Asesorar a las áreas de la entidad en el diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo. aplicando correctivos donde se requiera. Revisar. 5. 7. Adelantar el proceso de diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo bajo las orientaciones del representante de la dirección. Así mismo. GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Roles y responsabilidades de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. especifica que la identificación y el análisis del riesgo debe ser un proceso per- 20 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia . el Decreto 1537 de 2001 en su artículo 4º dice: “Administración de riesgos”. 2.6. Capacitar a los servidores de la entidad en el Modelo y el Componente de la Administración del Riesgo. 4. para su aplicación. directos o indirectos Rol directo: Asesorar el proceso de identificación de los riesgos institucionales y con base en ellos realizar recomendaciones preventivas y/o correctivas con los responsables de los procesos. Rol indirecto: Verificar que en la entidad se implementen políticas de la Administración del Riesgo y se implementen mecanismos reales para la Administración del Riesgo. dentro del rol de asesor asignado a la Oficina de Control Interno. Igualmente. 3. analizar y consolidar la información para presentar propuestas de diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo al representante de la dirección. Someter a consideración del Comité de Coordinación de Control Interno las propuestas de diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo. con el fin de verificar su cumplimiento y proponer mejoras. los cuales son de dos clases. Trabajar en coordinación con los servidores designados por área en aquellas actividades requeridas para el diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo.
Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 21 . además. al igual que los roles anteriores. a través de talleres. asesorías directas a las entidades y la participación en diferentes foros tanto con entidades del sector público como con empresas del sector privado que trabajan el tema desde hace varios años. con miras a establecer acciones efectivas. es importante resaltar que esta herramienta gerencial conlleva. representadas en actividades de control. la metodología presentada contiene ajustes relacionados con la implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) 1000:2005. a través de la implementación de mecanismos que permitan visualizar y estar atento a la aparición de nuevos riesgos que se generen por los desarrollos socioeconómicos y tecnológicos.manente e interactivo entre la Administración y las oficinas de control interno o quien haga sus veces. se incluyen modificaciones que responden a la experiencia recogida durante la divulgación de la cartilla anterior. al ejercicio analítico de la gerencia pública en los asuntos misionales específicos de cada sector. En este sentido. acordadas entre los responsables de las áreas o procesos y dichas oficinas. Por último.
tanto internos como externos. seguro o cualquier otro medio. calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pública para su aceptación y manejo. Se constituye en el componente de control que al interactuar sus diferentes elementos le permite a la entidad pública autocontrolar aquellos eventos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos.DEFINICIONES Análisis de Riesgo: Elemento de Control que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias. Autoevaluación del Control: Elemento de Control que basado en un conjunto de mecanismos de verificación y evaluación determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada área organizacional responsable. permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas. que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su función. contrato. Compartir el Riesgo: Cambiar la responsabilidad o carga por las pérdidas que ocurran luego de la materialización de un riesgo mediante legislación. que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos. A ceptar el Riesgo: Decisión informada de aceptar las consecuencias y probabilidad de un riesgo en particular. Se debe llevar a cabo un uso sistemático de la información disponible para determinar cuán frecuentemente pueden ocurrir eventos especificados y la magnitud de sus consecuencias. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 23 Administración de Riesgos: Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse permiten a la Entidad Pública evaluar aquellos eventos negativos. . Se basa en una revisión periódica y sistemática de los procesos de la entidad para asegurar que los controles establecidos son aún eficaces y apropiados.
Evento: Incidente o situación. por qué sucedería y de qué manera se llevaría a cabo. sea este una pérdida. que ocurre en un lugar determinado durante un periodo determinado. desventaja o ganancia. Probabilidad: Grado en el cual es probable que ocurra un evento. procedimientos y prácticas de administración a las diferentes etapas de la Administración del Riesgo. supervisar. Evaluación del Riesgo: Proceso utilizado para determinar las prioridades de la Administración del Riesgo comparando el nivel de un determinado riesgo con respecto a un estándar determinado. perjuicio. que se debe medir a través de la relación entre los hechos ocurridos realmente y la cantidad de eventos que pudieron ocurrir. Pérdida: Consecuencia negativa que trae consigo un evento. Riesgo: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Riesgo Residual: Nivel de riesgo que permanece luego de tomar medidas de tratamiento de riesgo. las causas y los efectos de su ocurrencia. que ponen en riesgo el logro de su Misión. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencias. Proceso de Administración de Riesgo: Aplicación sistemática de políticas. Sistema de Administración de Riesgo: Conjunto de elementos del direccionamiento estratégico de una entidad concerniente a la Administración del Riesgo.Consecuencia: El resultado de un evento expresado cualitativa o cuantitativamente. Identificación del Riesgo: Elemento de Control que posibilita conocer los eventos potenciales. GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 24 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia . frente a la consecución de los objetivos de la entidad o el proceso. estableciendo los agentes generadores. Reducción del Riesgo: Aplicación de controles para reducir las probabilidades de ocurrencia de un evento y/o su ocurrencia. Monitorear: Comprobar. observar o registrar la forma en que se lleva a cabo una actividad con el fin de identificar posibles cambios. Se puede entender como el proceso que permite determinar qué podría suceder. estén o no bajo el control de la Entidad Pública. Este puede ser cierto o incierto y su ocurrencia puede ser única o ser parte de una serie. Frecuencia: Medida del coeficiente de ocurrencia de un evento expresado como la cantidad de veces que ha ocurrido un evento en un tiempo dado.
en segunda instancia. valoración y definición de las alternativas de acciones de mitigación de los riesgos: – Contexto estratégico – Identificación de riesgos – Análisis de riesgos – Valoración de riesgos – Políticas de Administración de Riesgos L Directrices generales Las etapas sugeridas para una adecuada Administración del Riesgo son las siguientes: Compromiso de la alta y media dirección: Para el éxito en la implementación de una adecuada Administración del Riesgo. El adecuado manejo de los riesgos favorece el desarrollo y crecimiento de la entidad. ocasionados por factores tanto internos como externos. El cumplimiento de dichos objetivos se puede ver afectado por la presencia de riesgos. los cuales desarrollan programas y proyectos a partir del diseño y ejecución de los diferentes planes. Con el fin de asegurar dicho manejo. es indispensable el compromiso de la alta gerencia como encargada. análisis.METODOLOGÍA as entidades de la Administración Pública deben darle cumplimiento a su misión constitucional y legal a través de los objetivos institucionales. razón por la cual se hace necesario contar con acciones tendientes a administrarlos dentro de la entidad. Para lograrlo es importante la definición de canales directos Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 25 . de definir las políticas. de estimular la cultura de la identificación y prevención del riesgo y. en primera instancia. es importante que se establezca el entorno de la entidad. la identificación.
Conformación de un Equipo MECI: Es importante conformar un equipo que se encargue de liderar el proceso de administración del riesgo dentro de la entidad y cuente con un canal directo de comunicación con el designado de la dirección y las personas designadas para trabajar el tema en las diferentes dependencias. Capacitación en la metodología: Definido el Equipo MECI. con el fin de lograr que las decisiones en la materia se tomen con base en información pertinente y actualizada. los gerentes públicos en el proceso de actualización de sus asuntos misionales deben integrar a partir de las problemáticas de su entorno los factores de riesgo inherentes al desarrollo institucional y administrativo. Así mismo. Dicho equipo lo deben integrar personas de diferentes áreas que conozcan muy bien la entidad y el funcionamiento de los diferentes procesos. Así mismo. para que se facilite la administración del riesgo y la construcción de los mapas de riesgos institucionales. para lo cual se podrá contar con el apoyo del Departamento Administrativo de la Función Pública. Ilustración: proceso de Administración del Riesgo1 Contexto Estratégico Organizacional Administración de Riesgos GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO C O M U N I C A R Y C O N S U L T A R Identificación de Riesgos ¿Qué puede suceder? ¿Cómo puede suceder? Análisis de Riesgos Determinar Probabilidades Determinar Consecuencias Estimar nivel de riesgo M O N I T O R E A R Y R E V I S A R Valoración del Riesgo Identificar controles existentes Verificar efectividad de los controles Establecer prioridades de tratamiento Políticas de Administración del Riesgo 1 26 Comunicar y consultar es una actividad que se refiere al conocimiento previo que deben tener quienes participan en la administración del riesgo. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia . debe capacitarse a sus integrantes en la metodología de la Administración del Riesgo y su relación con los demás Subsistemas y Elementos de Control del MECI 1000:2005. propiciando los espacios y asignando los recursos necesarios. debe designar a un directivo de primer nivel para que asesore y apoye todo el proceso de diseño e implementación del Componente de Administración del Riesgo.de comunicación y el apoyo a todas las acciones emprendidas en este sentido.
El análisis se realiza a partir del conocimiento de situaciones del entorno de la entidad. cultural. que permite establecer el lineamiento estratégico que orienta las decisiones de la entidad pública. reuniones con directivos y con personas de todos los niveles en la entidad. el diseño se establece a partir de la identificación de los factores internos o externos a la entidad que pueden general riesgos que afecten el cumplimiento de sus objetivos. entrevistas e indagaciones con personas ajenas a la entidad. tanto de carácter social. frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observación. entre otros. usar diagramas de flujo. basado en los resultados de los componentes de ambiente de control. Se recomienda la aplicación de varias herramientas y técnicas. Así. cumplimiento de los planes y programas. lluvias de ideas con los servidores de la entidad. análisis P Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 27 . distinción y análisis del conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su función. se alimenta también con el análisis de la situación actual de la entidad. de orden público. misión y objetivos institucionales”. por ejemplo: entrevistas estructuradas con expertos en el área de interés. estructura organizacional.CONTEXTO ESTRATÉGICO ara la formulación y operacionalización de la política de administración del riesgo es fundamental tener claridad de la misión institucional. modelo de operación. económico. sistemas de información. evaluaciones individuales usando cuestionarios. el anexo técnico del Decreto 1599 de 2005 se define como “Elemento de Control. Este contexto estratégico es la base para la identificación de los riesgos en los procesos y actividades. de manera que no se perciba esta herramienta gerencial como algo aislado del mismo accionar administrativo. político. legal y/o cambios tecnológicos. sus objetivos y tener una visión sistémica de la gestión. procesos y procedimientos y los recursos económicos. Por ende. entre otros.
los cuales pueden proporcionar información importante. Así mismo. desempleo. Medioambientales: Emisiones y residuos. Direccionamiento Estratégico y demás estudios que sobre la cultura organizacional y el clima laboral se hayan adelantado en la entidad. energía. Legislación. con base en el análisis de la información externa y los planes y programas de la entidad. Con la realización de esta etapa se busca que la entidad obtenga los siguientes resultados: – – Identificar los factores externos que pueden ocasionar la presencia de riesgos. seguridad . acceso al capital emisión de deuda o no pago de esta. entradas. liquidez. producción. terrorismo Tecnológicos: Interrupciones comercio . alcance y parámetros para llevarla a cabo. Procesos: Capacidad diseño. . desempleo. teniendo en cuenta que esta no es un fin en sí misma. responsabilidad social. políticas públicas. – El Contexto Estratégico debe tener en cuenta el contexto organizacional en el cual se verifican los objetivos de la entidad y de los procesos para comprender hacia dónde va la entidad y cuál es su misión. opiniones de especialistas y expertos. pueden utilizarse diferentes fuentes de información de la entidad. Igualmente. tecnología emergente Tecnología: Integridad de datos. capacidad de los activos. estableciendo las metas. los objetivos. Personal: Capacidad del personal.de escenarios y hacer revisiones periódicas de factores económicos y tecnológicos que puedan afectar a la organización. ejecución. desarrollo. La técnica utilizada dependerá de las necesidades y naturaleza de la entidad. entre otros. mantenimiento . datos externos. sino un medio para lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos. experiencias significativas registradas. estrategias. informes de años anteriores. salidas. es necesario que en este punto la entidad se plantee cuál es el contexto en que se desarrolla la Administración del Riesgo. disponibilidad de datos y sistemas. catástrofes naturales. Aportar información que facilite y enriquezca las demás etapas de la Administración del Riesgo. salud. Identificar los factores internos que pueden ocasionar la presencia de riesgos con base en el análisis de los componentes Ambiente de Control. electrónico. tales como registros históricos. sotenible conocimiento Políticos: Cambios de Gobierno. competencia. Económicos: Disponibilidad de capital. regulación Sociales: Demografía. EJEMPLO DE FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS DE RIESGO FACTORES EXTERNOS FACTORES INTERNOS Infraestructura: Disponibilidad de activos. De esta manera se logra centrar desde su inicio el proceso de Administración de Riesgos en la consecución de los objetivos que se ha planteado la entidad. desarrollo proveedores. mercados financieros.
El Decreto 1599 de 2005 lo define como Elemento de Control. dada la especialidad temática que manejan en cada sector o contexto socioeconómico.Identificación de riesgos El proceso de la identificación del riesgo debe ser permanente e interactivo. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 29 . Causas (factores internos o externos): Son los medios. basado tanto en el resultado del análisis del Contexto Estratégico como en el proceso de planeación y debe partir de la claridad de los objetivos estratégicos de la entidad para la obtención de resultados. el cual permite hacer un inventario de aquellos. estén o no bajo el control de la Entidad Pública. que ponen en riesgo el logro de su Misión. las circunstancias y agentes generadores de riesgo. Entender la importancia del manejo del riesgo implica conocer con más detalle los siguientes conceptos: Proceso: Nombre del proceso Objetivo del proceso: Se debe transcribir el objetivo que se ha definido para el proceso al cual se le están identificando los riesgos. en la metodología propuesta. definiendo en primera instancia las causas o factores de riesgo. tanto internos como externos. identificando los factores internos o externos a la entidad. al igual que todos los servidores. la gerencia pública adopta un papel proactivo en el sentido de visualizar en sus contextos estratégicos y misionales los factores o eventos que pueden afectar el curso institucional. las causas y los efectos de su ocurrencia. Los agentes generadores que se entienden como todos los sujetos u objetos que tienen la capacidad de originar un 1 Los agentes generadores se incluyen dentro de las causas del riesgo. Riesgo: Representa la posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y afectar el logro de sus objetivos. presentando una descripción de cada uno de estos y finalmente definiendo los posibles efectos. que pueden ocasionar riesgos que afecten el logro de los objetivos. Es la base del análisis de riesgos que permite avanzar hacia una adecuada implementación de políticas que conduzcan a su control. que posibilita conocer los eventos potenciales. Es allí donde. La identificación de los riesgos se realiza a nivel del Componente de Direccionamiento Estratégico. estableciendo los agentes generadores1. Es importante centrarse en los riesgos más significativos para la entidad relacionados con el desarrollo de los procesos y los objetivos institucionales. los riesgos. Una manera para que todos los servidores de la entidad conozcan y visualicen los riesgos es a través de la utilización del formato de identificación de riesgos.
en la definición de los procesos. la elaboración de los estados financieros. diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia. interrupción del servicio y daño ambiental. Riesgos Operativos: Comprende los riesgos relacionados tanto con la parte operativa como con la técnica de la entidad. que incluye la ejecución presupuestal.riesgo. de bienes. Descripción: Se refiere a las características generales o las formas en que se observa o manifiesta el riesgo identificado. Riesgos Financieros: Se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad. se pueden clasificar en cinco categorías: personas. de imagen. lo cual conduce a ineficiencias. De la eficiencia y transparencia en el manejo de los recursos. los pagos. la clara definición de políticas. oportunidades de corrupción e incumplimiento de los compromisos institucionales. incluye riesgos provenientes de deficiencias en los sistemas de información. la desarticulación entre dependencias. de credibilidad y de confianza. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia . manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes de cada entidad. materiales. comités. generalmente se dan sobre las personas o los bienes materiales o inmateriales con incidencias importantes tales como daños físicos y fallecimiento. así 2 30 Cada entidad puede clasificar los riesgos de acuerdo a su actividad particular. sanciones. agente generador) RIESGO DESCRIPCIÓN EFECTOS (CONSECUENCIAS) Clasificación del riesgo2 Durante el proceso de identificación del riesgo se recomienda clasificarlos teniendo en cuenta los siguientes conceptos: GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Riesgo Estratégico: Se asocia con la forma en que se administra la entidad. instalaciones y entorno. en la estructura de la entidad. Formato de identificación de riesgos PROCESO CAUSAS OBJETIVO DEL (Factores internos PROCESO y externos. Efectos (consecuencias): Constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la entidad. la lista que se encuentra en esta guía puede ser adaptada a cada una de las entidades agregando nuevas clasificaciones. El manejo del riesgo estratégico se enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos. pérdidas económicas. de información.
Riesgos de Tecnología: Se asocian con la capacidad de la entidad para que la tecnología disponible satisfaga su necesidades actuales y futuras y soporte el cumplimiento de la misión. Describir los riesgos identificados con sus características. contractuales. calificándolos y evaluándolos. con el fin de obtener información para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar. de ética pública y en general con su compromiso ante la comunidad. PROCESO EN EL QUE IMPACTA Proceso 2 Proceso 3 Proceso 4 FUENTES DEL RIESGO Estratégico Operativo Financiero Cumplimiento Tecnología Proceso 1 Proceso 5 Formato clasificación del riesgo La anterior tabla muestra cómo se asocia la Identificación del Riesgo a los procesos de la entidad. también es posible adaptar la tabla a las actividades de los procesos cuando se trata del proceso de Administración del Riesgo por Procesos. que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos (riesgos) positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias (efectos). calificándolos y Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 31 . Con la realización de esta etapa se busca que la entidad obtenga los siguientes resultados: – – – Determinar las causas (factores internos o externos) de las situaciones identificadas como riesgos para la entidad. Análisis del riesgo El análisis del riesgo busca establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias. dependerá en gran parte el éxito o fracaso de toda entidad.como de su interacción con las demás áreas. El análisis del riesgo dependerá de la información obtenida en el formato de identificación de riesgos y de la disponibilidad de datos históricos y aportes de los servidores de la entidad. El Decreto 1599 de 2005 establece: “Elemento de Control. Precisar los efectos que los riesgos puedan ocasionar a la entidad. Riesgos de Cumplimiento: Se asocian con la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales.
El impacto de confidencialidad de la información se refiere a la pérdida o revelación de esta. Para determinar de manera objetiva la probabilidad. Se han establecido dos aspectos para tener en cuenta en el análisis de los riesgos identificados. 4 32 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia . no obstante. Cuando se habla de información reservada institucional se hace alusión a aquella que por la razón de ser de la entidad solo puede ser conocida y difundida en esta. así mismo. La primera representa el número de veces que el riesgo se ha presentado en un determinado tiempo o puede presentarse. Por la primera se entiende la posibilidad de ocurrencia del riesgo. esta puede ser medida con criterios de Frecuencia. Probabilidad e Impacto. y la segunda se refiere a la magnitud de sus efectos. Impacto de confidencialidad de la información VALOR 5 4 3 2 1 3 DESCRIPCIÓN Reservada institucional No sensible institucional Institucional Sensible personal Personal Las tablas propuestas representan los impactos de mayor ocurrencia en las entidades del Estado. teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo. aunque este no se haya materializado. cada entidad puede incluir otros tipos de impacto según su particularidad.evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pública para su aceptación y manejo”. Por Impacto se entiende las consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo. o de Factibilidad. la sensibilidad de la información depende de la importancia que esta tenga para el desarrollo de la misión de la entidad. Para adelantar el análisis del riesgo se deben considerar los siguientes aspectos: – La Calificación del Riesgo: Se logra a través de la estimación de la probabilidad de su ocurrencia y el impacto que puede causar la materialización del riesgo. si se ha materializado (por ejemplo: Número de veces en un tiempo determinado). se puede utilizar la siguiente tabla: NIVEL A B C D E CONCEPTO Casi certeza Probable Posible Improbable Raro DESCRIPCIÓN Se espera que ocurra en la mayoría de las circunstancias Probablemente ocurrirá en la mayoría de las circunstancias Podría ocurrir en algún momento Pudo ocurrir en algún momento Puede ocurrir sólo en circunstancias excepcionales GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Para determinar el impacto se pueden utilizar las siguientes tablas. que representan los temas en que suelen impactar la ocurrencia de los riesgos3: Impacto de confidencialidad de la información4 Tabla 1.
Tanto para el impacto como para la probabilidad se han determinado valores múltiplos de 5. al detrimento del patrimonio público. Impacto de credibilidad VALOR 5 4 3 2 1 DESCRIPCIÓN País Ciudad Usuarios Todos los funcionarios Grupo de funcionarios Impacto financiero6 Tabla 3. 5 6 El impacto de credibilidad se refiere a la pérdida de esta frente a diferentes actores sociales o dentro de la entidad. . moderada y catastrófica en relación con el impacto y alta.Impacto de credibilidad5 Tabla 2. a continuación se presenta una matriz que contempla un análisis cualitativo. de esta forma es posible distinguir entre los riesgos aceptables. El impacto financiero se refiere a la pérdida de dineros o bienes públicos. que hace referencia a la utilización de formas descriptivas para presentar la magnitud de las consecuencias potenciales (impacto) y la posibilidad de ocurrencia (probabilidad). Impacto Financiero. moderados. Así mismo. presenta un análisis cuantitativo. que contempla valores numéricos que contribuyen a la calidad en la exactitud de la calificación y evaluación de los riesgos. La forma en la cual la probabilidad y el impacto son expresados y combinados en la matriz provee la evaluación del riesgo. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 33 Con el fin de facilitar la calificación y evaluación de los riesgos. tomando las siguientes categorías: leve. es decir. tolerables. importantes o inaceptables y fijar las prioridades de las acciones requeridas para su tratamiento. establecido en salarios mínimos mensuales legales vigentes VALOR 5 4 3 2 1 DESCRIPCIÓN Más de 2000 1501-2000 1001-1500 501-1000 0-500 – La Evaluación del Riesgo: Permite comparar los resultados de su calificación con los criterios definidos para establecer el grado de exposición de la entidad al riesgo. media y baja respecto a la probabilidad.
por tanto. Probabilidad moderada con 3. Moderado con 3. asumir el riesgo. reducir el riesgo. Calificación del riesgo Se debe calificar cada uno de los Riesgos según la matriz de acuerdo a las siguientes especificaciones: Probabilidad casi certeza se califica con 5. según la celda que ocupa. probable o casi certeza y su Impacto moderado. Probabilidad improbable con 2 y Probabilidad raro con 1. mayor o catastrófico. es aconsejable eliminar la actividad que genera el riesgo en la medida que 34 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia . Es decir. M: Zona de riesgo Moderada. reducir el riesgo. Probabilidad probable con 4. E: Zona de riesgo Extrema. evitar el riesgo. Si el riesgo se ubica en la Zona de Riesgo extrema.Matriz de calificación. compartir o transferir. improbable o moderada y su Impacto es insignificante o menor. su Probabilidad es moderado. A: Zona de riesgo Alta. compartir o transferir. evitar el riesgo. Y el impacto si es insignificante con 1. asumir el riesgo. Mayor con 4 y si es Catastrófico con 5. GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Evaluación del riesgo Para realizar la Evaluación del Riesgo se debe tener en cuenta la posición del riesgo en la matriz. el riesgo se encuentra en un nivel que puede aceptarlo sin necesidad de tomar otras medidas de control diferentes a las que se poseen. significa que su Probabilidad es rara. para poder determinarlo se toma el mayor valor que se ha obtenido según las tablas de impacto. de acuerdo al número de veces que se presenta o puede presentarse el riesgo. evaluación y respuesta a los riesgos PROBABILIDAD E (raro) 1 D (improbable) 2 C (moderado) 3 B (probable) 4 A (casi certeza) 5 INSIGNIFICANTE (1) B B B M A MENOR (2) B B M A A MODERADO (3) IMPACTO M M A A E MAYOR (4) A A E E E CATASTRÓFICO (5) A E E E E B: Zona de riesgo Baja. aplicando los siguientes criterios: Si el riesgo se ubica en la Zona de Riesgo Baja. si es Menor con 2. reducir el riesgo. lo cual permite a la entidad asumirlo.
sea posible. Para realizar la valoración de los controles existentes es necesario recordar que estos se clasifican en: – – Preventivos: Aquellos que actúan para eliminar las causas del riesgo. para prevenir su ocurrencia o materialización. denominado “Controles”. se deben implementar controles de prevención para evitar la Probabilidad del riesgo. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 35 . del Subsistema de Control de Gestión. moderada o alta). Para adelantar esta etapa se hace necesario tener claridad sobre los puntos de control existentes en los diferentes procesos. también permiten la modificación de las acciones que propiciaron su ocurrencia. los cuales permiten obtener información para efectos de tomar decisiones. para protegerse en caso de su ocurrencia. Establecer criterios de calificación y evaluación de los riesgos que permiten tomar decisiones pertinentes sobre su tratamiento. Correctivos: Aquellos que permiten el restablecimiento de la actividad después de ser detectado un evento no deseable. la entidad debe diseñar planes de contingencia. se deben tomar medidas para llevar en lo posible los riesgos a la zona moderada o baja. permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento. Medir el impacto de las consecuencias del riesgo sobre las personas y los recursos o coordinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos institucionales o desarrollar los procesos. que pueden disminuir la capacidad institucional de la entidad. Con la realización de esta etapa se busca que la entidad obtenga los siguientes resultados: – – Establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos. La valoración del riesgo es el producto de confrontar los resultados de la evaluación del riesgo con los controles identificados en el Elemento de Control. para cumplir su propósito. Si el riesgo se sitúa en cualquiera de las otras zonas (riesgo. Siempre que el riesgo sea calificado con Impacto catastrófico. de protección para disminuir el Impacto o compartir o transferir el riesgo si es posible a través de pólizas de seguros u otras opciones que estén disponibles. – Valoración del riesgo El Decreto 1599 de 2005 establece: Elemento de Control. con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y fijación de políticas. De lo contrario. que determina el nivel o grado de exposición de la entidad pública al impacto del riesgo.
de acuerdo a los resultados obtenidos en la valoración del mismo. se aplican y son efectivos). el estado final de riesgo. ¿Los controles están documentados? ¿Se están aplicando en la actualidad? ¿Son efectivos para minimizar el riesgo? Una vez ha respondido todas las preguntas proceda a realizar la valoración. teniendo en cuenta las respuestas a las preguntas anteriormente formuladas (los controles se encuentran documentados. CRITERIOS VALORACIÓN DEL RIESGO Se mantiene el resultado de la evaluación antes de controles Se mantiene el resultado de la evaluación antes de controles Cambia el resultado a una casilla inferior de la matriz de evaluación antes de controles (el desplazamiento depende de sí el control afecta el impacto o la probabilidad) Pasa a escala inferior (el desplazamiento depende de si el control afecta el impacto o la probabilidad) GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO No existen controles Los controles existentes no son efectivos Los controles existentes son efectivos pero no están documentados Los controles son efectivos y están documentados. analícelos frente a los controles existentes en cada riesgo. 2. así: Calificados y evaluados los riesgos.El procedimiento para la valoración del riesgo es el siguiente Para adelantar la evaluación de los controles existentes es necesario describirlos estableciendo si son preventivos o correctivos y responder a las siguientes preguntas: 1. Pondérelos según la tabla establecida. Ubique en la Matriz de Calificación. En el siguiente cuadro se pueden observar ejemplos de distintos tipos de control: 36 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia . 3. Evaluación y Respuesta a los riesgos.
Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 37 – Identificación de los controles existentes para los riesgos identificados y analizados. Elaborar el mapa de riesgos para cada proceso. a fin de establecer aquellos que pueden causar mayor impacto a la entidad en caso de materializarse. El Decreto 1599 de 2005 establece: Elemento de Control. – Políticas de administracion de riesgos Para la consolidación de las Políticas de Administración de Riesgos se deben tener en cuenta todas las etapas anteriormente desarrolladas en el ejercicio de la administración del riesgo.Controles de Gestión Políticas claras aplicadas Seguimiento al plan estratégico y operativo Indicadores de Gestión Tableros de Control Seguimiento a Cronograma Evaluación del desempeño Informes de Gestión Monitoreo de Riesgos Controles Operativos Conciliaciones Consecutivos Verificación de firmas Listas de chequeo Registro controlado Segregación de funciones Niveles de autorización Custodia apropiada Procedimientos formales aplicados Pólizas Seguridad física Contingencias y respaldo Personal capacitado Aseguramiento y calidad Controles Legales Normas claras y aplicadas Control de Términos Tomado de Superintendencia Financiera Con la realización de esta etapa se busca que la entidad obtenga los siguientes resultados: – Priorización de los riesgos de acuerdo con los resultados obtenidos de confrontar la evaluación del riesgo con los controles existentes. . que permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones. respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la entidad pública.
se logra cuando al interior de los procesos se generan cambios sustanciales por mejoramiento. Compartir o transferir el riesgo. – – GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO – Para el manejo de los riesgos se deben analizar las posibles acciones a emprender. financiera y económica y se puede realizar con base en los siguientes criterios: a) La valoración del riesgo 38 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia . etc. Se deben tener en cuenta algunas de las siguientes opciones. técnica. resultado de unos adecuados controles y acciones emprendidas. como en el caso de los contratos de seguros o a través de otros medios que permiten distribuir una porción del riesgo con otra entidad. la información de gran importancia se puede duplicar y almacenar en un lugar distante y de ubicación segura. Un ejemplo de esto puede ser el control de calidad. mantenimiento preventivo de los equipos. tales como: la implementación de las políticas. – Evitar el riesgo. las cuales pueden considerarse cada una de ellas independientemente. desarrollo tecnológico. permiten tomar decisiones adecuadas y fijar los lineamientos de la Administración del Riesgo. institucional. en este caso el gerente del proceso simplemente acepta la pérdida residual probable y elabora planes de contingencia para su manejo. tomar las medidas encaminadas a prevenir su materialización. La reducción del riesgo es probablemente el método más sencillo y económico para superar las debilidades antes de aplicar medidas más costosas y difíciles. Se consigue mediante la optimización de los procedimientos y la implementación de controles.Las políticas identifican las opciones para tratar y manejar los riesgos basadas en la valoración de riesgos. a su vez transmiten la posición de la dirección y establecen las guías de acción necesarias a todos los servidores de la entidad. Es así como por ejemplo. La selección de las acciones más conveniente debe considerar la viabilidad jurídica. como en los contratos a riesgo compartido. reduce su efecto a través del traspaso de las pérdidas a otras organizaciones. como el impacto (medidas de protección). optimización de procesos y procedimientos y cambios físicos entre otros. manejo de los insumos. Reducir el riesgo. en vez de dejarla concentrada en un solo lugar. interrelacionadas o en conjunto. implica tomar medidas encaminadas a disminuir tanto la probabilidad (medidas de prevención). Asumir un riesgo. definición de estándares. rediseño o eliminación. las cuales deben ser factibles y efectivas. Es siempre la primera alternativa a considerar. luego de que el riesgo ha sido reducido o transferido puede quedar un riesgo residual que se mantiene.
Igualmente. permitiendo conocer las políticas inmediatas de respuesta ante ellos tendientes a evitar. la protección de los bienes utilizados para servir a la comunidad. y la aplicación de acciones. el cronograma y los indicadores. la continuidad en la prestación de los servicios. Para la ejecución de las acciones. Probabilidad: entendida como la posibilidad de ocurrencia del riesgo. las acciones de manejo de riesgo y el compromiso de la dirección y de los servidores de la entidad. Con la realización de esta etapa se busca encauzar el accionar de la entidad hacia el uso eficiente de los recursos. o asumir el riesgo residual. si se ha materializado (por ejemplo: No. se busca que la entidad tenga claridad sobre las políticas de Administración del Riesgo. reducir. el cual debe elaborarse al finalizar la etapa de Valoración del Riesgo. Elaboración del mapa de riesgos por proceso y el institucional. ésta puede ser medida con criterios de Frecuencia. Impacto: consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo. compartir o transferir el riesgo. definir un cronograma y unos indicadores que permitan verificar el cumplimiento para tomar medidas correctivas cuando sea necesario. se deben identificar las áreas o dependencias responsables de llevarlas a cabo. Riesgo Impacto Probabilidad Evaluación Controles Valoración Opciones Acciones Responsables Cronograma riesgo existentes riesgo manejo Indicador Descripción del Mapa de riesgos Riesgo: posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. No obstante se considera recomendable. así como los responsables. o de Factibilidad teniendo Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 39 Formato: Mapa de riesgos . de veces en un tiempo determinado).b) El balance entre el costo de la implementación de cada acción contra el beneficio de la misma. El mapa de riesgos contiene a nivel estratégico los mayores riesgos a los cuales está expuesta la entidad. elaborar un mapa de riesgos por cada proceso para facilitar la administración del riesgo.
a largo. los responsables y el talento humano requerido. aunque éste no se haya materializado. los recursos. Controles existentes: especificar cuál es el control que la entidad tiene implementado para combatir. Valoración del riesgo: es el resultado de determinar la exposición de la entidad al riesgo. luego de confrontar la evaluación del riesgo con los controles existentes. Opciones de manejo: opciones de respuesta ante los riesgos tendientes a evitar. minimizar o prevenir el riesgo. GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Formulación de las políticas Esta a cargo del Representante Legal de la entidad y el Comité de Coordinación de Control Interno y se basa en el mapa de riesgos resultado del proceso de la administración del riesgo. dispersar o transferir el riesgo. Cronograma: son las fechas establecidas para implementar las acciones por parte del grupo de trabajo. la política señala que debe hacerse para efectuar el control y la implementación de la misma. Debe contener los siguientes aspectos: – – – – – Los objetivos que se esperan lograr Las estrategias para establecer como se va a desarrollar las políticas. Indicadores: se consignan los indicadores diseñados para evaluar el desarrollo de las acciones implementadas. reducir. basándose en los planes estratégicos y los objetivos institucionales o por procesos. mediano y corto plazo Los riesgos que se van a controlar Las acciones a desarrollar contemplando el tiempo. evaluación y respuesta a los riesgos. o asumir el riesgo residual Acciones: es la aplicación concreta de las opciones de manejo del riesgo que entrarán a prevenir o a reducir el riesgo y harán parte del plan de manejo del riesgo. Responsables: son las dependencias o áreas encargadas de adelantar las acciones propuestas. Evaluación del riesgo: Resultado obtenido en la matriz de calificación. El seguimiento y evaluación a la implementación y efectividad de las políticas 40 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia .en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo.
El monitoreo debe estar a cargo de los responsables de los procesos y de la Oficina de Control Interno. en el mapa de riesgos. Monitoreo y revisión Una vez diseñado y validado el plan para administrar los riesgos. su finalidad principal será la de aplicar y sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar un efectivo manejo del riesgo. La Oficina de Control Interno dentro de su función asesora comunicará y presentará luego del seguimiento y evaluación sus resultados y propuestas de mejoramiento y tratamiento a las situaciones detectadas.Finalmente. El monitoreo es esencial para asegurar que las acciones se están llevando a cabo y evaluar la eficiencia en su implementación adelantando revisiones sobre la marcha para evidenciar todas aquellas situaciones o factores que pueden estar influyendo en la aplicación de las acciones preventivas. partiendo de que el fin último de la Administración del Riesgo es propender por el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales. es necesario monitorearlo teniendo en cuenta que estos nunca dejan de representar una amenaza para la organización. las políticas de administración del riesgo deben ir articuladas con la planeación de manera que no sean políticas aisladas sino complementarias. los cuales están consignados en la planeación anual de la entidad. Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 41 .
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C. 24-09 Bogotá.co e-mail: correspondencia@imprenta.gov. D.Carrera 66 No.imprenta.gov.co . PBX: (571) 457 8000 .Fax: 457 8034 www.
Departamento Administrativo de la Función Pública .educ.co 2009 Departamento Administrativo de la Función Pública República de Colombia Escuela Superior de Administración Pública . 12 .62 .esap.Bogotá.37 CAN. Conmutador: 334 40 80/87 • Fax: 341 0515 Línea gratuita de Atención al Cliente: 018000 917770 Web: www. D.DAFP Carrera 6 No.ESAP Calle 44 No.co E-mail: webmaster@dafp.dafp.C. 53 .gov.edu.co E-mail: direccion.C.nacional@esap. Conmutador: 220 2790 • Fax: 222 43 15 Línea gratuita 018000 913755 Oficina de Quejas y Reclamos: 221 37 55 Web: www. D.co 2009 .gov. Bogotá.
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