Source: http://www.vademecumkadrowego.pl/artykul_narzedziowa,1166,0,19472,wstep.html
Timestamp: 2020-06-02 23:24:28+00:00
Document Index: 9575173

Matched Legal Cases: ['art. 229', 'art. 29', 'art. 1043', 'art. 150', 'art. 2374', 'art. 29', 'art. 291', 'art. 29', 'art. 291', 'art. 222', 'art. 226', 'art. 201', 'art. 124', 'art. 105', 'art. 1821', 'art. 1867', 'art. 1891', 'art. 174', 'art. 229', 'art. 229', 'art. 1011', 'art. 1517', 'art. 171', 'art. 1012', 'art. 229', 'art. 188', 'art. 142', 'art. 143', 'art. 144', 'art. 1401', 'art. 1401', 'art. 148', 'art. 178', 'art. 178', 'art. 86', 'art. 2376', 'art. 94']

Aktualnie jesteś: Strona główna » Dokumentacja kadrowa » WSTĘP
Proces nawiązywania stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia generuje powstanie wielu dokumentów kształtujących tę więź prawną oraz prawa i obowiązki jej stron. Ich katalog w sposób najbardziej praktyczny porządkuje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369), przy okazji regulowania sposobu ich gromadzenia i przechowywania. Akt ten wyróżnia cztery kategorie dokumentów o charakterze ściśle pracowniczym, które po ich wytworzeniu lub utworzeniu odpisu, względnie kopii dokumentu dostarczonego przez zainteresowanego, przechowuje się w aktach osobowych pracownika.
Pracodawca prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe, składające się z 4 części, tj. z części A, B i C oraz D, które obejmują:
» A - oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 K.p.);
» B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 K.p.),
z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 K.p.) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 K.p.),
z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 § 3 K.p.),
warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 K.p.) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 K.p.),
celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 K.p.),
ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 K.p.),
potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 K.p.),
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i 125 K.p.),
dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 K.p.),
dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e K.p.),
dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 K.p.),
oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 K.p.),
dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i 1741 K.p.),
wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 K.p.),
okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 K.p.),
umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 K.p.),
wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 1517 § 6 K.p.),
» C - oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:
dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 K.p.),
umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 1012 § 1 K.p.),
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 K.p.);
» D - odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Ważne: Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.
Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje. Każda z części zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Te znajdujące się w części A, B i C, jeżeli są ze sobą powiązane tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach (podkatalogach), którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W razie wprowadzenia takich podkatalogów, przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdego z nich.
Nieco inaczej jest z częścią D akt osobowych. W niej przechowuje się dokumenty dotyczące danej kary w obowiązkowo wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne. Tu przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części z osobna. Jest to uzasadnione, bowiem w związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery. Dzięki temu w aktach nie pozostaje ślad po karze, a zatem można mówić o jej zatarciu.
Uwaga! Pracodawca jest obowiązany przetwarzać dane kandydata/pracownika zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE... (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016), dalej RODO.
W myśl § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, oprócz akt osobowych, pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:
- ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 K.p.),
- ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 K.p.),
- stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 K.p.),
- stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 K.p.),
- stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 K.p.),
- stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 K.p.),
- pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 K.p.),
- pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 K.p.),
3) kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 K.p.),
4) kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i 2377 K.p.).
Większość z tych dokumentów omawiamy w niniejszym dodatku.
Zgodnie z art. 94 pkt 9b K.p., pracodawca jest zobowiązany prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza) w postaci papierowej lub elektronicznej. Jeżeli pracodawca wybierze drugie z rozwiązań i zdecyduje się na prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej, to powinien wykorzystać w tym celu system, który będzie zapewniał:
zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej,