Source: http://www.invesa.com/proteccion-datos-personales/
Timestamp: 2017-10-19 23:55:16
Document Index: 396500388

Matched Legal Cases: ['Artículo 1', 'Artículo 2', 'Artículo 3', 'Artículo 4', 'Artículo 5', 'artículo 17', 'Artículo 6', 'artículo 3', 'Artículo 7', 'artículo 10', 'Artículo 9', 'Artículo 10', 'Artículo 11', 'Artículo 12', 'Artículo 13', 'Artículo 14', 'artículo 8', 'Artículo 15', 'artículo 17', 'artículo 14', 'Artículo 16', 'Artículo 17', 'artículo 14', 'Artículo 18', 'artículo 15', 'artículo 15', 'Artículo 19', 'Artículo 20', 'artículo 15', 'Artículo 21', 'Artículo 22', 'artículo 15', 'Artículo 23', 'Artículo 24', 'Artículo 25', 'Artículo 26']

Protección Datos Personales // INVESA - La Compañia Amiga Colombia
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Capítulo Segundo: Autorización.
Capítulo Tercero: Derechos y deberes
Capítulo Cuarto: Procedimientos para el Acceso, Consulta y Reclamación
Capítulo Quinto: Seguridad de la Información.
Capítulo Sexto: Disposiciones Finales
Artículo 1.- LEGISLACIÓN APLICABLE: Este manual fue elaborado teniendo en cuenta los principios constitucionales contenidos en los articulo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia y la ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales “
Artículo 2.- ÁMBITO DE APLICACIÓN: Este manual se aplica al tratamiento de carácter personal de los datos que recoja, archive o maneje INVESA.
Artículo 3.- DATOS PERSONALES: Este manual está dirigido a cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Artículo 4.- BASE DE DATOS: Una base de datos se define como el conjunto de datos personales que es objeto de tratamiento. Por lo tanto, las políticas y procedimientos contenidos en este manual aplican a las bases de datos que, como su definición lo señala, posee INVESA, y estas serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la ley o en los decretos que la reglamenten aclaren o modifiquen y su vigencia será hasta el día en que expire la vigencia de INVESA.
Artículo 5.- OBJETO: Con la adopción de este manual se da cumplimiento a lo establecido en el literal k del artículo 17 de la ley 1581 de 2012, que establece los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se estipula el adoptar un manual o guía interno de procedimientos y políticas que garanticen un adecuado tratamiento de los datos personales y respondan al cumplimiento de la ley antes citada, para garantizar la atención de consultas y reclamos.
De igual forma, el manual tiene por finalidad regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos personales que realiza INVESA, con el fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data de acuerdo a lo establecido en la ley.
Artículo 6.- DEFINICIONES: Para una correcta aplicación de las reglas contenidas en el presente manual, en consonancia con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 se entiende por:
- AUTORIZACIÓN : Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- AVISO DE PRIVACIDAD: Documento físico, electrónico o en cualquier formato generado por el responsable que se coloca a entera disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. En el aviso de privacidad deberá comunicarse al titular la información relativa a la existencia de unas políticas para el tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se le dará al dato personal.
- BASE DE DATOS : Conjunto de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- DATO PRIVADO: Es aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular del mismo.
- DATO SENSIBLE : Es aquel que afecta la intimidad del titular del dato o cuyo uso indebido puede generar su discriminación por parte de otros, verbi gracia, el que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones de carácter religioso o filosófico , la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición , así como el relativo a la salud, a la vida sexual y a condiciones biométricas.
- ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada , que, por sí misma o en asocio de otras personas, realice el tratamiento de los datos personales por cuenta del responsable del tratamiento;
- RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO : Persona natural o jurídica, pública o privada, que, por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos;
- TITULAR: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento ;
- TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, o supresión de los mismos.
Artículo 7.- PRINCIPIOS: Los principios que se establecen a continuación constituyen lineamientos generales que deberán ser respetados por los colaboradores de INVESA en los procesos de recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales.
- LA LEGALIDAD: En INVESA se hará el tratamiento de los datos personales siguiendo los requerimientos legales establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en las normas que con posterioridad se expidan para reglamentarla.
- LA FINALIDAD : El tratamiento de los datos personales recolectados por INVESA obedecerá siempre a una finalidad legitima de la cual debe ser informada al titular, en aras de garantizar la necesidad y proporcionalidad de los datos recolectados. INVESA distingue entre los datos indispensables para llevar a cabo su labor productiva, comercial y social, lo que incluye también los datos necesarios para mantener vínculos contractuales con clientes, empleados, accionistas, proveedores, el Estado y la comunidad. Los datos son tratados por INVESA para finalidades específicas dentro de estas finalidades generales. Los datos sólo serán tratados para la finalidad específica para la cual fueron recolectados y para la cual exista el consentimiento por parte del titular. Cuando no exista un requerimiento legal contrario, INVESA suprimirá los datos personales una vez se haya realizado el fin último para el cual fueron recolectados.
De acuerdo con las normas vigentes, INVESA podrá entregar los datos personales a las siguientes personas o entidades:
A las entidades públicas o administrativas, en ejercicio de sus funciones legales o de orden judicial.
- LA LIBERTAD: Todo tratamiento de datos personales que realice INVESA deberá estar respaldado por el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que le releve el consentimiento.
INVESA distingue claramente, en sus formularios de recolección de datos y en los bancos de datos, entre datos indispensables, datos sensibles y datos opcionales. En todo caso se debe informar adecuadamente a los titulares sobre la finalidad del tratamiento que se le dará a sus datos.
Los datos necesarios deben ser suministrados por sus respectivos titulares. INVESA asume que la voluntad expresa del titular de no suministrar estos datos indica su voluntad de no participar en las tareas de INVESA, bien sea como empleado, cliente, proveedor, accionista o miembro de la comunidad.
Los datos opcionales son aquellos de voluntario suministro por parte de los titulares, INVESA no negará la creación de un vínculo contractual ante la ausencia de datos opcionales.
INVESA posee datos cuya recolección es anterior a la promulgación de la ley 1581 de 2012. Entre estos datos se encuentran los datos vigentes e indispensables para la realización de su labor productiva, comercial y social; y los datos inactivos producto de estas mismas actividades.
Para continuar con el tratamiento de los datos vigentes, INVESA obtendrá el consentimiento expreso e informado de los titulares de los datos. Cuando se trate de datos indispensables, el consentimiento será condición esencial para poder seguir participando de las actividades que desarrolla INVESA en sus relaciones de negocios.
En cuanto a los datos considerados como inactivos, INVESA obtendrá el consentimiento expreso e informado de los titulares de dichos datos en caso de que surja la necesidad de un tratamiento que exceda las obligaciones legales relacionadas con las actividades de INVESA, o los registros laborales o similares.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012, existen datos que no requieren un consentimiento previo por parte del titular como son i) la información que requiera una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial ; ii) los datos que tengan naturaleza pública; iii) en los casos d los informes a los empleados de sus estados de cuenta de seguridad social integral o el de estado de cuenta de los clientes y proveedores.
- EL ACCESO Y LA CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: INVESA nombrará responsables y encargados para el tratamiento de los datos personales, solo los encargados y responsables podrán tratar los datos, dentro de las competencias especificas que se les señalen.
Los datos personales no podrán ser divulgados ni dentro ni fuera de INVESA, por cualquiera de los medios disponibles, sin que exista un consentimiento previo y una finalidad específica para la cual los respectivos titulares hayan dado su consentimiento expreso e inequívoco. INVESA no utiliza ni utilizará el protocolo del internet “http” para permitir que terceros tengan acceso a datos personales; por lo tanto, a través de los portales de internet de INVESA solo pueden acceder a datos personales sus propios titulares.
- LA SEGURIDAD : La seguridad de los datos personales es una prioridad de INVESA, por ello, INVESA asegurará las medidas técnicas y administrativas que se hagan necesarias para otorgar seguridad a los datos personales a su cuidado , evitando su adulteración , pérdida, consulta ,uso o acceso no permitido o no autorizado o fraudulento.
e urgencia médica o sanitaria, el tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos y iv) los datos relacionados con el registro civil de las personas .
- LA VERACIDAD O CALIDAD: La información contenida en los datos sujetos a tratamiento debe tener el carácter de veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. INVESA realizará de manera periódica o regular actividades de actualización de datos vigentes. En el caso de los datos inactivos, INVESA supone la buena fe la veracidad y calidad de los mismos, a menos de que existan indicios expresos en contrario. Cuando así fuere, estos datos serán marcados como posiblemente incorrectos o no veraces, su eventual corrección sólo se realizará con el consentimiento de su titular.
- LA TRASPARENCIA: INVESA informará a los titulares de manera previa qué datos personales requiere de ellos y cuál es la finalidad para su requerimiento , entendiendo que la finalidad estará siempre relacionada con las labores que desarrolla INVESA, tales como su labor productiva, comercial y social; y con las actividades que se desprenden o derivan de ella. Posteriormente, y a petición de los titulares de los datos, INVESA les informará sobre sus datos personales y la finalidad de los mismos registrados en las bases de datos o bancos de datos de INVESA , sin perjuicio de las obligaciones periódicas de información que tiene INVESA por mandato legal como, por ejemplo, Las medidas técnicas incluyen: archivos físicos de acceso restringido; un sistema de servidores centralizados para los archivos electrónicos; un sistema de copias de seguridad de estos archivos electrónicos; el acceso restringido para cada usuario registrado; clave de acceso a las bases de datos electrónicos.
Las medidas administrativas incluirán: definición de los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales en INVESA; definición clara, precisa y restringida de los accesos a datos para cada grupo de personas encargadas de los datos; definición clara y precisa de los procedimientos administrativos ligados a las funciones y cargos en INVESA, y la inclusión de las políticas de tratamiento de datos en los contratos con terceros.
Si, por cualquier circunstancia, se presentaré la pérdida de datos personales, INVESA procederá conforme a lo dispuesto en la ley, por lo tanto informará de ello al titular del dato personal y a la Superintendencia de Industria y Comercio.
- LA CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en INVESA en el tratamiento de datos personales estarán obligadas a garantizar la reserva de la información que les haya sido encargada, inclusive después de finalizada cualquiera de las labores que incluye su tratamiento. Los datos personales no serán divulgados o usados por fuera del ámbito de su finalidad expresa y dentro de los límites que la ley ha establecido, inclusive cuando el dato haya dejado de estar vigente y se haya convertido en un dato inactivo.
Articulo 8.- AUTORIZACIÓN: La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos por parte de INVESA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. INVESA, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener de parte de los titulares la autorización, garantizando en todo caso que sea posible verificar y validar el otorgamiento de dicha autorización
Artículo 9.- FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN: INVESA solicitará la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba, preferiblemente por vía escrita. Según el caso, la autorización puede hacer parte de un documento aun más amplio como, por ejemplo, un contrato o un documento especifico para tal efecto. En todo caso, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se dará también por el mismo documento o en documento adjunto. Igualmente la autorización podrá constar en documento electrónico, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico. La autorización será emitida por INVESA y se pondrá a disposición del titular antes de proceder al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo establecido en la ley.
Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales tanto el hecho de que su información personal será almacenada y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier modificación o alteración de los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome las decisiones informadas con relación a sus datos personales y pueda controlar el uso de su información personal. La autorización siempre tendrá como finalidad informar al titular de los datos personales lo siguiente:
1) Quién recopila (encargados o responsables).
2) Qué se recopila (datos que se recaban).
3) Para qué se recoge el dato (las finalidades del tratamiento).
4) Cómo se pueden ejercer los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales entregados.
5) Cómo se recopilan los datos sensibles.
Artículo 10.- PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN: INVESA implementará todas las medidas necesarias para mantener los registros o mecanismos técnicos o tecnológicos que permitan establecer cómo y cuándo obtuvo la autorización por parte de los titulares de los datos personales para el tratamiento de los mismos. (ANEXO UNO)
Artículo 11.- AVISO DE PRIVACIDAD: Es el documento físico o electrónico o en cualquier formato idóneo, que INVESA ha puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. Por intermedio de este documento, INVESA le informa al titular de la existencia de unas políticas claras sobre el tratamiento de sus datos personales y la aplicación de las mismas , así como la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales recabados. (ANEXO 2)
Artículo 12.- CONTENIDO DEL AVISO DE PRIVACIDAD: INVESA garantizará que el aviso de privacidad contendrá:
i) La identidad, domicilio y datos del responsable del tratamiento del dato.
ii) El tipo de tratamiento al que serán sometidos los datos y la finalidad del mismo y
iii) Los mecanismos generales dispuestos por el responsable (INVESA) para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que puedan producirse en ella. En todos los casos se informará al titular cómo acceder a consultar la política de tratamiento de la información.
Artículo 13.- LA PRIVACIDAD Y LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO: INVESA conservará siempre el aviso de privacidad que se trasmitió o que fue comunicado a los titulares de los datos personales mientras se lleve a cabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de ellos se derivaren. Para el almacenamiento de estos avisos de privacidad INVESA podrá emplear todos los medios informáticos o electrónicos o cualquier otra tecnología que le permita asegurar su almacenamiento en forma correcta.
Artículo 14.- DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN: De acuerdo con lo preceptuado en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos
1.- Conocer, actualizar y rectificar o corregir sus datos personales frente a INVESA que, en este caso, será responsable del tratamiento.
2.- Solicitar en cualquier tiempo prueba de la autorización otorgada a INVESA, en su condición de responsable del tratamiento de los datos personales.
3.- Ser informado por INVESA, previa solicitud, respecto del uso que se le han dado a los datos personales por él autorizados.
4.- A presentar en cualquier tiempo ante la autoridad nacional competente, es decir, ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 sobre tratamiento de datos personales, una vez agotado el correspondiente trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento que, en este caso, es INVESA.
5.- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6.- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Artículo 15.- DEBERES DE INVESA EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: INVESA deberá tener presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que hacen referencia y sólo ellas pueden decidir sobre el manejo de los mismos, por lo tanto INVESA hará uso de ellos para aquellas finalidades para las que fueren autorizados por parte de los titulares y respetando siempre lo estipulado para tal efecto por el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. INVESA se obliga, por tanto, a cumplir, en forma permanente, los siguientes deberes en lo que respecta al tratamiento de los datos personales:
• Garantizarle a los titulares de los datos personales, en cualquier tiempo, el pleno ejercicio del derecho de habeas data;
• Guardar y conservar la información bajo las condiciones necesarias de seguridad para impedir la adulteración, pérdida, consulta , uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Efectuar o realizar oportunamente, en los términos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012 , la actualización , rectificación o supresión de datos ;
• Tramitar y dar respuesta a los reclamos formulados por los titulares de los datos personales en los términos establecidos por el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012;
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial”, una vez fuere notificada por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles de los datos personales ;
• Abstenerse en todo momento de circular información que este siendo controvertida por el titular del dato personal y cuyo bloqueo hubiere sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
• Permitir y autorizar el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
• Informar de manera oportuna a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares;
• Atender y cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio con relación a los actos de su competencia.
PROCEDIMIENTO PARA EL ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN
Artículo 16. - DERECHO DE ACCESO : Es el poder de disposición o de decisión que tienen los titulares sobre la información que es de su propiedad y que les concierne. Este derecho conlleva la facultad de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, las condiciones y las generalidades del tratamiento. Por todo lo anterior, INVESA está en la obligación de garantizar al titular del dato o de la información su derecho de acceso bajo tres parámetros así:
Que el titular del dato personal pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento al que están sometidos sus datos personales.
Que el titular de la información o del dato personal pueda en cualquier tiempo tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable de los mismos.
Supone el derecho que el titular del dato tiene de conocer las circunstancias esenciales del tratamiento de sus datos personales, lo cual se traduce en el deber que tiene INVESA de informar al titular sobre el tipo de datos personales que está tratando y todas y cada una de las finalidades de dicho tratamiento.
INVESA garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad de la persona titular o personalidad de su representante, se coloque a disposición de este, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que le permitan al titular del dato tener acceso directo a los mismos, este acceso deberá ofrecerse sin límite alguno, permitiendo a titular de los mismos conocerlos y actualizarlos en línea.
Artículo 17. - CONSULTAS: De acuerdo con lo estatuido por el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o los causahabientes podrán consultar la información personal del titular del dato que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, INVESA garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares toda la información contenida en la base de datos que esté vinculada con la identificación del titular.
Para la debida atención de las consultas de los datos personales de los titulares de estos INVESA garantizará:
a) Habilitar los medios de comunicación electrónica u otros que considere necesarios.
b) Establecer formularios u otros métodos que deberán ser informados en los avisos de privacidad establecidos.
c) Establecer los servicios de atención al cliente o mecanismos de reclamaciones que tiene en operación.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado por INVESA para la atención de solicitudes de consulta , estas deberán responderse en un término máximo de diez (10) hábiles contados a partir del momento del recibo de la consulta por parte de quien la efectúa estando autorizado para tal efecto. Cuando por cualquier razón no fuere posible atender la consulta dentro de dicho lapso, se informará al interesado antes de vencerse el término estipulado de diez (10) días hábiles, expresando las razones de la demora al dar respuesta y señalando en esta misma comunicación la fecha en la cual se dará respuesta a la consulta formulada , respuesta esta que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término estipulado.
Artículo 18. - RECLAMOS Y FORMA DE PRESENTARLOS: De acuerdo a lo establecido por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos que INVESA posea deba ser objeto de corrección, actualización o supresión , o cuando se detecte un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la misma ley , podrán presentar un reclamo ante INVESA, que deberá tramitarlo de la siguiente forma:
a) El reclamo lo presentara el titular, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012 , o en los formatos propuestos por INVESA como responsable de los datos personales. Si el reclamo que se recibe no cuenta con la información completa que permita darle el trámite correspondiente, esto es, con la identificación del titular del dato, la descripción sucinta de los hechos que motivan el reclamo, la dirección y las pruebas que pretenda hacer valer, deberá requerirse al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas a su reclamo. Pasados dos (2) meses desde la fecha en que se hizo el requerimiento sin que el solicitante presentare la información solicitada, se entenderá que este ha desistido del reclamo.
Si, por cualquier razón, se recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido a INVESA, ésta procederá a dar traslado, en la medida de sus posibilidades, a quien corresponda, en un término máximo de dos (2) días hábiles, y se informará de tal situación al interesado o titular del dato.
b) En el momento en el que se reciba el reclamo en forma íntegra y completa, deberá incluirse en la base de datos que mantiene INVESA una leyenda donde se de cuenta o se señale “reclamo en trámite y el motivo del mismo”, en un término no mayor a dos (2) días hábiles; dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea resuelto.
c) El termino máximo en que INVESA deberá atender un reclamo será de quince (15) días hábiles, que se contarán a partir del día siguiente al del recibo del reclamo, si, por cualquier circunstancia, no le fuere posible a INVESA atender el reclamo en este término, INVESA procederá a informar al titular del dato o al interesado, antes del vencimiento del término inicial, los motivos de la tardanza en la respuesta y el día en el cual dará la respuesta al reclamo, la que deberá hacerse efectiva dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término .
Artículo 19. - PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR EL DERECHO DE PRESENTAR RECLAMOS: En cualquier tiempo y en forma gratuita el titular de los datos personales o el representante de este, podrán solicitar a INVESA la rectificación, la actualización, la corrección o la supresión de los datos personales, previo el cumplimiento de la acreditación de la titularidad de los datos.
Los derechos anteriormente mencionados solo podrán ser ejercidos por:
a) Los titulares del dato personal o sus causahabientes, previa a la comprobación de su identidad o la de los causahabientes, o a través de los instrumentos electrónicos que le permitan su plena identificación.
b) El representante del titular del dato en la medida en que compruebe plenamente su representación.
Toda solicitud que fuere formulada por una persona distinta del titular del dato que no acredite que la misma actúa en representación del titular del dato deberá tenerse como no presentada.
Las solicitudes que se presentaren para actualización, rectificación o supresión de datos personales deberán presentarse a través de los medios creados o habilitados por INVESA para tal efecto y que se señalan en el aviso de privacidad y deberán contener como mínimo la siguiente información:
a) El nombre del titular y su domicilio o cualquier otro medio o lugar donde se le pueda dar respuesta.
b) Los documentos que soportan la identidad o la personalidad de su representante.
c) Una descripción clara sobre los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer algún derecho.
d) Algún otro elemento o documento que faciliten la localización de los datos personales.
Artículo 20.- RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS: INVESA tendrá la obligación de rectificar y actualizar los datos personales a solicitud de los titulares de estos o de los representantes de estos cuando resultare que la información sea incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos anteriormente señalados, para lo cual se deberá tener en cuenta por parte de INVESA lo siguiente:
Cuando se pretenda la rectificación o actualización por parte del titular del dato personal, este deberá indicar las correcciones que pretende que se realicen y la documentación que avale su requerimiento.
INVESA tendrá plena libertad para habilitar los mecanismos que permitan facilitar el ejercicio del derecho de actualización y rectificación, siempre y cuando éstos beneficien al titular del dato, por lo anterior, se podrán habilitar los medios electrónicos que se consideren pertinentes para tal fin.
Igualmente INVESA podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los titulares o interesados en su página web, si INVESA así lo considera útil.
Para los efectos señalados, INVESA podrá utilizar el servicio de atención al cliente que tiene en operación, pero siempre que el mismo cumpla con los plazos de respuesta establecidos en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Cuando INVESA ponga en funcionamiento alguna herramienta técnica o tecnológica nueva que permita a los titulares de los datos personales facilitar el ejercicio de los derechos establecidos en la Ley 1581 de 2012, lo comunicará por medio de su página web.
Artículo 21.- SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES: El titular de los datos personales tiene derecho, en cualquier tiempo, a solicitar de INVESA la supresión de datos personales cuando:
a) Considere que los datos personales no están siendo tratados conforme a los principios, obligaciones y deberes que señala la ley estatutaria de protección de datos personales.
b) Por cualquier circunstancia, los datos que han sido recolectados o recabados hayan dejado de ser necesarios para el fin por el que fueron recolectados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados o recabados.
La supresión de los datos personales implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por INVESA. Es importante saber que el titular del dato personal no posee un derecho de carácter absoluto, por lo tanto, el responsable del dato personal puede negar el ejercicio del derecho de supresión del dato personal cuando:
• El titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de los datos personales pueda obstaculizar actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para garantizar la protección de intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación adquirida por el titular del dato.
En el evento de que sea procedente la cancelación del dato personal, INVESA deberá realizar operativamente la supresión del mismo de tal manera que su eliminación no permita de ninguna manera la recuperación del mismo.
Artículo 22.- REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN: Las personas titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento dado para el tratamiento de sus datos personales en cualquier tiempo, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Por lo tanto, INVESA deberá establecer mecanismos sencillos o simples que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el cual fue otorgado.
Se tendrá siempre en cuenta por parte de INVESA que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera de ellas puede ser sobre la totalidad de las finalidades para las cuales fue consentido, en otras palabras, cuando INVESA deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda podrá ocurrir sobre los tipos de tratamiento determinados, como, por ejemplo, para fines publicitarios, o de estudios de mercado. En el segundo evento, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantendrá a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular esté de acuerdo.
Por lo anterior, será necesario que el titular del dato personal, al momento de efectuar la solicitud de revocatoria, señale si la revocatoria solicitada es total o parcial. Si fuere parcial, indicará con cuál tratamiento de datos no está de acuerdo.
Los mecanismos o procedimientos establecidos por parte de INVESA para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos señalados en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Artículo 23.- MEDIDAS DE SEGURIDAD: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, INVESA adoptará los mecanismos técnicos, tecnológicas, humanos y administrativos que se hagan necesarios para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta y el uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Artículo 24.- IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD: Para INVESA es una necesidad mantener protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todos y cada uno de los miembros de la organización con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.
El procedimiento para llevar a cabo esta tarea deberá, como mínimo tener en cuenta los siguientes aspectos:
a) El ámbito de aplicación del procedimiento con información al detalle de los recursos protegidos.
b) Establecer medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares dirigidos a garantizar el nivel de seguridad establecido por la Ley 1581 de 2012.
c) Determinar las obligaciones y funciones del personal que tiene a cargo el manejo y seguridad de los datos.
d) Tener la estructura de las bases de datos de carácter personal y la descripción de los sistemas de información que los tratan.
e) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias y reclamos.
f) Procedimientos para las copias de seguridad de los datos y recuperación de los mismos.
g) Implementación de controles periódicos para verificar el cumplimiento de lo señalado en los procedimientos de seguridad que se implementen.
h) Medidas que deban adoptarse cuando un soporte o documento vaya a ser transportado, desechado o reutilizado.
i) El procedimiento o los procedimientos de seguridad deberán mantenerse actualizados en todo momento y serán revisados siempre que se produzcan cambios en el sistema de información o en la organización del mismo.
j) El procedimiento o los procedimientos deberán siempre estar acordes con las disposiciones vigentes en materia de seguridad para la protección de los datos personales.
Artículo 25 - PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: El área de Gestión Informática de INVESA será la responsable de proteger los datos personales y de implementar los mecanismos de acceso, actualización, rectificación o supresión de datos.
Artículo 26- TRÁMITE DE LAS SOLICITUDES: El área de Servicio al Cliente de INVESA será la responsable de darle el trámite a las solicitudes de los datos personales, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la ley estatutaria de protección de datos personales.
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