Source: http://jpm-copro.com/Recommandation%2004.htm
Timestamp: 2018-10-16 17:13:36+00:00
Document Index: 89434842

Matched Legal Cases: ["l'article 17", "l'article 7", "l'article 22", "l'article 24", "l'article 24", "l'article 24", "l'article 22", "l'article 26", "l'article 24", "l'article 24", "l'article 24", "l'article 25", "l'article 25", "l'article 25", "l'article 24", "l'article 24", "l'article 25", "l'article 26", "l'article 26", "l'article 26", "l'article 17", "l'article 24", "l'article 42", "l'article 18", "l'article 23", "l'article 42", "l'article 42", "l'article 42"]

Recommandation 04 2006
Recommandation n°4 (mise à jour 2006)
relative à la tenue des assemblées générales
· le texte de la recommandation n° 3 mise à jour
· nos commentaires
· le texte de la recommandation n° 3 ancienne
Vu l'article 17, alinéa 1er' de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis ;
Vu l'article 7 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 portant règlement d'administration publique pour l'application de la loi du 10 juillet 1965 précitée ;
1 - Recommandations relatives à la tenue de la feuille de présence.
Vu les articles 22 alinéa 2 et 3 et 23 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée ;
Vu les articles 14 et 15 du décret du 17 mars 1967 modifié.
que la feuille de présence est établie par l'auteur de la convocation.
qu'elle doit contenir les noms et domicile de chaque copropriétaire, associés de sociétés d'attribution et des accédants à la propriété de la loi du 12 juillet 1989 et, le cas échéant, de leur mandataire, ainsi que le nombre de voix dont il dispose, compte tenu, s'il y a lieu, des dispositions de l'article 22 alinéa 2 et 3 et de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965.
que la feuille de présence constituant une annexe au procès-verbal sa copie doit être délivrée sur demande du copropriétaire.
que la procuration de vote ne peut être transmise par télécopie.
Recommande, en conséquence, au syndic en sa qualité de secrétaire provisoire de la séance de l'assemblée, de détenteur des archives et de la liste des copropriétaires et de celles des associés qui lui a été communiquée par le représentant de la société de vérifier :
· que la feuille de présence satisfait aux prescriptions légales et réglementaires ;
· que les délégations de vote dont sont porteurs les mandataires, qu'ils soient copropriétaires ou non, sont correctement établies et répondent aux règles légales sur le cumul des mandats ;
· que les pouvoirs en blanc, ont été remis à un copropriétaire ou à l'un des mandataires présents sans que le syndic les attribue personnellement.
· que la feuille de présence a été émargée.
Recommande aux copropriétaires, compte tenu de l'absence de règles régissant la distribution des pouvoirs en blanc en début d'assemblée, de désigner expressément, leur mandataire, le cas échéant, avec une faculté de subdélégation.
2 - Recommandations relatives à la mise en place de l'assemblée
que la désignation du président de séance est obligatoire et, sous réserve des clauses du règlement, la désignation, s'il y a lieu, d'un ou plusieurs scrutateurs.
que la désignation du président de séance est une condition substantielle de la validité de l'assemblée et, ainsi que celle, si le règlement le prévoit, du ou des scrutateurs.
que la désignation du président de séance et, s'il y a lieu, celle du ou des scrutateurs a lieu à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965.
que ces désignations doivent être mentionnées au procès-verbal qui doit comporter le résultat du vote pour chacune des nominations à peine de nullité de l'assemblée.
que le secrétariat de la séance est assumé par le syndic sauf décision contraire de l'assemblée générale, prise à la majorité de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965.
que tout mandataire peut déléguer son mandat, sauf clause du mandat lui interdisant cette faculté, notamment pour assurer le respect des dispositions de l'article 22.
Au président :
· de veiller à ce que le mandataire de plusieurs copropriétaires soit considéré comme représentant autant de propriétaires que de mandants pour le calcul de la majorité de l'article 26 concernant les membres du syndicat, rappel étant fait que, si un propriétaire possède plusieurs lots, il est compté pour une seule tête.
· de certifier exacte la feuille de présence.
· de veiller, en cas d'indivision, quelle que soit son origine, que seul celui qui représente l'indivision participe à l'assemblée et intervienne au vote.
Au copropriétaire contraint d'arriver ou de quitter l'assemblée générale en cours de séance :
· de faire mentionner son arrivée sans omettre de signer la feuille de présence. de faire noter son départ anticipé sur la feuille de présence.
· de donner, le cas échéant, un pouvoir à un mandataire, qui doit émarger la feuille de présence, et de faire mentionner cette délégation au procès-verbal, étant précisé qu'en l'absence de ces diligences, il est réputé présent et avoir voté favorablement.
3 - Recommandations relatives aux décisions
Vu les articles 24, 25, 25-1 et 26 dernier alinéa de la loi du 10 juillet 1965 susvisée,
Vu les articles 13 et 19 du décret du 17 mars 1967 modifié,
que, si l'assemblée peut débattre et émettre un avis sur des questions ne figurant pas à l'ordre du jour, elle ne peut en aucun cas prendre une décision valide sur ces questions.
que la majorité de l'article 24 se calcule désormais en fonction des seules voix des copropriétaires présents ou représentés qui se sont exprimés, c'est à dire qui ont voté pour ou contre le projet de résolution, abstraction faite des copropriétaires absents ou abstentionnistes.
qu'en application de l'article 24 alinéa 4, lorsque le règlement de copropriété met à la charge de certains copropriétaires seulement les dépenses d'entretien d'une partie de l'immeuble ou celles d'entretien et de fonctionnement d'un élément d'équipement, il peut être prévu par ledit règlement que ces copropriétaires seuls prennent part au vote sur les décisions qui concernent ces dépenses. Chacun d'eux vote avec un nombre de voix proportionnel à sa participation aux dites dépenses.
que tous les copropriétaires participent au vote sauf si le règlement de copropriété prévoit des parties communes spéciales ou s'il existe une disposition particulière du règlement prévoyant une spécialisation de la dépense et dont le vote relève de l'article 24.
que la majorité de l'article 25 est calculée sur la totalité des voix des copropriétaires composant le syndicat, peu importe que les copropriétaires soient ou non présents ou représentés ou qu'ils soient ou non intéressés par la décision à prendre.
qu'en cas de parties communes spéciales, la majorité est calculée sur la totalité des voix des ces parties communes spéciales telles que mentionnées sur la feuille de présence.
qu'à défaut de décision prise à la majorité absolue des voix du syndicat et conformément à l'article 25-1, si le projet de décision relevant de l'article 25 a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, l'assemblée peut immédiatement, c'est à dire au cours de la même réunion, procéder à un second vote à la majorité de l'article 24.
qu'à défaut de recueillir au moins le tiers des voix, une nouvelle assemblée générale, si elle est convoquée dans le délai maximal de trois mois, peut statuer à la majorité de l'article 24 conformément à l'article 25-1.
que, sous réserve des dispositions du dernier alinéa de l'article 26 concernant les travaux d'amélioration prévus par le c) de l'article 26, la majorité de l'article 26 alinéa 1er est une majorité en nombre des copropriétaires représentant au moins les deux tiers des voix du syndicat et que la majorité en nombre se décompte par rapport à l'ensemble des membres composant le syndicat ; peu importe qu'un ou plusieurs d'entre eux possèdent plusieurs lots, ils sont comptés pour une seule tête. De même, les époux communs en biens, les indivisaires, les acquéreurs et les vendeurs en location-accession sont aussi comptés pour une seule personne.
qu'une décision comporte un élément substantiel, une disposition adoptée par l'assemblée revêtant une efficacité juridique, et un élément formel, qui se caractérise par un vote recueilli en assemblée générale.
qu'il ne peut y avoir de vote à bulletin secret.
Recommande au président de séance :
· de veiller à ce que l'assemblée vote sur toutes les questions inscrites à l'ordre du jour et uniquement sur celles-ci.
· de vérifier à la fois le nom des votants et leur nombre de voix.
· de faire voter les copropriétaires soit à main levée, soit par bulletin nominatif afin d'identifier avec précision les opposants et les abstentionnistes, ce qui exclut les votes à bulletin secret.
· de proclamer le résultat des votes au plus tard avant la levée de la séance.
· d'indiquer si la résolution est adoptée ou non et à quelle majorité.
4. Recommandations relatives à l'établissement du procès-verbal
Vu l'article 17 du décret du 17 mars 1967 modifié ;
Que le procès-verbal comporte, sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour, le texte de la décision et le résultat du vote ;
Que pour l'application de l'article 24, il doit préciser les noms des copropriétaires ou associés qui se sont abstenus ou opposés et le nombre de leurs voix et, le cas échéant, lorsque le règlement de copropriété met à la charge de certains copropriétaires seulement les dépenses d'entretien d'une partie de l'immeuble ou celles d'entretien et de fonctionnement d'un élément d'équipement, le nombre de voix « contre » et celles des abstentions pour les copropriétaires concernés par la décision.
Qu'il doit mentionner les réserves éventuellement formulées sur la régularité de la décision par les copropriétaires ou les associés opposants.
Que les procès-verbaux des séances sont inscrits, à la suite les uns des autres, sur un registre spécialement ouvert à cet effet ;
Que les procès-verbaux et le registre peuvent être tenus sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1316-1 et suivants du Code civil sous la réserve qu'ils soient établis et conservés dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ; Qu'en effet, la signature nécessaire à la perfection de l'acte juridique suppose l'identification de celui qui l'appose et la certification de sa signature.
Que toutefois, en raison de difficultés techniques, il est, en l'état, très difficile de mettre en place un procédé fiable d'identification pour recueillir la signature du syndic, du président et des scrutateurs ;
Que ces dispositions, par leur généralité, s'appliquent à la feuille de présence, au procès-verbal des assemblées ainsi qu'aux registres des procès-verbaux ;
Qu'il est établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée signé à la fin de chaque séance, par le président, par le secrétaire et par les scrutateurs ;
Que la séance ne peut être levée qu'après la signature du procès verbal par le président, le secrétaire et par le ou les scrutateurs s'il en existe ;
· que le texte du procès-verbal mentionne le nom des présents et celui des absents ainsi que le nombre de leurs voix ;
· que le procès-verbal ne constitue pas un compte rendu analytique des débats.
· que le secrétaire de séance prenne toutes les dispositions nécessaires pour que le procès verbal soit établi conformément à la loi avant la fin de la séance ;
· que le texte de chaque décision soit rédigé dans la forme la plus simple, la plus concise, la plus claire et la plus précise possible afin d'éviter toute erreur d'interprétation ;
· de veiller à ce que les amendements ne dénature pas le libellé et l'objet de la question ou des questions inscrites à l'ordre du jour ;
· de mentionner les réserves éventuellement formulées par un copropriétaire opposant sur la régularité de l'assemblée générale ainsi que de ses décisions ;
· de n'utiliser la signature électronique que lorsqu'il sera possible techniquement de mettre en place un procédé d'identification pour recueillir la signature de tous les signataires du procès verbal ;
5 - Recommandations relatives à la notification des décisions et à la diffusion du procès-verbal
Vu l'article 42, alinéa 2, de la loi du 10 juillet 1965 modifié ;
Vu l'article 18 du décret du 17 mars 1967 ;
Que les actions qui ont pour objet de contester les décisions des assemblées générales doivent, à peine de déchéance, être introduites par les copropriétaires opposants ou défaillants, dans un délai de deux mois à compter de la notification desdites décisions qui leur est faite à la diligence du syndic dans un délai de deux mois à compter de la tenue de l'assemblée générale.
Que, sauf en cas d'urgence, l'exécution par le syndic des travaux décidés par l'assemblée générale en application des articles 25 et 26 est suspendue jusqu'à l'expiration du délai mentionné à la première phrase du précédent alinéa.
Que les décisions de l'assemblée générale sont immédiatement exécutoires tant qu'elles n'ont pas été annulées judiciairement, sauf pour les travaux non urgents votés en application des articles 25 et 26 de la loi du 10 juillet 1965 ainsi qu'il est dit à l'alinéa précédent.
Que, dans le cas prévu à l'article 23 (alinéa 1er) de la loi du 10 juillet 1965, la notification du procès-verbal est adressée au représentant légal de la société d'attribution lorsqu'un ou plusieurs associés se sont opposés ou ont été défaillants et qu'un extrait du procès-verbal de l'assemblée est notifié au représentant légal de la société propriétaire des lots, s'il n'a pas assisté à la réunion.
Que la notification susvisée doit mentionner les résultats du vote et reproduire le texte de l'article 42 (alinéa 2) de la loi dans son intégralité.
Que les décisions prises en assemblées générales des copropriétaires et relatives à l'entretien de l'immeuble et aux travaux font l'objet d'un procès-verbal abrégé affiché dans les parties communes de l'immeuble. Cet extrait de procès-verbal se borne à mentionner les décisions prises relatives à l'entretien, d'une part, et aux travaux, d'autre part, sans qu'il soit besoin d'indiquer le nombre de voix recueillies, ni le montant de la dépense (article 44 de la loi du 23 décembre 1986) ;
Que les dispositions de l'article 42 alinéa 2 visent la notification des décisions de l'assemblée générale aux copropriétaires défaillants ou opposants en vue de leur permettre de contester ces décisions en justice, dans l'éventualité de l'exercice des actions en justice ayant pour objet de les contester sans viser expressément la notification du procès-verbal dans son intégralité.
Que le délai de deux mois pour contester en justice les décisions court à compter du lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée et qu'à défaut de notification desdites décisions, la contestation est possible dans un délai de 10 ans à compter de l'assemblée.
Que la délivrance d'une copie intégrale de la feuille de présence est obligatoire si un copropriétaire le demande.
Prend acte de la pratique établie et qu'elle approuve d'adresser une copie du procès-verbal à tous les copropriétaires.
Recommande aux syndics :
· en toute hypothèse, de notifier le procès-verbal le plus rapidement possible aux copropriétaires opposants ou défaillants, sans attendre l'expiration du délai de deux mois.
· d'adresser le procès-verbal conformément à une pratique bien établie et approuvée par lettre simple aux copropriétaires qui ne sont ni opposants, ni défaillants.
· de ne pas diffuser sur Internet les procès-verbaux d'assemblée générale sauf dans le cas où l'assemblée générale a voté sur une éventuelle diffusion des procès-verbaux sur un site particulier réservé spécialement au syndicat et accessible aux seuls copropriétaires composant le syndicat.
Cette recommandation annule et remplace la précédente recommandation numéro quatre.
La recommandation a pour objet essentiel de régler les difficultés qui se sont présentées depuis de longues années au sujet de la mention des adresses des copropriétaires et des mandataires sur la feuille de présence, mais aussi de la possibilité ou non de communiquer aux copropriétaires une copie complète de ladite feuille.
Les demandes de communication ont généralement pour motivation la diffusion de circulaires relatives à la gestion de la copropriété, ou la convocation d’une assemblée générale par le président du conseil syndical dans les conditions prévues par l’article 8 du décret du 17 mars 1967.
Dans ces deux cas, c’est la liste officielle des copropriétaires, tenue à jour par le syndic, qui devrait être demandée. La feuille de présence d’une assemblée ancienne parfois de plusieurs mois, n’est pas forcément à jour.
C’est, dans un premier temps, la jurisprudence dominante qui a interdit la communication de la feuille de présence au nom de la confidentialité des données. Exception était faite dans le cas où il s’agissait de constituer la preuve de l’irrégularité de certains mandats de représentation ou de certains votes.
La CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) a adopté la même position, en interdisant même la diffusion de la liste des débiteurs !
Force est de constater que les recommandations relatées ci dessus ne sont pas, en l’état, compatibles avec la délibération n° 2003-067 du 18 décembre 2003 relative à la gestion et aux négociations des biens immobiliers, qui a adopté la norme simplifiée n° 21. Notre observation vise principalement les mandataires. Les données personnelles les concernant ne sont pas visées dans la norme. Il en résulte qu’elles ne devraient pas faire l’objet d’un traitement informatisé, a fortiori d’un traitement visant explicitement à leur divulgation.
D’une manière générale, une concertation entre les deux Commissions serait très souhaitable, car il existe d’autres défauts de cohérence entre les deux régimes.
La Commission n’est pas favorable à la validité d’un pouvoir transmis par télécopie. On peut le comprendre. Elle aurait pu prendre position au sujet de la transmission par courrier électronique, Dans ce cas, la signature électronique assure de meilleures garanties. Il serait nécessaire de diffuser des informations claires à propos de l’utilisation de la signature électronique.
La qualité de « secrétaire provisoire de l’assemblée » est conférée au syndic. Nous avions suggéré cette pratique il y a bien longtemps. Il est regrettable que les textes demeurent silencieux à propos des modalités d’ouverture de l’assemblée.
En cette qualité, il est seul chargé d’effectuer les différents contrôles imposés à l’occasion du recueil des émargements. Il est vrai qu’à cet égard le conseil syndical, serait-ce son président, n’est doté d’aucun pouvoir propre. Il est aussi vrai qu’à cette occasion une collaboration sereine peut être appréciée.
La Commission aurait pu marquer plus clairement le « coupure » nette qui résulte de la désignation du président. C’est à ce moment que le syndic perd ses pouvoirs de contrôle. Il n’a plus qu’un rôle de conseil.
A propos des indivisaires, le président a pour mission « de veiller, quelle que soit son origine, [à ce] que seul celui qui représente l'indivision participe à l'assemblée et intervienne au vote. » La présence des autres indivisaires ne semble pas prohibée. On voit mal, dans la pratique, comment l’un des époux communautaires pourrait être expulsé de la salle où se tient l’assemblée.
A propos des questions non inscrites à l’ordre du jour, nous pensons que l’assemblée, consultée par le syndic sur une question courante pour laquelle il a pouvoir de décision, peut émettre un avis. La Commission va dans le même sens. Mais par ailleurs l’assemblée peut, selon nous, demander l’établissement de devis établis gratuitement pour des travaux non inscrits à l’ordre du jour.
Au sujet de la mise en œuvre de l’article 25-1, la Commission aurait pu préciser que la résolution n’ayant pas recueilli le tiers des voix doit néanmoins être positive et majoritaire ou manifester une opinion contraire. Prenons le cas d’une demande d’autorisation (article L 25 b) :
La résolution doit être rédigée positivement : « L’assemblée autorise …. »
· Si le vote donne 280 voix (sur 1000) « pour » et 170 voix « contre » et 0 abstention, une seconde assemblée peut être organisée. La résolution positive a obtenu une majorité insuffisante, mais une majorité quand même.
· Si le vote donne 170 voix « pour » et 280 voix « contre », une seconde assemblée peut-elle être envisagée ? Nous ne le pensons pas, bien qu’on puisse supposer que miraculeusement, lors de cette nouvelle assemblée, 331 voix sur les 550 défaillantes lors de la première assemblée viendraient s’ajouter aux 170 voix du premier vote. Cette question mériterait une réponse ferme et claire.
La commission distingue le « procès-verbal des décisions » et les « extraits » de ce procès-verbal.
Elle précise que le procès-verbal des décisions, signé avant la clôture de l’assemblée doit comporter le nom des présents et celui des absents ainsi que le nombre de leurs voix. Elle ajoute qu’il ne s’agit pas d’un compte rendu analytique de l’assemblée.
· Un premier extrait est celui destiné à l’affichage prévu par l’article 44 de la loi du 23 décembre 1986 à l’intention des locataires.
· Un second serait utilisé pour les notifications aux défaillants et opposants. La Commission précise de manière surprenante que « les dispositions de l'article 42 alinéa 2 visent la notification des décisions de l'assemblée générale aux copropriétaires défaillants ou opposants en vue de leur permettre de contester ces décisions en justice, dans l'éventualité de l'exercice des actions en justice ayant pour objet de les contester sans viser expressément la notification du procès-verbal dans son intégralité.
Cette observation est contestable car l’opposant, et surtout le défaillant, sont habiles à contester une ou plusieurs décisions, mais aussi la validité du procès-verbal lui-même, dès lors qu’il comporterait des irrégularités intrinsèques. Nous conseillons aux syndics de diffuser et notifier le même document.
RECOMMANDATION N°4 (Ancien texte)
(BO du ministère de l’Équipement, du Logement, des Transports et de la Mer n° 91-1)
Vu l’alinéa premier de l’article 17 de la loi du 10 juillet 1965 ainsi rédigé :
« Les décisions du syndicat sont prises en assemblée générale des copropriétaires ; leur exécution est confiée à un syndic placé éventuellement sous le contrôle d’un conseil syndical »,
Vu l’article 7 du décret du 17 mars 1967 :
« Sous réserve des dispositions prévues aux articles 8 (alinéas 2 et 3), 47 et 50 du présent décret, l’assemblée générale est convoquée par le syndic »,
Attire l’attention des copropriétaires sur la nécessité d’assister aux assemblées générales de copropriétaires pour participer effectivement à la vie de la copropriété ;
Rappelle que les décisions du syndicat ne sont valablement prises qu’en assemblée générale à l’exclusion de toutes autres méthodes et, en particulier, de celles consistant à obtenir l’accord individuel des copropriétaires ;
Rappelle qu’il appartient aux syndics de réunir au moins une fois par an l’assemblée générale des copropriétaires et de prendre soin de la convoquer avant le terme de son mandat ;
Vu l’article 9 du décret du 17 mars 1967 (alinéa 3) :
« Sous réserve des stipulations du règlement de copropriété, l’assemblée générale est réunie dans la commune de la situation de l’immeuble »,
Rappelle le caractère de cette disposition ;
Recommande, pour le cas où le règlement de copropriété ne contiendra pas la stipulation visée, de faire adopter par l’assemblée générale une résolution fixant, au moins à titre subsidiaire, un autre lieu de réunion.
4.1. RECOMMANDATIONS RELATIVES À LA TENUE DE LA FEUILLE DE PRÉSENCE ET AU BUREAU DE L’ASSEMBLÉE
Vu l’article 14 du décret du 17 mars 1967 :
« Il est tenu une feuille de présence qui indique les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé et, le cas échéant, de son mandataire, ainsi que le nombre de voix dont il dispose, compte tenu, s’il y a lieu, des dispositions de l’article 22 (alinéas 2 et 3) modifié et de l’article 24 (alinéa 2) de la loi du 10 juillet 1965.
« Cette feuille est émargée par chaque copropriétaire ou associé présent, ou par son mandataire. Elle est certifiée exacte par le président de l’assemblée » ;
Vu l’article 22 modifié de la loi du 10 juillet 1965, en ses alinéas 2 et 3 ainsi rédigés :
« Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix correspondant à sa quote-part dans les parties communes. Toutefois, lorsqu’un copropriétaire possède une quote-part des parties communes supérieure à la moitié, le nombre de voix dont il dispose est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires.
« Tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat. Chaque mandataire ne peut recevoir plus de trois délégations de vote. Toutefois, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 5 % des voix du syndicat. Le mandataire peut, en outre, recevoir plus de trois délégations de vote s’il participe à l’assemblée générale d’un syndicat principal et si tous ses mandants appartiennent à un même syndicat secondaire » ;
Vu l’article 23 de la loi du 10 juillet 1965 :
« Lorsque plusieurs lots sont attribués à des personnes qui ont constitué une société propriétaire de ces lots, chaque associé participe néanmoins à l’assemblée du syndicat et y dispose d’un nombre de voix égal à la quote-part dans les parties communes correspondant au lot dont il a la jouissance.
« En cas d’indivision ou d’usufruit d’un lot, les intéressés doivent, sauf stipulation contraire du règlement de copropriété, être représentés par un mandataire commun qui sera, à défaut d’accord, désigné par le président du tribunal de grande instance, à la requête de l’un d’entre eux ou du syndic » ;
Vu l’article 15 du décret du 17 mars 1967 :
« Au début de chaque réunion, l’assemblée générale désigne, sous réserve des dispositions de l’article 50 (alinéa 1er) du présent décret, son président et, le cas échéant, son bureau.
« Le syndic assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l’assemblée générale »,
4.1.1. La commission
Rappelle que la feuille de présence doit contenir les éléments suffisants pour permettre d’identifier les copropriétaires qui ont assisté à la réunion ou qui y ont été représentés ;
Recommande, en conséquence, au syndic en sa qualité de détenteur des archives du syndicat et en tant que secrétaire provisoire de l’assemblée :
– de vérifier que la feuille de présence mentionne le nombre de voix dont dispose chaque copropriétaire ;
– de vérifier, à l’arrivée des copropriétaires, que les délégations de vote dont ils sont porteurs sont correctement établies et répondent aux règles légales sur le cumul des mandats ;
4.1.2. La commission
– que la désignation du président de séance et éventuellement celle des membres du bureau a lieu à la majorité de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965 ;
– que la désignation du bureau est obligatoire dès lors que le règlement de copropriété l’impose ;
– que ces désignations doivent être mentionnées au procès-verbal ;
Recommande au président de séance désigné :
– d’ouvrir la séance ;
– d’effectuer la remise des mandats, qui auraient été adressés en blanc au syndic, aux copropriétaires présents qui les acceptent dans le respect des règles de l’article 22 de la loi. Le mandataire de plusieurs propriétaires sera considéré comme représentant autant de propriétaires que de mandants pour le calcul de la majorité de l’article 26 en « membres du syndicat », rappel étant fait que si un de ces copropriétaires possède plusieurs lots, il est compté pour une seule tête ;
– de vérifier la feuille de présence et, avant de la certifier, de régler les questions suivantes :
- survenance d’une mutation intervenue entre le jour d’envoi de la convocation à l’assemblée générale et le jour de la réunion de l’assemblée rendant nécessaire une modification de la feuille de présence ;
- changements de domicile des copropriétaires à mentionner sur la feuille de présence ;
- en cas d’indivision ou d’usufruit d’un lot, de s’assurer de la présence du mandataire commun ou de l’existence d’une clause du règlement de copropriété réglant la question ;
- de constater que les documents visés par l’article 11 du décret étaient joints à la convocation (voir à ce sujet la recommandation n° 1) ;
4.1.3. La commission
Recommande au copropriétaire contraint de quitter l’assemblée générale en cours de séance :
– de faire mentionner son départ au procès-verbal, à défaut, il sera considéré comme présent pour la durée de l’assemblée.
Toutefois, ce copropriétaire a la faculté de donner un pouvoir à un membre de l’assemblée générale, il doit alors le faire mentionner au procès-verbal.
4.2. RECOMMANDATION RELATIVE AUX DÉLIBÉRATIONS
Vu l’article 13 du décret du 17 mars 1967 :
« L’assemblée ne délibère valablement que sur les questions inscrites à l’ordre du jour et dans la mesure où les notifications ont été faites conformément aux dispositions des articles 9 à 11 du présent décret »,
4.2.1. La commission
Recommande au président de séance de veiller à ce que l’assemblée vote sur toutes les questions inscrites à l’ordre du jour et uniquement sur celles-ci ;
Rappelle que, si l’assemblée peut débattre des questions ne figurant pas à l’ordre du jour, elle ne peut en aucun cas voter une résolution les concernant.
4.3. RECOMMANDATIONS RELATIVES AU VOTE DES RÉSOLUTIONS
4.3.1. La commission
– de faire voter les copropriétaires soit à main levée, soit par bulletin nominatif afin d’identifier avec précision les opposants et les abstentionnistes, ce qui exclut les votes à bulletin secret ;
– de proclamer le résultat des votes au plus tard avant que l’assemblée générale ne soit levée ;
– d’indiquer si la résolution est adoptée ou non.
4.4. RECOMMANDATIONS RELATIVES À L’ÉTABLISSEMENT DU PROCÈS-VERBAL
Vu l’article 17 du décret du 17 mars 1967 :
« Il est établi un procès-verbal des délibérations de chaque assemblée, qui est signé par le président, par le secrétaire et par les membres du bureau s’il en a été constitué un.
« Le procès-verbal comporte le texte de chaque délibération. Il indique le résultat de chaque vote et précise les noms des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision de l’assemblée, de ceux qui n’ont pas pris part au vote et de ceux qui se sont abstenus.
« Sur la demande d’un ou plusieurs copropriétaires ou associés opposants, le procès-verbal mentionne les réserves éventuellement formulées par eux sur la régularité des délibérations.
« Les procès-verbaux des séances sont inscrits, à la suite les uns des autres, sur un registre spécialement ouvert à cet effet » ;
Vu le second alinéa de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965 :
« Lorsque le règlement de copropriété met à la charge de certains copropriétaires seulement les dépenses d’entretien d’une partie de l’immeuble ou celles d’entretien et de fonctionnement d’un élément d’équipement, il peut être prévu par ledit règlement que ces copropriétaires seuls prennent part au vote sur les décisions qui concernent ces dépenses. Chacun d’eux vote avec un nombre de voix proportionnel à sa participation aux dites dépenses »,
4.4.1. La commission
– que le texte de chaque délibération soit rédigé dans la forme la plus simple et la plus concise possible en veillant, sous réserve d’un droit d’amendement limité, à sa conformité avec le libellé de la question correspondante de l’ordre du jour ;
– facultativement, de faire un exposé sommaire sur la question soumise au vote ;
– de mentionner les réserves éventuellement formulées par un copropriétaire sur la régularité des délibérations ;
– d’indiquer le résultat de chaque vote concernant chaque résolution en précisant :
a) le nombre de voix « pour », de voix « contre », et des abstentionnistes, ainsi que des copropriétaires n’ayant pas pris part au vote comme n’étant pas concernés par la décision à prendre en application de l’article 24, alinéa 2, de la loi du 10 juillet 1965 ;
b) le nom des copropriétaires opposants ou abstentionnistes qui auraient formulé des réserves ;
– de constater, le cas échéant, que les copropriétaires présents ou représentés réunissent un nombre de voix inférieur à la majorité exigée par l’article 26 de la loi du 10 juillet 1965 et que la question de l’ordre du jour concernée n’a pu faire l’objet d’aucune délibération.
4.5. RECOMMANDATIONS RELATIVES À LA NOTIFICATION DU PROCÈS-VERBAL
Vu l’article 42 modifié de la loi du 10 juillet 1965 en son alinéa 2 ainsi rédigé :
« Les actions qui ont pour objet de contester les décisions des assemblées générales doivent, à peine de déchéance, être introduites par les copropriétaires opposants ou défaillants, dans un délai de deux mois à compter de la notification desdites décisions qui leur est faite à la diligence du syndic dans un délai de deux mois à compter de la tenue de l’assemblée générale. Sauf en cas d’urgence, l’exécution par le syndic des travaux décidés par l’assemblée générale en application des articles 25 et 26 est suspendue jusqu’à l’expiration du délai mentionné à la première phrase du présent alinéa » ;
Vu l’article 18 du décret du 17 mars 1967 ainsi rédigé :
« Le délai prévu à l’article 42 (alinéa 2) de la loi du 10 juillet 1965 pour contester les décisions de l’assemblée générale court à compter de la notification de la décision à chacun des copropriétaires opposants ou défaillants. Dans le cas prévu à l’article 23 (alinéa 1) de la loi du 10 juillet 1965, cette notification est adressée au représentant légal de la société lorsqu’un ou plusieurs associés se sont opposés ou ont été défaillants.
« La notification ci-dessus prévue doit mentionner les résultats du vote et reproduire le texte de l’article 42 (alinéa 2) de ladite loi.
« En outre, dans le cas prévu à l’article 23 (alinéa 1) de la loi du 10 juillet 1965, un extrait du procès-verbal de l’assemblée est notifié au représentant légal de la société propriétaire de lots, s’il n’a pas assisté à la réunion ».
4.5.1. La commission
Constate que les dispositions ci-dessus rapportées se réfèrent à la notification des décisions de l’assemblée générale dans la perspective de l’exercice des actions en justice ayant pour objet de les contester sans viser expressément la notification, du procès-verbal, dans son intégralité ;
Prend acte de la pratique établie et qu’elle approuve d’adresser une copie du procès-verbal à l’ensemble des copropriétaires.
En conséquence, la commission recommande aux syndics :
– en toute hypothèse, de notifier le procès-verbal le plus rapidement possible, sans attendre l’expiration du délai de deux mois aux copropriétaires opposants, défaillants ou abstentionnistes ayant émis des réserves ;
– d’adresser le procès-verbal par lettre simple aux copropriétaires ni opposants ni défaillants.
En outre, la commission rappelle aux syndics :
– de procéder aux notifications du procès-verbal aux copropriétaires opposants, défaillants ou abstentionnistes ayant émis des réserves par lettre recommandée avec accusé de réception et non par remise contre émargement ;
– que les décisions de l’assemblée générale sont immédiatement exécutoires sauf pour les travaux non urgents votés en application des articles 25 et 26 de la loi.