Source: http://www.csc-scc.gc.ca/lois-et-reglements/350-3-fd-fra.shtml
Timestamp: 2017-10-20 06:42:12+00:00
Document Index: 32447729

Matched Legal Cases: ["l'article 34", "l'article 32", "l'article 32", "l'article 34", "l'article 16", "l'article 16", "l'article 16", "l'article 16", "l'article 81", "l'article 84", "l'article 81", "l'article 81", "l'article 84", "l'article 6", "l'article 6", "l'article 6", "l'article 32", "l'article 28"]

Numéro : 350-3
Comités d'examen des marchés
Comité régional auxiliaire d'examen des marchés
Comité régional d'examen des marchés
Comité national d'examen des marchés
Propositions et ententes contractuelles
Gestionnaire, chargé de projet ou responsable technique
Sécurité dans les marchés
Non-respect des processus de passation des marchés et des délégations de pouvoirs
Annexe A - Instrument de délégation national normalisé et plafonds monétaires
Annexe B - Ententes du SCC
Annexe C - Optimisation des ressources
Annexe D - Liste de contrôle du SCC pour les marchés de biens et de services
Annexe E - Analyses coûts-efficacité
Annexe F - Lignes directrices sur l'évaluation du marché et de l'entrepreneur
Annexe G - Directive environnementale - Approvisionnement écologique
Annexe H - Guide d'instructions portant sur la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité
Annexe I - Marche à suivre en cas de non-respect des processus de passation des marchés et des délégations de pouvoirs
Définir les responsabilités et établir des procédures types de passation de marchés pour veiller à ce que l'approvisionnement s'effectue de manière à promouvoir l'accès, la concurrence, l'équité et les résultats dans l'équilibre optimal des avantages généraux.
Veiller au respect de la législation et des politiques ayant trait aux marchés.
Préciser les responsabilités pour favoriser l'examen minutieux du processus d'approvisionnement.
La présente directive s'applique aux activités de passation de marchés relevant des pouvoirs délégués au Service correctionnel du Canada (SCC).
La Politique sur les marchés du Conseil du Trésor recommande aux autorités contractantes d'établir des cadres de contrôle suffisants pour assurer une diligence raisonnable et une administration judicieuse des fonds publics, ainsi que de mettre en place et de maintenir un mécanisme officiel de contestation pour toutes les propositions contractuelles. Le SCC a créé des Comités d'examen des marchés pour satisfaire à cette exigence.
Il existe trois Comités d'examen des marchés : deux par région (le Comité régional auxiliaire d'examen des marchés et le Comité régional d'examen des marchés) et un au palier national (le Comité national d'examen des marchés).
Les membres de ces comités se réuniront régulièrement en personne pour examiner les demandes de marché.
Ils doivent être au moins trois (quorum) pour pouvoir prendre des décisions.
Un compte rendu des décisions prises à chaque réunion sera communiqué aux gestionnaires concernés.
Le personnel des Services de contrats et de gestion du matériel se chargera des procédures administratives de son Comité d'examen des marchés respectif.
Les gestionnaires peuvent assister aux réunions des Comités d'examen des marchés pour préciser leurs exigences ou en appeler d'une décision défavorable.
Le Comité régional auxiliaire d'examen des marchés sera présidé par le gestionnaire régional, Services de contrats et de gestion du matériel. En seront membres les employés sous sa direction.
Les décisions du Comité régional auxiliaire d'examen des marchés peuvent être portées en appel devant le Comité régional d'examen des marchés.
Le Comité régional d'examen des marchés sera présidé par le sous-commissaire adjoint, Services corporatifs. En seront notamment membres, à tout le moins, le gestionnaire régional, Services de contrats et de gestion du matériel, et le contrôleur régional.
Les décisions du Comité régional d'examen des marchés peuvent être portées en appel devant le sous-commissaire régional ou le commissaire adjoint, Services corporatifs, en vue d'une décision définitive.
Le Comité national d'examen des marchés sera présidé par le contrôleur du Service et il sera tout au moins composé du directeur, Opérations financières, du gestionnaire national, Services de contrats et de gestion du matériel, et d'un conseiller juridique. En plus de ses responsabilités nationales, ce comité agira à titre de Comité régional d'examen des marchés pour l'administration centrale et assumera les responsabilités régionales qui en découlent.
Le Comité national d'examen des marchés sera responsable des questions régionales en matière d'approvisionnement qui sont de nature délicate ou à risque élevé ainsi que des questions d'approvisionnement de portée nationale.
Les décisions défavorables rendues par le Comité national d'examen des marchés peuvent être portées en appel auprès du commissaire adjoint, Services corporatifs.
Les pouvoirs de signer des documents financiers en matière de passation de marchés et d'approvisionnement du SCC figurent à l'annexe 24.
Les responsabilités concernant les marchés et les pouvoirs du SCC figurent à l'annexe A - Instrument de délégation national normalisé et plafonds monétaires.
Les ententes du SCC et les pouvoirs délégués figurent à l'annexe B - Ententes du SCC.
Les propositions et les ententes contractuelles doivent être présentées suffisamment tôt aux fins d'examen et d'approbation.
Tous les Comités d'examen des marchés :
examineront et approuveront les soumissions relevant du pouvoir du Comité (voir l'annexe A) afin de s'assurer qu'elles respectent la législation et les politiques régissant les marchés publics;
veilleront à ce que les propositions et ententes contractuelles permettent d'optimiser les ressources (voir les critères figurant à l'annexe C - Optimisation des ressources).
La Division des services de contrats et de gestion du matériel à l'administration centrale (AC) :
veillera à ce que les politiques élaborées par les organismes centraux soient expliquées et communiquées aux régions;
définira et diffusera les clauses types des marchés dont se servira le personnel du SCC au moment de conclure des ententes contractuelles avec les fournisseurs;
réunira et fournira toutes les données requises sur les marchés pour satisfaire aux exigences du SCC et des organismes centraux en matière de rapports;
veillera à la mise en application continue d'initiatives et de mesures de suivi des marchés pour améliorer la probité et favoriser le recours à des pratiques saines.
26. Les Services de contrats et de gestion du matériel de l'administration régionale (AR) :
s'assureront qu'une relation d'indépendance existe entre le gestionnaire/chargé de projet et le fournisseur, à moins d'une délégation explicite;
veilleront à la mise en application des politiques élaborées par les organismes centraux;
s'assureront que les pratiques du SCC sont respectées et que les contrats et clauses types sont utilisés lorsque des ententes contractuelles sont conclues avec des fournisseurs;
veilleront à la mise en application continue d'initiatives et de mesures de suivi des marchés pour améliorer la probité et favoriser le recours à des pratiques saines;
fourniront une expertise régionale en la matière dans la collectivité et assureront la liaison avec le personnel de l'AC relativement à toutes les questions liées aux fonctions des Services de contrats et de gestion du matériel du SCC.
Sur les conseils des Services de contrats et de gestion du matériel, le gestionnaire s'assurera :
que les exigences sont clairement définies, conformément à l'annexe D - Liste de contrôle du SCC pour les marchés de biens et de services;
que les critères de sélection de l'entrepreneur sont établis avant la publication des documents d'appel d'offres;
que les propositions des fournisseurs sont évaluées à l'aide des critères définis dans les documents d'appel d'offres;
que les résultats de l'évaluation finale sont consignés;
qu'une analyse coûts-efficacité (ACEabbr>) est présentée, comme le demandent les membres du Comité régional d'examen des marchés (voir les instructions pour effectuer une ACE qui sont fournies à l'annexe E - Analyses coûts-efficacité);
que les travaux réalisés dans le cadre des marchés de produits, de services ou de construction sont évalués et respectent les exigences établies;
que le ou les entrepreneurs assurent la gestion de leurs marchés et surveillent les travaux accomplis par rapport entre autres :
aux modalités contractuelles,
à l'énoncé et aux spécifications des travaux,
aux échéances des marchés,
à l'autorisation du paiement des factures suivant l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques .
Le chargé de projet doit évaluer les travaux achevés par rapport au marché de services en se servant du formulaire Évaluation du marché et de l'entrepreneur (CSC/SCC 0996). La façon de remplir ce formulaire est décrite à l'annexe F - Lignes directrices sur l'évaluation du marché et de l'entrepreneur.
Lorsque cela est possible sur le plan opérationnel, les gestionnaires de budget, les responsables techniques et les chargés de projet intégreront des critères de décision liés à un approvisionnement écologique à l'examen de l'optimisation des ressources pour l'approvisionnement en biens ou en services. (Politique d'achats écologiques du Conseil du Trésor)
La possibilité d'acquérir des produits homologués ÉcoLogo ou Energy Star sera tout au moins prise en compte dans les demandes d'approvisionnement.
Il faut remplir la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité ( (LVERS) (TBS/SCT 350-103) pour tous les marchés du SCC lorsque le chargé de projet indique une exigence en matière de sécurité (partie 4) dans la Demande de passation, de modification ou de prolongation d'un contrat (CSC/SCC 0286). La liste doit être remplie avant de remettre les documents contractuels au Comité d'examen des marchés.
Le chargé de projet du SCC remplira la LVERS et la transmettra avec les documents contractuels (demande de proposition, énoncé des travaux, etc.) à la Division de la sécurité du Ministère de l'AC, à l'attention de Sécurité des contrats.
Toutes les demandes de contrat provenant d'une région doivent être transmises directement, avec tous les documents pertinents remplis, à l'administrateur régional, Sécurité.
Les responsables de la sécurité à l'AC ou à l'AR analyseront la LVERS et communiqueront directement avec le chargé de projet du SCC s'ils ont besoin d'éclaircissements.
Suivant l'analyse de la liste, un représentant de la Division de la sécurité du Ministère à l'AC ou à l'AR apposera sa signature sur la liste à titre de responsable de la sécurité de l'organisme. La LVERS originale sera retournée à la personne qui a apposé sa signature à titre de chargé de projet (à moins d'indications contraires).
Si des exigences en matière de sécurité de la technologie de l'information sont indiquées sur la LVERS, le spécialiste de la sécurité de la technologie de l'information à l'AR ou à l'AC doit apposer sa signature en guise d'approbation sur la page de signature de la liste (dans la case réservée à l'autorité contractante en matière de sécurité).
La LVERS doit être remplie conformément aux lignes directrices figurant à l'annexe H - Guide d'instructions portant sur la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité.
Tous les gestionnaires sont chargés de veiller à la conformité des activités d'approvisionnement et d'en rendre compte. En particulier, les gestionnaires doivent :
respecter les processus d'examen des marchés établis au SCC;
respecter les pouvoirs délégués en matière de passation des marchés qui ont été officialisés;
assurer la gestion adéquate des marchés dont ils sont responsables.
Les lignes directrices figurant à l'annexe I - Marche à suivre en cas de non-respect des processus de passation des marchés et des délégations de pouvoirs s'appliquent à tous les gestionnaires qui ne respectent pas les processus de passation des marchés et les pouvoirs délégués.
Les gestionnaires régionaux, Services de contrats et de gestion du matériel, sont chargés de relever et de consigner tous les cas de non-respect et d'en assurer le suivi.
Le personnel de CORCAN doit se conformer aux lignes directrices décrites dans la présente directive.
Les employés des Services de contrats et de gestion du matériel doivent suivre la formation obligatoire indiquée dans la Directive sur l'administration de la formation indispensable du Conseil du Trésor.
Ces employés doivent également se voir offrir la possibilité de suivre une formation (optionnelle) dans le cadre du Programme de perfectionnement professionnel et de certification (PPPC). Ils peuvent ainsi devenir des spécialistes fédéraux certifiés en approvisionnement et/ou en gestion du matériel.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur le PPPC, les employés peuvent communiquer avec le personnel régional des Services de contrats et de gestion du matériel spécialisé dans ce domaine.
Le personnel des Services de contrats et de gestion du matériel donnera une formation sur les marchés (lignes directrices, processus, politiques) aux membres du Comité d'examen des marchés et du Comité auxiliaire d'examen des marchés du SCC, au personnel administratif, aux gestionnaires et aux cadres supérieurs au fur et à mesure des besoins.
Les Services de contrats et de gestion du matériel demanderont l'avis des Services juridiques relativement à des questions liées aux marchés dans les cas suivants :
avant d'apporter des modifications aux politiques et pratiques du SCC en matière d'approvisionnement;
lorsqu'il faut résilier un contrat;
lorsque les modalités d'un contrat-type doivent être modifiées;
toutes les fois où le SCC pourrait être exposé à des risques juridiques, notamment lorsqu'il signe des accords tels que des protocoles d'entente.
Les Services de contrats et de gestion du matériel des AR présenteront leurs demandes d'avis juridique aux Services juridiques et en transmettront une copie au gestionnaire national, Services de contrats et de gestion du matériel.
Toutes les demandes de présentations au Conseil du Trésor concernant des marchés de services doivent être transmises au gestionnaire national, Services de contrats et de gestion du matériel, aux fins de traitement.
Pour toute question concernant la présente directive, veuillez communiquer avec le gestionnaire national, Services de contrats et de gestion du matériel, à l'AC.
INSTRUMENT DE DÉLÉGATION NATIONAL NORMALISÉ ET PLAFONDS MONÉTAIRES
PLAFONDS MONÉTAIRES DES MARCHÉS
Biens - Bon d'achat local
- - 25 000 $
Biens - Achat au nom de CORCAN
Valeur initiale du marché
MARCHÉS DE CONSTRUCTION - (Pour les pouvoirs rattachés à l'approbation de projet, l'engagement des dépenses ou l'attestation, se référer à l'annexe 28 de l'Instrument de délégation du PSDF)
Marchés de construction (approvisionnement initié à l'interne, n'incluant pas les conventions particulières de services avec TPSGC)
400 000 $ 400 000 $ 40 000 $
200 000 $ 200 000 $ 40 000 $
Marchés de services excluant Architecture et ingénierie
2 000 000 $ 400 000 $ 100 000 $
1 000 000 $ 200 000 $ 50 000 $
Architecture et ingénierie - (Pour les pouvoirs rattachés à l'approbation du projet, l'engagement des dépenses ou l'attestation, se référer à l'annexe 28 de l'Instrument de délégation du PSDF)
(Approvisionnement initié à l'interne, n'incluant pas les conventions particulières de services avec TPSGC)
- 40 000 $ 40 000 $
- 20 000 $ 20 000 $
Ancien fonctionnaire recevant une pension
Marchés de services (valeur initiale du marché et modifications)
100 000 $ 100 000 $ 25 000 $
Extrême urgence (voir la définition et les conditions dans les remarques)
(Valeur initiale du marché et modifications)
- - 1 000 000 $
Protocole d'entente / protocole d'accord avec d'autres ministères fédéraux et d'autres ordres de gouvernement (voir aussi l'annexe 10 de l'Instrument de délégation du PSDF)
- - Sans limite
Délégations nationales normalisées en matière d'approvisionnement au SCC
L'Instrument de délégation national normalisé se trouve à l'annexe 24 - Approvisionnement et contrat.
Tous les achats effectués en exerçant les pouvoirs délégués adéquats doivent respecter les recommandations formulées dans la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor en ce qui concerne la prestation, dans la mesure du possible, de chances égales aux fournisseurs.
Gestionnaires de budget n'ayant pas suivi la formation sur les marchés du SCC
Les montants indiqués comprennent toutes les taxes applicables.
Les gestionnaires sont autorisés à traiter des bons de commande pour des biens jusqu'à une valeur maximale de 10 000 $ en utilisant ORACLE - Approvisionnement libre service (ALS), sous réserve des restrictions prévues par le Conseil du Trésor, TPSGC et le SCC [achats de logiciels, de permis d'utilisation et/ou d'entretien, de mises à niveaux et corrections de logiciels, commandes subséquentes à une offre à commandes individuelle et ministérielle (OCIM) ou un arrangement en matière d'approvisionnement (AA)].
Les gestionnaires sont autorisés à acheter des biens en utilisant une carte d'achat jusqu'à une valeur maximale de 10 000 $ par transaction, y compris tous les frais et les taxes applicables.
Les gestionnaires sont autorisés à passer des commandes subséquentes à une offre à commandes pour obtenir des biens et/ou des services en utilisant ORACLE (ALS), sous réserve des limites précisées dans l'offre à commandes. Cette autorisation exclut les OCIM et les AA, qui doivent êtres acheminés au Comité régional auxiliaire d'examen des marchés aux fins de traitement.
Les gestionnaires sont autorisés à traiter des bons de commande pour des services d'imprimerie jusqu'à une valeur maximale de 10 000 $ en utilisant ORACLE (ALS).
Les gestionnaires sont autorisés à traiter des bons de commande pour des marchés de services allant jusqu'à 10 000 $ pour la réparation et l'entretien de l'équipement, sous réserve des restrictions prévues par le Conseil du Trésor, TPSGC et le SCC.
Les gestionnaires sont autorisés à acheter des biens ou des services auprès de CORCAN sans limites, en utilisant ORACLE (ALS).
Les gestionnaires sont autorisés à modifier les marchés de biens qu'ils ont conclus en vertu des pouvoirs qui leur sont délégués, d'une valeur globale (valeur initiale du marché et modifications) de 10 000 $ ou moins.
Les gestionnaires peuvent autoriser des transactions de petite caisse jusqu'à une valeur maximale de 200 $ par achat.
Gestionnaires de budget ayant terminé avec succès la formation du SCC sur les marchés
En plus des délégations énoncées ci-haut, les gestionnaires de budget ayant suivi la formation sur les marchés, offerte par les Services de contrats et de gestion du matériel, peuvent :
conclure des marchés de services dont la valeur globale maximale est de 10 000 $ en utilisant le modèle de contrat du SCC, sous réserve des restrictions prévues par le Conseil du Trésor, TPSGC et le SCC (sondages d'opinion, vidéos, élaboration de programmes, élaboration de logiciels, fournisseurs étrangers et anciens fonctionnaires);
modifier les marchés de services qu'ils ont conclus en vertu des pouvoirs qui leur sont délégués, pour modifier le nom ou l'adresse de l'entrepreneur ou pour prolonger la durée du marché;
modifier les marchés de services qu'ils ont conclus en vertu des pouvoirs qui leur sont délégués, d'une valeur globale maximale (valeur initiale du marché et modifications) de 10 000 $.
Comité régional auxiliaire d'examen des marchés (CRAEM)
Nota : Tous les marchés de services nécessitant l'approbation du CRAEM doivent être soumis en utilisant la Demande de passation, de modification ou de prolongation d'un contrat (CSC/SCC 0286). Les demandes pour les marchés de biens doivent être accompagnées d'une note de service, laquelle comprend une note confirmant que les fonds sont disponibles conformément à l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).
Marchés de services à fournisseur unique dont la valeur est inférieure ou égale à 18 000 $.*
Marchés de services à fournisseur unique conclus avec d'anciens fonctionnaires qui ne reçoivent pas de pension, dont la valeur est inférieure ou égale à 18 000 $.
Appel d'offres pour des services dont la valeur est inférieure ou égale à 40 000 $.*
Marchés de biens entre 10 000 $ et 25 000 $. Les marchés de biens qui sont exclus des pouvoirs délégués aux gestionnaires de budget (achats de logiciels, de permis d'utilisation et/ou d'entretien, de mises à niveaux et corrections de logiciels) jusqu'à une valeur de 25 000 $.
Acomptes de frais de déplacement et d'honoraires pour tout marché de services.
Transfert de fonds du budget des honoraires au budget des frais de déplacement ou l'inverse pour tout marché de services.
Modification des marchés de nature administrative, telles que le changement de raison sociale ou la prolongation de la durée du marché pour tout marché de services.*
Modification des marchés :
Marchés de services à fournisseur unique : modifications jusqu'à une valeur globale maximale (valeur initiale du marché et modifications) de 18 000 $.*
Marchés de services octroyés par voie concurrentielle : modifications jusqu'à une valeur globale maximale (valeur initiale du marché et modifications) de 40 000 $.*
Marchés de biens : modifications d'une valeur globale (valeur initiale du marché et modifications) se situant entre 10 000 $ et 25 000 $.
Marchés de construction [approvisionnement initié à l'interne, n'incluant pas les conventions particulières de services (CPS) avec TPSGC] :
Un marché de construction est un marché qui comprend la main d'œuvre et les matériaux pour construire un produit.
Les marchés de construction jusqu'à une valeur de 40 000 $ en utilisant la Commande de travaux de construction et d'entretien (Contrat) (CSC/SCC 1274-1) et la Demande de soumission (CSC/SCC 1274).
Modifications à un marché de construction jusqu'à une valeur globale maximale (valeur initiale du marché et modifications) de 40 000 $ (en utilisant les formulaires 1274 et 1274-1).
Tout paiement conformément à la facture (après le fait ou paiement à l'acte) pour des achats de biens ou de services de 1 000 $ et plus doit être acheminé aux Services de contrats et de gestion du matériel, lesquels se réservent le droit de soumettre toute demande de paiement conformément à la facture à l'approbation du Comité d'examen des marchés selon la nature de la demande, sous réserve des deux exceptions décrites ci-après.
Une demande inférieure à 1 000 $ peut être acheminée directement aux Opérations financières pour être payée.
Les factures de soins hospitaliers extérieurs peuvent être traitées comme des dépenses de services publics dans les cas où il n'y a pas de contrat établi.
Toute demande de paiement (paiement conformément à la facture) doit être accompagnée d'une explication écrite du gestionnaire de budget mentionnant les circonstances ayant mené à la présentation d'une facture aux fins d'un tel paiement (habituellement en l'absence d'un contrat) et indiquant les contrôles qui seront mis en place pour veiller à ce que la situation ne se reproduise plus.
Commandes subséquentes à une OCIM pour des biens (sauf les véhicules) et/ou des services dont la valeur est inférieure au seuil de l'ALENA.
Commandes (contrats) subséquentes à un AA pour des biens et/ou des services dont la valeur est inférieure au seuil de l'ALENA.
Exercice des années d'option (les formulaires d'évaluation postérieure au marché et de demande de passation de marché dûment remplis et signés doivent être soumis dans le cas d'un marché de services).
Comité d'examen des marchés
Marchés de services à fournisseur unique dont la valeur dépasse 18 000 $.
Appel d'offres pour des services dont la valeur dépasse 40 000 $.
Tout marché de services à fournisseur unique conclu avec d'anciens fonctionnaires recevant une pension.
Toutes les demandes de marchés de services avec des fonctionnaires.
Tout marché de construction (approvisionnement initié à l'interne, n'incluant pas les CPS avec TPSGC) dont la valeur dépasse 40 000 $.
Toutes les demandes de biens dont la valeur dépasse 25 000 $.
Toutes les demandes de services d'imprimerie dont la valeur dépasse 10 000 $ (à l'exception de CORCAN).
Modifications aux marchés au-delà des pouvoirs délégués au CRAEM.
Tous les accords du SCC, tels que les protocoles d'ententes et les accords sur les niveaux de service.
Commandes subséquentes à une OCIM pour des biens (sauf les véhicules) et/ou des services dont la valeur est supérieure au seuil de l'ALENA.
Commandes subséquentes (contrats) à un AA pour des biens et/ou des services dont la valeur est supérieure au seuil de l'ALENA.
Les plafonds monétaires des marchés énoncés précédemment ainsi que l'Instrument de délégation national normalisé en matière d'approvisionnement du SCC s'appliquent à CORCAN, à moins que des exigences précises soient indiquées dans la section ci-après portant sur CORCAN.
On a délégué à CORCAN un pouvoir spécial pour l'achat de biens.
Marchés de biens - Non concurrentiels
Valeur initiale 25 000 $
Les directeurs régionaux, le président-directeur général, le contrôleur et le directeur, Services généraux, sont autorisés à approuver des achats de biens jusqu'à une valeur maximale de 25 000 $ incluant les modifications aux marchés.
CORCAN est autorisé à transmettre toutes les demandes d'achat de biens d'une valeur supérieure à 25 000 $ et les modifications à ces demandes directement à TPSGC sans l'approbation du Comité d'examen des marchés.
Marchés de construction (approvisionnement initié à l'interne, n'incluant pas les CPS avec TPSGC).
Un marché de construction est un marché qui comprend la main-d'œuvre et les matériaux pour construire un produit.
Marchés de construction jusqu'à une valeur de 40 000 $ en utilisant la Commande de travaux de construction et d'entretien (Contrat) (CSC/SCC 1274-1) et la Demande de soumission (CSC/SCC 1274).
Modifications à un marché de construction jusqu'à une valeur globale maximale (valeur initiale du marché et modifications) de 40 000 $ (en utilisant les formulaires CSC/SCC 1274 et 1274-1).
Toute demande de marchés de construction d'une valeur dépassant 40 000 $ doit être acheminée aux Services de contrats et de gestion du matériel aux fins d'approbation par le Comité d'examen des marchés.
Toute demande de modification à un marché de construction (approvisionnement initié à l'interne, n'incluant pas les CPS avec TPSGC), dont la valeur globale des modifications dépasse 40 000 $, doit être acheminée aux Services de contrats et de gestion du matériel aux fins d'approbation par le Comité d'examen des marchés.
Tout paiement conformément à la facture (après le fait ou paiement à l'acte) sera approuvé par :
le directeur régional, le directeur, Services généraux, ou le contrôleur dans le cas de paiements conformément à la facture de moins de 1 000 $;
le président-directeur général dans le cas de paiements conformément à la facture de 1 000 $ et plus.
Les commandes subséquentes à une offre à commandes pour des biens, des services et/ou des travaux de construction seront traitées directement dans ORACLE (SIGFM) par les employés de CORCAN.
Le Comité d'examen des marchés de l'AC devient le Comité national d'examen des marchés pour l'examen des questions qui touchent l'ensemble du SCC (p. ex., relations employeur-employé et limitation de la responsabilité dans les marchés d'approvisionnement).
Membres des Comités d'examen des marchés
Comité régional auxiliaire d'examen des marchés - Le gestionnaire régional, Services de contrats et de gestion du matériel, présidera ce comité; à l'AC, ce sera le gestionnaire national, Services de contrats et de gestion du matériel. Les membres de leur personnel participeront en tant que membres du Comité.
Comité régional d'examen des marchés - Le sous-commissaire adjoint, Services corporatifs, présidera ce comité au palier régional. Les membres devront, à tout le moins, comprendre le gestionnaire régional, Services de contrats et de gestion du matériel, ainsi que le contrôleur régional.
Comité d'examen des marchés de l'AC ou Comité national d'examen des marchés - Les membres de ces comités sont les mêmes et tous deux seront présidés par le contrôleur. Les membres devront, à tout le moins, comprendre le contrôleur, le directeur, Opérations financières, le gestionnaire national, Services de contrats et de gestion du matériel, de même qu'un conseiller juridique.
Dans le cas de tous les comités d'examen, il doit y avoir au moins trois membres présents (quorum) pour la prise de décisions. Les titulaires intérimaires des postes précités peuvent participer aux réunions et ils possèdent les mêmes pouvoirs que les personnes qu'ils remplacent.
Accords du SCC
Les accords du SCC, tels que les protocoles d'ententes, les protocoles d'accords, les accords sur les niveaux de service, sont des accords conclus avec un autre ministère pour l'acquisition de biens ou de services. Tous les accords seront présentés aux Services de contrats et de gestion du matériel, qui prendront des dispositions pour que les Services juridiques, les Opérations financières de l'AC et les Services de gestion financière de l'AC examinent et autorisent ces accords avant qu'ils soient soumis à l'approbation du Comité d'examen des marchés. Tous les accords doivent être présentés au Comité d'examen des marchés avec la demande de passation de marché dûment remplie.
Un cas d'extrême urgence est une situation où le retard des mesures à prendre serait préjudiciable à l'intérêt public. Les urgences sont ordinairement imprévisibles, inévitables et exigent des mesures immédiates qui empêchent la stricte application de la procédure établie pour les appels d'offres. Une urgence peut être un danger pour la vie, réel ou imminent, un désastre qui menace la qualité de la vie ou qui a causé la mort, ou encore un événement pouvant conduire à des pertes ou à des dommages importants pour les biens de l'État.
Les gestionnaires ont la responsabilité de communiquer immédiatement avec leur gestionnaire régional des Services de contrats et de gestion du matériel afin de s'assurer qu'ils prennent toutes les mesures nécessaires en cas d'urgence pour protéger la vie des personnes et les biens publics. Par ailleurs, le gestionnaire national, Services de contrats et de gestion du matériel, doit soumettre un rapport au Secrétariat du Conseil du Trésor dans les 60 jours suivant l'autorisation des travaux.
Nota : L'utilisation du pouvoir de conclure des marchés dans des circonstances d'extrême urgence doit être discutée à l'avance avec le contrôleur ou le gestionnaire national, Services de contrats et de gestion du matériel, qui examinera la demande. Dans des circonstances exceptionnelles (par exemple, au milieu de la nuit), l'invocation de ce pouvoir sera portée à l'attention du contrôleur ou du gestionnaire national, Services de contrats et de gestion du matériel, le jour ouvrable suivant.
Utilisation obligatoire des offres à commandes
Depuis le 1er avril 2005, l'utilisation des offres à commandes est obligatoire dans le cas de certains biens et services. Veuillez communiquer avec votre agent d'approvisionnement pour plus d'information ou consulter le site d'offres à commandes de TPSGC suivant : http://soi.pwgsc.gc.ca/app/Start/index.htm.
Le pouvoir délégué aux gestionnaires de budget de conclure des marchés de services d'une valeur inférieure à 10 000 $ ne s'applique pas aux marchés décrits ci-après.
Le pouvoir délégué ne s'applique pas aux marchés mentionnés ci-dessous, qui sont régis par des règles particulières. Dans tous ces cas, il convient de présenter une demande de passation de marché aux Services de contrats et de gestion du matériel.
Marchés conclus avec des fournisseurs étrangers :
Tous les marchés de services conclus avec un fournisseur qui ne réside pas au Canada, y compris les fournisseurs des États-Unis, doivent comprendre des clauses particulières, par exemple stipuler qu'une retenue de 15 p. 100 s'applique à tous les frais pour le travail effectué au Canada.
Marchés concernant la production de films vidéo :
Comme le prévoit la politique du Conseil du Trésor, toutes les demandes de passation de marché portant sur la production de films vidéo doivent être traitées par TPSGC par l'entremise des Services de contrats et de gestion du matériel.
Marchés concernant la réalisation d'un sondage d'opinion :
Comme le prévoit la politique du Conseil du Trésor, toutes les demandes de passation de marché portant sur la réalisation de sondages doivent être traitées par TPSGC par l'entremise des Services de contrats et de gestion du matériel.
Toutes les OCIM et les AA.
Tous les marchés conclus avec des fonctionnaires actuellement en poste.
Tous les marchés conclus avec d'anciens fonctionnaires, qu'ils reçoivent ou non une pension de la fonction publique.
Tous les marchés concernant l'élaboration de programmes (p. ex., dans les domaines de la formation, de la violence familiale et des compétences psychosociales).
Tous les marchés concernant le développement de logiciels.
Toutes les demandes d'avance pour honoraires et frais de déplacement.
Toutes les demandes visant l'annulation de la clause relative au paiement à la date d'échéance.
Tous les marchés qui comprennent des exigences en matière de sécurité.
Résiliation des marchés :
Il importe de respecter la procédure juridique relative à la résiliation des marchés afin d'éviter d'exposer le SCC à d'éventuelles réclamations du fournisseur. Par conséquent, il faut indiquer les marchés à résilier aux Services de contrats et de gestion du matériel, qui feront le nécessaire pour résilier les marchés.
Les gestionnaires doivent s'assurer que les marchés de services passés avec des particuliers n'entraîneront pas de relations employeur-employé, selon les critères établis par l'Agence du revenu du Canada (ARC).
Un guide servant à déterminer si un contrat peut mener à des relations employeur-employé est disponible sur le site de l'ARC à l'adresse suivante : : http://www.cra-arc.gc.ca/F/pub/tg/rc4110/.
Conseil du Trésor - Politique sur les marchés
Conseil du Trésor - Politique sur les marchés - Annexe C - Pouvoirs généraux de passation des marchés
Conseil du Trésor - Avis sur la Politique des marchés et circulaires du CT - Marchés
Conseil du Trésor - Directive sur les cartes d'achat
Directive du commissaire no 350 - Services de gestion du matériel et des approvisionnements
Lignes directrices no 350-1 - Gestion des biens
Directive financière FOps 2006-5 - Contrôle des engagements
Pouvoir de signer des documents financiers - Direction générale du contrôleur
* Cette exigence ne s'applique pas dans les cas où un gestionnaire de budget ayant suivi la formation offerte par les Services de contrats et de gestion du matériel du SCC est autorisé à conclure un marché d'une valeur inférieure ou égale à 10 000 $, ou à modifier un marché d'une valeur globale (valeur initiale du marché et modifications) inférieure à 10 000 $.
ENTENTES DU SCC
EXAMEN PAR LES SERVICES JURIDIQUES DU SCC
APPROBATION DU COMITÉ D'EXAMEN DES MARCHÉS
Entente de partenariat, lettre d'entente interministérielle (LEI), convention de services et autres accords de coopération visant la prestation de services, notamment :
International, province, ville, municipalité
Enseignants, formation axée sur les compétences, prestation de programmes (alphabétisation, programmes pour Autochtones, etc.), formation clinique
Établissements correctionnels ou probation
Formation, protocole relatif aux EPIU
Accords de coopération, sécurité
Services de santé, hôpitaux
Santé Canada, établissements de soins de santé
Services d'incendie (équipement, personnel)
Exercices d'évacuation, inspections
Accords écrits, approuvés, non contractuels et non juridiquement contraignants, aux termes desquels le SCC et d'autres participants conviennent de collaborer à un projet, un programme ou autre entreprise similaire. Les PE peuvent être assujettis au Règlement sur les marchés de l'État lorsque le PE n'a pas principalement pour objet l'acquisition de biens ou de services ou l'exécution de travaux de construction.
Le volet « approvisionnement » du PE demeure cependant assujetti au Règlement sur les marchés de l'État ainsi qu'à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor.
Peuvent être parties à de telles ententes, notamment : les ministères des gouvernements fédéral et provinciaux, les municipalités, les gouvernements d'autres pays, les sociétés d'État ou les organismes publics.
Il convient de recourir aux PE pour tout transfert de biens, de services ou de biens immobiliers dans les cas où il ne serait pas indiqué de procéder par voie de marché parce que le SCC ne peut pas passer un marché avec d'autres ministères, pays, etc. Bien qu'un PE ne soit pas juridiquement contraignant, le gouvernement se considère lié, comme s'il s'agissait d'un marché. Les différends se règlent habituellement à l'amiable ou par voie de médiation ou d'arbitrage.
Rédigé ou élaboré à n'importe quel niveau au sein du SCC à partir d'un modèle préparé par les Services juridiques du SCC, ou l'autre participant.
Le contrôleur du SCC assure l'administration et le contrôle financiers. Ne s'applique qu'à CORCAN : Le contrôleur de CORCAN assure l'administration et le contrôle financiers.
Les Services juridiques s'assurent qu'un PE constitue l'instrument indiqué au regard du type d'obligation assumée, et ils fournissent un modèle de PE ou des conseils.
Le projet de PE est soumis à l'examen des Services juridiques trois semaines avant sa présentation au CEM, si besoin est.
L'approbation du CEM est exigée pour tous les PE du SCC ou de CORCAN. Les accords doivent être déposés au fichier central.
Les accords internationaux doivent être signés par le commissaire. Tous les autres accords doivent être signés par le directeur responsable ou un cadre de niveau supérieur, conformément à la délégation des pouvoirs financiers au SCC.
Une entente de services partagés ou entente de services est une autre forme d'accord de coopération.
Il s'agit de la consolidation du traitement des transactions et des services de consultation professionnelle à l'interne, dans le but d'obtenir un rendement à valeur ajoutée pour les clients de l'organisation.
Peut être préparée ou pilotée par TPSGC dans le cas d'initiatives qui incluent d'autres ministères (comme PeopleSoft), par une région du SCC pour inclure des services partagés avec plusieurs ou l'ensemble des établissements dans la région, ou par l'AC du SCC pour des initiatives interrégionales.
Les Services juridiques du SCC examinent les initiatives internes et collaborent à leur élaboration.
Les Services juridiques du SCC examinent et/ou coordonnent les initiatives mettant en cause d'autres ministères fédéraux.
L'approbation du CEM est exigée pour toutes les ententes de services partagés du SCC ou de CORCAN.
PROTOCOLES D'ENTENTE ÉCHANGES CANADA
Ce protocole d'entente permet aux employés des ministères et organismes de la fonction publique fédérale, ainsi qu'aux employés d'organismes externes (qui ne sont pas fonctionnaires; sociétés d'État, autres ordres de gouvernement, secteur privé, établissements d'enseignement et organismes sans but lucratif) dans d'autres secteurs, au Canada et à l'étranger, de s'acquitter des fonctions d'un poste pendant une période déterminée.
Le protocole d'entente est rédigé par l'administrateur général respectif ou l'organisme participant. L'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada peut fournir un modèle et/ou de l'aide.
Voir la politique du Conseil du Trésor de juin 1998. Le Conseil du Trésor a délégué le pouvoir d'administrer les affectations sous forme d'échanges à l'administrateur général du ministère pour tous les groupes, sauf le groupe de la direction.
L'administrateur général peut déléguer son pouvoir à d'autres niveaux au sein du ministère (à ne pas confondre avec la délégation du pouvoir de dotation).
Dans le cas des affectations au sein du groupe de la direction (EX), la Commission de la fonction publique doit aussi signer le protocole d'entente. Voir la politique du Conseil du Trésor.
Les Services juridiques peuvent contribuer à la rédaction ou à la négociation du protocole d'entente.
L'ébauche du protocole d'entente est présentée aux Services juridiques pour fins d'examen six semaines avant le début de l'affectation proposée.
Aucune approbation du CEM n'est requise.
L'approbation de l'administrateur général est requise pour les affectations jusqu'au niveau EX. Dans le cas d'une affectation à un poste EX, la Commission de la fonction publique doit aussi signer l'entente.
Un marché est un document juridiquement contraignant qui énonce les droits et les obligations des personnes qui sont parties au marché. Les marchés sont susceptibles d'exécution par les tribunaux et assujettis au Règlement sur les marchés de l'État et à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor.
Peuvent être parties à un marché notamment toutes les personnes et les entités juridiques qui ne sont pas visées par les exclusions prévues aux termes de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, à savoir :
les marchés de construction conclus en vertu de la Loi sur les terres destinées aux anciens combattants ;
les marchés de services de conseillers juridiques conclus par le ministre de la Justice ou en vertu de son autorité;
les marchés portant sur l'aménagement de bureaux ou de locaux d'habitation qui font partie d'opérations autorisées en vertu de la Loi sur les immeubles fédéraux ou son règlement d'application;
Le gestionnaire élabore un énoncé des travaux et détermine les exigences, les coûts estimatifs et la méthode d'approvisionnement envisagée (fournisseur unique ou appel d'offres). Le gestionnaire ou un agent financier certifie, en vertu de l'article 32 de la LGFP, que les fonds nécessaires sont disponibles. Le document est envoyé aux Services de contrats et de gestion du matériel.
Les demandes d'approvisionnement sont triées en fonction des pouvoirs d'approbation délégués au CEM et aux Services de contrats et de gestion du matériel.
PAC - Le SCC a le choix d'annoncer l'attribution du marché en exclusivité à titre de préavis d'adjudication de contrats dans le système MERX. Si l'énoncé de capacités d'un autre fournisseur est jugé valide, la demande d'approvisionnement est alors soumise à un processus d'appel d'offres. Autrement, le marché peut être attribué dans un délai d'une semaine après la clôture.
Appel d'offres - La demande de proposition est préparée, comprenant l'énoncé des travaux, les critères d'évaluation et le mode d'adjudication. L'évaluation des propositions prend de deux à quatre mois, selon le degré de complexité.
La passation de commandes subséquentes à des offres à commandes relatives à des biens, des services et/ou des travaux de construction sera traitée par des employés du SCC au moyen du SIGFM.
Le fournisseur fournit les biens et/ou les services conformément aux dispositions du marché.
Le gestionnaire inspecte et accepte les biens et/ou les services.
Le gestionnaire atteste la réception et approuve les factures en vue de leur règlement conformément à l'article 34 de la LGFP.
Exécution du marché, évaluation et paiement. Le formulaire d'évaluation postérieure au marché doit être rempli par le chargé de projet.
Toute demande d'approvisionnement (fournisseur unique ou appel d'offres) qui déborde le cadre des pouvoirs délégués au SCC est transmise à TPSGC aux fins de traitement.
Il convient de faire appel aux Services juridiques avant de prendre toute mesure unique, complexe ou juridiquement contraignante, afin de s'assurer de la conformité aux lois, aux politiques du Conseil du Trésor et aux exigences liées au Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE), en particulier :
lorsqu'il s'agit d'une entente avec un fournisseur, dans laquelle le fournisseur propose un modèle ou une ébauche d'entente;
pour cerner la nature du rapport juridique entre la Couronne et un fournisseur qui pourrait résulter de modifications aux conditions générales récemment révisées par les Services juridiques;
pour souligner les conséquences en fait de risque financier additionnel et de responsabilité éventuelle à la charge de la Couronne;
pour s'assurer que le marché est juridiquement contraignant et exécutoire;
pour s'assurer que le marché traduit fidèlement l'intention des parties quant au rapport entre la Couronne et le fournisseur;
pour assurer une représentation juridique en cas de contestation devant un tribunal judiciaire ou autre.
Le CEM examine, approuve, reporte ou refuse le projet.
Dans la mesure où il y est habilité.
(Évaluation au moyen de la Liste de vérification du CEM et de l'Instrument de délégation des pouvoirs.)
Le projet est accompagné de la Demande de passation, de modification ou de prolongation d'un contrat (CSC/SCC 0286) dûment remplie, adressée aux Services de contrats et de gestion du matériel. (Signé par le gestionnaire ou le chef de secteur.)
(Évaluation au moyen de la Liste de vérification du CEM)
Approbation du CEM requise :
Ententes de commanditesCommunications Canada (voir l'article 16.13 de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor)
Sondages publics ou d'opinion
TPSGC est responsable de l'attribution des marchés de sondage d'opinion publique et de publicité (voir l'article 16.13 de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor)
ACCORD D'ÉCHANGE DE SERVICES (AES) (conclu en vertu de l'article 16 de la LSCMLC)
L'accord d'échange de services est un accord conclu, en vertu de l'article 16 de la LSCMLC, entre le ministre et le gouvernement d'une province en vue de l'incarcération soit dans les établissements correctionnels ou hôpitaux de la province, de personnes condamnées ou transférées au pénitencier soit, dans un pénitencier, de personnes condamnées à un emprisonnement de moins de deux ans pour infraction à une loi fédérale ou à ses règlements.
Un établissement provincial ou le SCC conclut un accord visant la prise en charge et la garde de délinquants. Des taux quotidiens sont négociés avec les provinces ou territoires.
Accord préparé comme un PE, bien que la conclusion de ce type d'accord repose sur une autorisation législative expresse.
Préparé par la Direction des relations provinciales/ territoriales/ Affaires intergouvernementales, en collaboration avec les Services juridiques du SCC. Soumis à l'approbation du ministre.
Le libellé des crédits parlementaires comporte aussi une autorisation législative.
Les Services juridiques assurent la conformité aux lois et aux politiques du SCC applicables.
L'examen par le CEM n'est pas requis.
L'accord doit être approuvé et signé par le ministre.
Pour de plus amples renseignements, consulter la DC 541 - Accords interjuridictionnels, ainsi que les LD 541 - Accords interjuridictionnels d'échange de services. De plus, le directeur général, Gestion des ressources, et le directeur, Analyse et stratégies financières, peuvent donner des conseils concernant les AES.
MARCHÉS - Conseillers spirituels et Aînés autochtones
Voir la définition de « marchés » fournie plus haut.
Le gestionnaire des biens et des contrats doit préciser que le prestataire de services est une entité autochtone (c.‑à‑d. établir que le fournisseur est une entité autochtone dans le SIGFM). On peut faire le suivi des entreprises autochtones ou des fournisseurs individuels dans le SIGFM. Chaque année, l'AC du SCC rend compte des dépenses annuelles au Conseil du Trésor et au Conseil sur la comptabilité dans le secteur public.
Approvisionnement assuré au moyen du processus de sélection concurrentiel « traditionnel ». Des Aînés peuvent fournir des conseils dans le cadre du processus de sélection d'autres Aînés.
Il s'agit de marchés réservés aux Autochtones, et leur valeur doit être inférieure à 400 000 $. En conséquence, ces marchés ne sont pas assujettis aux accords commerciaux ni à la procédure d'annonce de marchés sur MERX, le système électronique d'appels d'offres du gouvernement.
Les marchés devraient avoir une durée maximale de trois ans avec deux options d'un an.
Il faut utiliser le contrat type. Celui-ci comporte des renvois à toutes les clauses types du SCC. La Direction des initiatives pour les Autochtones de l'AC fournit un énoncé des travaux normalisé.
Les Services juridiques n'ont habituellement pas besoin d'intervenir.
L'approbation du CEM est requise.
Le renouvellement des marchés doit être autorisé par le directeur général, Initiatives pour les Autochtones, ou l'administrateur régional, Initiatives pour les Autochtones, selon le cas.
APPROVISIONNEMENTS OU MARCHÉS DE CORCAN
Marchés de travaux de construction (main-d'œuvre et matériaux pour construire un produit)
Voir « Étapes » à la section « Marchés ».
La passation de commandes subséquentes à des offres à commandes relatives à des biens, des services et/ou des travaux de construction sera traitée par des employés de CORCAN au moyen d'ORACLE.
Marchés de services : Les marchés dont la valeur dépasse 10 000 $ doivent être approuvés par le CEM.
Marchés de biens : L'acquisition de biens d'une valeur de moins de 25 000 $ est autorisée par les directeurs régionaux de CORCAN. Les marchés de biens dont la valeur dépasse 25 000 $ ou les modifications dont la valeur globale dépasse 25 000 $ sont envoyés directement à TPSGC sans passer par le CEM. Dans le cas de biens d'une valeur de moins de 10 000 $, le gestionnaire de budget détient un pouvoir délégué en matière d'achat.
Les marchés de travaux de construction et les modifications à ces marchés d'une valeur de 40 000 $ ou moins sont autorisés par CORCAN. Si la valeur dépasse 40 000 $, l'approbation du CEM est requise.
ACCORDS CONCLUS EN VERTU DES ARTICLES 81 et 84 DE LA LSCMLC
Un accord conclu en vertu de l'article 81 de la LSCMLC est un accord que le ministre ou son délégué conclut avec une collectivité autochtone prévoyant la prestation de services correctionnels aux délinquants autochtones et le paiement par lui de leurs coûts.
Une proposition faite en vertu de l'article 84 est un plan visant à obtenir la libération conditionnelle dans une collectivité autochtone.
Élaborés par la Direction des initiatives pour les Autochtones, en collaboration avec les Services juridiques.
L'accord doit être approuvé par le commissaire et signé par le ministre. Dans certains cas, l'approbation du Conseil du Trésor est nécessaire.
Dans le cas des accords conclus en vertu de l'article 81, voir la DC 710-2 - Transfèrement de délinquants, les LD 710-2-1 - Article 81 de la LSCMLC : Admission et transfèrement de délinquants et les LD 541-2 - Négociation, mise en œuvre et gestion des accords conclus en vertu de l'article 81 de la LSCMLC.
Dans le cas des accords conclus en vertu de l'article 84, voir la DC 712-1 - Processus de décision prélibératoire ainsi que les LD 712-1-1 - Article 84 de la LSCMLC : Processus d'application.
Pour obtenir de plus amples renseignements ou des conseils, communiquer avec le directeur général, Gestion des ressources, ou le directeur, Analyses et stratégies financières.
Voir la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor. (1er juin 2000)
Un « transfert » est un paiement imputé à un crédit sans que l'on reçoive directement de produits ou de services en contrepartie. Toutefois, le bénéficiaire doit présenter un rapport ou d'autres renseignements après avoir reçu un paiement.
Une « contribution » est un transfert conditionnel à un particulier ou un organisme à une fin précise qui fait l'objet d'un compte rendu et d'une vérification conformément à l'accord.
Une « subvention » est un transfert à l'intention d'un particulier ou d'un organisme qui n'est pas assujetti à un compte rendu ni à une vérification, mais pour lequel le droit d'en bénéficier peut faire l'objet d'une vérification et le bénéficiaire peut devoir remplir des conditions préalables.
Les demandes doivent être faites par écrit. Le Comité national des contributions examine les demandes et transmet ses recommandations au Comité de direction aux fins d'approbation.
Les accords concernant une contribution de plus de 200 000 $ doivent être signés par le commissaire.
La gestion des accords de contribution doit être effectuée de manière à en assurer l'ouverture et la transparence auprès du public et en tenant compte de l'économie, de leur efficience et de leur efficacité. Les principes de base rattachés au contrôle parlementaire, au pouvoir et à la responsabilisation dressent les balises sur lesquelles sont fondées les décisions relatives à l'utilisation et à la gestion des transferts.
Les demandes sont examinées par les Services juridiques du SCC.
Examen par le Comité national des contributions.
Communiquer avec le directeur général, Gestion des ressources, ou le directeur, Analyse et stratégies financières, pour obtenir des conseils au sujet des paiements de transfert, des accords de contribution et des subventions.
accord contractuel (contractual arrangement) : Accord entre une autorité contractante et une autre entité de la Couronne (p. ex., une société d'État, un gouvernement provincial ou une municipalité) visant à fournir un bien ou un service, à construire un ouvrage ou à louer un bien-fonds contre rémunération appropriée. Les accords de ce genre ne sont pas des marchés au sens propre, mais sont quand même soumis à certaines limites et contraintes imposées par le Conseil du Trésor.
acquisition (procurement) : Fonction qui consiste à obtenir des fournitures et des services, à exécuter des travaux de construction et à passer des baux au moyen d'ententes contractuelles.
adjudication (award) : Notification, à un soumissionnaire, de l'acceptation de sa soumission ou proposition.
ancien fonctionnaire (former public servant) : Tout ancien employé d'un ministère au sens de la Loi sur la gestion des finances publiques , un ancien membre des Forces armées canadiennes ou un ancien membre de la Gendarmerie royale du Canada.
ancien titulaire de charge publique (former public office holder) :
Un ancien ministre de la Couronne.
Un ancien secrétaire parlementaire.
Un ancien titulaire de charge publique à temps complet nommé par décret, autre qu'un ancien lieutenant-gouverneur d'une province et un ancien juge dont le traitement était versé en vertu de la Loi sur les juges .
Un ancien employé d'un ministère dont le niveau était au moins celui de cadre supérieur, ou l'équivalent, qui avait pour employeur le Conseil du Trésor représentant le gouvernement.
Tout ancien titulaire d'un poste d'exception que le ministre compétent déclare assujetti à la présente partie.
Un ancien titulaire d'une charge publique que le ministre compétent déclare assujetti au Code régissant la conduite des titulaires de charges publiques en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat.
Un ancien membre des Forces armées canadiennes ayant au moins le rang de colonel ou l'équivalent.
Un ancien officier de haut rang de la Gendarmerie royale du Canada.
avis public (public notice) : Annonce dans un service électronique d'information approuvé, insérée dans un ou plusieurs journaux ou diffusée par d'autres moyens de communication reconnus.
bail (lease) : Contrat par lequel Sa Majesté acquiert une tenure à bail dans un bien immobilier situé au Canada ou à l'étranger; ce terme comprend un accord de location et un permis portant sur un bien immobilier.
consultant (consultant) : Toute personne ou société qui dispense soit des conseils soit un service professionnel. (Voir aussi professionnel.)
coût de ressources (resource cost) : Coût indirect supporté par un ministère demandeur et/ou par l'organisme de services communs.
coût d'exploitation (operating cost) : Le coût d'utilisation, d'entretien et de réparation d'une acquisition au cours de sa vie utile, moins sa valeur résiduelle estimative au moment où on cesse de l'employer.
coût d'un marché (contract costs) : Aux fins de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, du Règlement sur les marchés de l'État et d'autre documents ou actes juridiques connexes, les coûts d'un marché incluent tous les éléments qui font partie de la rémunération que l'État s'engage à remettre à l'entrepreneur en vertu des termes d'un marché et, pour plus de certitude, ces éléments incluent tous les frais et les taxes qui sont légalement imposés et deviennent exigibles de la part de l'entrepreneur en raison de la réalisation d'un marché.
coût plus honoraires fixes (ou un pourcentage du coût) (cost plus fixed fee) : Mode de paiement par lequel l'entrepreneur est indemnisé des coûts supportés par lui légitimement et déterminés par une vérification, coûts auxquels on ajoute des honoraires fixes convenus (ou un pourcentage des coûts), à titre de bénéfice.
embauchage obligatoire (payrolling) : Pratique selon laquelle un ministère ou organisme du gouvernement demande à une entreprise d'embaucher certaines personnes, lesquelles sont alors affectées à la fourniture de services à ce ministère ou organisme aux termes du marché.
énoncé des travaux (statement of work) : Description du travail qu'un entrepreneur doit exécuter.
entreprise créée aux fins de la prise en charge (employee takeover company) : Entreprise légalement constituée en société par le fonctionnaire ou le groupe de fonctionnaires qui démissionne de la fonction publique pour offrir, à titre privé, le service qu'il fournissait, ou un service semblable, lorsqu'il faisait partie de la fonction publique. Dans ce contexte, quel que soit le nombre de fonctionnaires-propriétaires de l'entreprise ou le fait que l'entreprise offre ou non des actions à d'anciens fonctionnaires, la propriété désigne le contrôle et l'influence notable exercés sur les activités et la structure de gestion de la société. L'entreprise peut être l'association constituée par les fonctionnaires pour élaborer une (des) proposition(s). Elle peut être contrôlée par les ex-fonctionnaires de façon collective et ne pas compter de propriétaire tenant lieu de directeur.
extrême urgence (pressing emergency) : Situation où le retard des mesures à prendre serait préjudiciable à l'intérêt public.
fractionnement d'un marché (contract splitting) : Le fait de diviser inutilement un besoin global en plusieurs marchés plus modestes, contournant ainsi les limites de durée des engagements ou la nécessité de faire approuver le marché.
frais généraux (overhead costs) : Frais indirects rattachés à l'exploitation d'une entreprise et qui, sauf disposition contraire, sont réputés compris dans un multiplicateur ou un pourcentage appliqué au coût de rémunération.
invitation électronique à soumissionner (electronic bidding) : Méthode d'approvisionnement axée sur la transparence qui donne aux fournisseurs la possibilité de soumissionner les marchés de l'État et permet à l'État d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix au moyen :
d'avis publics, émis par l'entremise d'un service électronique d'information (tel que le MERX), sur les projets de marchés;
d'avis publics, émis par l'entremise d'un service électronique d'information, sur les projets de marchés prescrits, grâce à la publication d'un préavis d'adjudication de contrat;
d'avis publics publiés dans la revue Marchés publics; ou
juste valeur (fair value) :
(A) Le prix qui serait convenu dans un marché libre et non assujetti à des restrictions entre des parties bien informées et bien disposées qui traitent à distance, qui possèdent toutes les informations requises et qui ne sont nullement obligées de faire des transactions.
Le terme « juste » suppose le concept d'un marché qui n'est pas perturbé par des facteurs économiques imprévisibles tels qu'une période de prospérité ou une récession. (Guide des approvisionnements de TPSGC, le 16 février 1998)
(B) La valeur d'un bien ou d'un service tel que déterminé à la suite de négociations entre les acheteurs et les vendeurs et ladite valeur serait acceptable comme fondement d'un achat ou d'une vente (définition adaptée de l'ouvrage intitulé Aljian's Purchasing Handbook, Fourth Edition, McGraw-Hill Book Company, 1982.)
marché (contract) : Accord conclu entre une autorité contractante et un particulier ou une entreprise, pour la fourniture d'un bien, l'exécution d'un service, la construction d'un ouvrage ou la location à bail d'un bien immobilier, moyennant une contrepartie.
marché concurrentiel (competitive contract) : Marché soumis à un processus d'appel d'offres qui contribue à accroître l'accès, la concurrence et l'équité et qui donne à un nombre raisonnable et représentatif de fournisseurs l'occasion de présenter des soumissions grâce aux moyens suivants :
(A) en donnant un avis public, selon la méthode de l'invitation électronique à soumissionner, et peut-être aussi d'autres méthodes habituelles d'invitation à soumissionner, d'un appel d'offres concernant un marché proposé ou de l'intention du gouvernement d'adjuger un marché à un entrepreneur présélectionné (un marché prescrit annoncé au moyen d'un préavis d'adjudication de contrat), selon les motifs d'appel d'offres limité prévus par tous les accords commerciaux internationaux applicables, et en vertu des motifs d'appel d'offres non concurrentielles prévus à l'article 6 (à l'exclusion de l'article 6.1) du Règlement sur les marchés de l'État.
dans le cas d'un préavis d'adjudication de contrat quand personne ne manifeste d'intérêt pour le marché proposé ou ne conteste son adjudication dans la période prescrite d'au moins 15 jours civils.
(B) en donnant un avis public, selon les méthodes habituelles d'invitation à soumissionner (comme une liste de fournisseurs) et d'une manière conforme aux pratiques commerciales généralement reconnues, d'un appel d'offres concernant un marché proposé
marché à prix ferme (firm price contract) : Marché précisant le total payable ou marché dont le prix total est égal au produit du nombre de tâches ou d'articles identiques par le prix unitaire fixe.
marché de services d'architectes et d'ingénieurs (architectural and engineering service contract) : Marché passé pour la fourniture de services portant sur la planification, la conception, la préparation ou la surveillance de la construction, de la réparation, de la rénovation ou de la restauration d'un ouvrage.
marché d'urgence (emergency contract) : Marché pour lequel il faudrait normalement obtenir l'approbation du Conseil du Trésor, mais qui est conclu sans délai en cas d'extrême urgence parce qu'un retard serait préjudiciable à l'intérêt public. Dans les 60 jours suivant le début des travaux, un rapport doit être présenté au Secrétariat du Conseil du Trésor, faisant état des circonstances, de la nature et du montant du marché adjugé, et expliquant s'il était possible ou non de procéder par appel d'offres.
marché non concurrentiel (non-competitive contract) : Marché qui n'a pas été précédé d'un appel d'offres ou marché qui a été précédé d'un appel d'offres mais qui ne remplit pas les conditions d'un marché concurrentiel.
marché prescrit (directed contract) : Marché adjugé à un entrepreneur présélectionné par une autorité contractante qui choisit de ne pas recourir à un appel d'offres pour l'une ou plusieurs des raisons énoncées à l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État et dans n'importe quel accord commercial applicable. Les autorités contractantes sont fortement encouragées à annoncer publiquement ces marchés en donnant un préavis d'adjudication de contrat (PAC) selon la méthode de l'invitation électronique à soumissionner. Si personne ne conteste le PAC de façon valable dans les 15 jours suivant sa publication, le marché prescrit est alors jugé concurrentiel, et l'autorité contractante peut l'adjuger en appliquant les plafonds plus élevés prévus pour les marchés faisant l'objet d'une invitation électronique à soumissionner.
meilleure valeur (ou optimisation des ressources) (best value) : La combinaison de prix, de valeur technique et de qualité - tel que déterminé par l'autorité contractante avant l'appel d'offres et tel que prévu par les critères d'évaluation de l'appel d'offres - qui sert de fondement à l'évaluation et à la négociation entre les acheteurs et les vendeurs pour conclure une entente en vue d'un achat et d'une vente raisonnable.
MERX ou SEAO : Le Service électronique d'appels d'offres (SEAO) est un service en direct qui permet de diffuser les projets de marché du gouvernement auprès des soumissionnaires éventuels. Le SEAO est exploité par Mediagrif Interactives Technologies Inc. sous le nom MERX™ et offre le service pour le compte du gouvernement fédéral. Les ministères doivent utiliser le MERX pour annoncer leurs besoins assujettis aux termes des accords commerciaux. Certains, y compris le SCC, l'utilisent également pour d'autres achats. Le SCC utilise le MERX pour annoncer ses marchés de services d'une valeur de plus de 25 000 $ pour lesquels il a le pouvoir délégué. TPSGC utilise aussi le MERX pour annoncer les projets de marché portant sur les services d'imprimerie dont la valeur est estimée à 10 000 $ ou plus et sur la plupart des biens et des services dont la valeur est égale ou supérieure à 25 000 $. Il annonce les projets de marché évalués à 100 000 $ ou plus pour la construction et la location. Le ministère annonce également les projets de marché estimés à 84 000 $ ou plus pour les services de consultation en architecture et en génie et les services reliés aux biens immobiliers.
modification d'un marché (contract amendment) : Le fait, d'un commun accord, d'ajouter ou de soustraire des clauses à un marché, de corriger ou modifier un marché.
montant (amount) : Contrepartie, fixée ou estimative, versée par l'autorité contractante aux termes du marché.
offre à commandes (standing offer) : Une offre à commandes n'est pas un marché mais une disposition administrative qui permet de se procurer des biens ou des services à des prix convenus à l'avance, dans des conditions préétablies, pour des périodes déterminées et suivant les besoins. Il n'y a aucune obligation tant que le client ne passe pas au fournisseur une commande subséquente à l'offre. Chaque commande est un marché distinct entre l'État et le fournisseur. Lorsqu'on passe une commande subséquente à une offre à commandes, aucune négociation n'est engagée et l'offre du fournisseur est acceptée sans condition. Les offres à commandes sont classées par catégorie selon le secteur géographique et les clients visés. Les offres à commandes destinées à des clients répartis dans tout le Canada sont dites « nationales », et celles qui sont restreintes à un secteur géographique donné « régionales ». Les offres à commandes destinées à plusieurs clients sont dites « principales », et celles qui sont destinées à un seul client « individuelles ».
À l'heure actuelle, il y a cinq types d'offres à commandes :
L'Offre à commandes principale et nationale (OCPN) est destinée à de nombreux ministères ou organismes partout au Canada. Les OCPN sont conclues par TPSGC sans que les ministères ou organismes-clients en aient fait expressément la demande.
L'Offre à commandes principale et régionale (OCPR) est établie à l'échelle régionale et est utilisée par plusieurs ministères ou organismes, dans une certaine zone géographique. Les OCPR sont conclues par TPSGC sans que les ministères ou organismes-clients en aient fait expressément la demande.
L'Offre à commandes individuelle et nationale (OCIN) est établie à l'échelle nationale et est utilisée par un ministère ou organisme précis. Les OCIN sont conclues par TPSGC sur réception d'une demande assortie des fonds nécessaires.
L'Offre à commandes individuelle et régionale (OCIR) est établie à l'intérieur d'une zone géographique précise et est utilisée par un ministère ou organisme précis. Les OCIR sont conclues par TPSGC sur réception d'une demande assortie des fonds nécessaires.
L'Offre à commandes individuelle et ministérielle (OCIM) est utilisée par TPSGC comme méthode d'approvisionnement pour analyser les besoins d'un client, évaluer les quantités et la qualité des biens et services requis, uniformiser les produits utilisés par le gouvernement, assurer la gestion des besoins complexes et répondre aux exigences en matière de collecte des données nécessaires à l'établissement des rapports destinés au Conseil du Trésor et au Bureau du vérificateur général. Seul TPSGC peut passer des commandes subséquentes à une OCIM, sur réception d'une demande présentée avec preuve de fonds par un ministère-client.
organisation de services communs (OSC) (common service organization) : Organisme dont les activités consistent surtout à servir d'autres ministères et organismes.
pension de l'État (government pension) : Pension de retraite ou prestations de pension payables sur la caisse de l'État ou sur un régime de retraite établi pour les employés des conseils, commissions et sociétés énumérés à l'annexe A de la Loi sur la pension de la fonction publique , indexées en vertu de la Loi sur les prestations de retraite supplémentaires .
préavis d'adjudication de contrat (PAC) (advance contract award notice) : Un PAC permet aux ministères et aux organismes d'afficher un avis pendant au moins 15 jours civils, pour faire savoir à la collectivité des fournisseurs qu'ils ont l'intention d'attribuer un marché pour un bien, un service ou des travaux de construction à un entrepreneur sélectionné d'avance. Si aucun autre fournisseur ne soumet pendant la période d'affichage de 15 jours civils un énoncé de capacités répondant aux exigences précisées dans le PAC, les exigences de la politique en matière de concurrence sont satisfaites. Une fois que les fournisseurs qui n'ont pas été retenus ont été informés par écrit que leur énoncé de capacités ne répondait pas aux exigences précisées dans le PAC, le marché peut être octroyé en tenant compte de la délégation du Conseil du Trésor en matière d'appels d'offres électroniques.
Si d'autres fournisseurs soumettent des énoncés de capacités pendant la période d'affichage de 15 jours civils et qu'ils satisfont aux exigences précisées dans le PAC, le ministère ou l'organisme doit enclencher le processus d'appel d'offres complet soit en ayant recours au service des appels d'offres électronique du gouvernement, soit en ayant recours au moyen traditionnel, afin d'adjuger le marché.
prise en charge de services de l'État par des fonctionnaires (employee takeover) : Entente conclue entre le gouvernement du Canada et une entreprise créée aux fins de la prise en charge composée d'un ex-fonctionnaire ou d'un groupe d'ex-fonctionnaires qui a démissionné de la fonction publique pour offrir, à titre privé, le service qu'il fournissait, ou un service semblable, lorsqu'il faisait partie de la fonction publique. La politique permet au fonctionnaire ou au groupe de fonctionnaires de créer une entreprise privée pour négocier ou soumissionner des activités de prestation de services du gouvernement. Le marché peut prévoir un bail ou une licence.
prix ferme (prix fixe) (firm or fixed price) : Mode d'établissement du prix selon lequel le prix total est une somme forfaitaire fixe ou une somme composée de prix unitaires fixes. Dans un tel cas, les deux parties s'entendent avant l'adjudication du marché sur le prix à payer.
prix fixe unitaire(fixed unit price) : Mode d'établissement du prix selon lequel on calcule la somme payable en multipliant le nombre d'articles ou d'unités de travail identiques par le prix de l'unité de travail ou de l'article.
prix visé (honoraires fixes et formule de primes) (target price) : Mode d'établissement du prix selon lequel l'entrepreneur est remboursé des coûts qu'il a légitimement supportés et que détermine une vérification, en plus de recevoir les honoraires fixes convenus à titre de bénéfice et une prime sur les économies réalisées entre le coût visé et le coût réel établi par vérification. Un marché à prix visé peut également comprendre un prix plafond.
professionnel (professional) : Voir « services de conseil et services professionnels ».
proposition (proposal) : Soumission ou offre, spontanée ou présentée en réponse à un appel d'offres lancé par une autorité contractante. Une proposition est en général nécessaire lorsque l'entrepreneur est choisi en fonction de la meilleure valeur offerte plutôt qu'en fonction du prix seul. Les propositions peuvent nécessiter certains détails, par exemple les titres de compétence et l'expérience de l'entreprise, la définition des problèmes et les solutions envisagées.
retenue (holdback) : Somme prélevée sur le prix selon les modalités d'un marché.
SEAO (GETS) : Service électronique d'appels d'offres (voir la définition de MERX).
services de conseil et services professionnels (consulting and professional services) - Services fournis par des particuliers possédant une formation, des titres de compétence et des connaissances spécialisées dans une discipline professionnelle, scientifique, technique ou administrative. Par exemple, le mot « professionnel » a une connotation juridique pour certaines professions; pour d'autres, il évoque un niveau de compétence reconnu. Les services de conseil et les services professionnels comprennent en général : la recherche et les études scientifiques, y compris l'interprétation, les services d'architecture et de génie, la planification et l'aménagement, la collecte des données, la vérification et certains aspects du traitement électronique des données. Cette énumération n'est pas exhaustive, et les autorités contractantes devraient considérer chaque situation comme un cas d'espèce.
services de travail temporaire (temporary help services) : Services fournis à l'État en vertu d'un marché et exécuté par les employés d'une entreprise qui sont rattachés temporairement à un ministère ou un organisme.
services professionnels (professional services) : Voir« services de conseil et services professionnels ».
soumission valide (valid bid) : Offre chiffrée, soit spontanée, soit résultant d'un appel d'offres, qui répond à toutes les exigences stipulées dans l'appel d'offres.
taux fixe au temps (fixed time rate) : Mode d'établissement du prix selon lequel on détermine la somme payable en exprimant le coût de la main-d'œuvre, les frais généraux et le profit sous forme de montant fixe par unité de temps.
Définir la meilleure combinaison des critères de qualité, de service (y compris l'entretien et les réparations) et de temps, au coût total le plus économique, efficace et efficient pour la durée utile de l'acquisition.
Objectif du processus de passation de marchés
Tel qu'il est indiqué dans la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, l'objectif des marchés publics est de permettre l'acquisition de biens et de services et l'exécution de travaux de construction, d'une manière qui contribue à accroître l'accès, la concurrence et l'équité, qui soit la plus rentable ou, le cas échéant, la plus conforme aux intérêts de l'État et du peuple canadien. Inhérente à la notion de meilleure valeur est la prise en considération de tous les coûts pertinents que suppose la vie utile de l'acquisition, pas seulement du coût initial ou du coût contractuel de base.
Mécanisme d'examen des marchés
De plus, la politique du Conseil du Trésor précise que les autorités contractantes sont invitées à instituer un mécanisme officiel de contestation pour toutes les propositions contractuelles.
La méthode d'examen devrait, entre autres, aborder des points fondamentaux tels que ceux indiqués ci après.
La proposition relève-t-elle du mandat législatif des autorités contractantes?
Y a-t-il des fonds?
Les exigences réglementaires au chapitre de la concurrence sont-elles observées?
Les pouvoirs de signature des ministères sont-ils observés?
La proposition a-t-elle reçu l'approbation du contentieux, si une telle approbation est requise?
La proposition est-elle conforme aux politiques gouvernementales relatives au bilinguisme, à l'équité en matière d'emploi et aux conflits d'intérêts?
Le mécanisme d'examen devrait également permettre de juger si les travaux projetés sont effectivement nécessaires et s'ils constituent un bon investissement.
Le Règlement sur les marchés de l'État est clair : il faut procéder par appel d'offres, sauf dans des cas exceptionnels.
confirmer la nécessité du marché;
s'assurer que cette exigence est documentée de façon appropriée;
accroître l'imputabilité.
Les membres des comités d'examen des marchés du SCC doivent surveiller l'application du concept de l'optimisation des ressources comme il est indiqué ci-après.
Instaurer un mécanisme de contestation permettant d'aborder des questions avec ouverture et objectivité afin d'appuyer la justification.
Aider les gestionnaires (et non les remplacer) à confirmer le choix d'utiliser un marché et un processus d'approvisionnement particulier offrant un bon rendement de l'investissement, y compris en proposant des solutions de rechange ou d'autres choix (p. ex., faire ou faire faire).
L'optimisation des ressources :
ne se limite pas au processus de passation de marchés;
est la prise en considération de tous les coûts pertinents durant la vie utile de l'acquisition et non pas seulement le coût initial ou contractuel.
Une analyse coûts-efficacité est un outil qui peut être utilisé pour évaluer la qualité et le niveau de rendement requis en fonction de l'utilisation prévue.
Cependant, la décision finale relève du gestionnaire responsable
LISTE DE CONTRÔLE DU SCC POUR LES MARCHÉS DE BIENS ET DE SERVICES
Avez-vous considéré CORCAN et lui avez-vous offert la possibilité de fournir ces biens et/ou ces services?
PARTIE 1 : RENSEIGNEMENTS DE BASE CONCERNANT LE MARCHÉ
Y a-t-il une offre à commandes obligatoire pour ce type d'exigence? (SCC ou TPSGC)
Date d'entrée en vigueur proposée et date d'achèvement proposée - Le travail a-t-il commencé? Est-il possible qu'il soit accompli dans les délais prévus? Quelle est la durée du contrat (période très prolongée)? S'agit-il d'une approbation rétroactive avec des paiements conformément à la facture?
Modalités de paiement proposées - Une ventilation des coûts proposés est-elle fournie avec la Demande de passation d'un contrat?
Coût estimatif (honoraires), frais estimatifs de déplacement et d'administration - S'agit-il d'une exigence initiale ou d'une modification?
S'agit-il d'un contrat pluriannuel? Devrait-il l'être?
Si une modification est demandée, s'agit-il d'une première modification? Sinon, combien de modifications ont été apportées et à combien s'élevait leur valeur?
La modification est-elle demandée en vue d'exercer une option de renouvellement? Si c'est une option, le rendement a-t-il été évalué?
Code financier - Un code financier complet est-il attribué à tous les éléments?
TPS/TVH et coût estimatif total du contrat - Les taxes et les valeurs totales sont-elles exactes?
Certifié, conformément à l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques, que les fonds sont disponibles - L'article 32 est-il signé par le gestionnaire délégataire approprié ou l'agent autorisé?
Ancien fonctionnaire - S'agit-il d'un ancien fonctionnaire qui reçoit une pension du gouvernement? La personne a-t-elle pris sa retraite depuis moins d'un an?
Justification du recours à un fournisseur unique - Une justification claire du recours à un fournisseur unique est-elle fournie, conformément à la politique du Conseil du Trésor? Y a-t-il une explication sur la raison pour laquelle le fournisseur proposé a été choisi? Si d'autres fournisseurs ont été considérés, pourquoi n'ont-ils pas été retenus?
PARTIE 2: JUSTIFICATION DU CONTRAT
Exposez les besoins et les motifs pour lesquels le travail ne peut être accompli par le SCC, ainsi que les conséquences s'il n'est pas effectué : Y a-t-il une explication claire sur les raisons pour lesquelles le travail ne peut pas être effectué à l'interne et quelles seraient les conséquences de ne pas octroyer un contrat?
Avons-nous examiné la possibilité de recruter des employés occasionnels, des employés pour une durée déterminée, etc.?
Le contrat pourra-t-il créer un problème de perception?
Le contrat soulève-t-il des questions juridiques?
PARTIE 3 : ANTÉCÉDENTS DE L'ENTREPRENEUR
Nom de la personne ou de l'entreprise : Des contrats ont-ils été attribués récemment à l'entreprise ou à la personne? Si oui, quand et combien?
Y a-t-il une possibilité de fractionnement du contrat?
PARTIE 4 : EXIGENCES EN MATIÈRE DE SÉCURITÉ
Y a-t-il des exigences en matière de sécurité pour le contrat? La LVERS remplie est-elle incluse avec la Demande de passation d'un contrat?
PARTIE 5 : CERTIFICATION
La certification est-elle signée par le gestionnaire responsable ou le chef de secteur approprié?
Si le contrat relève d'une autre autorité fonctionnelle, celle-ci a-t-elle apposé sa signature? (À titre d'exemple, s'il s'agit d'un contrat pour logiciels, les Services de gestion de l'information doivent signer le contrat.)
PARTIE 6 : PORTÉE DU TRAVAIL
Une portée du travail claire est-elle indiquée? Prévoit-elle des résultats réalisables ou les réalisations attendues? Crée-t-elle une relation employeur-employé?
Les exigences vont-elles aboutir à l'élimination de tous les candidats, excepté un seul?
Les renseignements indiqués dans la Demande de passation d'un contrat concordent-ils avec ceux des pièces jointes, le cas échéant (p. ex., dates, réalisations attendues, montants, points de repère, etc.)?
Le mode d'approvisionnement répond-il à l'exigence?
Une analyse coûts-avantages a-t-elle été effectuée?
S'agit-il d'un contrat ou d'une contribution? Le contrat ou la contribution répondent-ils au mandat du SCC?
Il y a lieu de noter que les analyses coûts-efficacité visent à permettre aux gestionnaires d'entamer un processus d'enquête et d'évaluation destiné à aider le décideur final à faire un choix éclairé et rationnel. Le décideur peut être à la fois le SCC et le Conseil du Trésor.
QU'EST-CE QU'UNE ANALYSE COÛTS-EFFICACITÉ?
Lorsque le ou les résultats d'un projet ne peuvent pas être définis de manière monétaire, une analyse coûts-avantages (ACA) n'est pas très utile. L'analyse coûts-efficacité (ACE) sert à choisir le projet qui comporte les coûts de production les plus faibles pour un produit donné. Par exemple, dans le cas du logement des délinquants, on cherche la solution au coût le plus bas qui satisfait aux besoins actuels ou prévus en matière de logement et à ceux de la population de délinquants.
EXÉCUTION D'UNE ACE
La méthode employée pour mener une ACE est semblable à celle utilisée pour une ACA, sauf que l'on n'attribue pas une valeur monétaire aux avantages parce que cela est difficile sinon impossible à faire.
Par exemple, si l'on propose de construire un établissement dans une collectivité qui n'a pas un bassin important de travailleurs ou un bassin de travailleurs qualifiés parmi lesquels recruter l'effectif voulu, il est difficile de quantifier l'absence de personnes qui satisferaient aux critères de recrutement de base. Bien qu'il soit difficile à quantifier, cet aspect demeure un élément de l'analyse dans une ACE.
Le cadre de base d'une ACE comprend ce qui suit :
Contexte ou analyse de la situation
Critères de décision (y compris les contraintes et les hypothèses)
Évaluation en fonction des critères de décision
Comparaison ou analyse des coûts
1. Définition de l'enjeu
Indiquer de façon concise, à l'intention du lecteur, pourquoi l'analyse est menée.
2. Contexte ou analyse de la situation
Il s'agit de présenter au lecteur un contexte historique qui permet bien souvent de comprendre la genèse de la situation actuelle. L'analyse de la situation fournit un contexte supplémentaire en décrivant l'environnement actuel et les facteurs liés à l'enjeu.
Compte tenu de l'enjeu, le contexte et l'analyse de la situation peuvent être abordés ensemble ou faire l'objet de sections distinctes. Toutefois, la façon dont vous, l'auteur, organisez l'information est subjective. Pour certaines analyses, il peut être nécessaire d'avoir une section additionnelle qui fournit une information contextuelle pertinente. Voici quelques éléments d'information pouvant être inclus dans ces sections :
politiques ou normes gouvernementales ou ministérielles;
répercussions sur les intervenants ou leurs positions;
renseignements sur les capacités et/ou populations passées, actuelles et futures, y compris des profils de population;
degré d'urgence;
recherche pertinente à l'appui.
3. Hypothèses et critères de décision
Hypothèses - Il s'agit des hypothèses de planification. En l'absence de preuves empiriques, il faut poser des hypothèses au sujet de divers événements ou résultats futurs. On posera par exemple des hypothèses au sujet de l'augmentation ou de la diminution de la population de délinquants d'une collectivité donnée si les données historiques en justice pénale sont incomplètes ou inexistantes. Ces hypothèses peuvent être basées sur les conditions démographiques ou sociales propres à la collectivité, quitte à être modifiées ultérieurement si elles s'avèrent fausses. Les projections démographiques constituent une hypothèse de planification type.
Les hypothèses de planification peuvent aussi consister en des restrictions imposées par les politiques, les normes acceptées en matière de ressources ou des règles qui exigent la conformité.
Critères de décision - Tous les critères pertinents qui aident le décideur à déterminer l'opportunité ou la faisabilité d'une solution devraient être énumérés. Ces critères peuvent inclure des facteurs obligatoires ou souhaitables prévus par la loi ou la politique, énoncés par des intervenants internes ou externes, ou jugés normaux ou essentiels pour assurer une approche correctionnelle judicieuse. Ils peuvent notamment être liés aux aspects suivants : ressources humaines, répercussions socio-économiques, capacité de la collectivité, facteurs liés au programme, contraintes de temps (échéances), perturbations dans les opérations, etc. Ils incluent souvent tant des contraintes que des hypothèses. Au moment d'énumérer les critères de décision, il peut s'avérer utile de le faire en ordre de priorité et/ou d'attribuer une valeur à chaque critère ou contrainte. Cette méthode peut être avantageuse par la suite en vue de déterminer une solution privilégiée.
Contraintes - Toute exigence ou limite obligatoire qui influe sur l'analyse devrait être indiquée. Les contraintes sont considérées comme des exigences obligatoires pour la prise de décisions (une solution n'est pas jugée possible si elle ne satisfait pas à une contrainte indiquée). Une contrainte législative est par exemple l'article 28 de la LSCMLC, qui énonce un certain nombre d'exigences s'appliquant à la prestation de services correctionnels et au logement. D'autres catégories de contraintes sont décrites ci après.
Contraintes physiques - Limite dans la disponibilité de certains intrants nécessaires à l'exécution d'un projet.
Contraintes technologiques - Ce qui est possible compte tenu des niveaux actuels et prévus de technologie.
Contraintes juridiques - Elles peuvent inclure une foule de facteurs comme les relations de travail, les conflits d'intérêts, les langues officielles et la LSCMLC et son règlement d'application.
Contraintes géographiques - Elles sont liées à l'emplacement des établissements.
Contraintes politiques - Elles peuvent résulter d'un changement de gouvernement qui rendrait certaines solutions inacceptables parce qu'elles sont incompatibles avec l'esprit général de la politique gouvernementale.
Contraintes financières - Il se peut que des contraintes s'appliquent aux dépenses d'immobilisations ou de fonctionnement. La situation financière des entrepreneurs peut aussi être un facteur.
Contraintes sociales - Limites quant aux conséquences et aux coûts que la société dans son ensemble est prête à accepter.
Contraintes quant aux objectifs- Elles découlent des engagements à atteindre des buts ou des objectifs particuliers (p. ex., La création de choix ou les objectifs corporatifs).
Contraintes imaginaires - Le refus ou l'incapacité d'envisager des mesures peu familières peut empêcher de proposer certaines solutions valables. L'habitude, la façon normale de procéder et les règles empiriques constituent souvent des obstacles mentaux.
Contraintes liées à l'attitude - Détérioration du moral des employés résultant de la crainte de perdre son emploi ou d'être déplacé ou réaffecté, ou encore de la crainte des réactions des intervenants ou de la collectivité.
4. Description des solutions
Énumérer brièvement les solutions proposées qui seront examinées dans le cadre de l'analyse.
Fournir une brève description de chaque solution et indiquer les coûts associés à chacune.
Dans la description des solutions, bien faire ressortir à l'intention du lecteur les différences entre celles-ci. Dans la section « Comparaison ou analyse des coûts », inclure les coûts détaillés et la méthode de détermination des coûts (voir ci-dessous).
Cette section présente une évaluation de la mesure dans laquelle chaque solution satisfait aux principes de l'organisation ou de l'enjeu en cause.
Dans un tableau, énumérer les critères de décision et évaluer les solutions en fonction de ces critères. À la suite du tableau, faire ressortir de quelle façon les solutions satisfont ou ne satisfont pas à ces critères.
Dans un tableau, présenter les principaux avantages et désavantages de chaque solution. Cette section devrait être concise. Elle ne devrait pas renfermer d'éléments d'information nouveaux, mais plutôt résumer ou mettre en évidence ce qui a déjà été présenté dans les sections précédentes.
Présenter dans un tableau les coûts liés à chaque solution. Commenter les différences de coûts à l'intérieur d'une solution et entre elles. Si la méthode utilisée pour estimer les coûts n'est pas claire ou est complexe, il peut s'avérer nécessaire de décrire la méthode de prévision des coûts dans une annexe distincte.
Après avoir indiqué, évalué et/ou quantifié tous les facteurs possibles, y compris les coûts, il faut comparer les conséquences et résultats intangibles (p. ex., facteurs publics ou politiques) aux conséquences et résultats quantitatifs et/ou qualitatifs importants afin de déterminer la recommandation à privilégier. Autrement dit, il faut « peser » les critères et déterminer la valeur à attacher à la conformité ou la non-conformité d'une solution avec un critère plutôt qu'un autre. Un processus d'élimination devrait mettre en évidence la solution recommandée.
LIGNES DIRECTRICES SUR L'ÉVALUATION DU MARCHÉ ET DE L'ENTREPRENEUR
Le formulaire Évaluation du marché et de l'entrepreneur (CSC/SCC 0996) doit être rempli par le gestionnaire concerné (chargé de projet). Ce formulaire doit ensuite être envoyé aux Finances avec la dernière facture (paiement final) de chacun des marchés de services. Une copie du formulaire doit aussi être envoyée aux Services de contrats et de gestion du matériel afin d'être versée au dossier du marché de services.
Dans le cas d'un contrat pluriannuel ou d'un contrat avec années d'option, le formulaire d'évaluation doit également être rempli et envoyé aux Finances et aux Services de contrats et de gestion du matériel avec le premier paiement de chaque année d'option.
Il est important de rappeler aux gestionnaires qu'ils ne devraient pas attendre la fin du contrat pour relever les problèmes liés aux services rendus ou aux biens livrés par le fournisseur. Les préoccupations des gestionnaires doivent être rapidement signalées à l'autorité contractante au cours du processus contractuel, et les factures pour les biens et les services qui n'ont pas été rendus ou livrés conformément au contrat ne devraient pas être payées.
Les gestionnaires nationaux et régionaux des Services de contrats et de gestion du matériel tiendront un registre des fournisseurs ou des prestataires de services avec lesquels le SCC a éprouvé des difficultés. Bien que le rendement antérieur ne permette pas nécessairement de prévoir le rendement futur, on peut se servir de cette information pour gérer les facteurs de risque éventuel, soit en modifiant les modèles de passation de marchés ou en ajoutant des clauses particulières dans les marchés lorsque les circonstances le justifient.
Se conformer à la Politique d'achats écologiques du gouvernement du Canada en utilisant des processus décisionnels en matière d'approvisionnement qui réduisent au minimum l'utilisation des ressources, la production de déchets, les risques (environnementaux, sanitaires et financiers) et les coûts opérationnels, afin de diminuer les répercussions des activités du SCC sur l'environnement et de promouvoir le développement durable. De plus, la présente politique définit les exigences en matière de formation de même que les responsabilités des principaux intervenants et établit les exigences à respecter.
La présente directive s'applique à tous les employés du SCC.
À titre d'important acheteur de biens et de services, le gouvernement fédéral doit jouer un rôle de chef de file sur le marché en ce qui concerne les biens et services écologiques. Le SCC s'est engagé à mener des activités gouvernementales responsables qui lui permettront de réduire ses répercussions sur l'environnement et de promouvoir la gérance de l'environnement, conformément à la Politique d'achats écologiques du gouvernement fédéral publiée par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) en avril 2006 et à l'approche pangouvernementale du Bureau de l'écologisation des opérations gouvernementales (BEOG) relativement à l'écologisation des activités gouvernementales.
Le SCC a élaboré la présente directive afin de veiller à ce que l'approvisionnement écologique fasse partie de ses pratiques organisationnelles en matière d'approvisionnement. Il prend donc en considération la performance environnementale en plus d'autres facteurs comme l'approche axée sur le cycle de vie : le coût, le rendement, la qualité et la disponibilité. Le SCC cherche à stimuler l'innovation ainsi que l'expansion du marché et de la demande en matière de biens et de services écologiques. En renforçant les marchés et les industries écologiques, le SCC fera mieux connaître et comprendre les possibilités dans le domaine de l'approvisionnement responsable sur le plan de l'environnement et contribuera à la réduction des coûts gouvernementaux.
La présente directive donne l'occasion au SCC de mener ses activités de manière écologique en tenant compte non seulement de la nature de ses achats et de sa façon de les effectuer, mais également de la façon dont il utilise, entretient et élimine les biens et services acquis. La directive s'inscrit dans le cadre stratégique global du gouvernement du Canada, qui comprend l'utilisation des activités d'achat pour atteindre d'autres résultats sociaux, économiques et environnementaux.
La présente directive vise à aider le SCC à contribuer à l'atteinte d'objectifs environnementaux tels que les suivants :
l'accroissement de l'efficacité énergétique et des économies d'eau et d'autres ressources;
Les autres résultats escomptés sont les suivants :
utiliser le pouvoir d'achat du gouvernement fédéral comme un levier pour réaliser des économies d'échelle dans le cadre de l'achat de biens et services à privilégier du point de vue environnemental, de manière à réduire les coûts pour le gouvernement et à renforcer les marchés et les industries écologiques;
entraîner la mise en œuvre de pratiques de planification, d'achat, d'utilisation et d'aliénation plus respectueuses de l'environnement au gouvernement fédéral;
favoriser l'établissement d'un milieu de travail plus sain pour les employés et les citoyens en général par l'achat de biens et services à privilégier du point de vue environnemental.
Les définitions qui s'appliquent dans le cadre de la présente directive sont indiquées ci-après.
analyse servant à examiner l'incidence d'un bien ou d'un service sur l'environnement ainsi que les coûts financiers, y compris la gestion efficace et efficiente des biens tout au long du continuum des démarches, de la détermination d'une exigence jusqu'à l'élimination et à la substitution du bien acquis afin de répondre à l'exigence; analyse des possibilités; planification des acquisitions; acquisition; exploitation; utilisation et entretien et, enfin, élimination et remplacement.
Une évaluation du cycle de vie examine ce qui suit :
la pollution de l'air, de l'eau et par les déchets solides, qui est générée par l'extraction des matières premières;
l'énergie utilisée pour l'extraction des matières premières;
la pollution qui résulte de la fabrication et du transport du bien vers son point d'utilisation;
les dommages à l'environnement qui peuvent survenir au cours de la distribution et de l'utilisation des biens ou services;
les déchets liquides et solides qui restent à la fin de la vie utile.
Déchet dangereux (matière dangereuse) :
déchet considéré comme dangereux pour la santé humaine et l'environnement et qui exige des techniques spéciales d'élimination. Le Système d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail et la Loi sur les produits dangereux fournissent des renseignements importants à cet égard.
développement qui permet de répondre aux besoins du présent sans compromettre la possibilité pour les générations futures de satisfaire les leurs.
masse totale d'un gaz atmosphérique qui contribue à l'effet de serre, une des causes du réchauffement climatique, libérée pendant une période donnée.
Facteurs de performance environnementale :
tout aspect d'un achat dont on s'attend à ce qu'il ait des effets environnementaux positifs, y compris, sans s'y limiter, la réduction des émissions de gaz à effet de serre et des contaminants atmosphériques; l'accroissement de l'efficacité énergétique et des économies d'eau et d'autres ressources; la diminution des substances appauvrissant la couche d'ozone; la diminution des déchets et la promotion de la réutilisation et du recyclage (incluant l'utilisation de ressources renouvelables); la réduction des déchets dangereux; la réduction des substances toxiques et dangereuses.
tout changement environnemental causé, entre autres, à une espèce sauvage et à son habitat, aux conditions sanitaires et socioéconomiques, au patrimoine culturel et physique ou à l'usage courant de terres et de ressources.
Pratique respectueuse de l'environnement :
pratique qui a une incidence moindre ou réduite sur la santé humaine et sur l'environnement à court et à long termes.
Produits et services écologiques :
tout produit ou service moins nocif pour l'environnement et la santé humaine pendant son cycle de vie, lorsqu'on le compare aux biens et aux services concurrentiels servant aux mêmes fins. Ces produits et services visent à avoir un impact négatif moindre sur l'environnement au cours de leur cycle de vie complet.
risque qu'une mesure ait un impact négatif sur l'environnement, compte tenu de la probabilité et de la gravité de l'impact éventuel.
substances qui contiennent des produits chimiques, habituellement des hydrocarbures halogénés (soit des chlorurofluorurocarbones et des hydrurochlorurofluorurocarbones), qui appauvrissent la couche d'ozone et devraient être évités quand cela est possible. Pour obtenir plus de renseignements sur les substances considérées comme appauvrissant la couche d'ozone, consultez le Règlement sur les substances appauvrissant la couche d'ozone découlant de la Loi canadienne sur la protection de l'environnement. L'Environmental Protection Agency des États-Unis tient également une liste des substances appauvrissant la couche d'ozone.
période pendant laquelle un bien est censé demeurer en bon état de fonctionnement ou de marche avant que des modifications ou des améliorations majeures aient à être apportées au bien.
Exigences relatives à la présente directive
Les employés du SCC doivent veiller à ce que les objectifs en matière d'achats écologiques soient atteints tout en assurant la conformité avec toutes les obligations législatives, réglementaires, stratégiques et politiques.
Conformément aux objectifs généraux au chapitre de l'optimisation des coûts en matière d'achats, les employés du SCC doivent veiller à ce que leur cadre de contrôle de la gestion à l'appui des processus d'achat incorpore des facteurs de performance environnementale, de la planification jusqu'à l'aliénation des biens ou aux activités de clôture relativement aux services achetés, en passant par la détermination et la définition des besoins, l'acquisition, l'exploitation et l'entretien. Des examens de conformité seront menés par les Services de contrats et de gestion du matériel.
Les Services de contrats et de gestion du matériel du SCC doivent mettre en œuvre une méthodologie efficace au chapitre de la planification des achats et de la détermination des exigences, qui incorpore des facteurs de performance environnementale.
Établir des processus et des mesures de contrôle en matière d'achats afin de déterminer les risques environnementaux et les facteurs d'atténuation, selon le cas.
Atteindre les objectifs en matière d'achats écologiques qui seront établis dans le Rapport annuel sur les plans et les priorités et dans les Rapports sur le rendement ministériel. On pourra y arriver grâce à diverses initiatives, comme un programme de gestion pangouvernementale des biens et services, des services d'approvisionnement de TPSGC à titre d'organisme de services communs ou de mesures prises par le SCC dans le cadre des marchés que l'organisation administre.
Veiller à ce que les fonctionnaires chargés des principales fonctions de gestion, de la prestation des services d'approvisionnement et de la supervision aient la formation nécessaire pour appuyer les objectifs de la politique.
Les employés responsables de l'acquisition de biens et de services (c.-à-d. agents de négociation des marchés, détenteurs d'une carte d'achat) doivent suivre le cours obligatoire d'autoapprentissage en ligne intitulé Approvisionnement écologique (C215) dispensé par l'École de la fonction publique du Canada.
Une copie du certificat de formation pour le cours Approvisionnement écologique (C215) doit être envoyée à la Direction générale des Services de contrats et de gestion du matériel, à l'administration centrale du SCC.
On invite les employés qui occupent un poste de gestionnaire de budget, des fonctions administratives ou qui gèrent l'écologisation des activités du SCC à suivre la formation en ligne sur l'approvisionnement écologique.
Ajouter les éléments de contribution et d'appui aux objectifs de la politique d'achats écologiques dans les évaluations de rendement des gestionnaires et des administrateurs fonctionnels chargés de l'approvisionnement et du matériel, le cas échéant.
Les employés du SCC doivent s'assurer que les facteurs de performance environnementale et les impacts environnementaux sont intégrés dans le processus d'achat de biens et de services, de la planification jusqu'à l'acquisition, l'utilisation/entretien et l'élimination des biens et services en passant par la détermination et la définition des besoins, tout en obtenant la meilleure valeur pour la Couronne.
Tous les membres du personnel du SCC qui s'occupent de l'approvisionnement sont tenus, lorsque cela est faisable sur le plan opérationnel, d'intégrer les pratiques d'Approvisionnement écologique, tout particulièrement en ce qui concerne les biens et services suivants :
Services et matériaux de construction
Composantes et fournitures électriques et électroniques
Parc automobile (véhicules et autre équipement mobile)
Produits et services d'entretien/de nettoyage
Produits et services d'assainissement
Téléphonie et communications
On peut tenir compte d'autres biens et services, au besoin.
Responsabilités des Services de contrats et de gestion du matériel à l'administration centrale et dans les régions :
fournir des directives aux employés du SCC concernant les pratiques d'approvisionnement écologique, conformément aux lignes directrices, aux directives et aux politiques de l'organisation à cet égard;
établir une approche en matière d'approvisionnement qui tient compte de la performance environnementale, incluant entre autres l'ajout de mesures de la performance sur le plan écologique dans les critères d'évaluation.
Responsabilités des Services de contrats et de gestion du matériel à l'administration centrale (en plus de ce qui précède) :
établir des processus et des mesures de contrôle de gestion en matière d'approvisionnement pour cerner les risques environnementaux et les facteurs d'atténuation, le cas échéant;
établir des objectifs en matière d'achats écologiques, le cas échéant. Ces objectifs doivent être fixés de façon à refléter les mandats, les tendances ministérielles en ce qui concerne les achats, la nature des biens et services utilisés pour appuyer la réalisation des objectifs du programme, ainsi que les risques connexes;
s'assurer que le SCC contribue à l'atteinte des objectifs pangouvernementaux établis par TPSGC au chapitre de l'approvisionnement écologique;
veiller à l'atteinte de tous les objectifs du SCC en matière d'achats écologiques, conformément aux Rapports sur les plans et les priorités;
veiller à ce que les fonctionnaires chargés des principales fonctions de gestion, de la prestation des services d'approvisionnement et de la supervision aient la formation nécessaire pour appuyer les objectifs de la politique;
contrôler les activités et les statistiques relatives à la performance en matière d'achats écologiques et rendre des comptes, s'il y a lieu, au Secrétariat du Conseil du Trésor et à TPSGC;
interagir avec d'autres organisations gouvernementales, y compris TPSGC, le BECO, Environnement Canada, Ressources naturelles Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor, en ce qui concerne les questions liées à l'approvisionnement écologique en vue de contribuer à l'atteinte des objectifs communs et collectifs à ce chapitre;
assurer la conformité avec la présente politique par le truchement d'examens pour s'assurer du respect de l'approvisionnement écologique.
Responsabilités de la Direction de la protection de l'environnement, Services techniques :
fournir, au besoin, des directives et des recommandations en matière de protection de l'environnement et de développement durable à tous les employés du SCC;
contrôler la performance au chapitre des achats écologiques et en rendre compte dans le Rapport annuel sur les plans et les priorités, les Rapports ministériels sur le rendement ou, le cas échéant, la partie « Développement durable » du Rapport annuel ministériel sur le rendement.
Loi canadienne sur l'évaluation environnementale et son règlement d'application
Loi canadienne sur la protection de l'environnement et son règlement d'application
Instrument habilitant connexe publié par le Secrétariat du Conseil du Trésor
Instruments habilitants connexes de TPSGC
Politique d'achats écologiques du gouvernement du Canada
Instrument habilitant connexe du SCC
Stratégie de développement durable du Service correctionnel du Canada
GUIDE D'INSTRUCTIONS PORTANT SUR LA LISTE DE VÉRIFICATION DES EXIGENCES RELATIVES À LA SÉCURITÉ
Le présent guide vous aidera à remplir la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) (TBS/SCT 350-103). Même s'il existe divers scénarios possibles, une définition de base de chaque case figure ci-dessous. Les questions ou préoccupations concernant ce processus peuvent être adressées par courriel à GEN-NHQ Departmental Security.
Si vous connaissez le numéro du contrat, veuillez l'indiquer dans la case prévue à cette fin dans le coin supérieur droit.
CASE 1 : SCC ou Service correctionnel du Canada.
CASE 2 : Votre direction, division ou section (p. ex., Division de la sécurité du Ministère).
CASE 3. a) : S.O.
CASE 3. b) : S.O.
CASE 4 : Veuillez présenter un résumé du travail à exécuter.
CASE 5. a) : Le Programme des marchandises contrôlées (PMC) est une initiative des États-Unis visant à protéger des renseignements ou des biens modifiés à des fins militaires. À l'instar des documents écrits, certaines marchandises contrôlées sont classifiées alors que d'autres ne le sont pas. Bien qu'ils ne soient pas classifiés, certains renseignements exigent un certain degré de protection (le personnel doit être inscrit au PMC et détenir au moins une cote de fiabilité pour avoir accès aux marchandises contrôlées et, dans certaines zones, la cote SECRET est requise). Cela ne s'applique pas aux contrats du SCC.
CASE 5. b) : Les dispositions sur les données militaires non classifiées diffèrent quelque peu du PMC. Les entrepreneurs doivent être inscrits au Programme mixte d'agrément. Cela ne s'applique pas aux contrats du SCC.
CASE 6. a) : Si l'entrepreneur ou ses employés doivent avoir accès à des renseignements et/ou à des biens protégés ou classifiés, il faut cocher la case OUI. Il importe de souligner que pour avoir accès sans escorte à un établissement du SCC, l'entrepreneur doit au moins posséder une cote de fiabilité.
CASE 6. b) : Il faut cocher la case OUI si le personnel de l'entrepreneur doit travailler dans des secteurs d'accès restreint (dont l'accès exige une habilitation), mais qu'il n'a PAS besoin d'avoir accès à des renseignements protégés ou classifiés.
CASE 6. c) : Cette case concerne les messagers locaux (messagers à bicyclette, porteurs de main à main). Ces sociétés ne possèdent pas la cote de sécurité leur permettant d'assurer la protection des renseignements protégés ou classifiés. Par conséquent, la conservation de tels renseignements jusqu'au jour suivant ne leur est pas permise. Le colis doit être retourné à l'expéditeur s'il ne peut pas être livré.
CASE 7. a) : Vous devez indiquer tous les types d'information auxquels le personnel de l'entrepreneur aura accès (canadiens, OTAN, étrangers).
CASE 7. b) : La communication de certains renseignements fait l'objet de restrictions. Vous devez indiquer dans cette case à laquelle des classes indiquées ci-après appartiennent les renseignements.
Renseignements canadiens
« Aucune restriction relative à la diffusion » - Les renseignements peuvent être communiqués à n'importe quel pays avec lequel le Canada a un protocole d'entente industriel sur l'échange de renseignements classifiés ou protégés. La plupart des contrats du SCC se classent dans cette catégorie.
« À ne pas diffuser » - Par exemple « réservé aux Canadiens ».
« Limitéà » - La communication de certains renseignements n'a été approuvée que dans certains pays; vous devez inscrire ici la liste de ces pays.
Renseignements de l'OTAN
L'OTAN ne permet pas la communication de tous ses renseignements à tous les pays membres de l'OTAN. Toute restriction à la communication doit donc être indiquée à la case « Limité à ».
Renseignements étrangers
« Aucune restriction relative à la diffusion » - Les renseignements étrangers (même s'ils ne sont pas classifiés) peuvent faire l'objet de restrictions relatives à la diffusion. Veuillez vous assurer que les renseignements que vous communiquez à un entrepreneur ne sont pas à accès restreint (p. ex., citoyenneté).
« Limité à » - La communication de certains renseignements n'est approuvée que pour certains pays; vous devez inscrire ici la liste de ces pays.
CASE 7. c) : Pour permettre la communication à l'entrepreneur des renseignements de chaque pays, veuillez indiquer le niveau de sécurité de ces renseignements. Inscrivez TOUS les niveaux, pas seulement le niveau le plus élevé.
CASE 8 : Renseignements SECOM (sécurité des communications) - Des mesures et contrôles visent à refuser à des personnes non autorisées l'accès à des renseignements provenant de télécommunications et à assurer l'authenticité de ces télécommunications. La sécurité des communications comprend la sécurité cryptographique, la sécurité des transmissions, la sécurité des émissions, la sécurité du flux de trafic et la sécurité physique du matériel SECOM. Les renseignements SECOM font l'objet de certaines restrictions en matière de communication et de protection. Vous devez donc cocher OUI et énumérer tous les niveaux (confidentiel, secret, etc.) pertinents si l'entrepreneur doit y avoir accès.
CASE 9 : INFOSEC est une catégorie spéciale des renseignements classifiés sur la sécurité des communications électroniques (SECOM).
CASE 10. a) : Vous devez indiquer dans cette case les niveaux de cote de sécurité que doit détenir l'entrepreneur. S'il est possible de diviser le travail par classification (p. ex., certains travaux ne sont que CONFIDENTIELS, d'autres ne sont que SECRETS), chaque entrepreneur doit détenir une cote correspondant aux renseignements qu'il utilisera dans le cadre de son travail. Si le travail ne peut être ainsi divisé, l'entrepreneur doit détenir une cote de sécurité correspondant au niveau de classification le plus élevé attribué aux renseignements utilisés.
CASE 10. b) : Il peut arriver qu'un entrepreneur confie à son personnel des tâches d'ordre administratif et qu'aucune partie de ces tâches ne soit protégée ou classifiée. Dans de tels cas, il faut cocher la case OUI. Si toutes les personnes affectées au contrat doivent avoir accès à des renseignements ou des biens protégés ou classifiés, la case à cocher est NON. Si vous avez coché OUI et que l'entrepreneur doit travailler dans des locaux du SCC, il doit être escorté en tout temps.
CASE 11. a) : Si l'entrepreneur est appelé à assurer la protection de renseignements ou de biens protégés ou classifiés dans ses propres locaux, il doit avoir une Autorisation de détenir des renseignements (ADR) correspondant au niveau le plus élevé des renseignements devant être conservés. L'indication OUI confirme que la Division de la sécurité industrielle canadienne et internationale (DSICI) de TPSGC a accordé à l'entrepreneur la cote nécessaire pour protéger ce type de renseignements.
CASE 11. b) : Même consigne qu'au paragraphe précédent.
CASE 11. c) : « Production » désigne la production de matériel par opposition à la production de documents (p. ex., uniformes et insignes des agents de correction). La documentation à traiter, produire ou modifier à l'aide des systèmes de technologie de l'information de l'entrepreneur est régie par les consignes à la case 11. d).
CASE 11. d) : Si l'entrepreneur doit se servir de ses propres systèmes de technologie de l'information pour traiter, par voie électronique, des renseignements protégés ou classifiés, il faut cocher OUI. Ainsi, la DSICI de TPSGC (ou le SCC) vérifiera si les systèmes de technologie de l'information de l'entrepreneur satisfont aux exigences touchant le traitement de renseignements protégés ou classifiés.
CASE 11. e) : Pour se brancher au réseau local ou étendu du SCC, l'entrepreneur doit se conformer aux lignes directrices (Critères de connectivité) de la Division de la sécurité de la technologie de l'information du SCC. Le chargé de projet doit annexer le document « Critères de connectivité » à la LVERS lorsqu'il demande l'approbation de la Division de la sécurité du Ministère.
NOTA : Si vous remplissez le présent formulaire en ligne, une fenêtre flash apparaîtra quand vous arriverez aux cases 11. a) à 11. e). Vous y serez invité à indiquer les divers niveaux de renseignements à protéger dans les installations de l'entrepreneur. Si vous remplissez le présent formulaire sur papier, vous devez inscrire à la main les renseignements dans le tableau à la troisième page de la LVERS. Vous pouvez remplir ce formulaire en ligne, mais vous devez envoyer une copie papier dûment signée à la Division de la sécurité du Ministère. Cette dernière ne peut pas, à l'heure actuelle, accepter les versions électroniques des LVERS.
CASE 12. a) : Vous devez cocher OUI si des renseignements fournis sur la LVERS sont protégés ou classifiés (p. ex., description du travail à la case 4).
CASE 12. b) : Vous devez cocher OUI si une partie de la documentation contractuelle à l'appui (énoncé des travaux, demande de proposition, etc.) est protégée ou classifiée. La LVERS doit aussi porter la classification la plus élevée apposée sur la documentation à l'appui [p. ex., SECRET (non classifié sans les pièces jointes)].
CASE 13 : Le chargé de projet doit apposer sa signature dans cette case.
CASE 14 : L'administrateur régional de la Sécurité apposera sa signature dans cette case lorsque le contrat est offert par la région, et un représentant de la Division de la sécurité du Ministère à l'AC apposera sa signature lorsque le contrat est offert par l'AC.
CASE 15 : En présence d'exigences particulières en matière de sécurité dépassant celles de la Politique sur la sécurité du gouvernement, il faut cocher OUI..
CASE 16 : S'il s'agit de contrats où TPSGC est le signataire autorisé, l'agent d'approvisionnement de TPSGC apposera sa signature ici. Dans le cas des contrats pour lesquels le SCC détient le pouvoir délégué de signature, l'autorité en matière d'approvisionnement ou l'autorité contractante concernée du SCC apposera sa signature ici.
CASE 17 : Le responsable de la Sécurité industrielle de TPSGC apposera sa signature ici lorsque TPSGC assume la responsabilité des exigences en matière de sécurité du contrat. Dans le cas contraire, la case est laissée vierge.
MARCHE À SUIVRE EN CAS DE NON-RESPECT DES PROCESSUS DE PASSATION DES MARCHÉS ET DES DÉLÉGATIONS DE POUVOIRS
En règle générale, la marche à suivre en trois étapes qui est décrite ci-après s'applique aux gestionnaires qui n'ont pas respecté les processus de passation des marchés et les délégations de pouvoirs.
Premier incident - Encadrement
Deuxième incident - Lettre au supérieur du gestionnaire
Troisième incident - Suspension des pouvoirs de signature en matière de finances et de passation de marchés et, s'il y a lieu, recommandation de mesures disciplinaires
Il importe de souligner qu'il est possible de passer directement à la deuxième ou à la troisième étape si la gravité de l'incident justifie une telle mesure. Le cas échéant, le contrôleur au palier national ou régional enverra une description de l'incident et des mesures correctives recommandées au sous-commissaire régional des Services corporatifs ou au commissaire adjoint des Services corporatifs, selon le cas, aux fins de décision. Lorsque les autorités régionales sont mises au courant de la mutation d'un gestionnaire n'ayant pas respecté les processus susmentionnés, des mesures seront prises pour informer les autorités de la région d'accueil de la situation.
Des possibilités d'apprentissage, d'encadrement et de formation seront offertes au gestionnaire.
Le gestionnaire concerné des Services de contrats et de gestion du matériel déterminera la méthode d'encadrement (p. ex., communication verbale, courriel ou note de service).
Le gestionnaire national ou régional des Services de contrats et de gestion du matériel, selon le cas, versera dans un dossier permanent une copie de la correspondance ou de la documentation portant sur le non-respect, et en fera le suivi.
DEUXIÈME INCIDENT - LETTRE AU SUPÉRIEUR
Le gestionnaire national ou régional des Services de contrats et de gestion du matériel, selon le cas, enverra au supérieur du gestionnaire une lettre décrivant les circonstances du non-respect et en remettra également une copie au gestionnaire à titre d'information.
Le supérieur du gestionnaire remettra une note d'information, les documents justificatifs jugés nécessaires et un plan d'action décrivant les mesures correctives prises au gestionnaire national ou régional des Services de contrats et de gestion du matériel.
Le gestionnaire national ou régional des Services de contrats et de gestion du matériel, selon le cas, versera une copie de la correspondance ou de la documentation dans un dossier permanent, et fera le suivi pour s'assurer que l'incident est clos comme il se doit.
TROISIÈME INCIDENT - SUSPENSION DES POUVOIRS DE SIGNATURE
Le président du Comité national ou régional d'examen des marchés, discutera avec le sous-commissaire régional ou le commissaire adjoint des Services corporatifs (selon le cas) des circonstances particulières entourant tout incident justifiant la suspension des pouvoirs, fera des recommandations quant à la durée de la suspension et aux changements qui permettraient d'y mettre fin, puis préparera la correspondance en conséquence. Une fois que le président du Comité a confirmé que les mesures correctives ont été prises et que la période de suspension est terminée, une lettre de rétablissement des pouvoirs sera envoyée par l'autorité ayant procédé à la suspension.
Le gestionnaire national ou régional des Services de contrats et de gestion du matériel, selon le cas, versera une copie de la correspondance ou de la documentation dans un dossier permanent, et en fera le suivi.