Source: http://www.archivobogota.gov.co/recorrido-normativo-herramienta-de-trabajo
Timestamp: 2017-05-26 16:50:56
Document Index: 22767678

Matched Legal Cases: ['ARTÍCULO 1', 'ARTÍCULO 4', 'artículo 6', 'artículo 6', 'ARTÍCULO 7', 'ARTÍCULO 15', 'ARTÍCULO 21', 'ARTÍCULO 23']

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Sobre patrimonio bibliográfico y documental
Una de las entidades conformadas con capital mixto, es decir recursos del Distrito Capital y recursos de origen privado alegó la falta de jurisdicción de la Dirección Archivo de Bogotá sobre sus archivos, lo que dio lugar a la expedición del Decreto 173 de 2004, por medio cual fueron establecidas normas para la protección de la memoria institucional y del patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en el Distrito Capital.
Por otra parte, en este decreto se estableció la obligación de todas las entidades de la administración distrital de remitir tres (3) ejemplares de las investigaciones efectuadas en relación con las competencias y funciones de cada una de ellas, además de una copia de los informes de las investigaciones, estudios técnicos o científicos que ellas realicen, según los criterios o herramientas establecidas por el Archivo de Bogotá.
Para consolidar un acervo relacionado con la múltiple producción editorial del Distrito Capital se ordenó en este mismo Decreto 173, la obligatoriedad de remitir el cinco por ciento (5%) de los ejemplares editados de cualquier publicación con el objeto principal de alimentar la colección bibliográfica sobre y de la ciudad para ponerla al servicio de los investigadores, los ciudadanos y la Administración misma. Otros objetivos de este mandato estaban contemplados en la distribución entre las bibliotecas y entidades solicitantes y en la venta de ejemplares a través de la Librería que para el efecto se montó en la sede del Archivo de Bogotá.
El mandato principal de este Decreto se cristalizó en la obligatoriedad de que las entidades de la administración distrital transfirieran al Archivo de Bogotá los documentos que hubieran cumplido su valor administrativo y sobre los cuales se hubiera determinado su condición de conservación permanente de acuerdo con las Tablas de Retención Documental , buscando con ello la recuperación de la memoria institucional de la Ciudad, principalmente del siglo XX, e impidiendo que, por la situación de riesgo o de deterioro, se produjera una nueva pérdida que pudiera conducir a la desaparición de una parte del patrimonio documental de la ciudad. La norma textual es la siguiente:
Sobre Consejo Distrital de Archivos, órgano asesor de la DAB
Con base en la organización del Sistema Nacional de Archivos y conforme a los niveles de responsabilidad establecidos para cada entidad territorial, correspondió al Archivo de Bogotá actuar como coordinador del Sistema Distrital de Archivos y a las entidades públicas actuar como órganos ejecutores del mismo con jurisdicción sobre los archivos de las entidades públicas, de las entidades privadas que cumplen funciones públicas y archivos privados de interés público; y tener como órgano asesor el Consejo Distrital de Archivos.
El Archivo de Bogotá a través del Decreto 475 de 2006 conformó el Consejo Distrital de Archivos, en cumplimiento de la Ley General de Archivos y del Decreto 4124 de 2004, con el propósito de “orientar la función archivística en el Distrito Capital y de velar por el cumplimiento de las políticas y normas trazadas por el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá” .
Todas las entidades que conforman el Consejo son poseedoras de documentación histórica para la ciudad, por lo cual su inclusión dentro del organismo es vital para la preservación y manejo de su documentación, pues son ellas quienes mejor conocen su producción documental. Además las funciones asignadas a éste fueron Vigilar el cumplimiento de las políticas y normas archivísticas en el Distrito Capital, Apoyar la gestión de programas y proyectos de los archivos de su jurisdicción, Proponer acciones a nivel distrital acordes con las políticas, planes y programas propuestas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación y por el Archivo de Bogotá, Promover la formación y capacitación del personal vinculado a los archivos en los diferentes niveles y áreas de trabajo, Aprobar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de las entidades de la Administración Distrital y las privadas que cumplan funciones públicas, y propiciar mecanismos para su aplicación, Ejercer funciones de asistencia técnica, Informar semestralmente al Archivo General de la Nación y al Archivo de Bogotá sobre las acciones adelantadas en materia archivística, Formular, proponer y difundir proyectos que protejan y refuercen el quehacer archivístico y Establecer acuerdos de cooperación con organismos o entidades archivísticas, educativas, culturales y de investigación.
Sobre la estatura interna del Consejo se compone de un comité ejecutivo, un comité evaluador de documentos y comisiones de trabajo. La norma literal es la siguiente:
EL DECRETO 475 de 2006. “Por el cual se crea el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá, D.C.”
ARTÍCULO 1º. CREACIÓN DEL CONSEJO DISTRITAL DE ARCHIVOS. Créase el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá, D.C.
ARTICULO 2º. OBJETO. El Consejo Distrital de Archivos es el organismo encargado de orientar la función archivística en el Distrito Capital y de velar por el cumplimiento de las políticas y normas trazadas por el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá.
ARTICULO 3º. INTEGRACIÓN. El Consejo Distrital de Archivos está integrado por:
f) Un delegado de la Universidad Javeriana. Programa Ciencia de la Información - Bibliotecología.
PARÁGRAFO 1º. Las entidades que conforman el Consejo son poseedoras de documentación histórica para la ciudad, y corresponden a lo establecido por el Decreto 4124, el cual indica que los órganos ejecutores del Sistema Nacional a nivel distrital son los "Archivos de las entidades públicas, archivos de las entidades privadas que cumplen funciones públicas, archivos privados de interés público y los demás archivos privados que acogiendo la normatividad relativa a los procesos archivísticos manifiesten su voluntad de hacer parte del Sistema.
PARÁGRAFO 2º. La participación en el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá no generara erogación presupuestal alguna a cargo del Distrito Capital.
PARÁGRAFO 3º. Mediante acto administrativo motivado, se podrá modificar la composición del Consejo a solicitud justificada de los miembros del mismo.
PARÁGRAFO 4º. El Consejo podrá tener invitados ocasionales o permanentes según lo requiera, tal es el caso de organismos de control distrital como la Contraloría y la Personería.
ARTÍCULO 4º. FUNCIONES. De conformidad con el artículo 6 del Decreto 4124 del 2004, son funciones del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá:
g) Ejercer funciones de asistencia técnica de conformidad con lo establecido en literal b), artículo 6 de la Ley 594 de 2000.
l) Crear y conformar el Comité Evaluador de Documentos y los diferentes Comisiones de trabajo que permitan adelantar los planes y programas archivísticos en el Distrito.
ARTICULO 5º. ESTRUCTURA. El Consejo Distrital de Archivos tendrá cuatro instancias básicas:
o *Un Comité Ejecutivo
o *Un Comité Evaluador de Documentos
o *Comisiones de trabajo.
o *El Consejo en pleno
PARÁGRAFO. Mediante reglamento interno se regulará la forma y el número de las reuniones.
ARTICULO 6º. OBLIGACIONES COMITÉ EJECUTIVO Y CONSEJO EN PLENO. Es obligación tanto del comité ejecutivo, como del Consejo en pleno, vigilar que las normas adoptadas y aprobadas, tanto por las comisiones de trabajo, como por el Archivo de Bogotá, sean aplicadas por las instituciones miembros y además, sean promovidas a través de la capacitación.
ARTÍCULO 7º. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, en especial el Decreto 508 del 20 de diciembre de 2002 y el Decreto 171 de 2003.
Sobre el proceso de normalización de la gestión documental en las entidades del distrito.
En este punto, la evolución de la Gestión Documental en el Distrito ha logrado establecer todos los estamentos necesarios ajustados a la normatividad nacional para su cumplimiento y ejecución. Sin embargo la modernización del Estado y a la vez de la administración pública obligaron la adaptación y acatamiento de lo estipulado en la Ley 489 de 1998 que dicta normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, especialmente en sus artículos 36 y 37 que estipulan la obligatoriedad de crear el Sistema General de Información Administrativa del Sector Público como soporte al cumplimiento de su misión, objetivos y funciones, para dar cuenta del desempeño institucional y facilitar la evaluación de la gestión pública a su interior así como, a la ciudadanía en general .
Bajo este marco en el año 2006 es expedido el Decreto 514 que establece en todas las entidades públicas del nivel distrital un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) compuesto por los archivos de gestión, central y cualquier otro nivel de archivo definido en una entidad como parte integral de los sistemas de gestión de calidad, en respuesta a la facultad otorgada al Archivo de Bogotá sobre formular las políticas y reglas que rige la función archivística en las entidades de la Administración Distrital, y en aquellas del sector privado que cumplen funciones públicas en el Distrito Capital, en su carácter de ente rector del Sistema Distrital de Archivos para garantizar en forma permanente la conservación, organización y servicio del patrimonio documental de la ciudad. En este sentido se define la función archivística para el distrito como el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final bajo las políticas y reglas formuladas por el Archivo de Bogotá.
Como podrá observarse las funciones encomendadas al SIGA encierran en su totalidad los procedimientos que contempla la gestión de documentos tanto en archivo de gestión como en archivo central, tomando los procesos de calidad como abanderadas de la aplicación esto en todas las entidades de la administración distrital. Alcanzando un cubrimiento, sino total, mayoritario en lo que respecta a la administración de los documentos. Debe sumársele al Decreto 514 el otorgar el perfil profesional de quien debe estar a cargo del SIGA, y del personal que lo acompaña, el cual debe ser con formación en archivos y con conocimiento idóneo de la entidad y sus necesidades.
Ahora bien sobre la normalización de la producción documental, que es el centro de la Gestión Documental, el Decreto 514 refiere al Archivo de Bogotá como ente rector en la materia y el encargado de “reglas de producción, gestión, archivo y valoración, con el fin de que los procesos archivísticos de organización, conservación, retención, disposición final y servicio, se cumplan de manera normalizada en cada una de las entidades de la Administración Distrital ”, mediante la aplicación de una metodología, dada por el ente rector y aplicada por cada una de las entidades distritales, que garantice una formulación técnica y participativa de los responsables de los procesos administrativos y otros actores involucrados en la producción de los documentos.
Para ello el Archivo de Bogotá ha realizado durante los últimos años la formulación de estándares documentales tanto sobre procesos misionales y trasversales de la administración distrital, contando para este fin con la identificación de los documentos producidos dentro de los procesos, como un componente requerido de los manuales de procesos y procedimientos establecidos por los programas de gestión de calidad, que es incluida en el levantamiento de los procesos y procedimientos administrativos por cada una de las oficinas encargadas contando siempre con la Presencia del Archivo de Bogotá. Ahora bien la adopción de los estándares es realizada por medio de directivas expedidas por el Secretario General las cuales son acatadas por las entidades para implementación y también para el ajuste de las Tablas de Retención Documental de las entidades. Además como una de las obligaciones del Archivo de Bogotá es establecer el cuadro único de clasificación y valoración para efectos de normalizar la administración documental en la Administración Distrital así como formular, revisar y actualizar los formatos y otras herramientas requeridas para la administración documental. Con esta metodología se pretende en primer lugar armonizar la producción documental a nivel de los procesos transversales como por ejemplo lo es el de Gestión Documental y por otra parte facilitar a las entidades en sus procesos misionales la organización de sus documentos en las diferentes fases de los archivos y racionalizar la administración de sus recursos.
Para finalizar con la consolidación de la historia de la función de Gestión Documental en el distrito, el mismo Decreto 514 insta a las entidades a que deben contar con las áreas de almacenamientos cuya capacidad, diseño y dotación, debe considerar el volumen y clase de documentos que deben ser guardados en ellas, y al desarrollo de los procesos y procedimientos propios del archivo y su servicio, igualmente contar con los recursos informáticos adecuados para el manejo de los procesos de Gestión Documental y archivo, claro está con el visto bueno del Archivo de Bogotá, todo esto con el fin de poder contar con los recursos suficientes para la aplicación del (SIGA) y que sean incluidos dentro de los presupuestos anuales de las entidades. En lo que respecta a la implementación y seguimiento de los estándares son responsabilidad directa del Archivo de Bogotá, quien asesora, capacita, sigue y avisa a los entes de control tanto internos como externos de las entidades el desarrollo y aplicación de las políticas sobre Gestión Documental en cada una de ellas por medio de los informes sobre el estado de la administración documental en su entidad. Como se puede apreciar el Decreto 514 da las herramientas para lograr la aplicación del SIGA de forma optima a nivel del distrito y por ende de la Gestión Documental en todas las entidades en cabeza del Archivo de Bogotá, en consecuencia el ente rector de los archivos busca de forma permanente mejorar de forma continua la función como tal, actualmente se busca la aplicación de la norma ISO 15489 como una herramienta de mejoramiento para la Gestión Documental en el Distrito. La norma literal dice:
EL DECRETO 514 DE 2006. "Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público."
CAPITULO I. Del Subsistema De Gestión Documental, Archivo y Correspondencia.
CAPITULO II. Del Personal Responsable del Siga
CAPÍTULO III. De La Normalización De La Producción y Administración Documental
ARTÍCULO 15: Estandarización e Implementación: Es tarea del Archivo de Bogotá, formular, revisar y actualizar los formatos y otras herramientas requeridas para la administración documental en las entidades de la Administración Distrital.
CAPÍTULO IV. De los Fondos Documentales Acumulados
ARTÍCULO 21: Disposición Final: Las entidades de la Administración Distrital deben garantizar la selección, eliminación y transferencias de los documentos que se producen en su actividad diaria, de tal manera que no se acumulen en ninguno de los niveles de archivo que conforman el SIGA.
ARTÍCULO 23: Supervisión: el Archivo de Bogotá de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, supervisará las labores de interventoría que se ocasionen con la contratación que realicen las entidades de la Administración distrital, cuyo objeto tenga que ver con el desarrollo de la función archivística en las entidades de la Administración Distrital.