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Timestamp: 2017-08-23 06:27:36+00:00
Document Index: 112932033

Matched Legal Cases: ['art.6', 'art. 316', 'art. 316', 'art. 640', 'art. 640', 'art. 640', 'art.24', 'art.316', 'art. 24', 'art. 317', 'art. 318', 'art. 319', 'art. 320', 'art. 322', 'art. 319', 'art. 319', 'art. 377', 'art. 2', 'art. 6', 'art. 25', 'sentenza ', 'sentenza ']

COTRAL PATRIMONIO S.P.A. MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO EX D.LGS. 231/2001 PARTE SPECIALE - PDF
COTRAL PATRIMONIO S.P.A. MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO EX D.LGS. 231/2001 PARTE SPECIALE
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Graziano Albano Carella
1 COTRAL PATRIMONIO S.P.A. MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO EX D.LGS. 231/2001 PARTE SPECIALE
2 1. Introduzione 1.1 Struttura della Parte Speciale La Parte Speciale di questo Modello è articolata in Sezioni, corrispondenti ai singoli gruppi di reati richiamati dal Decreto. Ciascuna Sezione è a sua volta costituita da più paragrafi: - il primo, dedicato alla sintetica descrizione delle fattispecie criminose rilevanti e all esemplificazione di possibili modalità di commissione dei reati nel concreto ambito aziendale; - il secondo, volto alla identificazione dei processi sensibili, ovvero degli ambiti di attività nei quali è più alto il rischio di commissione di ciascun gruppo di reati, e delle strutture aziendali prevalentemente coinvolte in tali processi; - il terzo, che contiene indicazioni relative ai principi di comportamento e di attuazione dei processi decisionali. Più in particolare, i principi di comportamento richiamano all osservanza del Codice Etico, specificando, se del caso, le ulteriori regole di condotta che devono ispirare il comportamento dei destinatari del Modello, al fine di prevenire la commissione dei singoli gruppi di reati. I principi di attuazione dei processi decisionali indicano invece le modalità con cui devono essere svolte le diverse attività, in conformità a quanto disposto dal Legislatore all art.6, comma 2 lettera b) del Decreto. In questa sede sono inoltre richiamati alcuni dei protocolli e delle procedure già esistenti nell Azienda, ovvero elaborati in occasione dell adeguamento alle 2
3 prescrizioni legislative che ci occupano, in quanto idonei a scongiurare la commissione dei reati di cui al Decreto. 1.2 Principi di attuazione dei processi decisionali applicabili a tutti i processi sensibili Ferme restando le indicazioni specifiche che verranno fornite nelle Sezioni che seguono, costituiscono principi da applicarsi con riferimento a tutti i processi aziendali sensibili: 1. la chiara identificazione della responsabilità di ciascuna operazione/processo: la responsabilità di ogni operazione/processo aziendale deve infatti essere chiaramente definita e conosciuta all interno dell organizzazione; 2. la segregazione di funzioni/attività all interno di ciascuna operazione/processo: lo svolgimento delle diverse attività in cui si articola ciascuna operazione/processo sensibile deve essere affidato, per quanto possibile, a soggetti diversi. Il coinvolgimento di esponenti aziendali diversi disincentiva infatti la commissione di reati o irregolarità e comunque consente una puntuale individuazione del soggetto cui ascrivere eventuali responsabilità; 3. la tracciabilità delle operazioni/atti: ogni operazione o fatto gestionale posto in essere con riguardo ai processi sensibili deve venire documentato, in forma scritta (anche utilizzando lo strumento della ), in modo che sia sempre possibile verificare l iter in cui si è articolata ciascuna attività e individuare, ove necessario, i soggetti responsabili; 3
4 4. l evidenza formale dei controlli: i controlli effettuati devono lasciare traccia documentale, così che si possa, anche in un momento successivo, verificare lo svolgimento del controllo, identificare colui che lo ha posto in essere e valutarne l operato; 5. il sistema di deleghe e procure: in ambito aziendale viene adottato un sistema di deleghe interne, per mezzo del quale a ciascun esponente aziendale sono attribuiti compiti e responsabilità nell ambito della gestione delle diverse attività. Se del caso, la Società si dota di un sistema di procure, finalizzate al conferimento di poteri di firma e di spesa in capo ai diversi esponenti aziendali. Compatibilmente con la piena operatività aziendale, il sistema di procure prevede, quantomeno per operazioni di valore significativo o rilevanti per la Società, un meccanismo di firme abbinate; 6. l adozione e implementazione di specifiche procedure/protocolli: le attività sensibili sono disciplinate da procedure/protocolli, che danno completa attuazione ai principi di controllo di cui al presente e ai successivi paragrafi; 7. la comunicazione continuativa all Organismo di Vigilanza delle informazioni concernenti le operazioni a rischio: la Società individua taluni soggetti qualificati come Responsabili Interni, i quali sono tenuti, tra l altro, a inviare con cadenza periodica all Organismo di Vigilanza le informazioni relative alle operazioni sensibili e all attuazione del Modello Organizzativo; 8. la tempestiva segnalazione all Organismo di Vigilanza di anomalie o violazioni del Modello Organizzativo: tutti i dipendenti e coloro che operano a nome o nell interesse di Cotral Patrimonio sono tenuti a comunicare per iscritto e in modo tempestivo all Organismo di Vigilanza la notizia di comportamenti 4
5 anomali, anche se non di rilevanza penale, tenuti in ambito aziendale, ovvero le violazioni del Modello Organizzativo di cui siano venuti a conoscenza; 9. l utilizzo di sistemi informatici con riferimento alle operazioni sensibili: per quanto possibile, la Società ricorre all utilizzo di sistemi informatici con riferimento alle operazioni sensibili, in modo che siano garantite tracciabilità e gestione uniforme delle diverse attività. 5
6 SEZIONE A : REATI RICHIAMATI DALL ART. 24 DEL DECRETO (INDEBITA PERCEZIONE DI EROGAZIONI, TRUFFA IN DANNO DELLO STATO O DI UN ENTE PUBBLICO O PER IL PERSEGUIMENTO DI EROGAZIONI PUBBLICHE E FRODE INFORMATICA IN DANNO DELLO STATO O DI ALTRO ENTE PUBBLICO) 1. Fattispecie criminose rilevanti Malversazione a danno dello Stato (art. 316 bis c.p.); Indebita percezione di erogazioni a danno dello Stato (art. 316 ter c.p.); Truffa aggravata a danno dello Stato o di un altro ente pubblico (art. 640 comma 2 n. 1 c.p.); Truffa aggravata per il conseguimento di erogazioni pubbliche (art. 640 bis c.p.); Frode informatica (art. 640 ter c.p.). I reati richiamati dall art.24 del Decreto sono volti a punire condotte delittuose poste in essere in danno di soggetti pubblici, sussumibili in due categorie: - captazioni abusive e truffe; - distrazioni di denaro pubblico dal fine cui è destinato. Alla prima categoria sono riconducibili le condotte illecite, più o meno artificiose, realizzate da qualsiasi soggetto per conseguire un ingiusto profitto in danno dello Stato o di altro ente pubblico. Le distrazioni di cui al reato di malversazione ex art.316-bis c.p. si configurano invece ogniqualvolta un soggetto, ottenuta una erogazione pubblica sotto qualsiasi forma finalizzata al soddisfacimento di un interesse collettivo, la impiega per finalità diverse. 2. Identificazione dei processi sensibili e delle strutture aziendali coinvolte Alla luce dell analisi delle attività poste in essere dalle diverse strutture aziendali 6
7 e del documento denominato Mappatura dei rischi di reato ai sensi del D.Lgs.231/01, sono emersi come a rischio i seguenti processi: - richiesta, ottenimento e impiego di contributi regionali per l acquisto di autobus; - richiesta, ottenimento e impiego di contributi regionali per la costruzione di nuovi impianti, anche se d intesa con Cotral S.p.A.; - richiesta, ottenimento e impiego di contributi pubblici per progetti di formazione e, in generale, collegati alla gestione del personale, quali, ad esempio, quelli regionali relativi all accodo di saggio salariale; - richiesta e ottenimento di finanziamenti statali in occasione del rinnovo dei contratti collettivi; - gestione dell attività stragiudiziale in cui sia parte una Pubblica Amministrazione; - elaborazione, gestione e invio di dati a soggetti pubblici anche a mezzo di sistemi informatici. ***** 7
8 Strutture aziendali coinvolte: Internal Auditing Risorse Umane Affari Generali e Decreto Legislativo 231/01 Affari Societari e Approvvigionamenti Amministrazione e Finanza Prevenzione e Protezione Patrimonio Progettazione e Pianificazione Relazioni Esterne 3. Principi di comportamento e di attuazione dei processi decisionali 3.1 Principi di comportamento Preliminare appare il rinvio all osservanza di quanto stabilito nel Codice Etico, da considerare a ogni effetto parte integrante del Modello (cfr in particolare, Sezione B, Principi Etici, L integrità, Sezione C, Norme e standard di comportamento, paragrafo 3). E fatto, inoltre, obbligo di: - osservare le leggi, i regolamenti, i protocolli e le procedure che disciplinano l agire aziendale, con riferimento alle attività che comportano contatti e rapporti con la Pubblica Amministrazione; - instaurare e gestire qualsiasi rapporto con la Pubblica Amministrazione sulla base di criteri di massima correttezza e trasparenza. 8
9 La presente Sezione prevede, altresì, l espresso divieto di: - porre in essere, collaborare o dare causa alla realizzazione di comportamenti tali da integrare le fattispecie di reato richiamate dall art. 24 del Decreto; - porre in essere, collaborare o dare causa alla realizzazione di comportamenti i quali, sebbene risultino tali da non costituire di per sé reato, possano potenzialmente diventarlo. 3.2 Principi di attuazione dei processi decisionali Al fine di scongiurare la commissione dei reati in oggetto, devono essere realizzati i seguenti elementi di controllo: - formale identificazione nell ambito di ciascuna unità organizzativa dei soggetti deputati a intrattenere rapporti con la Pubblica Amministrazione in relazione a ciascuna operazione sensibile; - effettuazione di verifiche informatiche periodiche, allo scopo di evidenziare i soggetti che hanno la libera disponibilità di mezzi informatici con la finalità di comunicare dati a Pubbliche Amministrazioni (trasmissione telematica delle informazioni, in modo particolare se corredata di autenticazione o firma digitale; invio di file prodotti da elaborazioni on line, etc); - corretta politica delle password, degli accessi e degli altri strumenti informatici, in conformità a quanto previsto nella Sezione K. 9
10 Allo stato sono autorizzati a intrattenere rapporti con soggetti pubblici, finalizzati all ottenimento di finanziamenti, i Responsabili delle strutture organizzative interessate alla erogazione del contributo, previa autorizzazione scritta dell Amministratore Unico. Con riferimento a tutti i casi di richiesta di finanziamenti pubblici è assicurata la partecipazione di operatori diversi nelle seguenti fasi/attività del processo: - redazione e presentazione alla Pubblica Amministrazione competente della domanda finalizzata all ottenimento del finanziamento; - controllo della correttezza e veridicità della documentazione presentata e dei relativi allegati; - realizzazione dell attività oggetto del finanziamento e verifiche sull effettivo utilizzo dei contributi; - predisposizione dei rendiconti dei costi. I controlli e le verifiche devono avere evidenza scritta. Nel caso di attività stragiudiziale che veda come controparte una Pubblica Amministrazione, le strutture aziendali competente, anche col supporto di legali esterni, gestiscono l attività prendendo le mosse da una ricognizione completa della fattispecie. Sulla base delle informazioni reperite, le strutture aziendali in parola elaborano per iscritto una proposta transattiva, che viene sottoposta al vaglio dell Amministratore Unico per le determinazioni di competenza. 10
11 SEZIONE B : REATI RICHIAMATI DALL ART. 25 (CONCUSSIONE, INDEBITA INDUZIONE A DARE O PROMETTERE UTILITA E CORRUZIONE) E ART. 25 DECIES DEL DECRETO (INDUZIONE A NON RENDERE DICHIARAZIONI O A RENDERE DICHIARAZIONI MENDACI ALL AUTORITÀ GIUDIZIARIA), 25 DUODECIES (IMPIEGO DI CITTADINI DI PAESI TERZI IL CUI SOGGIORNO E IRREGOLARE) 1. Fattispecie criminose rilevanti Concussione (art. 317 c.p.); Corruzione per l esercizio della funzione (art. 318 c.p.); Corruzione per un atto contrario ai doveri d ufficio (art. 319 c.p.); Corruzione di persona incaricata di un pubblico servizio (art. 320 c.p.); Istigazione alla corruzione (art. 322 c.p.); Corruzione in atti giudiziari (art. 319 ter c.p.); Induzione indebita a dare o promettere utilità (art. 319 quater); Induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all autorità giudiziaria (art. 377 bis c.p.); impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare (art. 2 d.lgs. 109/2012) Le diverse forme di corruzione contemplate nel Decreto si configurano quando un pubblico ufficiale o un incaricato di pubblico servizio riceva, per sé o per altri, denaro o altra utilità - o la loro semplice offerta - per compiere, omettere o ritardare un atto del suo ufficio o per averlo compiuto (cd. corruzione impropria) o per compiere, omettere o aver compiuto o omesso atti contrari ai doveri d ufficio (cd. corruzione propria). Con riferimento a Cotral Patrimonio vengono pertanto in rilievo i rapporti con soggetti pubblici in occasione dei quali gli esponenti aziendali potrebbero corrompere i loro interlocutori (cd. corruzione attiva). In via esemplificativa, si pensi al caso in cui un dipendente della Società versi a un soggetto, che rivesta la qualifica di pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio, una somma di denaro al fine di ottenere un autorizzazione, una licenza o qualsiasi altro beneficio, dovuto o non. Una corruzione potrebbe altresì consumarsi qualora, ad esempio nel corso di ispezioni volte a verificare il rispetto della normativa in materia di sicurezza dei lavoratori, la dazione di denaro fosse finalizzata a evitare l irrogazione delle 11
12 sanzioni conseguenti alle violazioni riscontrate. Il reato di corruzione può essere integrato anche dalla accettazione da parte del pubblico agente della promessa o della dazione non solo di denaro, ma anche di una qualsiasi altra utilità: si pensi, a titolo esemplificativo, all assunzione, quale dipendente della Società, di un congiunto del pubblico ufficiale, il quale faccia parte della Amministrazione che procederà al rilascio del permesso o della autorizzazione richieste. Discorso analogo si pone anche in relazione all affidamento di incarichi o di consulenze, in ipotesi strumentale ad acquistare indirettamente i favori del pubblico ufficiale o dell incaricato di un pubblico servizio,per il tramite di soggetti allo stesso graditi. Con riferimento all ipotesi di corruzione in atti giudiziari, vengono invece in rilievo possibili condotte volte a incidere illecitamente sulle controversie giudiziali di cui sia parte l Azienda. Analogamente, devono essere menzionate le ipotesi in cui la Società abbia quale controparte in sede stragiudiziale un soggetto pubblico, posto che anche in tali casi potrebbero essere poste in essere condotte corruttive al fine di ottenere indebitamente una transazione favorevole alla Società. Rileva oltre alla corruzione anche l induzione indebita a dare o a promettere indebitamente denaro o altra utilità. Ciò premesso, non può escludersi che, nell ambito dello svolgimento di attività aziendali finalizzate al perseguimento di un interesse pubblico, gli stessi rappresentanti di Cotral Patrimonio possano a loro volta trovarsi ad agire momentaneamente e funzionalmente quali incaricati di un pubblico servizio e ad essere pertanto destinatari di promesse o dazioni di denaro o altre utilità (cd. corruzione passiva). Si ipotizzi il caso in cui, nell espletamento delle attività di pubblico servizio, un esponente aziendale preferisca un privato a un altro, sia esso un consulente o un fornitore, dietro promessa di una somma di denaro. 12
13 Con riferimento infine, all ipotesi di induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all autorità giudiziaria, vengono in rilievo i casi in cui l Azienda abbia interesse ad evitare che uno dei propri dipendenti o altro soggetto esterno - chiamato a rendere dichiarazioni davanti all autorità giudiziaria utilizzabili in sede penale, con la facoltà di non rispondere - possa rendere dichiarazioni sfavorevoli ad essa. 2. Identificazione dei processi sensibili e delle strutture aziendali coinvolte Alla luce dell analisi delle attività poste in essere dalle diverse strutture aziendali e del documento denominato Mappatura dei rischi di reato ai sensi del D.Lgs.231/01, sono emersi come sensibili i seguenti processi: 2.1 Attività che implicano rapporti con soggetti pubblici La Società intrattiene rapporti con: - la Regione Lazio e, in particolare, l Assessorato Bilancio e l Assessorato ai Trasporti; 13
14 - le Province che detengono una partecipazione nella Società e i relativi Assessorati; - Roma Capitale e le amministrazioni comunali del Lazio; - notai; - Atral S.p.A.; - Inps e Inail; - il Ministero delle Finanze e l Erario; - le Asl e Ispettorato del Lavoro; - Arpa Lazio; - gli organi giudiziari, nel caso di contenzioso con soggetti terzi; - Cotral S.p.A., con riferimento ai contratti in essere; - il Garante Privacy; - Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici; - il Pubblico Registro Automobilistico, l ACI e la Motorizzazione Civile; - l Ufficio del Registro; - l Autorità di bacino; - i Vigili del fuoco. Alla luce di quanto evidenziato, tutte le attività che implicano il sorgere di rapporti con soggetti pubblici, spesso chiamati a verificare il rispetto delle normative di settore, possono costituire l occasione per la consumazione di condotte corruttive volte ad evitare l applicazione di sanzioni. Peraltro, in tali ipotesi, sarebbe sempre ravvisabile un vantaggio in capo all Ente. 14
15 Ciò premesso, emergono quindi come sensibili le seguenti attività: - la stipula e la gestione di contratti/convenzioni o di rapporti con soggetti pubblici (quali, ad esempio, gli enti pubblici territoriali); - la gestione del contenzioso civile, penale, amministrativo, anche se delegata a legali esterni; - la gestione dell attività stragiudiziale in cui sia parte una Pubblica Amministrazione, anche nelle ipotesi in cui tale attività sia delegata a legali esterni; - la gestione dei rapporti con le Authority, in particolare con il Garante per la tutela dei dati personali; - la gestione degli adempimenti societari (ad esempio con riferimento alle iscrizioni nel Registro delle Imprese o alle Camere di Commercio); - la gestione dei rapporti con Enti previdenziali e con altri soggetti pubblici inerenti il personale; - la gestione dei rapporti con l Amministrazione Finanziaria; - la gestione di rapporti con la Pubblica Amministrazione per l ottenimento di autorizzazioni, licenze, concessioni, certificati o provvedimenti simili; - la gestione di eventuali accertamenti o ispezioni posti in essere da Pubbliche Amministrazioni, anche con riferimento alla applicazione della normativa sulla sicurezza e igiene sul lavoro e di quella in materia di rifiuti e inquinamento; - la partecipazione a Conferenze di servizi. 15
16 2.2 Processi strumentali alla commissione di reati corruttivi L art. 6 del D. Lgs. 231/2001, nella parte relativa agli elementi costitutivi del Modello Organizzativo, conferisce autonomo rilievo all attività di gestione delle risorse finanziarie, nel presupposto implicito che la stessa costituisca il mezzo attraverso il quale possano realizzarsi fattispecie corruttive. Nella predisposizione del presente Modello la nozione di strumentalità è stata interpretata con un accezione estesa, in modo da ricomprendervi anche altre attività che potrebbero prestarsi a usi illeciti, in particolare, di tipo corruttivo. In quest ottica pertanto possono essere considerati processi sensibili: a) la gestione delle risorse finanziarie; b) la gestione delle risorse umane, nell ambito della quale assumono particolare rilievo le assunzioni del personale, la definizione di percorsi di carriera e di sviluppo, l attuazione dei sistemi di valutazione del personale; c) l approvvigionamento di altre risorse e in particolare l affidamento di incarichi o consulenze. 2.3 Attività inerenti il perseguimento di interessi pubblici Secondo quanto già anticipato, con riferimento a Cotral assume specifica rilevanza il fatto che i suoi esponenti aziendali possano rivestire la qualifica di pubblici agenti, nella misura in cui pongano in essere attività inerenti il perseguimento di interessi pubblici. 16
17 Deve peraltro sottolinearsi come, in conformità a quanto stabilito dal codice penale (artt ) e alla concezione oggettivo-funzionalistica sottesa alle disposizioni in esame, la qualifica di pubblico ufficiale o di incaricato di un pubblico servizio non può essere ravvisata in capo a un soggetto in via generale, dovendo invero farsi riferimento alla funzione/mansione dallo stesso di volta in volta esercitata. Per tale ragione, ciascun esponente aziendale potrebbe trovarsi ad agire momentaneamente e funzionalmente talvolta quale pubblico agente, talaltra quale privato. In via cautelativa e ferma restando la necessità di valutare il singolo caso, si ritiene debbano essere svolte con il massimo rigore le seguenti attività, in quanto potenzialmente riconducibili al perseguimento di un interesse pubblico: - gli approvvigionamenti di beni, lavori e servizi, qualsiasi sia la procedura adottata e, in particolare, l indizione e lo svolgimento di gare, ad esempio, per la selezione delle società incaricate di porre in essere la manutenzione dei mezzi e per l individuazione della compagnia assicurativa della flotta; per la realizzazione di lavori; per la cessione di beni non funzionali al trasporto pubblico; per l acquisto di terreni per la costruzione di nuovi impianti, fabbricati o per l acquisto di autobus; - l affidamento di consulenze; - l alienazione del patrimonio, anche previa valorizzazione, o la sua locazione a privati; - la gestione degli adempimenti di cui alla Legge n.241/1990, con riguardo all accesso agli atti amministrativi da parte di terzi; - l assunzione del personale; ***** 17
18 Strutture aziendali coinvolte: Risorse umane, Affari Generali e Decreto L.vo 231/01 Affari Societari e Approvvigionamenti Amministrazione e Finanza Prevenzione e Protezione Patrimonio Progettazione e Pianificazione 3. Principi di comportamento e di attuazione dei processi decisionali. 3.1 Principi di comportamento Preliminare appare il rinvio all osservanza di quanto stabilito nel Codice Etico, da considerare a ogni effetto parte integrante del Modello (cfr in particolare, Sezione B, Principi Etici, L integrità, Sezione C, Norme e standard di comportamento, paragrafi 1) e 3). E fatto, inoltre, obbligo di: - osservare le leggi, i regolamenti, i protocolli e le procedure che disciplinano l agire aziendale, con riferimento alle attività che comportano contatti e rapporti con la Pubblica Amministrazione; - instaurare e gestire qualsiasi rapporto con la Pubblica Amministrazione sulla base di criteri di massima correttezza e trasparenza; 18
19 - mantenere, nello svolgimento di tutte le attività anche indirettamente collegabili all esercizio di un pubblico servizio, rapporti con i terzi informati ai criteri di correttezza e trasparenza, che garantiscano il buon andamento e l imparzialità della funzione svolta. La presente Sezione prevede, altresì, l espresso divieto di: - porre in essere, collaborare o dare causa alla realizzazione di comportamenti tali da integrare le fattispecie di reato richiamate dall art. 25 e 25 decies del Decreto; - porre in essere, collaborare o dare causa alla realizzazione di comportamenti i quali, sebbene risultino tali da non costituire di per sé reato, possano potenzialmente diventarlo. 3.2 Principi di attuazione dei processi decisionali Al fine di scongiurare la commissione dei reati in oggetto, devono essere realizzati i seguenti elementi di controllo: 1. Attività che implicano rapporti con soggetti pubblici Ai dipendenti, ai collaboratori esterni, ai consulenti e ai partner che intrattengono rapporti con la P.A. per conto di Cotral Patrimonio deve essere formalmente conferito potere in tal senso (con procura scritta, per i dipendenti; ovvero con apposita clausola nel contratto di collaborazione o di consulenza o di partnership, per gli altri soggetti indicati). 19
20 Per conto di Cotral Patrimonio, salvo che non sussistano specifiche esigenze di volta in volta evidenziate, la partecipazione alle riunioni con Pubbliche Amministrazioni è sempre garantita dalla presenza di più soggetti. All esito delle riunioni più significative viene redatto sintetico report, trasmesso al Responsabile della struttura e conservato unitamente alla documentazione relativa alla attività posta in essere. 2. Ispezioni giudiziarie, tributarie, amministrative e del lavoro, volte verificare la conformità a normative Sono individuati in ambito aziendale i dipendenti autorizzati al primo contatto con i soggetti che effettuano verifiche del tipo in esame. I dipendenti come sopra individuati informano con massima tempestività il proprio Responsabile il quale, a sua volta, dà comunicazione dell avvio della verifica all Amministratore Unico. È fatto obbligo a tutti gli esponenti aziendali di fornire agli organi procedenti ogni informazione o documento richiesto, garantendo massima trasparenza e collaborazione. Di tutto il procedimento relativo all ispezione devono essere redatti e conservati i verbali. Nel caso il verbale conclusivo evidenzi criticità, l Organismo di Vigilanza deve essere informato con nota scritta da parte del responsabile della funzione coinvolta. 20
21 3. Assunzione e gestione del personale. Il processo di assunzione del personale viene svolto nel rispetto del Codice per la disciplina della procedura di ricerca, selezione ed inserimento di personale adottato dalla Società. La competenza per le assunzioni del personale non dirigente è in capo all Amministratore Unico, su proposta delle Risorse Umane. La selezione viene effettuata in coerenza con il piano delle assunzioni, approvato annualmente dall Amministratore Unico, previa sua predisposizione da parte delle Risorse Umane, con procedura pubblica ristretta gestita sia all interno della Società, che con l ausilio di agenzie del lavoro esterne (a loro volta selezionate a seguito di gara). Il processo di selezione viene svolto in conformità a quanto stabilito dalla Procedura di selezione. Il processo assicura in particolare: - la possibilità di accesso alla selezione di un vasto numero di candidati grazie alla diffusione con numerosi ed efficaci strumenti divulgativi della notizia di avvio delle selezioni; - la previa individuazione e comunicazione dei requisiti richiesti e delle professionalità da acquisire; - la partecipazione di più soggetti interni/esterni alla Società nella individuazione della rosa dei candidati, anche grazie alla creazione di commissioni; - la redazione di un parere a sostegno della decisione assunta; 21
22 - la conservazione dei curricula di tutti i partecipanti; - l acquisizione di una dichiarazione del soggetto selezionato volta a rendere edotta Cotral Patrimonio circa l eventuale sussistenza di particolari vincoli di parentela o affinità o di altra situazione potenzialmente idonea a incidere sul regolare svolgimento del rapporto di lavoro; - acquisizione di tutta la documentazione di legge e della documentazione circa la regolare presenza nello stato nel caso di assunzione di personale di stati terzi. La selezione del personale dirigente è di competenza dell Amministratore Unico ed avviene con procedura selettiva ad evidenza pubblica, previa individuazione della carenza organica e della verifica circa la coerenza del profilo professionale con quello richiesto. Per quanto applicabili, trovano applicazione le previsioni di cui al Codice per la disciplina della procedura di ricerca, selezione ed inserimento di personale adottato dalla Società. Per quanto riguarda la gestione del personale, il Codice appena menzionato regolamenta le modalità: - dei sistemi premianti per obiettivi - in parte collettivi e in parte individuali - relativamente ai profili manageriali o ai quadri di prima linea; - degli strumenti di incentivazione collettivi per i quadri intermedi, le figure di elevata specializzazione e il personale con profilo esecutivo. In ogni caso, il sistema prevede che i premi vengano erogati in coerenza con quanto stabilito dalla contrattazione collettiva di categoria o dai contratti di lavoro, o comunque concertati con i rappresentanti dei lavoratori. 22
23 Infine, conformemente a quanto stabilito dalla procedura Gestione dei contratti relativi all utilizzo delle autovetture aziendali, da intendersi in questa sede integralmente richiamata, l utilizzo di autovetture aziendali non costituisce fringe benefit di alcun tipo, essendo consentito esclusivamente per esigenze di servizio. 4. Affidamento di consulenze Il ricorso a consulenti esterni è consentito qualora l attività richiesta non possa essere utilmente svolta da soggetti interni all Ente, come nel caso in cui siano richiesti apporti professionali e tecnici, non reperibili. I contratti con i consulenti devono essere stipulati per iscritto. È vietato riconoscere ai consulenti compensi che non trovino adeguata giustificazione in relazione al tipo di incarico da svolgere e alle prassi vigenti in ambito locale. 5. Approvvigionamenti Gli approvvigionamenti di beni, servizi lavori vengono effettuati in conformità a quanto stabilito dal Regolamento per gare e contratti Gestione in economia Servizio di cassa interno, secondo quanto previsto dal D.Lgs.163/2006. Tale documento aziendale, da intendersi in questa sede integralmente richiamato: - individua, in attuazione di quanto stabilito dalla legge, i casi in cui l approvvigionamento rientra nel settore ordinario o nel settore del trasporto pubblico; 23
24 - stabilisce modalità di verifica sul rispetto del divieto di artificioso frazionamento delle forniture; - disciplina i presupposti ricorrendo i quali trovano attuazione i diversi tipi di procedura e, in particolare, la gestione in economia; - individua tra le cause di esclusione dalla gara l intervenuta emissione a carico della Società di una sentenza di condanna passata in giudicato, o di un decreto penale di condanna divenuto irrevocabile, oppure di una sentenza irrevocabile di applicazione della pena su richiesta, ai sensi dell articolo 444 del codice di procedura penale, in conseguenza della commissione di un illecito da reato ai sensi del D.Lgs. 231/2001; - con riferimento alle spese in economia con rendiconto trimestrale, richiama il Regolamento Albo Fornitori di Cotral Patrimonio S.p.A., che richiede per la qualificazione e la permanenza al suo interno, il rispetto di stringenti requisiti di ordine generale, identici a quelli richiesta per la partecipazione alle gare, richiamati nel punto che precede. Per quanto riguarda le procedure negoziate senza pubblicazione di bando, il già menzionato Regolamento Albo Fornitori di Cotral Patrimonio S.p.A. da intendersi in questa sede integralmente richiamato prevede la necessità di invitare almeno tre fornitori a presentare l offerta 24