Source: https://www.bozponline.sk/33/archivacia-uctovnych-zaznamov-podla-zakona-o-uctovnictve-v-roku-2019-uniqueidmRRWSbk196FPkyDafLfWADfPveB-FdK1i3aDqAV8sn1o3dAOzgvveA/?uri_view_type=4
Timestamp: 2020-05-28 16:00:47+00:00
Document Index: 14627820

Matched Legal Cases: ['§ 31', '§ 4', '§ 4', '§ 32', '§ 31', '§ 31', '§ 35', '§ 35', '§ 36', '§ 16', '§ 4', '§ 35', '§ 36', '§ 35', '§ 36', '§ 36', '§ 36', '§ 36', '§ 35', '§ 39', '§ 35', '§ 69', '§ 69']

Archivácia úètovných záznamov podµa zákona o úètovníctve v roku 2019 | BOZPonline
Archivácia úètovných záznamov podµa zákona o úètovníctve v roku 2019
2019.06.1.3 Archivácia úètovných záznamov podµa zákona o úètovníctve v roku 2019
Úètovné záznamy
Úètovnú dokumentáciu úètovnej jednotky podµa § 31 ods. 1 zákona o úètovníctve tvorí súhrn v¹etkých úètovných záznamov. Úètovným záznamom sa podµa § 4 ods. 5 zákona o úètovníctve rozumie údaj, ktorý je nositeµom informácie týkajúcej sa predmetu úètovníctva alebo spôsobu jeho vedenia. Úètovným záznamom sú najmä úètovné doklady, úètovné zápisy, úètovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, úètový rozvrh, úètovná závierka, výroèná správa (§ 4 ods. 6 zákona o úètovníctve). Úètovný záznam mô¾e ma» formu:
písomnú – úètovný záznam vykonaný rukopisom, písacím strojom, tlaèiarenskými alebo reprografickými technikami, alebo tlaèiarenským výstupným zariadením výpoètovej techniky, ktorého obsah je pre fyzickú osobu èitateµný;
technickú – úètovný záznam vykonaný elektronickým, optickým alebo iným spôsobom neuvedeným pri písomnej forme, ktorý umo¾òuje jeho prevedenie do písomnej formy; prevedenie do písomnej formy sa nevy¾aduje pri podpisovom zázname v technickej forme. Prièom podpisovým záznamom sa podµa § 32 ods. 3 zákona o úètovníctve rozumie úètovný záznam, ktorého obsahom je vlastnoruèný podpis alebo obdobný preukázateµný úètovný záznam nahrádzajúci vlastnoruèný podpis v technickej forme.
Podµa § 31 ods. 5 zákona o úètovníctve, ak úètovná jednotka vedie úètovné záznamy v technickej forme (a následne ich aj v technickej forme archivuje), je povinná pre potreby daòových úradov na po¾iadanie umo¾ni» oprávneným osobám zoznámi» sa s obsahom nimi urèených úètovných záznamov v technickej forme. Túto povinnos» má úètovná jednotka po dobu, poèas ktorej je povinná vies» alebo uchováva» uvedené úètovné záznamy. Zároveò je úètovná jednotka, ktorá vedie úètovné záznamy v technickej forme, povinná disponova» takými prostriedkami, nosièmi a vybavením, ktoré umo¾òujú vykona» prevod úètovných záznamov do formy, v ktorej je ich obsah pre fyzickú osobu èitateµný. Prevod úètovného záznamu z technickej formy do písomnej mô¾e úètovná jednotka vykona» v zmysle § 31 ods. 3 zákona o úètovníctve, prièom je povinná zabezpeèi», aby obsah úètovného záznamu v novej forme bol zhodný s obsahom úètovného záznamu v pôvodnej forme. Uvedená povinnos» mô¾e by» splnená dvojakým spôsobom:
zhodnos» záznamov úètovná jednotka preuká¾e, ak predlo¾í úètovný záznam v pôvodnej aj novej forme a ich obsah je zhodný, alebo
zhodnos» záznamov preuká¾e iným spôsobom, ktorý nespochybní ¾iadna z osôb, ktoré s prevedeným záznamom pracujú (nielen obchodný partner, ale aj daòové orgány).
Rovnaké podmienky platia aj na prevod úètovných záznamov z listinnej (písomnej formy) do elektronickej podoby (technickej formy).
Postup prevodu úètovných záznamov sa vz»ahuje aj na úèely uchovávania úètovných dokladov (archivácie).
Ak úètovná jednotka vedie úètovné záznamy v písomnej forme a po uzatvorení úètovného obdobia má zámer ich archivova» len v technickej forme, mô¾e vykona» prevod úètovného záznamu z jednej formy do druhej formy tak, aby zabezpeèila zhodnos» obsahu úètovného záznamu v novej forme (elektronickej) s pôvodnou formou (písomnou) spôsobom, ktorý nespochybní ¾iadna z osôb, ktoré s prevedeným záznamom pracujú (viï Informácia k prevodu úètovných záznamov do elektronickej podoby). V prípade, ak úètovná jednotka nevie túto podmienku pri prevode úètovného záznamu zabezpeèi», je povinná úètovné záznamy uchováva» aj v písomnej forme. Ak úètovná jednotka vedie záznamy v technickej forme (prijala úètovný záznam elektronicky), má mo¾nos» uchováva» tieto záznamy len v technickej forme.
Lehoty uchovávania úètovných záznamov
Úètovná jednotka je povinná v zmysle § 35 zákona o úètovníctve:
zabezpeèi» ochranu úètovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, znièeniu alebo po¹kodeniu;
zabezpeèi» ochranu pou¾itých technických prostriedkov, nosièov informácií a programového vybavenia pred ich zneu¾itím, po¹kodením, znièením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením;
uchováva» úètovnú dokumentáciu poèas doby ustanovenej v § 35 ods. 3 a 4, § 36 zákona o úètovníctve (lehoty na uchovávanie sú uvedené v tabuµke);
zabezpeèi» uchovanie úètovných záznamov pred svojím zánikom alebo pred skonèením podnikania alebo inej zárobkovej èinnosti.
Na nakladanie s úètovnou dokumentáciou sa vz»ahujú v¹eobecné predpisy o archívnictve:
zákon è. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskor¹ích predpisov,
vyhlá¹ka Ministerstva vnútra SR è. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskor¹ích predpisov.
Poznámka: Ministerstvo vnútra SR vydalo orientaènú pomôcku k urèeniu povinnosti vypracova» registratúrny poriadok a registratúrny plán v súlade s § 16 ods. 2 písm. b), ods. 3 a¾ 5 zákona è. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v znení zákona è. 266/2015 Z. z. a § 4 vyhlá¹ky è. 628/2002 Z. z. v znení vyhlá¹ky Ministerstva vnútra SR è. 92/2013 Z. z., ktorý je prístupný na stránke Ministerstva vnútra SR.
Lehoty ulo¾enia, resp. uschovania úètovných záznamov sú podµa § 35 a § 36 zákona o úètovníctve uvedené v nasledujúcej tabuµke:
Doklady Doba úschovy Ustanovenie zákona o úètovníctve
Ostatné úètovné záznamy. Poèas doby urèenej v registratúrnom pláne úètovnej jednotky tak, aby neboli poru¹ené ostatné ustanovenia tohto zákona a osobitných predpisov, napr. doklady potrebné na správne urèenie vymeriavacieho základu podµa zákona è. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskor¹ích predpisov. § 35 ods. 3 písm. d)
Úètovné záznamy, podµa ktorých sa zis»uje alebo preveruje základ dane alebo iné skutoènosti rozhodujúce pre správne urèenie dane alebo vznik daòovej povinnosti. Najmenej v lehote na zánik práva vyrubi» daò alebo rozdiel dane podµa daòového poriadku alebo v lehote ustanovenej osobitnými predpismi (napr. zákon è. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskor¹ích predpisov atï.). Viï text pod tabuµkou. § 36 ods. 1
Úètovné doklady a iné úètovné záznamy, ktoré sa týkajú záruèných lehôt a reklamaèných konaní. Do doby, poèas ktorej záruèné lehoty alebo reklamaèné konania trvajú. § 36 ods. 3
Úètovné záznamy, ktoré sa týkajú nezinkasovaných pohµadávok alebo nezaplatených záväzkov. Do konca úètovného obdobia nasledujúceho po úètovnom období, v ktorom do¹lo k ich inkasu alebo zaplateniu. § 36 ods. 3
Kniha analytickej evidencie pohµadávok a knihy analytickej evidencie záväzkov, úètovné doklady a iné úètovné záznamy, ktoré vyplývajú z priameho styku s cudzinou z doby pred 1. januárom 1949, a úètovnú závierku vz»ahujúcu sa na prevod majetku na iné právnické osoby alebo fyzické osoby, vykonaný podµa osobitného predpisu. Do doby, kým Ministerstvo financií SR z vlastného podnetu alebo na ¾iados» úètovnej jednotky nedá súhlas na vyradenie tejto dokumentácie. § 36 ods. 4
Upozornenie: Od 1. 1. 2018 do¹lo k zmene lehoty uchovávania úètovných záznamov uvedených v § 35 ods. 3 písm. b) a c) zákona o úètovníctve z 5 rokov na 10 rokov. Podµa prechodného ustanovenia § 39p ods. 1 zákona o úètovníctve sa ustanovenia § 35 ods. 3 písm. b) a c) v znení úèinnom od 1. 1. 2018 pou¾ijú aj na uchovávanie úètovných záznamov, pri ktorých ich doba uchovávania zaèala plynú» pred 1. 1. 2018 a neuplynula do 31. 12. 2017. Tzn. 10 roèná lehota na uchovávanie úètovných záznamov sa vz»ahuje na úètovné záznamy týkajúce sa úètovného obdobia, ktoré skonèilo v roku 2013.
Zánik práva vyrubi» daò upravuje § 69 zákona è. 563/2009 Z. z. o správe daní (daòový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskor¹ích predpisov (ïalej len „daòový poriadok“). Podµa § 69 ods. 1 daòového poriadku, ak tento zákon alebo osobitný predpis neustanovuje inak, nemo¾no vyrubi» daò ani rozdiel dane alebo uplatni» nárok na sumu podµa osobitných predpisov po uplynutí 5 rokov od konca roka, v…