Source: http://www.datencockpit.at/Verfahren:Rechnungswesen_und_Gesch%C3%A4ftsabwicklung
Timestamp: 2019-03-21 01:49:45
Document Index: 38709442

Matched Legal Cases: ['Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', '§ 132', '§ 190']

Verfahren:Rechnungswesen und Geschäftsabwicklung – Datencockpit
Verfahren:Rechnungswesen und Geschäftsabwicklung
Letze Änderung am 15. 5. 2018 von Admin.
Einführung Zutrittskontrolle
Kunden und Lieferanten inkl. Kontaktpersonen beim Kunden und Lieferanten, Sachbearbeiter beim Verantwortlichen, An der Geschäftsabwicklung mitwirkende Dritte inkl. Kontaktpersonen bei den Dritten
Art. 6 Abs 1 lit a (Einwilligung der Betroffenen), Art. 6 Abs 1 lit b (zur Vertragserfüllung erforderlich), Art. 6 Abs 1 lit c (gesetzliche Verpflichtungen nach der BAO und dem UGB), Art. 6 Abs 1 lit f (berechtigte Interessen des Verantwortlichen) DSGVO, § 132 BAO, §§ 190, 212 UGB
Unterlagen zu aufrechten Geschäftsabwicklungen in der Verkaufsabteilung, Rechnungen (auch) in der Finanzabteilung, erledigte Geschäftsfälle im Archiv. Verträge mit Auftragsverarbeitern sind, je nach Thematik, in der Rechtsabteilung, Finanzabteilung, Vertriebsabteilung oder IT-Abteilung abgelegt.
Eu-dsgvo-bsp-verarbeitungsverzeichnis-verantwortlicher.pdf
Zutrittskontrolle: Schutz vor unbefugtem Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, zB: Schlüssel, Magnet- oder Chipkarten, elektrische Türöffner, Portier, Sicherheitspersonal, Alarmanlagen, Videoanlagen;
Zugangskontrolle: Schutz vor unbefugter Systembenutzung, zB: Kennwörter (einschließlich entsprechender Policy), automatische Sperrmechanismen, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung von Datenträgern;
Zugriffskontrolle: Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen innerhalb des Systems, zB: Protokollierung von Zugriffen; oder: Zugriff nur für Unternehmensinhaber, Mitarbeiter der Abteilung Rechnungswesen und Mitarbeiter, die an der Geschäftsabwicklung beteiligt sind
Weitergabekontrolle: Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen bei elektronischer Übertragung oder Transport, zB: Verschlüsselung, Virtual Private Networks (VPN), elektronische Signatur;
Eingabekontrolle: Feststellung, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind, zB: Protokollierung, Dokumentenmanagement;
Verfügbarkeitskontrolle: Schutz gegen zufällige oder mutwillige Zerstörung bzw. Verlust, zB: Backup-Strategie, Virenschutz, Firewall;
Verschlüsselung: sofern für die jeweilige Datenverarbeitung möglich, werden folgende Verschlüsselungstechnologien eingesetzt: ….
Datenschutz-Management (zB Risikoanalyse, Datenschutz-Folgenabschätzung), einschließlich regelmäßiger Mitarbeiter-Schulungen;
Name, Firma oder sonstige Geschäftsbezeichnung Kunden und Lieferanten inkl. Kontaktpersonen beim Kunden und Lieferanten, An der Geschäftsabwicklung mitwirkende Dritte inkl. Kontaktpersonen bei den Dritten Ja Nein Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall, Provider (IT-Dienstleister), Firma N.N. (Rechnungswesen und Geschäftsabwicklung) Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Anschrift Kunden und Lieferanten inkl. Kontaktpersonen beim Kunden und Lieferanten, An der Geschäftsabwicklung mitwirkende Dritte inkl. Kontaktpersonen bei den Dritten Nein Nein Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall, Provider (IT-Dienstleister), Firma N.N. (Rechnungswesen und Geschäftsabwicklung) Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Kontaktdaten (Tel., Mail, Fax) Kunden und Lieferanten inkl. Kontaktpersonen beim Kunden und Lieferanten, An der Geschäftsabwicklung mitwirkende Dritte inkl. Kontaktpersonen bei den Dritten Nein Nein Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall, Provider (IT-Dienstleister), Firma N.N. (Rechnungswesen und Geschäftsabwicklung) Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Firmenbuchdaten Kunden und Lieferanten inkl. Kontaktpersonen beim Kunden und Lieferanten, An der Geschäftsabwicklung mitwirkende Dritte inkl. Kontaktpersonen bei den Dritten Nein Nein Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall, Provider (IT-Dienstleister), Firma N.N. (Rechnungswesen und Geschäftsabwicklung) Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Daten zur Bonität inkl. Mahn- und Klagsdaten Kunden und Lieferanten inkl. Kontaktpersonen beim Kunden und Lieferanten Nein Nein Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Gerichte Bis zur Beendigung der Geschäftsbeziehungen
Bankverbindungen Kunden und Lieferanten inkl. Kontaktpersonen beim Kunden und Lieferanten, Sachbearbeiter beim Verantwortlichen Nein Nein Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall, Firma N.N. (Rechnungswesen und Geschäftsabwicklung) Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Kreditkartennummern und -unternehmen Kunden und Lieferanten inkl. Kontaktpersonen beim Kunden und Lieferanten, An der Geschäftsabwicklung mitwirkende Dritte inkl. Kontaktpersonen bei den Dritten Nein Nein Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
UID-Nummer Kunden und Lieferanten inkl. Kontaktpersonen beim Kunden und Lieferanten Nein Nein Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Namen der Kontaktpersonen Kunden und Lieferanten inkl. Kontaktpersonen beim Kunden und Lieferanten Nein Nein Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall, Provider (IT-Dienstleister), Firma N.N. (Rechnungswesen und Geschäftsabwicklung) Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Kontaktdaten der Kontaktpersonen (Tel., Mail, Fax, Anschrift odgl.) Kunden und Lieferanten inkl. Kontaktpersonen beim Kunden und Lieferanten, An der Geschäftsabwicklung mitwirkende Dritte inkl. Kontaktpersonen bei den Dritten Nein Nein Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall, Provider (IT-Dienstleister), Firma N.N. (Rechnungswesen und Geschäftsabwicklung) Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Vertragstexte und Geschäftskorrespondenzen Kunden und Lieferanten inkl. Kontaktpersonen beim Kunden und Lieferanten Nein Nein Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, , Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), Versicherungen im Anlassfall Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Name Sachbearbeiter beim Verantwortlichen Nein Nein Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall, Provider (IT-Dienstleister) Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Funktion des betroffenen Sachbearbeiters beim Verantwortlichen Sachbearbeiter beim Verantwortlichen Nein Nein Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall, Provider (IT-Dienstleister) Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Vom betroffenen Sachbearbeiter bearbeitete Fälle Sachbearbeiter beim Verantwortlichen Nein Nein Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall, Provider (IT-Dienstleister) Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Umfang der Vertretungsbefugnis Sachbearbeiter beim Verantwortlichen Nein Nein Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall, Provider (IT-Dienstleister) Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
UID-Nummer Sachbearbeiter beim Verantwortlichen Nein Nein Banken, Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte, Verwaltungsbehörden, Inkassounternehmen, Fremdfinanzierer (zB Leasing), mitwirkende Vertrags- und Geschäftspartner, Versicherungen im Anlassfall, Provider (IT-Dienstleister) Aufgrund der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf jeden Fall 7 Jahre; darüber hinausgehend bis zur Beendigung eines allfälligen Rechtsstreits, fortlaufender Gewährleistungs- oder Garantiefristen
Daten zur Bonität inkl. Mahn- und Klagsdaten An der Geschäftsabwicklung mitwirkende Dritte inkl. Kontaktpersonen bei den Dritten Nein Nein Rechtsvertreter im Geschäftsfall, Wirtschaftstreuhänder, Gerichte Bis zur Beendigung der Geschäftsbeziehungen
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