Source: https://www.grupablue.pl/index.php/uslugi/zarzadzanie-organizacja/zarz%C4%85dzanie-bhp-pnn18001-ohsas/14-sample-data-articles/159-zarz%C4%85dzanie-bhp-w-praktyce.html
Timestamp: 2020-07-04 05:27:14+00:00
Document Index: 101069584

Matched Legal Cases: ['Art. 207', 'art. 23711', 'Art. 211', 'Art. 23711', 'Art. 23712', 'art. 207', 'Art. 83', 'art. 207', 'Art. 212', 'Art. 23711', 'Art. 213', 'Art. 214', 'Art. 215', 'Art. 216', 'art. 94', 'Art. 2373', 'Art. 2374', 'Art. 209', 'Art. 234', 'Art. 235', 'Art. 226', 'Art. 220', 'Art. 221', 'Art. 222', 'Art. 2221', 'Art. 223', 'Art. 224', 'Art. 225', 'Art. 2071', 'art. 207', 'Art. 208', 'art. 2071', 'Art. 227', 'Art. 235', 'Art. 23713', 'Art. 108', 'Art. 52', 'art. 100', 'art. 211']

Blue energy - Zarządzanie BHP w praktyce
Zarządzanie BHP w praktyce
Artykuł w całości poświęcony został zagadnieniu, które w kontekście znormalizowanych systemów zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, nurtuje wielu pracodawców, właścicieli firm oraz pracowników służby bhp. Zagadnienie to dotyczy optymalizacji zarządzania obszarem bhp poprzez wprowadzenie systemu zarządzania zgodnego z normą krajową PN-N 18001:2004.
Oczywiście większość osób zajmujących się zarówno teorią jaki praktyką dotyczącą wdrażania i certyfikacji znormalizowanych systemów bhp odpowie, że wprowadzenie „systemu” do organizacji to najlepsze z możliwych rozwiązań. I faktycznie trudno zaprzeczyć takiemu twierdzeniu. Wydaje się, że spośród wszystkich dostępnych mechanizmów, wdrożenie systemu znormalizowanego na chwilę obecną jest rozwiązaniem najlepszym.
Wiele z osób bezpośrednio zainteresowanych usprawnieniem obszaru bhp, zwłaszcza w dużych i bardzo dużych firmach, zastanawia się czy wprowadzenie takiego systemu jest kłopotliwe, ile czasu zajmie jego uruchomienie, jak dużą ilość osób należy zaangażować w taki proces i co najważniejsze czy system narzuci wiele dodatkowych, nowych dla organizacji wymagań (w tym dodatkowej dokumentacji).
Oczywiście w momencie rozważań nad sensem wdrożenia systemu zgodnego z normą PN-N 18001:2004 pojawiają się również inne, niemniej ważne i kluczowe pytania dotyczące m.in.: efektu końcowego (jakości produktu), konieczności uruchomienia nowych systemów IT, korzyści powdrożeniowych (utrzymania i rozwoju systemu) oraz, co kluczowe dla wielu menadżerów, wielkości kosztów takiego przedsięwzięcia.
W artykule skupiono się na odpowiedzi na bardzo złożone pytanie: czy znormalizowany system zarządzania bhp wprowadza do organizacji zbędną biurokrację, czy być może większość dokumentów jest determinowana przez konstrukcję polskiego prawa w tym obszarze, a norma pozwala wszystkie te wymagania uporządkować i połączyć w jeden spójny proces?
Czy system zarządzania to dodatkowe obowiązki i zbędna biurokracja?
System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy zgodny z Polską Normą PN-N 18001:2004 wprowadza niewiele dodatkowych wymagań dla „uporządkowanych” organizacji. Prawdopodobnie norma „wymusi” na organizacji jedynie wprowadzenie do ogólnego systemu zarządzania obszarów typowo „systemowych”, do których należy zaliczyć:
- opracowanie deklaracji polityki bhp,
- wyznaczenie mierzalnych celów bhp,
- nadzór nad dokumentami i zapisami zgodnym z normą,
- wprowadzenie programów poprawny warunków bhp,
- audity wewnętrzne bhp,
- działania korygujące (w tym korekcja),
- działania zapobiegawcze,
- przegląd zarządzania,
ale i niektóre z tych wymagań można pośrednio odnaleźć w przepisach odpowiednio je interpretując. Ponadto należy stwierdzić, że bardzo szczegółowa analiza aktów prawnych, odnoszących się stricte do obszaru bhp, może w pewnym stopniu naprowadzić organizację na „rozwiązania systemowe”.
Uwzględniając powyższe, pracownicy organizacji nie powinni się obawiać dodatkowej biurokracji po wprowadzeniu normy ponieważ większość obowiązków w zakresie bhp (co zostało już wcześniej podkreślone) znajduje się w przepisach prawnych. Zatem należy stwierdzić, że organizacja „z systemem” i „bez systemu” będzie operować na podobnej ilości dokumentów ponieważ i tak jest zobowiązana do przestrzegania przepisów a tym samym do procedowania w oparciu o konkretną dokumentację.
Oczywiście możemy spotkać się z sytuacją, która przy wprowadzeniu systemu jednak wprowadzi w organizacji bardzo dużo dodatkowych regulacji. Kiedy taka sytuacja będzie miała miejsce? Wtedy kiedy faktycznie nie są spełniane wymagania prawne a w firmie panuje umiarkowany porządek organizacyjny w obszarze bhp. Wprowadzanie wymagań normy PN-N 18001:2004 „wymusi” wtedy uzupełnienie tzw. luk systemowych, co może za sobą pociągnąć wiele zmian. Taki stan może wiązać się z aktualizacją starych lub wprowadzeniem nowych procedur, instrukcji, formularzy, zasad a nawet zmian organizacyjnych czy zmian w infrastrukturze organizacji.
Porządkując powyższe, organizacje chcące wprowadzić systemowe zarządzanie obszarem bhp zgodnie z normą, można generalnie podzielić na dwie grupy biorąc pod uwagę przyczyny wdrożenia systemu – podział taki szczegółowo przedstawiono na rysunku nr 1.
Rysunek nr 1. Wprowadzenie systemu znormalizowanego bhp a zmiany w organizacji
System zarządzania bhp a ISO 9001
Należy podkreślić, że jeszcze mniej pracy związanej z wdrożeniem systemu bhp będą miały organizacje, które już posiadają sprawnie działający system zarządzania jakością zgodny z PN-EN ISO 9001:2009. Dlaczego? Ponieważ norma PN-N 18001 jaki i norma odniesienia dla systemu zarządzania jakością oparte są o podobne reguły architektoniczne. U podstaw obu systemów leży pętla Deminga znana również jako cykl PDCA. Również podejście dotyczące generalnych zasad zarządzania jest identyczne. Taki układ wymusza jednolite podejście a tym samym pozwala na łączenie obszarów wspólnych pomiędzy systemami. W teorii może być to traktowane jako dobra praktyka ale faktycznie w praktyce jest podejściem oczywistym i w niektórych przypadkach wymaganym przez jednostki certyfikujące. Szerzej na ten temat łączenia poszczególnych systemów przeczytać można w dokumencie znanym jako PAS 99.
Norma a krajowe przepisy prawne
Żeby udowodnić, że norma PN-N 18001:2004 a tym samym system zarządzania bhp nie wprowadza szczególnie nowych wymagań dla organizacji (zwłaszcza posiadającej już wdrożony system zgodny z normą ISO 9001) poniżej zostanie przedstawiona analiza porównawcza wymagań normy i wybranych wymagań prawnych. Żeby analiza była jak najbardziej czytelna, jej wyniki zostaną przedstawione w formie tabelarycznej. Każda tabela odnosi się do poszczególnego wymagania normy PN-N 18001:2004 oraz wymagania prawnego, które zawiera wymagania dla organizacji zbliżone do wymagań normy.
W zestawieniu skupiono się głównie na kodeksie pracy i określonych przepisach wykonawczych, tych które dotyczą wszystkich organizacji funkcjonujących na terenie kraju. W zestawieniu nie uwzględniono szczegółowych wymagań branżowych jak również norm międzynarodowych oraz przepisów prawnych europejskich i międzynarodowych.
System zarządzania - wymagania ogólne
Organizacja powinna ustanowić system zarządzania bhp. System zarządzania bhp jest definiowany jako część ogólnego systemu zarządzania organizacją, która obejmuje strukturę organizacyjną, planowanie, odpowiedzialności, zasady postępowania, procedury, procesy i zasoby potrzebne do opracowania, wdrażania, realizowania, przeglądu i utrzymywania polityki bezpieczeństwa i higieny pracy.
Brak jednoznacznego zapisu
Schematycznie system zarządzania zgodny z normą można przestawić jako trójkąt wzajemnych zależności.
Oczywiście w przepisach prawnych nie ma wprost napisane o obszarze bhp jako o systemie. Jednak czytając przepisy łącznie pojawiają się w nich wszystkie wyżej zaprezentowane elementy, choć nie są one ze sobą bezpośrednio połączone i trudno wprost znaleźć pomiędzy nimi zależności tak jak tego wymaga norma.
Zaangażowanie najwyższego kierownictwa powinno przejawić się w:
- zapewnieniu niezbędnych zasobów w tym ludzkich i finansowych,
- uznania podejścia systemowego w zarządzaniu bhp,
- uznanie procesu bhp jako jednego z podstawowych obszarów wspierających podstawową działalność firmy,
- podpisanie i upowszechnienie polityki oraz celów bezpieczeństwa i higieny pacy,
- organizowaniu okresowych przeglądów systemu,
- zagwarantowanie ciągłego doskonalenia.
k.p. Art. 207.
§ 1. Pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Na zakres odpowiedzialności pracodawcy nie wpływają obowiązki pracowników w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz powierzenie wykonywania zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy specjalistomspoza zakładu pracy, o których mowa w art. 23711§ 2.
Ponoszenie pełnej odpowiedzialności za obszar bhp spoczywa na pracodawcy. Oczywiście zakres odpowiedzialności pracodawcy za obszar bhp jako system nie jest w przepisach prawnych tak dokładnie wyeksponowany jak ma to miejsce w normie. Jednak stosowanie tych wymagań to raczej kwestia świadomości i podejścia pracodawcy do obszaru bhp niż samych przepisów.
Polityka bhp to dokument strategiczny w organizacji. O ile nie ma takiego znaczenia operacyjnego to jest podstawowym dokumentem, który zawierać powinien deklarację kierownictwa do:
- minimalizacji wypadkowości i występowania chorób zawodowych,
- ciągłego doskonalenia systemu,
- spełniania właściwych przepisów prawnych,
- zapewnienia wszelkich niezbędnych zasobów,
- zapewnienia rozwoju pracowników.
4. zapewnić rozwój spójnej polityki zapobiegającej wypadkom przy pracy i chorobom zawodowym uwzględniającej zagadnienia techniczne, organizację pracy, warunki pracy, stosunki społeczne oraz wpływ czynników środowiska pracy.
Zasadniczą różnicą pomiędzy normą a wymaganiami prawnymi dotyczącą polityki bhp jest w zasadzie to, że norma wymaga aby taki dokument sporządzić formalnie przy współudziale pracowników lub ich przedstawicieli natomiast przepisy prawne mówią o tym, że należy prowadzić taką polityką żeby wypełnić wszystkie obowiązki prawne.
Współudział pracowników
Najwyższe kierownictwo powinno zapewnić środki i czas na doskonalenie systemu zarządzania bhp a pracownik jeżeli zostanie mu zagwarantowany współudział powinien czynnie uczestniczyć we wszystkich pracach mających na celu realizację postanowień polityki bhp.
k.p. Art. 211.
1. znać przepisy i zasady bezpieczeństwa i higieny pracy (…),
7. współdziałać z pracodawcą i przełożonymi w wypełnianiu obowiązków dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.
k.p. Art. 23711a.
k.p. Art. 23712.
W artykule 211 k.p. jest siedem punktów dotyczących podstawowych obowiązków pracownika. Już tylko biorąc pod uwagę pierwszy i ostatni z nich można zauważyć, że przepisy zobowiązują pracownika do realizacji wszystkich działań zmierzających do poprawy stanu bhp i jest to jego podstawowy obowiązek. Tak więc to nie tylko kierownictwo ma zapewnić i umożliwić współudział pracownikom w pracach ale ta współpraca powinna być obustronna. Tak więc pracownicy powinni czynnie uczestniczyć w pracach zmierzających do poprawy warunków bhp.
W dużych organizacjach ustawowo istnieje obowiązek tworzenia komisji bhp to jest konieczność której nie przewiduje norma.
Ponadto nie można zapominać o społecznej inspekcji pracy oraz związkach zawodowych i ich uprawnieniach ustawowych.
Planowanie - wymagania ogólne
Organizacja powinna planować działania mające wpływ na system zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Działania te powinny być udokumentowane.
Przepisy k.p. nie wskazują dokładnie na obowiązek planowania działań zwianych z obszarem bhp. W art. 207 k.p. ustawodawca wyraźnie wskazuje obowiązek podejmowania działań i ich realizacji nazywając to obowiązkiem reagowania na potrzeby w zakresie bhp. Obowiązek ustawowy nie wymusza jednak na organizacji dokumentowania tych działań co w normie jest praktykowane.
Organizacja powinna zapewnić dostęp do wymagań prawnych i innych (np. norm) oraz wewnętrzne regulacje, które określać będą sposób wprowadzania postanowień wymienionych dokumentów.
Konstytucja RP Art. 83.
Obowiązek stosowania wszystkich przepisów prawnych jest obowiązkiem konstytucyjnym. Zatem aby stosować przepisy prawne, każdy pracownik w organizacji powinien te przepisy znać a co za tym idzie powinien mieć zapewniony dostęp do takich przepisów. W normie dodano jedynie wymaganie, że w organizacji powinny być określone regulacje jak dany przepis w organizacji jest wprowadzony w życie. To znaczy jakie są terminy i odpowiedzialności oraz tryb takich działań.
W organizacji powinny zostać wyznaczone cele ogólne i szczegółowe dotyczące bhp. Tam gdzie jest to konieczne i wykonalne cele te powinny być mierzalne. Cele te powinny zostać udokumentowane.
W przepisach prawnych nie ma wymagań co do dokumentowania celów (w tym szczegółowych, które powinny być mierzalne) dotyczących poprawy warunków bhp. To jest nowe wymaganie dla organizacji. Ponadto jest ono bardzo ściśle powiązane z polityką bhp i planowaniem działań na rzecz bhp.
Planowanie powinno być dokumentowanie a plany poprawy warunków bhp zgodnie z normą powinny zawierać:
- osoby odpowiedzialne za realizację planu.
- określenie niezbędnych środków do realizacji planu,
- wyznaczenie terminu na realizację planu.
Pomimo tego, że w art. 207 k.p. podkreśla się obowiązek pracodawcy odnośnie reagowania na potrzeby w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy. To przepisy nie wspominają, że formalnie takie działanie powinno zostać udokumentowane. W systemach zarządzania bhp dokument taki nazywany jest – „ Planem poprawy warunków bhp”. Ponadto planowanie powinno podlegać nadzorowi, okresowym przeglądom i ewentualnym korekcjom.
Struktura, odpowiedzialność i uprawnienia
Norma wymaga od organizacji (poza ogólnymi zasadami podziału obowiązków pomiędzy pracowników) powołania przedstawiciela, który będzie odpowiedzialny za system bhp. Nazywa się taką osobę często Pełnomocnikiem ds. SZBHP lub Koordynatorem ds. SZBHP w zależności od struktury i przyjętej nomenklatury w organizacji.
Przestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy jest podstawowym
obowiązkiem pracownika. W szczególności pracownik jest obowiązany:
1) znać przepisy i zasady bezpieczeństwa i higieny pracy, brać udział w szkoleniu i instruktażu z tego zakresu oraz poddawać się wymaganym egzaminom
sprawdzającym,
k.p. Art. 212.
Oczywiście w przepisach prawnych nie wspomina się o konieczności powołania pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania BHP czyli osoby bezpośrednio odpowiedzialnej za system bhp, jednak Art. 23711 k.p. mówi:
§2. Pracodawca - w przypadku braku kompetentnych pracowników - może powierzyć wykonywanie zadań służby bhp specjalistom spoza zakładu pracy (…).
Ponadto Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. 1997 poz. 109 nr 704z późn. zm.) mówi, że:
5. Służba bhp podlega bezpośrednio pracodawcy. U pracodawcy będącego jednostką organizacyjną służba bhp podlega bezpośrednio osobie zarządzającej tą jednostką lub osobie wchodzącej w skład organu zarządzającego, upoważnionej przez ten organ do sprawowania nadzoru w sprawach z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.
Zatem uwzględniając powyższe żeby spełnić wymagania normy wystarczy dopisać jeden akapit do zakresu obowiązków pracownika odpowiedzialnego za obszar bhp lub pracownika służby bhp – być odpowiedzialnym za obszar bhp zgodnie z normą PN-N 18001:2004. Chociaż z drugiej strony czytając dokładnie w/w rozporządzenie w § 2. widzimy, że do zakresu działania służby bhp należy w pkt. 22:
inicjowanie i rozwijanie na terenie zakładu pracy różnych form popularyzacji problematyki bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii. Co można interpretować, że takie działania mogą dotyczyć wprowadzenia zasad normy PN-N 18001:2004.
Norma ponadto wymaga jasnego podziału odpowiedzialności i uprawnień pomiędzy personelem, którego praca ma wpływ na bezpieczeństwo i higienę pracy. Takie wymaganie nie jest dla uporządkowanych organizacji nowym wymaganiem. Regulacje tego typu można odnaleźć w regulaminie organizacyjnym oraz dokumentach towarzyszących np. kartach stanowiskowych gdzie wskazane są uprawnienia, odpowiedzialności a nawet system zastępstw.
Norma wymaga aby w systemie zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy zapewnić zasoby, do których należą:
- środki rzeczowe,
- sprzęt techniczny,
- zasoby ludzkie.
k.p. Art. 213.
§ 1. Pracodawca jest obowiązany zapewniać, aby budowa lub przebudowa obiektu budowlanego, w którym przewiduje się pomieszczenia pracy, była wykonywana na podstawie projektów uwzględniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy, pozytywnie zaopiniowanych przez uprawnionych rzeczoznawców, zgodnie z odrębnymi przepisami.
k.p. Art. 214.
k.p.Art. 215.
1) zapewniały bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w szczególności zabezpieczały pracownika przed urazami, działaniem niebezpiecznych substancji chemicznych, porażeniem prądem elektrycznym, nadmiernym hałasem, działaniem drgań mechanicznych i promieniowania oraz szkodliwym i niebezpiecznym działaniem innych czynników środowiska pracy.
k.p. Art. 216.
Choć w przepisach prawnych (wybrane zostały przedstawione powyżej) nie ma takiego zapisu, który bezpośrednio korespondowałby z wymaganiami punktu 4.4.2 normy to należy podkreślić, że wymagania stawiane pracodawcom odnośnie poprawnej realizacji procesu pracy, organizacji i wyposażenia pomieszczeń pracy, wykorzystywanych maszyn oraz stosowanych technologii przekłada się na konieczność zapewnienia odpowiednich zasobów. Można stwierdzić, że cały kodeks pracy opiera się o konieczność zapewnienia wszelkiego rodzaju zasobów żeby zrealizować wszystkie wymagania prawne. Taki układ w kodeksie pracy przekłada się na to, że zapewnienie zasobów nie zostało wpisane wprost w k.p. ale jest to oczywiste.
Szkolenie, świadomość, kompetencje i motywacja
Norma wymaga od organizacji udokumentowanych procedur w zakresie szkolenia pracowników w dziedzinie bhp. Ponadto w bardzo wyraźny sposób wskazuje na konieczność wprowadzenia systemu motywacyjnego celem podnoszenia bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie.
k.p. art. 94.
4. zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz prowadzić systematyczne szkolenie pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
7. stwarzać pracownikom podejmującym zatrudnienie po ukończeniu szkoły prowadzącej kształcenie zawodowe lub szkoły wyższej warunki sprzyjające przystosowaniu się do należytego wykonywania pracy,
8. zaspokajać w miarę posiadanych środków socjalne potrzeby pracowników.
k.p. Art. 2373.
W zakresie zapisów dotyczących kompetencji i szkoleń pracowników kodeks pacy jest w stosunku do normy bardziej szczegółowy. Ponadto należy pamiętać, że dodatkowo w zakresie szkoleń bhp należy stosować się do przepisów Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. 2004 nr 180 poz. 1860 z późn. zm.), które w § 1. określa:
Również jeżeli chodzi o świadomość pracowników odnośnie wagi wymagań bhp w trakcie pacy jest wyraźnie w kodeksie pracy podkreślone. Za lekceważenie podstawowych zasad bhp grożą pracownikowi stosowne kary.
Natomiast należy szczególną uwagę przyłożyć do zorganizowania w organizacji systemu motywacyjnego, o którym w przepisach prawnych nie wspomina się wprost.
W zakresie komunikacji norma wymaga określenia komunikacji wewnętrznej oraz komunikacji z zewnętrznymi stronami. Nie wprowadza szczegółowych zapisów co do regulacji tego obszaru.
1. zaznajamiać pracowników podejmujących prace z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami.
k.p. Art. 2374.
§ 2. Pracodawca jest obowiązany wydawać szczegółowe instrukcje i wskazówki dotyczące
bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach pracy.
Kwestia komunikacji w organizacji to jedna z bardziej złożonych i zawiłych kwestii w zakresie zarządzania. Norma w tym obszarze nie wprowadza bardzo szczegółowych wymagań dla organizacji. Wszystkie zapisy normy są bardzo ogólne i wskazują jedynie na obowiązek stworzenia procedur zapewniających sprawną komunikację. Natomiast ciekawym zapisem normy w zakresie komunikacji jest możliwość (w wielu przypadkach konieczność) wykorzystania specjalistycznego doradztwa z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Natomiast kodeks pracy w wielu przepisach poza wyżej wymienionymi ustanawia koniczność porozumiewania się pracodawcy z pracownikami lub ich przedstawicielami co jest tożsame z ustanowieniem bardzo konkretnych rozwiązań w zakresie szeroko rozumianej komunikacji. Kodeks pracy podobnie jak norma mówi również o komunikacji tzw. zewnętrznej. Przy czym kodeks bardzo uszczegóławia konieczność współpracy z właściwymi organami zewnętrznymi co potwierdzają m.in..:
k.p. Art. 209.
k.p. Art. 234.
k.p Art. 235.
Norma mówi o tym, że dokumenty i zapisy jakie są podstawą systemu oraz powinny być:
- łatwe do zlokalizowania,
- czytelne,
- poddawane okresowym przeglądom,
- oznaczone,
- dostępne w miejscu ich wykorzystania,
- datowana,
- aktualna.
Do podstawowych dokumentów systemu zarządzania bhp należą:
- polityka bhp,
- udokumentowane procedury,
- dokumenty wymagane prawem,
- dokumenty związane,
- zapisy.
Podejście w nadzorze nad dokumentami dopuszcza aby wszędzie tam gdzie mówi się o udokumentowanej procedurze, dokument procedury mógł funkcjonować w formie elektronicznej lub papierowej.
Dokumentacja systemu zarządzania bhp powinna być piramidalna zgodnie z wytycznymi norm technicznych ISO dotyczących systemów zarządzania. Wyróżnione poniżej graficznie poziomy można opisać w następujący sposób:
Poziom strategiczny - zawiera dokumenty wskazujące wizję oraz cele firmy w obszarze bhp,
Poziom strategiczny – zawiera Procedury, czyli sposoby realizacji poszczególnych działań. oraz instrukcje, czyli szczegółowe opisy wykonywania i zapisywania zadań.
Poziom operacyjny (bardzo ściśle powiązany w poziomem taktycznym - zawiera wszelkiego rodzaju formularze i różnego rodzaju zapisy. Zapisy to obiektywny dowód, (potwierdzenie) wykonania zaplanowanego działania.
Takiego obowiązku podziału i hierarchizacji dokumentacji nie ma w przepisach prawnych. Struktura dokumentacji zbudowana w oparciu o przepisy prawne jest „płaska” co może być przyczyną generowania dość złożonych błędów. Błędy te wynikają głównie z braku wskazania połączeń pomiędzy poszczególnymi wymaganiami. Takie błędy pojawiają się głównie w obszarach realizacji przepisów k.p. przez różne komórki organizacyjne.
Norma wskazuje obowiązek prowadzenia oceny ryzyka zawodowego oraz nakazuje aby udokumentować cały proces zarządzania ryzykiem. Procedura oceny ryzyka zgodnie z normą powinna obejmować działania związane z identyfikacją zagrożeń oraz oceną związanego z nimi ryzyka zawodowego.
k.p. Art. 226.
Zarządzanie ryzykiem zawodowym to najważniejszy element podejścia systemowego w obszarze zarządzania bezpieczeństwem i higieną pacy. Jego wyniki mają wpływ na planowanie oraz podejmowanie działań w wielu aspektach m.in.: badania czynników szkodliwych w środowisku pracy, zakup środków ochrony grupowej i/ lub indywidualnej, badania profilaktyczne pracowników, wyposażenie stanowiska pracy, tematykę szkoleń bhp. Norma odwołuje się w swojej treści do normy PN-N 18002:2000. Norma ta zawiera ogólne wytyczne dotyczące postępowania przy przeprowadzaniu oceny ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy oraz ogólne zasady przygotowania oceny ryzyka.
Obecnie należy stosować normę PN-N 18002:2011 która zastąpiła normę PN-N 18002:2000.
Przepisy ustawowe nie wprowadzają konieczności podejścia do zarządzania ryzykiem zawodowym jak do pewnego procesu ciągłego. Nie nakazują sporządzić procedury zarządzania ryzykiem, skupiają się głównie na ocenie i minimalizowaniu ryzyka. Natomiast wprowadzają o wiele bardziej precyzyjne zapisy w stosunku do normy odnośnie informacji jakie należy uwzględnić i udokumentować jako część wynikową oceny ryzyka. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U 2003 nr 169 poz. 1650 z późn. zm.) wprowadza następujące wymagania:
Po zmianie rozporządzenia w roku 2007:
po § 39 dodaje się § 39a-39c w brzmieniu:
"§ 39a. 1. Pracodawca ocenia ryzyko zawodowe występujące przy wykonywanych pracach, w szczególności przy doborze wyposażenia stanowisk i miejsc pracy, stosowanych substancji i preparatów chemicznych, biologicznych, rakotwórczych lub mutagennych oraz zmianie organizacji pracy. Podczas oceny ryzyka zawodowego uwzględnia się wszystkie czynniki środowiska pracy występujące przy wykonywanych pracach oraz sposoby wykonywania prac.
§ 39c. Pracodawca informuje pracowników o istniejących zagrożeniach, w szczególności o zagrożeniach, przed którymi chronić ich będą środki ochrony indywidualnej oraz przekazuje informacje o tych środkach i zasadach ich stosowania. Szczegółowe zasady stosowania środków ochrony indywidualnej określa załącznik nr 2 do rozporządzenia.";
Po zmianie rozporządzenie w roku 2008:
Należy pamiętać również, że zagadnienie oceny ryzyka zawodowego jest ujęte w wielu przepisach branżowych np.:
Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 28 czerwca 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy, prowadzenia ruchu oraz specjalistycznego zabezpieczenia przeciwpożarowego w podziemnych zakładach górniczych (Dz.U. 2002 nr139 poz. 1169 z późn. zm.), gdzie zapisano w § 5, że Przedsiębiorca zapewnia bieżące przeprowadzanie analiz i badań niezbędnych dla bezpiecznego prowadzenia ruchu zakładu górniczego, w tym dla oceny i dokumentowania ryzyka zawodowego.
Organizowanie prac i działań związanych ze znaczącymi zagrożeniami
Norma wymaga aby organizacja identyfikowała prace i obszary działań, które są związane ze znaczącymi zagrożeniami i dla tych prac:
- opracowywała instrukcje bezpiecznego wykonywania prac,
- planowała prace i nadzór nad ich realizacją,
- minimalizowała ryzyko wykonywania tych prac.
Ponadto w norma wymaga aby organizacja informowania klientów o wewnętrznych procedurach dotyczących prac szczególnie niebezpiecznych i wynikających z nich wymaganiań.
k.p. Art. 220.
k.p. Art. 221.
§ 1. Niedopuszczalne jest stosowanie substancji i preparatów chemicznych nie oznakowanych w sposób widoczny, umożliwiający ich identyfikację.
k.p. Art. 222.
§ 1. W razie zatrudniania pracownika w warunkach narażenia na działanie substancji, preparatów, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym, pracodawca zastępuje te substancje, preparaty, czynniki lub procesy technologiczne mniej szkodliwymi dla zdrowia lub stosuje inne dostępne środki ograniczające stopień tego narażenia, przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki.
k.p. Art. 2221.
k.p. Art. 223.
k.p. Art. 224.
k.p. Art. 225.
Nieco inna nomenklatura związana z pracami szczególnie niebezpiecznymi jest używana w normie i w przepisach prawnych. W normie mówi się o pracach związanych ze znaczącymi zagrożeniami a w k.p. o pracach gdzie mogą wystąpić szczególne zagrożenia.
Poza tym, że przepisy kodeksu podobnie jak wytyczne normy pracy wskazują na konieczność komunikacji na wszystkich poziomach zarządzania w zakresie organizacji prac szczególnie niebezpiecznych to dodatkowo skupiają się na działaniach prewencyjnych (zapobiegawczych) zmierzających do wyeliminowania czynników mogących spowodować szczególne zagrożenia a tym samym powodować, że prace zostaną zakwalifikowane jako prace szczególnie niebezpieczne.
Dodatkowe wymagania dla prac szczególnie niebezpiecznych można odnaleźć w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U 203 nr 169 poz. 1650 z późn. zm.) które w rozdziale 6- Prace szczególnie niebezpieczne:
W rozporządzeniu tym jest również szereg wymagań szczegółowych dotyczących m.in.:
- robót budowlanych, rozbiórkowych, remontowych i montażowych prowadzonych bez wstrzymania ruchu zakładu pracy lub jego części
- prac w zbiornikach, kanałach, wnętrzach urządzeń technicznych i w innych niebezpiecznych przestrzeniach zamkniętych
- prac przy użyciu materiałów niebezpiecznych
- prac na wysokości.
Ponadto przepisy branżowe, szczególnie dla gazownictwa, górnictwa, przemysłu hutniczego wprowadzają wiele dodatkowych obowiązków w zakresie planowania, organizowania, nadzoru oraz wykonywani prac w trakcie których może wystąpić szczególne zagrożenie dla zdrowia lub życia np.:
Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 8 lipca 2010 r. w sprawie minimalnych wymagań, dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, związanych z możliwością wystąpienia w miejscu pracy atmosfery wybuchowej (Dz.U. 2010 nr 138, poz. 931) wymaga aby pracodawca dokonał kompleksowej oceny ryzyka związanego z możliwością wystąpienia w miejscach pracy atmosfery wybuchowej, zwanej dalej "oceną ryzyka”, biorąc pod uwagę co najmniej:
2) prawdopodobieństwo wystąpienia oraz uaktywnienia się źródeł zapłonu, w tym wyładowań elektrostatycznych;
3) eksploatowane przez pracodawcę instalacje, używane substancje i mieszaniny, zachodzące procesy i ich wzajemne oddziaływania;
Zapobieganie, gotowość i reagowanie na wypadki przy pracy i poważne awarie
W zakresie gotowości i reagowania na wypadki przy pracy i awarie norma stawia wytyczne aby organizacja wprowadziła rozwiązania, które powinny skupiać się na identyfikacji możliwości wystąpienia sytuacji wypadkowych i awaryjnych. Kolejnym działaniem jakie organizacja powinna podjąć jest zagwarantowanie środków zapobiegających związanemu z nimi ryzyku zawodowemu. Ponadto norma mówi żeby z wszelkie działania organizacyjne były podejmowane w porozumieniu z zewnętrznymi służbami ratowniczymi i innymi służbami.
k.p. Art. 2071.
W myśl definicji zawartej w normie PN-N 18001:2004 awaria to zdarzenie powstałe w wyniku niekontrolowanego rozwoju sytuacji w czasie eksploatacji materiałów, urządzeń lub instalacji, prowadzące do powstania, natychmiast lub z opóźnieniem na terenie organizacji lub poza jej terenem, poważnego zagrożenia dla zdrowia ludzkiego i/lub środowiska, takie jak duża emisja substancji szkodliwych lub niebezpiecznych, pożar wybuch itp. Jedyną różnicę jaką można zauważyć w praktyce pomiędzy przepisami a wymaganiami normy to w systemie istnieje konieczność okresowego przeprowadzania ćwiczeń w warunkach symulowanych na wypadek wystąpienia awarii. Choć i tu przepisy ppoż. wymagają w niektórych przypadkach (uwzględniając wielkość i rodzaj strefy pożarowej obiektu) przeprowadzenia próbnej ewakuacji co jest tożsame.
Organizacja, która stosuje wymagania normy powinna ustanowić i utrzymywać procedury zapewniające, że zgodność z wymaganiami wewnętrznymi, przepisami prawa została zidentyfikowana i wykorzystana w specyfikacji dotyczących zakupów i umów leasingowych mających wpływ na bhp.
Choć kodeks pracy nie mówi wprost o konieczności nadzorowania realizowanych zakupów w kontekście zachowania standardów bhp to wprowadza do kompetencji pracodawcy bardzo wyraźnie odpowiedzialność za wszelkie działania w tym również domyślnie za zakupy mające wpływ na bezpieczeństwo i higienę pracy – art. 207 k.p.
W zakresie prac wykonywanych przez podwykonawców na rzecz i w imieniu organizacji należy zapewnić, że ustanowione w organizacji standardy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisy prawne są stosowane przez podwykonawców i ich pracowników.
k.p. Art. 208.
1. współpracować ze sobą,
2. wyznaczyć koordynatora sprawującego nadzór nad bezpieczeństwem i higieną pracy wszystkich pracowników zatrudnionych w tym samym miejscu,
3. ustalić zasady współdziałania uwzględniające sposoby postępowania w przypadku wystąpienia zagrożeń dla zdrowia lub życia pracowników,
4. informować siebie nawzajem oraz pracowników lub ich przedstawicieli o działaniach w zakresie zapobiegania zagrożeniom zawodowym występującym podczas wykonywanych przez nich prac.
<§3. Pracodawca, na którego terenie wykonują prace pracownicy zatrudnieni przez różnych pracodawców, jest obowiązany dostarczać tym pracodawcom, w celu przekazania pracownikom, informacje, o których mowa w art. 2071.>
Należy podkreślić, że choć wymagania w normie i w k.p. są sformułowane nieco inaczej to sprowadzają się wspólnego mianownika - zagwarantować bezpieczną pracę realizowaną przez podwykonawcę, szczególnie w momencie kiedy realizuje prace wspólnie z pracownikami organizacji wnosząc tym samym ryzyka do wewnątrz organizacji związane z procesem pracy.
Występuje rozbieżność w nomenklaturze normy i ustawy prawo zamówień publicznych (podwykonawca – wykonawca).
Sprawdzanie oraz działania korygujące i zapobiegawcze
Sprawdzenie czyli monitoring w normie sprowadza się do czterech zagadnień:
- Badanie wypadków przy pracy, chorób zawodowych i zdarzeń potencjalnie wypadkowych
- Auditowanie
- Niezgodności oraz działania korygujące i zapobiegawcze
Norma wymaga aby organizacja utrzymywała udokumentowane procedury monitorowania bezpieczeństwa i higieny pracy takiego obowiązku przepisy prawne nie przewidują. Jednak w wielu obszarach szeroko rozumianego monitoringu zarówno czynnego jak i biernego przepisy są o wiele bardziej precyzyjne niż norma. Przykłady niektórych z nich przedstawiono poniżej.
Badanie wypadków przy pracy, chorób zawodowych
k.p. Art. 227.
§ 1. Pracodawca jest obowiązany stosować środki zapobiegające chorobom zawodowym
i innym chorobom związanym z wykonywaną pracą, w szczególności:
k.p. Art. 235.
Norma i kodeks pracy w zakresie szeroko rozumianego monitoringu stawiają przed organizacja bardzo podobne wymagania. Oczywiście norma zgodnie z zasadami zarządzania nakazuje badać przyczyny zarejestrowanych błędów a także sprawdzać skuteczność podjętych działań naprawczych czego wprost w przepisach prawnych nie odnajdziemy.
W odróżnieniu do ogólnych zapisów normy w zakresie monitoringu przepisy prawne bardzo szczegółowo podchodzą do monitoringu środowiska pracy oraz monitoringu kondycji i stanu zdrowia pracowników. Należy w tym miejscu wymienić:
- Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy (Dz.U. 2011 nr 33 poz. 166),
- Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzenia badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. 1996 nr 69, poz. 332 z późn. zm.).
W obszarze wypadków i wypadkowości norma stawia bardzo ogólne wymagania, natomiast przepisy wprowadzają wymagania bardzo rygorystyczne i szczegółowe. Spośród wielu aktów prawnych należy wyróżnić:
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz.U. 2009 nr 105 poz. 870),
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznejz dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie trybu uznawania zdarzenia powstałego w okresie ubezpieczenia wypadkowego za wypadek przy pracy, kwalifikacji prawnej zdarzenia, wzoru karty wypadku i terminu jej sporządzenia (Dz.U. 2009 nr 236 poz. 1992),
- Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 16 września 2004 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz.U. 2004 nr 227 poz. 2298),
Odnośnie analiz występujących w organizacji chorób zawodowych najważniejsze przepisy prawne poza zapisami k.p. to:
- Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 1 sierpnia 2002 r. w sprawie sposobu dokumentowania chorób zawodowych i skutków tych chorób (Dz.U 2002 nr 132 poz. 1121 z późn. zm.).
Tutaj przepisy nie pozostawiają organizacji dużego marginesu na dobrowolność działań – terminy, odpowiedzialności, tryb postępowania oraz wzory dokumentów są z góry ustalone a za ich nieprzestrzeganie grożą dotkliwe kary.
W zakresie wypadków przy pracy jest w normie jedno pojęcie, którego nie można znaleźć w przepisach. Jest to pojęcie zdarzenia potencjalnie wypadkowego, które jest zdefiniowane jako niebezpieczne zdarzenie, związane z wykonywaną pracą, podczas którego nie dochodzi do urazów lub pogorszenia stanu zdrowia. Takich potencjalnych sytuacji przepisy prawne nie nakazują identyfikować natomiast norma mówi wyraźnie, że tego typu zdarzenia w systemowym podejściu do zarządzania bhp należy uwzględniać.
Podsumowując stwierdzić należy, że w zakresie monitoringu przepisy prawne są w stosunku do normy o wiele bardziej precyzyjne.
W przepisach prawnych nie należy szukać zapisów odnoszących się do auditowania stanu bhp oraz działań naprawczych (korygujących i/lub zapobiegawczych) w rozumieniu normy. Przepisy prawne koncentrują się głównie na kontroli stanu bezpieczeństwa i higieny pracy. Mówi o tym Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r.w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. 1997 nr 109 poz. 704 z późn. zm.) wprowadza w § 2. 1. zakres działania służby bhp, do którego należy m.in.:
1. przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, ze szczególnym uwzględnieniem stanowisk pracy, na których są zatrudnione kobiety w ciąży lub karmiące dziecko piersią, młodociani, niepełnosprawni, pracownicy wykonujący pracę zmianową, w tym pracujący w nocy, oraz osoby fizyczne wykonujące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.
Przeprowadzenie kontroli wewnętrznych w obszarze bhp w organizacji zgodnie z filozofią normy PN-N 18011:2006 wymaga jedynie zmiany podejścia mentalnego osób za takie kontrole odpowiedzialnych. Ponieważ organizacyjnie procesy kontroli i audytu są do siebie podobne można je ze sobą łączyć i realizować wspólnie.
Ponadto w taki proces można również uwzględnić w trakcie prowadzenia społecznych przeglądów warunków pracy, które powinny być realizowane przez społeczną inspekcję pracy (jeżeli została powołana zgodnie z przepisami prawa).
W zakresie prowadzenia działań naprawczych zgodnie z wykładnią normy PN-N 18001:2004 wystarczy aby wyniki monitoringu były w organizacji traktowane jako dane wejściowe do procesu analizy przyczyn odnotowanych problemów. Chodzi o to aby organizacja nie usuwała tylko skutków nieprawidłowości (tzw. działania korekcyjne). Pracownicy powinni patrzyć na nieprawidłowości bardzo szeroko i starali się wyeliminować przyczyny odnotowanych błędów oraz identyfikowała przyczyny potencjalnych niezgodności. Jeżeli organizacja wdroży i zachowa taką procedurę, np. wprowadzi te dodatkowe wymagania w zakresie obowiązkowych kontroli bhp, to również i ten punkt normy zostanie wypełniony.
Norma wymaga aby najwyższe kierownictwo organizacji w określonych odstępach czasu organizowało i realizowało przegląd systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Podczas przeglądu zarządzania na podstawie danych wejściowych należy zapoznać się ze stanem obecnym warunków bhp w organizacji oraz uwzględniając dane wyjściowe zaplanować działania doskonalące oraz wprowadzić je zgodnie z modelem pętli Deminga.
k.p. Art. 23713.
§ 2. Posiedzenia komisji bhp odbywają się w godzinach pracy, nie rzadziej niż raz na kwartał. Za czas nie przepracowany w związku z udziałem w posiedzeniach komisji bhppracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
Spotkanie komisji bhp mogą zostać potraktowane jako przegląd zarządzania. W zasadzie jeżeli organizacja poruszy podczas takiego spotkania wszystkie wymagane normą obszary oraz na spotkaniu będzie obecny przedstawiciel najwyższego kierownictwa to formalnie wypełnione zostaną wszystkie wymagania normy – punkt 4.6.
W małych organizacjach taki przegląd należy zorganizować od podstaw ponieważ komisja bhp jest organem , który funkcjonuje w organizacjach zatrudniających ponad 250 osób.
Dane na przegląd zarządzania powinny obejmować co najmniej:
- okoliczności wpływające na wymagania stanu bezpieczeństwa i higieny pracy,
- wyniki działań korygujących i zapobiegawczych,
- wyniki analiz wypadków przy pracy, chorób zawodowych i zdarzeń potencjalnie wypadkowych.
Wymaganie to można spełnić prowadząc bardzo szczegółowe analizy bhp, które są wymagane przepisami prawnymi. Niestety ustawodawca nie precyzuje co dokładnie w takiej analizie powinno się znajdować. Przepis ten znajduje się w RozporządzenieRady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. 1997 nr 109 poz. 704 z późn. zm.) wprowadza w § 2. 1. zakres działania służby bhp, do którego należy m.in.:
3) sporządzanie i przedstawianie pracodawcy, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy
Organizacja powinna wprowadzić i utrzymywać rozwiązania organizacyjne dotyczące ciągłego doskonalenia.
Ostatni punkt normy w zasadzie nie wprowadza kolejnego wymagania, które powinno się przełożyć na konkretne działania operacyjne. Punkt ten jest podsumowaniem wszystkich wymagań normy i obowiązkiem stosowania filozofii ciągłego doskonalenia. Do przepisów prawnych wymagań odnośnie ciągłego doskonalenia w obszarze bhp nie wprowadzono. Dlatego spełnienie w tym zakresie poszczególnych punktów normy to raczej potwierdzenie ambicji i aspiracji kierownictwa organizacji niż konieczność wprowadzania „rewolucyjnych” zmian.
Przepisów, które wskazują na konieczność planowania, przeprowadzenia oraz dokumentowania działań w obszarze bhp zgodnie z wymaganiami normy jest więcej. Powyższe zestawienie, choć zostało ograniczone jedynie do podstawowych przepisów, bardzo wyraźnie wskazuje, że sama norma nie wprowadza wielu nowych wymagań dla organizacji. Ponadto jeszcze raz należy podkreślić, że to przepisy prawne w wielu przypadkach są bardziej precyzyjne od normy. Ponadto wprowadzają przepisy dyscyplinujące wszystkich pracowników, co w praktyce jest bardzo pomocne, a w przypadku rozwiązań systemowych nie ma miejsca. Przepisy te przedstawiono poniżej:
k.p. Art. 108.
1. karę upomnienia,
2. karę nagany.
§2. Za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy - pracodawca może również stosować karę pieniężną,
a nawet zgodnie z:
k.p. Art. 52.
1. ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych, do których to między innymi należy (zgodnie z art. 100 i art. 211 k.p.) przestrzeganie wszystkich zewnętrznych i wewnętrznych regulacji dotyczących bezpieczeństwa i higieny prac (w tym również rozwiązań systemowych).
Norma – kto powinien a kto musi wdrożyć?
Zatem skoro przepisy prawne w zasadzie tworzą swoistego rodzaju „system bhp” to zastanowić się należy kto powinien rzeczywiście wdrożyć system zgodny z normą PN-N 18001:2004. Artykuł 5 ustęp 3 ustawy o normalizacji (Dz. U. 2002 nr 169 poz. 1386 z późn. zm.) stanowi, że stosowanie Polskich Norm jest dobrowolne. Zatem wymóg stosowania norm, opierając się tylko o ten zapis, jest jednoznaczny – normy są fakultatywne do stosowania.
Wymaganie dotyczące stosowania Polskich Norm zmienia się zasadniczo w kontekście zapisów artykułu 5 ustępu 4, który mówi, że Polskie Normy mogą być powoływane w przepisach prawnych po ich opublikowaniu w języku polskim. Taka sytuacja występuje na przykład w kontekście działań wykonywanych ze środków publicznych, podlegających ustawie prawo zamówień publicznych, która nakłada obowiązek uwzględnienia norm. Uogólniając, z obowiązkiem obligatoryjnego stosowania norm spotykamy się zawsze wtedy, kiedy zostały one przywołane w treści ustaw lub rozporządzeń ministrów.
Jak zatem powyższe odnosi się do stosowania normy PN-N 18001:2004. Oczywiście w żadnym akcie prawnym ta norma nie została przywołana dlatego oczywistym jest fakt, że stosowanie tej normy jest dobrowolne i tylko od decyzji organizacji zależy czy znormalizowany system zarządzania bhp zostanie wprowadzony do ogólnego systemu zarządzania czy też nie. Osobną kwestią jest certyfikacja wdrożonego systemu.
Zatem skoro pod kątem prawnym norma PN-N 18001:2004 jest dobrowolna do stosowania to czy są jakieś sytuacje, które mogą spowodować konieczność wdrożenia takiego systemu? Poniżej przedstawiono kilka przykładów. Należy jednocześnie podkreślić, że system zarządzania bhp zgodny z normą jest dedykowany wszystkim organizacjom. Jednak faktycznie konieczność wdrożenia systemu pojawia się w przedsiębiorstwach dużych i bardzo dużych. Zwłaszcza takich, w których:
- struktura organizacyjna a tym samym podział odpowiedzialności i uprawnień jest bardzo rozbudowany ze względu na stopień skomplikowania realizowanych procesów (zwłaszcza prac szczególnie niebezpiecznych),
- struktura firmy jest oddziałowa a jej jednostki są znacznie oddalone od siebie co uniemożliwia bezpośredni nadzór nad realizacją procesów pracy,
- struktura organizacyjna jednostek organizacyjnych nie jest jednolita a wyposażenie oraz realizowane procesy pracy różnią się od siebie.
Oczywistym jest również to, że stosowanie jednolitych standardów, wymagań, zasad i regulacji wewnętrznych w organizacji można utrzymać poprzez programowanie właściwego ładu korporacyjnego. Jednak podejście procesowe zgodne z normą PN-N 18001:2004 wiele zmienia i wprowadza konieczność tzw. „podejścia systemowego” oraz „ciągłego doskonalenia” co przedstawiono na rysunku nr 2.
Rysunek nr 2. Algorytm modelu ciągłego doskonalenie systemu zarządzania zgodnego z normą PN-N 18001:2004
Inną sytuacją, kiedy pojawić się może konieczność wdrożenia systemu zgodnego z PN-N 18001:2004, jest wymóg postawiony przez „rynek”. To kontrahenci, strategiczni klienci oraz konsorcja posiadające wdrożone systemy znormalizowane, często oczekują od organizacji posiadania systemu znormalizowanego. Niekiedy nawet partnerzy biznesowi oczekują od organizacji potwierdzenia skuteczności takiego systemu przez niezależną, akredytowaną jednostkę certyfikacyjną.
Czy system znormalizowany to wartość dodana?
Uwzględniając powyższe można postawić kolejne pytania. Czy system zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy zgodny z normą PN-N 18001:2004 faktycznie wprowadzi nową jakość w organizacji? Dlaczego warto wprowadzić wymagania normy jako zbiór standardów wewnętrznych w organizacji skoro niemal wszystkie a przynajmniej większość wymagań wynika z przepisów prawnych? Odpowiedź na wyżej postawione pytania oraz na inne, które niewątpliwie się pojawiły po lekturze artykułu należy znaleźć przed etapem programowania systemu zarządzania bhp oraz faktycznej realizacji procesu transformacji organizacji. Ponieważ pomimo usprawnień jakie niewątpliwie będą efektem poprawnego wdrożenia systemu zgodnego z normą PN-N 18001:2004, do których można zaliczyć m.in.:
- wprowadzenie szczegółowego opisu dokumentacji na wszystkich jej poziomach (strategiczny, taktyczny, operacyjny) celem zapewnienia poprawnej i terminowej realizacji zadań służbowych,
- wprowadzenie nadzoru nad działaniami i dokumentacją w celu uniknięcia jej niezamierzonego lub bezprawnego użycia (m.in. procedury operacyjne, DTR w tym instrukcje maszyn i urządzeń, dokumenty kadrowe),
- zaangażowanie w proces wszystkich niezbędnych zasobów ludzkich w zależności od struktury organizacyjnej i wielkości organizacji mogą to być pracownicy: działu kadr, działu szkoleń, działu adaptacji zawodowej, działów technicznych, społecznej inspekcji pracy, przedstawicieli związków zawodowych, laboratorium, działu zakupów i oczywiście służby bhp oraz najwyższego kierownictwa.
- wprowadzenie szczegółowego podziału obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień na wszystkich poziomach zarządzania w tym systemu zastępstw,
- opisanie i połączenie zgodnie z przyjętą metodyką obszarów wspólnych z procesem zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy z podstawowymi lub pomocniczymi procesami zarządczymi (min. planowanie inwestycji, badania wstępne i okresowe, szkolenia bhp, badania środowiska pracy i inne),
jest wiele zagadnień które należy uwzględnić przed wdrożeniem systemu, a które to były wymienione w formie pytań na początku artykułu. Zagadnieniom tym trzeba poświęcić należytą uwagę, być może zaprosić na spotkanie jednostki doradcze celem zasięgnięcia opinii o potencjalnych kosztach, terminach i możliwości oraz koncepcji wdrożenia systemu. Należy również przeprowadzić analizę dostępnych zasobów i ocenić ryzyka niepowodzenia projektu.
Jednak jeszcze raz na zakończenie należy podkreślić, że system zarządzania bhp w zasadzie jest najlepszym i stosunkowo najłatwiejszym mechanizmem optymalizacji obszaru bhp w organizacji (w tym gwarancji dla pracodawcy co do pełnego spełnienia przepisów prawnych). Więc świadome organizacje, nie powinny mieć większych wątpliwości dotyczących łatwości i sensu wdrożenia systemu.