Source: http://www.condominionews.com/2016/10/la-posta-elettronica-certificata-in.html
Timestamp: 2020-04-09 16:47:36+00:00
Document Index: 108808942

Matched Legal Cases: ['art. 3', 'art. 4', 'art. 45', 'art. 1135', 'art. 66', 'art. 69', 'art. 1136', 'art. 66', 'art. 3', 'art. 10']

Condominio News - Il condominio a portata di mano: La posta elettronica certificata in condominio
Le uniche comunicazioni tra amministratore e condomini per cui necessita la conferma dell’avvenuta ricezione sono quelle inerenti alla convocazione dell’assemblea, alla trasmissione del verbale d’assemblea, alla contestazione di inadempienze del condomino.
Con il D.P.R. 11 febbraio 2005 n. 68 e successiva emanazione delle regole tecniche di attuazione di cui al D.M. 2 novembre 2005, il legislatore italiano ha introdotto la possibilità di interloquire tra soggetti privati e tra questi con Enti pubblici in modo informatico; è stato necessario, però, provvedere a una regolamentazione al fine di assicurare la certezza, non solo, dell’autenticità della documentazione trasmessa, ma anche del mittente di detta comunicazione, qualora ci si voglia avvalere di tale strumento.
Il D.P.R. 68/2005 ha stabilito le caratteristiche e le modalità per l’erogazione e la fruizione di servizi di trasmissione di documenti informatici mediante posta elettronica certificata. A tale scopo ha precisato che i soggetti operanti con il servizio de quo sono: a) il mittente; b) il destinatario; c) il gestore del servizio erogato. Infatti il percorso precedurale parte dal mittente, transita dal gestore e perviene, infine, al destinatario. In particolare l’art. 3 del precitato decreto consente di accertare sia l’invio del messaggio di posta elettronica dall’utente al proprio gestore sia la disponibilità dello stesso gestore a trattenerlo nella casella di posta elettronica e, contestualmente, inviarlo nella casella del destinatario.
È stato reso possibile, quindi, un quadro dettagliato del percorso del messaggio dal mittente al destinatario finale.
L’art. 4 D.P.R. 68/2005, ha prescritto le modalità di utilizzo della posta elettronica certificata consentendo a persone fisiche e a Enti collettivi, pubblici o privati, di poter utilizzare tale servizio dichiarando espressamente, a ogni effetto giuridico, il solo indirizzo valido ai fini di ciascun procedimento intervenuto con la Pubblica Amministrazione o di ogni singolo rapporto intrattenuto con un altro soggetto privato.
Anche il destinatario deve dichiarare la disponibilità ad accettare tale servizio indicando il proprio indirizzo valido.
La sicurezza dell’avvenuta consegna del documento elettronico certificato, risulta attraverso una serie di ricevute inviate dal gestore del servizio a tutti i soggetti interessati, affinché sia opponibile ai terzi ogni riferimento temporale interente alla validità dei documenti trasmessi.
Se poi mittente e destinatario utilizzano lo stesso gestore il problema della certificazione è sicuramente agevolato; utilizzando invece due gestori diversi, la comunicazione deve garantire la capacità operativa tra loro dei servizi offerti, cosicché il gestore del destinatario deve rilasciare al gestore del mittente la ricevuta che attesta l’avvenuta presa in carico del messaggio.
Questo non impedisce, ovviamente, ai soggetti, utenti di questo servizio, di utilizzare la posta elettronica senza alcuna certificazione e, quindi, come mero mezzo di comunicazione non avente valore giuridico.
La sicurezza del percorso telematico, pertanto, e di tutte le fasi di trattamento del messaggio deve essere conservato su un apposito log dei messaggi per il tempo ex lege previsto. Le tracce informatiche inserite nel log dei messaggi sono, quindi, opponibili ai terzi; i gestori devono garantire la riservatezza, la sicurezza, l’integrità e l’inalterabilità nel tempo delle informazioni in esso contenute attraverso opportune soluzioni tecniche e organizzative.
È previsto, altresì, che, in caso di mancata consegna del messaggio elettronico o di presenza di virus nella corrispondenza, il mittente debba essere tempestivamente informato dal gestore del servizio. Ovviamente le ricevute rilasciate dai gestori e le buste di trasporto dei messaggi sono sottoscritte con firma elettronica.
I gestori devono essere a loro volta certificati e inseriti in apposito registro che costituisce una garanzia della loro serietà e della loro professionalità. Come sopra indicato il Ministero per l’innovazione e le tecnologie, con decreto 2 novembre 2005, ha fissato i principi generali per la formazione, la trasmissione, la validazione della posta elettronica certificata definendo, anche, la terminologia necessaria per la verifica del regolare processo di trasmissione e la conferma dell’autenticità del messaggio trasmesso; così il decreto ministeriale definisce quali siano il punto di accesso, il punto di ricezione e il punto di consegna nonché cosa siano la firma del gestore di posta elettronica, la ricevuta per accettazione, la ricevuta di presa in carico, la ricevuta di avvenuta consegna, il dominio di posta elettronica certificata; quest’ultima deve contenere unicamente caselle di posta elettronica certificata, affinché si possa, in concreto, realizzare la normativa inerente alla sicura e riservata trasmissione di documenti attraverso il sistema della posta elettronica certificata.
Vengono, quindi, stabilite con esattezza le caratteristiche dei messaggi e la conservazione, in particolare, dei log dei messaggi.
Sono, altresì, fissate:
per i gestori: la prassi d’iscrizione all’elenco dei gestori, nonché la redazione di un prontuario operativo che esponga le procedure attuate dal gestore nell’esecuzione della propria funzione.
per i gestori e per i titolari: i requisiti dei messaggi, la conservazione dei log dei messaggi, gli standard di servizio (per esempio il numero massimo dei destinatari, le estensioni del messaggio, etc.).
È sicuramente questo un sistema operativo di interesse e di rilievo particolari perché si adegua alla nuova tecnologia introdotta dalla scienza che indubbiamente consente di potere inviare documenti più velocemente con la sicurezza del giungere a destinazione e con minori costi di inoltro. L’art. 45 D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82, prevede che il documento informatico si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all’indirizzo elettronico da questi dichiarato; dunque, per analogia, non è necessario che il condomino destinatario lo legga concretamente.
La problematica, però, sorge per quanto attiene al condominio e inerisce a come possa essere utilizzato questo strumento nella comunicazione che l’amministratore invia ai condomini e ai terzi quali, ad esempio, i fornitori. È, infatti, necessario prendere in considerazione che le uniche comunicazioni tra amministratore e condomini per cui necessita la conferma dell’avvenuta ricezione sono quelle inerenti alla convocazione dell’assemblea, ordinaria o straordinaria che sia, alla trasmissione del verbale d’assemblea, alla contestazione di inadempienze del condomino, quale la morosità nel pagamento delle rate condominiali, o la violazione del regolamento contrattuale di condominio.
Diverso discorso invece può sorgere nelle comunicazioni tra amministratore e terzi, per esempio con l’istituto assicuratore per una denuncia di sinistro, con l’appaltatore per una denuncia di vizi dell’opera eseguita, con il professionista per il conferimento di incarico etc.; in questi casi la nuova disciplina sopra esaminata può essere applicata in quanto sicuramente aziende e professionisti che sono obbligati ad utilizzare il sistema de quo.
È opportuno allora rammentare che l’assemblea del condominio è l’organo deliberante della gestione e dei rapporti interpersonali tra i condomini con pieni poteri disciplinati, peraltro, dall’art. 1135 del codice civile (Cass. Civ. Sez. II, 25 maggio 2016 n. 10865).
Il codice stabilisce che le delibere adottate in assemblea devono essere assunte con il metodo collegiale e quindi è necessario, da una parte, che vi sia un soggetto attivo legittimato a convocare l’assemblea che l’art. 66 disp. att. c.c. individua nell’amministratore, se esistente, seppure con le dovute eccezioni, per esempio due condomini rappresentanti almeno un sesto del valore dell’edificio in caso di inerzia dell’amministratore stesso ovvero anche un solo condomino che richieda la modifica delle tabelle millesimali ex art. 69 disp. att. c.c.. Dall’altra è necessario che siano chiaramente individuati i soggetti destinatari che hanno il diritto di partecipare all’assemblea.
L’art. 1136 codice civile prescrive, altresì, che tutti i condomini devono essere convocati in assemblea e, considerata la inderogabilità di questa norma, la sua violazione determina l’annullabilità delle delibere assunte in tale assemblea, seppure eccepibile dal solo condomino che non sia stato convocato (Cass. Civ. Sez. II, 18 aprile 2014 n. 9082); per condomino, indubbiamente, si deve far riferimento non soltanto al proprietario di una unità immobiliare, ma altresì al nudo proprietario, all’usufruttuario, ai coniugi che sono in comunione legale dei beni, agli eredi di una comunione ereditaria, ai comproprietari di un’unica proprietà immobiliare e ai legali rappresentanti di coloro che risultano condomini, quale l’amministratore unico di una società a responsabilità limitata, il tutore di una persona interdetta, il curatore di un condomino fallito.
Lo stesso precitato art. 66 disp. att. c.c., come novellato dalla legge 11 dicembre 2012 n. 220, prescrive le modalità di convocazione dell’assemblea, indicandovi anche proprio la posta elettronica certificata.
L’altra norma inderogabile, costituita dal precitato articolo 66 disp. att. codice civile, prevede che la convocazione d’assemblea deve pervenire agli aventi diritto almeno cinque giorni prima della data dell’assemblea; considerata la modifica apportata dalla legge 220/2012, che, applicando il principio di solidarietà previsto dall’art. 3 della Costituzione, ha privilegiato la partecipazione di tutti coloro che abitano o lavorano nell’edificio condominiale, per aventi diritto a presenziare all’assemblea devono ricomprendersi i conduttori di unità immobiliari, seppure con i limiti relativi agli argomenti dell’ordine del giorno di loro competenza ai sensi dell’art. 10 l. 27 luglio 1978 n. 392.
Nel quadro generale della disciplina codicistica si rinvengono, per la convocazione dell’assemblea, specifici obblighi a carico dell’amministratore che deve adempiere affinché l’assemblea di condominio si possa considerare valida e, soprattutto, si possano considerare valide le singole delibere in essa assunte.
Ma rilevante altresì è l’invio del verbale d’assemblea in quanto l’eventuale impugnazione per annullabilità delle delibere assembleari, che oggi ne costituisce il maggior motivo, decorre dal trentesimo giorno in cui è pervenuto a destinazione il verbale stesso nel caso il condomino fosse stato assente all’assemblea che ha adottato la delibera impugnanda. Infatti, se il condomino fosse stato presente a tale assemblea, i trenta giorni decorrono dal giorno stesso dell’assemblea.
Ai fini della prova inerente al giorno in cui il condomino assente abbia ricevuto la copia del verbale, l’amministratore deve produrre un documento di data certa che ben può essere rappresentato dalla cartolina di ritorno della raccomandata inviata ovvero dalla ricevuta del gestore accreditato nel caso di inoltro del verbale con posta elettronica certificata.Se questo è il panorama della legislazione codicistica, la nuova legge non può modificare tacitamente la sua disciplina; infatti, l’abrogazione di una norma antecedente da parte di quella susseguente, deve essere o espressa o tacita, ma in questa ipotesi deve essere chiaramente in contrasto con quella abrogata.
È perciò evidente che l’amministratore di condominio può utilizzare questo nuovo strumento della posta elettronica certificata soltanto nell’ipotesi in cui tutti i condomini e gli aventi diritto come sopra individuati, nessuno escluso, siano muniti di posta elettronica per poterla ricevere ma, soprattutto, siano collegati con un gestore che possa certificare l’invio delle mail. Se ciò non fosse possibile, per qualsiasi evidente motivo non ultimo quello della mancanza di un gestore garante del processo di trasmissione, l’utilizzo della posta elettronica come mezzo di convocazione di assemblea o di invio del verbale sarebbe del tutto inefficace ricadendo totalmente sull’amministratore la responsabilità dell’impugnazione di una delibera condominiale da parte del condomino che non è stato convocato in assemblea.
Identico principio si applica in tutti i casi di messa in mora del condomino moroso o di diffida a colui che viola una qualsiasi clausola del regolamento contrattuale di condominio, necessitando sempre la certezza che gli atti de quibus siano regolarmente pervenuti al destinatario.
La posta elettronica è, d’altronde, un mezzo sempre più adoperato per comunicare con gli interlocutori del messaggio inviato dal mittente e, spesso, è uno strumento utilizzato anche per trasmettere comunicazioni per le quali non necessita una conferma certa di essere pervenuta a destinazione; tra queste, per esempio, una richiesta di informazioni da parte dell’amministratore all’avvocato che cura una vertenza giudiziaria per il condominio o una richiesta di preventivi alle ditte alle quali appaltare il rifacimento della facciata del condominio. In questi casi l’uso delle mail ben può sostituire il servizio postale ordinario.
Allo stato, però, questo “nuovo” strumento informatico è di difficile applicazione nell’ambito di un condominio, almeno, come sopra dedotto, nei rapporti tra amministratore e condomini, che sovente ne sono sprovvisti; ma certamente può essere utilizzata per ogni informazione da trasmettere a coloro che già posseggono un indirizzo di posta elettronica certificata.
E’ presumibile che in un prossimo futuro la posta elettronica certificata possa diventare uno strumento validamente impiegato, considerato anche che si potranno compensare gli attuali costi delle raccomandate con avviso di ricevimento con quelli di un gestore accreditato.
PROBLEMI CON LA PEC
La convocazione dell'assemblea; Modalità e termini dell’avviso di convocazione
Etichette: amministratore, casella, certificata, certificato, certificazione, condominiale, condominio, elettronica, giudice, inoltro, pec, piena, posta, postale, recapito, sentenza, tribunale, viterbo
Contratto con l'impresa di pulizie del condominio
La pulizia delle parte comuni del condominio, scale, cortile, ascensore, impianti, ..., sono a carico dei condomini. Questa pulizia può es...