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Timestamp: 2019-01-21 16:59:21
Document Index: 207648341

Matched Legal Cases: ['§3', '§ 9', '§ 34', '§ 3', '§ 6', '§ 11']

Vorsorgekartei ausscheidende Beschäftigte - Arbeitsmedizin - SIFABOARD
Vorsorgekartei ausscheidende Beschäftigte
12. Dezember 2018, 09:56
auch wenn ich Paragrafen und Verordnungen liebe, habe ich gerade ein Verständnisproblem.
§3 (4) ArbMedVV schrieb:
Der Arbeitgeber hat eine Vorsorgekartei zu führen mit Angaben, dass, wann und aus welchen Anlässen arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat; die Kartei kann automatisiert geführt werden. Die Angaben sind bis zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufzubewahren und anschließend zu löschen, es sei denn, dass Rechtsvorschriften oder die nach § 9 Absatz 4 bekannt gegebenen Regeln etwas anderes bestimmen. Der Arbeitgeber hat der zuständigen Behörde auf Anordnung eine Kopie der Vorsorgekartei zu übermitteln. Bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses hat der Arbeitgeber der betroffenen Person eine Kopie der sie betreffenden Angaben auszuhändigen; § 34 des Bundesdatenschutzgesetzes bleibt unberührt.
Karl Napp verlässt unseren Betrieb. Bei seinem Ausscheiden muss ich seine Daten aus der Vorsorgekartei löschen bzw. die Papierakten vernichten. Karl Napp händige ich vor der Löschung/Vernichtung eine Kopie der ihn betreffenden Daten aus. Diese Rechtsvorschrift macht doch nur für den Fall Sinn, dass sämtliche Daten digital vorliegen und vor der Löschung ein Ausdruck für den Betroffenen erzeugt wird. Ein Originalpapier zu kopieren und dann zu vernichten kann es ja wohl nicht sein. Also genüge ich der Vorschrift doch, wenn ich ausscheidenden Kollegen die Originale mitgebe, sofern keine längere Aufbewahrungsfrist aufgrund anderer Rechtsvorschriften existiert? Ich stehe gerade etwas auf dem Schlauch.
12. Dezember 2018, 10:37
Also genüge ich der Vorschrift doch, wenn ich ausscheidenden Kollegen die Originale mitgebe, sofern keine längere Aufbewahrungsfrist aufgrund anderer Rechtsvorschriften existiert?
Eine längere Aufbewahrungsfrist dürfte in vielen Fällen existieren, somit kann der ausscheidende Mitarbeiter nur eine Kopie erhalten. Siehe arbeitsmedizinische Regel 6.1.
12. Dezember 2018, 12:16
Ach Axel,
es ist ja lieb, wenn Du in jedes Thema schnell springst und antwortest (außer in der Mittagspause ), aber manchmal ist langsamer/weniger mehr. Die Arbeitsmedizinische Regeln greift hier nicht.
AMR 6.1 Ziffer 2 (4) schrieb:
Die Vorsorgekartei nach § 3 Absatz 4 ArbMedVV gehört nicht zu den ärztlichen Unterlagen im Sinne dieser AMR und ist nicht Gegenstand dieser AMR. Unbeschadet davon gehört eine Kopie der Vorsorgebescheinigung im Sinne des § 6 Absatz 3 Nummer 3 ArbMedVV zu den ärztlichen Unterlagen.
Die Kopien der Vorsorgebescheinigungen liegen ja bei den Betriebsärzten, die der Aufbewahrungsfrist nach ärztlichem Berufsrecht unterliegen.
13. Dezember 2018, 20:53
ich gebe den Ausdruck an die Personalabteilung, die leitet es an den Mitarbeiter weiter.
Eine Kopie kommt in den Ordner "Vernichtung", dort lager er 10 Jahre. Ordner ist natürlich weggeschlossen.
gerade im Bereich von BK-Anfragen fragt unsere BG manchmal nach ehemaligen Mitarbeitern. Da kann e s schon vorkommen das diese mehr als 20, 25 Jahre nicht mehr im Unternehmen sind.
Moin Arde,
wo siehst Du hier den Bezug zur Vorsorgekartei? So wie ich die ArbMedVV sehe, sind die Unterlagen mit dem Ausscheiden der Beschäftigten zu löschen.
14. Dezember 2018, 07:06
dafür gibt es ja die ärztlichen Unterlagen, die länger aufbewahrt werden, außerdem erhalten auscheidende Beschäftigte gemäß Arb MedVV beim Ausscheiden die sie betreffenden Unterlagen, für deren Aufbewahrung, Weitergabe an den neuen Arbeitgeber sie dann selbst verantwortlich sind.
14. Dezember 2018, 08:34
Der Klassiker ist: Schwerhörigkeit.
Nie eine Untersuchung gemacht, selten Gehörschutz getragen, Arbeit im Lärmbereich (?), jetzt kann er/sie gut schlecht hören. Wer ist schuld? Der Kopfhörer oder irgendein alter Arbeitgeber?
der betroffene hat doch seine Unterlagen. Wenn er keine Angebotsvorsorge wahrgenommen hat, hat er zumindest meine Anschreiben, mit denen ich ihn zur Vorsorge eingeladen habe, und er hat auch seine Rückantworten, mit denen er die Vorsorge abgelehnt hat. Alles sauber dokumentiert. Die ArbMedVV schreibt klipp und klar "Die Angaben sind zu löschen".
Aber das war eigentlich nicht die Ausgangsfrage. Mir stellt sich die Frage, warum ich dem Kollegen nicht die Originale mitgebe, wenn es keine längeren Aufbewahrungsfristen gibt.
§ 11 (4) DGUV Vorschrift 6 schrieb:
Der Unternehmer hat die Kartei und die ärztlichen Bescheinigungen für jeden Versicherten bis zu dessen Ausscheiden aus dem Unternehmen aufzubewahren. Danach sind dem Versicherten der ihn betreffende Auszug aus der Kartei und die ärztlichen Bescheinigungen auszuhändigen. Ein Abdruck des dem Versicherten ausgehändigten Auszugs ist wie Personalunterlagen aufzubewahren. Der Unternehmer hat der Berufsgenossenschaft den Abdruck auf Anforderung zur Aufbewahrung zu übergeben.
Interpretiere ich so, dass es nicht reicht, dem MA alle Originale zu übergeben und dessen Datensatz in der Vorsorgedatei zu löschen.
(Meine Kunden "sparen" sich in der Regel die Vorsorgekartei - sind ja "nur" Bildschirmarbeitsplätze - und sammeln einfach alle Bescheinigungen. Wenn sie gut sind auch Angebote samt Rückantworten pro Mitarbeiter. Kopien der Bescheinigungen kommen bei Ausscheiden in die Personalakte, den MA werden die Originale mitgegeben.)
Dieser Beitrag wurde bereits 2 mal editiert, zuletzt von Wickinger ( 14. Dezember 2018, 11:54 )
ich glaube es liegt möglicherweise ein Missverständnis bzgl. der Begrifflichkeit "Vorsorgekartei" vor.
Eure betriebsinterne Tabelle/Excelliste etc. auf welcher die Namen aller Mitarbeiter stehen und die jeweiligen Vorsorgeanlässe, Einladungsdaten etc. ist keine Vorsorgekartei im Sinne der Verordnung (auch wenn sie häufig dafür gehalten und oft auch so genannt wird).
Die Vorsorgekartei beinhaltet immer nur jeweils einen Mitarbeiter (also nur einen Ausschnitt der o.g. Gesamttabelle), sonst dürfte Sie schon aus Datenschutzgründen nicht ausgehändigt werden.
Auch das Bündel zusammengehefteter Vorsorgebescheinigungen ist formal noch keine Vorsorgekartei.
Inhaltlich ist die Aushändigung der Vorsorgekartei bzw. deren Kopie an den Mitarbeiter bei dessen Ausscheiden ohnehin nur bedingt sinnvoll. Gemäß ArbMedVV erhält der Mitarbeiter bei jeder Vorsorge ohnehin eine Kopie der jeweiligen Vorsorgebescheinigung. Der "Mehrwert" durch eine Kopie der Vorsorgekartei hält sich ( außer bei Mitarbeitern die Ihre Bescheinigungen verloren haben) also in Grenzen (das Bündel der Vorsorgebescheinigungen gibt Auskunft, welche Vorsorgen stattgefunden haben, die Vorsorgekartei gibt zusätzlich Auskunft, welche Vorsorgen noch hätten stattfinden müssen).
Dieser Beitrag wurde bereits 2 mal editiert, zuletzt von Doctor No ( 11. Januar 2019, 16:54 )