Source: http://www.windsors.cz/kontakty/podminky-ochrany-osobnich-udaju/
Timestamp: 2018-12-16 13:24:26+00:00
Document Index: 38119843

Matched Legal Cases: ['čl. 4', 'čl. 13', 'čl. 15', 'čl. 16', 'čl. 17', 'čl. 18', 'čl. 20', 'čl. 21', 'čl. 5']

Podmínky ochrany osobních údajů - WINDSORS
Košile Bespoke
Košile SOLITAIRE
Košile MTM
Albini Cotonificio
Manž. knoflíčky
Šaty ready-to-wear
Bespoke - šití na míru
1. Kdo jsme a jak nás kontaktovat?
Společnost WINDSORS s.r.o., IČO: 242 42 865, se sídlem Praha 7 - Holešovice, V Přístavu 1586/2, PSČ 17000, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 196424 (dále jen „Společnost") potřebuje v souvislosti s činností, kterou vykonává, sbírat osobní údaje o některých fyzických osobách. Těmito osobami jsou mj. zejména její zákazníci, dodavatelé a obchodní partneři dodavatelů a jiné osoby, se kterými je Společnost v určitém vztahu či s nimi komunikuje.
Tyto podmínky ochrany osobních údajů (dále jen „Podmínky") popisují, jak je ve Společnosti prováděno zpracování osobních údajů. Dále zajišťují, aby zpracování osobních údajů bylo v souladu s obecně závaznými právními předpisy, zejména s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení"), aby práva subjektů údajů byla náležitě chráněna, a aby subjekty údajů měli dostatečné informace o svých právech a postupech Společnosti v rámci zpracování osobních údajů.
Korespondenční adresa: Windsors s.r.o. Rohanské nábřeží 657/7, Praha 8 - Karlín
Telefon:+420 601 571 884
E-mail: recepce@windsors.cz
www.windsors.cz
Společnost zpracovává přesné a aktuální osobní údaje na základě zákonného titulu, korektně a transparentním způsobem, pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely, v minimálním nezbytném rozsahu, ukládá je ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů pouze po nezbytnou dobu ve vztahu k účelu a zajišťuje jejich integritu a důvěrnost pomocí vhodných technických a organizačních opatření a náležitého zabezpečení před jejich neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.
Před zahájením jakéhokoli zpracování osobních údajů Společnost stanovuje účel, pro který zpracovává osobní údaje. Takovým účelem je typicky uzavření smlouvy (včetně jednání směřujících k uzavření smlouvy) či plnění smlouvy se zákazníkem, kontaktování stávajících i potenciálních zákazníků za účelem nabídky produktů a služeb, poskytování služeb call centra, plnění zákonných povinností zejména v oblasti ochrany spotřebitele, účetnictví a daní.
Za jakým účelem jsou osobní údaje subjektu údajů zpracovávány, se subjekt údajů dozví z informací obsažených v těchto Podmínkách. Zpracování osobních údajů je po celou dobu prováděno výhradně v nezbytně nutném rozsahu a způsobem, který vede k dosažení předem stanoveného účelu.
Jakmile je účel zpracování naplněn, Společnost osobní údaje v souladu se zásadou minimalizace údajů (zpracování osobních údajů je přiměřené, relevantní, omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu zpracování) a omezení uložení (osobní údaje jsou uloženy ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou osobní údaje zpracovávány) vymazává, pokud je není třeba uchovávat pro jiný účel.
4. Jaké osobní údaje zákazníka jsou zpracovávány, za jakým účelem, v jakém rozsahu a po jakou dobu
1. Účel zpracování: Sjednání smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, a plnění z ní (např. smlouva o vyhotovené šatů na míru)
Právní základ zpracování: Zpracování je nezbytné v souvislosti s uzavřením a plněním, změnou nebo ukončením smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů
Rozsah zpracovávaných osobních údajů: Identifikační údaje, kontaktní údaje, platební údaje, údaje týkající se platební historie a vyhodnocování kreditního rizika, další údaje týkající se plnění závazku ze smlouvy (včetně např. emailové komunikace, zasílání upomínek apod.)
Doba zpracování: Po dobu trvání závazku ze smlouvy
2. Účel zpracování: Určení, výkon a obhajoba právních nároků Společnosti po ukončení závazku ze smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů
Právní základ zpracování: Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů Společnosti
Rozsah zpracovávaných osobních údajů: stejné jako v případě osobních údajů zpracovávaných pro účely sjednání a plnění smlouvy sjednané se subjektem údajů
Doba zpracování: Po dobu trvání promlčecích lhůt možných nároků po skončení závazku ze smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, případně po dobu delší, pokud např. dojde ke stavění promlčecí lhůty
3. Účel zpracování: Vedení účetnictví a plnění daňových povinností
Právní základ zpracování: Plnění zákonné povinnosti
Rozsah zpracovávaných osobních údajů: Identifikační údaje, kontaktní údaje, platební údaje, údaje týkající se platební historie, faktury
Doba zpracování: Po dobu 5 let (zákonná lhůta) od vytvoření dokumentu
4. Účel zpracování: Přímý marketing
Doba zpracování: Po dobu trvání závazku ze smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, a po dobu 1 roku od ukončení závazku z této smlouvy
5. Kdo jsou příjemci nebo kategorie příjemců osobních údajů
Příjemcem osobních údajů je výhradně společnost Společnost Dále mohou být příjemcem osobních údajů orgány veřejné moci (např. soudy, či policie) za podmínek stanovených právními předpisy.
6. Informace o automatizovaném individuálním rozhodování, včetně profilování
Společnost neprovádí automatizované individuální rozhodování o subjektech údajů.
7. Na základě jakého titulu zpracováváme osobní údaje?
Společnost zpracovává osobní údaje vždy na základě jednoho ze zákonných titulů vyjmenovaných v článku 6 Nařízení (právní základ pro zpracování). Nejčastěji uplatňovanými zákonnými tituly pro zpracování osobních údajů zákazníků prováděné Společností jsou:
a) uzavření nebo plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů;
b) plnění právní povinnosti, která se na Společnost jako správce vztahuje;
c) oprávněný zájem Společnosti či třetí strany, který převažuje nad zájmy a základními právy a svobodami subjektu údajů vyžadujícími ochranu osobních údajů; nebo
d) souhlas subjektu údajů se zpracováním jeho osobních údajů.
8. Jakým způsobem zpracováváme osobní údaje?
Osobní údaje jsou zpracovávány v elektronické nebo papírové formě.
Společnost přijímá technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů popsaná v těchto Podmínkách a vnitřních předpisech Společnosti a osobní údaje vždy dostatečně zabezpečuje a chrání před jejich zpřístupněním neoprávněným osobám.
9. Po jakou dobu zpracováváme osobní údaje?
Osobní údaje budou zpracovávány pouze po dobu potřebnou k naplnění účelu zpracování osobních údajů, která je určena individuálně. Nad rámec takto stanovené doby je Společnost oprávněna zpracovávat osobní údaje subjektu údajů po dobu stanovenou zvláštními právními předpisy nebo po dobu potřebnou k vymáhání práv Společnosti vůči subjektu údajů. Konkrétní dobu, po kterou budou osobní údaje daného subjektu údajů zpracovávány, se subjekt údajů dozví v čl. 4 těchto Podmínek
10. Jaká práva má subjekt údajů?
1) Právo na informace o zpracování osobních údajů
2) Právo na přístup k osobním údajům včetně kopie osobních údajů
4) Právo na výmaz (právo být zapomenut)
6) Právo na přenositelnost údajů
8) Právo nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování
9) Právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo k jinému příslušnému dozorovému úřadu v souvislosti se zpracováním osobních údajů.
11. Kde a jak uplatnit práva subjektu údajů?
Práva uvedená výše ad 1) – 8) může subjekt údajů uplatnit vůči Společnosti:
a) elektronicky na e-mailové adrese: recepce@windsors.cz
b) telefonicky na čísle +420 601 571 884
c) písemně na adrese sídla Společnosti
Právo uvedené výše ad 9) může subjekt uplatnit u Úřadu pro ochranu osobních údajů: elektronicky na e-mailové adrese posta@uoou.cz; prostřednictvím datové schránky ID: qkbaa2n; telefonicky na čísle +420 234 665 111; nebo písemně na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, případně u jiného příslušného dozorového úřadu v souvislosti se zpracováním osobních údajů.
11.1 Právo na informace (čl. 13 a 14 Nařízení)
Každý subjekt údajů obdrží od Společnosti stručným, transparentním, srozumitelným a snadno přístupným způsobem za použití jasných jazykových prostředků informace související se zpracováním jeho osobních údajů, a to v okamžiku, kdy od něj Společnost získává jeho osobní údaje. Pokud Společnost nezíská osobní údaje přímo od subjektu údajů, poskytne subjektu údajů informace v přiměřené lhůtě po jejich získání, ale nejpozději do jednoho měsíce.
Informace jsou poskytovány prostřednictvím dokumentu Souhlas se zpracováním osobních údajů a na internetových stránkách Společnosti
11.2 Právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 Nařízení)
Právo na přístup k osobním údajům má tři složky. Subjekt údajů ve své žádosti adresované Společnosti určí, kterou ze složek práva na přístup k osobním údajům využívá.
1) Subjekt údajů má právo získat od Společnosti potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány.
2) Pokud Společnost osobní údaje subjektu údajů zpracovává, je povinna mu sdělit následující informace (o které z těchto informací konkrétně subjekt žádá, rovněž stanoví ve své žádosti):
e) existence práva požadovat od Společnosti opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování;
f) právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo u jiného příslušného dozorového úřadu v souvislosti se zpracováním osobních údajů;
h) skutečnost, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, smysluplné informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro subjekt údajů.
3) Pokud Společnost osobní údaje subjektu údajů zpracovává, je povinna poskytnout subjektu údajů bezplatně kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie na žádost subjektu údajů může Společnost účtovat přiměřený poplatek odpovídající administrativním nákladům na pořízení těchto kopií. Právem získat kopii zpracovávaných osobních údajů nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
Jestliže subjekt údajů podává žádost v elektronické formě, budou informace poskytnuty v běžně používané elektronické formě, leda že by subjekt údajů ve své žádosti uvedl, že požaduje jiný způsob poskytnutí informací. O opatřeních přijatých na základě žádosti subjektu údajů informuje Společnost subjekt údajů do jednoho měsíce od obdržení žádosti, nejpozději však do tří měsíců od obdržení žádosti, byla-li lhůta v případě odůvodněné potřeby prodloužena.
11.3 Právo na opravu (čl. 16 Nařízení)
a) opravu nepřesných osobních údajů, které se ho týkají;
b) doplnění neúplných osobních údajů s přihlédnutím k účelům zpracování, a to i prostřednictvím poskytnutí dodatečného prohlášení.
Právo na opravu či doplnění subjekt údajů uplatní prostřednictvím žádosti, v níž subjekt údajů uvede své identifikační údaje, právo, jež prostřednictvím žádosti uplatňuje a způsob, jakým si přeje být informován o opatřeních přijatých Společností.
O opatřeních přijatých na základě žádosti subjektu údajů informuje Společnost subjekt údajů do jednoho měsíce od obdržení žádosti, nejpozději však do tří měsíců od obdržení žádosti, byla-li lhůta v případě odůvodněné potřeby prodloužena.
Společnost oznamuje jednotlivým příjemcům, jimž byly osobní údaje zpřístupněny, veškeré opravy osobních údajů, pokud je to možné s vynaložením přiměřeného úsilí. Pokud to subjekt údajů požaduje, informuje Společnost subjekt údajů o takto informovaných příjemcích.
11.4 Právo na výmaz / právo být zapomenut (čl. 17 Nařízení)
Na žádost subjektu údajů Společnost bez zbytečného odkladu vymaže jeho osobní údaje, pokud je dán některý z výše uvedených důvodů:
c) subjekt údajů vznese námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování nebo subjekt údajů vznese námitky proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu;
V žádosti o výmaz osobních údajů subjekt údajů uvede své identifikační údaje, právo, jež prostřednictvím žádosti uplatňuje, a způsob, jakým si přeje být informován o opatřeních přijatých Společností.
Jestliže Společnost osobní údaje zveřejnila a je povinna je vymazat, přijme s ohledem na dostupnou technologii a náklady na provedení přiměřené kroky, včetně technických opatření, aby informovala správce, kteří tyto osobní údaje zpracovávají, že je subjekt údajů žádá, aby vymazali veškeré odkazy na tyto osobní údaje, jejich kopie či replikace.
b) pro splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování osobních údajů podle práva Evropské unie nebo členského státu, které se na Společnost vztahuje, nebo pro splnění úkolu provedeného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je Společnost pověřena;
Společnost oznamuje jednotlivým příjemcům, jimž byly osobní údaje zpřístupněny, veškeré výmazy osobních údajů, pokud je to možné s vynaložením přiměřeného úsilí. Pokud to subjekt údajů požaduje, informuje Společnost subjekt údajů o tom, kteří příjemci osobních údajů byli takto informováni.
O opatřeních přijatých na základě žádosti subjektu údajů informuje Společnost subjekt údajů do jednoho měsíce od obdržení žádosti, nejpozději však do tří měsíců od obdržení žádosti, byla-li lhůta v případě odůvodněné potřeby prodloužena. Pokud na základě jedné z výše uvedených výjimek Společnost odmítne osobní údaje vymazat, informuje o tom subjekt údajů ve lhůtě jednoho měsíce od doručení žádosti, odůvodní užití výjimky a poučí subjekt údajů o právu podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo u jiného příslušného dozorového úřadu v souvislosti se zpracováním osobních údajů nebo žádat soudní ochranu.
11.5 Právo na omezení zpracování (čl. 18 a 19 Nařízení)
Subjekt údajů má právo na to, aby Společnost omezila zpracování jeho osobních údajů, v kterémkoli z těchto případů:
a) subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů; v tomto případě bude zpracování omezeno na dobu potřebnou k tomu, aby Společnost mohla přesnost osobních údajů ověřit;
b) zpracování osobních údajů je protiprávní, subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;
c) Společnost již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
d) subjekt údajů uplatnil právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů; v tomto případě bude zpracování omezeno, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Společnosti převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.
V žádosti o omezení zpracování subjekt údajů uvede své identifikační údaje, právo, jež prostřednictvím žádosti uplatňuje, důvod požadovaného omezení zpracování a způsob, jakým si přeje být informován o opatřeních přijatých Společností.
V důsledku omezení zpracování osobních údajů může Společnost předmětné osobní údaje nadále ukládat, avšak zpracovány mohou být pouze se souhlasem subjektu údajů, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Evropské unie nebo některého členského státu. V těchto případech bude subjekt údajů, který dosáhl omezení zpracování osobních údajů, Společností předem upozorněn na to, že omezení zpracování bude zrušeno.
Společnost oznamuje jednotlivým příjemcům, jimž byly osobní údaje zpřístupněny, veškerá omezení zpracování osobních údajů, pokud je to možné s vynaložením přiměřeného úsilí. Pokud to subjekt údajů požaduje, informuje Společnost subjekt údajů o tom, kterým příjemcům bylo takové oznámení podáno.
11.6 Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 Nařízení)
Subjekt údajů má právo získat osobní údaje, které se ho týkají, které poskytl Společnosti a které jsou zpracovávány automatizovaně, pokud je současně splněna některá z níže uvedených podmínek:
a) osobní údaje jsou zpracovávány pro konkrétní účel/-y na základě souhlasu subjektu údajů;
b) jedná se o zvláštní kategorii osobních údajů zpracovávaných pro jeden nebo více stanovených účelů na základě výslovného souhlasu uděleného subjektem údajů; nebo
c) zpracování osobních údajů je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů.
Za osobní údaje poskytnuté Společnosti jsou považovány údaje, které subjekt údajů přímo, vědomě a aktivně sdělil Společnosti.
V žádosti o přenos osobních údajů subjekt údajů uvede své identifikační údaje, právo, jež prostřednictvím žádosti uplatňuje, komu mají být údaje předány a způsob, jakým si přeje být informován o opatřeních přijatých Společností.
Společnost osobní údaje subjektu údajů poskytne ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Subjekt údajů je oprávněn předat získané osobní údaje jinému správci osobních údajů. Subjekt údajů si ve své žádosti zvolí, zda má Společnost osobní údaje poskytnout subjektu údajů nebo zda využije právo na to, aby jeho osobní údaje byly předány Společností přímo jinému správci/zpracovateli, je-li to technicky proveditelné.
11.7 Právo vznést námitku (čl. 21 Nařízení)
V případě zpracování osobních údajů na základě právního titulu oprávněného zájmu Společnosti má subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů z důvodů týkajících se jeho konkrétní situace, které v námitce popíše.
V případě obdržení námitky Společnost osobní údaje přestane zpracovávat (ponechá si je pouze uložené) a provede posouzení, zda má závažné oprávněné důvody pro jejich zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Pokud Společnost dojde k závěru, že takové důvody má, informuje o tom subjekt údajů, sdělí mu zároveň možnosti další obrany a ve zpracování osobních údajů pokračuje. Pokud Společnost naopak dojde k závěru, že dostatečné důvody pro zpracování osobních údajů nemá, subjekt údajů o tom informuje, zpracování ukončí a provede výmaz osobních údajů.
Subjekt údajů má právo vznést kdykoli námitku proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu, v důsledku čehož Společnost osobní údaje pro tento účel přestane zpracovávat.
Společnost na výše uvedené právo vznést námitku subjekt údajů výslovně, zřetelně a odděleně od jiných informací upozorní nejpozději v okamžiku první komunikace se subjektem údajů.
12. Za jakých podmínek předáváme osobní údaje?
Osobní údaje může Společnost jako správce zpracovávat přímo svými zaměstnanci, anebo prostřednictvím třetích osob (dále jen „Zpracovatel" nebo „Zpracovatelé"), a to zejména např. osoby provádějící správu webu, účetnictví atp. Společnost uzavřela s každým Zpracovatelem smlouvu o zpracování osobních údajů.
Zpracovatelé osobních údajů jsou uvedeni v čl. 5 těchto Podmínek. Zpracovatelé poskytli Společnosti dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby dané zpracování splňovalo požadavky Nařízení a aby byla zajištěna ochrana práv subjektů. Všichni Zpracovatelé doložili Společnosti dostatečné záruky nakládání s předávanými osobními údaji.
13. Jak zabezpečujeme osobní údaje?
Společnost zavedla následující opatření:
- úrovně oprávnění pro přístup k osobním údajům, autentizace, autorizace; antivirová ochrana; monitorování přístupů konkrétních osob k osobním údajům; zálohování.
Společnost jako zaměstnavatel zavázala své zaměstnance pověřené nakládáním s osobními údaji v pracovních smlouvách a dohodách mlčenlivostí a závazkem nakládat s osobními údaji výhradně dle pokynů Společnosti jako správce osobních údajů.
Tyto Podmínky byly schváleny jednatelem společnosti dne 25. 5. 2018 a nabyly účinnosti dne 25. 5. 2018.