Source: http://bip.bialystok.rio.gov.pl/index.php?r=1019&s=1052&v=1343
Timestamp: 2020-06-02 20:33:09+00:00
Document Index: 78623894

Matched Legal Cases: ['art. 1', 'art. 5', 'art. 26', 'art. 43', 'art. 45', 'art. 255', 'art. 35', 'art. 67', 'art. 40', 'art. 95', 'art. 95', 'art. 96', 'art. 68', 'art. 27', 'art. 68', 'art. 67', 'art. 44', 'art. 7', 'art. 13', 'art. 272', 'art. 6', 'art. 60', 'art. 60', 'art. 2', 'art. 54', 'art. 72', 'art. 272', 'art. 3', 'art. 144', 'art. 100', 'art. 21', 'art. 68', 'art. 99', 'art. 41', 'art. 98', 'art. 146', 'art. 4', 'art. 4', 'art. 67', 'art. 4', 'art. 9']

Data utworzenia: 2014-08-04 02:59
Data modyfikacji: 2014-08-04 02:59
Data publikacji: 2014-08-04 02:59
przeprowadzona w Urzędzie Gminy w Łomży
Ustalenia kontroli zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 czerwca 2014 roku (znak: RIO.IV.6001-2/14), o treści jak niżej:
W wyniku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy Łomża za 2013 rok i inne wybrane okresy, przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Łomża na podstawie art. 1 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1113, ze zm.) przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Białymstoku Zespół w Łomży, stwierdzono nieprawidłowości i uchybienia opisane w protokole kontroli, którego egzemplarz pozostawiono w kontrolowanej jednostce.
W zakresie zagadnień dotyczących organizacji wewnętrznej jednostki stwierdzono niezgodność ze stanem faktycznym zapisów regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Łomża. Regulamin określa zadania zastępcy wójta, a w szczególności stanowi, że w czasie nieobecności Wójta jego obowiązki pełni Zastępca Wójta. Mimo postanowień regulaminu nie powołał Pan zastępcy, w związku z czym przypisane temu stanowisku zadania nie są wykonywane na zasadach określonych regulaminem. Z uwagi na liczbę mieszkańców, stosownie do postanowień art. 26a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 594, ze zm.), w gminie Łomża może być powołany jeden zastępca wójta – str. 2 protokołu kontroli.
Analiza zagadnień organizacyjnych dotyczących podległych jednostek wykazała, że jednostki oświatowe gospodarują nieruchomościami bez określenia formy władania. W myśl postanowień art. 43 ust. 1 i art. 45 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2014 r. poz. 518) prawną formą władania nieruchomościami przez jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej jest trwały zarząd – str. 3 protokołu kontroli.
Kontrola poprawności zapisów w księgach rachunkowych, w świetle przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r. poz. 289), wykazała uchybienia polegające na tym, że:
a) w księgach Urzędu jako jednostki budżetowej, za pośrednictwem konta 139-2 „Inne rachunki bankowe” w korespondencji z kontem 240 „Pozostałe rozrachunki”, dokonywano rozliczeń z PUW i gminami dłużników z tytułu wpłat pochodzących od dłużników alimentacyjnych. Środki wyegzekwowane od dłużników Ośrodek Pomocy Społecznej wpłaca na rachunek ewidencjonowany na koncie 139. Mając na uwadze przepisy rozporządzenia oraz art. 255 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, ze zm.) rozliczeń tych należy dokonywać w księgach budżetu, za pośrednictwem kont 133 „Rachunek budżetu” i 224 „Rozrachunki budżetu” – str. 18 protokołu kontroli,
b) na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych" zarachowano bezpodstawnie kwotę 984 zł jako należność od przyszłego nabywcy działki Nr 1307, o pow. 0,0094 ha we wsi Jednaczewo – księgowania na należności dokonano bezpośrednio w następstwie poniesienia wydatku „za klasyfikację gruntów”. Na koncie 221, zgodnie z opisem jego funkcjonowania zawartym w załączniku nr 3 do rozporządzenia, ujmuje się ustalone należności z tytułu dochodów budżetowych. Wydatkowana kwota, zgodnie z treścią porozumienia zawartego przez Pana Wójta w dniu 31 października 2013 r. z przyszłym nabywcą tej działki, miała stanowić jeden z elementów kształtujących jej cenę. W momencie poniesienia wydatku powinna jednak być zaewidencjonowana w koszty – str. 21 protokołu kontroli,
c) nie dokonano odpisu aktualizującego należność w kwocie 935,20 zł stanowiącą niezapłaconą część ceny rozłożonej na raty za sprzedany lokal mieszkalny. Jak wynika z przedstawionej dokumentacji, zaistniały przesłanki do dokonania odpisu określone art. 35b ust. 1 ustawy (śmierć zobowiązanych, brak spadkobierców) – str. 21-22 protokołu kontroli,
d) należność w kwocie 5.623 zł zabezpieczoną hipoteką na nieruchomości dłużnika podatkowego ujęto nieprawidłowo na koncie 226 „Długoterminowe należności budżetowe”. O posiadaniu cech należności długoterminowej nie decyduje sposób jej zabezpieczenia. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia konto 226 służy do ewidencji długoterminowych należności lub długoterminowych rozliczeń z budżetem. Ujmuje się na nim w szczególności długoterminowe należności ewidencjonowane w korespondencji z kontem 840 „Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów”. Na stronie Ma konta 226 ujmuje się w szczególności przeniesienie należności długoterminowych do krótkoterminowych – na konto 221 – str. 22 protokołu kontroli.
Badając wykonywanie uchwały Nr XXIX/156/13/13 Rady Gminy Łomża z dnia 27 marca 2013 r. ustalającej dopłaty dla odbiorców usług wodociągowych stwierdzono, że dopłaty przekazywano Wodociągom Wiejskim spółka z o.o. w Łomży w okresach kwartalnych, niezgodnie z postanowieniem § 3 uchwały przewidującym, że dopłata będzie przekazywana w okresach miesięcznych – str. 95 protokołu kontroli.
Kontrola dokumentacji udzielania i realizacji zamówień publicznych w świetle przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, ze zm.) wykazała szereg nieprawidłowości.
Najistotniejsze nieprawidłowości stwierdzono w wyniku kontroli udzielenia i realizacji zamówienia publicznego na „Wykonanie remontów nawierzchni żwirowej i gruntowej dróg gminnych oraz dostaw kruszywa na terenie Gminy Łomża w 2013 roku”. W wyniku nieprawidłowego, bez należytej staranności, określenia przedmiotu zamówienia (przewidywanej ilości poszczególnych rodzajów usług i dostaw) oraz niedopuszczenia składania ofert częściowych doprowadzono do wyłonienia oferty niebędącej w rzeczywistości ofertą najkorzystniejszą, co wykazała analiza realizacji zamówienia.
Zawarty w specyfikacji istotnych warunków zamówienia opis przedmiotu zamówienia przewidywał realizację usług z zastosowaniem poszczególnych asortymentów kruszywa oraz realizację dostaw kruszywa według faktycznego zapotrzebowania, jak to zapisano m.in. w cz. 3 pkt 3.1. ppkt 3 specyfikacji: (…) ostateczna wartość zamówienia zostanie ustalona na podstawie obmiaru faktycznie wykonanych robót (faktyczna ilość wykonanych remontów z udziałem poszczególnych frakcji kruszywa w m3) i jednostkowej ceny ofertowej za poszczególny asortyment kruszywa zawartej w formularzu ofertowo-cenowym. Zacytowane postanowienia specyfikacji przywołuje Pan w złożonym wyjaśnieniu na uzasadnienie, iż dokonano wyboru oferty najkorzystniejszej, której wartość końcowa uwzględniająca wycenę całego i pełnego zakresu zamówienia była najniższa. Nie potwierdza tego analiza opłaconych faktur wybranego wykonawcy w porównaniu do ofert złożonych przez innych wykonawców, w związku z czym wybraną ofertę należy uznać za jedynie formalnie najkorzystniejszą. Wobec przyjętego sposobu ustalania wynagrodzenia, na podstawie faktycznej ilości wykonanych remontów z udziałem poszczególnych frakcji kruszywa w m3, istotą zamówienia powinno być wyłonienie wykonawców oferujących najniższe ceny jednostkowe na poszczególne asortymenty kruszywa. Okoliczność tę wskazuje Pan również w punkcie 2 wyjaśnienia motywując brak znaczenia dla wyniku postepowania omyłek w formularzach ofertowych, określających ilości poszczególnych frakcji kruszyw niezgodnie z ilościami podanymi w s.i.w.z. – kontrola wykazała np., że ilość piasku 0/2 do remontu w specyfikacji określono na 400 m3, a we wzorze oferty i ofertach wykonawców na 800 m3. Według wyjaśnienia we wzorze formularza cenowo – ofertowego zawarto informacje błędne – pochodzące z pliku z roku 2012. W postępowaniu nie dopuszczono do składania ofert częściowych na poszczególne frakcje kruszywa, co z kolei tłumaczy Pan ewentualnym chaosem organizacyjnym: możliwa duża liczba wykonawców, bez bliższego sprecyzowania. Według s.i.w.z. (pkt 3.3. w uwagach zawartych na str. 4) – usługi i dostawy będą sukcesywnie realizowane we wskazanych przez Zamawiającego miejscach…
Tak zwaną „wartość wstępną” zamówienia ustalono w szacunku dokonanym w dniu 17 kwietnia 2013 r. przez inspektora zatrudnionego w Urzędzie Gminy. Na tych samych zasadach ustalana była cena ofert w formularzach ofertowo-cenowych i w umowie z wybranym wykonawcą – na podstawie sumy iloczynów przewidywanej ilości i cen jednostkowych usług z zastosowaniem czterech asortymentów kruszywa oraz dostaw pięciu asortymentów kruszywa. Taka metoda szacowania, przy błędnych założeniach odnośnie ilości poszczególnych kruszyw (o czym niżej) doprowadziła do sytuacji, w której cena zakupionego faktycznie kruszywa i usług była najwyższa spośród złożonych ofert. Faktycznie bowiem zakupiono usługi remontowe za kwotę 173.495,32 zł, z czego 169.654,50 zł (97,78%) stanowiły zakupy usług z udziałem pospółki frakcji 2/32 w ilości 1.970,44 m3, której cena za 1 m3 w wybranej ofercie była najwyższa spośród ofert złożonych w przetargu (70 zł netto za 1 m3, podczas gdy w pozostałych 57,60 zł i 45,80 zł netto). Według wyliczenia dokonanego w protokole kontroli wynagrodzenie za usługi remontowe w ilości 1.970,44 m3 z udziałem pospółki frakcji 2/32 dla wykonawcy oferującego najniższą cenę wyniosłoby 111.002,76 zł brutto – różnica 58.652,12 zł. Tak znaczna rozbieżność w ocenie ofert była pochodną nieprawidłowego, nieuzasadnionego wyszacowania ilości poszczególnych asortymentów kruszywa – istotnie odbiegających od faktycznego późniejszego zapotrzebowania. Dotyczyło to w szczególności usług z udziałem pospółki frakcji 2/32, której zakup był kilkakrotnie wyższy od oszacowanego w s.i.w.z. – przewidywano zakup w ilości 350 m3. Zakupy usług remontowych z udziałem innych frakcji, a także dostaw materiałów innych frakcji były minimalne lub nie miały miejsca w ogóle (w zakresie usług i dostaw dotyczących piasku 0/2), zatem w praktyce nie miały istotnego wpływu na wartość zrealizowanego zamówienia jako całości. Cena „uśredniona” w ofercie wybranego wykonawcy była formalnie najtańsza tylko z tego powodu, że składały się na nią ceny kruszyw frakcji zakupionych w minimalnych ilościach lub tych, których w ogóle nie realizowano, a które były tańsze niż w innych ofertach.
W złożonym wyjaśnieniu wskazuje Pan, że zamawiający wykonując opis i szacunek zamówienia przyjął rozmiary rzeczowo asortymentowe (frakcje kruszywa) opierając się na pewnym doświadczeniu lat ubiegłych. Nie odpowiada to stanowi faktycznemu, bowiem – jak ustalono – w 2012 r. zakupy pospółki frakcji 2/32 także były najwyższe – wyniosły 1.370,80 m3, co wobec 400 m3 przewidzianych w s.i.w.z. na 2013 r. dowodzi, że nierzetelne szacowano ilości usług z udziałem tego kruszywa także w latach ubiegłych, a wnioski wynikające z realizacji zamówienia w 2012 r. nie zostały uwzględnione przy określaniu przedmiotu zamówienia na 2013 r. Przy czym, w przypadku zamówienia z 2012 r. cena usługi z kruszywem tej frakcji u wybranego wykonawcy była najniższa, zaś ceny innych zakupionych frakcji nie różniły się istotnie. Dalej wyjaśnia Pan, że zamawiający nie miał precyzyjnych informacji jaki rodzaj kruszywa i w jakiej ilości zostaną użyte do realizacji zamówienia – str. 117-121 protokołu kontroli.
W postępowaniu na przebudowę drogi gminnej nr 105 822 B, ul. Leśnej we wsi Podgórze stwierdzono następujące nieprawidłowości:
a) umieszczając ogłoszenie o zamówieniu w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej pominięto informację o przewidywanej możliwości udzielenia zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy, mimo tego, że taką możliwość przewidziano w specyfikacji istotnych warunków zamówienia dostępnej na stronie internetowej Urzędu (w tym we wzorze umowy) oraz w ogłoszeniu o zamówieniu zamieszczonym w Biuletynie Zamówień Publicznych. Artykuł 41 pkt 15 ustawy wymaga zamieszczenia w ogłoszeniu informacji o przewidywanych zamówieniach uzupełniających, jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie takich zamówień – str. 103 protokołu kontroli. Jednocześnie poprzez powyższe zaniechanie uchybiono przepisowi art. 40 ust. 6 pkt 2 ustawy wskazującemu, że ogłoszenie o zamówieniu odpowiednio zamieszczane lub publikowane w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie zamawiającego, na stronie internetowej, w dzienniku lub czasopiśmie o zasięgu ogólnopolskim lub w inny sposób, nie może zawierać informacji innych niż zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych,
b) umową z dnia 9 września 2013 r. udzielono zamówienia, natomiast ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamieszczono w BZP dopiero w dniu 13 stycznia 2014 r. Naruszono tym samym dyspozycję art. 95 ust. 1 ustawy nakazującego publikację ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publicznego w BZP niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego. Naruszenie art. 95 ust. 1 ustawy – poprzez zaniechanie w ogóle zamieszczenia ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w BZP – stwierdzono też w zakresie udzielenia przez zamawiającego zamówienia z wolnej ręki na roboty dodatkowe umową z dnia 30 listopada 2013 r. opiewającą na kwotę wynagrodzenia 95.831,28 zł (77.911,61 zł netto) – str. 104-105 protokołu kontroli,
c) niesporządzenie pisemnego protokołu postępowania o udzielenie zamówienia z wolnej ręki, zleconego umową z dnia 30 listopada 2013 r., czym naruszono art. 96 ust. 1 ustawy – str. 105 protokołu kontroli,
d) naruszenie art. 68 ust. 1 ustawy przy udzieleniu zamówienia z wolnej ręki zleconego umową z dnia 30 listopada 2013 r.; zgodnie z przywołanym przepisem zamawiający zobowiązany był do przekazania wykonawcy, wraz z zaproszeniem do negocjacji, informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, w tym istotnych dla stron postanowień, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólnych warunków umowy lub wzoru umowy. Przekazanie tych informacji następuje zgodnie z wyborem zamawiającego – pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną (art. 27 ust. 1 i 2 ustawy). Nie stwierdzono wystosowania zaproszenia do negocjacji i pozostałych informacji. Ze złożonych wyjaśnień wynika, że swego rodzaju zaproszenie do negocjacji wraz z informacjami niezbędnymi do przeprowadzenia postępowania stanowił protokół konieczności z dnia 10 października 2013 r., albowiem wykonawca zamówienia podstawowego będąc obecnym przy sporządzaniu protokołu konieczności uzyskuje niezbędną wiedzę do wykonania przedmiotowego zamówienia. Tezy zawarte w wyjaśnieniu nie zasługują na uwzględnienie, ponieważ protokół konieczności zawiera tylko wskazanie robót budowlanych jakie dodatkowo należałoby wykonać. W trybie zamówienia z wolnej ręki nie sporządza się specyfikacji istotnych warunków zamówienia, dlatego udokumentowanie przekazania tych informacji jest szczególnie istotne. Naruszono też dyspozycję art. 68 ust. 2 ustawy, gdyż nie odebrano od wykonawcy oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, do złożenia którego jest on zobowiązany najpóźniej do czasu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego zlecanego w trybie z wolnej ręki – str. 105 protokołu kontroli,
e) podstawą zawarcia umowy na roboty dodatkowe w dniu 30 listopada 2013 r. był protokół konieczności sporządzony w dniu 10 października 2013 r. oraz pismo z dnia 29 listopada 2013 r., wystosowane przez Urząd Gminy Łomża do wykonawcy zamówienia podstawowego. Ogólna wartość zamówienia opiewała na kwotę 77.911,61 zł i wynika z kosztorysu inwestorskiego prac dodatkowych z dnia 30 listopada 2013 r. Stwierdzono, że podana kwota została błędnie obliczona, gdyż rzeczywista wartość zamówienia udzielanego z wolnej ręki wynosiła 122.629,69 zł. Od kwoty tej odliczono bowiem w kosztorysie pozycję dotyczącą chodników o wartości 41.877,10 i pozycję dotyczącą krawężników i obrzeży o wartości 2.840,98 zł (ogółem 44.718,08 zł), co było następstwem rezygnacji z części chodników wchodzących w skład przedmiotu zamówienia podstawowego. Kwota 44.718,08 zł powinna być zatem odjęta od wartości zamówienia podstawowego, gdyż wartość umów zlecanych z wolnej ręki wynosiła w rzeczywistości 122.629,69 zł – str. 107-108 protokołu kontroli),
f) w protokole konieczności z 10 października 2013 r. roboty podlegające wykonaniu określono jako dodatkowe. Artykuł 67 ust. 1 pkt. 5 ustawy wskazuje, że zamawiający może udzielić dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym i nieprzekraczających łącznie 50% wartości realizowanego zamówienia, niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia, jeżeli z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego. Analiza protokołu konieczności wykazała m.in., że roboty polegające na doprowadzeniu do przejezdności przez ul. Spokojną w związku z koniecznością wprowadzenia objazdu na czas wykonywania robót drogowych na jezdni ul. Leśnej nie posiadają charakteru robót niezbędnych dla prawidłowego wykonania zamówienia podstawowego (przebudowy ul. Leśnej) – wykonanie zamówienia podstawowego nie jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego, a jedynie je usprawni i ułatwi. Z kolei prace wymienione w pkt 2 i 3 protokołu konieczności, polegające m.in. na rozebraniu płotów i wycince drzew i krzewów z pasa drogowego (z posesji przejętych pod budowę drogi), mimo że ich wykonanie jest niezbędne dla prawidłowego wykonania zamówienia podstawowego nie są następstwem sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia. Zamawiający posiadał pełną wiedzę co do konieczności wykonania powyższych prac już na etapie sporządzania kosztorysu inwestorskiego przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – str. 108-112 protokołu kontroli. Przedstawiony stan faktyczny świadczy o braku podstaw do udzielenia wykonawcy zamówienia z wolnej ręki z powołaniem się na wykonanie robót dodatkowych, ponieważ nie były spełnione warunki z art. 67 ust. 1 pkt. 5 ustawy. Przedstawiony stan faktyczny prowadzi ponadto do wniosku, że zamawiający błędnie opracował pierwotny przedmiot zamówienia, nie obejmując nim wszystkich niezbędnych do wykonania prac.
Postępowanie o udzielenie zamówienia na budowę rowu krytego – przedłużenia istniejącego rowu z rur PCV, budowy rowu otwartego, budowy przepustu jednootworowego oraz umocnienia skarp na wlocie i wylocie w istniejących pasach drogowych drogi gminnej nr 105 705 B o wartości szacunkowej 55.513,49 zł (13.810,70 euro) prowadzono na zasadach wynikających z „Regulaminu wewnętrznego udzielania zamówień publicznych, w których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro” wprowadzonego zarządzeniem Pana Wójta z dnia 20 października 2008 r. Procedurę udzielenia zamówienia o wartości od 7.000 do 14.000 euro rozpoczęto na podstawie notatki z przeprowadzonego rozeznania rynku. Notatka zgodnie z § 4 ust. 2 regulaminu powinna zawierać m.in. cenę oraz inne kryteria wyboru oferty. Stwierdzono uchybienie powyższej regulacji, bowiem w notatce z rozeznania zostało zawarte tylko jedno kryterium, na podstawie którego uzasadniono wybór wykonawcy – proponowaną cenę – pomimo tego, że w zapytaniach ofertowych kryteriami wyboru, oprócz ceny, były też termin wykonania zadania oraz okres gwarancji – str. 113-116 protokołu kontroli. Ponadto przy udzielaniu tego zamówienia stwierdzono, że w umowie z dnia 2 sierpnia 2013 r. określono termin realizacji zamówienia na dzień 31 sierpnia 2013 r., podczas gdy wybrany oferent zobowiązał się wykonać zadanie do 30 sierpnia 2013 r. Następnie w dniu 22 sierpnia 2013 r. aneksem wydłużono termin realizacji robót do dnia 31 października 2013 r. uzasadniając to trudnościami w zakupie przez wykonawcę rury na przepust.
Badaniu poddano też zlecenie realizacji usług pocztowych, które w 2013 r. wykonywała Poczta Polska S.A. na warunkach określonych umową z dnia 1 grudnia 1992 r., zmienianą kolejnymi aneksami. Nie stwierdzono zawarcia umowy na zasadach określonych w przepisach Prawa zamówień publicznych. Wartość zleconych w 2013 r. usług wynosiła 108.369,19 zł (26.960,19 euro), tj. powyżej progu 14.000 euro, od którego uzależniony był w okresie objętym kontrolą obowiązek stosowania procedur ustawy. Zamówienie o takiej wartości w obecnym stanie prawnym – po podniesieniu progu wymagającego stosowania ustawy do 30.000 euro w wyniku nowelizacji ustawy obowiązującej od 16 kwietnia 2014 r. – podlega zwolnieniu ze stosowania procedur ustawy. Wiadomość o zapowiadanej nowelizacji PZP przytacza Pan jako argument w wyjaśnieniu do protokołu, wskazując że przepisy uwalniające rynek usług pocztowych zmienione zostały z dniem 1 stycznia 2013 r.: W tym stanie prawnym procedura ogłoszenia przetargu nieograniczonego (…) oraz wypowiedzenia umowy z obecnym kontrahentem spowodowałaby wyłonienie usługodawcy dopiero pod koniec 2013 r. – str. 93 protokołu kontroli.
Kontrola wykazała, że dopiero od 2014 r. w trybie Prawa zamówień publicznych wybrano dostawcę energii elektrycznej, co w złożonym wyjaśnieniu tłumaczy Pan porozumieniem zawartym w dniu 21 maja 2012 r. pomiędzy gminą Łomża a PGE Obrót S.A. (PGE) na okres od 1 lipca 2012 r. do 31 grudnia 2013 r. W przypadku rozwiązania w w/w okresie umów przez Gminę, była ona zobowiązana do zapłacenia odszkodowania, w postaci kary umownej (…). Jak wynika z powyżej opisanej sytuacji, nie było możliwości przeprowadzenia w tym okresie przetargu (…) bez poniesienia znaczących strat. Z wyjaśnienia nie wynika dlaczego cytowanym porozumieniem dokonano zamówienia na okres od 1 lipca 2012 r. do 31 grudnia 2013 r. bez zastosowania zasad określonych Prawem zamówień publicznych. W 2013 r. za dostawy energii elektrycznej zapłacono 501.801,59 zł, w tym na oświetlenie ulic, placów i dróg 367.473,21 zł. Niezastosowanie przepisów Prawa zamówień publicznych do wyłonienia wykonawcy dostaw energii elektrycznej w 2012 r. stanowiło naruszenie dyspozycji art. 44 ust. 4 ustawy o finansach publicznych oraz art. 7 ust. 3 Prawa zamówień publicznych – str. 94 protokołu kontroli.
W toku kontroli dochodów budżetu gminy badaniu poddano m.in. dochody z tytułu podatków i opłat lokalnych, dla których organem podatkowym pierwszej instancji, w myśl art. 13 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, ze zm.), jest Pan Wójt. Kontrola prowadzona była w szczególności pod kątem prawidłowości i powszechności poboru dochodów, windykacji zaległości podatkowych oraz rachunkowości podatkowej, w tym rzetelności sporządzania sprawozdań budżetowych, co doprowadziło do następujących ustaleń.
Badanie prawidłowości i powszechności opodatkowania podatkiem rolnym wykazało nieprawidłowości polegające na nieprzedłożeniu do kontroli części informacji podatkowych, które stanowią podstawowy materiał dowodowy służący ustaleniu podstawy opodatkowania. W związku z powyższym organ podatkowy naruszył art. 272 Ordynacji podatkowej. W trakcie wskazanych tym przepisem czynności sprawdzających organ podatkowy powinien podjąć działania m.in. w celu ustalenia stanu faktycznego i ewentualnego wyegzekwowania prawidłowo wypełnionych informacji, których brak narusza art. 6a ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1381, ze zm.). Jak wykazano w opisie na str. 70 protokołu kontroli, w poddanej badaniu próbie wymiaru podatku rolnego w 9 przypadkach stwierdzono brak informacji – str. 34 protokołu kontroli.
Kontrolując ewidencję księgową dotyczącą konta nr …[1], prowadzonego dla podatnika podatku od nieruchomości stwierdzono, że wpłaty z tytułu wymienionego podatku na konto przedsiębiorcy (wskazanej w protokole kontroli spółki akcyjnej) dokonywane były przez ….[2] nie figurującej w ewidencji podatkowej Urzędu jako podatnik jakiegokolwiek z podatków, dla którego organem podatkowym jest Wójt Gminy Łomża. Na podstawie wyciągów bankowych stwierdzono, że przelewy tytułem zapłaty podatku od nieruchomości zostały dokonane z rachunku ...[3] w łącznej kwocie 4.463 zł i zaksięgowane zostały na koncie wskazanej w protokole kontroli spółki akcyjnej jako wpłata podatku od nieruchomości. Nie stwierdzono jakiejkolwiek reakcji służb organu podatkowego.
Zgodnie z art. 60 § 1 pkt 1 i 2 Ordynacji podatkowej za termin dokonania zapłaty podatku uważa się: przy zapłacie gotówką – dzień wpłacenia kwoty podatku w kasie organu podatkowego lub na rachunek tego organu w banku w placówce pocztowej w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529), w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, biurze usług płatniczych lub w instytucji płatniczej albo dzień pobrania podatku przez płatnika lub inkasenta, natomiast w obrocie bezgotówkowym – dzień obciążenia rachunku bankowego podatnika lub rachunku podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej lub rachunku płatniczego podatnika w instytucji płatniczej na podstawie polecenia przelewu. W myśl art. 60 § 1a cytowanej ustawy w przypadku polecenia przelewu z rachunku bankowego podatnika w banku lub instytucji kredytowej lub rachunku płatniczego podatnika w unijnej instytucji płatniczej w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz. U. Nr 199, poz. 1175, ze zm.), niemających siedziby lub oddziału na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, za termin zapłaty podatku uważa się dzień obciążenia tego rachunku, jeżeli wpłacana kwota zostanie uznana na rachunku bankowym organu podatkowego w terminie wskazanym w art. 54 ustawy o usługach płatniczych. W razie przekroczenia tego terminu za termin zapłaty uważa się dzień uznania kwoty na rachunku bankowym organu podatkowego.
Jak wyżej wskazano, terminem dokonania zapłaty w obrocie bezgotówkowym jest dzień obciążenia rachunku bankowego podatnika, czyli dzień, w którym rachunek podatnika został pomniejszony o kwotę podatku. W związku z tym, że na wpłacającym nie ciążył obowiązek zapłaty należności w żadnym podatku, zatem nie posiadał on statusu podatnika a dokonana wpłata stanowiła nadpłatę w rozumieniu przepisów Ordynacji podatkowej. Zgodnie z art. 72 § 1 pkt 1 Ordynacji za nadpłatę uważa się kwotę nadpłaconego lub nienależnie zapłaconego podatku. Niezależnie od powyższego, w myśl § 4 pkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375), do udokumentowania wygaśnięcia zobowiązania podatkowego służą między innymi dokumenty stwierdzające obciążenie rachunku bankowego podatnika z tytułu zapłaty podatku – w przypadku gdy podatnik dokonał zapłaty za pośrednictwem banku, a bank obciążył rachunek bieżący podatnika, ale nie przekazał środków na rachunek bieżący urzędu - na podstawie których przypisuje się bankowi zobowiązanie w wysokości zapłaty dokonanej przez podatnika.
Poczynione ustalenia świadczą o tym, że organ podatkowy miał obowiązek wszcząć postępowanie w sprawie ustalenia nadpłaty na koncie podatkowym …[4], w kwocie 4.463 zł i dokonać zwrotu nadpłaconego podatku. Należny podatek od nieruchomości powinien zaś zostać wyegzekwowany od podatnika wskazanego w protokole kontroli, wraz z odsetkami za zwłokę. W dniu 27 września 2013 r. do Urzędu Gminy w Łomży wpłynęły korekty deklaracji za lata 2010-2013 złożone przez podatnika wraz z wyjaśnieniami. Na podstawie złożonych korekt organ podatkowy w dniu 6 lutego 2014 r. wydał decyzję stwierdzająca nadpłatę podatku od nieruchomości za lata 2010-2013 w wysokości 30.480 zł, która została zwrócona na konto podatnika w dniu 7 lutego 2014 r. Natomiast zgodnie z powyższym opisem należało ustalić nadpłatę w kwocie 4.463 zł, na koncie podatkowym …[5], a pozostałą kwotę tj. 26.017 zł zwrócić jako nadpłatę podatnikowi wskazanemu w protokole kontroli – str. 44-46 protokołu kontroli.
Stwierdzono, że Gminny Ośrodek Kultury w Pniewie i Biblioteka Publiczna Gminy Łomża z siedzibą w Podgórzu nie składały deklaracji na podatek od nieruchomości oraz nie opłacały należnego podatku od nieruchomości pomimo ciążącego na nich obowiązku podatkowego. W związku z powyższym organ podatkowy naruszył art. 272 Ordynacji podatkowej. W trakcie wskazanych tym przepisem czynności sprawdzających organ podatkowy powinien podjąć działania m.in. w celu ustalenia stanu faktycznego i ewentualnego wyegzekwowania prawidłowo wypełnionych deklaracji. Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 95, poz. 613 ze zm.) podatnikami podatku od nieruchomości są osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki nieposiadające osobowości prawnej, będące: właścicielami nieruchomości lub obiektów budowlanych, z zastrzeżeniem ust. 3, posiadaczami samoistnymi nieruchomości lub obiektów budowlanych, użytkownikami wieczystymi gruntów, posiadaczami nieruchomości lub ich części albo obiektów budowlanych lub ich części, stanowiących własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, jeżeli posiadanie: wynika z umowy zawartej z właścicielem, Agencją Własności Rolnej Skarbu Państwa lub z innego tytułu prawnego, z wyjątkiem posiadania przez osoby fizyczne lokali mieszkalnych niestanowiących odrębnych nieruchomości, jest bez tytułu prawnego. Łącznie na konto budżetu gminy w latach 2011-2013 nie wpłynęła kwota z tytułu podatku od Gminnego Ośrodka Kultury w wysokości 2.729 zł, oraz od Biblioteki Publicznej w wysokości 11.391 zł – str. 46 protokołu kontroli.
Ustalono, że nie doręczono 42 decyzji wymiarowych dotyczących 2013 r. na kwotę 3.226 zł. Na decyzjach, które nie zostały doręczone, figurują niepełne adresy. Zgodnie z wyjaśnieniem pracowników zajmujących się wymiarem są to prawdopodobnie osoby nieżyjące. Nie prowadzono postępowania wyjaśniającego celem ustalenia spadkobierców i dokonania właściwego doręczenia decyzji wymiarowych w oparciu o przepisy art. 144-154 Ordynacji podatkowej. Nie podjęto działań na podstawie art. 100 ustawy, mających na celu przeniesienie odpowiedzialności podatkowej na spadkobierców. Należy wskazać, że zaniechanie ustalenia spadkobierców i niedoręczenie decyzji wymiarowych powoduje, że zobowiązanie podatkowe nie powstaje (art. 21 § 1 Ordynacji podatkowej), co w konsekwencji może prowadzić do przedawnienia określonego w art. 68 i nast. Ordynacji podatkowej. Zgodnie z art. 99 ustawy bieg terminów przedawnienia ulega zawieszeniu od dnia śmierci spadkodawcy do dnia uprawomocnienia się postanowienia sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, nie dłużej jednak niż do dnia, w którym upłynęły 2 lata od śmierci spadkodawcy – str. 51 protokołu kontroli.
Kontrolując terminowość wystawiania upomnień i tytułów wykonawczych stwierdzono, że w dwóch przypadkach zaległości w kwocie 124,80 zł nie zostały objęte upomnieniami oraz w jednym przypadku nie wystawiono tytułu wykonawczego na kwotę 104 zł – str. 59 protokołu kontroli.
Kontrolowana jednostka, w regulacjach wewnętrznych zawarła częściowo zasady przeprowadzania kontroli dotyczących podatków i opłat lokalnych, lecz nie ustaliła ich planu oraz zakresu i częstotliwości, a także okresu ich trwania. Organ podatkowy powinien kwestie te ustalić na podstawie analizy potrzeb, jakie wynikają z jego dokumentacji, z uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2013 r. poz. 672, ze zm.) – str. 61 protokołu kontroli.
Z kolei w Instrukcji w sprawie ewidencji oraz poboru podatków i opłat lokalnych oraz Instrukcji określającej zasady przeprowadzania kontroli podatkowej w zakresie podatku od nieruchomości, podatku rolnego, podatku leśnego, podatku od środków transportowych oraz opłaty skarbowej w Gminie Łomża… nie uwzględniono przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego – str. 62 protokołu kontroli.
Kontrola postępowań w sprawie zbycia nieruchomości wykazała przypadek naruszenia w pisemnym zawiadomieniu terminu zawarcia umowy sprzedaży. Wyłonionego nabywcę działki powiadomiono w dniu 3 kwietnia 2013 r., zaś umowę sprzedaży podpisano 8 kwietnia 2013 r., czyli po 5 dniach. Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu. Wyznaczony termin nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia – str. 67 protokołu kontroli.
Kontrola wykazała, że nie przedłożono Radzie Gminy projektu uchwały określającej stawki opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej oraz podziałem nieruchomości. Mimo odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne zawartej w piśmie nr ROP.0903-2/10 z dnia 25 listopada 2010 r, iż Projekt uchwały w sprawie opłaty adiacenckiej zostanie ponownie przedstawiony nowej Radzie Gminy Łomża” Pan Wójt do dnia 11 kwietnia 2014 r. nie przedłożył Radzie Gminy stosownego projektu – str. 81-82 protokołu kontroli. Należy wskazać, że opłata adiacencka stanowi określone ustawą o gospodarce nieruchomościami źródło dochodów gminy. Rada gminy ustalając wysokość stawki opłaty na podstawie przepisów art. 98a ust. 1 i art. 146 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami posiada swobodę w miarkowaniu jej wysokości – do wysokości określonej przywołanymi przepisami.
Stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości i uchybienia były w głównej mierze wynikiem nieprzestrzegania przepisów prawnych dotyczących gospodarki finansowej, zamówień publicznych i rachunkowości gminy, w tym funkcjonowania kontroli zarządczej.
1. Podjęcie działań zmierzających do wyeliminowania rozbieżności między stanem faktycznym, a postanowieniami regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy określającymi zadania zastępcy wójta.
2. Wydanie decyzji ustanawiających trwały zarząd nieruchomościami, którymi władają szkoły.
3. Zobowiązanie Skarbnika Gminy do wyeliminowania uchybień w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, poprzez:
a) przyjmowanie na rachunek budżetu wpłat środków od OPS stanowiących dochody pochodzące z realizacji zadań zleconych oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu z PUW i gminami dłużników alimentacyjnych za pośrednictwem konta 224 w ewidencji budżetu,
b) prawidłowe ujmowanie kwot należności na koncie 221, zgodnie z rzeczywistą treścią operacji gospodarczej,
c) dokonanie odpisu aktualizującego od należności dotyczącej niezapłaconej raty za sprzedany lokal mieszkalny; rozważenie umorzenia tej należności mając na uwadze okoliczności uniemożliwiające jej wyegzekwowanie,
d) księgowanie na koncie 226 wyłącznie należności posiadających cechy należności długoterminowych, mając na uwadze, że cechy te nie mają związku ze sposobem zabezpieczenia spłaty należności.
4. Przestrzeganie postanowień uchwały Rady Gminy określających częstotliwość przekazywania dopłat spółce Wodociągi Wiejskie.
5. Wyeliminowanie nieprawidłowości w zakresie udzielania zamówień publicznych, poprzez:
a) przestrzeganie zasady powszechności stosowania procedur Prawa zamówień publicznych przy udzielaniu zamówień o wartości przekraczającej kwotę określoną przepisem art. 4 pkt 8 tej ustawy,
b) dołożenie należytej staranności przy określaniu przedmiotu zamówienia na remonty dróg gminnych i dostawy kruszywa oraz przewidywanie w tych postępowaniach możliwości składania ofert częściowych, mając na uwadze stwierdzoną podczas kontroli realizację tego typu zamówienia w 2013 r. przez wykonawcę, którego oferta zawierała – w świetle faktycznie zleconego zakresu usług i dostaw – najbardziej niekorzystne dla zamawiającego warunki,
c) dołożenie należytej staranności przy sporządzaniu dokumentacji przetargowej w celu uniknięcia przypadków sprzeczności między specyfikacją istotnych warunków zamówienia i dokumentami stanowiącymi załączniki do niej,
d) zamieszczanie w ogłoszeniu o zamówieniu publikowanym w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej informacji tożsamych z ogłoszeniem opublikowanym w BZP w zakresie przewidzianej specyfikacją możliwości udzielania zamówień uzupełniających,
e) niezwłoczne (po zawarciu umowy) publikowanie w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzielonym zamówieniu publicznym, mając na uwadze, że obowiązek ten dotyczy również zamówień udzielanych z wolnej ręki o wartości przekraczającej kwotę określoną w art. 4 pkt 8 Prawa zamówień publicznych,
f) sporządzanie pisemnego protokołu z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie z wolnej ręki,
g) kierowanie do wykonawcy, któremu jednostka zamierza zlecić wykonanie zamówienia z wolnej ręki, zaproszenia do negocjacji wraz z informacjami niezbędnymi do przeprowadzenia postępowania, w tym istotnych dla stron postanowień, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólnych warunków umowy lub wzoru umowy,
h) odbieranie od wykonawcy zamówienia z wolnej ręki oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, najpóźniej do czasu zawarcia umowy,
i) zaniechanie kompensowania wartości zlecanych robót dodatkowych (niestanowiących robót zamiennych) z wartością robót objętych zamówieniem podstawowym, z których realizacji zamawiający rezygnuje,
j) udzielanie zamówień dodatkowych w trybie z wolnej ręki wyłącznie przy wystąpieniu wszystkich przesłanek określonych przepisami art. 67 ust. 1 pkt 5 Prawa zamówień publicznych, mając na uwadze w szczególności, że przesłanki takie nie zachodzą w przypadku zlecania wykonania robót pominiętych w wyniku niewłaściwego określenia przedmiotu zamówienia podstawowego.
6. Przestrzeganie ustalonych procedurami wewnętrznymi zasad sporządzania dokumentacji udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty określonej przepisem art. 4 pkt 8 Prawa zamówień publicznych. Udzielanie tego typu zamówień na warunkach zgodnych z otrzymanymi ofertami.
7. Wyegzekwowanie od podatników brakujących informacji w sprawie podatku rolnego.
8. Wszczęcie postępowań podatkowych celem ustalenia nadpłaty podatku od nieruchomości oraz dokonanie zwrotu nadpłaconego podatku właściwym podmiotom wskazanym w protokole kontroli i części opisowej wystąpienia. Wyegzekwowanie zaległego podatku wraz z odsetkami od podatnika zobowiązanego do jego zapłaty.
9. Wyegzekwowanie deklaracji na podatek od nieruchomości od Gminnego Ośrodka Kultury w Pniewie oraz Biblioteki Publicznej Gminy Łomża z siedzibą w Podgórzu oraz wpłaty podatku od nieruchomości wraz z odsetkami.
10. Przeprowadzenie postępowań wyjaśniających celem ustalenia spadkobierców i dokonania właściwego doręczenia decyzji wymiarowych.
11. Wyegzekwowanie zaległości podatkowych poprzez wszczęcie egzekucji w stosunku do zalegających podatników.
12. Opracowanie planów kontroli oraz podjęcie niezbędnych działań mających na celu realizację obowiązków w zakresie kontroli podatkowych, wynikających z przepisów Ordynacji podatkowej.
13. Dostosowanie uregulowań wewnętrznych dotyczących ewidencji podatków, wskazanych w części opisowej wystąpienia, do obowiązujących przepisów prawa.
14. Każdorazowe przestrzeganie prawidłowości wyznaczania terminu zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości.
15. Przedłożenie Radzie Gminy projektów uchwał w sprawie stawek opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości spowodowanego wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej oraz podziałem nieruchomości
Dodatkowo informuję o możliwości składania, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zastrzeżeń do zawartych w wystąpieniu wniosków za pośrednictwem Prezesa Izby do Kolegium Izby, zgodnie z art. 9 ust. 3-4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Bieg 30-dniowego terminu ulegnie zawieszeniu w stosunku do wniosków objętych zastrzeżeniem.
Odsłon dokumentu: 116879959
www.bialystok.rio.gov.pl | Wejść na stronę: 116879959 Strona główna | Informacje niedostępne | Pomoc | Redakcja | Kontakt |