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Timestamp: 2019-10-18 23:59:07
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Matched Legal Cases: ['artículo 209', 'artículo 209', 'artículo 60', 'artículo 24', 'artículo 6', 'artículo 25', 'artículo 273', 'artículo 1', 'artículo 50', 'artículo 27', 'artículo 4', 'artículo 29']

﻿ RESOLUCIÓN 591 DE 2005
RESOLUCIÓN 591 DE 17 DE MAYO DE 2005
CONTENIDO:ENTIDADES PÚBLICAS. SE EXPIDE EL MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL, DE LAS FUERZAS MILITARES Y DE SUS UNIDADES EJECUTORAS.
RESOLUCIÓN 591 DE 2005
“Por la cual se expide el Manual de contratación del Ministerio de Defensa Nacional, de las Fuerzas Militares y de sus unidades ejecutoras”.
en uso de sus facultades constitucionales y legales, en particular las que le han sido conferidas por los artículos 211, 216 y 217 de la Constitución Política de Colombia; la Ley 80 de 1993, la Ley 489 de 1998 y los decretos 1512 de 2000 y 49 de 2003, y
Que el Ministerio de Defensa Nacional conforme el artículo 209 de la Constitución Política, desarrolla su función administrativa bajo los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, entre otros;
Que la actividad contractual del Ministerio de Defensa Nacional como una manifestación del ejercicio de la función administrativa, debe ceñirse en cuanto a los procesos de selección, la celebración y ejecución de los contratos estatales, a los postulados del artículo 209 de la Constitución Política y a lo dispuesto por la ley general de contratación de la administración pública;
Que el “Manual de contratación” del Ministerio de Defensa Nacional adoptado por la presente resolución, establece los procedimientos generales aplicables a la actividad contractual del ministerio, permitiendo asumir una defensa sustantiva, sistemática, permanente y eficaz de sus intereses, que en últimas se traducen en los intereses de los administrados dado que con los procesos contractuales se persigue el cumplimiento de los fines estatales;
Que con la adopción del presente manual, el Ministerio de Defensa Nacional persigue, unificar, simplificar, capacitar, divulgar y esquematizar los procesos de selección de contratistas, sean centralizados o no, con el propósito de ejecutarlos de forma más eficiente y eficaz como garantía de la consolidación los fines estatales asignados al Ministerio de Defensa Nacional;
Que con el fin de asegurar el cumplimiento de los cometidos institucionales, fortalecer la transparencia y propender por procesos abiertos y participativos, se hace necesario adoptar el Manual de contratación del Ministerio de Defensa Nacional, las Fuerzas Militares y la Policía Nacional, que regule los procesos de selección de contratistas y procure herramientas para controlar la ejecución contractual;
ART. 1º—Objetivos. Son objetivos del manual, los siguientes:
Dotar al Ministerio de Defensa Nacional y a sus unidades ejecutoras, de un instrumento competitivo que garantice altos niveles de eficiencia y eficacia en materia contractual, de suerte que se logren los cometidos institucionales bajo esquemas objetivos y al amparo de compromisos éticos.
• Dotar a la institución de una herramienta que propenda por la eficacia y la calidad en el proceso de contratación.
• Regular procedimientos y establecer procesos uniformes de trabajo al interior del Ministerio de Defensa Nacional y de sus unidades ejecutoras.
• Ejecutar eficazmente los recursos asignados a las Fuerzas Militares y la Policía Nacional.
• Garantizar unidad de criterio.
• Generar opciones para capacitación a los destinatarios de la actividad contractual.
ART. 2º—Destinatarios. Son destinatarios del presente manual, entre otros:
1. Secretaría general del Ministerio de Defensa Nacional.
2. Oficina de control interno Ministerio de Defensa Nacional.
3. Oficina de planeación Ministerio de Defensa Nacional.
4. Oficina jurídica Ministerio de Defensa Nacional.
5. Dirección finanzas Ministerio de Defensa Nacional.
6. Dirección administrativa de la gestión general.
7. Dirección ejecutiva de justicia penal militar.
8. Subjefatura administrativa del comando general FF. MM.
9. Oficina de planeación comando general FF. MM.
10. Departamento administrativo de la Escuela Superior de Guerra.
11. Segundo comando del Ejército Nacional.
12. Jefatura logística del Ejército Nacional.
13. Dirección de ingenieros del Ejército Nacional.
14. Intendencia general del Ejército.
15. Segundo comando Armada Nacional.
16. Jefatura de operaciones logísticas de la Armada Nacional.
17. Segundo comando Fuerza Aérea Colombiana.
18. Jefatura de operaciones logísticas aeronáuticas de la Fuerza Aérea Colombiana.
19. Jefatura de apoyo logístico de la Fuerza Aérea Colombiana.
20. Dirección de servicios Fuerza Aérea Colombiana.
21. Dirección general de la Dirección General Marítima.
22. División administrativa de la Dirección General Marítima.
23. Dirección general de Sanidad Militar.
24. Subdirección administrativa y financiera de la dirección general de Sanidad Militar.
25. Subdirección administrativa y financiera de la dirección de sanidad de cada fuerza.
26. Subdirección Policía Nacional.
27. Gerencia plan de desarrollo Policía Nacional.
28. Fondelibertad.
29. Comisionado Policía Nacional.
30. Comisión Colombiana de Oceanografía.
Igualmente serán destinatarios todas aquellas personas naturales o jurídicas que tengan relación directa o indirecta con el Ministerio de Defensa Nacional, los entes de control y vigilancia, las veedurías ciudadanas, los proponentes, los contratistas y las compañías aseguradoras, entre otros.
ART. 3º—Marco ético. En los procesos de contratación que se adelanten bajo el régimen de este manual, prevalecerán los compromisos éticos al interior de la institución y en la interacción con terceros. Con la expedición de este manual los funcionarios encargados de la actividad contractual en el ministerio, asumen un compromiso ético en sus actuaciones, garantizando condiciones de equidad y justicia en la gestión administrativa.
Valores. Los valores que se enuncian, regulan la gestión de todos los servidores públicos que por virtud de sus funciones y/o de asesoría especializada, al igual que los terceros que participan en los procesos de selección de contratistas.
• Respeto (sic).
ART. 4º—Marco jurídico. El Ministerio de Defensa Nacional garantiza en el desarrollo de su actividad contractual el cumplimiento integral de los principios y disposiciones que rigen el ejercicio de la función pública y de la contratación de la administración pública, consagrados en la Constitución Política y la ley. Dentro de estos se mencionan:
• Debido proceso. Todo trámite se surtirá con observancia formal y material de las normas que determinen la ritualidad del proceso, en los términos de la ley y del presente reglamento.
• Buena fe. El derecho que se busca garantizar con la presunción de buena fe es el derecho de las personas a que los demás crean en su palabra, lo cual se inscribe en la dignidad humana, al tenor del artículo primero de la Carta. “(...) La buena fe se afianza gracias a disposiciones de derecho positivo que se inspiran en ese postulado y así logran crear un cauce y un marco seguro a la actividad estatal y particular (...)”.
• Transparencia. En virtud de este principio en los procesos contractuales se concederá a los interesados y a las autoridades públicas que así lo requieran, la oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten, para lo cual establecerá etapas que permitan el conocimiento de dichas actuaciones y otorguen la posibilidad de expresar observaciones. Lo anterior sin perjuicio de la confidencialidad que debe existir por parte de los comités evaluadores durante el proceso de evaluación, previo al traslado del informe pertinente y sobre aquellos asuntos o documentos que por su naturaleza la ley o los interesados, le imponen el carácter de reservados.
• Planeación. Previo a la apertura del procedimiento de selección o de la firma del contrato, según el caso, el Ministerio de Defensa Nacional o las unidades ejecutoras elaborará los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones o términos de referencia. Toda contratación responderá a una planificación encaminada al cumplimiento de los propósitos, objetivos, metas y prioridades del ministerio. Este principio de planeación contractual en armonía con los de interés general y legalidad, procura recoger para el régimen jurídico de los negocios del Estado el concepto según el cual, la selección de contratistas, la celebración de contratos, la ejecución y liquidación de los mismos, no pueden ser, de manera alguna, producto de la improvisación.
• Economía. Los procesos de selección de contratistas, se cumplirán y establecerán los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para la selección de la propuesta más favorable. Para este propósito, se señalarán términos preclusivos y perentorios para las diferentes etapas de la selección y las autoridades darán impulso oficioso a las actuaciones. En virtud de este principio no se ordenará la apertura de procedimiento de selección alguno, sin que previamente se cuente con los estudios, diseños, proyectos requeridos, pliegos de condiciones o términos de referencia, e igualmente sin que existan las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales. En todos los casos se tendrá presente que las reglas, procedimientos y recursos de la actividad contractual, buscan servir a los fines estatales, a la adecuada, continua y eficiente prestación de los servicios públicos y a la protección y garantía de los derechos de los administrados, para lo cual se evitarán interpretaciones que generen trámites distintos y adicionales a los expresamente previstos, o que permitan valerse de los defectos de forma o de la inobservancia de requisitos para no decidir o proferir providencias inhibitorias.
• Responsabilidad. Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos del Ministerio de Defensa Nacional, del contratista y de terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato. En todos los casos los servidores públicos responderán por sus actuaciones y omisiones antijurídicas y deberán indemnizar los daños que se causen por razón de ellas. Por su parte los contratistas, responderán cuando formulen propuestas en las que se fijen condiciones económicas y de contratación artificialmente bajas con el propósito de obtener la adjudicación del contrato. Igualmente responderán por haber ocultado al contratar, inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado información falsa.
• Calidad. Los funcionarios que intervienen en la actividad contractual, de acuerdo con las competencias a ellos asignadas, controlarán la calidad de los procesos y de los bienes, obras o servicios obtenidos como resultado de la ejecución de los contratos. A tal efecto, exigirán que los bienes, obras y servicios contratados se ajusten a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas de carácter nacional o aquellas expresamente establecidas por el Ministerio de Defensa Nacional. En aquellos casos en que así lo requiera el Ministerio de Defensa Nacional, el contratista indicará los planes o programas de aseguramiento de la calidad con el cual respalde los bienes, obras o servicios que ofrece.
• Igualdad. Se proscribe toda forma de discriminación y por consiguiente a todas las personas que participen en sus procesos de selección, se les concederá igualdad de tratamiento y oportunidades, respetando el orden en que hayan actuado.
• Selección objetiva. Es objetiva la selección en la cual la escogencia se hace al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y, en general, cualquier clase de motivación subjetiva. Por ello, ofrecimiento más favorable es aquel que, teniendo en cuenta factores tales como cumplimiento, experiencia, organización, equipos, calidad, plazo, precio, entre otros y la ponderación precisa, detallada y concreta de los mismos, se ajusta a las condiciones objetivas previstas en el pliego de condiciones. Para este mismo efecto el Ministerio de Defensa Nacional efectuará las comparaciones del caso teniendo en cuenta, adicionalmente, los precios o condiciones de mercado y los estudios propios de la entidad.
• Moralidad. Se garantiza que todas las actuaciones desarrolladas con ocasión del proceso de contratación estarán inspiradas por los principios legales que dirigen y juzgan el comportamiento de la sociedad. Como instrumento garante de la efectividad del principio, se adoptan los pactos de integridad o compromisos éticos, los cuales se suscribirán tanto por los servidores públicos, como por los interesados en presentar propuestas al Ministerio de Defensa Nacional, unidades ejecutoras y demás dependencias a quienes se aplique este manual.
• Publicidad. Todos los procesos y documentos de contratación estarán a disposición pública, excepto aquellos que por su naturaleza estén amparados de reserva legal o sobre los referidos a condiciones técnicas especiales que generan restricción de acceso. Por norma general, los procesos se publicarán en el sitio web respectivo y se garantiza a todos los interesados el libre e incondicional acceso a los pliegos de condiciones o términos de referencia.
Dentro de las disposiciones legales aplicables al proceso de contratación, se enuncian las siguientes, sin perjuicio de la aplicación de normas que sobre la materia se expidan con posterioridad a la vigencia de este manual, caso en el cual, se entenderán incluidas.
• Ley 80 de 1993, por la cual se expide el estatuto general de contratación de la administración pública.
• Decreto 855 de 1994, por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993 en materia de contratación directa.
• Decreto 2681 de 1993, por el cual se reglamentan parcialmente las operaciones de crédito público, las de manejo de la deuda pública, sus asimiladas y conexas y la contratación directa de las mismas.
• Decreto 94 de 1994, por el cual se delega la facultad de celebrar a nombre de la Nación las operaciones a que se refiere el Decreto 2681 de 1993.
• Decreto 679 de 1994 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993.
• Decretos 92 de 1998 y 2788 de 2003.
• Decreto 287 de 1996, por el cual se reglamentan los artículos 24, 25, 29 y 30 de la Ley 80 de 1993.
• Decretos ejecutivos 1512 de 2000 y 49 de 2003, por medio de los cuales se reestructura el Ministerio de Defensa Nacional.
• Decreto 2170 de 2002, por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993, se modifica el Decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999.
• Resolución de Delegación 130 de 2005 y aquella que la modifique, sustituya o revoque.
ART. 8º—Ley 80 de 1993, serán inhábiles para contratar:
“a) Las personas que se hallen inhabilitadas para contratar por la Constitución y las leyes;
b) Quienes participaron en las licitaciones o concursos o celebraron los contratos de que trata el literal anterior estando inhabilitados;
c) Quienes dieron lugar a la declaratoria de caducidad;
d) Quienes en sentencia judicial hayan sido condenados a la pena accesoria de interdicción de derechos y funciones públicas y quienes hayan sido sancionados disciplinariamente con destitución;
e) Quienes sin justa causa se abstengan de suscribir el contrato estatal adjudicado;
f) Los servidores públicos;
g) Quienes sean cónyuges o compañeros permanentes y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con cualquier otra persona que formalmente haya presentado propuesta para una misma licitación o concurso;
h) Las sociedades distintas de las anónimas abiertas, en las cuales el representante legal o cualquiera de sus socios tenga parentesco en segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el representante legal o con cualquiera de los socios de una sociedad que formalmente haya presentado propuesta, para una misma licitación o concurso.
Las inhabilidades a que se refieren los literales c), d) e i) se extenderán por un término de cinco (5) años contado a partir de la fecha de ejecutoria del acto que declaró la caducidad, o de la sentencia que impuso la pena, o del acto que dispuso la destitución; las previstas en los literales b) y e), se extenderán por un término de cinco (5) años contado a partir de la fecha de ocurrencia del hecho de la participación en la licitación o concurso, o de la de celebración del contrato, o de la de expiración del plazo para su firma.
2º—Tampoco podrán participar en licitaciones o concursos ni celebrar contratos estatales con la entidad respectiva:
b) Las personas que tengan vínculos de parentesco, hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil con los servidores públicos de los niveles directivo, asesor, ejecutivo o con los miembros de la junta o consejo directivo, o con las personas que ejerzan el control interno o fiscal de la entidad contratante;
c) El cónyuge, compañero o compañera permanente del servidor público en los niveles directivo, asesor, ejecutivo, o de un miembro de la junta o consejo directivo, o de quien ejerza funciones de control interno o de control fiscal;
d) Las corporaciones, asociaciones, fundaciones y las sociedades anónimas que no tengan el carácter de abiertas, así como las sociedades de responsabilidad limitada y las demás sociedades de personas en las que el servidor público en los niveles directivo, asesor o ejecutivo, o el miembro de la junta o consejo directivo, o el cónyuge, compañero o compañera permanente o los parientes hasta el segundo grado de consanguinidad, afinidad o civil de cualquiera de ellos, tenga participación o desempeñe cargos de dirección o manejo;
e) Los miembros de las juntas o consejos directivos. Esta incompatibilidad solo se predica respecto de la entidad a la cual prestan sus servicios y de las del sector administrativo al que la misma esté adscrita o vinculada.
ART. 9º—Ley 80 de 1993:
Inhabilidades e incompatibilidades sobrevinientes. Si llegare a sobrevenir inhabilidad o incompatibilidad en el contratista, este cederá el contrato previa autorización escrita de la entidad contratante o, si ello no fuere posible, renunciará a su ejecución.
Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal, este cederá su participación a un tercero previa, autorización escrita de la entidad contratante. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal.
ART. 10.—Ley 80 de 1993:
Excepciones a las inhabilidades e incompatibilidades. No quedan cobijadas por las inhabilidades e incompatibilidades de que tratan los artículos anteriores, las personas que contraten por obligación legal o lo hagan para usar los bienes o servicios que las entidades a que se refiere el presente estatuto ofrezcan al público en condiciones comunes a quienes los soliciten, ni las personas jurídicas sin ánimo de lucro cuyos representantes legales hagan parte de las juntas o consejos directivos en virtud de su cargo o por mandato legal o estatutario, ni quienes celebren contratos en desarrollo de lo previsto en el artículo 60 de la Constitución Política;
b) A nivel territorial, los gobernadores de los departamentos, los alcaldes municipales y de los distritos capital y especiales, los contralores departamentales, distritales y municipales, y los representantes legales de las regiones, las provincias, las áreas metropolitanas, los territorios indígenas y las asociaciones de municipios, en los términos y condiciones de las normas legales que regulen la organización y el funcionamiento de dichas entidades;
c) Los representantes legales de las entidades descentralizadas en todos los órdenes y niveles”.
ART. 35.—Ley 734 de 2002. “Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido:
“1. Incumplir los deberes o abusar de los derechos o extralimitar las funciones contenidas en la Constitución, los tratados internacionales ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas y los contratos de trabajo.
11. Incumplir de manera reiterada e injustificada obligaciones civiles, laborales, comerciales o de familia impuestas en decisiones judiciales o admitidas en diligencia de conciliación.
22. Prestar, a título particular, servicios de asistencia, representación o asesoría en asuntos relacionados con las funciones propias del cargo, hasta por un término de un año después de la dejación del cargo o permitir que ello ocurra.
26. Distinguir, excluir, restringir o preferir, con base en motivos de raza, color, linaje u origen nacional o étnico que tengan por objeto o por resultado anular o menoscabar el reconocimiento, goce o ejercicio, en condiciones de igualdad, de los derechos humanos y libertades fundamentales en las esferas política, económica, social, cultural o en cualquier otra de la vida pública (art. 1º, Convención internacional sobre eliminación de todas las formas de discriminación racial, aprobada en Colombia mediante la L. 22/81).
32. Propiciar, organizar o participar en huelgas, poros (sic) o suspensión de actividades o disminución del ritmo de trabajo, cuando se trate de servicios públicos esenciales definidos por el legislador.
35. Las demás prohibiciones consagradas en la ley”.
Normas aplicables en materia disciplinaria. En materia disciplinaria se aplicarán las previsiones contenidas en las leyes 734 de 2002 y 836 de 2003 respectivamente, según las calidades de su destinatario.
ART. 6º—Competencia para contratar. La competencia para contratar a nombre del Ministerio de Defensa Nacional, está distribuida, según delegación conferida mediante la Resolución 130 de 2005 aquella que la modifique, adicione o sustituya, que para tal efecto expida el Ministro de Defensa Nacional; no obstante para todos los efectos, se aplicarán las disposiciones generales contenidas en la Ley 489 de 1998 y demás normas que la modifiquen.
ART. 7º—De las instancias decisivas. Para los efectos de este reglamento, las instancias decisivas en gestión general, serán las que se enuncian a continuación:
• Segundo comandante de fuerza y director logístico: definen la necesidad de la adquisición.
• Ministerio de Defensa Nacional, a través del viceministerio de gestión institucional y de la secretaría general con la coordinación del comando general de las Fuerzas Militares, consolida planes de compras y define agrupación e inicio de procesos de selección homogéneos.
• Gerente de proyecto: estructura el estudio de conveniencia y oportunidad, de conformidad con los lineamientos que se establecen más adelante y define las condiciones técnicas de plazo y entrega de las adquisiciones.
• Gerente de proyecto de área funcional.
• Ministro de Defensa o delegado contractual: Decide la apertura del proceso y previo concepto de los comités técnicos, económicos y jurídicos y recomendación del comité de adquisiciones correspondientes, define la adjudicación del contrato y/o declaratoria de desierto del proceso, según resulte pertinente.
Cada unidad ejecutora podrá definir instancias decisivas a su interior, conforme lo defina el competente contractual.
ART. 8º—De las políticas de contratación y compras. Son políticas de contratación y compra, las que se enuncian a continuación, razón por la cual, todo proceso que se surta debe ejecutarse bajo las mismas:
• Eficiencia y celeridad.
• Acatamiento integral de la Constitución y las leyes.
• Profundo respeto por la persona humana.
• Cooperación e integración interinstitucional.
• Homogenización en adquisición de bienes y servicios.
• Procesos centralizados.
Las políticas establecidas en el presente manual, tienen por objeto desarrollar adecuadamente las disposiciones legales que rigen la contratación estatal, orientados a garantizar la gestión transparente del ministerio, la garantía del interés público y la satisfacción de las necesidades colectivas para el logro de los fines del Estado.
ART. 9º—Comité de adquisiciones del Ministerio de Defensa Nacional. El comité de adquisiciones del Ministerio de Defensa desarrollará su gestión, con base en las facultades y obligaciones establecidas en la resolución de delegación, sin perjuicio de la aplicación de la norma que sobre la materia se expida con posterioridad a la vigencia de este manual, caso en el cual, se entenderán incluidas.
ART. 10.—De las gerencias de proyectos de áreas funcionales. Las gerencias de proyecto de área funcional, son unidades de apoyo de la contratación y se regulan por lo establecido en el presente artículo:
1. Definición. Dentro de un proceso de contratación se denomina gerente de proyecto de área funcional, al funcionario propuesto por el comando de la unidad ejecutora y designado por el despacho de Ministro de Defensa Nacional y/o secretaría general, para coordinar el proceso de estructuración y trámite del proceso de contratación, en forma eficaz, eficiente y efectiva. El alcance de esta tarea parte de la etapa precontractual y se agota con el cumplimiento de los requisitos de ejecución del contrato, sin perjuicio de la interacción que corresponda adelantar con la supervisión del contrato; ello implica que los actos preparatorios, de trámite, de adjudicación, suscripción y perfeccionamiento del contrato, deben ser coordinados por el gerente de proyecto de área funcional, sin perjuicio de las responsabilidades que le asistan a otros funcionarios, asesores o supervisores en la materia.
2. Calidades de los gerentes de proyectos. Los servidores públicos que sean designados como gerentes de proyecto, podrán ser militares de alta graduación y/o civiles vinculados a la planta de personal del Ministerio de Defensa Nacional, Fuerzas Militares o de la Policía Nacional. Igualmente pero de manera excepcional podrán serlo, los asesores vinculados mediante contratos de prestación de servicios o cualquier otra modalidad de contratación.
3. Del ejercicio de la función de gerente de proyecto. El ejercicio de la función de gerentes comprenderá:
La disposición de la etapa precontractual del proceso de contratación, entendida como el aprestamiento administrativo y logístico para la consecución de los documentos previos, de índole legal, presupuestal y técnico, en consecuencia la estructuración de los estudios de mercado, de precios y técnicos, son de su responsabilidad y competencia.
Las coordinaciones con el Ministerio de Defensa. Secretaría general, planeación y finanzas y con las entidades externas necesarias, así como con el gerente del área funcional, en orden a conseguir los conceptos previos que permitan el inicio del proceso.
La función de gerente de proyecto comporta la coordinación de las labores de los comités estructuradores y evaluadores de las ofertas, organismos que dependerán de su gestión e impulso.
La vocería del proceso de contratación. En consecuencia cualquier información interna o externa que deba producirse o tramitarse, deberá ser conocida o propuesta por el gerente del proyecto.
4. Funciones del gerente de proyecto
El gerente del proyecto tendrá las siguientes funciones:
4.1. Estructurar en coordinación con el personal del área a su cargo, los estudios previos que anteceden al proceso de contratación, diseñando el estudio de conveniencia y oportunidad el cual debe comprender un estudio de mercado y estudio de precios con base en los siguientes lineamientos: Definición de la necesidad y definición técnica, informando objeto, plazo, forma de pago, sitio y condición de entrega, soporte económico del valor del contrato y certificado de disponibilidad presupuestal.
4.2. Estructurar de común acuerdo con el comité técnico, la elaboración y diseño de las especificaciones técnicas del pliego de condiciones y/o términos de referencia. Entratándose de procesos de contratación cuyo soporte se desarrolle con base en especificaciones técnicas y no en normas técnicas, el gerente del proyecto junto con el comité técnico estructurador suscribirán documento dirigido al competente contractual, indicando las razones que fundamentan las citadas especificaciones, así como las que resulten aplicables, para demostrar la asignación de pesos y puntajes.
4.3. Realizar por intermedio de sus asesores o colaboradores, las gestiones pertinentes ante las diferentes dependencias de la unidad ejecutora (oficina de planeación, dirección de finanzas, oficina de contratación, departamento de planeación de la fuerza, departamento financiero de la fuerza, etc.) tendientes a garantizar la suficiencia de recursos presupuestales, físicos y humanos necesarios para la viabilidad del proceso, dentro de la normatividad vigente.
4.4. Liderar las gestiones que sea necesario adelantar en el ámbito interno y externo del Ministerio de Defensa Nacional, con el propósito de garantizar el desarrollo del proceso, para dar cumplimiento al cronograma diseñado para tal efecto.
4.5. Coordinar la expedición de los documentos que se hagan necesarios o que contengan los ajustes requeridos y necesarios, en orden de expedir e integrar el prepliego de condiciones.
4.6. Asistir a la audiencia preliminar de aclaración de prepliegos y coordinar la actividad de los comités, en aras de estructurar el pliego definitivo.
4.7. Coordinar la actividad de los comités y avalar con su firma los formularios de preguntas y respuestas, así como los adendos que se hiciere necesario expedir.
4.8. Asistir a la diligencia de cierre del proceso y presentación de ofertas, suscribiendo la correspondiente acta.
4.9. Coordinar las labores de los comités evaluadores de las ofertas, ofreciendo las aclaraciones y directrices que se hicieren necesarias.
4.10. Suscribir en señal de aval los requerimientos y aclaraciones que deben remitirse a los proponentes durante la etapa de evaluación de las ofertas.
4.11. Suscribir en señal de aval, el informe de evaluación de las ofertas.
4.12. Recibir del grupo de contratación estatal, o quien haga sus veces, las observaciones al informe de evaluación y coordinar la expedición del informe definitivo de evaluación de ofertas.
4.13. Solicitar ante la secretaría general del Ministerio de Defensa la realización del comité de adquisiciones cuando sea necesario. En los casos en los cuales existan términos, deberá tener en cuenta que la convocatoria del comité de adquisiciones se debe realizar con tres días de antelación.
4.14. Coordinar la elaboración, trámite y sustentación ante el comité de adquisiciones, de las ponencias y recomendaciones que requieran de su aprobación, con la presentación oportuna de los documentos que soporten los aspectos a tratar.
4.15. Coordinar la realización y presentación de la audiencia de definición del proceso, convocando para tal efecto a los miembros de los comités evaluadores.
4.16. Sustentar ante la comisión interparlamentaria de crédito público (cuando haya lugar) la solicitud de aprobación del concepto previo y definitivo, para lo cual el respectivo comando de fuerza deberá brindar el apoyo logístico necesario para la elaboración y consolidación de los documentos (cartilla), e informes que se requieran para la sesión de la misma.
4.17. Asistir a la audiencia de decisión del proceso, e intervenir en lo que resulte de su competencia.
4.18. Avalar con su firma el anexo técnico del contrato y/o de los contratos resultantes.
4.19. Disponer lo necesario, para obtener dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la firma del contrato, su correspondiente registro presupuestal y los requisitos de legalización.
4.20. Entregar mediante acta, las actuaciones realizadas durante su desempeño al supervisor del contrato, si fuere del caso.
4.21. Las demás que guarden relación directa con el respectivo proceso.
5. Del procedimiento para el ejercicio de la función de gerentes de proyecto. Momento y plazo para el ejercicio de la función de gerentes de proyecto.
Para consolidar la gestión de la gerencia de proyecto se hace necesaria la notificación del oficio de designación.
Las funciones de gerente de proyecto, cesarán una vez se haya suscrito el contrato y se hayan cumplido la totalidad de los requisitos de legalización y perfeccionamiento.
Plazos. Como quiera que el proceso de contratación debe adelantarse dentro de los términos preclusivos fijados por la ley o por el presente manual, todas las funciones aquí enlistadas a cargo del gerente del proyecto, deben cumplirse dentro de los precisos plazos o términos allí señalados.
6. Gerentes de proyecto de áreas funcionales. La contratación se adelantará bajo la coordinación general de los gerentes de áreas funcionales, quienes tienen bajo su cargo la dirección de los trámites administrativos, y la identificación de directrices sobre las condiciones referidas a la agrupación y consolidación de la totalidad de los documentos necesarios para el inicio de los procesos de contratación. Estos documentos les serán entregados por los gerentes de proyecto particulares de cada una de las unidades ejecutoras. En consecuencia la responsabilidad del gerente de área funcional se remite, a la coordinación y consecución de los documentos necesarios para el inicio y desarrollo del proceso, entregándolos al grupo de contratación estatal, o quien haga sus veces. En consecuencia, cada uno de los gerentes de los proyectos de fuerza, continúa con la función de estructurar y responder por el contenido de los mismos.
El gerente del área funcional de los procesos deberá enviar a la oficina de contratos del Ministerio de Defensa Nacional, los siguientes documentos con el propósito de iniciar los procesos de contratación:
• Estudio de conveniencia y oportunidad.
• Anexo contentivo de las cantidades mínimas y las condiciones de pago. (Deben ser preparados por los comités estructuradores).
ART. 11.—De los comités estructuradores y evaluadores de propuestas.
1. La función estructuradora y evaluadora de ofertas
1.1. Las funciones estructuradora y evaluadora de las ofertas se cumple a través de cada uno de los comités, según su naturaleza.
1.2. La función estructuradora y evaluadora se ejercerá con plena autonomía respecto del competente contractual y de los miembros del comité de adquisiciones del Ministerio de Defensa Nacional, establecido en la resolución de delegación correspondiente.
1.3. La función estructuradora y evaluadora se ejercerá previa designación del competente contractual, en funcionarios (civiles o militares), que como mínimo tengan un conocimiento general del objeto que se contrata y un perfil profesional que permita garantizar el estricto cumplimiento del deber de selección objetiva. La función estructuradora cesará una vez se reciban las ofertas o se efectúe la diligencia de cierre del proceso, salvo que durante la etapa subsiguiente sean requeridos para precisar aspectos referidos al pliego de condiciones o términos de referencia. En consecuencia prevalece esta designación sobre cualquier situación administrativa.
1.4. Los conceptos e informes de los evaluadores, serán el soporte técnico, jurídico, financiero y administrativo de que dispondrá el comité de adquisiciones del Ministerio de Defensa Nacional para recomendar la selección de un contratista, no obstante, el competente contractual o el mismo comité, podrán apartarse bajo su total responsabilidad de los conceptos e informes emitidos, por los evaluadores.
2. Calidades de los estructuradores y evaluadores. Los funcionarios designados por el competente contractual, para ejercer la función estructuradora y evaluadora de las ofertas que se reciban dentro de un proceso de selección, se trate de licitación, concurso o contratación directa, deberán acreditar formación profesional o técnica que tengan conocimiento de la materia o aspectos a evaluar, del bien o servicio que se pretende contratar.
Las calidades y el perfil profesional o técnico de los funcionarios designados o seleccionados para ejercer la función estructuradora y evaluadora, deberán garantizar al Ministerio de Defensa Nacional la estricta aplicación del deber de selección objetiva y la correcta evaluación de las ofertas.
3. Del ejercicio de la función estructuradora. El ejercicio de la función estructuradora comprenderá:
El estudio integral de las condiciones económicas, jurídicas y técnicas, así como de las financieras, de los bienes, equipos o servicios a adquirir.
El estudio y presentación de los aspectos a incluir en el pliego de condiciones y/o términos de referencia ante el gerente del proyecto, verificando que los aspectos allí consignados cumplan con todos y cada uno de los requisitos exigidos en la ley, para garantizar una selección objetiva.
4. Funciones de los comités estructuradores
4.1. Elaborar los proyectos de pliegos de condiciones, y los pliegos de condiciones definitivos y/o solicitudes de oferta, en el área correspondiente con la mayor responsabilidad, eficiencia técnica profesional y diligencia respetando los principios constitucionales y legales que garanticen una escogencia objetiva en concordancia con el artículo 24 de la Ley 80 de 1993 consagratorio del principio de transparencia el cual aboga “serán ineficaces de pleno derecho”, particularmente aquellas que establezcan reglas de selección por fuera de la objetividad, claridad y justicia que debe manifestarse en los pliegos que gobiernan el proceso de selección. Debe tenerse en cuenta que el proceso de contratación debe tener previamente unas condiciones claras, expresas y concretas que recojan las especificaciones jurídicas, técnicas y económicas a que hayan de acomodarse la preparación de las propuestas y el desarrollo del contrato.
4.2. Estudiar y evaluar las solicitudes o inquietudes presentadas por los interesados a los pliegos de condiciones y preparar las explicaciones que se requieran según el caso, respecto del contenido de los pliegos.
4.3. Propender por la actualización en las normas técnicas, jurídicas y económicas para que sean incluidas en los pliegos de condiciones.
4.4. Incluir en el pliego de condiciones y/o solicitudes de oferta, previo análisis, las especificaciones técnicas, los factores de verificación y su ponderación de matemática selección y la asignación de pesos y puntajes.
4.5. Establecer las fórmulas costo beneficio cuando haya lugar y la forma de ponderación de los aspectos económicos a evaluar.
4.6. Consultar previamente cuando se trate de bienes importados, con el asesor en comercio exterior, con el fin de determinar la modalidad de entrega y los costos asociados a la importación, con el fin de definir el anexo respectivo del pliego de condiciones y/o solicitudes de oferta (comité económico).
4.7. Revisar la legislación tributaria antes de establecer el precio base de la adquisición.
4.8. Unificar criterios entre las unidades ejecutoras en cuanto a plazos y formas de entrega.
4.9. Suscribir concepto, previo a la integración del pliego de condiciones y/o términos de referencia, donde manifieste su actuación respecto al proceso de contratación.
4.10. Participar en la audiencia informativa preliminar y en la de aclaración de pliegos de condiciones y/o términos de referencia si a ella hubiere lugar.
4.11. Analizar, estudiar y verificar las inquietudes presentadas al prepliego a fin de consolidar el pliego definitivo.
4.12. Analizar y proponer cuando sea el caso las modificaciones al pliego definitivo, a fin de expedir adendas.
4.13. Resolver las inquietudes formuladas hasta el cierre del proceso a través de proyectos de formularios de preguntas y respuestas.
4.14. Desarrollar sus funciones de forma coordinada con los gerentes de proyecto y el grupo de contratación estatal del Ministerio de Defensa Nacional.
4.15. Mantener informados a los gerentes de proyecto sobre cualquier novedad que se presente en el desarrollo y elaboración de los pliegos de condiciones.
5. Del ejercicio de la función evaluadora. El ejercicio de la función evaluadora comprenderá:
5.1. El estudio integral del pliego de condiciones o términos de referencia con sus respectivos adendas o modificaciones si los hubiere, el estudio del contenido del acta de audiencia de aclaraciones al pliego, de los formularios de preguntas y respuestas y la verificación del cronograma previsto para el desarrollo de la licitación, concurso o contratación directa y en particular, los mecanismos y factores de evaluación establecidos en el pliego de condiciones y las posibles causales de rechazo, inhabilidad, incompatibilidad o prohibición que contenga.
5.2. El estudio detallado y técnico de las ofertas presentadas, de tal forma que el evaluador garantice no solo el deber de selección objetiva, sino la verificación de las ofertas presentadas y evaluadas, verificando que estas cumplan con todos y cada uno de los requisitos exigidos en el pliego de condiciones y en la ley.
5.3. Los evaluadores velarán por que la escogencia del contratista siempre sea objetiva y en consecuencia es su obligación recomendar al comité de adquisiciones del ministerio y de las unidades ejecutoras elegir el ofrecimiento más favorable, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en el pliego de condiciones y/o términos de referencia es decir, aquel que cumpla los factores de verificación y escogencia establecidos en el pliego de condiciones o términos de referencia, tales como cumplimiento, experiencia, organización, plazo, entre otros y que a la vez resulte ser el más ventajoso para la entidad.
5.4. Los evaluadores deberán suscribir informes sobre la evaluación realizada, dejando constancia de todas las circunstancias de tiempo, modo y lugar que ocurrieran en el desarrollo de su función evaluadora.
5.5. Entrega de documentos al grupo de contratación estatal del Ministerio de Defensa Nacional o la dependencia que haga sus veces. Los evaluadores deberán ejercer su función con la diligencia debida, de manera que los informes de evaluación estén a disposición del grupo de contratación estatal del Ministerio de Defensa Nacional o la dependencia que haga sus veces y de las demás unidades ejecutoras, con dos (2) días de antelación a la fecha en que deban ponerse a disposición de los interesados. Este informe será revisado previo al traslado de los proponentes, por el gerente del proyecto y el abogado líder del proceso del área de contratos.
6. Del procedimiento para el ejercicio de la función evaluadora
6.1. Momento y plazo para el ejercicio de la función evaluadora
De acuerdo con la naturaleza, objeto y cuantía del contrato, en los pliegos de condiciones o términos de referencia está señalado el plazo razonable dentro del cual deben elaborarse los estudios técnicos, económicos y jurídicos necesarios para la evaluación de las propuestas y para solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensables y que puedan realizarse de conformidad con la ley.
El funcionario designado por el competente contractual para el ejercicio de la función evaluadora de un proceso de selección, comenzará su función, una vez reciba el oficio de su denominación, junto con una fotocopia del pliego de condiciones, de las adendas si las hubiere, del acta de la audiencia de aclaraciones, de los formularios de preguntas y respuestas, del cronograma de la licitación y una copia de las ofertas presentadas, teniendo en cuenta que para cualquier eventualidad que requiera confrontar, podrá consultar el expediente original completo en la oficina o área de contratación.
La función evaluadora solo finalizará, una vez esté en firme la resolución de adjudicación o se resuelvan el o los recursos de reposición que se hubieren interpuesto contra el acto de la resolución de declaratoria de desierta. En consecuencia, no podrán los funcionarios designados para este fin, hacer uso de permisos, vacaciones, traslados o comisiones en tanto perdura esta función.
6.2. Requerimientos
Los evaluadores una vez reciban las copias de las ofertas, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes formularán los requerimientos, o dentro del plazo establecido en el pliego de condiciones y/o términos de referencia que consideren necesarios con la finalidad de aclarar las ofertas presentadas por los contratistas, los que serán suscritos por la secretaría general del Ministerio de Defensa, previa revisión del abogado competente de la oficina de contratación estatal.
Transcurrido el término que establece la ley o el pliego de condiciones, para que los oferentes conozcan los informes de evaluación de las propuestas, los evaluadores están en la obligación de dar respuesta a todas y cada una de las observaciones presentadas dentro de los términos previamente establecidos en el cronograma de actividades.
Los evaluadores enviarán las respuestas a las observaciones presentadas por los proponentes al grupo de contratos en medio magnético y en documento escrito dentro de los términos establecidos en el pliego de condiciones y será causal de mala conducta el no dar estricto cumplimiento a los mismos, a menos que medie un acto administrativo de prórroga de los términos establecidos.
6.3. Reunión previa a la exhibición o traslado del informe de evaluación. El jefe de la oficina o área de contratación, deberá considerar dentro del cronograma de actividades de la licitación, la realización de una reunión previa que permita analizar y discutir con los evaluadores y el gerente del proyecto los resultados de su verificación y examen y evaluación de propuestas.
Cuando se aprecien graves irregularidades en la presentación de una oferta, que amenace o entorpezca el proceso de selección que se lleva a cabo, es obligación del evaluador informar por escrito dentro del día hábil siguiente a la ocurrencia de los hechos, al competente contractual, y al jefe del área de contratación, para que estos asuman las acciones correspondientes.
6.4. Obligaciones de los evaluadores ante el comité de adquisiciones
Los evaluadores de las ofertas que se presenten al Ministerio de Defensa Nacional, como producto de un proceso de selección están en la obligación de presentar ante el comité de adquisiciones, si esta así lo requiere, sus informes de evaluación, debidamente sustentados.
Si de las decisiones o discusiones que se surtan en el comité de adquisiciones se requiere de una ampliación o profundización de su informe, este deberá ser presentado nuevamente.
7. Funciones generales de los evaluadores
Dentro del presente numeral se establecen una serie de funciones que competen, a nivel general, al ejercicio de evaluación de ofertas, en este sentido, es importante tener en cuenta que en el proceso de selección de contratistas, en el Ministerio de Defensa Nacional, intervienen diferentes funcionarios y oficinas, dependiendo obviamente del servicio o bien a contratar y de las necesidades que deba cubrir cada una de las dependencias del ministerio.
Quien ejerza la función evaluadora de una propuesta presentada en un proceso de selección en el Ministerio de Defensa Nacional, deberá realizar de manera general las funciones que se describen a continuación:
7.1. En el aspecto técnico-administrativo
a) Verificar que las especificaciones particulares de los bienes o servicios contratados, correspondan a las solicitadas y definidas en el pliego de condiciones;
b) Verificar la calidad de los bienes y/o servicios que sean ofertados y hacer las observaciones pertinentes y/o rechazar cualquier ofrecimiento que no corresponda a las calidades o características exigidas en el pliego de condiciones, pero siempre en estricta aplicación de lo solicitado en los mismos;
c) Presentar dentro de los términos establecidos, los informes de evaluación de las ofertas, tanto a la oficina o área de contratos del ministerio, como al comité de adquisiciones;
d) Proyectar y remitir a la oficina o área de contratación dentro de los términos previstos en el cronograma de actividades, la respuesta a las observaciones al informe de evaluación que presenten los proponentes, dando estricta aplicación a la Ley 80 de 1993 y al pliego de condiciones;
e) Asistir a la audiencia pública de decisión del proceso de licitación o contratación directa, interviniendo en lo que resulte de su competencia.
7.2. En el aspecto legal
a) Verificar el cumplimiento de todos los requisitos legales exigidos en el pliego de condiciones y en especial de la capacidad y calidad de los proponentes, según se establece en el acápite respectivo del pliego de condiciones;
b) Presentar dentro de los términos establecidos, los informes de evaluación de las ofertas, tanto a la oficina o área de contratación, como al comité de adquisiciones;
c) Proyectar y remitir a la oficina o área de contratación, dentro de los términos previstos en el cronograma de actividades, la respuesta a las observaciones al informe de evaluación que presenten los proponentes, dando estricta aplicación a la Ley 80 de 1993 y al pliego de condiciones;
d) Apoyar permanentemente a los diferentes comités durante su función evaluadora.
7.3. En el aspecto económico y financiero
a) Verificar el cumplimiento de todos los aspectos económicos y financieros establecidos en los pliegos de condiciones y/o términos de referencia, así como de los indicadores financieros objetos de evaluación o ponderación;
b) Verificar que los ofrecimientos recibidos, estén acordes con las condiciones de precio y plazo señalados en los pliegos de condiciones o términos de referencia;
c) Verificar los precios del mercado a efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 6º del Decreto 2170 de 2002;
d) Verificar que los valores propuestos incluyan los impuestos de ley si a estos hubiere lugar.
8. De las obligaciones éticas comunes al ejercicio de la función de gerentes de proyecto, supervisores, estructuradores y evaluadores de ofertas. En cumplimiento de las funciones generales y particulares establecidas en este documento, tanto para gerentes de proyecto, comités estructuradores, comités evaluadores y supervisores de los contratos o coordinadores de contratos, prevalecerán los siguientes principios:
8.1. Actuar con rectitud y honradez, desechando todo provecho o ventaja personal, obtenida por sí o por interpuesta persona.
8.2. Actuar con pleno conocimiento de las materias sometidas a su consideración y con la mayor diligencia posible.
8.3. Guardar la debida reserva respecto de los hechos o informaciones que conozca con motivo del ejercicio de sus funciones, sin perjuicio de los deberes y responsabilidades que le corresponden en virtud de las normas que regulan el secreto o la reserva administrativa.
8.4. Otorgar a todos los proponentes y contratistas igualdad de trato, es decir que no medien diferencias que de acuerdo con las normas vigentes, puedan considerarse para establecer una prelación.
8.5. No obtener ni procurar beneficios o ventajas indebidas, para sí o para otros y con ocasión de su ejercicio, abstenerse de adoptar represalias de ningún tipo ni ejercer coacción alguna contra funcionarios o terceros.
8.6. No debe utilizar en beneficio propio o de terceros o para fines ajenos, la información de la que tenga conocimiento con motivo del ejercicio de su función y que no esté destinada al público en general.
8.7. Denunciar ante su superior o las autoridades correspondientes los actos o hechos de los que tuviere conocimiento con motivo o con ocasión del ejercicio de sus funciones que pudieren perjudicar al ministerio o constituir un delito o violación a la ley.
8.8. Mantener la independencia de criterio, y el deber de selección objetiva determinado en la ley.
8.9. No dejarse presionar por superiores a efectos de expedir conceptos que se sustraigan a las condiciones objetivas que le impone el ejercicio de la función.
ART. 12.—De la supervisión de los contratos. El ejercicio de la función de supervisión y seguimiento de la ejecución contractual comprenderá, las funciones y responsabilidades que se señalan en el capítulo IV de este manual.
ART. 13.—Del grupo de contratación del Ministerio de Defensa Nacional o quien haga sus veces. El grupo de contratación del Ministerio de Defensa o quien haga sus veces, es a quien compete adelantar los procesos de selección de contratistas bajo las políticas trazadas en el presente manual y con sujeción a lo previsto en la guía de procedimientos internos que para tal fin adopte dicha área, sin perjuicio de las funciones o delegaciones conferidas a otras dependencias del Ministerio de Defensa para surtir trámites de contratación.
Para todos los efectos las áreas que adelanten procesos de selección, deben identificar su acción a las condiciones que regula el enunciado reglamento interno.
ART. 14.—Tareas de los segundos comandos de fuerza o subdirectores.
1. Disponer lo necesario, al interior de cada fuerza, de la Policía Nacional o de la unidad ejecutora, para verificar el desarrollo y dinamizar los procesos de adquisiciones de bienes y servicios centralizados en el Ministerio de Defensa Nacional.
2. Integrar un grupo de apoyo y asesoría para adelantar la ejecución e impulso de las tareas inherentes a los procesos de contratación de su respectiva fuerza. El comando de fuerza dispondrá todo lo necesario para dotar a este grupo con los recursos físicos, logísticos y técnicos pertinentes.
ART. 15.—De los planes de contratación y compras. El Ministerio de Defensa, las Fuerzas Militares y las unidades ejecutoras elaborarán los planes de contratación y compras para cada vigencia fiscal; los mismos serán publicados en el sitio web y su revisión, ajuste o modificación podrá darse de acuerdo a las necesidades institucionales.
De la etapa previa - planeación y estructuración
ART. 16.—Etapa de planeación y estructuración. Esta se constituye en etapa preliminar y obligatoria de todo proceso de contratación, independiente de su modalidad y comprende:
3. Análisis de información y definición de adquisición conjunta.
En desarrollo de lo previsto en los numerales 7º y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios en los cuales se analice la conveniencia y la oportunidad de realizar la contratación de que se trate, tendrán lugar de manera previa a la apertura de los procesos de selección y deberán contener como mínimo la siguiente información: La definición de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. La definición técnica de la forma en que la entidad puede satisfacer su necesidad, que entre otros puede corresponder a un proyecto, estudio, diseño o prediseño. Las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto, plazo y lugar de ejecución del mismo. El soporte técnico y económico del valor estimado del contrato. El análisis de los riesgos de la contratación y en consecuencia el nivel y extensión de los riesgos que deben ser amparados por el contratista.
De los procesos y de la selección de la mejor propuesta
ART. 17.—Etapa precontractual. Comprende el proceso de selección propiamente dicho y para los fines de este manual se identifican a partir de los actos que hacen pública la iniciativa de contratación.
• Licitación pública y concurso público, aplica cuando concurran las circunstancias previstas en la ley, con sujeción al presupuesto de la entidad; tales procesos se adelantarán conforme a lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios o la norma que la modifique o sustituya.
• Contratación directa, aplica cuando concurran las circunstancias previstas en la ley, con sujeción al presupuesto de la entidad, para la determinación de las cuantías y se someterán al trámite que a continuación se detalla, a partir de los actos que hacen pública la iniciativa de contratación.
1. Publicación del aviso de prensa anunciando disponibilidad prepliego. Con el fin de garantizar la publicidad y por ende la democratización de los procesos, el Ministerio de Defensa Nacional, anunciará a través de un medio de amplia circulación las condiciones y términos durante los cuales estarán disponibles los prepliegos en página web www.mindedefensa.gov.co.
2. Publicación del prepliego en la página web. El Ministerio de Defensa Nacional publicará los proyectos de pliegos de condiciones o términos de referencia de los procesos de licitación, concurso público o invitación directa con excepción de aquellas cuyo valor sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía, con el propósito de suministrar al público en general la información que le permita formular observaciones al contenido de los documentos antes mencionados.
Los proyectos de pliegos de condiciones o de términos de referencia, en los casos de licitación o concurso público, se publicarán en la página web del ministerio cuando menos con diez (10) días calendario de antelación a la fecha del acto que ordena la apertura del proceso de selección correspondiente y cuando el proceso de selección sea de contratación directa, este término será de cinco (5) días calendario.
Se exceptúan de la aplicación de este artículo los procesos que tengan carácter reservado de conformidad con la ley, los acápites técnicos de los correspondientes pliegos de condiciones y aquellos cuyo presupuesto fuere inferior al 10% de la menor cuantía.
Para acceder a la información de orden técnico, el interesado en presentar propuesta, debe concurrir personalmente o a través de autorizado, a suscribir el compromiso de confidencialidad y por ende a documentarse de la información respectiva.
3. Audiencia preliminar. El Ministerio de Defensa Nacional y sus unidades ejecutoras, efectuarán una audiencia preliminar antes de la apertura del proceso; en la fecha y hora señalada en el proyecto de pliegos de condiciones.
a) Suscripción de la plantilla de ingreso y la planilla de compromiso de confidencialidad, si aplica;
b) Presentación por parte del gerente del proyecto y del gerente de área funcional cuando se trate de procesos de compras centralizadas de la parte general del proceso de contratación;
c) Presentación por parte de los delegados de cada comité, de la parte pertinente del pliego;
d) Intervención de los interesados, conforme al turno que registre la planilla de ingreso.
La audiencia preliminar se efectuará dentro del término de exhibición del prepliego de condiciones un plazo máximo de un (1) día.
4. Recepción de observaciones. Las observaciones al prepliego de condiciones y/o términos de referencia, se recibirán en el grupo de contratación estatal o quien haga sus veces y deberán constar por escrito, una vez radicadas, tales serán tramitadas y remitidas al gerente del área funcional y/o el comité jurídico y/o técnico. La totalidad de las respuestas las entregarán las correspondientes áreas al grupo de contratación o quien haga sus veces, en medio documental y magnético.
5. Respuesta a observaciones al proyecto de pliego e integración y análisis. Con las observaciones recibidas se integrará el o los formularios de preguntas y respuestas analizando la pertinencia de estas; para los efectos se producirá el documento que contará con la firma del jefe del área de contratación, quien autoriza su inclusión en la página web.
NOTA: Las observaciones recibidas extemporáneamente no se atenderán. Los formularios de preguntas y respuestas estructurados en esta etapa del proceso, se incluirán en el sitio web.
6. Integración del pliego de condiciones definitivo. Con base en los formularios de preguntas y respuestas y en los conceptos definitivos tramitados, se integrará el pliego definitivo de condiciones y se elaborará el proyecto de resolución de apertura.
• Pólizas y amparos.
7. Resolución de apertura. Está materializada en el acto administrativo que dispone las condiciones generales de la licitación, concurso o contratación directa, ordenando la apertura formal del proceso de selección.
8. Publicación de pliegos, definitivos en la página web. Publicidad de los pliegos de condiciones o términos de referencia. El ministerio publicará los pliegos de condiciones o términos de referencia definitivos de los procesos de licitación o concurso público o contratación directa. En dichos documentos se podrán incluir los temas planteados en las observaciones que se consideren relevantes para el proceso de selección.
9. Disposición del pliego para consulta o compra. Los pliegos de condiciones o términos de referencia serán puestos a disposición para consulta en el sitio web www.nmindefensa.gov.co o el que determine cada una de las unidades ejecutoras y en las dependencias del área de contratos respectiva.
10. Venta de pliegos de condiciones. Los pliegos de condiciones serán entregados en calidad de venta a los interesados, previa cancelación de los derechos que fije el Ministerio de Defensa; su valor no es reembolsable y su pago debe hacerse previo a la fecha fijada para la recepción de propuestas.
11. Audiencia de aclaraciones. El Ministerio de Defensa Nacional o sus unidades ejecutoras, podrán realizar una audiencia de aclaraciones a efectos de precisar el contenido de los pliegos de condiciones definitivo.
12. Aclaraciones y recepción de observaciones al pliego. Dentro del plazo del proceso de selección y hasta los tres días hábiles anteriores al cierre, se recibirán las observaciones que consideren pertinente formular los interesados en presentar propuesta.
13. Publicación de formularios de respuestas a las observaciones o adendas, cuando a ellos hubiere lugar. Son formularios, los documentos que contienen las respuestas a las observaciones formuladas y adendas, los documentos que contienen modificaciones a los pliegos de condiciones; unos y otros serán puestos a disposición de los interesados a través del sitio web y remitidos a los correos electrónicos o direcciones que se hubieren registrado, de ser posible.
14. Término para devolución de propuestas. Los proponentes podrán retirar sus propuestas antes de la fecha y hora previstas para el cierre del proceso; en este caso se les devolverán sin abrir.
15. Recepción de propuestas. Las propuestas serán recibidas en el lugar, fecha y hora prevista en los pliegos de condiciones para tal efecto. De la entrega se dejará constancia en acta, en la que se indicará entre otra información: proponente, garantía, número de folios y asistentes al acto de recepción.
16. Evaluación y requerimientos. Dentro del más estricto respeto a un tratamiento igualitario a todos los proponentes, el ministerio podrá solicitar a cualquiera de ellos, las aclaraciones o la información que estime pertinente, a fin de adelantar el proceso de evaluación. Con ocasión de las respuestas, no podrán los proponentes mejorar, adicionar o complementar sus propuestas.
17. Consolidación del informe de evaluación. Agotado el proceso de evaluación según consta en los documentos que emanan de los comités evaluadores, se procederá a consolidar el informe para efectos de su publicación y consiguiente traslado.
18. Traslado del informe de evaluación. El traslado del informe de evaluación se surtirá por el término que señale cada pliego de condiciones. Durante este plazo, si los proponentes lo estiman pertinente, podrán presentar las observaciones a dicho informe, en las oficinas de contratos estatales o la dependencia que haga sus veces.
19. Recepción y trámite de observaciones al informe de evaluación. Recibidas las observaciones, se procederá a su estudio, a proyectar las correspondientes respuestas y a efectuar los ajustes a los informes de evaluación si a ello hubiere lugar. Consolidado el informe final, se definirá el orden de elegibilidad.
20. Comité de adquisición. En los casos en que haya lugar, se someterá al comité de adquisición el informe referido a la evaluación, a las observaciones y a las respuestas de las mismas, para que este recomiende al ordenador del gasto, la adjudicación o declaratoria de desierta, si a esta hubiere lugar.
21. Audiencia. La decisión de que la adjudicación de una licitación, concurso o invitación tenga lugar en audiencia pública, podrá ser adoptada por el Contralor General de la República en los términos previstos en el artículo 273 de la Constitución Política, o de oficio por el Ministerio de Defensa Nacional, en cumplimiento de los principios de publicidad y transparencia. En ella podrán participar los oferentes, las organizaciones de veeduría ciudadana, los medios de comunicación, y cualquier persona que lo desee.
22. Resolución de adjudicación. La resolución de adjudicación es el acto administrativo por el cual el ordenador dispone la adjudicación de la invitación a la propuesta más favorable, según las exigencias previstas en los pliegos de condiciones; el acto administrativo de adjudicación es irrevocable.
23. Notificación de resolución de adjudicación. Con sujeción a lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo, se surtirá la notificación personal.
24. Comunicación a los demás proponentes. Surtido el acto de adjudicación, se comunicará sobre la decisión a los restantes proponentes no favorecidos.
25. Elaboración del contrato. Una vez adjudicada la invitación, el grupo de contratación estatal elaborará los contratos respectivos, los cuales surtirán los trámites internos de verificación y control.
26. Firma del contrato. Dentro del término que prevén los pliegos de condiciones, es obligación del proponente a quien le fue adjudicada la invitación, presentarse ante el grupo de contratación estatal o quien haga sus veces, a suscribir el correspondiente contrato, dentro del período de validez de la propuesta. En caso que el proponente se niegue a firmar el contrato, el ministerio, las Fuerzas Militares o las unidades ejecutoras, harán efectiva la garantía y se procederá a realizar la ejecución al oferente que haya ocupado el segundo orden de elegibilidad.
27. Requisitos de perfeccionamiento. Los contratos se perfeccionan con la firma de las partes y su correspondiente registro presupuestal.
28. Requisitos de legalización. Los contratos se legalizan con la cancelación del impuesto de timbre nacional y el pago de los derechos de publicación en el Diario Único de Contratación Pública, si a estos hubiere lugar.
29. Requisitos de ejecución. Para la ejecución de los contratos se requiere la aprobación, por parte del ministerio, de la garantía única constituida por el contratista.
30. Remisión de documentos al supervisor. Cumplidos los anteriores requisitos, se remitirán todos los antecedentes, el contrato perfeccionado con requisitos de ejecución al interventor, quien asumirá el control de la ejecución.
31. Remisión de documentos al supervisor. Cumplidos los anteriores requisitos, se remitirán todos los antecedentes, el contrato perfeccionado con requisitos de ejecución al interventor, quien asumirá el control de la ejecución.
32. Comunicación al contratista sobre fecha de iniciación. Efectuada la remisión de documentos al interventor, se comunicará al contratista la fecha de iniciación del contrato, siempre y cuando esta hubiera establecido desde la fecha de aprobación de la garantía única.
• Contratación directa menor al 10% de la menor cuantía. Los procesos de selección cuyo valor fuere menor al 10% de la menor cuantía, formularán invitación a un número plural y se someterán al trámite de selección previsto a continuación:
No obstante lo anterior, por vía de excepción y en casos que se consideren suficientemente justificado y conveniente, el funcionario competente podrá surtir una sola invitación a proponer y adelantará un proceso abreviado en cuyo trámite se garanticen los principios de la contratación.
(Nota: Modificado en lo pertinente por la Resolución 571 de 2007 artículo 1º de Ministerio de Defensa Nacional)
ART. 18.—De los procedimientos comunes. El procedimiento citado en el artículo precedente se utilizará en la contratación directa que adelante el Ministerio de Defensa Nacional, las Fuerzas Militares y las unidades ejecutoras.
ART. 19.—No obstante las facultades contenidas en el Decreto 855 de 1994, los procedimientos para la selección de contratistas se deben surtir con sujeción a lo enunciado en el artículo decimoséptimo de este manual.
ART. 20.—Confidencialidad de la información técnica de proyectos. Por la naturaleza de los bienes y para garantizar las condiciones de seguridad, el ministerio se reserva la facultad de identificar la información técnica sujeta a reserva; dicha información será puesta en conocimiento de los interesados en presentar oferta al ministerio o a sus unidades ejecutoras, una vez se suscriba por parte de aquellos o por su delegado, el correspondiente compromiso de confidencialidad.
ART. 21.—De la ejecución de los contratos. Los contratos se ejecutarán con sujeción a las condiciones pactadas.
ART. 22.—De la supervisión o interventoría de los contratos. Todo contrato que se celebre bajo las disposiciones previstas en este manual debe contar con interventoría o supervisión, para cuyo ejercicio se hace indispensable el uso de la guía de supervisión y/o interventoría elaborada por la coordinación de contratación del Ministerio de Defensa.
1. Del ejercicio de las funciones de supervisión de los contratos
1.1. La revisión de los documentos y antecedentes del contrato suscrito y de los derechos y obligaciones de las partes y, en particular, los mecanismos establecidos en el contrato para el reconocimiento de los derechos de contenido económico.
1.2. La intervención formal en la coordinación, vigilancia y control del desarrollo del objeto contratado, para garantizar al ministerio que las obligaciones contractuales se han cumplido y que este puede tramitar los pagos correspondientes al contratista.
1.3. La expedición de informes sobre la ejecución del contrato y en especial el informe anexo al acta de recibo parcial y/o final que sustente el debido pago de las obligaciones contraídas por el contratista.
1.4. La intervención formal en la liquidación de los contratos, dejando constancia sobre los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, en caso de divergencias presentadas.
2. Del procedimiento para el ejercicio de la función de supervisión y/o seguimiento de la ejecución de los contratos
Momento y plazo para el ejercicio de la función de supervisión y/o seguimiento:
Los supervisores de los contratos serán funcionarios designados por el competente contractual para el ejercicio de la función de seguimiento de un contrato determinado, comenzará su actividad, una vez se encuentre perfeccionado, esto es, suscrito el contrato, registrado el compromiso y legalizado el mismo, es decir, aprobadas las pólizas y cancelados el impuesto de timbre y los derechos de publicación en el Diario Único de Contratación.
Para este efecto, el jefe de la oficina de contratos del Ministerio de Defensa Nacional le informará al supervisor mediante un memorando sobre el cumplimiento de los anteriores requisitos. A este efecto le enviará fotocopia de los siguientes documentos:
• Copia de la propuesta.
• Del impuesto de timbre, cuando haya lugar.
• Del pago de la publicación. (Una vez se surta el trámite del extracto único de publicación, se remitirá fotocopia correspondiente).
NOTA: Cuando se trate de contratos que involucren recursos de la Policía Nacional, esta documentación también deberá enviarse al grupo financiero de la dirección administrativa para efectos del trámite de los pagos que allí deben surtirse.
Para cualquier eventualidad que requiera confrontar, podrá consultar el expediente original completo en el grupo de contratos.
3. Manifestaciones de inconformidad de supervisores de los contratos en relación con la ejecución de los contratos
Cuando los supervisores de contratos se manifiesten en desacuerdo con la ejecución y desarrollo de las obligaciones pactadas en un contrato, o con la forma de los actos, documentos o circunstancias examinadas, deberá sin excepción, formular todos sus reparos por escrito.
El supervisor dará cuenta al competente contractual, a la dependencia directamente interesada en el contrato y al grupo de contratos del Ministerio de Defensa Nacional de los resultados más relevantes de su actuación y recomendará las actuaciones que considere más convenientes u oportunas para la normal ejecución del contrato.
El supervisor podrá solicitar al competente contractual, la revisión de los actos que considere perjudiciales para los intereses de la Nación-Ministerio de Defensa Nacional.
Cuando se aprecien graves irregularidades en la ejecución de un contrato que amenace su paralización, es obligación del supervisor informar por escrito dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la ocurrencia de los hechos al competente contractual, y al director de la dependencia para la cual se ha contratado el bien o servicio, para que estos inicien las acciones correspondientes.
4. Cumplimiento de órdenes del competente contractual, como consecuencia de irregularidades o circunstancias que afecten el normal desarrollo de un contrato
Los supervisores de los contratos que suscriba el Ministerio de Defensa Nacional están en la obligación de acatar las observaciones y decisiones que adopte el competente contractual, en los eventos de discrepancias en la ejecución del contrato y no están autorizados a expedir cumplidos para el pago de las obligaciones contraídas, hasta tanto no se tenga pronunciamiento favorable del competente contractual para ese efecto.
5. Liquidación de las obligaciones contraídas
Los supervisores de los contratos que suscriba el Ministerio de Defensa Nacional están en la obligación de entregar debidamente liquidadas todas las cuentas contractuales con sus respectivos soportes, utilizando para ello el anexo que se incorpora en este documento, como acta de liquidación. En este momento deberá quedar documentalmente acreditado que se cumplieron todos los requisitos necesarios para el cumplimiento de la obligación a cargo del ministerio, y del resultado favorable de la comprobación formal y material del cumplimiento de las obligaciones del contratista.
El contratista deberá suscribir el acta de liquidación que se le remita en un plazo de 15 días hábiles, posteriores al recibo de la misma. Si al vencimiento de este plazo, el contratista no se allanare a su suscripción, el ministerio procederá a la liquidación de manera unilateral.
6. Funciones generales de los supervisores de contratos
Dentro del presente numeral se listan una serie de funciones que competen, a nivel general, al ejercicio de la función de seguimiento en el aspecto técnico, administrativo y en el aspecto legal y que describirá en forma general los procesos de esta labor.
Para facilitar la comprensión de estas funciones, es importante tener en cuenta que en el proceso contractual y en la ejecución de los contratos, en el Ministerio de Defensa Nacional intervienen diferentes funcionarios, dependiendo obviamente del servicio o bien a contratar y de las necesidades que deba cubrir cada una de las dependencias del ministerio.
Se recuerda que quien ejerza la supervisoría de un contrato en el Ministerio de Defensa Nacional, deberá tener pleno conocimiento del objeto contratado, para poder constatar la debida ejecución del mismo y realizar entre otras, las funciones que se describen a continuación:
6.1. En el aspecto técnico-administrativo
a) Verificar que las especificaciones y condiciones particulares de los bienes o servicios contratados, correspondan a las solicitadas, definidas y aceptadas en el contrato.
De presentarse dudas sobre este particular deberá formularlas por escrito dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la ocurrencia de esta circunstancia, al grupo de contratos del ministerio.
El grupo de contratos deberá responder a este requerimiento dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo clarificando la situación;
b) En los eventos que así lo determine el contrato, o si la naturaleza del mismo lo requiere, el supervisor deberá suscribir conjuntamente con el contratista y el competente contractual, las actas de iniciación o de recibo de bienes y/o servicios, dentro del término que se haya establecido en el contrato.
Copia de estas actas deben enviarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su firma, al grupo de contratos del Ministerio de Defensa Nacional para su respectiva incorporación en la carpeta del contrato;
c) Cuando se requieran cronogramas o programación de actividades al contratista para la ejecución del objeto contratado, el supervisor deberá exigirlos y recibirlos, para efectos de revisión y control, dentro de los plazos estipulados en el contrato. Copia de estos cronogramas o programación de actividades deben enviarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recibo, al grupo de contratos para su correspondiente archivo en la carpeta del contrato;
d) Cuando se trate de la supervisión de contratos de obras, las personas naturales o jurídicas o los funcionarios designados para este efecto, deberán abrir y llevar conjuntamente con el contratista o la persona delegada por este, una memoria diaria de la obra, en donde se harán constar las acciones realizadas diariamente en ella, así como las actas de los comités técnicos de obra o administrativos que periódicamente deban realizarse y las observaciones que se consideren pertinentes.
Este documento formará parte integral del contrato, por lo tanto, copia mensual del documento debe enviarse al área de contratos del ministerio, para que este repose en la carpeta del contrato;
e) El supervisor podrá citar o convocar a reuniones al contratista, al competente contractual y a los funcionarios que tengan un interés directo en la ejecución del contrato o hayan participado en la elaboración de los términos de referencia y elaboración de la minuta del contrato, cuando se tengan dudas sobre los términos del contrato y/o se considere necesario para la normal ejecución y desarrollo del mismo.
De estas reuniones levantará una ayuda memoria suscrita por los que en ella intervinieron y la misma deberá contener como mínimo los asuntos discutidos, las decisiones, acciones y compromisos a ejecutar. Copia de este documento se enviará al grupo de contratos del ministerio, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su suscripción, para su correspondiente archivo en la carpeta del contrato;
f) Los supervisores de los contratos, si la naturaleza del mismo lo requiere y así se hubiere estipulado en la minuta del contrato, deberán elaborar actas de recibo parcial de bienes o servicios, las cuales suscribirá conjuntamente con el contratista. El valor de los bienes o servicios que por estas actas se recibe no podrá ser inferior al porcentaje estipulado en el contrato. Copia de estas actas, deberá remitirse al área de contratos del ministerio, para lo de su competencia;
g) El supervisor debe exigir la buena calidad y correcto funcionamiento de los bienes y servicios que sean contratados, y abstenerse de dar el respectivo cumplido si estos no corresponden a las calidades, cantidades y especificaciones técnicas exigidas, para lo cual el supervisor debe mantener control y coordinación permanente sobre el desarrollo del contrato, de tal manera que implemente actividades, tales como, reuniones con el comité evaluador y contratista, visitas que sean pertinentes a las empresas y otras que se estimen convenientes y necesarias;
h) El supervisor deberá verificar que el contratista entregue los bienes y/o servicios que presentó en la propuesta. En el evento de que algunos de los bienes o servicios no sean acordes con lo estipulado en el contrato y en la oferta, este exigirá al contratista que sean cambiados o ajustados en el menor tiempo posible, o en el indicado para estos eventos en el contrato para que pueda darse una adecuada ejecución del mismo. En este evento se procederá de la siguiente manera:
1. En el evento en que el material o bien sea entregado por el contratista con algún defecto menor, el supervisor podrá devolver el material para que este corrija o subsane los defectos, en un término que el supervisor considere perentorio sin que afecte el plan logístico de la fuerza.
2. En el evento en que el material o bien entregado presente un defecto que no afecte la funcionalidad o la trazabilidad del mismo o que disminuya la durabilidad de este, pero que no sea susceptible de corrección, el supervisor recibirá el material y autorizará su distribución, conservando las muestras defectuosas del total de muestras evaluadas según el plan de muestreo que esté previsto en la norma técnica o especificación técnica o dejando cinco (5) muestras de los bienes recibidos, recolectadas al azar las cuales deben ser marcadas y etiquetadas de manera que se puedan identificar suficientemente, para efectos de que sobre las mismas, se practiquen las pruebas que el comité técnico receptor del material considere procedentes, en aras de determinar las acciones legales a que haya lugar.
3. En el evento en que el material o bien entregado presente defectos mayores el material será rechazado por el supervisor, conservando las muestras defectuosas del total de muestras evaluadas según el plan de muestreo que esté previsto en la norma técnica o especificación técnica o dejando igualmente cinco (5) muestras de los bienes recibidos, recolectadas al azar las cuales deben ser marcadas y etiquetadas de manera que se puedan identificar suficientemente para efectos de que sobre las mismas se practiquen las pruebas que el comité técnico receptor del material considere procedentes, en aras de determinar las acciones legales a que haya lugar.
NOTA: Para todos los eventos el supervisor deberá valerse de los conceptos emitidos por los comités recepcionadores del material, quienes deberán pronunciarse sobre la condición de los defectos del material indicando si estos son mayores o menores y si afectan la durabilidad, la funcionalidad, trazabilidad o el aspecto que resulte pertinente;
i) El supervisor verificará, de conformidad con la naturaleza jurídica y tipo del contrato suscrito, que el contratista tenga previstos todos los medios y recursos para mantener la seguridad y la integridad de las personas que laboran en el ministerio;
j) El supervisor deberá exigir el total cumplimiento de los cronogramas pactados en los contratos y solo podrá recomendar su modificación cuando por razones técnicas o dada la naturaleza del contrato, esto se haga necesario.
Cualquier modificación que se deba realizar al plazo de ejecución del contrato debe ser previamente autorizada por el competente contractual;
k) El supervisor deberá resolver todas las consultas presentadas por el contratista y hacer las observaciones que estime conveniente. Si durante la ejecución del contrato se presentan dudas o diferencias que no puedan ser resueltas por el supervisor, este deberá remitirlas mediante oficio, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la ocurrencia de las mismas, al competente contractual para su consulta y decisión, con copia al área de contratos;
l) El supervisor debe, si es necesario, solicitar la suspensión temporal de la ejecución de un contrato por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, justificando plenamente las circunstancias de tiempo, modo y lugar que originan los hechos de la suspensión, ante el competente contractual mediante documento escrito, para que este emita su autorización.
Si el competente contractual aprueba y suscribe la suspensión del contrato, el grupo de contratos del ministerio elaborará el acta de suspensión, copia de la cual deberá enviar al supervisor del contrato dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su legalización, para lo de su competencia.
El supervisor para todos los eventos de suspensión de los contratos, una vez desaparezcan los hechos que dieron origen a la suspensión del mismo, solicitará la reiniciación del mismo, dejando constancia del tiempo total de la suspensión temporal y del vencimiento final del contrato;
m) El supervisor deberá constatar a la fecha de vencimiento del contrato, su total cumplimiento. Si llegare a tener dudas sobre la ejecución del mismo no podrá expedir el acta de recibo final, hasta tanto no se clarifiquen las dudas o novedades que considere son irregulares.
Para que el supervisor expida el acta de recibo final del contrato, deberá verificar que todas las obligaciones contractuales se hayan cumplido a cabalidad y que puede procederse a su respectivo pago final. Este documento debe contener como mínimo la descripción de los bienes y/o servicios recibidos, el valor final del contrato, incluyendo reajustes si es que estos proceden. Copia de esta acta se enviará al grupo de contratos para su respectivo archivo;
n) Los supervisores de los contratos del Ministerio de Defensa Nacional, una vez finalizado el contrato y emitido el último cumplido de recibo a satisfacción de los bienes y/o servicios contratados, están en la obligación de elaborar dentro del mes siguiente a la terminación del contrato, un acta de liquidación final del contrato, siguiendo para el efecto el anexo modelo 1, que se adjunta en esta guía.
El acta de liquidación deberá remitirse, dentro del mes siguiente a la terminación del contrato, al grupo de contratos del Ministerio de Defensa Nacional para ser revisada y aceptada por este y proceder al trámite de firmas.
La obligación aquí establecida solo se entenderá cumplida por el supervisor una vez se encuentre suscrita el acta final de liquidación por el contratista y el competente contractual.
Si el contratista no acude a suscribir el acta final de liquidación del contrato, el grupo de contratos del Ministerio de Defensa Nacional, procederá de conformidad con la ley a realizar directa y unilateralmente y mediante acto administrativo motivado, la liquidación unilateral del contrato.
Si el contratista no está de acuerdo con el contenido del acta de liquidación, se le remitirá nuevamente al supervisor dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al recibo de las observaciones o reparos del contratista.
En este evento, el supervisor no podrá tomarse más de un (1) mes en informar al jefe del área de contratos sobre los resultados del nuevo análisis, para que este realice los trámites que considere pertinentes.
6.2. En el aspecto legal
a) Cumplir y hacer cumplir todas y cada una de las cláusulas contractuales y en especial, las obligaciones contraídas;
b) Solicitar al área de contratos de requerirlos, copia de las pólizas constituidas por el contratista y de su aprobación por parte del Ministerio de Defensa Nacional y de las modificaciones exigidas a estas durante la ejecución del contrato;
c) En cumplimiento de esta obligación, el supervisor del contrato tendrá la obligación de verificar que las vigencias de las pólizas y de sus modificaciones se encuentren dentro de los términos exigidos en el contrato;
d) Informar siempre por escrito al área de contratos del ministerio, si el contratista faltare a alguna o algunas de sus obligaciones contractuales, con el objeto de que este grupo determine si hay lugar o no a la aplicación de sanciones y/o a la declaratoria de caducidad;
e) Solicitar al competente contractual, en los eventos contemplados en el contrato y en la ley, con copia al grupo de contratos del ministerio, la aplicación de los principios de terminación, modificación e interpretación unilateral. De igual forma deberá proceder en los casos estipulados en el contrato para la terminación de mutuo acuerdo del mismo;
f) Enviar copia del acta de recibo final y/o parcial a la oficina de contratos del ministerio, cada mes o en el plazo que se haya previsto en el contrato;
g) El supervisor siempre tendrá la obligación legal de remitir al área de contratos del ministerio, dentro de los términos establecidos en esta guía, copia de todos los documentos soporte de la supervisión, así como de los conceptos y observaciones de las principales modificaciones del mismo, con el objeto de garantizar que se realicen los trámites a que haya lugar, en el menor tiempo posible.
7. Funciones particulares de los supervisores:
a) Elaborar el documento o suscribir el acta de iniciación del contrato;
b) Suscribir las actas de recibo parciales y final de los bienes y servicio del contrato;
c) Rechazar los bienes o servicios que a su criterio no cumplan las normas técnicas descritas en el presente contrato;
d) Rendir informes periódicos o cuando lo considere necesario, al ministerio sobre el avance y ejecución del contrato;
e) Verificar la correcta ejecución y cumplimiento del contrato;
f) Exigir el cumplimiento del contrato en todas y cada una de sus partes;
g) Atender y resolver en coordinación con el Ministerio de Defensa todas las consultas sobre omisiones, errores, discrepancias o aclaraciones y complemento en los aspectos técnicos, descritos en las normas técnicas que rigieron el proceso de contratación;
h) Verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones parafiscales de conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 27 del Decreto 2170 de 2002. En caso contrario deberá dar aviso de esta circunstancia al área de contratos del ministerio;
i) Para material de intendencia: verificar y realizar seguimiento en el cumplimiento de las actividades descritas en el cronograma de entregas, de conformidad con la reglamentación expedida para tal efecto por el grupo de investigación y normalización del Ministerio de Defensa Nacional;
j) Verificar que las garantías que ampara el cumplimiento total del contrato, se encuentren vigentes e informar en su oportunidad al ministerio sobre los inconvenientes presentados;
k) Todas las demás atribuciones que se contemplen en los documentos del contrato.
ART. 23.—Funciones comunes al ejercicio de la función de gerentes de proyecto, supervisores, estructuradores y evaluadores de ofertas.
Principios del ejercicio de la función de coordinación, estructuración y/o evaluación y seguimiento o supervisora de contratos
1. La función de coordinación, estructuración y/o evaluación y seguimiento se ejercerá con plena autonomía respecto del competente contractual y demás funcionarios que tengan que ver con la ejecución del contrato, pero siempre acatando las autorizaciones previas que se hayan previsto para la toma de decisiones en la celebración y ejecución del contrato.
2. La función de coordinación, estructuración y/o evaluación y seguimiento de los contratos que suscriba el Ministerio de Defensa Nacional, tiene carácter interno y tiene por objeto garantizar la impecable ejecución del objeto contratado y el cabal cumplimiento de las obligaciones pactadas.
3. La función de coordinación, estructuración y/o evaluación y seguimiento se ejercerá previa designación del competente contractual, en funcionarios que como mínimo tengan un perfil profesional que permita garantizar idoneidad en el desarrollo de sus funciones y el estricto cumplimiento de normas técnicas, administrativas y/o legales.
4. La función de coordinación, estructuración y/o evaluación y seguimiento se ejercerá en sus modalidades de intervención formal y material. La intervención formal consistirá en la verificación del cumplimiento de los requisitos que sean necesarios e indispensables para la ejecución y desarrollo del objeto contratado. En la intervención material se deberá comprobar y certificar la efectiva y real ejecución y cumplimiento del objeto contratado.
Los conceptos e informes de los gerentes de proyecto, comités estructuradores, comités evaluadores y supervisores de contratos, respecto del cumplimiento de las tareas desarrolladas siempre constarán por escrito.
Como acciones generales adicionales en materia de contratación administrativa, se establecen las siguientes:
• Los pliegos de condiciones que utilizará el Ministerio de Defensa y sus correspondientes unidades ejecutoras serán los remitidos por el área de contratación estatal a través de la secretaría general.
• El trámite del proceso de contratación estatal de las unidades ejecutoras se deberá adecuar al procedimiento descrito en este manual y los demás documentos que los desarrollen sobre los esquemas detallados en este documento.
• El concepto que en materia de contratación estatal emita el área de contratación del ministerio, para los aspectos jurídicos y económicos primará sobre el emitido por las unidades ejecutoras.
ART. 24.—Modificación al contrato. Cuando sobrevengan circunstancias o eventos de fuerza mayor, caso fortuito o el hecho de un tercero, debidamente comprobadas, que interfieran en la adecuada ejecución del contrato y ameriten la revisión de las condiciones pactadas, sin que con ello se alteren las condiciones que dieron origen a la selección de la propuesta, previo pronunciamiento escrito del supervisor se podrá modificar el contrato, siempre y cuando se garantice el cumplimiento de los fines de la contratación.
ART. 25.—Adición y prórroga del contrato. Previa solicitud del gerente de proyecto, debidamente justificada, los contratos se podrán adicionar en valor, sin que la adición exceda del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes y si se dan las condiciones, se podrá prorrogar. En todo caso, tanto la adición como la prórroga deberán contar con la aprobación del ordenador del gasto, previa justificación aprobada por la interventoría o supervisor del contrato. Suscrita la prórroga o adición, corresponde al contratista ampliar las pólizas en valor o plazo, según lo disponga el documento respectivo y proceder a su publicación si a ello hubiere lugar; por parte de la administración, las unidades respectivas procederán al registro presupuestal de la adición y a la aprobación de las modificaciones a las garantías.
ART. 26.—De los pagos y de la cesión de derechos patrimoniales. Los pagos que se generen por virtud de la ejecución de los contratos, se someterán a los trámites administrativos y las cuentas deberán contar con la aprobación de la interventoría o de la supervisión para su correspondiente legalización y desembolso.
ART. 27.—Modificación cuenta para pago del contrato. Cuando el contratista solicita modificar la cuenta presentada para el pago de sus contratos, el funcionario competente elaborará el oficio que suscribirá el Ministro de Defensa Nacional o su delegado. De esta situación se informará al supervisor del contrato.
ART. 28.—Resolución concepto solicitado por el supervisor o por el contratista. En situaciones que generan duda frente a la interpretación del contrato y/o su adecuada ejecución, el funcionario competente proyectará concepto escrito, de ser necesario, con el concurso del grupo económico de contratación; dicho concepto surtirá trámite por conducto del coordinador del grupo de contratación estatal o quien haga sus veces.
ART. 29.—Autorización del señor Ministro de Defensa Nacional para adelantar obras públicas por contratación directa. Con sujeción al numeral 19 del artículo 4º del Decreto 855 de 1994, una vez analizada la solicitud y los documentos soporte, si resultare procedente, se proyectará concepto para la firma del Ministro de Defensa.
ART. 30.—Del debido proceso. En caso de incumplimiento total o parcial de las obligaciones pactadas en el contrato, se garantizará al contratista el debido proceso previsto en el artículo 29 de la Constitución Política y la respectiva actuación administrativa se sujetará a lo señalado en los artículos 3º y 35 del Código Contencioso Administrativo. El funcionario competente del contrato elaborará el documento en el que consignará los antecedentes del contrato, los fundamentos de hecho y de derecho del presunto incumplimiento y sus análisis frente a los mismos. De este se dará traslado al contratista para que en un plazo máximo de tres (3) días hábiles el contratista los controvierta, si a ello hay lugar y presente por escrito los argumentos que considere pertinentes para el adecuado ejercicio de su derecho de defensa.
ART. 31.—Resolución del incumplimiento o imposición de sanción. Examinados los argumentos y documentos presentados por el contratista frente a su presunto incumplimiento, se decidirá sobre el mismo. Si de los mismos resulta configurado el incumplimiento, se expedirá el acto administrativo correspondiente.
ART. 32.—Acta de terminación. Agotado el término y cumplido el objeto del contrato, procederán las partes a suscribir el acta de entrega y recibo de la obra, bien o servicio, en la cual quedará expresa constancia de la condición de cumplimiento con sujeción al contrato o de los ajustes necesarios que deben ejecutarse dentro del término que en esta se señale, para proceder a otorgar las garantías correspondientes (v. gr. calidad de los bienes, estabilidad de obra o cualquiera otra señalada en el contrato).
ART. 33.—Acta de liquidación. Una vez recibido a satisfacción el objeto del contrato, se revisarán las condiciones económicas, las condiciones técnicas de ejecución y la situación jurídica del contrato, para proceder a su liquidación, dentro de los 4 meses siguientes. Elaborado el documento de liquidación será visado por la interventoría y suscrito por las partes.
PAR.—Si no se lograre suscribir el acta de liquidación dentro del plazo previsto, se dejará constancia de las razones del caso y procederá un término supletivo de 2 meses para la revisión del caso y la suscripción del acta. Si agotado el plazo adicional, no se suscribiere la referida acta, procederá la interventoría a dejar las constancias del caso y compete a la unidad administrativa especial de servicios públicos a sustanciar la liquidación unilateral, la cual será notificada al contratista, conforme lo previene el Decreto 1 de 1984.
ART. 34.—Disposiciones compiladas. En el presente manual se entienden compiladas todas las disposiciones internas que con antelación se han expedido en materia de contratación.
ART. 35.—Derogatorias. A partir de la vigencia de este manual, quedan sin efecto todas las disposiciones que le sean contrarias.
ART. 36.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
Dada en Bogotá, D.C., a 17 de mayo de 2005.