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Timestamp: 2017-09-20 11:29:51
Document Index: 20519161

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Resolución conjunta de la presidenta del INE y del Director General para la Administración Local de 25 de marzo de 1998, de Instrucciones Técnicas sobre cesión de datos del padrón municipal.
Publicado en ob núm. 0 de 2 de abril de 1998
Vigencia desde 2 de abril de 1998. Esta revisión vigente desde 2 de abril de 1998.
1. Utilización de la información padronal por el Ayuntamiento.
2. Utilización de la información padronal por la oposición municipal .
3. Cesión de la información padronal a otras Administraciones Públicas.
4. Supuestos especiales de cesión de información padronal a otras Administraciones Públicas.
5. Cesión de la información padronal para fines estadísticos.
6. Acceso de particulares a la información padronal.
7. Formalización y efectos de la cesión .
La utilización de la información por parte de los diferentes servicios del propio Ayuntamiento no constituye un supuesto de cesión de datos, puesto que en ese flujo no intervienen dos personas o entidades, sino que se desarrolla en el seno de una única entidad jurídica, que es el propio Ayuntamiento.
No obstante, no está claro que desde el punto de vista técnico-jurídico este acto no constituya un supuesto de cesión de datos, tal como se define en el artículo 1.2 del Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio, por el que se desarrollan determinados aspectos de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal ( toda obtención de datos resultante de... su interconexión con otros ficheros ).
Se trate o no de una cesión, es necesario tener en cuenta y respetar escrupulosamente el mandato contenido en el artículo 4.2 de la LORTAD: Los datos de carácter personal objeto de tratamiento automatizado no podrán usarse para finalidades distintas de aquellas para las que hubieran sido recogidos , mandato que se complementa con la disposición del artículo 4.1 de la misma Ley, y por virtud de la cual los datos han de ser adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades legítimas para las que se hayan obtenido .
La peculiaridad de los datos contenidos en el Padrón es que no se han recogido para una finalidad específica que pueda concretarse con facilidad. No estamos en el supuesto del fichero creado para gestionar un impuesto o para confeccionar la matrícula de un colegio. Es evidente que estos datos sólo pueden utilizarse para esa finalidad. Pero en nuestro caso la dificultad radica en determinar cuál es la finalidad del padrón municipal de habitantes.
La Ley de Bases de Régimen Local no contiene una referencia explícita a ella, salvo la tradicional mención de su fehaciencia para todos los efectos administrativos (artículo 16.1). Pero es justamente esta declaración, junto con la correcta interpretación sistemática de la propia Ley, la que debe permitirnos conocer la finalidad del Padrón.
Es necesario partir del artículo 11.2 de la Ley de Bases de Régimen local ( con elementos del Municipio el territorio, la población y la organización ) y de la rúbrica de los capítulos I y II de este mismo título II de la Ley (art. 12 a 24), para comprender que la finalidad del Padrón -regulado en los art. 15 a 18- es determinar la población: el municipio sólo puede existir en tanto en cuanto pueda definirse su población.
Como característica de la población de un municipio es su residencia en el territorio de ese municipio, la única forma posible de acotar esa población es precisar el domicilio en que vive cada una de las personas que la componen. Para cumplir adecuadamente este cometido los datos que contiene el Padrón son justamente los necesarios para determinar el domicilio de los vecinos (art. 16.2 LBRL). Adicionalmente el Padrón sirve para elaborar el censo electoral (art. 32 L.O 5/1985 del Régimen electoral general), y por ello el Padrón debe contener también el título escolar y cuantos otros datos puedan ser precisos para esta finalidad. Pero, aparte de esta excepción, el Padrón sólo contiene la información necesaria para poder concretar el elemento básico del municipio que denominamos población.
Estamos, por tanto, en presencia de una asociación de personas -configurada por Ley, pero asociación al fin- que cuenta con una relación de miembros, que es el Padrón. Es impensable imaginar que en esta situación no pueda -y deba- utilizarse esa lista para todas las relaciones que la organización, el Ayuntamiento, mantenga con sus asociados, los vecinos.
Al no contener el Padrón más datos que los de identificación de las personas y de su domicilio, debe aceptarse que se está respetando el mandato del art. 4.1. de la LORTAD ( adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades legítimas para las que se hayan obtenido ), y al utilizarse como soporte para llevar a cabo las relaciones legalmente previstas entre el Ayuntamiento y sus vecinos se está respetando también la previsión del art. 4.2 de la misma Ley ( no podrán usarse para finalidades distintas de aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos ).
La conclusión debe ser, por tanto, que el Ayuntamiento puede utilizar la información padronal en la medida en que sea necesaria para el ejercicio de sus competencias. Esa medida viene determinada por el cumplimiento de las siguientes condiciones:
que se trate de actos comprendidos en el marco de las competencias municipales (art. 25 LBRL).
que para llevarlos a cabo se requiera disponer de información relativa a la identidad o domicilio de los vecinos.
que se utilicen únicamente aquellos datos del Padrón que sean necesarios, en cada momento, para alcanzar la eficacia del acto.
que se respete y garantice la confidencialidad y seguridad de los datos.
que de esta norma general queda excluido el dato padronal del nivel de estudios (art. 16.2.g. LBRL) que está contenido en el Padrón con la única finalidad de servir de soporte adecuado para la elaboración del censo electoral.
Cuando algún servicio municipal pueda necesitar para desarrollar sus competencias el dato del nivel de instrucción, se deberá analizar su posible utilización con arreglo a los mismos criterios que rigen la cesión de datos entre Administraciones.
Se sobreentiende que, además, el Ayuntamiento habrá dado cumplimiento a todas sus obligaciones formales en relación con el fichero padronal, tal como determinan el Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio, por el que se desarrollan determinados aspectos de la Ley Orgánica 5/1992 de regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal (art. 5 a 10), y la Resolución de la Agencia de Protección de Datos de 22 de junio de 1994 (BOE del 23.6.94) que aprueba los modelos normalizados en soporte papel y magnético a través de los que deben efectuares las correspondientes inscripciones en el Registro General de protección de Datos.
Se trata de un caso particular enmarcado dentro del ámbito del propio Ayuntamiento. Los órganos que constituyen la oposición municipal no pueden tener el mismo tratamiento que el equipo de gobierno o los funcionarios que ejecutan las directrices marcadas por éste, pero también forman parte de la organización municipal y, por tanto, no conforman un ente distinto del propio Ayuntamiento.
El artículo 77 de la Ley de Bases de Régimen Local es la norma general a tener en cuenta: Todos los miembros de las Corporaciones locales tienen derecho a obtener del Alcalde o Presidente o de la Comisión de Gobierno cuantos antecedentes, datos o informaciones obren en poder de los servicios de la Corporación y resulten precisos para el desarrollo de su función .
El procedimiento por el que la oposición puede ejercitar este derecho viene regulado detalladamente en los artículos 14 a 16 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de la Entidades locales, aprobado por Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre.
Cumplido este procedimiento, la oposición puede acceder a la información padronal, pero, naturalmente, con las mismas condiciones y limitaciones antes mencionadas que rigen para cualquier otro órgano o servicio del Ayuntamiento.
La Ley de Bases de Régimen Local regula este supuesto con una gran amplitud, en consonancia con esa finalidad genérica no específicaque tiene el Padrón: Los datos del Padrón municipal se cederán a otras Administraciones Públicas que lo soliciten sin consentimiento previo del afectado solamente cuando les sean necesarios para el ejercicio de sus respectivas competencias y exclusivamente para asuntos en los que la residencia o el domicilio sean datos relevantes (art. 16.3).
No obstante, la cesión de datos padronales sólo será legítima si, simultáneamente, cumple todas las condiciones establecidas en la legislación específica del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal.
Mantienen, por ello, plenamente su vigencia las limitaciones contenidas en los apartados 1 y 2 del artículo 4 de la LORTAD, antes transcritos, y son además de directa aplicación a este supuesto los artículos 11 y 19 de la misma Ley.
Las condiciones que estas normas establecen para resultar legítima la cesión de datos de carácter personal son los siguientes:
Consentimiento del afectado (art. 11.1 y 2 LORTAD) De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 11.2.) LORTAD y el artículo 16.3 LBRL este requisito viene sustituido por la autorización legal que para el padrón contiene la Ley de Bases de Régimen Local, siempre que la cesión se lleve a cabo entre Administraciones Públicas y se cumplan las demás condiciones legales.
Cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario (art. 11.1. LORTAD).
Esta condición obliga a examinar, en cada solicitud concreta de cesión de datos padronales, si la Administración Pública peticionaria tiene atribuidas en sus competencias las funciones que pretende atender con la información padronal solicitada. Se requiere, por tanto, que la Administración Pública peticionaria justifique ante el Ayuntamiento la función que se propone realizar con los datos padronales y la incardinación de esa función en alguna de las competencias que le atribuye el ordenamiento jurídico, con referencia expresa a la disposición legal o reglamentaria que así lo establezca.
Es de aplicación a este respecto la Orden de la presidencia del Gobierno de 7 de julio de 1986 (BOE del 22.07.86) en cuanto a los datos que debe contener la solicitud, tanto del firmante de la misma (art. 1.1.a y b.), como de la disposición que atribuya competencia invocada (art. 2.7).
Cesión para el ejercicio de las mismas competencias o de competencias que versen sobre las mismas materias (art. 19.1 LORTAD).
El carácter genérico de la finalidad del Padrón releva del análisis pormenorizado acerca de la similitud igualdad de las competencias entre las Administraciones cedente y cesionaria ya que, por virtud de la disposición del artículo 16.3 LBRL, basta que los datos se requieran para el ejercicio de las competencias de la Administración peticionaria (conforme se ha analizado anteriormente) y que se vayan a utilizar en suntos en los que la residencia o el domicilio sean relevantes En cambio el examen deberá centrarse en la cuestión de la relevancia de la residencia o domicilio de los afectados al objeto de poder alcanzar el fin perseguido con la actuación que se propone realizar la Administración peticionaria.
El objetivo relevante no equivale a esencia, básico, primario, o, mucho menos, exclusivo. Es, simplemente, importante. Si, para resolver un asunto oficial de una Administración Pública, en el ámbito de sus competencias, es importante disponer del domicilio o la residencia de las personas, se puede recurrir a la información padronal.
Es lógico que en los temas en que tiene relevancia el domicilio o la residencia se recurra al Padrón municipal, puesto que precisamente la única circunstancia que acredita el Padrón es a residencia en el municipio y (d)el domicilio habitual del mismo (art. 16.1 LBRL).
Se trata, además, del único dato que no consta en ningún otro Registro Oficial con carácter primario. Es cierto que la residencia y el domicilio figuran en muchos registros de la Administración, pero con un carácter meramente accesorio de la información principal que en ellos se recoge. Esta circunstancia determina que los encargados de dichos registros no necesiten prestar una atención especial al mantenimiento y actualización de ese dato y, como consecuencia, que en muchas ocasiones esté desactualizado. Y, por tanto, inútil para las Administraciones Públicas que necesiten disponer de él con carácter relevante.
Por ello, es necesario que en la petición de cesión de datos padronales se acredite la relevancia de la residencia o el domicilio, ya que no cabe la cesión de ningún dato del Padrón si no se produce esta circunstancia. En particular, no es procedente pretender del padrón datos que constituyen el objeto primario de otros ficheros o registros, singularmente el registro Civil. Significativamente el legislador es respetuoso de los distintos cometidos que tienen atribuidos estos dos registros (cf. art. 35 Ley 66/1997, de 30 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del orden Social), y con el mismo respeto y coherencia deberán actuar todos los órganos administrativos.
No obstante, cuando haya quedado acreditada la relevancia de la residencia o el domicilio, podrán proporcionarse adicionalmente otros datos que consten también en el Padrón aunque no constituyan su objeto primario, pues carecería de sentido forzar dos procesos de cesión de datos personales cuando puede bastar con uno.
Utilización para las mismas finalidades para las que los datos hubieran sido recogidos (art. 4.2 LORTAD).
Como anteriormente se ha analizado, la finalidad del padrón es servir de soporte para las relaciones entre los vecinos y su Ayuntamiento. Aun cuando el Ayuntamiento forma parte de las Administraciones Públicas, y entre ellas rige el deber de colaboración establecido en los artículos 10 y 55.d) LBRL, sus personalidades jurídicas son distintas, y, por ende, no puede sin más atribuirse a las restantes la facultad que sólo el Ayuntamiento tiene para utilizar la información padronal en sus relaciones con los ciudadanos.
Es necesario, por tanto, que la finalidad para la que las Administraciones peticionarias pretenden utilizar los datos personales procedentes del Padrón coincida con la finalidad que legalmente tiene asignado el Padrón. Este análisis supone, pues, un contraste entre las finalidades que legítimamente puede perseguir el municipio en sus actuaciones oficiales y la finalidad concreta indicada en la solicitud de cesión, y su resultado deberá determinar la denegación de la petición siempre que no se produzca la coincidencia requerida por la LORTAD.
Las finalidades del Padrón son aquellas que están comprendidas en la relación de competencias que corresponde a los municipios, que son esencialmente las contenidas en el artículo 25.2. LBRL. Debe tenerse en cuenta, además, la existencia de leyes sectoriales que atribuyen competencias a los Ayuntamientos no incluidas en esa relación, tales como las establecidas en la legislación electoral, en la legislación del servicio militar, etc.
El contraste entre estas finalidades y la declarada por la Administración peticionaria no debe resultar complicado, pero es inevitable que se lleva a cabo en cada solicitud concreta de información padronal.
Datos adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades legítimas para las que hayan obtenido (art. 4.1. LORTAD).
De acuerdo con el art. 16.3 LBRL podrán cederse os datos del Padrón municipal siempre que se cumplan las condiciones que estamos analizando. Es importante subrayar que la Ley admite la cesión de los datos del padrón, de todos los datos y no únicamente del dato de residencia o del domicilio. Por tanto, cuando se den los supuestos de hecho pertinentes, se podrá ceder toda la información que consta en el Padrón: el conjunto de datos relacionados en el art. 16.2. de la LBRL.
Evidentemente esta disposición legal no impone que en todos los casos se cedan todos los datos, y,en cambio, la LORTAD sí exige que la entrega de información se limite a la estrictamente pertinente en cada caso para atender la necesidad concreta de la Administración Pública peticionaria.
Es difícil imaginar un supuesto en el que una Administración Pública necesite la totalidad de la información contenida en el Padrón de un municipio, por lo que, en principio, una solicitud de este tipo deberá ser desestimada, sin perjuicio de un análisis riguroso que pueda en circunstancias especiales llevar a otra conclusión.
Lo normal es que se requiera información específica de un vecino concreto o de un segmento de población. Y el criterio de actuación que establece el art. 4.1. de la LORTAD es totalmente restrictivo: sólo deberá cederse información de la población que sea necesaria, y, de cada una de esas personas, sólo aquellos datos que sean pertinentes para el fin perseguido. No cabe aquí la interpretación extensiva.
Es necesario, por último, tener en cuenta que el art. 16.3 LBRL rige únicamente para la cesión de datos a las Administraciones públicas. Por tales debemos entender la Administración General del estado, la Administración de las Comunidades Autónomas y las Administraciones Locales (Ayuntamientos, Diputaciones, Cabildos y Consejos Insulares).
Deben incluirse también los organismos autónomos dependientes de esas mismas Administraciones, tal como se definen en los artículos 41 y siguientes de la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organizaciones y Funcionamiento de la Administración General del Estado. Las entidades públicas empresariales dependientes de las mismas Administraciones sólo se considerarán Administraciones Públicas, a estos efectos, si la finalidad para la que pretenden utilizar los datos padronales se enmarca en el ejercicio de las potestades administrativas que tengan atribuidas.
De la misma forma las restantes Corporaciones públicas (Reales Academias, Cámaras Oficiales, Colegios profesionales, Iglesias, Partidos políticos, Sindicatos, etc.) deberán acreditar que se proponen utilizar los datos padronales solicitados para llevar a cabo alguna actuación concreta orientada al interés público. Cuando la específica finalidad que persiga con el uso de la información padronal beneficie únicamente a sus asociados, deberán ser consideradas, a estos efectos, como particulares.
En todos los supuestos en que la solicitud provenga de entidades distintas de las Administraciones públicas territoriales en sentido estricto, el peticionario deberá acreditar que el fin que persigue con esta información se encuadra en alguna de las funciones públicas que tienen atribuidas conforme a sus estatutos o norma de creación, con referencia al diario oficial donde aparecen publicados.
La petición de datos padronales que puedan efectuar las Administraciones Públicas extranjeras deberá siempre tramitarse por conducto de la Administración General de estados (art. 149.1.3. de la Constitución Española), de forma que la solicitud ante el Ayuntamiento siempre la llevará a cabo un Departamento ministerial español, normalmente el Ministerio de Asuntos Exteriores, pero también puede corresponder la competencia al Ministerio de Economía y Hacienda, Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, etc. El Ministerio solicitante será el encargado de velar por el cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 32 y 33 LORTAD.
4.1 Defensor del Pueblo, Ministerio Fiscal y Jueces y Tribunales
Según el artículo 11.2.d) LORTAD, estos órganos, en el ejercicio de las funciones que tienen atribuidas, serán destinatarios de la cesión de datos de carácter personal siempre que su finalidad sea el cumplimiento de fines directamente relacionados con las funciones legítimas del cedente y del cesionario .
Debemos entender que esta autorización legal para la cesión es más amplia que la contenida en el art. 16.3 LBRL para el resto de las Administraciones Públicas. En ambos casos es legítima la cesión sin el consentimiento del afectado, pero mientras en el supuesto general del artículo 16.3 LBRL es necesario realizar un análisis sobre la relevancia del dato de la residencia o el domicilio del afectado, esta comprobación resulta innecesaria cuando la cesión ha sido solicitada por el Defensor del Pueblo, el Ministerio Fiscal o los Jueces o Tribunales de Justicia.
Tampoco es preceptivo el consentimiento del afectado, según el artículo 11.2.f) LORTAD, para obtener los datos necesarios para solucionar urgencias sanitarias o realizar estudios epidemiológicos. Significativamente, no obstante, este apartado no abarca toda cesión de datos necesarios para cualquier actuación sanitaria, sino exclusivamente para los supuestos citados.
Es cierto que los datos padronales a que alude el art. 11.2.f) LORTAD son precisamente los datos relativos a la salud, pero el mismo criterio restrictivo habrá de aplicarse cuando para las actuaciones sanitarias se requiera la cesión de datos personales de carácter genérico, que son los que constan en el Padrón.
Por tanto, debe reputarse legítima la cesión de datos padronales a otras Administraciones Públicas en cuanto sea necesaria para atender urgencias comprendidas en el ámbito de la protección civil. Es característica de este tipo de cesión su limitación a los datos de una persona o de un reducido grupo de personas.
También se entenderá la cesión de datos padronales a otras Administraciones Públicas para la realización de estudios epidemiológicos, los cuales según el art. 8.1. de la Ley general de Sanidad (Ley 14/1986, de 25 de abril) tienen a consideración de actividad fundamental del sistema sanitario . La realización de este tipo de estudios por parte de la Administraciones Públicas se rige por los artículos 8 y 11.2.f) LORTAD, y no por el artículo 30 de la misma Ley.
Es característica común a estos estudios referirse a un segmento de población, pero el criterio de selección podría ser estrictamente geográfico y comprender, por tanto la totalidad de los vecinos de uno o varios municipios.
En cambio, la cesión de datos padronales con destino a la administración o gestión ordinaria de los centros sanitarios no está incluida en los supuestos del art. 11.2.f) LORTAD, por lo que debe analizarse conforme a los criterios generales reguladores de la cesión referida a una o varias personas concretas, y será, también normalmente, inadecuada la cesión de datos de toda la población.
4.3. Recaudación
El art. 112 de la Ley General Tributaria, en la vigente redacción dada por la Ley 25/1995, de 20 de julio, dispone:
1. Las autoridades, cualesquiera que sea su naturaleza, los jefes o encargados de oficinas civiles o militares del Estado y los demás entes públicos territoriales, los organismos autónomos y sociedades estatales; las Cámaras y corporaciones, colegios y asociaciones profesionales; las Mutualidades de Previsión Social; las demás entidades públicas, incluidas las gestoras de la Seguridad Social y quienes en General, ejerzan funciones públicas, estarán obligados a suministrar a la Administración tributaria cuantos datos y antecedentes con transcendencia tributaria recabe ésta mediante disposiciones de carácter general o a través de requerimientos concretos, y a prestarle a ella y a sus agentes apoyo, concurso, auxilio y protección para el ejercicio de sus funciones:
4. La cesión de aquellos datos de carácter personal, objeto de tratamiento automatizado, que se deba efectuar a la Administración tributaria conforme a lo dispuesto en el artículo 111, en los apartados anteriores de este artículo o en otra norma de rango real, no requerirá el consentimiento del afectado. En este ámbito tampoco será de aplicación lo que respecto a las Administraciones públicas establece el apartado 1 del artículo 19 de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre de Regulación del Tratamiento Automatizado de los Datos de carácter Personal .
Es frecuente el dato que necesiten las Administraciones tributarias sea el domicilio del sujeto pasivo, para cuya obtención se recurre habitualmente a la información padronal del respectivo Ayuntamiento. Se trata de una cesión de datos a una Administración pública para el ejercicio de sus competencias y en un supuesto en el que el domicilio es el dato básico, por lo que resulta indudable su procedencia.
En este ámbito, además, existe una tradición de recurrir al Padrón municipal ya que así lo imponía anteriormente el art. 166 del Reglamento General de Recaudación aprobado por Decreto 3154/1968, de 14 de noviembre. El vigente Reglamento (Real Decreto 1684/1990, de 20 de diciembre, modificado por Real Decreto 448/1995, de 24 de marzo) ya no exige aquellas certificaciones municipales, sino que reproduce las disposiciones pertinentes de la Ley General Tributaria (art. 113), que, en definitiva, facultan a los órganos de recaudación para poder seguir manteniendo los anteriores procedimientos.
En forma similar el Reglamento General de Recaudación de los Recursos del sistema de la Seguridad Social (Real Decreto 1637/1995, de 6 de octubre, modificado por Real Decreto 1426/1997, de 15 de septiembre), amparado en el artículo 36 de la Ley General de la Seguridad Social, contiene una regulación idéntica a la del artículo 112 de la Ley General Tributaria (art. 189), por lo que debe darse el mismo tratamiento a sus solicitudes de cesión de datos padronales.
Aun cuando el transcrito artículo 112.1 de la Ley General Tributaria autoriza tanto las cesiones masivas de datos como las individualizadas ( mediante disposiciones de carácter general o a través de requerimientos concretos ), no parece que el primer procedimiento pueda aplicarse al caso del padrón municipal. No cabe una cesión en bloque de la información padronal puesto que no todos los empadronados son sujetos pasivos frente a la Hacienda pública. Tal cesión sería excesiva y no adecuada para la finalidad legítima perseguida, por lo que no vulneraría el artículo 4.1 LORTAD. Por tanto, la petición de cesión de información padronal formulaba por la Administración tributaria deberá siempre referirse a personas concretas. Ni siquiera parece posible en este caso la determinación de esas personas mediante un criterio de selección (todos los empadronados comprendidos entre determinadas fechas de nacimiento, p.ej.), que siempre excedería el ámbito de los deudores tributarios.
Por otra parte, debe tenerse en cuenta, una vez más, que no cabe pretender obtener del padrón la información que constituye el objeto de otros registros, singularmente del Registro Civil, y que así expresamente reconocido en nuestro ordenamiento jurídico vigente: disposición adicional 21 de la Ley 42/1994, de 30 de diciembre, de Medidas fiscales, administrativas y de orden social.
4.4 Reclutamiento
Declarados órganos de reclutamiento los Ayuntamientos por el artículo 7 de la Ley Orgánica 13/1991, de 20 de diciembre de 1991, la posibilidad de servirse de la información padronal para desarrollar esta competencia se deduce de los criterios generales antes expuestos en relación con la utilización del Padrón por los servicios municipales. La utilización del padrón para este fin es, además, técnicamente obligada para poder realizar las actuaciones dispuestas en el artículo 9.3. de la misma Ley.
Adicionalmente el artículo 9.5 de esta Ley Orgánica prevé la posibilidad de que el Ministerio de Defensa solicite cuantos datos e informes considere necesarios en relación con el Servicio Militar . En el ejercicio de esta facultad el Ministerio de Defensa podrá solicitar cesiones de datos padronales, pero sólo podrán extenderse a personas concretas, si bien cabe aquí la determinación en base a criterios de selección pertinentes.
4.5. Censo electoral
Configurada como obligatoria la inscripción en el censo electoral por la Ley Orgánica 5/1985, de 19 de junio, del Régimen electoral general, el artículo 32.2 de esta Ley dispone: Los Ayuntamientos tramitan de oficio la inscripción de los residentes en su término municipal .
El instrumento del que se sirven los Ayuntamientos para poder dar cumplimiento a esa prescripción es el Padrón municipal, y, en consonancia con ello, el artículo 16.2.h. LBRL determina que en el Padrón debe recogerse cuantos datos puedan ser necesarios para la elaboración del Censos Electoral.. .
Por ello, la cesión a la Oficina del Censo Electoral de toda la información contenida en el Padrón municipal, al menos en cuanto se refiere a quienes tienen o vayan a tener próximamente la condición de electores, debe estimarse conforme a Derecho, ya que se enmarca, propiamente, en el apartado 2 del artículo 19 LORTAD: Podrán, en todo caso, ser objeto de cesión de los datos de carácter personal que una Administración Pública obtenga o elabore con destino a otra .
4.6. Fuerzas y cuerpos de Seguridad
La circunstancia de que los datos padronales que puedan solicitar las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad tienen por finalidad la prevención de un peligro real para la seguridad pública o la represión de infracciones penales (art. 20.2 LORTAD) introduce ciertas matizaciones al régimen general, antes examinado, de la cesión de datos personales entre Administraciones públicas. Matizaciones que derivan del hecho de que la actividad investigadora -función que asigna a estos órganos el artículo 11 de la Ley Orgánica 2/1986, de 13 de marzo, reguladora de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad- requiere unas condiciones de reserva o secreto y de urgencia que no suelen ser habituales en otros ámbitos de la administración civil.
La primera de estas condiciones determina que el gestor del Padrón no pueda pretender obtener una información detallada sobre la finalidad para la que se solicitan los datos. El mandato contenido en el apartado 3 del artículo 20 LORTAD ( exclusivamente en los supuestos en que sea absolutamente necesario para los fines de una investigación concreta ) está dirigido a los responsables de los Cuerpos de Seguridad, no a los titulares de los ficheros de los que aquellos datos puedan proceder.
La segunda de estas condiciones determina que no pueda esperarse que se respete estrictamente el procedimiento formal de petición y entrega de los datos, al compadecerse mal los ritmos administrativos con la inmediatez de actuaciones características de estos Servicios, y elevada a la categoría de principio básico de actuación por el art. 5.2.c) de la Ley Orgánica 2/1986.
Los Cuerpos y Fuerzas de Seguridad públicos, por su condición de órganos de las Administraciones (del estado, de las Comunidades Autónomas o de las Corporaciones locales) que tienen encomendadas las funciones públicas de seguridad, vigilancia, represión de actividades delictivas, etc., están legitimados para poder solicitar información contenida en los Padrones municipales, legitimación que refuerzan el artículo 4.1 de la Ley Orgánica 2/1986: Todos tienen él deber de prestar a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad el auxilio necesario en la investigación y persecución de los delitos en los términos previstos legalmente y el artículo 5.1 de la Ley Orgánica 1/1992, de 21 de febrero, de Seguridad Ciudadana: Todas las autoridades y funcionarios públicos en el ámbito de sus competencias deben colaborar con las autoridades a que se refiere el artículo 2 de la presente Ley y prestarles el auxilio que sea posible y adecuado para la consecución de las finalidades prevenidas en el artículo 1 .
Por ello, el gestor del Padrón debe reputar ajustada a Derecho la petición de información padronal que le dirijan estos órganos, y cumplimentarla sin demora. Su análisis debe, por tanto, limitarse a contrastar que el peticionario es miembro de un Cuerpo de Seguridad público y dispone de la pertinente representación o delegación conferida al efecto por el Jefe de su Unidad. El escrito de éste en el que solicite los datos, deberá ir acompañado del documento que acredite su condición (de Comisario, Comandante de Puesto, Jefe de Unidad operativa...), salvo que esta circunstancia le conste al gestor del Padrón por notoriedad.
La materialización de la cesión de los datos podrá llevarse a cabo en forma documental (volante de empadronamiento, listado de ordenador,...) o por simple visualización en pantalla, en aras de su mayor agilidad.
No obstante, cuando las Fuerzas de Seguridad pretendan obtener información padronal referente a un número elevado de vecinos, el gestor podrá exigir que la solicitud sea formulada por la autoridad que es competente según el artículo 2 de la Ley Orgánica 1/1992: Director General de la Policía, Director General de la Guardia Civil, autoridad equivalente de la Comunidad Autónoma, Delegado o Subdelegado del Gobierno, Juez o Magistrado en el caso de unidades de la Policía judicial, Alcalde o Concejal delegado en el caso de Policías locales distintas de la del Ayuntamiento cedente.
La Policía local del propio Ayuntamiento titular del padrón podrá servirse de éste en las mismas condiciones que los restantes Servicios municipales, y con los medios o facilidades técnicas que sean adecuados para agilizar su consulta.
Según el artículo 16.3 LBRL, los datos del padrón municipal también pueden servir para elaborar estadísticas oficiales sometidas al secreto estadístico, en los términos previstos en la Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública .
Esta Ley, por su parte, establece la obligación de proporcionar información necesaria para elaborar las estadísticas oficiales en la forma siguiente: Los servicios estadísticos podrán solicitar datos de todas las personas físicas y jurídicas nacionales y extranjeras, residentes en España . (art. 10.1). La misma obligación incumbe a todas las instituciones y entidades públicas de la Administración del estado, las Comunidades Autónomas y las Corporaciones Locales. Cuando para la realización de estadísticas sea precisa la utilización de datos obrantes en fuentes administrativas, los órganos, autoridades y funcionarios encargados de su custodia prestarán la más rápida y ágil colaboración a los servicios estadísticos . (art. 10.3). Todos los órganos de las Comunidades Autónomas y las Corporaciones Locales facilitarán a los servicios estatales la información que aquéllos posean y se estime precisa en la elaboración de estadísticas para fines estatales . (art. 40.1).
La cesión de la información del Padrón municipal resulta, por tanto, obligada para fines estadísticos, siempre que se cumplan las condiciones establecidas por la Ley 12/1989, que son las siguientes:
Que los servicios que reciban los datos desarrollen funciones fundamentalmente estadísticas y hayan sido regulados como tales antes de que los datos sean cedidos (art. 15.1.a. Ley 12/1989).
En el ámbito de la Administración General del Estado cumplen esta condición el Instituto Nacional de Estadística,el Consejo Superior de estadística y las unidades de los diferentes Departamentos ministeriales y de cualesquiera otras entidades públicas dependientes de la misma a las que se haya encomendado aquella función (art. 23 Ley 12/1989). Cuando la solicitud sea formulada por alguno de estos últimos servicios, en la petición deberá hacerse referencia a la norma que les atribuye tal competencia, con indicación del diario oficial en que aparece publicada.
De la misma manera deberán acreditar su condición de órganos estadísticos los servicios de las Comunidades Autónomas que soliciten información padronal. Según el art. 3 de la Ley 12/1989 la presente Ley será de aplicación directa, con las salvedades que en ella se contemplan, para las Comunidades Autónomas que tengan competencia de desarrollo legislativo y ejecución o solamente de ejecución y se aplicará supletoriamente, de conformidad con lo establecido en el art. 149.3 de la Constitución, en las Comunidades Autónomas que tengan competencia exclusiva en materia estadísitca , por lo que los Servicios estadísticos de las Comunidades están regidos bien por los mismos preceptos de esta Ley o bien por otros equivalentes de su legislación específica.
Que el destino de los datos sea precisamente la elaboración de las estadísticas que dichos servicios tengan encomendadas (art. 15.1.b. Ley 12/1989).
Según el artículo 11.1 de la misma Ley Cuando los servicios estadísticos soliciten datos, deberán proporcionar a los interesados información suficiente sobre la naturaleza, características y finalidad de la estadística . Y el artículo 40.3 particulariza para las Administraciones Públicas que será preciso, en todo caso, que se comunique al organismo del que se solicite la información el tipo de estadística a que va a destinarse, sus finalidades básicas y la norma que la regula .
Que los servicios destinatarios de la información dispongan de los medios necesarios para preservar el secreto estadístico (art. 15.1.c Ley 12/1989).
Impropiamente se introduce en la regulación de la cesión de datos un requisito que debe cumplirse para poder adquirir la condición de órgano estadístico. El Ayuntamiento puede y debe obviar el control de este requisito siempre que el órgano peticionario acredite su condición de servicio estadístico en la forma indicada en el apartado a) anterior.
Pues bien, acreditados estos requisitos, el Ayuntamiento proporcionará la pertinente información contenida en el Padrón, ya que a la cesión así realizada es de aplicación directa lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 12/1989: 1. Serán objeto de protección y quedarán amparados por el secreto estadístico los datos personales que obtengan los servicios estadísticos tanto directamente de los informantes como a través de fuentes administrativas y 3. El secreto estadístico obliga a los servicios estadísticos a no difundir en ningún caso los datos personales cualquiera que sea su origen .
Se proporcionará a los servicios estadísticos peticionarios únicamente la información de la población sobre la que vaya a versar la estadística concreta a realizar, y limitada a los datos de cada una de esas personas que sean necesarios para el estudio. El criterio de selección a aplicar dependerá de la finalidad perseguida en cada estadística, cabiendo la posibilidad de que se deba entregar la totalidad de la información del Padrón del municipio.
Debe destacarse que las referencias hechas a la información padronal cedida para fines estadísticos suponen la entrega de los datos tal como constan en el Padrón, es decir datos personales de vecinos perfectamente identificados, datos que se entregan en esta forma a los servicios estadísticos de las Administraciones públicas.
Evidentemente cabe también la posibilidad de ceder para fines estadísticos datos anonimizados , es decir datos personales que han sido objeto de un tratamiento adecuado para impedir la identificación de las personas a las que corresponden.
La cesión de información padronal en estas condiciones no está sujeta a ningún requisito, conforme a lo dispuesto en el art. 11.6 LORTAD: Si la cesión se efectúa previo procedimiento de disociación, no será aplicable lo establecido en los apartados anteriores .
Para poder actuar así será necesario que la información anonimizada le resulte suficiente al servicio que va a elaborar la estadística, y que el Ayuntamiento emplee técnicas adecuadas para garantizar la efectiva disociación de los datos.
Quienes no tienen la condición de Administraciones públicas, tanto si son personas físicas como jurídicas, no pueden ser destinatarios de una cesión de datos procedentes del Padrón municipal, dado el carácter de confidenciales que les reconoce el artículo 16.3 LBRL. Cada vecino puede únicamente acceder al conocimiento de los datos de su propio empadronamiento.
Los artículos 14 y 15 LORTAD regulan este derecho de cada vecino a conocer sus datos padronales (derecho de acceso), así como solicitar la rectificación de los datos inexactos o incompletos (derecho de rectificación) y a pedir la cancelación cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la que hubieran sido recabados y registrados (derecho de cancelación).
El Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio, por el que se desarrollan determinados aspectos de la Ley Orgánica 5/1992 de regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal, establece en sus artículos 11 a 17 el procedimiento a seguir en el ejercicio de los citados derechos, que ha sido completado por la Instrucción 1/1998, de 19 de enero, de la Agencia de Protección de datos, relativa al ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación (BOE del 29.01.98).
Debe tenerse en cuenta, no obstante que el derecho de cancelación no es aplicable a los datos del Padrón municipal, posibilidad prevista en los artículos 4.5 y 15.4 LORTAD. Al corresponder a cada ciudadano el derecho a solicitar de las Administraciones municipales la expedición de certificaciones compresivas de todo su historial de empadronamiento, los datos padronales deben ser conservados durante toda la vida del vecino afectado, por lo que no es posible su cancelación. Fallecido el empadronado, carecería de sentido la cancelación -sería además, de imposible ejercicio este derecho personalisimo (art. 11 RD 1332/1994)-, y, por otro lado, el Padrón pasa a formar parte del Patrimonio Documental (Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español) y tampoco puede ser cancelado o destruido.
La cesión de datos automatizados de carácter personal debe ser efectuada o autorizada por el titular del fichero. El titular del fichero padronal es el Ayuntamiento, y,por tanto, la cesión de sus datos deberá ser autorizada por el Ayuntamiento.
No obstante, el artículo 17.3 in fine LBRL establece un procedimiento alternativo: El Instituto Nacional de Estadística podrá remitir a las Comunidades Autónomas y a otras Administraciones Públicas los datos de los distintos padrones en las mismas condiciones señaladas en el artículo 16.3 de esta Ley .
Esta disposición legal tiene por objeto facilitar las relaciones interadministrativas, proporcionando dos fuentes alternativas de información a las Administraciones peticionarias, pero no exime a los Ayuntamientos de su obligación de atender la solicitud que les dirija cualquier Administración pública española. No obstante, si las peticiones de cesiones masivas fueran reiteradas, y especialmente en el caso de municipios de menor capacidad de gestión, el Ayuntamiento podrá encomendar a su respectiva Delegación del Instituto Nacional de estadística la cumplimentación de las solicitudes que se les dirijan y que afecten a grupos numerosos de empadronados.
La competencia municipal para autorizar la cesión de datos padronales corresponde al Alcalde, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 21.1.a) LBRL.
La cesión de los datos se materializará en ocasiones en una certificación de inscripción padronal (cuando afecte a un vecino o a un grupo reducido de estos), en ocasiones será una relación en papel de los datos que contiene el fichero informatizado, y en los casos en que afecte a un grupo numeroso de empadronados se empleará el soporte legible por ordenador. En estos últimos casos, el papel, disquete o la cinta deberán estar identificados con los sellos, códigos o signos que acrediten su carácter oficial y a los que hará referencia la resolución que autorice la cesión.
En todos los casos los Ayuntamientos podrán aplicar las tasas, debidamente aprobadas y publicadas, que definan como hecho imponible la expedición de las certificaciones o la cesión de los datos por otro medio.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 11.5 LORTAD, el cesionario de los datos de carácter personal se obliga, por el solo hecho de la cesión, a la observancia de las imposiciones de la presente Ley .
No es necesario, por tanto, incluir ninguna observación en la resolución que autorice la cesión. No obstante, cuando la cesión se lleve a cabo en soporte magnético -dada la facilidad de reproducción inherente a este medio - sería aconsejable que el concesionario suscribiera un documento en el que reconociera la finalidad específica para la que se ha autorizado la cesión y la prohibición de emplear esos datos para ninguna otra actuación así como su obligación de destruirlos tan pronto como hayan cumplido su objetivo.