Source: https://www.mcslatina.cz/gdpr/
Timestamp: 2019-05-22 16:59:21+00:00
Document Index: 12117437

Matched Legal Cases: ['čl. 6', 'čl. 21', 'čl. 6', 'čl. 6', 'čl. 6', 'čl. 21', 'čl. 21', 'čl. 9', 'čl. 9', '§ 82', 'čl. 32', 'čl. 46']

GDPR - Městská část Brno Slatina
Správcem osobních údajů je statutární město Brno, Úřad městské části Brno-Slatina, se sídlem Tilhonova 450/59, 627 00 Brno.
Jednotlivé orgány městské části, např. starosta, zastupitelstvo či rada městské části, nejsou samostatnými správci a při předávání osobních údajů je nepovažujeme ani za příjemce ani za zpracovatele. Stejně tak jednotlivé odbory, útvary a organizační složky Úřadu městské části Brno-Slatina nejsou samostatnými správci. Pravidelně dochází k předávání osobních údajů mezi některými útvary ÚMČ, přičemž ani na toto předávání osobních údajů nehledíme jako na předávání příjemci nebo zpracovateli.
Předávání osobních údajů mezi jednotlivými orgány obce či mezi jednotlivými útvary Úřadu městské části Brno-Slatina je dostatečně zabezpečeno, neboť všichni zaměstnanci městské části Brno-Slatina jsou vázáni mlčenlivosti a předávání orgánům samosprávy je řešeno přímo zákonem o obcích, popř. jsme učinili vhodná opatření k zajištění zabezpečení.
Naopak příspěvkové organizace městské části, tj. mateřské a základní školy a Technické služby Brno-Slatina. p.o., jsou samostatnými osobami, a proto jsou také samostatnými správci. Tyto zásady se na ně tedy nepoužijí. Příspěvkové organizace městské části přijaly svá vlastní pravidla pro zpracování osobních údajů.
Elektronická podatelna: podatelna.slatina@brno.cz
telefonní číslo: +420 603 432 294
ID datové schránky: jp4mrng
K jakému účelu osobní údaje potřebujeme
účely k nimž GDPR nevyžaduje váš souhlas – jedná se o zejména o zpracování v rámci plnění zákonných či smluvních povinnosti, popř. pro zpracování nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů městské části Brno-Slatina
účely k nimž GDPR vyžaduje váš souhlas – zpracování osobních údajů na vaše přání, kdy zpracování osobních ukončíme ihned, jakmile souhlas odvoláte.
Úřad městské části Brno-Slatina zpracovává osobní údaje k následujícím účelům, které nevyžadují váš souhlas:
splnění úkolů prováděných ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci (zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR) – jedná se zejména o výkon přenesené působnosti Úřadu městské části Brno-Slatina podle zvláštních předpisů; tyto činnosti vykonávají zejména odbor výstavby a územního rozvoje (stavební úřad), všeobecný odbor,
finanční odbor, odbor sociální péče; v těchto případech zpracování máte možnost uplatnit námitku proti zpracování podle čl. 21 GDPR, pokud se domníváte, že zpracováváme některé osobní údaje nezákonně či nad rámec, který výkon veřejné moci vyžaduje;
splnění právních povinnosti, která se na městskou část vztahují (zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) – činnost městské části Brno-Slatina se řídí zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, nicméně na městskou část dopadá celá řada právních předpisů; pokud městská část vystupuje v samostatné působnosti v soukromoprávních vztazích (např. jako vlastník nemovitostí), půjde zejména o zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů; Úřad městské části je také zaměstnavatel, a proto na něj dopadá zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů; v případě výkonu veřejné moci (přenesená působnost obce) se činnost městské části řídí různými zvláštními předpisy (např. stavební zákon v případě územního a stavebního řízení); jelikož městská část vykonává veřejnou moc za veřejné peníze, dopadají na ni rovněž povinnosti spojené se zákonem o veřejných zakázkách, zákonem o svobodném přístupu k informacím či zákonem o registru smluv; na městskou část dopadají také účetní a daňové předpisy;
uzavření a následné plnění smlouvy mezi městskou částí a smluvním partnerem (zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) – v případě, kdy městská část (v samostatné působnosti) vstupuje do smluvního vztahu musí zpracovávat osobní údaje i za tímto účelem (potřeba identifikovat druhou smluvní stranu, závazek dodat zboží či poskytnout službu, …); tuto činnost vykonávají a zajišťují zejména majetkový odbor, bytový odbor, všeobecný odbor, finanční odbor a ref. kontroly sekretariátu vedená radnice;
ochrana oprávněných zájmů (zpracování na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), kterými jsou zejména komunitní život městské části, transparentnost Úřadu městské části, výkon a ochrana vlastnického a dalších práv, vymáhání a prodej pohledávek, ochrana životního prostředí či třeba vnitřní potřeby fungování městské části; v případě zpracování na základě oprávněného zájmu máte možnost uplatnit námitku proti zpracování podle čl. 21 GDPR.
Poskytování osobních údajů správci je obecně zákonný a smluvní požadavek, popř. nezbytnost pro ochranu oprávněných zájmů. V případech, kdy tomu tak není, správce vyžaduje souhlas se zpracováním osobních údajů. Jedná se zejména o poskytnutí kontaktních údajů (e-mailové adresy či telefonního čísla). Právní předpisy při výkonu přenesené působnosti (zejména správní řád a jednotlivé zvláštní zákony) předpokládají klasické doručování poštou či do datové schránky. Městská část Brno-Slatina se ovšem snaží vyjít svým občanům a obyvatelům vstříc, a proto upřednostňuje rychlou a moderní komunikaci, která může mnohé usnadnit, zrychlit správní řízení a zefektivnit státní správu. Vaši e-mailovou adresu či telefonní číslo však budeme používat pouze s vaším výslovným souhlasem, neboť bychom vás neradi obtěžovali. Souhlas s používáním kontaktních údajů je možné kdykoliv odvolat. Můžete si také zvolit, jakou formu komunikace preferujete, neboť některým vyhovuje více telefonování, zatímco jiným elektronická pošta. Vaši volbu se pokusíme respektovat.
Některé odbory, např. všeobecný odbor (v případě vydávání zpravodaje městské části, informování o událostech organizovaných městskou částí apod.) či bytový odbor (v případě využití webové aplikace pro směny bytů), vás mohou při své činnost požádat o zvláštní souhlas se zpracováním osobních údajů. Jde o činnosti, které pro nás nejsou nezbytně nutné, nicméně vykonáváme je jako „službu“ pro vás, aniž by mezi námi vznikl smluvní vztah. Pokud o takovou službu, např. zasílání informací o událostech organizovaných městskou částí, nemáte zájem, stačí souhlas odvolat a nebudeme osobní údaje dále zpracovávat.
Zdůrazňujeme, že v případě zpracování osobních údajů, které není zákonným či smluvním požadavkem, a dochází k němu pouze na základě oprávněného zájmu (v případě samostatné působnosti městské části) či ve veřejném zájmu nebo v souvislosti s výkonem veřejné moci (v případě přenesené působnosti městské části) můžete vznést námitku proti zpracování podle čl. 21 GDPR.
Jak byly osobní údaje získány
přímo od vás z vyplněných formulářů – zpravidla se jedná o listinné formuláře, nicméně může jít také o formuláře elektronické; na všechny formuláře se snažíme umístit upozornění, že dochází ke zpracování osobních údajů s odkazem na tyto Zásady ochrany osobních údajů;
přímo od vás z uzavřených smluv nebo předsmluvního jednání – v případě uzavření smlouvy budeme údaje uchovávat po dobu trvání smlouvy a následně za účelem ochrany práv z dané smlouvy po dobu trvání zákonných promlčecích a prekluzivních lhůt a za účelem archivace ve veřejném zájmu
od třetích stran, se kterými spolupracujeme – zejména od vašich smluvních partnerů,
od třetích stran, které nám poskytly vaše osobní údaje za účelem vyřízení podnětu či stížnosti – jako orgán veřejné moci jsme povinni přijímat, archivovat a reagovat na veškerá podání občanů; v těchto podáních se mohou vyskytovat vaše osobní údaje, které musíme zpracovávat kvůli plnění právních povinností (v případě vedení správního řízení) či kvůli výkonu veřejné moci;
Všechny tyto informace naleznete v tomto článku. V podrobnostech se můžete obrátit na pověřence pro ochranu osobních údajů na e-mailové adrese ubomir@miks.cz, který vám rád pomůže.
Tyto údaje vám vždy poskytne příslušný úředník, popř. pověřenec pro ochranu osobních údajů. Většinu těchto informací ale naleznete také v tomto článku. Mnohdy se ovšem stává – vždy při výkonu přenesené působnosti (vedení správního řízení, řízení o přestupku, získání potřebného oprávnění) – že osobní údaje musí zůstat důvěrné s ohledem na povinnost zachovávat služební tajemství, včetně zákonné povinnosti mlčenlivosti (např. u sociálních pracovníků podle zákona o sociálních službách). V takovém případě nejsme povinni tyto informace poskytnout. To znamená, že pokud podáte podnět či stížnost, ve které uvedete osobní údaje třetí osoby, nebudeme tuto osobu nutně informovat, pokud s osobními údaji bude pracovat úředník vázaný služebním tajemstvím či zaměstnanec, na kterého se vztahuje zákonná povinnost mlčenlivosti.
údaje z veřejných registrů – jedná se zejména o informace z insolvenčního rejstříku, obchodního rejstříku, registru dlužníků, profesních registrů nebo například Katastru nemovitostí,
informace z internetu, sociálních médií a sítí – jedná se IP adresu, soubory cookies, identifikace zařízení, ze kterého se připojíte, informace o prohlížečích, identifikace profilu na sociálních sítích apod. – tyto osobní údaje využíváme ve značně omezeném rozsahu pouze pro účely provozu našich internetových stránek, popř. za účelem vyhledání kontaktu v případě zpracování pro účely ochrany opravného zájmu, veřejného zájmu nebo životně důležitého zájmu;
záznamy z kamerových záznamů – jedná se o záznamy z plánovaného kamerového systému s instalací v budově Úřadu městské části; záznamy z tohoto kamerového systému budou uchovávány po dobu maximálně tří dnů pouze pro účel využití Městskou policií v Brně, případně orgánům činným v trestním řízení, zejména Policii České republiky, celní správě, státnímu zastupitelství či soudům;
fotografie ze společenských, kulturních a sportovních akcí či životně důležitých událostech občanů – jedná se o fotografie pořízené se souhlasem nebo na základě oprávněného zájmu, které bývají používány na našich internetových stránkách a v tištěných i elektronických médiích, zejména ve zpravodaji městské části Aktuality o Slatině.
údaje o zdravotním stavu pro účely plnění povinností a výkon zvláštních práv v oblasti sociálního zabezpečení a sociální ochrany – tyto osobní údaje mohou být zpracovány i bez vašeho souhlasu na základě zvláštního důvodu dle čl. 9 odst. 2 psím. b) GDPR; jedná se zpravidla o osobní údaje osob omezených na svéprávnosti, dětí či sociálně slabých; pracuje s nimi Odbor sociální a zdravotní a Pečovatelská služba;
údaje o zdravotním stavu pro účely poskytování sociální péče nebo řízení systémů a služeb sociální péče – tyto osobní údaje mohou být zpracovány i bez vašeho souhlasu na základě zvláštního důvodu dle čl. 9 odst. 2 písm. h) GDPR; jedná se zpravidla o osobní údaje osob omezených na svéprávnosti, dětí či sociálně slabých; pracuje s nimi odbor sociální péče;
Předávání osobních údajů někomu dalšímu
V případě, že jsou osobní údaje předávány ke zpracování externím subjektům vně MČ Brno-Slatina, je nezbytné tyto osobní údaje dostatečně zabezpečit. S každým zpracovatelem jsme uzavřeli tzv. zpracovatelskou smlouvu, kde se zpracovatelé zavázali k mlčenlivosti a dále k tomu, že budou zpracovávat vaše osobní údaje výhradně dle našich pokynů.
Zpracovatel tedy vykonává pro správce (Úřad městské části Brno-Slatina) určité činnosti, které by správce mohl, popř. musel vykonávat sám, ale z vlastního rozhodnutí tak nečiní a přenechal výkon těchto činností externí osobě. Na rozdíl od zpracovatele příjemce nečiní pro zpracovatele žádné zpracování; osobní údaje jsou mu předány jako „konečnému uživateli“, který s nimi dále nakládá dle svého vlastního uvážení pro své vlastní účely.
Jednotlivé orgány městské části, např. starostu, Zastupitelstvo městské části a jeho výbory či Radu městské části a její komise, ačkoli jim jsou „předávány“ osobní údaje, nepovažujeme ani za příjemce ani za zpracovatele. Stejně tak jednotlivé odbory, útvary a organizační složky Úřadu městské části Brno-Slatina nejsou příjemci ani zpracovateli. Vždy jde o „integrální součást“ správce, tudíž zde nelze hovořit přímo o předávání, a proto jej označujeme jako „předávání“ v uvozovkách.
„Předávání“ osobních údajů mezi jednotlivými orgány obce či mezi jednotlivými odbory či útvary Úřadu městské části Brno-Slatina je dostatečně zabezpečeno, neboť všichni zaměstnanci městské části Brno-Slatina jsou vázáni mlčenlivostí, využívá se pouze software správce, který určí Odbor informatiky magistrátu města Brna a ref. Informatiky všeobecného odboru, a všichni zaměstnanci využívají pouze e-mailové adresy na doméně mcslatina.cz.
Členové zastupitelstva obce sice mají podle ustanovení § 82 písm. c) zákona o obcích právo při výkonu své funkce požadovat od zaměstnanců Úřadu městské části Brno-Slatina, jakož i od zaměstnanců právnických osob, které městská část založila nebo zřídila, informace ve věcech, které souvisejí s výkonem jejich funkce, nicméně toto právo lze realizovat za současného respektování jiných právních předpisů, zejména předpisů na ochranu osobních údajů, tedy GDPR. Právo zastupitelů na informace se tedy vztahuje v podstatě na všechny záležitosti týkající se činnosti městské části, které se jakýmkoli způsobem dotýkají pravomocí zastupitelstva městské části, tedy i takové informace, které podléhají zákonné ochraně (obchodní tajemství, osobní údaje). Nicméně ochranu těchto údajů musí zastupitelé respektovat, a proto je člen zastupitelstva vázán mlčenlivostí o všech takto chráněných osobních údajích. V případě nerespektování této ochrany se člen zastupitelstva vystavuje riziku právního postihu (soukromoprávní žaloba na ochranu osobnosti, sankcím ze strany Úřadu pro ochranu osobních údajů či trestněprávním postihům. O tomto byli členové zastupitelstva poučeni pověřencem pro ochranu osobních údajů.
S ohledem na skutečnost, že Úřad městské části předává členům výborů zastupitelstva a členům komisí rady, kteří zároveň nejsou zastupiteli, pravidelně osobní údajů pro zajištění chodu samosprávy, byli všichni požádání o podpis dohody o mlčenlivosti, což je organizační opatření úřadu k zajištění bezpečnosti osobních údajů ve smyslu čl. 32 GDPR.
vzdělávací agentury při objednávkách školení, pokud jsou těmto společnostem předávány osobní údaje, např. seznam účastníků školení,
společnosti zajišťující tisk, archivaci, skartaci a distribuci tiskovin, např. v případě voleb, zajištění zničení dokumentů (skartace) a tisku skartačních a předávacích protokolů; archiv města Brna je samostatný odbor Magistrátu města Brna;
společnosti podílející se na správě nemovitostí a bytového fondu – stavební společnosti a družstva, architektonické kanceláře, jednotliví projektanti, společnosti provádějící pasportizace, společnosti zajišťující zpracování odečtů spotřeby energií a provádějící roční rozúčtování mezi konečné spotřebitele, osoby zajišťující opravy a údržbu; těmto společnostem si osobám mohou být zpřístupněny některé osobní údaje nájemců bytů a nebytových prostor a dalších nemovitostí ve vlastnictví statutárního města Brna;
příspěvkové organizace městské části, tj. mateřské a základní školy a Technické služby Brno-Slatina, p.o.;
veřejnost za účelem otevřenosti a transparentnosti městské části, zejména Úřadu městské části, např. v případě poskytování informací podle zákona o svobodném přístupu k informacím, zveřejňování záměrů prodat obecní majetek, zveřejňování kvůli výkonu politických práv a peticí, zveřejňování záznamů a zápisů ze Zastupitelstva městské části, zveřejňování smluv do Registru smluv či při jiné činnosti, kdy je městská část otevřená a transparentní nad rámec plnění zákonných povinností – v těchto případech jsou osobní zpravidla anonymizovány, aby bylo dosaženo účelu dle zvláštních zákonů za současné ochrany vašich osobních údajů;
veřejnost v rámci informování o společenských, kulturních a sportovních akcích v městské části – jedná se o informace na našich internetových stránkách a v tištěných i elektronických médiích, zejména ve Zpravodaji městské části Aktuality o Slatině.
Předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci
Osobní údaje běžně nepředáváme do zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářských prostor, ani žádné mezinárodní organizaci.
V případě, kdy by mělo dojít k předání do třetí země nebo mezinárodní organizaci, např. při činnosti Odboru matriky, o tomto budete informováni. V takovém případě budete odkázáni na existenci či neexistenci rozhodnutí evropské Komise o odpovídající ochraně nebo, v případech předání uvedených v čl. 46, 47 a 49 odst. 1 GDPR, odkaz na vhodné záruky a prostředky k získání kopie těchto údajů nebo informace o tom, kde byly tyto údaje zpřístupněny.
Jaká jsou vaše práva související se zpracováváním osobních údajů
Jste oprávněn/a od nás požadovat informaci, zda jsou vaše osobní údaje jsou zpracovávány či nikoliv a pokud ano, máte přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávaní osobních údajů, informace o vašich právech (práva požadovat od správce opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro vás, informace a záruky v případě předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Máte právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.
V určitých stanovených případech máte právo požadovat, abychom vaše osobní údaje vymazali. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné. Úřad městské části osobní údaje maže po uplynutí doby nezbytnosti automaticky, nicméně můžete se na nás se svou žádostí také kdykoliv obrátit. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes vaše právo na výmaz můžeme mít povinnost či oprávněný zájem si vaše osobní údaje ponechat) a o jejím vyřízení budete detailně informováni.
Městská část zpracovává vaše osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu. Pokud byste však měli pocit, že např. překračujeme výše stanovené účely, pro které osobní údaje zpracováváme, můžete podat žádost, aby vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje omezeny (pouze uchovávány). Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení a o jejím vyřízení budete detailně informováni.
Můžete se kdykoliv obrátit s vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Více informací naleznete na webových stránkách úřadu www.uoou.cz.
Jednotlivá práva můžete uplatnit rovněž také u pověřence pro ochranu osobních údajů zasláním e-mailu na adresu lubomir@miks.cz nebo telefonicky na telefonním čísle +420 603 432 294. Z důvodu jednoznačné identifikace druhé strany však v případě telefonické žádosti poskytuje pověřeněc pouze základní a obecné informace. Kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů jsou:
Automatické vyhodnocování osobních údajů