Source: http://www.e-podatnik.pl/artykul/doradca_podatnika/9055/Pracodawca_jako_administrator_danych_osobowych.html
Timestamp: 2016-08-27 15:10:50+00:00
Document Index: 107151211

Matched Legal Cases: ['art. 221', 'art. 221', 'art. 221', 'art. 3', 'art. 3', 'art. 23', 'art. 221', 'art. 23', 'Art. 37', 'art. 39', 'art. 36', 'art. 43', 'art. 3', 'art. 6', 'art. 7', 'art. 23', 'art. 27', 'art. 37', 'art. 39', 'art. 43', 'art. 221', 'art. 1', 'art. 7', 'art. 50', 'art. 52', 'art. 31']

e-PODATNIK :: WSZYSTKIE ARTYKU�Y ZA DARMO :: Doradca Podatnika "Pracodawca jako administrator danych osobowych" zamknij to okno
Doradca Podatnika 37/2006
Pracodawca jako administrator danych osobowychPrzepisy kodeksu pracy oraz akty wykonawcze wydane na jego podstawie nak�adaj� na pracodawc� obowi�zek prowadzenia dokumentacji w sprawach zwi�zanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownik�w. Obowi�zek prowadzenia akt osobowych jest szczeg�lnie wa�ny ze wzgl�du na dowodowe znaczenie znajduj�cych si� w nich dokument�w w ewentualnych sprawach o roszczenia ze stosunku pracy, a tak�e w razie kontroli, np. przez Pa�stwow� Inspekcj� Pracy, prawid�owo�ci wykonywania zobowi�za� przez pracodawc�. Obowi�zek prowadzenia akt osobowych dotyczy r�wnie� dokument�w zgromadzonych w zwi�zku z ubieganiem si� o zatrudnienie, bowiem pracodawca wchodzi w posiadanie danych osobowych ju� na etapie weryfikacji kandydat�w ubiegaj�cych si� o prac�. Zakres danych osobowych, kt�re mo�e pozyska� pracodawca od pracownika oraz osoby ubiegaj�cej si� o zatrudnienie reguluje art. 221 k.p. Zgodnie z � 1 tego artyku�u pracodawca ma prawo ��da� od osoby ubiegaj�cej si� o zatrudnienie podania danych osobowych obejmuj�cych: imi� (imiona) i nazwisko, imiona rodzic�w, dat� urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykszta�cenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Zakres danych osobowych, kt�rych pracodawca mo�e ��da� od pracownika jest nieco szerszy. Przepis upowa�nia pracodawc� do ��dania innych danych osobowych pracownika poza wymienionymi powy�ej, a tak�e imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, je�eli podanie takich danych jest konieczne ze wzgl�du na korzystanie przez pracownika ze szczeg�lnych uprawnie� przewidzianych w prawie pracy, jak r�wnie� numeru PESEL pracownika. Ponadto pracodawca jest uprawniony do uzyskania innych danych osobowych, je�eli obowi�zek ich podania wynika z odr�bnych przepis�w. Stosownie do art. 221 � 3 k.p. udost�pnienie pracodawcy danych osobowych nast�puje w formie o�wiadczenia osoby, kt�rej one dotycz�, przy czym pracodawca ma prawo ��da� udokumentowania udost�pnionych danych osobowych pracownika i osoby ubiegaj�cej si� o prac�. Realizacja tego prawa powinna nast�pi� w pierwszej kolejno�ci przez wgl�d do orygina��w dokument�w, a dopiero, gdy nie b�dzie to wystarczaj�ce, przez ich gromadzenie. Obowi�zek prowadzenia dokumentacji zwi�zanej ze stosunkiem pracy dotyczy r�wnie� dokument�w zwi�zanych z ustaniem zatrudnienia. Ochrona danych osobowych Zawarte w aktach kadrowych dane osobowe dotycz�ce pracownik�w podlegaj� ochronie na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych. Ustawa ta wesz�a w �ycie 30 kwietnia 1998 r. i stanowi rozwini�cie przepis�w Konstytucji gwarantuj�cych, �e: nikt nie mo�e by� obowi�zany inaczej ni� na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotycz�cych jego osoby, ka�dy ma prawo dost�pu do dotycz�cych go urz�dowych dokument�w i zbior�w danych; ograniczenie tego prawa mo�e okre�li� ustawa, ka�dy ma prawo do ��dania sprostowania oraz usuni�cia informacji nieprawdziwych, niepe�nych lub zebranych w spos�b sprzeczny z ustaw�. Nale�y podkre�li�, �e ustawa o ochronie danych osobowych nie uchyli�a regulacji szczeg�lnych odnosz�cych si� do ochrony danych osobowych. Przepisy takie, jak chocia�by przytoczony wy�ej art. 221 k.p., je�eli reguluj� pewne zagadnienie odmiennie ni� ustawa, maj� pierwsze�stwo w zastosowaniu przed przepisami ustawy. Kogo dotyczy ustawa o ochronie danych osobowych Zakres podmiotowy ustawy okre�lony zosta� w jej art. 3, zgodnie z kt�rym ma ona zastosowanie do organ�w pa�stwowych, samorz�du terytorialnego, pa�stwowych i komunalnych jednostek organizacyjnych, a tak�e os�b fizycznych i os�b prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieb�d�cych osobami prawnymi, je�eli przetwarzaj� dane osobowe w zwi�zku z dzia�alno�ci� zarobkow�, zawodow� lub dla realizacji cel�w statutowych i dodatkowo maj� siedzib� albo miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, albo w pa�stwie trzecim, o ile przetwarzaj� dane osobowe przy wykorzystaniu �rodk�w technicznych znajduj�cych si� na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. W �wietle powo�anego przepisu ka�dy pracodawca maj�cy siedzib� na terytorium Polski albo w pa�stwie nienale��cym do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EWG) jest administratorem danych zobowi�zanym do wype�niania wymog�w ustawy. Nale�y podkre�li�, �e administratorem danych nie jest osoba lub osoby pe�ni�ce funkcje kierownicze, np. dyrektor czy zarz�d, podobnie jak oznaczony pracownik, kt�remu powierzono wykonywanie obowi�zk�w zwi�zanych z ochron� i operacjami na danych osobowych. Administratora danych nie mo�na powo�a�, ustanowi� czy te� powierzy� jakiej� osobie pe�nienia tej funkcji. WA�NEPracodawca uzyskuje status administratora danych osobowych z mocy samej ustawy o ochronie danych osobowych, przetwarzaj�c dane w zwi�zku z dzia�alno�ci� zarobkow�, zawodow� lub dla realizacji cel�w statutowych. Pozycja administratora jest zdeterminowana faktem, �e wskazane w art. 3 ustawy podmioty zajmuj�ce si� przetwarzaniem danych, samodzielnie decyduj� o celach i �rodkach ich przetwarzania. Dla uzyskania statusu administratora danych pozostaje r�wnie� bez znaczenia, czy przetwarzanie danych jest g��wnym, czy te� ubocznym przedmiotem dzia�alno�ci wskazanych wy�ej podmiot�w. Co wi�cej administratorem danych mo�e by� podmiot jedynie pozyskuj�cy dane lub te� zajmuj�cy si� wy��cznie ich opracowywaniem lub udost�pnianiem. Obowi�zki pracodawcy jako administratora danych osobowych W rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych za dane osobowe uwa�a si� wszelkie informacje dotycz�ce zidentyfikowanej lub mo�liwej do zidentyfikowania osoby fizycznej, a wi�c takiej, kt�rej to�samo�� mo�na okre�li� bezpo�rednio lub po�rednio, w szczeg�lno�ci przez powo�anie si� na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynnik�w okre�laj�cych jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umys�owe, ekonomiczne kulturowe lub spo�eczne. Informacji nie uwa�a si� za umo�liwiaj�c� okre�lenie to�samo�ci osoby, je�eli wymaga�oby to nadmiernych koszt�w, czasu lub dzia�a�. Z pewno�ci� dane gromadzone przez pracodawc� o pracownikach wchodz� w zakres powy�szej definicji. Wymaga podkre�lenia, �e pracodawca z regu�y pozyskuje tzw. dane zwyk�e, czyli adres zamieszkania, dat� urodzenia itp. Jednak�e pracodawcy mog� wej�� w posiadanie tak�e informacji tzw. wra�liwych, kt�rych przetwarzanie co do zasady jest zabronione.Do danych takich ustawa zalicza: dane ujawniaj�ce pochodzenie rasowe lub etniczne, pogl�dy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynale�no�� wyznaniow�, partyjn� lub zwi�zkow�, jak r�wnie� dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, na�ogach lub �yciu seksualnym oraz dane dotycz�ce orzecze� o ukaraniu i mandatach karnych, a tak�e innych orzecze� wydanych w post�powaniu s�dowym lub administracyjnym. Pracodawca jako administrator danych odpowiada przede wszystkim za legalno�� przetwarzania danych osobowych pracownik�w. Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko w razie zaistnienia jednej z poni�szych przes�anek: osoba, kt�rej dane dotycz� wyrazi na to zgod�, chyba �e chodzi o usuni�cie dotycz�cych jej danych, jest to niezb�dne dla realizacji uprawnienia lub spe�nienia obowi�zku wynikaj�cego z przepisu prawa, jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, kt�rej dane dotycz�, jest jej stron� lub gdy jest to niezb�dne do podj�cia dzia�a� przed zawarciem umowy na ��danie osoby, kt�rej dane dotycz�, jest niezb�dne do wykonania okre�lonych prawem zada� realizowanych dla dobra publicznego, jest to niezb�dne do wype�nienia prawnie usprawiedliwionych cel�w przez administrator�w danych albo odbiorc�w danych, z zastrze�eniem, �e przetwarzanie danych nie narusza praw i wolno�ci osoby, kt�rej dane dotycz�. Pracodawca jako administrator danych osobowych przetwarza dane osobowe pracownika lub osoby ubiegaj�cej si� o zatrudnienie na podstawie szczeg�lnego przepisu prawa (art. 221 k.p.), a wi�c przy spe�nieniu przes�anki okre�lonej w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy ochronie danych osobowych. Wobec tego zgoda pracownika czy kandydata do pracy jest w tym przypadku zb�dna. Upowa�nienie do przetwarzania danych osobowych Art. 37 ustawy o ochronie danych osobowych przewiduje, �e do przetwarzania danych osobowych mog� by� dopuszczone wy��cznie osoby posiadaj�ce upowa�nienie nadane przez administratora danych. Przepis ten nie przewiduje �adnych wy��cze�, dlatego te� obowi�zek nadania specjalnego upowa�nienia dotyczy wszystkich grup pracownik�w, o ile tylko ich praca zwi�zana jest z wykorzystywaniem danych osobowych. To samo dotyczy obowi�zku prowadzenia ewidencji os�b upowa�nionych do przetwarzania danych, o kt�rej mowa w art. 39 ustawy. Ewidencja ta powinna zawiera� imiona i nazwiska os�b upowa�nionych, daty nadania i ustania upowa�nienia, zakres upowa�nie� oraz identyfikatory odno�nie tych os�b, kt�re dopuszczone zosta�y do przetwarzania danych w systemie informatycznym. WA�NEPracownicy dzia��w kadr musz� posiada� stosowne upowa�nienia do przetwarzania danych oraz by� uwzgl�dnieni w ewidencji os�b upowa�nionych prowadzonej przez administratora danych. Ustawa nie okre�la ani tre�ci, ani formy przedmiotowego upowa�nienia, jednak ze wzgl�d�w dowodowych powinno ono mie� form� pisemn� oraz charakter imienny, a tak�e okre�la� dozwolony zakres przetwarzania danych. Obowi�zek prowadzenia ewidencji dotyczy pracodawc�w przetwarzaj�cych dane metodami informatycznymi i tradycyjnymi. Zgodnie z art. 36 ustawy pracodawca jest obowi�zany zastosowa� �rodki techniczne i organizacyjne zapewniaj�ce ochron� przetwarzanych danych osobowych odpowiedni� do zagro�e� oraz kategorii danych obj�tych ochron�. W szczeg�lno�ci powinien zabezpieczy� dane przed ich udost�pnianiem osobom nieupowa�nionym, utrat�, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Pracodawca jest r�wnie� zobowi�zany do opracowania i wdro�enia polityki bezpiecze�stwa i instrukcji zarz�dzania systemem informatycznym s�u��cym do przetwarzania danych osobowych (je�eli taki stosuje). Czy pracodawca musi zg�osi� zbi�r danych Generalnemu Inspektorowi do rejestracji Tre�� art. 43 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych nie pozostawia w�tpliwo�ci, �e pracodawca przetwarzaj�cy dane osobowe w zwi�zku z zatrudnieniem zwolniony jest z obowi�zku rejestracji zbior�w danych osobowych. Zwolnienie obejmuje wszystkie tworzone w zak�adach pracy zbiory danych dotycz�cych pracownik�w, zar�wno obecnych jak i by�ych, a tak�e kandydat�w do pracy i os�b �wiadcz�cych us�ugi na podstawie um�w cywilnoprawnych. Nale�y wspomnie�, �e zwolnienie z obowi�zku zg�oszenia zbioru danych do rejestracji nie oznacza automatycznie zwolnienia ich administratora z konieczno�ci przestrzegania przepis�w o ochronie danych osobowych i dope�nienia innych, okre�lonych w nich obowi�zk�w. WA�NEPracodawca przed zatrudnieniem os�b pracuj�cych przy przetwarzaniu danych osobowych powinien powiadomi� je o obowi�zku zachowania w tajemnicy pozyskanych danych oraz o sposobach ich przetwarzania. Wskazane jest r�wnie�, �eby pracownicy po�wiadczyli na pi�mie przyj�cie tego obowi�zku do wiadomo�ci. Sebastian Papajspecjalista ds.prawa pracy w kancelarii adwokackiej "Next"
Podstawa prawna art. 3, art. 6, art. 7 pkt 7, art. 23, art. 27, art. 37, art. 39, art. 43 ust. 1 pkt 4 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (j.t. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.)
art. 221 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94) To Warto Wiedzie�...Od kiedy przys�uguje ochrona danych osobowych Dane osobowe korzystaj� z ochrony przewidzianej ustaw� z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. nr 133, poz. 883 ze zm.) ju� w�wczas, je�eli tylko mog� znale�� si� w zbiorze danych osobowych, bez wzgl�du na to, czy si� w nim ostatecznie znalaz�y, a ustawa w odniesieniu do r�nych etap�w i rodzaj�w przetwarzania danych okre�la jeszcze dodatkowe uprawnienia os�b, kt�rych dane te dotycz� (rozdz. 4 ustawy o ochronie danych osobowych). Ka�dy ma prawo do ochrony dotycz�cych go danych osobowych (art. 1 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych), a nie jedynie ten, czyje dane znalaz�y si� ju� w zbiorze. Na gruncie ustawy o ochronie danych osobowych administratorem danych osobowych jest jedynie ten podmiot, kt�ry decyduje o celach i �rodkach przetwarzania tych danych (art. 7 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych), natomiast administruj�cym - tak�e taki podmiot, kt�ry zarz�dza, zawiaduje zbiorem danych (art. 50, 51, 54 cytowanej ustawy) lub danymi (art. 52 cytowanej ustawy) w procesie ich przetwarzania, w tym i powierzonego mu w trybie wskazanym w art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych, przy czym odpowiedzialno�� karna administruj�cego nieb�d�cego administratorem danych wchodzi w rachub� w�wczas, gdy jego zachowanie - uznane za karalne przez ustaw� - wynika z powierzonych mu czynno�ci przetwarzania danych. (Postanowienie S�du Najwy�szego - Izba Karna z 11 grudnia 2000 r., sygn. akt II KKN 438/2000, OSNKW 2001/3-4 poz. 33) Sebastian Papaj