Source: https://de.slideshare.net/DRUKFF/de-sichere-elektronische-archivierung-felix-von-bredow-aiim-conference-2002
Timestamp: 2020-08-09 05:46:07
Document Index: 72875975

Matched Legal Cases: ['§126', '§292', '§3', '§14', '§ 12', '§ 16']

[DE] Sichere elektronische Archivierung | Felix von Bredow | AIIM Con…
[DE] Sichere elektronische Archivierung | Felix von Bredow | AIIM Conference | 2002
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AIIM Conference @ DMS-EXPO
Essen, 05. September 2002 © PROJECT
- Sichere elektronische Archivierung
-- Was ist Sicherheit?
-- Was ist elektronische Archivierung? -
-- Codes of Practice
-- Nutzen, Relevanz, Einhaltung
https://bit.ly/eArch-vonBredow
1. 1 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow Dr. Ulrich Kampffmeyer AIIM Conference @ DMS-EXPO Essen, 05. September 2002 © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
2. 2 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Agenda Sichere elektronische Archivierung • Was ist Sicherheit? • Was ist elektronische Archivierung? © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Rechtliche Situation • Deutschland • Europa • Codes of Practice Standards • Nutzen, Relevanz, Einhaltung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Herausforderungen • Produkte • Migration • Trends
3. 3 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Sichere elektronische Archivierung Sicherheit © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Elektronische Archivierung
4. 4 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Sicherheit ?!
5. 5 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Sicherheit? Verunsicherung im Markt • Muss ich elektronisch archivieren? • Was muss archiviert werden? • Wie verhindere ich, dass der Steuerprüfer in allen Dokumenten recherchiert? • Wie sichere ich die Verfügbarkeit über Jahrzehnte?!© PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Wie sieht es mit magnetischen Speichern aus?! • Brauche ich eine individuelle Verfahrensdokumentation? • Kommt da noch etwas nach?! © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Muss ich jetzt für alle Mitarbeiter eine Chipkarte mit digitaler Signatur anschaffen?! • usw. © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
6. 6 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Sicherheit! Sieben unterschiedliche Aspekte von Sicherheit bei der elektronischen Archivierung: © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer 1. Sicherheit der Verfügbarkeit © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer 2. Sicherheit der Unveränderbarkeit 3. Sicherheit der Vollständigkeit 4. Sicherheit der Zugriffs und Datenschutzes 5. Sicherheit der einfachen und verlustfreien Migration 6. Sicherheit vor unberechtigter Nutzung 7. Sicherheit der Investition © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
7. 7 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Empfehlung Sicherheit ist Definitionssache ... Sie müssen schon Ihren eigenen Anspruch – und die damit verbundenen Risiken und Kosten selbst definieren © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
8. 8 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Elektronische Archivierung
9. 9 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Elektronische Archivierung Begriffe Records Management • Der Begriff „elektronische Archivierung“ entspricht dem „Records Management“ im englischen Sprachgebrauch Langzeitarchivierung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Unter „elektronische Langzeitarchivierung“ versteht man die Bereitstellung von Daten und Dokumenten über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren Revisionssichere Archivierung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Unter „revisionssicherer Archivierung“ versteht man Archivsysteme, die nach den Vorgaben der Allgemeinen Abgabenordnung (HGB AO) und der GoBS Daten und Dokumente sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten
10. 10 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Document Life Cycle © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
11. 11 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Transaktionsarchivierung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Angebote, Geschäfte etc. über Web-Server und Portale sind reproduzierfähig und recherchierbar zu archivieren • Der Protokollierung kommt besondere Bedeutung zu Recherchierfähigkeit • Für bestimmte Aufgaben müssen die Daten recherchierfähig gehalten werden; PDF und TIFF kommen nur für bestimmte Anwendungsfälle in Frage Objektbildung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Standardisierung von Meta-Daten schreitet voran • Objektbildung zum Aufbau von Referenzen (z.B. elektronische Signatur auf Zertifikat) inzwischen unerlässlich (bei SKO- Informationsobjekten gegeben) Elektronische Archivierung Generelle Anforderungen (1)
12. 12 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Elektronische Signaturen • Die elektronische Signatur ist rechtskräftig • Elektronisch signierte Dokumente müssen archiviert werden, da sie nicht mehr für die Papierreproduktion geeignet sind • Schlüsselprüfung muß während der Aufbewahrungsfrist gegeben sein • Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat muss gewährleistet sein © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Organisatorische Aufteilung von Datenbeständen • Wegen „Mitnahmemöglichkeit“ und Recherche durch Prüfer müssen Datenbestände in der Index-Datenbank und dem Archiv sinnvoll nach Klassen aufgeteilt werden • Das Berechtigungssystem muß den Schutz nicht steuerrelevanter Unterlagen (besonders BDSG) sicherstellen Elektronische Archivierung Generelle Anforderungen (2)
13. 13 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Aufbewahrung von Information ist kein Selbstzweck • Information ist ein immer wichtiger werdendes Wirtschaftsgut • die Geschäfte ganzer Branchen basieren auf Information und immateriellen Gütern • die Abhängigkeit von Information gefährdet den Bestand nicht nur von Unternehmen und Behörden, sondern von Wirtschaft, Kultur und Gesellschaft • gesetzliche, kaufmännische, wissenschaftliche und kulturelle Anforderungen machen elektronische Archivierung unerlässlich © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
14. 14 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Empfehlung Prüfen Sie • Welchen Wert Information für Sie hat • Was für Dokumente Sie überhaupt haben © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Welche Dokumente archivierungspflichtig und welche archivierungswürdig sind • Was Ihre Kollegen eigentlich unter einem Archivsystem verstehen (wollen)
15. 15 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Zugangskontrolle Zugriffsschutz Gesamtkonzept © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Steuerung Archivie- rungsvorgang, Belegungstabelle der Sektoren, Retrievalsoftware, Ausfallsicherheit Gerätesteuerung, Kennung WORM-MO Blank Check Datensicherheit digitaler optischer Archive - Sicherheitsebenen WORM WORM-MO © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer (Header) Organisation System Gerät Medium
16. 16 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Empfehlung • Kümmern Sie sich um stabile Berechtigungskonzepte © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Neutrale Benutzerklassen unabhängig von individuellen Berechtigungen und Gruppen lassen keine Information im Archiv „verschwinden“ • Möglichst keine redundante, individuelle Speicherung von Berechtigungen – setzen Sie auf LDAP und die Nutzung vorhandener © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Berechtigungssysteme © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Teilen Sie Ihre Dokumentenbestände sinnvoll auf
17. 17 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Restart - Wiederanlauf • Wiederanlauf nach Betriebsstörungen • Verlust der Netzwerkverbindung • Störungen der Indexdatenbank • Störungen des IRS • Störungen der optischen Speichereinheit © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Störungen (z.B. Überlauf) der temporären Speicher • Der Wiederanlauf stellt sicher, daß die Systeme kurzfristig mit herkömmlichen DV-Mitteln ohne Dokumentenverlust weiterarbeiten können © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Gegebenenfalls ist ein Teil-Recovery notwendig, um die Konsistenz im System wieder herzustellen
18. 18 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Verfahren zum Wiederanlauf • Redundante Systeme • z.B. gespiegelter Server, RAID, Dual Homing etc. innerhalb eines Systems • z.B. Sicherheitsrechenzentren • Problem: hohe Kosten, aufwendiger Betrieb • Einspielen von Sicherungen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • z.B. Bandsicherungen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Problem: Teile der aktuellen Daten- und Dokumentenbestände © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer fehlen, Teil-Recovery und Konsistenzabgleich erforderlich
19. 19 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Teil-Recovery • Definierte Teile des optischen Archivs sind nicht mehr verfügbar • Teil-Recovery, z.B. • Recovery über einen bestimmten Zeitraum • Recovery eines Mediums © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Recovery einer bestimmten Dokumentengruppe oder eines bestimmten Dokumentenortes • Durch das Zusammenwirken von Teil-Recovery und Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
20. 20 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Voll-Recovery • Komplettes Archiv oder Archiv-Subsystem ist ausgefallen • Voll-Recovery © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Recovery meint in der Regel den Wiederaufbau des gesamten Systems von den optischen Speichermedien © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Durch das Zusammenwirken von Voll-Recovery mit Wiederanlauf wird das System nach Störungen konsistent wieder bereitgestellt
21. 21 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Herkömmlich • Datenbank, Netzwerk etc. werden über Bänder gesichert • Im Archiv liegen nur die Dokumente selbst © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Zusätzliche Sicherung über digitale optische Speicher • Zugriffs- und Indexinformationen werden als String nahe beim Dokument gespeichert © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Teile der Datenbank werden mit auf die gleiche Seite der optischen Platte geschrieben • Es werden “Self contained”-Informationsobjekte archiviert, die im Header alle notwendigen Informationen mit sich tragen (sicherste Methode; auch für den Austausch von Dokumenten geeignet) Verfahren der Absicherung für den Recovery-Fall
22. 22 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Empfehlung • Kein Archivsystem ohne geprüfte Wiederanlauf- und Recovery-Fähigkeit kaufen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Achten Sie auf vernünftige Protokollierung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
23. 23 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Rechtliche Situation © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Deutschland Europa Codes of Practice
24. 24 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Rechtsfragen Archivierung von Dokumenten In der alten Bürowelt gab es stets die Fragen: • Was kann weggeworfen werden? © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Im Ordner kann ich blättern und finde immer alles... • “Ein Büro ohne Papier ist genauso sinnvoll wie eine Toilette ohne Papier.” (Unbekannt) In der neuen digitalen Welt folgende: • Was muss gespeichert werden...und in welcher Form?...bevor es für immer verloren ist? © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Wie wird der Kontext einer Web-Transaktion sicher dokumentiert? Werden Dokumente mit Metadaten verbunden und die Verarbeitung dokumentiert? • In absehbarer Zukunft werden die Benutzer mit einem komplexen Mix aus Datei-Typen umgehen müssen
25. 25 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Deutschland
26. 26 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Rechtsfragen Zusammenfassung Deutschland (1) BGB • Schriftform, elektronische Form • Ausnahmen (Verbraucherschutz, Kündigung, Zeugnis, Bürgschaftserklärung, Schuldversprechen, Schuldanerkenntnis) • Verankerung der elektronischen Signatur BDSG © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Löschung und Sperrung von Daten ZPO © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • freie Beweiswürdigung, Beweis des ersten Anscheins • Reduzierung des Prozessrisikos durch elektronische Unterschrift © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
27. 27 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Rechtsfragen Zusammenfassung Deutschland (2) BetrVerfG • Unterrichtungs- und Erörterungspflicht des Arbeitgebers • Mitbestimmungsrecht © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer HGB / AO • Während der Aufbewahrungsfristen müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können • Sind Daten mit einem DV-System erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden
28. 28 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 GDPdU und andere Gesetze Was heißt GDPdU ? „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ • Umfeld © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Buchhaltungsdaten • Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und Dokumente © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Gültigkeit © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Brief vom BMF 16.07.2001 • Umzusetzen ab 01.01.2002 • Übergangsregelungen • Herkunft • Steuerreform (StSenkG) • HGB AO
29. 29 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 GDPdU Handlungsbedarf für Unternehmen • Was sind steuerlich relevante Informationen? • Auf welchen Datenträgern werden diese vorgehalten? • Welche Medien sind langfristig geeignet? • Welche Zugriffsrechte benötigt ein Prüfer? • Müssen Hard- und/oder Software vorgehalten werden? © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Planung von Migrationen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Berücksichtigung von Aufbewahrungsfristen • Nötige Abstimmungen zwischen EDV und Prüfer • Prüfen von Auswertungs-, Filter- und Sortiermodulen
30. 30 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 • Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht • Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Die Verfahrensdokumentation muss vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein Verfahrensdokumentation GoBS
31. 31 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Empfehlung • Verfahrensdokumentationen waren schon immer gefordert – bei der Papierablage hat man sich aber selten drum gekümmert © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Machen Sie sich durch eine saubere, ständig gepflegte Verfahrensdokumentation unabhängig vom Wissen in den Köpfen einzelner © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Nutzen Sie Musterverfahrensdokumentationen von Herstellern © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Lassen Sie Ihre Systeme vom TüVIT zertifizieren – wenn Sie ein erhöhtes Sicherheitsbedürfnis haben und das nötige Kleingeld ausgeben wollen
32. 32 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Elektronisches Geschäftsverkehrgesetz EGG • In Kraft seit 20.12.2001 • Herkunftslandprinzip • Unternehmen müssen sich nicht in die Rechtsordnungen anderer EU-Staaten einarbeiten • Negativ unter Verbraucherschutzgesichtspunkten Massive Auswirkungen auf das deutsche Wettbewerbs- und Werberecht (z.B. Streichung von Zugabeverordnung oder Rabattgesetz) © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Revisionssichere Protokollierung von Geschäftstransaktionen. „Elektronischer Poststempel“© PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
33. 33 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Elektronisches Geschäftsverkehrgesetz EGG • Teledienstegesetz (TDG) • Angebot von Produkten und Dienstleistungen auf einer Homepage • Unterscheidung zwischen Content Provider, Service Provider und Access Provider • Hauptpflicht: Der vereinbarte Teledienst © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Nebenpflicht: Störungsfreie Übermittlung • Teledienstedatenschutzgesetz (TDDSG) • Grundsatz der Datenvermeidung: Es sind so wenig personengebundenen Daten wie möglich zu erheben und zu speichern © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Bestands-, Nutzungs- und Abrechnungsdaten • Kostenfreies Recht die gespeicherten Informationen auch elektronisch einsehen zu können
34. 34 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Elektronische Signatur Gesetzliche Entwicklungen • Europäische Signaturrichtlinie 19.01.2000 © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Novelliertes Signaturgesetz 22.05.2001, löst Version vom 01.08.1997 ab • Elektronische Form Neuer §126a BGB, Beweisregel §292a ZPO • Elektronische Form im öffentlichen Recht Neuer §3a VerwVerfG • Artikelgesetz Geplant VerwVerfG, AO, FGO • Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen StÄndG 2001: §14 Abs.4 UStG © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Sozialgesetzgebung
35. 35 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Signaturverordnung SigV • Seit Oktober 2001 • Qualifizierte Signaturen • Registrierung vs. Akkreditierung: Freiwilligkeit eingeschränkt • Aufbewahrung zwischen 5 und 30 Jahren nach Unwirksamwerden eines Zertifikats © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • § 12 Abs. 2 und § 16 Abs. 6: Die Regulierungsbehörde führt einen Katalog mit geeigneten Sicherheitsmaßnahmen für Zertifizierungsstellen. Beachtung der Zertifizierungsstellen für Sicherheitskonzepte und eingesetzter technischer Komponenten • Übergreifende Neusignierung veralteter Daten
36. 36 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Elektronische Signatur Probleme der Archivierung Zeitlich begrenzte Gültigkeit Speicherung • Zusammenhang zwischen Dokument und Zertifikat • Persönliche Signatur nicht für automatische Dokumenterstellung in Massenverfahren geeignet Mehrfach-Signaturen, z.B.:CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Mitzeichnung gleichberechtigter Unterzeichner • Unterzeichnung Mitarbeiter und Vorgesetzter in vorgegebener Reihenfolge © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Abruf elektronisch signierter Dokumente aus einem Archiv führt automatisch zur Erzeugung einer Anzeigekopie • Formatprobleme des Dokumentinhaltes (Konvertierung führt zum Verlust der Signatur) • Referenzierung elektronisch signierter Dokumente zu Index- Datenbank, gespeicherten Zertifikaten und Journalen bei Reorganisation und Migration
37. 37 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Empfehlung • Gesetze werden immer Technik-neutral formuliert (damit sie Bestand haben) und bedürfen daher der Interpretation © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Wo relevante Information nur noch digital vorliegt, muss auch digital archiviert werden © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Die „digitale Revolution“ hat in der Gesetzgebung erst begonnen – bleiben Sie am Ball © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
38. 38 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Europa
39. 39 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Europäische Gesetzgebung Elektronische Signatur © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • EU-Richtlinie für elektronische Signaturen (RLES) E-Commerce • EU-Richtlinie E-Commerce © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Urheberrecht und Digital Rights Management • EU-Richtlinie für das Urheberrecht
40. 40 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Was tut die Europäische Kommission ? Zahlreiche konkurrierende Verfahren und Projekte im Umfeld eGovernment, eCommerce und elektronische Archivierung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
41. 41 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Was tut die Europäische Kommission ? Beispiele • Richtlinien zum elektronischen Geschäftsverkehr und zur digitalen Signatur • Aktionsplan "eEurope 2002" © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • IDA: Interchange of Data between Administrations • TEN-Telecom: Trans European Telekommunication • eContent: European Digital Content on the Global Network © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • ISTweb: Information Society Technologies Programm
42. 42 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 DLM-Forum • Document Lifecycle Management • führende Veranstaltung für Archivisten und Informationsmanager des europäischen öffentlichen Sektors © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Als Plattform zwischen Archivisten, öffentlicher Verwaltung und ICT Industrie um Best Pratice Lösungen zu identifizieren und zu fördern © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Electronic Document und Records Management
43. 43 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 • Die USA galten lange Zeit als die Vorreiter in Sachen Kryptografie • Trotz des jahrelangen Schutzes ihrer Algorithmen wurde das Public Key-Verfahren kaum vorangetrieben • Die PKI-Lösungen werden insgesamt als unzureichend gelöst bewertet © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Aus diesem Grund wird den biometrischen Verfahren der Vorzug gegeben © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Diese gewährleisten allerdings nur Sicherheit im Bereich der Authentifzierung und nicht bei der Datenintegrität • Die USA verfolgten zunächst den Weg der „Einfachen Signatur“, schwenken derzeit aber auf „qualifizierte Signaturen“ um © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • In Standardprodukte integrierte Software aus den USA kann alle europäischen und nationalen Bemühungen obsolet machen Digitale Signatur & Kryptographie Entwicklung in den USA
44. 44 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Empfehlung • Beachten Sie bei Systementscheidungen, welche Entwicklungen durch neue Vorgaben aus Brüssel und neue Produkte aus den USA zu erwarten sind ... © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer „Die Musik spielt nicht in Deutschland“© PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
45. 45 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Codes of Best Practice (oder besser Codes of Common Practice ?)
46. 46 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Die Rolle von „Codes of Best Practice“ Unverb. Richtlinien mit halboffiziellem Charakter Europa: © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • DLM (Document Lifecycle Management) • MoReq (Model Requirements) England: • BSI (British Standards Institution) Deutschland: © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • VOI (Verband Organisation und Information) Schweiz, Norwegen etc. • Diverse eigenständige Codes
47. 47 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Grundsätze der elektronischen Archivierung in Deutschland • Dokumenten-Management und elektronische Archivierung sind die Grundlagentechnologien für die Bereitstellung von Dokumenten und Informationen • Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ sollen die Rechtssicherheit des Einsatzes von Dokumenten- Management- und elektronischen Archivsystemen verbessern, damit die Nutzen- und Effizienzpotentiale künftig besser genutzt werden können © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ berücksichtigen die besonderen rechtlichen Bedingungen in Deutschland © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Die „Grundsätze der elektronischen Archivierung“ des VOI sind kein Gesetz und keine Rechtsvorschrift und ersetzen auch keine Gesetze oder Rechtsvorschriften
48. 48 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Empfehlung Auch wenn die Erscheinungsdaten von Codes of Best Practice etwas zurückliegen, als Grundlage können sie immer dienen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
49. 49 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Standardisierung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Nutzen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Schnittstellen, Dateiformate, Medien Welche Standards sind relevant? Wie kann die Einhaltung von Standards geprüft werden?
50. 50 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Nutzen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
51. 51 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Warum sind Normen und Standards wichtig für Anwender? • Investitionssicherheit • Verfügbarkeit von Komponenten verschiedener Hersteller © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Prüfbarkeit • Migrationssicherheit © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
52. 52 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Warum sind Normen und Standards wichtig für Anbieter? • Standardschnittstellen und Formate • Langfristige Einhaltung von Formaten • Qualitätssicherung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Vereinfachung der Gewährleistung • Modularisierung des Produktangebotes • Produktakzeptanz © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
53. 53 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Relevanz
54. 54 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Architektur von Archivsystemen Schichten-Architektur ViewerFAX E-Mail SAP Recher- che Scan- nen Benutzer- verwal- tung FAX Dienst E-Mail Dienst SAP Ablage-Ebene dynami- sches DMS Zugriffschutz Sicherheit Single Login Zugriffschutz Sicherheit Web- Service Applet Index-DB Office- Integration Anwen- dungs- Enabling Work- flow Work- flow- Engine Archiv-Ebene
55. 55 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Empfehlung • Setzen Sie auf Mehrschichtarchitekturen mit modularen Komponenten, die als Dienste einsetzbar sind © PROJECT CONSU © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer LT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Halten Sie Anwendungsfunktionalität vom Archivsystem fern: nur „dumme Archive leben lange“© PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Achten Sie auf offene Schnittstellen und Interoperabilität © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Archive sind Infrastruktur – sie sollten allen Anwendungen gleichermaßen zur Verfügung stehen
56. 56 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Schnittstellen, Dateiformate, Medien
57. 57 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Standards Viele der „alten“ DMS-Standards haben sich nicht durchgesetzt: • veraltet: DMA, DFR, ODA, SGML ... • ums Überleben kämpfend: ODMA, WfMC ... Bei Dokument-Formaten steht ein Generationenwechsel an: • alt: © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer TIFF, JPEG, HTML • neu: XML, JPEG2000, PDF Neue Standards im Umfeld Dokumenten-Technologie: • ISO/IETF/OASIS: © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer 15489, WebDAV, XML- Dialekte, Metadatenstandards elektronische Signatur ... • branchenspezifische: DoD, Domea, OAIS ...
58. 58 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Internet Standards Protokoll-Ebene • TCP/IP • HTTP, SHTTP © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Schnittstellen-Ebene • WebDAV für Workflow und Dokumentenmanagement • XML Format-Ebene © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • HTML, derzeit Version 4, Ausbau als XHTML • XML, einschließlich spezialisierter Ausprägungen • Dokumentformate aus dem klassischen Umfeld (PDF, JPEG2000) © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
59. 59 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 • Oktober 1998 von IETF (Internet Engineering Task Force) in Leben gerufen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Regelt den Zugriff auf Inhalte eines Dokumenten- Management-Systems über das Internet • Änderung des Inhalts und der Struktur eines Dokumentes im Team ist möglich © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Der reinen Lesezugriffe von HTTP-Protokoll werden um den schreibende Zugriffe erweitert Web Distributed Authoring und Versioning (WebDAV)
60. 60 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 • ISO 15489 Records Management © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Relevant für die Schriftgutverwaltung im privaten und öffentlichen Sektor und für das Archivwesen • Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen von Schriftgutverwaltungssystemen • Standard geht nicht wesentlich über Definitionen zum Thema hinaus © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Kleinster gemeinsamer Nenner der beteiligten Länder Records Management ISO15489
61. 61 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 • MoReq: Model Requirements for the Management of Electronic Records • Veröffentlicht von der Europäischen Kommission • MoReq ist weniger ein Standard und kommt eher einer oberflächliche Guideline nah © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Steht für den Aufbau und Betrieb von Dokumenten- Management- und Archivsystemen • Fokus liegt nunmehr auf der Behandlung elektronischer Dokumente, papierbasierte Dokumente sind inzwischen ein Randthema • Richtet sich an öffentliche und private Einrichtungen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Model Requirements MoReq
62. 62 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 SAGA – Standard und Architektur für eGovernment Anwendungen (1) • Im Rahmen der Initiative Bund Online 2005 entwickeltes Dokument, dass Standards und Architekturen vorschreibt und bewertet, die bei der Umsetzung der Internetdienstleistungen verwendet werden sollen. © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • SAGA ist ein ganzheitlicher Ansatz und umfasst alle Standards und Architekturen, die bei der Umsetzung der Internetdienstleistungen verwendet werden sollen. • Schwerpunktbereiche in denen die Dienstleistungen eingesetzt werden sollen sind: • Government to Citizens © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Government to Business • Government to Government
63. 63 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 SAGA – Standard und Architektur für eGovernment Anwendungen (2) SAGA-Entwicklungsrichtungen • Festlegung der technischen Standards und Architekturen • Prozessmodellierung • Datenmodellierung • Entwicklung von Basiskomponenten © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer SAGA-Klassenbildung • „obligatorisch“: Standards, die sich in der Vergangenheit bewährt haben und die bevorzugte Lösung darstellen. • „empfohlen“: Bewehrte Standards die aber nicht zwingend erforderlich sind. © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • „Unter Beobachtung“: Beobachtete Standards, die der gewünschten Entwicklungsrichtung folgen, aber noch nicht ausgereift sind. © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
64. 64 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 • DoD 5015.2: Standard des Departement of Defense für Dokumentenmanagement • Der Standard beschreibt die benötigten Funktionen • Informationsmanagement © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Systemmanagement • Verfolgt gleichen Ansatz wie DIN/ISO 15489 ,,Records Management„ geht jedoch weniger auf die funktionalen Beschreibungen ein © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Einhaltung der Standards für alle Hersteller erforderlich, die für die Bundesverwaltung in den USA im militärischen und angrenzendem Bereich anbieten wollen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Department of Defense DoD 5015.2
65. 65 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 • Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung eines IT-gestützten Geschäftsgangs • Seit 12/97 vom KBSt betreut (Koordinierung- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung und Bundesministerium des Inneren) • Zielgruppe: öffentliche Verwaltung zunächst Bund (aus dem Verbundprojekt Bonn-Berlin stammend, aber jetzt auch auf Länder und Kommunalebene. Andere Institutionen, z.B. Versicherungsträger, schließen sich zunehmend an) © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Zertifizierung nun jährlich • Einführung in drei aufeinander aufbauenden Stufen: © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Schriftgutverwaltungssystem • Elektronische Aktenablage • Vorgangsbearbeitungssystem Domea
66. 66 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 • Prinzipiell vergleichbar mit Domea © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Die elektronische Archivierung steht weniger im Vordergrund © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Konzentration auf Strukturplan und Ablage: Geschäftsverwaltung (Schweiz) GEVER
67. 67 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 ArchiveLink © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • standardisierte Schnittstelle als entscheidendes Bindeglied zwischen Archiv und SAP © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Stellenwert eines internationalen Industrie-Standards • Archivsystemanbieter müssen sich zertifizieren • für alle R/3-Anwendungen einheitlich verfügbar • derzeit für die Module FI, CO, SD, SAPoffice, HR, MM/PS und PP sowie mit Anpassungen für andere Module wie DVS HTTP Content Connect © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Baut auf ArchiveLink-Funktionen auf SAP Records Manager • Derzeitiger Schwerpunkt: Erlangung des DOMEA Zertifikates • Fragwürdiger Produktstatus SAP
68. 68 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 eXtensible Markup Language XML • Sprachenstandard zur Strukturierung und Beschreibung von Daten © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Echte Untermenge von SGML (SGML light) • XML-Dokumente bestehen aus den Teilen Definition (DTD, RDF, Schema) und Instanz • DTD ist eine formale Grammatik, die die erlaubten Tags in dem Dokument definiert © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • XSL Extensible Style Language legt das Layout der jeweiligen Ausgabedatei fest © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
69. 69 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 • offizieller Standard der ISO © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Standard basiert auf einer Wavelet-Kompression, • Weiteres Speicherformat mit der Endung ".j2k„ für die Einsatzgebiete © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • elektronische Speicherung • elektronische Archivierung • Langzeitarchivierung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Joint Photographic Expert Group JPEG 2000
70. 70 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 • Im TIF-Format werden gescannte oder gefaxte Dokumente mit Kompression Gruppe4 abgelegt • Speicherung von Merkmalen im TIFF-Header wird unterstützt © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Format gilt z.B. für Eingangsrechnungen, Zeichnungen etc. © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • TIFF kann mit Standard-Viewern angezeigt werden Tagged Image File Format TIFF
71. 71 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 • Von Adobe entwickelt • Dateiformat mit dem es möglich ist, elektronische Dokumente unabhängig von • Textverarbeitungsprogramm und/oder • Betriebssystem © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer originalgetreu zu nutzen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Ist statisch und beinhaltet alle Layout- und Schriftinformationen des Originals • unterstützt eine flexible Architektur für digitale Unterschriften © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Für steuerliche Unterlagen ist das PDF Format nicht zugelassen • kostenloser Acrobat Reader Portable Document Format PDF
72. 72 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Digitale optische Speichermedien: • WORM (Write Once Read Many) • CD (Compact Disk) © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • DVD (Digital Versatile Disk) Werden physikalische WORM-Medien überhaupt noch gebraucht? © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Standards von Speichermedien
73. 73 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Standards von Speichermedien WORM (Write Once Read Many) • Soft WORM sind im Prinzip wiederbeschreibbare Medien © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • True WORM sind physisch nur einmal beschreibbare Medien © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Lesbarkeit der Daten bis 40 Jahre „garantiert“ • Aufnahmekapazität bis zu 9,1 GB je Medium • Zugriff i.d.R. über SCSI (1,2 - 2,3 MByte/s), relativ gering © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Teure Medien (ca. 40 €)
74. 74 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Standards von Speichermedien CD (Compact Disk) • CD-ROM (ist nur lesbar, nicht beschreibbar) • CD-R (einmal beschreibbar, dann nur noch lesbar) • CD-RW (ca. 1000-fach beschreibbar, dann nur noch lesbar) © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • CD-I (Interaktive Spiele etc.) • Photo-CD © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • CD-Extra (Audio -und Datenspur nebeneinander) • Lesbarkeit der Daten 10-15 Jahre © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Aufnahmekapazität bis zu 800 MB je Medium • Zugriff über SCSI oder IDE (bis zu 10,8 MB/sek.) • Günstige Medien (ca. 0,25 €)
75. 75 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Standards von Speichermedien DVD (Digital Versatile Disk) • Gleiche Abmessung wie eine CD • Zwei Schichten pro Seite (beidseitig) © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Verschiedene Formate, weitere zu erwarten • Aufnahmekapazität bis zu 17 GB je Medium • Zugriff über SCSI oder IDE (20,8 MB/sek.) • Teurere Medien (ca. 10 €) © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
76. 76 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 WORM-Tapes • Von Sony (AIT) oder StorageTek (VolSafe) • Auch für die allgemeine Bandsicherung nutzbar • Hohe Sicherheit bei ordnungsgemäßem Rechenzentrumsbetrieb und der regelmäßigen Migration © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Aufnahmekapazität bis zu 260 GB je Medium (komprimiert) © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Zugriffsgeschwindigkeiten mit denen von herkömmlichen WORMs vergleichbar oder schneller © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Medien durch große Kapazität relativ günstig (120€)
77. 77 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Festplattenspeicher • Z.B. Centera von EMC © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Einfaches Management • Sehr schnell Datenzugriffe • Unveränderbarkeit und Wahrung der Authentizität der Daten © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Wahrung der Integrität • Replikation © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Ein 19inch Rack fasst bis zu 9,6TB (gespiegelt)
78. 78 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Empfehlung • Auch Standards altern ... © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Ohne Standards gibt es jedoch © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • keinen internationalen Informationsaustausch • keine Investitionssicherheit © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • nur geringe Möglichkeit der Überprüfung von Systemen • Beachten Sie die Standards Ihrer Branche © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Standards immer dort fordern, wo sie Sinn machen • Achten Sie auch auf Qualitätsstandards (z.B. Qualitätssicherung, Versionierung, Dokumentation etc. des Herstellers) © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
79. 79 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Herausforderung Produkte Migration © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Trends
80. 80 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Schnittstellen und Integration Schnittstellen • Office (z.B. Microsoft) • ERP (z.B. Oracle, SAP) • Web/Intranet (z.B. Sharepoint) © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • E-Mail (z.B. Notes, Exchange) • Capture (ISIS, Twain) Nachgeordnete Dienste © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer API • NT Client (MS Umfeld) • Thin Client (Java, Beans etc.) © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Directory Service • (z.B. LDAP) © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
81. 81 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Neuorientierung des Angebotes (1) Horizontale Komponenten • Capture-Module • Klassifikation © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Archiv-Dienste • Viewer • Konverter • Retrieval-Maschinen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Workflow-Engines • etc.
82. 82 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Neuorientierung des Angebotes (2) Vertikale Lösungen • Branchen-Lösungen • Spezialsysteme für E-Mail- oder Transaktions- archivierung • Anschluss an gängige Standardsoftware © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
83. 83 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Neuorientierung des Angebotes (3) Segmentierung • Low-Cost Standardprodukte • High-End Enterprise Lösungen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Baukastensysteme
84. 84 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Klassifizierung nach Anwendungsfeldern (Auswahl) Traditionelle Archivierung (Asone XP, Ceyoniq, DocuWare, EASY, ELO, FileNET, GFT Solutions, IBM, iXOS, Kleindienst, Saperion, SER, Tower, windream etc.) COLD (Asone XP, Ceyoniq, DocuWare, EASY, ELO, FileNET, GFT Solutions, IBM, iXOS, Kleindienst, Saperion, SER, Tower, etc.) Enterprise Content Management (IBM, FileNET, Tower, Saperion etc.) © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Media Asset Management (Bertelsmann, Opix AG, Multicom, OKS Software AG) Transaktionsarchiv / Web-Archiv (Tower Technology, GFT Solutions) © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Selbsttragende Archive (GFT Solutions, EASY, ELO, Saperion, etc.) Hybrid Mikrofilm/digital-optische Speicher (GID, Kodak, etc.)
85. 85 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Der Portal-Stern © PROJECT CONSULT 2002 Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer Excalibur PC DOCS FULCRUM Dataware grapeVine Hyperwave Intraspect Meta Systems Guild Semia Verity Autonomy Knowledge Track Verge Perspecta Datachannel Sagemaker Giyphica Powerize.com Coextant USU Aaneid Microsoft Lotus/IBM Radnet InfoImage Gorechange SAP (mySAP) PeopleSoft J.D.Edwards Oracle Ariba Yahoo! AOL/Netscape Infoseek Inktomi Portera Epicentric Intranet Solutions OpenText Documentum CE AG Viador Hummingbird Sqribe Information Advantage Top Tiar SER Quelle: Delphi Group
86. 86 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Empfehlung • Weniger Anbieter ist nicht gleichbedeutend mit schnellerer oder einfacherer Auswahl © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Gleiche fachliche Anforderungen können mit unterschiedlichen Produkten gelöst werden • Betrachten Sie Archive wie Datawarehouses – die Zusammenführung von Informationen aus heterogenen Quellen wird sonst ein Problem © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Vermeiden Sie Inseln © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
87. 87 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Empfehlung • Auch ASP Archivierung kann eine Alternative sein • Rechnen Sie die Kosten einer internen und einer ASP-Lösung seriös gegeneinander © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Scan-Outsourcing ist State-of-the-Art und kann zum ASP erweitert werden © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Achten Sie auf Bandbreite, Sicherheit, Verfügbarkeit, Seriösität ... und ihre SLA`s Service Level Agreements © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Vergessen Sie nicht, bei HGB und steuerrelevanten Informationen sind Sie weiterhin selbst in der Verantwortung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
88. 88 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Migration
89. 89 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Die Hybris des Marktes Negative Schlagzeilen von börsennotierten © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Unternehmen irritieren nicht nur Börsenanleger ... © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer2001-2002
90. 90 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Die Konsequenz der Abhängigkeit: Migration • Das Verschwinden von Produkten und Anbietern ist keine Katastrophe, sondern in Hinblick auf eine langfristige Informationsverfügbarkeit der Regelfall • Der Anwender muss sich durch Einhaltung von Standards, offene Schnittstellen und Migration grundsätzlich auf Wechsel von Anbietern, Produkten und Formaten wappnen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
91. 91 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Migration Interessenskonflikt Ein schwerwiegender Interessenkonflikt: • Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen von 10 oder mehr Jahren © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Informationen sollen langfristig verfügbar sein Der Markt entwickelt sich stürmisch weiter: jedes Jahr neue Software, neue Hardware, neue Standards ... © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
92. 92 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Migration Ursachen und Notwendigkeit (1) Migration von Informationen • Umkopieren von Informationen von einem Medium auf ein anderes sowie den Wechsel von Laufwerken und Medien • Überführung der Zugriffsinformationen (Indizes) in eine andere Datenbank - bedingt durch die Weiterentwicklung der Speichertechnologien © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Migration bei technologischer Weiterentwicklung • wenn Laufwerke und Medien kostengünstiger werden, • wenn Laufwerke und Medien mehr Speicherkapazität haben, • wenn es neue Speicherstrategien gibt, die einen schnelleren Zugriff erlauben © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
93. 93 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Migration Ursachen und Notwendigkeit (2) Migration bei Aufgabenerweiterung und Ausbau von Systemen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Die Skalierbarkeit und Kaskadierbarkeit eines © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Dokumentenmanagementsystems ist hier von Bedeutung Migration durch Unternehmenszusammenführung
94. 94 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Migration Prozess Entscheidung Realisierung Produktions- betrieb Geänderte Anforderungen Migration
95. 95 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 • Integration unterschiedlicher Systeme in einer Middleware © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Ausalterung mit Entfernung nicht mehr benötigter Medien, bis ein älteres Archivsystem überflüssig wird © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Umkopieren von Informationen auf neue Medien, Konvertierung älterer Formate © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Migration Unterschiedliche Ansätze
96. 96 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Migration Typen im Archivierungsumfeld (1) Definitionen: © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Erst-Migration © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Befüllung eines noch leeren Archivsystems mit Stammdaten und Informationen aus anderen Anwendungen Migration auf Medien © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Umkopieren von Festplatten-Caches auf digitale optische Speichermedien im laufenden Betrieb
97. 97 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Migration Typen im Archivierungsumfeld (2) Weiche Migration • Nur umkopieren und neu organisieren der Index-Datenbank bei einer Systemumstellung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Bestehende Medien werden genutzt © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Harte Migration © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformation und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung) Integrative Migration © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Parallel Betrieb unterschiedlicher alter Strukturen oder Hersteller-Archive unter einer Middleware mit gegebenenfalls Ausalterung alter Komponenten (bei einer Systemumstellung)
98. 98 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Migration Strategie Strategie eines Migrationskonzeptes muss sein, über die erste Realisierungsphase hinaus • Betrieb, © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Informationsverfügbarkeit, © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Ausbaufähigkeit und • Systemwechsel sicherzustellen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Das Migrationskonzept sollte bei jeder Ausschreibung Bestandteil der Anforderungen sein und in den Vertrag übernommen werden © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
99. 99 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Empfehlung • Eine Migrationsplanung muss Bestandteil bereits bei der Erstinstallation einer Lösung sein • Wer in Jahrzehnten denkt und aufbewahren muss, der kommt um regelmäßige Migration nicht umhin • Harte Migrationen sind teuer, aufwendig und lästig – sie machen eigentlich nur Sinn, wenn man die Inhalte neu erschließen, ordnen oder indizieren will • Integrative Migration ist der eleganteste Weg und sichert die ständige Verfügbarkeit Ihres „digitalen Gedächtnisses“© PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
100. 100 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Trends
101. 101 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Marktaussichten • Marktanalysten: © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • 2001: Archivierung zu 80% erledigt • 2002: jährliches Wachstum 20% © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Jeden Monat entsteht mehr digitale Information - seit Einführung des Computers insgesamt • „Gedächtnis des Informationszeitalters“ • Immer mehr Information ist nicht für eine physische Repräsentation ausgelegt © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Konsolidierung des Marktes – nur eine Handvoll Anbieter wird langfristig überleben © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Archivierung ist Vertrauenssache © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
102. 102 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Die treibenden Kräfte jenseits der Archivierung • E-Commerce, E-Government und Digital Rights Management treiben die Entwicklung seitens des europäischen Gesetzgebers © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • ECM Enterprise Content Management saugt herkömmliches Web Content Management und Dokumenten-Management im weiteren Sinn auf © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Prozessunterstützung mit Business Process Management, Workflow und EAI gewinnt an Bedeutung © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Neue Erschließungs-, Verdichtungs- und Selektionstechnologien füllen Knowledge Management erneut mit Leben • Media Asset Management treibt technologisch durch neue Formate, elektronische Wasserzeichen, © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Abrechnungstechniken und den Rohstoff „Content“ • Migration und Ausbau von Lösungen werden zunehmend wichtiger als Neuinstallationen
103. 103 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Neue Trends mit Relevanz für die Archivierung Integration Subsysteme • Capture • Classification © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Indexierung / Thesaurierung • SAN Storage Area Network • Directory Services © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Vertikale Anwendungen für Branchen • Public Sector © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer Spezial-Archive (z.B.) • E-Mail • Transaktion © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • ASP
104. 104 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Zukunftssicherheit – ein Anachronismus in der schnelllebigen Informationstechnologie? Zukunftssicherheit ist machbar • Modulare Komponenten und Dienste sichern Kombinierbarkeit, Skalierbarkeit, Kaskadierbarkeit und Austauschbarkeit • Standardisierte Schnittstellen und einheitliche Formate sichern Interoperabilität © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Migrationsplanung stellt den Übergang auf neue Technologien sicher © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Dokumentation von Lösungen, Systemen und Verfahren stellen die Nachvollziehbarkeit und den Knowhow-Transfer sicher © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Sorgfältige Planung und kontinuierliche Fortschreibung stellen die Investitionssicherheit her © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer2001-2002
105. 105 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Empfehlung • Die Einführung eines Archivsystems ist eine Management-Entscheidung – schaffen Sie Bewusstsein für den Wert und die Wichtigkeit der Information © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Archivsysteme sind eine „never ending story“ – sie werden uns im elektronischen Zeitalter auf ewig begleiten © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Gehen Sie stufenweise vor – aber planen Sie den großen Wurf, sonst passt bereits nächstes Jahr nichts mehr zusammen © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer • Elektronische Archivierung ist das Gedächtnis des Informationszeitalters
106. 106 AIIM Conference @ DMS-EXPO Sichere elektronische Archivierung Felix v. Bredow PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Oderfelder Strasse 17 20149 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2001 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit ! Felix v. Bredow © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer E-Mail: Felix.v.Bredow@PROJECT-CONSULT.com WebSite, Newsletter, Informationen ... www.PROJECT-CONSULT.com © PROJECT CONSULT 2002 Urheberrechte Dr. Ulrich Kampffmeyer
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