Source: http://rozliczenie-delegacji.blogspot.com/
Timestamp: 2015-07-30 20:12:22+00:00
Document Index: 69794369

Matched Legal Cases: ['art. 23', 'Art. 22', 'art. 23', 'Art. 12', 'art. 21', 'art. 21', 'art. 23', 'art. 23', 'SA/Op ']

Rozliczenie Delegacji 2013r
Koszty Podatkowe, Reguły Funkcjonowania i Rozliczania Delegacji w 2012r.
Wzrosną diety na podróże służbowe
Za dobę podróży służbowej pracownik otrzymać ma 30 zł diety służbowej , czyli o 7 zł więcej niż dotychczas. Ryczałt na nocleg w czasie delegacji wzrośnie z 34,50 do 45 zł , a na dojazd lokalnymi środkami komunikacji - z 4,60 zł do 6 zł. Tak wynika z projektu rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z dnia 22 kwietnia 2010' w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Zastąpi ono dwa dotychczasowe rozporządzenia, które regulowały odrębnie zwrot kosztów delegacji krajowych i zagranicznych.
Z wyjątkiem nowych stawek diet i ryczałtów projekt rozporządzenia nie zmienia w istotny sposób zasad finansowania i rozliczenia delegacji służbowych.
Nowe przepisy mają ułatwić pracownikom dokumentowanie kosztów delegacji krajowej. Do rozliczenia kosztów podróży służbowej nie będą musieli oni dołączać biletów za przejazd publicznym środkiem transportu kolejowego lub autobusowego.Pracodawca dokona zwrotu kosztów przejazdu pociągiem lub autobusem na podstawie cen biletów określonych w taryfach przewoźników. Przekazane 4 maja do uzgodnień międzyresortowych i zaopiniowania przez partnerów społecznych rozporządzenie zmienia także kwoty diet i limitów noclegowych na podróże zagraniczne. Na przykład dieta dobowa na delegację w Niemczech wzrośnie z 42 do 49 euro (limit noclegowy ze 103 euro do 150 euro), we Francji - z 45 do 50 euro, a w USA - z 46 do 59 dol. W Rosji dieta wzrośnie z 50 dol. do 48 euro, a limit noclegowy - ze 130 dol. do aż 200 euro. Wzrosną też stawki diet i limitów, m.in. w Wielkiej Brytanii, Włoszech, Irlandii i Austrii.Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą samodzielnie ustalać wysokości diet w układach zbiorowych, regulaminach wynagradzania lub umowach o pracę. Nie mogą one jednak być niższe od tych przewidzianych w rozporządzeniu obowiązującym pracodawców sfery budżetowej.
delegacje zagraniczne,
Kilkumiesięczny pobyt pracownika za granicą jest podróżą służbową. Zwrot kosztów noclegu ponad określony przepisami limit nie jest przychodem pracownika podlegającym opodatkowaniu.
Zdarzają się sytuacje, że koszt jednego noclegu wynikający z faktury jest wyższy niż kwota limitu na nocleg dla danego państwa określona w rozporządzeniu.
Pracodawca może mieć wątpliwość czy zwrócona nadwyżka ponad limit jest dla pracownika przychodem podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych? Korzystną w tej kwestii interpretację wydał Dyrektor Izby Skarbowej 2 października br. (IPPB2/415-1034/08-4/SP), stwierdzając, że w przypadku, gdy pracodawca wyrazi zgodę na zwrot kosztów noclegu, stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit określony w rozporządzeniu, uznając taki przypadek jako uzasadniony, wówczas zwrócona nadwyżka ponad limit, będzie wolna od podatku dochodowego.
podróż służbowa z przeroczonym limitem
Czy ważny jest dany kurs NBP
W związku z prowadzoną działalnością spółka ponosi koszty służbowych delegacji zagranicznych. Czy przy przeliczaniu wydatków na złote ważny jest kurs NBP?Tak
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego z ostatniego dnia poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych na podstawie zaksięgowanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Rozliczenie kosztów podróży służbowych poza granicami kraju jest dokonywane w terminie 14 dni od zakończenia podróży.
Dieta wyrażona w walucie obcej, jako koszt pracodawcy, przeliczana jest na złote według ogólnej reguły, tj. według kursu średniego z dnia poprzedzającego dzień poniesienia kosztu, czyli z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji przez pracownika.
• Art. 22 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).
Czy zaliczki na diety będą kosztemCzy zaliczki na poczet diet i ryczałtów za noclegi kierowców będących pracownikami stanowią dla spółki koszt uzyskania przychodów?Tak
Aby uznać jakiś wydatek za koszt uzyskania przychodu, muszą być łącznie spełnione następujące warunki: celem wydatku powinno być osiągnięcie przychodów lub jego zachowanie albo zabezpieczenie; wydatek nie znajduje się na liście zawartej w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, stanowiącej katalog wyłączeń, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Pojęcie delegacje nie jest zdefiniowane w prawie podatkowym, definicji takiej nie zawiera również prawo pracy. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują: diety oraz zwrot kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów, innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Jeśli umowa o pracę nie przewiduje dodatkowych warunków, służbowy wyjazd kierowcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, będzie podróżą służbową. W odniesieniu do pracowników, żaden przepis nie zawiera ani zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez pracodawcę na diety z tytułu podróży służbowych pracowników. Jedynymi wydatkami związanymi z podróżą służbową pracownika, których zaliczenie w ciężar kosztów firmy podatnika jest ograniczone, są wydatki dotyczące korzystania przez pracownika z prywatnego samochodu w celu odbycia podróży służbowej.
Jeśli zatem mamy do czynienia z podróżą służbową pracownika-kierowcy, to diety i inne należności otrzymane za czas tej podróży, ustalone i przyznane, zgodnie z obowiązującymi przepisami, a także wydatki kierowców poniesione i prawidłowo udokumentowane związane z zakupem paliwa czy wydatkami na opłaty drogowe, będą stanowiły koszty uzyskania przychodów.
Czy dowodem będzie elektroniczna rezerwacjaCzy w przypadku elektronicznej rezerwacji hotelu i biletu na przelot tanimi liniami lotniczymi i zapłaty firmową kartą kredytową daje wystarczające potwierdzenie poniesienia przedmiotowych wydatków na rzecz pracownika i stanowi podstawę do zastosowania zwolnienia z PIT?Tak
Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika; podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy.
W konsekwencji, ustawodawca nie uzależnił zastosowania przedmiotowego zwolnienia od formy udokumentowania przez pracownika poniesionych wydatków. W przepisie tym powołano odrębne uregulowania prawa pracy dotyczące podróży służbowych poza granicami kraju. Stosowanie zwolnienia podatkowego uzależnione jest zatem od potwierdzenia poniesienia kosztów w formie przewidzianej w rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowej. Rozporządzenie to powołuje się na: dokumenty (rachunki); bilety; rachunki hotelowe; oświadczenia pracownika składane w przypadku braku możliwości uzyskania potwierdzenia poniesienia wydatku w wymienionych formach.
Dokument będący wydrukiem internetowym oraz wydruk operacji bankową kartą kredytową, po uzupełnieniu o brakujące dane (m.in. opis całej transakcji) stanowić może podstawę kwalifikowania przedmiotowych wydatków do przychodów zwolnionych z opodatkowania podatkiem dochodowym. Wydatki przewyższające limity ustalone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, będą stanowiły przychód pracownika podlegający opodatkowaniu. Ponadto wydatki związane z podróżami służbowymi powinny znaleźć potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym, np. dokumentującym podróże służbowe, ich cel i związek z funkcjonowaniem spółki.
• Art. 12, art. 21 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).
Czy ulgowe przejazdy są wolne od PITCzy świadczenia z tytułu wykupu uprawnień do ulgowych przejazdów kolejowych, w celu odbywania podróży służbowych, dla pracowników są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych?Tak
Wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Uprawnienia do ulgowych przejazdów pracownicy wykorzystują wyłącznie w celach służbowych. W związku z tym należności z tytułu tych uprawnień do wysokości określonej w przepisach korzystają ze zwolnienia od PIT.
Czy wartość wynajmu jest wolna od PITCzy kwota stanowiąca zwrot kosztów przeniesienia pracownika do pracy w innej miejscowości oraz kwota stanowiąca rekompensatę kosztów wynajmu lokalu mieszkalnego w związku z przeniesieniem do wysokości 200 proc. wynagrodzenia należnego za miesiąc, w którym nastąpiło przeniesienia, jest wolna od podatku?Nie
Wolne od podatku dochodowego są kwoty otrzymywane przez pracowników z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłków na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym, do wysokości 200 proc. wynagrodzenia należnego za miesiąc, w którym nastąpiło przeniesienie.
Pojęcia podróż służbowa i polecenie służbowe występują w kodeksie pracy, zaś przeniesienie służbowe nie. W związku z tym, gdyby wolą ustawodawcy było objęcie analogicznym zwolnieniem nie tylko przychodów ze stosunku służbowego, ale również przychodów ze stosunku pracy, to wskazałby, że dotyczy ono także kwot otrzymanych w związku ze zmianą miejsca pracy.
Reasumując, zwolnienie zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 14 ustawy o PIT nie obejmuje kwot wypłacanych przez spółkę swoim pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, a więc na spółce ciążą obowiązki płatnika dla podmiotów wypłacających świadczenia ze stosunku pracy.
Czy zagraniczne diety się uwzględniaCzy w związku z realizacją usług na terenie Niemiec podatnik będzie miał możliwość zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet i noclegów?Tak
Kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT. Wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu zastrzeżonych w art. 23 ustawy o PIT, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu, nie wyłączając tych, które związane są pośrednio z uzyskiwanymi przychodami, a mianowicie z funkcjonowaniem źródła przychodów.
Artykuł 23 ustawy o PIT nie wyłącza z kosztów uzyskania przychodów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika. Zawiera jedynie regulację, zgodnie z którą nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych przedsiębiorcy i osób współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Przepisami tymi są odpowiednio:
• dla podróży krajowych - rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990),
• dla podróży zagranicznych - rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991).
Natomiast koszty dotyczące wynajmu mieszkania powinny być udokumentowane stosowną umową lub rachunkiem przetłumaczonym na język polski.
Po spełnieniu wskazanych warunków podatnik ma prawo uwzględnienia w swoich rozliczeniach wydatków na podróż służbową do Niemiec.
koszty delegacji,
Delegacje KrajowePodstawa Prawna:rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn.19.12.2002r.w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.Delegacje ZagranicznePodstawa Prawna:rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki społecznej z dnia 19.12.2002r.w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. - Wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności - Diety oraz należności wypłacane w wysokości przekraczającej kwoty określone w ww. rozporządzeniach podlegają w tej części opodatkowaniu I -wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy. - Ponadto zwrot nieprzewidzianych przepisami rozporządzenia wydatków, jak np. zwrot wydatku na podstawie rachunku za posiłki zakupione w trakcie podróży, podczas gdy przepisy stanowią o wypłacie ekwiwalentu za wyżywienie i to wyłącznie w charakterze ryczałtu, należy traktować jako wypłatę świadczenia na rzecz pracownika, podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym oraz oskładkowanie. - KAŻDA PODRÓŻ SŁUŻBOWA-ODBYWA SIĘ NA PODSTAWIE SKIEROWANIA PRZEZ PRACODAWCĘ- Z TYTUŁU PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ PRACOWNIKOWI PRZYSŁUGUJĄ1)DIETY 2)ZWROT KOSZTOW:- Przejazdów- Noclegów- Dojazdów środkami komunikacji miejscowej - Innych udokumentowanych wydatków , określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.Jazdy lokalne są kosztem podatkowymJazda lokalna może być kosztem podatkowym, tylko gdy jest wykonywana w obrębie miejsca pracy. Jeżeli stowarzyszenie prowadzi działalność tylko na terenie jednej gminy, a rozporządzenie ministra infrastruktury definiuje jazdę lokalną jako jazdę w obrębie miejsca pracy, to nie można uznać, że jazda poza miejsce pracy (poza konkretną gminę) nadal jest jazdą lokalną - stwierdził w wyroku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Opolu (I SA/Op 264/09). Sąd wskazał, że podstawą do rozliczenia wydatków na jazdę poza granicę gminy może być jedynie stosowna ewidencja, której stowarzyszenie nie posiadało.Rozliczenia podatkowe spotkań biznesowychIzby skarbowe wydające interpretacje podatkowe w imieniu ministra finansów nie potrafią wypracować jednolitego stanowiska co do kwalifikowania wydatków firmowych ponoszonych na lunche, obiady, kolacje z kontrahentami w restauracjach. Jednego dnia wydatki na kolację biznesową można do kosztów zaliczyć, innego już nie. Świetnym przykładem jest Izba Skarbowa w Warszawie. Pod koniec sierpnia 2009 r. warszawska izba pozwoliła podatnikom zaliczać wydatki na kolacje do kosztów. W styczniu 2010 r. dyrektor izby zmienił zdanie i nie pozwala takich wydatków uznawać za koszty firmy.Według ekspertów zamieszanie interpretacyjne wynika z niejasnych przepisów. Pomocna mogłaby tu być zmiana ustaw lub ogólna interpretacja ministra finansów.
Delegacje Krajowe - Zasady Naliczania
Dieta - jest przeznaczona na pokrycie zwiekszonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi od 01.01.2007r 23zł/dobę.Oblicza się za czas rozpoczęcia podróży (wyjazdu)do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania wg zasad:1. Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:a) od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa dietyb) ponad 12 godzin - dieta w pełnej wysokości2. Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości , a za niepełną ale rozpoczętą dobę:a) do 8 godzin - przysługuje połowa dietyb) ponad 8 godzin - dieta w pełnej wysokości Dieta nie przysługuje:1. Za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika2. Jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie
naliczanie diety
Delegacje Krajowe - Zwrot Kosztów Dojazdu
- Środek transportu do podróży - określa pracodawca- Samochód / inne środki transportu pracodawcy - koszty dojazdu bezpośrednio pokrywa pracodawca- Samochód / inne środki transportu pracownika - możliwość wykorzystania w podróży tylko na pisemny wniosek pracownika, zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych km x stawka za 1km zg. z rozporządzeniem. Konieczność prowadzenia ewidencji przebiegu dla celów podatkowych KUP w PDOP zatwierdzona przez pracodawcę.- Inne środki transportu - przejazd np. komunikacja miejska, pociąg, autobus etc.-zwrot kosztów wg ceny biletu.ZWROT KOSZTÓW DOJAZDU- Za każdą rozpoczętą dobę pobytu - przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej - 20% Diety.W/W ryczałt nie przysługuje jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji komunikacji miejscowej.
Delegacje Krajowe - Zwrot Kosztów Noclegu
- Przysługuje pracownikowi w wysokości stwierdzonej rachunkiem- Jeśli nie zapewniono noclegu oraz brak rachunku - za kazdy nocleg przysługuje ryczałt w wysokości 150% dietyUWAGA: RYCZAŁT TYLKO WÓWCZAS GDY NOCLEG TRWAŁ CO NAJMNIEJ 6 GODZIN POMIĘDZY GODZINAMI 21 I 7.BEZ ZWROTU KOSZTÓW NOCLEGU/RYCZAŁTU- GDY PRACODAWCA UZNA, ŻE PRACOWNIK MA MOŻLIWOŚĆ CODZIENNEGO POWROTU DO STAŁEGO POBYTU
Delegacje Krajowe - Dokumentacja / Rozliczenie
- Na wniosek pracownika - pracodawca przyznaje zaliczkę na koszty podróży- Do rozliczenia kosztów podróży pracownika załącza wszystkie FV, nie dotyczy to diet i ryczałtów , gdy uzyskanie rachunku nie było możliwe - pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.Podstawowe operacje związane z wypłatą zaliczki i rozliczeniem jej przez pracownika w księgach rachunkowych mogą przebiegać zapisami: 1. Wypłata zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowej pracownika: - Wn konto 23 "Rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika), - Ma konto 10 "Kasa". 2. Koszty podróży służbowej - Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" - Ma konto 23 "Rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Konto imienne pracownika). 3. Zwrot pracownikowi wydatków związanych z podróżą służbową wyższych od pobranej zaliczki: - Wn konto 23 "Rozrachunki z pracownikami"(w analityce: Konto imienne pracownika), - Ma konto 10 "Kasa". 4. Zwrot przez pracownika do kasy kwoty niewykorzystanej zaliczki: - Wn konto 10 "Kasa" - Ma konto 23 "Rozrachunki z pracownikami"(w analityce: Konto imienne pracownika).
Delegacje Zagraniczne - Czas pobytu pracownika poza granicami kraju
Czas pobytu pracownika poza granicami kraju1. Komunikacja Lądowa - od chwili przekroczenia granicy w polskiej w drodze za granicą do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju.2. Komunikacja Lotnicza - Od chwili startu samolotu w drodze za granicą z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym ltnisku w kraju.3. Komunikacja Morska - od chwili wyjścia statku z portu polskiego do chwili wejścia statku w drodze powrotnej do portu polskiego.
komunikacja lotnicza,
komunikacja lądowa,
Dieta przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatkiWysokość Diety - w zależności za dobę podróży w poszczególnych państwach wg załącznika do rozporządzenia.1. Za każdą dobę podróży - dieta w pełnej wysokości2. Za niepełną dobę podróży:- do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety- od 8-12 godzin - przysługuje 1/2 diety- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości- 25% diety dla pracownika, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej- pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie przysługuje odpowiednioa) śniadanie 15% dietyb) obiad 30% dietyc) kolacja 30% dietyd) inne wydatki 25% dietyDieta nie przysługuje - gdy pracownik otrzymał za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, jeśli ekwiwalent < od diety wówczas wyrównanie do wysokości należnej diety
- Z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego et.: przysługuje ryczałt w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości , w której pracownik korzystał z noclegu.
- Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży.
Nie przysługuje gdy delegacja odbywa się samochodem służbowym lub prywatnym.
- Środek transportu do podróży: określa pracodawca
- Samochód / inne środki transportu pracodawcy: koszty dojazdu bezpośrednio pokrywa pracodawca - Samochód / inne środki transportu pracownika: możliwość wykorzystania w podróży tylko na pisemny wniosek pracownika, zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych km x stawka za 1km zg. z rozporządzeniem - (konieczność prowadzenia ewidencji przebiegu dla celów podatkowych kosztach uzyskania przychodu w podatku dochodowym od osób prawnych) - zatwierdzona przez pracodawcę.
- Inne środki transportu : przejazd np. komunikacja miejska , pociąg, autobus etc.- zwrot kosztów wg ceny biletu.
- Przysługuje pracownikowi w wysokości stwierdzonej rachunkiem: w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia (w uzasadnionych przypadkach za zgodą pracodawcy - uznanie ponad limit).
- Jeśli brak rachunku: za każdy nocleg przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu wg rozporządzenia. - Nie przysługuje: gdy pracownikowi zapewniono bezpłatny nocleg.
Rozliczenia dokonuje się: w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej.
Do rozliczenia kosztów podróży pracownika załącza się wszystkie faktury VAT, nie dotyczy to diet i ryczałtów, gdy uzyskanie rachunku nie było możliwe - pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Taksówkarza lepiej poprosić o fakturę
Aby udokumentować wydatek poniesiony w czasie delegacji najlepiej poprosić taksówkarza o fakturę VAT, ponieważ sam paragon może okazać się niewystarczający dla udokumentowania wydatku. Część urzędów skarbowych twierdzi bowiem, że wydruk z kasy fiskalnej nie jest dowodem potwierdzającym firmowy charakter kosztu. Z orzecznictwa sądowego wynika jednak, że sądy mają łagodniejsze podejście do kwestii dokumentowania wydatków i wydaje się, że organy podatkowe powinny zaakceptować paragon jako dowód poniesienia kosztu - pod warunkiem że podatnik potrafi wykazać, że przejazd faktycznie był związany ze służbowymi sprawami. Podatnik powinien więc zebrać dokumenty potwierdzające firmowy cel wydatku. Może to być np. wewnętrzna dokumentacja niezbędna do tego, aby pracodawca zaakceptował i zwrócił wydatek pracownikowi. Niektóre organy podatkowe nie akceptują jednak takich dowodów, dlatego lepiej postarać się o fakturę.