Source: http://docplayer.pl/2135733-Propozycje-instytutu-logistyki-i-magazynowania-dotyczace-ulepszenia-systemu-tworzenie-prawa-w-polsce-uwzgledniaja-stan-prawny-na-dzien-20-03-2012-r.html
Timestamp: 2018-03-24 06:18:33+00:00
Document Index: 16066975

Matched Legal Cases: ['art. 8', 'art. 17', 'art. 18', 'art. 22', 'art. 13', 'ustawy 14']

PROPOZYCJE INSTYTUTU LOGISTYKI I MAGAZYNOWANIA DOTYCZĄCE ULEPSZENIA SYSTEMU TWORZENIE PRAWA W POLSCE. uwzględniają stan prawny na dzień: r. - PDF
PROPOZYCJE INSTYTUTU LOGISTYKI I MAGAZYNOWANIA DOTYCZĄCE ULEPSZENIA SYSTEMU TWORZENIE PRAWA W POLSCE. uwzględniają stan prawny na dzień: r.
Download "PROPOZYCJE INSTYTUTU LOGISTYKI I MAGAZYNOWANIA DOTYCZĄCE ULEPSZENIA SYSTEMU TWORZENIE PRAWA W POLSCE. uwzględniają stan prawny na dzień: 20.03.2012 r."
1 PROPOZYCJE INSTYTUTU LOGISTYKI I MAGAZYNOWANIA DOTYCZĄCE ULEPSZENIA SYSTEMU TWORZENIE PRAWA W POLSCE uwzględniają stan prawny na dzień: r. Oznaczenie podmiotu Instytut Logistyki i Magazynowania działający na podstawie ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o instytutach badawczych (Dz. U. z 2010 r., Nr 96, poz. 618 ze zm.), ul. Estkowskiego 6, Poznań Instytut Logistyki i Magazynowania realizuje wspólnie z Ministerstwem Gospodarki i Krajową Izbą Gospodarcza projekt Uproszczenie procedur związanych z podejmowaniem i prowadzeniem działalności gospodarczej poprzez ich elektronizację i wdrożenie idei jednego okienka (UEPA). Analizowane dokumenty 1. Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. z 1997 r. Nr 78 poz. 483 ze zm), zwana dalej Konstytucją, 2. Założenia do Programu Reformy Regulacji Reforma Regulacji - Zasady konsultacji przeprowadzanych podczas przygotowywania dokumentów rządowych, sierpień Wytyczne do Oceny Skutków Regulacji, zwanej w dalszej części OSR Spis treści I. Rozszerzenie Oceny Skutków Regulacji o analizę procesową i możliwości elektronizacji 1. Wdrożenie analizy procesowej w ramach OSR pod kątem modelowania, symulacji, oceny i opracowania rekomendacji projektowanego prawa. 2. Wdrożenie analizy możliwości elektronizacji procedur administracyjnych w ramach OSR. 3. Powołanie ośrodka do spraw analizy procesowej oraz oceny możliwości elektronizacji procedur administracyjnych. II. Rozwiązania systemowe 1. Stworzenie bazy danych instytucji administracji publicznej, procedur administracyjnych oraz powiązanych wzorów dokumentów. 2. Wdrożenie spójnego systemu jednolitej identyfikacji instytucji administracji publicznej, procedur oraz wzorów dokumentów. 3. Wdrożenie standardu opisu procedur administracyjnych i mechanizmów syndykacji treści. 1
2 I. Rozszerzenie Oceny Skutków Regulacji o analizę procesową i możliwości elektronizacji Ocena Skutków Regulacji (OSR), która obejmuje akty normatywne w randze ustawy i akty wykonawcze niższego rzędu, jest jednym z kluczowych elementów zapewniających wysoką jakość tworzonego prawa. Ze względu na możliwość szczegółowej analizy i symulacji oddziaływania projektowanych aktów prawa na społeczeństwo, gospodarkę i administrację publiczną oraz elektronizacji procedur i wymiany dokumentów, proponuje się włączenie do katalogu instrumentów OSR dwóch obszarów działań: analizy procesowej konsekwencji projektowanego prawa w celu: o analizy symulacyjnej jakości, niezawodności i efektywności działań administracji publicznej wg projektowanego prawa (ocena konsekwencji nowego prawa), o analizy symulacyjnej uwarunkowań organizacyjnych, ekonomicznych i społecznych środowiska, w którym wprowadzane będą nowe przepisy prawa (ocena możliwości przyjęcia nowego prawa), o analizy symulacyjnej spójności z istniejącym prawem i przepisami powiązanymi, w celu identyfikacji potrzeb propagowania zmian w innych aktach prawnych (ocena spójności prawa powiązanego), o opracowania rekomendacji dla doskonalenia projektowanych regulacji prawa i warunków jego wdrożenia (rekomendacja projektowanego prawa). analizy projektowanego prawa pod kątem możliwości elektronizacji procedur i stosowanych w nich dokumentów, skierowanych zarówno dla interesariuszy zewnętrznych urzędu jak i wykorzystywanych w ramach wewnętrznych procesów administracji w celu: o analizy możliwości, zasadności i zakresu elektronizacji procedur i wzorów dokumentów elektronicznych (ocena możliwości elektronizacji), o analizy przygotowania organizacyjnego, infrastrukturalnego i zasobowego administracji publicznej do wdrożenia elektronizacji (ocena przygotowania do elektronizacji), o opracowanie rekomendacji elektronizacji projektowanego prawa i warunków jej wdrożenia (rekomendacja elektronizacji projektowanego prawa), o opracowanie instrumentów elektronizacji wzorców dokumentów urzędowych, aplikacji usług elektronicznych i wzorów dokumentów elektronicznych, a także w miarę potrzeb niezbędnych systemów, rejestrów w celu elektronizacji projektowanego prawa (instrumenty elektronizacji projektowanego prawa). Ze względu na zakres i zasięg dwóch wskazanych obszarów działań, Instytut Logistyki i Magazynowania proponuje powołanie ośrodka analizy procesowej i elektronizacji odpowiedzialnego za ich realizację, który formułowałby wytyczne dla doskonalenia projektowanego prawa oraz wykonywałby kompleksową analizę możliwości elektronizacji procedur i jej wdrożenie. 1. Wdrożenie analizy procesowej w ramach OSR pod kątem modelowania, symulacji, oceny i opracowania rekomendacji projektowanego prawa Uzasadnienie projektu aktu normatywnego stanowi syntetyczne przedstawienie wyników oceny, zwane dalej "oceną skutków regulacji (OSR)" o której mowa w 9 ust. 1 uchwały nr 49 Rady Ministrów z dnia 19 marca 2002 r. Regulaminu pracy Rady Ministrów (M.P ). Procedura OSR obejmuje: 2
3 1) wskazanie podmiotów, na które oddziałuje akt normatywny, 2) analizę wyników przeprowadzonych konsultacji w szczególności, jeżeli obowiązek zasięgnięcia takich opinii wynika z przepisów prawa, 3) przedstawienie wyników analizy wpływu aktu normatywnego w szczególności na: a) sektor finansów publicznych, w tym budżet państwa i budżety jednostek samorządu terytorialnego, b) rynek pracy, c) konkurencyjność gospodarki i przedsiębiorczość, w tym na funkcjonowanie przedsiębiorstw, d) sytuację i rozwój regionalny, 4) wskazanie źródeł finansowania zwłaszcza, jeżeli projekt pociąga za sobą obciążenie budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego. Wyniki dotychczasowych doświadczeń projektowania przepisów prawa, uzasadniają rozważenie potrzeb uzupełnienia procedury i zasad OSR oraz stosowanych narzędzi o szczegółową symulację i analizę wykonania nowych przepisów prawa, zasobów ich realizacji (w tym technologii informacyjnej) i warunków, w jakich będą realizowane. Bardzo istotna jest kompleksowa analiza potrzeb propagowania zmian w powiązanych aktach prawnych, aby projektowane prawo było spójne i realne w zastosowaniu. Na podstawie zamodelowanych procedur administracji publicznej, dotychczasowych obowiązków i uprawnień, zakresu integracji działań i zasad koordynacji uczestników procedur oraz dysponowanych systemów informacyjnych i dostępu do danych, wykonywane symulacje i analizy pozwolą na identyfikację braku spójności, wąskich gardeł, oszacowania kosztów i efektywności wdrożenia nowego prawa, wieloaspektowego oddziaływania (w tym na społeczeństwo i gospodarkę), a także wymagań dotyczących zmian organizacyjnych, technologicznych, itp. Szczegółowa analiza opracowanych modeli procedur administracyjnych wg projektowanego prawa, w tym działań urzędów i ich wzajemnych interakcji oraz kolejności występowania poszczególnych czynności i terminów ich realizacji, pozwali na ocenę dostosowania obecnej organizacji pracy oraz ocenę efektywności przyszłych procedur administracyjnych. Potrzeba koordynacji działań w procedurach wg znowelizowanych przepisów prawa wynika z wielu powodów: osiągnięcie celu wymaga realizacji wielu różnorodnych działań wykonywanych zarówno przez komórki wewnętrzne w ramach jednostki organizacyjnej jak i we współpracy z innymi jednostkami administracji (również podległymi pod różne ministerstwa i urzędy centralne) w kraju i za granicą, procedury są funkcjonalnie złożone, działania w procedurach są wzajemnie zależne, gdyż: o są realizowane na wspólnych zasobach lub o w oparciu o współdzielone dane, o występują zależności przyczynowo-skutkowe pomiędzy działaniami, często występującym ograniczeniem nałożonym przez ustawodawcę jest czas i określona do realizacji działań jednostka administracji (lub jej komórka wewnętrzna). Prace symulacyjne umożliwią identyfikację zawodności i ryzyka procedur administracyjnych według projektowanego prawa, a także luk nieciągłości w przebiegu projektowanych działań. W wyniku prac formułowane będą rekomendacje zmian, uzupełnienia lub uszczegółowienia projektowanego prawa oraz rekomendacje zakresu i zasięgu dostosowania zasobów i warunków realizacji procedur wg projektowanych przepisów. Symulowane wg znowelizowanego prawa zasoby niezbędne dla realizacji procedur administracyjnych powinny również uwzględniać wymagania elektronizacji projektowanych przepisów (w tym informatyzacji, elektronizacji dokumentów i wymiany danych). 3
4 Na podstawie symulacji procesowej wykonywana jest wieloaspektowa analiza działań administracji, struktur organizacyjnych i zasobów realizujących działania wg projektowanego prawa, umożliwiająca identyfikację: powtarzania czynności i prac związanych z przetwarzaniem danych, nieoptymalnych ścieżek realizacji działań i długi czas trwania procedury (np. występujące wąskie gardła, kolejki, spiętrzenia prac), poziomu elastyczności procedury administracyjnej i jej podatności na zmiany, opóźnień w realizacji działań; ryzyka opóźnienia we wdrożeniu systemów informatycznych wspomagających procedury administracyjne, potrzeb wyszczuplenia struktur organizacyjnych, zasobów i środków zaangażowanych w realizację procedur, kosztów realizowanych działań (przekraczających planowane budżety), poziomu obsługi petenta (przedsiębiorcy, obywatela) i spełnienia jego oczekiwań oraz jakości działań lub produktu pracy urzędu, braku nadzoru, kontroli lub jednoznacznej odpowiedzialności za realizację procedury (zwłaszcza procedur realizowanych przez kilka jednostek administracji), braku komunikacji interoperacyjnej pomiędzy realizowanymi procedurami lub jednostkami organizacyjnymi wykonującymi poszczególne czynności, odstępstw od założonego przebiegu procedury (sposobu realizacji), przewidzianego przez projektowane akty prawne, niejednoznaczność przepisów, powodująca rozbieżności w interpretacji, specyfiki obsługi klienta zagranicznego. W pracach modelowania, symulacji i analizy projektowanego prawa proponuje się wykorzystanie notacji BPMN (ang. Business Process Modeling Notation), która jest standardową notacją służącą do graficznej prezentacji, opisu i modelowania, symulacji i analizy procesów zarówno biznesowych jak i administracyjnych. Notacja BPMN jest powszechnie stosowanym standardem procesów wykorzystywanym przez Komisję Europejską i wiele systemów administracji państw członkowskich. Techniki modelowania ilościowego (np. przepustowość zasobów, czas pracy) umożliwiają wymiarowanie intensywności przepływu pracy urzędu i wymagania wielkości jednostek organizacyjnych niezbędnych do obsługi prognozowanego napływu spraw. W notacji BPMN istnieje zdefiniowany zbiór elementów graficznych, które umożliwiają tworzenie czytelnych i intuicyjnie zrozumiałych modeli procedur i konsekwencji ich zmian w wyniku nowelizowanych przepisów prawa, zarówno przez analityków procesów, prawników jak i kadrę zarządzającą w administracji publicznej. W środowisku modelowania procesów wykorzystywana jest standardowa biblioteka kształtów, definicji i pojęć, gwarantująca przejrzystość i czytelność modelowanych działań, symulowanych zdarzeń oraz jednoznaczność analizy i interpretacji konsekwencji wprowadzanych zmian. Proponuję się, aby analiza procesowa w ramach oceny skutków projektowanych przepisów prawa, na podstawie modeli procedur administracji publicznej wykonanych wg złożeń notacji BPMN, obejmowała: analizę symulacyjną jakości, niezawodności i efektywności przyszłych działań administracji publicznej wg projektowanych przepisów prawa składającą się na ocenę konsekwencji nowego prawa, analizę symulacyjną uwarunkowań organizacyjnych, ekonomicznych i społecznych zarówno środowiska administracji publicznej, środowisk gospodarczych jak i społeczeństwa, w którym wprowadzane będą nowe przepisy prawa składającą się na ocenę możliwości przyjęcia nowego prawa, analizę symulacyjną spójności z istniejącym prawem i przepisami powiązanymi, w celu 4
5 identyfikacji potrzeb propagowania zmian i ich projektowania w innych aktach prawnych składającą się na ocenę spójności prawa powiązanego, opracowanie ewentualnych rekomendacji dla doskonalenia projektowanych regulacji prawa i warunków jego wdrożenia składających się na rekomendacje skorygowania, uzupełnienia lub uszczegółowienia projektowanych przepisów prawa. Tworzenie schematów obrazujących dany proces (biznesowy, legislacyjny itp.) należy do metod monitorowania poprawności działania procesów i kontroli funkcjonalnej jednostek organizacyjnych. Budując model można w sposób łatwy wychwycić błędy i tzw. wąskie gardła związane z funkcjonalnością czy też logiką konkretnego przepływu. Celem graficznego przedstawienia przebiegu procedury ma być podniesienie jakości zdefiniowanych procesów oraz poprawa ich efektywności. Dla zobrazowania przedmiotu rozważań w załączniku nr 1 przedstawiono zamodelowany proces prac legislacyjnych jakie mają miejsce w Radzie Ministrów nad projektem ustawy. Należy podkreślić, że jest to prostsza droga osiągnięcia projektu aktu normatywnego, bowiem jeszcze bardziej skomplikowana ma miejsce, gdy mamy do czynienia z projektem założeń projektu ustawy. Schemat BPMN powstał na podstawie uchwały nr 49 Rady Ministrów z dnia 19 marca 2002 r. Regulaminu pracy Rady Ministrów (M.P ) oraz konsultacji z Rządowym Centrum Legislacji. Przedstawiony model obrazuje jak zawiły jest przebieg tworzenia nowego prawa, jak wielu uczestników bierze w nim udział oraz jak wiele informacji i dokumentów jest wymienianych pomiędzy uczestnikami wspólnego procesu tworzenia nowego prawa. Ponadto analizy aktu pod kątem stworzenia schematu BPMN uwidoczniły nieczytelność i nieprecyzyjność tego prawa. (uchwały Rady Ministrów). Wcześniejsza analiza i przygotowanie schematu BPMN projektowanego prawa na pewno pomogłoby w stworzeniu logicznego i spójnego aktu normatywnego. Zaletą modelowego podejścia do procesów tworzenia prawa, jest wizualizowanie przepisów, co wymusza ich przystępne, łatwe do odczytania i zinterpretowania formułowanie. Jedną z najważniejszych korzyści modelowania zmian wynikających z nowych lub nowelizowanych przepisów prawa jest symulacyjna analiza wariantowa, aby osiągnąć złożone wartości kryteriów oceny np. skrócenie czasu realizacji procedur oraz poziom kosztów z nimi związanych. Możliwość symulacji na zamodelowanych procedurach będących obiektem testowania nowych przepisów prawa w ramach OSR posłuży weryfikacji projektów przepisów oraz racjonalizacji procedur, a także pomoże w ustaleniu kosztów, czasu, zasobów ludzkich i efektywności postępowania administracyjnego. Ponadto symulacja umożliwia: wykrycie wąskich gardeł i modyfikowanie parametrów działania urzędów, przeprowadzanie analiz wielu możliwych scenariuszy projektowanego prawa, tworzenie raportów, które obrazują w formie graficznej i tabelarycznej wyniki symulacji, wymuszanie na ustawodawcy jasne i precyzyjne formułowanie przepisów, rozpoznanie kluczowych działań wpływających na przebieg procesu. Wykorzystanie symulacji w ramach modelowania procedur administracyjnych doprowadzi w opinii autorów do definiowania lepszego prawa, obniżenia kosztów funkcjonowania samej administracji publicznej oraz przyczyni się do skrócenia czasu obsługi danego postępowania, zarówno ze strony organu realizującego jak i klienta administracji publicznej. Dodatkową korzyścią jest możliwość analizy zaangażowania pracowników administracji w daną procedurę. Szereg raportów z symulacji umożliwia wykrycie i statystyczne określenie prawdopodobnych scenariuszy realizacji procedur, na które oddziałuje nowelizowane prawo, w tym szans powodzenia zaprojektowanych zmian. Stąd analiza symulacyjna w odniesieniu do wyżej wymienionych korzyści, powinna być koniecznym etapem oceny skutków regulacji dla wszelkich prac związanych z wprowadzaniem zmian i nowelizacji prawa. 5
6 2. Wdrożenie analizy aktów prawnych pod kątem możliwości elektronizacji procedur administracyjnych w ramach OSR Głównym zadaniem elektronizacji procedur administracyjnych jest zapewnienia możliwości wypełniania procedur i formalności na odległość oraz drogą elektroniczną (wynikającej z wielu aktów prawnych, w tym m.in.: Ustawa z dnia 25 marca 2011 r. o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców - Dz. U. z 2011 r., nr 106, poz. 622; Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną - Dz. U. z 2002 r., nr 144 poz z póżn. zm.; Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne - Dz. U. z 2005 nr 64, poz. 565 z późn. zm.; Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych - Dz. U. z 2011 r. Nr 206 poz. 1216; Dyrektywa 2006/ 123/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 grudnia 2006 r. dotycząca usług na rynku wewnętrznym - Dz. Urz. L 376, 27/ 12/2006 P ). Umożliwienie realizacji procedur administracyjnych drogą elektroniczną ułatwia i usprawnia realizowane czynności, zarówno od strony urzędu jak i strony obsługiwanej (np. podmiotów gospodarczych, obywatela). Elektronizacja wpływa na skrócenie czasu obsługi, redukcję ponoszonych kosztów i wzrost efektywności administracji. Dodatkowym efektem jest elektroniczna współpraca jednostek administracji interaktywnie uczestniczących we wspólnych procedurach realizowanych drogą elektroniczną i w elektronicznym obiegu dokumentów. Stąd w procesie tworzenia prawa i analizie projektowanych aktów prawnych, występuje potrzeba kompleksowej analizy możliwości elektronizacji procedur, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Równocześnie, w przypadku wielu procedur, wymagane jest rozważenie możliwości i celowości elektronizacji całego postępowania. Z każdym przypadkiem projektowanego prawa, analiza pod kątem możliwości elektronizacji procedur i stosowanych w nich dokumentów, zarówno dla interesariuszy zewnętrznych urzędu jak i w ramach wewnętrznych procesów administracji, ma na celu: ocenę możliwości, zasadności, sposobu i zakresu elektronizacji procedur i wzorów dokumentów elektronicznych składającą się na ocenę możliwości elektronizacji, ocenę przygotowania organizacyjnego, infrastrukturalnego i zasobowego administracji publicznej do wdrożenia elektronizacji składającą się na ocenę przygotowania do elektronizacji, opracowanie rekomendacji elektronizacji projektowanego prawa i warunków dla jej wdrożenia, opracowanie instrumentów elektronizacji w tym m.in. wzorców dokumentów urzędowych, aplikacji usług elektronicznych i wzorów dokumentów elektronicznych, a także w miarę potrzeb niezbędnych systemów, rejestrów w celu wdrożenia instrumentów elektronizacji projektowanego prawa. Z powyższego wynika, że nowe prawo od początku procesu jego projektowania powinno być oceniane pod kątem przygotowania do elektronizacji. Akty prawne zawierają często zapisy, które uniemożliwiają przeprowadzenie ich w sposób elektroniczny, np. w swej treści definiują wymóg złożenia dokumentów w oryginale albo przewidują przeprowadzenie procedury jedynie drogą pisemną. Jak wynika z doświadczeń zgromadzonych w trakcie realizacji projektu UEPA, w chwili obecnej dążenie ustawodawcy do elektronizacji procedur administracyjnych jest niestety często ograniczone przez niefortunne zapisy w aktach prawnych, które nie tylko utrudniają, ale nawet uniemożliwiają przeprowadzenie wynikających z nich procedur drogą elektroniczną. W związku z tym należy rozważyć wypracowanie spójnych wytycznych - Rekomendacji stosowanych przy projektowaniu 6
7 prawa, które będą ułatwiały możliwość elektronizacji procedur. Przykładem względnie nowego prawa nieuwzględniającego specyfiki komunikacji elektronicznej jest art Kpa, który stanowi, że Strona zamieszkała za granicą lub mająca siedzibę za granicą, jeżeli nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w kraju, jest obowiązana wskazać w kraju pełnomocnika do doręczeń. Taka konstrukcja tego przepisu nie uwzględnia specyfiki komunikacji elektronicznej. W tym przypadku miejsce przebywania strony nie ma znaczenia dla sprawności i pewności przy doręczaniu pism a także nie powoduje ponoszenia wyższych kosztów przez administrację publiczna. Stosowanie ww. przepisu w przypadku realizacji procedur w formie elektronicznej budzi wiele wątpliwości m.in. związanych z tym, czy pisma powinny być doręczane na skrzynkę podawczą pełnomocnika, czy też wnioskodawcy, który udzielając pełnomocnictwa nie rezygnuje tym samym z możliwości bezpośredniego kontaktowania się z urzędem. Co więcej wydaje się, iż wprowadzony przepis nie jest zgodny z założeniami art. 8 ust. 1 Dyrektywy 2006/ 123/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 grudnia 2006 r. dotyczącej usług na rynku wewnętrznym (Dz. Urz. L 376, 27/ 12/2006 P ) zgodnie, z którym państwa członkowskie zapewniają, aby wszelkie procedury i formalności dotyczące podejmowania i prowadzenia działalności usługowej były stosunkowo proste do wypełnienia i możliwe do przeprowadzenia drogą elektroniczną, poprzez właściwy pojedynczy punkt kontaktowy. Kolejnym przykładem nowego aktu prawnego, przy tworzeniu którego nie uwzględniono konsekwencji wejścia w życie regulacji na możliwość jej elektronizacji, jest rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2011 r. Nr 206 poz. 1216), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentów elektronicznych. Nowa regulacja powoduje, że w Centralnym Repozytorium Dokumentów (CRD) są określone wzory dokumentów opublikowane przez wiele organów, różniące się formą i treścią. Rozporządzenie w sprawie dokumentów elektronicznych w 27 ust. 2 uprawnia do publikacji wzoru w CRD organy właściwe do załatwiania danej sprawy, czyli np wójtów, burmistrzów, prezydentów. Przedstawiona regulacja niestety nie przyczynia się do przejrzystości katalogu wzorów w CRD i nie ułatwia wnioskodawcy wyszukania dokumentu inicjującego określoną procedurę (omawianego zagadnienia dotyczy Dokument Propozycji Uproszczeń dot. standaryzacji oraz elektronizacji dokumentów inicjujących procedurę elektroniczną - opracowanie Instytutu Logistyki i Magazynowania stworzone w ramach projektu UEPA). Mając na względzie potrzebę elektronizacji proponuje się w ramach projektowania nowego prawa, przygotowywanie wzorów dokumentów wykorzystywanych w procedurach objętych nowelizowanym prawem. Po przeprowadzeniu analizy procesowej, oszacowaniu zmian i wpływu jaki nowy akt prawny ma na istniejący stan rzeczy, powinny być opracowane i stworzone wzorce dokumentów elektronicznych, niezbędne do realizacji konkretnej procedury administracyjnej, przeznaczone do publikacji w CRD. Zadaniem tym mógłby zajmować się ośrodek do spraw analizy procesowej oraz oceny możliwości elektronizacji procedur administracyjnych (por. pkt I.3 niniejszego opracowania). Gotowe wzory dokumentów elektronicznych powinny być przekazywane do właściwego ministra (innego organu) uprawnionego do publikacji danego dokumentu w CRD, już na etapie wejścia w życie przepisów. Centralizacja omawianych działań ułatwi elektronizację administracji publicznej, a organ odpowiedzialny za dany akt prawny oraz uprawniony do opublikowania wzorów dokumentów elektronicznych w CRD, otrzyma przygotowane i gotowe do wdrożenia wzory dokumentów. W ramach analizy i oceny możliwości elektronizacji procedur administracyjnych każdorazowo należy rozważyć charakter dokumentu inicjującego daną procedurę administracyjną (wniosek, zawiadomienie itp.), w szczególności jego elementy, zakres oraz rodzaj wymaganych załączników, liczbę organów zaangażowanych w realizację danej procedury. Dodatkowo oceny wymaga 7
8 standaryzacja wzorów dokumentów (co jest przedmiotem odrębnego opracowania pt. Dokument propozycji uproszczeń w sprawie Standaryzacji oraz elektronizacji dokumentów inicjujących procedurę elektroniczną ). Przykładem są procedury odnoszące się do większości zawodów regulowanych, w których ustawodawca wymaga posiadania odpowiedniego do treści procedury wykształcenia, a zainteresowany zobligowany jest do dołączenia do wniosku oryginału świadectwa/dyplomu ukończenia szkoły wyższej. Powyższy wymóg powoduje, że w rzeczywistości pełna elektronizacja takiej procedury jest niemożliwa. W związku z powyższym proponuje się rozważenie możliwości stworzenia Centralnego Rejestru Dyplomów, który zawierałby informacje zawarte dotychczas w papierowej wersji świadectwa/dyplomu i zostałby udostępniony organom właściwym. Takie rozwiązanie eliminowałoby konieczność przedkładania oryginałów stosownych dokumentów i tym samym realnym byłoby zelektronizowanie tych procedur. Szerzej na temat propozycji w Dokumencie Propozycji Uproszczeń nr 10 zawierającym propozycje stworzenia Rejestru dyplomów, wypracowanym w ramach panelów ekspertów organizowanych przez Instytut Logistyki i Magazynowania w ramach realizacji projektu UEPA. Przedstawione powyżej przykłady uwidaczniają potrzebę stworzenia Rekomendacji, które byłyby stosowane przez wszystkie organy posiadające inicjatywę ustawodawczą i jednostki współtworzące projekty nowych aktów normatywnych. Element proponowanych Rekomendacji może stanowić Wykaz wyrażeń nierekomendowanych przy projektowaniu aktów normatywnych. Warto byłoby wykorzystać doświadczenia zebrane w projekcie UEPA, w ramach którego taki wykaz słów i sformułowań, które uniemożliwiają przeprowadzenie procedury w całości w sposób elektroniczny, powstał. Wykaz wyrażeń nierekomendowanych ułatwi pracę legislatorom poszczególnych organów stanowienia prawa. Wykaz obejmuje słowa, których użycie uniemożliwia elektronizację procedur administracyjnych. Jest to realizacja zasady określoności prawa nakazującej z dużą ostrożnością posługiwać się wszelkiego rodzaju zwrotami niedookreślonymi - np. wyrażenia pisemnie. Zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego: Art Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.), doręczanego środkami komunikacji elektronicznej. Art Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Tymczasem nadal art. 17. ustawy z dnia 27 lipca 2002 r. Prawo dewizowe (Dz. U z 2002r. Nr 141 poz z późn. zm.) stanowi, że wpisu do rejestru dokonuje się na podstawie pisemnego wniosku przedsiębiorcy, a art. 18e. ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz. U. z 2008 r., nr 69, poz. 415, ze zm) stanowi, że marszałek województwa dokonuje wpisu do rejestru na podstawie pisemnego wniosku o wpis do rejestru, złożonego przez podmiot zamierzający prowadzić agencję zatrudnienia. Sformułowanie pisemny wniosek może sugerować, że procedura wpisu do rejestru nie może zostać przeprowadzona drogą elektroniczną. Podczas, gdy generalne przepisy prawne dopuszczają złożenie 8
9 wniosku w formie elektronicznej w jednym z poniższych trybów: poprzez opatrzenie wniosku bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym kwalifikowanym certyfikatem, uregulowanym w szczególności w ustawie o podpisie elektronicznym, poprzez opatrzenie wniosku podpisem potwierdzonym profilem zaufanym epuap, uregulowanym w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. W świetle przywołanych przepisów, ustawodawca rozróżnia formę pisemną od formy dokumentu elektronicznego. Dlatego wskazane jest nie określanie formy wnoszenia wniosku i załączników. Wtedy w sposób dorozumiany będzie możliwość wnoszenia pism zarówno drogą elektroniczna jak i tradycyjną. Oczywiście od wskazanej zasady w uzasadnionych przypadkach mogą wystąpić odstępstwa. Taka sytuacja może mieć miejsce np. gdy zakłada się możliwość wykonania danej procedury jedynie drogą elektroniczną. Oczywiście może mieć miejsce przypadek, gdy dana procedura będzie realizowana tylko w sposób dokumentowy-papierowy. Każdorazowo wymaga to szczegółowej analizy, którą mogłaby przeprowadzać postulowana instytucja - ośrodek do spraw analizy procesowej oraz oceny możliwości elektronizacji procedur administracyjnych. Wobec powyższego elementem składowym Rekomendacji powinien być Wykaz słów nierekomendowanych by na przyszłość unikać takich sformułowań przy tworzeniu nowych aktów normatywnych, które uniemożliwiają elektronizację procedury. Podczas tworzenia nowych bądź nowelizowania istniejących aktów prawnych należałoby również zweryfikować infrastrukturę informatyczną kraju pod kątem istnienia systemów lub elektronicznych rejestrów, dzięki którym realizacja procedury w projektowany sposób oraz dopełnienie procedury drogą elektroniczną jest wykonalne. Należałoby również przeanalizować strukturę podmiotów realizujących procedury oparte o daną regulację pod kątem ich zaawansowania technologicznego i wzajemnej komunikacji elektronicznej. Liczne podmioty realizujące tą samą procedurę charakteryzują się różnym stopniem wdrożenia narzędzi elektronicznych. Zatem na analizę powinno składać się: ustalenie podmiotów realizujących procedurę, ich ranga, zasięg działania (jeden podmiot centralny, czy wiele na szczeblu województw, powiatów, gmin) oraz zasoby informatyczne i organizacja rozwiązań informacyjnych. Zaplecze techniczne potencjalnych organów realizujących dane procedury administracyjne bywa nierównomierne, dlatego konieczną jest ocena, czy elektronizacja w dobie obecnych rozwiązań sprzętowych i technologicznych jest możliwa. Analizie powinny podlegać rejestry państwowe ze względu na ich wykorzystanie podczas składania stosownych załączników do wniosków inicjujących procedurę administracyjną. Zakłada się więc, że jednym z wniosków ww. analizy może być stworzenie elektronicznego rejestru pozwalającego na szybkie dotarcie do szukanych informacji i nie obciążanie wnioskodawcy dodatkowymi dokumentami w postaci zaświadczeń lub wypisów. Przykładem takiego elektronicznego (centralnego) rejestru mógłby być Centralny Rejestr Działalności Reglamentowanej, którego założeniem byłoby objęcie swym zakresem terytorium całego kraju. Tym samym postuluje się rezygnację z lokalnie prowadzonych rejestrów działalności regulowanej. Wprowadzenie Centralnego Rejestru Działalności Reglamentowanej oraz skoordynowanie jego funkcjonowania z CEIDG rozwiązałby problem przesyłania tożsamych informacji z poszczególnych rejestrów działalności regulowanych do CEIDG. Ponadto wprowadzenie postulowanego uproszczenia odciążyłoby przedsiębiorcę obecnie zobowiązanego do składania wniosków/zgłoszenia (o wpis, zmianę danych i wykreślenie) w rejestrze. 9
10 Wprowadzenie Centralnego Rejestru Działalności Reglamentowanej wymaga dokonania ustaleń w zakresie podmiotu mającego prowadzić dany rejestr, trybu składania wniosków oraz ustaleń organizacyjno-technicznych dotyczących wprowadzania danych do rejestru. Niezbędna jest nowelizacja ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t. j. Dz. U. z 2010 r., nr 220, poz ze zm.) i wprowadzenie Centralnego Rejestru Działalności Reglamentowanej. Następnie koniecznym byłoby wprowadzenie delegacji ustawowej i wydanie rozporządzenia w sprawie warunków techniczno-organizacyjnych związanych z prowadzeniem rejestru. Docelowo korzystnym dla wszystkich urzędów prowadzących częściowe lub lokalne rejestry określonego rodzaju działalności, jest scentralizowanie ewidencji działalności, poprzez połączenie CEIDG, KRS, rejestrów działalności regulowanej oraz listy uprawnionych z tytułu koncesji, licencji, zezwoleń. Rejestracja działalności, jej zawieszanie czy wykreślanie byłyby realizowane na dotychczasowych warunkach i przez dotychczasowe urzędy, ale połączenie w jeden rejestr wyeliminowałoby wzajemne przesyłanie i aktualizację danych pomiędzy rejestrami. Wszystkie, aktualne i jednolite w skali kraju informacje urząd uzyskałby poprzez dostęp do jednego rejestru, ale także w jednym miejscu dokonywałby ich aktualizacji. Przedstawione wnioski wynikają z doświadczeń zdobytych w trakcie realizacji projektu UEPA i pokazują, że pogłębiona analiza procedur administracyjnych pozwala na wychwycenie nieścisłości w poszczególnych aktach prawnych oraz mechanizmów, które uniemożliwiają przeprowadzenie ich drogą elektroniczną Powołanie Ośrodka do spraw analizy procesowej oraz oceny możliwości elektronizacji procedur administracyjnych Autorzy proponują, żeby zadania opisane w punktach 1 2 realizował specjalnie do tego powołany, ośrodek skupiający zespół ekspertów ds. analizy procesowej i oceny konsekwencji tworzonego i aktualizowanego prawa. Ośrodek posiadający kompetencje szeroko pojętej elektronizacji, w tym tworzenia wzorów dokumentów elektronicznych gotowych do publikacji w CRD przez właściwy z tytułu prawa organ. Centralizacja działań podejmowanych przez proponowany ośrodek oraz jego kompetencje na szczeblu ogólnokrajowym, ujednoliciłyby realizację zadań w ramach procesu OSR związanych z tworzeniem nowego prawa i jego nowelizacją oraz wdrażaniem elektronicznych procedur, a także pozwoliłyby na spojrzenie z perspektywy całego systemu prawa a nie jedynie jednego obszaru. Centralizacja działań (uwarunkowana centralną pozycja ośrodka) jest niezbędna dla implementacji uproszczeń i standaryzacji w projektach aktów prawnych w skali całego państwa, co wpłynie na zwiększenie interoperacyjności systemów organizacyjnych i informacyjnych (w tym informatycznych) w administracji publicznej. Przykład projektu UEPA wskazuje, że kompleksowa analiza o charakterze przekrojowym pozwala na wypracowanie szeregu propozycji usprawnień, które są trudne do wypracowania w ramach prac prowadzonych w poszczególnych resortach i urzędach centralnych. Analiza procesowa, standaryzacja i elektronizacja wymaga analizy kompleksowej, co nie jest możliwe z punktu widzenia poszczególnych działów administracji rządowej. Zadania przedstawione w punktach 1 i 2 tworzą zakres zadaniowy do zdefiniowanych poniżej kompetencji ośrodka, a zatrudniony zespół ekspertów powinien posiadać m.in. wiedzę i doświadczenie w zakresie: modelowania, symulacji i analizy procesów w administracji publicznej (wg przyjętej notacji BPMN), analizy procesowej konsekwencji stanowionego prawa i propagowania na wymagania dla powiązanych aktów prawnych, 10
11 funkcjonowania systemu administracji publicznej, praktyk stosowanych w urzędach i obecnych uwarunkowań, wynikającą z doświadczenia w pracy z jednostkami administracji publicznej, uzupełnienia, uproszczenia i dostosowania projektowanego prawa oraz procedur administracyjnych do obecnych uwarunkowań: społeczno-ekonomicznych, gospodarczych w sektorze przedsiębiorstw oraz prawno-organizacyjnych w administracji publicznej, elektronizacji usług publicznych, w tym znajomość systemów informatycznych szczebla centralnego i regionalnego warunkujących skuteczną elektronizację, weryfikacji prawa pod kątem jego elektronizacji. Ośrodek powinien dysponować potencjałem wielu ekspertów i specjalistów, niezbędnym do sprawnej i przepustowej realizacji zadań wielu równoczesnych procesów OSR nowego i nowelizowanego prawa, dla różnych resortów i pionów administracji publicznej w Polsce. Obiektywne podejście do stanowionego prawa przez niezależny ośrodek analityczno-ekspercki umożliwi rzetelną i niestronniczą ocenę konsekwencji projektowanych regulacji prawa, a także możliwości elektronizacji w powiązaniu z jej sprawnym wdrożeniem. II. Rozwiązania systemowe 1. Stworzenie bazy danych instytucji administracji publicznej, procedur administracyjnych oraz powiązanych wzorów dokumentów Rozwiązania systemowe dla regulacji prawa oraz ich procesowa analiza i ocena skutków wprowadzenia, wymagają podejścia systemowego do identyfikacji środowiska, w którym nowe akty prawne będą funkcjonować. Na środowisko funkcjonowania prawa składają się procedury realizowane wg przepisów prawa, podmioty realizujące procedury oraz dokumenty stanowiące nośnik obiegu sprawy i podejmowanych decyzji w ramach procedury. Doświadczenia z realizacji projektu UEPA a także innych inicjatyw z zakresu e-administracji pokazały, że w Polsce nie ma jednej kompletnej i aktualnej bazy podmiotów realizujących procedury administracyjne (uczestników procedur). Istnieją bazy urzędów administracji samorządowej, które nie obejmują m.in. samorządów zawodowych, które w wielu przypadkach realizują procedury związane z zawodami regulowanymi. Istniejące bazy nie są aktualne, ponieważ nie wprowadzono odpowiednich mechanizmów ich aktualizacji. Zbierane informacje nie są kompletne, nie zawierają m.in. informacji na temat właściwości miejscowej urzędów. Takie informacji są niezbędne do prawidłowego wskazywania urzędów, które są właściwe miejscowo dla realizacji poszczególnych procedur administracyjnych.. Brak takich informacji uniemożliwia prawidłowe przekierowanie wnioskodawcy do właściwego miejscowo urzędu. Przedstawione wymagania wynikają z podejścia procesowego, w którym do procedury są zidentyfikowani wszyscy jej uczestnicy wg logiki jej realizacji, a nie podległości resortowej lub przynależności do administracji publicznej. Jednym z zadań projektu UEPA było zidentyfikowanie procedur administracyjnych związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. W ramach realizacji tego zadania zwrócono uwagę, na kolejny fakt, że w Polsce nie istnieje kompletna i aktualna baza procedur administracyjnych. Problemem jest również to, że istniejące, fragmentaryczne bazy nie są kompletne. Przykładem takiej bazy jest lista zawodów regulowanych, która w ramach 380 pozycji nie zawiera wszystkich zawodów, które są w Polsce regulowane. Na tej liście nie uwzględniono m.in. zawodów regulowanych uprawnionego do wykonywania świadectwa charakterystyki energetycznej czy biegłego rewidenta. Brak kompletnej listy procedur administracyjnych nie pozwala prawidłowo oszacować obciążeń dla przedsiębiorców z tytułu realizacji procedur administracyjnych. Jeszcze gorzej jest w obszarze 11
12 procedur dla obywateli, taki katalog nigdy nie powstał i nie ma wiedzy ile tak na prawdę jest takich procedur. Stworzenie takiej bazy powinno być pierwszym krokiem w procesie deregulacji obciążeń administracyjnych dla przedsiębiorców i obywateli. Na podstawie przedstawionych wniosków, proponuje się stworzenie jednej, kompletnej bazy danych zawierającej: listę podmiotów realizujących procedury administracyjne listę procedur administracyjnych listę wzorów dokumentów występujących w tych procedurach administracyjnych. Kolejnym wymaganiem dla sprawnego wykorzystania danych w systemach informatycznych jest spójny i jednolity system indeksacji (ID) dla wymienionych trzech grup danych, umożliwiający zdefiniowanie jednoznacznej relacji : ID procedury administracyjnej ID podmiotu realizującego procedurę ID wzoru dokumentu występującego w procedurze (zagadnienie omówione w kolejnym punkcie). W ramach zdefiniowanych procedur należy za pomocą odpowiednich relacji w bazie danych, powiązać ID procedury je z odpowiednimi ID podmiotów i ID wzorów dokumentów. W tym kontekście niezbędne jest ustanowienie swoistego opiekuna procedury. Doświadczenia projektu UEPA pokazują jak trudno ustalić choćby organ odpowiedzialny za aktualizacje opisów w Punkcie kontaktowym (www.eu-go.gov.pl). Zgodnie z art. 22b ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t. j. Dz. U. z 2010 r., nr 220, poz ze zm.) właściwe organy zapewnią kompletność i aktualność informacji: 1) procedur i formalności wymaganych przy podejmowaniu, wykonywaniu lub zakończeniu działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej; 2) ogólnych zasad świadczenia usług w państwach, o których mowa w art. 13 ust. 1, w szczególności w zakresie ochrony konsumentów; 3) danych kontaktowych właściwych organów wraz ze wskazaniem zakresu ich kompetencji; 4) sposobów i warunków dostępu do rejestrów publicznych i publicznych baz danych dotyczących działalności gospodarczej i przedsiębiorców; 5) środków prawnych przysługujących w przypadku sporu między właściwym organem a przedsiębiorcą lub konsumentem, między przedsiębiorcą a konsumentem oraz między przedsiębiorcami; 6) wydanych lub opracowanych przez właściwe organy wyjaśnień w zakresie przepisów dotyczących podejmowania, wykonywania i zakończenia działalności gospodarczej; 8) praw i obowiązków pracowników i pracodawców. Tymczasem definicja organu właściwego niczego nie wyjaśnia, bowiem stanowi, że jest to organ właściwy w sprawach podejmowania, wykonywania lub zakończenia działalności gospodarczej organ administracji publicznej, samorządu zawodowego oraz inny organ władzy publicznej. Wobec powyższego należy rozważyć wprowadzenie do polskiego porządku prawnego instytucji odpowiedzialności za procedurę. Z proponowanego w dokumencie podejścia procesowego wynika, że ministrowie powinni kierować nie tylko funkcjonalnie odpowiednim działem administracji rządowej, ale również odpowiadać procesowo za każdą procedurę wynikającą z odpowiedniej ustawy, którą dany minister nadzoruje. To ministrowie pełniący funkcje organów centralnych (ID podmiotu administracji publicznej) powinni odpowiadać za przygotowywanie i publikację opisów, ich aktualizację, a także za publikację wzorów dokumentów elektronicznych w CRD. Oczywiście zawsze istnieje możliwość delegacji kompetencji w ramach kierowanego resortu na organy merytoryczne. Przypisanie procedury do ministerstwa jest jednak kwestią kluczową w zakresie poprawy systemu stanowienia prawa w Polsce. Pozwala wskazać organ odpowiedzialny za daną procedurę w kraju. Obecnie w przypadku procedur realizowanych lokalnie często resorty nie czują 12
13 odpowiedzialności za daną procedurę, co znacznie utrudnia prace m.in. w zakresie elektronizacji procedur (publikacja formularzy w CRD na epuap) czy publikacji opisów na portalu PPK. 2. Wdrożenie spójnego systemu jednolitej identyfikacji instytucji administracji publicznej, procedur oraz wzorów dokumentów W ramach tworzenia ww. baz danych proponuje się nadanie instytucjom, procedurom oraz wzorom dokumentów unikatowych identyfikatorów. Pozwoli to na ich łatwą identyfikację bez względu na stosowaną nazwę. Jest to szczególnie istotne w przypadku procedur oraz wzorów dokumentów, których nazwy często podlegają zmianom, spowodowanym zmianami w nowelizowanym prawie. Proponuje się wykorzystanie jako identyfikatorów numerów tworzonych wg standardu GS1. Zaletą takiego rozwiązania byłaby poza unikatowością i niepowtarzalnością tych identyfikatorów, także fakt, że standard GS1 jest powszechnie znany i stosowany w ponad 100 krajach na świecie. Realizacja projektu SPOCS - Simple procedures Online for cross-border Service Provision, którego zadaniem jest budowa Pojedynczych Punktów Kontaktowych drugiej generacji pokazała konieczność stworzenia jednej bazy w ramach całej UE zawierającej odpowiedniki danej procedury w poszczególnych krajach UE. Obecnie ten problem dotyczy m.in. różnego nazewnictwa procedur administracyjnych, w tym zawodów regulowanych w poszczególnych krajach UE. Zastosowanie identyfikatorów znacznie ułatwiłoby stworzenie odpowiednich relacji między procedurami. Korzyści z zastosowania identyfikatorów GS1 jeszcze wyraźniej widać w przypadku koniczności stworzenia relacji pomiędzy poszczególnymi dokumentami (problem ekwiwalentności dokumentów wymaganych w poszczególnych krajach przy realizacji procedur). Stworzenie odpowiedniej bazy dokumentów wraz z identyfikatorami pozwoliłby na wskazanie ekwiwalentów danych dokumentów w innych krajach. 3. Wdrożenie standardu opisu procedur administracyjnych i mechanizmów syndykacji treści W ramach projektu UEPA powstają opisy procedur, które po akceptacji właściwych resortów publikowane są na portalu PPK. Opisy te zawierają rekomendowany przez resort przebieg danej procedury. Jest to informacja przede wszystkim dla użytkowników portalu PPK, ale liczne wywiady w urzędach głównie szczebla gminnego i powiatowego wskazują, że opisy te stanowią również cenną informację dla urzędów w zakresie rekomendowanego przebiegu danej procedury. Polskie przepisy są wciąż na tyle niejednoznaczne i często zbyt ogólne, że pojawienie się nowych przepisów czy ich zmiana zawsze wymaga przez urzędy realizujące procedurę, wnikliwej interpretacji nowych przepisów. Jest to szczególnie istotne w przypadku procedur, które są bardzo mało popularne, np. związanych ze świadczeniem usług transgranicznych. Proponuje się zatem, aby w ramach procesu legislacji tworzony był rekomendowany schemat opisu procedury wynikający z danego aktu prawnego. W ten sposób uniknięto by konieczności prowadzenia żmudnych prac związanych z interpretacją przepisów prawa. Obecnie takie prace prowadzone są jednocześnie przez wiele urzędów realizujących procedury. Dodatkową korzyścią byłoby stworzenie gotowego opisu procedury do publikacji m.in. na portalu PPK. Problemem jaki występuje przy publikowaniu informacji w Internecie w wielu różnych miejscach jest kwestia utrzymania spójności i aktualności informacji. Rozwiązaniem powszechnie stosowany w tym zakresie są mechanizmy syndykacji treści, polegające na tym, że informacja opublikowana w jednym miejscu w Internecie trafia automatycznie w różne inne miejsca w sieci. W tej chwili instytucje publiczne zobowiązane są do publikacji informacji o realizowanych procedurach na stronach BIP. Dodatkowo informacje o zbliżonej treści publikowane są na platformie epuap (karta usługi), czy portalu PPK. Proponuje się, aby podstawowym stworzyć jedno miejsce referencyjne w zakresie 13
14 opisów procedur administracyjnych. Takie rozwiązanie wymagałoby odpowiedniej nowelizacji ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005r. Nr 64, poz. 565 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t. j. Dz. U. z 2010 r., nr 220, poz ze zm.). Autorzy: Marcin Kraska - Z ca Kierownika Działu Centrum Elektronicznej Gospodarki, Kierownik Projektu UEPA, Instytut Logistyki i Magazynowania z siedzibą w Poznaniu Bogusław Śliwczyński - Koordynator ds. uproszczeń projektu UEPA, Pełnomocnik Dyrektora ds. Konsultingu, Instytut Logistyki i Magazynowania z siedzibą w Poznaniu Marta Matuszewska- Maroń - Kierownik Zespołu zadaniowego ds. uproszczeń projektu UEPA, Zespół Prawny, Instytut Logistyki i Magazynowania z siedzibą w Poznaniu Szymon Mamrot- Kierownik Zespołu zadaniowego ds. mapowania projektu UEPA, Centrum Elektronicznej Gospodarki, Instytut Logistyki i Magazynowania z siedzibą w Poznaniu Justyna Góral-Kaczmarek - członek Zespołu zadaniowego ds. uproszczeń projektu UEPA, Centrum Elektronicznej Gospodarki, Instytut Logistyki i Magazynowania z siedzibą w Poznaniu Karolina Oskory - Kierownik Zespołu zadaniowego ds. elektronizacji projektu UEPA, Centrum Elektronicznej Gospodarki, Instytut Logistyki i Magazynowania z siedzibą w Poznaniu Marta Wiśniewska - Kierownik Zespołu zadaniowego ds. helpdesku projektu UEPA, Centrum Elektronicznej Gospodarki, Instytut Logistyki i Magazynowania z siedzibą w Poznaniu Lucyna Łuczak - członek Zespołu zadaniowego ds. uproszczeń projektu UEPA, Zespół Prawny, Instytut Logistyki i Magazynowania z siedzibą w Poznaniu Załączniki: 1. BPMN_legislacja ustawy 14