Source: http://www.legal.unal.edu.co/rlunal/home/doc.jsp?d_i=42036
Timestamp: 2018-05-26 10:16:16
Document Index: 124228946

Matched Legal Cases: ['Artículo 14', 'Artículo 26', 'ARTÍCULO 13', 'artículo 1', 'artículo 1', 'Artículo 1', 'artículo 13', 'Artículo 3', 'Artículo 1', 'Artículo 1', 'ARTÍCULO 62', 'artículo 62', 'artículo 3', 'Artículo 6', 'Artículo 10', 'Artículo 11', 'artículo 4', 'Artículo 5', 'artículo 14', 'artículo 10', 'Artículo 1', 'artículo 10', 'Artículo 2', 'artículo 11', 'artículo 4', 'Artículo 2', 'Artículo 1', 'Artículo 2', 'artículo 1', 'ARTÍCULO 4', 'artículo 11', 'artículo 5', 'artículo 14', 'artículo 5', 'artículo 2', 'artículo 22']

CONCEPTO No. 34
Memorando 590
Para: Doctor Juan Camilo Restrepo Gutiérrez, Secretario del Comité Nacional de Matrículas
Asunto: Posibilidad de adicionar una facultad al Comité de Matrículas de Sede
Teniendo en cuenta su oficio remitido el 5 de marzo de 2009 mediante el cual solicita pronunciamiento de este despacho sobre la posibilidad de adicionar al Comité de Matrículas de la Sede una nueva función relacionada con la aceptación o no de la entrega de documentos de admitidos que lleguen de manera extemporánea a la División de Registro, al respecto se observa:
1. Acuerdo 44 de 1986
2. Acuerdo 58 de 1986
5. Acuerdo 036 de 2001
6. Acuerdo 002 de 2003
7. Resolución 1231 de 2003
8. Resolución 051 de 2003
9. Acuerdo 011 de 2005
10. Acuerdo 008 de 2008
¿Es posible adicionar al Comité de Matrícula de Sede la función de analizar la aceptación o no de la entrega de documentos de admitidos que lleguen de manera extemporánea a la División de Registro, tomar decisiones al respecto y comunicarlas en debida forma?
De conformidad con la normatividad vigente a la fecha, es posible adicionar al Comité de Matrícula de la Sede la función de analizar la aceptación o no de la entrega de documentos de admitidos que lleguen de manera extemporánea a la División de Registro, no obstante lo cual dado que dicha competencia la tiene la División de Registro y Matrícula no se considera pertinente realizar la transferencia de dicha función.
Determina el Artículo 14 del Acuerdo 011 de 2005 o Estatuto General de la Universidad Nacional como funciones del Consejo Superior Universitario, entre otras:
2. "Aprobar o modificar, en dos sesiones verificadas con intervalo no menor de 30 días, los Estatutos General, de Personal Académico, de Personal Administrativo y de Estudiantes, con arreglo a lo previsto en el Decreto Extraordinario 1210 de 1993 o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
22. Adoptar los reglamentos generales sobre la estructura académico-administrativa y funcional, en los cuales deberán contemplarse criterios y directrices para el ejercicio de determinadas funciones en los órdenes académico, presupuestal, financiero, de planeación y administrativo, por parte de las autoridades del nivel nacional o de otros niveles.
28. Delegar en los diferentes organismos y autoridades de los distintos niveles de dirección universitaria algunas de sus funciones, con miras a cumplir los fines de la Universidad de acuerdo con la Ley y los reglamentos..."
RESPECTO A LA COMPETENCIA DE LA DIVISION DE REGISTRO Y MATRÍCULA:
1. Determina el Acuerdo 58 de 1986 del Consejo Superior Universitario (16 de julio de1986)1 por el cual se reglamentan algunos Artículos del Estatuto General de la Universidad- Acuerdo 44 de 1986:
Artículo 26: La Universidad tendrá un Departamento de Registro y Matrícula en la Sede y una Sección de Registro y matrícula en cada Seccional. Estas dependencias estarán encargadas de:
b. Desarrollar, en coordinación con las Facultades, los procesos de inscripción, registro y matrícula de los estudiantes. Efectuar las liquidaciones de los valores de las matrículas y servicios institucionales, de conformidad con las normas de la Universidad.
PARÁGRAFO.- El Departamento de Registro y Matrícula coordinará la Información referente al registro estudiantil en toda la Universidad: estudiantes matriculados, retirados, graduados.
1. De Diseño y Proceso de Registro.
2. De Inscripción y Registro Académico.
2. Acuerdo 101 de 1977 del Consejo Superior Universitario:
ARTÍCULO 13. (Modificado por Acuerdo 002/03 del CSU, artículo 1., literal c.) El registro es el acto por el cual el estudiante admitido por primera vez a la Universidad, presenta los documentos requeridos, recibe la liquidación de matrícula con la correspondiente autorización de pago, adelanta las diligencias pertinentes ante el Servicio Médico Social Universitario, y empieza a diligenciar su carné.
3. Acuerdo 002/03 del Consejo Superior Universitario, artículo 1., literal c. "Por el cual modifica el Acuerdo 101 de 1977 -Estatuto Estudiantil- en el sentido de redefinir los términos establecidos en los artículos 13 y 14."
Artículo 1. Estados del admitido en cuanto a su vinculación con la Universidad: El admitido puede estar en cualquiera de los siguientes estados con relación a la Universidad:
c. Registrado: Estado que se adquiere como resultado de la verificación (por la División de Registro) de que el admitido se encuentra a Paz y Salvo por todo concepto ante la Universidad. Para estar a paz y salvo ante la Universidad, el admitido debe presentar los documentos requeridos, recibir la liquidación de matrícula con la correspondiente autorización de pago, pagar y adelantar las diligencias pertinentes ante la División de Salud estudiantil.
El estado Registrado es temporal.
En el artículo 13 del Acuerdo 101 de 1977 del Consejo Superior Universitario el término "La inscripción..." se cambia por el término "El registro...".
Artículo 3. Los artículos 13 y 14. del Acuerdo 101 de 1977 del Consejo Superior Universitario se modifican en lo relativo a las definiciones de Registrado e Inscrito.
1. Haberse inscrito en la División de Registro de la Universidad, la cual remitirá el formulario proforma de registro a la Secretaría de la respectiva Facultad
4. Resolución 864 de 1997 del Rector: "por la cual se organiza la Sede Santafé de Bogotá y se redefine la estructura del nivel nacional"
Artículo 1. Estructura organizativa de la Sede de Santafé de Bogotá; La sede de Santafé de Bogotá tendrá la siguiente estructura organizativa:
4: Dirección Académica: 4.6 División de Registro.
5. Resolución 143 del 7 de marzo de 2005 del Rector: "por la cual se reglamenta el manejo administrativo y financiero de la División de Registro de la Sede Bogotá".
"Artículo 1 Ejecutar a través del Fondo Especial de la Dirección de Gestión los recursos apropiados en el presupuesto de la sede Bogotá para la División de Registro, así como los que genere esa dependencia..."
6. Acuerdo 008 de 2008 del Consejo Superior Universitario:
DE LA MATRÍCULA:
ARTÍCULO 62. El presente acuerdo deroga todas las disposiciones y normas que le sean contrarias".
Una vez se observa la normatividad que tiene que ver con el registro de los estudiantes de la Universidad, se tiene que el Acuerdo 008 de 2008 no entró a reglamentar la materia de registro, por lo que de conformidad con lo dispuesto en el mencionado artículo 62, la normatividad que tiene que ver con el registro regulada por el Acuerdo 101 de 1977 se entiende vigente.
De ahí que le compete a la División de Registro y Matrícula, entre otros, recibir la documentación exigida para la matrícula inicial y otorgar los paz y salvos al respecto, facultad dentro de la cual se entiende que está el análisis respecto a la aceptación o no de la documentación entregada por los admitidos en forma extemporánea.
En consonancia con lo anterior se tiene que en principio la División de Registro y Matrícula no ha previsto la entrega extraordinaria de dicha documentación, pues en su página web ha dispuesto las fechas de entrega de documentación, al respecto se observa en dicha página:
Entrega de Documentos para admitidos en el segundo semestre de 2009:
Usted deberá enviar a su cargo la documentación solicitada en el Instructivo para el Registro de admitidos a pregrado Segundo Semestre 2009 , siguiendo todas las recomendaciones dadas en el mismo dentro de las fechas que le correspondan según el cuadro ACTIVIDADES PARA EL REGISTRO DE ADMITIDOS.
Admitidos regulares y mejores bachilleres del país hasta el 29 de mayo de 2009
Admitidos con examen específico hasta el 5 de junio de 2009
Convenio Indígena y Municipios pobres hasta el 10 de julio de 2009
NOTA: Si cuenta con la documentación solicitada antes de la fecha de citación del formulario, imprima el formulario, diligéncielo con letra clara y envíelo con la documentación.
ahí (sic) que, aún siendo claras las fechas últimas para la entrega de documentación, de presentarse casos de entrega de documentos por fuera del tiempo, le compete a la División de Registro y Matrícula determinar las decisiones al respecto, esto es, considerar su aceptación o no.
Ahora bien, la Facultad que tiene la División de Registro y Matrícula, de conformidad con la normatividad que regula la materia, relacionada con la decisión de aceptar o no la entrega de documentación, es un acto académico que efectivamente debe ser dado a conocer por escrito, pero frente al mismo, debe tenerse claro que no caben los recursos en vía gubernativa, en razón a que no es un acto administrativo sometido al control jurisdiccional.
Al respecto cabe recalcar lo manifestado por la Jurisprudencia de la Corte Constitucional cuando señaló:
"Así mismo, la Corte considera pertinente recordar en este punto que las actuaciones de las universidades oficiales no constituyen únicamente actos administrativos, sino que dentro de sus actuaciones también se encuentran los llamados actos académicos, como, por ejemplo, la fijación de calendario estudiantil, los exámenes de admisión, los horarios de clase, los programas, el cuestionario de exámenes, las calificaciones, los grados, las sanciones estudiantiles, etc2. Así, la expedición de un recibo de pago no tendría vocación de acto administrativo, antes bien, corresponde a la naturaleza del acto académico, a pesar de tener implicaciones administrativas"3
Así mismo en Sentencia T-187 de 1993 Magistrado Ponente Alejandro Martínez Caballero se señaló:
El artículo 3 de la Ley 32 de 1980 distingue claramente entre los actos académicos y los actos administrativos que pueden dictarse en un establecimiento educativo oficial.
El Consejo de Estado en Sentencia del 17 de marzo de 1984 concluyó que los primeros no eran susceptibles de control por parte de la justicia de lo contencioso administrativo, tesis que esta corporación comparte.
Las razones que tuvo el consejo de Estado fueron las siguientes:
"1. que de lo contrario se desmoronarían los centros educativos oficiales pues todos sus actos (fijación de calendario estudiantil, exámenes de admisión, horario de clases, llamamiento a lista, programas, cuestionario de exámenes, calificaciones, grados, sanciones estudiantiles, etc. Etc) pasarían inmediatamente a la jurisdicción de lo contencioso administrativo; esos planteles se verían cohibidos para el desarrollo de sus fines por temor a los litigios, y tendrían que dedicar tiempo, y esfuerzos requeridos por dichos fines a la atención de los procesos; de institutos educativos se tornarían en centros querellantes, cambio que en parte alguna prevé la legislación.
Partiendo de lo anterior, los actos de admisión a los programas de pregrado de la Universidad son actos académicos de trámite regidos por las normas internas de la universidad; de lo anterior debe tenerse que dichos procedimientos bajo ninguna circunstancia podrán ser nugatorios de los derechos fundamentales de las personas, esto es deberán ajustarse a la reglamentación interna y comunicarse.
Ahora bien como quiera que la consulta hace relación a la posibilidad de adicionar o transferir esa competencia al Comité de Matrículas de la Sede, debe observarse la normatividad relacionada con la competencia de dicho Comité.
+ RESPECTO A LA COMPETENCIA DEL COMITÉ DE MATRÍCULAS DE SEDE.
Artículo 6: Se faculta al Rector de la Universidad para que establezca mediante Resolución.
Artículo 10: Con el fin de vigilar el cumplimiento de lo establecido en esta Resolución y en el acuerdo 100 de 1993, de evaluar su aplicación y de establecer criterios y políticas para resolver las situaciones especiales relacionadas con la liquidación y el pago de los derechos de matrícula, crease el Comité Nacional de Matrículas, integrado por un Vicerrector designado por el Rector, quien lo presidirá, el jefe de la Oficina de Planeación de la Universidad, los Jefes de Registro y Matrícula de cada una de las Sedes y dos decanos designados por el Rector.
Artículo 11: Con el propósito de analizar y resolver las situaciones especiales siguiendo los lineamientos del Comité Nacional de Matrículas, crease en cada Sede un Comité de Matrículas integrado por: (subrayado nuestro)
Dicha composición del Comité de Matrículas de Sede fue reorganizada por el artículo 4 de la Resolución 240 de 1998:
Artículo 5. Funciones del Comité de Matrículas de las Sede: Son funciones del Comité de Matrículas de la respectiva sede:
b. Aplicar el artículo 14 del acuerdo 100 de 1993 del Consejo Superior Universitario4
Parágrafo: El comité levantará actas de sus reuniones, con base en las cuales la dependencia encargada del registro actualizará la información socioeconómica y elaborará los recibos correspondientes a las solicitudes de los aspirantes admitidos. (Subrayado nuestro)
4. La Resolución del Rector 001231 del 2 de octubre de 2003, entra a modificar parcialmente el artículo 10 de la Resolución del Rector No. 2146 de 1993, en el sentido de ampliar la composición del Comité Nacional de Matrículas:
Artículo 1. Modificar parcialmente el artículo 10 de la Resolución de Rectoría No. 2146 de 1993, en el sentido de ampliar la composición del Comité Nacional de Matrículas, el cual queda de la siguiente manera: Un Vicerrector designado por el Rector, quien lo presidirá, el Jefe de la Oficina Nacional de Planeación de la Universidad; los Jefes de Registro y Matrícula de cada una de las sedes; dos decanos designados por el Rector; el Director Nacional de Bienestar UNIBIENESTAR, quien será el secretario; el Director de la Oficina Jurídica Nacional o su delegado, el representante de los estudiantes ante el Consejo Superior Universitario
Artículo 2. Modificar parcialmente el inciso cuarto del artículo 11 de la Resolución de Rectoría 2146 de 1993 y el numeral 5 del artículo 4 de la Resolución 240 de 1998, respecto al integrante que actuará como secretario de cada uno de los Comités de Matrículas de Sede, de la siguiente manera:
Artículo 2. El aplazamiento del uso del derecho de matrículas para personas admitidas a la Universidad, podrá ser autorizado por los Comités de Matrículas de las Sedes, previo estudio y demostración de las causas de la solicitud, las que deberán estar relacionadas exclusivamente con las siguientes situaciones: prestación del servicio militar, enfermedad grave, realización de estudios en el exterior y problemas de carácter socioeconómico (subrayado nuestro).
"Por la cual se delega al Comité de Matrícula de la Sede, la autorización para expedir recibos de pago a estudiantes que no se matriculen en las fechas establecidas por el calendario académico para este fin"
Artículo 1. Delegar en el Comité de Matrícula de Sede la competencia para autorizar la expedición de recibos de pago a estudiantes que no se matriculen en las fechas establecidas por el calendario académico para este fin. ( subrayado nuestro)
Artículo 2. La autorización concedida mediante el artículo 1 de la presente resolución debe contar con concepto previo favorable del Vicedecano de Bienestar, o quien haga sus veces, de la respectiva Facultad.
ARTÍCULO 4. Los aspirantes seleccionados adquieren el estado de admitidos y deberán hacer uso del derecho de matrícula inicial en los plazos establecidos por la Universidad.
En caso contrario perderán el estado de admitidos.
De conformidad con lo anterior advierte esta oficina que el Comité de Matrículas de Sede tiene las siguientes funciones:
1. Analizar y resolver las situaciones especiales siguiendo los lineamientos del Comité Nacional de Matrículas (artículo 11 de la Resolución 2146 de 1993)
2. Estudiar las solicitudes de reubicación de la clasificación económica y decidir sobre ellas antes de la conclusión del periodo académico en que se hayan formulado, o en caso de aspirantes admitidos antes de concluir el primer mes del período académico de ingreso (artículo 5 de la Resolución 240 de 1998).
3. Aplicar el artículo 14 del acuerdo 100 de 1993 del Consejo Superior Universitario5 (artículo 5 de la Resolución 240 de 1998).
4. Autorizar el aplazamiento del uso del derecho de matrículas para personas admitidas a la Universidad, previo estudio y demostración de las causas de la solicitud. (Acuerdo 036 de 2001 artículo 2- Acuerdo 008 de 2008).
5. Autorizar la expedición de recibos de pago a estudiantes que no se matriculen en las fechas establecidas por el calendario académico para este fin.
De ahí que las facultades que le han sido otorgadas al Comité de Matrículas de las Sedes son taxativas, por lo tanto, no le es dable entrar a aceptar o no la entrega de documentos de admitidos que lleguen de manera extemporánea a la División de Registro.
Aunado a lo anterior debe tenerse en cuenta que le compete al Consejo Superior Universitario dadas las facultades que le fueron otorgadas por el Estatuto General de la Universidad, aprobar o modificar, en dos sesiones verificadas con intervalo no menor de 30 días, los Estatutos General, de Personal Académico, de Personal Administrativo y de Estudiantes, con arreglo a lo previsto en el Decreto Extraordinario 1210 de 1993 o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
De ahí que dado que el problema planteado implica transferir una competencia otorgada a la División de Registro y Matrícula por el estatuto estudiantil al Comité de Matrículas de la Sede, lo anterior implica modificar el estatuto estudiantil de la Universidad y, por consiguiente, le compete al Consejo Superior Universitario hacerlo en dos sesiones con intervalo no menor a 30 días.
No obstante lo anterior debe dejar establecido este despacho que dadas las funciones específicas de la oficina de Registro y Matrículas aquí estudiadas, no se ve procedente que la facultad de aceptar o no la entrega de documentos de admitidos que lleguen de manera extemporánea a la División de Registro quede en el Comité de Matrículas de Sede pues sus funciones son propias de la naturaleza de la dependencia.
Ahora bien, debe hacerse claridad en que el Comité Nacional de Matrículas está creado para establecer criterios y políticas para resolver las situaciones especiales relacionadas con la liquidación y el pago de los derechos de matrícula y el establecer lineamientos para los Comités de Matrícula de Sede para resolver situaciones especiales, pero entre sus facultades no está el reglamentar y establecer facultades adicionales a los Comités de Matrículas de Sede y tampoco establecer directrices en materia de registro.
No obstante lo anterior se observa que la facultad que en este momento está en cabeza de la División de Registro y Matrícula, como lo es la aceptación de entrega de documentos extemporáneos convendría que esté en cabeza de un organismo colegiado, de ahí que sugiere esta oficina que se estudie la posibilidad para que el Consejo Superior Universitario reglamente las competencias de un órgano que desde el nivel nacional establezca los criterios y políticas a seguir para asuntos como el aquí consultado.
1. De acuerdo con la normatividad citada se tiene que la facultad de aceptación o no de entrega de documentos de admitidos que lleguen de manera extemporánea a la División de Registro es competencia de la División de Registro y Matrícula de conformidad con la normatividad vigente, quien se pronuncia mediante un acto académico de trámite que no tiene recurso alguno.
2. Las facultades que le han sido otorgadas al Comité de Matrículas de las Sedes son taxativas;
3. El transferir la facultad de aceptación o no de los documentos entregados por los admitidos extemporáneamente, de la División de Registro y Matrícula Sede en el Comité de Matrículas de las Sede implica una modificación al estatuto estudiantil de la Universidad, por lo que le compete al Consejo Superior Universitario en doble vuelta;
4. El Comité Nacional de Matrículas está creado para establecer criterios y políticas para resolver situaciones especiales, pero entre sus facultades no está el reglamentar y establecer funciones adicionales a los Comités de Matrículas de Sede y mucho menos establecer directrices en materia de registro;
5. Por las funciones propias de la naturaleza de cada organismo no se considera conveniente transferir la función de aceptar la entrega de documentos extemporáneos de admitidos que tiene la División de Registro y Matrícula de la Sede al Comité de Matrículas de Sede, por el contrario lo que sugiere este despacho es que sea un organismo colegiado de la naturaleza del registro quien desde el nivel nacional apoye a las Divisiones de Registro de las Sedes y brinde políticas y directrices.
1 Este acuerdo se dictó en vigencia del Acuerdo 44 de 1986 o Estatuto General que entró a regir el 18 de junio de 1986, el cual establecía en su artículo 22 entre las funciones del Secretario General de la Universidad el Coordinar y supervisar el Departamento de Registro y matrícula.
2 El concepto de acto académico ha sido analizado por la Corte Constitucional en las sentencias T-187 de 1993, T-554 de 1993 y T-314 de 1994, las que a su vez retoman el concepto establecido por el Consejo de Estado en auto de 17 de marzo de 1984, expediente 4665.
3 Sentencia T- 642 del 2004
4 El estudiante que presente documentación que no corresponda con la situación socio- económica real, oculte información o trate de evadir el pago de los derechos de matrícula, pagará en el periodo lectivo correspondiente la matrícula máxima (9.879 veces el salario mínimo legal mensual vigente), sin perjuicio de las sanciones legales pertinentes y de lo dispuesto en los Acuerdos 101 de 1977 y 116 de 1986.
5 El estudiante que presente documentación que no corresponda con la situación socio- económica real, oculte información o trate de evadir el pago de los derechos de matrícula, pagará en el periodo lectivo correspondiente la matrícula máxima (9.879 veces el salario mínimo legal mensual vigente), sin perjuicio de las sanciones legales pertinentes y de lo dispuesto en los Acuerdos 101 de 1977 y 116 de 1986.