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GESTION FINANCIERA. Control de Cambios. 1. Objetivo. 2. Alcance. 4. Normatividad. 5. Documentos de Referencia - PDF
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Vicenta Rojas Cordero
1 FORMATO PROCEDIMIENTOS Proceso: GESTION FINANCIERA Código: Versión: GF-PD Fecha Aprobación: 27/03/2014 Procedimiento: GESTION CONTABLE Acto Administrativo: 421 de 2009 Fecha de Vigencia: 27/03/2014 Página: 1 de 9 Firma de Autorizaciones ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre(s): JAVIER H. CORREA CRISTANCHO Nombre(s): FREDY ALEXANDER MANCERA TOLOSA Nombre(s): MARIA MARGARITA ARBELAÉZ VILLEGAS Firma(s) Firma(s) Firma(s) Cargo(s) CONTRATISTA Cargo(s) PROFESIONAL ESPECIALIZADO - CONTADOR Cargo(s) SUBGERENTE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Fecha 03/03/ Versión Control de Cambios Descripción Se ajusta el procedimiento por cambio de metodología de diseño de los procedimientos y a ajustes a los mismos en cuanto a actividades 1. Objetivo Emitir estados con destino a usuarios internos y externos como herramienta para la toma de decisiones y políticas administrativas de la entidad 2. Alcance El procedimiento inicia con el análisis, evaluación y registro de la información proveniente de las áreas de la Entidad que tienen que ver con el presupuesto, pago de obligaciones a terceros, y gestión de bienes; continua con los cierres mensualmente, y finaliza, con la emisión de balance de prueba, balance general, libros auxiliares, reportes para los entes de control y remisión de información a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y la Secretaría Distrital de Hacienda. Resolución 001 de 2001, Manual de procedimientos administrativos y Resolución 040 de 2012 Manual de funciones y competencias del FVS 4. Normatividad Documentos Externos 5. Documentos de Referencia Documentos Internos Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas del Sistema Integrado de Gestión del Fondo de Vigilancia y Seguridad
2 NTC-GP 1000 Numerales: 8.2.3; 8.4; ; MECI Elementos: 1.2.1; 2.1.3; 2.1.4; 2.2.1; 2.2.2; 2.3.2; 2.3.3; 3.1.1; 3.1.2; Definiciones Registro Contable: Los hechos deben contabilizarse de manera cronológica y conceptual, observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de la entidad. Devengo o causación: Los hechos deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia de la corriente de efectivo o equivalente que se derivan. Revelación: Los estados, informes y reportes deben revelar la situación y los estados del desarrollo de las funciones del cometido estatal. La información adicional y necesaria se revela en las notas. 7. Políticas de Operación General del Procedimiento Con base en el proceso de gestión contable, verificar mesualmente que los cierres obedezcan a la realidad de lo proyectado en el Plan de Acción de la Entidad, de forma que sirvan de soporte para la toma de decisiones estrategicas de la Gerencia del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotá. 8. Tiempo del Procedimiento Periodicidad mensual Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas del Sistema Integrado de Gestión del Fondo de Vigilancia y Seguridad
3 Proceso: Procedimiento: FORMATO PROCEDIMIENTOS GESTION FINANCIERA GESTION CONTABLE Código: Versión: Fecha Aprobación: Acto Administrativo: GF-PD /03/ de 2009 Fecha de Vigencia: 27/03/2014 Página: 3 de 9 9. Diagrama de Flujo Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas del Sistema Integrado de Gestión del Fondo de Vigilancia y Seguridad
4 Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas del Sistema Integrado de Gestión del Fondo de Vigilancia y Seguridad
5 Proceso: FORMATO PROCEDIMIENTOS Código: GESTION FINANCIERA Versión: Fecha Aprobación: GF-PD /06/2014 Procedimiento: GESTION CONTABLE Acto Administrativo: 421 de 2009 Fecha de Vigencia: 05/06/2014 Página: 4 de Descripciòn del Procedimiento Entrada No. Actividad Descripción de la actividad Dependencia Responsable Punto de Control (Insumo) Salida (Registro) Se realiza análisis de los balances con el fin de inciar 1 Analizar los estados el proceso de cierre y conciliación de los estados Profesional especializado asignado a y Se va a efectuar conciliación de los saldos de cuentas relacionadas con el movimiento de bienes por grupos de inventarios con las áreas de Almacén y de Inventarios? SI = Pasa a la actividad 2 NO = Pasa a la actividad 4 Con la recepción de los movimientos realizados por concepto de entradas, salidas y notas de ajuste de almacén, se procede a generar balance de prueba y libros auxiliares de las cuentas con el fin de efectuar la conciliación a nivel subcuenta, de los saldos de las cuentas versus saldos de kardex de Almacén e Inventarios Entrada de almacén, salida (Ver procedimientos de gestión de recursos físicos: 2 de almacén y nota de Generar balance de prueba y auxiliares. -GRF-PD-GRF-PD-006_Recepción, ingreso y Contabiliidad ajuste entrega de bienes -GRF-PD-007_Toma_fisica de bienes al servicio del FVS -GRF-PD-020_Aseguramiento y reclamación por siniestros -GRF-PD-021-Seguimiento y control bienes entregados a terceros -GRF-PD-011_Reintegro, baja y destino final de los bienes.) Validar que la información de susbuentas, Balance de prueba y auxiliares coincida con los saldos de kardex de Almacén e Inventarios Toda la información generada mesualmente en relación con los movimientos realizados por el Grupo 3 Clasificar y archivar los documentos. de Almacén e Inventarios, se clasifiica y archiva y posteriormente se empasta. los comprobantes de almacén e Inventarios a ser archivados que fueron Oficio remisiorio, anexando todos los comprobantes de una para ser archivados Se va a realizar conciliación bancaria SI = Pasa a la actividad 4 de los saldos contra los movimientos de Tesorería (ingresos y NO = Pasa a la actividad 7 egresos)? Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas del Sistema Integrado de Gestión del Fondo de Vigilancia y Seguridad
6 Se recepcionan los comprobantes de ingreso, notas débito, notas crédito, traslados, anulaciones, lotes de Comprobantes de ingreso, pago, nómina y extractos bancarios y se procede a notas debito y crédito, Recibir, verificar, analizar y consultar verificarla, analizarla y consultarla en el sistema 4 traslados, extractos soportes. SICAPITAL-LIMAY y se realiza su registro. bancarios, anulaciones y lotes de Tesorería (Ver procedimiento GF-PD-001-Gestión bancaria y de pagos) Verificar que la información registrada por Tesorería en SICAPITAL, este de acuerdo con los movimientos generadoss y con la respectiva documentación Comprobantes de contabilidad Generar balance de prueba y auxiliares de las Conciliación bancaria de 5 Generar balance de prueba y auxiliares. cuentas para efectuar la conciliación entre Tesorería las grupos y Tesorería. Conciliar a nivel subcuenta los Saldos de Balance de prueba y auxiliares las Cuentas Contables Vs. Saldo de las cuentas bancarias. Clasificar y archivar los documentos generados por 6 Clasificar y archivar los documentos. el grupo de Tesoreria, para su posterior empaste. los comprobantes de Tesorería a ser archivados que fueron Oficio remisiorio, anexando todos los comprobantes de una Se va a realizar conciliación bancaria de los saldos contra los movimientos de Presupuesto? SI = Pasa a la actividad 7 NO = Pasa a la actividad 10 Se recepciona la ejecución presupuestal de rentas e ingresos, se consulta y valida con la información registrada en el sistema SICAPITAL-LIMAY. 7 Ejecución presupuestal Recibir, verificar, analizar y registrar (Ver procedimientos: soportes. -GF-PD-004- elaboración y anulación de certificado de disponibilidad -GF-PD elaboración y anulación de certificado de registro presupuestal-crp) los comprobantes de Presupuesto a ser archivados que fueron Comprobantes de contabilidad Generar balance de prueba y auxiliares de las 8 Ejecución presupuestal Generar balance de prueba y auxiliares. cuentas de ingresos para efectuar la conciliación entre las áreas de contabilidad y presupuesto. Conciliar a nivel subcuenta los Saldos de las Cuentas Contables Vs. Saldo de la ejecución presupuestal. Balance de prueba y auxiliares Toda la información generada mesualmente en relación con los movimientos realizados por el Grupo 9 Clasificar y archivar los documentos. de Presupuesto, se clasifiica y archiva, para su posterior empaste. los comprobantes de Presupuesto a ser archivados que fueron Oficio remisiorio, anexando todos los comprobantes de una Reporte SIPROJ de la Oficina Asesora Jurídica, Analizar la información remitida y registrada en el relacionada con los modulo SIPROJ de SICAPITAL por la Oficina 10 Generar informe contable SIPROJ. procesos judiciales iniciados o en contra de la Entidad. Asesora Jurídica versus la registrada en el modulo LIMAY de SICAPITAL. Repporte contable SIPROJ Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas del Sistema Integrado de Gestión del Fondo de Vigilancia y Seguridad
7 Hay diferencias de registros entre SIPROJ y LIMAY? SI = Pasa a la actividad 11 NO = Pasa a la actividad 12 Registrar las diferencias que se generaron entre el 11 Reporte contable SIPROJ Realizar los registros. reporte contable del SIPROJ y el Módulo LIMAY (SI CAPITAL) Comprobantes de contabilidad Conciliar la información registrada en el programa contable LIMAY (SI CAPITAL) contra la información Comprobantes de generada por la Oficina Asesora Jurídica, a nivel de 12 Conciliar la información contabilidad subcuenta, los saldos de las cuentas versus saldos de los procesos iniciados y en contra por el FVS. Verificar que los registros entre los modulos Formato de conciliacion Siproj SIPROJ y LIMAY sean coincidentes Clasificar y archivar los documentos generados por el reporte contable del SIPROJ, para su posterior 13 Clasificar y archivar los documentos. empaste. Se va a efectuar elaboración y SI = Pasa a la actividad 14 presentación de declaraciones tributarias del orden Nacional y/o NO = Pasa a la actividad 20 Distrital? los comprobantes generados por Oficio remisiorio para el área de la interface con el Archivo, anexando todos los SIPROJ que fueron comprobantes de una Con base en los movimientos registrados en el modulo LIMAY de SICAPITAL de cuentas correspondientes a los impuestos del orden nacional Consulta de registros en los modulos LIMAY y y distrital, se genera balance de prueba, así mismo, 14 Conciliar deducciones tributarias. OPGET del sistema de información SI CAPITAL se imprimen y/o consultan los registros en el modulo de contrtación -OPGET- de SICAPITAL que fueron ocasionados por los mismos aspectos, con el fin de comparar y conciliar los saldos resultantes. Validar a nivel subcuenta los saldos de las cuentas Profesional especializado versus el saldo asignado a y de las deducciones Balance de prueba y auxiliares tributarias del orden nacional y distrital de forma que sean coincidentes Los formularios son de impuestos y contribuciones distritales? SI = Pasa a la actividad 15 NO = Pasa a la actividad 17 Se procede a diligenciar los formularios por concepto de Universidad Distrital, Proadulto Mayor y Procultura (Estampillas) y de retención en la fuente a titulo de Balance de prueba y Elaborar formularios de impuestos 15 impuesto de industria y comercio, los cuales son auxiliares distritales. firmados por el Representante Legal y el Profesional Especializado asignado a para ser remitidos a Tesorería para pago Oficio remitiendo formularios de los formularios y sus asignado a impuestos respectivas firmas Validar que los Los formularios son presentados y pagados en el formularios esten Oficio remitiendo Presentar y pagar formularios de respectivo banco. firmados por el Recibo de consignación o nota debito 16 Tesorería formularios de impuestos impuestos distritales. (Ver procedimiento GF-PD-001- Gestión bancaria y Representante Legal y el de la transacción bancaria asignado a Tesorería de pagos) asignado a Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas del Sistema Integrado de Gestión del Fondo de Vigilancia y Seguridad
8 Por medio de la pagina WEB de la dirección de impuestos y aduanas nacionales (DIAN), se diligencian y presentan los formato de: - Declaración de retención en la fuente a titulo de 17 Balance de prueba y Elaborar formularios de impuestos renta e IVA auxiliares nacionales. - Declaración de ingresos y patrimonio - CREE Todo ellos, se aprueban mediante firma digital y se imprimen los recibos para pago y se remiten a Tesorería. asignado a Oficio remitiendo formularios de impuestos y recibos de pago Los formularios son presentados y pagados en el Oficio remitiendo respectivo banco. 18 formularios de impuestos y Pagar impuestos nacionales. Tesorería (Ver procedimiento GF-PD-001- Gestión bancaria y recibos de pago asignado a Tesorería de pagos) Clasificar y archivar los documentos generados por 19 Clasificar y archivar los documentos. los descuentos tributarios orden distrital y nacional, para su posterior empaste. Validar que los formularios cuenten con la firma digital y esten acordes en valor con el recibo de pago Recibo de consignación o nota debito de la transacción bancaria Oficio remisiorio para el área de Archivo, anexando todos los comprobantes de una Se procede a consultar y/o imprimir desde el modulo LIMAY de SICAPITAL los respectivos balances y Balance de prueba y libros libros auxiliares, así como el informe de Exógena del Elaborar y presentar información 20 auxiliares modulo LIMAY módulo OPGET de SICAPITAL de la información exógena Nacional y Distrital de SI CAPITAL correspondiente a los pagos y retenciones efectuadas acumuladas por terceros durante la fiscal, para su comparativo y conciliación Validar la suma de los pagos efectuados por concepto de retenciones en la fuente discriminados asignado a por concepto durante el año gravable, entre los respectivos informes Se elabora información exógena para la DIAN? SI = Pasa a la actividad 21 NO = Pasa a la actividad 23 La actividad inicia descargando el prevalidador de información exógena de la pagina WEB de la dirección de impuestos y aduanas nacionales-dian-; continua con la selección de la opción "presentación de información exógena por envió de archivos", continua con la opción "diligenciar solicitud de envió de archivos", dar clic en el botón "buscar", Preparar información exógena para la seleccionar el número de formatos a presentar, 21 DIAN. diligenciar las casillas "año informado", "nombre del archivo", "número de registros" y "total de archivos"; finaliza, dando clic en el botón "solicitar". Se Envian a traves de la pagina WEB de la dirección de impuestos y aduanas nacionales (DIAN). la información exógena debidamente validada previa firma digital del Represéntate Legal. asignado a Prevalidador exógen DIAN Por medio de la pagina WEB de la dirección de Validar y enviar información exógena a impuestos y aduanas nacionales (DIAN), se valida y 22 Reporte archivos validados la DIAN. envía la información exógena debidamente validada previa firma digital del Represéntate Legal. Por medio de la pagina WEB de la Secretaría de Validar y enviar información exógena a 23 Hacienda Distrital, se validad, presenta y envía la la Secrtería de Hacienda Distrital información exógena. Validar que los archivos XML generados, sean aceptados por medio de Reporte archivos validados asignado a la página WEB de la DIAN. Validar que la información exógena a remitir sea Reporte archivos validados asignado a correcta. Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas del Sistema Integrado de Gestión del Fondo de Vigilancia y Seguridad
9 Depreciación, amortización, comodatos, transferencias, inversiones, caja menor, De exisitir notas de ajuste que afecten los estados Analizar la afectación de los estados 24 legalización, viáticos,, se procede a realizar su registro en cierres y demás LIMAY-SICAPITAL. hechos económicos que afecten la situación contrable del FVS Profesional especializado asignado a y Elaboración y registro de notas contabes en el modulo LIMAY de SICAPITAL Balance de prueba y libros auxiliares Clasificar y archivar los documentos generados mediante notas de contabilidad, para su posterior 25 Clasificar y archivar los documentos. empaste. los comprobantes de notas de ajuste generados que fueron producidos durante una Oficio remisiorio para el área de Archivo, anexando todos los comprobantes de notas de ajuste Verificados los movimientos, se procede a 26 Efectuar las reglas de cierre en LIMAY efectuar las reglas de cierre de la anterior y se cargan las reglas del año actual, generando el balance de prueba de la respectiva. asignado a Validar la información a enviar a la Contaduría General de la Nación, Dirección Distrital de y SIVICOF (Contraloría de Bogota - Rendición Cuenta Anual) Reporte de registro y/o de publicación de la página CHIP de la Contaduría General, Aplicativo Bogotá Consolida (Dirección Distrital ) y SIVICOF (Contraloría de Bogotá). FIN DE PROCEDIMIENTO Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas del Sistema Integrado de Gestión del Fondo de Vigilancia y Seguridad
PROCESO: FINANCIERO PROCEDIMIENTO: MANEJO Y CONTROL CONTABLE
1.1. 1.2. OBJETIVO DEL Realizar el reconocimiento y revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas sociales y ambientales, para presentar estados e informes contables,
INFORME EJECUTIVO ANUALSOBRE EL AVANCE DEL SISTEMA DECONTROL INTERNO CONTABLE EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPALES DE SIBATE S.C.A.- E.S.P.
INFORME EJECUTIVO ANUALSOBRE EL AVANCE DEL SISTEMA DECONTROL INTERNO CONTABLE EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPALES DE SIBATE S.C.A.- E.S.P. VIGENCIA 2013 PRESENTADO POR: OFICINA DE CONTROL INTERNO SIBATE S.C.A.-