Source: http://www.slideshare.net/dianareinosa/ley-594-de-2000-12900773
Timestamp: 2015-06-02 20:21:11
Document Index: 119433781

Matched Legal Cases: ['artículo 15', 'artículo 13', 'artículo 8', 'artículo 25', 'artículo 15', 'artículo 2']

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Reglamento general de archivos acue...
MateoG0219
Fabian Hernando Osorio Solano
at TRANSVIDA LTDA
LEY 594 DE 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. EL CONGRESO DE COLOMBIA DECRETA: TITULO I. OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALESArticulo 1. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principiosgenerales que regulan la función archivística del Estado.Articulo 2. Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administraciónpública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funcionespúblicas y los demás organismos regulados por la presente ley.Articulo 3. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientesconceptos, así:Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en eltranscurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir comotestimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos,o como fuentes de la historia.También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestiónadministrativa, la información, la investigación y la cultura.Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales yaquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, lainvestigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por ellegislador.Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos ensu ciclo vital.Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidadpública o privada en razón de sus actividades o funciones.Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacerarchivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminacióno conservación permanente.Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a laplanificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por lasentidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar suutilización y conservación.Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico ocultural. 2.
Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según losmateriales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivosaudiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tiposdocumentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa delciclo vital de los documentos.Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos ycaracterísticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.Articulo 4. Principios generales. Los principios generales que rigen la funciónarchivística son los siguientes:a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de ladocumentación organizada, en tal forma que la información institucional searecuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente dela historia;Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particularlos de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos ydeberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de lacomunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en lostérminos previstos por la ley;b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración yla cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la tomade decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos sonpotencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional;c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisionesadministrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para lagestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración dejusticia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, losderechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen ala eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicioal ciudadano;d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización,conservación, uso y manejo de los documentos.Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Naciónes la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística paracoadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimoniodocumental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección esobligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de laConstitución Política;f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de losarchivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo lasexcepciones que establezca la ley;g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de laracionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción 3.
estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos deaquélla;h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y laorganización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes yactualizados de administración de documentos y archivos;i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una funciónprobatoria, garantizadora y perpetuadora;j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de losrecursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administraciónpública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otrapráctica sustitutiva;k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentariosse interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o conveniosinternacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano. TITULO II.SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORESArticulo 5. El sistema nacional de archivos.a) Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan lahomogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven eldesarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documentaly el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos;b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, losarchivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizaciónadministrativa, territorial y por servicios.Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Lasentidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes generalesque para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura;c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidadnormativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia ysubsidiariedad;d) El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización yhomogenización metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación eintegración de los archivos. Así mismo, promoverá la sensibilidad de la administraciónpública y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivosactivos, como centros de información esenciales para la misma, y de los históricos,como partes fundamentales de la memoria colectiva;e) Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen elSistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo losprincipios de participación, cooperación, descentralización y autonomía;f) El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional deArchivos. 4.
Articulo 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacionalde Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos deplaneación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución,control, seguimiento y coordinación, así:a) La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas deacuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivoministerio y de las entidades territoriales;b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejosterritoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recursohumano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten esteservicio;c) La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo seránresponsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidadesdescentralizadas directas e indirectas del Estado;d) La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad conlo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. TITULO III. CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOSArticulo 7. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Losarchivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en:a) Archivo General de la Nación;b) Archivo General del Departamento;c) Archivo General del Municipio;d) Archivo General del Distrito.Paragrafo. El Archivo General de la nación tendrá las funciones señaladas en la Ley80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente ley.Articulo 8. Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, seclasifican en:a) Archivos de entidades del orden nacional;b) Archivos de entidades del orden departamental;c) Archivos de entidades del orden distrital;d) Archivos de entidades del orden metropolitano;e) Archivos de entidades del orden municipal;f) Archivos de entidades del orden local;g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.Articulo 9. Los archivos según la organización del estado.a) Archivos de la Rama Ejecutiva;b) Archivos de la Rama Legislativa;c) Archivos de la Rama Judicial;d) Archivos de los Organos de Control;e) Archivos de los Organismos Autónomos. 5.
Articulo 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivoscontemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así como los archivos de losorganismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio. TITULO IV. ADMINISTRACION DE ARCHIVOSArticulo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado estáobligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendoen cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de losdocumentos y la normatividad archivística.Articulo 12. Responsabilidad. La administración pública será responsable de la gestiónde documentos y de la administración de sus archivos.Articulo 13. Instalaciones para los archivos. La administración pública deberágarantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamientode sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación deespacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificacionestécnicas existentes sobre áreas de archivos.Articulo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. Ladocumentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y ésteejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por serun bien de uso público, no son susceptibles de enajenación.Paragrafo 1o. La administración pública podrá contratar con personas naturales ojurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación dedocumentos de archivo.Paragrafo 2o. Se podrá contratar la administración de archivos históricos coninstituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad.Paragrafo 3o. El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condicionesque deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios dedepósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos dearchivo o administración de archivos históricos.Articulo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Losservidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán losdocumentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normasy procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello impliqueexoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.Articulo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de lasentidades públicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos deigual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga esténlos archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad,veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y seránresponsables de su organización y conservación, así como de la prestación de losservicios archivísticos.Articulo 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionariosde archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lodispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su 6.
artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiadospor los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de organizar,conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administracióndel Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación.Articulo 18. Capacitación para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen laobligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas yáreas relacionadas con su labor.Paragrafo. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas deformación profesional y de especialización en archivística, así como programas decapacitación formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas.Articulo 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporartecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos,empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático,siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:a) Organización archivística de los documentos;b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuentaaspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, laseguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estossoportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.Paragrafo 1o. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de lavalidez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitosexigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad einalterabilidad de la información.Paragrafo 2o. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán serdestruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquiermedio.Articulo 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas. Las entidadespúblicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidadesque asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas ovinculadas.Paragrafo. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir sudocumentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estadoadscritas o vinculadas. TITULO V. GESTION DE DOCUMENTOSArticulo 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberánelaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevastecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios yprocesos archivísticos.Paragrafo. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez yeficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, suintegridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. 7.
Articulo 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del conceptode archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, ladistribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de losdocumentos.Articulo 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de losdocumentos, los archivos se clasifican en:a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continuautilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntosiniciados;b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintosarchivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente peroque siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas yparticulares en general.c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central losdocumentos de archivo de conservación permanente.Articulo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para lasentidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencióndocumental.Articulo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de laCultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, deconformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiemposde retención documental, organización y conservación de las historias clínicas,historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, sereglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas quepresten servicios públicos.Articulo 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la AdministraciónPública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de susfunciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentesfases. TITULO VI. ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOSArticulo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derechoa consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de losmismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a laConstitución o a la ley.Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán elderecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas ydemás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.Articulo 28. Modificación de la ley 57 de 1985. Modifícase el inciso 2o. del artículo 13de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquierdocumento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documentopor este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado porcualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación deexpedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo". 8.
Articulo 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando los documentoshistóricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservaciónimpida su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida enestos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación deldocumento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso. TITULO VII. SALIDA DE DOCUMENTOSArticulo 30. Documentos administrativos. Sólo por motivos legales las entidades delEstado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.Articulo 31. Documentos históricos. En los archivos públicos de carácter histórico sepodrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos queconservan y en tal evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas quegaranticen la integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos.Procederá dicha autorización en los siguientes términos:a) Motivos legales;b) Procesos técnicos;c) Exposiciones culturales.Paragrafo. Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos legales,procesos técnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal dedocumentos de un archivo fuera del territorio nacional. TITULO VIII. CONTROL Y VIGILANCIAArticulo 32. Visitas de inspección. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o asolicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivosde las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en lapresente ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situación irregular,requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar odará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de establecer lasresponsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.Articulo 33. Organo competente. El Estado, a través del Archivo General de la Nación,ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyospropietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácterprivado.Articulo 34. Normalización. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8o. de laConstitución Política, el Archivo General de la Nación fijará los criterios y normastécnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia,conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido enesta ley y sus disposiciones.Articulo 35. Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a través del Archivo Generalde la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos deArchivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar elincumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias, así: 9.
a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticasque amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten lascorrespondientes medidas preventivas y correctivas.Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las órdenesimpartidas conforme al presente literal será sancionado por la autoridad que lasprofiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental,distrital o municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legalesmensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento;b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimascuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 dela Ley 200 de 1995;c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimoniodocumental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en losartículos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Código Penal, es obligación instaurar larespectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido aórdenes de la autoridad de policía más cercana, sin perjuicio de las sancionespatrimoniales previstas;d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricospúblicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. ElEstado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivosque hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano. TITULO IX. ARCHIVOS PRIVADOSArticulo 36. Archivo privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personasnaturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación desus servicios.Articulo 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimulará la organización,conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico,social, técnico, científico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Naciónbrindará especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centrosde investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo deltrabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a losarchivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, laliteratura y la política.Articulo 38. Registro de archivos. Las personas naturales o jurídicas propietarias,poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica,deberán inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de laNación. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declaradosde interés cultural, continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos ydeberán facilitar las copias que el Archivo General de la Nación solicite.Articulo 39. Declaración de interés cultural de documentos privados. La Junta Directivadel Archivo General de la Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo elprocedimiento que se establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural losdocumentos privados de carácter histórico. Estos formará parte del patrimoniodocumental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso. 10.
Articulo 40. Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional establecerá y reglamentaráun régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados declarados deinterés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación ypasantías.Articulo 41. Prohibiciones. Se prohíbe a los organismos privados y a las personasnaturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declaradosde interés cultural:a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del ArchivoGeneral de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de ciensalarios mínimos legales mensuales vigentes.Los documentos y archivos históricos privados declarados de interés cultural, objetode la exportación o sustracción ilegal, serán decomisados y puestos a orden delMinisterio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriarlos documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territoriocolombiano;b) Transferir -a título oneroso o gratuito- la propiedad, posesión o tenencia dedocumentos históricos, sin previa información al Archivo General de la Nación. Estafalta dará lugar a la imposición de una multa de cincuenta salarios mínimos legalesmensuales vigentes.Paragrafo. El desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a la investigacióncorrespondiente y a la imposición de las sanciones establecidas en la ley.Articulo 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual. Cuando las entidades públicascelebren contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, paradesarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluiránen los contratos una cláusula donde se establezca la obligación de aquéllas deentregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siemprey cuando no contraríen las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren losderechos otorgados a dichas personas por el artículo 15 de la Constitución Política.Parágrafo. Las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, enrelación con sus documentos de archivo, se regularán por las convencionesinternacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de laNación podrá recibir los documentos y archivos que deseen transferir.Articulo 43. Protocolos notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nación.Los que tengan más de treinta años deberán ser transferidos por la correspondientenotaría al Archivo General Notarial del respectivo círculo. Para tal efecto el GobiernoNacional, con asesoría del Archivo General de la Nación, tomará las medidaspertinentes. TITULO X. DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACIONArticulo 44. Donaciones. El Archivo General de la Nación y los archivos históricospúblicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.Articulo 45. Adquisición y/o expropiación. Los archivos privados de carácter históricodeclarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando elpropietario los ofreciere en venta. 11.
Declárase de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación porvía administrativa a la que se refiere la Constitución Política, la adquisición de archivosprivados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción,desaparición, deterioro o pérdida. TITULO XI. CONSERVACION DE DOCUMENTOSArticulo 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Públicadeberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fasesdel ciclo vital de los documentos.Articulo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales ocopias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, deacuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidaspor el Archivo General de la Nación.Parágrafo. Los documentos de archivo de conservación permanente podrán sercopiados en nuevos soportes. En tal caso, deberá preverse un programa detransferencia de información para garantizar la preservación y conservación de lamisma.Articulo 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General dela Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos,incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.Articulo 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2o. de la Ley 80 de1989 quedará así: "En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán serdestruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio". TITULO XII.ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACIONArticulo 50. Estímulos. El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos notributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos,culturales o científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento delpatrimonio documental del país, así como a los autores de estudios históricossignificativos para la historiografía nacional elaborados con base en fuentes primarias.Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones,pasantías, capacitación y distinciones honoríficas. TITULO XIII. DISPOSICIONES FINALESArticulo 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuraduría General de la Nacióny la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de sucompetencia al Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuadoen esta ley.Articulo 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la fecha de supublicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias. El Presidente del honorable Senado de la República, MIGUEL PINEDO VIDAL. 12.
El Secretario General del honorable Senado de la República, MANUEL ENRÍQUEZ ROSERO. La Presidenta de la honorable Cámara de Representantes, NANCY PATRICIA GUTIÉRREZ CASTAÑEDA.El Secretario General de la honorable Cámara de Representantes, GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO. REPUBLICA DE COLOMBIA - GOBIERNO NACIONAL PUBLÍQUESE Y EJECÚTESE. Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 14 de julio de 2000. ANDRES PASTRANA ARANGO El Ministro de Hacienda y Crédito Público, JUAN CAMILO RESTREPO SALAZAR. El Ministro de Cultura, JUAN LUIS MEJÍA ARANGO. Recommended
Asohosval 2,013