Source: http://www.jagdverband-brandenburg.de/finanzorndung/
Timestamp: 2019-03-24 12:49:32
Document Index: 347000621

Matched Legal Cases: ['§ 10', '§ 10', '§ 9', '§ 27', '§ 666', '§ 259', '§ 6', '§ 5', '§ 4', '§ 10', '§ 670', '§ 10', '§ 3', '§ 11', '§ 10', '§ 4']

Finanzordnung – Jagdverband Brandenburg an der Havel
Finanzordnung des JV Brandenburg/Havel e.V.
beschlossen auf der Mitgliederversammlung am: 24. Februar 2018
Sofern im Folgenden jeweils nur die männliche Form genannt ist, so erfolgt dies aus Gründen der besseren Lesbarkeit. Gemeint sind immer männliche und weibliche Form, soweit dies nicht abweichend vermerkt ist.
Für den Verein gilt generell das Kostendeckungsprinzip im Rahmen des Haushaltsplanes.
Die Mittel des Vereins dürfen nur für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden. Die Mitglieder erhalten in ihrer Eigenschaft als Mitglied hieraus keine Zuwendungen.
Es darf keine Person durch Ausgaben, die den Zweck des Vereins fremd sind, oder durch unverhältnismäßige hohe Vergütung begünstigt werden.
Allen ehrenamtlich Tätigen können die Auslagen, insbesondere für die Teilnahme an Sitzungen und Tagungen, sowie die nachgewiesenen sonstigen Auslagen – soweit sie angemessen sind – erstattet werden. Gezahlt werden können auch Tätigkeitsvergütungen für Arbeits- und Zeitaufwand und eine pauschalisierte Aufwandsentschädigung. Näheres regelt § 10 sowie die Anlage 1 der Finanzordnung.
Für jedes Geschäftsjahr muss vom Vorstand ein Haushaltsplan aufgestellt werden. Der Haushaltsplan muss sich in seinem Aufbau nach dem Kontenplan des Vereins richten. Er muss grundsätzlich ausgeglichen sein.
Der Haushaltplanentwurf des Vereins wird im Vorstand bis Ende Januar des betreffenden Haushaltsjahres beraten.
Das Ergebnis der Beratung wird den Mitgliedern des Vereins in der Mitgliederversammlung zur Beschlussfassung vorgelegt.
Grundlage für alle Ausgaben bildet der von der Mitgliederversammlung bestätigte Haushaltsplan des Vereins. Die Ausgabensätze sind grundsätzlich einzuhalten. Über- und außerplanmäßige Ausgaben können nur bis 10 % höchstens jedoch bis zu 250,00 € des jeweiligen Ansatzes in Anspruch genommen werden. Über diese Ausgaben kann der Schatzmeister nach Rücksprache mit dem Vorsitzenden entscheiden. Weitergehende Ausgaben sind vom Vorstand zu bewilligen.
Können im Jahresverlauf wesentliche Erträge (=> 10% der Gesamterträge) nicht realisiert werden oder ergeben sich wesentliche Mehraufwendungen (=> 10% der Gesamtaufwendungen), so ist ein Nachtrag zum Haushaltsplan zu erstellen. Ein eventueller erforderlicher Nachtrag zum Haushalsplan ist vom Vorstand zu erstellen und von der Mitgliederversammlung zu beschließen. Für den Nachtrag zum Haushaltsplan gelten die gleichen Grundsätze zur Deckung. Auf keinen Fall dürfen Ausgaben beschlossen werden, für die nicht gleichzeitig die notwendige Mitteldeckung gewährleistet ist.
Der Jahresabschluss ist von den gewählten Kassenprüfern gemäß § 10 der Vereinssatzung zu prüfen.
Alle Finanzgeschäfte werden über die Vereinskasse abgewickelt, die vom Schatzmeister/in verwaltet wird. Kompetenzübertragungen sind schriftlich zu dokumentieren. Bei längerer Abwesenheit des für die Finanzgeschäfte Verantwortlichen ist durch den Vorstand die Vertretung festzulegen und die Übergabe durchzuführen. Der ermittelte Bargeldstand ist mit Datum, Uhrzeit und Unterschriften des Übergebenden an den Übernehmenden zu dokumentieren.
Für die Aufzeichnung bzw. die Buchführung ist der Schatzmeister zuständig. Der gesamte Vorstand hat aber eine Überwachungs- und Informationspflicht. Um das sicher zu stellen, wird in § 9 der Finanzordnung bei der Verfügung über Beträge ab einer bestimmten Höhe die Zustimmung des gesamten Vorstands verlangt.
Die Aufzeichnungs- und Buchführungspflicht orientieren sich an den Regelungen im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB – § 27 in Verbindung mit § 666 und § 259). Das umfasst eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und der Ausgaben. Eine Zuordnung zu den Bereichen „ Ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb und Steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb“ ist entsprechend vorzunehmen. Die Abrechnung hat grundsätzlich zeitnah nach Eintreten des Geschäftsvorfalls (Kassierung, Rechnungslegung oder Verauslagung) durch die Vorstandsmitglieder zu erfolgen.
Zahlungen werden vom Schatzmeister nur geleistet, wenn sie nach § 6 dieser Finanzordnung ordnungsgemäß ausgewiesen sind, und im Rahmen des Haushaltsplanes noch ausreichend Finanzmittel zur Verfügung stehen.
Die Auszahlung erfolgt nach Zahlungsanweisung in bar oder durch Überweisung.
Sonderkonten bzw. Sonder-Barkassen können vom Vorstand auf Antrag, in Ausnahmefällen und zeitlich befristet, genehmigt werden. Die Abrechnung der Einnahmen und Ausgaben ist mit dem Schatzmeister vorzunehmen. Die Auflösung der Sonderkonten bzw. Sonder-Barkassen muss in diesen Fällen spätestens zwei Monate nach Wegfall des besonderen Grundes erfolgen. Näheres regelt die Anlage 2 der Finanzordnung.
§ 5 Zeichnungsrecht für Konten
Jeder Zugriff auf ein Konto des Vereins muss von zwei zeichnungsberechtigten Personen getätigt werden.
Die Verfügungsberechtigung (Zeichnungsrecht) liegt beim Vorstandsvorsitzenden. Er erteilt neben sich dem Schatzmeister gemeinsam mit einem weiteren Vorstandsmitglied Kontovollmacht. Bei Verfügung der Einzelbeträge benötigt der Schatzmeister die Zustimmung des Vorstandsvorsitzenden.
Über jede Einnahme und Ausgabe muss ein Beleg vorhanden sein. Der Beleg muss das Belegdatum, den Betrag in Ziffern und Worten, den Einzahler/Empfänger, den Einzahlungs-/Auszahlungsgrund (Verwendungszweck) und bei Einzahlungen in die Barkasse die Unterschrift des Schatzmeisters enthalten. Bei Auszahlungen/Überweisungen müssen die Voraussetzungen des Absatzes 4 erfüllt sein. Die gesetzliche Mehrwertsteuer ist bei umsatzsteuerpflichtigen Ausgaben gesondert aufzuführen und auf deren Ausweis in allen Originalbelegen zu achten.
Bei Gesamtrechnungen muss auf dem Deckblatt die Zahl der Unterbelege vermerkt werden. Belege kleiner A5 sind aufzukleben.
Vor der Auszahlung/Überweisung eines Rechnungsbetrages durch den Schatzmeister muss die sachliche Berechtigung der Ausgaben durch Unterschrift bestätigt und eine Zahlungsanweisung erfolgt sein. „Sachlich richtig“ zeichnet das für den Geschäftsvorfall zuständige Vorstandsmitglied, sein Vertreter oder der Vorstandsvorsitzende. Zur Zahlungsanweisung sind alle Vorstandmitglieder mit Ausnahme des Schatzmeisters berechtigt. Zahlungsanweisungen und „Sachlich richtig“ Zeichnungen schließen sich gegenseitig aus.
Die bestätigten Rechnungen sind dem Schatzmeister, unter Beachtung von Zahlungs- und Skontofristen, rechtzeitig zur Begleichung einzureichen.
Wegen des Jahresabschlusses sind alle Ausgaben, Barauslagen und Vorschüsse spätestens zum 30.12. des auslaufenden Jahres beim Schatzmeister abzurechnen.
Zur Vorbereitung von Veranstaltungen ist es dem Schatzmeister gestattet, Vorschüsse in Höhe des zu erwartenden Bedarfs zu gewähren. Diese Vorschüsse sind spätestens zwei Monate nach Beendigung der Veranstaltung abzurechnen. Gewährte Vorschüsse sind unter Angabe des Datums der ursprünglichen Auszahlung/Überweisung belegmäßig abzurechnen. Die Abrechnung eines gezahlten Vorschusses ist Voraussetzung für die Gewährung eines neuen Vorschusses.
Bei Ausstellung von Einnahmebelegen für die Sonder-Barkasse gemäß § 4 Nr. 7 ist ein durchnummerierter Quittungsblock zu verwenden. Alle Originalbelege verbleiben in der Regel revisionssicher beim Vorstand. Näheres regelt Anlage 2 der Finanzordnung.
Festgestellte Kassendifferenzen sind ausweispflichtig, unverzüglich dem Vorstand zur Kenntnis zu geben und zu buchen.
Alle Mitgliedsbeiträge und Gebühren werden vom Verein gemäß der Beitrags- und Gebührenordnung erhoben und gebucht.
Werbe- und Sponsoring-Verträge dürfen nur vom Vorstand abgeschlossen werden. Die entsprechenden Einnahmen werden entsprechend den steuerlichen Erfordernissen gesondert ausgewiesen.
Der Verein ist berechtigt, für Spenden entsprechende Zuwendungsbescheinigungen auszustellen. Eine eventuelle Zweckverbindung der Spende ist durch den Schatzmeister sicher zu stellen.
Zuschüsse sind entsprechend zutreffender Förder- bzw. Vergaberichtlinien durch den Vorstand zu beantragen und deren Verwendung nachzuweisen. Nicht zweckgebundene Zuschüsse werden im Rahmen der Haushaltsplanung verteilt.
Sonstige Einnahmen aus der Vermögensverwaltung und aus steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben sind gesondert zu erfassen.
Zur Erfassung des Inventars ist im Vorstand ein Inventarverzeichnis anzulegen.
Es sind alle Gegenstände aufzunehmen, die nicht zum Verbrauch bestimmt sind. Gegenstände mit einem Anschaffungswert bis 50,00 € netto brauchen nicht erfasst werden.
Das Inventarverzeichnis muss enthalten:
Zum Haushaltsplanentwurf ist vom der Schatzmeister eine Inventurliste zum Inventarverzeichnis vorzulegen
Sämtliche vorhandene Werte (Barvermögen, Inventar usw.) sind alleiniges Vermögen des Vereins. Dabei ist es gleichgültig, ob sie erworben wurden oder durch Schenkung zufielen.
Unbrauchbares bzw. überzähliges Inventar ist möglichst gewinnbringend zu veräußern. Der Erlös muss der Vereinskasse zugeführt werden. Über verschenkte Gegenstände ist ein Beleg vorzulegen und ins Inventarverzeichnis aufzunehmen. Gegenstände, die ausgesondert oder vernichtete werden, sind mit einer kurzen Begründung anzuzeigen und im Inventarverzeichnis zu vermerken.
Das Eingehen von Rechtsverbindlichkeiten im Rahmen des beschlossenen Haushaltsplanes ist im Einzelfall vorbehalten:
dem Vorstandsvorsitzenden bis zu einer Summe von € 500,00
dem Vorstand bis zum im Haushaltsplan beschlossenen Betrag
Einzelne Vorstandsmitglieder dürfen keine Dauerschuldverhältnisse und keine rechtsgeschäftlichen Verbindlichkeiten eingehen.
§ 10 Aufwandsentschädigung / Tätigkeitsvergütung für Arbeits- und Zeitaufwand
Vorstandsmitglieder und die Mitglieder des Vereins haben Anspruch auf Aufwandsersatz nach § 670 BGB für Reisen, Startgelder, Ausbildung usw. im Interesse des Vereins. Der Ersatz von Aufwendungen setzt grundsätzlich voraus, dass die Ausgaben im Vorhinein durch den Vorstand gebilligt wurden.
Soweit für Aufwendungen steuerrechtliche pauschalisierte Höchstbeträge wie z.B. bei Fahrtkosten mit dem KFZ vorgesehen sind, dürfen diese nicht über- aber unterschritten werden. Werden für Aufwendungen Fremdbelege erteilt, sind diese zum Nachweis der Abrechnung beizufügen.
Wird aufgrund des Anspruchs auf den Aufwandsersatz im Nachhinein gegen eine Aufwandspendenbescheinigung verzichtet, ist darauf zu achten, dass die Voraussetzungen des § 10 b Abs. 3, S. 4 u. 5 EStG sowie die Anweisungen der Finanzverwaltung dazu eingehalten werden. Die Ausstellung der Zuwendungsbescheinigung obliegt immer dem Vorstand.
Der Verein kann Mitgliedern des Vorstands sowie weiterer ehrenamtlich Tätiger laut Satzung, unter Berücksichtigung des § 3 Nr. 26a EStG, eine Ehrenamtspauschale (Aufwandsentschädigung) von jährlich maximal € 50,00 zahlen. Die Höhe der pauschalen Aufwandsentschädigungen für ehrenamtlich erbrachte Leistungen für den Verein beschließt die Mitgliederversammlung auf Vorschlag des Vorstands unter Berücksichtigung der finanziellen Lage des Vereins.
Die Höhe und Modalitäten der Aufwandsentschädigung ist in der Anlage 1 zur Finanzordnung festzulegen. Die Festlegungen sind jährlich zu überprüfen und ggf. anzupassen.
§ 11 Kassenprüfung und Prüfungsumfang / Form und Inhalt des Berichts an die Mitgliederver-sammlung
Die Mitglieder der Kassenprüfung (Revisionskommission) werden gemäß § 10 der Satzung von der Mitgliederversammlung gewählt. Sie sind in der Wahl ihrer Prüfungsschwerpunkte frei. Prüfungsschwerpunkte können u.a. sowohl die Prüfung der Finanzmittel, die Ordnungsmäßigkeit und Richtigkeit der Kassen- und Buchungsunterlagen als auch die Einhaltung der finanzwirksamen Beschlüsse der Organe und der Bestimmungen dieser Ordnung erfassen.
Die Mitglieder der Kassenprüfung sind jederzeit, mindestens jedoch am Ende des Geschäftsjahres zur Prüfung aller Kassengeschäfte berechtigt und verpflichtet. Die Kassenprüfungen erstrecken sich auf die Prüfung des Kassenbestandes, die Ordnungsmäßigkeit und Richtigkeit der Kassen- und Buchungsunterlagen sowie der Einhaltung der Finanzordnung. Den Kassenprüfern obliegt gleichzeitig der Prüfung und Bestätigung der Vermögensaufstellung. Den Kassenprüfern sind alle erforderlichen Unterlagen bzw. Auskünfte zur Verfügung zu stellen.
Die Kassenprüfer haben Ihre Aufgaben immer gemeinsam wahrzunehmen und darüber einen Bericht zu erstellen, der der Mitgliederversammlung vorzulegen ist.
Der Bericht über die Kassenprüfung ist schriftlich vorzulegen und der Mitgliederversammlung mündlich vorzutragen. Beim mündlichen Vortrag sind Verkürzungen zulässig. Diese dürfen aber nicht dazu führen, dass wesentliche Inhalte des Berichts nicht vorgetragen werden.
Bestandteile des Berichts zur Prüfung des Jahresabschlusses sind:
Feststellungen und Erläuterungen zur Rechnungslegung (Ordnungsmäßigkeit, Gesamtaussage des Jahresabschlusses)
Analyse und Erläuterung der Vermögens- und Ertragslage
Beschlussempfehlungen für die Mitgliederversammlung/ Bei Sonderprüfungen ist eine entsprechende Gliederung zu wählen.
Über alle Fragen der Wirtschaftlichkeit, die durch diese Finanzordnung nicht geregelt sind, entscheidet der Vorstandsvorsitzende in Abstimmung mit dem Schatzmeister. Die Änderung der Finanzordnung kann nur in einer Mitgliedversammlung mit einfacher Stimmenmehrheit durch die anwesenden stimmberechtigten Mitglieder beschlossen werden und muss mit der Tagesordnung fristgerecht angekündigt werden.
Sollte eine o.g. Bestimmungen unwirksam sein oder werden, werden die restlichen Festlegungen davon nicht berührt. Der Vorstand ist verpflichtet, unverzüglich nach bekannt werden, eine neue Regelung zu finden, die dem Zweck der unwirksamen Bestimmungen an nächsten kommt.
Diese Finanzordnung tritt mit Ihrer Verabschiedung durch die Mitgliederversammlung am 24. Februar 2018 in Kraft. Sie kann beim Vorstandsvorsitzenden für Mitglieder eingesehen werden und wird auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht.
Anlage 1 der Finanzordnung des Jagdverbandes Brandenburg/H. e.V.
beschlossen auf der Mitgliederversammlung am 24.02.2018
I. Fahrkostenzuschusse und -erstattungen
Kostenzuschüsse und -erstattungen sind nur möglich, wenn ein vorheriger Beschluss des Vorstandes über den schriftlichen Antrag des Mitgliedes vorliegt. Notwendige Fahrten des Vorsitzenden und wenn verhindert, seines Vertreters sowie der Delegierten zur Delegiertenversammlung gelten als genehmigt.
Der Verein zahlt bei notwendigen Fahrten mit dem privaten PKW im Rahmen der Vereinstätigkeit einen Fahrtkostenzuschuss von 0,20 Euro pro Kilometer. Parkgebühren werden nur in Ausnahmen unter besonderer Begründung der Notwendigkeit erstattet. Tankbelege werden nicht anerkannt. Verwarn- oder Bußgelder für Verkehrsvergehen z.B. Falschparken werden nicht übernommen.
Der Verein zahlt die notwendigen Kosten für den öffentlichen Personennahverkehr.
Kostenübernahmen für notwendige Bahnreisen und Taxikosten in begründeten Ausnahmefällen sind nur möglich, wenn ein vorheriger Beschluss des Vorstandes über die Höhe vorliegt. Gründe hierfür sind insbesondere, berechtigte Vereinsinteressen oder die Gewährleistung der Sicherheit von Personen und Vereinsvermögen.
Die Abrechnung hat zeitnah mit dem vorgegebenen Reisekostenformular (vgl. Ziff. VIII.) zu erfolgen. Fahrkarten und Quittungen sind im Original mit einzureichen.
II. Start- und Meldegelder
Der Verein kann auf Antrag die im Rahmen der Teilnahme seiner Mitglieder an jagdlichen Wettkämpfen – Schießwettkämpfe und Bläserwettbewerbe – anfallenden Start-/ und Meldegelder ganz oder teilweise übernehmen.
III. Förderung des Hundewesens
Zur Förderung einer weid- und tierschutzgerechten Jagdausübung kann Mitgliedern, welche ihren Jagdgebrauchshund erfolgreich zur Brauchbarkeitsprüfung bei einer anerkannten Vereinigung gemäß der Jagdhundebrauchbarkeitsverordnung geführt haben, auf Antrag einmalig ein Zuschuss zum Nenngeld in Höhe von maximal € 20,00 gewährt werden.
Auf Antrag können Hundeführer bei Unfällen von brauchbaren Jagdgebrauchshunden im Jagdbetrieb den Eigenanteil der Jagdhundeunfallversicherung im Schadensfall bis maximal 50,00 Euro erstattet bekommen. Ist der Hund nicht versichert, darf die Zuwendung diesen Eigenanteil nicht übersteigen.
Die Prüfung und Genehmigung der Anträge obliegt dem Hundeobmann. Über die Höhe der Zuwendung beschließt der Vorstand.
IV. Förderung des jagdlichen Brauchtums
Bläsergruppen der Vereinsmitglieder mit Wirkungskreis auf dem Gebiet des Vereins können sich unter Verwendung des festgelegten Meldebogens (vgl. Ziff. VIII.) registrieren lassen.
Die registrierten Bläsergruppen erhalten einen jährlich durch Vorstandsbeschluss (unter Beachtung des Haushaltsplanes) festgelegten Grundbetrag. Hierbei sind die Mitgliederzahl und die jeweiligen Aktivitäten zu berücksichtigen.
Aufwendungen der Bläsergruppen über den jeweiligen Grundbetrag können mit gesondert begründetem Antrag durch den Vorstand erstattet werden.
V. Ausbildungsgelder
Der Vorstand kann sich, auf vorherigen schriftlichen Antrag eines Mitgliedes, an den Kosten für die Teilnahme an Aus- und Weiterbildungsveranstaltungen des DJV, LJVB oder Dritter beteiligen. Bei seiner Einzelfallentscheidung hat der Vorstand auf eine angemessene Selbstbeteiligung des Antragstellers zu achten.
VI. Aufwandsentschädigung
Die Mitglieder des Vorstandes erhalten, neben den gesetzlich zustehenden Zuschüssen und Erstattungen von Auslagen zur Entschädigung ihrer weiteren Aufwendungen für den Verein, eine jährliche Pauschale:
der Vorsitzende 40,00 Euro
der Stellvertreter 40,00 Euro
der Schatzmeister 40,00 Euro
der Beisitzer 20,00 Euro
Die gewählten Obmänner, Beauftragten und der Schriftführer erhalten neben den anderen Zuschüssen zur Entschädigung ihrer weiteren Aufwendungen für den Verein, eine jährliche Pauschale von 20,00 Euro.
Hat eine Person mehrere Funktionen inne, so stehen ihr beide Entschädigungen zu.
VII. Ehrungen und Sonderregelungen
Hervorragende Leistungen sowie besondere persönliche Ehrentage von Mitgliedern werden auf der Basis von Vorstandsbeschlüssen gewürdigt.
Aufwendungen für diese Geschenke und für Ehrungen können bis 30,00 Euro pro Anlass betragen.
Kranzspenden im Todesfall eines Mitgliedes dürfen diesen Betrag angemessen überschreiten. Über die Höhe dieser Zuwendung entscheidet der Vorstand mit Mehrheitsbeschluss.
Über Zuwendungen, die in dieser Anlage 1 nicht aufgeführt sind und deren Betrag 30,00 Euro pro Jahr für dieses Mitglied nicht überschreitet, entscheidet der Vorstand mit Mehrheitsbeschluss.
VIII. Formulare und Vordrucke
Es sind nur die, durch den Vorstand, festgelegten Vordrucke für die Reisekosten, sonstige Kosten und Meldebögen zu verwenden. Die Vordrucke werden auf der Internetseite bereitgestellt oder können beim Schatzmeister angefordert werden.
Anlage 2 zu § 4 Ziff. 7 der Finanzordnung des Jagdverbandes Brandenburg/H. e.V.
– Sonder-Barkasse –
1.1 Barkasse
Die Einrichtung einer Sonder-Barkasse (nachfolgend: Barkasse) kommt nur in Betracht, soweit dies aus zwingenden Gründen erforderlich ist und keine bargeldlose Zahlung möglich oder objektiv günstiger ist.
Über die Einrichtung und Auflösung von Barkassen und über zulässige Bargeldbestände entscheidet der Vorstand unter Beachtung der Finanzordnung.
Der Schatzmeister hat zur Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit neu einzurichtender Barkassen sowie zum vorgesehenen Umfang der wahrzunehmenden Kassengeschäfte Stellung zu nehmen.
Entbehrliche Barkassen sind zur alsbaldigen Auflösung dem Schatzmeister anzuzeigen.
1.2 Barkassenverwalter
Der Verwalter der Barkasse ist für die ordnungsgemäße Führung der Barkasse verantwortlich. Falls der Verwalter die Geschäfte wegen Krankheit oder aus anderen Gründen nicht selbst übergeben kann, hat er die Gelder mit allen dazugehörigen Unterlagen an die Vertretung zu übergeben.
2.1. Barzahlungen
2.1.1 Abwicklung
Als Barzahlung gilt auch die Annahme von Schecks.
2.1.2 Quittungsleistung
Über die Annahme von Zahlungsmitteln ist sofort Quittung zu leisten. Die Quittierung erfolgt in Quittungsblöcken im Durchschreibeverfahren in der Reihenfolge der Kontrollnummern. Die Quittungsdurchschrift verbleibt im Quittungsblock. Verschriebene oder anderweitig entstandene unbrauchbare Quittungen sind mit Vermerk “ungültig” zu kennzeichnen und im Quittungsblock zu belassen.
Bei Zahlung mit Scheck ist die Quittung mit dem Zusatz zu versehen: “durch Scheck bezahlt, Eingang vorbehalten”.
2.1.3. Verwaltung der Zahlungsmittel
Die Zahlungsmittel und die Belege sind in den Barkassen unter Verschluss sicher aufzubewahren. Die Zahlungsmittel sind von privaten Geldern getrennt zu halten. Eine, auch nur vorübergehende, Inanspruchnahme dieser Gelder für private Zwecke ist strengstens untersagt.
2.1.4 Ablieferung der Zahlungsmittel
Die Kassenbestände in den Barkassen sind möglichst niedrig zu halten. Sobald der Kassenbestand den festgelegten Höchstbetrag erreicht, sind die gesamten Zahlungsmittel unverzüglich auf das laufende Girokonto des Vereins einzuzahlen. Sofern der Kassenbestand durch Einnahmen im Laufe des Tages den Höchstbetrag übersteigt, ist die Ablieferung nur einmal erforderlich.
Alle eingehenden Schecks sind nach fortlaufender Nummerierung in einer Scheckliste einzutragen. Die Schecks sind zur fristgemäßen Einlösung unverzüglich dem Kassenwart zuzuleiten. Das Original der Scheckliste erhält unter Aufrechnung der Betragssumme der eingegangenen Schecks der Schatzmeister. Eine Ausfertigung verbleibt beim Verwalter der Barkasse. Die Überwachung der Einlösung der Schecks erfolgt beim Vorstand.
2.1.5 Buchführung und Kassenabschluss
Über die erzielten Einnahmen sind Einnahmelisten zu führen. Die jeweilige Tageseinnahme wird ermittelt, indem die Differenz zur Endsumme des Vortages gezogen wird. Der Kassenbestand ist, sofern Einnahmen getätigt sind, täglich festzustellen.
2.1.6 Kassenüberschüsse und Kassenfehlbeträge
Unstimmigkeiten, die sich mit dem Tagesabschluss ergeben, sind unverzüglich aufzuklären. Nicht sofort klärbare Kassenüberschüsse sind in der Abrechnung zu vermerken. Fehlbeträge sind, sofern Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit auszuschließen sind, auf Antrag als Vorschuss zu buchen und innerhalb von 6 Monaten vom Schatzmeister einer Klärung zuzuführen. Bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit haftet der Verwalter der Barkasse persönlich für die Ersatzleistung.
Erhebliche Unstimmigkeiten (über plus/minus 10 v. H. vom festgelegten Höchstbetrag) erfordern eine Sofortmeldung des Verwalter der Barkasse an den Schatzmeister und den Vorstand.
2.1.7 Abrechnung
Rechtzeitig, entsprechend dem Terminplan zum Jahresabschluss, sind die Gesamteinnahmen festzustellen und mit dem Schatzmeister abzurechnen.
Dem Schatzmeister obliegt im Rahmen seiner Verantwortung die Pflicht, für einen ordnungsgemäßen Ablauf der Verwaltungsgeschäfte der Barkasse Sorge zu tragen. Bei den Barkassen sollen jährlich unvermutete Kassenprüfungen und eine unvermutete Kassenbestandsaufnahmen vorgenommen werden. Die Kassenprüfungen können durch die gewählten Kassenprüfer erfolgen.