Source: https://praxisjmfranzen.com/regulatorik/datenschutz-bestimmungen/
Timestamp: 2020-07-03 19:40:09
Document Index: 59686379

Matched Legal Cases: ['Art. 4', 'Art. 4', 'Art. 37', 'Art. 15', 'Art. 16', 'Art. 20', 'Art. 18', 'Art. 7', 'Art. 21', 'Art. 17', 'Art. 77', '§ 13']

Datenschutz-Bestimmungen - PRAXIS FÜR PSYCHOTHERAPIE & BERATUNG
1. Grundsätze & Vorbemerkungen
1.1 Ein besonderes Anliegen
Der Schutz der personen-bezogenen Daten und somit auch die Sicherheit im Zusammenhang ihrer Erhebung, Verarbeitung, Speicherung und Zugriffe, ist dem Praxis-Inhaber nicht nur Verantwortung und Verpflichtung, sondern aufgrund des besonderen Vertrauensverhältnisses zwischen Patienten/Klienten und Behandler, ein besonderes Anliegen.
Zustimmung | Wiederruf
1.2 Anmerkungen zur persönlichen Wertschätzung und Textformulierung
Ausschließlich aus Gründen der einfacheren Formulierung und Lesbarkeit werden die entsprechenden Begrifflichkeiten „Verantwortlicher“, „Datenschutzbeauftragter“, „Betroffener“, „Besucher“, „Klient“,
„Patient“, „Betreuer“, „Erziehungsberechtigter“, „gesetzlicher Vertreter“ etc. in der ausschließlich maskulinen Ausdrucksweise verwendet.
Es wird explizit betont, dass kein Geschlecht, keine ethnische Herkunft, keine Hautfarbe, kein religiöses Bekenntnis, keine politische Überzeugung, keine sexuelle Orientierung, keine soziale Herkunft, keine Rolle, keine gesellschaftliche/berufliche Position sowie kein Persönlichkeits-bzw. Gesundheitsmerkmal in Ansehen bzw. Wertgeltung höher oder geringer eingeschätzt wird.
1.3 Gültigkeit der vorliegenden Datenschutz-Bestimmungen
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die vorliegende Website keine personen-bezogenen Daten ihrer Besucher erhebt, verarbeitet bzw. speichert. Aus diesem Grund ist auf dieser Website kein Kontakt- / E-Mail- oder Online-Formular erforderlich und wird folglich auch nicht zur Verfügung gestellt.
Die vorliegenden Datenschutz-Bestimmungen haben, über den Bezug zu dieser Website hinaus, grundsätzlich für alle durch den Verantwortlichen erhobenen, verarbeiteten und gespeicherten
personen-bezogenen Daten Gültigkeit und schließen die Verarbeitung personen-bezogener Daten innerhalb der Praxisräume vor Beginn der Behandlung, während der Behandlung und nach Ende der
Behandlung mit ein.
1.4 Gesetzliche Grundlage
Grundlage der vorliegenden Datenschutz-Bestimmungen ist die Europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das Telemediengesetz (TMG) sowie weitere kontextbezogene verpflichtende gesetzliche Bestimmungen.
Def. „Personen-bezogene Daten“ gem. Art. 4, Abs. 1, EU-DSGVO:
„personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche
Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder
mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert
Def. „Verarbeitung“ gem. Art. 4, Abs. 2, EU-DSGVO:
Im Sinne dieser Verordnung bezeichnet der Ausdruck „Verarbeitung“ jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung;
1.6 Keine Verarbeitung personen-bezogener Daten auf der Website „https://www.praxis-jmfranzen.com„
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass auf der o.g. Website keine personen-bezogenen Daten der Besucher erhoben, verarbeitet bzw. gespeichert werden. Aus diesem Grund stellt die o.g. Website kein Kontakt- / E-Mail- oder Online-Formular zur Verfügung. Die Besucher dieser Website werden daher gebeten, über E-Mail Kontakt aufzunehmen. Sowohl der Versand als auch der Empfang von E-Mails erfolgen verschlüsselt.
1.7 Zustimmung zur Speicherung technischer Daten auf dem Provider-Server (https://www.praxis-jmfranzen.com)
Die o.g. Website kann grundsätzlich ohne Registrierung/Login besucht werden. Dabei werden Daten wie beispielsweise aufgerufene Seiten bzw. Dateinamen abgerufener Dateien, Datum und Uhrzeit zu
statistischen Zwecken auf dem Server gespeichert, ohne dass diese Daten unmittelbar auf Ihre Person bezogen werden. Personenbezogene Daten werden auf der o.g. Website nicht erhoben. Mit dem
Besuch der o.g. Website stimmt der Besucher der Website der Verarbeitung dieser Daten zu.
1.8 Kontaktaufnahme bei Fragen
Sollte der Besucher der vorliegenden Website, der Betroffene bzw. der Patient/Klient Fragen zur Umsetzung der Datenschutz-Bestimmungen haben bzw. Auskünfte zu seinen erhobenen/verarbeiteten/
gespeicherten Daten wünschen, wird er hiermit gebeten, sich an den Datenschutzbeauftragten/Verantwortlichen (Kontaktdaten: s. Gliederungspunkt 2.3) zu wenden.
1.9 Datenschutzaufsichtsbehörde
Telefax: +49 (0)681 94781-29
Website: http://www.datenschutz.saarland.de
2. Datenschutz-Bestimmungen – Teil 1
2.1 Auslösung und Grund der Daten-Verarbeitung
Jegliche Daten-Erhebung, Daten-Verarbeitung und Daten-Speicherung erfolgt auf die Anfrage bzw. Beauftragung des Betroffenen hin und ist zur gebotenen/sorgfältigen Erfüllung der Verpflichtung des
Verantwortlichen zur Erbringung der gesundheitlichen (psychotherapeutischen, psychologischen) Leistungen auf Basis des mit dem Betroffenen geschlossenen Behandlungsvertrages erforderlich.
2.2 Keine Verarbeitung pesonen-bezogener Daten auf der Website „https://praxis-jmfranzen.com„
Diese Website erhebt, verarbeitet und speichert keine personen-bezogenen Daten und hält entsprechend keine Online-Formulare bereit.
2.3 Verantwortlicher | Datenschutzbeauftragter | Praxis-Inhaber | Behandler
Praxis-Inhaber, Behandler, Verantwortlicher (i.S. der EU-DSGVO) und Datenschutzbeauftragter (i.S. der EU-DSGVO) ist:
Staatliche Zulassung gemäß Heilpraktikergesetz | HeilprG
Festnetz: +49 (0)6893 9498880
Mobilnetz: +49 (0)177 7557949
E-Mail: info@praxis-jmfranzen.com
E-Mail: datenschutz@praxis-jmfranzen.com
Website: https://www.praxis-jmfranzen.com
Der Datenschutzbeauftragte wurde am 17.05.2018 gem. Art. 37, Abs. 1, EU-DSGVO benannt. Zuständig und verantwortlich für die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung der personen-bezogenen Daten
im vorliegenden Gesetzeskontext ist der vorstehend benannte Verantwortliche (s. Gliederungspunkt 2.3)
2.4 Betroffene(r) | Besucher | Patient | Klient | Gesetzlicher Vertreter | Erziehungsberechtigter | Betreuer
Der Besucher ist die Person, welche die vorliegende Website aufruft und die damit verbundenen Inhalte wahrnimmt. Der Besucher kann gleichzeitig Betroffener und/oder Patient/Klient sein.
Der Betroffene kann der Patient/Klient sein. Patient/Klient ist die Person, welche die Leistungen des Verantwortlichen/ Praxis-Inhabers/Behandlers direkt in Anspruch nimmt.Ist der Patient/Klient
minderjährig, so handelt/handeln für ihn der/die Erziehungs-berechtigte(n) als gesetzliche(r) Vertreter.
Wurde für den Patienten/Klienten seitens des Betreuungsgerichts ein Betreuer bestellt, so handelt dieser für den Patienten/ Klienten im Rahmen der seitens des Betreuungsgerichts zugewiesenen
Befugnis/Verantwortung.
Von der Erhebung und Verarbeitung personen-bezogener Daten innerhalb der Praxisräume sind regelmäßig Patienten/Klienten betroffen. Aktuell werden keine Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter beschäftigt und
keine Personal-Auswahlverfahren/Bewerbungs-verfahren durchgeführt.
2.5 Rechtmäßigkeit der Verarbeitung (Verarbeitungsort: Praxisräume)
Die Verarbeitung der personen-bezogenen Daten erlangt ihre Rechtmäßigkeit in vorliegendem Fall durch die bewusste, freiwillige, unmissverständliche, schriftlich abgegebene sowie durch die Unterschrift
des Betroffenen erkennbare und bestätigte Einwilligung.
Da die Verarbeitung der personen-bezogenen Daten (insbes. Gesundheitsdaten) des Betroffenen durch den Verantwortlichen, unverzichtbare Voraussetzung für die Vertragserfüllung und damit für die
Leistungserbringung (Psychotherapie, psychologische Beratung) des Verantwortlichen ist, erlangt die Verarbeitung der Daten hierdurch zusätzliche Rechtmäßigkeit.
2.6 Zweck der Verarbeitung (Verarbeitungsort: Praxisräume)
Der Verantwortliche betreibt eine Praxis für Psychotherapie und psychologische Beratung.
Der gesamte Prozess der psychotherapeutischen Behandlung bzw. psychologischen Beratung benötigt die personenbezogenen Daten als unverzichtbare Grundlage für eine zweckdienliche Exploration/
Anamnese, Diagnostik, Therapie/Beratung, Nachsorge und Prävention.
2.7 Verarbeitungstätigkeiten / Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
Das Erheben, das Erfassen, das Ordnen, das Speichern, dasb Auslesen, das Abfragen, das Löschen, das Vernichten, das Einschränken, das Verwenden, das Organisieren, das Anpassen, das Verändern, das
Offenlegen durch Übermittlung, das Verbreiten oder eine andere Form der Bereitstellung, das Abgleichen, das Verknüpfen von personen-bezogenen Daten des Betroffenen bzw. des Besuchers.
Die Verarbeitungstätigkeiten sind im „Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten“ aufgeführt.
2.8 Verarbeitete Daten einschließlich Gesundheitsdaten (Verarbeitungsort: Praxisräume)
2.8.1 Patienten | Klienten
Die Daten-Erhebung/Daten-Verarbeitung erfolgt durch psychotherapeutische bzw. psychologische Interpretation/Analyse/ Auswertung der erhobenen Informationen mit dem Ziel der unter Punkt 5
aufgeführten Tätigkeiten/Prozesse wie auch mit dem Ziel der Erreichung der Patienten/Klienten-Ziele und wird i.d.R. ausschließlich vom Verantwortlichen, bzw. wenn künftig anwendbar, von
dessen Mitarbeitern durchgeführt. Weiterhin erfolgt die Daten-Erhebung/-Verarbeitung im Bedarfsfall durch Empfang/Versand von E-Mail-Nachrichten, Facsimile-Nachrichten und postalischen
Empfang/Versand von Briefen in Papierform.
Der Verantwortliche führt im Auftrag seiner Patienten/Klienten (Betroffenen) psychotherapeutische/psychologische Interventionen durch. Um Ursachen, Auslöser, zwingende Voraussetzungen, begünstigende
sowie abschwächende Bedingungen, aufrechterhaltende Faktoren, krankheitsrelevante Aspekte, Behandlungsrestriktionen und Behandlungschancen einschätzen zu können, ist es wichtig, ihn im Zentrum
seiner persönlichen Einflüsse zu sehen und seine Einbindung in den familiären, beruflichen und sonstigen sozialen Kontext zu betrachten.
In diesem Zusammenhang sind u.a. Informatinonen über u.a. frühkindliche Prägung, Entwicklungsbedingungen, Erziehungsstil, Kommunikationsstil innerhalb der Familie, zurückliegende Vor-Erkrankungen
und deren Behandlung, Klinikaufenthalte/Operationen, aktuelle Beschwerden/aktuelle Erkrankunge, kritische Lebensereignisse, der evtl. Konsum abhängigkeitserzeugender Substanzen,
Stressfaktoren/seelische Belastungszustände, angstauslösende/traumatisierende Momente, evtl. selbstschädigendes Verhalten, evtl. früher/akut vorliegende Suizidversuche/Suizidabsichten sowie besondere
Kategorien personenbezogener Daten (z.B. u.a. Glaubensrichtung, Lebenskonzept, ethisch-moralische Überzeutung etc.) und weitere ähnliche Informationen von entscheidender therapeutischer Bedeutung.
Die exakte Benennung der einzelnen Datenfelder auf elementarer Ebene orientiert sich an den im Bereich der Psychiatrie/Psychotherapie allgemein üblichen Erhebungsstandards, wie in der einschlägigen
Fachliteratur gefordert/empfohlen. Die hierzu erforderliche Datenerhebung (manuelle und/oder elektronisch unterstützte Niederschrift/Dokumentation der vorstehend beschriebenen Inhalte) erfolgt im
Wesentlichen durch Interview des Betroffenen und das Ausfüllen der sog. „Selbstauskunft“ (Formlar).
Sollte der Betroffene nicht geeignet auskunftsfähig sein, können bei Erfordernis Familienangehörige bzw. weitere auskunftsfähige Personen im Rahmen einer Fremd-Anamnese ergänzend befragt werden. Die
vorliegenden Bestimmungen gelten für diesen Personenkreis entsprechend. Der Verantwortliche wird dem Betroffenen in diesem Fall die Quelle der zu seiner Person erhobenen personen-bezogenen Daten
bekanntgeben. Dies gilt auch für den Bezug dieser Daten aus einer öffentlich zugänglichen Quelle.
Die Erhebung der erwähnten Daten kann bei vorliegender Erlaubnis des Betroffenen sowie gem. den gesetzlichen Bestimmungen auch mit Hilfe elektronischer Aufnahmegeräte (Aufzeichnungen mittels
Diktiergerät) erfolgen. Die hierbei entstehenden Sprach-
Aufzeichnungen werden in digitalem Format zur weiteren Verarbeitung unter Berücksichtigung der Aufbewahrungsfristen (akt. 10 Jahre) elektronisch gespeichert.
Folgende Dokumente/Formulare nehmen die personenbezogenen Daten auf:
Behandlungsvertrag, Akzeptanzerklärung zu den Datenschutz-Bestimmungen, Patienten/Klienten-Stammblatt, Selbstauskunft, Exploration, Anamnese, freie Notizen, psychologische Tests,
Psychopathologischer Befund, Diagnose, Sitzungsprotokolle zur jeweils eingeleiteten Therapien/Behandlungen/Beratungen, Aufklärungsnachweise, Zustimmung des gesetzlichen Vertreters, Entbindung von
der Schweigepflicht, Abrechnung, Kassenbuch, Patienten/Klienten-Akte, Quittungen, Praxis-Newsletter, Gutscheine, Termin-Zettel, Rechnungen, Terminplanung, Zustimmung zu erforderlichen
Therapien/Behandlungen/Beratungen;
Grundsätzlich werden nur solche personenbezogenen Daten erhoben und verarbeitet, die für die Erbringung der unter Punkt 5 aufgeführten Tätigkeiten/Prozesse erforderlich sind. Eine Weitergabe
personen-bezogener Daten erfolgt im Interesse des Betroffenen nur dann, wenn es zur Durchführung der unter Punkt 5 genannten Tätigkeiten/Prozesse erforderlich ist, wenn der Betroffene zustimmt und
den Verantwortlichen von seiner Schweigepflicht entbindet, und selbst dann ausschließlich nur an etwaige andere Behandler/Weiterbehandler (Heilpraktiker, Therapeuten, Kliniken, Ärzte) zur weiteren
Untersuchung/Diagnostik/Therapie/ Behandlung/Beratung.
Weiterhin kann eine Daten-Weitergabe erfolgen, wenn der Verantwortliche aus gesetzlichen Gründen dazu verpflichtet ist. Eine Weitergabe der Daten an Familien-Angehörige oder Lebenspartner erfolgt
grundsätzlich nicht bzw. nur bei ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung durch den Betroffenen.
2.8.2 Beschäftigte
Soweit anwendbar, sind zu erhebende bzw. zu verarbeitende personen-bezogenen Daten von Mitarbeitern: Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift (Straße, Nr., Postleitzahl, Ort), Telefon-Nummer,
E-Mail-Adresse, Familienstand, Anzahl der Kinder, Gehalt, Daten zur Sozialversicherung, steuer-relevante Daten und Leistungseinschätzungen/Zeugnisse/Beurteilungen.
Diese personen-bezogenen Daten werden ausschließlich im Rahmen eines üblichen Anstellungsverhältnisses verwendet. Eine Weitergabe der erhobenen Daten erfolgt ausschließlich im erforderlichen
Rahmen der Sozialversicherung und Versteuerung. Die Zustimmung des Betroffenen erfolgt bei Abschluss des Anstellungsvertrages. Zur Zeit gibt es keine Beschäftigten.
2.8.3 Bewerber
Soweit anwendbar, sind zu erhebende bzw. zu verarbeitende personen-bezogenen Daten von Bewerbern: Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift (Straße, Nr., Postleitzahl, Ort), Telefon-Nummer,
E-Mail-Adresse, Familienstand, Anzahl von Kindern, lebenslauf-bezogene Daten, ausbildungsbezogene/anstellungsbezogene Daten und Leistungseinschätzungen/Zeugnisse/ Beurteil-ungen/Zertifikate.
Diese Daten sind Bestandteil der Bewerbung, verbleiben nur für die Zeit des Bewerber-Auswahlverfahrens für eine Anstellung in den Händen des Verantwortlichen und werden nach Beendigung des
Bewerber-Auswahlverfahrens zur Entlastung des Verantwortlichen an den Absender zurückgereicht.
Die personen-bezogenen Daten werden vom Verantwortlichen im Rahmen eines üblichen Bewerbungs- und Personalauswahl-verfahrens zur Einschätzung des Bewerbers bzw. zur Erstellung erforderlicher
Anschreiben an den Bewerber verwendet. Die Zustimmung des Betroffenen erfolgt im Rahmen des Bewerbungsanschreibens. Ist die Zustimmung des Betroffenen zur Daten-Erhebung/Daten-Verabeitung
nicht Inhalt der Bewerbung, wird die Bewerbung an den Absender (ohne Erhebung bzw. Verarbeitung der Daten des Betroffenen) zurückgesandt. Zur Zeit werden keine
Personal-Auswahlverfahren/Bewerbungsverfahren durchgeführt.
2.9 Dauer der Datenaufbewahrung | Gesetzliche Aufbewahrungsfristen | Daten-Sperrung | Daten-Löschung
Daten im vorgenannten Zusammenhang werden sowohl elektronisch als auch handschriftlich erfasst. Die zur Therapie/Behandlung/ Beratung erhobenen und verarbeiteten personen-bezogenen Daten des
Betroffenen werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Therapie/Behandlung/ Beratung beendet wurde, gespeichert und
aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht/vernichtet.
Ausnahmen bilden Fälle, wonach die Daten aus gesetzlichen Gründen bzw. aufgrund berhördlicher Anordnung nicht gelöscht werden dürfen und daher zunächst für die Löschung gesperrt sind.
2.10 Einwilligung / Zustimmung / Erlaubnis
Eine Daten-Erhebung, Daten-Verarbeitung, Daten-Speicherung/Daten-Aufbewahrung sowie erforderlichenfalls eine Daten-Weiterleitung erfolgt nur, wenn seitens des Betroffenen eine unterzeichnete
Einverständnis-Erklärung vorliegt, die dies nachweislich gestattet bzw. eine Vertragserfüllung (Psychotherapie, psychologische Beratung) ohne dies nicht möglich ist.
Die Einwilligung kommt i.d.R. in der Praxis des Verantwortlichen während des Erst-Termins durch eindeutige und freiwillige Unterzeichnung des Behandlungsvertrages sowie durch freiwilliges Akzeptieren der
Datenschutz-Bestimmungen zustande.
2.11 Ablehnung │ Widerruf │ Einschränkung der Verarbeitung │ Daten-Löschung
Der Betroffene hat das Recht, die Erhebung seiner personenen-bezogenen Daten bzw. deren Verarbeitung sowie Speicherung jederzeit ohne Angabe von Gründen sowie ohne entstehende Kosten zu
abzulehnen, zu einem späteren Zeitpunkt (nach bereits erteilter Einwilligung) zu widerrufen oder die Verarbeitung der Daten nach den gesetzlichen Bestimmungen durch Auftrag einschränken, berichtigen
bzw. löschen zu lassen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Daraus entstehende Folgen für den Betroffenen als Patient/Klient:
Im Falle von Ablehnung/Widerspruch/Widerruf/Einschränkung der Daten-Erhebung/Daten-Verarbeitung/Daten-Speicherung sowie
im Falle der Daten-Löschung, ist die Erbringung der psychotherapeutischen/psychologischen Dienstleistungen/Behandlungen durch den Verantwortlichen/Praxis-Inhaber/Behandler u.a. aus Gründen der
damit verbundenen Nichterfüllbarkeit der ihm obliegenden Sorgfalts- und Dokumentationspflichten sowie wegen der damit fehlenden Behandlungsvoraussetzungen, nicht (mehr) möglich; eine
Therapie/Behandlung/Beratung kann und darf daher nicht (mehr) durchgeführt werden und muss somit abgelehnt werden.
Die personen-bezogenen Daten werden in diesem Falle nicht erhoben/verarbeitet/gespeichert.
2.12 Verpflichtung zu Datengeheimnis | Datenschutz | Verschwiegenheit
Der Verantwortliche unterliegt grundsätzlich, auch unabhängig von den im vorliegenden Zusammenhang relevanten gesetzlichen Regelungen, der Schweigepflicht. Die in diesem Zusammenhang geltenden
gesetzlichen Bestimmungen werden eingehalten.
2.13 Auftragsverarbeitung
Auftragsverarbeitung personen-bezogener Daten findet nicht statt.
2.14 Informationspflicht (https://www.praxis-jmfranzen.com)
Der Betroffene wird als Patient/Klient, soweit anwendbar als Beschäftigter und soweit anwendbar als Bewerber auf der o.g. Website sowie in den Praxis-Räumen des Verantwortlichen über die geltenden
Datenschutz-Bestimmungen informiert und aufgeklärt.
In den Praxis-Räumen des Verantwortlichen erhält der Betroffene die Datenschutz-Bestimmungen (gedrucktes Dokument) als Anlage zum Behandlungsvertrag während des Erst-Termins ausgehändigt,
welchen der durch seine Unterschrift zustimmen kann.
Steht der Betroffene als Beschäftigter in einem Arbeitsverhältnis zum Verantwortlichen/Praxis-Inhaber, sind die Datenschutz-Bestimmungen seinem Anstellungsvertrag als mitgeltendes Dokument beigefügt.
Sofern der Betroffene via E-Mail kontaktiert wird, erhält er die Datenschutz-Bestimmungen bereits als Anhang zur ersten zugelei-teten E-Mail-Nachricht.
2.15 Quellen personen-bezogener Daten
Die Quelle der verarbeiteten personen-bezogenen Daten ist i.d.R. der Betroffene selbst. Im Rahmen der gesamten Behandlung/Therapie/Beratung (speziell auch während der Exploration und Anamnese)
teilt der Betroffene als Patient/Klient diese Daten dem Verantwortlichen/Behandler verbal mit.
In Fällen, in welchen die Äußerungen des Betroffenen nicht ausreichen oder zweifelhaft erscheinen kann es erforderlich werden, eine Fremd-Anamnese durchzuführen, um beispielsweise von
Familien-Mitgliedern oder anderen, dem Betroffenen nahe stehende Personen, eine seriöse Einschätzung zu erhalten. Werden personen-bezogene ohne Beteiligung des Betroffenen erhoben, wird der
Verantwortliche den Betroffenen hierzu in Kenntnis setzen.
2.16 Daten-Weitergabe / Erlaubnis des Betroffenen / Keine Weitergabe an Drittländer
Sollte aus Gründen der Weiterbehandlung/Mitbehandlung des Betroffenen (Patient/Klient) eine Daten-Weitergabe erforderlich sein,
so erfolgt dies nur, wenn der Betroffene in die Daten-Weitergabe schriftlich einwilligt (Erlaubnis des Betroffenen). In diesem Fall werden die Daten in Abhängigkeit des Einzelfalls nur an Heilpraktiker,
Therapeuten, Kliniken und Ärzte weitergegeben.
Eine Weitergabe zu anderen Zwecken ist ausgeschlossen, es sei denn der Verantwortliche ist aufgrund gesetzlicher Bestimmungen dazu verpflichtet. Sollte dies der Fall sein, wird der Betroffene durch den
Verantwortlichen entsprechend benachrichtigt.
Eine Weitergabe der personen-bezogenen Daten des Betroffenen an Drittländer findet nicht statt.
2.17 Datenschutzfolgen-Abschätzung
Der Verantwortliche ist zur Durchführung von Datenschutzfolgen-Abschätzungen nicht verpflichtet.
2.18 Verpflichtungserklärung für Beschäftigte
Sofern anwendbar, werden Mitarbeiter des Verantwortlichen durch Unterzeichnung geeigneter Erklärungen zur Befolgung der gesetzlichen Bestimmungen gemäß der Europäischen
Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und des Bundesdatenschutz-gesetzes (BDSG) verpflichtet.
2.19 Besonderer Schutz personen-bezogener Daten von Kindern / Zustimmung des gesetzl. Vertreters
Sofern personen-bezogene Daten minderjähriger Personen (Kinder, Jugendliche) erhoben/verarbeitet/gespeichert werden, holt der Verantwortliche als Voraussetzung zur Erhebung/Verarbeitung/
Speicherung, die Einwilligung des/der gesetzlichen Vertreter(s), jedoch auch zusätzlich die Zustimmung der minderjährigen Person, ein, wenn diese das 12. Lebensjahr bereits vollendet hat. Wenn die
gesetzliche Vertretung für die minderjährige Person bei beiden Elternteilen/Partnern liegt, wird deren beider Zustimmung eingeholt.
2.20 Profil-Erstellung
Es werden keine Profil-Erstellungen durchgeführt.
2.21 Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
Automatisierte Entscheidungsfindungen bzw. Profiling-Maßnahmen werden nicht durchgeführt.
2.22 Meldung von Verletzungen an die Datenschutzaufsichtsbehörde
Im Falle eines bestehenden Risikos für den Betroffenen werden Datenpannen durch den Verantwortlichen/Datenschutzbeauftrag-ten gem. den geltenden gesetzlichen Bestimmungen bei der zuständigen
Aufsichtsbehörde innerhalb der vorgeschriebenen Frist (akt. 72 Stunden) unter Angabe der erforderlichen Informationen gemeldet. Die Meldung erfolgt bei der zuständigen Aufsichts-behörde bzw. beim
zuständigen Datenschutzbeauftragten des Saarlandes (s. Punkt 2.15).
Der Betroffene hat gem. Art. 15 EU-DSGVO das Recht, über alle seine Person betreffenden erhobenen und verarbeiteten Daten (insbes. auch u.a. hinsichtlich Art, Typ, Kategorie personen-bezogener Daten,
Datenherkunft, Empfänger-Kategorien, Aufbewahr-ungs- und Speicherfristen, Verwendungszweck, Verarbeitungszweck, Quelle der personen-bezogenen Daten, Durchführung automatisierter
Entscheidungsfindungen inkl. Profiling, ggf. Weiterleitung der Daten an beauftragte Weiterverarbeiter sowie weitere relevante Informationen im Kontext der personen-bezogenen Daten etc. ) Auskünfte zu
Der Verantwortliche wird dem Auskunftsersuchen des Betroffenen innerhalb eines (1) Monats nachkommen. Kommt es dennoch zu unvorhersehbaren Verzögerungen, wird der Verantwortliche den
Betroffenen unverzüglich nach Bekanntwerden informieren. Um dieses Recht zu nutzen, kann der Betroffene eine E-Mail an folgende Adresse senden: datenschutz@praxis-jmfranzen.com
Sollten Änderungen oder Vervollständigungen der personen-bezogenen Daten des Betroffenen erforderlich werden, hat dieser gem. Art. 16 EU-DSGVO das Recht auf Berichtigung bzw. Vervollständigung
seiner Daten. Um dieses Recht zu nutzen, kann der Betroffene eine E-Mail an folgende Adresse senden: datenschutz@praxis-jmfranzen.com
3.3 Recht auf Daten-Übertragbarkeit
Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des EU-DSGVO hat der Betroffene das Recht, die Übermittlung seiner Daten an einen anderen Daten-Verarbeiter/Verantworltichen zu verlangen.
Der Betroffene hat gemäß Art. 20 EU-DSGVO weiterhin das Recht, die dem Verantwortlichen zu seiner Person bereitgestellten personen-bezogenen Daten, in einem strukturierten, gängigen und
Um dieses Recht zu nutzen, kann der Betroffene eine E-Mail an folgende Adresse senden: datenschutz@praxis-jmfranzen.com
3.4 Recht auf Einschränkung der Daten-Verarbeitung
Unter Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen hat der Betroffene gemäß Art. 18 EU-DSGVO das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung seiner personen-bezogenen Daten zu verlangen. Um dieses
Recht zu nutzen, kann der Betroffene eine E-Mail an folgende Adresse senden: datenschutz@praxis-jmfranzen.com
Wichtiger Hinweis auf die Folgen der Einschränkung der Datenverarbeitung: Siehe Punkt 2.11
3.5 Recht auf Ablehnung und Widerruf der Einwilligung zur Daten-Verarbeitung
Der Betroffene hat das gem. Art. 7 Abs. 3 EU-DSGVO das Recht, die Erhebung seiner personenen-bezogenen Daten, deren Verarbeitung bzw. Speicherung jederzeit ablehnen, zu einem späteren Zeitpunkt
(nach bereits erteiltem Einverständnis) widerrufen oder die Art der zu erhebenden/zu verarbeitenden Daten einschränken zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum
Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Um dieses Recht zu nutzen, kann der Betroffene eine E-Mail an folgende Adresse senden: datenschutz@praxis-jmfranzen.com
Wichtiger Hinweis auf die Folgen von Ablehnung bzw. Widerruf der Einwilligung zur Daten-Verarbeitung: Siehe Punkt 2.11
3.6 Recht auf Widerspruch zur Daten-Verarbeitung
Gemäß Art. 21 EU-DSGVO hat der Betroffene das Recht, gegen die Verarbeitung seiner personen-bezogenen Daten Widerspruch einzulegen.
Das Widerspruchsrecht gilt auch für ein im Zusammenhang der vorliegenden Bestimmungen durchgeführtes Profiling und für den Fall, dass unter Verwendung der personen-bezogenen Daten des
Betroffenen möglicherweise Direktwerbung betrieben wird. An dieser Stelle sei ausdrücklich darauf hingewiesen, dass personen-bezogene Daten von Betroffenen zu keinerlei Direktwerbe-
Maßnahmen herangezogen werden. Um dieses Recht zu nutzen, kann der Betroffene eine E-Mail an folgende Adresse senden: datenschutz@praxis-jmfranzen.com
Wichtiger Hinweis auf die Folgen des Widerspruchs zur Datenverarbeitung: Siehe Punkt 2.11
3.7 Recht auf Vergessenwerden / Daten-Löschung / Daten-Vernichtung
Sofern durch gesetzliche Bestimmungen nicht untersagt, hat der Betroffene hat das Recht, die Löschung/Vernichtung der zu seiner Person gespeicherten personen-bezogenen Daten gem. Art. 17 EU-DSGVO
zu verlangen. Um dieses Recht zu nutzen, kann der Betroffene eine E-Mail an folgende Adresse senden: datenschutz@praxis-jmfranzen.com
Wichtiger Hinweis auf die Folgen der Daten-Löschung / Daten-Vernichtung: Siehe Punkt 2.11
3.8 Recht auf Benachrichtigung
Im Falle des Eintretens von einem der nachfolgend aufgeführten Fälle, wird der Betroffene über die eingetretene Situation und den Status seiner personen-bezogenen Daten benachrichtigt:
– Benachrichtigung des Betroffenen bei Erhebung personen-bezogener Daten im Rahmen einer Fremdanamnese
– Benachrichtigung des Betroffenen bei gesetzlicher Verpflichtung zur Daten-Weitergabe
– Benachrichtigung des Betroffenen bei Berichtigung und Löschung der Daten
– Benachrichtigung des Betroffenen bei Datenschutz-Verletzungen, seine personen-bezogenen Daten betreffend
– Benachrichtigung des Betroffenen bei entstehenden Risiken bezüglich der Sicherheit seiner personen-bezogenen Daten
Gem. Art. 77 EU-DSGVO hat der Betroffene das Recht zur Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde. Dies kann die Auf-sichtsbehörde des standardgemäßen Aufenthaltsortes, des Arbeitsortes oder
die Aufsichtsbehörde des Saarlandes sein
(Kontaktdaten: s. Punkt 2.15).
4. Sicherheit der Verarbeitung │ IT-Sicherheit
4.1 Vertraulichkeit
Alle personen-bezogenen Daten von Betroffenen werden mit vertretbarem Aufwand und dem Einsatz gebotener Mittel vor der Kenntnisnahme Unbefugter verborgen. Dies gilt für die eingesetzte IT-Technik,
jedoch auch für vorliegende Akten/Dokumente/ Unterlagen in Papierform. Der Zugang zu den personen-bezogenen Daten ist alleine dem Verantwortlichen vorbehalten. Es gibt außer des Verantwortlichen für
keine andere Person den Bedarf, auf diese Daten zugreifen zu müssen. Der Serverraum liegt außerhalb der Praxisräume und ist mit einfachem Schlüssel verschlossen; der Zutritt steht ausschließlich dem
Verantwortlichen zu.
4.2 Integrität
Die erhobenen/verarbeiteten/gespeicherten personen-bezogenen Daten der Betroffenen sind mit vertretbarem Aufwand und dem Einsatz gebotener Mittel vor beabsichtigter sowie unbeabsichtigter
Manipulation bzw. Veränderung geschützt. Ein- und Ausloggen werden protokolliert, Login-Daten werden nicht geteilt bzw. weitergegeben, jedem Login ist eine Person zugeordnet.
4.3 Verfügbarkeit
Der Netzwerk-Server mit führendem Original-Datenbestand wird auf einen zweiten Replikationsserver gespiegelt. Somit steht mit auch bei Ausfall des Original-Datenbestandes ein unverzüglich nutzbarer
Datenbestand zur Fortsetzung der Datennutzung zur Verfügung. Regelmäßige Backups/Datensicherungen nach dem Generationen-Prinzip erstellen zeittakt-gesteuert automatisiert Full-Backups sowie
Incremental-Backups (s. Gliederungspunkt 3.5.9 Datensicherungen/Backups). Sollten die elektronisch verfügbaren Daten aus technischen Gründen nicht verfügbar sein, so liegen alle Informationen auch als
Papier-Akte (unter Verschluss) vor.Der Serverraum liegt außerhalb der Praxisräume und ist mit einfachem Schlüssel verschlossen.
4.4 Belastbarkeit
Die auf das gesamte Vearbeitungssystem zukommenden technischen Herausforderungen bewegen sich vollständig im Bereich einer üblichen Büro-IT/-Kommunikation.
Die Belastbarkeit der System-Komponenten wird regelmäßig überprüft und ist aktuell durch sehr hohe Reserven bezüglich der Plattenspeicher-Kapazitäten, Hauptspeicher-Kapazitäten,
Prozessor-Geschwindigkeiten und Datentransfer-Geschwindigkeiten sichergestellt. Aktuell ist davon auszugehen, dass die Leistungsgrenzen des Systems durch das zu verarbeitende Datenvolumen bzw.
durch die Intensität der Belastung innerhalb der nächsten 10 Jahre nicht erreicht werden; eher wird vorher die eingesetzte Technik erweitert bzw. ergänzt bzw. erneuert.
Es werden regelmäßig Prüfungen durchgeführt, ob das System im Falle von technischen Unfällen oder gegenüber möglichen Angriffen weiterhin sicher ist.
4.5 Berechtigungsmanagement
Die Berechtigungen zum Zugriff auf die personen-bezogenen Daten der Betroffenen stehen ausschließlich dem Verantwortlichen zu, der gleichzeitig Praxis-Inhaber und Behandler ist. Dies ist durch das
bestehende Berechtigungsmanagement sichergestellt.
4.6 Risiko-Management
Da der Verantwortliche die einzige Person ist, welche die personen-bezogenen Daten der Betroffenen erhebt/verarbeitet/speichert, die IT-Administration von Netzwerken, Servern, Rechnern,
Speichereinrichtungen und Zugriffsrechten auf alle Daten durchführt und die personen-bezogenen Daten im Regelfall nicht weitergegeben werden, sind die Risiken minimal und in fast allen Fällen auflösbar
bzw. mitigierbar.
4.7.1 Website (https://www.praxis-jmfranzen.com)
Obgleich auf der o.g. Website keine personen-bezogenen Daten vearbeitet werden, ist sie gem. der Forderung nach § 13, Abs. 7, TMG verschlüsselt und enthält aus diesem Grund keine Online-Formulare zur
Erfassung personen-bezogener Daten.
4.7.2 E-Mail-Server (E-Mail-Adresse: info@praxis-jmfranzen.com)
Folgende E-Mail-Adressen werden auf dem E-Mail-Server aktiv betrieben:
– info@praxis-jmfranzen.com (Standard-E-Mail-Adresse)
– datenschutz@jmfranzen.com (Eingang von Nachrichten zum Datenschutz inkl. Zustimmungen, Einwilligungen, Ablehnungen und Widerrufe)
– accept@praxis-jmfranzen.com (automatisierter Eingang von Zustimmungen und Einwilligungen)
– reject@praxis-jmfranzen.com (automatisierter Eingang von Ablehnungen und Widerrufe)
Alle auf dem E-Mail-Server eigehenden und vom E-Mail-Server ausgehenden E-Mail-Nachrichten sind verschlüsselt.
4.7.3 Dateien, Dokumente und Nachrichten
Gespeicherte Dateien, Dokumente und Nachrichten sind verschlüsselt.
4.7.4 WLAN-Netze
Alle WLAN-Netze sind mit einem ausreichend langen Kennwort ohne erkennbaren Sinn-Zusammenhang, bestehend aus Ziffern, Groß- und Klein-Buchstaben und Sonderzeichen, verschlüsselt. Dies gilt auch
für Server sowie Router/Bridges.
4.7.5 Einwahl-Lösungen
Die externe Einwahl von außen in das bestehende Netzwerk via Internet ist durch einen VPN-Tunnel verschlüsselt möglich.
4.7.6 Mobile Geräte
Auf mobilen Geräten werden keine sensiblen personen-bezogenen Daten von Betroffenen gespeichert. Dennoch sind alle mobilen Geräte kennwortgeschützt.
4.8 Standort von Speicheranlagen
Alle Netzwerk-Server, Netzwerk-Festplatten, Backup-Stationen sind räumlich ausgelagert, befinden sich außerhalb der Räume des Verantwortlichen und stehen damit nicht im Zugriffsbereich unbefugter
4.9 Aktualisierung/Patch-Management
Die eingesetzten sicherheitsrelevanten Software-Komponenten (u.a. Anti-Viren-Software etc.) unterliegen einer ständigen Aktualisierung. Im Rahmen regelmäßiger (Zyklus: 3 Monate) Prüfungen wird das
Vorliegen möglicher Sicherheitslücken mit vertret-barem/gebotenem Aufwand untersucht.
4.10 E-Mail-Kommunikation
Vor dem Hintergrund einer möglichst sicheren E-Mail-Kommunikation werden mehrere Empfänger der gleichen E-Mail-Nachricht nicht im Feld „An“ sowie auch nicht im Feld „CC“, sondern im Feld „BCC“
angegeben. Kein Empfänger der Nachricht erhält in diesem Falle Kenntnis von den übrigen Empfänger-E-Mail-Adressen. Auf diese Weise werden Datenschutzverletzungen vermieden, wenn mit den
Empfängern keine Vertragsverhältnis besteht bzw. keine Einwilligung zur Verarbeitung vorliegen sollte.
4.11 Datensicherung / Backup
Alle vom Betroffenen erhobenen bzw. verarbeiteten Daten werden für die Dauer des Unterrichts/der Unter-Vermietung und die Dauer der gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren vor
unberechtigten Zugriffen geschützt, unter Verschluss aufbewahrt bzw. gespeichert und im Rahmen permanenter Backup-Prozesse fortlaufend gesichert. Datensicherungen werden nach dem
Generationenprinzip auf getrennten, ausschließlich für Backups bestimmten Geräten, auf separaten Speichermedien regelmäßig automatisiert erstellt.
4.12 Online-Verarbeitung personen-bezogener Daten:
Verzicht auf die Online-Verarbeitung personen-bezogener Daten
4.13 Datenhaltung in öffentlichen Clouds:
Verzicht auf Datenhaltung in öffentlichen Clouds
4.14 Verlinkung auf externe Websites:
Verzicht auf die Verlinkung externer Websites
4.15 Zugangssicherung
Alle Türen sind abschließbar sowie alle Fenster sicher verriegelbar und werden bei Abwesenheit verschlossen bzw. verriegelt gehalten. Die Räume des Verantwortlichen werden in aller Regel durch ihn selbst
betreten. Der Empfang von Gästen/Besuchern in den Räumen des Verantwortlichen ist nicht üblich und findet in einem anderen Rahmen statt.
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