Source: http://de.slideshare.net/axxessio/rechtliche-grundlagen-gobd
Timestamp: 2016-09-25 09:28:18
Document Index: 8308714

Matched Legal Cases: ['§ 146', '§ 147', '§ 200', '§ 238', '§ 238', '§147', '§ 146', '§ 33', '§ 146', '§ 146', '§ 239', '§ 146']

Brennpunkt Tax Compliance: Die neue...
Arash und Roozbeh Faroughi, IT-Consultants bei axxessio, veranschaulichen anhand dieser Präsentation die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von
Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form
1. GoBD
6. Internes Kontrollsystem
12. Checkliste - Kassenprüfung
» Entwurf: Im April 2014 veröffentlichte das Bundesministerium
der Finanzen (BMF) den ersten Entwurf der GoBD.
» Veröffentlichung: Das BMF-Schreiben wurde am 14. November
» Die GoBD ersetzen mit Wirkung 01.01.2015 GoBS (Grundsätze
ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und
GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit
GoBS GDPdU
GoBD (ab 01.01.2015)
PS 880 PS 330 PS 951 PS 951
Abgeleitete Gesetze
1.2 Rechtliche Grundlagen: Kassensysteme
» Aus Sicht des Finanzamtes:
» Bargeldintensive Betriebe sind Hochrisikobetriebe:
» Branchen, wie zum Beispiel
» Einzelhandel, Bäcker/Fleischer, Tankstellen, Schausteller, …
» Intensive Prüfung des Finanzamtes
» Gut geschulte Kassenprüfer
» Prüfungsmethoden, wie z.B.
» Plausibilitätsprüfungen
» Ziffernprüfung (Lückenanalyse, Chi-Quadrat-Test, ..)
» Logische Plausibilitätsprüfungen (Verteilungsanalyse,
Zeitreihenvergleich)
» Inhalte müssen den Prüfern bereitgestellt werden
» Unterlagen, Schlüssel, Zugangscodes, …
» Auslesen von unterschiedlichen Daten (Journals)
BMF-Schreiben „Übergangsfrist für ältere Systeme bis zum 31.12.2016“,
„Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren
Datenformat vorliegen“
„Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten - bei der Registrierkasse ins-
besondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten -
innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell
auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden“
„Soweit ein Gerät bauartbedingt den in diesem Schreiben niedergelegten gesetzlichen Anforde-
rungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige
dieses Gerät längstens bis zum 31. Dezember 2016 in seinem Betrieb weiterhin einsetzt. Das
setzt aber voraus, dass der Steuerpflichtige technisch mögliche Softwareanpassungen und
Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführt, die in diesem Schreiben konkretisierten ge-
setzlichen Anforderungen zu erfüllen. Bei Registrierkassen, die technisch nicht mit Software-
anpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können, müssen die Anforde-
rungen des BMF-Schreibens vom 9. Januar 1996 weiterhin vollumfänglich beachtet werden.“
Abgabenordnung (AO), 16.03.1976
§ 146 Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen:
„Kommt der Steuerpflichtige (…) seinen Pflichten nach Absatz 2a Satz 4, zur
Einräumung des Datenzugriffs nach § 147 Abs. 6, zur Erteilung von Auskünften
oder zur Vorlage angeforderter Unterlagen im Sinne des § 200 Abs. 1 im Rahmen
einer Außenprüfung innerhalb einer ihm bestimmten angemessenen Frist nach
Bekanntgabe durch die zuständige Finanzbehörde nicht nach oder hat er seine
elektronische Buchführung ohne Bewilligung der zuständigen Finanzbehörde ins
Ausland verlagert, kann ein Verzögerungsgeld von 2500 Euro bis 250000 Euro
festgesetzt werden“
» Lebensmittelinformationsverordnung für Verbraucher
(LMIV 1169/2011)
» Pflicht für Allergenkennzeichnung ab 31.12.2014
Auch bei losen Waren (unverpackte Lebensmittel)
» Stoffe oder Erzeugnisse, die Allergien oder Unverträglichkeiten auslösen
» Gluten,
» Krebstiere
» Sojabohnen,
» Milch,
» Erdnüsse, …
» Aufzeichnungen:
Aufzeichnungen sind alle dauerhaft verkörperten Erklärungen über
Geschäftsvorfälle in Schriftform oder auf Medien mit
Schriftersatzfunktion (z. B. auf Datenträgern). Der Begriff der
Aufzeichnungen umfasst Darstellungen in Worten, Zahlen, Symbolen
und Grafiken (Rzn. 12).
» Bücher:
Der Kaufmann ist verpflichtet, in den Büchern seine Handelsgeschäfte
und die Lage des Vermögens ersichtlich zu machen (§ 238 Absatz 1 Satz
1 HGB). Der Begriff Bücher umfasst sowohl die Handelsbücher der
Kaufleute (§§ 238 ff. HGB) als auch die diesen entsprechenden
Aufzeichnungen von Geschäftsvorfällen der Nichtkaufleute (Rzn. 15).
» Geschäftsvorfälle:
Geschäftsvorfälle sind alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die
innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts den Gewinn bzw. Verlust oder die
Vermögenszusammensetzung in einem Unternehmen dokumentieren oder
beeinflussen bzw. verändern (z. B. zu einer Veränderung des Anlage- und
Umlaufvermögens sowie des Eigen- und Fremdkapitals führen) (Rzn. 16).
» Datenverarbeitungssystem: Haupt-, Vor und Nebensysteme
Unter DV-System wird die im Unternehmen oder für Unternehmenszwecke
zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hard- und Software
verstanden, mit denen Daten und Dokumente (…) erzeugt, empfangen,
übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Dazu
gehören das Hauptsystem sowie Vor- und Nebensysteme (z. B.
Finanzbuchführungssystem, Anlagen-buchhaltung, Lohnbuchhaltungssystem,
Kassensystem, Warenwirtschaftssystem,…) einschließlich der Schnittstellen
zwischen den Systemen (Rzn. 20).
» Verantwortlichkeit:
Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher
elektronischer Aufzeichnungen im Sinne der Rzn. 3 bis 5, einschließlich der
eingesetzten Verfahren, ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich (Rzn. 21).
» Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
» Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Verbuchung
» Vollständigkeit
» Richtigkeit
» Zeitgerechtheit
» Unveränderbarkeit (Rzn. 26)
» Diese Grundsätze müssen während der Dauer der
Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt werden und erhalten
bleiben (Rzn. 27).
3.1 Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und
Nachprüfbarkeit (1)
» Die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle sowie das dabei
angewandte Buchführungs- oder Aufzeichnungsverfahren
müssen nachvollziehbar sein (Rzn. 30).
» Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen
müssen durch einen Beleg nachgewiesen sein oder
nachgewiesen werden können (Rzn. 30).
» Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem
sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen
Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des
Unternehmens vermitteln kann (Rzn. 32)
Nachprüfbarkeit (2)
» Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und
Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (progressive und
retrograde Prüfbarkeit) (Rzn. 32).
» Die progressive Prüfung beginnt beim Beleg, geht über die
Grund(buch)aufzeichnungen und Journale zu den Konten,
danach zur Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung und
schließlich zur Steueranmeldung bzw. Steuererklärung (Rzn.
» Die retrograde Prüfung verläuft umgekehrt (Rzn. 33).
» Die progressive und retrograde Prüfung muss für die gesamte
Dauer der Aufbewahrungsfrist und in jedem Verfahrensschritt
möglich sein (Rzn. 33).
» Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen
erfordert eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation, die
sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer
der Aufbewahrungsfrist nachweist und den in der Praxis eingesetzten
Versionen des DV-Systems entspricht.
» Aufbewahrungsfrist: Schreiben vom 26.11.2010 (Bundesfinanzministerium)
Elektronische Daten (Kasse & Waage) müssen für die Dauer der
Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) §147 Abs. 3 AO
» jederzeit verfügbar
» unverzüglich lesbar und
» maschinell auswertbar
3.2 Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und
fortlaufenden Verbuchung
3.2.1 Vollständigkeit (1)
» Die Geschäftsvorfälle sind vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen
(Rzn. 36).
» Die GoB erfordern in der Regel die Aufzeichnung jedes
Geschäftsvorfalls - also auch jeder Betriebseinnahme und
Betriebsausgabe, jeder Einlage und Entnahme - in einem Umfang, der
eine Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts und seiner
Bedeutung für den Betrieb ermöglicht. Das bedeutet nicht nur die
Aufzeichnung der in Geld bestehenden Gegenleistung, sondern auch
des Inhalts des Geschäfts und des Namens des Vertragspartners
soweit zumutbar (Rzn. 37).
» Ausnahmen beim Einzelhandel
» Ohne Kundenverwaltung
» Ohne Einzelaufzeichnungen
3.2.1 Vollständigkeit (2)
» Die vollständige und lückenlose Erfassung und Wiedergabe aller
Geschäftsvorfälle ist bei DV-Systemen durch ein Zusammenspiel von
technischen (einschließlich programmierten) und organisatorischen
Kontrollen sicherzustellen (z. B. Erfassungskontrollen,
Plausibilitätskontrollen bei Dateneingaben, inhaltliche
Plausibilitätskontrollen, automatisierte Vergabe von
Datensatznummern, Lückenanalyse oder Mehrfachbelegungsanalyse
bei Belegnummern) (Rzn. 40).
» Zusammengefasste oder verdichtete Aufzeichnungen im Hauptbuch
(Konto) sind zulässig, sofern sie nachvollziehbar in ihre
Einzelpositionen in den Grund(buch)aufzeichnungen oder des Journals
aufgegliedert werden können. Andernfalls ist die Nachvollziehbarkeit
und Nachprüfbarkeit nicht gewährleistet (Rzn. 42).
3.2.2 Richtigkeit
» Geschäftsvorfälle sind in Übereinstimmung mit den tatsächlichen
Verhältnissen und im Einklang mit den rechtlichen Vorschriften
inhaltlich zutreffend durch Belege abzubilden, der Wahrheit
entsprechend aufzuzeichnen und bei kontenmäßiger Abbildung
zutreffend zu kontieren (Rzn. 44).
3.2.3 Zeitgerechtheit
» Jeder Geschäftsvorfall ist zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar
nach seiner Entstehung in einer Grundaufzeichnung oder in
einem Grundbuch zu erfassen (Rzn. 45).
» Erfolgt die Belegsicherung oder die Erfassung von
Geschäftsvorfällen unmittelbar nach Eingang oder Entstehung
mittels DV-System (elektronische Grund(buch)aufzeichnungen),
so stellt sich die Frage der Zumutbarkeit und Praktikabilität
hinsichtlich der zeitgerechten Erfassung/Belegsicherung und
längerer Fristen nicht.
3.2.4 Ordnung
» Der Grundsatz der Klarheit verlangt u. a. eine systematische
Erfassung und übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare
Buchungen (Rzn. 53).
» Hieraus folgt, dass die Bücher und Aufzeichnungen nach
bestimmten Ordnungsprinzipien geführt werden müssen und
eine Sammlung und Aufbewahrung der Belege notwendig ist,
durch die im Rahmen des Möglichen gewährleistet wird, dass die
Geschäftsvorfälle leicht und identifizierbar feststellbar und für
einen die Lage des Vermögens darstellenden Abschluss
unverlierbar sind (Rzn. 54).
3.2.5 Unveränderbarkeit
» Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise
verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr
feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen
werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich
oder erst später gemacht worden sind (Rzn. 58).
» Änderungen sind sehr wohl zulässig: Veränderungen und Löschungen
von und an Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und
anderen Unterlagen müssen protokolliert werden (Rzn. 59).
» Der Nachweis der Durchführung der in dem jeweiligen Verfahren
vorgesehenen Kontrollen u. a. durch Verarbeitungsprotokolle sowie
durch die Verfahrensdokumentation (Rzn. 60).
„Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. Ist kein
Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Zweck der Belege ist es, den
sicheren und klaren Nachweis über den Zusammenhang zwischen den Vorgängen in der
Realität einerseits und dem aufgezeichneten oder gebuchten Inhalt in Büchern oder sonst
erforderlichen Aufzeichnungen und ihre Berechtigung andererseits zu erbringen
(Belegfunktion) (…) Die Belegfunktion ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der
Buchführung und sonst erforderlicher Aufzeichnungen. Sie gilt auch bei Einsatz eines DV-
Systems.“ (Rzn. 61)
„Zur Erfüllung der Belegfunktionen sind deshalb Angaben zur Kontierung, zum
Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Papierbeleg
erforderlich. Bei einem elektronischen Beleg kann dies auch durch die Verbindung mit
einem Datensatz mit Angaben zur Kontierung oder durch eine elektronische
Verknüpfung (z. B. eindeutiger Index, Barcode) erfolgen. Ein Steuerpflichtiger hat
andernfalls durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die Geschäftsvorfälle
auch ohne Angaben auf den Belegen in angemessener Zeit progressiv und retrograd
nachprüfbar sind.“ (Rzn. 64)
4.1 Erfassungsgerechte Aufbereitung der
Buchungsbelege (1)
„Jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg zugrunde liegen, mit folgenden Inhalten:
Eindeutige Belegnummer (z. B.
Index, Paginiernummer,
Dokumenten-ID, fortlaufende
Rechnungsausgangs-nummer)
Angabe zwingend (§ 146 Absatz 1
Satz 1 AO, vollständig, geordnet)
(Belegsicherung)
Bei umfangreichem Beleganfall ist
Zuordnung und Identifizierung
regelmäßig nicht aus Belegdatum
oder anderen Merkmalen
eindeutig ableitbar.
Belegaussteller und -empfänger Soweit dies zu den
branchenüblichen Min-
destaufzeichnungspflichten gehört
bestehen (z. B. § 33 UStDV)
Buchungsbelege (2)
Betrag bzw. Mengen- oder
Wertangaben, aus denen sich der
zu buchende Betrag ergibt
Angabe zwingend (BFH vom 12.
Mai 1966, BStBl III S. 372);
Veränderung des Anlage- und
Umlaufvermögens sowie des
Eigen- und Fremdkapitals
Währungsangabe und
Wechselkurs bei Fremdwährung
Hinreichende Erläuterung des
Hinweis auf BFH-Urteil vom 12.
Mai 1966, BStBl III S. 372; BFH-
Urteil vom 1. Oktober 1969, BStBl
II 1970 S. 45
Buchungsbelege (3)
Belegdatum Angabe zwingend (§ 146 Absatz 1
Satz 1 AO, zeitgerecht).
Identifikationsmerkmale für eine
chronologische Erfassung, bei
Bargeschäften regel-mäßig
Evtl. zusätzliche Erfassung der
Belegzeit bei umfangreichem
Verantwortlicher Aussteller,
4.2 Erfassungsgerechte Aufbereitung der
Buchungsbelege (4)
„Buchungsbelege sowie abgesandte oder empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
in Papierform oder in elektronischer Form enthalten darüber hinaus vielfach noch
weitere Informationen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die
Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung
und damit ebenfalls aufzubewahren sind. Dazu gehören z.B.:
» Mengen- oder Wertangaben zur Erläuterung des Buchungsbetrags, sofern
nicht bereits unter Rz. 77 berücksichtigt,
» Einzelpreis (z. B. zur Bewertung),
» Valuta, Fälligkeit (z. B. zur Bewertung),
» Angaben zu Skonti, Rabatten (z. B. zur Bewertung),
» Zahlungsart (bar, unbar),
» Angaben zu einer Steuerbefreiung.“
(Rzn. 79)
5. Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher
Reihenfolge und in sachlicher Ordnung
(Grund(buch)aufzeichnungen, Journal- und
Kontenfunktion)
„Der Steuerpflichtige hat organisatorisch und technisch
sicherzustellen, dass die elektronischen Buchungen und sonst
erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen vollständig, richtig,
zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (§ 146 Absatz 1
Satz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB). Jede Buchung oder Aufzeichnung
muss im Zusammenhang mit einem Beleg stehen (BFH-Urteil vom
24. Juni 1997, BStBl II 1998 S. 51).“ (Rzn. 82)
5.1 Verbuchung im Journal (Journalfunktion) (1)
„Sie dient dem Nachweis der tatsächlichen und zeitgerechten
Verarbeitung der Geschäftsvorfälle.“ (Rzn. 90)
„Die Journalfunktion ist nur erfüllt, wenn die gespeicherten
Aufzeichnungen gegen Veränderung oder Löschung geschützt
sind.“ (Rzn. 92)
„Fehlerhafte Buchungen können wirksam und nachvollziehbar
durch Stornierungen oder Neubuchungen geändert werden (siehe
unter 8.). Es besteht deshalb weder ein Bedarf noch die
Notwendigkeit für weitere nachträgliche Veränderungen einer
einmal erfolgten Buchung.“ (Rzn. 93)
5.1 Verbuchung im Journal (Journalfunktion) (2)
„Zur Erfüllung der Journalfunktion und zur Ermöglichung der Kontenfunktion sind bei der
Buchung insbesondere die nachfolgenden Angaben zu erfassen oder bereit zu stellen:
» Eindeutige Belegnummer (siehe Rzn. 77),
» Buchungsbetrag (siehe Rzn. 77),
» Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung (siehe Rzn. 77),
» Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls (siehe Rzn. 77) - kann (bei Erfüllung der
Journal- und Kontenfunktion) im Einzelfall bereits durch andere in Rzn. 94 aufgeführte
Angaben gegeben sein,
» Belegdatum, soweit nicht aus den Grundaufzeichnungen ersichtlich (siehe Rzn. 77 und
» Buchungsdatum,
» Erfassungsdatum, soweit nicht aus der Grundaufzeichnung ersichtlich (siehe Rzn. 85),
» Autorisierung soweit vorhanden,
» Buchungsperiode/Voranmeldungszeitraum (Ertragsteuer/Umsatzsteuer),
5.1 Verbuchung im Journal (Journalfunktion) (3)
» Umsatzsteuersatz (siehe Rzn. 78),
» Steuerschlüssel, soweit vorhanden (siehe Rzn. 78),
» Umsatzsteuerbetrag (siehe Rzn. 78),
» Umsatzsteuerkonto (siehe Rzn. 78),
» Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (siehe Rzn. 78),
» Steuernummer (siehe Rzn. 78),
» Konto und Gegenkonto,
» Buchungsschlüssel (soweit vorhanden),
» Soll- und Haben-Betrag,
» eindeutige Identifikationsnummer (Schlüsselfeld) des Geschäftsvorfalls (soweit
zahlreiche Soll- oder Habenkonten [Splitbuchungen] vorhanden). Über die einheitliche
und je Wirtschaftsjahr eindeutige Identifikationsnummer des Geschäftsvor-falls muss
die Identifizierung und Zuordnung aller Teilbuchungen einschließlich Steuer-, Sammel-,
Verrechnungs- und Interimskontenbuchungen eines Geschäfts-vorfalls gewährleistet
» Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO (siehe unter 3.) hat
der Steuerpflichtige Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu
protokollieren. Hierzu gehören beispielsweise (Rzn. 100):
» Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen, auf Basis entsprechender
Zugangs- und Zugriffsberechtigungskonzepte (z. B. spezifische Zugangs-
und Zugriffsbe-rechtigungen),
» Funktionstrennungen,
» Erfassungskontrollen (Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen),
» Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe,
» Verarbeitungskontrollen,
» Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte
Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten.
» Die Beschreibung des IKS ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation
» Der Steuerpflichtige hat sein DV-System gegen Verlust (z. B.
Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl) zu
sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen
(z. B. durch Zugangs- und Zugriffskontrollen) zu schützen.
8. Unveränderbarkeit, Protokollierung von
» Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht in einer Weise
feststellbar ist (Rzn. 107).
» Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr
dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und
Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess
eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht
mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben,
gelöscht, geändert oder verfälscht werden können (Rzn, 108).
» Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen
Dokumente und elektronischen Unterlagen kann sowohl
hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere
Datenträger) als auch softwaremäßig (z. B. Sicherungen,
Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische
Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) als auch
organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten)
gewährleistet werden (Rzn. 110).
» Spätere Änderungen sind ausschließlich so vorzunehmen, dass
sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass
Veränderungen vorgenommen wurden, erkennbar bleiben (Rdn.
» Protokollierung von Änderungen
» Auch eine Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar
sein (Rzn. 111).
» Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten,
Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische
Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen,
sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor
Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden
(Rnz. 117).
» Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter
Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der
Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (Rnz. 117).
9.1 Maschinelle Auswertbarkeit
» Eine maschinelle Auswertbarkeit ist nach diesem Beurteilungsmaßstab bei
aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen,
elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen u. a. gegeben, die
» mathematisch-technische Auswertungen ermöglichen,
» eine Volltextsuche ermöglichen,
» auch ohne mathematisch-technische Auswertungen eine Prüfung im
weitesten Sinne ermöglichen (z. B. Bildschirmabfragen, die
Nachverfolgung von Verknüpfungen und Verlinkungen oder die
Textsuche nach bestimmten Eingabekriterien) (Rzn. 126).
» Mathematisch - technische Auswertung bedeutet, dass alle in den
aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen
enthaltenen Informationen automatisiert (DV-gestützt) interpretiert,
dargestellt, verarbeitet sowie für andere Datenbankanwendungen und
eingesetzter Prüfsoftware direkt, ohne weitere Konvertierungs- und
Bearbeitungsschritte und ohne Informationsverlust nutzbar gemacht werden
können (Rzn. 127).
» Bei Einsatz von Kryptografietechniken ist sicherzustellen, dass
die verschlüsselten Unterlagen im DV- System in entschlüsselter
Form zur Verfügung stehen. Werden Signaturprüfschlüssel
verwendet, sind die eingesetzten Schlüssel aufzubewahren. Die
Aufbewahrungspflicht endet, wenn keine der mit den Schlüsseln
signierten Unterlagen mehr aufbewahrt werden müssen (Rzn.
» Bei Umwandlung (Konvertierung) aufbewahrungspflichtiger
Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-
Format) sind beide Versionen zu archivieren.
9. 3 Auslagerung von Daten aus dem
Produktivsystem und Systemwechsel
» Bei einer erforderlichen Datenumwandlung (Migration) darf
ausschließlich das Format der Daten (z. B. Datums- und
Währungsformat) umgesetzt, nicht aber eine inhaltliche
Änderung der Daten vorgenommen werden. Die
vorgenommenen Änderungen sind zu dokumentieren (Rzn. 142).
» Das neue System, das Archivsystem oder das andere System
muss in quantitativer und qualitativer Hinsicht die gleichen
Auswertungen der aufzeichnungs- und
aufbewahrungspflichtigen Daten ermöglichen, als wären die
Daten noch im Produktivsystem (Rzn. 142).
» Auch an die DV-gestützte Buchführung wird die Anforderung gestellt,
dass Geschäftsvorfälle für die Dauer der Aufbewahrungsfrist retrograd
und progressiv prüfbar bleiben müssen (Rzn. 146).
» Von einem sachverständigen Dritten kann zwar Sachverstand
hinsichtlich der Ordnungsvorschriften und allgemeiner DV -
Sachverstand erwartet werden, nicht jedoch spezielle,
produktabhängige System- oder Programmierkenntnisse.
» Für die Prüfung ist eine aussagefähige und aktuelle
Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw.
Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert
(Rzn. 150).
10.1 Verfahrensdokumentation (1)
» Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte
Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt,
Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig
und schlüssig ersichtlich sind. (Rzn. 151).
» Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch
und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen
Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die
Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen
Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der
Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der
Reproduktion (Rzn. 152).
10.1 Verfahrensdokumentation (2)
» Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer
allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer
technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation
(Rzn. 153)
» Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und
nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene
Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht
(Rzn. 154).
» Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionieren und
eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten (Rzn. 154).
» Die Finanzbehörde hat das Recht, die mit Hilfe eines DV-Systems
erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch
Datenzugriff zu prüfen (Rzn. 158).
» Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen
steuerlicher Außenprüfungen zu. Durch die Regelungen zum
Datenzugriff wird der sachliche Umfang der Außenprüfung nicht
erweitert. Gegenstand der Prüfung sind die nach außersteuerlichen
und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und die
aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (Rzn. 159).
» Neben den Daten müssen insbesondere auch die Teile der
Verfahrensdokumentation auf Verlangen zur Verfügung gestellt
werden, die einen vollständigen Systemüberblick ermöglichen und für
das Verständnis des DV-Systems erforderlich sind (Rzn. 160).
11.1 Zugriffsarten
» Bei der Ausübung des Rechts auf Datenzugriff stehen der
Finanzbehörde nach dem Gesetz drei gleichberechtigte Möglichkeiten
zur Verfügung (Rzn. 163).
» Die Entscheidung, von welcher Möglichkeit des Datenzugriffs die
Finanzbehörde Gebrauch macht, steht in ihrem pflichtgemäßen
Ermessen; falls erforderlich, kann sie auch kumulativ mehrere
Möglichkeiten in Anspruch nehmen (Rzn. 164).
» Unmittelbarer Datenzugriff (Z1)
» Mittelbarer Datenzugriff (Z2)
» Datenträgerüberlassung (Z3)
11.1.1 Zugriffsarten- Unmittelbarer Datenzugriff
» Die Finanzbehörde hat das Recht, selbst unmittelbar auf das DV-System
dergestalt zuzugreifen, dass sie in Form des Nur-Lesezugriffs Einsicht in
die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nimmt und die
vom Steuerpflichtigen oder von einem beauftragten Dritten eingesetzte
Hard- und Software zur Prüfung der gespeicherten Daten einschließlich
der jeweiligen Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie der
entsprechenden Verknüpfungen (z. B. zwischen den Tabellen einer
relationalen Datenbank) nutzt (Rzn. 165).
» Dabei darf sie nur mit Hilfe dieser Hard- und Software auf die
elektronisch gespeicherten Daten zugreifen. Dies schließt eine
Fernabfrage (Online-Zugriff) der Finanzbehörde auf das DV- System des
Steuerpflichtigen durch die Finanzbehörde aus (Rzn. 174).
11.1.2 Zugriffsarten- Mittelbarer Datenzugriff (Z2)
» Die Finanzbehörde kann vom Steuerpflichtigen auch verlangen,
dass er an ihrer Stelle die aufzeichnungs- und
aufbewahrungspflichtigen Daten nach ihren Vorgaben maschinell
auswertet oder von einem beauftragten Dritten maschinell
auswerten lässt, um anschließend einen Nur-Lesezugriff
11.1.3 Zugriffsarten- Datenträgerüberlassung (Z3)
» Die Finanzbehörde kann ferner verlangen, dass ihr die
aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten,
einschließlich der jeweiligen Meta-, Stamm- und
Bewegungsdaten sowie der internen und externen
Verknüpfungen (z. B. zwischen den Tabellen einer relationalen
Datenbank), und elektronische Dokumente und Unterlagen auf
einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger zur
Auswertung überlassen werden.
» Die Finanzbehörde ist nicht berechtigt, selbst Daten aus dem DV-
System herunterzuladen oder Kopien vorhandener
Datensicherungen vorzunehmen
11.2 Mitwirkungspflicht
» Der Steuerpflichtige hat die Finanzbehörde bei Ausübung ihres Rechts
auf Datenzugriff zu unterstützen. Dabei entstehende Kosten hat der
Steuerpflichtige zu tragen (Rzn. 171).
System herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen
vorzunehmen (Rzn. 171).
» Mangels Nachprüfbarkeit akzeptiert die Finanzbehörde keine Reports
oder Druckdateien, die vom Unternehmen ausgewählte
(„vorgefilterte“) Datenfelder und -sätze auf führen, jedoch nicht mehr
alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten enthalten
(Rzn. 173).
11.2 Mitwirkungspflicht –Zugriffsarten
» Beim unmittelbaren Datenzugriff hat der Steuerpflichtige dem Prüfer die für den
Datenzugriff erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen und ihn für den
Nur Lesezugriff in das DV-System einzuweisen. Die Zugangsberechtigung muss so
ausgestaltet sein, dass dem Prüfer dieser Zugriff auf alle aufzeichnungs- und
aufbewahrungs pflichtigen Daten eingeräumt wird (Rzn. 175).
» Beim mittelbaren Datenzugriff gehört zur Mithilfe des Steuerpflichtigen beim Nur-
Lesezugriff neben der Zurverfügungstellung von Hard- und Software die
Unterstützung durch mit dem DV-System vertraute Personen. Der Umfang der
zumutbaren Mithilfe richtet sich nach den betrieblichen Gegebenheiten des
Unternehmens. Hierfür können z. B. seine Größe oder Mitarbeiterzahl
Anhaltspunkte sein
» Bei der Datenträgerüberlassung sind der Finanzbehörde mit den gespeicherten
Unterlagen und Aufzeichnungen alle zur Auswertung der Daten notwendigen
Informationen in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen
12 Kassenprüfung - Checkliste
» GoBD Oberste Finanzbehörde der Länder (2014). Grundsätze
zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von
Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in
elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
GZ: IV A 4 S 0316/13/10003