Source: https://www.treysse.com/2018/04/05/dsgvo-in-der-anwaltskanzlei-die-informationspflichten-teil-1/
Timestamp: 2018-08-18 04:09:45
Document Index: 54011926

Matched Legal Cases: ['Art. 13', 'Art. 13', 'Art. 13', 'Art. 13', 'Art. 13', 'Art. 12', 'Art. 13', 'Art. 13', '§ 32', 'Art. 5', 'Art. 83', 'Art. 13']

DSGVO in der Anwaltskanzlei (die Informationspflichten Teil 1) - Organisationsberatung Treysse
Die DSGVO unterscheidet also
zwischen einer sogenannten „Direkterhebung „ und einer
sogenannten „Dritterhebung „.
Nachfolgend möchte ich auf die Informationspflichten bei einer Direkterhebung nach Art. 13 DSGVO eingehen, den Regelfall bei der Annahme eines Mandats von einem neuen Mandanten.
Die anderen, vielfältigen in der DSGVO noch vorhandenen Transparenzpflichten, werden Gegenstand eines gesonderten Artikels werden.
Art. 13 DSGVO unterscheidet bei der Informationspflicht wiederum zwischen
Informationen, die der betroffenen Person mitzuteilen sind (Art. 13 Abs. 1 DSGVO) und
Informationen die der betroffenen Person zur Verfügung zu stellen sind (Art. 13 Abs. 2 DSGVO)
Mitzuteilende Informationen
Folgende Informationen sind der betroffenen Person zur Verfügung zu stellen
Zeitpunkt der Mitteilung und der Zurverfügungstellung
Beides, also Mitteilung und Zurverfügungstellung hat zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten zu erfolgen. Dieses wird in einigen Fällen auf Probleme stoßen.
Denken Sie nur daran, dass ein potentieller Mandant anruft und einen Besprechungstermin vereinbaren will.
Bereits die Aufnahme seines Nachnamens, um diesen in den elektronischen Terminkalender einzutragen, stellt eine Erhebung im Sinne der DSGVO dar.
Soll die Mitarbeiterin im Telefondienst nun beginnen den Informationspflichten nach Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DSGVO nachzukommen, während sie den Namen „erhebt „?
Weder glaube ich, dass ein potentieller Mandant hierfür die Geduld aufbringen würde, noch dass es organisatorisch auf Dauer machbar wäre.
Insoweit ist der Verordnungsgeber über das Ziel hinaus geschossen und es wird eine Anpassung notwendig sein.
Der GDD geht in seiner Praxishilfe “DSGVO 7” unter Punkt 3. auf “Besondere Verarbeitungssituationen” ein.
Er führt unter anderem aus, dass bei telefonischer Bestellung oder Reservierung eine Sprachwiedergabe der gesamten Transparenzinformationen nicht zweckdienlich sei und sie könne zum Beispiel als Menüfunktionen (Sprachwiedergabe bzw. Link per SMS aufs Handy) bereitgestellt werden und ansonsten auf eine „leicht zu merkende„ URL verwiesen werden.
Etwas anderes kann meines Erachtens auch nicht für den Fall eines telefonischen Erstkontaktes verlangt werden.
Beim Erscheinen in der Kanzlei sollten dann allerdings die notwendigen Informationen vollständig und umfassend mitgeteilt und zur Verfügung gestellt werden.
Art der Zurverfügungstellung und Mitteilung
Nach Art. 12 Abs. 1 Satz 2 DSGVO erfolgt die Übermittlung der Informationen schriftlich oder in anderer Form, gegebenenfalls elektronisch.
Sie sollten dem neuen Mandanten also die Information in Form eines Merkblattes zur Verfügung stellen, ihm die Zeit geben, es durchzulesen und sich schriftlich bestätigen lassen, dass er die Informationen nach Art. 13 DSGVO erhalten hat.
Das kann z. B. in – hoffentlich kurzen – Wartezeit erfolgen. Viele von uns kennen das ja schon aus den ärztlichen Wartezimmern, wo Daten schriftlich vorab zur Verfügung gestellt werden.
Selbstverständlich hat der Verordnungsgeber auch Ausnahmen vorgesehen.Eine der Ausnahmen findet sich in Art. 13 Abs. 4 DSGVO.
Keine Informationspflicht besteht, wenn und soweit die betroffene Person bereits über die Informationen verfügt.
Insoweit haben sie praktisch dieses Informationsproblem maximal ein mal pro Mandant. Organisatorisch sollten Sie es so gestalten, dass sie den Nachweis darüber, dass sie ihrer Informationspflicht nachgekommen sind, gesondert aufbewahren, unabhängig vom jeweiligen Mandat.
Auch der deutsche Gesetzgeber hat Ausnahmen in §§ 32, 33 BDSG_neu vorgesehen. Diese helfen Ihnen aber im vorliegenden Fall nicht weiter und es ist umstritten, ob diese Ausnahmen, soweit sie über die der DSGVO hinausgehen, Bestand haben werden.
Nachweis der Erfüllung der Informationspflicht
Hintergrund ist, dass sie im Hinblick auf das Transparenzgebot stets den Nachweis der ordnungsgemäßen Erledigung ihrer Informationspflichten zu erbringen haben. Dieses ergibt sich aus Art. 5 Abs. 1 lit. a und Abs. 2 DSGVO.
Sie sollten diese Informationspflicht sehr ernst nehmen.
Bei Verstoß gegen diese Pflichten kann nach Art. 83 Abs. 5 lit. b DSGVO eine Geldbuße erhoben werden.
Sicherlich wird nicht die Möglichkeit der Geldbuße (bis 20.000.000 EUR oder im Fall eines Unternehmens von bis zu 4 % des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes) bei einem einmaligen Verstoß voll ausgeschöpft werden, jedoch kann die Geldbuße empfindlich sein und letztendlich auch schädlich für das Ansehen der Kanzlei.
Ich hatte oben über die Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO unter „Zeitpunkt der Mitteilung und der Zurverfügungstellung„ bereits auf die Probleme bei einem telefonischen Erstkontakt hingewiesen und dort unter anderem auf die Praxishilfe des GDD hingewiesen.
Zwischenzeitlich hat das unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein – allerdings bezogen auf selbstständige Heilberufe – sich mit dem Thema (abgerufen am 12.04.2018, 14:45) umfassend auseinandergesetzt.
Es führt dazu unter anderem aus:
“Diese Informationen müssen den Patienten im zeitlichen Zusammenhang mit der Erhebung der Daten zur Verfügung gestellt werden.
Ebenso wenig ist es erforderlich, den Patienten die Informationen schon am Telefon vorzulesen, wenn diese anrufen, um einen Termin zu vereinbaren. Nicht ausreichend wäre es andererseits, wenn die Informationen lediglich in der Praxis ausgehängt werden.”
Etwas anderes kann auch für die Anwaltskanzlei nicht gelten. Ich gehe davon aus, dass diese sinnvolle und praxisnahe Lösung sich durchsetzen wird.
Bezüglich der Nachweispflicht für die Erfüllung der Informationspflicht rate ich jedoch an, diese sich grundsätzlich einmalig durch den Mandanten durch Unterzeichnung bestätigen zu lassen.
Teil 1 Muster
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