Source: https://www.hettwer-beratung.de/sepa-spezialwissen/sepa-mandatsvertrag/mandat-archivierung/
Timestamp: 2018-08-18 04:18:21
Document Index: 144229728

Matched Legal Cases: ['§ 126', '§ 126', '§ 147', '§ 146', '§ 257', '§ 147', '§ 147', 'Art. 97', '§ 19', '§ 147', 'Art. 97', '§ 19', '§ 147', 'Art. 97', '§ 19']

SEPA Mandatsvertrag Mandat Archivierung (Original, Digital) - HUB
SEPA Mandat Archivierung
Der Zahlungsempfänger ist dem SEPA Regelwerk nach verpflichtet, das vom Zahlungspflichtigen erteilte SEPA Mandat (einschließlich etwaiger Änderungen) im Original aufzubewahren.
Zusätzlich kann das SEPA Mandat in De-Materialisierter Form archiviert werden. Für die SEPA Mandat Archivierung müssen die Regeln der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) beachtet werden.
Die Speicherung des SEPA Mandates hat auf einem Datenträger zu erfolgen, der Änderungen nicht mehr zulässt.
Bei einer temporären Speicherung auf einem änderbaren Datenträger muss das Datenverarbeitungssystem sicherstellen, dass Änderungen nicht möglich sind. Bei Einsatz von Kryptographietechniken sind die verschlüsselte und die entschlüsselte Unterlage aufzubewahren.
Nach Erlöschen eines SEPA Mandates, ist dieses im Original noch für einen Zeitraum von mindestens 14 Monaten - gerechnet vom Einreichungsdatum der letzten eingezogenen SEPA Lastschrift - aufzubewahren.
Im Rahmen der Änderungen der Inkassovereinbarungen können seit dem 9. Juli 2012 SEPA Mandate gemäß den gesetzlichen Vorschriften archiviert werden. Welche Vorschriften hierbei für den jeweiligen Lastschrifteinreicher gelten, ist von diesem bei seiner Bank zu klären.
Sollte es im Zusammenhang eines SEPA Lastschriftverfahren zu einem Urkundenprozess kommen, scheint es empfehlenswert zu sein, dass im Zweifelsfall ein SEPA Mandat im Original (d.h. papierhaft) vorgelegt werden kann.
Insofern sollte ein Zahlungsempfänger, der mit dem SEPA Mandat auf eine gesetzlich zulässige elektronische Archivierungsform übergehen möchte, für die geplante Maßnahme eine Risikoabwägung vornehmen, ggf. unter zu Hilfenahme einer aktuellen SEPA Rechtsprechung.
Die Aufbewahrung von SEPA Mandaten richtet sich grundsätzlich nach den nationalen gesetzlichen Bestimmungen, auf die die Inkassovereinbarungen verweisen. In Deutschland kann zum Beispiel eine Aufbewahrung in der gesetzlich vorgegeben Form erfolgen (verweis auf Schriftform gem. § 126 BGB bzw. Textform gem. § 126d BGB), d.h. nicht zwingend im Original.
Dieses entspricht auf den HGB Regelungen, wonach innerdeutsch ein Scannen eines Original SEPA Mandat für eine Einhaltung der rechtlichen Aufbewahrungsverpflichtung ausreicht.
Fraglich bleibt jedoch, ob diese Handhabung auch gegenüber Kreditinstituten/ Zahlungspflichtigen anderer SEPA Teilnehmerländer rechtswirksam angewendet werden kann.
Des Weiteren gelten auch die Aufbewahrungsfristen gemäß HGB und AO. Nach dem HGB sind SEPA Mandate als empfangene Handelsbriefe zu betrachten, die 6 Jahre aufzubewahren sind
Die GDPdU definiert einerseits die Archivierung von elektronischen Abrechnungen (Finanzbehörde) und andererseits die sonstigen aufbewahrungspflichtigen elektronischen Dokumenten .
Ein Mandat zählt zu den sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, die i.S.d. § 147 Abs. 1 AO digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden: Das dabei angewendete Verfahren muss den den GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV gestützter Buchführungssysteme) entsprechen. Der Originalzustand der übermittelten ggf. noch verschlüsselten Daten muss erkennbar sein (§ 146 Abs. 4 AO).
Wer mögliche Beweisprobleme vermeiden möchte, bewahrt das SEPA Mandat im Original auf.
Jede Änderung, die sich auf das SEPA Mandat bezieht, muss/ sollte auch in einer SEPA Mandatsverwaltung dokumentiert und historisiert werden. Ein mit dem Zahlungspflichtigen geführter mandatsbezogener Schriftwechsel (z.B. Einholen eines SEPA Mandates oder einer Unterschrift) sollte ebenfalls mit dem SEPA Mandat verknüpft werden.
Für die Abwicklung der erforderlichen Funktionen im Zusammenhang mit dem SEPA Mandat gibt es verschiedene Lösungsansätze, d.h. eine zentrale oder dezentrale SEPA Mandatsverwaltung sowie andere Kombinationsformen.
Auszug Handelsgesetzbuch (HGB)
§ 257 HGB Aufbewahrung von Unterlagen - Aufbewahrungsfristen
Auszug Abgabenordnung (AO)
§ 147 Abgabenordnung - Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
Die in Absatz 1 Nr. 1, 4 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind.
(+++ § 147 Abs. 2: Anzuwenden ab 1.1.2002 gem. Art. 97 § 19b AOEG 1977 +++)
(+++ § 147 Abs. 3: Zur Anwendung vgl. Art. 97 § 19a AOEG 1977 +++)
(+++ § 147 Abs. 5 u. 6: Anzuwenden ab 1.1.2002 gem. Art. 97 § 19b AOEG 1977 +++)
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