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Timestamp: 2020-08-03 12:22:59
Document Index: 293546708

Matched Legal Cases: ['§ 257', '§ 257', '§ 14', '§ 14', '§ 13', '§ 14', '§ 14', '§ 14', '§ 31', '§ 14']

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Bilanzierung [ Stand: 30.06.2020 ]
Beim ersetzenden Scannen soll nach dem Scanvorgang der Originalbeleg vernichtet werden. Hingegen wird beim informativen Scannen der Originalbeleg bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist archiviert.
Der Beleg muss eine Übereinstimmung mit dem Originalbeleg besitzen. Damit ist die bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung gemeint. Das Archivierungsverfahren muss sicherstellen, dass die zu archivierenden Dokumente und Daten den geforderten Grad der Übereinstimmung mit dem Original aufweisen. Ist nach § 257 HGB die bildliche Übereinstimmung der Wiedergabe mit der Originalunterlage gefordert, muss das Archivierungsverfahren daher eine originalgetreue, bildliche Wiedergabe sicherstellen. Die Anforderung an die bildliche Wiedergabe ist erfüllt, wenn alle auf der Originalunterlage enthaltenen Angaben zur Aussage und Beweiskraft des Geschäftsvorfalls originalgetreu bildlich wiedergegeben werden.
Jedes aufbewahrungspflichtige Dokument ist grundsätzlich einzeln und mit allen Bestandteilen zu scannen. Auf den Rückseiten wiedergegebene Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) sind ebenfalls zu scannen, sofern nicht durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt wird, dass die jeweils gültigen AGB den einzelnen Dokumenten zugeordnet werden können.
Jedes aufbewahrungspflichtige Dokument ist grundsätzlich einzeln und mit allen Bestandteilen zu scannen. Auf den Rückseiten wiedergegebene Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) sind ebenfalls zu scannen, sofern nicht durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt wird, dass die jeweils gültigen AGB den einzelnen Dokumenten zugeordnet werden können.*
Für das ersetzende Scannen ist eine Organisationsanweisung* erforderlich, die unter anderem regelt:
Originaldokumente dürfen nur unter den folgenden Voraussetzungen vernichtet werden:*
Die elektronische Archivierung erfolgt nach einem den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechenden Verfahren
Es bestehen neben den handelsrechtlichen Vorschriften in § 257 HGB keine weiteren gesetzlichen Vorschriften, die die Existenz der Originaldokumente verlangen
Es bestehen keine innerbetrieblichen Regelungen oder sonstigen organisatorischen Anforderungen, die einer Vernichtung im Wege stehen
Die Originalunterlagen verkörpern keine Rechte, zu deren Ausübung der Besitz des Originals notwendig ist (z. B. Wertpapiere) oder als Beweismittel nur im Original anerkannt werden (z. B. Vollmachten)*
Es besteht kein Herausgabeanspruch eines Dritten auf das Original (z. B. Scheck, Wechsel).
Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Die Entscheidung hat der Steuerpflichtige zu treffen.*
Grundsätzlich gilt, dass Originaldokumente zu archivieren sind, wenn sie eine rechtsverbindliche Unterschrift tragen oder einen amtlichen Dienststempeldruck.* Rechnungen müssen grundsätzlich nicht unterschrieben werden.*
Mit der Veröffentlichung des GoBD-Schreibens vom 28. November 2019 nennt die Rz. 130, das die elektronische bildliche Erfassung (statt bisher Scannen) von Papierbelegen auch mittels Fotographie zulässig ist. Damit wird ein weiterer Schritt zur Digitalisierung und damit zur effektiven Prozessabwicklung im Rechnungswesen verfolgt. Eine dezentrale bildliche Erfassung von Belegen ist damit zulässig (vgl. auch Rz. 130 bildliche Erfassung im Ausland z. B. auf einer Dienstreise). Die Finanzverwaltung erlaubt unter der Voraussetzung der Vorlage einer wirksamen Verfahrensdokumentation die Papierbelege durch mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets und zugehöriger Anwendungssoftware (sog. „Apps“) abzulichten und zur weiteren Verarbeitung und Aufbewahrung medienbruchfrei in die Unternehmens-EDV zu übertragen. Die Verfahrensdokumentation muss den End-to-end-Prozess (vom Belegeingang, über die Belegverarbeitung, Aufbewahrung und die Bereitstellung für den Datenzugriff) beschreiben.
In der Praxis wird damit die dezentrale Erfassung von Reisekosten möglich, entsprechend der Vorgabe des „alten“ GoBD-Schreibens, zeitnah (unbare Geschäfte müssen grundsätzlich innerhalb von zehn Tagen erfasst werden) die Belege zu erfassen und dennoch endgültig die Papierbelege zu vernichten. Als Prozess wäre damit eine externe Ablichtung möglich. Im Anschluss erfolgt die digitale Übermittlung der Daten und eine zwischenzeitliche beleghafte Archivierung beim Mitarbeiter, bis die Lohnabteilung die Reisekostenabrechnung erstellt hat und keine Rückfragen mehr hat. Danach kann der Papierbeleg vom Mitarbeiter vernichtet werden.
Häufig wird in der Praxis hiergegen der Einwand erhoben, dass der Mitarbeiter im Rahmen seiner persönlichen Steuererklärung die Belege als Werbungskosten geltend machen kann. Dazu hat er jedoch in der Anlage N zu erklären, ob er die Kosten bereits von seinem Arbeitgeber erstattet bekommen hat, oder nicht. Damit ist dem Mitarbeiter freigestellt eine Steuerhinterziehung zu versuchen. Zu empfehlen ist, dass dem Mitarbeiter in einer Dienstanweisung mitgeteilt wird, dass nach Verstreichen einer Rücksprachefrist er die Belege zu vernichten hat und nicht noch (versucht) diese in seiner persönlichen Steuererklärung als Werbungskosten geltend zu machen.
Der UStAE nimmt in einigen Stellen Bezug auf die Originalrechnung, so beispielsweise:
Sind bei gemeinsamer Auftragserteilung durch mehrere Personen für Zwecke des Vorsteuerabzugs ein oder mehrere Gemeinschafter als Leistungsempfänger anzusehen, hat einer dieser Gemeinschafter das Original der Rechnung und jeder andere dieser Gemeinschafter zumindest eine Ablichtung der Rechnung aufzubewahren.*
Geht die Originalrechnung verloren, kann der Unternehmer den Nachweis darüber, dass ihm ein anderer Unternehmer Steuer für Lieferungen oder sonstige Leistungen gesondert in Rechnung gestellt hat, nicht allein durch Vorlage der Originalrechnung, sondern mit allen verfahrensrechtlich zulässigen Mitteln führen. In Einzelfällen ist auch die Zweitschrift einer Rechnung oder eines Einfuhrbelegs ausreichend.*
Bei begründeten Zweifeln an dem Recht auf Vorsteuerabzug in der beantragten Höhe kann das BZSt verlangen, dass die Vorsteuerbeträge – unbeschadet der Frage der Rechnungshöhe – durch Vorlage von Rechnungen und Einfuhrbelegen im Original nachgewiesen werden.*
Im Falle der Vergütung hat das BZSt die Originalbelege durch Stempelaufdruck oder in anderer Weise zu entwerten.*
Auch einige Banken oder Kapitalgeber verlangen für den Verwendungsnachweis eine „Originalrechnung“
Wird eine Rechnung mit Hilfe des EDV-Systems erstellt, müssen die Daten dieser Rechnung unveränderbar gespeichert werden. Erfolgt danach ein Ausdruck oder eine elektronische Versendung der Rechnung, kann (schon) nicht mehr vom Original gesprochen werden. Ebenso ist nach einem sog. Back-up oder einem „Datenumzug“ kein Original (-Datensatz) mehr vorhanden. Auch die erste „willensbildende“ Rechnung, die das Unternehmen verlässt, kann nicht „das Original“ sein, denn bei einem vorab digitalen E-Mail-Anhang-Versand und gelichzeitigem beleghaften Rechnungsversand kann es nicht „das Original“ geben.
Andererseits kann auch eine Rechnung unbeschadet des § 14c UStG mehrfach versendet werden. Dieses muss allein schon deshalb unbeschadet einer nochmaligen Steuerentstehung möglich sein, so sonst das ZUGFeRD-Format nicht zulässig wäre.* Bei diesem Format wird eine Rechnung sowohl als PDF wie auch als XML-Datensatz versendet.* Problematisch kann es werden, wenn ein Nachdruck (auch häufig als Duplikat oder Zweitschrift) bezeichnet erstellt wird, die nicht inhaltlich mir der Erstschrift übereinstimmt.*
Eine eingescannte mit einem Ausfuhrvermerk versehene Originalrechnung erfüllt nicht die Voraussetzungen für den Nachweis einer steuerfreien Ausfuhrlieferung, wenn das Original nicht vorgelegt werden kann.*
Ist der Leistungsempfänger umsatzsteuerrechtlicher Unternehmer, so hat er einen Anspruch auf Erteilung einer Rechnung mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer, § 14 Abs. 2 UStG. Dieser Anspruch kann u. U. vor einem Zivilgericht geltend gemacht werden, § 13 GVG, da ohne Vorlage einer ordnungsgemäßen Rechnung im Sinne des UStG der Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug nicht geltend machen kann. In der Praxis wird daher bei Vorliegen einer fehlerhaften Rechnung häufig nur der Nettobetrag der Rechnung an den Leistungsempfänger überwiesen und damit der Umsatzsteuerbetrag bis zum Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung einbehalten. Andernfalls könnte beim Leistungsempfänger ein wirtschaftlicher Schaden entstehen, da zwar an den leistenden Unternehmer der Umsatzsteuerbetrag gezahlt wurde, jedoch beim Leistungsempfänger der Vorsteuerabzug (noch) verwehrt wird.
Sind die Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG nicht oder unzutreffend, so kann die Rechnung nach § 14 Abs. 6 Nr. 5 UStG und § 31 Abs. 5 UStDV berichtigt werden. Die Berichtigung kann durch ein Dokument erfolgen das eindeutig auf die fehlerhafte Rechnung hinweist (z. B. unter Nennung der ursprünglichen Rechnungsnummer).
Im Urteil des Finanzgerichts München vom 19. Mai 2010 (3 K 1180/08) ging es um die Frage, ob eine Rechnungsberichtigung nur dann die ursprüngliche fehlerhafte Rechnung ersetzt, wenn der Rechnungsaussteller das Original der Rechnung zurückbekommen hat und vorweisen kann.
Das Finanzgericht hat die Auffassung vertreten, dass die zurückgegebene Rechnung die Rechnungsberichtigung (z. B. durch eine Gutschrift) gegenüber dem Rechnungsempfänger nur dann ersetzen kann, wenn der Rechnungsaussteller das Original der zurückerhaltenen Rechnung vorweisen kann.
Dieser Auffassung muss jedoch kritisch entgegengetreten werden, zumal das Urteil die Neuerungen hinsichtlich der erleichterten Anerkennung von digital übermittelten Rechnungen ab dem 01. Juli 2011 noch nicht enthalten kann. Die Rückgabe einer Originalrechnung beim leistenden Unternehmer kann unter bestimmten Umständen zu einer Haftung nach § 14c Abs. 2 UStG führen.
Die Wirksamkeit der Berichtigung hängt weder von der Rückgabe der Originalrechnung an den Rechnungsaussteller noch davon ab, ob die Finanzverwaltung die Ansprüche gegen den Leistungsempfänger aus der gebotenen Berichtigung des (ggf. vorgenommenen) Vorsteuerabzugs durchsetzen kann vgl. BFH in BFHE 171, 373, BStBl. II 1993, S. 643; Urteil vom 25. Februar 1993 V R 78/88, BFHE 171, 369, BStBl. II 1993, S. 777).
In der Praxis werden häufig eingehende – auf Papier – erstellte Rechnungen (das Original) mithilfe von revisionssicheren Dokumentenmanagementsystemen eingescannt und im Anschluss vernichtet. Eine Rückgabe des Originals ist daher technisch nicht mehr möglich.
Es gibt aber auch das Verfahren, dass nach dem Einscannen der Originalrechnung diese noch händisch geprüft wird und die geprüfte Rechnung als zweites Dokument ebenfalls gescannt wird. Stellt sich bei dieser Vorgehensweise heraus dass eine fehlerhafte Rechnung vorliegt, so wird häufig das Original zurückgesendet. Hier besteht nun die Möglichkeit, dass es zu einer Haftung kommt, da der leistende Unternehmer eine berichtigte Rechnung dem Leistungsempfänger zusendet, dieser aber die fehlerhafte Rechnung schon archiviert hat. Damit rechnet der leistende Unternehmer in der ersten Rechnung über eine Leistung ab, die er nicht ausgeführt hat, er schuldet zwei Mal die Umsatzsteuer.
Im Rahmen des so genannten E-Invoicing ist das Rücksenden einer Rechnung nicht mehr im Original möglich, da bereits der Rechnungseingang (z. B. die E-Mail mit Anhang) unveränderbar im Originalzustand zu archivieren ist.
Daher sollte der leistende Unternehmer in jedem Fall über eine Gutschrift die vormals fehlerhaft erstellte Rechnung „neutralisieren“ und dann eine (neue) Rechnung dem Leistungsempfänger zukommen lassen.
Eine vollständige Farbwiedergabe ist erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (z. B. im Original Minusbeträge in roter Schrift).*
Werden bei standardisierten Eingangs- oder Ausgangsbelegen wiederkehrende Informationen (z. B. Briefkopf) ausgefiltert (Netto-Imaging), muss sichergestellt sein, dass das Netto-Image zum Zeitpunkt der Wiedergabe mit den ausgefilterten Informationen kombiniert werden kann. Bei deren Wiedergabe ist zu beachten, dass durch die Speicherung von Formatangaben die Unterlage in ihrer ursprünglichen Form reproduziert werden kann.
Beim frühen Scannen dient das erzeugte Image als Buchungsgrundlage. Somit werden auf dem archivierten im IT-gestützten Buchführungssystem die relevanten Informationen zur Kontrolle und Buchung erfasst. Im Anschluss an den Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen.*
Beim späten Scannen mit oder ohne Barcode erfolgt die Buchung auf Basis des Originaldokuments (Papierdokument).* Für die spätere eindeutige Zuordnung des Originaldokuments zu der jeweiligen Buchung wird auf dem Originaldokument ein Barcode angebracht. Anhand dieses Barcodes wird der Geschäftsvorfall im IT-gestützten Rechnungslegungssystem erfasst und weiterverarbeitet. Sofern kein Barcode verwendet wird, sind die Dokumente manuell zu kennzeichnen (manuelle Vergabe einer Dokumenten-Identifikation), indem die relevanten Ordnungskriterien der Buchung zum einzelnen Image manuell erfasst und mit der Dokument-Identifikation verknüpft werden.