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Timestamp: 2020-02-27 18:08:34
Document Index: 12140702

Matched Legal Cases: ['Art. 2', 'Art. 31', 'Art. 51', 'Art. 31', 'Art. 4', 'Art. 51', 'Art. 6', 'Art. 8', 'Art. 9', 'Art. 10', 'Art. 2', 'Art. 31', 'Art. 51', 'Art. 6', 'Art. 8', 'Art. 9', 'Art. 10']

Verordnung vom 24. April 2002 über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (Geschäftsbücherverordnung; GeBüV)
Ordonnance du 24 avril 2002 concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico)
Ordinanza del 24 aprile 2002 sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Ordinanza sui libri di commercio; Olc)
Art. 2 Grundsätze ordnungsgemässer Führung und Aufbewahrung ...
3. Abschnitt: Grundsätze für die ordnungsgemässe Aufbewahrun...
gestützt auf Artikel 958f Absatz 4 des Obligationenrechts1,2
1 Wer buchführungspflichtig ist, muss ein Hauptbuch und, je nach Art und Umfang des Geschäfts, auch Hilfsbücher führen.
den Konten (sachlogische Gliederung aller verbuchten Geschäftsvorfälle), auf deren Basis Betriebsrechnung und Bilanz erstellt werden;
dem Journal (chronologische Erfassung aller verbuchten Geschäftsvorfälle).
3 Die Hilfsbücher müssen in Ergänzung zum Hauptbuch die Angaben enthalten, die zur Feststellung der Vermögenslage des Geschäftes und der mit dem Geschäftsbetrieb zusammenhängenden Schuld- und Forderungsverhältnisse sowie der Betriebsergebnisse der einzelnen Geschäftsjahre nötig sind. Darunter fallen insbesondere die Lohnbuchhaltung, die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie die fortlaufende Führung der Warenbestände bzw. der nicht fakturierten Dienstleistungen.
1 Bei der Führung der Geschäftsbücher und der Erfassung der Buchungsbelege sind die anerkannten kaufmännischen Grundsätze einzuhalten (ordnungsgemässe Buchführung).
2 Werden die Geschäftsbücher elektronisch oder auf vergleichbare Weise geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege elektronisch oder auf vergleichbare Weise erfasst und aufbewahrt, so sind die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung einzuhalten.1
3 Die Ordnungsmässigkeit der Führung und der Aufbewahrung der Bücher richtet sich nach den anerkannten Standards zur Rechnungslegung, sofern die Gesetzgebung, insbesondere der 32. Titel des Obligationenrechts und diese Verordnung, nichts anderes vorsehen.2
1 Fassung gemäss Anhang der V vom 21. Nov. 2012 über die anerkannten Standards zur Rechnungslegung, in Kraft seit 1. Jan. 2013 (AS 2012 6709).
2 Fassung gemäss Anhang der V vom 21. Nov. 2012 über die anerkannten Standards zur Rechnungslegung, in Kraft seit 1. Jan. 2013 (AS 2012 6709).
Art. 31Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit)
1 Je nach Art und Umfang des Geschäfts sind die Organisation, die Zuständigkeiten, die Abläufe und Verfahren und die Infrastruktur (Maschinen und Programme), die bei der Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher zur Anwendung gekommen sind, in Arbeitsanweisungen so zu dokumentieren, dass die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege verstanden werden können.1
2 Arbeitsanweisungen sind zu aktualisieren und nach den gleichen Grundsätzen und gleich lang aufzubewahren wie die Geschäftsbücher, die danach geführt wurden.
Art. 51Allgemeine Sorgfaltspflicht
Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sind sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufzubewahren.
1 Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege müssen so aufbewahrt werden, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können.1
2 Soweit es für die Einsicht und die Prüfung erforderlich ist, sind das entsprechende Personal sowie die Geräte oder Hilfsmittel verfügbar zu halten.
3 Im Rahmen des Einsichtsrechts muss die Möglichkeit bestehen, die Geschäftsbücher auf Begehren einer berechtigten Person auch ohne Hilfsmittel lesbar zu machen.
1 Archivierte Informationen sind von aktuellen Informationen zu trennen bzw. so zu kennzeichnen, dass eine Unterscheidung möglich ist. Die Verantwortung für die archivierten Informationen ist klar zu regeln und zu dokumentieren.
Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger.
unveränderbare Informationsträger, namentlich Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger;
veränderbare Informationsträger, wenn:
technische Verfahren zur Anwendung kommen, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten (z.B. digitale Signaturverfahren),
der Zeitpunkt der Speicherung der Informationen unverfälschbar nachweisbar ist (z. B. durch «Zeitstempel»),
die zum Zeitpunkt der Speicherung bestehenden weiteren Vorschriften über den Einsatz der betreffenden technischen Verfahren eingehalten werden, und
die Abläufe und Verfahren zu deren Einsatz festgelegt und dokumentiert sowie die entsprechenden Hilfsinformationen (wie Protokolle und Log files) ebenfalls aufbewahrt werden.
2 Informationsträger gelten als veränderbar, wenn die auf ihnen gespeicherten Informationen geändert oder gelöscht werden können, ohne dass die Änderung oder Löschung auf dem Datenträger nachweisbar ist (wie Magnetbänder, magnetische oder magnetooptische Disketten, Fest- oder Wechselplatten, solid state-Speicher).
2 Die Daten können in andere Formate oder auf andere Informationsträger übertragen werden (Datenmigration), wenn sichergestellt wird, dass:
die Vollständigkeit und die Richtigkeit der Informationen gewährleistet bleiben; und
die Verfügbarkeit und die Lesbarkeit den gesetzlichen Anforderungen weiterhin genügen.
3 Die Übertragung von Daten von einem Informationsträger auf einen anderen ist zu protokollieren. Das Protokoll ist zusammen mit den Informationen aufzubewahren.
Die Verordnung vom 2. Juni 19761 über die Aufzeichnung von aufzubewahrenden Unterlagen wird aufgehoben.
1 [AS 1976 1334]
AS 2002 1399
1 SR 2202 Fassung gemäss Anhang der V vom 21. Nov. 2012 über die anerkannten Standards zur Rechnungslegung, in Kraft seit 1. Jan. 2013 (AS 2012 6709).
(Olico)
du 24 avril 2002 (Etat le 1er janvier 2013)
vu l’art. 958f, al. 4, du code des obligations1,2
Section 1 Livres
1 Toute personne astreinte à tenir des livres doit tenir un grand livre et, selon la nature et la taille de l’entreprise, des livres auxiliaires.
2 Le grand livre se compose:
des comptes (structuration par regroupements logiques et thématiques de toutes les transactions enregistrées), sur la base desquels sont établis le compte d’exploitation et le bilan;
du journal (saisie chronologique de toutes les transactions enregistrées).
3 Les livres auxiliaires doivent contenir, en complément du grand livre, les données nécessaires pour établir la situation financière de l’entreprise, l’état des dettes et des créances se rattachant à l’exploitation, et le résultat des exercices annuels. En font partie notamment la comptabilité des salaires, la comptabilité des débiteurs et des créanciers, et l’inventaire mis à jour en continu des stocks de marchandises ou des prestations qui n’ont pas encore été facturées.
Section 2 Principes généraux
1 La tenue des livres et la saisie des pièces comptables doivent être conformes aux principes commerciaux reconnus (comptabilité conforme au principe de régularité).
2 Lorsque les livres sont tenus et conservés par un moyen électronique ou par un moyen comparable, et lorsque les pièces comptables sont saisies et conservées par un moyen électronique ou par un moyen comparable, le traitement des données sera conforme au principe de régularité.1
3 La régularité de la tenue et de la conservation des livres est régie par les normes comptables reconnues dans la mesure où la législation notamment le titre trente-deuxième du code des obligations et la présente ordonnance n’en disposent pas autrement.2
1 Nouvelle teneur selon l’annexe à l’O du 21 nov. 2012 sur les normes comptables reconnues, en vigueur depuis le 1er janv. 2013 (RO 2012 6709).
2 Nouvelle teneur selon l’annexe à l’O du 21 nov. 2012 sur les normes comptables reconnues, en vigueur depuis le 1er janv. 2013 (RO 2012 6709).
Art. 31Intégrité (authenticité et infalsifiabilité)
Art. 4 Documentation
1 En fonction de la nature et de la taille de l’entreprise, l’organisation, les compétences, les modes de travail et les procédures, ainsi que l’infrastructure (matériel et logiciels) utilisés pour la tenue et la conservation des livres sont consignés dans des instructions de travail de manière à ce que les livres et les pièces comptables puissent être compris.1
2 Les instructions de travail sont actualisées et conservées selon les même principes – et pour une période équivalente – que les livres qu’elles ont servi à établir.
Section 3 Conservation conforme au principe de régularité
Art. 51Devoir général de diligence
Les livres et les pièces comptables doivent être conservés avec soin et ordre, et tenus à l’abri des effets dommageables.
Art. 6 Disponibilité
1 Jusqu’à la fin du délai de conservation, toute personne autorisée doit pouvoir, en tout temps et dans un délai raisonnable, consulter et vérifier les livres et les pièces comptables.1
2 Le personnel, les appareils et les instruments auxiliaires sont mis à disposition en tant qu’ils sont nécessaires à la consultation et à la vérification.
3 Dans le cadre du droit de consultation, la possibilité doit être offerte, à la personne autorisée qui le demande, de rendre les livres lisibles sans l’aide d’instruments auxiliaires.
1 Les informations archivées sont séparées des informations actuelles, ou sont signalées de telle manière que la distinction soit possible. La responsabilité des données archivées doit être clairement réglée et consignée dans un document.
2 L’accès aux données archivées doit être possible dans un délai raisonnable.
Art. 8 Archives
Les informations sont inventoriées systématiquement et protégées contre les accès non autorisés. Les consultations et les accès sont enregistrés. Ces enregistrements sont soumis à la même obligation de conservation que les supports de données.
Section 4 Supports d’information
Art. 9 Supports d’information autorisés
1 Sont autorisés pour la conservation de documents:
les supports d’information non modifiables, notamment le papier, les supports d’images et les supports de données non modifiables;
les supports d’information modifiables si:
des procédés techniques (p. ex. signature électronique) sont utilisés, qui garantissent l’intégrité des informations enregistrées,
le moment où les informations ont été enregistrées peut être prouvé sans possibilité de falsification (p. ex. grâce à un système d’horodatage),
les autres prescriptions relatives à l’utilisation du procédé en question qui existent au moment de l’enregistrement sont respectées, et
les procédures et les modes d’utilisation de ces supports sont consignés et les informations nécessaires (protocoles, journal de bord des connexions [log files]) sont également conservées.
2 Les supports d’information sont réputés modifiables lorsqu’ils peuvent être modifiés ou effacés sans que l’opération soit détectable sur le support de données lui-même (p. ex. bandes magnétiques, disquettes magnétiques ou optico-magnétiques, disques durs ou disques amovibles, disques à l’état solide [solid-state]).
Art. 10 Contrôle et migration des données
1 L’intégrité et la lisibilité des supports d’information sont régulièrement contrôlées.
2 Le format des données peut être modifié et les données peuvent être transférées sur d’autres supports d’information (migration), s’il est garanti:
que les informations restent complètes et exactes, et
que la disponibilité et la lisibilité continuent de satisfaire aux exigences légales.
3 Le transfert des données d’un support d’information à un autre doit faire l’objet d’un procès-verbal. Ce dernier est conservé avec les informations.
L’ordonnance du 2 juin 1976 concernant l’enregistrement des documents à conserver1 est abrogée.
1 [RO 1976 1334]
RO 2002 1399
1 RS 2202 Nouvelle teneur selon l’annexe à l’O du 21 nov. 2012 sur les normes comptables reconnues, en vigueur depuis le 1er janv. 2013 (RO 2012 6709).
Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio
(Ordinanza sui libri di commercio; Olc)
del 24 aprile 2002 (Stato 1° gennaio 2013)
visto l’articolo 958f capoverso 4 del Codice delle obbligazioni1,2
Sezione 1: Libri
1 Chi ha l’obbligo di tenere libri di commercio deve tenere un libro principale e, a dipendenza della natura e dell’estensione dell’azienda, anche libri ausiliari.
2 Il libro principale consta:
dei conti (suddivisione logica di tutte le operazioni contabilizzate), sulla base dei quali sono allestiti il conto d’esercizio e il bilancio;
del giornale (rilevamento cronologico di tutte le operazioni contabilizzate).
3 I libri ausiliari devono contenere, a complemento del libro principale, i dati necessari per stabilire lo stato patrimoniale dell’azienda, i rapporti di debito e di credito derivanti dal corso degli affari e il risultato dei singoli esercizi annuali. Fanno parte dei libri ausiliari, in particolare, la contabilità dei salari, la contabilità dei debitori e dei creditori, come pure l’inventario aggiornato delle merci immagazzinate o delle prestazioni non fatturate.
Sezione 2: Principi generali
Art. 2 Principi di tenuta e conservazione regolari dei libri
1 La tenuta dei libri di commercio e il rilevamento dei documenti contabili devono essere conformi ai principi commerciali riconosciuti (contabilità regolare).
2 Se i libri di commercio sono tenuti e conservati su supporto elettronico o in modo analogo e i documenti contabili sono rilevati e conservati su supporto elettronico o in modo analogo, occorre rispettare i principi del trattamento regolare dei dati.1
3 La regolarità della tenuta e della conservazione dei libri è retta dalle norme contabili riconosciute, sempreché il Titolo trentesimosecondo del Codice delle obbligazioni, la presente ordinanza e altre disposizioni esecutive non dispongano diversamente.2
1 Nuovo testo giusta l’all. all’O del 21 nov. 2012 sulle norme contabili riconosciute, in vigore dal 1° gen. 2013 (RU 2012 6709).
2 Nuovo testo giusta l’all. all’O del 21 nov. 2012 sulle norme contabili riconosciute, in vigore dal 1° gen. 2013 (RU 2012 6709).
Art. 31Integrità (autenticità e impossibilità di falsificazione)
I libri di commercio devono essere tenuti e conservati e i documenti contabili rilevati e conservati in modo che un’eventuale modifica sia constatabile.
1 A dipendenza della natura e dell’estensione dell’azienda, l’organizzazione, le competenze, i modi di lavoro e le procedure, l’infrastruttura (macchinari e programmi informatici) applicati per tenere e conservare i libri di commercio devono essere documentati sotto forma di istruzioni di lavoro in un modo che permetta la comprensione dei libri di commercio e dei documenti contabili.1
2 Le istruzioni di lavoro sono aggiornate e conservate secondo gli stessi principi e per lo stesso lasso di tempo previsti per i libri di commercio tenuti conformemente a dette istruzioni.
Sezione 3: Principi della conservazione regolare
Art. 51Obbligo di diligenza generale
I libri di commercio e i documenti contabili devono essere conservati con cura, in modo ordinato e protetti da influenze dannose.
Art. 6 Disponibilità
1 I libri di commercio e i documenti contabili devono essere conservati in modo che la persona autorizzata possa consultarli e verificarli entro un termine adeguato, fino alla fine del periodo di conservazione.1
2 Il personale, gli apparecchi e i mezzi ausiliari sono messi a disposizione se necessario per la consultazione e la verifica.
3 Nel quadro del diritto di consultazione è resa possibile alla persona autorizzata che lo chieda la lettura dei libri di commercio anche senza mezzi ausiliari.
1 Le informazioni archiviate sono separate da quelle attuali oppure contrassegnate in modo tale da permetterne la distinzione. La responsabilità per le informazioni archiviate è disciplinata e documentata in modo chiaro.
2 È garantito l’accesso entro un termine adeguato ai dati archiviati.
Art. 8 Archivio
Le informazioni sono inventariate sistematicamente e protette da accessi non autorizzati. Gli accessi e le consultazioni sono registrati. Tali registrazioni soggiacciono allo stesso obbligo di conservazione dei supporti di dati.
Sezione 4: Supporti d’informazione
Art. 9 Supporti d’informazione ammessi
1 Sono ammessi per la conservazione di documenti:
i supporti d’informazione inalterabili, segnatamente la carta, i supporti d’immagini e i supporti di dati inalterabili;
i supporti d’informazione alterabili quando:
sono applicati procedimenti tecnici che garantiscono l’integrità delle informazioni registrate (ad es. firma digitale);
è possibile provare in modo inequivocabile il momento della memorizzazione delle informazioni (ad es. per mezzo della marcatura oraria);
sono rispettate le ulteriori prescrizioni concernenti l’impiego dei relativi procedimenti tecnici in vigore al momento della memorizzazione; e
sono stabiliti e documentati gli svolgimenti e i procedimenti atti al loro impiego come pure conservate le informazioni necessarie (verbali e log files).
2 I supporti d’informazione sono considerati alterabili quando le informazioni memorizzate su di essi possono essere modificate o cancellate senza che sia possibile provarne la modifica o la cancellazione sul supporto di dati (nastri magnetici, dischetti magnetici o magneto ottici, dischi rigidi o amovibili, supporto solid state).
Art. 10 Esame e migrazione di dati
1 L’integrità e leggibilità dei supporti d’informazione sono esaminate regolarmente.
2 I dati possono essere trasferiti in altri formati o su altri supporti d’informazione (migrazione di dati) quando è garantito che:
le informazioni rimangono complete ed esatte;
la disponibilità e la leggibilità continuano a soddisfare le esigenze legali.
3 La migrazione di dati da un supporto d’informazione a un altro è iscritta a verbale. Quest’ultimo è conservato assieme alle informazioni.
L’ordinanza del 2 giugno 19761 concernente la registrazione di documenti da conservare è abrogata.
1 [RU 1976 1334]
RU 2002 1399
1 RS 2202 Nuovo testo giusta l’all. all’O del 21 nov. 2012 sulle norme contabili riconosciute, in vigore dal 1° gen. 2013 (RU 2012 6709).