Source: http://www.cote-azur.cnrs.fr/Services/Sfc/FAQ/;view
Timestamp: 2017-04-27 03:09:03+00:00
Document Index: 278466816

Matched Legal Cases: ["l'article 206", "l'article 271", '§2', '§ 2', '§ 2', '§ 3', '§ 3', '§ 3']

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Un chercheur souhaite acheter un ordinateur portable Apple avec clavier suédois.Notre informaticien s'est renseigné auprès de France Système et cela n'est pas possible.
- pouvons nous faire un bon de commande auprès d'un fournisseur suédois ou- le chercheur peut il acheté directement l'ordinateur portable en Suède et nous lui remboursons à son retour (demande de remboursement au comptant)
Réponse : Les marchés nationaux permettent au CNRS de bénéficier de conditions tarifaires avantageuses et évitent aux laboratoires la mise en place de procédures de mise en concurrence. Le recours à ses marchés est prioritaire lorsque l'achat est destiné à la conduite des activités de recherches et obligatoire pour les autres achats. Toutefois, si le titulaire d'un marché national n'est pas en mesure de satisfaire à un besoin dans le cadre des activités de recherches, le laboratoire a la possibilité de déroger au marché national. Cette dérogation doit être justifiée et faire l'objet d'un certificat administratif signé par le Directeur d'unité. De plus, cette dérogation ne dispense pas le laboratoire de respecter les règles de mise en concurrence et de publicité applicables au CNRS. L'achat d'un ordinateur avec clavier suédois auprès d'un autre fournisseur que France Système est donc possible. Le laboratoire peut commander cet ordinateur directement en Suède et éventuellement le payer par carte achat si le montant TTC est inférieur à 2 000 €
Question : L’achat d’une CARTE PRE-PAYEE SIGMA est-il possible ?
Réponse : L'article 33 du décret du 29 décembre 1962 pose le principe du règlement des dépenses publiques après service fait.Les exceptions à ce principe concernent les avances et les acomptes qui peuvent être consentis dans les cas suivants : - avances sur salaires, - avances sur frais de déplacement, - avances sur marchés (avances de trésorerie prévues à l’article 87 du CMP), - paiement à terme à échoir de loyers, de redevances informatiques, primes d’assurance, etc. fondé sur les usages du droit civil ou commercial, - versement d’arrhes pour une réservation de salles, - souscription de cartes d’abonnement au profit d’agents astreints à de fréquents déplacements, - abonnements et avances sur consommation de fluides, téléphone, - paiement dès la souscription de l’abonnement à des revues et journaux, paiement à la commande d’ouvrages L'achat d'une carte prépayée déroge au principe du paiement après service fait. Elle ne figure pas parmi les exceptions prévues par la réglementation, son achat n'est donc pas possible.
Question : Lorsque je reçois une facture longtemps avant la date prévue pour le service fait (3 mois avant), est-ce que je la garde et le délai de paiement ne commencera qu’à partir de la date du service fait, ou bien est-ce que je dois la retourner au fournisseur ? (Il sait que la facture ne sera pas réglée avant le service fait). Réponse : Le point de départ du délai global de paiement est : - la date de réception de la facture lorsque le service fait a déjà été constaté ; - la date d'exécution des prestations lorsque la facture est transmise alors que les prestations ne sont pas encore exécutées ; - la date de la demande de paiement + 2 jours si le service étant fait, la date de réception de la facture ou la date d'exécution des prestations ne sont pas connues. Au cas d'espèce, le délai global de paiement ne débutera qu'à la date où les prestationsseront réalisées (service fait). Il n'y a donc pas lieu de retourner la facture au fournisseur.
Question : Pourriez-vous m'indiquer si l'engagement d'une commande d'achat de véhicule se fait HT ou bien TTC. A une certaine période c'était TTC. Je viens de demander un devis à l'UGAP sur lequel figure la TVA.
Réponse : En application de l'article 206 de l'annexe 2 du Code général des impôts, le coefficient de déductibilité de TVA est nul pour les véhicules, quelle que soit leur nature, conçus pour transporter des personnes ou à usages mixtes. En conséquence, la commande doit être passée pour le montant TTC.
Question : La TVA figurant sur une facture établie au nom du CNRS mais acquittée par un agent qui en demande le remboursement est-elle déductible ? (la commande doit-elle être enregistrée HT) Réponse : Pour être déductible, la TVA doit respecter des conditions de forme et figurer sur un document prévu par l'article 271 du CGI (facture, document douanier ou document d'auto liquidation) établi au nom de celui qui exerce son droit (Le CNRS en l'occurrence)
La TVA figurant sur une facture libellée au nom du CNRS mais acquittée par un agent qui en demande le remboursement est donc déductible. La commande devra être saisie HT dans Geslab.
Question : Beaucoup de personnes nous demandent si elles ont le droit de se faire rembourser leur déplacement pour l’oral du concours.
Pourriez-vous svp nous éclairer sur les points suivants ? (liste non exhaustive…) :
- le transport est-il remboursable ? dans quelle limite ?- les repas sont-ils remboursables ? dans quelle limite ?- l’hébergement est-il remboursable ? dans quelle limite ? (en particulier si la personne doit arriver la veille parce que l’oral a lieu tôt le lendemain matin)- le nombre de déplacements remboursables est-il limité dans l’année ? (1 concours par an ? 2 concours ?...)
Toutes ces questions se posent tant pour les déplacements financés sur crédits subvention d’état que pour les déplacements financés sur ressources propres du labo Réponse : L’instruction CNRS du 2 avril 2010 relative au régime indemnitaire des déplacements temporaires en France,Outre-mer et étranger prise en application du décret 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalitésde règlement des frais occasionnées par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat indique que :
« les agents du CNRS appelés à se déplacer pour se présenter aux épreuves d’admissibilité et d’admission d’un mêmeconcours ou d’une sélection professionnelle, peuvent voir pris en charge leurs frais de transport dans la limite d’un voyagealler-retour par année civile. Il est toutefois possible de prendre en charge plus d’un aller et retour lorsque les conditions particulières d’organisation des épreuves d’admission l’exigent. Cette dérogation est accordée par le délégué régional.» En conséquence :
- Seuls les frais de transport sont remboursables dans la limite d’un aller-retour par année civile entre le domicile familial ou la résidenceadministrative et le lieu du concours (admissibilité ou admission d’un concours interne ou externe)
- Le marché de billetterie est à privilégier. Toutefois, il est possible de rembourser un agent qui a fait l’avance des fraisde transport. Le remboursement se fera sur la base d’un tarif SNCF 2ème classe.
- Les tickets de bus et de métro sont remboursables
- La déléguée peut exceptionnellement autoriser le remboursement d’un 2ème aller-retour lorsque les conditions particulières d’organisation des épreuves d’admission l’exigent.
La totalité des remboursements est pris en charge sur les crédits CAC. Aucun remboursement ne doit être effectué pour des concoursou des sélections professionnelles sur les crédits des laboratoires (subvention d’Etat ou ressources propres)
Question : Un missionnaire a perdu les justificatifs de ces dépenses.Peut-on lui rembourser ses frais au vu d'une attestation de perte ? Réponse : En cas de perte de pièces justificatives (ticket de parking, de péage, de métro etc...)le missionnaire doit établir une attestation sur l'honneur (modèle ci-joint) Cette attestation, conservée dans le dossier, doit également être signée par le directeur d'unité. Attention : en cas de perte de billets de train et d'avion, l'instruction du 2 avril 2010 relativeau régime indemnitaire des déplacements temporaires en France, Outre mer et étranger limite le remboursement au tarif 2ème classe ou économique lorsque le missionnaire n'a pas utilisé le marché de billetterie.
Question : Qui doit établir un ordre de mission sans frais pour un agent CNRS en détachement ?
Réponse : Un agent CNRS en détachement est soumis aux règles régissant la fonction qu’il exerce. De plus il est placé sous l’autorité des supérieurs hiérarchiques de son service d’accueil. L’ordre de mission doit donc être établi par l’organisme auprès duquel l’agent est détaché.
Question : Les paiements et les retraits effectués hors zone euro avec la carte Corporate occasionnent des frais bancaires. Ces frais peuvent-ils être remboursés aux missionnaires ?
En application de l'instruction n°04-019-M9 du 23 février 2004 relative à la carte affaires dans les EPN et les GIP, il appartient à l'ordonnateur de décider des dépenses remboursables (cf. "Les principes de fonctionnement de la carte affaires" §2 "La nature des dépenses remboursables" p.8 http://www.minefe.gouv.fr/fonds_documentaire/Tresor_public/bocp/bocp0402/ins04019.htm).
Les frais bancaires engendrés par l'utilisation de la carte Corporate à l'étranger peuvent ainsi être remboursés aux missionnaires sur décision de l'ordonnateur.
A noter que les retraits hors zone euro dans un établissement du réseau Global Alliance (dont fait partie BNP Paribas France) sont gratuits.
Font partie de Global Alliance :• BNP Paribas (France),• BNL (Italie),• Bank of America (Etats-Unis),• Barclays (Royaume-Uni, Espagne, Portugal, certains pays d'Afrique, Ile Maurice),• Deutsche Bank (Allemagne, Italie, Espagne, Pologne, Inde),• Scotiabank (Canada, Mexique, Chili, Pérou, Guyane, Caraïbes),• Westpac (Australie, Nouvelle-Zélande, Océanie),• Ukrsibbank (Ukraine).
Il est donc vivement recommandé de retirer de l'argent dans ces distributeurs de banques partenaires à l'étranger.
Question : L’agent en service se déplaçant hors du territoire de sa commune de résidence administrative et hors du territoire de sa commune de résidence familiale est en mission (article 2 1° du décret).
Pourtant des agents me demandent des remboursements de missions à l’intérieur de la résidence administrative.
Réponse : L'instruction relative au régime indemnitaire des déplacements temporaires en France, Outre-mer et étranger à la charge du budget du CNRS du 2 avril 2010 indique :
"L’agent qui se déplace dans sa commune de résidence administrative ou dans la commune où s’effectue le déplacement temporaire, peut être indemnisé de ses frais de transport dans la limite du tarif du transport en commun le mieux adapté au déplacement"
L’article 4 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat complète :
"Lorsque l'agent se déplace à l'intérieur du territoire de la commune de résidence administrative, de la commune où s'effectue le déplacement temporaire, ou de la commune de résidence familiale, ses frais de transport peuvent être pris en charge sur décision de l'autorité administrative lorsque la commune considérée est dotée d'un service régulier de transport public de voyageurs.Cette prise en charge est effectuée dans la limite du tarif, ou pour l'agent qui se déplace fréquemment, de l'abonnement le moins onéreux du transport en commun le mieux adapté au déplacement.Ces modes d'indemnisation ne sont pas cumulables entre eux ni avec d'autres indemnités ayant le même objet."
Toutefois, l’article 10 du décret de 2006 prévoit "que les agents peuvent utiliser leur véhicule terrestre à moteur, sur autorisation de leur chef de service, quand l'intérêt du service le justifie."
Une réponse du siège du CNRS publiée dans une FAQ a confirmé cette notion d’intérêt de service (http://www.dgdr.cnrs.fr/dsfim/Reg_fin/Faq/faq45.htm) :
« A l'intérieur de la commune de résidence administrative, les frais de transport, dans le cadre d'une mission, sont pris en charge dans la limite du tarif des transports en commun. Ce qui ne rend pas possible la prise en charge sur la base des indemnités kilométriques (IK). En revanche, si le déplacement nécessite absolument l'usage du véhicule personnel,par exemple, en cas de transport de matériel lourd, encombrant, ou fragile, la prise en charge peut -être faite sur la base des IK lorsqu'il n'existe pas de possibilité d'utiliser un véhicule administratif. » Le remboursement de déplacements sur la base d’indemnités kilométriques à l’intérieur d’une résidence administrative est donc possible. Toutefois, il doit être justifié expressément par la personne qui délivre l’ordre de mission et se fonder sur un intérêt réel du service.
Question : Quelle réglementation doit-on appliquer aux dépenses liées à l’organisation d’école thématique et d’action nationale de formation (ANF, anciennes ANGD : action nationale à gestion déconcentrée).Les dépenses portent sur de l’hébergement, des frais de repas, des locations de salles, de matériel, des pause-café, etc…Ces actions se déroulent en résidentiel (c’est-à-dire que les nuitées et tous les repas sont pris directement en charge par les organisateurs). Elles peuvent se dérouler dans un lieu unique (comme dans les structures d’accueil de Peyresq, d’IGESA, de Roscoff, par exemple) ou bien dans un hôtel classique et les repas dans des restaurants où les menus sont négociés.Cette prise en charge s’applique aussi bien aux intervenants qu’aux participants.Nous pouvons recevoir des factures globales, des factures d’un seul endroit mais détaillées ou des factures complètement indépendantes, voire même des factures partielles car l’organisateur a plusieurs financements.Faut-il obligatoirement des conventions, ou des devis suffisent-ils ?Et surtout est-on soumis aux modalités de remboursement des frais de missions ?
Réponse : Les actions de formation intitulées parfois écoles thématiques, universités d’été et notamment les stages de formation initiale ou permanente sont soumis à la réglementation relative aux missions.
Aussi, même si ces actions de formation se déroulent en résidentiel (hébergement et restauration prisen charge directement par la formation professionnelle) la réglementation relative aux missions doit être respectée notamment en ce qui concerne le montant maximum des repas et de l’hébergement.
De plus, un agent participant à une action de formation se déroulant dans sa résidence administrative ou dans sa résidence familiale ne peut prétendre à la prise en charge des frais de transport, de repas et d’hébergement.
Si la facture ne permet pas de détailler les différents éléments (restauration et hébergement) un devis ou une convention s’avère nécessaire. Si des arrhes doivent être versées, une convention est obligatoire.
Question : Un agent INSERM titulaire d'une carte corporate doit partir en mission payée par l'Université.En effet, il est jury de concours et doit réserver et payer à l'avance sa chambre d'hôtel pour 2 nuits.Il sera ensuite remboursé par l'Université. La carte corporate peut-elle être utilisée dans ce cas ?
La carte Corporate peut être utilisée pour des missions non CNRS si ces missions demeurent occasionnelles. Son utilisation doit toutefois respecter la réglementation de l’organisme pour lequel l’agent effectue la mission. Attention : si un agent titulaire d’une carte Corporate CNRS n’est plus amené à effectuer des missions CNRS, Il doit impérativement restituer sa carte.
Question : Depuis quelques temps, nous pouvons utiliser le Flashcode sur nos téléphones pour embarquer sur un vol sans carte (papier) d'embarquement.
Ce matin, 3 agents qui reviennent de leur mission ne peuvent donc pas me donner de justificatif pour leurs vols. Leurs liens respectifs reçus par SMS sur leurs mobiles étant désactivés également.
Dans ce cas, comment intégrer cette faute de preuve entrainée par les Flashcodes dans la procédure des états de frais ?
Les pièces justificatives en matière de frais de déplacement sont définies parle référentiel des pièces justificatives de dépenses du 1er février 2007 du CNRS.
En matière de transport par train, avion, bateau, autocar ou navette, les pièces justificatives sont :
- le titre de transport ; - et/ou la facture ou le reçu de paiement. Il est donc admis comme justificatif d’un transport par avion uniquement la facture ou le reçu de paiement du voyagiste ou de la compagnie aérienne. 29/05/2013
Question : Qui autorise le déplacement dans un pays à risques d’un missionnaire appartenant à un laboratoire multi-tutelles ?
Cela dépend de l’organisme d’appartenance de l’agent et de la tutelle qui ordonne la mission :
Mission ordonnée par le CNRS Mission ordonnée par une tutelle du laboratoire
Agent CNRS FSD du CNRS exclusivement FSD du CNRS + FSD de l’établissement de tutelle
Agent non CNRS FSD du CNRS + FSD de l’établissement de tutelle FSD de l’établissement de tutelle FSD : fonctionnaire sécurité défense
Pour le CNRS, la demande d’autorisation doit être adressée au FSD accompagnée d’une copie de l’ordre de mission avec ou sans frais.
Le FSD de l’université est Christian TAFANI (tafani@unice.fr) 11/03/2014
Question : J’ai réservé un hôtel par le marché national et l’hôtelier me réclame de payer la taxe de séjour. Est-ce normal ? Réponse : Le non-paiement de la taxe de séjour est régit par l’article 3 du décret 2002-1549 portant création de l’article D2333-48 du CGCT.
Les fonctionnaires ou agents de l’Etat n’ont pas à payer de taxe de séjour lorsqu’ils sont en mission. Lorsque le missionnaire a recours au marché national d’hébergement, le rappel règlementaire est situé à la fin du voucher émis par I Albatros. En cas d’insistance de l’hôtelier, le missionnaire doit rappeler à l’hôtelier qu’il peut prendre contact avec I Albatros pour confirmation. En cas de paiement, I Albatros remboursera cette somme sur présentation d’un justificatif de l’agent
En cas de non-passage par le marché national d’hébergement, le missionnaire devra justifier être en mission par le biais de son ordre de mission signé qu’il devra présenter à son arrivée dans l’établissement. En revanche, les invités étrangers, pris en charge dans le cadre d’une mission CNRS en France, doivent payer la taxe de séjour à l’hôtelier. La position est la même, qu’ils soient fonctionnaires ou non, dans leurs pays.
Question : Peut on acheter du matériel d’occasion à une boîte pharmaceutique ? Doit on du coup traiter cela comme une facture normale ou y a-t-il une démarche particulière à faire ? Réponse : L'achat d'un matériel d'occasion ou d'exposition est possible. Toutefois, il convient de s'interroger sur l'opportunité d'effectuer un tel achat : - le coût global (prix d'achat + consommables + éventuellement pièces détachées en cas de dysfonctionnement + mise à jour ou licences indispensables) ne risque-t-il pas d'être supérieur à celui d'un matériel neuf ?- le matériel ne risque-t-il pas de devenir techniquement obsolète à moyen terme ?- le matériel est-il toujours aux normes sanitaires et de sécurité ?- le matériel est-il couvert par une garantie suffisante ? (6 à 12 mois incluant le SAV et le déplacement)- les consommables et les pièces détachées sont-elles toujours distribuées par le fabricant ? A noter que l'achat d'un matériel d'occasion ne dispense pas l'acheteur de respecter les procédures en matière d'achat.En cas de PUMA, il faudra spécifier que le laboratoire souhaite acquérir un matériel d'occasion ou d'exposition. Le bien est inventoriable si son prix unitaire HT dépasse 800 €. La date de première mise en service devra être recherchéeafin d'amortir le bien sur sa durée probable d'utilisation. 17/03/2011 Colloques
Un laboratoire CNRS organise un colloque où il est amené à inviter des « speakers ». En règle général, le laboratoire paye l’hôtel (sur convention ou sur facture) La réglementation mission s’applique-t-elle dans ce cas ?
L’instruction n° 09-013-M9 du 22 juin 2009 relative aux colloques dans les établissements publics nationaux indique :
"Par ailleurs, à titre exceptionnel, l’EPN organisateur qui le souhaite peut prendre en charge certains frais inhérents à la participation des conférenciers, selon les modalités prévues au titre 3."
Si la manifestation répond bien à la définition d'un colloque (cf. § 2 de l'instruction n° 09-013-M9 du 22 juin 2009) et à titre exceptionnel, les frais de participation des conférenciers peuvent être pris en charge dans les mêmes conditions que ceux des agents du CNRS qui participent à un colloque organisé par un autre organisme, à savoir :
- si l'hébergement est compris dans les frais de participation facturés par le CNRS, il sera pris en charge à hauteur du montant facturé à tous les participants : la réglementation mission ne s'applique pas.
- si l'hébergement n'est pas compris dans les frais de participation facturés par le CNRS, les frais correspondant seront pris en charge selon la réglementation applicable à l'indemnisation des missions.
Un agent participe à un colloque organisé par un EPN, un autre organisme français ou étranger. Sur la fiche de présentation du colloque, il est conseillé des hôtels. Le participant paye directement un des hôtels proposés ou un autre hôtel et se fait remboursé. La réglementation mission s’applique-t-elle dans ce cas ?
Si la manifestation répond bien à la définition d'un colloque (cf. § 2 de l'instruction n° 09-013-M9 du 22 juin 2009) et :
- si le montant de l'hébergement est compris dans les frais de participation directement facturé par l'organisateur du colloque, le participant n'a pas à payer l'hôtel, ni à se faire rembourser : les frais correspondant sont pris en charge, par le CNRS, par paiement direct à l'organisateur, pour le montant facturé par celui-ci (cf. § 3.3 et 3.4 de l'instruction n° 09-013-M9 du 22 juin 2009).
- si l'hébergement n'est pas compris dans les frais de participation, les frais correspondant sont pris en charge selon la réglementation applicable à l'indemnisation des missions.
Un agent participe à un colloque organisé par un EPN, un autre organisme français ou étranger, le laboratoire peut-il payer directement l’hôtel ? Réponse :
- Si l'hébergement est compris dans les frais de participation au colloque, l'agent n'a pas à faire l'avance des frais : le CNRS est autorisé à régler à l’organisateur du colloque le montant total des frais dès l’inscription de l’agent (cf. § 3.3 et 3.4 de l'instruction n° 09-013-M9 du 22 juin 2009).
- Si l'hébergement n'est pas compris dans les frais de participation au colloque :
si le colloque se déroule en France métropolitaine :
La réglementation mission est applicable (cf. § 3.4 de l'instruction n° 09-013-M9 du 22 juin 2009), le CNRS ne peut pas payer directement les factures à l'hôtel.
L'instruction CNRS ne mentionne pas la possibilité d'envoyer un bon de commande à un hôtelier en dehors du marché public d'hébergement conclu par le CNRS (instruction du CNRS relative au régime indemnitaire des déplacements temporaires en France, Outre mer et étranger à la charge du budget du CNRS mise à jour le 2 avril 2010) L'agent doit donc passer par le marché national ou utiliser sa carte corporate.
Exceptionnellement, si le titulaire du marché d'hébergement était dans l'impossibilité de répondre à la demande (conserver l'attestation du titulaire) et sous réserve de l'accord de l'agent comptable secondaire, un bon de commande peut être émis directement par le CNRS et la facture payée directement à l'hôtel (à la condition que l'hôtelier accepte le paiement après service fait)
si le colloque se déroule hors de France métropolitaine
Le marché d’hébergement conclu par le CNRS n’inclut pas dans son périmètre l'hébergement dans les DOM TOM et à l’étranger.
Le participant peut utiliser sa carte corporate Le CNRS peut également envoyer un bon de commande à un hôtel et payer directement la facture (à la condition que l'hôtelier accepte le paiement après service fait) l'indemnité journalière à laquelle pourrait éventuellement prétendre le missionnaire, participant à un colloque, serait réduite de 65%.
Question : Lorsque je fais un bon de commande pour une formation, parfois, les déjeuners sont à un prix forfaitaire supérieur à 15,25 € et optionnels.Si je les commande, ils feront soit l’objet d’une facturation à part, soit sur la même facture mais sur une ligne bien identifiée.Est-ce que je peux les payer ? Jusqu’à quel montant ? Faut-il aussi faire une attestation de frais de réception ?
Réponse : L'instruction du 2 avril 2010 relative au régime indemnitaire des déplacements temporaires en France, Outre mer et étranger à la charge du budget du CNRS précise les conditions de remboursementdes indemnités forfaitaires de repas : - les agents amenés à se déplacer à l’occasion d’un stage peuvent prétendre à la prise en charge de leur frais dans les mêmes conditions que celles applicables aux frais de missions. - Le montant de l’indemnité forfaitaire de repas est celle fixée par arrêté (15,25 € selon arrêté du 3 juillet 2006) Si le missionnaire a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif, l’indemnité de repas est réduite de 50 %.
L'indemnisation des frais de repas en France métropolitaine, dans le cadre d'une formation, s'effectue donc sur une base forfaitaire.Le montant du remboursement ne peut être supérieur à 15,25 € même si l'agent justifie avoir dépensé plus.
Il est donc possible de prendre en charge les frais de repas à hauteur de 15,25 € L'attestation de frais de réception est inutile. 14/04/2011