Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/resolucion-1686-de-diciembre-27-de-2002?documento=legcol&contexto=legcol_75992041dcc0f034e0430a010151f034&vista=STD-PC
Timestamp: 2019-10-17 20:44:38
Document Index: 62421498

Matched Legal Cases: ['ARTÍCULO 65', 'artículo 65', 'artículo 2', 'artículo 32', 'artículo 55', 'artículo 8', 'artículo 12', 'artículo 209', 'artículo 3', 'artículo 1', 'artículo 23', 'artículo 8', 'artículo 17', 'artículo 65', 'artículo 8', 'artículo 12', 'artículo 30', 'artículo 3', 'artículo 25', 'artículo 28', 'artículo 8']

﻿ RESOLUCIÓN 1686 DE DICIEMBRE 27 DE 2002
RESOLUCIÓN 1686 DE 27 DE DICIEMBRE DE 2002
CONTENIDO:ENTIDADES DISTRITALES. SE REGLAMENTA EL TRÁMITE INTERNO DE LAS SOLICITUDES FORMULADAS A LA SECRETARÍA DE HACIENDA DE BOGOTÁ D.C.
BOLETÍN N°:REGISTRO DISTRITAL 2818 DE FEBRERO 19 DE 2003
VIGENCIA:DEROGADA POR LA RESOLUCIÓN 259 DE 2012 ARTÍCULO 65 DE LA SECRETARÍA DE HACIENDA
RESOLUCIÓN 1686 DE 2002
“Por la cual se reglamenta el trámite interno de las solicitudes formuladas a la Secretaria de Hacienda de Bogotá, D.C.”.
(Nota: Derogada por la Resolución 259 de 2012 artículo 65 de la Secretaría de Hacienda)
El Secretario de Hacienda de Bogotá, D.C.,
en uso de sus facultades constitucionales y legales y en especial las conferidas por los artículos 32 del Código Contencioso Administrativo, 55 de la Ley 190 de 1995; numerales 12 y 19 del artículo 2º del Decreto Distrital 270 de 2001 y,
Que la Constitución Política en sus artículos 23 y 74, desarrollados por el Código Contencioso Administrativo, en los capítulos II, III, IV y V del título I, consagra el derecho que tiene toda persona a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular, formular consultas y a obtener pronta resolución; así mismo a acceder a documentos públicos salvo los casos que establezca la ley;
Que de conformidad con lo dispuesto por el Código Contencioso Administrativo en el artículo 32, las alcaldías deberán reglamentar la tramitación interna de las peticiones que les corresponda resolver;
Que la Ley 190 de 1995, “Por la cual se dictan normas tendientes a la preservación de la moralidad de la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa”, en su artículo 55, señala la obligación de resolver las quejas y reclamos siguiendo los principios, términos y procedimientos prescritos en el Código Contencioso Administrativo, para los derechos de petición;
Que el artículo 8º del Decreto 2232 de 1995 de la Presidencia de la República, mediante el cual se reglamenta la Ley 190 de 1995, adicionó las funciones que debe cumplir la dependencia encargada de la atención de quejas y reclamos de la siguiente manera:
“Son funciones de las dependencias de quejas y reclamos:
Ser centro de información de los ciudadanos sobre los siguientes temas de la entidad:
Organización de la entidad, misión que cumple, funciones, procesos, y procedimientos según los manuales, normatividad de la entidad, mecanismos de participación ciudadana, información sobre los contratos que celebre la entidad, orientar sobre la estructura y funciones generales del Estado;
Que el Acuerdo 03 de abril 21 de 1987 expedido por el Concejo de Bogotá, reglamenta el ejercicio del derecho de petición en el Distrito;
Que la implementación del sistema de solicitudes debe permitir a la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., dentro de su nueva estructura organizacional, que se ejerza el control sobre las peticiones y reclamaciones que presenten los usuarios del servicio y la vigilancia sobre las posibles deficiencias en el desempeño de sus funciones de manera que pueda corregirlas adecuadamente;
Que en los numerales 14 y 15 del artículo 12 del Decreto 270 del 5 de abril del 2001, el Alcalde Mayor estableció la organización administrativa y funcional para las dependencias de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., dentro de las cuales asignó a la dirección administrativa y financiera la coordinación del servicio de atención de quejas, reclamos y sugerencias, así como el seguimiento a las respuestas de los derechos de petición;
Que la Directiva 8 de diciembre 14 del 2001, emanada de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., en el capítulo III quejas y soluciones, determina que las entidades distritales deberán transformar el proceso de atención de quejas, reclamos y sugerencias en un sistema de quejas y soluciones como una herramienta gerencial y de control social;
Que la Constitución Política en el artículo 209 y el Código Contencioso Administrativo en el artículo 3º, determinan como principios orientadores de las actuaciones administrativas, los siguientes: buena fe, igualdad, moralidad, economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción;
Que de acuerdo con lo previsto en el artículo 1º que la Ley 58 de 1982, la Procuraduría General de la Nación deberá impartir aprobación al reglamento que elabore la respectiva entidad para el trámite interno de las peticiones,
ART. 1º—Objeto: Alcance. La presente resolución tiene por objeto (sic) el objeto de la presente resolución es establecer el reglamento interno del trámite de las solicitudes formuladas a la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., contenido en los siguientes artículos.
ART. 2º—Sistema interno de atención y respuesta a las solicitudes formuladas a la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C. Se constituye el sistema interno de atención y respuesta a las solicitudes formuladas a la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., con el objeto de integrar los derechos de petición, quejas, reclamos, solicitud de información, solicitud de copias, consultas y sugerencias, que se dirijan y radiquen en la dirección administrativa y financiera —grupo de correspondencia—, con el fin de facilitar los mecanismos de participación ciudadana, relacionados con la misión de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., todo ello bajo la permanente responsabilidad y coordinación de la dirección administrativa y financiera
ART. 3º—Derecho de petición. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El derecho de petición puede ser ejercido en varias modalidades, a saber:
Queja. Es la manifestación, protesta, censura, descontento, resentimiento e inconformidad que eleva una persona con relación a la conducta irregular de uno o varios servidores públicos de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C.
Reclamo. Es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solución o respuesta a una solicitud ya sea por motivo de interés general o particular, en lo referente a la prestación de un servicio propio de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C.
Solicitud de información. Cuando un usuario de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., demanda el conocimiento de una actuación en concreto, para el examen de documentos no reservados, o el acceso a documentos, actos o actuaciones de esta secretaría.
Solicitud de copias. Cuando se solicita(n) copia(s) de documento(s) que reposa(n) en los archivos de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., ya sea en interés particular o general, para ejercer control o vigilancia o por el solo hecho de estar actualizado. Este derecho es el único que conlleva un eventual costo, señalado por resolución de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, cual es el pago del valor de las fotocopias en la tesorería del distrito. Tal costo lo debe asumir el solicitante.
Consulta. Cuando ante la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., se presenta una solicitud para que se exprese una opinión, un parecer, un criterio sobre determinada materia, relacionada con las funciones de la entidad o con situaciones de su competencia.
Manifestaciones o sugerencias. Es la opinión, proposición, insinuación o indicación subjetiva del ciudadano para adecuar o mejorar un proceso o la prestación de un servicio propio de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C.
ART. 4º—Principios. El sistema interno de atención y respuesta a las solicitudes formuladas a la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., se regirá por los principios de:
Igualdad. Implica no realizar discriminaciones de ninguna índole.
Moralidad. Obliga a actuar con honestidad en el desarrollo del proceso y no en provecho propio.
Eficacia. Busca que el proceso cumpla los mayores logros y resultados y que a sus recursos se les dé el máximo y adecuado aprovechamiento, de tal forma que se obtengan los objetivos esperados.
Economía. Busca que la gestión de atención a la queja, reclamo o sugerencia se realice al menor costo.
Celeridad. Hace que el procedimiento sea ágil, breve y se realice en el menor tiempo cumpliendo con los términos legales.
Imparcialidad. Implica que en la atención de las solicitudes se apliquen los procedimientos y normas de manera objetiva y equitativa.
Publicidad. Hace de conocimiento público las actuaciones a fin de que sean tenidas como prueba de la transparencia de la gestión.
Valoración de costos ambientales. Las actividades deben medir el impacto que la ejecución de sus acciones tenga frente al medio ambiente.
ART. 5º—Objetivos. El sistema interno de atención y respuesta a las solicitudes formuladas a la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., pretende los siguientes objetivos de carácter general:
1. Implementar mecanismos de participación ciudadana para facilitar la comunicación con los usuarios internos y externos de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C.
2 Garantizar el cumplimiento de las leyes y reglamentos vigentes relacionados con el derecho que tiene toda persona a recibir pronta y adecuada respuesta a una solicitud.
3. Garantizar la correcta y permanente evaluación, análisis y seguimiento de la gestión y trámite de los derechos de petición, formulación de consultas, solicitud de copias, quejas, reclamos y sugerencias.
4. Proteger los recursos físicos y financieros de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C.
5. Proteger en su integridad física y moral el funcionario de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C.
6. Estandarizar una metodología ágil y eficiente dentro de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., para conceptuar y hacer seguimiento a la calidad, nivel de confianza, eficacia y eficiencia del trámite dado a los derechos de petición, formulación de consultas, solicitud de copias, las quejas, reclamos y sugerencias.
7. Generar una base de datos que contenga cantidad y calidad de la atención de derechos de petición, formulación de consultas, solicitud de copias, las quejas, reclamos y sugerencias, de manera tal que se convierta en herramienta de permanente consulta para las directivas y funcionarios de la secretaría, los órganos de control y vigilancia del Distrito.
Del derecho de petición en general
ART. 6º—Procedencia. La Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., a través de sus dependencias atenderá y resolverá los siguientes asuntos:
1. Las peticiones respetuosas que todas las personas tienen derecho a presentar, de acuerdo con el artículo 23 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 5º, 9º, 17 y 25, del Código Contencioso Administrativo y la petición a que se refiere el inciso 2º de artículo 8º de la Ley 393 de 1997, sobre acción de cumplimiento.
2. Las solicitudes de información sobre las funciones a cargo de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., en los términos del artículo 17 y siguientes del Código Contencioso Administrativo.
4. Las consultas verbales o escritas, relacionadas con las funciones de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., y los asuntos a su cargo, sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales.
5. Las quejas y reclamaciones presentadas por deficiencias en el funcionamiento o prestación de los servicios propios de la secretaría.
Las solicitudes de derecho de petición, quejas, reclamos, información, copias, consultas y sugerencias, pueden ser presentadas de forma escrita o de forma verbal.
La forma escrita puede ser mediante comparecencia personal, por medio de correo, vía fax o por correo electrónico.
La presentación verbal puede llevarse a cabo mediante presentación personal o por vía telefónica.
ART. 7º—Proceso. El proceso de atención y respuesta a las solicitudes formuladas a la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., tendrá las siguientes etapas:
1. Recepción y radicación
2. Reparto
4. Notificación
ART. 8º—Recepción y radicación. La recepción de las solicitudes se podrá realizar de manera escrita, bien sea mediante su remisión por correo, remisión por fax, o por correo electrónico; y verbal, a través de llamada telefónica o haciéndose presente el interesado en la ventanilla correspondiente.
Al momento de la recepción se tendrá en cuenta el cumplimiento de los siguientes requisitos:
1. Que el destinatario sea la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., o una de sus dependencias, y que apunte a alguno de los objetivos o servicios que ella presta; en caso contrario, se informará de ello al interesado y ante su insistencia se radicará y se trasladará a la dependencia competente.
2. Identificación plena del solicitante: Nombres, apellidos, número de cédula, dirección para correspondencia y/o notificación y teléfono del apoderado.
3. Precisión del interés, bien sea general o particular.
4. Razones en las que se apoya.
5. Relación de documentos que aporta como pruebas.
6. Firma del solicitante o apoderado.
PAR. 1º—Cuando se actúe a través de mandatario, éste deberá acompañar el respectivo poder en los términos señalados en el artículo 65 del Código de Procedimiento Civil.
Recepción y radicación de solicitudes escritas:
Escrita. El mecanismo de recepción y radicación de las solicitudes se realizará a través de la dirección administrativa y financiera —grupo de correspondencia—, ventanilla 34.
Las solicitudes escritas se radicarán en la ventanilla de correspondencia ubicada en la sede de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., carrera 30 Nº 24-90 de Bogotá, primer piso, ventanilla 34, en donde previo el cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente artículo, o aun sin el cumplimiento completo de los mismos y ante la insistencia del interesado, se procederá de la siguiente manera:
El funcionario de ventanilla recibirá las peticiones escritas, las sellará con la hora y fecha de recibo y asignará el número de radicación respectivo; seguidamente, efectuará la incorporación al Cordis, especificando la clase de solicitud de que se trata y remitirá la misma, de forma inmediata, al funcionario competente para atenderla dentro de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., para que éste asuma directamente el conocimiento y atienda la solicitud. De esta actuación dejará constancia en el Cordis.
Si la misma se refiere a una queja, ésta debe remitirse en forma inmediata a la oficina asesora de investigaciones disciplinarias, para lo de su competencia, con copia al despacho de la dirección a la que pertenece la dependencia afectada.
Recibida la solicitud por el funcionario competente, éste la responderá dentro de los términos establecidos en presente resolución, remitiendo la respuesta al grupo de correspondencia de la dirección administrativa financiera, para que ésta la envíe al interesado, a dirección que reportó para estos efectos, dentro de los términos establecidos para responder.
De esta actuación dejará constancia en el Cordis.
PAR. 2º—Al recibirse la solicitud, el funcionario encargado en la ventanilla de correspondencia deberá constatar que reúne los requisitos señalados en esta resolución; si se observa que falta alguno de ellos y ésta es presentada personalmente por peticionario, en el mismo acto se le informara sobre lo faltante, para que proceda de conformidad. Si el peticionario insiste en que se le radique la petición, se recibirá dejando constancia escrita de este hecho, la cual se anexará a la petición.
Para efectos de la recepción de las solicitudes escritas vía correo electrónico o fax, se cuenta con los siguientes medios:
Dirección de correo electrónico quejas&reclamo@shd.gov.co en donde encontrará el formato para diligenciar quejas, reclamos y sugerencias.
Fax: telefax 3509804
Formulario de solicitudes en línea. Los interesados en obtener el formulario de solicitudes en línea deben acceder a la página web de la Secretaría de Hacienda www.shd.gov.co, diligenciarlo y enviarlo conforme a las instrucciones que allí aparecen al respecto.
Todas las solicitudes que se reciban por correo electrónico o por fax en cualquiera de las dependencias de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., deben ser remitidas, de forma inmediata, a la ventanilla de correspondencia de la dirección administrativa y financiera, para que allí procedan a formalizar su presentación y radicación en el Cordis y sean repartidas, de forma inmediata, al funcionario competente conforme a su naturaleza y competencia.
Recepción y radicación de solicitudes verbales. Las solicitudes verbales pueden ser presentadas de forma personal o por vía telefónica.
Verbal. La atención personal de solicitudes verbales que cualquier persona o funcionario quiera presentar, será responsabilidad de la dirección administrativa y financiera - grupo de correspondencia, ventanilla (34) de correspondencia, ubicada en la carrera 30 Nº 24-90, primer piso, en el horario establecido para las entidades del Distrito, en donde el funcionario procederá de la siguiente manera:
Para este fin se debe llenar el formulario único de derechos de petición, quejas, reclamos, información, copias, consultas y sugerencias por parte del funcionario, solicitándole la información de los requerimientos arriba mencionados. Una vez diligenciado el formulario, se deberá dar a conocer al solicitante el contenido del mismo para que éste exprese su conformidad mediante la firma o si manifiesta no saber firmar, se dejará constancia expresa para suplirlo con su huella digital.
Si la misma se refiere a una queja, ésta debe remitirse en forma inmediata a la oficina asesora de investigaciones disciplinarias, para lo de su competencia, con copia al despacho de la dirección a la que pertenece la dependencia o funcionario involucrado.
Telefónica. Para la atención telefónica de las solicitudes se cuenta con la línea telefónica gratuita 9800124000 y el teléfono 3385111, en donde un funcionario atenderá la llamada procediendo de la siguiente manera:
Llenará el formulario único de derechos de petición, quejas, reclamos información, copias, consultas y sugerencias, solicitándole la información de los requerimientos arriba mencionados. Una vez diligenciado el formulario, se leerá al solicitante el contenido del mismo para que éste exprese su conformidad y con su afirmación se procederá a la respectiva radicación, cuyo número deberá comunicársele de inmediato al solicitante.
Si la misma se refiere a una queja, ésta debe remitirse inmediatamente a la oficina asesora de investigaciones disciplinarias para lo de su competencia, con copia al despacho de la dirección a la que pertenece la dependencia o el funcionario afectado.
En todo caso, cuando la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., no sea la competente para resolver se indicará al usuario de tal situación, pero si el usuario insiste en radicar la solicitud se le suministrará el formulario único de solicitudes dirigidas a la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., para que una vez lo diligencie, sea recibida y posteriormente remitida a la entidad competente; de ello se informará al usuario por escrito.
PAR. 3º—En todo caso es de obligatorio cumplimiento incorporar en el aplicativo Cordis de la entidad los datos de radicación, asignación de tareas y de respuesta a las solicitudes formuladas a la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C.
ART. 9º—Competencia para dar respuesta a las solicitudes formuladas a la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C. Son competentes para atender las solicitudes formuladas a la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., los funcionarios y las dependencias que por su competencia y funciones tengan relación directa con la petición presentada.
ART. 10.—Seguimiento y respuesta. La dirección administrativa y financiera, grupo de correspondencia, realizará seguimiento permanente al trámite y respuesta de las solicitudes formuladas a la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., a través del funcionario designado para ello.
La respuesta a las solicitudes se comunicará al interesado o al representante legal de ser posible, de la misma manera en que fue presentada, en los términos que establece el Código Contencioso Administrativo para el ejercicio del derecho de petición.
PAR.—En lo referente a las manifestaciones o sugerencias es obligatorio emitir un concepto que permita soportar si es procedente mejorar, cambiar, crear o suprimir procesos con miras al mejoramiento de la atención a los usuarios.
ART. 11.—Del término para resolver las solicitudes. Cada dependencia tendrá en cuenta para resolver las peticiones los siguientes plazos así:
a) Las peticiones en interés general o particular, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su radicación.
b) Las consultas, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de su radicación.
c) Las peticiones que se realicen con el propósito de obtener información y certificaciones, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de su radicación.
d) Las certificaciones de expedientes, en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de su radicación.
e) Las copias de expedientes en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha en la cual el peticionario sufrague el costo de las mismas, previa comunicación al respecto efectuada por el funcionario competente.
f) Las solicitudes a que se refiere el inciso 2º del artículo 8º de la Ley 393 de 1997 (acción de cumplimiento), dentro los diez (10) días siguientes a su presentación.
g) Las solicitudes formuladas por entidades públicas para corroborar existencia de circunstancias necesarias para la solución de un procedimiento o petición ciudadana, en un término no superior a diez (10) días.
Los términos cuentan a partir del día hábil siguiente a la fecha de radicación de los derechos de petición, quejas, reclamos información, copias, consultas y sugerencias en la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., cualquiera que sea el medio o la dependencia por la cual ingresó.
PAR. 1º—Cuando no fuere posible contestar al interesado dentro de los términos señalados anteriormente, se le enviará oportunamente comunicación en tal sentido, señalando la causa y la fecha en que se resolverá la petición.
PAR. 2º—La falta de atención a las peticiones, quejas y reclamos, la inobservancia de los principios y objetivos enunciados en los artículos 4º y 5º de la presente resolución y el incumplimiento de los términos para resolver constituirán causal de mala conducta para el funcionario y dará lugar a la investigación y sanción prevista en la ley.
PAR. 3º—Cuando no se dé cumplimiento a los términos establecidos en el presente artículo, el jefe inmediato, tan pronto tenga conocimiento de dicha circunstancia, deberá, sin perjuicio de los procesos disciplinarios a que haya lugar, compeler al funcionario responsable para que atienda la solicitud y dé respuesta en forma inmediata a dicho requerimiento.
ART. 12.—De la verificación de requisitos. Enviada la solicitud escrita por el grupo de correspondencia de la dirección administrativa y financiera a la dirección o funcionario que éste considere competente, el funcionario a quien se asigne su conocimiento, deberá verificar inmediatamente que reúna la información o documentos necesarios para resolverla y determinará si efectivamente tiene la competencia para atenderla.
ART. 13.—Falta de competencia. Si la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., no es la competente para atender la solicitud, o si la dirección o funcionario que recibe la documentación enviada no es la competente, así se le informará al peticionario dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de la recepción. Dentro del mismo término se dará traslado de la petición a la entidad, autoridad, dependencia o funcionario competente y los términos establecidos para decidir se ampliarán en diez (10) días.
ART. 14.—De la información insuficiente para resolver. Si al iniciar una actuación administrativa para atender las solicitudes, la dirección o el funcionario de la dependencia competente, encontrare que la información o los documentos proporcionados no son suficientes para decidir, requerirá al interesado por una sola vez, con toda precisión y en la misma forma verbal o escrita en que haya efectuado la petición, para que aporte lo faltante. Este requerimiento interrumpe los términos para decidir por parte de las autoridades, de acuerdo con lo señalado en el artículo 12 del Código Contencioso Administrativo.
No podrán exigirse al peticionario copias o fotocopias de documentos que reposen en la secretaría, o de los que esta tensa facultad para acceder.
ART. 15.—Desistimiento tácito. Si el interesado no presenta los documentos. informaciones o requisitos que se le hayan solicitado, dentro de un término de dos (2) meses contados a partir del día siguiente al del envío de la comunicación, se entenderá que ha desistido de su petición. En este evento el expediente o los documentos que contiene la petición se archivarán, pero el interesado podrá presentar posteriormente una nueva petición sobre el mismo asunto.
ART. 16.—Requisitos especiales. Cuando la ley o los reglamentos exijan acreditar requisitos especiales para que pueda iniciarse o adelantarse la actuación administrativa, la relación de todos éstos se fijará en un lugar visible al público en las dependencias de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., en el formato de solicitudes y en la página web de la entidad.
ART. 17.—De la suspensión de los términos para resolver. Los términos para resolver señalados en esta resolución, se suspenderán cuando esté en trámite un impedimento, el cual se resolverá de acuerdo con el procedimiento establecido en el Código de Procedimiento Civil, según lo dispuesto por el artículo 30 del Código Contencioso Administrativo.
ART. 18.—Del rechazo de la petición. Habrá lugar a rechazar la petición, cuando sea presentada en forma irrespetuosa o desobligante, utilizando amenazas, improperios, insultos, ofensas, afrentas o provocaciones, entre otros.
ART. 19.—En ejercicio del derecho de petición de información, los interesados podrán consultar los documentos que reposan en la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., solicitar copias de los mismos, solicitar certificaciones y obtener información sobre las funciones y actuaciones de la secretaría, salvo los que tengan reserva constitucional o legal.
Esta reserva no será oponible a las autoridades que lo soliciten, para el debido ejercicio de sus funciones.
ART. 20.—Información general. En lo relacionado con asuntos de información general, la dirección administrativa y financiera, actuará como centro de información y dispondrá de la siguiente documentación para consulta del público:
1. Las normas que definen la misión, funciones y estructura de la secretaría.
2. Organigrama y funciones generales de la entidad.
3. Los procedimientos y formularios utilizados para tramitar los diversos asuntos de competencia de la secretaría, siempre y cuando esa competencia no corresponda a otra dependencia de la Secretaría de Hacienda.
4. Los mecanismos de participación ciudadana.
Cualquier persona tiene derecho a pedir y obtener copia de los anteriores documentos, de conformidad con los trámites y requisitos establecidos en la presente resolución.
ART. 21.—De la información especial o particular. Las solicitudes dirigidas a consultar y obtener acceso a información diferente a la señalada en el artículo anterior, sobre asuntos de esta secretaría, así como aquellas tendientes a obtener copia de los documentos que reposen en la entidad, serán atendidas por las dependencias competentes, conforme al procedimiento de radicación y trámite y dentro de los plazos señalados en esta resolución. Sin embargo, la petición se negará si la solicitud se refiere a alguno de los documentos que la Constitución Política o la ley prescriben como de carácter reservado.
ART. 22.—De la información con reserva legal. Tendrán el carácter de reservado los documentos definidos como tales por la Constitución Política y la ley, así como los referentes a la defensa y seguridad nacional. Cuando la dependencia que asume el conocimiento de la solicitud niegue la consulta de los documentos, debe dictar una resolución motivada, señalando el carácter reservado de la información negada y citando las disposiciones legales pertinentes. En este evento, se informará al peticionario que contra esta providencia procede el recurso de insistencia, caso en el cual el funcionario competente enviará la documentación al Tribunal Administrativo de Cundinamarca, para que decida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes si se acepta o no la petición formulada o si se atiende parcialmente.
ART. 23.—Del examen de documentos. El examen de documentos se hará en horas de despacho al público y previa la autorización del jefe o director de la respectiva dependencia, o del funcionario en quien éste haya delegado dicha facultad. Los documentos que tengan carácter reservado se conservarán en cuadernos separados dentro del mismo expediente colocando la inscripción de “Carácter reservado". A estos documentos reservados no podrán tener acceso los peticionarios.
ART. 24.—De la solicitud de copias. La solicitud de copias o fotocopias de documentos que reposen en la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., se tramitará por la dirección administrativa y financiera, quien hará las gestiones correspondientes para que sean entregadas en un plazo máximo de tres (3) días hábiles, previo el pago por parte del peticionario del costo de las mismas, conforme a la resolución que al respecto expida la Secretaría General de la Alcaldía Mayor. El valor de las fotocopias se reajustará anualmente de acuerdo con la meta de inflación del año respectivo, según lo previsto en el artículo 3º de la Ley 242 de 1995.
Ningún empleado podrá suministrar copia de documentos que según la Constitución o la ley tengan el carácter de reservado, ni copia de cualesquiera otro documento, sin orden del jefe del área o unidad de quien dependa.
ART. 25.—Procedencia. De conformidad con lo previsto por el Código de Procedimiento Civil, las certificaciones son aquellos actos por medio de los cuales el jefe o director de una oficina pública da fe sobre la existencia o estado de actuaciones o procesos administrativos que se hayan surtido. Éstas serán expedidas a quien las solicite, por parte de los funcionarios de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., investidos de autoridad, o por quienes tengan asignada esta función.
ART. 26.—De la información que reposa en el banco de datos. Toda persona tendrá derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., haya recogido sobre ellas, en sus archivos oficiales y en los bancos de datos.
ART. 27.—La Secretaría de Hacienda de Bogotá D.C., atenderá y resolverá consultas verbales o escritas, relacionadas con las actividades a su cargo. Las consultas formuladas por escrito serán absueltas por la dependencia competente, dentro del plazo señalado en la presente resolución. Para el efecto, se entiende por consulta la petición que se dirige para obtener un parecer, concepto, dictamen o consejo.
ART. 28.—La Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., por intermedio de su dirección jurídica, emitirá conceptos jurídicos de carácter externo o interno a través de los cuales se precisará, aclarará o resolverá consultas de carácter jurídico relacionadas con la interpretación y aplicación de las normas. Los conceptos externos, se expedirán con la salvedad y en los términos del artículo 25 del Decreto 1 de 1984.
PAR. 1º—La dirección jurídica podrá delegar en las subdirecciones jurídica administrativa y jurídica de hacienda, la firma de los conceptos.
PAR. 2º—En materia tributaria la competencia la ejerce la subdirección jurídico tributaria con prevalencia de los conceptos emitidos por la dirección jurídica en caso de presentarse divergencias.
ART. 29.—Recibida la consulta será repartida el mismo día de su recepción o a más tardar dentro de las dos primeras horas hábiles del día siguiente al de su recepción.
ART. 30.—El abogado a quien corresponda el estudio de la consulta jurídica procederá dentro de los cinco (5) días siguientes a presentar un proyecto, junto con los antecedentes y anexos respectivos, ante quien se halle encargado de la revisión del escrito, que lo aprobará o devolverá dentro de los dos (2) días siguientes; devuelto el proyecto, el abogado dispondrá de dos (2) días para la adecuación del proyecto, quien revisa tendrá dos (2) días para la nueva revisión y finalmente el competente contará con tres (3) días para la firma.
ART. 31.—Para dar respuesta a la consulta jurídica se utilizará la siguiente estructura del documento:
Identificación de la consulta. En ella se identificará y transcribirá la inquietud planteada en el texto de la solicitud en los mismos términos del original y si no es suficientemente claro se complementará, si es preciso recurriendo a la explicación que de forma directa se pueda obtener respecto de la consulta planteada.
Antecedentes. Con el fin de situar en contexto la consulta, la cita de los elementos y hechos alrededor del asunto que aporten a su mejor comprensión.
Sustento legal. La cita y transcripción de las disposiciones pertinentes en las que se fundamentará la expedición del concepto y que involucra la referida a la propia competencia para absolver la consulta.
Consideraciones. Ellas contendrán las argumentaciones que permitan dilucidar la consulta, planteada a la luz de las disposiciones que se han referido en el sustento legal.
Conclusión. Aportará la solución a la consulta formulada de manera clara y sin dejar pendiente ningún asunto planteado.
ART. 32.—El escrito contentivo del concepto jurídico emitido en respuesta a la consulta jurídica, deberá seguir los siguientes lineamientos:
Tamaño de la hoja. El tamaño de la hoja corresponderá al comúnmente denominado carta
Asunto. En el cual se determinen el tema y el subtema que faciliten su clasificación y posterior ubicación, al tiempo que permitan identificar de la manera más precisa el contenido.
Numeración. Se efectuará la numeración en el encabezamiento, sin que aparezca en la primera página, junto con el nombre de la persona a quien va dirigido el escrito.
Pie de página. Allí se presentarán las citas y la información bibliográfica.
Anexos. Se especificará su número.
Copias. Serán máximo dos (2) de conformidad con el Decreto 2150 de 1995 y se obtendrán con posterioridad a la firma del documento original.
ART. 33.—Procedimiento para atender las quejas y reclamos. Las quejas y reclamos serán atendidos y tramitados, por la dirección administrativa y financiera, conforme al procedimiento y dentro de los términos establecidos para el derecho de petición, en las disposiciones legales y en la presente resolución.
ART. 34.—Del desistimiento o retiro de la petición. Los interesados podrán desistir expresamente, en cualquier tiempo de sus peticiones, antes de que se adopte la decisión definitiva, pero la secretaría podrá continuar de oficio la actuación si lo considera necesaria para el interés público.
ART. 35.—De las notificaciones y recursos. Las decisiones que resuelvan peticiones de interés particular y que sean susceptibles de recursos, deberán notificarse personalmente al peticionario; cuando no fuere posible se hará por edicto en los términos previstos en el Código Contencioso Administrativo, advirtiendo en todo caso la procedencia de los recursos de reposición o de apelación, según sea el caso.
ART. 36.—De los procedimientos regulados por normas especiales. Los procedimientos administrativos regulados por normas especiales se regirán por ellas y en lo no previsto, se aplicarán las disposiciones contenidas en el Código Contencioso Administrativo y sus reformas y en esta resolución, en cuanto resulten compatibles.
ART. 37.—De la responsabilidad por la indebida aplicación de los trámites. Los jefes de las respectivas áreas y los funcionarios a quienes se les haya delegado el trámite de los asuntos aquí determinados, serán responsables disciplinariamente por la indebida atención de las peticiones y consultas a su cuidado y además de la inaplicación de los principios de la buena fe, economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad, moralidad, igualdad y contradicción.
ART. 38.—Sanciones. La demora injustificada en absolver las solicitudes será sancionada disciplinariamente por la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., sin perjuicio de la acción prevalente de la Procuraduría General de la Nación. de conformidad con las normas legales vigentes.
ART. 39.—Legislación complementaria. Las situaciones no previstas en el presente reglamento, se regirán por las disposiciones contenidas en el Código Contencioso Administrativo y en las demás disposiciones que lo modifiquen o reformen.
ART. 40.—Evaluación del sistema. La subárea de control interno deberá evaluar de manera permanente el trámite interno de las solicitudes formuladas a la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., y rendirá informes semestral sobre el particular al despacho del secretario de hacienda de Bogotá, D.C.
ART. 41.—Informes. Es obligación de cada dependencia según se le hayan trasladado para trámite y respuesta derechos de petición, quejas, reclamos, solicitudes de información, copias, consultas y sugerencias, designar un funcionario para el control de tiempos y términos de respuesta, quien deberá encargarse del manejo de dichos datos e informar mensualmente sobre el estado o resultado de cada caso en particular a la dirección administrativa y financiera.
La dirección administrativa y financiera recopilará de manera mensual la información sobre los trámites y resultados realizados a cada caso de derechos de petición, quejas, reclamos información, copias, consultas y sugerencias por las distintas dependencias y rendirá informe al despacho del Secretario de Hacienda de Bogotá, D.C., y con copia a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., además mantendrá actualizada la base de datos con esta información a disposición de las autoridades distritales y los organismos de control.
Este informe tendrá las siguientes características:
Relación de las solicitudes y de los derechos de petición y trámite dado a los mismos.
Relación de las principales quejas y reclamos así como la solución que se dio a las mismas.
Servicios sobre los que se presente el mayor número quejas y reclamos.
Dependencias sobre las que se presente mayor número de quejas, reclamos, sugerencias y derechos de petición con los datos de fecha y número de radicación, nombre del peticionario acciones adelantadas y fecha de respuesta.
Principales recomendaciones sugeridas por los particulares que tengan por objeto mejorar el servicio que presta la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C.
ART. 42.—Comunicaciones y notificaciones. Proferida la respuesta, la dirección o funcionario competente, remitirá la misma a la dirección administrativa y financiera - grupo de correspondencia para de allí se proceda a fechar, numerar, y comunicar o notificar personalmente al interesado según el caso, de todo lo cual se dejará constancia en el Cordis. Sin embargo, las comunicaciones y notificaciones relativas a la Dirección Distrital de Impuestos, continuarán bajo las normas y procedimientos actuales y las que en particular los modifiquen.
Comunicaciones: Se comunicarán:
a) Las decisiones que pongan término a una actuación administrativa iniciada con una petición de interés general.
b) La existencia de la actuación administrativa iniciada de oficio, a los particulares que puedan resultar afectados en forma directa, de conformidad con lo ordenado por el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo.
c) Cualquier otra manifestación que no contenga una decisión de la administración.
Notificaciones. Se notificará personalmente al interesado o al representante legal, toda decisión que ponga término a una actuación administrativa, si ésta se inicio por petición verbal, la notificación podrá hacerse de la misma manera.
Si no hay otro medio más eficaz de informar al interesado para hacer la notificación personal, se enviará por correo certificado una citación a la dirección que aquél haya anotado al intervenir por primera vez en la actuación. El envío se hará dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto.
Al hacer la notificación personal, se entregará al notificado copia del acto administrativo.
PAR.—Si no fuere posible hacer la notificación personal al cabo de cinco (5) días de la citación se fijará edicto en lugar público del respectivo despacho, por el término de diez (10) días con inserción de la parte resolutiva de la providencia.
Forma de hacerse la notificación e información de los recursos. Las notificaciones personales contendrán la siguiente información:
a) Lugar y fecha de notificación.
b) Nombre del notificado y forma de notificación.
c) Identificación del acto administrativo que se está dando a conocer.
d) Información de los recursos que legalmente proceden contra la providencia, las autoridades ante quienes se pueden interponer y el plazo para hacerlo.
e) Nombres y apellidos completos, identificación y forma del notificado y el notificador.
ART. 43.—Presentación y recepción de recursos. De los recursos de reposición y apelación habrá de hacerse uso, por escrito, en el momento mismo de la notificación personal, dentro de los cinco (5) días siguientes a ella, o a la desfijación del edicto, o la publicación según el caso. Los recursos contra los actos presuntos podrán interponerse en cualquier tiempo.
Los recursos se presentarán ante el funcionario que dictó la decisión a excepción de lo dispuesto por el recurso de queja.
El recurso de apelación podrá interponerse directamente o como subsidiario del recurso de reposición.
ART. 44.—Desistimiento. El desistimiento de que trata el artículo 8º del Código Contencioso Administrativo se hará por escrito o verbalmente según la forma en que se haya presentado la petición inicial.
ART. 45.—Régimen especial de notificación. Se excluye del presente reglamento las notificaciones referidas a pensiones que se regularán de manera especial.
ART. 46.—De la vigencia del presente reglamento. El presente reglamento regirá a partir de fecha de su publicación en el Registro Distrital, previa su aprobación por parte de la Procuraduría General de la Nación.
Dada en Bogotá, D.C., a 27 diciembre de 2002.