Source: http://www.gevestor.de/details/in-6-schritten-zur-rechtssicheren-betriebskostenabrechnung-2017-733461.html
Timestamp: 2017-04-23 19:43:25
Document Index: 372133745

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Betriebskostenabrechnung: Rechtssicher und „formell ordnungsgemäß“ >GeVestorGratis NewsletterShopLoginMenü Startseite Investieren Private Finanzen Trading Märkte Immobilien Rechner Videos E-Books Karriere Experten Über Gevestor Gratis NewsletterShopLoginMenüStartseite Immobilien Vermieten In 6 Schritten zur rechtssicheren Betriebskostenabrechnung 2017 Checkliste Betriebskosten zum kostenlosen Download:
In 6 Schritten zur rechtssicheren Betriebskostenabrechnung 2017Themen:
BetriebskostenDamit Ihre Betriebskostenabrechnung wirksam ist, muss sie „formell ordnungsgemäß“ sein. Nur dann wahren Sie Ihre 1-jährige Abrechnungsfrist und können eine Nachzahlung von Ihrem Mieter verlangen. Wie Sie mühelos eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung in nur 6 Schritten fertigen, lesen Sie hier.Formell ordnungsgemäß ist Ihre Abrechnung, wenn sie für den Mieter aus sich heraus verständlich und nachvollziehbar ist. Das ist nicht schwer, denn der Anteil des Mieters an den Gesamtkosten ergibt sich aus der Teilung der Gesamtkosten durch den Umlageschlüssel. Vom Ergebnis ziehen Sie dann nur seine geleisteten Vorauszahlungen ab.Nach ständiger Rechtsprechung des BGH muss Ihre Abrechnung diese 4 Angaben enthalten, um formell ordnungsgemäß zu sein:Geordnete Zusammenstellung aller GesamtkostenAngabe des VerteilungsschlüsselsAusweisung des Anteils Ihres MietersAbzug aller Vorauszahlungen des MietersUnd so gehen Sie Schritt für Schritt vor, um Ihre Abrechnung unangreifbar zu machen.Schritt 1: Prüfen Sie Ihre AbrechnungspflichtÜber die Betriebskosten Ihres Mieters müssen Sie nur abrechnen, soweit der Mieter hierfür Vorauszahlungen leistet. Zahlt Ihr Mieter die Betriebskosten als Pauschale oder sind sie in der Miete enthalten (Inklusivmiete), ist keine Betriebskostenabrechnung notwendig.Schritt 2: Ermitteln Sie die Kosten Ihres MietersAbrechnen dürfen Sie nur über solche Betriebskosten, für die Ihr Mieter nach seinem Mietvertrag zahlen muss. Haben Sie darin keine Betriebskosten aufgeführt, braucht Ihr Mieter auch nichts zu zahlen. Sind im Mietvertrag Betriebskosten einzeln aufgelistet, zahlt Ihr Mieter auch nur für diese Kosten.Jede Vereinbarung muss nach aktueller Rechtsprechung zweifelsfrei erkennen lassen, welche Betriebskosten genau der Mieter zahlen muss. Ausreichend sind nun auch Vereinbarungen, wonach der Mieter „die Betriebskosten“ zahlen muss. Ebenso muss der Mieter für alle Betriebskosten zahlen, wenn der Mietervertrag hierzu auf das Gesetz verweist, etwa: „Der Mieter zahlt die Betriebskosten gemäß der Betriebskostenverordnung.“
Besonderheit: Nach Mietbeginn erstmals angefallene KostenFallen im Laufe des Mietverhältnisses neue Betriebskosten an, etwa weil Sie sich erst später für eine regelmäßige Ungezieferbekämpfung entschieden haben, muss Ihr Mieter auch diese Kosten tragen, wenn dies im Mietvertrag vereinbart wurde (BGH, Urteil v. 27.09.08, Az. VIII ZR 80/06).Gebräuchlich ist etwa folgende Regelung: „Neu entstehende Betriebskosten können nach den gesetzlichen Vorschriften umgelegt werden.“ Allerdings muss die betreffende Kostenposition im Mietvertrag entweder bereits angegeben oder Bestandteil des gesetzlichen Betriebs-Kostenkatalogs sein, auf den der Mietvertrag verweist.Hiervon gibt es eine erfreuliche Ausnahme: Haben Sie Ihre Wohnung modernisiert und macht die Modernisierung künftig Betriebskosten erforderlich, muss der Mieter sie immer zahlen – egal was der Mietvertrag hier vorsieht. So etwa die regelmäßigen Kosten für den infolge einer Modernisierung eingerichteten Breitbandkabelanschluss (BGH, Urteil v. 27.06.07, Az. VIII ZR 202/06).Schritt 3: Geben Sie die Gesamtkosten anFür alle angefallenen Betriebskostenarten führen Sie in Ihrer Abrechnung zunächst die Gesamtkosten auf. Tun Sie das nicht, ist Ihre Abrechnung allein aus diesem Grund formell nicht ordnungsgemäß. Der Mieter muss diese Kosten dann nicht zahlen (BGH, Urteil v. 14.02.07, Az. VIII ZR 1/06).Ihr Vorteil: Bei Ermittlung der Gesamtkosten können Sie nach dem sogenannten Abflussprinzip verfahren: Sie setzen einfach alle Kosten an, die während der Abrechnungsperiode von Ihrem Konto „abgeflossen“ sind, also von Ihnen bezahlt wurden.Die Kosten auf verschiedene Abrechnungsräume verteilen – also nach dem Leistungs- oder Zeitabgrenzungsprinzip abrechnen – müssen Sie nur dann, wenn Sie es mit dem Mieter vereinbart haben (BGH, Urteil v. 20.02.08, Az. VIII ZR 49/07) oder es sich um „warme“ Betriebskosten (Heiz- und Warmwasserkosten) handelt (BGH, Urteil v. 01.02.12, Az. VIII ZR 156/1).Besonderheit: MischmietverhältnisseWenn Sie in einer Abrechnungseinheit gleichzeitig Wohn- und Gewerberäume haben, müssen Sie die Gesamtkosten ebenfalls angeben. Also auch dann, wenn Sie bestimmte Kosten vorweg abziehen und den Gewerbemietern direkt in Rechnung stellen (BGH, Urteil v. 01.08.10, Az. VIII ZR 45/10).Wichtig: Zu einem solchen Abzug sind Sie aber nur verpflichtet, wenn für die Gewerberäume bestimmte Kosten überproportional entstehen, etwa bei den Wasserkosten eines Friseursalons (BGH, Urteil v. 08.03.06, Az. VIII ZR 78/05). Generell gilt aber auch hier, dass zunächst alle Gesamtkosten in der Abrechnung anzugeben sind, damit die Abrechnung formell ordnungsgemäß ist.Ihr Vorteil: Dass „überproportionale“ Kosten angefallen sind, hat im Streitfall Ihr Mieter zu beweisen (BGH, Urteil v. 01.08.10, Az. VIII ZR 45/10).Ihr Vorteil: Gleichartige Kosten dürfen Sie zusammenfassenDer BGH hat entschieden, dass die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung in einer Summe unter der Kostenposition „Versicherung“ abgerechnet werden können (BGH, Urteil v. 16.09.09, Az. VIII ZR 346/08).Außerdem dürfen Sie auch die Kosten für Frisch- und Schmutzwasser in einer Summe zusammenfassen und einheitlich abrechnen, wenn die Umlage dieser Kosten einheitlich nach dem – durch Zähler erfassten – Frischwasserverbrauch vorgenommen wird (BGH, Urteil v. 15.07.09, Az. VIII ZR 340/08).Schritt 4: Geben Sie verständlich den Verteilungsschlüssel anGeben Sie in Ihrer Abrechnung den Kostenverteilungsschlüssel an. Notwendig ist, die Herleitung des Quotienten deutlich zu machen (OLG Düsseldorf, Urteil v. 04.07.13, Az. 10 U 52/13). Ist der Schlüssel nur als Bruchteil oder Prozentsatz angegeben, ohne die Bezugsgröße zu nennen, ist die Abrechnung formell fehlerhaft.Beispiel: Richtig ist es, wenn Sie schreiben „Gesamtwohnfläche: 540 m², Ihre Wohnfläche: 90 m², Umlageschlüssel: 1/6“. Dagegen wäre die bloße Angabe des Quotienten „1/6“ oder „16,67%“ nicht ausreichend, weil die konkreten einzelnen Daten fehlen.Ihr Vorteil:Bekannte Abkürzungen können Sie verwenden, etwa „MEA“ für Mieteigentumsanteil (LG Karlsruhe, Urteil v. 08.01.14, Az. 9 S 294/13). Ist der Umlageschlüssel durch die Angabe der Bezugsgröße verständlich, brauchen Sie ihn darüber hinaus nicht zu erläutern.Insbesondere ist es nicht erforderlich, dass Sie dem Mieter erklären, wie Sie die Flächenangaben ermittelt haben. Und zwar selbst dann nicht, wenn sich diese seit der letzten Abrechnung (durch Baumaßnahmen oder Neuvermessung) verändert haben sollten (BGH, Urteil v. 28.05.08, Az. VIII 261/07).Wichtig: Auch wenn Sie als Umlageschlüssel die Zahl der Nutzer vereinbart haben, ist zwingend die Bezugsgröße anzugeben. Hier müssen Sie Ihrem Mieter neben der Zahl der Nutzer seiner Wohnung immer auch die Zahl aller Nutzer im Gebäude angeben.Besonderheit: Tatsächliche Kopfzahl statt MelderegisterHaben Sie laut Mietvertrag über (einzelne) Betriebskosten nach Personenzahl abzurechnen, reicht es nicht, wenn Sie diese anhand einer Melderegisterauskunft angeben. Notwendig ist stattdessen, dass Sie die exakte Personenzahl Ihrer Mieter vor Ort klären (BGH, Urteil v. 23.01.08, Az. VIII ZR 82/07).Für eine formell ordnungsgemäße Abrechnung ist es aber nicht erforderlich, dass Sie angeben, wie Sie die Gesamtpersonenzahl ermittelt haben. Weder muss der Abrechnung eine Belegungsliste beigefügt werden, noch müssen Sie darlegen, wann es zu einem Wechsel in der Belegung gekommen ist (BGH, Urteil v. 15.09.10, Az. VIII ZR 181/09).Besonderheit: Falsche WohnflächeDie im Mietvertrag angegebene Wohnfläche ist für die Betriebskostenabrechnung auch dann maßgeblich, wenn sie falsch ist. Dies gilt, solange die Abweichung nicht mehr als 10% ausmacht. Andersherum: Beträgt die Abweichung von der vereinbarten zur tatsächlichen Wohnfläche mehr als 10%, haben Sie die Betriebskosten, ausgehend von der tatsächlichen Wohnfläche, zu berechnen (BGH, Urteil v. 31.10.07, Az. VIII ZR 261/06).Wichtig: Die Kosten, die in Ihrem Gebäude auf leerstehende Wohnungen entfallen, dürfen Sie nicht auf Ihre übrigen Mieter umlegen. Es gilt der Grundsatz: Das Leerstandsrisiko trägt der Vermieter – und damit auch die Kosten (BGH, Urteil v. 08.01.13, Az. VIII ZR 180/12).Schritt 5: Berechnen Sie die Kosten des MietersNachdem Sie die Gesamtkosten einer jeden einzelnen Betriebskostenposition ermittelt haben, berechnen Sie anhand des Verteilungsschlüssels den Anteil Ihres jeweiligen Mieters und weisen Sie ihn aus.Schritt 6: Ziehen Sie die Vorauszahlungen des Mieters abGeben Sie nun in Ihrer Abrechnung die geleisteten Abschlags- und Vorauszahlungen an. Möglich – aber nicht empfehlenswert – ist es auch, dass Sie anstelle der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen (Ist-Vorschüsse) die mietvertraglich geschuldeten Vorauszahlungen (Soll-Vorschüsse) angeben.Ob die vorgenommenen Abzüge der Höhe nach zutreffend angesetzt sind, ist nämlich für die formelle Ordnungsmäßigkeit einer Abrechnung ohne Bedeutung (BGH, Beschluss v. 23.09.09, Az. VIII ZA 2/08).Tipp: NachberechnenZu guter Letzt: Erhalten Sie rückwirkend eine Neufestsetzung der Grundsteuer durch das Finanzamt, dürfen Sie diese noch nach Ablauf der Abrechnungsfrist nachberechnen, wenn Sie dies innerhalb von 3 Monaten nach Erhalt tun (BGH, Urteil v. 12.12.12, Az. VIII ZR 264/12).20. Dezember 2016© Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG, alle Rechte vorbehaltenArtikel weiterempfehlenVon: Dr. Tobias Mahlstedt.