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Timestamp: 2019-10-20 15:56:31+00:00
Document Index: 53475022

Matched Legal Cases: ['art. 80', 'art. 79', 'art. 8', 'art. 336', 'art. 5', 'art. 8', 'art. 7', 'art. 21', 'art. 13', 'art. 4']

RS 824.095 Ordonnance du 20 août 2014 sur le système d’information du service civil
du 20 août 2014 (Etat le 1er janvier 2018)
vu l'art. 80, al. 4, de la loi fédérale du 6 octobre 1995 sur le service civil (LSC)1,
La présente ordonnance règle le traitement de données dans le cadre de l'exécution du service civil par les autorités et par les tiers auxquels des compétences d'exécution ont été déléguées en vertu de l'art. 79, al. 2, LSC (chargés d'exécution).
Art. 2 Organes responsables
1 L'Office fédéral du service civil (CIVI)1 est responsable du développement et de l'exploitation du système d'information automatisé du service civil (système E-ZIVI).
2 Il peut faire appel à d'autres services fédéraux ou à des prestataires privés pour le développement technique et l'exploitation du système.
Art. 3 But du système
Le système E-ZIVI sert à faciliter l'exécution du service civil, à savoir:
l'exécution d'inspections et de contrôles d'efficacité dans les établissements d'affectation et l'encadrement de ces derniers;
la préparation, l'exécution, le financement, l'administration, le contrôle et l'évaluation des journées d'introduction destinées aux personnes demandant à être admises au service civil et des cours de formation destinés aux personnes astreintes au service civil;
l'exécution des procédures disciplinaires et le traitement des demandes en dommages-intérêts;
le traitement des demandes de conseil déposées par les personnes astreintes au service civil;
la comptabilité relative aux débiteurs et aux créanciers;
les tâches de documentation;
1 Nouvelle teneur selon le ch. I de l'O du 15 nov. 2017, en vigueur depuis le 1er janv. 2018 (RO 2017 6699).
2 Nouvelle teneur selon le ch. I de l'O du 15 nov. 2017, en vigueur depuis le 1er janv. 2018 (RO 2017 6699).
Art. 4 Publication des données de base et des possibilités d'affectation
Les données de base et les possibilités d'affectation des établissements d'affectation reconnus peuvent être rendues accessibles à tout un chacun sur le site du CIVI, pour autant que les établissements d'affectation concernés l'aient accepté.
Section 2 Structure du système et traitement des données
Art. 5 Structure et contenu du système
1 Le système E-ZIVI comprend les sous-systèmes suivants:
le système de gestion (SG);
le système clients (SC);
le système d'analyse décisionnelle (SAD).
2 Il contient des données sur:
les personnes demandant à être admises au service civil et les personnes astreintes au service civil;
les institutions demandant à être reconnues en tant qu'établissement d'affectation et les établissements d'affectation reconnus;
les établissements de formation et les enseignants;
les périodes d'affectation, les journées d'introduction et les cours de formation;
3 Le SAD contient des données sur les indicateurs relatifs aux processus et aux dossiers; ces données servent au suivi des prestations et à la conduite et l'optimisation des procédures du CIVI.
Art. 6 Collecte de données
Les données du système E-ZIVI sont collectées auprès des personnes, institutions et établissements suivants:
les destinataires des données visées à l'art. 8.
Art. 7 Droits de consultation et de traitement
1 Le CIVI et les chargés d'exécution ont accès aux données du SG dans le cadre de leurs tâches légales.
2 Les autorités compétentes ont accès en ligne aux données du SC dans le cadre de leurs tâches légales.
3 Les données du SC relatives aux personnes demandant à être admises au service civil, aux personnes astreintes au service civil, aux institutions demandant leur reconnaissance et aux établissements d'affectation reconnus ne peuvent être consultées que si la personne, l'institution ou l'établissement concerné a donné son accord.
4 Les droits de consultation et de traitement individuels sont réglés en annexe.
Art. 8 Communication des données personnelles
Le CIVI communique des données personnelles aux organes et personnes suivants dans les buts mentionnés ci-après:
aux autorités suisses et éventuellement à d'autres institutions spécialisées, en vue de garantir la sécurité de la personne astreinte lors d'affectations à l'étranger, de l'examen des demandes de reconnaissance d'établissements d'affectation souhaitant proposer des affectations à l'étranger ou dans le domaine de l'agriculture et de l'examen des demandes d'aide financière d'établissements d'affectation;
aux personnes astreintes au service civil et aux établissements d'affectation, en vue de la préparation des périodes d'affectation au moyen du SC;
aux employeurs des personnes en service, en vue de constater l'impossibilité de résilier le contrat de travail pendant les délais de protection prévus à l'art. 336c, al. 1, let. a, du code des obligations2;
aux caisses-maladie, en vue de la suspension de l'obligation de s'assurer pour les personnes astreintes au service civil;
à l'opérateur de sa boutique en ligne, en vue de l'administration des effets d'équipement destinés à identifier les personnes astreintes au service civil;
à l'Office fédéral des constructions et de la logistique, en vue de l'exécution de mandats d'impression;
à l'Office fédéral de l'informatique et de la télécommunication, en vue d'envois en nombre par voie électronique;
aux établissements hôteliers, en vue de la réservation des nuitées des personnes astreintes au service civil;
aux services spécialisés désignés par le CIVI, en vue des examens médicaux et des mesures préventives en prévision d'affectations à l'étranger;
aux institutions mandatées par les établissements d'affectation pour mener des tests d'aptitude en prévision d'affectations à l'étranger;
aux prestataires de services spécialisés dans les évaluations, en vue de mener auprès des personnes demandant à être admises au service civil, des personnes astreintes au service civil, des établissements d'affectation et des enseignants des enquêtes visant à évaluer les journées d'introduction, les cours de formation et les périodes d'affectation.
1 Nouvelle teneur selon le ch. I de l'O du 3 juin 2016, en vigueur depuis le 1er juil. 2016 (RO 2016 1927).
3 Introduite par le ch. I de l'O du 3 juin 2016, en vigueur depuis le 1er juil. 2016 (RO 2016 1927).
4 Introduite par le ch. I de l'O du 3 juin 2016, en vigueur depuis le 1er juil. 2016 (RO 2016 1927).
5 Introduite par le ch. I de l'O du 15 nov. 2017, en vigueur depuis le 1er janv. 2018 (RO 2017 6699).
Art. 9 Surveillance et coordination
1 Le CIVI exerce la surveillance:
sur le traitement des données personnelles au sens de la présente ordonnance;
sur le respect de la protection et de la sécurité des données par les particuliers et les institutions privées qui sont parties au système E-ZIVI.
2 Il coordonne ses activités avec les autorités de la Confédération parties au système E-ZIVI et avec les particuliers et les institutions privées auxquels il fait appel.
3 Il octroie les droits individuels de traitement des données pour le système E-ZIVI.
1 Les autorités parties au système E-ZIVI veillent dans leur domaine à ce que les données personnelles soient traitées conformément aux prescriptions.
2 Les particuliers et les institutions privées auxquels des tâches d'exécution ont été confiées veillent dans leur domaine à ce que les données personnelles soient traitées conformément aux prescriptions.
3 Les autorités, les particuliers et les institutions privées s'assurent que les données personnelles qu'ils ont saisies dans les sous-systèmes visés à l'art. 5, al. 1, ou communiquées aux services compétents soient complètes, correctes et à jour.
1 La sécurité des données est régie par les dispositions suivantes:
les art. 8 à 12 de l'ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données1;
les directives du Conseil fédéral du 1er juillet 2015 concernant la sécurité des TIC dans l'administration fédérale3.4
2 Les autorités, les particuliers et les institutions privées autorisées en vertu de l'art. 7 prennent les mesures organisationnelles et techniques requises, conformément au droit de la protection des données, afin de protéger les données personnelles contre toute perte ou tout vol et contre tout traitement ou consultation non autorisés.
3 Le CIVI édicte un règlement de traitement qui contient les dispositions requises sur les mesures organisationnelles, les mesures de sécurité et le contrôle du traitement des données.
4 Il veille à l'établissement automatique d'un historique indiquant quel est l'utilisateur à l'origine de l'état des données du moment et quand il est intervenu.
4 Nouvelle teneur selon le ch. I de l'O du 15 nov. 2017, en vigueur depuis le 1er janv. 2018 (RO 2017 6699).
Art. 12 Durée de conservation
Sont conservées pendant cinq ans:
les données relatives aux personnes astreintes au service civil, à compter de la date à laquelle l'astreinte au service civil prend fin;
les données relatives aux établissements de formation, à compter de la fin de l'année civile du dernier cours de formation.
1 A l'échéance de la durée de conservation, le CIVI transmet aux Archives fédérales, rend anonymes ou détruit toutes les données, conformément à l'art. 21 de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données1.
2 Les données transmises aux Archives fédérales sont détruites dans le système E-ZIVI.
Le CIVI communique à l'Office fédéral de la statistique les données dont celui-ci a besoin pour accomplir ses tâches.
1 La Confédération finance le développement et l'exploitation du système E-ZIVI, ainsi que le raccordement et l'exploitation des lignes de données jusqu'aux services et personnes raccordés directement au SG ou au SAD.
2 Les services et personnes raccordés directement au système E-ZIVI prennent en charge les frais d'acquisition et d'exploitation de leurs appareils et du logiciel dont ils ont besoin Le CIVI fixe les conditions auxquelles ces appareils et le logiciel doivent répondre.
Art. 16 Abrogation d'autres actes
L'ordonnance du 30 juin 2004 sur le système d'information du service civil1 est abrogée.
1 [RO 2004 3633, 2007 4525, 2009 1119]
1 Le système d'information ZIVI+ est mis hors service dans un délai de neuf mois à compter de l'entrée en vigueur de la présente ordonnance.
2 Ses données sont transférées dans le système E-ZIVI dans un délai de neuf mois à compter de l'entrée en vigueur de la présente ordonnance.
3 Les données du système d'information ZIVI+ relatives aux personnes ayant été astreintes au travail ne sont pas transférées. Elles doivent être transmises aux Archives fédérales ou détruites dans les neuf mois à compter de l'entrée en vigueur de la présente ordonnance.
Art. 18 Régime transitoire en cas de perturbations importantes pendant la période d'introduction
Si, après l'entrée en vigueur de la présente ordonnance, le système d'information ZIVI+ doit être maintenu ou remis en fonction en vue de surmonter de graves perturbations techniques ou organisationnelles, l'ordonnance du 30 juin 2004 sur le système d'information du service civil1 demeure applicable pendant neuf mois au plus à compter de l'entrée en vigueur de la présente ordonnance.
Données personnelles figurant dans le système d'information automatisé du service civil: utilisateurs, accès et droits de consultation et de traitement
A Utilisateurs, codes et accès au système de gestion et au système clients
Code utilisé dans le tableau
Chef Exécution
Collaborateur de l'unité principale Encadrement des établissements d'affectation (REI)
Cadre de l'unité principale Encadrement des civilistes (ECA)
Spécialiste Exécution
Collaborateur de l'unité principale ECA
Collaborateur de l'unité principale Introduction et formation ZIVI
Collaborateur REI auprès d'un centre régional
Collaborateur ECA auprès d'un centre régional
Collaborateur Centre de gestion administrative auprès d'un centre régional
Controlling stratégique et politique (CSP)
Personne demandant à être admise au service civil ou personne astreinte au service civil
Institution demandant à être reconnue en tant qu'établissement d'affectation ou établissement d'affectation
Autorité cantonale chargée de la taxe d'exemption ou Administration fédérale des contributions
Organe chargé des questions d'allocations pour perte de gain
B Données, droits de consultation et de traitement
A = Consultation
B = Traitement (enregistrement, modification et téléchargement)
1. Données personnelles concernant la personne demandant à être admise au service civil ou la personne astreinte au service civil
1.1 Auto-inscription et envoi de la demande en ligne
Adresse (y compris numéro de téléphone portable et adresse électronique)
1.2 Inscription et saisie de la demande
1.3 Données personnelles concernant la personne astreinte au service civil
Numéro de système de la personne demandant à être admise au service civil ou de la personne astreinte au service civil
Ancien numéro d'assuré AVS
Nouveau numéro d'assuré AVS
Champ destiné aux coordonnées
Indications en vue du signalement et de la révocation dans le RIPOL
2.1 Envoi de la demande en ligne
Déclaration de la personne demandant à être admise au service civil qu'elle ne peut pas concilier le service militaire avec sa conscience
Déclaration de la personne demandant à être admise au service civil qu'elle est disposée à effectuer le service civil conformément à la LSC
Copie numérique de la carte d'identité ou du passeport
Confirmation de l'envoi de la demande par la personne demandant à être admise au service civil
2.2 Envoi de la demande en dehors d'E-ZIVI
Formulaire de demande officiel téléchargé
Date de réception de la demande d'admission
2.3 Administration de la procédure d'admission
Compétence du centre régional ou de l'organe central pour la personne demandant à être admise au service civil ou pour la personne astreinte au service civil
Jours de service militaire accomplis et restant à effectuer; catégorie de décompte APG
Statut lors de l'admission: personne astreinte au service militaire ou conscrit
Reconsidération d'une décision de non-entrée en matière ou de rejet
Inscription en ligne à la journée d'introduction
Inscription par le CIVI à la journée d'introduction
Administration de la journée d'introduction
Confirmation de la demande (en ligne)
Téléchargement de la confirmation de la demande (en cas d'envoi en dehors d'E-ZIVI)
Date de réception de la confirmation de la demande
Dossier de la personne demandant à être admise au service civil contenant tous les documents de la procédure d'admission
Correspondance entre la personne astreinte au service civil et le CIVI
Liste de présence des cours de formation (présence et remarques)
Données personnelles de l'enseignant (nom, prénom, sexe, numéro de téléphone portable et adresse électronique)
Cours de formation du CIVI
Inscription en ligne aux cours de formation
Exemption du service en vertu de l'art. 13 LSC
Photo passeport pour la carte de légitimation du service civil
Remarques concernant la personne astreinte au service civil
Résultat de la vérification de la réputation de la personne astreinte au service civil
Résultat de la vérification de l'aptitude de la personne astreinte au service civil
Communications entre la personne astreinte au service civil et l'établissement d'affectation en vue d'une convention d'affectation
Données relatives à l'affectation (convention d'affectation)
Jours de service planifiés et accomplis
Déclaration des jours de service accomplis
Procédures disciplinaires et pénales
Interdiction d'accomplir des périodes de service
Exclusion du service civil
Libération ordinaire du service civil
Libération avant terme du service civil
Dossier contenant tous les documents de la personne astreinte au service civil, à l'exception de la documentation d'admission, de l'examen par le médecin-conseil et des procédures disciplinaires et pénales
Convention de report de la libération du service civil
Interruption d'affectation
Caisse-maladie de la personne astreinte au service civil
Coordonnées bancaires de la personne astreinte au service civil
Certificat de travail après une affectation
Données relatives aux demandes en dommages-intérêts
4. Institutions demandant à être reconnues en tant qu'établissement d'affectation ou établissements d'affectation
Domaine d'activité de l'établissement d'affectation au sens de l'art. 4 LSC
Liste des cahiers des charges avec activités
Exigences particulières concernant la réputation des personnes astreintes au service civil
Exigences particulières concernant l'aptitude des personnes astreintes au service civil
Données internes: forme juridique, évaluation financière, aide financière, réexamen, statut, description, destinataire de la décision
Données concernant l'encadrement
Dossier contenant tous les documents concernant l'établissement d'affectation
Correspondance entre l'établissement d'affectation et le CIVI
Date de réception et objet du recours
5.2 Procédure de recours en matière d'affectations
Recourant (personne astreinte au service civil ou établissement d'affectation)
5.3 Procédures de recours en matière de reconnaissances
Recourant (établissement d'affectation ou autorité cantonale du marché de l'emploi)
1 Nouvelle teneur selon le ch. II de l'O du 15 nov. 2017, en vigueur depuis le 1er janv. 2018 (RO 2017 6699).