Source: http://cyfroteka.pl/ebooki/Vademecum_dokumentacji_kadrowej_2016__od_zatrudnienia_do_zwolnienia_pracownika-ebook/p0406885i040
Timestamp: 2018-09-24 13:45:36+00:00
Document Index: 79815981

Matched Legal Cases: ['art. 26', 'art. 7', 'art. 221', 'art. 6', 'art. 221', 'art. 188', 'art. 186', 'art. 221', 'art. 221', 'art. 221', 'art. 221', 'art. 50', 'art. 27', 'art. 221', 'art. 221']

Vademecum dokumentacji kadrowej 2016 – od zatrudnienia do zwolnienia pracownika [Praca zbiorowa] << KLIKAJ I CZYTAJ ONLINE
00332 006031 13099905 na godz. na dobę w sumie
ISBN: 9788326945601 Data wydania:
Spis treści Redakcja Wstęp Vademecum dokumentacji kadrowej 2016– od zatrudnienia do zwolnienia pracownika Rozdział I. Zatrudnianie pracowników Tematy publikacji w pełnej wersji
Redakcja Publikacja „Vademecum dokumentacji kadrowej 2016 – od zatrudnienia do zwolnienia pracownika” to starannie wyselekcjonowane i zebrane informacje, wskazówki, porady, stanowiska urzędów oraz orzeczenia sądów. Wszystko w jednym miejscu, łatwo dostępne, kompleksowo omawiające tematykę najważniejszej dokumentacji pracowniczej. Wydawca Agnieszka Gorczyca Redaktor prowadzący Grażyna Mazur, Anna Makarczuk Korekta Zespół Koordynator produkcji Magdalena Huta Opracowanie graficzne Piotr Fedorczyk Druk Drukarnia Elpil Skład i łamanie „Triograf” Dariusz Kołacz ISBN 978-83-269-4560-1 Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: personel@wip.pl NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł © Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 Materiał został merytorycznie opracowany przez ekspertów m.in. z Państwowej Inspekcji Pracy oraz Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. Publikacja „Vademecum dokumentacji kadrowej 2016 – od zatrudnienia do zwolnienia pracownika” jest chroniona prawem autorskim. Przedruk materiałów w niej opublikowanych – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Vademecum dokumentacji kadrowej 2016 – od zatrudnienia do zwolnienia pracownika” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Vademecum dokumentacji kadrowej 2016 – od zatrudnienia do zwolnienia pracownika” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Informacje o prenumeracie tel.: 22 518 29 29 e-mail: cok@wip.pl
Wstęp Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawców wiele obowiązków związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Aby pomóc zatrudniającym w prawidłowym wywiązaniu się z tych powinności, przygotowaliśmy „Vademecum dokumentacji kadrowej 2016 – od zatrudnienia do zwolnienia pracownika”. Jest to kompendium zawierające wzory dokumentów najczęściej wykorzystywanych przez pracodawców. Prezentowane wzory dokumentów zostały wybrane i przygotowane pod kątem potrzeb osób zajmujących się w firmie prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Dzięki publikacji można w 100% zgodnie z najnowszymi interpretacjami prawnymi sporządzić najważniejsze dokumenty kadrowe od zatrudnienia do zwolnienia pracownika. Tylko bowiem właściwie, precyzyjnie sformułowane pismo czy umowa pozwoli pracodawcy osiągnąć zamierzony cel. Niekiedy wystarczy, że przez pomyłkę zmienione zostanie jedno słowo umowy czy innego pisma, nie będzie uwzględniony jakiś przypadek, nie zostanie zamieszczona odpowiednia klauzula i treść dokumentu okazuje się przeciwna do tego, co było intencją pracodawcy. Dodatkowo nieprecyzyjne sformułowania w dokumentach pracowniczych są jednymi z najczęstszych powodów sporów z pracownikami, które mogą znaleźć swój finał przed sądem pracy. Doradzamy, jak uniknąć takich problemów. Co godne podkreślenia, publikujemy nie tylko wzory pism, ale radzimy, jak krok po kroku je wypełnić. Każdy wzór opatrzony jest bowiem przejrzystym komentarzem zawierającym informacje dotyczące danej umowy, pisma, procedury czy innego dokumentu. Dzięki temu Czytelnicy z łatwością dostosują wzór do konkretnej sytuacji i własnych potrzeb. Komentarz opisuje nie tylko sposób wypełnienia dokumentu. Zawiera także opis stanu prawnego, najważniejsze orzecznictwo sądów pracy oraz stanowiska urzędowe dotyczące stosowania konkretnego dokumentu. Przygotowaliśmy więc praktyczne porady i wskazówki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Przy czym nie tylko sporządzenie konkretnego dokumentu może sprawić pracodawcy kłopoty. Równie ważną i problematyczną kwestią jest przechowywanie pism związanych z zatrudnianiem pracowników. Pracodawca ma bowiem obowiązek archiwizować określone dokumenty pracownika w aktach osobowych. Aby ułatwić pracodawcy wywiązanie się z tego obowiązku, w przypadku każdego dokumentu wskazujemy, czy powinien być on przechowywany w teczce personalnej pracownika, a jeśli tak – do której z trzech części (A, B czy C) należy go włożyć. Publikujemy też praktyczne zestawienie dokumentów przechowywanych w aktach osobowych pracownika. Pokazujemy, na co zwracać uwagę, by nie popełnić błędu przy sporządzaniu danego dokumentu i nie narazić się na zarzuty inspektorów PIP w trakcie kontroli. Prawidłowe prowadzenie dokumentacji osobowej pracowników jest bowiem jednym z najczęściej kontrolowanych przez PIP obowiązków. Proponujemy też wzory regulaminów i procedur, których wprowadzenie wprawdzie nie jest bezwzględnie wymagane przez przepisy. Ich wdrożenie może jednak przynieść wymierne korzyści i zabezpieczyć pracodawcę na wypadek sporu z pracownikiem przed sądem pracy. Do „Vademecum dokumentacji kadrowej 2016 – od zatrudnienia do zwolnienia pracownika” dołączona jest płyta CD. Zawiera ona szablony wybranych dokumentów kadrowych. Życzę przydatnej lektury Grażyna Mazur redaktor
Vademecum dokumentacji kadrowej 2016– od zatrudnienia do zwolnienia pracownika Rozdział I. Zatrudnianie pracowników Zatrudnianie pracowników W tym rozdziale publikujemy wzory dokumentów niezbędnych na etapie zatrudniania pracownika. Najważniejszą rolę pełni tu umowa o pracę. Muszą się w niej bowiem znaleźć określone zapisy. Ich brak albo błędne sformułowanie może zaś powodować negatywne skutki dla pracodawcy. Przedstawiamy w tym rozdziale cztery najczęściej używane rodzaje umów o pracę: ■ na okres próbny, ■ na czas określony, ■ na czas nieokreślony oraz ■ na czas zastępstwa za nieobecnego pracownika. Czytelnicy znajdą też w tym rozdziale wzór aneksu do umowy o pracę, a także szablony następujących dokumentów: ■ kwestionariusza osobowego dla kandydata do pracy, ■ kwestionariusza osobowego dla pracownika, ■ informacji o warunkach zatrudnienia – w wersji podstawowej oraz rozszerzonej dla pracodawców zatrudniających poniżej 20 pracowników, ■ pisemnego zakresu obowiązków. KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA KANDYDATA, KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA PRACOWNIKA Wzór Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie 1. Imię (imiona) i nazwisko: Maria Adamczyk 2. Imiona rodziców: Anna, Jerzy 3. Data urodzenia: 5 maja 1971 r. 4. Obywatelstwo: polskie 5. Miejsce zamieszkania (adres do korespondencji): ul. Słowikowa 8 m. 5, 02-451 Warszawa 6. Wykształcenie: 1996 r. – Wyższa Szkoła Zarządzania i Administracji w Warszawie, magister 7. Wykształcenie uzupełniające: 2000 r. – Podyplomowe Studium Sekretarskie w Radomiu 2001 r. – kurs specjalistyczny j. angielskiego w Londynie 8. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia: – wrzesień 1996 r. – grudzień 1998 r. – firma „Rotex” w Warszawie, sekretariat, – styczeń 1999 r. – marzec 2006 r. – firma „Instal – med.” w Radomiu, sekretariat prezesa, – kwiecień 2006 r. – luty 2014 r. – Kancelaria Adwokacka w Warszawie, kierownik sekretariatu 9. Dodatkowe uprawnienia, umiejętności, zainteresowania: – prawo jazdy kat. B, – zawodowy j. angielski i niemiecki, dobra znajomość języka francuskiego 10. Oświadczam, że dane zawarte w pkt 1–4 są zgodne z dowodem osobistym seria AAG nr 567438 wydanym przez Prezydenta Miasta Radomia. 7 marca 2016 r. Maria Adamczyk Wzór Kwestionariusz osobowy dla pracownika 1. Imię (imiona) i nazwisko: Maria Adamczyk 2. Numer ewidencyjny PESEL: 71050504597 3. Stan rodzinny: Agnieszka Adamczyk, urodzona 18 czerwca 2000 r. 4. Powszechny obowiązek obrony: nie dotyczy 5. Osoba, którą należy zawiadomić w razie wypadku: Jerzy Adamczyk, ul. Słowikowa 8 m. 5, 02-451 Warszawa, tel. 502 987 674. 6. Oświadczam, że dane zawarte w pkt 1 i 2 są zgodne z dowodem osobistym seria AAG nr 567438 wydanym przez Prezydenta Miasta Radomia. 7 marca 2016 r. Maria Adamczyk Wypełnienia kwestionariuszy osobowych, których wzory zawarte są w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dalej rozporządzenie w sprawie akt osobowych), pracodawca może żądać od osób ubiegających się o zatrudnienie w danej firmie oraz od pracowników tej firmy. Natomiast pozyskiwanie i dalsze przetwarzanie danych osobowych od osób niebędących pracownikami, np. od: ■ zleceniobiorców czy ■ wykonawców dzieła, podlega przede wszystkim przepisom ustawy Kodeks cywilny – odpowiednio, stosownie do konkretnej umowy, a także przepisom ustawy o ochronie danych osobowych. Przy zawieraniu umowy cywilnoprawnej konieczne jest określenie stron takiej umowy i danych niezbędnych do realizacji tej umowy. Przetwarzanie danych zleceniobiorcy czy wykonawcy dzieła odbywa się przede wszystkim w celu realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą. Należy pamiętać, iż zakres przetwarzanych danych powinien być adekwatny do realizacji zamierzonego celu, tj. pozyskiwane dane powinny być niezbędne do realizacji konkretnej umowy (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych). Podstawą prawną przetwarzania danych zleceniobiorców (wykonawców dzieła) będzie także: ■ realizacja uprawnienia lub spełnienie obowiązku wynikających z przepisu prawa, np. wypełnienie deklaracji zusowskiej czy podatkowej, ■ zgoda osoby, której dane dotyczą. Należy przy tym zwrócić uwagę, iż zgodnie z brzmieniem art. 7 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych zgoda to oświadczenie woli osoby, której dane dotyczą. Musi być dobrowolna, nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści. Zgoda może też zostać odwołana w każdym czasie. WAŻNE Zleceniobiorca nie korzysta ze szczególnych uprawnień związanych z rodzicielstwem wskazanych w przepisach prawa pracy. Nie ma więc podstawy prawnej, żeby musiał podać zleceniodawcy informację o tym, czy ma dzieci. Wyjątkiem może być tu jednak sytuacja, gdy podanie takich danych jest dla niego korzystne. Przykładowo może być uwzględniony jako osoba uprawniona do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i w związku z tym mieć możliwość uzyskania świątecznej paczki dla dziecka. Kandydat do pracy powie nam mniej niż zatrudniony Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca ma prawo żądać podania danych osobowych obejmujących (art. 221 § 1 Kodeksu pracy, dalej kp): ■ imię (imiona) i nazwisko, ■ imiona rodziców, ■ datę urodzenia, ■ miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), ■ wykształcenie, ■ przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Innych danych wolno żądać od kandydata do pracy tylko wtedy, gdy wymóg ich podania wynika z przepisów innych ustaw. Pracodawca może żądać informacji (oświadczenia) o niekaralności, np. jeżeli zechce zatrudnić pracownika samorządowego na stanowisku urzędniczym (art. 6 ust. 3 pkt 2 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych). Po zawarciu umowy – dodatkowe dane Po zatrudnieniu konkretnej osoby, a więc gdy stanie się ona pracownikiem, niezależnie od danych osobowych uzyskanych od niej jako od kandydata do pracy, pracodawca ma prawo żądać (art. 221 § 2 kp): ■ innych danych osobowych, np. imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne do korzystania przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy; ■ numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL); ■ innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Chce korzystać ze szczególnych praw – musi informować Jeżeli pracownik chciałby korzystać z uprawnień związanych z rodzicielstwem, np. z prawa do dwóch dni wolnych w roku kalendarzowym z tytułu wychowywania dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 kp), z urlopu wychowawczego (art. 186 kp), prawa do odmowy wyjazdu w podroż służbową (178 § 2 kp) – musi podać dane dotyczące dzieci (imiona, nazwiska oraz daty urodzenia dzieci). Niekiedy można żądać od razu więcej danych Może zdarzyć się, że pracodawca zatrudnia osobę bez przeprowadzania szczegółowej i długotrwałej rekrutacji. Po rozmowie z nią decyduje się na natychmiastowe zatrudnienie jej w firmie. Jeżeli ta osoba od razu stała się pracownikiem, to można od niej odebrać od razu wszystkie dane osobowe, o których mowa w art. 221 § 1 i § 2 kp. Osoba taka wypełni więc jedynie kwestionariusz osobowy dla pracownika (albo po zatrudnieniu – obydwa kwestionariusze). Przepisy nie przewidują obowiązku odbierania obu kwestionariuszy ani w podziale, że najpierw pobierany jest ten od kandydata, a potem drugi – od pracownika. W sytuacji zatrudniania osoby bez przeprowadzania szczegółowej i długotrwałej rekrutacji pracodawca będzie mógł zmodyfikować wzory kwestionariuszy z rozporządzenia i stworzyć jeden wzór dla pracownika, który zostanie wypełniony po podpisaniu umowy o pracę. W takim dokumencie wolno zawrzeć wszystkie dane z obu kwestionariuszy, bowiem będzie podpisywany już przez pracownika. Forma przekazania danych – oświadczenie Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której te dane dotyczą (art. 221 § 3 kp). Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie wolno zatem żądać wypełnienia kwestionariusza osobowego (§ 1 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie akt osobowych). Złożenia kwestionariusza można również wymagać od pracownika (§ 1 ust. 2b rozporządzenia w sprawie akt osobowych). WAŻNE Rozporządzenie w sprawie akt osobowych zawiera dwa wzory kwestionariusza. Pierwszy z nich jest przeznaczony dla osoby ubiegającej się o pracę, drugi – dla pracownika (czyli osoby przyjętej już do pracy). Możliwy własny wzór dokumentu Pracodawca nie ma obowiązku korzystania ze wzorów kwestionariuszy zamieszczonych w rozporządzeniu w sprawie akt osobowych. Jednakże wykorzystywanie tych kwestionariuszy osobowych ułatwi mu zbieranie danych osobowych. Poza tym uchroni pracodawcę przed naruszeniem Kodeksu pracy (art. 221 § 1 kp) polegającym na żądaniu od kandydata do pracy, a później od pracownika danych, do których uzyskania zakład pracy nie jest uprawniony. Jeżeli pracodawca posługuje się kwestionariuszem albo formularzem przygotowanym samodzielnie, nie może wymagać podania w nim innych danych, niż wynika to z Kodeksu pracy. Uwaga na dane osobowe w CV Jeżeli kandydat do pracy przysłał do danej firmy swoje CV zawierające wszystkie jego dane osobowe, z podpisaną klauzulą o zgodzie na ich przetwarzanie, to nie trzeba wymagać dodatkowo od niego wypełnienia kwestionariusza osobowego dla kandydata do pracy. Jeżeli zaś to CV zawiera także te dane, które można zebrać dopiero od pracownika – to po jego zatrudnieniu nie trzeba także wymagać wypełnienia kwestionariusza dla pracownika. Miejsce zamieszkania czy zameldowania Kandydat ma obowiązek podania adresu zamieszkania, a nie adresu zameldowania. Na miejsce zamieszkania składają się trzy podstawowe elementy: ■ miejscowość w znaczeniu administracyjnym, ■ miejsce stałego, faktycznego przebywania oraz ■ wola pobytu osoby w danej miejscowości (postanowienie SKO we Wrocławiu z 6 września 2001 r., SKO 4313/46/01, OwSS 2002/1/11). Czym innym jest natomiast miejsce zameldowania, które ma związek z ewidencją ludności. Gdyby w kwestionariuszu chodziło o podanie miejsca zameldowania, zostałoby to wyraźne zaznaczone w przepisach Kodeksu pracy (art. 221 § 1 pkt 4 kp). WAŻNE Z zasady kandydat do pracy lub pracownik powinien być zameldowany w miejscu zamieszkania. W praktyce jednak często istnieją rozbieżności pomiędzy adresem zameldowania a adresem zamieszkania, który wydaje się ważniejszy, bo to tam dana osoba przebywa i na ten adres będzie kierowana do niej korespondencja od pracodawcy. Wymagane wykształcenie określi sam pracodawca albo pragmatyki Kwalifikacje zawodowe pracowników, wymagane do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na danym stanowisku, określa sam pracodawca, chyba że chodzi o zatrudnionego, co do którego wymagania kwalifikacyjne zostały wskazane w pragmatyce służbowej. Dotyczy to w szczególności tzw. zamkniętych zawodów, np.: ■ prokuratorów, ■ notariuszy, ■ adwokatów, ■ radców prawnych. W takim przypadku pracodawca musi się dostosować do wymagań ustawowych i powinien zatrudnić osoby spełniające ściśle określone wymagania kwalifikacyjne. Szczególne wymogi kwalifikacyjne dotyczą również innych pracowników, np. urzędników. Natomiast w przypadku gdy przepisy nie wymagają spełniania określonych warunków, do zatrudnienia na danym stanowisku pracy, wówczas o wymaganiach kwalifikacyjnych wobec przyszłego pracownika decyduje sam pracodawca. Dane dotyczące powszechnego obowiązku obrony pomogą wypełnić obowiązki wobec WKU W rubryce «powszechny obowiązek obrony» pracownik powinien podać następujące dane: ■ stosunek do powszechnego obowiązku obrony, ■ stopień wojskowy, ■ numer specjalności wojskowej, ■ przynależność ewidencyjną do WKU, ■ numer książeczki wojskowej, ■ przydział mobilizacyjny do sił RP. Zgodnie z przepisami dotyczącymi powszechnej obrony RP pracodawca ma obowiązek zawiadomić, nie później niż przed upływem 14 dni, wojskowych komendantów uzupełnień, o: ■ zatrudnieniu i zwolnieniu pracownika oraz ■ jego kwalifikacjach i zajmowanym stanowisku. Obowiązek ten istnieje m.in. w stosunku do osób podlegających obowiązkowi stawienia się do kwalifikacji wojskowej, którzy nie wywiązali się z tego zobowiązania do końca roku kalendarzowego, w którym kończą dwadzieścia cztery lata życia (art. 50 ustawy z 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony oraz § 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia z 15 czerwca 2004 r. w sprawie zawiadamiania wojskowych komendantów uzupełnień). Konieczny podpis i wskazanie daty Zarówno kandydat ubiegający się o zatrudnienie, jak i pracownik powinni własnoręcznie podpisać kwestionariusz oraz wpisać datę, w której składają oświadczenie – podając swoje dane osobowe. Wskazanie daty jest konieczne, by ustalić, czy dane zostały podane w prawidłowy sposób, tj. czy np. najpierw osoba została zatrudniona, a następnie wypełniła kwestionariusz dla pracownika, zawierający dane, jakich można żądać dopiero od pracownika. Podpis jest natomiast dowodem, że dane podane w kwestionariuszu pochodzą od osoby, która je podała. Oświadczenia o niekaralności można wymagać tylko w szczególnych okolicznościach Zabronione jest przetwarzanie danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym, chyba że: ■ osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę na piśmie, ■ przepis szczególny innej ustawy zezwala na przetwarzanie takich danych bez zgody osoby (art. 27 ustawy o ochronie danych osobowych). Wystarczą dane kodeksowe… Zakres danych osobowych, których pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie i od pracownika, zawarty w katalogu w art. 221 § 1 i 2 Kodeksu pracy należy uznać za wystarczający do tego, aby można było podjąć racjonalną decyzję o zatrudnieniu danej osoby, a następnie wywiązywać się wobec niej z ustawowych obowiązków. Wśród tych danych osobowych nie ma wymienionych informacji dotyczących karalności pracownika. Natomiast w świetle przepisu art. 221 § 4 Kodeksu pracy podstawą żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie informacji o niekaralności może być odrębny przepis rangi ustawowej nakładający obowiązek podania takich danych. …chyba że ustawa pozwala na więcej Należy zatem przyjąć, że tylko w przypadku wyraźnego przepisu rangi ustawowej zobowiązującego osobę ubiegającą się o zatrudnienie do: ■ wykazania swojej niekaralności i ■ dostarczenia w związku z tym stosownego dokumentu Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji Tematy publikacji w pełnej wersji Vademecum dokumentacji kadrowej 2016 – od zatrudnienia do zwolnienia pracownika Rozdział I. Zatrudnianie pracowników Kandydat do pracy powie nam mniej niż zatrudniony Forma przekazania danych – oświadczenie Miejsce zamieszkania czy zameldowania Wymagane wykształcenie określi sam pracodawca albo pragmatyki Dane dotyczące powszechnego obowiązku obrony pomogą wypełnić obowiązki wobec WKU Konieczny podpis i wskazanie daty Oświadczenia o niekaralności można wymagać tylko w szczególnych okolicznościach Od kandydata nie można domagać się udostępnienia zdjęcia, ale od pracownika już tak Jeden kwestionariusz do części A, a drugi do części B akt osobowych Dobowa i tygodniowa norma czasu pracy Częstotliwość wypłaty wynagrodzenia Wymiar urlopu wypoczynkowego Okres wypowiedzenia umowy o pracę Pora nocna, obecności w pracy, układ zbiorowy Dopuszczalna informacja w formie uproszczonej Nie wszystkie zmiany rodzą konieczność aktualizacji informacji Rodzaj umowy o pracę Określenie stron stosunku pracy Określenie rodzaju pracy Miejsce wykonywania pracy Obowiązujący zatrudnionego wymiar etatu Wynagrodzenie za pracę Przechowywanie dokumentu Od 22 lutego 2016 r. nowe limity dla umów terminowych Można będzie wypowiedzieć każdą umowę na czas określony, ale okresy wypowiedzenia będą dłuższe Wskazuje się datę zawarcia umowy Pracownik z tej samej firmy zastępcą Nazwisko zastępowanego pracownika Jest kilka sposobów na wskazanie rodzaju pracy zastępcy Wymiar czasu pracy – niekoniecznie taki jak zastępowanego Zakończenie i wypowiedzenie umowy z zastępcą Brak przedłużenia do dnia porodu Można się posługiwać zwrotem „aneks”, ale uwaga na angaże Określenie daty pozostawiono do decyzji stron Bezwzględnie konieczna zgodna wola stron Trzeba wyraźnie określić, od kiedy obowiązują nowe warunki Za porozumieniem można zmieniać wszystkie istotne składniki umowy o pracę Warto zaznaczyć, że pozostałe warunki umowy się nie zmieniają Trzeba zadbać o podpisy stron na dokumencie Powinna zostać zachowana forma pisemna To rozwiązanie korzystne dla pracodawcy, ale trzeba uważać Aneks wkładamy do akt osobowych pracownika Trzeba zapoznać podwładnego z zakresem zadań Nie dołącza się dokumentu do umowy o pracę Warto wskazać podwładnemu ogólne i szczegółowe zadania Nieprzyjęcie zakresu zadań może skutkować wypowiedzeniem Zmiana rodzaju pracy = modyfikacja zakresu obowiązków Zakres obowiązków jest niezależny od opisu stanowiska Przechowywanie – w części B akt osobowych Rozdział II. Rozwiązywanie umów o pracę Termin na wydanie dokumentu określają kodeks i rozporządzenie Przy umowach terminowych mamy szczególne zasady Obowiązek ciąży na każdym, kto zatrudnia pracowników Nie wystawia się świadectw za umowy cywilnoprawne Doręczenie – do rąk własnych albo pocztą Trzeba wskazać wszystkie okresy zatrudnienia w danej firmie Wyszczególnia się zmiany wymiaru etatu Wpisuje się stanowisko służbowe pracownika Podaje się tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy Informuje się o liczbie dni i godzin urlopu z bieżącego roku Konieczne dane na temat urlopu bezpłatnego Uwzględnia się okres niezdolności do pracy Zaznacza się skorzystanie ze zwolnienia na opiekę i okresy nieskładkowe W rubryce o zajęciu wynagrodzenia podaje się dane komornika i numer sprawy W informacjach uzupełniających – ograniczona liczba danych Lepiej nie podpisywać świadectwa „z upoważnienia” Konieczne pouczenie o prawie sprostowania Świadectwo wkładamy do części A bądź C akt osobowych Za niedopełnienie obowiązków możliwe sankcje dla pracodawcy Uwaga na wady oświadczenia woli Data rozwiązania umowy może być dowolna Tryb pomocny, gdy nie można stosować wypowiedzenia Wypowiadając umowę bezterminową, trzeba wskazać przyczynę Wskazanie fikcyjnej przyczyny to pewna przegrana w sądzie pracy Konieczne jest pouczenie Obowiązek konsultacji i zachowania formy pisemnej Wypowiedzenie przechowuje się w aktach osobowych Okres na wręczenie dyscyplinarki Termin rozwiązania umowy o pracę Powody rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia Pouczenie o odwołaniu do sądu pracy Podpis pracodawcy i pracownika Przechowywanie dokumentu Pismo musi zawierać określone elementy Okres ochrony przed rozwiązaniem umowy z chorującym pracownikiem Lepiej nie wpisywać daty ustania stosunku pracy Przechowywanie dokumentów – w części C akt osobowych Rozdział III. Dokumenty związane z czasem pracy Wniosek o zwolnienie od pracy ma być złożony na piśmie Warto ustalić zasady w regulaminie Nie ma ryzyka nadgodzin Dopuszczalny jest przedział czasowy rozpoczęcia pracy Konieczny zapis w układzie, porozumienie albo wniosek Przechowywanie dokumentu Nie mylić z listą obecności… …ani z grafikiem Nie ma znaczenia podstawa nawiązania stosunku pracy Nie zawsze ewidencjonuje się godziny pracy Najbardziej praktyczna będzie karta obejmująca okres rozliczeniowy Najważniejsza informacja to liczba przepracowanych godzin Trzeba podać dane niezbędne do prawidłowego naliczenia wypłaty Sposób na oznaczenia w ewidencji Na żądanie pracownika trzeba mu udostępnić ewidencję Nieprowadzenie (wadliwe prowadzenie) ewidencji spotka się z sankcjami W sporze o nadgodziny dowodem może być nie tylko ewidencja Karty ewidencji można trzymać w segregatorze Rozdział IV. Dokumenty związane z wynagrodzeniami W jakim terminie należy wydać zaświadczenie Dopuszczalne gotowe formularze i wzory O tym, jakie informacje zamieścić, decyduje cel wystawienia zaświadczenia Dodatkowe elementy – na prośbę pracownika Z telefonicznym potwierdzaniem danych wiąże się duże ryzyko Przechowywanie – fakultatywnie w aktach osobowych Pracodawcy grożą określone sankcje karne Możliwa też odpowiedzialność odszkodowawcza Tryb zmiany regulaminu płacowego i umów o pracę w kwestii obniżki pensji Porozumienie zmieniające warunki płacowe Wypowiedzenie zmieniające warunki płacowe Konsultacja ze związkami zawodowymi Przechowywanie dokumentów Rozdział V. Obowiązki pracodawcy 8 zasad prowadzenia teczek osobowych, czyli co trzeba zapamiętać Po otrzymaniu nowego dokumentu należy wykonać 4 kroki Część D to pewne ryzyko w razie kontroli PIP Przechowywanie dokumentacji – przez 50 lat Za prowadzenie akt osobowych wobec PIP odpowiada pracodawca Za nieprowadzenie akt osobowych grozi grzywna Miejsce przechowywania dukumentów kadrowych – 9 przykładów z praktyki Wydając dokument na piśmie, zakład chroni swoje interesy W treści upoważnienia wskazuje się adresata i kilka dat Uprawnionym do nadania upoważnienia będzie administrator danych Trzeba zdążyć przed dopuszczeniem pracownika do przetwarzania danych Adresatem jest każdy, kto ma dostęp do chronionych danych Trzeba skonkretyzować zakres upoważnienia Możliwe upoważnienie na czas określony bądź nieokreślony Wytypowane osoby muszą zachować tajemnicę, a sankcją może być nawet więzienie Konieczna jest ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych Za brak upoważnienia możliwe sankcje Przechowywanie dokumentu – w części B akt osobowych Mały pracodawca zapoznaje z informacją o warunkach pracy Obowiązek istnieje tylko w stosunku do pracowników Termin wyraźnie określają przepisy rozporządzenia Konieczne jest zachowanie formy pisemnej Za niewypełnienie obowiązku pracodawcy grożą sankcje Dokument przechowuje się w aktach osobowych Trzeba zapoznać też z innymi procedurami i warto mieć dowód na piśmie Rozdział VI. Przydatne regulaminy i procedury firmowe Postanowienia ogólne strategii antydyskryminacyjnej Sformułowanie i wprowadzenie strategii Pracodawca przed sądem, czyli co grozi za dyskryminację Opracowanie dodatkowych dokumentów może przynieść wymierne korzyści Zapisujemy, kto i czego robić nie powinien Niekiedy wystarczy zapis w umowie o pracę Możliwa kara porządkowa, a nawet dyscyplinarka Konieczna szczególna ochrona danych osobowych W treści regulaminu potrzebne precyzyjne regulacje Jest kilka możliwości zapoznania pracowników z regulaminem Przechowywanie dokumentu – poza aktami osobowymi Nie ma pełnej dowolności Trzeba ustalić jasne reguły korzystania ze sprzętu Najpierw trzeba powiadomić pracowników Działanie pracodawcy wymaga uzasadnienia Gdy utrudniona jest kontrola, pomoże system czasu pracy Trzeba uważać na „dane wrażliwe” Gdy pracownik nie przestrzega zasad, możliwe są sankcje Gdy pracodawca łamie prawo, poniesie odpowiedzialność Przechowywanie regulaminu i oświadczenia pracownika Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71
<a href="http://cyfroteka.pl/ebooki/Vademecum_dokumentacji_kadrowej_2016__od_zatrudnienia_do_zwolnienia_pracownika-ebookRO/p0406885i040" target="_blank" title="Vademecum dokumentacji kadrowej 2016 – od zatrudnienia do zwolnienia pracownika [Praca zbiorowa] - KLIKAJ I CZYTAJ ONLINE" > <img src="http://cyfroteka.pl/images/BRD.png" style="border:none;background:none transparent;box-shadow:none;-webkit-box-shadow:none;-webkit-border-radius:0;border-radius:0;" alt="Vademecum dokumentacji kadrowej 2016 – od zatrudnienia do zwolnienia pracownika [Praca zbiorowa] - KLIKAJ I CZYTAJ ONLINE"/></a>