Source: https://www.rp.pl/Rachunkowosc/303269977-E-sprawozdanie-finansowe-za-2018-r---pierwsze-nie-musi-byc-ostateczne.html
Timestamp: 2020-06-06 01:30:27+00:00
Document Index: 71582298

Matched Legal Cases: ['art. 52', 'art. 52', 'art. 54', 'art. 54', 'art. 45', 'art. 52', 'art. 52', 'art. 52', 'art. 45', 'art. 77', 'art. 77', 'art. 77']

E-sprawozdanie finansowe za 2018 r. - pierwsze nie musi być ostateczne - Rachunkowość - rp.pl
Aktualizacja: 26.03.2019, 08:09
Do czasu zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego można, a czasem nawet trzeba nanieść zmiany w bilansie sporządzonym w ustawowym, trzymiesięcznym terminie. Nie mają na to wpływu elektroniczna forma i podpis, wymagane po nowelizacji przepisów o rachunkowości.
Jesteśmy spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, która od kilku lat jest badana przez biegłego rewidenta. Nasz dzień bilansowy to 31 grudnia 2018r. Zgodnie z art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości mamy obowiązek sporządzić sprawozdanie finansowe nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego. Jak ten termin ma się do zaplanowanego w drugim kwartale 2019 r. audytu sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta? Czy ostatnie nowelizacje przepisów, dotyczące sporządzania, podpisywania i składania sprawozdań finansowych i sprawozdań z badania tego sprawozdania w formie elektronicznej wpływają w jakimś stopniu na konieczność przeprowadzenia audytu we wcześniejszym okresie? – pyta czytelnik.
Przytoczony w pytaniu art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: uor) zobowiązuje spółkę do sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego w okresie nieprzekraczającym trzech miesięcy od dnia bilansowego a także do przedstawienia tego sprawozdania właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. Przepis ten jest punktem wyjścia do dalszej analizy. Aby dokładnie zrozumieć tę regulację, należy ją analizować pod kątem chronologicznym i poprzez pryzmat pozostałych przepisów uor.
Chronologia czynności, do których zobowiązany jest kierownik jednostki jako reprezentant spółki, jest następująca:
W pierwszej kolejności spółka jest zobowiązana do sporządzenia sprawozdania finansowego. Na tę czynność ma trzy miesiące od dnia bilansowego. Należy tu jednak zwrócić uwagę na to, że sporządzone w tym terminie sprawozdanie finansowe nie jest sprawozdaniem ostatecznym. Zgodnie bowiem z art. 54 ust. 1 uor, jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy. Korekty, o których mowa w art. 54 ust. 1 uor mogą być wynikiem zarówno nowych faktów i okoliczności zidentyfikowanych przez spółkę (np. dodatkowe dokumenty, zmiana okoliczności wpływająca na przyjęte szacunki), jak i korekt zaleconych w toku badania przez biegłego rewidenta. Oznacza to, że pomiędzy datą pierwszego sporządzenia a datą zatwierdzenia sprawozdanie może być dowolną ilość razy zmieniane. Wiążącym i ostatecznym sprawozdaniem finansowym jest bowiem dopiero sprawozdanie, które zostało zatwierdzone (wcześniej zbadane), niezależnie od tego, ile wersji sprawozdania finansowego sporządził zarząd przed datą zatwierdzenia. Stąd termin planowanego badania sprawozdania finansowego w drugim kwartale roku nie zagraża naruszeniu terminów wskazanych w uor.
Pomimo licznych nowelizacji uor, przepis dotyczący sporządzania sprawozdania finansowego w terminie do trzech miesięcy od dnia bilansowego się nie zmienił. Nowością jest jedynie sposób, w jaki sprawozdanie to się sporządza. Zgodnie bowiem z nowym art. 45 ust 1f uor, sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Jeszcze można zdecydować o sprawozdaniu za 2018 r.
Interpretacja tego przepisu wydaje się być z pozoru prosta. Należy sporządzić sprawozdanie finansowe w określonym terminie (do trzech miesięcy od dnia bilansowego), w określonej formie (forma elektroniczna) i podpisać (podpisem elektronicznym lub profilem ePUAP). Kontrowersje jednak wzbudza art. 52 ust. 2 uor, w którym czytamy, że sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Można przyjąć interpretację tego przepisu w ten sposób, że aby skutecznie sporządzić sprawozdanie finansowe, musi ono zostać podpisane podpisem elektronicznym (ewentualnie profilem zaufanym ePUAP) nie tylko przez osobę, która faktycznie to sprawozdanie finansowe sporządziła, ale także przez wszystkie osoby, które są odpowiedzialne za to sprawozdanie, czyli cały zarząd. W tym miejscu należy zwrócić uwagę na to, jak ustawa o rachunkowości dzieli odpowiedzialność za sprawozdanie finansowe. Złożenie podpisu pod sprawozdaniem jest bowiem potwierdzeniem tej odpowiedzialności.
Za sprawozdanie finansowe zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości odpowiada kierownik jednostki (cały zarząd). Osoba sporządzająca sprawozdanie finansowe odpowiada natomiast tylko za samą czynność sporządzenia. Przyjęcie założenia, że pierwotna wersja sprawozdania finansowego powinna być podpisana przez zarząd jest, moim zdaniem, daleką nadinterpretacją art. 52 ust. 2 uor. Jak wynika bowiem z wyżej przytoczonych przepisów, sprawozdanie to nie musi być jego ostateczną wersją. Moim zdaniem przepis art. 52 ust. 2 uor odnosi się do ostatecznej wersji sprawozdania finansowego, czyli tej, za którą formalnie odpowiedzialność bierze zarząd. Uważam, że sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone w terminie do trzech miesięcy od dnia bilansowego, w określonej przez uor formie (elektronicznej), jednak aby dopełnić obowiązku wynikającego z art. 45 ust. 1f uor wystarczy, że podpisze się pod nim osoba sporządzająca to sprawozdanie.
Dominik Biel, Partner w UHY ECA
Pomimo tego, że przepis dotyczący sporządzania sprawozdań finansowych w terminie do trzech miesięcy od dnia bilansowego od lat się nie zmienił, to do tej pory sprawozdania finansowe były podpisywane ręcznie. To powodowało, że przepis ten był często ignorowany. W chwili obecnej podpis elektroniczny posiada tzw. znacznik czasu, czyli wiarygodne oznaczenie momentu, w którym został złożony podpis. Kiedy z technicznego punktu widzenia nie jest możliwe podpisanie sprawozdania finansowego z wcześniejszą datą, niż rzeczywista data złożenia podpisu, przepis ten nabrał wagi. Szczególnie w kontekście art. 77 uor.
Istnieje bowiem pogląd, że jeżeli spółka nie sporządzi sprawozdania finansowego do trzech miesięcy po dniu bilansowym, może się narazić na zarzut wynikający z art. 77 uor i ryzyko sankcji w postaci grzywny lub kary pozbawienia wolności do lat dwóch, albo obu tym karom łącznie. Przepis ten mówi o niesporządzeniu sprawozdania finansowego (a to zostanie sporządzone, tylko w terminie późniejszym), a nie o niesporządzeniu go w terminie ustawowym. Jeżeli spółka dotrzyma pozostałych terminów wskazanych w ustawie o rachunkowości, ryzyko zarzutu złamania jej art. 77 jest znikome.
Należy kierować się hierarchią, którą narzuca nam ustawa o rachunkowości. Sprawozdanie finansowe, które jesteśmy zobowiązani sporządzić w terminie do trzech miesięcy od dnia bilansowego, ma charakter pierwotny. Powinno być ono zatem formalnie sporządzone. Jednak w związku z tym, że sprawozdanie to może do dnia zatwierdzenia być zmieniane, istnieje możliwość, że w tej formie nikt poza samą spółką nigdy go nie otrzyma. Ostatecznym sprawozdaniem finansowym, czyli oficjalnym oświadczeniem zarządu o sytuacji majątkowo-finansowej spółki, jest sprawozdanie finansowe, które ostatecznie zostanie zatwierdzone.
E-dokumenty trzeba odpowiednio sygnować i weryfikować