Source: https://www.mhsr.sk/eu-a-fondy/europska-uzemna-spolupraca/interreg-ivc/virtualny-informacny-den-programu-interreg-iv-vidi-2011/co-je-interreg-ivc/financna-kontrola-projektu
Timestamp: 2020-02-26 23:04:42+00:00
Document Index: 15325409

Matched Legal Cases: ['§9', '§10', '§ 9', '§9', '§6', '§19', '§8', '§9', 'čl. 13', '§2', '§8', '§10', '§10', '§20', 'čl. 56', 'čl. 2', '§ 31', '§ 31', 'čl. 28']

Finančná kontrola projektu | Čo je INTERREG IVC | Virtuálny informačný deň programu INTERREG IV- VIDI 2011 | INTERREG IVC | Európska územná spolupráca | EÚ a fondy | MHSR
Finančná kontrola projektu
Program INTERREG IVC je realizovaný prostredníctvom princípu tzv. vedúceho partnera projektu. Vedúci partner projektu je právne a finančne zodpovedný RO a CO programu INTERREG IVC za implementáciu projektu na nadnárodnej úrovni. Vedúci partner projektu je povinný raz za šesť mesiacov zaslať STS Správu o dosiahnutom pokroku (Progress Report) vrátane Finančnej správy. Súčasťou Finančnej správy je aj tzv. Vyhlásenie o overení (príloha č. 1A). Po schválení Správy o pokroku CO poukazuje na osobitný účet vedúceho partnera projektu finančné prostriedky z ERDF, ktoré vedúci partner projektu zasiela na základe schváleného rozpočtu projektu zapojeným projektovým partnerom.
V súlade s článkom 16 nariadenia rady (ES) č. 1080/2006 musí každý členský štát vytvoriť systém kontroly, ktorý umožní overiť realizáciu spolufinancovaných výrobkov a služieb, korektnosť deklarovaných výdavkov na operácie alebo časti operácií realizovaných na jeho území a zhodu takých výdavkov a súvisiacich operácií alebo častí operácií s predpismi Spoločenstva, svojimi národnými predpismi, so Zmluvou o poskytnutí príspevku (Subsidy Contract), ktorá sa uzatvára medzi príslušným RO a vedúcim partnerom projektu a Zmluvou o partnerstve (Partnership Agreement), ktorá sa uzatvára medzi vedúcim partnerom projektu a projektovými partnermi. Úlohou systému finančnej kontroly na národnej úrovni je overiť, či CO môže refundovať časť projektových výdavkov, ktoré boli podložené potvrdenými faktúrami alebo účtovnými dokladmi s rovnocennou preukázateľnou hodnotou a či tieto výdavky boli uskutočnené v zhode s právnymi a finančnými ustanoveniami zakotvenými v Zmluve o poskytnutí príspevku, v Zmluve o partnerstve, v žiadosti, v programových dokumentoch programu INTERREG IVC a v EÚ a národných právnych predpisoch.
To znamená, že jednou zo základných podmienok pre čerpanie finančných prostriedkov zo ŠF EÚ je v rámci každého polročného kontrolovaného obdobia zabezpečiť efektívne vykonávanie finančnej kontroly na I. úrovni, tzn. kontroly zákonnosti a riadnosti finančných výdavkov slovenských projektových partnerov zapojených do nadnárodných projektov v rámci programu INTERREG IVC. V rámci SR funguje centralizovaný kontrolný systém, v ktorom finančnú kontrolu na I. úrovni (kontrolu zákonnosti a riadnosti výdavkov) zabezpečuje bezplatne[1] orgán verejnej správy, t.j. MH SR, sekcia podporných programov, odbor IBS.
Kontrolu finančných operácií projektov programu INTERREG IVC vykonáva
· na národnej úrovni:
MH SR – zodpovedné za vykonávanie finančnej kontroly na I. úrovni (kontrola zákonnosti a riadnosti výdavkov)
MH SR ako NO pre program INTERREG IVC zabezpečuje pri realizácii uvedeného programu na území SR plnenie časti funkcií prislúchajúcich RO (Conseil Regional Nord – Pas de Calais, Lille).
NO zabezpečuje a zodpovedá:
· za fungovanie riadiaceho a kontrolného systému - za tú časť audit trailu, ktorá sa uskutočňuje na území SR (príloha č. 2);
· za výkon kontroly fyzickej realizácie projektu uskutočnenej služby (vykoná odbor IBS MH SR);
· za osvedčenie výdavkov (vykoná odbor IBS MH SR).
Finančná kontrola na I. úrovni (kontrola zákonnosti a riadnosti výdavkov) zahŕňa predbežnú finančnú kontrolu (na programovej úrovni a na projektovej úrovni) podľa §9 zákona č. 502/2001 Z.z o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len zákon č. 502/2001 Z.z.) a priebežnú finančnú kontrolu podľa §10 citovaného zákona.
· na nadnárodnej úrovni:
Orgán auditu v spolupráci so Skupinou audítorov – zodpovedný za vykonávanie finančnej kontroly na II. úrovni (audit)
Členské štáty zapojené do čerpania prostriedkov programu INTERREG IVC sú povinné vykonať vzorkovú finančnú kontrolu celkových oprávnených výdavkov programu. Pre vykonávanie kontroly vzorky operácií programu INTERREG IVC členské štáty zriadili Skupinu audítorov pre organizovanie vzorkových kontrol.
Prvostupňová kontrola (zákonnosť a riadnosť výdavkov)
Zamestnanci vykonávajúci finančnú kontrolu na I. úrovni (kontrolu zákonnosti a riadnosti výdavkov) nie sú profesionálni kontrolóri, ale zamestnanci organizačného útvaru, v pôsobnosti ktorého je finančné riadenie a implementácia programu INTERREG IVC. Títo tzv. manažéri kontroly musia byť kvalifikovaní (znalosť ERDF, EÚ, národných a programových pravidiel, znalosť angličtiny) a nezávislí (nezávislí od projektových aktivít a finančného riadenia projektu), aby sa tak zaistil efektívny výkon prvostupňovej kontroly. Finančnú kontrolu na I. úrovni projektov (kontrolu zákonnosti a riadnosti výdavkov) programu INTERREG IVC zabezpečuje odbor IBS MH SR. Zamestnanci tohto odboru vykonávajú kontrolu celej operácie a overenie finančných výdavkov na základe § 9 zákona č. 502/2001 Z.z. Manažéri kontroly vykonávajú u slovenského projektového partnera kontrolu všetkých dokumentov, ktoré súvisia so schváleným projektom, ako aj vecnú kontrolu fyzickej realizácie projektu.
Úlohou manažérov kontroly je verifikovať, že:
· vykázané výdavky na projekt sa reálne vynaložili a náklady sú oprávnené, tzn. predložené výdavky boli realizované v súlade s príslušnými predpismi Spoločenstva a všeobecne záväznými právnymi predpismi SR;
· podmienky programu, schválenej žiadosti, Zmluvy o poskytnutí príspevku a Zmluvy o partnerstve boli dodržané;
· faktúry, všetky účtovné doklady a doklady rovnocennej dôkaznej hodnoty v originálnom vyhotovení a platby sú riadne zaznamenané a dostatočne zdôvodnené;
· činnosti a práce boli skutočne vykonané a subkontrahované dodávky a služby boli doručené alebo vykonané;
· komunitárne pravidlá boli dodržané predovšetkým v súvislosti s informovaním a publicitou, verejným obstarávaním, rovnosťou príležitostí a ochranou životného prostredia.
Okrem uvedeného kontrolór vedúceho partnera musí skontrolovať a potvrdiť, že:
· vykazované výdavky celého partnerstva sú správne z účtovného hľadiska, oprávnené, skutočne zaplatené, týkajú sa výlučne projektových aktivít a korešpondujú so stavom opísaným v Správe o pokroku;
· údaje a vyčíslenie v Správe o pokroku celého partnerstva vychádzajúcej zo správ jednotlivých partnerov sú správne;
· všetky vstupy partnerov do Správy o pokroku boli potvrdené nezávislým kontrolórom, pričom boli dodržané špecifické národné kontrolné požiadavky.
Hodnotenie výdavkov ostatných projektových partnerov zakladá kontrolór vedúceho partnera na vstupoch poskytnutých projektovými partnermi. To znamená, že kontrolór vedúceho partnera overí, či boli certifikáty kontroly jednotlivých projektových partnerov podpísané ich kontrolórmi v súlade so špecifickými národnými kontrolnými požiadavkami.
Na základe vykonanej kontroly fyzickej realizácie projektu manažéri kontroly vypracujú správu z kontroly, kontrolný zoznam a potvrdenie oprávnenosti výdavkov, tzv. Vyhlásenie o overení finančných výdavkov vynaložených na realizáciu projektu, ktoré majú byť refundované z ERDF.
Finančná kontrola na I. úrovni (kontrola zákonnosti a riadnosti výdavkov) sa vykonáva ako predbežná finančná kontrola (ex-ante) na programovej úrovni a na projektovej úrovni a ako priebežná finančná kontrola (on-going). Predbežnú finančnú kontrolu nesmú vykonávať orgány následnej finančnej kontroly.
Pri vykonávaní predbežnej finančnej kontroly (podľa §9 zákona č. 502/2001 Z. z.) sa overujú všetky pripravované finančné operácie pred vykonaním platby, súlad s medzinárodnými zmluvami, schváleným rozpočtom, uzatvorenými zmluvami a súlad so všeobecne záväznými právnymi predpismi. Predbežná finančná kontrola je 100%-ná kontrola, pri ktorej sa overujú všetky finančné operácie, tzn. všetky účtovné doklady a doklady rovnocennej dôkaznej hodnoty v originálnom vyhotovení pred ich refundáciou z ERDF.
Predbežná finančná kontrola sa vykonáva pred vznikom záväzku a pred platbou ako:
predbežná kontrola vykonávaná na programovej úrovni, t.j. predbežná finančná kontrola finančných operácií vykonávaných NO príslušného programu INTERREG IVC vo vzťahu k RO a EK. V rámci tejto kontroly sa overujú pripravované finančné operácie do momentu ich realizácie. Ide o súlad s legislatívou EÚ, legislatívou SR, medzinárodnými zmluvami, programovými dokumentmi a programovými doplnkami v ich aktuálnom znení a s rozpočtom;
· predbežná kontrola vykonávaná na projektovej úrovni, t.j. kontrola fyzickej realizácie projektov programov štrukturálnych fondov EÚ (ako administratívna kontrola a kontrola na mieste – technická, účtovná) pred poukázaním platby slovenskému projektovému partnerovi. Túto kontrolu vykonáva NO. Cieľom kontroly fyzickej realizácie projektu je overenie oprávnenosti výdavkov a skutočného dodania výrobkov, služieb a prác podľa kritérií stanovených v legislatíve EÚ a v národnej legislatíve.
Kontrola fyzickej realizácie projektu
Kontrola fyzickej realizácie projektu je vykonávaná na úrovni slovenského projektového partnera a NO a pozostáva z kontroly písomnej dokumentácie (ďalej len „administratívna kontrola“) a kontroly finančnej operácie na mieste.
Slovenský projektový partner je povinný pred vykonaním úhrady faktúry alebo iného účtovného dokladu dodávateľovi vykonať vecnú a formálnu kontrolu každej faktúry a iných relevantných účtovných dokladov rovnocennej dôkaznej hodnoty, tzn. vykonať predbežnú finančnú kontrolu pripravovanej finančnej operácie v súlade s §6 ods. 1 zákona 502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a v zmysle ustanovenia §19 ods. 3 zákona č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov a ustanovenia §8 zákona 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.
NO, ktorý reprezentuje odbor interregionálnej a bilaterálnej spolupráce, je povinný vykonať kontrolu fyzickej realizácie projektu každej finančnej operácie vykonanej slovenským projektovým partnerom a overiť oprávnenosť jednotlivých výdavkov každého slovenského projektového partnera zapojeného do projektu. Ide o 100 % kontrolu, t. j. overujú sa všetky prijaté faktúry alebo účtovné doklady rovnocennej dôkaznej hodnoty v originálnom vyhotovení a všetky aktivity a služby s nimi spojené.
Manažéri kontroly vykonávajúci finančnú kontrolu operácií na základe §9 zákona 502/2001 Z. z., ako aj na základe písomného poverenia na výkon kontroly, sú oboznámení s pravidlami nariadenia Rady (ES) č. 1083/2006, nariadenia Komisie (ES) č. 1828/2006, nariadenia Rady (ES) č. 1080/2006, ako aj s národnou legislatívou. Sú oprávnení vykonať u slovenského projektového partnera kontrolu všetkých dokumentov, ktoré súvisia so schváleným projektom, ako aj vecnú kontrolu realizácie projektu. V zmysle Programového manuálu lehota uloženia dokumentácie projektu financovaného zo ŠF EÚ je minimálne 5 rokov po ukončení programu, tzn. do konca roku 2020. Počas trvania realizácie schváleného projektu a minimálne 5 rokov po skončení programu, resp. 3 roky po záverečnej platbe EK programu INTERREG IVC sú preto manažéri kontroly oprávnení požadovať dokumentáciu súvisiacu s projektom. Slovenský projektový partner je povinný počas uvedeného obdobia umožniť manažérom kontroly prístup k predmetu kontroly.
Cieľom kontroly fyzickej realizácie projektu je overenie oprávnenosti výdavkov a skutočného dodania tovarov, služieb a prác podľa kritérií stanovených v národnej legislatíve a v pravidlách ES. Ak sú v národnej legislatíve stanovené prísnejšie kritériá pre poskytovanie finančných prostriedkov pomoci, než v legislatíve ES, použijú sa prísnejšie kritériá.
Kontrola fyzickej realizácie projektu môže prebiehať v dvoch formách – vo forme administratívnej kontroly alebo kontroly na mieste. Administratívna kontrola je tzv. 100%-ná dokladová kontrola, pri ktorej sa overuje každá finančná operácia pred poukázaním platby slovenskému projektovému partnerovi, t.j. overujú sa všetky prijaté faktúry, účtovné doklady a doklady rovnocennej preukázateľnej hodnoty. Kontrola na mieste v rámci programu INTERREG IVC sa chápe obdobne ako administratívna kontrola, s tým rozdielom, že 100%-ná dokladová kontrola je vykonaná v sídle slovenského projektového partnera, kde je možné overiť si vzniknuté pochybnosti priamo na mieste. Kontrola na mieste musí byť uskutočnená minimálne raz počas realizácie projektu. Vykonávajú ju tí zamestnanci, ktorí vykonávajú administratívnu kontrolu.
Pri výkone administratívnej kontroly ako aj kontroly na mieste sa uplatňuje pravidlo štyroch očí.
A. Kontrola finančnej operácie na mieste
Cieľom kontroly finančnej operácie na mieste je, rovnako ako v prípade administratívnej kontroly, overiť všetky predložené dokumenty súvisiace s implementáciou projektu. Súčasne sa priamo v sídle slovenského projektového partnera, resp. na mieste realizácie projektu overuje, či tovary, služby a práce deklarované vo faktúrach, ktoré predložil slovenský projektový partner na preplatenie, ako aj projektové aktivity boli reálne (skutočne) dodané, poskytnuté alebo vykonané.
Predmetom kontroly na mieste môžu byť všetky skutočnosti súvisiace s realizáciou projektu, pričom overiť sa môžu aj finančné operácie, resp. výdavky, ktoré boli projektovému partnerovi schválené v rámci predchádzajúcich kontrolných období.
Podľa Nariadenia (ES) č. 1828/2006 čl. 13 (2), upraveného Nariadením (ES) č. 846/2009, je vykonávanie kontrol na mieste povinné. Kontrola na mieste sa vykonáva na základe rozhodnutia Národného orgánu výberovým spôsobom, a to najmä v nasledovných prípadoch:
§ v prípadoch zakladajúcich pochybnosti o údajoch uvedených v predložených dokumentoch, resp. v prípadoch, keď administratívna kontrola nie je postačujúca (neboli predložené dostatočné podklady na posúdenie oprávnenosti výdavkov),
§ v prípade zistenia závažných skutočností ohrozujúcich realizáciu alebo financovanie projektu,
§ v prípade nedostatočného fyzického a finančného pokroku v implementácii projektu, resp. iných nedostatkov,
§ na základe podnetu na kontrolu na mieste od tretích subjektov,
§ počas realizácie aktivít projektu (napr. školení, seminárov), keďže pri týchto typoch aktivít spravidla neexistuje žiadny fyzický výstup po ukončení ich realizácie,
§ na základe vzorky vybranej NO pre program INTERREG IVC, resp. na základe vykonanej analýzy rizík jednotlivých projektov.
Kontrolu na mieste vykonajú oprávnení zamestnanci minimálne jedenkrát v priebehu implementácie projektu.
Predmetom výkonu kontroly na mieste je:
a) kontrola účtovných dokladov a ich archivácie – kontrola účtovných dokladov po formálnej, obsahovej, vecnej a finančnej stránke, pričom deklarované výdavky sú kontrolované na základe podkladov originálnej dokumentácie;
b) overenie realizácie platby – na základe účtovných dokladov a podpornej dokumentácie;
c) overenie skutočného dodania tovarov, vykonania prác alebo poskytnutia služieb deklarovaných na faktúrach a iných relevantných účtovných dokladoch, ktoré predložil projektový partner – ak účtovný doklad obsahuje platbu za dodanie spočítateľných výrobkov (napr. počítače, nábytok), overenie dodávok a majetku sa vykoná na základe výrobného, príp. inventarizačného čísla a spočítaním; ak účtovný doklad obsahuje platbu za dodanie nespočítateľných položiek (napr. betónová zmes, zemné práce), služieb a prác, tieto sa overujú tak vizuálne, či sú súčasťou predmetu projektu, ako aj na základe podpornej dokumentácie;
d) overenie súladu realizácie projektu s harmonogramom prác, finančným plánom projektu a pod.;
e) overenie oprávnenosti statusu slovenského projektového partnera;
f) overenie, či slovenský projektový partner predkladá prostredníctvom monitorovacích správ (Správ o priebehu realizácie projektu) správne informácie ohľadom fyzického pokroku realizácie projektu;
g) kontrola zaúčtovania - overenie, či sú v účtovnom systéme SPP zaúčtované všetky skutočnosti, ktoré sa týkajú projektu a sú predmetom účtovníctva podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov s dôrazom na skutočnosť, že oprávnený výdavok musí byť správne zaevidovaný v účtovných knihách (v analytickej evidencii, resp. na analytických účtoch pre projekt);
h) overenie prípadných príjmov z realizovaného projektu;
i) overenie dodržiavania pravidiel konkurencie, štátnej pomoci, verejného obstarávania, informovania a publicity, ochrany životného prostredia a rovnosti príležitostí;
j) overenie odstránenia nedostatkov a plnenia prijatých opatrení identifikovaných kontrolnými orgánmi;
k) neprekrývanie sa nárokovaných výdavkov vo väzbe na výdavky SPP v rámci programu INTERREG IVC, iných OP, programov ES, vnútroštátnych programov a v iných programových obdobiach.
l) súlad operácie s kritériami oprávnenosti - súlad sa týka predmetu, času a umiestnenia podľa ustanovení Zmluvy o poskytnutí príspevku (Subsidy Contract) resp. Zmluvy o partnerstve (Partnership Agreement) a uvedené dohody musia byť v súlade s legislatívou EÚ najmä s:
- nariadením rady (ES) č. 1083/2006;
- nariadením rady (ES) č. 1080/2006;
- nariadením komisie (ES) č. 1828/2006;
- operačným program INTERREG IVC;
- interným manuálom (národné riadenie programu INTERREG IVC);
- programovým manuálom;
- ako aj národnou legislatívou.
Kontrola na mieste sa zameriava predovšetkým na projekty, v rámci ktorých sú realizované:
- služby nemateriálového charakteru – týka sa kontroly štúdií, správ, prezentačných brožúrok, novinových článkov o udalosti, prezenčných listín účastníkov kurzu, výkazov o predmete a rozsahu uskutočnených vzdelávacích akcií a iných podujatí a iných publikovaných materiálov dokumentujúcich realizáciu aktivít;
- investície materiálového charakteru – vykoná sa kontrola na mieste realizácie investície, kde sa fyzicky kontroluje dodanie tovaru, prác a služieb (v prípade, že nie je možné vykonať kontrolu na mieste, je potrebné predložiť fotografie alebo iný audiovizuálny materiál dokumentujúci realizáciu projektu).
Kontrolu na mieste vykonajú manažéri kontroly NO pre program INTERREG IVC. Na základe vykonanej kontroly na mieste odbor interregionálnej a bilaterálnej spolupráce vypracuje Správu o výsledku kontroly finančnej operácie na mieste, ktorá obsahuje:
a) označenie projektu, LP, kontrolovaného projektového partnera, dĺžky trvania projektu a kontrolovaného obdobia;
b) dátum začiatku kontroly a ukončenia (vyhotovenia správy) a miesto výkonu kontroly;
c) označenie orgánu, ktorý vykonal kontrolu a mená, podpisy a pečiatku manažérov kontroly vykonávajúcich kontrolu, meno a podpis riaditeľa odboru interregionálnej a bilaterálnej spolupráce a meno, podpis a pečiatka kontaktnej osoby a štatutárneho zástupcu kontrolovaného projektového partnera vrátane vyjadrenia k výsledkom kontroly;
d) objem overených finančných prostriedkov (aj %-ny podiel vo vzťahu k žiadaným výdavkom). V prípade, že nebolo skontrolovaných 100% výdavkov, uvedie sa tiež popis použitej metodológie na výber vzorky overených finančných prostriedkov;
e) informácie týkajúce sa kontrol na mieste (počet kontrol, objem overených výdavkov a objem uznaných výdavkov);
f) zoznam dodaných výrobkov a uskutočnených služieb, rozsah vykonaných prác, zoznam všetkých účtovných dokladov a dokladov rovnocennej dôkaznej hodnoty v originálnom vyhotovení (prílohy vo forme Zoznamu dokladov a Finančnej správy, alebo obdobných tlačív);
g) sumu požadovanú kontrolovaným projektovým partnerom, potvrdenú sumu oprávnených výdavkov;
h) predmet, závery a zistenia z kontroly na mieste (príp. identifikované neoprávnené výdavky, nezrovnalosti), návrhy opatrení na nápravu zistených nedostatkov a odstránenie príčin ich vzniku a lehoty, v ktorých je SPP povinný prijať opatrenia a informovať NO o odstráneniach.
Správu o výsledku kontroly finančnej operácie na mieste podpíšu manažéri kontroly, ktorí vykonali kontrolu na mieste, riaditeľ odboru interregionálnej a bilaterálnej spolupráce, kontaktná osoba zodpovedná za projekt a jej štatutárny zástupca.
Pri vykonávaní kontroly účtovných dokladov finančnej operácie na mieste sú manažéri kontroly povinní vyplniť Kontrolný zoznam pre projekty programu INTERREG IVC, ktorý sa stáva súčasťou Správy o výsledku kontroly a spolu s predmetnou správou je zasielaný kontrolovanému projektovému partnerovi.
Na základe schválenej a podpísanej Správy o výsledku kontroly finančnej operácie na mieste manažéri kontroly vystavia Vyhlásenie o overení.
Na záver kontroly účtovných dokladov finančnej operácie na mieste bude vykonaná kontrola zaevidovaná v Registračnej knihe kontrol.
B. Administratívna kontrola - kontrola písomnej dokumentácie
Administratívna kontrola je 100%-ná dokladová kontrola, pri ktorej sa overuje oprávnenosť a reálnosť každej finančnej operácie pred úhradou nárokovaných výdavkov slovenskému projektovému partnerovi, t.j. overuje sa formálna a vecná správnosť všetkých predložených faktúr, účtovných dokladov a dokladov rovnocennej preukázateľnej hodnoty v originálnom vyhotovení.
Pri administratívnej kontrole týkajúcej sa finančných operácií sa overuje:
a) súlad operácie s kritériami oprávnenosti - súlad sa týka predmetu (príslušných výdavkov a aktivít projektu), času a umiestnenia podľa ustanovení Zmluvy o poskytnutí príspevku (Subsidy Contract) resp. Zmluvy o partnerstve (Partnership Agreement) a uvedené dohody musia byť v súlade s národnou legislatívou a s legislatívou EÚ najmä s:
b) súlad s osobitnými národnými a európskymi podmienkami pre spolufinancovanie z prostriedkov príslušného nástroja pomoci EÚ (ERDF), týkajúcimi sa najmä pravidiel konkurencie, informovania a publicity, verejného obstarávania, štátnej pomoci, ochrany životného prostredia a rovností príležitostí pri štrukturálnych fondoch;
c) kontrola súladu výdavkov so Zmluvou o poskytnutí príspevku - kontroluje sa súlad výdavkov s údajmi uvedenými v Zmluve o poskytnutí príspevku a Partnerskej zmluve uzatvorenej medzi Vedúcim partnerom projektu a slovenským projektovým partnerom;
d) oprávnenosť statusu slovenského projektového partnera;
e) kontrola účtovných dokladov – kontrola účtovných dokladov po formálnej, obsahovej, vecnej a finančnej stránke, pričom deklarované výdavky sú kontrolované na základe podkladov originálnej dokumentácie; kontroluje sa matematická správnosť číselných údajov na dokladoch súvisiacich s dodanými tovarmi, vykonanými prácami alebo poskytnutými službami; súčtov jednotlivých položiek uvedených na faktúre alebo inom preukázateľnom účtovnom doklade rovnocennej dôkaznej hodnoty a v súhrnných účtovných dokladoch (vo vzťahu k ustanoveniu §2 ods. 1 písm. d) zákona, podľa ktorého sa finančnou kontrolou overuje okrem iného na účely finančného riadenia dostupnosť, správnosť a úplnosť informácií o vykonávaných finančných operáciách a v nadväznosti na ustanovenie §8 ods. 2 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov);
f) kontrola zaúčtovania - overenie, či sú v účtovnom systéme SPP zaúčtované všetky skutočnosti, ktoré sa týkajú projektu a sú predmetom účtovníctva podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov s dôrazom na skutočnosť, že oprávnený výdavok musí byť správne zaevidovaný v účtovných knihách;
g) overenie reálnosti výdavkov, tzn. realizácie platby – na základe účtovných dokladov a podpornej dokumentácie sa skontroluje, či uhradená suma uvedená v príslušných účtovných dokladoch (pokladničné bloky, faktúry a iné) je v súlade so sumou uvedenou na príslušnom doklade o úhrade (napr. na bankovom výpise);
h) služby nemateriálového charakteru – týka sa kontroly štúdií, správ, prezentačných brožúrok, novinových článkov o udalosti, prezenčných listín účastníkov kurzu, výkazov o predmete a rozsahu uskutočnených vzdelávacích akcií a iných podujatí;
i) investície materiálového charakteru – v prípade, že nie je možné vykonať kontrolu na mieste, je potrebné predložiť fotografie alebo iný audiovizuálny materiál dokumentujúci realizáciu projektu;
j) overenie súladu realizácie projektu s harmonogramom prác, finančným plánom projektu a pod.;
k) overenie prípadných príjmov z realizovaného projektu;
l) prijatie opatrení SPP na odstránenie nedostatkov zistených pri kontrole;
m) neprekrývanie sa nárokovaných výdavkov vo väzbe na výdavky SPP v rámci programu INTERREG IVC, iných OP, programov ES, vnútroštátnych programov a v iných programových obdobiach.
Na základe vykonanej administratívnej kontroly manažéri kontroly vypracujú Správu o výsledku administratívnej kontroly účtovných dokladov finančnej operácie, ktorá obsahuje:
b) dátum vykonania kontroly a vyhotovenia správy a miesto výkonu kontroly (MH SR);
f) zoznam dodaných tovarov a uskutočnených služieb, rozsah vykonaných prác, zoznam všetkých účtovných dokladov a dokladov rovnocennej dôkaznej hodnoty v originálnom vyhotovení (prílohy vo forme Zoznamu dokladov a Finančnej správy alebo obdobných tlačív);
h) predmet, závery a zistenia z kontroly (príp. identifikované neoprávnené výdavky, nezrovnalosti), návrhy opatrení na nápravu zistených nedostatkov a odstránenie príčin ich vzniku a lehoty, v ktorých je SPP povinný prijať opatrenia a informovať NO o splnení opatrení.
Správu o vykonaní administratívnej kontroly účtovných dokladov finančnej operácie podpíšu manažéri kontroly, ktorí vykonali administratívnu kontrolu, riaditeľ odboru IBS a kontaktná osoba zodpovedná za projekt a jej štatutárny zástupca.
Pri vykonávaní administratívnej kontroly účtovných dokladov finančnej operácie sú manažéri kontroly povinní vyplniť Kontrolný zoznam pre projekty programu INTERREG IVC, ktorý sa stáva súčasťou Správy o výsledku administratívnej kontroly a spolu s predmetnou správou je zasielaný kontrolovanému projektovému partnerovi.
Na základe schválenej a podpísanej správy manažéri kontroly vystavia Vyhlásenie o overení.
Na záver administratívnej kontroly bude vykonaná kontrola zaevidovaná v Registračnej knihe kontrol.
Priebežná finančná kontrola (podľa §10 zákona č. 502/2001 Z. z.).
Vykonávaním priebežnej finančnej kontroly sa zabezpečuje zvýšenie účinnosti predbežnej finančnej kontroly. Priebežnou finančnou kontrolou sa overuje súlad vybranej pripravovanej finančnej operácie s medzinárodnými zmluvami, osobitnými predpismi, uzatvorenými zmluvami a súlad so všeobecne záväznými právnymi predpismi. Priebežnú finančnú kontrolu vykonáva zamestnanec organizačného útvaru, s činnosťou ktorého kontrolovaná finančná operácia súvisí (spravidla riaditeľ odboru interregionálnej a bilaterálnej spolupráce), nie však zamestnanec, ktorý vykonáva predbežnú finančnú kontrolu.
Priebežnou finančnou kontrolou sa overuje finančná operácia vybraná vedúcim zamestnancom pred jej uskutočnením. Zákon neustanovuje povinnosť vykonávať priebežnú finančnú kontrolu každej operácie, ale v prípade jej vykonania je potrebné dodržať ustanovenia §10 zákona č. 502/2001 Z. z. v znení neskorších predpisov.
Postup pri vykonávaní prvostupňovej kontroly
Schéma postupu (audit trail) pri vykonávaní kontroly fyzickej realizácie projektu u slovenských projektových partnerov zapojených do jednotlivých operácií v rámci programu INTERREG IVC je znázornená v prílohe č. 20.
A. Plánovanie a príprava kontroly
Vyhlásenie o overení (príloha č. 1B), výstup kontroly fyzickej realizácie projektu, zasiela slovenský projektový partner vedúcemu partnerovi projektu, ktorý ho spolu s certifikátmi ostatných projektových partnerov zapracuje do spoločnej Finančnej správy (jej súčasťou je spoločné Vyhlásenie o overení – príloha č. 1A). Vedúci partner následne Finančnú správu spolu so Správou o pokroku predkladá STS/Riadiacemu orgánu. Termíny pre odovzdanie Správy o dosiahnutom pokroku spolu s Finančnou správou Spoločnému technickému sekretariátu sú vždy uvedené v Zmluve o poskytnutí príspevku (Subsidy Contract) a viažu sa na polročné obdobie. Od uvedených termínov sa odvíja aj plán finančných kontrol tak, aby sa jednotlivé kontroly vykonali v termíne, ktorý umožňuje včasné predloženie Správy o pokroku a Vyhlásenia o overení. Zostavenie plánu kontrol vychádza aj z vykonanej analýzy rizík jednotlivých projektov
Finančná kontrola projektov v rámci programu INTERREG IVC sa uskutočňuje na základe vopred stanoveného harmonogramu predkladania Správy o pokroku, ktorý sa viaže na polročné obdobia. Vedúci partner projektu musí byť schopný vykázať všetky výdavky projektu v priebehu 3 mesiacov od ukončenia kontrolovaného obdobia, tzn. musí na Spoločný technický sekretariát predložiť Správu o pokroku spolu s Finančnou správou každý polrok najneskôr do 1.apríla / 1.októbra daného roku. Výkon prvostupňovej kontroly jednotlivých projektových partnerov sa musí týmto termínom prispôsobiť.[2] Každá operácia musí byť podrobená kontrole v každom vykazovanom období. Lehoty súvisiace s výkonom finančnej kontroly na I. úrovni (kontroly zákonnosti a riadnosti výdavkov) sú upravené v prílohe č. 8.
Slovenský projektový partner je povinný bezprostredne oznámiť odboru interregionálnej a bilaterálnej spolupráce (príslušným manažérom kontroly) uplynutie kontrolovaného 6-mesačného obdobia v závislosti od termínov vyplývajúcich z uzatvorených zmlúv (Subsidy Contract, Partnership Agreement), oznámiť konečný termín predloženia certifikátu oprávnených výdavkov (Vyhlásenia o overení) svojmu vedúcemu partnerovi a navrhnúť termín kontroly svojich výdavkov. Súčasne je slovenský projektový partner povinný skompletizovať a zosumarizovať všetku dokumentáciu nevyhnutnú pre výkon kontroly a certifikáciu výdavkov. V nadväznosti na navrhnuté termíny vypracuje MH SR indikatívny plán kontrol pre dané kontrolné obdobie a u projektového partnera bude v stanovený deň vykonaná kontrola jeho výdavkov.
B. Povinnosti slovenského projektového partnera
V prípade programu INTERREG IVC je konečným prijímateľom pomoci v súlade s ustanoveniami operačného programu vedúci partner projektu, na území Slovenskej republiky slovenský projektový partner.
Na záver kontrolovaného obdobia pripraví slovenský projektový partner ako kontrolovaný subjekt súhrnný zoznam všetkých súvisiacich dokumentov, so stručnou charakteristikou operácie a zdôvodnením prípadných omeškaní alebo ťažkostí, ktoré nastali počas realizácie projektu v sledovanom období.
Kontrolovaný subjekt je povinný pripraviť a najneskôr v deň výkonu kontroly predložiť kompletnú projektovú dokumentáciu týkajúcu sa predmetného kontrolovaného 6-mesačného obdobia. Ide predovšetkým o nasledovné dokumenty v slovenskom alebo anglickom jazyku:
· schválenú žiadosť o projekt (Application Form) vrátane akýchkoľvek zmien súvisiacich s implementáciu projektu;
· Vyhlásenie o spolufinancovaní (Co-financing Statement);
· Zmluvu o poskytnutí príspevku (Subsidy Contract);
· Zmluva o partnerstve (Partnership Agreement);
· Aktuálny rozpočet slovenského projektového partnera, vrátane informácie o výške finančných prostriedkov v jednotlivých rozpočtových položkách a komponentoch;
· Čestné vyhlásenie potvrdzujúce status oprávnenosti subjektu (verejný orgán, orgán spadajúci pod verejné právo) podpísané štatutárnym zástupcom, vrátane požadovaných dokumentov (stanovy, zriaďovateľská listina, štatút a pod.);
· Čestné vyhlásenie o tom, či je / nie je subjekt platcom DPH podpísané štatutárnym zástupcom;
· Čestné vyhlásenie o tom, že subjekt nepožiadal o financovanie daného projektu z iných zdrojov štrukturálnych fondov, resp. štátneho rozpočtu, podpísané štatutárnym zástupcom;
· Čestné vyhlásenie o účte používanom na finančné transakcie v rámci projektu, podpísané štatutárnym zástupcom;
· Čestné vyhlásenie o tom, že projekt nevygeneroval žiadne príjmy;
· Čestné vyhlásenie o zaúčtovaní účtovných dokladov a o spôsobe vedenia výdavkov projektu v účtovníctve[3];
· stručná charakteristika operácie a popis už uskutočnených aktivít v rámci projektu za sledované obdobie so zdôvodnením prípadných omeškaní alebo ťažkostí – Správa o priebehu projektu za sledované obdobie (príloha č. 9), resp. obdobný dokument obsahujúci všetky požadované informácie, v prípade LP aj Správa o pokroku;
· v prípade LP - potvrdenia kontrolórov projektových partnerov (spolu s kópiami kontrolných zoznamov a správ z kontroly), tiež schvaľovacie certifikáty v prípade decentralizovaného systému prvostupňovej kontroly;
· vyplnený Zoznam predložených dokumentov (aj v elektronickej podobe) (príloha č. 10), resp. obdobný dokument obsahujúci všetky požadované informácie;
· vyplnené tabuľky Finančnej správy projektového partnera – zoznam partnerom uplatnených výdavkov, ktoré vznikli v danom kontrolovanom období[4], rozpočet na obdobie a celkový rozpočet (aj v elektronickej podobe) (príloha č. 11), resp. obdobný dokument obsahujúci všetky požadované informácie;
· originály a kópie faktúr alebo účtovných dokladov rovnocennej dôkaznej hodnoty (napr. výplatných pások zamestnancov), pokladničných dokladov a výpisy z bankových účtov potvrdzujúce platby (doklad o zaplatení faktúr) a príjem a prevod fondov EÚ, súvisiace s projektom podľa jednotlivých mesiacov;
· ostatné dokumenty súvisiace s priebehom projektu podľa tabuľky „Náležitosti dokladovania pri vyúčtovaní“ (príloha č. 12) ako:
technický popis o vykonaní operácie (služby);
upresňujúce detaily faktúr s odvolávkami na číslo účtovného záznamu a dátum platby,
ak boli poskytnuté príspevky použité na nábor zamestnancov – predloženie mzdového listu, zdokumentovanie vykonaných prác, výpočet hodinových sadzieb, informácia o skutočných odpracovaných hodinách, pracovné zmluvy, výplatné doklady a časové záznamy personálu pracujúceho na projekte;
doklady o úhrade dane a odvodov potvrdzujúce, že SPP nemá daňové nedoplatky a nie je dlžníkom na sociálne a zdravotné poistenie;
ak operácie (služby) obsahujú príjmy - výpis fakturovaných príjmov s odvolávkami na čísla účtovných zápisov a predloženie účtovníctva;
predloženie súboru všetkých príslušných dokladov týkajúcich sa verejného obstarávania: oznámenia o verejnom obstarávaní, objem prác – súpis faktúr pre konkrétne obstarávanie, súbor podkladov, ponuky, objednávky, zmluvy, dodatky k zmluvám, objednávky služieb, popis zvláštnych technických požiadaviek;
doklady o vykonaných auditoch;
doklady o priebehu verejnej súťaže;
doklady o uzatvorení všetkých zmlúv s externými expertmi a/alebo poskytovateľmi služieb;
kalkulácia administratívnych nákladov, doklady a záznamy o nákladoch zahrnutých v réžii;
podrobnosti týkajúce sa kalkulačnej metódy používanej pri zdieľaných nákladoch;
dokumenty súvisiace informovaním a publicitou;
dôkazy o doručení služieb a tovarov: štúdie, brožúry, noviny, zápisnice zo zasadnutí, preložené listy, zoznamy účastníkov, cestovné lístky, atď.;
zoznam majetku, fyzická dostupnosť vybavenia zakúpeného v súvislosti s projektom;
doklad o certifikácii výdavkov;
oznámenie o prijatí finančných prostriedkov z EÚ na účet (523/2004 Z.z., §20, ods.9);
ostatné dokumenty podľa požiadaviek Národného orgánu.
Slovenský projektový partner, resp. vedúci partner je povinný informovať NO a kontrolórov o každej zmene týkajúcej sa implementácie projektu. V prípade úprav projektovej žiadosti, Zmluvy o poskytnutí príspevku, Zmluvy o partnerstve a pod. sa musí vedúci partner a partneri uistiť, že ich prvostupňoví kontrolóri majú k dispozícii najnovšiu platnú verzi upravených dokumentov.
Slovenský projektový partner predkladá všetky rovnopisy originálov faktúr, účtovných dokladov rovnocennej dôkaznej hodnoty a ostatnej potrebnej dokumentácie. V prípade, že povaha účtovného dokladu neumožňuje vyhotoviť viac rovnopisov originálov (napr. pokladničný blok) SPP predkladá ním overenú kópiu potvrdenú pečiatkou a podpisom štatutárneho orgánu SPP[5] spolu s originálmi. Manažéri kontroly označia každý originálny doklad svojím podpisom a pečiatkou označujúcou, že doklad bol overený. Opečiatkované originály sa vrátia projektovému partnerovi a na ďalší výkon kontroly sú použité kópie.
Vyššie uvedený zoznam poskytuje prehľad o dokumentoch, ktoré by mali byť prístupné pre finančnú kontrolu a na účely auditu a zachované najmenej po dobu troch rokov po platbe konečného zostatku Európskej komisie programu INTERREG IVC. (Táto záverečná platba bude uskutočnená v zatiaľ nešpecifikovanom období po roku 2015, kedy sa končí implementácia programu.) V súlade s pravidlami programu INTERREG IVC bol stanovený pre všetkých projektových partnerov termín 31. 08. 2020 ako minimálna doba archivácie dokumentov vzťahujúcich sa na výdavky a overovanie pomoci ES.
V súlade s pravidlami stanovenými v Programovom manuáli musia byť výdavky SPP vykazované pravidelne, tzn. v tom kontrolnom období, v ktorom vznikli. Preto nie je možné (okrem plne odôvodnených prípadov) v rámci daného kontrolného obdobia predkladať doklady spojené s projektovými výdavkami, ktoré sa vzťahujú na iné kontrolované obdobia.
C. Oznámenie výkonu kontroly fyzickej realizácie projektu
V prípade administratívnej kontroly, po oznámení o ukončení kontrolovaného obdobia zo strany SPP, zasiela poštou, resp. elektronickou poštou odbor interregionálnej a bilaterálnej spolupráce minimálne tri pracovné dni pred dňom začatia kontroly tzv. Oznámenie výkonu administratívnej kontroly. Oznámenie sa zasiela na adresu kontaktnej osoby, resp. koordinátora projektu a na vedomie štatutárnemu zástupcovi SPP. Predmetná kontrola prebieha na MH SR v deň stanovený v oznámení, po obdržaní potrebných dokumentov, účtovných dokladov a dokladov rovnocennej dôkaznej hodnoty súvisiacich s implementáciou predmetného projektu zo strany projektového partnera.
Oznámenie výkonu administratívnej kontroly
Miestom výkonu kontroly je MH SR, odbor IBS. Manažéri kontroly prostredníctvom tlačiva „Oznámenie výkonu administratívnej kontroly“ (príloha č. 7) oznámia slovenskému projektovému partnerovi predmet kontroly, dátum a čas začatia kontroly a povinnosť SPP zabezpečiť relevantnú dokumentáciu. Slovenský projektový partner je povinný dostaviť sa na MH SR a priniesť všetky dokumenty, účtovné doklady a doklady rovnocennej dôkaznej hodnoty v originálnom vyhotovení súvisiace s implementáciou predmetného projektu za príslušné kontrolované obdobie spracované podľa tabuľky „Náležitosti dokladovania pri vyúčtovaní“ (príloha č. 12). V prípade, že z pohľadu slovenského projektového partnera nie je možné vykonať administratívnu kontrolu v stanovenom termíne, je slovenský projektový partner povinný bezodkladne, najneskôr však v termíne do troch pracovných dní od obdržania oznámenia o výkone administratívnej kontroly, písomne informovať MH SR, odbor IBS o tejto skutočnosti. Po obdržaní písomného vyrozumenia zo strany slovenského projektového partnera, MH SR, odbor IBS stanoví nový termín výkonu administratívnej kontroly a písomne ho oznámi slovenskému projektovému partnerovi. Takto stanovený termín zo strany MH SR, odboru IBS už opätovne nie je možné meniť.
V prípade kontroly finančnej operácie na mieste je kontrolovaný subjekt na základe jeho notifikácie o ukončení kontrolovaného obdobia informovaný písomne poštou, resp. elektronickou poštou minimálne tri pracovné dni pred dňom začatia kontroly, formou Oznámenia výkonu kontroly finančnej operácie na mieste, o vykonaní kontroly projektu oprávnenými zamestnancami.
Oznámenie výkonu kontroly finančnej operácie na mieste
MH SR, odbor IBS prostredníctvom tlačiva „Oznámenie výkonu kontroly finančnej operácie na mieste“ (príloha č. 13) oznámi predmet kontroly, dátum, čas, dĺžku trvania kontroly, povinnosť SPP zabezpečiť relevantnú dokumentáciu a miesto výkonu kontroly finančnej operácie na mieste. Miestom výkonu kontroly je sídlo slovenského projektového partnera alebo pracovisko, na ktorom je projekt implementovaný. Súčasťou tohto oznámenia je písomné „Poverenie na výkon kontroly finančnej operácie na mieste“ (príloha č. 14), ktoré oprávňuje manažérov kontroly na výkon kontroly na mieste. Slovenský projektový partner je povinný umožniť vstup do objektu výkonu kontroly. Manažéri kontroly sú na požiadanie slovenského projektového partnera povinní preukázať sa služobným preukazom MH SR. Slovenský projektový partner je povinný sprístupniť všetky dokumenty, účtovné doklady a doklady rovnocennej dôkaznej hodnoty v originálnom vyhotovení súvisiace s implementáciou predmetného projektu spracované podľa tabuľky „Náležitosti dokladovania pri vyúčtovaní“ (príloha č. 12). V prípade, že z pohľadu slovenského projektového partnera nie je možné vykonať kontrolu finančnej operácie na mieste v stanovenom termíne, je slovenský projektový partner povinný bezodkladne, najneskôr však v termíne do troch pracovných dní od obdržania oznámenia o výkone kontroly finančnej operácie na mieste, písomne informovať MH SR, odbor IBS o tejto skutočnosti. Po obdržaní písomného vyrozumenia zo strany slovenského projektového partnera, MH SR, odbor IBS stanoví nový termín výkonu finančnej operácie na mieste a písomne ho oznámi slovenskému projektovému partnerovi. Takto stanovený termín zo strany MH SR, odboru IBS už opätovne nie je možné meniť.
D. Kontrola slovenského projektového partnera
Úlohou manažérov kontroly je potvrdiť informácie obsiahnuté v predložených dokumentoch pomocou kontroly, a tak získať potrebné dôkazy pre patričné závery najmä o:
- dodržiavaní pravidiel výberu týkajúcich sa statusu oprávnenosti projektového partnera, sledovaného cieľa, maximálnej miery financovania oprávnených výdavkov;
- dodržiavaní termínov (dátum začatia programu, dátum začatia prác, dátum ukončenia programu);
- spôsobilosti (oprávnené/neoprávnené výdavky) a výplate deklarovaných výdavkov;
- existencii správneho finančného systému a interného kontrolného mechanizmu pre overovanie údajov, ktoré boli zapísané do účtov a o kvalite pomocných dokladov;
- presnosti deklarovaných výdavkov z účtovného hľadiska;
- zhode deklarovaných výdavkov s prácami uvedenými v schválenej žiadosti o projekt, vrátane úprav, ktoré boli vykonané so súhlasom Riadiaceho orgánu (na kontrolu činnosti partnerov v porovnaní s uplatnenými nárokmi na výdavky je potrebné použiť aj Partnerské zmluvy),
- dodržiavaní platných pravidiel v partnerskej krajine projektu, osobitne zásad, ktorými sa riadi verejné obstarávanie a finančná kontrola ako aj legislatívy EÚ;
- dodržiavaní špecifických zásad, ktorými sa riadi program INTERREG IVC a ERDF, najmä zásad uvedených v Zmluve o poskytnutí príspevku;
- riešeniach problémov vzniknutých pri realizácii projektu buď vyžiadaním príslušnej dokumentácie alebo vylúčením výdavkov z účtov.
Manažéri kontroly vykonávajú kontrolu aj priamo na mieste a overujú, či k vykázanej činnosti skutočne došlo, a či subdodávky boli dodané a práce a služby realizované.
Pri kontrole je potrebné, aby si obe strany uvedomili, že v prípade, ak sú národné právne normy striktnejšie ako požiadavky definované predpismi Európskeho spoločenstva, aplikujú sa prísnejšie normy a pravidlá.
Pri kontrole manažéri kontroly vyplnia Kontrolný zoznam (príloha č. 4).
D.1. Rešpektovanie pravidiel výberu
Je nevyhnutné skontrolovať, že daná operácia zodpovedá požiadavkám ES týkajúcich sa:
· statusu oprávnenosti kontrolovaného subjektu (status oprávnenosti kontrolovaného subjektu musí počas trvania celého projektu zodpovedať podmienkam uvedeným v príslušnom programovom dokumente pre program INTERREG IVC, tzn. musí ísť o verejné orgány a orgány spadajúce pod verejné právo);
· sledovaného cieľa (sledovaný cieľ musí zodpovedať cieľom, ktoré sú vytýčené príslušným európskym programom, preto je nevyhnutné nahliadnuť do príslušného programového dokumentu a schválenej žiadosti o projekt a presvedčiť sa, či operácia vyhovuje kritériám z hľadiska: fondu, programu, zamerania, témy, operácie, projektu);
· geografickej oprávnenosti (oprávnení zamestnanci vykonávajúci kontrolu sa zamerajú na to, či sa miesto operácie skutočne nachádza v geografickej oblasti, na ktorú sa vzťahuje možnosť získať príspevok, a preto musí žiadateľ o príspevok definovať miesto čo možno najpresnejšie);
· rešpektovanie limitov financovania - maximálna miera financovania oprávnených výdavkov sa mení podľa druhu operácie, je potrebné skontrolovať, či zmluvne dojednaná miera financovania zodpovedá miere ustanovenej právnymi predpismi;
· kvality/druhu zhotoviteľa;
· typu operácie.
D.2. Rešpektovanie termínov, tzn. časová oprávnenosť
Obdobie pred začatím projektu
Vo všeobecnosti sú oprávnenými výdavkami tie výdavky, ktoré sa vyskytnú až po schválení operácie Monitorovacím výborom. V rámci programu INTERREG IVC tvoria výnimku výdavky na prípravu (preparation costs), ktoré môžu dosiahnuť výšku maximálne 30.000 EUR. Tieto výdavky je možné refundovať len pri schválených operáciách. Žiadatelia majú možnosť prezentovať činnosti pri príprave a poskytnúť zoznam výdavkov na prípravu v rámci predloženej žiadosti v osobitnej prílohe. Prípravné náklady sú oprávnené len vtedy, ak je preukázateľné, že vznikli v období medzi 1. januárom 2007 a dňom predloženia žiadosti o schválenie projektu.
Termíny pre realizáciu a ukončenie projektu
Implementácia projektov v rámci programu INTERREG IVC by sa mala začať do dvoch mesiacov od ich schválenia Monitorovacím výborom.
Oprávnenými výdavkami sú výdavky, ktoré vznikli po schválení operácie MV a do konca „záverečného“ mesiaca uvedeného v žiadosti o schválenie projektu. Dĺžka realizácie projektov je obvykle uvedená v predloženej žiadosti. Program INTERREG IVC nestanovuje presnú dĺžku trvania projektu, avšak projekt by nemal presiahnuť obdobie dvoch rokov pokiaľ ide o intervencie typu kapitalizačných projektov a obdobie troch rokov, resp. štyroch rokov pokiaľ ide o projekty s vyššou intenzitou spolupráce, v prípade intervencií typu regionálnej iniciatívy.
Všetky projekty v rámci programu INTERREG IVC by mali byť ukončené do 31.decembra 2014, keďže celý program musí byť ukončený v súlade s čl. 56 nariadenia Rady (ES) 1083/2006 do 31.decembra 2015.
D.3. Kontrola zákonnosti projektov
Dôležitou súčasťou kontroly je overenie súladu vykonaných finančných operácií s legislatívou SR a ES. V prípade, že ide o finančné prostriedky z ES, musia byť rešpektované hlavné princípy legislatívy EÚ a to najmä v oblasti:
· konkurencie – rešpektovanie účasti verejných podporných fondov alebo európskych podporných fondov;
· štátnej pomoci;
· verejného obstarávania – efektívne vytvorenie konkurenčného prostredia;
· informovanosti a publicity;
· ochrany životného prostredia – ochrana kvality životného prostredia, racionálne použitie zdrojov;
· dodržiavania princípu rovnosti príležitostí.
D.4. Potvrdenie účtovných dokladov
Potvrdenie účtovných dokladov je prvoradé, pretože umožňuje určiť reálnosť a dôveryhodnosť požiadavky na vyplatenie platby a umožňuje odhaliť chyby, nedostatky alebo nezrovnalosti, ktoré môžu spôsobiť zníženie celkového príspevku. Je potrebné zhodnotiť charakter každého výdavkového dokladu, ktorý je predložený projektovým partnerom.
Rovnako je dôležité zohľadniť povahu operácií a v prípade potreby vykonať kontrolu na mieste. Kontroly na mieste umožňujú kontrolovať dôveryhodnosť účtovníctva. Všetky účtovné dokumenty (účtovná kniha, objednávky, dodacie listy) sa musia nachádzať na jednom mieste (u slovenského projektového partnera), aby bolo možné ich vzájomné porovnávanie. Navyše v súlade s rozhodnutím o poskytnutí príspevku sa slovenský projektový partner zaväzuje nielen k tomu, že svoje účtovníctvo bude mať na jednom mieste, ale tiež oddeleným spôsobom na analytických účtoch. Účtovníctvo sledovaného projektu musí byť vyznačené v hlavnej knihe a v analytickej evidencii konečného prijímateľa. Kontrola na mieste umožňuje vyjasniť niektoré pochybnosti alebo nejasnosti, ktoré vyplývajú z prípadných nedostatkov v účtovníctve.
Účtovné doklady sa kontrolujú z hľadiska formálnej správnosti, tzn. overuje sa úplnosť predpísaných náležitostí v zmysle platných zákonov SR, napr. zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, prípadne zákona č. 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov.
Kontrola vecnej správnosti účtovných dokladov zahrňuje overenie časovej oprávnenosti, oprávnenosti vo väzbe na ciele projektu a oprávnenosti typu výdavkov. Overuje sa tiež reálnosť dokladov na základe predložených účtovných dokladov, bankových výpisov a ostatnej podpornej dokumentácie. Ďalej sa overuje matematická správnosť číselných údajov uvádzaných na účtovných dokladoch a faktúrach, či uhradená suma uvedená v príslušných účtovných dokladoch je v súlade so sumou uvedenou na bankovom výpise. Súčasťou kontroly vecnej správnosti je tiež overenie, či nedošlo k duplicitnému financovaniu výdavkov daného projektu.
Manažéri kontroly, ktorí boli poverení kontrolou výdavkov, označia každý overený doklad svojím podpisom a pečiatkou označujúcou, že výdavok bol overený a bude refundovaný z programu INTERREG IVC. Tým sa zároveň znemožní opätovné predloženie účtovného dokladu pri inej žiadosti o platbu.
Protirečivý charakter výdavkových dokladov
Manažéri kontroly vykonávajúci kontrolu sa nesmú uspokojiť s faktúrou, aj keď je potvrdená jej odosielateľom (veriteľom). Musia nielen skontrolovať jej pravdivosť, ale uistiť sa o jej dôveryhodnosti. Je potrebné vyčleniť prípadné falošné faktúry alebo aj tie, ktoré sa zdajú „nadhodnotené“ (sumy nezodpovedajú obvykle vyskytujúcim sa sumám alebo vykazujú významné zvýšenie v porovnaní s plánovaným rozpočtom).
Je dôležité mať k dispozícii doklady uvedené vo finančnej prílohe zmluvy, ktorá definuje oprávnené výdavky a prípadne výdavky vylúčené zo základnej sumy pre výpočet projektu.
D.5. Plán financovania
Preskúmanie finančného plánu musí byť osobitne dôsledné, pretože sa môžu mnohé problémy ukázať buď v oblasti prípravy projektu, v oblasti jeho realizácie, alebo tiež pri žiadaní vyplatenia záverečnej platby.
Je potrebné teda kontrolovať, či finančný plán zodpovedá niektorým požiadavkám, ktoré môžeme zhrnúť takto:
· musí mať dostatočný, dôveryhodný a reálny charakter;
· musí čo najlepšie dodržiavať plánovaný rozpočet;
· musí dodržiavať rozhodnutie o poskytnutí príspevku a jeho technické a finančné prílohy;
· musí zodpovedať požiadavkám v oblasti reklamy.
Dostačujúci, dôveryhodný a reálny charakter finančného plánu
V zmysle právnych predpisov ES nemôže suma národných príspevkov a príspevkov ES v zásade slúžiť na úhradu nákladov na projekt v plnom rozsahu vzhľadom na ohraničenie výšky verejných príspevkov z dôvodu zabránenia narúšania konkurencie medzi subjektmi. Z toho dôvodu musí byť slovenský projektový partner schopný financovať časť projektu buď z vlastných zdrojov (samofinancovanie) alebo z iných verejných zdrojov.
Manažéri kontroly vykonávajúci kontrolu preveria, či sa kontrolovaný subjekt skutočne podieľal na financovaní a či skutočne došlo k poskytnutiu úverov bankami alebo inými peňažnými ústavmi. To isté platí aj pre financie z verejných zdrojov, pretože v súlade s princípom doplnkovosti, príspevok ERDF sa pripája k príspevku z národných, verejných zdrojov a teda tieto nenahrádza. V tejto súvislosti je potrebné preveriť, či boli uvedené finančné prostriedky skutočne vyplatené, či boli vyplatené v zákonných lehotách, alebo či prípadné omeškania boli z právneho hľadiska oprávnené.
Rešpektovanie plánovaného rozpočtu
Program INTERREG IVC povoľuje istú mieru flexibility projektových rozpočtov. Podľa programového manuálu: „Zmeny v rozpočtových položkách, komponentoch rozpočtu a rozpočtoch partnerov sú prípustné, pokiaľ ostane dodržaná maximálna výška pridelených prostriedkov z ERDF a nórskych fondov.“ Výška plánovaná v Zmluve o poskytnutí príspevku je horná hranica záväzku ERDF.
Bez predchádzajúceho písomného oznámenia RO je vedúci partner oprávnený prekročiť rozpočtové položky, komponenty rozpočtov a rozpočty partnerov ako je to uvedené v schválenej žiadosti najviac o 20 000 EUR alebo, ak bude vyššie, až do 10 % pôvodnej sumy. Taktiež je vedúci partner oprávnený (iba jeden krát počas trvania aktivity) urobiť presun v rozpočte medzi rozpočtovými položkami, komponentmi a partnermi až do 20 % z celkových výdavkov, ako sú uvedené v schválenej žiadosti. Takýto presun však už vyžaduje zaslanie žiadosti na STS / RO a vstúpi do platnosti až po ich schválení.
Všetky odchýlky oproti plánovanému rozpočtu (hlavne nahor), musia byť riadne zdôvodnené a doložené preukaznými dokladmi a musia byť predmetom dodatku k rozhodnutiu, ktorý zahŕňa nový záväzok ES. Európska komisia uhradí výdavok iba vtedy, keď bol vopred schválený.
Z toho dôvodu musí konečný prijímateľ rešpektovať výšku výdavkov, ale aj príjmov, hlavne uhradením podielu na financovaní, ku ktorému sa zaviazal, ale aj zrážkou príjmov súvisiacich s operáciou, ak takéto príjmy má.
Manažéri kontroly vykonávajúci kontrolu sa musia ubezpečiť, že záverečné výdavky zodpovedajú výdavkom plánovaným v Zmluve o poskytnutí príspevku a v Partnerskej zmluve. V prípade prekročenia musí byť prepočítaná výška zostatku v závislosti od úrovne stanovenej v Zmluve o poskytnutí príspevku. Pokiaľ výška Vyhlásenia o overení nie je dodržaná, prepočíta sa zníženie výšky poskytnutého príspevku, ale nikdy nie zvýšenie.
Rešpektovanie požiadaviek na reklamu
Vyplatenie poskytnutého príspevku z európskych štrukturálnych fondov je podmienené vyhotovením adekvátnej reklamy uvádzajúcej, že operácia bola čiastočne financovaná finančnými prostriedkami Európskeho spoločenstva. Podrobné podmienky uplatniteľné pre informovanosť a publicitu sú ustanovené v príslušnom nariadení komisie (ES).
E. Zistenie nedostatkov a nezrovnalostí
Nezrovnalosť, v súlade s nariadením Rady (ES) č. 2988/1995 a čl. 2 nariadenia Rady (ES) č. 1083/2006, je „akékoľvek porušenie ustanovení práva Spoločenstva, ktoré vyplýva z konania alebo opomenutia hospodárskeho subjektu, dôsledkom čoho je alebo by mohlo byť poškodenie všeobecného rozpočtu Európskej únie zaťažením všeobecného rozpočtu neoprávnenou výdavkovou položkou“.
Nezrovnalosť vznikne v dôsledku porušenia právnych predpisov ES alebo SR, príp. príslušných zmluvných dokumentov, ktoré upravujú pravidlá a podmienky pre poskytnutie a použitie finančných prostriedkov EÚ a finančných prostriedkov štátneho rozpočtu na spolufinancovanie, pričom môže ísť o konanie úmyselné alebo neúmyslené (spôsobené nedbalosťou). Za nezrovnalosť sa považuje aj porušenie právnych prepisov ES alebo SR, ktoré vo svojich ustanoveniach chránia finančné záujmy ES.
Z pohľadu národnej legislatívy má na vznik nezrovnalosti priamy dopad najmä porušenie finančnej disciplíny v zmysle § 31 ods. 1 zákona č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy, pričom § 31 citovaného zákona definuje jednotlivé druhy porušenia finančnej disciplíny. Z hľadiska úpravy právnych predpisov SR môže ísť ďalej o nezrovnalosť ako trestný čin poškodzovania finančných záujmov ES, subvenčného podvodu alebo machinácie pri verejnom obstarávaní a verejnej dražbe podľa zákona č. 300/2005 Z. z. Trestný zákon, ďalej nezrovnalosť ako porušenie ustanovení zákona č. 25/2006 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, alebo o nezrovnalosť ako porušenie ustanovení zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.
Nezrovnalosti sa môžu objaviť v ktoromkoľvek okamihu v procese implementácie a finančného riadenia a môžu byť na strane obstarávateľa, alebo vykonávateľa diela, resp. prijímateľa alebo partnera, ale aj u kontrolného orgánu. Manažéri kontroly vykonávajúci kontrolu ich musia uviesť v Správe o výsledku kontroly finančnej operácie na mieste alebo v Správe o výsledku administratívnej kontroly účtovných dokladov finančnej operácie a zároveň sa musia postarať o ich vyriešenie alebo prevenciu.
Nezrovnalosť môže odhaliť orgán vykonávajúci predbežnú, priebežnú alebo následnú kontrolu. Nezrovnalosť môže zistiť samotný prijímateľ, ktorý bezodkladne oznámi zistenú nezrovnalosť a predloží dokumenty, ktoré ju preukazujú. Pri predbežnej kontrole sa za moment jej odhalenia považuje až deň podpisu Správy o výsledku kontroly finančnej operácie na mieste alebo Správy o výsledku administratívnej kontroly účtovných dokladov finančnej operácie vrátane podpisu Správy o zistenej nezrovnalosti (príloha č. 16).
Nezrovnalosť je vymedzená výsledkom a nie existenciou úmyslu alebo vážnej nedbalosti. Podvod je založený na úmysle, tzn. ide o úmyselný čin alebo opomenutie. V prípade predbežnej kontroly sa za nezrovnalosť, ktorú je potrebné oznamovať príslušnému Riadiacemu orgánu, Certifikačnému orgánu a Orgánu auditu považuje len tá, pri ktorej je preukázaný jasný úmysel podvodu (napr. falošná faktúra).
Slovenská republika je povinná v súlade s nariadením EK (ES) č. 1828/2006 ustanovujúceho podrobné pravidlá implementácie všeobecného nariadenia Rady (ES) č. 1083/2006 oznamovať Európskej komisii (a v špecifických prípadoch aj ostatným členským štátom):
- nezrovnalosti, ktoré boli predmetom prvého administratívneho alebo súdneho zistenia,
- nezrovnalosti, u ktorých bolo preukázané podozrenie z podvodu,
- nezrovnalosti, ktoré predchádzajú bankrotu,
- nezrovnalosti, u ktorých boli zistené alebo sa predpokladajú následky mimo územia SR,
- nezrovnalosti, ktoré indikujú nový spôsob a nové praktiky spáchania podvodu (nové praktiky, nový spôsob páchania, ktoré sa doposiaľ vo všeobecnosti neobjavili a nie sú upravené v kódovníku OLAF EK),
- nezrovnalosti, ktorých finančný dopad prevyšuje prah oznamovacej povinnosti, a teda sumu 10 000 EUR[6].
Projekty realizované v programe INTERREG IVC sú riadené nadnárodne. Z toho dôvodu povinnosť ohlasovať zistené nezrovnalosti prináleží členskému štátu, v ktorom prijímateľ zaplatil výdavok pri implementácii projektu. Národný orgán súčasne informuje Riadiaci orgán, Certifikačný orgán, Orgán auditu a vedúceho partnera projektu.
Ak sa v rámci vyššie uvedených kontrolných postupov zistia formálne nedostatky / nezrovnalosti, odbor interregionálnej a bilaterálnej spolupráce, ešte pred vyhotovením Vyhlásenia o overení (tzn. pred osvedčením výdavkov) zabezpečí vykonanie potrebných korekcií (napr. neuznanie neoprávnených nákladov). V prípade, že nie je možné vykonať korekcie, prípadne ak by potrebné korekcie spôsobili zdržanie implementácie projektu, alebo zdržanie akejkoľvek povinnosti notifikácie európskych orgánov, odbor interregionálnej a bilaterálnej spolupráce bude okamžite, najneskôr do 5 pracovných dní odo dňa zistenia nezrovnalosti, informovať Riadiaci orgán, Certifikačný orgán, Orgán auditu a vedúceho partnera projektu prostredníctvom správy o zistenej nezrovnalosti (príloha č. 16).
Ak sa pri vykonávaní kontroly zistia skutočnosti, ktoré vyžadujú buď prepočítanie už uhradených prostriedkov ERDF, alebo vrátenie už úplne zúčtovaných a čerpaných prostriedkov ERDF, odbor interregionálnej a bilaterálnej spolupráce bude okamžite, najneskôr do 5 pracovných dní odo dňa zistenia nezrovnalosti, informovať Riadiaci orgán, Certifikačný orgán, Orgán auditu a vedúceho partnera projektu.
Výnimky z oznamovacej povinnosti pre programové obdobie 2007 – 2013 sú zakotvené v nariadení komisie č. 1828/2006. Oznamovať sa nemusia:
- prípady, keď daná nezrovnalosť spočíva v čiastočnom alebo úplnom nevykonaní operácie, zahrnutej do spolufinancovaného operačného programu, v dôsledku bankrotu prijímateľa. Musia sa však oznámiť nezrovnalosti, ktoré predchádzajú bankrotu;
- prípady, na ktoré prijímateľ dobrovoľne upozornil RO alebo CO pred tým, ako niektorý z nich túto nezrovnalosť zistil, či už pred alebo po vyplatení štátneho príspevku, resp. či už pred alebo po zahrnutí príslušného výdavku do výkazu výdavkov predloženého EK. Ide napr. o nezrovnalosti oznámené orgánu štátnej správy konečným prijímateľom dobrovoľne a pred ich zistením kompetentným orgánom, pred alebo po uskutočnení platby požadovanej sumy;
- prípady, ktoré zistí a nápravu urobí RO alebo CO pred akýmkoľvek vyplatením štátneho príspevku prijímateľovi a pred zahrnutím príslušného výdavku do výkazu výdavkov predloženého EK. Ide napr. o situácie, kedy orgán štátnej správy zistí, že urobil chybu, pokiaľ ide o oprávnenosť financovania projektu a napraví svoju chybu pred uskutočnením platby;
- prípady vyššej moci (force majeure, vis maior).
Napriek vyššie uvedenému, SR má povinnosť bezodkladne oznámiť všetky nezrovnalosti, ktoré predstavujú prípady podozrenia z podvodu, ktoré môžu mať následky mimo územia SR, ktoré indikujú nový spôsob a nové praktiky páchania podvodu a ktoré presahujú sumu 10 000 EUR.
Typológia nezrovnalostí
A. Podľa druhu zavinenia sa rozlišujú:
- Úmyselná nezrovnalosť, resp. nezrovnalosť ako „podozrenie z podvodu“
Ide o také konanie, resp. opomenutie konania zo strany subjektu zapojeného do finančného riadenia ŠF a KF, ktoré bolo vykonané za účelom obohatenia seba alebo iného subjektu v rozpore s platnou legislatívou alebo záväznými dokumentmi. Hlavnými indikátormi v prípade nezrovnalostí označených ako "podozrenie z podvodu" sú najmä:
- predpokladaný pôvodca nezrovnalosti sa snaží zakryť skutočnosti pri plnej znalosti a vedomí týchto skutočností, resp. nezverejní informácie v rozpore s konkrétnou povinnosťou, napr. sprenevera finančných prostriedkov;
- predpokladaný pôvodca nezrovnalosti vedome predkladá alebo používa dokumenty, ktoré neodrážajú skutočnosť (nepravé, nesprávne alebo neúplné dokumenty), napr. nesprávne bankové účty, falošnú colnú dokumentáciu, falošné podporné dokumenty, ktoré sú vedome nesprávne a majú za následok odcudzenie, protiprávne zadržanie alebo nezákonný úbytok finančných prostriedkov zo všeobecného rozpočtu ES;
- predpokladaný pôvodca nezrovnalosti nesprávne použije prostriedky na iné účely, ako sú tie, na ktoré boli pôvodne vytýčené;
- predpokladaný pôvodca nezrovnalosti vymyslí fiktívnu situáciu, napr. tzv. "kolotočový podvod", fiktívne procesy, falšovanie alebo zneužitie charakteru, kvality alebo množstva tovaru; fiktívny pohyb tovarov, fiktívny hospodársky subjekt.
- Nezrovnalosť z nedbanlivosti
Ide o také konanie, resp. opomenutie konania zo strany subjektu zapojeného do finančného riadenia ŠF a KF, ktoré bolo spôsobené jeho nedbanlivosťou, napr. chyby a omyly. Pri nasledujúcich indikátoroch je potrebné skontrolovať každý prípad individuálne, nakoľko hospodársky subjekt mohol konať s dobrým úmyslom, napr. kumulácia nezlúčiteľnej pomoci, neposkytnutie bankových účtov alebo podpornej dokumentácie, nedokončenie finančnej operácie.
Niektoré typy nezrovnalostí vyskytujúce sa v jednotlivých oblastiach môžu indikovať aj "podozrenie z podvodu", ako napr.:
- účtovníctvo:
o nesprávne alebo falošné bankové účty,
o nepredloženie bankových účtov,
- dokumentácia:
o nesprávne alebo falšované colné dokumenty,
o nesprávne alebo falšované certifikáty,
o nesprávne alebo falšované podporné dokumenty (finančné, atď.),
- pravidlá/podmienky zmluvy:
o nesprávna alebo falšovaná žiadosť o platbu,
o neoprávnené výdavky,
o kumulácia nezlučiteľnej pomoci,
o odmietnutie kontroly,
o porušenie pravidiel verejného obstarávania,
o nedodržanie zmluvných záväzkov,
o aktivita nebola implementovaná,
o aktivita nebola ukončená,
o aktivita nebola realizovaná v súlade s pravidlami zmluvy,
o neoverené výdavky,
o výdavky nevzťahujúce sa na oprávnené obdobie,
o výdavky nevzťahujúce sa na oprávnenú aktivitu,
o prekročenie rozpočtu,
o nedodržanie podmienok spolufinancovania,
- hospodársky subjekt
o falošná identita hospodárskeho subjektu,
o neexistujúci hospodársky subjekt,
o nesprávne údaje a popis spoločnosti,
o deklarácia fiktívnych strát alebo škôd.
Môžu sa objaviť aj ďalšie okolnosti nasvedčujúce podozreniu z podvodu (napr. nový spôsob páchania podvodu).
B. Podľa miesta ich vzniku a frekvencie výskytu sa rozlišujú:
- Systémové nezrovnalosti
Tieto nezrovnalosti vyplývajú z vážnych nedostatkov v riadiacich a kontrolných systémoch a vedú alebo môžu viesť k neoprávnenému použitiu alebo zneužitiu zdrojov ŠF a KF. Objavujú sa napr. ako výsledok zlyhania systému riadenia a môžu sa vyskytovať plošne vo všetkých projektoch. Vznik systémových nezrovnalostí môže mať zásadný vplyv na viacero projektov, prioritnú os, operačný program alebo viacero operačných programov. Systémové nezrovnalosti sa v systéme riadenia a kontroly spravidla vyskytujú opakovane, resp. pravdepodobnosť ich výskytu v rôznych projektoch je vysoká.
- Špecifické / Individuálne nezrovnalosti
Individuálna nezrovnalosť je porušenie ustanovení všeobecne záväzných právnych predpisov SR, právne záväzných aktov ES a/alebo ustanovení zmluvy, na základe ktorých boli prostriedky ŠF a KF hospodárskemu subjektu poskytnuté, na úrovni jednotlivého projektu, pričom dôsledkom takéhoto porušenia je, alebo by mohlo byť poškodenie štátneho rozpočtu SR, resp. všeobecného rozpočtu EÚ. Tieto nezrovnalosti sa vyskytujú iba v konkrétnych projektoch, ale nie v celom systéme. Objavujú sa ako dôsledok subjektívnych konaní alebo chýb pri konkrétnom projekte a nemali by sa vyskytnúť v iných projektoch, ak sú postupy finančného riadenia riadne dodržiavané.
RO je povinný pri zistení každej individuálnej nezrovnalosti overiť a posúdiť, či ide zároveň o systémovú nezrovnalosť s dopadom na uplatňovaný systém riadenia a kontroly.
C. Podľa finančného dopadu sa rozlišujú:
- Nezrovnalosti bez finančného dopadu
Tieto nezrovnalosti nie je možné finančne vyčísliť, alebo sa k nim neviaže povinnosť vysporiadať finančné prostriedky, napr. nesprávne vedenie účtovníctva.
- Nezrovnalosti s finančným dopadom na všeobecný rozpočet ES, resp. štátny rozpočet SR
Tieto nezrovnalosti je možné finančne vyčísliť, alebo sa k nim viaže povinnosť vysporiadať finančné prostriedky.
D. Rozdelenie nezrovnalostí podľa priradeného kódu:
Ide o rozdelenie nezrovnalostí podľa priradenia kódu v kódovníku OLAF.
Opatrenia a dôsledky
Za riešenie vzniknutej nezrovnalosti v rámci operačného programu je zodpovedný riadiaci orgán. Pod riešením nezrovnalosti sa rozumie monitorovanie zistenej nezrovnalosti, vypracovanie a nahlasovanie správy o zistenej nezrovnalosti vrátane jej aktualizácií a zabezpečenie odstránenia nezrovnalosti prijatím účinných nápravných opatrení na jej odstránenie a predchádzanie, ako aj finančné vysporiadanie podľa zmluvy o poskytnutí príspevku a príslušných právnych predpisov.
Útvary, ktoré sú poverené kontrolou, musia navrhnúť opatrenia na odstránenie nedostatkov a riešenie nezrovnalostí, a to buď posilnením technických požiadaviek, alebo podrobnejším popisom finančných odporúčaní.
Opatrenia môžu byť nasledovné:
a) ekonomické následné opatrenie – dochádza k nim, keď kontrola odhalí nedodržanie rozhodnutia o poskytnutí príspevkov a aspoň jeden výdavok nie je dostatočne zdôvodnený. Môžu vyplývať buď z chyby alebo nezrovnalosti v zmysle vnútroštátneho práva alebo predpisov ES, či už išlo o úmysel alebo nie. Prejavia sa prípadnou zrážkou poskytnutého príspevku v rámci danej alebo nasledujúcej žiadosti o platbu v prípade, ak na operáciu nebola ešte vyplatená jeho záverečná časť, alebo v opačnom prípade žiadosťou o spätnú platbu;
b) informovanie OLAF-u[7] o zistených nezrovnalostiach – ak sa nezrovnalosti týkajú súm nižších ako 10 000 EUR, členské štáty nie sú povinné oznámiť túto skutočnosť, pokiaľ si to Európska komisia výslovne nevyžiada. V prípade zistenia nezrovnalostí nad 10 000 EUR je Národný orgán povinný postupovať v súlade s usmernením č. 16/2008-U k nezrovnalostiam v rámci finančného riadenia štrukturálnych fondov a Kohézneho fondu pre programové obdobie 2004-2006 a programové obdobie 2007-2013, vydaného sekciu európskych a medzinárodných záležitostí v spolupráci so sekciou auditu a kontroly MF SR. Manažéri kontroly vykonávajúci kontrolu na I. úrovni (kontrolu zákonnosti a riadnosti výdavkov) sú povinní do piatich pracovných dní podľa čl. 28 nariadenia EK (ES) č. 1828/2006 - informovať príslušné orgány programu INTERREG IVC, t.j. Riadiaci orgán, Certifikačný orgán, Orgán auditu a vedúceho partnera projektu. Dôsledkom neregulárneho konania môže byť aj administratívne vyšetrovanie vedené priamo vyšetrovateľmi Európskeho úradu pre boj proti podvodom (OLAF). Ak sa v rámci vyššie uvedených kontrolných postupov zistia nedostatky, manažéri kontroly pred osvedčením výdavkov zabezpečia vykonanie potrebnej nápravy zo strany kontrolovaného subjektu. Ak sa vyššie uvedenými kontrolnými postupmi zistia skutočnosti, ktoré si vyžiadajú buď prepočítanie už čerpaných čiastkových prostriedkov alebo vrátenie už plne zaúčtovaných a čerpaných prostriedkov ERDF, manažéri kontroly vykonávajúci kontrolu budú okamžite informovať príslušné orgány, t.j. Riadiaci orgán, Certifikačný orgán, Orgán auditu a vedúceho partnera projektu.
F. Vypracovanie Správy o výsledku kontroly finančnej operácie na mieste alebo Správy o výsledku administratívnej kontroly účtovných dokladov finančnej operácie a Kontrolného zoznamu
Na základe harmonogramu vykonajú manažéri kontroly v stanovenom termíne kontrolu výdavkov slovenského projektového partnera. Po vykonaní takejto kontroly vykazované výdavky schvália, neschvália alebo schvália vo výške zníženej o sumu neoprávnených výdavkov. Manažéri kontroly sú povinní informovať SPP o dôvodoch zníženia, resp. neuznania výdavkov a o aktuálnej výške uznaných oprávnených výdavkov.
Po vykonaní kontroly fyzickej realizácie projektu vypracujú manažéri kontroly predbežné zistenia z kontroly (príloha č. 19). Tieto zistenia majú za cieľ informovať kontrolovaný subjekt o odhalených nedostatkoch, príp. o potrebe doložiť chýbajúce dokumenty. Vypracovaný formulár predbežných zistení je zaslaný elektronickou poštou kontrolovanému subjektu v termíne najneskôr do 15 kalendárnych dní od začatia kontroly, resp. doručenia kompletnej dokumentácie. Kontrolovaný subjekt má povinnosť oboznámiť sa so závermi vyplývajúcimi zo zistení, ako aj s chybami a nedostatkami. Zároveň je kontrolovaný subjekt povinný doručiť elektronickou poštou vyjadrenie, príp. podpornú dokumentáciu k predmetným zisteniam a to v termíne najneskôr do 7 kalendárnych dní odo dňa obdržania predmetných zistení z Ministerstva hospodárstva SR.
V prípade, že kontrolovaný subjekt nesúhlasí so znením vypracovaného návrhu, ako aj s prijatými závermi, je povinný takéto skutočnosti vyjadriť bezodkladne (najneskôr do 7 kalendárnych dní) písomnou formou a zaslať ich elektronicky na adresy príslušných manažérov kontroly. V takomto prípade, Ministerstvo hospodárstva SR, odbor IBS, opätovne, na základe vyjadrenia slovenského projektového partnera, prehodnotí závery vyplývajúce z predmetnej správy.
Po opätovnom preskúmaní záverov zo strany MH SR vypracujú príslušní manažéri kontroly dva exempláre Správy o výsledku kontroly finančnej operácie na mieste alebo Správy o výsledku administratívnej kontroly účtovných dokladov finančnej operácie a Kontrolný zoznam.
Kontrolór vedúceho partnera vypĺňa správu z kontroly vlastných výdavkov vedúceho partnera, rovnako ako aj správu z kontroly vstupov poskytnutých projektovými partnermi.
Neoddeliteľnou súčasťou správy sa stáva:
· Zoznam predložených dokumentov (príloha č. 10), resp. obdobný dokument obsahujúci všetky požadované informácie,
· tabuľky Finančnej správy projektového partnera – zoznam partnerom uplatnených a kontrolórmi uznaných výdavkov, rozpočet na obdobie a celkový rozpočet (príloha č. 11), resp. obdobný dokument obsahujúci všetky požadované informácie a
· Kontrolný zoznam
Oba exempláre vypracovanej správy s prílohami sú zaslané poštou kontrolovanému subjektu v termíne najneskôr do 10 kalendárnych dní od doručenia vyjadrenia SPP k predbežným zisteniam z kontroly. Kontrolovaný subjekt má povinnosť oboznámiť sa so závermi vyplývajúcimi z predmetnej správy, ako aj s chybami a nedostatkami. Zároveň je kontrolovaný subjekt povinný, v termíne do 10 kalendárnych dní, doručiť jeden exemplár podpísanej správy a kontrolného zoznamu na Ministerstvo hospodárstva SR, odbor interregionálnej a bilaterálnej spolupráce.
V prípade, že kontrolovaný subjekt nedoručí podpísanú správu na MH SR, odbor IBS nevystaví príslušné vyhlásenie o overení, čím kontrolovaný subjekt stratí možnosť refundácie vynaložených výdavkov pre dané kontrolované obdobie.
Po vykonaní kontroly účtovných dokladov finančnej operácie sú manažéri kontroly, ktorí kontrolu vykonali, povinní zaevidovať vykonanú kontrolu v Registračnej knihe kontrol (príloha č. 5).
Správa z kontroly a Kontrolný zoznam sú internými projektovými dokumentmi. Oba dokumenty musia byť uchovávané slovenským projektovým partnerom ako aj manažérmi kontroly. Spoločnému technickému sekretariátu sú zasielané len v prípade ich výslovnej žiadosti. V prípade vedúceho partnera sa odporúča, aby si vyžiadal kópiu tohto dokumentu od projektových partnerov, aby sa tak uistil, že je prvostupňová kontrola na úrovni partnera vykonaná správne.
G. Vystavenie Vyhlásenia o overení výdavkov (príloha č. 1B)
Po podpísaní Správy o výsledku kontroly finančnej operácie na mieste, resp. Správy o výsledku administratívnej kontroly účtovných dokladov finančnej operácie vydá NO (najneskôr do 5 kalendárnych dní) príslušné Vyhlásenie o overení v štyroch exemplároch. Dva exempláre sú zaslané slovenskému projektovému partnerovi a dva exempláre ostávajú k dispozícii pre Národný orgán. Vystavením a podpisom predmetného vyhlásenia kontrolór potvrdzuje, že overil všetky žiadané položky a deklaruje správne použitie fondov.
Následne slovenský projektový partner zasiela Vyhlásenie o overení výdavkov spolu s finančnou správou[8] svojmu LP, ktorý na základe čiastkových správ a certifikátov projektových partnerov[9] vypracuje súhrnnú Správu o pokroku za celé partnerstvo. Súhrnnú Správu o pokroku, overenú svojim kontrolórom, zasiela vedúci partner spolu s vyhlásením o overení pre celé partnerstvo (príloha č. 1A, resp. obdobné tlačivo) (súčasť spoločnej Finančnej správy) na STS. Vedúci partner taktiež zasiela kópie Vyhlásení o overení jednotlivých projektových partnerov (bez príloh – Finančná správa projektového partnera) na STS.[10]
Pri predkladaní Správy o pokroku môže vedúci partner projektu vyžadovať od slovenského projektového partnera potvrdenie vlastného tlačiva, resp. časti Finančná správa manažérom kontroly. V danom prípade zamestnanci odboru interregionálnej a bilaterálnej spolupráce - manažéri kontroly - potvrdia svojim podpisom a pečiatkou odboru interregionálnej a bilaterálnej spolupráce správnosť predloženej Finančnej správy, pričom jednotlivé výdavky Finančnej správy nesmú byť v rozpore s oprávnenými výdavkami uvedenými v správe o kontrole a vyhlásení o overení.
H. Vystavenie Vyhlásenia o overení výdavkov, resp. potvrdenia o kontrole pre vedúceho partnera projektu (príloha č. 1A)
V prípade, že slovenský partner v rámci projektu zastáva pozíciu vedúceho partnera, jeho úlohou bude po uplynutí každého polročného kontrolovaného obdobia vykázať STS výdavky vynaložené v danom období v rámci celého projektu, tzn. projektové výdavky vynaložené v predmetnom období všetkými zapojenými partnermi.
Po uplynutí kontrolného obdobia v rozpätí 1,5 až 2 mesiace po ukončení vykazovaného obdobia január - jún, resp. júl - december, kedy sú projektové výdavky všetkých partnerov vrátane vedúceho partnera skontrolované ich prvostupňovými kontrolórmi, sú vedúcemu partnerovi zaslané zo strany všetkých projektových partnerov potvrdenia o skontrolovaní ich výdavkov (v prípade SR ide o Vyhlásenie o overení). Súčasne s týmito certifikátmi vedúci partner obdrží finančné správy, v ktorých je označený názov projektu, meno projektového partnera, vykazované obdobie a suma oprávnených výdavkov rozdelená podľa komponentov a rozpočtových položiek[11].
Na základe týchto podkladov vypracuje vedúci partner spoločnú Správu o pokroku za celé partnerstvo[12]. Túto správu o pokroku spolu so všetkými potvrdeniami o overení výdavkov a finančnými správami, príp. správami z kontroly a kontrolnými zoznamami projektových partnerov predkladá vedúci partner svojmu kontrolórovi, tzn. na odbor IBS, MH SR. Príslušní kontrolóri overia správnosť a oprávnenosť výdavkov uvádzaných v správe o pokroku a spravidla do 10 kalendárnych dní od začatia kontroly vypracujú Správu z kontroly spolu s Kontrolným zoznamom. Dva exempláre týchto dokladov zašlú vedúcemu partnerovi na podpis. Po spätnom obdržaní jedného exemplára podpísanej správy z kontroly vystavia do 5 kalendárnych dní vedúcemu partnerovi Vyhlásenie o overení výdavkov celého partnerstva.
Pri predkladaní Správy o pokroku môže vedúci partner projektu vyžadovať potvrdenie finančnej časti Správy o pokroku manažérom kontroly. V danom prípade zamestnanci odboru interregionálnej a bilaterálnej spolupráce - manažéri kontroly - potvrdia svojim podpisom a pečiatkou odboru interregionálnej a bilaterálnej spolupráce správnosť predloženej správy, pričom jednotlivé výdavky tejto správy nesmú byť v rozpore s oprávnenými výdavkami uvedenými v správe o kontrole a vyhlásení o overení.
Vedúci partner musí predložiť STS už overenú Správu o pokroku spolu s Vyhlásením o overení výdavkov celého partnerstva a všetkými potvrdeniami o overení výdavkov jednotlivých partnerov do 3 mesiacov od ukončenia kontrolovaného obdobia, tzn. do 1. apríla, resp. 1. októbra daného roku. Je nevyhnutné, aby vedúci partner zohľadnil tento konečný termín pri predkladaní Správy o pokroku na kontrolu svojim kontrolórom.
I. Zasielanie Oznámenia o prijatí pomoci (príloha č. 18)
Po schválení Správy o pokroku zo strany STS, vypracuje Certifikačný orgán certifikovaný výkaz výdavkov daného projektu a žiadosť o platbu, ktorú predkladá Európskej komisii. Tá na základe žiadosti vyplatí / refunduje žiadané prostriedky na účet Certifikačného orgánu, ktorý ich následne prevedie na účet vedúceho partnera projektu. Vedúci partner rozdelí refundované prostriedky medzi jednotlivých projektových partnerov.
Slovenský projektový partner je povinný po obdržaní finančných prostriedkov z ERDF oznámiť Ministerstvu hospodárstva SR, ako Národnému orgánu pre program INTERREG IVC, refundáciu výdavkov za predchádzajúce kontrolované obdobie v lehote do 30 dní od jej prijatia. Toto oznámenie vykoná slovenský projektový partner prostredníctvom zaslania „Oznámenia o prijatí finančnej pomoci z ERDF“ na adresu:
Odbor interregionálnej a bilaterálnej spolupráce
[1] Náklady na kontrolu sú v rámci programu INTERREG IVC hodnotené ako oprávnené náklady. Na území SR však MH SR vykonáva prvostupňovú kontrolu výdavkov bezplatne, preto ich nie je možné zo strany slovenských projektových partnerov vykazovať ako oprávnené.
[2] Výkon prvostupňovej kontroly na úrovni projektových partnerov musí prebehnúť v rozmedzí 1,5 až 2 mesiace od ukončenia kontrolovaného obdobia, aby zostalo vedúcemu partnerovi dostatok času (min. 1 mesiac) na kontrolu a vypracovanie spoločnej Správy o pokroku a na jej zaslanie na STS/Riadiaci orgán.
[3] Čestné vyhlásenie o zaúčtovaní: Ďalej vyhlasujem, že originály dokumentácie platieb, definovaných vo finančnej správe, sú v držbe tohto subjektu, náležite opečiatkované, podpísané, prístupné na konzultovanie pre účely kontroly a sú riadne zaznamenané účtovným zápisom v účtovníctve projektového partnera v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (+ doplniť spôsob vedenia výdavkov projektu v účtovníctve).
[4] Vykazovať projektové výdavky, ktoré vznikli v iných kontrolovaných obdobiach, v rámci daného kontrolovaného obdobia je možné len v plne odôvodnených prípadoch.
[5] V prípade, že prijímateľ nedisponuje pečiatkou, overenie je uskutočnené iba podpisom štatutárneho orgánu prijímateľa.
[6] V súlade s nariadením EK (ES) č. 2035/2005, 2168/2005 a 1828/2006 EK môže požiadať členský štát o informácie a dokumentáciu k nezrovnalostiam s finančným dopadom nepresahujúcim 10 000 EUR. Z tohto dôvodu na národnej úrovni subjekty zapojené do implementácie fondov EÚ sú povinné nahlasovať a monitorovať aj nezrovnalosti s finančným dopadom nepresahujúcim 10 000 EUR.
[7] Európsky úrad pre boj proti podvodom (European Anti-Fraud Office, OLAF) – inštitúcia EK, ktorej hlavným poslaním je ochrana finančných záujmov EÚ, boj proti podvodom, korupcii a akýmkoľvek iným nesprávnym aktivitám, vrátane zneužitia úradnej moci v rámci inštitúcií EÚ
[8] Finančná správa projektového partnera určená pre Vedúceho partnera projektu obsahuje informácie o projekte, projektovom partnerovi, kontrolovanom období a sumách výdavkov projektového partnera rozdelených podľa rozpočtových položiek a komponentov.
[9] Certifikát musí byť podpísaný kontrolórom každého projektového partnera v partnerstve vrátane kontrolóra LP za vlastné výdavky LP.
[10] Pri partneroch pochádzajúcich z krajín s decentralizovaným systémom prvostupňovej kontroly, kde sú kontrolóri schvaľovaní na národnej úrovni, musí byť toto potvrdenie predkladané (pri prvej správe o pokroku) spolu s certifikátom schvaľujúcim kontrolóra, vydaným zodpovedným orgánom členského štátu.
[11] Partneri z krajín s decentralizovaným systémom prvostupňovej kontroly, v ktorých sú kontrolóri vybraní projektovými partnermi a schvaľovaní na národnej úrovni, musia v rámci prvého kontrolného obdobia predložiť vedúcemu partnerovi potvrdenie o overení a finančnú správu spolu s certifikátom schvaľujúcim kontrolóra, vydaným zodpovedným orgánom členského štátu.
[12] Formulár Správy o pokroku, resp. Progress report zasiela vedúcemu partneri STS, resp. STS ho zverejní na oficiálnej webovej stránke programu.