Source: http://www.frachtrecht.de/compliance
Timestamp: 2019-04-19 09:14:40
Document Index: 204288284

Matched Legal Cases: ['§ 347', '§ 93', '§ 42', '§ 93', '§ 43', 'BGH']

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Unbegrenzte Verantwortung der Geschäftsführung und deren Organisationspflicht zur Bewältigung von Haftungsrisiken
Warum sich Geschäftsführer und Vorstände nicht auf eine Haftungsbegrenzung verlassen können und was die Rechtsprechung von Ihnen verlangt.
An was muß der gewissenhafte Geschäftsführer rechtzeitig denken, um unliebsame eigene persönliche Überraschungen und eine eigene unbegrenzte Haftung zu vermeiden?
„Wer eine eigene unbeschränkte Haftung als Geschäftsleiter vermeiden will, muß externe rechtliche Beratung einholen und diese einer sorgfältigen Plausibilitätskontrolle unterziehen.“
Der Bundesgerichtshof stellt in einer klaren Entscheidung (II ZR 234/09 vom 20.09.2011) die persönliche Haftung für Organmitglieder (Geschäftsführer, Vorstände, Aufsichtsräte) heraus und verdeutlicht die Haftungsrisiken, was in den letzten Jahren zunehmend zur Verunsicherung beigetragen hat.
In dem Urteiltenor heißt es für die Haftung von Organen klarstellend:
„Der organschaftliche Vertreter einer Gesellschaft, der selbst nicht über die erforderliche Sachkunde verfügt, kann den strengen Anforderungen an eine ihm obliegende Prüfung der Rechtslage und an die Beachtung von Gesetz und Rechtsprechung nur genügen, wenn er sich unter umfassender Darstellung der Verhältnisse der Gesellschaft und Offenlegung der erforderlichen Unterlagen von einem unabhängigen, für die zu klärende Frage fachlich qualifizierten Berufsträger beraten lässt und den erteilten Rechtsrat einer sorgfältigen Plausibilitätskontrolle unterzieht.“
Die oberste zivilrechtliche Instanz stellt damit heraus: Es gehört zur Hauptaufgabe der Geschäftsleiter, die Rechtslage zu prüfen und Gesetze und die Rechtsprechung zu beachten. Den strengen Anforderungen kann der Verantwortliche nur genügen, wenn er sich von einem unabhängigen, fachlich versierten Berufsträger beraten lässt und den Rechtsrat einer sorgfältigen Prüfung unterzieht.
Ohne einen solchen rechtlichen Rat eines externen Berufsträgers (Rechtsanwalt) läuft der Geschäftsleiter immer Gefahr selbst unbegrenzt zu haften.
Wer also eigene unbeschränkte Haftung als Geschäftsleiter vermeiden will, muß externe rechtliche Beratung einholen und diese einer sorgfältigen Plausibilitätskontrolle unterziehen.
Der Rat muß also für die Geschäftsführung einfach nachvollziehbar und überprüfbar sein, sonst kann auch keine Plausibilitätsprüfung erfolgen. Und darin liegt die Schwierigkeit: Es reicht nicht aus, juristische Risiken aufzuzeigen, vielmehr muß die Aufarbeitung so erfolgen, dass der Geschäftsführer die Plausibilitätsprüfung selbst vornehmen kann und dies später für Dritte nachvollziehbar ist.
Ausserdem ist der Abschluß einer Versicherung für solche Risiken unabdingbar.
1.Begrenzung der unbeschränkten Haftung durch Wahl der Gesellschaftsform (GmbH ..)
Von jeher haben Kaufleute Handelsgeschäfte betrieben und sind dabei häufig als voll und unbeschränkt mit eigenem Vermögen haftende Unternehmer tätig.
Mit dem Ziel, eine direkte Haftung mit dem persönlichen Vermögen auf vorgegebenes Kapital zu beschränken, werden Gesellschaftsformen gewählt, mit denen die unbeschränkte Haftung vermieden werden soll. Durch Gründung von Gesellschaften mit beschränkter Haftung oder von Aktiengesellschaften wird es Kapitalgebern ermöglicht, die direkte Haftung des Gesellschafters mit dem persönlichen Vermögen auf das eingezahlte Stammkapital zu beschränken.
Die zivilrechtlichen Risiken im kaufmännischen Verkehr tätig zu werden, haben wegen der zunehmenden Vielzahl von sich ständig verändernden gesetzlichen Vorschriften und Regulierungen erheblich zugenommen. Wenn etwas nicht wie erwartet funktioniert und vor allem bei daraus resultierenden Schäden wird heutzutage häufig zunächst nach dem Versicherer und dann nach der Haftung zunehmend auch der Geschäftsführer gerufen. Hinzu kommen im Zusammenhang mit geschäftspolitischen Entscheidungen auch weitere Faktoren wie Pressearbeit, Veröffentlichungen und Anderes was sich direkt auf den guten Ruf und Leumund des Unternehmens auswirken und große Schäden beim Unternehmen oder Unternehmenswert verursachen kann.
2.Kernaufgabe der Geschäftsführung: Schaffung einer gesetzeskonformen Organisation, Erkennung von Haftungsrisiken, Risikoabwägung, Einhaltung aller Gesetze
Die Schaffung einer Organisation die sich an alle gesetzlichen und sonstigen Vorgaben hält, ist Kernaufgabe einer kaufmännischen Geschäftsführung. Das ist eine grundsätzliche Aufgabe, die der Geschäftsführung generell obliegt und für deren Erfüllung diese unbegrenzt haftet.
Verstöße dagegen, Complianceverstöße, sind ernst zu nehmen. Auch kann der Image-Schaden, der darüber hinaus entstehen kann, wenn in der Öffentlichkeit durch unkontrollierbare Veröffentlichungen oder Internetaktionen für Firmen gesetzliches Fehlverhalten angeprangert wird, groß sein und ist von vorneherein nicht absehbar.
Auch trifft den Geschäftsführer eine organisatorische Verantwortung gegenüber dem Unternehmen und daraus resultierend eine entsprechende eigene Haftung.
3.Kernaussage: Mich geht das alles nichts an... /Mir kann das nicht passieren...
Auch wenn viele Unternehmer und Führungskräfte alleine aufgrund ihrer langjährigen individuellen und positiven Erfahrungen der Vergangenheit häufig folgern, dass Ihrem Unternehmen und Ihnen selbst als Führungskraft auch in Zukunft persönlich nichts passieren kann, zeigt die Praxis, dass das in vielen Fällen ein Trugschluss sein kann.
Oft heißt es: „mich geht das nichts an... mir kann nichts passieren“. Erst bei einem Großschaden zeigt sich oft, ob das wirklich so ist und dann ist es oft zu spät, bestimmte Entwicklungen nachträglich zu korrigieren.
4.Was können wir für Sie tun? Fortlaufende juristische Beratung
Unsere Kanzlei beschäftigt sich seit Jahrzehnten schwerpunktmäßig mit Schadenersatzrecht und der Prozessführung für Versicherte und Geschädigte, Vermögensschadenhaftpflichtversicherer und deren Versicherungsnehmer sowie mit der Beratung von Unternehmen und Geschäftsführung in unterschiedlichsten Bereichen.
Wer sich wie wir, seit Jahrzehnten mit Haftungsprozessen und Regressansprüchen auseinander setzt und selbst häufig Regresse durchführt, wird feststellen, dass in den meisten Fällen unglückliche Konstellationen zusammenkommen, an die alle Beteiligten im konkreten Fall nicht gedacht haben und bei denen am Schluss jeder sich der Nächste ist.
Aus diesem Grund bitten wir Sie, sich die Zusammenhänge, zu verdeutlichen und zu überlegen, ob sich aufgrund dessen nicht ein Bedürfnis für entsprechende anwaltliche Beratung ergibt, für die wir gerne zur Verfügung stehen.
5.Unbeschränkte Haftung der Geschäftsführung
Häufig wird verkannt, dass die beschränkte Haftung der Gesellschafter für den Geschäftsführer keinen eigenen Schutz bedeutet.
Die Geschäftsführung haftet in Erfüllung der Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes für ihre Tätigkeit unbeschränkt. Ihr hilft es wenig, wenn das Stammkapital der Gesellschaft für die Erfüllung der Verbindlichkeiten nicht ausreicht oder die Gesellschafter und Aufsichtsorgane einen Verantwortlichen suchen.
5.1.Umfassende Organisationspflicht
In der Regel obliegt dem Geschäftsführer die umfassende Unternehmensleitung. Er hat alle Angelegenheiten selbst oder durch Delegation auf Dritte ordnungsgemäß und gesetzmäßig erledigen zu lassen. Das Unternehmen ist so zu organisieren, dass alle Arbeitsabläufe ordnungsgemäß und pünktlich erledigt werden können.
5.2.Entscheidungsvorbehalt der Gesellschafterversammlung
Maßnahmen und Entscheidungen, die den Rahmen des normalen Geschäftsbetriebes überschreiten, gehören ausschließlich in die Zuständigkeit der Gesellschafterversammlung. Häufig wird daran nicht gedacht, aber wenn der Geschäftsführer unabhängig von seiner Stellung als möglicher Mitgesellschafter keine entsprechenden Beschlüsse fassen lässt, kann das eine entsprechende Haftung auslösen.
Der Geschäftsführer muss die satzungsgemäße Zustimmung der zuständigen Organe einholen, insbesondere dann, wenn er Änderungen in der Geschäftspolitik beabsichtigt. Dies gilt auch dann, wenn der Geschäftsführer Mitgesellschafter oder Alleingesellschafter der Firma ist. In vielen Fällen wird dies missachtet. Das kann zu fatalen Folgen mit Eigenhaftung führen.
5.3.Regressnahme bei der Geschäftsführung bei erschöpftem Gesellschaftsvermögen
Kommt es aufgrund eines verlorenen Haftungsprozesses zu einem nicht versicherten Ersatzanspruch, gegen die Gesellschaft: Bei nicht ausreichendem Gesellschaftsvermögen wird sich der Gläubiger die Ansprüche der Gesellschaft gegen den Geschäftsführer im Wege der Pfändung einziehen oder abtreten lassen und diese direkt beim Geschäftsführer geltend machen.
Reicht das Gesellschaftsvermögen nicht aus und führt das zur Insolvenz, so kann der Insolvenzverwalter sich selbst veranlasst sehen, die Regressansprüche gegen die Geschäftsführung durchzusetzen oder diese Regressansprüche an den Gläubiger abzutreten. Diese Fälle häufen sich und vermehrt kommen Anspruchsteller auf den Gedanken, die handelnden Personen in deren Mitverantwortung zu nehmen.
Beispiel: Keine ausreichende Bilanzrückstellung für Haftungs-/ und andere Risiken
Ein Haftungsfall liegt zum Beispiel auch dann vor, wenn ein Geschäftsführer für Risiken keine hinreichenden Rückstellungen gebildet hat.
Dies kann eine Rückstellung für laufende gerichtliche Verfahren oder Strafen und Bußgelder sein. Es kann z.B. auch passieren, dass die Geschäftsführung Mitarbeitern eine umfassende zusätzliche Altersversorgung bei Ausscheiden anbietet und dafür während des Geschäftsbetriebes keine hinreichenden Rückstellungen oder Versicherungsanwartschaften bildet. Ändern sich die Gesellschafter oder scheidet der Geschäftsführer später aus der Geschäftsführung aus oder wird Insolvenz angemeldet, so liegen Rückgriffsansprüche gegen den Geschäftsleiter auf der Hand.
5.4.Weitreichende Haftung der Geschäftsleiter
Die Fälle sind von Branche zu Branche sehr unterschiedlich und die Haftung sehr weitreichend.
Im Einzelfall kommt es darauf an, wie ein ordentlicher und gewissenhafter Kaufmann des gleichen Geschäftszweiges gehandelt hätte. Die Sorgfaltspflicht ergibt sich also aus dem Vergleich mit den im gleichen Geschäftsbereich oder auch ganz generell üblichen Vorkehrungen und basiert auf gesetzlichen Vorschriften (wie z.B. § 347 HGB, §§ 93, 116 AktG) und Handelsbräuchen.
Die Geschäftsführung dafür Sorge zu tragen, dass sich die Gesellschaft rechtmäßig verhält, diese ordnungsgemäß organisiert ist.
Es sollen Regeln für die Abwicklung der Geschäfte vorgegeben werden und diese müssen von den Mitarbeitern eingehalten werden. Ferner dürfen keine gesellschaftsfremden Zwecke verfolgt werden, auf die Interessen der Gesellschafter soll Rücksicht genommen werden und Betriebs-/ und Geschäftsgeheimnisse müssen geheim gehalten werden. Grundsätzlich sollen alle Gesetze eingehalten werden.
Werden Datenschutzbestimmungen verletzt oder andere gesetzliche Verpflichtungen drohen oft hohe Bußgelder und Strafen, für die der Geschäftsleiter oft auch persönlich verantwortlich gemacht werden kann.
5.5.Gemeinschaftliche Haftung mehrerer Geschäftsleiter
Gibt es mehrere Geschäftsführer, so haften diese gemeinschaftlich für den entstandenen Schaden (§ 42 II GmbHG). Der Bundesgerichtshof hat eine Verschärfung der Sorgfaltspflichten des Geschäftsführers dadurch erreicht, dass er auch, speziell bei größeren GmbHs die Beweislastumkehr des § 93 II S. 2 AktG auch für den GmbH Geschäftsführer vorgesehen hat. Danach muss dieser in einem Prozess darlegen und beweisen, dass er nicht gegen Sorgfaltspflichten verstoßen hat.
Jeder Geschäftsführer ist also grundsätzlich verpflichtet, ein Risikofrüherkennungssystem vorzuhalten und sich mit Risiken aktiv auseinander zusetzen. Man macht es sich dabei zu einfach, wenn man dabei ausschließlich darauf achtet, dass bestimmte Teilrisiken über eine Versicherung abgedeckt sind, vielmehr muss die Geschäftsleitung die Situation im Ganzen erkennen und dazu konkrete Entscheidungen treffen.
Immer dann, wenn keine Vorkehrungen getroffen wurden, wie zum Beispiel bei fehlenden, nachvollziehbaren Entscheidungen, dürfte der Geschäftsführer, der auf Schadenersatz in Anspruch genommen wird, sich nicht mehr entlasten können.
Grundsätzlich ist dieser ohnehin verpflichtet, sich von vermutetem Verschulden zu entlasten. Kann er nichts Schriftliches vorlegen, so wird ihm dieser Entlastungsbeweis nur selten gelingen.
Fazit: Haftung für Fehler anderer ist bitter!
Wenn man für Fehler anderer unbegrenzt haften soll, bei denen man einfach einmal kurz weggesehen oder nicht genau hingeschaut hat, ist das besonders bitter. Auch hier gilt: Gute Beratung und Dokumentation ist wertvoll.
6.Risikoabwägung als Kardinalpflicht der Geschäftsführung
Bei jedem denkbaren Risiko für das kaufmännische Unternehmen ist die Geschäftsführung angehalten, Risiken zu erkennen, abzuwägen, ob das Risiko getragen, versichert oder vermieden werden soll (Organisationspflicht zur Bewältigung von Haftungsrisiken).
Bei derartigen Abwägungsprozessen ist in der Regel eine rechtlich umfassende auch externe Beratung der Geschäftsleitung und die Einhaltung der Schriftform unverzichtbar um eine spätere Entlastung möglich zu machen.
7.Directors‘ & Officers‘ Liability Insurance Lösungen (D & O Versicherungen)
Da am Markt für Fehlverhalten des Geschäftsführers spezielle Versicherungslösungen vorhanden sind (D & O Versicherungen) kommt hinzu, dass Unternehmer und Manager in Einhaltung der von ihnen verlangten kaufmännischen Sorgfalten gehalten sind, für unabsehbare Risiken auch entsprechende Versicherungslösungen abzuwägen und Risiken weitgehend über derartige Directors‘ & Officers‘ Liability Insurance Lösungen einzudecken.
Ganz generell ist auch festzustellen, dass je nach Branche, bestimmte Versicherungslösungen geboten werden, die einfach zum normalen Pflichtenprogramm des Unternehmens gehören.
Die Versicherung soll aber nicht darüber hinwegtäuschen, dass die Sorgfaltspflichten dennoch einzuhalten sind, weil nicht alles versichert ist und empfindliche Selbstbehalten Fehlverhalten weiterhin fühlbar sanktionieren.
8.Abschluß von im Gewerbe üblichen Versicherung ist ein Muß!
Fehlt eine im Gewerbe ansonsten übliche Versicherung, oder weist diese schadensursächlichen Ausschlüsse oder Beschränkungen oder zu niedrige Deckungssummen auf, die zu einem großen Schaden führen, so wird man sich die Frage stellen, wie die Geschäftsführung auf den Gedanken kommen konnte, eine unzureichende Deckung einzuholen.
Achtung: Nicht auf Versicherungen grenzenlos verlassen.
Denken Sie daran: Jede Versicherung, auch die beste Versicherung, hat Einschränkungen, Deckungsgrenzen und Obliegenheiten, die im schlimmsten Fall zur Deckungsverweigerung führen können. In solchen Fällen wird sich der Geschädigte häufig nicht darauf verweisen lassen, dass die Gesellschaftsmittel nicht ausreichen, sondern versuchen, die Geschäftsführung persönlich in die Haftung zu nehmen.
9.Anwaltliche Beratung (intern und extern)
Oft sind es in der anwaltlichen Beratung nur kurze Anfragen, die leicht und kostengünstig mit wenig Aufwand zu beantworten sind.
Ist intern kein juristischer Berater verfügbar, wird man auch zum Selbstschutz nicht umhin können, sich in vielen juristischen Fragen externen anwaltlichen Rat zu besorgen. Dafür stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Es gibt viele grundsätzliche Themen, bei denen der Geschäftsführer gut daran tut, sich externen juristischen Rat eines Rechtsanwalts einzuholen, der zugleich darauf achtet, dass eine Vorgehensweise gewählt wird, die den Geschäftsführer nach Möglichkeit selbst aus dem Focus seiner eigenen Haftung im Interesse des Unternehmens bringt oder ihm aufzeigt, wie durch Einbindung des entsprechenden Organs die Risiken verteilt werden.
10.Ein Sprichwort sagt: „Wer schreibt, der bleibt“ (Kaufleute haben zur eigenen Sicherheit Entscheidungen schriftlich festzuhalten)
Empfehlung: Wichtig zum eigenen Schutz der Geschäftsführung ist es, dass grundsätzliche Entscheidungen schriftlich fixiert werden. In der Regel kommt es erst nach längerer Zeit zu Regressansprüchen und dann ist es für die Geschäftsführung von besonderer Bedeutung, darzulegen, welche Risikoabwägungen vorgenommen wurden, um sich selbst zu entlasten.
Dabei wird der Geschäftsführer gut beraten sind, wenn er grundsätzliche Entscheidungen für sich selbst kopiert und um diese zur Entlastung später zur Verfügung zu haben. Ist er aus der Gesellschaft ausgeschieden, besteht in der Regel keine Möglichkeit mehr, auf Unterlagen zu zugreifen und dann wird er sich häufig nicht entlasten können.
Ziel aller Beratungsmaßnahmen ist es, Haftungsrisiken und Gesetzesverstöße frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden, ebenso wie Compliancerisiken und in der Summe die Geschäftsführung entspannt Ihren Aufgaben nachgehen zu lassen.
11.Unterstützung der Geschäftsführung im Hinblick auf zivilrechtliche Haftungsrelevanz
Was können wir als Rechtsberater der Geschäftsführung bieten?
Anlassbedingte Unterstützung bei der Wahrnehmung der Aufgaben im Hinblick auf zivilrechtliche Haftungsrisiken der Geschäftsführung und der Gesellschaft gemäß § 43 GmbHG („Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes“) insbesondere bei folgenden Themen:
12.Eigene Beratung von Geschäftsführern
Unabhängig von der Beratung der Gesellschaft, die häufig auch die Interessen der Geschäftsführung wahrnimmt, weil diese oft deckungsgleich sind, gibt es auch Fallgestaltungen, bei denen sich die Geschäftsführung persönlich im eigenen Interesse beraten lassen muss um zu erkennen, ob und inwieweit ihre eigenen Haftungsinteressen betroffen sind.
In diesen Fällen ist es wegen Interessenkollisionen nicht möglich, auf den Firmenanwalt zurückzugreifen, vielmehr muss ein objektiver externer Jurist die Führungskraft persönlich beraten.
Es kann nur angeraten werden: Bei Zweifeln über die eigene Haftung muß sich der Geschäftsleiter Sicherheit verschaffen.
13.Themen für die Rechtsberatung
Da alle Gesetze eingehalten werden müssen, ist bei Zweifeln zu verschiedensten Themen externer Rechtsrat einzuholen und einer eigenen sorgfältigen Plausibilitätskontrolle zu unterziehen.
13.1.Allgemeine Ablauforganisationen (Rundschreiben und Verfahrensanweisungen z.B. klare Vollmachtsregelungen für rechtserhebliche Erklärungen und Verpflichtungsgeschäfte)
Eingrenzung der Aufgabenstellung durch klar vorformulierte Vorgaben, die an die praktischen Abläufe ständig angepasst werden, in Form eines fortlaufend angepassten Erneuerungsprozesses.
Kontinuierliche Überprüfung von Praxisvorgaben und –Vorlagen sowie Anpassung an sich ständig verändernde gesetzliche und tatsächliche Bestimmungen.
13.1.1.Feststellung des Status Quo
13.1.2.Anpassung vorhandener Vorgaben und Schaffung neuer Verfahrensanweisungen
13.1.3.Genehmigung durch die dafür zuständigen internen Gremien bzw. den satzungsgemäß zuständigen Organen
13.1.4.interne Umsetzung, sicherer Umgang der Mitarbeiter mit Vorgaben
13.1.5.Sicherstellung der betriebsinternen Abläufe (z.B. Abzeichnungslisten für Mitarbeiter)
13.1.6.Veröffentlichungen im Intranet
13.1.7.Interne und externe Schulung(en) im Umgang mit den Vorgaben
13.1.8.Durchgängige Dokumentation als Absicherung für das Management
14.Aktives Vertragsmanagement
Unternehmen, die Ihre eigenen Verträge selbst gestalten, kennen Ihre eigenen Risiken.
Insbesondere länger laufende Verträge müssen sorgfältig im Hinblick auf alle Bestimmungen, nicht nur auf Haftung und Versicherung geprüft werden. Die Weitergabe an Versicherungsmakler oder Versicherer zur Haftungsprüfung ersetzt die Prüfung aller weiteren Fragen nicht. Auch ist der Versicherer nicht berechtigt, Rechtsberatung zum Vertrag vorzunehmen und nimmt oft Vorgaben des Vertragspartners als zwingend an, die für das zu beratende Unternehmen nachteilig und haftungsrelevant sind.
Selbst wenn die Geschäftsführung aus der Praxis viele Themen kennt, ist es in der Regel immer wieder erforderlich, einen externen Berater schon auch zur Abgrenzung der eigenen Haftung einzubeziehen.
Verträge, die von anderen vorgelegt werden, sollten umso sorgfältiger im Hinblick auf praktische Machbarkeit und rechtlichen Risiken analysiert und umgesetzt werden. Wenn man die Rechtsprechung des BGH ernst nimmt, wird die Geschäftsführung hierzu einen externen Rechtsberater hinzuziehen müssen.
Was ist für Ihr Unternehmen wichtig? Was ist zu beachten?
14.1.geordnete und vorgegebene Abläufe beim Abschluss von Verträgen und Vorgabe von Standards (AGB – Prüfung nach Vorlage), Klare Ausrichtung auch von individuellen Verträgen
14.2.Wer ist genau mein Vertragspartner: Überprüfungspflichten
14.3.Eigenschaften des Vertragspartners
14.4.Bonität des Vertragspartners
14.5.Handelsregisterauszüge, Einholung von Versicherungsnachweisen, Auskünfte, Empfehlungen
14.6.Vorgabe von Ablauforganisationen und Einhaltung von Vorgaben des Versicherers (Ablaufdiagramme zur Veranschaulichung, (z.B. Ablaufdiagramm bei der Vergabe von Aufträgen über Frachtenbörsen)
14.7.Einhaltung von Formalien (z.B. Schriftform nicht Textform, z.B. bei Haftbarhaltungen), Sicherung des Zugangsnachweises empfangsbedürftiger Erklärungen und Einhaltung vorgeschriebener Hinweispflichten, klar lesbare Unterschriften mit zusätzlicher Angaben der Vor-/ und Nachnamen der Mitarbeiter
14.8.Klare geschäftliche Kompetenzen: Wer darf welche Verträge unterschreiben
14.9.Prüfung des Inhalts der Verträge, Dokumentation der Risiken und Überlegungen für die Zeichnung
14.10.Geschäftliche und persönliche Archivierung, vor allem von Vorgängen, die die eigene Haftung der Geschäftsführung betreffen
14.11.In schwierigen Fällen: Vorlage für die gesellschaftsrechtlich zuständigen Entscheidungsgremien (Gesellschafterversammlung, Aufsichtsrat)
15.Sorgfalt in Personalangelegenheiten
Achtung: Bei Personalangelegenheiten wird häufig verkannt, dass Mitarbeitern in Schadenersatzprozessen eine wichtige Rolle als zugelassenes Beweismittel im gerichtlichen Verfahren zukommt.
Bei Personalentscheidungen sollte deswegen immer darauf geachtet werden, ob Vorgänge offen sein können, bei denen wichtige Zeugenaussagen der Mitarbeiter von Nöten sind.
Auf Folgendes wäre dabei im Übrigen auch zu achten:
15.1.sorgsamer Umgang mit wichtigen Zeugen im Zivilprozess, die als Mitarbeiter beschäftigt sind (Abmahnungen, Kündigung)
15.2.Verfügbarkeit der Meldedaten von Mitarbeitern auch nach Beendigung des Anstellungsverhältnisses
15.3.optimal angepasste Mitarbeiterverträge
16.Vertraulichkeitserklärungen und Vertragsstrafen
Es versteht sich von selbst, dass bei Ersatzansprüchen wegen Vertragsstrafen und wegen der Verletzung von Vertraulichkeitserklärungen ein Schuldiger und Haftungspartner gesucht wird. Ist die Verletzung in einem für Kunden wichtigen Bereich geschehen, so kann auch durch externe Veröffentlichungen ein über die Vertragsstrafe weit hinausgehender Schaden entstehen, der die Existenz des Unternehmens aufs Spiel setzt.
Auch hier ist es gut, Klare und schriftliche Vorgaben zu machen, die zu Transparenz und Entlastung der Geschäftsführung führen können.
17.Erarbeitung von Compliance Vorgaben
17.1.Was ist zu prüfen?
Auch hier ist die Geschäftsführung gefragt.
Compliance-Verstöße können erhebliche Bußgelder nach sich ziehen, strafrechtliche Folgen haben, aber auch Schadenersatzprozesse auslösen, deren Ausgang für das Unternehmen existenzbedrohend sein kann.
Beispiel: Annahme von Fußballkarten kann bei Compliance Verstoß zu Schadenersatz wegen Verlust des Arbeitsplatzes führen
Nimmt ein Mitarbeiter von einem für den Arbeitgeber tätigen Geschäftspartner ein wertvolles Geschenk oder gar Bargeld an, so kann dies eine fristlose Kündigung rechtfertigen (LAG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 16.1.2009, 9 S a 572/08). Es reicht dabei aus, dass die Zuwendung lediglich nach Art und Umfang geeignet war, geschäftliche Entscheidungen zu beeinflussen. Auf eine konkrete Beeinflussung selbst kommt es nicht an. Wer einen Mitarbeiter einer anderen Firma dazu veranlasst, ein solches Geschenk anzunehmen, kann seine Firma für den dadurch entstehenden Schaden haftbar machen, wenn er den Mitarbeiter dazu anstiftet, ohne ihn auf die Bedeutung aufmerksam zu machen.
Genauso wichtig ist es, bei Vergabe oder Entgegennahme von Zuwendungen zu klären, wer etwaige Steuern an das Finanzamt abzuführen hat. Da bei Steuerprüfungen bis zu zehn Jahresabschlüsse zurück geprüft werden können, können in der Summe ganz erhebliche Beträge zusammenkommen, für die die Geschäftsführung mangels zutreffender Organisation möglicherweise auch persönlich in die Haftung genommen werden kann.
17.2.An was ist für die Umsetzung von compliance Richtlinien insbesondere zu denken:
17.2.1.Feststellung des Status Quo
17.2.2.Vermeidung von Haftungsrisiken
17.2.3.Einrichtung einer Compliance Organisation
17.2.4.Richtiger Umgang mit staatlichen Ermittlungsbehörden
17.2.5.Umsetzung in der Unternehmenspraxis
17.2.6.Identifikation von Compliancerisiken
17.2.7.Der Compliancebeauftragte und die Abgrenzung zur Rechtsabteilung
17.2.8.Versicherungslösungen
17.2.9.Wie ist mit der Entgegennahme und Gewährung von Vergünstigungen, Geschenken, bei Einladungen und Veranstaltungen umzugehen
17.2.10.Wie sind Einladungen an Geschäftspartner und Vergünstigungen zu gestalten und wie werden diese umgesetzt
18.Fazit
Haben wir mit dieser Zusammenstellung lediglich zusammengefasst, was durch Sie schon längst in die Praxis umgesetzt wird, so gratulieren wir Ihnen und wollen Sie dabei auf Ihrem guten Weg weiter bestärken.
Wir hoffen, dass Ihnen diese Darstellung in der Systematik gefallen hat und freuen uns, wenn wir Ihnen gleichwohl in der Beratung zur Seite stehen dürfen.
Haben wir für Sie als Geschäftsleiter einige neue Themen aufgegriffen, bei denen Sie dringend Rat benötigen, so lassen Sie uns bald einen persönlichen Termin vereinbaren. Wir freuen uns auf ihren Anruf.