Source: http://kadry.infor.pl/poprzednie_tematy_dnia/117288,2,Zasady-przechowywania-dokumentow-ubezpieczeniowych.html
Timestamp: 2016-10-22 11:54:34+00:00
Document Index: 78710992

Matched Legal Cases: ['art. 125', 'art. 36', 'art. 36', 'art. 43', 'art. 44', 'art. 47', 'art. 125', 'art. 74', 'art. 80', 'art. 188']

Zasady przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych - Strona 2 - Poprzednie tematy - Infor.pl
PORTAL INFOR.PLKsiegowość firmSektor publicznyKsiegowość budżetowaBiznesKadryPrawoBiura rachunkoweSklep | IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | WIDEOAKADEMIA | PRACA W INFOR | SKLEPSzukajSzukajSerwis kadrowegoSERWIS KADROWEGOWynagrodzeniaIndywidualne prawo pracyZbiorowe prawo pracyUbezpieczeniaInne formy zatrudnieniaBHPHRMKodeks pracyKODEKS PRACYSpis treściPrzepisy ogólneStosunek pracyWynagrodzenie i inne świadczeniaObowiązki pracownika i pracodawcyOdpowiedzialność materialnaCzas pracyUrlopy pracowniczePracownik - rodzicZatrudnianie młodocianychBezpieczeństwo i higiena pracyUkłady zbiorowe pracySpory ze stosunku pracyWykroczenia pracodawcyPrzedawnienie roszczeńZatrudnienieZATRUDNIENIESamozatrudnienieUmowa o dziełoTelepracaZlecenieZatrudnianie cudzoziemcówZatrudnianie niepełnosprawnychUmowa o pracęDokumentacja pracowniczaWynagrodzenieWypowiedzenieUrlopyURLOPYMacierzyńskiUrlop rodzicielskiPrzerwanie urlopuUrlop na żądanieUrlopy okolicznościoweWychowawczyWypoczynkowyZwolnienia od pracyUrlop bezpłatnySłownikUbezpieczenia społeczneUBEZPIECZENIA SPOŁECZNEZUSUbezpieczenie studentaUbezpieczenia wypadkoweUbezpieczenia emerytalne i rentoweUbezpieczenie zdrowotneUbezpieczenia choroboweTytuły ubezpieczeńOpłacanie składekDokumentyFirma a ubezpieczenieSłownikBHPBHPBezpieczeństwo pracyChoroby zawodoweWypadki w pracyBadania lekarskieZasiłkiSzkolenia BHPForumPrenumerata 2017Kodeks Pracy 2016Wideoakademia HRSklepNarzędzia:KalkulatoryWskaźniki i stawkiTerminarzDrukiDziennik ustawAkty prawne ujednoliconeNewsletterreklamaJesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poprzednie tematy > Zasady przechowywania dokumentów ubezpieczeniowychZasady przechowywania dokumentów ubezpieczeniowychPłatnik składek ma obowiązek prowadzić dokumentację ubezpieczeniową każdej osoby, którą zgłasza do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. ZUS czy np. inspekcja pracy mogą zażądać od płatnika udostępnienia dokumentacji ubezpieczeniowej wszystkich osób, które płatnik zgłasza do ubezpieczeń, lub poszczególnych osób.Zasiłki, urlopy, zwolnienia - nowe prawa rodziców (PDF)Umowy zlecenia i inne umowy cywilnoprawne od 1 stycznia 2017 r. (książka)Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych 2016 z komentarzem (książka)Zbiegi tytułów do ubezpieczeń – po zmianach w oskładkowaniu umów zlecenia (książka)Komplet Ustawa zasiłkowa 2016 z komentarzem + Rozporządzenia wykonawcze do ustawy zasiłkowej 2016 z komentarzemWielka Księga Prawa PracyINFORLEX.PL Kadry i PłaceIFK Platforma Księgowych i KadrowychSerwis Prawno-Pracowniczy - wersja internetowaDokumenty płatniczeDokumenty płatnicze, które przygotowuje płatnik składek, to kolejna kategoria dokumentów związanych z dokumentacją ubezpieczeniową. Ustawa systemowa pomija kwestie związane z przechowywaniem tych dokumentów, mimo że mają one bardzo duże znaczenie dla ochrony interesów przedsiębiorcy. Dokumenty płatnicze są dowodem opłacenia składek oraz terminu ich opłacenia.Obowiązek przechowywania dokumentów płatniczych i rozliczeniowych wynika pośrednio z Ordynacji podatkowej. Składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych są kosztem uzyskania przychodu przedsiębiorcy. Dokumenty te, ponieważ świadczą o poniesieniu kosztów, powinny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych.reklamareklama To w interesie płatnika leży posiadanie dokumentów płatniczych, gdyż w razie sporu to on będzie musiał udowodnić fakt opłacenia składek czy dotrzymania terminu. W razie zagubienia dokumentu płatnik powinien wystąpić do banku o potwierdzenie dokonania określonej wpłaty. Z takim wnioskiem należy wystąpić przed upływem 5 lat od daty opłacenia składek. Okres przechowywania przez banki bankowych dokumentów płatniczych, za pomocą których płatnik składek opłaca składki na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych, Fundusz Ubezpieczeń Zdrowotnych i Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, wynosi bowiem 5 lat. Okres ten jest obliczany od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczyła dana wpłata (§ 32 pkt 2 rozporządzenia z 10 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości banków). Po upływie 5 lat od dnia opłacenia składek za pomocą bankowego dokumentu płatniczego, bank nie wyda płatnikowi potwierdzenia. To oznacza, że płatnik nie udowodni, że składki opłacił i w jakim terminie. W takim przypadku, jeżeli ZUS nie potwierdzi we własnym zakresie wpłaty (tzn. nie odnajdzie tej wpłaty), ZUS może żądać ich ponownego uregulowania.Obowiązki płatnikaMimo braku szczegółowych uregulowań w sprawie okresów przechowywania dokumentów ubezpieczeniowych płatnik składek powinien przechowywać wszystkie dokumenty ubezpieczeniowe do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań, których one dotyczą.Osoby opłacające składki na własne ubezpieczenia powinny przechowywać dokumenty ubezpieczeniowe do czasu potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych. Ustalając prawo do emerytury ZUS może zażądać od osoby opłacającej składki na własne ubezpieczenia przedłożenia dowodów potwierdzających opłacenie składek oraz dokumentów stanowiących podstawę do ich naliczenia. Dotyczy to dokumentacji za okres po 31 grudnia 1998 r. (art. 125a ust. 5 ustawy emerytalnej). Dodatkowo płatnik ma obowiązek przechowywania przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika, list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty.Forma przechowywania dokumentówPrzy przechowywaniu dokumentów ubezpieczeniowych płatnik powinien stosować ogólne standardy dotyczące przechowywania dokumentów, ponieważ nie ma w tym zakresie szczegółowych regulacji. Część obowiązków z zakresu przechowywania danych określa wprost ustawa o ochronie danych osobowych. Część danych zwartych w deklaracjach miesięcznych i imiennych raportach rozliczeniowych, do których dostęp ma płatnik składek, należy do kategorii danych szczególnie wrażliwych. Są to np. informacje o wysokości wynagrodzenia, o okresach pobierania zasiłków chorobowych itp. Z tego powodu informacje te podlegają szczególnej ochronie.Płatnik ma obowiązek przy przechowywaniu dokumentów osób ubezpieczonych stosować środki techniczne i organizacyjne, które zapewniają ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną (art. 36 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych). Chodzi w szczególności o zabezpieczenie tych dokumentów przed:udostępnieniem ich osobom nieupoważnionym,zabraniem przez osobę nieuprawnioną,przetwarzaniem z naruszeniem ustawy orazzmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.Jednocześnie dane powinny być przechowywane w taki sposób, aby płatnik mógł mieć do nich dostęp, tak aby np. na żądanie inspektora kontroli ZUS mógł przedłożyć dokumenty w formie papierowej wraz z dowodem nadania lub złożenia w jednostce organizacyjnej ZUS.WAŻNE!Dokument wysłany do ZUS w formie papierowej bez dowodu nadania nie jest potwierdzeniem złożenia go w ZUS.Dokumenty przesyłane do ZUS w formie elektronicznej powinny być również w tej formie przechowywane. Wykorzystywana do obsługi transmisji elektronicznej dokumentów, udostępniona przez ZUS aplikacja - program Płatnik ma zabezpieczenia przed ponowną edycją dokumentów przesłanych do ZUS. Płatnik dodatkowo archiwizuje otrzymane z ZUS potwierdzenia nadania i przetworzenia dokumentów ubezpieczeniowych. Ze względów bezpieczeństwa trzeba wykonywać jedynie kopie bazy programu płatnik, tak aby w razie awarii dysku, na którym jest zapisywana baza danych, można ją było odtworzyć z kopii awaryjnej. Takie działanie nie jest działaniem wymaganym przepisami ustawy systemowej, ale ogólnymi względami bezpieczeństwa, związanymi z użytkowaniem elektronicznych nośników informacji.Podstawa prawna:art. 36 ust. 8, art. 43, art. 44, art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.),ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.),art. 74 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (DzU z 2002 r. nr 76, poz. 694),art. 80 ustawy z 21 lipca 2006 r. o nadzorze nad rynkiem finansowym (DzU nr 157, poz. 1119 ze zm.),§ 32 pkt 2 rozporządzenia z 29 sierpnia 2008 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości banków (DzU nr 161, poz. 1002).
Autor:Iwona Wielgopolanin specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznychŹródło:INFORTagidokumentacja płacowa, dokumenty ubezpieczeniowe, obowiązki płatnika, składki ubezpieczeniowe, umowa o pracęPowiązane artykułyInterpretacje przepisów ubezpieczeniowychMonitor prawa pracy i ubezpieczeń518.40 zł
KalkulatoryKalkulator brutto/nettoKalkulator wynagrodzeńKalkulator stażu pracyzobacz wszystkie »Wskaźniki i stawkiUbezpieczenie zdrowotneUbezpieczenie społeczneMinimalne wynagrodzenie za pracęzobacz wszystkie »Akty prawneKodeks pracyUstawa o świadczeniach rodzinnychUstawa o dniach wolnych od pracyzobacz wszystkie »Aktywne formularzeFormularze kadroweFormularze podatkoweFormularze finansowezobacz wszystkie »reklamaPOLECANEKodeks Pracy po zmianachWideoakademia kadrowych i HRUstawa zasiłkowa 2016Urlop wychowawczy 2016Składki ZUS od umowy zlecenia 2016Wynagrodzenie nauczycieli w roku szkolnym 2015/2016Płaca minimalna 2016 - konsekwencjeZatrudniałeś ponad 5 pracowników? Musisz wysłać PIT-11 i PIT-4R jako e-deklarację Personel i Zarządzanie
PRAWO PRACY DLA RODZICÓWUrlop ojcowski 2017Urlop wychowawczy 2017 – wniosek, terminy, wzórUrlop okolicznościowy z tytułu urodzenia dziecka – wzórWniosek o roczny urlop macierzyński 2016 – wzórJak wypełnić wniosek o urlop rodzicielski 2016 – wzórUrlopy dla rodziców 2016/2017 – jak i kiedy z nich skorzystać?Dni wolne na opiekę nad dzieckiem 2016Wysokość świadczeń rodzinnych i progów dochodowych 2016/2017reklamaOstatnio na forumile dni opieki nad rodzicem?Gość_Gość - dziś, 13:30urlop - zmiana wymiaru czzasu pracy w ciągu rokuGość_Gość - dziś, 13:25Minimalne wynagrodzenie 2017Gość_Gość - dziś, 13:15Wnioski o rentę można składać wielokrotnieGość_Gość - dziś, 13:08Kiedy pracę w gospodarstwie rolnym można zaliczyć do stażu pracyGość_Gość - dziś, 13:04Dwa dni na opiekę nad dzieckiem (art. 188)Gość_Gość - wczoraj, 19:53Wypowiedzenie umowy na czas określony 2016Zosia/Agnieszka - wczoraj, 16:54Fundusze unijneEko dotacje, a korzyści dla zwykłych ludzi i drobnych firmProgramy krajowe a regionalneWYDARZENIANiestandardowe formy zatrudnienia – Polityka personalna firmy, kultura organizacyjna i aspekty prawneOgólnopolski Kongres Prawa Pracy „Prawo pracy 2016/2017 – kluczowe zmiany 2016 oraz planowane nowelizacje przepisów w 2017”Kongres Prawa Pracy 2017 – aktualne regulacje oraz najważniejsze planowane zmianyEksperci portalu infor.plAgata BajekStarszy Specjalista ds. Projektów HR - Grupa Tempo S.C.Zostań ekspertem portalu Infor.pl »SKLEP.INFOR.PLPublikacje na czasiePoradnik Gazety Prawnej 10/16 - Święta w firmie (książka)Pod koniec roku wiele firm funduje swoim pracownikom prezenty świąteczne. Upominki te pracodawca może sfinansować z …Wersja PREMIUM Jednolity Plik Kontrolny – praktyczny poradnik (wydanie II z dodatkiem specjalnym)Jednolity Plik Kontrolny (JPK) to nowe, rewolucyjne rozwiązanie, zobowiązujące wszystkie firmy do zmian ich systemów …Personel i Zarządzanie - wersja internetowaMiesięcznik „Personel i Zarządzanie” to jedyne czasopismo na rynku, które pomaga zarządzać działem, firmą poprzez dobór …BestselleryRozporządzenia wykonawcze do ustawy zasiłkowej 2016 z komentarzem (książka)49.00 złInwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych (Książka)129.00 złKomplet żółtych książek – Podatki 2017144.00 złKSIĄŻKIProfesjonalna tematyka:PodatkiRachunkowośćPrawo Pracy i ZusWięcej »CZASOPISMAFachowe dwutygodniki:MONITOR księgowegoBiuletyn Gł. KsięgowegoBiuletyn VATWięcej »SERWISY INTERNETOWE180 tys. artykułów:INFORLEX.plINFORFK.plINFORRB.plWięcej »E-BOOKIKsiążki w wersji PDF:Nie potrzebujesz czytnikaPobierasz od razuOszczędzasz pieniądzeWięcej »O portalu INFOR.PLO NasOchrona prywatnościRegulaminKarieraRSSKontaktReklamaMapa serwisuKatalog książek 2016BOKSerwisy INFOR.PLKsięgowość firmKsięgowość budżetowaSektor publicznyKadryBiznesPrawoMotoNieruchomościForumNewsletter|NarzędziaKalkulatoryWskaźniki i stawkiTerminarzDrukiAkty prawneDzienniki ustawMonitor PolskiDzienniki UEAsystent Księgowego|CzasopismaMonitor KsięgowegoBiuletyn VATBiuletyn Głównego KsięgowegoMonitor Prawa Pracy i UbezpieczeńSerwis Prawno-PracowniczyControlling i rachunkowość zarządczaPersonel i ZarządzanieGazeta Samorządu i AdministracjiRachunkowość budżetowaPoradnik rachunkowości budżetowej|IFKPlatforma Księgowych i KadrowychBiblioteka Księgowych|IRBPlatforma Rachunkowości Budżetowej i Prawa Pracy|INFORLEX.PLKsięgowość i KadryKsięgowośćKadry i PłaceEkspertBiznesSektor PublicznyAdministracjaFinanse PubliczneSzkołaPomoc społeczna|Sklep.INFOR.PLCzasopismaINFORLEX.PLOprogramowanieSerwisy internetowePublikacje książkoweE-booki|INFOR PL S.A.GazetaPrawna.plDziennik.plForsal.plDziennik InternautówTotalmoney.plPrawnik.plMotoforum.plPrawnikow.plCopyright © 2016 INFOR PL S.A.CZASOPISMASERWISY ELEKTRONICZNEWIDEOAKADEMIAKORZYŚCIKONTAKT