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Timestamp: 2017-10-20 18:24:09
Document Index: 269211080

Matched Legal Cases: ['artículo 343', 'artículo 5', 'artículo 1', 'artículo 5', 'artículo 5', 'artículo 312', 'artículo 39', 'artículo 186', 'artículo 17', 'artículo 2', 'artículo 6', 'artículo 34']

Ángela Suárez Duarte
1 Cartillas de Administración Pública Compilación de Conceptos Frente a la Importancia del Modelo Estándar de Control Interno MECI en el Estado Colombiano
3 ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP- Honorio Miguel Henríquez Pinedo Director Nacional Luz Amparo González Agudelo Subdirectora de Proyección Institucional Mauricio Villalobos Rodríguez Subdirector Académico María Magdalena Forero Moreno Subdirectora de Alto Gobierno Germán Insuasty Mora Subdirector Administrativo y Financiero Édgard Sierra Cardozo Secretario General Rubén Darío Calderón Jaramillo Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Jair Solarte Padilla Jefe de la Oficina Asesora de Planeación Eurípedes González Ordóñez Jefe Control Interno William Espinosa Santamaría Decano Facultad de Pregrado Zoraida Celis Carrillo Decana Facultad de Postgrado Carlos Roberto Cubides Olarte Decano Facultad de Investigaciones Luz Amparo González Agudelo Lilia Inés Rojas Parra Margarita María Ricardo Ávila Equipo Coordinador DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA Elizabeth Rodríguez Taylor Directora Carla Liliana Henao Carmona Subdirectora Claudia Patricia Hernández León Directora Jurídica María del Pilar Arango Viana Directora de Políticas de Control Interno José Fernando Berrío Berrío Director de Desarrollo Organizacional Alberto Medina Aguilar Director de Empleo Público Celmira Frasser Acevedo Jefe Oficina Asesora de Planeación Rubén Darío Mina Sánchez Jefe Oficina de Control Interno Victoria Eugenia Díaz Acosta Jefe Oficina de Sistemas
5 COMPILACIÓN DE CONCEPTOS FRENTE A LA IMPORTANCIA DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI EN EL ESTADO COLOMBIANO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA Elizabeth Rodríguez Taylor Directora ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Honorio Miguel Henríquez Pinedo Director Nacional EQUIPO TÉCNICO DE TRABAJO Santiago Núñez Ramírez Andrés Méndez Jiménez Juan Felipe Rueda García María del Pilar Arango Viana Directora de Control Interno y Racionalización de Trámites Función Pública EJECUCIÓN Función Pública Dirección Jurídica Escuela Superior de Administración Pública Subdirección de Proyección Institucional Versión 1 Bogotá, D.C., julio de 2010 ISBN
7 TABLA DE CONTENIDO Págs. INTRODUCCIÓN... 9 CAPÍTULO I. NORMATIVIDAD CAPÍTULO II. IMPLEMENTACIÓN DEL MECI CAPÍTULO III. ARMONIZACIÓN MECI-CALIDAD CAPÍTULO IV. CONCEPTOS PARTICULARES Administración del Riesgo Planes de Mejoramiento Código de Buen Gobierno Auditoría Interna Estilo de Dirección Controles Importancia de las Oficinas de Control Interno Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos CAPÍTULO V. PUBLICACIONES RELACIONADAS
9 INTRODUCCIÓN El Función Pública, como ente rector de la política de Control Interno para las entidades del Estado, presenta la Cartilla de Compilación de Conceptos Técnicos frente al Modelo Estándar de Control Interno en el Estado colombiano, la cual se convierte en un instrumento valioso para aquellas entidades obligadas a implementar el modelo. Esta cartilla tiene como fin brindar orientación sobre temas inherentes a la implementación y mantenimiento del MECI y recoge las inquietudes más frecuentes que sobre la materia han tenido las entidades desde la expedición del Decreto 1599 de Se espera que esta compilación sea un medio para que las entidades del Estado fortalezcan el control en su interior, como un mecanismo que permita la satisfacción de los ciudadanos y la consecución de los fines esenciales del Estado. 9
11 CapÍtulo I NORMATIVIDAD Art. 209 de la Constitución Política. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La Administración Pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. Art. 269 de la Constitución Política. En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas. Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Como parte de la aplicación de un apropiado Sistema de Control Interno el representante legal en cada organización deberá velar por el establecimiento formal de un sistema de evaluación y control de gestión, según las características propias de la entidad y de acuerdo con lo establecido en el artículo 343 de la Constitución Nacional y demás disposiciones legales vigentes. Ley 190 de 1995, por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupción administrativa. Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, regula el ejercicio de la función administrativa, determina la estructura y define los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la Administración Pública. Determina los fundamentos del sistema de desarrollo administrativo, entendido como el conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, 11
12 materiales, físicos, y financieros de las entidades de la Administración pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional. Decreto 2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones. Decreto 1537 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos del Estado. Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano. Mediante este decreto se determina la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme al artículo 5º de la Ley 87 de Decreto 2913 de 2007, establece que el Modelo Estándar de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad son complementarios por cuanto tienen como propósito común el fortalecimiento institucional, la modernización de las instituciones públicas, el mejoramiento continuo, la prestación de servicios con calidad, la responsabilidad de la alta dirección y los funcionarios en el logro de los objetivos; por lo tanto, su implementación debe ser un proceso armónico y complementario. Comunicado del 20 de octubre de 2008, donde se establecen los productos mínimos para evaluar la implementación del MECI. Decreto 4445 de 2008, por el cual se modifica el Decreto 2913 de 2007, y se amplía el plazo de implementación del MECI en las entidades de 3ª, 4ª, 5ª y 6ª categoría hasta junio de Decreto 3181 de 2009, por el cual se concede un plazo para el fortalecimiento en la implementación del MECI en las entidades que hacen parte de los municipios de 3ª, 4ª, 5ª y 6ª categoría. Mediante Circular de 2009 se definen las fases y fechas para culminar el proceso de implementación del MECI en los municipios mencionados en el Decreto 3181 de
13 Capitulo II IMPLEMENTACIÓN DEL MECI Qué es el MECI? Respuesta: Es un Modelo Estándar de Control Interno que tiene como fin servir de control de controles para que las entidades del Estado logren cumplir con sus objetivos institucionales en el marco legal aplicable a ellas. Está dispuesto en tres subsistemas secuenciales que se establecen dentro del ciclo de mejoramiento continúo (PHVA: planear, hacer, verificar, actuar), partiendo del Subsistema de Control Estratégico en el cual se crea el ambiente organizacional necesario para mantener el sistema y se organiza la entidad de tal manera que el control sea transversal a todas sus actividades; así mismo, en este subsistema se establece la administración de riesgos como componente esencial del Sistema de Control Interno institucional, a través del cual se identifican, analizan y valoran estos, buscando mitigar su presencia y efecto. El segundo subsistema, el de Control de Gestión, operacionaliza el control dentro de la entidad por medio de aquellas actividades de control para garantizar el cumplimiento de sus objetivos y, además indica cómo se debe desarrollar la captura y procesamiento de la información, y la creación de canales efectivos de comunicación para que la toma de decisiones sea basada en hechos reales, por este medio se desarrolla el Hacer. Por su parte, el tercer y último subsistema, el de Control de Evaluación, logra que los funcionarios evalúen los controles y la gestión de la entidad, y le da un papel importante a las Oficinas de Control Interno y los Órganos de Control como evaluadores independientes del sistema, desarrollando el Verificar. Para finalizar, se llevan a cabo planes de mejoramiento institucionales por procesos e individuales, terminando con el Actuar del ciclo de mejoramiento continuo. Finalmente, para entender que el Modelo Estándar de Control Interno ha sido implementado deben estar correctamente desarrollados los 29 elementos de control que hacen parte del mismo. El nivel de implementación de éstos se establece en el Manual de Implementación del MECI y los productos mínimos que se requieren para cada uno de ellos han sido evidenciados en un comunicado expedido por le Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades del Orden Nacional y Territorial que se encuentra dentro de la normatividad relacionada en esta cartilla. 13
14 Qué entidades están obligadas a implementar el MECI? Respuesta: El artículo 1 del Decreto 1599 de 2005 establece que Adóptase el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Control Interno en entidades y agentes obligados conforme al artículo 5 de la Ley 87 de El citado artículo a su vez plantea: Campo de aplicación. La presente Ley se aplicará a todos los organismos y entidades de las ramas del poder público en sus diferentes órdenes y niveles, así como en la organización electoral, en los organismos de control, en los establecimientos públicos, en las empresas industriales y comerciales del Estado, en las sociedades de economía mixta en las cuales el Estado posea el 90% o más de capital social, en el Banco de la República y en los fondos de origen presupuestal. Cuáles son los roles en la implementación del MECI? Respuesta: Los roles de la Oficina de Control Interno en la implementación del MECI, son los siguientes: Evaluar periódicamente el nivel de desarrollo e implementación. Verificar la suficiencia, calidad y especificaciones de los recursos asignados para la implementación. Evaluar la conveniencia de las actividades planeadas frente a las ejecutadas. Evaluar permanentemente el desempeño de los grupos de trabajo. Evaluar la gestión de responsables. Identificar dificultades o debilidades y discutirlas con el directivo responsable. Concluir y recomendar acciones de ajuste. Recomendar ajustes al diseño e implementación. Por su parte, el representante de la Alta Dirección tiene como funciones: Evaluar, desde el autocontrol, el diseño e implementación del MECI. 14 Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno. Asegurar el diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno.
15 Informar a la alta dirección. Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI. Coordinar con los directivos o responsables de área o procesos. Hacer seguimiento a las actividades planeadas. Someter los resultados a consideración del Comité de Coordinación de Control Interno. Finalmente, las responsabilidades del equipo MECI son las siguientes: Adelantar el proceso de diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno bajo las orientaciones del representante de la dirección. Capacitar a los servidores de la entidad. Asesorar en el diseño e implementación del Modelo Estándar de Control Interno. Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas. Trabajar en coordinación con los servidores designados por área. El representante legal puede delegar a cualquier funcionario para la implementación del MECI? Respuesta: El Representante Legal de la entidad, como único responsable de establecer, desarrollar y mantener el Sistema de Control Interno, designará a un directivo de primer nivel de la respectiva entidad, distinto al Jefe de la Oficina de Control Interno, para efectos de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias al desarrollo, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno basado en el Modelo Estándar de Control Interno que establece el Anexo Técnico MECI 1000:2005, quien actuará bajo las políticas establecidas por el Comité de Coordinación de Control Interno. La entidad deberá contar con un equipo de trabajo institucional con diferentes niveles de autoridad y responsabilidad frente al Control Interno, conformado por tres (3) grupos así: Un primer grupo directivo, que corresponde al ya conformado Comité de Coordinación de Control Interno. Un segundo grupo operativo, que se denominará Equipo MECI conformado por servidores públicos de la entidad, de carácter multidisciplinario con representatividad de todas las áreas organizacionales de la entidad, el cual deberá ser coordinado y supervisado por el representante de la dirección. 15
16 Un tercer grupo evaluador, integrado por el Jefe de la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en la respectiva entidad y los Servidores Públicos a su cargo, que tendrán bajo su responsabilidad la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del MECI 1000:2005. Las instituciones educativas públicas de carácter Departamental o Municipal deben implementar el MECI? Respuesta: Las instituciones de educación básica y media departamentales o municipales son dependencias de la Gobernación o Alcaldía Secretaría de Educación, y no organismos ni entidades independientes de estas y por lo tanto no están obligadas a implementar un Sistema de Control Interno ni a organizar una Oficina de Control Interno. Por consiguiente, corresponde al Gobernador o Alcalde implementar el control interno en toda la Gobernación o Alcaldía de manera integral, incluidas las secretarías y dependencias como son los establecimientos educativos. Los rectores de cada establecimiento educativo, como jefes de tales dependencias, son responsables ante su superior inmediato de implementar y aplicar métodos y procedimientos adecuados de control y velar por la calidad, eficiencia y eficacia de estos, en la dependencia a su cargo. Finalmente, la gobernación o alcaldía pueden realizar procesos de sensibilización y capacitación al personal docente y administrativo de las instituciones sobre los conceptos técnicos y las normas que regulan el Modelo Estándar de Control Interno e invitarlos a que sean partícipes en su implementación. Los Concejos Municipales deben implementar el MECI? Respuesta: Por mandato constitucional, según lo disponen los artículos 209 y 269 de la Carta Magna, el control interno debe implementarse en todas las entidades públicas. Conforme al artículo 5º de la Ley 87 de 1993, que desarrolló las citadas disposiciones constitucionales, estas se aplican a todos los organismos y entidades de las Ramas del Poder Público en sus diferentes órdenes y niveles así como en la organización electoral, en los organismos de control, en los establecimientos públicos, en las empresas industriales y comerciales del Estado, en las sociedades de economía mixta en las cuales el Estado posea el 90% o más de capital social, en el Banco de la República y en los fondos de origen presupuestal. 16 De acuerdo con el artículo 312 de la Constitución Política, los Concejos municipales son corporaciones administrativas elegidas popularmente. Según el artículo 39 de la Ley 489 de 1998, Estatuto Básico de la Administración Pública, esta se integra por los organismos que conforman la Rama Ejecutiva del Poder Público
17 y por todos los demás organismos y entidades de naturaleza pública que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios públicos del Estado colombiano. El mismo artículo determina que las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales y Municipales son corporaciones administrativas de elección popular que cumplen las funciones que les señalan la Constitución Política y la ley. La Corte Constitucional en Sentencia C-538 de 1995 ha sido clara en precisar que los Concejos municipales y distritales, así como las Asambleas departamentales, son entes administrativos. De lo expuesto se deduce que el régimen de control interno es aplicable a todo organismo del Estado que cumpla funciones administrativas y maneje recursos públicos, que no sea sujeto a régimen privado de administración. Esta deducción encuentra mayor fundamento en los objetivos, características y elementos del control interno, detallados en los artículos 2º, 3º y 4º de la Ley 87 de 1993, estos hacen relación a aspectos meramente administrativos y financieros comunes a todos los organismos y entidades del Estado. Las empresas de servicios públicos deben implementar el MECI? Respuesta: El artículo 186 de la Ley 142 de 1994 expresa que esta reglamenta de manera general las actividades relacionadas con los servicios públicos definidos en esta ley; deroga todas las leyes que le sean contrarias y prevalecerá y servirá para complementar e interpretar las leyes especiales que se dicten para algunos de los servicios públicos a los que ella se refiere. En caso de conflicto con otras leyes sobre tales servicios, se preferirá esta, y para efectos de excepciones o derogaciones no se entenderá que ella resulta contraria por normas posteriores sobre la materia, sino cuando estas identifiquen de modo preciso la norma de esta ley objeto de excepción, modificación o derogatoria. Conforme al artículo 17 de la Ley 142 de 1994, en todo caso, el régimen aplicable a las entidades descentralizadas de cualquier nivel territorial que presten servicios públicos, en todo lo que no disponga directamente la Constitución, será el previsto en dicha ley la cual contempla las siguientes competencias en materia de control interno para las empresas de servicios públicos domiciliarios. Corresponde a cada Entidad Prestadora de Servicios Públicos: realizar un conjunto de actividades de planeación y ejecución para lograr que sus objetivos se cumplan; definir y diseñar los procedimientos de control interno, así como la evaluación periódica de su cumplimiento, de acuerdo con las reglas que establezcan las Comisiones de Regulación, actividad que podrá ser contratada con empresas privadas, y organizar la auditoría interna de la empresa, estableciendo sus funciones. 17
18 Al Gerente de cada Empresa: responder por el diseño y aplicación del control interno de la respectiva empresa. A la Auditoría Interna u Oficina de Control Interno: evaluar y vigilar el control interno de la respectiva entidad por delegación del Gerente. A las Comisiones de Regulación: promover y regular el balance de los mecanismos de control y determinar los criterios, evaluaciones y modelos de control interno. Balance de los mecanismos de control buscado por la respectiva Comisión de Regulación; velar por la progresiva incorporación y aplicación del control interno en las empresas de servicios públicos. Para ello, vigilará que se cumplan los criterios, evaluaciones, indicadores y modelos que definan las Comisiones de Regulación, y podrá apoyarse en otras entidades oficiales y particulares. Por lo tanto, las empresas de servicios públicos no deben implementar el Modelo Estándar de Control Interno, sino organizar el control interno de acuerdo a lo establecido en la Ley 142 de Las entidades en liquidación deben implementar el MECI? Respuesta: El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno se ha pronunciado en el sentido de indicar que en una entidad en liquidación, para garantizar una gestión eficiente, eficaz y transparente, encaminada exclusivamente hacia la liquidación, se intensifica la obligación de verificar el buen manejo de los recursos, el cumplimiento de las normas, la sujeción de los planes, programas y proyectos relacionados con el proceso de liquidación institucional, por lo que cobra mayor importancia la necesidad de contar con un área o empleo que tenga a su cargo las funciones de asesoría, evaluación y seguimiento a dichos elementos que constituyen el Sistema de Control Interno. Dentro de los objetivos del Sistema de Control Interno, contemplados en el artículo 2 de la Ley 87 de 1993, se encuentran los de proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten; velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad; garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión institucional; definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos; y garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación. 18 Esta misma norma, en su artículo 6, señala la responsabilidad del Representante Legal de cada entidad u organismo del Estado, sin exceptuar las entidades en liquidación, para que establezcan y desarrollen el Sistema de Control Interno en la organización. El artículo 34, numeral 31 del Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2002, establece que es deber de los servidores públicos, en este caso del Representante Legal, adoptar el
19 Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna de que tratan la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen. Armonizando los elementos de juicio expuestos, se puede concluir que durante el proceso de liquidación de una entidad, cobra mayor vigencia la necesidad de desarrollar las labores de asesoría, seguimiento y evaluación de todos los componentes del Sistema de Control Interno. Aunque la Empresa se encuentre en liquidación, continúa la obligación del Representante Legal de implementar y desarrollar el Sistema de Control Interno, las herramientas objeto de su consulta hacen parte de los diferentes componentes del Sistema de Control Interno, razón por la cual se considera que es necesario que se continúen desarrollando, adaptándolas a la nueva situación de liquidación mientras la entidad termina su proceso. 19
21 Capítulo III ARMONIZACIÓN MECI-CALIDAD Se pueden implementar MECI y Sistema de Gestión de la Calidad al mismo tiempo? Respuesta: Los dos sistemas son complementarios y pueden implementarse simultáneamente, ya que cada uno aporta insumos importantes al otro, se sugiere que sea el mismo líder para los dos sistemas, así como el mismo equipo operativo. Tanto el Sistema de Control Interno, como el Sistema de Gestión de la Calidad, son herramientas que tienen como propósito central contribuir al fortalecimiento de la acción de las diversas organizaciones que los implementen. Por lo general, estos Sistemas se soportan en elementos comunes, los cuales deberían ser identificados en etapas tempranas de la implementación, a fin de evitar que se dupliquen esfuerzos (NTCGP 1000:2009). Los tres Subsistemas, el de Control Estratégico, el de Control de Gestión y Control de Evaluación que posee el MECI permiten fortalecer los procesos y optimizar los recursos dentro del contexto de las entidades del Estado. Por lo anterior, la planeación y formulación articulada debe ser coherente con el uso de herramientas para evitar la duplicidad de acciones para el logro de los objetivos comunes. Al articular estas herramientas, se fortalece la capacidad administrativa, el desempeño institucional, y la gestión de los principales recursos de la entidad: humanos, materiales y financieros. Es importante precisar que el cumplimiento de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública no implica el implementar el Modelo Estándar de Control Interno y, viceversa, no obstante aporta a su cumplimiento. Son armónicos el MECI y el Sistema de Gestión de Calidad? y Cómo interactúan dentro del mejoramiento continuo de una entidad? Respuesta: La complementariedad, tanto de los sistemas de calidad como de control se encuentra básicamente bajo la dinámica del proceso de gestión, con una mirada de mejoramiento continuo, donde el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) integra los elementos prioritarios de la Norma de Calidad y del MECI. 21
22 En la fase de planeación institucional, el Direccionamiento Estratégico, la Administración de Riesgos y el Ambiente de Control como componentes MECI, al igual que la responsabilidad de la Alta Dirección y Gestión de Recursos del Sistema de Calidad, son elementos indispensables en la planeación por parte de la Gerencia Pública. En la fase del hacer, el Subsistema de Control de Gestión y sus respectivos componentes dentro del Sistema de Control Interno, así como la realización del producto y prestación del servicio en el Sistema de Gestión de la Calidad, aportan al desarrollo de las actividades propias de la entidad. En la fase de verificación, el MECI a través de la Autoevaluación, la Evaluación Independiente, la medición, análisis y mejora que presenta el Sistema de Gestión de la Calidad son los mecanismos que garantizan que el quehacer institucional esté orientado a las necesidades reales de los clientes. Finalmente, en la fase del actuar los Planes de Mejoramiento formulados dentro de la entidad, sumados al análisis y mejora de los productos de cada entidad, permiten que se trabaje bajo un enfoque de mejoramiento continuo. Tanto el Sistema de Gestión de la Calidad como el Modelo Estándar de Control Interno se encuentran orientados a un mejoramiento permanente de la gestión y el Sistema de Control Interno de las entidades del Estado. A través del cumplimiento de los requisitos incluidos en los numerales 4, 5 y 6 de la Norma Técnica de Calidad y de lo estipulado en el Subsistema de Control Estratégico del MECI, a través de los procesos gerenciales, las entidades planean su gestión orientada a la satisfacción de sus usuarios. Con base en lo planeado y estructurado, y de acuerdo con lo establecido en el numeral 7 de la NTCGP 1000:2009 y en el Subsistema de Control de Gestión del MECI, a través de los procesos misionales y de apoyo, las entidades ejecutan y desarrollan los productos y servicios que suministran a sus clientes. Finalmente, mediante el desarrollo de lo expuesto en el numeral 8 de la Norma Técnica de Calidad y en el Subsistema de Control de Evaluación del MECI, por medio de sus procesos de control y evaluación las entidades miden los resultados de su gestión y trazan las acciones de mejora requeridas para aumentar la satisfacción de sus usuarios con consideraciones de eficacia, eficiencia y efectividad, las cuales nuevamente alimentan el proceso de planeación. 22
23 Capitulo IV CONCEPTOS PARTICULARES 4.1. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Cuál es la metodología sugerida por el Función Pública para la administración de riesgos? Respuesta: En la actualidad el Función Pública maneja una publicación referente a la Administración de Riesgos, donde se proponen las diferentes etapas para llevarla a cabo. Teniendo en cuenta lo dispuesto por este documento, en su metodología, las etapas para realizar una adecuada administración de riesgos en una entidad son las siguientes: contexto estratégico, identificación de riesgos, análisis, valoración y establecimiento de políticas. En ese orden de ideas una vez se identifica el riesgo, el análisis buscará, a través de su tabla de valores, establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos con el fin de obtener información para establecer el nivel de riesgo, para luego identificar los controles necesarios con el fin de evitarlo, reducirlo, compartirlo y asumirlo. A su vez la metodología maneja una serie de información para consolidarla en formatos que permitirán evidenciar cada una de estas secuencias. Todos los riesgos deben estar asociados en el mapa de riesgos institucional? Respuesta: Los procesos de la entidad son de cuatro clases: estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación. Se entiende que los riesgos que afecten directamente el cumplimiento de los objetivos institucionales son a su vez riesgos institucionales, razón por la cual se trabajan desde los procesos pero hacen parte del mapa de riesgos institucional y la oficina de control interno debe hacerle seguimiento aunque los responsables son los dueños de los procesos. A quién corresponde iniciar los ajustes a los mapas de riesgos? A la Oficina de Control Interno o al Equipo MECI en su condición de líder del proceso de Administración del Riesgo en la entidad? Respuesta: Teniendo en cuenta que las funciones del Equipo MECI son las siguientes: Adelantar el proceso de diseño e implementación del componente de la Administración del Riesgo bajo las orientaciones del representante de la dirección. 23