Source: https://es.scribd.com/document/360638298/Informe-de-cuadro-de-clasificacion
Timestamp: 2019-04-23 06:43:55
Document Index: 178572122

Matched Legal Cases: ['ARTÍCULO 20', 'ARTÍCULO 74', 'ARTÍCULO 8', 'ARTÍCULO 12', 'artículo 1', 'ARTÍCULO 214', 'ARTÍCULO 48', 'ARTÍCULO 3']

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Tesis Cuadro de Clasificación
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ELABORACIÓN DEL CUADRO DE CLASIFICACIÓN PARA
EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL INSTITUTO DE
INVESTIGACIONES DR. JOSÉ MARÍA LUIS MORA
LICENCIADO EN ARCHIVONOMÍA
EPIFANIA CRUZ CASTRO
ASESOR: Lic. Teresa Gabriela Trujillo Olivares
MÉXICO, D. F. 2005
PREFACIO......................................................................................... III
INTRODUCCIÓN ............................................................................ IV
CAPÍTULO 1 INSTITUTO DE INVESTIGACIONES DR.
JOSÉ MARÍA LUIS MORA 1
1.1 Antecedentes .......................................................................... 1
1.2 Misión.................................................................................... 4
1.3 Visión..................................................................................... 4
1.4 Objetivo................................................................................ 5
1.5 Organización Administrativa................................................. 5
1.6 Descripción del Archivo....................................................... 8
CAPÍTULO 2 EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN; COMO 10
INSTRUMENTO TÉCNICO………………………………
2.1 Archivo de Concentración..................................................... 10
2.2 Importancia y Funciones del Archivo de Concentración........ 13
2.3 Principio de Procedencia y Orden Original........................... 15
2.4 Identificación......................................................................... 16
2.5 Clasificación.......................................................................... 17
2.6 Ordenación............................................................................ 18
2.7 Legislación Archivística........................................................ 19
2.8 Cuadro General de Clasificación Archivística...................... 23
2.9 Importancia del Cuadro de Clasificación.............................. 25
CAPÍTULO 3 ELABORACIÓN DEL CUADRO GENERAL
DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA 27
3.1 Análisis de la Información del Instituto................................. 27
3.2 Esquema del Cuadro General de Clasificación Archivística.. 28
3.3 Identificación de las Secciones............................................... 28
3.4 Identificación de las Series..................................................... 31
3.5 Desarrollo del Cuadro General de Clasificación...................... 32
CONCLUSIONES ................................................................................ 43
BIBLIOGRAFIA................................................................................... 44
Anexo 1 Criterios Específicos para la Clasificación y Conservación 46
de los Archivos......................................................................................
Anexo 2 Catalogo de Disposición Documental..................................... 72
ya en estos momentos contamos con la aplicación del cuadro obteniendo los resultados deseados. uno de los problemas en el manejo de los archivos es el desconocimiento de principios y técnicas para su organización y control. La elaboración del cuadro general de clasificación archivística tiene como objeto facilitar y servir de control en el manejo del archivo de concentración del Instituto. estandarizando. así como también los servidores ya se han adaptado a la nueva forma de la identificación de la información. III . PREFACIO El presente trabajo surge tras la necesidad de conocer la situación que viven la mayoría de los archivos en México. Aun cuando se tuvo muy poco tiempo para la elaboración del cuadro y el rechazo de los usuarios. como era el caso del Instituto Mora. facilitando el acceso a la información y la formulación de la clasificación de los expediente de archivo ente otras actividades. Uno de los retos en la elaboración del cuadro general de clasificación archivística fue el rechazo de los servidores públicos a identificar sus archivos y proporcionar la información requerida para la conformación del mismo y el tiempo que solicitaron para la elaboración del cuadro por parte de otras instancias fue uno de los grandes retos del cuadro.
por tal motivo correspondió al Archivo General de la Nación y al Instituto Federal de Acceso a la información Pública. En este sentido es importante e indispensable que los documentos y expedientes en poder de los sujetos obligados. disponibilidad e integridad. expedir. como lo es el Cuadro General de Clasificación Archivística. inicia su larga labor de la organización de sus archivos. los órganos constitucionales autónomos o con autonomía legal y cualquier otra entidad federal. se organicen y conserven bajo criterios uniformes que permitan su localización expedita. Por tal motivo y dando cumplimiento a la Ley y a sus Lineamientos. mismos que tienen por objeto garantizar que al interior de las dependencias la integridad de los expedientes y documentos faciliten su control. El trabajo describe las actividades realizadas para la creación de un instrumentos técnico. el Instituto Mora. considerando la estructura que se marca en los lineamientos para su realización. que exigen los “Lineamientos Generales para la Clasificación y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Publica Federal”. permitiendo a su vez la conformación de la memoria institucional correspondiente. tiene por objeto proveer lo necesario para garantizar el acceso de toda persona a la información en posesión de los Poderes de la Unión. uso y destino final. Uno de los objetivos de la Ley consiste en mejorar la organización. con el cual se pudo analizar el problema en las diferentes partes que lo integran. de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal”. Para realizar el trabajo recepcional se utilizó el método analítico. que se ha tomado de base para el inicio de la organización. clasificación y manejo de los documentos. reflejando cambios considerables en la mejora de su situación. los “Lineamientos Generales para la Organización Conservación. IV . en su lineamiento decimotercero y decimocuarto. INTRODUCCIÓN La “Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental”.
José María Luis Mora. El capítulo tres incluye la elaboración del cuadro general de clasificación archivística para el Instituto de Investigaciones Dr. identificación y ordenación y la importancia del cuadro de clasificación. organización administrativa así como una breve descripción del archivo. El informe consta de 3 capítulos que se describen a continuación: El capítulo uno se refiere a los antecedentes históricos del Instituto Mora. El capítulo dos esta integrado por los conceptos de cuadro de clasificación. V . Finalmente en los anexos se encontraran los criterios específicos para la clasificación y conservación de los Archivos del Instituto y el Catálogo de Disposición Documental. principio de procedencia y orden original. eficiente y oportuna. permitiéndonos a partir de su creación la oportunidad de identificar cada una de las áreas que integran al instituto y a su vez conocer la información que aquí se genera. La creación del Cuadro General de Clasificación Archivística proporciona los elementos necesarios para conformar la clasificación que identifica a los documentos de archivo. El cuadro de clasificación representa la estructura de la institución. objetivos que persigue. archivo de concentración. su misión. visión. importancia y funciones. de tal manera que su búsqueda y localización sea más rápida.
3 Departamento de Administración de proyectos 5.1 Subdirección de Vinculación 5.2 Departamento de Planeación Programación y Presupuesto 6.1Coordinación de Informática 2.3 Departamento de Contabilidad y Finanzas 6.1 Departamento de Recursos Humanos 6. Dirección de Vinculación 5.1 Departamento de Producción Editorial 7 . Dirección Académica 4. José María Luis Mora 1.3 Coordinación de Biblioteca 5.2 Coordinación General de Postgrado 4.4 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales 7.2 Departamento de Difusión 5. Coordinación de Publicaciones 7. Secretaría General 2. Órgano Interno de Control 4.4Coordinación de Archivo 3.2 Departamento de Organización e Información 2. Dirección de Administración y Finanzas 6.3 Librería 2.Estructura Funcional del Instituto de Investigaciones Dr.1Coordinación de Investigación 4. Dirección General 2.4 Internet 6.
1.6 Descripción del Archivo
“Actualmente el archivo de concentración del Instituto Mora se encuentra
ubicado en el almacén general en la calle de Búfalo No 166 Colonia del Valle
Delegación Benito Juárez, el archivo consta de un volumen de 790 cajas de
documentos de diferentes áreas sustantivas como administrativas, las cuales se
encuentran colocadas en anaqueles, separadas por departamento, por año, y por
número de caja.
Cuenta con una superficie física escasa ya que cada día se envía más
información al archivo para su resguardo, además parte del espacio designado al
archivo se tiene que compartir para resguardar aproximadamente 100 cajas de
material de descarte de la biblioteca, aparte no se contaba con Instrumentos de
consulta para su búsqueda de Información ni con un control de préstamo
documental, ocasionando frecuentemente pérdida de información; además de no
haber un responsable del Archivo.
Las transferencias documentales no eran controladas, por esto mismo no
se tenía un registro de la cantidad de cajas que se encontraba en el archivo, así
como tampoco con la cantidad de cajas que contaban cada una de las áreas.
Actualmente el Instituto Mora, cuenta con un área responsable del archivo
encargada de toda la organización del archivo, así también de otras actividades
como por ejemplo, de la elaboración de los instrumentos de control archivístico.
La coordinación de Archivo, y el mismo se encuentran ubicados
físicamente en el almacén general del Instituto, en el Departamento de Recursos
Materiales y Servicios Generales, pero depende administrativamente del la
A partir de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental, cuyo objetivo principal es: Mejorar la organización,
clasificación y manejo de los documentación para transparentar la gestión
pública mediante la difusión de la información que generan los sujetos
obligados; para que la sociedad ejerza su derecho a la información de la
Para poder llevar a cabo lo antes mencionado el Instituto Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental conjuntamente
con el Archivo General de la Nación, elaboraron los criterios específicos para la
organización y conservación de los archivos de la administración pública federal.
Por este motivo el Instituto Mora, es una dependencia de la administración
pública, y debe seguir los lineamientos generales para la organización y
conservación de sus archivos, para cumplir con lo anterior inicio su proyecto de
organización del archivo, acordó como su primera prioridad la elaboración del
cuadro de clasificación archivística, y poder llevar a cabo la organización de su
archivo de concentración, este aspecto se retomará en el tercer capítulo”9.
Fuente: Elaborado por: La tesista
2. EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN; COMO INSTRUMENTO
Antes de iniciar con este capítulo se considera de importancia mencionar e
identificar el ciclo de vida de un documento, sus diferentes etapas por las que
pasa el documento, haciendo énfasis únicamente en el archivo de concentración
como parte principal de la investigación. Para realizar esta actividad será
utilizada la teoría archivística a través de los diferentes autores, se revisarán las
diversas definiciones de los mismos resaltando la importancia que tiene como
segunda fase en el ciclo vital del documento; conocer sus funciones y principios
por los que debe regirse, la forma de ordenar, identificar y clasificar así como el
cuadro de clasificación y la importancia de este.
2.1 Archivo de concentración
La archivística, tiene un soporte teórico en el ciclo vital del documento
varios son los autores que han planteado esta teoría como es Tanodi quien señalo
las siguientes edades del documento; primera edad prearchivalia, considerada
aparte de la creación del documento hasta que cumple la finalidad u objetivo que
le dio origen, la segunda edad o archivalía, el documento cumplió su fin, se
conserva como apoyo administrativo y por razones fiscales, contables o teóricas,
tercera edad o archivalía es la histórica
El Archivo de concentración y el cuadro general de clasificación
archivística son los temas principales de la investigación, el archivo de
concentración tiene diferentes acepciones de acuerdo al autor que se consulte;:
Alday García describe al archivo de concentración como: “El que corresponde a
la segunda etapa de vida de los documentos: a el se le debe de transferir los
documentos de los archivos de trámite cuando su consulta por los organismos
productores es esporádica, y ahí permanecerán hasta su eliminación o
transferencia al archivo histórico”
Para Barnard Amozorrutia el archivo de concentración es la “unidad de
archivo encargada del proceso y operaciones para el manejo de archivos
Alday García, Araceli. Introducción a la operación de archivos en dependencias y entidades del Poder
Ejecutivo Federal. México: AGN. 2004. p.38
Alicia. 2 11 Barnard Amozorrutía. México: AGN.11 11 . Guía para la organización y control de expedientes de archivo. sus asuntos o temas están cerrados. jurídico. el documento conserva sus valores primarios (administrativos. o fiscal). Reciben de las oficinas archivos de trámite y los conservan precautoriamente hasta que cumplen su vigencia” 11 A este archivo también se le conoce con el nombre de fase semiactiva en donde no necesariamente debe estar cerca del usuario. Para mayor información del ciclo vital del documento. la consulta es esporádica su uso es ocasional. para determinar su conservación permanente o para su destrucción las acciones anteriores dan como resultado liberar espacio y evitar la explosión documental. por ello hay que conservarlo durante un plazo precausional para que posteriormente ya concluido dicho periodo se realice la valoración secundaria. resaltando el archivo de concentración se puede localizar de la siguiente manera como se muestra en el Cuadro No. p.semiactivos. 2002.
p. Sistema Nacional de Archivos División y Difusión. México: AGN. Cuadro No. Administración de documentos semiactivos. 12 . 2 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Fase activa Semiactiva Inactiva Depurado Archivo de trámite Archivo de concentración Destino final Archivo histórico Valoración Valoración Valoración Valoración Primaria Primaria secundaria secundaria Contiene valores Detección de valores Su resguardo es Administrativos permanente para su Testimonial consulta y difusión Legales Evidencial Fiscales Informativo contables Fuente: Archivo General de la Nación. Programa de Capacitación.
Los documentos de archivo son los mismos desde que se producen en la oficina hasta que son depositados en un archivo histórico. 13 . sino que debe de conservarse. esta va más allá de la necesidad institucional de conservar los registros. acceso y consulta de los documentos. conservación (temporal ). todas ellas importantes como son: guarda los documentos. en la secundaria se trata fundamentalmente de un proceso de análisis. marcada en el catálogo de disposición documental. este mismo plantea. así como para disponer de la documentación que. En una institución o empresa el archivo de concentración.2 Importancia y Funciones del Archivo de Concentración El archivo con sus documentos desempeña diversas actividades. la documentación que existe son los originales de todos los documentos y las copias que determinen los titulares de cada área administrativa. fiscal. al igual que la valoración primaria. correspondiendo a cada una un tipo de archivo distinto. Después de haber analizado la bibliografía respectiva el archivo de concentración se define como: la unidad especializada en las funciones de gestión. Por lo anterior no se trata de elegir la documentación a destruir. consulta para la toma de decisiones y fuente de labor social en la formación de investigaciones científicas. El Archivo de Concentración resguarda los documentos. ayuda a disminuir la existencia de grandes volúmenes de documentos en los archivos de trámite de las diversas áreas de la dependencia. tiene como objetivo principal garantizar la protección de la documentación que tiene valor administrativa. sin embargo su valor y su función van modificándose en las sucesivas etapas. testimonial y evidencial. como fuente fidedigna de información. Es importante mencionar que el Archivo de Concentración. 2. una vez terminado su trámite. garantizar la utilización para fines distintos a los que respondió su creación (básicamente para consulta ). legal. la conservación permanente de las series documentales que tiene un contenido informativo. Ambos tipos de archivos forman parte del sistema archivístico del instituto y responden a las diferentes fases del ciclo de vida de la documentación administrativa. respetando de acuerdo al tiempo de permanencia. requiere ser conservada por un tiempo determinado para posteriores consultas. es decir.
la primera nos plantea la forma de estructurar y coordinar las actividades que se desempeñan. Las funciones operativas del Archivo de Concentración son: “Recibir y manejar adecuadamente la documentación semiactiva liberada por las Unidades de documentación en trámite y de correspondencia. 37 13 Ídem p 37. México. 1985. Administrar eficiente y racionalmente los recursos humanos y materiales existentes en la unidad. Retirar y depurar oportunamente y correctamente la documentación institucional cuyos valores primarios hayan prescrito.13 Las funciones del archivo de concentración son repartidas en dos funciones básicas que son: las administrativas y las operativas. aplicando adecuadamente los instrumentos y técnicas establecidos dentro de la dependencia para la disposición documental y la selección de materiales con carácter histórico”12 Las funciones específicas del archivo de concentración son: “Planear. según las disposiciones que a efecto establezca as instancias pertinentes de la dependencia. p 36. AGN. conservando precaucionalmente tales expedientes manteniéndolos debidamente organizados para su fácil localización y consulta. Manual de Organización de los Sistemas Red de Archivos. concentración y depuración de los documentos públicos vigilando la correcta valoración de los expedientes prescritos y la baja parcial o definitiva adecuada y oportuna de los materiales que así lo ameriten”. de acuerdo con las necesidades de la propia unidad. así como el correcto tratamiento de la documentación semiactiva de la dependencia. organizar. 12 Archivo General de la Nación. promoviendo el adecuado cumplimiento de las tareas que le están encomendadas. vigilando la adecuada aplicación y operación de los mismos y promoviendo en su caso las medidas necesarias para la adquisición y desarrollo de dichos recursos. Cumplir y hacer cumplir dentro del ámbito de las dependencias las normas técnicas y jurídico-reglamentarias vigentes en la institución respecto a la transferencia. coordinar y supervisar las actividades de las áreas que integren a la unidad.38 14 .
que no se saquen de su contexto. y este orden hay que respetarlo o restituirlo si se ha modificado. la clasificación. p. Así mismo para que el archivo funcione correctamente debe seguir ciertos principios. leyes. 2.así como también la creación de los instrumento de control archivístico para el buen funcionamiento del archivo.3 Principio de procedencia y orden original El principio de procedencia y orden original son las bases fundamentales a seguir para el adecuado ordenamiento. op. todo documento tiene un lugar determinado en el grupo documental. evita la subjetividad y la interpretación en el agrupamiento de documentos" 14 14 Alday García. el cumplimiento de los reglamentos. Araceli. lineamientos o políticas ya sean internas o externa es otra de las actividades del archivo de concentración. se dispersen y que pierda su valor informativo. plantea que se debe de asegurar que los documentos se conserven siempre ordenados en la oficina de la que proceden. el principio de procedencia. conservación y clasificación de la documentación en cualquier archivo.51 15 . La aplicación de este principio. “El principio de orden original establece que la documentación debe agruparse en el archivo en el orden que recibió durante sus funciones administrativas. los cuales serán analizados en el siguiente subcapítulo. 50. el acomodamiento y el expurgo entre otras mas. el orden original plantea que es necesario respetar el orden que le dio la unidad productora ya que ellas son las únicas que le pueden dar una secuencia al asunto del que trate el documento Como se sabe el principio de procedencia permite clasificar cada grupo documental producido por una entidad y distinguirlo de otros grupos semejantes y garantizan que los documentos de un grupo documental se conserven reunidos. la segunda plantea la necesidad de llevar acabo otro tipo de actividades como podrías ser la elaboración o levantamiento del inventario documental. cit. permite conservar el valor de prueba y testimonial de los documentos.
2. México: AGN. para realizar esta actividad es necesario conocer el archivo a organizar la estructura de la institución y también es elemental el conocer la tipología documental existente. Facilita los procesos de organización y proporciona ejes para la clasificación y evita la posibilidad de dispersión de los documentos de una institución. oficina o una persona moral y física determinados. La identificación constituye el origen de la documentación. Alicia.4 Identificación La archivonomía tiene como parte fundamental la organización de los archivos. reconoce los aspectos que dan cuerpo y sentido a una serie. se mantiene en su esencia desde su creación hasta su destino final. Guía para la organización y control de expedientes de archivo.19 16 .19 16 Íbidem. A través de la identificación se reconocerá la estructura de la conformación del cuadro general de clasificación archivística. sin mezclarlos con otros. desde el fondo hasta la series asegurando de sus resultados la valoración de las series.15 Al igual que con el principio de procedencia también Bernard Amozorrutia comenta respecto al orden original que es el que “alude al orden en el cual los documentos fueron creados. A través del principio de procedencia y orden original los archivos se mantienen organizados sin correr riesgos de desconocimiento de su área generados. p. continuados durante su desarrollo y hasta su conclusión”16. 15 Barnard Amozorrutía. 2002. p. Su organización obedecerá a un proceso natural conforme se inicia un asunto o trámite. “Para Bernard Amozorrutia también comenta que el principio de procedencia consiste en mantener agrupados los documentos de cualquier índole recibidos o generados por una unidad responsable. organizados y mantenidos por las oficinas de origen. La procedencia proporciona es la base para la recuperación de la información contenida en los archivos”. área.
Desde el punto de vista archivístico es un proceso que consiste: “En identificar los elementos que apoyen a la formulación de categorías de agrupamiento. separándolos por sus diferencias” 18 Para organizar el archivo del Instituto Mora fue necesario ordenar e identificar cada una de sus partes que lo integran para llegar a una clara y precisa clasificación como parte fundamental en la organización. 55-56 17 . es el punto de partida para la elaboración del cuadro de clasificación”17 2. información reservada o confidencial. para reconocer el tipo de información contenida en el archivo. p. Una de las características importante por la cual es importante la identificación es. proporcionado una consulta mas rápida y eficiente. de tal manera que dichos grupos queden formando partes de la estructura de un todo (desde lo más amplio hasta lo más específico formando una jerarquización entre los mismos)” 19 Cada grupo de la estructura debe ser único. para la autora Alday García plantea que la clasificación consiste en: “separar un conjunto de elementos estableciendo clases o series. Para el adecuado funcionamiento del archivo es necesario identificar cuales son los documentos que son parte de un archivo y cuales no y evitar a si la saturación de papeles innecesaria en el archivo. op. Araceli. Guía para el cumplimiento de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. 2004 p. 18 Caletti-Ruiz. México: AGN. 17 Archivo General de la Nación. con características propias y susceptibles de subdividirse en otros dependientes del mismo.5 Clasificación La clasificación es otro aspecto fundamental de acuerdo con las definiciones del glosario de terminología archivística los autores Caletti Ruiz y Ruiz Cortes define a la clasificación “es el acto de agrupar documentos por semejanzas. Roberto Y Ruiz Cortes. 1973 (4):73-4 19 Alday García. Bibliotecas y Archivos. cit. Glosario de terminología archivística y definiciones tentativas. Enrique. De acuerdo con un sistema funcional de clasificación. distinto a los demás.
2. deben de agruparse según la función de la que son reflejo. En consecuencia. en otras palabras es la operación de unir un conjunto de documentos relacionados unos con otros. divisiones administrativas. Por ejemplo: colecciones documentales” 20 La clasificación es otro de los puntos relevantes para la organización de los archivos y de la elaboración del cuadro de clasificación. • La clasificación por materias Se basa en la división de temas o materias que contienen un acervo y que no existe relaciones orgánicas entre sus partes. secciones. consiste en acomodar la documentación previamente clasificada tomando en cuenta la estructura jerárquica y lógica. a través de esta se separan los grupos documentales que tengan características similares identificándolos como las series que conforma el cuadro de clasificación archivística. Teodore. México: AGN. 1987. El autor Schellenberg. por lo tanto existen tres sistemas o criterios que debe ser considerados en la clasificación y son: • “La clasificación funcional: los expedientes unidad básica de la acción administrativa. clasificar es identificar cada documento y reunir en grupos y todos aquellos que tengan características similares. Esta función se divide en acciones que la desarrollan y la desempeñan los actos sobre los que actúan • La clasificación orgánica: Agrupa los fondos reproduciendo la estructura administrativa. etc. a que estos se refieren. opina que hay tres elementos a considerar en la clasificación de los documentos que son: las acciones. de acuerdo con una unidad de orden establecida de antemano. también en la asignación de un espacio físico en el archivo de concentración. la división orgánica de la institución. 84 18 . sus servicios.6 Ordenación Otra de las actividades a efectuar es la ordenación del archivo. es la única posibilidad de darle coherencia. p. la estructura orgánica de las dependencias que los producen y los asuntos a que se refieren. 20 Schellemberg. Archivos modernos: principios y técnicas.
conservación y localización expedita de los documentos en los archivos de la administración y deben de contar por lo menos con su cuadro general de clasificación archivística. 86-92. Para aplicar la ordenación. para la organización. Teodore. Así como también en “Los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de la Administración Pública Federal” el lineamiento decimotercero menciona que las dependencias y entidades deberán asegurarse de elaborar los instrumentos de consulta y control. que registra el ejercicio de sus atribuciones de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. 19 . que integran los expedientes y documentos. en un segundo. mes y día) Alfabética: Se toma en cuenta las letras del alfabeto. se toma como base los elementos internos del documento. 21 Schellemberg. fecha. en un primer nivel. asunto. La ordenación para el autor Schellenberg es considerada como:“dos vertientes que consisten. Cabe aclarar que esta operación se ejecutara a través de los diferentes tipos de ordenación existentes y estas son: Cronológica: Los documentos se ordenan consecutivamente de acuerdo con la fecha de emisión (año. en que la ordenación penetra en el interior de cada serie tomando como unidad por ordenar la pieza documental”21 2. Op. en el arreglo de las series entre si y. para cumplir con la organización y servicios de información que debe de proporcionar en la institución a partir de la publicación de la “Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental” publicada en el Diario Oficial de la Federación el 12 de junio de 2002. en su articulo 4 fracción V plantea que tiene por objeto mejorar la organización. clasificación y manejo de los documentos.7 Legislación Archivística La administración de los archivos gubernamentales en México cuenta con una legislación. cit p. tales como: forma. Numérica: Se consideran los números naturales. nombre.
Ley federal sobre monumentos y zonas arqueológicos. 20 . Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. conservación y custodia de los expedientes y documentos que constituyen el medio que permita el acceso a la información y la rendición de cuentas. folletos y otros impresos en México o en el extranjero. Las Secretarías de estado y los departamentos administrativos establecerán sus correspondientes servicios de apoyo administrativo en materia de archivos y los demás que sean necesarios en los términos que fije el Ejecutivo Federal. .El lineamiento decimocuarto especifica las partes que debe de contener el cuadro general de clasificación archivística. disponibilidad. 2. está vinculado con la organización documental. el Instituto ha comenzado esta larga labor con la elaboración del cuadro general de clasificación archivística.. durante los siglos XVI al XIX que por su rareza e importancia para la historia mexicana. III. por determinación de esta ley son monumentos históricos: II.los documentos originales manuscritos relacionados con la historia de México y los libros. integridad. merezcan ser conservados en el país. de los estados o de los municipios y de las casas curiales. la cual tendrá que ser realizada con criterios uniformes para la rápida localización. la estructura debe estar integrada por: • Fondo • Sección • Serie El derecho al acceso a la información.. (DOF 29 / 12/1976) ARTÍCULO 20. artísticos e históricos Articulo 36. El instituto mora por ser una institución pública también se rige por otras leyes para la organización de sus archivos como son: 1.Los documentos y expedientes que pertenezcan o hayan pertenecido a las oficinas y archivos de la federación.
ocultamiento o inutilización indebidos 4. e impedir o evitar su uso. Todo servidor público tendrá las siguientes obligaciones: V. en el ámbito de sus respectivas competencias. sustracción. 21 . microfilmarse o procesarse electrónicamente. cargo o comisión.ARTICULO 37. Establecer las normas. 3. así como todos aquellos elementos que permitan la práctica idónea de las auditorias y revisiones. la rendición de cuentas y el acceso por parte de los particulares a la información que aquella genere. sujetándose a las disposiciones legales establecidas en la materia. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. expedirán las bases y normas para la baja de documentos justificatorios y comprobatorios para efecto de destrucción. de conformidad con las propuestas que formulen los Poderes de la Unión y los entes públicos federales y las características propias de su operación. ARTÍCULO 74. (Adicionado DOF 13/03/2002) XXV. (DOF13/03/2002) ARTÍCULO 8. destrucción. El Auditor Superior tendrá las siguientes atribuciones: VIII. métodos y sistemas de contabilidad y de archivo de los libros y documentos justificativos y comprobatorios de ingreso y del gasto público. procedimientos. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo. Ley de Fiscalización Superior de la Federación. considerando las propuestas que formulen los Poderes de la Unión y de los entes públicos federales. La Auditoria Superior de la Federación y la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. guarda o custodia de los que deban conservarse. Formular y conducir la política general de la Administración Pública Federal y establecer acciones que propicien la transparencia de la gestión pública. tenga bajo su responsabilidad. (DOF 29/12/2000) ARTÍCULO 12.
como órgano desconcentrado de la Secretaría de Gobernación. Establecer los lineamientos para analizar. Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. tienen carácter de bienes de dominio público. de acuerdo con lo que dispone la Ley General de Bienes Nacionales. el servidor público que: IV. oculte. el Archivo General de la Nación. Acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujetará la guarda. pertenecientes al patrimonio nacional. utilice ilícitamente la información o documentación que se encuentre bajo su custodia o a la cual tenga acceso. 8. Código Penal para el D. valorar y disponer del destino final de la documentación liberada por las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. destruya. Los documentos a que se refiere la fracción I del artículo 1. sustraiga. Reglamento Interior del Archivo General de la Nación. cargo o comisión. 14/07/1980) 9. fungirá como el ente rector de la archivística nacional y entidad central de consulta del Ejecutivo Federal II. en materia de fuero común y para toda la República en materia de fuero federal. Por sí o por interpósita persona. ARTÍCULO 214. (DOF2/02/04) 22 . (DOF. ARTÍCULO 48. 7. ARTÍCULO 3. Comete el delito de ejercicio indebido del servicio público. incorporando a los acervos del órgano administrativo desconcentrado los que posean interés histórico y gestionar la recuperación de archivos históricos. F. Reglamento Interior de la Secretaría de Gobernación. custodia y plazo de conservación del archivo contable gubernamental (diario oficial de la federación) del 25 de agosto de 1998). 10. 6. Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación será la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal . 5. o de la que tenga conocimiento en virtud de su empleo.
24 Alday García. p. Ley Federal de Transparencia y Accesos a la Información Pública Gubernamental.55 23 . Este tipo de cuadro de clasificación es recomendable para archivos de instituciones de larga vida. por lo tanto las subdivisiones se identifican con unidades administrativas o dependencias. 2. el Cuadro General de Clasificación Archivística es “el instrumento técnico y de consulta que refleja la estructura de los grupos documentales de un archivo y que aportan datos esenciales sobre dicha estructura. Estructura funcional: Los documentos se reúnen de acuerdo con las funciones de la institución. op.” 24 La estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística del Instituto mora será jerárquica tomando como bases tanto la estructura orgánica y sus funciones establecidas en su decreto de creación y atenderá a los conceptos 22 Barnard Amozorrutia. op. 23 Cruz Mundet. en que las funciones son más claras y lineales. Alicia. las cuales se exponen a continuación: “Estructura orgánica: Los documentos son agrupados de manera que reflejan la estructura de la institución. función o actividad”23 es un instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia. Entre otra mas que apegar a la institución por ser de la Administración Pública Federal. tales como claves y niveles que apoyan su organización”22 Otro autor como Cruz Mundet define al Cuadro General de Clasificación como: “una estructura jerárquica y lógica de los fondos. p. 244. p. los divide en grupos evidenciándolos por ser el reflejo de una acción. José Ramón. con menos cambios en la evolución de las funciones que da la estructura y organigrama. con complejidad orgánica. 1994. 13. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez. Araceli. 11. Manual de archivística. cit. cit.8 Cuadro General de Clasificación Archivística Para la autora Barnard Amozorrutia. Para el diseño y elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística se cuenta con dos aspectos importantes tales como: Estructura orgánica y estructura funcional.
sección y serie que establecen los principios de diferenciación. Sección: Cada una de las divisiones del fondo.básicos: fondo. El fondo es el resultado de una primera aplicación del principio de procedencia y vinculada a la totalidad de los documentos producidos por una institución. basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables. estratificación y jerarquías de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de una dependencia o entidad las cuales se definen a continuación: Fondo: conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica. Serie: División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versa sobre una materia o asunto especifico. Ver cuadro No 3. Cuadro No 3 Elementos del cuadro de clasificación FONDO SECCIÓN SERIE ______________________________ Fuente: Elaborado por: La tesista 24 .
Simplificación: El cuadro debe ser universal y flexible. Araceli. desde la más antigua hasta la más reciente. Para ser adoptado en todos los puestos posibles. El cuadro se concibe para clasificar todos los documentos de archivo con independencia de su cronología.9 Importancia del Cuadro de Clasificación El cuadro de clasificación como instrumento técnico es importante para el archivo porque identifica cada uno de los componentes del archivo. 2004. 2. así mismo. conservados o reunidos en el ejercicio de las atribuciones de una dependencia o entidad. por sugerencia y asesoria del archivo general de la nación se llevo acabo de esta forma. 25 Alday García. debe permitir el crecimiento de sus secciones y series sin romper su estructura. se establecerán divisiones precisas y necesarias sin tener que descender a subdivisiones excesivas”25. Introducción a la operación de archivos en dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal. Esto es. México: AGN. cuya permanencia garantice una clasificación segura y estable. los documentos de cualquier tipo y época generados. y por esto mismo para su elaboración es requisito indispensable contar con un amplio conocimiento de las atribuciones y funciones de la institución que genera los documentos de archivo y se deben tomar en cuenta ciertos parámetros como son: Alday García plantea que el cuadro general de clasificación archivística debe de contener ciertos principios básicos para su elaboración estos son: “Delimitación: El objeto del cuadro es el fondo.56 25 .La conformación del cuadro de clasificación se aterrizo únicamente en fondo sección y serie puesto que la institución es una institución pequeña que no abarca un subfondo o una subsección. sirve de rector para la clasificación de los expedientes facilitando el acceso a los documentos desde su creación hasta su fase histórica. Unicidad: los límites temporales y la edad de los documentos no son características definitorias de la estructura del archivo. Estabilidad: El cuadro debe basarse en las atribuciones o funciones de la dependencia o entidad. p. no rompe la unidad del fondo.
el cuadro debe de cumplir con ciertos parámetros para que sea funcional a la institución. así. Es primordial tomar en consideración los principios antes mencionados puesto que son relevantes en la elaboración del cuadro general de clasificación archivística. ya que a través del cuadro se reflejara la estructura y la conformación del instituto así como sus funciones y atribuciones. 26 . en el siguiente capítulo se realizará el cuadro de clasificación para el Archivo del Instituto Mora. En este capítulo se revisaron las diferentes definiciones del archivo de concentración se conoció la importancia de este. como el cuadro general de clasificación como instrumento de control. sus funciones y los principios que deben seguirse.
Con base en la información recopilada en el diagnóstico de los archivos. licencias. Es muy probable que después de ser implementado el Cuadro General de Clasificación Archivística por parte del Comité de Información se incorporen nuevas series documentales. estableciendo grupos o clases de aquella documentación que reunía características similares. En la elaboración del cuadro general de clasificación de archivística se respeto el principio de procedencia y orden original de los documentos que se encuentran en el archivo de trámite y concentración. plantillas. para tener una mayor congruencia en la construcción del cuadro de clasificación que más adelante se presenta. en virtud de la dinámica de trabajo que vive el Instituto. se respeto el área generadora de la documentación y el acomodamiento interno del expediente. ELABORACIÓN DEL CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA En este tercer capítulo se diseño y elaboró el Cuadro General de Clasificación Archivística para el instituto. 27 . permisos. También se tomaron algunas series documentales consignadas en la Guía de Elaboración del Cuadro General de Clasificación preparada por el Archivo General de la Nación. para poder desarrollar el cuadro de acuerdo a las necesidades del archivo del Instituto. procedí a ordenar los expedientes en forma alfabética agrupándolos en temas o asuntos semejantes. Para realizar la anterior función se tomaron en cuenta los lineamientos emitidos por el AGN. como por ejemplo: los documentos relacionados con vacaciones.1 Análisis de la Información del Instituto Para realizar el Cuadro General de Clasificación Archivística del Instituto de Investigaciones Dr. José María Luis Mora se tomó como base la información recopilada a partir del diagnóstico aplicado a los archivos. CAPÍTULO 3 3. se agruparon en la serie documental expedientes de personal. 3.
Departamentos y Coordinaciones y se contrastaron con la documentación registrada en los archivos de trámite y concentración. se adoptaron los niveles para la clasificación y para el proceso de descripción. José María Luis Mora. sección y serie señalados en los “Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal” y establecer una estructura lógica y jerárquica de los documentos conservados en los archivos. Clasificación. Se revisó el marco jurídico y administrativo del Instituto que incluyó el Manual General de Organización. Fondo al conjunto de documentos generados por el Instituto de Investigaciones Dr. denominados de la siguiente manera. se procedió a identificar las Series documentales que constituyen finalmente este Cuadro General de Clasificación. el Decreto de estructuración publicado en el Diario Oficial de la Federación para establecer las Secciones Documentales que constituirían el Cuadro General de Clasificación con base en la estructura jerárquica de la dependencia. de tal manera que hubiera correspondencia entre ambos aspectos.2 Esquema del Cuadro General de Clasificación Archivística Para la construcción del Cuadro General de Clasificación Archivística. Subdirecciones. se revisaron las funciones asignadas a cada Dirección General. conceptos archivísticos de fondo. Una vez establecidas las Secciones. 3. 4 28 .La asignación de claves o códigos es una condición necesaria para el funcionamiento del Cuadro General de Clasificación motivo por el cual para identificar las secciones y series documentales. se asignaron números indicando su clave de cada una de las secciones y cada serie conformando estas lo que seria la clasificación del expediente. 3.3 Identificación de las secciones Las secciones se fueron identificando como se menciono en líneas anteriores tomando en cuenta las funciones y estructura del Instituto Mora para más información respecto al resultado de esta actividad se puede consultar el cuadro no.
29 . con la misma estructura del cuadro de clasificación. En el archivo de concentración se procedió a el ordenamiento físico de los documentos. pero siempre respetando el orden original de los documentos. se acomodo por secciones documentales. Se identificaron las series documentales conforme se procedió a la revisión de los expedientes así como también la asignación de su clasificación y la captura de la información.
José María Luis Mora. En lo sucesivo IM No. Nombre del Área Sección Código del Área cuadro 1 Planeación y Evaluación 1 0 0 IM100/ 2 Docencia 2 0 0 IM200// 3 Servicios Escolares 2 2 0 IM220/ 4 Investigación 2 2 6 IM226/ 5 Biblioteca 3 0 0 IM300/ 6 Departamento de Procesos 3 1 0 IM310/ Técnicos 7 Departamento de Servicios al 3 2 0 IM320/ Público 8 Vinculación Interinstitucional 4 0 0 IM400/ 9 Departamento de 4 2 0 IM420/ Administración de Proyectos 10 Departamento de Difusión 4 3 0 IM430/ 11 Administración de Recursos 5 0 0 IM500/ Humanos. Materiales y Financieros 12 Organización e Información 5 1 0 IM510/ 13 Planeación. Cuadro No 4 Código de las secciones documentales FONDO: Instituto de Investigaciones Dr. Programación y 5 2 0 IM520/ Presupuesto 14 Recursos Materiales y Servicios 5 3 0 IM530/ Generales 15 Recursos Humanos 5 4 0 IM540/ 16 Contabilidad y Finanzas 5 5 0 IM550/ 17 Publicaciones 6 0 0 IM600/ 18 Producción Editorial 6 1 0 IM610/ 19 Informática 7 0 0 IM700/ 20 Librería 8 0 0 IM800/ 21 Transparencia y acceso a la 9 0 0 IM900/ Información Fuente: Elaborado por: La tesista 30 .
se identificó a todas y cada una de las series que conformaban sus archivos. 3. ubicadas se pudo confirmar la información que contenían los archivos de trámite. La documentación. Aprovechando la identificación se aplico la clasificación con la que actualmente cuenta los expedientes del archivo de trámite y concentración. Todo lo anterior sirvió para identificar la estructura del Instituto y su conformación de su archivo así como se reconocieron todas y cada una de sus funciones. debajo de la serie general y precedida por un guión que indica su grado de relación con dicha serie 31 . 53 El cuadro se integro utilizando las series de carácter general en lugar de las específicas. así como el nombre de las series. La primera etapa para la identificación de las series se realizó utilizando los archivos de trámite junto con los responsables del mismo. proveniente de los archivos de trámite y concentración. se elaboró el catálogo de series documentales y su respectivo número de identificación. La serie es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico. fue revisada y se diseño un programa de trabajo con plazos establecidos para identificar las cajas por secciones y conocer las series documentales. éstas tienen un sitio en el cuadro de clasificación. Se efectuaron varias reuniones de trabajo con el personal administrativo del Instituto para definir sus series documentales de acuerdo con la naturaleza de sus funciones La segunda etapa se efectuó en el archivo de concentración. ubicada en el archivo de concentración. para más información consulte el anexo 1 pág. Sólo cuando las series producidas por una actividad muy especializada están presentes en la mayor parte de los archivos. lugar donde se pudo corroborar la información recopilada de los archivos de trámite.4 Identificación de las series Para realizar esta actividad fue necesario recopilar información.
José María Luis Mora. recopilada a través de la formación de las secciones y la implantación de las series documentales se integro el cuadro de clasificación archivística del Instituto de Investigaciones Dr. 3. 5 32 . este mismo se puede observar y consultar en el siguiente cuadro No.5 Desarrollo del Cuadro General de Clasificación Con la información.
Financieros y Materiales 500 Sección Organización 510 Sección Planeación. Cuadro No. José María Luis Mora Fondo Instituto de Investigaciones Dr. Programación y Presupuesto 520 Sección Recursos Materiales 530 Sección Recursos Humanos 540 Sección Contabilidad y Finanzas 550 Sección Publicaciones 600 Sección Producción Editorial 610 Sección Informática 700 Sección Librería 800 Sección Transparencia y Acceso a la Información 900 33 . José María Luis Mora SECCIONES CÓDIGO Sección Planeación y Evaluación 100 Sección Académica 200 Sección Servicios Escolares 226 Sección Investigación 210 Sección Biblioteca 300 Sección Procesos Técnicos 310 Sección Servicios al Público 320 Sección Vinculación Interinstitucional 400 Sección Administración de Proyectos 420 Sección Difusión 430 Sección Administración de Recursos Humanos. 5 Cuadro General de Clasificación Archivística del Instituto de Investigaciones Dr.
SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO Sección Planeación y Evaluación 100 Evaluaciones integrales de la gestión institucional y del desempeño Serie directivo 01 Serie Comité externo de evaluación 02 Serie Convenio de desempeño 03 Serie Programas con instituciones o centros de investigación social 04 Serie Centros de educación 05 Serie Carpetas de junta de gobierno externa 06 Serie Instituciones vinculadas con el Instituto Mora 07 Serie Documentos enviados al Gobierno del Distrito Federal 08 Serie Estatuto orgánico 09 SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO Sección Docencia 200 Serie Comité dictaminador 01 Serie Consejo técnico consultivo 02 Serie Consejo académico administrativo 03 Programas de estudio en el doctorado en historia moderna y Serie contemporánea 04 Programas de estudio en la maestría en cooperación internacional Serie para el desarrollo 05 Serie Programas de estudio en la maestría en sociología política 06 Serie Programas en la maestría en estudios regionales 07 Programas de estudio en la maestría historia moderna y Serie contemporánea 08 Serie Dictámenes académicos 09 Serie Documentos del comité técnico del fideicomiso 10 34 .
U.I.A. SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO Sección Servicios Escolares 226 Serie Actas de evaluación de los alumnos aceptados 01 Serie Actas de evaluación de los alumnos rechazados 02 Cuestionarios de la evaluación de evaluaciones de los alumnos a los Serie profesores 03 Serie Programas de becas con otras instituciones 04 Expedientes de los alumnos en el doctorado en historia moderna y Serie contemporánea 05 Expedientes de los alumnos en la maestría en cooperación Serie internacional para el desarrollo 06 Serie Expedientes de los alumnos en la maestría en estudios regionales 07 Expedientes de los alumnos en maestría en historia moderna y Serie contemporánea 08 Serie Expedientes de los alumnos en la maestría en sociología política 09 Expedientes de los alumnos en la maestría en estudios de Serie C.L 10 Serie Auditoria interna del departamento de servicios escolares 11 Serie Comité académico 12 Serie Talleres. cursos y diplomados 13 SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO Sección Investigación 210 Serie Historia política 01 Serie Historia económica 02 Serie Historia social y cultural 03 Serie Historia urbana y regional 04 Serie Historia y estudios internacionales 05 Serie Historia oral 06 Serie Historia sociología política y económica 07 Serie Documentación generada por la publicación de la revista secuencia 08 Documentación generada por la publicación de la revista boletín de Serie fuentes 09 Serie Reglamentos de profesores investigadores 10 Reglamentos de evaluación para asignación de la categorías y la Serie promoción de los profesores investigadores 11 Serie Órganos colegiales 12 35 .E.
SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO Sección Biblioteca 300 Serie Auditorias de adquisiciones bibliotecarias 01 Serie Documentación generada por el comité de bienes muebles 02 Serie Informes mensuales de la adquisición de material bibliotecario 03 Serie Descarte bibliotecario 04 Serie Informe mensual de actividades del taller de restauración 05 Serie Cuestionarios y encuestas INEGI 06 Serie Información sobre la red nacional de cooperación bibliotecaria 07 SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO Sección Procesos Técnicos 310 Serie Informe de los materiales encuadernados interna y externa 01 Informes de los controles del estado físico de los materiales de la Serie biblioteca 02 Serie Comprobantes de adquisición de libros por compra 03 Serie Comprobantes de adquisición de libros por canje donación o depósito 04 Relación de material bibliográfico enviado al taller de encuadernación Serie para su restauración o encuadernación 05 Serie Informes mensuales de actividades de procesos técnicos 06 SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO Sección Servicios al Público 320 Serie Convenio de préstamo ínter bibliotecario 01 Serie Préstamo ínter bibliotecario 02 Serie informe de actividades trimestral de servicios al público 03 Serie Informes de los usuarios internos y externos 04 Serie cursos de capacitación 05 36 .
Serie distribución e impresión 04 Serie Diplomados 05 Informes mensuales de las actividades de vinculación para junta de Serie gobierno 06 Serie Proyectos 07 Serie Documentación del comité de adquisiciones 08 SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO Sección Administración de Proyectos 420 Trámites relacionados con proyectos de investigación con Serie financiamiento externo autorizado 01 Serie Trámites para proyectos especiales con recursos CONACYT 02 Informes financiero de los recursos asignados para proyectos Serie especiales CONACYT 03 Auditorias a los recursos financieros asignados para trabajos de Serie investigación 04 SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO Sección Difusión 430 Serie Informes de las actividades culturales y académicas 01 Trámites para la difusión de actividades académicas y culturales en Serie diversos medios de comunicación 02 37 . SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO Sección Vinculación Interinstitucional 400 Serie Consejo académico administrativo 01 Serie Consejo latino americano de ciencias sociales 02 Documentación enviada por el consejo nacional de ciencia y Serie tecnología 03 Convenio de colaboración publicidad de derechos de autor.
bienes muebles. partida y área 06 Serie Presupuesto autorizado 07 Serie Requisiciones de compra 08 Serie Registros de gastos y recursos fiscales 09 38 . SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO Sección Administración de Recursos Humanos. Serie informática 03 Documentación enviada por el consejo nacional de ciencia y Serie tecnología 04 Serie Convenios 05 Serie Escrituras de los edificios del instituto y trámites prediales 06 Serie Juicios penales 07 Serie Evaluaciones del instituto mora ante junta de gobierno 08 Serie Documentación enviada a la secretaría de hacienda y crédito público 09 Serie Documentación enviada a la secretaría de la función publica 10 Serie Documentos del sistema integral de información 11 Serie Fideicomiso 12 SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO Sección Organización 510 Serie Contestaciones a las observaciones de contraloría 01 Serie Actualizaciones del marco normativo del instituto 02 Serie Manuales de procedimientos del instituto 03 Serie Cuestionarios de descripción de puestos 04 Serie Carpetas originales de junta de gobierno 05 Serie Sistema de información y servicios administrativos (SISA) 06 SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO Sección Planeación Programación y Presupuesto 520 Serie Auditoria 01 Serie Anteproyecto de presupuesto 02 Serie Conciliación de ingresos 03 Serie Conciliación presupuestal de capítulos 04 Serie Cuenta pública 05 Serie Distribución presupuestal por capitulo. Financieros y Materiales 500 Serie Auditoria de los recursos financieros asignados al instituto 01 Serie Consultas legales 02 Carpetas de trabajo del comité de adquisiciones.
prácticas escolares 07 Serie Estímulos y recompensas 08 Serie Historial del trabajador Kardex 09 Serie Juicios laborales 10 Serie Documentos enviados por la función pública 11 Serie Junta de gobierno 12 39 . bajas y adquisiciones 08 Serie Servicios de transportación 09 Serie Control de servicio de vigilancia 10 Serie Servicio de mensajería 11 Serie Sistema integral de información 12 Serie Auditorias 13 SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO Sección Recursos Humanos 540 Serie Auditoria 01 Serie Personal de plaza presupuestal 02 Serie Personal de honorarios 03 Serie Capacitación de personal 04 Serie Servicios de seguridad e higiene 05 Serie Sueldos. nóminas de pago 06 Serie Servicio social.Serie Solicitudes de cheque 10 Serie Sistema integral de información 11 SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO Sección Recursos Materiales 530 Serie Adquisiciones de bienes y contratación de servicios 01 Serie Programa anual de adquisiciones arrendamiento y servicios 02 Serie Inventario de activo fijo 03 Serie Inventario de bienes de consumo 04 Serie Adquisiciones de boletos de avión y autobús 05 Conciliaciones presupuéstales de los recursos para la adquisición de Serie bienes y contrataciones de servicios 06 Serie Contratos de proveedores de servicios 07 Serie Documentos del comité de enajenación. estancia profesional.
derechos de autor 03 Serie Clientes de libros 04 SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO Sección Producción Editorial 610 Serie Información audiovisual 01 Serie proveedores de impresiones 02 Serie Procedimientos para las publicaciones periódicas 03 Serie Libros publicados 04 Serie Reimpresiones 05 40 . SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO Sección Contabilidad y Finanzas 550 Serie Auditorias de los ingresos y egresos financieros del instituto 01 Serie Cuentas bancarias 02 Serie Comprobantes de pago de servicio 03 Serie Facturas originales de activo fijo y acervo bibliotecario 04 Serie Libros contables 05 Serie Nómina 06 Serie Pólizas 07 Serie Conciliaciones contables 08 Serie Contratos y convenios 09 Serie Sistema integral de información 10 Serie Fideicomiso 11 Serie Impresiones y publicaciones 12 Serie Proveedores 13 SECCION Y SERIES CÓDIGO Sección Publicaciones 600 Documentos del consejo editorial para la aprobación de una Serie publicación 01 Serie Convenios de coedición 02 Serie Registros de obras.
SECCIÓN Y SERIES CÓDIGO
Sección Informática 700
Serie Soporte técnico de la red 01
Serie Desarrollo automatizado de la biblioteca 02
Serie Actualización permanente de tecnologías 03
Convenios y contratos de proveedores de equipo de cómputo y
Serie servicio de internet 04
Serie Formatos de servicios de mantenimiento de equipo de cómputo 05
Serie Comités de informática 06
Sección Librería 800
Serie Comprobantes de pago a proveedores de libros externos al instituto 01
Serie Reporte de pagos de libros vendidos 02
Serie Notas de remisión de libros vendidos 03
Sección Transparencia y acceso a la información 900
Serie Solicitudes de información 01
Serie Unidad de enlace 02
Serie Sistema de datos personales 03
Serie Comité de información 04
Serie Organización y control de archivos 05
El cuadro diseñado y presentado muestra una representación de la
conformación del archivo del Instituto a través de esta distribución e
identificación de todas y cada una de las áreas.
El objetivo de este cuadro es servir de guía y ofrecer unas pautas para la
organización de los archivos del Instituto, facilitar y uniformar esta tarea.
El archivo de concentración cuenta actualmente con criterios específicos
para la conservación y clasificación de los archivos ver anexo 1 pág. 40
obteniendo una herramienta de control mas eficiente para la documentación e
identificado cada una de sus secciones como se muestra en el cuadro general de
clasificación y exigiendo a cada una de las áreas su mejor resguardo desde su
archivo de trámite hasta su destino final determinada en el catálogo de vigencia
documental ver anexo 2. pág. 64
Por esto mismo, el Instituto de Investigaciones Dr. José María Luis Mora
da cumplimiento en tiempo y forma con las obligaciones establecidas en materia
de organización de archivos y contribuye de esta manera a que la sociedad tenga
la posibilidad de acceder a la información que genera y ha generado esta
institución desde su creación.
A partir de “La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Publica Gubernamental” publicada en el Diario Oficial de la Federación el 12 de
junio de 2002, descansa en el principio de acceso a la información pública
gubernamental, contenida en los expedientes y documentos, que registra el
ejercicio de sus atribuciones de las dependencias y entidades de la
El derecho al acceso a la información, esta vinculado con la organización
documental, la cual tendrá que ser realizada con criterios uniformes para la
localización expedita, disponibilidad, integridad, conservación y custodia de los
expedientes y documentos que constituyen el medio que permita el acceso a la
información y la rendición de cuentas, el Instituto ha comenzado esta larga labor
y a comenzado con la elaboración del cuadro de clasificación archivística para el
El presente trabajo, refleja la elaboración del Cuadro General de Clasificación
Archivística del Instituto de Investigaciones Dr. José María Luis Mora, tras la
publicación de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información y la
publicación de sus lineamientos generales para la organización y clasificación de
los archivos de las dependencia y entidades de la Administración Pública
Federal, el Instituto Mora tiene la necesidad de hacer cumplir los citados
La elaboración del cuadro de clasificación fue uno de los primeros instrumentos
con el que el instituto, inició su difícil labor en la organización de sus archivos.
El cuadro de clasificación se crea conforme a las funciones y a la estructura
orgánica del instituto reflejando las tareas y acciones que comprenden el total de
sus áreas administrativas y sustantivas.
Se pretende mantener la estructura del cuadro de clasificación sin cambios
excepto que hubiese un cambio relevante en la estructura de la institución o sus
funciones tuviesen cambios dentro relevantes por decreto.
Como último se pretende continuar promoviendo y coordinando las acciones
requeridas a nivel institucional para la correcta administración de los
documentos de archivo, desarrollando los recursos archivísticos necesarios para
controlar la documentación desde sus áreas generadoras hasta su destino final en
los archivos de concentración, permitiendo una consulta rápida y fácil acceso a la
2002. México. BIBLIOGRAFÍA ALDAY GARCÍA. 1985.-Dic). ISBN: 970-93275 INSTITUTO DE INVESTIGACIONES DR. BARNARD AMOZORRUTÍA. ISBN FLORES VALDERRAMA. México: IIJMLM. 1973. 1973. 57 p. Estructura Orgánica Funcional del Instituto. A. ISBN: 970628785-X ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. CALETTI-RUIZ. Metodología de la Investigación en Biblioteconomía. 3ª. 400 p. 1994. R. no. A. 67 P. En Bibliotecas y Archivos. Sistema Nacional de Archivos División y Difusión. 50 p. Administración de Documentos Semiactivos. México : Imprenta Hermosillo. Manual de Organización de los Sistemas Red de Archivos. 2004. México : AGN. 62 p. Manual de Archivística. México : AGN. A y BRAVO ANGUIANO. ed. E. 2002. R. p 72-74 CRUZ MUNDET. R. Guía para la Organización y Control de Expedientes de Archivo. Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. 59p. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. 157 p. 2004 57 p. y RUIZ CORTES. México : IIJMLM. 2004. Guía para el Cumplimiento de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. JOSÉ MARÍA LUIS MORA. 2001. México : AGN. INSTITUTO DE INVESTIGACIONES DR. Glosario de Terminología Archivística y Definiciones Tentativas. 50 p. Programa de Capacitación. AGN. JOSÉ MARÍA LUIS MORA. 44 . Manual General de Organización del Instituto. México: AGN. ISBN: 970628718-3 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. J. Madrid : Fundación Germán Sánchez Ruipérez.4 (Ene.
2ª edición. HEREDIA HERRERA.institutomora.mx/index.edu. Archivos Modernos: Principios y Técnicas. [ En línea] consultado el 11 de mayo de 2005 http://www.edu. R. 2ª. Ed.php?method=textos&idarea=316. ISBN: 968-863-541-3 SCHELLENBERG. Carrera Stampa México : AGN.389p.php?method=areasinvestigacion&option =&id=15&expand=1 [ En línea ].ISLAS PÉREZ MA. http://www. Puebla: BUAP. 2003 285 p.mx/index.institutomora. M. Traducción. La archivística en México. 1987. Archivística General. ESTELA. Teoría y Practica. ANTONIA. 1987 434 p. Sevilla: diputación provincia de Sevilla. 45 . T.
ANEXOS Anexo 1 Criterios específicos para la clasificación y conservación de los archivos del Instituto Anexo 2 Catálogo de disposición documental 46 .
José María Luis Mora Criterios específicos de clasificación y conservación de los archivos del Instituto Mayo 2005 47 . ANEXO 1 Instituto de Investigaciones Dr.
ÍNDICE Antecedentes 42 Marco legal 43 Capítulo I Disposiciones generales 44 Capítulo II De la organización de los archivos 49 Capítulo III Del archivo de trámite 50 Capítulo IV Del archivo de concentración 59 Capítulo V De la conservación de los documentos 61 Transitorios 62 49 .
en conjunto con la Coordinación de Archivos. publicada en el Diario Oficial de la Federación. elaboró los presentes Criterios Específicos para la Clasificación y Conservación de los Archivos del Instituto Mora. También.Antecedentes La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. 50 . establece como uno de sus objetivos mejorar la organización. el 11 de junio de 2002. que garantizan que los documentos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar su acceso expedito a la información contenida en los mismos. clasificación y manejo de los documentos de las entidades de la Administración Pública Federal. por lo que es responsabilidad del titular del Instituto del Investigaciones Dr. José María Luis Mora asegurar el adecuado funcionamiento de sus archivos. Para ello. la Ley de Transparencia descansa en el principio del derecho al acceso a la información pública gubernamental. el Comité de Información.
42. Artículos Primero. Décimo Quinto y Décimo Sexto de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. 43 y 44 del Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Tercero. Décimo. Quinto. de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Artículos 2. 32 y 4 y 29 en su fracción V.Marco Legal Artículos 1. 51 .
Los presentes criterios establecen la organización y conservación de la documentación contenida en los archivos del Instituto Mora. fiscales o contables y que no contengan valores históricos. Baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos. Clasificación de la información: Determinar si la información de los expedientes es reservada o confidencial. VII. Archivo de trámite: Conjunto de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa. pero que permanecen en guarda precautoria hasta su destino final. legales. con el objeto de que éstos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información que contienen. V. Archivo: conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte. los plazos de conservación.. IV. VIII. VI. la vigencia documental. 52 . Clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional del Instituto.Para efectos de estos Criterios se entenderá por: I. Artículo segundo. Capítulo I Disposiciones generales Artículo primero. Archivo histórico: Conjunto de documentos que conservan la memoria documental institucional. la clasificación de reservada o confidencial y el destino final. Archivo de concentración: Conjunto de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades.. Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece los valores documentales. II. que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades. III.
Expediente: Unidad documental producida por una dependencia o entidad. ordenados y relacionados por un mismo asunto. Destino final: Decisión de destruir o transferir el expediente de acuerdo al Catálogo de Vigencia Documental. XIX. Conservación archivística: El conjunto de elementos necesarios en la estructura física del inmueble. XI. Descripción: Registrar aquellos elementos que detallen el contenido y por medio de este identificar el expediente o documento. X. en el ejercicio de sus atribuciones.. XVIII. Cuadro general de clasificación archivística: Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad. constituida por uno o varios documentos de archivo. Criterios específicos: Los presentes criterios para la Clasificación y Conservación de Archivos del Instituto de Investigaciones Dr. jurídico fiscal o contable. actividad o trámite. Devolución de documentos: El área o unidad administrativa regresa al archivo de trámite. José María Luis Mora. XIV. creado. seguridad y mantenimiento que permitan mantener el buen estado físico de los documentos. Depuración de documentos: Es la destrucción de documentos. XIII. XII. con autorización de las unidades administrativas y del Archivo General de la Nación. recibido manejado y usado en el ejercicio de las atribuciones del Instituto. concentración o histórico la documentación prestada.IX. Documento: Es aquel que registra información producida. XVI. previo análisis y valoración de los mismos. como la adecuada iluminación. acto administrativo. filtración de aire. recibida y conservada por el Instituto en cualquier soporte. Estado de conservación: Condiciones físicas en las que se encuentra el documento. 53 . XVII. Documento de archivo: Aquel que registra un hecho. XV.
XXX. OIC: Órgano Interno de Control. José María Luis Mora XXII. XXVII. Lineamientos: Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. XXIII. XXV. XXIX. Préstamo de documentos: Proporcionar información que se encuentra en el archivo de trámite. en el interior de los expedientes. XXXII. Integración documental: Colocar en el interior del expediente los documentos referentes a un mismo tema o asunto del que trate ese expediente. Ley: Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. 54 . XXVIII. XXXIII. XXI. Portada exterior: Carátula o identificación que deben llevar todos los expedientes de acuerdo con los Lineamientos de Archivo. Inventario de documentos: Instrumento de consulta que describe las series y expedientes de un archivo y permite su localización y transferencia al archivo que le corresponda. de cada una de las unidades administrativas. Método de ordenación: Son los pasos a seguir para mantener el control lógico. XXVI. Fechas extremas: De la fecha más antigua a la más actual.XX. XXIV. XXXI. José María Luis Mora. concentración e histórico. Plazo de conservación: Periodo de guarda de los documentos en los archivos de trámite. concentración e histórico. Fondo: Instituto de Investigaciones Dr. Instituto: Instituto de Investigaciones Dr. Guía simple de archivo: Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos del Instituto. Reglamento: Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Unidad administrativa: La que de acuerdo con la normatividad del Instituto resguarde información de conformidad con las facultades que le correspondan. SISA: Sistema de Información y Servicios Administrativos. Transferencia secundaria: Es el análisis final que se le da a los documentos. XLIII. XLIV. XL. Transferencia primaria: Traslado al archivo de concentración de los documentos cuyo trámite ha terminado.XXXIV. XXXV. cajón o librero determinado para colocar el expediente. su consulta es esporádica y aún presentan valores primarios. basadas en las atribuciones de cada área de la estructura funcional del Instituto. XLII. Ubicación física: Es el lugar. Valoración: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia. anaquel o charola). XLI. carpeta o documento que se encuentra en las unidades administrativas. XXXVIII. Valores primarios: Condición de los documentos de archivo de trámite que les confieren las siguientes características: 55 . XXXVII. Sección: Cada una de las divisiones del fondo. Ubicación topográfica: El lugar donde se colocará la caja dentro del archivo de concentración (pasillo estantería. Serie documental: Conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versa sobre una misma materia o asunto específico. archivero (mueble). XXXIX. para determinar si se conservan en el archivo histórico o se eliminan. Transferencia: Traslado controlado y sistematizado de documentos de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración y de los que deben ser trasladados del archivo de concentración al archivo histórico. XXXVI.
a) Valor administrativo: Condición de los documentos producidos o recibidos por el Instituto para realizar sus atribuciones. distribución y uso de los recursos del Instituto. b) Valor jurídico o legal: Condición del documento que permite certificar derechos u obligaciones de la administración pública o de los ciudadanos. XLV. c) Valor fiscal o contable: Atributo de los documentos para comprobar el origen. b) Valor testimonial: Son aquellos documentos que reflejan la evolución del Instituto o sus unidades administrativas. c) Valor informativo: Es la utilidad permanente que tienen los documentos para aportar datos únicos y sustanciales para la investigación y el estudio. Valores secundarios: Condición de los documentos de archivo de concentración que les confieren las siguientes características: a) Valor evidencial: Son aquellos documentos que registran derechos y obligaciones imprescriptibles. 56 .
el catálogo de disposición documental y los inventarios generales. f) Elaborar y actualizar el registro de los responsables de los archivos de trámite y concentración. d) Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría en materia archivística para el Instituto Mora. con base a la normatividad establecida por el Archivo General de la Nación. 57 . Capítulo II De la organización de los archivos Artículo tercero . procediéndose a su disposición final. José María Luis Mora está compuesto por: I. g) Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación. II. c) Elaborar y actualizar el cuadro de clasificación archivística. Coordinación de Archivos Las funciones del titular de la Coordinación de Archivos son: a) Apoyar al Comité de Información del Instituto Mora en el establecimiento de criterios específicos en materia de organización. conservación y custodia de los archivos. b) Elaborar y presentar al Comité de Información los procedimientos en materia de acceso la información. conservación y custodia de los archivos. e) Coordinar las actividades de capacitación del personal del Instituto Mora en materia de organización. Comité de Información El Comité de Información del Instituto Mora establecerá y supervisará la creación y aplicación de los Criterios específicos en materia de organización. El Sistema Integral de los Archivos del Instituto de Investigaciones Dr. conservación y custodia de los archivos del Instituto Mora.
b) Los documentos se separarán en conjuntos denominados sección. Considerar la numeración progresiva y dada de forma automática por el SISA. Métodos de ordenación a) Integrar la serie documental de acuerdo con el método de ordenación numérico. y a su vez cada área tendrá su propio catálogo de series documentales. Capítulo III Del Archivo de Trámite Artículo cuarto. Clasificación a) Los documentos se clasificarán a través de la identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional del Instituto. atendiendo los siguientes criterios: 1. Nombrar la serie documental. 2. ii. h) Coordinar las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de los documentos electrónicos. c) Para determinar las series documentales se tendrán que identificar conjuntos de documentos producidos por una sección1 en el desarrollo de una misma atribución general y que versen sobre una materia o asunto específico. Los archivos de trámite se organizarán conforme a los siguientes pasos: i. de conformidad con la serie documental a la que pertenezcan. b) Ordenar los expedientes para su registro. 58 . i) Integrar y actualizar periódicamente los instrumentos de consulta y control archivístico del Instituto Mora.
iii. Dicha relación estará a disposición del personal autorizado para consultar el archivo de trámite de cada sección. i) En caso de que se pierda la ordenación de las series se deberá reordenar físicamente y capturar nuevamente en el SISA. La acción anterior corresponderá a una cancelación y nueva creación de series documentales. es decir. Integración documental j) Los documentos del archivo de trámite estarán dentro de una carpeta o fólder. por lo que deberá darse aviso por escrito a la Coordinación de Archivos. por lo que el registro de expedientes deberá ser cronológico y oportuno. e) El SISA dará un número consecutivo automático. k) Los documentos dentro del fólder estarán sujetos con broche. d) Cada expediente tendrá un número consecutivo único de acuerdo a la serie documental a la que pertenezca. procederá atender cualquiera de los siguientes criterios: 59 . respetando el principio de orden original. hasta el más actual. cada vez que se integre un nuevo expediente. f) Al interior de cada expediente el método de ordenación que se utilizará será cronológico. se tomarán fechas extremas iniciando por el año más antiguo. y a través del SISA se podrá imprimir dicha relación. l) En el caso de documentos engargolados.c) Cada expediente estará identificado por el número de la serie documental a la que pertenezca. y en las carpetas estarán sujetos por argollas. h) Cuando un expediente cuente con documentos de diferentes años. g) Los expedientes deberán estar relacionados de forma alfabética. desde el primer documento que se generó o se recibió hasta el más actual (fecha).
1. dicho rótulo se colocará en la ceja del fólder. Nombre del expediente. 3. y en el apartado de observaciones de la portada exterior se deberá anotar el número progresivo (# de #). d) Cuando un expediente tenga más de un tomo. 2. Generar una portada exterior por cada engargolado. en caso que por sí mismo constituya un expediente. todos llevarán el mismo número. se podrá dar de alta un segundo tomo como nuevo expediente. Retirar el arillo e incorporar los documentos al expediente que corresponda. 60 . e) Cuando sea necesario para su localización y adecuada ordenación por serie documental. considerando los siguientes datos: 1. con lo cual se contará con una descripción particular de su contenido. en el lomo de la carpeta o en la pasta superior del engargolado. 2. pero invariablemente se anotará en observaciones el número de tomo que corresponda. Lo anterior deberá completarse con la impresión de la portada exterior que corresponda para que se adhiera a los tomos respectivos. Logotipo del Instituto (sólo en lomos). f) Cada expediente estará rotulado para su identificación física. Número de expediente que origina el SISA.
análisis. notas adheridas o postits. solo si se cuenta con el original. carpetas y engargolados: los clips. Retirar los documentos repetidos. 2. 4. Retirar de los documentos. salvo que constituyan una parte fundamental del expediente. organización y registro de la información. se deberán describir mediante la recopilación. Conservar sólo los documentos originales. de lo contrario se conservará la copia. Descripción e inventario documental a) Para identificar y explicar los documentos de archivo. Retirar leyes y documentos normativos en fotocopia o impresión. Datos del expediente (EJEMPLO) Número del expediente Año del Primer número de la expediente 2 2 1/1/Ñ/15/ Nombre del expediente/2004 sección 2 0 0 Número consecutivo que le corresponde a la serie Nombre del expediente iv. 5. 3. b) Para efecto de identificar la documentación se tendrán los siguientes cuidados: 1. 61 . Retirar fotocopias. del fólder.
mismo que identificará a dicho expediente. Retirar discos de 3 ½ o discos compactos. e) Los minutarios o consecutivos de memorandos y oficios constituyen originales del área que expide los mismos y que cuenta con los acuses originales. identificados y conservados de conformidad con las reglas que expida el Comité de Información y la Coordinación de Archivos. ordenados. que corresponda. Tratándose del Instituto. por tanto constituyen por sí mismos un expediente. ésta aplica en originales cuando se trate de la autorización del documento o el acuse del mismo. g) Los expedientes contenidos en fólders. en caso de que los documentos no sean útiles. deberá contener firma o rúbrica. mismos que deberán ser clasificados. h) La identificación única de los expedientes del archivo del Instituto de Investigaciones Dr. d) Cuando se menciona firma o rúbrica. deberán contar con el formato denominado “portada exterior”. el titular de la sección. una vez capturada la portada. carpetas o engargolados. las firmas o rúbricas autógrafas. c) Para la identificación de originales se deberá detectar en los mismos. ordenarse y contenerse en expedientes específicos. logotipos originales de instancias externas. deberá decidir su destrucción. José María Luis Mora deberá 62 . impresos en papel membreteado. 6. El formato se imprimirá desde el SISA. sellos originales. f) No constituyen un expediente aquellos que se identifiquen como “VARIOS” u “OTROS”. toda vez que la documentación debe clasificarse. además del logotipo original o papel membreteado.
(selección manual) 7. (Automático) g) Cuando se trate de expedientes de archivo que contengan. extensión. contener los siguientes campos obligatorios y deberá ser colocada en la parte de enfrente de cada expediente. valor legal. sede y dirección del responsable del archivo de trámite. teléfono. (Selección manual) 3. (captura) 4. José María Luis Mora (automático) 2. total o parcialmente documentos clasificados como reservados o confidenciales. la leyenda de 63 . Fecha de apertura del expediente: Se coloca la fecha con la que se inicia asunto. Todos los campos contenidos en el apartado de valor documental: Es el valor con el que cuenta el documento en su fase activa y semiactiva. valor testimonial y valor informativo). Todos los campos contenidos en el apartado de valor documental histórico: Son los valores que deben contener los documentos para considerarse históricos. Asunto o descripción del expediente: Es una descripción del contenido del expediente. valor fiscal o contable. (selección manual) 8. Nombre. puesto. (captura) 5. correo electrónico. (captura) 6. valor administrativo. Serie: Es el nombre del asunto al que se refiere el expediente. además. Fondo: Instituto de Investigaciones Dr. Clasificación de reservada o confidencial. 1. (selección manual) 9. (Valor evidencial. éstos deberán contener. Sección: Es la división del fondo en áreas de la estructura funcional.
también se identificarán con el nombre y número de serie documental. c) Dentro de archiveros y gavetas se podrán utilizar guías alfabéticas. 64 . información clasificada. una vez que hayan sido registrados y llenada la solicitud. Valor jurídico o legal 3. e) Las personas que tengan acceso a los archiveros. la cual será emitida por la unidad administrativa. en el Módulo 1. Ubicación física a) Los expedientes deberán tenerse en archiveros. gavetas o libreros dentro del área que constituya una sección. vi. b) Los archiveros. o en el caso de que su consulta sea esporádica. v. d) Dentro de los libreros se podrán utilizar guías similares que separen los expedientes por series documentales. Valor administrativo 2. gavetas y libreros deberán estar identificados con el nombre y número de la sección. Cuando sea posible. siempre y cuando aún presenten valores primarios. entendidos éstos como: 1. Valor fiscal o contable b) El envío de los expedientes al archivo de concentración se realizará a través del SISA. servicio denominado “Transferencia documental al archivo de concentración”. gavetas y libreros tendrán el cuidado de no desordenar los documentos que en ellos se contenga. Transferencia al archivo de concentración a) Se trasladará el archivo de trámite al archivo de concentración cuando se haya terminado el trámite de los documentos que contenga. que corresponda.
ya sea en el lomo de la carpeta. en la pestaña del fólder o en la pasta superior del engargolado. con los siguientes datos: • Logotipo del Instituto (solo en lomos) • Número de expediente que determina el SISA • Nombre del expediente. 5. a las carpetas con las argollas o debidamente engargolados. carpetas o engargolados no llevarán clips. carpetas o engargolados. e) Las cajas deberán estar identificadas con la siguiente información: 1. 3. Los documentos estarán sujetos al fólder con broche.c) Para el envío físico de los expedientes al archivo de concentración. Los expedientes tendrán su portada exterior. notas adheridas o post-it 4. No. Organizar de manera cronológica la documentación. fólders. Ejemplo: 65 . los documentos se integrarán en fólders. Los expedientes deberán estar identificados con un rótulo. Sección 2. considerando lo siguiente: 1. de la fecha más antigua a la más actual. 2. consecutivo de las cajas por sección. d) Las cajas en donde se deben resguardar los expedientes estarán fabricadas de polietileno. Los documentos. 3. Año de los expedientes contenidos en la caja.
i) En las cajas solamente se podrán resguardar expedientes en soporte de papel. no se deberán incluir discos de 3 ½. Serie: Nomina 66 . ni discos compactos. Al final la caja deberá verse así: Sección: Dirección de Administración y Finanzas. deberá imprimirse y colocarse en el interior de la caja una impresión adicional de dicho formato. con el propósito de que se revisen los expedientes antes de su recepción formal. el cual constituirá el acuse de recibo. g) Una vez que se haya requisitado el servicio de “Transferencia documental al archivo de concentración”. con cinta canela o transparente. a la tapa y otra al frente de cada costado. de Caja: 54 Año: 1998 y 1999 f) Para identificar las cajas se utilizará una hoja tamaño carta adherida. ANEXO 1. Sección: Dirección de Administración y Finanzas Serie: Nómina No. j) Las cajas se entregarán al archivo de concentración sellar. con la finalidad de que soporte el peso de los expedientes. h) Se deberá reforzar la parte inferior de la caja con cinta canela.
c) Se ubicará topográficamente en la bodega del Instituto. c) Las cajas que no cubran los requisitos no podrán recibirse en el archivo de concentración. de manera personal. pertenecientes a sus diferentes áreas administrativas. el cual se llevará a cabo de forma anual y por la persona responsable de dicho archivo b) Se registrará en el SISA. de los responsables de archivo de trámite. d) La entrega de cajas en el archivo de concentración estará a cargo. Artículo sexto: La recepción del archivo de concentración se realizará de la siguiente manera: a) El responsable del archivo de concentración será el encargado de recibir las cajas con expedientes. Artículo séptimo: Para el control interno del archivo de concentración se tomará en cuenta la siguiente: a) Estará sujeto a inventario. e) Al área de archivo de concentración sólo tendrá acceso el personal responsable y el titular de la Coordinación de Archivos. b) La recepción de cajas se efectuará atendiendo las reglas de transferencia primaria. Artículo octavo: Para el préstamo y devolución documental del archivo de concentración se tomará en cuenta los siguiente: 67 . Capítulo IV Del Archivo de Concentración Artículo quinto: El archivo de concentración se encuentra ubicado en las instalaciones de la bodega del Instituto Mora (Búfalo 166) y cuenta con un acervo documental aproximadamente de 700 cajas de documentos.
e) La persona autorizada para abrir las cajas de archivo es la responsable del archivo de concentración y en caso de ausencia. en su caso. Lo anterior deberá ser solicitado por correo electrónico o por oficio. ni de documentos. c) La documentación se prestará por periodos máximos de 20 días hábiles. será responsabilidad de dicha área la conservación de los documentos. En estos casos se registrará en una bitácora el estado en que se devuelve la documentación prestada. prorrogables por periodos similares. b) Sólo se prestarán documentos al responsable del archivo de trámite de la sección. c) Informativo. d) El préstamo de documentos procederá por caja o por expediente. b) Testimonial. 68 . por lo que el área de archivo de concentración no se hace responsable de faltantes en el expediente o en la caja. h) Los responsables del archivo de trámite deberán acudir al archivo de concentración por las cajas o expedientes solicitados. será la Coordinadora de Archivos. a) La solicitud de préstamo documental sólo se podrá realizar a través del SISA. se podrá enviar la caja o el expediente a través del servicio de mensajería. f) Cuando la (s) caja (s) o expediente (s) sean devueltos deberán estar en las mismas condiciones en las que fueron prestados. g) Cuando las cajas y expedientes se presten al área propietaria de los mismos. de la que se hayan generado. Artículo noveno: Para que los documentos sean trasferidos al archivo histórico éstos deberán contar con los siguientes valores documentales: a) Evidencial. expedientes o cajas deteriorados. Este criterio aplicará a todas las unidades administrativas con excepción de la Dirección General y el Comité de Información. y bajo su responsabilidad.
c) La Coordinación de Archivos y el responsable del archivo de concentración elaborarán. pueden ser eliminados de acuerdo con lo dispuesto en el catálogo de disposición documental. evitando el uso de agua. conjuntamente. b) La Coordinación de Archivos. b) Mantener la humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria de 5%. 69 . c) Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2. Capítulo V De la conservación de los documentos Artículo décimo primero: La estructura física de los recintos donde se encuentran los archivos deberán mantener las siguientes características: a) Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural incremento. una valoración de los documentos para determinar e identificar cuáles han perdido sus valores. d) La Coordinación de Archivos y el responsable del archivo de concentración atenderán las disposiciones que emita el Archivo General de la Nación u otra instancia facultada en materia de depuración de archivos. conjuntamente. el responsable del archivo de concentración y el titular del área propietaria de la documentación realizarán. la ficha técnica de prevaloración y declaratoria de prevaloración.Artículo décimo: La depuración de los documentos se realizará de la siguiente manera: a) Los documentos que al finalizar su fase semiactiva pierdan sus valores primarios y no presenten valores secundarios.
rutas de evacuación y el rescate de las unidades documentales. 70 . contenidos en el Sistema de Información y Servicios Administrativos. José María Luis Mora. e) Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con productos que no incremente la humedad ambiental. Artículo cuarto: Se derogan todas las disposiciones normativas y administrativas internas que se opongan a lo dispuesto en los presentes Criterios. SISA. Artículo quinto: Lo no dispuesto en los presentes Criterios será decisión del Comité de Información del Instituto Mora. Artículo tercero: Los presentes Criterios entrarán en vigor al siguiente día de haberse aprobado por la Junta de Gobierno del Instituto de Investigaciones Dr.Entre 2005 y 2006 se llevará a cabo la valoración del archivo de concentración para identificar y separar el archivo histórico del Instituto. Transitorios Artículo primero. d) Contar con la señalización necesaria para la ubicación de extintores. entrarán en operación a partir de enero de 2006. como el lavado en seco y el uso de aspiradoras. humedad.Los servicios de “Transferencia documental” y “Préstamo documental”. h) Establecer la infraestructura necesaria para el buen funcionamiento de la Coordinación de Archivos y del Archivo de Concentración. Artículo segundo. filtraciones... g) Contar con pasillos asignados al archivo que aseguren el libre tránsito. f) Realizar revisiones periódicas en la estructura de la bodega para prever escurrimientos. etc.
celebrada el 20 de septiembre de 2005. celebrada el 27 de mayo de 2005. Carlos Ladrón de Guevara Rivero Titular del Órgano Interno de Control e Integrante del Comité de Información Autorizó _____________________________________ Dr. Elizabeth García Duarte Coordinadora de archivos Jefa del Departamento de Organización e Información Aprobó Aprobó ___________________________ ___________________________ Lic. José María Luis Mora. Guillermo Hernández Alvarado Mtra. Méndez Lozoya Secretario General y Presidente del Directora de Administración y Comité de Información Finanzas e Integrante del Comité de Información Aprobó _____________________________________ Lic. Epifanía Cruz Castro Lic. en su segunda sesión ordinaria anual. Hilda G.Criterios aprobados por el Comité de Información del Instituto de Investigaciones Dr. Santiago Portilla Gil de Partearroyo Director General 71 . Elaboró Primera revisión __________________________ ___________________________ C. en su segunda sesión ordinaria anual. Criterios aprobados por la Junta de Gobierno del Instituto de Investigaciones Dr. José María Luis Mora.
José María Luis Mora No. Años A. . . ANEXO 2 Instituto de Investigaciones Dr. . Histórica desempeño directivos Comité externo de X Administrativa Se02 evaluación 10 3 7 10 Convenio de X Administrativa Se03 desempeño 10 3 7 10 Programas con X Administrativa Instituciones o centros de Se04 Investigación 10 3 7 10 social Centros de X educación Se05 10 3 7 10 Carpetas de X trabajo de Juntas de Gobierno Se06 Externas Administrativa 10 3 7 10 72 . .T. - 100 Evaluaciones X integrales de la gestión institucional y del Se01 Histórica . . de Nombre de la Clasificación Valores documentales Plazo Legal Plazo Tiempo de Guarda serie serie Institucional Reservada Confidencial A F/C L T E I Fundamento A. . José María Luis Mora Catálogo de Disposición Documental Fondo Instituto de Investigaciones Dr. . . Años Total de Años Sección Planeación y evaluación .C. . . . .
. Años A. .T. .C. . . Permanentes Internacional para el desarrollo 73 . custodia y Se09 plazos de 12 5 7 12 conservación del archivo contable gubernamental (DOF del 28 de agosto de 1998) Sección Docencia . Instituto de Investigaciones Dr. . . . José María Luis Mora Catálogo de Disposición Documental No. . de Nombre de la Clasificación Valores documentales Plazo Legal Plazo Tiempo de Guarda serie serie Institucional Reservada Confidencial A F/C L T E I Fundamento A. - 200 Se01 Comité X Administrativo 5 2 3 5 dictaminador Se02 Consejo técnico X Permanente . Permanente consultivo Se03 Consejo X académico Administrativa 5 2 3 5 administrativo Se04 Programas de X X X estudio en el doctorado en Histórico . . Años Total de Años Instituciones X Se07 vinculadas con el Administrativa 10 3 7 10 Instituto Mora Documentos X Se08 enviados al Administrativa 10 3 7 10 Gobierno del Distrito Federal Estatuto orgánico X Acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujetará la guardia. . . Permanente historia Moderna y contemporánea Se05 Programas de X X X estudio en la Maestría en Histórico cooperación . . . . .
. . . . Permanentes fideicomiso Sección Servicios escolares . Instituto de Investigaciones Dr. Permanentes estudios regionales Se09 Programas de X X X estudio en la Histórico . . . . . . José María Luis Mora Catálogo de Disposición Documental No. . . .T. Permanentes alumnos rechazados Se03 Cuestionarios de X evaluación de los Administrativa 10 3 7 10 alumnos a los profesores Se04 Programas de X becas con otras Administrativa 10 3 7 10 instituciones 74 . Permanentes Maestría en Historia moderna y contemporánea Se10 Dictámenes Reservada X Histórico . Años Total de Años Se06 Programas de X X X estudio en la Histórico . - 226 Se01 Actas de Reservada X X X evaluación de los Histórico . Permanente académicos Se11 Documentos del X X X Histórico comité técnico del . de Nombre de la Clasificación Valores documentales Plazo Legal Plazo Tiempo de Guarda serie serie Institucional Reservada Confidencial A F/C L T E I Fundamento A. . . . Permanentes alumnos aceptados Se02 Actas de Reservada X X X evaluación de los Histórico . .C. . . Permanentes Maestría en sociología política Se07 Programas de X X X estudio en la Histórico . . . . Permanentes Maestría en sociología política Se08 Programas de X X X estudio en la Maestría en Histórico . . . Años A. . . .
. .I. .T. Permanentes historia moderna y contemporánea Se06 Expedientes de Confidencial X X X alumnos en la Maestría en Histórico . Años Total de Años Se05 Expedientes de los Confidencial X X X alumnos en el Histórico doctorado en . .L Se11 Auditoria interna X X Acuerdo por el que del departamento se establecen los de servicios lineamientos a que escolares se sujetará la guardia. Permanentes cooperación internacional para el desarrollo Se07 Expedientes de Confidencial X X X alumnos en la Histórico Maestría en . custodia y plazos de 12 5 7 12 conservación del archivo contable gubernamental (DOF del 28 de agosto de 1998) 75 .E. - Maestría en historia moderna y contemporánea Se09 Expedientes de los Confidencial X X X alumnos en la Histórico . .A. Permanentes Maestría en sociología política Se10 Expedientes de los Confidencial X X X alumnos en la Histórico Maestría en . .U. Permanentes estudios regionales Se08 Expedientes de los Confidencial X X X alumnos en la Histórico .C. Permanentes estudios C. Instituto de Investigaciones Dr. . Años A. de Nombre de la Clasificación Valores documentales Plazo Legal Plazo Tiempo de Guarda serie serie Institucional Reservada Confidencial A F/C L T E I Fundamento A. . . . José María Luis Mora Catálogo de Disposición Documental No. .
mientras sea vigente 76 . Permanentes y económica Se08 Documentación X X X generada por la Histórico publicación de la . . Años Total de Años Se12 Comité académico X Administrativa 10 3 7 10 Se13 Talleres. cursos y X Administrativa 10 3 7 10 diplomados Sección Investigación . .T. . . Permanentes Se04 Historia urbana y X X X Histórico regional . .C. . . . . . . . Permanentes Se02 Historia económica X X X Histórico . Permanentes Se06 Historia oral X X X Histórico . . . de Nombre de la Clasificación Valores documentales Plazo Legal Plazo Tiempo de Guarda serie serie Institucional Reservada Confidencial A F/C L T E I Fundamento A. Instituto de Investigaciones Dr. . . . . Permanentes fuentes Se10 Reglamento de X Permanente profesores investigadores permanente . . . . . . . . . Permanentes Se05 Historia y estudios X X X Histórico internacionales . Años A. . - 210 Se01 Historia política X X X Histórico . . Permanentes revista secuencia Se09 Documentación X X X generada por las publicación de la Histórico revista boletín de . . José María Luis Mora Catálogo de Disposición Documental No. Permanentes Se07 Historia en X X X sociología política Histórico . Permanentes Se03 Historia social y X X X Histórico cultural . .
13 Órganos colegiales X Administrativa 10 3 7 10 Sección Biblioteca . . custodia y plazos de 12 5 7 12 conservación del archivo contable gubernamental (DOF del 28 de agosto de 1998) Se02 Documentación X Administrativa 10 3 7 10 generado por el comité de bienes muebles Se03 Informes X mensuales de la adquisición de Administrativa 10 3 7 10 material bibliotecario Se04 Descarte X Administrativa 10 3 7 10 bibliotecario 77 .T. . . mientras sea estímulos a los vigente profesores investigadores. . . . . . Años A. - promoción de los vigente profesores investigadores Se12 Reglamento para X la evaluación para la asignación de Permanente permanente . José María Luis Mora Catálogo de Disposición Documental No. . . de Nombre de la Clasificación Valores documentales Plazo Legal Plazo Tiempo de Guarda serie serie Institucional Reservada Confidencial A F/C L T E I Fundamento A. Instituto de Investigaciones Dr. . . - 300 Se01 Auditorias de X X Acuerdo por el que adquisiciones se establecen los bibliotecarias lineamientos a que se sujetará la guardia. . Años Total de Años Se11 Reglamento de X evaluación para la asignación de Permanente categorías y la mientras sea permanente .C.
. Años Total de Años Se05 Informe mensual X de actividades del Administrativa 5 2 3 5 taller de restauración. . Años A. . José María Luis Mora Catálogo de Disposición Documental No. . .C. . de Nombre de la Clasificación Valores documentales Plazo Legal Plazo Tiempo de Guarda serie serie Institucional Reservada Confidencial A F/C L T E I Fundamento A. Se06 Cuestionarios y X encuestas INEGI Administrativa 10 3 7 10 Se07 Información sobre X la red nacional de Administrativa 10 3 7 10 cooperación bibliotecaria Sección Procesos técnicos . . Instituto de Investigaciones Dr. .T. . custodia y plazos de 12 5 7 12 conservación del archivo contable gubernamental (DOF del 28 de agosto de 1998) Se04 Comprobantes de X adquisición de libros por canje Administrativa 10 3 7 10 donación o deposito 78 . - 310 Se01 Informes de los X materiales encuadernados Administrativa 5 2 3 5 interna y externa Se02 Informes del los X controles del estado físico de los materiales de la Administrativa 5 2 3 5 biblioteca Se03 Comprobantes de X X Acuerdo por el que adquisición de se establecen los libros por compra lineamientos a que se sujetará la guardia. .
. . . de Nombre de la Clasificación Valores documentales Plazo Legal Plazo Tiempo de Guarda serie serie Institucional Reservada Confidencial A F/C L T E I Fundamento A. . . . . . - 400 Se01 Consejo X académico Administrativa 5 2 3 5 administrativo Se02 Consejo latino X americano de Administrativa 5 2 3 5 ciencias sociales 79 .C. Años Total de Años Se05 Relación de X material bibliográfico enviado al taller de Administrativa 5 2 3 5 encuadernación para su restauración o encuadernación Se06 Informes X mensuales del actividades de Administrativa 5 2 3 5 procesos técnicos Sección Servicios al publico . . . . . . . Años A. . .T. José María Luis Mora Catálogo de Disposición Documental No. . Instituto de Investigaciones Dr. - 320 Se01 Convenios de X préstamo Administrativa 5 2 3 5 ínterbibliotecario Se02 Préstamo X Administrativa 5 2 3 5 interbibliotecario Se03 Informe de X actividades Administrativa 5 2 3 5 trimestral de servicios al publico Se04 Informe de los X usuarios interno y Administrativa externos Se05 Cursos de X capacitación Administrativa 5 2 3 5 Sección Vinculación interinstitucional . . . .
Instituto de Investigaciones Dr. . . . .C. . Permanente derechos de autor.T. . Años A. . . distribución y impresión Se05 Diplomados X Administrativa 10 3 7 10 Se06 Informes X mensuales de las actividades de vinculación para Administrativa 10 3 7 10 junta de gobierno Se07 Proyectos X Permanente . . . Permanente . publicidad. - 420 Se01 Tramites X X relacionados con proyectos de Permanente investigación con Permanente . de Nombre de la Clasificación Valores documentales Plazo Legal Plazo Tiempo de Guarda serie serie Institucional Reservada Confidencial A F/C L T E I Fundamento A. . . Años Total de Años Se03 Documentación X enviada por el Concejo Nacional Permanente . . José María Luis Mora Catálogo de Disposición Documental No. . mientras dura recursos su gestión CONACYT 80 . . . Permanente de Ciencia y Tecnología Se04 Convenios de X colaboración. . . . permanente 08 Documentación del X comité de Administrativa 7 3 4 7 adquisiciones Sección Administración de proyectos . mientras dura financiamientos su gestión externo autorizado Se02 Tramites para X X proyectos Permanente especiales con Permanente . .
custodia y investigación plazos de 12 5 7 12 conservación del archivo contable gubernamental (DOF del 28 de agosto de 1998) Sección Difusión . Años A. Años Total de Años Se03 Informe financiero X X Acuerdo por el que de los recursos se establecen los asignados para lineamientos a que proyectos se sujetará la especiales y guardia. . . . - 430 Se01 Informe de las X actividades culturales y Administrativa 8 3 5 3 académicas Se02 Tramites para la X difusión de actividades académicas y Administrativa 8 3 5 8 culturales en diversos medios de comunicación Sección Administración de recursos 500 Humanos.C. . . . .T. - materiales 81 . . Instituto de Investigaciones Dr. . . . . . de Nombre de la Clasificación Valores documentales Plazo Legal Plazo Tiempo de Guarda serie serie Institucional Reservada Confidencial A F/C L T E I Fundamento A. custodia y CONACYT plazos de 12 5 7 12 conservación del archivo contable gubernamental (DOF del 28 de agosto de 1998) Se04 Auditorias a los X X Acuerdo por el que recursos se establecen los financieros lineamientos a que asignado para se sujetará la trabajos de guardia. . . José María Luis Mora Catálogo de Disposición Documental No. . . . . . financieros y .
bienes muebles. Históricos instituto y tramites prediales. . 82 . custodia y plazos de 12 5 7 12 conservación del archivo contable gubernamental (DOF del 28 de agosto de 1998) Se02 Consultas legales X X Acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujetará la guardia. José María Luis Mora Catálogo de Disposición Documental No. . mientras dura de Ciencia y su gestión Tecnología al Instituto al Mora Se05 Convenios X Administrativa 10 3 7 10 Se67 Escrituras de los X X edificios del Históricos . . . de Nombre de la Clasificación Valores documentales Plazo Legal Plazo Tiempo de Guarda serie serie Institucional Reservada Confidencial A F/C L T E I Fundamento A. Años Total de Años Se01 Auditorias de los X X Acuerdo por el que recursos se establecen los financieros a lineamientos a que signado al instituto se sujetará la guardia. custodia y plazos de 12 5 7 12 conservación del archivo contable gubernamental (DOF del 28 de agosto de 1998) Se03 Carpetas de X trabajo del Comité.T. Instituto de Investigaciones Dr. Administrativa 5 2 3 5 informática comité técnico. Años A.C. del fideicomiso Se04 Documentación en X viada por el Permanente Consejo Nacional Permanente . adquisiciones.
. . Instituto de Investigaciones Dr. Años A. - termine su gestión Se08 Evaluaciones del X X instituto mora ante Histórico . . . Años Total de Años Se07 Juicios penales Reservada X X Permanente hasta que Permanente . Permanente Sección Organización . . . . - 510 Se01 Contestaciones a X X Acuerdo por el que las observaciones se establecen los de contraloría lineamientos a que se sujetará la guardia. . . . José María Luis Mora Catálogo de Disposición Documental No.T. .C. Histórico una Junta de Gobierno Se09 Documentos que X envía la Secretaría de Hacienda y Administrativa 8 3 5 8 Crédito Publico Se10 Documentos que envía la Secretaría Administrativa 8 3 5 8 de la Función Publica Se11 Documentos del Administrativa 8 3 5 8 Sistema Integral de Información Se12 Fideicomiso X X Permanente . . . . custodia y plazos de 12 5 7 12 conservación del archivo contable gubernamental (DOF del 28 de agosto de 1998) Se02 Actualizaciones al X marco normativo Administrativo 10 3 7 10 del instituto Se03 Manuales de X procedimientos del Administrativo 5 2 3 5 instituto 83 . de Nombre de la Clasificación Valores documentales Plazo Legal Plazo Tiempo de Guarda serie serie Institucional Reservada Confidencial A F/C L T E I Fundamento A. .
. Años Total de Años Se04 Cuestionarios de X descripción de Permanentes . de Nombre de la Clasificación Valores documentales Plazo Legal Plazo Tiempo de Guarda serie serie Institucional Reservada Confidencial A F/C L T E I Fundamento A. permanente puestos Se05 Carpetas de X X trabajo originales Histórico . Instituto de Investigaciones Dr. 12 5 7 12 30 Se04 Cuenta publica X X Ley orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda Art. . mientras dura administrativos su gestión (SISA) Sección Planeación programación y . . custodia y plazos de 12 5 7 12 conservación del archivo contable gubernamental (DOF del 28 de agosto de 1998) Se02 Conciliaciones de X X Ley orgánica de la ingresos Contaduría Mayor de Hacienda Art. . - 520 presupuesto Se01 Ante proyecto de X X Acuerdo por el que presupuesto se establecen los lineamientos a que se sujetará la guardia. Años A. .T. 12 5 7 12 30 Se03 Conciliaciones X X Ley orgánica de la presupuestal por Contaduría Mayor capitulo de Hacienda Art. . . . . . . Histórico de juntas de gobierno Se06 Sistemas de X X información y Permanente servicios Permanente .C. . 12 5 7 12 30 84 . . . José María Luis Mora Catálogo de Disposición Documental No. . .
de Nombre de la Clasificación Valores documentales Plazo Legal Plazo Tiempo de Guarda serie serie Institucional Reservada Confidencial A F/C L T E I Fundamento A. partida y área 30 Se06 Presupuesto X X Ley orgánica de la autorizado Contaduría Mayor 12 5 7 12 de Hacienda Art. por de Hacienda Art. 30 Se07 Requisiciones de X X Acuerdo por el que compra se establecen los lineamientos a que se sujetará la guardia.C. Años Total de Años Se05 Distribución X X Ley orgánica de la presupuestal por Contaduría Mayor 12 5 7 12 capitulo.T. custodia y plazos de 12 5 7 12 conservación del archivo contable gubernamental (DOF del 28 de agosto de 1998) Se09 Solicitudes de X X Acuerdo por el que cheque se establecen los lineamientos a que se sujetará la guardia. Años A. custodia y plazos de 12 5 7 12 conservación del archivo contable gubernamental (DOF del 28 de agosto de 1998) 85 . custodia y plazos de 12 5 7 12 conservación del archivo contable gubernamental (DOF del 28 de agosto de 1998) Se08 Registro de gastos X X Acuerdo por el que y recursos fiscales se establecen los lineamientos a que se sujetará la guardia. Instituto de Investigaciones Dr. José María Luis Mora Catálogo de Disposición Documental No.
. . de Nombre de la Clasificación Valores documentales Plazo Legal Plazo Tiempo de Guarda serie serie Institucional Reservada Confidencial A F/C L T E I Fundamento A. . José María Luis Mora Catálogo de Disposición Documental No. . - 530 Se01 Adquisiciones de X bienes y Administrativa 5 2 3 5 contratación de servicios Se02 Programa anual de X adquisiciones Administrativa 5 2 3 5 arrendamiento y servicios Se03 Inventarios de X Administrativa 5 2 3 5 activo fijo Se04 Inventarios de X Administrativa bienes de 5 2 3 5 consumo Se05 Adquisición de X Administrativa boletos de avión y 5 2 3 5 autobús Se06 Conciliaciones X X Acuerdo por el que presupuéstales de se establecen los los recursos para lineamientos a que la adquisición de se sujetará la vienes y guardia.T. custodia y contratación de plazos de 12 5 7 12 servicios conservación del archivo contable gubernamental (DOF del 28 de agosto de 1998) Se07 Contratos de X X Acuerdo por el que proveedores de se establecen los servicios lineamientos a que se sujetará la guardia. Años Total de Años Sección Recursos materiales . Instituto de Investigaciones Dr. . . .C. custodia y plazos de 12 5 7 12 conservación del archivo contable gubernamental (DOF del 28 de agosto de 1998) 86 . . Años A. . .
. . su gestión Se05 Sueldos. José María Luis Mora Catálogo de Disposición Documental No. . . . Instituto de Investigaciones Dr. . . . . permanente de pago Se06 Servicio social. mientras dura su gestión Se03 Capacitación de X Permanente Permanente personal . . . . nominas X Permanente . mientras dura su gestión 87 . . . de Nombre de la Clasificación Valores documentales Plazo Legal Plazo Tiempo de Guarda serie serie Institucional Reservada Confidencial A F/C L T E I Fundamento A. permanente trabajador Kardex Se09 Juicios Laborales Reservada X permanente Permanente . Años A. mientras dura su gestión Se04 Servicios de X Permanente Permanente seguridad e mientras dura higiene . - 540 Se01 Personal de plaza Confidencial X Permanente Permanente presupuestal . mientras dura su gestión Se02 Personal de Confidencial X Permanente Permanente honorarios . . . . . . Años Total de Años Se08 Documentos del X Administrativa comité de enajenación y 5 2 3 5 bajas y de adquisiciones Se09 Servicio de X Administrativa 5 2 3 5 transportación Se10 Control de X Administrativa servicios de 5 2 3 5 vigilancia Se11 Servicios de X Administrativa 5 2 3 5 mensajería Sección Recursos Humanos . . . X Administrativo practicas 10 3 7 10 profesionales Se07 Estímulos y X Administrativo recompensas 10 3 7 10 Se08 Historial del Confidencial X Permanente . .C.T. . .
. Años Total de Años Sección Contabilidad y Finanzas . Instituto de Investigaciones Dr. custodia y plazos de 12 5 7 12 conservación del archivo contable gubernamental (DOF del 28 de agosto de 1998) Se02 Comprobante de X X Acuerdo por el que pagos de servicio se establecen los lineamientos a que se sujetará la guardia. . . .T. . . .C. custodia y plazos de conservación del 12 5 7 12 archivo contable gubernamental (DOF del 28 de agosto de 1998) Se03 Facturas originales X X Acuerdo por el que de activo fijo y se establecen los acervo lineamientos a que bibliotecario se sujetará la guardia. . - 550 Se01 Cuentas bancarias Reservada X X Acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujetará la guardia. Años A. de Nombre de la Clasificación Valores documentales Plazo Legal Plazo Tiempo de Guarda serie serie Institucional Reservada Confidencial A F/C L T E I Fundamento A. . . José María Luis Mora Catálogo de Disposición Documental No. custodia y plazos de conservación del 12 5 7 12 archivo contable gubernamental (DOF del 28 de agosto de 1998) 88 .
T. José María Luis Mora Catálogo de Disposición Documental No. Años A. custodia y plazos de conservación del 12 5 7 12 archivo contable gubernamental (DOF del 28 de agosto de 1998) Se06 Pólizas X X Acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujetará la guardia. custodia y plazos de conservación del archivo contable 12 5 7 12 gubernamental (DOF del 28 de agosto de 1998) 89 . Instituto de Investigaciones Dr.C. Años Total de Años Se04 Libros contables X X Acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujetará la guardia. de Nombre de la Clasificación Valores documentales Plazo Legal Plazo Tiempo de Guarda serie serie Institucional Reservada Confidencial A F/C L T E I Fundamento A. custodia y plazos de conservación del 12 5 7 12 archivo contable gubernamental (DOF del 28 de agosto de 1998) Se05 Nominas X X Acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujetará la guardia.
. . Años Total de Años Se07 Auditorias de los X X Acuerdo por el que ingresos y egresos se establecen los financieros del lineamientos a que instituto se sujetará la guardia. Años A.T. . Se03 Registros de X X Permanente obras. Instituto de Investigaciones Dr. . . . Permanente para la aprobación de una publicación Se02 Convenios de X X Permanente . . . custodia y plazos de 12 5 7 12 conservación del archivo contable gubernamental (DOF del 28 de agosto de 1998) Se08 Conciliaciones X X Acuerdo por el que contables se establecen los lineamientos a que se sujetará la guardia.C. . . de Nombre de la Clasificación Valores documentales Plazo Legal Plazo Tiempo de Guarda serie serie Institucional Reservada Confidencial A F/C L T E I Fundamento A. José María Luis Mora Catálogo de Disposición Documental No. . derechos de . . Histórico visual 90 . custodia y plazos de 12 5 7 12 conservación del archivo contable gubernamental (DOF del 28 de agosto de 1998) Sección 600 Publicaciones Se01 Documentos del X X Permanente consejo editorial . . . . . . - 610 Se01 Información audio X X Histórico . Permanente coedición. Permanente autor Se04 Clientes de libros X Administrativa 10 3 7 10 Sección Producción editorial . .
. . . . custodia y servicios de plazos de 12 5 7 12 Internet conservación del archivo contable gubernamental (DOF del 28 de agosto de 1998) Se05 Formatos de X Administrativa servicio de mantenimiento de 7 2 5 7 equipos de computo Se08 Comité de X Administrativa 7 2 5 7 informática 91 . Instituto de Investigaciones Dr. . Años Total de Años Se02 Proveedores de X Administrativa 10 3 7 10 impresión Se03 Procedimientos X Administrativa para las 10 3 7 10 publicación periódicas Se04 Libros publicados X Administrativa 10 3 7 10 Sección Informática .T. - 700 Se01 Soporte técnico de X Administrativa 7 2 5 7 red Se02 Desarrollo X Administrativa automatizado de la 7 2 5 7 biblioteca Se03 Actualización X Administrativa permanente de 7 2 5 7 tecnologías Se04 Convenios y X X Acuerdo por el que contratos de se establecen los proveedores de lineamientos a que equipos de se sujetará la computo y guardia. Años A. .C. . . José María Luis Mora Catálogo de Disposición Documental No. de Nombre de la Clasificación Valores documentales Plazo Legal Plazo Tiempo de Guarda serie serie Institucional Reservada Confidencial A F/C L T E I Fundamento A. . .
.T. . . . José María Luis Mora Catálogo de Disposición Documental No. . . . Años A.C. . . . de Nombre de la Clasificación Valores documentales Plazo Legal Plazo Tiempo de Guarda serie serie Institucional Reservada Confidencial A F/C L T E I Fundamento A. - establezca la ley Se03 Sistema de datos Permanente personales con forme X Permanente . . . . . . establezca la ley Se05 Comité de Permanente información con forme X Permanente . . - establezca la ley Se04 Portal de Permanente transparencia con forme X Permanente . Instituto de Investigaciones Dr. . - 800 Se01 Comprobantes de X X Acuerdo por el que Pago a se establecen los proveedores de lineamientos a que libros externos al se sujetará la instituto guardia. Años Total de Años Sección Librería . . . . . custodia y plazos de 12 5 7 12 conservación del archivo contable gubernamental (DOF del 28 de agosto de 1998) Se02 Reporte de pagos X Administrativa 7 2 5 7 de libros vendidos Se03 Notas de remisión X Administrativa 7 2 5 7 de libros vendidos Sección Transparencia y acceso a la . . - establezca la ley Se02 Unidad de enlace Permanente con forme X Permanente . . . . - 900 información Se01 Solicitudes de Permanente información con forme X Permanente . - establezca la ley 92 . .
Instituto de Investigaciones Dr. José Guillermo Hernández Alvarado Mtra. Hilda Méndez Lozoya Ing. . Carlos Ladrón de Guevara Rivero Coordinadora de archivo Titular del Comité de Información y Integrante del Comité de Integrante del Comité de Información y Secretario General Información y Titular del Órgano Interno de Control Directora de Administración y Finanzas 93 . establezca la ley Elaboró Autorizo __________________ ________________________________ __________________________ ________________________________ C. de Nombre de la Clasificación Valores documentales Plazo Legal Plazo Tiempo de Guarda serie serie Institucional Se06 Organización y Permanente control de los con forme archivos X Permanente . . Epifania Cruz castro Lic. José María Luis Mora Catálogo de Disposición Documental No.
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