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Timestamp: 2017-05-28 17:46:01
Document Index: 258903330

Matched Legal Cases: ['Artículo 15', 'Artículo 74', 'Artículo 15', 'Artículo 23', 'Artículo 112', 'Artículo 135', 'Artículo 136', 'Artículo 27', 'ARTÍCULO 1']

GESTION DOCUMENTAL by SANDRA PATRICIA - issuu
GESTION DOCUMENTALSANDRA PATRICIA PÉREZ ANACONAUNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
Facultad de Bellas Artes, Programa de Ciencia de la Información, Documentación,
Bibliotecología y Archivística - CIDBA
2011 GESTION DOCUMENTALSANDRA PATRICIA PÉREZ ANACONATaller 1Profesora:Luz Marina Arias Gonzalez
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística.UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
13 de Octubre de 2011 JUSTIFICACIONDe acuerdo a la normatividad de la ley 594 de 2000 la ley General de Archivos se
hace necesario para los profesionales de las ciencias de la información conocer e
instruirnos en todo lo relacionado a el programa de Gestión Documental para
poder en un momento dado en nuestro campo laboral aplicar todo este
conocimiento a las instituciones donde se pueda elaborar proyectos que sean
ejecutados en las organizaciones en busca de mejorar los procesos , donde
existe una administración adecuada de la documentación y obtener así una buena
toma de decisiones al tener la información sistematizada para hacer más
eficientes el desempeño de las funciones. CONTENIDO
 GESTION DOCUMENTAL Derecho a la información en Colombia. Concepto de Archivo, Documento y Documento de Archivo Derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos Concepto de Gestión Documental Objetivos de un Programa de Gestión Documental Aspectos para elaborar un Programa de Gestión Documental Ventajas e importancia de la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas. Algunas normas de conceptualización de un Programa de Gestión Documental Tablas de Retención Documental (TRD) Conclusiones Bibliografía INTRODUCCIONEn este trabajo conoceremos sobre los conceptos de gestión documental, la
normatividad de la ley general de archivos, la producción y flujo documental en las
empresas, los componentes de un Programa de Gestión Documental como
también la importancia de las Tablas de Retención Documental (TRD).. OBJETIVOSOBJETIVO GENERAL:
Conocer sobre el concepto de Gestión Documental, y de cómo se debe
implementar un PGD.OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Definir en nuestros propios términos Gestión Documental, Archivos, Documentos y
Aplicar el PGD, su metodología y procedimientos para organizar los documentos
Utilizar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas que emite el
Archivo General de la Nación y demás normas que se pueden aplicar a la Gestión
Documental en una institución. TAREA INDIVIDUALGESTION DOCUMENTAL 1. Construya su propio concepto de :
ARCHIVO: Se refiere a todos los documentos que son guardados de acuerdo a su clasificación por
personas que se van guardando cronológicamente de acuerdo a cada proceso o emisión.DOCUMENTO: Un documento se refiere a cualquier información que se pueda visualizar , la cual
está impresa en un medio electrónico o formato.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Son los registros que emite una persona o empresa por su
funcionamiento el cual posee un significado valioso el cual es guardado en archivos.Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.R/ CONSTITUCION POLÍTICA DE COLOMBIA DE 1991Articulo 8 . “Es obligación del Estado y de las personas de proteger las riquezas culturales
y naturales de la Nación”.
Tenemos el deber tanto ciudadanos y ente gubernamental de procurar preservar todo recurso
cultural y recursos naturales de nuestra patria, para tener nuestros museos, parques y demás a
disposición y para nuestro enriquecimiento cultural.Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su
buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar”.
Como ciudadanos poseemos el derecho a nuestra intimidad ya sea personal, familiar y donde el
gobierno debe tener límites en esta documentación privada, donde solo con orden judicial se podrá
hacer uso y en casos de prevenir actos terroristas. Los funcionarios que falten a este derecho de
privacidad incurrirá en un acto gravísimo (Reforma acto legislativo 2 de 2003)ARTICULO 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su
fundar medios masivos de comunicación.” Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en
condiciones de equidad. No habrá censura.Somos libres como ciudadanos de la libre expresión donde podemos mostrar y producir nuestros
pensamientos ideas, opiniones y objeciones, donde sean éstos datos verídicos y verdaderos,
también de crear medios de comunicación y publicitarios.ARTICULO 27. “El estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación
y cátedra”.
Todo ciudadano es libre de obtener su educación, adquiere el derecho de poder realizar
investigación y de dar cátedra.
ARTICULO 70. “ El estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de
proceso de creación de la identidad nacional”.
El gobierno deberá emplear mecanismos que permitan a los ciudadanos participar, crear y
propagar tendencias culturales, donde todos por igual tengan un aprendizaje que sea libre en
todos los campos científico, técnico, artístico y profesional en cada uno de sus etapas.1.1 DERECHO A LA INFORMACIÓN EN ColombiaEl Artículo 74 de la Constitución de Colombia de 1991 incluye una garantía general del
derecho de toda persona de acceder a documentos públicos, al menos que los restrinja la ley.
La Constitución también incluye varias disposiciones relacionadas. El Artículo 15 establece que
los individuos “tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan
recogido sobre ellos en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”,
conocido también como el derecho de Habeas Data. El Artículo 23 establece el derecho de toda
persona de presentar solicitudes respetuosas a las autoridades por razones de interés general o
particular y obtener respuesta pronta y pertinente (usualmente 15 días). El Artículo 112 protege
a los partidos y movimientos políticos que no participan en el gobierno (es decir, partidos de
oposición), incluyendo su derecho de “acceso a la información y a la documentación oficial”,
excepto cuando hay restricciones de ley. El Artículo 135(3) protege el derecho de cada comité
de la legislatura de solicitar la información que pueda necesitar al gobierno, aunque esto no se
extiende a “información sobre instrucciones en materia diplomática o sobre negociaciones de
carácter reservado” (ver el Artículo 136(2).La Ley 57 de 1985, por la cual se ordena la difusión de los actos y documentos oficiales (Ley DI)
se publicó en el Diario Oficial el 12 de julio de 1985. Establece un derecho general de acceso a
la información en manos de las autoridades. Ya en 1888, en el primer Código de organización
municipal y política de Colombia, los individuos tenían el derecho de solicitar información en
manos de las autoridades1. Este derecho también está reconocido en la Ley 594 de 2000, la Ley general de archivos, en la cual el Artículo 27 establece que todos tienen el derecho de consultar
los documentos de los archivos públicos, a menos que estén restringidos por ley.En comparación con otras leyes de derecho a la información, la Ley DI de Colombia es muy
breve, y no elabora sobre muchos asuntos que normalmente se incluyen en el ámbito de estas
leyes, posiblemente porque fue el primer país en América Latina en adoptar una legislación de
esta naturaleza. La debilidad más significativa en este sentido es la no inclusión de medidas
promocionales, lo cual puede afectar seriamente su implementación en la práctica. Las normas
procedimentales también son bastante limitadas, la Ley ni siquiera define lo que el término
información abarca y la definición de entidades públicas es de alcance bastante limitado. La Ley
no incluye ningún régimen de excepciones, en su lugar, difiere de otras leyes en relación con
este asunto clave. No hay disposiciones ni para quejas internas ni para apelaciones a una entidad
administrativa de supervisión independiente, ni protección para diseminaciones de buena fe. Sin
embargo, el Código administrativo colombiano2 sí establece algunas regulaciones y procedimientos
para apoyar la presunción de publicidad de la Ley DI.
Por otra parte, la Ley sí incluye algunas características positivas. Cuando las entidades públicas no
respetan los plazos de respuesta a las solicitudes, deben proporcionar la información al solicitante,
y el incumplimiento con esto le costará al funcionario responsable el empleo. Parecería que
las cuotas sólo aplican cuando se requiere reproducir un número considerable de páginas de
información. Y la Ley incluye obligaciones de publicación proactiva relativamente extensas.
1. Ley 4 de 1914.
2. Decreto 1 de 1984.
3. Ver decisión T-1025 de 2007, entre otras. Disponibles en: www.constitucional.gov.co.
Colombia2.¿Cuál es la ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?LEY 594 DE 2000
OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y
ARTÍCULO 1º. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y
Ambito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en
sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y
los demás organismos regulados por la presente ley.
EXPLICACION: Dicha ley es la que organiza todo el proceso archivístico en
reglas y principios generales, dándole una normatividad que regule dicha función
para llevar a cabo una buena gestión administrativa.3.Artículo ¿Qué
dice la Ley General de Archivos en el título V, Gestion de Documentos,
Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar
programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas
tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y
Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia
de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su
EXPLICACION: Esta ley nos muestra como norma que toda organización debe
implementar en su parte administrativa un programa de gestión de documento,
donde se adquiera soporte y apoyo en la adquisición de recursos tecnológicos que
permitan dar una aplicación a la herramienta conjugado con todas las normas de
archivística y leyes del Archivo General de la Nación.4.Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del
concepto que emite el Archivo General de la Nación.R/ GESTION DOCUMENTAL
Consiste en realizar unas funciones tanto a nivel administrativo como técnico
donde se planifica todo lo concerniente a la documentación, sus políticas y forma
de organizar desde sus inicios hasta la finalidad del documento donde se procura
realizar una actividad donde se preserve los documentos.La Gestión documental se reconoce como una actividad que está muy relacionada
a los archivos y su proceso es paralelo a la búsqueda de la transparencia de datos
para realizar una buena gestión administrativa.5.Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión
Documental.R/ OBJETIVO GENERAL: Organizar de manera sistematizada el PGD siendo
como guía a todas las organizaciones de una forma eficaz.
OBJETIVOS ESPECIFICOS: Detallar el PGD mediante el ciclo vital del
documento, actividades, flujos de información, formatos que se puedan aplicar a la
Organizar el PGD, aplicando unos procedimientos que sirvan de guía para el buen
Indicar todas las novedades en la normatividad, dirigir la organización de acuerdo
a todas las normas que emita el Archivo General de la Nación, y demás leyes que
sean estipuladas para la gestión documental. Implementar estrategias de Archivística que regulen la producción de
documentos.Controlar la recepción y distribución de correspondencia que hay en una empresa
en medios sistematizados.
Diseñar formatos que sean de acuerdo a las normas ICONTEC 3393 o la que la
modifique o actualice.
Resaltar la importancia del papel de los documentos de archivos con
lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de
la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos
decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y
Procurar la racionalización y control en la producción documental, en la
atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos
documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos
para la producción documental.
Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y
que a la vez preserven el medio ambiente.
Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo,
radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de
sistema eficiente de correo y mensajería.
Regular el manejo y organización de sistema de administración de
documentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los
enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y
Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla
de retención documental, organización, transferencias primarias,
recuperación, preservación, conservación, de la información y
Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de
información, útiles para la administración e importantes para la cultura. 6.¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un
Programa de Gestión Documental?CONSIDERACIONES BÁSICAS
Dicho plan debe ser implantado y normatizado mediante las normas de
archivística que se encuentra en vigencia.
Para elaborar un programa de gestión documental, debe considerar los
Administrativos: situaciones administrativas de la gestión de documentos en
aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y eficiencia de
Económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de
costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la
racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.
Archivísticos: considerados la base del programa; se refieren a las
consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de
documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del
documento, principios de procedencia y de orden original.PLANEACIÓNDiagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental,
obedece a un plan de acción con líneas concretas que faciliten su
implementación de manera efectiva; contempla la identificación de problemas,
oportunidades y objetivos; el análisis y la determinación de los requerimientos
de información, mantenimiento, evaluación y la documentación del programa,
así como planes de mejoramiento y de contingencia. Deben corresponder a un
plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano
coordinador que garantice su adecuado desarrollo, a través del cual se definan
las políticas generales de la gestión documental en cada organización (Comité
de Archivos, Acuerdo AGN 012 de 1995) y un conjunto de directrices que
faciliten el planeamiento de la documentación.
Para realizar el diagnóstico la entidades podrán retomar o actualizar los
aspectos metodológicos relacionados con las etapas de investigación
preliminar sobre las mismas y análisis e interpretación de la información
recolectada, las cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboración de
las tablas de retención documental y de las tablas de valoración documental en
los casos que hayan sido abordado dicho proceso.
Requisitos técnicos: se refiere a la definición de las condiciones o
instrumentos técnicos previos como: contar con Manuales de procesos y
procedimientos, con una complicación de formas o formatos regulados, Manual
de funciones y tabla de retención documental, Tabla de valoración documental,
adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos
en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Para
ello, se deberá verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones:
Centralización de la recepción y envío de los documentos.
Definición de procedimientos para la distribución de los documentos
Aprobación por el Archivo General de la Nación o por la instancia
territorial correspondiente, de las Tablas de retención y/o las Tablas de
valoración documental, según sea el caso.
Existencia del Comité de Archivos respectivo el cual deberá tener
definido su reglamento y sus funciones.
Disponer de un Reglamento de Archivos para la entidad, basado en el
Reglamento General de Archivos del AGN y demás normas
complementarias, que garanticen el cumplimiento de, al menos, los
- Fases de formación del archivo,
- Control sobre la entrada y salida de los documentos,
- Acceso a los documentos,
- Ordenación y descripción de los fondos de archivo.
- Conservación de documentos, adopción de las normas técnicas colombianas
que se hayan establecido en materia de archivos y documentos,
- Coordinación de la función archivística dentro de la estructura administrativa
de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000.
- Participación de la dependencia en los comités internos relacionados con la
definición de proceso y procedimientos, gestión de calidad, y Comités de
información, entre otros.Requisitos administrativos:
Se refieren a la necesidad de integrar el programa de gestión documental con
todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de
información, con las aplicativas y demás herramientas informátivas de las que
haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones:
La Gestión de Documentos deben inscribirse como un programa
estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección.
Definir el sistema de administración de archivos de la entidad
(Centralizado, o descentralizado).
Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en
especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las
compras y suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el
El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a
funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha
En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o
municipal, se debe designar un grupo especial que responda por el
La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita
a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en
aspectos de la gestión documental y la organización de los archivos,
además de la formación en el área de la auditoría de información y
Las instalaciones de los archivos deben reunir condiciones mínimas para
el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones
del Archivo General de la Nación, en relación con las características
arquitectónicas y medio ambientales, entre otras, de espacio,
distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del Archivo,
ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo.
 Adopción e implementación de las Tablas de Retención Documental.
 Formación de Archivos Según el ciclo vital de los documentos (Archivos de
gestión, central e histórico)
 Identificación de los procesos de un Programa de Gestión Documental y
sus correspondientes flujos de información.
 La implementación y seguimiento. 7.Mencione por qué es importante y cuáles son las ventajas que
produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para
las empresas.IMPORTANCIA DE UN PGD:
Regula la producción desmesurada de documentos dentro de una organización.
Es importante porque controla los registros de la organización en todos sus
DISPOSICION FINALControla los recursos dentro de la empresa.
Coordina la aplicación de los procesos archivísticos según la normatividad vigente
y los lineamientos internos.Su importancia para LA CULTURA , es crear así un patrimonio cultural, que le da
identidad nacional al fomentar el PGD , todos los archivos se encontrarán en
forma organizada dentro de archivo histórico.
El PGD Es importante para la ADMINISTRACIÓN por que da un manejo
ordenado y eficiente en el flujo de información, que resuelve los problemas y
ayuda en la toma de decisiones, siendo esta una forma de tener la fuente de la
historia de cada actividad dentro de la empresa.
El programa organiza los documentos en las siguientes fases:
PRODUCCIÓN – UTILIZACION – DISPOSICION – ADMINISTRACIÓN VENTAJAS
 En una empresa que implemente el PGD se pasa de una infraestructura
donde utilizaban un espacio dentro de la empresa, siendo este reutilizado
para otras cosas ya que los archivos se disminuyen y la información ahora
quedará todo en forma digital.
 Con la aplicación de las normas de archivo ya las carpetas están
organizadas, clasificada e inventariadas para cuando se requiera hacer una
consulta de la información, donde se ubica de manera eficaz y rápida lo que
se requiera consultar en un momento dado.
 Se reduce notablemente los costos por impresión de papel y de
instalaciones para la ubicación de los archivos.
 Crea un mejor ambiente laboral ya que se atiende de manera rápida a las
usuarios que deseen consultar la información.
 Si tiene un software para el manejo del Archivo la ventaja sería que permite
hacer consultas tanto por series como subseries documentales. También
llevaría el control de préstamos. Permitiría tener un inventario actualizado y
generaría informes por unidad productora.
·8.Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión
Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que
la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la
entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas
aplicables a la entidad” a partir de esto realice un cuadro con 5 de estas
normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.R/NORMAISO 15489 TITULO DE LA
Un marco sistemático
en las organizaciones.DESCRIPCION
Se centra en los principios de gestión de
documentos y establece los requisitos
básicos para que las organizaciones
puedan establecer un marco de buenas
prácticas que mejore de forma sistemática
y efectiva la creación y mantenimiento de
sus documentos, apoyando la política ylos objetivos de la organización. La norma
propone una metodología específica para
diseñar e implementar el sistema de
gestión de documentos, definir los
procesos técnicos, elaborar los
instrumentos principales (cuadro de
clasificación, calendario de conservación,
tabla de acceso y seguridad ) y establecer
las actividades de evaluación, medición y
aprendizaje que conduzcan a la mejora
continua del sistema. También destaca la
importancia de los metadatos para la
gestión de los documentos electrónicos y
señala los requisitos que éstos deberían
La norma ISO 15489, trae nuevos retos y
nuevas perspectivas a los profesionales
de la información, a las organizaciones
aporta el desarrollo de indicadores que
miden el rendimiento del sistema de
gestión de documentos y ponga en
manifiesto el valor que aporta a los
procesos de negocio de la organización.
23081-1:
2008UNE-ISO
23081-2:
2008 Información y
de Documentos- Parte
1 : PrincipiosNorma que cubre los principios que
sostienen y regulan los metadatos para la
gestión de documentos. Estos principios
se aplican a lo largo del tiempo a los
documentos y sus metadatos, los
procesos que los afectan, cualquier
sistema en que residan y cualquier
organización que sea responsable de su
gestión. Es norma española (UNE)Información y
2 : Elementos de
conceptualesEstablece un marco para definir los
elementos de los metadatos consistente
sobre los principios y las consideraciones
sobre la implementación esbozados en la
primera parte. Es norma española (UNE)Por el cual se
establecen las pautas
las privadas que
públicas.Con esta norma se establecen la forma de
cómo se regiría las unidades de
correspondencia tanto de las entidades
públicas como de las privadas que
cumplen funciones públicas, estas
políticas nos llevarían a llevar a cabalidad
los programas de gestión documental,
donde se controla los registros de la
organización en todos sus estados
CREACION, DISTRIBUCIÓN, USO,
ALMACENAMIENTO,RECUPERACIÓN,
PROTECCION, PRESERVACION,
DISPOSICION FINALACUERDO
039 , 2002
(Octubre 31
de 2002)Por el cual se regula
24 de la Ley 594 de
2000Regular la moderación de las actividades
que las entidades del Estado deberán
implementar en su parte administrativa
para que apliquen las normas de Tablas
de Retención Documental, donde deberán
conocer el procedimiento para poder
manejarlas y su importancia para cada
una de las áreas o departamentos que las
producen.Acuerdo
de 2002)Por el cual se
de los archivos de
públicas, se regula el
Documental y se
artículos 21, 22, 23 y
26 de la Ley General
de Archivos 594 de
Faltas y delitos en
archivos (Arts. 27- y
29)Con este acuerdo se emiten las
consideraciones al valorar la información
de las organizaciones en sus archivos de
gestión tanto en los entes
gubernamentales o que cumplen
funciones públicas, regula el Inventario
Único Documental creado como medio de
control para la consulta de los
documentos.ACUERDO
No. 060 (30
de 2001)Ley 190 de
1995 (junio 6)
Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de All pages:234678910111213141516171819InfoSaveLikeShareDownloadMoreGESTION DOCUMENTAL Published on Oct 13, 2011 Gestión Documental, Ley general de Archivos.sandra.patri20FollowRead moreRead moreSimilar toPopular nowJust for youGo explore