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Timestamp: 2017-05-25 08:27:15
Document Index: 371291924

Matched Legal Cases: ['ARTÍCULO 1', 'ARTÍCULO 2', 'ARTÍCULO 3', 'ARTÍCULO 4', 'ARTÍCULO 6', 'ARTÍCULO 7', 'ARTÍCULO 8', 'ARTÍCULO 11', 'ARTÍCULO 13', 'ARTÍCULO 14', 'artículo 12', 'artículo 21', 'ARTÍCULO 1', 'ARTÍCULO 2', 'ARTÍCULO 3', 'artículo 14', 'Artículo 4']

Proyecto Gestión Documental by Andres Felipe Gutierrez - issuu
Colegio Jorge Isaacs101Tesorería100
Rector102SecretariaCoordinación
103CapellaníaOrientación104105Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsMANUAL DE FUNCIONES
1. Orientar la ejecución del proyecto educativo y aplicar las decisiones del
2. Concretar la integración de la comunidad, de tal forma que todos aquellos
que la conforman se sientan corresponsables, en la misión educativa.
3. Velar por el cumplimiento de las funciones docentes y el oportuno
aprovisionamiento de los recursos necesarios para el efecto
4. Promover el proceso continuo de mejoramiento de la calidad de la
educación en el establecimiento
5. Mantener activas las relaciones con las autoridades educativas, con los
patrocinadores o auspiciadores de la institución y con la comunidad local,
para el continuo progreso académico de la institución y el mejoramiento de
6. Promover y proponer proyectos de desarrollo educativo, pedagógico y
evaluativo, que contribuyan decisivamente en el desarrollo y consolidación
7. Orientar el proceso educativo con la asistencia del Consejo Académico;
8. Ejercer las funciones disciplinarias que le atribuyan la ley, los reglamentos
y el Manual de Convivencia ;
9. Identificar las nuevas tendencias, aspiraciones e influencias para canalizar
las en favor del mejoramiento del proyecto educativo institucional;
10. Promover actividades de beneficio social que vinculen al establecimiento
FUNCIONES, COORDINADORES
Elabora normas y procedimientos académicos.
Supervisa el cumplimiento de los reglamentos internos en materia
Estudia y aprueba la programación del año escolar presentada por los
coordinadores a su cargo.
Supervisa la ejecución de programas complementarios para la
Vela por el cumplimiento de la programación para el área de preescolar
Elabora el plan académico anual de evaluación.
Supervisa la correcta aplicación de criterios de evaluación acorde con el
proceso educativo de los alumnos.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs
Detecta y analiza las necesidades que se derivan de las actividades
académicas y canaliza su solución.
Convoca a los Coordinadores de áreas a su cargo a reuniones
periódicas y constantes.
Realiza conjuntamente con los Coordinadores a su cargo la evaluación
Aprueba las actividades complementarias y especiales (extra-aula)
organizadas por los Coordinadores de aula.
Entrevista a los Docentes aspirantes a cargos de preescolar y básica.
Controla la asignación de cupos conjuntamente con la Dirección.
Organiza talleres de actualización académica para los Docentes.
Asiste a reuniones, talleres, conferencias relacionadas con el área de su
Vela por el buen funcionamiento de la biblioteca.
Tramita requisiciones de personal y materiales ante la coordinación
Organiza y dirige mensualmente el Consejo de Profesores de la Escuela
Lleva el control de las estadísticas de la escuela básica (asistencia,
notas, ingresos, egresos).
Controla la distribución de alumnos por aula, de acuerdo a la edad, sexo,
Supervisa y controla las actividades de Control de Estudios y
Envía a las autoridades competentes de Apoyo Docente del Ministerio
de Educación, recaudos que permiten la prosecución de estudios.
Revisa las planillas de registro, certificados, materias pendientes y otros.
Controla y supervisa la elaboración de las actas de consejo de Sección.
Opera un microcomputador para acceder información.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad
integral, establecidos por la organización.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier
Elabora informes periódicos sobre actividades realizadas.
Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.Funcionesdelorientador* Participar en la formulación y desarrollo del proyecto escolar e impulsar las
propuesta de integración colectiva de los profesores para el trabajo de la
* Elaborar la planeación correspondiente a las actividades de la orientación
educativa en el marco de la organización escolar.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs* Planear la acciones y aplicar estrategias sistemáticas de orientación a los
alumnos, en el marco de la organización escolar y la planeación de los
docentes, coadyuvando en la retroalimentación del proceso formativo que
plantea el plan y programas de estudio de educación secundaria
* Planear y/o desarrollar los proyectos culturales y recreativos del ámbito de la
orientación educativa que fortalezcan las habilidades del pensamiento, hábitos
y destrezas y valores en los espacios de horas clase, de tiempo libre o de otra
índole, que no sea atendida por los docentes o directivos
* Colaborar con reuniones y eventos que les convoquen las autoridades
educativas con relación al desarrollo de las acciones escolares
* Estimular la participación de los alumnos en la organización de las actividades
escolares, cívicas, culturales y sociales como una forma de desarrollo de la
* Ofrecer orientación y apoyo permanente a los estudiantes en sus
necesidades específicas de desarrollo, de problemas propios de la etapa del
* Establecer permanentemente comunicación con los alumnos y directivos y
padres de familia para proponer adecuaciones así como los acuerdos de
trabajo grupal requerido en beneficio de la edición integral grupal del estudiante
* Coadyuvar en el diseño y desarrollo e de propuestas académicas en
consenso con profesores y directivos de las escuelas que fortalecen el
intercambio educativo estudiantil a nivel escuela, zona y región.
* Establecer la vinculación con instituciones de educación media superior para
realzar las actividades.EL EQUIPO DIRECTIVO ESTA COMFORMADO POR:
Rector
Orientador Espiritual o Capellán
PsicólogaArmenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsY SUS FUNCIONES:
 Tomar las decisiones que afecten el funcionamiento de la institución,
excepto las que sean competencia de otra autoridad.
 Servir de instancia para resolver los conflictos que se representen entre
educativo y después de haber agotado los procedimientos previstos en el
Manual de Convivencia a cerca del conducto regular.
 Adoptar el Manual de Convivencia y el reglamento de la institución.
 Fijar los criterios para la asignación de cupos disponibles para la admisión
de nuevos estudiantes.
 Asumir la defensa y garantía de los derechos de toda la comunidad
educativa, cuando algunos de los miembros se sientan lesionados.
 Participar en la planeación y evaluación del proyecto educativo
institucional, del currículo y del plan de estudios y someterlos a la
consideración de la Secretaria de Educación respectiva o del organismo
que haga sus veces, para que verifiquen el cumplimiento de los requisitos
establecidos en la ley y los reglamentos.
 Estimular y controlar el buen funcionamiento de la institución educativa.
 Promover las relaciones de tipo académico, deportivo y cultural con otras
instituciones educativas y la conformación de organizaciones juveniles.
 Aprobar el plan anual de actualización académica del personal docente
presentado por el Rector;
 Establecer estímulos y sanciones para el buen desempeño académico y
social del estudiante que han de incorporarse al reglamento o Manual de
Convivencia. En ningún caso pueden ser contrarios a la dignidad del
 Rector, quien lo preside y convoca.
 Tomar las decisiones que afecten el funcionamiento académico de la
institución, resolver los conflictos académicos que presenten entre
docentes y de estos como los estudiantes, de acuerdo con sus
competencias y el conducto regular establecido.
 Fijar los criterios y diseñar los instrumentos necesarios para la evaluación
académica del (P.E.I.), hacerlo cumplir y revisar su eficacia
periódicamente.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs Servir de órgano consultor del Consejo Directivo en la propuesta del
proyecto educativo institucional (P.E.I.) y sugerir los ajustes académicos
 Estudiar el currículo y propiciar su continuo mejoramiento. Introduciendo
las modificaciones y ajustes que sean del caso.
 Participar en la evaluación institucional anual;
 Organizar el plan de estudios y orientar su ejecución.
 Integrar los comités de docentes que sean necesarios para la evaluación
periódica de desempeño y la promoción de los educandos, asignarles sus
 Recibir y decidir los reclamos de los estudiantes sobre la evaluación
 Establecer estímulos de carácter académico para docentes y estudiantes
colaborar en la búsqueda de recursos económicos para su cubrimiento
cuando ellos sea necesario.
 Las demás funciones afines o complementarias que le sean atribuidas en
el proyecto educativo institucional, o las que le sean delegadas por otras
instancias competentes.PERSONERO DE LOS ESTUDIANTES
 Promover el cumplimiento de los derechos y deberes de los estudiantes.
 Recibir evaluar las quejas y reclamos que presenten los educandos, sobre
lesiones a sus derechos y las que formule cualquier persona de la
comunidad sobre el incumplimiento de las obligaciones de los
 Apoyarse para desarrollar su trabajo con el consejo de estudiantes.
 Atento a promover acciones y actividades que favorezcan en los
estudiantes el nivel académico, el espíritu cívico y democrático, cultural,
espiritual y deportivo.
 Presentar ante el Rector las solicitudes propias a petición de terceros que
consideren necesario para proteger los derechos de los estudiantes y
facilitar el cumplimiento de sus deberes.
 Apelar ante el Consejo Directivo las decisiones del Rector sobre sus
solicitudes.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsFUNCIONES DE LOS DOCENTES Y DIRECTIVOS
1. Conocer y cumplir los acuerdos consignados en el Manual de Convivencia.
2. Ser ejemplo para sus estudiantes en toda circunstancia y lugar.
3. Responsabilizarse de las horas de clase y demás actividades escolares a
4. Fomentar instancias de dialogo y reflexión sobre el desarrollo de la
asignatura a su cargo para identificar logros y dificultades y negociar
5. Dar a conocer a los estudiantes los resultados de sus evaluaciones en
tiempo oportuno para que puedan ejercer su derecho al reclamo cuando
6. Promover relaciones cordiales y respetuosas con todos los miembros de la
7. Brindar información veraz y oportuna sobre desempeño escolar y
disciplinario de un estudiante cuando así lo requieran sus acudientes de
acuerdo con los horarios establecidos en el plantel para tal efecto.
8. En caso de ser designado Director de Grupo, hacer el seguimiento de los
estudiantes a su cargo en relación con asistencia, comportamiento y
9. Mantener y fomentar la comunicación entre todo el cuerpo docente con el
fin de propiciar la unidad de criterios en la formación en valores, niveles de
desempeño y desempeño escolar de los estudiantes a su cargo.
10. A través del ejercicio docente, inculcar en los estudiantes el amor por la
vida, la libertad, la ciencia y la convivencia humana.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsFecha de aplicación: Día: 14 Mes: 05 Año 20131. FUNCIONARIO
Nombre: Luisa Fernanda.
Cargo: Secretaria2. DATOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVANombre de la unidad administrativa: Secretaria general.Código: 102Acto administrativo vigente que reglamenta y le fija funciones: Manual de convivencia.Documentos que se generan regularmente:Se Generan:Regularmente se están generando documentos como actas, circulares, constancias y
certificados; estos son los documentos que más se producen en esta área.3. ANÁLISIS UNIDADES DOCUMENTALES:Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
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3.1 Nombre del Documento (Denominación):Circulares: En este documento se dan a conocer actividades, normas, disposiciones y asuntos
de interés común. Se dirigen a un grupo de funcionarios y estos no exigen una respuesta.Actas: (Actas administrativas). En este documento se hace constar lo sucedido, tratado y
acordado en una de las reuniones que se programan en la institución.Constancias: Es de carácter ´probatorio y se describen hechos o circunstancias que no
requieren ninguna solemnidad.Certificados: Este documento es de carácter probatorio, que asegura con veracidad y legalidad
un hecho o acto solemne.3.2 ¿En qué funciones de la unidad administrativa incide el Documento?Circulares: Rectoría y coordinación.Actas: Rectoría.Constancias: Rectoría y coordinación.Certificados: Rectoría.3.3 ¿La información contenida en este documento se halla registrada en otros documentos?SI X NO ___Si la respuesta fue afirmativa relacione en cuál o cuáles?En un libro, en este se escribe el tipo de documento.3.4 En casode que el documento esté acompañado de anexos3.5 Trámite del documentorelaciónelos:(Ver normatividad para elaboración y trámite de documentosinstitucionales)Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Utilizamos todas las normas para todos los documentos.3.6 ¿Otras unidades administrativas tienen relación con la producción y/o trámite del
documento? SI ___ NO __X
En caso afirmativo diligencie los siguientes campos:
Unidad administrativa (Oficina):Actividad que cumple en relación con la producción o trámite del documento:Unidad administrativa (Oficina):Actividadquecumpleenrelaciónconlaproducciónotrámitedeldocumento:(de ser necesario utilice hojas anexas)3.7 Señale las normas que inciden en la producción, trámite y conservación del documento:Como tal las normas estipuladas.3.8 Observaciones:La disposición de la secretario que fue encuestada fue muy buena, nos atendió y respondió con
amabilidad todas las preguntas e inquietudes que teníamos acerca de la documentación que se
producía en esta dependencia, al parecer utilizaba las normas pero no las conocía muy bien,
en el área de archivo nos dio a conocer que no sabía de la normatividad o de alguna leyRelacionada con este tema, que en general todo el manejo y organización de los archivos de la
institución lo hacían de manera empírica.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Por último se mostró agradecida y mostro su interés durante el tiempo de la encueta.4. Funcionario que diligencia la encuestaNombre: Briyit Tatiana Rodríguez y Lucia Bonilla Bermúdez.Firma:5. Coordinador Área Gestión Documental o presidente del Comité de Archivo.
Nombre:Firma:6. Ciudad y Fecha: Armenia Quindío 14 de mayo de 2013.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL:CODIGO100100DEPENDENCIARECTORIARECTORIACODIGO1011SERIEACTASINVENTARIOCODIGO10.1SUBSERIEACTAS DE
REUNIONTIPOS DOCUMENTALCronograma de
estrategias, planes de
mejoramiento, plan de
actividades.FUNCION
rápidamente, para
institución10.2coordinar,
Proceso administrativo, liderar las
apoyo11.1INVENTARIO DE Facturas, cartas
comerciales.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.cogestionar los
y materiales del
centroColegio Jorge Isaacs100RECTORIA12MATRICULAS12.112.2100100RECTORIARECTORIA1314PLANESPLANILLAS13.114.1REGISTRO DE
PRIMARIAREGISTRO DE
SECUNDARIAPLANES DE
MEJORAMIENTOPLANILLAS
ASISTENCIAFotocopia de la tarjeta
de identidad, registró
civil, certificado de
notas, carta de
recomendación, fotos
tamaño cedula.
pensión, paz y salvo,
fotocopia de la EPS,
cedula del acudiente.liderar la
estudiantesDiagnóstico, metas
compromiso.promover el
establecimientoejercer las
controles de asistencia, disciplinarias que
le atribuya la ley,
formularios, registros
los reglamentos y
convivenciaArmenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs14.2100RECTORIA15PROYECTOS15.115.215.3PLANILLAS
CALIFICACIONejercer las
convivenciaorientar la
Planes de área, plan de ejecución del
PROYECTO P.E.I
calendarios, manual de educativo y aplicar
gobierno escolarPROYECTO PRAEPROYECTO DE
OCUPACIONALProyecto PEGER, plan
simulacros.orientar la
educativo y aplicar
gobierno escolarorientar la
gobierno escolarArmenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsCODIGO103103103DEPENDENCIACOORDINACIONCOORDINACIONCOORDINACIONCODIGO16SERIECAPACITACIONES17INFORMES18PLAN
ACADEMICOCODIGOSUBSERIETIPOS
DOCUMENTALFUNCIONCAPACITACIONES
ACADEMICAderecho de
petición, actas,
informe17.1INFORMES DE
SUPERVISIONPlanilla de
actividades.supervisa el
educativa18.1PLAN ANUAL DE
EVALUACIONCertificados,
constancias.Elabora el plan
académico anual
de evaluación.16.1Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coorganiza talleres
los docentesColegio Jorge Isaacs103103COORDINACIONCOORDINACION1920PROGRAMACIONPROCEDIMIENTOScronograma,
actividadesEstudia y
coordinadores a
su cargo.19.1PROGRAMACION
ESCOLAR20.1Elaborar normas
PROCEDIMIENTOS informes, acatas de y
académicos.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsCODIGODEPENDENCIACODIGOSERIE105ORIENTACION21ACTIVIDADES105ORIENTACION22ACESORIACODIGOSUBSERIETIPOS
actividades22.1ACESORIA A
ESTUDIANTESformularios,
registros, proceso
de seguimientosArmenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coFUNCION
elaborar la planeación
ofrecer orientación y
problemas propios de
la etapa del docente y
educativaColegio Jorge Isaacs105ORIENTACION23PROYECTOS23.1PROYECTOS
RECREATIVOScalendarios,
circularesArmenia- Quind铆o Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coparticipar en la
formulaci贸n y
escolar e impulsar las
integraci贸n colectiva
de los profesores para
el trabajo de la escuelaColegio Jorge IsaacsColegio Jorge Isaacs
Iglesia Alianza Cristiana y Misionera ColombianaRESOLUCIÓN No“Por el cual se conforma el Comité Interno de Archivo del Colegio Jorge Isaacs
y se reglamenta su funcionamiento”.EL RECTOR Y ADMINISTRADOR DEL COLEGIO JORGE ISAACSEn ejercicio de sus facultades legales y en ejercicio de sus funciones
administrativasArmenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsCONSIDERANDO:Que la ley 80 de diciembre 22 de 1989 creó el Archivo General de la Nación y
mediante el decreto 2578 de diciembre 13 de 2012 el cual reglamenta el
Sistema Nacional de Archivos.Que el acuerdo 2578 que establece: “la creación del Comité de Archivo: Cada
entidad establecerá un Comité de Archivo legalizado mediante el acto
administrativo correspondiente, con un grupo asesor de la alta dirección, que
es responsable de definir políticas, los programas de trabajo y la toma de
decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos”.Que la ley 594 de julio 14 de 2000, ley General de Archivo; establece reglas y
principios generales que regulan la función archivística del estado.Que es conveniente los principios básicos para la eficiencia y eficacia expedir
una nueva reglamentación en materia archivística, conformando un nuevo
Comité, señalando sus funciones y demás aspectos pertinentes.En mérito de lo expuesto,RESUELVEARTÍCULO 1- Conformación del Comité Interno de Archivo: Confórmese al
interior del Colegio Jorge Isaacs el Comité Interno de Archivo, como un grupoArmenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsAsesor interno de alta dirección, responsable de definir políticas, los programas
para el trabajo, la toma de decisiones en procesos administrativos y técnicos de
los archivos, coordinar y controlar las actividades de la gestión de documentos
y administración de los archivos de la Institución.ARTÍCULO 2-Integración del comité de archivo: El Comité interno de archivo
estará integrado por:1.
5.El Rector y Administrador, o su delegado.
El Secretario contable o su delegado.
La orientadora académica.
La secretaria General.ARTÍCULO 3-Funciones del Comité Interno de Archivo: Son funciones del
Comité Interno de Archivo:1. Definir políticas de trabajo y los programas de trabajo sobre producción,
trámite, ordenación, clasificación, retención, producción, sistematización de
documentos y archivos.2. Aprobar los manuales y reglamentos internos, relacionados con la materia
para su aplicación.3. Establecer programas y procesos acordes con los avances tecnológicos y
las necesidades de la Institución, que permitan agilizar la consulta de los
diferentes soportes documentales, difundir la información y conservar el
Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs4. Actualizar las normas, procedimientos, tablas de retención y demás
herramientas, que faciliten la gestión documental y el control de material,
siguiendo los procedimientos internos de la Institución.5. Estudiar, aprobar y actualizar las tablas de retención documental realizando
estudios selectivos de valor de documentos y su selección.6. determinar con respecto a la tabla de retención documental la vida útil de los
documentos.8. Conceptuar cuando se solicite o estime pertinente sobre cualquier asunto
concerniente al tema de gestión documental.9. Proponer e implementar la organización y conservación del patrimonio
documental histórico de la entidad.10. Determinar la política y procedimientos de entereza y recibo de archivos a
cargo de cada una de las áreas u oficinas de la Institución.11. Hacer seguimiento a las actividades del grupo de archivo o quien haga sus
veces.12. Recomendar los planes y programas de capacitación para los funcionarios
encargados del manejo y conservación de las comunicaci0ones oficiales y
documentos de la Institución.13. Expedir su propia reglamentación.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs14. impartir instrucciones que tenga que ver al cumplimiento de sus decisiones.15. Solicitar informes a las personas encargadas del archivo.16. Las demás funciones que le sean asignadas por la Institución y que
correspondan a su naturaleza.ARTÍCULO 4- Reuniones del Comité Interno de Archivo: El comité interno
de archivo realizara reuniones ordinarias una vez cada dos meses, según
calendario acordado con la asistencia obligatoria de todos sus miembros,
quienes firmaran en formato de asistencia de reuniones elaborado por la
secretaria. Podrá también celebrar reuniones extraordinarias cuantas veces
sea necesario, si se presentan hechos o situaciones cuyo tratamiento o
solución no puedan dar espera hasta la reunión siguiente.ARTÍCULO 6-QUÓRUM: El quórum para seleccionar válidamente se
conformará con la asistencia de la mayoría de sus miembros y para llegar a
acuerdos o decisiones se contara con la mayoría de los votos presentes en la
reunión.ARTÍCULO 7- Constancia de actuaciones: de las actualizaciones del Comité
Interno de Archivo se dejara por escrito en el acta respectiva. La cual deberá
ser aprobada por quienes participan en la reunión y firmada por el presidente y
secretario del comité. el libro de actas del comité de Archivo deberá
mantenerse dentro de las instalaciones de la entidad, bajo custodia y
conservación de la secretaria con sus debida medidas de conservación,
protección y seguridad.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsARTÍCULO 8- Funciones del presidente: ejercerá las siguientes funciones:1. Realizar las convocatorias a reuniones ordinarias y extraordinarias.
2. Coordinar con los miembros del Comité la realización de labores.
3. Orientar el trabajo y las actividades de los miembros del comité y el grupo de
4. Suscribir con la secretaria las comunicaciones oficiales, es decir todo tipo de
documento del comité interno de archivo.5. Presentar informes anta los organismos principales de la entidad y ante otros
a los cuales corresponda conocerlo.
6. velar por el cumplimiento de todas y cada una de las disposiciones de los
7. las demás que le asignen.ARTICULO 10- funciones de la secretaria: la secretaria ejercerá las
siguientes funciones:1. Realizar según el mandato del presidente de Comité y enviar las citaciones
de reuniones ordinarias y extraordinarias de Comité Interno de Archivo, en
fecha y hora señalada.
2. Elaborar el registro de las actas en libro destinado para ello, en forma
ordenada y al día.
3. Recibir los documentos e información que lleguen con destino al Comité
Interno de Archivo y hacerlos conocer a sus miembros.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs4. Someter con la aprobación del Comité Interno de Archivo las actas de las
reuniones anteriores y consignar las modificaciones que señalen a la misma.
5. Llevar el archivo de los documentos del Comité Interno de Archivo.
6. Realizar las comunicaciones, informes y otros documentos del Comité
Interno de Archivo, vigilando que su envío sea oportuno para el destinatario.
7. Suscribir con el presidente, las actas, los documentos o informes que deban
ser realizados por el Comité Interno de Archivo.
8. Colaborar con diligencia y oportunidad al presidente y a los demás miembros
del Comité Interno de Archivo en la ejecución de las funciones o tareas que les
9. las demás que se le asignen en respecto con el Comité Interno de Archivo.ARTÍCULO 11- Plan de acción anual: El comité de Archivo realizara u n plan
de acción anual aprobado por el mismo comité en la primera reunión y que
será el documento soporte para las acciones, coordinación, seguimiento,
control, evaluación y análisis de resultados de la gestión del Comité Interno de
Archivo y de cada uno de sus miembros. En este Plan deberá contener por lo
menos objetivos, metas, actividades, cronograma.ARTICULO 12-Induccion, capacitación, actualización: Al menos una vez
cada año, se realizara una actividad de capacitación para todos los integrantes
del comité interno de archivo, sobre temas que se relacionen directa o
indirectamente con las funciones del comité.ARTÍCULO 13- Modificaciones del reglamento: el presente reglamento
podrá ser modificado por el director Nacional, quien si lo estima pertinente
solicitara previamente un concepto propuesta al Comité Interno de Archivo.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsARTÍCULO 14- Obligatoriedad del reglamento: las disposiciones del
presente reglamento son de obligatorio cumplimiento para los miembros del
Comité Interno de Archivo, y los asuntos que no estén regulados por ella,
podrán ser dispuestos en un reglamento interno que el comité cree y destine
para tal fin.ARTICULO 15- La presente resolución se rige a partir de al fecha de su
publicación.PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASEArmenia Quindío día mes y año.Rector y Administrador.GUILLERMO VERA FERNANDEZArmenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsTABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL:CÓDIGOSERIES
Y TIPOS DOCUMENTALES1010.1DISPOSICION
FINALRETENCIÓN
GestiónArchivo
CentralCTDMPROCEDIMIENTOS
SEACTASACTAS DE REUNION24xcronograma de actividadescompromisos
plan de actividadesArmenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coxActas de reunión se
conservaran dos años en el
archivo de gestión, luego se
pasaran al archivo central
donde se conservaran cuatro
años, se digitaliza y se
eliminaran el material físico.Colegio Jorge Isaacs10.2Actas de seguimiento y control
se conservaran dos años en el
eliminaran el material físico.ACTAS DE SEGUIMIENTO Y
CONTROLproceso administrativo
1111.1INVENTARIOINVENTARIO DE INMUEBLES12xfacturas
12MATRICULASArmenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coxInventario de inmuebles se
conservaran un año en el
donde se conservaran dos
años, luego se digitalizaran y
se eliminara el material físico.Colegio Jorge Isaacs12.1REGISTRO DE MATRICULAS35xxxRegistro de matrículas se
conservaran tres años en el
archivo de gestión, se pasan
al archivo central donde se
conservaran cinco años, luego
se le dará su conservación
total se digitalizara y se
eliminara el material físico.xPlanes de mejoramiento se
archivo de gestión, se pasaran
conservaran dos años, luego
se digitalizaran y se eliminara
el material físico.fotocopia de tarjeta de identidad o
foto tamaño cedula
cancelación de pensión
fotocopia de la cedula del acudiente
1313.1PLANESPLANES DE MEJORAMIENTO12xdiagnosticoArmenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
1414.1PLANILLASPLANILLAS CONTROL DE
ASISTENCIA11xxPlanillas control de asistencia
se conservaran un año en el
conservaran un año, luego se
digitalizaran y se eliminara el
material físico.controles de asistencia
registros14.215Planillas de calificación se
material físico.PLANILLAS DE CALIFICACIONES
PROYECTOSArmenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsPROYECTO P.E.I15.123xxProyecto P.E.I se
al archivo central donde
conservaran tres años, luego
se digitalizaran y el material
físico se eliminara.planes de área
manual de convivencia15.2Proyecto PRAE se
físico se eliminara.PROYECTO PRAEproyecto PEGER
cronograma de simulacros15.3Proyecto salud ocupacional se
físico se eliminara.PROYECTO SALUD OCUPACIONALmanual de señalizaciónArmenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsCÓDIGO
1616.1SERIES
Y TIPOS DOCUMENTALESDISPOSICION
SEINFORMESINFORMES DE SUPERVISION11xplanillas de verificaciónorganigrama de actividadesArmenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coxInformes de supervisión se
archivo de gestión, se
donde se conservaran un
año, luego se digitalizaran y
el material físico se
eliminara.Colegio Jorge Isaacs1717.1PLAN ACADEMICOPLAN ANUAL DE EVALUACION23xxPlan anual de evaluación se
donde se conservaran tres
eliminara.xProgramación escolar se
eliminara.certificados
planillasconstancias
1818.1PROGRAMACIONPROGRAMACION ESCOLAR11xmanual de actividades
19PROCEDIMIENTOSArmenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs19.1PROCEDIMIENTOS ACADEMICOS12xxProcedimientos escolares se
se eliminara el material
físico.xTalleres de actualización
académica se conservaran
dos años en el archivo de
gestión, se pasaran al
archivo central donde se
el material físico.informes
20TALLERESTALLERES DE ACTUALIZACION
ACADEMICA20.123xderechos de petición
informesArmenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsCÓDIGOSERIES
Y TIPOS DOCUMENTALES21DISPOSICION
Gestión1Archivo
Central2CTDMxSPROCEDIMIENTOS
ExActividades se conservaran un
año en el archivo de gestión, se
pasaran al archivo central donde
se conservaran dos años, luego
se digitalizaran y se eliminara el
material físico.xAsesoría a los estudiantes se
archivo de gestión, se pasaran al
conservaran tres años, luego se
material físico.ACTIVIDADES
2222.1ACESORIAASESORIA A LOS ESTUDIANTES23xformularios
23PROYECTOSArmenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs23.1PROYECTOS CULTURALES Y RECREATIVOS11xcalendarios
circularesArmenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coxProyectos culturales y recreativos
material físico.Colegio Jorge IsaacsINSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR EL INVENTARIO DOCUMENTALENTIDAD REMITENTE: Nombre del fondo o entidad que envía el
documento.ENTIDAD PRODUCTORA: Nombre de la entidad encargada de la
creación o producción del documentoENTIDAD ADMINISTRATIVA: Nombre de la dependencia o área que
produjo el documento.OFICINA PRODUCTORA: Nombre de la unidad administrativa que
produce o se encarga de la conservación documental.OBJETO: Finalidad o contenido de la información del documento.HOJA: Numeración de las hojas del inventario.REGISTRO DE ENTRADA: En este registro se debe colocar el día, mes
y año en que se recibe el documento.NÚMERO DE ORDEN: Número correspondiente.CÓDIGO: Código con el que se identifican las series y las subseries.NOMBRE (SERIE Y SUBSERIE): Primero se diligencia el nombre de la
Serie documental, segundo el nombre la Subseries.FECHAS EXTREMAS (INICIAL Y FINAL): En la fecha inicial se coloca
la fecha del primer documento del y en la fecha final el del último
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsDocumento. En caso de que alguno de estos no tenga el día se asigna
el número 00, en caso de que no tenga el mes se asigna un 00 después
del día, en el caso de que no tenga el año se asigna después del mes el
UNIDAD DE CONSERVACIÓN: lugar en donde reposa los documentos
en el archivo de gestión entre ellas carpetas, etc.NÚMERO DE FOLIOS: Número total de folios que contiene cada unidad
documental.SOPORTE: Se especifica en qué clase de soporte se encuentra la
información, diferente al soporte de papel.FRECUENCIA DE CONSULTA: Registros de los préstamos de la
documentación.NOTAS: Expedientes; datos que pueden ser relevantes a la hora del
registro; como lo puede ser el daño, cambio, cuando hace falta o se
modifica el contenido de los documentos.ELABORADO POR: Información necesaria del encargado de la
creación del inventario datos como el nombre, apellido, cargo, firma,
lugar y fecha.ENTREGADO POR: Información de la persona responsable de la
entrega del inventario documental datos como el nombre, apellido,
cargo, firma, lugar y fecha.RECIBIDO POR: Información de la persona que recibe el inventario
datos como el nombre, apellido, cargo, firma, lugar y fecha.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsDEPARTAMENTO DEL QUINDIOCOLEGIO JORGE ISAACS
Iglesia Alianza Cristiana y Misionera ColombianaRESOLUCIÓN NÚMEROPor la cual se aprueba la Tabla de Retención Documental del Colegio Jorge
Isaacs.EL RECTOR Y ADMINISTRADOR
En uso de sus facultades legales y considerando:Que de conformidad con lo dispuesto por el artículo 12 de la ley 594 de 200, la
administración pública será responsable de la gestión documental y de la
administración de sus archivos.
Que así mismo, los funcionarios en general, pertenecientes a la institución, y
que cuyas funciones estén relacionadas de manera directa o indirecta con los
archivos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad,
veracidad y fidelidad de la información de los documentos.
Que los funcionarios encargados directamente de los archivos, son
responsables de su organización y conservación, además de la prestación de
los servicios archivísticos.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsQue el artículo 21 del acuerdo 07 de 1994, aprobado por el archivo general de
la nación, indica que la organización de los archivos administrativos de las
entidades, estarán fundamentada en las normas y reglamentaciones dadas por
las unidad de coordinación del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel
jerárquico de quien dependa forma mediata el archivo de la institución.
Que el acuerdo 004 de 2013 modificó los procedimientos para la elaboración,
evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención
documental.RESUELVE:ARTÍCULO 1- Aprobación: Se aprueban las tablas de retención documental
del Colegio Jorge Isaacs, cuyo contenido se encuentra en 20 folios, se
incorpora y hace parte integral de las presente resolución, teniendo en cuenta
las razones expuestas en la parte motiva del presenta acto administrativo.ARTÍCULO 2- Responsabilidades: Son responsables de la aplicación de las
tablas de retención documental del Colegio Jorge Isaacs, los integrantes del
comité interno de archivo y todos los funcionarios pertenecientes a la entidad,
de conformidad con la ley o reglamentos.ARTÍCULO 3- Se rige: La presenteresolucion se rige a partir de la fecha de su
publicacion y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsDada en Armenia Quindio
PUBLIQUESE Y CUMPLASERECTOR Y ADMINISTRADOR COLEGIO JORGE ISAACSArmenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsColegio Jorge Isaacs
Iglesia Alianza Cristiana y Misionera ColombianaMANUAL DE RECIBO Y
COMUNICACIONES OFICIALESDESPACHOArmenia, Quindío.
ACUERDO No.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coDEColegio Jorge IsaacsINDICE1. INTRODUCCIÓN.
3. POLITICAS.
4.1 PRODUCCION, RECEPCION, REVISION, CONTROL DE
4.2 TIEMPO DE RESPUESTA.
4.3 CLASIFICACION.
4.4 CONSULTA, ACCESO.
4.5 DEPURACION.
7. BIBLIOGRAFIA.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs1. INTRODUCCIÓNEn respuesta a las acciones emprendidas en el ámbito de la
administración pública, en lo relativo a la modernización de los
servicios de las comunicaciones oficiales se elaboro el presente
manual, que presenta las bases para el desarrollo coherente de las
actividades de recibo y despacho y resuelva efectivamente con lo
dispuesto.La modernización de los servicios de recibo y despacho de las
comunicaciones oficiales, adquiere una gran importancia, de
carácter estratégico de los servicios; para el eficaz desempeño de
las actividades de gestión.Es innegable su importancia como un factor institucionalizado, ya
que la existencia y el adecuado funcionamiento del manejo de las
comunicaciones, relacionan todos los aspectos en general del
proceso, esto sirve como instrumento directo para el excelente
manejo de la información.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs1. OBJETIVOS1.1OBJETIVOS GENERALESProporcionar a las áreas de correspondencia y archivo de las
unidades responsables del Colegio Jorge Isaacs un instrumento
técnico administrativo que contenga los principales procedimientos
para la recepción, seguimiento, organización, conservación,
transferencia, préstamo, selección y control de la documentación
manejada por la unidad, así como de la generada por la misma.1.2OBJETIVOS ESPECIFICOSMediante este instrumento se guiará de manera precisa a los
funcionarios encargados del manejo en general, tendrán un apoyo
paso a paso de cómo se debe implementar y el proceso que lleva la
gestión de las comunicaciones oficiales.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs2. POLITICASLa unidad de correspondencia será la encargada directa y
responsable de la recepción oficial de la documentación dirigida a la
entidad deben establecer y controlar los mecanismos que
garanticen el buen manejo de las comunicaciones oficiales tanto
internas como externas, siguiendo las disposiciones del acuerdo
594 del 2000.
De acuerdo con el decreto 2609 de 2014 en el cual se dictan las
disposiciones para la gestión documental, se debe promover
constantemente una mejora en el sistema que se utiliza para la
prestación de un servicio más ágil y eficaz.
Todo documento que reciban las unidades de correspondencia se
considerará oficial, de acuerdo con la legislación vigente,
oficializado en el acuerdo 060 del 2001, se le dará el trámite interno
y externo que le corresponda con la debida discreción y eficiencia.
El servicio de despacho de los documentos generados por las
unidades de correspondencia será recibido oportunamente por sus
destinatarios reguardando y promoviendo los intereses de la
empresa y de las unidades responsables de la gestión documental.
El área de correspondencia tendrá la responsabilidad en el control,
serán los únicos autorizados de vigilar la distribución de las
comunicaciones oficiales, de igual manera deben llevar un registro
de sus actividades y de los procesos en los cuales se ven
involucrados los documentos.
El control de las comunicaciones oficiales será responsabilidad de
cada uno de los servidores públicos que laboren en la empresa,
ya que la conservación de los documentos oficiales representa una
eficacia en la administración.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs3. PROCEDIMIENTOS:OBJETIVO:
Los adecuados procedimientos contribuyen a las funciones de las
unidades responsables de la institución en la revisión, seguimiento y
control de las comunicaciones, con el fin de facilitar el acceso a los
mismos.FUNDAMENTOS LEGALES:
 ley 80 de 1989 por la cual se crea el archivo general de la
 ley 527 de 1999 que reglamenta el uso de los mensajes de
 ley 594 de 2000 que regala las funciones generales
 acuerdo 060 de 2001 las unidades de correspondencias
 Acuerdo 2609 de 2012 implementación del PGD
 Acuerdo 2482 de 2012.3.1PRODUCCION DE LOS DOCUMENTOSToda la información que se genera a partir de la planeación
anticipada, y que sale de la dependencia se debe tener en cuenta el
número de la serie para su ingreso a la tabla de retención
documental; además deben ser producidas con sus respectivas
normas Icontec NTC dependiendo el tipo de información:
CIRCULARES NTC 3234
MEMORANDO NTC 3397
ACTAS ADMINISTRATIVAS NTC 3394
CONSTANCIAS NTC 4176
CERTIFICADOS NTC 4176
CARTAS COMERCIALES NTC 3393
INFORMES NTC 3588
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsRECEPCION DOCUMENTAL
En este aparecen los sistemas de correspondencias manuales y
automatizadas en los cuales se ingresa el tipo de información con
los datos correspondientes; nombre del destinatario o remitente,
nombre o código de la dependencia correspondiente, fecha, hora,
asunto.RADICACIÓN
En este proceso se le asigna a cada comunicación un numero
consecutivo, se debe tener en cuenta que solo se debe radicar los
documentos que cumplan con todos los requisitos mencionados en
la recepción; existe una radicación para los documentos que entran
y una radicación diferente para los que salen.
Se utiliza los sistemas de correspondencia:
MANUAL: este es una planilla en el cual se registran la fecha, hora,
asunto, número de radicación, firma de la persona que recibe la
comunicación.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsELECTRONICO: mediante un programa específicamente planteadoREVISION:Verificar que la información este completa, con sus respectivos
datos y si lleva anexos verificar que estén completos; si se da el
caso que una comunicación oficial no tenga los datos o la firma de
la persona que se hace responsable de el contenido de este no se
debe radicar lo que se hace es enviarla a la dependencia
competente y allí se le dará la disposición adecuada a este asunto.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsCONTROL:
Los responsables en su totalidad será la unidad de correspondencia
y se encargaran de vigilar el manejo y la gestión de los documentos
internos y externos haciéndole la vigilancias de estos en su ciclo
vita; también se encargan de el seguimiento paso a paso de las
comunicaciones, es decir, la vigilancia desde que se recibe hasta su
disposición final. En cuanto a la producción de los documentos
cuando sale un documento se debe verificar que tenga la firma del
jefe responsable de la dependencia y el tiempo de respuesta.3.2TIEMPO DE RESPUESTA:Las solicitudes en cuanto a las funciones de cada una de
las dependencias se determinara el tiempo en su momento
de acuerdo a lo estipulado en el artículo 14 de la ley 1437
de 2011 decreta los términos para la respuesta de las
distintas modalidades de peticiones.
Norma legal especial y de sanción disciplinaria toda petición deberá
resolverse en los quince (15) días siguientes de la recepción.
Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes
1. Las peticiones de documentos deberán resolverse dentro de los
diez (10) días siguientes a su recepción. Si en ese lapso no se ha
dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos
legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por
consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de
dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias
se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs2. Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las
autoridades en relación con las materias a su cargo deberán
resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción.4.3 CLASIFICACIÓN:Es la labor intelectual y física que consiste en separar la
documentación de acuerdo con unos criterios predeterminados,
• Se hace en grupos jerárquicos, llamados fondos, secciones y
series documentales. Sigue el modelo orgánico de la Institución, ya
que el archivo es la imagen de la misma, la estructura orgánica de
Cabe anotar que todo ello se debe realizar bajo los principios de
Según el Acuerdo No. 027-20064.4 CONSULTA Y ACCESO
Para la consulta de las comunicaciones se asignara la
responsabilidad a un funcionario, este se encargara de vigilar el
proceso, los horarios para este proceso serán dispuestos entre el
horario de trabajo.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs4.5 DEPURACION
Las comunicaciones cuya información o contenido no sean
relevantes para las actividades de la institución serán eliminadas
mediante un proceso antes seleccionado.
5. CONCLUSIONES El manual de Recibo y Despacho de comunicaciones oficiales
son una herramienta que sirve para delegar las funciones de
los empleados responsables del manejo de las
 Menciona todas y cada una de las disposiciones de los
documentos tanto internos como externos de la entidad. Es un instrumento que se creó con el fin de emplear
correctamente los sistemas de correspondencia tanto
manuales como automatizados.
 Se tiene a la mano las instrucciones para el manejo adecuado
 En cuanto a la creación o producción de los documentos,
entrega todas las normas legales existentes para cada tipo
documental.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs Contiene el paso a paso para la aplicación de normas y
procedimientos que se generan en el trámite de los
documentos.6. GLOSARIOArchivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o institución pública o privada, en el transcurso de su
Archivo central: Unidad administrativa donde se agrupan
documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de
gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que
siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas
y los particulares en general.
Archivo de gestión: Aquel en el que se reúne la documentación en
trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas
u otras que las soliciten.
Archivo histórico: Aquel al cual se transfiere la documentación del
archivo central o del archivo de gestión que por decisión del
correspondiente comité de archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación,
Archivista: Persona especializada en el manejo de los archivos.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsCiclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que
atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la
oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o
integración a un archivo permanente.
Acervo: Conjunto de documentos conservados por su valor.
Carpeta: Recipiente de diferentes materiales y colores que se utiliza
para guardar la correspondencia y documentos en los archivadores.
También se conoce como folder y file.Código: Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno
de los cuales representa ciertos datos previamente convenidos.
Copia: Reproducción exacta de un escrito (fotocopia).
memorándum, circular, telegrama, entre otros), que se envía o se
recibe y que no ha sido diseñada para ser colocada en una tarjeta o
Correspondencia de Salida: Es la que se origina como producto
de un trámite y que se remite a un destinatario.
Depuración: Acción de retirar los documentos que han perdido su
valor administrativo, legal contable o fiscal, término del ciclo vital del
Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el
Folio: Número consecutivo que se asigna a cada documento que
integra un expediente o registro.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsFechas extremas: Se refiere a la fecha más antigua y a la más
reciente que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier
Manejo de Documento: Planeación, organización y control de la
creación, protección, utilización, almacenamiento y eliminación de
Normalización: Someter una actividad u objeto a norma, o sea a
un modelo, tipo, patrón o criterio dado.
Original: Documento producido directamente por su autor, sin ser
copia.Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados
por su valor sustantivo, histórico o cultural.
Registro: Lista de corresponsales y de los números que se les han
asignado en un archivo de correspondencia numérica.
Seguimiento: Sistema de revisión de los documentos prestados
para su devolución al archivo.
Sección: Es una subdivisión del fondo, integrada por un conjunto
de documentos generales, en razón de esa subdivisión orgánicofuncional.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo
órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias
Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsSubseries: Conjunto de unidades documentales que forman parte
de una serie, identificadas en formas separada de esta por su
contenido y sus caracterĂ­sticas.Armenia- QuindĂ­o Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs7. BIBLIOGRAFIARendón Gutiérrez, Andrés Felipe. Briyit Tatiana Rodríguez.
Yuri Tatiana Buenaventura. & Lucia Bonilla Bermúdez. (2013,
30 de mayo) Manual de recibo y despacho de comunicaciones
oficiales. NTC pag. 4, Quindío ColombiaArmenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsTRANSFERENCIAS DOCUMENTALESINDICE
INTRODUCCIÓN1. DEFINICIÓN Y OBJETIVO.2. REQUISITOS.
3. PREPARACION FISICA.
3.1 Limpieza.
3.2 Eliminación del material metálico.
3.3 Identificación del material afectado.
4. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA.
4.1 Organización de los documentos.
4.2 Identificación.
4.3 Inventario.
4.4 Conservación.
4.5 Revisión y foliación.
4.6 Amarre.
4.7 Encuadernación de los documentos.
4.8 Embalaje de los documentos.
4.9 El traslado de los documentos.
4.10 Recepción de los documentos.5. BENEFICIOS DE LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES6. GLOSARIO
7. BIBLIOGRAFÍAArmenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsINTRODUCCIÓNTransferencia de documentosLa gestión de archivos se considera como un elemento importante en la
transparencia de todas las entidades públicas y privadas, permitiendo a los
funcionarios y ciudadanos el acceso oportuno a la información contenida en los
documentos de archivo.Un eficiente y eficaz tratamiento archivístico permitirá avanzar en la creación de
una cultura para el acceso a la información y uso de los archivos.El objetivo con el que se creó la guía, es la de orientar funcionarios que de una
u otra manera tienen un contacto con los archivos, y que no cuenten con
formación en archivística y su finalidad es que les permita orientar el trabajo
con los documentos de archivo al interior de la institución1. Definición y objetivoLa transferencia documental es el procedimiento habitual mediante el cual los
documentos pasan de un archivo a otro, a medida que disminuye la frecuencia
de consulta por parte de las oficinas productoras, como consecuencia de la
pérdida paulatina de sus valores administrativos.Esta guía tiene como objetivo permitir a los funcionarios públicos conocer con
precisión las actividades que deben realizarse y los aspectos técnicos y legales
que deben conocer para transferir al Archivo Nacional los documentos que
hayan cumplido con los plazos de permanencia ya definidos.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsLa transferencia de los documentos en la administración pública queda
establecida por que crea y establece las facultades de la Dirección General de
Bibliotecas, Archivos y Museos.El Archivo General de la Nación en cumplimiento de sus objetivos y de acuerdo
con las políticas de recuperación, custodia, conservación y difusión del
patrimonio documental de la Nación, lidera el Programa de Transferencias
Documentales de los archivos pertenecientes a entidades públicas del nivel
central del orden nacional.Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se
relacionarán las series, sub-series y unidades documentales, consignando las
fechas extremas y el número de folios. Cuando se realiza por primera vez una
transferencia de documentos hacia otro Archivo, las instituciones deberán
solicitar una visita en terreno a la Oficina del Sistema Nacional de Archivos
(unidad administrativa de apoyo de la Subdirección Nacional de Archivos
Públicos).La Institución deberá organizar los respectivos archivos internos. Además,
deberán remitir en forma electrónica a la Oficina del Sistema Nacional de
Archivos y de manera previa al traslado de los documentos, esto permitirá
conocer el estado de organización y conservación de los documentos.Sobre la base de la información obtenida en la visita, la Oficina del Sistema
Nacional de Archivo emitirá, mediante informe por escrito, las condiciones de
organización y conservación documental, recomendando los procesos técnicos
exigidos para aceptar el fondo documental.En los casos que no hubiera cuadro de clasificación o inventario documental se
recomienda la elaboración de éstos, de forma que permita determinar las
relaciones entre las funciones de las unidades que forman parte de la
estructura orgánica del Servicio y sus productos documentales.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs2. REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIASExistencia del Comité de Archivo en la entidad, el cual debe conformarse
según lo estipulado en el Artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta
Directiva del Archivo General de la Nación que modifica la parte I del
Acuerdo 07 de 1994.Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por el Comité
de Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del
Archivo General de la Nación, cuando sea del caso.3. PREPARACION FISICA DE LA DOCUMENTACION
Toda entidad, empresa u oficina transferente deberá arreglar la documentación
siguiendo los pasos que se enuncian a continuación:3.1 Limpieza de la documentación:
Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de
ventilación, iluminación e higiene.El personal dedicado a esta tarea deberá disponer de elementos de trabajo
apropiados como: overol, gorra, mascarilla y guantes.Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mínimo que comprende:
aspiradora, brochas, telas de algodón, bayetilla. La aspiradora debe estar
dotada de una boquilla de succión protegida con tela suave, las brochas deben
ser de cerda suave y las telas de algodón preferiblemente blancas. Emplear la
aspiradora sólo para las partes externas de los libros, tomos y demás
encuadernaciones. Para la parte interna y el interior del pliegue de los
cuadernillos, utilizar la brocha de cerdas suaves.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs3.2 Eliminación de material metálico:
Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente. Debe
efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de
documentos que pueda afectar la foliación y descripción correspondiente.3.3 Identificación del material afectado por biodeterioro:
Si se detecta material afectado especialmente por agentes biológicos como
hongos y/o insectos, debe separarse del no contaminado e identificar la unidad
de conservación con una marquilla de color rojo en un lugar visible. Dicho
material deberá mantenerse bajo condiciones de depósito con buena
ventilación y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura.
Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservación -caja,
carpeta, legajo- en su parte externa.
Solicitar servicio de personal especializado para los procesos de desinfección
del material afectado antes de incorporar dichos documentos a su sitio de
depósito.4. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA-ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIORecibidos los documentos en el archivo central, el Jefe de este deberá
constatar que las series y sub-series documentales transferidas concuerdan
con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las
agrupaciones documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de
clasificación establecido para cada oficina.ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE
Esta documentación debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsAl transferir la documentación al archivo histórico se debe cotejar con el
inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente, señalándole
la signatura topográfica.Deberán transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados respetando la secuencia de su producción-, y previamente depurados extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que
no impliquen valores secundarios-.
Para realizar una transferencia, el Archivo Nacional exige el cumplimiento de
estándares mínimos a nivel de organización, identificación y conservación
documental, la que se detalla a continuación:4.1 organización de los documentos
En general, los documentos deben clasificarse de acuerdo a las series
documentales existentes y ordenarse cronológicamente por fecha, desde lo
más antiguo hasta lo más reciente, y de acuerdo a su disposición numérica
Circulares.
Comunicaciones recibidas.
Comunicaciones enviadas.4.2 identificación
Una vez realizados los procesos de organización se procederá a completar los
Formularios de transferencia, en los que se resumirá la información por cada
tipo documental que se transfiere.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs4.3 inventario
Toda la documentación en proceso de transferencia será debidamente
inventariada en una planilla electrónica o en el sistema proporcionado por el
Todos los documentos que ingresen al Archivo histórico deben encuadernarse.
La encuadernación debe realizarse siguiendo las instrucciones indicadas en las
Normas de encuadernación de documentos de archivo.
Los documentos que se transfieren al Archivo histórico tienen importancia
patrimonial, por lo que su conservación a largo plazo es fundamental, la
encuadernación es una forma de proteger los documentos, y si ésta es
adecuada será posible preservar tanto su estructura física como su contenido.
Si los documentos que se transfieren ya están encuadernados y están en
buenas condiciones, no será necesario reencuadernarlos, situación que deberá
ser evaluada por la Unidad de Conservación. Por el contrario, en caso de
documentación que no está encuadernada, o si es necesario cambiarla por
encontrarse en mal estado.
Deben ordenarse correlativamente por años, es decir, desde lo más antiguo
hasta lo más reciente, y disponerlos en ese orden en las cajas o paquetes de
embalaje, siguiendo a este efecto, las Normas de conservación para el traslado
Otros aspectos que se debe considerar en este punto, son los siguientes:
· Limpieza documental: eliminación documentos duplicados, fotocopias,
carpetas, clips, corchetes, papeles, autoadhesivos.
· Registros de documentos faltantes.
· Separación de copias y duplicados.
· Eliminación de material metálico.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs4.5 REVISIÓN Y FOLIACIÓN
La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al
interior de la misma, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:
-Utilizar un lápiz mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante
en la esquina superior derecha de la hoja de manera legible y sin
-La numeración existente no debe corregirse y si se detecta algún error en ella
debe numerarse nuevamente, tachando la anterior.
-Los planos que por su formato y tamaño estén doblados, se numerarán como
un solo folio. Los impresos, insertos en la unidad documental (folletos,
boletines, estudios) deben numerarse en un solo folio y en orden consecutivo.
-La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al
Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén
doblados, se numerarán como un sólo folio. Los impresos, insertos en la unidad
documental (folletos, estudios, boletines, plegables, etc.) deben numerarse en
un solo folio y en orden consecutivo. En el campo de notas del inventario se
registrará el número de folio del impreso, título, año y número total de páginas.
Unidades de conservación y re-almacenamiento:
Entre las unidades de conservación más comunes que pueden encontrarse en
los diferentes archivos, están las siguientes: Paquetes, Legajos, Tomos, Cajas,
Carpetas y A-Z. Cada una de estas unidades, dependiendo de su estado de
conservación, deberá prepararse de la siguiente manera para la transferencia:
-La documentación empastada o encuadernada cuyos lomos están
desprendidos o deteriorados deberá someterse al proceso de empaste o
refuerzo del lomo utilizando materiales y procedimientos adecuados.
-La documentación que no está encuadernada ni empastada deberá
almacenarse en cajas y carpetas.
-Las unidades de conservación que el Archivo General de la Nación
recomienda, no sólo para la transferencia sino también para almacenar la
documentación en archivos centrales o históricos son las cajas y las carpetas,
las cuales tendrán las siguientes especificaciones:Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsCajas:
-Materiales. Elaboradas en cartón corrugado, recubierto en su cara interna por
una película a base de parafina y ceras vegetales. Adicionalmente, cada caja
tendrá dos fuelles elaborados en el mismo cartón.
-Tamaño. Las dimensiones más generalizadas son: alto 27 cms, ancho 40 cms
y profundidad 12.5 cms. Cada entidad podrá establecer los tamaños de
acuerdo con su documentación. El diseño con pliegues y lengüetas que
encajan por presión (a manera de caja y espigo), permiten el ensamblaje sin la
utilización de materiales metálicos, cintas, y/o adhesivos, fuentes de deterioro
para la documentación.
-Capacidad. Se recomienda introducir el número de carpetas necesario de
manera que no queden ni muy ajustadas ni muy sueltas. Para que conserven la
verticalidad se recomienda el uso de fuelles de cartón.Identificación. Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con
los siguientes datos generales:CODIGO (de la entidad)______________________
FONDO __________________________________
SECCION_________________________________
SUBSECCION_____________________________
NUMERO DE CARPETAS___________
CAJA N° __________
N° CONSECUTIVO _______________
N° CORRELATIVO _______________
FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL ______Carpetas:
-Material. Cartulina libre de acidez (neutra), o en su defecto, cartulina bond
-Diseño. Debe adaptarse al volumen y tamaño de la documentación,
garantizando la adecuada protección de los bordes. En lo posible debe
mantenerse la unidad del expediente pero cuando este sobrepase los cien
folios, la separación deberá hacerse respetando el contenido de los cuadernos
o temas.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsIdentificación: Se realizará sobre la solapa, en la esquina superior
derecha, con los siguientes datos:FONDO ___________________________
SECCION _______SUBSECCION______
SERIE __________SUBSERIE_________
N° DE FOLIOS ___________
N° DE CARPETA _________
N° DE CAJA _____________4.6 AMARRE
Este proceso es importante para reforzar estructuralmente las unidades de
conservación a transferir y a la vez facilitar su traslado. El procedimiento se
realiza mediante el empleo de una cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm. de ancho
que abrace la unidad en sentido vertical y horizontal, a modo de paquete,
anudado hacia la parte superior.4.7 ENCUADERNACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
patrimonial por lo que su conservación a largo plazo es fundamental. La encuadernación es una forma de proteger los documentos y si ésta es adecuada,
será posible preservar tanto su estructura física como su contenido.
Los documentos que serán transferidos deben ser encuadernados
siguiendo las instrucciones indicadas en las Normas de encuadernación
Elaboración de una ficha de encuadernación.Ejecutar el proceso de encuadernación documental.4.8 EMBALAJE DE LOS DOCUMENTOS
Se clasifican y separan por tipos documentales, deben ordenarse correlativamente por años, es decir, desde lo más antiguo hasta lo más reciente, y
disponerlos en ese orden en las cajas o paquetes de embalaje, formando
paquetes de no más de 10 libros.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsEstos paquetes deben ser instalados en cajas o recubiertos con cartón
corrugado y sellados con cinta de embalaje y/o cordeles.
Cada paquete debe ser numerado siguiendo el orden cronológico de la
documentación, es decir el paquete con la documentación más antigua debe
señalarse con el N° 1 y así sucesivamente. Se recomienda no amarrar los
libros en forma directa, las cintas o cordeles deben ir sobre la protección que se
Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisión, foliación y amarre,
se procederá al embalaje o empaque, así:
-Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el
-La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de
transferencia deberá ser moderada para evitar el deterioro de la
documentación. No olvidar que no sólo el volumen ha de tenerse en cuenta
sino también su peso.4.9 EL TRASLADO DE LOS DOCUMENTOS
Una vez terminada la organización de los documentos, el encargado del
proceso de transferencia deberá completar el formulario de transferencia en el
que se debe resumir la información por cada tipo documental que se transfiere.
Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos
seguidos de otros. Los de gran formato deberán colocarse horizontalmente
unos encima de otros y rellenar los espacios vacíos con bolas de papel sin
Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario.
Las cajas de transferencia deberán numerarse consecutivamente, en lugar
visible, con marcador sobre un rótulo.
Para cargar las cajas en el vehículo, se debe proceder de la siguiente manera:
La primera caja que ingrese corresponderá al último número de la remisión y
así sucesivamente en orden descendente, de tal manera que la última caja que
ingrese al vehículo sea la N° 1.
En el caso de material cartográfico o de gran formato debe evaluarse su estado
de conservación con miras a establecer el sistema de embalaje más adecuado
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsPara su transporte; el traslado se hará en tubos, guacales o siguiendo las
indicaciones dadas para las cajas.
El funcionario responsable de la transferencia debe dirigir un oficio, indicando
los años extremos y volumen de la documentación transferida, comunicación
que acompaña como antecedentes los formularios de transferencia
El día de la transferencia, dichos documentos deben presentarse en original y
Para acordar la definición del día y hora en que va a efectuarse el traslado de
los documentos, la institución productora se contactará vía telefónica, o por
correo electrónico, con la Oficina del Sistema Nacional de Archivos.
El traslado y la descarga de los documentos en el área de depósito, serán de
responsabilidad de la institución que entrega los documentos.4.10 RECEPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Al momento de recibirse la documentación en depósito, el funcionario
encargado le entregará copia de los documentos de transferencia. Con
posterioridad, le será remitido un oficio de recepción definitiva, con indicaciones
del material faltante si es que fuera el caso.
5. BENEFICIOS DE LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Garantizar a los ciudadanos el derecho al acceso a la información.Evitar la producción y acumulación irracional de los documentos.Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación.Solucionar a nivel físico y funcional el problema de la acumulación de
documentos en las dependencias e instituciones productoras.Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones
administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico
institucional.Guardar y precaucionar la documentación, en las mejores condiciones
de conservación.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs6. GLOSARIOConservación: Conjunto de medidas y procedimientos destinados a asegurar,
por una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas de
los documentos, y por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha
producido.Depósito: Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos
en una institución archivística.Fondo documental: Conjunto de documentos, de cualquier formato o soporte
producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular,
familiar u organismo en el ejercicio de las actividades de ese productor.Formulario de transferencia: Es el documento normalizado impreso que
acompaña a cada transferencia y proporciona los siguientes datos:
· Información general del servicio remitente
· Información de los documentos
· Información de conservación
· Firmas y timbres de responsabilidadInventario: Instrumento que registra toda la documentación que en proceso de
transferencia podrá ser a través de una planilla electrónica o en el sistema
proporcionado por el Archivo Nacional.Transferencia documental: Es el procedimiento habitual de ingreso a otros
archivos. Mediante el traslado de series documentales, una vez que éstas
hayan cumplido el plazo de permanencia estipulado en la tabla de retención
documental o definido por el organismo productor cuando no exista disposición
para dicho proceso.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs8. BIBLIOGRAFIARendón Gutiérrez, Andrés Felipe. Briyit Tatiana Rodríguez. Yuri Tatiana
Buenaventura. & Lucia Bonilla Bermúdez. (2013, 02 de Junio) Guia para
las transferencias documentales. Requisitos pag 3, Quindío ColombiaArmenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsGUIA DE CONSERVACION DOCUMENTALINDICE1. OBJETIVO.
5. BIBLIOGRAFIA.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs1. OBJETIVO
Definir los lineamientos necesarios para la conservación de los documentos
producidos y recibidos del colegio Jorge Isaacs.
Se aplica a todos los documentos que reciben y producen las diferentes
Unidades Administrativas de la institución.
Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad,
en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia.
Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por
los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es
tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por
las propias oficinas y particulares en general.
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u
otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o
solución a los asuntos iniciados.
Acervo Documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por
su valor sustantivo, histórico o cultural.
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los
documentos para su almacenamiento y preservación.
Código: Signo alfanumérico asignado a las series, subseries, formatos, guías y
procedimientos para identificar y clasificar los documentos. Sistema de signos y
combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos
previamente convenidos.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsConservación documental: Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de
Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y
medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir
el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad
Depósito de Archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el
almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
Embalaje: Empaque adecuado (caja y/o carpeta) para almacenar, conservar y
transportar los documentos.
Humedad absoluta (densidad del vapor): Es el peso del vapor de agua por
unidad de volumen de aire, expresada en gramos por metro cúbico de aire.
Humedad Relativa: es la relación entre la cantidad de vapor de agua
contenido realmente en el aire estudiado (humedad absoluta) y el que podría
llegar a contener si estuviera saturado (humedad de saturación). Se mide en
tantos por ciento y está normalizada de forma que la humedad relativa máxima
posible es el 100%.
Humedad de Saturación: es la máxima cantidad de vapor de agua que puede
caber en una cierta cantidad de aire. La humedad de saturación depende de la
Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de
Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.
Subseries: Unidad documental específica que por sus características forma
parte de la Serie.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsTabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.
Unidad de Conservación: Es el medio físico que se utiliza para almacenar y
conservar los documentos tales como cajas, carpetas, tomos entre otros.
Unidad Documental: Unidad de análisis en el proceso de identificación
documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida
por un solo documento.
4. DESCRIPCION DE LA GUÍA
Todos los funcionarios pertenecientes al Comité Interno de Archivo
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN
Tomando en cuenta las pautas dadas por el Archivo General de la Nación en el
Acuerdo 48 del 2000, Acuerdo 49 del 2000, Acuerdo 50 del 2000 y la Ley 594
del 2000 (Ley General de Archivos para Colombia), se establecen las
condiciones para los locales destinados como sedes de archivos, estantería,
mobiliario, contenedores y para la conservación preventiva de documentos.
La disposición de espacio suficiente para albergar la documentación
acumulada y su natural incremento de acuerdo con los parámetros
establecidos en las Tablas de Retención Documental y los documentos de
La ventilación interna debe permitir que las condiciones ambientales del
depósito y espacio del mismo garanticen la conservación del documento.
La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá
permitir una adecuada ventilación a través de ellos.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs
Iluminación
Se debe evitar la incidencia de luz directa sobre documentación y
contenedores, cuando no sea posible suprimir las fuentes naturales de
luz se deben utilizar cortinas en las ventanas.
Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera del local de depósito
en lo posible y deben estar en perfectas condiciones.
Se debe mantener un control sobre la instalación eléctrica.Soporte
Se recomienda la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90
g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango
de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 “Papel para
documentos de archivo: Requisitos para la permanencia y durabilidad”.
Se recomienda que las tintas de impresión deben poseer estabilidad
química, ser insoluble en contacto con la humedad, no presentar
modificación de color y no transmitir acidez al soporte.
Se recomienda que la tinta para escribir debe ser un líquido uniforme,
libre de sedimento, materiales en suspensión o elementos extraños; no
debe presentar separación de componentes o coagulación.
No se recomienda utilizar micro puntas o lapiceros de tinta húmeda en
los documentos de conservación total, pues la clase de colorantes y
solventes que contienen son solubles en agua, tienden a expandirse,
perder su coloración en corto tiempo y aún en condiciones estables de
almacenamiento pueden presentar pérdida de legibilidad en la
información.Contenedores
Para los documentos de conservación total no se recomienda la
perforación de los documentos ni que estén en contacto con material
metálico. Si se almacena en fólderes AZ se debe utilizar acetatos para
evitar rasgaduras y deformaciones.
El material y el diseño de la elaboración de las unidades de
almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y
tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no se
utilizará adhesivo o materiales metálicos.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsComo sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores
o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o
tomos encuadernados con el propósito de prolongar de una manera
considerable la conservación de los mismos.
Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se
dispone de éstos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impidas la
acidificación por contacto.
Se recomienda que las Carpetas deben ser de un material que tenga ph
neutro, de color preferiblemente claro, los tintes y pigmentos deben ser
resistentes a la abrasión y ser insolubles en agua. La cartulina debe
tener un acabado liso, suave, libre de partículas abrasivas u otras
Para documentos de formato análogo como microfilm, cintas
fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre
otros y digitales como disquetes y CD., se tendrá cuenta lo siguiente:
Los rollos de microfilm deberán mantenerse en su carrete y contenedor
elaborados en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará
en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en
las respectivas estanterías diseñadas acordes con el formato y con las
especificaciones requeridas para garantizar su preservación.
Los diskettes y C.D. podrán contar con una unidad de conservación
plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no
desprenda vapores ácidos o contener moléculas ácidos retenidas en su
estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un diskete o
Para documentos que sean de conservación permanente no se
recomienda emplear los sistemas de impresión de matriz de punto
(Concepto técnico Grupo Laboratorio de Restauración, Archivo General
de la Nación, 2001).Mantenimiento de instalaciones
Garantizar la limpieza de pisos y estantería con sustancias que no
eleven el nivel de humedad en el ambiente.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsSe aconseja hacer recorridos periódicos de inspección para observar si
los depósitos y la documentación se mantienen en excelentes
condiciones de aseo y seguridad. La inspección debe confirmar entre
otras que los extintores, si los hay, estén en condiciones de uso, que los
sistemas de señalización correspondan a los inicialmente trazados y que
los instrumentos de medición estén funcionando correctamente.Condiciones funcionales
Las condiciones funcionales para los depósitos de Archivo, propenden por el
aprovechamiento de los espacios físicos basándose en la óptima distribución
del mobiliario, su característica y disposición. Para cumplir las condiciones
funcionales se debe tomar en cuenta:
El diseño de los estantes debe ser acorde con la cantidad de unidades
que contendrá, evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los
documentos.Se recomienda que los estantes sean construidos en láminas metálicas
sólidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y
recubrimiento horneado químicamente estable.
Se recomienda que la estantería no esté recostada sobre los muros y se
deje un espacio mínimo de 20 cm, entre éstos y la estantería.Mobiliario
Los archivistas utilizados como mobiliario de oficina deben elaborarse en
materiales estables para la conservación de documentos y proyectarse
de acuerdo con la producción documental.Condiciones ambientales especiales
En Archivos considerados especiales se debe controlar las condiciones
ambientales tales como humedad relativa y temperatura, para lo cual deben
contar con instrumentos de medición como termo higrómetros y registrar las
mediciones en el formato FGD.33 “Control de Temperatura y Humedad
Relativa en losArmenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsDepósitos de Archivo”. Asimismo, se debe cumplir con las condiciones
ambientales que incluyen manejo de ventilación, contaminantes atmosféricos e
Material Documental: Soporte en papel
En las áreas de depósito se recomienda mantener una temperatura de
15°C a 20°C con una fluctuación diaria de 4°C.
Se recomienda que en los depósitos de Archivo mantengan una
humedad relativa entre 45% y 60% con una fluctuación diaria del 5%.Material Documental: Fotografía
Para fotografía en color blanco y negro se recomienda mantener una
temperatura de 15°C a 20°C. La humedad relativa debe mantenerse
entre 40% y 50%.
Para fotografía a color se debe mantener una temperatura menor a
10°C. La humedad relativa debe mantenerse entre 25% y 35%.Material Documental: Grabaciones
En las áreas donde se almacenan archivos de tipo grabación, se
recomienda mantener una temperatura entre 10°C y 18°C.
En las áreas donde se almacenan archivos de tipo grabación, la
humedad relativa es recomendable mantenerla entre 40% y 50%.Material Documental: Microfilm
La Temperatura en los depósitos donde se almacenan archivos en
soporte microfilm es recomendable entre 17°C y 20°C.
La Humedad relativa en los depósitos donde se almacenan archivos en
soporte microfilm es recomendable entre 30% y 40%.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsILUMINACIÓN
Los depósitos de archivo deben contar con iluminación adecuada para la
conservación de los documentos, la radiación visible lumínica debe ser
menor o igual a 100 lux. En los depósitos en los que se requiera
iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente de baja
intensidad.Condiciones funcionales especiales
Se recomienda que los estantes tengan capacidad de soportar un peso
de 100kg/mt lineal.
Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se
deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor
estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas
de fijación a piso.
La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm, para facilitar la
manipulación y el acceso del operario a la documentación.
La balda inferior debe estar por los menos a 10 cm del piso.
La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior
debe ser mínimo de 4 cm.
El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de
almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.
El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un
mínimo de 70 cm, y un corredor central mínimo de 120 cm.
La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la
documentación acorde con la signatura topográfica.
Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se
recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el
deslizamiento y la deformación de la documentaciónArmenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsMobiliario
Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas
otros y digital como disquetes, CD, principalmente, se deben contemplar
sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o
estantes con diseños desarrollados acordes con las dimensiones y tipo
de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y
antiestáticos a que haya lugar.Mantenimiento de instalaciones
Establecer planes de aseo que incluyan fumigación y permitan controlar
la proliferación de roedores, insectos, cucarachas y demás en las áreas
Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en
seco y para el efecto se deben emplear brochas o aspiradoras.Condiciones de seguridad
La seguridad para los depósitos de Archivo comprende lo referente a su
accesibilidad para evitar adulteraciones o robos y la seguridad física de la
documentación. Para cumplir con esto se debe tener en cuenta:
Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de
CO2, Solkaflan o Multipropósito y extractores de acuerdo con el tipo
material a conservar.
Las especificaciones técnicas de los extintores, el número de unidades y
su ubicación deberá estar acorde con las dimensiones del depósito de
archivo, su capacidad de almacenamiento y ser de fácil visualización y
manejo.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsEn caso de emergencia se debe evitar el empleo de polvo químico y de
agua en el depósito.Proveer la señalización necesaria que permita decidir en caso de riesgo;
a prevenir conductas indebidas (fumar, desaseo, uso de agua en caso
de desastre), y a fomentar conductas debidas (prioridades de
evacuación, rutas, buen trato de las unidades documentales, etc.Se recomienda que las zonas de trabajo archivístico, consulta y
prestación de servicios estén fuera de las de almacenamiento,
garantizando así tanto la seguridad como la regulación y mantenimiento
de las condiciones ambientales en las áreas de depósito.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge Isaacs5. BIBLIOGRAFIAAcuerdo 048 del 2000, Acuerdo 049 del 2000, Instructivo de limpieza y
desinfección de áreas y de documentos de archivo, Instructivo de limpieza total
de tomos.Rendón Gutiérrez, Andrés Felipe. Briyit Tatiana Rodríguez. Yuri Tatiana
Buenaventura. & Lucia Bonilla Bermúdez. (2013, 14 de Junio) Guía para la
conservación documental.Armenia- Quindío Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coColegio Jorge IsaacsArmenia- QuindĂ­o Calle 9N # 19-00 Tel. 7451800
Www. Jorgeisaacs.edu.coAll pages:234567891011121314151617181920212223242526272829303132333435363738394043444546474849505152535455585960616263646566676869707374757677787980818283InfoSaveLikeShareDownloadMoreProyecto Gestión Documental Published on Jun 19, 2013 pautas y procesos para la organización de archivos en las empresas.andresfelipegutierrez5FollowRead moreRead moreSimilar toPopular nowJust for youGo explore