Source: https://www.kronsoft.de/DSGlossar/Glossar/archivierung/archivierung.html
Timestamp: 2019-07-23 02:36:53
Document Index: 89631550

Matched Legal Cases: ['§ 140', '§ 257', '§ 147', '§ 98', '§ 415', '§ 415', '§ 371', '§ 126']

kronsoft Datenschutzglossar - Archivierung
ZulÃ¤ssigkeit der elektronischen Archivierung von Daten
1. Gesetzliche Grundlagen der Archivierungspflicht
Da spezialgesetzliche Regelungen bezÃ¼glich der Archivierungspflichten der Speicherstellen fehlen, ist auf die Ã¼bergeordneten gesetzlichen Regelungen zurÃ¼ckzugreifen.
So ergeben sich im Bereich des fiskalischen Handelns der Stellen die Archivierungspflichten aus der AO gemÃ¤ÃŸ Â§ 140. Weitere Regelungen finden sich im HGB, Â§Â§ 257 Abs. 3 und 261.
Handelt die Speicherstelle im hoheitlichen Bereich, ergibt sich die Archivierungspflicht aus dem jeweiligen LandesarchivG. Nach der fÃ¼r die jeweiligen Daten entsprechenden Aufbewahrungszeit sind sie zu lÃ¶schen. Vor einer LÃ¶schung sind die Daten u. U. dem Landesarchiv anzubieten(vgl. entsprechende Landesarchivgesetze).
Es sollten Regelungen geschaffen werden bezÃ¼glich der Dauer der einzelnen Archivierungspflichten, die nicht im jeweiligen Gesetz normiert sind. Damit erhalten Akten bzw. Datensammlungen eine neue rechtliche Grundlage und unterliegen nicht mehr den Datenschutzgesetzen. Auskunftsersuchen Dritter Ã¼ber die Ã¼ber sie gespeicherten Daten umfassen somit nicht die Daten, die den Archivgesetzen unterliegen, es sei denn, auch daraus ergÃ¤ben sich Auskunftsrechte.
2. Inhalt der Archivierungspflicht
Nach Â§ 147 Abs. 2 AO kommen fÃ¼r die Archivierung von ausgetauschten GeschÃ¤ftsdaten alle Speichermedien in Frage, mit deren Hilfe sie bildlich oder inhaltlich gespeichert werden kÃ¶nnen. Gefordert wird die VollstÃ¤ndigkeit und Richtigkeit der Daten, und dass sie zu einer beliebigen Zeit wÃ¤hrend der Aufbewahrungsfrist auf Anforderung vorgelegt werden kÃ¶nnen.
Ferner mÃ¼ssen die Daten richtig wiedergegeben werden kÃ¶nnen. Wie diese Anforderungen erfÃ¼llt werden, wird nicht normiert.
Problematisch ist hier insbesondere die technische Frage der ordnungsgemÃ¤ÃŸen Wiedergabe von Dokumenten nach lÃ¤ngerer Zeit. UngeklÃ¤rt ist hierbei sowohl die Frage nach der Haltbarkeit von Speichermedien, als auch die MÃ¶glichkeit der Lesbarkeit nach Jahren der Fortentwicklung von Hard- und Software.
Somit erscheint eine elektronische Archivierung zum jetzigen Zeitpunkt technisch noch nicht abgesichert.
Problematisch ist letztendlich der prozessrechtliche Beweiswert von elektronisch archivierten Daten, selbst wenn es technisch und rechtlich zulÃ¤ssig ist, diese elektronisch zu archivieren.
Im Verwaltungsprozess sind gemÃ¤ÃŸ Â§ 98 VwGO im Prozess grundsÃ¤tzlich die Vorschriften der ZPO anzuwenden. Besonders relevant ist hierbei die Frage, ob eine elektronisch archivierte Datei eine Urkunde im Sinne von Â§Â§ 415 ff. ZPO darstellt.
FÃ¼r den Prozess ist von Bedeutung, ob die Daten als Urkunden vorgelegt werden kÃ¶nnen, da dies als sicherstes Beweismittel anzusehen ist. GemÃ¤ÃŸ Â§ 415 ZPO ist ein elektronisches Dokument weder in seiner Form als Inhalt des verwendeten Speichermediums noch in seiner Form als auf dem Bildschirm angezeigtes Bild Urkunde im zivilprozessualen Sinne. Wenn das Dokument ausgedruckt wird, ist es unzweifelhaft nicht mehr das Original.
Nach dem Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und anderen Vorschriften an den modernen RechtsgeschÃ¤ftsverkehr ist aber die ZPO dahingehend ergÃ¤nzt worden, dass im Â§ 371a ZPO festgeschrieben ist: â€žDer Anschein der Echtheit einer in elektronischer Form (Â§ 126 a BGB) vorliegenden ErklÃ¤rung, der sich aufgrund der PrÃ¼fung nach dem Signaturgesetz ergibt, kann nur durch Tatsachen erschÃ¼ttert werden, die ernstliche Zweifel daran begrÃ¼nden, dass die ErklÃ¤rung vom SignaturschlÃ¼sselinhaber abgegeben worden ist.“ Dies fÃ¼hrt zu einer deutlichen StÃ¤rkung der elektronischen Form und damit zu einer erheblichen Beweiserleichterung, sodass es sich um keinen wesentlichen prozessualen Nachteil handelt, wenn das Dokument in elektronischer Form existiert. Somit besteht zwar ein minimaler Verlust an Beweiskraft gegenÃ¼ber einem Originaldokument - jedoch werden die Reproduktionen aus Archivierungssystemen bereits in der bisherigen Praxis der Rechtsprechung anerkannt.