Source: https://www.irekia.euskadi.eus/en/orders/201504315?criterio_id=680353&track=1
Timestamp: 2019-06-27 12:20:48
Document Index: 71628443

Matched Legal Cases: ['artículo 3', 'artículo 23', 'artículo 38', 'artículo 4', 'Artículo 7', 'Artículo 8', 'artículo 23', 'Artículo 9', 'artículo 1', 'Artículo 10', 'artículo 44', 'artículo 38', 'Artículo 16', 'Artículo 17']

Irekia Eusko Jaurlaritza - Gobierno Vasco :: Official Basque Country Gazette regulation 201504315
Regulation 201504315
ORDEN de 30 de septiembre de 2015, de la Consejera de Educación, Política Lingüística y Cultura, por la que se establece el régimen de concesión de subvenciones a entidades locales para la puesta en funcionamiento y/o consolidación de un sistema de archivo propio y se efectúa su convocatoria para el ejercicio 2015.
Order number: 201504315
Por la Ley 7/1990, de 3 de julio, de Patrimonio Cultural Vasco, se crea el Sistema Nacional de Archivos de Euskadi (SNAE), al que corresponden la homologación y coordinación de los planes de los servicios de archivo que lo integran. El Decreto 232/2000, de 21 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de los servicios de archivo y las normas reguladoras del patrimonio documental del País Vasco, establece en su artículo 3 el ámbito del patrimonio documental del pueblo vasco, en el que se incluyen los documentos de cualquier época producidos, reunidos, y conservados por las entidades locales en el ejercicio de sus funciones o actividades, comprendiendo tanto a los municipios como a las entidades de ámbito territorial inferior al municipal, y las entidades supramunicipales de carácter local. Este mismo Decreto establece, asimismo, la estructura, beneficios, adscripción y funciones del Sistema Nacional de Archivos de Euskadi. En el artículo 23 se dispone la integración de los servicios de archivo de la Administración Municipal y Local de Euskadi en el Sistema Nacional de Archivos de Euskadi.
1.– Es objeto de la presente Orden la regulación y convocatoria del régimen de concesión de subvenciones destinadas a la ejecución durante el ejercicio de 2015 de programas que, insertos en un proyecto de sistema de archivo, supongan la implantación y/o consolidación de un sistema de archivo propio o la elaboración de proyectos para dotarse de un sistema de archivo propio.
3.– El importe global destinado a estas subvenciones asciende a la cantidad de doscientos noventa mil (290.000) euros. Dicha cantidad correrá a cargo de la partida presupuestaria dispuesta al efecto en los Presupuestos Generales de la Comunidad Autónoma de Euskadi para el ejercicio 2015.
1.– Serán susceptibles de ser beneficiarias de las subvenciones establecidas al efecto en la presente Orden las entidades locales de la Comunidad Autónoma de Euskadi, entendiéndose como tales, además de los municipios, aquéllas de ámbito territorial inferior al municipal, así como las entidades supramunicipales de carácter local, debiendo aquéllas estar legalmente constituidas e inscritas en los correspondientes registros o censos administrativos. Queda excluido el sector público de los territorios históricos.
1.– Serán susceptibles de ser subvencionados los siguientes tipos de proyectos y programas:
e) La digitalización de documentos de archivo, fondos de archivo y colecciones de documentos, únicamente en los casos en que el fondo de archivo esté organizado y cuente con un inventario en soporte informático. Los proyectos deberán incluir la creación de un archivo digital de conservación permanente y la creación de las correspondientes copias digitales que se sujetarán a las prescripciones técnicas que figuran en el anexo A) de la presente Orden.
3.– No podrán acogerse a esta convocatoria, en cualquier caso, aquellos proyectos y programas que reúnan alguna de las siguientes circunstancias:
f) El desarrollo de proyectos y programas relativos a actuaciones financiadas con cargo a subvenciones nominativamente consignadas en la sección correspondiente al Departamento de Educación, Política Lingüística y Cultura de los Presupuestos Generales de la Comunidad Autónoma de Euskadi para el año 2015.
1.– El plazo de presentación de solicitudes, tanto en la modalidad presencial como telemática, para acceder a la presente convocatoria será de un mes, a partir del día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.
2.– Las entidades interesadas podrán solicitar, consultar y realizar todos los trámites de este procedimiento utilizando medios electrónicos:
a) Las instrucciones relativas a la tramitación por canal electrónico de las solicitudes, declaraciones responsables, justificaciones y demás modelos están disponibles en la siguiente sede electrónica: https://www.euskadi.eus/ayuda_subvencion/-/2015/archivos-publicos/es/
b) El empleo del canal electrónico en el trámite de solicitud y aportación de documentación no obliga a su utilización en los sucesivos trámites del procedimiento, pudiendo modificarse en cualquier momento.
c) Los trámites posteriores a la solicitud por canal electrónico, se realizan a través de https://www.euskadi.eus/misgestiones
3.– Las entidades interesadas podrán solicitar, consultar y realizar todos los trámites de este procedimiento utilizando medios presenciales:
a) Las instrucciones relativas a la tramitación por canal presencial de las solicitudes, declaraciones responsables, justificaciones y demás modelos están disponibles en la siguiente sede electrónica: https://www.euskadi.eus/ayuda_subvencion/-/2015/archivos-publicos/es/
b) El empleo del canal presencial en el trámite de solicitud y aportación de documentación no obliga a su utilización en los sucesivos trámites del procedimiento, pudiendo modificarse en cualquier momento.
4.– Dichas solicitudes habrán de dirigirse al Viceconsejero de Cultura, Juventud y Deportes y podrán presentarse también de forma presencial en Zuzenean, en los registros auxiliares de la CAPV (recogidos en el Decreto 72/2008, de 29 de abril, de creación, organización y funcionamiento de los registros de la Administración General de la Comunidad Autónoma del País Vasco y sus organismos autónomos) o ante los órganos previstos en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, mediante instancia normalizada, debidamente cumplimentada en todos sus términos. La solicitud junto con los documentos solicitados estarán disponibles en la sede electrónica en la dirección indicada en el artículo 4 de la presente Orden.
5.– Las entidades solicitantes podrán presentar la solicitud, junto con la documentación que se acompañe, en el idioma oficial de su elección. Asimismo, en las actuaciones derivadas de la solicitud, y durante todo el procedimiento, se utilizará el idioma elegido por la entidad solicitante, tal y como establecen los artículos 5.2.a) y 6.1 de la Ley 10/1982, de 24 de noviembre, básica de normalización del uso del Euskera.
d) La entidad solicitante de la ayuda puede consentir expresamente que los datos relativos a la identidad de la persona que realiza la solicitud en representación de la entidad local, así como los relativos a los datos bancarios existentes en el Registro de Terceros del Departamento de Hacienda y Finanzas del Gobierno Vasco –estos últimos a los efectos de realizar el correspondiente pago, en caso de que así procediera– sean obtenidos o verificados por el órgano gestor, tanto cuando utilice el canal presencial como el electrónico, sin perjuicio de las facultades de comprobación, control e inspección que tiene atribuidas la Administración Pública.
La concesión y, en su caso, el pago de las ayudas a las entidades beneficiarias de éstas quedará condicionada al cumplimiento de los siguientes requisitos:
a) No estar sancionada administrativa o penalmente con la pérdida de la posibilidad de obtención de subvenciones o ayudas públicas y no hallarse incursas en prohibición legal alguna que las inhabilite para ello, con inclusión de las que se hayan producido por discriminación de sexo de conformidad con lo dispuesto en la Ley 4/2005, de 18 de febrero, para la Igualdad de Mujeres y Hombres.
b) La concesión y, en su caso, el pago de las subvenciones a las personas o entidades beneficiarias quedará condicionado a la terminación de cualquier procedimiento de reintegro o sancionador que, habiéndose iniciado en el marco de ayudas o subvenciones de la misma naturaleza concedidas por la Administración General de la Comunidad Autónoma de Euskadi y sus organismos autónomos, se halle todavía en tramitación. De igual modo se procederá en aquellos casos en que, una vez concluido el procedimiento de reintegro o sancionador correspondiente, subsista la deuda.
Corresponderá al Director de Patrimonio Cultural, la realización de las tareas de gestión de las subvenciones previstas en la presente convocatoria.
Artículo 7.– Subsanación de defectos en la solicitud.
Artículo 8.– Comisión de Calificación.
1.– Corresponderá a una Comisión de Calificación el examen y evaluación de las solicitudes presentadas, de conformidad con los parámetros establecidos en el artículo siguiente de la presente Orden. Dicha comisión elaborará y elevará al Viceconsejero de Cultura, Juventud y Deportes la Propuesta de Resolución correspondiente, la cual, en su caso, contendrá la cuantía de la subvención por entidad beneficiaria y el destino de la subvención, así como las solicitudes desestimadas y las causas de la desestimación.
Presidente: D. Imanol Agote Alberro, Director de Patrimonio Cultural, que ejercerá las funciones de Presidente de la Comisión.
– D. Borja Aguinagalde Olaizola, Responsable del Archivo Histórico de Euskadi de la Dirección de Patrimonio Cultural.
– Dña. Goiatz Aizpuru Lizarralde, Responsable de la Asesoría Jurídica de la Dirección de Patrimonio Cultural.
– D. Roberto Kerexeta Zulaika, técnico del Archivo Histórico de Euskadi de la Dirección de Patrimonio Cultural y que ejercerá como secretario de la Comisión.
La suplencia del Presidente se realizará conforme a lo previsto en el artículo 23.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de la Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Artículo 9.– Procedimiento de concesión de las ayudas y criterios de adjudicación.
1.– El procedimiento para la concesión de las subvenciones será el concurso, procedimiento por el cual la concesión se realiza mediante la comparación de las solicitudes presentadas, a fin de establecer una prelación entre las mismas atendiendo a los criterios de valoración establecidos en el presente artículo. A tal efecto, se ordenarán las solicitudes según la puntuación obtenida, y se adjudicarán las subvenciones comenzando desde la que haya obtenido la puntuación más alta y sucesivamente hasta agotar el crédito presupuestario previsto en el artículo 1. Asimismo, se concederá la ayuda sólo a aquellos proyectos y programas que hayan obtenido una puntuación igual o superior a 50 puntos.
a) Que se trate de un proyecto y programa con solidez científica que prevea a largo plazo la consolidación de la iniciativa diseñada, diseñándose una secuencia de fases de trabajo en la que se valoren los elementos que intervienen en cada una de ellas, y en las que se plantee una estimación precisa de los diferentes elementos que integren el gasto (50%).
– Hasta 30 puntos, para proyectos y programas anuales de mantenimiento del servicio de archivo: organización de parte del fondo, elaboración de inventarios; proyectos de digitalización de fondos documentales; mejora de instrumentos descriptivos...
– Hasta 50 puntos, para proyectos y programas que prevean la implantación o consolidación del sistema de archivo a largo plazo (incluyan fases de trabajo a varios años vista, estimación precisa del gasto...) e incluyan: programas de políticas de valoración/eliminación de fondos documentales, proyectos de digitalización de fondos documentales; difusión vía web de documentos de archivo...
b) Que se trate de un proyecto o programa en el que intervengan diferentes servicios de archivo o a través de colaboraciones específicas entre varios de ellos (15%).
0 puntos para los proyectos y programas en los que no existe intervención conjunta.
5 puntos para proyectos y programas englobados en el sistema de archivo propio para los concejos.
7 puntos para proyectos y programas que intervengan dos servicios de archivo municipales diferentes.
10 puntos para proyectos y programas realizados por servicios de archivo comarcales o de mancomunidades que engloben a 3 o 4 servicios de archivo de los municipios de la comarca o mancomunidad correspondiente.
15 puntos para proyectos y programas realizados por servicios comarcales o de mancomunidades que engloben a 5 o más servicios de archivo de los municipios que forman la comarca o mancomunidad correspondiente.
0 puntos para los proyectos y programas que no hagan alusión a sistemas de estandarización.
10 puntos para los proyectos y programas que contemplen estándares básicos de tipo descriptivo.
10 puntos para los proyectos y programas que contemplen estándares archivísticos básicos de tipo clasificatorio.
15 puntos para los proyectos y programas que contemplen estándares terminológicos de tipo descriptivo y de tipo clasificatorio (cuadros de clasificación, series documentales, secciones...).
d) La inclusión dentro del proyecto o programa de elementos que potencien el desarrollo de estándares descriptivos o cualesquier otro elemento de interés archivístico en euskera (20%).
0 puntos para los proyectos y programas que no se emplee el euskera.
5 puntos para los sistemas de gestión informatizados (bases de datos, programas de gestión de expedientes...) cuyo software esté disponible en euskera.
10 puntos para los sistemas de gestión informatizados (bases de datos, programas de gestión de expedientes...) cuyo software esté disponible en euskera, y además se utilice el euskera en la atención a usuarios.
15 puntos para los sistemas de gestión informatizados (bases de datos, programas de gestión de expedientes...) cuyo software esté disponible en euskera, y además se utilice el euskera en cualquier otro elemento de interés archivístico (difusión de contenidos, reglamentos, atención a usuarios, exposiciones, visitas guiadas...).
20 puntos en los casos en los que se utilice el euskera como lengua de descripción (inventarios, guías, vaciados, índices...), además de cumplir lo establecido en el indicador anterior.
Artículo 10.– Cuantía y límite de las subvenciones.
La cuantía de las subvenciones será la correspondiente a la aplicación del porcentaje de valoración obtenido al importe del presupuesto presentado, con el límite del 50% del mismo. Asimismo, la subvención por programa no podrá superar la cantidad de 20.000 euros.
La concesión de las subvenciones reguladas por la presente Orden será compatible con aquellas otras subvenciones o ayudas otorgadas por otras Administraciones o entes públicos o privados que hubiera podido percibir, que, teniendo el mismo fin, pudieran ser otorgadas por otras instituciones públicas o privadas, siempre que de ello no se derive sobrefinanciación. Caso de producirse ésta, se reducirá el importe de la subvención hasta el límite máximo que corresponda.
1.– Las solicitudes presentadas en la presente convocatoria se tramitarán en un único procedimiento cuya resolución, decidiendo todas las cuestiones planteadas por las personas interesadas, corresponde, a propuesta de la Comisión de Calificación, al Viceconsejero de Cultura, Juventud y Deportes.
2.– La resolución determinará la concesión y, en su caso, la denegación de las subvenciones solicitadas, expresando en el caso de las primeras, la entidad beneficiaria, el proyecto subvencionado y el importe de la subvención concedida. En el caso de las denegadas recogerá los motivos que fundamenten la denegación. Dicha resolución, no pone fin a la vía administrativa y, contra la misma las entidades interesadas podrán interponer recurso de alzada ante la Consejera de Educación, Política Lingüística y Cultura, en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente de su recepción, de conformidad a lo establecido en los artículos 114 y 115 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
3.– La resolución que se adopte será notificada individualmente a las entidades interesadas en el procedimiento, sin perjuicio de que a efectos de general conocimiento se publique en el Boletín Oficial del País Vasco la relación de entidades beneficiarias con indicación del respectivo importe de la ayuda concedida y programa financiado.
4.– La resolución de concesión además de contener las entidades solicitantes a las que se concede la subvención y la desestimación expresa de las restantes solicitudes, podrá incluir una relación ordenada de todas las solicitudes que, cumpliendo con las condiciones administrativas y técnicas establecidas en las bases reguladoras para adquirir la condición de beneficiario, no hayan sido estimadas por rebasarse la cuantía máxima del crédito fijado en la convocatoria, con indicación de la puntuación otorgada a cada una de ellas en función de los criterios de valoración previstos en la misma. En este supuesto, si se renunciase a la subvención por alguna de las entidades beneficiarias, el órgano concedente acordará, sin necesidad de una nueva convocatoria de la Comisión de Calificación, la concesión de subvención a la entidad o entidades siguientes a aquélla por orden de puntuación y siempre y cuando ésta la acepte. La ayuda a conceder a la entidad suplente no superará la que en aplicación del criterio de puntuación obtenido en la fase de selección le hubiere correspondido de existir dotación suficiente en la convocatoria. El órgano concedente de la subvención comunicará esta opción a las entidades interesadas, a fin de que acepten a la propuesta de subvención en el plazo improrrogable de 10 días. Una vez aceptada la propuesta por parte de la entidad o entidades solicitantes, el órgano administrativo dictará el acto de concesión.
5.– El plazo máximo para resolver el procedimiento y notificar la resolución a las entidades interesadas será de tres meses a contar desde el día siguiente al de la publicación de esta Orden. Si una vez transcurrido el plazo de resolución la misma no hubiera sido notificada a la entidad interesada en cada caso, la solicitud correspondiente podrá entenderse desestimada, a los efectos de lo establecido en el artículo 44.1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
i) Dejar constancia expresa del patrocinio del Archivo Histórico de Euskadi del Departamento de Educación, Política Lingüística y Cultura del Gobierno Vasco en todas las actividades y documentos que se realicen con las ayudas procedentes de esta subvención, así como en la publicidad de las mismas.
1.– Las justificaciones podrán presentarse de forma presencial en las Delegaciones Territoriales o en las Oficinas de Atención Ciudadana del Gobierno Vasco, o ante los órganos previstos en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
2.– Asimismo, las justificaciones podrán presentarse por medios electrónicos en https://www.euskadi.eus/misgestiones
Artículo 16.– Plazo para la justificación y presentación de la documentación justificativa.
Las entidades beneficiarias de las subvenciones establecidas en la presente Orden, deberán presentar con anterioridad al 31 de diciembre del 2015 la siguiente documentación justificativa:
b) Certificación de la Secretaría o de la Intervención correspondiente a los gastos realizados, según el modelo disponible en la siguiente sede electrónica: https://www.euskadi.eus/ayuda_subvencion/-/2015/archivos-publicos/es/
c) En su caso, materiales científicos (inventarios, catálogos, etc.) producidos en el desarrollo de cada programa subvencionado, que podrán ser integrados en los sistemas de información dependientes del Departamento de Educación, Política Lingüística y Cultura del Gobierno Vasco.
Artículo 17.– Seguimiento de los programas subvencionados.
c) El no cumplimiento de cualquier otra obligación que se halle establecida con carácter general por otra disposición.
La constatación de la existencia de alguno de estos supuestos determinará la obligación de reintegrar a la Tesorería General del País Vasco las cantidades percibidas más los intereses legales que procedan en los términos y previo cumplimiento de lo previsto en el Decreto 698/1991, de 17 de diciembre, por el que se regula el régimen general de garantías y reintegros de las subvenciones con cargo a los presupuestos generales de la Comunidad Autónoma de Euskadi y se establecen los requisitos, régimen y obligaciones de las entidades colaboradoras que participan en su gestión, y lo dispuesto en el Decreto Legislativo 1/1997, de 11 de noviembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Principios Ordenadores de la Hacienda General del País Vasco.
En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal –LOPD– y con la Ley 2/2004, de 25 de febrero, de Ficheros de Datos de Carácter Personal de Titularidad Pública, la Dirección de Patrimonio Cultural del Departamento de Educación, Política Lingüística y Cultura del Gobierno Vasco le informa de que los datos que facilite y que figuran en la solicitud y formularios de la presente convocatoria de subvenciones pasan a formar parte de un fichero de su titularidad denominado Ayudas y Subvenciones de Patrimonio Cultural del Departamento de Educación, Política Lingüística y Cultura, regulado en la Orden de 27 de julio de 2006, cuya finalidad es la gestión de la presente convocatoria de subvenciones y de cualquier otro procedimiento o expediente administrativo relacionado con la misma. Dicho fichero ha sido previamente notificado a la Agencia Vasca de Protección de Datos y cuenta con las medidas de seguridad necesarias para garantizar la total seguridad de los datos, los cuales no serán comunicados a terceros fuera de los supuestos habilitados legalmente.
De acuerdo con la normativa existente sobre protección de datos de carácter personal, podrá ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición que expresamente reconoce la LOPD poniéndose en contacto con la Dirección de Régimen Jurídico y Servicios del Departamento de Educación, Política Lingüística y Cultura del Gobierno Vasco, calle Donostia-San Sebastián 1, 01010 de Vitoria-Gasteiz.
Contra la presente Orden, que agota la vía administrativa, podrán las entidades interesadas interponer recurso potestativo de reposición ante la Consejera de Educación, Política Lingüística y Cultura, en el plazo de un mes a partir del día siguiente a su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco, o directamente recurso contencioso-administrativo ante la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Autónoma de Euskadi en el plazo de dos meses a partir del día siguiente a su publicación en el mismo diario oficial.
1.– Sólo se digitalizarán fondos de archivos descritos en base de datos, al que se incorporarán los metadatos de código de colección y de ítem singular a cada ficha descriptiva que se considerará unidad de digitalización. El formato de la base de datos se coordinará con el Archivo Histórico de Euskadi, priorizándose el programa FileMaker. Los ficheros incluirán los metadatos técnicos originales de captura correspondientes a los equipos de reproducción. Los ficheros digitales incorporarán metadatos técnicos con información relativa al proceso de digitalización, de acuerdo al estándar EXIF-2.2.
4.– La resolución de la digitalización mínima será de 5600x3700 píxeles a 300 ppp, a fin de que el documento siempre pueda ser impreso con calidad fotográfica al menos a su tamaño original. Una resolución mayor a la indicada se considerará como una mejora o valor añadido a la calidad de la digitalización. En el caso de documentos con características especiales, como por ejemplo fotografías en papel, transparencias, planos, documentos sonoros, etc., deberán digitalizarse de modo específico de acuerdo a sus características y de acuerdo a las prescripciones técnicas marcadas por el Archivo Histórico de Euskadi.
6.– Como resultado de la digitalización, se entregará al Archivo Histórico de Euskadi por cada imagen digitalizada:
7.– En el caso de que los fondos de archivo contengan documentos sonoros o audiovisuales se entregará al Archivo Histórico de Euskadi:
8.– Se entregará además al Archivo Histórico de Euskadi por cada ítem/unidad documental un fichero en formato PDF con todas y cada una de las páginas de la unidad documental ordenadas en la misma secuencia que el documento original. Este fichero PDF se creará a partir de los ficheros de seguridad o de los máster de digitalización correspondientes, tras aplicarles una compresión suficiente como para que pueda ser manejado con agilidad en un ordenador personal estándar. Como referencia se recomienda que cada página del fichero PDF resultante no supere un tamaño mayor de 2 MB y para lo cual se usen unos niveles de compresión de entre 6-9 dentro de una escala de 0 a12.
9.– Formato de entrega/almacenamiento de las copias al Archivo Histórico de Euskadi: