Source: http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=15781
Timestamp: 2018-01-23 20:10:30+00:00
Document Index: 142513693

Matched Legal Cases: ["l'article 2", 'arrêt ', "l'article 7", 'arrêt ', 'arrêt ', 'arrêt ', 'arrêt ', 'arrêt ', 'arrêt ', 'arrêt ', "l'article 33", 'arrêt ', 'arrêt ', 'arrêt ', 'arrêt ', 'arrêt ', 'arrêt\n', 'arrêt ', 'arrêt ']

Annulée [2017-04-01] - Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye - Canada.ca
Annulée [2017-04-01] - Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye
La présente directive appuie la Politique sur le contrôle interne en mettant en place un processus d'administration de la paye dans les ministères qui assure l'exactitude et l'intégrité des dépenses salariales ainsi que le contrôle comptable des opérations financières liées à la paye.
Modification : 2012-03-30
Paiements, Directive sur les [2017-04-01]
Gestion des fonds publics et des comptes débiteurs, Directive sur la [2017-04-01]
gestion financière de l'administration de la paye, Directive sur la [2012-04-01]
1.2 Elle remplace le document Fonction de contrôleur - Politique sur l'administration de la paye (daté le 1er avril 1997).
2.1 La présente directive s'applique aux ministères qui répondent à la définition donnée à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
2.2 Les parties des sections de la directive qui permettent au contrôleur général de vérifier si les ministères se conforment à la politique ou de demander aux ministères de prendre des mesures correctives ne s’appliquent pas en ce qui concerne le Bureau du vérificateur général, le Bureau du commissaire à la protection de la vie privée, le Bureau du commissaire à l’information, le Bureau du directeur général des élections, le Bureau du commissaire au lobbying, le Bureau du commissaire aux langues officielles et le Bureau du commissaire à l’intégrité du secteur public. Les administrateurs généraux des organisations susmentionnées sont les seuls responsables de la surveillance de la conformité à la politique au sein de leurs organisations. Ils sont également les seuls responsables en cas de non-conformité, conformément aux instruments du Conseil du Trésor qui se rapportent à la gestion de la conformité
3.1 La présente directive appuie la Politique sur le contrôle interne en mettant en place un processus d'administration de la paye dans les ministères qui assure l'exactitude et l'intégrité des dépenses salariales ainsi que le contrôle comptable des opérations financières liées à la paye.
3.2 Le dirigeant principal des finances et la haute direction des Ressources humaines partagent la responsabilité de l'administration de la paye dans les ministères. Le dirigeant principal des finances est responsable de l'efficacité des contrôles financiers relatifs à l'administration et à la comptabilité de la paye ainsi qu’aux demandes de paiement. Les chefs des ressources humaines sont responsables du fonctionnement des services de rémunération et de la mise en œuvre des politiques connexes. Ils sont également conjointement responsables des saisies-arrêts conformément à la Loi sur la saisie-arrêt et la distraction de pensions et aux lois pertinentes des provinces et des territoires. Il est essentiel que toutes les opérations liées à l’administration de la paye, y compris les saisies-arrêts, soient effectuées correctement et rapidement.
3.3 La présente directive doit être lue de concert avec les documents suivants :
Directive sur la vérification des comptes et la Directive sur l'engagement des dépenses et contrôle des engagements
Manuel du receveur général, chapitre 6, « Systèmes de paye (SP) et ministères ».
3.4 La présente directive est émise en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
3.5 La présente directive doit être lue conjointement avec la Ligne directrice sur la gestion financière de l'administration de la paye et la Politique sur le contrôle interne.
Mettre en place des contrôles financiers en vue d’assurer l’exactitude, l’intégrité et la rapidité du processus d’administration de la paye.
Les ressources financières sont utilisées de façon appropriée selon la bonne autorisation, et les pertes dues au gaspillage, aux abus, à la mauvaise gestion, aux erreurs, aux fraudes, aux omissions et à d'autres irrégularités sont réduites au minimum.
Les demandes de paiement sur le Trésor au titre de la rémunération des employés et des personnes en affectation dans le cadre d'un programme d'échanges dont dûment autorisées et légitimes, et faites en temps opportun aux termes des articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
L'exactitude, l'à-propos et l'intégrité des processus d'administration de la paye et du contrôle comptable des opérations financières pour la paye.
Le traitement rapide et efficace des paiements liés à la saisie-arrêt au moyen de l’établissement et du maintien de contrôles internes pertinents.
Il incombe au dirigeant principal des finances d'établir les pratiques et contrôles de gestion requis pour assurer un contrôle interne efficace de la gestion financière de l'administration de la paye, y compris ce qui suit :
6.1 Processus comptables, pouvoirs de signature et séparation des tâches
6.1.1 élaborer, conjointement avec la haute direction des Services des ressources humaines, des procédures et des contrôles comptables efficients et efficaces;
6.1.2 voir à ce que la vérification des données d'entrée de paye, par le personnel de la gestion financière, ne fasse pas double emploi avec le travail effectué par le personnel des ressources humaines;
6.1.3 s'assurer que chaque personne à qui est délégué un pouvoir de signature pour les opérations de paye ait suivi avec succès la formation requise et comprend les responsabilités connexes au pouvoir délégué;
6.1.4 donner une orientation fonctionnelle aux personnes chargées de la distribution des chèques et des relevés de paiement par dépôt direct.
6.1.5 s'assurer que les contrôles de l'ensemble de l'administration de la paye sont énumérés, sont compris et sont exercés;
6.1.6 veiller à la mise en œuvre adéquate des articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques en ce qui a trait à toutes les dépenses effectuées pour l'administration de la paye;
6.1.7 s'assurer que des contrôles efficaces (p. ex., précision, intégralité, à-propos, autorisation) sont en place pour tous les processus et les systèmes qui appuient l'administration de la paye;
6.1.8 voir à ce qu'il existe une répartition adéquate des tâches, comme la garde et la distribution des chèques et des relevés de paiement par dépôt direct, et qu'elles soient exécutées par des personnes qui n'ont pas de pouvoir de signature dans les domaines de la dotation, de la classification ou de des opérations d'entrée des données de paye.
6.2 Ententes de détachement et d'échange
6.2.1 élaborer et tenir à jour des procédures internes et des documents adéquats pour administrer des ententes pouvant prévoir le remboursement en temps opportun, par l'organisme d'accueil, des dépenses salariales, y compris les allocations et les avantages sociaux à la charge de l'employeur pour les employés en détachement ou pour les personnes en affectation dans le cadre d'un échange;
6.2.2 élaborer en collaboration avec les Services des ressources humaines, des formalités de départ pour assurer le recouvrement ou la comptabilisation de tout montant ou autre matériel fourni par l'organisme d'accueil à un employé en détachement ou en affectation dans le cadre d'un échange, lorsque cette personne revient à son organisme d'attache.
6.3 Saisie-arrêt de traitement et de salaires et cession des dettes de la Couronne
Les dirigeants principaux des finances et les chefs des ressources humaines ont la responsabilité conjointe de ce qui suit :
6.3.1 Établir et tenir à jour des processus ministériel pour le traitement rapide et fiable de saisies-arrêts visant les salaires des employés et les honoraires payables aux fournisseurs de services personnels ainsi que pour le versement des montants saisis aux tribunaux et aux programmes d'exécution des ordonnances provinciaux et territoriaux conformément à la Loi sur la saisie-arrêt et la distraction de pensions, aux règlements connexes et aux lois provinciales et territoriales pertinentes.
Les dirigeants principaux des finances ont la responsabilité de ce qui suit :
6.3.2 Veiller à ce que les agents financiers chargés de l’administration des demandes de paiements soient au courant de leurs responsabilités liées au traitement rapide et précis des saisies-arrêts conformément à la Loi sur la saisie-arrêt et la distraction de pensions, aux règlements connexes, aux lois provinciales et territoriales pertinentes ainsi qu’aux Lignes directrices sur la saisie-arrêt et à la directive intitulée « Saisie-arrêt des traitements des fonctionnaires et des sommes payables à des personnes engagées pour exécuter des contrats de service » du Receveur général.
Les chefs des ressources humaines ont la responsabilité conjointe de ce qui suit :
6.3.3 Veiller à ce que les personnel du service des ressources humaines qui participent au processus de saisie-arrêt, incluant les personnes délégués comme contacts avec le ministère de la Justice à ce sujet, soient au courant de leurs responsabilités liées au traitement rapide et précis des saisies-arrêts conformément à la Loi sur la saisie-arrêt et la distraction de pensions, aux règlements connexes, aux lois provinciales et territoriales pertinentes et aux lignes directrices du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines sur le traitement des saisies-arrêts.
6.4 Allocations et avantages sociaux imposables
6.4.1 établir et tenir à jour une comptabilisation acceptable pour satisfaire aux exigences de la Loi de l'impôt sur le revenu et des lois provinciales ou territoriales de l'impôt sur le revenu pour ce qui est de la production des déclarations concernant les allocations et les autres avantages sociaux imposables qui sont accordés en plus de la paye de base.
6.5 Indemnisation des accidentés du travail
6.5.1 s'assurer de recouvrer la rémunération de remplacement provenant d'autres sources, telle une commission d'indemnisation des accidentés du travail, lorsque l'employé a été blessé ou dans les rares cas d'erreur administrative, lorsquee l'employé touche son plein salaire au cours de la période prétablie par l'employeur;
6.5.2 s'assurer que le recouvrement n'est pas effectué lorsque la rémunération en question provient d'une assurance-invalidité personnelle dont l'employé ou son agent a payé la prime;
6.5.3 de concert avec le Secteur de la rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, veiller à la mise en œuvre des lois provinciales ou territoriales pertinentes afin de déterminer si les prestations pour accident de travail reçues d'une commission d'indemnisation des accidentés du travail sont imposables et consulter la Politique sur l'indemnisation pour accident du travail et la Politique sur Congé pour accident du travail pour obtenir des conseils supplémentaires à ce sujet.
6.6 Formalités de départ
6.6.1 élaborer, en collaboration avec les Services des ressources humaines, un rapport et une liste de vérification de départ afin de confirmer et de certifier que toutes les sommes dues à la Couronne ont été remboursées et que tout matériel prêté a été rendu avant que l'employé quitte le ministère. Ces mesures permettent d'atteindre les objectifs suivants :
assurer le remboursement des avances comptables en souffrance, tels une avance de voyage, une avance permanente, une avance salariale d'urgence, des fonds de petite caisse, de la monnaie d'appoint; une carte d'achat; une carte de voyage; une carte d'identité; un congé pris en trop; du matériel, des outils et des manuels. Cette liste n'est pas exhaustive et peut inclure d'autres éléments;
inclure l'autorisation de secteurs comme les ressources humaines, la sécurité, la gestion du matériel, l'administration, la bibliothèque et les services financiers. Cette liste n'est pas exhaustive et peut inclure d'autres secteurs de l'organisation;
veiller à ce que les employés des services de gestion financières ou, le cas échéant, l'organisation à laquelle le pouvoir de payer aux termes de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques est délégué, soient les derniers à donner leur accord.
6.6.2 Veiller à mettre en place un processus, lorsqu'un employé quitte et doit de l'argent ou n'a pas rendu le matériel prêté, afin que les Services de rémunération en soit avisé et faire en sorte que le montant à recouvrer soit déduit des sommes dues à l'employé ou, le cas échéant, qu'un compte débiteur soit cré et que des mesures de recouvrement soient prises.
6.7 Exigences en matière de surveillance et de rapports
6.7.1 Le dirigeant principal des finances a la responsabilité d' appuyer l'administrateur général, par le biais de la supervision de la mise en œuvre et du suivi de la présente directive dans son ministère; du signalement à l'administrateur général des difficultés majeures, des lacunes en matière de rendement ou des problèmes de conformité et de l'élaboration de propositions pour régler ces problèmes, ainsi que de la présentation d'un compte rendu de problèmes majeurs de rendement ou de conformité au Bureau du contrôleur général.
6.7.2 Les dirigeants principaux des finances, conjointement avec les chefs des ressources humaines, veilleront au respect de la Loi sur la gestion des finances publiques, des règlements connexes ainsi que des lois provinciales et territoriales pertinentes afin de régler et de prévenir tout retard de traitement injustifié.
6.7.3 Le contrôleur général doit surveiller la conformité des ministères aux exigences de la présente directive et, conjointement avec la politique connexe, effectuer un examen dans cinq à huit ans.
7.1 En cas de non-respect, l'administrateur général veille à ce que des mesures correctives soient prises au sein de son organisation par les responsables de la mise en œuvre des exigences de la présente directive.
7.2 Pour appuyer l'administrateur général quant à sa responsabilité de mettre en œuvre la Politique sur le contrôle interne et les instruments connexes, le dirigeant principal des finances doit veiller à ce que des mesures correctives soient prises afin de régler les cas de non-respect des exigences de la présente directive. Ces mesures peuvent comprendre une formation supplémentaire, des changements aux procédures et aux systèmes, la suspension ou le retrait des pouvoirs délégués, des mesures disciplinaires et toutes les autres mesures, au besoin.
7.3 Il faut rappeler à toute personne que les articles 76 à 81 (Responsabilité civile et infractions) de la Loi sur la gestion des finances publiques peuvent s'appliquer de même que les articles 121 (Fraudes envers le gouvernement), 122 (Abus de confiance), 322 (Vol) et 380 (Fraude) du Code criminel.
La présente section a pour but d'informer les ministères au sujet des autres intervenants importants pour la mise en œuvre de la présente directive. Cependant, elle ne confère en soi aucun pouvoir.
8.1 Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (Secteur de la rémunération) est responsable du fonctionnement des éléments suivants :
le Système régional de paye qui sert à calculer la paye et les retenues des employés et à transmettre les demandes d'émission des paiements au Système normalisé des paiements;
le livre général du système de paye (GLG-SP) qui sert à établir des rapports sur les soldes des comptes de contrôle des feuilles de paye;
un système de paye distinct pour les membres de la Gendarmerie royale du Canada.
8.2 Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Le Bureau du contrôleur général est chargé de l'élaboration, de la surveillance, de la tenue à jour et de l'interprétation de la présente directive.
Le Secteur des relations de travail et opérations de rémunération est responsable des politiques et instruments de politique connexes en matière d'administration de la paye liées à la rémunération des employés.
8.3 Le ministère de la Justice:
Le ministère de la Justice est responsable de l’administration de la Loi sur la saisie-arrêt et la distraction de pensions. Les greffes de la saisie-arrêt reçoivent les documents pertinents de saisie-arrêt exigés sous la Loi sur la saisie-arrêt et la distraction de pensions à saisir-arrêter le salaire d’un fonctionnaire ou les honoraires payables au fournisseur de services personnels. Ces bureaux ont la responsabilité de valider et de transmettre les documents pertinents au ministère ou à l’organisme du fonctionnaire pour traitement conformément à la Loi sur la saisie-arrêt et la distraction de pensions et ses règlements.
Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, pour la prestation des services de la paye par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Loi sur la gestion des finances publiques, articles 2, 7, 32, 33 et 34
Règlement sur la saisie-arrêt
Règlement sur la saisie-arrêt pour l'exécution d'ordonnances et d'ententes alimentaires
Règlement sur les avances comptables
Règlement sur la cession des dettes de la Couronne
Règlement sur l'émission de chèques (1997)
Règlement de 1996 sur la destruction des effets payés
Règlement sur le paiement électronique
Règlement de 1997 sur les demandes de paiement et de règlement
Règlement de 1997 sur le remboursement de dettes
Administration de la paye — Généralités
Congé pour accident du travail
Directive sur les avances comptables
Directive sur les retenues sur la paye
Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépense
Directive sur l'engagement des dépenses et contrôle des engagements
Directive sur les rentrées, dépôt et comptabilisation des rentrées de fonds
Directive sur la gestion des comptes débiteurs
Manuel de comptabilité selon la SIF,section 7.3, Rémunération
Ligne directrice sur la gestion financière de l'administration de la paye
Lignes directrices sur le traitement des saisies-arrêts
Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière pour l'administration de la paye
Outil lié au cadre de contrôle de l'administration de la paye
Manuel du receveur général,chapitre 6, « Systèmes de paye (SP) et ministères »
Directive du receveur général 1983-5R2,« Saisie-arrêt des traitements des fonctionnaires et des sommes payables à des personnes engagées pour exécuter des contrats de service »
10.1 Veuillez adresser les demandes de renseignements relatives à cette directive à l'administration centrale de votre ministère. Pour l'interprétation de la présente directive, les responsables de l'administration centrale des ministères devraient communiquer avec :
Division de la politique sur la gestion financière
10.2 Pour tout renseignement concernant les opérations de rémunération, l'administration centrale peut également communiquer avec :
Relations de travail et opérations de rémunération
10.3 Pour tout renseignement concernant Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (Secteur de la rémunération) l'administration centrale peut également communiquer avec :
Ottawa (ON) K1A 0S5
Courriel : ncr.rgenquire@pwgsc.gc.ca
Politiques, processus, procédures et systèmes qui permettent à un ministère de mettre en œuvre ses programmes et d'exercer ses activités, d'utiliser ses ressources de façon efficace, de pratiquer une saine gérance, de respecter ses obligations et d'atteindre ses objectifs.