Source: https://www.revosax.sachsen.de/vorschrift/2262
Timestamp: 2020-04-03 08:53:17
Document Index: 278098293

Matched Legal Cases: ['§ 10', '§ 1', '§ 6', '§ 12', '§ 18', '§ 22', '§ 24', '§ 31', '§ 36', '§ 38', '§ 40', '§ 87', '§ 1', '§ 1', '§ 10', '§ 11', '§ 10', '§ 11', '§ 10', '§ 7', '§ 1', '§ 9', '§ 7', '§ 10', '§ 10', '§ 1', '§ 8', '§ 10', '§ 14', '§ 35', '§ 10', '§ 11', '§ 14', '§ 26', '§ 42', '§ 8', '§ 16', '§ 10', '§ 11', '§ 87', '§ 87', '§ 31', '§ 32', '§ 33', '§ 36', '§ 27', '§ 34', '§ 46', '§ 48', '§ 1', '§ 36', '§ 37', '§ 43', '§ 43', '§ 44']

REVOSax Landesrecht Sachsen - Gemeindekassenverordnung – GemKVO
29.01.1991 - 20.12.1996
Vollzitat: Gemeindekassenverordnung vom 8. Januar 1991 (SächsGVBl. S. 10), die durch Artikel 2 der Verordnung vom 3. Dezember 1996 (SächsGVBl. S. 498) geändert worden ist
über die Kassenführung der Gemeinden des Freistaates Sachsen
(Gemeindekassenverordnung – GemKVO)
Auf Grund von § 10 Nr. 3 des Vorschaltgesetzes zur Erhebung von Abgaben und Umlagen sowie zur Führung der Haushaltswirtschaft in den Kommunen vom 19. 12. 1990 (SGVBl. S. 18) wird im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen verordnet:
1. Abschnitt: Aufgaben und Organisation der Gemeindekasse §§ 1 – 5
2. Abschnitt: Kassenanordnungen §§ 6 – 11
3. Abschnitt: Zahlungsverkehr §§ 12 – I7
4. Abschnitt: Verwaltung der Kassenmittel und Wertgegenstände §§ 18 – 21
5. Abschnitt: Buchführung
1. Unterabschnitt: Allgemeines §§ 22 – 23
2. Unterabschnitt: Die Bücher für Einnahmen und Ausgaben §§ 24 – 30
3. Unterabschnitt: Tagesabschluß, Zwischenabschlüsse und Jahresabschluß §§ 31 – 35
6. Abschnitt: Besorgung von Kassengeschäften durch Stellen außerhalb der Gemeindeverwaltung §§ 36 – 37
7. Abschnitt: Sonderkassen §§ 38 – 39
8. Abschnitt: Begriffsbestimmungen, Übergangs- und Schlußvorschriften §§ 40 – 43
Anlage: Bestimmungen über die Entgegennahme von Schecks
die Annahme der Einnahmen und die Leistung der Ausgaben
die Buchführung einschließlich der Sammlung der Belege, soweit nicht nach § 87 Abs. 1 SächsGemO eine andere Stelle damit beauftragt ist.
Die Gemeindekasse hat Kassengeschäfte bei Schulen, deren Träger die Gemeinde ist, zu erledigen, soweit sie mit den dem Schulträger obliegenden Schulangelegenheiten (externe Schulangelegenheiten) zusammenhängen. Dazu gehören insbesondere Kassengeschäfte im Zusammenhang mit
der Bewirtschaftung der Schulgebäude und sonstigen Schuleinrichtungen, der Vermietung von Schulräumen, der Beschaffung von Lehr- und Lernmitteln, dem Ersatz für Lernmitteln, der Erhebung von Verwaltungs- und Beglaubigungsgebühren oder Schulgeld, Stiftungen oder Schenkungen,
der Abwicklung der Schülerbeförderungskosten,
Aufwendungen des Schulträgers bei Schulveranstaltungen außerhalb des Lehrplans, z. B. Sportfeste, Theater- und Konzertaufführungen, Ausstellungen u. ä.
Der Gemeindekasse obliegen außerdem die Mahnung, Betreibung und Einleitung der Zwangsvollstreckung (zwangsweise Einziehung), die Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und der Erlaß von Mahngebühren, Vollstreckungskosten und Nebenforderungen (Zinsen und Säumniszuschläge), soweit in anderen Vorschriften nichts anderes bestimmt oder nicht eine andere Stelle damit beauftragt ist.
(2) Der Gemeindekasse können weitere Aufgaben übertragen werden, soweit Vorschriften der Kommunalverfassung und dieser Verordnung nicht entgegenstehen und die Erledigung der Aufgaben nach Absatz 1 nicht beeinträchtigt wird. 1
(1) Die Gemeindekasse darf Aufgaben nach § 1 Abs. 1 für andere (fremde Kassengeschäfte) nur erledigen, wenn dies durch Gesetz oder auf Grund eines Gesetzes bestimmt oder durch den Bürgermeister angeordnet ist. Eine Anordnung ist nur zulässig, wenn dies im Interesse der Gemeinde liegt und gewährleistet ist, daß die fremden Kassengeschäfte bei der Prüfung der Gemeindekasse mitgeprüft werden können.
Zur Erledigung von Kassengeschäften können Zahlstellen als Teile der Gemeindekasse eingerichtet werden; ihnen können auch Aufgaben nach § 1 Abs. 1 Satz 4 und Abs. 2 übertragen werden. Der Bürgermeister regelt die Aufgaben der einzelnen Zahlstellen.
Zur Leistung geringfügiger Barzahlungen, die regelmäßig anfallen, oder als Wechselgeld können einzelnen Dienststellen oder einzelnen Bediensteten Handvorschüsse gewährt werden. Wenn kein anderer Zeitpunkt bestimmt wird, ist über die Handvorschüsse monatlich abzurechnen. Der Bürgermeister hat die erforderlichen Maßnahmen für eine ordnungsmäßige Verwaltung der Handvorschüsse zu treffen.
Buchungsmaschinen, Datenverarbeitungseinrichtungen oder -systeme und andere technische Hilfsmittel nicht unbefugt benutzt werden können und
(2) Zahlungsverkehr und Buchführung sollen nicht von demselben Bediensteten vorgenommen werden.
(3) Ist die Gemeindekasse ständig mit mehr als einem Bediensteten besetzt, sind Überweisungsaufträge, Abbuchungsaufträge und -vollmachten sowie Schecks von zwei Bediensteten zu unterzeichnen.
(1) Die Gemeindekasse darf, wenn in dieser Verordnung nichts anderes bestimmt ist, nur auf Grund einer schriftlichen Anordnung (Kassenanordnung)
Einnahmen annehmen oder Ausgaben leisten und die damit verbundenen Buchungen vornehmen (Zahlungsanordnung; Annahmeanordnung oder Auszahlungsanordnung),
Eine Kassenanordnung, die in der Form nicht den Vorschriften entspricht, darf erst ausgeführt werden, wenn die anordnende Stelle sie berichtigt hat. Gibt der Inhalt einer Kassenanordnung zu Bedenken Anlaß, darf sie nur ausgeführt werden, wenn die anordnende Stelle sie schriftlich aufrechterhält.
(2) Der Bürgermeister regelt die Befugnis, Kassenanordnungen zu erteilen. Die Namen und Unterschriften der Bediensteten, die Anordnungen erteilen dürfen, sowie der Umfang der Anordnungsbefugnis sind der Gemeindekasse schriftlich mitzuteilen. Wer nach § 10 und § 11 Abs. 2 die sachliche und rechnerische Feststellung trifft, soll nicht auch die Zahlungsanordnung erteilen.
(3) Bedienstete der Gemeindekasse sollen Kassenanordnungen weder vorbereiten noch erteilen.
die Bestätigung, daß die sachliche und rechnerische Feststellung nach § 10 oder § 11 Abs. 2 vorliegt,
Die Bestätigung nach Satz 1 Nr. 6 entfällt, wenn die sachliche und rechnerische Feststellung (§§ 10, 11 Abs. 2) mit der Zahlungsanordnung verbunden ist.
(3) Auszahlungsanordnungen zu Lasten des Haushalts dürfen nur erteilt werden, wenn die haushaltsrechtlichen Voraussetzungen vorliegen. Bei überplanmäßigen oder außerplanmäßigen Ausgaben ist dies in der Auszahlungsanordnung zu vermerken.
(1) Eine allgemeine Zahlungsanordnung kann sich auf die Angaben nach § 7 Abs. 1 Nr. 2, 5, 7 und 8 beschränken. Sie ist zulässig für
Einnahmen, die dem Grunde nach häufig anfallen, ohne daß die Zahlungspflichtigen oder die Höhe vorher feststehen
(2) Der Bürgermeister kann für Einnahmen, die nach Rechtsvorschriften oder allgemeinen Tarifen erhoben werden, eine allgemeine Zahlungsanordnung zulassen, wenn gewährleistet ist, daß die Gemeindekasse rechtzeitig vor den Fälligkeitstagen die Unterlagen über die anzunehmenden Beträge erhält.
(1) Ist für die Gemeindekasse zu erkennen, daß sie empfangsberechtigt ist, hat sie Einnahmen auch ohne Annahmeanordnung anzunehmen und zu buchen. Die Annahmeanordnung ist unverzüglich einzuholen.
Einnahmen, die irrtümlich bei der Gemeindekasse eingezahlt und nach Absatz 3 Nr. 2 zurückgezahlt oder weitergeleitet werden,
Einnahmen, die die Gemeindekasse nach § 1 Abs. 1 Satz 4 selbst festsetzt.
(3) Ohne Auszahlungsanordnungen dürfen ausgezahlt und gebucht werden
(1) Jeder Anspruch und jede Zahlungsverpflichtung sind auf ihren Grund und ihre Höhe zu prüfen. Die Richtigkeit ist schriftlich zu bescheinigen (sachliche und rechnerische Feststellung). In den Fällen des § 9 Abs. 2 Nr. 1 und 2 und Abs. 3 entfällt eine sachliche und rechnerische Feststellung.
(2) Bedarf es einer Zahlungsanordnung im Sinne des § 7, ist die sachliche und rechnerische Feststellung vor Erteilung der Anordnung zu treffen. Sonst ist die Feststellung nach Eingang oder Leistung der Zahlung unverzüglich nachzuholen. Die anordnungsberechtigte Stelle hat der Gemeindekasse eine Bestätigung, daß die Feststellung vorliegt, als Beleg zu übermitteln.
(3) Der Bürgermeister regelt die Befugnis für die sachliche und rechnerische Feststellung. Bediensteten der Gemeindekasse darf die Befugnis nur erteilt werden, wenn und soweit der Sachverhalt nur von ihnen beurteilt werden kann.
(1) Werden die Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen im automatisierten Verfahren ermittelt, muß sichergestellt sein, daß
gültige Programme verwendet werden; sie müssen dokumentiert und von der vom Bürgermeister bestimmten Stelle freigegeben sein,
die Unterlagen, die für den Nachweis der richtigen und vollständigen Ermittlung der Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen erforderlich sind, einschließlich der Dokumentation der verwendeten Programme und eines Verzeichnisses über den Aufbau der Datensätze bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist für Belege verfügbar sind und jederzeit in angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
(2) Je nach Art des automatisierten Verfahrens ist anstelle der Feststellung nach § 10 Abs. 1 zu bescheinigen, daß die dem Verfahren zugrunde gelegten Daten sachlich und rechnerisch richtig, vollständig ermittelt und erfaßt sowie mit den gültigen Programmen ordnungsmäßig verarbeitet wurden und die Datenausgabe vollständig und richtig ist. § 10 Abs. 2 und 3 gilt entsprechend.
Für die Entgegennahme von Schecks gelten die Bestimmungen in der Anlage.
(3) Der Bürgermeister regelt die Form der Quittung und die Befugnis zu ihrer Erteilung. Die Regelung muß den Erfordernissen eines sicheren Zahlungsverkehrs entsprechen.
(1) Die zuständige Dienststelle soll, wenn die zwangsweise Einziehung eingeleitet ist, eine Stundung nur im Benehmen mit der Gemeindekasse erteilen. Im übrigen hat sie Stundungen der Gemeindekasse unverzüglich schriftlich mitzuteilen. Die Gemeindekasse darf unbeschadet des § 1 Abs. 1 Satz 4 Stundungen nicht gewähren; der Bürgermeister kann sie ausnahmsweise damit beauftragen, wenn dies zur Verwaltungsvereinfachung dient und eine ordnungsmäßige Erledigung gewährleistet ist.
(2) Die Gemeindekasse hat Einnahmen, die nicht rechtzeitig eingegangen sind, unverzüglich zwangsweise einzuziehen oder die zwangsweise Einziehung zu veranlassen. Sie kann von der zwangsweisen Einziehung zunächst absehen, wenn zu erkennen ist, daß
(3) Die Gemeindekasse kann angewiesen werden, ein Kreditinstitut zu beauftragen oder einen Empfangsberechtigten zu ermächtigen, Forderungen bestimmter Art vom Konto der Gemeindekasse abzubuchen oder abbuchen zu lassen, eine solche Anweisung darf nur erteilt werden, wenn
zu erwarten ist, daß der Empfangsberechtigte ordnungsgemäß mit der Gemeindekasse abrechnet,
gewährleistet ist, daß das Kreditinstitut den abgebuchten Betrag dem Konto der Gemeindekasse wieder gutschreibt, wenn die Gemeinde in angemessener Frist der Abbuchung widerspricht.
(2) Bei unbaren Auszahlungen ist auf der Auszahlungsanordnung, falls eine solche nicht vorgeschrieben oder nach § 8 allgemein erteilt ist, auf der sachlichen und rechnerischen Feststellung (§§ 10, 11 Abs. 2) oder auf einem besonderen Beleg anzugeben, an welchem Tag und auf welchem Weg die Zahlung geleistet worden ist. Die Angaben auf der Auszahlungsanordnung können entfallen, sofern im Finanzwesen ein automatisiertes Verfahren eingesetzt wird.
(1) Die Gemeindekasse hat darauf zu achten, daß die für die Auszahlungen erforderlichen Kassenmittel rechtzeitig verfügbar sind. Der Bestand an Bargeld und die Guthaben auf den für den Zahlungsverkehr bei Kreditinstituten errichteten Konten sind auf den für Zahlungen notwendigen Umfang zu beschränken. Vorübergehend nicht benötigte Kassenmittel sind so anzulegen, daß sie bei Bedarf verfügbar sind.
(3) Muß der Kassenbestand vorübergehend durch Kassenkredite verstärkt werden, hat die Gemeindekasse unverzüglich die Weisung des Bürgermeisters einzuholen.
(1) Zahlungsmittel und Vordrucke für Schecks sind sicher aufzubewahren. Der Bürgermeister bestimmt, welche Sicherheitsvorkehrungen für die Aufbewahrung sowie für die Beförderung von Zahlungsmitteln zu treffen sind.
(1) Wertpapiere sollen einem Kreditinstitut zur Verwahrung übergeben werden. Im übrigen sind Wertpapiere und andere Urkunden, die Vermögensrechte verbriefen oder nachweisen, von der Gemeindekasse zu verwahren. Das gleiche gilt für Gebührenmarken, andere Wertzeichen mit Ausnahme von Postwertzeichen und für geldwerte Drucksachen, die nach § 14 Abs. 1 Satz 1 ohne Quittung abgegeben werden. Der Bürgermeister kann eine andere Dienststelle mit der Verwahrung beauftragen.
(3) Verwahrt die Gemeindekasse Wertpapiere, hat sie die Auslosung und Kündigung sowie die Zinstermine zu überwachen und die sonstigen Aufgaben des Verwahrers nach dem Gesetz über die Verwahrung und Anschaffung von Wertpapieren vom 4. Februar 1937 (RGBl. I S. 171), zuletzt geändert durch Gesetz vom 2. März 1974 (BGBl. I S. 469), wahrzunehmen.
(1) Die Bücher können in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern (Speicherbuchführung) oder in visuell lesbarer Form (gebunden, geheftet, in Loseblatt- oder Karteiform) geführt werden. Der Bürgermeister bestimmt, in welcher Form die Bücher geführt werden.
gültige Programme verwendet werden; sie müssen dokumentiert, geprüft und von der vom Bürgermeister bestimmten Stelle freigegeben sein.
die Buchungen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen der Bücher jederzeit in angemessener Frist ausgedruckt werden können; § 35 Abs. 3 bleibt unberührt,
die Unterlagen, die für den Nachweis der ordnungsmäßigen maschinellen Abwicklung der Buchungsvorgänge erforderlich sind, einschließlich der Dokumentation der verwendeten Programme und eines Verzeichnisses über den Aufbau der Datensätze bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Bücher verfügbar sind und jederzeit in angemessener Frist lesbar gemacht werden können,
(3) Bei visuell lesbarer Buchführung sind die Eintragungen urkundenecht vorzunehmen. Sie dürfen nur zur Berichtigung von Schreib- und Rechenfehlern und sonstigen offensichtlichen Unrichtigkeiten geändert werden. Änderungen müssen so vorgenommen werden, daß die ursprüngliche Eintragung lesbar bleibt. Werden die visuell lesbaren Buchungen in einem automatisierten Verfahren vorgenommen, gilt Absatz 2 Nr. 1 bis 3 und 6 entsprechend.
(4) Der Bürgermeister regelt das Nähere über die Sicherung des Buchungsverfahrens. Die Bücher sind durch geeignete Maßnahmen gegen Verlust, Wegnahme und Veränderungen zu schützen.
Die Bücher für Einnahmen und Ausgaben
(1) Die Einzahlungen und Auszahlungen sind getrennt voneinander einzeln oder nach Absatz 2 und 3 in Summen zusammengefaßt im Zeitbuch zu buchen. Die Buchung umfaßt mindestens
(2) Zum Zeitbuch können Vorbücher geführt werden, aus denen die Ergebnisse in das Zeitbuch übernommen werden. Für die Vorbücher gilt Absatz 1 Satz 2 bis 4 entsprechend.
(3) Im Zeitbuch können mehrere Beträge auf Grund von Zusammenstellungen von Belegen zusammengefaßt gebucht werden. Die Zusammenstellungen sind als Belege zur Zeitbuchung aufzubewahren.
bei unbaren Zahlungen am Tag, an dem die Gemeindekasse von der Gutschrift Kenntnis erhält oder ein übersandter Scheck bei ihr eingeht,
bei Aufrechnungen am Tag, an dem die Aufrechnungserklärung der Gemeindekasse bekannt wird und
bei den außerhalb der Räume der Gemeindekasse angenommenen Einzahlungen am Tag, an dem die mit der Annahme beauftragte Stelle mit der Gemeindekasse abrechnet.
bei unbaren Zahlungen vor der Hingabe des Auftrags an das Kreditinstitut oder der Übersendung eines Schecks, bei Abbuchungen im Lastschrifteinzugsverfahren am Tag, an dem die Gemeindekasse von der Abbuchung Kenntnis erhält,
bei Barzahlungen am Tag der Übergabe oder Übersendung von Bargeld oder der Übergabe von Schecks und
(2) Für die Buchungen im Verwaltungshaushalt und Vermögenshaushalt gilt die Ordnung des Haushaltsplans. Im übrigen bestimmt der Bürgermeister die Ordnung der Buchungen, soweit nicht das Staatsministerium des Inneren verbindliche Muster bekanntgegeben hat.
den Buchungstag der Einzahlungen oder Auszahlungen und
Wenn die Gemeinde zur Erlangung staatlicher Zuwendungen für eine Baumaßnahme verpflichtet ist, eine Baurechnung oder einen zahlenmäßigen Nachweis zu führen, und dabei das Bauausgabebuch durch einen Auszug aus dem Sachbuch ersetzen will, muß die sachliche Buchung außerdem Angaben über den Empfänger der Auszahlung, das Datum der ihr zugrundeliegenden Rechnung und deren Gegenstand enthalten.
Die Einnahmen und Ausgaben sind auf Grund der Kassenanordnung oder der sachlichen und rechnerischen Feststellung (§ 10, § 11 Abs. 2) zum Soll zu stellen. Bei Auszahlungen kann die Sollstellung bis zur Zeitbuchung aufgeschoben werden. Die IstBuchung im Sachbuch soll mit der Zeitbuchung vorgenommen werden.
(1) Zum Nachweis des Bestandes und der Veränderungen auf den für den Zahlungsverkehr bei Kreditinstituten errichteten Kosten der Gemeindekasse ist für jedes Konto ein Kontogegenbuch zu führen. Hiervon kann abgesehen werden, wenn durch das Zeitbuch oder auf andere Weise der Bestand und die Veränderungen der Konten überwacht werden können.
(3) Die in Absatz 1 und 2 genannten Bücher können für mehrere Jahre geführt werden. Bei Speicherbuchführung sind sie für jeden Buchungstag auszudrucken.
(3) § 14 Abs. 2 und 3 GemHVO bleibt unberührt.
an jedem Tag, an dem Zahlungen bewirkt worden sind, am Schluß der Kassenstunden den Kassenistbestand,
für jeden Buchungstag (§ 26) unmittelbar nach Abschluß der Zeitbuchung den Kassensollbestand
zu ermitteln und jeweils sofort in das Tagesabschlußbuch zu übernehmen. Die Eintragungen sind von den an den Ermittlungen beteiligten Bediensteten und vom Kassenverwalter zu unterschreiben. Werden die Kontogegenbücher und das Zeitbuch in einem automatisierten Verfahren geführt, sind anstelle des Tagesabschlusses nach Satz 1 der Barkassenbestand und der Bestand aus den Kontogegenbüchern zu ermitteln und dem Bestand an Zahlungsmitteln sowie dem Bestand auf den Zahlungsverkehr bei Kreditinstituten errichteten Konten gegenüberzustellen.
(2) Unstimmigkeiten, die sich bei der Gegenüberstellung des Kassenistbestandes und des Kassensollbestandes ergeben, sind unverzüglich aufzuklären. Wird ein Kassenfehlbetrag nicht sofort ersetzt, ist er zunächst als Vorschuß zu buchen. Ein Kassenfehlbetrag ist bei der Aufstellung der Jahresrechnung, wenn er länger als sechs Monate unaufgeklärt geblieben ist und Bedienstete nicht haften, im Verwaltungshaushalt als Ausgabe zu buchen. Ein Kassenüberschuß ist zunächst als Verwahrgeld zu buchen. Bei der Aufstellung der Jahresrechnung ist er, wenn er länger als sechs Monate unaufgeklärt geblieben ist, im Verwaltungshaushalt zu vereinnahmen.
(3) Der Bürgermeister kann zulassen, daß der Kassensollbestand im Falle des Absatzes 1 Satz 1 Nr. 2 vor Beginn der Kassenstunden des folgenden Tages ermittelt wird. Bei Kassen mit geringem Zahlungsverkehr kann der Bürgermeister zulassen, daß wöchentlich nur ein Abschluß vorgenommen wird.
Zwischenabschlüsse des Zeit- und Sachbuches
In bestimmten Zeitabständen, mindestens vierteljährlich, ist durch einen Zwischenabschluß des Zeitbuches und Sachbuches festzustellen, ob die zeitliche und sachliche Buchung der Einzahlungen und Auszahlungen übereinstimmt. Auf Anordnung des Bürgermeisters kann von Zwischenabschlüssen abgesehen werden, wenn die zeitlichen und sachlichen Buchungen in einem Arbeitsgang vorgenommen werden.
(1) Das Zeitbuch und das Sachbuch sind zum Ende des Haushaltjahres abzuschließen. Nach dem Abschlußtag dürfen nur noch Abschlußbuchungen (§ 42 Nr. 1) vorgenommen werden.
(1) Die Buchungen müssen durch Kassenanordnungen und Auszahlungsnachweise, ferner durch Unterlagen, aus denen sich der Zahlungsgrund ergibt (begründende Unterlagen), belegt sein. In den Fällen der §§ 8, 9 Abs. 2 Nr. 3, § 16 Abs. 3 tritt an die Stelle der Kassenanordnung die Bestätigung, daß die sachliche und rechnerische Feststellung vorliegt (§ 10, § 11 Abs. 2).
(1) Die Bücher und Belege sind sicher aufzubewahren. Soweit begründende Unterlagen nicht den Kassenanordnungen beigefügt sind, obliegt ihre Aufbewahrung den anordnenden Stellen.
(2) Die Jahresrechnung ist dauernd aufzubewahren, bei Speicherbuchführung in ausgedruckter Form. Die Bücher sind zehn Jahre, die Belege sechs Jahre aufzubewahren. Ergeben sich Zahlungsgrund und Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte nicht aus den Büchern, sind die Belege so lange wie die Bücher aufzubewahren. Die Fristen beginnen am ersten Januar des der Feststellung der Jahresrechnung folgenden Haushaltsjahres. Gutschriften, Lastschriften und Kontoauszüge der Kreditinstitute sind wie Belege zu behandeln.
(3) Nach Abschluß der überörtlichen Prüfung, frühestens nach Ablauf von drei Jahren seit Beginn der Aufbewahrungsfrist, können die Bücher und Belege auf Bildträgern aufbewahrt werden, wenn sichergestellt ist, daß der Inhalt der Bildträger mit den Originalen übereinstimmt und jederzeit lesbar gemacht werden kann. Die Bildträger sind nach Absatz 1 und 2 anstelle der Originale aufzubewahren. Der Bürgermeister kann zulassen, daß der Inhalt von Büchern und Belegen vor Ablauf der im Satz 1 genannten Frist auf Bildträger übernommen wird, wenn sichergestellt ist, daß die Daten innerhalb der Frist jederzeit in ausgedruckter Form sichtbar gemacht werden können. Die Verfilmung von Fremdbelegen muß farbecht erfolgen. Bevor eine solche Regelung zugelassen wird, ist die für die überörtliche Prüfung zuständige Stelle zu hören.
(1) Läßt die Gemeinde nach § 87 Abs. 1 SächsGemO den Zahlungsverkehr ganz oder zum Teil durch eine Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung besorgen, muß insbesondere gewährleistet sein, daß
die Auszahlungsnachweise für die einzelnen Auszahlungen der Gemeinde als Belege überläßt oder ihr schriftlich bestätigt, daß die Zahlungen auftragsgemäß geleistet worden sind; im letzteren Fall müssen die Auszahlungsnachweise von der erledigenden Stelle nach den für die Gemeinde geltenden Vorschriften aufbewahrt und für Prüfungen bereitgestellt werden,
(2) Die erledigende Stelle muß ihre Nachweise über die Ein- und Auszahlungen wie Vorbücher zum Zeitbuch der Gemeinde führen. Die Gemeindekasse hat die von der erledigenden Stelle angenommenen Einnahmen oder geleisteten Ausgaben zusammengefaßt in ihre Zeitbücher zu übernehmen und am Tag zu buchen, an dem die erledigende Stelle mit der Gemeindekasse abrechnet. 2
Läßt die Gemeinde nach § 87 Abs. 1 SächsGemO die Buchung der Einnahmen und Ausgaben ganz oder zum Teil von Stellen außerhalb der Gemeindeverwaltung besorgen, muß insbesondere gewährleistet sein, daß
der Gemeinde rechtzeitig der Tagesabschluß (§ 31), die Zwischenabschlüsse (§ 32) und der Jahresabschluß (§ 33) übermittelt werden.
Im übrigen gilt § 36 Abs. 1 Nr. 2 und 3 Buchst. c bis e entsprechend. 3
Bei Anwendung der kaufmännischen Buchführung oder einer entsprechenden Verwaltungsbuchführung gelten die §§ 27 bis 30 und § 34 Abs. 2 nicht. Der unbare Zahlungsverkehr und die Buchführung können einer anderen Stelle des für das Rechnungswesen zuständigen Geschäftsbereiches übertragen werden. Einnahmen können ohne Zahlungsanordnung angenommen werden; soweit Zahlungsanordnungen erforderlich sind, müssen Buchungsstelle und Haushaltsjahr (Wirtschaftsjahr) nicht angegeben werden.
Begriffsbestimmungen, Übergangs- und Schlußvorschriften
Die Gemeinde kann ausnahmsweise die Bücher für die Jahresrechnung abweichend von den Vorschriften des 5. Abschnitts nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung führen, wenn dies für die Verbindung von Sonderkassen mit der Gemeindekasse zweckmäßig ist, die Buchführungsgeschäfte insgesamt sich vereinfachen lassen und die an die Verwaltungsbuchführung gestellten Anforderungen erfüllt werden. Vor der Umstellung der Buchführung ist der Rechtsaufsichtsbehörde Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben.
1. Abschlußbuchungen:
Die für den kassenmäßigen Abschluß und die Haushaltsrechnung sowie die Vermögensrechnung des abgelaufenen Haushaltsjahres noch erforderlichen Buchungen einschließlich der Übertragungen in das folgende Haushaltsjahr, ausgenommen die Buchungen von Einzahlungen und Auszahlungen von Dritten oder an Dritte einschließlich der Sondervermögen mit Sonderrechnung.
2. Auszahlungen:
Die aus der Gemeindekasse oder Sonderkasse hinausgehenden Beträge einschließlich der Verrechnungen (Nummer 7 Buchst. c).
3. Bargeld:
Bundesmünzen, Bundesbanknoten und fremde Geldsorten.
4. Einzahlungen:
Die bei der Gemeindekasse oder Sonderkasse eingehenden Beträge einschließlich der Verrechnungen (Nummer 7 Buchst. c).
5. Kassenmittel:
Die Zahlungsmittel im Sinne der Nummer 6 und die Bestände auf Konten der Gemeindekasse oder Sonderkasse mit Ausnahme der Geldanlagen (§ 46 Nr. 9 GemHVO).
6. Zahlungsmittel:
Bargeld, Schecks.
Die Überweisungen oder Einzahlungen auf ein Konto der Gemeindekasse oder Sonderkasse bei einem Kreditinstitut, Überweisungen oder Auszahlungen von einem solchen Konto und die Übersendung von Schecks.
Die Übergabe oder Übersendung von Bargeld; als Barzahlung gilt auch die Übergabe von Schecks.
Verrechnungen:
Zahlungen, die durch buchmäßigen Ausgleich zwischen Einnahmen und Ausgaben bewirkt werden, ohne daß die Höhe des Kassensollbestandes verändert wird (Aufrechnung, Verrechnung zwischen verschiedenen Buchungsstellen).
Für die Erprobung neuer Modelle gilt § 48 GemHVO entsprechend. 4
Diese Verordnung tritt am Tage nach der Verkündung in Kraft. 5
Der angenommene Scheck ist unverzüglich als Verrechnungsscheck zu kennzeichnen, wenn er diesen Vermerk nicht bereits trägt. Die Nummer des Schecks, das bezogene Kreditinstitut, die Kontonummer des Ausstellers, der Betrag und ein Hinweis, durch den die Verbindung mit der Buchführung hergestellt werden kann, sind in ein Schecküberwachungsbuch einzutragen. Von der Führung des Schecküberwachungsbuchs kann abgesehen werden, wenn in anderer Weise die Angaben festgehalten werden und die Einlösung des Schecks überwacht wird.
Bevor der Scheck eingelöst ist, dürfen Leistungen darauf nur erbracht werden, wenn der Scheck unter Vorlage einer Scheckkarte übergeben wurde und er den darin angegebenen Bedingungen des Kreditinstituts entspricht oder der Ausstellung und das bezogene Kreditinstitut als vertrauenswürdig bekannt sind.
§ 1 Absatz 1 geändert durch Artikel 2 der Verordnung vom 3. Dezember 1996 (SächsGVBl. S. 498, 499)
§ 36 Absatz 1 geändert durch Artikel 2 der Verordnung vom 3. Dezember 1996 (SächsGVBl. S. 498, 499)
§ 37 Satz 1 geändert durch Artikel 2 der Verordnung vom 3. Dezember 1996 (SächsGVBl. S. 498, 499)
§ 43 neu eingefügt durch Artikel 2 der Verordnung vom 3. Dezember 1996 (SächsGVBl S. 498, 499)
bisheriger § 43 wird § 44 durch Artikel 2 der Verordnung vom 3. Dezember 1996 (SächsGVBl S. 498, 499)
SächsGVBl. 1991 Nr. 1, S. 10
Quelle: REVOSax http://www.revosax.sachsen.de/vorschrift/2262 Stand vom 03.04.2020