Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/circular-externa-21-de-2003?documento=legcol&contexto=legcol_75992041eb3cf034e0430a010151f034&vista=STD-PC
Timestamp: 2019-10-20 19:28:22
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Matched Legal Cases: ['artículo 69', 'artículo 50', 'artículo 2', 'artículo 56', 'artículo 20', 'artículo 88', 'artículo 36', 'artículo 36', 'artículo 54', 'artículo 19', 'artículo 54', 'artículo 125', 'artículo 36', 'artículo 9', 'artículo 47', 'artículo 19']

CIRCULAR EXTERNA 21 DE 16 DE DICIEMBRE DE 2003
CONTENIDO:ENTIDADES DEL SECTOR COOPERATIVO. SE HACEN ALGUNAS MODIFICACIONES Y ADICIONES A LA CIRCULAR EXTERNA 13 DE 2003 RELACIONADO CON LOS TEMAS DE INVERSIONES, CARTERA POR VENTA DE BIENES Y SERVICIOS, ACTIVOS DIFERIDOS, BIENES RECIBIDOS EN PAGO, CASTIGOS DE ACTIVOS ENTRE OTROS.
Asunto: Modificación y adiciones a la Circular Básica Contable y Financiera (Circ. Externa 13/2003).
En primer lugar queremos reconocer que mediante la expedición de la mencionada circular básica, se presentaron algunas inconsistencias que por medio de la presente se procede a efectuar las correcciones.
Con respecto al numeral 1º del capítulo I de la Circular Básica Contable y Financiera se está haciendo claridad en la parte en donde se menciona “excluidos los activos fijos”, hace relación a las propiedades planta y equipos netos; es decir, la sumatoria de estos activos menos la depreciación y las provisiones respectivas, y solo es aplicable para las cooperativas de ahorro y crédito y para las secciones de ahorro y crédito de las cooperativas multiactivas e integrales.
Igualmente, se está incluyendo el inciso tercero en donde se aclara que la estructura del nuevo esquema de las inversiones en el catálogo de cuentas y el régimen de provisiones es para todas las entidades vigiladas por esta superintendencia y que el nuevo sistema de valoración es únicamente para las entidades de primer nivel de supervisión.
En el numeral 9º primer inciso se está corrigiendo la palabra valorización por valoración y en el inciso tercero de este mismo numeral, se está incluyendo los títulos emitidos por Fogacoop.
Numeral 2.3 se hace claridad a la definición de microcrédito empresarial e inmobiliario.
Numeral 3.1.2 se aclara que el saldo insoluto hace referencia a la sumatoria de todos los créditos otorgados de las diferentes clasificaciones.
En el numeral 7º de este capítulo hacemos claridad sobre la proporcionabilidad de las pérdidas presentadas al momento que realizar la ley de arrastre, adicionando un inciso, señalando la aplicación de la fórmula existente.
En el numeral 12.1 se modifica ese inciso, eliminando la parte correspondiente a la determinación del formato por parte de esta superintendencia.
En el primer inciso en donde se menciona las consideraciones generales de los créditos por venta de bienes se aclara que existen operaciones a crédito y operaciones a plazo.
Se elimina el inciso segundo de este capítulo.
Numeral 1.4.4 y 4.6 se fijan rangos para la consulta en las centrales de riesgos.
Numeral 5.5 inciso segundo se corrige la escala de calificación y las edades de vencimientos, adicionando otro rango dentro de la categoría E.
En el numeral 8º de este capítulo se corrige la numeración subsiguiente a partir del 8.2 en adelante, toda vez que este quedó enunciado sin indicar ningún contenido.
Con respecto al numeral 9º que hace referencia a la provisión individual de esta cartera, es preciso aclarar que se planteó un nuevo esquema indicando diferentes rangos y moderando los porcentajes en relación con la calificación.
Se adiciona el numeral 10 en donde se especifica el concepto de ventas a plazo y se fija un criterio para la calificación según la categoría por riesgo y se establece una única escala para el régimen de provisiones de acuerdo con la categoría.
En lo que respecta al numeral 2º de este capítulo es preciso mencionar que se acordó eliminar la nueva escala para el tratamiento de las amortizaciones de los cargos diferidos para las entidades del primer nivel de supervisión, dejando en vigencia la escala inicial para todas las entidades vigiladas por esta superintendencia.
En el literal a) del numeral 2º de este capítulo hace referencia a las entidades que no manejen inventarios.
El numeral 4º sobre prórrogas, se reemplaza la palabra entidad cooperativas por entidades del sector solidario.
Se incluye en este capítulo el castigo de otros activos, tales como las inversiones, propiedades planta y equipo entre otros y se aclara sobre la periodicidad del reporte según formato, modificando el contenido del inciso uno y dos del numeral 2º.
En el último inciso de este capítulo se cambia la palabra revela por releva.
En el inciso quinto del numeral 1º de este capítulo se elimina la frase “fondo especial”.
Se modifica el literal e) del numeral 3º de este capítulo, y se adiciona que las donaciones recibidas también hacen parte para abastecer de recursos los fondos sociales.
Se modifica el literal c) del numeral 3.1.1 en donde se incluye los software académicos y la página web.
Se modifica el literal e) del numeral 3.1.1 en donde se menciona que se podrán adquirir con recursos del fondo de educación bienes muebles y no activos fijos.
Se elimina el literal h) del numeral 3.1.1 y se adiciona un párrafo al final de dicha numeración reglamentando la utilización de los recursos del fondo de educación.
Igualmente se elimina el literal h) del numeral 3.2.1 y se adiciona un párrafo al final de dicha numeración reglamentando la utilización de los recursos del fondo de solidaridad.
En el inciso segundo se modifica en el sentido que se incluye a los fondos de empleados en concordancia con el artículo 69 del Decreto 1481 de 1989.
En el inciso tercero del numeral 1º se reemplaza la palabra “aporte social” por capital social.
En el numeral 2º se incluye el rubro 310520 aportes voluntarios.
El numeral 2.1 en donde se define “Aportes ordinarios”, se menciona una nueva definición.
En el inciso quinto del numeral 3º de este capítulo se reemplaza la palabra debe por podrá.
El numeral 4º, se define el aporte individual.
En el numeral 6.1 se adiciona el procedimiento de la devolución de aportes sociales para los fondos de empleados.
El inciso quinto del numeral 6.1 se modifica, instruyendo que el fondo para revalorización de aportes sociales de las entidades vigiladas por esta superintendencia solo podrá constituirse e incrementarse con los excedentes de estas, en concordancia con el párrafo del artículo cuarto del Decreto 3081 de diciembre 21 de 1990.
En el inciso décimo del numeral 7º de este capítulo se modifica al aclarar el término de retiro de un asociado.
Se modifica el numeral 2º “Período de presentación” en donde se elimina la obligatoriedad a las entidades con activos mayores de $ 50.000 millones de pesos de reportar los estados financieros mensualmente.
El inciso segundo de las consideraciones generales de este capítulo, se reemplaza por otro indicando que las entidades deberán preparar los estados financieros comparativos.
Se aclara sobre el contenido y el diligenciamiento del libro inventarios y balance para aquellas entidades que manejen inventarios con el propósito de prestar mérito probatorio de las existencias, e igualmente el libro de registro social.
En el numeral 2º se elimina el formato 7 y se adiciona el formato 30.
En el numeral 2.1 se corrige la periodicidad de presentación del formato 6 y se elimina la obligatoriedad de la presentación del formato 7 como también se corrige la periodicidad de rendición del formato 27, 29 y 30. Se aclara la explicación del llamado o asteriscos (***) y se adiciona la explicación del llamado (****).
En el numeral 2.3 se corrige y se cambia la fecha de la presentación de la rendición de cuentas para las entidades de primer nivel de supervisión, quedando que el reporte se efectúa a partir del primer reporte del año 2004, dentro de los primeros 20 días calendario después del cierre trimestral o mensual según sea el caso y se requiere autorización previa para una retransmisión en caso de variar el balance al cierre del ejercicio anual (dic. 31) inicialmente presentado.
En el numeral 1.6 de este capítulo se corrige la presentación de algunos formatos relacionados en el numeral 2.2 del capítulo XIII, tanto por vía internet como de manera impresa a esta superintendencia.
Se corrige el numeral 3.1 sobre la clasificación de activos por nivel de riesgo de acuerdo con la nueva estructura de inversiones y otras cuentas activas.
Se corrige el numeral 8.4 sobre la frecuencia de la evaluación del riesgo de liquidez.
Se corrige el numeral 8.5 y se menciona que la evaluación del riesgo de liquidez deberán(sic) permanecer copia en la respectiva entidad.
Se corrige el literal c) del numeral 2.4 del capítulo XVI citándose lo que menciona la norma.
Se adiciona al literal e) y se dice que los aportes amortizados en caso de liquidación harán parte del remanente patrimonial y se elimina el último inciso.
Se elimina el inciso cuarto del numeral 5º de este capítulo.
Se modifica en su totalidad el numeral seis (6) de este capítulo.
De acuerdo con el nuevo esquema de las inversiones contemplado en el capítulo I de la Circular Básica Contable y Financiera, se ha diseñado una nueva estructura de las cuentas mayores y subcuentas relacionadas con este grupo de inversiones en donde comienza a regir a partir del 1º de abril de 2004 en concordancia con lo estipulado en el numeral 10.5 del capítulo I de dicha circular. Igualmente los demás rubros que se adicionan en esta circular al plan de cuentas rigen a partir del 1º de abril de 2004.
En las páginas en donde se relacionan las cuentas del catálogo, solamente estamos mencionando las adiciones y correcciones nuevas únicamente.
Es de aclarar que las adiciones y modificaciones expedidas a la Circular Básica Contable y Financiera mediante circulares 14 y 16 rigen a partir del reporte de información al 31 de diciembre de 2003 en el evento en que sea aplicable de conformidad con las fechas descritas en cada capítulo de la Circular Básica Contable y Financiera.
Esta nueva circular modificatoria rige a partir de la fecha de su publicación, a excepción de las nuevas cuentas y subcuentas incluidas en el capítulo XVII.
Las páginas que se anexan reemplazan e incorporan dentro de la Circular Básica Contable y Financiera (Circ. Externa 13/2003), a excepción del catálogo de cuentas que solamente se(sic) menciona las adiciones y correcciones.
Las entidades del primer nivel de supervisión sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de la Economía Solidaria, están obligadas a valorar y contabilizar las inversiones en valores o títulos de deuda y valores o títulos participativos que conforman los portafolios, de acuerdo con el procedimiento del presente capítulo.
Igualmente, la totalidad de las inversiones de capital de las entidades cooperativas con sección de ahorro y crédito a que se refiere este capítulo, no podrán superar el ciento por ciento (100%) de sus aportes sociales, reservas y fondos patrimoniales, excluidos las propiedades planta y equipo netos (activos fijos netos, es decir, el valor de las propiedades menos las depreciaciones y provisiones) sin valorizaciones y descontadas las pérdidas acumuladas, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 50 de la Ley 454 de 1998.
La nueva estructura según catálogo de cuentas es obligatoria para todas las entidades sometidas a la vigilancia de esta superintendencia y el nuevo sistema de valoración de inversiones a precios de mercado es para las entidades del primer nivel de supervisión, es decir, las de segundo y tercer nivel continúan con el procedimiento anterior a tasa pactada (causación). El régimen de provisiones señalado en este capítulo, igualmente es para todas las entidades vigiladas por esta superintendencia.
a) El que se determine de manera puntual a partir de operaciones representativas del mercado, que se hayan realizado en módulos o sistemas transaccionales administrados por el Banco de la República o por entidades vigiladas por la Superintendencia de Valores;
b) El que se determine mediante el empleo de tasas de referencia y márgenes calculados a partir de operaciones representativas del mercado agregadas por categorías, que se hayan realizado en módulos o sistemas transaccionales administrados por el Banco de la República o por entidades vigiladas por la Superintendencia de Valores;
PAR. 1º—Las metodologías que se establezcan para la determinación de las tasas de referencia y márgenes de que trata el literal b) del presente numeral, deben ser aprobadas de manera previa mediante normas de carácter general expedidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria.
PAR. 2º—Son valores o precios justos de intercambio, para efectos de lo previsto en el literal c) del inciso anterior, los que determine, de acuerdo con lo establecido en la presente norma, un agente especializado en la valoración de activos mobiliarios o una entidad que administre una plataforma de suministro de información financiera, siempre y cuando las metodologías que se empleen para el efecto sean aprobadas mediante normas de carácter general expedidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria;
b) Cuando el valor de la inversión actualizado con la participación que le corresponde al inversionista sea inferior al valor por el cual se encuentra registrada la inversión, la diferencia debe afectar en primera instancia el superávit por valorización de la correspondiente inversión hasta agotarlo y el exceso se debe registrar como una provisión de la respectiva inversión dentro del patrimonio de la entidad;
c) Cuando los dividendos o utilidades se repartan en especie, incluidos los provenientes de la capitalización de la cuenta revalorización del patrimonio, se debe registrar como ingreso la parte que haya sido contabilizada como superávit por valorización, con cargo a la inversión, y revertir dicho superávit. Cuando los dividendos o utilidades se repartan en efectivo, se debe registrar como ingreso el valor contabilizado como superávit por valorización, revertir dicho superávit, y el monto de los dividendos que exceda el mismo se debe contabilizar como un menor valor de la inversión.
7.3.2.2. Alta y media bursatilidad.
a) La actualización del valor de mercado de los títulos de alta o media bursatilidad o que se coticen en bolsas del exterior internacionalmente reconocidas, determinado de conformidad con lo establecido en los literales a y b del numeral 6.2.1 y el numeral 6.2.2 de la presente norma, se contabiliza como una ganancia o pérdida acumulada no realizada, dentro de las cuentas del patrimonio, con abono o cargo a la inversión;
b) Los dividendos o utilidades que se repartan en especie o en efectivo, incluidos los provenientes de la capitalización de la cuenta revalorización del patrimonio, se deben registrar como ingreso hasta el monto que haya sido contabilizado como ganancia acumulada no realizada, con cargo a esta última. El recaudo de los dividendos en efectivo se debe contabilizar como un menor valor de la inversión.
8. Otras inversiones.
Cuando se trate de inversiones en aportes sociales efectuados en clubes sociales, en cooperativas o en entidades sin ánimo de lucro se deben registrar por su costo de adquisición o valor de la aportación, el cual incluye las sumas capitalizadas por la revalorización y el reconocimiento de los retornos si es del caso.
Para actualizar el valor de la aportación, la entidad acreedora o poseedora de los aportes sociales, deberá certificar al asociado solicitante el valor real de la aportación, indicando el valor total de los aportes sociales menos la proporción de la pérdida, si es del caso.
Si se llegare a presentar que el valor certificado es menor que el registrado en libros debido a la pérdida presentada en la entidad acreedora, tal diferencia se debe ajustar mediante la constitución de una provisión con cargo a los resultados del ejercicio.
9. Calificación y provisiones.
Todas las entidades sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia de la Economía Solidaria independientemente que califiquen y realicen la valoración establecidas en esta norma, deberán someterse al régimen de provisiones establecidas en este numeral.
El precio de los valores o títulos de deuda de que trata el parágrafo del literal c) del numeral 6.1.1 y el numeral 6.1.2, así como el de los valores o títulos participativos con baja o mínima bursatilidad o sin ninguna cotización, debe ser ajustado en cada fecha de valoración con fundamento en la calificación, de conformidad con las siguientes disposiciones.
Salvo en los casos excepcionales que establezca la superintendencia, no estarán sujetos a las disposiciones de este numeral los valores o títulos de deuda pública interna o externa emitidos o avalados por la Nación, los emitidos por el Banco de la República y los emitidos o garantizados por el Fondo de Garantías de Instituciones Financieras, Fogafin, y por el Fondo de Garantías para Cooperativas, Fogacoop.
9.1. Valores o títulos de emisiones o emisores que cuenten con calificaciones externas
Los valores o títulos de deuda que cuenten con una o varias calificaciones otorgadas por calificadoras externas reconocidas por la Superintendencia de Valores, o los valores o títulos de deuda emitidos por entidades que se encuentren calificadas por estas, no pueden estar contabilizados por un monto que exceda los siguientes porcentajes de su valor nominal neto de las amortizaciones efectuadas hasta la fecha de valoración:
2.1. Créditos de consumo.
2.2. Créditos de vivienda.
Se entienden como créditos de vivienda las operaciones activas de crédito otorgadas a personas naturales, destinadas a la adquisición de vivienda nueva o usada, a la construcción de vivienda individual o liberación de gravamen hipotecario, independientemente de la cuantía y amparadas con garantía hipotecaria. Para el otorgamiento de estas operaciones se observará lo previsto en la Ley 546 de 1999 y sus normas reglamentarias.
2.3. Microcrédito empresarial.
De acuerdo con el artículo 2º de la Ley 590 de 2000, se entiende por microempresa toda unidad de explotación económica, realizada por persona natural o jurídica, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, rural o urbana, cuya planta no supere diez (10) trabajadores y sus activos totales sean inferiores a quinientos uno (501) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
2.4. Microcrédito inmobiliario.
Se contabilizan en los rubros creados para tal fin y corresponde a créditos otorgados con el propósito de adquirir vivienda de interés social (VIS) para estratos 1 y 2, otorgados ya sea a través de Findeter, Banco República, Banagrario o con recursos propios de acuerdo con la normatividad que el Gobierno Nacional expida.
2.5. Créditos comerciales.
Se entiende como créditos comerciales las operaciones activas de crédito distintas a aquellas que deban clasificarse como créditos de consumo, vivienda o microcréditos.
Para efectos de la clasificación de los créditos se deberá considerar el monto aprobado por la entidad. Independientemente de los desembolsos efectuados.
Se debe clasificar en la modalidad que corresponda a cada uno de los créditos, las cuentas por cobrar originadas en cada tipo de operación.
Para la cartera de créditos comerciales, de consumo y microcréditos, las entidades de que trata el presente deberán clasificarla a su vez, según la naturaleza de las garantías que las amparan (garantía admisible y otras garantías) acogiéndose a lo dispuesto sobre el particular en el Decreto 2360 de 1993 y normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan.
3. Evaluación de cartera de créditos.
Las entidades vigiladas a que se refiere el presente, deberán evaluar permanentemente el riesgo de su cartera de créditos de acuerdo con los criterios de evaluación. En los siguientes casos, la periodicidad con la que debe hacerse esta evaluación y eventual recalificación será obligatoria:
3.1.1. La evaluación del riesgo crediticio de los créditos que incurran en mora de más de 30 días después de ser reestructurados.
3.1.2. En el caso de los créditos cuya sumatoria de los saldos insolutos de todos los préstamos otorgados a una misma persona natural o jurídica exceda los ciento cincuenta (150) salarios mínimos legales mensuales vigentes, las entidades deberán efectuar las evaluaciones, como mínimo en los meses de mayo y noviembre, y sus resultados se registrarán al corte de ejercicio de los meses de junio y diciembre, respectivamente.
5.4. Categoría D o “riesgo significativo”.
Es aquel que tiene cualquiera de las características del crédito de riesgo apreciable, pero en mayor grado, de tal suerte que la probabilidad de recaudo es altamente dudosa.
5.5. Categoría E o “riesgo de incobrabilidad”.
Categoría B 31-90 días 31-60 días 61-150 días 31-60 días
Microcrédito inmobiliario. Se califica de acuerdo con los vencimientos de la cartera de microcrédito.
No obstante lo anterior, se podrán utilizar criterios adicionales para la calificación tales como: capacidad de pago del deudor y flujo de caja del proyecto, de tal suerte que si la probabilidad de recaudo es dudosa, el crédito se calificará en una categoría del mayor riesgo.
6. Control por parte de la Superintendencia de la Economía Solidaria.
Sin perjuicio de las sanciones personales e institucionales a que haya lugar, la superintendencia podrá revisar las clasificaciones, calificaciones y provisiones que, de acuerdo, con las normas previstas en este capítulo, realice cada una de las entidades, ordenando, si es el caso, modificaciones cuando constate la inobservancia de lo aquí previsto.
La superintendencia podrá ordenar recalificaciones de la cartera de créditos para un sector económico, zona geográfica o para un deudor o conjunto de deudores cuyas obligaciones deban acumularse según las reglas de cupos individuales de endeudamiento.
Las entidades objeto del presente podrán trasladar, cuando la Superintendencia de la Economía Solidaria así lo autorice, a categorías de menor riesgo, los créditos revisados por esta entidad, cuando haya razones que lo justifiquen.
En materia de traslado entre cuentas, se debe observar que la cartera contabilizada con la afectación de la cuenta 14, cartera de créditos del PUC, debe permanecer registrada en esta cuenta durante su tiempo pactado, es decir desde su desembolso hasta su cancelación total. Por lo tanto, si el deudor se retira, el saldo de su obligación deberá permanecer en esta cuenta.
7. Regla de arrastre.
Cuando una entidad de que trata el presente capítulo, califique las operaciones en B, C, D o en E cualquiera de los créditos de un mismo deudor, deberá llevar a la categoría de mayor riesgo los demás créditos de la misma clasificación otorgados a dicho deudor, salvo que demuestre a la Superintendencia de la Economía Solidaria la existencia de razones valederas para su calificación en una categoría de menor riesgo.
Se exceptúan de lo previsto en este numeral, para efecto del arrastre, las obligaciones crediticias al día y garantizadas como mínimo en un 100% con los aportes y/o ahorro permanente, esto para las cooperativas y fondos de empleados respectivamente, siempre que la entidad acreedora no registre pérdidas acumuladas, ni pérdidas en el ejercicio en curso y esté cumpliendo la relación de solvencia exigida según sea el caso.
Cuando una entidad presente pérdidas, obligatoriamente hay que establecer la proporcionalidad de la pérdida frente a los aportes de cada asociado; para efecto de determinar dicha proporcionabilidad es necesario establecer el factor utilizando la misma fórmula descrita en el numeral 7º del capítulo VIII de la presente circular.
Para efectos de la regla de arrastre, las referencias que se hagan al deudor no se entenderán realizadas al codeudor o codeudores que estén vinculados a la respectiva operación de crédito.
Para establecer el valor de la misma a efectos de lo previsto en el presente numeral, deberá determinarse su valor de realización, por métodos de reconocido valor técnico, debiendo conocer y dimensionar los requisitos de orden jurídico para hacer exigibles las garantías y medir los potenciales costos de su realización.
Cuando se trate de garantías con aportes sociales y ahorros permanentes, para establecer el valor de la garantía, y la entidad viene presentando pérdidas, de debe deducir la parte proporcional de la pérdida aplicando la misma fórmula para el caso de la devolución de aportes sociales descrita en el numeral 7º del capítulo VIII.
11. Aspectos contables.
11.1. Contabilización de intereses.
11.1.1. Suspensión de la causación de intereses e ingresos por otros conceptos.
En todos los casos, cuando se califique en C, o en otra categoría de mayor riesgo un crédito, dejarán de causarse intereses e ingresos por otros conceptos; por lo tanto, no afectarán el estado de resultados hasta que sean efectivamente recaudados. Mientras se produce su recaudo, el registro correspondiente se efectuará en cuentas de orden.
11.2. Revelación de la evaluación de la cartera en las notas a los estados financieros.
11.2.1. Los montos de capital, rendimientos y otros conceptos de los créditos comerciales, de consumo, de vivienda y microcrédito que corresponda a cada una de las calificaciones previstas en este.
11.2.2. El valor de las garantías admisibles para cada una de las calificaciones previstas por cada clase de crédito.
11.2.3. El valor de la totalidad de las provisiones individuales y de cuentas por cobrar derivadas de operaciones de crédito, discriminadas por cada una de las calificaciones, así como de la provisión general.
11.2.4. El valor de los créditos reestructurados. La revelación deberá separar, por cada circunstancia en particular, los saldos de capital, rendimientos y otros conceptos, el valor de las garantías admisibles y las provisiones constituidas.
11.3. Reclasificación en otros rubros.
Las operaciones derivadas del otorgamiento de crédito a las que se refiere el presente capítulo, por ningún motivo deben ser reclasificadas en otros rubros tales como cuentas por cobrar, u otros deudores diferentes a la cartera de crédito.
Cuando un asociado se desvincule de la entidad ya sea por retiro voluntario, exclusión u otro motivo, y al momento de su liquidación definitiva llegare a quedar una diferencia a su cargo ocasionado por un crédito, sigue siendo cartera de crédito, es decir, no pierde su naturaleza.
12. Disponibilidad de la información en las entidades vigiladas.
12.1. Con el objeto de contar con elementos necesarios para el adecuado análisis de riesgo de que trata este instructivo, las entidades deben mantener en el expediente de crédito del respectivo prestatario información personal y financiera completa y actualizada sobre cada usuario, sobre la garantía, así como el cruce de correspondencia con el deudor.
12.2. Las entidades deben mantener actualizada y garantizar la calidad de la información de los deudores para hacer las evaluaciones rutinarias del riesgo crediticio de sus operaciones activas, de acuerdo con los criterios y principios señalados en el numeral 1º de este.
Cartera por venta de bienes y servicios
La cartera por venta de bienes o por la prestación de un servicio, son aquellas operaciones de crédito originadas como consecuencia de la venta de bienes a crédito o a plazo producto de la transformación o manufactura y/o la comercialización de bienes no transformados por la entidad, cuando no se ha formalizado una cartera de crédito, sino cuando la cuenta se soporta en una factura o en una cuenta de cobro legalmente constituida para el caso de las ventas a crédito y un pagaré para las ventas a plazo.
Este instructivo establece los requisitos para la evaluación, calificación y provisión de la cartera por venta de bienes y servicios para todas las entidades bajo la vigilancia y control de la Superintendecia de la Economía Solidaria, de modo que se revelen y establezcan las contingencias de pérdida de su valor y que dicho activo se registre de acuerdo con su realidad económica y contable.
1. Principios y criterios generales para la evaluación del riesgo crediticio en la cartera por venta de bienes y servicios.
El riesgo crediticio es la posibilidad de que una entidad incurra en pérdidas y se disminuya el valor de sus activos, como consecuencia de que sus deudores fallen en el cumplimiento oportuno o cumplan imperfectamente los términos acordados en los contratos, facturas o cuentas. Toda la cartera está expuesta a este riesgo, en mayor o menor medida.
1.2. Obligación a evaluar el riesgo de crédito.
Las entidades vigiladas deben evaluar permanentemente el riesgo crediticio de estas operaciones y la capacidad de pago del respectivo deudor. Esto aplica tanto en el momento de realizar la operación, como a lo largo de la vida del crédito.
1.3. Operaciones de crédito.
Las operaciones de crédito que, en desarrollo de su objeto social realicen las entidades que poseen cartera por venta de bienes y servicios, deberán contener como mínimo la siguiente información, la cual será suministrada al deudor potencial antes de que este firme los documentos mediante los cuales se instrumente una operación o manifieste su aceptación. Además, deberá conservarse en los archivos de la entidad.
1.3.1. Monto del crédito o cupo asignado por la venta del bien o por la prestación de un servicio.
1.3.2. Tasa de interés si es del caso.
1.3.3. Plazo de pago o amortización.
1.3.4. Forma de pago (descuento por nómina, otras).
1.3.5. Tipo y cobertura de la garantía, si es del caso.
1.3.6. Condiciones de prepago.
1.3.7. Comisiones, descuentos y recargos que se aplicarán.
1.3.8. En general, toda la información que resulte relevante y necesaria para facilitar la adecuada comprensión del alcance de los derechos y obligaciones del acreedor y los mecanismos que aseguren su tribu ejercicio.
La administración deberá efectuar un estricto seguimiento al vencimiento de las facturas, y crear los mecanismos de control que le permita determinar el pago, dentro de los plazos previstos en los instrumentos que la entidad implemente para este tipo de cartera.
Las entidades vigiladas frente a los aspectos antes mencionados, deberán dejar evidencia por escrito a través de formatos u otro tipo de comunicaciones que consideren pertinentes para que el deudor esté informado de dichas condiciones previas a su aceptación.
Estas operaciones deberán contar con un estudio previo, de acuerdo con lo establecido en el respectivo reglamento.
Las cooperativas multiactivas con sección de ahorro y crédito, deberán dejar constancia, en las respectivas actas, sobre el cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto 1840 de 1997 y en el Decreto 2360 de 1993, así como en las normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan, sobre el cumplimiento de los límites a los cupos individuales de crédito y a la concentración de operaciones.
1.4. Criterios mínimos para constituir la cartera por venta de bienes y servicios.
Las entidades vigiladas a las que se refiere el presente capítulo, deberán observar como mínimo y, obligatoriamente, los siguientes criterios para el otorgamiento de los plazos en la venta de bienes o por la prestación de servicios:
1.4.1. Capacidad de pago. Cuando se solicite la financiación de un negocio con fines comerciales o empresariales, se estudia el flujo de caja del deudor. En consecuencia, los planes de amortización, si es del caso, deberán consultar estos elementos.
1.4.2. Solvencia del deudor, a través de variables como el nivel de endeudamiento y la calidad y composición de los activos, pasivos, patrimonio y contingencias del deudor.
1.4.3. Liquidez, valor, cobertura e idoneidad de las garantías.
1.4.4. Información comercial proveniente de centrales de riesgo y demás fuentes que disponga la entidad vigilada. No obstante a criterio del órgano competente, podrán exceptuarse de la consulta a las centrales de riesgo los créditos inferiores a veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Para la constitución de la cartera por la venta de bienes y servicios garantizados con hipoteca se deberá obtener y analizar la información referente al deudor y a la garantía, con base en una metodología técnica idónea que permita proyectar la evolución previsible tanto en el precio del inmueble, como de los ingresos del deudor, de manera que razonablemente pueda concluirse que el valor adeudado durante toda la vida, podrá ser puntualmente atendido y estará suficientemente garantizado.
Todas las referencias que en el presente capítulo se hagan al deudor, se deben entender igualmente realizadas al codeudor o codeudores que estén vinculados a la respectiva operación por venta de bienes y servicios.
Las entidades a que se refiere este capítulo, establecerán las políticas de plazo de esta cartera en reglamentos expedidos por el consejo de administración o la junta directiva, según el caso. Así mismo, estos órganos definirán los estamentos competentes para la aprobación de dicha operación, modificaciones y demás decisiones inherentes al manejo de esta cartera, fijando para cada uno de ellos las atribuciones, de acuerdo con la ley y los estatutos.
La entidad vigilada debe recomendar por escrito a los potenciales deudores, dar aviso oportuno de cualquier problema que pueda poner en riesgo el servicio o pago adecuado de la respectiva deuda. Esto, con el propósito de disminuir las pérdidas potenciales en que podrían incurrir deudor y acreedor en caso de presentarse dificultades de pago por parte del primero.
2. Clasificación de la cartera por venta de bienes y servicios.
Para efectos de información y evaluación de este tipo de cartera, se tendrá en cuenta la siguiente clasificación:
a) Cartera por venta de bienes, garantía admisible;
Cartera por venta de bienes, otras garantías;
b) Cartera por prestación de servicios
Para la cartera clasificada por la venta de bienes y servicios, las entidades de que trata el presente capítulo deberán tener en cuenta la naturaleza de las garantías que las amparan (garantía admisible y otras garantías) acogiéndose a lo dispuesto sobre el particular en el Decreto 2360 de 1993 y normas que lo adicionen, modifiquen o sustituyan.
3. Evaluación de cartera por venta de bienes y servicios.
Las entidades vigiladas a que se refiere el presente capítulo, deberán evaluar permanentemente el riesgo de esta cartera de acuerdo a los criterios de evaluación, establecidos en el numeral 4º del mismo. En los siguientes casos, la periodicidad con la que debe hacerse esta evaluación y eventual recalificación será obligatoria:
3.1. La evaluación del riesgo crediticio de estas operaciones que incurran en mora de más de 60 días después de haber aceptado las condiciones del caso.
3.2. En el caso de la cartera cuyo saldo insoluto exceda los ciento cincuenta (150) salarios mínimos legales mensuales vigentes, las entidades deberán efectuar las evaluaciones, como mínimo al corte de los meses de mayo y noviembre, y sus resultados se registrarán al corte de ejercicio de los meses de junio y diciembre, respectivamente.
Las entidades de que trata el presente capítulo deberán mantener a disposición de la Superintendencia de la Economía Solidaria, durante la vigencia de la cartera, la información que acredite y justifique los cambios de la calificación de un deudor a una de menor riesgo.
Si los resultados del cambio en la calificación dieran lugar a provisiones adicionales, estas deberán hacerse de manera inmediata.
Las evaluaciones de la cartera por venta de bienes y servicios, deberán presentarse a la siguiente reunión del consejo de administración o junta directiva, según el caso.
Las entidades a que se refiere el presente capítulo evaluarán la cartera por estas operaciones con base en los siguientes criterios:
4.1. Capacidad de pago, así como los ingresos y egresos del deudor.
4.2. Solvencia del deudor, a través de variables como el nivel de endeudamiento y la calidad y composición de los activos, pasivos, patrimonio y contingencias del deudor.
4.3. Naturaleza, liquidez, cobertura y valor de las garantías, teniendo en cuenta, entre otros aspectos, la celeridad con que puedan hacerse efectivas, su valor de mercado técnicamente establecido, los costos razonablemente estimados de su realización y el cumplimiento de los requisitos de orden jurídico para hacerlas exigibles. Para el caso de las garantías hipotecarias, se tendrá en cuenta el avalúo practicado con antelación no superior a tres (3) años.
4.4. Servicio de la deuda y cumplimiento de los términos pactados, es decir, la atención oportuna de todas las amortizaciones o instalamentos, entendiéndose como tales cualquier pago derivado de una operación de crédito que deba efectuar el deudor en una fecha determinada, independientemente de los conceptos que comprenda capital, intereses y cualquier otro concepto.
4.5. El número de veces en que se ha ampliado el plazo de la operación y la naturaleza de la respectiva ampliación.
4.6. Información comercial proveniente de centrales de riesgo y demás fuentes que disponga la entidad vigilada, según el caso, en concordancia con el numeral 1.4.4 de este capítulo.
5. Calificación por nivel de riesgo.
Las entidades de que trata el presente capítulo calificarán las operaciones, en las siguientes categorías:
5.1. Categoría A o “riesgo normal”.
Las operaciones calificadas en esta categoría reflejan una estructuración y atención apropiadas, de manera que el pago de las mismas se ha efectuado dentro del plazo pactado en la factura o en la cuenta de cobro legalmente constituida. Los estados financieros de los deudores o los flujos de caja, así como la demás información crediticia, indican una capacidad de pago adecuada, en términos del monto y origen de los ingresos con que cuentan los deudores para atender los pagos requeridos.
5.2. Categoría B o “riesgo aceptable, superior al normal”.
Las operaciones calificadas en esta categoría están aceptablemente atendidas y protegidas, pero existen debilidades que pueden afectar, transitoria o permanentemente, la capacidad de pago del deudor o los flujos de caja del negocio, en forma tal que, de no ser corregidas oportunamente, llegarían a afectar el normal recaudo de la operación.
5.3. Categoría C o “riesgo apreciable”.
Se califican en esta categoría las operaciones que presentan insuficiencias en la capacidad de pago del deudor o en los flujos de caja, que comprometan el normal recaudo de la operación en los términos convenidos.
Es aquel que tiene cualquiera de las características del deficiente, pero en mayor grado, de tal suerte que la probabilidad de recaudo es altamente dudosa.
Se califican en esta categoría las operaciones que presentan insuficiencias en la capacidad de pago del deudor o en los flujos de caja, de tal suerte que la probabilidad de recaudo es incierta o prácticamente incobrable.
De acuerdo con la edad de vencimiento, la cartera de crédito por venta de bienes y servicios sea a crédito o a plazo se calificará, obligatoriamente, de la siguiente manera:
Categoría Edad de vencimiento
Categoría A Vigente
Categoría B de 1 a 30 días
Categoría C de 31 a 60 días
Categoría D de 61 a 90 días
Categoría E de 91 a 120 días
Categoría E de 121 a 150 días
Categoría E Más de 150 días
No obstante lo anterior, podrá utilizarse criterios adicionales para la calificación tales como capacidad de pago del deudor y flujo de caja del mismo, de tal suerte que si la probabilidad de recaudo es dudosa, la operación se calificará en una categoría de mayor riesgo.
Sin perjuicio de las sanciones personales e institucionales a que haya lugar, la Superintendencia de la Economía Solidaria podrá revisar las clasificaciones, calificaciones y provisiones que, de acuerdo con las normas previstas en este capítulo, realice cada una de las entidades, ordenando, si es el caso, modificaciones cuando constate la inobservancia de lo aquí previsto.
La Superintendencia de la Economía Solidaria podrá ordenar recalificaciones de la cartera por venta de bienes y servicios para un sector económico, zona geográfica o para un deudor o conjunto de deudores cuyas obligaciones deban acumularse según las reglas de cupos individuales de endeudamiento.
Las entidades objeto del presente capítulo podrán trasladar, cuando la Superintendencia de la Economía Solidaria así lo autorice, a categorías de menor riesgo, las operaciones revisadas por esta entidad, cuando haya razones que lo justifiquen.
7. Aspectos contables.
7.1. Revelación de la evaluación de la cartera en las notas a los estados financieros.
En las notas a los estados financieros de cada ejercicio contable, a partir de los correspondientes al cierre del ejercicio económico de 2003, deberá revelarse, en forma comparada con el ejercicio inmediatamente anterior (no aplica, para efectos de comparación, para el ejercicio del año 2003) y de manera consolidada, por lo menos lo siguiente:
7.1.1. Los valores de la operación, rendimientos y otros conceptos de las operaciones por venta de bienes y prestación de servicios, que corresponda a cada una de las calificaciones previstas en este capítulo.
7.1.2. El valor de las garantías admisibles para cada una de las calificaciones previstas por cada clase de operación.
7.1.3. El valor de la totalidad de las provisiones individuales y de cuentas por cobrar derivadas de operaciones por venta de bienes y servicios, discriminadas por cada una de las calificaciones, así como de la provisión general.
7.1.4. El valor de las operaciones ampliadas en el plazo de amortización o pago.
8. Disponibilidad de la información en las entidades vigiladas.
8.1. Con el objeto de contar con elementos necesarios para el adecuado análisis de riesgo de que trata este instructivo, las entidades deben mantener en el expediente de la operación del respectivo deudor información personal y financiera completa y actualizada sobre cada deudor, sobre la garantía, así como el cruce de correspondencia con dicho deudor. Los aspectos más relevantes se llevarán con arreglo a los formatos que para el efecto determine la respectiva entidad con requisitos mínimos.
8.2. Las entidades deben mantener actualizada y garantizar la calidad de la información de los deudores para hacer las evaluaciones rutinarias del riesgo crediticio de sus operaciones de crédito, de acuerdo con los criterios y principios señalados en el numeral 1º de este capítulo.
8.3. El resultado de las evaluaciones de cada deudor realizadas por la entidad y las anotaciones correspondientes deben constar explícitamente en la carpeta del deudor con su debida fundamentación. Debe indicarse el nombre del(los) empleado(s) que elaboraron dichas evaluaciones.
8.4. El expediente de los respectivos deudores debe incluir la información necesaria para establecer las relaciones entre deudores que, conforme a las reglas sobre cupos individuales de endeudamiento, dan lugar a acumular las obligaciones de un conjunto de sujetos.
Las entidades objeto del presente capítulo deberán constituir provisiones con cargo al estado de resultados, así:
9.1. Provisión individual.
Las entidades de que trata el presente capítulo deberán mantener en todo tiempo una provisión individual para la protección de la cartera por venta de bienes y por la prestación de servicios a crédito calificados en categorías de riesgo (B, C, D y E) no inferior a los porcentajes siguientes:
Plazo del documento Provisión cartera vencida
Vigente 1 a 30 días vto. 31 a 60 días vto. 61 a 90 días vto. 91 a 120 días vto. 121 A 150 días vto. Más de 150 días vto.
0-30 0 1% 5% 25% 45% 70% 100%
31-60 0 5% 10% 28% 52% 80% 100%
61-90 0 8% 15% 34% 60% 85% 100%
más 90 0 10% 20% 47% 75% 90% 100%
Cuando se efectúen operaciones por venta de bienes o prestación de servicios amparados con los aportes sociales, estas operaciones deberán ser registradas con garantía admisible siempre y cuando el valor de los aportes sociales del respectivo deudor superen en un 100% el valor de la operación y que no estén comprometidos por cartera de crédito (grupo 14). En caso contrario, dichas operaciones deberán ser registradas en cartera por venta de bienes y servicios otras garantías.
Para el caso de los fondos de empleados que tengan esta actividad, se tendrá en cuenta el monto de sus aportes y en forma suplementaria hasta el valor de sus ahorros permanentes como garantías admisibles, siempre y cuando la sumatoria de estos dos valores superen el 100% del valor del crédito otorgado y no estén comprometidos por la cartera de crédito.
9.2.2.3. Valor de la garantía admisible, cuando consista en hipoteca o prenda
Para establecer el valor de la garantía a efectos de lo previsto en el presente numeral, independientemente de la modalidad de la operación que esté garantizando, se tomará en cuenta su valor de mercado con base en un avalúo realizado máximo con tres (3) años de anterioridad, para la cartera por venta de bienes y/o servicios antes del 31 de agosto de 2003.
Para las garantías de las nuevas operaciones, esto es, las realizadas a partir del 1º de septiembre de 2003, el valor de mercado inicial será el del avalúo del bien dado en garantía al momento de la realización de la operación.
9.2.2.4. Valor de la garantía admisible, cuando sea distinta de hipoteca o prenda
10. Operaciones por venta a plazo.
10.1. Cuando se trata de operaciones por venta a plazo, se debe diferir contablemente las utilidades y se va realizando contra el ingreso en la medida que se reciban los pagos de cada cuota. La calificación de acuerdo con las categorías según los riesgos, son las siguientes:
Riesgo Edad de vencimiento
Categoría E de 91 de 120 días
Cuando el asociado se vence en una cuota se considera todo el crédito vencido y se calificará el saldo insoluto de dicho crédito de acuerdo con las categorías anteriores.
Para el caso de las ventas de bienes a plazo y la aplicación del régimen de provisiones se debe tomar la misma calificación de acuerdo con el vencimiento de la cuota tomando el saldo insoluto de la operación. El régimen de provisiones para las operaciones por ventas a plazo se deberá tomar el rango del plazo del documento a 30 días, es decir, así:
Plazo del documento Provisión cartera vencida por venta a plazo
Ventas a plazo 0% 1% 5% 25% 45% 70% 100%
La anterior escala de provisiones de acuerdo con los porcentajes establecidos para los vencimientos, hace relación a la parte no amparada por la garantía admisible respectiva.
11. Control interno y revisoría fiscal
11.1. Control interno
Este grupo de cuentas, abarca el conjunto de rubros representados en el valor de los gastos pagados por anticipados, en que ocurre la entidad solidaria en desarrollo de su actividad, así como aquellos otros comúnmente denominados cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos, de los cuales se espera obtener beneficios económicos en otros períodos futuros.
1. Gastos anticipados.
Son los gastos anticipados en que incurre la entidad en el desarrollo de su actividad, con el fin de recibir en el futuro servicios, los cuales se deben amortizar durante el período en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos.
Así, los intereses se causarán durante el período prepagado a la medida que transcurra el tiempo; los seguros durante la vigencia de la póliza; los arrendamientos durante el período prepagado; el contrato de mantenimiento durante la vigencia del contrato.
Corresponde los gastos pagados por anticipados:
— Contrato de mantenimientos
No se establece una cuantía determinada, para darle tratamiento de diferidos o de amortizar los gastos pagados por anticipados. Si se trata de gastos anticipados, dichos pagos se amortizarán de acuerdo al tiempo en que se considera que se va a utilizar o a recibir el beneficio del activo diferido.
En la amortización mensual de estos gastos pagados por anticipados, se realizará directamente al gasto respectivo, es decir no se cargarán al grupo de cuentas de gastos “Amortizaciones” sino directamente al rubro correspondiente.
2. Cargos diferidos.
Corresponde a los desembolsos efectuados por la entidad solidaria, en las etapas de organización, explotación, construcción, instalación y los bienes y servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios económicos futuros.
Para todas las entidades vigiladas por esta superintendencia, no tendrán el tratamiento de cargos diferidos, aquellos pagos cuya cuantía, en su conjunto o individual, sea inferior a la siguiente escala en proporción a los activos de la entidad:
Total de activos Topes en smlmv
De 0 a $ 100.000.000 2 (dos) Salarios mínimos mensuales
100.000.001 a 500.000.000 3 (tres) Salarios mínimos mensuales
500.000.001 a 1.000.000.000 5 (cinco) Salarios mínimos mensuales
1.000.000.001 a en adelante 10 (diez) Salarios mínimos mensuales
Son aquellos bienes recibidos por la entidad, como pago de una obligación adquirida por un asociado o un tercero, que deberán registrarse en la cuenta PUC 1950 “Bienes recibidos en pago”. De otra parte, si la entidad considera necesario “activarlo”, deberá realizar su traslado ya sea en activos fijos, inversiones u otros activos, siempre y cuando sea utilizado para el desarrollo del objeto social de la entidad.
2. Manejo contable.
El bien recibido en pago se contabilizará por el valor cancelado con la dación sustentada en un avalúo de reconocido valor. Si entre el valor por el cual se recibe el bien y el valor de la obligación a cancelar resulta un saldo a favor del deudor, tal diferencia se contabilizará como una cuenta por pagar PUC 249520, en caso de que el valor comercial del bien inmueble no alcanzare a cubrir el saldo insoluto de la deuda no provisionada, la diferencia se llevará de inmediato al estado de resultados.
Los bienes recibidos en pago son considerados bienes realizables, por tanto, la superintendencia ha determinado que el registro contable en caso de enajenación, se debe hacer de la siguiente manera:
a) Para aquellas entidades que tengan como objeto social, actividades diferentes a la de comercialización de mercancía y otros productos, como por ejemplo las dedicadas al servicio de transporte, educación, actividad financiera, es decir que no manejen inventarios del grupo 13 del plan de cuentas, y que no utilicen las cuentas dentro del PUC grupo 61 "Costos de ventas o prestación de servicios"; en caso de venta de estos bienes, su ingreso se registrará en caja contra el activo objeto de venta, y si presenta utilidad, esta se registraría en la cuenta 424810, en caso de pérdida se registra en la cuenta 531025;
b) Para aquellas otras entidades dedicadas al comercio al por mayor o al por menor, que manejen inventarios y que utilicen las cuentas PUC 61 “Costos de ventas o prestación de servicios”, el ingreso por dicha venta, se registraría en la cuenta 4135.
Es importante mencionar, que en el momento de la enajenación del bien origine una utilidad, la Supersolidaria los ha considerado como ingresos susceptibles de distribución, así se haga con un tercero, toda vez que su origen proviene de una operación normal producto del desarrollo de su objeto social.
3. Efecto sobre las provisiones.
Deberán constituirse provisiones individuales sobre toda la clase de bienes recibidos en dación en pago, a partir de la recepción del bien, de la siguiente manera:
a) Si se trata de un bien inmueble no destinado a vivienda deberá constituirse una provisión equivalente al 40% del valor comercial del inmueble;
b) Si se trata de un inmueble destinado a vivienda deberá constituirse una provisión equivalente al 30% del valor comercial de inmueble.
Los bienes inmuebles recibidos en dación de pago registrados a diciembre 31 de 2001, deberán estar provisionados en un término de tres años, para lo cual, la superintendencia estableció como fecha de inicio el 30 de abril de 2002, calculando para ello la alícuota mensual correspondiente de acuerdo con la siguiente fórmula:
Para los bienes inmuebles recibidos en dación de pago con posterioridad al 31 de diciembre de 2001 la provisión se hará dentro de los veinticuatro (24) meses siguientes contados a partir de la fecha de la dación, en alícuotas mensuales iguales.
c) Si se trata de un bien mueble y su valor comercial al momento de la dación es igual o superior a saldo insoluto de la deuda no provisionada, deberá provisionarse el 100% del valor del bien;
d) Si el valor comercial del bien mueble no alcanzare a cubrir el saldo insoluto de la deuda no provisionada, la diferencia se llevará de inmediato al estado de resultados de la entidad y se provisionará el 100% del valor mueble.
Los bienes recibidos en dación en pago deberán enajenarse dentro de los dos (2) años siguientes la fecha de su recibo, período que podrá ser prorrogado por la Superintendencia de la Economía Solidaria sin que ello signifique ampliación del plazo para constituir provisiones ni tampoco para reversar las que estuvieren constituidas.
4. Prórrogas.
Si vencidos los dos años para la enajenación del bien, las entidades del sector solidario no han logrado su venta, esta deberá previa demostración en forma suficiente y documentada de la gestión efectuada para dicha venta, solicitar por escrito a esta superintendencia prórroga para completar este proceso, la que si es aprobada, no podrá superar el término de un año.
Si el bien recibido en pago no se ha enajenado dentro de los dos años siguientes a su recepción y la entidad no ha solicitado prórroga o esta superintendencia no le aprobó dicha solicitud por no haber demostrado gestión suficiente para su venta, la diferencia entre el valor de recepción del mismo y la provisión constituida, deberá provisionarse en el mes inmediatamente siguiente a este vencimiento de los dos años; de esta forma, la provisión constituida deberá ser igual al valor total del bien recibido en pago.
Si la entidad solidaria solicitó prórroga en los términos aquí definidos y esta superintendencia la aprobó, la diferencia entre el valor de recepción del mismo y la provisión constituida, deberá provisionarse en el plazo otorgado de dicha prórroga en alícuotas iguales; de esta forma, la provisión constituida deberá ser igual al valor total del bien recibido a la finalización de la prórroga.
Castigos de activo
1. Algunos conceptos.
Se entiende por activos castigados, aquellos sobre los que la entidad por considerarlos una contingencia probable de pérdida, de irrecuperabilidad o de no conversión en efectivo, se le ha constituido las respectivas provisiones en un ciento por ciento.
De igual manera, aquellos sobre los que, después de haber hecho todas las gestiones de tipo legal, administrativo y operativos para su recuperación, han decidido excluirlos del cuerpo del balance, disminuyendo de esta forma de sus registros contables su valor bruto y sus cifras valuativas y, afectando la provisión establecida para este efecto por el valor neto, dejando para el efecto los registro necesarios en las cuentas de orden deudoras código PUC 8310 “Activos castigados”.
Cuando se castigue el saldo del principal de un deudor, se debe igualmente castigar los intereses y otros conceptos inherentes al saldo de dicho capital y para efectuar dicho procedimiento, debe estar totalmente provisionado.
2. Procedimiento y reportes.
En relación con los castigos de activos, las entidades deberán presentar a la Superintendencia de la Economía Solidaria una relación de los castigos que hayan sido debidamente aprobados por el consejo de administración o junta directiva, según se trate.
Este informe deberá presentarse en el mes siguiente a la realización de los castigos correspondientes.
En dicha relación deberán distinguirse, en capítulo separado, los castigos autorizados respecto de obligaciones a cargo de revisores fiscales, representantes legales, miembros del consejo de administración, junta directiva, junta de vigilancia, comité de control social, otros administradores, y aquellos que correspondan a obligaciones a cargo del cónyuge, compañero permanente, y quienes se encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad o de afinidad y primero civil de estos.
Dicha relación, suscrita por el representante legal de la entidad, se remitirá junto con los estados financieros en los cuales se efectúe el registro contable correspondientes y según las fechas establecidas para su reporte y/o transmisión, deberá acompañarse con los siguientes documentos:
a) Copia del acta del consejo de administración o junta directiva donde conste la aprobación de los castigos, según corresponda;
b) Certificación del revisor fiscal donde conste la exactitud de los datos relacionados.
c) Monto del activo a castigar, discriminando las condiciones de cada una de las responsabilidades;
d) Concepto del representante legal;
e) Gestiones realizadas y el procedimiento de reconocido valor técnico tenido en cuenta para considerar las obligaciones crediticias a castigar como incobrables o irrecuperables;
f) Concepto jurídico sobre la irrecuperabilidad de la obligación.
De acuerdo con lo anterior, las entidades del sector solidario deberán reportar a esta Superintendecia en la fecha de reporte de la rendición de cuentas los castigos efectuados dentro de dichos períodos. Independientemente de lo anterior, en las notas a los estados financieros deberán reflejar en un capítulo todos los valores castigados dentro del período contable indicando el concepto, el nombre de la persona a quien se le castigó el activo y el valor castigado.
Es entendido que el castigo de activos no libera a los administradores de las responsabilidades a que haya lugar por las decisiones adoptadas en relación con la misma y en modo alguno releva a la entidad respectiva de su obligación de proseguir las gestiones de cobro que sean conducentes.
La ley permite la formación de diferentes entes asociativos conformados por un número de personas determinado, con la finalidad de suplir necesidades comunes mediante la realización de actividades en beneficio de sus miembros y a través de un esquema de autogestión, caracterizado por la ausencia del ánimo de lucro. Para la realización de estas actividades la ley ha previsto unos fondos de carácter agotable y adicionalmente permite a los asociados la creación de otros, para suplir sus necesidades.
Los fondos sociales y mutuales (pasivos), corresponden al valor de los recursos apropiados de los excedentes del ejercicio anterior, por decisión de la asamblea general, y de resultados de ciertas actividades o programas especiales y por aportación directa de los asociados.
Estos fondos, son de carácter agotable mediante destinación específica y deben estar previamente reglamentados por la entidad. Los rendimientos que se puedan obtener por la inversión temporal de estos recursos, podrán registrarse como mayor valor de los fondos respectivos.
Los fondos sociales y mutuales corresponden a unos recursos con destinación específica, del sector solidario, y son la base fundamental del cooperativismo y del mutualismo y se dividen en dos grandes grupos: fondos sociales y fondos mutuales.
Los fondos sociales pasivos creados por ley tales como: Fondo de educación, fondo de solidaridad, y fondos mutuales de previsión asistencia y solidaridad, no se pueden agotar arbitrariamente ni cambiarle la destinación.
Los otros fondos creados por voluntad de la asamblea general de asociados, con fines específicos podrán incrementarse con cargo al presupuesto de la entidad y cambiarse su destinación, previa aprobación de la asamblea general de asociados.
2. Traslado de recursos o cambio de destino.
Ahora bien, por el hecho de no haberse agotado los fondos de carácter legal en los períodos correspondientes, no es posible cambiar el destino de estos recursos.
3. Fondos sociales.
La característica principal de los fondos sociales y mutuales (pasivos), es la de que se crean únicamente con los excedentes del ejercicio anterior, independientemente de que se pueden proveer o aprovisionar con cargo al gasto del ejercicio de la entidad y de los resultados de actividades para tal fin.
En términos generales, los fondos sociales y mutuales tienen los siguientes mecanismos o vías de abastecerse o de incrementarse:
a) Excedentes. Aplicación directa de los resultados positivos del ejercicio anual de una entidad con autorización de la asamblea general;
b) Contribución. Aporte o contribución directa del asociado, de acuerdo con los parámetros fijados en los reglamentos;
c) Cargo al presupuesto. Es decir efectuar un cargo al gasto de la entidad con abono al fondo si así lo determina los estatutos o el órgano competente, en cumplimiento con lo preceptuado en el artículo 56 de la Ley 79 de 1988, y el artículo 20 del Decreto 1481 de 1989;
d) Actividades. Las entidades del sector solidario podrán realizar programas especiales o ciertas actividades, tales como bazares y otros eventos con el ánimo de recolectar fondos para abastecer a un fondo social o mutual;
e) Donaciones. Las entidades del sector solidario podrán recibir donaciones en dinero o en especie con el propósito de proveer recursos a estos fondos y con destinación específica.
3.1. Fondo de educación.
El fondo de educación es un fondo social pasivo de carácter agotable que se apropia de los excedentes del ejercicio de acuerdo con la ley. Estos fondos también se pueden incrementar con los resultados positivos de ciertas actividades desarrolladas con dicha finalidad, o con cargo a los resultados del ejercicio contable.
Las instrucciones de la Ley 79 de 1988, relativas al fondo de educación y las aquí previstas son aplicables a todas las entidades del sector solidario, así como a las instituciones auxiliares del cooperativismo, bien sea, por que estas últimas adopten la forma jurídica cooperativa, o bien, porque teniendo otra naturaleza jurídica, se hayan creado con el objeto exclusivo de auxiliar al sector cooperativo en materia de educación (Capítulo decimotercero del capítulo quinto de la Circ. Básica Jurídica 7/2003).
Las entidades, en concordancia con el artículo 88 de la Ley 79 de 1988, estarán obligadas a realizar de modo permanente, actividades que tiendan a la formación de sus asociados y trabajadores en los principios, métodos y características del sector solidario así como para capacitar a los administradores en la gestión empresarial propia de cada entidad.
En este rubro, se registra la apropiación de los excedentes del ejercicio anterior como mínimo un 20%, y con los aprovechamientos de programas especiales que realicen para obtener ingresos. Igualmente se podrá incrementar progresivamente con cargo al ejercicio anual, (cuenta 511070-Gastos fondo de educación) siempre y cuando se destinen a las actividades que estén contempladas en los reglamentos del fondo, de acuerdo con las actividades para las cuales se justifican hacer uso de los recursos según las instrucciones impartidas por la Supersolidaria.
3.1.1. Pagos que pueden sufragarse con cargo al fondo de educación.
Los órganos de control tales como la junta de vigilancia y órganos equivalentes en las entidades solidarias y el revisor fiscal deberán velar por el buen uso de los recursos de los fondos de educación, dejando para el efecto constancia documentaria sobre su gestión, la cual deberá reposar en la entidad y permanecerá a disposición de esta superintendencia, quien supervisará los desembolsos realizados con cargo a estos fondos sociales y el buen manejo y la utilización de dichos recursos. En caso de encontrarse una indebida utilización de tales recursos, los órganos de administración, control y vigilancia quedarán sujetos a las sanciones previstas en los numerales 6º y 7º del artículo 36 de la Ley 454 de 1998.
3.2. Fondo de solidaridad.
En este fondo, se registra los recursos que se destinarán para atender el servicio de ayuda económica a los asociados y sus familiares dependientes en circunstancias especiales tales como calamidades domésticas o situaciones de particular gravedad, en las cuales se pueda hacer realidad la ayuda mutua entre aquellos. Igualmente, hace relación en la cooperación entre entidades solidarias aplicable a la integración en general, fomentar la ayuda mutua y destinar los recursos al beneficio de la comunidad, trabajando por un desarrollo sostenible a través de políticas aprobadas por los asociados.
Los preceptos de la Ley 79 de 1988 y los aquí previstos, relativos al fondo de solidaridad, son también aplicables a los organismos cooperativos de segundo y tercer grado, así como a las instituciones auxiliares del cooperativismo, bien sea por que estas últimas adopten la forma jurídica cooperativa, o bien, porque teniendo otra naturaleza jurídica, resuelvan establecer en sus estatutos un fondo de solidaridad (capítulo decimosegundo del título quinto de la Circ. Básica 7/2003).
En esta cuenta, se registra la apropiación de los excedentes del ejercicio anterior, como mínimo un 10%. Igualmente, se podrá incrementar progresivamente con cargo al ejercicio anual, (cuenta 511072-Gastos fondo de solidaridad) siempre y cuando se destinen a las actividades que estén contempladas en los reglamentos del fondo, de acuerdo con las actividades para las cuales se justifican hacer uso de los recursos según las instrucciones impartidas por la Supersolidaria.
3.2.1. Pagos que pueden sufragarse con cargo al fondo de solidaridad.
Los órganos de control tales como la junta de vigilancia y órganos equivalentes en las entidades solidarias y el revisor fiscal deberán velar por el buen uso de los recursos de los fondos de solidaridad, dejando para el efecto constancia documentaria sobre su gestión, la cual deberá reposar en la entidad y permanecerá a disposición de esta superintendencia, quien supervisará los desembolsos realizados con cargo a estos fondos sociales y el buen manejo y la utilización de dichos recursos. En caso de encontrarse una indebida utilización de tales recursos, los órganos de administración, control y vigilancia quedarán sujetos a las sanciones previstas en los numerales 6º y 7º del artículo 36 de la Ley 454 de 1998.
Aporte social es la participación que ha sido pagada por los asociados a las cooperativas o fondos de empleados, mediante cuotas periódicas ya sean en dinero, en especie o en trabajo convencionalmente avaluados.
Ningún asociado como persona natural de una cooperativa o fondo de empleados podrá tener más de un diez por ciento (10%) de los aportes sociales y ningún asociado como persona jurídica en cooperativas más del cuarenta y nueve por ciento (49%) de los mismos (L. 79/88, art. 50).
El capital social de las asociaciones mutuales está compuesto por las cuotas o contribuciones sociales que los asociados han pagado y el valor positivo del resultado social al cierre de cada ejercicio.
Igualmente, estas contribuciones sociales ordinarias y extraordinarias que efectúen los asociados mutualistas serán satisfechas en dinero, especie o trabajo convencionalmente avaluados, y no son devolutivas.
Los aportes de los asociados de una entidad del sector solidario, quedarán directamente afectados desde su origen en favor de la entidad solidaria como garantía de las obligaciones que contraigan con ella. Estos aportes, no podrán ser gravados por los titulares a favor de terceros, tampoco embargables y solo podrán cederse a otros asociados, en los casos y en la forma que prevean los estatutos y reglamentos.
2. Rubros.
Los aportes sociales de las cooperativas y de los fondos de empleados se registran en los siguientes rubros de acuerdo con el plan de cuentas:
— 310505 Aportes ordinarios
— 310510 Aportes extraordinarios
— 310515 Aportes amortizados
— 310520 Aportes voluntarios
2.1. Aportes ordinarios.
Son las aportaciones individuales obligatorias mínimas que han sido recibidas de los asociados en forma periódica de conformidad con lo establecido en los estatutos de cada tipo o clase de entidad, es decir, cooperativas, fondos de empleados y asociaciones mutuales.
2.2. Aportes extraordinarios.
Son las aportaciones individuales obligatorias efectivamente pagadas por los asociados de manera extraordinaria en la forma que prevean los estatutos o por mandato de la asamblea con el ánimo de incrementar el aporte social.
2.3. Aportes amortizados.
Son aquellos aportes comprados de sus propias certificaciones o constancias expedidas que la entidad solidaria readquiere de sus asociados, como operación de readquisición aprobada previamente por la asamblea general con cargo al fondo de amortización de aportes cuyos recursos provienen del excedente.
El aporte social debe registrarse en la fecha en la cual se otorgue el documento o se perfeccione el pago según sea el caso. Los aportes en especie, se deben contabilizar por el valor convenido, o el valor debidamente fijado por los órganos competentes.
Un asociado nuevo o recién vinculado con la entidad, se encuentra inscrito en el registro cuando se encuentre al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones de acuerdo con los estatutos, es decir, haya pagado por lo menos la cuota de admisión si es del caso, y el primer aporte social.
Cuando los aportes provengan de asociados que no tengan vínculos de una misma entidad pública o privada, o cuyo recaudo es efectuado, sin excepción, por el sistema de caja, no da.
Tratándose de cooperativas de ahorro y crédito, multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito, el aporte mínimo irreducible señalado en los estatutos deberá, por lo menos, ser igual al aporte mínimo requerido para la constitución de una cooperativa con actividad financiera. Así mismo, dicho valor podrá estar estipulado en salarios mínimos mensuales legales vigentes (smmlv), para así cumplir con el incremento del IPC según la norma.
Los fondos de empleados y las cooperativas de aportes y créditos, podrán fijar el aporte mínimo irreducible en valores absolutos, es decir, no en salarios mínimos legales vigentes ni por otro factor en función de ajuste automático, toda vez que la ley no los obliga a estar incrementándolo, y con este mecanismo podría desbordar el tope máximo de aportes al alcance de los asociados.
Las cooperativas de ahorro y crédito y las multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito que a la fecha de entrada en vigencia de la presente circular, hayan fijado el valor de los aportes mínimos irreducibles en valores absolutos, deberán ajustar este valor a salarios mínimos mensuales legales vigentes (smmlv) o un valor absoluto que al ajustarlo con el IPC del año anterior, cumpla con lo establecido en la norma.
Si el valor del aporte no reducible (capital mínimo) está contemplado en salarios mínimos mensuales legales vigentes, la entidad deberá anualmente o cada vez que el gobierno disponga incrementos de dicho salario, ajustar el aporte de acuerdo con el salario mínimo mensual legal vigente.
4. Aportes individuales.
Son aquellos valores aportados por cada uno de los asociados, sea persona natural o persona jurídica en cumplimiento con lo estipulado en las normas vigentes.
4.1. Aportes individuales obligatorios.
El aporte social individual, es el aporte social periódico obligatorio que debe tener cada asociado en la entidad solidaria, de acuerdo con los montos que establezcan los estatutos o la asamblea.
En los estatutos de cada entidad, debe quedar contemplado el aporte ordinario mínimo que debe efectuar cada asociado ya sea diario, mensual, semestral, anual o una única vez. Estos aportes se consideran obligatorios y se registran en la cuenta 310505 cuando correspondan a aportes ordinarios y en la cuenta 310510 cuando sean extraordinarios.
Los aportes extraordinarios, que en la mayoría de los casos son esporádicos, también son considerados aportes obligatorios.
De tal manera que la sumatoria de los aportes ordinarios y extraordinarios, de acuerdo al monto mínimo establecido en los estatutos, son aquellos considerados como aportes individuales obligatorios y no son devolutivos parcialmente, ni se podrán cruzar con operaciones activas de crédito, hasta tanto se desvincule el asociado de la entidad.
4.2. Aportes individuales voluntarios.
Los aportes que realice el asociado por voluntad propia independiente de los mínimos individuales u obligatorios, pueden ser de carácter devolutivo parcial o totalmente, cuando así lo considere el asociado, o se podrán cruzar con las operaciones activas de crédito del asociado cuando este lo solicite por escrito ante la administración de la entidad.
Dicha devolución no procederá en el momento en que por tal razón, quede afectada la relación mínima señalada para el otorgamiento de un crédito establecido en el respectivo reglamento.
5. Devolución de aportes sociales.
La liberación parcial de aportes por parte de la entidad o la devolución de los mismos a solicitud del asociado, se podrá efectuar siempre y cuando el total de aportes de la entidad no se reduzca del aporte mínimo no reducible (L. 454/98, art. 6º, num. 5º) en los siguientes casos:
— Cuando se retira el asociado.
— Cuando el asociado se sobrepase del 10% como persona natural o del 49% como persona jurídica del total de los aportes de la entidad.
— Cuando la entidad amortiza o readquiera aportes.
— Cuando se libera parcial o totalmente los aportes voluntarios.
— Cuando se liquida la entidad.
5.1. Devolución por retiro del asociado.
Se deberá devolver todos los aportes sociales de un asociado que tenga con la respectiva entidad, cuando este solicite su retiro, previo pago o cruces de sus obligaciones, teniendo en cuenta la participación proporcional de las pérdidas de la entidad en los aportes sociales.
5.2. Devolución por el mínimo del 10 y 49%.
Ninguna persona natural podrá tener más del 10% de los aportes sociales de una entidad y ninguna persona jurídica más del 49% de los mismos. Cuando un asociado haya aportado más del tope descrito anteriormente, la entidad tendrá la obligación de devolver al respectivo asociado la parte que excede de dicho límite.
5.3. Amortización de aportes.
Existe la figura de devolución parcial de aportes sociales a cada asociado, cuando la asamblea de la entidad apruebe la amortización o readquisición de aportes sociales sin que la entidad respectiva llegare a exceder del 49% del total de los aportes sociales.
5.4. Devolución aportes voluntarios.
Una entidad solidaria podrá devolver aportes sociales a un asociado, cuando el asociado haya efectuado aportes voluntarios. Se podrá devolver parcialmente el exceso de los aportes obligatorios, es decir, los aportes voluntarios sin que dicha devolución afecte los aportes mínimos no reducibles.
Dicha devolución no procederá en el momento en que por tal razón, quede afectada la relación mínima señalada para el otorgamiento de un crédito establecida en el respectivo reglamento.
5.5. Devolución por liquidación.
Cuando se liquida una entidad solidaria, el aporte social hace parte de la masa de liquidación. Una vez realizados los activos y cancelados todos los pasivos, de dicho remanente se cancelarán todos los aportes sociales a que tienen derecho los asociados. Después de haber reintegrado todos los aportes y llegare a quedar remanente patrimonial, este será transferido a la entidad que señale los estatutos o a falta de disposición estatutaria serán transferidos a un fondo para la investigación cooperativa administrado por un organismo de tercer grado.
6. Revalorización de aportes.
Revalorización de aportes sociales es una forma de reconocer la pérdida del poder adquisitivo constante de los aportes, toda vez que estos se consideran un capital de riesgo y no generan rendimiento alguno.
Así las cosas, las cooperativas, las precooperativas, las empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas y los fondos de empleados, podrán mantener el poder adquisitivo constante de los aportes sociales individuales de sus asociados, incrementando estos anualmente máximo hasta el índice de precios al consumidor que certifique el DANE, con relación al año calendario inmediatamente anterior, solo para ejercicios económicos posteriores a la iniciación de su vigencia (D. 3081/90, art. 1º).
En primera instancia la asamblea deberá aprobar la constitución del fondo para revalorización de aportes sociales, del remanente de los excedentes del ejercicio de cada año, después de haberse aplicado el porcentaje del 50% como mínimo de que trata el artículo 54 de la Ley 79 de 1988 o del 80% de que trata el numeral 2º del artículo 19 de Decreto 1481 de 1989.
Una vez constituido dicho fondo, que puede ser todo el remanente de los excedentes siempre y cuando no supere el límite, la asamblea general podrá aprobar la revalorización o capitalización en cabeza de cada uno de los asociados máximo hasta el IPC del año inmediatamente anterior, con cargo al fondo de revalorización de aportes de que trata el numeral 1º del artículo 54 de la Ley 79 de 1988.
El sobrante o saldo que quedare en la cuenta fondo para revalorización de aportes una vez aplicado el índice de precios al consumidor, hará parte para el fortalecimiento patrimonial y servirá para futuras capitalizaciones o revalorizaciones en años siguientes.
Este fondo solo podrá constituirse e incrementarse con recursos de los excedentes de cada ejercicio de conformidad con la reglamentación existentes sobre la distribución de excedentes de cada tipo o clase de entidad.
7. Retención y devolución de aportes.
Si la “Reserva para protección de aportes” es superior al total de las pérdidas acumuladas, no habría pérdidas para socializar. En este caso de devolverá al asociado el total de los aportes que tenga derecho.
De otra parte, la proporcionalidad de las pérdidas de un ejercicio, solo se le aplica a los aportes de los asociados que únicamente soliciten el retiro voluntario, o en caso de exclusión o por fallecimiento.
Los estados financieros de períodos intermedios han sido definidos como “los estados financieros básicos que se preparan durante el transcurso de un período, para satisfacer, entre otras, necesidades de los administradores de las organizaciones del sector solidario o de las autoridades que ejercen inspección, vigilancia o control. Estos estados financieros deben ser confiables y oportunos.
La Superintendencia de la Economía Solidaria, podrá exigir la preparación y difusión de estados financieros de períodos intermedios en concordancia con el capítulo XIII de esta circular y serán idóneos para todos los efectos, salvo para la distribución de excedentes.
2. Períodos de presentación.
Cuando la Superintendencia de la Economía Solidaria solicite un estado financiero intermedio, estas entidades deberán remitir un oficio y enviar a esta entidad de control, en el término de tiempo establecido para la entrega de información, mediante el cual el representante legal y el contador de la entidad, certifiquen que la información remitida ha sido tomada fielmente de los libros oficiales de contabilidad de la entidad.
Las entidades deberán preparar estados financieros comparativos para su propio análisis los cuales, en todo caso, deberán estar a disposición de esta superintendencia cuando así lo considere necesario su presentación.
Por definición el balance general es un estado financiero estático, mediante el cual se reportan cifras acumuladas a una fecha dada, que corresponde a la situación financiera a dicha fecha. Bajo este criterio, y teniendo en cuenta que la comparación se refiere a dos cortes o cierres de ejercicio consecutivos y de igual duración, ella —la comparación— se debe realizar en relación con cifras acumuladas a una fecha de corte determinada, la cual puede ser anual, semestral, trimestral o cualquier otra. En otras palabras, el usuario de los estados financieros al referenciar las fechas de corte o cierre debe poder establecer sin dificultad lo que es materia de comparación.
Así mismo el usuario de la información debe poder determinar qué variaciones importantes se han presentado entre una fecha y otra, aspecto este entre otros, que se debe revelar respecto del balance de publicación, si es del caso.
El estado de resultados, a diferencia del balance general, se caracteriza por ser un estado financiero dinámico, puesto que por definición mide los resultados económicos definitivos de las operaciones realizadas por un ente o empresa en un período determinado. En este sentido, necesariamente la comparación debe referirse a períodos de tiempo iguales, con independencia de la duración estatutaria de los ejercicios comparados.
3. ¿Qué es comparable?
A fin de determinar algunos parámetros que permitirán llegar a la definición de lo que debe ser comparable, es pertinente referenciar ciertos conceptos generales tales como la fecha de corte, el período contable. Para el cierre del fin de año correspondiente al ejercicio contable de 2003, es importante tener en cuenta que las entidades deberán homologar en su totalidad las cuentas al nuevo plan de cuentas según Resolución 1515 de 2001, para que exista una comparación lógica y razonable.
3.1. Fecha de corte.
Por fecha de corte se entiende aquella en la cual la información contable, tomada de los libros de contabilidad, se prepara para hacer una comprobación de sus saldos a fin de formular los estados financieros de ejercicio cuya fecha de referencia corresponde a un mes cualquiera.
Los estados financieros preparados en una fecha de cierre de ejercicio conllevan, necesariamente, la cancelación de las cuentas nominales o de resultado a efectos de medir los resultados económicos de las operaciones en un período determinado, que para el caso de las entidades del sector solidario son ejercicios anuales.
3.2. Período contable.
Libros oficiales de entidades vigiladas
Los libros oficiales son aquellos obligatorios debidamente registrados, y deben estar conformados y diligenciados en forma tal que garanticen su autenticidad e integridad.
Las entidades vigiladas podrán llevar los libros de contabilidad que consideren necesarios para establecer los activos, pasivos, el patrimonio, los ingresos, los gastos y los costos, las cuentas contingentes y las cuentas de orden que se deriven de las actividades propias de cada entidad solidaria.
Esta superintendencia considera que los siguientes son los libros oficiales obligatorios que deben estar debidamente custodiados y diligenciados por cada entidad según la normatividad vigente:
— Libro diario
— Libros mayor y balances
— Libro de inventarios y balances
— Libro de actas de asambleas
— Libros de actas de consejo de administración o junta directiva
— Libro de registro social
El libro de inventarios y balances es de carácter obligatorio para aquellas entidades que mantengan inventarios producto de su actividad, ya sea por la manufactura o comercialización de un bien, y el registro de estos inventarios se hará al cierre de cada período contable con el propósito de prestar mérito probatorio de las existencias.
El libro de registro social es de carácter obligatorio para todas las entidades del sector solidario y el registro de estos aportes sociales se hará al cierre de cada período contable con el propósito de prestar mérito probatorio de la inscripción de cada asociado.
De conformidad con el literal 4 del artículo 125 del Decreto Reglamentario 2649 de 1993, las entidades solidarias deberán diligenciar todos los libros auxiliares necesarios para el completo entendimiento de los libros oficiales.
Para todos los efectos aplica la normatividad establecida en el Decreto Reglamentario 2649 de 1993, Resolución 1515 de 2001, numeral 1º del capítulo primero del título quinto de la Circular Básica Jurídica 7 de 2003, y demás instrucciones que dicte esta superintendencia.
Los demás libros, tales como el libro de actas de la junta de vigilancia o del comité de control social, del comité de educación, de solidaridad, el de comité de crédito, entre otros, deberán ser llevados de tal forma que se pueda evidenciar la gestión de cada uno de estos organismos.
2. Registro de libros en las cámaras de comercio.
Los libros oficiales obligatorios de las entidades vigiladas por la Superintendencia de la Economía Solidaria deberán registrarse en la cámara con competencia territorial en el lugar donde funcione el establecimiento, a nombre de la entidad sometida al control y vigilancia de la superintendencia, con identificación del correspondiente organismo. Los libros auxiliares necesarios para el entendimiento de aquellos no requerirán ser inscritos en el registro mercantil.
3. Oportunidad para el registro de las operaciones.
En desarrollo de lo previsto en la Ley 454 del 4 de agosto de 1998, el Decreto 1401 del 28 de julio de 1999 y el Decreto 2159 del 4 de noviembre de 1999 y con el fin de fijar términos, requisitos y formalidades para la presentación de la información contable, financiera y estadística de las entidades sometidas a la supervisión de esta superintendencia, este despacho ha considerado conveniente impartir las instrucciones que a continuación se señalan:
Las entidades sometidas a supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria, deberán reportar la siguiente información:
— Formulario oficial de rendición de cuentas
— Información financiera de cierre de ejercicio
2. Formulario oficial de rendición de cuentas.
Está constituido por los formatos incluidos en el software diseñado para tal fin por la Superintendencia de la Economía Solidaria y la Confederación de Cooperativas de Colombia, Confecoop, que se relacionan a continuación:
Formatos de información estadística
Formato Nº 8 Productos y servicios-Vivienda
Formato Nº 9 Productos y servicios-Educación
Formato Nº 10 Productos y servicios-Transporte
Formato Nº 11 Productos y servicios-Consumo
Formato Nº 12 Productos y servicios-Comercialización
Formato Nº 13 Productos y servicios-Otros servicios
Formatos de información contable
Formato Nº 15 Relación de bienes recibidos en dación en pago
Formato Nº 17 Relación de inversiones de renta variable
Formato Nº 18 Informe individual de captaciones
Formato Nº 20 Informe individual de cuentas por venta de bienes y servicios
Formato Nº 22 Relación de inversiones de renta fija
Formato Nº 26 Evaluación de cartera de créditos
Formato Nº 28 Endeudamiento administradores y vinculados
Formato Nº 30 Información para exención del GMF
Formatos de evaluación de riesgos
Formato Nº 4 Cuentas NO PUC para el cálculo de la relación de solvencia
Formato Nº 6 Brecha de liquidez
Formato Nº 27 Fondo de liquidez
Formato Nº 29 Riesgo de liquidez
Formato Descripción Primer nivel de supervisión Segundo nivel de supervisión Tercer nivel de supervisión
1 PUC Trimestral mensual(*) Semestral anual
4 Cuentas NO PUC para el cálculo de la relación de solvencia Trimestral N.A. N.A.
5 Información estadística trimestral anual anual
6 Brecha de liquidez N.A. (**) (**)
7 Productos y servicios-Crédito N.A. N.A. N.A.
8 Productos y servicios-Vivienda Anual Anual Anual
9 Productos y servicios educación Anual Anual Anual
10 Productos y servicios-Transporte Anual Anual Anual
11 Productos y servicios-Consumo Anual Anual Anual
12 Productos y servicios-Comercialización Anual Anual Anual
13 Productos y servicios-Otros servicios Anual Anual Anual
14 Directivos Trimestral Anual Anual
15 Relación de bienes recibidos en dación en pago Anual Anual Anual
16 Relación de propiedades, planta y equipo Anual Semestral Anual
17 Relación de inversiones de renta variable Trimestral Anual Anual
18 Informe individual de captaciones Mensual (**) (**)
19 Informe individual de cartera de créditos Trimestral Semestral Anual
21 Informe individual de aportes Trimestral Anual Anual
22 Relación de inversiones de renta fija Trimestral Anual Anual
23 Red de oficinas Semestral Anual Anual
25 Usuarios Mensual Semestral Anual
26 Evaluación de cartera de créditos Trimestral Anual Anual
27 Fondo de liquidez Mensual Trimestral(***) Trimestral(***)
28 Endeudamiento administradores y vinculados Trimestral Anual Anual
29 Riesgo de liquidez Mensual Trimestral(***) Trimestral(***)
30 Información para exención del GMF Trimestral(*) Trimestral(****) Trimestral(****)
(*) Las entidades clasificadas en el primer nivel de supervisión, deberán presentar el formato 1 con una periodicidad mensual, las demás entidades que pertenecen a este mismo nivel de supervisión deberán hacerlo en forma trimestral.
(**) Los fondos de empleados que no hayan sido clasificados en el primer nivel de supervisión y las asociaciones mutuales que presenten captación de ahorros, deberán presentar los formatos 6 y 18 con la periodicidad establecida para su nivel de supervisión.
(***) Los fondos de empleados y las asociaciones mutuales que se encuentren en el primer nivel de supervisión y que les sea aplicable la norma, deberán reportar por vía Internet a Confecoop los formatos 27 y 29 con una periodicidad mensual, este último formato, es decir, el 29, a partir del mes de septiembre de 2003. Los demás fondos de empleados y asociaciones mutuales, a los que les sea aplicable la norma y que se encuentran clasificados en el segundo y tercer nivel de supervisión, deberán reportar por vía Internet o en el software a Confecoop los formatos 27 y 29 con una periodicidad trimestral.
(****) Las cooperativas, los fondos de empleados y las asociaciones mutuales que capten recursos de sus asociados o manejen sección de ahorro y crédito, deberán reportar por vía Internet o en el software a Confecoop trimestralmente siempre y cuando tengan cuentas de depósitos con dicha exención.
De conformidad con lo previsto en el Decreto 790 de 2003, todas las entidades obligadas a conformar el fondo de liquidez deberán adicionalmente reportar a la Supersolidaria el formato 27 del fondo de liquidez en medio impreso de acuerdo con lo estipulado en los incisos 2º y 3º del numeral 1.6 del capítulo XIV de la presente circular.
Las cooperativas clasificadas en primer nivel de supervisión y que no ejercen actividad financiera, no deben reportar los formatos 4, 6, 18, 27 y 29.
Los fondos de empleados clasificados en el primer nivel de supervisión no deberán presentar el formato 4, en tanto que el formato 6 sí debe ser reportado, con una periodicidad trimestral.
2.3. Fechas de presentación.
— Entidades de primer nivel de supervisión: La fecha de presentación del formulario oficial de rendición de cuentas, previsto en el numeral 2.1 del presente capítulo, por parte de las entidades del primer nivel de supervisión, será única y corresponderá a los primeros veinte (20) días calendario después del cierre de cada trimestre, es decir, a la fecha de los cortes de marzo, junio y septiembre. Para el caso del cierre de ejercicio a diciembre 31, la fecha límite del reporte será el último día hábil del mes de enero. Los formatos 1, 18, 27 y 29, cuya periodicidad de reporte será mensual, serán presentados igualmente dentro de los 20 días después del cierre de cada mes.
Se entiende que cuando el día 20 después de cada cierre sea trimestral o mensual no es día hábil, los reportes serán presentados al día hábil siguiente.
La información contable del formulario oficial de rendición de cuentas para el cierre de ejercicio a diciembre de cada año, debe ser fiel copia de lo consignado en los libros oficiales y deberá ser el mismo presentado a la asamblea ordinaria o extraordinaria para su aprobación. Si la asamblea general llegare a modificar cualquier cifra o valor y aprueba un balance diferente al reportado a esta superintendencia, la entidad deberá solicitar previamente a este órgano de control la autorización respectiva para la retransmisión, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la realización de la asamblea.
El incumplimiento de las instrucciones contenidas en el anterior párrafo, acarreará las sanciones a los administradores (Concejo de administración y gerente), revisor fiscal o quien haga sus veces, en concordancia con los numerales 6º y 7º del artículo 36 de la Ley 454 de 1998.
— Entidades de segundo y tercer nivel de supervisión: Estas entidades deberán presentar el formulario oficial de rendición de cuentas, con corte a junio y diciembre las de segundo nivel y con corte a diciembre las de tercer nivel, teniendo en cuenta el último dígito del NIT, así:
0 - 1 Lunes de la sexta semana
2 - 3 Martes de la sexta semana
4 - 5 Miércoles de la sexta semana
6 - 7 Jueves de la sexta semana
8 - 9 Viernes de la sexta semana
En el evento que alguno de los días señalados para la presentación de la información coincida con un día festivo, las entidades deberán efectuar el reporte el primer día hábil siguiente.
1.4. Disminución del fondo de liquidez.
1.4.1. Por la utilización de tales recursos para atender necesidades de liquidez originadas en la atención de retiros o reintegros derivados de los depósitos y exigibilidades de la entidad.
1.4.2. La utilización del fondo de liquidez no deberá obedecer a imprevisiones de la administración de la entidad en el manejo del flujo de caja.
1.5. Traslado de cuentas.
1.6. Presentación de informes.
De conformidad con lo previsto en el numeral 5º, capítulo undécimo, título quinto de la Circular Básica Jurídica 7 del 14 de abril de 2003, expedida por esta superintendencia, las entidades objeto del presente capítulo, deben informar el monto y composición del fondo de liquidez en el formato 27, que para el efecto ha sido diseñado.
El reporte del fondo de liquidez en el formato 27, se hará a través de Confecoop por internet, con las mismas especificaciones de los reportes habituales, de acuerdo con lo estipulado en el numeral 2.2 del capítulo XIII de la presente circular.
Adicionalmente, y de conformidad con lo previsto en el Decreto 790 de 2003, dentro de los veinte (20) días calendario después del cierre de cada mes, todas las entidades de que trata el presente capítulo deberán reportar a la Superintendencia de la Economía Solidaria el monto del fondo de liquidez y su composición, en medio impreso en el nuevo formato 27, adjuntando copia de los extractos de las cuentas de ahorro, fotocopia de los títulos correspondientes a CDT, CDATS, bonos ordinarios y/o extracto de cuenta expedido por la sociedad fiduciaria y comisionistas de bolsa según sea el caso. Este informe deberá presentarse debidamente validado y auditado por parte del revisor fiscal de la entidad, o quien haga sus veces.
La clasificación de los activos de acuerdo con su ponderación de riesgo en sus respectivas categorías, de acuerdo con lo señalado en el artículo 9º del Decreto 1840 de 1997, se efectuará con arreglo al Plan Único de Cuentas para el sector solidario, según se indica a continuación. Los activos se valorarán por su costo y se ponderarán netos de su respectiva provisión.
3.1. Clasificación de activos según el nivel de riesgo
1105 Caja 0%
1110 Bancos y otras entidades 0%
1115 Fondos específicos 0%
1120 Fondo de liquidez 0%
1130 Remesas en tránsito 100%
1201 Compromisos de reventa de inversiones 20%
1202 Compromisos de reventa de cartera 20%
120305 Títulos emitidos, avalados, aceptados o garantizados por instituciones vigiladas por la Superintendencia Bancaria (Incluidos los bonos ordinarios) 20%
120310 Certificado de depósito de ahorro a término 50%
120320 Fondos fiduciarios 50%
120325 Fondos de valores 50%
120330 Patrimonio autónomo 50%
120401 Títulos de deuda pública interna emitidos o garantizados por la Nación 0%
120402 Títulos de deuda pública externa emitidos o garantizados por la Nación 0%
120404 Títulos emitidos, avalados o garantizados por el Fogafin 20%
120405 Títulos emitidos, avalados o garantizados por el Fogacoop 20%
120406 Títulos emitidos por el Banco de la República 0%
120407 Bonos hipotecarios 0%
120408 Títulos hipotecarios 0%
120409 Títulos de contenido crediticio derivados de procesos de titularización de cartera hipotecaria 50%
120410 Títulos de contenido crediticio derivados de procesos de titularización de subyacentes distintos de cartera hipotecaria (*)
120411 Títulos emitidos, avalados, aceptados o garantizados por instituciones vigiladas por la Superintendencia Bancaria (Incluidos los bonos obligatoria u opcionalmente convertibles en acciones) 20%
120414 Títulos emitidos por entidades no vigiladas por la Superintendencia Bancaria incluidos los bonos obligatoria u opcionalmente convertibles en acciones 20%
120415 Títulos emitidos, avalados o garantizados por gobiernos extranjeros 100%
120416 Títulos emitidos, avalados o garantizados por bancos centrales extranjeros 20%
120417 Títulos emitidos, avalados, garantizados o aceptados por bancos del exterior 20%
120418 Títulos emitidos, avalados o garantizados por organismos multilaterales de crédito 0%
1206 Inversiones negociables en títulos participativos 100%
1208 Inversiones para mantener hasta el vencimiento 0%
120804 Títulos emitidos, avalados o garantizados por el Fogafin 20%
120805 Títulos emitidos, avalados o garantizados por el Fogacoop 20%
120807 Bonos hipotecarios 0%
120808 Títulos hipotecarios 0%
120809 Títulos de contenido crediticio derivados de procesos de titularización de cartera hipotecaria 50%
120810 Títulos de contenido crediticio derivados de procesos de titularización de subyacentes distintos de cartera hipotecaria (*)
120811 Títulos emitidos, avalados, aceptados o garantizados por instituciones vigiladas por la Superintendencia Bancaria (incluidos los bonos obligatoria u opcionalmente convertibles en acciones 20%
120814 Títulos emitidos por entidades no vigiladas por la Superintendencia Bancaria (incluidos los bonos obligatoria u opcionalmente convertibles en acciones) 100%
120815 Títulos emitidos, avalados o garantizados por gobiernos extranjeros 20%
120816 Títulos emitidos, avalados o garantizados por bancos centrales extranjeros 20%
120817 Títulos emitidos, avalados, garantizados o aceptados por bancos del exterior 100%
120818 Títulos emitidos, avalados o garantizados por organismos multilaterales de crédito 0%
121304 Títulos emitidos, avalados o garantizados por el Fogafin 20%
121305 Títulos emitidos, avalados o garantizados por el Fogacoop 20%
121307 Bonos hipotecarios 0%
121308 Títulos hipotecarios 0%
121309 Títulos de contenido crediticio derivados de procesos de titularización de cartera hipotecaria 50%
121310 Títulos de contenido crediticio derivados de procesos de titularización de subyacentes distintos de cartera hipotecaria (*)
121311 Títulos emitidos, avalados, aceptados o garantizados por instituciones vigiladas por la Superintendencia Bancaria (incluidos los bonos obligatoria u opcionalmente convertibles en acciones) 20%
121314 Títulos emitidos por entidades no vigiladas por la Superintendencia Bancaria (incluidos los bonos obligatoria u opcionalmente convertibles en acciones) 100%
121315 Títulos emitidos, avalados o garantizados por gobiernos extranjeros 20%
121316 Títulos emitidos, avalados o garantizados por bancos centrales extranjeros 20%
121317 Títulos emitidos, avalados, garantizados o aceptados por bancos del exterior 100%
121318 Títulos emitidos, avalados o garantizados por organismos multilaterales de crédito 0%
1216 Inversiones disponibles para la venta en títulos participativos 100%
123101 Títulos de deuda pública interna emitidos o garantizados por la Nación 0%
123102 Títulos de deuda pública externa emitidos o garantizados por la Nación 0%
123103 Otros títulos de deuda pública 20%
123104 Títulos emitidos, avalados o garantizados por el Fogafin 20%
123105 Títulos emitidos, avalados o garantizados por el Fogacoop 20%
123106 Títulos emitidos por el Banco de la República 0%
123107 Bonos hipotecarios 0%
123108 Títulos hipotecarios 0%
123109 Títulos de contenido crediticio derivados de procesos de titularización de cartera hipotecaria 50%
123110 Títulos de contenido crediticio derivados de procesos de titularización de subyacentes distintos de cartera hipotecaria (*)
123111 Títulos emitidos, avalados, aceptados o garantizados por instituciones vigiladas por la Superintendencia Bancaria (incluidos los bonos obligatoria u opcionalmente convertibles en acciones) (*)
123114 Títulos emitidos por entidades no vigiladas por la Superintendencia Bancaria 100%
123115 Títulos emitidos, avalados o garantizados por gobiernos extranjeros 20%
123116 Títulos emitidos, avalados o garantizados por bancos centrales extranjeros 20%
123117 Títulos emitidos, avalados, garantizados o aceptados por bancos del exterior 100%
123118 Títulos emitidos, avalados o garantizados por organismos multilaterales de crédito 0%
123142 Títulos emitidos por residentes en el exterior 100%
123195 Otros títulos 100%
1232 Derechos de recompra de inversiones negociables en títulos participativos 100%
123501 Títulos de deuda pública interna emitidos o garantizados por la Nación 0%
123502 Títulos de deuda pública externa emitidos o garantizados por la Nación 0%
123503 Otros títulos de deuda pública 20%
123504 Títulos emitidos, avalados o garantizados por el Fogafin 20%
123505 Títulos emitidos, avalados o garantizados por el Fogacoop 20%
123506 Títulos emitidos por el Banco de la República 0%
123507 Bonos hipotecarios 0%
123508 Títulos hipotecarios 0%
123509 Títulos de contenido crediticio derivados de procesos de titularización de cartera hipotecaria 50%
123510 Títulos de contenido crediticio derivados de procesos de titularización de subyacentes distintos de cartera hipotecaria (*)
123511 Títulos emitidos, avalados, aceptados o garantizados por instituciones vigiladas por la Superintendencia Bancaria (incluidos los bonos obligatoria u opcionalmente convertibles en acciones) 20%
123514 Títulos emitidos por entidades no vigiladas por la Superintendencia Bancaria (incluidos los bonos obligatoria u opcionalmente convertibles en acciones) 100%
123515 Títulos emitidos, avalados o garantizados por gobiernos extranjeros 20%
123516 Títulos emitidos, avalados o garantizados por bancos centrales extranjeros 20%
123517 Títulos emitidos, avalados, garantizados o aceptados por bancos del exterior 100%
123518 Títulos emitidos, avalados o garantizados por organismos multilaterales de crédito 0%
123542 Títulos emitidos por residentes en el exterior 100%
123595 Otros títulos 100%
1236 Derechos de recompra de inversiones disponibles para la venta en títulos participativos 100%
128955 Categoría E–Incobrable
1291 Provisión de inversiones disponibles para venta títulos participativos
(*) Las inversiones registradas en estas subcuentas, ponderan de acuerdo al activo subyacente.
Todas las provisiones de inversiones disminuirán la ponderación de acuerdo con la inversión que están protegiendo.
13 Inventarios 100%
1404 Créditos de vivienda-Con libranza 50%
1405 Créditos de vivienda-Sin libranza 50%
1411 Créditos de consumo, garantía admisible-Con libranza 100%
1412 Créditos de consumo, garantía admisible-Sin libranza 100%
1441 Créditos de consumo, otras garantías-Con libranza 100%
1442 Créditos de consumo, otras garantías-Sin libranza 100%
1454 Microcrédito inmobiliario-Con libranza 100%
1455 Microcrédito inmobiliario-Sin libranza 100%
1456 Microcrédito empresarial garantía admisible-Con libranza 100%
1457 Microcrédito empresarial garantía admisible- Sin libranza 100%
1458 Microcrédito empresarial otras garantías-Con libranza 100%
1459 Microcrédito empresarial otras garantías-Sin libranza 100%
1460 Créditos comerciales, garantía admisible-Con libranza 100%
1462 Créditos comerciales, garantía admisible-Sin libranza 100%
1463 Créditos comerciales, otras garantías-Con libranza 100%
1465 Créditos comerciales, otras garantías-Sin libranza 100%
1488 Derechos de recompra cartera negociada 100%
1489 Provisión créditos de vivienda 50%
1491 Provisión créditos de consumo 100%
1492 Provisión microcrédito inmobiliario 100%
1493 Provisión microcrédito empresarial 100%
1495 Provisión créditos comerciales 100%
1498 Provisión general 100%
15 Cartera por venta de bienes y servicios 100%
1590 Provisiones cartera por venta de bienes 100%
1595 Provisiones cartera por prestación de servicios 100%
1605 Convenios por cobrar 100%
1620 Promitentes vendedores 100%
1625 Anticipos de contratos y proveedores 100%
1635 Adelantos al personal 50%
1636 Pagos por cuenta de asociados, vivienda 100%
1637 Pagos por cuenta de asociados, consumo 100%
1638 Pagos por cuenta de asociados, microcrédito 100%
1639 Pagos por cuenta de asociados comercial 100%
1640 Créditos a empleados 100%
1650 Deudores patronales y empresas 100%
1655 Intereses 100%
1657 Intereses cartera por venta de bienes 100%
1658 Intereses cartera por prestación de servicios 100%
1660 Ingresos por cobrar 100%
1665 Dividendos, participaciones y excedentes 100%
1675 Anticipo de impuestos 20%
1690 Otras cuentas por cobrar 100%
1691 Provisión cuentas por cobrar cartera venta de bienes 100%
1692 Provisión cuentas por cobrar, microcréditos empresarial 100%
1693 Provisión cuentas por cobrar-Microcrédito inmobiliario 100%
1694 Provisión cuentas por cobrar comerciales 100%
1696 Provisión cuentas por cobrar de consumo 100%
1697 Provisión cuentas por cobrar de vivienda 100%
1698 Otras provisiones cuentas por cobrar 100%
17 Propiedades planta y equipo 100%
18 Diferidos 20%
190405 Traslado de fondos 0%
190415 Traslado de cartera de crédito 100%
190425 Traslado de propiedades planta y equipo 100%
1930 Activos de operación 100%
1950 Bienes recibidos en pago 100%
1960 Depósitos 100%
1965 Bienes de arte y cultura 100%
1985 Responsabilidades pendientes 100%
1987 Otras inversiones 100%
1990 Diversos 100%
1995 Valorizaciones 100%
1999 Provisión otros activos 100%
8110 Bienes y valores entregados en garantía 100%
8112 Bienes y valores en poder de terceros 0%
8115 Litigios y/o demandas 20%
8185 Otras deudoras contingentes 100%(*)
9155 Derechos cedidos por ahorradores en entidades en liquidación 0%
9185 Otras cuentas acreedoras contingentes 100%(*)
(*) En los rubros 8185 y 9185 “otras contingencias”, deudoras y/o acreedoras, las subcuentas que harían parte en la ponderación, son aquellas que con certeza generan ingreso o egresos de recursos, única y exclusivamente. Por ejemplo, dentro de otras deudoras tenemos: “Cartera castigada, contribuciones pendientes de recaudo y créditos a favor no utilizados” y como acreedoras tenemos: “Fianzas y avales otorgadas”, entre otras.
3.2. Sucursales y agencias.
Los valores contabilizados en la cuenta 1904-Sucursales y agencias (del PUC) se ponderarán de acuerdo con la categoría a que corresponda el activo trasladado. En caso de existir saldos negativos en sus respectivas subcuentas, esto es, los que sean contrarios a la naturaleza de la cuenta (crédito), no se deducirán del total de activos ponderados por nivel de riesgo, sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar por el incumplimiento de los instructivos contables en estas materias. En todo caso, esta cuenta deberá registrar saldo cero (0) en el balance general consolidado del cierre de ejercicio.
3.3. Inversiones.
En atención a que la ponderación de las inversiones puede ser 0, 20, 50 ó 100%, según la categoría a la cual pertenezcan, para un adecuado control de este tipo de operaciones se hace indispensable que se lleven los registros auxiliares que permitan identificar las inversiones por tipo de emisor.
3.4. Créditos garantizados incondicionalmente con títulos emitidos por la Nación, el Banco de la República o por otros gobiernos o bancos centrales.
En atención a que la ponderación para este tipo de créditos corresponde a la categoría II (20%) y es distinta a los demás créditos garantizados por la Nación que se clasifican en la categoría I (0%), para un adecuado control de este tipo de operaciones se hace necesario que los destinatarios del presente instructivo lleven los registros auxiliares necesarios que permitan identificar el tipo de garantía con la cual se respalda el crédito correspondiente, esto es, si la ...
3.1. Ponderación de los créditos respaldados con fiducia en garantía.
Los créditos otorgados por las cooperativas destinados a la adquisición de vivienda y que sean garantizados con contratos de fiducia mercantil de garantía irrevocable, ponderan por el cien por ciento (100%).
Es de advertir que el valor de los excedentes que se destinen a absorber pérdidas de ejercicios anteriores, no constituye, bajo ninguna circunstancia, capitalización de excedentes.
Para ilustrar lo establecido anteriormente, a continuación se señala el procedimiento para el correspondiente cálculo:
— Si existen pérdidas de ejercicios anteriores
Se tomará el valor registrado en el código 3505 del PUC “Excedentes o pérdidas del ejercicio”, cuando su valor corresponda a excedentes, hasta por un monto equivalente al valor absoluto que registre el saldo negativo del código 3605 del PUC “Resultados de ejercicios anteriores”.
Si el valor absoluto de las pérdidas de ejercicios anteriores (Cód. 3605) es superior al valor de los excedentes del ejercicio, (350505) computará el valor total del código 3505.
— Si no hay pérdidas acumuladas de ejercicios anteriores
Se tomará el valor del código 3505 del PUC “Excedentes o pérdidas del ejercicio” cuando su valor corresponda a excedentes, y se multiplicará (Y%) por el porcentaje de excedentes que en la última aplicación, por disposición de la asamblea ordinaria de la entidad, hayan sido destinados a incrementar los aportes sociales y la reserva de protección de aportes sociales.
Al inicio del ejercicio económico debe trasladarse el valor registrado en la cuenta excedentes o pérdidas del ejercicio, 3505 a la cuenta 3605, excedentes o pérdidas de ejercicios anteriores.
A la sumatoria de los conceptos anteriores se le restarán las deducciones que a continuación se señalan para efectos de determinar el patrimonio básico.
4.1. Deducciones del patrimonio básico
3417 Revalorización del patrimonio (cuando sea negativo) 100%
3605 Pérdidas de ejercicios anteriores 100%
3505 Pérdidas del ejercicio en curso. Inversiones de capital efectuadas en forma directa o indirecta en entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, respecto de las cuales no haya lugar a consolidación. Sin incluir su valorización 100%
Para el efecto se considerarán las siguientes cuentas:
123601 Acciones con alta liquidez bursátil 100%
123602 Acciones con media liquidez bursátil 100%
123604 Acciones con baja y mínima liquidez o sin cotización en bolsa 100%
Inversiones de capital, bonos obligatoriamente convertibles en acciones y aportes, efectuadas en forma directa o indirecta en entidades financieras del exterior, cuando estas sean o superen el 20% del capital de la entidad receptora de la inversión. Incluyendo su ajuste de cambios y sin incluir sus valorizaciones. Para el efecto se considerarán las siguientes cuentas:
120816 Títulos emitidos y avalados bancos centrales extranjeros 100%
120817 Títulos emitidos y avalados por bancos del exterior 100%
123116 Títulos emitidos y avalados por bancos centrales extranjeros 100%
123117 Títulos emitidos y avalados por bancos del exterior 100%
8.3. Períodos de observación para los análisis estadísticos.
La evaluación y reporte a la Superintendencia de la Economía Solidaria debidamente impreso del riesgo de liquidez, se hará mensualmente para las entidades de primer nivel de supervisión. Los fondos de empleados y las asociaciones mutualistas que les sea aplicable la norma del segundo y tercer nivel de supervisión deberán evaluar y reportar a esta superintendencia trimestralmente el riesgo de liquidez de manera impresa a partir del mes de septiembre de 2003.
Los reportes a Confecoop se harán con la misma periodicidad, en el formato diseñado para tal efecto, de acuerdo con lo establecido en el capítulo XIII de la presente circular, adicionando dicho reporte a los fondos de empleados y asociaciones mutualistas.
Una vez efectuada la evaluación de un mes, los fondos de empleados y las asociaciones mutualistas informarán a esta superintendencia, las dificultades encontradas en la aplicación de la metodología, las cuales deberán ser observadas para la siguiente evaluación. En este caso, con posterioridad a la primera evaluación, e informará las acciones adelantadas en tal sentido e indicará las medidas a adoptar para perfeccionar la metodología en las siguientes evaluaciones, la cual deberá estar perfeccionada al mes de diciembre de 2003.
8.5. Disponibilidad de las evaluaciones realizadas.
Las evaluaciones del riesgo de liquidez, deberá permanecer copia a disposición de la Superintendencia de la Economía Solidaria en la sede principal de la entidad.
8.6. Informe a la asamblea general de asociados.
El consejo de administración, la junta directiva y el representante legal de las entidades, informarán en cada asamblea general ordinaria los mecanismos adoptados para la administración y control del riesgo de liquidez.
2.4. El restante, es decir, el otro 50% se puede destinar:
a) Para revalorizar aportes, de acuerdo con lo aprobado por la asamblea con el fin de reconocer las alteraciones de su valor real, de conformidad con lo señalado en el parágrafo del artículo 47 de la Ley 79 de 1988. Este fondo es registrado en la cuenta PUC 3310 “Fondo para revalorización de aportes”.
El valor a reconocer como capitalización de los aportes sociales con cargo a la cuenta 3310, no podrá ser superior al IPC certificado por el DANE, suma que se registrará en la cuenta PUC 3105 “aportes sociales”, en las subcuentas que correspondan según sea el caso.
Ejemplo: Total de aportes de una cooperativa es de $ 100 millones de pesos, el IPC del año inmediatamente anterior fue del 7.65%, de tal manera que corresponde a $ 7.650.000. Para el caso del ejemplo se carga al “fondo de revalorización de aportes” dicha suma y se abona a los aportes sociales. Esa es una forma de valorización o capitalización;
b) Para servicios comunes y seguridad social, para lo cual la asamblea podrá por voluntad propia crear fondos sociales agotables (pasivos) con fines específicos en beneficio de los asociados o familiares;
c) Retornándolo a los asociados en relación con el uso de los servicios o la participación en el trabajo, debidamente aprobado por la asamblea;
d) Destinándolo a un fondo para la amortización o readquisición de aportes de los asociados, en este caso, la cooperativa se va haciendo titular de sus propios aportes. En concepto de la superintendencia, se puede amortizar o adquirir hasta un 49% máximo, pues según la ley ninguna persona jurídica puede tener más de ese porcentaje de aportes de una cooperativa;
e) La asamblea podrá ordenar la amortización de aportes, mediante la constitución de un fondo patrimonial (cuenta 3305) cuyos recursos provendrán del remanente. Esta amortización será procedente cuando la entidad haya alcanzado un grado de desarrollo económico que le permita efectuar los reintegros. (L. 79/88, art. 52). En caso de liquidación estos aportes amortizados deberán hacer parte del remanente patrimonial.
— Creación del fondo para amortización de aportes:
3605 Excedentes $ 50 millones
3305 Fondo para amortización de aportes $ 50 millones
— Amortización o adquisición de los aportes aprobados por la asamblea:
3105 Aportes sociales $ 50 millones
1110 Bancos comerciales $ 50 millones
— Utilización del fondo para amortización de aportes:
330505 Fondo para amortización de aportes $ 50 millones
310515 Aportes amortizados $ 50 millones
3. Distribución de excedentes para fondos de empleados.
Cuando un fondo de empleados genera excedentes, estos se deben distribuir de la siguiente manera, según lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 1481 de 1989.
3.1. Para compensar pérdidas de ejercicios anteriores, si las hay.
3.2. Para restablecer la reserva de protección de aportes sociales si esta se ha empleado anteriormente, hasta el nivel que tenía antes de su utilización.
3.3. Si se ha cumplido con lo anterior o no es necesario llevarlo a cabo, el reparto se debe hacer de la siguiente manera:
3.3.1. Mínimo un 20% para crear y mantener una reserva de protección de aportes sociales.
3.3.2. El restante, es decir, el otro 80% se puede destinar:
a) Para crear o incrementar fondos permanentes (patrimoniales), o agotables (pasivos) con los cuales la entidad desarrolle labores de salud, educación, previsión y solidaridad en beneficio de los asociados y sus familiares, en la forma que dispongan los estatutos o la asamblea general;
b) Para crear un fondo para mantener el poder adquisitivo de los aportes sociales dentro de los límites que fijen las normas reglamentarias siempre que el monto no sea superior al cincuenta por ciento (50%) del total de los excedentes que resulten del ejercicio.
La revalorización de aportes consiste en registrar en la cuenta 3310 “Fondo para revalorización de aportes sociales” el valor que apruebe la asamblea con el ánimo de reconocer las alteraciones del valor real de los aportes y solo se hará este procedimiento para los ejercicios económicos posteriores a la iniciación de su vigencia.
Para registrar la capitalización o valorización de aportes sociales, teniendo en cuenta las alteraciones en su valor real (máximo hasta el IPC certificado por el DANE) es decir, reconocer la pérdida del poder de los aportes. Esta valoración o capitalización se hará con cargo al fondo de revalorización de aportes.
4. Distribución de excedentes para otras entidades del sector solidario.
Las demás entidades sometidas a la supervisión de esta superintendencia, tales como las asociaciones mutuales, precooperativas, cooperativas de trabajo asociado, las empresas de servicio en las formas de administraciones públicas cooperativas, deberán distribuir los excedentes de acuerdo con las normas que les rigen para cada una de estas.
5. Excedente o beneficio neto.
El excedente o beneficio neto se debe calcular de acuerdo como lo establezca la normatividad cooperativa.
El excedente o beneficio neto es la diferencia entre la producción y el consumo de un bien o de un servicio, o es la parte que sobra de algo.
Para las entidades de la economía solidaria el excedente o beneficio neto es la diferencia entre los ingresos operacionales mas no operacionales menos los costos y gastos operacionales y los no operacionales de un ejercicio anual de acuerdo con el desarrollo del objeto social teniendo en cuenta los acuerdos o pactos cooperativos.
6. Observación.
El beneficio neto o excedente de estas entidades estará sujeto a impuesto cuando lo destinen, en todo o en parte, en forma diferente a lo que establece la legislación cooperativa vigente. El cálculo de este beneficio neto o excedente se realizará de acuerdo a como lo establece la normatividad vigente.
120404 Títulos emitidos, avalados o garantizados por el Fogafin
120804 Títulos emitidos, avalados o garantizados por el Fogafin
121304 Títulos emitidos, avalados o garantizados por el Fogafin
123104 Títulos emitidos, avalados o garantizados por el Fogafin
123504 Títulos emitidos, avalados o garantizados por el Fogafin
169250 Categoría E-Crédito irrecuperable, por cuenta de asociados
169350 Categoría E-Crédito irrecuperable, por cuenta de asociados
169468 Categoría E-Crédito irrecuperable, por cuenta de asociados
179550 Mausoleos
199935 Otras inversiones
415028 Utilidad en venta en inversiones disponible para la venta en títulos de participación.
415060 Comisiones y/u honorarios
418560 Comisiones y/u honorarios
511528 Cartera por prestación deservicios
514055 Pérdida realizada en inversiones disponibles para la venta en títulos de participación
617535 Impuesto 3 x 1000