Source: https://interpretacje-podatkowe.org/pracownik/ippb4-4511-263-15-2-ms1
Timestamp: 2017-09-20 00:10:10+00:00
Document Index: 29739062

Matched Legal Cases: ['art. 14', 'art. 21', 'art. 21', 'art. 775', 'art. 21', 'art. 775', 'art. 775', 'art. 21', 'art. 21', 'art. 21', 'art. 21', 'art. 21', 'art. 775', 'art. 21', 'art. 12', 'art. 32', 'art. 12', 'art. 21', 'art. 12', 'art. 21']

IPPB4/4511-263/15-2/MS1 | Interpretacja indywidualna
Zwrot pracownikowi wydatków na całodzienne lub częściowe wyżywienie.
IPPB4/4511-263/15-2/MS1interpretacja indywidualna
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749, z późn. zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770, z późn. zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 20 lutego 2015 r. (data wpływu 25 lutego 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych powstałych po stronie pracowników z tytułu pokrywania kosztów wyżywienia związanych z podróżami służbowymi - jest nieprawidłowe.
W dniu 25 lutego 2015 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych powstałych po stronie pracownika z tytułu pokrywania kosztów wyżywienia związanych z podróżami służbowymi.
Spółka w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą zatrudnia pracowników na umowę o pracę. Niektórzy z pracowników wykonując zadania zlecone przez Spółkę odbywają podróże służbowe w kraju i zagranicą. Pracownikom tym przysługują diety (na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży) oraz zwrot m.in. kosztów przejazdów i noclegów.
Czasami Spółka zapewnia również pracownikom zwrot wydatków poniesionych na całodzienne lub częściowe wyżywienie.
Wyżywienie zapewnione jest np.:
przez Spółkę w ramach kompleksowej usługi noclegowej wykonywanej przez hotel tzw. nocleg ze śniadaniem (bedbreakfast),
przez Spółkę w przypadku zakupu usługi gastronomicznej przez pracownika w imieniu Spółki,
przez Spółkę w przypadku spotkań służbowych z kontrahentami np. w ramach tzw. reprezentacji,
przez Spółkę w przypadku spotkań służbowych odbywanych w ramach własnej organizacji np. spotkania sprzedażowe czy szkolenia.
Pracownik przedstawia faktury za wyżywienie i na tej podstawie zwracane są mu koszty wyżywienia lub używa karty firmowej do płacenia za wyżywienie i wtedy nie dochodzi do zwrotu pieniędzy. W takiej jednak sytuacji pracownikom nie przysługuje dieta lub jest ona zgodnie z przepisami ograniczana.
Czy w przypadku gdy kwota zwróconych pracownikowi wydatków na całodzienne lub częściowe wyżywienie w trakcie:
krajowej podróży służbowej do 28 lutego 2013 roku przekraczała kwotę wskazaną w § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990, z późn. zm., dalej: „rozporządzenie w sprawie podróży krajowych”) lub
zagranicznej podróży służbowej do 28 lutego 2013 roku przekraczała kwotę wskazaną w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991, z późn. zm., dalej: „rozporządzenie w sprawie podróży zagranicznych”);
krajowej podróży służbowej od 1 marca 2013 roku przekracza kwotę wskazaną w § 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (Dz. U. z 5 lutego 2013 r., poz. 167 , dalej „nowe rozporządzenie w sprawie podróży krajowych i zagranicznych”) lub
zagranicznej podróży służbowej od 1 marca 2013 roku przekracza kwotę wskazaną w załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (Dz. U. z 5 lutego 2013 r., poz. 167 , dalej „nowe rozporządzenie w sprawie podróży krajowych i zagranicznych”);
nadwyżka ta stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych...
Zdaniem Wnioskodawcy, jeżeli pracodawca zapewnia pracownikom bezpłatne całodzienne lub częściowe wyżywienie (niezależnie od formy rozliczenia, tj. czy płatność dokonywana jest firmową kartą kredytową, środkami pieniężnymi otrzymanymi przez pracownika przed wyjazdem, czy też poprzez zwrot kosztów poniesionych przez pracownika) to wówczas koszty te Spółka jest zobowiązana zakwalifikować do innych wydatków (o których mowa w: § 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie krajowych podróży służbowych, § 2 pkt 2 lit. c) rozporządzenia w sprawie zagranicznych podróży służbowych i § 2 pkt 2 lit. d) nowego rozporządzenia w sprawie podróży krajowych i zagranicznych), a konsekwencji zwrot takich kosztów pracownikom (niepodlegający limitowi) będzie podlegał zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Z dyspozycji art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f. wynika, że ze zwolnienia od podatku dochodowego korzystają diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie delegacji wynikającej z art. 775 § 2 Kodeksu pracy, tj. do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia w sprawie krajowych podróży służbowych, rozporządzenia w sprawie zagranicznych podróży służbowych, nowego rozporządzenia w sprawie podróży krajowych i zagranicznych.
Z uwagi na to, że przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej, a przepisy wykonawcze, do których odsyła art. 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f., zostały wydane na podstawie delegacji wynikającej z art. 775 § 2 Kodeksu pracy, to w ramach wykładni systemowej sięgnąć należy do wykładni tego pojęcia wypracowanej na podstawie przepisów prawa pracy. W świetle art. 775 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Zarówno z dyspozycji § 4 rozporządzenia w sprawie krajowych podróży służbowych, § 4 rozporządzenia w sprawie zagranicznych podróży służbowych jak i § 7 i § 13 nowego rozporządzenie w sprawie podróży krajowych i zagranicznych wynika, że diety przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowych przeznaczone są na pokrycie zwiększonych kosztów tych podróży.
Wykładni pojęcia "podróży służbowej" dokonał Sąd Najwyższy w wyroku z 22 stycznia 2004 r. (sygn. I PK 298/03, OSNP 2004/23/399), zgodnie z którą czas pracy pracownika przeznaczony na wykonywanie - w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę - zadań wymagających ponoszenia przez pracownika dodatkowych kosztów, z natury rzeczy kwalifikuje się jako odbywanie pracowniczych zagranicznych podróży służbowych, które wymagają zrekompensowania przez pracodawcę uzasadnionych kosztów poniesionych przez pracownika.
Zgodnie z wewnętrznymi regulaminami Spółki, w przypadku, gdy pracownicy Spółki odbywają podróże służbowe mogą nabyć w imieniu i na rzecz Spółki jako pracodawcy posiłki, które spożywają w trakcie podróży (w takich przypadkach faktury i rachunki wystawiane są na Spółkę, która jest nabywcą takich świadczeń). Przyjmuje się wtedy, że pracodawca zapewnił pracownikom całodzienne/częściowe wyżywienie, co wyłącza/ogranicza wypłatę diety. Niejednokrotnie koszt wyżywienia pracownika w czasie podróży służbowej, potwierdzony przedstawionymi przez pracownika dowodami zakupu, przewyższa wartość diety określonej w rozporządzeniach regulujących zasady zwrotu kosztów podróży służbowych.
Zdaniem Spółki w sytuacji, w której pracownicy Spółki odbywają podróże służbowe i nabywają w imieniu i na rzecz Spółki jako pracodawcy posiłki (niezależnie od formy rozliczenia, tj. czy płatność dokonywana jest firmową kartą kredytową, środkami pieniężnymi otrzymanymi przez pracownika przed wyjazdem, czy też poprzez zwrot kosztów poniesionych przez pracownika), które spożywają w trakcie podróży nie wystąpi przychód opodatkowany po stronie pracowników Spółki, nawet jeżeli wydatki te przekraczają kwotowo określone limity zawarte w odpowiednich rozporządzeniach dotyczących rozliczania diet i innych kosztów związanych z podróżami służbowymi. Należy zauważyć, że system ryczałtowy wypłaty diet polega na tym, że pracownik nie rozlicza się z wydatkowanej kwoty ryczałtu fakturami czy też paragonami. Przyjmuj się domniemanie, że właśnie taką kwotę ryczałtu pracownik wydał. W rzeczywistości może być tak, że pracownik może wydać na posiłki mniej niż kwota diety, co stanowi w rzeczywistości jego dochód. Jednak ustawodawcę nie interesuje, że taki dochód osiągnął. Dochód ten został na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) u.p.d.o.f zwolniony.
Odmienną sytuację mamy w przypadku zapewnienia pełnych kosztów wyżywienia. Pracodawca przechodzi na system rozliczania rzeczywistych wydatków i tu nie wystąpi sytuacja, że pracownik dostanie jakieś kwoty pieniędzy, których nie wyda i staną się jego dochodem, tak jak w przypadku rozliczania się diet w sposób zryczałtowany. Zdaniem Spółki, ustawodawca wprowadził limit diety, który nie jest przychodem ale w przypadku tylko jej ryczałtowego rozliczania. Ograniczenie ma na celu zapobiegania sytuacjom, kiedy pracownik otrzymywałby dietę jako ryczałt a ponadto dostawałby dodatkową kwotę na podstawie zgromadzonych rachunków. W ten sposób dochodziłoby do nieuprawnionego zwolnienia po stronie pracownika przychodów ponad limit.
Powyższa interpretacja wynika wprost z brzmienia rozporządzenia w sprawie krajowych podróży służbowych, rozporządzenia w sprawie zagranicznych podróży służbowych oraz nowego rozporządzenia w sprawie podróży krajowych i zagranicznych Przykładowo dieta nie przysługuje, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie (§ 4 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie krajowych podróży służbowych). Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem (§ 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie krajowych podróży służbowych ). Zgodnie z § 8a ust. 3 rozporządzenia w sprawie krajowych podróży służbowych, do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. A zatem, gdy pracownik przedstawia faktury, w celu zwrotu poniesionych wydatków na hotele, wyżywienie nie można mówić o limicie zwolnienia z podatku tylko kwot do wysokości diet określonych kwotowo w cyt. powyżej rozporządzeniach. Z powyższego wynika, że przy zapewnieniu zwrotu pełnych kosztów wyżywienia na podstawie rachunku nie można mówić o diecie, bowiem w takiej sytuacji nie przysługuje ona pracownikowi. W tym miejscu należy się zastanowić, mając na uwadze brzmienie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f., jakie inne należności korzystają ze zwolnienia poza dietami za czas podróży służbowej. Analiza przepisów rozporządzeń prowadzi do wniosku, że są to pozostałe ryczałty za noclegi, dojazdy, przejazdy komunikacją miejską itp. W tym przypadku tak samo jak i w przypadku diet, gdy pracodawca ponosi koszty noclegu czy też dojazdu, pracownikowi nie przysługuje żaden zwrot kosztów, bowiem on ich nie poniósł. Skoro tak, to limity zwolnienia zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) nie mają zastosowania w przypadkach, kiedy pracodawca nie rozlicza kosztów podróży służbowej, w tym diet, w formie ryczałtowej a ponosi bezpośrednio całe koszty podróży służbowej.
Poza tym, zdaniem Spółki, nie można przypisać jako przychód pracownika wydatków ponoszonych przez pracodawcę na jego wyżywienie w czasie podróży służbowej, jeżeli przekraczają one limity z właściwych rozporządzeń, ponieważ realizują oni zadania Spółki a nie własne. Przypisanie im takiego przychodu spowodowałoby u nich, w przypadku częstych wyjazdów, szybkie przekroczenie progów podatkowych i obowiązek zapłaty 32% podatku. Nie o to chyba ustawodawcy chodziło.
Omawiane zwolnienie do dnia 28 lutego 2013 roku było limitowane do wysokości określonej w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:
na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990, ze zm.) (dalej: „Rozporządzenie Krajowe”);
poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991, ze zm.) (dalej: Rozporządzenie Zagraniczne”).
Zgodnie z treścią § 3 Rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:
innych udokumentowanych wydatków, poniesionych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Analogicznie kategorie należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży odbywanej poza granicami kraju zostały określone w § 2 Rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Są to:
W myśl § 4 ust. 1 ww. Rozporządzenia, dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 23 zł za pełną dobę podróży.
Zgodnie z § 4 ust. 2 ww. Rozporządzenia należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu ) po wykonaniu zadania, w następujący sposób:
jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnejwysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
Natomiast stosownie do ust. 3 dieta nie przysługuje:
Jednocześnie jednak na gruncie ww. Rozporządzenia dopuszcza się, aby w czasie podróży, o której mowa powyżej, pracodawca zapewnił pracownikowi bezpłatne całodzienne wyżywienie. Wówczas, zgodnie z § 4 ust. 3 Rozporządzenia, dieta nie przysługuje.
W myśl § 7 ust. 1 Rozporządzenia Krajowego - za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Ust. 2 wskazuje, że pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Natomiast stosownie do ust. 4 § 7 ww. Rozporządzenia Krajowego, zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Natomiast z § 2 pkt 1 Rozporządzenia Zagranicznego, z tytułu podróży odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety. W myśl § 4 ust. 1-2 ww. Rozporządzenia, dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki w czasie podróży, a jej wysokość różni się w zależności od państwa będącego celem podróży.
Stosownie do § 4 Rozporządzenia Zagranicznego Dietę oblicza się w następujący sposób:
ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
Jednocześnie jednak, na gruncie ww. Rozporządzenia dopuszcza się, aby w czasie podróży, o której mowa powyżej, pracodawca zapewnił pracownikowi bezpłatne całodzienne wyżywienie. Wówczas, zgodnie § z 5 ust. 1 ww. Rozporządzenia, dieta zostaje obniżona do 25% standardowej wysokości i jest przeznaczona na inne drobne wydatki, o których mowa w Rozporządzeniu Zagranicznym.
Zgodnie bowiem z § 5 ust. 2 Pracownikowi, który za granicą częściowe wyżywienie, przysługuje odpowiednio na:
śniadanie – 15%diety;
kolację – 30%diety;
Natomiast zgodnie z § 9 ust. 1 Rozporządzenia Zagranicznego za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu kwotowego określonego w załączniku do rozporządzenia. Stosownie do ustępu 2 tego paragrafu w razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. Natomiast zgodnie z ust. 3 w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1. Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi bezpłatny nocleg (ust. 4).
Od dnia 1 marca 2013 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (Dz. U. z 2013 r., poz. 167) (dalej „Rozporządzenie”).
Stosownie do § 16 ww. Rozporządzenia, za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia (ust. 1). Zgodnie z ust. 2 tego paragrafu, w razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1 Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust.1 (ust. 3 § 16).
Wątpliwość Wnioskodawcy budzi kwestia, czy w przypadku gdy kwota zwróconych pracownikowi wydatków na całodzienne lub częściowe wyżywienie przekracza kwotę wskazaną w rozporządzeniach o podróżach służbowych, to nadwyżka ta stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Według Wnioskodawcy, jeżeli pracodawca zapewnia pracownikowi bezpłatne całodzienne lub częściowe wyżywienie, to koszty te Spółka jest zobowiązana zakwalifikować do innych wydatków (o których mowa w: § 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie krajowych podróży służbowych, § 2 pkt 2 lit. c) rozporządzenia w sprawie zagranicznych podróży służbowych i § 2 pkt 2 lit. d) nowego rozporządzenia w sprawie podróży krajowych i zagranicznych), a konsekwencji zwrot takich kosztów pracownikom (niepodlegający limitowi) będzie podlegał zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Warunkiem niezbędnym do skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej. Z uwagi na brak definicji podróży służbowej na gruncie prawa podatkowego, do wyjaśnienia tej kwestii należy odwołać się do przepisów prawa pracy.
W myśl art. 775 § 3-5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r., Nr 21, poz. 94, z późn. zm.), warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u pracodawcy spoza sfery budżetowej (państwowej, samorządowej) określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie określa warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów zawartych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.
Należy podkreślić, że rezygnacja przez pracodawcę z wypłacania diety na rzecz finansowania kosztów wyżywienia nie oznacza, że w takiej sytuacji zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy nie obejmuje limitu dla należności związanych z wyżywieniem pracownika podczas podróży służbowej, bowiem należności te również korzystają ze zwolnienia do wysokości określonego limitu.
Należy wyjaśnić, że stosownie do postanowień przepisów prawa pracy w zakresie podróży służbowych pracowników sfery budżetowej, nie jest możliwe pokrywanie przez pracodawcę udokumentowanych kosztów wyżywienia pracownika na podstawie § 3 pkt 4 Rozporządzenia Krajowego; § 2 pkt 2 lit. c) Rozporządzenia Zagranicznego czy § 2 pkt 2 lit. d) Rozporządzenia z 29 stycznia 2013 r., gdyż przedmiotowe regulacje odnoszą się wyłącznie do należności pieniężnych innych niż diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów i noclegów (np. zwrotu kosztów telefonicznych rozmów służbowych. Tym samym ww. regulacja nie może mieć zastosowania do kosztów wyżywienia, na pokrycie których zgodnie z przepisami ww. rozporządzeń pracownikom odbywającym podróż służbową przysługuje dieta.
W wyniku powyższego, błędne jest twierdzenie Wnioskodawcy, że wydatki na wyżywienie podczas podróży służbowej należy kwalifikować do innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, przez co ich zwrot miałby korzystać ze zwolnienia na podstawie 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy jako inne należności za czas podróży służbowej pracownika.
W konsekwencji nadwyżka kosztów wyżywienia ponad kwotę diety określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej: na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990, ze zm.); poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991, ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, o którym mowa w powołanym art. 12 ww. ustawy, podlegający opodatkowaniu, od którego Wnioskodawca, jako płatnik, jest obowiązany pobrać zaliczkę na podatek na zasadach określonych w art. 32 ustawy w związku z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W sytuacji, gdy Spółka zapewnia pracownikom zwrot wydatków na wyżywienie w ramach kompleksowej usługi noclegowej tzw. nocleg ze śniadaniem, w czasie podróży służbowych odbywanych do 28 lutego 2013 r., zastosowanie znajdzie § 7 Rozporządzenia krajowego z dnia 19 grudnia 2002 r., § 9 Rozporządzenia Zagranicznego z dnia 19 grudnia 2002 r.
W tym miejscu należy wskazać, że w stosunku do ww. podróży służbowych, koniecznym jest rozróżnienie sytuacji, w której faktura (rachunek) za hotel dotyczy zapłaty za dobę hotelową obejmującą w pakiecie koszty noclegu oraz śniadania (tzw. BB), od sytuacji w której ww. faktura (rachunek) w odrębnych pozycjach wyszczególnia koszty noclegu oraz koszty spożywanych posiłków. O ile bowiem cena wyszczególniona na fakturze jest w całości opłatą za nocleg w hotelu (w tym z gwarantowanym w ramach tej ceny śniadaniem), to znajdą do niej zastosowanie odpowiednio § 7 ww. Rozporządzenia Krajowego oraz § 9 ww. Rozporządzenia Zagranicznego.
Zatem należy stwierdzić, że w sytuacji, gdy w trakcie podróży odbywanych do 28 lutego 2013 r., Spółka pokrywała koszty usługi hotelowej (noclegu ze śniadaniem – bed breakfast), także w wysokości przekraczającej limity określone w cytowanych rozporządzeniach, uznając taki przypadek jako uzasadniony, wówczas pokryte przez Spółkę koszty w wysokości stwierdzonej rachunkiem, wolne są od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Natomiast w stosunku do pokrywania kosztów usługi hotelowej w podróżach służbowych odbywanych od 1 marca 2013 r. znajdą zastosowanie § 7 i § 14 Rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r., w wyniku czego zwolniona z opodatkowania będzie jedynie kwota diety, która faktycznie przysługuje pracownikowi na podstawie ww. Rozporządzenia, w związku z odbywaniem przez niego podróży służbowej. Bez znaczenia pozostaje fakt, czy pracownik skonsumował zapewnione w ramach usługi hotelowej śniadanie. W tym przypadku liczy się fakt zapewnienia pracownikowi odbywającemu podróż służbową śniadania, a nie jego konsumpcja.
Omawiane zwolnienie jest limitowane do wysokości określonej w powołanym Rozporządzeniu, dlatego też ewentualna nadwyżka wypłacanych świadczeń – ponad limit określony w tymże Rozporządzeniu – będzie skutkować dla Wnioskodawcy obowiązkiem obliczenia, pobrania i wpłacenia na rachunek urzędu skarbowego odpowiedniej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Odrębnie od powyższego należy odnieść się do kwestii czy pracownik uzyska przychód, w sytuacji, gdy będzie spożywał posiłek podczas spotkań służbowych z kontrahentami np. w ramach tzw. reprezentacji.
Dla oceny skutków podatkowych opisanej sytuacji konieczne jest więc zdefiniowanie pojęcia nieodpłatnego świadczenia. Ponieważ przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawierają takiej definicji przy interpretacji tego pojęcia odwołać się należy do jego słownikowego znaczenia. W związku z powyższym stwierdzić należy, że świadczeniem nieodpłatnym jest świadczenie „niewymagające opłaty, takie za które się nie płaci, bezpłatne” (Nowy Słownik Języka Polskiego, PWN, Warszawa 2003 r.). W orzecznictwie sądowym przyjmuje się natomiast, że nieodpłatne świadczenie obejmuje nie tylko świadczenie w cywilistycznym znaczeniu, ale w jego zakres wchodzą także wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu lub te wszystkie zdarzenia prawne i zdarzenia gospodarcze w działalności osób prawnych, których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku tej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.
Warto również wskazać na to, że skoro nieodpłatne świadczenie jest jedną z kategorii przychodu, wymienioną zarówno w powołanym art. 12 jaki i 20 ust. 1 ustawy, to jako takie powinno spełniać ogólne kryteria przychodu. Z istoty podatku dochodowego wynika, że jest on ciężarem publicznoprawnym od przyrostu majątkowego (dochodu), a zatem przychodem - jako źródłem dochodu - jest tylko taka wartość, która wchodząc do majątku podatnika może powiększyć jego aktywa.
Odnosząc powyższe ustalenia na grunt przedmiotowej sprawy, stwierdzić należy, że posiłki i napoje stanowiące poczęstunek w czasie spotkań służbowych z kontrahentami można traktować po stronie pracowników Spółki jako narzędzie służące prawidłowemu wykonaniu przez nich obowiązków służbowych. Brak jest zatem podstaw do twierdzenia, że usługi gastronomiczne nabywane w celu efektywnego przeprowadzenia spotkania stanowią dla pracowników jakiekolwiek przysporzenie.
W konsekwencji wartość tych usług nie stanowi dla pracowników przychodu ze stosunku pracy z tytułu nieodpłatnego świadczenia podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Analogiczna sytuacja występuje po stronie kontrahentów biorących udział w spotkaniu. Uczestnikami spotkań, a zatem osobami korzystającymi z oferowanego przez Spółkę poczęstunku nie są przypadkowe osoby fizyczne. Są to osoby, które co do zasady są zaangażowane w budowanie i podtrzymywanie relacji handlowych ze Spółką lub mogą stać się potencjalnie partnerami handlowymi Spółki. Zatem przyjazna atmosfera spotkania, której sprzyja wspólne spożywanie posiłku ma wpływ na ewentualne korzyści finansowe płynące dla Spółki ze współpracy z podmiotami reprezentowanymi przez osoby uczestniczące w spotkaniach. Pracownicy i kontrahenci nie biorą udziału w spotkaniu jako osoby prywatne ale jako reprezentanci odpowiednio Spółki i spółek kontrahentów. Spotkania te mają charakter służbowy i wchodzą w zakres ich obowiązków.
W konsekwencji więc, w sytuacji gdy faktyczne korzyści z oferowanych napojów i posiłków odnosi przede wszystkim Spółka, nie zaś pracownicy czy osoby reprezentujące kontrahentów Spółki, nie można stwierdzić, że po ich stronie wystąpi przysporzenie majątkowe stanowiące przychód, odpowiednio ze stosunku pracy i innych źródeł, podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
kwota zwróconych pracownikowi wydatków na całodzienne lub częściowe wyżywienie w trakcie podróży służbowych, w części przekraczającej kwoty diet określone w Rozporządzeniach, stanowi dla pracowników przychód ze stosunku pracy pracownika, od którego Spółka, jako płatnik, jest obowiązana pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych;
kwota zwróconych wydatków na zakup usługi hotelowej (noclegu ze śniadaniem) pracownikowi odbywającemu podróż służbową do 28 lutego 2013 r., w sytuacji gdy Spółka uzna taki przypadek jako uzasadniony, w wysokości stwierdzonej rachunkiem, wolna jest od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;
kwota zwróconych wydatków na zakup usługi hotelowej (noclegu ze śniadaniem) pracownikowi odbywającemu podróż służbową od 1 marca 2013 r., w sytuacji gdy Spółka uzna taki przypadek jako uzasadniony, ponad limit określony w Rozporządzeniu – będzie skutkować dla Wnioskodawcy obowiązkiem obliczenia, pobrania i wpłacenia na rachunek urzędu skarbowego odpowiedniej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
kwota zwróconych pracownikowi wydatków na zakup usług gastronomicznych w celu efektywnego przeprowadzenia spotkania z kontrahentami nie stanowi dla pracowników przychodu ze stosunku pracy z tytułu nieodpłatnego świadczenia podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Mając na uwadze powyższe, stanowisko Wnioskodawcy jest nieprawidłowe.
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Pracownik > IPPB4/4511-263/15-2/MS1