Source: https://sardynkibiznesu.pl/prawo/prowadzenie-dokumentacji-pracowniczej/
Timestamp: 2020-04-09 06:50:23+00:00
Document Index: 73462822

Matched Legal Cases: ['art. 22', 'art. 29', 'art. 291', 'art. 29', 'art. 291', 'art. 222', 'art. 226', 'art. 229', 'art. 113', 'art. 1401', 'art. 148', 'art. 178', 'art. 178']

Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej - od stycznia 2019
10 września, 201930 listopada, 2019
Nowości w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej
Począwszy od 1 stycznia 2019 r. zaczęło obowiązywać nowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (Dz.U.2018.2369 t.j.) w sprawie dokumentacji pracowniczej, które zastąpiło dotychczasowe rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U.2017.894 t.j.).
Tekst nowego rozporządzenia możecie pobrać tutaj: pobierz tutaj.
1) zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej,
2) sposób i tryb doręczenia informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania,
3) sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej.
Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe pracownika składają się z czterech części:
Część A. Oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.
W tej części znajdą się dokumenty zawierające dane osobowe gromadzone przez pracodawcę na podstawie art. 22(1) Kodeksu pracy tj. dane osobowe których może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Jak wynika z uzasadnienia do projektu rozporządzenia, gromadzenie i przechowywanie tych oświadczeń i dokumentów dotyczyć ma przypadku, gdy dojdzie do nawiązania stosunku pracy z osobą ubiegającą się o zatrudnienie.
Część B. Oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika.
Wskazany w rozporządzeniu katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych w części B nie jest wyczerpujący (oświadczenia lub dokumenty wydawane na podstawie przepisów szczególnych również będą umieszczane w tej części). Katalog obejmuje oświadczenia lub dokumenty, których podstawę prawną pozyskania stanowi Kodeks pracy.
Część B obejmuje następujące oświadczenia lub dokumenty:
warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 Kodeksu pracy),
celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 Kodeksu pracy),
ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),
okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy),
Część C. Oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku prac.
W tej części znaleźć powinny się m.in.:
Część D. Odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Dokumenty te wyodrębnione zostały do oddzielnego katalogu ze względu na obowiązek usuwania z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, w przypadkach określonych w treści art. 113 Kodeksu pracy (kary porządkowe) oraz innych dokumentów określonych w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Gromadzenie dokumentów w części D ma zapewnić faktyczne zatarcie kary tzn. doprowadzić do sytuacji, w której w aktach osobowych pracownika nie będzie żadnego śladu nałożonej kary.
Techniczne aspekty prowadzenia akt osobowych
Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika, mają być przechowywane w porządku chronologicznym oraz numerowane. Tak jak dotychczas każda z części akt osobowych ma zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.
Pracodawca dodatkowo przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.
Pracodawca w dalszym ciągu zobowiązany będzie do prowadzenia oddzielnej dokumentacji dla każdego pracownika obejmującej:
czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy),
pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy);
Nowość! elektroniczne akta osobowe pracownika
Rozporządzenie wprowadza rewolucyjne rozwiązanie w postaci prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej (Rozdział 3 rozporządzenia).
Pracodawca, który zdecyduje się prowadzić akta w formie elektronicznej musi spełnić następujące warunki:
Nowe rozporządzenie w załączniku określa również minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych dokumentacji pracowniczej. Z załącznikiem możecie zapoznać się tutaj: pobierz tutaj.
Od kiedy stosować nowe przepisy?
Pracodawca zatrudniając pracownika począwszy od 1 stycznia 2019 r. obowiązany będzie do stosowania przepisów wyłącznie nowego rozporządzenia.
Jeśli chodzi o pracowników pozostających w stosunku pracy w dniu 1 stycznia 2019 r., to dokumentację pracowniczą od tej daty należy stosować zgodnie z przepisami nowego rozporządzenia, czyli nową dokumentację pracowniczą od dnia 1 stycznia br. należy dzielić na cztery części.
Do dokumentacji pracowniczej pracowników (pozostających w stosunku pracy) zgromadzonej do dnia 1 stycznia 2019 r. ustawodawca pozostawił pracodawcy wybór – tj. pracodawca ma możliwość dostosowania „starej dokumentacji” do przepisów nowego rozporządzenia, ale nie ma takiego obowiązku.
Do pracowników, których stosunek pracy ustał przed 1 stycznia 2019 r. zastosowanie znajdą przepisy nowego rozporządzenia jedynie w zakresie warunków przechowywania dokumentacji. Pracodawca nie ma obowiązku dostosowywania dokumentacji pracowniczej do nowych wytycznych takich jak dzielenia akt osobowych na cztery części.
Na pracodawców przechowujących dokumentację nałożony został obowiązek dostosowania warunków przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do warunków określonych w § 8 nowego rozporządzenia w okresie 12 miesięcy od dnia 1 stycznia 2019 r.
Z treści § 8 rozporządzenia wynika, iż pracodawca obowiązany jest zapewnić warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.
W następnej części omówimy obowiązki pracodawcy związane z przechowywaniem i wydawaniem akt pracowniczych.
Koniecznie przeczytaj inne artykuły w dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej
Cześć II – Jakie dokumenty są wymagane przy zwolnieniu pracowników
Część III – Kwestionariusze osobowe – jak przygotować i przechowywać
Pytania dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej? Pisz w komentarzach!
dokumentacja pracowniczanowe rozporządzenienowe zasadypolityka socjalnapracapracodawcapracownikumowa o pracę