Source: http://www.eridyaec.fr/caisse-securite
Timestamp: 2019-09-17 09:18:02+00:00
Document Index: 194731456

Matched Legal Cases: ['§ 10', '§ 160', '§ 250', '§ 170', '§ 220', '§ 160', '§ 310', '§ 310', '§ 550', '§ 290', '§360', '§ 340']

Caisse & Sécurité | Eridya AEC – Votre cabinet d'expertise comptable en région angevine
Caisse & Sécurité
Les pouvoirs publics ont instauré l’obligation pour les entreprises qui utilisent un logiciel de caisse, pour enregistrer les paiements de leurs clients, de recourir, à partir du 1er janvier 2018, à un système sécurisé, c’est-à-dire satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.
Pas d’obligation d’acquérir un logiciel de caisse sécurisé :
Le choix de l’utilisation d’un logiciel sécurisé appartient à chaque assujetti. En conséquence, les nouvelles dispositions ne créent pas d’obligation de s’équiper d’un tel logiciel ou d’un système de caisse.
Cependant, si l’assujetti décide d’avoir recours à un logiciel disposant de fonctionnalités de caisse pour enregistrer les règlements de ses clients, il entre dans le champ d’application du dispositif. Il devra alors présenter le certificat délivré par l’organisme accrédité ou l’attestation de l’éditeur.
Mixité de la procédure utilisée : Utilisation d’un logiciel de caisse et d’un facturier papier. L’assujetti est libre d’utiliser deux modes d’enregistrement des règlements de ses clients l’un informatisé et l’autre papier.
Pour la conservation des données, les systèmes de caisse doivent prévoir obligatoirement une clôture journalière, une clôture mensuelle et une clôture annuelle/ou comptable.
Toutes ces données doivent être obligatoirement conservées par l’assujetti
Les systèmes de caisse doivent également permettre l’archivage selon une périodicité au maximum annuelle ou par exercice.
Absence d’attestation :
La loi n’impose pas aux éditeurs la délivrance spontanée de l’attestation. Si l’éditeur n’adresse pas d’attestation à l’utilisateur, il appartient à ce dernier de la lui réclamer.
Par décision du ministre de l’action et des comptes publics du 15 juin 2017, il a été décidé de recentrer le dispositif pour le simplifier. Ainsi seuls les logiciels et systèmes de caisse, principaux vecteurs des fraudes constatées à la TVA, sont concernés par la mesure.
Ces mesures législatives comprendront également l’exclusion des opérations entre assujettis à la TVA (opérations entre professionnels, B to B) et celle des assujettis à la TVA placés sous le régime de la franchise TVA (notamment auto-entrepreneurs) ou qui effectuent des opérations exonérées de TVA.
Un logiciel ou un système de caisse est un système informatisé dans lequel un assujetti enregistre les livraisons de biens et les prestations de services ne donnant pas lieu à facturation au sens du BOI- TVA DECLA-30-20-10. Autrement dit, un logiciel ou un système de caisse est un système informatisé dans lequel un assujetti enregistre les opérations effectuées avec ses clients non assujettis.
La loi de finances pour 2016 vise tous les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse. La doctrine administrative précise à cet égard (BOI-TVA-DECLA-30-10-30 § 10) : « Sont soumis à l’obligation prévue au 3° bis du I de l’article 286 du CGI, tous les assujettis à la TVA, personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public » ; « cette obligation concerne donc également les assujettis dont tout ou partie des opérations réalisées sont exonérées de TVA ou qui relèvent du régime de la franchise en base de TVA« .
L’assouplissement s’applique à l’ensemble des entreprises sans distinction.
Un logiciel ou un système de caisse est un système informatisé dans lequel un assujetti enregistre les livraisons de biens et les prestations de services ne donnant pas lieu à facturation au sens du BOI- TVA DECLA-30-20-10.
En conséquence, les opérations B to B sont exclues du champ du dispositif, les relations entre professionnels faisant obligatoirement l’objet d’une facturation.
Les succursales et filiales de sociétés étrangères sont donc dans le champ d’application de l’obligation de détenir un logiciel et système sécurisé.
Cela étant, par mesure de tolérance administrative, les entreprises étrangères immatriculées à la TVA non établies en France sont hors champ du dispositif.
Le dispositif vise tout assujetti à la TVA, à l’exception de ceux placés sous le régime de la franchise de TVA ou qui effectuent des opérations exonérées de TVA.
Le particulier qui fait du e-commerce reste en dehors du champ de l’obligation tant qu’il est non assujetti à la TVA.
Les sociétés relevant du e-commerce s’adressant à la fois aux clients assujettis à la TVA (clients professionnels) et aux non assujettis (clients particuliers) relèvent du champ d’application du dispositif.
La décision ministre du 15 juin 2017 ne porte que sur l’exclusion des logiciels de comptabilité et de gestion (sans fonctionnalités de caisse) du dispositif.
Les logiciels monétiques ou terminaux de paiement électroniques, sont des appareils électroniques capables de lire les données d’une carte bancaire, d’enregistrer une transaction, et de communiquer avec un serveur d’authentification à distance,
Au regard de cette définition, les stricts terminaux de paiement sont exclus du champ de la loi.
Le dispositif envisagé vise tous les logiciels et systèmes de caisse permettant l’enregistrement des opérations de règlements de leurs clients quel que soit le mode de règlement .Il n’est pas prévu de limiter le dispositif aux règlements réalisés en espèces.
Compte tenu du champ d’application de la mesure, il convient de distinguer les balances qui permettent de mémoriser des opérations d’encaissement de celles qui ne permettent pas une telle mémorisation.
Les balances qui n’ont pas de fonction de mémorisation des opérations d’encaissement :
Ces balances n’entrent pas dans le champ d’application de la mesure de certification des logiciels de caisse.
Les balances qui ont une fonction de mémorisation des opérations d’encaissement :
Ces balances entrent donc dans le champ d’application de la mesure. Tout assujetti à la TVA qui détiendra ce type de matériel devra donc, à compter du 1er janvier 2018, être en mesure de justifier que son matériel respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage, soit par la production d’un certificat délivré par un organisme accrédité dans les conditions prévues à l’article L. 433-4 du code de la consommation, soit par la production d’une attestation individuelle qui lui aura été délivrée par l’éditeur du matériel.
La décision du ministre de l’action et des comptes publics du 15 juin 2017 recentre le dispositif sur les seuls les logiciels et systèmes de caisse, principaux vecteurs des fraudes constatées à la TVA. Sont visés tous les matériels qui permettent d’automatiser des calculs et de mémoriser des opérations d’encaissement.
Ainsi, les fonctions d’encaissement doivent être attestées par l’éditeur ou certifiées par un organisme accrédité.
Si le système de pesage et d’encaissement du commerçant ne peut pas être certifié ou faire l’objet d’une attestation, il doit alors s’équiper d’un nouveau matériel répondant aux quatre conditions précitées.
Cette obligation s’applique à compter du 1er janvier 2018.
Un raisonnement analogue doit être tenu pour les rampes de boissons automatisées. Dès lors, celles-ci doivent être certifiées.
Par ailleurs, le II de l’article 236 du code général des impôts, permettant un amortissement exceptionnel sur 12 mois des logiciels acquis, a été abrogé par le 6° de l’article 32 de la loi n° 2016-
1917 du 29 décembre 2016 de finances pour 2017. Par conséquent, les logiciels acquis au cours des exercices ouverts à compter du 1er janvier 2017 doivent être amortis sur la durée d’usage relatives à ces biens (deux ou trois ans pour la généralité des logiciels).
Une inaltérabilité logique de haut niveau, en privant l’utilisateur de toute fonctionnalité du logiciel lui permettant de modifier les données élémentaires de règlement. Ce moyen s’assortit d’une solution technique permettant de détecter et démontrer que l’utilisateur n’a pas contourné cette impossibilité fonctionnelle intégrée au logiciel de l’éditeur.
Une inaltérabilité de bas niveau qui garantit l’intégrité des données enregistrées sur le disque sous forme de fichier ou de base de données. L’accès à une donnée élémentaire par un homme de l’art ne pouvant jamais être empêché, cette inaltérabilité est garantie par la preuve que la donnée élémentaire n’a pas été modifiée depuis son enregistrement (empreinte numérique à clé privée, chaînage…).
L’absence de fonctionnalité logicielle permettant une modification/suppression de la transaction et la preuve que ce système n’a pas été contourné.
Une preuve numérique permettant de détecter si la donnée élémentaire a été modifiée depuis son
La sécurisation des données vise à s’assurer que les données enregistrées ne peuvent plus être modifiables, sans traces. Il ne s’agit pas seulement de protéger les données contre les modifications par
des tiers, ce qui constitue un délit en application des articles 323-1 à 323-3 du code pénal, mais aussi contre des modifications non tracées effectuées par le propriétaire et détenteur des données lui-même.
Comme précisé par le BOI-TVA-DECLA-30-10-30 (§ 160 et suivants), pour chaque clôture (selon le cas journalière, mensuelle et/ou annuelle ou par exercice), toutes les données doivent être conservées :
« cette obligation de conservation porte sur toutes les données enregistrées ligne par ligne, ainsi que pour les systèmes de caisse, sur les données cumulatives et récapitulatives calculées par le système » (cumul du grand total de la période et total perpétuel).
Ainsi, avant la purge des données élémentaires conservées dans le système de caisse, l’ensemble des données précitées et enregistrées depuis la dernière opération d’archivage doivent être conservées.
Après la purge, opération d’archivage qui a pour objet de transférer les données conservées vers un support externe, seuls les totaux de contrôles produits par les procédures de clôtures (soit les grands totaux journaliers, mensuels, annuels et de l’exercice et le total perpétuel) doivent être conservés dans le logiciel de caisse et continuer d’être protégés par la garantie d’inaltérabilité.
Les données sont archivées au moins une fois à la fin de chaque exercice comptable au moyen d’un processus obligatoirement prévu par le logiciel. Elles sont toujours archivées avant un processus de purge. Les données de détail de règlement sont enregistrées sur un support externe et effacées de la sauvegarde « en ligne » présente dans le logiciel de caisse. En revanche, les totaux de contrôles produits par les procédures de clôtures doivent être conservés dans le logiciel de caisse et continuer d’être protégés par la garantie d’inaltérabilité. La solution logicielle doit permettre de maintenir la traçabilité des procédures d’archivage et de garantir l’inaltérabilité des données archivées.
Le support physique externe sécurisé n’est exigé qu’en présence de purges, tel que l’indique le § 250 du BOI-TVA-DECLA-30-10-30 : Au-delà de la périodicité choisie et au maximum annuelle ou par exercice, le logiciel ou le système peut prévoir une procédure de purge des données de règlement. Avant la mise en œuvre de cette procédure de purge, le logiciel ou le système doit garantir la production d’une archive complète des données de règlement (données d’origine et éventuelles modifications), avec la date de l’opération de règlement (année – mois – jour), sur un support physique externe sécurisé.
La décision de purger les données est liée à la nécessité de libérer de l’espace sur le disque dur. L’archivage des données est donc dans ce cas logiquement réalisé en dehors du système de caisse. La sécurisation du support d’archivage doit permettre de garantir l’intégrité des données archivées et leur disponibilité en cas de contrôle.
Le § 170 du BOI-TVA-DECLA-30-10-30 précise que : « Pour chaque clôture -journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice)- des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables, doivent être calculées par le système de caisse ».
Le Total perpétuel est en effet un compteur qui cumule le chiffre d’affaires total enregistré depuis le début de l’utilisation du système et ne se remettant jamais à zéro. Il n’est pas lié à une période contrairement au Grand Total qui lui est le compteur qui cumule le chiffre d’affaires total pour la période comptable.
Des précisions ont été apportées sur ce point aux § n° 160 et suivants du BOI-TVA-DECLA-30-10-30. Pour les systèmes de caisse, l’obligation de clôture est : journalière, mensuelle et annuelle (ou par exercice).
Toutes les données enregistrées doivent être conservées. « Cette obligation de conservation porte sur toutes les données enregistrées ligne par ligne, ainsi que pour les systèmes de caisse, sur les données cumulatives et récapitulatives calculées par le système ».
La doctrine administrative prévoit que la clôture doit intervenir à l’issue d’une période au minimum annuelle (ou par exercice si celui-ci n’est pas calé sur l’année civile). Pour les systèmes de caisse, il faut en plus une clôture journalière et mensuelle. Ensuite, le § 220 du BOI-TVA-DECLA-30-10-30 prévoit la possibilité d’archiver les données selon une périodicité choisie qui est au maximum annuelle ou par exercice.
S’agissant de la condition de conservation des données, il est précisé pour les systèmes de caisse, aux § 160 et 170 de la doctrine précitée, que ces systèmes doivent prévoir obligatoirement une clôture journalière, une clôture mensuelle et une clôture annuelle (ou par exercice lorsque l’exercice n’est pas calé sur l’année civile). Pour les systèmes de caisse, ces trois échéances de clôtures sont cumulatives et impératives.
S’agissant du respect de la condition d’archivage, il est prévu que les systèmes de caisse comme les logiciels de comptabilité ou de gestion doivent permettre d’archiver les données enregistrées selon une périodicité au maximum annuelle ou par exercice. Cette périodicité est donc la même que la périodicité annuelle ou par exercice prévue pour le respect de la condition de conservation.
Une attestation délivrée par un éditeur engage sa responsabilité sous réserve que les dispositifs techniques garantissant sécurisation, inaltérabilité, conservation et archivage ne sont pas modifiés.
Logiciel standard d’un éditeur fourni sous forme d’un exécutable et de ses bibliothèques logicielles non modifiables et dont un éventuel paramétrage ne concerne pas les fonctions assurant la sécurisation, l’inaltérabilité, la conservation et l’archivage. L’éditeur de ce logiciel est soumis à une obligation de sécurisation justifiée par un certificat délivré par un organisme accrédité ou une attestation établie par l’éditeur lui-même.
Logiciel hautement paramétrable, nécessitant une intégration et des développements pour être mis en service. L’éditeur fournissant le logiciel est soumis à une obligation de sécurisation, sous réserve que les développements et paramétrages de la société de service informatique procédant à l’intégration n’altèrent pas les fonctionnalités assurant sécurisation, inaltérabilité, conservation et archivage des données. Si les modifications réalisées par l’intégrateur altèrent les dispositifs techniques de sécurisation mis en place par l’éditeur, l’intégrateur devient
« éditeur » au sens du BOFiP. Le logiciel modifié et installé doit faire l’objet d’une nouvelle procédure de sécurisation aboutissant à la délivrance d’une certification par un organisme accrédité ou d’une attestation établie par l’intégrateur « éditeur » lui-même.
Logiciel développé en interne dans une entreprise. L’entreprise doit faire certifier la version du logiciel en service dans l’entreprise. Toute modification du logiciel altérant les dispositifs de sécurisation des données invalide le certificat et nécessite l’établissement d’un nouveau certificat. L’entreprise est considérée comme étant « l’éditeur » au sens du § 310 du BOI-TVA- DECLA-30-10-30.
Logiciel libre dont le code source est fourni par la communauté de développeurs contribuant à sa programmation. Le code source permet de modifier et de recompiler à volonté le logiciel qui devient éminemment instable du fait de mises à jour au fil de l’eau par la communauté de développeur mais également de modifications en interne par l’entreprise. L’entreprise utilisatrice est donc considérée « l’éditeur » soumis à obligation de certification de la version actuellement en service. Toute modification par la communauté ou par l’entreprise altérant le dispositif technique de sécurisation invalide le certificat et la nouvelle version doit faire l’objet d’un nouveau
Si un logiciel est assez ouvert pour permettre à un intégrateur de paramétrer l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation ou l’archivage, c’est cet intégrateur en tant que dernier intervenant qui est qualifié d’éditeur (BOI TVA-DECLA-30-10-30, § 310). En tant que tel, c’est à lui de fournir une attestation ou d’obtenir une certification par un organisme accrédité.
Les archives doivent pouvoir être lues aisément par l’administration. Aucun format d’archive n’est toutefois imposé. De la même manière, en cas de cryptage de l’archive, aucun format de cryptage n’est imposé. Les archives seront dans ce cas considérées comme pouvant être aisément lues par l’administration (les données numériques par exemple apparaissant en clair et non sous forme codée), dès lors qu’en cas de contrôle, l’assujetti à la TVA concerné présentera à l’administration des archives décryptées.
A titre d’exemple, les formats de fichiers de type TXT ou CSV peuvent être utilisés pour l’archivage (cf. BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40 § 550).
Le certificat s’applique au système de gestion des règlements encaissés par une entreprise pour son activité propre (ventes et prestations de services).
Les solutions techniques permettant de réaliser par le PSP la prestation d’intermédiaire de paiement entre le client et le commerçant en ligne ne sont pas dans le périmètre de la certification.
L’administration, ainsi que l’expert-comptable, ne peuvent pas certifier le logiciel ou système de caisse de l’assujetti, car ils ne sont pas accrédités, comme il est prévu dans le texte de loi, par le COFRAC (Comité Français d’Accréditation), instance nationale d’accréditation dans les conditions prévues à l’article L. 433-4 du code de la consommation.
AFNOR certification (sous-traitant technique INFOCERT), accréditation n°5-0030 (portées disponibles sur www.cofrac.fr), pour le référentiel « NF 525 «
Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE), accréditation n°5-0012 (portées disponibles sur www.cofrac.fr), pour le référentiel « référentiel de certification des systèmes de caisse ».
Pour obtenir la certification d’un logiciel de caisse, l’éditeur de logiciel doit s’adresser aux organismes accrédités par le COFRAC, instance nationale d’accréditation, dans les conditions prévues à l’article
433-4 du code de la consommation.
Ces organismes pourront donner toutes informations utiles sur les modalités d’obtention du certificat.
Il appartient à chaque éditeur de logiciel de prendre leur attache, s’agissant d’organismes indépendants de l’administration fiscale.
Pour plus de précisions sur les modalités d’obtention de ce certificat, l’éditeur peut utilement se reporter aux § 290 à 350 de la doctrine administrative (BOI-TVA-DECLA-30-10-30).
La liste des logiciels et systèmes de caisse certifiés sont consultables sur le site internet de chaque organisme accrédité par le COFRAC : AFNOR certification/INFOCERT et le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE).
Le moteur de recherche des certificats émis par AFNOR-certification via INFOCERT se trouve à l’emplacement suivant : http://infocert.org/index.phpoption=com_content&view=article&id=5&Itemid=454
Le moteur de recherche des certificats émis par le LNE se trouve à l’emplacement suivant : https://www.lne.fr/recherche-certificats/accueil?lang=FR&prov=LNE. Il est nécessaire ensuite de sélectionner « LNE Produit ».
40. Est-ce que les logiciels et systèmes de caisse peuvent être certifiés par un certificateur européen ? Quels sont les documents à fournir lorsque l’éditeur de logiciel est étranger ?
Les organismes accrédités peuvent bénéficier d’une accréditation délivrée par une instance nationale d’accréditation située en France ou dans un autre État membre de l’Union européenne, membre de la coopération européenne pour l’accréditation et ayant signé les accords de reconnaissance mutuelle multilatéraux couvrant la certification considérée. Un éditeur qui a son siège social dans un État de l’Union européenne autre que la France peut donc obtenir un certificat auprès d’un organisme accrédité dans son État de siège.
Le certificat doit explicitement mentionner que le logiciel ou le système de caisse respecte les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données prévues par la législation française.
L’attestation doit être établie par l’éditeur du logiciel ou système de caisse ou par son représentant légal lorsqu’il s’agit d’une société. L’éditeur du logiciel ou système qui fournit l’attestation individuelle ne peut pas être l’assujetti à la TVA au nom duquel est établie l’attestation, sauf si l’activité déclarée par cet assujetti (code NACE) est une activité d’édition de logiciels ou de systèmes de caisse.
L’activité d’éditeur de logiciel devra être réelle et corroborée par le code NAF. Cependant le code NAF ne peut à lui seul être un mode de preuve de l’activité de l’assujetti. Certains éditeurs ont des codes NACE variables et qui ne correspondent pas forcement au code 5829 C « édition de logiciels». (changement d’activité, multiples activités..).
Le code NACE est donc une présomption simple et ne dispense pas d’office de l’accréditation par un organisme certificateur.
la date d’acquisition du logiciel ou système par l’assujetti à la
L’attestation peut être délivrée sur un support physique ou de manière dématérialisée (par exemple, par téléchargement en ligne d’une attestation à compléter par l’assujetti pour y mentionner notamment son identité complète). Pour plus de précision, il convient de se reporter à la doctrine administrative (BOFiP-TVA-DECLA-30-10-30 §360 et s).
L’attestation doit être établie par l’éditeur du logiciel ou système de caisse ou par son représentant légal lorsqu’il s’agit d’une société.
Pour délivrer une attestation valable dans le cadre de la mesure de certification des logiciels de caisse, une filiale en charge de l’informatique doit être l’éditeur du logiciel ou système de caisse utilisé par d’autres entités du groupe. L’administration pourra s’en assurer au moyen d’un droit de communication réalisé en application de l’article L. 96 J du livre des procédures fiscales.
L’éditeur du logiciel ou système qui fournit l’attestation individuelle ne peut pas être l’assujetti à la TVA au nom duquel est établie l’attestation, sauf si l’activité déclarée par cet assujetti est une activité d’édition de logiciels ou de systèmes de caisse. Une filiale, éditeur d’un logiciel ou système de caisse, peut utiliser ce même logiciel pour sa propre activité sur la foi de l’attestation qu’elle aura elle-même délivrée. Dans la pratique cette situation devrait être exceptionnelle.
La franchise est un accord commercial et juridique par lequel une entreprise appelée « franchiseur » s’engage à fournir à une seconde entreprise, dite « franchisée », une marque, un savoir-faire et une assistance permanente en contrepartie d’une rémunération.
Toutefois, les commerces franchisés sont des entreprises avec une personnalité juridique propre. Dans ces conditions, chaque franchise doit présenter un certificat ou une attestation pour le logiciel ou système de caisse qu’elle utilise.
Le renouvellement de l’attestation est fondé sur les notions d’évolutions mineures ou majeures du logiciel, et non sur une durée calendaire. Dans les faits, l’attestation n’a pas à être renouvelée annuellement, mais elle le sera en fonction des changements mineurs ou majeurs apportées au logiciel.
Il est admis que l’attestation demeure valable pour attester du respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données par les versions mineures ultérieures du logiciel ou système (cf. I-C-1 § 340 du BOI-TVA-DECLA-30-10-30 pour la définition d’une version majeure et d’une version mineure) :
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