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Timestamp: 2019-07-16 00:50:38+00:00
Document Index: 71386510

Matched Legal Cases: ['art. 5', 'art. 5', 'art. 5', 'art. 18', 'art. 5', 'art. 5', 'art. 5', 'art. 3', 'art. 5', 'art. 5', 'art. 5', 'art. 69', 'art. 6', 'art. 1', 'art. 5', 'art. 5']

Parere su una istanza di accesso civico - 21 settembre 2017 [6919162] - Garante Privacy
[doc. web n. 6919162]
Parere su una istanza di accesso civico - 21 settembre 2017
n. 377 del 21 settembre 2017
Con la nota in atti, il Responsabile per la trasparenza del Consiglio Notarile dei distretti riuniti di Palermo e Termini Imerese ha chiesto al Garante il parere previsto dall´art. 5, comma 7, del d. lgs. n. 33 del 14 marzo 2013, nell´ambito del procedimento relativo a una richiesta di riesame sul provvedimento di diniego parziale di un´istanza di accesso civico.
Il predetto Responsabile ha specificato che l´accesso civico aveva a oggetto i seguenti documenti:
«a) Copia del prospetto trasmesso da ogni singolo notaio del Collegio a seguito della lettera prot. n. […] contenente il numero di atti relativi ai trasferimenti immobiliari con provenienza per usucapione non accertata giudizialmente ricevuti dai notai del Collegio, con indicazione della data di stipula e/o di autentica, del numero di repertorio e del locus loci;
b) Copia della delibera del giorno […] con la quale il Consiglio Notarile ha deliberato di richiedere ai Notai del distretto che risultavano avere stipulato nel periodo 1.1.2014/31.10.2015 atti aventi ad oggetto il trasferimento di immobili con provenienza per usucapione non accertata giudizialmente la trasmissione della copia autentica dei citati atti;
c) Copia degli atti trasmessi da tutti i notai del Collegio a seguito della lettera prot. n. […];
d) Copia della delibera con la quale il Consiglio Notarile ha deliberato di chiedere al notaio (omissis) e ad altri notai del distretto copia delle visure catastali, delle visure ipotecarie e di eventuali altri documenti relativi agli atti di cui al punto precedente;
e) Copia delle visure catastali, delle visure ipotecarie e di eventuali altri documenti depositati dai notai destinatari della medesima richiesta pervenuta al notaio (con lettera prot. n. […])».
Nella richiesta di parere al Garante è stato specificato che il Consiglio Notarile, sul presupposto che tutta la documentazione richiesta dall´istante contiene dati personali e che, quindi, «è necessario acquisire il "consenso" dei controinteressati individuati nello specifico, nelle persone dei notai, dei soggetti intervenuti negli atti nei soggetti i cui dati personali sono rinvenibili nelle visure ipotecarie e catastali», ha deliberato:
«a) di accogliere parzialmente l´istanza limitatamente ai documenti di cui alle lettere a) e b) dell´istanza e di cui alla lettera d), con oscuramento dei dati relativi ai notai, ad eccezione della delibera riguardante il notaio interessato;
b) di non accogliere la richiesta dei documenti di cui alle lettere c) e lettera e);
c) di differire la comunicazione delle copie dei prospetti e delle copie delle delibere alla data del 15 settembre 2017, in considerazione della ridotta presenza di personale in servizio durante il decorso del termine di giorni trenta previsto dall´art. 5, comma 6 D.Lgs. n. 33/2013».
Il Responsabile per la trasparenza ha precisato che «Le motivazioni poste a fondamento della decisione sopra riportata possono essere così riassunte»:
- «con riguardo ai dati personali dei notai contenuti nei prospetti di cui alla lettera a) della richiesta e nelle delibere di cui alla lettera d) è stato ritenuto possibile ovviare all´acquisizione del consenso dei "notai controinteressati", mediante oscuramento del nome e cognome del notaio e ciò al fine di rendere più celere il procedimento di accesso, privilegiando in tal modo l´interesse dell´istante ad ottenere l´ostensione dei documenti richiesti»;
- «con riguardo, invece, al diniego di ostensione delle copie degli atti stipulati da tutti i notai del distretto e delle copie degli atti stipulati da tutti i notai del distretto e delle copie delle visure ipotecarie e catastali ventennali (let. c e let. e della richiesta) è stato valutato – da un lato – che l´attività di oscuramento dei dati personali ivi contenuti avrebbe comportato un carico di lavoro tale da paralizzare in modo sostanziale il regolare svolgimento dell´attività dell´Amministrazione in considerazione del rilevante numero di documenti da sottoporre a trattamento – dall´altro lato – che vi era il rischio ulteriore di non potere portare a compimento in maniera corretta la procedura diretta all´acquisizione del consenso dei controinteressati, stante l´impossibilità oggettiva di reperire i luoghi di residenza di tutti i soggetti intervenuti negli atti e di quelli risultanti dalle visure ipotecarie e catastali ventennali ai quali inviare – per mezzo del servizio postale – la comunicazione finalizzata all´acquisizione del consenso al trattamento dei dati personali»;
- «Per quanto attiene, inoltre, il differimento del termine per la trasmissione della documentazione l´Amministrazione ha modificato tale decisione in considerazione dell´assenza per ferie di due dipendenti sui tre previsti in pianta organica […] durante il decorso del termine di giorni 30 (trenta) per la trasmissione della documentazione».
Lo stesso ha, infine, evidenziato che «il pregiudizio concreto alla tutela dei dati personali ai sensi dell´art. 5 bis, comma 2, let. a del D.Lgs. 33/2013, in caso di integrale accoglimento della richiesta, sia rinvenibile nella conoscibilità – da parte dei terzi – di notizie riguardanti la situazione economico-patrimoniale dei soggetti intervenuti negli atti stipulati dai notai del distretto».
Con riferimento al procedimento relativo all´accesso civico, il Garante deve essere sentito dal Responsabile della prevenzione della corruzione nel caso di richiesta di riesame, laddove l´accesso sia stato negato o differito per motivi attinenti la tutela della «protezione dei dati personali, in conformità con la disciplina legislativa in materia» (artt. 5, comma 7; 5-bis, comma 2, lett. a), d. lgs. n. 33/2013).
Al riguardo, si rappresenta, in primo luogo, che – diversamente da quanto rappresentato dal responsabile della trasparenza – l´istituto della notifica dell´istanza di accesso civico al soggetto controinteressato, previsto dalla predetta disposizione, non è finalizzato all´acquisizione del consenso al trattamento dei dati personali di quest´ultimo. La normativa in materia di protezione dei dati personali prevede, infatti, che il consenso dell´interessato possa essere reso solo per i trattamenti effettuati da soggetti privati o da enti pubblici economici (artt. 23 ss., del Codice). I soggetti pubblici, invece, possono effettuare trattamenti di dati personali «soltanto per lo svolgimento delle funzioni istituzionali», e, pertanto, in tale contesto, «non devono richiedere il consenso dell´interessato» (art. 18, del Codice).
Ciò chiarito, si evidenzia che la comunicazione della richiesta di accesso civico al soggetto controinteressato – prevista dall´art. 5, comma 5, del d. lgs. n. 33/2013 – ha la funzione di consentire a quest´ultimo di intervenire eventualmente nel procedimento, presentando una motivata opposizione, laddove ritenga che dall´accoglimento dell´accesso possa derivare un pregiudizio concreto, fra l´altro, alla protezione dei propri dati personali.
Come evidenziato anche dall´Anac, «La ritenuta sussistenza di tale pregiudizio comporta il rigetto dell´istanza, a meno che non si consideri di poterla accogliere, oscurando i dati personali eventualmente presenti e le altre informazioni che possono consentire l´identificazione, anche indiretta, del soggetto interessato. [In ogni caso,] Tali motivazioni costituiscono un indice della sussistenza di un pregiudizio concreto, la cui valutazione però spetta all´ente e va condotta anche in caso di silenzio del controinteressato, tenendo, altresì, in considerazione gli altri elementi illustrati di seguito» (Linee guida in materia di accesso civico, par. 8.1).
Si ricorda che nelle predette linee guida dell´Anac è, inoltre, indicato che, in attuazione dei principi di necessità, proporzionalità, pertinenza e non eccedenza, «il soggetto destinatario dell´istanza, nel dare riscontro alla richiesta di accesso generalizzato, dovrebbe in linea generale scegliere le modalità meno pregiudizievoli per i diritti dell´interessato, privilegiando l´ostensione di documenti con l´omissione dei "dati personali" in esso presenti, laddove l´esigenza informativa, alla base dell´accesso generalizzato, possa essere raggiunta senza implicare il trattamento dei dati personali. In tal modo, tra l´altro, si soddisfa anche la finalità di rendere più celere il procedimento relativo alla richiesta di accesso generalizzato, potendo accogliere l´istanza senza dover attivare l´onerosa procedura di coinvolgimento del soggetto "controinteressato" (art. 5, comma 5, del d. lgs. n. 33/2013). Al riguardo, deve essere ancora evidenziato che l´accesso generalizzato è servente rispetto alla conoscenza di dati e documenti detenuti dalla p.a. "Allo scopo di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull´utilizzo delle risorse pubbliche e di promuovere la partecipazione al dibattito pubblico" (art. 5, comma 2, del d. lgs. n. 33/2013). Di conseguenza, quando l´oggetto della richiesta di accesso riguarda documenti contenenti informazioni relative a persone fisiche (e in quanto tali "dati personali") non necessarie al raggiungimento del predetto scopo, oppure informazioni personali di dettaglio che risultino comunque sproporzionate, eccedenti e non pertinenti, l´ente destinatario della richiesta dovrebbe accordare l´accesso parziale ai documenti, oscurando i dati personali ivi presenti» (ivi).
Alla luce delle predette indicazioni, si ritiene che, con riferimento al caso in esame, il Consiglio Notarile, oscurando i dati relativi ai notai, abbia riscontrato in maniera conforme alle linee guida dell´Anac l´istanza di accesso civico nella parte riguardante le lettere a), b) e d) precedentemente indicate nella premessa, e, precisamente, con riferimento alla richiesta di copia del prospetto inviato dai singoli notai contenente «il numero di atti relativi ai trasferimenti immobiliari con provenienza per usucapione non accertata giudizialmente», nonché alle delibere del Consiglio Notarile con cui è stato deliberato di chiedere ad alcuni notai del distretto la trasmissione della copia autentica degli «atti aventi ad oggetto il trasferimento di immobili con provenienza per usucapione non accertata giudizialmente» e la «copia delle visure catastali, delle visure ipotecarie e di eventuali altri documenti» relativi ai predetti atti.
3. Accesso civico alla copia degli atti notarili, delle visure catastali e delle visure ipotecarie
In relazione, invece, agli altri dati e informazioni oggetto dell´accesso civico riguardanti, in particolare, la copia di tutti gli atti notarili, delle visure catastali o delle visure ipotecarie trasmessi dai notai al Consiglio Notarile, precedentemente indicati nella premessa alle lettere c) ed e), si evidenzia che la fattispecie sottoposta all´attenzione del Garante si caratterizza per la particolare circostanza che la richiesta di accesso civico alla copia degli atti notarili, visure catastali e ipotecarie non è stata presentata al soggetto/ufficio addetto alla conservazione del documento o al rilascio delle relative copie (notaio, archivio notarile, catasto, Agenzie delle entrate, etc.), ma a un soggetto, ossia il Consiglio Notarile, che, nel caso in esame, deteneva i documenti richiesti, nell´ambito dell´istruttoria da esso avviata nell´esercizio della propria attività di vigilanza prevista dall´«Ordinamento del notariato e degli archivi notarili» (legge n. 89 del 16/2/1913).
Al riguardo, per i profili di competenza in materia di protezione dei dati personali, sull´accesso civico in esame si rinvia, in primo luogo, al contenuto delle Linee guida dell´ANAC in materia di accesso civico, laddove è precisato in particolare (par. 8.1) che:
Si richiama, inoltre, l´attenzione sulla fatti che – a differenza dei documenti a cui si è avuto accesso ai sensi della l. n. 241/1990 – i dati e i documenti ricevuti a seguito di una istanza di accesso civico sono soggetti a un particolare regime di pubblicità, essendo previsto che «Tutti i documenti, le informazioni e i dati oggetto di accesso civico […] sono pubblici e chiunque ha diritto di conoscerli, di fruirne gratuitamente, e di utilizzarli e riutilizzarli ai sensi dell´articolo 7», sebbene il loro ulteriore trattamento vada in ogni caso effettuato nel rispetto dei limiti derivanti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali (art. 3, comma 1, del d. lgs. n. 33/2013).
Dagli atti risulta che il Consiglio Notarile ha respinto l´istanza di accesso civico, in quanto, a causa dell´elevato numero dei documenti richiesti, è stato ritenuto impossibile contattare tutti i soggetti controinteressati (indentificati nei soggetti intervenuti negli atti e in quelli risultanti dalle visure ipotecarie e catastali di tipo ventennale) e, in ogni caso «l´attività di oscuramento dei dati personali ivi contenuti avrebbe comportato un carico di lavoro tale da paralizzare in modo sostanziale il regolare svolgimento dell´attività dell´Amministrazione».
Inoltre, secondo quanto riportato dal Responsabile per la trasparenza, «il pregiudizio concreto alla tutela dei dati personali ai sensi dell´art. 5 bis, comma 2, let. a del D.Lgs. 33/2013, in caso di integrale accoglimento della richiesta» sarebbe comunque «rinvenibile anche nella conoscibilità – da parte dei terzi – di notizie riguardanti la situazione economico-patrimoniale dei soggetti intervenuti negli atti stipulati dai notai del distretto».
In tale contesto, con particolare riferimento alla richiesta di copia di tutti gli atti notarili, delle visure catastali o delle visure ipotecarie trasmessi dai notai al Consiglio Notarile, precedentemente indicati nella premessa alle lettere c) ed e), si ritiene che il Consiglio Notarile abbia correttamente respinto l´istanza.
Al riguardo, infatti, ai sensi della normativa vigente, tenendo anche conto delle richiamate indicazioni contenute nelle Linee guida dell´ANAC, l´ostensione dei predetti documenti e informazioni – considerando la natura, la quantità e la qualità dei dati personali contenuti nella documentazione oggetto della richiesta, uniti al particolare regime di pubblicità dei dati e documenti oggetti di accesso civico – è suscettibile di determinare, a seconda delle ipotesi e del contesto in cui possono essere utilizzati da terzi, proprio quel pregiudizio concreto alla tutela della protezione dei dati personali previsto dall´art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d. lgs. n. 33/2013.
Per completezza, si coglie l´occasione per sottolineare, atteso il carattere rilevante della questione, che, in ogni caso, la richiesta di accesso civico alla copia di atti notarili, visure catastali e ipotecarie presentata al soggetto/ufficio addetto alla conservazione del documento o al rilascio delle relative copie – quali archivio notarile, catasto, Agenzie delle entrate, etc. – ricade nelle ipotesi di esclusione dell´accesso civico di cui all´art. 5-bis, comma 3, del d. lgs. n. 33/2013.
Si tratta di casi in cui l´accesso civico è escluso, perché il regime di conoscibilità del dato o del documento è disciplinato da specifiche norme settore, che ne regolano le forme e le modalità di acquisizione, non derogabili dalle disposizioni in materia di accesso civico.
Al riguardo, nelle linee guida dell´Anac in materia di accesso civico, vengono riportati alcuni esempi di questo tipo, come l´accesso agli «atti dello stato civile e [alle] informazioni contenute nelle anagrafi della popolazione conoscibili nelle modalità previste dalle relative discipline di settore»; agli «Archivi di Stato e agli altri Archivi disciplinati dagli artt. 122 ss. del D. Lgs. 22/01/2004, n. 42 «Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell´articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137, che ne regolano le forme di consultazione»; oppure «agli elenchi dei contribuenti e alle relative dichiarazioni dei redditi la cui visione ed estrazione di copia è ammessa nelle forme stabile dall´art. 69, comma 6, del d.P.R. n. 600/1973» (par. 6.3).
Analogamente ai predetti esempi, anche l´accesso agli atti notarili, alle visure catastali o alle visure ipotecarie, risulta disciplinato da specifiche discipline di settore che ne regolano le forme e modalità di rilascio, prevedendo, in alcuni casi, anche il pagamento di diritti o tributi.
Si veda, in particolare, il rilascio delle copie degli atti notarili disciplinato dalla legge n. 89 del 16/2/1913 «Sull´ordinamento del notariato e degli archivi notarili», oppure l´accesso alla banca dati ipotecaria e catastale, gestita dall´Agenzia del territorio (ora Agenzia delle entrate), regolato dall´art. 6, commi 5-quater e 5-sexties, del d.l. n. 16 del 2/3/2012, convertito in legge n. 44 del 26/4/2012, recante «Disposizioni urgenti in materia di semplificazioni tributarie, di efficientamento e potenziamento delle procedure di accertamento» (cfr. anche art. 1, comma 5, del d.l. n. 2 del 10/1/2006, convertito in legge n. 81 dell´11/3/2006; Decreto del Direttore dell´Agenzia del Territorio 4/5/2007).
Per tale motivo, in generale, l´accesso civico agli atti notarili, alle visure catastali o ipotecarie presentato ai soggetti indicati nelle predette discipline va escluso ai sensi dell´art. 5-bis, comma 3, del d. lgs. n. 33/2013, in quanto il relativo accesso «è subordinato dalla disciplina vigente al rispetto di specifiche condizioni, modalità o limiti».
esprime parere nei termini suesposti in merito alla richiesta del Responsabile per la trasparenza del Consiglio Notarile dei distretti riuniti di Palermo e Termini Imerese ai sensi dell´art. 5, comma 7, del d. lgs. n. 33/2013.