Source: http://docplayer.pl/10893991-Wystapienie-pokontrolne.html
Timestamp: 2018-12-16 00:04:58+00:00
Document Index: 81784459

Matched Legal Cases: ['art. 1', 'art. 9', 'art. 10', 'art. 10', 'art. 10', 'art. 68', 'art. 69', 'art. 26', 'art. 265', 'art. 267', 'art. 268', 'art. 30', 'art. 15', 'art. 21', 'art. 13', 'art. 13', 'art. 13', 'art. 6', 'art. 6', 'art. 5', 'art. 41', 'art. 9', 'art. 26', 'art. 265', 'art. 6', 'art. 96', 'art. 5', 'art. 41', 'art. 9']

1 Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze Zielona Góra, ul. Chmielna 13; tel ; fax: RIO.I Zielona Góra, Pan Józef Kruczkowski Starosta Gorzowski WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 1113), przeprowadziła w dniach: od 03 kwietnia 2013 r. do dnia 26 lipca 2013 r. kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych Powiatu Gorzowskiego za 2012 rok. Wyniki kontroli omówiono i protokół podpisano w dniu 26 lipca 2013 r. Zasadniczym celem kontroli była ocena realizacji budżetu Powiatu. Kontrolą objęto wewnętrzne regulacje organizacyjno- prawne, księgowość, sprawozdawczość budżetową oraz finansową, dochody i wydatki budżetowe, zamówienia publiczne, gospodarowanie mieniem stanowiącym własność Powiatu oraz Skarbu Państwa, a także rozliczenia finansowe Powiatu z jego jednostkami organizacyjnymi. W związku z przeprowadzoną kontrolą, stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, przekazuję Panu Staroście wystąpienie pokontrolne. Wewnętrzne regulacje organizacyjno prawne zawarte zostały w Statucie Powiatu Gorzowskiego oraz Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Gorzowie Wlkp. Sprawdzając dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę)
2 rachunkowości, stwierdzono brak opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, do czego zobowiązuje art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 330). Kontrolujący stwierdził również, że kierownik jednostki nie ustalił w formie pisemnej i nie aktualizował dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, w zakresie dotyczącym opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera opisu systemu informatycznego zawierającego m.in. określenia wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, wymaganych art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c ustawy o rachunkowości. Obowiązek ustalenia i aktualizacji dokumentacji określa art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Z wyjaśnień Starosty oraz Skarbnika wynika, że wprowadzenie nowego oprogramowania dotyczącego rachunkowości oraz naliczania płac w Wydziale Finansowo-Księgowym, związane było z realizowanym przez Starostwo projektem pn. Lubuski e-urząd oraz z licznymi obowiązkami ww. wydziału w I kwartale 2012 r. W trakcie kontroli, to jest w dniu 17 czerwca 2013 r. Starosta wydał zarządzenie Nr 27/2013 w sprawie wprowadzenia do użytkowania licencji na oprogramowanie nr 113/2012/ASA/QNT. W wyniku kontroli 14 dowodów księgowych (w łącznej kwocie ,45 zł) na podstawie, których dokonywano zapisów w księgach rachunkowych w lutym 2012 r. stwierdzono, że dowody księgowe nie były sprawdzane pod względem merytorycznym, formalnoprawnym i rachunkowym, czym naruszono 3 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów stanowiącej załącznik Nr 3 do zarządzenia Nr 10/1/1999 r. Starosty Powiatu Gorzowskiego z dnia 6 maja 1999 roku w sprawie wprowadzenia wewnętrznych regulacji w zakresie prowadzenia rachunkowości w Starostwie. Z wyjaśnień R.K. - Naczelnik Wydziału Finansowo-Księgowego wynika, że powyższa nieprawidłowość powstała przez przeoczenie. W skontrolowanym zakresie dotyczącym sprawozdawczości z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania, finansowej i innej oraz gospodarki środkami pieniężnymi nieprawidłowości nie stwierdzono. W ramach kontroli gospodarki drukami ścisłego zarachowania, kontrolujący ustalił iż pomimo stosowania w jednostce druków ścisłego zarachowania, nie określono w przepisach wewnętrznych zasad ewidencji i gospodarowania tymi drukami. Tym samym 2
3 nie zapewniono prawidłowego funkcjonowania kontroli zarządczej w zakresie zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, o której stanowi art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.), zgodnie z art. 69 ust. 1 pkt 2 tej ustawy należy do obowiązku Starosty. W trakcie kontroli nieprawidłowość została usunięta. Starosta wydał zarządzenie Nr 21/2013 z dnia 21 maja 2013 r. w sprawie instrukcji gospodarowania drukami ścisłego zarachowania. Kontrola gospodarki kasowej wykazała, że nie zinwentaryzowano 4 sztuk weksli obcych i 22 gwarancji bankowych oraz 5 bloczków kart drogowych wg stanu na ostatni dzień r. do czego zobowiązuje art. 26 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2 ustawy o rachunkowości. Z wyjaśnień R.K. - Naczelnik Wydziału Finansowo-Księgowego oraz R.K. Naczelnik Wydziału Organizacyjnego wynika, że przyczyną nieprawidłowości była błędna interpretacja przepisów prawa. Ponadto kontrola wykazała, że podczas inwentaryzacji aktywów pieniężnych wg stanu na ostatni dzień roku obrotowego 2012: - nie zastosowano wzoru protokołu z inwentaryzacji gotówki w kasie Starostwa Powiatowego w Gorzowie Wlkp. stanowiącego załącznik Nr 4 do Instrukcji inwentaryzacyjnej. Z wyjaśnień R.K. - Naczelnik Wydziału Finansowo-Księgowego wynika, że przyczyną nieprawidłowości był nieaktualny druk protokołu z inwentaryzacji gotówki w kasie, - nie powołano przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej oraz pozostałych członków komisji, stosownie do treści 6 ust. 2 i 3 Instrukcji inwentaryzacyjnej. Z wyjaśnień Starosty wynika, że przyczyną nieprawidłowości była błędna interpretacja postanowień Instrukcji. W trakcie kontroli dotyczącej planowania i wykonywani budżetu stwierdzono, że nie wyegzekwowano terminowego złożenia przez Zespół Szkół w Witnicy informacji o przebiegu wykonania planu finansowego jednostki za pierwsze półrocze, uwzględniających stan należności i zobowiązań. Wykonanie ww. obowiązku wynika z art. 265 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych i umożliwia zarządowi jednostki samorządu terytorialnego przygotowanie sprawozdań i informacji, o których mowa w art. 267 i art. 268 ww. ustawy. Z wyjaśnień Skarbnika Powiatu wynika, że przyczyną nieprawidłowości była niewłaściwa organizacja pracy w Zespole Szkół. W zakresie wydatków z tytułu ubezpieczeń społecznych, ubezpieczenia zdrowotnego 3
4 oraz Funduszu Pracy, wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, wynagrodzeń wypłacanych na podstawie umów zlecenia i o dzieło, podróży służbowych, zwrotu kosztów wykorzystywania samochodów prywatnych do celów służbowych oraz wydatków na zadania określone w art. 30 a ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z późn. zm.) nieprawidłowości nie stwierdzono. Kontrolujący badając prawidłowość naliczenia i wypłacenia diet radnym Powiatu Gorzowskiego stwierdził, iż w 2011 r. i 2012 r. wypłacono diety radnym zawyżone o łączną kwotę ,76 zł. Przyczyną powyższej nieprawidłowości było ustalenie diet przysługujących radnym według stawki bazowej określonej w art. 15 ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy budżetowej na rok 2010 z dnia 22 stycznia 2010 r. (Dz. U. Nr 19, poz.102 ) w kwocie 1.835,35 zł, co jest niezgodne art. 21 ust.5 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 595) w związku z art. 13 ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy budżetowej na rok 2011 z dnia 20 stycznia 2011 r. (Dz. U. Nr z 2012 r. poz. 273) oraz związku z art. 13 ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy budżetowej na rok 2012 z dnia 2 marca 2012 r. (Dz. U. z 2012 r. poz. 273). W latach kwota bazowa dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe została określona w art. 13 ust. 1 pkt 2 lit. a ustawy budżetowej na rok 2011 i na rok 2012 w wysokości 1.766,46 zł. Z wyjaśnień osoby odpowiedzialnej za wyliczenia diet radnych A.G. - Inspektor Biura Rady i Zarządu Powiatu oraz Sekretarz Powiatu wynika, że powyższa nieprawidłowość spowodowana była nieprzestrzeganiem prawa. Kontrola wykazała, nieterminowe przekazywanie za 2012 r. na rachunek bankowy Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych równowartości naliczonych odpisów. Kwota odpisu za 2012 rok naliczona na podstawie planowanego zatrudnienia wyniosła ,43 zł. W terminie do 31 maja przekazano kwotę odpisu w wysokości ,00 zł, co stanowi 26,85 %, zamiast kwoty w wysokości ,22 zł, co stanowi wymagane ustawowo 75 %. Powyższym naruszono art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.). Z wyjaśnień R.K. - Naczelnik Wydziału Finansowo Księgowego wynika, że przyczyną powyższej nieprawidłowości było nieprzestrzeganie ww. przepisów. Naruszenie powyższego przepisu zostało stwierdzone w toku poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Zielonej Górze 4
5 w 2019 r. W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Starosty Powiatu Gorzowskiego w dniu r. Prezes RIO wniósł o dokonywanie odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Sprawdzając przestrzeganie zasad i trybu udzielania zamówień publicznych realizowanych w 2012 r., kontroli poddano 3 zamówienia publiczne udzielone w trybie przetargu nieograniczonego. Kontrola protokołu postępowania w trybie przetargu nieograniczonego na dostawę pn. Wykonanie i dostawa tablic rejestracyjnych samochodowych, motocyklowociągnikowych i motorowerowych dla Powiatu Gorzowskiego wykazała, iż Zamawiający ustalił wartość przedmiotu zamówienia na kwotę ,30 zł, bez podania w protokole równowartości kwoty w euro, co jest niezgodne z załącznikiem Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 223, poz. 1458). W złożonych wyjaśnieniach M.M. - Inspektor ds. zamówień publicznych w Wydziale Rozwoju i Spraw Społecznych jako przyczynę nieprawidłowości wskazała pomyłkę i niedopatrzenie. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia na dostawę pn. Wykonanie i dostawa tablic rejestracyjnych samochodowych, motocyklowo-ciągnikowych i motorowerowych dla Powiatu Gorzowskiego określono termin składania ofert na dzień 21 marca 2010 r. godz. 9:00 oraz termin otwarcia ofert na dzień 21 marca 2010 r. godz. 9:15, w przypadku gdy postępowanie o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego prowadzone było w 2012 roku. Z wyjaśnień M.M. - Inspektor ds. zamówień publicznych w Wydziale Rozwoju i Spraw Społecznych wynika, że powyższa nieprawidłowość powstała na skutek pomyłki na etapie sporządzania specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W zakresie dotyczącym dotacji dla podmiotów niezaliczanych do sektora finansów publicznych i niedziałających w celu osiągnięcia zysku, kontrola wykazała, że organ stanowiący nie dotrzymał terminu uchwalenia rocznego programu współpracy Powiatu Gorzowskiego z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na rok 2012, czym naruszono art. 5a ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz.1536 z późn. zm.). Wyjaśnień w sprawie powyższej nieprawidłowości udzielił Starosta, który stwierdził, że w terminie ustawowym przygotowano projekt uchwały, który 5
6 został złożony w Biurze Rady Powiatu Gorzowskiego. W związku z tym, że w miesiącu listopadzie 2012 r. nie było sesji Rady Powiatu Gorzowskiego, projekt uchwały został przedstawiony w najbliższym możliwym terminie, tj. dnia 29 grudnia 2012 r. Sprawdzając prawidłowość gospodarowania mieniem w zakresie sprzedaży nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa, kontrola w 1 przypadku dotyczącym sprzedaży nieruchomości w trybie przetargu wykazała, że nie zawiadomiono osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, czym naruszono art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 z późn. zm.). Z udzielonego przez J.W. - Zastępcę Naczelnika Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami wyjaśnienia wynika, że przyczyną powstania nieprawidłowości była błędna interpretacja obowiązujących przepisów. Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, wnoszę o: 1. Sprawdzanie dowodów księgowych pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, stosownie do 3 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów stanowiącej załącznik Nr 3 do zarządzeniem Nr 10/1/1999 r. Starosty Powiatu Gorzowskiego z dnia 6 maja 1999 r. 2. Przeprowadzanie inwentaryzacji wszystkich aktywów w tym papierów wartościowych, depozytów oraz druków ścisłego zarachowania, w drodze spisu z natury, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2 ustawy o rachunkowości. 3. Przestrzeganie postanowień obowiązującej w Starostwie Powiatowym Instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie wzoru protokołu z inwentaryzacji gotówki w kasie oraz w zakresie powołania przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej oraz członków komisji inwentaryzacyjnej. 4. Egzekwowanie od kierowników jednostek organizacyjnych Powiatu Gorzowskiego, terminowego przekazywania informacji o przebiegu wykonania planu finansowego jednostek za pierwsze półrocze, stosownie do art. 265 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.). 5. Doprowadzenie do stanu zgodnego z prawem dokonywania wydatków na diety radnych. 6
7 6. Przekazywanie na rachunek bankowy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych środków stanowiących równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń, zgodnie z terminami zawartymi w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz.592 ze zm.). 7. Wykazywanie w protokole postępowania wszystkich informacji wymaganych przepisami art. 96 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 223, poz. 1458). 8. Przygotowywanie projektu uchwały w sprawie rocznego programu współpracy z organizacjami pozarządowymi w sposób umożliwiający podjęcie tej uchwały przez organ stanowiący w terminie określonym w art. 5a ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz z późn. zm.) 9. Zawiadamianie osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, stosownie do art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 ze. zm.). Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby. Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania, proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze, w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Do wiadomości: 1. Rada Powiatu Gorzowskiego. 2. aa. Prezes Izby /-/ Ryszard Zajączkowski 7
REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W KRAKOWIE ul. Kraszewskiego 36 tel/fax (0-12) 427-32-61 30-110 Kraków (0-12) 427-38-19 e-mail: krakow@rio.gov.pl (0-12) 422-59-73 WK-613-129/12 Kraków, 2013-04-15 Pan Józef
Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze 65-261 Zielona Góra, ul. Chmielna 13; tel. 68 329 19 00; fax: 68 329 19 03 www.zielonagora.rio.gov.pl e-mail: zielonagora@rio.gov.pl RIO.I.092.20.2013 Zielona