Source: http://docplayer.pl/141742-Ii-rozliczanie-sie-z-podatku-dochodowego-na-ogolnych-zasadach-podatkowa-ksiega-przychodow-i-rozchodow.html
Timestamp: 2017-09-26 08:11:00+00:00
Document Index: 46849460

Matched Legal Cases: ['art. 24', 'art. 2', 'art. 24', 'art. 14', 'art. 2', 'art. 14', 'art. 14', 'art. 14', 'art. 43', 'art. 113', 'art. 23', 'art. 113', 'art. 23', 'art. 22', 'art. 22', 'art. 24']

II. ROZLICZANIE SIĘ Z PODATKU DOCHODOWEGO NA OGÓLNYCH ZASADACH PODATKOWA KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW - PDF
Download "II. ROZLICZANIE SIĘ Z PODATKU DOCHODOWEGO NA OGÓLNYCH ZASADACH PODATKOWA KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW"
1 zakresie, rodzaju prowadzonej działalności, przewidywanej liczbie pracowników oraz złożenia informacji o środkach i procedurach, jakie zostały przezeń przedsięwzięte w celu spełnienia wymagań wynikających z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, związanych z prowadzoną działalnością. II. ROZLICZANIE SIĘ Z PODATKU DOCHODOWEGO NA OGÓLNYCH ZASADACH PODATKOWA KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW Zgodnie z postanowieniami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wykonywanie pozarolniczej działalności gospodarczej jest jednym ze źródeł przychodów, które na mocy tejże ustawy podlegają obowiązkowi podatkowemu. W celu ustalenia właściwej wysokości uzyskanego przychodu, wydatkowanych kosztów związanych z prowadzoną działalnością, dochodu, a co za tym idzie właściwej wysokości należnego fiskusowi podatku, ustawa zobowiązuje podatnika do prowadzenia rzetelnej ewidencji podatkowej mających miejsce zdarzeń gospodarczych. Z reguły podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą, mniejszych lub średnich rozmiarów, dokonują zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, choć istnieje także możliwość skorzystania z ryczałtowych form rozliczeń bądź też z prowadzenia ksiąg rachunkowych. Trzeba jednak pamiętać, że w wielu przypadkach brak wyboru co do innej formy opodatkowania aniżeli na zasadach ogólnych (księga przychodów i rozchodów) może wynikać z rodzaju prowadzonej przez podatnika działalności bądź też z wysokości osiągniętego przez niego z tej działalności w poprzednim roku podatkowym dochodu. 1. ZASADY PROWADZENIA PODATKOWEJ KSIĘGI PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW ZAGADNIENIA WSTĘPNE Sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, szczegółowe warunki, jakim powinna odpowiadać ta księga, aby stanowiła dowód pozwalający na określenie zobowiązań podatkowych, oraz szczegółowy zakres obowiązków związanych z jej prowadzeniem, a także terminy zawiadomienia urzędu skarbowego o prowadzeniu księgi, wynikają obecnie z rozporządzenia Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 152, poz. 1475, zm. Dz. U. nr 282, poz oraz z 2007 r. nr 36, poz. 229 i nr 140, poz. 988). Ze względu na istotne zmiany w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, które obowiązują od 1 stycznia 2007 r., został zmieniony wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
2 Z uwagi na fakt, iż rozporządzenie Ministra Finansów weszło w życie dopiero 15 marca 2007 r., a podatnicy prowadzili księgi od początku roku według starego wzoru, zlecono aby uznawać te księgi za niewadliwe. Podatnicy byli zobowiązani jednak przy prowadzeniu ksiąg do uwzględnienia zasad określonych w wydanym rozporządzeniu. Powinni byli zatem stosować odpowiednie objaśnienia do podatkowej księgi przychodów i rozchodów i m.in. nie wypełniać kolumny 12 (reprezentacja i reklama limitowana). Od 2008 r. posługujemy się już nowym wzorem księgi określonym w rozporządzeniu zmieniającym rozporządzenie w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów z 16 lutego 2007 r. (Dz. U. z 2007 r. nr 36, poz. 229), które weszło w życie, jak już wspomniano, od 15 marca 2007 r. W 2007 r. dokonano jeszcze jednej formalnej zmiany w ww. rozporządzeniu (Dz. U. nr 140, poz. 988) która weszła w życie 11 sierpnia 2007 r. Zmiana ta przewiduje możliwość dokumentowania w księdze zakupu znaków opłaty skarbowej do dnia 31 grudnia 2008 r. Zapis ten wprowadzono ze względu na możliwość zaewidencjonowania pozostałych w firmach zapasów znaków opłaty skarbowej, zwłaszcza w kancelariach notarialnych czy prawnych. Od 1 lutego 2007 r. wprowadzono bowiem konieczność uiszczania opłaty skarbowej w formie przelewów lub formie gotówkowej Podmioty zobowiązane do prowadzenia księgi Podmiotami zobowiązanymi do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów są zasadniczo: osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą; jak również osoby; wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów; prowadzące działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tej księgi; duchowni, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego. Z obowiązku tego zwolnione są natomiast osoby: opłacające podatek dochodowy w formach zryczałtowanych, wykonujące wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym, wykonujące zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim, lub dokonujące sprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności. Podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie prowadzą natomiast wymienione na wstępie podmioty (osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie) jeżeli ich przychody za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość euro. Dodatkowo, osoba fizyczna, spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych lub spółka partnerska, może prowadzić księgi rachunkowe również od początku następnego roku podatkowego, jeżeli przychody za poprzedni rok podatkowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej euro, co w przeliczeniu na złote stanowi kwotę zł. Po przekroczeniu tej kwoty przychodu należało zaprowadzić księgi handlowe od 1 stycznia 2010 r. W tym przypadku osoba ta lub wspólnicy spółki w terminie do 14 stycznia 2010 r. są obowiązani do zawiadomienia o tym urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym (wyrażone w euro wielkości przelicza się na walutę polską według średniego kursu ogłaszanego przez NBP, obowiązującego w dniu 30 września roku poprzedzającego rok podatkowy). Podstawa prawna: art. 24a ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i art. 2 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przy ustaleniu obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych należy wziąć pod uwagę definicję przychodów zawartą w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z art. 24a ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych następuje, jeżeli przychody w rozumieniu art. 14 tej ustawy za poprzedni rok podatkowy wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości. Odnosimy to do art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że przepisy tej ustawy stosuje się, jeżeli przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wynosiły co najmniej równowartość w walucie polskiej euro. Jak widać, limit zobowiązujący do prowadzenia ksiąg rachunkowych jest taki sam w przepisach podatkowych jak i rachunkowych. Różna jest natomiast definicja przychodów. Podatkowa definicja przychodów jest szersza od definicji zawartej w ustawie o rachunkowości. Przychodami są bowiem wszystkie przychody wymienione w ww. art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Do nich należą m.in. wymienione w art. 14 ust. 2 przychody z odpłatnego zbycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, otrzymane kary umowne, odszkodowanie za szkody na majątku związanym z prowadzoną działalnością gospodarczą. Powyżej wymienionych przychodów nie uwzględnia się natomiast przy ustalaniu limitu przychodów równowartych euro na podstawie ustawy o rachunkowości.
3 Zatem w celu ustalenia obowiązku prowadzenia ksiąg prowadzący dotychczas podatkową księgę przychodów i rozchodów powinni kierować się przepisami art. 14 ustawy podatkowej. Natomiast prowadzący dotychczas księgi rachunkowe, a chcący zmienić dokumentację na księgę przychodu i rozchodu powinni brać pod uwagę wartość przychodów ustaloną na podstawie ustawy o rachunkowości. Obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów (choć w nieco zmodyfikowanej formie) od 1 stycznia 2001 roku spoczywa dodatkowo na rolnikach prowadzących gospodarstwo rolne i nie zatrudniających w nim pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych, wykonujących działalność gospodarczą osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, jeżeli łączny ich przychód z prowadzonej działalności gospodarczej nie przekracza w roku podatkowym zł. Podmioty te są zobowiązane do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, choć według różniącego się nieco od podstawowego uproszczonego wzoru. W wypadkach uzasadnionych szczególnymi okolicznościami, w tym w szczególności rodzajem i rozmiarem wykonywanej działalności, wiekiem oraz stanem zdrowia, podatnik może zwrócić się z prośbą do naczelnika urzędu skarbowego o zwolnienie go z obowiązku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jak również od poszczególnych czynności z zakresu obowiązku prowadzenia księgi. Wniosek taki musi być złożony co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby być zastosowane, a w razie rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu roku podatkowego w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi. Samodzielne prowadzenie księgi przez podatnika Podatnik jest obowiązany prowadzić księgę w sposób niewadliwy, a więc zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, jak i w sposób rzetelny, tak aby dokonywane w niej zapisy odzwierciedlały stan rzeczywisty. Należy zaznaczyć, że za rzetelną uznana zostanie księga, w której: niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym od dnia, w którym urząd skarbowy lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy, brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny, podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez urząd skarbowy lub przez organ kontroli skarbowej, błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada spełniające określone warunki dowody księgowe. Zapisów w księdze należy dokonywać wyłącznie w języku polskim i w walucie polskiej. Ewentualne błędy należy korygować poprzez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie w jej miejsce nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu. Tak dokonana poprawka powinna być podpisana i opatrzona datą jej dokonania. Wyeliminować błędne zapisy można także poprzez wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów lub dowodów zawierających korekty błędnych zapisów, z tym że zapisy zmniejszające przychody lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus lub kolorem czerwonym. Cała księga powinna być prowadzona starannie, w sposób czytelny i trwały, w oparciu o prawidłowe i rzetelne dowody księgowe. Konsekwencje wadliwego lub nierzetelnego prowadzenia księgi mogą okazać się dla podatnika poważne. Organ podatkowy może bowiem, gdy brak jest ksiąg podatkowych lub dane wynikające z ksiąg podatkowych nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania, w drodze oszacowania samodzielnie określić jej wysokość, jak również wysokość należnego podatku. Organ podatkowy (organ kontroli skarbowej), podejmując decyzję o zastosowaniu szacunku, zobowiązany jest udowodnić, że obiektywnie rzecz biorąc nie miał możliwości uzupełnienia czy też potwierdzenia danych wynikających z wadliwych czy nierzetelnych ksiąg za pomocą innych wiarygodnych i rzetelnych dowodów (np. opinii biegłych, informacji zebranych w toku oględzin). Podstawę opodatkowania określa się w drodze oszacowania, stosując następujące metody: porównawczą wewnętrzną polegającą na porównaniu wysokości obrotów w tym samym przedsiębiorstwie za poprzednie okresy, w których znana jest wysokość obrotu, porównawczą zewnętrzną polegającą na porównaniu wysokości obrotów w innych przedsiębiorstwach prowadzących działalność o podobnym zakresie i w podobnych warunkach, remanentową polegającą na porównaniu wartości majątku przedsiębiorstwa na początku i na końcu okresu, z uwzględnieniem wskaźnika szybkości obrotu,
4 produkcyjną polegającą na ustaleniu zdolności produkcyjnej przedsiębiorstwa, kosztową polegającą na ustaleniu wysokości obrotu na podstawie wysokości kosztów poniesionych przez przedsiębiorstwo, z uwzględnieniem wskaźnika udziałów tych kosztów w obrocie, udziału dochodu w obrocie polegającą na ustaleniu wysokości dochodów ze sprzedaży określonych towarów i wykonywania określonych usług, z uwzględnieniem wysokości udziału tej sprzedaży (wykonanych usług) w całym obrocie, z tym że w szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy nie można zastosować żadnej z powyższych metod, organ podatkowy może w inny sposób oszacować podstawę opodatkowania. Organ podatkowy określa podstawę opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli: 1) brak jest ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do jej określenia, lub 2) dane wynikające z ksiąg podatkowych nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania, lub 3) podatnik naruszył warunki uprawniające do korzystania ze zryczałtowanej formy opodatkowania. Organ podatkowy odstąpi od określenia podstawy opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli dane wynikające z ksiąg podatkowych, uzupełnione dowodami uzyskanymi w toku postępowania, pozwalają na określenie podstawy opodatkowania. Jeżeli podstawa opodatkowania została określona w drodze oszacowania, a podatnik jest zobowiązany do wpłaty zaliczek na podatek, organ podatkowy określa wysokość zaliczek za okres, za który podstawa opodatkowania została oszacowana, proporcjonalnie do wysokości zobowiązania podatkowego za cały rok podatkowy lub inny okres rozliczeniowy. Organ podatkowy odstąpi od określenia podstawy opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli dane wynikające z ksiąg podatkowych, uzupełnione dowodami uzyskanymi w toku postępowania, pozwalają na określenie podstawy opodatkowania. Podatnik samodzielnie prowadzący księgę przychodów i rozchodów dokonuje wpisów bezpośrednio do księgi. Regułą jest dokonywanie ich raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później jednak niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, choć od tych reguł zachodzą trzy podstawowe wyjątki. Mianowicie: zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży (nie dotyczy to podatników, którzy powierzyli prowadzenie księgi biuru rachunkowemu); podatnik prowadzący odrębną ewidencję sprzedaży dla celów podatku od towarów i usług, zapisów w księdze dotyczących przychodów ze sprzedaży towarów i usług może dokonywać na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji; podatnik, który ewidencjonuje obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokonuje zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych skorygowanych o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji [podatnik ten może dokonywać zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca (nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni), na podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych]; podatnik, który zlecił prowadzenie księgi biuru rachunkowemu prowadzi w miejscu swojej siedziby jedynie ewidencję sprzedaży (jeżeli ewidencjonuje obrót za pomocą kas rejestrujących, wówczas ewidencji tych nie potrzebuje, a biuro rachunkowe dokonuje zapisów księgowych raz w miesiącu na podstawie przekazanych przez podatnika dowodów księgowych oraz danych z ewidencji sprzedaży lub miesięcznych zestawień z kas rejestrujących). W razie prowadzenia księgi przy zastosowaniu technik informatycznych (przy użyciu komputera), warunkiem uznania księgi za prawidłową jest określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg, stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie ze wzorem księgi, przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania. W przypadku komputerowego prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, na koniec każdego miesiąca, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie się z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, podatnik jest zobowiązany sporządzić wydruk zapisów dokonanych za dany miesiąc. Wydruk ten powinien być zgodny z wzorem księgi przedstawionym przez ministerstwo finansów. Podatnik posługujący się programem komputerowym, który nie zapewnia wydrukowania księgi według określonego wzoru,
5 jest zobowiązany założyć księgę i po zakończeniu każdego miesiąca wpisywać do odpowiednich kolumn księgi sumy miesięczne wynikające z jego wydruku. Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Powierzenie prowadzenia księgi biuru rachunkowemu Jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest zobowiązany w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym urząd skarbowy, w którym zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem. W powyższym przypadku podatnik zobowiązany jest również do prowadzenia w miejscu wykonywania działalności ewidencji sprzedaży oraz innych ewidencji, jeżeli wykonywany przez nich rodzaj działalności tego wymaga. Wyjątek stanowią tu podatnicy, którzy ewidencjonują obrót za pomocą kas rejestrujących, ich obowiązek prowadzenia ewidencji nie dotyczy. W razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe, zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów księgowych oraz sum miesięcznych przychodu wynikających z ewidencji sprzedaży prowadzonej przez podatnika lub danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych, przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie z budżetem, lecz nie później niż do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Ta sama zasada dotyczy podatników prowadzących przedsiębiorstwa wielozakładowe. Przedsiębiorca może także powierzyć prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów doradcy podatkowemu lub spółce doradztwa podatkowego Obowiązek zgłoszeniowy Podatnicy osiągający przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej co do zasady opodatkowani są na zasadach ogólnych (podatkowa księga przychodów i rozchodów), chyba że właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego złożą w formie pisemnej wniosek lub oświadczenie o zastosowanie form opodatkowania określonych w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym. Podatnicy, zobowiązani są założyć księgę, a w razie obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży również tę ewidencję, na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego. Podatnicy, którzy rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej albo w poprzednim roku podatkowym korzystali ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym lub prowadzili księgi rachunkowe, są obowiązani zawiadomić w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika o prowadzeniu księgi, w terminie 20 dni od dnia jej założenia. Jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych lub spółki partnerskiej, zawiadomienie to składają wszyscy wspólnicy w urzędzie skarbowym właściwym według miejsca zamieszkania każdego z nich. W związku z wprowadzeniem od 1 stycznia 2004 r. możliwości opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej jedną stawką w wysokości 19% przepisy wymagają złożenia przez podatnika odpowiedniego oświadczenia. A zatem dochody osiągnięte przez podatników z działalności gospodarczej są opodatkowane stawkami 18% i 32%, chyba że podatnicy złożą właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego pisemne oświadczenie, do dnia 20 stycznia roku podatkowego, o wyborze sposobu opodatkowania według jednej stawki 19%. A jeżeli podatnik rozpoczyna prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej w trakcie roku podatkowego oświadczenie składa do dnia poprzedzającego dzień rozpoczęcia tej działalności, nie później jednak niż w dniu uzyskania pierwszego przychodu. Zastosowanie jednej stawki podatkowej dla dochodów z działalności gospodarczej jest jednak wyłączone w przypadku samozatrudnienia. Jeżeli podatnik, który wybrał ten sposób opodatkowania (jedna stawka 19%) uzyska z pozarolniczej działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie lub w formie spółki nie mającej osobowości prawnej przychody ze świadczenia usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy, odpowiadających czynnościom, które podatnik lub co najmniej jeden ze wspólników: 1) wykonywał w roku poprzedzającym rok podatkowy lub 2) wykonywał lub wykonuje w roku podatkowym w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy, podatnik ten traci w roku podatkowym prawo do opodatkowania w ten sposób i jest obowiązany do ustalenia podatku od dochodu osiągniętego od początku roku i wpłacenia zaliczek obliczonych przy zastosowaniu skali podatkowej (18% i 32%) oraz odsetek za zwłokę od zaległości z tytułu tych zaliczek. Wybór powyższego sposobu opodatkowania dokonany w oświadczeniu dotyczy również lat następnych, chyba że podatnik, w terminie do dnia 20 stycznia roku podatkowego, zawiadomi w formie pisemnej właściwego naczelnika urzędu skarbowego o rezygnacji z tego sposobu
6 opodatkowania lub złoży w tym terminie pisemny wniosek lub oświadczenie o zastosowanie form opodatkowania określonych w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym. Jeżeli podatnik prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą: 1) samodzielnie i w formie spółki lub spółek nie mających osobowości prawnej, 2) w formie spółki lub spółek nie mających osobowości prawnej wybór sposobu opodatkowania, według jednej stawki 19%, dotyczy wszystkich form prowadzenia tej działalności, do których mają zastosowanie przepisy ustawy Dowody księgowe A. Faktura VAT Podstawą zapisów w księdze są przede wszystkim wystawiane przez zarejestrowane oraz będące podatnikami podatku od towarów i usług podmioty (posiadające numery NIP) FAKTURY VAT. Dokumenty te powinny zawierać co najmniej: a) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, b) numery NIP lub numery tymczasowe sprzedawcy i nabywcy, c) dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury, d) nazwę towaru lub usługi, e) jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług, f) cenę jednostkową towaru lub usługi, bez kwoty podatku, g) wartość sprzedanych towarów czy usług w kwocie netto, h) stawki podatku, i) sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług, z podziałem na poszczególne stawki podatkowe, j) kwotę podatku od sumy wartości sprzedanych towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych, k) wartość sprzedanych towarów lub świadczonych usług w kwocie brutto, l) kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie, ł) czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawiania i otrzymywania faktur lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób (chyba, że nabywca złożył sprzedawcy pisemne oświadczenie, w którym upoważnił go do wystawiania faktur bez podpisu osoby uprawnionej do odbioru faktury). W fakturze może być również określona kwota podatku dotycząca wartości sprzedaży poszczególnych towarów i usług wykazanych w tej fakturze; w tym przypadku łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku. Faktura nie musi zawierać wyszczególnionych kwot podatku, jeżeli sprzedaż podlega opodatkowaniu, a wartość sprzedaży wraz z podatkiem jest niższa od 6,18 zł w przypadku towarów opodatkowanych stawką 3%, 6,24 zł w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 7%, 6,72 zł oraz 7,32 zł w przypadku towarów i usług opodatkowanych stawką 22%. Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych mogą natomiast nie zawierać numeru NIP nabywcy. W przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do kopii faktury podatnik powinien dołączyć paragon dokumentujący sprzedaż (z wyjątkiem sytuacji gdy wartość sprzedaży i kwota podatku należnego zostały zarejestrowane w fiskalnym raporcie dobowym kasy). Faktura stwierdzająca pobranie zaliczki powinna zawierać imiona i nazwiska lub nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, numer NIP sprzedawcy i nabywcy, datę wystawienia i numer kolejny faktury, kwotę zaliczki brutto, daty i numery poprzednich faktur oraz sumę kwot pobranych wcześniej zaliczek, stawkę podatku oraz kwotę podatku wyliczoną według wzoru: KP = ZB SP / SP gdzie: KP oznacza kwotę podatku, ZB oznacza kwotę pobranej zaliczki brutto, SP oznacza stawkę podatku, oraz dane dotyczące zamówień lub umowy. Jeżeli faktury zaliczkowe nie obejmują całej ceny brutto, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawia fakturę na zasadach ogólnych, z tym że sumę wartości towarów (usługi) pomniejsza się o wartości pobranych zaliczek, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie zaliczek; taka faktura powinna zawierać również numery faktur zaliczkowych. Jeżeli faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca nie wystawia faktury całościowej. Fakturami mogą być również: 1) bilety jednorazowe, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalno-
7 torowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, jeżeli zawierają następujące dane: a) nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy, b) numer i datę wystawienia biletu, c) odległość taryfową nie mniejszą niż 50 km, d) kwotę należności wraz z podatkiem, e) kwotę podatku, 2) dowody zapłaty za usługi radiokomunikacji przywoławczej, jeżeli zawierają następujące dane: a) nazwy i numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, b) kwotę należności wraz z podatkiem, c) kwotę podatku, 3) dokumenty dotyczące usług bankowych i ubezpieczeniowych zwolnionych od podatku, jeżeli zawierają co najmniej następujące dane: a) określenie usługodawcy i usługobiorcy, b) numer kolejny i datę ich wystawienia, c) nazwę usługi, d) kwotę, której dotyczy dokument, 4) dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają następujące dane: a) nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy, b) numer kolejny i datę wystawienia, c) nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata, d) kwotę należności wraz z podatkiem, e) kwotę podatku. B. Faktury VAT RR Podatnik podatku od towarów i usług nabywający produkty rolne od rolnika ryczałtowego, wystawia w dwóch egzemplarzach fakturę dokumentującą zakup tych produktów. Faktura taka, oznaczona jako Faktura VAT RR, powinna zawierać co najmniej: a) imię i nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, b) NIP lub PESEL sprzedawcy i nabywcy, c) numer dowodu osobistego sprzedawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wystawienia tego dokumentu i nazwę organu, który go wydał, jeżeli rolnik ryczałtowy sprzedający produkty rolne jest osobą fizyczną, d) dzień, miesiąc i rok dokonania zakupu oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury, e) nazwy zakupionych produktów rolnych, f) jednostkę miary i ilość zakupionych produktów rolnych oraz oznaczenie (opis) klasy lub jakości tych produktów, g) cenę jednostkową zakupionego produktu rolnego, bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku, h) wartość zakupionych produktów rolnych, bez kwoty zryczałtowanego zwrotu podatku, i) stawkę zryczałtowanego zwrotu podatku, j) kwotę zryczałtowanego zwrotu podatku od wartości zakupionych produktów rolnych, k) wartość zakupionych produktów rolnych wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku, l) kwotę należności ogółem wraz z kwotą zryczałtowanego zwrotu podatku, wyrażoną cyfrowo i słownie, m) czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury. Faktura VAT RR powinna również zawierać oświadczenie sprzedawcy produktów rolnych, w którym oświadcza on, że jest rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług. W przypadku umów kontraktacji lub innych umów o podobnym charakterze, oświadczenie może być złożone tylko raz w okresie obowiązywania umowy. Oświadczenie to sporządza się jako osobny dokument. Dokument ten powinien zawierać datę zawarcia i przedmiot umowy, datę sporządzenia tego dokumentu oraz czytelny podpis składającego oświadczenie oraz: 1) imię i nazwisko lub nazwę albo nazwę skróconą sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, 2) numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL sprzedawcy i nabywcy, 3) numer dowodu osobistego sprzedawcy lub innego dokumentu stwierdzającego jego tożsamość, datę wydania tego dokumentu i nazwę organu, który wydał dokument, jeżeli rolnik ryczałtowy sprzedający produkty rolne jest osobą fizyczną. Dokument sporządza się w dwóch egzemplarzach. Oryginał jest przekazywany nabywcy. Obowiązek wystawienia faktury spoczywa więc na kupującym (nie zaś na sprzedającym) który przekazuje rolnikowi ryczałtowemu jej oryginał. Oryginały i kopie faktur VAT RR rolnicy ryczałtowi oraz ich kontrahenci obowiązani są przechowywać przez okres 5 lat od końca roku, w którym wystawiono dokument.
8 Rolnik ryczałtowy prowadzący sprzedaż produktów rolnych w ramach działalności rolniczej zwolniony jest z obowiązku wystawiania faktur VAT, prowadzenia ewidencji sprzedaży i zakupów towarów i usług, składania deklaracji VAT-7, dokonywania zgłoszenia rejestracyjnego. C. Faktura VAT MP Na mocy nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług obowiązującej od 1 października 2002 r. w obrocie pojawiła się nowa kategoria podmiotów, tzw. mały podatnik, który rozliczając się w sposób kasowy posługuje się nowym dokumentem księgowym Fakturą VAT MP, która dodatkowo winna zawierać oznaczenie FAKTURA VAT MP oraz termin płatności należności określonej w fakturze. Pod pojęciem Małego podatnika rozumie się podatnika podatku od towarów i usług: a) u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości euro tj zł za 2009 r., b) prowadzącego przedsiębiorstwo maklerskie, za rzą dzają cego funduszami powierniczymi, będącego agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o po dobnym charakterze, z wyjątkiem komisu jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości euro tj zł. Kasowa metoda rozliczeń. Mały podatnik może wybrać metodę kasową rozliczeń polegającą na tym, że obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później niż 90 dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi po uprzednim pisemnym zawiadomieniu urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który będzie stosował metodę kasową. Mały podatnik może zrezygnować z metody kasowej, nie wcześniej jednak niż po upływie 12 miesięcy, w czasie których rozliczał się tą metodą, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu urzędu skarbowego, w terminie do końca kwartału, w którym stosował tę metodę. Mały podatnik traci prawo do rozliczania podatku metodą kasową począwszy od rozliczenia za miesiąc następujący po kwartale, w którym przekroczył kwotę graniczną dla bycia małym podatnikiem. Kasowa metoda rozliczeń oznacza także istotną zmianę zasad sposobu obniżania podatku należnego o podatek naliczony. Tu także obowiązuje metoda kasowa. Podatnicy rozliczający się tą metodą mogą obniżyć kwotę podatku należnego w rozliczeniu za kwartał, w którym: 1) uregulowali całą należność wynikającą z otrzymanej od kontrahenta faktury, 2) dokonali zapłaty podatku wynikającego z dokumentu celnego, z uwzględnieniem kwot wynikających z decyzji naczelnika urzędu celnego, nie wcześniej jednak niż z dniem otrzymania faktury lub dokumentu celnego. W przypadku otrzymania faktury przed nabyciem prawa do rozporządzania towarem jako właściciel albo przed wykonaniem usługi co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje z chwilą nabycia prawa do rozporządzania towarem lub z chwilą wykonania usługi. Ustawa o podatku VAT, nakazuje także stosować odpowiednio (co oznacza, że w każdym wypadku mały podatnik musi zapłacić należność z faktury) ogólne zasady dotyczące chwili nabycia prawa do obniżenia podatku należnego. Zgodnie zatem z ogólnymi zasadami, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje: 1) w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, 2) w przypadkach, kiedy podatnikiem jest nabywca towaru lub usługi w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy w podatku należnym u nabywcy odpowiednio od importu usług lub wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub od dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca, 3) w przypadku nabycia towarów i usług, określanych jako tzw. media (gaz, prąd, telefon itp.), jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu dotyczy w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności, 4) w przypadku dokonania spisu z natury nie później niż w rozliczeniu za okres, w którym dokonano tego spisu, 5) w przypadku stosowania w imporcie towarów procedury uproszczonej, polegającej na wpisie do rejestru zgodnie z przepisami celnymi za okres rozliczeniowy, w którym podatnik dokonał wpisu do rejestru; obniżenie kwoty podatku należnego następuje pod warunkiem dokonania przez podatnika zapłaty podatku wykazanego w tym rejestrze. D. Faktury wystawione przez komisanta oraz dokumenty celne W przypadku umowy komisu, dostawę towarów stanowi wydanie towarów: między komitentem a komisantem, a także wydanie towarów przez komisanta osobie trzeciej. Komisant dokonujący sprzedaży towarów w wykonaniu umowy komisu nie wystawia zatem przy sprzedaży towarów faktury, oznaczonej jako FAKTURA VAT KOMIS (tak było do dnia 30 kwietnia 2004 r.), lecz wystawi fakturę na ogólnych zasadach.
9 Dokumentami będącymi podstawą dokonywania wpisów w księdze przychodów i rozchodów są również dokumenty celne. E. Faktura korygująca Faktura korygująca wystawiona w przypadku rabatu, zwrotu sprzedawcy towarów oraz zwrotu nabywcy kwot nienależnych, zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat, powinna oprócz numeru kolejnego i daty wystawienia oraz danych zawartych w fakturze, której korekta dotyczy (daty wystawienia, nazwy sprzedawcy i nabywcy, numerów identyfikacyjnych), zawierać również kwotę i rodzaj udzielonego rabatu, kwotę zmniejszenia podatku należnego. Odbiór takiej faktury powinien być potwierdzony przez nabywcę. Faktura korygująca wystawiona w przypadku podwyższenia ceny po wystawieniu faktury, oprócz numeru kolejnego i daty jej wystawienia, zamieszczenia danych z faktury, która podlega korekcie oraz danych identyfikujących sprzedawcę i nabywcę, jak i towar bądź usługę, której faktura korygująca dotyczy, zawiera kwotę podwyższenia ceny bez podatku, kwotę podwyższenia podatku należnego. W fakturze korygującej wystawionej w przypadku pomyłek w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, wpisuje się zarówno dane wpisane poprzednio omyłkowo, jak i poprawne dane, z uwzględnieniem oczywiście takich elementów faktury korygującej, jak: data jej wystawienia i jej numer kolejny, dane faktury korygowanej, dane sprzedawcy i nabywcy. Wystawcą faktury korygującej jest sprzedawca. F. Nota korygująca Nota korygująca wystawiana jest w przypadku pomyłki dotyczącej jakiejkolwiek informacji, wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek określonych w A lit. e) l). Dla swojej poprawności powinna zawierać: numer kolejny i datę jej wystawienia, imiona i nazwiska lub nazwy sprzedającego i kupującego wraz z ich numerami NIP, dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota [z A lit.a) c)], treść korygowanej informacji i treść prawidłową,wyrazy NOTA KORYGUJĄCA. Jeżeli wystawca faktury lub faktury korygującej akceptuje treść noty, potwierdza ją podpisem osoby uprawnionej do wystawienia faktury lub faktury korygującej. Wystawcą noty korygującej jest nabywca. G. Duplikat Jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca, na wniosek nabywcy, ponownie wystawia fakturę, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury. Faktura wystawiona ponownie musi zawierać wyraz DUPLIKAT oraz datę jej wystawienia. Faktury, faktury korygujące, noty korygujące i duplikaty powinny być wystawione co najmniej w dwóch egzemplarzach, z zaznaczeniem oryginału słowem ORYGINAŁ, a kopii słowem KOPIA. Podatnicy zobowiązani są przechowywać dokumenty księgowe przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym wystawiono dany dokument. H. Rachunki dla osób korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT Zgodnie z art. 113 ust. 1 ustawy o podatku VAT, zwolnieni od podatku VAT są podatnicy, u których wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty zł (do końca 2009 r. kwota zwolnienia z VAT wynosiła zł). Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku. Do wartości tej sprzedaży nie wlicza się odpłatnej dostawy towarów oraz odpłatnego świadczenia usług zwolnionych od po datku, a także towarów, które na podstawie przepisów o podatku dochodowym są zaliczane przez podatnika do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i praw nych podlegających amortyzacji. Podatnik rozpoczynający wykonywanie czynności opodatkowanych podatkiem VAT w trakcie roku podatkowego jest zwolniony od podatku, jeżeli przewidywana przez podatnika wartość sprzedaży nie przekroczy, w proporcji do okresu prowadzonej sprzedaży, kwoty zł. Osoby te zobowiązane są do wystawiania rachunków, o których mowa w Ordynacji podatkowej. Rachunek taki powinien zwierać: a) imię i nazwisko (nazwa lub firma) i adres sprzedawcy (wykonującego usługi), b) imię i nazwisko (nazwa lub firma) i adres kupującego (odbiorcy usługi), c) rodzaj i ilość towarów lub wykonywanych usług oraz ich ceny jednostkowe, d) ogólna suma należności wyrażona liczbowo i słownie, e) czytelny podpis wystawcy rachunku oraz pieczęć, jeżeli się nią posługuje. Należy pamiętać o wystawieniu rachunku w dwóch egzemplarzach. Obowiązek wystawienia rachunku nie dotyczy rolników sprzedających produkty roślinne i zwierzęce pochodzące: z własnej uprawy lub hodowli, nieprzerobione sposobem przemysłowym.
10 Powyższe zwolnienie nie ma zastosowania, gdy sprzedaż jest dokonywana przez rolników w ich odrębnych, stałych miejscach sprzedaży, poza obrębem uprawy lub hodowli. I. Inne dokumenty będące podstawą księgowań dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem, noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi, dowody przesunięć, dowody opłat pocztowych i bankowych, dowody (faktury) wewnętrzne wystawiane w celu udokumentowania zapisów dotyczących niektórych kosztów (m.in. opłaty uiszczane znakami opłaty skarbowej oraz opłat sądowych czy notarialnych, wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczna, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie w części przypadającej na działalność gospodarczą, wydatków związanych z parkowaniem samochodu, w sytuacji gdy są one poparte biletem z parkometru, kuponem, biletem jednorazowym), zaopatrzone w datę i podpis osoby, która bezpośrednio dokonała wydatków. Dokumenty te powinny zawierać: a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron uczestniczących w operacji gospodarczej, której dokument dotyczy, b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych, d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych, e) oznaczenie numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. Wszystkie dokumenty muszą być sporządzone w języku polskim, a treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej. Księga oraz dowody, na podstawie których dokonywane są zapisy, musi znajdować się na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu w miejscu wskazanym przez podatnika jako adres biura rachunkowego. W przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego, księgi muszą znajdować się w każdym zakładzie. Podatnik może jednak prowadzić jedną księgę w miejscu wskazanym jako jego siedziba, pod warunkiem że w poszczególnych zakładach jest prowadzona przynajmniej ewidencja sprzedaży, a w razie prowadzenia działalności kantorowej lub lombardowej także i wymagane z tego tytułu ewidencje. U podatników prowadzących działalność w zakresie handlu obnośnego i obwoźnego księga musi znajdować się w miejscu wykonywania działalności. Jeżeli podatnik prowadzi ewidencję sprzedaży, w miejscu prowadzenia działalności musi znajdować się co najmniej ta ewidencja. J. Dowody wewnętrzne Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Dowody te mogą dotyczyć wyłącznie: zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nie przerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt, wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika, zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych, kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych, wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele, opłat sądowych i notarialnych,
11 wydatków związanych z parkowaniem samochodu, w sytuacji gdy podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu. K. Faktury wewnętrzne Fakturę VAT wewnętrzną wystawia się w następujących przypadkach: przekazania przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, w szczególności: a) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pra cowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków orga nów stanowiących osób prawnych, członków sto warzy szenia, b) wszelkie inne przekazanie towarów bez wynagrodzenia, w szczególności w przypadku darowizn, jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności, w całości lub w części [faktury wewnętrznej nie w przypadku przekazywanych prezentów o małej wartości i próbek, jeżeli ich przekazanie (wręczenie) wiązało się bezpośrednio z prowadzonym przez podatnika przedsiębiorstwem], nieodpłatnego: a) świadczenia usług nie będącego dostawą towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich do mowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, b) wszelkiego innego nieodpłatnego świadczenie usług, jeżeli nie są one związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części, traktuje się jak odpłatne świadczenie usług. wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, importu usług, dla udokumentowania zwróconych kwot, dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze. Za dany okres rozliczeniowy podatnik może wystawić jedną fakturę dokumentującą te czynności dokonane w tym okresie. L. Faktura pro-forma Jest wystawiana przed zawarciem transakcji i pełni rolę informacyjną o złożonej ofercie albo jest potwierdzeniem zamówienia. Zawiera rodzaj i cenę towaru (kwoty netto, VAT). Faktura ta nie dokumentuje transakcji i zawsze musi być zastąpiona fakturą właściwą. Nie stanowi ona postawy zapisu w podatkowej księdze przychodu i rozchodu, gdyż nie jest dowodem dokonania transakcji. Podatnik pomimo, że otrzymał taką fakturę nie może jej zaewidencjonować do kosztów. Z księgowaniem musi poczekać do czasu otrzymania właściwej faktury dokumentującej faktyczną transakcję Zasady dokonywania wpisów w poszczególnych kolumnach księgi A. W przypadku wykorzystywania podstawowego wzoru księgi 1. Przy dokonywaniu zapisów w księdze, wynikających z prowadzonych przez podatnika: a) ewidencji sprzedaży, b) ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych, c) ewidencji pożyczek i zastawionych rzeczy, d) ewidencji dla potrzeb podatku od towarów i usług, nie wypełnia się kolumn 3 5 księgi. 2. Kol. 1 jest przeznaczona do wpisania kolejnego numeru zapisów do księgi. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu. 3. W kol. 2 należy wpisywać dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży). 4. W kol. 3 należy wpisywać numer faktury lub innego dowodu. Jeżeli zapisów dokonuje się na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży, należy wpisywać numer zestawienia faktur. 5. Kol. 4 i 5 są przeznaczone do wpisywania imion i nazwisk (nazw firm) oraz adresów kontrahentów (dostawców lub odbiorców), z którymi zawarte zostały transakcje dotyczące zakupu surowców, materiałów, towarów itp. lub sprzedaży wyrobów gotowych (towarów), gdy transakcje te udokumentowane są fakturami i paragonami. Kolumn tych nie wypełnia się w wypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych. 6. W kol. 6 należy wpisać rodzaje przychodów lub wydatków. Określenie to powinno zwięźle oddawać istotę dokonanego zdarzenia gospodarczego,
12 np. zakup blachy, zapłata za poniklowanie obręczy, wypłata wynagrodzeń za okres..., itp. 17. Kol. 7 jest przeznaczona do wpisywania przychodów ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych) i ze sprzedaży usług. Podatnicy prowadzący działalność kantorową w kolumnie tej wpisują miesięczną kwotę przychodu (sprzedaży wartości dewizowych) wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych. W wypadku prowadzenia działalności polegającej na udzielaniu pożyczek pod zastaw (w lombardach) do kolumny 7 wpisuje się na koniec miesiąca kwotę prowizji stanowiącą wartość spłaconych w danym miesiącu odsetek lub różnicę między kwotą uzyskaną ze sprzedaży zastawionych rzeczy a kwotą udzielonych pożyczek. 18. Kol. 8 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych przychodów (np. przychodów z odpłatnego zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych, wynagrodzenia płatnika). 19. Kol. 9 jest przeznaczona do wpisywania łącznej kwoty przychodów zaewidencjonowanych w kol. 7 i Kol. 10 jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu. Podatnicy prowadzący działalność kantorową, w kolumnie tej wpisują miesięczną kwotę zakupionych wartości dewizowych, wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych. 11. Kol. 11 jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem, np. kosztów dotyczących transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze itp. 12. Kol. 12 jest przeznaczona do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w gotówce i w naturze). Wynagrodzenia w naturze jeżeli przedmiotem świadczeń w naturze są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy wpisuje się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców niż pracownicy, a w pozostałych przypadkach według cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami, usługami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności czasu i miejsca ich uzyskania oraz stanu i stopnia zużycia rzeczy. 1) Wpisu dokonuje się na podstawie list płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie. 2) Na podstawie innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie. W kolumnie tej ewidencjonuje się również wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło. 13. Kol. 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10 12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: 1) czynsz za lokal, 2) opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., 3) opłatę za telefon, 4) zakup paliw, 5) wydatki dotyczące remontów, 6) amortyzację środków trwałych, 7) składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, 8) składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia, 9) wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika, należy wpisywać w tej kolumnie po zakończeniu miesiąca na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu. Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach przez właściwego ministra. UWAGA! Od 1 stycznia 2007 r. zmieniła się definicja samochodu osobowego i nie jest to już pojazd, którego dopuszczalna ładowność nie przekracza 500 kg i który nie ma homologacji wymaganej dla samochodów innych niż osobowe, tylko pojazd, którego dopuszczalna masa całkowita nie przekracza 3,5 tony (z pewnymi wyjątkami). Nowa definicja samochodu osobowego, wynika ze znowelizowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i pokrywa się z definicją samochodu osobowego dla podatku od towarów i usług.
13 Zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika. 14. Kol. l4 jest przeznaczona do wpisywania łącznej kwoty wydatków wykazanych w kolumnach Podatnicy, o których mowa w art. 113 ust. 5 ustawy o VAT (którzy będąc zwolnieni z podatku od towarów i usług z powodu nieprzekroczenia w poprzednim roku podatkowym obrotów w wysokości zł, przekroczyli jednak ten limit w obecnym roku podatkowym), dokonują, po zakończeniu miesiąca, w którym nastąpiło przekroczenie tej kwoty, korekty zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodów o tę część naliczonego podatku od towarów i usług, którą odliczają od podatku należnego. 16. Kol. 15 jest wolna. W kolumnie tej można wpisywać inne zaszłości gospodarcze poza wymienionymi w kol W kolumnie tej można również wpisywać wydatki odnoszące się do przychodów miesiąca lub roku następnego (lat następnych). 17. Kol. 16 jest przeznaczona do wpisywania uwag co do treści zapisów w kolumnach Kolumna ta może być także wykorzystywana np. do wpisywania pobranych zaliczek, obrotu opakowaniami zwrotnymi. W kolumnie tej można także wpisywać informacje dotyczące terminów płatności lub dokonanej zapłaty. W kolumnie tej mogą być także ewidencjonowane przychody faktycznie przez podatnika otrzymane. W przypadku wyboru w następnym roku podatkowym opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, limit otrzymanych przychodów w poprzednim roku podatkowym w kwocie stanowiącej równowartość euro jest warunkiem korzystania z kwartalnego sposobu wpłacania ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. 18. Po zakończeniu miesiąca, wpisy dokonane w danym miesiącu należy podkreślić, a dane z kol zsumować. Wynikłe z podsumowania kwoty należy podkreślić. Podatnik może pod podsumowaniem danego miesiąca wpisać w poszczególnych kolumnach sumy od początku roku do miesiąca poprzedzającego dany miesiąc i w kolejnej pozycji wpisać w poszczególnych kolumnach sumę od początku roku. 19. Jeżeli podatnik nie dokonuje podsumowania zapisów kolejnych miesięcy narastająco od początku roku, to po zakończeniu roku podatkowego musi na oddzielnej stronie w księdze sporządzić zestawienie roczne. W tym celu należy wpisać do właściwych kolumn sumy z poszczególnych miesięcy i dodać je. 20. W celu ustalenia wartości poszczególnych składników spisu z natury materiałów i towarów handlowych według cen nabycia, należy ustalić procentowy wskaźnik kosztów ubocznych zakupu (kol. 11) w stosunku do ogólnej wartości zakupu towarów handlowych i materiałów zaewidencjonowanych (w kol. 10) (suma kosztów ubocznych zakupu przemnożona przez 100 i podzielona przez wartość zakupu). O tak ustalony wskaźnik należy podwyższyć jednostkowy koszt zakupu, a następnie ustalić wartość poszczególnych składników spisu z natury. Podatnik może również dokonać wyceny wartości materiałów i towarów handlowych według cen zakupu, tj. bez podwyższenia tej ceny o wskaźnik kosztów ubocznych zakupu. 21. W celu ustalenia dochodu osiągniętego w roku podatkowym należy na oddzielnej stronie księgi: 1) ustalić wartość osiągniętego przychodu w roku podatkowym (kol. 9), 2) ustalić wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów w sposób następujący: do wartości spisu z natury na początek roku podatkowego doliczyć wartość zakupu towarów handlowych (materiałów) z kolumn 10 i 11, a następnie pomniejszyć o wartość spisu z natury sporządzonego na koniec roku podatkowego, kwotę wynikającą z tego obliczenia powiększyć o kwotę wydatków z kolumny 14 oraz pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze w tej części, w której wydatki (koszty) związane z wynagrodzeniami w naturze zostały zaksięgowane w innych kolumnach księgi przychodów i rozchodów (np. w gastronomii koszty zakupu materiałów i towarów handlowych zużytych do przygotowania posiłków dla pracowników zostały wpisane w kol.10), 3) wartość osiągniętego przychodu (kol. 9) pomniejszyć o wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodu, obliczonych zgodnie z objaśnieniami zawartymi w pkt 2; wynikająca z tego obliczenia różnica stanowi kwotę dochodu osiągniętego w roku podatkowym. 22. Określony w pkt 21 sposób obliczenia dochodu dotyczy również podatników sporządzających spis z natury (np. na koniec miesiąca lub jeśli sporządzenie spisu z natury zarządził naczelnik urządu skarbowego).
14 24. Przykład obliczenia dochodu: zł gr 1. Przychód (kol. 9) ,75 2. Wysokość kosztów uzyskania przychodów poniesionych w roku podatkowym: a) wartość spisu z natury na początek roku podatkowego ,28 b) plus wydatki na zakup towarów handlowych i materiałów (kol.10) ,56 c) plus wydatki na koszty uboczne zakupu (kol. 11) ,40 d) minus wartość spisu z natury na koniec roku podatkowego ,32 e) plus kwota pozostałych wydatków (kol. 14) ,09 f) minus wartość wynagrodzeń w naturze ujętych w innych kolumnach księgi Razem koszty uzyskania przychodu ,01 3. Ustalenie dochodu osiągniętego w roku podatkowym: a) przychód (pkt 1) ,75 b) minus koszty uzyskania przychodów (pkt 2) ,01 Dochód (a b) , Zasady określone w pkt 1 23 stosuje się odpowiednio w przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w imieniu podatnika przez biuro rachunkowe. B. W przypadku wykorzystywania skróconego wzoru księgi Podatkowa księga przychodów i rozchodów w nieco uproszczonej formie przeznaczona jest dla rolników prowadzących działalność gospodarczą (gospodarstwo rolne) i nie zatrudniających w nim pracowników, członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz pracowników rolnych, wykonujących działalność gospodarczą osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, jeżeli łączny ich przychód z prowadzonej działalności gospodarczej nie przekracza w roku podatkowym zł. Podatkowa księga przychodów i rozchodów przeznaczona dla rolników prowadzących działalność gospodarczą składa się bowiem nie z 17 jak to jest w przypadku zasadniczej księgi podatkowej rubryk, a zaledwie z Kol. 1 jest przeznaczona do wpisywania kolejnego numeru zapisów do księgi. Tym samym numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu. 2. W kol. 2 należy wpisywać dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży). 3. W kol. 3 należy wpisywać numer faktury lub innego dowodu. Jeżeli zapisów dokonuje się na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży, należy wpisać numer zestawienia faktur. 4. Kol. 4 przeznaczona jest do wpisywania przychodów, np. ze sprzedaży wyrobów (towarów handlowych), sprzedaży usług. 5. Kol. 5 jest przeznaczona do wpisywania kosztów, z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się: 1) zakup materiałów lub towarów handlowych według cen zakupu, 2) koszty uboczne związane z zakupem, np. a) koszty dotyczące transportu, załadunku i wyładunku, b) ubezpieczenia w drodze, 3) czynsz za lokal, 4) opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, centralne ogrzewanie, 5) opłatę za telefon, 6) zakup paliw, 7) wydatki dotyczące remontów. 6. Kol. 6 jest przeznaczona do wpisywania uwag co do treści zapisów w kolumnach 2 5. Kolumna ta może być także wykorzystywana np. do wpisywania pobranych zaliczek, obrotu opakowaniami zwrotnymi. 7. Po zakończeniu miesiąca wpisy dokonane w danym miesiącu należy podkreślić, a dane z kolumny 4 i 5 zsumować. Wynikłe stąd kwoty należy podkreślić. Rolnik może pod podsumowaniem danego miesiąca wpisać w poszczególnych kolumnach sumy od początku roku do miesiąca poprzedzającego dany miesiąc i w kolejnej pozycji wpisać w poszczególnych kolumnach sumę od początku roku. 8. Jeżeli rolnik nie dokonuje podsumowania zapisów kolejnych miesięcy narastająco od początku roku, po zakończeniu roku podatkowego musi na oddzielnej stronie w księdze sporządzić zestawienie roczne. W tym celu należy wpisać do właściwych kolumn sumy z poszczególnych miesięcy i dodać je. 9. W celu ustalenia dochodu osiągniętego w roku podatkowym, należy na oddzielnej stronie księgi: 1) ustalić wartość osiągniętego przychodu w roku podatkowym (kol. 4),
15 2) ustalić wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów (kol. 5), 3) wartość osiągniętego przychodu (kol. 4) pomniejszyć o wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodu, obliczonych zgodnie z objaśnieniami zawartymi w pkt 2; wynikająca z tego obliczenia różnica stanowi kwotę dochodu osiągniętego w roku podatkowym. 10. Przykład obliczenia dochodu osiągniętego w roku podatkowym: 1) przychód (kol. 4) 6.420,30 2) minus koszty uzyskania przychodu (kol. 5) 5.248,80 Dochód (pkt 1 pkt 2) 1.171, Zasady określone w ust stosuje się odpowiednio w przypadku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w imieniu rolnika przez biuro rachunkowe. Rolnicy są obowiązani założyć księgę na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego. Rolnicy, którzy rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej albo w poprzednim roku podatkowym korzystali ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym lub prowadzili księgi rachunkowe, są obowiązani zawiadomić w formie pisemnej urząd skarbowy właściwy według miejsca zamieszkania podatnika o prowadzeniu księgi, w terminie 20 dni od dnia jej założenia. Rolnicy, u których obowiązek prowadzenia księgi powstaje w ciągu roku, powinni złożyć zawiadomienie w terminie 7 dni od dnia założenia księgi. Rolnicy zobowiązani są prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. W księdze ewidencjonować należy wyłącznie przychody i koszty z działalności gospodarczej. w przykładowym miesiącu (przy większej ilości zapisów w danym miesiącu należy wykorzystać również wiersz Przeniesienie z poprzedniej strony przy ustalaniu wpływów i wydatków z danego miesiąca). Suma ta stanowi także sumę zapisów w poszczególnych kolumnach w ujęciu rocznym. Podatnik może bowiem, w wierszu Razem od początku roku na bieżąco po zamknięciu kolejnego miesiąca, dodawać do siebie podsumowania następujących po sobie miesięcy, w ramach odpowiednich kolumn. Jeżeli podatnik nie dokonuje podsumowania zapisów kolejnych miesięcy narastająco od początku roku, to po zakończeniu roku podatkowego musi on na oddzielnej stronie w księdze sporządzić zestawienie roczne. Bardziej szczegółowy opis zdarzeń gospodarczych, mogących się znaleźć wśród zapisów księgi przychodów i rozchodów, został zamieszczony w kolejnych rozdziałach niniejszej książki, wykreowanych i usystematyzowanych w oparciu o funkcjonujący wzór księgi i wprowadzony tam podział na kolumny. W przypadku skróconego wzoru księgi przychodów i rozchodów przeznaczonej dla rolników prowadzących działalność gospodarczą (przykład B) ograniczono się do opisania przykładowego sposobu księgowania z uwagi na mały stopień trudności jej prowadzenia. W analogicznych przypadkach można skorzystać z objaśnień dotyczących podstawowej księgi przychodów i rozchodów Technika księgowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów na przykładzie stycznia 2010 r. Przedstawione poniżej w przykładzie A zapisy księgowe dotyczące stycznia 2010 r. są jedynie przykładowym zobrazowaniem technicznych wymogów prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, które szczegółowo opisane zostały w niniejszym rozdziale. Ilość zapisów jest tutaj przykładowa, podobnie jak daty, numery faktur i nazwy kontrahentów, rodzaje oraz wartość zaksięgowanych transakcji. W tym przypadku suma strony stanowi jednocześnie sumę zapisów dotyczących wszystkich zdarzeń gospodarczych, jakie miały miejsce
16 A. PODSTAWOWY WZÓR KSIĘGI
18 B. SKRÓCONY WZÓR KSIĘGI (dla rolników prowadzących działalność gospodarczą)
19 W poszczególnych podrozdziałach znajdą Państwo omówienie księgowań następujących zdarzeń gospodarczych Podrozdział 2.1. Przychody poz Podrozdział 2.2. Zakup towarów handlowych i materiałów według cen nabycia poz Podrozdział 2.3. Koszty uboczne zakupu poz PRZYKŁADY KSIĘGOWAŃ 2.1. Przychody Podrozdział 2.4. Wydatki (koszty) poz Taki sposób prezentacji powyższej tematyki ma na celu ułatwienie czytelnikowi dokonywania zapisów księgowych w odpowiednich pozycjach księgi, klasyfikowania poszczególnych zdarzeń gospodarczych, czy też dokumentowania zaistniałych okoliczności wynikających z prowadzenia działalności gospodarczej. W związku z powyższym nie należy się sugerować zapisami dotyczącymi liczb porządkowych, dat zdarzeń gospodarczych, a przede wszystkim zgrupowaniem w następującej po sobie kolejności początkowo dokumentów dotyczących sprzedaży towaru czy usługi, następnie pozostałych wydatków, zakupów towarów handlowych i materiałów, kosztów reprezentacji i reklamy, wynagrodzenia, i pozostałych wydatków. W prawidłowo prowadzonej księdze przychodów i rozchodów zdarzenia gospodarcze z poszczególnych kolumn księgi zapisywane są w kolejności uwzględniającej daty ich zaistnienia, podobnie jak zostało to przedstawione w przykładowym księgowaniu za styczeń. Za przychód z działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów,udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem VAT, za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek VAT. Momentem, od którego liczyć się będzie powstanie przychodu u przedsiębiorcy, staje się dzień wydania towarów lub wykonania usługi lub częściowego wykonania usługi, ale nie późniejszy niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności. Jest to konstrukcja zmierzająca do zrównania momentów powstania obowiązku podatkowego w VAT i w podatku dochodowym. Jeżeli strony ustalają, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, tak zwane usługi ciągłe za datę uzyskania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku. Rozliczenie w okresach rozliczeniowych stosuje się również odpowiednio do dostawy energii elektrycznej i cieplnej oraz gazu przewodowego. W przypadku innych, niż wymienione powyżej rodzajów przychodów z działalności gospodarczej, za datę powstania przychodu uznaje się dzień otrzymania zapłaty. Przychody w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu. Ustawodawca, do przychodów z działalności gospodarczej, poza wpływami uzyskiwanymi z prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności zarobkowej w postaci produkcji, handlu czy też świadczenia usług, zaliczył i inne przychody związane z tą działalnością, w tym: przychody z odpłatnego zbycia wykorzystywanych na potrzeby związane z działalnością gospodarczą oraz przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej składników majątku, będących: a) środkami trwałymi, b) składnikami majątku, o których mowa w art. 22d ust. 1 ustawy (środki trwałe i wartości niematerialne i prawne, których wartość początkowa nie przekracza zł), z wyłączeniem składników, których wartość początkowa nie przekracza zł, c) wartościami niematerialnymi i prawnymi ujętych w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Do wyżej wymienionych przychodów z odpłatnego zbycia zalicza się: a) przychody z odpłatnego zbycia składników majątku wymienionych w art. 22d ustawy, b) spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu użytkowego lub c) udziału w takim prawie nie ujętych w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Do powyższych przychodów z odpłatnego zbycia majątku przedsiębiorcy nie zalicza się przychodów z odpłatnego zbycia wykorzysty-
20 wanych na potrzeby związane z działalnością gospodarczą oraz przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej: 1) budynku mieszkalnego, 2) jego części lub udziału w takim budynku, 3) lokalu mieszkalnego stanowiącego odrębną nieruchomość lub 4) udziału w takim lokalu, 5) gruntu lub udziału w gruncie albo prawa użytkowania wieczystego gruntu lub udziału w takim prawie, związanych z tym budynkiem lub lokalem, 6) spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego lub udziału w takim prawie, oraz 7) prawa do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej lub udziału w takim prawie. Kwotę dochodu z odpłatnego zbycia wykorzystywanych na potrzeby związane z działalnością gospodarczą składników majątku, ustala się w następujący sposób. Dochodem z odpłatnego zbycia nieruchomości lub praw majątkowych oraz innych rzeczy, o których mowa wyżej jest ich wartość wyrażona w cenie określonej w umowie, pomniejszona o udokumentowane koszty nabycia lub udokumentowane koszty wytworzenia, powiększone o udokumentowane nakłady, które zwiększyły wartość rzeczy, poczynione w czasie ich posiadania, powiększone o sumę odpisów amortyzacyjnych dokonanych od zbywanych nieruchomości lub praw. Na tych samych zasadach ustala się dochód z odpłatnego zbycia w drodze zamiany nieruchomości lub praw majątkowych, a także innych rzeczy u każdej ze stron umowy przenoszącej własność nieruchomości, rzeczy lub prawa zbywanego w drodze zamiany. Wartość rynkową rzeczy lub praw majątkowych określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca odpłatnego zbycia. Jeżeli wartość wyrażona w cenie określonej w umowie odpłatnego zbycia znacznie odbiega od wartości rynkowej nieruchomości lub praw majątkowych oraz innych rzeczy, organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej wezwie strony umowy do zmiany tej wartości lub wskazania przyczyn uzasadniających podanie ceny znacznie odbiegającej od wartości rynkowej. W razie nieudzielenia odpowiedzi, niedokonania zmiany wartości lub niewskazania przyczyn, które uzasadniają podanie ceny znacznie odbiegającej od wartości rynkowej, organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej określi wartość z uwzględnieniem opinii biegłego lub biegłych. Jeżeli wartość ustalona w ten sposób odbiega co najmniej o 33% od wartości wyrażonej w cenie, koszty opinii biegłego lub biegłych ponosi zbywający. Składniki majątkowe aktywa w rozumieniu ustawy o rachunkowości, pomniejszone o przejęte długi funkcjonalnie związane z prowadzoną działalnością gospodarczą zbywcy, o ile długi te nie zostały uwzględnione w cenie nabycia. dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków, z wyjątkiem sytuacji, gdy przychody te są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych, różnice kursowe, otrzymane kary umowne, odsetki od środków na rachunkach bankowych utrzymywanych w związku z wykonywaną działalnością, wartość umorzonych lub przedawnionych zobowiązań z tytułu zaciągniętych kredytów (pożyczek), oprócz kwot stanowiących równowartość umorzonych zobowiązań, w tym także umorzonych pożyczek (kredytów), jeżeli umorzenie zobowiązań jest związane z postępowaniem układowym w rozumieniu przepisów prawa o postępowaniu układowym, z wyjątkiem umorzonych pożyczek z Funduszu Pracy, wartość zwróconych wierzytelności, które zostały odpisane jako nieściągalne albo na które utworzono rezerwy zaliczone uprzednio do kosztów uzyskania przychodów, wartość należności umorzonych, przedawnionych lub odpisanych jako nieściągalne w tej części, od której dokonane odpisy aktualizujące zostały uprzednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, równowartość odpisów aktualizujących wartość należności, uprzednio zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w przypadku ustania przyczyn, dla których dokonano tych odpisów, w przypadku obniżenia lub zwrotu podatku od towarów i usług zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym naliczony podatek od towarów i usług w tej części, w której uprzednio został zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (z wyjątkiem otrzymanych od osób zaliczonych do I i II grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadków i darowizn), otrzymane wynagrodzenie za obsługę pracowniczego programu emerytalnego uczestnika, w związku ze zwrotem środków pochodzących ze składki dodatkowej,
21 wynagrodzenia płatników z tytułu: terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa, terminowego naliczania i odprowadzania składek na ubezpieczenie zdrowotne, zgodnie z przepisami o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym, wykonywania zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, określonych w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych, przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy oraz z innych umów o podobnym charakterze, składników majątku związanych z działalnością gospodarczą, otrzymane odszkodowania za szkody dotyczące składników majątku związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub z prowadzeniem działów specjalnych produkcji rolnej. Trzeba jednak pamiętać, że ustawodawca obok tak określonych przychodów stworzył równie obszerny katalog wyjątków. I tak, do wymienionych powyżej przychodów nie można zaliczyć: pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych, a także otrzymanych pożyczek i kredytów oraz zwróconych pożyczek, z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek od tych pożyczek, kwot naliczonych, lecz nie otrzymanych odsetek od należności, w tym również od udzielonych pożyczek, zwróconych, umorzonych lub zaniechanych podatków i opłat stanowiących dochody budżetu państwa albo budżetów jednostek samorządu terytorialnego, nie zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, zwróconych innych wydatków, nie zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, zwróconych, umorzonych lub zaniechanych wpłat dokonywanych na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych na podstawie odrębnych przepisów, nie zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, przychodów, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych zwiększają ten fundusz, kwoty stanowiącej równowartość umorzonych zobowiązań, w tym także umorzonych pożyczek (kredytów), jeżeli umorzenie zobowiązań jest związane z postępowaniem upadłościowym z możliwością zawarcia układu w rozumieniu przepisów prawa upadłościowego i naprawczego, zwolnionych od wpłat należności z tytułu podatku od towarów i usług w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym, zwróconej różnicy podatku od towarów i usług oraz zwróconego podatku akcyzowego, dokonywanych na podstawie odrębnych przepisów, przychodów z odpłatnego zbycia na podstawie umowy przewłaszczenia w celu zabezpieczenia wierzytelności, w tym pożyczki lub kredytu do czasu ostatecznego przeniesienia własności przedmiotu umowy. Od 1 stycznia 2003 r. odsetki otrzymane w związku ze zwrotem nadpłaconych zobowiązań podatkowych i innych należności budżetowych, a także oprocentowaniem zwrotu różnicy podatku od towarów i usług, w rozumieniu odrębnych przepisów nie należą do katalogu przychodów wyłączonych spod opodatkowania podatkiem dochodowym, a do katalogu przychodów zwolnionych z podatku. Wartość sprzedanych towarów i usług kolumna 7 Kolumny od 1 do 6 księgi podatkowej służą do opisu zdarzeń gospodarczych, zarówno przychodów, jak i kosztów. W kolumnach tych wpisujemy liczbę porządkową, datę zdarzenia gospodarczego, nr dowodu księgowego, nazwę i adres kontrahenta oraz spis transakcji. W przypadku sprzedaży nie udokumentowanej fakturami podatnik nie wypełnia kolumn od 3 do 5. W kolumnie 7 ewidencjonuje się wyłącznie wartość (należność) sprzedanych towarów i usług (bez należnego podatku od towarów i usług). W przypadku prowadzenia księgi przychodów i rozchodów w skróconej formie, liczbę porządkową, datę zdarzenia gospodarczego i nr dowodu księgowego wpisać należy w kolumnach od 1 do 3. Nazwa kontrahenta, jego adres i opis transakcji nie jest wpisywany do księgi prowadzonej przez rolników, przy czym możliwe jest w tym celu wykorzystywanie kol. 6 Uwagi. Wartość sprzedanych towarów lub świadczonych usług należy w tym przypadku wpisać w kolumnę oznaczoną nr 4 Przychody. UWAGA! Przedstawione przykłady księgowań obejmują zapisy za miesiące od stycznia do grudnia 2010 r.
22 Poz. 1 Zapisy w księdze przychodów ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych i usług są dokonywane przede wszystkim na podstawie wystawionych faktur, posiadających cechy, o których była mowa w części 1.3 rozdziału III. Poz. 2 Jeżeli podatnik wystawia w danym dniu kilka faktur, zapisów w księdze można dokonywać jedną sumą wynikającą z dziennego zestawienia tych faktur, zwanego dalej zestawieniem sprzedaży. Zestawienie to powinno zawierać co najmniej: datę i kolejny numer zestawienia, numer od do faktur objętych zestawieniem, sumę zbiorczą faktur oraz podpis podatnika lub osoby, która sporządziła to zestawienie. Poz. 3 W przypadku sprzedaży nie udokumentowanej fakturami, gdy w danym dniu dokonano wielu transakcji tego rodzaju, zapisów w księdze dokonuje się na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie wykazana jest wartość tych przychodów za dany dzień, o ile nie jest prowadzona ewidencja sprzedaży lub ewidencja przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zapisów tych dokonuje się raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później jednak niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym, z wyjątkiem podatników, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących oni mogą dokonywać zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca (nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni) na podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych (zestawienie to powinno zawierać: numer kolejny wpisu, numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy, numery i daty raportów dobowych, wynikającą z raportów łączną kwotę należności pomniejszoną o łączną kwotę podatku i skorygowaną o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji); oraz z wyjątkiem sytuacji, gdy księgowość powierzona została biuru rachunkowemu. Poz. 4 Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży mogą dokonywać zapisów dotyczących przychodu, wykazanych w ewidencji, w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca. W przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa wielozakładowego, księgi muszą znajdować się w każdym zakładzie. Istnieje możliwość prowadzenia jednej księgi w miejscu wskazanym jako siedziba, pod warunkiem że w poszczególnych zakładach będzie prowadzona co najmniej ewidencja sprzedaży i ewentualne dodatkowe ewidencje.
23 Poz. 5 Podatnicy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych, skorygowanych o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji. Pamiętać należy, że nie wpisuje się do księgi kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio zarejestrowanej przy zastosowaniu kas rejestrujących, natomiast podatnicy są obowiązani do połączenia w sposób trwały zwróconych oryginałów paragonów fiskalnych z kopiami wystawionych faktur. Poz. 6 Podatnicy ewidencjonujący swój obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących mogą także dokonywać zapisów w księdze na koniec każdego miesiąca, na podstawie danych wynikających z miesięcznych zestawień raportów dobowych. Zestawienia te powinny zawierać: numer kolejny wpisu, numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy, numery i daty raportów dobowych, wynikającą z raportów łączną kwotę należności pomniejszoną o łączną kwotę podatku i skorygowaną o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji. Poz. 7 Podatnik sprzedał odbiorcy zagranicznemu towar. Kwotę przychodu z faktury wyrażoną w dewizach przeliczył według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu wystawienia faktury VAT. Wartość sprzedaży zaksięgował w kolumnie 7 księgi. Tak obliczona wartość sprzedaży nie jest wartością ostateczną. Korekta kwoty sprzedaży nastąpi w dniu otrzymania zapłaty, po obliczeniu tzw. różnic kursowych. (Przychody w walutach obcych przeliczane są na złote wg kursów średnich, z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania, ogłaszanych przez NBP. Jeżeli przychody uzyskane są w walutach obcych, a między dniem ich uzyskania i dniem faktycznego otrzymania występują różnice kursów walut, przychody te odpowiednio podwyższa się lub obniża o różnice wynikające z zastosowania kursu kupna walut z dnia faktycznego otrzymania przychodu ustalonego przez bank, z którego usług korzystał uzyskujący przychód, oraz zastosowania kursu średniego ogłoszonego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu.) Jeżeli bank, z którego usług korzysta podatnik, stosuje różne kursy walut obcych i nie jest możliwe zastosowanie kursu kupna z dnia powstania przychodu, to stosuje się średni kurs walut z dnia uzyskania przychodu ogłoszony przez NBP.
24 Poz. 8 W poz. 7 zaksięgowano wewnątrzwspólnotową dostawę towaru. Kwotę przychodu w wysokości euro przeliczono na złote po kursie średnim ogłoszonym przez NBP 8 stycznia 2010 r. Średni kurs euro był w tym dniu równy 1 euro = 4,20* zł. 12 stycznia 2010 r. na konto podatnika (co potwierdzono wyciągiem bankowym) wpłynęła właściwa kwota waluty. Bank, z którego usług korzysta podatnik, ustalił kurs kupna waluty w dacie 12 stycznia 2010 r. na 1 euro = 4,25* zł. Faktyczny przychód podatnika jest więc równy 8.967,50 zł, a nie zł (dodatnia różnica kursowa). Różnica w wysokości 105,50 zł zostanie więc wpisana do kolumny 7, co zaktualizuje zaistniały stan faktyczny. Zgodnie z art. 24c ust. 2 ustawy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, różnice kursowe zwiększają odpowiednio przychody jako dodatnie różnice kursowe albo koszty uzyskania przychodów jako różnice ujemne. Dodatnie różnice kursowe powstają jeżeli wartość: przychodu należnego wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP jest niższa od wartości tego przychodu w dniu jego otrzymania, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia, poniesionego kosztu wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP jest wyższa od wartości tego kosztu w dniu zapłaty, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia, otrzymanych lub nabytych środków pieniężnych w walucie obcej w dniu ich wpływu jest niższa od wartości tych środków w dniu zapłaty lub * podane kursy są przykładowe innej formy wpływu tych środków według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tych dni, kredytu (pożyczki) w walucie obcej w dniu jego udzielenia jest niższa od wartości tego kredytu (pożyczki) w dniu jego zwrotu, kredytu (pożyczki) w walucie obcej w dniu jego otrzymania jest wyższa od wartości tego kredytu (pożyczki) w dniu jego spłaty, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tych dni. Ujemne różnice kursowe: powstaną np. jeżeli wartość przychodu należnego wyrażonego w walucie obcej po przeliczeniu na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP będzie wyższa od wartości tego przychodu w dniu jego otrzymania, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia, wartość poniesionego koszt wyrażony w walucie obcej, po przeliczeniu na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP, jest niższa od wartości tego kosztu w dniu zapłaty, przeliczonej według faktycznie zastosowanego kursu waluty z tego dnia. Przez średni kurs ogłaszany przez prezesa NBP, o którym mowa powyżej, należy rozumieć kurs z ostatniego dnia roboczego, poprzedzającego dzień uzyskania przychodu lub poniesienia kosztu. Przychody w walutach obcych przelicza się na złote według kursów średnich z ostatniego dnia roboczego, poprzedzającego dzień uzyskania przychodu, ogłaszanych przez Narodowy Bank Polski. Jeżeli przychody wyrażone są w walutach obcych, a między dniem ich uzyskania i dniem faktycznego otrzymania występują różne kursy walut, przychody te odpowiednio podwyższa się lub obniża o różnice wynikające z zastosowania kursu kupna walut z dnia faktycznego otrzymania przychodów, ustalo-