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Timestamp: 2017-07-26 02:45:52
Document Index: 36595155

Matched Legal Cases: ['artículo 49', 'artículo 26', 'artículo 326', 'artículo 162', 'artículo 152', 'artículo\n155', 'artículo 155']

26 de julio de 2017 | 04:45
Gerardo BustosSubdirector general del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas 5 apuntes sobre el valor documental del correo electrónico
16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio
Histórico Español, define el documento
en su artículo 49 como "toda
expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión
gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material,
incluso los soportes informáticos". Por su parte, el
glosario de términos del Esquema
define al documento electrónico como
"información de cualquier naturaleza en
forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato
determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado".
características de validez del documento
electrónico recogidas en el Real
por el que se desarrolla parcialmente la Ley
electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, el artículo 26.2 del mencionado
ENI define los requisitos para
considerar válido un documento
electrónico trasladado a un tercero por medios electrónicos: a) "Contener
información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según
un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento
de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio
de su posible incorporación a un expediente electrónico.
c) Incorporar
d) Incorporar
las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la
normativa aplicable."
despiste un poco la cotidianidad alcanzada por el correo electrónico. También su aparente consideración como un medio
informal de comunicación, con un uso de lenguaje menos formalizado que los
clásicos escritos administrativos. Pero lo cierto es que, a la vista de estas
definiciones, pocas dudas hay para considerar el valor documental del correo electrónico, entendido como mensaje de comunicación. Hay correos-e que son prueba y son información
El valor documental para las administraciones públicas de numerosos correos electrónicos viene determinada
por el papel que juegan. Me refiero a esos correos que, como los documentos,
son una consecuencia de la actividad desarrollada por las instituciones. Y
partiendo de esa actividad, la necesidad de conservar determinados correos va ligada estrechamente a su valor probatorio o a su valor histórico o cultural. Es decir, nos encontramos
con correos electrónicos que son prueba y son información.
muestra, veamos cinco razones suficientes, pero no exclusivas, que avalan el valor documental de numerosos correos
correos-e han sustituido a documentos en papel
correo electrónico se ha extendido en la sociedad civil como una mancha de
aceite, como una de las principales y más ágiles herramientas de comunicación. Esa misma realidad se ha impuesto en
esta manera, numerosas comunicaciones de papel han sido sustituidas por el correo-e. Una muy sencilla, que todo el
mundo entenderá, es el conocido como "de-a";
es decir, "De fulano a mengano". De
esta manera, una remisión de
documentación que antes se hacía a través de registro, ahora es un simple envío
por correo electrónico. 2. Hay
correos-e que forman parte de expedientes administrativos
correos electrónicos pueden formar, y forman parte con frecuencia, de trámites y procedimientos de los documentos
que integran algunos expedientes. La
agilidad de este vehículo ha supuesto que numerosos trámites internos se sustituyan por correos, cuyo borrado descontrolado privará al expediente de algunos de sus elementos.
Pensemos, por ejemplo, en las continuas peticiones y envíos de informes sobre
borradores y propuestas.
vez más los tribunales dan valor de prueba al correo-e
extendido uso del correo electrónico
como medio de comunicación lo convierte en un potencial productor constante de
pruebas. Es decir, el correo electrónico tiene una posible trascendencia jurídica. La consideración jurídica tiende a
consagrar el hecho de que si no se prueba la falsedad, partimos de la premisa
de su autenticidad. El valor probatorio
que pueden alcanzar los correos electrónicos ante un tribunal deja pocas dudas con el caso Urdangarín. En
un litigio el correo electrónico se considera un documento privado, al que se le aplica el artículo 326 de la Ley
de Enjuiciamiento Civil. Eso implica que si la
parte que se pueda ver perjudicada por su contenido no impugna su autenticidad,
será prueba en el proceso. Si lo impugna, lo valorará el juez. De ahí la
existencia de empresas especializadas en la certificación y validación de la
transmisión, el contenido y el acuse de recibo. De
acuerdo con el artículo 162 de dicha ley, para usar el correo electrónico como prueba en juicio, hay que adoptar las
medidas adecuadas. Las empresas de certificación electrónica generan actas de comunicación que demuestran la
transmisión, el contenido íntegro y el acuse
de recibo de todos los correos electrónicos que hayan validado. El Tribunal Supremo ya ha avalado en autos
ley 39/2015 acepta el correo-e como "aviso
de notificación"
Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, cita el
correo electrónico como una opción de "avisos
de notificación" en sus relaciones
con los ciudadanos. Ese
aviso de notificación de "puesta a
disposición" también lo contempla en el artículo 152 la Ley
de Enjuiciamiento Civil, si bien ésta también
lo incluye en el mismo artículo como una de las formas válidas para los "actos de comunicación", así como uno de
las datos que el demandante puede
aportar sobre el demandado (artículo
155), como "instrumento de comunicación"
con la oficina judicial (artículo 155).
ley 40/2015 incluye el correo-e entre las reuniones por vías electrónicas La
40/2015, de 1 de octubre, de Régimen
Jurídico del Sector Público, reconoce la posibilidad de celebrar y convocar reuniones de órganos colegiados y conferencias sectoriales por medios
electrónicos, entre ellos el correo electrónico, siempre que esos medios,
entre otros requisitos, "garanticen la
intercomunicación entre ellos y la unidad de acto".
convenir, por tanto, que en determinados casos, los correos electrónicos adquieren la categoría de documento
electrónico. Eso exige abordarlo en tal consideración, algo que pocas veces
sucede. Uno de esos escasos lugares es la Política de gestión de documentos
electrónicos MINHAP
(PGDE), que dedica un apartado a esta
interesante cuestión, tratada también de forma monográfica en el anexo de Ponencias
de dicha PGDE.
resulta interesante recoger aquí la estrategia marcada en el MINHAP para asegurar la conservación a largo plazo de los correos
electrónicos que la organización decida conservar, garantizando la accesibilidad, confidencialidad, integridad y
disponibilidad: Definirá
qué mensajes deberán ser conservados a largo plazo
distinciones entre correos personales, oficiales a conservar a largo plazo y
resto de correos oficiales
el tratamiento a aplicar a cada uno de estos grupos
el valor de los correos desde el momento de su creación o recepción e indicará
los metadatos necesarios para asegurar su conservación y su contextualización
los sistemas de firma electrónica y cifrado de datos necesarios para asegurar
su integridad y autenticidad La estrategia
deberá aplicarse el momento de la creación
o recepción de los correos electrónicos. Vote:
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