Source: https://www.gofin.pl/skladki-zasilki-emerytury/17,1,110,230986,okres-przechowywania-dokumentow-zasilkowych.html
Timestamp: 2019-09-22 08:12:51+00:00
Document Index: 42877879

Matched Legal Cases: ['art. 125', 'art. 125', 'art. 125', 'art. 4', 'art. 4', 'art. 67', 'art. 47']

Okres przechowywania dokumentów zasiłkowych - GOFIN.pl
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna) » Składki, zasiłki, emerytury » Zasiłki i inne świadczenia » Okres przechowywania dokumentów zasiłkowych
Okres przechowywania dokumentów zasiłkowych
Przez jaki okres pracodawca będący płatnikiem zasiłków ma obowiązek przechowywania zwolnień lekarskich oraz innych dokumentów zasiłkowych (w tym prowadzonych kilka lat temu kart zasiłkowych)?
Okres przechowywania dokumentacji płacowej pracownika określa art. 125a ustawy emerytalnej. W myśl tego przepisu, płatnik składek jest zobowiązany, na żądanie organu rentowego, do wystawienia m.in.:
dokumentów (zaświadczeń) w celu udowodnienia okresów składkowych oraz okresów nieskładkowych,
zaświadczenia o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, wypłaconego za okresy, za które przychód ten przysługuje, a także o wysokości wypłaconych wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy, świadczeń i zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku wyrównawczego (dalej świadczeń chorobowych), świadczenia wyrównawczego lub dodatku wyrównawczego.
Ważne: Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, płatnik składek przechowuje przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika (art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej).
Od 1 stycznia 2019 r. przepis art. 125a ustawy emerytalnej zostanie zmieniony przez art. 4 pkt 2 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. poz. 357). Dowody te nadal będą przechowywane przez 50 lat, z zastrzeżeniem że obowiązek ich przechowywania będzie wynosił 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym:
ubezpieczony będący pracownikiem lub zleceniobiorcą (osobą wykonującą umowę agencyjną/zlecenia/inną umowę o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia) zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r.,
został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy o sus, w przypadku ubezpieczonego, o którym mowa wyżej, zgłoszonego przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r.
Pozostała dokumentacja związana m.in. z wypłatą świadczeń z ubezpieczenia społecznego podlega krótszemu przechowywaniu, według potrzeb własnych pracodawcy oraz wymagań określonych w innych przepisach, np. o rachunkowości, o podatku dochodowym, o ubezpieczeniach społecznych.
Dowody, na podstawie których dokonano wypłaty świadczeń chorobowych to nie tylko wystawiane przez lekarzy zaświadczenia lekarskie o czasowej niezdolności do pracy. Należą do nich też inne oświadczenia i wnioski, np. Z-15A lub Z-15B, oświadczenie o nieprzewidywanym zamknięciu przedszkola lub szkoły. Dokumenty te zostały określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego... (Dz. U. z 2017 r. poz. 87).
Przepisy ustawy zasiłkowej w art. 67 określają jedynie termin, po upływie którego roszczenie o wypłatę zasiłków ulega przedawnieniu. Wynosi on 3 lata, o ile niewypłacanie zasiłku w całości lub w części było następstwem błędu płatnika składek albo ZUS. Można więc przyjąć, że analogiczny będzie okres przechowywania dokumentów związanych z wypłatą zasiłków. W związku jednak z tym, że zwolnienia lekarskie (oraz dokumenty pomocnicze, o których mowa wcześniej) stanowiące dowód do wypłaty pracownikom świadczeń chorobowych, wpływają na wysokość odprowadzanych do ZUS składek, stąd biorąc pod uwagę treść art. 47 ust. 3c ustawy o sus, należałoby przyjąć 5-letni okres przechowywania dokumentów zasiłkowych.
Zasiłki wypłacone przez płatnika składek są rozliczane w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne, za wyjątkiem tych, których wypłata została uznana przez ZUS za bezpodstawną.
Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego (dotyczy to dokumentów złożonych po 31 grudnia 2011 r., bowiem w stosunku do dokumentów złożonych w ZUS przed 1 stycznia 2012 r., okres przechowywania wynosi 10 lat).
•Poród w trakcie pobierania zasiłku chorobowego
•Wypłata zasiłku chorobowego w okresie wypowiedzenia
•Otwarcie nowego okresu zasiłkowego po świadczeniu rehabilitacyjnym
•Zasiłek opiekuńczy dla zleceniobiorcy jeszcze bez okresu wyczekiwania
•Przechowywanie elektronicznych zwolnień lekarskich przez płatnika zasiłków
•Przechowywanie dokumentacji dla celów emerytalno-rentowych
•Wypłata zasiłku po 30 listopada 2018 r. na podstawie "papierowego" zwolnienia lekarskiego
•Od 1 grudnia 2018 r. zwolnienia lekarskie wyłącznie w wersji elektronicznej
•Przechowywanie zaświadczeń lekarskich e-ZLA
•Przerwa w pobieraniu zasiłku macierzyńskiego na czas pobytu dziecka w szpitalu
•Wypłata wynagrodzenia i zasiłku na podstawie jednego e-ZLA
•Dokumenty do ZUS w sprawie zasiłku dla pracownika przekazuje płatnik składek
•Obowiązki pracodawcy związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej oraz e-ZLA byłego pracownika
•E-ZLA podstawą wszczęcia postępowania o zasiłek
•Archiwizowanie dokumentacji emerytalno-rentowej od 2019 r.
•Nabycie uprawnień do wypłaty zasiłków
•Gdy płatnik składek traci uprawnienia do wypłaty zasiłków
•Zasiłek z ubezpieczenia wypadkowego podlega obniżeniu o 25%
•Okresy przechowywania dokumentacji kadrowej i ubezpieczeniowej
•Wpływ daty złożenia wniosku na uprawnienia do świadczeń oraz ich wysokość
• Wysokość zasiłku, gdy choroba pracownika ma związek z wcześniejszym wypadkiem przy pracy
• Zaświadczenie lekarza leczącego nie wystarczy do wydania decyzji w sprawie przyznania prawa do świadczenia rehabilitacyjnego
• Praca w czasie pobierania świadczenia z ZUS nie zawsze dozwolona
• Nauczycielskie świadczenie kompensacyjne a rozwiązanie/wygaśnięcie stosunku pracy
• Świadczenie uzupełniające - dodatkowe wsparcie dla osób niezdolnych do samodzielnej egzystencji
• Waloryzacja faktycznej podstawy wymiaru świadczenia rehabilitacyjnego
• Obliczanie okresu zasiłkowego