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Timestamp: 2018-11-19 02:33:13
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BOE.es - Documento DOUE-L-2018-81751
Documento DOUE-L-2018-81751
Reglamento Delegado (UE) 2018/1639 de la Comisión, de 13 de julio de 2018, por el que se completa el Reglamento (UE) 2016/1011 del Parlamento Europeo y del Consejo en lo que respecta a las normas técnicas de regulación destinadas a especificar los elementos del código de conducta que deben elaborar los administradores de índices de referencia que se basan en datos de cálculo aportados por contribuidores.
«DOUE» núm. 274, de 5 de noviembre de 2018, páginas 11 a 15 (5 págs.)
DOUE-L-2018-81751
Visto el Reglamento (UE) 2016/1011 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 8 de junio de 2016, sobre los índices utilizados como referencia en los instrumentos financieros y en los contratos financieros o para medir la rentabilidad de los fondos de inversión, y por el que se modifican las Directivas 2008/48/CE y 2014/17/UE y el Reglamento (UE) n.o 596/2014 (1), y en particular su artículo 15, apartado 6, párrafo cuarto,
El artículo 15 del Reglamento (UE) 2016/1011 exige que los administradores de índices de referencia basados en datos de cálculo de contribuidores elaboren un código de conducta para cada índice de referencia, en el que conste claramente la responsabilidad del contribuidor en lo que atañe a la aportación de datos de cálculo. Si el administrador elabora una familia de índices de referencia que comprenda más de un índice de referencia basado en datos de cálculo de contribuidores, puede elaborarse un solo código de conducta para toda la familia. El artículo 15, apartado 2, de dicho Reglamento enumera los elementos que debe incluir, como mínimo, cada código de conducta elaborado en virtud de dicho artículo. No se requiere código de conducta si el índice de referencia es un índice de referencia de datos regulados según se define en el artículo 3, apartado 1, punto 24, del citado Reglamento.
A efectos de garantizar que el índice de referencia se determine correctamente, es esencial que los datos de cálculo aportados por los contribuidores tengan todas las características requeridas por la metodología y estén completos. Por tanto, el código de conducta debe describir esas características con suficiente detalle y especificar qué datos debe tener en cuenta el contribuidor, qué datos debe este excluir y cómo debe transmitir los datos de cálculo al administrador.
Un factor clave a la hora de garantizar la integridad de un índice de referencia basado en la aportación de datos de cálculo es que las personas designadas por un contribuidor para transmitir los datos de cálculo posean las cualificaciones, los conocimientos y la experiencia necesarios para ello. Así pues, el código de conducta debe contener disposiciones que obliguen a cada contribuidor a efectuar una serie de verificaciones respecto de las personas que vayan a ser transmitentes, antes de autorizarlas como tales.
La fiabilidad de un índice de referencia depende en gran medida de que sus datos de cálculo sean correctos. Por tanto, es esencial que los contribuidores verifiquen los datos, antes y después de su transmisión, para detectar cualquier entrada sospechosa y confirmar, además, que se cumplen los requisitos del código de conducta. Así pues, el código de conducta debe contener disposiciones que obliguen a los contribuidores a efectuar verificaciones antes y después de la aportación de los datos.
Cabe suponer que el riesgo de error o manipulación es mayor cuando los contribuidores pueden ejercer su discrecionalidad en la aportación de datos de cálculo. En consecuencia, el código de conducta debe exigir que los contribuidores establezcan políticas que especifiquen cuándo y cómo se puede ejercer la discrecionalidad, y quién puede hacerlo.
El código de conducta debe contener disposiciones que obliguen a mantener registros de los datos tomados en consideración en cada aportación y toda posible discrecionalidad ejercida al respecto. Esos registros son una herramienta esencial para determinar si el contribuidor se ha atenido a las políticas establecidas en el código de conducta que persiguen garantizar que se faciliten todos los datos de cálculo pertinentes.
La correcta detección y gestión de los conflictos de intereses por cada contribuidor es necesaria para garantizar la integridad y exactitud del índice de referencia. Por esta razón, el código de conducta debe contener disposiciones que exijan que los sistemas y controles del contribuidor incluyan un registro de los conflictos de intereses, en el que el contribuidor deje constancia de los conflictos de intereses detectados y las medidas adoptadas para gestionarlos.
De conformidad con el principio de proporcionalidad, el presente Reglamento debe evitar que los administradores y los contribuidores soporten una carga administrativa excesiva respecto de los índices de referencia significativos y no significativos, permitiendo, para ello, que los administradores de dichos índices significativos y no significativos elaboren códigos de conducta menos detallados que los exigidos respecto de los índices de referencia cruciales.
Resulta oportuno conceder a los administradores tiempo suficiente para preparar códigos de conducta que cumplan los requisitos del presente Reglamento. Por consiguiente, el presente Reglamento debe comenzar a aplicarse dos meses después de su entrada en vigor.
Descripción de los datos de cálculo
El código de conducta que habrá de elaborar el administrador de conformidad con el artículo 15, apartado 1, del Reglamento (UE) 2016/1011 (en lo sucesivo, «código de conducta») incluirá una descripción clara y los requisitos aplicables respecto de, al menos, los siguientes elementos relativos a los datos de cálculo que deberán facilitarse:
el tipo o tipos de datos de cálculo;
las normas que deberán cumplirse en cuanto a la calidad y exactitud de los datos de cálculo;
la cantidad mínima de datos de cálculo;
en su caso, el orden de prioridad que se asignará a los diferentes tipos de datos de cálculo;
el formato en que se facilitarán los datos de cálculo;
la frecuencia de presentación de los datos de cálculo;
el calendario de presentación de los datos de cálculo;
en su caso, los procedimientos que cada contribuidor estará obligado a implantar con vistas a la introducción de ajustes en los datos de cálculo y a la normalización de dichos datos.
1. El código de conducta contendrá disposiciones que garanticen que una persona solo pueda actuar como transmitente de datos de cálculo en nombre de un contribuidor si este se ha cerciorado de que aquella posea las cualificaciones, los conocimientos, la formación y la experiencia necesarios para desempeñar esa función.
2. El código de conducta describirá el proceso de diligencia debida que el contribuidor estará obligado a aplicar con objeto de cerciorarse de que una persona tenga las cualificaciones, los conocimientos, la formación y la experiencia necesarios para transmitir datos de cálculo en su nombre. La descripción de ese proceso incluirá el requisito de efectuar verificaciones para comprobar:
la identidad de la persona;
las cualificaciones de la persona; y
la reputación de la persona, en particular si anteriormente ha sido excluida de transmitir datos de cálculo para un índice de referencia por conducta indebida.
3. El código de conducta especificará el proceso y los medios de comunicación a través de los cuales el contribuidor notificará al administrador la identidad de toda persona que transmita datos de cálculo en su nombre, de modo que este último pueda verificar que el transmitente está autorizado a transmitir los datos en nombre del contribuidor.
Políticas para garantizar que los contribuidores aporten todos los datos de cálculo pertinentes
El código de conducta contendrá disposiciones que exijan que los contribuidores dispongan de las siguientes políticas, y las apliquen:
una política en materia de datos de cálculo que incluya al menos una descripción de:
los datos que habrán de tenerse en cuenta para determinar la aportación de datos de cálculo; y
los datos que el contribuidor podrá excluir de una aportación de datos de cálculo, indicando la razón o razones de esa exclusión;
una política sobre la transmisión de datos al administrador, que incluya al menos:
la descripción del proceso a través del cual se realizará la transferencia segura de datos; y
planes de contingencia para transmitir datos de cálculo en caso de dificultades técnicas u operativas, ausencia temporal de un transmitente o no disponibilidad de los datos de cálculo exigidos por la metodología.
1. El código de conducta contendrá disposiciones que garanticen que los sistemas y controles a que se refiere el artículo 15, apartado 2, letra d), del Reglamento (UE) 2016/1011 incluyan, entre otros, los siguientes elementos:
verificaciones previas a la aportación para detectar cualquier dato de cálculo sospechoso, incluidas verificaciones mediante una revisión de los datos efectuada por una segunda persona;
verificaciones posteriores a la aportación para confirmar que los datos de cálculo se hayan aportado conforme a lo exigido por el código de conducta y detectar cualquier dato de cálculo sospechoso;
la vigilancia de que la transferencia de datos de cálculo al administrador se efectúa conforme a las políticas aplicables.
2. El código de conducta podrá permitir que el contribuidor utilice un sistema automatizado para la aportación de datos de cálculo, en el que las personas físicas no puedan modificar los datos de cálculo aportados, solo si dicho código supedita tal permiso a las condiciones siguientes:
que el contribuidor pueda vigilar el adecuado funcionamiento del sistema automatizado de forma permanente; y
que el contribuidor verifique el sistema automatizado siempre que se produzca una actualización o un cambio en su programa informático, antes de la aportación de nuevos datos de cálculo.
En tal caso, no será necesario que el código de conducta exija al contribuidor que realice las verificaciones a que se refiere el apartado 1.
3. El código de conducta definirá los procedimientos que el contribuidor deberá implantar para solventar todo posible error en los datos de cálculo aportados.
4. El código de conducta exigirá que el contribuidor revise periódicamente y, en todo caso, al menos anualmente los sistemas y controles que haya establecido respecto de la aportación de datos de cálculo.
Políticas sobre el ejercicio de la discrecionalidad en la aportación de datos de cálculo
Si el código de conducta prevé que el contribuidor ejerza la discrecionalidad en la aportación de datos de cálculo, exigirá que este establezca políticas sobre dicho ejercicio que especifiquen al menos lo siguiente:
las circunstancias en las que el contribuidor podrá ejercer la discrecionalidad;
las personas dentro de la organización del contribuidor autorizadas a ejercer la discrecionalidad;
los controles internos que regulan el ejercicio de la facultad discrecional del contribuidor de acuerdo con sus políticas;
las personas dentro de la organización del contribuidor autorizadas a realizar una evaluación ex post del ejercicio de la discrecionalidad.
Políticas de mantenimiento de registros
1. El código de conducta contendrá disposiciones que obliguen a los contribuidores a establecer políticas de mantenimiento de registros que garanticen que el contribuidor mantenga un registro de toda la información pertinente necesaria para verificar que dicho contribuidor se atiene al código de conducta, incluido el registro de al menos la siguiente información:
las políticas y los procedimientos del contribuidor aplicables a la aportación de datos de cálculo, y todo cambio significativo de esas políticas o procedimientos;
el registro de conflictos de intereses a que se refiere el artículo 8, apartado 1, letra b), del presente Reglamento;
toda medida disciplinaria adoptada contra cualquier miembro del personal del contribuidor respecto de actividades relacionadas con el índice de referencia;
una lista de los transmitentes y las personas que efectúan las verificaciones respecto de las aportaciones, incluidos sus nombres y sus funciones dentro de la organización del contribuidor y las fechas en que fueron autorizados y, en su caso, dejaron de estar autorizados para desempeñar sus funciones respecto de la aportación de datos;
respecto de cada aportación de datos de cálculo:
los datos de cálculo aportados,
los datos tenidos en cuenta a la hora de determinar la aportación de datos de cálculo, y todo dato que haya sido excluido,
todo posible ejercicio de discrecionalidad,
toda verificación de los datos de cálculo realizada,
toda comunicación sobre la aportación de datos de cálculo que tenga lugar entre el transmitente y cualquier persona de la organización del contribuidor que efectúe verificaciones respecto de las aportaciones.
2. El código de conducta exigirá que las políticas de mantenimiento de registros prevean que la información se conserve durante al menos cinco años, o tres años cuando se trate de registros de conversaciones telefónicas o comunicaciones electrónicas, y se almacene en un soporte que permita tener acceso a la información para futura consulta.
3. El administrador podrá omitir el requisito establecido en el apartado 1, letra e), inciso iv), cuando se trate de un contribuidor que aporte datos de cálculo para un índice de referencia significativo.
4. El administrador podrá omitir el requisito establecido en el apartado 1, letra e), inciso iv) o inciso v), respectivamente, o ambos requisitos, cuando se trate de un contribuidor que aporte datos de cálculo para un índice de referencia no significativo.
Comunicación de datos de cálculo sospechosos
1. El código de conducta exigirá al contribuidor que establezca procedimientos internos documentados que prevean que su personal notifique todo dato sospechoso a la función de cumplimiento del contribuidor, en su caso, y a la alta dirección del contribuidor.
2. El código de conducta especificará las condiciones en las que el contribuidor deberá notificar al administrador los datos de cálculo sospechosos, y especificará el proceso y los medios de comunicación a través de los cuales el contribuidor se pondrá en contacto con el administrador.
1. El código de conducta exigirá que el contribuidor establezca sistemas y controles en materia de gestión de conflictos de intereses que incluyan al menos los siguientes elementos:
una política de conflictos de intereses que contemple lo siguiente:
el procedimiento de detección y gestión de los conflictos de intereses, incluido el posible proceso interno de recurso a la instancia jerárquica superior para su gestión,
medidas para prevenir o minimizar el riesgo de conflictos de intereses en el proceso de selección de los transmitentes,
medidas para prevenir o minimizar el riesgo de conflictos de intereses en las políticas de remuneración del personal del contribuidor,
medidas para prevenir o minimizar el riesgo de conflictos de intereses en la estructura de dirección del contribuidor,
los requisitos aplicables a la comunicación entre los transmitentes y otro personal de la organización del contribuidor,
toda separación física u organizativa entre los transmitentes y otro personal del contribuidor necesaria para prevenir o minimizar el riesgo de conflictos de intereses,
las normas y medidas dirigidas a afrontar cualquier exposición financiera que el contribuidor pueda tener a un instrumento financiero o un contrato financiero que tome como referencia el índice al que el contribuidor aporta datos de cálculo;
el establecimiento de un registro de conflictos de intereses en el que se deje constancia de los conflictos de intereses detectados y las posibles medidas adoptadas para gestionarlos, así como los requisitos para mantener el registro actualizado y facilitar a los auditores internos o externos el acceso al mismo.
2. El código de conducta exigirá que los miembros del personal de un contribuidor que participen en el proceso de aportación estén formados en todas las políticas, los procedimientos y los controles relativos a la detección, prevención y gestión de conflictos de intereses.
3. El administrador podrá omitir uno o varios de los requisitos establecidos en el apartado 1, letra a), incisos iii), v), vi) y vii), cuando se trate de un contribuidor que aporte datos de cálculo para un índice de referencia no significativo.
Será aplicable a partir del 25 de enero de 2019.
Aplicable desde el 25 de enero de 2019.
DE CONFORMIDAD con el art. 15 del Reglamento 2016/1011, de 8 de junio (Ref. DOUE-L-2016-81132).