Source: http://slideflix.net/doc/2208192/satu-leskinen-opinn%C3%A4ytety%C3%B6-kajaanin-ammattikorkeakoulu
Timestamp: 2019-02-16 22:47:53+00:00
Document Index: 5114745

Matched Legal Cases: ['kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ']

Satu Leskinen Opinnäytetyö Kajaanin ammattikorkeakoulu
Download Satu Leskinen Opinnäytetyö Kajaanin ammattikorkeakoulu
Pekka Oikarinen ja Mika Pietarinen
Tämä opinnäytetyö käsittelee tapahtuman järjestämistä ja siihen kuuluvaa lainsäädäntöä sekä sitä, kuinka hyvä
tapahtumajärjestäjän opas laaditaan. Työ sisältää oppaan, jonka tarkoituksena on antaa selkeä kuvaus tapahtuman
järjestämisestä, suunnittelusta, toteutuksesta ja päätöksestä. Tapahtuman järjestämisen eri vaiheiden lisäksi oppaassa käsitellään laajasti tapahtuman järjestämiseen liittyvät lupa-asiat ja lainsäädäntö.
Opinnäytteen toimeksiantajana on Kajaanin ammattikorkeakoulu, jolla ei vielä ole käytössä tapahtuman järjestämiseen liittyvää opasta, joten työn tarkoituksena oli luoda tällainen opas Kajaanin ammattikorkeakoulun käyttöön. Päätavoitteena oli luoda käytännöllinen ja helposti ymmärrettävissä oleva opas, jonka avulla pystytään järjestämään erilaisia tapahtumia. Opas on toteutettu perehtymällä laajasti erilaisiin tapahtumajärjestämiseen liittyviin lähteisiin, kuten kirjoihin, Internetiin ja muihin samankaltaisiin oppaisiin.
Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsitellään muun muassa, sitä, miten tapahtuma voidaan määritellä, kuinka hyvä
opas laaditaan ja kuinka toteutin oppaan. Tutkimusmenetelmänä oli teoriapohjainen tutkimus ja toiminnallisena
osuutena oppaan laatiminen.
Tapahtumat, tapahtumajärjestäminen, opas, luvat ja lainsäädäntö
Pekka Oikarinen and Mika Pietarinen
The objective of this thesis was to discuss organizing events, the legislation of organising them and also how a
good event organising guide is written. The principal of this thesis was Kajaani University of Applied Sciences
who doesn’t yet have an event organising guide in use, so the purpose of this thesis was to create one. The primary aim was to create a practical and comprehensible guide that helps to organise different kinds of events.
This thesis includes a guide that is supposed to give a lucid exposition of organising events, how to plan, implement and close them. Besides the different stages of organising events, the guide wide-ragingly deals with legislation and permissions related to organising events. How an event can be defined, how a good guide is compiled
and how the guide for event organisers is made is dealt in the theory part of this thesis.
The guide was made by doing wide research on different kinds of source materials based on organising events,
for example books, Internet and other similar guides. The research method was a theory based research and the
functional part of the thesis was to create a guide.
Events, event arranging, guide, permissions and legislation
2 MÄÄRITELMIÄ TAPAHTUMASTA
2.1 Määritelmä tapahtumasta lain mukaan
2.2 Tapahtuma on projekti
2.3 Projektin elinkaari
3 LAINSÄÄDÄNTÖ JA LUPA-ASIAT
3.1 Viranomaisilta hankittavat luvat
3.2 Poliisille tehtävät ilmoitukset
3.3 Ympäristönsuojelu- ja pelastusviranomainen
3.3.1 Pelastusviranomaisen toiminta tapahtumissa
3.3.2 Pelastussuunnitelman laatiminen
3.4 Muut viranomaisille tehtävät ilmoitukset ja lupa-anomukset
3.5 Teosto ja Gramex
4 OHJEITA OPPAAN LAATIJALLE
4.1 Hyvän tekstin ominaispiirteet
4.2 Oppaan visuaalinen suunnittelu
4.2.1 Värien käyttäminen tehokkaasti
4.2.2 Kuvat mielikuvan luojana
4.2.3 Kirjaintypografian valinta
5.1 Työn tarkoitus ja tavoitteet
5.2 Tutkimuksen toteuttaminen
5.3 Teoreettinen viitekehys
6 OPPAAN TOTEUTTAMINEN
6.1 Oppaan ideointi ja suunnittelu
6.2 Lähdekirjallisuuden hankkiminen
6.3 Oppaan kokoaminen ja kirjoitusprosessi
6.4 Visuaalisen ulkoasun toteutus
Tapahtumat ovat yleistyneet nykypäivänä hyvin paljon ja niitä järjestetäänkin yhä suuremmassa mittakaavassa kuin ennen. Kävijämäärien jatkuvan kasvun ja tapahtumiin liittyvien
viranomaismääräysten vuoksi tapahtumajärjestämisestä onkin tullut tärkeä osa onnistunutta
tapahtumaa. Myös ammattimaisuus ja osaaminen tapahtumajärjestämisessä auttavat luomaan
elämyksellisen kokemuksen myös tapahtumaan osallistujille. Erilaiset oppaat niin tapahtuman toteutuksesta kuin siihen liittyvästä lainsäädännöstä ovat nousseet tärkeiksi elementeiksi
tapahtumajärjestämisessä. Tämä opinnäytetyö käsittelee oppaan laatimista, tapahtuman järjestämistä ja sisältää liitteenä opinnäytetyön toiminnallisen osuuden eli tapahtumajärjestäjän
Kajaanin ammattikorkeakoulu on toimeksiantaja opinnäytetyölleni. Kajaanin ammattikorkeakoulu järjestää opiskelijoilleen projektitoiminnan kurssin, jossa tapahtumajärjestämiseen
perehdytään teorian ja käytännön kautta. Tapahtumajärjestämiseen liittyvää opasta ei ole Kajaanin ammattikorkeakoululle vielä tehty, joten oppaan toteuttamisen tarve nousi tätä kautta
esiin. Oppaan tarkoitus on tulla pääosin opiskelijoiden käyttöön, mutta myös muiden tapahtumien järjestämisestä kiinnostuneiden henkilöiden saataville.
Tapahtumajärjestäminen on aiheena mielenkiintoinen, ja halusin tehdä opinnäytetyöni tapahtumiin liittyen. Opinnäytetyön tarkoituksena oli koota opas, joka auttaa ja neuvoo tapaht umajärjestäjää tapahtuman läpiviennissä alusta loppuun saakka. Oppaassa käsitellään muun
muassa tapahtuman ideointia ja suunnittelua sekä itse tapahtuman toteuttamista ja päättämistä. Lisäksi tapahtumien järjestämiseen liittyvät lupa-asiat ja lainsäädäntö ovat laajana osiona
oppaassa. Oppaan sisältö on rajattu siten, että oppaassa keskitytään järjestämisen kannalta
olennaisiin osa-alueisiin ja muihin tärkeisiin tekijöihin.
Tavoitteena oli luoda hyödyllinen, käytännöllinen ja helposti ymmärrettävissä oleva opas,
josta lukija saa selkeän kuvan tapahtuman järjestämistä varten. Tavoitteena oli myös suunnitella opasta Kajaanin ammattikorkeakoulun opiskelijan näkökulmasta. Millainen opas palvelisi parhaiten esimerkiksi projektitoiminnan kurssilla ja millaisia ovat yleisimmät tapahtumat,
joita ammattikorkeakoululla järjestetään? Nämä seikat vaikuttivat osaltaan oppaan sisältöön.
Opinnäytetyöni teoriaosuudessa käsitellään muun muassa sitä, kuinka hyvä opas toteutetaan
ja kuinka itse toteutin oppaan. Lisäksi käydään yleisesti läpi hieman tapahtumajärjestämiseen
liittyvää lainsäädäntöä. Teoriaosuus on rajattu siten, että opinnäytetyössä käsitellään oppaan
kokoamisen kannalta oleelliset asiat ja keskitytään myös muihin aihetta ja opasta tukeviin
teoriaosuuksiin, kuten lainsäädäntöön ja tapahtuman määritelmiin.
Tutkimusmenetelmänä oli tutkia aiheesta kirjoitettuja julkaisuja mahdollisimman laajasti, jotta monipuolisen oppaan saisi koottua. Lähteinä toimivat erilainen kirjallisuus, Internet ja
muut samankaltaiset oppaat. Työn toiminnallinen osuus eli tapahtumajärjestäjän opas ei sisällä mitään perinteistä tutkimusta, vaan olen teoriaosuuden ja lähteiden perusteella koonnut
tapahtumajärjestäjän oppaan.
Erilaisia tapahtumia on olemassa hyvin laaja kirjo. Myös tapahtumien teemat ja aihepiirit
vaihtelevat laajasti. Tapahtumia järjestetään esimerkiksi eri vuodenaikoihin, uskontoon ja
juhliin liittyen. Talvella järjestetään paljon erilaisia joulun aikaan liittyviä tapahtumia, kuten
pikkujouluja ja messuja. Kesäaikaan taas kesäteatterit ja festivaalit ovat yleisimpiä tapahtumia.
On olemassa niin tuhansia ihmisiä kerääviä tapahtumia kuin pienimuotoisia perheen kesken
järjestettäviä juhlia, kuten häät. Suuri osa tapahtumista on myös erilaisia markkinoita, näyttelyitä, kilpailuja ja muita yleisölle avoimia huvitilaisuuksia. Kokoukset, kongressit ja seminaarit
ovat tuttuja työelämässä ja koulumaailmassa oleville. Mutta mikä tapahtuma oikeastaan on?
(Kauhanen, Juurakko & Kauhanen 2002, 24; Anttila 2001, 18–22.)
Erilaisten tapahtumien järjestämisessä, suunnittelussa ja toteutuksessa käytetty pohja on
kaikkialla lähes sama. Määritelmiä tapahtumasta on kumminkin useita. Tapahtuma voidaan
määrillä lain ja poliisin mukaan yleisötilaisuudeksi, mutta tapahtuma voidaan määritellä myös
projektiksi. Sivistyssanakirjan mukaan tapahtuma on määritelty asiaksi, joka tapahtuu, sekä
julkiseksi tilaisuudeksi, jossa on ennalta määrättyä ohjelmaa. (Synonyymit 2011.)
Tapahtumasta voidaan puhua myös nimellä yleisötilaisuus. Kokoontumislaissa yleisötilaisuus
on määritelty yleisölle avoimeksi huvitilaisuudeksi, kuten näytökset ja kilpailut. Yleisötilaisuuksia ovat myös muut tämän tyyppisiin huvitilaisuuksiin rinnastettavat tilaisuudet lukuun
ottamatta yleisesti järjestettäviä kokouksia. Kokoontumislain mukaan erilaiset yleisölle avoimet tilaisuudet ovat joko yleisötilaisuuksia tai yleisiä kokouksia. (Finlex 2010.)
Yleisellä kokouksella tarkoitetaan esimerkiksi mielenosoitusta tai muuta järjestettyä tilaisuutta, johon voivat osallistua muutkin kuin kutsutut henkilöt. Lain mukaan yleisenä kokouksena
ei kumminkaan pidetä mielenosoitusta, jossa osallistuneet ilmaisevat vain yksittäisten henkilöiden mielipiteitä. Kokoontumislaki säätelee vain julkiyhteisön järjestämiä virallisia tilaisuuksia lukuun ottamatta uskonnollisten yhdyskuntien toimintaan kuuluvia tilaisuuksia. (Finlex
Myös poliisi määrittelee tapahtumat kokoontumislaissa säädetyn yleisötilaisuuden määritelmän mukaan. Poliisi noudattaa yleisötilaisuuksien järjestämisessä kokoontumislakia ja määrittelee näin yleisölle avoimet tilaisuudet yleisiksi kokouksiksi tai yleisötilaisuuksiksi. Poliisilla
on oikeus kokoontumislain säädösten mukaan keskeyttää, estää, kieltää tai päättää yleisötilaisuus. (Poliisi 2011.)
Tapahtuma voidaan määritellä myös projektiksi, sillä tapahtuman järjestäminen on projektiluontoista työtä. Tapahtuma samoin kuin projektikin on yleensä kertaluonteinen, mutta jos
tapahtuma muuttuu kertaluonteisesta usein toistuvaksi tapahtumaksi, se ei enää ole projekti.
Usein toistuva tapahtuma määritellään yleensä osaksi organisaation vakituista toimintaa. Tapahtumalla ja projektilla on paljon samoja ominaispiirteitä. Tapahtumalla niin kuin projekti llakin on selkeät tavoitteet ja oma erillinen aikataulunsa. Tapahtuman voi tunnistaa myös
muista projektille ominaisista piirteistä. (Iiskola-Kesonen 2004, 8.)
Projektille on olemassa monia erilaisia määritelmiä. Yleensä projekti määritellään kertaluonteisena, tavoitteellisena, varta vasten muodostettuna organisaationa, jolla on työtehtävänä
jokin tietty kokonaisuus, jonka resurssit ja kesto on jo aiemmin määritelty. Lyhyesti kuvai ltuna projektia kuvaavia sanoja ovat ainutkertaisuus, suunnitelmallisuus, ongelmakeskeisyys,
yhteistoiminnallisuus, tehokkuus, jäsentyneisyys ja yhteinen arvoperusta. (Kauhanen ym.
2002, 24; Anttila 2001, 11–14.)
Yksi projektin tärkeimmistä ominaisuuksista on yksi tai useampi selkeä tavoite. Tavoitteena
voi olla esimerkiksi rahallisen hyödyn saaminen projektin tuotosta tai vaikkapa kulttuurituotannon lisääminen jossain tietyssä yhteisössä. Pääasia on, että projektilla on tietyt selkeät tavoitteet, joihin projektissa pyritään pääsemään. (Kauhanen ym. 2002, 24; Anttila 2001, 11–
Projekti on myös selkeästi määritelty kokonaisuus, josta tietty ryhmä tai henkilö on vastu ussa. Projektia voidaan pitää kertaluontoisena toimintakokonaisuutena, jolla on alku- ja loppupiste. Projektit toteutetaan yleensä projektityöskentelyn eri vaiheiden kautta. Nämä vaiheet ja
projektin alku- ja loppupiste yhdessä määrittelevät projektin elinkaaren. (Kauhanen ym.
2002, 24.)
Tapahtumajärjestäminen on monivaiheinen prosessi, mutta helpoiten tapahtuman järjestää
projektiluontoisen työskentelyn avulla. Projektityö jakautuu eri vaiheisiin, joiden aikana projekti elää ja muuttuu. Näitä vaiheita voidaan kutsua projektin elinkaareksi, joka kuvastaa projektin syntyä projektin alkupisteestä projektin loppupisteeseen. Projektin elinkaaren eri vaiheita ovat ideointi ja aloitus, suunnittelu, toteutus ja päättäminen. Näitä eri vaiheita ku vataan
tarkemmin projektin elinkaarta käsittelevässä kuviossa 1. (Iiskola-Kesonen 2004, 8–9.)
Kuvio 1. Projektin elinkaari (Iiskola-Kesonen 2004, 8; Valkeakosken Seudun Kehitys Oy
2008, 4–5).
Elinkaaren ensimmäinen vaihe on projektin ideointi ja perustaminen. Tässä vaiheessa projekti perustetaan eli sen aloittamiselle annetaan hyväksyntä ja varsinaiset työt laitetaan vähitellen
alulle. Oleellista tässä vaiheessa on määritellä projektin tavoitteet eli se, mihin tuloksiin pr ojektilla pyritään pääsemään. Projektin tavoitteena voi olla esimerkiksi taloudellisen hyödyn
saaminen projektin tuotosta tai jonkin hankkeen kehittäminen uudelle tasolle. Tavoitteita
määritellessä on oleellista miettiä projektin lähtökohdat tausta eli se, miksi ja kenelle projekti
toteutetaan ja mikä on projektin kohderyhmä. Lähtökohtien selvittäminen auttaa ideoimaan
ja suunnittelemaan projektin perusteellisemmin. (Kauhanen ym. 2002, 45–46; Valkeakosken
Seudun Kehitys Oy 2008, 4–5.)
Projektin perustamista seuraa myös projektin ideointi. Ideointivaiheessa ideoista suurin osa
syntyy ihmisten välisestä kanssakäymisestä ja eri näkökulmien vaihtamisesta. Ideointia varten
voidaankin esimerkiksi perustaa erilaisia aivoriihejä ja palavereja, joiden tarkoituksena on
tuottaa mahdollisimman paljon erilaisia ideoita. Ideointi kannattaa aloittaa siitä, että kerätään
alussa mahdollisimman paljon erilaisia ideoita, joista sitten karsitaan hyödyttömimmät myöhemmin pois. Ideointivaiheessa pyritään tavoitteiden ja lähtökohtien selvittämisen lisäksi
vastaamaan suunnittelua ja järjestämistä koskeviin oleellisimpiin kysymyksiin. (Kauhanen ym.
2002, 35; Valkeakosken Seudun Kehitys Oy 2008, 5.)
Toinen vaihe projektin elinkaaressa on suunnittelu. Suunnittelulla pyritään löytämään ne keinot, joilla asetettuihin tavoitteisiin pyritään pääsemään. Suunnittelun perimmäisenä tarkoituksena on suunnitella toteutusvaiheen strategia eli se, miten toteutusvaiheessa toimitaan.
Perinpohjainen suunnittelu luo vakaan pohjan projektin toteuttamiselle ja luo paremmat
puitteet projektissa onnistumiselle. Projektista yleensä laaditaan projektisuunnitelma, jossa
kaikki projektin tavoitteet, tausta ja varsinaiset suunnitelmat ilmenevät. Toteuttamisstrategia,
projektiryhmä, budjetti ja aikataulu ovat tärkeä osa projektisuunnitelmaa. (Iiskola-Kesonen
2004, 9–10.)
Suunnittelua varten perustetaan yleensä myös projektiryhmä, joka vastaa koko projektin
suunnittelusta ja toteutuksesta. Projektiryhmään kuuluu projektipäällikkö eli tapahtuman
päähenkilö, projektityöntekijät eli projektiryhmän jäsenet, asiantuntijaryhmä eli tukihenkilöstö ja lisäksi vielä projektin asettaja. Jokaisella projektiryhmään kuuluvalla on projektissa oma
vastuualueensa ja tehtävänsä. Projektin asettaja laittaa projektin alulle ja on päättävä elin projektin läpiviennissä. Asettaja myös seuraa toimintaa koko projektin ajan ja hänelle tuleekin
raportoida kaikesta projektin edetessä. (Iiskola-Kesonen 2004, 30–31.)
Projektipäällikkö on ryhmän toinen päättävä elin. Päällikkö on vastuussa koko projektin
toimivuudesta ja siitä, että tarvittavat työt tehdään projektin suunnittelun, toteutuksen ja päätöksen suhteen. Projektiryhmään kuuluvien jäsenten tehtävänä on suorittaa projektissa annetut vastuualueet ja työtehtävät sekä noudattaa ohjeita ja käyttää omaa ammattitaitoaan. Projektipäällikön työtä ja muuta projektiryhmää voi olla tukemassa vielä niin sanottu asiantuntijaryhmä. Yleensä asiantuntijaryhmä koostuu henkilöistä, jotka ovat projektin tietyn osa-
alueen tai alan asiantuntijoita. He auttavat projektiryhmää suunnittelemaan ja toteuttamaan
toimintaa osaamallaan alalla. Projektiryhmän ja asiantuntijaryhmän yhteinen työpanostus kiteytyy projektin elinkaaren kolmannessa vaiheessa eli toteutuksessa. (Iiskola-Kesonen 2004,
Toteutus on elinkaaren kolmas vaihe eli se, missä kaikki suunniteltu työstetään tapahtuman
muotoon. Toteutusvaiheessa nähdään kaikki se työ, mitä ilman tapahtuma ei onnistu. Pääajatuksena on edetä projektisuunnitelman mukaisesti ja tarkastella, että toiminta on projekt isuunnitelman eri osa-alueiden mukaan tasapainossa. Tapahtuman toteuttaminen mittaa projektiryhmän ammattitaitoa ja suunnitelmien pitämistä. Toteutusvaiheessa pyritään työskentelemään kohti projektin elinkaaren loppupistettä eli päätösvaihetta. (Valkeakosken Seudun
Kehitys Oy 2008, 11.)
Päätösvaiheessa projekti päätetään, osallistujia kiitetään ja kaikki tärkeät dokumentit kerätään
tapahtumasta. Päätösvaihe on projektin elinkaaren loppupiste, mutta silti yksi elinkaaren tärkeimmistä vaiheista. Tässä vaiheessa tapahtuma puretaan ja tarpeelliset päättämistyöt hoidetaan. Päättämistöihin kuuluvat esimerkiksi projektin dokumentointi, arkistointi, tulosten hyväksyntä ja projektiryhmän purkaminen. Päättämistöihin kuuluu myös loppuraportin laatiminen projektista. Loppuraportti on yhteenveto projektista ja sen onnistumisesta ja siinä käsitellään muun muassa miten hyvin projektille asetetut tavoitteet saavutettiin. Loppuraportti
tulee hyväksyttää projektin johdolla, jotta projektin päättämiselle saadaan lupa. Projektin
päättäminen on kumminkin syytä hoitaa kunnolla, jotta projektista jää kokonaisuudessaan
hyvä muisto kaikille projektissa toimineille. Projekti katsotaan päätetyksi, kun tulokset on
saavutettu ja projektista laadittu loppuraportti hyväksytty. (Valkeakosken Seudun Kehitys Oy
2008, 23.)
Eri puolilla Suomea järjestetään lukuisia erityyppisiä tapahtumia. Näissä tapahtumissa kävijämäärät vaihtelevat sadoista ihmisistä jopa useampiin tuhansiin ihmisiin. Tapahtumien kirjo
on hyvin vaihtelevaa. On olemassa esimerkiksi useamman kunnan alueella järjestettäviä tapahtumia, vesistöissä järjestettäviä kilpailuja tai vaikkapa puistossa järjestettävä suurkonsertti.
Kaikki tapahtumat ovat erilaisia, mutta silti niitä kaikkia ohjaavat samat lait ja säännökset.
Tapahtumia järjestettäessä onkin huomioitava tapahtumajärjestämiseen liittyvä laaja lainsäädäntö ja lupa-asiat. (Lampinen 2009, 3.)
Viranomaiset myöntävät ja hyväksyvät luvat tapahtumien järjestämiseen. Tärkeimpiä viranomaisia ovat ympäristönsuojeluviranomainen, poliisi ja muut kunnan viranomaiset. Tapahtumaa järjestettäessä oleellisinta on aluksi hankkia lupa tapahtuman järjestämispaikan omistajalta tai haltijalta, jotta tapahtuma voidaan halutulla alueella yleensäkään järjestää. Järjestämispaikka voi olla joko yksityisen tai kunnan omistuksessa. (Lampinen 2009, 3.)
Kaiken kaikkiaan tapahtumajärjestäjän on tehtävä paljon erilaisia ilmoituksia ja lupa anomuksia tapahtumia järjestettäessä. Ilmoitukset tehdään ja luvat haetaan aiheesta riippuen
eri viranomaisilta. Tapahtumajärjestäjän tulee aina etukäteen selvittää, mitä kaikkia ilmoituksia tapahtuman järjestämisestä tulee kellekin viranomaiselle tehdä. Seuraavalla sivulla olevassa
taulukossa 1 on koottu yhteen kaikki tapahtuman järjestämiseen liittyvät lupahakemukset ja
ilmoitukset. Taulukosta selviää muun muassa, mitä kaikkia lupia tapahtumajärjestäjän tulee
hakea ja mitä tärkeitä ilmoituksia tulee tehdä. Lisäksi taulukkoon on merkitty, keneltä viranomaiselta mikäkin lupa pitää anoa. (Kauhanen ym. 2002, 86–87.)
Taulukko 1. Viranomaisille tehtävät ilmoitukset ja lupa-anomukset (Lampinen 2009, 6).
LUPA / ILMOITUS
VIRANOMAINEN / LUVAN ANTAJA
Suostumus tilaisuuden järjestämispaikan omistajalta / haltijalta
Järjestämispaikan omistaja tai haltija
Tilapäisten rakennelmien luvat
Kokoontumistilan henkilöiden sallittu enimmäismäärä
Vesi- ja maastoliikenne
Kunnan aluehallintovirasto
Jätehuollon valvontaviranomainen
Leirintäalueviranomainen
Poliisi, kunnan pysäköinninvalvonta- tai
liikenneviranomainen
Pelastussuunnitelma / turvallisuussuunnitelma
Teosto, Gramex
Yksityiset tapaturmavakuutusyhtiöt
Tehosteräjähteiden käyttö
Pelastus- tai ympäristönsuojeluviranomainen
Turvallisuuden ylläpitäminen on poliisin päätehtävä. Poliisi toimii yhteistyössä muiden viranomaisten, yhteisöjen ja asukkaiden päätehtävän toteuttamiseksi. Muita poliisin tehtäviä
ovat yleisen järjestyksen ylläpitäminen, rikosten ennalta estäminen ja selvittäminen sekä oikeus- ja yhteiskuntajärjestyksen turvaaminen. Tapahtumia järjestettäessä poliisin toiminnalla
on oma roolinsa erilaisten lupa-anomuksien ja ilmoitusten muodossa. (Poliisi 2011.)
Tapahtuman järjestämisestä on tehtävä ilmoitus poliisille. Kokoontumislain mukaan yleisötilaisuuden järjestäminen on joko ilmoituksenvaraista tai vapaata. Mikäli yleisötilaisuuden järjestäminen vaatii luvanvaraisuutta, tulee sellainen tehdä järjestämispaikkakunnan poliisille.
Ilmoituslomake on saatavilla poliisilaitoksilta ja Internetistä. Ilmoituksen tekeminen on aina
maksullista. (Finlex 2010.)
Tapahtumat vaativat usein myös liikennejärjestelyjä. Poliisille on toimitettava tapahtumasta
liikenteenohjaussuunnitelma, mikäli tapahtuma niin vaatii. Liikennesuunnitelma käsittää
muun muassa tapahtuma-alueen liikennejärjestelyt, liikenteenohjauksen ja liikenteenohjaajat,
pysäköintijärjestelyt, katujen sulkemistarpeen liikenteeltä sekä tilapäisten liikennemerkkien
tarpeen ja sijoittamisen tapahtuma-alueelle. Liikenteenohjaus ja pysäköinnin valvonta tapahtuu aina yhteistyössä poliisin ja kunnan pysäköinninvalvonnan sekä liikenneviranomaisen
kanssa. Mikäli tapahtuman järjestäminen edellyttää tien sulkemista, tulee tapahtuman järjestäjän anoa lupa tien sulkemista varten poliisilta. Tapahtuma, joka edellyttää tien sulkemista, voi
olla esimerkiksi rallikilpailut. (Lampinen 2009, 15–16; Poliisi 2011.)
Tapahtuman järjestäjällä on tapahtumassa suuri vastuu turvallisuudesta. Järjestäjän tärkeänä
tehtävänä onkin huolehtia turvallisuudesta muun muassa hankkimalla tapahtumaan tarvittava
määrä järjestyksenvalvojia. Suuret tapahtumat ja yleisötilaisuudet vaativat järjestyksenvalvojia
pitämään yllä järjestystä ja turvallisuutta tapahtuman aikana. Laki järjestyksenvalvojista säätelee järjestyksenvalvojien asettamista turvallisuuden ylläpitäjiksi yhdessä poliisin kanssa. Poliisi
hyväksyy järjestyksenvalvojat, joiden tulee olla suorittanut järjestyksenvalvojakoulutus. (Iiskola-Kesonen 2004, 88.)
Poliisin toimintaa tapahtumien järjestämisessä ohjaa kokoontumislaki. Poliisi voi kokoontumislain perusteella keskeyttää tapahtuman milloin tahansa. Mikäli tapahtumasta voi esimerkiksi aiheutua vahinkoa omaisuudelle tai henkilölle, poliisi voi kokoontumislain perusteella
määrätä tapahtuman järjestämisen edellytykseksi sen, että järjestäjällä on korvausvelvollisuutensa varalta riittävä vastuuvakuutus. Tarvittavat vakuutukset tulee hankkia yksityiseltä tapaturmavakuutusyhtiöltä. (Lampinen 2009, 11.)
Ympäristönsuojeluviranomaisen tehtävänä on toteuttaa ympäristönsuojelua ja vastata alueensa ympäristölainsäädännön valvonnasta. Lisäksi ympäristönsuojeluviranomainen käsittelee erilaisia ympäristöön liittyviä lupahakemuksia. Tapahtumia järjestettäessä ympäristöviranomaiselta tapahtuman luonteesta riippuen haetaan esimerkiksi lupaa tietyn alueen käyttöä
varten vesi- tai maastoliikenteelle. (Valtion ympäristöhallinto n.d.)
Lupahakemuksella vesi- tai maastoliikennettä varten tarkoitetaan esimerkiksi moottorivenekilpailuja tai moottorikelkkakilpailuja. Jokamiehenoikeudet eivät koske maasto- ja vesiliikennettä, vaan lupa alueen käyttöä varten tulee hakea sekä alueen omistajalta että kunnan
ympäristöviranomaiselta. Lupa on haettava vain, mikäli tapahtumasta koituu huomattavasti
haittoja esimerkiksi ympäristöön ja luonnolle, asutukselle, kalastukselle tai yleiselle virkistyskäytölle. (Lampinen 2009, 23.)
Myös meluilmoitus tulee tehdä ympäristönsuojeluviranomaiselle. Suuret tapahtumat aiheuttavat monesti häiritsevää melua ympäristöön. Mikäli tapahtumasta aiheutuu tilapäistä ymp äristöä häiritsevää melua tai tärinää, tulee tapahtuman järjestäjän tehdä meluilmoitus sen kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle, missä tapahtuma järjestetään. Jos tapahtuma tai hanke
toteutetaan useamman kunnan alueella, tulee ilmoitus tehdä sen kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle, jonka alueella melu pääasiallisesti ilmenee. Ympäristönsuojelulain perusteella
ympäristönsuojeluviranomainen voi tarpeen tullen antaa määräyksiä melun torjumiseksi. (V älikylä 2003, 64–66.)
Pelastusviranomaisen rooli on erittäin tärkeä tapahtumia järjestettäessä, sillä tapahtumassa on
mahdollisuus syntyä erilaisia onnettomuuksia ja muita vaaratilanteita. Pelastusviranomainen
harjoittaa muun muassa sellaisia pelastustoimia, joilla pyritään onnettomuuksien ehkäisemi-
seen, varautumaan suuronnettomuuksiin ja muihin poikkeusoloihin. (Lampinen 2009, 16–17;
Sisäasiainministeriö 2011.)
Pelastuslaki edellyttää tapahtumajärjestäjältä omatoimista varautumista toiminnassaan esimerkiksi vaaratilanteisiin, henkilöiden tapaturmiin, omaisuuden ja ympäristön suojelemiseen
sekä mahdollisiin pelastustoimenpiteisiin. Tapahtumajärjestäjän velvollisuutena onkin huolehtia siitä, että tapahtumapaikka, rakennus, rakennelma ja sen ympäristö pidetään sellaisessa
kunnossa, että tulipalon syttymisen vaara on vähäinen ja vaaratilanteessa paikalla olevat henkilöt voidaan pelastaa tai poistaa paikalta. Lisäksi on huomioitava, että pelastustoiminta on
vaaratilanteen sattuessa mahdollista ja myös pelastushenkilöiden turvallisuus otettu huomioitu. (Välikylä 2003, 68–70.)
Myös ulos johtavat käytävät ja kulkureitit on pidettävä tapahtuman aikana kulkukelpoisina ja
esteettöminä sekä ne on tarvittaessa merkittävä asianmukaisesti. Hätätilanteissa hätäkeskus
on viranomaisten rakentama viestikeskus, joka tarjoaa pelastus-, poliisi- ja sosiaali- ja terveystoimea. Suomessa yleinen hätänumero on 112. Tapahtumissa kuitenkin turvallisuudesta vastaa tapahtuman järjestäjä, joka on pelastustoimilain mukaan velvollinen laatimaan tapahtumasta pelastus- ja turvallisuussuunnitelman. Mikäli tapahtumassa on tarkoitus käyttää esimerkiksi tehosteräjähteitä, tulee tapahtumajärjestäjän huomioida tämä suunnitelmassa ja ilmoittaa siitä myös viranomaiselle. (Välikylä 2003, 68–70.)
Pelastuslain tarkoituksena on vähentää onnettomuuksia ja parantaa ihmisten turvallisuutta.
Tavoitteena on, että onnettomuuden uhatessa tai tapahduttua ihmiset pelastetaan sekä tärkeät toiminnot turvataan. Pelastuslain mukaan tapahtuman järjestäjä on velvollinen laatimaan
tapahtumasta perusteellisen pelastussuunnitelman, johon tapahtuman turvallisuus pohjautuu.
Pelastussuunnitelman tarkoituksena on auttaa erilaisten tapahtumaan liittyvien riskien kartoittamisessa ja ehkäisemisessä. (Finlex 2010.)
Tapahtumissa on yleensä suuri määrä ihmisiä, jonka vuoksi tapahtumaan sisältyy merkittävä
henkilö- ja paloturvallisuusriski. Pelastussuunnitelma auttaa näiden riskien kartoittamisessa ja
ehkäisemisessä. Pelastussuunnitelman mukaan arvioidaan ja määritellään tapahtuman turval-
lisuusjärjestelyt sekä ohjeet onnettomuuksien ehkäisemiseksi ja vaara- ja onnettomuustilanteissa toimimiseksi. (Finlex 2010.)
Suunnitelmasta tulee käydä ilmi muun muassa ennakoitavat vaaratilanteet ja kuinka ne voidaan ehkäistä, poistumistiet, suojautumismahdollisuudet, turvallisuushenkilöstö, henkilöstön
perehdyttäminen suunnitelmaan, ohjeet erilaisia vaaratilanteita varten ja tarvittava materiaali,
kuten ensiaputarvikkeet ja pelastus- ja sammutuskalusto. Pelastussuunnitelmassa tulee kaikki
riskit käydä läpi tarkasti ja huomioida kaikki mahdolliset turvallisuuteen vaikuttavat vaaratekijät. Suunnitelmassa tulee huomioida myös tehosteräjähteiden käyttö tapahtumassa, josta on
vielä erikseen ilmoitettava pelastusviranomaiselle. (Iiskola-Kesonen 2004, 89–90.)
Pelastussuunnitelma tulee lain mukaan laatia esimerkiksi leirintäalueille, lomakyliin, kokoontumis- ja liiketiloihin, ravintoloihin ja näyttelyhalleihin. Suunnitelma on toimitettava alueen
pelastusviranomaiselle viimeistään 14 vuorokautta ennen tapahtuman alkua. Pelastusviranomaisen suorittaa tarvittaessa palotarkastuksen tapahtumapaikalle. Mikäli suunnitelma on
puutteellinen, voi pelastusviranomainen palauttaa sen täydennettäväksi. (Finlex 2010.)
Tapahtumista on tehtävä myös muita tärkeitä ilmoituksia ja lupa-hakemuksia muille viranomaisille. Rakennusvalvontaviranomaisen tehtävänä on valvoa ja huolehtia rakentamisesta
sekä käsitellä haettuja lupa-anomuksia. Tapahtumissa rakennusvalvontaviranomaiselta haetaan tarvittaessa luvat tilapäisten rakennelmien rakentamista varten. Tilapäisiä rakennelmia
ovat esimerkiksi erilaiset katsomot, aidat, laiturit tai esiintymislavat. Kokoontumislain mukaan haettavaan rakennuslupaan tai toimenpidelupaan, jotka koskevat kokoontumistilaa, tulee vahvistaa myös kyseisessä tilassa samanaikaisesti olevien sallittujen henkilöiden enimmäismäärä. (Lampinen 2009, 19–20.)
Elintarvikevalvontaviranomaisen tehtävänä on valvonnan avulla pyrkiä ehkäisemään elintarvikkeisiin liittyviä terveyshaittoja. Tapahtumissa tarjoillaan usein erilaisia elintarvikkeita. Elintarvikelain mukaan tilapäinen elintarvikemyynti tarkoittaa enintään kaksi vuorokautta kest ävää ja harvemmin kuin 30 päivän välein samassa paikassa toistuvaa elintarvikkeiden myyntiä
tai luovutusta. Elintarvikkeiden luovutuksella tarkoitetaan elintarvikkeen luovuttamista ilman
korvausta näytteeksi, kokeiltavaksi, avustukseksi tai muuhun vastaavanlaiseen tarkoitukseen.
Toiminnanharjoittajan on ilmoitettava elintarvikkeen myynnistä lomakkeella kunnan valvontaviranomaisille. Viranomainen tarkastaa ilmoituksen ja päättää sen hyväksymisestä. (Välikylä
2003, 10–11.)
Usein tapahtumissa tarjoillaan myös erilaisia alkoholijuomia. Mikäli tapahtuman luonteeseen
kuuluu alkoholin anniskelu tai myynti, tulee tapahtumajärjestäjän anoa lupaa alkoholin tilapäisestä anniskelusta kunnan aluehallintovirastolta tai sosiaali- ja terveydenhuollon tuotevalvonta keskukselta (STTV). Anniskeluluvat ovat maksullisia ja niiden saaminen edellyttää, että
hakija nimeää anniskelupaikan vastaajan ja varavastaajan, joilla on työkokoemusta ja koulutusta ravitsemisalalta. Lupahakemuksen käsittelyssä arvioidaan tilaisuuden soveltuvuus ja
luonne anniskelua varten sekä anniskelujärjestelyt ja paikan sopivuus. Alkoholilaki säätelee
tarkasti alkoholin myymistä, anniskelua ja mainontaa. (Iiskola-Kesonen 2004, 91–92.)
Suurissa tapahtumissa, joissa on paljon yleisöä, syntyy yleensä suuri määrä myös jätettä. Jätelaki säätelee jätehuoltoa, kierrätystä ja lajittelua. Järjestäjällä on huolehtimisvelvollisuus jät ehuollon järjestämisestä ja toiminnasta. Tapahtuma-alueella tulee olla tarpeellinen määrä roska-astioita ja jätteen keräysvälineitä, jotka on sijoitettu alueelle tarkoituksenmukaisesti. T apahtumasta, josta muodostuu suuria jätemääriä, edellytetään kirjallinen ilmoitus ja suunnitelma jätehuollon järjestämisestä. Ilmoitus tehdään kunnan jätehuollon valvontaviranomaiselle. (Lampinen 2009, 21–22.)
Mikäli tapahtuman luonteeseen kuuluu tilapäisen leirintäalueen järjestäminen, on tärkeää
huomioida ulkoilulaissa säädetyt tilapäistä leirintäaluetta koskevat säädökset. Tilapäinen leirintäalue on lain mukaan alue, jolla on tarkoitus majoittua yli 100 henkilöä enintään 14 vuorokauden ajaksi telttoihin, matkailuajoneuvoihin tai matkailuperävaunuihin. Leirintäalueen
käyttö ei saa aiheuttaa haittaa tai vaaraa terveydelle eikä vahingoittaa luontoa. Tilapäisestä
leirintäalueen perustamisesta on tehtävä kirjallinen ilmoitus kunnan leirintäalueviranomaiselle. (Lampinen 2009, 20–21.)
Tekijänoikeuksista on kyse, kun julkisella paikalla esitetään musiikkia tai muita esityksiä. Musiikin esittäminen julkisella paikalla on luvanvaraista toimintaa, jota varten tulee huomioida
erilaiset tekijänoikeuskorvaukset. Tekijänoikeuksilla tarkoitetaan henkilön oikeuksia luo-
maansa teokseen. Kun teos tehdään, tekijänoikeus syntyy. Tekijänoikeuksilla suojataan luovan työntekijöitä, ja se myös osaltaan varmistaa tekijöiden toimeentulon ja luovuuden jatk umisen. Teoksena voidaan pitää tekijänsä luomistyön tulosta, joita voivat olla esimerkiksi kirjalliset ja suulliset esitykset, valokuvat, sävellykset, kartat, näytelmät, elokuvat, maalaukset,
piirustukset sekä taideteollisuuden tuotteet. Tapahtumajärjestäjän tulee hankkia lupa musiikin
esittämistä varten. Luvan tarvitsee aina, kun musiikkia esitetään julkisesti, lukuun ottamatta
perhe- ja ystäväpiirissä esitettävää musiikkia. Kun laki edellyttää korvausta tai käyttölupaa,
Gramex ja Teosto auttavat niiden hankinnassa. (Kauhanen ym. 2002, 89-90; Gramex n.d;
Teosto 2007.)
Gramex on äänitteiden tuottajien ja esittävien taiteilijoiden tekijänoikeusyhdistys, joka edustaa kotimaisia ja ulkomaalaisia taiteilijoita ja tuottajia. Gramex kerää tekijänoikeuskorvaukset
muun muassa laulajille, muusikoille, äänitteiden tuottajille ja kapellimestareille. Tekijänoikeusyhdistys palvelee korvauksensaajien lisäksi myös korvauksen maksajia. Maksettavien korvauksien suuruus tapahtumissa esitettävässä musiikista riippuu yleensä siitä, onko kyseessä
maksuton vai maksullinen tapahtuma, mikä on suurin sallittu henkilömäärä ja onko äänitteen
käyttö pääasiallista vai käytetäänkö sitä väliaikaisesti. (Gramex n.d.)
Säveltäjäin Tekijänoikeustoimisto Teosto ry on tekijänoikeusjärjestö, joka edustaa kotimaisia
ja ulkomaisia säveltäjiä, sovittajia, sanoittajia ja musiikin kustantajia. Teosto kerää tekijänoikeuskorvauksia kustantajille ja tekijöille heidän musiikkinsa julkisesta esittämisestä ja tallentamisesta sekä kehittää ja myy palveluita musiikinkäyttö tarpeisiin. Teosto korvaa musiikin
tekijöille ja kustantajille korvauksia sen mukaan, kuinka paljon ja missä heidän teoksiaan on
esitetty. (Teosto 2007.)
Luvan Teostolta tarvitsee, jos musiikkia esittää julkisesti radiossa, televisiossa, Internetissä tai
erilaisissa tapahtumissa. Tapahtumajärjestäjä on velvollinen ilmoittamaan Teostolle tarkat
tiedot tapahtumassa esitettävästä musiikista. Teostolta tarvitsee luvan sekä elävän että tallennetun musiikin esittämiseen. (Teosto 2007.)
Kaikki julkaisut, olipa ne sitten mainoksia, kirjoja tai oppaita, tulee suunnitella ja toteut taa
huolellisesti. Julkaisun tehtävänä on tiedon välittäminen ja mielikuvien luominen. Julkaisun,
kuten oppaan, tuottaminen ja suunnittelu on pitkä prosessi, jonka vuoksi sen laatimiselle
kannattaa asettaa selvät tavoitteet ja syyt. Hyvä julkaisu muodostuu tekstistä, kuvista ja väreistä sekä äänestä. Hyvän julkaisun laatimisessa on oleellista selvittää tarkkaan kohderyhmä,
mikä on julkaisun keskeinen viesti ja päätehtävä sekä millainen on graafinen ulkoasu ja kieli.
(Loiri & Juholin 1998, 8–11; Niinikangas & Laukkanen 2001, 15–16.)
Oppaan kirjoittajan kannattaa aluksi perehtyä siihen, miten hyvä opas laaditaan. Kirjoittajan
tulee huomioida se tärkein eli lukija. Tekstiä ja sisältöä suunniteltaessa kannattaa perehtyä
siihen, miten oppaasta saisi helppolukuisen, käytännöllisen ja selkeän. Lukija lukee oppaan
saadakseen siitä itselleen hyötyä ja uutta oppia, joten tekstillä ja oppaan luettavuudella on
suuri merkitys. Ulkoasultaan kiinnostava ja helppolukuinen opas auttaa lukijaa muistamaan
helpommin lukemansa sekä antaa lukijalle motivaatiota lukea opas loppuun saakka. Näin
viesti menee ymmärrettävämmin perille. (Pätsi 2010, 18–20.)
Oppaan suunnittelu ja valmistelu kannattaa aloittaa ideoimalla kokonaisuutta ja kokoamalla
kaikki tarvittava aineisto ja tieto, jota oppaassa haluaa käyttää. Ideointi- ja suunnitteluvaihe
ovat tärkeitä osia oppaan sisällön kokoamisessa. Aluksi oppaan laatijan kannattaa mielessään
pohtia, mistä aiheesta haluaa kirjoittaa ja miksi. Oleellista on hankkia myös monipuolista olevat tietoa aiheesta. Monipuolisina lähteinä toimivat esimerkiksi erilaiset tietoverkot, kirjallisuus, Internet, haastattelut ja muut tausta-aineistot. Karttunutta tietoa kannattaa aika ajoin
rajata ja jäsennellä, jotta oppaan laatiminen olisi helpompaa. (Hirsjärvi, Remes & Sajavaara
2007, 32–33; Alasilta 2002, 46.)
Hyvän tekstin luominen vaatii hyvää kirjoitustaitoa. Kirjoittamaan voi oppia jokainen perehtymällä siihen, mitä viestiminen on, millainen on hyvä kirjoittaja ja kuinka hyvää tekstiä tuotetaan. Oppaassa kirjoittamisella on suuri vaikutus, sillä siinä kirjoittamisen teho näkyy niin
kirjoittajan omassa työskentelyssä kuin tekstissä ja tekstin vaikutuksessa lukijaan. Kirjoitta-
minen on viestintää, joten kirjoittajan kannattaa selvittää aluksi, mitä viestinnällä tarkoitetaan.
(Alasilta 2002, 12, 29.)
Viestintä voidaan määritellä ihmisten väliseksi sanomien vaihtamiseksi. Viestintä lähtee sanoman lähettäjästä ja se kohdistuu vastaanottajalle. Lähettäjällä on jokin tarkoitus lähettää
viestinsä eteenpäin ja pyrkiä saamaan sillä vastaanottaja kiinnostumaan sen sanomasta. Tärkeintä on vahvistaa, että viesti menee perille. Opasta kirjoitettaessa viestinnällä on suuri vaikutus lukijaan, sillä sen kautta kirjoittaja pyrkii saamaan lukijansa huomion. Viestintä vaikuttaa kuitenkin vasta silloin, kun se saa aikaan jonkin muutoksen lukijassa. (Kortetjärvi-Nurmi
& Ollikainen 1995, 8, 60.)
Onnistunutta viestintä on vasta silloin, kun kyseessä on muutos, jota kirjoittaja on viestinnällään tavoitellut. Viestinnässä ei ratkaise määrä vaan laatu, joka myös oppaan laatijan kannattaa huomioida. Suuri määrä tietoa ja tekstiä ei paranna viestintää, vaan tietoa kannattaa tiivistää mahdollisimman helppokäyttöiseen ja ytimekkääseen muotoon. Lukija on kirjoittajan tärkein asiakas. Hyvä ja lukijakeskeinen kirjoittaja ottaa lukijan huomioon monipuolisesti. Tärkeää on ottaa selville, mikä lukijalle on tärkeää ja osoittaa lukijalle arvostusta. (Alasilta 2002,
29–38.)
Tuloksellinen kirjoitustyö jakautuu kolmeen vaiheeseen: määrittelyyn ja suunnitteluun, varsinaiseen kirjoitustyöhön ja viimeistelyyn. Kaikkiin näihin vaiheisiin kannattaa paneutua yhtä
paljon, jotta lopputuloksesta saadaan hyvä. Aluksi kannattaa tarkoin määritellä, mitä haluaa ja
aikoo kirjoittaa. Ajatuksia kirjoittamisesta voi koota esimerkiksi mindmap- tyyppisellä ajatusja ideointimallilla. Mindmap auttaa kirjoittajaa kokoamaan ideoita, ajatuksia ja avainsanoja
aiheesta paperille. Se toimii hyvin esimerkiksi kirjoituksen rungon suunnittelemiseen. Mä ärittelyvaiheessa kannattaa selvittää muun muassa, mitä lukijalle tahtoo sanoa ja mistä aiheesta. Hyvä on miettiä myös, kenelle tai millaiselle henkilölle kirjoittaa? Kohderyhmän tunteminen on askel kohti vaikuttavampaa viestintää. Miksi kirjoitat ja millaisen vaikutuksen haluat
kirjoittamallasi tekstillä saada aikaan, ovat myös tärkeitä määriteltäviä kysymyksiä? Tehtävän
määrittely auttaa saamaan aikaan tehokkaampaa tekstiä. (Luukkonen 2004, 163–166, 176.)
Yksi tehokkaan tekstin tunnusmerkeistä on luettavuus. Helposti luettavissa ja ymmärrettävissä oleva teksti kertoo muustakin kuin pelkästä kielellisestä ymmärrettävyydestä. Helposti luettavissa olevan tekstin tulisi olla nopeasti luettava, ymmärrettävissä oleva sekä sen mieleen
painaminen ja palauttaminen onnistuvat. On hyvä, että lukija pystyy poimimaan tekstistä
oleellisen ja tärkeän sekä palauttamaan mieleen jo aiemmin luetun ja opitun. (Alasilta 2002,
67–72; Luukkonen 2004, 96–98.)
Myös ulkoasu, kieli ja lukijan oma motivaatio vaikuttavat tekstin tehokkuuteen. Luettavuutta
tukee aiheeseen sopiva ulkoasu. Huonosti suunniteltu ulkoasu voi jopa pilata koko tekstin,
vaikka se olisi kuinka taitavasti kirjoitettu. Kieliasu vaikuttaa ymmärrettävyyteen, ja tekstiä
kirjoitettaessa kannattaakin tarkistuttaa, kuinka ymmärrettävää kirjoitettu teksti todella on.
Opasta laatiessa hyvä kieliasu on erityisen tärkeää, sillä oppaallahan pyritään erityisesti opastamaan selkeästi tietoa eteenpäin. (Alasilta 2002, 67–72.)
Tekstin rakenne sekä osuvat ja kiinnostavat otsikot ratkaisevat suuresti sen, onko teksti mielekästä lukea ja meneekö sanoma perille. Tekstin rakenne voidaan jakaa esimerkiksi alkukappaleisiin, välikappaleisiin eli leipätekstiin sekä lisätä väliotsikoita, kuvia ja korostettuja ki rjasintyyppejä. Rakenteessa kannattaa huomioida, että kirjoittaa tärkeimmän asian heti alkuun
ja suunnittelee sisällön loogiseen järjestykseen. Lukija kiinnittää ensimmäisenä huomion otsikoihin, joten on tärkeää suunnitella otsikot niin, että ne kertovat pääasian sisällöstä ja mot ivoivat lukemaan tekstin. (Alasilta 2002, 91–99.)
Hyvän ja osuvan otsikon tulee olla totuudenmukainen, asiallinen ja kattava. Lyhyt, ytimekäs
ja persoonallinen otsikko on kiinnostava. Liian pitkät lauseet ja monimutkaiset sanayhdistelmät voivat helposti sammuttaa lukijan mielenkiinnon. Väliotsikointi taas houkuttelee lukijaa
lukemaan tekstiä yhä pidemmälle. Väliotsikot kertovat olennaisen sisällöstä ja luo juonen koko tekstille. Tekstin silmäiltävyys helpottuu riittävän tiheän väliotsikoinnin kautta. Tehokas
väliotsikko on lyhyt ja ytimekäs lause, jossa on mukana verbi. (Luukkonen 2004, 125–129.)
Yksi tärkeä osa tekstin kirjoittamisprosessissa on vielä kieli ja hyvä asiatyyli. Sanoman saa
vietyä paremmin perille hyvän kielen avulla. Oleellista on kirjoittaa lyhyesti ja selkeästi sekä
käyttää tuttuja ja havainnollistavia sanoja. Liian vaikeita ja vieraita sanoja on syytä välttää.
Havainnollistavien sanojen käyttö ei välttämättä ole helppoa, joten tekstissä voi tukeutua
myös havainnollistamaan erilaisten esimerkkien avulla. Verbien käyttö tuo tekstiin tehoa ja
toimivuutta. Hyvä kieli, teksti ja looginen rakenne tekevät sisällöstä toimivan kokonaisuuden,
joka varmasti herättää lukijan mielenkiinnon. Näiden seikkojen lisäksi oppaan kirjoittamisessa on oleellista myös hyvän visuaalisen ilmeen suunnittelu, kuten kuvien ja värien käyttö.
(Kortetjärvi-Nurmi & Ollikainen 1995, 94–95.)
Opasta suunniteltaessa tulee miettiä, mikä on oppaan tarkoitus, mitä sillä halutaan viestiä sekä kenelle opas on tarkoitettu ja kuka on viestin lähettäjä. Tärkeä osa viestistä on kirjoitettu
sisältö, mutta myös ulkoasu lähettää lukijalle paljon muita viestejä ja merkityksiä. Visuaalista
suunnittelua voidaan pitää minkä tahansa julkaisun perustana, sillä se antaa sen viestille äänensävyn sekä ilmeet ja eleet. Ulkoasun tarkoituksena on palvella viestin perillemenoa ja t ukea julkaisun sisältöä. Jokaisella julkaisulla on jonkinlainen ulkoasu, josta näkyy, onko ulkoasua yritetty suunnitella vai onko se kokonaan jätetty suunnittelematta. Kaikenlaiset ulkoasut
lähettävät viestejä, jotka voivat viestiä esimerkiksi taitavasta suunnittelusta tai osaamattomuudesta. Sen vuoksi oppaan laatijan kannattaakin perehtyä kirjoittamisen ja tekstin tuottamisen lisäksi myös tarkkaan visuaaliseen suunnitteluun. (Pesonen 2007, 2–5.)
Visuaalisen ilmeen suunnittelu on hyvä aloittaa vastaamalla kysymyksiin: kuka, kenelle, mitä
ja miksi sekä miten ja milloin. Nämä kysymykset ohjeistavat kohti ulkoasun suunnittelua selventäen samalla työn taustaa. ”Kuka” tarkoittaa viestin lähettäjää ja ”kenelle” viestin ja julkaisun kohderyhmää. Ulkoasua suunniteltaessa voidaan miettiä, millaisen viestin lähettäjä
haluaa itsestään välittää sekä millainen kohderyhmä on kyseessä. Kohderyhmä kannattaa r ajata mahdollisimman tarkasti, sillä ulkoasu on sitä helpompi suunnitella mitä rajatumpi ja
suppeampi kohderyhmä on. (Pesonen 2007, 2–3; Rovaniemen ammattikorkeakoulu n.d.)
”Mitä” ja ”miksi” kertovat siitä. mitkä ovat julkaisun keskeinen tarkoitus ja viesti. Opasta
suunniteltaessa voidaan miettiä, miksi opas laaditaan ja mitä sillä halutaan saada aikaan. Halutaanko opasta käyttää esimerkiksi oppimateriaalina vai vaikkapa tuoda jotakin tiettyä asiaa
tunnetummaksi? ”Miten” tarkoittaa niitä keinoja, joilla opas toteutetaan. Nämä keinot vaikuttavat ratkaisevasti oppaan ulkoasuun. Ensin onkin hyvä miettiä, onko opas tarkoitus julkaista painettuna vai sähköisenä versiona tai onko opas tarkoitus tulostaa ja kuinka suurelle
kohderyhmälle se on tarkoitus jakaa. Oppaalle asetetut resurssit, kuten esimerkiksi budjetti
sen painattamiseen, asettavat rajansa myös ulkoasun suunnittelulle. (Alasilta 2002, 67–72.)
Hyvä on myös miettiä, milloin ja missä aikataulussa julkaisu olisi syytä toteuttaa. Kun tarvittaviin kysymyksiin on saatu vastaukset, voidaan alkaa tarkemmin suunnittelemaan ulkoasua.
Oppaan laatijan tulee ulkoasua suunniteltaessa ottaa huomioon muun muassa oppaan formaatti, asettelumalli, värit ja kuvitus sekä typografia. (Pesonen 2007, 3–5.)
Oppaan ulkoasun konkreettinen suunnittelu on hyvä aloittaa oppaan formaatista ja asettelumallista. Opas tarvitsee jonkinlaisen muodon ja asettelumallin, jotta sen suunnittelu ja kokoaminen on helpompaa. Formaatilla tarkoitetaan oppaan muotoa, paperin valintaa ja sivukokoa. Formaattia suunniteltaessa tulee siis miettiä, millaiselle ja minkä kokoiselle paperille
oppaan haluaa painattaa ja millaisessa muodossa opas on. Opas voidaan toteuttaa myös sähköisenä versiona, joka osaltaan vaikuttaa formaatin suunnitteluun. Asettelumalli toimii oppaan pohjana ja pitää oppaan johdonmukaisena alusta loppuun asti. Asettelumallia voidaan
pitää suunnitelmana oppaan sivun ja pinnan jakamisesta tekstille, otsikoille ja kuville. Mallia
suunniteltaessa määritellään myös marginaalit, palstat sekä niiden välit ja koot. Asettelumalli
oppaan koossa pitävänä elementtinä auttaa huomattavasti ulkoasun lopullisessa suunnittelussa. (Pesonen 2007, 5–9.)
Värit ovat voimakkaita viestin välittäjiä. Oppaan ulkoasua suunniteltaessa tulee miettiä mitä
oppaalla halutaan viestiä, mikä on sen sanoma ja mitä tavoitteita sillä on. Värit kannattaa
suunnitella haluttujen viestien mukaan, siten että ne tukevat oppaan sisältöä. Eri väreillä on
erilaisia merkityksiä. Niillä on yleensä sekä myönteinen että kielteinen vaikutus riippuen siitä,
miten niitä käytetään. Värit lähettävät erilaisia piilomerkityksiä, esimerkiksi valkoinen voidaan
kokea myönteisesti puhtaana ja aitona tai kielteisesti kylmänä ja tyhjänä. Punainen taas voidaan kokea rohkeana ja voimakkaana tai hallitsevana ja aggressiivisena. Seuraavalla sivulla
olevassa taulukossa 2 käsitellään tarkemmin erilaisia värien myönteisiä ja kielteisiä merkityksiä. (Nolan n.d.; Rovaniemen ammattikorkeakoulu n.d.)
Taulukko 2. Värit ja niiden piilomerkitykset länsimaisissa kulttuureissa (Nolan n.d).
Lämmin, maanläheinen,
Likainen, surullinen, halpa
Voimakas, rohkea, intohimoinen
Vaarallinen, aggressiivinen,
Onnellinen, ystävällinen, optimistinen
Raukkamainen, ärsyttävä,
Luonnollinen, rauhallinen,
Kateellinen, kokematon, ahne
Puhdas, viaton, aito
Kylmä, tyhjä, steriili
Voimakas, luotettava, arvovaltainen
Kylmä, masentava, synkkä
Mitään värejä ei voida kumminkaan yksiselitteisesti tulkita, sillä värisävyt vaihtelevat huomattavasti. Myös jokainen ihminen näkee ja kokee värit omalla tavallaan. Yksi hyvä keino miettiä
oman julkaisun värimaailmaa on tutustua muiden julkaisujen värimaailmaan. Millaisia ajatuksia ja tuntemuksia muut julkaisut herättävät ja millaisen kuvan niistä saa niiden värimaailman
perusteella? Hankalinta voi olla löytää julkaisulle väri, joka miellyttäisi mahdollisimman paljon koko kohderyhmää. (Nolan n.d.)
Värejä voidaan käyttää julkaisussa, kuten oppaassa, esimerkiksi korostamaan, järjestelemään
tai erottamaan erilaisia asioita. Väri on myös hyvä keino korostaa tekstiä tai erottaa otsikoita
toisistaan. Pitkissä teksteissä väreillä on suuri merkitys, sillä ne vaikuttavat suuresti tekstin
luettavuuteen ja kiinnostavuuteen. Värejä tulisi kumminkin käyttää rajoitetusti siten, että
teksti ja tausta muodostaisivat riittävän kontrastin lukemista varten. Hyvä on muistaa värien
määrittelyssä, että väri muuttuu eri taustavärien rinnalla. Esimerkiksi sama harmaasävy näyttää mustalla pinnalla tummemmalta ja taas valkoisella pinnalla vaaleammalta. Värejä kannattaa siis miettiä tarkemmin esimerkiksi kuvitusta suunniteltaessa. (Loiri & Juholin 1998, 112–
Kuvat ovat tehokas keino lähettämään erilaisia viestejä lukijalle. ”Yksi kuva kertoo enemmän
kuin tuhat sanaa” pitää paikkansa, sillä kuvan avulla sanoma menee helpommin perille ja se
auttaa luomaan mielikuvia, tunnelmia ja käsityksiä monella eri tavalla. Kuvan tehtävän ä on
selventää ja selittää asioita. Mikäli kuvaa käytetään osana tekstiä, on tärkeää, että kuva täydentää tekstiä ja näin myös parantaa tekstin silmäiltävyyttä. Kuvan tehtävänä on osaltaan havainnollistaminen ja yleensä juuri oppimiskirjoissa käytetään kuvia tässä tarkoituksessa. (Alasilta 2002, 124–125.)
Kuva voi olla joko informatiivinen tai dekoratiivinen. Informatiivinen kuva tuo uutta tietoa
tekstiin tai täydentää tekstiä. Informatiivisen kuvan tarkoituksena on korostaa esimerkiksi
jotakin tiettyä tekstissä käsiteltävää yksityiskohtaa. Dekoratiivinen kuva taas on enemmänkin
koristeellinen kuva, jolloin sen tehtävänä on luoda julkaisulle ilmettä ja synnyttää mielikuvia.
(Pesonen 2007, 48.)
Oppaan kuvitusta suunniteltaessa olisi hyvä miettiä, millaisia kuvia tekstiin halutaan liittää ja
ovatko liitettävät kuvat valokuvia, piirroksia tai molempia. Tavallisten valokuvien lisäksi voidaan hyödyntää myös erilaisia taulukoita, kaavioita ja muita graafisia kuvioita. Tärkeintä on,
että kuvat sopivat oppaan muuhun ulkoasuun, värimaailmaan ja typografiaan. Kuvia kannattaa käyttää silloin, kun ne sopivat tarpeellisen viestin välittämiseen tai tuovat olennaista lisätietoa. Käytettävät kuvat kannattaa valita tarkoin, sillä opas tai mikä tahansa julkaisu voi olla
parempi ilman kuvia kuin että se olisi huonosti kuvitettu. (Pesonen 2007, 49.)
Kuvat vaikuttavat julkaisun ulkoasuun huomattavasti. Kun ulkoasusta halutaan mielenkiintoinen ja rytmikäs, kannattaa keskityttyä yhteen tehokkaaseen kuvaan. Monta kuvaa samalla
sivulla ei vie katsojan huomiota samalla tavalla kuin yksi iso kuva. Kuvien sommittelulla pystytään suuresti vaikuttamaan koko ulkoasuun, tunnelmiin ja mielikuviin, joita kuva katsojassa
herättää. Väri, muoto ja kuvan sommittelu vaikuttavat myös osaltaan siihen, mitä mielikuvia
kuva saa aikaan katsojassaan. Kuva voidaan esimerkiksi rajaamalla saada tehokkaammaksi ja
vaikuttavammaksi. Erilaiset kuvakoot ja kontrastit vaikuttavat kuvan luonteeseen. Jos omaa
osaamista julkaisun kuvittamiseen ei riitä, kannattaa turvautua alan ammattilaiseen. Kun
varmistetaan oikeanlaisten ja taidokkaiden kuvien käyttö, saadaan viesti onnistuneesti perille.
(Pesonen 2007, 51–53; Rovaniemen ammattikorkeakoulu n.d.)
Hyvän tekstin, värimaailman ja kuvien lisäksi tulee visuaalista ulkoasua suunniteltaessa miettiä myös, millaiseksi oppaan kirjaintypografia halutaan. Kirjaintypografialla tarkoitetaan kirjaintyyppien -ja tyylien valintaa, tekstin asettelua, palstojen määrittelyä ja niin edelleen. Hyvä
kirjaintypografia toimii tekstin tukena ja lukijan apuna. Typografian tavoitteena onkin hyvän
luettavuuden saavuttaminen. Onnistunutta typografia on silloin, kun lukeminen on miellyttävää ja helppoa. (Pesonen 2007, 13; Loiri & Juholin 1998, 32.)
Tärkeää on aloittaa typografian suunnittelu valitsemalla sopiva kirjaintyyppi eli fontti. Erilaisia fontteja on tarjolla lukematon määrä, mikä voi tehdä sopivan fontin valitsemisesta haastavaa. Fontin valintaa varten ei ole olemassa mitään tiettyjä ja oikeita kriteerejä, vaan vali nta
tulee tehdä oman päättelykyvyn mukaan. Eri fontit vaihtelevat paljolti tyyliltään, joten fontin
valitseminen kannattaa miettiä sen mukaan, mikä sopisi parhaiten yhteen muun ulkoasun
kanssa. Fonttia valitessa kannattaa miettiä esimerkiksi, mikä on fontin käyttötarkoitus, onko
fontti helposti luettavan näköinen ja mitä mielikuvia siitä syntyy. Erilaisia fontteja voi ensin
testata ja eri vaihtoehtoja punnita ennen lopullista valintaa. (Pesonen 2007, 29; Loiri & Juholin 1998, 34.)
Yksi oleellinen asia on, ettei käytä useita eri fontteja samassa julkaisussa, vaan päätyy käyttämään vain muutamaa tiettyä fonttia. Näin lopputuloksesta tulee parempi ja kokonaisuudesta
tasapainoinen. Useiden eri fonttien käyttö voi tehdä työstä sekavan ja hallitsemattoman näköisen. Mikäli kumminkin haluaa käyttää useampia eri fontteja, kannattaa huolehtia siitä, että
kirjaintyypit ovat riittävän erilaisia keskenään. (Pesonen 2007, 29; Loiri & Juholin 1998, 34.)
Kirjaintyypit voidaan jakaa antiikvaan ja groteskiin sekä kirjaimet versaaliin eli suuraakkosiin
ja gemenaan eli pienaakkosiin. Antiikvalla tarkoitetaan päätteellisiä kirjaintyyppejä, kun taas
groteskilla päätteettömiä. Kirjaintyyppejä voidaan jakaa myös muihin ryhmiin, kuten esimerkiksi goottilaistyylisiin kirjaimiin. Pitkissä leipäteksteissä kumminkin tyypillisimmin käytetään
antiikvoja, sillä ne ovat groteskeja ja muita kirjaintyyppejä helppolukuisempia. Antiikvan ki rjainten muodot on selkeämpi erottaa toisistaan, joten niiden lukeminen on helpompaa. Myös
pienaakkoset ovat helppolukuisempia, sillä ne erottuvat toisistaan selvemmin ja siksi niitä
käytetäänkin yleensä pitkissä teksteissä. (Teräväinen 2002, 6–7.)
Julkaisussa jokaiselle tekstin osalle on oman fonttinsa ja fonttikoon lisäksi suunniteltava,
merkkiväli, rivinväli sekä rivien pituudet. Kaikki tekstiosat, kuten leipäteksti, otsikot ja kuvatekstit, tulee miettiä omana kokonaisuutenaan. Otsikoiden tehtävänä on erottua selvästi
muusta tekstistä ja houkutella lukija sisälle tekstiin, minkä vuoksi myös otsikoiden ulkonäkö
ja fontti on tärkeää suunnitella tarkoin. (Pesonen 2007, 33–34.)
Väliotsikot jäsentävät tekstiä ja antavat pitkälle leipätekstille ilmettä. Myös väliotsikoiden on
syytä erottua tekstistä ja viedä lukijan huomio sisältöön. Muita huomion viejiä tekstissä voivat olla erilaiset korostukset ja kontrastit, joiden avulla tekstikorostuksia voidaan tehdä erilaisten kirjasintyylien avulla, kuten esimerkiksi kursivoinnilla tai lihavoinnilla. Kontrasteina
voidaan käyttää myös kokoeroja, muotoja, värejä ja lihavuusasteita. (Pesonen 2007, 33–34;
Loiri & Juholin 1998, 36–40.)
Luettavuuteen vaikuttavat hyvin paljon merkkivälit, jotka voidaan esimerkiksi säätää yksitellen tai laittaa kaikille kirjaimille samat merkkivälit. Myös sananvälit, rivinvälit ja rivien pituus
vaikuttavat siihen, kuinka luettavaa teksti on. Tekstistä muodostuvien rivien pituudet ja niiden välit voidaan määritellä tietyn pituisiksi. Sopivat pituudet ja välit tekevät tekstistä helppolukuisen näköisen. Ihanteellinen rivin pituus on noin 55–60 merkkiä pitkä, mutta on muistettava, että tekstin ja fonttien asettelussa kaikki elementit vaikuttavat toisiinsa, joten mitään
ohjeistusta ei tule täydellisesti noudattaa. (Pesonen 2007, 33–34; Loiri & Juholin 1998, 36–
39; Teräväinen 2002, 10–11.)
Rivejä suunnitellessa voidaan miettiä myös, miten kappaleet sijoitellaan ja miten pitkiä ne
ovat. Rivinvälit on hyvä suunnitella fontin koon ja rivien pituuden mukaan. Mikäli rivit ovat
erityisen pitkiä, niin suurempi riviväli on parempi vaihtoehto. Rivit voidaan myös tasata sivun oikealle tai vasemmalle suoralle. Sivun ulkoasua suunnitellessa on hyvä miettiä, millaisen
tasauksen haluaa. Olisiko esimerkiksi tasapalsta, jossa reunat on tasattu molemmille suorille
sivuille, hyvä vaihtoehto? (Teräväinen 2002, 10–11.)
Tasausta ja kappaleita suunniteltaessa kannattaa miettiä myös tekstin mahdollinen palstoitus.
Palstoitusta voi suunnitella sen mukaan, millaisen ilmeen julkaisulle haluaa ja millaisesta julkaisusta on kyse. Mitä useampaa palstaa käytetään, sitä kapeampia palstoista tulee. Rivien
asettelulla sekä kappaleiden ja palstojen suunnittelulla on suuri vaikutus koko tekstin ja oppaan yleisilmeeseen, joten kirjaintypografian kannalta niiden suunnittelu on tärkeää yhdessä
muun visuaalisen suunnittelun kanssa. (Pesonen 2007, 34–38.)
Opinnäytetyöni aiheena oli tapahtumajärjestäjän oppaan laatiminen. Kajaanin ammattikorkeakoulu on toimeksiantajana opinnäytetyölleni. Tarve oppaan laatimiselle lähti siitä, että
Kajaanin ammattikorkeakoululle ei ole vielä laadittu vastaavanlaista opasta. Opinnäytetyön
lähtökohtana oli tuottaa hyödyllinen opas, jonka avulla tapahtuman järjestäminen onnistuisi
aloittelijaltakin. Kajaanin ammattikorkeakoululle tehtävästä tapahtumajärjestäjän oppaasta
voisi mahdollisesti olla hyötyä esimerkiksi erilaisilla kursseilla, projekteissa sekä muussa koulutukseen ja opiskeluun liittyvässä tapahtumajärjestämisessä.
Opas voisi olla hyödyllinen erityisesti projektitoiminnan kurssille opiskelijoiden käyttöön.
Kyseisellä kurssilla järjestetään useita erilaisia tapahtumaprojekteja joka vuosi, joten apua oppaasta voisi tähän tarkoitukseen olla. Opiskelijoita ajatellen opas olisi todella hyödyllinen
apuväline, sillä tapahtumia järjestettäessä tulee varmasti eteen monia sellaisia asioita, joista
tarvitsee lisää tietoa. Oppaasta on hyvä esimerkiksi tarkistaa nopeasti, mitä lupahakemuksia
tarvitsee tehdä. Opiskelija voi myös tutustua perin pohjin oppaan avulla vaikkapa tapahtumien ideointiin, suunnitteluun ja toteutukseen. Tavoitteena oli siis luoda monipuolinen, käytännöllinen ja hyödyllinen opas Kajaanin ammattikorkeakoululle opiskelijan näkökulmasta
toteutettuna. Kyseessä oli toiminnallinen opinnäytetyö, jonka toiminnallisena osuutena oli
oppaan laatiminen alusta loppuun.
Toiminnallisen opinnäytetyön tarkoituksena on yhdistää teoreettinen, toiminnallinen ja tutkimuksellinen osuus sekä raportointi. Kaikki toiminnallisen opinnäytetyön osuudet tuovat
esiin erilaisen ammatillisen osaamisen. Toiminnallinen osuus tuo esiin ammatillisen taidon,
teoreettinen ammatillisen tiedon ja raportointi ammatillisen viestintätaidon. (Vilkka 2010, 2–
Tutkimuksellisen osuus vastaa käyttäjätutkimusta eli tutkimuksen tekemistä. Toiminnallisessa
opinnäytetyössä tutkiva osuus on yleensä jokin kehittämistyö, projektityö tai muu toiminnallinen työ, jonka tuloksena syntyy tuote tai tuotos. Tämän toiminnallisen opinnäytetyön t uloksena syntynyt tuotos on tapahtumajärjestäjän opas. (Vilkka 2010, 2–3.)
Oppaan toteuttamisen tutkimusmenetelmänä ei ollut mitään erityistä perinteistä tutkimusta,
vaan tarkoituksena oli itse perehtyä ja tutustua aiheesta julkaistuihin lähteisiin niin laajasti ja
monipuolisesti, että oppaan kirjoittaminen olisi mahdollista. Kyseessä oli siis enemmänkin
teoriapohjaisen toiminnallisen tutkimuksen toteutus.
Toiminnallinen opinnäytetyö on toimintatutkimus, jonka strateginen lähestymistapa on käyttää välineenä erilaisia aineistonkeruu menetelmiä. Toimintatutkimus on strateginen lähestymistapa, joka käyttää välineenä erilaisia aineiston keruumenetelmiä. Tunnusomaista sille on
toiminnan ja tutkinnan samanaikaisuus sekä käytännön ja tutkimuksen vuorovaikutus. (Kajaanin ammattikorkeakoulu 2009.)
Toiminnallisessa tutkimuksessa on tarkoituksena kerätä tutkimustieto tutkittavasta ilmiöstä
mahdollisimman laajasti ja kattavasti, jotta se on sovellettavissa ja yleistettävissä kohderyhmään. Tarkoitus on myös kerätä sellaista tutkimustietoa, jonka avulla tekijä voi tuotosta raj ata, täsmentää ja luoda. Teoriapohjainen toiminnallinen tutkimus jakautuu toiminnalliseen
osuuteen eli ammatillisen tiedon ja taidon ja tutkivan tekemisen näytteeseen sekä raportti osaan eli tutkivan tekemisen kirjalliseen osuuteen. (Vilkka 2010, 4, 15.)
Toimintatapana oli siis kerätä mahdollisimman paljon hyödyllisiä lähteitä ja tutustua niihin
tarkasti sekä vertailla niiden tietojen yhtenäisyyttä. Toiminnallisessa opinnäytetyössä tulee
tavoitella tietoa, jolla tekijä voi luoda, rajata ja täsmentää tuotosta. (Vilkka 2010, 5). Menetelmänä olikin koota niin sanottu yhteenveto eri lähteiden tiedoista oppaan muotoon. Tämä
menetelmä oli toimivin ratkaisu teoreettisen tiedon käsittelyyn, sillä suurista määristä tietoa
tulee verrata ja löytää se ”oikein” tiedonjyvä, jonka oppaaseen voi ohjeistaa. Kaikissa lähtei ssä tiedot eivät välttämättä täsmää. Toisessa lähteessä voidaan opastaa tietty asia tekemään
tietyllä tavalla, kun taas toisessa se on voitu opastaa tekemään täysin eri tavalla. Tämän vuo ksi oli tärkeää vertailla eri lähteiden tietoja ja näin saada koottua oppaaseen kaikki oleellinen
tieto, mutta yhteenvetona ytimekkäämmässä muodossa.
Toiminnallisessa opinnäytetyössä tieto kerätään tuotoksen ideointiin ja kehittelyyn. Tämä
tulee huomioida viitekehyksessä ja lähteissä sekä niiden yhteensopivuudessa. Toiminnallinen
osuus on tarkoitus tuottaa olemassa olevan teoreettisen tiedon pohjalta. (Vilkka 2010, 7–8.)
Tutkimustyöhön kuului selvittää, miten opas kannattaisi toteuttaa ja mitä kaikkea sen suunnittelussa tulisi ottaa huomioon. Oppaan kokoaminen on aina iso prosessi, jossa tulee suunnitella sisällön lisäksi myös oppaan ulkoasu väritykseltään, sijoittelultaan ja kuvitukseltaan.
Tietoa joutui siis tutkimaan laajalti myös itse oppaan kokoamiseen liittyen. (Vilkka 2010, 9.)
Toiminnallisessa opinnäytetyössä on aiheellista suunnitella, kuinka työ rajataan ja mistä aiheista on tarpeellista hankkia tietoa. Toiminnallisesta osuudesta eli tuotoksesta onkin hyvä
miettiä, millaisen tuotoksen haluaa toteuttaa sekä kenelle ja millaiseen tilanteeseen? Toimi nnallisissa opinnäytetöissä useimmiten ongelmaksi nousee toiminnallisen osuuden ja tiedon
hankinnan rajaaminen sekä oman tekemisen ja ammatillisen tiedon yhdistäminen tulosten ja
kohderyhmän näkökulman kanssa. (Vilkka 2010, 9, 18.)
Opinnäytetyössä teoreettinen viitekehys koostuu tapahtuman määrittelemisestä, tapahtumiin
liittyvästä yleisestä lainsäädännöstä ja lupa-asioista, siitä kuinka hyvä opas laaditaan ja kuinka
itse lopulta laadin oppaan. Opinnäytetyön toiminnallisena osuutena on tapahtumajärjestämiseen liittyvän oppaan laatiminen, joten oli tärkeää keskittyä opinnäytetyön teoriassa siihen,
mikä tapahtuma oikeastaan on ja miten monella eri tapaa se voidaan määritellä. Kun käsitellään teoriaosuudessa tapahtumiin liittyvää lainsäädäntöä, on hyvä ensin käydä läpi myös tapahtuman määritelmiä eri näkökulmista.
Ohjeita oppaan laatijalle osuus on teoriapohjainen kokonaisuus siitä, kuinka hyvä opas laad itaan ja mitkä ovat hyvän oppaan ominaispiirteet. Tässä teoriaosuudessa käsitellään muun
muassa, mitkä kaikki elementit ovat tärkeitä opasta koottaessa ja mihin kaikkeen tulee kiinnittää huomiota. Kirjoittaminen, tekstin tuottaminen ja visuaalisen ulkoasun suunnittelu
nousivat oleellisimmiksi työkaluiksi oppaan rakentamisessa. Toiminnallisessa opinnäytetyössä on tietenkin oleellista kertoa myös, kuinka on itse toiminnallisen osuuden toteuttanut.
Oppaan toteutus osiossa käsitellään, miten opas oli ideoitu, suunniteltu, mistä lähteet oli
hankittu ja kuinka yleensäkin opas oli toteutettu alusta loppuun asti. Lisäksi käsitellään, kuinka oppaan ulkoasu oli suunniteltu. Oppaan toteutus osio on läpikuvaus koko oppaan työstämisprosessista. Opinnäytetyön sisältö on rajattu siten, että se tuo esiin oppaan kokoamisen
kannalta oleellisimmat asiat. Tärkeää oli keskittyä aihetta rajatessa siihen, että opinnäytetyö
tukisi hyvin opasta ja sen sisältöä.
Toiminnallisessa opinnäytetyössä on hyvä selvittää, mistä asiasta tietoa tarvitaan ja miksi sekä
miten tieto on saatavissa (Vilkka 2010, 9, 18). Oppaassa oli oleellista aluksi selvittää, mitkä
ovat tapahtumajärjestämisessä oleellisia asioita ja mitä oppaassa tulisi erityisesti ottaa huomioon. Tapahtumajärjestämisessä nousivat tärkeiksi osa-alueiksi tapahtuman ideointi ja suunnittelu sekä toteutus. Järjestämisessä on myös tarkasti huomioitava lainsäädäntö ja siihen liittyvät lupa-asiat. Oppaassa viitekehys koostuukin tapahtuman määrittelemisestä, tapahtuman
ideointi-, suunnittelu-, toteutus- ja päätösosiosta sekä lainsäädännöstä ja lupa-asioista. Tärkeää oli rajata oppaan sisältö järjestämisen kannalta oleellisimpiin osa-alueisiin, jotta selkeä kuva tapahtumajärjestämisestä syntyisi. Opas on kokonaisuudessaan tietopaketti tapahtumajärjestämisestä.
Opinnäytetyön ja oppaan teoria on kirjoitettu hyödyntämällä erilaisia lähteitä, pääosin ki rjallisuutta ja Internetiä. Opinnäytetyössä lähteinä ovat olleet kirjoitustaitoon ja tekstin tuottamiseen sekä visuaaliseen ulkoasuun liittyvät lähteet. Oppaassa lähteinä ovat toimineet muut tapahtuman järjestämisen oppaat ja aiheesta kirjoitettu kirjallisuus.
Opinnäytetyön toiminnallisena osuutena oli luoda käytännöllinen opas tapahtumajärjestämisestä Kajaanin ammattikorkeakoulun käyttöön. Vastaavanlaista opasta ei ole Kajaanin ammattikorkeakoululle aiemmin vielä tehty, joten työn tarve nousi sen kautta esiin. Tavoitteena
oli luoda tapahtuman järjestämiseen, siihen kuuluvaan lainsäädäntöön ja erilaisiin tapaht umiin perehtyvä opas.
Kajaanin ammattikorkeakoulu järjestää vuosittain matkailualan opiskelijoille projektitoiminnan kurssin sekä muita vastaavanlaisia kursseja myös muiden alojen opiskelijoille. Restonomiopiskelijoiden projektitoiminnan kurssiin kuuluu tapahtuman järjestäminen osana
kurssin sisältöä. Näille kursseille opas soveltuu hyvin esimerkiksi jaettavaksi opiskelijoiden
omaan käyttöön. Erityisen hyödyllinen opas on myös niille, jotka haluavat työskennellä tapahtumajärjestämisen parissa tai ovat aiheesta muuten kiinnostuneet.
Oppaan ideointi- ja suunnitteluvaihe oli yksi oppaan toteuttamisen tärkeimmistä vaiheista.
Ideoinnin aloitin tutkimalla muita samankaltaisia oppaita. Tarkoituksena oli silmäillä, miten
muut oppaat oli toteutettu ja kirjoitettu sekä millaisia tunteita ja mielikuvia ne saivat aikaan.
Muita oppaita tutkimalla syntyi oma mielikuva siitä, millainen voisi olla toimiva ja kiinnostava opas. Sisältöä ideoin sen mukaan, mitä oli oleellista tapahtumajärjestämisestä tietää. Idea
sisällöstä hahmottui, kun tutki muiden oppaiden sisällön lisäksi myös muita aiheesta julkaistuja kirjallisuutta. Kun idea oppaan kokonaisuudesta oli syntynyt, oli aika alkaa suunnittelemaan opasta tarkemmin.
Oppaan suunnittelun aloitin sisällön suunnittelulla ja sisällysluettelon jäsentelyllä. Sisältöä
oppaaseen suunnittelin hankittuja lähteitä tutkimalla. Perehdyin tärkeimpiin osa-alueisiin,
joita tapahtumien järjestämisessä on ja hahmottelin sen mukaan oppaan sisällysluetteloa.
Alustava sisällysluettelo oli helpompi jäsennellä, kun oli ensin selvittänyt, mitä ovat tapaht uman järjestämisen eri vaiheet, mitä tulee ottaa huomioon niitä järjestettäessä, mitä lupaanomuksia tulee muistaa tehdä ja mitkä lait säätelevät järjestämistä.
Kun kokonaisuus tapahtuman järjestämisestä ja siihen liittyvistä oleellisista asioista selventyi,
sai sisällysluetteloon suunniteltua otsikot ja myös joitakin väliotsikkoja. Otsikoidun sisällysluettelon avulla oli helpompi alkaa lisäämään oppaaseen tekstiä ja perehtymään vielä ta rkemmin eri otsikkojen aihepiiriin sekä hankkimaan lisää lähteitä. Pääasiassa pyrin suunnittelemaan oppaan sisällön niin, että se antaisi lukijalle mahdollisimman selkeän ja jäsennellyn
kuvan tapahtuman järjestämisestä.
Lähdekirjallisuuden hankkiminen oli oppaan kokoamista varten välillä helppoa ja välillä haa stavaa. Oppaaseen lähdekirjallisuuden hankkiminen onnistui melko mutkattomasti, mutta
opinnäytetyöhön liittyviä hyvän oppaan tuottamista käsitteleviä lähteitä oli aluksi hankalampi
löytää. Lähdekirjallisuuden hankkiminen ja siihen perehtyminen oli vaativa prosessi, mutta
loppujen lopuksi hyödyllisiä lähteitä kertyi melko paljon.
Oppaaseen hankin lähdekirjallisuutta pääosin liittyen tapahtumien suunnitteluun, toteutukseen ja päätökseen. Tapahtumien järjestämiseen liittyviä kirjoja löytyi melko hyvin, joka ti etenkin auttoi huomattavasti koko oppaan sisällön suunnittelussa ja kokoamisessa. Lisäksi
löytyi muitakin tapahtumajärjestämisen oppaita, joista oli hyvä katsoa mallia oppaan toteuttamiseen ja sisällön jäsentelemiseen. Lähteistä löytyi hyvin tietoa, ohjeita ja neuvoja muun
muassa tapahtumien suunnitteluun sekä läpivientiin.
Yksi laaja osio oppaassa käsittelee tapahtuman järjestämiseen liittyvää lainsäädäntöä ja lupaasioita, josta löytyi myös hyviä lähteitä niin kirjallisuudesta kuin Internetistä. Erityisesti Inte rnetissä oleva Finlexin valtion säädöstietopankki toimi hyvänä lähteenä lainsäädäntö- ja lupaasioita tutkiessa. Lisäksi tapahtumajärjestämiseen liittyen löytyi myös muita hyviä kirjoja ja
oppaita, joissa lainsäädäntöön oli perehdytty tarkemmin. Hyvä opas lainsäädäntöä varten oli
esimerkiksi Lampisen (2009) kirjoittama opas yleisötilaisuuden järjestämisestä.
Oppaan toteuttamista ajatellen hankin kirjallisuutta liittyen myös oppaan tekstin tuottamiseen, kirjoittamiseen ja visuaalisen ulkoasun suunnittelemiseen. Opasta suunniteltaessa oli
tärkeää ensin perehtyä siihen, kuinka hyvä opas tuotetaan ennen kuin aloittaa varsinaisen
työn kirjoittamisen. Opinnäytetyössä käsitelläänkin sitä, kuinka hyvä opas toteutetaan. Op-
paan toteuttamiseen liittyvien lähteiden hankkimisesta oli hyötyä niin itsellenikin kuin oppaan tekemiselle.
Kokonaisuudessaan lähteitä löytyi hyvin, vaikka lähteiden löytäminen alussa olikin hieman
haastavampaa. Lähteitä hankin lähinnä sitä mukaa, kun oppaan kirjoittaminen eteni vaihe
vaiheelta. Oli helpompi keskittyä tiettyyn aiheeseen kerralla eikä paneutua liian moneen lähteeseen yhtaikaa. Näin opasta oli johdonmukaisempi kirjoittaa. Opinnäytetyössä ja oppaassa
käytin lähteinä kirjoja sekä Internetistä löytyviä lähteitä, kuten joitakin opinnäytetöitä ja artikkeleita. Lähteet hankin pääosin eri kirjastoista ja Internetistä.
Oppaan kokoamisen aloitin tekstin kirjoittamisesta. Kirjoitin oppaan vaiheittain, käsitellen
aina tietyn aihepiirin kerrallaan. Lainsäädäntö ja erilaiset lupahakemukset ovat tapahtuman
järjestämisessä tärkeitä, ja tarkoituksena olikin aloittaa kirjoittaminen tästä laajasta aihealueesta. Helpointa oli aloittaa oppaan kirjoittaminen siitä osiosta, mistä tietoa löytyi eniten. Lai nsäädännön kirjoittamisen jälkeen etenin tapahtuman eri vaiheisiin. Vaiheista halusin kirjoittaa
siinä järjestyksessä kuin oikeastikin tapahtuma järjestetään. Aloitin kirjoittamisen siis ideoi nnista ja etenin sitä mukaa suunnitteluun, toteutukseen ja päätösvaiheeseen. Kun kirjoitti t apahtuman järjestämisestä aikajärjestyksessä, oli helpompi itsellekin hahmottaa kokonaisuus ja
se mikä on tärkeää ja oleellista tietoa missäkin vaiheessa. Lopuksi kirjoitin tapahtuman määritelmiä ja laadin tapahtumajärjestäjän muistilistan järjestämisestä.
Oppaan kirjoitusprosessi oli pitkä ja vaativa. Erilaisiin lähteisiin joutui perehtymään tarkasti,
jotta oleellisimman tiedon sai oppaaseen koottua. Välillä lähteitä joutui hankkimaan lisää sitä
mukaa kun tekstiä syntyi. Ongelmalliseksi välillä nousi se, että jokaisesta aiheesta ei riittävästi
ollut lähteitä saatavilla. Sen vuoksi välillä joutui odottamaan uusien lähteiden saantia ja sillä
aikaa kirjoittamaan hieman hajanaisesti eri sisältöosuuksia. Joistakin aiheista taas oli tarjolla
liiankin paljon tietoa, joten oppaan sisältöä oli pakko rajata, ettei siitä tulisi liian laaja kokonaisuus.
Kirjoitusprosessin aikana nousi esiin myös uusia oppaan kannalta tärkeitä seikkoja tapahtuman järjestämisestä. Lähteitä tutkimalla kertyi lisää sellaista uutta tietoa, joka oli oleellista laittaa oppaaseen. Näin siis sisältö kasvoi tekstiä kirjoittaessa, jolloin sisällön rajaamisesta tuli
hankalampaa. Lisäksi alustava sisällysluettelo muuttui paljon oppaan kokoamisen aikana, sillä
otsikoita joutui muokkaamaan ja lisäämään kirjoittamisen ohessa. Muutenkin alustavat suunnitelmat oppaan kokoamisesta, sisällöstä ja ulkoasusta muuttuivat työtä tehdessä huomattavasti. Kaikkea suunniteltua ei ollut mahdollista sisällyttää oppaaseen, sillä oppaasta olisi tullut
muutoin liian laaja. Joitakin ideoita oli siis karsittava ja pyrittävä siihen, että oppaaseen kertyisi se oleellisin tieto tapahtumajärjestämisestä.
Tekstin kirjoittaminen oli melko sujuvaa koko kirjoitusprosessin ajan. Hankalinta oli ehkä
hahmottaa se, miten tekstistä saisi lukijalle selkeän kuvan ja helposti ymmärrettävän. Kyseessä oli kumminkin opas, joten tarkoitushan oli siis saada lukija ymmärtämään lukemansa jälkeen, kuinka tapahtumia oikeastaan järjestetään. Oleellista oli saada myös opas helposti si lmäiltävään muotoon ja kiinnostavaksi tekstin osalta. Parhaimmaksi näin, että opas on kirjoitettu niin sanotusti neuvovaan tyyliin, sillä oppaan tarkoituksenahan on opastaa lukijaa toimimaan tietyllä tavalla ja onnistumaan tapahtuman järjestämisessä.
Tekstin pyrin sijoittelemaan ytimekkäisiin ja sopivan mittaisiin kappaleisiin, jotta lukijan olisi
helppo poimia tekstistä kiinnostavia asioita. Lisäksi palstoitin tekstin kahdelle palstalle, jotta
opas olisi enemmän oppaan näköinen eikä vain pelkkä yksinkertainen esseemäinen tekstikokonaisuus. Otsikoista pyrin saamaan oppaaseen lisää kiinnostavuutta, jotta lukija pystyisi
pelkkiä otsikoita silmäillen saamaan tarvittavan tiedon oppaan sisällöstä. Riittävä otsikointi
teki myös oppaasta johdonmukaisemman näköisen. Kun oppaan sisältö oli koottu, teksti
sijoiteltu halutusti ja palstoitettu sekä otsikot suunniteltu osuviksi, oli aika alkaa suunnittel emaan ja toteuttamaan tarkemmin oppaan ulkoasua, kuvitusta ja värimaailmaa.
Oppaan ulkoasun suunnittelun aloitin perehtymällä aluksi hieman visuaaliseen suunnitteluun
perustuviin lähteisiin. Pyrin saamaan tietoa siitä, mitä kaikkea kannattaa ulkoasua suunnitellessa huomioida. Lähteistä sain hyvin tietoa esimerkiksi typografiasta ja siitä, miten lukijan
huomiota voi yrittää herättää monin eri keinoin. Tutkimalla visuaalisen suunnittelun keinoja
tarkemmin oli helpompi itsekin alkaa toteuttamaan omaa opasta.
Tutkin myös muita samankaltaisia oppaita ja sitä, miten niiden ulkoasu on toteutettu. Muista
oppaista oli hyvä katsoa esimerkiksi, miten niiden rakenne on toteutettu, mitä visuaalisia
elementtejä niissä on hyödynnetty sekä millainen on niiden värimaailma? Oppaista sai hyvin
myös hahmoteltua, millainen opas voisi olla kiinnostava ulkoasultaan ja houkuttelisi lukemaan tai edes silmäilemään sisältöä. Oppaita tutkimalla huomasin itse myös sen, mikä opas
pisti silmään ja vaikutti kiinnostavalta ja mikä taas ei. Erityisesti väreillä ja sivujen selkeydellä
oli vaikutusta tähän asiaan.
Kun tarkempi idea ulkoasusta oli syntynyt, aloin miettimään, mitkä voisivat olla ne värit, jotka oppaassa toimisivat yhtenäistävänä elementtinä. Valitsin oppaan väreiksi raikkaan va aleanvihreän ja korostusväreiksi esimerkiksi otsikoihin ja tietolaatikoihin huomiota keräävän
sinisen ja mustan. Nämä värit korostivat hyvin toisiaan ja piristivät ulkoasua huomattavasti.
En halunnut ulkoasusta mitään liian räväkkää, vaan rauhallisemman ja helposti luettavamman näköisen, jossa kumminkin on kontrastia mielenkiintoa herättämään. Nämä kolme pääväriä yhdistyvät oppaan kannessa ja kulkevat pääväreinä läpi koko oppaan ulkoasun.
Oppaan kansilehden suunnittelin Word – ohjelman kansilehdensuunnittelutyökalulla. Pohja
kannesta oli valmiina, mutta muokkasin sitä esimerkiksi väreiltä ja muodoilta sekä sijoittelin
elementit hieman eri tavalla. Kannessa oleva kuva on itse ottamani, ja se kuvaa hyvin tapahtumia ja tapahtuman järjestämistä. Sen vuoksi se sopii hyvin tapahtumajärjestäjän oppaan
kansilehteen. Lisäksi se myös tukee kannessa käyttämiäni värejä. Oppaan kansilehden tarkoituksena on lukijan mielenkiinnon herättäminen. Mielestäni sain kannesta suunniteltua kii nnostavan ja houkuttelevan näköisen.
Halusin käyttää oppaassa myös kuvia havainnollistamaan tekstiä ja lisäämään kiinnostusta
myös itse tekstin lukemiseen. Kaikki oppaassa käytetyt kuvat ovat itse kuvaamiani otoksia
erilaisista tapahtumista tai matkoilta. Pyrin käyttämään oppaassa eri aiheisiin liittyviä kuvia
siten, että niistä ei pystyisi tunnistamaan ketään henkilöä. Kuvien muokkausta varten jouduin
käyttämään apuna PhotoShop -kuvanmuokkausohjelmaa. Ohjelman käyttö oli ennestään
tuttua aiemman audiovisuaalisen viestinnän koulutukseni ansiosta. Kuvat tekivät oppaalle
heti virkeämmän ilmeen ja saivat oppaalle oikeanlaista tunnelmaa.
Koska kyse oli oppaasta eli ohjeistavasta ja tietoa antavasta kokonaisuudesta, suunnittelin
tekstiä tukevaksi elementiksi niin sanotun tietolaatikon. Laatikon tarkoituksena oli koota j okin tärkeä ydinasia laatikon sisään kyseisellä sivulla olevasta tekstistä. Lukija huomaa sivulla
tietolaatikon sivulla sen sinisen huomiovärin avulla. Tietolaatikon avulla lukija pystyy paina-
maan mieleensä tärkeimmät yksityiskohdat tekstistä. Tietolaatikon tunnuskuvan otin Wordin
ClipArt tiedostosta. Käytin oppaassa myös muutamaa muuta ClipArtin kuvaketta.
Muita elementtejä ulkoasussa ovat sivujen ylä- ja alalaidassa kulkevat vihreät palkit, joiden
tarkoituksena on yhtenäistää oppaan ulkoasu ja sivut toisiinsa. Palkit yhdistävät kannessa
olevan vihreän värin ja oppaan nimen kokonaisuuteen.
Oppaan fontit valitsin sen mukaan, mitkä näyttäisivät mahdollisimman selkeältä ja helposti
luettavalta. Otsikoissa ja leipätekstissä fonttina on Corbel. Otsikoissa fontin koko on reilusti
suurempi kuin tavallisessa leipätekstissä, joka on kooltaan 11pistettä. Huomiolaatikoissa fontin halusin hieman eriksi ja erikokoiseksi sekä kursivoiduksi, jotta huomio niihin kiinnittyisi
entistä paremmin. Huomiolaatikoissa fonttina on Candara ja kokona laatikon sijainnin mukaan joko 14 tai 16 pistettä.
Ulkoasu, teksti, värit ja otsikot pyrin suunnittelemaan niin, että oppaasta tulisi yhtenäinen
kokonaisuus ja kiinnostavan näköinen. Oppaassa pyrin saamaan vaikutelman ammattimaisesta oppaasta, jonka tekemiseen on oikeasti perehdytty ja panostettu. Lopputuloksesta tuli mielestäni hyvä ja toimiva kokonaisuus.
Erilaisia tapahtumia järjestetään nykyään hyvin paljon ja erilaisia oppaita niiden järjestämistä
varten on mielestäni hyvä laatia, jotta järjestäminen helpottuu ja lisää tärkeää tietoa esime rkiksi lainsäädännöstä saadaan välitettyä eteenpäin. Toiminnallisen opinnäytetyöni tarkoituksena oli luoda tapahtumajärjestäjän opas Kajaanin ammattikorkeakoulun käyttöön. Tapahtumajärjestäminen on aina kiinnostanut minua ja halusinkin tehdä opinnäytetyöni tapaht umiin liittyen. Aihe oli mielestäni erityisen mielenkiintoinen, mutta toiminnallisen osuuden
toteutus tuntui aluksi haastavalta.
Menetelmänä oppaan laatimiselle oli teoriapohjainen tutkimustyö. Tarkoitus oli siis tutkia ja
perehtyä eri lähteisiin monipuolisesti ja laajasti, jotta oppaan laatiminen onnistuisi. Eri lähteiden ja tietojen vertailemisella sai koottua oppaan sisällön mahdollisimman totuuden mukaiseksi. Tutkimusmenetelmä oli mielestäni aika vaativa, sillä teoriaa opasta varten tuli hankkia
todella paljon, jolloin oleellisen tiedon poimiminen kaikista lähteistä oli melko työlästä.
Kaikkiin lähteisiin tutustuminen vei paljon aikaa ja lukemista riitti loputtomasti. Yksi ongelmista olikin kerätä juuri oikeat tiedot oppaaseen siten, että tekstiä ei kuitenkaan tulisi liikaa ja
lukija jaksaisi sen myös lukea. Tiedon määrä oli valtava, joten aikaa tiedon analysointiin kului
todella paljon. Hankalaa oli myös tiedonmäärän supistaminen tarpeeksi ytimekkääseen ja selkeään muotoon. Tilannetta helpotti se, että perehdyin yhteen osuuteen kerrallaan ja poimin
lähteistä oleellisimmat tiedot ja kirjoitin se mukaan kappaleiden sisällön.
Oppaan laatiminen oli pitkä ja vaativa prosessi. Aluksi tuntui hankalalta hahmottaa, mistä
oppaan laatimisen aloittaisi. Lähteitä oli hankittava runsaasti ja aiheeseen perehdyttävä todella laajasti. Ongelmia tulikin eteen erityisesti lähteiden hankinnassa. Tietyistä aiheista lähteitä
löytyi runsaasti, kun taas joistakin aiheista ei juuri ollenkaan. Lainsäädännöstä ja tapahtumien
järjestämisestä lähteitä oli tarjolla monenlaisia. Enemmänkin oppaan toteuttamista koskevia
lähteitä oli hankalampi löytää.
Halusin käsitellä oppaassa jokaisen järjestämisvaiheen yksitellen, jotta selkeämpi kuva järjestämisestä syntyisi. Tapahtuman järjestämiseen kuuluvat eri vaiheet sisältävät kumminkin niin
paljon huomioon otettavia asioita, että oli vaikea saada tämä osuus hyvin jäsennellyksi ja selkeäksi. Oppaan sisältö koostuu tapahtuman määrittelemisestä, tapahtumajärjestämisen eri
vaiheista ja lainsäädännöstä.
Erityisen tyytyväinen olen oppaan ulkoasuun. Väreillä ja kuvilla sain mielestäni luotua kiinnostavan näköisen oppaan, joka motivoi lukijaa tutustumaan siihen tarkemmin. Ulkoasu vastasi mielikuvaani siitä, millainen tällaisen oppaan tulisi olla. Koko prosessin ajan minulla oli
mielessäni kuva siitä, millainen ulkoasu olisi oppaalle hyvä. Tietenkin joitakin muutoksia alkuperäiseen ideaan tuli, kun opas eteni.
Ulkoasun suunnittelu ei ollut mielestäni kovin vaikeaa aiemman audiovisuaalisenviestinnän
koulutukseni vuoksi. Aiemmasta koulutuksesta oli erittäin paljon hyötyä oppaan teossa esimerkiksi juuri kuvien muokkaamisessa, muun graafisen ilmeen suunnittelussa ja koko ulkoasun sommittelussa. Opinnäytetyössä olikin hyvä, että pääsin yhdistämään aiemman koulutuksen kautta opittua uuteen koulutukseeni ja sitä kautta opinnäytetyöhön ja vielä hyvin paljon itseäni kiinnostavaan aiheeseen.
Pääosin opas vastasi asettamiani tavoitteita ja tarkoituksia. Toivon, että oppaasta tulee olemaan paljon hyötyä Kajaanin ammattikorkeakoululle. Oppaan toteuttaminen vastaisi kaikista
parhaiten tarkoitustaan, mikäli siitä olisi oikeasti opiskelijoille ja muille tapahtuman järjest ämisestä kiinnostuneille hyötyä ja oppia. Matkailualan projektitoiminnan kurssilla opiskelijat
voisivat halutessaan testata opasta ja antaa palautetta sen toimivuudesta ja hyödystä.
Opas on hyödyllinen myös sen vuoksi, että sitä voisi monin eri keinoin kehittää tulevaisuudessa. Oppaan kehittämismahdollisuuksia voisivat olla esimerkiksi sen kääntäminen englanniksi, jolloin siitä olisi enemmän hyötyä myös ulkomaalaisille opiskelijoille. Nyt opas on vain
suomen kielellä, joten sitä voivat käyttää vain suomenkieliset opiskelijat. Toinen mahdollinen
keino oppaan kehittämiseen tulevaisuudessa on sen tietojen muokkaaminen ja päivittäminen
ajan tasalle. Esimerkiksi lainsäädäntöasiat ja tapahtumat muuttuvat jatkuvasti, joka tulisi
huomioida myös oppaassa.
Opinnäytetyö toimii hyvänä tukena oppaalle, sillä siinä käsitellään, mikä tapahtuma on, mitä
yleistä lainsäädäntöä tapahtumien järjestämiseen liittyy ja miten hyvä opas laaditaan. Opinnäytetyön teoriaosuudessa on käsitelty kaikki ne tärkeät asiat, jotka vaikuttivat myös oppaan
laatimiseen. Esimerkiksi oppaassa on hyvin laaja ja tarkemmin käsitelty osuus tapahtumien
lainsäädännöstä, joten oli hyvä kirjoittaa myös opinnäytetyöhön yleisesti samasta aiheesta.
Opinnäytetyön viitekehys on ytimekäs ja selkeä. Haastavaa opinnäytetyön teoriaosuuden la atimisessa oli vähäinen lähteiden määrä, mutta muuten opinnäytetyön kirjoittaminen oli me l-
ko onnistunut prosessi. Hankaluuksia oli enemmänkin opinnäytetyön toiminnallisen osuuden teossa eli oppaan kokoamisessa.
Kaiken kaikkiaan oppaan kokoaminen kuitenkin onnistui hyvin. Itse ylitin omat odotukseni
sen onnistumisesta ja olenkin erittäin tyytyväinen saadessani tehdä tällaisen opinnäytetyön.
Vaikka haasteita ja ongelmia matkan varrella olikin, tuli lopputuloksesta varsin hyvä ja onnistunut. Oppaan laatiminen oli hyvä oppi myös itselleni ja uskon, että tämän opinnäytetyön
laatimisesta on minulle kuin muillekin hyötyä myös tulevaisuudessa.
Alasilta, A. 2002. Näin kirjoitat tehokkaasti. Tampere: Tammerpaino Oy.
Anttila, P. 2001. Se on projekti – vai onko?. Hamina: AKATIIMI Oy.
Finlex 2010. Kokoontumislaki. Saatavilla:
http://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/1999/19990530?search[type]=pika&search[pika]=yleis%
C3%B6tilaisuus (Luettu 20.9.2011).
Finlex 2010. Pelastuslaki. Saatavilla:
http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2011/20110379 (Luettu 16.10.2011).
Gramex. n.d. Saatavilla:
http://www.gramex.fi/fi/tietoa_gramexista (Luettu 21.9.2011).
Hirsjärvi, S. Remes, P. & Sajavaara P. 2007. Tutki ja kirjoita. Helsinki: Otavan Kirjapaino
Iiskola-Kesonen, H. 2004. Mitä, miksi, kuinka: käsikirja tapahtumajärjestäjille. Suomen Liikunta ja Urheilu ry.
Kajaanin ammattikorkeakoulu 2009. Toimintatutkimus. Saatavilla:
http://www.kajak.fi/opari/Opinnaytetyopakki/Teoreettinen_materiaali/Tukimateriaali/Toi
mintatutkimus.iw3 (Luettu 17.10.2011).
Kauhanen, J., Juurakko A. & Kauhanen V. 2002. Yleisötapahtuman suunnittelu ja toteutus.
Vantaa: Dark Oy.
Kortetjärvi Sirkka & Ollikainen Marja 1995. Viesti taitavasti. Porvoo: WSOY.
Loiri, P. & Juholin, E. 1998. Huom! Visuaalisen viestinnän käsikirja. Jyväskylä: Gummerus
Luukkonen, Marsa. 2004. Tekstiä tekemään! Kirjoittajan opas. Juva: WS Bookwell Oy.
Niinikangas, V. & Laukkanen, M. 2001. Ajatukset käyttöön. Julkaisijan käsikirja. Turku:
Enostone Ltd Oy.
Nolan, K. n.d.Värien käyttäminen tehokkaasti: Kuinka värit vaikuttavat käyttäjään. Viitattu:
26.9.2011. Saatavilla:
http://office.microsoft.com/fi-fi/frontpage-help/varien-kayttaminen-tehokkaasti-kuinkavarit-vaikuttavat-kayttajaan-HA001042937.aspx
Pesonen, E. 2007. Julkaisijan käsikirja. Porvoo: WS Bookwell.
Poliisi 2011. Poliisin tehtävät. Saatavilla:
http://www.poliisi.fi/poliisi/home.nsf/pages/1DEFDFFDC107C2E100256A7100471E00?
opendocument (Luettu 22.9.2011).
Poliisi 2011. Tien sulkulupa. Saatavilla:
http://www.poliisi.fi/poliisi/home.nsf/pages/7C70B85347CE716EC22577E000374E78?o
pendocument (Luettu 22.9.2011).
Poliisi 2011. Yleisötilaisuus. Saatavilla:
http://poliisi.fi/poliisi%5Chome.nsf/pages/0E4B189F98D880DFC2256BC3002F2881?ope
ndocument (Luettu 21.9.2011).
Pätsi, A. 2010. Tiedonohjaussuunnitelman laatimisen opas – suunnittelu ja toteutus. Mikkelin ammattikorkeakoulu. Opinnäytetyö. Saatavilla:
https://publications.theseus.fi/bitstream/handle/10024/25184/Aino_Patsi2.pdf?sequence
=2 (Luettu 20.9.2011).
Rovaniemen ammattikorkeakoulu. n.d. Verkkojulkaisun ulkoasun suunnittelu. Saatavilla:
http://ka.ramk.fi/tie/opinnayte/oppimisaihio/index.htm (Luettu 16.10.2011).
Sisäasiainministeriö 2011. Pelastustoimen tehtävät. Saatavilla:
http://www.intermin.fi/intermin/home.nsf/pages/9A44950337DE9E9FC22573AE00444
BF2?opendocument (Luettu 22.9.2011).
Synonyymit 2011. Tapahtuma. Saatavilla:
http://suomisanakirja.fi/tapahtuma (Luettu 20.9.2011).
Teosto. 2007. Saatavilla:
http://www.teosto.fi/fi/mika_teosto_on.html (Luettu 21.9.2011).
Teräväinen, J. 2002. Typografia luettavuuden apuna. Pirkanmaan Taitokeskus. Päättötyö.
http://www.selko-e.fi/oppaat/typografia_luettavuuden_apuna.pdf (Luettu 16.10.2011).
Valkeakosken Seudun Kehitys Oy. 2008. Projektikäsikirja. Saatavilla:
http://epipro.vihivaunu.fi/ohjeet/projektikasikirja.pdf (Luettu 19.8.2011).
Valtion ympäristöhallinto n.d. Saatavilla:
http://www.ymparisto.fi/default.asp?node=88&lan=fi (Luettu 22.9.2011).
Vilkka, H. 2010. Toiminnallinen opinnäytetyö. Saatavilla:
http://vilkka.fi/hanna/Toiminnallinen_ont.pdf (Luettu 17.10.2011).
Välikylä, T. 2003. Turvallinen yleisötilaisuus. Vammalan Kirjapaino Oy.
2 Mikä on tapahtuma?
2.1 Määritelmä lain mukaan
3 Tapahtuman valmistelu ja ideointi
3.1 Tapahtuman ideointi
3.1.1 Lähtökohtien selvittäminen
3.1.2 SWOT -analyysi
3.1.3 Erilaisia ideointimenetelmiä
3.2 Budjetin määrittäminen
3.3 Projektiryhmän kokoaminen
4 Lupa-asiat ja lainsäädäntö
4.1 Lupa järjestämispaikan käytöstä
4.2 Poliisille tehtävät ilmoitukset
4.2.1 Ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä
4.2.2 Liikennejärjestelyt
4.2.3 Järjestyksenvalvonta
4.3 Pelastusviranomainen
4.3.1 Paloturvallisuus
4.3.2 Pelastussuunnitelma
4.4 Rakennusvalvontaviranomainen
4.5 Ympäristönsuojeluviranomainen
4.5.1 Maasto- ja vesiliikenne luvat
4.5.2 Meluilmoitus
4.6 Elintarvikeviranomainen
4.6.1 Elintarvikkeiden tilapäinen myynti
4.6.2 Liikkuva elintarvikehuoneisto
4.7 Tupakkalaki
4.8 Kunnan aluehallintovirasto
4.9 Jätehuollon valvontaviranomainen
4.10 Leirintäalueviranomainen
4.11 Tekijänoikeuskorvaukset
4.11.1 Gramex
4.11.2 Teosto
4.12 Vakuutukset
5 Tapahtuman suunnittelu
5.1 Projektisuunnitelman laatiminen
5.2 Sisältö ja ohjelmat
5.3 Tehtävät ja aikataulut
5.4 Tarvittavat resurssit ja kustannusarvio
5.5 Tapahtumamarkkinointi
5.5.1 Kilpailu- ja markkinointikeinot
5.5.2 Tiedottaminen
5.6 Riskit ja riskienhallinta
6 Tapahtuman toteutus
6.1 Henkilökunta
6.2 Tapahtumakävijän huomiointi
6.3 Tapahtumaympäristö
6.3.1 Jätehuollon ja siivouksen järjestäminen
6.3.2 Turvallisuus ja vartiointi
6.3.3 Ensiapupiste
6.4 Muut palvelut ja toimijat
6.4.1 Esiintyjät
6.4.2 Elintarvikemyynti ja tarjoilu
6.4.3 Kalusteet, rakenteet ja somistus
6.4.4 Tekniikka ja sähkö
6.4.5 Kuljetukset ja opasteet
6.4.6 Tuotteet ja lipunmyynti
7 Tapahtuman päätös
7.1 Onnistumisen arviointi
7.2 Loppuraportti
7.3 Dokumentointi ja projektikansio
8 Tapahtumajärjestäjän muistilista
Tapahtumia järjestetään nykypäivänä yhä useammin ja ihmiset ovat entistä kiinnostuneempia
osallistumaan erilaisiin tapahtumiin. Pelkästään
kaikissa Suomessa järjestettävissä tapahtumissa
vierailee vuosittain satojatuhansia ihmisiä.
Tapahtumajärjestämisellä pyritään luomaan kaikille vierailijoille todellinen ja onnistunut elämys tapahtumasta. Tapahtumajärjestäjän tehtävänä on
saada tapahtuma onnistumaan niin suunnittelun,
toteutuksen kuin päätöksen suhteen.
Tapahtumajärjestäminen ei kuitenkaan ole aina
helppoa ja yksinkertaista työtä, vaan järjestäjän on
osattava huolehtia useista järjestelyihin liittyvistä
Tämä opas on koottu auttamaan tapahtumien järjestämisessä alusta loppuun. Opas on hyödyllinen
erityisesti niille, jotka ovat tapahtumaa järjestämässä, mutta myös niille, jotka ovat kiinnostuneet
tapahtumajärjestämisestä tai opiskelevat itse alaa.
Tarkoituksena oli luoda oppaasta ytimekäs tietopaketti järjestämisen eri vaiheista ja antaa lukijalle
selkeä ja käytännöllinen kuva tapahtumajärjestämisestä ja auttaa muun muassa lainsäädännön
erilaisissa kiemuroissa.
Mikä on tapahtuma?
Tapahtumia on olemassa hyvin laaja kirjo ja
myös tapahtumien teemat ja aihepiirit vaihtelevat laajasti. Tapahtumia on isoja ja pieniä. On
olemassa esimerkiksi tapahtumia, joita vietetään
perheen kesken, tai suuria yleisötapahtumia, jotka keräävät tuhansittain ihmisiä.
Tapahtumia järjestetään eri vuodenaikoihin, uskontoon ja juhliin liittyen. Talvella järjestetään
esimerkiksi paljon erilaisia joulumessuja ja pikkujouluja, kun taas kesällä kesäteatterit ja festivaalit ovat kysytyimpiä tapahtumia.
Suuri osa tapahtumista liittyy myös koulutukseen ja työelämään. Kokoukset, kongressit ja
seminaarit ovat tuttuja tapahtumia työelämässä
oleville. Muita tuttuja tapahtumia ja tilaisuuksia
ovat esimerkiksi markkinat, näyttelyt, kilpailut ja
muut yleisölle avoimet huvitilaisuudet. Vaikka
erilaisia tapahtumia järjestetäänkin hyvin paljon,
käytetään järjestämisessä ja suunnittelussa
kumminkin melko samanlaista pohjaa, sillä perusasiat ovat samat. Mutta mikä tapahtuma oikeastaan on?
Määritelmiä tapahtumasta on useita. Se voidaan
määritellä esimerkiksi lain mukaan yleisötilaisuudeksi tai se voidaan käsittää projektina. Sivistyssanakirjan mukaan tapahtuma on määritelty
asiaksi, joka tapahtuu, sekä julkiseksi tilaisuudeksi, jossa on ennalta määrättyä ohjelmaa.
määritelty yleisölle avoimeksi huvitilaisuudeksi,
joka voi olla esimerkiksi näytös tai kilpailut.
Yleisötilaisuuksia ovat myös muut tämän tyyppisiin huvitilaisuuksiin rinnastettavat tilaisuudet
lukuun ottamatta yleisesti järjestettäviä kokouksia. Kokoontumislain mukaan erilaiset yleisölle
avoimet tilaisuudet ovat joko yleisötilaisuuksia
tai yleisiä kokouksia.
Yleisellä kokouksella tarkoitetaan esimerkiksi
mielenosoitusta tai muuta järjestettyä tilaisuutta, johon voivat osallistua muutkin kuin kutsutut
Lain mukaan yleisenä kokouksena ei kumminkaan pidetä mielenosoitusta, jossa osallistuneet
ilmaisevat vain yksittäisten henkilöiden mielipiteitä. Kokoontumislaki säätelee vain julkiyhteisön järjestämiä virallisia tilaisuuksia lukuun ottamatta uskonnollisten yhdyskuntien toimintaan
kuuluvia tilaisuuksia.
Kokoontumislaissa
tapahtuma määritellään joko yleisötilaisuudeksi tai yleiseksi
kokoukseksi.
Tapahtumasta voidaan puhua myös nimellä yleisötilaisuus. Kokoontumislaissa yleisötilaisuus on
Tapahtuma voidaan määritellä myös projektiksi,
sillä tapahtumajärjestäminen on projektiluontoista työtä. Tapahtuma kuten projektikin on
yleensä kertaluonteinen, mutta jos tapahtuma
muuttuu kertaluonteisesta usein toistuvaksi tapahtumaksi, se ei enää ole projekti. Usein toistuva tapahtuma määritellään yleensä osaksi organisaation vakituista toimintaa.
Tapahtumalla ja projektilla on paljon yhteisiä
ominaispiirteitä. Näitä ominaispiirteitä ovat esimerkiksi selkeät tavoitteet ja oma erillinen aikataulu. Tapahtuman voi kumminkin tunnistaa
myös muista projektille ominaisista piirteistä.
Lyhyesti kuvailtuna projektin ominaispiirteitä
yhteinen arvoperusta.
kokonaisuus, josta tietty ryhmä tai henkilö on
vastuussa.
Yksi tärkeimmistä ominaisuuksista on yksi tai
useampi selkeä tavoite. Tavoitteena voi olla esimerkiksi rahallisen hyödyn saaminen projektin
tuotosta tai vaikkapa kulttuurituotannon lisääminen jossain tietyssä yhteisössä. Projektia voidaan pitää kertaluontoisena toimintakokonaisuutena, jolla on alku- ja loppupiste.
Projektit toteutetaan yleensä projektityöskentelyn eri vaiheiden kautta, joita ovat ideointi-,
suunnittelu-, toteutus- ja päätösvaihe. Kun on
tutustuttu tapahtuman eri tarkoituksiin, voidaan
alkaa perehtymään tarkemmin myös eri vaiheisiin.
Yleensä projekti määritellään kertaluonteisena,
tavoitteellisena ja varta vasten muodostettuna
organisaationa, jolla on työtehtävänä jokin tietty
kokonaisuus, jonka resurssit ja kesto on jo aiemmin määritelty. Projekti on selkeästi määritelty
Tapahtuman valmistelu ja ideointi
Tapahtumajärjestäminen kannattaa aloittaa tapahtuman valmistelusta ja ideoinnista. Oleellista
tässä vaiheessa on selvittää, mitkä ovat tapahtuman lähtökohdat. Ensinnäkin tapahtuma voi
olla joko asiatapahtuma tai viihdetapahtuma,
joka voidaan järjestää joko itse tai se voidaan
ostaa ulkopuoliselta järjestäjältä.
Hyvä on aluksi miettiä, mitä halutaan järjestää,
kenelle, miksi, missä ja milloin. Vastasuunnitteluvaiheessa perehdytään tarkemmin myös kysymykseen ”miten”, sillä se kertoo siitä, kuinka
tapahtuma lopulta toteutetaan.
Ideointi on yksi avaintekijä tapahtumaa valmisteltaessa. Ennen varsinaisten suunnitelmien tekoa on hyvä ideoida tapahtumaa useista eri näkökulmista, jotta tapahtumasta saataisiin mahdollisimman monipuolinen kokonaisuus, jota on
helppo alkaa suunnittelemaan. Ideat kannattaa
käydä läpi yhdessä esimerkiksi projektiryhmän
kanssa (kts. Projektiryhmän perustaminen), sillä
ideat syntyvät helpoiten useiden ihmisten kanssakäymisestä.
Ideointi kannattaa aloittaa siitä, että kerätään
alussa mahdollisimman paljon erilaisia ideoita,
joista sitten karsitaan hyödyttömimmät myöhemmin pois. Ideointivaiheessa käydään läpi
muun muassa tapahtuman lähtökohdat ja pyritään vastaamaan suunnittelua ja järjestämistä
koskeviin oleellisimpiin kysymyksiin. Apuna voi
käyttää myös hyödyllistä SWOT- analyysimallia,
jonka avulla kartoitetaan tapahtuman vahvuuksia ja heikkouksia sekä mahdollisuudet ja uhat.
Lähtökohtien ja SWOT -analyysin lisäksi on hyvä
perehtyä myös erilaisiin ideointikeinoihin.
Ideointivaiheessa tulee määrittää myös tapahtumalle asetettu budjetti ja selvittää, mitä kaikkia mahdollisia lupa-anomuksia tapahtumasta
tulisi viranomaisille tehdä. Lainsäädäntö ja lupaasiat onkin hyvä selvittää ideoinnin jälkeen ennen suunnitelmien tekoa.
Ideointivaiheessa on syytä käydä läpi seuraavat
Imago eli mielikuva
tapahtumasta?
Kun tapahtuma halutaan järjestää, on syytä
miettiä, mitä oikeastaan ollaan järjestämässä.
Kysymys ”mitä” kuvaa sitä, mitä tapahtumassa
tapahtuu eli mistä kokonaisuudessaan on kyse.
Konsertissa esimerkiksi artistit esittävät musiikkia ihmisille, kun taas rallikilpailussa rallikuskit
kisaavat siitä, kuka on nopein ajaja. ”Mitä” kysymyksellä pyritään selvittämään tapahtuman
taustoja, mikä helpottaa tapahtuman suunnittelussa.
Kohderyhmäksi voidaan määritellä jokin tietty
ikäryhmä esimerkiksi musiikkimaun mukaan.
Kohderyhmä riippuu siitä, millainen tapahtuma
on kyseessä ja millaiset ovat tapahtuman tavoitteet.
Miksi sitten tällainen tapahtuma olisi syytä järjestää? On hyvä miettiä, mitkä ovat ne syyt, joiden
takia tapahtuma toteutetaan ja mitkä ovat ne
tavoitteet, joihin tapahtuman järjestämisellä pyritään pääsemään? Esimerkiksi konserttia järjestettäessä tavoitteena voi olla rahallisen hyödyn
saaminen järjestämisestä. Kokouksessa taas tavoitteena voi olla tiedon välittäminen, ideoiden
vaihtaminen tai asioista päättäminen.
Missä ja milloin merkitsevät tapahtuman järjestämispaikkaa, ajankohtaa ja kestoa. Järjestämispaikkana voi toimia mikä tahansa tila tai rakennus, kunhan tarvitut luvat ovat kunnossa. Tapahtuma voidaan myös järjestää ulkona, esimerkiksi
puistossa. Ajankohta tapahtumalle on yleensä
jokin tietty päivämäärä, johon mennessä kaiken
tulisi olla valmista niin suunnittelun kuin lupaasioidenkin kohdalta.
Tapahtumaa ideoitaessa kannattaa selvittää,
kenelle tapahtuma tehdään eli mikä on tapahtuman pääkohderyhmä. Erilaisissa tapahtumissa
kohderyhmät vaihtelevat suuresti. Kohderyhmä
voi olla hyvin laaja tai erittäin tarkkaan rajattu.
Esimerkiksi konsertissa kohderyhmänä voi olla
hyvin laajakin.
Kesto tapahtumalle tulee myös määrittää. Kestääkö tapahtuma päivän vai vaikkapa kolmen
päivän verran. Esimerkkinä tapahtuman ideoinnista ja lähtökohtien selvittämisestä toimii seuraava kuvitteellisesta tapahtumasta kertova kuvio 1.
Rahallisen
16-21 vuotiaille
Eri artistien
(Mitä?)
(Kenelle?)
(Tapahtuma)
suunnittelemalla ja
työskentelemällä
30.12.2011 klo
(Milloin?)
kongressikeskuksessa
(Missä?)
Kuvio 1. Tapahtuman lähtökohdat
Hyvä apu ideoinnin pohjaksi on myös SWOT –
analyysintyöstäminen tapahtumasta. SWOT eli
nelikenttäanalyysissa pohditaan vahvuuksia ja
mahdollisuuksia sekä riskiä ja uhkia, joita tapahtuman järjestämisestä voi tulla. Analyysissa pohditaan sisäiset tekijät eli järjestäjän tai organisaation vahvuudet ja heikkoudet sekä ulkoiset tekijät eli ympäristön mahdollisuudet ja uhat.
Kutakin perusideaa käsitellään eri näkökulmista,
jonka jälkeen on helpompi miettiä kannattaako
valittu projekti edes toteuttaa tai millä toimenpiteillä mahdollisia uhkia tai riskejä voitaisiin välttää ja ehkäistä.
Vahvuuksilla pyritään selvittämään mitkä ovat
tapahtuman vahvat tekijät eli ne ominaisuudet ja
tekijät, joiden vuoksi tapahtuman järjestäminen
on kannattavaa ja kilpailussa pärjätään. Määrittelemällä heikkoudet pystytään suunnittelemaan,
kuinka heikkoudet voitaisiin kääntää hyödyksi tai
kuinka ne voitaisiin välttää. Vahvuudet ja heikkoudet ovat aina sisäisiä tekijöitä eli tapahtuman
omia ominaispiirteitä.
Ulkoisia tekijöitä ovat mahdollisuudet ja uhat.
Mahdollisuudet voidaan käsittää esimerkiksi ympäristön luomilla olosuhteilla, jotka antavat tapahtuman järjestämiselle hyvät edellytykset.
Uhat taas heikentävät tapahtuman mahdollisuuksia ja näin vaikuttavat järjestämisen kannattavuuteen. Taulukko 1 kuvaa SWOT analyysimallia.
Taulukko 1. SWOT -analyysi
Tapahtumaa ideoitaessa voi käyttää apuna erilaisia ideointimenetelmiä. Ideointimenetelmän voi
valita oman mieltymyksensä mukaan. Apuna voi
käyttää esimerkiksi piirtämistä, asioiden listaamista, kirjoittamista sekä korostus- ja värikyniä.
Ideointimenetelmiä ovat esimerkiksi mind mapin
eli miellekartan laatiminen, idealistan teko sekä
ideatarhan tai ideahaavin kokoaminen.
Mind map eli miellekartta on ideointiväline, jossa
avainsanojen ympärille kerätään niistä syntyneitä miellekuvasanoja. Näistä sanoista taas voidaan kerätä lisää uusia miellekuvasanoja, jonka
kautta syntyneistä sanoista muodostuu vähitellen miellekuvakartta.
Ideointia varten tarvitsee paperin, jonka keskelle
ideoitavan aiheen otsikko kirjoitetaan. Otsikosta
aloitetaan ideointi lisäämällä miellekuvasanoja
paperille viivojen avulla. Mind map on hyvä menetelmä silloin, kun suunnitellaan esimerkiksi
kirjoitusta, tehdään muistiinpanoja tai suunnitellaan erilaisia tilaisuuksia.
Ideatarha ja ideahaavi muistuttavat hyvin paljon
mind map -ideointimenetelmää. Ideatarhassa on
tarkoituksena kerätä paperille ajatuksia ja ideoita
tietystä aiheesta. Poikkeuksena mind map –
menetelmään on se, että ideatarha sopii ideointivälineeksi paremmin silloin, kun etsitään jotakin tiettyä näkökulmaa aiheeseen tai suunnitellaan aiheen jäsentelyä.
Ideatarhassa paperille kirjoitetaan otsikko, jonka
jälkeen paperille ryhdytään poimimaan mieleen
juolahtaneita lauseita, kuvia ja sanoja, jotka voidaan sijoittaa ihan minne tahansa paperilla.
kehys, josta ideat ja mielikuvat kirjoitetaan
koukkupäisille viivoille mihin tahansa järjestykseen.
Idealista on menetelmä, jossa mieleen pulpahtaneita ideoita ja ajatuksia listataan paperille ranskalaisin viivoin. Idealistan tarkoituksena on listata asiat siinä järjestyksessä kun ne juolahtavat
mieleen. Kun lista on laadittu, aletaan arvioimaan listan asioita yksitellen ja merkitsemään
yhteenkuuluvat asiat esimerkiksi eri värein sekä
samalla tekemään poistoja ja lisäyksiä.
Kaikki edellä mainitut menetelmät toimivat hyvinä apukeinoina tapahtumia suunniteltaessa.
Tärkeää on muistaa, että hyvä ja perusteellinen
ideointi auttaa suunnitelmien laatimisessa huomattavasti.
Hyviä ideointimenetelmiä ovat
Ideahaavi
Ideatarha
SWOT –analyysi.
Ideahaavi taas poikkeaa ideatarhasta siten, että
otsikon ympärille piirretään ympyränmuotoinen
Tapahtuman järjestäminen edellyttää myös rahoituksen ja budjetin määrittämistä tapahtumalle. Etukäteen hyvin suunniteltu ja määritetty
budjetti auttaa suuresti myös tapahtuman suunnittelussa. Budjetti voi koostua omasta rahallisesta panostuksesta, organisaation omasta rahoituksesta tai tapahtuman voi rahoittaa ulkopuolinen tekijä.
Tapahtumalle voidaan pyrkiä hankkimaan esimerkiksi rahoittajia ja sponsoreita sekä muita
yhteistyökumppaneita. Nykypäivänä sponsorit ja
yhteistyökumppanit ovat yksi tärkeä osa tapahtuman järjestämisessä. Potentiaaliset sponsorit
tapahtumalle ovat toiminnaltaan, aatteiltaan ja
imagoltaan sopivia tapahtumaan.
Projektiryhmään kuuluu projektipäällikkö eli tapahtuman päähenkilö, projektityöntekijät eli
projektiryhmän jäsenet, asiantuntijaryhmä eli
tukihenkilöstö ja lisäksi vielä projektin asettaja.
Projektin asettajan tehtävänä on aloittaa projekti
eli päättää uuden tapahtuman käynnistämisestä.
Asettaja myös päättää kuka tai ketkä kuuluvat
tapahtuman projektiryhmään. Asettaja voi toimia tapahtuman rahoittajana ja myös itse projektipäällikkönä. Toisena tapahtuman korkeimpana päättäjänä toimii johtoryhmä, jonka tehtävänä on esimerkiksi määrittää tapahtumalle tavoitteet, hyväksyä projektisuunnitelma ja loppuraportti, tehdä keskeisimmät päätökset sekä
seurata projektin edistymistä.
Hyviä rahoituslähteitä ovat myös erilaiset avustustoimintaa harjoittavat rahastot ja säätiöt. Rahoittajia voi kumminkin olla vaikea hankkia, joten rahoitusta ja budjettia kannattaakin miettiä
jo hyvissä ajoin. Budjetti kannattaa suunnitella
siten, että osittaa budjetin tarvittaviin menoihin,
kuten markkinointiin, palkkoihin, vuokriin ja
muihin järjestelykuluihin.
Projektipäällikkö on se henkilö, joka vastaa kokonaisuudessaan koko projektista. Päällikön tehtävänä on hoitaa tapahtuman suunnittelu, toteutus, päätös ja lopputulos. Hänen tehtävänään on
myös raportoida johtoryhmälle kaikista tapahtuman eri vaiheista ja sen lisäksi laatia projektisuunnitelma ja loppuraportti, ohjata projektiryhmää, huolehtia tiedottamisesta ja arkistoinnista sekä kehittää projektiryhmän tietoja ja taitoja.
3.3 Projektiryhmän
Projektiryhmän jäsenen tehtävänä on suorittaa
annetut tehtävät, osallistua eri suunnitelmien
laatimiseen, raportoida ja dokumentoida projektipäällikölle sekä noudattaa ohjeita ja kehittää
omaa ammattitaitoaan. Projektiryhmää voi avustaa ohessa vielä tukihenkilöstö eli tietyn osaalueen asiantuntijaryhmä. Asiantuntijoina toimivat yleensä ulkopuoliset henkilöt, jotka avustavat
tapahtuman järjestämisessä. Tällaisia asiantuntijoita voivat olla esimerkiksi kirjanpitäjät. Kuviossa 2 esitellään projektiryhmän organisaatio tarkemmin.
Tapahtuman järjestämistä varten on hyvä koota
myös projektiryhmä eli henkilöstö, joka on pääosin vastuussa kaikesta tapahtuman järjestämisessä. Jokaisella tapahtumalla ja projektilla tulee
olla jokin tietty ryhmä tai henkilö, joka vastaa ja
päättää tapahtuman suunnittelusta ja toteutuksesta.
Asettaja/ johtoryhmä
(asiantuntija-ryhmä)
Kuvio 2. Projektiryhmän jäsenet
Lupa-asiat ja lainsäädäntö
Tapahtuman järjestämistä säätelevät monet turvallisuutta koskevat lait. Erityisesti kokoontumislaki ja pelastuslaki säätelevät yleisötilaisuuksia ja
niiden turvallisuusmääräyksiä.
Jo tapahtumaa ideoitaessa kannattaa selvittää,
mitä lupia ja hakemuksia järjestettävään tapahtumaan liittyy, jotta pystyy ajoissa anomaan tarvittavat luvat ja ilmoitukset.
Huomioitava on myös laki järjestyksenvalvojista
ja terveydensuojelusta. Kuitenkin tapahtumassa
turvallisuudesta vastaa itse tapahtumajärjestäjä.
Tärkeää on, että järjestäjä on huolehtinut, että
kaikki luvat ovat kunnossa ja asiakkaiden turvallisuus huomioitu tarvittavin toimenpitein.
Lupa-anomukset ja ilmoitukset tulee tehdä kunnan eri viranomaisille. Tapahtuman järjestämiseen liittyvät lomakkeet on saatavilla kunnan
viranomaisilta sekä viranomaisten Internetsivuilta, mutta ne löytyvät liitteenä myös tämän
oppaan lopusta. Taulukossa 2 ohjeistetaan tarkemmin ilmoitusten teossa.
Taulukko 2. Viranomaisilta haettavat luvat
Suostumus tilaisuuden järjestämispaikan
omistajalta / haltijalta
Tilapäisten rakennelmien luvat ( esiintymislava, teltta)
Kokoontumistilan henkilöiden sallittu
Poliisi, pysäköinninvalvontaviranomainen, kunnan liikenneviranomainen
Tekijänoikeuskorvaukset (musiikin esittäminen)
Pelastusviranomainen, ympäristönsuojeluviranomainen
4.1 Lupa järjestämispaikan
Kaikkiin tapahtumiin tarvitaan lupa järjestämispaikan käytöstä. Oleellisinta on hankkia ensin
lupa maankäytöstä ennen kuin hakee muita lupia
tapahtumalle. Lupa maankäytöstä haetaan järjestämispaikan omistajalta tai haltijalta, joka voi
olla joko yksityinen, kunta tai valtio.
Kaupunkien ja kuntien omistamia alueita ovat
esimerkiksi torit, puistot, kadut ja muut julkiset
alueet. Luvan kunnalta saa ottamalla yhteyttä
sen kaupungin tai kunnan kiinteistövirastoon,
jossa tapahtuma järjestetään. Mikäli tapahtuma
aiotaan järjestää uimarannalla, urheilukentillä tai
muilla liikuntapaikoilla, tulee yhteyttä ottaa liikuntavirastoon. Lupaa ei tarvita, mikäli itse tapahtuman järjestäjä omistaa alueen, jolla tapahtuma järjestetään.
siin. Kannattaa varautua myös siihen, että alueen
käytöstä voi joutua maksamaan vuokraa.
4.2 Poliisille tehtävät
Turvallisuuden ylläpitäminen on poliisin päätehtävä. Poliisi toimii yhteistyössä muiden viranomaisten, yhteisöjen ja asukkaiden päätehtävän
toteuttamiseksi. Poliisin tehtäviin kuuluu yleisen
järjestyksen ylläpitäminen, rikosten ennalta estäminen ja selvittäminen sekä oikeus- ja yhteiskuntajärjestyksen turvaaminen.
Tapahtumia järjestettäessä poliisin toiminnalla
on oma tärkeä roolinsa erilaisten lupaanomuksien ja ilmoitusten muodossa. Poliisille
tulee tehdä muun muassa ilmoitus yleisötilaisuuden eli tapahtuman järjestämisestä. Lisäksi poliisi on tapahtumissa mukana liikennejärjestelyissä
ja hyväksyy tapahtumalle järjestyksenvalvojat.
4.2.1 Ilmoitus yleisötilaisuuden
Tapahtuman järjestämisestä on aina tehtävä poliisille kirjallinen ilmoitus, mikäli tapahtuma vastaa kokoontumislaissa ilmoitettuja yleisötilaisuuden normeja. Lain mukaan yleisötilaisuudella
tarkoitetaan yleisölle avoimia huvitilaisuuksia,
kuten näytöksiä, kilpailuja ja muita niihin rinnastettavia tilaisuuksia.
Alueen käytöstä kannattaa laatia kirjallinen sopimus ja liittää asiakirjaan kartta rajatusta tapahtuma-alueesta. Asiakirjasta tulee käydä ilmi liikenneväylien käyttö sekä käyttöoikeudet pysäköintiin ja mainostamiseen tarkoitettuihin aluei-
Ilmoitusta järjestämisestä ei tarvitse tehdä, mikäli tapahtuman osanottajien määrä on vähäinen, tilaisuuden luonne tai järjestämispaikka eivät edellytä toimia järjestyksen ja turvallisuuden
ylläpitämiseksi, sivullisille ja ympäristölle ei ai-
heudu haittaa eikä erityisiä liikennejärjestelyjä
vaadita.
Ilmoitus tapahtuman järjestämisestä on tehtävä
vähintään viisi vuorokautta ennen tapahtuman
alkamista ja isommissa tapahtumissa, joissa kävijämäärät nousevat useisiin tuhansiin, mielellään
muutama viikko aiemmin. Ilmoituksella voi ilmoittaa myös useita samanlaisia ja samassa paikassa, mutta eri aikaan järjestettäviä tapahtumia. Yleisestä kokouksesta voi ilmoittaa suullisesti tai kirjallisesti 6 tuntia ennen kokouksen
Usein tapahtumat vaativat erilaisia liikennejärjestelyjä. Mikäli tapahtuma edellyttää liikennejärjestelyiden järjestämistä, on tapahtuman järjestäjällä velvollisuus toimittaa liikenteenohjaussuunnitelma paikalliselle poliisiviranomaiselle.
Ilmoituksesta tulee käydä ilmi ainakin:
alkamis- ja päättymisaika
käytetyt rakennelmat
muut erityisvälineet(kuten musiikki ja
anniskelu)
tapahtuman yhteyshenkilön yhteystiedot.
Yleisötilaisuusilmoituksen perusteella tehtävä
päätös vuonna 2011 on 50 euroa ja yleisötilaisuutta koskevan ilmoituksen käsittely 20 euroa.
Poliisille tehtävä ilmoitus tapahtuman järjestämisestä on saatavilla eri poliisilaitoksilta ja Internetistä, mutta se löytyy liitteenä myös tämän
oppaan lopusta. Lisätietoa ilmoituksen tekemisestä
Suunnitelmasta on käytävä ilmi tapahtuman liikennejärjestelyt, katujen sulkemistarve, liikenteenohjaus ja ohjaajat, pysäköintijärjestelyt sekä
tilapäisten liikennemerkkien tarve. Kunnan tai
yksityisen omistamilla alueilla on otettava huomioon, että pysäköinninvalvonta tapahtuu yhteistyössä poliisin ja pysäköinninvalvojan kanssa.
Liikenteenohjausta voivat suorittaa sellaiset
henkilöt, joilla on Tieturva I-pätevyys ja, jotka on
perehdytetty liikenteenohjaajan tehtävään. Perehdytyksen tulee tehdä Tieturva 2-pätevyyden
suorittanut henkilö. Liikenteenohjaajalta vaaditaan myös täysi-ikäisyyttä sekä yleensä ajokorttia. Liikenteenohjaajalla tulee lisäksi olla normaalit aistit tehtävästä suoriutumista varten. Liikenteenohjaajan on myös aina pystyttävä todistamaan kelpoisuutensa liikenteenohjaamista varten.
Mikäli tapahtuman järjestäminen edellyttää tien
sulkemisen tai kyseessä on rallikilpailut, joka
edellyttää tien sulkemisen, tulee tapahtuman
järjestäjän anoa lupa tien sulkemista varten poliisilta. Lupa tien sulkemista varten löytyy poliisin
Internet-sivuilta.
Tapahtuman järjestäjällä on tapahtumassa suuri
vastuu turvallisuudesta. Järjestäjän tärkeänä tehtävänä on huolehtia turvallisuudesta muun maussa hankkimalla tapahtumaan tarvittava määrä
järjestyksenvalvojia.
Suuret tapahtumat ja yleisötilaisuudet vaativat
järjestyksenvalvojia pitämään yllä järjestystä ja
turvallisuutta tapahtuman aikana. Laki järjestyksenvalvojista säätelee järjestyksenvalvojien asettamista turvallisuuden yllä pitäjiksi yhdessä poliisin kanssa.
Järjestyksenvalvojalain mukaan järjestyksenvalvojan tehtävänä on turvallisuuden ylläpitämisen
lisäksi myös rikosten ja onnettomuuksien estäminen toiminta-alueellaan.
Toiminnassaan järjestyksenvalvojan tulee aina
asettaa yleisön turvallisuus etusijalle ja toimittava tasapuolisesti sekä asiallisesti. Kaikki toimenpiteet on suoritettava välttäen suurempien vahinkojen ja haittojen aiheuttamista.
Poliisin merkitys tapahtuman järjestämisessä:
 Ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä
 Tien sulkulupa
 Järjestyksenvalvojaksi hyväksyminen
 Liikennejärjestelyistä huolehtiminen yhdessä muiden
 Yleisen turvallisuuden ylläpitäminen
Lain mukaan järjestyksenvalvojalla on lupa estää
henkilön pääsyn tilaisuuteen, mikäli henkilö voi
vaarantaa tilaisuuden päihtymyksensä, varustautumisensa tai käyttäytymisensä vuoksi. Myös
metallinpaljastimien tai muiden teknisten laitteiden käyttö on oikeutettua.
Poliisi hyväksyy järjestyksenvalvojat, joiden tulee
olla suorittanut järjestyksenvalvojakoulutus. Järjestyksenvalvojaksi hyväksytään vain viideksi
vuodeksi kerrallaan ja hyväksytyksi tulleelle järjestyksenvalvojalle annetaan järjestyksenvalvojakortti.
Koulutuksia järjestyksenvalvojaksi järjestävät
poliisilaitokset, jotkin ammattioppilaitokset sekä
se, jonka lukuun kouluttajana toimivalla on voimassa oleva sisäasiainministeriön antama hyväksyminen järjestyksenvalvojakouluttajaksi. Hakulomake järjestyksenvalvojan asettamiseksi löytyy
sivustolta www.poliisi.fi.
Pelastuslain mukaan yleisötilaisuuden järjestäjä
on velvollinen laatimaan tapahtumasta pelastussuunnitelman. Pelastuslain tarkoituksena on vähentää onnettomuuksia ja parantaa ihmisten
Tavoitteena on, että onnettomuuden uhatessa
tai tapahduttua ihmiset pelastetaan sekä tärkeät
toiminnot turvataan ja onnettomuuden seurauksia rajoitetaan tehokkaasti. Tapahtumassa turvallisuus pohjautuu etukäteen laadittuun ja perusteellisesti suunniteltuun pelastussuunnitelmaan.
Riskeistä, mahdollisista vaaratilanteista ja turvallisuuden ylläpitämisestä on laadittava pelastussuunnitelma. Suunnitelma tulee lain mukaan laatia esimerkiksi leirintäalueille, lomakyliin, kokoontumis- ja liiketiloihin, ravintoloihin ja näyttelyhalleihin. Pelastussuunnitelmassa on kyse laajasta asiakirjakokonaisuudesta ja sen suunnittelussa kannattaakin käyttää apuna asiantuntijaa.
Tapahtumajärjestäjän velvollisuutena on huolehtia siitä, että tapahtumapaikka, rakennus, rakennelma ja sen ympäristö pidetään sellaisessa kunnossa, että tulipalon syttymisen vaara on vähäinen ja vaaratilanteessa paikalla olevat henkilöt
voidaan pelastaa tai poistaa paikalta.
Lisäksi on turvattava, että pelastustoiminta on
vaaratilanteen sattuessa mahdollista ja myös
pelastushenkilöiden turvallisuus otettu huomioon. Uloskäytävät ja kulkureitit on pidettävä tapahtuman aikana kulkukelpoisina ja esteettöminä sekä ne on tarvittaessa merkittävä asianmukaisesti.
Tapahtumajärjestäjän on myös otettava huomioon, että vaaratilanteissa on varauduttava tulipalojen sammuttamiseen, henkilöiden, omaisuuden ja ympäristön suojaamiseen sekä ryhdyttävä
toimenpiteisiin poistumisen turvaamiseksi.
Hätätilanteissa hätäkeskus on viranomaisten rakentama viestikeskus, joka tarjoaa pelastus-, poliisi- ja sosiaali- ja terveystoimea. Suomessa yleinen hätänumero on 112.
Tapahtumissa on yleensä suuri määrä ihmisiä,
jonka vuoksi tapahtumaan sisältyy merkittävä
ehkäisemisessä. Pelastussuunnitelman mukaan
arvioidaan ja määritellään tapahtuman turvallisuusjärjestelyt sekä ohjeet onnettomuuksien ehkäisemiseksi ja vaara- ja onnettomuustilanteissa
toimimiseksi.
Pelastussuunnitelmassa tulee kaikki riskit käydä
läpi tarkasti ja lisäksi otettava huomioon kaikki
mahdolliset turvallisuuteen vaikuttavat vaaratekijät.
Suunnitelmasta tulee käydä ilmi muun muassa
ennakoitavat vaaratilanteet ja kuinka ne
suojautumismahdollisuudet
henkilöstön perehdyttäminen suunnitelmaan
ohjeet erilaisia vaaratilanteita varten
tarvittavamateriaali (kuten ensiaputarvikkeet ja pelastus- ja sammutuskalusto).
Mikäli tapahtumassa on tarkoitus käyttää esimerkiksi tehosteräjähteitä, tulee tapahtumajärjestäjän ottaa huomioon tämä suunnitelmassa ja
ilmoittaa siitä myös viranomaiselle. Pelastussuunnitelma on toimitettava alueen pelastusviranomaiselle viimeistään 14 vuorokautta ennen
tapahtuman alkua. Pelastusviranomaisen suorittaa tarvittaessa palotarkastuksen tapahtumapaikalle.
Tapahtumajärjestäjän tulee myös hyväksyttää
yleisötilaisuuden järjestämispaikka eli kokoontumistila käyttöön. Kokoontumistilalla tarkoitetaan tilaa, jossa järjestetään yleisötilaisuuksia,
kuten konsertteja, näyttelyitä tai julkisia juhlia.
Rakennusluvassa tai toimenpideluvassa, jotka
koskevat kokoontumistilaa, tulee vahvistaa kyseisessä tilassa samanaikaisesti olevien sallittujen henkilöiden enimmäismäärä.
Mikäli suunnitelma on puutteellinen, voi pelastusviranomainen palauttaa sen täydennettäväksi. Tarpeen vaatiessa pelastusviranomainen ilmoittaa suunnitelmasta myös poliisille ja ensihoidosta vastaavalle terveysviranomaiselle.
Kokoontumislain mukaan kokoontumistilaan on
laitettava näkyviin ilmoitus sallitusta henkilöiden
enimmäismäärästä. Ilmoitus kokoontumistilan
henkilöiden sallitusta enimmäismäärästä tulee
myös tehdä rakennusvalvontaviranomaiselle.
Tapahtumissa on usein erilaisia tilapäisiä rakennelmia, kuten katsomoja, aitoja, laitureita tai
esiintymislavoja. Tapahtuman järjestäjän on haettava rakennusvalvontaviranomaiselta tarvittavat luvat, mikäli tapahtumaan aiotaan rakentaa
vastaavanlaisia tilapäisiä rakennelmia. Oppaan
lopussa on myös liitteenä Kajaanin kaupungin
rakennus- ja toimenpidelupahakemus.
Ympäristönsuojeluviranomainen on tärkeässä
asemassa lupa-anomuksien suhteen tapahtumajärjestämisessä. Ympäristönsuojeluviranomainen
myöntää luvat esimerkiksi silloin, kun kyseessä
on tapahtuma, johon kuuluu vesi- tai maastoliikennettä.
Rakennuslupahakemus ja toimenpideilmoituslöytyvät kaupungin rakennusvalvontatoimistosta
ja Internetistä kaupungin rakennusvalvonnan
sivustoilta. Ilmoitus tulee tehdä 14 vuorokautta
ennen rakentamisen aloittamista tai toimenpiteeseen ryhtymistä. Ilmoituksen teon jälkeen,
ennen tapahtuman alkua, tapahtumapaikalla
pidetään viranomaistarkastus, jossa tarkastetaan
muun muassa rakenteiden sijoitus ja kokonaisvakavuus, katsomoiden henkilömäärän tarkastaminen, istuinten sijoitus ja kestävyys sekä kulkureitit.
Myös meluilmoitus tehdään ympäristönsuojeluviranomaiselle. Ympäristönsuojelulaki sekä
maasto- ja vesiliikennelait säätelevät omalta
osaltaan tapahtumajärjestämistä.
Maastossa, vesistössä ja jäällä järjestetään usein
erilaisia yleisötapahtumia, kuten moottorikelkkaja mönkijäkilpailuja sekä moottorivenekilpailuja.
Jokamiehenoikeudet eivät koske maasto - tai
vesiliikennettä, kun järjestetään kilpailuja tai
muita tapahtumia, vaan maastoliikenne- ja vesi-
liikennelaissa säädellään kilpailuihin liittyvää lupavelvollisuutta.
Maastoliikenteessä alueen käyttöä varten on
saatava kirjallinen lupa alueen omistajalta sekä
haettava sen jälkeen viranomaislupa. Vesiliikenteessä on haettava vesialueen omistajan lupa ja
kunnan ympäristönsuojeluviranomaisen lupa.
Lupia on haettava vain, jos tapahtumasta koituu
huomattavasti haittoja esimerkiksi ympäristöön
ja luonnolle, asutukselle, kalastukselle tai yleiselle virkistyskäytölle. Lupaa kannattaa anoa riittävän ajoissa, vaikka laissa ei ole säädetty mitään
tiettyä ehtoa, milloin lupa on viimeistään haettava.
järjestettävän tapahtuman ja ilmoittajan
kartta toimintapaikasta
tarvittavat luvat omistajilta
selvitys aiheutuvista haitoista
jätehuollon järjestelyt
mahdolliset korjaus- ja siivoustoimenpiteet.
Ympäristösuojelulain mukaisesti tapahtuman
järjestäjän on tehtävä kirjallinen meluilmoitus
kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle. Ilmoitus tulee tehdä, mikäli toiminta aiheuttaa tilapäistä ympäristöä häiritsevää melua tai tärinää.
tettaisiin usean kunnan alueella. Tapahtumapaikkakunnan järjestyssääntö antaa lisää tietoa
sallitusta melumäärästä ja kellonajoista.
Ilmoitus on tehtävä hyvissä ajoin ennen kuin melua aiheuttaviin toimiin ja tapahtuman järjestämiseen ryhdytään, viimeistään kuitenkin 30 vuorokautta ennen tapahtuman alkua. Ympäristöviranomainen voi edellyttää tapahtumajärjestäjältä melumittauksia, joilla varmistetaan, että melutaso pysyy meluilmoituksessa ilmoitetun äänitason mukaisena.
Lomakkeen meluilmoitusta varten saa Internetistä kunnan ympäristön suojeluviranomaiselta.
Ilmoituksessa tulee käydä ilmi ilmoittajan tiedot,
tapahtuman sijainti, kesto ja laatu, häiriintyvät
kohteet, arvio melun voimakkuudesta sekä kuinka melua aiotaan torjua ja seurata. Meluilmoitus
löytyy liitteenä oppaan lopusta.
Tapahtumissa yleensä myydään erilaisia elintarvikkeita. Tilapäisten ja suurien tapahtumien järjestäjien ja elintarvikkeiden myyntiä harjoittavien
on huomioitava ja tunnistettava elintarvikkeiden
myyntiin liittyvät riskit ja riskienhallinta. Riskienhallinta onnistuu tapahtumassa yhteistyöllä paikallisen terveysvalvontaviranomaisen kanssa.
Useat elintarvikkeet ovat helposti pilaantuvia ja
erityisesti lämpimissä olosuhteissa, kuten kesällä
järjestettävissä tapahtumissa, on syytä huomioida erilaiset riskit ja vaarat, joita elintarvikkeiden
myynnistä ja tarjoilusta voi koitua. Omavalvonta
ja hyvä hygieniaosaaminen on erityisen tärkeää
elintarvikemyynnissä.
Ilmoitus tehdään sen kunnan elinkeino-, liikenneja ympäristökeskukselle, jonka alueella melu
pääasiallisesti ilmenee vaikka toimintaa harjoi-
4.6.1 Elintarvikkeiden tilapäinen
Muuta oleellista ilmoitettavaa ovat tarpeelliset
tiedot terveyshaittojen estämisestä, tuotteet ja
niiden säilytys sekä salmonellatodistus.
Mikäli tapahtumassa on myynnissä elintarvikkeita, on tapahtuman järjestäjän huolehdittava, että
jokaiselta elintarvikkeiden myynnin harjoittajalta
on toimitettu oma elintarvikkeiden tilapäinen
myynti-ilmoitus.
Viranomainen tarkastaa ilmoituksen ja päättää
sen hyväksymisestä sekä tekee viranomaistarkastuksen ennen tapahtuman alkua. Ilmoituslomakkeet ja ohjeet ilmoituksen tekemiseen löytyvät kuntien ja ympäristöterveydenhuollon seutuyksiköiden Internet- sivuilta. Liitteenä tämän
oppaan lopusta löytyy myös Kainuun Maakunta –
kuntayhtymän ilmoituslomake elintarvikkeiden
tilapäisestä myynnistä ja tarjoilusta.
Tilapäisellä elintarvikkeiden myynnillä tarkoitetaan enintään kaksi vuorokautta kestävää myyntiä tai luovutusta, joka kuitenkin toistuu harvemmin kuin kerran 30 päivässä samassa paikassa. Elintarvikkeiden luovutuksella tarkoitetaan
elintarvikkeen luovuttamista ilman korvausta
näytteeksi, kokeiltavaksi, avustukseksi tai muuhun vastaavanlaiseen tarkoitukseen.
Toiminnanharjoittajan on ilmoitettava elintarvikkeen myynnistä lomakkeella kunnan elintarvikevalvontaviranomaisille. Ilmoitus on tehtävä viimeistään neljä arkipäivää ennen toiminnan varsinaista aloittamista. Mikäli tapahtumaan odotetaan yli 500 henkilöä, ilmoitus tulee tehdä aiemmin, viimeistään 15 vuorokautta ennen tapahtumaa.
yhteystiedot ja kotipaikka
tapahtumapaikka ja siellä suoritettavat
selvitys viemäröinnistä, vedenotosta, jätehuollosta ja ilmanvaihdosta
Elintarvikehuoneisto voi olla myös liikkuva huoneisto. Liikkuvalla elintarvikehuoneistolla tarkoitetaan väliaikaista tai siirrettävää tilaa, jossa
myydään tilapäisesti elintarvikkeita.
Tällaisia elintarvikehuoneistoja ovat esimerkiksi
telttakatos, koju, kioski ja myyntiauto. Torilla tai
muussa ulkotiloissa saa myydä ja valmistaa elintarvikkeita, jos toiminta täyttää riittävät elintarvikehygieeniset vaatimukset.
Ilmoitusmenettely liikkuvasta elintarvikehuoneistosta on tehtävä hyvissä ajoin viranomaiselle. Mikäli liikkuvassa elintarvikehuoneistossa käsitellään eläimistä saatavia elintarvikkeita ennen
vähittäismyyntiä, ilmoitus on tehtävä viimeistään
14 vuorokautta ennen toiminnan aloittamista.
arvio osallistuvasta henkilömäärästä.
Tapahtumissa tulee huomioon myös kävijävieraiden tupakointi. Tupakansavu on syöpävaarallinen aine, jonka käytöstä on laissa säädetty. Tupakkalaki koskee myös tapahtumajärjestäjää.
Tupakointi on ympäristölle haitallista, ja se on
kielletty muun muassa sisätiloissa järjestettävissä tilaisuuksissa, ulkoalueilla järjestettävissä
yleisten tilaisuuksien katsomoissa, katoksissa ja
muissa tilaisuuden seuraamista tarkoitettavissa
tiloissa, joissa osallistujat oleskelevat.
Ravitsemisliikkeessä, ulkona sijaitsevassa tarjoilutilassa tai muualla ulkoalueella harjoittajan on
huolehdittava, ettei tupakansavu kulkeudu sisätiloihin.
kuuluu alkoholin anniskelua ja myyntiä. Luvan
myöntää kunnan aluehallintovirasto tai sosiaalija
(STTV).
Kaikkien alkoholijuomien anniskelulupa eli Alupa oikeuttaa anniskelemaan kaikkia mietoja ja
väkeviä alkoholijuomia. Anniskelulupa voidaan
myöntää myös B-lupana, jolloin saadaan anniskella enintään 22 tilavuusprosenttisia mietoja
Tapahtumia järjestettäessä on hyvä rajata tapahtuma-alueelle tupakointitila tai ulkoalueelle sallittu tupakointialue. Tupakointia varten rajatuissa
tiloissa tupakansavu ei saa päästä kulkeutumaan
niihin tiloihin, joissa tupakointi on kielletty. Tupakointitila on järjestettävä kohtuullisen kokoiseksi suhteessa anniskelualueen, asiakaspaikkojen taikka ravintolan kokoon.
Tupakkatilan järjestämisestä ja tupakkatuotteiden myynnistä ja luovutuksesta on laadittava
omavalvontasuunnitelma, jossa selvitetään,
kuinka tupakointitilan toimivuus taataan ja kuinka tupakointitilan järjestystä ja olosuhteita voidaan ulkoisesti valvoa.
Suunnitelmasta on myös käytävä ilmi valvonnan
vastuuhenkilö ja myyntihenkilökunnan perehdyttäminen tupakan myynnin omavalvontaan. Tupakointi mahdollisuutta ei voida kumminkaan
järjestää sellaisen tapahtuman yhteyteen, jonka
kävijät ovat pääasiassa alle 18-vuotiaita. Muutenkin tupakan myynti ja luovutus on kiellettyä
Tapahtumajärjestäjän tulee hankkia tilapäinen
anniskelulupa, mikäli tapahtuman toteutukseen
Tilapäinen anniskelulupa voidaan myöntää enintään yhden kuukauden ajaksi tilaisuuteen, jolla
on ennalta määritelty kesto. Luvan saaminen
edellyttää, että hakija nimeää anniskelupaikan
vastaavan ja varavastaavan, joilla on työkokoemusta ja koulutusta ravitsemisalalta. Anniskelua suunniteltaessa kannattaa ottaa huomioon
asiakasturvallisuus ja alkoholiton vaihto. Alkoholilaki säätelee tarkasti alkoholin myymistä, anniskelua ja mainontaa.
Lupahakemuksessa tulee käydä ilmi anniskelupaikan sijainti ja rajaus, miksi ja miten anniskelu
suoritetaan, odotettujen osallistujien määrä, varatut asiakaspaikat ja saniteettitilat. Lisäksi liitteenä hakemuksessa tulee olla kartta tapahtuma-alueesta, piirros anniskelualueesta ja selvitys
anniskelun valvonnasta ja toteutuksesta.
Kaikki anniskelulupa-asiat käsitellään sen toimialueen aluehallintovirastossa, jossa anniskelua
harjoitetaan. Lupahakemuksen käsittelyssä arvioidaan tilaisuuden soveltuvuus ja luonne anniskelua varten sekä anniskelujärjestelyt ja paikan
Hakemuksen käsittelyyn kannattaa varata aikaa
noin 1–2 kuukautta. Anniskeluluvat ovat maksullisia. Hinnat riippuvat niin hakupaikasta kuin haetun anniskelun laajuudesta. Liitteenä oppaan lopussa on aluehallintoviraston hakemus alkoholin
anniskelua varten.
Tapahtumassa, jossa on paljon yleisöä, syntyy
yleensä myös suuri määrä jätteitä. Jätelaki säätelee jätehuoltoa, kierrätystä ja lajittelua. Lain mukaan tapahtumanjärjestäjällä on huolehtimisvelvollisuus jätehuollon järjestämisestä ja toiminnasta.
Tapahtuma-alueella tulee olla tarpeellinen määrä
roska-astioita ja jätteen keräysvälineitä, jotka on
sijoitettu alueelle tarkoituksenmukaisesti. Suurissa tapahtumissa alueen puhdistaminen ja jätteiden keräysvälineiden tyhjentäminen tulee
suorittaa myös tapahtuman aikana.
Tapahtumasta, josta muodostuu suuria jätemääriä, edellytetään kirjallinen ilmoitus ja suunnitelma jätehuollon järjestämisestä. Ilmoituksesta
tulee käydä ilmi muun muassa tapahtuman tiedot, paikka, yleisömäärä, myyntipisteet, jätelajittelupisteet sekä jätehuollosta vastaavan henkilön
tiedot. Tapahtuman järjestäjän kannattaakin olla
ajoissa yhteydessä jätehuollon valvontaviranomaiseen. Ilmoitus tehdään jätehuollon valvontaviranomaiselle.
Mikäli tapahtuman luonteeseen kuuluu tilapäisen
leirintäalueen järjestäminen, tulee tapahtumajärjestäjän huomioida ulkoilulaissa säädetyt tilapäistä leirintäaluetta koskevat säädökset. Leirintäaluetta järjestettäessä tulee olla yhteydessä
kunnan leirintäalue- ja terveydensuojeluviranomaiseen.
Tilapäinen leirintäalue on lain mukaan alue, jolla
on tarkoitus majoittua yli 100 henkilöä enintään
14 vuorokauden ajaksi telttoihin, matkailuajoneuvoihin tai matkailuperävaunuihin. Leirintäalueen käyttö ei saa aiheuttaa haittaa tai vaaraa
terveydelle eikä vahingoittaa luontoa.
Leirintäalue on sijoitettava ja rakennettava niin,
ettei se vähennä merkittävästi ympäristön viihtyisyyttä eikä aiheuta ympäristön roskaantumista tai pilaantumista. Leirintäalueen käyttö ei saa
myöskään vaarantaa liikenneturvallisuutta. Tär-
keää on noudattaa säädöksiä palo- ja henkilöturvallisuudesta sekä terveydellisten haittojen ehkäisemisestä.
Leirintäalueen perustamisesta on ilmoitettava
hyvissä ajoin viimeistään kolme kuukautta ennen
tapahtumaa. Kirjallinen ilmoitus on tehtävä alueen sijaintikunnan leirintäalueviranomaiselle.
Ennen leirintäalueen käyttöönottoa leirintäalueviranomaisen on hyväksyttävä se.
Tekijänoikeuksista on kyse, kun julkisella paikalla
esitetään musiikkia tai muita esityksiä. Tekijänoikeuslaki säätelee tekijänoikeuksista maksettavia korvauksia. Tekijänoikeuksilla tarkoitetaan
henkilön oikeuksia luomaansa teokseen. Kun teos tehdään, tekijänoikeus syntyy.
Tekijänoikeuksilla suojataan luovantyöntekijöitä
ja se myös osaltaan varmistaa tekijöiden toimeentulon ja luovuuden jatkumisen. Teoksena
voidaan pitää tekijänsä luomistyön tulosta, joita
taideteollisuuden tuotteet.
Musiikin esittäminen tapahtumissa on julkisella
paikalla esittämistä, kuten esimerkiksi äänitemusiikin soittamista yleisölle. Tapahtumajärjestäjän
tulee hankkia lupa musiikin esittämistä varten.
Luvan tarvitsee aina, kun musiikkia esitetään julkisesti, lukuun ottamatta perhe- ja ystäväpiirissä
esitettävää musiikkia. Kun laki edellyttää korvausta tai käyttölupaa, Gramex ja Teosto auttavat
niiden hankinnassa.
Gramex on äänitteiden tuottajien ja esittävien
taiteilijoiden tekijänoikeusyhdistys, joka edustaa
kotimaisia ja ulkomaalaisia taiteilijoita ja tuottajia. Gramexin tärkeimpänä tehtävänä on kerätä
tekijänoikeuslain mukaan kuuluvat korvaukset
taiteilijoille ja tuottajille, kuten laulajille, muusikoille, äänitteiden tuottajille ja kapellimestareille. Tekijänoikeusyhdistys palvelee korvauksensaajien lisäksi myös korvauksen maksajia.
Korvauksien suuruus tapahtumissa esitettävässä
musiikista riippuu useista eri seikoista. Suuruuteen vaikuttaa esimerkiksi se, onko kyseessä
maksuton vai maksullinen tapahtuma, mikä on
suurin sallittu henkilömäärä ja onko äänitteen
käyttö pääasiallista vai käytetäänkö sitä väliaikaisesti.
Säveltäjäin Tekijänoikeustoimisto Teosto ry on
tekijänoikeusjärjestö, joka edustaa kotimaisia ja
ulkomaisia säveltäjiä, sovittajia, sanoittajia ja
musiikin kustantajia. Teosto kerää tekijänoikeuskorvauksia kustantajille ja tekijöille heidän musiikkinsa julkisesta esittämisestä ja tallentamises-
ta sekä kehittää ja myy palveluita musiikinkäyttö
tarpeisiin. Teosto korvaa musiikin tekijöille ja
kustantajille korvauksia sen mukaan, kuinka paljon ja missä heidän teoksiaan on esitetty.
Luvan Teostolta tarvitsee, jos musiikkia esittää
julkisesti radiossa, televisiossa, Internetissä tai
erilaisissa tapahtumissa. Tapahtumajärjestäjä on
velvollinen ilmoittamaan Teostolle tarkat tiedot
tapahtumassa esitettävästä musiikista. Teostolta
tarvitsee luvan sekä elävän että tallennetun musiikin esittämiseen. Lisätietoa tekijänoikeuskorvauksien maksamisesta ja lupien hankkimisesta
löytyy Internetistä Gramexin ja Teoston Internetsivuilta.
söä, toimihenkilöä tai muuta ulkopuolista kohtaan. Se voi myös peittää vastuun esimerkiksi
järjestyksenpidon tai valvonnan riittämättömyydestä tai toimipaikan puutteellisesta kunnosta.
Näyttelyvakuutus on tarkoitettu vahingon, varkauden tai särkymisen varalle esimerkiksi erilaisiin näyttelyihin.
Mikäli tapahtuman järjestämisestä voi aiheutua
vahinkoa omaisuudelle tai henkilölle, voi poliisi
kokoontumislain perusteella määrätä tapahtuman järjestämisen edellytykseksi sen, että järjestäjällä on korvausvelvollisuutensa varalta riittävä
vastuuvakuutus. Tapahtumajärjestäjän on lisäksi
huolehdittava työntekijöidensä tapaturmavakuutuksesta, josta säätelee työsuojelulaki. Vakuutukset voi hankkia yksityiseltä tapaturmavakuutusyhtiöltä.
Tapahtuman järjestäjän kannattaa aina toiminnassaan huomioida erilaiset tapaturmat ja mahdolliset vahingot. Vakuutukset ovatkin tapahtumajärjestäjän kannalta tärkeä osa suurta yleisötilaisuutta. Tärkeää on huomioida, että tapahtumajärjestäjän velvollisuutena on huomioida vakuutuksissa niin henkilöstö kuin omaisuus.
Tapahtumajärjestämistä koskevat myös työnantajan vakuutusmaksut, kuten työeläke- ja työttömyysvakuutusmaksu, joka maksetaan tapaturmavakuutuksen yhteydessä. Henkilöstölle
onkin syytä hankkia tarvittavat tapaturmavakuutukset mahdollisia onnettomuuksia tai tapaturmia varten.
Muita suositeltavia vakuutuksia ovat vastuuvakuutus ja näyttelyvakuutus. Vastuuvakuutuksella
järjestäjä peittää tapahtuman järjestämisestä
korvausvastuun henkilö- ja esinevahingosta ylei-
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, ja se pätee
myös erilaisissa tapahtumissa ja projekteissa.
Oleellista tapahtumien järjestämisessä on aloittaa suunnittelu hyvissä ajoin ja laatia tarvittavat
suunnitelmat tapahtuman toteuttamiseksi.
Suunnitteluvaiheessa on hyvä määritellä tarkemmin ne tavoitteet, joihin tapahtumalla pyritään pääsemään, jolloin tapahtumassa onnistutaan.
Suunnitteluvaiheessa tulee huomioida myös tapahtuman markkinointi ja tapahtumasta tiedottaminen. Suunnitelmia tehtäessä voidaan aloittaa hiljalleen konkreettiset järjestämisvalmistelut
ja työntekijöiden sekä talkoolaisten perehdyttäminen tuleviin työtehtäviin ja tapahtuman kulkuun. Oleellista tapahtumaa suunniteltaessa on
laatia kattava ja perusteellinen projektisuunnitelma koko järjestämisprosessista.
5.1 Projektisuunnitelman
Projektisuunnitelma kuvaa kokonaisuudessaan
sen, miten ja millä keinoin tapahtuma aiotaan
toteuttaa. Suunnitelma on tärkeä osa tapahtuman järjestämistä, ja se auttaa itse toteuttamista
huomattavasti. Suunnitelma onkin hyvä laatia
hyvissä ajoin ja sen kannattaa antaa elää koko
suunnitelmavaiheen ajan, sillä muutoksia tulee
varmasti eteen. Mitä suunnitelman laatimisessa
sitten kannattaa ottaa huomioon?
Projektisuunnitelmassa on hyvä selvittää heti
alussa tapahtuman tausta ja sen toimeenpano
sekä se, mitkä ovat tapahtumalle asetetut tavoitteet ja millä toimenpiteillä niihin aiotaan päästä.
Hyvä on selvittää myös kohderyhmä ja ketkä tapahtumasta hyötyvät. Kohderyhmä ja tavoitteet
on käyty läpi osittain jo ideointivaiheessa, joten
suunnitteluvaiheessa ne on syytä määritellä hieman laajemmin ja tarkemmin.
Tapahtuman organisaatio on hyvä kuvailla suunnitelmassa eli käydä läpi kaikki projektiryhmän
jäsenet ja heidän tehtävänsä ryhmässä. Vastuuhenkilöt on syytä määrittää tarkoin ja oleellista
on erilaisten tarvittavien aikataulujen laatiminen.
Lisäksi suunnitelmasta on käytävä ilmi myös,
kuinka tapahtuma toteutetaan ja mikä on toteuttamisstrategia sekä kuka tekee mitäkin.
Hyvä on myös kuvailla tapahtumaan käytettävät
resurssit ja kustannusarvio, tapahtumaan liittyvät riskit ja riskienhallinta sekä kuinka tapahtuman markkinointi ja tiedottaminen järjestetään.
Muita suunnitelmassa huomioon otettavia asioita ovat esimerkiksi yhteistyökumppanit ja sponsorit sekä erilaiset sopimukset.
Projektisuunnitelman lopussa kuvaillaan vielä,
kuinka tapahtuman päätyttyä onnistumista arvioidaan. Onnistumisen arvioinnista kerrotaan lisää oppaan luvussa Tapahtuman päätös ja onnistumisen arviointi. Projektisuunnitelmia on olemassa useita erilaisia malleja, joita helpoiten löytää Internetistä. Joillakin organisaatioilla voi olla
jo etukäteen valmiiksi laadittu pohja suunnitelman tekemistä varten.
Tapahtuman suunnittelua aloiteltaessa on tärkeää suunnitella tarkkaan, mistä tapahtumassa on
kyse ja mitä sisällöksi halutaan. Oleellista on
miettiä, mitä tapahtuu, esiintyykö joku, missä
tapahtuu ja miten. Esimerkiksi Stand Up–iltaa tai
konserttia järjestettäessä on otettava huomioon,
ketä esiintyjiä halutaan, missä he esiintyvät, mihin kellonaikaan ja mitä muuta ohjelmaa halutaan tapahtumaan sisällyttää. Sisällön vuoksi
asiakas saapuu tapahtumaan ja ostaa tuotteen.
Kun sisältö tiedetään, voidaan alkaa suunnittelemaan, kuinka se toteutetaan, mikä on aikataulu
ja kuka tekee mitäkin.
Tapahtuman aikataulu ja se mitä tehdään missäkin vaiheessa, kannattaa suunnitella hyvissä
ajoin. Tehokas ajankäyttö on avainasemassa tapahtuman onnistumisen kannalta. Aikataulu tapahtumalle kannattaa suunnitella siten, että vaiheistetaan tehtävät työt tärkeysjärjestykseen ja
jaetaan eri tehtäväalueita muille projektiryhmän
Vastuun jakaminen on tapahtuman järjestämisessä kannattavaa, sillä työtä on paljon. Ajan-
käyttöön ja tehokkuuteen vaikuttaa, kuinka hyvin suunnitelmat on tehty. Aikataulutus on helpompaa, kun kaikille on selvää, mitä ollaan tekemässä ja miten. Muita aikatauluja, joita tapahtumassa tarvitaan, ovat esimerkiksi työntekijöiden työaikataulut, esiintymisaikataulu ja muun
ohjelman aikataulu.
5.4 Tarvittavat resurssit ja
vuokraa, mikä tulee ottaa huomioon myös kustannusarvioinnissa ja budjetissa.
Muita materiaaleja, joita tapahtumassa voidaan
tarvita, ovat erilaiset perustoimistotarvikkeet,
kuten sakset, liima, paperi tai esimerkiksi koristeet ja julisteet tapahtumapaikalle. Materiaalien
voidaan ajatella olevan myös esimerkiksi tuoleja,
pöytiä tai muita tapahtuman kannalta oleellisia
välineitä ja tarvikkeita. Erilaisista resursseista
kannattaa laatia lista, jotta mikään tärkeä ei
varmasti unohdu.
Tapahtuman järjestämisen suunnittelussa on
otettava huomioon kaikki tarvittavat resurssit,
joita järjestäminen vaatii, sekä kustannusarvio
tapahtuman erilaisista kuluista. Yleensä tapahtuman järjestäminen vaatii henkilöstöresursseja,
koneita ja laitteita, rahaa ja muita materiaaleja.
Henkilöstöresurssien suunnittelu on tapahtuman
toteutusvaiheen kannalta äärimmäisen tärkeää,
jotta tapahtuma onnistuu ja yleensäkin saadaan
toteutettua. Henkilöstö voi koostua omista tai
ulkopuolisista työntekijöistä ja talkoolaisista. On
tärkeää muistaa hankkia henkilöstöä tarpeeksi
ottamalla huomioon kaikki tapahtuman toteutuksen osa-alueet lipunmyynnistä tapahtumapaikan siivoamiseen ja rakentamiseen.
Useissa tapahtumissa tarvitaan myös erilaisia
koneita ja laitteita. Tärkeää on, että projektiryhmällä, erityisesti projektipäälliköllä, on käytössään tapahtuman työstämistä varten tietokone
ja tulostin. Koneita ja laitteita voidaan tarvita
myös itse tapahtumassa. Esimerkiksi konsertissa
on tärkeää valot, mikrofonit ja muut musiikkilaitteistot. Kokouksessa tai kongressissa voidaan
tarvita piirtoheitintä tai videotykkiä. Joistakin
laitteista ja koneista voi joutua maksamaan
Tärkeitä resursseja
tapahtumassa ovat
 henkilöstöresurssit
 koneet ja
 raha
 materiaalit
Yksi tärkeimmistä resursseista on tietenkin raha.
Jo ideointivaiheessa tulee selvittää, mikä tapahtuman budjetti on, mikä helpottaa ideointia ja
myös suunnittelua. Budjetista on varattava omat
osansa esimerkiksi vuokriin, sähköön, henkilöstökuluihin ja muihin menoihin.
Kustannusarvion tekeminen tapahtumasta auttaa esimerkiksi materiaalien, palvelujen, tapahtumapaikan hankinnassa ja hinnan kilpailuttamisessa. Kustannusarvio kannattaa tehdä tarvittavalla tarkkuudella, esimerkiksi tapahtuman suuruuden mukaan. Taulukko 3 toimii esimerkkinä
yhdestä budjetointikeinosta.
Taulukko 3. Esimerkki tapahtuman budjetista ja kustannuksista
Tapahtumamarkkinointi on markkinoinnin ja tapahtuman yhdistämistä. Markkinoinnilla pyritään
hankkimaan tapahtumaan asiakkaita, luodaan
kysyntää, tehdään tapahtumaa tunnetummaksi
ja tuodaan tuotteet asiakkaiden tietoisuuteen ja
saataville. Tavoitteena on välittää markkinoinnin
kautta ihmisille haluttu viesti ja saada heidät
toimimaan halutulla tavalla.
Kilpailukeinojen ymmärtäminen on tärkeää, kun
suunnitellaan tapahtuman markkinointia. Kilpailukeinoiksi voidaan määritellä tuote, hinta, saatavuus ja markkinointiviestintä. Tuote on se, mitä asiakkaalle tarjotaan eli itse tapahtuman sisältö.
Tapahtuman eli yleensä pääsylipun hinta muodostuu lähtöhinnasta, alennuksista ja maksuehdoista. Tuotteen helppo saatavuus on myös asi-
akkaan kannalta tärkeää. Esimerkiksi onko tapahtumaan helppo saapua tai onko pääsylippu
kätevästi ostettavissa. Markkinointiviestintä on
se väline, jonka avulla tapahtumatuotteesta ja
palveluista kerrotaan.
Millä keinoin tapahtumaa sitten voisi markkinoida? Tapahtumaa voi markkinoida sisäisesti ja
ulkoisesti. Sisäisellä markkinoinnilla tarkoitetaan
sitä, kuinka tapahtuma ja sille asetetut tavoitteet
markkinoidaan itse tapahtuman tekijöille.
Markkinoinnin kilpailukeinoja ovat
Ulkoinen markkinointi taas on näkyvämpää
markkinointia, kuten mainontaa ja suhdetoimintaa. Yleisimpiä markkinointikeinoja ovat esimerkiksi mainostaminen julistein, lehdessä, televisiossa ja radiossa, lehdistötilaisuuden pitäminen,
Internet-sivujen rakentaminen tapahtumalle,
Facebook tapahtumaryhmän perustaminen ja
muu sosiaalisen median hyödyntäminen.
Tiedottaminen on tapahtuman onnistumisen
kannalta erittäin tärkeää. Tiedottamisella pyritään välittämään tietoa tapahtuman eri osapuolille. Tärkeää tiedotus on esimerkiksi muutoksista ja muista oleellisista asioista, jotta pysytään ajan tasalla. Tiedottamista on ulkoista ja
sisäistä.
Sisäisellä tiedottamisella tarkoitetaan oman
henkilöstön ja organisaation tiedottamista. Ulkoisella tiedottamisella taas tarkoitetaan joukkotiedotusvälineille tiedottamista. Tapahtumassa
on tärkeää sopia, kuka tiedottamisesta vastaa ja
miten tiedotetaan. Tiedottaja voi olla vaikka projektipäällikkö ja tiedotustapa sähköpostitse tai
palavereita pitämällä.
listumaan tapahtuman työstämiseen. Omaisuusriskit voivat olla hyvinkin yleisiä erityisesti suurissa tapahtumissa, joissa on useita tuhansia kävijöitä.
Omaisuusriskeillä tarkoitetaan omaisuuden rikkoutumista ja vahingoittumista, johon voi varautua hankkimalla tarvittavat vakuutukset. Kun
tieto ei välity kaikille tärkeille osapuolille, voidaan puhua tietoriskeistä. Tällaiset riskit voivat
aiheuttaa erityisen hankalia tilanteita, mikäli asioista tiedottamista ei ole suunniteltu ja hoidettu
Usein riskit voivat liittyä myös taloudellisiin riskeihin, toiminnan vastuuriskeihin ja aikatauluihin
liittyviin riskeihin. Taloudellinen riski voi olla esimerkiksi se, että budjetti ei riitäkään tapahtuman
Toiminnan vastuuriski tapahtumajärjestämisessä
voi olla hankittavan luvan uupuminen tai ettei
tarvittavia ilmoituksia ole tehty. Aikatauluun liittyviä riskejä voi olla se, että suunnittelu ja asioiden hoitaminen ei ole aloitettu tarpeeksi ajoissa
tai aikataulut ovat puutteellisia tai ne uupuvat
Erilaiset riskit ovat tapahtumia järjestettäessä
mahdollisia ja sen vuoksi niihin onkin hyvä varautua etukäteen. Riskeistä olisikin hyvä laatia erikseen riskianalyysi, josta selviää, mitä riskejä voi
tulla eteen ja kuinka riskin toteutuessa toimitaan.
Seuraavalla sivulla oleva taulukko 4 on esimerkki-malli yhden tyyppisestä riskianalyysista.
Jo suunnitteluvaiheessa kannattaa varautua erilaisten mahdollisten riskien ja ongelmien hallitsemiseen ja ratkaisemiseen. Tyypillisimpiä riskejä tapahtumien järjestämisessä ovat yleensä erilaiset henkilö-, omaisuus- ja tietoriskit sekä toiminnan vastuuriskit.
Henkilöriskeistä on kyse, kun jollekin henkilölle
sattuu tapaturma tai sairastuminen. Työntekijä
voi tapahtumassa sairastua eikä näin pääse osal-
Taulukko 4. Esimerkki riskienhallinnasta
TOIMENPITEET RISKIN TOTEUTUESSA
Joku työntekijöistä sairastuu
Pyritään korvaamaan henkilö jollakin toisella työntekijällä
Omaisuus vahingoittuu
Pyritään käyttämään laitteita ja välineitä siten, että ne pysyisivät ehjinä. Hankitaan vahinkovakuutus.
Ideoinnin ja suunnittelun jälkeen alkaa tapahtuman varsinainen toteutus. Kun tapahtuma toteutetaan, tulee kaiken olla valmista. Projektipäällikkö on suurin vastuu tapahtuman onnistumisesta ja siitä, että kaikki toimii.
Projektipäälliköllä ei ole varsinaisesti mitään yhtä
tiettyä työtehtävää tapahtumassa, vaan hän
huolehtii tapahtumasta kokonaisuudessaan, ratkoo ongelmat ja motivoi työntekijöitä.
Tapahtuman toteuttamiseen kuuluu useita eri
osa-alueita, joiden hallitseminen vaatii suuren
määrän työtä. Mitä kaikkea oleellista toteutusvaiheessa kannattaa sitten huomioida?
Toteutusvaiheessa tapahtuman koossa pysyminen onnistuu suurimmilta osin henkilökunnan
avulla ja panostamisella. Ilman osaavaa henkilökuntaa tapahtuma ei onnistu. Projektipäällikön
kannattaakin panostaa henkilökunnan huomioimiseen, kuten viihtyvyyteen, motivaatioon ja
turvallisuuteen. Tapahtuman henkilökuntaan
kuuluvat kaikki, jotka osallistuvat jollain tapaa
tapahtuman tekemiseen. Tärkeää on hyvän yhteishengen luominen, jotta henkilöstö jaksaa panostaa työhönsä ja tapahtuman onnistumiseen.
Tiedottaminen, kouluttaminen ja ohjaaminen
ovat henkilökunnan kannalta erityisen tärkeitä,
sillä henkilökunnan tulee tietää kaikki oleellinen
ja tarpeellinen tapahtumasta ja työpisteestään.
Työntekijöille tulee olla selvillä mitä, kukakin tekee ja missä. Tiedottamisessa tulee muistaa
myös työsopimukset ja vakuutukset.
Henkilökunnan huomioimisessa tulee muistaa
vielä, että käytössä on tarvittava määrä saniteettitiloja, virkistysmahdollisuuksia ja taukotila.
Ruoka- ja kahvitauot ovat tarpeellisia, sillä tapahtumassa työpäivät voivat olla hyvinkin pitkiä.
6.2 Tapahtumakävijän
Henkilökunnan lisäksi tapahtumassa kannattaa
huomioida myös tapahtumakävijä. Informointi
kävijälle tapahtumasta, kuljetuksista ja liikenneyhteyksistä, aukioloajoista, ikärajoista, lipuista, maksuvälineistä ja muusta tarpeellisesta on
Tapahtumajärjestäjä luo puitteet tapahtumalle,
mutta kävijä itse vastaa käyttäytymisestään, joten tarpeellinen informaatio tapahtumasta kannattaa antaa hyvissä ajoin. Tapahtumakävijän
tulisi saada informaatiota myös paikan päällä
tapahtumassa, esimerkiksi infopisteestä. Tapahtuman tiedoista on hyvä informoida hyödyntäen
Internetiä ja sosiaalista mediaa.
Ympäristö muotoutuu usein yleisölle tärkeäksi
osaksi tapahtumaa, erityisesti silloin, kun se järjestetään luonnon keskellä. Ulkoilmatapahtumissa on otettava huomioon ympäröivä luonto ja
Tapahtuma-alueella tulee sijoitella esimerkiksi
elintarvikkeiden myyntipisteet ja muut rakenteet, kuten esiintymislava, siten että ne toimivat
ympäristössä moitteettomasti. Elintarvikepistettä ei kannata sijoittaa esimerkiksi hiekalle, sillä
tuulen mukana hiekka pölyää, joka voi aiheuttaa
hankaluuksia elintarvikkeiden myynnissä. Erilaiset myyntipisteet kannattaa sijoitella mahdollisuuksien mukaan asfaltille tai puupinnoille.
Ympäristön suojelemista varten tapahtumaan
kannattaa suunnitella kulkureitit. Nurmikkoa ja
luontoa tulee pyrkiä suojelemaan ja välttämään
kulkemista niillä mahdollisimman paljon. Kulkureittien lisäksi roskaaminen ja ympäristön siisteys
tulee huomioida mahdollisimman monipuolisesti.
6.3.1 Jätehuollon ja siivouksen
Tapahtuma-alueen ja tilojen siisteys on tärkeää
tapahtuman imagon kannalta. Tapahtuman järjestäjä on velvollinen huolehtimaan tapahtuman
jätehuollosta, jätteiden käsittelystä, lajittelusta
ja kuljetuksesta. Järjestäjän tulee noudattaa
kunnan jäte- ja lajittelumääräyksiä.
Jätehuollon pääpainopisteet tulee olla jätteiden
synnyn ehkäisemisessä. Tapahtumajärjestäjän
tulee siis laatia jätehuollosta suunnitelma eli
kuinka jätteiden syntyä ehkäistään sekä miten
lajittelu ja jätteenkeräys toteutetaan.
Jätteen syntymistä voidaan ehkäistä välttämällä
turhia pakkauksia ja kertakäyttövälineitä sekä
valitsemalla wc-paperiksi uusiopaperi. Oleellista
on miettiä etukäteen, mitä jätettä tapahtumasta
mahdollisesti syntyy, voiko jätettä uudelleen
käyttää ja kierrättää ja kuinka paljon jäteastioita
tarvittaisiin.
Tapahtumassa on huolehdittava siivouksesta ja
siitä, että tapahtumaan on sijoitettu tarvittava
määrä roska-astioita, jotka on sijoitettu kulkureittien varrelle. Tärkeää on muistaa myös huolehtia säännöllisestä roska-astioiden tyhjentämisestä ja yleisestä siisteyden ylläpitämisestä.
Siivousta tapahtumassa tulisi hoitaa jo tapahtuman aikana. Tapahtuman koosta riippuen tapahtumassa tulisi olla ainakin edes muutama siivooja
koko ajan kiertämässä ja siistimässä aluetta.
Riippuen tapahtumasta, sen luonteesta ja koosta
siivouksen voi hoitaa tapahtuman järjestäjä ja
henkilöstö itse tai siivous voidaan myös ulkoistaa
jollekin siivouspalveluja tarjoavalle yritykselle.
Siivouksen ja jätehuollon yhteydessä on syytä
muistaa myös hankkia tarvittava määrä käymälöitä yleisöä varten, olipa kyseessä sitten ulkoalue tai sisätila. Yksi hyvin tuotetun tapahtuman
merkeistä onkin riittävät ja hygieeniset wc-tilat
sekä naisille että miehille. Käymälät tulee olla
opastein merkitty ja sijoitettu eri puolille tapahtuma-aluetta.
Turvallisuus on tapahtumassa asetettava tärkeään asemaan, sillä tapahtuman järjestäjällä on
päävastuu niin yleisön, henkilöstön kuin esiintyjien turvallisuudesta. Varsinkin suurissa yleisötapahtumissa tarvitaan järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämistä varten järjestyksenvalvojia.
Tapahtuman järjestäjän tehtävänä on hankkia
tapahtumaan riittävä määrä järjestyksenvalvojia
sekä tehdä ajoissa tapahtuman turvallisuutta
koskeva pelastussuunnitelma.
Tapahtuma voi kestää myös useita päiviä, jolloin
tapahtuma-alueelle voidaan tarvita vartiointia,
erityisesti yöaikaan. Esimerkiksi erilaiset varkaus
tai vahingoittamisyritykset saadaan estettyä hyvin järjestetyllä vartioinnilla.
Suurissa yleisötilaisuuksissa ja tapahtumissa on
otettava huomioon mahdollisen ensiapupisteen
tarve. Jotkin tapahtumat, kuten ravit, vaativat
että ensiapu tapahtumassa on järjestetty. Tapahtuman järjestämislupa voidaan evätä, mikäli ensiapua ei ole hoidettu.
Ensiapupisteen hoitamiseen kannattaa tilata ensiapuryhmä, joka työskentelee yhteistyössä kunnan sairaankuljetuksen ja sairaalan tai kunnan
terveyskeskuksen kanssa. Ryhmiä tilatessa tulee
huomioida, että ryhmän koulutustaso ja varusteet ovat tapahtuman tasoiset ja, että ryhmän
jäsenet pystyvät toimimaan heille asetetussa
tehtävässä.
Ensiapuryhmän pätevyys vaatimuksia ovat muun
hyvä psyykkinen ja fyysinen kunto
aktiivinen osallistuminen harjoituksiin
ensiavun perus- ja jatkokoulutukset
päivystysensiapukurssi.
Ensiapuryhmässä tulee olla vähintään yksi henkilö, jolla on suoritettuna EA3- kurssi. Ryhmä kannattaa tilata hyvissä ajoin useita viikkoja ennen
tapahtuman alkua. Terveydenhuolto- ja ensiapupalveluista voi sopia yhdessä SPR:n kanssa.
Muut palvelut ja toimijat ovat osa tapahtuman
rakentamista ja työstämistä. Ulkoistaminen on
hyvä ratkaisu silloin, kun tarvitaan toimintoja ja
palveluja, joita ei itse pystytä toteuttamaan ja
hoitamaan. Tällaisia ulkoistettuja toimijoita voivat olla esimerkiksi mainostoimistot, messurakentajat ja elintarvikemyyjät.
Tapahtumajärjestäjän ei välttämättä kannata
alkaa hoitamaan kaikkea itse, vaan erilaisten alihankkijoiden ja ammattilaisten käyttö voi olla
kustannustehokkain ratkaisu. Tapahtuma-alueen
alihankkijoista, palveluista ja muista toimijoista
on hyvä laatia lista ja alueesta pohjakartta, joka
toimii hyvänä työkaluna eri toimijoille.
Eri alihankkijoiden, toimijoiden ja yhteistyökumppaneiden kesken tulee muistaa laatia sopimukset, jotka vaihtelevat eri alojen ominaispiirteiden mukaan. Sopimukset ovat erittäin tärkeitä, sillä niistä ilmenee osapuolien vastuut ja
Tarvitaanko tapahtumaan esiintyjää? Millainen
esiintyjä sopisi juuri tähän tapahtumaan ja paljonko esiintyjiin halutaan käyttää rahaa? Näiden
kysymysten pohtiminen on tärkeää, mikäli tapahtumaan halutaan hankkia useampi tai yksi
esiintyjä.
kemyynnin tulee kuitenkin toimia moitteettomasti ja sen tulee olla hyvin suunniteltu ja organisoitu.
Elintarvikkeiden myynnissä tulee muistaa hyvä
asiakaspalvelu ja hygieeniset toimintatavat sekä
valmistautuminen erilaisiin tilanteisiin, kuten
ruoan loppumiseen. Elintarvikemyyjiä tapahtumassa voivat olla esimerkiksi paikalliset elintarvikeyrittäjät, kuten makeisten, makkaran ja muun
ruoan myyjät. Tapahtumatyypistä riippuen palveluja voi hankkia myös eri pitopalveluyrityksiltä.
Tapahtuman kannalta oleellista on, että esiintyjä
on mielenkiintoinen kohderyhmän näkökulmasta
ja esiintyjä sopii tapahtuman imagoon. Tapahtuman tyypistä riippuen tulee huomioida myös
seuraavat seikat esiintyjiä valitessa: esityksen
kesto, tarvittavat tilat ja muut välineet sekä esiintymistekniikka.
Tarvittavia esiintyjiä tapahtumaan voivat olla
esimerkiksi erilaiset juontajat ja kuuluttajat, luennoitsijat ja puhujat, koomikot, taikurit, laulajat, julkisuuden henkilöt, show- ja tanssiryhmät
sekä muut esiintyjät lapsille ja koko perheelle.
Ohjelmia ja esiintyjiä voi kysellä erilaisilta ohjelmatoimistoilta, mutta myös jotkin esiintyjät itse
myyvät palveluitaan. Esiintyjien kanssa kannattaa tehdä sopimukset ja päättää, kuka vastaa
esiintyjistä koko tapahtuman ajan.
Tapahtumassa elintarvikemyyntiä voi hoitaa itse
tapahtumajärjestäjät kuin alihankkijat. Elintarvi-
Elintarvikemyynnistä tulee muistaa tehdä ilmoitus tilapäisestä elintarvikkeiden myynnistä kunnan terveysviranomaiselle. Jokaisen elintarvikemyyjän tiedot on muistettava ilmoittaa. Lisäksi
on huolehdittava, että kaikilla elintarvikkeiden
valmistavilla ja niitä käsittelevillä on voimassa
oleva hygieniapassi.
Tarjoilua tapahtumassa voi miettiä sen mukaan,
millaisesta tapahtumasta on kyse ja mitä halutaan tarjota. Pienempien tapahtumien tarjoilua
suunniteltaessa tulee muistaa erityisruokavaliot
ja tarjoilun toteutus.
6.4.3 Kalusteet, rakenteet ja
Tapahtumissa tulee miettiä etukäteen, mitä kalusteita ja rakenteita aiotaan hankkia ja miten
tapahtumapaikka somistetaan tai koristellaan.
Rakennusmateriaaleissa ja somistuksessa tulee
kiinnittää huomiota paloturvallisuuteen ja kestävyyteen. Tapahtumissa voidaan palkata tapahtumarakentamisen ammattilaisia rakentamaan
ja kokoamaan tapahtuman rakenteet. Usein tapahtumien rakentajat, kuten messurakentajat,
vuokraavat samalla kalusteita ja muita somisteita
maksua näytteilleasettajien käyttämästä sähköstä.
Suuriin tapahtumiin voidaan vuokrata työmaakeskus sähköyhtiöltä. Sähkön käytöstä vastaa
itse käyttäjä, sillä sähköyhtiöllä on vastuu vain
toimittamastaan sähköstä pistorasioihin saakka.
Tärkeää on muistaa, että vain sähköalan ammattilaiset saavat tehdä sähköasennuksia. Tapahtumissa on kiinnitettävä erityistä huomiota sähköturvallisuuteen, erityisesti ulkotapahtumissa.
Erilaisiin tapahtumiin voidaan järjestää erilaisia
kuljetuksia. Joissakin tapauksissa voidaan järjestää kuljetuksia yleisölle. Kuljetusjärjestelyt yleisölle tehdään usein yhteistyössä paikallisten linja-autoyritysten kanssa. Kuljetukset voidaan järjestää esimerkiksi linja-autoasemalta tai majoituspaikalta suoraan tapahtuma-alueelle.
Erilaiset tekniset välineet ovat tarpeellisia useissa
tapahtumissa. Kokouksissa ja kongresseissa voidaan tarvita videotykkejä, tietokoneita ja piirtoheittimiä ja konserteissa mikkejä ja äänentoistolaitteita. Tietotekniikkavälineitä voi vuokrata niitä välittäviltä ja vuokraavilta firmoilta. Etukäteen
on syytä testata välineiden ja ohjelmien yhteensopivuus, jotta vältytään ongelmilta. On myös
hyvä miettiä, mitä tehdään, jos laitteet ja välineet pettävät tapahtuman aikana.
Erilaisia välineitä ja laitteita sekä valaistusta varten tarvitaan tietenkin sähköä. Tapahtumajärjestäjä vastaa siitä, että sähköä on käytettävissä.
Myös sähkösopimuksista ja laskuista vastaa itse
tapahtumajärjestäjä. Joissakin tapahtumissa,
kuten messuilla, tapahtumajärjestäjä voi periä
Kuljetuksien järjestämisiä voidaan tarvita myös
tavarankuljettamista varten. Hyvä onkin selvittää
ensin millaisia kuljetuspalveluja tarvitaan ennen
tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen. Kuljetuk-
sissa kannattaa miettiä, tarvitseeko tavarankuljetusta varten vuokrata erikseen autoja vai saadaanko tavarat kuljetettua yhteistoimin omilla
kuljetuskalustoilla.
Kuljetuksia, tapahtumaan saapumista ja tapahtuma-alueella liikkumista varten kannattaa
hankkia tarvittavat opasteet ja kyltit. Opasteet
helpottavat tapahtuman kävijöitä ja muita ulkopuolisia toimijoita.
Tuotemyynti on usein osana tapahtuman palveluita. Varsinkin suurissa yleisötapahtumissa on
yleensä erilaisia myyntipisteitä, joista voi ostaa
erilaisia tuotteita, kuten vaatteita, ruokaa ja
muuta tapahtumaan liittyvää tavaraa. Tapahtu-
majärjestäjä voi itse myydä tuotteita tapahtumassa, mutta erityisen suurissa tapahtumissa voi
vuokrata myyntipaikkoja esimerkiksi paikallisille
yrityksille, jotka tulevat myymään omia tuotteitaan.
Lipunmyynti tulee myös huomioida tapahtumissa. Yleensä lippuja on saatavilla ennakkoon erilaisista lippupisteistä ja myyntipaikoista. Tapahtumajärjestäjän tulee suunnitella, missä lippuja
myydään, mitkä ovat lipun hinnat ja onko olemassa joitakin alennuksia lipuista.
Toinen suunniteltava asia on lipunmyynnin sijoittaminen ja hoitaminen itse tapahtumassa. Usein
lipunmyynti sijaitsee tapahtumassa narikan läheisyydessä ja se on opastein merkitty. Lipunmyynnin voi myös ulkoistaa lipunmyyntiä harjoittaville toimijoille tai lipunmyynnin voi hoitaa itse
henkilöstön kanssa riippuen tapahtuman koosta.
Tapahtuman päätyttyä alkavat niin sanotut tapahtuman lopputyöt eli siivoukset, purkaminen
ja muut tavarankeruut. Tapahtuman päätöksestä
vastaa jälleen kerran projektipäällikkö. Suunnitelmissa on päätetty jo etukäteen, kuka hoitaa
siivoamisen ja jälkityöt, minne mitäkin viedään
tai palautetaan ja niin edelleen.
Tapahtuman päättämiseen kuuluvat tapahtuman
onnistumisen arviointi, kaikkien tapahtuman toteuttamiseen osallistuneiden kiittäminen, oman
väen palkitseminen ja loppuraportin laatiminen.
Oleellinen asia tapahtuman järjestämisessä on
onnistumisen arviointi. Tapahtuman onnistumisen arviointi auttaa tapahtuman järjestämisessä
myös tulevaisuudessa. Arvioinnin kautta on hyvä
pohtia, mitä olisi tehnyt toisin ja miten seuraavalla kerralla kannattaisi toimia. Tapahtuman vertaaminen tehtyihin suunnitelmiin ja tavoitteisiin
auttaa kehittämään tapahtumaa tulevaisuuden
Lisäksi kannattaa pohtia tulosten hyödynnettävyyttä ja mahdollisia jatkotoimia. Onnistumista
tulee arvioida monilta eri kanteilta ja myös ottaa
huomioon ne kohdat, joissa ei onnistuttu. Arviointikriteerit kannattaa sopia jo heti tapahtuman
alussa, jotta arviointi olisi helpompaa. Yleensä
arvioidaan tapahtuman laatua ja tuottoa sekä
aikataulujen pitämistä. Lisäksi arvioidaan, päästiinkö asetettuihin tavoitteisiin.
Halutessaan tapahtumasta voi kerätä palautetta
mielipidetiedustelulla eli asiakastyytyväisyys-
kyselyn avulla. Tiedustelun voi toteuttaa sekä
työntekijöille että tapahtumaan osallistuneille.
Mielipidetiedustelulla voidaan selvittää muun
muassa, vastasiko tapahtuma odotuksia, tulisiko
tapahtumaan uudestaan sekä mikä oli hyvää ja
mikä huonoa.
Tapahtumaa päättäessä
tulee muistaa
 onnistumisen arviointi
 kaikkien osallistuneiden kiittäminen
 oman väen palkitseminen
 loppuraportin laatiminen
Toinen keino hankkia palautetta on pitää loppupalaveri, jossa yhdessä projektiryhmän kanssa
keskustellaan positiivisia ja negatiivisia tuntemuksia ja ajatuksia tapahtumaan liittyen.
Tiedottaminen on myös osa tapahtuman päättämistä. Joukkotiedotusvälineille ja tapahtumaan osallistuneille on hyvä tiedottaa jälkikäteen tapahtuman onnistuneisuudesta ja kulusta.
Myös yhteistyökumppaneita ja sponsoreita on
hyvä tiedottaa ja samalla kiittää osallistumisesta
ja tuesta.
Tärkeää on myös kiittää kaikkia muitakin tapahtumaan osallistuneita, kuten työntekijöitä ja talkoolaisia. Tapahtuman teossa mukana olleita voi
kiittää ja palkita esimerkiksi järjestämällä juhlati-
laisuuden, tarjoamalla luontaisetuja tai vapaalippuja. Osallistujille voi antaa myös kunniakirjan
tapahtumassa mukana olemisesta.
Projektin päätyttyä arvioidaan onnistumista ja
tuloksia laatimalla yhteenveto eli loppuraportti
tapahtumasta. Loppuraportissa käydään läpi koko tapahtuma ja sen kulku. Raportin laatimisesta
vastaa projektipäällikkö, mutta mukana sen laatimisessa voivat olla myös muut projektin jäsenet.
7.3 Dokumentointi ja
Tapahtuman aikana kertyneet asiakirjat ja muut
tärkeät dokumentoitavat materiaalit on syytä
säilyttää. Projektikansio on yksi arkistointitapa
tapahtumaa varten. Kansioon voi koota kaikki
tapahtumaan kuuluvat sopimukset, suunnitelmat, muistiot, luvat, ilmoitukset, luonnokset ja
muut tärkeät dokumentit.
Projektikansio koostuu
projektisuunnitelmasta
Loppuraportti sisältää muun muassa yleiskuvauksen tapahtumasta, tapahtuman sisällöllisen,
ajallisen ja taloudellisen onnistumisen, organisaation toiminnan projektissa, ongelmat toteutuksessa sekä ylläpitojärjestelyt ja muut selvitykset.
pöytäkirjoista
muistioista
Raportin ei kuulu olla päiväkirjamainen selostus,
vaan lyhyt ja ytimekäs yhteenveto tapahtumasta
ja sen onnistumisesta. Ajatuksena on, että loppuraportti toimisi eräänlaisena oppina ja ojennuksena seuraavaa tapahtuman järjestämistä varten.
Se jaetaan projektiryhmän jäsenille sekä joissakin tapauksissa myös esimerkiksi rahoittajille ja
yhteistyökumppaneille. Kun loppuraportti on
hyväksytty projektin asettajan toimesta, voidaan
tapahtuma todeta päättyneeksi.
Projektikansiossa on helppo säilyttää kaikki tarpeellinen ja sitä voi hyödyntää myös seuraavissa
projekteissa. Tärkeää on sopia jo projektin aloitusvaiheessa, kuka huolehtii projektikansiosta ja
kenelle kaikki tarvittavat asiakirjat palautetaan.
Projektikansio voi olla myös sähköisenä versiona
verkkopalvelimella.
 Luvat ja ilmoitukset
 Lupa tapahtumapaikan omistajalta / haltijalta s. 12
 Ilmoitus yleisötilaisuuden järjestämisestä poliisille s. 12
 Muut luvat ja ilmoitukset s. 11
 Vakuutukset s. 22
 Projektisuunnitelma
 Projektiryhmä / henkilöstö / talkoolaiset
 Markkinointi ja tiedottaminen
 Aikataulut
 Pelastus- ja turvallisuussuunnitelma
 Jätehuoltosuunnitelma
 Liikennejärjestelyt
 Henkilöstö / talkoolaiset
 Esiintyjät ja esiintyjien varmistaminen
 Kalusteet ja laitteet + sähkö
 Kiittäminen / palkitseminen
 Arvioinnin / palautteen järjestäminen
Aluehallintovirasto. n.d. Alkoholihallinto. Saatavilla:
http://www.avi.fi/fi/virastot/lansijasisasuomenavi/Alkoholihallinto/Sivut/Alkoholijuomienannisk
eluuntarvitaanlupa.aspx (Luettu 7.7.2011).
Anttila, P. 2001. Se on projekti – vai onko?.Hamina: AKATIIMI Oy.
Education and Culture Lifelong Learning Programme. n.d. SWOT Analysis to support project
monitoring. Saatavilla:
http://www.programkontoret.se/Global/QaS/Dokument/SWOT.pdf (Luettu 19.8.2011).
Elintarviketurvallisuusvirasto Evira. 2011. Tilapäinen elintarvikemyynti. Saatavilla:
http://www.evira.fi/attachments/elintarvikkeet/lomakkeet_ja_ohjeet/10102_2_malliasiakirja_o
hje.pdf (Luettu 7.7.2011).
Etelä-Pohjanmaan liitto. 2008. Tapahtumajärjestäjän opas. Saatavilla:
http://www.etelapohjanmaa.fi/kulttuuri/documents/tapopas.pdf (Luettu 6.7.2011).
Finlex. 2010. Saatavilla:
http://www.finlex.fi/fi/ (Luettu 25.7.2011).
http://www.gramex.fi (Luettu 8.7.2011).
Iiskola-Kesonen, H. 2004. Mitä, miksi, kuinka: käsikirja tapahtumajärjestäjille. Suomen Liikunta
ja Urheilu ry.
Luukkonen, M. 2004. Tekstiä tekemään! Kirjoittajan opas. Juva: WS Bookwell Oy.
Pelin, R. 2009. Projektihallinnan käsikirja. Jyväskylä: Gummerus Kirjapaino Oy.
Poliisi. 2011. Ilmoitus yleisötilaisuudesta. Saatavilla:
http://www.poliisi.fi/poliisi/home.nsf/pages/D7D4F9B18EEEF6BDC2256BC3002E7F92?opendo
cument (Luettu 6.7.2011).
Punainen Risti. n.d. Ensiapupäivystäjän edellytykset. Saatavilla:
http://www.redcross.fi/aktiivit/Ensiapuryhmat/aineistoja/ensiapupaivystykset/fi_FI/edellytykse
t/ (Luettu 25.10.2011).
http://www.intermin.fi/intermin/home.nsf/pages/9A44950337DE9E9FC22573AE00444BF2?ope
ndocument (Luettu 22.9.2011).
Sosiaali- ja terveydenhuollon tuotevalvontakeskus. 2008. Alkoholiasiat ravintolassa. Saatavilla:
http://www.sttv.fi/alkoholi/sttv_alkoh_su_2008-1.pdf (Luettu 11.10.2011).
http://www.teosto.fi (Luettu 8.7.2011).
Tiehallinto 2009. Liikenne tietyömaalla. Pätevyysvaatimukset ja työturvallisuuden perusteet.
http://www.ely-keskus.fi/fi/Liikenne/Lupaasiat/Tyolupatiealueellatyoskentelyyn/
Documents/tyolupa_2200057-09_patvaat_ja_tyotperusteet-2009-03-11.pdf (Luettu
Vallo, H. & Häyrinen, E. 2008. Tapahtuma on tilaisuus. Tallinna: AS Pakett.
Valtion ympäristöhallinto. 2011. Saatavilla:
http://www.ymparisto.fi/default.asp?node=20393&lan=fi (Luettu 6.7.2011).
Tilapäinen elintarvikeilmoitus
Rakennus- ja toimenpideilmoitus
LIITE 1 (1/5)
LIITE 1 (2/5)
LIITE 1 (3/5)
LIITE 1 (4/5)
LIITE 1 (5/5)
Lomake saatavilla osoitteesta:
http://www.poliisi.fi/poliisi/home.nsf/pages/D7D4F9B18EEEF6BDC2256BC3002E7F9
Lomake on saatavilla osoitteesta:
http://lomake.itella.net/b/ec/postilomakefi/forminfo?s=vMrPc0CHFeG81mD&lomake_id
=lfi%3AFI8795&query=
LIITE 3 (2/2)
http://www.ymparisto.fi/default.asp?node=1437&lan=fi
LIITE 4 (1/3)
LIITE 4 (2/3)
LIITE 4 (3/3)
http://www.kajaani.fi/Palvelut/Tekniset-palvelut/Rakennusvalvonta/Lomakkeet/
LIITE 5 (1/4)
LIITE 5 (2/4)
LIITE 5 (3/4)
LIITE 5 (4/4)
http://www.intermin.fi/intermin/lomakehakemisto.nsf/wvLomakkeet/E6339F79828
9BD0AC225771B002850F9/$file/avi21a1_fi_anniskelulupa.pdf
TAPAHTUMAJÄRJESTÄMISEN MAHDOLLISUUDET JA HAASTEET TAMPEREELLA
LÖYTÖRETKI TUNTEISIIN Tunnekasvatuksen opas alakoululaisen vanhemmalle Auli Kalliomäki