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Timestamp: 2018-06-24 04:28:01
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INFORME DE AUDITORÍA CP de junio de 2006 AUTORIDAD DE ENERGÍA ELÉCTRICA DE PUERTO RICO (Unidad Auditoría 12483) - PDF
INFORME DE AUDITORÍA CP de junio de 2006 AUTORIDAD DE ENERGÍA ELÉCTRICA DE PUERTO RICO (Unidad Auditoría 12483)
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1 INFORME DE AUDITORÍA CP AUTORIDAD DE ENERGÍA ELÉCTRICA DE PUERTO RICO (Unidad Auditoría 12483) Período auditado: 1 de enero de 1998 al 31 de diciembre 2004
3 Informe de Auditoría CP CONTENIDO INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA...4 RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA...7 ALCANCE Y METODOLOGÍA...7 OPINIÓN...8 RECOMENDACIONES...8 AL SECRETARIO DE JUSTICIA...8 AL DIRECTOR EJECUTIVO DE LA OFICINA DE ÉTICA GUBERNAMENTAL...9 A LA JUNTA DE GOBIERNO DE LA AUTORIDAD DE ENERGÍA ELÉCTRICA DE PUERTO RICO...9 AL DIRECTOR EJECUTIVO DE LA AUTORIDAD DE ENERGÍA ELÉCTRICA DE PUERTO RICO...10 CARTAS A LA GERENCIA...11 COMENTARIOS DE LA GERENCIA...11 AGRADECIMIENTO...11 RELACIÓN DETALLADA DE HALLAZGOS...12 CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO...12 HALLAZGOS EN LA AUTORIDAD DE ENERGÍA ELÉCTRICA DE PUERTO RICO Ausencia de informes a la Junta de Gobierno y de una opinión legal y otras deficiencias relacionadas con la obtención de propuestas y el desarrollo e instalación de un cable de fibra óptica...13 Página
4 2 Informe de Auditoría CP Adjudicación de un proyecto a una compañía que no contaba con los recursos humanos y financieros necesarios, ausencia de información y de documentos, y de cláusulas importantes para proteger los intereses de la AEE Posible incumplimiento de ley por parte de un funcionario de la AEE que se acogió al retiro Posible incumplimiento de ley por parte de los miembros de la Junta de Gobierno y del Director Ejecutivo de la AEE Financiamiento de operaciones privadas por parte de la AEE sin la autoridad legal para ello...31 ANEJO 1 - MIEMBROS DE LA JUNTA DE GOBIERNO QUE ACTUARON DURANTE EL PERÍODO AUDITADO...34 ANEJO 2 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES QUE ACTUARON DURANTE EL PERÍODO AUDITADO...35
5 Informe de Auditoría CP Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico Al Gobernador y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Autoridad de Energía Eléctrica de Puerto Rico (AEE) para determinar si se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Efectuamos la misma a base de la facultad que se nos confiere en la Sección 22 del Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada. Determinamos emitir varios informes de dicha auditoría. Este es el décimo informe y contiene el resultado del examen de varios aspectos relacionados con el proyecto sobre el desarrollo, la construcción, la instalación y la administración del cable de fibra óptica de la AEE. En los primeros 9 informes presentamos el resultado del examen que realizamos de las operaciones de la AEE relacionadas con: Las compras y subastas de vehículos de la flota de transportación terrestre de la AEE. (Informe de Auditoría CP del 22 de junio de 2001) Los talleres internos de mecánica, la compra de piezas y servicios, los almacenes de piezas y el pago de multas de tránsito. (Informe de Auditoría CP del 9 de noviembre de 2001) Las compras y entregas de combustible para generar energía eléctrica, la contratación de laboratorios privados, el funcionamiento de un laboratorio
6 4 Informe de Auditoría CP interno y el arrendamiento y subarrendamiento de tanques para almacenar combustibles. (Informe de Auditoría CP del 13 de mayo de 2002) Las aportaciones efectuadas por la AEE a los municipios para compensar el efecto de exención de tributos (Aportación en Lugar de Impuestos). (Informe de Auditoría CP del 17 de diciembre de 2002) Las compras de oportunidad de combustibles para generar energía eléctrica. (Informe de Auditoría CP del 15 de abril de 2003) La solicitud y utilización de las naves aéreas (helicópteros) de la AEE. (Informe de Auditoría CP del 3 de noviembre de 2003) Las fórmulas utilizadas por la AEE para calcular el costo de la energía vendida a sus abonados. (Informe de Auditoría CP del 31 de mayo de 2004) Las operaciones de la Oficina de Prensa de la AEE y los gastos de publicidad. (Informe de Auditoría CP del 23 de junio de 2005) Evaluación de los ingresos y los desembolsos durante el período de emergencia decretado por el paso de la Tormenta Tropical Jeanne y los efectos causados por ésta al Sistema Eléctrico de la AEE. (Informe de Auditoría CP del 11 de agosto de 2005) INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA La AEE fue creada por disposición de la Ley Núm. 83 del 2 de mayo de 1941, Ley de la Autoridad de Energía Eléctrica de Puerto Rico, según enmendada, para conservar, desarrollar y utilizar las fuentes fluviales y de energía de la Isla y hacer accesible el servicio de electricidad a los habitantes de ésta en la forma más amplia y económica posible.
7 Informe de Auditoría CP Los poderes corporativos de la AEE son ejercidos por una Junta de Gobierno (Junta) compuesta por nueve miembros. Siete de éstos son nombrados por el Gobernador con el consentimiento del Senado; y los restantes dos representan el interés público y son electos mediante referéndum. La administración y supervisión de las operaciones son ejercidas por un Director Ejecutivo nombrado por la Junta. El ANEJO 1 contiene una relación de los miembros de la Junta que actuaron durante el período auditado. El ANEJO 2 contiene una relación de los funcionarios principales que actuaron durante dicho período. La Oficina del Director Ejecutivo, en el desempeño de su responsabilidad, cuenta con los siguientes directorados que componen la fase operacional: Sistema Eléctrico, Transmisión y Distribución, y Servicio al Cliente. Éste último tiene siete oficinas regionales ubicadas en San Juan, Caguas, Ponce, Carolina, Mayagüez, Bayamón y Arecibo, y 33 oficinas comerciales ubicadas en varios pueblos de la Isla. Los ingresos para financiar las actividades operacionales de la AEE provienen primordialmente de la venta de energía eléctrica, los servicios de instalación de líneas y los intereses de sus inversiones. Durante los años fiscales del al la AEE generó ingresos operacionales por $10,566,295,000 e incurrió en gastos operacionales por $10,536,062,000, según se indica: AÑO FISCAL INGRESOS OPERACIONALES GASTOS OPERACIONALES SOBRANTE O (PÉRDIDA) $ 2,208,955,000 $ 2,181,165,000 $27,790, ,587,562,000 2,535,128,000 52,434, ,660,553,000 2,684,825,000 (24,272,000) ,109,225,000 3,134,944,000 (25,719,000) TOTALES $10,566,295,000 $10,536,062,000 $30,233,000
8 6 Informe de Auditoría CP Según información suministrada por la AEE, en el año fiscal ésta recibió $157 millones de la Federal Emergency Management Agency (FEMA). Durante cada uno de los años fiscales del al también recibió asignaciones legislativas por $6.3 millones, para un total de $50.4 millones. El 12 de abril de 2005 la Gerente del Departamento de Administración de Fondos e Inversiones nos certificó que la AEE había recibido de FEMA $10,256,610 para cubrir parte de los daños causados por la tormenta Jeanne durante septiembre de La AEE posee una Oficina de Telecomunicaciones la cual está adscrita al Directorado del Sistema Eléctrico. Dicha Oficina tiene, como propósito primordial, el establecer las necesidades básicas de la AEE en el área de las telecomunicaciones. En el 1996 la AEE empezó a realizar distintas gestiones para mejorar su sistema de comunicaciones y como parte de esta iniciativa realizó un estudio de telecomunicaciones. El resultado de este estudio proveyó recomendaciones con el fin de desarrollar una infraestructura de transmisión de telecomunicaciones, capaz de cumplir con la exigencia y demanda de sistemas de comunicación de la AEE por los próximos 7 a 10 años. Basado en el estudio, las necesidades y las recomendaciones se determinó como viable la instalación de un cable de fibra óptica con capacidad para arrendar el remanente de fibras que la AEE no necesitara, esto a través de un socio especializado en telecomunicaciones. La intención de la AEE, además de atender sus necesidades, era de entrar en el campo de las telecomunicaciones mediante la utilización de su infraestructura y la instalación de un cable de fibra óptica. Esta nueva operación podría aumentar las ganancias de la AEE, las cuales serían transferidas directamente a los abonados mediante la reducción de los costos de adquisición de combustibles para la generación de la energía eléctrica. El 14 de septiembre de 2000 la AEE formalizó dos contratos con una corporación sin fines de lucro por $43.7 millones para el desarrollo del proyecto. Los trabajos de instalación del cable de fibra óptica fueron comenzados en enero de 2001 y terminados en junio de 2002.
9 Informe de Auditoría CP RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA Con el propósito de lograr una administración eficaz, regida por principios de calidad, la gerencia de todo organismo gubernamental, entre otras cosas, es responsable de: 1. Adoptar normas y procedimientos escritos que contengan controles internos de administración y de contabilidad eficaces, y observar que se cumpla con los mismos 2. Mantener una oficina de auditoría interna competente 3. Cumplir con los requisitos impuestos por las agencias reguladoras 4. Adoptar un plan estratégico para las operaciones 5. Mantener el control presupuestario 6. Mantenerse al día con los avances tecnológicos 7. Mantener sistemas adecuados de archivo y de control de documentos 8. Cumplir con el Plan de Acción Correctiva de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, y atender las recomendaciones de los auditores externos 9. Mantener un sistema adecuado de administración de personal que incluya la evaluación del desempeño, y un programa de educación continua para todo el personal 10. Cumplir con la Ley de Ética Gubernamental, lo cual incluye divulgar sus disposiciones a todo el personal ALCANCE Y METODOLOGÍA La auditoría cubrió del 1 de enero de 1998 al 31 de diciembre de En algunos aspectos examinamos operaciones de fechas anteriores y posteriores. El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que
10 8 Informe de Auditoría CP concierne a los aspectos financieros y del desempeño o ejecución. Realizamos las pruebas que consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las circunstancias. Para efectuar la auditoría utilizamos la siguiente metodología: Entrevistas a funcionarios, a empleados y a particulares Inspecciones físicas Examen y análisis de informes y de documentos generados por la unidad auditada Análisis de información suministrada por fuentes externas Pruebas y análisis de información financiera, de procedimientos de control interno y de otros procesos Confirmaciones de cuentas y de otra información pertinente OPINIÓN Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder demuestran que las operaciones de la AEE objeto de este Informe no se realizaron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicable, y las normas de sana administración y de control interno vigentes. En la parte de este Informe titulada RELACIÓN DETALLADA DE HALLAZGOS se comentan los hallazgos del 1 al 5, clasificados como principales. RECOMENDACIONES AL SECRETARIO DE JUSTICIA 1. Considerar las situaciones que se comentan en los hallazgos del 1 al 5 y tomar las medidas correspondientes.
11 Informe de Auditoría CP AL DIRECTOR EJECUTIVO DE LA OFICINA DE ÉTICA GUBERNAMENTAL 2. Considerar los hechos que se comentan en el Hallazgo 3 y tomar las medidas que procedan. A LA JUNTA DE GOBIERNO DE LA AUTORIDAD DE ENERGÍA ELÉCTRICA DE PUERTO RICO 3. Instruir al Director Ejecutivo, y ver que cumpla, para que someta a su consideración y aprobación previa, asuntos como el comentado en el Hallazgo 1-a.1), de manera que no se repitan los mismos y se protejan los intereses de la AEE. 4. Considerar los hechos que se comentan en los hallazgos 2-a.1), 3) y 4), y 3, y tomar las medidas administrativas que procedan para corregir y evitar que se repitan los mismos. 5. Establecer claramente y por escrito: las designaciones de los miembros a comités creados para algún fin; las responsabilidades y funciones de los miembros; y la estructuración de los comités. [Hallazgo 2-a.2)] 6. Tomar las medidas necesarias, y ver que se cumplan, para evitar que se deleguen sin facultad en ley, las operaciones de la AEE en empresas privadas. [Hallazgo 4] 7. Instruir al Director Ejecutivo para que no se concedan adelantos de fondos o garanticen líneas de crédito a favor de instituciones privadas. [Hallazgo 5] 8. Ejercer una supervisión efectiva y tomar las medidas necesarias para asegurarse de que el Director Ejecutivo de la AEE cumpla con las recomendaciones de la 9 a la 16, de manera que se corrijan y no se repitan las situaciones comentadas. [Hallazgos del 1 al 5]
12 10 Informe de Auditoría CP AL DIRECTOR EJECUTIVO DE LA AUTORIDAD DE ENERGÍA ELÉCTRICA DE PUERTO RICO 9. Someter para la revisión y aprobación previa de la Junta, situaciones como la comentada en el Hallazgo 1-a.1) de manera que no se repitan y se proteja adecuadamente los intereses de la AEE. 10. Solicitar, previo a realizar cualquier gestión y/o transacción como la comentada en el Hallazgo 1-a.2), que se aparta de las operaciones regulares de la AEE, una opinión legal al Consultor Jurídico o algún bufete privado para establecer la legalidad de la misma. 11. Tomar las medidas necesarias, y ver que se cumplan, para que se justifique por escrito las razones por las cuales no se celebra una subasta formal, y se establezcan claramente los términos y condiciones que deben contener las propuestas a presentarse y la forma en que se seleccionará la compañía a contratarse. Ello para evitar que se repitan situaciones como la comentada en el Hallazgo 1-a.3). 12. Cumplir con las disposiciones del Reglamento Núm. 23 y con el Reglamento Núm. 4284, según enmendados, sobre los aspectos relacionados con el archivo, la evaluación y la conservación de documentos fiscales del Gobierno, de manera que no se repitan situaciones como las que se comentan en los hallazgos 1-a.4) y 2-a.3). 13. Evaluar lo comentado en los hallazgos 2-a.1) y 3 y tomar las medidas necesarias para que no se repitan y proteger así los intereses de la AEE. 14. Incluir en los contratos cláusulas que protejan los intereses de la AEE y asegurarse de que se cumpla con las normas de sana administración y política pública, de manera que no se repitan situaciones como la comentada en el Hallazgo 2-a.4). 15. Llevar a cabo las operaciones de la AEE conforme a las disposiciones contenidas en la ley creadora de la misma y evitar así que se repitan situaciones como la comentada en el Hallazgo 4.
13 Informe de Auditona CP Unidad Auditona No se concedan adelantos de fondos o garanticen líneas de crédito a favor de instituciones privadas. [Hallazgo 51 CARTAS A LA GERENCIA El borrador de este informe fue sometido para comentarios al Director Ejecutivo de la AEE, Ing. Edwin Rivera Serrano, a los ex directores ejecutivos, CPA Héctor Rosario Hernández, Ing. Miguel A. Cordero López, y al Presidente Interino de la Junta de Gobierno de la AEE, Ing. Eliezel Rodríguez Seda, en carta del 6 de marzo de COMENTARIOS DE LA GERENCIA El Director Ejecutivo de la AEE contestó el borrador del informe mediante carta del 21 de marzo de 2006 (carta del Director Ejecutivo). El ex Director Ejecutivo de la AEE, ingeniero Cordero López, sometió sus comentarios mediante carta del 22 de marzo de 2006 (carta del ex Director Ejecutivo). El Lic. Luis Aníbal Avilés Pagán, Presidente de la Junta de Gobierno indicó mediante carta del 20 de marzo de 2006 que estaba de acuerdo con la contestación sometida por el Director Ejecutivo. En el Hallazgo 1 se incluyen las observaciones del Director Ejecutivo y del ex Director Ejecutivo, ingeniero Cordero López. El ex Director Ejecutivo de la AEE, señor Rosario Hernández, no contestó el borrador de informe. AGRADECIMIENTO A los funcionarios y empleados de la AEE les agradecemos la cooperación que nos brindaron durante nuestra auditoría. ',
14 12 Informe de Auditoría CP RELACIÓN DETALLADA DE HALLAZGOS CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves. Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes: Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación. Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados. En la sección sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal y los ex funcionarios de la unidad auditada efectuaron comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que les envía nuestra Oficina.
15 Informe de Auditoría CP Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN LA AUTORIDAD DE ENERGÍA ELÉCTRICA DE PUERTO RICO, de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece. HALLAZGOS EN LA AUTORIDAD DE ENERGÍA ELÉCTRICA DE PUERTO RICO Los hallazgos del 1 al 5 se clasifican como principales. Hallazgo 1 - Ausencia de informes a la Junta de Gobierno y de una opinión legal y otras deficiencias relacionadas con la obtención de propuestas y el desarrollo e instalación de un cable de fibra óptica a. A principios del la AEE comenzó gestiones para mejorar su sistema de comunicaciones y actualizarlo a los cambios tecnológicos surgidos, esto como iniciativa del Directorado del Sistema Eléctrico de la corporación. A dicha fecha, se consideraban las alternativas de mejorar el sistema de microondas análogas 2 utilizado por la AEE o la instalación de un cable de fibra óptica. Como parte de esta iniciativa, el 21 de febrero de 1997 el Director Ejecutivo contrató a una compañía de Consultoría en Telecomunicaciones (Consultor en Telecomunicaciones) para que realizara un estudio sobre los sistemas de telecomunicaciones de la AEE y los existentes en el mercado, y sometiera alternativas al respecto. El contrato estaría vigente hasta el 21 de febrero de 1998 a base de un pago fijo por hora hasta un máximo de $227, La AEE no pudo suministrarnos la fecha exacta. 2 Transmisión de información mediante una onda corta, similar a una radial.
16 14 Informe de Auditoría CP En junio de 1997 el Consultor en Telecomunicaciones sometió a la AEE el informe final con sus recomendaciones donde presentó las siguientes alternativas: Arrendar las líneas de fibra óptica de un proveedor existente en el mercado. Instalar una línea de fibra óptica que cubra solamente las necesidades de la AEE. Instalar un cable que contenga fibras en exceso a la necesidad existente y arrendar a un distribuidor privado las fibras sobrantes. Dicho procedimiento debe ser desarrollado mediante un acuerdo o asociación con una firma especializada en telecomunicaciones. Esta operación constituiría una fuente adicional de ingreso para la AEE 3. Instalar un cable que contenga fibras en exceso a la necesidad existente e incursionar en el negocio de las telecomunicaciones y proveer servicios como cable TV, celulares y acceso a Internet. Dicho procedimiento debe ser desarrollado mediante un acuerdo o asociación con una firma especializada en telecomunicaciones. Ello constituiría una fuente adicional de ingreso para la AEE. En agosto de 1997 el Director del Directorado de Sistema Eléctrico creó un comité denominado Grupo de Trabajo del Plan de Comunicaciones de la AEE (GTPC). El GTPC debía evaluar las necesidades de comunicaciones de los distintos directorados de la AEE y determinar los requerimientos prioritarios y secundarios de la agencia. Los prioritarios eran relacionados a la operación y protección del sistema eléctrico y los secundarios estaban relacionados con la informática y la transmisión de voz. El resultado de este estudio proveyó recomendaciones con el fin de desarrollar una infraestructura de transmisión de telecomunicaciones, capaz de cumplir con la exigencia y demanda de sistemas de comunicación de la AEE por los próximos 7 a 10 años. 3 Alternativa recomendada por el Consultor.
17 Informe de Auditoría CP El 11 de septiembre de 1997 el Director del Directorado de Sistema Eléctrico refirió el informe sometido por el Consultor en Telecomunicaciones para la evaluación del GTPC. Éste evaluó el informe mencionado y estableció el plan de telecomunicaciones que debía adoptar la AEE y tomó en cuenta las necesidades notificadas previamente por los distintos directorados. Basado en el informe del Consultor en Telecomunicaciones, el GTPC determinó como viable la instalación de un cable de fibra óptica con capacidad suficiente para suplir las necesidades de la AEE y arrendar el remanente de las fibras no utilizadas. Esto se realizaría a través de una compañía privada especializada en telecomunicaciones que actuaría como socio de la AEE. El 16 de agosto de 1998 el Director Ejecutivo y el Presidente de la Junta notificaron, a través de los medios de comunicación del país, la intención de la AEE de entrar en el campo de las telecomunicaciones mediante la instalación de un cable de fibra óptica y utilizar la infraestructura existente en la agencia. Esta nueva operación podría aumentar las ganancias de la AEE, las cuales serían transferidas directamente a los abonados mediante la reducción de los costos de adquisición de combustibles para la generación de la energía eléctrica. Entre mayo de 1998 a junio de 1999 varias empresas privadas mostraron interés en el proyecto. Solamente dos compañías (Compañía A y Compañía B) sometieron propuestas formales al respecto. El 29 de abril de 1998 la Compañía A sometió su propuesta mediante la cual estipulaba, entre otras cosas, que proveería los materiales necesarios, la labor y el adiestramiento al personal de la AEE para instalar la fibra en las líneas de transmisión de la AEE. El 15 de enero de 1999 la Compañía B sometió una propuesta a la AEE, mediante la cual prestaría servicios de financiamiento, construcción y operación de un backbone 4 de fibra óptica en las torres de transmisión y distribución de la Autoridad. 4 Se define como espina dorsal del sistema de fibra óptica. De la misma saldrían todas las ramificaciones del sistema de comunicación.
18 16 Informe de Auditoría CP El 14 de abril de 1999 el GTPC le notificó a la Junta que la propuesta de la Compañía A no respondía a las exigencias de la AEE. Además, que evaluó preliminarmente la propuesta de la Compañía B. En dicha fecha la Junta determinó tomar solamente en consideración la propuesta de la Compañía B y someterla a un análisis más exhaustivo. El 7 de febrero de 1999 la AEE sometió la propuesta de la Compañía B para la evaluación del Consultor en Telecomunicaciones. El 24 de febrero de 1999 el Consultor en Telecomunicaciones sometió a la AEE su evaluación mediante la cual recomendó favorablemente la propuesta indicada debido a que la misma reflejaría una mayor eficiencia en su sistema operacional. Además, representaría un ahorro de aproximadamente $14 millones en los costos evitados al construirse el proyecto directamente por la compañía. El examen realizado reveló lo siguiente: 1) Durante el período de enero de 1996 a marzo de 1999 el Director Ejecutivo de la AEE, mediante la contratación de compañías especializadas y la utilización de los Directorados de la agencia, tomó determinaciones, solicitó y evaluó propuestas, efectuó proyecciones económicas y presupuestarias sin haber rendido informes a la Junta para su conocimiento, evaluación y aprobación de los términos del proyecto. El 14 de abril de 1999, aproximadamente tres años con posterioridad a la conceptualización y desarrollo del proyecto, el Director Ejecutivo presentó un informe a la Junta sobre los aspectos de la obra. En la Sección 193 de la Ley Núm. 83, se establece, entre otras cosas, que la Autoridad es y deberá ser una instrumentalidad gubernamental al control de su Junta. Además, se establece que el Director Ejecutivo responderá directamente a la Junta. Por otro lado, en la Sección 194 de dicha Ley, se establece, entre otras cosas, que el Director Ejecutivo tendrá a su cargo la ejecución de la política institucional y operacional de la AEE y que éste responderá directamente a la Junta. También, indica que será responsable de informar las condiciones de la Autoridad y de hacer cumplir las decisiones de la Junta.
19 Informe de Auditoría CP En la Sección IV del Procedimiento de la Oficina de la Junta de Gobierno, según enmendado, aprobado por dicho Cuerpo el 3 de febrero de 1992, se establece que el Director Ejecutivo deberá, entre otras cosas, someter a la Junta informes y otros asuntos ante su consideración. Conforme a dicha disposición, y como norma de sana administración y de control interno, el Director Ejecutivo debe someter previamente para la evaluación, consideración y aprobación de la Junta, toda aquella información, proyectos, contratos u otros que afecten significativamente las operaciones de la AEE. 2) Solicitamos y la AEE no pudo suministrarnos evidencia de que previo al comienzo del proyecto se obtuviera de su División Legal una opinión legal mediante la cual se definiera claramente la facultad y poder de ésta para llevar a cabo el desarrollo del proyecto 5. Ello antes de entrar en negociaciones y contratos con compañías privadas. En la Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, según enmendada, se establece como norma de política pública que los jefes de las dependencias y de las entidades corporativas son, en primera instancia, responsables, entre otras cosas, de la legalidad y corrección de las operaciones fiscales de la entidad. En consonancia con este principio y como norma de sana administración y de control interno, la AEE, en casos como el mencionado, debió solicitar y obtener una opinión legal que reflejara la facultad y legalidad de las operaciones que se proyectaban desarrollar. Ello en ánimos de proteger los intereses de la agencia. 3) Solicitamos y la AEE no pudo suministrarnos documentación mediante la cual se expusieran claramente las razones por las cuales no se consideró la celebración de una subasta formal. Tampoco la AEE estableció por escrito los términos y las condiciones (criterios, requisitos o las especificaciones) que debían contener las 5 En enero de 2000 la AEE solicitó a un bufete privado una opinión legal al respecto. Igualmente, el Consultor Financiero de ésta [Véase el Hallazgo 2-a.3)] solicitó dos opiniones adicionales.
20 18 Informe de Auditoría CP propuestas a presentarse ni la forma en que se seleccionaría la compañía a ser contratada. La AEE aceptó y evaluó dos propuestas presentadas por compañías privadas sin que existiera un requerimiento oficial al respecto. En la Sección 205 de la Ley Núm. 83 y en el Reglamento de Subastas aprobado por la Junta de Gobierno el 14 de diciembre de 1992 se dispone que la AEE podrá obviar los procesos de subasta cuando se requieran servicios o trabajos profesionales o de expertos y la corporación estime que, en interés de una buena administración tales servicios o trabajos deban contratarse sin mediar subasta. En la Ley Núm. 230 se establece como norma de política pública que los jefes de las dependencias y de las entidades corporativas son, en primera instancia, responsables, entre otras cosas, de la legalidad y corrección de las operaciones fiscales de la entidad. En consonancia con este principio y como norma de sana administración y de control interno, en este caso en específico, la AEE debió establecer por escrito las razones por las cuales no se consideró la celebración de una subasta formal. Además, en ánimos de proteger sus intereses, debió establecer los términos y las condiciones que debían cumplir las compañías interesadas en el desarrollo del proyecto. Ello para lograr que se garantizara que todas las propuestas fueran consideradas en igualdad de condiciones. Las situaciones comentadas en el Apartado del a.1) al 3) no le permitieron a la AEE mantener un control efectivo sobre la conceptualización y el desarrollo del proyecto. Además, privó a nuestra Oficina de información valiosa para poder evaluar adecuadamente los procesos utilizados y la razonabilidad de los mismos. Por otro lado, la ausencia de procedimientos uniformes puede propiciar el ambiente para favoritismos y la comisión de irregularidades y otras situaciones adversas en perjuicio de los mejores intereses de la AEE. 4) Solicitamos y la AEE no pudo suministrarnos la propuesta presentada por la Compañía A. El 14 de mayo de 2003 funcionarios de la AEE nos informaron,
21 Informe de Auditoría CP mediante entrevista, que la propuesta fue recibida en la AEE aproximadamente en agosto de 1998 y fue descartada por ser poco detallada. En el Reglamento Núm. 23 promulgado por el Secretario de Hacienda el 15 de agosto de 1988 se incluyeron las normas que rigen el archivo y la disposición de documentos fiscales del Gobierno. En dicho Reglamento se dispone que los documentos fiscales deben conservarse y archivarse en forma tal que se puedan localizar, identificar, y poner a disposición del Contralor de Puerto Rico, o de cualquier otro funcionario autorizado por ley, con prontitud y en la forma deseada. En el Artículo 18 del Reglamento Núm. 4284, Reglamento para la Administración de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva, según enmendado, emitido por el Administrador de Servicios Generales el 19 de julio de , se dispone que la documentación de una transacción oficial en una dependencia debe completarse según requerido para, entre otras cosas, facilitar información a la Rama Legislativa y a otras dependencias autorizadas sobre la manera que se llevan a cabo las transacciones del Gobierno, para proteger los derechos fiscales, legales y otros. Se dispone, además, que al formular y llevar a cabo la política pública del Gobierno, los funcionarios del Gobierno son responsables de incluir en la documentación de sus organismos toda la información esencial de sus actividades importantes. Las decisiones y los hechos importantes deben incluirse en un documento. Además, es norma de sana administración y de control interno que los funcionarios de las unidades del Gobierno requieran que procesos como los indicados se mantengan debidamente documentados y organizados. La situación indicada limitó el alcance de nuestras verificaciones y nos impidió corroborar la exactitud, corrección y legalidad del documento señalado. 6 Aplica a todos los organismos gubernamentales de la Rama Ejecutiva, incluidas las corporaciones públicas.
22 20 Informe de Auditoría CP Las situaciones comentadas en el Apartado del a.1) al 4) denotan que el Director Ejecutivo no cumplió con las disposiciones de ley, de reglamento y de norma de sana administración y de control interno. Además, la Junta no realizó una supervisión adecuada de dichas operaciones por lo que no se protegió el interés de la AEE. En la carta del Director Ejecutivo, éste nos indicó, entre otras cosas, lo siguiente: A raíz de los señalamientos realizados por el Comité Blue Ribbon, el Departamento de Justicia y la OCPR, sobre el proyecto de fibra óptica de la Autoridad, le informamos que la Autoridad terminó su relación con... el 29 de marzo de se presentó legislación, aprobada el 18 de agosto de 2003, facultándonos a crear subsidiarias. Una vez aprobada, se procedió a crear... el 2 de abril de 2004, como subsidiaria de la Autoridad, para el desarrollo del exceso de la infraestructura de fibra óptica de la Autoridad. Entendemos que con la creación de la subsidiaria se subsanó uno de los principales señalamientos objeto del informe de referencia. [Hallazgo 1] En la carta del ex Director Ejecutivo, éste nos indicó, entre otras cosas, lo siguiente: El Director Ejecutivo nunca tomó determinaciones, solicitó o evaluó propuestas sin haber rendido informes a la Junta de Gobierno. Desde que comenzamos la evaluación del proyecto de fibra óptica, se mantuvo informada a la Junta de Gobierno y su presidente en forma extraoficial. La Junta de Gobierno conocía de este proyecto desde su principio. La propia Junta designó un comité de fibra óptica para evaluar las diferentes alternativas. Para presidirlo, la Junta designó uno de sus propios miembros quien era asesorado técnicamente por el GTPC. Cuando el estudio de viabilidad determinó que había oportunidades de éxito, entonces se le presentó el proyecto a la Junta de Gobierno para su aprobación y resolución correspondiente. Además, para que autorizara un estudio más detallado con la participación de consultores externos. Este es el procedimiento usual para someter proyectos a la Junta de Gobierno. El 8 de febrero de 2000, cuando se le presenta oficialmente el proyecto a la Junta de Gobierno, ésta acepta la viabilidad financiera del proyecto de fibra óptica y la opinión positiva del consultor jurídico. El que la Junta apruebe el proyecto en su presentación inicial implica dos cosas: su conocimiento de
23 Informe de Auditoría CP proyecto y el trabajo contundente que realizó el grupo de trabajo durante el tiempo que duró su asignación. [Apartado a.1)] El 28 de enero de 1999, el Director Ejecutivo solicitó al Consultor Jurídico investigar, evaluar, recomendar e informar sobre el proyecto de fibras ópticas. El 9 de febrero de 1999, el Consultor Jurídico emitió su opinión positiva al solicitante, por entender que este proyecto podría ser beneficioso para la AEE. El Consultor Jurídico estuvo representado en el GTPC. Además, en este grupo de trabajo estuvieron representadas las áreas de finanzas, presupuesto, administración, sistemas de información y los directorados técnicos. El 29 de abril de 1999, el Comité de Fibras Ópticas de la Junta de Gobierno le solicitó al Consultor Jurídico de la AEE una opinión sobre el derecho aplicable a las servidumbres de paso en torres de trasmisión - proyecto de red de fibras ópticas. Dicha opinión fue sometida al solicitante el 19 de mayo de [Apartado a.2)] No fue hasta el 12 de julio de 1999, por recomendación del..., representante del Consultor Jurídico en el GTPC, que se somete para la aprobación del Director Ejecutivo una evaluación y recomendación de curso de acción de fibra óptica. Como parte de esa recomendación se solicita que se exima de subasta el proyecto basándose en la sección 205 de la Ley núm. 83, Ley de la Autoridad de Energía Eléctrica de Puerto Rico y en el Reglamento de Subasta de la AEE por ser un proyecto de naturaleza altamente técnica y especializada. El mismo fue aprobado por el Director Ejecutivo. [Apartado a.3)] Consideramos las alegaciones del ex Director Ejecutivo, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Véanse las recomendaciones 1, 3 y de la 8 a la 12. Hallazgo 2 - Adjudicación de un proyecto a una compañía que no contaba con los recursos humanos y financieros necesarios, ausencia de información y de documentos, y de cláusulas importantes para proteger los intereses de la AEE a. El 27 de septiembre de 1996 la AEE formalizó un contrato con una firma de Consultores Financieros (Consultor Financiero) para que prestara servicios de consultoría financiera. El contrato estaría vigente hasta el 26 de septiembre de El mismo fue renovado o extendido hasta diciembre de 2004 mediante acuerdo entre las
24 22 Informe de Auditoría CP partes y se incluyeron otros proyectos de la AEE 7. De diciembre de 1997 a septiembre de 2004 la AEE le pagó $4,702,626 al Consultor Financiero por los servicios prestados. De acuerdo a la evidencia obtenida, el Consultor Financiero comenzó a realizar gestiones relacionadas con el proyecto de fibra óptica desde marzo de A tales fines participó en una reunión llevada a cabo por el GTPC en dicho mes. El 29 de octubre de 1999 la AEE enmendó el contrato del Consultor Financiero para incluir como parte de sus funciones la realización de trabajos relacionados con la obtención e instalación del cable de fibra óptica. Por otro lado, de abril de 1999 a febrero de 2000 éste participó como asesor en varias reuniones de la Junta donde se discutieron aspectos relacionados con dicho proyecto. El examen realizado reveló lo siguiente: 1) El 15 de abril de 1999 la AEE le asignó al Consultor Financiero la evaluación de una propuesta presentada por la Compañía B para el desarrollo del proyecto. El Consultor Financiero determinó que la Compañía B no contaba con la experiencia necesaria, nunca había construido un proyecto similar y tampoco había operado, ni experimentado mercadear un sistema de este tipo, no poseía experiencia en la fabricación del tipo de cable requerido y tendría que localizar un socio para poder operar en el campo de las comunicaciones, lo que pudiera aumentar los costos. Además, no poseía la capacidad financiera requerida para el proyecto. Basado en la evaluación del Consultor Financiero, el 7 de mayo de 1999 la Junta determinó descartar la propuesta de la Compañía B. El 31 de agosto de 1999 el Senior Managing Director del Consultor Financiero presentó ante la Junta el proyecto de fibra óptica y datos sobre la creación de una organización sin fines de lucro para el desarrollo y administración del proyecto. En 7 Como parte de los mismos se incluyó la prestación de servicios financieros relacionados con contratos con compañías cogeneradoras privadas.
25 Informe de Auditoría CP enero de 2000 el Senior Managing Director del Consultor Financiero le notificó a la Junta que se había elaborado un contrato modelo para llevar a cabo el desarrollo del proyecto, se obtuvo una opinión legal al respecto y se determinó que la entidad sin fines de lucro que realizaría el mismo se denominaría Compañía C. En febrero de 2000, la Junta autorizó al Director Ejecutivo a continuar con el desarrollo del proyecto de fibra óptica y formalizar aquellos contratos o acuerdos financieros y comerciales con terceros que estimara necesarios. El 14 de abril de 2000 se incorporó en el Departamento de Estado de Puerto Rico la Compañía C 8 9. El 14 de septiembre de 2000 el Director Ejecutivo de la AEE formalizó dos contratos con la Compañía C por $43.7 millones. Uno de los mismos sería para el desarrollo del proyecto Development and Management Agreement y otro para la compra de los activos Initial Installment Purchase Agreement. En los documentos examinados no se establecían las razones por las cuales la AEE le otorgó el proyecto a la Compañía C, ya que la misma se había incorporado en abril de 2000, solamente cinco meses antes de la formalización del contrato, carecía del personal gerencial, técnico y administrativo necesario, y no contaba con el equipo especializado para realizar la instalación del cable y la construcción de los sistemas 10. Además, carecía de capacidad económica y de financiamiento. Estos aspectos habían sido predominantes en la evaluación realizada por el Consultor 8 El registro de la corporación fue realizado por el Gerente de Oficina del Consultor Financiero. 9 La dirección física de la Compañía C era la misma que la de la Oficina del Consultor Financiero en Puerto Rico. 10 El 5 de octubre de 2000, la Compañía C subcontrató la instalación del cable de fibra óptica con una compañía extranjera. Dicha compañía, a su vez, subcontrató una compañía local para que trabajara en la instalación del cable.
26 24 Informe de Auditoría CP Financiero de la propuesta presentada por la Compañía B lo cual dio margen a que la misma fuera descartada por la Junta 11. La AEE tampoco tomó en consideración el hecho de que el Senior Managing Director del Consultor Financiero era miembro de la Compañía C 12. Por otro lado, el 27 de octubre de 2000, la AEE se vio obligada a concederle un adelanto de fondos a la Compañía C por $4.3 millones para que ésta pudiera comenzar el desarrollo del proyecto. Posteriormente, le efectuó otros desembolsos por $18.4 millones y en octubre de 2001 le garantizó una carta de crédito por $43.7 millones, a través de un banco comercial en Puerto Rico, para la culminación del proyecto En la Ley Núm. 230 se establece como norma de política pública que los jefes de las dependencias y de las entidades corporativas son, en primera instancia, responsables, entre otras cosas, de la legalidad y corrección de las operaciones fiscales de la entidad. En consonancia con este principio y como norma de sana administración, en este caso en específico, los funcionarios de la AEE debieron tomar determinaciones uniformes al evaluar la posición operacional y financiera de las compañías interesadas en el desarrollo del proyecto. Ello en ánimos de proteger los derechos de éstas y de los intereses de la agencia. La adjudicación del proyecto a una compañía que carecía del personal, los equipos y los fondos necesarios para llevar a cabo el mismo constituyó una acción irregular 11 Debido a que la Compañía C no contaba con personal ni el equipo requerido, el 5 de octubre de 2000 subcontrató a una compañía especializada en telecomunicaciones para que desarrollara dichos trabajos. Esta empresa podría subcontratar a su vez a los empleados y helicópteros de la AEE para llevar a cabo la instalación del cable. 12 Posteriormente, un subcontratista del Consultor Financiero pasó a ser miembro igualmente de la Compañía C. 13 Con el producto de dicha línea de crédito la Compañía C devolvió a la AEE los $22.7 millones adelantados. 14 Véase el Hallazgo 4 respecto a la línea de crédito concedida.
27 Informe de Auditoría CP que puso en riesgo el desarrollo y futuro de éste. Ello pudo dar margen, además, para la comisión de errores e irregularidades con los consecuentes efectos adversos para las finanzas y la buena imagen de la AEE. 2) En la Minuta de la Junta del 29 de abril de 1999 se mencionó la existencia de un comité denominado Comité de Fibra Óptica de la Junta. Solicitamos y la AEE no pudo suministrarnos evidencia de la fecha en que fue constituido el mismo, el propósito de su creación, la forma en que fueron nombrados los miembros, los nombres de todos los designados y los deberes y las responsabilidades de éstos. En la Ley Núm. 230 se establece como política pública que exista un control previo de todas las operaciones del Gobierno para que sirva de arma efectiva en el desarrollo de los programas encomendados a cada dependencia o entidad corporativa. En consonancia con este principio y como norma de sana administración, en todo caso donde se designen funcionarios para evaluar operaciones importantes y de gran impacto económico para las agencias, éstas deben tomar medidas efectivas para controlar sus funciones. Entre otras, establecer por escrito la fecha de efectividad del nombramiento, el propósito del mismo, el cuerpo rector que los designa y los deberes y responsabilidades de éstos. La situación comentada no le permite a la AEE tener un control efectivo de sus operaciones. Además, le impide a los miembros del Comité llevar a cabo sus funciones de forma uniforme y adecuada. Por otro lado, le impide a nuestros auditores contar con información valiosa para evaluar adecuadamente las funciones del Comité. 3) En enero de 2000, aproximadamente dos años y medio con posterioridad a la conceptualización, evaluación y proyección del proyecto, la AEE y el Consultor Financiero solicitaron a tres bufetes de abogados privados una opinión legal para determinar si el proyecto podía ser desarrollado directamente por la corporación o
28 26 Informe de Auditoría CP mediante una entidad sin fines de lucro. Solicitamos al Director Ejecutivo y a la Junta, y no pudieron suministrarnos los originales de las opiniones legales solicitadas. Solamente se nos suministró un borrador de cada una de las mismas. En cada uno de los borradores se dispuso, entre otras cosas, que la AEE podía adquirir, para su uso el sistema de fibra óptica que sería instalada en sus facilidades sin que se violara por ello las disposiciones de la Ley Núm. 83 o del contrato de fideicomiso con los bonistas de la corporación. En el Reglamento Núm. 23 se incluyeron las normas que rigen el archivo y la disposición de documentos fiscales del Gobierno. En dicho Reglamento se dispone que los documentos fiscales deben conservarse y archivarse en forma tal que se puedan localizar, identificar, y poner a disposición del Contralor de Puerto Rico, o de cualquier otro funcionario autorizado por ley, con prontitud y en la forma deseada. En el Artículo 18 del Reglamento Núm se dispone que la documentación de una transacción oficial en una dependencia debe completarse según requerido para, entre otras cosas, facilitar información a la Rama Legislativa y a otras dependencias autorizadas sobre la manera que se llevan a cabo las transacciones del Gobierno, para proteger los derechos fiscales, legales y otros. Se dispone, además, que al formular y llevar a cabo la política pública del Gobierno, los funcionarios del Gobierno son responsables de incluir en la documentación de sus organismos toda la información esencial de sus actividades importantes. Las decisiones y los hechos importantes deben incluirse en un documento. Además, es norma de sana administración y de control interno que los funcionarios de las unidades del Gobierno requieran que procesos como los indicados se mantengan debidamente documentados y organizados. Lo comentado le impidió a nuestros auditores poder evaluar la exactitud, corrección y legalidad de los documentos señalados.
29 Informe de Auditoría CP ) Mediante los contratos formalizados por la AEE con la Compañía C, se delegó en ésta última la planificación detallada, el financiamiento, la construcción, la administración y el mantenimiento del proyecto de fibra óptica. Se dispuso, además, que la AEE sería la titular de la red de fibra óptica y le arrendaría a la Compañía C todas las líneas de comunicación que la agencia gubernamental no necesitara para su uso. Por su parte la Compañía C podría subarrendar a otras empresas públicas y privadas dichas líneas. En el contrato se dispuso, además, que las ganancias netas, producto de la comercialización del excedente de la red de líneas, serían para beneficio de la AEE. Sin embargo, ésta no incluyó en el contrato una cláusula mediante la cual se establecieran controles para los gastos que incurriría la Compañía C, así como métodos para poder medir y evaluar la eficiencia y rendimiento de las operaciones que le garantizaran una ganancia en el proyecto. En la Ley Núm. 230 se establece como política pública que exista un control previo de todas las operaciones del Gobierno para que sirva de arma efectiva en el desarrollo de los programas encomendados a cada dependencia o entidad corporativa. Como parte de esto, y como norma de sana administración, los funcionarios que dirigen las corporaciones públicas tienen la obligación de asegurarse de que en los contratos que se formalicen se incluyan cláusulas y disposiciones que protejan adecuadamente los intereses del Gobierno y que detallen las responsabilidades de cada una de las partes. En este caso en específico, la AEE debió incluir claramente en el contrato aquellas cláusulas que le permitieran tener control sobre los gastos que podía incurrir la Compañía C y poder medir y evaluar la eficiencia y rendimiento de las operaciones que le garantizaran un beneficio económico en el proyecto. Por otro lado, la práctica que se sigue en el ámbito mundial sobre el proceso de privatización, en contratos como el mencionado, es que los honorarios del administrador (Administrative Fees) son pactados a base de criterios de eficiencia,
30 28 Informe de Auditoría CP rentabilidad y rendimiento. Esta estrategia fue recomendada desde el 1998 por el Banco Mundial en un informe anual presentado sobre los procesos de privatización de operaciones. La situación comentada privó a la AEE de herramientas adecuadas y necesarias para garantizar el éxito económico del proyecto. Además, no propiciaba el ambiente para que la Compañía C se esforzara en optimizar el máximo rendimiento económico del proyecto ya que su ganancia neta no estaba sujeta a factores de eficiencia y economía. Las situaciones comentadas en el Apartado a.1) y 4) se atribuyen primordialmente a que el Director Ejecutivo no protegió adecuadamente los interesés de la AEE. Lo comentado en el Apartado a.2) se atribuye a que la Junta no cumplió con las normas de sana administración y de control interno al no establecer por escrito los nombramientos y deberes de los miembros del Comité de Fibra Óptica. Por otro lado, la situación que se comenta en el Apartado a.3) se atribuye primordialmente a deficiencias en el sistema de archivo y conservación de documentos de la AEE. Véanse las recomendaciones 1, 4, 5, 8 y de la 12 a la 14. Hallazgo 3 - Posible incumplimiento de ley por parte de un funcionario de la AEE que se acogió al retiro a. En febrero de 1996 un funcionario de la AEE fue designado al puesto de Asesor en Asuntos Técnicos de Producción (Asesor). Como parte de sus funciones se le asignó trabajar con la evaluación y desarrollo del proyecto de fibra óptica. De agosto de 1997 a enero de 2000 éste perteneció a dos comités nombrados por la AEE denominados Grupo de Trabajo del Plan de Telecomunicaciones y Comité de Fibra Óptica quienes tenían a su cargo la tarea de desarrollar el proyecto de fibra óptica. En enero de 2000 el Asesor recibió una evaluación de sus funciones y actividades en la AEE. Para ello, se utilizó el Formulario Núm. CN /98 (Valoración
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