Source: https://www.bdo.at/de-at/publikationen/2020/covid-19-und-gesellschaftsrecht
Timestamp: 2020-07-05 06:33:57
Document Index: 355034656

Matched Legal Cases: ['§ 1', '§ 2', '§ 1', '§ 102', '§ 126', '§ 102', '§ 102', '§ 127', '§ 1', '§ 102', '§ 102', '§ 126', '§ 108', '§ 102', '§ 127', '§ 36', '§ 83', '§ 82', '§ 34', '§ 83', '§ 82']

Covid-19 und Gesellschaftsrecht - BDO
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Covid-19 und Gesellschaftsrecht Update: Covid-19-GesG
Die Auswirkungen von Covid-19 stellen Geschäftsführende und Vorstände einerseits, Gesellschafter und Aktionäre andererseits vor schwierige rechtliche Fragestellungen. Einige davon wurden mit dem Covid-19-GesG gelöst.
Abhalten von Aufsichtsratssitzungen, General- oder Hauptversammlungen in Zeiten der Corona-Krise
Berichterstattung & Auf- und Feststellung des Jahresabschlusses bei Kapitalgesellschaften
Gesellschaftsrechtliche Berichtspflichten in der Krise
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Wie kann ich eine Aufsichtsratssitzung in Zeiten von Corona abhalten?
Aufsichtsratssitzungen erfordern grundsätzlich die physische Präsenz der Teilnehmer an einem Ort. Aufgrund der derzeitigen Einschränkungen für Versammlungen (beschränkt auf maximal 5 Personen) können solche Sitzungen aber de facto in vielen Fällen nicht abgehalten werden. Möglich ist die Vertretung im Vollmachtswege nach den allgemeinen Regeln. Bei einer Aufsichtsratssitzung müssen aber jedenfalls 3 Mitglieder anwesend sein, sofern der Gesellschaftsvertrag oder die Satzung keine höhere Zahl vorsehen. Darunter der Vorsitz oder seine Stellvertretung, damit die Aufsichtsratssitzung beschlussfähig ist und wirksam stattfinden kann. Ausschüsse von Aufsichtsräten können auch aus weniger als 3 Mitgliedern bestehen. Dann müssen allerdings alle Mitglieder physisch anwesend sein. Vollmachten für die Vertretung bei Aufsichtsratssitzungen sind formfrei, d.h. benötigen keine notarielle Beglaubigung. Es ist also möglich, Aufsichtsratssitzungen mit 3 physisch anwesenden Mitgliedern abzuhalten und die anderen Aufsichtsratsmitglieder durch Vollmachten zu vertreten. Weitere Mitglieder können telefonisch zur Sitzung zugeschaltet werden. Aufgrund der ausreichenden Mindestpräsenz (und den Vollmachten) ist eine solche Sitzung jedenfalls voll beschlussfähig.
Alternativ besteht die Möglichkeit der Führung einer Aufsichtsratssitzung als qualifizierte Videokonferenz.
Mit dem Covid-19-GesG wurde nunmehr normiert, dass Sitzungen auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer durchgeführt und Beschlüsse auch auf andere Weise gefasst werden können (§ 1 Covid-19-GesG). Die genauen Modalitäten regelt die Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung der Justizministerin. Bis zum derzeit normierten Außerkrafttreten der Verordnung und des zugrundeliegenden Gesetzes können Aufsichtsratssitzungen unter den folgenden Voraussetzungen virtuell durchgeführt werden, wobei keine qualifizierte Videokonferenz vorliegen muss:
Die Teilnahme muss von jedem Ort aus mittels einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung möglich sein.
Es muss jedem Teilnehmer möglich sein, sich zu Wort zu melden und an Abstimmungen teilzunehmen.
Einzelne Teilnehmer dürfen auch nur über eine akustische Verbindung mit der virtuellen Versammlung verbunden sein, wenn dies nicht mehr als die Hälfte der Teilnehmer sind.
Die Entscheidung, ob eine virtuelle Versammlung durchgeführt wird, trifft der Aufsichtsratsvorsitzende, der hierbei sowohl die Interessen der Gesellschaft als auch die Interessen der Teilnehmer berücksichtigen muss.
Bei der Einberufung der virtuellen Versammlung muss angegeben werden, welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Versammlung bestehen.
Bei Zweifeln an der Identität eines Teilnehmers, muss diese von der Gesellschaft auf geeignete Weise überprüft werden.
Für den Einsatz von technischen Kommunikationsmitteln ist die Gesellschaft nur verantwortlich, wenn diese ihrer Sphäre zuzurechnen sind.
Hinweis: Grundsätzlich sind Aufsichtsräte von Kapitalgesellschaften und Genossenschaften dazu verpflichtet, zumindest vierteljährlich eine Sitzung abzuhalten. Ist aufgrund von Covid-19 die Durchführung einer Sitzung bis zum 30.4.2020 nicht möglich, sind damit keine Sanktionen verbunden (§ 2 Abs. 4 Covid-19-GesG).
Kann eine Generalversammlung virtuell abgehalten werden?
Bei einer GmbH ist eine Beschlussfassung auf schriftlichem Weg zulässig, wenn dem alle Gesellschafter zustimmen (Umlaufbeschluss). Ob eine Generalversammlung auch als qualifizierte Videokonferenz Beschlüsse fassen kann, ist nicht eindeutig, wird aber von Literaturmeinungen bejaht[1]. Zu überlegen ist in diesem Zusammenhang durch eine ao Generalversammlung (mit der Gesellschaftervertretung und notarieller Aufsicht) den Gesellschaftsvertrag entsprechend zu ändern und dort die qualifizierte Videokonferenz zu regeln. Da in Bezug auf eine virtuelle Beschlussfassung Rechtsunsicherheit besteht, könnte alternativ eine Generalversammlung abgehalten werden, bei der die abwesenden Gesellschafter den anwesenden Gesellschafter(n) eine Vollmacht zur Stimmrechtsausübung ausstellen. Somit kann eine Generalversammlung auch nur mit einer anwesenden Vertretung der Gesellschafter geführt werden. Vollmachten für die Vertretung bzw. Stimmrechtsausübung bei einer Generalversammlung oder Hauptversammlung sind ebenso formfrei.
Nach § 1 Abs. 1 Covid-19-GesG können Generalversammlungen auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmenden abgehalten werden. Gemäß der Gesellschaftsrechtlichen COVID-19-Verordnung müssen hierfür folgende Voraussetzungen erfüllt werden:
Die Entscheidung, ob eine virtuelle Versammlung durchgeführt wird, treffen die Geschäftsführer, die hierbei sowohl die Interessen der Gesellschaft als auch die Interessen der Teilnehmer berücksichtigen müssen.
Kann eine Hauptversammlung auch virtuell abgehalten werden?
In der Hauptversammlung der AG ist grundsätzlich die Fernteilnahme (§ 102 Abs. 3 Z 2 AktG), die Fernabstimmung (§ 126 i.V.m. § 102 Abs. 3 Z 3 AktG) und die Übertragung der Hauptversammlung (§ 102 Abs. 4 AktG) möglich, sofern es eine entsprechende Satzungsregelung gibt. Darüber hinaus besteht bei der AG die Möglichkeit der Abstimmung per Brief (§ 127 AktG).
Sollte die Satzung dies gegenwärtig nicht vorsehen, wäre zu versuchen, die Satzung im Rahmen einer ao Hauptversammlung entsprechend zu ändern. Dann könnten die oben erwähnten Aktionärsrechte in der beschriebenen Weise ausgeübt werden.
Es können auch Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats auf elektronischem Wege zugeschalten werden, wenn dies in der Satzung vorgesehen ist.
Auch bei der ao Hauptversammlung der AG könnte im Idealfall die Abhaltung ermöglicht werden, wenn alle Aktionäre einer Stimmrechtsvertretung Vollmacht erteilen und diese notariellen Beistand aufsucht. Für Aktiengesellschaften mit eingeschränktem Aktionärskreis stellt daher eine Hauptversammlung mit Präsenz einer Aktionärsvertretung, die alle anderen Aktionäre in Vollmacht vertritt und eine praktikable Lösung im Rahmen der Covid-19-Krise darstellt.
Nach § 1 Abs 1 Covid-19-GesG können Hauptversammlungen auch ohne physische Anwesenheit der Teilnehmenden abgehalten werden.
Gemäß der Gesellschaftsrechtlichen COVID-19-Verordnung müssen hierfür folgende Voraussetzungen erfüllt werden, die virtuelle HV muss insbesondere nicht in der Satzung vorgesehen sein:
Bei der Aktiengesellschaft ist es ausreichend, wenn die Aktionäre mittels der akustischen und optischen Verbindung der Versammlung nur folgen können, aber auf andere Weise in die Lage versetzt werden, während der Versammlung Wortmeldungen abzugeben und an Abstimmungen teilzunehmen. (zB Aktionäre übermitteln ihre Fragen bzw Anträge in Schriftform elektronisch an die AG; sie werden dann durch den Vorsitzenden verlesen, usw) Für die Abgabe von Wortmeldungen können während der Versammlung angemessene zeitliche Beschränkungen festgelegt werden.
Einzelne Teilnehmer dürfen auch nur über eine akustische Verbindung mit der virtuellen Versammlung verbunden sein, wenn dies nicht mehr als die Hälfte der Teilnehmer sind. Ergänzend sind die Bestimmungen über die Fernteilnahme (§ 102 Abs. 3 Z 2 AktG) und die Fernabstimmung (§ 102 Abs. 3 Z 3 AktG und § 126 AktG) sinngemäß anzuwenden.
Die Entscheidung, ob eine virtuelle Versammlung durchgeführt wird, trifft der Vorstand, der hierbei sowohl die Interessen der Gesellschaft als auch die Interessen der Teilnehmer berücksichtigen muss.
Bei der Einberufung der virtuellen Versammlung muss angegeben werden, welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Versammlung bestehen. Sollten diese Informationen in der Einberufung der Hauptversammlung noch nicht enthalten sein, so ist es ausreichend, wenn diese Informationen ab dem 21. Tag vor der Hauptversammlung gemäß § 108 Abs 3 bis 5 AktG auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft bereitgestellt werden und dies in der Einberufung angekündigt wird.
Für große Aktiengesellschaften (börsennotierte AG, Aktien werden über ein MTF gehandelt, AG mit mehr als 50 Aktionären) gibt es außerdem folgende Sonderregelung:
Die Gesellschaft kann vorsehen, dass die Stellung eines Beschlussantrages, die Stimmabgabe und die Erhebung eines Widerspruchs in der virtuellen HV nur durch einen besonderen Stimmrechtsvertreter erfolgen kann.
Als besonderen Stimmrechtsvertreter muss die AG zumindest vier geeignete und von ihr unabhängige Personen vorschlagen, von denen zumindest zwei Rechtsanwälte oder Notare sein müssen.
Die Kosten der besonderen Stimmrechtsvertreter trägt die Gesellschaft
Zusätzlich zur virtuellen Durchführung der Hauptversammlung kann gemäß der Gesellschaftsrechtlichen COVID-19-Verordnung auch eine Übertragung der Hauptversammlung (§ 102 Abs. 4 AktG) und/oder eine Abstimmung per Brief (§ 127 AktG) erfolgen, auch wenn dies nicht in der Satzung vorgesehen ist
Bis wann ist der Jahresabschluss aufzustellen?
Die gesetzliche Vertretung einer Kapitalgesellschaft hat grundsätzlich in den ersten fünf Monaten des Geschäftsjahres den Jahresabschluss aufzustellen und den Mitgliedern des Aufsichtsrates vorzulegen. Ist dies infolge der Covid-19-Pandemie nicht möglich, wird diese Frist um höchstens um 4 Monate verlängert. Bei einem Bilanzstichtag 31.12.2019 ist der Abschluss daher spätestens am 30.9.2020 aufzustellen und dem Aufsichtsrat vorzulegen. Gleiches gilt auch für andere Unterlagen der Rechnungslegung (z.B. Lagebericht, Corporate Governance Bericht, usw.).
Übergangsregelung: Die Verlängerung der Frist für die Aufstellung gilt nur für Unterlagen, bei denen die 5-Monatsfrist für die Aufstellung am 16.3.2020 noch nicht abgelaufen war. Des Weiteren tritt die Regelung mit 31.12.2020 wieder außer Kraft und ist letztmalig für Bilanzstichtage anzuwenden, die vor dem 1.8.2020 liegen.
Bis wann ist der Jahresabschluss festzustellen?
Bei einer GmbH muss die Generalversammlung zur Feststellung des Jahresabschlusses innerhalb der ersten zwölf Monate des Geschäftsjahres der betreffenden Gesellschaft stattfinden. Bei einem Bilanzstichtag 31.12.2019 somit spätestens am 31.12.2020.
Bei einer Aktiengesellschaft stellt der Aufsichtsrat den Jahresabschluss innerhalb von 2 Monaten nach der Aufstellung fest. Angenommen, bei einem Bilanzstichtag 31.12.2019 wird die 5-Monatsfrist um weitere 4 Monate verlängert, müsste der Jahresabschluss spätestens am 30.11.2020 festgestellt werden.
Bis wann ist der Jahresabschluss beim Firmenbuchgericht offenzulegen?
Der Jahresabschluss und allenfalls weitere Berichte sind grundsätzlich innerhalb der ersten 9 Monate des Geschäftsjahres beim Firmenbuch offenzulegen. Bei einem Bilanzstichtag 31.12.2019 daher spätestens am 30.9.2020. Bei verspäteter Offenlegung werden Zwangsstrafen verhängt.
Aufgrund der Auswirkungen von Covid-19 wurde die 9-Monatsfrist auf 12 Monate verlängert, d.h. bei einem Bilanzstichtag 31.12.2019 müssen die Unterlagen spätestens am 31.12.2020 beim Firmenbuch offengelegt werden.
Übergangsregelung: Die Verlängerung der Frist für die Offenlegung beim Firmenbuch gilt nur für Unterlagen, bei denen die 5-Monatsfrist für die Aufstellung am 16.3.2020 noch nicht abgelaufen war. Zudem tritt die Regelung mit 31.12.2020 wieder außer Kraft und ist letztmalig für Bilanzstichtage anzuwenden, die vor dem 1.8.2020 liegen.
Berichterstattung des Abschlussprüfers über die Prüfung des Jahresabschlusses im Aufsichtsrat
Bei aufsichtsratspflichtigen Gesellschaften hat der Abschlussprüfer an der Sitzung des Prüfungsausschusses teilzunehmen. (Falls ein solcher gesondert eingerichtet ist und dessen Aufgaben nicht der Gesamtaufsichtsrat wahrnimmt.) Eine Vertretung des Abschlussprüfers im Vollmachtswege ist nicht möglich. Wohl kann aber ein Abschlussprüfer im Zuge einer qualifizierten Videokonferenz an einer Sitzung des Aufsichtsrats oder Prüfungsausschusses teilnehmen.
Kann der Jahresabschluss auch im Home Office wirksam festgestellt werden?
Bei einer Aktiengesellschaft erfolgt die Feststellung des Jahresabschlusses durch Billigung im Aufsichtsrat und nur, wenn sich Vorstand und Aufsichtsrat für eine Feststellung durch die Hauptversammlung entscheiden, stellt diese den Jahresabschluss fest.
Bei einer GmbH obliegt das Recht zur Feststellung der Generalversammlung.
Bei einer GmbH bietet sich für die Feststellung des Jahresabschlusses am ehesten eine Beschlussfassung im Umlaufwege an.
Bei einer Aktiengesellschaft erfolgt die Feststellung grundsätzlich im Aufsichtsrat. Für die wirksame Beschlussfassung ist für gewöhnlich entweder eine qualifizierte Videokonferenz oder eine Mindestpräsenz (siehe oben) erforderlich. Durch die Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung der Justizministerin wurden nunmehr Erleichterungen für die die virtuelle Durchführung von Aufsichtsratssitzungen und Generalversammlungen festgelegt (siehe oben). Zur Covid-19 bedingten Verlängerung der Fristen für die Feststellung des Jahresabschlusses siehe oben.
Hinweis: Die mit der Feststellung betrauten Organe (insb Aufsichtsrat) sollen in geeigneter Form über die Entwicklungen nach dem Bilanzstichtag informiert werden (zB COVID-19 Auswirkungen). Es steht ihnen frei, die Änderung/Ergänzung des Abschlusses zu verlangen, was jedoch eine Nachtragsprüfung nach sich ziehen kann (siehe AFRAC-Fachinformation: COVID-19 [April 2020] Eräut zu Rz 24).
Wann muss eine Generalversammlung bzw. Hauptversammlung abgehalten werden, um die Gesellschafter über die finanzielle Schieflage zu informieren?
Die Geschäftsführer einer GmbH müssen unverzüglich eine Generalversammlung einberufen, wenn sich ergibt, dass die Hälfte des Stammkapitals verloren gegangen ist oder die Eigenmittelquote weniger als 8% und die fiktive Schuldentilgungsdauer mehr als 15 Jahre beträgt (Reorganisationsbedarf) (§ 36 Abs. 2 GmbHG).
Gem. § 83 AktG muss der Vorstand einer AG unverzüglich die Hauptversammlung einberufen und diese informieren, wenn sich bei der Aufstellung des Jahresabschlusses, einer Zwischenbilanz ergibt oder aus anderen Umständen ergibt, dass ein Verlust in der Höhe des halben Grundkapitals besteht. Diese Pflicht trifft unabhängig von einer allfälligen Ressortverteilung alle Vorstandsmitglieder.
Wann liegt ein Verlust des halben Grundkapitals/Stammkapitals vor?
Ein Verlust des halben Nennkapitals liegt dann vor, wenn das Eigenkapital der Gesellschaft nur den Betrag des halben Grund- oder Stammkapitals beträgt oder bereits darunterliegt. Bei einem Stammkapital von EUR 35.000 liegt ein Verlust des halben Nennkapitals daher vor, wenn das Eigenkapital nur noch EUR 17.500 oder weniger beträgt. Hierbei ist grundsätzlich auf die Buchwerte abzustellen, gebundene und freie Rücklagen können ebenso wie stille Reserven, die klar dokumentierbar sind, dem Eigenkapital zugerechnet werden.
Wann liegt Reorganisationsbedarf im Sinne des URG vor?
Reorganisationsbedarf liegt vor, wenn die Eigenmittelquote unter 8% sinkt und die fiktive Schuldentilgungsdauer mehr als 15 Jahre beträgt. Die Eigenmittelquote wird errechnet, indem der Anteil des Eigenkapitals am Gesamtkapital abzüglich allfälliger Anzahlungen auf Vorräte ermittelt wird.
Ein allfälliger Reorganisationsbedarf wird bei der Aufstellung des Jahresabschlusses festgestellt. Da die Covid-19-Krise als wertbegründendes Ereignis im Jahr 2020 eingestuft wird, hat die Krise grundsätzlich keine Auswirkung auf die Bewertung im Jahresabschluss zum 31.12.2019. D.h. sollten die URG-Kennzahlen in diesem Jahresabschluss noch nicht verletzt worden sein, besteht kein unmittelbarer Handlungsbedarf für die Geschäftsführung einer GmbH. Bei abweichenden Geschäftsjahren (z.B. 31.3.) kann die Covid-19-Krise bereits unmittelbar Niederschlag im aufzustellenden Jahresabschluss zeigen und so eine Verletzung der Kennzahlen nach URG nach sich ziehen. In diesem Fall müssen die Organe handeln. Zu weiterführenden Ausführungen zur Rechnungslegung siehe Accounting-News von Eiter/Stückler, Auswirkungen des Coronavirus (SARS-CoV-2) auf UGB/IFRS Abschlüsse 2019/2020 und deren Prüfung und AFRAC-Fachinformation: COVID-19 (April 2020).
Kann auf die Einberufung der HV/GV verzichtet werden?
Ja, wenn alle Aktionäre oder Gesellschafter auch ohne Einberufung verständigt werden, ihnen dabei Vorschläge für weitere Maßnahmen unterbreitet wurden und sie auf die unverzügliche Einberufung einer HV oder GV verzichten, muss der Vorstand oder die Geschäftsführung keine Einberufung vornehmen.[2]
Mit welchen Folgen ist zu rechnen, wenn die Geschäftsführung/der Vorstand die Pflicht zur Einberufung einer HV oder GV verletzt?
Die Missachtung der Einberufungspflichten ist ein pflichtwidriges Verhalten der Geschäftsführung bzw. der Vorstandsmitglieder, das zur persönlichen Haftung der Führungsorgane gegenüber der Gesellschaft für daraus entstandene Schäden führen kann.
Wie ist vorzugehen, wenn sich der Vermögensstand der Gesellschaft nach dem Bilanzstichtag, aber vor Beschlussfassung über die Gewinnverwendung maßgeblich verschlechtert?
Bei der GmbH darf gem. § 82 Abs. 5 GmbHG im Fall einer nachhaltigen Verschlechterung der Vermögenssituation der im Jahresabschluss festgestellte Gewinn keinesfalls ausgeschüttet werden, sondern muss vor der Ausschüttung um die Verluste gekürzt werden. Der eingetretene Verlust sollte im Wege einer Zwischenbilanz ermittelt und vom Bilanzgewinn abgezogen werden. Nur die Differenz darf an die Gesellschafter ausgeschüttet werden. Im Zweifel sollte zunächst ein Gewinnvortrag beschlossen werden, der nach Besserung der Situation im Wege eines Beschlusses in einen ausschüttungsfähigen Bilanzgewinn umgewandelt werden kann (kann (siehe AFRAC-Fachinformation: COVID-19 [April 2020] Erläut zu Rz 26)
Für AGs gibt es keine vergleichbare Regelung im Gesetz. Eine uneingeschränkte Ausschüttung in einer nachhaltigen Verlustsituation wird aus Gläubigerschutzgründen auch bei der AG nicht zulässig sein. Unklarheit herrscht, wie weit die Ausschüttungssperre geht. Keinesfalls darf die Ausschüttung vorgenommen werden, wenn dadurch die Fortführungsfähigkeit des Unternehmens gefährdet wird. Es wird auch vertreten, dass eine Ausschüttung auch dann unzulässig ist, wenn dadurch die gesetzliche bzw. gebundene Rücklage oder das Grundkapital aufgezehrt wird.
Wie ist vorzugehen, wenn sich der Vermögensstand der Gesellschaft nach Feststellung des Jahresabschlusses bzw. Beschlussfassung über die Gewinnverwendung verschlechtert?
Nach Beschlussfassung über den Jahresabschluss und die Gewinnverwendung greifen keine Ausschüttungsverbote mehr. Aus der Treuepflicht der Gesellschafter gegenüber der Gesellschaft kann sich aber ergeben, dass bei sonstiger Existenzgefährdung der Gesellschaft ein Teil des Gewinnes nicht ausgeschüttet werden darf.[3]
Die gesellschaftsrechtlichen Ausführungen zur virtuellen Abhaltung von Aufsichtsratssitzungen, Generalversammlungen und Hauptversammlungen wurden mit freundlicher Unterstützung von Dr. Rupert Brix, öffentlicher Notar in Wien, erstellt.
[1] R. Winkler in Foglar-Deinhardstein/Aburumieh/Hoffenscher-Summer, GmbHG § 34 Rz 4
[2] Nowotny in Doralt/Nowotny/Kalss, AktG § 83 Rz 6.
[3] Bauer/Zehetner in Straube/Ratka/Rauter, WK GmbHG § 82 (Stand 1.12.2017, rdb.at) Rz 45.