Source: https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzienniki-resortowe/instrukcja-kancelaryjna-i-jednolity-rzeczowy-wykaz-akt-dla-panstwowej-34735255
Timestamp: 2019-07-18 19:48:00+00:00
Document Index: 101551435

Matched Legal Cases: ['art. 3', 'art. 3', 'art. 3', 'art. 6', 'art. 23', 'art. 5', 'art. 8']

Instrukcja kancelaryjna i jednolity rzeczowy wykaz akt dla Państwowej Straży Pożarnej. - Dz.Urz.MSWiA.2013.27
Instrukcja kancelaryjna i jednolity rzeczowy...
Instrukcja kancelaryjna i jednolity rzeczowy wykaz akt dla Państwowej Straży Pożarnej.
Dz.Urz.MSWiA.2013.27
w sprawie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Państwowej Straży Pożarnej *
§ 1. Wprowadza się do użytku służbowego:
1) w Komendzie Głównej "Instrukcję kancelaryjną dla Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej" stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;
2) w komendach wojewódzkich i powiatowych (miejskich) Państwowej Straży Pożarnej, Szkołach Aspirantów Państwowej Straży Pożarnej w Poznaniu i Krakowie, Centralnej Szkole Państwowej Straży Pożarnej w Częstochowie i Szkole Podoficerskiej Państwowej Straży Pożarnej w Bydgoszczy, a także Centralnym Muzeum Pożarnictwa, "Instrukcję kancelaryjną dla komend wojewódzkich i powiatowych (miejskich) Państwowej Straży Pożarnej, Szkół Aspirantów Państwowej Straży Pożarnej w Poznaniu i Krakowie, Centralnej Szkole Państwowej Straży Pożarnej w Częstochowie i Szkoły Podoficerskiej Państwowej Straży Pożarnej w Bydgoszczy, a także Centralnego Muzeum Pożarnictwa" stanowiącą załącznik nr 2 do zarządzenia;
3) "Jednolity rzeczowy wykaz akt Państwowej Straży Pożarnej" stanowiący załącznik nr 3 do zarządzenia.
dla Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej
1. Instrukcja kancelaryjna dla Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej, zwanej dalej "KG PSP", określa szczegółowe zasady, sposób i tryb postępowania z dokumentacją jawną w KG PSP i zapewnia jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów jawnych oraz ich ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą, do momentu przekazania ich do archiwum.
2. Tryb postępowania z dokumentacją zawierającą informacje niejawne regulują odrębne przepisy.
3. Dane osobowe zabezpiecza się zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
1) akta sprawy - całą dokumentację, zawierającą dane lub informacje istotne przy rozpatrywaniu i załatwianiu danej sprawy;
2) dokumentacja - zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów powstałych w toku działalności KG PSP lub napływających do niej, bez względu na jego postać;
3) dokumentacja tworząca akta spraw - dokumentację, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy;
4) dokumentacja nietworząca akt sprawy - dokumentację, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z jednolitego rzeczowego wykazu akt;
5) ESP - elektroniczną skrzynkę podawczą, o której mowa w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.);
6) jednolity rzeczowy wykaz akt - jednolitą, rzeczową klasyfikację akt powstających w toku działalności jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej i ich archiwalną kwalifikację, oznaczoną w poszczególnych pozycjach: symbolem klasyfikacyjnym, hasłem klasyfikacyjnym i kategorią archiwalną;
7) Kancelaria Ogólna - komórkę organizacyjną zajmującą się rejestrowaniem w systemie elektronicznego obiegu dokumentów pism wpływających i ich rozdzielaniem oraz ekspedycją pism wychodzących;
8) kierownik komórki organizacyjnej - osobę kierującą komórką organizacyjną lub osobę zastępującą, upoważnioną do wykonywania jej zadań;
9) komórka merytoryczna - komórkę organizacyjną zakładającą sprawę, odpowiedzialną za jej prowadzenie oraz załatwienie;
10) korespondencja - dokumentację wpływającą do KG PSP lub wysyłaną przez KG PSP, także drogą elektroniczną;
11) pieczęć wpływu - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na korespondencji wpływającej w formie papierowej, zawierający nazwę Kancelarii Ogólnej, datę wpływu, a także miejsce na umieszczenie numeru z rejestru korespondencji wpływających i ewentualnie informację o liczbie załączników, sposobie dostarczenia korespondencji oraz miejsce na podpis przyjmującego;
12) prowadzący sprawę - osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę;
13) rejestr korespondencji - narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych korespondencji lub pism;
14) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania akt spraw wpływających lub zapoczątkowanych w komórce organizacyjnej, prowadzony odrębnie dla każdego hasła klasyfikacyjnego z jednolitego rzeczowego wykazu akt, dla którego zakłada się oddzielną teczkę, w danym roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej;
15) symbol komórki organizacyjnej - zestaw oznaczeń literowych albo literowych i cyfrowych zgodny z Regulaminem Organizacyjnym KG PSP;
16) system kancelaryjny - zasady postępowania z dokumentacją od chwili wszczęcia sprawy do momentu przekazania dokumentacji do archiwum;
18) UPO - urzędowe poświadczenie odbioru, określone w art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;
19) znak sprawy - zespół symboli literowych i cyfrowych określających przynależność dokumentacji do danej sprawy.
1. W KG PSP obowiązuje system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, według którego dokumentację zgromadzoną w KG PSP dzieli się na materiały archiwalne kategorii "A" oraz dokumentację niearchiwalną kategorii "B".
2. Do kategorii "A" zalicza się dokumentację posiadającą wartość historyczną i stanowiącą część składową narodowego zasobu archiwalnego.
3. Do kategorii "B" zalicza się dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu:
1) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich, która po upływie obowiązującego okresu jej przechowywania podlega ekspertyzie, w wyniku której można dokonać zmiany oceny wartości archiwalnej tej dokumentacji, uznając ją za materiały archiwalne (kategoria "A") lub przedłużając jej okres przechowywania;
2) symbolem "B" z dodaniem cyfry arabskiej, która po okresie przechowywania wynikającym z oznaczenia cyfrowego ulega brakowaniu za zgodą Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej;
3) symbolem "BC", która ma krótkotrwałe znaczenie praktyczne, nie podlega przekazaniu do archiwum wyodrębnionego, a po pełnym jej wykorzystaniu jest niszczona za zgodą właściwego archiwum w komórkach organizacyjnych, w których ta dokumentacja została wytworzona lub do których wpłynęła.
1) protokołu brakowania akt kat. "BC", określa załącznik nr 1 do Instrukcji;
2) zgody na zniszczenie, określa załącznik nr 2 do Instrukcji.
5. Występujące przy symbolach "B" i "BE" cyfry arabskie oznaczają okresy obowiązkowego przechowywania tych akt. Okresy te liczą się w pełnych latach kalendarzowych od dnia 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy.
1. Podstawowym sposobem wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji jest system tradycyjny.
2. Wykorzystanie w systemie tradycyjnym narzędzi informatycznych jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane.
3. Nadzór nad zabezpieczeniem właściwego funkcjonowania narzędzi informatycznych sprawuje kierownik komórki organizacyjnej właściwej do spraw informatyki KG PSP.
1. W komórkach organizacyjnych mogą być prowadzone dodatkowe ewidencje, nie mające jednak wpływu na znak sprawy.
2. Rejestracji spraw dokonuje się w spisach spraw prowadzonych dla każdej teczki aktowej zakładanej zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. Pisma rejestruje się w sprawie zarejestrowanej lub nowej, którą należy zarejestrować, jeżeli dane pismo ją wszczyna.
1. W KG PSP znak sprawy nadaje prowadzący sprawę z wykorzystaniem elektronicznego systemu obiegu dokumentów, a numer pisma w sprawie nadaje elektroniczny system obiegu dokumentów.
2. Elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności i oddziela w następujący sposób: ABC-123/44-5/12, gdzie:
1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) 123 to symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt;
3) 44 to liczba określająca czterdziestą czwartą sprawę rozpoczętą w danym roku kalendarzowym w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;
4) 5 to kolejny numer pisma w sprawie 44;
5) 12 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
3. W oznaczeniu komórki organizacyjnej dodatkowo może być umieszczony znak rozdzielający minus w następujący sposób: ABC-III-123/44-5/12, gdzie "ABC-III" jest oznaczeniem wydziału, sekcji lub stanowiska pracy komórki organizacyjnej, zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym KG PSP.
1. Dokumentację dzieli się na tworzącą akta spraw albo nietworzącą akt spraw.
2. Dokumentację nietworzącą akt sprawy stanowią w szczególności:
1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje;
3) publikacje oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;
4) dokumentacje finansowo-księgowe;
7) dokumentacje magazynowe;
8) rejestry i ewidencje;
7) wysyłanie korespondencji.
2) sekretariat Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej;
3) sekretariat Zastępców Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej;
5) kierownicy komórek organizacyjnych;
6) naczelnicy wydziałów;
1) przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji wpływającej za pomocą rejestru korespondencji;
3) rozdzielanie i doręczanie korespondencji lub przekazywanie poczty elektronicznej do poszczególnych komórek organizacyjnych;
4) odbieranie i nadawanie korespondencji za pośrednictwem Poczty Specjalnej;
6) ekspedycja korespondencji wychodzącej;
2. Do zadań sekretariatu Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej oraz sekretariatu Zastępców Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej należy:
1) przyjęcie z Kancelarii Ogólnej korespondencji elektronicznej i tradycyjnej adresowanej do Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej lub jego zastępców;
2) skanowanie i rejestrowanie za pomocą rejestru korespondencji pism imiennie adresowanych do Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej lub jego zastępców;
3) przekazywanie Komendantowi Głównemu Państwowej Straży Pożarnej lub jego zastępcom do dekretacji korespondencji wpływającej;
4) przekazywanie zadekretowanej korespondencji właściwym sekretariatom biur, za pokwitowaniem odbioru w rejestrze korespondencji lub na kopii pisma;
3. Do zadań sekretariatów komórek organizacyjnych należy:
1) odbiór korespondencji wpływającej do komórki organizacyjnej;
2) sprawdzenie, czy w otrzymanej korespondencji wpływającej nie ma pisma mylnie skierowanego; w przypadku stwierdzenia pomyłki należy zwrócić pismo;
3) skanowanie i rejestrowanie za pomocą rejestru korespondencji pism imiennie adresowanych do kierowników komórek organizacyjnych oraz załączników do pism wchodzących;
4) rejestrowanie korespondencji;
5) prowadzenie i przechowywanie ewidencji korespondencji;
6) przedkładanie kierownikowi komórki organizacyjnej otrzymanej korespondencji wpływającej;
7) przekazywanie zadekretowanej korespondencji prowadzącemu sprawę;
8) wykonywanie na polecenie przełożonego prac technicznych związanych z dokumentacją;
9) zapewnienie należytej ochrony dokumentów znajdujących się w pomieszczeniach sekretariatów;
10) przekazywanie do Kancelarii Ogólnej przygotowanej do wysłania korespondencji;
11) w wyjątkowych sytuacjach doręczanie korespondencji bezpośrednio adresatowi za potwierdzeniem odbioru.
Przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji
1. Korespondencję przeznaczoną dla KG PSP przyjmuje Kancelaria Ogólna lub sekretariaty.
2. Korespondencję wpływającą po godzinach urzędowania KG PSP i w dni wolne od pracy przyjmuje dyżurny operacyjny kraju, zastępca dyżurnego operacyjnego kraju lub pomocnik dyżurnego operacyjnego kraju i przekazuje ją następnego dnia lub pierwszego roboczego dnia po dniach wolnych do Kancelarii Ogólnej lub sekretariatu za pokwitowaniem.
3. Dokumentację przychodzącą w formie faksu, dyżurny operacyjny kraju, zastępca dyżurnego operacyjnego kraju lub pomocnik dyżurnego operacyjnego kraju, rejestruje w odpowiednim rejestrze przychodzących faksów. O nadejściu pilnych korespondencji niezwłocznie powiadamia się adresata.
4. Pracownicy odbywający podróż służbową mogą przyjmować korespondencję podczas jej odbywania. Po zakończeniu delegacji niezwłocznie przekazują korespondencję do Kancelarii Ogólnej lub sekretariatu, do którego korespondencja ta jest adresowana.
1. Kancelaria Ogólna w ustalonych godzinach, odbiera korespondencję wpływającą i wysyła korespondencję wychodzącą za pośrednictwem Poczty Specjalnej, której działanie regulują odrębne przepisy.
2. Kancelaria Ogólna potwierdza fakt otrzymania korespondencji na żądanie składającego korespondencję.
3. Kancelaria Ogólna sprawdza prawidłowość zaadresowania korespondencji oraz stan opakowania.
4. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia korespondencji w stopniu, który mógł umożliwić osobom trzecim ingerencję w zawartość korespondencji, pracownik Kancelarii Ogólnej sporządza w obecności składającego korespondencję adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od składającego korespondencję spisania protokołu o doręczeniu korespondencji uszkodzonej.
5. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej korespondencji powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.
6. Korespondencję mylnie nadesłaną Kancelaria Ogólna przekazuje niezwłocznie składającemu korespondencję.
1. Kancelaria Ogólna otwiera otrzymaną korespondencję z wyjątkiem:
1) adresowanych imiennie lub oznaczonych "do rąk własnych";
5) adresowanych do Odwoławczej Komisji Dyscyplinarnej przy Komendancie Głównym Państwowej Straży Pożarnej;
7) zastrzeżonych dodatkowo przez Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej, jego zastępców lub kierownika komórki organizacyjnej.
2. Jeżeli po otwarciu opakowania nieoznaczonego w sposób sugerujący, że zawiera materiały niejawne okaże się, że zawiera ona dokumentację niejawną, należy bezzwłocznie przekazać ją, w dodatkowej kopercie, osobie upoważnionej do jej odbioru, z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty.
3. Po otwarciu opakowania sprawdza się:
1) czy została wyjęta cała zawartość opakowania;
4) czy znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole wyszczególniono na opakowaniu.
4. Każdą stwierdzoną niezgodność należy odnotować na danym piśmie lub opakowaniu, które dołącza się do pisma.
5. Opakowanie należy dołączyć do akt w przypadku:
1) korespondencji w sprawach sądowych oznaczonej terminem, wraz z dowodem doręczenia;
2) korespondencji wartościowych, poleconych i za potwierdzeniem odbioru;
3) korespondencji w sprawach kontroli, skarg i wniosków oraz krytyki bądź informacji prasowej;
4) korespondencji, w których brak nazwiska (nazwy) nadawcy, jego adresu, daty pisma lub gdy dane są nieczytelne;
1. Na każdym wpływającym piśmie Kancelaria Ogólna odciska pieczęć wpływu.
2. Osoba rejestrująca pismo w elektronicznym systemie obiegu dokumentów wpisuje w polu pieczęci numer, pod którym została ona zarejestrowana, nadany przez system oraz symbol komórki organizacyjnej będącej odbiorcą.
3. Pieczęć wpływu odciska się na:
1) przedniej stronie opakowania - w przypadku korespondencji przekazywanej adresatom bez otwierania;
4. Na telegramach, pilnej korespondencji oraz ofertach, oznacza się także godzinę ich otrzymania.
5. Jeżeli pracownik otrzymał korespondencję w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do Kancelarii Ogólnej w celu uzupełnienia danych w rejestrze korespondencji wpływających. Obowiązek ten nie dotyczy korespondencji, które zawierają informacje prawnie chronione.
2. Sprawę rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie.
3. Każde pismo dotyczące danej sprawy otrzymuje ten sam znak sprawy.
§ 16. Nie podlegają rejestracji i skanowaniu:
1) dokumenty kierowane do Odwoławczej Komisji Dyscyplinarnej przy Komendancie Głównym Państwowej Straży Pożarnej;
2) publikacje;
3) potwierdzenia odbioru;
4) zaproszenia, życzenia podziękowania i kondolencje;
6) dokumenty stanowiące osobistą własność.
§ 17. Prenumerowaną prasę codzienną i wydawnictwa specjalistyczne odbierają z Kancelarii Ogólnej pracownicy sekretariatów komórek organizacyjnych w każdym dniu roboczym.
1. Dokumentacja finansowo-księgowa jest rejestrowana przez Kancelarię Ogólną i nie podlega skanowaniu w Kancelarii Ogólnej.
2. Rejestrację spraw wymagających specjalnej formy ewidencji prowadzi się na podstawie odrębnych przepisów.
1. Sprawę w spisie spraw rejestruje prowadzących sprawy lub sekretariat komórki organizacyjnej za zgodą kierownika komórki organizacyjnej.
2. Sekretariaty komórek organizacyjnych rejestrują korespondencję wpływającą i wychodzącą dotyczącą tej samej sprawy pod kolejnym numerem porządkowym dziennika korespondencji.
3. Numer nadany w komórce organizacyjnej przez prowadzącego sprawę, sekretariat Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej lub sekretariat Zastępców Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej wpisuje się na pierwszej stronie pisma na dole kartki.
1. Przyjmując korespondencję przekazaną pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji, mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną.
2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, korespondencję otrzymaną pocztą elektroniczną dzieli się na:
1) korespondencję adresowaną na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z KG PSP;
2) korespondencję adresowaną na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:
a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw,
b) mające robocze znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw,
3. Korespondencję, o której mowa w ust. 2 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 lit. a, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
4. Korespondencję, o której mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje się i włącza bez rejestracji bezpośrednio do akt sprawy.
5. Korespondencję, o której mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.
1. Korespondencję przekazaną na ESP dzieli się na:
1) przeznaczoną do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym przeznaczonym do obsługi danego rodzaju korespondencji;
2) pozostałą.
2. Dokumenty wpływające poprzez ESP do KG PSP oraz UPO pobiera się ze skrzynki za pomocą udostępnionego przez e-PUAP interfejsu obsługiwanego przez przeglądarkę internetową, a następnie rejestruje się je.
2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego w formie papierowej.
2. Korespondencję przekazaną bezpośrednio na informatycznym nośniku danych, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku, z zastrzeżeniem § 23.
3. W przypadku, gdy do pisma przekazanego w formie papierowej dołączono załączniki na informatycznym nośniku danych, pisma w postaci papierowej rejestruje się umieszczając pieczęć wpływu oraz odnotowując w rejestrze korespondencji wpływających informację o załącznikach zapisanych na informatycznym nośniku danych.
1. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści korespondencji, należy:
1) wydrukować część korespondencji lub sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej korespondencji oraz nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku;
2) informatyczny nośnik danych z zapisaną korespondencją dołączyć do wydruku, aż do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych.
2. Jeśli korespondencja w postaci elektronicznej lub załącznik do niej, zawiera podpis elektroniczny, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji, a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.
3. Na wydruk UPO nanosi się czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.
1. Obieg korespondencji między komórkami organizacyjnymi odbywa się bez udziału Kancelarii Ogólnej za pokwitowaniem na kopii przekazywanego pisma.
2. W przypadku, gdy korespondencja została zadekretowana do załatwienia przez kilka komórek organizacyjnych sekretariat komórki organizacyjnej dekretującej korespondencję powiela ją.
1. Korespondencję należy kierować bezpośrednio do miejsca przeznaczenia.
2. Obieg korespondencji wchodzącej przyjmowanej przez Kancelarię Ogólną powinien przebiegać w następujący sposób:
1) korespondencję wchodzącą przyjmuje Kancelaria Ogólna;
2) Kancelaria Ogólna wykonuje czynności ewidencyjne, segreguje korespondencję, wprowadza do rejestru i rozdziela je na poszczególne komórki organizacyjne;
4) kierownik komórki organizacyjnej przegląda wpływające sprawy, dekretuje wpisując dyspozycje odnośnie sposobu ich załatwienia i przydziela je odpowiednim naczelnikom wydziałów, a w przypadku gdy w komórce organizacyjnej nie ma wydziałów, prowadzącemu sprawę;
5) w przypadku, gdy komórka organizacyjna podzielona jest na wydziały, naczelnik wydziału przegląda wpływające sprawy, dekretuje wpisując dyspozycje odnośnie sposobu ich załatwienia i przydziela je odpowiednim osobom prowadzącym sprawę;
6) prowadzący sprawę podejmuje niezbędne czynności w celu jej właściwego załatwienia i przygotowuje projekt odpowiedzi, który przedstawia przełożonemu do akceptacji;
7) po akceptacji właściwy przełożony lub upoważniona przez niego osoba podpisuje pismo;
8) prowadzący sprawę przygotowuje pismo do wysłania i dostarcza ją do Kancelarii Ogólnej;
9) Kancelaria Ogólna wysyła korespondencję.
§ 26. Obsługa elektronicznej formy odpowiedzi na dokumenty wpływające poprzez ESP, przedstawia się następująco:
2) po akceptacji właściwy przełożony lub upoważniona przez niego osoba, przedstawia odpowiedź Komendantowi Głównemu PSP lub Zastępcy Komendanta Głównego PSP, który ją akceptuje ostatecznie;
3) pismo z dekretacją "wyślij" trafia do prowadzącego sprawę, który pobiera plik z elektronicznego systemu obiegu dokumentów, przenosi na informatyczny nośnik danych i dostarcza do Komendanta Głównego PSP;
5) prowadzący sprawę dołącza podpisany dokument elektroniczny do elektronicznego systemu obsługi dokumentów, a następnie dostarcza do Kancelarii Ogólnej;
6) Kancelaria Ogólna wysyła dokument do adresata za pomocą ESP e-PUAPu.
1. Forma załatwienia sprawy może być korespondencyjna, odręczna lub ustna.
§ 28. Dekretacja korespondencji polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji dotyczących wskazania osoby prowadzącej sprawę, ewentualnego terminu i sposobu załatwienia sprawy bezpośrednio na korespondencji wraz z datą i podpisem dekretującego.
1. Korespondencja może być przyjęta do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je skierowano do dekretacji.
2. Korespondencja zadekretowana do załatwienia przez komórkę organizacyjną może być przyjęta do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.
1. Jeżeli korespondencja dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy.
1. Osoby wyznaczone do prowadzenia sprawy, załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.
4. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden egzemplarz przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba, że jest wymagana większa liczba egzemplarzy. Pisma wysyłane faksem sporządzane są w jednym egzemplarzu.
5. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących naniesienia zmian.
1. Z przeprowadzonych w sprawie czynności, jeżeli nie jest wymagana dla nich forma protokołu, sporządza się notatki służbowe, lub adnotacje na aktach w formie odręcznej, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości bądź informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie.
2. Notatki służbowe dołącza się do akt danej sprawy.
1. W przypadku nieudzielenia odpowiedzi w terminie, prowadzący sprawę zwraca się o przyspieszenie załatwienia sprawy.
§ 34. Jeżeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe:
Sporządzanie i podpisywanie pism oraz umieszczanie pieczęci urzędowej
1. Dla każdej sprawy załatwianej pisemnie należy przygotować osobne pismo, które poza treścią zawiera:
7) inicjały prowadzącego sprawę, który sporządził pismo.
1) w przypadku, kiedy treść pisma znajduje się na kilku stronach, numerację stron, w stopce strony, po prawej stronie;
2) w przypadku kiedy pismo zawiera załączniki, pod treścią pisma, po lewej stronie, liczbę przesłanych załączników lub ich zestawienie z podaniem liczb porządkowych;
3) po lewej stronie pisma, pod treścią, klauzulę "otrzymują" lub "do wiadomości" oraz adresatów, do których będzie przesłana kopia pisma, w przypadku kiedy treść pisma ma być podana do wiadomości innym osobom, komórkom organizacyjnym lub instytucjom.
2. Pisma adresowane poza KG PSP powinny być sporządzane na blankietach urzędowych z nagłówkiem lub pieczęcią nagłówkową KG PSP.
1. Skargi i wnioski podlegają odrębnej ewidencji zawierającej informacje o dacie ich wpływu, przedmiocie, sposobie i terminie załatwienia.
2. Skargi i wnioski nie zawierające imienia i nazwiska oraz adresu wnoszącego nie podlegają rozpoznaniu.
1. Podpis umieszcza się pod treścią pisma, z prawej strony, w obrębie stempla określającego stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko.
2. W przypadku stosowania blankietów korespondencyjnych zawierających imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby upoważnionej do składania podpisu, pod treścią pisma umieszcza się tylko podpis.
§ 39. Jeżeli podpisujący działa z upoważnienia Komendanta Głównego PSP, kierownika komórki organizacyjnej lub naczelnika wydziału, zamieszcza pod stanowiskiem znak "z up.", jeżeli pismo podpisuje pełniący obowiązki znak "p.o.", a jeżeli osoba podpisująca w jego zastępstwie znak "w.z.".
§ 40. Pieczęć urzędową okrągłą umieszcza się w szczególności na decyzjach, umowach, świadectwach, dyplomach, aktach mianowania, legitymacjach.
1. Korespondencja wysyłana poza KG PSP może być przekazywana odbiorcy w formie:
3) korespondencji na informatycznym nośniku danych wysyłanym przesyłką listową;
§ 42. Korespondencję przeznaczoną do wysłania przygotowuje sekretariat komórki merytorycznej lub prowadzący sprawę, który:
2) dokonuje w spisie spraw adnotacji o wysłaniu pisma lub stwierdza na kopii pisma jego wysłanie lub w inny sposób potwierdza wysłanie;
3) w przypadku przesyłki listowej sprawdzoną korespondencję wkłada do kopert, na których umieszcza:
c) dokładny adres, łącznie z numerem kodu pocztowego,
d) cechę pilności lub sposób nadania korespondencji;
1. Kancelaria Ogólna przyjmuje z sekretariatów komórek organizacyjnych korespondencję przygotowaną do wysłania w godzinach 800 -1100 oraz 1300 -1600 każdego dnia roboczego.
2. W godzinach 1100 -1300 Kancelaria Ogólna wykonuje wewnętrzną pracę merytoryczną związaną z przygotowaniem korespondencji. Korespondencja dostarczona po godzinie 1000 oraz korespondencja dostarczona w dniu poprzedzającym dzień wolny od pracy jest ekspediowana dopiero w następnym dniu roboczym.
§ 44. Pracownik Kancelarii Ogólnej pisma przeznaczone do wysyłki:
3) wpisuje korespondencję specjalnego rodzaju do odpowiednich rejestrów kontrolnych;
2. W KG PSP korespondencję przeznaczoną do komend wojewódzkich Państwowej Straży Pożarnej, szkół Państwowej Straży Pożarnej, Centrum Naukowo-Badawczego Ochrony Przeciwpożarowej - Państwowego Instytutu Badawczego i Centralnego Muzeum Pożarnictwa, przekazuje się do Kancelarii Ogólnej bez wkładania do kopert.
1. Kancelaria Ogólna przyjmuje i nadaje faksy dla biur nie posiadających własnych faksów.
2. Pisma wychodzące, z wyjątkiem kierowanych do obywateli w sprawach indywidualnych, mogą być wysyłane za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej, a oryginał pisma z odręcznym podpisem osoby upoważnionej znajduje się w aktach.
Sporządzanie odpisów i kserokopii
5. Zgodność odpisów lub wyciągów z oryginałem dokumentów potwierdza naczelnik wydziału lub prowadzący sprawę, przytaczając formułę "za zgodność z oryginałem" oraz odciskając pieczęć - trójkątną, jeżeli odpis przeznaczony jest dla resortu spraw wewnętrznych lub okrągłą, jeżeli odpis przeznaczony jest dla innych urzędów, instytucji oraz obywateli.
2. Uwierzytelnienia kopii dokonują naczelnicy wydziałów lub prowadzący sprawę.
3. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: "za zgodność z oryginałem", a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.
§ 49. Powielenia dokumentów w ilościach niezbędnych do celów służbowych dokonują we własnym zakresie sekretariaty lub prowadzący sprawę na polecenie kierowników komórek organizacyjnych lub naczelników wydziałów.
Spis spraw i zakładanie teczek aktowych
1. Spis spraw prowadzony jest w formie elektronicznej oddzielnie dla każdej teczki założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
2. Dla akt spraw można prowadzić dodatkowy spis spraw w układzie innym niż hasło klasyfikacyjne z jednolitego rzeczowego wykazu akt.
3. Rejestracja spraw w spisach spraw należy do obowiązków prowadzącego sprawę lub zgodnie z decyzją kierownika komórki organizacyjnej, sekretariatów komórek organizacyjnych lub wyznaczonych do tego celu pracownicy.
1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji korespondencja:
2. W przypadku określonym w ust. 1 w pkt 1, prowadzący sprawę dołącza korespondencję do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy.
3. W przypadku określonym w ust. 1 w pkt 2, prowadzący sprawę zakłada sprawę wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na niej znak sprawy.
1. Spis spraw zawiera następujące dane według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Instrukcji:
c) symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt,
d) hasło klasyfikacyjne z jednolitego rzeczowego wykazu akt;
2. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych, zakłada się dla klasy końcowej w jednolitym rzeczowym wykazie akt.
4. W przypadku znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w jednolitym rzeczowym wykazie akt mogą być prowadzone teczki aktowe ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.
5. W teczkach aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, można grupować wiele akt spraw o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw.
6. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami, zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw, zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw.
7. Teczki aktowe mogą być zakładane dla akt jednej sprawy.
1. Sprawę, która nie została zakończona ostatecznie w ciągu roku kalendarzowego, kontynuuje się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego jej znaku, a elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.
§ 54. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści korespondencji lub treści dekretacji, prowadzący sprawę:
2) umieszcza korespondencję wraz z notatką w aktach sprawy;
§ 55. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w szczególności:
1) korespondencje zarejestrowane w rejestrach korespondencji wpływających i wychodzących;
5) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierowników komórek organizacyjnych oraz uwagi i adnotacje tych kierowników odnoszące się do projektów pism, o których mowa w § 31 ust. 5, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie.
1. Na wierzchniej stronie teczki aktowej zawierającej dokumentację spraw zakończonych zamieszcza się dane według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Instrukcji.
2. Grubość teczek nie może przekraczać 5 centymetrów.
3. Teczkom należy nadać układ zgodny z kolejnością symboli klasyfikacyjnych z jednolitego rzeczowego wykazu akt, a w obrębie tego samego symbolu teczkom nadaje się układ chronologiczny.
Przechowywanie akt w komórkach organizacyjnych oraz archiwizowanie akt
1. Akta spraw do załatwienia przechowują prowadzący sprawy w teczkach oznaczonych napisem "do załatwienia", które układa się w kolejności wpływu.
3. Akta spraw załatwionych przechowuje się u prowadzącego sprawę lub u wyznaczonej osoby, w teczkach prowadzonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, przez okres nie dłuższy niż dwa lata, licząc od pierwszego stycznia następującego po roku zakończenia spraw, które znajdują się w teczce.
4. W spisach spraw odnotowuje się fakt ostatecznego załatwienia sprawy.
5. Po upływie tego okresu dokumentację należy przekazać do archiwum, w trybie i na warunkach określonych w odrębnych przepisach.
6. Akta spraw zakończonych niezbędne do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej, wypożyczając je z archiwum.
7. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą, która powinna zawierać:
1) znak sprawy;
2) jej przedmiot;
3) nazwę komórki organizacyjnej i nazwisko pracownika wypożyczającego akta;
4) nazwę i adres podmiotu, do której akta sprawy wysłano oraz termin zwrotu.
8. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy.
§ 58. Dla skarg i wniosków prowadzi się odrębną ewidencję, zawierającą informację o dacie ich wpływu, przedmiocie oraz sposobie i terminie załatwienia.
§ 59. Przechowywanie akt spraw w formie papierowej musi być zgodne z przechowywaniem dokumentów w elektronicznym systemie obiegu dokumentów.
1. Archiwa przejmują akta jedynie w stanie uporządkowanym i kompletnymi rocznikami.
2. Przez uporządkowanie akt stanowiących materiały archiwalne (kat. "A") rozumie się:
1) zgrupowanie akt spraw w teczkach założonych zgodnie z symbolami klasyfikacyjnymi i kategorią archiwalną określonymi w jednolitym rzeczowym wykazie akt;
2) wydzielenie akt kategorii "B" z teczek zawierających akta kategorii "A";
3) wydzielenie dokumentów i pism stanowiących akta kategorii "BC", wtórników oraz kopii akt przekazanych do archiwum, które nie podlegają przekazaniu do archiwum, a są niszczone we własnym zakresie w komórce organizacyjnej, która je wytworzyła bądź otrzymała;
4) sprawom w teczce i pismom w obrębie spraw należy nadać układ w porządku chronologicznym, a zatem od najstarszej sprawy na wierzchu do najnowszej na spodzie;
5) usunięcie wszelkich części metalowych oraz plastikowych z teczek akt;
6) ponumerowanie zapisanych stron ołówkiem w prawym górnym rogu, a na odwrocie strony w lewym górnym rogu, a jeżeli akta jednej sprawy skompletowane są w kilku teczkach, to strony w każdym tomie należy numerować oddzielnie;
7) akta w teczce powinny być zszyte;
8) dołączenie spisów spraw zawartych w teczce, sporządzonych zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do Instrukcji;
9) dołączenie karty kontrolnej, sporządzonej zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 6 do Instrukcji;
10) opisanie teczek na okładce.
3. Do porządkowania akt stanowiących dokumentację niearchiwalną (kat. "B") stosuje się ust. 2 pkt 1, 3-5 i 10.
4. Archiwum przejmuje akta w czterech egzemplarzach na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, sporządzonych zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 7 do Instrukcji, sporządzonych odrębnie dla akt kategorii "A" i akt kategorii "B".
5. W spisie zdawczo-odbiorczym kategorii "A" jedna pozycja spisu to jedna teczka aktowa, także dla akt osobowych.
6. Jeden egzemplarz spisu przeznaczony jest dla komórki organizacyjnej przekazującej akta, trzy egzemplarze otrzymuje archiwum KG PSP.
7. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisuje czytelnie osoba przekazująca i przejmująca akta z podaniem daty przekazania.
Ochrona wewnętrznego obiegu dokumentacji oraz postępowanie z informacjami utrwalonymi na informatycznych nośnikach danych
2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na informatycznych nośnikach danych.
1) system haseł indywidualnych dla każdego pracownika;
1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu informatycznych nośników danych zakupionego oprogramowania operacyjnego, narzędziowego i aplikacyjnego;
2) archiwizowanie w cyklach kilkudniowych danych przechowywanych w pamięci komputerów lokalnych na informatycznych nośnikach danych przechowywanych w innym pomieszczeniu;
3) archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklach tygodniowych wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na informatycznych nośnikach danych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu.
1. Obieg informatycznych nośników danych wiąże się z zainstalowaniem programów antywirusowych sukcesywnie aktualizowanych.
2. Informatyczne nośniki danych, z utrwalonymi na nich jednostkowymi informacjami zawartymi w tradycyjnych źródłach informacji, przechowywane są tak długo w komórce organizacyjnej, jak długo potrzebne są użytkownikowi.
3. Do archiwum przekazuje się wydruki komputerowe z informacjami jednostkowymi albo zbiorczymi.
1. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych przez pracowników należy do kierownika komórki organizacyjnej lub naczelnika wydziału.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych lub naczelnicy wydziałów przeprowadzają systematyczną kontrolę prawidłowego wykonywania przez podległych pracowników czynności kancelaryjnych.
3. Kierownicy komórek organizacyjnych lub naczelnicy wydziałów ustalają przyczyny opóźnień w załatwianiu spraw i podejmują niezbędne czynności zmierzające do przyspieszenia ostatecznego ich załatwienia.
4. Sekretariaty biur w terminie do 1 stycznia każdego roku sprawdzają wykazy spraw niezałatwionych, które stanowią podstawę do podjęcia przez kierownictwo niezbędnych czynności zmierzających do przyśpieszenia ostatecznego załatwienia zaległych spraw.
§ 64. Kontrola czynności kancelaryjnych polega na sprawdzeniu:
1) prawidłowości przyjmowania i wysyłania korespondencji;
2) prawidłowości rejestrowania i znakowania pism;
3) terminowości i prawidłowości przekazywania akt do komórki organizacyjnej właściwej w danej sprawie;
4) prawidłowości obiegu dokumentacji ustalonego instrukcją;
Postępowanie z aktami w wypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej
2. W przypadku przejęcia części lub całości zadań zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez inną komórkę, kierownik komórki zreorganizowanej przekazuje protokolarnie kierownikowi komórki przejmującej zadania dokumentację spraw niezakończonych. Protokół przekazywany jest, do wiadomości, do archiwum.
3. Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania, zgodnie z § 53 ust. 3.
Protokół brakowania akt kat. "BC"
Komisja w składzie: (imiona, nazwiska, stanowiska członków komisji)
przeprowadziła w dniu ………………… brakowanie akt i zakwalifikowała do zniszczenia akta kategorii BC w ilości około …………….. mb., wymienione w dołączonym wykazie, zawierającym ……………… pozycji i wnosi o przedstawienie tego protokołu do zatwierdzenia przez właściwe archiwum.
Podpis członków komisji …………………………….…..
………..…………………….…
Wykaz akt przeznaczonych na makulaturę
na ………........kartach (................. poz. spisu)
Wykaz akt przeznaczonych na makulaturę/do zniszczenia
Lp. Symbol klasyfikacyjny Tytuł teczki Daty skrajne od-do Liczba teczek Uwagi
Zgoda Nr …..
(stempel archiwum) (data)
Wyrażam zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej wymienionej w załączniku do niniejszej zgody,
objętej wnioskiem:
z dnia ………………….. znak: ………………………….
w ilości około ………… mb.
Uwaga: Za zachowanie akt potrzebnych jeszcze do bieżących prac, do celów kontrolnych lub dowodowych w sprawach będących lub mogących być w przyszłości przedmiotem postępowania sądowego, arbitrażowego lub dyscyplinarnego, odpowiada kierownik komórki organizacyjnej Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej brakującej akta.
Rok Symbol komórki organizacyjnej Znak teczki
(symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt)
(hasło klasyfikacyjne z jednolitego rzeczowego wykazu akt)
Lp. Tytuł sprawy Od kogo Data Uwagi
znak pisma data wpływu sprawy ostatecznego załatwienia sprawy
TYTUŁ: ……………………………………………………….. 5)
…………………………………………………………...………………
(komórka merytoryczna)
(wydział, sekcja komórki merytorycznej)
………….... 1)
…………… 2) …………… 3)
…………… 4)
ZAWARTOŚĆ: …………………………………………………………………….. 6)
Daty skrajne: ……………………………. 7)
Ilość stron: ………... 8)
2) znak teczki spraw
3) kategoria archiwalna;
4) symbol postępowania z aktami na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny;
5) tytuł teczki spraw, tj. hasło klasyfikacyjne;
6) dodatkowe, uzupełniające informacje dotyczące zawartości dokumentacji zgromadzonej w teczce;
7) data rozpoczęcia pierwszej i ostatniej sprawy;
8) w przypadku akt kat. "A", akt osobowych lub dokumentacji niejawnej ilości stron akt.
SPIS SPRAW ZAWARTYCH W TECZCE
Lp. Nr sprawy Treść Nr str. Uwagi
Każdorazowe zapoznanie się z materiałami winno
być udokumentowane w niniejszym arkuszu.
(wykaz osób, które zapoznały się z materiałami archiwalnymi)
Lp. Nazwisko i imię Stanowisko służbowe Cel zapoznania się z teczką Data Podpis
Spis zdawczo-odbiorczy nr ………..
Lp. Znak teczki Tytuł teczki Daty skrajne od-do Kat. akt Liczba teczek Miejsce przechowywania akt w archiwum Data zniszczenia lub przekazania do archiwum
(podpis przekazującego) (data i podpis przyjmującego)
dla komend wojewódzkich i powiatowych (miejskich)
Szkół Aspirantów Państwowej Straży Pożarnej w Poznaniu i Krakowie,
1. Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady, sposób i tryb postępowania z dokumentacją jawną w komendach wojewódzkich i powiatowych (miejskich) Państwowej Straży Pożarnej, Szkołach Aspirantów Państwowej Straży Pożarnej w Poznaniu i Krakowie, Centralnej Szkole Państwowej Straży Pożarnej w Częstochowie, Szkole Podoficerskiej Państwowej Straży Pożarnej w Bydgoszczy, zwanych dalej "szkołami", Centralnym Muzeum Pożarnictwa i zapewnia jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów jawnych oraz ich ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą do momentu przekazania ich do archiwum.
1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w jednostce organizacyjnej Państwowej Straży Pożarnej sprawuje kierownik jednostki organizacyjnej Państwowej Straży Pożarnej.
2. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie klasyfikacji spraw według jednolitego rzeczowego wykazu akt, właściwego zakładania i prowadzenia akt spraw, kierownik jednostki organizacyjnej Państwowej Straży Pożarnej wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.
2) dokumentacja - zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów powstałych w toku działalności jednostki organizacyjnej Państwowej Straży Pożarnej lub napływających do niej;
7) jednostka organizacyjna PSP - komendy wojewódzkie Państwowej Straży Pożarnej, komendy powiatowe (miejskie) Państwowej Straży Pożarnej, szkoły oraz Centralne Muzeum Pożarnictwa;
10) korespondencja - dokumentację wpływającą do jednostki organizacyjnej PSP lub wysyłaną przez jednostkę organizacyjną PSP;
11) pieczęć wpływu - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na korespondencji wpływającej w formie papierowej, zawierający nazwę jednostki organizacyjnej PSP, nazwę punktu kancelaryjnego, datę wpływu, a także miejsce na umieszczenie numeru z rejestru korespondencji wpływających i ewentualnie informację o liczbie załączników, sposób dostarczenia korespondencji oraz miejsce na podpis przyjmującego;
12) prowadzący sprawę - osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, a także przygotowanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwiania sprawy i kompletującą akta sprawy;
13) punkt kancelaryjny - komórkę organizacyjną zajmującą się rejestrowaniem pism wpływających i ich rozdzielaniem oraz ekspedycją pism wychodzących;
14) rejestr - narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych korespondencji lub pism;
15) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania akt spraw wpływających lub zapoczątkowanych w komórce organizacyjnej, prowadzony odrębnie dla każdego hasła klasyfikacyjnego z jednolitego rzeczowego wykazu akt, dla którego zakłada się oddzielną teczkę w danym roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej;
16) symbol komórki organizacyjnej - zestaw oznaczeń literowych albo literowych i cyfrowych, stanowiący jej znak rozpoznawczy;
17) UPO - urzędowe poświadczenie odbioru, określone w art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;
18) znak sprawy - zespół symboli literowych i cyfrowych określających przynależność dokumentacji do danej sprawy.
1. W jednostkach organizacyjnych PSP obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, według którego dokumentację zgromadzoną w jednostkach organizacyjnych PSP dzieli się na materiały archiwalne kategorii "A" oraz dokumentację niearchiwalną kategorii "B".
1) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich, która po upływie obowiązującego okresu jej przechowywania podlega ekspertyzie, w wyniku której można dokonać zmiany oceny wartości archiwalnej tej dokumentacji, uznając ją za materiały archiwalne (kategoria "A") lub przedłużając jej okres przechowywania,
2) symbolem "B" z dodaniem cyfry arabskiej, która po okresie przechowywania wynikającym z oznaczenia cyfrowego ulega brakowaniu za zgodą archiwum Komendy Głównej Państwowej Straży Pożarnej,
3) symbolem "BC" mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która nie podlega przekazaniu do archiwum zakładowego, a po pełnym jej wykorzystaniu jest niszczona za zgodą właściwego archiwum w komórkach organizacyjnych, w których ta dokumentacja została wytworzona lub do których wpłynęła.
6. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych do wykonywania czynności kancelaryjnych, pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane.
1. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności i oddziela kropkami w następujący sposób: ABC.123.44.2011, gdzie:
4) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
2. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w jednolitym rzeczowym wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką w następujący sposób: ABC.123.44.5.2011, gdzie:
4) 5 to liczba określająca piątą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą czterdzieści cztery;
5) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
3. Oznaczając pismo znakiem sprawy, można po znaku sprawy umieścić symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób: ABC.123.44.5.2011.DF, gdzie "DF" jest symbolem prowadzącego sprawę, dodanym do znaku sprawy.
4. Dopuszczalne jest w oznaczeniu komórki organizacyjnej umieszczenie znaku rozdzielającego minus w następujący sposób: ABC-III.123.44.5.2011.DF, gdzie "ABC-III" jest oznaczeniem sekcji lub stanowiska pracy komórki organizacyjnej.
1. Dokumentacja dzieli się na tworzącą akta spraw albo nietworzącą akt spraw.
2) niezamawiane przez jednostkę organizacyjną PSP oferty, które nie zostały wykorzystane;
2. W jednostkach organizacyjnych PSP czynności kancelaryjne wykonują:
1) punkt kancelaryjny;
2) sekretariaty komórek organizacyjnych;
3) wyznaczeni pracownicy prowadzący sprawę.
3. W przypadku, gdy w jednostce organizacyjnej PSP nie utworzono punktu kancelaryjnego, jego zadania wykonuje sekretariat kierownika jednostki organizacyjnej PSP.
1. Do zakresu czynności kancelaryjnych punktu kancelaryjnego należy:
1) przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji wpływającej;
2) rozdzielanie i doręczanie korespondencji lub przekazywanie poczty elektronicznej do poszczególnych komórek organizacyjnych;
3) ekspedycja korespondencji wychodzącej;
4) prowadzenie ewidencji korespondencji wychodzącej.
2. Do zakresu czynności kancelaryjnych sekretariatu komórki organizacyjnej należy:
2) rejestracja wpływów z punktu kancelaryjnego;
3) przekazywanie kierownikowi komórki organizacyjnej lub jego zastępcom do dekretacji korespondencji wpływającej;
4) przekazywanie zadekretowanej korespondencji prowadzącemu sprawę;
5) wykonywanie na polecenie przełożonego prac technicznych związanych z dokumentacją;
6) zapewnienie należytej ochrony dokumentów znajdujących się w pomieszczeniach sekretariatów;
7) przekazywanie do punktu kancelaryjnego odpowiednio przygotowanej do wysłania korespondencji.
3. Do zakresu czynności kancelaryjnych prowadzącego sprawę należy:
1) rejestrowanie pism otrzymanych do załatwienia i nadanie znaku sprawy;
3) załatwianie spraw zgodnie z dyspozycjami przełożonych co do sposobu i terminu załatwienia sprawy;
5) przygotowanie korespondencji do ostatecznego zatwierdzenia;
6) przekazywanie do punktu kancelaryjnego odpowiednio przygotowanej do wysłania korespondencji;
7) w wyjątkowych sytuacjach doręczanie korespondencji bezpośrednio adresatowi za potwierdzeniem odbioru;
8) kompletowanie, przygotowanie przechowywanej dokumentacji i przekazywanie jej do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum.
1. Korespondencję przeznaczoną dla jednostki organizacyjnej PSP przyjmuje punkt kancelaryjny lub sekretariat kierownika jednostki organizacyjnej PSP.
2. Korespondencję wpływającą po godzinach urzędowania jednostki organizacyjnej PSP i w dni wolne od pracy przyjmuje dyżurny operacyjny, pomocnik dyżurnego operacyjnego lub dyżurny stanowiska kierowania i przekazuje ją następnego dnia roboczego do punktu kancelaryjnego lub sekretariatu za pokwitowaniem.
3. Dokumentację przychodzącą w formie faksu, dyżurny operacyjny, pomocnik dyżurnego operacyjnego lub dyżurny stanowiska kierowania, rejestruje w odpowiednim rejestrze przychodzących faksów. O nadejściu pilnych korespondencji niezwłocznie powiadamia się adresata.
4. Pracownicy odbywający podróż służbową mogą przyjmować korespondencję podczas jej odbywania. Po zakończeniu delegacji niezwłocznie przekazują korespondencję do punktu kancelaryjnego lub sekretariatu, do którego korespondencja ta jest adresowana.
1. Punkt kancelaryjny lub sekretariat potwierdza fakt otrzymania korespondencji na żądanie składającego korespondencję.
2. Przyjmując korespondencję punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość zaadresowania korespondencji oraz stan opakowania.
3. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia korespondencji w stopniu, który mógł umożliwić osobom trzecim ingerencję w zawartość korespondencji, pracownik punktu kancelaryjnego sporządza w obecności składającego korespondencję adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od składającego korespondencję spisania protokołu o doręczeniu korespondencji uszkodzonej.
4. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej korespondencji powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.
5. Korespondencję mylnie nadesłaną punkt kancelaryjny przekazuje niezwłocznie składającemu korespondencję.
1. Punkt kancelaryjny otwiera otrzymaną korespondencję z wyjątkiem:
4) zastrzeżonych dodatkowo przez kierownika jednostki organizacyjnej PSP;
5) adresowanych do komisji dyscyplinarnych.
5. Opakowanie należy dołączyć do akt w następujących przypadkach:
1) do korespondencji w sprawach sądowych oznaczonej terminem, wraz z dowodem doręczenia;
2) do korespondencji wartościowych, poleconych i za potwierdzeniem odbioru;
3) do korespondencji w sprawach kontroli, skarg i wniosków oraz krytyki bądź informacji prasowej;
4) do korespondencji, w których brak nazwiska (nazwy) nadawcy, jego adresu, daty pisma lub gdy dane są nieczytelne;
1. Na każdym wpływającym piśmie punkt kancelaryjny lub sekretariat odciska pieczęć wpływu.
2. Osoba rejestrująca pismo wpisuje w polu pieczęci numer, pod którym została ona zarejestrowana, liczbę załączników oraz symbol komórki organizacyjnej będącej odbiorcą.
4. Na telegramach i korespondencji pilnej oznacza się także godzinę ich otrzymania.
5. Jeżeli pracownik otrzymał korespondencję w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze korespondencji wpływających. Obowiązek ten nie dotyczy korespondencji, które zawierają informacje prawnie chronione.
§ 13. Nie podlegają rejestracji:
1) dokumenty kierowane do komisji dyscyplinarnych;
4) zaproszenia, życzenia, podziękowania i kondolencje;
1. Rejestrowanie korespondencji wpływających polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym w formie papierowej lub w postaci elektronicznej:
2) daty wpływu korespondencji do podmiotu;
3) tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści korespondencji;
4) nazwy podmiotu, od którego pochodzi korespondencja;
5) daty widniejącej na korespondencji;
6) sygnatury występującej na korespondencji;
7) wskazania, komu przydzielono korespondencję;
8) liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do korespondencji;
2. Jeżeli nie jest możliwe określenie przez punkt kancelaryjny informacji, o których mowa w ust. 1 pkt 3-6, do rejestru wpisuje się w odpowiednich miejscach "brak danych".
1) korespondencję adresowaną na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z jednostką organizacyjną PSP;
b) mające robocze znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania spraw przez jednostkę organizacyjną PSP;
2. Korespondencji, o której mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie, co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego korespondencja pochodzi.
3. Korespondencję, o której mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, drukuje wraz z UPO, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
2) stanowiącą załącznik do pisma przekazanego w formie papierowej.
2. Korespondencję przekazaną bezpośrednio na informatycznym nośniku danych, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku, z zastrzeżeniem § 18.
1. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści korespondencji w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, należy:
1) wydrukować część korespondencji lub jeśli jest to także niemożliwe sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej korespondencji oraz nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku;
2) informatyczny nośnik danych z zapisaną korespondencją dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, aż do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych.
2. Informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych odnotowuje się w rejestrze korespondencji wpływającej.
3. Jeśli korespondencja w postaci elektronicznej lub załącznik do niej, zawiera podpis elektroniczny, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji, a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.
4. Na wydruk UPO nanosi się czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.
1. Obieg korespondencji między komórkami organizacyjnymi odbywa się bez udziału punktu kancelaryjnego za pokwitowaniem na kopii przekazywanego pisma.
2. Obieg dokumentów dla pism przyjmowanych przez punkt kancelaryjny powinien przebiegać w następujący sposób:
1) korespondencję otrzymaną przyjmuje punkt kancelaryjny;
2) punkt kancelaryjny wykonuje niezbędne czynności ewidencyjne, segreguje korespondencje, wprowadza do rejestru i rozdziela je na poszczególne komórki organizacyjne;
3) sekretariaty lub osoby wyznaczone odbierają korespondencję z punktu kancelaryjnego;
4) właściwy kierownik komórki organizacyjnej przegląda wpływające sprawy, dekretuje wpisując dyspozycje odnośnie sposobu ich załatwienia i przydziela je odpowiednim kierownik sekcji, a w przypadku gdy w komórce organizacyjnej nie ma sekcji, prowadzącemu sprawę;
5) w przypadku, gdy komórka organizacyjna podzielona jest na sekcje, kierownik sekcji przegląda wpływające sprawy, dekretuje wpisując dyspozycje odnośnie sposobu ich załatwienia i przydziela je prowadzącemu sprawę;
8) prowadzący sprawę przygotowuje pismo do wysłania i dostarcza ją do punktu kancelaryjnego;
9) punkt kancelaryjny wysyła korespondencję.
§ 22. Dekretacja korespondencji polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji dotyczących wskazania osoby prowadzącej sprawę, ewentualnego terminu i sposobu załatwienia sprawy bezpośrednio na korespondencji wraz z datą i podpisem dekretującego.
2. Korespondencja zadekretowana do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę.
3. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.
4. W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący.
3. Przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić w postaci papierowej lub elektronicznej.
4. Wybór trybu przekazania projektów pism do akceptacji określa w zależności od stopnia akceptacji odpowiednio kierownik komórki organizacyjnej lub kierownik jednostki organizacyjnej PSP.
5. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach, chyba, że jest wymagana większa liczba egzemplarzy.
6. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących naniesienia zmian.
§ 28. Jeżeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe:
2) w przypadku kiedy pismo zawiera załączniki, pod treścią pisma, po lewej stronie, liczbę przesłanych załączników lub ich zestawienie z podaniem liczb porządkowych
§ 32. Podpis umieszcza się pod treścią pisma, z prawej strony, w obrębie stempla określającego stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko. W przypadku stosowania blankietów korespondencyjnych zawierających imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby upoważnionej do składania podpisu, pod treścią pisma umieszcza się tylko podpis.
§ 33. Jeżeli podpisujący działa z upoważnienia kierownika jednostki organizacyjnej, kierownika komórki organizacyjnej lub naczelnika wydziału, zamieszcza pod stanowiskiem znak "z up.", jeżeli pismo podpisuje pełniący obowiązki znak "p.o.", a jeżeli osoba podpisująca w jego zastępstwie znak "w.z.".
§ 34. Pieczęć urzędową okrągłą umieszcza się w szczególności na decyzjach, umowach, świadectwach, dyplomach, aktach mianowania, legitymacjach.
1. Korespondencja wysyłana poza jednostkę organizacyjną PSP może być przekazywana odbiorcy w formie:
3. Pisma wysyła się zgodnie z dyspozycją. Brak dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako korespondencja zwykła.
§ 36. Korespondencję przeznaczoną do wysłania przygotowuje sekretariat komórki merytorycznej lub prowadzący sprawę, który:
§ 37. Pracownik punktu kancelaryjnego pisma przeznaczone do wysyłki:
2) potwierdza wysyłkę pisma stemplem punktu kancelaryjnego z datą;
§ 38. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania lub w pierwszym terminie, kiedy wysyłka jest możliwa.
5. Zgodność odpisów lub wyciągów z oryginałem dokumentów potwierdza naczelnik wydziału lub prowadzący sprawę, przytaczając formułę "za zgodność z oryginałem" oraz odciskając pieczęć trójkątną, jeżeli odpis przeznaczony jest dla resortu spraw wewnętrznych lub okrągłą jeżeli odpis przeznaczony jest dla innych urzędów, instytucji oraz obywateli.
2. Uwierzytelnienia kopii dokonują naczelnicy wydziałów lub prowadzący sprawę, w których dokumenty były kopiowane. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: "za zgodność z oryginałem", a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.
§ 41. Powielenia dokumentów w ilościach niezbędnych do celów służbowych dokonują we własnym zakresie sekretariaty lub prowadzący sprawę na polecenie kierowników komórek organizacyjnych lub naczelników wydziałów.
3. W przypadku określonym w ust. 1 w pkt 2, prowadzący sprawę zakłada sprawę wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy.
1. Spis spraw zawiera następujące dane, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Instrukcji:
5. W teczkach aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, można grupować wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw.
6. W przypadkach, określonych odrębnymi przepisami, zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw, zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw.
1. Sprawę, która nie została zakończona ostatecznie w ciągu roku kalendarzowego kontynuuje się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego jej znaku, a elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.
3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: "przeniesiono do znaku sprawy ............" i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy, znaku sprawy.
§ 45. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści korespondencji lub treści dekretacji, prowadzący sprawę:
§ 46. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w szczególności:
1) korespondencję zarejestrowaną w rejestrach korespondencji wpływających i wychodzących;
5) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierowników komórek organizacyjnych oraz uwagi i adnotacje tych kierowników odnoszące się do projektów pism, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie.
3. Akta spraw załatwionych przechowuje się u prowadzącego sprawę lub u wyznaczonej osoby, w teczkach prowadzonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, przez okres nie dłuższy niż dwa lata, licząc od pierwszego stycznia następującego po roku zakończenia spraw, które znajdują się w teczce. W spisach spraw odnotowuje się fakt ostatecznego załatwienia sprawy. Po upływie tego okresu dokumentację należy przekazać do archiwum, w trybie i na warunkach określonych w odrębnych przepisach.
4. Akta spraw zakończonych niezbędne do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej, wypożyczając je z archiwum.
5. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą, która powinna zawierać:
6. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy.
9) dołączenie karty kontrolnej, sporządzonej zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 6 do Instrukcji;
6. Jeden egzemplarz spisu przeznaczony jest dla komórki organizacyjnej przekazującej akta, dwa egzemplarze otrzymuje archiwum, czwarty egzemplarz otrzymuje jednostka prowadząca ewidencję centralną.
§ 50. Dla skarg i wniosków prowadzi się odrębną ewidencję, zawierającą informację o dacie ich wpływu, przedmiocie oraz sposobie i terminie załatwienia.
1. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych przez pracowników należy do kierownika komórki organizacyjnej lub kierownik sekcji.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych lub kierownicy sekcji przeprowadzają systematyczną kontrolę prawidłowego wykonywania przez podległych pracowników czynności kancelaryjnych.
3. Kierownik komórki organizacyjnej ustala przyczyny opóźnień w załatwianiu spraw i podejmuje niezbędne czynności zmierzające do przyspieszenia ostatecznego ich załatwienia.
4. Sekretariaty komórek organizacyjnych w terminie do 1 stycznia każdego roku sprawdzają wykazy spraw niezałatwionych, które stanowią podstawę do podjęcia przez kierownictwo niezbędnych czynności zmierzających do przyśpieszenia ostatecznego załatwienia zaległych spraw.
§ 52. Kontrola czynności kancelaryjnych polega na sprawdzeniu:
Postępowanie z aktami w wypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki organizacyjnej PSP lub komórki organizacyjnej
1. W przypadku przejęcia części lub całości zadań zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez inną komórkę kierownik komórki zreorganizowanej przekazuje protokolarnie kierownikowi komórki przejmującej zadania dokumentację spraw niezakończonych. Protokół przekazywany jest, do wiadomości, do archiwum.
2. Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania, zgodnie z § 44 ust. 3.
3. Pozostała dokumentacja jest przekazywana niezwłocznie do archiwum, w trybie i na warunkach określonych w odrębnych przepisach.
§ 54. Czynności związane z pracą kancelaryjną i obiegiem akt, które nie zostały uregulowane niniejszą instrukcją lub wymagają uszczegółowienia, mogą być uzupełnione przez kierowników jednostek organizacyjnych PSP w wewnętrznie wydanej instrukcji kancelaryjnej.
na ………....... kartach (................. poz. spisu)
Zgoda Nr …
Uwaga : Za zachowanie akt potrzebnych jeszcze do bieżących prac, do celów kontrolnych lub dowodowych w sprawach będących lub mogących być w przyszłości przedmiotem postępowania sądowego, arbitrażowego lub dyscyplinarnego, odpowiada kierownik jednostki (komórki organizacyjnej) Państwowej Straży Pożarnej brakującej akta.
TYTUŁ: ………………………………………………………..5)
(jednostka organizacyjna Państwowej Straży Pożarnej)
(sekcja komórki merytorycznej)
ZAWARTOŚĆ: ……………………………………………………………………..6)
Daty skrajne: …………………………….7)
Ilość stron: ………...8)
(nazwa jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej)
JEDNOLITY RZECZOWY
I. Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi jednolitą, niezależną od struktury organizacyjnej instytucji, klasyfikację dokumentacji powstającej w toku jej działalności oraz zawiera kwalifikację archiwalną. Obejmuje wszystkie sprawy i zagadnienia z zakresu działalności jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej, oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.
Rzeczowa klasyfikacja oznacza podział dokumentacji na grupy tematyczne (rzeczowe).
Symbol klasyfikacyjny oznacza umowny znak do oznaczenia określonego zagadnienia.
Hasło wykazu akt oznacza sformułowanie słowne, określające temat grupy spraw, któremu odpowiada właściwy symbol klasyfikacyjny.
1) materiały archiwalne, posiadające wartość historyczną, wchodzące w skład narodowego zasobu archiwalnego, przechowywane wieczyście, niepodlegające brakowaniu, oznaczone w jednolitym rzeczowym wykazie akt kategorią archiwalną "A";
2) dokumentację niearchiwalną, oznaczoną w wykazie akt kategorią archiwalną "B", z tym że:
a) symbolem "B" z dodatkiem cyfr arabskich (np.: "B2", "B5", "B10", "B25" i "B50") oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. Okres przechowywania oznaczony cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego, po utracie przez tę dokumentację praktycznego znaczenia dla Państwowej Straży Pożarnej,
b) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania (np.: "BE-5", "BE10" i "BE50") podlega ekspertyzie archiwalnej ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. W wyniku ekspertyzy teczka z taką kategorią akt może być przekwalifikowana do materiałów archiwalnych albo wybrakowana lub jej okres przechowywania może zostać wydłużony. Ekspertyzy należy przeprowadzać również po upływie 50-letniego okresu przechowywania akt osobowych, ponieważ czasami może okazać się, że niektóre z nich zawierają informacje o ludziach zajmujących znaczące miejsce w historii pożarnictwa,
Przy budowie jednolitego rzeczowego wykazu akt stosuje się zazwyczaj klasyfikację dziesiętną opartą na symbolach numerycznych. Klasyfikacja dziesiętna polega na tym, że wszystkie zagadnienia występujące w działalności każdej instytucji dzieli się w pierwszej kolejności na dziesięć klas głównych (grup tematycznych), oznaczonych liczbami jednocyfrowymi od "0" do "9". Klasy główne jednocyfrowe zwane są klasami pierwszego rzędu. Każda z tych klas ulega dalszemu podziałowi na klasy:
Jednolity rzeczowy wykaz akt musi być zbudowany logicznie, tzn. każde hasło jest tematycznie powiązane z hasłami wyższego i niższego rzędu, czyli jest hierarchicznie uszeregowane w danej grupie tematycznej. Niższe hasło wywodzi się z hasła rzędu wyższego. W praktyce oznacza to, że tematy główne (klasy główne) dzielone są na tematy bardziej szczegółowe, wchodzące w zakres pojęciowy tematu głównego (klasy głównej). Taki sam sposób postępowania obowiązuje również w klasach niższego rzędu. Pozwala to na przechodzenie od pojęć ogólnych do szczegółowych.
Rozbudowa jednolitego rzeczowego wykazu akt (tak w układzie pionowym, jak i poziomym) zależy od potrzeb, tzn. od zakresu tematycznego realizowanych zadań w danej instytucji, w tym Państwowej Straży Pożarnej.
II. Jednolity rzeczowy wykaz akt dla Państwowej Straży Pożarnej zawiera rubryki o następujących tytułach:
Sposób formułowania tytułu teczki, adekwatnego do jej zawartości, w oparciu o zapisy jednolitego rzeczowego wykazu akt zilustrują niżej podane przykłady:
- Plany i sprawozdania roczne KG PSP - Realizacja planu pracy za I-IV kwartał 2010 rok;
- Kontrola w trybie uproszczonym przeprowadzona przez KG PSP w KW PSP w Szczecinie - Realizacja zadań w zakresie gospodarowania zakładowym funduszem socjalnym.
Kategoria archiwalna - rubryka ta wskazuje kwalifikację archiwalną (kat. "A" lub "B"). Odrębną dla komórek wiodących KG PSP, KW, KP (KM) PSP, innych jednostek PSP (szkoły, CMP) i innych komórek, dla których określona dokumentacja stanowi materiał cząstkowy lub pomocniczy oraz okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji niearchiwalnej (zawsze dłuższy w komórce wiodącej), który wskazuje minimalny czas przechowywania. Podział ten przy kwalifikowaniu jest bardzo ważny, ponieważ dokumenty o tej samej tematyce mają inną kategorię lub inny okres przechowywania w komórce wiodącej niż w komórce innej. Faktyczny termin brakowania zależy tylko i wyłącznie od potrzeb wytwórcy lub użytkownika. Z tego względu okres przechowywania można zawsze wydłużyć. Przy kwalifikowaniu dokumentacji zawsze należy dokładnie rozgraniczyć obie komórki, dlatego trzeba pamiętać, że według definicji:
1) komórka merytoryczna - to komórka organizacyjna, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym, opracowanie danego rodzaju spraw i która w tym zakresie posiada całość zasadniczych akt;
Z definicji "komórki merytorycznej" wynika, że w skład jej materiałów mogą wchodzić akta niebędące produktem jej działalności, np.: w Komendzie Głównej Państwowej Straży Pożarnej komórka organizacyjna odpowiedzialna merytorycznie (zgodnie z regulaminem organizacyjnym) za opracowanie sprawozdań komendy, sporządziła sprawozdanie roczne, którego podstawą wykonania były sprawozdania opracowane przez inne komórki organizacyjne. W komórce tej, jako wiodącej, sprawozdanie roczne będzie zakwalifikowane i złożone do archiwum jako materiały archiwalne (kategoria "A"), natomiast sprawozdania "innych" komórek organizacyjnych, których sprawozdania były podstawą do opracowania sprawozdania rocznego, będą stanowiły tylko materiał pomocniczy (kategoria "B"), ponieważ nie były one merytorycznie odpowiedzialne za przygotowanie opracowania finalnego (sprawozdania rocznego).
Okres zagrożenia - tu wskazano tryb postępowania z dokumentacją na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa państwa lub wojny. Dokumentację podlegającą ewakuacji oznaczono symbolem "E", zniszczeniu symbolem "Z", pozostawieniu na miejscu symbolem "P". W przypadku zagrożenia, dokumentacja zawierająca informacje niejawne nie podlega pozostawieniu. Sposób postępowania z materiałami zawierającymi informacje niejawne określają przepisy o ochronie informacji niejawnych.
2) będące źródłem prawa o charakterze wewnętrznym (uchwały Rady Ministrów oraz zarządzenia Prezesa Rady Ministrów i ministrów). Obowiązują tylko jednostki organizacyjne podległe organowi wydającemu te akty. Akty te muszą być ogłoszone we właściwym dzienniku urzędowym.
Niezmiernie ważne jest, aby przy wyszukiwaniu tematów posługiwać się całym jednolitym rzeczowym wykazem akt.
III. Jednolity rzeczowy wykaz akt dla Państwowej Straży Pożarnej został przygotowany w związku z ustawowym obowiązkiem zapewnienia odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą dokumentacji powstającej w jednostkach i komórkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej, co odpowiada zadaniom nałożonym w art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016).
Dokument ten opracowano z wykorzystaniem kilkuletnich doświadczeń w stosowaniu jednolitego rzeczowego wykazu akt. Uwzględniono również zmiany w przepisach prawa oraz zmiany organizacyjne w jednostkach organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej.
Okres przechowywania akt podlega wydłużeniu (np.: z "B5" na "B20"), w przypadku dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w archiwach Państwowej Straży Pożarnej, które zostały sklasyfikowane na podstawie obowiązującego w danym okresie jednolitego rzeczowego wykazu akt dla jednostek organizacyjnych Państwowej Straży Pożarnej.
Jeżeli zmiana przepisów polega na skróceniu okresu przechowywania akt (np.: z "B10" na "B5"), uwzględnia się ją tylko na nowo założonych teczkach spraw, nie można jej zmienić na teczkach już prowadzonych przez referentów.
SPIS HASEŁ KLAS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU
09 Nadzór i kontrola
5 OCHRONA BEZPIECZEŃSTWA
OBYWATELI I PORZĄDKU
61 Organizacja terytorialna administracji rządowej i samorządu
63 Odwołania od decyzji terenowych organów administracji publicznej
w sprawach pracowniczych pracowników
Symbole klasyfikacyjne Hasła klasyfikacyjne Kategoria archiwalna Uwagi Okres zagrożenia
KG PSP (biuro wiodące) KW PSP (wydział wiodący) KP (KM) PSP (komórka wiodąca) Inne jednostki PSP (szkoły, CMP) Inne komórki w danej jednostce organizacyjnej
000 Posiedzenia MSW BC BC BC BC BC Materiały dot. ochrony przeciwpożarowej i ochrony ludności - kat. A. Z
001 Posiedzenia kierownictwa
0010 KG PSP A BE-5 BE-5 BE-5 BC Protokoły, sprawozdania, analizy, wnioski, referaty, uchwały, opracowania, programy.
- Materiały pomocnicze do przygotowania posiedzenia i opracowań zbiorczych - kat. B-5.
- Projekty dokumentów - kat. B-2.
- Harmonogramy posiedzeń - kat. BC.
0011 KW PSP BE-5 A BE-5 BE-5 BC Jak w klasie 0010. E
0012 KP (KM) PSP BE-5 BE-5 A BE-5 BC Jak w klasie 0010. E
0013 Inne jednostki organizacyjne PSP BE-5 BE-5 BE-5 A BC Jak w klasie 0010. E
0020 Kolegium Komendanta Głównego PSP A B-3 B-3 B-3 BC Jak w klasie 0010. E
0021 Kolegium komendanta wojewódzkiego PSP B-3 A B-3 B-3 BC Jak w klasie 0010. E
0022 Kolegium komendanta powiatowego (miejskiego) PSP B-3 B-3 A B-3 BC Jak w klasie 0010. E
0023 Kolegia kierowników innych jednostek organizacyjnych PSP B-3 B-3 B-3 A BC Jak w klasie 0010. E
003 Odprawy, narady, posiedzenia w wydziałach/komórkach organizacyjnych PSP BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Jak w klasie 0010. E
004 Komisje, zespoły doradcze kierownictwa PSP A A A A BC Dla każdej komisji zakłada się odrębną teczkę zawierającą akta dot. powołania komisji, listy członków, protokóły posiedzeń, referaty, analizy, wnioski.
- Materiały pomocnicze - kat. B5.
005 Udział w zewnętrznych zjazdach, naradach, odprawach i konferencjach BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe. Sprawozdania - klasa 03. E
0060 Komisja dyscyplinarna I instancji B-5 B-5 - - - Z
0061 Komisja dyscyplinarna II instancji B-5 B-5 - - - Z
0062 Postępowanie dyscyplinarne BE-50 BE-50 - - - Wnioski, zarządzenia, protokóły, postanowienia, orzeczenia, notatki; kopie orzeczeń odkłada się do akt osobowych - klasa 120. Z
0063 Sekretariat komisji dyscyplinarnej B-5 B-5 - - - Z
0064 Rzecznicy dyscyplinarni B-5 B-5 - - - Z
010 Organizacja organów nadrzędnych i współdziałających B-5 B-5 B-5 B-5 BC Ustawy, dekrety, statuty, schematy organizacyjne, zakresy działania, wykazy imienne stanowisk kierowniczych. Z
011 Powoływanie, likwidacja i organizacja jednostek organizacyjnych PSP Akty powołania i likwidacji, statuty, schematy organizacyjne, zakresy działania, regulaminy. Dokumentacja dot. komórek organizacyjnych - kat. B-30.
0110 KG PSP A BC BC BC BC Jak w klasie 011. E
0111 KW PSP A A BC BC BC Jak w klasie 011. E
0112 KP (KM) PSP A A A BC BC Jak w klasie 011. E
0113 Szkół A BC BC A BC Jak w klasie 011. E
0114 Centralnego Muzeum Pożarniczego A BC BC A BC Jak w klasie 011. E
012 Organizacja innych jednostek ochrony przeciwpożarowej
0120 Jednostki OSP - B-20 B-20 BC BC Z
0121 Jednostki zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych B-20 B-20 B-20 BC BC Z
0122 Powiatowe (miejskie) i gminne zawodowe straże pożarne B-20 B-20 B-20 BC BC Z
0123 Inne jednostki ratownicze B-20 B-20 B-20 BC BC Z
0124 Zarządy ZOSP - B-20 B-20 BC BC Z
013 Organizacja krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego
0130 Organizacja i zasady prowadzenia akcji ratowniczych A A A BC BC E
0131 Zestawienia sił i środków ksrg B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
0132 Krajowe bazy sprzętu specjalistycznego i środków gaśniczych BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Decyzje i rozkazy - klasa 02. E
0133 Odwody operacyjne B-5 B-5 B-5 B-5 BC Decyzje i rozkazy - klasa 02. E
0134 Ewidencja jednostek OSP wchodzących w skład ksrg BE-20 BE-20 BE-20 BC BC E
0135 Ewidencja innych jednostek wchodzących w skład ksrg BE-20 BE-20 BE-20 BC BC E
0136 Ewidencja specjalistów ds. ratownictwa włączonych do ksrg BE-20 BE-20 BE-20 BC BC E
0137 Podmioty ratownicze spoza ochrony przeciwpożarowej BE-20 BE-20 BE-20 BC BC Z
0138 Rozliczenie dotacji (finansowania) ksrg BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Z
0139 Wnioski o włączenie/wyłączenie jednostek organizacyjnych ochrony ppoż. do/z ksrg BE-20 BE-20 BE-20 BE-20 BC Decyzje - kat. A. Z
014 Przekazywanie kompetencji. Pełnomocnictwo. Upoważnienia B-25 B-25 B-25 B-25 BC Upoważnienia do wykonywania określonych czynności, podejmowania decyzji w określonym zakresie. Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia, cofnięcia , zmiany upoważnienia (poza upoważnieniami wymienionymi w klasie 09).
Upoważnienia o krótkotrwałym znaczeniu np: do odbioru odznaczeń, awansów z KG PSP - kat. B-5.
015 Organizacja biurowości Przepisy - klasa 02.
0150 Rejestry wpływu korespondencji wychodzącej i przychodzącej B-20 B-20 B-20 B-20 - Dzienniki korespondencyjne, dzienniki ewidencji wykonanych dokumentów (DEWD), spisy spraw. P
0151 Dowody doręczeń i opłat pocztowych BC BC BC BC - Książki doręczeń, pocztowe, rozdzielcze i wykazy przesyłek. Z
0152 Ewidencja pieczęci i stempli A A A A - E
0153 Zamówienia pieczęci i stempli B-3 B-3 B-3 B-3 - Z
0154 Protokoły przekazania pieczęci i stempli B-10 B-10 B-10 B-10 - Z
0155 Protokoły zniszczeń pieczęci i stempli A A A A - E
0156 Tłumaczenia pisemne B-2 B-2 B-2 B-2 - Korespondencja, zlecenia, rejestry. P
016 Archiwa wyodrębnione w jednostkach organizacyjnych PSP Sprawozdania, plany - klasa 03. Przepisy - klasa 02.
0160 Organizacja i zarządzanie archiwów wyodrębnionych w jednostkach organizacyjnych PSP B-10 B-10 B-10 B-10 - Wyciąg z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, pisma informacyjne. Okres przechowywania liczony od momentu utraty ważności w/w wyciągu. E
0161 Gromadzenie zasobu archiwalnego. Środki ewidencyjne archiwum wyodrębnionego i ewidencja zasobu A A A A - Spisy zdawczo-odbiorcze, wykaz (rejestr) spisów zdawczo-odbiorczych. E
0162 Brakowanie akt A A A A - Decyzja o powołaniu komisji, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia, ekspertyzy, brakowania akt kat. "BC", spisy akt wybrakowanych, zezwolenia (decyzje) na brakowanie, brak zezwolenia na brakowanie akt, protokoły zniszczenia. Inna dokumentacja - kat. B-5. E
0163 Udostępnianie akt. B-2 B-2 B-2 B-2 - Decyzje, zezwolenia i karty udostępnień.
0164 Gromadzenie zasobu archiwalnego zlikwidowanych jednostek organizacyjnych PSP. A A A - - Spisy zdawczo-odbiorcze, wykaz (rejestr) spisów zdawczo-odbiorczych. E
0165 Przekazywanie akt przez archiwa do archiwów państwowych A A A A - Zezwolenia, spisy akt przekazanych, notatki i informacje. Inna dokumentacja kat. B-5. E
0166 Przekazywanie akt między archiwami Państwowej Straży Pożarnej A A A A - Jak w klasie 0165. E
0167 Zaginięcie dokumentacji A A A A - Ewidencja, protokóły dochodzeń. E
0168 Skontrum zasobu archiwalnego A A A A - Powołanie komisji, protokół, wyjaśnienia. E
0169 Kwerendy B-5 B-5 B-5 B-5 - Poszukiwania, korespondencja, informacje sporządzone na podstawie zbiorów, wyjaśnienia. Z
0170 Zasady działania biblioteki - A - A - E
0171 Gromadzenie zbiorów - B-10 - B-10 - Np. przydział, zakupy, wymiana, dary. P
0172 Ewidencja zbiorów bibliotecznych - BE-50 - BE-50 - Księgi inwentarzowe, katalogi (kwalifikacja zależna od rangi biblioteki). P
0173 Udostępnianie zbiorów bibliotecznych - B-5 - B-5 - Np. zezwolenia, rewersy. Z
0180 Podstawowe zasady polityki ochronnej BE-50 BE-50 BE-50 BE-50 - Np. plany ochrony informacji niejawnych, instrukcje.. E
0181 Akta postępowań sprawdzających BE-50 BE-50 BE-50 BE-50 - Dla każdej osoby sprawdzanej zakłada się odrębną teczkę. E
0182 Udostępnianie dokumentacji niejawnej w trybie szczególnym B-10 B-10 B-10 B-10 BC Odtajnianie akt, zwolnienie z obowiązku zachowania tajemnicy . Z
0183 Zmiana klauzuli i okresów ochrony A A A A - Decyzje innych jednostek organizacyjnych PSP - kat. BE-5. E
0184 Analiza zagrożeń i środki ochrony fizycznej B-5 B-5 B-5 B-5 - E
019 Muzealia
0190 Organizacja wystawiennictwa - A - A BC Organizacja i dokumentacja wystaw. E
0191 Gromadzenie zbiorów - B-10 B-10 B-10 BC Np. zakupy, wymiana, dary. P
0192 Opracowywanie i ewidencja zbiorów - A A A BC Inwentaryzacja, katalogi. E
0193 Rewersy wypożyczeń - B-5 - B-5 BC P
0194 Depozyty - B-5 B-5 B-5 BC P
0195 Konserwacja zbiorów - BE-5 BE-5 BE-5 BC Dokumentacja konserwatorska. P
0196 Konsultacje historyczne - - - B-50 BC E
02 AKTY NORMATYWNE POMOC PRAWNA Okres przechowywania liczy się od momentu utraty mocy obowiązującej aktu prawnego.
Decyzje i rozkazy personalne - klasa 123 lub 125.
Decyzje dotyczące spraw mieszkaniowych - klasa 223 lub 224.
020 Zbiór zewnętrznych aktów prawnych, rejestry A A A A Niedotyczące ochrony ppoż. i ochrony ludności przechowuje się w kat. B-10.
021 Zbiór aktów normatywnych Komendanta Głównego PSP, rejestry Dot. przepisów ogłaszanych w dziennikach urzędowych. Opracowania robocze - kat. B-5. Komórka organizacyjna odpowiedzialna za kompletowanie aktów normatywnych w danej jednostce przekazuje jeden kompletny rocznik do archiwum.
0210 Zarządzenia A B-10 B-10 B-10 BC E
0211 Decyzje A B-10 B-10 B-10 BC E
0212 Rozkazy A B-10 B-10 B-10 BC E
022 Zbiór aktów prawnych Komendanta Wojewódzkiego PSP, rejestry Opracowania robocze - kat. B-5. Komórka organizacyjna odpowiedzialna za kompletowanie aktów prawnych w danej jednostce przekazuje jeden kompletny rocznik do archiwum.
0220 Zarządzenia B-10 B-25 B-10 B-10 BC E
0221 Decyzje B-10 B-25 B-10 B-10 BC E
0222 Rozkazy B-10 B-25 B-10 B-10 BC E
0230 Zarządzenia B-10 B-10 B-25 B-25 BC
0231 Decyzje B-10 B-10 B-25 B-25 BC E
0232 Rozkazy B-10 B-10 B-25 B-25 BC E
024 Projekty aktów prawnych
0240 Opiniowanie aktów prawnych MSW BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Z
0241 Opiniowanie własnych aktów prawnych B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
0242 Opiniowanie aktów prawnych innych resortów BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Z
025 Dokumentacja niebędąca aktami normatywnymi Jak w klasie 022. Rejestry - kat. B-25.
0250 Umowy BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC E
0251 Porozumienia BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC E
0252 Wytyczne BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC E
0253 Pozostałe dokumenty prawne BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC E
026 Opinie prawne
0260 Opinie prawne dotyczące umów, porozumień i decyzji administracyjnych BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Z
0261 Pozostałe opinie prawne BE-10 BE-10 BE-10 BE-10 BC Z
0270 Sprawy z powództwa cywilnego A A A A BC E
0271 Inne sprawy sądowe A A A A BC Np. wyroki, rewizje, ugody oraz korespondencja z tym związana. E
0280 Zarządzenia A B-10 B-10 B-10 BC Z
0281 Wytyczne i instrukcje A B-10 B-10 B-10 BC Z
0282 Regulaminy A B-10 B-10 B-10 BC Z
029 Dokumentacja prawna Szefa Obrony Cywilnej Kraju, nie będąca aktami normatywnymi BE-10 BE-10 BE-10 BE-10 BC Np. pisma okólne, komunikaty, porozumienia, umowy, kierunki działania, strategie. Rejestry - kat. B-25. Z
03 PLANOWANIE I SPRAWOZDAWCZOŚĆ, STATYSTYKA, MATERIAŁY ANALITYCZNE Obejmuje planowanie i sprawozdawczość dotyczącą całokształtu działalności PSP. Planowanie i sprawozdawczość dot. finansów - okres przechowywania oblicza się od początku roku następnego po roku kalendarzowym, którego dane zbiory dotyczą, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa podatkowego
0300 Opracowania zewnętrzne B-5 B-5 B-5 B-5 BC Np. Rady Ministrów lub GUS. . Z
0301 Opracowania własne A A A A BC E
031 Prognozowanie i planowanie perspektywiczne
0310 Prognozy i plany perspektywiczne własne A A A A BC Opracowania końcowe. Materiały wstępne, robocze, pomocnicze, opinie - kat. B-5. P
0311 Prognozy i plany perspektywiczne jednostek nadrzędnych B-10 B-10 B-10 B-10 BC P
0312 Prognozy i plany perspektywiczne jednostek podległych lub nadzorowanych B-10 B-10 B-10 B-10 BC E
0313 Prognozy i plany perspektywiczne innych resortów B-5 B-5 B-5 B-5 BC E
0320 KG PSP A BC BC BC BC Materiały pomocnicze, uwagi, projekty - kat. B-5. E
0321 KW PSP B-10 A BC - BC Jak w klasie 0320. E
0322 KP (KM) PSP B-10 B-10 A - BC Jak w klasie 0320. E
0323 Inne jednostki organizacyjne PSP B-10 - - A BC Jak w klasie 0320. E
0330 KG PSP A BC BC BC BC Jak w klasie 0320. E
0331 KW PSP B-10 A BC - BC Jak w klasie 0320. E
0332 KP (KM) PSP B-10 B-10 A - BC Jak w klasie 0320. E
0333 Inne jednostki organizacyjne PSP B-10 - - A BC Jak w klasie 0320. E
034 Plany i sprawozdania okresowe jednostek PSP
0340 Komórek organizacyjnych (wydziały, biura, JRG) B-10 B-10 B-10 B-10 BC Miesięczne, kwartalne, półroczne. Materiały pomocnicze, uwagi, projekty - kat. B-2. Z
0341 Jednostek podległych i nadzorowanych B-5 B-5 - - BC Jak w klasie 0340. Z
0350 Statystyczne opracowania cząstkowe B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
0351 Statystyczne opracowania końcowe A A A A BC E
0352 Publikacje GUS BC BC BC BC BC Z
036 Analizy, informacje Np. skarg i wniosków, wypadkowości, akcji ratowniczych.
0360 Własne A A A A BC E
0361 Jednostek podległych i nadzorowanych B-10 B-10 - - BC Z
0400 Założenia projektowo - programowe A A A A BC E
0401 Dokumentacja systemów informatycznych A A A A BC Opracowania i akty wykonawcze. E
0402 Wdrożenia i eksploatacja informatycznych systemów przetwarzania danych A A A A BC Protokóły, oceny, opinie, projekty. E
041 Bank danych A A A A BC E
0420 Materiały pomocnicze B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
0421 Opracowania problemowe, wyniki badań A A A A BC Dla każdego tematu zakłada się osobną teczkę. E
043 Nadzór i koordynacja działalności sieci informatycznej w PSP
0430 Centralny Bank Danych B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
0431 Terenowe banki danych B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
0432 Podsieci informatyczne jednostek organizacyjnych B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
044 Ochrona i bezpieczeństwo systemów informatycznych
0440 Bezpieczeństwo systemów informatycznych w warunkach normalnych funkcjonowania państwa A A A A BC Oceny, opinie, raporty, notatki, korespondencja.
0441 Bezpieczeństwo systemów informatycznych w warunkach zagrożenia funkcjonowania państwa A A A A BC Jak w klasie 0440.
0442 Certyfikacja i akredytacja systemów lub sieci teleinformatycznych A A A A - Dokumentacja bezpieczeństwa systemów lub sieci TI (decyzje właściwych służb). E
0443 Kontrola systemów teleinformatycznych BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC P
0450 Standardy oprogramowania podstawowego A A A A BC E
0451 Standardy oprogramowania użytkowego i baz danych A A A A BC E
0452 Standardy sprzętu komputerowego A A A A BC E
0453 Inne standardy A A A A BC E
0460 Założenia i rozwiązania projektowo - programowe A A A A BC Jak w klasie 0440. E
0461 Programy rozwoju informatyki A A A A BC E
0462 Zasady organizacji i utrzymania systemów informatycznych B-10 B-10 B-10 B-10 BC Projekty, opinie, korespondencja. E
047 Współdziałanie systemów informatycznych w województwach w zakresie ochrony przeciwpożarowej i ochrony ludności BE-10 BE-10 BE-10 BE-10 BC Projekty, statystyka, zalecenia, korespondencja. E
048 Systemy wspomagania dowodzenia B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
049 Redagowanie stron internetowych A A A A BC W tym Biuletyn Informacji Publicznej. Z
05 SKARGI I WNIOSKI Rozpatrywane wg działu VIII kpa. Analizy - klasa 036.
050 Tryb załatwiania A A A A BC E
051 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio A A A A - Dla każdej skargi zakładamy osobną teczkę. E
052 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia wg właściwości B-3 B-3 B-3 B-3 - Z
053 Anonimy BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 - Z
054 Rejestry skarg i wniosków A A A A - Z
060 Plany i programy wydawnicze A A A A BC Plany, programy.
061 Wydawnictwa własne. A A A A - Dla każdego tytułu prowadzi się odrębną teczkę zawierającą: karty wydawnicze, umowy autorskie i wydawnicze, opracowania autorskie i redakcyjne, opinie, recenzje, projekty graficzne, jeden egzemplarz wydawniczy.
- Np. niewykorzystane artykuły, zdjęcia, materiały pomocnicze - kat. BC.
0610 Kroniki i monografie własne A A A A BC E
0620 Informacje własne dla prasy, radia, telewizji A A A A BC Informacje, sprostowania, oświadczenia itp. E
0621 Zewnętrzne informacje o działalności dotyczącej ochrony przeciwpożarowej i ochrony ludności PSP A A A A BC Np. wycinki prasowe. E
0622 Wywiady z kierownictwem jednostek organizacyjnych A A A A BC E
0623 Odpowiedzi na krytykę prasową A A A A BC E
0624 Konferencje prasowe rzeczników prasowych jednostek organizacyjnych PSP A A A A BC E
0630 Kierunki rozwoju działalności naukowo-badawczej (polityka badawczo-rozwojowa) BE-10 BC BC BC BC E
0631 Plany rozwoju nauki i sprawozdania z ich realizacji BE-10 BC BC BC BC E
0632 Programy badawcze B-10 BC BC BC BC E
0633 Prace naukowo-badawcze B-10 BC BC BC BC E
0634 Certyfikacja zgodności B-5 BC BC BC BC E
0635 System jakości B-5 BC BC BC BC E
0636 Wynalazczość B-5 BC BC BC BC E
0637 Normalizacja i standaryzacja B-5 BC BC BC BC E
0638 Badania kwalifikacyjne B-5 BC BC BC BC E
064 Popularyzacja ochrony przeciwpożarowej
0640 Programy, scenariusze, materiały pomocnicze, księgi pamiątkowe o wystawach, pokazach i imprezach własnych A A A A BC Dokumentacja dot. danej jednostki organizacyjnej.
Opracowania zewnętrzne kat. B-5
0641 Udział w obcych imprezach krajowych i zagranicznych A A A A BC Jak w klasie 0640. E
0642 Techniczna obsługa wystaw, pokazów i imprez - B-2 B-2 B-2 BC P
070 Współpraca z Prezydentem RP, Kancelarią Prezydenta A - - - - Opracowania, projekty dokumentów.
Korespondencja bieżąca - kat. BE-5
071 Współpraca z Sejmem i Senatem RP A A A A BC Materiały dot. PSP, interpelacje, zapytania poselskie. Odpowiedzi PSP, oświadczenia. Opracowania własne.
072 Współpraca z Prezesem Rady Ministrów, Radą Ministrów, Kancelarią Prezesa Rady Ministrów, komisjami BE-20 B-5 B-5 B-5 BC Dla każdego podmiotu zakłada się osobną teczkę. Ustalenia dot. PSP, projekty dokumentów.
0730 Najwyższą Izbą Kontroli BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC P
0731 Ministerstwem Spraw Wewnętrznych BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Z
0732 Ministerstwem Obrony Narodowej BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Z
0733 Ministerstwem Spraw Zagranicznych BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Z
0734 Ministerstwem Sprawiedliwości BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Z
0735 Prokuraturą Generalną BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Z
0736 Sądem Najwyższym BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Z
0737 Trybunałem Konstytucyjnym i NSA BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Z
0738 Agencją Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencją Wywiadu, Centralne Biuro Antykorupcyjne BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Dla każdego podmiotu zakłada się odrębną teczkę. Z
0739 Innymi organami BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Z
074 Współpraca z jednostkami organizacyjnymi Związku Ochotniczych Straży Pożarnych BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Jak w klasie 073. Z
075 Współpraca z jednostkami podległymi, nadzorowanymi i podporządkowanymi MSW
0750 Komendą Główną Policji i jednostkami terenowymi BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Jak w klasie 073. Z
0751 Komendą Główną Straży Granicznej i jednostkami terenowymi BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Jak w klasie 073. Z
0752 Biurem Ochrony Rządu BE-5 - - - - Jak w klasie 073. Z
0753 ZER MSW BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Z
0754 Jednostkami organizacyjnymi PSP BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Apele o pomoc, informacje o pogrzebach, pisma okólne, komunikaty - kat. BC. Z
0755 Rzecznikiem Praw Obywatelskich A BE-10 BE-10 BE-10 BC Z
0756 Innymi jednostkami BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Z
0760 Organami administracji rządowej w województwie BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Z
0761 Organami samorządu terytorialnego BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Z
077 Współpraca z organizacjami politycznymi, społecznymi, związkami zawodowymi, zakładami pracy, placówkami badawczymi, towarzystwami ubezpieczeniowymi, osobami fizycznym oraz innymi instytucjami i podmiotami BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Jak w klasie 073. Z
078 Współpraca wewnętrzna B-2 B-2 B-2 B-2 BC Z
0790 Akty nadania sztandarów jednostkom organizacyjnym PSP A A A A - E
0791 Ogólnopolskie i terenowe obchody Dnia Strażaka i inne imprezy okolicznościowe B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
0792 Dokumentacja okolicznościowego Honorowego Medalu im. J. Tuliszkowskiego A - - - - E
0793 Zaproszenia, życzenia, gratulacje, podziękowania, kondolencje. . BC BC BC BC BC Z
0794 Udział w obchodach świąt państwowych i innych uroczystościach B-2 B-2 B-2 B-2 BC Z
080 Ogólne zasady i programy współpracy międzynarodowej A A A A BC Opracowania własne. - Opracowania zewnętrzne nie dot. bezpośrednio PSP - kat. B-5. E
0810 Programy, umowy i sprawozdania z ich realizacji A A A A BC Umowy zawarte, sprawozdania z negocjacji.
0811 Konferencje międzynarodowe, seminaria A A A A BC Własne referaty, sprawozdania. Z wyłączeniem materiałów dot. obsługi.
0812 Współpraca w ramach Międzynarodowego Komitetu Technicznego Prewencji i Zwalczania Pożarów (CTIF) A BE5 BE5 A BC Jak w klasie 0811. E
0813 Współpraca z innymi organizacjami międzynarodowymi niż UE A BE5 BE5 A BC Jak w klasie 0811. E
0820 Ogólne zasady integracji europejskiej BE-20 BE-5 BE-5 BE-20 BC E
0821 Regulacje prawne - unifikacja aktów prawnych z przepisami Unii Europejskiej BE-10 BE-10 BE-10 BE-10 BC E
0822 Współpraca w ramach grup roboczych i komitetów UE BE-10 BE-10 BE-10 BE-10 BC E
0823 Fundusze strukturalne i pomocowe B-20 B-20 B-20 B-20 BC W tym realizacja programów. Dok. informacyjna - kat. B-5. E
0824 Pomoc ze środków Unii Europejskiej dla Polski B-20 B-20 B-20 B-20 BC E
0825 Inne inicjatywy unijne BE-10 BE-10 BE-10 BE-10 BC E
0830 Zasady współpracy A A A A BC Umowy o współpracy, porozumienia, sprawozdania.
0840 Programy pobytu, instrukcje, rejestry wyjazdów i z delegacji B-5 B-5 B-5 B-5 BC Sprawozdania - klasa 03. E
0841 Wykazy pracowników oddelegowanych służbowo za granicę B-5 B-5 B-5 B-5 BC E
0842 Sprawy dewizowe B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
0843 Wnioski wyjazdowe B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
0850 Programy pobytu i sprawozdania z ich realizacji A BE-5 BE-5 A BC E
0851 Obsługa delegacji zagranicznych B-2 B-2 B-2 B-2 BC Zlecenia, wykazy wydatków, przydziały samochodów służbowych, zakwaterowanie w obiektach reprezentacyjnych. Z
090 Zasady i tryb prowadzenia kontroli A A A A BC E
091 Kontrole wewnętrzne w trybie zwykłym lub uproszczonym w komórkach organizacyjnych B-10 B-10 B-10 B-10 BC Program kontroli, upoważnienia do kontroli, projekt wystąpienia pokontrolnego/wystąpienie pokontrolne, sprawozdanie z kontroli, akta kontroli, informacja o odstąpieniu od kontroli, informacja o realizacji zaleceń, informacja o wynikach kontroli. E
092 Kontrole w trybie zwykłym lub uproszczonym w jednostkach organizacyjnych PSP A A A A BC Dokumentację każdej kontroli grupuje się w odrębnej teczce. Zakres dokumentów jak w klasie 091. E
093 Inspekcje gotowości operacyjnej B-25 B-25 B-25 B-25 BC Jak w klasie 091. Z
094 Inspekcje operacyjno-techniczne jednostek OSP B-25 B-25 B-25 B-25 BC Jak w klasie 091. Z
095 Kontrole zewnętrzne w Państwowej Straży Pożarnej A A A A BC Dokumentację każdej kontroli grupuje się w odrębnej teczce. Protokoły kontroli, wystąpienia pokontrolne, umotywowane zastrzeżenia co do ustaleń zawartych w protokołach kontroli lub co do ocen, uwag i wniosków zawartych w wystąpieniach pokontrolnych, informacje o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań, informacje o wynikach kontroli. E
096 Ewidencja kontroli oraz upoważnionych do kontroli B-10 B-10 B-10 B-10 - Książka kontroli jednostki, rejestr upoważnień do kontroli.
097 Postępowanie wyjaśniające B-10 B-10 B-10 B-10 - Czynności wyjaśniające dot. kontroli w komórkach i jednostkach organizacyjnych PSP. Wyjaśnienia okoliczności naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych. E
0980 Zasady sprawowania nadzoru dydaktycznego A - - A - W tym szczegółowe zasady sprawowania poszczególnych form działalności diagnostyczno-oceniającej. E
0981 Plan nadzoru dydaktycznego oraz plan nadzoru pedagogicznego A - - A - W tym, w nadzorze dydaktycznym priorytety do realizacji badań pedagogicznych na dany rok oraz aneksy do planu nadzoru dydaktycznego i wersje ujednolicone planu nadzoru dydaktycznego. E
0982 Działalność wspomagająca w nadzorze dydaktycznym B-10 B-5 - B-10 - W przypadku zewnętrznego nadzoru dydaktycznego; programy działalności wspomagającej, sprawozdania z działalności wspomagającej; w przypadku wewnętrznego nadzoru dydaktycznego - programy odpraw metodycznych i tematycznych z kadrą dydaktyczną - kat. B-5. E
0983 Działalność diagnostyczno-oceniająca w nadzorze dydaktycznym B-25 B-10 - B-25 - Plany wizytacji, plany hospitacji, koncepcje badań pedagogicznych, arkusze hospitacyjne, protokoły z wizytacji, doniesienia z badań pedagogicznych (sprawozdania). Akta każdej z form działalności diagnostyczno-oceniającej grupuje się w osobnej teczce.
0984 Działalność wspomagająca w nadzorze pedagogicznym - - - B-10 - Programy form działalności wspomagającej, realizowanych przez dyrektora szkoły. E
0985 Ewaluacja wewnętrzna i kontrola w nadzorze pedagogicznym - - - B-25 - Harmonogram ewaluacji wewnętrznej, plan kontroli dyrektora szkoły. E
0986 Raport z nadzoru dydaktycznego oraz wyniki i wnioski ze sprawowania nadzoru pedagogicznego A - - A - E
099 Inne czynności nadzoru B-5 B-5 B-5 B-5 BC Urzędowe badanie dokumentów, lustracja dokumentów, sprawdzenie realizacji zadań w formie notatek służbowych lub urzędowych. Z
0990 Kontrola zarządcza B-10 B-10 B-10 B-10 BC Zgodnie z odrębnymi przepisami. Przepisy - klasa 02. Z
0991 Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej A A A A BC Oraz inne dokumenty dot. przedmiotowego zakresu. E
0992 Monitoring wykonania rekomendacji audytu, czynności sprawdzające, zalecenia kierownika jednostki organizacyjnej PSP B-10 B-10 B-10 B-10 BC Pisma w sprawie realizacji zaleceń audytu, weryfikacja dokumentów, czynności sprawdzające sposób i termin realizacji zaleceń, zalecenia kierownika jednostki organizacyjnej PSP w sprawie realizacji zaleceń.
10 OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁACY A A A A - Taryfikatory płac, listy przeszeregowań pracowników. P
110 Polityka kadrowa B-5 B-5 B-5 B-5 - Limity zatrudnienia, rezerwa kadrowa. P
1110 Nabór pracowników BC BC BC BC - Całość dokumentacji z postępowania rekrutacyjnego:
1111 Mianowanie, powołanie, umowy o pracę B-5 B-5 B-5 B-5 - Jeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych - klasa 120. E
1112 Zwalnianie pracowników B-5 B-5 B-5 B-5 - Wypowiedzenie stosunku, pracy, decyzje o zwolnieniu ze służby. Jak w klasie 1111. E
1113 Świadectwa służby (pracy) B-5 B-5 B-5 B-5 - Rejestr/ewidencja świadectw. Jak w klasie 1111. Z
1114 Legitymacje służbowe i karty identyfikacyjne pracowników własnej jednostki B-10 B-10 B-10 B-10 - Rejestry wydanych legitymacji. - Nieaktualne legitymacje i karty identyfikacyjne - kat. BC. Z
1115 Zaświadczenia B-2 B-2 B-2 B-2 - P
112 Staże i praktyki zawodowe B-5 B-5 B-5 B-5 - Z
1130 KG PSP, KW PSP, KP (KM) PSP A A A A - Wykazy ilościowe i jakościowe, okresowe meldunki, analizy. - Materiały pomocnicze kat. B-5. E
1131 Inne jednostki PSP A A A A - Jak w klasie 1130. E
114 Dodatkowe zajęcie zarobkowe B-5 B-5 B-5 B-5 - Całość dokumentacji. P
1150 Ze składką na ZUS B-50 B-50 B-50 B-50 - P
1151 Bez składki na ZUS B-5 B-5 B-5 B-5 - P
1160 Służba przygotowawcza B-5 B-5 B-5 - - Zaświadczenia o odbyciu służby przygotowawczej odkłada się do akt osobowych - klasa 120. P
1161 Opis i wartościowanie stanowisk B-5 B-5 B-5 - - P
117 Oświadczenia majątkowe pracowników B-10 B-10 B-10 B-10 - Sposób postępowania na podstawie odrębnych przepisów. Z
120 Akta osobowe pracowników cywilnych i funkcjonariuszy BE-50 BE-50 BE-50 BE-50 - Dla każdego pracownika prowadzi się osobną teczkę.
121 Ewidencja pracowników B-10 B-10 B-10 B-10 - Spisy, kartoteki E
122 Komunikaty dot. zmian personalnych kadry kierowniczej jednostek organizacyjnych PSP BC BC BC BC - Z
123 Awanse, nadanie pierwszego stopnia po ukończeniu kształcenia w zawodzie strażaka i technika pożarnictwa B-5 B-5 B-5 B-5 - Korespondencja, wnioski awansowe Np. decyzje, rozkazy personalne komendantów ; jeden egzemplarz do akt osobowych - klasa 120. Rejestry i listy imienne zbiorcze - kat. B-50. Z
124 Odznaczenia, medale, odznaki B-2 B-2 B-2 B-2 - Wnioski.
125 Nagrody, wyróżnienia, zapomogi i inne B-5 B-5 B-5 B-5 - Jak w klasie 123.
1260 Postępowanie dyscyplinarne B-5 B-5 B-5 B-5 - Z
1261 Odpowiedzialność porządkowa pracowników B-5 B-5 B-5 B-5 - Z
127 Wojskowe sprawy pracownicze B-5 B-5 B-5 B-5 - Z
128 Opinie i oceny pracowników cywilnych/funkcjonariuszy B-5 B-5 B-5 B-5 - Dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych klasa 120. Z
1290 Sprawy kadrowe wojskowej ochrony przeciwpożarowej B-5 B-5 B-5 B-5 - Z
1291 Utrata i przywracanie stopni B-5 B-5 B-5 B-5 - Z
1292 Skracanie okresu służby przygotowawczej B-5 B-5 B-5 B-5 - Z
1293 Odstępstwa kwalifikacyjne B-5 B-5 B-5 B-5 - Z
1294 Rozdział absolwentów szkół PSP B-5 B-5 B-5 B-5 - Z
1295 Przeniesienia służbowe, oddelegowania do innych jednostek organizacyjnych PSP oraz wyznaczenie poza jednostki organizacyjne PSP B-5 B-5 B-5 B-5 - Jak w klasie 128. Z
1300 Analizy, przeglądy, oceny stanu BHP B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
1301 Protokoły z posiedzeń komisji BHP B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
1310 Meldunki o zaistniałych wypadkach, protokoły powypadkowe, ewidencja wypadków. Postępowanie wyjaśniające dot. zaistniałego wypadku. B-10 B-10 B-10 B-10 BC Decyzje o przyznaniu jednorazowego odszkodowania z tytułu wypadku w służbie. Orzeczenia dotyczące wypadku - jeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych - klasa 120. Z
1311 Wypadki śmiertelne, zbiorowe i powodujące trwałe kalectwo A A A A BC Z
132 Choroby związane ze służbą w PSP BE-50 BE-50 BE-50 BE-50 - Z
1330 Badania okresowe B-5 B-5 B-5 B-5 - Z
1331 Okresowa ocena zdolności do służby strażaka PSP B-5 B-5 B-5 B-5 - Z
1332 Badania wstępne i specjalistyczne, WKL B-5 B-5 B-5 B-5 - Z
1333 Orzecznictwo Komisji Lekarskiej B-10 B-10 B-10 B-10 BC Jeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych - klasa 120. Z
134 Zapobieganie zagrożeniom zdrowia B-5 B-5 B-5 B-5 - Z
1350 Dokumentacja dot. stanowisk pracy w warunkach uciążliwych i szkodliwych dla zdrowia - badania, pomiary środowiska BE-40 BE-40 BE-40 BE-40 BC Czynniki szkodliwe - rejestry, karty badań i pomiarów.
1351 Oceny, analizy dot. pracy w warunkach uciążliwych i szkodliwych dla zdrowia B-2 B-2 B-2 B-2 BC Z
1352 Wnioski, decyzje dot. przyznania ekwiwalentu za warunki pracy, służby B-10 B-10 B-10 B-10 BC Jeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych - klasa 120. Rejestry - B-25. Z
1400 Opracowania własne A A A A BC Założenia systemowe dotyczące kształcenia, szkolenia, doskonalenia zawodowego, w tym i zasady w tej sprawie. Ponadto, analizy, w tym notatki służbowe, dotyczące ewaluacji kształcenia, szkolenia i doskonalenia zawodowego. Analiza wyników egzaminów zewnętrznych - kat. B-25. E
1401 Opracowania zewnętrzne przez jednostki organizacyjne spoza PSP B-5 B-5 B-5 B-5 B-5 Jak w klasie 1400. Z
1402 Rozdzielnik na kształcenie i szkolenie B-5 - - - - Rozdzielniki na kształcenie w zawodach pożarniczych, szkolenia specjalistyczne itd.
Akta każdego rodzaju rozdzielnika grupuje się w osobnej teczce.
1410 Rekrutacja na kształcenie w zawodzie technika pożarnictwa - - - B-2 - Teczki kandydatów zawierające kompletną wymaganą (np. programami nauczania) dokumentację. Po zakończeniu kształcenia teczki kandydatów są przekazywane do jednostek organizacyjnych, w których kandydaci podjęli służbę. Dokumenty z teczek, które nie są przekazywane do jednostek organizacyjnych - kat. B-2. E
1411 Rekrutacja na kształcenie w zawodzie strażaka - B-2 - B-2 - Teczki kandydatów zawierają kompletną dokumentacją, wymaganą programami nauczania. E
1412 Rekrutacja na szkolenia OSP - B-2 B-2 B-2 - Jak w klasie 1411. E
1413 Rekrutacja na szkolenia specjalistyczne - B-2 - B-2 - Jak w klasie 1411. E
1414 Rekrutacja na pozostałe szkolenia, w tym doskonalenie zawodowe B-2 B-2 B-2 B-2 B-2 Jak w klasie 1411. E
1420 Plany pracy dydaktycznej i wychowawczej - B-10 B-10 B-10 - Z
1421 Plany kształcenia, szkolenia i doskonalenia zawodowego - B-5 B-5 B-5 - Plany poszczególnych kursów/szkoleń, zgodnie z wymaganiami określonymi w programach nauczania. E
1422 Programy nauczania A - - A - Programy nauczania zatwierdzane przez Komendanta Głównego PSP oraz pisma Komendanta Głównego PSP korygujące zapisy programowe. Dodatkowo, w przypadku szkół PSP kształcących w zawodzie technika pożarnictwa - programy autorskie. E
1423 Program wychowawczy - - - B-25 - Np. zasady oceniania wewnątrzszkolnego, program wychowawczy szkoły, program profilaktyki; program poprawy efektów kształcenia i wychowania. . Z
1424 Programy innowacyjne i eksperyment pedagogiczny - - - B-25 - Dokumenty w rozumieniu przepisów oświatowych. Z
1430 Realizacja kształcenia w zawodzie inżyniera pożarnictwa B-5 B-5 - B-5 - Korespondencja dotycząca organizacji i realizacji kształcenia, szkolenia i innych form doskonalenia zawodowego, w tym studiów podyplomowych. Z
1431 Realizacja programu kształcenia w zawodzie technik pożarnictwa B-5 - - B-5 - Jak w klasie 1430. Z
1432 Realizacja kształcenia w zawodzie strażaka B-5 B-5 - B-5 - Jak w klasie 1430. Z
1433 Realizacja szkoleń specjalistycznych B-5 B-5 - B-5 - Jak w klasie 1430. Z
1434 Realizacja pozostałych szkoleń, w tym doskonalenia zawodowego B-5 B-5 B-5 B-5 - Np.: OSP, BHP, informacji niejawnych, UE, inspektorów ochrony ppoż., OC i OL. .
Jak w klasie 1430.
1435 Akredytacja na realizację kształcenia, szkolenia i doskonalenia zawodowego B-10 - - B-10 - Procedura akredytacyjna, uzyskanie zgody na realizację w wyniku akredytacji.
Pozostałe dokumenty - kat. B-5.
144 Środki kształcenia, szkolenia i doskonalenia zawodowego
1440 Podręczniki i skrypty - B-15 - B-15 - E
1441 Środki dydaktyczne - B-10 - B-10 - W tym pomoce dydaktyczne. E
1442 Poligony pożarnicze - B-10 - B-10 - E
1450 Dzienniki lekcyjne - B-10 B-10 B-10 - Dzienniki, w których znajdują się arkusze ocen - kat. B-50. E
1451 Arkusze ocen - B-50 B-50 B-50 - Z podziałem na rodzaje szkoleń. Jeżeli arkusz ocen jest elementem dziennika - nie trzeba go osobno archiwizować. E
1452 Księga arkuszy ocen - - - B-50 - Z podziałem na kształcenie dzienne i zaoczne. E
1453 Protokóły egzaminacyjne B-50 B-50 B-50 B-50 - Jeżeli protokół jest elementem dziennika - nie trzeba go osobno archiwizować. E
1454 Egzaminacyjne narzędzia diagnostyczne B-10 B-10 B-10 B-10 - Z
1455 Pozostała dokumentacja przebiegu nauczania - B-5 B-5 B-5 - Z
1460 Ewidencja dyplomów - B-50 - B-50 - W tym duplikaty i odpisy. E
1461 Ewidencja świadectw - B-50 - B-50 - W tym duplikaty i odpisy. E
1462 Ewidencja zaświadczeń B-20 B-20 - B-20 - Zaświadczenia z działalności wspomagającej realizowanej w ramach nadzoru dydaktycznego i pedagogicznego - w szkołach PSP - kat. B-5. W tym duplikaty i odpisy. E
1463 Ewidencja innych dokumentów potwierdzających kwalifikacje - - - B-10 - W tym duplikaty i odpisy. E
1464 Ewidencja wyszkolenia OSP - B-25 B-25 B-25 - W tym duplikaty i odpisy. E
1465 Ewidencja wydanych indeksów - - - B-10 - E
1466 Księgi ewidencji uczniów - - - B-50 - Z podziałem na kształcenie dzienne i zaoczne. E
147 Rada Pedagogiczna
1470 Protokoły z posiedzeń - B-5 - B-5 - W tym protokoły z posiedzeń o charakterze szkoleniowym. Z
1471 Uchwały rady pedagogicznej - - - A - Z
1472 Opinie rady pedagogicznej - B-10 - B-10 - Z
148 Ćwiczenia i manewry B-5 B-5 B-5 B-5 - Z
1490 Zawody sportowe B-5 B-5 B-5 B-5 - W tym sport pożarniczy. Z
1491 Testy sprawności fizycznej strażaków B-5 B-5 B-5 B-5 - Z
150 Podstawowe zasady A A A A - Ustalenia, własne zasady merytoryczno-organizacyjne. E
151 Racjonalizacja pracy i służby B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
1520 Dokumentacja systemu zarządzania jakością A A A A BC Polityka jakości, Misja, Księga Jakości, procedury systemu zarządzania jakością. E
1521 Aktualizacje dokumentacji systemu zarządzania jakością BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 Korespondencja związana z aktualizacjami dokumentacji systemu zarządzania jakością. P
1522 Audity wewnętrzne BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 Listy auditorów, zawiadomienia, plany, harmonogramy, raporty, z auditów, meldunki z realizacji działań korygujących i zapobiegawczy. E
1523 Elektroniczny zbiór dokumentów systemu zarządzania jakością BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Np. baza danych systemu, narzędzia udostępniania dokumentacji w środowisku sieciowym.. Z
1524 Badanie satysfakcji klienta BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 Np. ankiety, analizy. . P
1525 Przegląd systemu zarządzania jakością BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 Korespondencja w sprawie przeglądów, protokoły z przeglądów, listy obecności. P
1526 Procedury komórek organizacyjnych A A A A BE-5 Procedury tworzone w komórkach organizacyjnych , załączniki do procedur, korespondencja, wykazy procedur, opisy stanowisk pracy; do kat. A kwalifikuje się te materiały, których treść nie znalazła odzwierciedlenia w wersji ostatecznej. E
1527 Polityka informacyjna o systemie zarządzania jakością B-5 B-5 B-5 B-5 BC Korespondencja i materiały informacyjne dotyczące zasad funkcjonowania systemu zarządzania jakością. Informacje własne - kat. A. E
160 Dokumentacja obecności w pracy B-5 B-5 B-5 B-5 - Listy obecności, ewidencja wyjść w godzinach służbowych. - Grafiki dyżurów, służby - kat. BC Z
162 Absencja B-5 B-5 B-5 B-5 - Zwolnienia lekarskie. Z
163 Urlopy B-2 B-2 B-2 B-2 - Listy i karty urlopowe Z
164 Delegacje służbowe B-3 B-3 B-3 B-3 - Z
165 Ewidencja czasu służby i pracy B-5 B-5 B-5 B-5 - Z
170 Podstawowe zasady A A A A BC Ustalenia własne jednostki organizacyjnej.
171 Dojazdy do pracy BC BC BC BC - Dotyczy delegowanych czasowo do innych miejscowości. Z
172 Wczasy pracownicze - dopłata do wypoczynku, równoważnik 1000 kilometrów B-5 B-5 B-5 B-5 - Np. ewidencja i rezerwacja miejsc, rozdzielniki, rejestry skierowań. . Z
173 Sanatoria - obozy kondycyjne B-5 B-5 B-5 B-5 - Jak w klasie 172. Z
1740 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych B-3 B-3 B-3 B-3 - Zapomogi, zwroty za wypoczynek pracowników. P
1741 Fundusz Socjalny Emerytów i Rencistów B-3 B-3 B-3 B-3 - P
180 Interpretacja przepisów ubezpieczeniowych B-5 B-5 B-5 B-5 - Wyjaśnienia, instrukcje ZUS, PZU, innych ubezpieczycieli. Z
181 Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne B-10 B-10 B-10 B-10 - Np. dokumentacja zgłoszeniowa do ZUS i NFZ (kopie zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych oraz kopie dokumentów zmieniających, korygujących), wnioski, informacje, zaświadczenia. . Z
182 Legitymacje ubezpieczeniowe B-10 B-10 B-10 B-10 - Rejestry, skorowidze wydanych legitymacji i duplikatów. P
183 Zasiłki B-5 B-5 B-5 B-5 - Dowody uprawnień do zasiłków chorobowych, rodzinnych, pogrzebowych, pielęgnacyjnych i innych. P
184 Emerytury i renty B-5 B-5 B-5 B-5 - Wnioski, wyjaśnienia, interwencje, zażalenia. Z
185 Ubezpieczenia zbiorowe w instytucjach ubezpieczeniowych B-10 B-10 B-10 B-10 - Okresy przechowywania liczy się od upływu terminu ważności. P
186 Deklaracje rozliczeniowe ZUS B-50 B-50 B-50 B-50 - P
19 OPIEKA ZDROWOTNA I REHABILITACJA Przepisy - klasa 02. Kontrola inspekcji sanitarnej - klasa 09.
190 Świadczenia zdrowotne - - - B-5 - P
191 Gospodarka lekami - - - B-10 - P
192 Szczepienia ochronne B-5 B-5 B-5 B-5 - W tym wykazy imienne. Z
193 Opieka psychologiczna B-5 B-5 B-5 B-5 - P
2 ŚRODKI RZECZOWE Przepisy - klasa 02. Planowanie i sprawozdawczość - klasa 03.
200 Ewidencja środków trwałych i pozostałych środków trwałych B-10 B-10 B-10 B-10 BC Księgi inwentarzowe, karty analityczne środków trwałych. Z
201 Gospodarka środkami trwałymi i pozostałymi środkami trwałymi B-10 B-10 B-10 B-10 BC Dowody przychodu, protokóły likwidacji, dowody rozchodu. Z
210 Przygotowanie inwestycji, remontów B-50 B-50 B-50 B-50 BC Wnioski na budowę obiektów.
- inwestycji - kat. B-10,
211 Dokumentacja techniczna i prawna inwestycji i remontów B-99 B-99 B-99 B-99 - Dla każdego obiektu/projektu prowadzi się odrębną teczkę przechowywaną u użytkownika. Dokumentacja projektowa (architektoniczna, branżowa), formalno-prawna obiektów, opinie, uzgodnienia, zezwolenia. Okres przechowywania liczy się od daty rozbiórki obiektu, w przypadku sprzedaży obiektu dokumentację przekazuje się nowemu użytkownikowi.
212 Wykonawstwo inwestycyjne B-10 B-10 B-10 B-10 BC Umowy, harmonogramy robót, protokoły odbioru, sprawozdania. P
213 Zaopatrzenie inwestycyjne B-5 B-5 B-5 B-5 BC P
214 Ponaglenia B-5 B-5 B-5 B-5 BC Rejestr ponagleń. P
215 Remonty B-10 B-10 B-10 B-10 BC Jak w klasie 212. P
221 Nabywanie i zbywanie nieruchomości BE-25 BE-25 BE-25 BE-25 - Nabycie, wywłaszczenie, zbycie, użytkowanie wieczyste - dokumentacja prawna i techniczna. Regulacja czynności dot. prawa trwałego zarządu, praw rzeczowych do nieruchomości.
Przez cały okres eksploatacji obiektu dokumentacja przechowywania u użytkownika. Okres przechowywania liczy się od daty przekazania, zbycia, utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu, wynajmu, użyczenia.
222 Przydział i najem lokali użytkowych B-5 B-5 B-5 B-5 BC Korespondencja. Z
223 Gospodarka mieszkaniowa B-5 B-5 B-5 B-5 BC Korespondencja. Z
2230 Przydział/zwolnienie lokali mieszkalnych B-10 B-10 B-10 B-10 BC Po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego z akt sprawy wyłącza się oryginał decyzji wraz z oświadczeniem mieszkaniowym albo stosownym wnioskiem lub postanowienia o wszczęciu postępowania z urzędu, z przeznaczeniem do akt mieszkaniowych - klasa 225. Z
2231 Przydział/zwolnienie kwater tymczasowych B-10 B-10 B-10 B-10 BC Jak w klasie 2230. Z
2232 Ewidencja lokali, kwater wraz z dokumentacją z której wynika prawo jednostki organizacyjnej PSP do tego lokalu/kwatery (dysponowania) B-50 B-50 B-50 B-50 BC E
224 Świadczenia finansowe związane z prawem do lokalu mieszkalnego B-5 B-5 B-5 B-5 BC Korespondencja. Z
2240 Pomoc finansowa na uzyskanie lokalu mieszkalnego B-10 B-10 B-10 B-10 BC Jak w klasie 2230. Z
2241 Równoważnik za brak lokalu mieszkalnego B-10 B-10 B-10 B-10 BC Jak w klasie 2230. Z
2242 Równoważnik za remont mieszkania B-10 B-10 B-10 B-10 BC Całość dokumentacji dotyczącej postępowania administracyjnego wraz z decyzją. Z
225 Akta mieszkaniowe strażaka/emeryta B-50 B-50 B-50 B-50 - Akta tworzy się od momentu wstąpienia do służby stałej, sukcesywnie dołączając nowe elementy w miarę upływu lat służby. Zawierają one oryginały wszystkich decyzji z klas 2230, 2231, 2240, 2241 wraz z elementami, o których mowa w klasie 2230. Akta należy przesyłać do kolejnych miejsc pełnienia służby. Z
226 Obiekty specjalne B-10 B-10 B-10 B-10 - E
227 Eksploatacja nieruchomości B-2 B-2 B-2 B-2 - Korespondencja, bieżące przeglądy techniczne, remonty, usuwanie awarii, konserwacja, media, oświetlenie, ogrzewanie, wywóz nieczystości, utrzymanie czystości w obiektach i na posesjach Z
228 Czynsze, podatki, media i inne opłaty B-5 B-5 B-5 B-5 - P
230 Podstawowe zasady zaopatrzenia B-5 B-5 B-5 B-5 BC Np. Tabele, normy należności maszyn i urządzeń oraz innych ruchomości, systemy kwalifikacji i identyfikacji przedmiotowo-podmiotowej. Indeksy materiałowe, katalogi, normy, klasyfikatory. . Z
2310 Zaopatrzenie w umundurowanie B-5 B-5 B-5 B-5 BC Między innymi umowy z dostawcami. Z
2311 Zaopatrzenie w odzież specjalną, ochronną i roboczą B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
2312 Zaopatrzenie w sprzęt kwatermistrzowski, polowy i obrony cywilnej B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
2313 Dokumentacja techniczna sprzętu silnikowego, maszyn, urządzeń oraz wyposażenia specjalistycznego B-25 B-25 B-25 B-25 - Dokumentacja techniczna, instrukcje obsługi, opisy techniczne, gwarancje, katalogi. Okres przechowywania liczy się od daty kasacji. Z
2314 Rozdzielniki BC BC BC BC - Protokóły przyjęć i przekazania. Z
2315 Gospodarka magazynowa B-5 B-5 B-5 B-5 BC Dokumenty przychodów-rozchodów, księgi inwentarzowe. Z
2316 Analizy i oceny wyposażenia - okresowe A A A A BC E
2317 Analizy i oceny wyposażenia - doraźne B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
2318 Ewidencja środków rzeczowych B-10 B-10 B-10 B-10 - Karty mundurowe, karty wyposażenia osobistego, karty wyposażenia pomieszczeń. Z
2319 Rejestr kart wyposażenia osobistego B-5 B-5 B-5 B-5 - Z
2320 Maszyn i urządzeń B-5 B-5 B-5 B-5 - Z
2321 Sprzętu silnikowego, pożarniczego i obrony cywilnej B-10 B-10 B-10 B-10 - Z
2322 Zlecenia napraw B-5 B-5 B-5 B-5 - Z
233 Zapasy B-5 B-5 B-5 B-5 - Zestawienia, meldunki i wykresy. Z
2340 Modernizacja B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
2341 Analizy i opinie wyposażenia w sprzęt B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
2342 Wykazy sprzętu B-10 B-10 B-10 B-10 - Z
2351 Sprzęt importowany B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
2352 Sprzęt krajowy B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
236 Zapotrzebowania B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
2370 Dokumentacja zamówień publicznych B-5 B-5 B-5 B-5 BC Akta postępowania przetargowego lub zakończenia inwestycji - całość dokumentacji komisji do spraw zamówienia publicznego w tym: oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacja techniczna warunków zamówienia, protokóły komisji, odwołania.
- SPOT oraz pozostałe fundusze strukturalne i pomocowe - kat. B20.
2371 Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
2372 Rejestry zamówień publicznych A A A A BC E
238 Przeciwpożarowe zaopatrzenie wodne B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
239 Gospodarka żywnościowa B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
24 GOSPODARKA SAMOCHODOWA.
240 Gospodarka samochodowa B-10 B-10 B-10 B-10 BC Zarządzenia, decyzje, komunikaty. P
241 Wypadki i uszkodzenia samochodów, odszkodowania B-10 B-10 B-10 B-10 BC P
242 Samochody prywatne używane do celów służbowych B-2 B-2 B-2 B-2 - P
2430 Okresowe karty pracy pojazdów B-2 B-2 B-2 B-2 - Z
2431 Okresowe karty pracy sprzętu i urządzeń B-2 B-2 B-2 B-2 - Z
244 Ewidencja pojazdów B-10 B-10 B-10 B-10 - Zapotrzebowanie na pojazdy. Z
245 Pojazdy pozyskane B-10 B-10 B-10 B-10 - Z
246 Pojazdy zbyte B-10 B-10 B-10 B-10 - Z
2470 Stacje kontroli pojazdów B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
2471 Warsztaty naprawy pojazdów B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
2472 Warsztaty naprawy sprzętu silnikowego B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
250 Operacje i zadania lotnictwa A A A A BC Harmonogramy, instrukcje, plany działania.
Pozostała korespondencja - kat. BC.
251 Lotniska A A A A BC E
252 Ratownictwo lotnicze B-20 B-20 B-20 B-20 BC Jak w klasie 250. E
260 Organizacja i kontrola systemów łączności A A A A BC E
2610 Urządzenia zabezpieczające A A A A B-5 E
2611 Świadectwa homologacyjne A A A A B-5 E
2612 Opisy organizacyjne i schematy działania różnych rodzajów i systemów łączności B-20 B-20 B-20 B-20 - Z
2613 Funkcjonowanie systemów łączności B-5 B-5 B-5 B-5 BC P
2614 Planowanie, organizacja i funkcjonowanie systemów kryptografii B-20 B-20 B-20 B-20 BC E
2615 Planowanie, organizacja i funkcjonowanie systemu łączności rządowej B-20 B-20 B-20 B-20 BC E
262 Gospodarka częstotliwościami B-20 B-20 B-20 B-20 - Z
2630 Plany, programy, koncesje A A A A BC E
2631 Zabezpieczenie łączności na okres sytuacji kryzysowych i dużych akcji ratowniczo-gaśniczych B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
2640 Świadectw homologacyjnych urządzeń telekomunikacyjnych B-10 B-10 B-10 B-10 - Z
2641 Sieci, linii i urządzeń telekomunikacyjnych B-20 B-20 B-20 B-20 - Z
2642 Świadectw operatorów radiowych B-20 B-20 B-20 B-20 - Z
2650 Eksploatacja środków bezprzewodowych BC BC BC BC - P
2651 Eksploatacja środków przewodowych i urządzeń komutowanych BC BC BC BC - P
266 Opinie i analizy dotyczące systemów, organizacji i sprzętu łączności B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
27 GOSPODARKA ENERGETYCZNA B-3 B-3 B-3 B-3 - Limity energii. Z
280 Podstawowe zasady ochrony BE-50 BE-50 BE-50 BE-50 BC Np.: plany ochrony fizycznej, plany ewakuacyjne. E
281 Mienia PSP B-2 B-2 B-2 B-2 - Z
282 Przeciwpożarowe B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
283 Ubezpieczenia rzeczowe B-10 B-10 B-10 B-10 BC Od ognia, kradzieży, AC. Z
284 Ochrona i zabezpieczenie transportu środków pieniężnych B-10 B-10 B-10 B-10 BC P
285 Ochrona i zabezpieczenie środków pieniężnych i innych walorów w kasie B-10 B-10 B-10 B-10 BC Np. czeki, papiery wartościowe. . E
2860 Ewidencja przepustek B-2 B-2 B-2 B-2 - Z
2861 Ewidencja kluczy do pomieszczeń chronionych B-5 B-5 B-5 B-5 - Z
2862 Grafiki służby BC BC BC BC - Z
2863 Raport dobowy B-2 B-2 B-2 B-2 - Z
287 Szkody w mieniu PSP B-10 B-10 B-10 B-10 BC P
3 FINANSE Przepisy - klasa 02. Planowanie i sprawozdawczość - klasa 03.
Okres przechowywania oblicza się od początku roku następnego po roku kalendarzowym, którego dane zbiory dotyczą, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa podatkowego.
300 Nadzór finansowy B-10 B-10 B-10 B-10 BC Interpretacje, wyjaśnienia, wskazówki - kat. B-5. E
301 Systemy ewidencji i planu kont B-5 B-5 B-5 B-5 BC Zakładowe plany kont i zasady ewidencji gospodarczej. Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości.
310 Obrót gotówkowy B-5 B-5 B-5 B-5 BC Plany i raporty kasowe, grzbiety książeczek czekowych, kopie asygnat i kwitariuszy, raportów kasowych, blankiety czeków anulowanych. Z
311 Finansowanie i obrót bezgotówkowy B-5 B-5 B-5 B-5 BC P
312 Zasady kredytowania B-5 B-5 B-5 B-5 BC P
313 Obrót bezgotówkowy B-5 B-5 B-5 B-5 BC Np. W tym umowy, wzory podpisów, uzgodnienia. Z
314 Zasady prowadzenia działalności pozabudżetowej B-5 B-5 B-5 B-5 BC P
315 Finansowanie ochrony przeciwpożarowej ze środków otrzymanych z zakładów ubezpieczeń B-5 B-5 B-5 B-5 BC P
320 Dowody księgowe własne i obce B-5 B-5 B-5 B-5 BC Np. dowody stanowiące podstawę do ujęcia w ewidencji księgowej - faktury, rachunki, noty. Dowody wpłaty i wypłaty wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umów.
Dokumentacja księgowa związana z realizacją projektów unijnych zgodnie z warunkami określonymi w umowie o dofinansowaniu danego projektu. Każdy projekt w osobnej teczce.
3210 Dzienniki B-5 B-5 B-5 B-5 - P
3211 Konta księgi głównej (ewidencja syntetyczna) B-5 B-5 B-5 B-5 - P
3212 Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) B-5 B-5 B-5 B-5 - P
3213 Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych B-5 B-5 B-5 B-5 - P
322 Rozliczenia B-5 B-5 B-5 B-5 - Np. z kontrahentami, z pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi . Z
323 Windykacja należności BC BC BC BC - Okres przechowywania liczy się od początku roku następnego po roku kalendarzowym, w którym została zakończona sprawa. Z
324 Uzgadnianie sald B-5 B-5 B-5 B-5 - P
33 PŁACE Przepisy oraz założenia polityki płacowej - klasa 02.
3310 Komendantów B-5 B-5 B-5 B-5 - Jeden egzemplarz decyzji odkłada się do akt osobowych - klasa 120. E
3311 Pozostałych funkcjonariuszy PSP B-5 B-5 B-5 B-5 - Jak w klasie 3310. E
3312 Pracowników cywilnych B-5 B-5 B-5 B-5 - Jak w klasie 3310. E
3313 Pracowników innych kategorii zatrudnienia B-5 B-5 B-5 B-5 - Jak w klasie 3310. E
332 Rozliczenia płac B-5 B-5 B-5 B-5 - Z
333 Listy płac, premii i nagród B-50 B-50 B-50 B-50 - E
334 Kartoteki wynagrodzeń B-50 B-50 B-50 B-50 - E
335 Zaświadczenia o płacach B-5 B-5 B-5 B-5 - Rejestry, kopie zaświadczeń. Otrzymane lub wysłane do innych jednostek w związku z przeniesieniem, o wynagrodzeniu, dla ZUS (Rp-7)
336 Dowody księgowe B-5 B-5 B-5 B-5 - P
337 Deklaracje podatkowe B-5 B-5 B-5 B-5 - Z
338 Dokumentacja księgowa PKZP B-5 B-5 B-5 B-5 - P
3380 Dokumenty księgowe PKZP B-5 B-5 B-5 B-5 - P
3381 Kartoteki pracowników PKZP B-5 B-5 B-5 B-5 - P
3382 Deklaracje byłych członków PKZP B-5 B-5 B-5 B-5 - P
3383 Dokumentacja związana z prowadzeniem PKZP B-5 B-5 B-5 B-5 - P
3384 Wnioski o pożyczę B-5 B-5 B-5 B-5 - P
340 Zasady gospodarowania funduszem A A A A BC Ustalenia własne. E
341 Fundusze specjalne B-5 B-5 B-5 B-5 BC Np. rozdzielniki, korespondencja, dalszy podział wg rodzajów np: fundusze dewizowe, operacyjne, finansowanie inwestycji budownictwa, środków specjalnych . E
342 Rozliczenia funduszy specjalnych B-5 B-5 B-5 B-5 BC E
350 Inwentaryzacja składników majątkowych. B-5 B-5 B-5 B-5 - Całość dokumentacji związana z zarządzeniem, przeprowadzeniem inwentaryzacji. Decyzje, arkusze spisowe, protokoły, zestawienia różnic, wyjaśnienia.
36 DYSCYPLINA BUDŻETOWA BE-10 BE-10 BE-10 BE-10 BC Zawiadomienia o naruszeniu dyscypliny budżetowej, wystąpienia do komisji orzekającej, decyzje komisji. Z
37 KONTROLA KASY B-5 B-5 B-5 B-5 - Protokoły i zalecenia pokontrolne. Z
38 DAROWIZNY PIENIĘŻNE I RZECZOWE B-10 B-10 B-10 B-10 BC P
400 Informacje bieżące A A A A BC E
401 Analizy, oceny i prognozy zagrożeń dla ludności A A A A BC E
4020 O zagrożeniach wewnętrznych A A A A BC E
4021 O zagrożeniach zewnętrznych A A A A BC E
403 Obrona cywilna i ochrona ludności A A A A BC Organizacja, opracowania końcowe i plany zbiorcze.
Pozostała korespondencja kat. BE-5
4400 Obronnością państwa A A A A BE-10 Plany, instrukcje, regulaminy. Pozostała dokumentacja kat. BE-10. E
4401 Jednostek organizacyjnych PSP A A A A BE-10 Jak w klasie 4400. E
441 Gotowość obronna A A A A B-5 E
442 Planowanie obronne A A A A B-10 Jak w klasie 4400. E
4420 Planowanie operacyjne A A A A B-5 Programy, kwestionariusze. Pozostała dokumentacja - kat. B-5 E
4421 Programowanie obronne A A A A B-5 Jak w klasie 4420. E
4430 Kadrowych BE-50 BE-50 BE-50 BE-50 B-5 E
4431 Logistycznych B-10 B-10 B-10 B-10 B-5 E
4432 Finansowych B-10 B-10 B-10 B-10 B-5 E
4440 Programy i plany szkoleń obronnych BE-10 BE-10 BE-10 BE-10 B-2 E
4441 Ćwiczenia i szkolenia obronne B-5 B-5 B-5 B-5 B-5 E
4451 Obiekty szczególnie ważne dla bezpieczeństwa i obronności państwa i ich szczególna ochrona B-10 B-10 B-10 B-10 BC E
4452 Tereny zamknięte B-50 B-50 B-50 B-50 BC E
446 Realizacja zadań na rzecz sił zbrojnych B-10 B-10 B-10 B-10 BC E
447 Militaryzacja jednostek PSP A A A A B-5 Plany, instrukcje, wykazy. Inna dokumentacja - kat. B-5. E
4610 Białoruś BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC E
4611 Czechy BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC E
4612 Litwa BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC E
4613 Niemcy BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC E
4614 Rosja BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC E
4615 Słowacja BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC E
4616 Ukraina BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC E
462 Współpraca międzyregionalna z innymi państwami BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Jak w klasie 461. E
50 STAN BEZPIECZEŃSTWA PUBLICZNEGO A A A A BC Oceny. E
540 Zarządzanie kryzysowe na szczeblu centralnym B-10 - - - BC Z
5400 Rządowy Zespół Zarządzania Kryzysowego B-10 - - - BC Z
5401 Zespół Zarządzania Kryzysowego MSW B-10 - - - BC Z
5402 Zespół Zarządzania Kryzysowego KG PSP B-10 - - - BC Z
5403 Planowanie cywilne B-10 - - - BC Z
5410 Zespół Zarządzania Kryzysowego BC B-10 BC - BC Z
5411 Planowanie cywilne BC B-10 BC - BC Z
5412 Sprawozdania wojewodów BC B-5 BC - BC Z
5413 Centra Zarządzania Kryzysowego BC B-10 BC - BC Z
5414 Organizacja systemu BC A BC - BC Z
5420 Zespół Zarządzania Kryzysowego BC BC B-10 - BC Z
5421 Organizacja systemu BC BC B-50 - BC Z
5422 Planowanie cywilne BC BC B-10 - BC Z
5423 Powiatowe centrum zarządzania kryzysowego BC BC B-10 - BC Z
5424 Finansowanie BC BC BE-5 - - Z
5500 Nadzór nad działalnością rzeczoznawców ds. zabezpieczeń przeciwpożarowych BE-15 BE-15 - - BC Zawiadomienia o uzgodnieniu oraz protokoły kontroli, wystąpienia w sprawie nieprawidłowości. Z
5501 Nadawanie uprawnień rzeczoznawców BE-5 - - - BC Akt powołania odkładamy do dokumentacji osobowej rzeczoznawców - klasa 5503. Z
5502 Ewidencja wydanych uprawnień BE-50 - - - BC Z
5503 Dokumentacja osobowa rzeczoznawców B-50 B-10 - - BC Z
5504 Protokoły komisji A - - - BC E
5510 W obiektach użyteczności publicznej, zamieszkania zbiorowego, administracji rządowej i samorządowej B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
5511 W rolnictwie B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
5512 W lasach B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
5513 W przemyśle B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
5514 W obiektach technologicznych i instalacjach użytkowych B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
5515 W pozostałych obiektach B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
5516 Inne miejscowe zagrożenia , opracowania i analizy B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
5517 Analiza, prognozy i ocena stanu ochrony przeciwpożarowej i ochrony ludności województwa BE-20 BE-20 BE-20 BE-20 BC E
5518 Analiza, prognozy i ocena stanu ochrony przeciwpożarowej i ochrony ludności powiatu BE-20 BE-20 BE-20 BE-20 BC E
552 Monitoring ppoż. B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
5530 Miejscowości B-10 B-10 B-10 B-10 BC Dokumentacja kartograficzna, z zaznaczeniem dróg dojazdowych. Z
5531 Obiektów B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
5532 Zakładów pracy B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
5533 Obszarów leśnych B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
5534 Transportu B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
5535 Obszarów wodnych B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
5540 Dobowe informacje ze zdarzeń prowadzonych przez PSP B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
5541 Okresowe zestawienia i analizy ze zdarzeń prowadzonych przez PSP B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
5550 Akcje specjalne A A A A BC Sprawozdania, plany, korespondencja. E
5551 Informacje ze zdarzeń - meldunki B-20 B-20 B-20 B-20 BC E
5552 Zestawienia wykorzystania sprzętu w czasie akcji ratowniczych B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
5553 Służba operacyjno-techniczna, działalność WSKR, PSK, PA B-10 B-10 B-10 B-10 BC Działalność KCKR wojewódzkich i powiatowych (miejskich). Z
5554 Książka podziału bojowego - BE-50 BE-50 BE-50 BC E
5555 Działalność ratownicza innych jednostek ochrony przeciwpożarowej B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
5556 Ewidencja zdarzeń B-50 B-50 B-50 B-50 BC E
5557 Rozkazy dzienne dowódcy JRG - B-10 B-10 B-10 BC Z
5558 Zaświadczenia ze zdarzeń - B-5 B-5 B-5 - Z
5560 Opinie w sprawie technicznych
B-50 B-50 B-50 B-50 BC E
5561 Opinie w sprawie instalacji użytkowych B-50 B-50 B-50 B-50 BC E
5562 Plany zagospodarowania przestrzennego - B-5 B-5 - BC P
5563 Opiniowanie pod względem zabezpieczenia przeciwpożarowego obiektów i terenów dla imprez masowych - B5 B-5 - BC P
5564 Stanowiska w sprawie przekazywania do użytkowania obiektów budowlanych - B-10 B-10 - BC P
5565 Uzgadnianie i opiniowanie dokumentacji projektowej oraz planów (w zakresie planów urządzania lasów dróg ekspresowych i autostrad, lotnisk cywilnych, parkingów dla pojazdów przewożących materiały niebezpieczne, plany ochrony infrastruktury krytycznej) - B5 B-5 - BC P
5570 Wodno-nurkowe - B-10 B-10 B-10 BC Z
5571 Wysokościowe - B-10 B-10 B-10 BC Z
5572 Poszukiwawczo-ratownicze - B-10 B-10 B-10 BC Z
5573 Medyczne - B-10 B-10 B-10 BC Z
5574 Ekologiczno-chemiczne - B-10 B-10 B-10 BC Z
5575 Inne ratownictwo specjalistyczne - B-10 B-10 B-10 BC Z
558 Czynności kontrolno rozpoznawcze i postępowanie administracyjne przed terenowymi organami PSP, w tym decyzje administracyjne i postępowanie egzekucyjne oraz nałożenie grzywny Dotyczy wyłącznie czynności opisanych w art. 23 ustawy o PSP. W przypadku fizycznej likwidacji zakładu dokumentację przechowywać w kat. B-5 licząc od momentu rozbiórki obiektu.
5580 W obiektach użyteczności publicznej - B-50 B-50 - BC E
5581 W budynkach zamieszkania zbiorowego - B-50 B-50 - BC E
5582 W budynkach mieszkalnych wielorodzinnych - B-50 B-50 - BC E
5583 W gospodarstwach rolnych - B-50 B-50 - BC E
5584 W lasach - B-50 B-50 - BC E
5585 W obiektach produkcyjnych i magazynowych - B-50 B-50 - BC E
5586 W zakładach dużego i zwiększonego ryzyka - B-50 B-50 - BC E
5587 Przewozu drogowego towarów niebezpiecznych B-50 B-50 - BC E
5588 Wstępne ustalenia przyczyn oraz okoliczności powstania i rozprzestrzeniania się pożaru - B-50 B-50 - BC E
5589 Informacje o nieprzestrzeganiu przepisów przeciwpożarowych - - B-5 - BC Z
5590 Wnioski o wszczęcie postępowania administracyjnego B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
5591 Postępowanie egzekucyjne B-10 B-10 B-10 - BC Z
5592 Odwołania i zażalenia na akty administracyjne B-10 B-10 - - BC Z
5593 Postępowanie administracyjne w trybie nadzoru B-10 B-10 - - BC Z
5594 Odpowiedzi na skargi NSA i WSA B-10 B-10 - - BC Z
5595 Postanowienia w sprawie spełnienia wymagań w zakresie bezpieczeństwa pożarowego w inny sposób niż określono w przepisach techniczno-budowlanych i rozwiązania zamienne określone w przepisach przeciwpożarowych B-50 B-50 BC BC BC Np. ekspertyzy, pisma rzeczoznawców, upoważnienia, postanowienia. E
56 KLĘSKI ŻYWIOŁOWE KATASTROFY I AWARIE
5600 Czynności ratownicze na terenie kraju B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
5601 Czynności ratownicze poza granicami kraju B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
5602 Przywracanie do stanu sprzed klęski żywiołowej, katastrofy i awarii B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
5603 Działania porządkowo-ochronne B-10 B-10 B-10 B-10 BC Z
5610 Zbiorcze informacje dotyczące klęsk żywiołowych, katastrof i awarii A A A A BC Z
5611 Informacje z województw dotyczące klęsk żywiołowych, katastrof i awarii B-5 A B-5 B-5 BC Z
5612 Informacje z innych instytucji B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
5620 Budowle ochronne BE-10 BE-10 BE-10 BE-10 BC Z
5621 Systemy wykrywania i alarmowania oraz systemy wczesnego ostrzegania BE-10 BE-10 BE-10 BE-10 BC Z
5622 Ewakuacja ludzi BE-10 BE-10 BE-10 BE-10 BC Z
5623 Pozostałe środki BE-10 BE-10 BE-10 BE-10 BC Z
563 Postępowanie w sprawie odszkodowań za straty w mieniu osób trzecich wyrządzonych podczas działań ratowniczych - B-10 B-10 B-10 BC Z
610 Urzędy wojewódzkie B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
6110 Samorząd gminy B-5 B-5 B-5 B-5 BC P
6111 Samorząd powiatowy B-5 B-5 B-5 B-5 BC P
62 POLITYKA
GOSPODARCZA RZĄDU
620 Budżet Państwa B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
621 Budżet wojewodów B-5 B-5 B-5 B-5 BC Z
622 Przekształcenia własnościowe BE-5 BE-5 BE-5 BE-5 BC Z
63 ODWOŁANIA OD DECYZJI TERENOWYCH ORGANÓW ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ W SPRAWACH PRACOWNICZYCH A A A A BC Rozstrzygnięcia, opinie, wyjaśnienia, interpretacje. E
700 Bieżące akta audytu wewnętrznego. Stałe akta audytu wewnętrznego A A A A BC E
* Z dniem 1 marca 2017 r. nin. rozporządzenie utraciło częściowo podstawę prawną na skutek zmiany art. 5 ust. 3 pkt 5 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r.
poz. 1506) przez art. 8 pkt 1 ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. (Dz.U.2016.1948).