Source: https://www.scribd.com/document/37609805/manuale-di-gestione
Timestamp: 2016-08-30 23:55:11+00:00
Document Index: 87870520

Matched Legal Cases: ['art. 3', 'art. 1', 'art. 2', 'art. 7', 'art. 2', 'art. 2', 'art 46']

BrowseUploadSign inJoinBooksAudiobooksComicsSheet MusicWelcome to Scribd! Start your free trial and access books, documents and more.Find out moreAllegato A MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI DOCUMENTI E DELL’ARCHIVIO DELLA SCUOLA NORMALE SUPERIORE DI PISACapo I Ambito di applicazione e definizioni Art. 1. Ambito di applicazione 1. Il presente manuale disciplina la gestione, la tenuta e la tutela dei documenti amministrativi dal protocollo informatico all’archivio della Scuola Normale Superiore di Pisa. 2. La gestione, la tenuta e la tutela dei documenti amministrativi delle strutture autonome, previste dallo Statuto della Scuola, sono disciplinate con specifici provvedimenti nell’ambito dei criteri stabiliti nel presente manuale. 3. Il presente manuale, adottato ai sensi dell’art. 3, lettera c) del DPCM 31 ottobre 2000 recante le regole tecniche per il protocollo informatico, descrive le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali, anche ai fini dello snellimento delle procedure e della trasparenza dell’azione amministrativa. Art. 2. Documenti 1. Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa (art. 1, lettera a), del DPR 28 dicembre 2000, n. 445 e successive modificazioni e integrazioni). 2. Per documenti della Scuola Normale Superiore si intendono quelli prodotti e acquisiti, secondo uno dei modi previsti dalla normativa vigente, nello svolgimento della propria attività o nell'esercizio delle proprie funzioni, dalle strutture della Scuola. Art. 3. Area organizzativa omogenea 1. L’Area organizzativa omogenea (di seguito denominata “AOO”) è l’insieme di funzioni e di strutture, individuate dall’amministrazione, che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato (art. 2 lett. n), del DPCM del 31 ottobre 2000). 2. La Scuola Normale Superiore individua le seguenti AOO: a) Amministrazione Centrale; b) Centro di Elaborazione dell’Informazione e del Calcolo (CEIC); c) Biblioteca ed Archivi.
Altre AOO potranno essere costituite per i Centri di Ricerca e i Laboratori dotati di autonomia gestionale, amministrativa e contabile. All’interno di ogni AOO il sistema di protocollazione è unico. 3. Il presente manuale disciplina l’AOO dell’Amministrazione Centrale (di seguito denominata “Scuola”). Art. 4. Unità Organizzative Responsabili 1. L’Unità Organizzativa Responsabile (di seguito denominata “UOR”) è la struttura operativa della struttura centrale, costituita da un complesso di risorse umane e strumentali, cui sono affidate competenze omogenee, e nell’ambito della quale i dipendenti assumono la responsabilità della trattazione di affari o procedimenti amministrativi. 2. Le UOR della Scuola sono costituite dalle Unità Organizzative (di seguito denominate “UO”) individuate nell’organigramma vigente, parte integrante e sostanziale del presente manuale (allegato 1). Art. 5. Archivio 1. Per archivio si intende il complesso dei documenti prodotti e acquisiti dalla Scuola nello svolgimento della propria attività e nell’esercizio delle proprie funzioni. L’archivio è unico, ma per esigenze funzionali si suddivide in: a) archivio corrente; b) archivio di deposito; c) archivio storico. 2. Per archivio corrente si intende il complesso dei documenti relativi ad affari ed a procedimenti amministrativi in corso di istruttoria e di trattazione o, comunque, verso i quali sussista un interesse o un’attività corrente. 3. Per archivio di deposito si intende il complesso dei documenti relativi ad affari ed a procedimenti amministrativi conclusi, per i quali non risulta più necessaria una trattazione o, comunque, verso i quali sussista un interesse sporadico o secondario ed è conservato dall’Archivio generale della Scuola. 4. Per archivio storico si intende il complesso dei documenti relativi ad affari ed a procedimenti amministrativi terminati da oltre 40 anni e destinati alla conservazione perenne dopo l’effettuazione delle operazioni di selezione e di scarto. L’archivio storico della Scuola è di competenza del Centro archivistico, che si occupa della sua gestione e valorizzazione. 5. Gli archivi delle AOO autonome si integrano con l’archivio della Scuola e costituiscono l’Archivio generale. 6. Tutte le AOO della Scuola hanno l’onere di versare annualmente presso l’Archivio generale della Scuola tutti i documenti relativi ai procedimenti amministrativi esauriti. Art. 6. Protocollo
classi e sottoclassi. Art. da cui si dipanano i fascicoli.
Capo II Disposizioni generali Art. Per protocollo si intende l’insieme delle procedure e degli elementi attraverso i quali i documenti vengono trattati con finalità giuridico-probatorie o di gestione. Ogni sottoclasse ha un numero variabile di fascicoli. Accesso 1. Può essere modificato con provvedimento congiunto del Direttore e del Direttore amministrativo da sottoporre a ratifica del Consiglio direttivo. le classi e le sottoclassi sono nel numero prestabilito dal Titolario di classificazione e non sono modificabili. 2. come descritto successivamente dal presente manuale. 445 e successive modificazioni e integrazioni. coordinato con il Titolario di classificazione e con la tabella dei procedimenti amministrativi. numeriche o alfanumeriche. del DPR 28 dicembre 2000. Servizio per la tenuta del protocollo informatico. e successive integrazioni e modifiche. Il Massimario della Scuola è approvato con delibera del Consiglio direttivo della Scuola ed emanato con provvedimento del Direttore. della gestione dei flussi documentali e degli archivi. 61. 9. se non attraverso le procedure previste. dei documenti prodotti e del rispettivo tempo di conservazione. ai sensi dell’art. la gestione dei flussi documentali e degli archivi. la conservazione e la individuazione dei documenti in base alle funzioni ed alle competenze di una struttura. 241 del 1990. garantendo il diritto di accesso ai documenti dell'archivio corrente e dell'archivio di deposito.
Art. Art. I servizi di ogni AOO devono essere interoperabili e coordinati fra loro secondo le indicazioni riportate nel presente manuale. 7. sulla trasparenza amministrativa al fine di rendere possibile la creazione di un sistema in grado di fornire informazioni sullo stato dei procedimenti amministrativi. che può essere limitato o perenne. assicura l’attuazione del principio della trasparenza e pubblicità dell'azione amministrativa. 3
. primo comma. 1. né nel numero né nell'oggetto. si suddivide in titoli. I titoli. n. Il Titolario della Scuola allegato. In ogni AOO è istituito un Servizio per la tenuta del protocollo informatico.1. Per Titolario di classificazione si intende uno schema gerarchico articolato logicamente. 8. 2. Il Servizio per la tenuta del protocollo informatico della Scuola concorre a dare attuazione alla l. Titolario di classificazione 1. 2. Per Massimario di selezione si intende l'elenco. Massimario di selezione 1. parte integrante e sostanziale del presente manuale (allegato 2). ciò dipendentemente dagli affari e dai procedimenti amministrativi istruiti. La Scuola. 10. attraverso voci. 3. per l'archiviazione. in armonia con la normativa vigente.
5. sono attualmente prevalenti quelli cartacei. Caratteristiche del documento 1.4.vo 7 marzo 2005. n. Tra i documenti analogici. c) documenti interni. 82 e successive modifiche e integrazioni). 4
. sono beni inalienabili. Tipologie dei documenti 1. 82). Per documenti in arrivo si intendono i documenti di rilevanza giuridico-probatoria acquisiti dalla Scuola nell’esercizio delle proprie funzioni e provenienti da un diverso soggetto pubblico o privato o da una diversa AOO della Scuola Normale. n. I documenti.vo 12 febbraio 1993. che garantiscano l’identificabilità dell’autore e l’integrità del documento. n. 445 e art. immagini. soddisfa il requisito della forma scritta se formato nel rispetto delle regole tecniche stabilite dalla normativa vigente (D. Il documento informatico. 18 del DPR 30 settembre 1963. 4. 12.L. I documenti della Scuola. 1. 3 del D. 3.). D. 2. si distinguono in: a) documenti in arrivo. L. secondo quanto disposto dall'art. fatti o dati giuridicamente rilevanti (art. Art.
2. 1. come rappresentazioni di un atto amministrativo su supporto cartaceo tradizionale. b) informatici. n. riguardanti l’attività amministrativa della Scuola. Capo III Il documento Art. DPR 28 dicembre 2000. 1409. lettera b. sono di norma prodotti tramite i sistemi informatici. L. La Scuola nomina un responsabile del Servizio di protocollo e Archivio generale che può essere affiancato da un responsabile tecnico della conservazione sostitutiva digitale. I documenti.vo 7 marzo 2005. sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale. 11. leggibile direttamente e senza l’ausilio di strumenti e durevole nel tempo. 5. indipendentemente dal tipo di supporto digitale su cui è contenuta. 7. 39. magnetizzazione etc. I documenti si suddividono in: a) analogici (su carta. Per documento informatico si intende la rappresentazione informatica di atti. n. b) documenti in partenza. secondo quanto disposto dall'art. Il Servizio per la tenuta del protocollo informatico della Scuola opera in collaborazione tecnica con il Centro di Elaborazione dell’Informazione e del Calcolo (CEIC). in base allo stato di trasmissione.
2. note di ricezione circolari. 5
. b) documenti di preminente carattere giuridico-probatorio. I documenti di cui alla lettera a) sono da intendersi come memorie informali. brevi comunicazioni di rilevanza meramente informativa scambiati tra Unità Organizzative. 13. Questi si suddividono in: a) documenti di preminente carattere informativo. 14. riviste. Non sono inoltre protocollati i documenti individuati nell’allegato 3. Per documenti in partenza si intendono i documenti di rilevanza giuridico-probatoria prodotti dalle UO dell’Amministrazione Centrale nell’esercizio delle proprie funzioni e indirizzati ad un diverso soggetto pubblico o privato o ad una diversa AOO della Scuola. Per documenti interni si intendono i documenti scambiati tra le diverse UO afferenti alla medesima AOO. Documenti esclusi dalla protocollazione 1. atti preparatori interni. Art. appunti. Documenti soggetti a registrazione in repertori 1. l) inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi. I documenti spediti e ricevuti dalla Scuola devono essere protocollati e gestiti secondo le disposizioni e le eccezioni descritte successivamente. giornali. materiali pubblicitari.3. Questi devono essere protocollati. notiziari della pubblica amministrazione. Art. 5. La Scuola effettua la registrazione su repertori delle seguenti tipologie documentarie: a) decreti del Direttore. Tale elenco potrà essere integrato o modificato per ragioni di carattere gestionale od organizzativo. libri. I documenti di cui alla lettera b) sono da intendersi quelli elaborati dal personale nell'esercizio delle proprie funzioni e al fine di documentare fatti inerenti all'attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative o qualsiasi altro documento dal quale possano nascere diritti. Questi di norma non devono essere protocollati. 4. materiali statistici. In base alla normativa vigente non devono essere protocollate le seguenti tipologie di documenti: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) gazzette ufficiali. m) tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione. doveri o legittime aspettative di terzi. bollettini ufficiali della pubblica amministrazione. note di ricezione altre disposizioni.
g) casella di posta elettronica certificata. anno) scritta per esteso. estratti dei verbali dei consigli di classe. 3. il numero progressivo a cadenza annuale. Art. mese. opportunamente evidenziate le seguenti informazioni: a) marchio contenente lo stemma della Scuola e la dicitura "Scuola Normale Superiore". d) numero di telefono. ordini di servizio del Direttore Amministrativo. A prescindere dal supporto su cui sono prodotti o scritti. Il documento deve inoltre recare almeno i seguenti elementi di garanzia: a) b) c) d) e) f) g) h) luogo di redazione del documento. eventuale codice identificativo del procedimento. 15. sottoclasse. indice di classificazione composto da titolo. sono conservati i repertori e le serie degli ultimi cinque anni. fatture. gazzette ufficiali. per consentire l’identificazione della Scuola. Presso la Direzione Amministrativa. numero e descrizione degli allegati. numero di collegamento o di riferimento ad un eventuale precedente numero di protocollo. estratti dei verbali delle commissioni. 2. accordi e convenzioni. numero di protocollo. ordini di servizio dei dirigenti. estratti dei verbali dei consigli direttivi. b) sotto il marchio la sigla della UO di riferimento con l'eventuale articolazione della linea e del responsabile della linea d’attività. gare. o struttura delegata. f) casella di posta elettronica istituzionale della Scuola. l’oggetto contenente una breve descrizione. decreti dei dirigenti. fascicolo e da altre eventuali suddivisioni. Nel repertorio devono essere riportati tutti gli elementi che permettono l’identificazione del documento: la data di registrazione. c) indirizzo completo della sede legale. oggetto del documento.
2. classe. data completa (giorno. e) numero di telefax.b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l)
decreti del Direttore Amministrativo. contratti. i documenti devono riportare. 6
. Elementi di garanzia e di informazione dei documenti 1.
Le caratteristiche grafiche degli atti amministrativi della Scuola sono contenute in un apposito provvedimento del Direttore Amministrativo. 6. copia integra di questi deve essere altresì consegnata assieme alla minuta. Art. L'originale del documento va di norma spedito. individuati all’art. 7
. nonché la copia di documenti originali informatici sul medesimo supporto. va di norma redatto in originale ed in minuta. sigla autografa dell’istruttore e sottoscrizione autografa del responsabile del procedimento amministrativo e/o del responsabile dell’atto finale. delle circolari e dei contratti. l’addetto al protocollo è tenuto a non effettuare la protocollazione. la Scuola forma gli originali dei propri documenti con mezzi informatici. al tempo stesso. Ogni documento cartaceo. è consentita solo ove risulti necessaria e comunque senza aggravio di ulteriori costi per l’amministrazione in conformità all’art. dei verbali. dandone comunicazione al responsabile della UO che ha prodotto il documento. sia esso in partenza oppure interno. firma elettronica avanzata o qualificata da parte dell’istruttore del documento.i) se si tratta di documento cartaceo. dei decreti. l) numero identificativo del repertorio generale delle delibere. In mancanza. 5. l. 82 e successive modifiche e integrazioni. sia sostanziali che formali. tenuto conto dei criteri generali stabiliti dalla Scuola. n. indipendentemente dal software utilizzato per la loro composizione. 4. è autorizzato l’invio di copie dell’originale allegando l’elenco dei nominativi qualora non siano specificati nel documento. 16. La redazione di documenti originali su supporto cartaceo. Per minuta si intende l’originale del documento conservato presso l’Archivio generale nel fascicolo cui appartiene per posizione. Sia l’originale che la minuta vanno corredati da firma autografa. 3. in modo da tutelare la riservatezza dei dati personali e dei dati sensibili. Gestione dell’originale e della minuta del documento 1. 7. 15. k) eventuale nome informatico assegnato d'ufficio al documento stesso da utilizzare nel caso d’invio di spedizione informatica. 40 del D. prima della loro sottoscrizione con firma digitale. Qualora i documenti contengano allegati. 5. 8. Per originale si intende la stesura definitiva del documento. 2. 7. I documenti informatici della Scuola. Per agevolare il processo di formazione dei documenti informatici e consentire. perfetta e autentica negli elementi. I documenti ed il protocollo devono attenersi alla normativa vigente. sono convertiti in uno dei formati standard previsti dalla normativa vigente in materia di archiviazione al fine di garantirne l’immodificabilità. 6. la Scuola provvederà a rendere disponibili per via telematica moduli e formulari validi ad ogni effetto di legge. secondo la normativa vigente.vo 7 marzo 2005. j) se si tratta di documento digitale. Compatibilmente con le risorse tecnologiche di cui dispone. mentre le sigle vanno apposte soltanto sulla minuta. la sottoscrizione digitale del responsabile dei procedimenti amministrativi e o del responsabile del provvedimento finale. la trattazione automatica dei dati in essi contenuti. Nel caso in cui i destinatari siano più di tre.
. 18 Documenti ed allegati 1. Di norma. Art. inviata a titolo informativo agli organi o alle Unità Organizzative e che non attivi procedimenti amministrativi. 17. 19. Qualora venga ricevuto un documento in precedenza trasmesso per fax il responsabile del Servizio di protocollo. idoneo ad accertarne la provenienza. verranno scansionati e trasmessi attraverso il sistema informatico solo fino al numero di 20 pagine. i documenti in arrivo. soddisfano il requisito delle forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale. 2. L'uso dei sistemi informatici. 6. da chiunque inviati. Gli elementi del protocollo 1. telematici e di posta elettronica per la redazione. accertato che si tratta del medesimo documento. nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali e previa informativa agli interessati del grado di riservatezza degli strumenti impiegati. Il protocollo è costituito da elementi obbligatori ed elementi accessori. 20. I documenti trasmessi e ricevuti per posta elettronica certificata o recanti firma digitale o firma elettronica qualificata dotati di protocollo informatizzato dovranno essere protocollati. per un numero superiore di pagine verrà acquisita sola la prima pagina e si provvederà a fotocopiare il documento che perverrà pertanto presso l’Unità Organizzativa in forma cartacea. 5.Art. La copia informale dell’originale. 4. Copia del documenti 1. ivi compreso il fax. devono ritenersi a tutti gli effetti documenti originali. la spedizione e il ricevimento dei documenti amministrativi è consentito se conforme ai criteri e alle modalità di elaborazione. o allegati ai documenti in arrivo. protezione. procede all’archiviazione allegandolo al precedente fax. telematici e di posta elettronica 1.
Capo IV Il protocollo Art. va eliminata a cura del destinatario. sicurezza e trasmissione dettati dalla normativa vigente. Per la copia informatica saranno attivate delle procedure automatizzate di eliminazione. 2. La Scuola istituisce una casella di posta elettronica istituzionale ed una casella di posta elettronica certificata. I documenti ricevuti per fax. 3. Uso dei sistemi informatici. La Scuola garantirà attraverso il Servizio di protocollo l’interoperabilità con le altre pubbliche amministrazioni per favorire lo scambio e la circolazione dei dati e l’erogazione dei servizi attraverso idonei strumenti specificatamente regolamentati. La Scuola utilizzerà la posta elettronica per le comunicazioni interne con i propri dipendenti. I documenti trasmessi da chiunque con qualsiasi mezzo telematico o informatico. Diversamente procederà ad una nuova protocollazione.
in via tradizionale (su supporto cartaceo) con l'utilizzo di inchiostro indelebile. c) gestione delle banche dati. 23. 2. deve essere registrata l’impronta dello stesso. Art. mentre la registrazione degli elementi accessori del protocollo è rilevante sul piano amministrativo. gestiti ad integrazione degli elementi obbligatori. c) mittente per il documento in arrivo o destinatario per il documento in partenza. b) gestione dell'archivio. di un registro con fogli progressivi numerati. con l’anno composto da 4 cifre. in modo che questo non sia modificabile. organizzativo e gestionale.2. né cancellata. in via informatica (su supporto magnetico. f) descrizione degli allegati. ma soltanto annullata mediante l’apposita procedura che verrà descritta successivamente all’art. L’insieme di tutti questi elementi costituisce la registratura. b. La registratura degli elementi obbligatori del protocollo non può essere modificata né integrata. esaustivo chiaro e comprensibile. Art. costituito da 7 numeri cardinali progressivi. espressa nel formato anno/mese/giorno. immodificabilità e validità degli elementi obbligatori 1. e) numero degli allegati. ovvero la sequenza dei simboli binari che ne identificano univocamente il contenuto. Inalterabilità. Nel caso in cui si tratti di un documento informatico. 21. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo è rilevante sul piano giuridicoprobatorio. 22. b) numero di protocollo. Tipologia degli elementi accessori del protocollo 1.
. Gli elementi obbligatori del protocollo sono i seguenti: a) data di registrazione. Art. sono riconducibili alle seguenti funzioni: a) gestione degli affari e dei procedimenti amministrativi. compresi inserti e annessi. ottico o simile) dalla peculiarità che i campi degli elementi obbligatori siano scrivibili una sola volta oppure protetti da sistemi di crittografia digitale. d) oggetto del documento. 2. Gli elementi accessori del protocollo. senza abrasioni e senza correzioni illeggibili. 30. Tipologia degli elementi obbligatori (“Registratura”) 1. L’inalterabilità e l’immodificabilità degli elementi obbligatori del protocollo deve essere garantita: a. trasmesso quindi telematicamente.
n. L’attribuzione al documento del numero del fascicolo ed eventualmente del sottofascicolo e dell’inserto compete al responsabile della UO o al responsabile del procedimento amministrativo. Tali elementi sono specificati nell’allegato 4 parte integrante e sostanziale del presente manuale. attribuendo titolo. Art. 27. c) l’identificazione dell’Unità Organizzativa dell’Amministrazione Centrale competente in via principale per la gestione unica o coordinata del documento. ogni documento. al fine di migliorare l’efficacia e l’efficienza dell’azione amministrativa. Questa operazione permette di individuare univocamente ogni singolo documento. è classificato dal Servizio di protocollo. Il Direttore Amministrativo. sia in entrata che in uscita. 45. 3. 2. ogni documento reca un solo numero di protocollo. Dopo essere stato protocollato. L’operazione di registrazione e l’operazione di segnatura nonché l’operazione di classificazione costituiscono. effettuata contemporaneamente alla operazione di registratura. di conseguenza. 56 del DPR 28 dicembre 2000. delle informazioni riguardanti il documento stesso. 25. b) la data di protocollo. 24. 44. oltre alle altre Unità Organizzative poste a conoscenza del documento medesimo. Ogni numero di protocollo individua un unico documento e. anche ai fini della classificazione ed archiviazione. Le informazioni minime da apporre al documento sono: a) il numero progressivo di protocollo. in conformità al Titolario di classificazione. integrata e cancellata in base alle esigenze delle Unità Organizzative e del responsabile del procedimento amministrativo. Unicità del numero di protocollo 1. Non è consentito protocollare né trasmettere un documento che reca un numero di protocollo già utilizzato. La registrazione degli elementi accessori del protocollo può essere modificata. Classificazione dei documenti 1. Segnatura di protocollo 1. 26. Art. Art. 3. consiste nell’apposizione o assegnazione sull’originale del documento. neppure se l'affare o il 10
. può attraverso un proprio provvedimento modificare ed integrare gli elementi accessori. La segnatura. Registrazione degli elementi accessori del protocollo 1. classe e sottoclasse. Art.2 . come espressamente previsto dall’art. come riportato nell’art. 2. in forma permanente e non modificabile. operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti.
informatico. indipendentemente dal supporto materiale del registro di protocollo. con provvedimento motivato. Nel caso di annullamento si dovrà consentire la lettura delle informazioni registrate in precedenza in modo da non permettere di alterare le informazioni registrate negli elementi obbligatori del protocollo. l’annullamento della registrazione di protocollo. non è possibile evadere la corrispondenza ricevuta nei tempi precedentemente indicati e dalla mancata protocollazione potrebbe venir meno un diritto di terzi. 29. annullare una registrazione di protocollo solo attraverso l'apposizione della dicitura "annullato". Non è ammesso l’utilizzo del protocollo interno o di qualsiasi altra forma di protocollazione e di registratura diversi dal protocollo unico. 33. 2. Art. 11
. Art. Art. Quando ciò si verifica il Servizio di protocollo provvede ad attribuire il livello di riservatezza temporaneo. Solo il responsabile del Servizio di protocollo può autorizzare. 2.procedimento amministrativo si esaurisce con un documento ricevuto e la risposta al medesimo avviene nello stesso giorno di protocollazione. 31. è possibile protocollare. Possono essere previste particolari forme di accesso e di riservatezza al protocollo unico per le seguenti tipologie di documenti: a) documenti relativi a vicende di persone o a fatti privati o particolari. il differimento dei termini di accesso ai documenti amministrativi è consentito sino a quando la conoscenza di essi possa impedire o gravemente ostacolare lo svolgimento dell’azione amministrativa. 2. In conformità a quanto previsto dalla legge. Annullamento di una registrazione a protocollo 1. 30. Il differimento 1. Riservatezza dei dati personali 1. che autorizza gli addetti al protocollo a differire le operazioni relative agli altri documenti. a causa di un eccezionale carico di lavoro. Il protocollo unico 1. cartaceo. In caso di errori è consentito. Art. Art. Le strutture della Scuola appartenenti ad un’AOO afferiscono ad un protocollo unico. 28. La registrazione deve avvenire nella giornata di arrivo o di partenza o comunque entro le ventiquattro ore dal ricevimento o dalla produzione del documento. Riservatezza temporanea delle informazioni 1. Il protocollo particolare 1. I documenti devono essere gestiti nel rispetto delle disposizioni in materia di riservatezza e di tutela del trattamento dei dati personali. i documenti che rivestano una particolare rilevanza attraverso il motivato provvedimento del responsabile del Servizio di protocollo. Art. 32. in via prioritaria. Quando.
se resi di pubblico dominio. decreti.b) documenti di carattere politico e di indirizzo che. c) quelli contenenti taluni dati sensibilissimi. idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare. La consultazione per fini amministrativi o di ricerca storico-scientifica 1. Art. albo ufficiale. 4. per fini di ricerca storico-scientifica.
. I documenti possono essere consultati. 35. che divengono consultabili 50 anni dopo la chiusura del fascicolo che li contiene. necessari a perfezionare il procedimento amministrativo trattato. all’interno del protocollo unico. cioè con l’apposizione della propria firma sul documento da registrare mediante procedure particolari con accesso riservato. che diventano consultabili 40 anni dopo la chiusura del fascicolo che li contiene. comprese la protocollazione. possono ostacolare il raggiungimento degli obbiettivi prefissati. 42 Codice dei Beni culturali e del paesaggio. Il protocollo particolare è utilizzato dal Direttore e dal Direttore Amministrativo mediante provvedimento espresso. che diventano consultabili 70 anni dopo la chiusura del fascicolo che li contiene.) o anche di singoli dati e informazioni ricavabili dai documenti o da banche dati. l. 3. 3. 34.vo 22 gennaio 2004. 2. etc. Motivate richieste di consultazione potranno essere accolte prima della scadenza dei termini con le procedure previste dalla normativa vigente. I documenti e i fascicoli dell'archivio particolare saranno consultabili alla scadenza dei termini indicati in attuazione della normativa indicata. la classificazione e la fascicolazione. ad eccezione di: a) quelli di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato. 3. d) tipologie di documenti individuati dalla normativa vigente. all’attivazione di procedure particolari di registrazione a protocollo con accesso riservato. Consultabilità dell'archivio particolare 1. sono conformi a quelle adottate per gli altri documenti e procedimenti amministrativi. b) quelli contenenti dati sensibili e dati relativi a procedimenti di natura penale. 2. La richiesta di consultazione può pervenire da utenti interni alla Scuola oppure da utenti esterni all’amministrazione per scopi giuridico-amministrativi o per scopi storici. Art. n. L’insieme dei documenti per i quali sia stata attivata la registrazione a protocollo con accesso riservato costituisce l’archivio particolare. Le procedure adottate per la gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi ad accesso riservato. Ogni dipendente può richiedere la consultazione di documenti relativi ad affari di propria competenza e dei documenti di carattere generale (delibere. in conformità dell’art. 2. 124 del D. La Segreteria del Direttore e la Segreteria del Direttore Amministrativo sono autorizzate. c) documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell’attività amministrativa.
Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione. Art. Nel sistema del protocollo informatico al fine di tutelare l’integrità delle registrazioni il responsabile del Servizio del protocollo provvede a stampare il registro giornaliero del protocollo. a causa di guasti tecnici. 2. continuando la numerazione del protocollo generale raggiunta al momento dell’interruzione del servizio. due numeri: quello del protocollo di emergenza e quello del protocollo generale. A tale registrazione è associato anche il numero di protocollo e la data di registrazione riportati sul protocollo di emergenza. Il registro d’emergenza 1. 38. Art. denominato “registro di emergenza”. Il registro di protocollo 1. 3. Infatti ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza viene attribuito un nuovo numero di protocollo generale. il responsabile del Servizio di protocollo può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Il responsabile del Servizio di protocollo dovrà annotare. nel caso in cui il registro non venga utilizzato. intervenuta per effetto della gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi. 5. Stampa del registro di protocollo informatico 1. pertanto. 2. Le registrazioni di protocollo effettuate sul registro di emergenza sono identiche a quelle eseguite su registro di protocollo generale. Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente. Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della tempestività dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento. nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema. cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. 4. allo scarto delle stampe del registro giornaliero di protocollo dell'anno precedente. I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo generale recano. il responsabile del Servizio di protocollo provvede entro il mese di gennaio alla stampa e alla rilegatura del registro di protocollo relativo al quinto anno antecedente. il protocollo informatico il responsabile del Servizio di protocollo autorizza lo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo su un supporto alternativo. Qualora l’impedimento ad utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore. Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e. per cause di eccezionale gravità. inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. 2. 3. Il registro di protocollo ha cadenza annuale. la data e l’ora di inizio dell’interruzione. verificata la congruità delle registrazioni. cartaceo. Al fine di mantenere anche su supporto cartaceo traccia della modifica degli elementi accessori del protocollo. Sul registro di emergenza deve essere riporta la causa. il responsabile del Servizio di protocollo provvede alla stampa del registro di protocollo dell'anno precedente e. a prescindere dalla regolarità del documento stesso ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti. Nelle situazioni di emergenza in cui non è possibile utilizzare.Art . 37. 13
. Nel mese di gennaio. 3. sullo stesso il mancato uso.36. pertanto.
corrispondenza nominativa contenete indicazioni relative alle funzioni nella Scuola e riportante l'indicazione "riservata". 2. Art. 41. ai Presidi. corrispondenza in cui è presente l'indicazione "offerta". "confidenziale" o simili. Il responsabile del Servizio di protocollo provvede a renderla pubblico e a trasmetterla al CNIPA ai sensi dell'articolo 12. Salvo diversa indicazione del destinatario non è aperta e conseguentemente protocollata la corrispondenza nominativa indirizzata a: a. 2. La corrispondenza in arrivo deve essere di norma aperta lo stesso giorno lavorativo di ricezione e conseguentemente protocollata. Ricezione dei documenti informatici La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite una casella di posta elettronica riservata a questa funzione e accessibile al Servizio di protocollo. Compiti del Servizio di protocollo Al Servizio di protocollo spetta il compito di indicare esclusivamente il numero di protocollo e la relativa Unità Organizzativa competente del procedimento oggetto della richiesta. b) consegnati direttamente al Servizio di protocollo. ai Direttori del Centri e dei Laboratori ed al personale senza alcun riferimento alla funzione ricoperta. evitando qualsiasi riferimento ai contenuti del documento. 14
. Art. La corrispondenza in arrivo 1.
Capo V La gestione dei flussi documentali Art. al Direttore Amministrativo. Ricezione dei documenti su supporto cartaceo 1. lettera c del DPCM 31/10/2000. Art. I documenti su supporto cartaceo possono arrivare alla Scuola nei seguenti modi: a) tramite servizio postale o via fax. 42. o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione ad una gara. comma 2. 39. c. o comunque dalla cui confezione si deduca il carattere di corrispondenza privata. I documenti soggetti a protocollazione devono comunque pervenire al Servizio di protocollo per la loro registrazione. "gara d'appalto" o simili.La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa riferimento per la decorrenza dei termini del procedimento amministrativo. corrispondenza al Direttore. 40. "personale". b. In tal modo è assicurata la corretta sequenza dei documenti che fanno parte di un determinato procedimento amministrativo.
"gara d'appalto". Il repertorio delle buste di gara prevede quale elemento obbligatorio l’ora e il minuto di registrazione. se inviato in formato cartaceo. o simili o comunque dalla cui confezione si evince la partecipazione ad una gara. Chiunque dovesse ricevere fra la propria corrispondenza privata erroneamente documenti relativi a procedimenti amministrativi o affari di competenza dell'Amministrazione Centrale o di altra AOO. L’addetto al protocollo attesta per ogni documento la data. che provvederà a registrare nel sistema l’avvenuta lettura. 45. 15
. Questo fa sì che le lettere anonime debbano essere protocollate ed identificate in quanto tali attraverso l’apposizione dell’indicazione “Mittente sconosciuto o anonimo”. 44. Il documento viene acquisito. dovrà consegnarli o farli pervenire tempestivamente al rispettivo Servizio di protocollo. La corrispondenza privata deve essere inoltrata direttamente al destinatario. Tali documenti sono presi in carico dal responsabile dell’Unità Organizzativa che può lavorare direttamente oppure assegnare ad altri addetti la successiva lavorazione. 14. Registrazione della busta di una gara 1. 3. Tali atti devono essere letti da ciascun destinatario. 43. del ……” e la sigla dell’addetto al Servizio di protocollo. Il responsabile del Servizio di protocollo provvede a trasmettere il documento all’Unità Organizzativa competente attraverso i seguenti modi: a) Consegna: si effettua quando il destinatario dell’atto deve intraprendere ulteriori azioni volte di norma all’espletamento di un procedimento amministrativo. ai responsabili delle Unità Organizzative competenti. 1. con lo scanner e distribuito in via digitale. 3. o comunque disponibili in formato digitale. 4. non vengono aperti ma devono essere registrati in arrivo nell’apposito repertorio. la forma e la provenienza. a mano o per ricevimento tramite posta. per assegnazione o spedizione. Il Servizio di protocollo provvede alla registrazione del documento in arrivo con l’inserimento degli elementi obbligatori del protocollo e quelli accessori individuati in precedenza. Art. descritto all’art. b) Invio: si effettua quando il contenuto del documento deve essere portato a conoscenza dei destinatari. I documenti ricevuti per via telematica. I documenti su cui sono riportate l'indicazione tipo "offerta". I plichi pervenuti devono essere custoditi nella cassaforte ubicata nei locali del Servizio di protocollo e consegnati ai responsabili dei procedimenti dietro loro richiesta. verrà apposta la dicitura “Pervenuto al protocollo alle ore …. 2. 2. Su ogni plico nel momento della consegna. 2. Documenti in arrivo non firmati 1. Art. Art. Protocollazione e assegnazione e spedizione dei documenti in arrivo. sono protocollati.3. 4.
secondo le procedure precedentemente indicate. 46. Per le stesse ragioni le lettere con mittente ma prive di firma devono essere protocollate e vengono identificate come tali con l’apposizione dell’indicazione “Documento non sottoscritto”. Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica. Protocollazione di un documento informatico in arrivo ed in partenza 1. in questo caso provvederà ad assegnarli all’Unità Organizzativa competente per le ulteriori eventuali determinazioni. Il responsabile del Servizio di protocollo valuterà se tali documenti: a) contengano dati o informazioni di interesse per la Scuola. La semplice ricevuta da allegare al documento non è riconosciuta valida ai fini giuridici e probatori. cioè del responsabile del procedimento amministrativo. La ricezione di documenti digitali comporta l’invio al mittente di due diverse tipologie di ricevute: a.
Art.3. 2. 47. nel protocollo particolare per il loro interesse storico-documentario. Il documento informatico in partenza e il documento informatico interno vanno protocollati mediante l'apposizione contestuale della firma digitale dell'autore. Il sistema di protocollazione informatica dei documenti. con le procedure stabilite dalla normativa vigente. è sufficiente la fotocopia della prima pagina. la notifica al mittente dell’avvenuto recapito del messaggio è assicurata dal servizio di posta elettronica certificata utilizzato dalla Scuola con gli standard specifici. Il documento informatico in arrivo va protocollato mediante l'apposizione contestuale della firma del responsabile del Servizio di protocollo. Le sigle e le firme necessarie alla redazione del documento devono essere poste prima della sua protocollazione. Nel caso in cui un documento sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l'avvenuta consegna. 3. la seconda al servizio di protocollazione informatica. Rilascio di ricevuta del documento cartaceo in arrivo 1. I responsabili delle UO potranno decidere se farli registrare nel protocollo generale. b) non contengano dati rilevanti dal punto di vista amministrativo. Art. 16
. mentre eventuali ulteriori costi di riproduzione sono a carico di chi presenta il documento da protocollare. la prima legata al servizio di posta certificata. il Servizio di protocollo è autorizzato a fotocopiare il documento e a segnarvi in originale il relativo numero di protocollo. Rilascio di ricevuta del documento digitale in arrivo 1. provvede alla formazione e all’invio al mittente dell’avvenuta protocollazione. in conformità alle disposizioni vigenti. Se il documento si compone di più pagine. 48. in questo caso verranno registrati. Art. secondo la normativa vigente. 2. 4. b.
b) verifica della leggibilità e della qualità delle immagini acquisite. o del plico. ed all’art.Art. Questo favorisce la sedimentazione degli atti prodotti e acquisiti dalla Scuola. 51. Conservazione delle rappresentazioni digitali dei documenti cartacei 1. 2. dei documenti in partenza. dopo aver verificato la congruità dell’assegnazione. 49.50. su supporti di memorizzazione. c) collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo in modo non modificabile. corrisponda un unico file. Il responsabile dell’UO provvede a far pervenire i documenti in uscita al Servizio di protocollo per le incombenze ad esso spettanti. dopo le operazioni di registrazione e segnatura. Gestione e tenuta archivistica del documento 1. punto 1. 17
. inoltre dovrà riportare le indicazioni del fascicolo e delle sue eventuali articolazioni. 52. I documenti informatici sono archiviati su supporti di memorizzazione. 16 e art. d) memorizzazione delle immagini su supporto informatico. anche se composto da più pagine. Egli è tenuto inoltre a farsi carico della confezione della busta. con la presa in carico del documento.
Art. La classificazione e la fascicolazione degli atti sono i mezzi che permettono il rispetto del vincolo archivistico ossia dell’insieme delle relazioni che un documento ha con tutti gli altri documenti dell’archivio. Compiti del responsabile del procedimento amministrativo sul documento 1. in modo non modificabile. in modo non modificabile. punto 1. L’originale dell’atto viene invece conservato presso l’archivio del Servizio di protocollo. I documenti ricevuti su supporto cartaceo. lettera d. in modo non modificabile al termine del processo di scansione. secondo le regole vigenti. in base alle proprie competenze. Spettano al responsabile dell’UO o del procedimento amministrativo la gestione del documento. Art. Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei sono archiviate. 21. sono acquisiti in formato immagine attraverso un processo di scansione. Conservazione dei documenti informatici 1. 2. Spettano altresì al responsabile dell’UO o del procedimento amministrativo le operazioni relative alla produzione e gestione degli elementi obbligatori ed accessori che devono essere presenti nei documenti in uscita verificando il rispetto degli elementi descritti all’art. Il processo di scansione avviene in diverse fasi: a) acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento. 15. Art . contestualmente alle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo. che dovrà riportare l’indirizzo completo del destinatario e come mittente l’indirizzo completo della sede legale della Scuola.
in ordine cronologico. indipendentemente dal fatto che sia soggetto o meno all’obbligo di protocollazione. 54. b) oggetto per permettere una compiuta e puntuale descrizione del procedimento. cioè un numero sequenziale all’interno della sottoclasse. e può essere a sua volta articolato in inserti: in questo caso i documenti saranno collocati in ordine cronologico all’interno di ciascun sottofascicolo o inserto. secondo la propria data. del sottofascicolo e dell'inserto. Il fascicolo 1. Il fascicolo. Il sottofascicolo è l’ulteriore suddivisione del fascicolo. Art. va necessariamente fascicolato e unito ai documenti precedenti e susseguenti di un determinato affare o procedimento amministrativo. a sua volta articolato in sottounità. all’interno del sistema di classificazione adottato dalla Scuola. La Scuola gestisce i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell’informatica e della comunicazione nei modi previsti e secondo la normativa vigente. ognuno dei quali può a sua volta essere suddiviso in più inserti. Il sottofascicolo ha la stessa classificazione e numero del fascicolo. si riferisce alla data dell'ultimo documento prodotto. La Scuola raccoglie in un fascicolo informatico gli atti. i documenti i dati da chiunque formati relativi ad un procedimento amministrativo. 4. attribuito da 1 a n con cadenza annuale. oltre che dall’anno di istruzione e dall’indice di classificazione dato dai gradi divisionali (titolo/classe. Il fascicolo informatico 1. 7. 3. composto dalla sigla della Unità Organizzativa e da un numero progressivo. L'insieme dei fascicoli costituisce la serie. secondo il numero di protocollo ad essi attribuito o. L’inserto. cioè del documento che conclude il procedimento amministrativo stesso. 8. se assente. 5. I documenti sono conservati all'interno del fascicolo. 53. 2. o copertina. collocati. all'interno di una camicia. I documenti devono essere fascicolati a cura del responsabile dell’UO o del procedimento amministrativo. sottoclasse). Si rinvia al regolamento sui procedimenti amministrativi della Scuola per avere visione del codice alfanumerico. 9. 55. è individuato ulteriormente dai seguenti elementi: a) identificativo numerico. sottofascicolo o inserto.Art. 6. Il fascicolo può essere suddiviso in sottofascicoli. secondo l'ordine progressivo di registrazione. è il documento unito a un altro documento al fine di integrare e chiarire o per memoria. che permette di identificare univocamente ogni singolo procedimento. Tipologie dei fascicoli 18
. L'esaurimento del procedimento amministrativo. Il fascicolo è l'insieme dei documenti relativi a una determinata pratica o affare o procedimento. nei casi di procedimenti particolarmente complessi. Ciascun atto. Per fascicolazione si intende l’inserimento del documento in un apposito fascicolo. 2. cioè di sedimentazione. cioè la data di chiusura del rispettivo fascicolo. Art.
La data di chiusura si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto o ricevuto. L’annotazione nel repertorio è a cura del responsabile del procedimento. l'indice di classificazione completo (titolo. a loro volta numerati progressivamente all'interno del fascicolo (se sottofascicolo) o del sottofascicolo (se inserito). Nell'indice di classificazione deve essere indicata anche l'eventuale presenza di sottofascicoli o inserti. La formazione. tenuto conto della loro complessità documentaria e delle esigenze di funzionalità del servizio d’archivio. Il fascicolo viene chiuso all’esaurimento dell’affare o al termine del procedimento amministrativo. la gestione e la conservazione dei fascicoli degli allievi e del personale contenenti gli originali dei documenti potranno essere realizzati presso le strutture competenti. b. al trattamento economico previdenziale ed assistenziale del personale in servizio alla Scuola. in ordine alfabetico per cognome e nome. 5. se assente. c. 4. trasferimento o decadenza. 3. Art. procedimenti amministrativi. Fascicoli degli allievi: per ogni allievo deve essere istruito un fascicolo nominativo da aprirsi all’atto dell’immatricolazione. classe sottoclasse e numero del fascicolo). 56.. La durata del fascicolo è stabilita dal responsabile dell’UO sulla base della natura dell’affare o del procedimento amministrativo trattato. Il repertorio dei fascicoli ha cadenza annuale. Repertorio dei fascicoli 1.Tre sono le tipologie di fascicoli previste: a. al fine di assicurare una corretta ed efficace tenuta. I fascicoli degli allievi e del personale costituiscono due distinte serie archivistiche. oltre che l'oggetto dell'affare o del procedimento amministrativo. Fascicoli del personale: per ogni dipendente è istruito un apposito fascicolo nominativo. cioè inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. Per repertorio dei fascicoli si intende l'elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all'interno di ciascuna classe e riportante. personale. Il fascicolo contiene gli atti relativi allo status giuridico.
Capo VI La conservazione dei documenti 19
. allievi. che vanno archiviate in ordine di matricola o. 1 Fascicoli dei procedimenti: i fascicoli relativi ai procedimenti amministrativi sono istruiti nella più stretta osservanza del Titolario di classificazione. Il fascicolo viene chiuso nel momento in cui termina il rapporto di lavoro. 2. Il fascicolo contiene gli atti relativi allo status ed al curriculum didattico di ciascun allievo. Il fascicolo viene chiuso alla conclusione degli studi per cessazione. il quale viene aperto al momento dell’assunzione o riaperto nel caso di ripristino del rapporto di lavoro.
n. Il responsabile dell’UO è tenuto alla corretta conservazione e custodia dei documenti relativi ai fascicoli degli allievi e del personale competenti di cui all’art. La conservazione sostitutiva 1. 3. integrato con il titolario di classificazione. Il responsabile della conservazione digitale procede a: 20
. Il responsabile del Servizio di protocollo. 445 e successive modificazioni e integrazioni). Art. predispone un elenco di consistenza. sulla base del Massimario di selezione. in sintonia con il piano generale di sicurezza e con le linee guida tracciate dal responsabile del Servizio di protocollo. tramite le funzioni del sistema informatico e sulla base di quanto previsto dal manuale operativo dello stesso. contenente i criteri di organizzazione dell’archivio. del DPR 28 dicembre 2000. Si viene così attuando il piano di conservazione dell’archivio ovvero. Il responsabile del Servizio di protocollo può predisporre un procedimento parallelo e autonomo per lo scarto dei documenti analogici/cartacei dei quali si è effettuata la riproduzione sostitutiva. che consentono registrazioni non modificabili nel tempo. a rimuovere i documenti informatici dagli archivi o supporti di conservazione e memorizzazione. Scarto d'archivio 1.Art. Periodicamente e comunque prima del passaggio dei fascicoli alla sezione separata d'archivio devono essere effettuate le operazioni di scarto. in base alle procedure stabilite dalla legge. per una corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile. Un esemplare del repertorio dei fascicoli deve essere consegnato una volta all’anno dal responsabile dell’UO al responsabile del Servizio di protocollo. dopo aver ricevuto il materiale ed averne verificata la congruità. Per l’archiviazione ottica dei documenti sono utilizzati i supporti di memorizzazione digitale ………. per poi procedere. 2. Prima di effettuare il trasferimento dei documenti dall’archivio di deposito a quello storico il responsabile del Servizio di protocollo. sulla base del Massimario di selezione e dei tempi di conservazione dei documenti in esso stabiliti. Gli elenchi dei documenti selezionati devono essere inviati per il nulla osta alla Soprintendenza archivistica per la Toscana. 3. 2. 59. il piano. 58. effettua la selezione dei documenti da inviare allo scarto. 55 punto 5. Il responsabile della conservazione sostitutiva dei documenti fornisce le disposizioni. nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali (art. Conservazione e custodia dei documenti 1. di selezione periodica e conservazione permanente dei documenti. Art. comma 1. 2. I fascicoli degli allievi e del personale devono essere trasferiti all’archivio di deposito l’anno successivo alla data di cessazione della carriera formativa per gli allievi e di cessazione del servizio per il personale. alla distruzione fisica dei documenti cartacei e provvedere. coadiuvato da una commissione interna alla Scuola. 68. previo nulla osta della Soprintendenza archivistica. 57.
. hanno autorizzazioni di accesso differenziate in base alle tipologie di operazioni stabilite dall’ufficio di appartenenza. nonché del contesto di produzione. Con l’entrata in vigore del presente manuale tutti i protocolli interni. 3. non è applicabile ai documenti prodotti prima dell’entrata in vigore del presente regolamento. Accessi al sistema Il controllo degli accessi è il processo che garantisce l’utilizzo degli oggetti e dei servizi del sistema informatico di protocollo esclusivamente secondo modalità prestabilite. cessano. Il Titolario di classificazione. Centro di Elaborazione dell’Informazione e del Calcolo (CEIC) e Biblioteca ed Archivi. c) definire i contenuti dei supporti di memorizzazione e delle copie di sicurezza.
Capo VII Norme finali Art. si doteranno di uno specifico regolamento per la gestione. utente ordinario.a) adottare le misure necessarie per garantire la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione digitale e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione. Le restanti AOO al momento individuate. esecutori). Gli utenti del Servizio di protocollo. La conservazione deve garantire il mantenimento. Art. Disposizioni finali 1. operatori di protocollo. in base alle rispettive competenze (responsabili. o particolari forme di registrazione.. 60. b. con cadenza non superiore ai cinque anni. l’effettiva leggibilità dei documenti conservati provvedendo. diversi da questo. b) assicurare il pieno recupero e la riutilizzazione delle informazioni acquisite con le versioni precedenti in caso di aggiornamento del sistema di conservazione. d) verificare periodicamente. la tenuta e tutela dei propri documenti amministrativi e di relativo Massimario di selezione entro sei mesi dall’entrata in vigore del presente manuale. 4. se necessario. 4. con particolare riferimento ai dati di classificazione e fascicolazione e all’indicazione delle Unità Organizzative e a tutti i dati ritenuti necessari alla corretta individuazione del documento. contenuto in allegato. 2. 61. Su questo aspetto si applicano in ogni caso. al riversamento del contenuto dei supporti. Il presente manuale entrerà in vigore in data ……. le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali. delle sue relazioni e all’affidabilità del sistema documentario. che diventa così protocollo unico della Amministrazione Centrale. c. utilizzando gli strumenti tecnologici. l’integrità e l’identificazione univoca dei documenti. amministratore. per l’archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali. I tipi di accessi attualmente previsti sono: a.
si farà riferimento alla normativa vigente in materia.
. adottando comportamenti ispirati ai principi del buon andamento. Il presente manuale potrà essere integrato e modificato con provvedimento del Direttore Amministrativo. dell’efficacia e dell’efficienza dell’attività amministrativa. Per quanto non espressamente previsto dal presente regolamento. 6.5.
Segreteria Particolare della Direzione Segreteria Generale Organizzativa Segreteria per la Ricerca
.NN.Allegato n. 1
DIVA DRF DRT DRU EDIZ GAB SCA SCL SCS SPD SGO SRIC
Divisione Allievi Divisione Sviluppo e Gestione delle Risorse Finanziarie Divisione Sviluppo e Gestione delle Risorse Tecniche Divisione Sviluppo e Gestione delle Risorse Umane Centro Edizioni della Normale Ufficio di Gabinetto Segreteria Amministrativa dei Centri Autonomi Segreteria della Classe accademica di Lettere e Filosofia Segreteria della Classe accademica di Scienze MM.FF.
richiesta rilascio certificati di servizio tecnico amministrativo. Cedolini stipendi. con o senza lettera di trasmissione. p. comunicazione trasferimento sede legale. c. incarico missioni del personale. avviso di vacanza posti personale tecnico – amministrativo presso altri atenei (art 46 CCNL) – vanno pubblicati nell’Albo.R. f. modello CUD. comunicazione da parte di enti di bandi di concorso: g. estratti conti bancari. o.Allegato n. r.I. certificati situazioni contributive personale strutturato e non strutturato. richieste permesso orario del personale tecnico amministrativo e rilevati con sistemi informatici. corrispondenza di spedizione e modelli. certificati di servizio personale tecnico amministrativo. riepilogo delle presenze. v. certificazioni allievi. g. bandi di altri atenei di selezione per assegni e collaborazione di attività di ricerca: d.U.. richiesta rilascio certificati di servizio personale docente di ruolo e non ri ruolo. k. q. certificati di servizio personale docente di ruolo e non di ruolo.. C. offerte – preventivi di terzi non richiesti e non inerenti a gare. richiesta rilascio certificazioni studenti. 730. m. lettera accompagnatoria di fatture. etc. comunicati stampa ministeriali. richieste di accreditamento ai sistemi informatici. b. comunicazione cambio banca fornitori. richieste conferma di autocertificazione. s. l. certificati medici.
In partenza: a. c. n. 2 DOCUMENTI NON SOGGETTI A REGISTRO DI PROTOCOLLAZIONE In arrivo: a. u. giustificativi di assenza del personale se rilevati con sistemi informatici. e. tranne quelli relativi a carte di credito. rimborso piccole spese. richieste ferie. i. Avvisi di pagamenti – comunicazioni di bonifici bancari. b. d. f.
. mod. t. h. j. e.
scadenzario. m. t. stato e tempi parziali delle procedure del procedimento amministrativo. indicazione del livello di sicurezza se diverso da quello standard applicato dal sistema di protocollazione. data di chiusura del fascicolo. mezzo di ricezione/spedizione (ordinaria. p. termine di conclusione del procedimento amministrativo o di lavorazione del documento. tipo di documento. b. corriere. s. identificativo del fascicolo e/o del documento. riferimenti agli allegati su supporto informatico. tipologia del documento con l’indicazione dei termini di conservazione e di scarto. n. k. i. identificativo del responsabile procedimento amministrativo. data di istruzione del fascicolo.
Ora e minuto di registrazione.). j. e. v. repertorio dei fascicoli. raccomandata con ricevuta di ritorno. ecc. r. fascicolazione. c. h. collegamento a documenti precedenti e susseguenti. o. f. numero dell’inserto. u. espressa. l. 3 TIPOLOGIA DEGLI ELEMENTI ACCESSORI DEL PROTOCOLLO
a. numero del sottofascicolo. q. numero del fascicolo. luogo di provenienza o di destinazione del documento.
. telefax.Allegato n. d. g. nominativo dei destinatari delle copie per conoscenza.
Archivio Di Deposito e SelezioneCome Impostare Uan Pastorale Dei Nuovi Stili Di VitaProposta Firenze 2015Corso Seminario GPIIMessaggio Giornata Nazionale Del Creato 2016Civitas 1 0701_BecchettiScheda_RossiPinelli_v2i_luoghidelcontemporaneo2012.pdfSchedatura Charles La Motte - Saggio Sulla Poesia e La Pittura Rev2Schedatura Architettura Del Settecento_rev2Scheda_RossiPinelli_v1L'Invenzione Della Libertà Starobinski_rev2Intervento Sapeva OmeroGuida_fotografica_alla_flora_di_Campo_Felice.pdfErbario Flora Spontanea Dell Emilia-RomagnaBotanica - 1_La cellula vegetale.pdfBotanica - 3_Plastidibotanica - 2.pdfBotanica - 2_Parete CellulareBotanica - 4- Parete cellulare.pdfBotanica - 5 - TessutiBotanica - 6_Radice.pdfBotanica - 6_RadiceBotanica - 7_Germoglio
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