Source: https://www.riigiteataja.ee/akt/130122011062
Timestamp: 2019-04-18 18:49:52+00:00
Document Index: 2661231

Matched Legal Cases: ['§ 41', '§ 7', '§ 15', '§ 41', '§ 46', '§ 47', '§ 543', '§ 544', '§ 545', '§ 43', '§ 58', '§ 6', '§ 41', '§ 7', '§ 61', '§ 15', '§ 41', '§ 46', '§ 47', '§ 49', '§ 52', '§ 543', '§ 544', '§ 545']

2 Asutuse asjaajamisele ja dokumendihaldusele esitatavad nõuded
§ 41 Asutuse dokumentide loetelu
3 Digitaalallkirja ja digitaalse templi kasutamise ning autentimise üldtingimused
§ 7 Digitaalallkirja ja digitaalse templi kasutamine
§ 15 Dokumendi kuupäeva ja kellaaja märkimine
4 DOKUMENDI MENETLEMINE JA HOIDMINE
§ 41 Digitaaldokumentide allkirjastamine ja digitaalse templiga kinnitamine
4 Dokumentide hoidmine
§ 46 Lahendatud paberdokumentide hoidmine
§ 47 Lahendatud digitaaldokumentide hoidmine
§ 543 Nõuded digitaaldokumentide koostamisele
§ 544 Enne 1. jaanuari 2012. a määruse rakendamiseks kehtestatud korrad ja antud juhised
§ 545 Teabe avaldamine asutuse veebilehel dokumentides sisalduvate isikuandmete töötlemise kohta
RT I, 30.12.2011, 62
04.11.2010 RT I, 10.11.2010, 2 13.11.2010
29.12.2011 RT I, 30.12.2011, 60 02.01.2012
Määrus kehtestatakse „Digitaalallkirja seaduse” § 43 lõike 2, „Avaliku teabe seaduse” § 58 lõike 1 ja „Arhiiviseaduse” § 6 lõike 2 alusel.
[RT I, 30.12.2011, 60 - jõust. 02.01.2012]
6) asjaajamise üleandmist ametiisiku, teenistuja (edaspidi ametnik) või töötaja teenistusest või töölt vabastamise, teenistussuhte või töösuhte peatumise või asutuse töökorralduse muutmise korral.
[RT I, 10.11.2010, 2 - jõust. 13.11.2010]
2. jagu Asutuse asjaajamisele ja dokumendihaldusele esitatavad nõuded
(2) Asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates aktides määratakse järgmisi asjaajamistoiminguid korraldavad struktuuriüksused või ameti- või töökohad:
(3) Valitsusasutuses määratakse kindlaks isik, kes korraldab dokumentide avalikustamist ja neis sisalduvate isikuandmete kaitset.
(4) Asutus avaldab oma veebilehel kasutajasõbraliku teabe dokumentides sisalduvate isikuandmete töötlemise kohta asutuses, mis hõlmab muu hulgas teavet:
12) dokumentide hoidmise ja hävitamise kord kooskõlas Vabariigi Valitsuse 29. detsembri 1998. a määrusega nr 308 kinnitatud „Arhiivieeskirjaga”;
13) ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise, teenistus- või töösuhte peatumise või asutuse töökorralduse muutmise korral asjaajamise üleandmise kord;
§ 41. Asutuse dokumentide loetelu
Asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide haldamiseks dokumentide loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi.
[Kehtetu - RT I, 10.11.2010, 2 - jõust. 13.11.2010]
6) dokumentide koostamise ja säilimise selliselt, et oleks tagatud dokumentide autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus nende eraldamiseni hävitamiseks või arhiivi üleandmiseks;
(21) Dokumendivahetuskeskuse haldamise ja arendamise tagab Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium.
(3) Dokumendivahetuskeskuse kaudu vahetatavate digitaaldokumentide loomisel kasutatakse ühtlustatud andmekirjeldusi, WorldWide Web Consortium’i (W3C) soovitustele vastavat laiendatavat märgistuskeelt (Extensible Markup Language, edaspidi XML) ning arvestatakse Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi juhistega dokumendiliigi XML andmekirjelduse koostamise, dokumendi elementide ja metaandmete kohta. XML-põhised dokumendiliikide andmekirjeldused kooskõlastatakse Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi, Rahvusarhiivi ja Riigi Infosüsteemi Ametiga ning avaldatakse riigi infosüsteemi haldussüsteemis paiknevas XML varamus.
3. jagu Digitaalallkirja ja digitaalse templi kasutamise ning autentimise üldtingimused
§ 7. Digitaalallkirja ja digitaalse templi kasutamine
Ametikohajärgsete ülesannete täitmiseks vajalike dokumentide allkirjastamisel digitaalallkirjaga või kinnitamisel digitaalse templiga võib kasutada isikutunnistusele kantud digitaalset allkirjastamist võimaldavat sertifikaati või muud „Digitaalallkirja seaduse” nõuetele vastavat sertifikaati.
(3) Kui paberkandjal allkirjastatud dokument sisestatakse dokumendihaldussüsteemi või kui dokumendihaldussüsteemis loodud dokument allkirjastatakse paberkandjal, vastutab dokumendi sisestaja või looja digitaalse teksti ja paberkandjal allkirjastatud dokumendi sisu samasuse eest.
(7) Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, tagatakse nende sisu samasus.
(71) Arhiiviväärtusega digitaaldokumentide koostamisel kasutatakse vorminguid, mis vastavad digitaalarhivaalide arhiivi üleandmise nõuetele.
(72) Lõikes 71 sätestatud nõuet rakendatakse ka üle 10-aastase säilitustähtajaga digitaaldokumentidele, mis ei oma arhiiviväärtust.
(73) Lõigetes 71 ja 72 nimetatud digitaaldokumentide menetlemise tagamiseks võib neist moodustada ka muus vormingus koopiaid.
(8) [Kehtetu - RT I 2007, 54, 365 - jõust. 14.10.2007]
(9) [Kehtetu - RT I 2007, 54, 365 - jõust. 14.10.2007]
(41) Dokumendi elementide koosseis lähtub vastava dokumendiliigi andmekirjeldusest, kui see on koostatud ja kooskõlastatud vastavalt § 61 lõikele 3.
§ 15. Dokumendi kuupäeva ja kellaaja märkimine
(1) Dokumendi kuupäev ja kellaaeg märgitakse vastavalt standardile EVS 8 „Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas”.
(31) Kui dokumenti ei allkirjastata, on selle kuupäevaks registreerimise kuupäev.
(7) Digitaalselt allkirjastatud või digitaalse templiga kinnitatud dokumentide puhul võib dokumendi kuupäevaks ja kellaajaks olla dokumendile antud digitaalallkirjas või digitaalses templis sisalduvad kuupäev ja kellaaeg.
(71) Dokumendi kuupäeva ja kellaaja märkimise täpsem kord sätestatakse asutuse asjaajamiskorras või muudes sisemist töökorraldust reguleerivates aktides.
(3) Dokumendiregister võib koosneda allregistritest.
(2) [Kehtetu - RT I 2007, 54, 365 - jõust. 14.10.2007]
(3) Asutused võivad pidada ühist dokumendiregistrit.
(3) Juhul kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirangud, peab register sisaldama andmeid juurdepääsupiirangu aluse ja tähtaja kohta.
(2) Saabunud paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse saabumismärge, mis peab sisaldama vähemalt asutuse nime, saabumise kuupäeva ja viita.
(2) Kui dokumendil on märge „KIIRE”, siis dokument registreeritakse ja edastatakse läbivaatamiseks viivitamata.
4. peatükk DOKUMENDI MENETLEMINE JA HOIDMINE
(5) Asutus sätestab oma asjaajamiskorras või muudes sisemist töökorraldust reguleerivates aktides dokumentide ärakirjade ametliku kinnitamise pädevust omavad ametnikud või töötajad, selle viisid ja korra.
§ 41. Digitaaldokumentide allkirjastamine ja digitaalse templiga kinnitamine
Asutusesiseses asjaajamises kasutatakse digitaalallkirja ja digitaalset templit vastavalt asutuse asjaajamiskorrale või muudele asutuse sisemist töökorraldust reguleerivatele aktidele.
(3) Kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide kohaselt eraldi dokumendi koostamist, teeb täitja dokumendiregistrisse ja paberdokumendi puhul vajaduse korral ka dokumendile täitmismärke, näidates, kuidas, millal ja kes asja lahendas.
4. jagu Dokumentide hoidmine
(1) [Kehtetu - RT I, 30.12.2011, 60 - jõust. 02.01.2012]
(2) Dokumente, millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse, hävitatakse või antakse avalikku arhiivi üle kooskõlas „Arhiivieeskirjaga”.
§ 46. Lahendatud paberdokumentide hoidmine
§ 47. Lahendatud digitaaldokumentide hoidmine
(1) Lahendatud digitaaldokumente hoitakse andmekandjal ja vormingus, mis tagavad nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul.
(11) Riigiasutused võivad anda üle 10-aastase säilitustähtajaga digitaaldokumendid, mis arhiiviväärtust ei oma, säilitamiseks Rahvusarhiivi. Nimetatud digitaaldokumentide Rahvusarhiivi üleandmise ja Rahvusarhiivis säilitamisega seotud kulud katab dokumente üleandev asutus haridus- ja teadusministri kehtestatud kulunormide alusel. Rahvusarhiiv tagab üleandnud asutusele nimetatud digitaaldokumentidele juurdepääsu.
(2) [Kehtetu - RT I, 10.11.2010, 2 - jõust. 13.11.2010]
(3) [Kehtetu - RT I, 10.11.2010, 2 - jõust. 13.11.2010]
(4) [Kehtetu - RT I, 10.11.2010, 2 - jõust. 13.11.2010]
(5) [Kehtetu - RT I, 30.12.2011, 60 - jõust. 02.01.2012]
(6) [Kehtetu - RT I 2007, 54, 365 - jõust. 14.10.2007]
(2) Asutus on kohustatud tagama asjaajamise järjepidevuse ning asjaajamise korrektse üleandmise ametniku või töötaja teenistus- või töökohalt vabastamise, teenistus- või töösuhte peatumise või asutuse töökorralduse muutmise korral.
§ 49.- § 52.[Kehtetu - RT I, 10.11.2010, 2 - jõust. 13.11.2010]
(1) Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium kavandab ja koordineerib asjaajamise arengut ja elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekut avalikus sektoris ning annab dokumendihalduse alaseid juhiseid.
(11) Lõikes 1 sätestatud ülesannete täitmiseks tegutseb Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi juures dokumendihaldusnõukogu, mille koosseisu kuuluvad ministeeriumide ja Riigikantselei dokumendihaldusjuhid, Rahvusarhiivi esindaja ning vajaduse korral teised majandus- ja kommunikatsiooniministri nimetatud isikud.
§ 543. Nõuded digitaaldokumentide koostamisele
Paragrahvi 10 lõigetes 71 ja 72 sätestatud nõudeid digitaaldokumentide koostamisele rakendatakse hiljemalt 1. jaanuarist 2013. a.
§ 544. Enne 1. jaanuari 2012. a määruse rakendamiseks kehtestatud korrad ja antud juhised
(1) Paragrahvi 47 lõike 11 alusel riigisekretäri kehtestatud kulunormid kehtivad seni, kuni haridus- ja teadusminister kehtestab uued kulunormid.
(2) Paragrahvi 542 lõike 1 alusel antud Riigikantselei juhiseid järgitakse seni, kuni Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium annab uued juhised.
§ 545. Teabe avaldamine asutuse veebilehel dokumentides sisalduvate isikuandmete töötlemise kohta
Paragrahvi 3 lõike 4 alusel avaldab asutus oma veebilehel teavet dokumentides sisalduvate isikuandmete töötlemise kohta asutuses hiljemalt 1. juulist 2012. a.