Source: http://operacji.org/podrcznik-programu-ang-programme-manual-v2.html?page=6
Timestamp: 2019-04-22 09:03:17+00:00
Document Index: 62934728

Matched Legal Cases: ['Art. 56', 'Art. 54', 'Art. 56', 'Art.7', 'art. 90', 'art. 90']

Koszty przygotowawcze - Podręcznik programu ang. Programme Manual
Koszty związane z realizacja projektu
Koszty związane z zamykaniem projektu
Data rozpoczęcia i zakończenia projektu.
TWORZENIE PROJEKTU ORAZ WNIOSKOWANIE
Koszty przygotowawcze muszą być bezpośrednio i w sposób możliwy do udowodnienia związane z rozwojem projektu oraz opisane we wniosku o dofinansowanie. Mogą one obejmować np. spotkania z Partnerami, udziały w działaniach informacyjnych organizowanych przez WST i Punkty Kontaktowe oraz z Przygotowaniem Wniosku o Dofinansowanie przez ekspertów zewnętrznych. A zatem działania, które są związane z tymi kosztami są przeprowadzane zanim wniosek o dofinansowanie zostanie zatwierdzony. Jednakże, w wyjątkowych przypadkach, płatność kosztów przygotowawczych może mieć miejsce w późniejszym terminie (np. opłacenie zewnętrznych konsultantów biorących udział w przygotowywaniu wniosku o dofinansowanie dla Partnera Wiodącego).
Tylko następujące koszty przygotowawcze mogą być kwalifikowalne:
dla projektów, które zostały zatwierdzone przez Komitet Sterujący;
jeśli zostały wydzielone we wniosku o dofinansowanie jako oddzielny komponent, Komponent 0 „Przygotowanie”;
jeśli zostały opłacone w okresie 12 miesięcy przed datą oficjalnego zamknięcia ogłoszenia o naborze projektów, do którego wniosek o dofinansowanie został złożony i raportowany do końca pierwszego okresu raportowania dla projektu.
Program Południowego Bałtyku utworzył górny pułap dla kosztów przygotowawczych. Nie mogą one przekraczać 60 000 EUR i 5 % ogólnego kwalifikowalnego budżetu projektu. Koszty przygotowawcze mogą być rozpatrywane i przedstawiane do refundacji tylko w trzech przedstawionych poniżej liniach budżetowych:
Linia budżetowa 1: Personel
Linia budżetowa 2: Podróż i zakwaterowanie
Linia budżetowa 5: Ekspertyzy zewnętrzne oraz usługi.
Koszty związane z realizacją są kosztami dotyczącymi działań, które są częścią Komponentów od 1 do 5 projektu. Realizacja działań i płatność związana z tymi kosztami musi mieć miejsce pomiędzy datami rozpoczęcia i zakończenia okresu realizacji, które zostały podane w Subsidy Contract (patrz podrozdział „data rozpoczęcia i zakończenia projektu’ poniżej). Jedynym wyjątkiem w opisanej powyżej zasadzie dotyczącej kosztów realizacji, są koszty pochodnych, które dotyczą części pensji pracowników zatrudnionych przy realizacji projektu, np. koszty: zaliczki na podatek dochodowy, ubezpieczenia społecznego (ZUS – fundusz zdrowotny, fundusz społeczny, fundusz pracy), składek emerytalnych. Te pochodne od płac bardzo często płacone są przez instytucje w terminie późniejszym niż wypłacana jest pracownikom rzeczywista płaca. Jeśli zajdzie sytuacja, że płaca zostanie wypłacona pracownikom w okresie realizacji projektu, a pochodne od tej płacy zostały opłacone przez jednostkę po dacie zakończenie realizacji projektu (lecz nie później niż w ciągu 70 dni kalendarzowych od zakończenia realizacji projektu), to koszty te jako, dotyczące płacy kwalifikowalnej są uznawane za koszty kwalifikowanle. Koszty związane ze wszystkimi pięcioma liniami budżetowymi mogą być rozpatrywane jako koszty kwalifikowalne związane z realizacją projektu.
Podczas realizacji projektu, projekt musi być realizowany zgodnie z „rzeczowym i finansowym harmonogramem” zapisanym we Wniosku o Dofinansowanie. Określa to szacunkowe wydatkowanie w poszczególnych okresach raportowania w projekcie. Kwoty te zostały zabezpieczone w Programie Południowego Bałtyku dla realizacji projektu w poszczególnych okresach. Jednakże, jeśli projekt nie wyda tej puli pieniędzy (tzw ang. „underspending” – niewykorzystanie środków uprzednio zaplanowanych), istnieje ryzyko, ze fundusze nie będą dalej dostępne z powodu zasady n+2/n+3 (tzw. Ang. „Decommitment”, patrz również rozdział 6.13 „Dekomitment”.
Koszty związane z zamykaniem projektu mogą pojawić się nawet po dacie zakończenia projektu w okresie aż do złożenia raportu do WST. Obejmują wydatki, które zostały poniesione na przygotowanie i Kontrolę Pierwszego Stopnia Końcowego Raportu z Postępu Projektu. Jednakże tylko koszty poniesione w Komponencie 1 „Koordynacja i zarządzanie”, mogą być rozważane jako kwalifikowalne w okresie zamykania projektu po zakończeniu okresu realizacji projektu.
Proszę zwrócić uwagę, że zakaz wypłacania zaliczki dla zewnętrznych dostawców jest zawieszony dla zarządzania projektem przez zewnętrznych dostawców oraz Kontrolerów Pierwszego Stopnia na etapie zamykania projektu, tak długo jak na to pozwolą krajowe uregulowania (patrz również rozdział 6.2 „Linie budżetowe”, Linia budżetowa 5 „Zewnętrzne ekspertyzy i usługi”).
Data rozpoczęcia wdrażania projektu wskazuje oficjalne rozpoczęcie realizacji oraz datę od której koszty realizacji projektu są kwalifikowalne.. We Wniosku o Dofinansowanie musi być określona orientacyjna data rozpoczęcia jak również czas trwania okresu realizacji projektu. W przypadku zatwierdzenia projektu, podczas procesu klaryfikacji projekt zostanie poproszony o podanie dokładnej daty rozpoczęcia jego realizacji. W związku z powyższym data zakończenia zostanie skalkulowana na podstawie czasu trwania projektu określonego we Wniosku o Dofinansowanie, który nie może być zmieniany w okresie klaryfikacji. Obie daty będą podane w Umowie o Dofinansowanie.
Partnerzy projektu mogą rozpocząć realizację tematycznych działań już przed zatwierdzeniem przez Komitet Sterujący. Najwcześniejszą możliwą datą rozpoczęcia realizacji projektu jest dzień następny po dniu, w którym Wniosek o Dofinansowanie został zarejestrowany w WST. Najpóźniejszą datą rozpoczęcia realizacji projektu są trzy miesiące po posiedzeniu Komitetu Sterującego, na którym projekt został zatwierdzony. Należy mieć na uwadze, że w przypadku rozpoczęcia realizacji projektu przed datą zatwierdzenia projektu przez Komitet Sterujący, aby koszty poniesione przed datą zatwierdzenia przez Komitet Sterujący były kwalifikowalne, data rozpoczęcia realizacji projektu wpisana w projekcie i umieszczona w Umowie o dofinansowanie, muszą być datą, kiedy działania w projekcie zostały ogłoszone.
Jednakże należy pamiętać o tym, że wydatki w projekcie będą kwalifikowalne tylko wtedy, gdy zostało zatwierdzone dofinansowanie projektu przez Komitet Sterujący Programu Południowy Bałtyk i została podpisana Umowa o Dofinansowanie z Instytucją Zarządzajacą. Partnerzy muszą mieć świadomość, że realizacja projektu przed jego zatwierdzeniem przez Komitet Sterujący oraz przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie jest przeprowadzana na własne ryzyko i odpowiedzialność Partnera w przypadku odrzucenia projektu.
Zgodnie z Art. 56 Rozporządzenia Ogólnego, Program musi zakończyć się do 31 grudnia 2015 r. Dlatego projekty muszą się zakończyć najpóźniej do 31 grudnia 2014, tak aby było wystarczająco dużo czasu na złożenie ostatnich raportów, monitoring z postępu ich realizacji oraz czas dla Instytucji Zarządzającej na zamknięcie Programu.
Zakup towarów i usług jak również zamawianie prac publicznych, poprzez służby publiczne lub inne władze publiczne przeprowadzane jest pod warunkiem przestrzegania zasad krajowych, unijnych oraz międzynarodowych. Zasady te mogą być również zastosowane do spółek, stowarzyszeń, fundacji itp. w przypadku zaistnienia określonych przesłanek (np. kiedy działanie jest finansowane ze środków publicznych lub europejskich funduszy).
W zasadzie celem stosowania zasad zamówień publicznych jest zapewnienie oraz zabezpieczenie zrozumiałych i klarownych warunków dotyczących wspólnego rynku oraz powinno być stosowane przez partnerów projektu przy zamawianiu usług, prac oraz dostaw. Stosowane zasady różnią się w zależności od rodzaju towarów i/lub usług, które zostały zakupione oraz od wartości zakupu. Jednakże nawet jeśli wartość zakupu nie przekracza specyficznych progów, kupujący musi brać pod uwagę ogólne zasady Traktatu WE oraz zapewnić właściwe, zrozumiałe oraz równe traktowanie podczas przeprowadzania zakupów towarów /lub usług.
Dlatego zaleca się aby Partnerzy otrzymali trzy wyceny/ceny przy zakupie towarów i usług podwykonawców, nawet jeśli wartość oferty jest poniżej wartości progowej. Co więcej wybór powinien być wyjaśniony w odrębnych dokumentach, szczególnie jeśli nie zostały uzyskane trzy wyceny/ceny.
Dokładne informacje o konkurencji w UE oraz dotyczące zasad zamówień publicznych są dostępne na stronie internetowej DG Rynku Wewnętrznego:
http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/rules/current/index_en.htm oraz http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/rules/older/index_en.htm
w zakładce „Wytyczne (Guidelines)” gdzie prezentowane są przewodniki dotyczące wspólnotowych zasad sporządzania umów na dostawy publiczne, zamówienia publiczne dotyczące usług oraz prac publicznych.
Na poziomie państw członkowskich biorących udział w Programie Południowy Bałtyk zasady dotyczące zamówień publicznych mogą być różne i obowiązywać dla danego kraju, szczególnie dotyczy to wysokości kwot zastosowanych w umowie, których wysokość może wymagać zastosowania procedury ogłoszenia przetargu. Należy przestrzegać zasad, które są bardziej rygorystyczne.
Uaktualnione informacje o odpowiednich krajowych uregulowaniach można znaleźć na stronie www.southbaltic.eu (sekcja „How to implement”, „menu item” , „National guidance”)Można również kontaktować się w tych kwestiach z WST, własnym krajowym Punktem Kontaktowym i/lub krajowymi instytucjami zajmującymi się zamówieniami publicznymi w celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji.
Gdziekolwiek jest zaangażowana pomoc z funduszy publicznych, muszą być przestrzegane unijne zasady pomocy publicznej. Pomoc publiczna jest uważana za sprzeczną ze Wspólnym Rynkiem, jeśli wszystkie poniższe kryteria są spełnione:
pomoc jest udzielona od państwa lub z zasobów państwowych (włączając krajowe, regionalne lub lokalne władze, banki publiczne oraz fundacje, prywatne lub publiczne władze międzynarodowe wskazane przez państwo, itp.);
pomoc jest wybiórcza, tj ułatwia rozwój określonych przedsiębiorców lub pewnych produktów;
daje ekonomiczne korzyści, tj. udzielona pomoc powoduje ekonomiczną przewagę, której nie można byłoby uzyskać w normalnych okolicznościach;
wypacza lub stwarza potencjalną możliwość wypaczenia zasad konkurencyjności i handlu wewnętrznego w Unii Europejskiej.
Generalną zasadą udzielania wsparcia w Programie Południowy Bałtyk jest nie tworzenie możliwości udzielania pomocy publicznej. Jednakże jakakolwiek pomoc publiczna powinna być udzielona w zgodzie z zasadą de minimis lub przepisami wyłączeń blokowych lub innymi przepisami dotyczącymi wyłączeń lub notyfikowanych do KE zgodnie z zasadami dotyczącymi notyfikacji (zawiadamiania).
Zgodnie z zasadą de minimis, aby partner projektu mógł otrzymać pomoc w formie dotacji z Programu PB musi udowodnić, że nie otrzymał pomocy publicznej ogólnie wyższej niż 200 000 EUR w okresie ponad trzech lat (okres trzech lat podatkowych, tj. w roku, w którym partner ubiega się o dofinansowanie oraz w ciągu dwóch lat poprzedzających ten rok) oraz
w przypadku sektora transportu drogowego więcej niż 100 000 EUR.
Partner ubiegający się o pomoc de-minimis, jest zobowiązany do przedłożenia Wniosku
o dofinansowanie (Application Form) wraz z następującymi dokumentami:
kopią (kopiami) certyfikatu/ów poświadczającymi uzyskanie pomocy de-minimis
ze strony państwa a wydanymi przez instytucje przyznające tę pomoc lub
deklaracją o kwocie pomocy de-minimis otrzymaną od państwa,
deklaracją o niuzyskaniu pomocy de-minimis od państwa.
Wszystkie powyżej wymienione dokumenty muszą być wystawione dla roku, w którym Partner wnioskuje o pomoc oraz dla dwóch lat poprzedzających ten rok
W przypadku kiedy Komitet Sterujący zatwierdzi Wniosek o dofinansowanie, z którego wynika, że dotyczy go pomoc de-minimis, Partnerzy są zobowiązani złożyć do WST oraz IZ, uaktualnione informacje dotyczące możliwości uzyskania pomocy de-minimis lub pomocy przyznanej mu przez państwo po złożeniu Wniosku o dofinansowanie. Odnośne dokumenty zostaną przedstawione przed podpisaniem umowy o dofinansowanie (ang. subsidy contract) lub aneksu do umowy o dofinansowanie i będą ważne w dniu podpisania umowy
o dofinansowanie lub aneksu do umowy o dofinansowanie. Uzyskana informacja jest podstawa do zweryfikowania kwoty pomocy de-minimis przyznanej w okresie trzech lat.
Więcej informacji o prawodawstwie unijnym w obszarze pomocy publicznej można uzyskać z „Vademecum przepisów wspólnotowych dotyczących pomocy publicznej (ang. The Vademecum on Community Rules on State Aid)”, która daje zwięzły przegląd podstawowych zasad UE dotyczących pomocy publicznej. Ostateczna wersja Vademecum jest dostępna na stronie DG Competition:
http://ec.europa.eu/ competition/state_aid/overview/index_en. html .
Konsultacji udzielają również instytucje krajowe, WST oraz krajowe Punkty Kontaktowe, gdzie można uzyskać więcej szczegółowych informacji o zasadach i ograniczeniach dotyczących pomocy publicznej.
Podwójne finansowanie
Wydatki, które już były wspierane z innych funduszy UE są niekwalifikowalne w ramach Programu. W przypadku współfinansowania z innych międzynarodowych, krajowych lub regionalnych źródeł koszty mogą być rozważane jako kwalifikowalne tylko w przypadku, gdy powyżej wspomniana dotacja nie przekracza krajowego współfinansowania przydzielonego dla tych wydatków (zależne od Państwa Członkowskiego, w którym partner jest zlokalizowany: 25% dla Danii i Szwecji oraz 15% dla Niemiec, Litwy oraz Polski).
Zgodnie z Art. 54 (3) oraz (5) Rozporządzenia Ogólnego projekt może otrzymać fundusze tylko z jednego programu operacyjnego w danym czasie.
W odniesieniu do powyższych zasad, na podstawie rozporządzeń KE oraz zapisów w Programie, następujące wydatki są uważane za niekwalifikowalne do współfinansowania z funduszu Programu Południowy Bałtyk:
VAT (podatek od towarów i usług) oraz inne podatki i opłaty jeśli są one prawnie możliwe do odzyskania / zwrotu;
wszystkie wydatki poniesione poza okresem kwalifikowalności projektu, koszty opłacone przed datą oficjalnego rozpoczęcia projektu (z wyjątkiem kosztów przygotowawczych);
wydatki, które zostały już opłacone z nie unijnych europejskich, międzynarodowych lub krajowych grantów w kwocie, która przekracza współfinansowanie krajowe;
wydatki, które już zostały wsparte przez fundusze europejskie;
koszty usług powstałe w związku z dzierżawą, najmem, amortyzacją, spadkiem wartości własności nabytych z pomocą rządowych lub unijnych grantów,
koszty personelu związane z pełnieniem statutowych obowiązków instytucji publicznej lub jej codziennego zarządzania, monitoringu lub zadań związanych z kontrolą;
wydatki związane z działalnością o charakterze politycznym (np. kampania wyborcza);
odsetki karne, odsetki od zadłużenia (kredytów i pożyczek), koszty kredytów, odsetki od debetów;
prowizje pobierane w ramach operacji wymiany waluty oraz ujemne różnice kursowe;
koszty związane z likwidacją instytucji beneficjenta;
odszkodowania za utratę biura;
kary finansowe i grzywny oraz wydatki poniesione w związku z procesami sądowymi oraz z realizacją ewentualnych postanowień wydanych przez sąd;
nieściągalne długi.
Regulacje prawne dotyczące kwalifikowalności
Koszty kwalifikowalne opisane w niniejszym podręczniku zostały zdefiniowane na podstawie wykazanych poniżej ogólnych zasad dotyczących współfinansowania wydatków z EFRR, które zapewniają dodatkowe warunki:
Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083 z dnia 11 lipca 2006 roku ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 – Art. 56,
Rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 roku w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego uchylające rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 – Art.7,
Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 roku ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego – Art. od 48 do 53,
Odpowiednie uregulowania oraz wymagania krajowe (jak wskazano w tabeli poniżej).
Ten Podręcznik zawiera ogólny katalog wydatków, które przez państwa członkowskie programu zostały uznane za kwalifikowalne i niekwalifikowane do stosowania dla wszystkich beneficjentów.
W przypadku wystąpienia sprzeczności pomiędzy zasadami kwalifikowalności ustalonymi w Podręczniku Programu a przepisami krajowymi, zastosowanie mają zasady bardziej restrykcyjne.
Krajowe przepisy dotyczące kwalifikowalności
Przpisy krajowe
Prawo dot. administrowania grantami z EFRR i Europejskiego Funduszu Społecznego (Lov nr. 1599 af 20-12-2006 om administration af tilskud fra Den Europaiske Regionalfond og Den Europaiske Socialfond)
https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=27441
Akt prawny dot. odpowiedzialności i kompetencji w sprawach grantów z EFRR i Europejskiego Funduszu Społecznego (Bekendtgorelse nr. 358 af 18-04-2007 om ansvar og kompetencefordeling m.v. i forbindelse med administration af tilskud fra Den Europaiske Regionalfond og Den Europaiske Socialfond)
https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=27539
Akt prawny dot. kwalifikowalności, księgowości, audytu oraz kontroli grantów z EFRR i Europejskiego Funduszu Społecznego (Bekendtgorelse nr. 781 af 28-06-2007 om stotteberettigelse, regnskab, revision, kontrol m.v. i forbindelse med udbetaling af tilskud fra Den Europaiske Regionalfond og den Europaiske Socialfond)
https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=27632
§ 44 kodu budżetowego Mecklenburg-Vorpommern, wł. Aneksy
Prawo zamówień publicznych Mecklenburg-Vorpommern
Wytyczne dot. kwalifikowalności Förderpraxis Mecklenburg-Vorpommern
krajowe zasady kwalifikowalności dla Programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych na Litwie
Krajowy przewodnik kwalifikowalnosci dla Programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych na Litwie
Zasady realizacji Programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej na Litwie
 Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w
ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie
programowania 2007-2013,
http://www.mrr.gov.pl/NR/rdonlyres/EDEA07F0-C219-4E5F-A33ACDD87EDB7175/
40174/wytyczne_kwalifikowalnosc_wersja_22110
7.pdf)
Wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach 2007 - 2013
http://en.southbaltic.eu/index/?id=c203d8a151612acf12457e4d67635a95
SFS 2007:14 “Förordning (2007:14) om förvaltning av EG:strukturfonder”, włacznie ze zmianami w SFS 2009:900“Förordning om ändring i förordningen (2007:14) om förvalting av EG:s strukturfonder
http:/www.riksdagen.se/Webbnav/index.aspx?nid=3911&bet=2007:14
Informacja do svenska stödmottagare i europeiskt territoriellt samarbete (RTS)2007-2013
http:/www.tillvaxtverket.se/huvudmeny/euprogram/omeuprogram/firstlevel
control.4.3c4088c81204cca906180003060.html
Uaktualnione informacje o odpowiednich krajowych uregulowaniach można znaleźć na stronie www.southbaltic.eu (sekcja „How to implement”, „menu item” , „National guidance”)
Księgowanie wydatków w projekcie
Partner Wiodący jest odpowiedzialny za całą dokumentację księgową projektu oraz musi zapewnić dostępność niezbędnej dokumentacji. Dla celów kontroli Partner Wiodący dostarcza następujące informacje dotyczące systemu księgowania:
kto opłaca fakturę/rachunek,
jak faktura/rachunek został opłacony,
kiedy faktura/rachunek został opłacony,
kto weryfikował wydatki,
gdzie przechowywane są niezbędne dokumenty.
Partner Wiodący powinien prowadzić oddzielną księgowość dotyczącą realizacji projektu w sposób zapewniający identyfikację każdej finansowej operacji zrealizowanej na potrzeby projektu. Wydatki poniesione na rzecz projektu powinny być księgowane oddzielnie od innych wydatków ponoszonych przez instytucję partnera.
Partner Wiodący odpowiedzialny jest za przechowywanie przez wszystkich partnerów projektu dokumentacji dotyczącej projektu w miejscu bezpiecznym oraz we właściwy sposób oraz zapewnia, że dokumentacja będzie archiwizowana przynajmniej do 31 grudnia 2020 r.
W rozdziale 11.2 „Audyt (drugi poziom kontroli)” zostały opisane dokumenty, które powinny być udostępniane dla celów audytu i kontroli.
Procedura anulowania wcześniej zarezerwowanych środków
Zasada dotycząca dekommitmentu, (ang. De-commitment (zasada n+3 / n+2)) czyli konieczności rozliczenia zaplanowanych na dany rok środków programowych jest jedną z najważniejszych zasad Programu. Na początku każdego roku Komisja Europejska przydziela określoną kwotę pieniędzy z EFFR dla Programu. Dla przydziałów na lata 2007-2010 kwota EFFR musi być wydana w ciągu trzech lat od roku, którego dotyczy alokacja (n+3, gdzie „n” oznacza rok alokacji). Dla przydziałów na lata 2011-2013 kwota EFFR musi być wydana w ciągu dwóch lat od roku, na który alokacja została przyznana (n+2). Jeśli Program nie zdoła wykorzystać rocznej alokacji w wyznaczonym czasie, nie będzie już możliwości wykorzystania niewykorzystanych środków.
Taka zasada de-commitmentu na poziomie Programu może również w następstwie mieć wpływ na przyznane środki dla już zatwierdzonych projektów. Projekty, które doświadczyły opóźnienia w wydawaniu ich alokacji w odniesieniu do ich finansowego i terminowego harmonogramu, który został opracowany we wniosku o dofinansowanie narażone są na ryzyko zredukowania przyznanego dofinansowania. Dlatego decydujące jest dokładne opracowanie wydatkowania budżetu projektu (patrz również rozdział 6.1 komponowanie i planowanie budżetu projektu) oraz zapewnienie monitorowania finansowego zarządzania, które zabezpiecza właściwy poziom wydatkowania.
W celu spełnienia tych kryteriów Instytucja Zarządzająca może podjąć decyzję o skróceniu terminu raportowania projektów i w szczególnych przypadkach poprosić o doraźne raporty składane częściej (więcej informacji dotyczących raportowania w rozdziale 10. „Monitoring i raportowanie”).
Dzielenie kosztów projektu
W Programie PB możliwe jest podzielenie wspólnych kosztów w projekcie pomiędzy partnerów projektu. Podział kosztów oznacza rozdzielenie określonych kosztów pomiędzy partnerów w sposób zrozumiały i przy zastosowaniu przejrzystej i sprawiedliwej metodologii. Koszty są dzielone pomiędzy co najmniej dwóch partnerów. Wydatki, które mogą być podzielone są zwykle kosztami związanymi z realizacją projektu, obejmującymi całe partnerstwo lub kilku partnerów projektu. Przykładami kosztów wspólnych są: koordynacja lub zarządzanie projektem, strona internetowa lub publikacje projektu, itp.
Procedura dotycząca podziału kosztów powinna najpierw zostać przedyskutowana pomiędzy partnerami oraz ich kontrolerami w celu zapewnienia, że model podziału kosztów jest akceptowany przez wszystkie strony oraz w zgodzie z prawodawstwem krajowym zaangażowanych partnerów. Proces ten prowadzi i nadzoruje Partner Wiodący jako odpowiedzialny za raportowanie kosztów na poziomie projektu oraz zapewniający, że nie będzie miało miejsca podwójne raportowanie kosztów wspólnych.
W związku z dzieleniem kosztów rozróżniamy dwa typy partnerów:
Partner realizujący, który wdraża działania, których koszt został podzielony. Przeprowadza on wszystkie związane z działaniem płatności do osób trzecich spoza partnerstwa oraz zapewnia, że koszty płatności poparte są przez niezbędną dokumentację w jego księgowości oraz systemie zarządzania finansowego. Ponadto partner realizujący odpowiedzialny jest za przeprowadzenie wszystkich wymaganych dla danego działania procedur, np. procedury prawa zamówień publicznych, zawieranie umów itp. Kontroler pierwszego stopnia kontrolujący partnera realizującego weryfikuje koszty wspólne oraz zastosowaną metodologię ich podziału.
W przypadku, kiedy Partner Wiodący nie jest partnerem realizującym, musi być on poinformowany o zastosowaniu dzielenia kosztów (kwocie, metodologii, itp.);
Partner(rzy) płacący, którzy zapewniają wkład do sfinansowania kosztów, które zostaną podzielone.
Należy dostrzec kilka wymagań w kontekście podziału kosztów:
Obowiązkowe jest zawarcie porozumienia dotyczącego dzielenia kosztów pomiędzy partnerami albo poprzez dodanie paragrafu dotyczącego modelu podziału kosztów w umowie partnerskiej albo poprzez podpisanie odrębnej umowy dotyczącej podziału kosztów. Umowa powinna być zawarta w formie pisemnej oraz zawierać co najmniej następujące zapisy;
które koszty zostaną podzielone,
kto przyjmuje rolę partnera realizującego,
kto przyjmuje rolę partnera płacącego,
na podstawie jakiej metodologii koszty zostaną podzielone oraz,
jak zostanie skontrolowany podział kosztów.
Podzielone pozycje sprawdzane są przez Kontrolera Pierwszego Stopnia dla Partnera Realizującego na podstawie tak zwanego „Wzoru Podziału Kosztów” wzór będzie dostępny w formacie PDF na stronie internetowej Programu. Dla każdego okresu raportowania, wypełniona wersja Excel będzie przesyłana przez WST do Partnera Wiodącego. Kontrolerzy Pierwszego Stopnia kontrolujący Partnerów Płacących muszą uznać podział zastosowany przez Partnerów, jako skontrolowaną część Raportu Partnera z Postępu Projektu. Podstawą do uznania takiego podziału będzie podpisane porozumienie dotyczące podziału kosztów oraz „Wzór Podziału Kosztów” zatwierdzony przez Kontrolera Pierwszego Stopnia kontrolującego Partnera Rrealizującego
Podziały Partnerów Płacących, które zostały potwierdzone w Raporcie Partnera przez Kontrolerów Pierwszego Stopnia Partnerów Płacących będą skalkulowane i podane w EUR. W przypadku, kiedy płatność Partnera Realizującego jest podana w innej walucie, przeliczenie na EUR powinno być dokonane po kursie, który został podany przez Partnera Realizującego we Wzorze Podziału Kosztów .
Zgodnie z lokalizacją Partnera Realizującego wystarczające będzie postępowanie według przepisów prawa krajowego mających zastosowanie do pozycji, których koszty zostały podzielone (np. procedury przetargowe, dzienne diety, itp.) jako wymagania minimalne. Jednakże w przypadku dodatkowych wymogów wynikających z uregulowań prawnych kraju, z którego pochodzi Partner Płacący lub wynikających z porozumienia podpisanego pomiędzy partnerami mogą być określone dodatkowe wymogi.
Data płatności przeprowadzonej przez Partnera Realizującego do dostawcy zewnętrznego warunkuje przydzielenie danych kosztów do okresu sprawozdawczego oraz ma zastosowanie dla celów raportowania na poziomie projektu.
Współfinansowanie EFRR jest kalkulowane oddzielnie dla każdego partnera, w zależności od lokalizacji danego partnera co jest związane z zastosowaniem odpowiedniego współczynnika dofinansowania z EFRR.
Przepływ finansów pomiędzy partnerami projektu biorącymi udział w podziale kosztów może być organizowany na różne sposoby. Należy zachować wspólne zasady:
Płatność zaliczkowa płacona przez Partnera Płacącego do Partnera Realizującego lub na wspólne konto projektu na podstawie przewidywanego, szacunkowo określonego, podziału kosztów, z późniejszymi uregulowaniami i możliwością zwrotu płatności do Partnera Płacącego po opłaceniu kosztów wspólnych oraz skontrolowaniu ich przez Partnera Realizującego oraz jego kontrolera.
Partner Realizujący prosi Partnera Płacącego o wkład do prefinansowania kosztów/pozycji do podziału, które już zostały poniesione ( np. w formie tzw. noty na wkład do prefinansowania kosztów wspólnych). Kwota wkładu dotyczy albo kosztów całkowitych albo tylko części wkładu krajowego dotyczącej kosztów wspólnych.
Wstrzymanie części refundacji z EFRR jako wkładu do kosztów wspólnych (patrz przykład poniżej). Polega to na odejmowaniu kwoty wspólnego podziału od każdego wniosku o płatność z EFRR od Partnera Płacącego i przekazywaniu do niego części EFRR pomniejszonej o jego udział w kosztach wspólnych projektu. Odjęte kwoty przekazywane są przez Partnera Wiodącego do Partnera Realizującego, aby zostały pokryte koszty, które zostały już wcześniej przez niego opłacone.
Praktyczny przykład wstrzymania części refundacji z EFRR jako wkładu do kosztów wspólnych
Ogólny koszt zarządzania projektem w okresie raportowania to 8 000 EUR.
Projekt ma 4 partnerów, którzy uzgodnili, że części ich wkładu do kosztów dzielonych zostaną odjęte od wniosku o płatność. Podział został skalkulowany w odniesieniu do wielkości budżetów poszczególnych partnerów:
Wielkość udziału w kosztach dzielonych projektu (w %)
Kwota (w EUR)
Partner Wiodący sumuje wszystkie części kosztów wspólnych w raporcie z postępu realizacji całego projektu. Po otrzymaniu płatności z Programu, Partner Wiodący przed przekazaniem środków do partnerów projektu, pomniejsza je o wartość części kosztów wspólnych.
Przykład: Partner 2 ma własne niepodzielone wydatki w kwocie 10 000 EUR. Partner Wiodący dodaje koszty Partnera 2 związane z udziałem w kosztach wspólnych do ogólnych jego wydatków, co daje całkowitą kwotę raportowaną dla Partnera 2: 12 400 EUR. Współczynnik dofinansowania dla Partnera 2 wynosi 85%, dlatego kwota refundacji dla tego partnera wynosi 10 540 EUR. Partner Wiodący odejmuje koszty związane z kosztami wspólnymi: 2 400 EUR od przekazanej płatności (refundacji) i przekazuje kwotę 8 140 EUR do Partnera 2.
Określone procedury, jak postępować w przypadku podziału kosztów (np. w odniesieniu do przepływu środków w projekcie, metodologia podziału kosztów i kontrola) mogą być różne dla różnych projektów i powinny być opracowywane przez Partnera Wiodącego w odniesieniu do specyfiki projektu (w zależności od np. umiejscowienia Partnera Realizującego oraz Partnerów Płacących, zdolności prefinansowania Partnera Realizującego oraz Partnerów Płacących, itp.). Na prośbę Partnera Wiodącego WST udzieli więcej porad i informacji w tej kwestii.
Poniżej została naszkicowana procedura, jak krok po kroku postępować przy raportowaniu kosztów wspólnych w ramach partnerstwa projektowego.
Dzielenie kosztów krok po kroku (przykład):
1. Partner Wiodący uzgadnia ze wszystkimi Partnerami projektu procedurę podziału kosztów, bądź w ramach umowy partnerskiej (jeśli wszystkie spodziewane koszty wspólne zostały zdefiniowane już na etapie rozpoczęcia realizacji projektu) lub w oddzielnym dokumencie/umowie (jako że niektóre pozycje/wydatki do podziału pojawiają się dopiero podczas trwania projektu).
2. Partner Realizujący opłaca faktury zewnętrznych dostawców związane z kosztami wspólnymi w walucie w jakiej została wystawiona faktura. Przepływ finansowy jest dokumentowany w księgach rachunkowych Partnera Realizującego. Data zrealizowania przez Partnera Realizującego płatności do osoby trzeciej, warunkuje przypisanie kosztów do danego okresu raportowania, a następnie wykazanie ich w odpowiednim raporcie.
3. Partner Realizujący, w konsultacji z Partnerem Wiodącym przygotowuje “Wzór Podziału Kosztów” na formularzu dostarczonym przez WST do Partnera Wiodącego, który przekazuje wzór do Partnera Realizującego. Wzór powinien zawierać informacje o pozycjach, których dotyczy podział, datę faktury, datę płatności (dokonanej przez Partnera Realizującego) oraz kalkulacje podziałów partnerów. Część każdego z partnerów powinna być wykazana w EUR. Wydatki muszą być potwierdzone przez odpowiednią dokumentację., która zostanie potwierdzona przez Kontrolera Pierwszego Stopnia Partnera Realizującego, a następnie , niezwłocznie złożony do Partnera Wiodącego.
4. Po zakończeniu okresu raportowania dla potrzeb gromadzenia przez partnera jego raportów partnera z postępu realizacji projektu, Partner Wiodący wysyła albo formularze raportu albo informację o poszczególnych częściach kosztu wspólnego do wszystkich partnerów projektu. Taka informacja od Partnera Wiodącego musi wskazywać część projektu objętą „podziałem kosztów” w EUR, zgodnie ze zweryfikowanym „wzorem podziału kosztów”, który jest w tym momencie również przekazywany do partnerów, aby mogli oni z wyprzedzeniem przekazać je do swoich kontrolerów (w praktyce przydatne jest także dostarczenie kontrolerom wersji elektronicznej w formacie PDF odpowiednich dokumentów potwierdzających wydatki, np. faktur oraz dowodów płatności, kopii potwierdzonych „wzorów podziału kosztów”).
Uwaga: Wszyscy partnerzy projektu, łącznie z Partnerem Wiodącym, muszą przygotować raport partnera z postępu realizacji ich części projektu. Aby zapewnić tylko raz raportowanie kosztów wspólnych, taki raport musi obejmować tylko część ich kosztu wspólnego zgodnie ze „wzorem podziału kosztów”, a nie całą kwotę tego wydatku, która została rzeczywiście opłacona w ramach całego projektu. W przeciwnym razie może się okazać, że nastąpiło podwójne raportowanie.
5. W następnym kroku partnerzy projektu dodają swoje “niepodzielone” koszty do raportu. Koszty wspólne i „niepodzielone” wykazywane są osobno w raporcie partnera z postępu realizacji, na stronach, które są podpisywane przez kontrolera pierwszego stopnia.
6. Kontroler pierwszego stopnia każdego partnera potwierdza (certyfikuje) jego koszty „niepodzielone” oraz uznaje (przyjmuje do wiadomości) tę część kosztów partnera, która dotyczy kosztów wspólnych, w wystawianym przez siebie certyfikacie dla raportu partnera z postępu realizacji projektu.
Uwaga 1: W przypadku dzielenia kosztów, kontroler pierwszego stopnia partnera płacącego, nie musi potwierdzać jego wydatków (zostało to już zrobione przez kontrolera partnera realizującego), lecz uznać (przyjąć do wiadomości) tę część wydatków partnera. Dlatego, porozumienie dotyczące podziału kosztów, „wzór podziału kosztów” potwierdzone przez kontrolera pierwszego stopnia partnera realizującego jest wystarczające i – jeśli nie jest naruszone prawo krajowe np. w Polsce – może być rozpatrywane jako przepływ środków finansowych od partnera płacącego do partnera realizującego (który nie ma miejsca w okresie raportowania jako, że jest wewnętrzną płatnością wykonywaną pomiędzy partnerami projektu, ale zgodną z wiedzą przekazaną audytorowi). Kontroler pierwszego stopnia partnera płacącego nie sprawdza faktur dotyczących kosztów wspólnych.
Uwaga 2: Wszystkie koszty muszą być skontrolowane tylko raz na poziomie projektu - zgodnie z zasadami Programu, w związku z tym z punktu widzenia Programu, wystarczające jest, aby koszty zostały potwierdzone przez kontrolera pierwszego stopnia dla partnera realizującego. Mimo to, z powodu przepisów krajowych lub wkładu do krajowego współfinansowania, który zwykle jest kalkulowany zgodnie ze składanym raportem partnera z postępu realizacji, może być niezbędne dla partnerów płacących, aby ich audytor co najmniej w formie pisemnej uznał ten wydatek.
7. Partner Wiodący składa do WST jeden raport z postępu realizacji całego projektu. Raport ten obejmuje wszystkie koszty poniesione w związku z partnerstwem w danym okresie raportowania, tj. zarówno „koszty niepodzielone” dla całego projektu jak i koszty wspólne. Koszty wspólne ujęte są w raporcie w odniesieniu do dat płatności dokonanych przez partnera realizującego do dostawcy zewnętrznego (patrz opis powyżej). Podstawą do wykazania kosztów wspólnych przez Partnera Wiodącego w raporcie z postępu realizacji projektu są certyfikaty z raportów partnera z postępu realizacji wydane poszczególnym partnerom (w których partnerzy projektu mają potwierdzone koszty „niepodzielone” oraz uznane (przyjęte do wiadomości przez kontrolera) koszty wspólne) oraz wzory podziału kosztów (w których koszty wspólne są potwierdzone), dostarczone przez kontrolerów pierwszego stopnia dla poszczególnych partnerów. W ten sposób wszystkie koszty są potwierdzone (certyfikowane).
Należy podkreślić, że Partner Wiodący (przy wsparciu swojego kontrolera pierwszego stopnia w przypadkach, gdzie jest to możliwe) odpowiada za sprawdzenie certyfikatów oraz informacji podanych w raportach partnerów z postępu realizacji oraz „wzorze podziauy kosztów”. Wynika to z faktu, że Partner Wiodący jest odpowiedzialny za zapewnienie właściwej ścieżki audytu w projekcie, zgodnie z odpowiednimi przepisami unijnymi.
Koszty będące przedmiotem zasady 10% kwalifikowalności kosztów
W Programie Południowego Bałtyku następujące rodzaje kosztów poniesionych przez partnerów są przedmiotem zasady 10% kwalifikowalności kosztów:
Linia budżetowa 2; Podróż i zakwaterowanie:
Koszty podróży i zakwaterowania dla grup docelowych reprezentantów spoza UE, które zostały opłacone przez partnera
Linia budżetowa 4: Inwestycje/wyposażenie:
Koszty na zakup lub wynajem wyposażenia, które będzie wykorzystane tylko na zewnątrz UE
Raportowanie kosztów będących przedmiotem zasady 10% kwalifikowalności kosztów
Raportowanie kosztów w Programie Południowego Bałtyku odbywa się na podstawie zestawienia wydatków. W zestawieniu wydatków, każda pozycja musi być podana osobno dla każdego kosztu na podstawie, np. informacji finansowej. Dla pozycji, które są przedmiotem zasady 10% kwalifikowalności kosztów, należy wybrać opcję „yes” z listy rozwijalnej w kolumnie „subject to 10% eligibility rule”. Pozycja ta w danym raporcie będzie automatycznie przydzielona do kwot dotyczących zasady 10%.
Szczegółowe informacje podane w Praktycznym przewodniku wypełniania Raportu z Postępu Projektu (ang. Practical Guidelines of compiling the Project Progress Report) dostępnym na stronie www.southbaltic.eu
Podstawą dobrego projektu jest idea / pomysł, identyfikujący wspólne problemy w regionie oraz wspólna potrzeba ich rozwiązania. Idea projektu powinna nie tylko odpowiadać na potrzeby regionu, ale również wpisywać się w ramy Programu.
Ponadto, kluczowym elementem jest również znalezienie odpowiedniego partnera (patrz rozdział 5.2 ”partnerstwo”), który efektywnie będzie wnosił wkład we wspólne rozwijanie idei projektowej. Partnerzy mogą już mieć doświadczenie we współpracy terytorialnej lub mogli nawet przyczynić się do wzmocnienia nowego projektu powstałego na podstawie już istniejących kontaktów. Jednakże mocno rekomendowane jest tworzenie partnerstwa również pomiędzy partnerami, którzy wcześniej nie znali się. W takim przypadku, w celu znalezienia właściwego partnera pomocne będą wydarzenia organizowane w celu poszukiwania partnerów, strony internetowe Programu oraz inne działania wspierające organizowane w ramach Programu (patrz poniżej).
Po podjęciu decyzji o wspólnym budowaniu projektu, partnerzy powinni zdefiniować grupy docelowe oraz działania, które należy przeprowadzić, ustalić cele projektu, podzielić zadania, skalkulować budżet, itd. Użyteczne dla partnerów może być przeprowadzenie badań mających na celu uzyskania większej ilości informacji na temat kontekstu tworzonego projektu bądź możliwych rezultatów projektu, np. analizy potrzeb grup docelowych. Prace przygotowawcze są często rozpatrywane jako „pierwsze działania budujące zespół”. Dzięki nim partnerzy mogą wnieść wkład do projektu oraz rozpoznać swoje wzajemne potrzeby, zdolności oraz interesy.
Kolejny krok to sporządzenie wstępnej wersji wniosku o dofinansowanie, co już wymaga wielu zasobów (czas, załoga oraz budżet). Dobrej jakości wniosek nie tylko prezentuje dobrą ideę / pomysł, ale również rozwija ważne, potrzebne, efektywne oraz dobrze zdefiniowane działania.
Kroki przy sporządzaniu wstępnej wersji wniosku aplikacyjnego dofinansowanie
PARTNERZY TRANSGRANICZNI
WSPÓLNE OPRACOWANIE IDEI PROJEKTU
WNIOSEK O DOFINANSO-WANIE
Partner Wiodący ponosi odpowiedzialność za zawartość oraz kwestie finansowe aspektów wniosku o dofinansowanie oraz jest odpowiedzialny za jego wersję końcową. Mimo to, wszyscy partnerzy projektu powinni brać aktywny udział w przygotowaniu wniosku. Podczas przygotowywania wniosku o dofinansowanie wskazane jest skonsultowanie się z WST lub swoim Punktem Kontaktowym.
Wsparcie w ramach Programu w przygotowaniu projektu
Jak już wspomniano, im wcześniej potencjalni partnerzy rozpoczną przygotowanie projektu, tym mocniejsza i stabilniejsza będzie współpraca. Instytucje programowe, szczególnie WST oraz Punkty Kontraktowe są zobowiązane do wspierania beneficjentów na każdym etapie życia projektu – od poszukiwaniu idei / pomysłu oraz / lub partnerów poprzez doradzanie jak wypełniać wniosek o dofinansowanie, do wdrażania i zamykania projektu. W związku z tym w zależności od dostępności pracowników oraz materiałów, WST we współpracy z Punktami Kontaktowymi będą podejmowały następujące działania:
Codzienny kontakt, kiedy beneficjenci mogą kontaktować się z WST oraz Punktami Kontaktowymi w kwestiach dotyczących projektów, tj. techniczne pytania o kwalifikowalność, informacje dotyczące składu partnerów, kryteria wyboru projektów, aspekty dotyczące budżetu, warunki składania projektu itp. W przypadku naborów zamkniętych dla określonego priorytetu / partnerów, WST będzie aktywnie zaangażowany w opracowywanie projektów, przy możliwym wsparciu odpowiednich ekspertów zewnętrznych;
Strona internetowa Programu (www.southbaltic.eu). Dodatkowo działy, tj.: najczęściej zadawane pytania (FAQ), platforma poszukiwania partnerów oraz gromadzenie idei projektów będą stworzone, aby umożliwić wnioskodawcom dzielenie się wspólnymi problemami bez zbędnej zwłoki, jak również utworzenie i korzystanie z listy mailingowej w celu wzmocnienia przepływu informacji, a także odwoływanie się do stron użytecznych przy zarządzaniu projektem;
Serie seminariów dla Partnerów Wiodących skupiających się na zarządzaniu (np. zarządzanie projektem, finansowe zarządzanie / audytowanie, komunikacja) będą organizowane w celu dostarczenia Partnerom Wiodącym jak najszerszej wiedzy związanej z realizacją projektu. Dodatkowo będą przeprowadzane indywidualne konsultacje z wnioskodawcami, mające na celu udzielanie odpowiedzi na pytania związane z wypełnianiem wniosku aplikacyjnego dofinansowanie, sporządzaniem budżetu, kwalifikowalnością działań, itp. Takie działania będą organizowane przy każdej rundzie aplikacyjnej w terminie około miesiąca przed upływem ostatecznego terminu złożenia wniosku o dofinansowanie. Wnioskodawcy przewidujący swój udział w konsultacjach powinni odpowiednio wcześniej opracować swój wniosek aplikacyjny;
Niewiążące, nieformalne konsultacje projektów z pracownikami z WST oraz Punktów Kontaktowych;
Warsztaty, spotkania informacyjne ad-hoc organizowane w celu wyjaśnienia najbardziej problematycznych kwestii, które również będą miały na celu zidentyfikowanie i utworzenie dialogu z potencjalnymi partnerami projektów;
Seminaria tematyczne organizowane na późniejszych etapach realizacji Programu na tematy i zagadnienia, w których będzie brakowało projektów.
Od momentu opublikowania ogłoszenia o naborze projektów/wniosków, WST oraz Punkty Kontaktowe będą dostarczały szkoleń i aranżowały spotkania informujące dla potencjalnych beneficjentów we wszystkich krajach członkowskich Programu. Wytyczne zawarte w tym Podręczniku Programu powinny być wykorzystywane jako główne źródło informacji dla wnioskodawców, a szkolenia organizowane przez WST i/lub Punkty Kontaktowe użytecznym narzędziem wyjaśnienia wątpliwości związanych z zawartością Podręcznika Programu.
Pakiet aplikacyjny oraz opracowanie wniosku o dofinansowanie
Dokumenty niezbędne do składania wniosku o dofinansowanie można znaleźć w pakiecie aplikacyjnym, który może być uaktualniany dla każdego naboru projektów/wniosków i będzie publikowany na stronie internetowej Programu:
Dokumenty Programu nie będą zmieniane podczas danego naboru oraz trwania procedury oceny projektów.
Pakiet aplikacyjny składa się z:
Podręcznika Programu,
Wniosku o dofinansowanie wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami (w tym oświadczenie o współfinansowaniu),
Wskazówki do wypełniania wniosku o dofinansowanie,
Ogłoszenie o naborze projektów/wniosków zawierające możliwe wskazówki dla wnioskodawców od Komitetu Monitorującego/Instytucji Zarządzającej/WST.
Wniosek o dofinansowanie powinien być opracowywany w ścisłej współpracy z przyszłymi partnerami. Przed skompletowaniem całej dokumentacji wniosku niezbędnym jest dokładne zapoznanie się ze wszystkimi dokumentami Programu, ponieważ dostarczają one informacji, które są kluczowe dla poprawnego wypełnienia wniosku. Rekomenduje się również zapoznanie się ze wzorem umowy o dofinansowaniu (dostępna w języku angielskim - ang. Subsidy Contract), która jest dostępna na stronie internetowej Programu.
Wniosek o dofinansowanie musi być wypełniony w języku angielskim, ponieważ jest to oficjalny roboczy język Programu. Wnioski złożone w innym języku nie będą rozpatrywane.
Ogłoszenie o naborze projektów/wniosków
WST jest odpowiedzialny za gromadzenie i rejestrowanie wniosków o dofinansowanie.
Składanie w WST projektów rozpoczyna się od daty wskazanej w opublikowanym ogłoszeniu o naborze projektów/wniosków. Nabór projektów ma charakter zamknięty co oznacza, że kończy się w dokładnie określonym terminie (dzień i godzina), do którego wnioski muszą zostać przyjęte. Nieprzekraczalny termin ustalany jest przez Komitet Monitorujący.
Nabory w Programie Południowy Bałtyk są zwykle ogłaszane dla projektów składanych we wszystkich Działaniach. Jednak możliwe jest, że w późniejszych okresach realizacji Programu, Komitet Monitorujący zdecyduje o ogłoszeniu docelowego naboru dla wybranych Działań.
Ogłoszenie zawierające szczegółowe informacje na temat naboru projektów/wniosków jest publikowane na stronie Programu http://www.southbaltic.eu oraz w innych mediach we wszystkich krajach Programu (np. prasie lokalnej). Punkty Kontaktowe powinny odgrywać aktywną rolę w rozpowszechnianiu informacji dotyczących naboru projektów/wniosków.
Treść ogłoszenia jest opracowana przez WST w porozumieniu z Instytucją Zarządzającą. Ogłoszenie powinno zawierać między innymi następujące informacje:
nazwę Programu;
priorytety, w ramach których należy składać wnioski o dofinansowanie;
wymagania dotyczące partnerstwa;
obszar kwalifikowalny dla wdrażania projektów;
kwalifikowalni wnioskodawcy;
termin ostateczny składania wniosków (dzień i godzina) oraz miejsce ich składania;
linki do strony internetowej, na której można znaleźć dokumenty oraz wskazówki pomocne do przygotowania, oceny, wyboru oraz określające procedury wdrażania projektów.
Działania promocyjne związane z ogłoszeniem naboru projektów/wniosków obejmują rozpowszechnianie informacji oraz materiałów promocyjnych, tj. broszury czy ulotki. Działania promocyjne są przeprowadzane przez WST we współpracy z Punktami Kontaktowymi.
Składanie wniosku aplikacyjnego
Wniosek o dofinansowanie powinien być złożony w:
wersji elektronicznej (plik-Excel) przesłanej poprzez e-mail,
wersji papierowej przesłanej pocztą /kurierem, właściwie podpisanej i ostemplowanej (jeśli jest to stosowane), niezwiązanej na stałe (jedna wersja), z następującymi załącznikami:
podpisanym i ostemplowanym (jeśli to możliwe) Oświadczeniem o Współfinansowaniu (jedna wersja papierowa od każdego partnera projektu (w tym Partnera Wiodącego), złożona w oryginale (preferowane) lub jego kopia
podpisanym i ostemplowanym (jeśli to możliwe) Listami Zobowiązującymi (jedna wersja papierowa na Organizację Stowarzyszoną złożona w oryginale (preferowane) lub jego kopia
Należy pamiętać, że skany / kopie Oświadczeń o Współfinansowaniu są akceptowane na etapie składania wniosku. Jednakże w przypadku zatwierdzenia wniosku o dofinansowanie, nie później niż do zakończenia procesu podpisywania umowy o dofinansowanie, do WST muszą być dostarczone oryginały tych dokumentów. Zatem zaleca się zbieranie wszystkich oryginałów oświadczeń o współfinansowaniu na etapie przygotowywania wniosku i składania ich do WST razem z papierową wersją wniosku o dofinansowanie.
Projekty dostarcza się osobiście lub wysyła do WST listem poleconym lub kurierem, z zaznaczeniem iż nie można przekroczyć czasu oraz daty wskazanych w ogłoszeniu. Warto pamiętać, że projekt wysłany elektronicznie poprzez e-mail przed terminem określonym w ogłoszeniu o naborze projektów/wniosków będzie rozpatrywany jako złożony o czasie. Data wysyłki pocztowej określona przez datę stempla lub nadania od kuriera, który dostarczył przesyłkę jak również termin wysłania e-mail do WST, określają czas złożenia projektu.
WST przydziela każdemu złożonemu projektowi numer referencyjny oraz zaznacza datę złożenia w systemie rejestracyjnym. WST jest zobligowany do przesłania informacji o numerze referencyjnym oraz dacie złożenia wniosku do każdego wnioskodawcy.
WST po zamknięciu naboru publikuje na stronie internetowej Programu (www.southbaltic.eu) informacje o liczbie złożonych projektów jak również informacji o planowanym spotkaniu Komitetu Sterującego.
Ocena formalna i kwalifikowalności projektu.
Każdy zarejestrowany projekt jest przedmiotem oceny formalnej i kwalifikowalności. Wskazane jest, aby wnioskodawcy zapoznali się z kryteriami przed przygotowywaniem i złożeniem swoich projektów.
Kryteria formalnej i kwalifikowalnej oceny są następujące:
Wniosek o dofinansowanie zlożony elektronicznie w formacie Excel przed upływem terminu,
wersja papierowa Wniosku o dofinansowanie wysłana przed upływem terminu,
zastosowano właściwy wzór formularza Wniosku o dofinansowanie,
wersje papierowa i elektroniczna Wniosku o dofinansowanie są identyczne,
liczba złożonych stron załączników jest zgodna z liczbą zadeklarowaną we Wniosku o dofinansowanie,
poziom uzupełniania Wniosku o dofinansowanie pozwala na przeprowadzenie oceny merytorycznej,
partnerstwo składa się przynajmniej z dwóch różnych krajów,
projekt jest realizowany na obszarze Programu lub z korzyścią dla obszaru kwalifikowalnego,
projekt stosuje się przynajmniej do dwóch warunków dotyczących projektów współpracy terytorialnej,
złożono oświadczenia o współfinansowaniu dla wszystkich Partnerów (włącznie z PW) są zarówno w oryginale jak i w formie fax/kopii ,
został zastosowany obowiązujący wzór Oświadczenia o współfinansowaniu bez poprawek w treści,
Kwota krajowego dofinansowania wpisana do Oświadczenia o dofinansowaniu jest równa lub wyższa niż wpisana we Wniosku o dofinansowanie,
Data Oświadczenia o współfinansowaniu jest zgodna z datą w części „Partnership” Wniosku o dofinansowanie,
Listy zobowiązujące złożone dla wszystkich Organizacji Stowarzyszonych są zarówno w oryginale jak i w formie fax/kopii,
Data Listów zobowiązujących jest zgodna z datą w części „Partnership” Wniosku o dofinansowanie,
w przypadku wprowadzenia poprawek w projekcie, angielska nazwa Partnera Wiodącego jest taka sama jak wpisana w poprzedniej wersji Wniosku o dofinansowanie ( (jeśli PW jest to ta sama instytucja z tymi samymi danymi kontaktowymi),
Wniosek o dofinansowanie podpisany przez upoważnioną przez Partnera Wiodącego osobę/osoby,
Wszystkie Oświadczenia o współfinansowaniu podpisane przez upoważnionych reprezentantów organizacji,
wszyscy Partnerzy (włącznie z PW) są kwalifikowalni do dofinansowania w Programie Południowego Bałtyku.
Po/w przypadku zatwierdzenia przez Komitet Monitorujący kryteriów formalnej oceny projektów, zmiana kryteriów zostanie wprowadzona do odpowiednich dokumentów Programu, np.:Dokument formalnych i kwalifikowanych kryteriów, opis Systemu zarządzania i kontroli, wewnętrzne procedury WST, itp.
Ocena formalna i kwalifikowalności jest przeprowadzana przez WST we współpracy z Państwami członkowskimi/Punktami Kontaktowymi, które biorą udział w sprawdzaniu kwalifikowalności i możliwości Partnerów z ich krajów.
W przypadku jakichkolwiek braków we Wniosku o dofinansowanie, które zostały wykryte podczas oceny formalnej, w zależności od ich charakteru oraz znaczenia dla projektu, procedura jest następująca:
w przypadku braków mniejszego znaczenia, które nie wpływają na zatwierdzenie projektu (np. brak części informacji dotyczącej kontaktowania się z Partnerem) projekty będą przekazane do dalszej merytorycznej oceny. W przypadku zatwierdzenia projektu od wnioskującego będzie się wymagało uzupełnienia braków w procesie klaryfikacji, który jest przeprowadzany po zatwierdzeniu wniosku przez Komitet Sterujący a przed podpisaniem Umowy o Dofinansowanie.
W przypadku braków większego znaczenia, które mają wpływ na zatwierdzenie projektu lecz które mogą jeszcze być uzupełnione (np. w Oświadczeniu o Wspólfinasowaniu została wskazana niewłaściwa kwota/status prawny/kwalifikowalność partnera nie jest oczywista): od wnioskującego będzie się wymagało dalszych informacji oraz poprawienie dokumentów przed przeprowadzeniem oceny merytorycznej. W takim przypadku, WST wysyła do Partnera Wiodącego oficjalną prośbę o dostarczenie dodatkowych informacji i korektę.
Prośba powinna zawierać spis punktów wymagających poprawek lub dalszego wyjaśnienia, przejrzyste wyjaśnienie metod odnośnie wprowadzenia korekt, jak również określać czas na złożenie wymaganych informacji. Wnioskodawca może zmieniać i poprawiać tylko te elementy wniosku aplikacyjnego, które zostały wymienione przez WST. Korekty lub dodatkowe informacje mogą obejmować tylko techniczne aspekty wniosku o dofinansowanie. Zmiany zawartości merytorycznej oryginały wniosku o dofinansowanie są niedozwolone, a ich konsekwencją jest odrzucenie projektu.
Każdy wnioskodawca ma szansę wprowadzenia poprawek i uzupełnienia wniosku tylko raz. Jest on zobowiązany do przedstawienia WST wskazanych korekt i przedłożenia poprawionego wniosku o dofinansowanie w ciągu 10 dni roboczych. Dokładny termin jest przedstawiony przez WST i przekazywany w piśmie informującym o korektach. Tylko w szczególnych przypadkach WST może przedłużyć termin. Jeśli Partnerowi Wiodącemu nie uda się zaspokoić żądań WST w wyznaczonym terminie, poprawki/dodatkowe informacje nie będą rozpatrywane i w rezultacie projekt zostanie odrzucony z powodu braków formalnych.
Korekty/dodatkowe informacje zostaną uznane jako złożone o czasie, jeśli zostały wysłane pocztą lub poprzez e-mail przed upływem terminu wyznaczonego przez WST w piśmie dotyczącym korekt. Data wysyłki wniosku jest określona przez datę stempla pocztowego lub moment nadania kurierem oraz potwierdzona czasem (dzień i godzina) wysłania wiadomości e-maila do WST.
W przypadku braków o charakterze wykluczającym, które nie mogą być uzupełnione ( np. niekwalifikowalna liczba Partnerów kluczowych, złożenie Wniosku o Dofinansowanie po terminie), lub takie, które nie mogą być poprawione w danym okresie a zatem nie dają możliwości zatwierdzenia projektu. Projekt nie zostaje przedstawiony do oceny merytorycznej i na tym etapie nie jest rekomendowany do odrzucenia. Formalną decyzję o odrzuceniu podejmuje Komitet Sterujący.
Tylko takie wnioski, które spełniaja wszystkie formalne kryteria ustalone w Programie i w których nie zostały zidentyfikowane braki/braki zostały uzupełnione zostaną przekazane do etapu oceny merytorycznej. Partnerzy Wiodący, którzy nie przeszli kwalifikowalności i oceny formalnej otrzymają wyniki oceny projektu razem z uzasadnieniem jak tylko Komitet Sterujący podejmie formalną decyzję o odrzuceniu.
Ocena merytoryczna odnosi się zarówno do „strategicznych” jak i „operacyjnych” cech projektu. Przeprowadzana jest przez WST we współpracy z ekspertami zewnętrznymi w odniesieniu do grupy utworzonych kryteriów.
Ocena merytoryczna przeprowadzana jest w odniesieniu do następujących kryteriów:
Wpisywanie się w Działania Programu oraz regionalne plany strategiczne ;
Związek zblokowanych tematów z odpowiadającym im planem pracy;
Innowacyjność projektu oraz jego metodologii;
Wkład w rozwój społeczno-ekonomiczny obszaru kwalifikowalnego
Zakres i siła partnerstwa projektu;
Wpływ na sytuację grup docelowych ;
Rozpowszechnianie rezultatów projektów;
Trwałości rezultatów projektu;
Wkład do Strategii Rozwoju Regionu Morza Bałtyckiego i jej Planu Działania
Wkład w realizację założeń Strategii Lizbońskiej oraz Strategii Goeteborskiej ;
Zastosowanie się do polityk horyzontalnych (równe szanse, wpływ na środowisko, społeczeństwo informatyczne);
Zdolność zarządzania projektem oraz zdolność do wdrażania projektu;
Jakość budżetu
Każde z powyżej wymienionych kryteriów jest oceniane zgodnie z czterostopniową skalą :
0 – brak informacji lub nie spełnia kryteriów,
1 - słaby,
2 - zadowalający,
3 - dobry.
Na podstawie rezultatów przeprowadzonej oceny, WST przygotowuje grupy projektów w następujących kategoriach:
A. Projekty rekomendowane do zatwierdzenia tj. projekty dobrej jakości, które spełniają kryteria Programu na najwyższym poziomie .
B. Projekty rekomendowane do zatwierdzenia pod warunkami, tj. projekty, które pomimo, że wywiązują się z kryteriów Programu lecz pokazują pewne słabości, które mogą być poprawione w procesie klaryfikacji.
C. Projekty nie rekomendowane do zatwierdzenia, tj. projekty, które nie zdołały spełnić specyficznych strategicznym i operacyjnych wymagań stworzonych przez Program. Programu (wnioskodawcy, którzy).
WST sklasyfikuje propozycje projektów do jednej z powyższych kategorii w ramach każdego naboru projektów / wniosków, w odniesieniu do jakości złożonych wniosków o dofinansowanie.
Na podstawie wyników oceny, WST przygotowuje karty oceny projektów zawierające krótki opis złożonych propozycji oraz opis podsumowujący procedurę oceny dla każdego projektu. Jest to podstawa do podjęcia decyzji przez Komitet Sterujący.
Wybór projektów przez Komitet Sterujący
Decyzja o wyborze projektów podejmowana jest przez Komitet Sterujący Programu Południowego Bałtyku na podstawie rezultatów oceny. Posiedzenia Komitetu Sterującego odbywają się zwykle w czasie 14 tygodni od zamknięcia naboru projektów. Jednakże w szczególnych przypadkach okres ten może być dłuższy. (np. bardzo duża liczba złożonych wniosków)
Jeśli projekt został zatwierdzony pod warunkami, konieczne jest przeprowadzenie klaryfikacji (np. w przypadku mniejszych formalnych braków). Projekt zostanie ostatecznie zatwierdzony tylko w przypadku spełnienia wszystkich warunków i dostarczenia wszystkich wyjaśnień. Wstępne warunki dla ostatecznego zatwierdzenia zostaną osiągnięte w tak zwanym procesie klaryfikacji pomiędzy Partnerem Wiodącym a WST. Z zasady proces klaryfikacji powinien zostać zakończony w okresie 3 miesięcy od daty warunkowego zatwierdzenia przez Komitet Sterujący. Jeśli warunki nie zostaną spełnione w satysfakcjonujący sposób i w wyznaczonym czasie, projekt może zostać odrzucony. Przedłużenie czasu klaryfikacji jest możliwe tylko w wyjątkowych wypadkach i musi być zatwierdzone przez WST.
Decyzja Komitetu Sterującego jest ostateczna i nie służy od niej odwołanie.
Informacje o decyzjach Komitetu Sterującego
Niezwłocznie po podjęciu decyzji przez Komitet Sterujący, WST publikuje listę zatwierdzonych projektów na stronie internetowej Programu www.southbalitc.eu.
Wszyscy wnioskodawcy zostaną poinformowani o decyzji Komitetu Sterującego pisemnie oraz otrzymają pełne uzasadnienie o zatwierdzeniu lub odrzuceniu projektu. W przypadku projektów zatwierdzonych pod warunkami lub, które wymagają dostarczenia dalszych wyjaśnień WST prześle informacje o warunkach i/lub kwestiach, które należy wyjaśnić.
Zaraz po zatwierdzeniu projektu do dofinansowania, Partner Wiodący jest zobowiązany do poinformowania o decyzji Komitetu Sterującego partnerów projektu. Zaleca się aby przedstawiciel zatwierdzonego projektu wziął udział w seminarium dla Partnerów Wiodących organizowany przez WST, w którym zostaną przedstawione wymagania Programu dotyczące realizacji projektu.
Po zatwierdzeniu projektu przez Komitet Sterujący, Partner Wiodący zobowiązany jest do podpisania umowy o dofinansowanie, na podstawie której otrzyma środki z EFRR.
WST jest odpowiedzialny za kontaktowanie się w projekcie jak tylko zostaną spełnione wymagania niezbędne do podpisania Umowy o dofinansowanie. W przypadku, gdy projekt został zatwierdzony pod warunkami Umowa jest podpisywana z Instytucją Zarządzającą po rozwiązaniu wszystkich zaległych kwestii pomiędzy Partnerem Wiodącym a WST.
Umowa o dofinansowanie (ang. Subsidy Contract)
Umowa o dofinansowanie jest podpisywana pomiędzy Ministerstwem Rozwoju Regionalnego Polski (pełniącym rolę Instytucji Zarządzającej dla Programu) a Partnerem Wiodącym zatwierdzonego projektu. Dokument ten potwierdza ostatecznie przydział grantu z UE dla projektu oraz tworzy ramy prawno-finansowe dla realizacji działań projektu. W szczególności w umowie są zapisane wzajemne obowiązki i prawa stron umowy dotyczące: płatności grantu, monitorowania i raportowania, odzyskiwania funduszy, systemu kontroli i auditu oraz informacji i promocji projektu.
Ważne jest, aby Partner Wiodący zapoznał się z kwestiami uregulowanymi w Umowie o dofinansowaniu przed złożeniem wniosku o dofinansowanie. Standardowy szablon umowy jest dostępny na stronie Programu (www.southbaltic.eu).
W przypadku wprowadzania wszelkich poprawek do umowy o dofinansowanie, Partner Wiodący współpracuje w tej kwestii z WST. Poprawki mogą być wprowadzane zarówno z inicjatywy Partnera Wiodącego, WST lub Instytucji Zarządzającej. W przypadku wprowadzania poprawek przez Partnera Wiodącego, musi zostać złożona do WST formalna prośba oraz musi być ona zatwierdzona przez WST. (patrz rozdział 9.9 „Zmiany w projekcie”).
Umowa partnerska (ang. Partnership agrement)
Umowa o dofinansowaniu przedstawia zobowiązania i prawa pomiędzy Partnerem Wiodącym reprezentującym projekt a Instytucją Zarządzającą.
Zobowiązania i prawa pomiędzy Partnerem Wiodącym a partnerami projektu dotyczące realizacji projektu muszą być przedstawione w porozumieniach partnerskich. W ten sposób obowiązki wynikające z umowy o dofinansowanie są częściowo przekładane na pozostałych partnerów projektu.
W szczególności następujące kwestie powinny zostać przedstawione w Porozumieniu partnerskim:
Działania każdego z partnerów we wdrażaniu projektu;
Obowiązki każdego z partnerów w realizacji projektu;
Budżet partnera (obejmujący budżet podzielony na Komponenty i linie budżetowe jak również porozumienia dotyczące kosztów dzielonych, itp.)
Zapisy dotyczące zarządzania finansowego (księgowanie, raportowanie, kontrola finansowa, płatności z EFRR, obsługi opłat bankowych związanych z przekazywaniem EFRR od Partnera Wiodącego do partnerów);
Finansowa odpowiedzialność partnerów;
Data przechowywania do 31 grudnia 2020 lecz nie krótsza niż trzy lata po zamknięciu programu (art. 90 Rozporządzenie Ogólne UE 1083/2006),
Zapisy o odzyskiwaniu środków (w przypadku kwot niewłaściwie raportowanych lub otrzymanych);
Rozwiązywanie konfliktów pomiędzy partnerami;
Wymagania dotyczące informacji i promocji.
Wzór umowy partnerskiej jest dostępny na stronie Programu (www.southbaltic.eu). Zawarte tam są obowiązkowe zapisy, które muszą być ujęte i sformułowane tak jak w podanym wzorze. Jednakże poza obowiązkowymi sformułowaniami dokument może mieć strukturę i zawartość dostosowaną do swojej specyfiki.
Zaleca się, aby wszystkie zasady oraz obowiązki zostały uzgodnione i ujęte w Porozumieniu Partnerskim oraz, aby zostało ono zdefiniowane przed złożeniem wniosku o dofinansowanie. Takie podejście gwarantuje, że wszyscy partnerzy są świadomi konsekwencji dla organizacji uczestniczącej w projekcie. Porozumienia Partnerskie musi być podpisane przed skompletowaniem i złożeniem pierwszego raportu z postępu realizacji projektu, jako, że jest to warunkiem do potwierdzenia kosztów przez Kontrolera Pierwszego stopnia (patrz również Generalne Zasady kontrolera pierwszego Stopnia dla Programu Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk 2007-2013 (ang. General Principles on First Level Control for the South Balic Cross-border Co-operation Programme 2007-2013)I Ponadto kopia Porozumienia partnerskiego musi być dostarczona przez Partnera Wiodącego do WST razem z pierwszym Raportem z Postępu Projektu (więcej informacji w General Principles on First Level Control for the South Balic Cross-border Co-operation Programme 2007-2013 dostępnym na stronie www.southbaltic.eu
Należy podkreślić, że partnerzy mogą rozpocząć działania, jeszcze przed podpisaniem Porozumienia Partnerskiego i mogą występować o współfinansowanie kosztów poniesionych przed zawarciem porozumienia z Partnerem Wiodącym. Jednakże doświadczenie pokazuje, że wielu partnerów nie chce rozpocząć działań przed podpisaniem Subsidy Contract oraz Porozumienia Partnerskiego. Aby uniknąć potencjalnych opóźnień w rozpoczęciu projektu zaleca się, przygotowanie i podpisanie Prozumienia Partnerskiego równolegle z trwającym procesem klaryfikacji projektu i podpisywania Subsidy Contract pomiędzy Partnerem Wiodącym a Instytucją Zarządzającą.
Refundacja kosztów projektu
Tylko koszty, które zostały opłacone przez partnera projektu, zaksięgowane oraz potwierdzone przez wykonane prace, usługi lub inne dostawy w czasie trwania realizacji projektu są uznawane za koszty projektu i mogą być zrefundowane. Aby otrzymać dofinansowanie, Partner Wiodący powinien złożyć do WST raport z postępu realizacji projektu poparty wszystkimi niezbędnymi dokumentami wyszczególnionymi w wytycznych do raportowania. Jeśli koszty przedstawione w raporcie z postępu realizacji są kwalifikowalne, mogą zostać zrefundowane.
Refundacja kosztów dokonywana jest po przedstawieniu zgodnie z okresem raportowania ustalonym w Programie, sześciomiesięcznych raportów z postępu realizacji projektu. Pierwszy i końcowy okres sprawozdawczy mogą obejmować dłuższe okresy czasu. Pierwszy okres obejmuje koszty przygotowawcze i każde koszty poniesione przed zatwierdzeniem projektu, zaś raport końcowy obejmuje koszty związane z zamykaniem projektu.
Wszystkie koszty mogą być raportowane i refundowane dopiero po podpisaniu umowy o dofinansowanie.
Refundacji dokonuje dział finansowy Ministerstwa Rozwoju Regionalnego Polski (Departament Ekonomiczno-Finansowy) na konto bankowe Partnera Wiodącego, nazwane i wskazane przez Partnera Wiodącego w umowie o dofinansowanie, którego szczególy są dostarczone przez Partnera Wiodącego i zawarte w Umowie o dofinansowanie. Zaleca się, aby Partner Wiodący rozważył utworzenie wyodrębnionego konta bankowego przeznaczonego tylko do płatności dla projektu, dla celów audytu oraz aby wszystkie płatności dokonane w projekcie były łatwe do zidentyfikowania oraz transparentne.. Jako, że Partner Wiodący jest odpowiedzialny za przekazywanie właściwego dofinansowania EFRR dla Partnerów w Euro (patrz rozdział 9.5) zaleca się również utworzenie konta w Euro. Pozwoli to na uniknięcie strat spowodowanych zmianami kursu walutowego, za które pełną odpowiedzialność ponosi Partner.
Otrzymanie części Partnera na jego konto musi być udokumentowane w Raporcie z Postępu Partnera i jest monitorowane przez Kontrolera pierwszego stopnia. Koszt obsługi oddzielnego konta w banku jest kwalifikowalny i może być przedstawiany do refundacji.
Wszystkie kwoty w umowie o dofinansowanie oraz raportach z postępu realizacji projektu są przedstawiane w Euro.
Wszyscy partnerzy zlokalizowani poza strefą Euro muszą przeliczać poniesione wydatki na Euro. W celu uniknięcia dalszych różnic wynikających z zaokrągleń, wydatki w raportach postępu muszą być przedstawiane do dwóch miejsc po przecinku. W przypadku wystąpienia rozbieżności podczas gdy dofinansowanie jest przeliczane przy zastosowaniu współczynnika dofinansowania, kwota EFRR musi być zaokrąglona w dół aby uniknąć sytuacji, kiedy współfinansowanie EFRR przekroczy maksymalny współczynnik dofinansowania i maksymalną kwotę dofinansowania , która została zatwierdzona.
Kurs wymiany stosowany w Programie dla okresu raportowania jest miesięcznym kursem utworzonym przez Komisję Europejską dla pierwszego miesiąca okresu raportowania, opublikowany na stronie: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en.
Przykład: Kursem wymiany zastosowanym dla okresu raportowania 1styczeń -30 czerwiec, jest kurs przyjęty przez Komisję Europejską dla stycznia.
Ważną kwestią jest fakt, że środki finansowe będą wypłacane w Euro na konto bankowe Partnera Wiodącego, z którego PW przekazuje na konta partnerów. Ryzyko wynikające z różnic kursowych ponoszone jest przez partnerów.
Aby uznać projekt za kompletny muszą być spełnione następujące warunki:
Końcowy raport z postępu realizacji projektu wraz ze wszystkimi załącznikami musi być zatwierdzony przez Instytucję Zarządzającą;
Każdy projekt może być przedmiotem końcowej kontrola na miejscu. W takim przypadku, płatność końcowa uzależniona jest od wyników tej kontroli.
Utrzymanie rezultatów projektu oraz dokumentacji projektu po jego zamknięciu
Należy unikać każdej istotnej modyfikacji projektu, szczególnie dotyczącej jego charakteru, warunków realizacji, dochodu niewskazanego we wniosku o dofinansowanie, powstałego charakteru własności produktów projektu lub zaprzestania działań w okresie 5 lat od zakończenia projektu (Ar.57 (EC)No 1083/2006).
Jeśli pojawią się jakiekolwiek zmiany we wspomnianych powyżej warunkach, Instytucja Zarządzająca powinna zostać o nich niezwłocznie poinformowana. Takie zmiany mogą mieć wpływ na wysokość kwot do odzyskania wynikłych z kwot nadmiernie wypłaconych.
Należy podkreślić, że reprezentanci Instytucji Zarządzającej, WST, Punktów Kontaktowych, Instytucji Audytowej i Grup Audytorów, innych instytucji organów kontrolujących z krajów członkowskich, oraz urzędnicy unijni oraz ich upoważnieni przedstawiciele, Komisja Europejskiej oraz Europejski Trybunał Obrachunkowy mają prawo do oceny projektu, całej związanej z nim dokumentacji oraz rachunków związanych z projektem, również po jego zamknięciu.
Biorąc powyższe pod uwagę, Partner Wiodący musi zapewnić, dostępność całej dokumentacji projektu (np. umowa o dofinansowanie, wniosek o dofinansowanie, umowy partnerskie, dokumentacja dotycząca przetargów, umowy z zewnętrznymi dostawcami, ważna korespondencja z partnerami projektu/WST/ Instytucją Zarządzającą, itp.), dokumentacji związanej z wydatkami, kontrolą i auditem, jak również dokumentacji wyszczególnionej w rozdziale 11.2 „Audyt (drugi poziom kontroli)”.
Cała Dokumentacja dotycząca projektu musi być przechowywania do 31 grudnia 2020 lecz nie krócej niż trzy lata po zamknięciu programu (art. 90 Rozporządzenia Ogólnego UE 1083/2006), Archiwizowane są oryginały dokumentacji lub wersje oficjalnie potwierdzone, zgodnie z krajowymi zasadami i przechowywane w lokalu Partnera.
Należy unikać wszelkich zmian dotyczących zakresu projektu oraz partnerstwa, a budżet powinien być zaplanowany tak dokładnie jak to tylko możliwe. Jednakże możliwe jest wprowadzanie pewnych zmian, jeśli zostały one należycie uzasadnione. Zmiany możliwe w projekcie zostały podzielone w poszczególne grupy, które wymagają różnych procedur, jeśli okaże się, że nastąpiły lub, że są przewidziane do wprowadzenia.
Odstępstwa nie mają istotnego oddziaływania na rezultaty i produkty i mogą być;
przesunięcia w budżecie pomiędzy komponentami i liniami budżetowymi do wysokości skumulowanej kwoty utworzonej z przesuwanych kwot (suma wszystkich kwot przesuwanych od początku realizacji projektu) nie przekraczającej 10% całkowitej wartości kwalifikowalnej budżetu projektu (przykład obliczania skumulowanej kwoty wynikającej z przesunięć znajduje się w ramce poniżej)
zmiany do 20% początkowej wartości każdej grupy wskaźników produktu określone i wskazane we wniosku o dofinansowanie, przy założeniu, że dodatkowe koszty nie zostały poniesione,
zmiany informacji dotyczących kontaktowania się, danych adresowych Partnera Wiodącego i partnerów, jak również osób kluczowych z personelu zarządzającego projektem (kontakty do załogi Partnera Wiodącego, koordynatora projektu, finansowego koordynatora, koordynatora od promocji projektu)
Odstępstwa są realizowane przez Partnera Wiodącego bez wcześniejszego powiadamiania. Zmiany muszą być raportowane w składanych raportach z postępu realizacji projektu do WST, który informacje o zmianach przekazuje do Instytucji Zarządzającej. Odstępstwa mogą być przedmiotem dalszej klaryfikacji jednakże są zaakceptowane w sytuacji, gdy Raport z Postępu Projektu został zatwierdzony oraz wypłacone dofinansowanie z EFRR. Odstępstwa nie wymagają żadnych poprawek w Umowie o dofinansowanie i/lub Wniosku o dofinansowanie
Mało znaczące zmiany
Mało znaczące zmiany mogą oddziaływać znacznie na rezultaty i produkty i są zdefiniowane jako;
zmiany w harmonogramie czasowym działań;
zmiany w metodzie/sposobie realizacji projektu (organizowanie seminariów zamiast warsztatów);
zmiany do 20% pierwotnej wartości każdej grupy wskaźników produktu zdefiniowanej we wniosku o dofinansowanie będące rezultatem poniesienia dodatkowych kosztów;
osiągnięcie powyżej 120% (overachievement of more than 20%) pierwotnej wartości każdej grupy wskaźników produktu zdefiniowanych we wniosku o dofinansowanie;
Należy mieć na uwadze, że wszystkie zmiany dotyczące dostaw w projekcie będą oceniane indywidualnie i racjonalnie w zależności od typu dostawy i jej ważności dla osiągnięcia rezultatów projektu jak również z zachowaniem zasady ceny do wartości.
Mało znaczące zmiany powinny być uprzednio, przed ich realizacją zgłoszone i uzgodnione z WST. Następnie, należy je umieścić w regularnie składanych raportach z postępu. Mało znaczące zmiany mogą być przedmiotem dalszego wyjaśniania, jednakże akceptowane są raz Raport z postępu projektu jest zatwierdzony i ERDF dofinansowane. Mało znaczące zmiany nie wymagają zmian i poprawek wprowadzanych do umowy o dofinansowaniu i /lub wniosku o dofinansowanie.
Znaczące zmiany są definiowane jako mające znaczący wpływ na charakter i naturę projektu i/lub stwarzają ryzyko dla jego dostaw oraz jakości jego rezultatów. Znaczące zmiany definiuje się jako;
przesunięcia w budżecie pomiędzy komponentami i liniami budżetowymi w których wysokość skumulowanej kwoty utworzonej z przesuwanych kwot (suma wszystkich kwot przesuwanych od początku realizacji projektu) przekracza 10% całkowitej wartości kwalifikowalnej budżetu projektu (przykład obliczania skumulowanej kwoty wynikającej z przesunięć znajduje się w ramce poniżej) Jednakże takie przesunięcia w budżecie mogą zostać dokonane tylko w szczególnie uzasadnionych przypadkach i tylko raz w trakcie życia projektu;
osiągnięcie poniżej 80 % (underachievement of more than 20%) pierwotnej wartości każdej grupy produktów i/lub rezultatów niż zostało to określone i wskazane we wniosku o dofinansowanie, które może ograniczać osiągnięcie celów projektu. Proszę zwrócić uwagę, że każda zmiana w dostawach w projekcie będzie oceniana odrębnie i racjonalnie w zależności od typu dostawy i jej wpływu na otrzymanie rezultatów projektu. Zastosowanie będzie miał zapis paragrafu 12 p.8 w umowie o dofinansowanie (subsidy contract).
Należy podkreślić, że wskaźniki produktu, jako bezpośrednio związane z wydatkami poniesionymi w projekcie, będą monitorowane w trakcie trwania całego projektu i jeśli zajdzie taka konieczność Partner Wiodący podejmie właściwe działania zapewniające osiągnięcie rezultatów projektu i jego celów.
Osiągnięcie wskaźników rezultatu jest oceniane tylko w końcowym raporcie z postępu projektu
zmiany w partnerstwie;
przesunięcia budżetu pomiędzy partnerami;
zmiany dotyczące statusu prawnego partnerów lub ich organizacji.
Znaczące zmiany wymagają zatwierdzenia Komitetu Sterującego, zanim zostaną zrealizowane, co zwykle wymaga zastosowania procedury pisemnej. Ponadto wynikiem znaczących zmian zwykle są poprawki w Subsidy Contract i/lub we Wniosku o dofinansowanie w ślad za procedura określona w Subsidy Contract.
Partner Wiodący jest zobowiązany do niezwłocznego informowania WST o każdych znaczących zmianach, które zaistniały, lub w odpowiednim czasie o tym, że są przewidziane W następnym etapie projekt zostanie poproszony o dostarczenie zmian wraz ze szczegółowym uzasadnieniem konieczności ich wprowadzenia. Prosba zostanie oceniona przez WST, a jej wynik będzie podstawą do podjęcia decyzji przez Komitet Sterujący. Po podjęciu decyzji przez Komitet Sterujący zostaną wprowadzone do dokumentów odpowiednie poprawki (do Wniosku o dofinansowanie, Umowy o dofinansowanie ).
Cały proces od zawiadomienia o zmianach aż do wprowadzenia poprawek w dokumentach może zająć dużo czasu (nawet do 3 miesięcy). Szczególnie realokacja budżetu powinna być zatem planowana w odpowiednim czasie, przed zakończeniem projektu.
Należy podkreślić, że kompletna i poprawiona dokumentacja niezbędna do podpisania Aneksu do subsidy contract musi być złożona do Wspólnego Sekretariatu Technicznego najpóźniej na miesiąc przed datą zakończenia realizacji projektu zdefiniowana w subsidy contract.
Przedłużenie definiuje się jako wydłużenie okresu realizacji projektu po jego zatwierdzeniu oraz podpisaniu umowy o dofinansowanie. Przedłużenie projektu do sześciu miesięcy bez zmian dotyczących alokacji EFRR leży w gestii WST. Przedłużenie ponad ten termin musi być uzgodnione z Instytucją Zarządzającą. Dodatkowo każde zwiększenie dofinansowania EFRR wymaga decyzji Komitetu Sterującego. Niezależnie od ram czasowych, każde przedłużenie wymaga aneksowania umowy o dofinansowanie (ang. Subsidy Contrach) oraz zmian we Wniosku o dofinansowanie
Obliczanie zmian budżetu
Przykład: całkowity budżet projektu wynosi 100 000 EUR. Przesunięcie budżetu ma miejsce zarówno pomiędzy liniami (2000 EUR jest przesunięte z linii budżetowej 1 „Personel” do linii budżetowej 2 ‘Podróż i zakwaterowanie”) jak i pomiędzy komponentami (1000 EUR jest przesunięte z komponentu 1 do komponentu 2). W związku z powyższym skumulowana realokacja dotycząca linii budżetowych i komponentów wynosi 3 000 EUR, co stanowi 3% całkowitego budżetu (patrz tabela poniżej)
Jako, że zmiana nie przekroczyła 10% całkowitego budżetu projektu, jest rozpatrywana jako odstępstwo. W związku z powyższym projekt nie musi informować WST o przesunięciach przed ich dokonaniem. Natomiast projekt kontynuuje raportowanie kosztów zgodnie z oryginalnym budżetem, zatwierdzonym we Wniosku o dofinansowanie. WST jest automatycznie informowany o odstępstwach dotyczących przesunięć w ramach 10% poprzez informacje przekazane w regularnych raportach z postępu realizacji projektu, w których pokazane jest przeniesienie danych kwot w komponentach i liniach budżetowych oraz ich kumulacja.
Total budżet of the Project
Maximum reallocation (10% of total budget)