Source: http://www.stiftungswissenschaften.de/category/verwaltung
Timestamp: 2018-04-24 03:08:32
Document Index: 113090903

Matched Legal Cases: ['§ 53', '§ 57', '§ 257', '§ 6', 'Art. 16', '§ 55']

Verwaltung | Forschungsinstitut
Artikel unter 'Verwaltung'
Im Januar 2012 hat die Finanzverwaltung wesentliche Änderungen für Stiftungen im Rahmen des Anwendungserlasses zur Abgabenordnung geregelt. Wichtige Änderungen sind folgende:
- Die Grenze des schädlichen Vermögens soll auf mehr als € 15.000,00 festgelegt werden. Übersteigt das Vermögen der Stiftung diese Grenzlinie, so ist eine gemäß § 53 AO festgelegte Hilfsbedürftigkeit ausgeschlossen.
- Zukünftig muss die Stiftungssatzung ausdrücklich eine Regelung zur Vergütung von Stiftungsorganen enthalten.
- Die sog. Geprägetheorie ist weggefallen. Das heißt, dass sich die Beurteilung der Gemeinnützigkeit nicht mehr allein an der steuerpflichtigen Tätigkeit bzw. der Vermögensverwaltung orientiert, sondern daran, wie die Mittelverwendung der Überschüsse erfolgt.
- Weitere Änderungen sind in folgenden Bereichen enthalten: Hilfspersonentätigkeit nach § 57 AO, Rücklagenbildung der Wiederbeschaffung, Abweichungen von der Mustersatzung
Dokumentationspflichten der Stiftung
Die Landesstiftungsgesetze verpflichten Stiftungen zur regelmäßigen Berichterstattung über ihre Tätigkeit und ihr Vermögen gegenüber der Aufsichtsbehörde. Indirekt ergibt sich für die Stiftung damit eine Verpflichtung zur Rechnungslegung und Buchführung. Zu dokumentieren sind daher zum einen alle Vorgänge, die die Mittelverwendung und Vermögensverwaltung betreffen. Zum anderen erfordert die Erfüllung der Berichtspflichten der Stiftung auch die genaue Dokumentation der Tätigkeit der Stiftung.
Für die Aufbewahrung der Unterlagen gelten die allgemeinen Vorschriften der §§ 257 HGB, 140 AO entsprechend. Je nach Art der Dokumente sind diese sechs oder zehn Jahre nach Ende des jeweiligen Geschäftsjahres aufzubewahren.
Müssen Niederschriften über Sitzungen der Stiftungsorgane angefertigt werden?
Über Sitzungen der Stiftungsorgane sollte immer eine Niederschrift angefertigt werden, in der insbesondere auch Beschlussfassungen schriftlich festgehalten werden. Derartige Niederschriften sind vor allem für steuerlich begünstigte, gemeinnützige Stiftungen als Nachweis der tatsächlichen Geschäftsführung wichtig. Sie dienen außerdem auch als Grundlage für den Bericht über die Erfüllung des Stiftungszweckes. Dieser Bericht ist regelmäßig nach Abschluss eines Geschäftsjahres bei der Aufsichtsbehörde einzureichen (vgl. z.B. § 6 Abs.2 sächs.Stiftungsgesetz, Art. 16 Abs.1 S.4 Bay.Stiftungsgesetz).
Die Organe einer Stiftung sind bei ihren Entscheidungen an den Willen des Stifters gebunden. Normalerweise kommt dieser in der Stiftungssatzung zum Ausdruck. Wenn die Stiftungssatzung keine eindeutigen Vorgaben enthält – z.B. zu der Frage, wie Vermögen angelegt werden darf – muss ermittelt werden, was im Zeitpunkt der Stiftungserrichtung dem Willen des Stifters wahrscheinlich entsprochen hätte. Dabei kann z.B. auf Äußerungen im Stiftungsgeschäft oder im Testament (wenn die Stiftung von Todes wegen errichtet wurde) zurückgegriffen werden.
Wenn sich auch auf diese Weise der mutmaßliche Wille des Stifters nicht ermitteln lässt, muss der Stiftungsverwalter eine sachgerechte Entscheidung treffen. Er muss dabei natürlich alle gesetzlichen Bestimmungen und eventuell auch die einschlägige Rechtsprechung beachten. Besonders wichtig sind z.B. die steuerrechtlichen Bestimmungen für gemeinnützige Stiftungen, aus denen sich Grundsätze für die Vermögensverwaltung entwickeln lassen. Generell gilt, dass wichtige Entscheidungen mit der Stiftungsaufsichtsbehörde abgesprochen werden sollten, da diese über die Einhaltung des Stifterwillens wacht.
Die vertretungsberechtigten Stiftungsorgane sind aus dem Stiftungsverzeichnis ersichtlich, das bei den Aufsichtsbehörden geführt wird. Grundsätzlich ist jeder berechtigt, in das Stiftungsverzeichnis Einsicht zu nehmen. Welche Angaben enthalten sind, also ob z.B. auch die Zusammensetzung der Organe benannt wird, ist in den einzelnen Bundesländern unterschiedlich geregelt.
Daneben können z.B. im Grundbuchverkehr die Behörden von den Stiftungsorganen verlangen, dass sie ihre Berechtigung zur Vornahme bestimmter Geschäfte nachweisen. Zu diesem Zweck kann von der Stiftungsaufsichtsbehörde eine Vertretungsbescheinigung ausgestellt werden. Dabei handelt es sich um einen Verwaltungsakt. Ist die Bescheinigung zu Unrecht ausgestellt, kann die Behörde haften. Die Vertretungsbescheinigung bietet deswegen eine höhere Sicherheit für die Richtigkeit ihres Inhalts als das Stiftungsverzeichnis.
Der Stiftungsrat (oft auch als Beirat oder Kuratorium bezeichnet) kann als Kontrollorgan einer Stiftung eingesetzt werden.
Dies ist keineswegs zwingend. Gesetzlich ist nur die Bestellung eines Vorstands für die Stiftung vorgesehen. Es kann aber sinnvoll sein, durch Satzung weitere Organe vorzusehen, vor allem wenn die Stiftung umfangreiche Aufgaben wahrnimmt. Die Satzung bestimmt auch die Besetzung und die Befugnisse des Stiftungsrates. Oft möchte der Stifter selbst dem Kontrollorgan vorstehen. Dies ist möglich, allerdings ist es in jedem Fall ausgeschlossen, dass man zugleich Mitglied des Kontrollorgans und des Vorstandes ist. Möchte der Stifter seine Stellung im Rahmen der Stiftungsorganisation in der Satzung auf Lebenszeit verankert wissen, muss er sich daher für ein Organ entscheiden. Eine zeitlich aufeinanderfolgende Tätigkeit in beiden Organen ist aber möglich.
Die Kosten, die für die Verwaltung der Stiftung anfallen, richten sich stark nach ihrer jeweiligen Größe und Organisation. Ein zu hoher Aufwand für Verwaltungskosten führt nicht nur dazu, dass weniger finanzielle Mittel für die eigentlichen Zwecke der Stiftungsarbeit zur Verfügung stehen und sich die Effektivität der Stiftung mindert, sondern kann sogar zu einem Verlust der steuerrechtlichen Anerkennung ihrer Gemeinnützigkeit führen.
Nach §§ 55,56 AO muss eine steuerbefreite gemeinnützige Stiftung ihre Erträge ausschließlich für selbstlose Zwecke verwenden. Dieser Vorgabe widerspricht es, wenn ein beträchtlicher Teil der Erträge des Stiftungsvermögens nicht dem eigentlichen Stiftungszweck zugute kommt, weil er für Verwaltungsausgaben benötigt wird. Hohe Kosten können z.B. auf Personal oder Immobilienmietverträge entfallen, für die eventuell aktuell kein Bedarf mehr besteht. Gerade bei langfristigen Verträgen ist es daher sinnvoll, kurzfristige Kündigungsmöglichkeiten sicherzustellen. Im Übrigen erfordert eine effektive Verwaltung vor allem die regelmäßige Kontrolle der Kosten und ihre kritische Überprüfung im Verhältnis zu den Vermögenserträgen.
Haftung des Stiftungsvorstands für Wertverluste bei Kapitalanlagen
Die Verwaltung des Vermögens zählt zu den wesentlichen Aufgaben eines Stiftungsvorstandes. Deswegen kann er unter bestimmten Umständen auch haftbar gemacht werden, wenn die Stiftung aufgrund von Fehlinvestitionen wirtschaftliche Verluste erleidet.
Voraussetzung ist aber auch hier, dass eine Pflichtverletzung des Vorstandes für den Schaden ursächlich ist. Nicht jede falsche Anlageentscheidung kann dem Vorstand zum Vorwurf gemacht werden. Sofern der Stifter nicht konkrete Vorgaben vorgegeben hat, muss für die Frage, wie das Stiftungsvermögen angelegt werden darf, auf die allgemeinen Grundsätze der Vermögensverwaltung (Diversifizierungsgebot, Spekulationsverbot: näheres unter „Verwaltung“) zurückgegriffen werden. Empfehlenswert ist die Ausarbeitung von Anlagerichtlinien, an denen sich Investitionen ausrichten. Insgesamt liegt die Auswahl der richtigen Geldanlage in relativ weitem Umfang im Ermessen des Stiftungsvorstands. Eine Haftung kommt dann in Betracht, wenn er dieses Ermessen nicht (z.B. bei unreflektierter konstanter Beibehaltung bestimmter Anlagestrategien) oder falsch ausgeübt hat. Der Vorstand muss dabei sowohl für vorsätzliches als auch fahrlässiges Handeln einstehen. Sofern sich ein vernünftiger Anleger zum Zeitpunkt der Anlageentscheidung ebenfalls für diese oder eine vergleichbare Kapitalanlage entschlossen hätte, liegt regelmäßig keine vorwerfbare Pflichtverletzung vor.
Der Grundsatz der Bestandserhaltung des Stiftungsvermögens muss nicht zwangsläufig einer Umschichtung des Vermögens entgegenstehen. Dabei ist wiederum in erster Linie der Wille des Stifters, der in der Stiftungssatzung Ausdruck findet, maßgeblich. Dort können z.B. bezüglich einzelner Gegenstände Veräußerungsverbote angeordnet sein. Auch indirekt ist dies möglich, z.B. wenn der Zweck der Stiftung nur durch eine Anlage des Stiftungsvermögens in einer bestimmten Form erreicht werden kann (Beispiel: Stiftungszweck ist die Erhaltung des Lebenswerkes eines bestimmten Malers). Ein Veräußerungsverbot kann auch bestehen, wenn der Stifter bestimmte Gegenstände mit der deutlich erkennbaren Erwartung auf die Stiftung übertragen hat, dass diese dort verbleiben sollen (z.B. das Familienwohnheim).
Sofern sich keine Anhaltspunkte für solche Veräußerungsverbote finden, ist eine Umschichtung des Vermögens grundsätzlich zulässig, sofern sie die Ertragskraft des Vermögens erhält oder erhöht. Es wird sogar diskutiert, ob unter bestimmten Umständen nicht eine Verpflichtung zu einer Umschichtung des Vermögens bestehen kann. Das kommt vor allem dann in Betracht, wenn die Anlage so beständig und nachhaltig an Wert verliert, dass ein dauerhafter Vermögensverlust der Stiftung auch durch Rücklagenbildung nicht verhindert werden kann. Bei normalen Wertrückgängen liegt die Umschichtung somit noch in der freien Entscheidung des Vorstands, während er bei einer fortschreitenden Vermögensaufzehrung im Interesse des Erhalts des Stiftungsvermögens zum Handeln verpflichtet sein kann.
Zu beachten ist, dass bei gemeinnützigen Stiftungen der Verlust von Steuerprivilegien droht, wenn die Vermögenstransaktionen so zahlreich sind, dass sie einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb begründen. Nach höchstrichterlicher Rechtsprechung soll dies aber selbst bei ca. 50 Umschichtungen in vier Jahren noch nicht anzunehmen sein.
Diversifizierungsgebot
Neben dem Verbot von Spekulationen sind Wertverluste vor allem durch das sog. Diversifizierungsgebot zu verhindern. Darunter ist die Aufteilung des Anlagevermögens in mehrere verschiedene Anlageobjekte zu verstehen. Diese Aufteilung erfolgt im Regelfall mehrstufig, zum Beispiel durch eine Bildung verschiedener Anlageklassen, die sich u.a. an Anlageformen, Währungen oder Laufzeiten orientieren kann. Das Diversifizierungsgebot zählt generell zu den im Rahmen der ordentlichen Vermögensverwaltung zu beachtenden Pflichten. Anders als im Kapitalanlagerecht ergeben sich allerdings im Stiftungsrecht Einschränkungen durch den Stifterwillen. Hat der Stifter ausdrücklich oder konkludent bestimmte Anlagevorgaben getroffen, sind diese zu beachten.
Dem Diversifizierungsgebot liegt die Erkenntnis zugrunde, dass bestimmte Wertfaktoren sich z.B. auf eine Branche positiv, auf eine andere negativ auswirken. Da die jeweilige Wertentwicklung der Wertpapiere verschiedener Emittenten unterschiedlichen Einflussfaktoren unterliegt, können sie sich unterschiedlich entwickeln. Wertschwankungen der verschiedenen Anlagen innerhalb eines Portfolios können sich dadurch gegenseitig ausgleichen und so die Gefahr eines Totalverlustes vermindert werden.
Das Spekulationsverbot und das Diversifizierungsgebot stehen somit in einem engen Zusammenhang. Ob eine Anlage spekulativ ist, lässt sich nur im Hinblick auf dessen Anteil und Funktion im Gesamtportfolio beurteilen. Sowohl die größtmögliche Diversifikation als auch die Vermeidung von Spekulationen setzen deswegen ein Anlagekonzept als Grundlage aller Anlageentscheidungen voraus.
Pflicht zur Sparsamkeit bei Vermögensverwaltung
Im Wesentlichen sind die Stiftungsorgane frei in der Verwaltung des Stiftungsvermögens. Bei allen Tätigkeiten der Stiftung ist aber unter anderem das Gebot der Sparsamkeit zu beachten. Dies erfordert zum einen eine effiziente und Kosten sparende Organisation der Stiftungstätigkeit, zum anderen folgen hieraus auch gewisse Vorgaben für die Verwaltung des Stiftungsvermögens. Es muss grundsätzlich mit möglichst geringem finanziellem Aufwand ein möglichst großer Nutzen für den Stiftungszweck erreicht werden. Dies gilt auch bei der Anlage des Stiftungsvermögens. Insbesondere sind somit bei der Auswahl von Anlagedienstleistern sowie Anlageprodukten die jeweiligen (auch versteckten) Kosten und Nutzen für die Stiftung in Verhältnis zu setzen. Insgesamt kommt jedoch den Stiftungsorganen ein Ermessensspielraum zu, eine Sparsamkeit um jeden Preis ist nicht notwendig. Auch wenn grundsätzlich die Verwaltung des Stiftungsvermögens zu den Kerntätigkeiten der Stiftungsgeschäftsführung zählt, ist deswegen auch eine Übertragung der Verwaltung auf einen externen Dienstleister nicht grundsätzlich ausgeschlossen. Notwendig ist aber, dass damit deutliche Vorteile für die Stiftung einhergehen, die den Kostenaufwand aufwiegen.
Aufbau und Organisation einer Stiftung
Um den Aufbau und die interne und externe Organisation einer Stiftung regeln zu können bedarf es zunächst der Erstellung einer Geschäftsordnung. Diese konkretisiert die Aufgaben, Entscheidungskompetenzen und sonstigen Befugnisse und Prozesse der Organe untereinander. Für die innere Struktur einer Stiftung sollte darauf geachtet werden, dass die Spitze und die Kompetenzen untereinander klar geregelt sind. In der Regel entscheidet das Hauptorgan, also der Stiftungsvorstand oder Stiftungsrat, in allen grundsätzlichen Angelegenheiten. Die Geschäftsführung führt dagegen die laufenden Geschäfte der Stiftung.
Der Erfolg einer Stiftung hängt am meisten vom Personal und der Zusammenarbeit der Menschen ab als vom Vermögen. Dabei kommt der Geschäftsführung besondere Bedeutung zu, da diese dem Vorstand bzw. dem Stiftungsrat direkt unterstellt ist und für diesen den Haushalt, Beschlüsse etc. vorlegt. Oft gibt es in Stiftungen Gremien. Diese sind meistens der Vorstand bzw. Stiftungsrat und das sog. Kuratorium bzw. Beirat. Sie sind neben der Geschäftsführung die wichtigsten Personen in der Stiftung. Es empfiehlt sich regelmäßige Gremiensitzungen im Jahr durchzuführen, um sich gegenseitig zu informieren. Wenn sich eine strategische Partnerschaften nicht vorteilhaft für die Verfolgung des Stiftungszwecks auswirkt, sollte man sie beenden. Ferner sind gute Projekte, Partnerschaften und Netzwerke sowie Unterstützung durch andere sehr wichtig, um den Stiftungszweck mit Erfolg verwirklichen zu können. Auch sollte regelmäßig eine Erfolgskontrolle der Stiftungsarbeit und der durchgeführten Projekte anhand eines Gutachtens durchgeführt werden, also im Hinblick auf Kosten/Nutzen. Bei kleineren Stiftungen ist dies oft nicht einfach, da die Kontrolle mit Kosten verbunden ist und die Gutachterkosten oft außer Verhältnis zum geplanten Projekt und dem Budget der Stiftung stehen.