Source: http://hotelsantorinivillas.com/manual-de-tratamiento-de-datos/
Timestamp: 2018-03-24 19:30:09
Document Index: 142411377

Matched Legal Cases: ['Artículo 17', 'ARTÍCULO 3', 'ARTÍCULO 4', 'ARTÍCULO 8', 'ARTÍCULO 9', 'ARTÍCULO 11', 'artículo 17', 'ARTÍCULO 15', 'artículo 15', 'ARTÍCULO 16', 'artículo 15', 'ARTÍCULO 17', 'ARTÍCULO 18', 'ARTÍCULO 19']

MANUAL DE POLÍTICAS DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DATOS PERSONALES – OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A. - Hotel Santorini Villas
MANUAL DE POLÍTICAS DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DATOS PERSONALES – OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A.
Para OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A. la conservación, protección, integridad y confidencialidad de los datos personales de sus clientes es muy importante. Para esto hemos diseñado una política de almacenamiento y tratamiento de la información que nuestros clientes suministran a través de los diversos canales de comercialización de nuestros productos y servicios (tales como sitios web, call centers), y estamos comprometidas con la protección y manejo adecuado de los mismos, conforme el régimen legal de protección de datos personales aplicable en cada territorio en donde operamos.
ARTICULO 2. OBJETO. El presente documento tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A., a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data de sus huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores en el marco de lo establecido en la ley. Todo lo anterior en cumplimiento a lo previsto en el literal (k) del Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
ARTÍCULO 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente manual será aplicable a los datos personales registrados y por registrar en las diferentes bases de datos manejadas por OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A., esto es, a las bases de datos de nuestros huéspedes, visitantes, clientes y proveedores, que nos suministren sus datos para fines comerciales.
La información que recolecta OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A., puede incluir, en todo o en parte según las necesidades de cada producto y/o servicio, entre otros los siguientes datos:
ARTÍCULO 4. VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN. Nuestros huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores deberán suministrar información veraz sobre sus datos personales para efectos de hacer posible la prestación de los servicios por parte de OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A. y bajo cuya condición aceptan entregar la información requerida.
OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A. presume la veracidad de la información suministrada y no verifica, ni asume la obligación de verificar, la identidad del huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores, ni la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que cada uno de ellos proporcione. Por tanto, no asume responsabilidad por daños y/o perjuicios de toda naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.
ARTICULO 6. INFORMACIÓN DE NIÑOS Y ADOLESCENTES MENORES DE EDAD. OPERADORES HOTELEROS REGENCY HOTELES S.A velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión, como titulares de sus datos personales.
Al aceptar esta Política de Privacidad y Tratamiento, nuestros huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores en su calidad de titulares de los datos recolectados, autorizan que OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A. realicen el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos, tales como, realización de reservas, modificaciones, cancelaciones y cambios de la misma, reembolsos, atención de consultas, quejas y reclamos, pago de compensaciones e indemnizaciones, registros contables, correspondencia, procesamiento y verificación de tarjetas de crédito, débito y otros instrumentos de pago, identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas y/o para el funcionamiento de los programas de lealtad y demás finalidades indicadas en este documento.
Utilizar la información recibida de ellos, para fines de mercadeo de sus productos y servicios, y de los productos y servicios de terceros con los que OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A. mantengan una relación de negocios. • Suministrar los datos personales a las autoridades de control y vigilancia de policía o judiciales, en virtud de un requerimiento legal o reglamentario y/o usar o revelar esta información y datos personales en defensa de sus derechos y/o su patrimonio en cuanto dicha defensa tenga relación con los productos y/o servicios contratados por sus viajeros, clientes y usuarios. • Permitir el acceso a la información y datos personales a los auditores o terceros contratados para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que desarrollamos. • Consultar y actualizar los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información. • Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la información y datos personales para la correcta ejecución de los contratos celebrados con nosotros, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.
ARTÍCULO 8. AUTORIZACIÓN. La recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
ARTÍCULO 9. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización del titular de la información constará en cada uno de los canales y mecanismos de recolección de datos de OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A.
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a OPERADORES HOTELEROS REGENC S.A., en su condición de responsable del tratamiento. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A., en su condición de Responsable del Tratamiento. c) Ser informado por OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
ARTÍCULO 11. DEBERES DE OPERADORES REGENCY S.A EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. OPERADORES REGENCY S.A. tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 OPERADORES REGENCY S.A. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes:
OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A. garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o de su representante o apoderado lo solicite según lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
Los clientes y usuarios pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales enviando su solicitud al correo electrónico: info@hotelregency.com.co y a través del teléfono 5877990 ext. 7772 y ext. 7774, de conformidad con esta Política de Privacidad.
El reclamo lo podrá presentar el Titular en los formatos que al efecto dispone OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A en su registro Hotelero. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si por alguna circunstancia la Compañía recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
ARTÍCULO 15. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS. En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar al OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A . la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A. señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:
PARÁGRAFO 1. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente: En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A. podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A. utilizará los servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Cada vez que OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A. ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.
PARÁGRAFO 2. SUPRESIÓN DE DATOS. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A. debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
ARTÍCULO 16. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, deberán comunicarse con OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A., mediante correo electrónico: info@hotelregency.com.co o a través del teléfono 1-592177
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatoria consentimiento a OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A., indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado. Los mecanismos o procedimientos que OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A. establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
ARTÍCULO 17. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A. ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
No obstante lo anterior el cliente asume los riesgos que se derivan de entregar esta información en un medio como internet, el cual está sometido a diversas variables – ataques de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, entre otras. OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A. hará su mejor esfuerzo tecnológico para garantizar la seguridad de la información personal de todos sus clientes y/o usuarios, empleando razonables y actuales métodos de seguridad para impedir el acceso no autorizado, para mantener la exactitud de los datos y garantizar la correcta utilización de la información.
ARTÍCULO 18. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:
a) Los terceros contratados por OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A., estarán obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos. b) Todo contrato de OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A. con terceros (contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluirá un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la misma. c) Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos. d) Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012. e) Funciones y obligaciones del personal. f) Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan. g) Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias. h) Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos. i) Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente j) Medidas a adoptar cuando un soporte o documento vaya a ser transportado, desechado o reutilizado. k) El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo. l) El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales
ARTÍCULO 19. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD. OPERADORES HOTELEROS REGENCY S.A . se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.