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Timestamp: 2017-12-15 18:07:53+00:00
Document Index: 126337352

Matched Legal Cases: ['art. 1', 'art. 20', 'art. 1', 'art.2381', 'art. 1', 'arti\n9', 'art. 3', 'art. 122', 'art. 19', 'art. 8', 'art. 12', 'art. 24', 'art. 9']

Relazione annuale del Consiglio di Amministrazione sul sistema di Corporate Governance della Società e sull'adesione al Codice di Autodisciplina - PDF
Relazione annuale del Consiglio di Amministrazione sul sistema di Corporate Governance della Società e sull'adesione al Codice di Autodisciplina
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1 Relazione annuale del Consiglio di Amministrazione sul sistema di Corporate Governance della Società e sull'adesione al Codice di Autodisciplina delle società quotate (ex art. IA 2.13 delle Istruzioni al Regolamento del Nuovo Mercato Organizzato e gestito dalla Borsa Italiana S.p.A.).
2 INDICE 1) Ruolo del Consiglio di Amministrazione 2) Composizione del Consiglio di Amministrazione 3) Amministratori indipendenti 4) Presidente del Consiglio di Amministrazione 5) Trattamento delle informazioni riservate 6) Operazioni con parti correlate 7) Nomina degli amministratori e Comitato per le proposte di nomina 8) Comitato per la Remunerazione 9) Controllo interno 10) Rapporti con gli Investitori istituzionali e con i soci 11) Assemblee 12) Sindaci
3 Premessa Il Codice di Autodisciplina delle società quotate predisposto dal comitato per la Corporate Governance delle società quotate, indica un modello di organizzazione societaria adeguato a gestire con corrette modalità i rischi di impresa e i potenziali conflitti di interessi che possono verificarsi tra amministratori e azionisti e fra maggioranze e minoranze. Esso rappresenta perciò un modello allineato ai principi della best practice internazionale; la sua adozione è volontaria e non obbligatoria. La Borsa Italiana S.p.A., nelle Istruzioni al Regolamento delle nuovo Mercato, Sez. IA.2.13, ha stabilito che le società quotate debbano annualmente effettuare una comunicazione specifica riguardo le proprie scelte organizzative alla luce delle raccomandazioni formulate dal Comitato per la Corporate Governance, da mettere a disposizione dei soci insieme alla documentazione prevista per l assemblea di bilancio; in tale comunicazione, che deve essere contestualmente trasmessa alla Borsa Italiana, che a sua volta la mette a disposizione del mercato, i Consigli di Amministrazione delle Società quotate che non hanno applicato le raccomandazioni del Codice o le abbiamo applicate solo in parte, danno inoltre informazione delle motivazioni che li hanno indotti a tale decisione. ********** Il Presidente del Consiglio di Amministrazione di Dada S.p.A. comunica, a nome del Consiglio, che la società ha accolto le raccomandazioni del Codice di Autodisciplina, organizzando in tal senso il proprio sistema di governo societario. Di seguito, al fine di garantire una corretta informativa societaria, vengono evidenziate le modalità di adesione alle suddette raccomandazioni.
4 DADA CORPORATE GOVERNANCE Composizione azionariato : In occasione dell ultima assemblea di bilancio, il capitale sociale di Dada S.p.A. risultava così composto: Poligrafici Editoriale S.p.A 15,65% RCS Media Group S.p.A. 15,42% Master Key S.p.A. 8,00% Paolo Barberis 6,25% Simona Cima 5,04% Monrif S.p.A. 4,22% MPS Net S.p.A. 4,02% Alessandro Sordi 3,04% Angelo falchetti 2,74% Jacopo Marello 2,62% Mercato 33,05% 1. Ruolo e funzioni del Consiglio di Amministrazione L art. 1 del codice di Autodisciplina dispone: Le società quotate sono guidate da un Consiglio di Amministrazione che si riunisce con regolare cadenza e che si organizza ed opera in modo da garantire un effettivo ed efficace svolgimento delle proprie funzioni. Il Consiglio di Amministrazione a) esamina ed approva i piani strategici, industriali e finanziari della società e la struttura societaria del gruppo di cui essa è a capo; b) attribuisce e revoca le deleghe agli amministratori delegati e al comitato esecutivo definendo i limiti, le modalità di esercizio e la periodicità, di norma non inferiore al trimestre, con la quale gli organi delegati devono riferire al consiglio circa l attività svolta nell esercizio delle deleghe conferite; c) determina, esaminate le proposte dell apposito comitato e sentito il collegio sindacale, la remunerazione degli amministratori delegati e di quelli che ricoprono particolari cariche, nonché qualora non vi abbia provveduto l assemblea, la suddivisione del compenso globale spettante ai singoli membri del consiglio e del comitato esecutivo; d) vigila sul generale andamento della gestione, con particolare attenzione alle situazioni di conflitto di interessi tenendo in considerazione, in particolare, le informazioni ricevute dal comitato esecutivo (ove costituito) dagli amministratori delegati e dal comitato per il controllo interno nonché confrontando periodicamente i risultati conseguiti con quelli programmati; e) esamina ed approva le operazioni aventi un significativo rilievo economico, finanziario e patrimoniale, con particolare riferimento alle operazioni con parti correlate.
5 f) verifica l adeguatezza dell assetto organizzativo ed amministrativo generale della società e del gruppo predisposto dagli amministratori delegati; g) riferisce agli azionisti in sede di Assemblea. Gli amministratori agiscono e deliberano con cognizione di causa e in autonomia perseguendo l obiettivo della creazione di valore per gli azionisti. Gli amministratori accettano la carica quando ritengono di poter dedicare allo svolgimento diligente dei loro compiti il tempo necessario, anche tenendo conto del numero di cariche di amministratore o sindaco da essi ricoperte in altre società quotate in mercati regolamentati anche esteri, in società finanziarie, bancarie, assicurative o di rilevanti dimensioni. Gli amministratori sono tenuti a conoscere i compiti e le responsabilità inerenti alla loro carica. Gli amministratori delegati si adoperano affinché il consiglio venga informato sulle principali novità legislative e regolamentari che riguardano le società e gli organi sociali. *************** L art. 20 lettera E dello Statuto sociale di Dada S.p.A., in sostanziale conformità a quanto previsto dall art. 1.2 del Codice di Autodisciplina, riconosce al Consiglio di Amministrazione un ruolo centrale all interno della Società stabilendo che Il Consiglio di Amministrazione può delegare le proprie attribuzioni ad un Comitato esecutivo e/o ad uno o più Amministratori determinandone i limiti della delega... Non possono essere delegate le attribuzioni indicate nell'art.2381 C.C. e quelle non delegabili ai sensi delle altre leggi vigenti... Il Comitato Esecutivo e gli Amministratori Delegati riferiscono al Consiglio di Amministrazione non oltre la prima successiva riunione di quest'ultimo sulle operazioni di maggior rilievo economico, finanziario e patrimoniale per la Società da essi compiute. In particolare riferiscono sulle operazioni in potenziale conflitto di interessi o su quelle che siano atipiche o inusuali rispetto alla normale gestione d'impresa. Le medesime informazioni dovranno essere fornite al Collegio Sindacale. Oltre alle attribuzioni non delegabili a norma di legge sono riservate all'esclusiva competenza del Consiglio di Amministrazione: - la determinazione degli indirizzi generali di gestione; - la remunerazione degli amministratori investiti di particolari cariche, nonchè qualora non vi abbia già provveduto l'assemblea, la suddivisione del compenso globale spettante ai singoli membri del Consiglio di Amministrazione e del Comitato Esecutivo; - l'istituzione di comitati e commissioni determinandone la competenza, le attribuzioni e le modalità di funzionamento, anche allo scopo di modellare la forma di governo societaria su quanto stabilito nei codici di autoregolamentazione delle Società quotate;
6 - l'approvazione di operazioni aventi un significativo rilievo economico, patrimoniale e finanziario, con particolare riferimento alle operazioni con parti correlate. L'organo amministrativo potrà, inoltre, nominare direttori generali determinandone mansioni e poteri e potrà anche nominare procuratori per singoli atti o categorie di atti. I criteri per la determinazione delle operazioni particolarmente rilevanti, che non sono oggetto di delega, sono indirettamente fissati attraverso la struttura delle deleghe individuata dal Consiglio stesso da ultimo nella sua riunione del 29 agosto 2003, e ciò sia dal punto di vista quantitativo che dal punto di vista qualitativo; in particolare, dal punto di vista quantitativo, sono considerate rilevanti tutte le operazioni il cui valore superi la somma di ,00, con l unica eccezione delle gare per l affidamento di lavori pubblici per le quali il limiti è elevato a ,00 uro, mentre dal punto di vista qualitativo sono considerate rilevanti, a prescindere dal loro valore, l approvazione dei piani strategici, industriali e finanziari della società e la struttura societaria del gruppo di cui essa è a capo, le operazioni di acquisizione, cessione, conferimento, scissione, fusione di partecipazioni, quote, aziende, rami di azienda, la costituzione di joint venture, l acquisto di beni immobili e cespiti aziendali, la concessione e l assunzione di finanziamenti di importo rilevante, che non possono essere oggetto di alcuna delega. A conferma della centralità del ruolo del Consiglio nel corso del 2004 si sono tenute 9 riunioni del Consiglio di Amministrazione; alla data di redazione del presente documento si è tenuta una riunione del C.d.A., mentre per l anno in corso sono previste 8 riunioni complessive del Consiglio; lo statuto sociale prevede che il Consiglio si riunisca almeno con cadenza trimestrale; la percentuale di partecipazione di ciascun consigliere alle riunioni è indicata nella tabella 1 allegata alla presente relazione. In occasione delle riunioni consiliari è fornita agli amministratori con ragionevole anticipo, salvo i casi di urgenza, le informazioni necessarie a consentire al Consiglio di esprimersi con consapevolezza sulle materie sottoposte al suo esame. 2.Composizione del Consiglio di Amministrazione Il Consiglio di Amministrazione di Dada S.p.A. è composto da 13 membri: essi sono stati eletti durante l assemblea della società che si è tenuta l 11 aprile 2003, ad eccezione del Consigliere Giorgio Riva, nominato per cooptazione dal Consiglio di Amministrazione che si è tenuto il data 10/11/2003 e successivamente confermato in occasione dell Assemblea del 29 aprile 2004, durante la quale è stato altresì nominato quale nuovo Consigliere anche l Avv. Fabio Massimo
7 Ventura; successivamente, e precisamente con il Consiglio del 13 dicembre 2004, l Ing. Barbara Poggiali è stata infine cooptata quale nuovo membro del Consiglio in sostituzione del Consigliere Flavio Biondi, dimissionario. Tutti i consiglieri attualmente carica scadranno con l approvazione del bilancio al 31/12/2005 Componenti Consiglio di Amministrazione Nome e Cognome Luogo di nascita Data di nascita Paolo Barberis La Spezia 08/12/1967 Alessandro Sordi Firenze 24/01/1967 Angelo Falchetti Senigallia (AN) 14/09/1967 Salvatore Amato Firenze 23/05/1956 Giovanni Benedetto Milano 21/04/1957 Fabio Palumbo Roma 10/11/1965 Massimiliano Pellegrini Montecatini Terme 23/10/1967 Vittorio Pessina Milano 05/11/1938 Barbara Poggiali Milano 04/03/1963 Lorenzo Lepri Pollitzer de Pollenghi Roma 11/12/1971 Giorgio Riva Torino 29/02/1964 Roberto Sottani Firenze 06/02/1940 Fabio Massimo Ventura Roma 25/03/1967 Composizione C.d.A. al 14/03/2005 Gli amministratori agiscono con l obiettivo di creare valore per gli azionisti e deliberano in completa autonomia e indipendenza previa una conoscenza esauriente dei fatti, ottenuta anche attraverso le note informative a loro distribuite prima di ciascun Consiglio. Il Consiglio di Amministrazione si compone di amministratori esecutivi e non esecutivi. Amministratori esecutivi sono gli Amministratori Delegati e coloro che ricoprono cariche direttive e dirigenziali all interno della Società: Alessandro Sordi (Vicepresidente con deleghe in alcune aree di gestione), Angelo Falchetti (Amministratore Delegato con deleghe in tutte le aree di gestione), Massimiliano Pellegrini (dirigente della Società) e Fabio Palumbo (procura nell area rapporti con il Mercato). I poteri attribuiti agli amministratori delegati sono individuati nella delibera del Cda del 29/08/2003, così come da ultimo modificata dal Cda del 12/07/04;
8 All Amministratore Delegato Angelo Falchetti sono state attribuite deleghe in tutte le aree di gestione della Società. Nell esercizio dei poteri delegati l Amministratore delegato Angelo Falchetti potrà rappresentare la Società a firma singola fino al limite massimo di ,00 (quattrocentomilaeuro) per ogni singolo esercizio del potere ovvero, a firma congiunta con il Vicepresidente Alessandro Sordi, fino al limite massimo di ,00 (unmilionedieuro) per ogni singolo esercizio del potere. Con riguardo alle gare per l affidamento di lavori pubblici l Amministratore delegato Angelo Falchetti potrà invece rappresentare la Società a firma singola con il limite massimo di ,00 (tremilionidieuro) per ogni singolo esercizio del potere. Al Vicepresidente Alessandro Sordi sono state attribuite deleghe nelle aree: rapporti con gli investitori, rappresentanza in assemblee ordinarie e straordinarie di società partecipate, commerciale e marketing, produzione, tecnica, rete e software; Nell esercizio dei poteri delegati il Vicepresidente Alessandro Sordi potrà rappresentare la Società a firma singola fino al limite massimo di ,00 (duecentocinquantamilaeuro) per ogni singolo esercizio del potere, ovvero a firma congiunta con l Amministratore delegato Angelo Falchetti fino al limite massimo di ,00 (unmilionedieuro). Con particolare riguardo alle gare per l affidamento di lavori pubblici il Vicepresidente Alessandro Sordi potrà invece rappresentare la Società a firma singola con il limite massimo di ,00 (tremilionidieuro) per ogni singolo esercizio del potere; Al Consigliere Fabio Palumbo è stata conferita una procura per i rapporti con il Mercato degli Investitori, mentre il Consigliere Massimiliano Pellegrini riveste invece un ruolo dirigenziale in Dada S.p.A. oltre ad esercitare una procura della Società nell area dei rapporti con le società partecipate, marketing, commerciale e produzione. In conformità a quanto richiesto dalla disposizione introdotta nell art. 1.3, si indicano qui di seguito i membri del Consiglio di Amministrazione di Dada S.p.A. che ricoprono cariche in altre società quotate, in società finanziarie, bancarie, assicurative o di rilevanti dimensioni : Giovanni Benedetto : Consigliere di Accenture - Italia S.p.A. Roberto Sottani : Presidente di Editoriale Printing S.r.l. Salvatore Amato : Amministratore delegato di Mps.Net S.p.A. Gli amministratori delegati rendono conto durante le riunioni del Consiglio di amministrazione sulle attività maggiormente rilevanti svolte nell esercizio delle deleghe loro attribuite. Gli organi amministrativi delegati forniscono inoltre al C.d.A. ed ai Sindaci adeguata informativa sulle operazioni atipiche, inusuali o con parti
9 correlate, eventualmente effettuate nell esercizio dei poteri delegati o comunque allo studio. 3. Amministratori Indipendenti L art. 3 del Codice di Autodisciplina raccomanda che all interno del consiglio di amministrazione sia eletto un numero adeguato di amministratori indipendenti; si considerano indipendenti gli amministratori che: a) non intrattengono, direttamente, indirettamente o per conto di terzi, né hanno di recente intrattenuto, relazioni economiche di rilevanza tale da condizionarne l autonomia di giudizio con la società, con le sue controllate, con gli amministratori esecutivi, con l azionista o gruppo di azionisti che controllano la società, di rilevanza tale da condizionarne l autonomia di giudizio; b) non sono titolari, direttamente, o indirettamente, o per conto di terzi, di partecipazioni azionarie di entità tali tale da permettere loro di esercitare il controllo o un influenza notevole sulla società, né partecipano a patti parasociali per il controllo della società stessa. c) non sono stretti familiari di amministratori esecutivi della società o di soggetti che si trovino nelle situazioni indicate alle precedenti lettere a) e b). L indipendenza degli amministratori è periodicamente valutata dal consiglio di amministrazione tenendo conto delle informazioni fornite dai singoli interessati. L esito delle valutazione del consiglio è comunicato al mercato. ************ La società annovera attualmente all interno del consiglio di amministrazione 2 amministratori indipendenti: Giovanni Benedetto e Fabio Massimo Ventura. La valutazione sull indipendenza dei due amministratori è stata effettuata al momento delle loro nomine anche attraverso l esame delle dichiarazioni rilasciate dagli interessati, e viene ripetuta adesso in sede di approvazione della presente Relazione annuale sulla Corporate governance della Società. 4. Presidente del Consiglio di amministrazione Il ruolo del Presidente del Consiglio di Amministrazione disegnato dal Codice di autodisciplina è fondamentale per assicurare un efficiente gestione del Consiglio ed una efficiente Corporate Governance: esso infatti è responsabile del funzionamento del Consiglio di Amministrazione, e della distribuzione dell informazione fra i consiglieri.
10 ************ Secondo lo Statuto sociale di Dada S.p.A., il Presidente del Consiglio di Amministrazione ha la legale rappresentanza della società. Convoca le riunioni dell Assemblea, di cui assume al Presidenza constatandone la regolarità della convocazione e le modalità per le votazioni, così come convoca e stabilisce l ordine del giorno del Consiglio e si adopera al fine di fornire a tutti i Consiglieri con la tempistica adeguata (compatibilmente con le esigenze di riservatezza, urgenza e la natura delle deliberazioni) la documentazione e le informazioni necessarie per poter esprimersi consapevolmente. In considerazione della particolare attività di business della società, il Presidente consente ai singoli amministratori di partecipare alle riunioni del Consiglio attraverso sistemi tecnologici quali teleconferenza. Il Presidente del Consiglio di Amministrazione di Dada S.p.A. non ha deleghe gestionali, pur svolgendo una attività di ascolto e coordinamento sui rapporti societari, istituzionali e di rappresentanza. 5. Trattamento delle informazioni riservate Il Codice di Autodisciplina ritiene opportuna l adozione da parte del Consiglio di Amministrazione, su proposta dell Amministratore Delegato, di una procedura per la comunicazione all esterno di documenti ed informazioni riguardanti la società ********* Le informazioni riservate sono gestite dal Vicepresidente Alessandro Sordi che riveste anche il ruolo di Investor Relation and Corporate Communication. Il processo di diffusione dei comunicati stampa price sensitive avviene seguendo le raccomandazioni formulate dalla CONSOB e da Borsa Italiana S.p.A. attraverso l'utilizzo di strumenti di comunicazione dedicati il cui accesso è limitato alle sole funzioni aziendali coinvolte nel processo. A tal fine è stata adottata una procedura interna orientata alla comunicazione all esterno di documenti e informazioni riguardanti la società, con particolare riguardo alle informazioni price sensitive ; secondo tale procedura:?? i comunicati stampa attinenti alla così detta informazione periodica (bilancio, relazione semestrale, relazione trimestrale ecc.), quelli relativi alle operazioni straordinarie (fusioni, acquisizioni, aumenti
11 di capitali ecc), nonché quelli con una qualche rilevanza price sensitive, sono approvati dal Consiglio di Amministrazione. Tutti gli amministratori sono tenuti a mantenere riservati i documenti e le informazioni acquisiti nello svolgimento delle loro funzioni;?? in tutti gli altri casi la gestione dell informativa al pubblico è curata da uno degli amministratori delegati al quale spetta anche la valutazione sulla rilevanza dei fatti oggetto di disclosure?? i comunicati stampa dello stesso genere provenienti dalle consociate della società sono approvati dai singoli amministratori delegati di concerto con il responsabile dell Investor Relation and Corporate Communication?? gli Amministratori, i Sindaci, il Responsabile dell Investor Relation and Corporate Communication e tutti i dipendenti in genere, sono tenuti a mantenere riservati i documenti e le informazioni price sensitive acquisite nello svolgimento dei loro compiti (se non già resi pubblici nelle prescritte forme) ed a rispettare la procedura dettata per la comunicazione all esterno di tali documenti ed informazioni;?? è fatto assoluto divieto a chiunque di rilasciare interviste ad organi di stampa o fare dichiarazioni in genere che contengano informazioni su fatti rilevanti, classificabili come price sensitive, che non siano stati inseriti in documenti stampa o documenti già diffusi al pubblico. Internal dealing Il consiglio di amministrazione di Dada S.p.A. ha adottato in data 18/12/2002 il Codice di comportamento della società in tema di Internal Dealing; detto codice, in vigore dal 1/1/2003, è stato redatto in ottemperanza alla disciplina introdotta da Borsa Italiana che comporta per le società quotate un obbligo di disclosure periodico circa le operazioni effettuate sui titoli quotati dell emittente da soggetti che possono accedere ad informazioni price sensitive. Il codice considera persone rilevanti i componenti del Consiglio di Amministrazione (esecutivi e non esecutivi), i Sindaci effettivi, i Direttori Generali, il Segretario del Consiglio di Amministrazione, i tre Direttori delle Business Unit di Dada S.p.A., i Responsabili delle funzioni: Controllo, Amministrativa, Affari legali e societari, Investor relations; esso fissa, come indicato dal Regolamento di Borsa, in ,00 uro il controvalore delle operazioni compiute in ciascun trimestre solare il cui superamento comporta, per le persone rilevanti, l obbligo di comunicazione al mercato, e in ,00 uro il controvalore delle operazioni compiute nel trimestre solare, il cui superamento comporta la comunicazione senza indugio. Il Consiglio di Amministrazione si è riservato la facoltà di vietare o limitare, in determinati periodi dell anno od in determinate circostanze, a
12 tutte o alcune delle Persone Rilevanti di effettuare tutte o alcune delle Operazioni sugli strumenti finanziari emessi dalla società. 6. Operazioni con parti correlate Le operazioni con parti correlate rispettano criteri di correttezza sostanziale e procedurale. Per parti correlate si intendono: a) i soggetti che controllano, sono controllati da, o sono sottoposti a comune controllo con Dada S.p.A.; b) gli aderenti anche in via indiretta, a eventuali patti parasociali di cui all art. 122 comma 1 del DLgs. N. 58/98 aventi per oggetto l esercizio del diritto di voto in Dada Sp.A., se a tali patti è conferita una partecipazione complessiva di controllo; c) i soggetti collegati a Dada S.p.A. e quelli che esercitano un influenza notevole sulla stessa; d) coloro ai quali sono attribuiti poteri e responsabilità in ordine all esercizio delle funzioni di direzione, amministrazione e controllo in Dada S.p.A., intendendosi per tali i componenti gli organi sociali, i direttori generali ed i dirigenti; e) il coniuge non legalmente separato, i parenti e gli affini entro il secondo grado ed i conviventi in genere delle persone fisiche ricomprese nelle lettere a) b) c) e d); f) i soggetti controllati dalle persone fisiche ricomprese nelle lettere b) c) d) ed e) o sui quali le persone fisiche ricomprese nelle lettere a) b) c) d) ed e) esercitano un influenza notevole; g) i soggetti che hanno in comune con Dada S.p.A. la maggioranza dei componenti l organo amministrativo. Nelle operazioni con parti correlate, gli amministratori che hanno un interesse anche potenziale o indiretto, nell operazione informano tempestivamente ed in modo esauriente il consiglio sull esistenza dell interesse anche potenziale o indiretto nell operazione e si allontanano dalla riunione consiliare al momento della deliberazione. Ove la natura il valore o le altre caratteristiche dell operazione lo richiedano il consiglio di amministrazione, al fine di evitare che per l operazione siano pattuite condizioni diverse da quelle che sarebbero state verosimilmente negoziate tra parti non correlate, cura che l operazione venga conclusa con l assistenza di esperti indipendenti ai fini della valutazione dei beni e della consulenza finanziaria, legale o tecnica 7. Nomina degli amministratori e Comitato per le proposte di nomina
13 Il Comitato per la Corporate raccomanda che la nomina del Consiglio di Amministrazione abbia luogo in conformità ad una procedura trasparente, che consenta alla generalità degli azionisti di conoscere le caratteristiche personali e professionali dei candidati con necessario anticipo per poter esercitare consapevolmente il diritto di voto. Il suddetto comitato ha previsto che le società quotate costituiscano un comitato per le proposte di nomina soprattutto nei casi in cui il consiglio rilevi la difficoltà da parte degli azionisti di predisporre direttamente, come usualmente accade, le proposte di nomina; ciò può accadere nelle società quotate a base azionaria diffusa. ************** L art. 19 dello Statuto Sociale di Dada S.p.A. prevede che le proposte di nomina a consigliere di amministrazione sono depositate presso la sede sociale almeno 10 giorni prima dell assemblea accompagnate dall informativa riguardante le caratteristiche personali e professionali dei singoli candidati. Per la nomina del Consiglio di Amministrazione lo stesso statuto non prevede il voto di lista. All interno del Consiglio di amministrazione è stato costituito il COMITATO PER LE PROPOSTE DI NOMINA, formato dai seguenti amministratori non esecutivi: Lorenzo Lepri, Giorgio Riva e Salvatore Amato. Tale comitato ha il compito di rendere trasparenti e flessibili le procedure di nomina dei componenti del Consiglio di Amministrazione. In particolare, al Comitato per le proposte di nomina spetta rendere note, con adeguato anticipo, le caratteristiche professionali e personali dei candidati, con l indicazione dell eventuale idoneità a qualificarsi come indipendente, caratteristiche che li rendono, a giudizio dei proponenti, adatti alla nomina, in maniera che tutti i soci siano messi in condizione di potere esercitare in assemblea il voto in modo consapevole. In occasione della assemblea della società dell 29/4/2004, nonché in occasione delle dimissioni presentate nel corso dell esercizio 2004 da alcuni membri del Consiglio, il Comitato per le proposte di nomina ha fornito al Consiglio medesimo un proprio parere sulle proposte per la nomina dei nuovi consiglieri e la sostituzione dei consiglieri dimissionari. 8. Comitato per la Remunerazione L art. 8 del Codice di Autodisciplina prevede che il Consiglio di amministrazione costituisca al suo interno un comitato per la
14 remunerazione e per gli eventuali piani di stock option o di assegnazione di azioni; tale comitato composto prevalentemente di amministratori non esecutivi, ha il compito di formulare proposte al consiglio, in assenza dei diretti interessati, per la remunerazione degli amministratori delegati e di quelli che ricoprono particolari cariche, nonché su indicazione degli amministratori delegati, di determinare i criteri per la remunerazione dell alta direzione della società. *********** All interno del Consiglio di amministrazione è stato costituito il COMITATO PER LA REMUNERAZIONE, attualmente costituito dai seguenti amministratori: Lorenzo Lepri, Vittorio Pessina e Fabio Palumbo. Lo scopo di questo Comitato è garantire una adeguata informazione e trasparenza sui compensi, e sulle modalità della loro determinazione, che spettano ai componenti il Consiglio di amministrazione, garantendo, inoltre, che i sistemi di remunerazione siano capaci di attrarre e motivare persone di livello ed esperienza adeguati. Le decisioni del Comitato per la remunerazione debbono essere assunte in maniera tale che nessun amministratore possa influire sulla determinazione del proprio compenso. Detto comitato si è espresso nel Cda del 11 luglio 2003 quando ha formulato le sue proposte per il compenso da attribuire al Presidente e agli Amministratori Delegati; le proposte sono state formulate sulla base dei risultati delle indagini compiute sui compensi mediamente corrisposti per le medesime cariche in società similari sia in Italia che all estero, risultate in linea con le remunerazioni dei quadri dirigenziali dell azienda. Il compenso complessivo da attribuire agli amministratori che ricoprono particolari incarichi era stato fissato dall assemblea dei soci dell 11/4/2003, che ha altresì confermato l importo dei gettoni di presenza. I compensi degli Amministratori Delegati nell anno 2003 non sono stati legati dalla Assemblea ai risultati aziendali conseguiti o al raggiungimento di specifici obbiettivi. Su proposta del comitato per la remunerazione, il Consiglio di amministrazione, sempre nella riunione dell 11/07/2003, ha collegato una parte significativa del compenso per gli amministratori delegati ai risultati conseguiti dalla Società. La Società, con delibera del Consiglio di Amministrazione del 10/11/2003, ha adottato un piano di stock options a favore di tutti i dipendenti, e quindi ad esclusione degli Amministratori, non legato al raggiungimento di specifici obbiettivi ma strettamente dipendente dall andamento del titolo Dada. Detto piano è andato ad aggiungersi ad
15 un precedente piano di incentivazione che stava giungendo a naturale scadenza. 9. Controllo interno Il Codice di Autodisciplina attribuisce al consiglio di amministrazione la responsabilità del sistema di controllo interno, il compito di fissare le linee di indirizzo e di verificare periodicamente l adeguatezza e l effettivo funzionamento del sistema, ed agli amministratori delegati il compito di identificare i principali rischi aziendali, di attuare le direttive del consiglio nominando uno o più preposti, non dipendenti gerarchicamente da alcun responsabile di aree operative; detti preposti riferiranno del loro operato direttamente agli amministratori delegati nonché al comitato per il controllo interno ed ai sindaci. Il comitato per la corporate raccomanda infatti che il Consiglio di Amministrazione, nello svolgimento del proprio compito di vigilanza, costituisca un comitato per il controllo interno che abbia il compito di analizzare le problematiche ed istruire le pratiche rilevanti per il controllo delle attività aziendali **************** Sono presenti nella società due Preposti del Comitato al Controllo Interno che non dipendono gerarchicamente da alcun responsabile di aree operative. Scopo della funzione del preposto è quello di verificare all'interno dei processi aziendali se i controlli "di linea" e di concreta vita della società (a partire dalle procedure di recupero crediti, alle procedure di acquisto e di gestione dei rischi di natura tecnologica) sono adeguati rispetto ai rischi potenziali, suggerendo al management ed al Comitato di controllo, ove necessario, l'adozione di tutte le misure atte ad eliminare rischi di natura finanziaria ed a migliorare l'efficienza e l'efficacia dei processi aziendali stessi. L'attività dei Preposti è continuamente rivolta alla individuazione di ulteriori aree di rischio, da segnalare al Comitato di Controllo per l'adozione degli opportuni provvedimenti, e ciò anche attraverso il miglioramento, attualmente in corso, delle risorse dedicate a questa attività di verifica. I preposti riferiscono con cadenza semestrale al Comitato di controllo e ai Sindaci, con cadenza mensile agli Amministratori delegati. All'interno del Consiglio di amministrazione è stato inoltre costituito il Comitato per il Controllo Interno, attualmente formato dai seguenti consiglieri non esecutivi di cui due indipendenti: Giorgio Riva, Giovanni Benedetto e Fabio Massimo Ventura.
16 Questo comitato svolge il compito di assistere il consiglio nell'espletamento dei suoi compiti in tema di controllo interno, valutare il piano di lavoro preparato dai preposti al controllo interno e ricevere le relazioni periodiche degli stessi, valutando le proposte della società di revisione per il conferimento dell'incarico e riferendo al consiglio sull'attività svolta e sulla adeguatezza del sistema di controllo interno. L'ambito di attività dei Preposti e del Comitato di Controllo Interno è stato esteso anche alla applicazione e verifica delle procedure ex d.lgs 231/2001 (Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche), finalizzate all'adozione del più idoneo modello di prevenzione e controllo. Il suddetto Comitato procederà a definire procedure volte ad approfondire ed individuare e risolvere nuove potenziali aree di rischio alla luce delle attuali strutture organizzative e degli attuali sistemi di rappresentanza (nella sua ultima riunione il Comitato ha verificato l adeguatezza delle procedure della Società al fine di scongiurare la propria eventuale corresponsabilità a seguito della commissione del reato di frode informatica da parte dei propri dipendenti così come l adeguatezza del sistema di cd. Disaster Recovery della Società stessa ed ha proposto l'analisi, tra le altre, delle procedure in essere per il pieno rispetto della normativa sulla privacy). 10. Rapporti con gli Investitori Istituzionali e con i soci Il Comitato per la Corporate Governance ritiene che sia nell interesse della società instaurare un dialogo continuativo con la generalità degli azionisti e con gli investitori istituzionali, anche nominando un responsabile e se del caso, costituendo una struttura aziendale incaricata di questa funzione. ****************** La società, nel rispetto della normativa vigente, si adopera attivamente nel dialogo con gli azionisti e con gli investitori istituzionali. A tal fine è stato nominato un responsabile dei rapporti con gli investitori istituzionali e i soci (l Amministratore Delegato Alessandro Sordi) che si avvale di un proprio staff a ciò dedicato e che collabora in tale settore con il Consigliere Fabio Palumbo, titolare di una apposita procura tesa a potenziare l attività della Società nell area.
17 Le modalità di comunicazione con i soci e gli investitori si avvalgono di una molteplicità di canali, tra cui l utilizzo di Internet tramite il sito istituzionale della società Inoltre, l attività di comunicazione finanziaria viene svolta tramite comunicati stampa e incontri periodici con la comunità finanziaria al fine di perseguire il principio della simmetria informativa e nel rispetto della disciplina sulle informazioni price sensitive. 11. Assemblee L art. 12 del Codice di autodisciplina sottolinea il ruolo centrale che l assemblea deve avere nella vita della società, come momento fondamentale di dibattito sociale e del rapporto fra gli azionisti ed il Consiglio di Amministrazione. Su proposta del Consiglio di Amministrazione l assemblea dovrebbe approvare un regolamento che indichi le procedura da seguire al fine di consentire l ordinato e funzionale svolgimento delle assemblee senza peraltro pregiudicare il diritto di ciascun socio di esprimere la propria opinione sugli argomenti in discussione ***************** La società incoraggia e facilita la partecipazione più ampia possibile degli azionisti alle assemblee, fornendo, nel rispetto della disciplina sulle comunicazioni price sensitive, le informazioni, richieste dagli azionisti, riguardanti la società. La società ha adottato un Regolamento Assembleare, disponibile presso la sede della Società, per disciplinare un ordinato e regolare svolgimento delle assemblee e garantire la possibilità a ciascun socio di prendere la parola. Il Consiglio di Amministrazione ritiene che siano rispettati i diritti delle minoranze, in quanto lo statuto sociale vigente non prevede, per l esercizio delle azioni e delle prerogative delle minoranze stesse, maggioranze diverse rispetto a quelle indicate dalle legge. 12. Sindaci Il Codice di Autodisciplina raccomanda che la nomina dei sindaci avvenga in base ad una procedura trasparente; è convinzione del Comitato che gli interessi della maggioranza e quelli delle minoranze debbano confrontarsi all atto della nomina degli organi sociali e che successivamente gli organi sociali e quindi anche i sindaci dovranno operare esclusivamente nell interesse sociale e per la creazione di valore per la generalità degli azionisti. **************
18 L art. 24 dello Statuto Sociale disciplina la nomina del collegio Sindacale prevedendo che le proposte all assemblea dei soci per la nomina dei sindaci, vengano depositate presso la sede sociale della società almeno 15 giorni prima della data prevista per l assemblea, accompagnate da un adeguata informativa riguardante le caratteristiche professionali e personali dei candidati; prevede altresì che il Collegio sindacale venga eletto attraverso il voto di lista, e che possano presentare liste i soci che rappresentino almeno il 5% del capitale sociale. E altresì previsto che almeno un sindaco Effettivo sia tratto dalla lista di minoranza che abbia ottenuto il maggior numero di voti. Firenze, 14 marzo 2005 Per il Consiglio di Amministrazione Il Presidente Arch. Paolo Barberis
19 TABELLA 1: CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE (dati sulla partecipazione riferiti all esercizio 2004) CARICA CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE COMPONENTI ESEC UTIVI PRESIDENTE PAOLO BARBERIS AMMINISTRATO ANGELO RE DELEGATO FALCHETTI VICEPRESIDEN- ALESSANDRO TE SORDI CONSIGLIERE ROBERTO SOTTANI CONSIGLIERE LORENZO LEPRI CONSIGLIERE MASSIMILIAN O PELLEGRINI CONSIGLIERE FABIO PALUMBO CONSIGLIERE SALVATORE AMATO * CONSIGLIERE VITTORIO PESSINA CONSIGLIERE GIOVANNI BENEDETTO CONSIGLIERE FLAVIO BIONDI CONSIGLIERE GIORGIO RIVA CONSIGLIERE FABIO MASSIMO VENTURA ** NUMERO RIUNIONI SVOLTE DURANTE L ESERCIZIO DI RIFERIMENTO NON ESECU TIVI INDIP EN DEN TI % PAR TECI PAZI ONE X 100 X 100 X 100 ALTRI INCARI CHI x COMITATO CONTROLLO INTERNO MEMB RI % PAR TECI PAZI ONE COMITATO REMUNERA ZIONE MEM BRI % PAR TECI PAZI ONE COMITATO NOMINE MEM BRI % PAR TECI PAZI ONE X 88.8 X 100 X 100 X 100 X 55.5 X 100 X X 100 X 100 X 77.7 X 100 X 25 X X 100 X 57.1 X 100 X 100 X 83.3 X X CDA: 9 COMITATO CONTROLLO INTERNO: 2 COMITATO REMUNERA ZIONE : 1 COMITATO NOMINE : 3 * membro del Comitato per il controllo interno fino al 14/03/2005 ** membro del Comitato per il controllo interno dal 14/03/2005 TABELLA 2: COLLEGIO SINDACALE CARICA COMPONENTI PERCENTUALE DI PARTECIPAZIONE ALLE RIUNIONI DEL COLLEGIO PRESIDENTE ALESSANDRO GRIMALDI 25 NUMERO ALTRI INCARICHI SINDACO EFFETTIVO GIANCARLO LEMMI 100 SINDACO EFFETTIVO PIER ANGELO DEI 75 SINDACO SUPPLENTE PIERO ALONZO SINDACO SUPPLENTE FRANCESCA PIRRELLI NUMERO RIUNIONI SVOLTE NELL ANNO SOLARE: 4 Possono presentare le liste per l elezione del Collegio sindacale i soci che da soli o insieme ad altri soci rappresentino almeno il 5% (cinque per cento) delle azioni aventi diritto di voto nell'assemblea ordinaria.
20 TABELLA 3: ALTRE PREVISIONI DEL CODICE DI AUTODISCIPLINA SI NO Sintesi dell eventuale scostamento dalle raccomandazioni del codice Sistema delle deleghe e operazioni con parti correlate Il CdA ha attribuito deleghe definendone: a) limiti x b) modalità di esercizio x c) e periodicità dell informativa? x Il CdA si è riservato l esame e approvazione delle operazioni aventi un x particolare rilievo economico, patrimoniale e finanziario (incluse le operazioni con parti correlate)? Il CdA ha definito linee guida e criteri per l identificazione delle x operazioni significative? Le linee guida e i criteri di cui sopra sono descritti nella relazione? x Il CdA ha definito apposite procedure per l esame e approvazione delle x operazioni con parti correlate? Le procedure per l approvazione delle operazioni con parti correlate x sono descritte nella relazione? Procedure della più recente nomina di amministratori e sindaci Il deposito delle candidature alla carica di amministratore è avvenuto con almeno 10 giorni di anticipo? Le candidature alla carica di amministratore erano accompagnate da esauriente informativa? Il deposito delle candidature alla carica di sindaco è avvenuto con almeno 10 giorni di anticipo? Le candidature alla carica di sindaco erano accompagnate da esauriente informativa? Assemblee La società ha approvato un Regolamento assemblea? Il Regolamento è allegato alla Relazione (o è indicato dove esso è ottenibile e/o scaricabile)? Controllo interno La società ha nominato i preposti al controllo interno? I preposti sono gerarchicamente non dipendenti da responsabili di aree operative? Unità organizzativa preposta del controllo interno (ex art. 9.3 del codice) Investor relations La società ha nominato un responsabile investor relations? Unità organizzativa e riferimenti (indirizzo/telefono/fax/ ) del responsabile investor relations x x x x x x x x x
Vigilanza sull attuazione ed adeguatezza del Codice Etico
CODICE ETICO Bulgari S.p.A. Indice I II III Introduzione Principi generali di comportamento Ambito di applicazione IV Comportamento nelle relazioni con gli azionisti e con il mercato a) Governo societario