Source: http://www.nsa.gov.pl/index.php/pol/BIP/Regulacje-prawne/Zarz%C4%85dzenia-Prezesa-NSA/Zasady-biurowo%C5%9Bci-w-SA
Timestamp: 2014-07-22 19:33:50+00:00
Document Index: 63896430

Matched Legal Cases: ['art. 11', 'art. 2', 'art. 3', 'SA/Bk ', 'FSK ', 'art. 7']

Zasady biurowości w SA / Zarządzenia Prezesa NSA / Regulacje prawne / BIP / Strona główna - NSA
/ Regulacje prawne
/ Zarządzenia Prezesa NSA
/ Zasady biurowości w SA
Zasady biurowości w SA
Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 11
Na podstawie art. 11 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. Nr 153, poz. 1269) zarządza się, co następuje:
§ 1. 1. Przedmiotem zarządzenia jest ustalenie zasad biurowości w sądach administracyjnych obejmujące w szczególności określenie rodzajów i przeznaczenia wszystkich urządzeń ewidencyjnych, zasad prowadzenia akt spraw sądowych i teczek aktowych, zasad obiegu korespondencji oraz wykonywania typowych czynności kancelaryjnych w tych sądach.
2. Zasady, o których mowa w ust. 1, stosuje się w sekretariatach wydziałów orzeczniczych sądów administracyjnych, zwanych dalej sekretariatami sądowymi, a także w innych jednostkach organizacyjnych tych sądów, które są powołane do wykonywania zadań powierzonych Prezesowi Naczelnego Sądu Administracyjnego oraz prezesom wojewódzkich sądów administracyjnych.
3. Sekretariat sądowy w wydziale orzeczniczym oraz w wydziale informacji sądowej wykonuje czynności biurowe w sprawach przekazanych do rozpoznania wydziałowi, przy którym został powołany.
4. Przez „inne jednostki organizacyjne sądów administracyjnych”, o których mowa w ust. 2, należy rozumieć w szczególności Kancelarię Prezesa Naczelnego Sądu Administracyjnego, Biuro Orzecznictwa oraz wszystkie wewnętrzne komórki organizacyjne sądów (wydziały, oddziały), do których zakresu działania należy wykonywanie czynności związanych z pełnieniem przez Prezesa Naczelnego Sądu Administracyjnego i prezesów wojewódzkich sądów administracyjnych zadań mających na celu tworzenie właściwych warunków dla sprawnego funkcjonowania powierzonych im jednostek.
§ 2. Pisma nadesłane do sądu w zamkniętych kopertach wyjmuje z koperty wyznaczony pracownik sądu. Pisma adresowane do prezesa sądu doręcza się prezesowi sądu (upoważnionemu pracownikowi) bez otwierania kopert. Pisma adresowane imiennie doręcza się adresatom także bez otwierania kopert.
§ 3. Na piśmie wpływającym do sądu umieszcza się adnotację zawierającą nazwę sądu, datę wpływu pisma, informację o załącznikach oraz podpis przyjmującego pismo. Na pismach złożonych osobiście zamieszcza się adnotację „osob.”. Kopertę, w której pismo nadesłano, załącza się do pisma.
§ 4. Na żądanie osoby wnoszącej pismo do sądu, pracownik prowadzący biuro podawcze lub upoważniony do przyjmowania korespondencji poświadcza przyjęcie pisma na jego kopii lub w książce doręczeń.
§ 5. 1. Pisma i przesyłki wysyła z sądu biuro podawcze lub upoważniony pracownik, wpisując je do pocztowej książki nadawczej.
2. Datę przekazania pisma lub przesyłki do biura podawczego odnotowuje się we właściwych aktach, a także w urządzeniach ewidencyjnych. 3. Pisma i przesyłki mogą być – na podstawie zarządzenia prezesa sądu – doręczane przez pracownika sądowego, inną upoważnioną osobę lub organ za potwierdzeniem odbioru, bez udziału biura podawczego.
§ 6. 1. Pisma wysyłane przez sąd doręcza się adresatom za zwrotnym poświadczeniem odbioru sporządzonym na ustalonym formularzu. Potwierdzenie to dołącza się do akt sprawy.
§ 7. Kopię pisma wysyłanego przez sąd pozostawia się w aktach sprawy, zamieszczając na niej adnotację o dacie wysłania pisma (§ 5 ust. 2).
§ 8. Akta i ważniejsze dokumenty przesyła się jako przesyłki polecone.
§ 9. 1. W piśmie wysyłanym przez sąd podaje się nazwę sądu, sygnaturę akt, datę podpisania pisma, stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko podpisującego. Pełne brzmienie stanowiska służbowego i imienia może być zastąpione odpowiednim skrótem.
2. W odpowiedzi na pismo powołuje się datę i sygnaturę pisma, którego odpowiedź dotyczy.
§ 10. Arkusze pisma wysyłanego przez sąd należy trwale połączyć.
§ 11. Do czynności często powtarzających się należy używać formularzy przeznaczonych dla tych czynności. Wzory formularzy określa Prezes Naczelnego Sądu Administracyjnego.
§ 12. 1. Pismo wpływające do sądu kierownik sekretariatu przedstawia przewodniczącemu wydziału, który wydaje zarządzenie co do sposobu jego załatwienia.
2. Adnotację o wykonaniu zarządzenia pracownik sekretariatu zamieszcza obok zarządzenia.
3. Zarządzenie i adnotacje o jego wykonaniu oraz inne, związane z przekazaniem pism i sporządzaniem dokumentów, opatruje się datą i czytelnym podpisem.
§ 13. 1. Przed posiedzeniem z udziałem stron sekretariat sporządza wokandę według ustalonego wzoru.
2. Po jednym egzemplarzu wokandy otrzymuje przewodniczący posiedzenia, sędziowie i protokolant.
3. Jeden egzemplarz wokandy w dniu posiedzenia wywiesza się przed salą, w której odbywa się posiedzenie. Na egzemplarzu tym odnotowuje się zmiany planowanej kolejności rozpoznawania spraw oraz dłuższe opóźnienia w rozpoczęciu rozpraw w poszczególnych sprawach, a także zakreśla się numery spraw już rozpoznanych, niezwłocznie po zakończeniu każdej z nich.
5. Egzemplarz wokandy, o którym mowa w ust. 4, protokolant oddaje po zakończeniu posiedzenia kierownikowi sekretariatu, który czuwa nad tym, aby akta wymienionych w wokandzie spraw zostały oddane bez zwłoki do sekretariatu, a następnie egzemplarz ten składa do zbioru wokand. § 14. 1. Na zarządzenie przewodniczącego wydziału lub sędziego przed posiedzeniem niejawnym sekretariat sporządza wykaz spraw wyznaczonych na posiedzenie niejawne i doręcza go przewodniczącemu posiedzenia.
2. Przepis § 13 ust. 4 i 5 stosuje się odpowiednio.
§ 15. 1. Orzeczenia, protokoły oraz inne pisma w aktach powinny być sporządzane pismem maszynowym i z odpowiednim marginesem.
§ 16. 1. W przypadku gdy sąd wydał postanowienie o sprostowaniu orzeczenia, wzmiankę w tym przedmiocie zamieszcza się na oryginale orzeczenia; wzmiankę tę podpisuje kierownik sekretariatu.
§ 17. Pieczęć urzędową sądu zamieszcza się na pismach określonych w przepisach szczególnych, a także na uwierzytelnionych odpisach orzeczeń, protokołów i innych dokumentów znajdujących się w aktach sprawy, na zaświadczeniach wydawanych na podstawie akt i ksiąg biurowych, a na polecenie przewodniczącego również na innych pismach.
§ 18. 1. W przypadku ustnego zgłoszenia wniosku, którego zgłoszenie nie wymaga zachowania formy pisemnej, kierownik sekretariatu lub inny upoważniony pracownik sporządza protokół przyjęcia wniosku, w którym, poza wskazaniem czasu i miejsca sporządzenia protokołu oraz osób uczestniczących w jego spisaniu, należy zamieścić oznaczenie stron i dokładnie określone żądanie wraz z podaniem istotnych okoliczności, które uzasadniają żądanie. Protokół podpisuje zgłaszający wniosek oraz pracownik sądu sporządzający protokół.
§ 19. 1. Akta zakłada się na podstawie zarządzenia przewodniczącego wydziału w przedmiocie zarejestrowania skargi lub wniosku o wszczęcie postępowania oraz założenia akt sprawy.
§ 20. 1. Akta sprawy powinny być umieszczone w oddzielnej okładce sporządzonej według ustalonego wzoru.
1a. W przypadku gdy odrębne przepisy przewidują rozpoznanie sprawy poza kolejnością, na okładce akt obok wyrazu „AKTA” należy zamieścić, kolorem zielonym, oznaczenie skrótowe „PK”. 2. Karty akt powinny być połączone ze sobą w sposób trwały i ponumerowane.
3. O zmianie numeracji kart należy uczynić adnotację z podaniem przyczyny zmiany. Adnotację zamieszcza się na karcie, której numerację zmieniono, a gdy zmiana dotyczy numeracji kilku kolejnych kart – na pierwszej z nich.
§ 21. W przypadku gdy akta organu administracji publicznej nadesłane z odpowiedzią na skargę nie odpowiadają obowiązującym ten organ przepisom o ich prowadzeniu, przewodniczący wydziału wzywa organ administracji do uporządkowania takich akt w wyznaczonym terminie.
§ 22. 1. Akta oznacza się sygnaturą i symbolem sprawy.
§ 23. 1. Przewodniczący wydziału może ze względu na znaczną liczbę kart lub znaczenie sprawy zarządzić sporządzenie karty przeglądowej, na której wpisuje się kolejno wszystkie pisma dołączone do akt i numery ich kart. 2. Kartę przeglądową umieszcza się na początku akt sprawy.
§ 24. 1. Akta, których zawartość nie przekracza 200 kart, stanowią jeden tom; na ostatniej stronie kierownik sekretariatu poświadcza liczbę kart zawartych w tomie.
2. W przypadku gdy liczba kart przekracza 200, należy założyć tom następny, zachowując ciągłość numeracji kart. Na okładkach oznacza się cyfrą rzymską numer kolejnego tomu.
§ 25. Dla spraw rozpoznawanych łącznie prowadzi się jedne akta pod jedną sygnaturą. Jeżeli dla poszczególnych spraw rozpoznawanych łącznie były założone osobne akta, należy je połączyć i prowadzić pod numerem akt najwcześniej założonych. Sygnatury spraw dołączonych należy umieścić w nawiasie na okładce akt. § 26. 1. W razie rozłączenia spraw, dla sprawy wyłączonej zakłada się osobne akta. Sprawę wyłączoną wpisuje się do właściwego repertorium pod nowym numerem porządkowym, z zaznaczeniem numeru porządkowego sprawy, z której została wyłączona. Sygnaturę tej sprawy zamieszcza się na okładce akt w nawiasie.
2. W przypadku gdy sprawa zostaje wyłączona, należy – w miarę potrzeby – wyłączyć poszczególne części niezbędne do założenia osobnych akt lub sporządzić w tym celu uwierzytelnione odpisy.
§ 27. 1. Pisma nadesłane w toku postępowania w sprawie dołącza się do akt w porządku chronologicznym, jednak dowody doręczenia wezwań i zawiadomień zamieszcza się przed protokołem posiedzenia, którego dotyczą. Dowody doręczenia wezwań i zawiadomień osobom, które stawiły się w sądzie, usuwa się z akt i niszczy, chyba że przewodniczący posiedzenia zarządzi inaczej.
2. W przypadku gdy dowodu doręczenia pisma wysłanego przez sąd nie dołączono do akt bezpośrednio po piśmie, którego dotyczy, na piśmie tym odnotowuje się numer karty, na której znajduje się dowód doręczenia pisma.
§ 28. Dokumenty przedstawione jako dowód w sprawie, a podlegające zwrotowi po zakończeniu postępowania, umieszcza się w kopercie dołączonej do akt, ze wskazaniem na kopercie rodzaju dokumentu.
§ 29. Po prawomocnym zakończeniu postępowania wszczętego na podstawie skargi akta organów administracji publicznej obu instancji zwraca się niezwłocznie organowi, który je nadesłał, doręczając odpis orzeczenia sądu z uzasadnieniem, jeżeli było sporządzone, i ze stwierdzeniem prawomocności.
§ 30. 1. Do akt sprawy nie dołącza się pism, które dotyczą czynności nadzorczych.
2. Przepis ust. 1 nie ma zastosowania do korespondencji w postępowaniu związanym ze złożeniem skargi kasacyjnej.
§ 31. 1. Wydania z akt dokumentu dokonuje się na zarządzenie przewodniczącego wydziału lub przewodniczącego posiedzenia.
2. O wydaniu z akt dokumentów, kserokopii, odpisów i zaświadczeń należy w odpowiednim miejscu akt uczynić adnotację, podając imię, nazwisko oraz numer dowodu tożsamości osoby odbierającej. Osoba ta potwierdza odbiór podpisem złożonym pod adnotacją.
§ 32. Kopię zarządzenia o zwrocie wpisu sądowego lub o wypłacie należności przyznanych osobom wezwanym przez sąd dołącza się do akt sprawy ze wzmianką o przekazaniu oryginału do kasy w celu dokonania wypłaty.
§ 33. Akta w sekretariatach przechowuje się w szafach zamykanych, w określonym układzie: np. akta spraw oczekujących na wyznaczenie terminu posiedzenia, akta spraw wyznaczonych na posiedzenie, akta spraw oczekujących na wykonanie określonych czynności, akta spraw, w których postępowanie zawieszono, czy akta spraw przygotowanych do przekazania do archiwum zakładowego.
§ 34. 1. W aktach sprawy zakończonej przed wojewódzkim sądem administracyjnym, bezpośrednio za oryginałem orzeczenia z uzasadnieniem (albo na drugiej stronie okładki akt sprawy) zamieszcza się kartę informacyjną o celowości zakwalifikowania orzeczeń do publikacji w zbiorze urzędowym lub w innym zbiorze lub skierowania do glosowania, z uwagi na występujące w sprawie problemy prawne lub rozbieżności w orzecznictwie sądów administracyjnych.
2. Karta informacyjna, stanowiąca formularz o ustalonym wzorze, zawiera: sygnaturę akt sprawy, symbol sprawy, oznaczenie wskazujące na stosowanie prawa europejskiego, datę orzeczenia, wstępną ocenę kwalifikacyjną oraz proponowaną tezę.
3. Kartę informacyjną wypełnia sędzia sprawozdawca lub sędzia będący autorem uzasadnienia, w terminie przewidzianym do sporządzenia uzasadnienia. W przypadku zakwalifikowania orzeczenia do publikacji sędzia na kopii orzeczenia zaznacza fragment tekstu zawierający proponowaną tezę. W uzasadnionych przypadkach kartę może wypełnić i dokonać kwalifikacji przewodniczący wydziału.
4. Przewodniczący wydziału niezwłocznie po uprawomocnieniu się orzeczenia przekazuje wypełnioną kartą informacyjną i kopię orzeczenia prezesowi sądu wojewódzkiego w celu skierowania do zaopiniowania przez powołany zespół sędziów co do celowości zakwalifikowania orzeczenia do publikacji lub skierowania do glosowania.
5. Prezes Sądu po otrzymaniu opinii zespołu sędziów zatwierdza
opinię zespołu sędziów o zakwalifikowaniu orzeczenia do publikacji w odpowiednim zbiorze lub do glosowania.
6. Opinia zespołu sędziów i zarządzenie prezesa sądu podlegają odnotowaniu w karcie informacyjnej.
7. Prezes wojewódzkiego sądu administracyjnego zwraca właściwemu przewodniczącemu wydziału akta sprawy wraz z wypełnioną kartą informacyjną, a kopię zakwalifikowanego do publikacji orzeczenia przekazuje wraz z kopią karty informacyjnej do Biura Orzecznictwa NSA.
§ 35. Akta spraw pobranych przez „Sekretariat Informacji o Sprawach” w celu udostępnienia ich do wglądu osobom uprawnionym – są zwracane do macierzystego wydziału zawsze w dniu ich pobrania.
§ 36. 1. Po zakończeniu postępowania w sprawie i zakreśleniu jej numeru w repertorium, akta – jeżeli nie są potrzebne do wykonywania dalszych czynności – przekazuje się do archiwum zakładowego.
2. Akta przekazuje się do archiwum zakładowego co najmniej raz na pół roku, w terminach uzgodnionych z kierownikiem archiwum.
3. Okresy przechowywania akt spraw sądowych regulują odrębne przepisy.
§ 37. Zaliczenia akt do odpowiedniej kategorii i ustalenia okresu ich przechowywania w sądzie dokonuje sędzia sprawozdawca, po wydaniu orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie.
§ 38. 1. Przekazując akta do archiwum zakładowego, kierownik sekretariatu sporządza spisy zdawczo-odbiorcze przekazywanych akt.
2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno dla każdej kategorii; w czterech egzemplarzach dla akt zakwalifikowanych do materiałów archiwalnych (kategoria A) i w trzech egzemplarzach dla akt zakwalifikowanych do dokumentacji niearchiwalnej (kategoria B).
3. Jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego, zawierający potwierdzenie przejęcia akt przez pracownika prowadzącego archiwum zakładowe, kierownik sekretariatu przechowuje w odrębnej teczce; pozostałe egzemplarze pozostają w dyspozycji kierownika archiwum zakładowego.
§ 39. Datę przekazania akt do archiwum zakładowego oraz numer spisu zdawczo-odbiorczego ustalony przez pracownika prowadzącego archiwum zakładowe, odnotowuje się w repertorium w rubryce „uwagi”.
§ 40. Zakończenie postępowania w wojewódzkim sądzie administracyjnym w sprawach, w których wniesiony został środek odwoławczy lub skarga o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia, zaznacza się przez włączenie do akt karty o ustalonym wzorze, na której kierownik sekretariatu odnotowuje liczbę kart zawartych w aktach sprawy. Na karcie tej podaje się przyczynę przedstawienia akt sądowi drugiej instancji, a następnie sąd ten wpisuje datę otrzymania akt . § 41. Przekazując akta Naczelnemu Sądowi Administracyjnemu w związku z postanowieniem o przedstawieniu zagadnienia prawnego, należy dołączyć do akt - bez wszywania - uwierzytelniony odpis tego postanowienia.
§ 42. 1. W przypadku gdy orzeczenie sądu drugiej instancji należy doręczyć stronom – doręczenia dokonuje ten sąd.
§ 43. 1. Po zakończeniu postępowania w sądzie drugiej instancji i wykonaniu czynności wymienionych w przepisach poprzedzających, sąd ten zwraca niezwłocznie akta sądowi pierwszej instancji.
§ 44. Sąd drugiej instancji prowadzi zbiór własnych orzeczeń.
§ 45. Każdy wydział wojewódzkiego sądu administracyjnego prowadzi zbiór własnych prawomocnych orzeczeń, usystematyzowany według przedmiotów spraw oznaczonych symbolami.
Urządzenia ewidencyjne; repertoria, zbiory, księgi pomocnicze – przepisy wspólne
§ 46. 1. W sekretariatach sądowych sądów administracyjnych prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:
2) zbiory: wokand, wydanych orzeczeń itp.;
3) skorowidze alfabetyczno-numerowe;
4) księgi pomocnicze (wykazy, kontrolki).
3.Wpisów w urządzeniach ewidencyjnych dokonuje się niezwłocznie po zaistnieniu podstawy do ich zamieszczenia.
§ 47. Repertoria, skorowidze i księgi pomocnicze, zwane dalej księgami biurowymi, prowadzi się systemem roczników z numeracją od początku roku. Można jednak używać tej samej księgi również w latach następnych, rozpoczynając numerację na nowo z początkiem roku następnego, jeżeli liczba czystych kart wystarczy co najmniej na okres półroczny.
§ 48. Na okładce i pierwszej stronie księgi biurowej umieszcza się nazwę sądu, nazwę wydziału, jak również nazwę księgi i rok kalendarzowy. Jeżeli księga obejmuje okres kilkuletni, należy zaznaczyć to na okładce.
§ 49. Księgi biurowe powinny dostarczać informacji o wszystkich czynnościach sądu podlegających wpisaniu do tych ksiąg.
§ 50. Załatwienie sprawy uwidacznia się w księdze biurowej przez zakreślenie kolorowym znakiem numeru porządkowego tej sprawy. Zakreślenie polega na umieszczeniu znaku „L” kolorem czerwonym, obejmującego z lewej strony numer porządkowy. Zakreślenie nieuzasadnione należy usunąć.
§ 51. 1. Informacje, dla których nie przewidziano odrębnych rubryk, a podlegające wpisaniu do danej księgi, zamieszcza się w rubryce „uwagi”.
§ 52. Omyłkowy wpis sprawy do księgi biurowej może być poprawiony wyłącznie przez przekreślenie go atramentem lub tuszem bez zmiany numerów porządkowych dalszych spraw, chyba że wpis skreślony jest ostatni z kolei. Inne wpisy dokonane omyłkowo lub niewłaściwie przekreśla się, czyniąc o tym odpowiednią wzmiankę i wpisuje się obok nich właściwe dane.
§ 53. Księgi biurowe powinny być oprawione, z ponumerowanymi kartami, których liczba powinna być poświadczona na ostatniej stronie księgi przez kierownika sekretariatu.
§ 54. Do ewidencjonowania spraw i kontrolowania ich biegu oraz do sporządzania zestawień i sprawozdań statystycznych o wynikach pracy sądów służą repertoria. Repertoria stanowią również podstawę oznaczania, układu i przechowywania akt.
§ 55. Jeżeli w sprawie wpisywanej do repertorium występuje więcej osób w charakterze skarżących lub przewiduje się dokonanie obszerniejszych wpisów, należy zająć taką liczbę następnych wierszy poziomych, aby wpisy były przejrzyste.
§ 56. 1. W przypadku przekazania sprawy przez sąd drugiej instancji do ponownego rozpoznania, podjęcia zawieszonego postępowania w sprawie, której numer poprzednio zakreślono, wznowienia postępowania - należy zarejestrować sprawę pod nowym numerem porządkowym.
2. Rejestrując sprawę pod nowym numerem, należy pod nową datą wpisu umieścić również datę pierwotnej rejestracji, a pod nowym numerem – poprzedni numer sprawy. Przy wpisie poprzednim należy odnotować numer, pod jakim sprawa została ponownie zarejestrowana w repertorium.
3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio w przypadku przeniesienia sprawy do innego repertorium lub przekazania sprawy do innego sądu.
§ 57. 1. Numer porządkowy sprawy zakreśla się w repertorium, gdy wydane zostało orzeczenie kończące postępowanie, podjęto uchwałę lub sprawę przekazano innemu wydziałowi lub innemu sądowi, albo gdy sprawę przeniesiono do innego repertorium lub połączono z inną sprawą, a także z przyczyn określonych w § 61.
2. Sprawę, w której występuje kilka osób, uważa się za zakończoną, gdy wydano orzeczenie kończące postępowanie lub przekazano sprawę innemu sądowi lub organowi co do wszystkich tych osób.
§ 58. 1. Sprawy wpisywane do repertorium oznacza się symbolami. Właściwy dla konkretnej sprawy symbol określa przewodniczący wydziału przy wydaniu pierwszego zarządzenia dotyczącego skargi (wniosku) wszczynającej postępowanie w sprawie.
2. Określony dla danej sprawy symbol zamieszcza się na piśmie wszczynającym postępowanie, na okładce akt i w repertorium.
3. Wykaz symboli spraw, ich oznaczeń i opisów oraz wykaz przedmiotów spraw w ramach poszczególnych symboli stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.
§ 59. 1. Symbol podstawowy 604, obejmujący działalność gospodarczą, nie dotyczy takiej działalności, która stanowi integralną część szczególnej problematyki i podlega objęciu symbolem właściwym dla tej problematyki.
2. Symbol podstawowy 617, obejmujący uprawnienia do wykonywania określonych czynności lub zajęć, nie dotyczy tych uprawnień, które stanowią integralną część szerszej problematyki i podlegają objęciu symbolem właściwym dla tej problematyki.
3. Jeżeli sprawa o symbolu podstawowym 630 dotyczy także podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego, poza symbolem podstawowym 630, podaje się dodatkowo oznaczenie przedmiotu sprawy symbolem 6110 lub 6111 w ramach symbolu podstawowego 611. 4. Niebędące decyzjami ani postanowieniami akty lub czynności z zakresu administracji publicznej, dotyczące uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa, kwalifikuje się do symboli przewidzianych w wykazie stanowiącym załącznik nr 1 do zarządzenia, dla dziedzin, których akty te lub czynności dotyczą. 5. Jeżeli sprawa dotyczy dziedziny, dla której nie przewiduje się osobnego symbolu, kwalifikuje się ją do symbolu 645 – „sprawy inne”.
6. W sprawach, o których mowa w ust. 3, poza właściwym symbolem umieszczanym na piśmie wszczynającym postępowanie, na okładce akt sprawy, w repertorium oraz na odpisach orzeczeń dołączonych do akt sprawy, wpisuje się oznaczenie „art. 3 § 2 pkt 4 ustawy – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi”.
7. Przepisy ust. 3, 4 i 5 stosuje się odpowiednio do skarg na bezczynność organu administracji publicznej.
8. Symbole 638-644, umieszczane na piśmie wszczynającym postępowanie, na okładce akt sprawy, w repertorium oraz na odpisach orzeczeń dołączanych do akt sprawy uzupełnia się – po znaku łamania – symbolem właściwym dla dziedziny, której sprawa dotyczy (np. 638/615, 641/626).
§ 60. 1. W przypadku zawieszenia postępowania w sprawie, umieszcza się na marginesie repertorium z lewej strony, obok numeru porządkowego sprawy – literę „Z”.
2. W razie podjęcia zawieszonego postępowania zakreśla się w repertorium literę „Z”. Zakreślenia dokonuje się również w razie umorzenia postępowania z powodu niepodjęcia zawieszonego postępowania.
§ 61. 1. W przypadku gdy zawieszone postępowanie nie zostanie podjęte w okresie 2 miesięcy od dnia zawieszenia, zakreśla się w repertorium numer porządkowy sprawy.
2. Przed zakreśleniem numeru porządkowego sprawy należy sprawdzić, czy nie zachodzą podstawy do podjęcia zawieszonego postępowania.
3. W przypadku podjęcia postępowania w sprawie, której numer został zakreślony, należy sprawę tę wpisać ponownie do repertorium pod nowym numerem porządkowym. Przepis § 56 ust. 2 stosuje się odpowiednio.
§ 62. Po upływie roku kalendarzowego kierownik sekretariatu zamyka repertorium, wymieniając pod ostatnim wpisem liczbę pozycji mieszczących się w księdze i podpisuje tę adnotację.
§ 63. 1. Na początkowych kartach repertorium na rok następny kierownik sekretariatu sporządza wykaz spraw niezałatwionych, wpisując w kolejności chronologicznej niezakreślone numery porządkowe z repertoriów z ostatnich 2 lat, oddzielnie dla każdego roku. Załatwienie tych spraw uwidacznia się przez zakreślenie numeru porządkowego w dawnym repertorium i przekreślenie odpowiedniego numeru na początku nowego repertorium.
§ 64. 1. Do każdego repertorium prowadzi się skorowidz alfabetyczno-numerowy. Przewodniczący wydziału może zarządzić prowadzenie jednego skorowidza dla kilku repertoriów.
§ 65. 1. W każdym wydziale prowadzi się wykaz spraw, w których postępowanie zawieszono.
§ 66. Wpisu do wykazu, o którym mowa w § 65, dokonuje się równocześnie z odnotowaniem w repertorium daty zawieszenia postępowania w sprawie. W rubryce „uwagi” repertorium sporządza się ponadto adnotację o numerze, pod którym wpisano sprawę w wykazie spraw zawieszonych.
§ 67. Z chwilą podjęcia zawieszonego postępowania, zakreślając w repertorium literę „Z”, przekreśla się również adnotację, o której mowa w § 66.
§ 68. 1. Sekretariat każdego wydziału prowadzi kontrolkę wysyłanych akt według ustalonego wzoru.
3. Kierownik sekretariatu przegląda kontrolkę w odstępach dwutygodniowych i wysyła w miarę potrzeby ponaglenia oraz zawiadamia przewodniczącego wydziału o tym, że mimo ponaglenia, akt nie zwrócono.
§ 69. 1. Kierownik sekretariatu każdego wydziału prowadzi w porządku chronologicznym zbiór wokand oraz zbiór wykazów spraw wyznaczonych na posiedzenie niejawne.
§ 70. Kierownik sekretariatu każdego wydziału prowadzi zbiór uporządkowanych chronologicznie spisów zdawczo-odbiorczych akt spraw przekazanych do archiwum zakładowego (§ 38 ust. 3).
§ 71. Na zarządzenie przewodniczącego wydziału mogą być prowadzone – poza wymienionymi – również inne księgi pomocnicze dla rejestrowania określonych spraw lub czynności, np. kalendarze robocze, w których pod odpowiednimi datami wpisuje się terminy planowanych czynności w poszczególnych sprawach.
§ 72. 1 . W każdym wydziale wojewódzkich sądów administracyjnych prowadzi się repertoria:
1) „SA” – dla spraw wszczętych na skutek skarg na decyzje administracyjne, postanowienia i inne akty lub czynności podlegające zaskarżeniu do sądu administracyjnego, o wymierzenie grzywny lub zastosowanie środka w celu wykonania orzeczeń sądu oraz dla spraw wszczętych na skutek skarg o wznowienie postępowania;
2) „SAB” – dla spraw wszczętych na skutek skarg na bezczynność organów administracji publicznej lub przewlekłe prowadzenie postępowania przez te organy;
3) „SO” – dla innych spraw rozpatrywanych na podstawie przepisów Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, a w tym między innymi dla wpisywania wniosków o przyznanie prawa pomocy składanych przed wpłynięciem skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Z chwilą założenia właściwych akt – po wpłynięciu skargi – akta sprawy „SO” należy do nich dołączyć.
2. Sygnatura akt wpisanych do repertoriów, o których mowa w ust. 1, składa się z cyfry rzymskiej oznaczającej wydział, oznaczenia literowego repertorium, oznaczenia literowego siedziby sądu oraz numeru porządkowego, pod którym sprawa została wpisana do repertorium, znaku łamania i dwóch ostatnich cyfr roku, w którym akta założono (np. „I SA/Bk 10/04” lub „II SAB/Bk 11/04”).
3. Ustala się następujące, wchodzące w skład sygnatur, oznaczenia literowe dla siedzib wojewódzkich sądów administracyjnych:
– Bk – dla Białegostoku,
– Bd – dla Bydgoszczy,
– Gd – dla Gdańska,
– Gl – dla Gliwic,
– Go – dla Gorzowa Wielkopolskiego ,
– Ke – dla Kielc ,
– Kr – dla Krakowa,
– Lu – dla Lublina,
– Łd – dla Łodzi,
– Ol – dla Olsztyna,
– Op – dla Opola,
– Po – dla Poznania,
– Rz – dla Rzeszowa,
– Sz – dla Szczecina,
– Wa – dla Warszawy,
– Wr – dla Wrocławia.
4. W repertorium „SA” i odpowiednio w repertorium „SAB” – wpisuje się w stosownych rubrykach w szczególności: oznaczenie sprawy administracyjnej (rodzaj aktu, jego numer, przedmiot i datę), oznaczenie organu, który sprawę przekazał, oznaczenie skarżącego, sędziego sprawozdawcę, a następnie informacje o czynnościach sądu podejmowanych w toku postępowania, o wydanych rozstrzygnięciach sądu, aż do chwili przekazania akt do archiwum zakładowego.
§ 73. 1. W wojewódzkim sądzie administracyjnym, w którym utworzono odrębny wydział orzeczniczy do załatwiania spraw w postępowaniu mediacyjnym oraz o przyznanie prawa pomocy, prowadzi się wykaz „SMP”.
2. W wykazie „SMP” pod kolejnymi numerami porządkowymi wpisuje się daty doręczenia akt wydziałowi i ich sygnatury oraz rodzaje i terminy wszystkich czynności podejmowanych w wydziale w celu rozpoznania wniosku o przyznanie prawa pomocy lub o przeprowadzenie postępowania mediacyjnego.
3. Z chwilą rozpoznania wniosków, o których mowa w ust. 2, akta spraw niezwłocznie zwraca się do właściwych wydziałów. W stosownych rubrykach repertorium „SA” lub „SAB” wpisuje się daty przekazania akt do wydziału, o którym mowa w ust. 1, i ich zwrotu oraz wynik postępowania mediacyjnego lub – odpowiednio – rozpatrzenia wniosku o przyznanie prawa pomocy.
§ 73a. 1. W każdym wydziale wojewódzkich sądów administracyjnych do załatwiania spraw o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia, prowadzi się wykaz „SNP”. 2. W wykazie „SNP” pod kolejnymi numerami porządkowymi wpisuje się w szczególności: datę wniesienia skargi, sygnaturę akt sprawy, do której wniesiono skargę oraz rodzaje i terminy czynności podejmowanych w sprawie. § 74. W repertoriach prowadzonych w wojewódzkich sądach administracyjnych, w których nie ma odrębnego wydziału orzeczniczego, o którym mowa w § 73 – informacje o czynnościach sądu podlegających wpisaniu do wykazu „SMP” zamieszcza się w stosownej rubryce repertorium „SA” lub „SAB”.
§ 75. W repertoriach prowadzonych w wydziałach wojewódzkich sądów administracyjnych wpisuje się informację o rozpoznaniu sprawy w trybie uproszczonym lub o wpływie skargi o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia przez zamieszczenie kolorem czerwonym na marginesie obok numeru porządkowego, oznaczenia skrótowego odpowiednio „upr.” lub „NP”, a w przypadku gdy odrębne przepisy przewidują rozpoznanie sprawy poza kolejnością – oznaczenia skrótowego „PK” w kolorze zielonym. § 76. W repertoriach „SA” i „SAB” wpisuje się informacje o wpływie skarg kasacyjnych, skarg o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia oraz zażaleń podlegających przedstawieniu Sądowi drugiej instancji, daty wysłania i zwrotu akt oraz wynik postępowania przed tym Sądem.
2. Informację o wpływie oraz rozstrzygnięciu skargi o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia zamieszcza się w rubryce „uwagi”. § 77. 1. Kierownik sekretariatu każdego wydziału w wojewódzkim sądzie administracyjnym prowadzi kontrolkę terminowego sporządzania uzasadnień orzeczeń i załatwiania środków odwoławczych.
2. W kontrolce, o której mowa w ust. 1, ewidencjonuje się wszystkie czynności sądu podejmowane w fazie postępowania międzyinstancyjnego w celu sprawowania bieżącego nadzoru nad terminowością ich wykonywania.
3. Po dokonaniu ostatniego z przewidzianych dla danej sprawy zapisów numer tej sprawy w kontrolce zakreśla się.
§ 78. 1. Zarządzenie w przedmiocie zarejestrowania sprawy i założenia akt wydaje prezes lub przewodniczący wydziału właściwej Izby.
2. Nie zakłada się odrębnych akt dla spraw przedstawionych z zażaleniami na postanowienia i zarządzenia wydane przez wojewódzkie sądy administracyjne („Z”) oraz dla spraw przedstawionych ze skargami dotyczącymi stwierdzenia przewlekłości postępowania („PP”). § 79. 1. W każdej Izbie Naczelnego Sądu Administracyjnego prowadzi się repertorium „PS”.
§ 80. 1. W każdej Izbie (wydziale orzeczniczym) Naczelnego Sądu Administracyjnego prowadzi się repertoria:
– „SK” – dla spraw przedstawionych ze skargami kasacyjnymi od orzeczeń wojewódzkich sądów administracyjnych,
– „Z” – dla spraw przedstawionych z zażaleniami na postanowienia i zarządzenia wydane przez wojewódzkie sądy administracyjne, podlegające rozpoznaniu przez Sąd,
– „W” – dla wniosków o rozstrzygnięcie sporu o właściwość między organami jednostek samorządu terytorialnego i między samorządowymi kolegiami odwoławczymi, o ile odrębna ustawa nie stanowi inaczej, oraz dla sporów kompetencyjnych między organami tych jednostek a organami administracji rządowej.
2. W każdej Izbie (wydziale orzeczniczym) Naczelnego Sądu Administracyjnego prowadzi się repertorium „PP” – dla spraw przedstawionych ze skargami o stwierdzenie, że w postępowaniu, którego skarga dotyczy nastąpiła przewlekłość postępowania. 3. W każdej Izbie (wydziale orzeczniczym) Naczelnego Sądu Administracyjnego prowadzi się repertorium „NP” – dla spraw ze skargi o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia. § 81. Sygnatura akt składa się z cyfrowego oznaczenia wydziału, jeżeli wydział został utworzony, literowego oznaczenia Izby (F – Izba Finansowa, G – Izba Gospodarcza, O – Izba Ogólnoadministracyjna), literowego oznaczenia repertorium i numeru porządkowego, pod którym sprawa została wpisana do tego repertorium oraz znaku łamania i dwóch ostatnich cyfr roku, w którym akta zostały założone (np. I FSK 20/04, II GZ 15/04, I OW 10/04).
§ 82. 1. Rejestrując sprawę przekazaną przez wojewódzki sąd administracyjny oprócz daty wpływu, symbolu i numeru porządkowego repertorium „SK”, „Z” lub „NP” wpisuje się również oznaczenie sądu pierwszej instancji i jego orzeczenia (data i sygnatura akt), a także oznaczenie sprawy administracyjnej (wnoszący skargę do sądu pierwszej instancji, oznaczenie organu administracji oraz przedmiot sprawy administracyjnej, nazwa aktu, jego data i numer). 2. W repertoriach wymienionych w § 79 i 80 wpisuje się informacje o wszystkich czynnościach Naczelnego Sądu Administracyjnego podejmowanych w sprawach wpisanych do tych repertoriów, aż do zwrotu akt sądowi pierwszej instancji lub innemu podmiotowi nadsyłającemu.
3. W przypadku wpływu skargi o stwierdzenie niezgodności z prawem prawomocnego orzeczenia w repertorium „SK”, „Z” lub „W” na marginesie obok numeru porządkowego należy zamieścić, kolorem czerwonym, oznaczenie skrótowe „NP”, a w rubryce „uwagi” należy wpisać odpowiedni numer porządkowy, pod którym sprawa ta została zarejestrowana w repertorium „NP”. 4. W przypadku gdy odrębne przepisy przewidują rozpoznanie sprawy poza kolejnością na marginesie repertorium obok numeru porządkowego należy zamieścić, kolorem zielonym, oznaczenie skrótowe „PK”. § 83. Kierownik sekretariatu prowadzi kontrolkę terminowego sporządzania uzasadnień orzeczeń i załatwiania środków odwoławczych w zakresie ograniczonym do potrzeb tego wydziału.
§ 84. Jeden egzemplarz wokandy z odnotowanymi wynikami rozpraw kierownik sekretariatu przekazuje do Biura Orzecznictwa.
§ 85. (uchylony) Oddział 7a Tryb kwalifikacji orzeczeń NSA do publikacji w zbiorze urzędowym
§ 851 1. Do kwalifikacji orzeczeń Naczelnego Sądu Administracyjnego stosuje się odpowiednio przepisy § 34 ust. 1, 2 i 3 zarządzenia.
2. Przewodniczący wydziału (sędzia sprawozdawca) niezwłocznie przekazuje wypełnioną kartę informacyjną i kopię orzeczenia Prezesowi właściwej Izby Sądu w celu skierowania orzeczenia do zespołu sędziów powołanych do kwalifikowania orzeczeń sądów administracyjnych do ogłoszenia w zbiorze urzędowym.
3. Dyrektor Biura Orzecznictwa przekazuje właściwemu Prezesowi Izby Sądu otrzymane od prezesów WSA orzeczenia wojewódzkich sądów administracyjnych, wraz z kopiami karty informacyjnej, zakwalifikowane do publikacji lub do glosowania, oraz orzeczenia sądów administracyjnych zakwalifikowanych przez Biuro Orzecznictwa - w celu ich skierowania pod obrady Zespołu, o którym mowa w ust. 2.
4. Zespół sędziów, pod kierownictwem Prezesa właściwej Izby Sądu, dokonuje kwalifikacji otrzymanych orzeczeń sądów administracyjnych do publikacji w zbiorze urzędowym, w innym zbiorze lub do glosowania.
5. Ocena o zakwalifikowaniu orzeczeń podlega odnotowaniu w karcie informacyjnej. Ocenę kwalifikacyjną podpisuje Prezes Izby Sądu kierujący pracą zespołu sędziów. Kartę informacyjną Prezes Izby Sądu zwraca właściwemu przewodniczącemu wydziału celem jej dołączenia do akt sprawy i przekazania do wiadomości sędziemu sprawozdawcy lub autorowi uzasadnienia.
6. Prezes Izby Sądu przekazuje Dyrektorowi Biura Orzecznictwa kopię orzeczenia wraz z kopią karty informacyjnej z przyjętą do publikacji tezą powołującą przepis prawny, w celu skierowania do Kolegium Redakcyjnego. Kopie uchwał i orzeczenia składów powiększonych NSA Dyrektor Biura Orzecznictwa kieruje bezpośrednio do Zespołu Redakcyjnego.
§ 852. Materiały źródłowe zakwalifikowane do zbioru urzędowego oraz wydruki poszczególnych zeszytów zbioru urzędowego przechowuje się przez okres lat pięciu, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym skierowano dany zeszyt do druku.
§ 86. 1. Tworzenie akt i przetwarzanie informacji w nich zawartych może być równolegle dokonywane także przy pomocy technik informatycznych.
Przepisy przejściowe w sprawach sądowych
§ 87. 1. Dla spraw, które zostaną wniesione do wojewódzkiego sądu administracyjnego po dniu 1 stycznia 2004 r., zakłada się odrębne repertoria i inne urządzenia ewidencyjne.
2. Akta spraw, w których skargi zostały wniesione do Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie przed dniem 1 stycznia 2004 r. i postępowanie nie zostało zakończone przekazuje się, z zastrzeżeniem pkt 10, pełnomocnikowi do organizacji Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie lub upoważnionym przez niego pracownikom według następujących zasad:
1) akta spraw przekazuje się z podziałem na sprawy należące do właściwości poszczególnych wydziałów,
2) podstawą przekazania są wykazy akt sporządzone w dwóch egzemplarzach; po potwierdzeniu wykazu przez osobę przekazującą i przejmującą, jeden egzemplarz wykazu przechowuje się w Naczelnym Sądzie Administracyjnym, a drugi egzemplarz w Wojewódzkim Sądzie Administracyjnym w Warszawie,
3) dotychczas niezamknięte repertoria i inne urządzenia ewidencyjne NSA przekazuje się do tego wydziału Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, który ma oznaczenie cyfrowe takie, jakie miał wydział NSA w Warszawie,
4) w przekazanym repertorium zakreśla się kolorem zielonym sprawy przekazane do innych wydziałów, a w rubryce „uwagi” – wskazuje się wydział, do którego sprawa została przekazana,
5) wydział Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, któremu nie przekazano dotychczasowego repertorium i innych urządzeń ewidencyjnych, zakłada odrębne repertorium zastępcze dla spraw przekazanych na podstawie wykazów akt tych spraw oraz zapisów w dotychczasowych repertoriach; sprawy wpisuje się w tym repertorium chronologicznie z zachowaniem dotychczasowej sygnatury akt,
6) wydział, któremu przekazano repertorium, zakłada odrębne repertorium zastępcze dla spraw, które zostały przekazane do tego wydziału a nie są objęte przekazanym repertorium,
7) jeżeli oznaczenie cyfrowe wydziału w Wojewódzkim Sądzie Administracyjnym w Warszawie, do którego sprawa została przekazana, jest inne niż wydziału w Naczelnym Sądzie Administracyjnym, do sygnatury akt dodaje się na początku dodatkową cyfrę arabską określającą wydział w Wojewódzkim Sądzie Administracyjnym w Warszawie,
8) w miarę potrzeb dla spraw, o których mowa w pkt 4, zakłada się także odrębne inne urządzenia ewidencyjne,
9) zasady, o których mowa w pkt 1-8, stosuje się odpowiednio do repertoriów i innych urządzeń ewidencyjnych prowadzonych techniką informatyczną,
10) akta spraw, w których właściwy jest Wojewódzki Sąd Administracyjny w Olsztynie, przekazuje się pełnomocnikowi do organizacji tego Sądu.
3. Ustęp 2 stosuje się odpowiednio do przekazania akt spraw, w których skargi zostały wniesione do ośrodków zamiejscowych Naczelnego Sądu Administracyjnego przed dniem 1 stycznia 2004 r. i postępowanie nie zostało zakończone.
4. Zamknięte repertoria i inne urządzenia ewidencyjne Naczelnego Sądu Administracyjnego przechowuje się w odpowiednich wojewódzkich sądach administracyjnych.
§ 88. 1. W okresie do dnia 1 stycznia 2006 r. skargi wniesione bezpośrednio do sądu administracyjnego rejestruje się w repertorium „SO” i przekazuje organowi, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi, zawiadamiając o tym skarżącego.
2. Po przekazaniu organowi skargi, o której mowa w ustępie 1 zakreśla się numer porządkowy w repertorium SO. Rozdział III
Zasady biurowości w sprawach z zakresu administrowania i nadzoru § 89. 1. Obowiązującym systemem kancelaryjnym w sprawach z zakresu administrowania i nadzoru jest system rejestrowy oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, ustalonym przez Prezesa Naczelnego Sądu Administracyjnego dla potrzeb tego Sądu oraz przez prezesów wojewódzkich sądów administracyjnych – dla potrzeb kierowanych przez nich sądów.
§ 90. Traci moc zarządzenie Nr 17 Prezesa Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 18 grudnia 1995 r. w sprawie biurowości sądowej Naczelnego Sądu Administracyjnego.
§ 91. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2004 r., z tym że § 87 ust. 2 i 3 wchodzi w życie, na podstawie art. 7 pkt 2 ustawy z dnia 11 maja 1995 r. o Naczelnym Sądzie Administracyjnym (Dz. U. Nr 74, poz. 368 z poźn. zm.), z dniem 1 grudnia 2003 r.
Załącznik Nr 1 do zarządzenia Prezesa NSA z dnia 27 listopada 2003 r. w sprawie ustalenia zasad biurowości w sądach administracyjnych.
Zmodyfikowała: Marta Szustkiewicz
Maciej Małysz 31 marca 2011 r.
Utworzony przez:Maciej Małysz Kontakt