Source: http://www.tax-legal.pl/strona.php/35_obowiazki_podatkowe_przy_korzystaniu_z_samochodow_niebedacych_wlasnoscia_podatnika.html
Timestamp: 2018-01-18 06:06:23+00:00
Document Index: 34186343

Matched Legal Cases: ['art. 17', 'Art. 34', 'Art. 4', 'art. 4', 'art. 5', 'art. 7', 'art. 7', 'Art. 16', 'Art. 16', 'art. 23', 'Art. 16', 'art. 23', 'art. 16', 'art. 17', 'SA/Gd ']

Obowiązki podatkowe przy korzystaniu z samochodów niebędących własnością podatnika - Kancelaria Adwokacka - Anna Maria Kolasa
Obowiązki podatkowe przy korzystaniu z samochodów niebędących własnością podatnika
Strona główna > Publikacje > Obowiązki podatkowe przy korzystaniu z samochodów niebędących własnością podatnika
2011 listopad, opubl. TaxFin, Autor: Anna M. Kolasa
Przedsiębiorcy często wykorzystują w działalności gospodarczej samochody, które nie stanowią ich własności. Podstawą do korzystania z samochodów, będących własnością podmiotów trzecich, są umowy cywilnoprawne, przede wszystkim umowy najmu, leasingu, użyczenia. Zgodnie z ustawą o transporcie drogowym[1], samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy mogą być używane, do celów służbowych na podstawie umów cywilnoprawnych.
Z uwagi na obszerność zagadnienia, temat omówiony zostanie na gruncie przepisów o podatkach dochodowych, z pominięciem uregulowań dotyczących podatku od towarów i usług.
Definicja samochodu osobowego - nowa ustawa ale stare brzmienie
Dokonując analizy regulacji podatkowych, należy wyjść od pojęcia samochodu osobowego dla potrzeb podatku dochodowego.
Do 31 grudnia 2010 r. ustawy o podatku dochodowym zawierały własne definicje samochody osobowego[2]. Przepisy te zostały uchylone przez ustawę nowelizującą[3] z mocą wsteczną od 1 stycznia 2011 r., ale z 1 stycznia 2013 r. zostaną zastąpione przez nowe regulacje, dostosowujące definicje samochodu osobowego do zmienionej definicji na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług, która będzie obowiązywać również od 1 stycznia 2013 r.
Wskutek dziwnego zabiegu legislacyjnego ustawodawcy, w okresie przejściowym, tj. pomiędzy 1 stycznia 2011 r. a 31 grudnia 2012 r. obowiązuje definicja zawarta w ustawie nowelizującej, która swym brzmieniem w zasadzie odpowiada definicji obowiązującej przed nowelizacją, tj. pomiędzy 1 stycznia 2007 r. a 31 grudnia 2010 r. [4]
Od dnia 1 stycznia 2011 r. do dnia 31 grudnia 2012 r. definicja samochodu osobowego nie ulega zatem zmianie i z tego punktu widzenia nie zmienia sytuacji podatnika, poza trudnościami związanymi z odszukaniem definicji w gąszczu ustaw nowelizujących ustawy o podatku dochodowym.
Mniej obowiązków informacyjnych, obowiązki dokumentacyjne pozostaną
Podatnik, który nie zamierza zaliczać pojazdu samochodowego o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony do samochodów osobowych, obowiązany jest nadal potwierdzać spełnienie wymagań ustawowych w tym zakresie:
- zaświadczeniem wydanym przez okręgową stację kontroli pojazdów, dokumentującym przeprowadzenie badania technicznego przez tę stację oraz
- dowodem rejestracyjnym pojazdu, zawierającym właściwą adnotację o spełnieniu ustawowych wymagań.
1 stycznia 2011 r. zniesiony został obowiązek dostarczania do organu podatkowego kopii ww. zaświadczenia.
Od 1 stycznia 2011 r. nie istnieje również obowiązek pisemnego zawiadomienia organu podatkowego o okolicznościach wprowadzenia zmian, w wyniku których pojazd, dla którego wydane zostało ww. zaświadczenie, nie spełnia już ustawowych wymagań.
Samochody niebędące własnością podatnika a koszty uzyskania przychodu
Właściwe zakwalifikowanie pojazdu samochodowego jest o tyle istotne, że jeżeli idzie o samochody inne niż osobowe, to udokumentowane wydatki z tytułu korzystania z takich samochodów w działalności gospodarczej można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości[5].
Inaczej jest w przypadku używania samochodów osobowych - ustawodawca wprowadził istotne ograniczenia w możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu używania samochodów niestanowiących własności podatnika.
Jednym z tych ograniczeń jest obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów oraz potwierdzenia tej ewidencji na koniec każdego miesiąca dla celów rozliczenia kosztów uzyskania przychodów.
Faktycznie przejechane przy użyciu samochodu kilometry i stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdów[6] stanowią górny limit wydatków z tytułu używania samochodów osobowych niebędących własnością podatnika, które mogą stanowić koszt uzyskania przychodów[7].
Co do zasady przebieg pojazdu powinien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca[8]. W ocenie organów podatkowych dotyczy to również wynajmu samochodów osobowych za granicą[9].
Wyjątki od obowiązku ewidencjonowania przebiegu pojazdu
Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów nie dotyczy sytuacji, w których:
- wydatki na pracowników z tytułu używania przez nich samochodów w jazdach lokalnych (tj. w granicach administracyjnych miasta lub gminy) zostały określone w wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego,
- wydatki dotyczą kosztów używania samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika na podstawie umowy leasingu, o której mowa w art. 17a pkt 1[10]. W przypadku leasingu podatkowego nie mają bowiem zastosowania przepisy limitujące wydatki z tytułu użycia samochodu osobowego mogące stanowić koszt uzyskania przychodów[11]. Może dotyczyć to także samochodów zastępczych, które są udostępniane korzystającemu w przypadku naprawy samochodu leasingowanego, o ile obowiązek taki wynika z podatkowej umowy leasingu[12].
Kosztem uzyskania przychodów mogą być zarówno wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę z tytułu używania samochodu osobowego pracownika, jak i z tytułu używania samochodu osobowego każdej innej osoby trzeciej. Po pierwsze, mogą to być wydatki udokumentowane w prowadzonej przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdów (chyba, że samochód należy do pracownika, któremu określono miesięczny ryczałt pieniężny w jazdach lokalnych albo jest to samochód z leasingu podatkowego), a po drugie, mogą być to tylko wydatki mieszczące się w ustawowych limitach (chyba, że jest to samochód z leasingu podatkowego i nie jest wykorzystywany przez pracownika).
Forma ewidencji przebiegu pojazdów
Ustawodawca zrezygnował ze wzoru ewidencji przebiegu pojazdów, a jedynie wskazał minimalne dane, które ewidencja przebiegu pojazdów powinna zawierać, tj.:
- datę wyjazdu, przy czym wydaje się, że idzie tu o każdy wyjazd z danej miejscowości,
- cel wyjazdu, np. rozmowy handlowe, negocjacje, spotkanie handlowe,
- opis trasy (skąd-dokąd), np. z miejscowości zamieszkania do wskazanej miejscowości, w której znajduje się siedziba kontrahenta, z siedziby kontrahenta do miejscowości zamieszkania,
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu, oraz
- podpis podatnika (pracodawcy),
- dane podatnika (pracodawcy).
Ewidencja taka dotyczy każdego pojazdu oddzielnie. Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów nie zwalnia jednak podatnika z obowiązku udokumentowania poniesionych wydatków (np, faktury VAT za paliwo czy naprawę samochodów)[13].
W przypadku, gdy podatnikiem jest osoba fizyczna, ustawodawca sprecyzował, że do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W przypadku podatników będących osobami prawnymi brak jest takiego zapisu. Należy jednak zauważyć, iż zawsze prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów zgodnie z ustawą podatkową leży w interesie podatnika.
W razie braku tej ewidencji, pomimo obowiązku jej prowadzenia, wydatki z tytułu używania samochodów nie będących własnością podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Analogicznie traktowana jest sytuacja, gdy ewidencja jest prowadzona nieprawidłowo[14].
[1] Art. 34a ust. 1 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. nr 125, poz. 1371, ze zm.).
[2] Art. 4a pkt 9 i art. 4b ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. nr 54, poz. 654, ze zm., dalej: UoPDoP) oraz art. 5a pkt 19 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. nr 80, poz. 350, ze zm,, dalej: UoPDoF).
[3] Ustawa z 15 kwietnia 2011 r. o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 102, poz. 585, dalej: ustawa nowelizująca).
[4] Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy nowelizującej, w okresie od dnia 1 stycznia 2011 r. do dnia 31 grudnia 2012 r. ilekroć w przepisach ustaw o podatku dochodowym jest mowa o samochodzie osobowym - oznacza to pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem:
Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy nowelizującej, w przypadku pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony spełnienie wymagań określonych w ust. 1 pkt 1-4, pozwalających na niezaliczenie danego pojazdu samochodowego do samochodów osobowych, stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu, zawierającego właściwą adnotację o spełnieniu tych wymagań.
[5] Por. interpretacja indywidualna MF wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 28 kwietnia 2009 r. nr IBPB1/1/415-94/09/AP.
[6] Art. 16 ust. 4 UoPDoP precyzuje, że ilekroć w ust. 1 jest mowa o stawce za jeden kilometr przebiegu pojazdu, rozumie się przez to stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika.
[7] Art. 16 ust. 30 i ust. 51 UoPDoP oraz art. 23 ust. 1 pkt 36 i pkt 46 UoPDoF.
[8] Art. 16 ust. 5 UoPDoP oraz art. 23 ust. 5 UoPDoF.
[9] Interpretacje indywidualne MF wydane przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 2 września 2010 r. nr IBPB1/2/423-789/10/MS czy z 11 lipca 2008 r. nr IBPB3/423-297/08/AP.
[10] Powyższe wynika z art. 16 ust. 3b UoPDoP. Zgodnie zaś z art. 17a pkt 1 UoPDoP, ilekroć w rozdziale jest mowa o umowie leasingu – rozumie się przez to umowę nazwaną w kodeksie cywilnym, a także każdą inną umowę, na mocy której jedna ze stron, zwana dalej „finansującym”, oddaje do odpłatnego używania albo używania i pobierania pożytków na warunkach określonych w ustawie drugiej stronie, zwanej dalej „korzystającym”, podlegające amortyzacji środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, a także grunty.
[11] Interpretacje indywidualne MF wydane przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 8 lipca 2011 r. nr IPTB3/423-46/11-2/GG czy przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 7 stycznia 2011 r. nr ITPB3/423-562/10/AW.
[12] Interpretacja indywidualna Pomorskiego US z 6 lutego 2007 r., nr DP/423-0172/06.
[13] Interpretacje indywidualne MF wydane przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 29 maja 2008 r. nr IBPB1/415-201/08/WRz czy z 1 czerwca 2009 r. nr IBPB1/415-210/09/KB.
[14] Np. wyrok NSA z 29 października 1999 r., I SA/Gd 443/98.
Odpowiedzialność karna czy karna skarbowa
Ograniczenia w terminach kontroli podatkowej przedsiębiorcy
Możliwość zastosowania 50% kosztów podatku w przypadku praw autorskich
Podatkowe rozliczenie organizacji imprezy świątecznej
Adwokat Anna Maria Kolasa
tel. 660 495 010