Source: https://www.ors.at/de/ors-comm-datenschutzinformation/
Timestamp: 2020-08-14 16:09:19
Document Index: 97399691

Matched Legal Cases: ['Art 13', 'Art 14', 'Art 6', 'Art 6', 'Art 6', '§ 151', 'Art 6', 'Art 6', 'Art 6']

ORS comm Datenschutzinformation | ORS
ORS comm Datenschutzinformation
Die ORS comm GmbH & Co. KG, Würzburggasse 30, 1136 Wien, verarbeitet Daten, die erhoben werden, wenn Sie mit uns in Kontakt getreten sind. Wir respektieren die Privatsphäre unserer Kunden und Interessenten und folgen den Vorgaben der geltenden Gesetze, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für den Schutz Ihrer Privatsphäre.
I. Kontaktdaten der ORS comm als verantwortliche Stelle
ORS comm GmbH & Co. KG,
256454 p (HG Wien)
Wir führen verschiedene automationsunterstützte Systeme zur Verwaltung, Speicherung und Verarbeitung von Daten unserer Interessenten, Lieferanten und sonstigen Vertragspartner, und verfolgen damit unterschiedliche Zwecke (zB Dokumentation der Geschäftsbeziehung, Verwaltung von Beschaffungsvorgängen etc).
Im Einzelnen führen wir folgende Verarbeitungen von personenbezogenen Daten, über die wir Sie nachfolgend gemäß Art 13 und Art 14 DSGVO informieren:
1. Datenverarbeitung „Allgemeine Kontaktanfragen“
Sie können mit uns schriftlich per Brief, E-Mail oder Anfrageformular auf unserer Website sowie telefonisch in Kontakt treten oder sich sonst an uns wenden, wenn Sie sich für unsere Aktivitäten interessieren. Es steht Ihnen frei, Kontakt mit uns aufzunehmen, in dem Fall werden allerdings Daten über Sie von uns verarbeitet, nach denen wir Sie im Zuge der Kontaktaufnahme fragen, uns zwar Vor- und Nachname, zugehöriges Unternehmen, Funktion/Rolle gegenüber uns (Kunde, Interessent, Geschäftspartner, Journalist etc), Titel und Anrede, Geschlecht, Telefon-, Faxnummer oder E-Mail-Adresse, Anschrift. Es handelt sich dabei nur um freiwillige Angaben; wenn Sie uns diese Daten oder einzelne dieser Daten allerdings nicht bereitstellen, können wir Ihr Anliegen allenfalls nicht beantworten.
Wir verarbeiten außerdem noch zur Dokumentation der Kontaktaufnahme den Inhalt und das Datum der Anfrage und den Inhalt der Auskunft / Antwort sowie den Verlauf der Kommunikation (Protokolldaten).
Der Zweck der Speicherung und Verarbeitung der Daten ist die Gewährleistung, dass die Anfragen und Antworten einheitlich rasch und behandelt werden, und die erforderlichen Daten zur Kontakt-aufnahme und Kommunikation mit Ihnen zur Verfügung stehen. Außerdem verarbeiten wir die Daten zur Verwaltung dieser Nachrichten, insbesondere Zuordnung an die jeweils zuständigen Mitarbeiter und Dokumentation der Behandlung der Anfrage.
Wir setzen technische Dienstleister zur Speicherung und Hosting der Daten ein, die als Auftragsverarbeiter vertraglich an unsere Aufträge und Weisungen bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten gebunden sind.
Außerdem werden ihre Daten intern weitergegeben, wenn Ihre Kontaktaufnahme entweder einer Geschäftsbeziehung mit uns zuzuordnen ist, oder Sie sich im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit an uns wenden.
2. Datenverarbeitung „Rechnungswesen und Logistik“
(i) Wir erheben im Rahmen der Abwicklung von Geschäftsbeziehungen die folgenden personenbezogenen Daten über Sie als Vertragspartner: Name bzw. Bezeichnung; Anrede/Geschlecht; Anschrift; Telefon- und Faxnummer und andere zur Adressierung erforderliche Informationen, die sich durch moderne Kommunikationstechniken ergeben; Geburtsjahr (soweit zur Identifikation unbedingt notwendig); Geburtstag und -monat (soweit zur Identifikation unbedingt notwendig); Korrespondenzsprachen, sonstige Vereinbarungen und Schlüssel zum Datenaustausch; Konto- und Belegdaten; Bankverbindung; Kreditkartennummern und –unternehmen;
(ii) Es werden im Weiteren personenbezogene Daten über Sie im Zuge der Abwicklung der Geschäftsbeziehung unmittelbar oder mittelbar erhoben bzw. generiert, und zwar: Ordnungsnummer; Firmenbuchdaten; Sperrkennzeichen (z.B. Kontaktsperre, Rechnungssperre, Liefersperre, Buchungssperre, Zahlungssperre); Zuordnung zu einer bestimmten Kunden- und Lieferantenkategorie (einschließlich regionale Zuordnung, usw.); Kenn-Nummern für Zwecke amtlicher Statistik wie UID-Nummer und Intrastat-Kenn-Nummer; Zugehörigkeit zu einem bestimmten Einkaufsverband, Konzern; Gegenstand der Lieferung oder Leistung; Bonus-, Provisionsdaten und dgl.; Kontaktperson beim Betroffenen zur Abwicklung der Lieferung oder Leistung; Bei der Leistungserbringung mitwirkende Dritte einschließlich Angaben über die Art der Mitwirkung; Liefer- und Leistungsbedingungen (einschließlich Angaben über den Ort der Lieferung oder Leistung, Verpackung, usw.); Daten zur Verzollung (z.B. Ursprungsland, Zolltarifnummer) und Exportkontrolle; Daten zur Versicherung der Lieferung oder Leistung und zu ihrer Finanzierung; Daten zur Steuerpflicht und Steuerberechnung; Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen; Daten zum Kreditmanagement (z.B. Kreditlimit, Wechsellimit); Daten zum Zahlungs- oder Leistungsverhalten des Betroffenen; Mahndaten/Klagsdaten; Leistungsspezifische Aufwände und Erträge; Sonderhauptbuchvorgänge (z.B. Einzelwertberichtigung, Wechselforderung, Anzahlung, Bankgarantie). Des Weiteren holen wir Angaben zu Ihrer Bonität bei Dritten ein.
(iii) Von den Kontaktpersonen und/oder Sachbearbeitern unserer Geschäftspartner erheben wir, soweit eine Kontaktperson von Ihnen bekannt gegeben wird, folgende personenbezogene Daten: Ordnungsnummer; Name, Anrede/Geschlecht; Zugehöriger Lieferant oder Dritter; Zusätzliche Daten zur Adressierung beim Lieferanten oder Dritten; Korrespondenzsprachen, sonstige Vereinbarungen und Schlüssel zum Datenaustausch; Funktion des Betroffenen beim Leistungsempfänger oder Leistungserbinger; Umfang der Vertretungsbefugnis; Vom Betroffenen bearbeitete Geschäftsfälle. Diese Daten erheben wir entweder über den Lieferanten oder direkt durch Befragung der Kontaktperson beim Betroffenen.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art 6 Abs 1 lit b DSGVO und daher die Erforderlichkeit zur Abwicklung der Geschäftsbeziehung. Soweit Sie uns die Daten unter Punkt (i) nicht bereitstellen, kann eine Geschäftsanbahnung und –abwicklung nicht durchgeführt werden und können wir daher einen Vertrag mit Ihnen nicht abschließen. Wenn Sie uns die Daten einer Kontaktperson nicht bereitstellen, kann dadurch die Erfüllung der Geschäftsbeziehung behindert sein, da eine Kontaktperson zur ordentlichen Abwicklung in der Regel erforderlich ist.
Die Rechtsgrundlage zur Verarbeitung der Bonitätsdaten ist Art 6 Abs 1 lit f DSGVO. Es liegt in unserem berechtigten Interesse, eine dauerhafte Geschäftsbeziehung mit Ihnen nur dann aufzunehmen oder in Vorleistung nur dann zu treten, wenn wir hinsichtlich Ihrer wirtschaftlichen Lage informiert sind.
Das System wird für die unternehmensinterne Verwaltung von vertraglichen Beziehungen eingesetzt und unterstützt uns im Rahmen der Dokumentation aller Prozesse innerhalb einer Geschäftsbeziehung. Dies dient dazu, die Pflichten aus dem Vertrag entsprechend einhalten zu können und die Erfüllung des Vertrags zu dokumentieren, als auch bestimmten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nachkommen zu können. Dadurch wird eine strukturierte Betreuung der Geschäftsvorfälle in Hinblick auf die Vertragsabwicklung ermöglicht.
Es handelt sich bei den personenbezogenen Daten überwiegend um die Daten juristischer Personen, soweit es die Daten natürlicher Personen betrifft, beziehen sich diese Daten nur auf Stammdaten und Vertragsdaten. Da nur Daten der beruflichen Sphäre und nicht der Intim- oder Privatsphäre erhoben und verarbeitet werden stellt dies keinen eingriffsintensiven Vorgang dar.
Die Daten werden nach Beendigung der vertraglichen Beziehung mit dem Geschäftspartner gelöscht, sofern die Daten nicht darüber hinaus im Rahmen der steuerlichen Aufbewahrungspflicht benötigt werden, oder solange noch Ansprüche aus der Vertragsbeziehung geltend gemacht werden können.
2.5. Externe Empfänger von Daten
Wir sind aufgrund gesetzlicher Vorgaben sowie zur Erfüllung und Durchsetzung unserer vertraglichen Rechte und Pflichten verpflichtet, ihre Daten an die folgenden Empfänger weiterzuleiten: Banken zur Abwicklung des Zahlungsverkehr; Rechtsvertreter im Geschäftsfall; Wirtschaftstreuhänder für Zwecke des Auditing; Gerichte; Zuständige Verwaltungsbehörden, insb. Finanzbehörden; Inkassounternehmen zur Schuldeneintreibung; Versicherungen aus Anlass des Abschlusses eines Versicherungsvertrages über die Lieferung/Leistung oder des Eintritts des Versicherungsfalles; Bundesanstalt „Statistik Österreich“ für die Erstellung der gesetzlich vorgeschriebenen (amtlichen) Statistiken; Konzernleitung des Verantwortlichen; Kunden (Empfänger von Leistungen);
Personenbezogene Daten werden außerdem unter Umständen zur Erfüllung anderer Zwecke innerhalb des Unternehmens an andere Abteilungen (zB Controlling) weiter gegeben.
3. Datenverarbeitung „Kundenbetreuung und Marketing für eigene Zwecke “
(i) Wir erheben und verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Kundenbetreuungs- und Marketingaktivitäten über Sie als Interessent unserer Lieferungs- und Leistungsangebots: Name bzw. Bezeichnung; Anschrift; Telefon- und Faxnummer und andere zur Adressierung erforderliche Informationen, die sich durch moderne Kommunikationstechniken ergeben (soweit Sie uns diese Angaben freiwillig mitgeteilt haben);; Antwortverhalten zu Werbeaktivitäten des Verantwortlichen.
(ii) Von den Kontaktpersonen und/oder Sachbearbeitern unserer Interessenten erheben und verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten: Ordnungsnummer; Name, Anrede/Geschlecht; Zugehöriger Kunde oder Interessent (Bezeichnung und Anschrift); Telefon- und Faxnummer und andere zur Adressierung erforderliche Informationen, die sich durch moderne Kommunikationstechniken ergeben; Korrespondenzsprache; Funktion oder betreutes Aufgabengebiet beim Kunden oder Interessenten; Geburtstag, Personenstand und dgl., soweit die Verwendung vom Betroffenen für Zwecke der Kontaktpflege gestattet wird; Betreuungsdaten (wie: zugesandtes Werbematerial, Besuchsrhythmus, etc.).
Die Vornahme von Direktwerbung auf Basis dieser personenbezogenen Daten, die nicht über die direkt beim Interessenten erhobenen Informationen hinausgehen, ist ein berechtigtes Interesse von ORS comm (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO), um Geschäfte anzubahnen und Marketing-/Unternehmensstrategien nach den Interessen am Markt auszurichten.
Die Verwendung von Interessentendaten dient der Geschäftsanbahnung betreffend das eigene Lieferungs- oder Leistungsangebot. Insgesamt will ORS comm mit diesen Verarbeitungsvorgängen die Bedürfnisse des Interessenten besser verstehen, um Aussendungen diesen bestmöglich anpassen zu können und zwar durch (i) Ausrichtung des Produktsortiments auf Markt-/Interessentenbedürfnisse, und (ii) Personalisierung der Kundenkommunikation, so dass Sie Angebote finden, die zu Ihren Wünschen passen und insgesamt weniger Werbung erhalten. Interessen Ihrerseits überwiegen daher nicht.
Diese personenbezogene Daten, die der Interessent im Zuge seiner Anfrage zur Verfügung stellt oder von ORS comm aus der Kommunikation mit dem Interessent erhoben werden, werden zur Versendung von an die aus diesen Informationen direkt ableitbaren Interessen angepassten Angebote von ORS comm verwendet.
Wir speichern ihre Daten bis zur Beendigung der Geschäftsbeziehung und drüber hinaus bis zu drei Jahren nach ihrem letzten Kontakt zu ORS comm, oder früher soweit Sie der Verwendung Ihrer Daten zu dem Zweck widersprochen haben.
Wir setzen Kapsch Business Com als IT-Dienstleister ein. Kapsch Business Com ist daher Auftragsverarbeiter, der nach unserem Auftrag und nach unseren Weisungen unter Umständen auch Zugriff auf personenbezogene Daten hat, um die beauftragten IT-Dienstleistungen erbringen zu können.
Ihre personenbezogenen Daten werden unter Umständen zur Erfüllung anderer Zwecke innerhalb des Unternehmens an andere Abteilungen weiter gegeben. Das ist z.B. die Buchhaltung zur Abrechnung.
Wir behalten uns zudem vor, Daten unserer Lieferanten an den ORF als Konzernleitung weiterzugeben. Dies beruht auf dem berechtigten Interesse eines Konzerns, bestimmte Geschäftsbeziehungen der Konzerngesellschaften zentral zu steuern und zu planen, soweit diese eine Auswirkung auf den gesamten Konzern haben.
Gegebenenfalls leiten wir auch die Daten unserer Interessenten, die mit ihrem Anliegen an uns herangetreten sind, an Adressverlage und Direktwerbeunternehmen gem. § 151 Abs 5 GewO 1994 zu Marketingzwecken weiter; bei den weitergeleiteten Daten handelt es sich ausschließlich um die Ordnungsnummer; Name bzw Bezeichnung; Anrede/Geschlecht; Anschrift; Berufs-, Branchen- und Geschäftsbezeichnung und das Geburtsdatum, sofern angegeben.
3.6. Widerspruch und Widerruf der Einwilligung
4. Datenverarbeitung „Öffentlichkeitsarbeit“
(i) Wir erheben im Rahmen unserer Öffentlichkeitsarbeit die folgenden personenbezogenen Daten über Sie als Anfragender:
a) Angaben, die Sie uns zur Beantwortung ihrer Anfrage bereitstellen: Name (Titel, akad. Grad) bzw. Bezeichnung; Anrede/Geschlecht; Anschrift; Telefon- und Faxnummer und andere zur Adressierung erforderliche Informationen, die sich durch moderne Kommunikationstechniken ergeben; Zustellbevollmächtigter und Zustellanschrift; Thema (zu welchem Themenkreis Informationsunterlagen oder Auskünfte gewünscht werden/wurden);
b) Im Zuge der Abwicklung ihrer Anfrage werden über Sie unmittelbar oder mittelbar folgende personenbezogene Daten erhoben bzw. generiert: Datum der Anfrage bzw. Datum und Uhrzeit des Anrufes/E-Mail-Nachricht; Daten zur Öffentlichkeitsarbeit des Verantwortlichen gegenüber dem Betroffenen; Zuzusendende/zugesandte Informationsunterlagen bzw. Text der Auskunft Versandart (z.B. Papier, E-Mail); Teilnahme des Betroffenen an PR Aktivitäten des Verantwortlichen (z.B. Vorträge, Symposien etc.); Antwortverhalten des Betroffenen an PR Aktivitäten;
(ii) In ihrer Funktion als Medienvertreter, Journalist oder sonstiger Medienmitarbeiter erheben und verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten: Name, Anrede/Geschlecht; Bezeichnung des Mediums; Telefonnummer; Email-Adresse; Bewertung des Betroffenen von vom Verantwortlichen vertretenen Anliegen/Themen (so-fern öffentlich zugängliche Daten oder vom Betroffenen selbst angegeben); Teilnahme des Betroffenen an PR Aktivitäten des Verantwortlichen (z.B. Vorträge, Symposien etc.); Antwortverhalten zu Öffentlichkeitsarbeit/ PR Aktivitäten des Verantwortlichen;
(iii) Von Personen, bei denen ein Informationsbedarf zu einem bestimmten Thema besteht, erheben und verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten: Name (Titel, akad. Grad) bzw. Bezeichnung; Anrede/Geschlecht; Anschrift; Zustellbevollmächtigter und Zustellanschrift; Zielgruppe; Thema (zu welchem Themenkreis ein allgemeines Informationsbedürfnis besteht oder eine Informationspflicht vorgesehen ist); Zuzusendende/zugesandte Informationsunterlagen; Versandart (z.B. Papier, E-Mail);
Die Rechtsgrundlage zur Verarbeitung der genannten Daten ist Art 6 Abs 1 lit f DSGVO. Es liegt in unserem berechtigten Interesse, die Daten von externen Anfragenden sowie zu informierende Stellen und Personen samt deren Interessengebieten für eine effiziente und effektive Öffentlichkeitsarbeit zu verarbeiten.
Das System wird für die unternehmensinterne Verwaltung von Daten im Zusammenhang mit Anfragen von Betroffenen zur Auskunftserteilung und Mitteilung von Informationen geführt. Dadurch wird eine strukturierte und effiziente Betreuung der Anfragen und Mitteilungen ermöglicht. Des Weiteren erfordert eine funktionierende Öffentlichkeitsarbeit, dass sich ein Unternehmen einen laufenden Überblick über die Themenfelder und die Interessenten verschaffen kann, sowie in der Lage ist, ein Kontaktenetzwerk aufzubauen. Der Informationsfluss an die betroffenen Stellen sowie die Beantwortung von Anfragen wird durch Einsatz des Systems geordnet abgewickelt und die Kommunikation mit Anfragenden optimiert. Gegenläufige Interessen der betroffenen Personen sind nicht vorhanden, nachdem diese entweder selbst die Anfragen initiieren und ihr Interesse bekunden, Medienvertreter sind und/oder die redaktionelle oder wissenschaftliche Aufbereitung von bestimmten Themen sonst zu ihrem Berufsbild zählt.
Die Daten werden nach drei Jahren nach Letztkontakt mit dem Betroffenen gelöscht, sofern die Daten nicht darüber hinaus im Rahmen der steuerlichen Aufbewahrungspflicht benötigt werden, oder solange noch Ansprüche aus der Vertragsbeziehung geltend gemacht werden können.
4.5. Externe Empfänger von Daten
Personenbezogene Daten werden unter Umständen zur Erfüllung anderer Zwecke innerhalb des Unternehmens an andere Abteilungen weiter gegeben. Das ist z.B. die Buchhaltung zur Abrechnung.
4.6. Widerspruch
Sie können der Verarbeitung dieser Daten zu Zwecken des der Abwicklung der Öffentlichkeitsarbeit, das wir auf unser berechtigtes Interesse stützen, jederzeit widersprechen. Bitte wenden Sie sich hierzu an:
ORS comm GmbH & Co KG
E-Mailkontakt: datenschutz@ors.at
Telefonnummer: +43 (1) 87040 12680
Website: www.ors.at
5. Datenverarbeitung „Beschaffungsplattform“
Wir erheben im Rahmen unserer Beschaffungsplattform die folgenden personenbezogenen Daten über Sie als Dienstleister, Lieferant oder sonstiger Leistungserbringer an uns: Name bzw Bezeichnung, Anschrift, Telefonnummer, Fax-Nummer, E-Mail-Adresse, Gegenstand und, Inhalt der angebotenen Leistung, Name der Ansprechperson/Sachbearbeiter beim Betroffenen, Angaben zur Qualifikation des Betroffenen einschließlich Erklärungen und Zertifikaten.
Im Zuge des Angebotes kann auch eine Kontaktperson beim Betroffenen an den Verantwortlichen mitgeteilt werden, wobei folgende Daten mitzuteilen sind: Name, Email-Adresse, Rolle/Funktion beim Betroffenen, Vertretungsbefugnis, Logindaten (Benutzername und Passwort).
Die Rechtsgrundlage zur Verarbeitung der genannten Daten ist Art 6 Abs 1 lit f DSGVO. Wir verarbeiten die Daten, um unsere Bestellungen strukturiert verwalten zu können. Es ist ein berechtigtes Interesse eines Unternehmens im Sinne des Art 6 Abs 1 lit f DSGVO, dass Geschäftsprozesse IT-unterstützt und effizient gestaltet werden, um eine nachhaltige und ordnungsgemäße Buchführung zu verwirklichen.
Die Plattform dient der Verarbeitung von Daten während Bestellprozessen und zwar insbesondere zur Dokumentation der Abwicklung von Bestellungen, der Dokumentation der Vornahme von Bestelländerungen, der Erstellung von Auftragsbestätigung, und der elektronischen Rechnungslegung.
5.5. Externe Empfänger von Daten
Personenbezogene Daten werden unter Umständen zur Erfüllung anderer Zwecke innerhalb des Unternehmens an andere Abteilungen weiter gegeben. Das ist z.B. Rechnungswesen und Logistik.
Das sogenannte „Recht auf Vergessenwerden“ findet keine Anwendung, als wir Ihre Daten nicht öffentlich machen.
Soweit Sie in eine Datenverarbeitung eingewilligt haben, haben Sie das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit ohne Angabe von Gründen an uns zu widerrufen. Bitte wenden Sie sich hierzu an: