Source: https://ruta40.com.co/politica-de-tratamiento-de-datos-personales/
Timestamp: 2019-12-14 23:14:14
Document Index: 357249192

Matched Legal Cases: ['artículo 13', 'artículo 61', 'artículo 6', 'artículo 15', 'artículo 22', 'artículo 10']

Tipos de tratamientos de base de datos
RUTA 40 S.A.S. por medio de esta política, y en ejercicio de la obligación de garantizar la protección de los derechos al HABEAS DATA, la PRIVACIDAD, la INTIMIDAD, el BUEN NOMBRE y la IMAGEN de las personas naturales y/o jurídicas, acorde a lo dispuesto en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, establece los lineamientos generales para dar cumplimiento con lo establecido por la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
La presente política se aplicará a todas aquellas personas naturales que de una u otra manera entreguen sus datos personales y eventualmente sensibles a RUTA 40 S.A.S.
RAZÓN SOCIAL: RUTA 40 S.A.S.
NIT.21-311092
DOMICILIO: RUTA 40 S.A.S. tiene su domicilio en la ciudad de Medellín.
DIRECCIÓN: su sede se encuentra en la Carrera 43ª 30-26 Medellín
PBX: 4481840
EMAIL: info@ruta40.com.co
SITIO WED/URL: www.ruta40.com.co
Persona natural adscrito al responsable del tratamiento, quien se encarga de dar cumplimiento y ejecutar en debida forma las políticas de tratamiento de datos desarrolladas por el responsable.
El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilitaba a RUTA 40 S.A.S., para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.
BASE DE DATOS DE EMPLEADOS Y COLABORADORES
1.1 Tratamiento de datos durante la relación contractual.
RUTA 40 S.A.S., almacenará los datos personales recolectados de los empleados, en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta, será física y además se guardara una de forma digital, solo será accedida y tratada por la Gerencia General, Recursos Humanos, la revisoría fiscal, la coordinación de procesos, la dirección administrativa y financiera, la dirección comercial y la dirección de seguridad de la compañía, en cabeza de cada director ó coordinador, con la finalidad de administrar la relación contractual entre RUTA 40 S.A.S. y sus colaboradores.
El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, tales como pago de nómina, cumplimiento de obligaciones legales, laborales, de seguridad social procedimientos disciplinarios, sanciones etc., vacaciones y en general administrar las relaciones laborales y de ley; está prohibido en RUTA 40 S.A.S. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad.
Corresponderá a RUTA 40 S.A.S. evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión o revelación no autorizada de datos personales.
Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, RUTA 40 S.A.S. procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridades por mínimas que sean, en virtud de la potencialidad que la información laboral pueda contener datos sensibles.
DASE DE DATOS DE ACCIONISTAS.
Los datos e información personal de las personas naturales y/o jurídicas que llegaren a tener la condición de accionistas de RUTA 40 S.A.S., se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal (artículo 61 C.Cio.). No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por la ley (Arts. 63, 64, 65 C.Cio.)
Permitir el ejercicio de los deberes y derechos políticos como económicos derivados de la calidad de accionista.
DASE DE DATOS DE PROVEEDORES
RUTA 40 S.A.S., solo recabará de sus proveedores personas naturales los datos personales que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a RUTA 40 S.A.S., por naturaleza jurídica, la divulgación de datos del proveedor, sea ella persona natural o persona jurídica, como consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta política y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.
Envío de comunicaciones en general a proveedores para la realización de Gestiones de las etapas precontractual, contractual y poscontractual.
Envío de comunicaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas.
Durante las auditorías externas, llevadas a efecto por entes certificadores competentes ó la revisoría fiscal.
Administrar las relaciones precontractuales, contractuales y poscontractuales con los proveedores.
Tiene como finalidad utilizar los datos para la debida prestación del servicio adquirido por el titular con RUTA 40 S.A.S., así como cumplir con los requerimientos legales en desarrollo de la relación comercial y toda la información pertinente dentro del desarrollo de los servicios ofrecidos.
Esta también tiene como finalidad tener un contacto con potenciales clientes con el fin de presentarle los servicios ofrecidos por la empresa.
BASE DE DATOS CLIENTES COMUNIDAD BMW
La presente base contiene determinada información de un grupo específico de nuestros clientes, que son recolectadas en primera medida producto de la relación comercial y su finalidad es ofrecer a estos clientes participar de algunas actividades realizadas como lo son paseos motorizados BMW.
BASE DE DATOS CLIENTES ST- OT
La presente base se recolecta y almacena información que la compañía ya cuenta, debido a que en esta base se cuenta con información de los clientes que adquirieron una motocicleta con la compañía, y acuden a recibir un servicio técnico garantizado a su automotor.
BASE DE DATOS CLIENTES ST – SPI
En esta base la información recolectada proviene de nuestros clientes y de algunos usurarios que han adquirido un automotor de la marca BMW, quienes solicitan servicio técnico, por lo cual la información recabada es principalmente para darle trámite al servicio técnico solicitado, no obstante en algunas ocasiones debido a que se requieren piezas de fábrica para brindar alguna reparación se trasmitirá cierta información a un tercero que actuara como encargado.
. BASE DE DATOS DE VIDEO VIGILANCIA
La anterior base tiene como finalidad la de prestar seguridad a las instalaciones del establecimiento de comercio, sin embargo debido a que el lugar es monitoreado constantemente por medio de un circuito cerrado de seguridad en el cual se pueden recolectar datos morfológico de todas las personas que ingresan a las instalaciones de RUTA 40, para lo cual se implementarán los avisos pertinentes en aras de obtener las autorizaciones de los titulares de la información de manera tacita.
El tratamiento de dichos datos es prohibido en RUTA 40 S.A.S., salvo autorización expresa del titular y además, en los casos del artículo 6 de la ley 1581 de 2012, siempre que se sujete a las siguientes condiciones:
Se Informe al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles, salvo lo relativo a la información laboral que requiere RUTA 40 S.A.S.
En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos deberá limitarse únicamente a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para que RUTA 40 S.A.S. pueda tener un desarrollo adecuado de su objeto social y acorde a la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular.
A solicitud de la autoridad competente, RUTA 40 S.A.S. deberá proveer una descripción de los procedimientos usados para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información, como también la descripción de las finalidades para las cuales la información es recolectada y una explicación sobre la necesidad de recolectar los datos en cada caso.
RUTA 40 S.A.S. deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento.
En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas del Tratamiento a que se refiere la presente política de tratamiento de datos y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, RUTA 40 S.A.S. deberá comunicar estos cambios al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento.
La autorización podrá constar en documentos físicos, medios electrónicos, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización también podrá ser generada por RUTA 40 S.A.S. y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.
En RUTA 40 S.A.S., el Tratamiento de los datos de menores de edad, de ser requerido, se realizará de manera que se garantice el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
No obstante, no será política general de RUTA 40 S.A.S., el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN, ACTUALIZACIÓN, MODIFICACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO:
El Titular podrá en todo momento solicitar a RUTA 40 S.A.S. la actualización, modificación y/o supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presen­tación de un reclamo escrito o vía e-mail, con indicación expresa de su nombre completo, número de identificación, los hechos en que funde su petición y en general de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, comunicación dirigida al responsable del cumplimiento de ésta política de tratamiento de datos.
RUTA 40 S.A.S. tiene a disposición del Titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de actualización, modificación y/o supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada.
Si vencido el término legal respectivo, RUTA 40 S.A.S. no actualiza, modifica y/o elimina los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la actualización, modificación y/o supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
RUTA 40 S.A.S. deberá solicitar la autorización de los titulares para continuar con el Tratamiento de sus datos personales del modo previsto en la ley y la presente política de tratamiento de datos, bien sea de manera escrita o por vías electrónicas, y pondrá en conocimiento de todos los empleados y terceros sus políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos, mediante la publicación de ésta política de tratamiento de datos en su establecimiento de comercio.
Se considerarán como mecanismos eficientes de comunicación el correo institucional de la compañía y aquellos que el responsable designado en RUTA 40 S.A.S. tenga designado para velar por el cumplimiento y ejecución de ésta política.
Si los mecanismos citados en el numeral 1 imponen a RUTA 40 S.A.S. una carga desproporcionada o es imposible solicitar a cada Titular el consentimiento para el Tratamiento de sus datos personales y poner en su conocimiento las políticas de Tratamiento de la información y el modo de ejercer sus derechos, RUTA 40 S.A.S. podrá implementar mecanismos alternos para los efectos dispuestos en el numeral 1, tales como diarios de amplia circulación nacional, diarios locales o revistas, páginas de Internet propias, carteles informativos, entre otros.
Con el fin de establecer cuándo existe una carga desproporcionada para RUTA 40 S.A.S. se tendrá en cuenta su capacidad económica, el número de titulares, la antigüedad de los datos, el ámbito territorial y sectorial de operación y el mecanismo alterno de comunicación a utilizar, de manera que el hecho de solicitar el consentimiento a cada uno de los Titulares implique un costo excesivo y que ello comprometa la estabilidad financiera de RUTA 40 S.A.S., la realización de actividades propias de su negocio o la viabilidad de su presupuesto programado.
Si en el término de treinta (30) días hábiles, contado a partir de la implementación de cualesquiera de los mecanismos de comunicación descritos en los numerales 1, 2 y 3, el Titular no ha contactado a RUTA 40 S.A.S. para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos de la ley y la presente política, RUTA 40 S.A.S. podrá continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en este documento, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.
En todo caso RUTA 40 S.A.S. declara cumplir con todas las disposiciones aplicables de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.
a) Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a RUTA 40 S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a RUTA 40 S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por RUTA 40 S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten por parte de RUTA 40 S.A.S. los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento RUTA 40 S.A.S. ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
RESPONSABLE, ENCARGADO Y OFICIAL DEL TRATAMIENTO DE DATOS:
Con el fin de cumplir con la ley y la presente política de tratamiento y recolección de datos, RUTA 40 S.A.S. actúa como RESPONSABLE del tratamiento de Datos personales.
Así mismo RUTA 40 S.A.S., informa a todos los titulares de la información que la sociedad comercial AUTOGERMANA, actuara como el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DEL DATO de RUTA 40, pero solo frente algunas bases de datos específicas de las cueles se solicita la respectiva autorización al titular para proceder con el envió de la información al encargado.
Por otro lado RUTA 40 S.A.S. ha designado al Director Administrativo el señor JUAN DAVID AGUDELO CHAVES para que se desempeñe como EL OFICIAL DEL TRATAMIENTO DEL DATO, quien será la persona que recibirá, procesara y canalizara las distintas solicitudes que se reciban, y tramitará las solicitudes de los titulares de la información de los CLIENTES, TRABAJADORES, COLABORADORES, PROVEEDORES Y ACCIONISTAS, pero además será la encargada de cumplir con la función de actualizaciones y reportes a la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO en las oportunidades legales.
RUTA 40 S.A.S. se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Tratamiento de datos personales, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.
OFICIAL DEL TRATAMIENTO DEL DATO: JUAN DAVID AGUDELO CHAVES Director Administrativo, al servicio de RUTA 40 S.A.S.
E-mail: administracion@ruta40.com.co
Dirección física de contacto: Carrera 43 A 30 – 26 Medellín
Teléfono: 4481840 ext.103
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DEL DATO: AUTOGERMANA S.A.S.
E-mail: luis.dominguez@autogermana.com.co
Dirección física de contacto: Carrera 45 No. 197-35 Megaoutlet, Bodega 4, Bogotá, Colombia
Phone: +571 – 657-8080 Ext. 1897
El ejercicio de derechos consagrados en la Ley Estatutaria de PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, los podrán ejercer LOS TITULARES DE INFORMACIÓN, sus apoderados ó causahabientes mediante los siguientes mecanismos:
El envío de una comunicación escrita a la dirección reportada en el numeral anterior de este Manual.
El envío de una comunicación electrónica al correo electrónico reportado en el numeral anterior de este Manual.
En ningún caso un Titular, podrá usar la forma verbal o telefónica a fin de ejercer la protección de un Derecho amparado por la Ley 1581 de 2012, la finalidad de este procedimiento es, mantener una prueba de la petición presentada y tener fecha cierta a partir de la cual inician los términos previstos en la Ley para que RUTA 40 S.A.S. otorgue una respuesta a la solicitud presentada por el Titular.
(si posee)
Condición en la que actúa, si no lo hace en forma directa, deberá acreditar el correspondiente poder o calidad en la que actúa.
Esta Política de protección de datos es efectiva desde la fecha de su publicación. Entra en vigencia a partir de su publicación que es el día 01 de agosto de 2019.
Mauricio Gallo Tisnez
RUTA 40 S.A.S.