Source: http://piaggio2009.message-asp.com/it/relazione-sulla-governance/sistema-di-controllo-interno
Timestamp: 2018-12-15 10:08:55+00:00
Document Index: 136044987

Matched Legal Cases: ['art. 17', 'art. 123', 'art. 154', 'art. 2434', 'art. 2635', 'art. 2638', 'art. 154']

Sistema di controllo interno | piaggio2009
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Il Consiglio (i) cura la prevenzione e gestione dei rischi aziendali inerenti all’Emittente e al gruppo di cui l’Emittente è a capo attraverso la definizione di linee di indirizzo del sistema di controllo idonee ad assicurare che detti rischi siano correttamente identificati, nonché adeguatamente misurati, monitorati, gestiti e valutati, anche in rapporto alla salvaguardia dei beni aziendali e alla sana e corretta gestione dell’impresa; (ii) verifica periodicamente, e comunque con cadenza almeno annuale, l’adeguatezza, l’efficacia e l’effettivo funzionamento del sistema di controllo interno.
Nell’esercizio di tali funzioni, il Consiglio si avvale della collaborazione di un Amministratore Incaricato di sovrintendere alla funzionalità del sistema di controllo interno (l’“Amministratore Incaricato”) e di un Comitato per il Controllo Interno; tiene inoltre in considerazione i modelli di organizzazione e gestione adottati dall’Emittente e dal gruppo di cui l’Emittente è a capo ai sensi del D.Lgs.231/2001.
Il Consiglio, su proposta dell’Amministratore Incaricato e sentito il parere del Comitato per il Controllo Interno, ha nominato il Soggetto Preposto al Controllo Interno assicurandosi che al medesimo siano forniti mezzi adeguati allo svolgimento delle sue funzioni, anche sotto il profilo della struttura operativa e delle procedure organizzative interne per l’accesso alle informazioni necessarie al suo incarico, conferendo mandato all’amministratore delegato e al Direttore Generale Finance per la formalizzazione dei termini e le condizioni dell’incarico.
Nel corso dell’Esercizio il Comitato per il Controllo Interno ha riferito regolarmente al Consiglio sull’operato del comitato, sull’esito delle verifiche espletate e sul funzionamento del sistema di controllo interno evidenziando come lo stesso sia risultato sostanzialmente congruo rispetto alle dimensioni ed alla struttura organizzativa ed operativa dell’Emittente.
Il Consiglio di Amministrazione dell’Emittente, tenuto anche conto delle indicazioni fornite dal Comitato per il Controllo Interno, ha potuto esprimere nella riunione del 26 febbraio 2010, una valutazione sull’adeguatezza, efficacia ed effettivo funzionamento del sistema di controllo interno dell’Emittente.
Il Consiglio ha nominato Amministratore Esecutivo Incaricato di sovrintendere alla funzionalità del sistema di controllo interno il Presidente e Amministratore Delegato Roberto Colaninno.
L’Amministratore Esecutivo Incaricato di sovrintendere alla funzionalità del sistema di controllo interno:
ha curato l’identificazione dei principali rischi aziendali (strategici, operativi, finanziari e di compliance), tenendo conto delle caratteristiche delle attività svolte dall’Emittente e dalle sue controllate, e li ha sottoposti periodicamente all’esame del Consiglio
ha dato esecuzione alle linee di indirizzo definite dal Consiglio, provvedendo alla progettazione, realizzazione e gestione del sistema di controllo interno, verificandone costantemente l’adeguatezza complessiva, l’efficacia e l’efficienza
si è occupato dell’adattamento di tale sistema alla dinamica delle condizioni operative e del panorama legislativo e regolamentare
ha proposto al Consiglio la nomina del Soggetto Preposto al Controllo Interno.
Soggetto preposto al controllo interno
Dal 1 gennaio 2009 ha iniziato ad operare la società consortile Immsi Audit S.c. a r.l. con il compito di svolgere tutte le attività di internal auditing delle società del Gruppo IMMSI.
Il Consiglio di Amministrazione, su proposta dell’Amministratore Incaricato e sentito il parere del Comitato per il Controllo Interno, ha deliberato di nominare Soggetto Preposto al Controllo Interno Maurizio Strozzi, Amministratore Delegato di Immsi Audit S.c. a r.l., in sostituzione di Pierantonio Piana.
Il Soggetto Preposto al Controllo Interno non è responsabile di alcuna area operativa e non dipende gerarchicamente da alcun responsabile di aree operative, ivi inclusa l’area amministrazione e finanza.
Nel corso dell’Esercizio, il Soggetto Preposto al Controllo Interno:
ha avuto accesso diretto a tutte le informazioni utili per lo svolgimento del proprio incarico;
ha riferito del proprio operato al Comitato per il Controllo Interno ed al Collegio Sindacale;
ha riferito del proprio operato anche all’Amministratore Esecutivo Incaricato di sovrintendere alla funzionalità del sistema di controllo interno.
Nel corso dell’Esercizio, il Soggetto Preposto al Controllo Interno, con l’ausilio della struttura di Internal Audit, ha eseguito le attività di verifica del sistema di controllo interno, in conformità al Piano di Internal Audit previsto per il trienno 2009-2011 ed approvato dal Consiglio di Amministrazione in data 26 febbraio 2009, sviluppando le attività risk analysis, le attività di financial, operational e compliance auditing, i monitoraggi relativi all’adozione dei piani migliorativi/correttivi concordati a valle delle suddette attività di internal auditing e le verifiche realizzate ai fini dell’assurance del rispetto normativo (con peculiare riferimento ai disposti ex L.262/2005 e ex D.Lgs.231/2001). In particolare le verifiche di internal auditing nel 2009 hanno riguardato: i processi di “gestione e sviluppo della rete di vendita” e di “rilevazione customer satisfaction per brand/ prodotto e post vendita”, i processi amministrativo-gestionali delle partecipate estere Piaggio Croazia, Piaggio Asia Pacific e Piaggio Group Americas, la verifica degli impegni da Prospetto informativo, la verifica del quadro procedurale a supporto della compliance legislativa e regolamentare per i progetti di ricerca finanziati, la compliance ed efficienza operativa dei processi di amministrazione del personale Italia (non direttivo) e outsourcer, il monitoraggio delle segnalazioni periodiche inviate all’Organismo di Vigilanza ex D.lgs.231/2001 dai Referenti aziendali, la verifica campionaria delle segnalazioni relative a processi sensibili ai fini D.Lgs. 231/2001 individuati nel piano annuale di attività predisposto dall’Organismo stesso, nonché le attività di verifica in ambito amministrativo-contabile definite dal Dirigente preposto per l’accertamento della compliance al dettato della L.262/2005 (ora in TUF).
L’Emittente ha una funzione di internal audit e il Soggetto Preposto al Controllo Interno si identifica come responsabile della stessa.
La funzione di internal audit nel corso dell’Esercizio è stata svolta dal dott. Maurizio Strozzi, responsabile della società Immsi Audit S.c.a r.l.
Non sussistono legami tra l’Emittente e il soggetto incaricato della funzione di internal audit.
La funzione internal audit è stata affidata a un soggetto esterno al fine di garantire una piena indipendenza ed autonomia nello svolgimento delle relative attività.
L’Emittente in data 12 marzo 2004 ha adottato il modello di organizzazione, gestione e controllo per la prevenzione dei reati agli scopi previsti dal D.Lgs. 231/2001 e successive integrazioni (“Modello”). L’Organismo di Vigilanza attualmente in carica è stato nominato dal Consiglio di Amministrazione del 16 aprile 2009 per gli esercizi 2009-2010-2011, e pertanto fino all’approvazione del bilancio di esercizio al 31 dicembre 2011, ed è composto da Giovanni Barbara, Presidente del Collegio Sindacale dell’Emittente, Ulisse Spada, Responsabile Affari Legali dell’Emittente ed Antonino Parisi (in sostituzione di Enrico Ingrillì, deceduto nel corso dell’Esercizio), che ricopre la carica di presidente, scelto tra professionisti esterni dotati dei necessari requisiti.
Il Modello è attualmente costituito dal Codice Etico e dalle Linee di Condotta, oltre che dall’insieme degli Schemi di Controllo Interno, suddivisi in processi Strumentali ed Operativi, nonché dal Sistema disciplinare. E’ in corso una revisione ed aggiornamento del Modello allo scopo di aggiornare tale documento con le nuove fattispecie di reato applicabili espressamente previste dal D. Lgs. 231/2001.
Negli ultimi mesi del 2008 è stata riattivata una casella di posta elettronica che tramite la Intranet aziendale permette ad ogni dipendente Piaggio di poter inviare un messaggio direttamente all’Organismo di Vigilanza allo scopo di effettuare le opportune segnalazioni. Tale messaggio potrà essere letto esclusivamente dall’Organismo di Vigilanza, rendendo così il rapporto tra l’Organismo e la realtà aziendale dell’Emittente conforme al Modello stesso.
Si rende noto che, nel corso del 2009 l’Organismo di Vigilanza dell’Emittente si è riunito 7 volte, con una partecipazione complessiva dei suoi membri alle relative riunione pari al 100%.
Nella riunione del 15 febbraio 2010, l’Organismo di Vigilanza ha provveduto ad approvare il Piano di Attività per l’anno 2010. Per l’esercizio in corso sono previste almeno 5 (cinque) riunioni dell’Organismo di Vigilanza. Oltre a quella già tenutasi in data 15 febbraio 2010, sono previste riunioni nelle seguenti date: 15 marzo 2010, 15 giugno 2010, 13 settembre 2010 e 15 novembre 2010.
Il Modello è stato inviato a tutti i dirigenti del Gruppo Piaggio, pubblicato sulla Intranet aziendale ed è disponibile sul sito istituzionale dell’Emittente www.piaggiogroup.com nella sezione Investor Relations / Corporate Governance/ Modello di Governance.
L’attività di revisione contabile è affidata alla società Deloitte & Touche S.p.A. L’incarico è stato conferito dall’Assemblea dei Soci del 30 marzo 2006 e scade con l’approvazione del bilancio al 31 dicembre 2011.
Dirigente Preposto alla Redazione dei Documenti Contabili Societari dell’Emittente è Alessandra Simonotto, Responsabile Amministrazione e Gestione Crediti dell’Emittente.
Ai sensi dell’art. 17.3 dello Statuto dell’Emittente, il Dirigente Preposto alla Redazione dei Documenti Contabili Societari deve possedere oltre ai requisiti di onorabilità prescritti dalla normativa vigente per coloro che svolgono funzioni di amministrazione e direzione, requisiti di professionalità caratterizzati da specifica competenza in materia amministrativa e contabile. Tale competenza, da accertarsi da parte del medesimo Consiglio di Amministrazione, deve essere acquisita attraverso esperienze di lavoro in posizione di adeguata responsabilità per un congruo periodo di tempo.
Il Dirigente Preposto alla Redazione dei Documenti Contabili Societari viene nominato dal Consiglio, previo parere obbligatorio del Collegio Sindacale.
All’atto di nomina il Consiglio ha attribuito al Dirigente Preposto alla Redazione dei Documenti Contabili Societari tutti i poteri ed i mezzi necessari per l’esercizio dei compiti ad esso attribuiti.
Principali caratteristiche dei sistemi di gestione dei rischi e di controllo interno esistenti in relazione al processo di informativa finanziaria (ex art. 123-Bis, comma 2, lett. B), tuf )
Finalità ed obiettivi Il Sistema di gestione dei rischi e di controllo interno in relazione all’informativa finanziaria del Gruppo Piaggio è sviluppato utilizzando come modello di riferimento il “COSO Report” 1, secondo il quale il Sistema di Controllo Interno, nella sua più ampia accezione, è definito come “un processo,
svolto dal Consiglio di Amministrazione, dai dirigenti e da altri soggetti della struttura aziendale, finalizzato a fornire una ragionevole sicurezza sul conseguimento degli obiettivi rientranti nelle seguenti categorie:
conformità alla legge e ai regolamenti in vigore”.
In relazione al processo di informativa finanziaria, tali obiettivi sono identificati nell’attendibilità, accuratezza, affidabilità e tempestività dell’informativa stessa.
Il Gruppo, nel definire il proprio sistema di controllo interno in relazione al processo di informativa finanziaria, si è attenuto alle indicazioni esistenti a tale riguardo nella normativa e nei regolamenti di riferimento:
Decreto Legislativo del 24 febbraio 1998, n. 58 (Testo Unico della Finanza);
Legge 28 dicembre 2005 n. 262 (e successive modifiche, tra cui il decreto legislativo di recepimento della cosiddetta direttiva Transparency approvato il 30 ottobre 2007) in tema di redazione dei documenti contabili societari;
Regolamento Emittenti Consob emesso il 4 maggio 2007 “Attestazione del Dirigente Preposto alla redazione dei documenti contabili societari e degli organi amministrativi delegati sul bilancio d’esercizio e consolidato e sulla relazione semestrale ai sensi dell’art. 154-bis del TUF”;
Regolamento Emittenti Consob emesso il 6 aprile 2009 “Recepimento della direttiva 2004/109/CE Transparency sull’armonizzazione degli obblighi di trasparenza riguardanti le informazioni sugli emittenti i cui valori mobiliari sono ammessi alle negoziazioni in un mercato regolamentato e che modifica la direttiva 2001/34/CE”;
Codice Civile, che prevede l’estensione ai Dirigenti Preposti alla redazione dei documenti contabili l’azione di responsabilità nella gestione sociale (art. 2434 c.c.), il reato di infedeltà a seguito di dazione o promessa di utilità (art. 2635 c.c.) ed il reato di ostacolo all’esercizio delle funzioni delle autorità pubbliche e di vigilanza (art. 2638 c.c.).
D.Lgs. 231/2001 che, richiamando le previsioni del Codice Civile sopra citate e la responsabilità amministrativa dei soggetti giuridici per reati commessi dai propri dipendenti nei confronti della Pubblica Amministrazione, considera tra i Soggetti Apicali il Dirigente Preposto alla redazione dei documenti contabili;
L’implementazione del Sistema di gestione dei rischi e di controllo interno in relazione all’informativa finanziaria del Gruppo è stata svolta considerando inoltre le linee guida fornite da alcuni organismi di categoria in merito all’attività
del Dirigente Preposto, in particolare:
Position Paper Andaf “Il Dirigente Preposto alla redazione dei documenti contabili societari”;
Position Paper AIIA “Legge n.262 sulla Tutela del Risparmio”;
Linee guida emesse da Confindustria “Linee guida per lo svolgimento delle attività del dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari ai sensi dell’art. 154-bis TUF)
a cui si aggiunge il “Format per la relazione sul Governo Societario e gli Assetti Proprietari” emesso da Borsa Italiana.
Il Sistema di gestione dei rischi e di controllo interno in relazione
all’informativa finanziaria del Gruppo Piaggio si inserisce nel contesto del più ampio Sistema di controllo Interno del Gruppo che comprende una serie di componenti, tra i quali:
il Modello di organizzazione e di gestione ai sensi del D.Lgs. 231/2001 e i relativi protocolli,
le Procedure per le comunicazioni Internal Dealing,
i Principi e procedure per l’effettuazione di operazioni rilevanti e con parti correlate,
il Sistema di deleghe e procure,
l’Organigramma aziendale ed i Mansionari,
la Procedura diffusione delle informazioni al Mercato,
il Processo di Risk Analysis adottato (Risk Assessment),
il Sistema di Controllo Contabile.
A sua volta, il Sistema di Controllo Contabile e Amministrativo di Piaggio risulta costituito da un insieme di procedure e documenti operativi, quali:
Modello di Controllo Contabile e Amministrativo – documento messo a disposizione di tutti i dipendenti direttamente coinvolti nel processo di formazione e/o controllo dell’informativa contabile e volto a definire le modalità di funzionamento del Sistema di Controllo Contabile.
Manuale contabile di Gruppo – documento finalizzato a promuovere lo sviluppo e l’applicazione di criteri contabili uniformi all’interno del Gruppo per quanto riguarda la rilevazione, classificazione e misurazione dei fatti di gestione;
Istruzioni operative di bilancio e di reporting e calendari di chiusura – documenti finalizzati a comunicare alle diverse Funzioni aziendali le modalità operative di dettaglio per la gestione delle attività di predisposizione del bilancio entro scadenze definite e condivise;
Procedure amministrative e contabili – documenti che definiscono le responsabilità e le regole di controllo cui attenersi con particolare riferimento ai processi amministrativo – contabili.
Il Modello di Controllo Contabile e Amministrativo di Piaggio definisce un approccio metodologico relativamente al sistema di gestione dei rischi e dei controlli interni che si articola nelle seguenti fasi:
a) Identificazione e valutazione dei rischi sull’informativa
b) Identificazione dei controlli a fronte dei rischi individuati;
c) Valutazione dei controlli a fronte dei rischi individuati e
gestione delle eventuali problematiche rilevate.
a) Identificazione e valutazione dei rischi sull’informativa finanziaria
L’individuazione e la valutazione dei rischi connessi alla predisposizione dell’informativa contabile avviene attraverso un processo strutturato di Risk Assessment. Nell’ambito di tale processo si identificano l’insieme degli obiettivi
che il sistema di controllo interno sull’informativa finanziaria intende conseguire al fine di assicurarne una rappresentazione veritiera e corretta. Tali obiettivi sono costituiti dalle “asserzioni” di bilancio (esistenza e accadimento degli eventi, completezza, diritti e obblighi, valutazione/rilevazione, presentazione e informativa) e da altri obiettivi di controllo (quali, ad esempio, il rispetto dei limiti autorizzativi, la segregazione delle mansioni e delle responsabilità, la documentazione e tracciabilità delle operazioni, etc.).
La valutazione dei rischi si focalizza quindi sulle aree di bilancio in cui sono stati individuati i potenziali impatti sull’informativa finanziaria rispetto al mancato raggiungimento di tali obiettivi di controllo.
Il processo per la determinazione del perimetro delle entità e dei processi “rilevanti” in termini di potenziale impatto sull’informativa finanziaria ha lo scopo di individuare, con riferimento al bilancio consolidato di Gruppo, i conti di
bilancio, le Società controllate e i processi amministrativo – contabili considerati come rilevanti, sulla base di valutazioni effettuate utilizzando parametri di natura quantitativa e qualitativa.
In particolare, tali parametri sono definiti:
determinando i valori soglia quantitativi mediante i quali confrontare sia i conti relativi al bilancio consolidato, che la relativa contribuzione delle società controllate nell’ambito del Gruppo,
effettuando valutazioni qualitative sulla base della conoscenza della realtà aziendale e degli esistenti fattori specifici di rischio insiti nei processi amministrativo – contabili.
Ai conti di bilancio classificati come rilevanti sono collegati i processi aziendali ad essi sottesi al fine di individuare i controlli atti a rispondere agli obiettivi del sistema di controllo interno per l’informativa finanziaria. I controlli identificati
sono successivamente sottoposti alla valutazione di adeguatezza ed effettiva applicazione; con riferimento ai controlli automatici, la verifica di adeguatezza ed effettiva applicazione riguarda anche i controlli generali IT relativamente
alle applicazioni che supportano i processi ritenuti rilevanti.
b) Identificazione dei controlli a fronte dei rischi individuati
L’identificazione dei controlli necessari a mitigare i rischi individuati sui processi amministrativo – contabili è effettuata considerando, come visto in precedenza, gli obiettivi di controllo associati all’informativa finanziaria.
Le Funzioni coinvolte nel processo di informativa finanziaria verificano, per le aree di propria competenza, l’aggiornamento delle procedure amministrative e contabili e dei controlli in essere.
Qualora, a seguito della fase di identificazione del perimetro di intervento, siano individuate aree sensibili non disciplinate, in tutto o in parte, dal corpo delle procedure amministrative e contabili, si provvede, con il coordinamento
con il Dirigente Preposto, all’integrazione delle procedure esistenti ed alla formalizzazione di nuove procedure in relazione alle aree di propria competenza gestionale.
c) Valutazione dei controlli a fronte dei rischi individuati e delle eventuali problematiche rilevate
L’attività di valutazione del Sistema di Controllo Contabile è svolta periodicamente ed almeno semestralmente, in occasione della predisposizione, rispettivamente, del bilancio annuale separato e consolidato e del bilancio consolidato
semestrale abbreviato.
Le valutazioni relative all’adeguatezza e all’effettiva applicazione delle procedure amministrative e contabili e dei controlli in esse contenuti sono sviluppate attraverso specifiche attività di monitoraggio (testing) secondo le best practice
esistenti in tale ambito.
L’attività di testing è svolta in modo continuativo durante tutto l’esercizio su indicazione e con il coordinamento del Dirigente Preposto che si avvale della propria struttura e, ove ritenuto necessario, con il supporto dell’Internal Audit
o di consulenti esterni opportunamente individuati.
I test dei controlli sono ripartiti tra le strutture amministrative e funzionali coordinate dal Dirigente Preposto o da risorse da questo delegate, con il coinvolgimento dell’Internal Audit sia per verificare l’effettivo svolgimento dei controlli previsti dalle procedure amministrative e contabili sia per svolgere specifici focused controls su società, processi e poste contabili.
Gli organi delegati ed i responsabili amministrativi delle società controllate in ambito di applicazione sono chiamati a rendere una dichiarazione di supporto al Dirigente Preposto con riferimento alle verifiche svolte sull’adeguatezza ed effettiva applicazione delle procedure amministrative e contabili.
Il Dirigente Preposto, con il supporto del Preposto al Controllo Interno, predispone una reportistica nella quale sintetizza i risultati delle valutazioni dei controlli a fronte dei rischi precedentemente individuati (Sintesi Direzionale) sulla base delle risultanze delle attività di monitoraggio svolte e sulla base delle dichiarazioni ricevute dagli organi amministrativi delegati ed i responsabili amministrativi
delle società controllate. La valutazione dei controlli può comportare l’individuazione di controlli compensativi, azioni correttive o piani di miglioramento in relazione alle eventuali problematiche individuate.
La Sintesi Direzionale predisposta, una volta condivisa con l’Amministratore Delegato, è comunicata al Collegio Sindacale della Capogruppo, al Comitato di Controllo Interno ed al Consiglio di Amministrazione.
Il Sistema di gestione dei rischi e di controllo interno sull’informativa finanziaria è governato dal Dirigente Preposto alla redazione dei documenti contabili-societari, il quale, nominato dal Consiglio di Amministrazione, di concerto con l’Amministratore Delegato, è responsabile di progettare, implementare ed approvare il Modello di Controllo Contabile e Amministrativo, nonché di valutarne l’applicazione, rilasciando un’attestazione relativa al bilancio semestrale ed annuale, anche consolidato. Il Dirigente Preposto è inoltre responsabile di predisporre adeguate procedure amministrative e contabili per la formazione del bilancio
d’esercizio e consolidato e, con il supporto dell’Internal Audit, fornire alle Società controllate, considerate come rilevanti nell’ambito della predisposizione dell’informativa consolidata di Gruppo, linee guida per lo svolgimento
di opportune attività di valutazione del proprio Sistema di Controllo Contabile.
Nell’espletamento delle sue attività, il Dirigente Preposto:
interagisce con l’Internal Audit/Preposto al Controllo Interno, che svolge verifiche indipendenti circa l’operatività del sistema di controllo e supporta il Dirigente Preposto nelle attività di monitoraggio del Sistema;
è supportato dai Responsabili di Funzione coinvolti i quali, relativamente all’area di propria competenza, assicurano la completezza e l’attendibilità dei flussi informativi verso il Dirigente Preposto ai fini della predisposizione dell’informativa contabile;
coordina le attività svolte dai Responsabili amministrativi delle società controllate rilevanti, i quali sono incaricati dell’implementazione, all’interno della propria società, insieme con gli organismi delegati, di un adeguato sistema di controllo contabile a presidio dei processi amministrativo-contabili e ne valutano l’efficacianel tempo riportando i risultati alla controllante attraverso un processo di attestazione interna;
instaura un reciproco scambio di informazioni con il Comitato per il Controllo Interno e con il Consiglio di Amministrazione, riferendo sull’attività svolta e sull’adeguatezza del Sistema di Controllo Interno.
Infine, il Collegio Sindacale e l’Organismo di Vigilanza sono informati relativamente all’adeguatezza e all’affidabilità del sistema amministrativo contabile.