Source: https://www.gofin.pl/bilans/17,1,562,248463,przyklady-wypelniania-drukow-inwentaryzacyjnych-protokol.html
Timestamp: 2020-08-12 18:34:53+00:00
Document Index: 79239581

Matched Legal Cases: ['art. 26', 'art. 26', 'art. 26', 'art. 26', 'art. 26', 'art. 26', 'art. 26', 'art. 26', 'art. 27', 'art. 20', 'art. 21', 'art. 22']

BILANS 2019 - Przykłady wypełniania druków inwentaryzacyjnych - protokół weryfikacji sald - GOFIN.pl
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna) » BILANS 2019 » Inwentaryzacja » Przykłady wypełniania druków inwentaryzacyjnych - protokół weryfikacji sald
1. Zasady inwentaryzacji składników aktywów i pasywów w drodze weryfikacji
W świetle ustawy o rachunkowości wyróżnia się trzy metody inwentaryzacji, tj. spis z natury, inwentaryzację drogą uzgodnienia sald oraz inwentaryzację drogą porównania danych ewidencji z dokumentacją i ich weryfikacji. Ustawodawca nie pozostawia jednak jednostce wyboru metody inwentaryzacji, lecz poszczególne metody inwentaryzacji przypisuje konkretnym aktywom i pasywom (por. art. 26 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości).
Aktywa i pasywa niepodlegające inwentaryzacji drogą spisu z natury lub uzgodnienia sald, jak również kwalifikujące się do inwentaryzacji tymi metodami, jednak niezinwentaryzowane z różnych przyczyn, podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji. Na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, inwentaryzacji w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników podlegają w szczególności:
należności sporne i wątpliwe,
aktywa i pasywa niewymienione w art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy oraz wymienione w art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.
Inwentaryzacja w drodze weryfikacji polega na sprawdzeniu poprawności i realności każdego salda aktywów i pasywów objętego tą metodą inwentaryzacji poprzez jego porównanie z dokumentami stanowiącymi podstawę zapisów w księgach rachunkowych na właściwych kontach oraz porównanie zapisów ze stanem faktycznym. Inwentaryzacja w drodze weryfikacji ma na celu urealnienie sald kont wykazywanych w księgach rachunkowych poprzez identyfikację pozycji (sald) nieprawidłowych, czy też nierealnych, jak np. istnienie licencji, której ważność dawno ustała. Zadaniem inwentaryzacji drogą weryfikacji jest więc sprawdzenie zgodności ze stanem faktycznym oraz prawidłowości wyceny sald kont księgowych widniejących w księgach rachunkowych jednostki. W tabeli przedstawiono sposoby przeprowadzenia weryfikacji ze względu na rodzaj inwentaryzowanego składnika majątku.
Lp. Przedmiot inwentaryzacji
w drodze weryfikacji Sposób weryfikacji
1. Wartości niematerialne i prawne Weryfikacji podlega poprawność zaliczenia do tej grupy aktywów, zgodność z prawem i terminowość odpisów amortyzacyjnych, zgodność bilansu otwarcia (BO) z zatwierdzonym bilansem za rok poprzedni, poprawność przychodów i rozchodów.
2. Środki trwałe, których w danym roku nie inwentaryzuje się drogą spisu z natury (tj. gdy spis z natury można przeprowadzać raz na cztery lata - art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości) Sprawdzeniu podlega zgodność bilansu otwarcia (BO) z zatwierdzonym bilansem roku poprzedniego, sprawdza się poprawność ujęcia przychodów i rozchodów, poprawność i terminowość obliczania odpisów amortyzacyjnych.
3. Materiały, towary i produkty nieinwentaryzowane w roku obrotowym drogą spisu z natury (tj. gdy spis z natury można przeprowadzać raz w ciągu dwóch lat - art. 26 ust. 3 pkt 2 ustawy o rachunkowości) Sprawdza się zgodność bilansu otwarcia (BO) z zatwierdzonym bilansem za rok poprzedni, prawidłowość ujęcia przychodów i rozchodów (w tym zużycia w porównaniu z normami).
4. Rozrachunki z tytułów publicznoprawnych Weryfikacji podlega zgodność sald bilansu otwarcia (BO), poprawność sald z poszczególnych tytułów publicznoprawnych i ich zgodność z ewentualnymi deklaracjami i zeznaniami podatkowymi oraz wnoszonymi wpłatami i otrzymywanymi zwrotami. Dodatkowo wpłaty i zwroty można potwierdzić z instytucjami publicznoprawnymi. Sprawdzenia wymagają również rozliczenia po dniu bilansowym.
5. Rozrachunki, roszczenia z tytułu niedoborów, szkód i nadwyżek oraz roszczenia sporne Weryfikacji podlega zgodność ujęcia w księgach z decyzją kierownika jednostki w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, porównanie ewidencji z dokumentacją prawną.
6. Dostawy niefakturowane i w drodze Sprawdza się poprawność zapisów na koncie "Rozliczenie zakupu", stan zafakturowania dostaw niezafakturowanych (saldo Ma) oraz nadejścia i rozliczenia dostaw w drodze (saldo Wn).
7. Środki trwałe w budowie Sprawdzeniu podlegają zapisy dokonywane w ewidencji środków trwałych w budowie, skonfrontowanie z większymi fakturami wykonawców, zapisy dotyczące późniejszych operacji i rozliczeń. Porównanie ewidencji z faktycznym zaawansowaniem budowy.
8. Rozliczenia międzyokresowe kosztów i przychodów Sprawdzeniu podlega zgodność bilansu otwarcia (BO) rozliczeń międzyokresowych z zatwierdzonym bilansem za rok poprzedni, zgodność z prawem tytułów rozliczeń, terminowość dokonywania odpisów, zasadność rozliczeń.
9. Kapitały i fundusze własne Sprawdzeniu podlega zgodność z bilansem otwarcia (BO) oraz ze statutem, umową spółki. Weryfikacji poddaje się poprawność zmian stanów kapitałów i funduszy.
Stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, inwentaryzację aktywów i pasywów drogą porównania danych zarejestrowanych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Co istotne, w odniesieniu do tej metody inwentaryzacji nie ma zastosowania zasada określona w art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości, według której inwentaryzację można rozpocząć na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpi przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.
2. Dokumentowanie wyników przeprowadzonej inwentaryzacji
Inwentaryzacja w drodze weryfikacji w praktyce przebiega w ten sposób, że na koniec roku obrotowego, np. na 31 grudnia, jeśli rokiem obrotowym jednostki jest rok kalendarzowy, sporządza się wykaz wszystkich składników aktywów i pasywów podlegających weryfikacji.
Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji drogą weryfikacji spoczywa zazwyczaj na dziale księgowości. Weryfikacji dokonują pracownicy księgowości wyznaczeni przez głównego księgowego. Nie powinien to być jednak pracownik, który prowadzi ewidencję weryfikowanego salda. W przypadku skomplikowanych sald, ich weryfikacja powinna być wsparta przez ekspertów z innych komórek merytorycznych. Przeprowadzenie weryfikacji salda powinno być potwierdzone adnotacją na właściwych kontach księgowych przez osoby dokonujące inwentaryzacji w drodze weryfikacji. Ponadto, z dokonanego porównania danych ewidencji z właściwymi dokumentami oraz ich weryfikacji sporządzane są protokoły weryfikacyjne. Z protokołu powinno wynikać jakie salda (nazwa i kwota) zostały poddane weryfikacji, czy stwierdzono różnice, a jeśli takie wystąpiły, to w jaki sposób zostały rozliczone, kto przeprowadził weryfikację.
Przypominamy, że stosownie do art. 27 ustawy o rachunkowości, nieprawidłowości ujawnione w trakcie inwentaryzacji przeprowadzonej m.in. również w drodze weryfikacji sald kont księgowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.
Informacje jakie powinien zawierać protokół weryfikacji sald
dane identyfikujące jednostkę,
skład zespołu przeprowadzającego weryfikację,
składniki aktywów i pasywów podlegające inwentaryzacji w drodze weryfikacji,
numer (numery) kont księgowych, na jakich dane aktywa i pasywa są ewidencjonowane,
stan wynikający z ksiąg rachunkowych na dzień przeprowadzenia inwentaryzacji,
stan ustalony w wyniku inwentaryzacji drogą weryfikacji,
ewentualne różnice podlegające odpowiedniemu ujęciu w księgach rachunkowych,
zamieszczenie wyjaśnień uzasadniających przeprowadzenie inwentaryzacji drogą weryfikacji, jeśli właściwa dla danego składnika aktywów lub pasywów jest inwentaryzacja w drodze spisu z natury lub potwierdzenia salda,
podpisy osób dokonujących weryfikacji,
podpis osoby odpowiedzialnej za stan danego konta/zespołu kont,
podpis głównego księgowego, kierownika jednostki
Protokół weryfikacji można sporządzać dla pojedynczego konta, dla zespołu kont lub można sporządzić protokół zbiorczy dla wszystkich kont podlegających inwentaryzacji metodą weryfikacji. Zwracamy uwagę, że protokoły weryfikacji sald należą do dokumentacji inwentaryzacyjnej i aby stanowiły podstawę zapisu w księgach rachunkowych powinny spełniać wymogi formalne dla dowodów księgowych, określone w art. 20 ust. 2 oraz art. 21 i art. 22 ustawy o rachunkowości. Wzory protokołów weryfikacji sald, sposób przeprowadzania inwentaryzacji drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników w jednostce powinna określać instrukcja inwentaryzacyjna.
3. Zastosowanie w praktyce protokołu weryfikacji salda, które wymaga korekty
Rok obrotowy spółki z o.o. jest zgodny z rokiem kalendarzowym. Na dzień 31 grudnia 2019 r. wyznaczeni przez głównego księgowego pracownicy działu księgowości przeprowadzili w ramach inwentaryzacji weryfikację salda konta 08 "Środki trwałe w budowie" w wysokości: 105.000 zł.
Na saldo konta 08 składały się wydatki na budowę placu (składowiska) w wysokości: 80.000 zł oraz magazynu, w wysokości: 25.000 zł, którego budowa została w 2018 r. czasowo wstrzymana.
W ramach analizy zapisów na koncie 08 stwierdzono, że w 2019 r. nie poniesiono żadnych kosztów na budowę magazynu. Zespół weryfikacyjny w porozumieniu z głównym księgowym wystąpił z wnioskiem do kierownika jednostki o podjęcie decyzji co do dalszych losów budowy magazynu.
Kierownik jednostki postanowił koszty budowy magazynu spisać w pozostałe koszty operacyjne, gdyż jego budowa z przyczyn niezależnych od jednostki nie będzie kontynuowana.
II. Protokół weryfikacji salda konta 08 "Środki trwałe w budowie":
1. Protokół weryfikacji salda konta 08 - zaniechanie budowy magazynu 25.000 zł 76-1 08
4. Sporządzenie protokołu weryfikacji zespołu kont
W spółce z o.o., której rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, przeprowadzono na 31 grudnia 2019 r. inwentaryzację drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości sald zespołu kont 22 "Rozrachunki publicznoprawne".
Powołany zespół weryfikacyjny w wyniku analizy sald kont zespołu 22 stwierdził, że salda są realne i prawidłowe.
Przeprowadzenie inwentaryzacji rozrachunków publicznoprawnych udokumentowano protokołem weryfikacji zespołu kont.
II. Protokół weryfikacji zespołu kont:
•Brak potwierdzenia salda należności
•Uzgodnienie na dzień bilansowy stanu ZFŚS oraz wyodrębnionego rachunku bankowego tego funduszu
•Czynności inwentaryzacyjne wykonywane do 15 stycznia 2020 r.
•Prace inwentaryzacyjne wykonywane wyłącznie na ostatni dzień roku obrotowego
•Prace składające się na wstępne i ostateczne zamknięcie ksiąg
•Inwentaryzacja rozrachunków przeprowadzona drogą elektroniczną
•Weryfikacja konta rozrachunków z właścicielem z tytułu zaliczek na podatek, opłacanych z rachunku firmy
•Niepotwierdzone salda należności
•Sporządzenie protokołu weryfikacji sald
•Inwentaryzacja kasy według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r.
•Zasady inwentaryzacji środków trwałych
•Harmonogram prac związanych z zakończeniem 2019 r. (cz. I)
•Od 1 października br. można rozpocząć inwentaryzację dotyczącą 2019 r.