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Timestamp: 2018-12-15 05:50:49+00:00
Document Index: 24413295

Matched Legal Cases: ['art. 25', 'art. 24', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 640', 'art. 25', 'art. 6', 'art. 6', 'art. 11', 'art. 24', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 3', 'art. 25', 'art. 3', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 5', 'art. 25', 'art. 583', 'art. 10', 'art. 9', 'art. 25', 'art. 9', 'art. 25', 'art. 648', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 10', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 24', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 6', 'art. 6', 'sentenza ']

Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs 231/2001 adottato da ESSITY ITALY S.p.A. - PDF
Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs 231/2001 adottato da ESSITY ITALY S.p.A.
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1 Pag. 1 di 167 Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs 231/2001 adottato da ESSITY ITALY S.p.A. Stato delle revisioni Rev. Data Causale Prima stesura Aggiornamento Modello per recepimento nuovi reati presupposto art. 25-octies Aggiornamento Modello per recepimento nuovi reati presupposto art. 24-ter, 25 bis-1, 25-novies, 25 decies Integrazione parti speciali del Modello e aggiornamento a seguito attività di Gap Analysis 1
2 Pag. 2 di Aggiornamento Modello per recepimento nuovi reati presupposto art. 25 undecies Aggiornamento Modello per reato presupposto art. 25 duodecies Aggiornamento Modello per recepimento nuovi reati di "indebita percezione" e "corruzione tra privati" Aggiornamento Modello per modifica art. 640-ter c.p. e per conseguimento certificazione BS OHSAS 18001:2007 ed SA Aggiornamento Modello per recepimento nuovo reato "adescamento di minorenni" Aggiornamento Modello per recepimento nuovo reato "autoriciclaggio" e nuovi ecoreati Aggiornamento Modello per recepimenti nuovi reati di Intermediazione illecita e sfruttamento del lavoro e per modifica 24-ter del D.Lgs. 231/ Aggiornamento Modello per modifica reato Corruzione tra privati ed introduzione del reato di Istigazione alla corruzione tra privati Aggiornamento Modello per introduzione reato di Razzismo e xenofobia (art. 25- terdecies, D. Lgs. 231/2001) e modifica dell art. 6, D. Lgs. 231/2001 a seguito dell entrata in vigore della L. 179/2017 in materia di whistleblowing 2
3 Pag. 3 di 167 Indice DEFINIZIONI IL DECRETO LEGISLATIVO N.231/ LE NORME DI RIFERIMENTO L ADOZIONE DEL MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E DI GESTIONE QUALE POSSIBILE ESIMENTE DALLA RESPONSABILITÀ AMMINISTRATIVA ADOZIONE DEL MODELLO DA PARTE DI ESSITY ITALY LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA DI ESSITY ITALY LE CERTIFICAZIONI OTTENUTE DALLA SOCIETÀ FINALITÀ DEL MODELLO STRUTTURA DEL MODELLO IL MODELLO DI ESSITY IL PROCESSO DI PREDISPOSIZIONE ED AGGIORNAMENTO DEL MODELLO MODIFICHE E INTEGRAZIONI DEL MODELLO I CONTROLLI DI CARATTERE GENERALE L ORGANISMO DI VIGILANZA REQUISITI RICHIESTI ALL ORGANISMO DI VIGILANZA NOMINA E REVOCA FUNZIONI E POTERI DELL'ORGANISMO DI VIGILANZA FLUSSO INFORMATIVO NEI CONFRONTI DELL ORGANISMO DI VIGILANZA REPORTING DELL ORGANISMO DI VIGILANZA NEI CONFRONTI DEGLI ORGANI SOCIALI COMPITI DELL ORGANISMO DI VIGILANZA IL SISTEMA DISCIPLINARE MISURE NEI CONFRONTI DI QUADRI, IMPIEGATI ED OPERAI MISURE NEI CONFRONTI DEI DIRIGENTI MISURE NEI CONFRONTI DEGLI AMMINISTRATORI E DEI SINDACI MISURE NEI CONFRONTI DI COLLABORATORI, CONSULENTI ESTERNI, AGENTI FORMAZIONE E DIFFUSIONE DEL MODELLO PARTE SPECIALE RIGUARDANTE GLI ARTICOLI 24 E 25 D.LGS. 231/2001 REATI IN DANNO DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE PARTE SPECIALE RIGUARDANTE L ARTICOLO 25-TER D.LGS. 231/2001 REATI SOCIETARI PARTE SPECIALE RIGUARDANTE L ARTICOLO 25-QUATER D.LGS. 231/2001 DELITTI CON FINALITÀ DI TERRORISMO O DI EVERSIONE DELL ORDINE DEMOCRATICO PARTE SPECIALE RIGUARDANTE L ARTICOLO 25-QUINQUIES D.LGS. 231/2001 DELITTI CONTRO LA PERSONALITÀ INDIVIDUALE PARTE SPECIALE RIGUARDANTE L ARTICOLO 25-SEXIES D.LGS. 231/2001 FATTISPECIE DI REATO E DI ILLECITO AMMINISTRATIVO IN MATERIA DI ABUSO DI MERCATO PARTE SPECIALE RIGUARDANTE L ARTICOLO 25-SEPTIES D.LGS. 231/2001 DELITTI DI OMICIDIO COLPOSO E LESIONI COLPOSE GRAVI O GRAVISSIME, 3
4 Pag. 4 di 167 COMMESSI CON VIOLAZIONE DELLE NORME ANTINFORTUNISTICHE E SULLA TUTELA DELL IGIENE E DELLA SALUTE SUL LAVORO PARTE SPECIALE RIGUARDANTE L ART. 24-BIS D.LGS. 231/2001- DELITTI INFORMATICI E TRATTAMENTO ILLECITO DEI DATI PARTE SPECIALE RELATIVA ALL ART. 25-BIS LETTERA F)BIS D.LGS. 231/ FALSITÀ IN STRUMENTI O SEGNI DI RICONOSCIMENTO PARTE SPECIALE RELATIVA ALL ART. 25-BIS 1 D.LGS. 231/ DELITTI CONTRO L INDUSTRIA E IL COMMERCIO PARTE SPECIALE RELATIVA ALL ART. 25-OCTIES D.LGS. 231/ REATI IN MATERIA DI RICETTAZIONE, RICICLAGGIO E IMPIEGO DI DENARO, BENI O UTILITÀ DI PROVENIENZA ILLECITA PARTE SPECIALE RELATIVA ALL ART. 25-OCTIES D.LGS. 231/ DELITTO DI AUTORICICLAGGIO PARTE SPECIALE RIGUARDANTE L ART. 25-NONIES D.LGS. 231/ DELITTI IN MATERIA DI VIOLAZIONE DEL DIRITTO DI AUTORE PARTE SPECIALE RELATIVA ART. 24-TER E 25-DECIES D.LGS. 231/2001- REATI TRANSNAZIONALI, CONTRO IL CRIMINE ORGANIZZATO, IL TRAFFICO DI MIGRANTI, L INTRALCIO ALLA GIUSTIZIA PARTE SPECIALE RELATIVA ART 25-UNDECIES D.LGS. 231/2001- REATI AMBIENTALI PARTE SPECIALE RELATIVA ART 25-DUODECIES D.LGS. 231/ REATO IMPIEGO DI LAVORATORI TERZI PRIVI DI PERMESSO DI SOGGIORNO PARTE SPECIALE RELATIVA ART 25-TER S-BIS) D.LGS. 231/ REATO DI CORRUZIONE TRA PRIVATI PARTE SPECIALE RELATIVA ART 25-TERDECIES D.LGS. 231/2001 REATI DI RAZZISMO E XENOFOBIA ALLEGATI AL MODELLO
5 Pag. 5 di 167 Premesse DEFINIZIONI Agenti di Vendita: coloro che agiscono in nome e/o per conto di ESSITY sulla base di un mandato o di altro rapporto di collaborazione professionale regolato da Contratto di Agenzia; CCNL: i Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro applicati da ESSITY. Collaboratori: Consulenti, Agenti di Vendita, Assistenze Tecniche o collaboratori ad altro titolo; Consulenti: coloro che agiscono in nome e/o per conto di ESSITY sulla base di un mandato o di altro rapporto di collaborazione professionale di Consulenza; Controllante: ESSITY GROUP Holding BV, con sede in Olanda, che controlla al 100% ESSITY; Destinatari del Modello: tutti i Dipendenti di ESSITY presenti nella struttura organizzativa ed operativa di ESSITY compresi i dirigenti, gli amministratori e i membri del Collegio Sindacale; D.Lgs 231/2001 e/o Decreto: il decreto legislativo n. 231 dell 8 giugno 2001; Gruppo: il Gruppo societario cui appartiene ESSITY e che ne esercita la direzione e il coordinamento; Linee Guida: le linee guida di Confindustria (approvate in data 7 marzo 2002 e successivi aggiornamenti) per la costruzione dei Modelli di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs 231/2001, approvate dal Ministero della Giustizia; Modello Organizzativo e/o Modello: il Modello di organizzazione, gestione e controllo previsto dal D.Lgs. 231/2001; Organismo di Vigilanza (OdV): organismo di controllo, preposto alla vigilanza sul funzionamento e sull osservanza del Modello Organizzativo e al relativo aggiornamento, di cui all art. 6, 1 comma, lettera b) del D.Lgs 231/01; Processi Sensibili: attività di ESSITY nel cui ambito ricorre il rischio di commissione dei Reati (possono avere natura commerciale, finanziaria, tecnica o societaria); Protocollo: metodo specifico per svolgere un attività o un processo; Reati: le fattispecie di reato ai quali si applica la disciplina prevista dal D.Lgs. 231/2001; Risk Assessment : attività di analisi del rischio finalizzata ad identificare le aree/processi, i settori di attività e le modalità cui possano direttamente o indirettamente collegarsi potenziali rischi in ordine alla possibile commissione dei Reati cui potrebbe conseguire la responsabilità amministrativa della Società; ESSITY: ESSITY Italy S.p.A. - Sede legale in Altopascio (LU), Via XXV Aprile n. 2 C.F ; Sistema disciplinare: insieme di principi e procedure idonei a sanzionare l inosservanza delle misure previste dal Sistema di gestione per la prevenzione dei Reati; Soggetti in posizione apicale: persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione di ESSITY o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale, nonché persone che esercitano, anche di fatto, la gestione ed il controllo della società. 5
6 Pag. 6 di Il decreto legislativo n.231/ Le norme di riferimento In data 8 giugno 2001, in esecuzione della delega di cui all art. 11 della L. 29 settembre 2000 n. 300, è stato emanato il Decreto Legislativo n. 231, entrato in vigore il 4 luglio successivo (di seguito Decreto), dal titolo Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica. Il Decreto ha introdotto nell ordinamento italiano un regime di responsabilità amministrativa (equiparabile, in sostanza, alla responsabilità penale) a carico degli Enti per alcuni reati commessi, nell'interesse o vantaggio degli stessi, da alcune categorie di soggetti: - persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione dell ente o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale (soggetti in posizione apicale) - persone che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo dell ente (considerate anch esse soggetti in posizione apicale) - persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti indicati nei due punti precedenti (soggetti subordinati). Tra le sanzioni previste, le più gravi sono rappresentate da misure interdittive quali la sospensione o revoca di licenze e concessioni, il divieto di contrarre la P.A., l interdizione dall esercizio dell attività, l esclusione o revoca di finanziamenti e contributi, il divieto di pubblicizzare beni e servizi. La responsabilità prevista dal Decreto, che si aggiunge a quella della persona fisica che ha realizzato materialmente il fatto, mira dunque a coinvolgere gli Enti nella punizione di taluni reati commessi nel loro interesse o a vantaggio degli stessi. La responsabilità prevista dal Decreto si configura anche in conseguenza di reati commessi all estero, purché per gli stessi non proceda lo Stato del luogo in cui in cui è stato commesso il reato. La prima tipologia di reati cui, secondo il Decreto, consegue la responsabilità amministrativa dell Ente è quella dei reati commessi nei confronti della Pubblica Amministrazione, che vengono dettagliati agli artt. 24 e 25 del Decreto. L'elenco dei reati in oggetto è riportato nella parte speciale del presente modello. Successivamente il Legislatore ha varato la Legge n. 48, entrata in vigore il 5 aprile 2008, recante la ratifica ed esecuzione della Convenzione del Consiglio d Europa sulla criminalità informatica. Con tale norma è stato introdotto l art. 24 bis al D. Lgs. 231/01, per la punibilità dell Ente in relazione ai delitti informatici e al trattamento illecito dei dati. L'elenco dei reati in questione è riportata nella parte speciale del presente modello. 6
7 Pag. 7 di 167 Le leggi n. 94 del 15 luglio 2009, n. 99 del 23 luglio 2009 e n. 116 del 3 agosto 2009 hanno ampliato le ipotesi di responsabilità amministrativa degli enti introducendo, nel testo del decreto legislativo 8 giugno 2001 n. 231, l articolo 24-te riguardante i delitti di criminalità organizzata 1. Con legge del 23 novembre 2001, n. 409, il Legislatore ha introdotto l art. 25-bis che mira a punire il reato di falsità in monete, carte di pubblico credito e in valori di bollo. L art. 25- bis è stato anch esso modificato nel corso del 2009 con gli interventi normativi sopra richiamati che hanno modificato la rubrica dell art. 25-bis in reati falsità in monete, carte di pubblico credito, valori di bollo, strumenti e segni di riconoscimenti ed hanno introdotto l art. 25-bis.1 per i delitti contro l industria e il commercio. L art. 3 del D. Lgs. n. 61/2002, in vigore dal 16 aprile 2002, nell ambito della riforma del diritto societario, ha introdotto l art. 25-ter, che estende la responsabilità amministrativa degli Enti anche ai c.d. reati societari. La norma individua le fattispecie di reato descritte nella Parte speciale del Modello 231 dedicata a questi reati. In seguito l art. 3 della L. 14 gennaio 2003, n. 7 di Ratifica ed esecuzione della Convenzione internazionale per la repressione del finanziamento del terrorismo fatta a New York il 9 dicembre 1999, ha introdotto il nuovo art. 25-quater che dispone la punibilità dell Ente per i delitti aventi finalità di terrorismo o di eversione dell'ordine democratico previsti dal codice penale e dalle leggi speciali. In seguito, la Legge n. 146, del 16 marzo 2006, che ha ratificato la Convenzione e i Protocolli delle Nazioni Unite contro il crimine organizzato transnazionale, adottati dall Assemblea generale il 15 novembre 2000 e il 31 maggio 2001, ha previsto la responsabilità degli enti per alcuni reati aventi carattere transnazionale. L art. 25-quinquies, introdotto dall art. 5 della L. 11 agosto 2003 n. 228, ha esteso la responsabilità amministrativa dell Ente ai reati contro la personalità individuale (artt. 600, 600 bis, 600 ter, 600 quater, 600 quater n.1, 600 quinquies, 601 e 602 cod. pen.), con particolare riferimento alla pornografia minorile. La legge n. 7 del 9 gennaio 2006 ha, inoltre, introdotto l art. 25 quater 1 del Decreto, che prevede la responsabilità amministrativa da reato dell Ente nell ipotesi che sia integrata la fattispecie di pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili (art. 583 bis cod. pen.). Inoltre, il D. Lgs. 39/2014 ha esteso l ambito applicativo della responsabilità amministrativa degli enti ad un ulteriore fattispecie incriminatrice ed introduce nuovi obblighi sanzionabili a carico dei datori di lavoro per il reato di adescamento di minorenni. 1 L inserimento dei delitti contro la criminalità organizzata tra i reati presupposto previsti dal D.Lgs. 231/01 non rappresenta una novità assoluta, infatti, già l art. 10 della legge 146/2006 Ratifica della Convenzione ONU sulla lotta alla criminalità organizzata transnazionale aveva previsto alcuni delitti associativi tra i reati presupposto nel caso in cui tali reati avessero carattere transnazionale. Tale introduzione ed estensione anche all ambito nazionale risponde all esigenza di rafforzare la lotta contro la criminalità di impresa (ad esempio frodi fiscali, il traffico illecito di rifiuti, ecc.) ed anche i reati di induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all Autorità Giudiziaria. 7
8 Pag. 8 di 167 L art. 9 della L. 18 aprile 2005, n. 62 (di seguito Legge Comunitaria 2004 ) ha inserito l art. 25 sexies volto ad estendere la responsabilità amministrativa degli Enti ai nuovi reati di abuso di informazioni privilegiate e di manipolazione di mercato. La Legge 3 agosto 2007 n. 123: "Misure in tema di tutela della salute e della sicurezza sul lavoro e delega al Governo per il riassetto e la riforma della normativa in materia", entrata in vigore il 25 agosto 2007, all art. 9, ha sancito l introduzione del nuovo articolo 25-septies Omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime, commessi con violazione delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell'igiene e della salute sul lavoro). Con pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale n. 290, Supplemento Ordinario n. 268 del 14 dicembre 2007 è stato emanato il Decreto Legislativo 231/07 che introduce per qualsiasi tipologia di società, i reati di ricettazione, riciclaggio ed impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita tra quelli che importano la responsabilità dell ente (D.Lgs. 231/01, art. 25-octies) 2. Inoltre con l approvazione della Legge 15 dicembre 2014, n. 186 (di seguito anche la Legge ), in vigore dal 1 gennaio 2015, è stato introdotto nell ordinamento italiano, all art. 648-ter.1 del codice penale, il delitto di autoriciclaggio, annoverandolo inoltre fra i reati presupposto della responsabilità amministrativa degli Enti ex D.Lgs. 231/2001 (art. 25- octies). Il Legislatore nel 2009, è intervenuto nuovamente sul D.Lgs. 231/01 con l approvazione da parte del Parlamento dei disegni di legge concernenti le disposizioni in materia di contrasto alla criminalità organizzata e all infiltrazione mafiosa nell economia e le disposizioni per lo sviluppo e l'internazionalizzazione delle imprese, nonché in materia di energia (cd Sviluppo ). Nel testo del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, sono stati introdotti oltre agli articoli 24-ter e 25-bis. 1 anche gli articoli: 25-novies concernente i delitti in materia di violazione del diritto di autore; 25- decies in merito ai delitti di induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all Autorità Giudiziaria. Inoltre la responsabilità amministrativa dell ente può sorgere anche in relazione ad alcuni reati ambientali. In particolare il decreto legislativo 7 luglio 2011 n. 121 aveva determinato l inserimento nel D.Lgs. n. 231/2001 dell art. 25-undecies riguardante i Reati ambientali, che è stato modificato dall'entrata in vigore della Legge n. 68/ I reati di riciclaggio e di impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita erano già rilevanti ai fini del D.Lgs. 231/200 ma esclusivamente se realizzati trasnazionalmente (ex art. 10 L. 146/06). A seguito dell'introduzione dell'art. 25-octies, i predetti reati unitamente alla ricettazione divengono rilevanti anche su base nazionale. 8
9 Pag. 9 di 167 Per effetto dell'entrata in vigore del D.Lgs. n. 109/2012, avvenuto il 9 Agosto 2012, il novero dei reati che possono generare una responsabilità amministrativa degli enti, si è arricchito con il reato di impiego di cittadini di Paesi terzi il cui soggiorno è irregolare richiamato dalla disposizione di cui all art. 25- duodecies. La legge europea 2017 inserisce nel D. Lgs. 231 l art. 25-terdecies, Razzismo e xenofobia. Il delitto richiamato è quello previsto dal comma 3-bis della legge 654/1975 (di ratifica della Convenzione internazionale sull eliminazione di tutte le forme di discriminazione razziale, New York, 7 marzo 1966). 1.2 L adozione del modello di organizzazione e di gestione quale possibile esimente dalla responsabilità amministrativa L articolo 6 del Decreto, nell introdurre il suddetto regime di responsabilità amministrativa, prevede, tuttavia, una forma specifica di esonero da detta responsabilità qualora l'ente dimostri che: a) l organo dirigente dell Ente ha adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, Modelli di organizzazione e di gestione idonei a prevenire i Reati e gli Illeciti della specie di quello verificatosi; b) il compito di vigilare sul funzionamento e sull osservanza dei Modelli nonché di curare il loro aggiornamento è stato affidato ad un organismo dell Ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo; c) le persone che hanno commesso i Reati e gli Illeciti hanno agito eludendo fraudolentemente i suddetti Modelli; d) non vi sia stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell organismo di cui alla precedente lett. b). Il Decreto prevede, inoltre, che in relazione all estensione dei poteri delegati e al rischio di commissione degli illeciti i Modelli di cui alla lettera a) debbano rispondere alle seguenti esigenze: 1. individuare le attività nel cui ambito esiste la possibilità che vengano commessi i Reati e gli Illeciti (cosiddetta mappatura delle aree a rischio); 2. prevedere specifici protocolli (procedure) diretti a programmare la formazione e l attuazione delle decisioni dell Ente in relazione ai Reati e agli Illeciti; 3. individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee a impedire la commissione di tali Reati ed Illeciti; 4. prevedere obblighi di informazione nei confronti dell organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l osservanza del Modello; 9
10 Pag. 10 di introdurre un sistema disciplinare interno idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello. Lo stesso Decreto prevede che i Modelli possono essere adottati, garantendo le esigenze di cui sopra, sulla base di codici di comportamento redatti da associazioni rappresentative di categoria, comunicati al Ministero della Giustizia che, di concerto con i Ministeri competenti, può formulare entro 30 giorni, osservazioni sulla idoneità dei Modelli a prevenire gli illeciti. 2 Adozione del Modello da parte di ESSITY ITALY 2.1 La struttura organizzativa di ESSITY ITALY La ESSITY è controllata al 75% da Essity Group Holding BV con sede in Olanda, appartenente al Gruppo Svenska Cellulosa Aktierbolaget ESSITY AB con sede in Svezia. Il restante 25% delle azioni è detenuto da Svenska Cellulosa Aktierbolaget ESSITY con sede in Stoccolma. La Società opera nei settori della produzione, trasformazione e commercializzazione di prodotti in carta Tissue e affini, diretti alla vendita all ingrosso al settore di largo consumo (carta igienica, asciuga tutto, tovaglioli, fazzoletti, veline), nonché della commercializzazione di assorbenti e pannoloni per bambini. Svolge, altresì, attività di commercializzazione di prodotti sanitari, per l igiene della persona e per l incontinenza, diretti alle Case di Riposo, Aziende Sanitarie Locali, Ospedali, Distributori Farmaceutici, Grande distribuzione. L attività è svolta anche con riferimento ai prodotti per la pulizia domestica e da toilette, con fornitura dei servizi connessi, cosiddetta Personal Hygiene. La sede legale e direttiva della società è sita in Altopascio (LU), Via XXV Aprile n. 2. L attività produttiva viene svolta nelle seguenti unità locali: ESSITY Lucca 1, Via del Frizzone Porcari (LU); ESSITY Lucca 2, Via Bernardini, 9 Porcari (LU); ESSITY Collodi, Via delle Cartiere, 13 Collodi (PT); ESSITY Altopascio, Strada Provinciale Romana, Frazione Badia Pozzeveri, Loc. Turchetto Altopascio (LU); L Attività commerciale viene svolta in ESSITY Legnano, Via Salvatore Quasimodo, 12 Legnano (MI) per il settore Personal Health Care. La struttura aziendale di ESSITY è rappresentata dall organigramma, nel quale sono specificate le funzioni aziendali in cui è articolata la propria organizzazione. 10
11 Pag. 11 di Le certificazioni ottenute dalla società Il gruppo ESSITY è da sempre impegnato nel perseguimento di politiche gestionali finalizzate ad assicurare la qualità dei prodotti e dei processi produttivi, la sostenibilità ambientale e sociale del modello di business ed il rispetto di elevati standard di sicurezza nei luoghi di lavoro. Nell'ambito dell'impegno che il gruppo ESSITY sta portando avanti a livello internazionale, la società ESSITY Italy SpA ha sviluppato nel corso degli ultimi anni dei progetti finalizzati al miglioramento delle prassi e delle politiche gestionali, che le hanno permesso di conseguire alcune importanti certificazioni. In particolare, alla data del sono state conseguite le seguenti certificazioni: 1. ISO 9001:2008 (Multisite); 2. CoC-FSC (Multisite); 3. CoC-PEFC (Multisite); 4. OHSAS 18001:2007 (Multisite); 5. SA 8000:2014 per gli stabilimenti produttivi, la sede amministrativa e quella commerciale; 6. ECOLABEL per gli stabilimenti di Lucca 2 Lucca 1 - Collodi; 7. EU ETS per gli stabilimenti di Lucca 1, Altopascio e Collodi; 8. ISO 14001:2004 Siti, Sede Amm.; 9. ITS MPC Altopascio. Inoltre, sono in corso dei progetti per l'ottenimento della certificazione 14001, l'ifs-hpc (Multisite) e per estendere l'applicazione del Global Hygiene Supplier Standard del gruppo ai fornitori italiani. 2.3 Finalità del modello ESSITY, sensibile all esigenza di assicurare condizioni di correttezza e di trasparenza nella conduzione degli affari e delle attività aziendali, a tutela della posizione e dell immagine propria, delle aspettative dei propri azionisti e dei lavori dei propri dipendenti - ritiene di procedere all attuazione del modello di organizzazione e di gestione previsto dal Decreto. Tale iniziativa viene assunta nella convinzione che l adozione del Modello, al di là delle prescrizioni del Decreto, che lo indicano come facoltativo e non obbligatorio, possa costituire un valido strumento di sensibilizzazione nei confronti di tutti coloro che operano in nome e per conto di ESSITY, affinché seguano, nell espletamento delle proprie attività, comportamenti corretti e lineari, tali da prevenire il rischio di commissione dei reati e degli Illeciti. 11
12 Pag. 12 di 167 A tale riguardo, ESSITY sottolinea innanzitutto di non tollerare comportamenti illeciti, di qualsiasi tipo ed indipendentemente da qualsiasi finalità, in quanto tali comportamenti, anche nel caso in cui ESSITY fosse apparentemente in condizione di trarne vantaggio, sono comunque contrari ai principi etici cui la stessa intende attenersi, nell espletamento della propria missione aziendale. Scopo del presente Modello è la implementazione delle procedure già esistenti e la costruzione di un sistema strutturato e organico di procedure nuove nonché di attività di controllo, da svolgersi anche in via preventiva (controllo ex ante), volto a prevenire la commissione dei Reati e degli Illeciti. In particolare, mediante l individuazione delle Aree a Rischio e la loro conseguente proceduralizzazione, il Modello si propone come finalità quelle di: determinare, in tutti coloro che operano in nome e per conto di ESSITY, soprattutto nelle medesime Aree a Rischio, la consapevolezza di poter incorrere, in caso di violazione delle disposizioni ivi riportate, in un illecito passibile di sanzioni, sul piano penale ed amministrativo, non solo nei propri confronti ma anche nei confronti di ESSITY; ribadire che tali forme di comportamento illecito sono fortemente condannate da ESSITY in quanto (anche nel caso in cui ESSITY fosse apparentemente in condizione di trarne vantaggio) sono comunque contrarie, oltre che alle disposizioni di legge, anche ai principi etico sociali cui intende attenersi nell espletamento della propria missione aziendale; consentire a ESSITY, grazie ad un azione di monitoraggio sulle Aree a Rischio, di intervenire tempestivamente per prevenire o contrastare la commissione dei Reati e degli Illeciti. ESSITY, nella predisposizione del presente Modello Organizzativo si è ispirata alle Linee Guida redatte da Confindustria, prendendo anche spunto dalle indicazioni provenienti dalla giurisprudenza e dai Modelli già predisposti da Società di rilevanza nazionale, salvo apportare gli adattamenti dovuti alla propria specifica struttura organizzativa e realtà aziendale. 3 Struttura del modello 3.1 Il modello di ESSITY Il presente modello è costituito da una Parte Generale e da diciassette Parti Speciali, predisposte per le diverse tipologie di reato contemplate nel Decreto. Nella Parte Generale sono illustrate le componenti del modello che hanno una valenza comune alle singole tipologie di reato, che nel loro insieme definiscono le regole ed i principi fondamentali per la prevenzione dei reati presupposto della responsabilità amministrativa. Tali componenti si riferiscono a: - i controlli di carattere generale, che comprendono il Codice etico, l'organigramma, il sistema della deleghe e delle procure. Questi controlli anche se non sono stati istituiti specificatamente per prevenire i 12
13 Pag. 13 di 167 reati di cui al Decreto, contribuiscono a contrastare la commissione dei reati, da parte di coloro che operano in nome e per conto di ESSITY; - la composizione ed il funzionamento dell Organismo di Vigilanza - la diffusione del modello nel contesto aziendale, la formazione del personale e la divulgazione del Modello a soggetti terzi - il sistema disciplinare ed alle misure da adottare, in caso di mancata osservanza delle prescrizioni del modello. Le parti speciali riguardano invece le diverse categorie di rischio reato e sono aggiornate in funzione dei cambiamenti normativi. Il presente modello è adottato dal Consiglio di Amministrazione di ESSITY con delibera del Il processo di predisposizione ed aggiornamento del Modello Per predisporre il Modello 231 e aggiornarlo nel tempo, ESSITY ha adottato un approccio risk-based che si caratterizza per lo sviluppo di una serie di attività articolate nelle seguente fasi: 1. MAPPATURA DELLE AREE/PROCESSI A RISCHIO E IDENTIFICAZIONE DEI RISCHI POTENZIALI Per la mappatura delle aree e dei processi a rischio, ESSITY ha effettuato un analisi preliminare del contesto aziendale per individuare le aree organizzative e i processi aziendali interessati dalle potenziali casistiche di reato previste dal Decreto. Tali casistiche si riferiscono a: i Reati contro la Pubblica Amministrazione (art. 24) i Reati di corruzione e concussione (art. 25) i Reati societari (art. 25-ter) i Delitti con finalità di terrorismo o di eversione dell ordine democratico (art. 25-quater) i Reati contro la personalità individuale quali i delitti in tema di riduzione o mantenimento in schiavitù o in servitù, di tratta di persone, di acquisto e alienazione di schiavi e di intermediazione illecita e sfruttamento del lavoro (art. 25-quinquies) i Reati di abuso di informazioni privilegiate (art. 25-sexies) i Reati di Omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime, commessi con violazione delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell'igiene e della salute sul lavoro (art. 25 septies); i Reati di ricettazione, riciciclaggio, autoriciclaggio, impiego di denaro e beni di provenienza illecita (art. 25-octies); i Reati di Falsità in Strumenti o Segni di Riconoscimento (art. 25-bis); i Delitti contro l industria ed il commercio (art. 25-bis 1); i Delitti in materia di violazione del diritto di autore (art. 25-novies); i Delitti di rendere dichiarazioni mendaci all'autorità giudiziaria (art. 25-decies); i Reati ambientali (art. 25-undecies); 13
14 Pag. 14 di 167 il reato di cittadini di Paesi Terzi il cui soggiorno è irregolare (art. 25-duodecies); i Reati transazionali ed il crimine organizzato; il reato di corruzione tra privati (modifica all'art. 25-ter); il reato di Razzismo e xenofobia (art. 25-terdecies). Identificate quali aree e processi aziendali potessero essere coinvolti, si è proceduto ad analizzare le possibili modalità attuative dei Reati considerati. Quest'attività è stata svolta attraverso interviste ed analisi con i soggetti che nell organizzazione hanno la responsabilità di gestire le aree funzionali e i processi aziendali (Direzioni di Competenza e Responsabili di Funzione). 2. ANALISI DEL SISTEMA DI CONTROLLO PREVENTIVO ESISTENTE Per ogni area/processo sensibile individuato nella fase precedente sono state identificate le modalità di gestione delle operazioni potenzialmente a rischio e il sistema di controllo preventivo in essere. Si è proceduto ad analizzare la documentazione sui controlli interni che comprende, a titolo di esempio, le procedure MICR, le procedure del sistema qualità, ambiente e sicurezza, gli organigrammi, il sistema della procure, ecc. 3. VALUTAZIONE DEI RISCHI RESIDUI In base alle informazioni acquisite nelle fasi precedenti, si è proceduto alla valutazione dei rischi residui considerando i seguenti parametri: a) la probabilità di accadimento dell evento; b) l impatto dell evento stesso; c) la soglia concettuale di accettabilità del rischio così come prevista dall art. 6 del Decreto. Con riguardo alla soglia di accettabilità, al fine di beneficiare dell'esimente della responsabilità amministrativa, coerentemente con l'approccio proposto dalla Linee Guida di Confindustria, si è optato per stabilire che il rischio residuo dovrebbe essere collocato ad un livello prossimo alla zero che, in altri termini, significa che nel definire le caratteristiche del sistema di prevenzione si dovrebbero definire delle misure tali che la commissione dei reati potrebbe avvenire solo attraverso la violazione fraudolenta del modello medesimo. 4. PROGETTAZIONE/ADEGUAMENTO DEL SISTEMA DI CONTROLLO PREVENTIVO In questa fase sono state individuate le azioni di miglioramento e/o integrazione del sistema di controllo preventivo preesistente. Azioni di miglioramento sono state definite in tutti quei casi in cui l'esposizione al rischio residuale superava la soglia di accettabilità. In questa fase sono stati, inoltre, definiti gli elementi costitutivi del Modello descritti di seguito e si è proceduto alla sua redazione. 3.3 Modifiche e integrazioni del modello Essendo il presente Modello un atto di emanazione dell organo dirigente (in conformità alle prescrizioni dell art. 6, comma primo, lett. a del Decreto) le successive modifiche e integrazioni di carattere sostanziale del Modello stesso sono rimesse alla competenza del Consiglio di Amministrazione di ESSITY. 14
15 Pag. 15 di 167 Per quanto riguarda i successivi aggiornamenti del Modello saranno sottoposti all approvazione del Consiglio di Amministrazione tutte le modifiche del modello che espongano l azienda a nuovi o ulteriori rischi di compimento dei reati di cui al Decreto. A titolo esemplificativo e non esaustivo saranno rimesse alla competenza esclusiva del CdA: la modifica della parte generale la revisione delle attuali parti speciali a seguito di nuove previsioni normative; l introduzione di ulteriori parti speciali relativamente a misure preventive volte a contrastare il compimento di altre tipologie di reati che risultino inserite nell ambito di applicazione del D. Lgs. 231/01; i cambiamenti organizzativi che determinino una variazione significativa della mappa dei rischi aziendali in relazione ai reati rilevanti. Non saranno considerate modifiche e come tali non saranno sottoposte all approvazione del CdA tutte le variazioni di carattere meramente formale nonché le variazioni che recepiscano cambiamenti organizzativi e/o adeguamenti procedurali che non espongano l azienda a nuovi o ulteriori rischi. Si precisa, inoltre, che l aggiornamento dei seguenti documenti non è vincolato dall iter procedurale previsto dal d.lgs. 231/2001 e non è rimessa alla competenza esclusiva del CdA: Organigramma completo Job description Codice Etico Procedure applicate M.I.C.R. Procedure del sistema di gestione integrato e relative certificazioni DVR Per tali documenti, la procedura di aggiornamento è disciplinata nell ambito dei documenti medesimi È peraltro riconosciuta al Presidente e/o all Amministratore Delegato di ESSITY la facoltà di proporre al testo eventuali modifiche o integrazioni di carattere formale, soggette all approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione. Inoltre, l OdV di ESSITY, ha la facoltà di proporre al Presidente e all Amministratore Delegato eventuali modifiche delle Aree a Rischio e/o altre integrazioni al presente Modello, da sottoporre all approvazione del Consiglio di Amministrazione della Società. 4 I controlli di carattere generale I controlli di carattere generale definiscono le caratteristiche dell'ambiente di controllo su cui si basano i protocolli specifici previsti nelle singole parti speciali. Coerentemente con l'impostazione definita dai principali framework internazionali sui sistemi di controllo interno, concorrono a definire l'ambiente di controllo di ES- SITY i seguenti documenti: 1. l'organigramma generale e gli organigrammi delle aree di business; 15
16 Pag. 16 di le disposizioni organizzative interne e le job description; 3. il Codice etico; 4. il sistema delle deleghe e delle procure; 5. le procedure MICR e gli internal control requirement previsti dalle procedure stesse; 6. le procedure incluse nel sistema di gestione integrato della qualità (ISO 9001); 7. le procedure previste dai sistemi BS ed SA 8000:2014; 8. ogni altra documentazione relativa ai sistemi di controllo in essere nel Gruppo. Le regole di comportamento e le disposizioni contenute nei suddetti documenti non vengono riportati nel presente Modello, ma fanno parte dei protocolli che contribuiscono a ridurre l'esposizione di ESSITY al rischio dei reati previsti dal D.Lgs. 231/2001. Per tale motivo tutti i Destinatari del Modello, in relazione al tipo di rapporto in essere con il Gruppo, sono tenuti a rispettare quanto indicato nei suddetti documenti, in quanto sono da intendersi parte integrante del presente Modello. Le componenti più rilevanti del sistema dei controlli generali sono: il codice etico, che definisce il sistema normativo interno, diretto a programmare la formazione e l attuazione delle decisioni di ESSITY, in relazione ai rischi - reato da prevenire, e fissa le linee di orientamento generali, alle quali si deve fare riferimento nel disciplinare le modalità operative da adottare, nei processi a rischio. Il Codice Etico costituisce un allegato al presente modello, precisando che: 1) lo stesso contiene indicazioni di carattere generale sui principi che devono ispirare i comportamenti di coloro che operano in nome e per conto di ESSITY, restando compito del presente Modello Organizzativo regolamentare gli aspetti particolari; 2) il codice etico rappresenta uno strumento adottato in via autonoma rispetto al presente Modello da parte di ESSITY e del Gruppo cui appartiene, allo scopo di esprimere i principi di deontologia aziendale, che ESSITY ed il Gruppo riconoscono come propri e dei quali si pretende l osservanza da parte di tutto il personale (dipendenti, amministratori e collaboratori a vario titolo), nonché dei terzi che ricevono da ESSITY incarichi (ad esempio, i consulenti) o che hanno rapporti con ESSITY a vario titolo (ad esempio, i fornitori ed i clienti) l adozione di un sistema organizzativo formalizzato, con l impiego di strumenti (organigramma aziendale e delle business unit, sistema delle deleghe e delle procure, job description, eccetera) idonei a soddisfare le esigenze di: - conoscibilità dei meccanismi organizzativi all interno di ESSITY - formale delimitazione dei ruoli, con individuazione delle funzioni svolte nell ambito di ciascuna funzione - chiara definizione dei poteri organizzativi, che siano coerenti con le responsabilità assegnate, e delle conseguenti linee di riporto 16
17 Pag. 17 di chiara definizione dei poteri autorizzativi e di firma, tramite un sistema di deleghe di funzioni e di procure, per la firma di atti aziendali, che assicuri una chiara e trasparente rappresentazione del processo di formazione e di attuazione delle decisioni Il sistema dei controlli generali comprende, inoltre, i seguenti principi di: verificabilità, documentabilità, coerenza e congruenza di ogni operazione, con particolare riferimento a quelle a rischio. Qualunque attività rientrante nelle aree a rischio deve essere adeguatamente documentata, affinché si possano acquisire, in qualunque momento, informazioni in merito: - alle principali fasi dell operazione - alle ragioni che hanno portato al suo compimento - ai soggetti che ne hanno presidiato il compimento o hanno fornito le necessarie autorizzazioni separazione delle funzioni, con l obiettivo che nessuno possa gestire in autonomia tutte le fasi di un processo, ma vi sia: - una netta differenziazione, all interno di ciascun processo, tra il soggetto che lo inizia, il soggetto che lo esegue e lo conclude e quello che lo controlla - la documentazione scritta di ciascun passaggio rilevante del processo. 17
18 Pag. 18 di L Organismo di Vigilanza L articolo 6 del Dlgs 231/2003 dispone che il compito di vigilare sul funzionamento, l efficacia e l osservanza del modello, nonché di curarne l aggiornamento, debba essere affidato ad un organismo dell ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo. 5.1 Requisiti richiesti all Organismo di Vigilanza Autonomia e indipendenza I requisiti di autonomia ed indipendenza sono fondamentali, affinché l OdV non sia direttamente coinvolto nelle attività gestionali che costituiscono l oggetto della sua attività di controllo. Tali requisiti vengono ottenuti attraverso un insieme di decisioni, azioni e condizioni organizzative finalizzate a rafforzare l autonomia di iniziativa e di azione e l indipendenza formale e sostanziale. Costituiscono degli esempi di attività rivolte a rafforzare tali requisiti: 1) l indipendenza gerarchica dell OdV rispetto ai responsabili delle aree gestionali che possono essere oggetto degli interventi di vigilanza. A tal fine si prevede che l OdV si rapporti unicamente con il Consiglio di Amministrazione; 2) la previsione di un attività di reporting e di un flusso informativo diretto con il Consiglio di Amministrazione; 3) la possibilità per l Organismo, nell espletamento delle proprie funzioni, di agire in piena autonomia ed avere a disposizione mezzi finanziari e logistici adeguati per assicurare la piena ed autonoma operatività. A tal riguardo, in sede di definizione del Piano annuale delle attività viene riconosciuta all OdV la facoltà di richiedere al CdA di ESSITY la costituzione di una dotazione monetaria adeguata per lo svolgimento delle attività che ad esso competono e la possibilità di chiedere il supporto di consulenti esterni o di altre funzioni aziendali. Tale richiesta dovrà essere adeguatamente motivata e l Organismo fornirà apposito rendiconto delle suddette spese al vertice aziendale. La richiesta dell OdV potrà essere formulata anche nel corso dell esercizio laddove dovessero emergere esigenze di adeguamento del fondo; 4) la definizione di requisiti di ineleggibilità e di decadenza di seguito indicate. Professionalità L OdV deve possedere al suo interno competenze tecnico-professionali adeguate alle funzioni che è chiamato a svolgere. Nello svolgimento delle sue attività l OdV potrà anche avvalersi del supporto di consulenti esterni al fine di integrare le competenze di cui dispongono i suoi membri con conoscenze professionali specifiche necessarie per il corretto svolgimento delle attività che gli competono. 18
19 Pag. 19 di 167 Coerentemente con le indicazioni fornite dalla dottrina e dalla giurisprudenza si prevede che l Organismo di Vigilanza dovrà possedere specifiche conoscenze in relazione ai contenuti della normativa ed alle varie tipologie di reati che rientrano nel campo di applicazione del Decreto e capacità specifiche in tema di attività ispettiva e consulenziale. Con riferimento a queste ultime capacità ci si riferisce in particolare alle tecniche di analisi e valutazione dei rischi, al campionamento statistico, alle tecniche di intervista e di elaborazione di questionari, alle metodologie per l individuazione delle frodi. Tali caratteristiche, unite all indipendenza, garantiscono l obiettività di giudizio. Continuità di azione L Organismo di Vigilanza deve lavorare costantemente sulla vigilanza del modello, con i necessari poteri d indagine, in modo da garantire la continuità dell attività di vigilanza. Onorabilità, assenza di cause di incompatibilità, conflitti di interesse e rapporti di parentela con i vertici aziendali Costituisce causa di ineleggibilità, quale componente dell'odv, e di incompatibilità alla permanenza nella carica: - la condanna, con sentenza anche in primo grado, per avere commesso uno dei reati di cui al Decreto e/o uno degli illeciti amministrativi in materia di abusi di mercato di cui al TUF ovvero la condanna ad una pena che comporta l'interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici, ovvero l'interdizione temporanea dagli uffici direttivi delle persone giuridiche; - la presenza di rapporti di coniugio, parentela o di affinità entro il quarto grado con gli Amministratori o i membri del Collegio Sindacale di ESSITY; - la titolarità, direttamente o indirettamente, di partecipazioni azionarie in ESSITY; - la presenza di cause di incompatibilità ai sensi dell art lettera c) del codice civile 5.2 Nomina e revoca ESSITY ha deciso che l'organismo, destinato a svolgere le funzioni di Organismo di Vigilanza abbia una struttura collegiale. I soggetti che di volta in volta andranno a comporre l'odv saranno individuati con delibera del Consiglio di Amministrazione. L attribuzione dell incarico all OdV e la revoca del medesimo sono atti riservati alla competenza esclusiva del Consiglio di Amministrazione. La durata dell incarico è di tre esercizi sociali, e la scadenza è fissata dopo la presentazione della relazione annuale, al Consiglio di Amministrazione, relativa al terzo esercizio. La revoca è ammessa, oltre che per giusta causa (negligenza, inefficienza, infedeltà), anche qualora si verifichino eventi che facciano venire meno, in capo ad uno o più membri dell organo, i requisiti di indipendenza, autonomia, imparzialità, assenza di conflitti di interesse, necessari all espletamento dell incarico. 19
20 Pag. 20 di 167 L'OdV, nella sua composizione collegiale, può disciplinare il proprio funzionamento interno, mediante un apposito regolamento delle proprie attività (convocazione e organizzazione delle riunioni, verbalizzazione delle stesse, modalità di funzionamento, ripartizione dei compiti, eccetera). 5.3 Funzioni e poteri dell'organismo di Vigilanza All Organismo di Vigilanza vengono attribuite le seguenti funzioni: Vigilare sull osservanza delle prescrizioni del modello da parte dei destinatari, in relazione alle diverse tipologie di reato contemplate dal Decreto L OdV esercita i poteri di controllo attribuitigli dal modello. A tale fine, l organismo effettua periodicamente verifiche su determinate operazioni o atti specifici, posti in essere nell ambito delle aree di attività a rischio, individuate nelle parti speciali del modello. L OdV raccoglie, elabora e conserva le informazioni rilevanti, in ordine al rispetto del modello, e procede al controllo dell effettiva presenza e della regolare tenuta della documentazione richiesta, in conformità a quanto previsto nelle singole parti speciali del modello per le diverse tipologie di reati. Inoltre aggiorna la lista di informazioni, comprese le segnalazioni, che devono essere obbligatoriamente trasmesse allo stesso OdV o tenute a sua disposizione. L OdV conduce le indagini interne per accertare la fondatezza delle presunte violazioni delle prescrizioni del presente modello, portate all attenzione dell OdV da segnalazioni, o emerse nel corso dell attività di vigilanza svolta dall OdV stesso. L OdV si coordina con le altre funzioni aziendali, anche attraverso apposite riunioni, per il migliore monitoraggio delle attività nelle aree a rischio. A tal fine l'odv viene tenuto costantemente informato, sull evoluzione delle attività nelle aree a rischio, ed ha libero accesso a tutta la documentazione aziendale rilevante, compresi i relativi dati di aggiornamento. L OdV si coordina con i responsabili delle diverse funzioni aziendali, per i diversi aspetti attinenti all attuazione del modello: definizione delle clausole contrattuali, formazione del personale, provvedimenti disciplinari, eccetera. L OdV verifica che gli elementi previsti dalle singole parti speciali del modello, per le diverse tipologie di reati (adozione di clausole standard, espletamento di procedure, eccetera), siano comunque adeguati e rispon- 20
21 Pag. 21 di 167 denti alle esigenze di osservanza di quanto prescritto dal Decreto, provvedendo, in caso contrario, a proporre aggiornamenti degli elementi stessi. Verificare la reale efficacia e l effettiva capacità del modello, in relazione alla struttura aziendale, di prevenire la commissione dei reati di cui al Decreto L OdV aggiorna il sistema di identificazione, classificazione e mappatura delle aree a rischio, in funzione dell evoluzione del quadro normativo e della struttura aziendale, al fine di proporre i necessari adeguamenti del modello, per renderlo efficace anche in relazione ai mutamenti aziendali e normativi intervenuti. A tal fine il management e gli addetti alle attività di controllo, nell ambito delle singole funzioni, devono segnalare all OdV le eventuali situazioni in grado di esporre l azienda al rischio di reati rilevanti per il D.lgs. 231/2001. Il Personale potrà comunicare con l OdV che è dotato di casella di posta elettronica con indirizzo: Individuare e proporre gli aggiornamenti e le modifiche del modello in relazione ai cambiamenti normativi o alle mutate condizioni aziendali L OdV ha il compito, in collaborazione con i consulenti legali, di seguire l evoluzione della normativa di riferimento, nonché di aggiornarsi in merito all evoluzione delle pronunce giurisprudenziali, al fine di mantenere il modello aggiornato, con le prescrizioni normative e le interpretazioni vigenti. Come conseguenza di tale attività, l OdV, in collaborazione con i consulenti legali e, ove opportuno, con le funzioni interessate, individua e propone gli opportuni aggiornamenti e le opportune modifiche del modello, sottoponendole all approvazione del Consiglio di Amministrazione. Poteri dell Organismo di Vigilanza Per lo svolgimento dei propri compiti, l OdV: - gode di ampi poteri ispettivi e di accesso ai documenti aziendali; - dispone di risorse finanziarie e professionali adeguate, il cui stanziamento è definito secondo le modalità indicate in precedenza; - si avvale del supporto e della cooperazione delle varie strutture aziendali, che possano essere interessate o comunque coinvolte nelle attività di controllo - può avvalersi di terzi esterni, portatori di competenze necessarie per l ottimale svolgimento dei propri compiti. Raccolta e conservazione delle informazioni 21
22 Pag. 22 di 167 L Organismo di Vigilanza provvede alla raccolta delle segnalazioni ricevute, dei report inviati e delle risultanze dell attività di indagine e di verifica svolta in un apposito database informatico: di tale database cura l aggiornamento e definisce, con disposizione interna, i criteri, le modalità di accesso ed i soggetti legittimati ad accedervi. Coordinamento con altre funzioni e attribuzione di incarichi L OdV si coordina con le altre funzioni competenti, per il compimento di specifiche attività, nei seguenti termini: - con la funzione Risorse umane per promuovere programmi di formazione dei dipendenti o per eventuali procedimenti disciplinari - con i Consulenti Legali per ottenere supporto nei seguenti ambiti: a) interpretazione ed applicazione della normativa b) aggiornamento della mappatura delle aree a rischio c) definizione di clausole contrattuali d) gestione degli adempimenti societari che possono avere rilevanza ai fini della commissione dei reati societari - con la funzione Legal per programmare le verifiche, anche a campione, sull osservanza del Modello con altre funzioni aziendali, la cui collaborazione si dovesse rendere, di volta in volta, necessaria o utile. 5.4 Flusso informativo nei confronti dell Organismo di Vigilanza In ambito aziendale dovrà essere portata a conoscenza dell'odv, oltre alla documentazione prescritta nelle singole parti speciali del modello, secondo le procedure ivi contemplate, ogni altra informazione, di qualsiasi tipo, proveniente anche da terzi ed attinente all attuazione del modello nelle aree di attività a rischio, nei termini e con le modalità che seguono. Segnalazione di reati 231 e di violazioni del Modello (Whistleblowing) A tutela dell integrità della società, gli Amministratori, i Dirigenti ed il Personale di Essity devono segnalare, in modo circostanziato, all Organismo di Vigilanza le condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 quali, ad esempio, il compimento di uno dei reati che è riportato e descritto nelle Parti Speciali del presente Modello 231, di cui essi siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte. All OdV dovranno essere comunicati, in modo circostanziato, anche i sospetti del compimento di uno dei reati previsti nel presente Modello. Infine all OdV dovranno essere comunicati, in modo circostanziato, anche violazioni del presente Modello, di cui i Dipendenti siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte. 22