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Timestamp: 2014-03-07 21:47:36
Document Index: 189395228

Matched Legal Cases: ['artículo 19', 'artículo 48', 'artículo 128', 'artículo 19', 'artículo 53', 'artículo 128']

Es obligatorio imprimir los libros de contabilidad, dice Supersociedades | Gerencie.com
Es obligatorio imprimir los libros de contabilidad, dice Supersociedades La Superintendencia de sociedades, en Oficio 220-022017 de Febrero 21 de 2008, ha dicho que a pesar de registrar la información contable en un software, el comerciante obligado a llevar contabilidad no queda eximido de la obligación de imprimir físicamente los libros de contabilidad.
Tal vez vaya siendo hora que las personas encargadas de las diferentes entidades que pueden incidir en las prácticas contables de los comerciantes, vayan asimilando que existen modernas tecnologías llamadas a sustituir elementos que en su momento fueron validos, debido a que no existían mecanismos diferentes a los conocidos para esas fechas, pero hoy en día, existen avances tecnológicos y no debemos resistirnos a estas cambios.
Es claro que las normas y procedimientos deben evolucionar paralelamente a los avances de la ciencia, de lo contrario, estas normas y procedimiento que se crearon precisamente para permitir un desarrollo armónico de una actividad, se convertirán en una traba para su desarrollo.
Pues bien, ha dicho la superintendencia de sociedades:
Asunto: LIBROS DE CONTABILIDAD – La utilización de medios electrónicos para llevar la contabilidad, no exime al comerciante de la obligación de diligenciar los movimientos contables en los libros físicos, debidamente registrados. Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2008-01-000854, por medio del cual previas algunas consideraciones, consulta si a las personas obligadas a llevar contabilidad les es permitido prescindir de la impresión en papel de los documentos de la contabilidad, cuando esta se encuentra consignada en forma legal y completa en los sistemas electrónicos autorizados por la ley.
Sobre el particular, es preciso realizar las siguientes consideraciones de orden legal:
1.- OBLIGACIÓN DE LLEVAR CONTABILIDAD Y OBLIGACIÓN DE DILIGENCIAR LIBROS DE CONTABILIDAD.
Dispone el artículo 19 del Código de Comercio: “ Es obligación de todo comerciante:
3.- Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales;”
A su turno señala el artículo 48 del citado Código: “Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Así mismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.”
Por su parte, el artículo 128 del Decreto 2649 de 1993, consagra que “Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares (…)”
De las normas anteriores se colige que todo comerciante tiene de una parte la obligación de llevar contabilidad regular de sus negocios, y de otra, la de diligenciar libros de contabilidad, en los términos que señalen las normas del Código de Comercio y demás normas sobre la materia. A este respecto, resulta pertinente traer a colación lo manifestado por el Consejo de Estado, a saber:
“No sobra llamar la atención sobre el hecho de que la ley a veces confunde la obligación de llevar contabilidad con aquella relativa al diligenciamiento de los libros. No obstante, una cosa es la obligación de llevar contabilidad y otra distinta que dicha obligación se cumpla a través de la confección de los libros (artículo 19 del Código del Comercio)” (Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Cuarta. Expediente 8790 del 30 de abril de 1998. Consejero Ponente. Daniel Manrique Guzmán.)
Así las cosas, la obligación de llevar contabilidad abarca mucho más que el simple diligenciamiento de los libros de contabilidad. En efecto, mientras que el diligenciamiento de los libros implica el asentar cronológicamente las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante (artículo 53 C.Co), el llevar contabilidad comporta además de dicho diligenciamiento, el elaborar y archivar los comprobantes de contabilidad, el documentar los hechos económicos en soportes de origen interno o externo, el conservar la correspondencia enviada y dirigida relacionada con los negocios (artículos 54 y 55 C.Co y 123 y ss Dec 2649 de 1993).
Ahora bien, en punto del deber de llevar la contabilidad al día, el máximo Tribunal de lo contencioso administrativo expresó:
“Con el recurso gubernativo la sociedad allegó una certificación del revisor fiscal en el que se afirmó:
"Que la sociedad ha llevado su contabilidad conforme a las normas legales y a la técnica contable; que los Estados Financieros al 31 de diciembre de 1999 fueron tomados de las operaciones registradas en los libros y que corresponden a la realidad económica de Lagobo Distribuciones Ltda., a esa fecha.
“Que la fecha de la inspección contable el libro Inventarios y Balances se encontraba al día al igual que los demás libros de la sociedad en el sistema computacional tal como lo prevé el artículo 128 Decreto Reglamentario 2649 de 1993 “Forma de llevar los libros. Se aceptan como procedimiento de reconocido valor técnico contable, además de los medio manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares […]” (Folio 87 c.a.)
La anterior certificación unida a la afirmación de la autoridad tributaria en el pliego de cargos desvirtúan que la ausencia de los registros de 1999 en el libro de Inventarios y Balances se haya debido al atraso en su diligenciamiento, y demuestran que se trataba de falta de impresión de los mismos, lo cual no constituye un