Source: https://www.computersoftware.it/prodotti/88/protocollo/
Timestamp: 2018-11-19 09:26:11+00:00
Document Index: 18667530

Matched Legal Cases: ['art. 4', 'art. 9', 'art. 5', 'art. 3', 'art. 9', 'art. 4', 'art. 14', 'art. 53', 'art. 1']

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Gestione meccanizzata: facilita la ricerca e la consultazione della corrispondenza registrata
Gestisce in modo immediato ed efficale la registrazione della corrispondenza in riferimento alla normativa vigente in materia di GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO DA PARTE DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI (D.P.R. 20 Ottobre 1998 N. 428).
Consente la completa registrazione di tutte le informazioni necessarie ad individuare il singolo documento ricevuto o spedito (entrata/uscita, oggetto, mittente/destinatario, titolo/classe/fascicolo, codice dossier, impronta, ufficio interno, n. di prot. e data del documento ricevuto in caso di corrispondenza in entrata, riferimento n. protocollo precedente), generando automaticamente la data e il numero di protocollo in forma non modificabile (art. 4 D.P.R. N. 428).
Ha una comodissima ricerca immediata della corrispondenza per data, num. protocollo e oggetto; inoltre, consente una ricerca più sofisticata attraverso i criteri avanzato e selettivo, impostabili su tutte le informazioni registrate (art. 9 c. 2 D.P.R. N. 428).
Gestisce le modifiche e l'annullamento con le modalità prescritte dalla norma, prevedendo nel caso di variazione dei campi non modificabili la registrazione e il relativo riporto nel registro di protocollo dell'identificativo dell'operatore, della data e degli estremi del provvedimento di autorizzazione (art. 5 D.P.R. 428).
Consente di ricostruire i collegamenti esistenti tra i vari documenti, creando cartelle corrispondenza per mittente/destinatario, per codice dossier, per riferimenti protocollo (art. 3 comma c, D.P.R. 428).
E' in grado di elaborare interessanti dati statistici per ingresso/uscita, per titoli/classi/fascicoli, per mittente/destinatario, per uffici, finalizzati a favorire le attività di controllo interno di gestione (art. 9 c. 3, D.P.R. N. 428).
Produce la stampa del REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO, costituito dall'elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di uno stesso giorno (art. 4 comma 2 D.P.R. N. 428), e/o nell'arco di un periodo indicato dall'operatore.
In caso di impossibilità di utilizzo della procedura informatica e di utilizzo del REGISTRO DI EMERGENZA, prevede un'apposita funzione di recupero dei dati attivabile dal responsabile del servizio (art. 14 D.P.R. 428).
E' in grado di produrre un comodissimo registro storico delle variazioni, nel quale vengono puntualmente documentate tutte le modifiche effettuate nell'arco di un periodo indicato dall'operatore.
Tutte le tabelle (mittente/destinatario, uffici interni, oggetti, dossier, titoli/classi/fascicoli) sono personalizzabili dall'operatore.
E' possibile, in fase di inserimento e/o modifica della corrispondenza, ricercare i dati anagrafici dei mittenti/destinatari negli altri applicativi Argo (client server e/o web) e in Sissi, e di importarli nella apposita tabella Mittenti/Destinatari dell'applicativo Protocollo
Permette di protocollare in forma semi automatica, le e-mail (certificate e non), provviste o meno del file di segnatura informatica, ricevute nelle caselle di posta elettronica parametrizzate nel programma.
Permette di inviare per email la corrispondenza protocollata in uscita e di allegare alle e-mail il file di segnatura informatica, utile ai fini dell'interoperabilita' dei sistemi informatici di protocollo.
Permette di inviare ad Argo Albo Pretorio Online i documenti protocollati, al fine della loro pubblicazione nella bacheca digitale.
Permette di effettuare l'archiviazione remota dei documenti protocollati, inviandoli al sistema di gestione documentale Argo (GECODOC) per la successiva condivisione tra utenti, fascicolazione ed invio in conservazione.
E' in grado di gestire il Protocollo Riservato, che verra' affidato solo dall'operatore che viene espressamente autorizzato mediante apposita chiave di identificazione e password, nel rispetto delle normative sulla privacy.
In questo modo, la gestione del protocollo riservato, non influenzera' in alcun modo, le operazioni degli addetti al protocollo generale, garantendo la massima riservatezza delle informazioni.
Programma realizzato in architettura client/server. Data base relazionale SQL. Interfaccia grafica, sistema operativo Windows9x. Stampa in qualità grafica, completa indipendenza dei dispositivi di stampa. Applicazione in multiutenza sia su rete che su terminali remoti.
Cosa prescrivono le norme in materia di protocollo nella P.A.
La componente tecnologica rappresenta solo una parte di questo progetto perche' la modifica nella gestione dei flussi documentali è innanzitutto una svolta funzionale, strutturale, organizzativa e culturale nei procedimenti amministrativi. In questo senso, il protocollo rappresenta solo un anello del disegno più ampio comprendente l'iter delle attività delle singole amministrazioni. Allora il primo passo per una Amministrazione che vuole definire un progetto di informatizzazione dei flussi documentali è l'individuazione del proprio "livello realizzativo" corrispondente alle funzionalità che essa stessa vuole realizzare. Per la sola gestione del protocollo, la norma (art. 53,55 e 56 del DPR 445/2000) impone alle Amministrazioni, come primo passo, le "funzionalità minime", ovvero:
Classificazione o titolario d'archivio ;
Impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica.
Il software Argo soddisfa appieno tali caratteristiche definite "minime".
Alla gestione del nucleo minimo, in ottica modulare, processualmente si dovrà in seguito accompagnare la gestione documentale, la gestione ottica avanzata dell'archiviazione dei documenti, le procedure di interoperabilità.
Recentemente tali disposizioni sono state ricomprese nel D.P.C.M. del 14/10/2003 e definite linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi, esse riguardano peculiarmente le Amministrazioni centrali dello Stato e gli enti pubblici sottoposti a vigilanza ministeriale. Queste Amministrazioni Statali sono quindi vincolate strettamente all'adozione di tali linee e alle scadenze temporali in esse contenute.
Le linee guida suddette, "per le regioni e gli enti locali territoriali sono un contributo alle determinazioni in materia, nel rispetto della propria autonomia amministrativa", per le altre Amministrazioni pubbliche (di cui all'art. 1, comma 2 D.Lvo 30/11/2001, n. 165) "possono rappresentare uno schema di riferimento".
La scadenza per l'avvio del protocollo informatico è fissata per tutte le amministrazioni al 1 gennaio 2004.
Sulla "base della propria situazione organizzativa e tecnologica" si può iniziare dallo stato "minimale per poi evolvere gradualmente verso un sistema gestionale completamente automatizzato".
Sistema complessivo che ogni Amministrazione deve pensare, progettare e pianificare perche' "non si tratta di una operazione informatica ma di un intervento complesso di tipo documentale, organizzativo, procedurale e tecnico che deve impegnare tutta la dirigenza e/o i responsabili delle unità organizzative" (punto 5.6 del DPCM del 14/10/2003)