Source: http://www.angelfire.com/co/Dochy/LOISNOTARIALES2.html
Timestamp: 2017-08-20 04:21:17+00:00
Document Index: 222136317

Matched Legal Cases: ['art. 4', 'art.245', 'art 2003', 'arrêt ', "l'article 1", "l'article 6", '§ 3', '§ 1', 'de lege ferenda', '§ 5', "l'article 8", "l'article 91", "l'article 4", '§ 4', "l'article 27", 'art.38', '§ 5', 'art. 8', "l'article 91", "l'article 34", "l'article 34", '§ 1', "l'article 6", '§ 2', "l'article 3", "l'article 33", "l'article 5", "l'article 7", "l'article 6", '§ 1', "l'article 15", "l'article 21", '§ 2', "l'article 16", "l'article 18", '§ 1', "l'article 17", '§ 2', '§ 1', "l'article 3", '§ 2', "l'article 16", "l'article 117", "l'article 17", "l'article 55", '§ 3', "l'article 2", "l'article 2", "l'article 20", "l'article 2", "l'article 2", '§ 1', "l'article 20", '§ 2', "l'article 55", '§ 3', "l'article 3", "l'article 442", '§ 1', 'art. 54', 'art. 9', '§2', 'art. 51', '§7', "l'article 9", "l'article 52", '§ 1', "l'article 29", "l'article 55", '§ 1', '§ 1', "l'article 31", "l'article 31", "l'article 55", "l'article 51", '§ 5', '§ 1', '§ 2', 'art. 10', 'art. 18', '§1', '§ 1', '§ 2', '§ 2', '§ 1', 'art 5', '§ 2', '§ 2', '§ 1', '§1', '§2']

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L'auteur fait de son mieux pour vous renseigner : pardonnez-lui ses erreurs et surtout avertissez-le ! leon.dochy@skynet.be
Site mis à jour le 17 novembre 2007:
Les blogs dits " notariaux" ont été supprimés sauf celui rénové et complété en novembre 2007 è
" CODES DE DEONTOLOGIE ET DISCIPLINE NOTARIALE : Doctrine, jurisprudence et textes légaux "
è http://deontologie.blogspot.com/
CHAPITRE 1. UNION EUROPEENNE + BIBLIOGRAPHIE + JURISPRUDENCE
+ Accès à la législation notariale è 23 mai 2007
Voyez ci-après des arrêts "récents" de la Cour de Cassation et du Conseil d 'Etat ( avec accès au texte intégral ! )
SENAT : Séance plénière du 9 novembre 2006: Demande d’explications de M.Jan Steverlynck à la vice-première ministre et ministre de la Justice sur «l’accès de non-Belges à la profession de notaire» (nº3-1882)
M.Jan Steverlynck (CD&V). L’Europe veut permettre l’accès de non-Belges à la profession de notaire dans notre pays. La condition de nationalité ne vaut que pour les fonctionnaires. Les notaires sont désignés par le ministre de la Justice mais n’exercent pas d’actes d’autorité au nom de l’État. La Belgique dispose encore de deux mois pour procéder aux adaptations nécessaires de la législation existante afin que des non-Belges puissent y devenir notaires. À défaut, la Commission européenne s’adressera à la Cour européenne de Justice. Quelle est la position de la ministre à cet égard? Quels sont ses arguments? S’agit-il simplement d’un conflit de compétences ou bien la ministre émet-elle des réserves au sujet de la qualité des diplômes étrangers ou de l’exercice de la profession de notaire dans d’autres pays? Quelle sera la suite donnée à l’avertissement de la Commission européenne? Un délai de deux mois sera-t-il suffisant pour éviter un procès devant la Cour européenne de Justice? Quelles actions concrètes la ministre entreprendra-t-elle afin de régler le conflit avec la Commission européenne? Demandera-t-elle conseil à d’autres pays membres de l’Union européenne auxquels la Commission a adressé le même avertissement?
Mme Els Van Weert, secrétaire d’État au Développement durable et à l’Économie sociale, adjointe au ministre du Budget et des Entreprises publiques.
Je vous lis la réponse de la ministre de la Justice:
La Commission européenne a décidé, le 12octobre dernier, d’adresser des avertissements motivés à plusieurs États membres, parmi lesquels la Belgique. La Commission reproche en effet à la Belgique de réserver l’accès et l’exercice de la profession de notaire à ses propres ressortissants.
La Commission reproche en effet à la Belgique de réserver l’accès et l’exercice de la profession de notaire à ses propres ressortissants.
La Commission estime que cette condition de nationalité est contraire à la liberté d’établissement qui est prévue par le Traité des Communautés européennes et que cette condition n’est pas justifiée en vertu de l’article45 du traité qui permet des restrictions à la liberté d’établissement et à la libre prestation de services pour les activités participant même à titre occasionnel à l’exercice de l’autorité publique.
La Belgique dispose de deux mois pour réagir à cet avertissement motivé. Passé ce délai, la Commission pourra entamer une procédure devant la Cour européenne de Justice.
Au total, 16 États membres sur 25 sont concernés par cette mise en demeure, parmi lesquels l’Autriche, la France, l’Allemagne, la Grèce le Luxembourg et les Pays-Bas.
J’ai rencontré à ce sujet les représentants de la Chambre nationale des notaires et de la Fédération royale du notariat belge. En accord avec ces instances, je suis favorable au maintien de la condition de nationalité pour l’exercice de la profession de notaire.
Conformément à l’article45 du Traité, la profession de notaire, telle qu’elle est organisée en Belgique, participe directement à l’exercice de l’autorité publique.
Ainsi que le prévoit l’article1er de loi de ventôse an XI, les notaires sont des fonctionnaires publics établis pour recevoir tous les actes et contrats auxquels les parties doivent ou veulent faire donner le caractère d’authenticité attaché aux actes de l’autorité publique.
La loi établit très clairement que le notaire participe effectivement à l’exercice de l’autorité publique. Le notaire est désigné par le Roi est exerce en cette qualité, comme d’autres fonctionnaires, un mandat dans le cadre statutaire qui lui est imposé par la loi. Conformément à l’article10 de la Constitution, l’exercice de l’autorité publique est réservé aux citoyens belges.
En outre, les diverses missions confiées par le Code judiciaire aux notaires en qualité d’auxiliaires de la Justice constituent un argument sérieux permettant de conclure que le notaire participe à l’exercice de l’autorité publique.
Le notaire peut également rendre une convention exécutoire. Les parties peuvent en demander l’exécution forcée sans devoir passer par un juge, simplement parce que la convention a été passée devant notaire. C’est également un élément fondamental lié à l’exercice de l’autorité publique.
Il n’est pas question ici de juger la qualité des diplômes étrangers mais bien de constater que la conception et l’exercice de la profession de notaire diffèrent fortement d’un pays à l’autre. Selon la conception belge, il s’agit d’une profession étroitement liée à l’exercice de l’autorité publique et qui fait donc partie des exceptions visées à l’article45 du Traité.
Tel est le point de vue que je défendrai, comme d’autres États membres, dans la réponse à l’avertissement motivé de la Commission. Celle-ci devra alors décider de saisir ou non la Cour de Justice.
17 MAI 2006 : La Commission engage le dialogue sur la création d'un marché intérieur du crédit hypothécaire
La Commission européenne a engagé le dialogue entre le secteur du crédit hypothécaire et les associations de consommateurs en vue de créer un marché européen intégré du crédit hypothécaire dans l'intérêt des consommateurs. Ce dialogue a pour but de parvenir à un consensus sur de grandes mesures de protection des consommateurs.
IP/05/1089 Concurrence: la Commission presse les États membres d’intensifier leurs efforts en vue d’ouvrir les professions libérales à la concurrence : La Commission réaffirme son engagement en faveur d’une réforme à grande échelle des professions libérales.
èhttp://europa.eu.int/rapid/pressReleasesAction.do?reference=IP/05/1089&format=HTML&aged=0&language=FR&guiLanguage=fr
La Commission européenne lance un débat public sur les successions transnationales
" Toutefois, la plupart des successions se règlent de manière non contentieuse, parfois avec le concours d’autorités publiques ou de certaines professions juridiques. Le Livre vert s’interroge enfin sur d’éventuelles règles de compétence concernant ces autorités et professions."
BIBLIOGRAPHIE – JURISPRUDENCE " RECENTE " :
Nouveau site – ET agréable à consulter ! ) du Conseil d 'Etat ( septembre 2007):
Tous les arrêts concernant les notaires http://www.raadvst-consetat.be/?lang=fr&page=caselaw_analyse_fr129
Accès général inchangé : http://www.raadvst-consetat.be/
FR ( 14 ARRETS " NOTAIRE " +- 2005 +- 2007 ) : AUCUNE PERTINENCE GARANTIE !
BLOG è http://conseildetatnotaires.blogspot.com/
NL ( 23 arresten " NOTARIS " +- 2005 +-2007 )
BLOG è http://raadvanstatearrestennotaris.blogspot.com/
Carl DE BUSSCHERE , " Quelques aspects de la profession de notaire au début du XXI ème siècle ", ETUDE APPROFONDIE.
Cette étude et celles1.2.3.4.5.6 ci-après è notes de lecture FR à en lire è http://deontologie.blogspot.com/
1.Rechtskundig Weekblad nr 7 van 14 october 2006, bl. 263. Caroline CAUFFMAN Advocaat, Vrijwillig wetenschappelijk medewerker, Contract en Vermogen K.U. Leuven
Discriminatie bij bijzondere overeenkomsten: è IV : Discriminatie in de uitoefening van een openbaar ambt
(art. 4 ARW)
2. NOTARIAAT 2005 n° 3 – 4 de 2005 p. 104 à 111
Carl DE BUSSCHERE:" De notaris, de notariële medewerker, de notariële deontologische plicht van ontbaatzuchtigheid, en artikel 245 SW. inzake de beangenneming door personen die een openbaar ambt uitoefenen". (" Le notaire, le collaborateur notarial, le devoir déontologique de désintéressement, et l'art.245 C.P. en cause de la prise d'intérêts par des personnes exerçant une fonction publique ")
3. Rechtskundig Weekblad n° 18 du 1er janvier 2005, p. 681-698.
Carl De Busschere, Enkele actuele aspecten van de notariële deontologie en notariële tucht
( Quelques aspects actuels de la déontologie et de la discipline notariale )
4. NOTARIAAT, n°10 de décembre 2004 p.247 à 269
Maarten De Clercq, " Actuele ontwikkelingen inzake ambtsweigering "
( Développements actuels en matière de refus de ministère )
5. NOTARIAAT, n°5 de mai 2004 p.130 à 134
Aloïs VAN den BOSSCHE, notaire à Vorselaar
" Des lettres au Président de Chambre et de l'impartialité du juge en matière disciplinaire."
6. RAAD VAN STATE, AFDELING ADMINISTRATIE.
A R R E S T nr. 152.176 van 5 december 2005: " Vernietigd wordt het koninklijk besluit van 20 maart 2003 waarbij PS benoemd wordt tot notaris met standplaats Knokke-Heist."
è texte complet è http://www.raadvst-consetat.be/Arresten/152000/100/152176.pdf
7. CONSEIL D'ETAT : arrêt n°C 152204 du 5 décembre 2005: à rapprocher des examens de candidat notaire…
" Considérant qu'à la suite de l'instruction susvisée, il est apparu que les "modèles de réponse" spécifiquement sollicités par le requérant dans ses courriers des 26 octobre et 15 décembre 1998 existaient bel et bien alors que la partie adverse en niait l'existence; qu'en ce qui concerne les listes de points question par question, la partie adverse n'aurait pu les communiquer, celles-ci n'étant pas en sa possession étant donné qu'elle ne les a pas réclamées aux membres du jury; que les membres du jury ayant procédé à la correction de l'épreuve à laquelle le requérant a échoué avaient à leur disposition les "modèles de réponse" et se sont fondés sur ceux-ci pour corriger l'épreuve en question; que ces "modèles de réponse" sont des documents administratifs au sens de l'article 1er, alinéa 2, 2o, de la loi précitée du 11 avril 1994; que la communication de ces documents, du reste postérieure à la délibération du jury, ne porte pas atteinte à la règle selon laquelle un jury dispose d'un pouvoir d'appréciation souverain; que c'est à tort que la partie adverse a invoqué l'article 6, § 3, 3o, de la loi du 11 avril 1994 pour rejeter la demande du requérant au motif qu'elle est manifestement abusive; que par ailleurs, ces documents devaient également figurer dans le dossier administratif déposé au Conseil d'Etat en application des articles 21, alinéas 3 et 4 et 21bis, § 1er, alinéas 7 et 8, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat; qu'en ce qui concerne les "listes de points question par question", celles-ci sont des éléments de la décision finale à savoir, la notation finale; que leur communication permet, à tout le moins, de s'assurer qu'aucune erreur matérielle de comptage n'a été commise; que le contrôle de légalité du Conseil d'Etat ne peut s'exercer s'il est mis dans l'impossibilité de vérifier l'exactitude des éléments de fait; qu'il s'ensuit que le moyen est fondé,"
Décision : " Est annulée la décision du 12 janvier 1999 à l'encontre de X B, par laquelle les services généraux du secrétariat général du ministère des finances rejettent, d'une part, la demande de consultation sur place de documents administratifs et à caractère personnel et, d'autre part, la demande de communication sous forme de copie de documents administratifs et à caractère personnel. "
è texte complet è http://www.raadvst-consetat.be/Arrets/152000/200/152204.pdf
8. CONSEIL D'ETAT, SECTION D'ADMINISTRATION. A R R E T no 151.454 du 18 novembre 2005
Vu la demande introduite le 1er juillet 2005 par YD, qui tend à la suspension, de l'exécution de “l’acte pris pour le Ministre de la Justice par le chef de section J.J. TOUSSAINT, assistant administratif, aux termes d’une lettre de notification du 19 mai 2005, selon lequel il est décidé que l’autorisation sollicitée par la partie requérante pour continuer à exercer ses fonctions jusqu’à la prestation de serment de son successeur, ou jusqu’à la notification de l’arrêté royal portant suppression de sa résidence, est refusée”;
DECIDE: La demande de suspension et la demande de mesures provisoires sont rejetés.
è texte complet è http://www.raadvst-consetat.be/Arrets/151000/400/151454.pdf
9. Droit fiscal: voir Chapitre 8,5 ET Tribunal civil de Liège du 18 octobre 2004 : Indemnité de reprise étude notariale — Art. 55 de la loi de Ventôse - Art. 14 de l’AR du 10 août 2001 – Constitutionnalité - Cession d’étude - Contestation du prix- Dol- Preuve . RNB 2005 p. 453
10. NOTAIRE - Négociation immobilière - Licéité - Conditions - Art. 6, 3° et 6°, L. du 25 ventôse an XI
COUR DE CASSATION, SECTION NEERLANDAISE, 1E CHAMBRE *** 2002-01-31
" Le fait de centraliser la négociation immobilière agréée au sein d'une personne morale distincte pour le compte d'un certain nombre de notaires-associés ne modifie pas la nature de cette activité qui ne diffère pas essentiellement des activités qui, d'un point de vue déontologique, sont ouvertes au notariat;
cette personne morale ne contribue pas à violer une interdiction déontologique et, partant, n'effectue aucun acte contraire aux usages honnêtes, dès lors qu'elle n'est pas astreinte à l'inscription requise pour ces activités":
Accès direct au texte intégral FR è http://www.juridat.be/jurispdf/J/C/02/1/JC021V5.pdf
Du site de la Revue du Notariat Belge ( mais attention aux dates ! )è http://www.revuedunotariat.be/TABLES/CUMULATIVES/N.htm#NOTAIRE
Et plus spécialement sur la Responsabilité notariale è http://www.revuedunotariat.be/TABLES/CUMULATIVES/R.htm#_RESPONSABILITÉ_NOTARIALE
VORMINGSNAMIDDAG - 16 SEPTEMBER 2003
De Notarius : André Michielsens, Président de la Chambre nationale : LES STAGIAIRES ET DES MAITRES DE STAGE. De courts extraits de ses commentaires : " Personnellement, je crois qu’il faut laisser un stagiaire travailler de manière autonome… Les stagiaires peuvent à présent choisir entre le statut d’employé et celui d’indépendant et beaucoup d’entre eux opte pour ce dernier…Travailler quatre jours par semaine, un jour pour étudier.
Thibaut DENOTTE, LES COMITES D'AVIS DES NOTAIRES, à lire dans le n° d 'avril 2003 p.190 à 217 de la Revue du notariat belge. Extrait de sa conclusion: " de lege ferenda réserver l'intervention des comités d'avis à la seule procédure de nomination de notaires titulaires…"
R. DE VALKENEER, PRECIS DU NOTARIAT, Brussel, Bruylant, 2002, 436 p.
Du compte rendu de Carl De Busscher dans le Rechtskundig Weekblad du 1er mars 2003.
" … Het boek is derhalve belangwekkend voor eenieder die zich wenst in te lichten inzake de nieuwe voorwaarden voor toegang tot het notarisambt en inzake de nieuwe diverse wettelijke vormen van uitoefening van het notarisberoep, bijvoorbeeld al of met in associatie met een andere notaris of met een kandidaat-notaris… ".
Ludo CORNELIS et Maria BEERENS, à propos de la responsabilité du notaire en matière d'information et ce après la modification de loi de ventôse, dans le n° de juin 2003, de la Revue du notariat belge : il y a maintenant une base légale facilitant la mise en cause du notaire de par la jurisprudence de la Cour de Cassation…. etc.
NOTARIAAT n°5/6 de 2003 : Rutger VAN BOVEN, " De vrije beroepsbeoefenaar en de professionele vennootschap "
" L'exercice d'une profession libérale et la société professionnelle"
Archives è e-notariat
LOI DE VENTÔSE précédé de l'accès à la législation notariale
IMPORTANT: Ce qui suit provient de CHRONO
è http://reflex.raadvst-consetat.be/reflex/index.reflex?page=chrono
Une recherche via Chrono vous donne le dernier texte coordonné disponible même ultérieurement à la dernière mise à jour du présent site au présent site…Si entretemps le texte n'était plus en vigueur cela vous sera renseigné à l'ouverture !
Date Moniteur du + page
Loi du 23 mai 2007 modifiant certaines lois relatives aux dotations allouées à la Cour des comptes, aux Médiateurs fédéraux, aux Commissions de nomination pour le notariat et à la Commission de la protection de la vie privée
Arrêté royal du 26 janvier 2007 portant sur les mentions complémentaires des répertoires tenus par les notaires et les huissiers de justice
Arrêté royal du 8 janvier 2007 fixant le nombre de candidats-notaires par rôle linguistique pour l'année 2007
Arrêté royal du 14 novembre 2006 portant approbation des règles applicables à la négociation par les notaires de ventes amiables ou judiciaires de biens immeubles
Arrêté royal du 1er juillet 2006 portant approbation du règlement (de la Chambre nationale des notaires du 18 octobre 2005) pour la publicité et la communication
Arrêté royal du 21 septembre 2005 portant approbation du code de déontologie établi par la Chambre nationale des notaires
Arrêté royal du 12 janvier 2005 fixant le nombre de candidats-notaires par rôle linguistique pour l'année 2005
Arrêté royal du 9 mars 2003 portant approbation des règlements de la Chambre nationale des notaires pour l'organisation de la comptabilité notariale et pour le contrôle de la comptabilité
Arrêté ministériel du 13 janvier 2003 approuvant le programme du concours annuel de classement des candidats-notaires
Arrêté royal du 10 janvier 2002 relatif à la gestion des sommes, titres et valeurs au porteur reçus par un notaire et au contrôle de la comptabilité des notaires
Arrêté ministériel du 18 décembre 2001 adaptant à l'utilisation de l'euro l'arrêté ministériel du 17 décembre 1998 déterminant les documents comptables à tenir par les notaires
Arrêté royal du 7 mai 2001 fixant les normes uniformes auxquelles doivent répondre les avis trait à la capacité et à l'aptitude des candidats à la nomination de candidat-notaire ou de notaire titulaire
Arrêté royal du 9 mars 2001 concernant le fonctionnement des commissions de nomination pour le notariat et la nomination de leurs membres, la désignation des membres externes des commissions d'évaluation et l'organisation du concours pour le classement des candidats-notaires
Arrêté royal du 9 mars 2001 fixant les conditions de reconnaissance de la représentativité des associations de licenciés en notariat pour la présentation des candidats-notaires comme membres des comités d'avis de[s] notaires
Arrêté royal du 30 décembre 1999 fixant le sceau à utiliser par les notaires associés
Arrêté royal du 30 décembre 1999 déterminant les annexes qui doivent être jointes à la candidature à une nomination de candidat-notaire et à la candidature à une nomination de notaire
Arrêté royal du 29 décembre 1999 déterminant les règles de l'organisation et du fonctionnement de la Chambre nationale des notaires
Arrêté royal du 29 décembre 1999 déterminant le mode de calcul de la contribution des sociétés professionnelles de notaires au fonds notarial
Loi du 4 mai 1999 modifiant la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat
Loi du 4 mai 1999 complétant la loi du 25 ventôse an XI, contenant organisation du notariat, par les articles 38, § 5, 76, 1°, 78 à 85 et 95 à 112
Arrêté royal du 27 avril 1983 modifiant l'article 8 du tarif des honoraires des notaires, annexé à l'arrêté royal du 16 décembre 1950
Arrêté royal du 23 décembre 1980 relatif aux honoraires dus aux notaires en application de l'arrêté royal du 16 décembre 1950 portant le tarif des honoraires des notaires
Arrêté royal du 8 août 1978 adaptant le tarif des honoraires des notaires
Arrêté royal du 29 août 1977 fixant le nombre des notaires aux arrondissements de Malines
Arrêté royal du 29 octobre 1976 concernant le nombre des notaires de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles
Arrêté royal du 7 juillet 1976 modifiant le tarif des honoraires des notaires
Arrêté royal du 10 avril 1968 rendant obligatoire la convention collective de travail du 9 janvier 1968 de la Commission paritaire nationale pour les employés occupés chez les notaires, relative à la durée du travail
Arrêté royal du 16 décembre 1950 portant le tarif des honoraires des notaires
Tarif des honoraires des notaires
Loi du 1er mars 1950 autorisant les femmes à exercer les fonctions de notaire - Modifiant la loi du ventôse an XI
Arrêté ministériel du 8 décembre 1945 modifiant l'arrêté royal du 26 mai 1936 concernant les dépôts à effectuer par les notaires à la Caisse des dépôts et consignations
Arrêté ministériel du 26 mai 1936 concernant les dépôts à effectuer par les notaires à la Caisse des dépôts et consignations
Loi du 16 avril 1927 modifiant la compétence territoriale des notaires
Arrêté royal du 27 avril 1908 notaires - Honoriat
22/07/1893
Loi du 22 juillet 1893 apportant des modifications aux dispositions la loi du 31 août 1891, en ce qui concerne la tarification des honoraires des notaires
Arrêté royal du 9 décembre 1829 autorisant le ministre de la justice à prescrire le terme dans lequel les notaires dépositaires des protocoles de leurs confrères décédés ou démissionnés, sont tenus de déposer le double des répertoires au greffe du tribunal d'arrondissement
20/06/1810
Avis du Conseil d'Etat du 20 juin 1810 sur la question de savoir si la peine de nullité prononcée par les articles 14 et 68 de la loi du 25 ventose an XI, doit être appliquée au défaut de mention de la signature des notaires à la fin des actes par eux reçus
01/04/1808
Avis du Conseil d'Etat du 1er avril 1808 portant que les notaires, greffiers et autres gens de loi et de pratique, peuvent nonobstant les anciens réglements, écrire pour autres et signer comme témoins des actes sous seing privé
21/08/1806
Décret du 21 août 1806 portant que les certificats de vie nécessaires pour le paiement des rentes viagères et pensions sur l'Etat seront délivrés par les notaires
05/05/1796
29/09/1791
Décret des 29 septembre-6 octobre 1791 sur la nouvelle organisation du notariat et sur le remboursement des offices de notaires
17/09/1791
Sur le site du C.F. vous avez accès à Loi organique " actuelle " du notariat belge
14 /11/2006 ( M.B.28/11/2006 ) Arrêté royal portant approbation des règles applicables à la négociation par les notaires de ventes amiables ou judiciaires de biens immeubles è http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi/article_body.pl?language=fr&caller=summary&pub_date=2006-11-28&numac=2006009918
Loi du 10 juillet 2006 ( M.B. 7/09/2006 ) relative à la procédure par voie électronique
Art. 38. A l'article 91 de la loi du 25 ventôse an XI portant organisation du notariat, ajouté par la loi du 4 mai 1999, sont apportées les modifications suivantes :
1° l'alinéa 1er est complété par un 12°, rédigé comme suit :« 12° d'établir une liste électronique des notaires titulaires, associés et suppléants et de veiller à sa mise à jour permanente. Sauf preuve contraire, en cas de discordance, les mentions de cette liste l'emportent sur celles qui figurent sur les actes de procédure.
Cette liste est publique. Le Roi détermine les modalités de création, de conservation et de consultation de celle-ci, après avis du comité de gestion et comité de surveillance, visés respectivement aux articles 15 et 22 de la loi du 10 août 2005 instituant un système d'information Phenix. »;
2° un alinéa 2 est inséré, rédigé comme suit :« La Chambre nationale est autorisée à collecter auprès des seuls notaires titulaires, associés et suppléants, leur numéro de registre national, afin de permettre la vérification de leur identité au sein du système d'information Phénix. »
Entrée en vigueur le Roi fixe la date d'entrée en vigueur de chacune des dispositions de la présente loi... au plus tard le 1er janvier 2009.
La LOI-PROGRAMME du 27 décembre 2004 ( M.B. du 31/12/2004 ) modifie la loi du 16 mars 1803 contenant
l’organisation du notariat
La possibilité de délivrer des expéditions sous forme électronique constitue une nécessité absolue pour permettre d’alimenter les banques de données organisées par les autorités par des documents conformes aux minutes notariales. Le notaire délivre les expéditions des actes qu’il conserve et est dès lors responsable pour la conformité de l’expédition avec l’original. Il faut par conséquent prévoir à l’article 25 la possibilité pour le notaire de délivrer des grosses et des expéditions sous forme électronique. Concernant la technique proprement dite, il est fait référence à la loi du 9 juillet 2001 fixant certaines règles relatives au cadre juridique pour les signatures électroniques et les services de certification, dont la terminologie a été empruntée. Il va de soi qu’il est techniquement impossible de reproduire
matériellement l’empreinte du cachet sur un document électronique, comme le prévoit l’article 27 de la loi contenant organisation du notariat. Le cachet a pour but d’appuyer l’authenticité de la signature du notaire.
Dans le cas d’une signature électronique, l’authenticité de la signature est établie d’une manière différente si bien que le cachet est dans ce cas en fait superflu et qu’il ne faut dès lors pas rechercher de solution au problème de l’impossibilité d’apposer matériellement le cachet. Une expédition est traditionnellement constituée d’une copie conforme de l’acte lui-même et de toutes les pièces jointes. Il n’est par contre techniquement pas évident d’intégrer systématiquement ces pièces jointes à une expédition électronique. Cela pourrait à tout le moins occasionner des problèmes de traitement si les pièces jointes sont annexées « sous forme photographique » à l’expédition électronique. Par ailleurs, ces pièces jointes n’ont pas toujours une influence directe sur le contenu de l’acte (procurations, attestations, etc.). Pour éviter d’être confronté à des obstacles techniques, il est prévu de limiter l’expédition au seul acte sans les pièces jointes dans les cas où cela est possible. On pourrait alors considérer qu’il s’agit en fait d’une expédition littérale limitée au seul acte, mais dans ce cas, l’introduction de la technique de l’expédition électronique nécessiterait des aménagements dans différentes législations. Il est dès lors préférable de résoudre le problème typiquement lié à l’expédition électronique à l’intérieur de la loi contenant organisation du notariat. Par souci d’une information aussi complète que possible, il est recommandé de signaler dans l’expédition l’existence de pièces jointes.
L'article 25 de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, modifié par la loi du 4 mai 1999, est complété par les alinéas suivants : » Les expéditions ou les grosses peuvent porter une signature électronique avancée, conformément à l'article 4, § 4, de la loi du 9 juillet 2001 fixant certaines règles relatives au cadre juridique pour les signatures électroniques et les services de certification. Dans ce cas, l'empreinte du cachet visé à l'article 27 n'est pas requise. Sauf disposition expresse contraire contenue dans une autre loi, l'expédition revêtue de la signature visée à l'alinéa 3 ne doit pas s'assortir des pièces jointes à la minute, à condition que soit précisé au bas de cette expédition les pièces jointes à la minute. En pareil cas, l'expédition ou la grosse ne doit pas s'assortir de la copie visée à l'alinéa 2. ».
Vous avez ici accès facile aux lois ci-après publiés au M.B. du 1er octobre 1999 ) via CHRONO " principe : à jour "
* à la loi du 4 MAI 1999 (M.B. 01/10/1999) modifiant la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat.
FR http://www.juridat.be/cgi_loi/loi_F.pl?cn=1999050403
NL http://www.juridat.be/cgi_loi/loi_N.pl?cn=1999050403
* à la loi complétant la loi du 25 ventôse an XI, contenant organisation du notariat, par les art.38, § 5, 76, 1°, 78 à 85 et 95 à 112.
FR http://www.juridat.be/cgi_loi/loi_F.pl?cn=1999050404
NL http://www.juridat.be/cgi_loi/loi_N.pl?cn=1999050404
è LOIS NOTARIALES ( Table des matières )
CHAPITRE 3. CHAMBRE NATIONALE :
1. Directive PUBLICITE ( y compris : Site internet ) votée le 24 janvier 2006 ( M.B. 25/07/2006)
2. Composition du Comité de Direction (: voir e-notariat)
Directive " Publicité " ( inclus site INTERNET ) de la Chambre nationale des notaires et adopté lors de son assemblée générale du 24 janvier 2006
Lire AR 1er juillet 2006 (M.B.25/07/2006) èRèglement publicité et communication ( juillet 2006)
Adresser aux Chambres des recommandations pratiques concernant l’usage de la publicité par les études notariales.
Confirmer le principe général énoncé à l’art. 8 du Règlement pour la publicité et la communication.
« Art. 8. Toute information concernant le notaire, la localisation et l’accessibilité de
l’étude indiquée sur papier à entête, tout avis, toute publicité pour des ventes publiques ou toute autre communication faite, via les médias ou non, doit rester limité à ce qui est strictement nécessaire pour la prestation des services offerts par le notaire. »
Les précédents articles du règlement ont déjà longuement traité de l’impératif pour le notaire, officier public, de ne pas faire de la publicité pour sa personne. Il a également toujours été précisé que l’officier public s’adresse au public avec sobriété.
Au stade actuel, la réflexion s’est principalement portée sur la forme et le contenu du papier à en-tête et sur les sites Internet.
Ce qui suit est une directive complémentaire au « Règlement pour la publicité et la communication » approuvé par l’Assemblé générale de la Chambre Nationale du 18 octobre 2005.
Directive concernant certaines formes de publicité
Art. 1. Papier à en-tête et autres imprimés
a) Utilisation de logos.
Il faut privilégier l’utilisation des logos notariaux les plus courants, à savoir le nouveau logo du notariat ou le sceau de l’Etat. Tout autre graphisme doit faire preuve de sobriété.
b) Notaire et société de notaires Le nom du notaire ou de l’association ne peut être
accompagné que de la mention du titre de notaire, de notaire associé et éventuellement de médiateur agréé, de notaire honoraire et de candidat notaire. La mention de tous les autres titres et diplômes n’est pas autorisée. Les données relatives à la société sont mentionnées avec discrétion.
c) les collaborateurs
· la mention du nom et du diplôme universitaire (licencié ou master en droit ou en notariat) sur le papier à en-tête est autorisée, à l’exclusion de tout autre titre ;
· pour les autres collaborateurs notariaux, leur nom ne peut apparaître dans les données permanentes du papier à en-tête, mais il est permis de mentionner le nom du collaborateur qui gère le dossier concerné, avec éventuellement mention de sa fonction, d’un numéro de téléphone direct et d’une adresse e-mail.
d) site Internet du notaire La mention du site Internet du notaire est également autorisée.
Pour tous les imprimés on évitera toute exubérance dans l’emploi des couleurs et de la composition. En cas d’exercice de la profession sous forme de société, les données relatives à la société figureront de préférence au bas de la première page.
L’accent est mis sur la fonction du notaire, et le fait qu’il exerce sa profession sous la forme d’une société ne constitue pas une plus-value pour la clientèle.
D’une manière générale le courrier et toute information imprimée doivent être clairs et contribuer à l’information du client.
Art. 2. Sites Internet
Les sites Internet individuels ou collectifs sont autorisés, pour autant qu’ils répondent aux normes ciaprès et sous réserve des adaptations ou modifications qui pourraient être ultérieurement apportées par la Chambre nationale.
Photos du notaire et des collaborateurs : possibilité d’utiliser la couleur ; format carte d’identité ; pas de photo de groupe
Photo de l’immeuble (vues extérieures uniquement)
Mention du titre : uniquement notaire, médiateur agréé, candidatnotaire, notaire honoraire, licencié ou master en droit ou en notariat et collaborateur notarial
Lien avec les FAQ (« Frequently Asked Questions ») et les données du NR et du CF
Lien avec Notarimmo (pour les biens mis en vente par l’étude)
Lien avec des sites notariaux régionaux
Liste des biens immobiliers mis en vente par l’étude Ni les données visibles ni les données invisibles (metadata) ne pourront permettre d’accéder à la mention de spécialités ou de prestations propres à l’étude.
Les Conseils communautaires devront soumettre à l’approbation préalable de la Chambre nationale toutes modifications significatives de leur site Internet.
Ils se conformeront toujours en tous points aux directives actuelles et futures prises par la Chambre nationale.
Le notaire qui désire ouvrir un site autre que celui proposé par les Conseils communautaires doit obtenir préalablement l’autorisation de sa chambre provinciale. Dans le cadre de l’appréciation qu’elles feront des futurs développements, la Chambre nationale comme les Chambres provinciales auront toujours en vue l’objectif suivant: informer les clients à l’aide d’un support moderne et compatible avec la fonction publique du notaire. En ce qui concerne les sites notariaux individuels, toutes informations concernant le rôle du notaire, sa fonction, ses missions, ses attributions, sa rémunération ainsi que tous renseignements d’ordre général ou fiscal, devront renvoyer aux sites institutionnels par des liens hypertextes. Les offres de services (en-ligne) via ces sites sont interdites.
. L’utilisation de sites Internet est donc autorisée mais en même temps réglementée afin d’éviter tous débordements. Tant les sites personnels que les sites organisés collectivement devront s’aligner sur les normes prescrites dans le présent article. Les sites existants devront se conformer à cette norme et éventuellement être adaptés dans un délai raisonnable.
Les notaires qui souhaitent disposer d’un site Internet pour leur étude sans devoir faire de gros investissements sont invités à se joindre à l’initiative du CF et du NR afin de bénéficier de l’aide de ces institutions.
COMPOSITION DE LA CHAMBRE NATIONALE DES NOTAIRES
Voir e-notariat …
A. OMBUDSMAN, Qualité des actes, etc.
B. CADRE REGLEMENTAIRE GENERAL RELATIF AUX REGLES DE LA PRATIQUE NOTARIALE
NOVEMBRE 2005 : Service d’ombudsman pour les clients insatisfaits, contrôle de qualité des actes et continuité en cas de cession d’une étude notariale
A consulter sur le site du C.F. : http://www.notaire.be/communique_presse_2005.11.30.htm
Cadre réglementaire général relatif aux règles de la pratique notariale
(Texte adapté aux décisions de l’assemblée générale du 24 octobre 2000)
(Modifications adaptées aux décisions de l’assemblée générale du 26 avril 2005)
Consultez le texte à cette date du 26 avril 2005
è https://www.e-notariat.be/stat/BASES/externalStatic/Algemeen_reglementair_kader.pdf
11 MARS 2003 – M.B. 17/03/2003. -Loi sur certains aspects juridiques des services de la société de l'information.
è http://www.juridat.be/cgi_loi/loi_F.pl?cn=2003031132 Cette loi ne s'applique pas : 3° aux activités
suivantes des services de la société de l'information : a) les activités de notaire dans la mesure où elles comportent une participation directe et spécifique à l'exercice de l'autorité publique;
INDEMNITE DE REPRISE D'UNE ETUDE
Commission de nomination è http://www.bcn-not.be/fr/
Textes légaux sur le sujet è http://www.bcn-not.be/fr/textes_legaux_notaire.php
ETUDE: Estimation de valeur pour la reprise d'une étude notariale "
Cette étude de Philippe VAN EECKHOUTE a été publiée dans le n° 16 / Waardebepaling bij overname notariskantoor 2001 de l'Institut des Experts-comptables et des conseillers fiscaux, dont le site est
http://www.iec-iab.be/fra/ , et vous trouverez cette étude à
http://www.iec-iab.be/fra/publicaties_info_accountancy.aspx?id=884
TEXTE LEGAL :
10 AOUT 2001. – M.B. 18/08/2001. - Arrêté royal relatif à l'indemnité de reprise d'une étude notariale .
FR http://www.juridat.be/cgi_loi/loi_F.pl?cn=2001081038 CHRONO
NL http://www.juridat.be/cgi_loi/loi_N.pl?cn=2001081038 CHRONO
CHAPITRE 6. REGLEMENT POUR L’ORGANISATION DE LA COMPTABILITE . .
9 mars 2003.- M.B. 01/04/2003.- A.R. portant approbation des règlements de la Chambre nationale des notaires pour L’ORGANISATION DE LA COMPTABILITE et pour le CONTROLE DE LA COMPTABILITE.
è http://reflex.raadvst-consetat.be/reflex/pdf/Mbbs/2003/04/01/80691.pdf
TEXTE FR suivi du Texte NL, et de même pour les nombreux TABLEAUX
ATTENTION: ce qui suit n'a de sens que si vous ne parveniez pas à ouvrir le lien précédent…
Accès aux TABLEAUX joints au texte du M.B.
1. allez sur le site du M.B. http://www.moniteur.be/index_fr.htm
2. ouvrez le site
3. allez à la fin du texte
4. en bas à gauche à coté de " Autre Sommaire " mentionnez la date : 2003-04-01
5. cliquez sur cet " Autre sommaire "
6. allez au second document ( l'A.R. ci-dessus)
7. ouvrez ce document
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Attention : A défaut se spécifier vous imprimerez toutes les pages de ce long M.B.
Article 1er. Le règlement de la Chambre nationale des notaires pour l'organisation de la comptabilité notariale et le règlement de la Chambre nationale des notaires pour le contrôle de la comptabilité, annexés au présent arrêté, sont approuvés et ont force obligatoire.
Art. 2. Le plan comptable pour le notariat, annexé au règlement pour l'organisation de la comptabilité notariale, doit être utilisé par les études notariales au plus tard dès le début du premier exercice comptable prenant cours après l'entrée en vigueur du présent arrêté.
Annexe A: CHAMBRE NATIONALE DES NOTAIRES
Règlement pour l'Organisation de la comptabilité notariale
Approuvé par l'assemblée générale de la Chambre nationale des notaires le 9 octobre 2001 et modifié par l'assemblée générale du 22 octobre 2002
CHAPITRE Ier. - Objet - Définitions
Article 1er. Ce règlement est édicté en application de l'article 91, alinéa 1, 5° de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat telle que modifiée en dernier lieu par les lois du 4 mai 1999. Il établit les règles générales relatives à la comptabilité notariale et leurs modalités d'application.
Ce règlement est applicable tant aux notaires exerçant leur profession en personne physique qu'au sein d'une société.
Art. 2. Pour l'application du présent règlement, il faut entendre par :
1° la loi organique: la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat telle que modifiée en dernier lieu par les lois du 4 mai 1999;
2° l'arrêté royal du 10 janvier 2002 : l'arrêté royal du 10 janvier 2002 relatif à la gestion des sommes, titres et valeurs au porteur reçus par un notaire et au contrôle de la comptabilité des notaires;
3° la Chambre nationale : la Chambre nationale des notaires, visée aux articles 90 et suivants de la loi organique;
4° la chambre des notaires : la chambre des notaires, visée à la section II du titre III de la loi organique;
5° le notaire : le notaire exerçant la fonction, en personne physique ou en société, soit en tant que titulaire, soit en tant que notaire associé, soit en tant que suppléant;
6° la commission de contrôle : la commission de contrôle de la comptabilité des notaires, visée au chapitre 2 de l'arrêté royal du 10 janvier 2002;
7° la société : toutes les sociétés visées aux articles 50 et suivants de la loi organique;
8° les comptes professionnels : tous les comptes, en ce compris les comptes rubriqués, ouverts pour l'exercice de la profession dans un établissement de crédit visé par la loi du 22 mars 1993 relative aux statuts et au contrôle des établissements de crédit;
9° les comptes rubriqués : les comptes visés à l'article 34 alinéa 2 et 34bis de la loi organique;
10° le plan comptable : le plan dont le modèle est annexé au présent règlement.
TITRE II. - Organisation de la comptabilité notariale
CHAPITRE Ier. - Gestion de la comptabilité notariale en général
Art. 3. Chaque notaire doit tenir une comptabilité régulière conformément aux règles usuelles de la comptabilité en partie double et au plan comptable.
La comptabilité doit répondre au moins et à tout moment aux critères suivants :
- refléter la situation de l'étude, et notamment permettre de constater les recettes et les dépenses de toute nature effectuées par le notaire soit à l'occasion d'un acte ou d'une opération de son ministère soit pour compte de clients ou de mandants;
- permettre d'arrêter immédiatement les sommes dues aux tiers tant de manière globale qu'individuelle;
- permettre d'établir le solde disponible étant la différence entre les comptes professionnels et les avoirs en caisse d'une part, et les sommes dues aux clients, d'autre part;
- permettre de manière fiable et transparente le contrôle de la comptabilité.
Les programmes informatiques de tenue de la comptabilité doivent au minimum répondre à ces critères. A défaut, la Chambre nationale des notaires pourra en interdire leur usage. Le président de la commission de contrôle de la comptabilité et l'expert chargé d'un contrôle de comptabilité doivent avertir le Président de la Chambre nationale des notaires et le Président de la chambre des notaires concernée de toute absence de conformité aux critères énoncés dans l'alinéa qui précède qu'ils constateraient dans un programme informatique.
Distinction stricte entre les comptes
Art. 4. Le notaire doit opérer une stricte distinction entre ses comptes privés et ses comptes professionnels. Les comptes professionnels ne peuvent d'aucune façon servir de garantie pour les crédits privés du notaire ni de base de calcul pour la rémunération de ces comptes.
Le notaire ne peut tirer aucun avantage direct ou indirect des comptes rubriqués dont il a la gestion, sauf le remboursement des frais liés à cette gestion.
Art. 5. Un notaire ne peut demander l'ouverture d'un compte professionnel dans une institution financière que lorsqu'il dispose d'un engagement irrévocable, en double exemplaire, qu'elle renonce à l'unicité des comptes et à la compensation légale et conventionnelle tant entre les comptes privés et professionnels du notaire qu'entre ces différents comptes professionnels.
Le notaire doit transmettre dans les quinze jours de sa réception, un original de cet engagement, au Président de la commission de contrôle de la comptabilité.
Livres, registres et documents
Art. 6. Le notaire doit tenir les pièces comptables suivantes :
a. Un livre journal qui constate jour par jour et par ordre de date, article par article, sans blanc, lacune, transport en marge, toutes les opérations comptables de l'étude.
b. Un grand livre contenant tous les comptes généraux et particuliers.
c. Un registre des frais d'acte, contenant dans l'ordre chronologique des actes, sous le nom du client, le numéro du répertoire et les frais perçus pour chaque acte.
d. Un livre de caisse.
e. Un livre des dépôts des titres et valeurs visés à l'article 34bis de la loi organique.
f. Un livre de l'enregistrement.
g. Un carnet de reçus délivré, à la demande et aux frais du notaire, par la chambre des notaires dont il relève.
h. Un registre des balances trimestrielles des comptes généraux.
La tenue de tous les autres registres est facultative.
Tous ces livres, registres et documents peuvent être tenus sur des feuilles volantes numérotées et classées chronologiquement, à l'exception des carnets de reçus qui doivent être reliés.
Si la comptabilité est informatisée, un support écrit n'est pas obligatoire. Toutefois, l'ensemble des journaux, des comptes généraux et particuliers, le bilan et les balances doivent être imprimés une fois par an au plus tard à la fin du mois qui suit l'exercice comptable.
Plan comptable à appliquer
Art. 7. Le plan comptable dont le modèle est annexé au présent règlement doit être appliqué, par les notaires qui exercent leur activité soit en personne physique, soit en société. Ce plan comptable reprend le nombre minimum de comptes auxquels il ne peut être dérogé.
Toutefois le libellé des comptes prévus au plan comptable minimum normalisé peut être adapté aux caractéristiques propres de l'activité, du patrimoine et des produits et charges du notaire.
D'autre part, les comptes prévus au plan comptable minimum normalisé qui sont sans objet pour un notaire ne doivent pas figurer dans son plan comptable.
Comptabilisation des comptes professionnels
Art. 8. Les mouvements des comptes professionnels doivent être intégrés en ordre chronologique dans la comptabilité de l'étude.
Art. 9. Toutes les pièces et documents comptables doivent être classés chronologiquement. Toutefois, les pièces comptables relatives aux frais généraux de l'étude peuvent être classées chronologiquement par catégories.
Les extraits bancaires de tous les comptes professionnels doivent être classés chronologiquement par compte bancaire.
CHAPITRE II. - Provisions - Paiements
Art. 10. Préalablement à la réception d'un acte, le notaire doit être provisionné pour les frais d'actes.
Toutes les provisions, y compris les provisions pour acte de mainlevée, doivent rester inscrites au compte du client concerné aussi longtemps que l'acte n'a pas été réalisé.
Art. 11. Pour tous paiements effectués au profit de l'étude ou d'un tiers, pour un montant égal ou supérieur à 10.000 euros, les notaires sont tenus d'exiger de leurs clients l'emploi de chèques directement émis ou certifiés par une institution financière depuis moins de huit jours.
Le notaire doit indiquer dans toute lettre invitant un client à effectuer un paiement égal ou supérieur à 10.000 euros que tous les paiements y mentionnés devront être effectués au moyen d'un ou plusieurs chèques certifiés ou tirés par une institution financière, ou émis par un notaire.
Si lors de la passation d'un acte authentique et après avoir été éclairée par le notaire, une partie devant recevoir une somme, estime pouvoir accepter un paiement par un chèque non garanti (c'est à dire autre qu'un chèque certifié ou tiré par une institution financière ou émis par un notaire), il en sera fait mention dans l'acte.
Toute somme payée en l'étude ou transférée ou versée sur un compte professionnel pour compte d'un tiers dans le cadre d'une convention conclue sous seing privé doit rester rubriquée sur un compte spécial au nom du notaire détenteur de la minute jusqu'à la signature de l'acte authentique. [Toutefois, dans le cas de cession sous seing privé à titre onéreux de biens immeubles, si toutes les parties marquent leur accord à ce sujet, l'acompte ou la garantie versée par le cessionnaire peuvent être rubriqués sur un compte spécial au nom du notaire désigné par le cédant, jusqu'à la signature de l'acte authentique].
(Quatrième alinéa complété par l'assemblée générale du 22 octobre 2002).
Art. 12. § 1er. Toutes les recettes professionnelles reçues par un notaire donnent lieu à délivrance d'un reçu extrait du carnet visé à l'article 6 g) du présent règlement. Le notaire est dispensé d'établir et de délivrer ce reçu pour les paiements effectués par versement ou virement à un compte professionnel.
Les carnets doivent être utilisés dans l'ordre de leur numérotation, à commencer par le carnet portant le numéro le moins élevé de l'année la plus ancienne. Plusieurs carnets peuvent cependant être utilisés simultanément si l'organisation du travail peut en être facilitée, à condition de ne pas s'écarter plus qu'il n'est nécessaire de l'ordre fixé à l'alinéa qui précède.
§ 2. Le notaire doit exiger un reçu pour toutes sommes qu'il remet à un client, sauf si le paiement a été effectué au moyen d'un chèque nominatif, d'un virement ou d'un versement.
CHAPITRE III. - Individualisation
Art. 13. Pour individualiser un compte où figurent les dépôts de sommes ou de titres, le notaire est obligé d'indiquer le nom du ou des déposants.
Art. 14. Le notaire doit posséder un solde disponible lui permettant de faire face immédiatement à ses obligations, tant vis-à-vis des clients que des autres créanciers de l'étude disposant d'une créance exigible. Ce solde disponible résulte de la différence entre les comptes professionnels et les avoirs en caisse plafonnés à 5.000 euros, d'une part, et les sommes dues aux clients ou aux créanciers susdits, d'autre part.
Ce solde doit au minimum s'élever à 25 euros multipliés par le nombre d'actes reçus l'année précédente avec un minimum de 10.000 euros par étude sauf accord écrit du Président de la commission de contrôle ou du Président de la chambre des notaires.
Art. 15. Un compte professionnel ne peut être donné en garantie de quelque nature que ce soit, à une institution financière ou à toute autre organisme ou personne.
Art. 16. Sauf autorisation écrite du Président de la commission de contrôle ou du Président de la Chambre des notaires, une ouverture de crédit conclue dans le cadre de sa profession du notaire ou une reprise d'encours d'une telle ouverture de crédit n'est permise que pour l'acquisition d'un actif immobilisé servant à l'organisation de l'étude. Le remboursement du capital doit se faire de la même manière que l'amortissement de l'actif immobilisé financé par cette ouverture de crédit ou cette reprise d'encours.
Documents à déposer trimestriellement
Art. 17. Tous les trois mois, le notaire doit établir un relevé de la situation comptable, dont le modèle est annexé au présent règlement, ainsi qu'une balance des comptes généraux.
Doivent être annexés au relevé de la situation comptable, outre la balance des comptes généraux :
- la liste des clients créditeurs et débiteurs des comptes non rubriqués;
- la liste des clients créditeurs et débiteurs des comptes rubriqués.
Ces documents sont arrêtés au 31 mars, 30 juin, 30 septembre et 31 décembre de chaque année et seront transmis au Président de la commission de contrôle dans le mois qui suit.
Le notaire doit parapher chaque feuille du relevé et de ses annexes, et signer la dernière page du relevé et de la balance.
La balance doit répondre aux critères de l'article 3 du présent règlement et indiquer que les montants figurant aux différents comptes sont ceux arrêtés définitivement à la date de sa clôture.
CHAPITRE V. - Assurance responsabilité professionnelle
Obligation d'assurer sa responsabilité
Art. 18. Chaque notaire a l'obligation d'assurer sa responsabilité civile professionnelle pour un montant minimum de 2.500.000 euros.
Il devra justifier de cette couverture d'assurance par la production de la preuve de paiement des primes lors du contrôle de sa comptabilité.
CHAPITRE VI. - Association de notaires
Art. 19. Dans le cas visé à l'article 33, alinéa 2, de la loi organique, tous les associés doivent signer conjointement les documents, formulaires et questionnaires dont question au présent règlement.
TITRE III. - Dispositions transitoires
Art. 20. Pour les comptes professionnels existant à la date de l'entrée en vigueur du présent règlement, un exemplaire de l'engagement visé à l'article 5 du présent règlement devra être transmis au Président de la Commission de contrôle de la comptabilité dans les trois mois à compter de cette date.
Art. 21. L'article 16 du présent règlement n'est pas applicable aux ouvertures de crédit en cours lors de l'entrée en vigueur du présent règlement durant une période de trois ans à compter du premier jour du mois qui suit l'entrée en vigueur du présent règlement. Pour ces crédits, aucune reprise d'encours n'est autorisée.
Le notaire bénéficiant d'une ouverture de crédit visée à l'alinéa qui précède doit mentionner dans ses relevés trimestriels si le montant du crédit figure dans le solde disponible : dans l'affirmative, le montant du crédit devra être déduit de ce solde.
Art. 22. Par dérogation à l'article 7 du présent règlement, le plan comptable n'est applicable qu'à compter du premier exercice comptable de l'étude, qui commence après l'entrée en vigueur du présent règlement.
Art. 23. Le présent règlement entre en vigueur le même jour que l'arrêté royal contenant son approbation.
Annexe B :CHAMBRE NATIONALE DES NOTAIRES
Règlement pour le contrôle de la comptabilité
Approuvé par l'assemblée générale de la Chambre nationale des notaires le 29 janvier 2002
Ce règlement est édicté en application des articles 91, alinéa 1er, 1° et 76, 5°de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, telle que modifiée en dernier lieu par les lois du 4 mai 1999. Il établit les règles générales relatives au contrôle de la comptabilité notariale et leurs modalités d'application.
Pour l'application du présent règlement, il faut entendre par :
1° la loi contenant organisation du notariat: la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, telle que modifiée en dernier lieu par les lois du 4 mai 1999;
2° l'arrêté royal du 10 janvier 2002: l'arrêté royal du 10 janvier 2002 relatif à la gestion des sommes, titres et valeurs au porteur reçus par un notaire et au contrôle de la comptabilité des notaires;
3° la Chambre nationale : la Chambre nationale des notaires, visée aux articles 90 et suivants de la loi contenant organisation du notariat;
4° la Chambre des notaires : la Chambre des notaires, visée à la section II du titre III de la loi contenant organisation du notariat;
6° la commission de contrôle : la commission de contrôle de la comptabilité des notaires, visée au chapitre III de l'arrêté royal du 10 janvier 2002;
7° la société : toutes les sociétés visées aux articles 50 et suivants de la loi contenant organisation du notariat;
9° les comptes rubriqués : les comptes visés aux articles 34, deuxième alinéa et 34bis de la loi contenant organisation du notariat;
10° l'expert : le réviseur d'entreprises ou l'expert comptable chargé d'un contrôle de comptabilité conformément aux articles 12 et suivants de l'arrêté royal du 10 janvier 2002;
11° le règlement pour la comptabilité : le règlement pour l'organisation de la comptabilité des notaires, approuvé par l'assemblée générale de la Chambre nationale des notaires le 9 octobre 2001.
TITRE II. - Organisation du contrôle de la comptabilité
Article 3 : Contrôle sur base des pièces comptables
Le contrôle de la comptabilité des notaires s'effectue suivant les règles fixées par l'arrêté royal du 10 janvier 2002, sur base des pièces comptables visées à l'article 6 du règlement pour l'organisation de la comptabilité, et des documents annexés à ce règlement.
Article 4 : Renseignements et documents complémentaires
§ 1er. L'expert peut, lors de chaque contrôle, exiger la production de toutes les pièces comptables ou autres documents lui permettant d'exécuter sa mission visée par l'article 15 de l'arrêté royal du 10 janvier 2002.
En outre, dans le cadre du contrôle visé par l'article 21 du même arrêté royal, le notaire doit fournir à l'expert tous les renseignements et documents complémentaires que ce dernier juge indispensables pour l'exécution de sa mission.
En cas de refus ou de manque de collaboration du notaire, l'expert en avisera par écrit dans les quatre jours ouvrables le Président de la commission de contrôle qui en avisera, le cas échéant, le syndic de la Chambre des notaires.
§ 2. Les membres de la commission de contrôle désignés conformément à l'article 16 de l'arrêté royal du 10 janvier 2002 peuvent, dans le cadre de leur mission, exiger la production de toutes pièces comptables ou autres documents leur permettant d'exécuter leur mission visée à l'article 18 dudit arrêté royal.
En cas de refus ou de manque de collaboration du notaire, ils en aviseront par écrit dans les quatre jours ouvrables le Président de la commission de contrôle, qui en avisera, le cas échéant, le syndic de la Chambre des notaires.
CHAPITRE II. - Procédure pour les contrôles
Article 5 : Fixation des dates
§ 1er. Le Président de la commission de contrôle ou le membre de la commission qu'il délègue informent par écrit le notaire, de la date à laquelle la situation comptable de l'étude doit être arrêtée pour le prochain contrôle, que ce contrôle ait lieu sur base de documents ou en l'étude du notaire.
Dans les quinze jours de la réception de cet écrit, le notaire adresse au Président de la commission de contrôle, les documents visés à l'article 17 du règlement pour l'organisation de la comptabilité, et les attestations prévues au formulaire dont le modèle est annexé au présent règlement. Les 4ème et 5ème alinéas dudit article 17 sont d'application.
§ 2. Le cas échéant, la date d'un contrôle en l'étude est ensuite communiquée au notaire concerné par le Président de la commission de contrôle ou le membre de la commission qu'il délègue. En cas d'empêchement motivé, le notaire peut demander que le contrôle ait lieu à une autre date.
Article 6 : Indications obligatoires
§ 1er. Lorsque le contrôle est fait sur base des documents et attestations visés à l'article 3 du présent règlement, ceux-ci sont paraphés et signés par l'expert.
§ 2. Lorsque le contrôle est fait en l'étude, la date du contrôle figure sur chacun des documents et formulaires.
Article 7 : Contrôle de l'application des règles relatives au Fonds notarial
Les membres de la commission de contrôle désignés conformément à l'article 16 de l'arrêté royal du 10 janvier 2002 doivent, lorsqu'ils en sont requis par le Président de la commission de contrôle, vérifier si le notaire a appliqué les règles relatives au Fonds notarial, institué par l'article 117 de la loi contenant organisation du notariat.
Ils mentionnent le résultat de leurs vérifications sur un formulaire ad hoc établi par le comité de direction de la Chambre nationale. Le Président de la commission de contrôle fait parvenir ce formulaire au Fonds notarial.
CHAPITRE III. - Les relevés trimestriels de la situation comptable
Article 8 : Vérification
Les relevés trimestriels de la situation comptable, visés à l'article 17 du règlement pour l'organisation de la comptabilité, font l'objet d'une vérification effectuée par un ou plusieurs membres de la commission de contrôle, désignés à cette fin par le Président de ladite commission.
CHAPITRE IV. - Contrôles en cas de cession d'une étude
Article 9: Contrôle avant la cession d'une étude
Lorsque, conformément à l'article 55, § 3, c) , de la loi contenant organisation du notariat, le montant de l'indemnité de reprise d'une étude notariale doit être déterminé, un contrôle supplémentaire de la comptabilité du notaire cédant a lieu, selon le cas :
1° dans le mois suivant le décès, la destitution ou l'annulation de la nomination du notaire;
2° dans le courant du deuxième mois qui précède la date à laquelle le notaire est considéré comme démissionnaire en vertu des dispositions de l'article 2, alinéa 1er, de la loi contenant organisation du notariat;
3° dans le mois après que la Chambre des notaires ait été avisée de l'intention du notaire de donner sa démission dans le cas visé à l'article 2, alinéa 2, de la loi contenant organisation du notariat.
Ce contrôle supplémentaire n'a toutefois pas lieu si le contrôle annuel visé à l'article 20 de l'arrêté royal du 10 janvier 2002 a eu lieu :
1° dans les trois mois précédant le décès, la destitution ou l'annulation de la nomination du notaire;
2° dans le courant du cinquième, quatrième ou troisième mois précédant la date à laquelle le notaire est considéré comme démissionnaire en vertu des dispositions de l'article 2, alinéa 1er, de la loi contentant organisation du notariat;
3° dans les trois mois précédant la date à laquelle la Chambre des notaires a été avisée de l'intention du notaire de donner sa démission dans le cas visé à l'article 2, alinéa 2, de la loi contenant organisation du notariat.
Article 10 : Contrôle après la prestation de serment du successeur d'un notaire remplacé
§ 1er. Dans les cas où un notaire titulaire est remplacé, un contrôle supplémentaire de la comptabilité du cédant a lieu dans un délai d'un mois suivant la prestation de serment du cessionnaire.
Ce contrôle supplémentaire n'a toutefois pas lieu si le contrôle annuel visé à l'article 20 de l'arrêté royal du 10 janvier 2002 a eu lieu dans les trois mois précédant la prestation de serment du cessionnaire.
§ 2. Tout paiement fait par ou pour compte du cessionnaire et relatif à l'indemnité visée à l'article 55, § 3, c) , de la loi contenant organisation du notariat doit être effectué sur un compte spécial ouvert au nom du cédant auprès d'un établissement visé à l'article 3, deuxième alinéa, premier tiret, de l'arrêté royal du 10 janvier 2002, désigné par le cédant. Le cessionnaire devra obtenir de cet établissement un engagement d'aviser par écrit la Chambre des notaires du ressort où est située l'étude, lors de chaque paiement.
L'établissement ne pourra mettre l'avoir de ce compte à la disposition du titulaire dudit compte que sur présentation d'une autorisation écrite de libérer les fonds en tout ou en partie, délivrée par la Chambre des notaires du ressort où est située l'étude.
La Chambre des notaires ne délivrera autorisation de libérer la totalité des fonds qu'après qu'elle soit mise en possession par le cédant du certificat visé à l'article 442bis du Code des impôts sur les revenus 1992 et après qu'elle se soit assurée qu'il résulte d'un contrôle de la comptabilité du cédant, tel que prévu au § 1er, que toutes les sommes exigibles qui sont dues par le cédant ou son étude ont été payées :
- aux clients de l'étude;
- aux créanciers de l'étude;
- à l'autorité compétente du chef de droits d'enregistrement ou d'hypothèque relatifs aux actes passés par ou pour compte du cédant;
- à l'autorité compétente du chef de toutes taxes (p.ex. T.V.A.) dues par suite de l'activité professionnelle;
- à l'Etat belge du chef du précompte professionnel retenu sur les appointements;
- à l'Office National de Sécurité Sociale tant du chef du cédant que de son personnel salarié.
Article 11 : Adaptation des documents-modèles
Le comité de direction de la Chambre nationale peut, en cas de nécessité, apporter des modifications aux modèles de documents relatifs au contrôle de la comptabilité.
Le présent règlement entre en vigueur le même jour que l'arrêté royal du 10 janvier 2002.
CHAPITRE 7. CONTROLE DE LA COMPTABILITE DES NOTAIRES
Sous réserve du chapitre 6…
10 JANVIER 2002 .- A.R. publié au M.B. le 12 janvier 2002 relatif à la gestion des sommes, titres et valeurs au porteur reçus par un notaire et au CONTROLE de la COMPTABILITE DES NOTAIRES.
Accès facile au texte via CHRONO
FR http://www.juridat.be/cgi_loi/loi_F.pl?cn=2002011030
NL http://www.juridat.be/cgi_loi/loi_N.pl?cn=2002011030
CHAPITRE 8. DEONTOLOGIE - STAGE - ASSOCIATION AVEC D'AUTRES NOTAIRES
Droit fiscal : Scission SPRL notariale - Modèle ( ancien… ) association notaire – candidat-notaire .
Adoption par la Chambre Nationale d'un CODE DE DEONTOLOGIE
Code de deontologie - avec commentaire: doctrine,jurisprudence… - 2005
Association des notaires ( extrait de e-notariat du 12/05/05)
Deux notaires associés peuvent-ils être désignés dans le même dossier de liquidation-partage judiciaire, l'un comme notaire-liquidateur et l'autre comme notaire représentant les parties défaillantes et récalcitrantes ? En l'occurrence, il s'agit de deux notaires titulaires et un de ces notaires poursuit la désignation de son prédécesseur conformément à l'art. 54 Loi de Ventôse.
R.: Sauf le cas particulier prévu à l'art. 9§2 de la Loi de Ventôse, pas ici d'application ) rien n'interdit pour deux notaires associés, de se voir l'un et l'autre confié un mandat judiciaire dans une liquidation-partage judiciaire, soit comme notaire liquidateur, soit comme notaire représentant les parties défaillantes et récalcitrantes. L'article 50 de la dite loi prévoit explicitement que chaque notaire associé reste personnellement titulaire de la fonction de notaire.
Un notaire doit recevoir un acte pour lequel une procuration a été signée en 2000 ( il n'était pas encore notaire (associé).
Or dans cette procuration on a désigné deux clercs de l'étude lesquels sont entre temps devenus notaire (les deux faisant partie actuellement de l'association).La question est de savoir si la personne devenue notaire associé peut ou pas représenter la personne qui a donné procuration à l'époque.
REPONSES ( M.L. ALN 19/08/2006) :
1. Un notaire associé ne peut recevoir d’acte auquel un de ses associés est partie… (art. 51 §7 L. ventôse).Cas où une partie résidant à l’étranger avait désigné (par procuration devant le Consul belge à Washington) un notaire associé de l’étude. Impossible de faire passer l’acte par un des associés donc. Le Centre de Consultation a confirmé l’impasse. Solution: nouvelle procuration.
2. J'ai lu l'article qui est le pendant de l'article 9 mais ici le notaire représentant n'est, sauf erreur de ma part,pas partie puisqu'il ne fait que représenter la personne en question...la notion de partie étant définie par 'parties à l'acte instrumentaire aussi bien que celle qui sont parties à la convention...3. MAIS: La notion de partie à l'acte concerne aussi bien les personnes engagées dans la convention que leurs représentants !
4.La substitution de mandataire n’est pas une solution car le premier mandataire reste partie à l’acte en ce sens (si je me souviens bien) qu’il est toujours le représentant du mandant et continue à répondre de l’accomplissement de son mandat à ce dernier…
CONCLUSION : soit nouvelle procuration soit prêt de ministère
Chambre des Représentants : Bulletin B127 Question et réponse B 528 du 23/01/ 2002
QUESTION p.13008 de M. Servais Verherstraeten, CD&V au Ministre de la Justice
Conformément à l'article 52, § 1er, de la loi du 16 mars 1803 contenant organisation du notariat, tel que modifié par l'article 29 de la loi du 4 mai 1999, dénommée ci-après la «loi sur le notariat», un notaire peut exercer sa profession avec un ou plusieurs notaires de résidence différente à condition de remplir un certain nombre de formalités légales. Dans la loi, il a été tenu compte du fait qu'une société de notaires peut faire faillite et, par conséquent, il a été prévu un délai de cinq ans dans lequel un notaire peut réintégrer sa résidence originale. Le législateur a voulu ainsi encourager les notaires à constituer des sociétés. Dans ce cadre, je souhaiterais poser quelques questions qui concernent toutes une association hypothétique entre un notaire A d'une commune A et un notaire B d'une commune B, cette société étant établie dans la commune B et les notaires A et B étant membres de l'association A-B depuis au moins cinq ans. 1. Lorsqu'il a repris l'étude A située dans la commune A, le notaire A a payé une indemnité de reprise conformément à l'article 55 de la loi sur le notariat. Dans le cadre de la société constituée avec le notaire B, les éléments meubles corporels et incorporels liés à l'organisation de l'étude ainsi que les honoraires dus pour les expéditions et les honoraires d'exécution sont rémunérés par la cession de parts dans la société. Les statuts de la société précisent les conditions dans lesquelles un associé peut quitter la société ainsi que les droits et les devoirs des anciens associés. A, qui après la fin de la société a une résidence en surnombre dans la commune B et qui du fait de son appartenance à la société depuis au moins cinq ans ne peut plus retourner dans la commune A, peut-il prétendre, lorsque son successeur est nommé dans la commune B, à une indemnité, tout comme un notaire qui a été nommé à une résidence dans la commune B et n'a jamais participé à une société? 2. Le fait que le notaire A ait une résidence en surnombre dans la commune B entraîne-t-il, au moment où il est admis à la retraite, la suppression de la résidence en surnombre de telle sorte que le notaire A ne pourra plus avoir de successeur? 3. A reste-t-il le gardien des minutes de la résidence A (qui sont antérieures à la société) pendant les cinq premières années de la société ayant son siège dans la commune B? 4. A reste-t-il le gardien des mêmes minutes après ces cinq ans? 5. Le reste-t-il même après la fin de la société A-B, ceci impliquant que le notaire A aurait alors une résidence en surnombre dans la commune B? 6. L'article 52, § 1er, septième alinéa, de la loi sur le notariat prévoit que ce septième alinéa ne s'applique pas lorsque l'association a lieu entre des notaires dont la résidence est située dans une même commune. a) Ne craignez-vous pas qu'il y ait violation du principe d'égalité entre les sociétés situées dans les limites d'une même commune et les sociétés situées en dehors? Si ce n'est pas le cas, quels sont la ratio legis et le fondement objectif de cette distinction? b) Avez-vous connaissance d'éventuelles procédures à suivre?
REPONSE NORMALE p.13600
L'article 52, § 1er, dernier alinéa, de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, entraîne la création d'une résidence en surnombre. A l'occasion de l'admission à la retraite du notaire A, l'avis de la chambre compétente et du président du tribunal de première instance quant au maintien éventuel de la résidence est demandé, conformément à l'article 31, alinéa 2, de cette loi (comme c'est le cas pour toute résidence devenant vacante). Aux termes de ce même alinéa, une résidence ne peut être supprimée que pour autant que les deux avis s'expriment unanimement en ce sens. Dans le cas évoqué, il est donc possible que le notaire A en question n'ait pas de successeur. Ceci peut également être le cas pour tout autre notaire dès lors que le nombre de places par arrondissement est supérieur au nombre de places fixé en application de l'article 31, alinéa 1er, de la loi du 25 ventôse an XI contenant organisation du notariat, moins une. 6. a) Il me semble qu'il n'est pas porté atteinte au principe d'égalité. Dans le cas où des notaires d'une même commune s'associent, ils conservent tous leur résidence attribuée initialement. Si l'association, pour quelque raison que ce soit, est dissoute après plus de 5 ans, chaque notaire concerné peut reprendre sans autres formalités le cours de ses affaires. Lorsqu'une association de notaires de différentes communes est dissoute après plus de 5 ans, pour quelque raison que ce soit, le notaire qui a transféré son étude vers une autre commune ne peut plus retourner vers la commune où il avait initialement sa résidence. Ensuite de la loi, sa résidence à cet endroit est en effet déclarée vacante après 5 ans. L'intéressé deviendrait donc un notaire sans résidence et ne pourrait plus exercer sa profession. Ceci ne peut en aucun cas être la conséquence d'une dissolution d'une association. Le fait de prévoir une place en surnombre dans la commune de sa dernière activité permet de remédier à ce problème. b) Je n'ai pour l'heure, pas plus que mes services, connaissance d'une quelconque procédure en la matière.
REPONSE COMPLEMENTAIRE p.15960
En complément à la réponse donnée aux points 2 et 6 de la présente question (Questions et Réponses, Chambre, 2000-2001, nos 50-114, p. 13600), je peux communiquer ci-après à l'honorable Membre la réponse aux points 1, 3, 4 et 5. 1. Chaque notaire titulaire, associé ou non, a droit, lors de la cession de son étude ou des parts qu'il possède dans une société, à une indemnité calculée conformément à l'article 55 de la loi contenant organisation du notariat et à l'arrêté royal du 10 août 2001 relatif à l'indemnité de reprise d'une étude notariale. Dans la pratique, l'indemnité de reprise est calculée par un expert - à savoir un réviseur d'entreprise ou un comptable désigné par la Chambre nationale des notaires - sur la base du revenu net de l'étude au cours des cinq années civiles précédant l'estimation, ce moyennant quelques adaptations, l'expert pourra se baser sur le revenu de la société au cours des cinq dernières années et calculer la part de ce revenu revenant au notaire intéressé. Lorsque après dissolution de la société, un notaire associé se rétablit, en surnombre, dans sa propre résidence dans la commune où est établi le siège de la société, l'expert qui procède à l'estimation devra établir une distinction entre le temps où le notaire cédant a travaillé en association et le temps où il a travaillé seul. Pour la période d'activité en association, l'expert se basera sur la part de l'intéressé dans le revenu net annuel de la société, pro rata temporis, pour les années qui entrent en ligne de compte. Pour la période où l'intéressé a travaillé seul, il va de soi que les règles ordinaires sont d'application. En fonction de la situation de fait, l'expert est libre de corriger à la baisse le revenu moyen sur la base de raisons économiques ou d'équité (article 13 dudit arrêté royal du 10 août 2001). 3. Dans le cadre d'une association entre deux titulaires, les actes sont inscrits dans un seul répertoire ouvert au nom de la société. Ce répertoire est détenu par le notaire titulaire qui est désigné dans le contrat d'association et reste déposé auprès de ce dernier, même après la dissolution éventuelle de la société. Ce répertoire contient exclusivement les minutes rédigées au cours de l'association. En ce qui concerne les minutes et les répertoires antérieurs à l'association et conservés par chacun des associés, l'article 51, § 5, alinéa 2, de la loi contenant organisation du notariat prévoit uniquement que les notaires associés ont chacun le droit de délivrer des grosses et expéditions des actes reçus par les autres associés ou détenus par eux. Chaque notaire titulaire associé reste donc le gardien des minutes et des répertoires antérieurs au début de l'association. 4. Même à l'expiration du délai des cinq premières années d'association, les minutes et les répertoires antérieurs à l'association continuent d'être conservés par leur gardien initial. 5. Les minutes et les répertoires suivent le titulaire qui est le gardien initial, même lorsque celui-ci réintègre sa résidence à la suite de la dissolution éventuelle de la société après cinq ans d'association, et ce dans la commune où est établi le siège de la société.
5. DROIT FISCAL
Scission de sociétés - Scission fiscalement neutre
La demande vise à obtenir une décision anticipée, sur le fait que la scission partielle de la SPRL X, par laquelle cette dernière transfère une partie de ses actifs, à savoir ceux relatifs à l’activité notariale, à une société de droit belge nouvellement constituée, la SPRL Z, peut être réalisée en neutralité fiscale conformément à l’article 211 du Code des impôts sur les revenus 1992 (CIR 92)…. Le SPF Finances décide que l’opération de scission partielle… ne peut être réalisée en neutralité fiscale conformément à l’article 211, CIR 92
6. Le modèle d'acte d'association – probablement dépassé - a été supprimé de ce site… Si vous en avez un récent..
© 0RGANISATION ET CONTROLE DE LA COMPTABILITE NOTARIALE
(Tous droits de reproduction, même partiellement, réservés à l'auteur )
Etude actualisée au 20 mars 2004 rédigée par Me Robert MEUNIER, notaire à Seraing , ancien Vice-Président Fédération Royale du notariat belge, et destinée à comprendre les interactions entre les différents textes votés et les obligations de chacun.
Cet outil de travail pour ceux font partie des commissions de contrôles des comptabilités est ici reproduit avec l'autorisation de l'auteur.
Avertissement : La présente note est un document de travail personnel et n’a d’autre prétention que de faciliter la lecture des dispositions légales et réglementaires, dispersées dans de nombreux textes. Certains commentaires n’engagent que l’auteur .Toutes les observations sont les bienvenues robert.meunier@notaire.be
1. Les sources légales et réglementaires.............................................................. 4
1.1. Loi organique du notariat, du 25 ventôse an XI, modifiée par la loi du 4 mai 1999.. 4
1.2. Arrêté Royal du 10 janvier 2002................................................................ 4
1.3. Règlement de la Chambre nationale des notaires du 9 octobre 2001 modifié le 22 octobre 2002
1.4. Règlement de la Chambre nationale des notaires du 29 janvier 2002................... 4
1.5. Arrêté Royal du 9 mars 2003......................................................................... 4
2. L’entrée en vigueur des dispositions légales et réglementaires.................................. 4-5
3. Les obligations imposées aux notaires
3.1. Les textes.............................................................................................. 5-6
3.2. Les obligations imposées aux notaires..................................................... 6
3.2.1. Obligation de tenir une comptabilité à partie double et de respecter un plan
comptable ….……………………………………………………………………...6-7-8
3.2.2. Obligation d’adopter un programme informatique répondant aux critères sub 3.2.1 8
3.2.3. Interdiction d’ouvrir des comptes dans un établissement de crédit « non agréé » 8-9
3.2.4. Obligation d’individualisation...................................................... 9
3.2.5. Obligation de consigner ........................................................... 10
3.2.6. Distinction comptes privés et professionnels – Ouvertures de crédit.. 10-11
3.2.7. Obligation de classement chronologique....................................... 12
3.2.8. Obligation de provisionner et Interdiction de transférer les provisions pour frais avant réalisation d’un acte
3.2.9. Obligation d’exiger le paiement par chèque certifié ou « chèque agence » 12
3.2.10. Obligation de rubriquer les acomptes chez le notaire détenteur de la minute 12-13
3.2.11. Obligation de délivrer reçu....................................................... 13
3.2.12. Obligation permanente de maintenir un volant de sécurité............. 13-14
3.2.13. Obligation de déposer un relevé trimestriel de la situation comptable... 14
3.2.14. Obligation en matière d’assurance professionnelle........................... 14
3.2.15. Cas spécial d’une association.............................................................. 14
4. Les contrôles de comptabilité........................................................................... 15
4.1.Les sources légales et réglementaires.............................................................. 15
4.1.1. Loi du 25 ventôse an XI
4.1.2. Arrêté Royal du 10 janvier 2002
4.1.3. Règlement de la Chambre Nationale du 29 janvier 2002..................... 15
4.2. Entrée en vigueur : Arrêté Royal du 9 mars 2003 (MB du 1 avril 2003).................... 16
4.3. Les acteurs et leurs rôles.
4.3.1. La Chambre nationale des notaires .............................................. 16
4.3.2. La Chambre Provinciale des notaires........................................ 16-17
4.3.3. La commission de contrôle des comptabilités.................................. 17
4.3.4. Le Président de la commission de contrôle des comptabilités............... 17
4.3.5. Les membres de la commission de contrôle des comptabilités.......... 18-19
4.3.6. Les experts....................................................................... 19-20
4.3.7. Les notaires contrôlés.......................................................... 20-21
4.3.8. Les cédants et cessionnaires d’une étude. 21
4.4. Les procédures de contrôles
4.4.1. Contrôle trimestriel................................................................. 22
4.4.2. Contrôle annuel............................................................. 22-23-24
4.4.3. Contrôle trisannuel................................................................. 24
4.4.4. Contrôle supplémentaire ponctuel............................................... 24
4.4.5. Contrôle supplémentaire en cas de cession d’ étude......................... 24
4.4.6. Contrôle pour le fonds notarial................................................... 25
4.5. Production des documents comptables................................................ 25
4.6. Communication de renseignements particuliers à l'expert ........................ 25
4.7. Les rapports :
4.7.1. Missions différentes = rapports différents.................................... 26
4.7.2. Responsabilité de l’expert......................................................... 26
4.7.3. Responsabilité du membre de la commission de contrôle.................... 26
4.7.4. Rapport de l’expert ................................................................ 26
4.7.5. Rapport de la commission de contrôle des comptabilités................ 26-27
4.8. Le secrétariat et les frais des contrôles ............................................... 27
4.9. Le secret professionnel .................................................................. 27
4.10. Les sociétés professionnelles de notaires : application par analogie. ........... 27
1. LES SOURCES LEGALES ET REGLEMENTAIRES
La matière relative à l’organisation de la comptabilité notariale et à son contrôle est disséminée dans plusieurs dispositions légales et réglementaires :
1.1. La loi du 25 ventôse an XI, modifié par la loi du 4 mai 1999, publiée au Moniteur belge du 1 octobre 1999, entrée en vigueur le 1 janvier 2000
1.2. Arrêté Royal du 10 janvier 2002 relatif à la gestion des sommes, titres et valeurs aux porteurs reçus par le notaire et au contrôle de la comptabilité des notaires, publié au Moniteur belge du 12 janvier 2002, entrée en vigueur le 12 janvier 2002.
1.3. Règlement de la Chambre nationale des notaires du 9 octobre 2001, pour l’organisation de la comptabilité, voté par l’ assemblée générale du 9 octobre 2001, modifié par l’assemblé générale du 22 octobre 2002, approuvé par Arrêté Royal du 9 mars 2003 publié au Moniteur belge du 1 avril 2003, et entrant en vigueur le 1 avril 2003 (article 3).
1.4. Règlement de la Chambre nationale des notaires du 29 janvier 2002, pour le contrôle de la comptabilité, voté par l’ assemblée générale du 29 janvier 2002, approuvé par Arrêté Royal du 9 mars 2003 publié au Moniteur belge du 1 avril 2003, et entrant en vigueur le 1 avril 2003 (article 3)
1.5. Arrêté Royal du 9 mars 2003 portant approbation des Règlements sub 1.3 et 1.4. de la Chambre nationale des notaires, publié au Moniteur belge du 1 avril 2003, entré en vigueur le 1 avril 2003.
En outre, on trouve dans certains textes ayant d’autres objectifs que la comptabilité notariale, des dispositions la concernant. Ainsi :
· Arrêté Royal organisant le contrôle du fonds notarial du 29 décembre 1999, publié au Moniteur belge le 31.12.1999 et entré en vigueur le 1 janvier 2000.
· Arrêté Royal déterminant le calcul de la contribution, au Fonds Notarial, des sociétés professionnelles, du 29 décembre 1999, publiée au Moniteur le 29 décembre 1999 entré en vigueur le 1 janvier 2000.
· Arrêté Royal établissant les règles de calcul et l’indexation du revenu moyen de l’ étude lors d’une cession, publié au Moniteur belge du 10 août 2001, entré en vigueur le 18 août 2001.
2. L’entrée en vigueur des dispositions légales et réglementaires.
Outre les dates d’entrée en vigueur indiquées ci-avant, les précisions suivantes doivent être faites :
2.1. Le règlement adopté le 9 octobre 2001 par la Chambre Nationale en matière d’organisation de la comptabilité notariale, porte qu’il entrera en vigueur le même jour que l’ arrêté royal contenant son approbation (article 23) , soit en l’occurrence le 1 avril 2003 (article 3 de l’ Arrêté Royal du 9 mars 2003, publié au Moniteur belge le 1 avril 2003)
2.2. Cependant, une disposition transitoire retarde l’entrée en vigueur des plans comptables, lequel ne seront obligatoires qu’à compter du premier exercice comptable de l’étude, qui commence après l’entrée en vigueur du règlement. Il s’agira donc :
2.2.1. pour les notaire exerçant en personne physique, du 1 janvier 2004.
2.2.2. pour les notaires exerçant en société, du premier jour de l’exercice comptable qui suivra le 1 avril 2003.
2.3. Il faut ajouter que le Roi, lorsqu’il a pris l’arrêté d’approbation du règlement du 9 octobre 2001 , était autorisé à procéder à des modifications au règlement lui-même, et notamment aux plan comptables, ce en vertu du pouvoir lui octroyé par la loi de ventôse (article 91 alinéa 2). Lors des discussions préparatoires à l’adoption de l’Arrêté Royal, certaines modifications ont été apportées aux plans comptables tels qu’ils avaient été adoptés par l’assemblée générale de la Chambre nationale.
2.4. Le règlement adopté le 29 janvier 2002 par la Chambre Nationale en matière de procédure de contrôle de la comptabilité notariale, stipule qu’il entrera en vigueur le même jour que l’arrêté royal du 10 janvier 2002. Pour rappel, il s’agit ici du premier Arrêté Royal pris en exécution de la loi de ventôse, relatif à la gestion des sommes, titres et valeurs aux porteurs reçus par le notaire et au contrôle de la comptabilité, publié au Moniteur le 12 janvier 2002 et entré en vigueur le 12 janvier 2002.
Ce Règlement du 29 janvier 2002 a été approuvé par un Arrêté Royal du 9 mars 2003 (Arrêté Royal qui est entré en vigueur le 1 avril 2003), et n’est donc entré en vigueur que le 1 avril 2003.
2.5. La Chambre Nationale avait décidé, lors de l’assemblée générale du 9 octobre 2001, que les dispositions réglementaires qu’elle prenait, étaient d’application immédiatement dans les rapports entre notaires, sans attendre l’Arrêté Royal d’approbation.
3. Les obligations imposées aux notaires.
3.1.- Le texte de base : La loi de ventôse, modifiée par la loi du 4 mai 1999.
L’ensemble des règles relatives à l’organisation de la comptabilité notariale et son contrôle, repose sur trois articles de la loi de ventôse , les articles 33, 34 et 34 bis.
L’article 33 précise l’obligation pour le notaire de tenir une comptabilité destinée à constater les recettes et les dépenses de toute nature, effectuées par lui, soit à l’occasion d’un acte ou d’une opération de son ministère, soit pour le compte de clients ou de mandants, cette comptabilité devant permettre à tout moment la constatation immédiate de la situation de l’ Etude.
La Chambre nationale des notaires, sur base de ce texte, a prescrit l’obligation pour chaque notaire de respecter un plan comptable particulier, tant lorsqu’il exerce son activité en personne physique qu’en société. Ces plans comptables (il y en a 2, l’un pour les personnes physiques, le second pour les sociétés) sont annexés au Règlement approuvé le 9 octobre 2001, entré en vigueur le 1 avril 2003. (voir supra 3.2.1.)
L’article 33 de la loi de ventôse invite également le Roi à organiser le contrôle de la comptabilité, ce qui a été fait par l’Arrêté Royal du 10 janvier 2002, publié au Moniteur et entré en vigueur le même jour, soit le 12 janvier 2002. Ce dernier précise dans ses attendus que ce contrôle renouvelé et renforcé doit s’appliquer à partir du 1 janvier 2002.
Un nouvel alinéa a été ajouté à l’article 33 qui prévoit que lorsque des notaires exercent leur profession en association au sein d’une société, une seule comptabilité doit être tenue.
L’article 34 organise l’individualisation des sommes détenues par un notaire pour compte d’autrui au-delà d’un délai d’un mois. Le délai d’individualisation qui était de trois mois a été ramené à un mois. Les règles d’individualisation sont obligatoires pour les sommes supérieures à 2.500 euros[1] .
L’article 34 bis fait de même pour les titres et valeurs aux porteurs, mais maintient le délai à trois mois.
On trouvera également dans la loi de ventôse, des indications relatives à la comptabilité notariale et/ou à son contrôle, notamment aux articles 54 à 62 relatif à la cession d’une étude notariale et à l’article 117 traitant du Fonds notarial.
L’arrêté royal et l’arrêté ministériel du 14 décembre 1935 sont abrogés depuis le 12 janvier 2002 ([2]) de même que l’arrêté du 2 Nivôse an XII repris dans l’arrêté royal du 18 mars 1987 et l’article 34 ter de la loi de Ventôse.
3.2.- Les obligations imposées aux notaires.
Outre le respect du plan comptable arrêté par la Chambre Nationale et les règles nouvelles en matière d’individualisation, nous trouvons dans les textes, de nouvelles obligations imposées aux notaires depuis le 9 octobre 2001, 12 janvier 2002, et 1 avril 2003 selon l’origine du texte.
Toutes ces dispositions sont applicables tant aux notaires exerçant leur profession en personne physique qu’au sein d’une société.
3.2.1. Obligation de tenir une comptabilité à partie double et de respecter un plan comptable.
La loi de Ventôse, organique du notariat, et l’ Arrêté Royal du 10 janvier 2002 étant muets sur le sujet, mais imposant un objectif précis à la Chambre nationale, celle-ci a décidé d’imposer l’obligation de tenir une comptabilité à partie double, comptabilité qui devra en outre respecter au minimum les prescriptions d’un plan comptable qu’elle a arrêté (articles 3 , 7 et 22 du Règlement de la Chambre nationale du 9 octobre 2001).
Le notaire a donc l’obligation de tenir une comptabilité :
i. à partie double
ii. respectant le plan comptable minimum. [3]
Les plans comptables (il y en a deux, l’un pour les notaires exerçant en personne physique et le second pour les notaires en société) ne sont applicables qu’à compter du premier exercice comptable débutant après le 1 avril 2003, soit l’exercice 2004. [4]
Ces plans comptables énoncent le nombre minimum de comptes auxquels le notaire ne peut déroger. Toutefois le libellé des comptes prévus au plan comptable minimum normalisé peut être adapté aux caractéristiques propres de l’activité, du patrimoine et des produits et charges du notaire. D’autre part, les comptes prévus au plan comptable minimum normalisé qui sont sans objet pour un notaire, ne doivent pas figurer dans son plan comptable. (article 7 du Règlement adopté par la Chambre nationale le 9 octobre 2001).
Cette comptabilité doit, dit le texte, permettre au moins et à tout moment de répondre aux critères suivants :
Ø refléter la situation de l’étude, et notamment permettre de constater les recettes et les dépenses de toute nature effectuées par le notaire, soit à l’occasion d’un acte ou d’une opération de son ministère, soit pour compte de clients ou de mandants,
Ø permettre d’arrêter immédiatement les sommes dues aux tiers tant de manière globale qu’individuelle, (c’est à dire permettre de dresser à tout moment la balance de tous les comptes clients créditeurs et débiteurs).
Ø permettre d’établir le solde disponible étant la différence entre les comptes professionnels et les avoirs en caisse d’une part, et les sommes dues aux clients d’autre part,
Ø permettre de manière fiable et transparente le contrôle de la comptabilité.
Les programmes informatiques doivent « au minimum » répondre à ces critères sous peine de voir leur usage interdit par la Chambre Nationale. (cf supra 3.2.2.)
L’article 6 du règlement de la Chambre nationale du 9 octobre 2001 précise également les pièces comptables dont la tenue est obligatoire :
Ø livre journal qui constate jour par jour et par ordre de date, article par article, sans blanc, lacune, transport en marge, toutes les opérations comptables de l’étude.
Ø grand livre des comptes généraux et particuliers
Ø registre des frais d’acte, contenant dans l’ordre chonologique des actes, sous le nom du client, le numéro du répertoire et les frais perçus pour chaque acte.
Ø livre de caisse.
Ø livre des dépôts des titres et valeurs visés à l’article 34 bis de la loi de ventôse.
Ø livre de l’enregistrement
Ø carnet de reçus délivrés par la Chambre provinciale, à la demande et aux frais du notaire.
Ø registre des balances trimestrielles des comptes généraux. [5]
Les livres comptables doivent être conservés jusqu’à l’expiration de la dixième année suivant la date de clôture. (article 33 alinéa 4 de la loi de ventôse). Ils peuvent être tenus sur des feuilles volantes numérotées et classées chronologiquement, à l’exception des carnets de reçus qui doivent être reliés. (article 6 du Règlement de la Chambre nationale du 9.10.2001)
Si la comptabilisée est informatisée, un support écrit n’est pas obligatoire. Toutefois, l’ensemble des journaux, des comptes généraux et particuliers, le bilan et les balances doivent être imprimés une fois par an au plus tard à la fin du mois qui suit l’exercice comptable. (article 6 alinéa 4 du Règlement Chambre nationale du 9.10.2001).
3.2.2. Obligation, si comptabilité informatique, d’adopter un programme répondant aux critères sub 3.2.1. (article 3 alinéa 3 du règlement Chambre nationale du 9.10.2001)
Les textes n’imposent pas l’obligation d’avoir recours à une comptabilité informatique, mais il sera pratiquement impossible de prétendre respecter les obligations imposées tant pour l’organisation de la comptabilité que pour le contrôle de celle-ci, en conservant une comptabilité manuelle.
Lorsqu’il sera fait usage d’une comptabilité informatique, le programme doit respecter les critères ci-dessus repris sub 3.2.1.. A défaut, la Chambre Nationale, dûment informée par le Président de la commission de contrôle et l’expert chargé d’un contrôle de comptabilité, pourra en interdire l’usage.
Si la comptabilisée est informatisée, un support écrit n’est pas obligatoire. Toutefois, l’ensemble des journaux, des comptes généraux et particuliers, le bilan et les balances doivent être imprimés une fois par an au plus tard à la fin du mois qui suit la clôture de l’exercice comptable.[6]
3.2.3. Interdiction d’ouvrir des comptes dans un établissement de crédit « non agréé ».
L’article 2 de l’Arrêté Royal du 10 janvier 2002 prescrit à chaque notaire l’interdiction d’ouvrir dans le cadre de l’exercice de sa profession, un compte professionnel dans un établissement de crédit qui n’aurait pas renoncé :
Ø au principe de l’unicité des comptes.
Ø A la compensation légale et conventionnelle,
et ce tant entre les comptes privés et professionnels du notaire qu’entre ses différents comptes professionnels.
Le notaire devra, lors de l’ouverture d’un compte, adresser, par pli recommandé, dans les quinze jours de sa réception, à la commission de contrôle des comptabilités, un engagement écrit irrévocable, de l’établissement de crédit établissant cette renonciation. (article 5 du règlement Chambre nationale du 9 octobre 2001).
Pour les comptes professionnels existant lors de l’entrée en vigueur de cette disposition, un exemplaire de l’engagement bancaire (à réclamer à l’établissement financier) doit être transmis au Président de la commission de comptabilité dans les trois mois à dater de l’entrée en vigueur fixée le 1 avril 2003, soit en l’occurrence, le 30 juin 2003 (article 20 du règlement chambre nationale du 9 octobre 2001).
Le texte d’une convention entre le notaire et l’organisme financier a été arrêté par la Chambre Nationale des notaires et publié dans le bulletin de la Chambre Nationale des notaires du mois d’avril 2002.
3.2.4. Obligation d’individualisation.
Le texte précise cette obligation aux articles 3 et 4, pour les sommes, 6 pour les titres, de l’ AR du 10 janvier 2002. En résumé, les sommes visées à l’article 34 de la loi portant organisation du notariat, soit toute somme dépassant 2.500 euros doit être, dans le mois de sa réception, rubriquée dans un établissement de crédit inscrit sur une liste visée aux articles 13 et 65 de la loi du 22 mars 1993 (loi relative au statut et contrôle des établissement de crédit) ou à la Caisse de dépôt et consignation.
Pour les titres, (article 6 de l’ AR du 10 janvier 2002), il n’y a pas de montant minimum précisé, mais le délai est de trois mois, aux termes desquels, ils doivent être déposés à découvert, auprès d’un établissement de crédit répondant aux mêmes conditions que dit ci-avant, sous une rubrique spéciale, pour le compte du propriétaire. Il résulte de ce texte que le dépôt de titres aux porteurs dans le coffre de l’étude ou dans le coffre bancaire loué par le notaire, n’est plus permis au delà d’un délai de trois mois.
L’établissement de crédit est choisi par le notaire, sauf accord de tous les ayants droits. Les ayants droits peuvent choisir un établissement qui ne figure pas sur la liste susdite (article 4 de l’ AR du 10 janvier 2002). La gestion du compte incombe au notaire.
Pour individualiser un compte, le notaire est obligé d’indiquer le nom du ou des déposants (article 13 du Règlement du 9 octobre 2001).
Monsieur Robert Bourseau, notaire honoraire et Président honoraire du Tribunal de première instance de Liège, a consacré un article sur le sujet des "comptes rubriqués du notaire et ses lacunes" dans la livraison de février 2004, numéro 2972 de la Revue du notariat belge, page 54 à 87.
Par ailleurs, il y a lieu d’observer la situation particulière des sommes versées par un tiers dans la comptabilité d’un notaire. C’est le cas notamment de l’acompte dans le cadre d’une vente. Comme indiqué ci-après (cf 3.2.10.), dorénavant, l’obligation de rubriquer les sommes versées en l’étude pour compte de tiers dans le cadre d’une convention sous seing privé, a été adaptée comme suit :
1. La totalité de l’acompte doit être rubriquée dans la comptabilité du notaire qui sera détenteur de la minute.
2. Jusqu’au moment de la signature de l’acte authentique.
Exception en matière de cession sous seing privé :
La Chambre nationale, lors de son assemblée générale du 22 octobre 2002, a complété le texte par un quatrième alinéa libellé comme suit : « Toutefois, dans le cas de cession sous seing privé à titre onéreux de biens immeubles, si toutes les parties marquent leur accord à ce sujet, l’acompte ou la garantie versée par le cessionnaire, peuvent être rubriqués sur un compte spécial au nom du notaire désigné par le cédant, jusqu’à la signature de l’acte authentique ».
3.2.5. Obligation de consigner
A la suite de contrôles fiscaux organisés dans la profession, il a été relevé par l’administration que des sommes parfois importantes figuraient sur des comptes clients depuis très longtemps. L’administration fiscale a souhaité les traiter comme des revenus professionnels du notaire, ce qui a entraîné dans certains cas un débat délicat sur le sujet.
L’article 5 de l’AR du 10 janvier 2002 précise dorénavant qu’au terme d’un délai de 2 ans après la clôture du dossier[7], les sommes détenues par un notaire pour compte d’un ayant droit qui ne les réclame pas ou à qui elles ne sont pas remises, doivent être consignées au nom de l’ayant droit désigné par le notaire, à la Caisse des dépôts et consignations, qui les tient à la disposition de l’ayant droit pendant le délai prévu par l’article 25 de l’ Arrêté Royal 150 du 18 mars 1935.
3.2.6. Séparation des patrimoines - Distinction comptes privés et comptes professionnels –Ouvertures de crédit.
Le notaire doit opérer une stricte distinction entre ses comptes privés et professionnels (les comptes professionnels sont les comptes ordinaires de l’étude et les comptes rubriqués), les comptes professionnels ne pouvant servir de garantie pour des opérations privées, ni permettre d’obtenir une meilleur rémunération pour des comptes privés.[8] .Cela implique que :
· Le notaire ne peut obtenir d’avantages direct ou indirect par le biais des comptes rubriqués dont il a la gestion. Ainsi, il est interdit d’obtenir une rémunération plus importante pour des comptes privés en fonction des avoirs rubriqués ou non, auprès d’un établissement bancaire en particulier. Ainsi également les comptes professionnels de l’étude ne peuvent se voir octroyer un intérêt plus élevé que les comptes rubriqués.
Les comptes privés du notaire peuvent recevoir un intérêt plus élevé que les comptes professionnels, mais cette rémunération avantageuse ne peut avoir pour origine l’existence ou le montant de comptes rubriquées auprès d’un organisme financier .[9]
· Un compte professionnel ne peut être donné en garantie de quelque nature que ce soit, à une institution financière ou tout autre organisme ou personne (article 15 du règlement CNN du 9.10.2001).
· Le notaire est autorisé à ouvrir un compte professionnel dans une institution financière, si celle-ci a expressément renoncé à l’unicité des comptes et à la compensation légale et conventionnelle (article 2 al. 2 AR.10/01/2002). L’engagement de l’institution financière doit être établi par écrit, mentionné son irrévocabilité et fourni en deux exemplaires. Le notaire a l’obligation de transmettre un exemplaire dans les quinze jours de sa réception, un original de cet engagement par pli recommandé à la commission de contrôle des comptabilités de sa province [10]. Pour les comptes existant au 12 janvier 2002, le notaire a l’obligation de transmettre cette renonciation au Président de la commission de contrôle de comptabilité pour le 12 avril 2002 au plus tard (article 20 du Règlement ).
Sauf autorisation écrite du Président de la commission de contrôle ou du Président de la Chambre provinciale, une ouverture de crédit ou reprise d’encours professionnelle ( c’est à dire, dit le texte , « conclue dans le cadre de sa profession du notaire ») n’est permise que pour l’acquisition d’un actif immobilisé servant à l’organisation de l’étude.[11] On citera comme exemple d’acquisition d’un actif immobilisé, l’achat de matériel informatique, des travaux de rénovation de l’étude, d’achat de mobilier … en bref tout ce qui est amortissable dans la comptabilité de l’étude .
Le remboursement du capital doit se faire de la même manière que l’amortissement de l’actif immobilisé en question.
Une disposition transitoire (article 21 du règlement CNN du 9 octobre 2001) accorde un délai de trois ans à dater de l’entrée en vigueur du règlement pour régulariser les ouvertures de crédit en cours. Le délai pour régulariser expire donc le 1 avril 2006. Aucune reprise d’encours n’est toutefois encore autorisée à l’avenir. [12]
Toute ouverture de crédit visée par la disposition transitoire ci-avant doit être mentionnée dans les relevés trimestriels du notaire, et en outre, il y a lieu d’indiquer si le montant du crédit figure dans le solde disponible ; le cas échéant, ce montant devra être déduit du solde (article 21 du règlement Chambre nationale du 9 octobre 2001) pour le calcul du volant de sécurité.[13]
· La comptabilité du notaire ne pourrait présenter, par exemple, un compte de gestion d’un immeuble personnel au notaire.[14]
3.2.7. Obligation de classer chronologiquement.
Le règlement prévoit l’obligation de respecter la chronologie des dates tant pour chaque mouvement de compte professionnel, que pour le classement des pièces et documents comptables.Deux exceptions :Les pièces relatives aux frais généraux peuvent cependant être classées chronologiquement mais par catégorie. Cette règle a été prévue pour faciliter les contrôles fiscaux du notaire. Il sera plus simple pour lui de trouver les pièces dont la production est requise par l’administration.Les extraits bancaires doivent être classés chronologiquement, par compte bancaire (articles 8 et 9 du règlement Chambre nationale du 9 octobre 2001).
3.2.8. Obligation d’être provisionné et interdiction de transférer les provisions pour frais avant réalisation d’un acte.
Si le règlement confirme bien l’obligation pour un notaire d’être provisionné avant la réception d’un acte, elle lui interdit de transférer du compte du client vers ses comptes de résultats, les provisions en question, avant la réalisation de l’acte (en ce compris les provisions pour actes de mainlevée). Certains abus avaient été constatés, ce transfert anticipé permettant à certains de rétablir un volant de sécurité défaillant lors d’un contrôle ! (article 10 du Règlement de la Chambre nationale du 9 octobre 2001).
3.2.9. Obligation d’exiger le paiement par chèque certifié ou « chèque agence ».
· Principe : Tout paiement au notaire ou au profit d’un tiers mais constaté par le notaire, égal ou supérieur à 10.000 euros doit être effectué par chèque certifié ou émis directement par la banque ou par un notaire, et daté de moins de 8 jours. Toute lettre du notaire invitant un client à effectuer un paiement de ce montant doit exiger ce type de paiement. (article 11 alinéas 1 et 2 du règlement Chambre nationale du 9 octobre 2001).
· Exception admise: Le règlement exige un avertissement du notaire et une mention dans l’acte si un client créancier accepte de déroger à cette procédure (cf article 11 alinéa 3) et de recevoir un chèque non garanti.
3.2.10. Obligation de rubriquer les acomptes chez le notaire détenteur de la minute.
Pour éviter toutes discussions ou recherche de l’acompte lors de la signature des actes, le règlement prévoit maintenant que toute somme payée en l’étude pour compte d’un tiers lors d’une convention sous seing privée est à rubriquer chez le notaire détenteur de la minute jusqu’à signature de l’acte. (article 11 règlement Chambre nationale du 9.10.2001). Il y a toutefois une exception prévue par une décision de l’assemblée générale de la Chambre nationale du 22 octobre 2002, relative à l’acompte versé lors d’un compromis de cession (cf infra 3.2.4.)L’objectif du texte est essentiellement de désigner le notaire dans la comptabilité duquel ces acomptes doivent se trouver, éventuellement rubriqués si les conditions sont remplies à cet égard.
Le choix de l’institution financière appartient au notaire sauf accord de tous les ayants droits quant à la désignation d’une autre institution. Le compte est géré exclusivement par le notaire.
Ce texte ne crée pas le droit d’exiger que l’acompte soit bloqué chez un notaire. Les parties sont libres d’en convenir autrement. Mais si un acompte est versé entre les mains d’un notaire, et sauf convention contraire des parties, le texte du Règlement fait un sort à la destination de cet acompte jusqu’au moment de l’acte.
Le texte n'interdit pas et ne peut pas interdire aux parties de libérer l’acompte avant la signature de l’acte.
Le texte ne précise pas, en cas de vente, au nom de qui l’acompte doit être rubriqué. Il est prudent de le rubriquer au nom du déposant pour éviter le risque de saisie dans le chef du vendeur, partant en outre du principe que le transfert de propriété et de jouissance se réalise généralement lors de la signature de l’ acte, le tout sauf convention contraire des parties.
3.2.11.. Obligation de délivrer reçu( Art. 12).
Toutes recettes professionnelles en numéraire ou chèque doit donner lieu à délivrance d’un reçu spécial par le notaire, à l’exception du versement ou virement direct à son compte. (article 12 § 1 Règlement Chambre nationale du 9.10.2001). Le type de reçu et de carnet est imposé et délivré par le Chambre provinciale des notaires (article 6 règlement Chambre nationale du 9.10.2001). Il n’est donc plus possible, comme auparavant, de commander directement les carnets de reçus auprès d’une imprimerie agréée par le Ministères des finances. Les carnets sont à utiliser dans un ordre décrit, en commençant par celui dont le numéro est le moins élevé de l’année la plus ancienne. Il est permis d’utiliser plusieurs carnets, mais en respectant l’ordre autant que faire se peut.A l’inverse, un notaire doit exiger un reçu pour toute somme qu’il remet à un client, sauf s’il la remet par chèque nominatif, virement ou versement. (article 12 § 2 règlement Chambre nationale du 9.10.2001)
3.2.12.. Obligation permanente de maintenir un volant de sécurité (Art. 14)
Le volant de sécurité est la différence entre d’une part les comptes professionnels et les avoirs en caisse plafonnés à 5.000 euros et , d’autre part, les sommes dues aux clients et aux créanciers de l’étude disposant d’une créance exigible.
Dans les avoirs professionnels visés ici, il n’y a pas lieu de comprendre les soldes des avoirs en compte courant hypothèques, cadastre, enregistrement, crédoc service, crt, etc…
Dans les sommes dues aux clients et créanciers, il y a lieu de comprendre notamment les sommes dues au bureau de l’enregistrement (notamment lorsqu’une provision a été perçue pour un client, qu’un chèque est déposé à l’enregistrement, mais non encore encaissé par le Receveur et donc non encore débité dans la comptabilité).
La comptabilité doit révéler en permanence l’existence de ce solde minimum disponible immédiatement, qui a été fixé au nombre d’acte reçus l’année précédente multipliés par 25 euros, avec minimum 10.000 euros par étude et sauf dérogation écrite du Président de la commission de contrôle ou du Président de la Chambre des notaires.
Les associations de notaires ayant une comptabilité unique seront considérés comme formant une seule entité. [15]
3.2.13. Obligation de déposer un relevé trimestriel de la situation comptable.
Trimestriellement, dans le mois de la fin de chaque trimestre, le notaire doit adresser, (en paraphant chaque feuille et signant la dernière page du relevé et de la balance) au Président de la commission de contrôle des comptabilités, sur base des comptes arrêtés définitivement au 31 mars, 30 juin, 30 septembre et 31 décembre de chaque année :
Ø un relevé de la situation comptable de l’étude selon modèle arrêté par la Chambre Nationale (annexe au règlement du 9 octobre 2001).
Ø la balance des comptes généraux, conforme aux critères de l’article 3 du règlement du 9 octobre 2001, et indiquant la mention que les comptes sont définitifs.
Ø La liste des clients créditeurs et débiteurs des comptes non rubriqués.
Ø La liste des clients créditeurs et débiteurs des comptes rubriqués.
Le notaire (ou les notaires associés le cas échéant) a l’obligation de parapher chaque page et de signer la dernière, ainsi que les pages reprenant la balance des comptes généraux.
3.2.14. Obligation en matière d’assurance professionnelle (article 18 Règlement Chambre nationale du 9 octobre 2001)
Chaque notaire doit couvrir sa responsabilité civile professionnelle à concurrence de 2.500.000 euros minimum et justifier du paiement des primes lors du contrôle annuel de sa comptabilité.
3.2.15. Cas spécial d’une association
Selon l’article 33 alinéa 2 de la loi de ventôse, si deux ou plusieurs notaires exercent leur profession en association au sein d’une société, une seule comptabilité est tenue au nom de la société. Dans ce cas, tous les associés doivent signer conjointement toutes les pièces comptables dont question aux chapitres V et VI du titre II du règlement Chambre nationale du 9 octobre 2001. Le renvoi aux chapitres V et VI est certainement erroné. En réalité, il s’agit des documents à produire lors des contrôles et lors de l’envoi trimestriel des relevés comptables. (article 17 du Règlement de la Chambre nationale du 9 octobre 2001).
4. Les contrôles de comptabilité.
4.1. Les sources légales et réglementaires.
4.1.1. La Loi du 25 Ventôse an XI.
L’article 33 de la loi de ventôse précise que le contrôle de la comptabilité est organisé par arrêté royal.
L’ Arrêté Royal en question est daté du 10 janvier 2002 , publié au Moniteur le 12 janvier 2002 et est entré en vigueur le même jour.
· La désignation des membres de la commission de contrôle des comptabilités.
· La désignation des experts et la définition de leur mission.
· Le rôle des membres de la commission de contrôle.
· Les possibilités de récusation des experts et membres de la commission de contrôles des comptabilités.
· La périodicité des différents contrôles
· L’examen des pièces comptables
· Les rapports des experts et membres de la Commission de contrôle des comptabilités.
· Secrétariat et frais
4.1.3. Règlement de la Chambre Nationale des notaires du 29 janvier 2002:
Le texte de ce règlement précise que la Chambre Nationale édicte ce règlement en application des articles 91, alinéa 1er, 1° et 76, 5° de la loi du 25 ventôse an XI.
Conformément à ces dispositions, en arrêtant le règlement relatif à la procédure de contrôle, la Chambre Nationale définit (article 91) le cadre réglementaire général pour l’exercice par les Chambres provinciales de leur compétence (article 76) relative au contrôle de la comptabilité des notaires.
Les procédures de contrôle de comptabilité ont fait l’objet d’un règlement particulier arrêté par la Chambre Nationale le 29 janvier 2002. Ce règlement complète l’arrêté royal du 10 janvier 2002 relativement :
· Aux pièces comptables à examiner
· Aux autres renseignements et documents utiles aux contrôles.
· A la date à laquelle la situation comptable contrôlée doit être arrêtée.
· Aux indications obligatoires sur les rapports, documents, formulaires.
· Au contrôle relatif à l’application des règles relatives au fonds notarial.
· Aux contrôles trimestriels
· Aux contrôles avant la cession d’étude.
· Aux contrôles après la prestation de serment du successeur.
· A l’adaptation des documents-modèles.
4.2. Entrée en vigueur.
La loi de ventôse est en vigueur depuis le 1 janvier 2002.
L’arrêté royal du 10 janvier 2002 est entré en vigueur le 12 janvier 2002
Le règlement du 29 janvier 2002 précise en son article 12 qu’il entre en vigueur le même jour que l’arrêté royal du 10 janvier 2002, soit, en l’occurrence le 12 janvier 2002.
Ce Règlement n’a cependant été approuvé que le 9 mars 2003, par Arrêté Royal publié le 1 avril 2003, entré en vigueur à la même date.
4.3. Les acteurs du contrôle comptable et leur rôle respectif.
Les intervenants dans le contrôle des comptabilités notariales sont nombreux. On citera, avec l’indication de leurs rôles :
- La Chambre Nationale des Notaires
- La Chambre Provinciale des Notaires
- La Commission de contrôle des comptabilités
- Le Président de la Commission de contrôle des comptabilités
- Les membres de la Commission de contrôle des comptabilités
- Les notaires contrôlés
- Les cédants et cessionnaires d’études notariales.
4.3.1. La Chambre Nationale des Notaires.
La Chambre nationale établit chaque année, d’initiative ou sur présentation de la Commission provinciale de contrôle des comptabilités (cf supra 4.3.3), en novembre, la liste des experts chargés des contrôles pendant l’année qui suit. Elle envoie cette liste à la Commission de contrôle des comptabilités au plus tard le 15 décembre. Elle peut modifier cette liste à tout moment. (article 12 de l’ AR du 29.1.2002).
La Chambre nationale a le pouvoir d’interdire l’usage d’un programme informatique comptable qui ne répond pas aux critères définis (cf infra 3.2.1.).
La Chambre nationale établit les modèles de documents relatifs au contrôle ; le Comité de direction de la Chambre nationale est autorisé à les modifier (règlement du 29 janvier 2002 article 11)
4.3.2. La Chambre Provinciale des notaires.
La Chambre provinciale des notaires désigne chaque année en janvier le président et les membres de la Commission de contrôle des comptabilités, selon une procédure décrite ci-après au point 4.3.3. (articles 9 et 10 de l’ AR du 10 janvier 2002) [16].
Les autres interventions de la Chambre provinciale sont évoquées ailleurs dans la présente analyse. Nous les rappelons brièvement :
· autorisation de maintenir certaines ouvertures de crédit : Sauf autorisation écrite du Président de la commission de contrôle ou du Président de la Chambre provinciale, une ouverture de crédit ou reprise d’encours « professionnelle » n’est permise que pour l’acquisition d’un actif immobilisé servant à l’organisation de l’étude. (cf infra 3.2.6)
· établir le modèle de carnet de reçu conformément à la loi (cf infra 3.2.1.) .
· accorder une dérogation pour le minimum du volant de sécurité (infra 3.2.12)
· requérir un contrôle supplémentaire (infra 4.4.4.)
· Intervenir en cas de refus de transfert de documents ou renseignements par un notaire contrôlé. (infra 4.5 et 4.6.)
· Responsabilité de l’expert : Si l’expert constate lors d’un contrôle, une infraction aux obligations légales ou réglementaires, il doit en aviser le syndic de la Chambre provinciale. (cf supra 4.7.) et le Président de la commission de contrôle.
· Responsabilités des membres de la commission de contrôle des comptabilités : si un membre de la CCC, lors d’un contrôle, constate une infraction aux règles déontologiques, il doit en informer le syndic de la chambre provinciale (cf supra 4.8)
· Rapports (cf infra 4.7.5.) : La Commission de contrôles des comptabilités doit dresser, avant fin mars de chaque année, un rapport des contrôles effectués au courant de l’année précédente. Elle doit y formuler les propositions jugées convenables. Ce rapport est transmis à la Chambre provinciales des notaires dans les plus brefs délais (donc pas nécessairement pour fin mars). La Chambre des notaires dresse alors un rapport de synthèse. Le rapport de synthèse est transmis par la Chambre provinciale :
a) Intégralement à la Chambre nationale.
b) Par extrait, pour les contrôles qui le concerne eu égard à sa compétence territoriale, au Procureur du Roi de chaque arrondissement.
4.3.3. La Commission de contrôle des comptabilités.
La Commission de contrôle des comptabilités, installée dans chaque province, est composée d’un Président et d’autant de membres que la chambre provinciale, désignés par la Chambre provinciale des notaires, chaque année en janvier. La moitié des membres doit être en fonction et avoir au moins dix ans d’ancienneté, l’autre moitié peut comprendre des notaires plus récemment nommés ou honoraires, ayant en dernier lieu exercé la fonction notariale dans la Province, la région de Bruxelles Capitale étant considérée comme une province (art. 10 AR et 38 bis alinéa 2 de la loi de ventôse)
Les notaires ne peuvent refuser cette désignation, sauf s’ils sont honoraires.
Les principales fonctions de la Commission sont :
· Etablir, chaque année, un calendrier des contrôles de la comptabilité de chaque notaire (En conséquence, chaque notaire ou association sera contrôlé au moins une fois par an).
· Dresser le rapport annuel avant fin mars de chaque année, relatif aux contrôles de l’année écoulée et l’envoyer dans les plus brefs délais à la Chambre des notaires. (cf 4.7.5.)
· Veiller à l’organisation pratique des contrôles (article 5 du Règlement du 29 janvier 2002)
· Désigner l’expert qui se chargera du contrôle d’une étude, sur base d’une liste établie par la Chambre nationale des notaires.
4.3.4. Le Président de la commission de contrôle des comptabilités.
Désigné en janvier de chaque année par la Chambre provinciale, il intervient personnellement pour organiser le travail de la commission de contrôle des comptabilités.
Il assure personnellement les tâches suivantes (décrites plus longuement aux passages de cette note où il est renvoyé) :
· Informer le Président de la Chambre Nationale et le Président de la Chambre provinciale concernée de l’existence d’un programme de comptabilité informatique non conforme (cf 3.2.2. )
· Recevoir les engagements bancaires concernant l’unicité des comptes (cf 3.2.3. )
· Autoriser certaines ouvertures de crédit (cf 3.2.6. )
· Accorder des dérogations au volant de sécurité minimum (cf 3.2.12.)
· Recevoir les demandes de récusation des experts et/ou membres contrôleurs (cf 4.3.5.4. et 4.3.6.4.)
· Recevoir des notaires les relevés trimestriels (cf 4.3.7.)
· Convenir avec les notaires contrôlés des dates de visite sur place (cf 4.4.2.)
· Informer les notaires de la date d’un contrôle supplémentaire (cf 4.3.7.)
· Recevoir les relevés et documents préalables à un contrôle annuel (cf 4.4.2.)
· Requérir un éventuel contrôle supplémentaire (cf 4.4.4.)
· Recevoir l’information en cas de refus de remise de pièces aux experts ou membres de la Commission de contrôle des comptabilités ou en cas de refus de communication de renseignements (cf 4.5. et 4.6)
· Exiger du notaire contrôlé la remise des pièces documents et/ou renseignements (cf 4.5. et 4.6.)
· Recevoir les avis de l’expert (cf 4.7.2.)
· Recevoir le rapport de l’expert (cf 4.7.4.)
· Requérir, lorsqu’il l’estime utile, la vérification de l’application des règles du Fonds notarial et, dans ce cas, envoyer au dit Fonds, le formulaire (cf 4.4.2.) (article 7 du Règlement Chambre nationale du 12.01.2002)
4.3.5. Les membres de la commission de contrôle des comptabilités.
4.3.5.1. Désignation (article 16 AR du 10.01.2002)
Ils sont désignés par la Chambre provinciale des notaires, chaque année en janvier, et ne peuvent refuser , sauf s’ils sont honoraires.
4.3.5.2. Incompatibilités (article 17 AR du 10 janvier 2002)
Lorsqu’ils sont désignés pour assister un expert lors d’un contrôle, les membres ne peuvent avoir ou avoir eu leur domicile, leur résidence ou leur étude dans la commune où est située la résidence du notaire dont la comptabilité est contrôlée, ou dans une commune limitrophe. (sauf exception pour les cantons de justice de paix de la Région de Bruxelles-Capitale ( cf article 17 AR DU 10.01.2002 et article 38 bis alinéa 2 de la loi de ventôse).
4.3.5.3. Missions :
Les membres de la commission de contrôle ont pour mission :
· Sur désignation du Président de la CCC, l’examen des situations trimestrielles pour lesquelles ils sont désignés comme vérificateur.
· Communiquer au syndic de la Chambre provinciale toutes les infractions aux règles déontologiques se rapportant à la comptabilité et à la situation de l’étude, qu’ils estiment avoir constatées.
· En cas de refus ou de manque de collaboration d’un notaire contrôlé, le notaire contrôleur doit en aviser par écrit dans les quatre jours ouvrables le Président de la Commission de contrôle qui en avisera, le cas échéant, le syndic de la Chambre des notaires.
· Lors d’un contrôle annuel ou supplémentaire ou en cas de cession d’étude, d’assister l’expert lors du contrôle, après désignation par la Commission de contrôle des comptabilités, qui agit soit d’initiative, soit si le notaire contrôlé ou l’expert en fait la demande, afin de :
a) vérifier que les règles de déontologies ont été respectées dans la mesure où elles se rapportent à la comptabilité et à la situation de l’étude.
b) Assister l’expert par leur avis, à l’occasion d’un contrôle. (art. 18 AR 10.01.02)
4.3.5.4. Récusation : Le notaire contrôlé dispose d’un délai de 8 jours suivant la communication du nom de l’expert et des membres de la Commission de contrôle qui participent au contrôle, pour récuser l’un d’eux nommé dans son courrier (écrit, daté et signé) avec le motif invoqué. Le Président de la CCC décide souverainement, nomme éventuellement d’autre expert et/ou membre, qui ne peuvent être récusés. (article 19 AR 10.01.02)
4.3.6. Les experts.
4.3.6.1. Désignation :
Ils sont nommés chaque année en novembre par la Chambre nationale, pour exercer, après désignation par la Commission de contrôle des comptabilités, les contrôles l’année suivante. Ils sont nommés sur présentation de la Commission de contrôle ou d’initiative par la Chambre nationale. La liste des experts est établie pour trois ans sans préjudice aux modifications que peut apporter la Chambre nationale. Ils doivent être membres :
Ø soit de l’Institut des réviseurs d’entreprises.
Ø Soit de l’institut des experts comptables et des conseils fiscaux inscrits à la sous-liste des experts comptables externes ( articles 3 et 36 de la loi du 22 avril 1999 relative aux professions comptables et fiscales).
4.3.6.2. Incompétence.
L’expert doit soulever son incompatibilité dans certains cas :
Ø celui qui se trouve dans des conditions susceptibles de mettre en cause l’indépendance de l’exercice de sa fonction, conformément aux règles de sa profession. Il doit veiller à ne pas se trouver placé, postérieurement à sa désignation, dans de telles condition.
Ø Pas de « liens » pendant l’année du contrôle et l’année qui précède. (« liens » = ni l’expert, ni une personne avec laquelle l’expert a conclu un contrat de travail ou avec laquelle il se trouve, sous l’angle professionnel, dans des liens de collaboration, ne peut accomplir ou avoir accompli une tâche ou mission pour le notaire contrôlé.)
4.3.6.3. Mission générale.
L’expert a pour mission générale :
· de contrôler la situation financière de l’étude, après avoir été désigné par la Commission de contrôle.
· De vérifier que les règles d’usage régissant la tenue de la comptabilité et les obligations légales et réglementaires en la matière ont été respectées.
· De vérifier que les bilans présentés correspondent aux opérations qui figurent dans la comptabilité.
· D’examiner, au moins une fois tous les trois ans, conformément à l’article 21 de l’ AR du 10.01.2002, dans quelle mesure le fonctionnement et l’organisation de l’étude notariale influencent la situation comptable de l’étude et peuvent, dans l’avenir, influencer l’évolution de celle-ci.
· De dresser le rapport de ses activités et constatations après chaque contrôle (article 25 de l’AR du 10 janvier 2002)
Lors d’un contrôle sur place, l’expert peut demander à être assisté d’un ou deux membres de la commission de contrôle si celle ci le juge utile ou à la demande de l’expert ou du notaire concerné (article 16 de l’Arrêté Royal du 10 janvier 2002)
En cas de refus ou de manque de collaboration du notaire contrôlé, l’expert en avise par écrit dans les quatre jours ouvrables, le Président de la Commission de contrôle qui en avisera, le cas échéant, le syndic de la Chambre des notaires (article 4 §1 de l’ AR du 29 janvier 2002)
L’expert chargé d’un contrôle de comptabilité doit avertir le Président de la Chambre nationale des notaires et le Président de la Chambre provinciale concernée de toute absence de conformité aux critères énoncés à l’article 3 du Règlement de la Chambre nationale du 9 octobre 2001, qu’ils constateraient dans un programme informatique (article 3 Règlement Chambre nationale du 9 octobre 2001)
L’expert peut recevoir des missions particulières lors de certains contrôles (Cf supra).
4.3.6.4. Récusation : Le notaire contrôlé dispose d’un délai de 8 jours suivant la communication du nom de l’expert, pour le récuser dans un courrier qu’il adresse au Président de la Commission de contrôle des comptabilités, avec le motif invoqué. Le Président décide souverainement, nomme éventuellement un autre expert, qui ne peut être récusé. (article 19 AR du 10.01.2002)
4.3.7. Les notaires contrôlés.
· Le notaire contrôlé a comme obligation d’arrêter sa comptabilité définitivement chaque fin de trimestre et de transmettre par courrier, dans le mois suivant la fin du trimestre, au Président de la commission de contrôle des comptabilités les documents suivants :
- un relevé de la situation comptable de l’étude selon modèle arrêté par la Chambre Nationale (annexe au règlement du 9 octobre 2001).
- la balance des comptes généraux, conforme aux critères de l’article 3 du règlement du 9 octobre 2001, et indiquant la mention que les comptes sont définitifs.
- la liste des clients créditeurs et débiteurs des comptes non rubriqués.
- la liste des clients créditeurs et débiteurs des comptes rubriqués
Le notaire a l’obligation de parapher chaque page et de signer la dernière, ainsi que celle de la balance.
· Le notaire contrôlé doit fournir à l’expert, qui peut en exiger la production, toutes les pièces comptables ou autres documents permettant à l’expert d’exécuter sa mission (« surveillance comptable ») conformément à l’article 15 de l’ AR DU 10.01.2002 (article 4 § 1 du règlement Chambre nationale du 29.1.2002).
· Il a la même obligation à l’égard des membres de la commission de contrôle, pour leur permettre d’exécuter leur mission (« surveillance déontologique ») décrite à l’article 16 de l’ AR DU 10.01.2002 (article 4 § 2 du règlement Chambre nationale du 29 janvier 2002).
· Dans le cadre du contrôle visé par l’article 21 de l’arrêté royal du 10 janvier 2002, c’est à dire le contrôle trisannuel opéré par l’expert sur le fonctionnement de l’étude et son influence sur la situation comptable, l’expert peut requérir du notaire contrôlé tous les renseignements qu’il juge indispensable pour l’exercice de sa mission.
· Le notaire contrôlé peut récuser l’expert et/ou le ou les membres de la Commission de contrôle : Le notaire contrôlé dispose d’un délai de 8 jours suivant la communication du nom de l’expert et des membres de la Commission de contrôle, pour récuser l’un d’eux, nommé dans son courrier avec le motif invoqué. Le Président décide souverainement, nomme éventuellement d’autre expert et/ou membre, qui ne peuvent être récusés. (article 19 AR DU 10.01.2002)
· En cas de contrôle sur place, le Président de la Commission de contrôle des comptabilités ou le membre délégué doit prendre les convenance du notaire concerné pour fixer la date de la visite de l’expert.
4.3.8. Les acteurs particuliers : les cédants et cessionnaires d’étude. (article 10 § 2 du règlement du 29 janvier 2002).
L’indemnité de cession d’une étude ne peut, dorénavant, être versée directement par le cessionnaire ou sa banque, au cédant. L’indemnité doit être versée sur un compte spécial, ouvert au nom du cédant, et n’est libérable au profit de celui ci qu’après autorisation écrite de la Chambre provinciale.
La Chambre ne délivre l’autorisation de paiement qu’après avoir reçu du cédant le certificat visé par l’article 442 bis CIR et après s’être assurée du paiement par le cédant des sommes exigibles par :
- les clients de l’étude
- les créanciers de l’étude
- l’ autorité compétente du chef des droits d’enregistrement et d’hypothèque relatifs aux actes passés par ou pour compte du cédant.
- l’autorité compétente du chef de toutes taxes (par exemple TVA) dues par suite de l’activité professionnelle.
- l’Etat belge (précompte professionnel retenu sur les appointements
- ONSS (tant du chef du cédant que de son personnel salarié)
4.4. Les procédures de contrôles.
4.4.1. Contrôle trimestriel.
Les situations comptables trimestrielles envoyées par chaque notaire au Président de la Commission de contrôle des comptabilités font l’objet d’une vérification effectuée par un ou plusieurs membres de la commission, désignés par le Président de la commission. (article 8 du règlement du 29 janvier 2002).
Les documents envoyés par le notaire trimestriellement sont :
Ø un relevé de la situation comptable de l’étude selon modèle arrêté par la Chambre Nationale (annexe au règlement du 9 octobre 2001), modèle que le Comité de direction de la Chambre nationale est autorisée à adapter en cas de nécessité (article 11 du Règlement du 29 janvier 2002)
Ø la balance des comptes généraux, conforme aux critères de l’article 3 du règlement du 9 octobre 2001, et indiquant la mention que les montants figurant aux différents comptes sont ceux arrêtés définitivement à la date de clôture.
4.4.2. Contrôle annuel (article 20 de l’ AR DU 10.01.2002)
· Chaque étude est contrôlée une fois l’an par un expert.
· Le calendrier est fixé par la Commission de contrôle des comptabilités. Le règlement arrêté par la Chambre Nationale le 29 janvier 2002 prévoit que le Président de la commission ou le membre de la commission délègue informe par écrit le notaire de la date à laquelle la situation comptable de l’étude doit être arrêtée pour le prochain contrôle, que ce dernier ait lieu sur base de documents à fournir ou en l’étude du notaire. (article 5 § 1 alinéa 1). Le contrôle doit en tout cas permettre d’éviter qu’un notaire contracte un crédit de caisse pour couvrir son volant de sécurité.
· Le contrôle, selon décision de la Commission de contrôle, se fait soit sur place soit sur envoi des documents désignés par la Chambre nationale en exécution de l’article 91, alinéa 1 la loi de ventôse. L’article 91 prévoit que la Chambre Nationale établit les documents à compléter en cas de contrôle n’ayant pas lieu sur place. Le contrôle sur envoi des documents doit rester l’exception, et le contrôle sur place, la règle.[17]
Le notaire doit envoyer au préalable (c’est à dire avant le contrôle annuel) au Président de la Commission de contrôle des comptabilités :
a) les documents paraphés et signés par le notaire, visés à l’article 17 du règlement pour l’organisation de la comptabilité (règlement du 9 octobre 2001), savoir :
b) les attestations, paraphées et signées par le notaire, visées au formulaire annexé au règlement du 29 janvier 2002, savoir :
Ø attestation contenant engagements des institutions financières de renoncer à l’unicité des comptes, etc…)
Ø Attestation des soldes bancaires (comptes rubriqués et non rubriqués) fournis par les organismes financiers
Ø Attestations des contrôleurs et receveurs des contributions
Ø Attestation du secrétariat social
Ø Attestation des organismes financiers (professionnels) établissant l’inexistence des comptes débiteurs.
Ø Attestation des organismes financiers pour dépôt des titres.
· En cas de contrôle sur place, quatre précisions :
a) le Président de la Commission de contrôle des comptabilités ou le membre délégué par la Commission doit prendre les convenance du notaire concerné pour fixer la date. (art 5 § 2 du règlement du 29.1.2002.
b) la date du contrôle doit figurer sur chacun des documents et formulaires. (article 6 § 2 du règlement du 29.1.2002)
c) L’expert et le cas échéant, le ou les membres de la Commission de contrôle qui assistent l’expert peuvent prendre connaissance sur place des livres, registres, titres et valeurs, espèces et pièces comptables de toute nature dont ils jugent la représentation utile (article 24 alinéa 1 AR du 10 janvier 2002) demander une copie des pièces comptables ainsi qu’un extrait des comptes financiers
d) L’expert et le ou les membres de la Commission peuvent demander une copie des pièces comptables ainsi qu’un extrait des comptes financiers, demande à émettre dans le respect du secret professionnel (article 31 de l’ AR du 10 janvier 2002).
· Si le contrôle s’est fait sur base des documents et attestations envoyées par le notaire à la Commission de contrôle , donc sans déplacement à l’Etude de l’expert ou des membres de la commission, toutes les pièces doivent être paraphées et signées par l’expert. (article 6 § 1 du règlement du 29.1.2002)[18]
· L’expert dresse, après chaque contrôle, un rapport de ses activités et constatations. Il l’envoie dans les huit jours au président de la commission de contrôle. Une copie du rapport est également envoyée au notaire dont la comptabilité a été contrôlée et le cas échéant , aux membres de la Commission de contrôle des comptabilités qui accompagnaient l’expert lors du contrôle, suite à leur désignation conformément à l’article 16 de l’ AR DU 10.01.2002.
Si l’expert constate lors d’un contrôle une infraction aux obligations légales ou réglementaires, il doit en aviser :
- le syndic de la Chambre provinciale.
- Le Président de la commission de contrôle.
RESPONSABILITE : L’expert assume la responsabilité financière d’un contrôle. La responsabilité du suivi d’un contrôle, par contre, incombe au premier syndic de la chambre.[19]
4.4.3. Contrôle trisannuel (article 21 de l’ AR DU 10.01.2002)
Une fois tous les trois ans, lors d’un contrôle annuel, l’expert examine l’activité professionnelle du notaire et dans quelle mesure le fonctionnement et l’organisation de l’étude notariale influencent la situation comptable de l’étude et peuvent, dans l’avenir, influencer l’évolution de celle-ci. Il évalue également la concordance des pièces comptables avec cette situation.
L’expert dresse, après ce contrôle également, un rapport répondant aux mêmes conditions que lors d’un contrôle annuel (cf 4.4.2.). Il l’envoie dans les 8 jours au président de la commission de contrôle. Une copie du rapport est également envoyée au notaire dont la comptabilité a été contrôlée et le cas échéant , aux membres de la Commission de contrôle des comptabilités qui accompagnaient l’expert lors du contrôle, suite à leur désignation conformément à l’article 16 de l’ AR DU 10.01.2002.
· le syndic de la Chambre provinciale.
· Le Président de la commission de contrôle.
4.4.4. Contrôle supplémentaire (article 20 de l’ AR DU 10.01.2002).
· Un contrôle supplémentaire peut être requis par le Procureur du Roi, le président de la Chambre ou la Commission de contrôle des comptabilités
· Ce contrôle s’effectue sur place ou sur envoi des documents désignés par la CNN en exécution de l’article 91, alinéa 1 la loi de ventôse. (cf la liste 4.4.2.)
4.4.5. Contrôle supplémentaire en cas de cession d’étude (article 22 de l’ AR DU 10.01.2002) dans les cas suivants :
· dans le mois suivant le décès, la destitution ou l’annulation de la nomination du notaire (sauf si un contrôle annuel a eu lieu dans les trois mois précédant l’événement)
· dans le courant du deuxième mois qui précède la date à laquelle le notaire est considéré comme démissionnaire en vertu des dispositions de l’article 2, alinéa 1er de la loi contenant organisation du notariat (sauf si un contrôle annuel a eu lieu dans le cinquième, quatrième ou troisième mois précédant la date en question)
· dans le mois après que la Chambre des notaires ait été avisée de l’intention du notaire de donner sa démission dans le cas visé à l’article 2, alinéa 2 de la loi contenant organisation du notariat (sauf si un contrôle annuel a eu lieu dans les trois mois précédant la date à laquelle la Chambre a été avisée).
· dans les trente jours calendriers suivant la prestation de serment du cessionnaire (sauf si le contrôle annuel a eu lieu dans les trois mois précédant la prestation).
4.4.6. Contrôle pour le fonds notarial. (article 7 du règlement du 29 janvier 2002)
Le président de la Commission de contrôle des comptabilités peut inviter les membres de sa commission désignés conformément à l’article 16 de l’ AR du 10 janvier 2002, à vérifier si le notaire dont la comptabilité est contrôlée à respecter les règles relatives au Fonds notarial. Un formulaire adhoc, établi par le Comité de direction de la Chambre nationale, est complété et renvoyé au Fonds notarial par le Président de la Commission de contrôle (article 7 du Règlement du 20 janvier 2002). Ce contrôle peut s’effectuer par sondages. Il ne s’agit donc pas d’un contrôle systématique de toutes les opérations ayant justifiés l’intervention du Fonds notarial.
4.5. Production des documents comptables (article 24 de l’ AR DU 10.01.2002)
Le notaire contrôlé doit remettre à l’expert, et aux membres de la Commission de contrôle des comptabilités s’il en est, lors du contrôle, les livres, registres, titres et valeurs, espèces et pièces comptables de toute nature dont les experts et membres jugent la production utile.
· En cas de refus du notaire à la demande de l’expert, ce dernier en avise dans les quatre jours ouvrables le Président de la Commission de contrôle des comptabilités qui en avise, s’il y a lieu, le syndic de la Chambre provinciale. (article 4 §1 alinéa 3 du RPC du 29.1.2002)
· En cas de refus du notaire à la demande des membres de la Commission de contrôle des comptabilités, ce ou ces derniers en avisent dans les quatre jours ouvrables le Président de la Commission de contrôle des comptabilités qui en avise, s’il y a lieu, le syndic de la Chambre provinciale. (article 4 §2 alinéa 2 du RPC du 29.1.2002)
Les pièces comptables et justificatives des entrées et sorties sont présentées dans l’ordre des écritures.
L’expert et le président de la Commission de contrôle des comptabilités peuvent en exiger la remise totale ou partielle d’une copie ainsi qu’un extrait des comptes financiers.
4.6. Communication de renseignements particuliers à l’expert ( article 4 § du Règlement CNN du 29.1.2002)
Dans le cadre du contrôle visé par l’article 21 de l’arrêté royal du 10 janvier 2002, c’est à dire le contrôle trisannuel opéré par l’expert sur le fonctionnement de l’étude et son influence sur la situation comptable, l’expert peut requérir du notaire contrôlé tous les renseignements qu’il juge indispensable pour l’exercice de sa mission.
En cas de refus du notaire, l’expert doit en aviser dans les 4 jours ouvrables, le Président de la commission de contrôle, qui en avisera s’il y a lieu , le syndic de la Chambre des notaires.
4.7. Les rapports.
Les experts et les membres de la commission de contrôle ont des missions différentes et, dès lors, doivent assumer des responsabilités différentes.
4.7.1. Des rapports différents sont dressés par les experts et les membres de la Commission de contrôle des comptabilités, dans les limites de leur mission respective, lors de chaque contrôle, conformément aux modèles arrêtés par la Chambre Nationale. (article 25 de l’ AR DU 10.01.2002). Ces modèles sont annexés au règlement arrêté par la Chambre nationale le 29 janvier 2002.
4.7.2. Responsabilité de l’expert (article 26 alinéa 1 de l’ AR DU 10.01.2002) : Les experts, qui sont des professionnels, assument la responsabilité financière du contrôle. Si l’expert constate lors d’un contrôle une infraction aux obligations légales ou réglementaires, il doit en aviser :
4.7. 3. Responsabilité du membre de la commission de contrôle (article 26 alinéa 2 de l’ AR DU 10.01.2002) : si un membre de la Commission de contrôle des comptabilités , lors d’un contrôle, constate une infraction aux règles déontologiques, il doit en informer :
4.7.4. Rapport de l’expert (article 27 de l’ AR DU 10.01.2002) :
L’expert dresse, après chaque contrôle, un rapport de ses activités et constatations. Il l’envoie dans les 8 jours au président de la commission de contrôle. Une copie du rapport est également envoyée au notaire dont la comptabilité a été contrôlée et le cas échéant , aux membres de la Commission de contrôle des comptabilités qui accompagnaient l’expert lors du contrôle, suite à leur désignation conformément à l’article 16 de l’ AR DU 10.01.2002.
4.7.5. Rapport de la commission de contrôle des comptabilités (articles 28 et 29 de l’ AR DU 10.01.2002)
· La Commission de contrôle des comptabilités doit dresser, avant fin mars de chaque année un rapport des contrôles effectués au cours de l’année précédente.
· Elle doit y formuler les propositions jugées convenables.
· Ce rapport est transmis à la Chambre des notaires dans les plus brefs délais.
· La Chambre des notaires dresse alors un rapport de synthèse.
· Le rapport de synthèse est transmis :
b) Par extrait, pour les contrôles qui le concerne au vu de sa compétence territoriale, au Procureur du Roi.
4.8. Le secrétariat et les frais. (article 30 de l’ AR DU 10.01.2002)
· Le secrétariat de la Commission de contrôle des comptabilités est assuré par la compagnie
· Les frais des contrôles sont à charge :
a) Contrôle annuel : de la compagnie.
b) Contrôle supplémentaire à la demande de la Commission de contrôle des comptabilités, chambre provinciale ou procureur du roi : notaire contrôlé.
c) Contrôle lors de cession d’étude : cédant.
· Les membres de la Commission de contrôle des comptabilités sont uniquement remboursés de leurs débours.
4.9. Le secret professionnel (article 31 de l’ AR DU 10.01.2002).
L’expert et les membres de la Commission de contrôle des comptabilités sont soumis au secret professionnel.
4.10. Application par analogie des règles de la procédure de contrôle aux sociétés professionnelles de notaires (article 32 de l’ AR DU 10.01.2002 et article 1 du Règlement de la Chambre nationale du 9 octobre 2001, modifié le 22 octobre 2002)
© Robert Meunier Notaire à Seraing:Texte mis à jour par l'auteur pour la dernière fois le 20 mars 2004
1. Conventions collectives 2. Accès à d'autres textes notariaux.
Nouvelle classification de fonctions VOIR NOTARIUS 2/2005 :
6 DECEMBRE 2005 ( M.B. 17/02/2006 ) Arrêté royal rendant obligatoire la convention collective de travail du 25 janvier 2005, conclue au sein de la Commission paritaire pour les employés occupés chez les notaires, déterminant la classification des fonctions et les conditions de rémunération.
Texte complet è http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi/article_body.pl?language=fr&caller=summary&pub_date=2006-02-17&numac=2005012550
2. Accès à d'autres textes ..
.ATTENTION : voyez D'ABORD le chapitre 1 : un accès plus pratique, plus récent, etc
Les textes ci-après sont à chercher sur le site du M.B. http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi/welcome.pl
Ouvrir le n° du M.B., puis en bas de page et au milieu: mettre la date ( inversée: ex. 2004-11-10 ), cliquez et parcourez ce Moniteur…
A.R. du 1er SEPTEMBRE 2004 .M.B. 10/11/2004. rendant obligatoire la convention collective de travail du 3 juillet 2003, conclue au sein de la Commission paritaire pour les employés occupés chez les notaires, relative aux mesures en faveur des groupes à risque
A.R. du 4 JUILLET 2004. M.B. 6/9/2004 .rendant obligatoire la convention collective de travail du 27 novembre 2003, conclue au sein de la Commission paritaire pour les employés occupés chez les notaires, relative à l'évolution des salaires pour 2003-2004 et autres dispositions
A.R. du 19 MAI 2004. M.B. 6/9/2004.rendant obligatoire la convention collective de travail du 27 novembre 2003, conclue au sein de la Commission paritaire pour les employés occupés chez les notaires, relative à la prépension conventionnelle à temps plein
AUTRES LEGISLATIONS NOTARIALES non reprises ci-dessus ,et telles que reprises le 24 février 2003 du site du Ministère de la Justice http://www.juridat.be/loi/loi2.htm ( attention : site arrêté +- aux décisions de 2006 – celles données ! –
Après voir le site – peu agréable à consulter ! - è http://jure.juridat.just.fgov.be/?lang=fr
Pour une recherche des textes ci-dessous il suffit de remplir la case MOT(s) Exemple : recherche sur le notariat en rapport avec le blanchiment d'argent: première ligne : notaire; deuxième ligne :blanchiment; troisième ligne : argent
Cliquez alors en haut à gauche sur puis sur et vous avez le texte ci-dessous; vous cliquez alors sur …. ( notez qu'il y a plus rapide mais c'est moins simple )
29 DECEMBRE 1999. - Arrêté royal déterminant le mode de calcul de la contribution des sociétés professionnelles de notaires au fonds notarial.
Publié le : 31-12-1999 Source JUSTICE
29 DECEMBRE 1999. - Arrêté royal portant organisation du contrôle du fonds notarial.
Publié le : 31-12-1999 Source : JUSTICE
29 DECEMBRE 1999. - Arrêté royal déterminant les règles de l'organisation et du fonctionnement de la Chambre nationale des notaires.
Publié le : 31-12-1999 / Source : JUSTICE
30 DECEMBRE 1999. - Arrêté royal déterminant les annexes qui doivent être jointes à la candidature à une nomination de candidat-notaire et à la candidature à une nomination de notaire. Publié le : 08-01-2000 Source : JUSTICE
30 DECEMBRE 1999. - Arrêté royal relatif au sceau des notaires associés.
Publié le : 08-01-2000 Source : JUSTICE
25 NOVEMBRE 2000. - Règlement d'ordre intérieur des commissions de nomination pour le notariat. Publié le : 17-03-2001 Source : JUSTICE
9 MARS 2001. - Arrêté royal fixant les conditions de reconnaissance de la représentativité des associations de licenciés en notariat pour la présentation des candidats-notaires comme membres des comités d'avis des notaires.
Publié le : 17-03-2001 Source : JUSTICE
9 MARS 2001. - Arrêté royal concernant le fonctionnement des commissions de nomination pour le notariat et la nomination de leurs membres, la désignation des membres externes des commissions d'évaluation et l'organisation du concours pour le classement des candidats-notaires. Publié le : 17-03-2001 Source : JUSTICE
7 MAI 2001. - Arrêté royal fixant les normes uniformes auxquelles doivent répondre les avis ayant trait à la capacité et à l'aptitude des candidats à la nomination de candidat-notaire ou de notaire titulaire. Publié le : 12-05-2001 Source : JUSTICE
10 AOUT 2001. - Arrêté royal relatif à l'indemnité de reprise d'une étude notariale.
Publié le : 18-08-2001 Source : JUSTICE
30 JUILLET 2001. - Arrêté ministériel relatif à la communication de l'indemnité de reprise d'une étude notariale. Publié le : 18-08-2001 Source : JUSTICE
CHAPITRE 11: UNION EUROPEENNE
Prise de position sur la communication de la Commission européenne Espace de liberté, de sécurité et de justice: bilan du programme Tampere et futures orientations“ (COM(2004) 401 final) Conférence des Notariats de l’Union Européenne
http://europa.eu.int/comm/justice_home/news/consulting_public/tampere_ii/notariats_FR.pdf
UINL è http://www.uinl.org/ è
+ ? = è http://www.notaires.fr/notaires/notaires.nsf/V_TC_PUB/UNION-INTERNATIONALE-NOTARIAT-LATIN
Blanchiment d 'argent…
Consultez la page de ce site consacré à cette matière ( un site en soi )
Le blanchiment d'argent et le notariat belge
SITES DIVERS © DE L'AUTEUR DU SITE
la liste complète de mes sites et de mes blogs è http://leondochy.blogspot.com/
* * Deux sites originaux et très fréquentés ! TOUS LES LIENS EN UN COUP D'OEIL
et son équivalent en néerlandais SNELLE HYPERTEXT-VERBINDINGEN
Des sites et blogs de 2007:
Insaisissabilité des domiciles des indépendants : http://nonsaisissabilite.blogspot.com/
Absence et déclaration judiciaire de décès : http://absence2007.blogspot.com/
France : 2007: La réforme du droit successoral en France et droit des donations
DROIT CIVIL et DROIT FISCAL http://www.angelfire.com/co/Dochy/FRANCE.htm
Contrat de mariage. ­ Clause d’attribution de communauté et clause d’attribution optionnelle à titre onéreux. ­ Traitement fiscal. http://contratdemariage.blogspot.com/
REGIME LEGAL MATRIMONIAL DANS LE MONDE, Ambassades & Consulats de Belgique, Chambres de notaires & Droit civil – cohabitant inclus - à l'étranger , et beaucoup plus mais c'est un site du " possible "
Sites se caractérisant par un accès direct à de nombreux arrêts de la Cour de Cassation la plupart tant FR que NL:
BAIL A FERME : Jurisprudence récente, textes légaux et commentaires, accès à des formulaires
et LES BAUX COMMERCIAUX: Jurisprudence récente, textes légaux et commentaires
2007: BAIL DE RESIDENCE PRINCIPALE
Le CWATUPE: l'urbanisme, etc., en région wallonne : beaucoup de documentations…
La réforme des droits de DONATION et de SUCCESSION en région wallonne : Très documenté également…
ADOPTION 2005 et ADOPTIE 2005
Un gain de temps : Obtenir " autrement " et une fois tous les derniers " PRIX COURANT "
LOIS NOTARIALES ( Textes légaux , Déontologie et Comptabilité: mise à jour incomplète… ) + Le blanchiment d'argent
L'Administrateur Provisoire des biens d'un majeur
Ne sont plus mis à jour ( date indiquée sur le site ) mais peuvent encore rendre service:
MANUEL D'AIDE A LA RECHERCHE NOTARIALE SUR INTERNET ( une " bible " avec ces défauts et qualités )
Assainissement des sols ( encore mis à jour pour ce qui est RECENT !
ASBL, AISBL, Fondations privées, Fondations d'utilité publique, etc. + le Formulaire
Les deux sites ci-après sont condamnés à terme; ne vous étonnez pas s'ils ne s'ouvrent plus…
Le Code du Logement en région flamande ( Texte FR)
Les x Droits de préemption en région flamande ( Texte FR )
Site de Lucie et Léon DOCHY à Pecq ( Belgique ) + Diaporama : Fleurs de Lucie + autres
Historique du chemin de fer vicinal à Pecq +Diaporama :le tram à Pecq
Historique du Canal de l'Espierres + la situation de l’épuration des eaux du Canal + l'avenir du Canal
Auteur : Léon Dochy, notaire à Pecq ( 1948-1988 ), notaire honoraire à Pecq
pi1. Nouveauté
Merci de faire part des erreurs ou des compléments à apporter è leon.dochy@skynet.be
[1] Le montant de 100.000 francs a été adapté à l’euro par AR du 20 juillet 2000.
[2] AR du 10 janvier 2002, article 34.
[3] Vanden Eynde Pierre, 19.11.2003, Comptabilité Notariale – les nouvelles obligations des notaires, Vesprée du conseil francophone de la Fédération Royale du notariat belge, page 13.
[4] Pour les notaires exerçant en personne physique : 1 janvier 2004 ; pour les notaires exerçant en société, le premier jour de l’exercice qui suivra le 1 avril 2003.
[5] Ces livres et documents comptables peuvent être présentés sous forme informatique (Exposé oral de Pierre Vanden Eynde du 19 novembre 2003, op cit note 1.
[6] article 6 alinéa 4 Règlement Chambre nationale du 9.10.2001.
[7] Un dossier est considéré comme clôturé à dater du jour où plus aucun acte ne doit intervenir dans ce dossier, précise l’article 8 ; le mot « acte » vise tout acte juridique à l’exclusion de simples opérations comptables de clôture des frais de dossier.
[8] article 4 du règlement Chambre nationale du 9 octobre 2001
[9] Vanden Eynde Pierre, 19 novembre 2003, exposé oral, op cit note 1.
[10] Vanden Eynde , op cit not 1, page 8.
[11] article 16 du Règlement Chambre nationale du 9 octobre 2001
[12] Cette disposition transitoire risque de poser des problèmes financiers dans certaines études, le délai de trois ans ne correspondant pas à la durée des engagements généralement pris dans cette matière, surtout lors des nominations récentes ou passage récent en société. Une solution à suggérer : Les Chambres provinciales, lorsqu’elles seront interrogées, pourront, après avoir constaté la situation parfaitement saine de l’étude, permettre le maintien du crédit en cours, déjà amorti, pour autant que la comptabilité de l’étude permette de constater à tout moment la présence de fonds en suffisance que pour rembourser immédiatement le solde du crédit. Dans certains cas qu’elle appréciera, la Chambre pourrait exiger que les fonds en question soient bloqués, sauf son autorisation.
[13] Donc, la formule à compléter trimestriellement par le notaire, intitulée « Relevé de la situation comptable arrêtée au … » impose de renseigner toutes les ouvertures de crédit ou reprise d’encours professionnelles ayant servi à l’acquisition d’un actif immobilisé servant à l’organisation de l’étude. (crédits visés par l’article16 dit la formule ! ). Cette formule, arrêtée par la Chambre nationale, impose également d’indiquer expressément si le montant prélevé sur cette ouverture de crédit ou reprise d’encours, se retrouve dans les actifs de l’étude (en fait essentiellement les comptes bancaires, gonflant ainsi artificiellement le disponible de l’étude). Le cas échéant, pour le calcul du disponible et la vérification du volant de sécurité, cette somme devra être déduite du disponible.
[14] Vanden Eynde Pierre, op cit not 1, 19 novembre 2003, exposé oral.
[15] Vanden Eynde Pierre, op cit, page 12.
[16] A la question de savoir si un membre de la Chambre peut être membre de la commission de contrôle, on répondra qu’aucun texte ne prévoit cette incompatibilité. Cependant, eu égard à l’application des règles de droit administratif, il y aura lieu d’être particulièrement attentif à l’intervention de ce membre dans la procédure diligentée devant une Chambre, afin d’éviter les motifs de nullité des décisions que la Chambre serait amenée à prendre.
[17] Vanden Eynde Pierre, op cit, 19 novembre 2003.
[18] Le contrôle annuel peut donc se concevoir sans déplacement en l’étude, par production des documents ad hoc . L’on peut toutefois s’interroger dans ce cas sur la façon dont le membre de la commission de contrôle pourra compléter le formulaire de contrôle qui suit le rapport de l’expert, et répondre à certaines questions. Ainsi « Les sommes supérieures à 2.500 euros ont-elles été individualisées dans le délai légal (par sondage) ? Comment sonder ?
Idem en ce qui concerne l’application du règlement relatif au Fonds notarial. Encore que dans ce cas, ce n’est que lorsque le Président de la commission de contrôle le demande qu’un sondage doit être effectué par le notaire contrôleur (article 7 du Règlement de la CNN du 12 janvier 2002). Le formulaire ne doit donc pas être complété systématiquement. S’il est complété, le Président de la Commission de contrôle l’envoie au Fonds notarial.
Mais aussi qu’en est-il du respect des règles déontologiques relatives à la comptabilité et à la situation de l’étude ? Peut-on les appréhender sur base des documents simplement fournis ?
[19] Vanden Eynde Pierre, op cit 19.11.2003.