Source: https://www.it-civitas.net/PUBBLICA-AMMINISTRAZIONE-LE-REGOLE-TECNICHE-DEI-DOCUMENTI-INFORMATICI.htm
Timestamp: 2019-07-22 01:10:49+00:00
Document Index: 66707430

Matched Legal Cases: ['art. 20', 'art. 22', 'art. 23', 'art. 23', 'art. 23', 'art. 4', 'art. 6', 'art. 53', 'art. 41']

PUBBLICA AMMINISTRAZIONE LE REGOLE TECNICHE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
LE REGOLE TECNICHE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
D.P.C.M., 13/11/2014 , G.U. 12/01/2015
Fonte: Altalex - Michele Iaselli
In particolare il decreto detta le regole tecniche per i documenti informatici previste dall'art. 20, commi 3 e 4, dall'art. 22, commi 2 e 3, dall'art. 23, e dall'art. 23-bis, commi 1 e 2 e dall’art. 23-ter del Codice dell’Amministrazione Digitale (d.lgs. n. 82/2005). Quindi si fa riferimento anche alle copie informatiche di documenti analogici, alle copie analogiche di documenti informatici, ai duplicati e copie informatiche di documenti informatici ed infine ai documenti amministrativi informatici. Con le medesime regole vengono definite le misure tecniche, organizzative e gestionali volte a garantire l'integrità, la disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico.
1) redazione tramite l'utilizzo di appositi strumenti software;
3) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all'utente;
2) Nel caso, invece, ricorra la seconda tipologia di documento informatico le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate dall'operazione di memorizzazione in un sistema di gestione informatica dei documenti che garantisca l'inalterabilità del documento o in un sistema di conservazione.
3) Nel caso ricorrano, invece, la terza e la quarta tipologia di documento informatico le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono determinate dall'operazione di registrazione dell'esito della medesima operazione e dall'applicazione di misure per la protezione dell'integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema, ovvero con la produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione.
Le regole (art. 4) chiariscono che la copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell'originale e della copia.
L’art. 6 delle regole è dedicato alla copia ed agli estratti informatici di un documento informatico che sono prodotti mediante processi e strumenti che assicurino la corrispondenza del contenuto della copia o dell'estratto informatico alle informazioni del documento informatico di origine previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza del contenuto dell'originale e della copia.
La sottoscrizione con firma digitale o firma elettronica qualificata della copia o dell’estratto da parte di chi effettua la copia garantisce che la stessa abbia analoga efficacia probatoria dell'originale, salvo che la conformità allo stesso non sia espressamente disconosciuta.
Nella formazione dei documenti amministrativi, difatti, assumono una particolare rilevanza anche l’acquisizione delle istanze, dichiarazioni e comunicazioni di cui agli articoli 5-bis, 40-bis e 65 del CAD. Inoltre il documento amministrativo informatico é identificato e trattato nel sistema di gestione informatica dei documenti di cui al Capo IV del D.P.R. 445/2000 comprensivo del registro di protocollo e degli altri registri di cui all'art. 53, dei repertori e degli archivi, nonché degli albi, degli elenchi, e di ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti già realizzati dalle amministrazioni su supporto informatico.
Il capo IV disciplina, poi, i fascicoli informatici, i registri ed i repertori informatici della pubblica amministrazione chiarendo che i fascicoli informatici fanno parte del sistema di gestione informatica dei documenti e contengono l'insieme minimo dei metadati indicati al comma 2-ter dell’art. 41 del CAD rispettando determinati formati e classificazioni.
Dopo l’emanazione del DPCM del 22 febbraio 2013 sulle regole tecniche in materia di firme elettroniche, delDPCM del 3 dicembre 2013 sulle regole tecniche in materia di sistema di conservazione, del DPCM del 3 dicembre 2013 sulle regole tecniche in materia di protocollo informatico, queste ennesime regole tecniche dovrebbero (il condizionale è d’obbligo in questo settore) chiudere il quadro della regolamentazione tecnica in materia di informatica documentale, ma siamo ben lungi da un effettivo abbandono della carta nell’ambito della pubblica amministrazione.