Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/resolucion-42-de-agosto-2-de-2018?documento=legcol&contexto=legcol_3edb3ebce2ab4da18f499d8dd8d71d85&vista=STD-PC
Timestamp: 2019-05-22 05:16:09
Document Index: 20584563

Matched Legal Cases: ['artículo 3', 'artículo 6', 'artículo 4', 'artículo 3', 'artículo 2', 'artículo 3', 'artículo 4', 'artículo 6', 'artículo 588', 'artículo 11', 'artículo 2536', 'artículo 2536', 'artículo 2536', 'artículo 862', 'artículo 714', 'artículo 634', 'artículo 635', 'artículo 850', 'artículo 857', 'artículo 820', 'artículo 261', 'artículo 266', 'artículo 840', 'artículo 266', 'artículo 840', 'artículo 14', 'artículo 2', 'artículo 14', 'artículo 342', 'artículo 29', 'artículo 51', 'artículo 7', 'artículo 1', 'artículo 1', 'artículo 2', 'artículo 857', 'artículo 594', 'artículo 596']

﻿ RESOLUCIÓN 42 DE AGOSTO 2 DE 2018
RESOLUCIÓN 42 DE 02 DE AGOSTO DE 2018
CONTENIDO:ADOPTA EL MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES Y OPERATIVAS DE LA CONTABILIDAD FUNCIÓN RECAUDADORA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES (DIAN).
TEMAS ESPECÍFICOS:DIAN, CONTABILIDAD PÚBLICA, INTERVINIENTES EN LA CONTABILIDAD PÚBLICA, PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD PÚBLICA, SUJETOS DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA, MANUAL DE PRÁCTICA CONTABLE, UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
“Por medio de la cual se adopta el Manual de políticas contables y operativas de la contabilidad función recaudadora de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)”.
El Director General de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,
en uso de las facultades legales y en especial las dispuestas en los numerales 4, 16 y 19 del artículo 3º y numerales 2, 4 y 22 del artículo 6º del Decreto 4048 de 2008,
Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política determinan la obligatoriedad de las entidades y organismos del sector público para diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno, y para ello, el literal b) del artículo 4º de la Ley 87 de 1993 ordena definir políticas como guías de acción para la ejecución de los procesos.
Que la Ley 87 de 1993 establece en el literal a) del artículo 3º, que el control interno forma parte del sistema contable de la entidad, y en el literal e) del artículo 2º ibídem prescribe que una de sus finalidades es asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información, y para lograr este objetivo, el literal e) del artículo 3º de la misma ley dispone que las transacciones deben registrarse en forma exacta, veraz y oportuna.
Que las políticas propuestas para los procesos de gestión que generan documentos con incidencia contable fueron puestas a consideración del Comité de Sostenibilidad del Sistema Contable, en cumplimiento del artículo 4º de la Resolución 11772 del 30 de octubre de 2009, y dicha instancia asesora recomendó a la Dirección General la aprobación de las directrices técnicas que a continuación se relacionan:
Nº acta Fecha comité Política recomendada
2 22/06/2018 Políticas contables
2 22/06/2018 Políticas operativas de la Subdirección de Gestión Comercial
3 28/06/2018 Políticas operativas de bienes inmuebles en pago de obligaciones fiscales de la Subdirección de Gestión de Recursos Físicos
3 28/06/2018 Políticas operativas de litigios de la Subdirección de Gestión de Representación Externa
4 6/07/2018 Políticas operativas de fondos en tránsito de la Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas
4 6/07/2018 Políticas operativas de devoluciones y/o compensaciones de la Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas
4 6/07/2018 Políticas operativas del proceso de cuentas por cobrar
5 11/07/2018 Políticas operativas del proceso de la Subdirección de Gestión de Control Cambiario
5 11/07/2018 Políticas operativas del proceso de la Subdirección de Gestión de Fiscalización Tributaria
6 13/07/2018 Políticas operativas de la Subdirección de Gestión de Fiscalización Aduanera
Que en virtud del numeral 4 del artículo 6º del Decreto 4048 de 2008, es función del Director General establecer políticas de control interno diseñar e implementar su sistema y garantizar el desarrollo de sus elementos constitutivos.
ART. 1º—Adoptar el manual de “políticas contables y operativas de la contabilidad función recaudadora de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)” bajo el nuevo marco normativo para entidades de Gobierno, identificado con el código MN-RE-0044 versión 1 del proceso de recaudación, el cual forma parte integral de la presente resolución.
ART. 2º—Lo dispuesto en el manual “políticas contables y operativas de la contabilidad función recaudadora de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)”, adoptado por la presente resolución, es de obligatorio cumplimiento y deberá ser incorporado y aplicado en los procedimientos que desarrollan el quehacer misional y administrativo de todas las dependencias de la entidad en donde se realicen hechos económicos, operaciones o transacciones relacionadas con el recaudo de obligaciones tributarias, aduaneras o cambiarias, así como por todos los servidores responsables del proceso contable.
ART. 3º—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga cualquier disposición que le sea contraria.
POLÍTICAS CONTABLES Y OPERATIVAS DE LA CONTABILIDAD FUNCIÓN RECAUDADORA
UAE DIAN
PROCESO CONTABILIDAD FUNCIÓN RECAUDADORA
POLÍTICAS CONTABLES Y OPERATIVAS DE LA CONTABILIDAD
FUNCIÓN RECAUDADORA MN-RE-0044
Proceso: Contabilidad Función Recaudadora Versión 1 Página 2 de 94
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................................4
1. OBJETIVOS: ..........................................................................................................................................................6
1.1. Generales ............................................................................................................................................................6
1.2. Específicos .........................................................................................................................................................6
2. ALCANCE: ..............................................................................................................................................................7
3. DEFINICIONES Y SIGLAS ...................................................................................................................................7
4. MARCO LEGAL Y REGLAMENTARIO ..............................................................................................................9
5. IMPACTOS DE LAS POLÍTICAS CONTABLES ..............................................................................................9
5.1. Políticas contables generales .......................................................................................................................12
5.2. Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y corrección de errores ................ 15
6. POLÍTICAS DEL PROCESO CONTABLE ..................................................................................................... 21
6.1. Política de procesamiento de información ............................................................................................... 21
6.2. Efectivo y equivalentes de efectivo ............................................................................................................ 24
6.3. Cuentas por cobrar ......................................................................................................................................... 26
6.4. Bienes recibidos en dación de pago .......................................................................................................... 29
6.4.1. Bienes inmuebles y muebles ..................................................................................................................... 29
6.5. Saldos a favor liquidados en declaraciones y liquidaciones oficiales .............................................. 31
6.6. Excedentes por pagos en exceso y de lo no debido ............................................................................. 33
6.7. Pasivos originados en resoluciones de bienes recibidos en dación de pago ................................ 34
6.8. Cheques anulados y transferencias rechazadas..................................................................................... 35
6.9. Título de devolución de impuestos - TIDIS ................................................................................................ 36
6.10. Otros pasivos - Anticipo de impuestos .................................................................................................... 39
6.10.1. Anticipo de impuesto de renta ................................................................................................................. 39
6.10.2. Anticipos de retención en la fuente - Renta y complementarios .................................................... 40
6.11. Ingresos ............................................................................................................................................................ 42
6.11.1. Ingresos de transacciones sin contraprestación ............................................................................... 42
6.11.1.1. Ingresos por impuestos ......................................................................................................................... 42
6.11.1.2. Ingresos por intereses de mora ........................................................................................................... 43
6.11.1.3. Ingresos por sanciones ......................................................................................................................... 45
6.11.2. Ingresos de transacciones con contraprestación ............................................................................. 47
6.11.2.1. Ingresos por venta de bienes .............................................................................................................. 48
6.11.2.2. Ingresos por el uso de activos por parte de terceros .................................................................... 48
6.12. Activos contingentes .................................................................................................................................... 50
7. POLÍTICAS OPERATIVAS DE LOS PROCESOS CON IMPACTO EN CONTABILIDAD DE LA FUNCIÓN RECAUDADORA ............................................................................................................................................................................................ 51
7.1. Fondos en transito........................................................................................................................................... 51
7.2. Devoluciones y compensaciones ............................................................................................................... 54
7.3. Cuentas por cobrar ......................................................................................................................................... 56
7.4. Bienes muebles recibidos por obligaciones fiscales ............................................................................ 61
7.4.1. Bienes muebles ............................................................................................................................................ 62
7.4.2. Bienes intangibles ....................................................................................................................................... 65
7.4.3. Cuentas por cobrar ..................................................................................................................................... 69
7.5. Bienes inmuebles recibidos en dación de pago .................................................................................... 71
7.6. Mercancías aprehendidas, decomisadas y abandonadas .................................................................. 75
7.7. Representación externa - Contingente judicial ...................................................................................... 79
7.8. Fiscalización y liquidación tributaria ......................................................................................................... 82
7.9. Fiscalización y liquidación aduanera ........................................................................................................ 88
7.10. Fiscalización y liquidación cambiaria ...................................................................................................... 91
8. CONTROL DE CAMBIOS .................................................................................................................................. 94
La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, que para este documento será UAE DIAN Contabilidad función recaudadora, realizará sus estados financieros bajo el Marco Normativo y la Resolución 533 de 2015 e instructivo Nº 002 de 2015 expedida por la Contaduría General de la Nación, dando cumplimiento a la aplicación de las normas internacionales de contabilidad del sector público, el cual se aplicará para todos los períodos contables a partir del 1º de enero de 2018.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN función recaudadora, deberá generar los siguientes estados financieros:
• Estado de situación financiera al final del período contable.
• Estado de resultados del período contable.
• Notas explicativas a los estados financieros.
La información anteriormente mencionada, será preparada de forma anual con corte al 31 de diciembre de cada año, estos serán medidos en pesos colombianos como moneda funcional. Por lo tanto, esta información será comparativa con respecto al año inmediatamente anterior desde la vigencia 2019.
La DIAN - función recaudadora no realizará los siguientes estados financieros: Cambios en el patrimonio y flujo de efectivo, esto debido a las características de la información de la entidad, adicionalmente a ello, los recursos que ingresan por impuestos, sanciones, intereses y demás, son consignados directamente a la Dirección del tesoro nacional, por lo tanto, dicha entidad es quien debe elaborar y presentar el estado de flujo de efectivo.
En las notas se detallarán los aspectos importantes de la entidad y la aplicación de las normas internacionales de contabilidad del sector público - NICSP, Resolución 533 de 2015 e Instructivo Nº 002 de 2015 y marco normativo para entidades de Gobierno.
Este documento es una herramienta para la preparación y presentación de la información financiera, así como su interpretación y comparación para la toma de decisiones, por lo tanto, tendrá políticas y prácticas contables adaptadas por la DIAN - contabilidad función recaudadora.
• El objetivo de este documento es detallar las normas que son aplicables a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN - función recaudadora bajo el marco normativo para entidades de Gobierno, de acuerdo a lo dispuesto en la Resolución 533 de 2015 e instructivo Nº 002 de 2015.
• Establecer políticas contables para las principales cuentas que son impactadas con la aplicación e implementación de la Resolución 533 de 2015 e instructivo Nº 002, dando cumplimiento a la norma internacional de contabilidad del sector público.
• Aplicar los principios de contabilidad en las diferentes etapas y sub-etapas del proceso contable, teniendo en cuenta, el reconocimiento, medición inicial y posterior, revelación y presentación de los hechos económicos de las normas que le son aplicadas a la DIAN - función recaudadora.
• Presentar los estados financieros de la entidad y sus respectivas notas, bajo el marco normativo para entidades de Gobierno.
1.2. Específicos.
• Reflejar las transacciones y sucesos económicos que integren los elementos relacionados con los estados financieros de la entidad, desde el origen del hecho, en cada una de las áreas generadoras de información contable, aplicando los principios de contabilidad y criterios como el reconocimiento, medición y revelación en los estados financieros.
• Detallar el alcance, conceptos, los requerimientos del reconocimiento, la medición, revelación y apoyar la elaboración, presentación de la información contable de acuerdo a lo establecido por la Contaduría General de la Nación.
• Presentar la información financiera con las características fundamentales para que sea útil a la toma de decisiones y rendición de cuentas de la entidad.
El manual define las políticas contables aplicables de la DIAN - función recaudadora, para la aplicación del reconocimiento, medición, revelación y presentación de los estados financieros de la entidad.
3. DEFINICIONESYSIGLAS.
BAJA EN CUENTAS: Es la eliminación de un activo o pasivo previamente reconocido en el balance de la entidad.
CASI: Coordinación de Administración de Sistemas de Información.
CGN: Contaduría General de la Nación.
CERTS - Certificado de reembolso tributario: Es un instrumento por el cual el Gobierno Nacional de Colombia busca estimular las exportaciones. Mediante este título el gobierno desea estimular y apoyar a los exportadores del país, sobre todo en aquellas actividades que contribuyan a elevar el volumen de las exportaciones.
DESMATERIALIZADOS: Para su expedición no se emitirán títulos físicos. La expedición se efectuará mediante el registro contable de la expedición en una cuenta de un depósito centralizado de valores debidamente autorizado para el efecto por la Superintendencia Financiera de Colombia.
DETERIORO: Es una pérdida en el potencial de servicio futuro de un activo, adicional y diferente del reconocimiento anual de la pérdida por depreciación, que se efectúa de manera excepcional. El deterioro puede afectar a los activos no generadores de efectivo y a los activos generadores de efectivo.
ESENCIA SOBRE FORMA: Representa las situaciones económicas-financieras de las transacciones y/o hechos económicos de la entidad y se reconocen atendiendo a su esencia económica, independientemente de la forma legal que da origen a los mismos.
IASB (En inglés): Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad.
IPSASB (Sigla en inglés): Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público.
MEDICIÓN: Es el proceso mediante el cual se asigna un valor monetario al elemento de los estados financieros (activo, pasivo, patrimonio, ingresos, costos y/o gastos).
ORGANIZACIÓN: Clasifica y agrupa la información que se debe tener en cuenta en los estados financieros de la entidad.
POLÍTICA CONTABLE: Es el conjunto de principios, acuerdos, convenciones y reglas adoptados para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de los hechos económicos de la entidad.
RECONOCIMIENTO: Es el proceso de incorporación, en el estado de situación financiera o estado de resultados, de un hecho económico, que cumpla la definición de activo, pasivo, patrimonio, ingreso, costo o gasto, que tenga la probabilidad de generar una entrada o salida de beneficios económicos y que tengan un valor que se pueda medir con fiabilidad, contemplando el grado de incertidumbre de los beneficios futuros.
RELEVANCIA: La información financiera es relevante si es útil en las decisiones que han de tomar los directivos de la entidad.
REVELACIÓN: Hace referencia a la selección, ubicación y organización de la información financiera.
SELECCIÓN: Hace que la información expuesta sea más útil y proporcione detalle que ayude a los usuarios a entenderla.
SIE: Sistemas de información electrónicos.
SGTIT: Subdirección de Gestión de Tecnología de Información y Telecomunicaciones.
TIDIS - TITULO DE DEVOLUCIÓN DE IMPUESTOS: Documento valor emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público como mecanismo para la devolución de saldos originados en el pago de impuestos, los cuales constituyen deuda pública interna y son libremente negociables.
UBICACIÓN: Contribuye a comunicar una imagen financiera integral de la entidad.
VALOR EN USO: Es el valor presente de los beneficios económicos que se espera genere el activo, incluido el flujo que recibiría la entidad por su disposición al final de la vida útil. El valor en uso es un valor de salida no observable y específico para la entidad.
VALOR NETO DE REALIZACIÓN: Es el valor que la entidad puede obtener por la venta de activos menos los costos estimados para determinar su producción y los necesarios para llevar a cabo su venta.
4. MARCOLEGALYREGLAMENTARIO.
Resolución 533 de octubre de 2015 proferida por la Contaduría General de la Nación, mediante la cual se incorpora en el régimen de contabilidad pública el marco normativo aplicable a entidades de gobierno
5. IMPACTOSDELASPOLÍTICASCONTABLES.
a) Aplicación de políticas contables
Las políticas contables serán aplicadas de forma consistente por cada una de las áreas y procesos productores de información contable de la DIAN - función recaudadora, partiendo, que en los procesos se originan los hechos, operaciones y transacciones financieras y económicas de la entidad.
Las políticas que se adoptan en el presente documento, relacionan los conceptos establecidos en el marco normativo para entidades de Gobierno, en el régimen de contabilidad pública, en la Resolución 533 de 2015, en el instructivo 002 de 2015 y Ley 1819 de 2016, en las demás normas tributarias y legales que rigen en el país.
b) Cambios en una política contable
Hace referencia a las modificaciones y mejoras que, en consecuencia, de la implementación y aplicación de las NICSP, requiera efectuar la entidad; con el propósito de proporcionar información relevante que afecte la información contable de la DIAN - función recaudadora.
Las políticas contables tienen como mecanismo esencial la adopción de criterios homogéneos orientados a armonizar los procedimientos de la entidad dirigidos a obtener sistemas y fuentes de información contable que le permitan a la DIAN - función recaudadora:
• Presentar información para la toma de decisiones.
• Presentar los estados financieros de la entidad y el resultado de la actividad financiera, económica y social que sean útiles y transparentes para la ciudadanía y los entes de control.
d) Características cualitativas de la información financiera
Las características cualitativas de la información financiera, son los atributos que esta debe tener para que sea útil a los usuarios; para ello se consideran dos tipos de características: fundamentales y de mejora.
Las características fundamentales hacen referencia a:
• Relevancia: La información financiera influye en los usuarios si es material y tiene valor predictivo, valor confirmatorio, o ambos. Así mismo la materialidad o importancia relativa, se establecerá de acuerdo a la magnitud de las partidas, de acuerdo a su naturaleza.
• Representación fiel: La información financiera de la DIAN - función recaudadora, se alcanzará cuando la misma es completa, neutral y libre de error significativo u omisiones que sean materiales.
De igual manera, la información será útil y representará fielmente aquello que se presenta en los estados financieros de la entidad.
Así mismo, dentro del marco normativo se establecieron las características de mejora, estas sin ser indispensables para que la información financiera sea útil, incrementan la optimización de la información presentada por la DIAN - función recaudadora.
Las características de mejora son las siguientes:
• Verificabilidad: Es la que ayuda a asegurar a los usuarios, que la información financiera representa fielmente los hechos económicos de la entidad.
• Oportunidad: Es la que busca tener la información disponible para los usuarios, con el fin que coadyuve a la toma decisiones en la DIAN - función recaudadora.
• Comprensibilidad: La DIAN - función recaudadora presentará su información financiera de manera clara y comprensible para los usuarios.
• Comparabilidad: La DIAN - función recaudadora presentará sus estados financieros anualmente de manera comparable con la vigencia inmediatamente anterior.
e) Principios de contabilidad pública
La DIAN - función recaudadora durante las diferentes etapas del proceso contable tendrá como referencia los criterios de reconocimiento, medición y revelación. Para la preparación de los estados financieros de propósito general se observarán los principios de contabilidad, como lo establece el marco normativo para entidades de Gobierno. que a continuación se enuncian:
• Entidad en marcha.
• Devengo.
• Esencia sobre forma.
• Período contable.
5.1. Políticascontables generales.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, es una entidad adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se constituyó como Unidad Administrativa Especial, mediante Decreto 2117 de 1992.
La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN - tiene como objeto coadyuvar a garantizar la seguridad fiscal del Estado colombiano y la protección del orden público económico nacional, mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras, cambiarias y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en condiciones de equidad, transparencia y legalidad.
b. Bases de elaboración y políticas contables
La entidad elaborará sus políticas contables y estados financieros, de acuerdo a lo descrito en el marco normativo para entidades de Gobierno, el cual es expedido por la Contaduría General de la Nación.
c. Revelaciones en las notas a los estados financieros
En la elaboración de las notas a los estados financieros contables básicos, la DIAN - función recaudadora atiende la normatividad establecida por la CGN.
La información que revelará la DIAN - función recaudadora en las notas a los estados financieros información de carácter general y específica, la cual será presentada anualmente, para ello se considerará la siguiente estructura de acuerdo al marco normativo para entidades de Gobierno:
a. De la entidad
Las notas de carácter general permitirán conocer situaciones particulares de la UAE DIAN, tales como: su naturaleza jurídica, objetivo, competencia funcional, funciones, estructura orgánica, sistema de gestión de calidad, entre otras.
b. De la contabilidad función recaudadora
Las notas de carácter general de la contabilidad función recaudadora, nos permitirá comprender las actividades que desarrolla la contabilidad función recaudadora, a continuación, se relacionan: proceso de recaudo, competencia funcional, funciones, catálogo general de cuentas, políticas contables, rendición de cuentas, entre otras.
Las notas corresponden a las descripciones o desagregaciones de las partidas de los estados contables básicos y forman parte general de los mismos. Estas aclaraciones tienen como objetivo revelar la información adicional necesaria sobre los hechos y transacciones económicas y financieras que sean materiales para la entidad; de igual manera, describir los aspectos que tienen dificultad para su medición monetaria que pueden reflejarse en términos cualitativos o cuantitativos físicos, los cuales han afectado o pueden afectar la situación y que es de interés y apoyo para que la alta dirección, analice la información y ayude a la toma de decisiones.
d. Marco de referencia contable
La DIAN - función recaudadora aplica el marco normativo para entidades del sector público, que fue expedido por el ente regulador, teniendo en cuenta, que la Contaduría General de la Nación es la entidad rectora responsable de regular la contabilidad, con autoridad doctrinaria en materia de interpretación normativa contable.
La moneda del entorno económico principal de la entidad es el peso colombiano ($).
f. Principio de reconocimiento
La DIAN - función recaudadora incorpora en sus estados financieros las transacciones y/o hechos económicos que cumplan con la definición de activo, pasivo, patrimonio, ingreso o gasto, según corresponda.
Una partida se incorpora a los estados financieros cuando:
• Se presente una probabilidad de generar una entrada o salida de beneficios económicos.
• Que tenga un valor que se pueda medir con fiabilidad.
g. Materialidad
h. Período de los estados financieros
La entidad prepara y presenta los estados financieros en los siguientes períodos:
Nº Estados Financieros Trimestralmente Cierre período contable (31 diciembre)
1 Estado de situación financiera al final del período contable X X
2 Estado de resultados del período contable X X
3 Notas explicativas a los estados financieros X
Fuente: Elaboración propia de la DIAN - función recaudadora
En caso, que el ente regulador expida una ley, decreto o resolución, estableciendo lineamientos diferentes a los presentados en la tabla 2, la DIAN - función recaudadora acogerá los descritos por la normatividad.
i. Presentación de los estados financieros
Los estados financieros se preparan y presentan con propósito de información general, ya sean consolidados o individuales, para ello la DIAN - función recaudadora aplica los criterios establecidos en el marco normativo para entidades de Gobierno.
La finalidad de los estados financieros es suministrar información útil para la toma y evaluación de las decisiones económicas de la entidad.
5.2. Políticascontables, cambios en las estimaciones contables y corrección de errores.
a. Políticas contables
La entidad determina sus políticas contables siguiendo los lineamientos establecidos por la Contaduría General de la Nación en el marco normativo para entidades de Gobierno y a las consultas elevadas al ente regulador.
La entidad cambiará una política contable cuando ocurran los siguientes eventos:
• Modificación al marco normativo para entidades de gobierno o cuando, en los casos específicos que este lo permita.
• Cuando la entidad considere pertinente un cambio de política que conlleve a la representación fiel y la relevancia de la información financiera.
Cuando la DIAN - función recaudadora adopte un cambio en una política contable, se revela la siguiente información:
• La naturaleza del cambio.
• Las razones por las cuales la aplicación de la nueva política contable contribuya a la representación fiel y suministre información relevante.
• El valor del ajuste para cada partida de los estados financieros afectada, tanto en el período actual, como en períodos anteriores a los presentados, de forma agregada y en la medida en que sea practicable y
• Una justificación de las razones por las cuales no se realiza una aplicación retroactiva por efecto del cambio en las políticas contables.
b. Cambios en una estimación contable
Una estimación contable, es un mecanismo utilizado por la entidad para medir un hecho económico que, dada la incertidumbre inherente al mismo, no puede medirse con precisión.
El uso de estimaciones razonables constituye una parte fundamental del proceso contable y no menoscaba la confiabilidad de la información financiera. No obstante, si como consecuencia de obtener nueva información o de poseer más experiencia, se producen cambios en las circunstancias en que se basa la estimación, esta se revisará y, de ser necesario, se ajustará. Con esto, no implica que se encuentre vinculada a períodos anteriores, ni crea una corrección de un error, por lo cual su aplicación es prospectiva.
Un cambio en una estimación contable es una variación del elemento, producto de una nueva información que afecta el valor en libros de un activo o de un pasivo, o en el importe del consumo periódico de un activo, que se produce tras la evaluación de la situación actual del elemento, así como de los beneficios futuros esperados y de las obligaciones asociadas con los activos y pasivos correspondientes.
Los errores son las omisiones e inexactitudes que se presentan en los estados financieros de la entidad, para uno o más períodos anteriores, como resultado del fallo de no utilizar información fiable que estaba disponible cuando los estados financieros fueron formulados para tales períodos y que podría esperarse razonablemente que se hubiera conseguido y tenido en cuenta en la elaboración y presentación de los mismos. Se incluyen entre otros:
• Errores aritméticos.
• Improcedencia en la aplicación de la política.
• Inadvertencia.
• Mala interpretación de hechos.
a. Errores del período corriente
La entidad cuando identifique los errores materiales dentro del período corriente contable, corregirá los estados financieros antes de que autoricen su publicación, en caso, que los errores se encuentren después de que los estados financieros se encuentren publicados estos errores se trataran como períodos anteriores.
b. Errores períodos anteriores
La entidad corregirá las inexactitudes de períodos anteriores, sean materiales o no, en el período donde se identifique la situación que dio origen, ajustando el valor de los activos, pasivos o patrimonio, que se vieron afectados por este, y se reconocerán como resultados de ejercicios anteriores en el patrimonio, por ningún caso se incluirá en el resultado del período.
En caso de errores anteriores que sean materiales, para efectos de presentación, la entidad reexpresará de manera retroactiva la información comparativa afectada por el error. Si el error ocurrió con antelación al período más antiguo para el que se presente información, se reexpresarán los saldos iniciales de los activos, pasivos y patrimonio, para el patrimonio más antiguo para el que se presente información, de forma que los estados financieros se presenten como si el error no se hubiera cometido nunca.
Cuando, para efectos de presentación, sea impracticable determinar el efecto acumulado al principio del período más antiguo para el que se presente información, la entidad reexpresará la información desde la fecha en la cual dicha reexpresión sea practicable, o de forma prospectiva si no es practicable hacer la reexpresión.
Si las inexactitudes son inmateriales no se reexpresará los estados financieros de manera retroactiva.
Las revelaciones requeridas para la corrección de errores son:
• La descripción del error encontrado correspondiente a períodos anteriores;
• El valor del ajuste para cada período anterior presentado, si fuera posible determinarlo.
• El valor del ajuste en los resultados acumulados, al principio del período anterior más antiguo sobre el que se presente información.
• Una justificación de las razones por las cuales no se realiza reexpresión retroactiva para mostrar el efecto de la corrección del error (materialidad o impracticabilidad).
d. Hechos ocurridos después del período contable
Los hechos económicos sucedidos posteriormente, son todos aquellos eventos que se producen entre el final del período contable y la fecha de autorización para la publicación de los estados financieros.
En el momento que se presenten hechos económicos que proporcionan evidencia de las condiciones existentes al final del período contable y que conlleven a cambios antes de la fecha de cierre (fecha de corte y fecha de autorización para publicación de los estados financieros), se requiere realizar los cambios o ajustes en sus estados financieros, cuya finalidad es reflejar la incidencia de los hechos ocurridos después del período contable.
Pueden identificarse dos tipos de eventos: los que implican ajustes y los que no implican ajuste.
Eventos que implican ajustes a. La resolución de un litigio judicial que confirme que la entidad tenía una obligación presente al final del período contable.
b. La recepción de información que indique el deterioro del valor de un activo al final del período contable o la necesidad de ajuste de un deterioro del valor anteriormente reconocido.
c. La determinación del valor de transacciones realizadas no reconocidas.
d. La determinación del valor de los ingresos cobrados durante el período contable que serán compartidos con otras entidades.
e. La determinación de la participación en el pago de incentivos a los empleados que la entidad deba realizar como resultado de hechos anteriores a esa fecha.
f. El descubrimiento de fraudes o errores que demuestren que los estados financieros eran incorrectos.
Fuente: Contaduría General de la Nación - marco normativo para entidades de Gobierno
Los hechos ocurridos después del período contable que no implican ajuste para la entidad, son aquellos que indican condiciones surgidas después de este y que, por su materialidad, serán objeto de revelación.
Eventos que no implican ajustes a. La distribución de beneficios adicionales, directa o indirectamente a los participantes de programas de servicios a la comunidad.
b. La adquisición o disposición de una controlada, o la subcontratación total o parcial de sus actividades.
c. La ocurrencia de siniestros.
d. El anuncio o comienzo de reestructuraciones.
e. La introducción de una ley para condonar préstamos concedidos a entidades o particulares como parte de un programa.
f. Las variaciones importantes en los precios de los activos o en las tasas de cambio.
g. El otorgamiento de garantías.
h. Inicio de litigios.
La entidad revelará los hechos ocurridos después del período contable y relacionada con las partidas objeto de ajuste, tales como:
a. La fecha de autorización para la publicación de los estados financieros.
b. El responsable de la autorización.
a. La existencia de alguna instancia que tenga la facultad de ordenar la modificación de los estados financieros una vez se hayan publicado.
b. La naturaleza de los eventos que no impliquen ajuste y
c. La estimación del efecto financiero de los eventos que no impliquen ajuste o la aclaración de que no sea posible hacer tal estimación.
6. POLÍTICASDELPROCESOCONTABLE.
6.1. Políticadeprocesamiento de información.
La DIAN a través del proceso de recaudación, subproceso información de recaudo, subproceso nivel 2 contabilización del recaudo, reconoce los documentos internos y externos que fueron parametrizados por el proceso de contabilidad, para que ingresen por medio de los servicios informáticos electrónicos (SIE), que apoyan los siguientes subprocesos de nivel dos:
• Recepción y verificación de información del recaudo.
• Corrección de información.
• Generación estados de cuenta del contribuyente.
Dichos subprocesos nivel 2 pertenecen al subproceso nivel 1 Información de recaudo del proceso recaudación.
Los documentos que cumplen las condiciones, tienen incidencia contable y afectan las cifras de los estados financieros de la entidad, son procesados por el SIE contabilidad. Para aquellos documentos que no cumplen las condiciones, la Coordinación de Contabilidad realiza la solicitud del listado correspondiente por medio del procedimiento PR-SI-0146-gestión de requerimientos de solicitudes de información a la Coordinación de Administración de Sistemas de Información (CASI) de la subdirección de gestión de tecnología de información y telecomunicaciones (SGTIT).
Por medio del SIE contabilidad:
• Se genera los reportes, auxiliares, libros mayores de contabilidad y todos los documentos necesarios para sus fines contables pertinentes.
• Se procesa de manera oportuna la información contable para la realización de los cortes contables mensuales y cierre de vigencia.
• Se responde por la disponibilidad, completitud, confiabilidad e integridad de los datos, aplicando mecanismos de control de los diferentes SIE’s que proveen información al subproceso nivel 2.
Contabilización del recaudo, así como el procesamiento y almacenamiento de la información digital para mitigar los riesgos.
La SGTIT realiza las actividades necesarias para la disposición, conservación y archivo digital o electrónico de la información relacionada con las funciones, protocolos y procedimientos a su cargo.
Para la obtención de los estados financieros, la función recaudadora cuenta con tres sistemas de procesamiento de información:
SIAT: (Sistema de información aduanero y tributario) Contiene información de las actuaciones legales, técnicas, contables, financieras y de gestión derivadas de la administración de los tributos internos y externos, ocurridas en las diferentes dependencias de la administración tributaria hasta la vigencia 2005 y anteriores.
La información que ingrese a las bases de datos de la entidad que corresponda a vigencias 2005 y anteriores, será procesada por el sistema de información tributaria y aduanera-SIAT y los listados allí generados serán considerados como “Reportes”, a partir de los cuales se obtendrá la información requerida para ser registrada en el SIE de contabilidad de muisca, mediante notas de contabilidad a nombre de cada tercero.
Muisca: Modelo único de ingresos, servicio y control automatizado - MUISCA, tiene varios componentes principalmente aquellos que administran la entrada y salida de Información de la entidad, a través de actos administrativos con implicaciones contables, y aquellos que controlan el flujo transaccional, procedimental, documental y de tramites tanto internos como externos.
Contiene información de las operaciones generadas a partir de la vigencia de 2006 en adelante (Renta año gravable 2005, ventas, retención, patrimonio año gravable 2006 y aduanas presentadas del 1º de febrero 2006 en adelante) por administración de tributos internos y externos y todas las actuaciones que de ellos se derivan.
Sistema financiero: Registra la información de las operaciones relacionadas con la administración de mercancías aprehendidas, decomisadas y abandonadas a favor de la Nación a partir de enero de 2005. Los registros contables se hacen en forma global a partir de los reportes de los movimientos de ingresos, egresos y situación jurídica de cada almacenadora o depósito elaborados en las Direcciones Seccionales.
La información del aplicativo SIAT no será objeto en el proceso de consolidación en el libro mayor, teniendo en cuenta, que será registrada del sistema MUISCA.
La CASI previo al cierre contable mensual y anual consulta en el SIE contabilidad, a solicitud de la Coordinación de Contabilidad, por medio del procedimiento PR-SI-0146-gestión de requerimientos de solicitudes de información, el porcentaje de avance del procesamiento de información con incidencia contable, con el fin de establecer el volumen de documentos procesados y una vez se haya cargado a la contabilidad el 90% de dicha información generada internamente, la CASI genera un reporte que se envía a la Coordinación de Contabilidad, informando el avance de la información procesada.
Con base en el informe, la Coordinación de Contabilidad revisa la razonabilidad de las cifras y una vez hechos los ajustes pertinentes, procede a emitir la autorización para realizar el cierre contable, es decir, cuando todos los documentos que cumplan las condiciones para ser procesados se encuentren en estado contabilizado.
Los documentos que se encuentren con error de parametrización, son corregidos por el área funcional posteriormente la Coordinación de Administración de Sistemas de Información de la SGTIT realiza seguimiento de los documentos que permanezcan en estado diferente a contabilizado y vuelve a lanzar el procesamiento por medio del SIE contabilidad.
La DIAN función recaudadora aplicará la medición posterior, cuando se presenten documentos que generen reprocesos por recalculos de la obligación financiera.
6.2. Efectivoyequivalentes de efectivo.
El Fondo Rotativo de Devoluciones representa los recursos de la nación asignados a cada Dirección Seccional para efectuar los pagos de las resolución de devolución por concepto de saldos a favor, pagos en exceso o pago de lo no debido, inferiores a 1.000 UVT, mediante giro a cuenta del contribuyente, en cumpliendo con lo establecido en el art 862 del estatuto tributario.
Los recursos del Fondo Rotatorio de Devoluciones provienen de la Dirección General de Crédito Público del Tesoro Nacional (DGCPTN). Es por ello, que se realiza una asignación de cupos para cada Dirección Seccional, estas se encuentran establecidas en una circular conjunta suscrita entre la Dirección General de Crédito Publico y Tesoro Nacional y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Las resoluciones de devolución, inicial, corrección, cumplimiento, revocatoria y demás actos administrativos son expedidos por la división de devoluciones, las cuales generan una afectación contable en el Fondo Rotatorio de Devoluciones, para ello, las resoluciones o actos administrativos deben estar incluidos en los sistemas dispuestos por la entidad a la fecha de cierre de cada período.
La DIAN - función recaudadora, reconoce el pago de las resoluciones de devolución de saldos a favor, pago en exceso o de lo no debido y demás conceptos sujetos a devolución, en el momento en que el funcionario de devoluciones genere los actos administrativos o resoluciones, a través de los aplicativos dispuestos por la entidad y que se encuentren debidamente notificados y migrados al módulo de contabilidad.
El proceso de devoluciones es el responsable de analizar si la solicitud de devolución realizada por el contribuyente es procedente.
El proceso de contabilidad realiza la medición inicial por el valor nominal, el cual se encuentra determinado en la resolución de devolución o acto administrativo expedidos por el proceso de devoluciones.
Los recursos se mantienen registrados al valor nominal, de la situación de fondos, hasta el momento de su baja en cuentas.
Los recursos se muestran dentro de la partida efectivo y equivalentes como activos corrientes en los estados financieros.
Se baja en cuentas de contabilidad de acuerdo a lo establecido en la política operativa de devoluciones.
Se revela en los estados financieros y notas correspondientes al efectivo, describiendo el saldo y la desagregación de los componentes de la partida contablemente, así como lo emitido por el proceso de devoluciones, de acuerdo a lo descrito en la política operativa del área.
6.3. Cuentasporcobrar.
En materia tributaria, la UAE DIAN administra el impuestosobrelarenta y complementarios, el impuesto sobre las ventas, las retenciones, el impuesto de timbre nacional, el impuesto a la riqueza, al consumo, a la gasolina, GMF y los demás impuestos internos del orden nacional junto con sus valores conexos (sanciones e Intereses) cuya competencia no esté asignada a otras entidades del Estado, así como la recaudación y el cobro de los derechos de aduana y demás impuestos al comercioexterior y de las sanciones aduaneras cambiarias.
El proceso de contabilidad reconoce como impuestos por cobrar, los impuestos nacionales, y retenciones que liquiden obligaciones a cargo de los contribuyentes, responsables y agentes de retención, los cuales se originan por las declaraciones de impuestos privadas, liquidaciones oficiales y actos administrativos en firme.
El área de contabilidad registrará las declaraciones de impuestos y aduanas privadas, liquidaciones oficiales y actos administrativos en firme que ingresen a través del sistema de información MUISCA. Igualmente contabilizará manualmente los actos administrativos en firme que no se encuentren implementados en el SIE MUISCA.
Por otro lado, los actos administrativos (Vía gubernativa, contenciosa y apelaciones) que se encuentren en proceso, se reconocen en cuentas de orden, hasta tanto queden en firme.
Los intereses se reconocerán al momento de recaudo y de acuerdo a la imputación del pago dado que el objeto social de la DIAN es la recaudación de impuestos y aplicando el principio de la prudencia, con el fin de no sobrestimar los activos.
Se deja de reconocer una cuenta por cobrar cuando los derechos se extingan (pago efectivo o TIDIS, compensación, bienes recibidos en dación de pago y prescripción o remisibilidad).
Reconocimiento documentos inconsistentes
Se califican como documentos inconsistentes aquellas declaraciones y recibos de pago que presentan errores de diligenciamiento por parte de los contribuyentes u otros errores, que al momento de ser procesados no pasan las validaciones determinadas en los SIEs de gestión masiva y obligación financiera; validaciones establecidas con el fin de contar con información veraz del recaudo y de las obligaciones de los contribuyentes. Dichos SIE’S, marcan estos documentos como “inconsistentes”, generando un documento interno que refleja esta situación.
La generación del documento interno se realizará de acuerdo a lo indicado por el proceso de administración de aplicativos.
Para subsanar las inconsistencias presentadas, la entidad cuenta con un proceso de “corrección de inconsistencias”, que permite hacer la gestión correspondiente ante los contribuyentes o de oficio de parte de la administración tributaria.
Para el registro de documentos inconsistentes, se utilizará como soporte el documento interno que refleje las casillas totales de reconocimiento y pago, los cuales se llevarán en auxiliares detallados e independientes a nivel de subcuentas por validar, que permitan su identificación y control.
Subsanados los documentos inconsistentes, se registrarán en las cuentas por cobrar respectivas y se reversarán los registros iniciales contabilizados a nivel de subcuentas por validar.
Las cuentas por cobrar se medirán por el valor de la transacción, de acuerdo a lo determinado en las liquidaciones privadas, liquidaciones oficiales y actos administrativos que son sus valores de transacción.
Con posterioridad al reconocimiento, las cuentas por cobrar se mantendrán por el valor de la transacción.
Las cuentas por cobrar serán objeto de estimaciones de deterioro cuando exista evidencia objetiva del incumplimiento de los pagos a cargo del deudor o del desmejoramiento de sus condiciones crediticias, los cuales se registrarán de acuerdo a lo indicado por los procesos de cobranzas y administración de aplicativos.
Se deja de reconocer una cuenta por cobrar cuando los derechos expiren (prescripción o remisibilidad), por los pagos o compensaciones, daciones en pago y los que indique el proceso de cobranzas o administración de aplicativos; para el efecto en su política operativa, se disminuye el valor en libros de la cuenta por cobrar.
Así mismo, la entidad no reconoce los activos contingentes en los estados financieros, sin embargo, se realiza el control de eventos inciertos en cuentas de orden, de acuerdo a la información reportada por los procesos de representación externa y cobranzas y se enunciaran en las revelaciones. Igualmente contabilizará manualmente los actos administrativos en firme que no se encuentren implementados en el SIE MUISCA.
La DIAN - función recaudadora revela:
• El valor de las pérdidas por deterioro o reversión durante el período contable.
• El valor total de las cuentas por cobrar que se hayan deteriorado al final del período contable.
• La estimación de los intereses por mora en el pago de las obligaciones tributarias, que se realizará conforme lo indique el proceso de cobranzas o administración de aplicativos; para el efecto en su política operativa.
• Y demás que sean suministradas de acuerdo a lo establecido en la política operativa de cobranzas.
6.4. Bienesrecibidos en dación de pago.
6.4.1. Bienesinmuebles y muebles.
Los bienes recibidos en dación de pago, el proceso de contabilidad los reconoce de acuerdo con la naturaleza y uso previsto de los mismos, que describa la Subdirección de Recursos Físicos y Subdirección de Gestión Comercial Coordinación de Inventarios y Mercancías cuando haya lugar a ello.
Así mismo, la DIAN - función recaudadora, reconoce los bienes recibidos en dación de pago, cuando la división de cobranzas expida la resolución y la radique en el Grupo Interno de Trabajo - GIT de Contabilidad de cada seccional de la UAE - DIAN.
La DIAN - función recaudadora, registra y clasifica los bienes recibidos en dación de pago en muebles e inmuebles, inversiones y propiedad planta y equipo, de acuerdo a como lo indique la política operativa de la Subdirección de Recursos Físicos Subdirección de Gestión Comercial Coordinación de Inventarios y Mercancías.
El proceso de contabilidad de la función recaudadora registra la medición inicial por el valor de la Resolución expedida por el área de cobranzas.
La función recaudadora registrará la medición posterior y el deterioro, de acuerdo a los lineamientos descritos en la política operativa de la Subdirección de Recursos Físicos y Subdirección de Gestión Comercial - Coordinación de Inventarios y Mercancías.
Los bienes recibidos en dación de pago se presentan como activo corriente - otros activos, dentro de los estados financieros.
El proceso de contabilidad realiza la baja en cuentas, de acuerdo a los lineamientos emitidos por Subdirección de Gestión Comercial Coordinación de Inventarios y Mercancías, Subdirección de Recursos Físicos, los cuales deben estar debidamente soportados, justificados y autorizados por los jefes del proceso.
En las notas a los estados financieros se revelará el saldo y la desagregación de los conceptos de los bienes recibidos en dación de pago, de igual manera, lo reportado por los procesos de recursos físicos y comercial.
6.5. Saldosafavor liquidados en declaraciones y liquidaciones oficiales.
La DIAN - función recaudadora reconoce las obligaciones adquiridas con los contribuyentes por concepto de saldos a favor de impuestos, autoliquidados en las declaraciones o aceptados en liquidaciones oficiales o actos administrativos.
La DIAN - función recaudadora, registra el valor que figure en la casilla “Total saldo a favor” de las declaraciones.
Las correcciones a las declaraciones efectuadas de manera voluntaria por el contribuyente y las liquidaciones oficiales, se contabilizarán con el formato interno 1075 “Diferencias por corrección”.
Se registran las resoluciones de devolución y/o compensación mediante los formatos internos 701 “Formato interno de información de solicitud de devolución y/o compensación” y 6282 “Resolución de devolución y/o compensación” siempre y cuando contengan la fecha de notificación, disminuyendo el valor del acreedor. Igualmente se actualiza el valor del saldo a favor con las declaraciones de períodos siguientes que imputen saldos a favor del período anterior.
Se mantendrá por el valor de la medición inicial.
De acuerdo a lo establecido en los artículos 854 y 816 del estatuto tributario los contribuyentes y/o responsables tienen derecho a solicitar en devolución y/o compensación, respectivamente, el saldo a favor, dentro del término de dos años contados a partir de la fecha de vencimiento para declarar. Para los casos en que es corregida la declaración ya sea por el artículo 588 o 589 del estatuto tributario a través de una liquidación oficial, el término de los dos años para solicitar la devolución inicia a partir de la fecha de ejecutoria de la respectiva liquidación oficial.
Una vez cumplido el término de los dos años, contablemente se procede a efectuar la reclasificación a los ingresos como aprovechamiento a favor de la Nación, en los períodos contables que estime el área contable. Para lo cual se toma como insumo el reporte “Reportesaldos a favor vigentes y no vigentes de la obligación financiera”, ubicado en el SIE de contabilidad por la siguiente ruta: contabilidad/reportes contables/saldos a favor obligación financiera.
El reporte “Saldosafavor vigentes y no vigentes de la obligación financiera” contiene todos los saldos a favor que figuran en la obligación financiera por cada concepto reglamentado por la ley. El reporte trae la siguiente información:
• NIT del contribuyente o responsable.
• Nombres y apellidos/razón social.
• Tipo de impuesto origen del saldo a favor.
• Dirección seccional.
• Número del formulario del documento origen del saldo a favor.
• Valor del saldo a favor.
• Fecha del documento origen.
• Año gravable del documento origen.
• Número de la obligación.
• Tipo de liquidación.
• Fecha de referencia.
• Termino de vigencia. Este identifica los saldos en vigente y no vigente de acuerdo al parámetro de 2 años y 6 meses. Los 6 meses se tienen en cuenta para los casos en los cuales el contribuyente puede estar en proceso de devolución y/o compensación o en recurso. La fecha se determina comparando la fecha de generación del reporte con la fecha de vencimiento para declarar de la respectiva obligación.
Se presentan como pasivos corrientes en los estados financieros.
• La entidad revela el valor dado de baja durante el período contable según lo contemplado en la normatividad.
• Finalmente revelará los efectos en la cuenta de los diferentes cambios normativos que se presente durante la vigencia.
• Y cualquier otra condición atípica que se presente.
6.6. Excedentesporpagos en exceso y de lo no debido.
Se reconoce los pagos en exceso y de lo no debido por cualquiera de los conceptos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Se mide por el valor de la transacción en exceso o de lo no debido.
Se mantienen por el valor de la medición inicial.
De acuerdo a lo estipulado en el artículo 11 y 16 del decreto 2277 de noviembre 6 de 2012, el termino para solicitar la devolución y/o compensación por pagos en exceso y de lo no debido respectivamente, está atado al artículo 2536 del Código Civil; cuya acción ejecutiva se prescribe en cinco (5) años.
Una vez cumplido el termino de los cinco años, el área contable solicita a la Subdirección de Gestión de Tecnología de Información y Comunicaciones un reporte con los excedentes que a la fecha no han sido solicitados en devolución y/o compensación y que figuran como excedentes reales, es decir determinados después de la debida reimputación a las obligaciones relacionadas. Con la información suministrada se procede a contabilizar a los ingresos, como aprovechamiento a favor de la Nación, en los períodos contables que estime el área.
6.7. Pasivosoriginados en resoluciones de bienes recibidos en dación de pago.
En los procesos de cobro que adelante la entidad y en el cual se profiera una resolución de cancelación de deudas con bienes recibidos en dación de pago, se reconoce como pasivo a favor del contribuyente, el excedente entre el valor pagado con los bienes muebles o inmuebles y el valor de la deuda que tenga con la entidad, según el procedimiento establecido para este fin de acuerdo al Decreto 881 de marzo 21 de 2007.
La DIAN - función recaudadora, registra el valor remanente que figure en la resolución de cancelación de deudas con bienes recibidos en dación de pago y acta de adjudicación de bienes.
Se afecta de acuerdo al valor de realización del bien adjudicado.
El artículo 2536 del Código Civil, cuya acción ejecutiva se prescribe por en (5) años, se procede a registrarse como aprovechamiento a favor de la Nación en una cuenta de ingresos 4808-27 “Aprovechamientos”, soportado con un documento o acta de depuración firmado por el área de contabilidad y el responsable de los bienes inmuebles en la subdirección de recursos físicos y para los casos de los bienes muebles el responsable en la subdirección de comercial.
6.8. Chequesanulados y transferencias rechazadas.
La anulación de cheques y rechazo de transferencias se lleva a cabo en el proceso de devolución de impuestos con efectivo. Esta situación se presenta:
a) Cuando pasados tres meses de ser girado el cheque, el contribuyente no se ha acercado a la dirección seccional a reclamarlo.
b) Cuando pasados seis meses de haber entregado el cheque al contribuyente, este no ha ido a cobrarlo al banco.
c) cuando el contribuyente, en la solicitud de devolución, presenta inconsistencia en los datos de su cuenta bancaria, las transferencias electrónicas son rechazada.
La DIAN - función recaudadora registra el pasivo, por el valor del cheque anulado o transferencia rechazada.
Se mantiene por el valor de la medición inicial.
• Cuando el saldo del cheque y/o transferencia ha superado los dos años sin ser cobrado por el contribuyente, se procederá a registrarse como aprovechamiento a favor de la Nación en una cuenta de ingresos 4808-27 “Aprovechamientos” y se relacionaran en un inventario independiente hasta que este cumpla 5 años, teniendo en cuenta que el contribuyente durante este tiempo tiene el derecho de cobrar su saldo a favor.
• Se retiran del inventario los cheques y transferencias que pasados cinco (5) años después de su anulación el contribuyente no ha solicitado el saldo a su favor; bajo el término del artículo 2536 del Código Civil, cuya acción ejecutiva se prescribe en cinco (5) años.
6.9. Títulodedevolución de impuestos -TIDIS.
El estatuto tributario en su artículo 862 indica:
“La devolución de saldos a favor podrá efectuarse mediante cheque, título o giro. La administración tributaria podrá efectuar devoluciones de saldos a favor superiores a un mil (1.000 UVT) mediante títulos de devolución de impuestos, los cuales solo servirán para cancelar impuestos o derechos administrados por las direcciones de impuestos y de aduanas dentro del año calendario siguiente a la fecha de su expedición.
Estos son desmaterializados, es decir, no se emiten títulos físicos, y sirven para cancelar impuestos o derechos administrados por la DIAN, dentro del año calendario siguiente a la fecha de su expedición, se emiten a la orden, transferibles por endoso y están denominados en moneda nacional.
Son administrados por contrato anual para cada vigencia por la sociedad Deposito Centralizado de Valores de Colombia - DECEVAL S.A., mediante contrato firmado con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, entidad que se encarga de prestar el servicio de expedición o anotación, registro en cuenta y redención de dichos títulos de devolución de impuestos.
La DIAN - función recaudadora, reconoce como cuentas por pagar las obligaciones adquiridas por la entidad con los contribuyentes, por las resoluciones de devolución de los saldos a favor originados en declaraciones, actos administrativos, pagos en exceso o pagos de lo no debido, de las personas o empresas que declaran, de las cuales se genera un título de devolución de impuestos - TIDIS, cuando se emita la resolución de devolución y está supere los mil (1.000) UVT. (Valor UVT de cada año).
De acuerdo a lo establecido en el Decreto Único 1625/2016, lo expresado en el literal anterior no aplica para las devoluciones de IVA de los turistas extranjeros (arts. 1.6.1.23.1 al 1.6.1.21.14), devolución de IVA e Impuesto Nacional al Consumo a diplomáticos, organismos internacionales y misiones diplomáticas y consulares. (Arts. 1.6.1.22.1. al 1.6.1.22.9) y devoluciones de IVA a las instituciones estatales u oficiales de educación superior. (Arts. 1.6.1.19.1 al 1.6.1.19.8).
Las cuentas por pagar generadas por devoluciones de saldos a favor, pagos en exceso o pagos de lo no debido, cuyos montos superen los 100UVT, la DIAN - función recaudadora las clasifican en el pasivo.
Se realiza el registro contable una vez la resolución de devolución cancelada en TIDIS, quede notificada en el aplicativo.
a. En el momento en que el contribuyente haga uso del título pagando impuestos de orden nacional.
b. Una vez se ha expedido el título y el contribuyente no hizo uso de este dentro del año establecido por la ley, el TIDIS caducara y se realizara la baja en cuenta.
La DIAN - función recaudadora, revela los valores correspondientes a los títulos de devolución de impuestos en los estados financieros.
6.10. Otrospasivos - anticipo de impuestos.
El artículo 714 del estatuto tributario establece que la firmeza de las declaraciones es de dos (3) años a partir de la fecha de vencimiento para declarar, pero si la presentación de la declaración inicial es extemporánea, la firmeza es a partir de la fecha de presentación de la misma.
6.10.1. Anticipodeimpuesto de renta.
La cuenta anticipos de impuesto de renta, es un medio de recaudo anticipado de impuesto de renta del año siguiente al que está declarando. De acuerdo a lo reglamentado en los artículos 807 al 810 del estatuto tributario. En las respectivas liquidaciones privadas del impuesto sobre la renta y complementarios los contribuyentes deben liquidar y pagar un porcentaje por dicho concepto.
La DIAN - función recaudadora, reconoce como pasivo los anticipos liquidados en las declaraciones por el concepto de renta y complementarios, por parte de los contribuyentes en cada vigencia y permanecen en esta cuenta hasta que el beneficiario del anticipo presente la declaración e impute los valores en el período siguiente o hasta que expire el plazo otorgado por la ley tributaria colombiana.
La medición inicial se realiza por el valor del anticipo liquidado por el contribuyente en la declaración de renta inicial, de corrección o por el acto administrativo ejecutoriado.
Posteriormente al reconocimiento, las cuentas por pagar por este concepto, se miden por el valor pendiente de ser aplicado a la declaración de los contribuyentes.
De igual manera, las correcciones, actos administrativos en firme o sentencias judiciales se tendrán como pasivo dentro de los estados financieros, hasta que el contribuyente no impute el valor liquidado a la declaración de renta.
La DIAN - función recaudadora, dará de baja en cuentas la cuenta por pagar, cuando se extingan las obligaciones que causaron el pasivo o cuando expire el plazo otorgado por la ley tributaria colombiana; y se reconoce como un ingreso por impuestos.
Para los pasivos correspondientes a anticipos de impuesto de renta, que no son imputados en las declaraciones y correspondan a no declarantes, anualmente el área de contabilidad dará de baja los saldos que se encuentren en la cuenta de anticipo de impuestos de renta, y los reconoce como un ingreso por impuestos.
Para aquellos contribuyentes que no imputen el anticipo de impuesto de renta y complementarios, el saldo contable se dará de baja, cuando el plazo para presentar o corregir la declaración expire. En ese caso, se reconoce como un ingreso por impuestos.
La entidad revelará en las notas a los estados financieros, el valor dado de baja durante el período contable.
6.10.2. Anticiposderetención en la fuente - renta y complementarios.
La DIAN - función recaudadora, reconoce como pasivo, los valores retenidos y pagados por parte de los agentes retenedores, a nombre de contribuyentes responsables de impuestos o no declarantes.
Los valores por este concepto, se reconocen y permanecen como pasivos hasta que el beneficiario de la retención presente la declaración de renta e impute dichos valores o hasta que expire el plazo otorgado por la ley tributaria colombiana.
La DIAN - función recaudadora, mide el anticipo de retención de renta y complementarios por el valor declarado en las declaraciones de retención en la fuente o actos administrativos proferidos por la entidad ejecutoriados, ya sea inicial o de corrección.
Se toma como medición posterior, el valor pendiente de ser aplicado a las declaraciones de los contribuyentes o de los actos administrativos en firme.
La DIAN - función recaudadora, dará de baja en cuentas la cuenta por pagar, cuando se extingan las obligaciones que causaron el pasivo o cuando expire su plazo otorgado por la ley tributaria colombiana; y se reconoce como un ingreso por impuestos.
Para los pasivos correspondientes a retenciones en la fuente de renta y complementarios, que no son imputados en las declaraciones y correspondan a no declarantes, anualmente el área de contabilidad dará de baja los saldos que se encuentren en la cuenta de anticipo de impuestos de retención en la fuente y complementarios, y los reconoce como un ingreso por impuestos.
Para aquellos contribuyentes declarantes que no imputen el anticipo de retención en la fuente de renta y complementarios, el saldo contable se dará de baja, cuando el plazo para presentar o corregir la declaración expire. En ese caso, se reconocerá como un ingreso por impuestos.
6.11. Ingresos.
6.11.1. Ingresosdetransacciones sin contraprestación.
Son ingresos de transacciones sin contraprestación, los recursos, monetarios o no monetarios, que reciba la entidad sin que deba entregar a cambio una contraprestación. También se reconocen como ingresos aquellos que obtenga la entidad dada la facultad legal que esta tenga para exigir cobros a cambio de bienes, derechos o servicios que no tienen valor de mercado y que son suministrados únicamente por el gobierno.
Los ingresos por impuesto corresponden a ingresos exigidos sin contraprestación directa, determinados en las disposiciones legales por la potestad que tiene el Estado de establecer gravámenes.
Los ingresos de transacciones sin contraprestación, se clasifican en:
• Ingresos tributarios: Se originan en el hecho generador del tributo, gravando la riqueza, la propiedad, la producción, la actividad o el consumo, entre otros ingresos.
• No tributarios: Dependen de las decisiones o actuaciones de pago de los contribuyentes y se originan por conceptos como: multas, intereses, sanciones, entre otros.
6.11.1.1. Ingresosporimpuestos.
La DIAN - función recaudadora, reconoce los ingresos por impuestos cuando surja el derecho de cobro, originado de obligaciones tributarias por declaraciones privadas, liquidaciones oficiales y demás actos administrativos que liquiden obligaciones a cargo de los contribuyentes una vez se encuentren en firme, de igual manera, se clasifican de acuerdo al hecho imponible por tributo.
Del mismo modo, se especifica la dinámica de los ingresos tributarios, según lo establecido en el catálogo general de cuentas:
1. El valor de las liquidaciones de corrección que disminuyan los ingresos.
1. El valor de las liquidaciones privadas, correcciones y ajustes.
2. El mayor valor establecido en las liquidaciones oficiales en firme.
3. El valor de las providencias falladas en contra de los contribuyentes.
La DIAN - función recaudadora mide sus ingresos por impuestos, de acuerdo al valor determinado en las declaraciones tributarias, liquidaciones oficiales y en los demás actos administrativos que liquiden obligaciones a cargo de los contribuyentes.
Los ingresos por impuestos, se presentan en el estado de resultados y se especifica su naturaleza de recibidos sin contraprestación.
La DIAN - función recaudadora revela sus ingresos por impuestos en el estado de resultados.
6.11.1.2. Ingresosporintereses de mora.
La entidad reconoce como ingreso no tributario las transacciones que se originan de intereses de mora cuando haya lugar a ello y cuando el contribuyente realice el pago por dicho concepto.
El criterio para el reconocimiento, será de acuerdo a lo dispuesto en el estatuto tributario en su artículo 634. (Modificado por L. 1819/2016, art. 278). El cual expresa lo siguiente:
“Sin perjuicio de las sanciones previstas en este Estatuto, los contribuyentes, agentes retenedores o responsables de los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, que no cancelen oportunamente los impuestos, anticipos y retenciones a su cargo, deberán liquidar y pagar intereses moratorios por cada día calenda0rio (sic) de retardo en el pago.
Los mayores valores de impuestos, anticipos o retenciones, determinados por la administración tributaria en las liquidaciones oficiales o por el contribuyente, responsable o agente de retención en la corrección de la declaración, causarán intereses de mora a partir del día siguiente al vencimiento del término en que debieron haberse cancelado por el contribuyente, agente retenedor, responsable o declarante, de acuerdo con los plazos del respectivo año o período gravable al que se refiera la liquidación oficial”.
En caso, que la normatividad colombiana tributaria, presente un cambio o reforma en sus artículos, los intereses de mora se reconocen tal como lo disponga la ley.
La entidad mide los ingresos por intereses de mora, una vez la DIAN - función recaudadora reciba el pago, de acuerdo a la tasa de interés diario que sea equivalente a la tasa de usura vigente determinada por la Superintendencia Financiera de Colombia para las modalidades de crédito de consumo, menos (2) puntos. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales publicará la tasa correspondiente en su página web, tal como lo expresa el estatuto tributario en el artículo 635. (Modificado por L. 1819/2016, art. 278).
Los ingresos por intereses de mora, se presentan en el estado de resultados y se especifica su naturaleza de recibidos sin contraprestación.
La entidad revela la siguiente información:
• Los ingresos percibidos por intereses de mora.
• La cuantía y el origen por concepto de los ingresos por intereses de mora recibidos en la vigencia.
• La cuantía estimada de los intereses de mora, dicho valor será suministrado por los procesos de cobranzas y administración de aplicativos.
6.11.1.3. Ingresosporsanciones.
La entidad reconoce los ingresos por sanciones liquidadas en declaraciones privadas, liquidaciones oficiales y demás actos administrativos a cargo de los contribuyentes, de igual manera, se clasifican en: tributarias y aduaneras.
La DIAN - función recaudadora mide los ingresos por sanciones, de acuerdo a lo establecido en el capítulo V del estatuto tributario en los siguientes artículos:
Artículo ET Descripción
639 Sanción mínima
640 La reincidencia aumenta el valor de las sanciones
640-1 Otras sanciones
640-2 Independencia de procesos
641 Extemporaneidad en la presentación
642 Extemporaneidad en la presentación de las declaraciones con posterioridad al emplazamiento
643 Sanción por no declarar
644 Sanción por corrección de las declaraciones
645 Sanción a aplicar, por incumplimientos en la presentación de la declaración de ingresos y patrimonio
646 Sanción por corrección aritmética
647 Sanción por inexactitud
647-1 Rechazo o disminución de pérdidas
648 La sanción por inexactitud procede sin perjuicio de las sanciones penales
649 Sanción por activos omitidos o pasivos inexistentes
650 Sanción por uso fraudulento de cédulas
650-1 Sanción por no informar dirección
650-2 Sanción por no informar la actividad económica
651 Sanción por no enviar información
652 Sanción por expedir facturas sin requisitos
652-1 Sanción por no facturar
655 Sanción por irregularidades en la contabilidad
656 Reducción de las sanciones por libros de contabilidad
657 Sanción de clausura del establecimiento
658 Sanción por incumplir la clausura
658-1 Sanción a administradores y representantes legales
658-2 Sanción por evasión pasiva
658-3 Sanciones relativas al incumplimiento en la obligación de inscribirse en el RUT y obtención del NIT
660 Suspensión de la facultad de firmar declaraciones tributarias y certificar pruebas con destino a la administración tributaria
667 Sanción por no expedir certificados
670 Sanción por improcedencia de las devoluciones o compensaciones
674 Errores de verificación
675 Inconsistencias en la información remitida
Fuente: Estatuto tributario colombiano
Los ingresos por sanciones, se presentan en el estado de resultados y se especifica su naturaleza de recibidos sin contraprestación.
• Los ingresos percibidos por sanciones.
• La cuantía y el origen por concepto de las sanciones.
En caso, que la normatividad colombiana tributaria, presente un cambio o reforma en sus artículos, las sanciones se reconocen tal como lo disponga la ley.
6.11.2. Ingresosdetransacciones con contraprestación.
Son ingresos de transacciones con contraprestación, los que se originan en la venta de bienes o en el uso que terceros hacen de activos, los cuales producen intereses, regalías, arrendamientos, dividendos o participaciones, entre otros. Sin embargo, en algunas situaciones será necesario aplicar el criterio de reconocimiento por separado a los componentes identificables de una única transacción, con el fin de reflejar la sustancia de la operación.
En la DIAN - función recaudadora, los ingresos de transacciones con contraprestación, se reconocen por separado a cada transacción:
• Ingresos por venta de bienes.
• Ingresos por el uso de activos por parte de terceros.
6.11.2.1. Ingresosporventa de bienes.
La DIAN - función recaudadora reconoce como ingresos por venta de bienes, los recursos económicos obtenidos por la entidad en la comercialización de bienes recibidos en dación de pago y bienes aprehendidos, decomisados o abandonados a favor de la Nación.
Los ingresos procedentes a la venta de bienes se reconocerán en los estados financieros cuando se cumplan las siguientes condiciones:
a. La entidad ha transferido al comprador, los riesgos y ventajas significativos derivados de los bienes recibidos en dación de pago.
b. El valor de los ingresos puede medirse con fiabilidad.
El valor producto de la venta de bienes recibidos en dación de pago es consignado directamente a la Dirección del Tesoro Nacional - DTN.
La DIAN - función recaudadora mide sus ingresos por venta de bienes al valor de la transacción realizada en subastas, venta directa, venta a través de terceros.
Se revela en el estado de resultados los ingresos producidos por la venta de bienes recibidos en dación de pago.
6.11.2.2. Ingresosporeluso de activos por parte de terceros.
La DIAN - función recaudadora reconoce como ingresos derivados por el uso de activos por parte de terceros, los intereses, las regalías o derecho de explotación concedidos, los arrendamientos, y los dividendos o participaciones entre otros.
Los ingresos procedentes por el uso de activos por parte de terceros se reconocerán por los ingresos por concepto de arrendamientos, que percibe la entidad por el derecho otorgado a terceros para el uso de activos tangibles e intangibles.
El valor producto de ingresos por el uso de activos por parte de terceros es consignado directamente a la Dirección del Tesoro Nacional - DTN.
6.12. Activoscontingentes.
El proceso de contabilidad reconocerá en cuentas de orden todos los documentos que puedan representar un derecho para la entidad.
Así mismo, la DIAN - función recaudadora, reconocerá las garantías o títulos valores que las áreas generadoras de los mismos, le informen al proceso de contabilidad.
De igual manera el proceso de contabilidad reconocerá todos los hechos informados y establecidos por las áreas de representación externa, fiscalización y liquidación tributaria, aduanera y cambiaria en las políticas operativas.
Las mercancías aprehendidas serán reconocidas en cuentas de orden hasta que se defina su situación jurídica.
La DIAN revelará en las notas a los estados financieros:
• Los hechos reportados por los procesos de representación externa, fiscalización y liquidación tributaria, aduanera y cambiaria y comercial que fueron establecidos en las políticas operativas de cada área.
7. POLÍTICASOPERATIVASDELOSPROCESOSCONIMPACTOENCONTABILIDADDELAFUNCIÓNRECAUDADORA.
7.1. Fondosentransito.
Las entidades autorizadas para recaudar - EAR deberán recepcionar las declaraciones y/o recibos oficiales de pago de impuestos nacionales y tributos aduaneros; en moneda legal colombiana, de todos los contribuyentes que lo requieran, sean o no sus clientes.
Las entidades autorizadas para recaudar deberán suministrar de acuerdo con lo establecido, centralizadamente, y en forma sistematizada, la información de todas las declaraciones y recibos de pago, recepcionados diariamente, teniendo en cuenta los plazos establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
La Coordinación Control a Entidades Recaudadoras, reconoce los ingresos por impuestos teniendo en cuenta las declaraciones y/o recibos oficiales de pago, que sean presentados por los contribuyentes a través de las entidades autorizadas para recaudar, así como el traslado de los dineros recaudados a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional de acuerdo con el índice de consignación comunicado a cada una de ellas.
Para el reconocimiento se tendrán en cuenta los controles establecidos en el procedimiento PR-RE- 0373 conciliación de información reportada por las entidades autorizadas para recaudar, los cuales ejercerá a partir de los siguientes insumos:
Informe diario de recaudo: diariamente las EAR remiten a la DIAN nivel central, la información donde indica en forma global el valor del recaudo efectuado el día inmediatamente anterior, considerado preliminar y por tanto es susceptible de ser modificado de oficio o a petición de la DIAN.
Informe de consignaciones al tesoro nacional: declaración realizada por las EAR sobre el dinero consignado a diario a la Dirección General de Crédito Público y de Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. La cuenta fondos en tránsito de cada entidad autorizada para recaudar se acredita en la medida que dichas entidades trasladan los recursos a la Dirección del Tesoro Nacional (Banco de la República).
Formato 1188 reporte de recaudos y consignaciones de las EAR: consolidada las declaraciones y recibos de pago recibidos durante el mes anterior.
Inventario de documentos recibidos y recaudo: contiene la información de las declaraciones y recibos de pago que reposan en las bases de datos de la DIAN incluyendo los diferentes tipos de presentación; recibidos por la EAR, ya sea por medio litográfico (archivos ftp), electrónico (archivos 1286), recaudo en caja (archivos 1740) y los diligenciados de forma virtual en los aplicativos de la UAE DIAN. Se debe solicitar a la SGTIT quien lo generará a partir de la consulta en las bases de datos de la entidad.
Incentivo total: conocido como índice de consignación y corresponde a la contraprestación o número máximo de días que cada entidad autorizada para recaudar puede mantener los dineros del recaudo diario de tributos nacionales y aduaneros, como retribución por los servicios prestados en el proceso de recepción y recaudo.
La DIAN a través de la Coordinación Control a entidades recaudadoras, mide los ingresos por impuestos, teniendo como base el valor diligenciado en la casilla 980 de las declaraciones y/o recibos oficiales de pago de los documentos presentados ante las entidades recaudadoras.
Así mismo mide las sumas consignadas a la Dirección General de Crédito Público y del tesoro nacional las cuales deben corresponder con lo declarado en los formatos 050 “Consignaciones de las entidades autorizadas para recaudar a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional” y coincidir con la consolidación de los archivos correspondientes del formato 1188 “Reporte de recaudos y consignaciones de las EAR”
En ejercicio de sus competencias la Coordinación Control a entidades recaudadoras realizará la conciliación de lo recaudado frente a lo consignado al tesoro nacional, efectuando los requerimientos y solicitudes de ajuste de los informes cuando se detecten diferencias, garantizando la total exactitud de los reportes frente a los recaudos y los traslados al tesoro nacional.
La Coordinación Control a entidades recaudadoras, informará a la Coordinación de Contabilidad del Ingreso la siguiente información en caso de ser pertinente:
• Diferencias entre el número de documentos reportados por la EAR en el formato 1188 Reporte de recaudos y consignaciones de las EAR y el número de documentos transmitidos a la UAE DIAN registrados en los archivos 1740 (doble código de barras o recaudo en caja), 1286 (pago electrónico) y ftp (documentos litográficos); las posibles diferencias encontradas se presentan por errores cometidos por la EAR en el diligenciamiento del formato 1188, por documentos no trasmitidos por la EAR o por errores en el procesamiento de la información por parte de la UAE DIAN.
• La extemporaneidad en la consignación de los dineros recaudados, teniendo en cuenta el índice de consignación establecido. Las diferencias se pueden presentar por errores en el diligenciamiento del formato 1188, por incumplimiento por parte de la EAR de los tiempos para realizar la consignación o por errores en el procesamiento de la información por parte de la UAE DIAN.
• Las diferencias presentadas entre las sumas consignadas a la Dirección General de Crédito Público y de Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y lo declarado en los formatos 050. Las diferencias se pueden presentar por omisión de la EAR en la presentación del formato 050, errores de la EAR en el diligenciamiento del formato 050 o errores en el procesamiento de la información por parte de la UAE DIAN.
7.2. Devolucionesycompensaciones.
Acorde con lo establecido en el artículo 850 del estatuto tributario, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, deberá gestionar oportunamente las solicitudes de devolución y/o compensación de los contribuyentes que liquiden saldos a favor en sus declaraciones tributarias, así como los pagos en exceso y de lo no debido, que estos hayan efectuado por concepto de obligaciones tributarias y aduaneras
Así las cosas y en cumplimiento de la Resolución 533 de 2015 expedida por la Contaduría General de la Nación, por la cual se incorpora el marco normativo aplicable a entidades de Gobierno de la normas internacionales de contabilidad del sector público (NIC-SP), se definen las siguientes políticas operativas en materia de devoluciones reconocidas en sede administrativa:
Devolución y/o compensación en donde se reconoce el valor a devolver y/o compensar, de conformidad con la solicitud realizada por el contribuyente:
Las solicitudes de devolución y/o compensación que cumplan con los requerimientos legales para ser acreditadas a los contribuyentes beneficiarios, deberán ser reconocidas mediante resolución de devolución y/o compensación, la cual debe encontrarse debidamente registrada en los aplicativos institucionales, incluyendo la fecha de notificación, con el fin de asegurar la debida afectación contable
Así mismo, en caso de fallas técnicas en los aplicativos, que impidan el registro del acto administrativo de devolución y/o compensación y/o su fecha de notificación, esta situación debe reportarse al subproceso de contabilidad, mediante el mecanismo implementado para tal fin, a efectos del registro contable correspondiente.
Modificación de la resolución de devolución y/o compensación, por solicitud del contribuyente ante la división y/o Dirección de Gestión Jurídica.
Cuando la resolución de devolución y/o compensación sea corregida, modificada, aclarada o revocada por solicitud del contribuyente, en cumplimiento de un fallo proveniente de la Dirección de Gestión Jurídica o de la División de Gestión Jurídica en las Direcciones Seccionales, el Grupo Interno de Trabajo (GIT) o quien haga sus veces, este acto administrativo debe registrarse en los aplicativos institucionales, incluyendo la fecha de notificación, con el fin de asegurar que se efectúen los ajustes contables correspondientes.
En caso de fallas técnicas en los aplicativos, que impidan el registro del acto administrativo de devolución y/o compensación y/o su fecha de notificación, esta situación debe reportarse a contabilidad, mediante el mecanismo implementado para tal fin, a efectos de asegurar el registro contable de los ajustes correspondientes.
La medición inicial se realiza por el valor reconocido en la resolución de devolución y/o compensación.
Cuando se determine rechazar el valor solicitado en devolución, sin que implique una corrección por parte del contribuyente de la declaración que genera el saldo a favor, esta situación se informará al subproceso de contabilidad para su respectivo registro.
Las resoluciones de devolución y/o compensación se mantienen registradas por el valor de medición inicial; cuando se profiere un acto administrativo que modifique, revoque o ajuste la resolución de devolución y/o compensación se realizará la respectiva corrección.
Cuando en cumplimiento del artículo 857 del E.T., se profiera resolución de devolución y/o compensación que decida el rechazo definitivo del monto solicitado en devolución y/o compensación.
Se revelará en las notas a los estados financieros la siguiente información:
• Cifras de las resoluciones de devolución y/o compensación proferidas en el año, detallando si es en efectivo, TIDIS o compensadas.
• Valor del macro título suscrito con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con las adiciones realizadas durante la vigencia.
7.3. Cuentasporcobrar.
Establecer las políticas administrativas y contables para el manejo, control y deterioro de las cuentas por cobrar de la función recaudadora en cumplimiento de la normatividad vigente emitida por la Contaduría General de la Nación.
La UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, función recaudadora reconocerá como cuentas por cobrar los valores dejados de pagar por los contribuyentes, retenedores y responsables liquidados en las declaraciones privadas, liquidaciones oficiales y actos administrativos debidamente ejecutoriados, sentencias en firme, de las obligaciones administradas por la DIAN.
No obstante, los derechos contenidos en los actos administrativos proferidos en relación de obligaciones administradas por la DIAN deberán reconocerse como derechos contingentes en las cuentas de orden, hasta tanto adquieran su correspondiente ejecutoria. Una vez se decida lo correspondiente se dará traslado al activo o se dará de baja, según sea el caso.
La UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, función recaudadora, proceso de administración de cartera clasificará anualmente las obligaciones así:
Prescrita: el inventario de las obligaciones que, a pesar de haberse realizado la gestión de cobro conforme con la normatividad vigente, se estableció que la acción de cobro está prescrita y que a la fecha de corte no se han expedido los actos administrativos reconociendo la ocurrencia de la prescripción de la acción de cobro.
Remisible: corresponde a las obligaciones que cumplan las condiciones establecidas en el artículo 820 del estatuto tributario.
Sin respaldo económico - difícil cobro: en esta segmentación se encuentran las obligaciones identificadas y certificadas por cada dirección seccional sobre las que, realizada la investigación de bienes correspondiente, no se encontraron bienes que permitan adelantar el proceso de cobro y que el deudor no manifiesta voluntad de pago.
Representación externa: Este segmento está compuesto por las obligaciones de los expedientes de contribuyentes que se encuentran admitidos en proceso de recuperación o de liquidación y mantendrán esta clasificación durante la totalidad del proceso correspondiente.
Actos administrativos con cuantías altas: este segmento está representado en obligaciones establecidas en actos administrativos con altas cuantías de contribuyentes asociados a defraudaciones contra el fisco nacional y con baja probabilidad de recuperación de acuerdo con el estudio económico realizado por la Dirección de Gestión de Ingresos. A las obligaciones contenidas en este segmento se les clasificará como sin respaldo económico - difícil cobro.
Facilidad de pago: Las obligaciones identificadas en este rubro que a pesar de haberse causado su exigibilidad está condicionada a que se realice el pago en los términos del acto administrativo que la otorgó o se declare sin vigencia el plazo concedido ordenando hacer efectiva la garantía.
Suspensión: Obligaciones que pertenecen a procesos de cobro en los que se admitió demanda contra la resolución de seguir adelante la ejecución, se presentó solicitud de revocatoria directa o de restitución de términos, por lo que se debe proferir el auto de suspensión de la diligencia de remate, hasta que se resuelva la causal que lo originó.
Extinción de dominio: obligaciones con proceso de cobro que debe ser suspendido cuando los bienes identificados para el cobro de las obligaciones se ven afectados por una medida de extinción de dominio, proferida por autoridad competente hasta las resultas del proceso de extinción.
Para proceso de cobro: Corresponde a la cartera sobre la que efectivamente se puede ejercer la acción de cobro y se tiene la mayor expectativa de recaudo teniendo en cuenta la antigüedad de la deuda.
Inconsistente: Como uno de los insumos contables relacionados son las declaraciones privadas, elaboradas directamente por los contribuyentes, responsables, agentes retenedores y/o usuarios aduaneros, es posible que se presenten con error de diligenciamiento. En los eventos que los errores sean indiferentes para el proceso contable se registrarán en las cuentas del balance, y, en tanto que si tienen efecto contable se registrarán adicionalmente en la cuenta correspondiente a nivel detallado.
Una vez clasificada la cartera, el proceso de administración de cartera procederá a informar al proceso de Contabilidad de la función recaudadora el registro contable que se realizará ya sea que permanezca en cuentas de balance o se reclasifique a cuentas de orden. Los terceros afectados por los conceptos definidos previamente, se reflejarán así:
Concepto Cuentas de balance Cuentas de orden
Prescritas X
Remisibles X
Sin respaldo económico - Difícil cobro X
Representación externa X
Actos administrativos con cuantías altas X
Facilidad de pago X
Suspensión X
Extinción de dominio X
Para proceso de cobro X
Inconsistente X
Fuente: Elaboración por el proceso de cobranzas
Independientemente que el proceso de administración de cartera tenga la cartera segmentada, el proceso de contabilidad realizará su registro de acuerdo al catálogo de cuentas, es decir en cuentas por cobrar detallado por impuesto.
De igual manera, se precisa que la clasificación contable, en especial cuentas de orden, no limita la realización de las actividades del proceso de cobro, que se seguirán realizando por las áreas competentes de la entidad.
El reconocimiento de las cuentas por cobrar de las obligaciones administradas por la UAE DIAN se miden por el valor declarado, determinado y/o impuesto menos los abonos realizados.
La Dian función recaudadora con posterioridad al reconocimiento mantendrá las cuentas por cobrar el valor de la transacción.
Las rentas por cobrar serán objeto de estimaciones de deterioro cuando:
• Exista evidencia objetiva del incumplimiento de los pagos a cargo del deudor.
• Desmejoramiento de sus condiciones crediticias.
Las estimaciones de deterioro de las cuentas por cobrar se efectuarán sobre las obligaciones, registradas en contabilidad en las cuentas de balance, que tengan un año o más de vencidas desde la fecha de exigibilidad y para el efecto se utilizará como factor de descuento la tasa de los TES con plazos similares.
El exceso del valor en libros de la cuenta por cobrar sobre el valor presente calculado se reconoce como una pérdida por deterioro de valor en el resultado del ejercicio en la cuenta gasto por deterioro y se reflejará en el estado de resultados.
El deterioro de valor se reconocerá en forma anual y el reconocimiento contable considera el saldo anterior de la cuenta del deterioro acumulado (1386).
Las obligaciones en facilidad de pago, aunque no son exigibles no serán objeto de deterioro, teniendo en cuenta que una vez ejecutoriado el acto administrativo que declara el incumplimiento, dicha cartera se convierte en un derecho cobrable.
Las obligaciones que hagan parte de un acuerdo de reorganización por no ser exigibles no serán objeto de deterioro.
Los saldos contables de las empresas absorbidas en procesos de fusión no serán objeto de deterioro; deberán trasladarse al NIT de la empresa absorbente, teniendo en cuenta que las obligaciones son asumidas por esta.
Las obligaciones respaldadas mediante títulos judiciales pendientes de aplicación no serán objeto de deterioro, para lo cual se requiere su aplicación oportuna.
Se presentan como activos corrientes en el estado de situación financiera y el gasto por deterioro como menor valor del resultado del ejercicio.
Se dan de baja las cuentas por cobrar cuando expire la facultad para ejecutar el cobro y se expidan de los actos administrativos que reconozcan la ocurrencia de la prescripción u ordenen la remisión de las obligaciones.
Igualmente se dan de baja cuando exista decisión de una entidad competente ya sea judicial o administrativa que afecte la prenda general del deudor (entendido este como el deudor principal, subsidiario o solidario), que imposibilite el cobro de las obligaciones vencidas, tal como podría ocurrir en los procesos de extinción de dominio o en los procesos especiales.
La baja por la imposibilidad de cobrar las obligaciones se reconoce con cargo a la cuenta del deterioro constituido para la cuenta o el grupo de cuentas en donde está incluida la partida.
La entidad establecerá un indicador para las Direcciones Seccionales que mida la gestión de los actos administrativos de remisibilidad y prescripción, dentro del término restante para la depuración contable señalado en el artículo 261 del plan nacional de desarrollo.
En caso que el contribuyente efectúe el pago o se recupere, y este saldo se hubiese retirado de los estados financieros de la DIAN función recaudadora, contabilidad procederá a reconocerlo en una cuenta del ingreso como aprovechamiento.
En las notas a los estados financieros se revelarán los hechos de mayor impacto económico incorporados en la estructura de los estados contables, dentro de los cuales deben mencionarse: la política y determinación del deterioro sobre las cuentas por cobrar, como el valor reconocido como pérdida por deterioro, factores definidos en su cálculo, indicando las razones por las cuales se concluyó que la cuenta está deteriorada.
También se revela información sobre el deterioro de valor reconocido y las reversiones reconocidas durante el período.
Así mismo, se debe presentar un análisis que muestre:
• Las cuentas por cobrar que estén en mora, pero para las cuales no se calculó una pérdida por deterioro.
• Las cuentas por cobrar para las que se reconoció una pérdida por deterioro de valor, indicando las razones por las cuales se concluyó que la cuenta está deteriorada.
Finalmente, se revelará de manera anual el valor de los intereses de mora causados por concepto de impuestos respecto de las cuentas por cobrar registradas en el balance.
7.4. Bienesmuebles recibidos por obligaciones fiscales.
La DIAN recibe bienes adjudicados en procesos de cobro coactivo o procesos concursales (inmuebles, muebles e intangibles) en los siguientes términos:
Adjudicación de bienes a favor de la Nación: Es una forma de extinguir las obligaciones fiscales por conceptos de costas y gastos del proceso, impuestos, anticipos, retenciones, sanciones, intereses, actualizaciones y demás obligaciones administradas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN. Fuente, art. 1.6.2.4.1 Decreto 1625 de 2011.
Bienes: consisten en cosas corporales o incorporales. Fuente, art. 653 Código Civil Colombiano.
Bienes corporales: Son las que tienen un ser real y pueden ser percibidas por los sentidos, como una casa un libro y se clasifican en bienes muebles e inmuebles. Fuente, art. 653 Código Civil Colombiano.
Bienes incorporales: Son las que consisten en meros derechos, como los créditos y las servidumbres activas. Fuente, art. 653 Código Civil Colombiano.
Comerciabilidad: Capacidad o posibilidad de ser comercializado.
Costo-beneficio: Es una técnica importante dentro del ámbito de la teoría de la decisión. Pretende determinar la conveniencia de proyecto mediante la enumeración y valoración posterior en términos monetarios de todos los costos y beneficios derivados directa e indirectamente de dicho proyecto.
Muebles: son las que pueden transportarse de un lugar a otro, sea moviéndose ellas a sí mismas como los animales (que por eso se llaman semovientes), sea que solo se muevan por una fuerza externa, como las cosas inanimadas. Fuente, art. 655 Código Civil Colombiano.
Venalidad: Capacidad o posibilidad de ser vendido. Fuente, Diccionario de la Lengua Española.
Teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 266 de la Ley 1819 de 2016, que modificó al artículo 840 E.T. y su reglamentario el Decreto 2091 del 12 de diciembre de 2017, se tomarán las siguientes medidas:
7.4.1. Bienesmuebles.
Los bienes recibidos en dación de pago, se reconocen cuando se cumplan los criterios de reconocimiento asociados a los activos, así:
Sean clasificados en las siguientes categorías:
Inversiones de administración de liquidez: Títulos de deuda y participación recibidos como pago de obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias.
Cuentas por cobrar: derechos de cobro.
Inventarios: Los demás bienes muebles e inmuebles para la venta.
Se reconocerán de acuerdo con la naturaleza y uso previsto de los mismos.
Las acciones y demás títulos de participación, así como los bonos, CDT y demás títulos de deuda recibidos en dación de pago, se reconocen como inversiones de administración de liquidez en el estado de situación financiera.
Los intereses y dividendos recibidos por estas inversiones se reconocen como ingresos cuando nace el derecho a exigir su pago.
Así mismo, la DIAN - función recaudadora, reconocerá los bienes recibidos en dación de pago, cuando la División de Cobranzas expida la resolución y la radique en el Grupo Interno de Trabajo - GIT de Contabilidad de cada Seccional de la UAE-DIAN.
Los derechos de cobro recibidos en dación de pago, se reconocen como cuentas por cobrar.
Control de los recursos: Un activo es un recurso controlado, por lo cual solo podrá contabilizarse un bien recibido en dación de pago, cuando se demuestre el control sobre el recurso. Esto sucede cuando los bienes se reciben, previa declaratoria de adjudicación a favor de la Nación.
Por otra parte, la DIAN - función recaudará reconocerá los avalúos reportados por la Subdirección de Gestión Comercial - Coordinación de Inventarios y Mercancías, cuando haya lugar a ello.
La DIAN - función recaudadora, clasificará los bienes recibidos en dación de pago en muebles e inmuebles, inversiones y propiedad planta y equipo.
Para el caso de la DIAN - función recaudadora, se reconocerán como inventarios, los activos recibidos en dación de pago, según la disposición: (si bien la ley establece que los bienes se pueden disponer bajo varias modalidades, se debe iniciar la disposición por la venta y después de dos intentos de venta fallidos, pueden ser donados o destruidos según el estado de los bienes).
Comercializarse en el curso normal de la operación los muebles y enseres, maquinaria y equipo, equipo médico científico, equipo de computación y comunicación, equipo de transporte, tracción y elevación, bienes de arte y cultura, redes, líneas y cables y otros bienes muebles.
Distribuirse de forma gratuita a precios de no mercado en el curso normal de la operación los muebles y enseres, maquinaria y equipo, equipo médico científico, equipo de computación y comunicación, equipo de transporte, tracción y elevación, bienes de arte y cultura, redes, líneas y cables y otros bienes muebles.
Cuando los bienes han sido ofrecidos en venta y se declare desierta en dos (2) oportunidades, serán bajados del inventario a cuentas de orden controlada para su disposición por donación o destrucción.
Aquellos bienes que se vendan por chatarrización se llevaran a cuenta de aprovechamiento.
Se clasificarán los bienes como inventario teniendo en cuenta lo establecido en los artículos 1.2.6.4.14 y 1.2.6.4.15 del DURT 1625 de 2016, así:
Todos los bienes recibidos en dación en pago inicialmente serán reconocidos como activos porque son recibidos como pago de obligaciones fiscales y generan la expectativa de un beneficio económico futuro.
Aquellos bienes que por mandato expreso del artículo 266 de la Ley 1819 de 2016, que modificó al artículo 840 E.T. y su reglamentario el Decreto 2091 del 12 de diciembre de 2017, se hayan ofrecido en venta y se haya declare desierta, serán bajados del inventario a cuentas de orden para ser dispuestos bajo la modalidad de donación, chatarrización o destrucción y/o gestión de residuos.
Los bienes que ya se han ofrecido más de dos (2) veces en venta se llevarán a cuentas de orden controlada mientras se surta su disposición por donación, destrucción o chatarrización según inspección del bien, realizando este proceso en en (sic) un corto plazo.
La DIAN - función recaudadora, realizará la baja en cuentas, cuando se presenten las siguientes situaciones:
• Los bienes recibidos en dación de pago se dan de baja en cuentas cuando se vendan o dispongan por cualquier otra vía, cuando por cualquier circunstancia se reverse la operación que los generó, o cuando los bienes dejen de considerarse activos por carecer de potencial de servicio o beneficios económicos futuros.
• Venta del bien recibido en dación de pago, la ganancia o pérdida generada de la venta del bien se reconocerá en el estado de resultados.
• En la venta de inventarios, se reconocen de manera separada el ingreso de transacciones con contraprestación, por el valor de la venta, y el costo de ventas correspondiente al valor en libros del inventario en el momento que es vendido.
• Por destrucción del bien y se reconocerá como una pérdida en el estado de resultados.
• Por donación del bien y se reconocerá como una pérdida en el estado de resultados.
• Por obsolescencia del bien, el cual se reconocerá como una pérdida en el estado de resultados.
Los bienes que sean clasificados como chatarra mediante concepto técnico y se vendan en estas condiciones se tendrán como recuperación del ingreso, es decir como aprovechamiento.
Aquellos bienes que ya fueron ofrecidos en venta y se declaró desierta serán llevados a cuentas de orden controlada y estarán en un corto tiempo mientras se realiza su disposición por donación, chatarrización o destrucción y/o gestión de residuos.
7.4.2. Bienesintangibles.
Son activos identificables, no monetarios y sin apariencia física, que puedan generar beneficios económicos y cuyo control lo tiene la entidad.
Cómo reconozco un activo intangible:
Que se pueda definir; 2) Sea probable que genere beneficios económicos o potenciales de servicio futuros y 3) Que el valor razonable o el costo del activo puedan medirse con fiabilidad (esto depende de la información que pueda tener del intangible y poder tener una condición económica razonable).
Teniendo en cuenta las precisiones anteriores, podemos determinar que la entidad clasifica como bienes intangibles aquellos tales como marcas, patentes, acciones, y participaciones, derechos fiduciarios, derechos sobre concesiones y otros bienes clasificados dentro de este ítem.
La entidad reconoce como bienes recibidos en dación de pago los intangibles como: marcas, patentes, acciones, y participaciones, derechos fiduciarios, derechos sobre concesiones y otros bienes clasificados dentro de este ítem.
En lo que respecta a esta clase de intangibles se contratará un experto para realizar un estudio técnico y poder determinar el costo-beneficio de dichos intangibles y determinar si es viable su comercialización o por el contrario se deterioren. Mientras se realiza dicho estudio harán parte del activo.
Las inversiones que tienen valor de mercado se deben reconocer por su valor de mercado. Cuando no tienen valor de mercado se medirán por el precio de la transacción. El precio de la transacción será el valor por el cual se reciben los bienes, es decir por su costo. De acuerdo con el citado marco conceptual, el costo corresponde al importe de efectivo o equivalentes al efectivo pagados, o bien al valor de la contraprestación entregada, para adquirir un activo en el momento de su adquisición o desarrollo. Considerando que los bienes se reciben a cambio de la reducción en una cuenta por cobrar, su costo representa el valor por el cual se reciben los bienes que es el valor del sacrificio entregado en contraprestación.
La entidad reconoce todas las inversiones por su costo, incluyendo las que tienen valor de mercado. De todas formas, estas inversiones al cierre del mes correspondiente, estarán ajustadas a su valor de mercado y la diferencia con la valoración anterior se reconoce en los resultados.
Las cuentas por cobrar se miden en el momento del reconocimiento por el valor de la transacción, es decir, por el valor por el cual se recibieron.
Los inventarios se reconocen inicialmente por su costo de adquisición que representa el valor de recibo de los mismos. El costo de adquisición se determina utilizando el método de identificación específica, puesto que para cada bien se mantienen registros individuales sobre su costo.
Se determinará el costo ajustado para llegar a determinar un deterioro o pérdida del potencial de servicio o capacidad de generar beneficios económicos.
Las inversiones que no tienen valor de mercado se medirán al costo, considerando que se trata de inversiones negociables. Las inversiones que se reciben y mantienen regularmente en la DIAN están representadas en títulos de participación no cotizados (acciones y similares), por lo cual su valoración será el costo.
Las inversiones en títulos de participación, tales como acciones y similares que se miden por su costo, se mantendrán por su costo y al cierre de cada período se realizarán cálculos del deterioro. El deterioro de estas inversiones se calcula comparando el valor en libros de la inversión y el valor patrimonial o intrínseco de la mismas. Por lo anterior es necesario obtener los estados financieros más recientes de la entidad en donde se mantiene la inversión.
Las inversiones en títulos de deuda, tales como CDT, bonos y similares que se miden por su costo, se mantendrán por su costo y, si existe evidencia de que el activo pueda haber perdido valor, se realizarán cálculos del deterioro.
Los requisitos de revelación de las inversiones están relacionados con las condiciones de las mismas (plazo, interés y vencimientos). También se revelarán los riesgos asociados a las mismas, entendidos como:
Riesgo de mercado: Los efectos de otros cambios de precios, tales como el café, petróleo y otras materias primas cotizadas.
Riesgo de crédito: La probabilidad y el efecto de problemas financieros en la entidad en donde se mantiene la inversión.
Se revelarán también los dividendos e intereses reconocidos durante el período contable mostrando, por separado, los relacionados con inversiones dadas de baja en cuentas durante el período contable y los relacionados con inversiones mantenidas al cierre.
Adicionalmente, una indicación de que la valoración fue obtenida de los precios de cotización de bolsa de las inversiones.
La entidad recibió un software para máquinas de tejer (telares) por un valor de $ 60.531.000. Su comercialización no ha sido posible, ya que la maquinaria correspondiente se ha lanzado a tres (3) eventos de venta los cuales han sido declarados desiertos. En estos momentos la maquinaria está considerada como inservible, por tanto se venderá como chatarra. Esta maquinaria se llevará a cuentas de orden y cuando ocurra el evento de venta por chatarra se llevará a un ingreso por recuperación o de aprovechamiento. El valor del software se deteriorará contablemente.
7.4.3. Cuentasporcobrar.
Las cuentas actuales por valor de $ 15.745.515 tienen la característica que son de imposible recaudo por lo tanto se deteriorarán.
Las nuevas cuentas por cobrar que se reciban se reflejarán en el inventario. Si respecto de alguna de ellas obra concepto técnico de difícil cobro, se deteriorará.
1. Los bienes recibidos en dación de pago se reconocen en el momento de recibo de los bienes. Estos bienes se clasifican de acuerdo con la naturaleza de los mismos, en inventarios, cuentas por cobrar o inversiones de administración de liquidez.
2. Los bienes recibidos en dación de pago se miden inicialmente por su costo, que es el valor por el cual se reciben los bienes.
3. Después del reconocimiento inicial, las inversiones se miden al valor de mercado o al costo en el caso de aquellas inversiones que no tienen valor de mercado. Los ajustes por la medición de inversiones a su valor de mercado, se reconocen en el estado de resultados.
4. Para las inversiones en títulos de deuda medidas al costo deberán realizarse estimaciones de deterioro, cuando existan indicios de que ha sucedido un evento que supone que la inversión ha perdido valor. El cálculo se realiza comparando el valor presente de los flujos futuros de efectivo, contra el valor en libros de la inversión. Las pérdidas por deterioro y las reversiones se reconocen en el resultado del período.
5. Para las inversiones en títulos de participación medidas al costo, deberán realizarse estimaciones de deterioro, al cierre de cada período. El deterioro de valor se calcula comparando el valor en libros contra el valor intrínseco o patrimonial de la inversión. Las pérdidas por deterioro y las reversiones se reconocen en el resultado del período.
6. Después del reconocimiento inicial, las cuentas por cobrar se miden por el valor pendiente de recaudo, menos las pérdidas por deterioro de valor.
7. Después del reconocimiento inicial, los inventarios se miden por el menor entre el costo y el valor neto de realización. Los ajustes por esta valoración se reconocen como pérdidas o reversiones por pérdidas de deterioro de valor de inventarios, en el estado de resultados.
7.5. Bienesinmuebles recibidos en dación de pago.
Los bienes inmuebles recibidos en pago de obligaciones fiscales, se adjudican a la entidad mediante procesos adelantados por las Divisiones de Gestión de Cobranzas través con los cuales se debe extinguir las obligaciones contraídas por el contribuyente.
De acuerdo con la normatividad vigente, el proceso de recursos físicos establece los tipos de inmuebles que no se deben recibir y que deben cumplir con las siguientes características:
• Que el indicador costo/beneficio (C/B) sea igual o mayor a uno (1).
C/B= Gastos /(70% valor comercial del bien) Resolución 14 del 21 marzo de 2018.
• Que no tengan identificación registral y catastral.
• Que estén catalogados como de uso o espacio público.
• Que hayan sido catalogados como inalienables o fuera del comercio o tengan cualquier limitación al derecho de dominio que impida su tradición.
• Que cuenten con condiciones resolutorias de dominio vigente o procesos de cualquier tipo en contra de la entidad pública que recaigan sobre el bien inmueble.
• Que se enmarquen en las condiciones establecidas en el artículo 14 de la Ley 708 de 2001, modificado por el artículo 2º de la Ley 1001 de 2005 (vivienda de interés social).
• Que estén ubicados en zonas declaradas de alto riesgo, identificadas en el plan de ordenamiento territorial y en los instrumentos que lo desarrollen y complementen o en aquellas que se definan por estudios geotécnicos que en cualquier momento adopte la administración municipal, distrital o el departamento archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina.
• Que estén ubicados en zonas de cantera que hayan sufrido grave deterioro físico.
• Que tengan diferencias de áreas entre los títulos y la información catastral.
• Que se encuentren catalogados en los planes o esquemas de ordenamiento territorial como zonas de protección forestal, parques, zonas verdes o conservación ambiental.
Los bienes inmuebles que se reciben en pago de obligaciones fiscales son registrados en la base de datos de la Coordinación de Infraestructura por el valor establecido mediante un avalúo suministrado por la división de cobranzas.
A los documentos que aportan las divisiones de cobranzas de cada una de las seccionales, se anexa un avalúo del predio y este documento es la base para determinar su valor en libros.
El proceso de recursos físicos reconocerá dentro del inventario de la entidad los bienes inmuebles, cuando estén registrados en el certificado de tradición y libertad y que no tengan gravámenes, medidas cautelares o limitaciones al dominio que impidan la enajenación, así mismo suministrará al proceso de contabilidad el acto administrativo o resolución para el respectivo registro contable en la función recaudadora.
De igual manera, el área de recursos físicos reconocerá los avalúos posteriores realizados a cada uno de los inmuebles recibidos en dación de pago, el cual debe ser suministrado al proceso de contabilidad de recaudo para que realice el respectivo registro contable.
Los bienes inmuebles se medirán por el valor establecido en el auto, resolución, escritura, que debe ser el mismo valor de la resolución en dación de pago expedida por el proceso de cobranzas.
El valor actual registrado en las bases de datos de la Coordinación de Infraestructura es:
Valor adjudicado en bienes inmuebles según porcentaje de propiedad - vigencia 2018
Descripción propiedad Cantidad Valor adjudicación
100% DE PROPIEDAD DIAN PARA ENAJENAR DISPONIBLES 25 $ 18.824.915.794,61
(No saneados)
Diferencia de áreas y administración 7 9 $ 1.835.640.876,00
En trámite de autorización de uso 2
SUBTOTAL 34 $ 20.660.556.670,61
COMÚN Y PROINDIVISO DISPONIBLES 94 $ 18.986.986.918,93
NO DISPONIBLES (No saneados) 27 $ 7.327.015.921,97
SUBTOTAL 121 $ 26.314.002.840,90
TOTAL ADJUDICADO EN INMUEBLES 155 $ 46.974.559.511,51
Fuente: Elaboración proceso de infraestructura y recursos físicos
La entidad medirá posteriormente los bienes inmuebles recibidos en dación de pago cuando:
• El bien inmueble sea avaluado.
• En caso, de no enajenarse dentro del período contable se realizará un análisis del bien, con el fin de establecer si es objeto de deterioro.
• Teniendo en cuenta que, a la fecha, la entidad puede comercializar los bienes inmuebles recibidos en pago de obligaciones fiscales a través de CISA (L. 1753/2015, art. 163), directamente o a través de intermediario comercial idóneo (D. 2091/2017, reglamentario de L. 1819/2016, art. 266), el valor reportado a la contabilidad de la función recaudadora como resultado de la operación de venta, corresponderá al obtenido de acuerdo con la metodología o intermediario comercial empleado para tales efectos; en caso, de que el bien se venda por un menor valor del valor inicial la diferencia se registrará contablemente como pérdida.
El deterioro de los bienes se determinará entre la diferencia del valor de enajenación y el valor por el cual se adjudicó.
El proceso de recursos físicos de la DIAN, revelará:
• Los bienes inmuebles recibidos en dación de pago durante cada trimestre por seccional.
• Los bienes inmuebles recibidos en dación de pago vendidos a CISA y a intermediarios comerciales.
• Los bienes inmuebles recibidos en dación de pago que fueron objeto de deterioro.
• En el caso de requerir un bien para el uso de sus funciones, la DIAN “lo podrá usar o asignárselo, mediante resolución suscrita por la Dirección de Gestión de Recursos y Administración Económica”.
• La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, podrá administrar los bienes recibidos en pago de obligaciones tributarias directamente o través de terceros.
7.6. Mercancíasaprehendidas, decomisadas y abandonadas.
Los bienes se reconocerán como activos cuando:
• Se haya perfeccionado el contrato de venta.
• Los bienes que por su naturaleza se dispongan para la venta se reconocerán como activos en el momento que se celebre y perfeccione el contrato que disponga su venta.
• Aquellos bienes que por su naturaleza están destinados por ley para la donación, destrucción, chatarrización o asignación no se reconocerán como activos, puesto que no tienen potencial de servicio. Esta situación será informada a contabilidad para que sean registrados en cuentas de orden.
• En cuanto a las mercancías que sean dispuestas bajo la modalidad de chatarrización, que se encuentran registradas en cuentas de orden, pese a que existe un contrato de venta de material ferroso no se llevarán al inventario; el producto de su venta se llevará como un ingreso por aprovechamiento, debido a la relación costo-beneficio.
• Debe considerarse que el almacenaje, guarda y custodia de las mercancías se hace por tiempos variables que dependen de la definición de su situación jurídica, lo que a su vez determina el momento a partir del cual puede iniciarse el proceso de disposición. Lo anterior sin perjuicio de que algunas mercancías altamente perecederas o que implican riesgos para la salubridad pueden ser objeto de disposición inmediata inclusive antes de la definición de su situación jurídica, este hecho será informado a contabilidad para que realice el registro en cuentas de orden.
• Los valores que corresponden a bodegaje de mercancías, estos se reconocerán como un gasto toda vez que son originados en el cumplimiento de una actividad misional de la entidad, tal como lo prevé el numeral 1 del artículo 14 del Decreto 4048 de 2008, que a la letra dice: “Responder por la administración, custodia, disposición, mercadeo, destrucción, asignación y donación de las mercancías aprehendidas, decomisadas o abandonadas a favor de la Nación”.
Por otra parte, los tiempos de los diferentes procesos de disposición varían según las características de los bienes y, para la modalidad de venta, de acuerdo con su comerciabilidad, las condiciones del mercado y la existencia de oferentes interesados.
Los bienes se valorarán por su costo de reposición, entendido este, como el valor costo, seguro y fletes - CIF establecido en la base de precios para avalúo de mercancías o las metodologías alternativas de valoración establecidas en el artículo 342 del Decreto 390 de 2016; en el artículo 29 de la Resolución 64 de 2016, y en el artículo 51 de la Resolución 72 de 2016.
Los bienes destinados a la venta tales como vehículos y joyas se medirán por el menor valor entre el costo (determinado en la medición inicial) y el valor esperado de venta neto menos la comisión que se genera por la venta (establecida en el contrato de intermediación comercial).
Para efectos del avalúo comercial, podrá aplicarse un descuento hasta del 20% respecto del valor comercial establecido. (Art. 642 del estatuto aduanero).
Estos bienes se valorarán cada año, cuando tengan la situación jurídica definida, a través de un tercero profesional experto que cumpla con las calidades para tal fin, que determinará su deterioro.
Aquellos bienes cuyo valor no supera los 35 SMLV no se valorarán teniendo en cuanta lo establecido en la norma, así:
“Del capítulo III, del título II, del Manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública-, en el numeral 21, establece que “No es obligatoria la actualización de los bienes muebles cuyo costo histórico, individualmente considerado, sea inferior a treinta y cinco (35) salarios mínimos mensuales legales vigentes, ni de las propiedades, planta y equipo ubicados en zonas de alto riesgo”.
Por lo anterior, corresponde a la entidad seleccionar y aplicar el avalúo técnico que más se ajuste al valor real de los bienes, teniendo en cuenta los elementos generadores de valor de los mismos, tales como la ubicación, el estado, la capacidad productiva, la obsolescencia y el deterioro que sufren los bienes, o puede determinarse mediante precios de referencia publicados por organismos oficiales o especializados.
Los avalúos, con personas naturales o jurídicas especializadas en el tema según lo expresado en el parágrafo 2º del artículo 7º de la Ley 1673 de 2013 donde expresa: “ Modificado por el artículo 1º del decreto nacional 2046 de 2014, modificado por el artículo 1º del decreto nacional RAA 458 de 2015 9 donde expresa que los avaluadores deben estar debidamente registrados en la Super Intendencia de Industria y Comercio … … o con el apoyo de entidades oficiales, los cuales tendrán una vigencia de tres años como mínimo. No obstante, deberá efectuarse su actualización, si a juicio del representante legal el valor registrado en la contabilidad no refleja su realidad económica.
En relación con la actualización de los bienes, corresponde a la entidad seleccionar y aplicar el avalúo técnico que más se ajuste al valor real de los bienes, teniendo en cuenta los elementos generadores de valor de los mismos, y que los avalúos pueden efectuarse con personal de la entidad, con personas naturales o jurídicas especializadas en el tema o con el apoyo de entidades oficiales, y los cuales tendrán una vigencia de tres (3) años como mínimo. No obstante, deberá efectuarse su actualización, si a juicio del representante legal el valor registrado en la contabilidad no refleja su realidad económica; lo cual no significa que deba realizarse un avalúo técnico en el 2007, por la entrada en vigencia del régimen de contabilidad pública.
Noesobligatorialaactualizacióndelosbienesmueblescuyocostohistórico,individualmenteconsiderado,seainferioratreintaycinco(35)salariosmínimosmensualeslegalesvigentes(sepuededeterminarjoyasyvehículos),nidelaspropiedades,plantayequipoubicadosenzonasdealtoriesgo”. (Subrayado fuera de texto).
El deterioro de valor no se aplicará toda vez que solo las mercancías efectivamente vendidas figurarán en el inventario.
Los bienes se darán de baja del balance cuando se perfeccione el contrato de venta de los mismos.
El valor en libros de los inventarios que se lleven a valor de mercado menos los costos de disposición.
Las perdidas pro deterioro del valor de las mercancías reconocidas o revertidas.
Bienes para donación, destrucción
Aquellos bienes que están dispuestos para su donación, destrucción u otra forma de disposición que no represente beneficios económicos ni potencial de servicio para la entidad, se reconocerán en cuentas de orden para su reconocimiento en el balance de la Nación toda vez que se determinan que no tienen potencial de servicios ni beneficios económicos.
Estos bienes serán dispuestos cuando se halla definido su situación jurídica y se emita la resolución de disposición (donación, destrucción, asignación, chatarrización).
7.7. Representaciónexterna - contingente judicial.
De conformidad con lo previsto en el artículo 2º del Decreto 1071 de 1999, la representación legal de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. DIAN, está a cargo del Director General, quien a través de la Resolución 204 del 23 octubre de 2014 delegó en el Director de Gestión Jurídica y en el Subdirector de Gestión de Representación Externa la representación judicial para el nivel central y en los directores seccionales la representación judicial para el nivel local, de acuerdo con la estructura administrativa de la entidad y conforme las competencias allí establecidas.
En materia contenciosa administrativa las Direcciones Seccionales atienden los asuntos de su competencia en primera instancia y en segunda instancia cuando esta corresponde al Tribunal Contencioso Administrativo de su jurisdicción. La Subdirección de Gestión de Representación Externa atiende la segunda instancia del debate jurisdiccional cuando corresponda al Consejo de Estado, excepto para las Direcciones Seccionales de Bogotá que tienen competencia para actuar ante el Consejo de Estado.
La DIAN reconoce en cuentas de orden la información de los procesos judiciales, que pueden constituir derechos de la entidad, que se registra en el sistema único de gestión e información de la actividad litigiosa del Estado e-KOGUI, la cual se encuentra regulada y compilada en el Decreto 1069 de 2015.
El proceso de representación externa valida la información y califica el riesgo en cada uno de los procesos judiciales, entre otros deberes.
De igual manera, esta información se reconoce en contabilidad en el formato FT-RE 1958 de obligaciones pendientes de fallo”, que serán registrados en cuentas de orden, información que será suministrada por el proceso de representación externa al proceso de contabilidad de recaudo.
Para el efecto, antes de enviar el formato a la Coordinación de Contabilidad de la Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas, las Direcciones Seccionales remitirán mensualmente a la Subdirección de Gestión de Representación Externa el formato FT-RE-1958 (archivo excel) para verificar únicamente que los procesos relacionados en el formato se encuentren registrados en el sistema e-KOGUI.
En el evento en que se encuentren inconsistencias, la Subdirección de Gestión de Representación Externa informará a la Dirección Seccional correspondiente para que realicen los ajustes a que haya lugar y actualice el formato definitivo FT-RE-1958 a la Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas para que se realicen los ajustes contables pertinentes.
Si no se encuentran inconsistencias, se informará a la Dirección Seccional para que remita el formato definitivo al proceso de contabilidad.
En caso de que la entidad desarrolle un sistema que permita suministrar dicha información, como por ejemplo en el módulo de representación externa del sistema MUISCA, que se encuentra en desarrollo, la información requerida por la Coordinación de Contabilidad de la Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas será tomada del mismo.
Los activos contingentes no se reconocerán en los estados financieros, pero sí se revelarán los mismos cuando sea posible medirlos.
El valor a incluir en la contabilidad se medirá por el valor en discusión en el proceso judicial.
Una vez se haya proferido el fallo definitivo y el mismo se encuentre ejecutoriado se llevará a la contabilidad el valor a favor que haya sido determinado por el despacho Judicial.
La baja en la cuenta se efectuará con decisión judicial definitiva en firme y se traslada a cuentas de balance por el respectivo concepto.
El proceso de representación externa suministrará anualmente al proceso de Contabilidad de Recaudo un cuadro que contenga la siguiente información:
• Número de procesos iniciados en el período.
• Número de procesos fallados en el período y,
• Procesos pendientes de fallo.
Se revelará en las notas a los estados financieros:
• Los activos contingentes que se encuentren pendiente de fallo con el valor del posible derecho para la entidad, en la medida que sea practicable obtener la información.
• Los hechos que son impracticables revelar de los efectos financieros, por las incertidumbres del proceso judicial.
7.8. Fiscalizaciónyliquidación tributaria.
Para la ejecución de los procedimientos tributarios PR-FL-0220, correspondiente al control al cumplimiento de las obligaciones sustanciales y formales a cargo de los contribuyentes, PR-FL-221 el cual aplica para proferir actos definitivos, encaminados a establecer la exactitud del tributo y el debido cumplimiento de la obligación tributaria sustancial y el PR-Fl-222 correspondiente al procedimiento para la determinación e imposición de sanciones de las divisiones adscritas al proceso de fiscalización y liquidación, se deberán de incluir en todos los formatos estructurados, documentos contextuales y pantallas de diligenciamiento los valores resultantes de la investigación realizada de conformidad a la validación prevista, dejando el documento disponible para su posterior utilización en los servicios informáticos de obligación financiera, contabilidad y demás que lo requieran,
Los actos proferidos en los subprocesos para la ejecución de los procedimientos tributarios PR-FL- 0220, correspondiente al control al cumplimiento de las obligaciones sustanciales y formales a cargo de los contribuyentes, PR-FL-221 el cual aplica para proferir actos definitivos, encaminados a establecer la exactitud del tributo y el debido cumplimiento de la obligación tributaria sustancial y el PR-Fl-222 correspondiente al procedimiento para la determinación e imposición de sanciones de las divisiones adscritas al proceso de fiscalización y liquidación, deberán encontrarse debidamente registrados en los aplicativos institucionales previstos para el desarrollo de los procedimientos mencionados para lo cual es indispensable su comunicación a los diferentes SIEs que hacen de tal un insumo de su operación.
Lo anterior aplica para la investigación de los siguientes impuestos: renta, renta CREE, retención en la fuente renta, autorretención CREE, ventas, consumo, patrimonio, riqueza, gravamen a los movimientos financieros, gasolina y ACPM, Aporte especial de las notarías para la administración de la justicia, contribución parafiscal de los espectáculos públicos de las artes escénicas, contribución de los contratos de obra pública o concesión de obra pública y otras concesiones, Estampilla Pro- Universidad Nacional de Colombia y demás universidades estatales de Colombia, y los demás impuestos y contribuciones cuyo control recaiga en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.
NOMBRE DEL ACTO ADMINISTRATIVO TRIBUTARIO GESTIÓN MASIVA OBLIGACIÓN FINANCIERA DESTINO dentro del proceso DESTINO a otra dependencia
1 DESTINO a otra dependencia
2 DESTINO a otra dependencia
3 DESTINO a otra dependencia
4 No acto en SALI Nombre de acto en SALI
AUTO DECLARATIVO X X Recaudación Notificaciones Devoluciones 6344 Auto Declarativo
LIQUIDACIÓN OFICIAL RTA SOCIEDADES Y/O NATURALES OBLIGADOS CONTABILIDA X X Jurídica Notificaciones Devoluciones Cobranzas Contabilidad recaudadora 6310 Liquidación oficial (Revisión, Corrección, Corrección Aritmética, Aforo, por todos los impuestos)
LIQUIDACIÓN OFICIAL RENTA SOCIEDADES Y/O NATURALES CON CONTABILIDAD C X X Jurídica Notificaciones Devoluciones Cobranzas Contabilidad recaudadora 6310 Liquidación oficial (Revisión, Corrección, Corrección Aritmética, Aforo, por todos los impuestos)
LIQUIDACIÓN OFICIAL RTA SOCIEDADES Y/O NATURALES CONTABILIDAD CORREC X X Jurídica Notificaciones Devoluciones Cobranzas Contabilidad recaudadora 6310 liquidación oficial (revisión, corrección, corrección aritmética, aforo, por todos los impuestos)
LIQUIDACIÓN OFICIAL RENTA SOCIEDADES Y/O NATURALES CON CONTABILIDAD - X X Jurídica Notificaciones Devoluciones Cobranzas Contabilidad recaudadora 6310 liquidación oficial (revisión, corrección, corrección aritmética, aforo, por todos los impuestos)
RESOLUCIÓN SANCIÓN X X Jurídica Notificaciones Devoluciones Cobranzas Contabilidad recaudadora 6299 resolución sanción (sanción plena, reducida o por no declarar por todos los hechos sancionables, por todos los impuestos).
RESOLUCIÓN SANCIÓN POR NO DECLARAR X X Jurídica Notificaciones Devoluciones Cobranzas Contabilidad recaudadora 6299 resolución sanción (sanción plena, reducida o por no declarar por todos los hechos sancionables, por todos los impuestos).
RESOLUCIÓN ACEPTANDO REDUCCIÓN SANCIÓN POR NO ENVIAR INFORMACIÓN X X Jurídica Notificaciones Devoluciones Cobranzas Contabilidad recaudadora 6342 en pruebas por el área jurídica respectos a los recursos de reconsideración, los recursos de reposición deben ser probados por fiscalización
RESOLUCIÓN NEGANDO REDUCCIÓN SANCIÓN POR NO ENVIAR INFORMACIÓN X X Jurídica Notificaciones Devoluciones Cobranzas Contabilidad recaudadora 6342 en pruebas por el área jurídica respectos a los recursos de reconsideración, los recursos de reposición deben ser probados por fiscalización
RESOLUCIÓN ACEPTANDO REDUCCIÓN SANCIÓN POR LIBROS DE CONTABILIDAD X X Jurídica Notificaciones Devoluciones Cobranzas Contabilidad recaudadora 6342 en pruebas por el área jurídica respectos a los recursos de reconsideración, los recursos de reposición deben ser probados por fiscalización
RESOLUCIÓN NEGANDO REDUCCIÓN SANCIÓN POR LIBROS DE CONTABILIDAD X X Jurídica Notificaciones Devoluciones Cobranzas Contabilidad recaudadora 6342 en pruebas por el área jurídica respectos a los recursos de reconsideración, los recursos de reposición deben ser probados por fiscalización
RESOLUCIÓN ACEPTANDO REDUCCIÓN SANCIÓN POR CORRECCIÓN ARITMÉTICA X X Jurídica Notificaciones Devoluciones Cobranzas Contabilidad recaudadora 6342 en pruebas por el área jurídica respectos a los recursos de reconsideración, los recursos de reposición deben ser probados por fiscalización
RESOLUCIÓN NEGANDO REDUCCIÓN SANCIÓN POR CORRECCIÓN ARITMÉTICA X X Jurídica Notificaciones Devoluciones Cobranzas Contabilidad recaudadora 6342 en pruebas por el área jurídica respectos a los recursos de reconsideración, los recursos de reposición deben ser probados por fiscalización
RESOLUCIÓN ACEPTANDO REDUCCIÓN SANCIÓN POR INEXACTITUD X X Jurídica Notificaciones Devoluciones Cobranzas Contabilidad recaudadora 6342 en pruebas por el área jurídica respectos a los recursos de reconsideración, los recursos de reposición deben ser probados por fiscalización
RESOLUCIÓN NEGANDO REDUCCIÓN SANCIÓN POR INEXACTITUD X X Jurídica Notificaciones Devoluciones Cobranzas Contabilidad recaudadora 6342 en pruebas por el área jurídica respectos a los recursos de reconsideración, los recursos de reposición deben ser probados por fiscalización
RESOLUCIÓN ACEPTANDO REDUCCIÓN SANCIÓN INCREMENTO SANCIÓN X X Jurídica Notificaciones Devoluciones Cobranzas Contabilidad recaudadora 6342 en pruebas por el área jurídica respectos a los recursos de reconsideración, los recursos de reposición deben ser probados por fiscalización
RESOLUCIÓN NEGANDO REDUCCIÓN SANCIÓN INCREMENTO SANCIÓN X X Jurídica Notificaciones Devoluciones Cobranzas Contabilidad recaudadora 6342 en pruebas por el área jurídica respectos a los recursos de reconsideración, los recursos de reposición deben ser probados por fiscalización
AUTO ARCHIVO CON RECURSO X X Notificaciones Devoluciones Cobranzas Recaudo 1437 Auto Archivo (Cierre preliminares, no merito, presentar declaración, corrección y otros)
Fuente: Elaborado por el proceso de fiscalización y liquidación tributaria
La DIAN reconocerá:
• Los actos administrativos contenidos en el acápite precedente se deben de reconocer en la contabilidad de la función recaudadora por los valores determinados en los mismos una vez opere su ejecutoria. (E.T., art. 829).
Se precisa que los actos que tienen afectación contable deben de incluir la fecha de su notificación y encontrarse debidamente registrados en los aplicativos institucionales previstos para el desarrollo de los procedimientos mencionados y garantizar de esta forma la debida afectación contable.
Así mismo, en caso de fallas técnicas en los aplicativos, que impidan el registro del acto administrativo de algunos de los procedimientos previstos, se informará de esta situación al subproceso de contabilidad, mediante el mecanismo implementado para tal fin, a efectos del registro contable correspondiente. Ejemplo (contingencia).
Nota: es de anotar que todos los actos que se encuentran debidamente ejecutoriados y que son proferidos en el desarrollo del proceso de fiscalización y liquidación, deben ser procesados por el servicio transversal de “Gestión masiva” donde aplican las validaciones y reglas indicada por el negocio, una vez superada estas validaciones queda a disposición de los servicios de la obligación financiera y contabilidad.
Con relación a la liquidación provisional por inexactitud, por omisión y/o sanción de conformidad con los artículos 764, 764-1,764-2, 764-3, 764-5 y 764-6 del E.T. proferida por la divisiones de Fiscalización Tributaria, se tendrá en cuenta los siguiente:
a) Una vez notificada la liquidación provisional ya sea por inexactitud, por omisión o por sanción y encontrase debidamente registrada en los aplicativos institucionales previsto para el desarrollo de dicho procedimiento, los valores que se deben de reconocer en la contabilidad de la función recaudadora serán los valores determinados en el respectivo acto administrativo una vez notificado en debida forma.
b) Cuando la liquidación provisional sea corregida, modificada, aclarada o revocada por solicitud del contribuyente, en cumplimiento de una respuesta ante el mismo funcionario que la profirió en las Direcciones Seccionales, el Grupo Interno de Trabajo (GIT) o quien haga sus veces, este acto administrativo debe registrarse en los aplicativos institucionales, incluyendo la fecha de notificación, con el fin de asegurar que se efectúen los ajustes contables correspondientes.
c) Cuando no haya respuesta por parte del contribuyente a la liquidación provisional dentro del término legal, se considerará aceptada por el contribuyente y en este caso la administración tributaria podrá iniciar el procedimiento administrativo del cobro.
En caso de fallas técnicas en los aplicativos, que impidan el registro del acto administrativo proferido con afectación en la obligación financiera, teniendo en cuenta su fecha de notificación, se reportará a contabilidad, mediante el mecanismo implementado para tal fin, a efectos de asegurar el registro contable de los ajustes correspondientes.
La medición inicial se realizará por el valor reconocido en el acto administrativo o rechazado en la resolución respectiva.
Las resoluciones de sanción o de liquidaciones oficiales y/o provisionales se mantienen registradas por el valor de medición inicial; cuando se profiere un acto administrativo que modifique, revoque o ajuste la resolución, se realizará la respectiva corrección y se informará al contabilidad.
Cuando en cumplimiento del artículo 857 del E.T., se profiera resolución de aceptación de reducción de sanción por facturación, se informará de este hecho al grupo de contabilidad con el acto que acepta la sanción reducida o en el momento en que se tenga que rectificar la sanción determinada de forma incorrecta.
Estadísticas de las resoluciones y liquidaciones oficiales de competencia del proceso de fiscalización y liquidación, como también de las liquidaciones provisionales proferidas en el año con los valores determinados en su medición inicial y los valores definitivos una vez agotados la ejecutoria de los mismos.
En aras de garantizar esta política operativa por parte del proceso de fiscalización y liquidación con impacto en contabilidad de la función recaudadora, se tomará como factor de referencia única, mantener una directriz clara y precisa acerca de los formatos en que se profieren dichos actos administrativos con manuales y/o lineamientos que se informarán oportunamente en caso de nuevos impuestos y/o sanciones.
Estas políticas se incluirán como un elemento de control del componente del direccionamiento estratégico, en las cuales se definirán los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos, procedimientos y actividades en cumplimiento en función de los planes operativos, programas, proyectos y políticas de administración del riesgo previamente definidos para el proceso de fiscalización y liquidación.
7.9. Fiscalizaciónyliquidación aduanera.
A fiscalización aduanera le corresponde, entre otros, verificar el cumplimiento de las obligaciones aduaneras formales y sustanciales, a cargo de los declarantes y operadores de comercio exterior, para lo cual la ley ha fijado los procedimientos que se enuncian a continuación, correspondientes al proceso de fiscalización y liquidación:
Determinación de liquidaciones oficiales aduaneras - PR-FL-0226
Determinar mediante acto administrativo que los valores a título de tributos liquidados por el interesado en la declaración aduanera, se ajustan a las exigencias legales aduaneras vigentes, procediendo en tal caso, a fijar el valor a pagar y la sanción a que hubiere lugar.
Determinación e imposición de sanciones aduaneras - PR-FL-0263
Controlar el cumplimiento de las obligaciones aduaneras a cargo de los declarantes y operadores de comercio exterior que intervienen en los regímenes aduaneros. Inicia con las acciones de control aduanero y termina con el acto administrativo donde se fija el monto de la sanción a imponer.
En este orden, al establecer el incumplimiento de una obligación aduanera, y siempre y cuando no esté condicionada a otro procedimiento administrativo; se hace necesario para hacerla efectiva, adelantar el procedimiento consagrado en el artículo 594 del Decreto 390 de 2016, especificado en el formato PR-FL-0229 del mapa de procesos de la entidad.
Cuando se declaré el incumplimiento de la obligación aduanera, y si hubiere lugar a la imposición de una sanción mediante resolución, y el responsable de dicha obligación o el garante de la misma, acredita dentro del término establecido en el artículo 596 del Decreto 390 de 2016, la cancelación de los derechos, impuestos, intereses y sanciones a que hubiere lugar, se procederá con la devolución de la garantía específica; circunstancia que se reflejará en la contabilidad de la función recaudadora de la entidad.
Los actos administrativos producidos por las Divisiones de Fiscalización y Liquidación con competencia en materia aduanera, que impactan la cuenta de la función recaudadora de la entidad, corresponden a:
• La expedición de una liquidación oficial de corrección.
• La expedición de una liquidación oficial de revisión.
• La imposición de sanciones.
De conformidad con lo establecido en la regulación aduanera vigente, las sanciones podrán imponerse en la respectiva liquidación oficial o mediante resolución independiente.
Los actos administrativos proferidos por las Divisiones de Gestión de Fiscalización y Liquidación de las Direcciones Seccionales con competencia en materia aduanera, se reconocerán en la contabilidad de la función recaudadora una vez se encuentren debidamente ejecutoriados.
Con el fin de realizar el registro contable de los ingresos administrados por la entidad, la dependencia que profiera el acto administrativo remitirá copia del mismo, por los medios establecidos por la entidad para tal fin, a la División de Recaudo y Cobranzas o la que haga sus veces en el proceso de Contabilidad y Recaudo.
La medición inicial se realizará por el valor reconocido en el acto administrativo.
Los actos administrativos correspondientes a las liquidaciones oficiales y a las resoluciones por las que se impone una sanción, mantendrán el valor de la medición inicial. Cuando se profiera un acto que aclare, modifique o revoque la resolución, se remitirá copia del mismo a la División de Recaudo y Cobranzas o la que haga sus veces en el proceso de contabilidad y recaudo, por los medios establecidos por la entidad para tal fin.
En las notas a los estados financieros se revelarán:
• Las cifras de las liquidaciones oficiales, así como de las resoluciones que imponen una sanción, registradas en los informes de gestión presentados por las Direcciones Seccionales y consolidados por la Subdirección de Gestión de Fiscalización Aduanera, en los términos y fechas establecidos por la misma.
7.10. Fiscalizacióny liquidación cambiaria.
El subproceso de gestión de control cambiario tiene como objetivo investigar y controlar las operaciones de cambio realizadas por los usuarios y comprobar que estas cumplan con las normas y reglamentos vigentes.
La actividad de control a las operaciones de cambio de competencia de la entidad se desarrolla a través de los procedimientos fiscalización y liquidación, definidos o identificados en el mapa de procesos con los códigos PR-FL-00223 “investigación de infracciones cambiarias” y PR-FL-00224 “Determinación e imposición de sanciones”.
Al procedimiento de gestión de fiscalización le corresponde iniciar las investigaciones e impulsar los actos administrativos que decidan sobre situaciones o incumplimientos a las normas.
Así mismo, fiscalización cambiaria recibe de los usuarios solicitudes voluntarias de acogimiento a sanción reducida al 40% por incumplimiento de las normas vigentes. Igualmente recibe solicitudes de sanción reducida al 60% en respuesta a las decisiones adoptadas en los procesos e investigaciones adelantadas.
En concordancia con las funciones de control, las áreas de gestión de fiscalización y la Subdirección, pueden adelantar gestiones de control cuyo resultado puede generar la retención de moneda legal, divisas y títulos representativos de las mismas, los cuales quedaran bajo su custodia y aseguramiento.
A las divisiones de gestión de liquidación corresponde decidir de fondo las actuaciones y decisiones adoptadas en fiscalización y contenidas en los actos administrativos de propuestas de sanción. Estas decisiones, entre otras están contenidas en las resoluciones de confirmación de la sanción, las cuales debidamente notificadas prestan merito ejecutivo y se trasladan al área de recaudo y cobranzas para lo pertinente. Igualmente, las divisiones de gestión de liquidación teniendo en cuenta las respuestas de los usuarios, profieren resoluciones de terminación por no merito, resoluciones de terminación por pago del 100% de la sanción, resoluciones de terminación por pago del 75% de la sanción impuesta y autos de archivo por pago de la sanción al 100%.
Se reconocerán los actos administrativos proferidos por fiscalización cambiaria que tengan las siguientes características:
• Que sean resoluciones de terminación por reconocimiento sanción reducida del 40%.
• Que sean resoluciones de terminación por reconocimiento de sanción reducida al 60%.
• Las actas de retención y títulos de depósito en custodia por retenciones de divisas y moneda legal que estén vigentes al finalizar cada período.
De igual manera se reconocerán en liquidación cambiaria:
• Resolución sanción debidamente notificadas y ejecutoriadas.
• Los documentos correspondientes al literal c del proceso de gestión de fiscalización, serán suministrados al proceso de contabilidad para que se realice el registro contable en cuentas de orden.
Igualmente, se suministrarán e informará al proceso de contabilidad y recaudo las resoluciones mencionadas en el literal a y b del proceso de fiscalización y los contenidos en los literales a del proceso de liquidación con el fin de que estas se registren contablemente en las correspondientes.
Las resoluciones por fiscalización y liquidación cambiaria, las determinaciones e imposición de sanciones se medirán inicialmente por:
• El valor del acto administrativo (resolución, terminación sanción reducida al 40% total o parcial).
• El valor del acto administrativo (resolución de terminación sanción reducida al 60% total o parcial).
• El valor de la resolución sanción ejecutoriada.
• El valor de las actas de retención de divisas y títulos de depósito en custodia (divisas = TRM y moneda legal por el valor en pesos).
Las resoluciones por fiscalización y liquidación por reconocimiento de sanción reducida, y las resoluciones sanción ejecutoriadas se mantendrán a la medición inicial.
El valor de las actas de retención de divisas y títulos de depósito en custodia cuando correspondan a moneda legal colombiana, mantendrá el valor inicial. Cuando correspondan a divisas se ajustarán de conformidad con la tasa representativa del mercado (TRM) vigente en el último día del período.
La DIAN dará de baja cuando se presente el pago a través del recibo oficial Nº 690 de las infracciones por fiscalización y liquidación cambiaria:
• Resolución de terminación por pago sanción reducida al 40% total, soportada con el recibo de oficial de pago Nº 690.
• Resolución que acepta el pago parcial de solicitud de sanción reducida al 40%, soportada con el recibo de oficial de pago Nº 690 y continua.
• Resolución que acepta el pago parcial de solicitud de sanción reducida al 40%, soportada con el recibo de oficial de pago Nº 690 y archiva.
• Resolución de terminación por pago de sanción reducida al 60%, soportada con el recibo de oficial de pago Nº 690.
• Actas de retención y títulos de depósito cancelados en el período
De igual manera se dejará de reconocer las determinaciones e imposición de sanciones cuando:
• La DIAN expida resolución de terminación. por pago del 75% y se efectué con un recibo oficial de pago 690.
• La DIAN expida resolución de terminación. por pago del 100% y se efectué con un recibo oficial de pago 690.
• La DIAN auto de archivo por pago del 100% y se efectué con un recibo oficial de pago 690.
• Se expida la resolución que resuelve recurso y se revoque la sanción.
• Se emita la resolución de terminación por conciliación y pago (beneficios legales).
El proceso de fiscalización y liquidación cambiaria en las notas a los estados financieros revelará:
• El número de resoluciones o actos administrativos contenidas en cada uno de los ítems contables utilizados.
• Porcentaje (%) por dirección seccional que participa por cada ítem contabilizado.
• El número, monto y dirección seccional que tenga divisas y títulos representativos en custodia al valor actualizado (medición posterior).
• Porcentaje (%) de participación por dirección seccional que aportó al monto general reflejado, se reflejaran las Direcciones Seccionales con participación superior al 20%.
• Numero de resoluciones de sanción en proceso de cobro, clasificadas por montos, % y antigüedad del reconocimiento.
8. Control de cambios.
1 27/07/2018 Expedición Manual de Políticas Contables y Operativos bajo el Marco Normativo y la Resolución 533 de 2015 e instructivo Nº 002 de 2015 expedida por la Contaduría General de la Nación
Elaboró: Monica Tatiana Reyes Gestor Coordinación de Contabilidad y Recaudo
Maria Isabel Castiblanco Ardila Gestor Coordinación de Contabilidad y Recaudo
Revisó: Mariela Alzate Villarraga Jefe Coordinación de Contabilidad y Recaudo (A) Subdirección de Recaudo y Cobranzas
Nubia Amparo Daza Baez Gestor Coordinación de Contabilidad y Recaudo
Aprobó: Enrique Javier Bravo Díaz Subdirector de Recaudo y Cobranzas Dirección de Ingresos