Source: http://traple.pl/blog/konsultacje-dotyczace-propozycji-wytycznych-eiopa-w-zakresie-outsourcingu-z-wykorzystaniem-chmury-obliczeniowej-w-ramach-dzialalnosci-ubezpieczeniowej/
Timestamp: 2020-02-19 00:35:23+00:00
Document Index: 50159344

Matched Legal Cases: ['art. 13', 'art. 3', 'art. 274', 'art. 75', 'art. 77', 'art. 274', 'art. 38', 'art. 28', 'art. 274', 'art. 73', 'art. 74', 'art. 3', 'art. 13', 'art. 3', 'art. 73', 'Art. 73']

Konsultacje dotyczące propozycji wytycznych EIOPA w zakresie outsourcingu z wykorzystaniem chmury obliczeniowej w ramach działalności ubezpieczeniowej – TRAPLE BLOG
Nowy projekt wytycznych Europejskiego Urzędu Nadzoru Ubezpieczeń i Pracowniczych Programów Emerytalnych (European Insurance and Occupational Pensions Authority – EIOPA) dotyczący korzystania przez zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji z usług przetwarzania danych w chmurze obliczeniowej znacząco rozszerza wymogi regulacyjne w tym zakresie, zaostrzając je do poziomu zbliżonego do obowiązującego w sektorze bankowym. Wytyczne są obecnie na etapie konsultacji publicznych. Uwagi można zgłaszać do EIOPA do 30 września 2019 r.
W ostatnich latach nastąpił znaczący wzrost popularności usług związanych z przetwarzaniem danych osobowych przy użyciu chmury obliczeniowej. Wykorzystuje się przy tym różne modele świadczenia tego rodzaju usług, w szczególności infrastruktura jako usługa (IaaS, od ang. Infrastructure as a Service), platforma jako usługa (PaaS – Platform as a Service) czy oprogramowanie jako usługa (SaaS – Software as a Service), jak również różne modele chmury obliczeniowej, a mianowicie:
chmurę publiczną (z założenia ogólnodostępną dla różnych użytkowników);
chmurę prywatną (dostępną jedynie dla podmiotu, który ją wdrożył wewnętrznie);
chmurę hybrydową (łączącą cechy chmury publicznej oraz prywatnej, umożliwiającą m.in. przekazanie tylko wybranych zasobów do chmury publicznej).
Z uwagi na niskie koszty (sprzęt, oprogramowanie i całość usług związanych z chmurą obliczeniową dostarcza z reguły jeden podmiot) największą popularnością cieszą się rozwiązania bazujące na chmurze publicznej. Wiodące podmioty z branży informatycznej obecnie nie tylko widzą duży potencjał w dalszym rozbudowywaniu usług chmurowych, ale już teraz osiągają ogromne przychody dzięki dostarczaniu tego typu usług. Przykładowo Microsoft, podając niedawno wyniki kwartalne, po raz pierwszy wskazał, że usługi świadczone w chmurze obliczeniowej wygenerowały przychód większy niż ten wytworzony przez tradycyjne działy przedsiębiorstwa[1].
Dynamiczny rozwój usług chmurowych niesie ze sobą nowe wyzwania ze względu na konieczność realizacji określonych wymogów prawnych, zwłaszcza w kontekście przetwarzania danych osobowych oraz przetwarzania informacji stanowiących tajemnice prawnie chronione. Wyzwania te są szczególnie widoczne z perspektywy podmiotów prowadzących działalność regulowaną (np. bankową lub ubezpieczeniową), w której zastosowanie mają nader restrykcyjne przepisy dotyczące outsourcingu.
W ostatnim okresie różne organy Unii Europejskiej wydają kolejne dokumenty dotyczące outsourcingu, w tym outsourcingu z wykorzystaniem usług świadczonych w chmurze obliczeniowej. W dniu 25 lutego 2019 r. Europejski Urząd Nadzoru Bankowego (European Banking Authority – EBA) opublikował wytyczne w sprawie outsourcingu (znak: EBA/GL/2019/02, dalej: „Wytyczne EBA”)[2], które wejdą w życie 30 września 2019 r. i zastąpią zarówno wytyczne Komitetu Europejskich Organów Nadzoru Bankowego (CEBS) z dnia 14 grudnia 2006 r. dotyczące zlecania zadań dostawcom usług, jak i zalecenia EBA dotyczące outsourcingu w chmurze. Wytyczne EBA odnoszą się także do outsourcingu w przypadku korzystania z usług chmurowych. W wydanym 16 września 2019 r. stanowisku Urząd Komisji Nadzoru Finansowego (UKNF) przesunął moment rozpoczęcia ich stosowania w Polsce na 30 czerwca 2020 r.[3] Z kolei EIOPA w dniu 1 lipca 2019 r. opublikowała materiał konsultacyjny dotyczący jej własnych wytycznych w zakresie outsourcingu, który ogranicza się wyłącznie do outsourcingu z wykorzystaniem usług chmurowych (dalej: „Projekt (EIOPA)” lub „Wytyczne (EIOPA)”)[4]. Uwagi do tego materiału można zgłaszać do 30 września 2019 r.[5] Wytyczne EIOPA mają być stosowane od 1 lipca 2020 r. do wszystkich umów outsourcingu w chmurze zawartych lub zmienionych od tego dnia, natomiast umowy już obowiązujące powinny zostać odpowiednio zmodyfikowane do 1 lipca 2022 r.
Pewnym zaskoczeniem może być fakt, że – odmiennie niż w przypadku Wytycznych EBA – Wytyczne EIOPA odnoszą się wyłącznie do outsourcingu, który powiązany jest ze świadczeniem usług w chmurze obliczeniowej. Tym samym nie mają one charakteru kompleksowego, co z jednej strony nie wydaje się dobrym rozwiązaniem, gdyż różnice w implementacji w poszczególnych państwach członkowskich przepisów dotyczących outsourcingu z dyrektywy Solvency II[6] są znaczne. Z drugiej strony takie podejście pozwala jednak obniżyć koszty i nakłady, jakie muszą ponieść zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji w celu dostosowania się do nowych wymogów i z tego powodu może być postrzegane pozytywnie. Wydaje się jednak, że ze względu na długi okres na dostosowanie się przez zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji do Wytycznych EIOPA (a postuluje się jego dalsze wydłużenie) powinny one objąć swoim zakresem całość zagadnień dotyczących outsourcingu w działalności ubezpieczeniowej.
Bezpośrednimi adresatami Wytycznych są zakłady ubezpieczeń oraz zakłady reasekuracji. Pośrednicy ubezpieczeniowi (agenci, brokerzy ubezpieczeniowi) wprawdzie do tego kręgu nie należą[7], lecz można się spodziewać, że zakłady ubezpieczeń oraz zakłady reasekuracji mogą kontraktowo zobowiązywać pośredników do odpowiedniego stosowania Wytycznych w takim zakresie, w jakim ci ostatni, wykonując czynności na rzecz zakładu ubezpieczeń lub reasekuracji, korzystają z rozwiązań chmurowych.
Poniżej skrótowo omówione zostaną wybrane zagadnienia zaprezentowane w opublikowanym przez EIOPA Projekcie, które powinny – zdaniem autorów – budzić szczególne zainteresowanie rynku i być przedmiotem dalszego namysłu unijnego urzędu.
Outsourcing oraz outsourcing istotny w Projekcie EIOPA
Opracowując Projekt, EIOPA przyjęła założenie, że Wytyczne będą miały zastosowanie do korzystania przez zakład ubezpieczeń lub zakład reasekuracji z usług przetwarzania danych w chmurze obliczeniowej tylko wtedy, gdy w ramach tych usług dochodzi jednocześnie do outsourcingu w rozumieniu art. 13 pkt 28 dyrektywy Solvency II (implementowanego w art. 3 ust. 1 pkt 27 u.d.u.r.[8]). W przepisie tym zdefiniowano outsourcing jako dowolnego rodzaju umowę zawartą pomiędzy zakładem ubezpieczeń lub zakładem reasekuracji a dostawcą usługi, na podstawie której dostawca –bezpośrednio lub w drodze suboutsourcingu – wykonuje proces, usługę lub działanie, które w innym przypadku zostałyby wykonane przez sam zakład ubezpieczeń lub zakład reasekuracji[9]. W wytycznej 1 Projektu wskazano ponadto, że dla kwalifikacji czynności jako outsourcingu regulowanego zakład ubezpieczeń lub zakład reasekuracji powinien wziąć pod uwagę:
czy funkcja lub jej część będąca przedmiotem powierzenia innemu dostawcy jest wykonywana w sposób powtarzalny lub ciągły
czy funkcja lub jej część będąca przedmiotem powierzenia byłaby w normalnych okolicznościach wykonywana przez zakład ubezpieczeń lub zakład reasekuracji w toku działalności biznesowej, nawet jeśli nie była wykonywana dotychczas.
Powyższe założenie EIOPA należy ocenić zasadniczo pozytywnie. Alternatywą byłoby objęcie zakresem Wytycznych każdego przypadku korzystania przez zakład ubezpieczeń lub zakład reasekuracji z usług przetwarzania danych w chmurze, co wydawałoby się nadmiarowe i nieadekwatne z punktu widzenia zasady proporcjonalności, zgodnie z którą Wytyczne powinny być stosowane. Wątpliwości budzi natomiast wprowadzenie w Projekcie swego rodzaju domniemania, że korzystanie z usług przetwarzania danych w chmurze obliczeniowej stanowi outsourcing (cytat z wersji oryginalnej: „As a rule, outsourcing should be assumed”). Wydaje się, że taka kwalifikacja prawna powinna być dokonywana według przesłanek obiektywnych, bez konieczności przyjmowania tego rodzaju założeń wstępnych.
Niewątpliwą zaletą Wytycznych EBA jest to, że wprowadzają katalog przykładowych czynności, które – co do zasady – nie stanowią outsourcingu. Należy do nich m.in. korzystanie z usług audytorów zewnętrznych, agencji informacyjnych, izb rozliczeniowych, doradców prawnych lub podmiotów świadczących usługi związane z obsługą administracyjną biura. Wprowadzenie takiego katalogu stanowi cenną wskazówkę interpretacyjną, jak należy wykładać pojęcie outsourcingu objętego zakresem tych wytycznych. EIOPA nie zdecydowała się na wprowadzenie podobnego rozwiązania w ramach Projektu, wobec czego zainteresowane podmioty powinny postulować takie jego uzupełnienie na obecnym etapie konsultacji publicznych, aby niedopuszczalne było wnioskowanie a contrario w oparciu o porównanie Wytycznych EBA z Wytycznymi EIOPA.
W przypadku potwierdzenia, że korzystanie z usług przetwarzania danych w chmurze obliczeniowej stanowi w danym przypadku outsourcing regulowany, zgodnie z Projektem należy dokonać oceny, czy zachodzi outsourcing istotny (ang. material outsourcing), czy też nie. Przez outsourcing istotny należy zawsze rozumieć outsourcing krytycznych lub istotnych funkcji operacyjnych (ang. critical or important operational functions), kwalifikowanych zgodnie z Wytycznymi EIOPA dotyczącymi systemu zarządzania (znak: EIOPA-BoS-14/253 PL, dalej: „Wytyczne EIOPA dot. Systemu Zarządzania”)[10]. Wytyczna 7 Projektu określa dodatkowe kryteria, jakie zakład ubezpieczeń lub zakład reasekuracji powinien wziąć pod uwagę, klasyfikując outsourcing jako istotny. Należą do nich m.in.: wpływ awarii lub przerwy w dostawie usługi chmurowej na usługi świadczone przez zakład, możliwość zapewnienia zgodności z przepisami prawa lub zarządzania ryzykiem, zakres i stopień skomplikowania czynności wykorzystujących usługi przetwarzania danych w chmurze obliczeniowej oraz ich koszt. Co ciekawe, w Projekcie wskazano na potrzebę wzięcia pod uwagę ochrony zarówno danych osobowych, jak i danych nieosobowych[11] wraz z potencjalnym wpływem naruszenia poufności lub braku zapewnienia dostępności i integralności danych na przedsiębiorstwo, ubezpieczających lub inne podmioty. Od tego, czy dany przypadek korzystania z rozwiązań chmurowych zostanie zakwalifikowany jako outsourcing istotny, zależeć będzie, czy będą miały zastosowanie dodatkowe wymogi dotyczące m.in. informowania organów nadzoru o zawarciu umowy (wytyczna 4 Projektu), umowy z dostawcą usługi (wytyczna 10 Projektu) czy strategii wyjścia i zakończenia współpracy (wytyczna 15 Projektu). W toku konsultacji Projektu celowe wydaje się doprecyzowanie części kryteriów lub sposobu ich stosowania.
Czynności niezbędne przed zawarciem umowy z dostawcą usługi przetwarzania danych w chmurze obliczeniowej
Zgodnie z Projektem przed zawarciem umowy z dostawcą usługi przetwarzania danych w chmurze obliczeniowej zakład ubezpieczeń lub zakład reasekuracji zobowiązany będzie do realizacji następujących czynności:
oceny, czy w ramach umowy ma miejsce outsourcing istotny, kwalifikowany według kryteriów określonych w wytycznej 7 Projektu;
zidentyfikowania i oceny wszystkich istotnych ryzyk związanych z zawarciem umowy oraz przeprowadzenia analizy kosztów i korzyści wynikających z zawarcia umowy – zgodnie z wytyczną 8 Projektu. W przypadku outsourcingu istotnego analiza ryzyka powinna zostać przeprowadzona przed zawarciem umowy z dostawcą usługi oraz w każdym przypadku przed przedłużeniem umowy (jeśli zmianie ulega jej treść lub zakres). W tym ostatnim przypadku zasadnym wydaje się postulowanie zmiany Projektu poprzez wskazanie, że ponowna analiza ryzyka powinna mieć miejsce wtedy, gdy zmiana dotyczy istotnych postanowień umowy, mających wpływ na dotychczasową ocenę ryzyka współpracy. Niezależnie od powyższego analiza ryzyka współpracy z dostawcą usługi powinna być przeprowadzona w każdym przypadku, gdy zakład ubezpieczeń lub zakład reasekuracji poweźmie informację o istotnych zmianach lub nieprawidłowościach w ramach usług świadczonych przed dostawcę;
przeprowadzenia badania due diligence dostawcy usługi – zgodnie z wytyczną 9 Projektu. W ramach badania należy dokonać m.in. analizy wiedzy, doświadczenia oraz sytuacji ekonomicznej dostawcy. Dokumentami wspierającymi przeprowadzenie due diligence mogą być posiadane certyfikaty potwierdzające zgodność z powszechnie uznawanymi normami, wyniki audytów wewnętrznych lub zewnętrznych przeprowadzonych u dostawcy. Warto zauważyć, że Projekt nie ogranicza obowiązku przeprowadzenia badania do outsourcingu istotnego. Wydaje się, że takie rozwiązanie może w niektórych przypadkach stanowić dla zakładów ubezpieczeń lub zakładów reasekuracji nieproporcjonalne obciążenie w stosunku do niskiej wagi czynności będących przedmiotem powierzenia dostawcy usługi w ramach outsourcingu;
identyfikacji i oceny konfliktów interesów, jakie outsourcing może powodować – zgodnie z wymogami określonymi w art. 274 ust. 3 lit. b) rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) 2015/35[12] (dalej: „Rozporządzenie Delegowane”).
Powyższe obowiązki zakładów ubezpieczeń oraz zakładów reasekuracji dotyczące etapu przedkontraktowego zasadniczo istnieją już na gruncie czy to obowiązujących przepisów prawa, czy Komunikatu KNF z 23 października 2017 r. (dalej: „Komunikat KNF”). Nie oznacza to jednak, że między Projektem a Komunikatem KNF nie występują pewne rozbieżności czy odmienne sformułowania. Słuszne wydaje się zatem postulowanie, aby KNF, w ramach nadzoru w obszarze korzystania z usług przetwarzania danych w chmurze obliczeniowej, po wejściu w życie Wytycznych opierała się w stosunku do zakładów ubezpieczeń i zakładów reasekuracji przede wszystkim na Wytycznych EIOPA, nie zaś prezentowała (inne) podejście krajowe. Konieczność stosowania dwóch regulacji dotyczących tej samej materii, w znacznej mierze zbliżonych jeśli chodzi o wymogi z nich wynikające, wydaje się nieuzasadniona i może w praktyce rodzić niepotrzebne trudności.
Obowiązki notyfikacyjne względem organu nadzoru oraz rejestr umów outsourcingu
Obowiązek zawiadomienia KNF o zamiarze zawarcia umowy outsourcingu funkcji należących do systemu zarządzania oraz podstawowych lub ważnych czynności („outsourcing istotny” według Wytycznych) istnieje już teraz na gruncie art. 75 ust. 2 u.d.u.r. Zgodnie z Wytycznymi EIOPA dot. Systemu Zarządzania zakład ubezpieczeń lub zakład reasekuracji w zawiadomieniu zamieszcza opis zakresu powierzanych czynności, przyczyny outsourcingu i nazwę usługodawcy oraz – jeżeli outsourcing dotyczy kluczowej funkcji – nazwisko osoby odpowiedzialnej za funkcje lub działania objęte outsourcingiem po stronie usługodawcy. Na gruncie Projektu zakres informacji, które należy przekazać do organu nadzoru (KNF), ulega znacznemu rozszerzeniu (zob. wytyczna 4 Projektu). Do dodatkowych elementów zawiadomienia należą m.in.: załączenie projektu umowy z dostawcą usługi, określenie prawa właściwego dla umowy, model świadczenia usługi (IaaS, PaaS lub SaaS), rodzaj dostępności infrastruktury chmurowej (publiczna, prywatna lub społecznościowa), charakter danych przekazywanych do przetwarzania w chmurze obliczeniowej, lokalizacja serwerów czy analiza zastępowalności dostawcy usługi.
W świetle art. 77 u.d.u.r. na zakładach ubezpieczeń i zakładach reasekuracji ciąży obowiązek prowadzenia wewnętrznej ewidencji umów outsourcingu, zawierającej podstawowe dane dostawcy usługi, zakres powierzonych czynności i funkcji oraz okres obowiązywania umowy. Projekt istotnie rozszerza zakres informacji, jakie powinien zawierać rejestr (zob. wytyczna 5 Projektu). Elementem, który nie występuje w rejestrze określonym w Wytycznych EBA, lecz występuje w Projekcie, jest opis zasad monitoringu czynności objętych outsourcingiem przez zakład ubezpieczeń lub zakład reasekuracji wskazujący dedykowane w tym celu osoby wykonujące te zadania i ich kompetencje w tym zakresie (zgodnie z Wytycznymi EBA tego rodzaju opis przekazywany jest na żądanie organu nadzoru). Niektóre punkty w Projekcie EIOPA nie są do końca jasne. Przykładowo: warto by doprecyzować, jakie warunki przesądzają o tym, że dostawca usług w chmurze (lub znaczący podwykonawca) wspiera operacje biznesowe krytyczne czasowo (czy chodzi np. o poziom dostępności, czy o opóźnienia). Należy także rozważyć, czy w rejestrze powinny znajdować się informacje dotyczące szacowanych rocznych kosztów budżetowych, które w odniesieniu do usług chmurowych często trudno określić.
Zgodnie z Projektem rejestr powinien obejmować wszystkie przypadki powierzenia określonych funkcji dostawcy usługi przetwarzania danych w chmurze obliczeniowej niezależnie od zakwalifikowania danego outsourcingu jako istotnego, aczkolwiek w odniesieniu do outsourcingu istotnego rejestr powinien zawierać dodatkowe elementy. Zakłady ubezpieczeń oraz zakłady reasekuracji powinny, w świetle zasady proporcjonalności, określić odpowiedni okres retencji, przez który będą przechowywane w rejestrze informacje dotyczące rozwiązanych lub wygasłych umów outsourcingu.
Wymogi wobec umów outsourcingu z dostawcami
W Projekcie podkreślono, że odpowiednie prawa i obowiązki podmiotu korzystającego z usług i dostawcy usług w chmurze powinny być wyraźnie przydzielone i określone w pisemnej umowie, przy czym wskazano także na minimalny zakres uzgodnień, stanowiący uzupełnienie wymogów określonych w art. 274 Rozporządzenia Delegowanego (wytyczna 10). Wskazano m.in. na konieczność uwzględnienia takich kwestii jak:
jasny opis usług świadczonych w chmurze;
okres obowiązywania umowy, w tym okres wypowiedzenia;
prawo i sąd właściwe dla danej umowy;
zobowiązania finansowe stron, w tym model wyceny usług świadczonych w chmurze;
warunki podwykonawstwa (o ile zostało ono dopuszczone);
lokalizacja przetwarzania danych (z uwzględnieniem krajów i lokalizacji centrów przetwarzania danych) oraz warunków zmiany tych lokalizacji;
warunki dotyczące dostępności, integralności, poufności, prywatności i bezpieczeństwa odpowiednich danych;
prawo do bieżącego monitorowania wydajności dostawcy usług przez podmiot korzystający z tych usług;
uzgodnione poziomy obejmujące ilościowe i jakościowe cele w zakresie wydajności, które są bezpośrednio mierzalne przez podmiot korzystający z usług w celu niezależnego monitorowania otrzymanych usług;
obowiązki sprawozdawcze dostawcy usług w chmurze (z uwzględnieniem zobowiązań do przedstawienia sprawozdań mających znaczenie dla funkcji audytu wewnętrznego podmiotu korzystającego z usług chmurowych);
ewentualne objęcie obowiązkowym ubezpieczeniem od niektórych rodzajów ryzyk wraz z żądanym poziomem ochrony ubezpieczeniowej;
wymagania dotyczące wdrażania i testowania biznesowych planów awaryjnych.
W Projekcie określono, że niezależnie od istotności outsourcingu umowa outsourcingu powinna obejmować wszystkie wymogi określone w art. 38 dyrektywy Solvency II. W szczególności podmiot korzystający z usług świadczonych w chmurze powinien dopilnować, aby umowa outsourcingowa lub jakiekolwiek inne ustalenia umowne nie utrudniały ani nie ograniczały jego organu nadzorczego w pełnieniu funkcji i celów nadzorczych oraz skutecznego nadzoru nad funkcjami i działaniami zlecanymi na zewnątrz.
Warto także zwrócić uwagę na zaakcentowanie zagadnień związanych z rozwiązaniem umowy i strategiami wyjścia (ang. exit plan), które powinny zapobiegać uzależnieniu od konkretnego dostawcy usług chmurowych. W Projekcie wyraźnie wskazano, iż w ramach umowy outsourcingu w chmurze (przynajmniej w przypadku istotnego outsourcingu) podmiot korzystający z tego typu usług powinien mieć jasno określoną klauzulę dotyczącą strategii wyjścia, zapewniającą, że w razie potrzeby będzie w stanie rozwiązać umowę. Wypowiedzenie powinno być przy tym możliwe bez uszczerbku dla ciągłości i jakości świadczenia usług na rzecz ubezpieczających (wytyczna 15).
W ramach prawa do rozwiązania umowy i strategii wyjścia wskazano nadto na potrzebę zidentyfikowania alternatywnych rozwiązań z uwzględnieniem planów przejścia (aby umożliwić także przeniesienie usług i danych do innego dostawcy usług w chmurze lub z powrotem do podmiotu korzystającego z tych usług). W tym zakresie podkreślono także kwestię konieczności trwałego usunięcia danych po zakończeniu świadczenia usług w chmurze (tj. po ich zwróceniu bezpośrednio do podmiotu korzystającego z tych usług lub przekazaniu do innego dostawcy usług).
Prawo kontroli i audytu dostawcy usług chmurowych
W Projekcie przewidziano, że umowa outsourcingowa nie powinna ograniczać przysługującego podmiotowi korzystającemu z usług prawa dostępu i audytu dostawcy oraz możliwości kontroli usług w chmurze w celu wypełnienia obowiązków regulacyjnych. Jednocześnie podkreślono potrzebę zapewnienia przekazywania korzystającemu z usług informacji potrzebnych do odpowiedniego zarządzania i monitorowania ryzyka związanego z outsourcingiem chmurowym (wytyczna 11).
Wskazano, że zakres wspomnianych audytów powinien obejmować m.in. ocenę usługodawcy oraz, w stosownych przypadkach, jego podwykonawców, proces zarządzania incydentami (w szczególności w przypadku naruszeń danych, zakłóceń w świadczeniu usług lub innych istotnych problemów), jak również ocenę przestrzegania wytycznych dotyczących outsourcingu w chmurze. Można zauważyć, że podobne prawo przewidziane jest niezależnie (w zakresie dotyczącym przetwarzania danych osobowych) w art. 28 ust. 3 lit. h) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”). Przy określaniu częstotliwości audytów wskazano na potrzebę wzięcia pod uwagę charakteru i zakresu ryzyka oraz wpływu na podmiot korzystający z usług outsourcingu w chmurze obliczeniowej. Niemniej jednak warto zauważyć, że w Projekcie dostrzeżono istotny dla wszystkich dużych dostawców usług informatycznych (nie tylko chmurowych) problem dotyczący potencjalnego obciążenia organizacyjnego powstającego w związku z ich audytowaniem. Niewątpliwie w przypadku świadczenia usług na dużą skalę (np. dla różnych zakładów ubezpieczeń) dostawca usług chmurowych mógłby być istotnie obciążony ze względu na konieczność poddawania się cyklicznym audytom prowadzonym przez różnych jego klientów. Stąd też w Projekcie (w celu bardziej efektywnego wykorzystania zasobów audytu oraz zmniejszenia obciążenia organizacyjnego spoczywającego na dostawcy usług chmurowych i jego klientach) dopuszczono możliwość:
korzystania przy realizacji prawa do audytu z certyfikatów oraz raportów stron trzecich lub raportów wewnętrznych udostępnionych przez dostawcę usług chmurowych;
audytów zbiorczych (np. przeprowadzanych wspólnie z innymi klientami tego samego dostawcy usług chmurowych) lub przeprowadzanych przez innych klientów lub przez wskazany przez nich podmiot.
Takie rozwiązanie wydaje się racjonalne, jakkolwiek warto mieć na uwadze, że w Projekcie umieszczono liczne zastrzeżenia w odniesieniu do realizacji prawa do audytu poprzez certyfikaty oraz raporty stron trzecich lub raporty wewnętrzne udostępnione przez dostawcę usług chmurowych. Wskazano m.in., że w przypadku szczególnych potrzeb umownie powinno być zachowane prawo do przeprowadzania indywidualnych kontroli na miejscu według własnego uznania w zakresie dotyczącym istotnego outsourcingu. Kwestie te opisano zasadniczo podobnie w Wytycznych EBA, jednakże EBA bardziej restrykcyjnie podchodzi do zagadnień związanych z outsourcingiem krytycznych lub istotnych funkcji. W tym zakresie celowe byłoby zachowanie większej spójności w Projekcie EIOPA.
Wydaje się ponadto, że Wytyczne powinny zawierać bardziej precyzyjnie odniesienie do dopuszczalności częściowego wyłączenia prawa do bezpośredniej realizacji uprawnień audytowych przez podmiot korzystający z usług świadczonych w chmurze obliczeniowej. Mając na uwadze skalę działalności dostawców usług chmurowych, zasadne wydaje się rozważenie przyjęcia jako standardu możliwości korzystania z audytu, certyfikatów oraz raportów stron trzecich, a ewentualne bezpośrednie realizowanie uprawnień audytowych ograniczyć do sytuacji, w których dostarczone certyfikaty lub raporty stron trzecich okazałyby się niewystarczające.
Suboutsourcing
W Projekcie zaakcentowano także potrzebę umownego określenia, czy podoutsourcing jest dozwolony, czy też wykluczony. W szczególności wskazano, że dla spełnienia wymogów wynikających z art. 274 ust. 4 lit. k) i lit. l) Rozporządzenia Delegowanego, umowa w sprawie outsourcingu w chmurze powinna określać, w stosownych przypadkach, czy podwykonawstwo krytycznych lub ważnych funkcji dotyczących działalności podmiotu korzystającego z usług chmurowych lub znacznych ich części są dozwolone lub wyraźnie wykluczone.
Zaznaczono, że podmiot korzystający z usług w chmurze powinien zgodzić się na podoutsourcing, wyłącznie jeśli podwykonawca będzie w pełni realizował obowiązki nałożone w pierwszej kolejności na dostawcę usług chmurowych. Obowiązki te obejmują przede wszystkim prawa do audytu i dostępu oraz odpowiednie zabezpieczenie danych i systemów. Ponadto umowa dotycząca outsourcingu w chmurze powinna określać, jakiego rodzaju czynności są wykluczone z potencjalnego podwykonawstwa, jak również wskazywać, że dostawca ponosi pełną odpowiedzialność za usługi, które zlecił podwykonawcom. Dodatkowe wymogi odnoszą się także do informowania o podwykonawcach oraz zagwarantowania prawa sprzeciwu w sytuacji, w której zmiany miałyby niekorzystny wpływ na ocenę ryzyka uzgodnionych usług (wytyczna 13).
Wytyczne mają istotne znaczenie w kontekście aktualnie rozpowszechnionej wykładni przepisów u.d.u.r., które nie regulują wprost kwestii suboutsourcingu. Niekiedy – zdaniem autorów niesłusznie – przyjmuje się bowiem, że w przepisach tych wyłączono możliwość dalszego outsourcingu („podoutsourcingu”): „Należy wyłączyć możliwość dokonania przez dostawcę usług dalszego powierzenia wykonywania czynności lub funkcji zakładu (które to czynności lub funkcje dostawca ten wykonuje na mocy postanowień umowy outsourcingu) innemu podmiotowi. W świetle postanowień z art. 73 u.d.u.r. takiego powierzenia może dokonać wyłącznie zakład. Wyłączyć należy zatem w ogólności możliwość dokonywania dalszego outsourcingu (outsourcingu wtórnego) przez dostawcę usług outsourcingowych (podzlecenia czynności outsourcingowych). Takie hipotetyczne podzlecenie byłoby bowiem w opozycji do postanowień z art. 74 i 75 u.d.u.r.”[13]. Takie rozwiązanie byłoby bardziej restrykcyjne niż to przyjęte w przypadku działalności bankowej (gdzie podoutsourcing jest dopuszczalny). Warto jednak mieć na uwadze, że w doktrynie prezentowane są także słuszne stanowiska odmienne w zakresie wykładni pojęcia outsourcingu wskazanego w art. 3 ust. 1 pkt 27 u.d.u.r: „Przedstawiona definicja dopuszcza również możliwość tzw. suboutsourcingu, czyli dalszego zlecenia innym podmiotom usług outsourcingowych przez podmiot, który przyjął takie pierwotne zlecenie od zakładu ubezpieczeń lub zakładu reasekuracji”[14]. Co ciekawe, możliwości suboutsourcingu w ogóle nie wykluczają przepisy dyrektywy Solvency II, gdzie wprost stwierdzono, że outsourcing może być realizowany w drodze suboutsourcingu (zob. art. 13 pkt 28 dyrektywy Solvency II). Możliwość suboutsourcingu przewidziano także w Rozporządzeniu Delegowanym, dlatego też definicja znajdująca się w art. 3 ust. 1 pkt 27 u.d.u.r., która całkowicie przemilcza tę kwestię, budzi wątpliwości.
Wydaje się, że w Wytycznych EIOPA powinno jednak znaleźć się odniesienie do ewentualnej dopuszczalności kolejnych poziomów suboutsourcingu (tzw. suboutsourcing łańcuchowy) nawiązujące do dyrektywy Solvency II i Rozporządzenia Delegowanego. Pozytywnie należy natomiast odnieść się do wytycznych dopuszczających wprost podoutsourcing w ramach usług chmurowych. Całkowite wykluczenie podoutsourcingu w praktyce uniemożliwiłoby korzystanie w większości przypadków z tego typu usług, które z racji swojego charakteru opierają się zazwyczaj na większej liczbie podwykonawców.
Mając na uwadze treść Wytycznych, warto na gruncie przepisów u.d.u.r. rozważyć także możliwość szerszego przyjęcia dopuszczalności podoutsourcingu w ramach działalności ubezpieczeniowej w związku z podzlecaniem różnego rodzaju usług – nie tylko tych związanych z przetwarzaniem danych przy użyciu chmury obliczeniowej.
[1] Zob. https://businessinsider.com.pl/gielda/wiadomosci/microsoft-wyniki-finansowe-za-iv-kw-2019-roku/x9gc5b7.
[2] Tekst Wytycznych EBA dostępny jest pod adresem https://eba.europa.eu/documents/10180/2761380/EBA+revised+Guidelines+on+outsourcing_PL.pdf.
[3] Zob. https://www.knf.gov.pl/knf/pl/komponenty/img/Stanowisko_UKNF_ws_outsourcingu_67075.pdf.
[4] Tekst projektu wytycznych jest dostępny pod adresem https://eiopa.europa.eu/Publications/Consultations/2019-07-01%20ConsultationDraftGuidelinesOutsourcingCloudServiceProviders.pdf.
[5] Formularz do zgłaszania uwag dostępny jest pod adresem https://ec.europa.eu/eusurvey/runner/Consultation_Cloud_GL_2019.
[6] Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2009/138/WE z dnia 25 listopada 2009 r. w sprawie podejmowania i prowadzenia działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (Wypłacalność II) (Dz. Urz. UE L 335 z 17.12.2009, s. 1).
[7] W doktrynie wskazuje się, że umowy agencyjne co do zasady nie powinny być kwalifikowane jako umowy outsourcingowe: „Za słuszne należy uznać stanowisko, zgodnie z którym umowy agencyjnie nie są objęte przepisami dotyczącymi outsourcingu. Takie stanowisko uzasadnia fakt, że katalog czynności, których powierzenie innemu podmiotowi powinno odbywać się w drodze outsourcingu, nie obejmuje czynności związanych z zawieraniem umów ubezpieczenia. Jednakże w przypadku gdyby w ramach umowy agencyjnej powierzono agentowi wykonywanie jakichkolwiek czynności, które są uwzględnione w omawianym katalogu, wówczas bez wątpienia znajdą zastosowanie przepisy dotyczące outsourcingu” (P. Czublun (red.), Ustawa o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej. Komentarz, Warszawa, 2016).
[8] Ustawa z dnia 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (tekst jedn.: Dz. U. z 2019 r., poz. 381).
[9] W Polsce szczegółowe zasady dotyczące outsourcingu ubezpieczeniowego uregulowano w art. 73–77 u.d.u.r.
[10] Zob. https://eiopa.europa.eu/GuidelinesSII/EIOPA_Guidelines_on_System_of_Governance_PL.pdf.
[11] Kwestie dotyczące danych innych niż osobowe regulują obecnie przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1807 z dnia 14 listopada 2018 r. w sprawie ram swobodnego przepływu danych nieosobowych w Unii Europejskiej (Dz. Urz. UE L 303 z 28.11.2018, s. 59). Niezależnie od przepisów tego rozporządzenia warto mieć także na uwadze, że w przypadku działalności ubezpieczeniowej niektóre dane (np. dotyczące poszczególnych umów ubezpieczenia osób prawnych), mimo braku charakteru danych osobowych, mogą stanowić tajemnicę ubezpieczeniową w rozumieniu 35 ust. 1 u.d.u.r.
[12] Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2015/35 z dnia 10 października 2014 r. uzupełniające dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2009/138/WE w sprawie podejmowania i prowadzenia działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (Wypłacalność II) (Dz. Urz. UE L 12 z 17.01.2015, s. 1).
[13] P. Wajda, Art. 73, [w:] Ustawa o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej. Komentarz, Wolters Kluwer, 2017.
[14] P. Czublun (red.), dz. cyt.