Source: http://www.ic.gc.ca/eic/site/ae-ve.nsf/fra/02863.html
Timestamp: 2013-05-20 01:42:36+00:00
Document Index: 30453256

Matched Legal Cases: ["l'article 33", "l'article 34", "l'article 33", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 33", "l'article 34", "l'article 33", "l'article 33", "l'article 32", "l'article 32", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 34"]

Vérification des voyages et de l’accueil - V�rification et �valuation
Vérification des voyages et de l’accueil
Also available in English under the title Audit of Travel and Hospitality.
3.0 Constatations et recommandations 3.1 Introduction
1.0 Sommaire 1.1 Introduction Les voyages à Industrie Canada sont régis par la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor entrée en vigueur le 1er octobre 2002. Cette directive prévoit un traitement juste aux fonctionnaires appelés à effectuer des voyages en service commandé ainsi que le remboursement de dépenses raisonnables, par exemple au titre du transport, du logement, des repas et des faux frais.
1.2 Principales constatations Dans le cadre de la vérification, nous avons constaté que les échantillons de demandes de remboursement ou de transactions sélectionnés aux fins de vérification étaient généralement conformes à la Directive sur les voyages ou à la Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor, notamment en ce qui a trait aux critères de vérification suivants : utilisation exacte des taux quotidiens établis par le Conseil du Trésor pour les indemnités de repas et le kilométrage, justification appropriée à l'appui des voyages, justification appropriée des activités d'accueil, dépenses d'accueil pour certains repas conformes au montant maximum établi par personne, et reçus complets et détaillés joints aux formulaires de demande de remboursement des frais d'accueil.
La vérification a donné lieu aux quatre grandes constatations énoncées ci-après. 1.2.1 Gouvernance
Les lignes directrices, outils et mécanismes de communication d'Industrie Canada concernant les activités de voyage et d'accueil diffèrent d'un secteur à l'autre du ministère, ce qui donne lieu à des cas de non-conformité aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor. 1.2.2 Contrôle
Les frais d'accueil payés au moyen d'une carte d'achat ne sont pas examinés conformément à l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Certains frais de voyage et d'accueil n'avaient pas obtenu l'autorisation préalable appropriée requise en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques, de la Directive sur les voyages et de la Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor, ou les approbations n'étaient pas datées, de sorte qu'il était impossible de déterminer si une approbation préalable adéquate avait été obtenue.
Certains frais de voyage et d'accueil n'étaient pas approuvés aux fins de paiement par la personne investie du pouvoir délégué approprié, comme le requiert l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, ou les approbations n'étaient pas datées. 1.3 Recommandations 1.3.1 Gouvernance
2. Le directeur général des Opérations et systèmes financiers devrait s'assurer que les frais d'accueil payés au moyen d'une carte d'achat sont vérifiés conformément à l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
4.2 Le directeur général des Opérations et systèmes financiers devrait s'assurer que toutes les demandes de remboursement des frais de voyage et d'accueil sont datées et approuvées de façon adéquate conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
1.4 Énoncé d'assurance Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeant principal de la vérification, les procédures de vérification suivies et les éléments de preuve recueillis sont appropriés et suffisants pour appuyer l'exactitude de l'opinion énoncée dans ce rapport. Cette opinion se fonde sur une comparaison des conditions qui existent au moment où on a mené la vérification, par rapport aux critères de vérification préétablis. Cette opinion vise uniquement les entités examinées et la portée décrite dans le présent rapport.
1.5 Opinion de vérification À mon avis, Industrie Canada doit apporter des améliorations aux processus de gouvernance et de contrôle des frais de voyage et d'accueil. Richard Willan
2.0 À propos de la vérification 2.1 Contexte Les voyages et les activités d'accueil du gouvernement suscitent un intérêt soutenu de la part du public et des médias. Le public veut obtenir l'assurance que les deniers publics sont dépensés judicieusement, ce qui requiert un examen minutieux et une surveillance vigilante de ces types de dépenses afin d'assurer que les fonds publics sont gérés avec une prudence et une probité adéquates.
La présente vérification a été effectuée conformément au Plan de vérification d'Industrie Canada pour 2007-2008 tel qu'approuvé par le Comité ministériel de vérification. L'évaluation des risques pour les activités de voyage et d'accueil ont pris en considération le caractère substantiel des dépenses, la complexité de l'environnement législatif /politique et les contrôles internes s'y rattachant. 2.2 Objectifs de la vérification Les objectifs de la vérification étaient les suivants :
2.3 Portée de la vérification La vérification des activités de voyage et d'accueil visait l'ensemble du ministère et portait sur les transactions pour tout l'exercice 2006-2007 jusqu'au plus récent trimestre terminé de l'exercice 2007-2008 (se terminant le 30 septembre 2007). Au cours de cette période, Industrie Canada a dépensé environ 26,5 millions de dollars au titre des voyages, ce qui représente environ 55 000 transactions, et un million de dollars au titre des activités d'accueil, soit environ 4 300 transactions.
2.4 Méthode Conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, des critères de vérification ont été élaborés et un lien a été établi avec chaque objectif de vérification dans les catégories du contrôle interne, de la gouvernance et de la gestion du risque. L'annexe A du présent rapport renferme les critères détaillés de la vérification.
examen de la Directive sur les voyages et de la Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor; examen des lignes directrices d'Industrie Canada et des documents relatifs à la mise en œuvre des exigences du Conseil du Trésor en ce qui a trait aux voyages et aux activités d'accueil;
3.0 Constatations et recommandations 3.1 Introduction Les sections qui suivent renferment les constatations détaillées issues de la vérification des voyages et de l'accueil effectuée dans l'ensemble du ministère. Ces constatations reposent sur les preuves et l'analyse de la vérification détaillée qui a été effectuée. En plus des constatations présentées ci-après, les observations et conditions de nature ponctuelle, de peu d'importance et à faible risque ont été communiquées aux gestionnaires aux fins d'examen.
3.2 Gouvernance Constatation 1 : Manque d'uniformité dans les lignes directrices et les communications
Les guides et outils formels sur les activités de voyage et d'accueil, y compris les formulaires de demande de remboursement et les modèles, varient d'un secteur à l'autre d'Industrie Canada. En l'absence de lignes directrices ministérielles exhaustives et uniformes, les secteurs et les régions ont élaboré leur propre infrastructure et leurs propres outils pour répondre à leurs besoins et ce, souvent sans l'engagement ou l'approbation du Secteur de la fonction de contrôleur et de l'administration (SFCA). Il existe donc un ensemble de procédures et de processus différents pour ces dépenses qui pourraient avoir une incidence sur la conformité d'Industrie Canada aux politiques et directives du Conseil du Trésor. En raison du manque d'uniformité dans les lignes directrices, le personnel ne loge pas toujours dans un hôtel figurant dans le Répertoire des établissements d'hébergement et des entreprises de location de véhicules de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, ce qui contrevient à la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor. Ce constat est appuyé par les 61 voyageurs (20 %) dont la demande de remboursement a été examinée et qui n'avaient pas consulté le répertoire. Nous avons également constaté qu'il n'existe pas de lignes directrices uniformes afin de déterminer si les participants aux activités devraient signer l'approbation en vertu de l'article 34 pour les paiements des frais d'accueil connexes à ces événements.
3.3 Contrôle interne Constatation 2 : Non-vérification des frais d'accueil payés au moyen des cartes d'achat Les frais d'accueil payés au moyen d'une carte d'achat ne sont pas examinés conformément à l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Il incombe en premier lieu aux gestionnaires de centre de responsabilité d'Industrie Canada de vérifier les comptes individuels, y compris les frais de voyage et d'accueil. Ces derniers ont le pouvoir requis pour confirmer et certifier le bien-fondé de la demande en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). En ce qui a trait aux frais de voyage et d'accueil, des éléments précis de chaque demande de remboursement font généralement l'objet d'un examen détaillé dans le cadre du processus d'autorisation et d'approbation entrepris par la personne investie du pouvoir délégué en vertu de l'article 33 de la LGFP.
Le directeur général des Opérations et systèmes financiers devrait s'assurer que les frais d'accueil payés au moyen d'une carte d'achat sont vérifiés conformément à l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Constatation 3�: Insuffisance des autorisations pr�alables des frais de voyage et d'accueil
Certains frais de voyage et d'accueil n'avaient pas obtenu l'autorisation préalable appropriée requise en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques, de la Directive sur les voyages et de la Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor, ou les approbations n'étaient pas datées, de sorte qu'il était impossible de déterminer si une approbation préalable adéquate avait été obtenue.
Tous les voyages en service commandé doivent être autorisés par écrit et à l'avance afin d'assurer que toutes les dispositions en matière de voyage sont conformes à la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor. Or, après avoir vérifié les transactions de l'échantillon, nous avons constaté que certaines demandes de remboursement ne renfermaient pas de preuve suffisante d'autorisation préalable appropriée. Ainsi : 17 des 187 (9 %) demandes de remboursement de frais de voyage accompagnées d'un formulaire d'autorisation préalable de voyager ou d'un document similaire ne fournissaient pas la preuve qu'une autorisation préalable avait été obtenue en vertu de l'article 32 de la LGFPNote 2.
Sur les 170 demandes de remboursement restantes pour lesquelles l'existence d'une autorisation préalable de voyager a été démontrée, 10 (6 %) ne renfermaient aucune date confirmant que l'approbation avait été donnée avant le voyage. Sur les 160 demandes de remboursement renfermant une date d'autorisation préalable de voyager, 15 (9 %) faisaient état d'une date postérieure au voyage. À l'instar des demandes de remboursement ne renfermant aucune preuve d'autorisation préalable, ces demandes démontrent qu'aucune approbation préalable n'avait été obtenue pour ces transactions. Les résultats susmentionnés visaient les régions et les secteurs de tout le ministère qui ont fait l'objet de la vérification. Il faut toutefois souligner que nous n'avons constaté que des exceptions mineures à ce chapitre pour certaines entités contrôlées.
Le défaut d'obtenir l'autorisation préalable de voyager adéquate est une infraction à la LGFP et à la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor, et Industrie Canada pourrait payer des frais de voyage inappropriés. Bien que nous n'ayons pas recensé de cause unique dans les cas d'autorisation préalable insuffisante, on les attribue surtout aux attentes variables créées par l'utilisation de diverses lignes directrices par les régions, les secteurs et les entités en ce qui a trait à l'approbation préalable des frais de voyage. Accueil
En vertu de la Politique sur l'accueil du Conseil du Trésor, les ministères doivent autoriser les activités d'accueil et déterminer si elles sont nécessaires, et s'assurer que tous les frais d'accueil respectent la politique. Par conséquent, les activités d'accueil doivent être autorisées par écrit et à l'avance afin d'assurer que toutes les dispositions en matière d'accueil sont conformes à la Politique sur l'accueil. Après avoir vérifié les transactions de l'échantillon, nous avons constaté que les frais d'accueil de l'échantillon n'étaient pas assortis d'une preuve suffisante d'autorisation préalable appropriée. Ainsi : 9 des 173 (5 %) demandes de remboursement des frais d'accueil ne renfermaient pas de preuve d'approbation préalable en vertu de l'article 32 de la LGFP, que ce soit par un formulaire d'approbation préalable, une autorisation générale d'accueil ou un plan d'activités d'accueil approuvé. Sur les 164 demandes pour lesquelles une autorisation préalable avait été obtenue, 11 (7 %) ne renfermaient aucune date confirmant que l'autorisation préalable avait été obtenue avant la tenue de l'activité. Sur les 153 approbations préalables renfermant une date, cette date était postérieure à la tenue de l'activité dans 8 cas (5 %). À l'instar des demandes de remboursement sans preuve d'approbation préalable, les demandes renfermant une date postérieure à l'activité indiquent qu'aucune approbation préalable n'avait été obtenue pour ces transactions.
Sur les 164 demandes pour lesquelles une preuve d'approbation préalable figurait au dossier, 8 (5 %) avaient été autorisées par une personne n'ayant pas le pouvoir délégué pour le centre de fonds applicable au cours de la période visée — comme on l'a constaté en vérifiant la carte de signature actuelle de la personne ayant le pouvoir délégué. Nous avons également noté dans certaines entités que les cartes de signature étaient périmées, ce qui pourrait entraîner des erreurs dans les registres officiels des pouvoirs délégués. Les résultats susmentionnés visaient les régions et les secteurs de tout le ministère qui ont fait l'objet de la vérification. Il faut toutefois souligner que nous n'avons constaté que des exceptions mineures à ce chapitre pour certaines entités contrôlées. Bien que nous n'ayons pas recensé de cause unique dans les cas d'autorisation préalable insuffisante, ils peuvent être attribuables à l'utilisation de diverses lignes directrices par les régions, les secteurs et les entités en ce qui a trait aux activités d'accueil (voir la constatation 1 ci-dessus).
Certains frais de voyage et d'accueil n'étaient pas approuvés aux fins de paiement par la personne investie du pouvoir délégué approprié, comme le requiert l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, ou les approbations n'étaient pas datées.
En vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques, le processus de gestion des dépenses doit comprendre la vérification des comptes. La responsabilité de ce processus et de l'approbation des dépenses relève en bout de ligne des agents investis officiellement du pouvoir délégué en vertu de l'article 34 de la LGFP. Voyages
Selon les résultats de la vérification des transactions échantillonnées, nous avons constaté que certaines demandes de remboursement des frais de voyage ne renfermaient pas de preuve suffisante d'approbation appropriée de paiement. Ainsi : Dans 5 des 300 (2 %) transactions, aucune preuve d'autorisation en vertu de l'article 34 de la LGFP ne figurait sur le formulaire de demande de remboursement.
Selon les résultats des tests effectués sur des transactions échantillonnées, nous avons constaté que certaines demandes de remboursement des frais d'accueil ne renfermaient pas de preuve suffisante d'approbation appropriée de paiement. Ainsi : 46 des 173 (27 %) demandes de remboursement des frais d'accueil de l'échantillonnage ne renfermaient pas de date documentée correspondant à l'approbation en vertu de l'article 34 de la LGFP pour confirmer que la personne avait été investie du pouvoir délégué pour la période visée.
Le directeur général des Opérations et systèmes financiers devrait s'assurer que toutes les demandes de remboursement des frais de voyage et d'accueil sont datées et approuvées de façon adéquate conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Annexe B : Plan d'action de la gestion Plan d'action de la gestion
Recomman-dation (page et section)
Mesure proposée ou explication de l'absence de mesure pour donner suite à la recomman-dation
La direction générale des Opérations et systèmes financiers a déjà avisé les agents financiers dans les secteurs de l'utilisation obligatoire du répertoire des hôtels, ce qui permet de réduire la confusion. La direction générale des Opérations et systèmes financiers donne également des séances de sensibilisation sur la divulgation proactive afin de réduire le risque d'activités non déclarées. La direction générale des Opérations et systèmes financiers renforcera son encadrement en matière de voyages et d'accueil et communiquera des nouvelles à ce chapitre par l'entremise de mises à jour de son site Web, des communiqués trimestriels du SCA, des conférences téléphoniques mensuelles des agents financiers/SCA et de la conférence d‘hiver sur les finances. La direction générale des Opérations et systèmes financiers modifiera les formulaires de demandes de remboursement des frais de voyage pour assurer une utilisation et une compréhension uniformes du formulaire type d'IC utilisé pour les demandes de remboursement des frais de voyage. La direction générale des Opérations et systèmes financiers modifiera le formulaire de demande de remboursement des frais d'accueil pour faire en sorte qu'il prévoie l'autorisation préalable et non seulement les demandes de remboursement. La direction générale des Opérations et systèmes financiers examinera les formules passe-partout en matière de voyages et d'accueil et s'assurera que le processus est conforme aux politiques du SCT.
L'Agent Principal des Finances a récemment avisé par courriel tous les cadres de l'obligation d'utiliser la carte de voyage AMEX lors de voyage d'affaires. Karen Cahill / Deborah Guillas
En utilisant une approche par étapes, la direction générale des Opérations et systèmes financiers se dirige vers un examen mensuel de 100 % des transactions liées aux dépenses d'accueil effectuées au moyen d'une carte d'achat. Ceci a débuté avec P-03 en 2008-2009. Karen Cahill / Deborah Guillas
La direction générale des Opérations et systèmes financiers a déjà avisé les agents financiers dans les secteurs de l'utilisation obligatoire du répertoire des hôtels, ce qui permet de réduire la confusion. La direction générale des Opérations et systèmes financiers renforcera son encadrement en matière de voyages et d'accueil et communiquera des nouvelles à ce chapitre par l'entremise de mises à jour de son site Web, les communiqués trimestriels du SCA, les conférences téléphoniques mensuelles des agents financiers/SCA et la conférence d‘hiver sur les finances. La direction générale des Opérations et systèmes financiers modifiera les formulaires de demandes de rembour-sement des frais de voyage pour assurer une utilisation et une compréhension uniformes du formulaire type d'IC utilisé pour les demandes de remboursement des frais de voyage. La direction générale des Opérations et systèmes financiers modifiera le formulaire de demande de rembour-sement des frais d'accueil pour faire en sorte qu'il prévoie l'autorisation préalable et non seulement les demandes de remboursement. La direction générale des Opérations et systèmes financiers examinera les formules passe-partout en matière de voyages et d'accueil et s'assurera que le processus est conforme aux politiques du SCT.
La mise en œuvre du Cadre de contrôle financier (CCF) dans l'ensemble du ministère (juin 2008), y compris la DGFM, facilitera les processus de surveillance qui sont identifiés comme nécessaires dans le CCF. Karen Cahill / Deborah Guillas
Le directeur général des Opérations et systèmes financiers devrait amorcer un examen ministériel des cartes de signature afin de s'assurer qu'elles sont à jour et classées de façon à faciliter la vérification des pouvoirs délégués pour les frais de voyage et d'accueil sur une base continue. Bon nombre de régions effectuent déjà un examen des cartes de spécimen de signature annuellement. Toutefois, La direction générale des Opérations et systèmes financiers entamera un examen des cartes de spécimen de signature obligatoire à l'échelle du Ministère à compter de septembre 2008 et qui se terminera le 31 octobre 2008. Des instructions pour maintenir des dossiers à jour et exacts et les classer de façon qui facilite la vérification des pouvoirs délégués en matière de dépenses reliées aux voyages et à l'accueil (ou aux dépenses de fonctionnement et entretien) en permanence seront fournies aux secteurs. Karen Cahill / Deborah Guillas
1 99 demandes de remboursement des frais de voyage étaient visées par une autorisation générale de voyager et aucun enjeu important n'a été soulevé, et les 14 autres demandes de remboursement faisaient l'objet d'une autorisation spéciale de voyager du Conseil du Trésor et n'étaient donc pas visées par les exigences en matière d'autorisation préalable. (retour � la r�f�rence de note en bas de page 1)
2 99 demandes de remboursement des frais de voyage étaient visées par une autorisation générale de voyager et aucun enjeu important n'a été soulevé, et les 14 autres demandes de remboursement faisaient l'objet d'une autorisation spéciale de voyager du Conseil du Trésor et n'étaient donc pas visées par les exigences en matière d'autorisation préalable. (retour � la r�f�rence de note en bas de page 2)