Source: http://colegioferrini.edu.co/academico/modalidad-basica/8-institucional/58-terminos-condiciones-y-tratamiento-de-datos-personales
Timestamp: 2019-11-12 06:44:35
Document Index: 394887317

Matched Legal Cases: ['Artículo 2', 'Artículo 3', 'Artículo 4', 'artículo 7', 'artículo 10', 'artículo 88', 'artículo 2', 'artículo 12', 'Artículo 5', 'artículo 8', 'artículo 10', 'Artículo 5', 'Artículo 6', 'artículo 58', 'artículo 58', 'Artículo 7', 'Artículo 8', 'artículo 5', 'artículo 13', 'Artículo 9']

Términos, condiciones y tratamiento de datos personales - Colegio Ferrini Bilingüe - Robledo, Medellín
Términos, condiciones y tratamiento de datos personales
Política de Administración y Manejo de Datos Personales De la Sociedad Serfin Educativo S.A.
La sociedad Serfin Educativo S.A., es una sociedad anónima constituida mediante escritura pública numero número 1.215 del 4 de julio de 1997 de la Notaria 23 de Medellín e inscrita en la cámara de comercio de Medellín el 22 de julio de 1997, domiciliada en Medellín representada legalmente por el señor Jorge Álvaro Rendón Echeverri, identificado con la cedula de ciudadanía 8.315.360; cuya actividad económica principal es la educación formal en los niveles prescolar, básica primaria, básica secundaria, media en las modalidades escolarizada y semiescolarizada conforme la faculta la ley 115 de 1994 y las normas que le adicionan y complementan y la que en desarrollo de su objeto social tiene y custodia las bases de datos que contienen datos personales de sus empleados, exempleados, clientes (estudiantes y acudientes de estudiantes menores de edad) y proveedores y que conforme las leyes 1581 de 2012, decreto 1377 de 2013 y las demás normas que adicionan y complementan la materia y ,expide la política de tratamiento de información cont enida en el presente documento.
Articulo. 1. Declaración de existencia de bases de datos: La sociedad Serfin Educativo S.A. en desarrollo de su objeto social ejecuta las siguientes actividades:
Educación formal escolarizada en los niveles prescolar, básica primaria, básica secundaria y media
Educación formal semiescolarizada en los niveles básica primaria, básica secundaria y media
Comercialización de uniformes y textos escolares asociados con el servicio educativo que presta
Contratación del personal indispensable para operar los establecimientos educativos a través de los cuales se presta el servicio educativo
Contratación del personal indispensable para el funcionamiento de la sociedad
Contratación de los proveedores necesarios para la adquisición de productos, insumos y servicios requeridos para el desarrollo de su objeto social. En este sentido y como empresa que administra, dirige y orienta los destinos de establecimientos educativos es titular de las bases de datos de estudiantes activos e inactivos, acudientes y graduados, empleados administrativos y docentes, aspirantes a cargos docentes y administrativos y proveedores de productos y servicios.
Artículo 2. Declaración de responsabilidad: Derivado de la anterior declaración la sociedad Serfin Educativo S.A., identificada con el NIT 811.010.477-4, domiciliada en la ciudad de Medellín en la calle76 no 80 – 431, PBX 421 70 00 Barrio Robledo, se hace responsable del tratamiento de las bases de datos referidas y recibirá las consultas, solicitudes de corrección, rectificación y exclusión de la base de datos mediante solicitud
escrita dirigida al Centro de Administración Documental, ubicado en el domicilio principal de la sociedad.
Artículo 3. Clases de bases de datos y finalidad: De acuerdo a la base de datos la sociedad Serfin Educativo S.A. cumple las siguientes finalidades:
Bases de datos de aspirantes a cargos docentes y administrativos: El proceso de tratamiento de datos personales de aspirantes tiene relación con la etapa de citación de aspirantes a entrevistas y pruebas técnicas, siendo el momento pertinente para obtener su autorización escrita para recolectar, almacenar, consultar, usar, circular y suprimir la información personal suministrada en la hoja de vida o currículo y sus correspondientes soportes, obteniendo también su autorización así como para transmitirla y transferirla.
Bases de datos de empleados administrativos y docentes: El proceso de tratamiento de datos personales de empleados tiene relación con los procesos de contratación, pago de salarios, prestaciones sociales, vacaciones y otros derechos laborales previamente definidos, afiliación al sistema de seguridad social, certificación laboral, y desvinculación laboral. Una vez el empleado termina su vinculación de forma definitiva con la empresa sus datos personales serán tratados solo para las finalidades de certificación laboral, y consulta de historia laboral para acreditar requisitos para acceder la prestaciones económicas o asistencias ante el sistema de seguridad social integral.
Bases de datos de proveedores de productos y servicios: El proceso de tratamiento de datos personales de proveedores de productos o servicios se limita a su inscripción como proveedor previa a la contratación del servicio o a la adquisición del producto, como requisito indispensable para la realizar la causación de los documentos de cobro de los servicios prestados y con la finalidad de certificar los vínculos contractuales existentes entre las partes.
Bases de datos de Interesados en el servicio educativo: El proceso de tratamiento de datos personales de interesados en el servicio educativo tiene por finalidad mantener informado a la persona que está interesada en la prestación del servicio, sobre las fechas de recepción de solicitudes de admisión, inicio y terminación de los procesos de matrícula, descuentos en matricula y pensiones, actividades de formación complementaria realizadas por la sociedad como semilleros deportivos, cursos extracurriculares, entre otros.
Bases de estudiantes de estudiantes activos: El proceso de tratamiento de datos personales de estudiantes activos tiene por finalidad llevar el registro de los logros académicos obtenidos por los estudiantes en desarrollo del proceso de enseñanza – aprendizaje de forma cualitativa y cuantitativa, llevar el registro comportamental del estudiante y en caso de presentarse alguna eventualidad disciplinaria el registro de las actuaciones surtidas en esta materia. Adicionalmente tendrá por finalidad su tratamiento con miras a la expedición de certificaciones de escolaridad requeridas por los estudiantes como requisito indispensable para acceder a la prestación de los servicios del sistema integral de seguridad social, cajas de compensación familiar, fondos de empleados, desplazamientos al exterior entre otras motivaciones.
Bases de datos de acudientes de estudiantes activos: El proceso de tratamiento de datos personales de acudientes de estudiantes activos tiene por finalidad mantener con el responsable académico y económico del estudiante escolarizado una comunicación permanente sobre el rendimiento académico y el comportamiento del estudiante, el estado de cuenta de las obligaciones adquiridas con el plantel educativo, la oferta de servicios institucionales extracurriculares, la comunicación de beneficios que la sociedad gestione para sus clientes. Indíquese además que en tanto el acudiente adquiere obligaciones económicas con el plantel educativo a largo plazo, dentro del texto del contrato de matrícula, autoriza a la sociedad a consultar su historial crediticio y a realizar el reporte de las obligaciones constituidas en mora por tanto en esta materia la sociedad además declara que cuenta con la autorización para consulta y reporte y que observa los plazos y procedimientos establecidos en la ley 1266 de 2008.
Bases de datos de estudiantes retirados: El proceso de tratamiento de datos personales de estudiantes retirados tiene por finalidad la expedición de certificaciones de escolaridad requeridas por los estudiantes como requisito indispensable para continuar sus estudios en otras instituciones educativas, en tanto debe el estudiante certificar al momento de ingreso al sistema escolar haber cursado y aprobado los grados anteriores al que se aspira cursar.
Bases de datos de acudientes de estudiantes retirados: El proceso de tratamiento de datos personales de acudientes de estudiantes retirados tiene por finalidad mantener con el responsable económico del estudiante retirado una comunicación permanente sobre el estado de cuenta de las obligaciones adquiridas con el plantel educativo que al momento del retiro del estudiante se encuentren pendientes de pago, buscando la extinción de la obligación, para ello la institución educativa realiza el envío de estados de cuenta, información sobre acuerdos de pago, condonación de intereses, cartas de cobro persuasivo, documentos de cobro pre jurídico y jurídico, consulta de historial crediticio del deudor, reporte de las obligaciones constituidas en mora y cuyo recaudo no ha sido posible a las centrales de riesgo, indicando que la sociedad está autorizada desde el momento de vinculación del acudiente con el establecimiento educativo por primera vez para este tratamiento y declarando que cuenta con la autorización para consulta y reporte en centrales de riesgo y que observa los plazos y procedimientos establecidos en la ley 1266 de 2008.
Bases de datos de graduados: El proceso de tratamiento de datos personales de graduados tiene por finalidad la expedición de certificaciones de escolaridad requeridas por los estudiantes como requisito indispensable para continuar sus estudios en los niveles técnico, técnico profesional, tecnológico y profesional, así como para absolver consultas previamente autorizadas por el titular de la información sobre verificaciones de títulos académicos de los graduados expedidos por la institución educativa.
Artículo 4. Tratamiento de datos. De acuerdo con la clase de base de datos a la que se haga referencia se surtirá el siguiente tratamiento:
Bases de datos de aspirantes a cargos docentes y administrativos: Este artículo desarrolla el procedimiento que debe observar la sociedad a través de su departamento de personal en lo relacionado con la recolección y tratamiento de datos personales dentro de los procesos de selección laboral. Para ello la sociedad define los siguientes términos, procedimientos y responsables:
PROCEDIMIENTO QUE DEBEN SEGUIR LOS AUXILIARES DEL DEPARTAMENTO DE PERSONAL PARA LA RECOLECCION Y TRATAMIENTO DE INFORMACION DE LOS ASPIRANTES
Aspirante: Es la persona natural que se postula para uno de los cargos ofertados por la empresa, mediante la presentación de su hoja de vida o currículo profesional.
Aspirante seleccionado: Es la persona natural que se postula para uno de los cargos ofertados por la empresa, mediante la presentación de su hoja de vida o currículo profesional y obtiene el visto bueno de las autoridades institucionales dentro del proceso de selección de aspirantes y por tanto es apto para iniciar el proceso de inserción laboral.
Aspirante no seleccionado: Es la persona natural que se postula para uno de los cargos ofertados por la empresa, mediante la presentación de su hoja de vida o currículo profesional y no obtiene el visto bueno de las autoridades institucionales dentro del proceso de selección de aspirantes
El proceso de selección de personal comprende las etapas de:
a) Oferta o convocatoria laboral
b) Recolección de hojas de vida
c) Evaluación de hojas de vida
d) Citación de aspirantes a entrevistas y pruebas técnicas
e) Elección del aspirante seleccionado
El proceso de tratamiento de datos personales de aspirantes tiene relación con la etapa de citación de aspirantes a entrevistas y pruebas técnicas, siendo el momento pertinente para obtener su autorización escrita para recolectar, almacenar, consultar, usar, circular y suprimir la información personal suministrada en la hoja de vida o currículo y sus correspondientes soportes, obteniendo también su autorización para transmitirla y transferirla.
El formato de autorización deberá ser exhibido al aspirante antes de iniciar el proceso de entrevista y debe ser firmado por el aspirante, estando condicionada la
continuidad del proceso al otorgamiento de la autorización.
Es indispensable incluir en el texto de las convocatorias que se efectúen en el servicio nacional de empleo, en bolsas de empleo con las que se tengan vinculaciones a título gratuito u oneroso e incluso en prensa el aviso de privacidad de la información que se relaciona en este documento.
1) Validar la información personal, laboral y académica que reposa en la hoja de vida o currículo y sus soportes y en el formato de entrevista.
2) Incorporarla al sistema de gestión de nómina en caso de ser seleccionado
3) Incorporarla a la base de datos de aspirantes y mantenerla activa en esta, durante los 6 meses siguientes a la postulación.
Aspirante seleccionado: 20 años posteriores al retiro del cargo en tanto la documentación del proceso de selección se incorpora a la historia laboral del aspirante seleccionado que adquiere la calidad de empleado.
6 meses contados desde el momento de la postulación para los aspirantes seleccionados que no hayan adquirido la calidad de empleados. En este caso y siempre que se presente una nueva oferta laboral se ofrecerá de preferencia a los aspirantes no seleccionados que se hayan presentado dentro de los 6 meses anteriores a cargos de idéntica naturaleza.
Aspirante no seleccionado: La información entregada por el aspirante no seleccionado será descartada dentro de los 30 días siguientes al cierre del proceso de selección.
Consulta, peticiones, reclamos, actualización de la información
El aspirante durante el proceso de selección laboral, podrá actualizar y rectificar la información que haya aportado en la hoja de vida, o currículo, mediante correo electrónico enviado a Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla., indicando en el asunto solicitud de actualización de información del espirante en caso de que alguno de los datos aportados en su hoja de vida o currículo hayan variado durante el proceso o solicitud de rectificación de datos en caso de que el momento de la elaboración de la hoja de vida o currículo se hayan incluido datos inexactos o erróneos.
Una vez finalizado el proceso de selección laboral el aspirante no seleccionado tendrá derecho a retirar del domicilio de la sociedad todos los documentos aportados para el desarrollo del proceso de selección, teniendo un plazo de 30 días calendario desde el cierre de la convocatoria para realizarlo. De no hacerlo la sociedad estará facultada para proceder al descarte documental.
Revocatoria de la solicitud de autorización para la verificación de datos personales y títulos académicos
El aspirante al proceso de selección laboral será citado por el auxiliar de personal al proceso de entrevista. Antes de iniciar el proceso de entrevista, el auxiliar de personal encargado le exhibirá al aspirante la autorización para consultar los datos personales, referencias laborales y verificación de títulos académicos. El aspirante al proceso de selección no estará obligado a suscribir la autorización correspondiente, en caso de no suscribirla no será posible que el candidato continúe el proceso. En caso de suscribirla estará el aspirante facultado a revocarla dentro del día siguiente a la firma del documento mediante anuncio escrito enviado al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla., indicando en el asunto revocatoria de autorización para consulta de datos personales, referencias laborales y títulos académicos. Una vez se reciba la revocatoria de la autorización se considerará declinada la postulación.
El aspirante durante el proceso de selección tendrá la facultad de solicitar la supresión de sus datos personales, hojas de vida o currículos aportados mediante solicitud escrita dirigida al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla., indicando en el asunto solicitud de supresión del dato
El aspirante seleccionado que no formalice su vínculo laboral con la institución podrá solicitar la supresión de sus datos personales mediante solicitud escrita dirigida al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla., indicando en el asunto solicitud de supresión del dato.
Bases de datos de empleados administrativos y docentes: El proceso de tratamiento de datos personales de empleados tiene relación con los procesos de contratación, pago de salarios, prestaciones sociales, vacaciones y otros derechos laborales previamente definidos, afiliación al sistema de seguridad social, certificación laboral, y desvinculación laboral. Una vez el empleado termina su vinculación de forma definitiva con la empresa sus datos personales serán tratados solo para las finalidades de certificación laboral, y consulta de historia laboral para acreditar requisitos para acceder la prestaciones económicas o asistencias ante el sistema de seguridad social integral. Para ello la sociedad define los siguientes términos, procedimientos y responsables:
PROCEDIMIENTO QUE DEBEN SEGUIR LOS AUXILIARES DEL DEPARTAMENTO DE PERSONAL PARA LA RECOLECCION Y TRATAMIENTO DE INFORMACION DE DATOS PERSONALES DE LOS EMPLEADOS.
Empleado: Es la persona natural que suscribe con la sociedad uno o varios contratos laborales para el desarrollo de una labor personal y subordinada dentro de una de las áreas dependencias de la empresa.
Empleado activo: Es la persona natural cuyo vínculo laboral se encuentra vigente
Empleado retirado: Es la persona natural cuyo vínculo laboral ha terminado por causas voluntarias o legales.
Para el tratamiento de los datos de los empleados la sociedad cuenta con autorización tácita de cada uno de sus empleados, en tanto al incluir sus datos personales en la hoja de vida que se presenta al momento de la vinculación y al suscribir el contrato de trabajo, están realizando una manifestación inequívoca de su voluntad de ser incluidos en el sistema de gestión de nómina de la empresa contratante (literal i del artículo 7 del decreto 1377 de 2013).
En todos los casos la información de los empleados será de acceso restringido y solo podrán acceder a ella:
1) Los auxiliares de departamento de personal con la finalidad exclusiva de gestionar los pagos de nómina, realizar los procesos de afiliación al sistema integral de seguridad social, realizar los certificados laborales solicitados por los empleados o por terceros autorizados para el trámite y para dar respuesta a los requerimientos de orden judicial donde se solicite información del empleado, se solicite aplicar medidas previas sobre el salario, las vacaciones y las prestaciones sociales del empleado y para rendir la Información solicitada por los entes del control con fines Estadísticos y de inspección y vigilancia.
2) Los empleados y las personas debidamente autorizadas por ellos y en caso de fallecimiento los causahabientes y legatarios previo el cumplimiento de requisitos exigidos por la ley y la sociedad en calidad de empleador y responsable del tratamiento de los datos
3) Las autoridades públicas, y los despachos judiciales que la soliciten.
El proceso de tratamiento de datos personales de empleados tiene relación con los procesos de contratación, pago de salarios, prestaciones sociales, vacaciones y otros derechos laborales previamente definidos, afiliación al sistema de seguridad social, certificación laboral, y desvinculación laboral. Una vez el empleado termina su vinculación de forma definitiva con la empresa sus datos personales serán tratados solo para las finalidades de certificación laboral, y consulta de historia laboral para acreditar requisitos para acceder la prestaciones económicas o asistencias ante el sistema de seguridad social integral.
La historia laboral del empleado tendrá una permanencia de 20 años en el archivo de gestión después de finalizado el vínculo laboral, 98 años en el archivo central.
Actualización de datos: La sociedad realizara la actualización de datos de sus empleados mediante el diligenciamiento formato impreso que podrá solicitar el empleado en la recepción de cada una de las sedes y que deberá ser entregado en el mismo lugar. La actualización de datos se realizará cuando durante la vigencia del contrato laboral varíen alguno o algunos de los siguientes datos personales del empleado:
a) Nombre Completo: Para la actualización del nombre del empleado se requerirá que el empleado actualice el folio del registro civil de nacimiento y aporte la escritura pública o la sentencia judicial que autoriza el cambio de primer nombre, segundo nombre o apellidos.
b) Dirección del domicilio
c) Teléfono del domicilio
d) Estado Civil: Cuando se trate de variación del estado civil será necesario que el empleado aporte copia del folio del registro civil de matrimonio en caso de haberlo contraído o copia del registro civil de matrimonio con la nota de divorcio o cesación de efectos civiles de matrimonio religioso según el caso cuando el vínculo haya cesado. Para el caso de acreditar la vinculación entre compañeros permanentes se solicitara copia de la sentencia judicial que declara la convivencia o copia de la declaración jurada en notaria según el caso. Para acreditar la cesación de la unión marital se requerirá copia de la sentencia judicial que
declare la cesación del vínculo o copia de la escritura pública que disponga la disolución y liquidación de la sociedad de hecho.
Cuando el estado civil varié por fallecimiento del cónyuge o Compañero será necesario presentar el registro civil de defunción
e) Variación del número de hijos: Cuando se trate de la variación del número de hijos se requerirá en caso de variación por aumento aportar el registro civil de nacimiento del hijo, en caso de variación por disminución el registro civil de defunción en caso de fallecimiento o la sentencia judicial que modifica la paternidad.
Solicitud de rectificación de datos personales: Procederá cuando al momento de la elaboración de la hoja de vida o currículo se hayan incluido datos inexactos o erróneos, o cuando al ingresar la información del empleado al sistema de gestión de nómina se haya incurrido en errores e imprecisiones en los datos requeridos para la afiliación. La solicitud de rectificación de datos personales se elevara por escrito dirigido al domicilio de la sociedad, en la solicitud se deberá indicar cuál es el dato impreciso o erróneo y el dato que le reemplazaría.
Solicitud de certificado laboral y de certificado de ingresos y retenciones: El empleado activo o retirado que requiera un certificado laboral o un certificado de ingresos y retenciones, deberá comunicarse telefónicamente al CAD y solicitarlo. Para el efecto se le preguntará el nombre completo, el cargo que desempeña y la sede donde presta sus servicios. Se le indagara además si el certificado será reclamado por el empleado personalmente o si desea que se le realice el envío al correo electrónico. Cuando el envío del certificado al correo electrónico lo solicite el empleado activo, el archivo se enviará al correo electrónico institucional. Cuando el envío vía correo
electrónico lo solicite el empleado retirado, se le solicitara que envíe documento autorizando el envío por este medio al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla., el solicitante deberá además agregar a la comunicación copia del documento de identidad del solicitante.
Cuando el empleado o exempleado requiera el certificado de forma física y se encuentre imposibilitado para reclamarlo personalmente deberá manifestar el momento de la solicitud que el certificado será reclamado por un tercero autorizado y para este caso deberá presentar el tercero autorizado para reclamarlo autorización escrita del titular de la información donde se exprese el nombre completo y documento de identidad del autorizado y deberá exhibirse al momento de reclamar el documento el original del documento de identidad para verificar que la persona que reclama el documento corresponde a la
persona autorizada en el texto del documento que contiene la autorización.
En los casos de ausencia, incapacidad o fallecimiento del titular de la información, el certificado se le entrega a su cónyuge o compañero permanente declarado, a sus hijos, a sus padres, a sus hermanos o a sus tutores o curadores o a los legatarios designados en su testamento (si aplica este caso) después de que cualquiera de estos representantes haya presentado los respectivos documentos que acrediten su parentesco, la calidad de tutor o curador o la legitimación de su condición de legatario, según corresponda, así:
· copia del documento de identidad del titular de la información;
· copia del documento de identidad de quien haya delegado el titular de la información para reclamar el certificado, de quien lo represente en caso de incapacidad, invalidez o fallecimiento o de quien ostente la calidad de legatario según testamento;
· copia del documento que certifique el parentesco o la condición invocada:
- copia auténtica del registro civil de matrimonio (cónyuge);
- copia de la declaración de convivencia (compañero permanente);
- copia del registro civil de nacimiento del titular de la información, cuando lo representen sus hijos, sus padres o sus hermanos;
- copia del registro civil de nacimiento del hijo, del padre o del hermano, cuando cualquiera de estos lo representen;
· copia del documento que certifique la condición especial del titular de la información a raíz de la cual se justifica la representación por parte de un tercero (incapacidad, invalidez, fallecimiento o calidad de legatario):
- copia del certificado de incapacidad médica del titular;
- copia del resolución que otorga al titular la pensión por invalidez;
- copia del registro civil de defunción del titular de la información;
- copia del testamento por medio del cual el titular designa al legado.
El certificado laboral y de ingresos y retenciones correspondiente a cada año y expedido por primera vez será de carácter gratuito la solicitud de duplicados tendrá un costo que será informado telefónicamente al solicitante en el momento de realizar la solicitud.
Solicitud de copia de los contratos de trabajo: El empleado tendrá derecho a una copia gratuita de cada uno de los contratos de trabajo
que suscriba con la sociedad. La solicitud de duplicado por extravío, pérdida o hurto tendrá un costo que será informado al momento de la realización de la solicitud. La solicitud de duplicado de contratos de trabajo deberá efectuarse de forma escrita al domicilio de la sociedad, en el escrito el interesado expresara los siguientes datos: Nombre completo, número del documento de identidad, cargo desempeñado, sede y enunciara claramente la copia o las copias de los contratos de trabajo cuyo duplicado solicita. La información se entregara solo al titular de la información o a la persona autorizada por el titular en caso de estar imposibilitado para reclamar personalmente el documento.
Solicitud de copia de afiliaciones al sistema integral de seguridad social: El empleado al inicio de la relación laboral será notificado conforme lo indica el sistema de salud y seguridad en el trabajo de la EPS, fondo de pensiones, ARL y caja de compensación familiar a la que se encuentra afiliado. En caso de requerir copia de la afiliación deberá solicitarla por escrito al domicilio de la sociedad. La sociedad procederá al envío de la copia de las afiliaciones solicitadas al correo electrónico institucional.
Solicitud de copia de autoliquidaciones de pago a la seguridad social para efectos de corregir o actualizar la historia laboral en el fondo de pensiones: Cuando el empleado requiera copias de las autoliquidaciones de pago a la seguridad social, deberá formular solicitud escrita dirigida al domicilio de la sociedad donde indicara por los menos los siguientes datos: Nombre completo, número del documento de identidad, cargo desempeñado, sede, enunciara claramente los periodos de cotización requeridos e indicara el teléfono y dirección donde puede ubicársele para notificar la respuesta a la consulta.
La información solo se entregara al titular o a la persona autorizada para por el titular de la información, cuando la consulta la realice el apoderado del empleado retirado o activo deberá anexar copia del poder para la realización del trámite y copia del documento de identidad del apoderado.
En los casos de fallecimiento e incapacidad se exigirá a los solicitantes acreditar la calidad en la que obran y exhibir los documentos que la certifican en la forma indicada para la solicitud de certificados laborales y certificados de ingresos y retenciones.
Una vez terminado el tiempo de conservación el exempleado de la sociedad tendrá la facultad de solicitar la supresión de sus datos personales, hojas de vida o currículos aportados mediante solicitud escrita dirigida al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla., indicando en el asunto solicitud de supresión del dato.
Bases de datos de proveedores de productos y servicios: El proceso de tratamiento de datos personales de proveedores de productos o servicios se limita a su inscripción como proveedor previa a la contratación del servicio o a la adquisición del producto, como requisito indispensable para la realizar la causación de los documentos de cobro de los servicios prestados y con la finalidad de certificar los vínculos contractuales existentes entre las partes. Para el tratamiento de los datos de proveedores la sociedad no requerirá ninguna autorización especial en tanto solo se solicitan para su registro como proveedores datos de naturaleza pública que extrae la sociedad del registro mercantil y del registro único tributario por tanto se trata de datos exceptuados de la autorización para el tratamiento conforme lo establece el numeral b del artículo 10 de la ley 1581 de 2012 y el articulo 5 del decreto 1377 de 2013. Con todo la sociedad declara los procedimientos relacionados con el tratamiento de los datos de proveedores.
PROCEDIMIENTO QUE DEBEN SEGUIR LOS AUXILIARES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS PARA LA RECOLECCION Y TRATAMIENTO DE INFORMACION DE DATOS DE PROVEEDORES
Proveedor persona natural: Es la persona natural que suministra a la sociedad un bien o servicio necesario para el desarrollo del objeto social principal y las actividades complementarias
Proveedor persona jurídica: Es la persona jurídica legalmente constituida que suministra a la sociedad un bien o servicio necesario para el desarrollo del objeto social principal y las actividades complementarias.
Cuando la sociedad selecciona un proveedor para el suministro de un bien o servicio, solicitara al proveedor en forma verbal los siguientes documentos para su inscripción como proveedor:
· Copia de la cámara de comercio y copia de la cedula de ciudadanía o cedula de extranjería del representante legal
· Copia del registro único tributario actualizado para la vigencia fiscal
· Copia de la cedula de ciudadanía o cedula de extranjería del vendedor, arrendador o arrendatario o prestador de servicios personales o profesionales
· Copia del registro único tributario
· Copia de la matricula mercantil del establecimiento de comercio cuando el prestador de servicios opere a través de un establecimiento de comercio.
El proceso de tratamiento de datos personales de proveedores de productos o servicios tiene por finalidad a su inscripción como proveedor previa a la contratación del servicio o a la adquisición del producto, como requisito indispensable para la realizar la causación de los documentos de cobro de los servicios prestados y con la finalidad de certificar los vínculos contractuales existentes entre las partes.
20 años después de la terminación de operaciones de la sociedad
Actualización de datos: La sociedad realizara la actualización de datos de sus proveedores a solicitud de parte mediante la notificación escrita dirigida al domicilio de la sociedad, donde el proveedor informe los datos que desea actualizar. La actualización de datos se realizará cuando durante la vigencia de las relaciones comerciales varíen alguno o algunos de los siguientes datos del empleado:
a) Nombre Completo o razón social: Para la actualización se requerirá:
· Si el proveedor es una persona natural la actualización del folio del registro civil de nacimiento y el aporte la escritura pública o la sentencia judicial que autoriza el cambio de primer nombre, segundo nombre o apellidos.
· Si es una persona jurídica la actualización del certificado de existencia y representación legal.
b) Dirección del domicilio: Para la actualización se requerirá:
· Si el proveedor es una persona natural notificación escrita dirigida al domicilio de la sociedad donde informe la dirección y el municipio donde ha mudado su residencia.
· Si es una persona jurídica la actualización del certificado de existencia y representación legal donde se evidencie el cambio de domicilio.
c) Teléfono del domicilio: En todos los casos se realizara mediante comunicación escrita dirigida al domicilio de la sociedad.
Solicitud de rectificación de datos: Procederá cuando al momento de ingreso de la información del proveedor al sistema de información se hayan incluido datos inexactos o erróneos. La solicitud de rectificación de datos se elevara por escrito dirigido al domicilio de la sociedad, en la solicitud se deberá indicar cuál es el dato impreciso o erróneo y el dato que le reemplazaría.
Solicitud de certificado de retención en la fuente: Cuando el proveedor requiera un certificado de retención en la fuente, podrá elevar la solicitud del documento de dos formas:
· Por escrito dirigido al domicilio de la sociedad
· De forma telefónica al auxiliar del departamento de compras que atiende su cuenta.
Al momento de la solicitud se indagara al proveedor si el certificado será reclamado en el domicilio de la sociedad o si desea que se le realice el envío vía correo electrónico. El envío vía correo electrónico se realizara al correo electrónico registrado en la sociedad. En caso de no tener correo electrónico registrado deberá enviar a la sociedad por el medio más expedito (correo electrónico institucional del funcionario, fax, etc) documento donde informa el correo electrónico en el cual recibirá la información
Si el certificado se requiere físico y se trata de un proveedor persona natural, el documento solo será entregado al titular de la información o a la persona que el titular autorice en forma escrita en este caso el autorizado deberá presentar al momento de reclamar la autorización y la copia del documento de identidad a fin de verificar si el reclamante es el mismo autorizado
En el caso de los proveedores la supresión del dato no procederá en tanto los registros comerciales son parte de los libros oficiales de las sociedades y los establecimientos de comercio y su conservación se exige incluso con posterioridad al cierre del establecimiento. Con todo cuando un proveedor no desee seguir recibiendo invitaciones para cotizar sus productos o servicios podrá solicitar su retiro de la base de datos mediante solicitud escrita dirigida al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla., indicando en el asunto solicitud de supresión del dato.
PROCEDIMIENTO QUE DEBEN SEGUIR LOS ASESORES EDUCATIVOS PARA LA RECOLECCION Y TRATAMIENTO DE INFORMACION DE INTERESADOS
Interesado: Es la persona natural, mayor de edad que ostenta la calidad de padre de familia o legalmente responsable de un estudiante y que está interesada en la prestación del servicio educativo que ofrece la sociedad
La recolección de datos de personas interesadas en el servicio educativo se realizara de las siguientes maneras:
a) En eventos de promoción académica de servicios en ferias, centros comerciales, otros establecimientos educativos
b) Telefónicamente cuando el interesado se comunica a solicitar información sobre los servicios educativos ofrecidos y entrega sus datos de contacto con la finalidad de que se le envíe el portafolio de servicio, y se le mantenga informado sobre las fechas de matrícula, descuentos, formas de pago, fechas de inicio de actividades entre otros.
PROCEDIMIENTO QUE DEBEN SEGUIR LOS AUXILIARES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS PARA LA RECOLECCION Y TRATAMIENTO DE INFORMACION DE INTERESADOS
c) Personalmente cuando el interesado se acerca a las instalaciones del establecimiento educativo y solicita la solicitud de cupo.
El proceso de tratamiento de datos personales de interesados en el servicio educativo tiene por finalidad mantener informado a la persona que está interesada en la prestación del servicio, sobre las fechas de recepción de solicitudes de admisión, inicio y terminación de los procesos de matrícula, descuentos en matrícula y pensiones, actividades de formación complementaria realizadas por la sociedad como semilleros deportivos, cursos extracurriculares, entre otros.
Los datos personales de los interesados en los programas académicos ofertados por la institución se conservaran por un año. Después de pasado este tiempo se darán de baja de la base de datos.
Cuando en desarrollo del proceso de envío de información se genere alguna dificultad con el interesado y desee de la institución alguna intervención, deberá elevar por escrito al domicilio de la sociedad la queja donde exprese el motivo que funda su reclamación, la sociedad procederá a notificarle el resultado dentro de los términos establecidos por la ley.
El tratamiento de datos del interesado se limita a la oferta de los servicios educativos que ofrece la sociedad a través de sus diferentes establecimientos y seguimiento al cliente desde el proceso de solicitud de información por primera vez hasta el momento de la matrícula o hasta el momento en que el interesado informa que ha accedido a los servicios que le ofertamos con otra institución educativa. La sociedad se comunica con los interesados en sus diferentes programas a través de llamadas a su domicilio o sitio de trabajo, a su número celular y mediante envío de mensajes de texto al número celular registrado y al correo electrónico que la persona haya declarado al momento de realizar la solicitud de información.
En el caso de los interesados la supresión del dato procederá cuando la persona manifieste no estar interesada en seguir recibiendo información de la sociedad y sus establecimientos educativos, en este caso la solicitud de se elevara al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla., indicando en el asunto solicitud de supresión del dato.
PROCEDIMIENTO QUE SE DEBE SEGUIR PARA LA RECOLECCION Y TRATAMIENTO DE INFORMACION DE DATOS DE ESTUDIANTES ACTIVOS
Estudiante: Es la persona natural beneficiaria del servicio de educación impartido por la institución.
Estudiante Activo: Es la persona natural beneficiaria del servicio de educación impartido por la institución cuya matrícula se encuentra vigente para el periodo académico en curso.
Acudiente: Es la persona natural legalmente capaz que solicita a la institución el cupo para el estudiante y formaliza su vinculación a través del contrato de matrícula, haciéndose responsable del pago de las obligaciones económicas que de él se deriven.
Padre de Familia: Es la persona natural que ostenta conforme la ley la calidad de padre o madre del alumno escolarizado en la institución educativa. Las calidades de padre de familia y acudiente pueden coincidir.
Una vez finalizado el proceso de matrícula económica, el acudiente del estudiante se dirige a la secretaria académica para realizar el proceso de matrícula académica, el proceso inicia con la entrega de los siguientes documentos:
· Documento de identidad del alumno
· Calificaciones en papel membrete del grado inmediatamente anterior en el caso de los alumnos de primaria y en el caso de los alumnos de secundaria y media desde el grado 5 de primaria hasta al grado inmediatamente anterior que van a cursar. Estos documentos integran la carpeta legal de los estudiantes.
Adicionalmente el acudiente y el estudiante suscriben el libro de matrícula.
Antes del inicio del periodo académico los estudiantes nuevos son ingresados al sistema de información de la institución, donde se llevaran los registros de sus logros académicos.
El proceso de tratamiento de datos personales de estudiantes activos tiene por finalidad llevar el registro de los logros académicos obtenidos por los estudiantes en desarrollo del proceso de enseñanza – aprendizaje de forma cualitativa y cuantitativa, llevar el registro comportamental del estudiante y en caso de presentarse alguna eventualidad disciplinaria el registro de las actuaciones surtidas en esta materia. Adicionalmente tendrá por finalidad su tratamiento con miras a la expedición de certificaciones de escolaridad requeridas por los estudiantes como requisito indispensable para acceder a la prestación de los servicios del sistema integral de seguridad social, cajas de compensación familiar, fondos de empleados, desplazamientos al exterior entre otras motivaciones.
El tiempo de permanencia de datos de los estudiantes activos será igual al tiempo de permanencia en el plantel educativo. Una vez formalizado el retiro del estudiante del plantel educativo por cualquier causa u obtenido el título académico ofrecido se suprime el dato de la base de datos de estudiantes activos.
Actualización de datos: La sociedad realizara la actualización de datos de sus estudiantes al finalizar cada uno de los periodos académicos, para el proceso de actualización la sociedad usa el formato de Renovación de matrícula. Cuando la sociedad establece que los datos del estudiante o del acudiente se han modificado procede a su actualización inmediata en el sistema de información académico y en el sistema de facturación.
Cuando en el trascurso del periodo académico se modifiquen los datos de los acudientes o de los estudiantes, la actualización se realizará a solicitud de parte mediante la notificación escrita dirigida al domicilio de la sociedad, donde el acudiente del estudiante informe los datos que desea actualizar. Los datos que se actualizan son:
a) Nombre Completo y apellidos: Para la actualización del nombre se requerirá que el acudiente del estudiante actualice el folio del registro civil de nacimiento del estudiante y aporte la escritura pública o la sentencia judicial que autoriza el cambio de primer nombre, segundo nombre o apellidos.
e) Numero celular
Sera también posible para el acudiente del estudiante realizar las actualizaciones de datos referidos a domicilio dirección, teléfono, correo electrónico y celular de forma verbal en las taquillas de atención al usuario o de forma telefónica en desarrollo de algunas de las llamadas de efectuadas en desarrollo de los procesos de cobranza desarrollados durante la vigencia del periodo académico.
Solicitud de rectificación de datos: Tendrá lugar cuando al momento de ingresar los datos del estudiante activo a los sistemas de información económico y académico se incurra en una error de digitación que genere que los datos incluidos sean incorrectos o imprecisos. La solicitud de rectificación se extenderá de forma escrita al domicilio de la sociedad informando los datos que desean rectificarse en todos los casos excepto cuando al momento de recibir el acudiente del estudiante la libreta de pagos se percate de que existe un error en el nombre, apellidos, documento de identidad del alumno, grado, jornada. En estos casos bastará la sola manifestación verbal del usuario para la realización de la corrección correspondiente y la anulación de la libreta de pagos que contiene datos erróneos o imprecisos
Constancias de estudio: En desarrollo de la prestación del servicio educativo el acudiente del estudiante podrá solicitar la expedición de constancias de estudio, previo el pago de los derechos económicos aprobados en la resolución de costos expedida por la Secretaria de Educación de Medellín
Certificados de calificaciones: En desarrollo de la prestación del servicio educativo el acudiente del estudiante podrá solicitar la expedición de constancias de estudio, previo el pago de los derechos económicos aprobados en la resolución de costos expedida por la Secretaria de Educación de Medellín.
Validación de constancias de estudio y certificados de calificaciones: La validación de los certificados académicos procede cuando el estudiante activo presenta la constancia de estudio o el certificado de calificaciones ante un tercero que requiere la confirmación de la veracidad del certificado. Para este trámite no se exigirá ninguna formalidad especial en tanto los certificados académicos y de calificaciones contienen datos de naturaleza pública, en ningún caso contienen datos personales.
En el caso de los estudiantes activos la supresión del dato no procederá en tanto los registros son parte de los libros oficiales del establecimiento educativo y la autorización para el tratamiento de los datos personales del estudiante fue otorgada por el acudiente al momento de la matrícula con fines estrictamente académicos por tanto suprimir el dato de la base de datos equivale a suprimir los antecedentes educativos de la persona.
PROCEDIMIENTO QUE SE DEBE SEGUIR PARA LA RECOLECCION Y TRATAMIENTO DE INFORMACION DE DATOS DE ACUDIENTES DE ESTUDIANTES ACTIVOS
Cuando el acudiente del estudiante es notificado del resultado del proceso de admisión y manifiesta su intención de vincularse con el plantel educativo, se realiza la creación del cliente en el sistema de facturación. El proceso de creación del cliente inicia con la creación del acudiente y la inclusión de los datos personales requeridos para la realización de la factura de cobro de la matrícula y las pensiones generadas durante el periodo académico. Una vez finalizado el proceso de creación del acudiente se crea el estudiante mediante el ingreso de los datos personales requeridos y suministrados por el acudiente en su calidad de responsable del estudiante. Al terminar el proceso de matrícula económica el acudiente del estudiante debe suscribir el contrato de matrícula también denominado contrato de prestación de servicios educativos, el pagare y la carta de instrucciones; documentos que se albergan en las oficinas de facturación de la institución bajo llave. Para la conservación de los documentos se abre una carpeta por estudiante en orden alfabético por apellido. En esta carpeta se llevará además del archivo de los demás documentos generados durante el tiempo de permanencia del alumno en la institución y que tengan relación con el vínculo contractual existente.
El proceso de tratamiento de datos personales de acudientes de estudiantes activos tiene por finalidad mantener con el responsable académico y económico del estudiante escolarizado una comunicación permanente sobre el rendimiento académico y el comportamiento del estudiante, el estado de cuenta de las obligaciones adquiridas con el plantel educativo, la oferta de servicios institucionales extracurriculares, la comunicación de beneficios que la sociedad gestione para sus clientes. El tratamiento de datos de acudientes de estudiantes activos tendrá por finalidad además la gestión de la cartera del cliente durante el año escolar.
El tiempo de permanencia de datos de los acudientes de estudiantes activos será igual al tiempo de permanencia en el plantel educativo. Una vez formalizado el retiro del estudiante del plantel educativo por cualquier causa u obtenido el título académico ofrecido se suprime el dato de la base de datos de acudientes estudiantes activos.
Actualización de datos: La sociedad realizará la actualización de datos al finalizar cada uno de los periodos académicos, para el proceso de actualización la sociedad usa el formato de Renovación de matrícula. Cuando la sociedad establece que los datos del acudiente se han modificado procede a su actualización Inmediata en el sistema de información académico y en el sistema de facturación.
Cuando en el trascurso del periodo académico se modifiquen los datos de los acudientes, la actualización se realizará a solicitud de parte mediante la notificación escrita dirigida al domicilio de la sociedad, donde el acudiente informe los datos que desea actualizar. Los datos que se actualizan son:
a) Nombre Completo y apellidos: Para la actualización del nombre se requerirá que el acudiente del estudiante actualice el folio del registro civil de nacimiento y aporte la escritura pública o la sentencia judicial que autoriza el cambio de primer nombre, segundo nombre o apellidos.
Sera también posible para el acudiente realizar las actualizaciones de datos referidos a domicilio dirección, teléfono, correo electrónico y celular de forma verbal en las taquillas de atención al usuario o de forma telefónica en desarrollo de algunas de las llamadas de efectuadas en desarrollo de los procesos de cobranza desarrollados durante la vigencia del periodo académico.
Solicitud de rectificación de datos: Tendrá lugar cuando al momento de ingresar los datos del acudiente a los sistemas de información económico y académico se incurra en un error de digitación que genere que los datos incluidos sean incorrectos o imprecisos. La solicitud de rectificación se extenderá de forma escrita al domicilio de la sociedad informando los datos que desean rectificarse en todos los casos.
Solicitud de estado de cuenta: Cuando el acudiente desee conocer el estado de cuenta de las obligaciones adquiridas con la sociedad por concepto de la prestación del servicio educativo podrá hacerlo mediante solicitud verbal en las taquillas de atención al usuario con el funcionario de facturación, quien le informara el estado de cuenta de las obligaciones pendientes a la fecha o mediante solicitud escrita radicada en el domicilio de la sociedad.
Cuando la solicitud de información del estado de cuenta sea telefónica la sociedad procederá a la validación de identidad
del acudiente preguntándole el número de cedula, el número de teléfono, la dirección del domicilio y correo electrónico del acudiente, en caso de la validación resultar exitosa se informará telefónicamente al solicitante el estado de cuenta de sus obligaciones y de requerirse se le enviará previa solicitud al correo electrónico que tenga registrado en el sistema de información de la sociedad.
La información del estado de cuenta de las obligaciones adquiridas por los acudientes es de carácter personal. En caso de que el acudiente no pueda presentarse personalmente, y no pueda comunicarse al domicilio de la sociedad dentro de los horarios de atención al público establecidos podrá autorizar por escrito a un tercero para que solicite la información, en este caso el tercero deberá presentar el documento original que contiene la autorización del titular de la información y el documento de identidad del autorizado a fin de verificar la identidad de la persona que solicita la información. En este caso la información solo se entregara personalmente en el domicilio de la sociedad.
Quejas y reclamos asociados con el proceso de cobranza: En desarrollo de periodo académico la sociedad gestiona con sus clientes el pago de la cartera que se genere como consecuencia de la prestación del servicio educativo. Para estos efectos se considera que un usuario está en mora cuando tiene vencido el pago de una o más pensiones de acuerdo con las fechas de corte establecidas en las libretas de pago. La sociedad con la finalidad de realizar el proceso de gestión de la cartera envía a los usuarios constituidos en mora carta de cobro y mensajes de texto al número celular que el acudiente haya registrado al momento de la matrícula o de la renovación según el caso. Adicionalmente realiza llamadas de cobro a teléfono o teléfonos registrados por el acudiente en los momentos antes referidos. Cuando en desarrollo del proceso de cobro se presente alguna inconformidad de parte del cliente, la sociedad recibirá las reclamaciones asociadas con este proceso mediante solicitud escrita al domicilio de la sociedad donde el usuario deberá expresar en forma clara cuál es la dificultad que se le presentó y en lo posible la identificación del funcionario con el que se le presento la dificultad. En todo caso la sociedad por el mismo medio dará respuesta a la inquietud expresada por el cliente dentro de los términos de ley.
En el caso de los acudientes la supresión del dato no procederá en tanto los registros son parte de los libros oficiales del establecimiento educativo. Con todo cuando un acudiente no desee seguir recibiendo notificaciones relacionadas con la prestación del servicio educativo o con la oferta de nuevos productos y servicios podría revocar la autorización otorgada para estos efectos mediante solicitud escrita dirigida al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla., indicando en el asunto solicitud de supresión del dato.
PROCEDIMIENTO QUE SE DEBE SEGUIR PARA LA RECOLECCION Y TRATAMIENTO DE INFORMACION DE DATOS DE ESTUDIANTES RETIRADOS
Estudiante Retirado: Es la persona natural beneficiaria del servicio de educación impartido por la institución que se encuentra en una de las siguientes situaciones:
a) Cancelo la matricula por causas voluntarias en desarrollo del periodo académico.
b) Fue retirado de la institución como consecuencia de un proceso disciplinario que ordena su expulsión
c) No renovó la matrícula para el siguiente periodo académico.
Cuando el acudiente del estudiante realiza la cancelación voluntaria de la matrícula durante el periodo académico, decide no renovarla para el periodo siguiente o es retirado del plantel educativo como consecuencia de un proceso disciplinario y siempre que se encuentre a paz y salvo con la institución, se procederá a la devolución de los documentos aportados al momento de la matrícula. Cuando al terminar la relación contractual el acudiente del estudiante no logra obtener el paz salvo correspondiente se da aplicación a lo estipulado en la ley 1650 de 2013. En este caso la devolución de documentos se realizara cuando el acudiente del estudiante acceda al paz y salvo institucional o cuando demuestre por los medios probatorios ordinarios que se reúnen los presupuestos del parágrafo 1 del artículo 88 de la ley 115 de 1994 modificado por el artículo 2 de la ley 1650 de 2013
El proceso de tratamiento de datos personales de estudiantes retirados se limita a la expedición de certificaciones de escolaridad requeridas por los estudiantes como requisito indispensable para continuar sus estudios en otras instituciones educativas, en tanto debe el estudiante certificar al momento de ingreso al sistema escolar haber cursado y aprobado los grados anteriores al que se aspira cursar.
Una vez formalizado el retiro del estudiante del plantel educativo por cualquier causa se suprime el dato de la base de datos de estudiantes activos, se realiza la devolución de los documentos aportados al momento de la matrícula siempre que haya sido otorgado el paz y salvo correspondiente.
El registro de datos de los estudiantes en el sistema académico será se conservación permanente y formara parte del archivo histórico del plantel educativo.
Solicitud de rectificación de datos: Tendrá lugar cuando al momento de ingresar los datos del estudiante a los sistemas de información económico y académico se incurra en una error de digitación que genere que los datos incluidos sean incorrectos o imprecisos. La solicitud de rectificación se extenderá de forma escrita al domicilio de la sociedad informando los datos que desean rectificarse.
Certificados de calificaciones: En desarrollo de la prestación del servicio educativo el acudiente del estudiante retirado o el estudiante retirado que alcanza la mayoría de edad podrá solicitar la expedición de los certificados de calificaciones que requiera, previo el pago de los derechos económicos aprobados en la resolución de costos expedida por la Secretaria de Educación de Medellín.
Validación de constancias de estudio y certificados de calificaciones: La validación de los certificados académicos procede cuando el estudiante retirado presenta la constancia de estudio o el certificado de calificaciones ante un tercero que requiere la confirmación de la veracidad
del certificado. Para este trámite no se exigirá ninguna formalidad especial en tanto los certificados académicos y de calificaciones contienen datos de naturaleza pública, en ningún caso contienen datos personales.
En el caso de los estudiantes retirados la supresión del dato no procederá en tanto los registros son parte de los libros oficiales del establecimiento educativo.
PROCEDIMIENTO QUE SE DEBE SEGUIR PARA LA RECOLECCION Y TRATAMIENTO DE INFORMACION DE DATOS DE ACUDIENTES DE ESTUDIANTES RETIRADOS
a) Cancelo la matrícula por causas voluntarias en desarrollo del periodo académico.
El proceso de tratamiento de datos personales de acudientes de estudiantes retirados se limita al cobro de las obligaciones pendientes de pago, buscando la extinción de la obligación, para ello la institución educativa realiza el envío de estados de cuenta, información sobre acuerdos de pago, condonación de intereses, cartas de cobro persuasivo, documentos de cobro pre jurídico y jurídico, consulta de historial crediticio del deudor, reporte de las obligaciones constituidas en mora y cuyo recaudo no ha sido posible a las centrales de
riesgo, indicando que la sociedad está autorizada desde el momento de vinculación del acudiente con el establecimiento educativo por primera vez para este tratamiento y declarando que cuenta con la autorización para consulta y reporte en centrales de riesgo y que observa los plazos y procedimientos establecidos en la ley 1266 de 2008.
El tiempo de permanencia en la base de datos de acudientes de estudiantes retirados será igual al término durante el cual se extienda el proceso de cobranza de las obligaciones pendientes de pago al momento del retiro sin que se exceda el termino indicado en la sentencia 1011 de 2008 de la Corte Constitucional
Solicitud de rectificación de datos: Tendrá lugar cuando al momento de ingresar los datos del acudiente a los sistemas de información económico y académico se incurra en una error de digitación que genere que los datos incluidos sean incorrectos o imprecisos. La solicitud de rectificación se extenderá de forma escrita al domicilio de la sociedad informando los datos que desean rectificarse en todos los casos.
Cuando la solicitud de información del estado de cuenta sea telefónica la sociedad procederá a la validación de identidad del acudiente preguntándole el número de cedula, el número de teléfono, la dirección del domicilio y correo electrónico del acudiente en caso de la validación resultar exitosa se informara telefónicamente al solicitante el estado de cuenta de sus obligaciones y de requerirse se le enviara previa solicitud al correo electrónico que tenga registrado en el sistema de información de la sociedad. La información del estado de cuenta de las obligaciones adquiridas por los acudientes es de carácter personal. En caso de que el acudiente no pueda presentarse personalmente, y no comunicarse al domicilio de la sociedad dentro de los horarios de atención al público establecidos podrá autorizar por escrito a un tercero para que solicite la información, en este caso el tercero deberá presentar el documento original que contiene la autorización del titular de la información y el documento de identidad del autorizado a fin de verificar la identidad de la persona que solicita la información. En este caso la información solo se entregara personalmente en el domicilio de la sociedad.
Quejas y reclamos asociados con el proceso de cobranza: Después de verificado el retiro del estudiante del plantel educativo la sociedad inicia el proceso de cobranza con los acudientes que al momento del retiro de la institución quedaron con obligaciones pendientes de pago
La sociedad con la finalidad de realizar el proceso de gestión de la cartera envía a los acudientes de los estudiantes retirados y que tienen cartera en mora carta de cobro y mensajes de texto al número celular que el acudiente haya registrado al momento de la matrícula o de la renovación Según el caso. Adicionalmente realiza llamadas de cobro a teléfono o teléfonos registrados por el acudiente en los momentos antes referidos. Cuando en desarrollo del proceso de cobro se presente alguna inconformidad de parte del cliente, la sociedad recibirá las reclamaciones asociadas con este proceso mediante solicitud escrita al domicilio de la sociedad donde el usuario deberá expresar en forma clara cuál es la dificultad que se le presentó y en lo posible la identificación del funcionario con el que se le presento la dificultad. En todo caso la sociedad por el mismo medio dará respuesta a la inquietud expresada por el cliente dentro de los términos de ley.
En el caso de los acudientes la supresión del dato no procederá en tanto los registros son parte de los libros oficiales del establecimiento educativo. Con todo cuando un acudiente no desee seguir recibiendo notificaciones relacionadas con los procesos de cobro que se le siguen vía celular y vía telefónica podrá revocar la autorización otorgada para estos efectos mediante solicitud escrita dirigida al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla., indicando en el asunto solicitud de supresión del dato. En esta caso la sociedad se limitara a enviar las comunicaciones al domicilio registrado con la finalidad exclusiva de satisfacer el requisito contenido en el artículo 12 de la ley 1266 de 2008.
Bases de datos de graduados: El proceso de tratamiento de datos personales de graduados tiene por finalidad la expedición de certificaciones de escolaridad requeridas por los estudiantes como requisito indispensable para continuar sus estudios en los niveles técnico, técnico profesional, tecnológico y profesional, así como para absolver consultas previamente autorizadas por el titular de la información sobre verificaciones de títulos académicos de los graduados expedidos por la institución educativa. Excepcionalmente y siempre que el graduado lo autorice se realizara la actualización de la base de datos para indagar sobre continuidad de estudios a nivel superior, conformación del núcleo familiar, entre otros aspectos que sirvan como insumo para los planes de mercadeo y medios de la institución.
PROCEDIMIENTO QUE SE DEBE SEGUIR PARA LA RECOLECCION Y TRATAMIENTO DE INFORMACION DE DATOS DE GRADUADOS
Graduado: Es la persona natural que obtiene el título académico de bachiller tras haber cumplido con el total de actividades académicas propuestas por la institución.
Cuando el estudiante adquiere el título de graduado la institución educativa elabora el libro de registro de título. En el libro de registro de título no se incluyen datos personales de graduados.
En caso de necesitar consultar los datos personales de los graduados con la finalidad de indagar continuidad de estudios de nivel superior, entre otros se utilizaran los datos personales registrados en el sistema de facturación y en el sistema académico.
El proceso de tratamiento de datos personales de graduados tiene por finalidad la expedición de certificaciones de escolaridad requeridas por los estudiantes como requisito indispensable para continuar sus estudios en los niveles técnico, técnico profesional, tecnológico y profesional, así como para absolver consultas previamente autorizadas por el titular de la información sobre verificaciones de títulos académicos de los graduados expedidos por la institución educativa. Excepcionalmente y siempre que el graduado lo autorice se realizara la actualización de la base de datos para indagar sobre continuidad de estudios a nivel superior, conformación del núcleo familiar, entre otros aspectos que sirvan como insumo para los planes de mercadeo y medios de la institución.
Solicitud de rectificación de datos: Tendrá lugar cuando al momento de entregar al graduado los títulos académicos que haya alcanzado o al expedir certificaciones de calificaciones se incurra en una error de digitación que genere que los datos incluidos sean incorrectos o imprecisos. La solicitud de rectificación se extenderá de forma escrita al domicilio de la sociedad informando los datos que desean rectificarse.
Certificados de calificaciones: En desarrollo de la prestación del servicio educativo el graduado podrá solicitar la expedición de los certificados de calificaciones que requiera, previo el pago de los derechos económicos aprobados en la resolución de costos expedida por la Secretaria de Educación de Medellín.
Validación de constancias de estudio y certificados de calificaciones: La validación de los títulos y certificados académicos procede cuando el graduado presenta el acta de grado, el diploma o el certificado de calificaciones ante un tercero que requiere la confirmación de la veracidad del certificado. Para este trámite no se exigirá ninguna formalidad especial en tanto los certificados académicos y de calificaciones contienen datos de naturaleza pública, en ningún caso contienen datos personales.
Solicitud de duplicado de acta de grado o diploma: Procederá a solicitud del graduado, previo el pago de los derechos económicos aprobados en la resolución de costos expedida por la Secretaria de Educación de Medellín. En este caso el título académico tendrá siempre y en todo caso la nota de duplicado.
En el caso de los graduados la supresión del dato no procederá en tanto los registros son parte de los libros oficiales del establecimiento educativo. Con todo cuando un graduado no desee seguir recibiendo notificaciones relacionadas con los servicios que ofrece la institución, con los estudios de seguimiento de graduados, podrá revocar la autorización otorgada para estos efectos mediante solicitud escrita dirigida al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla.
indicando en el asunto solicitud de supresión del dato. En este caso la sociedad se limitara al tratamiento de su información para efectos de certificación de los estudios que haya realizado a solicitud de parte.
Artículo 5. Derechos que el asisten al titular. El titular de la información contenida en las diferentes bases de datos, de conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012 tendrá derecho a:
Conocer los datos personales que ha registrado ante la sociedad al momento de su vinculación con los establecimientos educativos que la sociedad administra, y ha realizar las actualizaciones que considere necesarias a fin de lograr que los datos sean exactos, evitando que sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Conocer los datos personales que ha registrado ante la sociedad al momento de su vinculación con los establecimientos educativos que la sociedad administra, y he solicitar las rectificaciones que considere necesarias a fin de lograr que los datos sean exactos, evitando que sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
A recibir dentro de los diez días hábiles siguientes contados a partir del recibo de la solicitud de consulta, la respuesta y en caso de no ser posible su respuesta durante este término a ser notificado de los motivos que generan la imposibilidad de responder dentro del término señalado. Con todo la respuesta a la consulta no podrá exceder los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
A recibir dentro de los quince días hábiles siguientes contados a partir del recibo de la queja o reclamo, la respuesta y en caso de no ser posible su respuesta durante este término a ser notificado de los motivos que generan la imposibilidad de responder dentro del término señalado. Con todo la respuesta a la consulta no podrá exceder los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
A ser requerido dentro de los 5 días siguientes a la formulación de una queja o reclamo para su completitud, en caso de encontrarse que se han omitido datos relevantes para su procesamiento y a ser notificado de la fecha en que vence el
término para aportar la información faltante. El término para completar la información faltante en ningún caso podrá exceder de dos meses calendario contados a partir de la fecha en que se hayan solicitado completar la información.
A que se incluya en la base de datos la leyenda de reclamo en trámite dentro de los 2 días siguientes al momento de la recepción de la solicitud y hasta el momento en que el reclamo sea decidido.
Ser informado por la sociedad de forma previa a la toma de la autorización para el tratamiento de los datos de los acudientes y estudiantes las finalidades con las que serán usados, el carácter facultativo de la respuesta cuando los datos a recaudar sean sensibles o comprometan menores de edad, los derechos que le asisten como titular y la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento de los datos entregados.
Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por lo menos una vez cada mes calendario y cuando existan modificaciones sustanciales a la política de tratamientos de datos de la sociedad.
Solicitar la prueba de la autorización otorgada por el titular para el tratamiento de sus datos salvo cuando se exceptúe como requisito conforme lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de datos personales conforme los procedimientos establecidos en el artículo anterior.
Solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales previo concepto de la superintendencia de industria y comercio.
Presentar ante la superintendencia de industria y comercio quejas por infracciones relacionadas con la ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y las normas que adicionen, modifiquen y complementen las anteriormente mencionadas.
Ser informado sobre el lugar donde estará exhibida la política de tratamiento de datos personales y los trámites relacionados con el tratamiento de estos datos según la calidad que se acredite ante la sociedad.
Artículo 5. Asignación de responsables para la atención de consultas, reclamos y quejas. Siendo deber de la sociedad en su calidad de responsable de los datos personales de empleados, proveedores, estudiantes y acudientes, garantizar a los titulares el pleno y efectivo ejercicio de su derecho al habeas data, tramitar las consultas y reclamos que se describen en los procedimientos indicados en el presente documento, e incluir las anotaciones de reclamo en curso cuando hayan lugar a ellos, así como designar los responsables de atender las consultas y reclamaciones que se presenten acorde con su estructura, se determina:
Serfin Educativo S.A.
811.010.477- 4
Calle 76 NO 80 – 431 Robledo
Jorge Alvaro Rendon Echeverri
E mail registrado
421 70 00
Nombre del funcionario al que va dirigida
Canal para la radicación
Canal para la respuesta
Actualización y rectificación de información de aspirantes
Maribel Lozada Tamayo
Supresión del dato de aspirantes
Héctor Raúl Rendon
Formato de actualización de datos ubicado en la recepción de cada sede
Rectificación de datos de empleados
Solicitud de certificado laboral de empleados y exempleados
Telefónicamente al 421 70 00 ext
En forma física se entregara en el domicilio de la sociedad, a solicitud del interesado se le enviara al email que le haya sido asignado como empleado o a que indique el momento de realizar la solicitud
Solicitud de certificado de ingresos y retenciones de empleados y exempleados
En forma física se entregara en el domicilio de la sociedad, a solicitud del interesado se le enviara al email que le haya sido asignado como empleado
Solicitud escrita al domicilio de la sociedad
En forma física en el domicilio de la sociedad
Solicitud de copia de afiliaciones al sistema integral de seguridad social de empleados
Se enviara la copia de la afiliación vía correo electrónico
Solicitud de copia de autoliquidaciones de pago a la seguridad social para efectos de corregir o actualizar la historia laboral en el fondo de pensiones
Se entregara en forma física en el domicilio de la sociedad al titular de la información o al autorizado conforme el procedimiento establecido.
Solicitud de actualización de datos de proveedor
Se notificara la actualización de datos al correo electrónico registrado en cámara de comercio
Solicitud de rectificación de datos de proveedor
Solicitud telefónica al auxiliar del departamento de compras
Se entregara en forma física en el domicilio de la sociedad o se enviara al correo electrónico registrado.
Solicitud de supresión del dato de proveedor con fines comerciales
solicitud escrita dirigida al correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla.
Se notificara la respuesta al correo electrónico desde el cual se eleve la solicitud
Consultas y quejas de interesados sede Robledo
Por escrito al domicilio de la sociedad
Se notificara la respuesta a la dirección de notificaciones de la persona que elevo la solicitud.
Solicitudes de supresión del dato de interesados sede Robledo
Consultas y quejas de interesados sede Centro y Calasanz
Actualización de datos de estudiantes y acudientes del estudiantes activos
Se notificara la respuesta a la dirección de notificaciones de la persona que elevo la solicitud
Solicitud de rectificación de datos de estudiantes y acudientes de estudiantes activos
Solicitud de corrección de libreta de pagos
Solicitud verbal en las taquillas de facturación
Personalmente en la taquilla de facturación
Secretaria académica de cada sede
Personalmente en la secretaria académica
Validación de constancias de estudio
Telefónicamente en el momento de la consulta o vía correo electrónico según solicitud del interesado.
Verbal en las taquillas de atención al usuario
Mediante solicitud escrita al domicilio de la sociedad
Personalmente en la taquilla de atención, telefónicamente en desarrollo de la llamada previa validación de la identidad del solicitante, y a la dirección de notificación del solicitante cuando la petición sea escrita.
Reclamaciones asociadas con el proceso de cobranza
Auxiliares de cobranza
Por escrito a la dirección de notificación expresada por el solicitante
Solicitud de supresión del dato
Por escrito a la dirección electrónica desde la cual se realizó la solicitud
Solicitud de rectificación de datos de estudiantes retirados
Rectificación de datos de acudientes de estudiantes retirados
Solicitud de supresión del dato de acudientes de estudiantes retirados
Solicitud de rectificación de datos de egresados
Solicitud de duplicado de acta de grado o diploma
Artículo 6. Seguridad y acceso a la información. La sociedad para el cabal cumplimiento de su objeto social y el desarrollo de las funciones propias del cargo asigna sus empleados según el departamento al que pertenecen y la especialidad de su oficio un usuario y una contraseña que le permite conocer los datos personales de un segmento de la población, según se describirá en los literales que a continuación se desarrollan, se prohíbe el empleado conforme lo establece el numeral 4 y 15 del artículo 58 sustraer información de las bases de datos institucionales en beneficio propio de un tercero a título gratuito u oneroso, así como divulgar los usuarios y las contraseñas que les permiten acceder al sistema de información y a las bases de datos en el contenidos (numeral 51 artículo 58 del reglamento interno de trabajo). La empresa declara además que al momento de vinculación del empleado le asigna un cuenta de correo electrónico institucional según la dependencia a la que pertenezca para le cabal desempeño de sus funciones y cuyo uso se limitara a la atención de asuntos de carácter laboral, manifestando que el momento de retiro definitivo del empleado son inhabilitados el usuario y la contraseña que le da acceso al sistema de información y la cuenta de correo electrónico institucional.
Los empleados del departamento de personal tendrán acceso a las bases de datos de aspirantes, empleados activos y retirados, al archivo físico de historias laborales y a los archivos que contengan las autoliquidaciones de pago al sistema integral de seguridad social.
Los empleados de facturación, recaudo y cartera tendrán accedo a las bases de datos de estudiantes activos, estudiantes retirados con cartera pendiente de recaudo y a las bases de datos de acudientes de los estudiantes indicados.
Los empleados de asesoría educativa tendrán acceso a las bases de datos de interesados, estudiantes activos, acudientes de estudiantes activos.
Los empleados del sistema de gestión documental tendrán acceso a las historias laborales de los empleados activos y retirados, a los archivos que contengan las autoliquidaciones de pago al sistema integral de seguridad social y al archivo de libros reglamentarios de la sociedad y la institución educativa
El administrador del sistema de información tendrá acceso al sistema de información completo, a las bases de datos en el contenidas y tendrá la potestad de asignar y bloquear usuarios y contraseñas de acceso.
Artículo 7.Almacenamiento y Circulación de la información. La sociedad para el cabal desarrollo de su objeto social podrá suscribir con terceros contratos para la adquisición o arrendamiento de servidores en Colombia o en el extranjero, para la gestión de datos personales de sus clientes podrá utilizar software desarrollados por terceros y administrados por la sociedad, adquiriendo en este caso la empresa con la que se adquiera el servicio la calidad de encargado de tratamiento de datos en los que casos en que tenga acceso a las bases de datos que se carguen en el software, debiendo ceñirse a las políticas contractuales contenidas en el documento, en especial a lo referido a la cláusula de confidencialidad de la información, en la actualidad la sociedad tiene vigente los siguientes vínculos contractuales:
Calidad que se adquiere frente al tratamiento de datos
Indefinido (actualizaciones anuales)
Arrendamiento de plataforma académica para los estudiantes de Centro y Calasanz
Q 10 Soluciones SAS
Encargado de datos de estudiantes activos y retirados
Arrendamiento de la Suite Beam Academic
Beam Education Solutions SAS
Encargado tratamiento de datos
Artículo 8. Modificación y actualización de la política. Conforme lo establecido en el artículo 5 y en el numeral 6 del artículo 13 del decreto 1377 de 2013 la sociedad informará a los titulares de datos personales los cambios o modificaciones sustanciales de la política contenida en este documento buscando su conocimiento y comprensión como estrategia para garantizar el ejercicio de los derechos contenidos en la ley 1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y las normas que los adicionen modifiquen o complementen.
Artículo 9. Entrada en vigencia. Las políticas de tratamiento de datos personales se encuentran vigentes:
Para la gestión de datos personales de padres de familia y acudientes
Para la gestión de datos personales de empleados y aspirantes
Para la gestión de datos personales de proveedores
Para la gestión de datos de graduados