Source: http://jugesconsulaires.be/sur-lurhb/r%C3%A8glement-dordre-int%C3%A9rieur/
Timestamp: 2018-11-18 06:02:25+00:00
Document Index: 112109447

Matched Legal Cases: ['art. 13', 'art. 13', 'art. 14', 'art. 14', 'art. 14', 'art. 10', 'art. 14']

Règlement d’ordre intérieur de l’UJCB
Chapitre I – Les membres de l’Union
L’Union comprend, conformément à ses Statuts, des membres effectifs et des membres d’honneur.
Toute personne, exerçant la fonction de Juge Consulaire Commercial, de Juge Consulaire Commercial Suppléant en Belgique sera, à dater de sa nomination et ensuite chaque année, invité à devenir membre de l’Union, par l’entremise du Secrétariat National.
Chaque adhésion est effective dès que la cotisation a été versée et que le candidat a été accepté par le comité de direction ou, par défaut, par le Conseil d’Administration.
Les Juges Consulaires Commerciaux ou les suppléants dont le mandat est échu, ne seront plus membres effectifs de l’Union à la fin de l’année calendaire. Ils obtiennent la qualité de membre d’honneur sur proposition du comité de direction au Conseil d’Administration ou sur propre demande. Le Conseil d’Administration entérine la qualité de membre d’honneur ou la refuse, sans pour autant devoir justifier ce refus.
Chaque membre effectif et chaque membre d’honneur sera averti par lettre de son acceptation.
La cotisation doit être payée dans les 30 jours après y avoir été invité. En cas de non-paiement perdurant, l’article 8.2 et 9.3 des Statuts de l’Union pourra être appliqué.
Les membres effectifs sortants seront proposés, afin de leur attribuer le statut de membre d’honneur, par le Comité de Direction au Conseil d’Administration afin de leur attribuer le statut de membre d’honneur qui entérine ou non
Le titre de président honoraire, de vice-président honoraire, de secrétaire général honoraire, de trésorier honoraire ou de secrétaire honoraire sera octroyé par le Conseil d’Administration sur proposition du comité de direction.
Chaque membre effectif ou membre d’honneur peut présenter une personne pour le titre de Président d’Honneur, par lettre ou e-mail adressé au Conseil d’Administration.
Chapitre II – L’assemblée générale
Lieu Article 3
Le conseil d’administration peut décider que l’assemblée générale sera convoquée ailleurs qu’au siège de l’Union, en n’importe quel endroit du Royaume.
En concordance avec l’article 13.13 des Statuts, le Conseil d’Administration peut admettre des Observateurs sans droit de Vote à assister à l’Assemblée Générale, sous condition de faire état de ce fait lors de la convocation.
Ce droit d’observation est strictement limité à des personnes qui, soit ont la qualité d’experts quant à un sujet à traiter, soit ont la qualité de médiateur impartial invités à intervenir dans un conflit qui ressort de leur compétence.
L’ art. 13.12 des Statuts précise que seuls les membres effectifs ont droit de vote. Le vote lors de l’assemblée générale n’est pas secret et sera, de préférence, effectué par main levée. Au cas où le sujet traité nécessite une majorité simple et que celle-ci n’est pas atteinte, le sujet sera considéré comme non-accepté.
Les proces verbaux signés de l’Assemblée Générale seront publiés sous format PDF sur le site Intranet de l’Union.
Le Conseil d’Administration peut cependant, pour des raisons de confidentialité évidente, plus spécifiquement lorsqu’il s’agît de décisions disciplinaires ou d’exclusion, décider de ne pas publier celles-ci.
Au cas où un membre de l’assemblée générale conteste le compte rendu exact des décisions prises, il est en droit de faire connaître ses remarques par lettre recommandée adressée au Président de l’Assemblée Générale, et dans les quatorze jours dès publication du procès-verbal sur l’Intranet.
Dans ce cas, le Conseil d’Administration s’exprimera quant au bien-fondé de la chose.
Sous un délai de 1 mois après avoir reçu les remarques du membre, le Conseil d’Administration communique sa décision à ce dernier. Au cas où le Conseil d’Administration considère que le procès-verbal doit être adapté, le président de l’assemblée générale remet à tous les membres de l’assemblée générale le procès-verbal ainsi adapté, par mention spéciale et voie de publication par l’Intranet.
A tout moment, il peut être convoqué une assemblée générale extraordinaire ayant trait au point litigieux, selon les dispositions de l’art. 13.5 des Statuts.
Chapitre III – Le Conseil d’Administration
Le Conseil d’Administration est investi des pouvoirs lui octroyé par les Statuts de l’Union.
Le Président, élu conformément à l’art. 14.6 des Statuts.
Un vice-président du rôle linguistique néerlandophone, proposé par le président élu, et dont le mandat sera confirmé par l’assemblée générale.
Un vice-président du rôle francophone ou du rôle germanophone, proposé par le président élu, et dont le mandat sera confirmé par l’assemblée générale.
Un représentant par Arrondissement Judiciaire, de préférence et par priorité le Président Consulaire, sous condition qu’il corresponde aux critères de membre effectif et qu’il accepte la charge. Si non, un Juge Consulaire ou un Juge Consulaire suppléant, délégué par les Membres faisant partie du dit arrondissement judiciaire.
Un représentant par autre lieu de séance au sein de l’arrondissement judiciaire, non représenté par celui qui précède et délégué par les membres qui font partie de ce lieu de séance.
Le secrétaire général, désigné sur proposition du Président, dont le mandat sera confirmé par l’Assemblée Générale et ensuite sera approuvé par le Conseil d’Administration.
Le trésaurier.
Le Conseil d’Administration se réunira, suivant l’art. 14.11 des Statuts au moins 3 fois par an. La convocation à assister au Conseil d’Administration se fera par le président, par l’intermède du secrétaire général, et ceci au moins 14 jours avant la date prévue, sauf cas d’urgence et accord par mail d’au moins la moitié des membres du Conseil.
Le président désigne l’endroit de la réunion en fonction de l’opportunité et de la disponibilité des locaux, ayant soin de préférer un endroit facilement accessible pour tous les membres.
Le président a pouvoir, pour autant que ceci apporte une valeur ajoutée aux délibérations du Conseil d’Administration, d’y inviter des membres du comité de direction ou d’autres tiers, sans pour autant que ces invités aient droit de vote.
Le Conseil d’Administration entend les propositions du Comité de Direction (par le biais du trésorier) ayant trait aux dépenses de l’Union, par approbation préalable des budgets globaux. Il approuvera également les frais et émoluments octroyés à ses membres ainsi qu’aux membres du Comité de Direction. Une fois par an, le Conseil d’Administration fixera la hauteur des cotisations annuelles dues par les membres effectifs et les membres d’honneur.
Les procès-verbaux des réunions seront, sous respect de l’art. 14.16 des Statuts, établis en Néerlandais et en Français pour être ensuite envoyé s par e-mail à tous les membres du conseil d’administration, présents ou non.
Chaque membre du Conseil s’exprime dans sa propre langue; sur simple demande d’un administrateur, un résumé de ce qui a été exprimé sera obligatoirement traduit.
Les délibérations du Conseil d’Administration ont un caractère confidentiel et ne pourront, sauf unanimité des membres, être communiquées à des tiers.
Les décisions du Conseil d’Administration seront validées si au moins la majorité des membres présents ou représentés expriment un vote positif. En cas d’égalité des voix, le vote du président ou de son remplaçant sera décisionnel. Si le Conseil d’Administration a été convoqué de façon réglementaire, ses décisions seront valides, quel que soit le nombre d’administrateurs présents ou représentés.
Chapitre IV – Le comité de direction
Dans le cadre de l’exercice de la gestion journalière de l’Union, le comité de direction est chargé du traitement des affaires urgentes et de la préparation des questions essentielles qui se doivent d’être soumises au Conseil d’Administration, en sus des tâches ci-après énumérées :
o L’exécution des décisions prises au sein de l’assemblée générale et du conseil d’administration.
o Etablir l’ordre du jour des réunions du conseil d’administration.
o Prendre en charge toute préparation administrative quant aux réunions du conseil d’administration.
o Traitement des demandes d’adhésion et établir des propositions pour la nomination de membres d’honneur.
o Créer des groupes de travail et des commissions permanentes ou provisoires.
o Formuler des propositions au conseil d’administration ayant trait à l’attribution de mandats spéciaux ou de l’engagement de personnel.
o Recevoir et transmettre au conseil d’administration des rapports d’activités des groupes de travail et des commissions.
o Effectuer toute investigation utile lors de suspicion sérieuse qu’un membre commet une infraction quant aux règles statutaires ou à la raison sociale de l’Union ou qu’il considère que le membre ne correspond plus aux conditions d’admission à l’Union.
o L’attribution des moyens aux fins spécifiques approuvées par le conseil d’administration
o La représentation des intérêts de l’Union ou de l’Union elle-même près de tiers, y compris la représentation près des Organisations Internationales, des acteurs Economiques et Judiciaires du Pays, ceci dans le sens le plus large des mots.
o Recrutement des membres
o Formation des membres, organisation de conférences et colloques.
o Collecte de fonds
o La tenue de la comptabilité de l’Union.
o La délégation de représentants de l’Union près des organisations diverses et des groupes de travail dont l’objet est en rapport avec l’objet social de l’Union.
o En général : toutes les tâches qui ne sont pas réservées à l’Assemblée Générale ou au Conseil d’Administration.
Le comité de direction se réunit, sur initiative du président ou d’un de ses membres, autant de fois que nécessaire dans l’intérêt de l’Union, à un endroit stipulé dans la convocation.
La convocation n’est pas soumise à des formalités particulières et peut donc se faire par simple courrier, par fax, e-mail ou téléphone, ceci dépendant de l’urgence des actions à entreprendre. .
Les délibérations au sein du comité de direction seront notées en procès-verbal, établi par le président ou par un membre qu’il désigne. Ce procès-verbal sera tenu à la disposition du Conseil d’Administration par le secrétaire général.
Sur simple demande du conseil d’administration le comité de direction fera rapport de ses activités.
Le comité de direction est constitué comme suit, sur proposition du président, suite à quoi les mandats sont confirmés par le Conseil d’Administration :
Les deux vice-présidents
Le rédacteur en chef d’IN FORO
Le responsable de chaque tâche spécifique (voir art. 10)
Un responsable du secrétariat
Chaque membre du comité de direction empêché d’assister à la réunion, peut donner pouvoir à un collègue afin de l’y représenter.
Le comité de direction sera présidé par le Président de l’Union ou en cas d’empêchement, par un Vice-Président, avec préséance pour celui qui a la plus longue ancienneté en tant que Juge Consulaire. A défaut, le comité de direction sera présidé par le secrétaire général.
Chaque décision sera prise à la majorité des voix des membres présents ou représentés. Le vote est valable quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.
En cas d’égalité de voix, la voix du président ou de son remplaçant sera déterminante.
Chapitre V – Mandataires et Responsables de tâches spécifiques
Le conseil d’administration peut, sur proposition du comité de direction, donner mandat à une personne, qui acceptera, d’effectuer des tâches spécifiques au nom et pour le compte de l’Union. Le mandataire peut être un membre du Conseil d’Administration.
Le mandat peut à tout moment être révoqué par le Conseil d’Administration.
On distinguera les tâches spécifiques suivantes, qui seront prises en charge par un responsable désigné, qui pourra, librement, s’adjoindre des collaborateurs parmi les membres effectifs ou membres d’honneur, afin de l’assister dans sa mission :
Presse et communication, dirigé par le rédacteur en chef d’IN FORO.
Défense des intérêts près du Ministère de la Justice et du Ministère de l’Economie.
Représentation de l’Union près des organisations professionnelles représentatives du commerce et de l’industrie.
Responsable informatique, responsable pour l’Extranet et l’Intranet de l’Union, également interlocuteur préférentiel en ce qui concerne l’informatisation du SF Justice.
Sur proposition du Comité de Direction, le Conseil d’Administration peut désigner d’autres responsables pour des tâches spécifiques, pour lesquels les règles du présent article seront également d’application.
Les responsables de ces tâches spécifiques pourront, le cas échéant, être acceptés par le Conseil d’Administration comme administrateur.
Ce nonobstant les termes de l’article précédent, le comité de direction peut, en cas d’urgence, octroyer un mandat spécifique à une personne, qui l’acceptera, afin de procéder à des actes bien établis et urgents, au nom et pour le compte de l’Union.
Si la nécessité s’en fait ressentir, la personne ainsi désignée par le comité de direction se verra confirmer ou le cas échéant infirmer le mandat lui confié, lors de la première réunion du Conseil d’Administration qui suivra.
Chapitre VII – organe de conseil extérieur à l’Union
Il sera créé un Organe de Conseil Externe, composé d’anciens Magistrats et d’éminents représentants du monde académique, qui se seront déclarés prêts à répondre aux questions spécifiques et individuelles des membres de l’Union, lors de l’accomplissement de leur charge.
Ce mandat est non-rémunéré, les membres de cet Organe de Conseil seront cependant de droit Membres d’Honneur de l’Union, étant déchargés de l’obligation de cotisation.
Leurs frais éventuels seront remboursés sur présentation d’une note de frais.
Chapitre VIII – administrateurs de l’Union et élection du Président
Conformément à l’art. 14.5 chaque Président Consulaire est administrateur de droit de l’Union, pour autant qu’il remplisse les conditions) pour en être membre. Additionnellement, un membre de l’Union sera désigné en qualité d’Administrateur par chaque Lieu de Séance non-représenté par le Président Consulaire, par les Juges Consulaires locaux faisant partie de ce lieu de séance.
Si le Code Judiciaire prévoit qu’un Président Consulaire sera nommé pour chaque lieu de séance, celui-ci sera, pour autant qu’il réponde aux critères des membres de l’Union, de plein droit, administrateur de l’Union.
Sauf s’il s’agît du Président Consulaire, chaque administrateur proposé par le Tribunal d’Arrondissement ou par le Lieu de Séance, fera l’objet d’une élection interne par tous les membres de l’Union du lieu. Les élections seront organisées localement suivant les us et coutumes locales, qui peuvent prévoir en des conditions spécifiques tels que l’ancienneté nécessaire ou d’autres conditions.
L’élection du Président National sera organisée comme suit : Chaque membre effectif de l’Union peut se porter candidat à l’élection du président national, ce moyennant une candidature motivée par écrit, accompagnée obligatoirement d’un Curriculum Vitae, candidature adressée au secrétaire général de l’Union, au plus tard 21 jours avant qu’ait lieu le Conseil d’Administration ayant en son agenda la proposition d’un président national.
La candidature peut être envoyée par lettre postale simple, par fax ou par e-mail mais se doit d’être confirmée en réception par le Secrétaire Général. Sous 8 jours après réception, le Secrétaire Général communique la candidature à tous les Administrateurs de l’Union, en communiquant les pièces jointes à la candidature. Lors de la réunion du Conseil d’Administration, ayant la proposition du président national au programme, les administrateurs présents entendent le programme d’action de chaque candidat, suite à quoi le Conseil d’Administration passe au vote secret.
Sera proposé à l’Assemblée Générale, le candidat ayant obtenu la majorité simple des votes des Administrateurs présents ou représentés. A défaut d’une majorité, il sera organisé un deuxième tour, lors duquel le candidat ayant obtenu le plus grand nombre de voix et le/les candidats dont le nombre de vote suit immédiatement, pourront seul être retenus. Si aucune majorité n’est obtenue lors du second tour, un troisième tour est organisé de la même façon. Suite au troisième tour, le candidat ayant obtenu le plus grand nombre de votes, sera proposé comme Président à l’Assemblée. En cas d’ex aequo au troisième tour, les candidats à votes égaux seront proposés à l’Assemblée Générale qui désignera le Président à la majorité simple.
Le président proposé sera présenté à l’approbation de l’Assemblée Générale.
L’assemblée générale sera convoquée au plus tard 45 jours après que le Conseil d’Administration désignant le président proposé ait eu lieu. La présidence est effective dès que la majorité simple des membres présents à l’assemblée générale entérine la proposition.
Chapitre IX – Frais et dépenses
Le conseil d’administration détermine, en fonction des propositions du comité de direction, les remboursements de frais ainsi que les émoluments éventuels attribués aux membres du comité de direction.
Le conseil d’administration prend connaissance, à chaque réunion, des dépenses détaillées exécutées en concordance avec les budgets globaux attribués au comité de direction.
Chapitre X – Cotisation annuelle des membres
Définition Article 16
Les membres de l’Union paieront leur cotisation annuelle avant le 31 janvier de chaque année.
Le comité de direction soumet à l’approbation du Conseil d’Administration la proposition du montant annuel de la cotisation, tant pour les membres effectifs que pour les membres d’honneur.
Les adhérents qui deviennent membres au cours de l’année paieront une cotisation entière pour l’année.
Chapitre XI – Enquête quant à d’éventuelles infractions aux termes statutaires commises par des membres de l’Union
Procédure d’enquête près des membres de l’Union sous l’égide du comité de direction. Article17
Le comité de direction peut, en cas de suspicion sérieuse et/ou à la réception par le président d’une lettre motivée et identifiée portant plainte d’un membre de l’Union envers un autre membre de l’Union que ce dernier (a) passe outre aux dispositions statutaires de l’Union ou (b) ne correspond plus aux conditions d’admission à l’Union conformément aux articles 7, 8 et 9 des Statuts, donner pouvoir d’enquête à un des membres de l’Union afin de considérer le bien-fondé de la plainte.
A la fin de son enquête le délégué établira un rapport détaillé portant les résultats de son enquête qu’il remettra au comité de direction, rapport qui contiendra une appréciation de la gravité des faits.
Mesures à prendre par le comité de direction après avoir eu connaissance du rapport d’enquête. Article 18
Dès après avoir pris connaissance du rapport précité, le comité de direction pourra :
o S’il est d’avis que la charge est insuffisante, classer l’affaire sans suite.
o S’il est d’avis que les éléments du rapport sont suffisamment sérieux, en faire rapport lors du prochain Conseil d’Administration.
Le conseil d’administration portera jugement quant aux mesures à prendre, conformément aux Statuts.
Le conseil d’administration informera immédiatement le Président Consulaire du membre incriminé des mesures prises à son égard.
Initiation de la procédure d’exclusion ou de suspension par le comité de direction. Article 19
Lors de l’initiation d’une procédure d’exclusion ou de suspension d’un membre, conformément à l’article 9 des statuts, le membre qui fait l’objet d’une telle mesure, prendra connaissance du rapport établi par le comité de direction quant aux faits incriminés au moins un mois avant qu’ait lieu la réunion traitant des faits.
Le membre dispose d’un délai de 14 jours suite à la communication du rapport afin de faire connaître ses moyens par écrit.
Le membre sera entendu, en application de l’article 9 des statuts, lors de la réunion statuant du sort de la plainte.
Le vote en application de l’article 9 des statuts aura lieu en l’absence du membre incriminé.
Chapitre XII – Dépôt de plainte près des instances publiques concernées.
A l’encontre de membres de l’Union
Si suffisamment d’éléments graves sont établis qu’un membre de l’Union nuit de par ses agissements aux intérêts de la fonction de Juge Consulaire ou aux intérêts de l’Union, le comité de direction peut, afin de sauvegarder ces intérêts, et après enquête, remettre le dossier au conseil d’administration. Seul le conseil d’administration est habilité à porter plainte contre le membre incriminé près des instances publiques.
A l’encontre de tiers Article 21
Chaque membre de l’Union qui dispose d’éléments licites démontrant que les intérêts de l’Union ou que les intérêts de la fonction de Juge Consulaire est entaché par des tiers/non-membres peut en faire état au comité de direction.
Si les éléments portent suffisamment d’éléments de preuve, le comité de direction pourra, suivant les règles du droit commun, porter plainte près des instances publiques, s’il y a lieu de le faire, afin de préserver les intérêts de l’Union ou des Juges Consulaires.
Chapitre XIII – Budget
Budget Article 22
Le comité de direction en fonction respectera, tant que faire se peut, les budgets établis lors de l’assemblée générale annuelle.
En cas de dépassement conséquent du budget octroyé annuellement, le comité de direction se doit d’obtenir l’accord préalable du conseil d’administration.