Source: https://www.letesseredelmosaico.it/gdpr/
Timestamp: 2020-07-07 08:48:37+00:00
Document Index: 152381451

Matched Legal Cases: ['art. 30', 'art. 30', 'art. 6', 'art. 24', 'art. 6', 'art. 7']

GDPR - Le Tessere del Mosaico
comunichiamo che ai sensi del nuovo GDPR la LE TESSERE DEL MOSAICO S.R.L. ha adeguato le proprie policy ed a tal fine alleghiamo il nostro modello di informativa;
che la società LE TESSERE DEL MOSAICO S.R.L. si ritiene autorizzata al trattamento dei Suoi dati personali esclusivamente per le finalità di cui alla medesima informativa;
La società LE TESSERE DEL MOSAICO S.R.L. si impegna a tutelare la privacy degli interessati al trattamento e si dichiara responsabile della sicurezza dei dati dei clienti. Saremo chiari e trasparenti sulle informazioni che raccogliamo e cosa faremo con tali informazioni.
– L’elenco dei trattamenti dei dati personali (art. 30 lett. C del Regolamento GDPR)
– L’indicazione delle finalità per cui vengono trattati i dati (art. 30 lett. b) GDPR)
– Le modalità del trattamento e comunicazioni
– Aree e strumenti con cui si effettuano i trattamenti
– L’analisi dei rischi che incombono sui dati nonché le misure già adottate e/o eventualmente daadottare per garantire l’integrità e la disponibilità dei dati
– I criteri di vigilanza nei confronti di eventuali responsabili esterni
– Dichiarazione d’impegno e firma
Titolare dei Trattamenti è la società LE TESSERE DEL MOSAICO S.R.L nella persona dell’Amministratore unico o di altro soggetto cui siano stati delegati i necessari poteri di rappresentanza. La LE TESSERE DEL MOSAICO S.R.L. ha sede in via Degli Ulivi, 154 74023 Grottaglie (TA), P. IVA IT03164270732.
Il Titolare è responsabile di definire le misure di sicurezza da implementare e di vigilare sulla applicazione per garantire ed essere in grado di dimostrare che il trattamento è effettuato in maniera conforme al Codice e al Regolamento. Il Titolare provvede – eventualmente – alla nomina dei Responsabili dei Trattamenti, definendone i compiti.
LE TESSERE DEL MOSAICO S.R.L tratta i dati forniti nell’ambito di rapporti e relazioni commerciali. La società tratta inoltre dati forniti legittimamente da agenzie d’informazioni, associazioni di protezione dei creditori, fonti pubblicamente accessibili (es. registri delle imprese, registri delle associazioni, registro
catastale, mezzi di comunicazione), nonché – eventualmente – altre ditte con cui si intrattiene un rapporto commerciale permanente.
come cliente privato: nome e cognome, indirizzo, dati di contatto (es. indirizzo di posta elettronica, numero di telefono, fax), codice fiscale, data di nascita,
Informazioni relative a natura e contenuti dei rapporti commerciali, più precisamente informazioni inerenti a contratti, incarichi, vendite e ricevute, storici dei clienti e dei fornitori, documenti di consultazione,
informazioni derivanti dalle transazioni elettroniche con la LE TESSERE DEL MOSAICO S.R.L.(es. indirizzo IP, dati di login),
dati da generati in base ai dati principali / dati di contatto e altri dati, analizzando, ad esempio, ilfabbisogno o il potenziale dei clienti.
Dati comuni dei clienti, fornitori, dipendenti, consulenti e terzi necessari al rapporto di lavoro e alperseguimento del legittimo interesse aziendale così come previsto dall’art. 6 GDPR e dalConsiderando n. 47:
Dati sensibili e/o giudiziari del personale dipendente conseguenti al rapporto di lavoro e inerenti irapporti con enti previdenziali ed assistenziali, per cui è stato espressamente prestato il consenso;
1) senza espresso consenso (art. 24 lett. a), b), c) Codice Privacy e art. 6 lett. b), e) GDPR), per le seguenti Finalità di Servizio:
2) Solo previo specifico e distinto consenso (artt. 23 e 130 Codice Privacy e art. 7 GDPR), per le seguenti Finalità di Marketing:
– invio attraverso e-mail, posta e/o sms e/o contatti telefonici, newsletter, comunicazioni commerciali e/o materiale pubblicitario su prodotti o servizi offerti dal Titolare e rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi;
– invio mediante e-mail, posta e/o sms e/o contatti telefonici comunicazioni commerciali e/o promozionali di soggetti terzi (ad esempio, business partner, compagnie assicurative).
– Consigli di prodotti via e-mail: Nel rispetto delle disposizioni di legge previste dalla legislazione nazionale e sovranazionale vigente, la LE TESSERE DEL MOSAICO S.R.L ha il diritto di sfruttare l’indirizzo di posta elettronica fornito al momento dell’ordine di un prodotto o di un servizio come canale pubblicitario diretto per articoli o servizi simili. Nel caso in cui, successivamente, non si desidera più ricevere i nostri consigli via e-mail, potrete revocare il consenso all’utilizzo del vostro indirizzo in qualsiasi momento senza incorrere in costi di trasmissione diversi da quelli previsti secondo le tariffe di base. Per fare ciò, si prega di rivolgersi al contatto indicato al punto 1. Naturalmente ogni e-mail contiene anche un link per procedere alla disdetta.
– Newsletter: Per l’invio della newsletter la società utilizza la cosiddetta procedura “double opt-in”, vale a dire che sarà inviata una newsletter via e-mail solo se in precedenza espressamente confermato la
volontà di attivare il servizio di newsletter durante la procedura di registrazione. Sarà quindi premura della società inviare una e-mail di notifica, mediante la quale è possibile confermare di voler ricevere le nostre newsletter cliccando sull’apposito link contenuto nel testo della stessa.
Nel caso in cui, successivamente, non si desidera più ricevere le nostre newsletter via e-mail, potrà essere revocato il consenso all’utilizzo in qualsiasi momento senza incorrere in costi di trasmissione diversi da quelli previsti secondo le tariffe di base. Basterà inviare una notifica in forma scritta alla LE TESSERE DEL MOSAICO S.R.L
I dati verranno trattati per finalità connesse alle reciproche obbligazioni derivanti dal contratto intercorrente con la LE TESSERE DEL MOSAICO S.R.L nonché per gli adempimenti previsti dalla legge e dalle normative, anche secondarie. Il trattamento dei dati avverrà mediante strumenti idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza e potrà essere effettuato anche attraverso strumenti automatizzati atti a memorizzare, gestire e trasmettere i dati stessi in modo lecito e secondo correttezza, raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi; esatti e, se necessario, aggiornati; pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità del trattamento.
Informiamo altresì che il predetto trattamento dei dati personali inerenti, connessi e/o strumentali al rapporto di lavoro subordinato con la LE TESSERE DEL MOSAICO S.R.L, potrà essere effettuato e/o comunicato dai/ai seguenti soggetti:
da/a società enti o consorzi, professionisti che forniscono alla scrivente consulenze e/o servizi elaborativi o che svolgono attività strumentali a quella della società ed in particolare da legali e consulenti in genere;
da/a compagnie assicurative, brokers, periti e compagnie aeree e ferroviarie, agenzie di viaggio, società di leasing o autonoleggio, società emittenti carte di credito e buoni pasto, banche clienti e fornitori ed in genere a terzi per i quali il trattamento si renda necessario nello svolgimento della sua normale attività lavorativa;
da/a soggetti ai quali la facoltà di accedere ai Suoi dati personali sia riconosciuta da disposizioni di legge o di normativa secondaria comunitaria, nonché di contrattazione collettiva ed aziendale;
Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.
L’infrastruttura informatica de LE TESSERE DEL MOSAICO S.R.L . è caratterizzata da un unico server centrale.
LE TESSERE DEL MOSAICO S.R.L si è dotata dei seguenti sistemi gestionali:
– Mozilla Thunderbird Client Posta elettronica
– Documento ad hoc per la rilevazione delle presenze del personale
– IntranetPer le connessioni interne è utilizzata una rete LAN; la connettività verso l’esterno “internet” è dedicata, sfrutta la tecnologia Fibra Ottica/ADSL, gestita da fornitori esterni e protetta da un doppio firewall interno presente in sede, che copre eventuali trasferimenti di dati verso l’esterno. Gli accessi da parte dei fornitori e manutentori, avvengono sempre e comunque con preventiva autorizzazione del Titolare.L’unica documentazione cartacea è rappresentata degli stampati di fatturazione alla conclusione dei contratti sottoscritti con la società.
I documenti cartacei vengono di norma conservati in armadi (o equivalente) dotati di serratura in dotazione al personale incaricato dei Trattamenti stessi. Ove compatibile con le finalità e la struttura dei documenti, si procede alla conservazione separata degli specifici documenti contenenti dati sensibili. Nelle ipotesi in cui vengano prodotti centralmente sono applicate le specifiche procedure di sicurezza definite contenute nel presente modello.Analisi dei rischi che incombono sui datiAl fine di realizzare una policy relativa alla sicurezza e alla privacy in conformità al Regolamento Ue 679/2016 e nonostante l’assenza di un espresso obbligo in tal senso LE TESSERE DEL MOSAICO S.R.L ha compiuto un’analisi dei rischi che può così essere sintetizzata.
Per i dati personali (c.d. comuni) del personale dipendente, dei clienti, dei fornitori, dei consulenti ed eventualmente di terzi: il rischio legato alla loro gestione può definirsi basso;
Per i dati sensibili del personale dipendente, dei clienti, dei fornitori, dei consulenti ed eventualmente di terzi per cui è stato espressamente prestato il consenso: il rischio legato alla loro gestione può definirsi medio/basso.
Il rischio di accesso alla sede della società può definirsi basso in quanto allocato in uno stabile privato.E’ presente un adeguato impianto di antifurto con annesso servizio di videosorveglianza.
– Il rischio di installazione di software non autorizzati e di accesso non autorizzato ai programmi applicativi può definirsi basso: Tutti gli utenti accedono alle risorse aziendali con profilo standard, al quale sono inibite funzioni di amministrazione delle workstation. L’installazione di programmi non controllati è, pertanto, inibita.L’accesso alle risorse applicative avviene tramite specifica di nome utente e password personali ed incedibili, a queste sono collegati dei profili di autorizzazione che vietano la possibilità di accesso ad aree per le quali non si è autorizzati.
– Il rischio relativo al trattamento dati (accesso non autorizzato agli archivi; modifica o cancellazione errata di dati; Perdita (accidentale o dolosa) di dati; Intercettazione delle trasmissioni; Incapacità di ripristinare i dati dopo un evento che li abbia danneggiati) può definirsi basso: L’accesso alle risorse aziendali avviene tramite un profilo di autorizzazione.
– La documentazione cartacea è custodita in locali chiusi a chiave
– La rete LAN è protetta da accessi esterni da un sistema Firewall
 Le apparecchiature informatiche critiche per la sicurezza delle informazioni (server di rete , file server,Database server, router, switch e firewall) sono installate in locali chiusi se non presenti persone perattività di manutenzione e di supporto
 L’accesso a tali aree è concesso ai soli addetti alla manutenzione o personale preventivamenteautorizzato.
 Personale esterno all’ azienda può accedere ai locali e rimanervi per il tempo necessario a concluderel’attività richiesta (es. pulizia o manutenzione), solo dopo esplicita approvazione degli addetti e con lacostante presenza degli stessi.
 I backup dei dati – eventualmente anche quelli sensibili- sono effettuati su un hard disk fisicocustodito acura del soggetto designato, il cui accesso è consentito ai soggetti autorizzati alla loro custodia,manutenzione e a chi è autorizzato a trattare quei dati.
 I locali adibiti eventualmente ad archivi, sono gestiti direttamente dal titolare, per i dati sensibili questisono chiusi in appositi armadi, mentre tutti gli altri dati custoditi in forma cartacea, la protezione è rappresentata dall’ufficio e dagli addetti che vi operano.2) Misure per la Sicurezza Logica
 Per utilizzare le stazioni di lavoro (terminali e PC) ed accedere alle applicazioni per il trattamento deidati, gli incaricati devono usare una utenza (user-id) ed una password di autenticazione.
 Le utenze sono strettamente individuali e vengono create dall’Amministratore di sistema, su richiesta del Titolare. Quando l’utenza è stata creata, viene richiesto all’interessato di specificare una propriapassword secondo le regole indicate successivamente.
 L’ utenza non deve essere assegnata, per nessun motivo, ad altro incaricato. Quando un incaricato lascial’azienda, la sua utenza non può più essere utilizzata.
 Con cadenza periodica, la società controlla se vi sono utenze non più usate da sei mesi e provvede adisattivarle. Prima di cancellare una utenza, verifica con il Titolare se permane la necessità che ha determinato la sua creazione e prende, con il suo accordo, le azioni opportune (cancellazione o mantenimento).
 Quando le motivazioni per cui una utenza è stata creata vengono meno (dimissioni, cambio attività, modifiche tecnologiche) l’Amministratore di sistema provvede immediatamente a disattivare l’utenza. L’utenza può essere mantenuta in essere (ma disattivata) fino a che non si siano concluse le attività di passaggio di consegne tra il precedente ed il nuovo incaricato; il tutto deve essere documentato. A questo punto viene cancellata, insieme con tutte la abilitazioni di corredo.
 L’autenticazione dell’utenza avviene a mezzo di password. Questa è segreta e non deve essere comunicata ad altri né lasciata incustodita, per esempio scrivendola su agende o su foglietti di appunti. Un trattamento illecito fatto carpendo la password ad un incaricato è comunque imputabile all’incaricato che non l’ha custodita correttamente.
 Quando una password viene dimenticata, l’Amministratore di sistema si accerta che il richiedente sia l’incaricato che ne è legittimo proprietario e procede ad impostarne insieme al richiedente una nuova secondo le regole definite sopra.
 Per superare situazioni di emergenza o per rispondere a legittime richieste di accesso ai dati, l’Amministratore di sistema può re-impostare la password di un utente per un accesso temporaneo. L’attività svolta deve essere documentata ed il legittimo proprietario della password deve essere informato appena possibile. Sarà sua cura a questo punto modificare la password usata per la situazione di emergenza ed impostarne una nuova, nota solo a lui.
 Ogni incaricato ha l’obbligo di non lasciare incustodita la stazione di lavoro mentre è attivata una sessione di lavoro. Nel caso si debba assentare deve chiudere la sessione e, nel caso di PC, impedire l’accesso ad altri, utilizzando ove possibile la funzione di blocco pc o in alternativa prevedere un programma di screen-saver con password, qualora nessuna delle due risulti applicabile l’utente dovrà arrestare la sessione attiva.
 Utenza e password controllano il diritto di un incaricato di utilizzare una stazione di lavoro e di accedere ad una applicazione. Il trattamento dei dati avviene secondo un profilo di abilitazione rilasciato secondo le effettive necessità operative dell’incaricato ed in linea con le relative autorizzazioni.
 Il profilo di abilitazione viene impostato dall’Amministratore di sistema secondo le autorizzazioni comunicategli dal Titolare. Copia della richiesta di attivazione e autorizzazione viene scansionata e in seguito registrata all’interno del sistema informatico della società.
 Una volta all’ anno la lista delle utenze attivate ed i relativi profili di autorizzazione viene sottoposta al Titolare. Questi verifica la correttezza delle autorizzazioni ed il permanere della necessità delle stesse. Quindi le conferma o richiede eventuali aggiornamenti, la documentazione oggetto di verifica dovrà essere archiviata per eventuali successive verifiche.3) Misure per la Sicurezza delle Comunicazioni
 Su tutte le workstation connesse alla rete internet è installato un programma antivirus, gestito tramite la componente server, gli aggiornamenti sono automatici e avvengono con cadenza almeno annuale per la parte software e giornaliera per le definizione dei virus.
 L’accesso per l’esterno “Internet” è controllato da un firewall, la gestione è rimessa al personale interno che periodicamente provvede a verificare che le policy di accesso e controllo siano sempre attuali e conformi.
 Eventuali trasmissioni di dati verso l’esterno devono essere autorizzate dal titolare e devono avvenire tramite il sistema ufficiale individuato, tale sistema deve prevedere sistemi di cifratura delle comunicazioni.
 Il servizio di posta elettronica è gestito su servizio “hosting” Mobile Thunderbird; l’uso è comunque preventivamente autorizzato. Lo scambio di dati personali tramite questo canale deve avvenire solo quando strettamente necessario, esplicitamente richiesto ed autorizzato, in ogni caso le informazioni scambiate non devono contenere dati sensibili l’eventuale invio di tali dati può essere attuato sono a seguito dell’applicazione di opportuni strumenti atti a rendere le comunicazioni intelligibili.4) Comunicazione e Cessione dei Dati
La Comunicazione dei Dati relativi a Trattamenti di cui la Società è Responsabile Esterno è ammessa solo se il destinatario della comunicazione è stato puntualmente identificato ed autorizzato dal Titolare; in tutti gli altri casi la Comunicazione non può aver luogo.5) Gestione e conservazione dei documenti cartacei
I documenti che non hanno più valenza operativa, sono oggetto di conservazione solo nel caso ciò sia dovuto per obbligo di legge o per motivi legali, storici e comunque puntualmente specificati, identificati dal Titolare
e documentati presso il Responsabile Organizzativo. La conservazione avviene di norma presso appositi locali di archiviazione, il cui accesso è controllato.
La società LE TESSERE DEL MOSAICO S.R.L nelle ipotesi in cui affidi a soggetti esterni il Trattamento di dati personali, di cui l’Azienda è Titolare (nominati Responsabili esterni dei Trattamenti) disciplina i seguenti criteri di vigilanza.
perdita o distruzione accidentale di dati2) Vigilanza logica
rilevazione delle frequenze effettive di cambiamento delle passwordInoltre tutti gli eventi che hanno dato luogo ad incident reporting riferibili ai Trattamenti della Società devono essere opportunamente comunicati e documentati entro 15 giorni dal loro verificarsi.
Ai destinatari delle comunicazioni precedenti è allegata la copia del presente documento perché funga da istruzionecircaicompitielenormedaosservarenell’ambitodell’attivitàsvoltadallasocietà LETESSERE DEL MOSAICO S.R.L
Il presente documento viene firmato in calce da ROCCO MAGGI in qualità di AMMINISTRATORE UNICO della LE TESSERE DEL MOSAICO S.R.L. P.IVA IT03164270732
L’originale del documento viene custodito presso LE TESSERE DEL MOSAICO S.R.L -sede in via Degli Ulivi, 154 74023 Grottaglie (TA)
– a chiunque ne faccia richiesta in relazione all’instaurarsi di un rapporto che implichi un trattamento