Source: https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/pracownicy-w-firmie/chce-zatrudnic-pracownika/jak-prowadzic-dokumentacje-pracownicza
Timestamp: 2020-06-01 20:15:46+00:00
Document Index: 117333038

Matched Legal Cases: ['art. 86', 'art. 2376', 'art. 142', 'art. 143', 'art. 94', 'art. 6']

Jak prowadzić dokumentację pracowniczą | Biznes.gov.pl - Serwis informacyjno-usługowy dla przedsiębiorcy
Jak prowadzić dokumentację pracowniczą
Sprawdź, co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej. W jakiej postaci dokumentacja powinna być prowadzona i ile czasu pracodawca musi ją przechowywać. Jak tworzyć dokumentację elektroniczną.
Jakie dokumenty wchodzą w skład akt osobowych
Jaka dokumentacja jest związana ze stosunkiem pracy
Kiedy trzeba wydać kopię dokumentacji pracownikowi
Jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą
Jakie są zasady przy 10-letnim okresie przechowywania
Jak tworzyć e-akta
Kiedy zatrudniasz pracownika, masz obowiązek założenia i prowadzenia jego dokumentacji pracowniczej. W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą:
akta osobowe pracowników (A, B, C, D),
Pamiętaj! Niezależnie od dokumentacji pracowniczej prowadzisz dokumentację dla potrzeb ZUS i spraw podatkowych.
Dokumentację pracowniczą możesz prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Dokumentacja pracownicza ma być przechowywania w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Jeśli nie prowadzisz dokumentacji pracowniczej lub robisz to w sposób nieodpowiedni, na wniosek inspektora pracy możesz zostać ukarany grzywną od 1000 zł do 30 tys. zł.
Akta osobowe pracownika składają się z 4 części: A, B, C, D i obejmują:
w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
zakres czynności (zakres obowiązków),
potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia,
potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP,
dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP,
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, okresowych i kontrolnych badań lekarskich,
w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych danego pracownika przechowujesz w porządku chronologicznym i numerujesz. Każda część akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.
Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych wydzielonych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.
W aktach osobowych prowadzonych w postaci papierowej przechowujesz odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez ciebie lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.
W zakresie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy masz obowiązek prowadzić odrębnie dla każdego pracownika:
dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy,
dokumentację związaną z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu wypoczynkowego,
kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy),
kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i 2377 Kodeksu pracy).
W skład dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy wchodzi:
ewidencja czasu pracy obejmująca:
pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury,
czas pracy pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
wnioski pracownika dotyczące m.in.:
ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),
stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), stosowania systemu skróconego tygodnia pracy.
dokumentacja związana:
Zarówno pracownik, jak i były pracownik mają prawo zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o wydanie kopii całości bądź części swojej dokumentacji pracowniczej. Wniosek może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
Kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku musisz wydać nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania takiego wniosku.
Pamiętaj! Wniosek o wydanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej włączasz do akt osobowych pracownika w części B (jeżeli wniosek został złożony w trakcie zatrudnienia) albo C (jeżeli wniosek został złożony po ustaniu zatrudnienia).
W przypadku, gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana w postaci papierowej, wydajesz kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:
w postaci papierowej, opatrzonej podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo
w postaci elektronicznej jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do rozporządzenia: zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.
W przypadku, gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana w postaci elektronicznej, wydajesz kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:
w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w § 13 ust. 3 pkt 1-4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.
Ważne! Obecnie pracodawca nie wydaje już byłemu pracownikowi na jego wniosek odpisu świadectwa pracy, a kopię dokumentu przechowywanego w aktach osobowych.
Jak długo trzeba przechowywać dokumentację
Masz obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej byłych pracowników (po zakończeniu stosunku pracy):
przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie 1 stycznia 2019 r. lub później
przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie w latach 1999–2018 pod warunkiem, że złożysz do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie:
Ważne! Okres 10 lat biegnie od ostatniego dnia w roku, w którym złożysz raport informacyjny.
przez 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony w twojej firmie przed 1 stycznia 1999 r. Nie ma znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje czy nie.
Dla dokumentacji objętej 10-letnim obowiązkiem przechowywania okres przechowywania liczysz od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy z danym pracownikiem uległ rozwiązaniu lub wygasł. Następnie były pracownik ma miesiąc na jej odebranie, a pracodawca – 12 miesięcy na jej zniszczenie.
Dla dokumentacji objętej 50-letnim obowiązkiem przechowywania okres przechowywania liczysz od dnia ustania stosunku pracy. Jeżeli umowa uległa rozwiązaniu 31 maja 2020 r. to okres przechowywania dokumentacji upłynie z dniem 31 maja 2070 r.
Ważne! Przepisy nie precyzują zasad odbioru takiej dokumentacji przez byłego pracownika.
Jak liczyć okres przechowywania dokumentacji
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczysz od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć okresu przechowywania dokumentacji oddzielnie dla każdego pracownika. 10-letni okres w stosunku do wszystkich zatrudnionych, z którymi rozwiązano umowę w danym roku kalendarzowym, kończy się w zawsze 31 grudnia.
Pan Paweł zawarł umowę o pracę 1 października 2019 r. Umowę rozwiązano 31 maja 2020 r. Pani Monika, pracująca w tej samej firmie, zaczęła pracę 12 grudnia 2019 r. Jej umowa została rozwiązana 11 grudnia 2020 r. Okres przechowywania dokumentacji pana Pawła i pani Moniki, czyli 10 lat, minie 31 grudnia 2030 r.
Ważne! Jeżeli zatrudniasz pracownika ponownie w okresie 10 lat od zakończenia ostatniej umowy o pracę, to kontynuujesz prowadzenie jego dotychczasowej dokumentacji pracowniczej (nie zakładasz mu osobnej dokumentacji). 10-letni okres przechowywania jego dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązał się lub wygasł ostatni stosunek pracy. Nie powinieneś jednak łączyć dokumentacji tego samego pracownika z dwóch umów, jeżeli miałyby do nich zastosowanie różne okresy przechowywania.
Pan Jan pracował w firmie budowlanej w latach 2016–2018. Jego dokumentacja związana z tym zatrudnieniem ma być przechowywana przez 50 lat. Pan Jan ponownie zawarł umowę o pracę z tym samym pracodawcą od 1 stycznia 2020 r. Dla nowej umowy okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat, dlatego pracodawca nie łączy dokumentacji z poprzedniej i nowej umowy.
Pamiętaj! W przypadku rozwiązania stosunku pracy wraz ze świadectwem pracy musisz wydać pracownikowi, w postaci papierowej lub elektronicznej, informację o:
10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie przechowywania.
Co robić z dokumentacją po okresie przechowywania
Po upływie okresu przechowywania były pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację od pracodawcy w ciągu miesiąca kalendarzowego od końca tego okresu, czyli do 31 stycznia kolejnego roku. W ciągu tego miesiąca dokumentacja nie może zostać zniszczona.
Po upływie miesiąca pracodawca ma 12 miesięcy na to, żeby zniszczyć dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Jest to obowiązkowe – pracodawca nie może zachować dokumentów). W tym czasie pracodawca może, ale nie musi wydać byłemu pracownikowi jego dokumentacji pracowniczej, jeżeli ten zgłosił się po terminie.
Pan Paweł zawarł umowę o pracę 1 października 2019 r., która została rozwiązania z dniem 31 maja 2020 r. Jego dokumentacja będzie przechowywana do 31 grudnia 2030 r. Pan Paweł będzie mógł się zgłosić po odbiór swojej dokumentacji do 31 stycznia 2031 r. Od 1 lutego 2031 r. pracodawca będzie miał 12 miesięcy na zniszczenie dokumentacji.
Kiedy trzeba przechowywać dokumentację dłużej niż 10 lat
jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia,
powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia, a w przypadku jej nieodebrania – o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.
Jeżeli dysponujesz podpisem kwalifikowanym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, dokumenty, które przechowujesz w aktach i dla których trzeba zachować formę pisemną, mogą mieć postać elektroniczną. Są to tak zwane e-akta.
Zazwyczaj pracownicy nie dysponują podpisami kwalifikowanymi i wnioski podpisują ręcznie. W tej sytuacji również możesz prowadzić dokumentację elektroniczną. Musisz:
zrobić skan wszystkich dokumentów papierowych,
opatrzyć je podpisem kwalifikowanym – twoim lub osoby upoważnionej – lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Ten podpis potwierdza zgodność treści dokumentu papierowego z treścią dokumentu cyfrowego.
Uwaga! Nie możesz żądać od pracownika posiadania podpisu kwalifikowanego. Dokumenty będą mogły być podpisywane przez pracownika elektronicznie tylko wtedy, gdy będzie on posiadał taki podpis. Jeśli go nie ma, to wnioski i dokumenty są podpisywane tradycyjnie.
Zmiana dokumentacji papierowej na elektroniczną
Jeżeli zamierzasz zmienić dokumentację pracowniczą z papierowej na elektroniczną:
musisz sporządzić odwzorowania cyfrowe dokumentów, np. skany. Możesz je zrobić zarówno dla byłych, jak i obecnych pracowników, niezależnie od tego, kiedy rozpoczęli pracę i jaki jest okres przechowywania ich akt,
skany podpisujesz ty lub osoba upoważniona podpisem kwalifikowanym, potwierdzając tym samym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
Pamiętaj, że prowadząc dokumentację w postaci elektronicznej, musisz spełnić szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w tej postaci. Wymagania te zostały określone w §9 i §10 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Te wymagania to wskazówka, jak prawidłowo stworzyć system teleinformatyczny do obsługi e-akt.
W związku z przeniesieniem dokumentacji do postaci elektronicznej twój pracownik lub były pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację w formie papierowej w ciągu 30 dni od zawiadomienia go o takiej możliwości. Informację o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w formie papierowej doręczasz mu za pokwitowaniem.
Możesz to zrobić osobiście albo za pośrednictwem:
Jeżeli tę informację wysłałeś do byłego pracownika listem poleconym, a on jej nie odebrał, to doręczenie uważa się za dokonane z upływem 14 dni od dnia pozostawienia pierwszej wiadomości.
W przypadku śmierci pracownika prawo do odebrania dokumentacji papierowej, również w terminie 30 dni, mają:
dzieci, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione,
rodzice, w tym ojczym i macocha, oraz osoby przysposobione.
Papierową dokumentację pracowniczą możesz zniszczyć po upływie 30 dni od dnia poinformowania pracowników lub byłych pracowników o możliwości jej odbioru.
Po zmianie dokumentacji na elektroniczną możesz uznać, że chcesz powrócić do przechowywania dokumentów w wersji papierowej. W tej sytuacji:
drukujesz wszystkie dokumenty,
podpisujesz wydruki – ty jako pracodawca albo osoba przez ciebie upoważniona, potwierdzając zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym,
informujesz pracowników o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji,
umożliwiasz odbiór dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej w ciągu 30 dni od dnia zawiadomienia o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej.
art. 94, 941 - 9412 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
art. 6-9 Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją
Rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
2020-05-25 15:28:32
2020-05-31 11:44:26