Source: http://cyfroteka.pl/ebooki/Weryfikacja_i_potwierdzenie_sald_w_jednostkach_sektora_finansow_publicznych-ebook/p02036457i020
Timestamp: 2018-08-15 17:13:45+00:00
Document Index: 25676090

Matched Legal Cases: ['art.\t26', 'art.\t26', 'art.\t10', 'art.\t74', 'art.\t26', 'art.\t26']

Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych [Izabela Motowilczuk] << KLIKAJ I CZYTAJ ONLINE
00214 004113 12919010 na godz. na dobę w sumie
Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych - ebook/pdf
ISBN: 978-83-7440-555-3 Data wydania: 2014-11-28
IZABELA MOTOWILCZUK Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych Spis treści Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych – przeprowadzanie i dokumentowanie 1. Pojęcie „inwentaryzacja” i metody jej przeprowadzania .......................6 2. Potwierdzenie sald jako metoda inwentaryzacji .....................................6 2.1.	Uzgadnianie	sald	z	bankami	............................................................................... 8 2.2.	Uzgadnianie	sald	z	kontrahentami	...................................................................... 9 2.2.1.	Przygotowanie	do	uzgodnienia	sald	........................................................ 10 2.2.2.	Przeprowadzanie	uzgodnień	................................................................... 16 2.2.3.	Dokumentowanie	faktu	przeprowadzenia	i	wyników	uzgodnień	sald	z	kontrahentami	...................................................................................... 26 2.2.4.	Uzgadnianie	stanu	innych	aktywów	(papiery	wartościowe	w	formie	zdematerializowanej,	składniki	mienia	powierzone	kontrahentom)	....... 32 3. Weryfikacja sald .......................................................................................35 3.1.	Przygotowanie	do	weryfikacji	sald	................................................................... 42 3.2.	Przeprowadzanie	weryfikacji	na	podstawie	przykładów	wybranych	aktywów	i	pasywów	.......................................................................................... 43 3.2.1.	Weryfikacja	składników	ewidencjonowanych	na	koncie	011	„Środki	trwałe”	............................................................... 44 2 grudzień 2014 r. 3.2.2.	Weryfikacja	składników	ewidencjonowanych	na	kontach:	011	„Środki	trwałe”,	013	„Pozostałe	środki	trwałe”,	014	„Zbiory	biblioteczne”,	016	„Dobra	kultury”	–	przypadki	szczególne	................ 52 3.2.3.	Weryfikacja	składników	ewidencjonowanych	na	koncie	020	„Wartości	niematerialne	i	prawne”	................................. 53 3.2.4.	Weryfikacja	składników	ewidencjonowanych	na	koncie	080	„Środki	trwałe	w	budowie	(inwestycje)”	........................ 56 3.2.5.	Weryfikacja	składników	ewidencjonowanych	na	koncie	141	„Środki	pieniężne	w	drodze”	.......................................... 61 3.2.6.	Weryfikacja	należności	i	zobowiązań	ewidencjonowanych	na	kontach	zespołu	2	„Rozrachunki	i	rozliczenia”	................................ 61 3.2.6.1.	Weryfikacja	należności	i	zobowiązań	ewidencjonowanych	na	koncie	201	„Rozrachunki	z	odbiorcami	i	dostawcami”	........................... 62 3.2.6.2.	Weryfikacja	należności	i	zobowiązań	ewidencjonowanych	na	kontach:	221	„Należności	z	tytułu	dochodów	budżetowych”	i	226	„Długoterminowe	należności	budżetowe”	.......................................... 64 3.2.6.3.	Weryfikacja	należności	i	zobowiązań	publicznoprawnych	ewidencjonowanych	na	kontach:	225	„Rozrachunki	z	budżetami”	i	229	„Pozostałe	rozrachunki	publicznoprawne”	....................74 3.2.6.4.	Weryfikacja	należności	i	zobowiązań	od/wobec	pracowników	ewidencjonowanych	na	kontach:	231	„Rozrachunki	z	tytułu	wynagrodzeń”	i	234	„Pozostałe	rozrachunki	z	pracownikami”	................... 75 3.2.6.5.	Weryfikacja	należności	i	zobowiązań	ewidencjonowanych	na	koncie	240	„Pozostałe	rozrachunki”	....................................................... 79 3.2.6.6.	Weryfikacja	salda	konta	245	„Wpływy	do	wyjaśnienia”	............................. 85 3.2.7.	Weryfikacja	zapasów	składników	ewidencjonowanych	na	kontach:	310	„Materiały”,	330	„Towary”,	600	„Produkty	gotowe	i	półfabrykaty”	....................................................................................... 86 3.2.8.	Weryfikacja	rozliczeń	międzyokresowych	przychodów	i	kosztów	........ 86 3.2.9.	Weryfikacja	funduszy	jednostki	(własnych	i	specjalnych)	.................... 87 4. Postępowanie poinwentaryzacyjne ...........................................................89 grudzień 2014 r. 3 Izabela MotowIlczuk magister administracji, były wieloletni inspektor kontroli gospodarki finansowej w regionalnej izbie obrachunkowej, autor licznych publikacji z zakresu finansów i rachunkowości jednostek sektora publicznego, ze szczególnym uwzględnieniem samorządowych jednostek organizacyjnych Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych – przeprowadzanie i dokumentowanie 352398a8-0c27-48f4-8d71-00310477e8ef Wstęp Weryfikacja	i	potwierdzenie	sald	to	metody	inwentaryzacji,	w	przeprowadzaniu	których	kontrole	wykazują	najwięcej	błędów	–	od	całkowitego	zaniechania	ich	przeprowadzenia,	przez	nieprawidłowe	udokumentowanie,	po	nierozliczenie	ich	wyników.	W	dużej	części	wynika	to	z	tego,	że	inwentaryzacja	zarówno	w	powszechnym	rozumieniu,	jak	i	wśród	kie- rowników	jednostek	czy	głównych	księgowych	kojarzy	się	wyłącznie	ze	spisem	z	natury	środków	trwałych	i	obrotowych	(np.	materiałów,	towarów).	Przedstawiamy	więc prak- tyczne sposoby przeprowadzenia uzgadniania i weryfikacji sald, odnosząc	się	po	kolei	do	przykładów	poszczególnych	kategorii	aktywów	i	pasywów	występujących	w	jednost- kach	sektora	publicznego.	Jednocześnie	podajemy sposoby na rozwiązanie różnych prob- lemów występujących w praktyce,	m.in.: ●● ●● jak	przygotować	do	inwentaryzacji	księgi	rachunkowe	i	stanowiska	pracy	pracowników	odpowiedzialnych	za	przeprowadzenie	uzgodnień	sald	z	kontrahentami	i	weryfikacji	sald	z	dokumentacją, jak	najlepiej	podzielić	pomiędzy	pracowników	obowiązki	związane	z	weryfikacją	sald	w	przypadku	sald	aktywów,	które	mogą	zostać	zdefraudowane,	bądź	aktywów,	których	weryfikacja	wymaga	specjalistycznej	wiedzy, ●● w	jaki	sposób	powinny	przebiegać	prace	inwentaryzacyjne	w	obu	metodach	inwentary- ●● zacji	i	w	jaki	sposób	trzeba	je	udokumentować, z	czego	wynikają	różnice	inwentaryzacyjne	w	przypadku	aktywów	i	pasywów	inwen- taryzowanych	tymi	metodami,	w	jaki	sposób	należy	prawidłowo	je	rozliczać	i	ujmować	w	księgach	rachunkowych	jednostki. Publikacja	zawiera	wypełnione wzory druków inwentaryzacyjnych,	w	praktyce	spo- tykanych	w	różnych	wersjach,	z	których	można	wybrać	rozwiązanie	najbardziej	odpowia- dające	potrzebom	danej	jednostki. Treści	w	niej	zawarte	mogą	służyć	jako	baza	do	przeprowadzania	szkoleń	przedinwen- taryzacyjnych	dla	pracowników	księgowości	i	innych	komórek	organizacyjnych	zaangażo- 4 grudzień 2014 r. wanych	w	proces	inwentaryzacji.	Mogą	być	również	pomocą	dla	kierowników	jednostek,	pokazując,	jak	powinna	wyglądać	prawidłowo	przeprowadzona	i	udokumentowana	inwen- taryzacja	tymi	metodami	–	dzięki	czemu	mogą	się	upewnić	co	do	prawidłowości	doku- mentów	inwentaryzacyjnych	w	swoich	jednostkach,	zanim	złożą	na	nich	podpis	na	dowód	zatwierdzenia	wyników	inwentaryzacji. grudzień 2014 r. 5 Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych... 1. Pojęcie „inwentaryzacja” i metody jej przeprowadzania Inwentaryzację	zalicza	się	do	jednej	z	podstawowych	dziedzin	rachunkowości,	a obowią- zek jej okresowego przeprowadzania mają wszystkie jednostki zobowiązane	do	sto- sowania	ustawy	z	29	września	1994	r.	o	rachunkowości	(dalej:	uor),	w	tym	wszystkie	jednostki	należące	do	sektora	finansów	publicznych. Podczas	inwentaryzacji	wykonuje	się	wiele	czynności	prowadzących	do	ustalenia	rze- czywistego	stanu	składników	majątkowych	znajdujących	się	w	posiadaniu	danej	jednostki	organizacyjnej,	a	następnie	zweryfikowania	prawdziwości	danych	zawartych	w	księgach	rachunkowych,	dotyczących	wielkości	poszczególnych	aktywów	i	pasywów	jednostki.	Po- szczególne	etapy inwentaryzacji	obejmują: ●● ustalenie	rzeczywistego	stanu	wszystkich	składników	majątkowych	jednostki	według	stanu	na	określony	dzień, ●● porównanie	tego	stanu	z	wielkościami	odnotowanymi	w	ewidencji	księgowej, ●● ustalenie	i	wyjaśnienie	różnic	(nadwyżek	i	niedoborów), rozliczenie	osób	materialnie	odpowiedzialnych	za	stwierdzone	niedobory	i	szkody, ●● doprowadzenie	danych	zawartych	w	ewidencji	księgowej	do	zgodności	ze	stanem	rze- ●● czywistym. Ustawa	o	rachunkowości	(art.	26	ust.	1	uor)	przewiduje trzy metody przeprowadza- nia inwentaryzacji,	a	mianowicie: 1)	spis	z	natury	ilości	składników	majątkowych,	wycena	tych	ilości,	porównanie	otrzyma- nych	wartości	z	danymi	ksiąg	rachunkowych	oraz	wyjaśnienie	i	rozliczenie	ewentualnych	różnic oraz	metody	będące	przedmiotem	niniejszej	publikacji: 2)	uzyskanie	od	banków	i	od	kontrahentów	potwierdzeń	prawidłowości	wykazanego	w	księ- gach	rachunkowych	jednostki	stanu	aktywów	finansowych	zgromadzonych	na	rachun- kach	bankowych	lub	przechowywanych	przez	inne	jednostki,	należności,	a	następnie	wyjaśnienie	i	rozliczenie	ewentualnych	różnic, 3)	porównanie	danych	ksiąg	rachunkowych	z	odpowiednimi	dokumentami	i	weryfikacja	wartości	tych	składników	aktywów	i	pasywów,	które	nie	podlegają	inwentaryzacji	w	dro- dze	spisu	z	natury	czy	potwierdzenia	salda	lub	ich	inwentaryzacja	tymi	metodami	z	uza- sadnionych	przyczyn	nie	była	możliwa. Wybór	właściwej	metody	inwentaryzacji	jest	uzależniony	od	rodzaju	składników	akty- wów	i	pasywów	posiadanych	przez	jednostkę. 2. Potwierdzenie sald jako metoda inwentaryzacji Potwierdzenie	sald	należności	z	kontrahentami	jest	drugą	z	kolei	metodą	inwentaryzacji	(wymienioną	w	art.	26	ust.	1	pkt	2	uor).	Polega	na	otrzymaniu	od	banków	i	uzyskaniu	od	kontrahentów	potwierdzeń	prawidłowości	stanu	tej	grupy	aktywów	jednostki	wykazanego	w	jej	księgach	rachunkowych,	a	w	razie	stwierdzenia	różnic	–	na	ich	wyjaśnieniu	i	rozli- czeniu. 6 grudzień 2014 r. Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych... ●● Metodą uzgodnienia sald należy inwentaryzować: aktywa	finansowe	zgromadzone	na	rachunkach	bankowych	lub	przechowywane	przez	inne	jednostki	(czyli	np.	środki	płatnicze	krajowe	i	waluty	obce	zgromadzone	na	ra- chunkach	bieżących	i	lokatach	terminowych	w	bankach), ●● papiery	wartościowe	w	formie	zdematerializowanej, ●● należności	(w	tym	udzielone	pożyczki)	z	wyłączeniem:	należności	spornych	i	wątpli- wych,	należności	od	osób	nieprowadzących	ksiąg	rachunkowych	oraz	z	tytułów	pub- licznoprawnych, ●● powierzone	kontrahentom	własne	składniki	aktywów	(czyli	oddane	innym	jednostkom	na	podstawie	stosownych	umów,	np.	w	nieodpłatne	użytkowanie,	użyczone). Podczas	inwentaryzacji	przeprowadzanej	metodą	uzgodnienia	salda	stwierdza	się	na	podstawie	otrzymanych	przez	jednostkę	potwierdzeń,	że	stan środków pieniężnych jed- nostki przechowywanych w bankach, należności	(w	tym	pożyczek	udzielonych	innym	jednostkom	oraz	kwot	należnych	od	kontrahentów	z	tytułu	usług	czy	dostaw	zrealizowa- nych	przez	jednostkę) oraz składników aktywów rzeczowych	jednostki	znajdujących	się	w	posiadaniu	innych	podmiotów	(np.	środków	trwałych	oddanych	innej	jednostce	orga- nizacyjnej	w	nieodpłatne	użytkowanie,	materiałów	oddanych	na	przechowanie	bądź	do	przerobu)	jest zgodny ze stanem wykazanym w księgach rachunkowych jednostki. W	efekcie	prawidłowego	przeprowadzenia	uzgodnienia	sald	jednostka	powinna	uzyskać	potwierdzenie,	że: faktycznie	ma	zdeponowane	na	rachunkach	bankowych	środki	pieniężne	w	określo- nych	kwotach, ●● ma	papiery	wartościowe	w	formie	zdematerializowanej	w	określonej	liczbie	i	o	okre- ślonej	wartości,	wyemitowane	przez	inne	podmioty	(np.	zdeponowane	na	rachunku	biura	maklerskiego), ●● wykazane	w	jej	księgach	rachunkowych	należności	(w	tym	z	tytułu	udzielonych	poży- czek	oraz	od	kontrahentów)	faktycznie	istnieją	w	takiej	wysokości	i	nie	są	przedawnio- ne	ani	nieściągalne, składniki	aktywów	rzeczowych	powierzone	innym	podmiotom	rzeczywiście	znajdują	się	we	władaniu	tych	podmiotów	(istnieją	fizycznie,	są	w	stanie	umożliwiającym	ich	użytkowanie	zgodnie	z	przeznaczeniem,	nie	zaginęły	lub	nie	zostały	skradzione). ●● ●● Pięć etapów uzgadniania sald 1.	Przygotowanie	do	inwentaryzacji. 2.	Otrzymanie	od	banków	potwierdzenia	sald	i	wysłanie	wezwań	do	potwierdzenia	sald	do	kontrahentów	oraz	otrzymanie	od	nich	odpowiedzi. 3.	Porównanie	wielkości	potwierdzonych	przez	banki	i	kontrahentów	z	wartościami	ujęty- mi	w	księgach	rachunkowych	jednostki. 4.	Wyspecyfikowanie	różnic	inwentaryzacyjnych	i	wyjaśnienie	przyczyn	ich	powstania. 5.	Zaewidencjonowanie	różnic	w	księgach	rachunkowych	i	ich	rozliczenie. grudzień 2014 r. 7 Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych... Uzgodnienia	sald	z	kontrahentami	zwyczajowo	dokonują pracownicy księgowości, pod nadzorem głównego księgowego. Fakt	przeprowadzenia	inwentaryzacji	tą	metodą	i	wyniki	uzgodnień	dokumentuje	się	w	sposób	ustalony	w	polityce	rachunkowości	danej	jednostki	przez	jej	kierownika	(art.	10	uor).	W	praktyce	stosowane	są	w	tym	celu: ●● wydruki	z	ewidencji	analitycznej	i	szczegółowej	uzgadnianych	aktywów, ●● druki	uzgodnienia	sald, ●● protokoły	z	porównania	sald	podanych	przez	kontrahentów	z	saldami	wykazanymi	●● w	księgach	rachunkowych	jednostki, zestawienia	różnic	inwentaryzacyjnych, ●● protokoły	z	rozliczenia	inwentaryzacji, ●● polecenia	księgowania	różnic	inwentaryzacyjnych, ●● protokoły	poinwentaryzacyjne. Dokumentację spisu z natury należy odpowiednio zabezpieczyć i przechowywać przez pięć lat od	początku	roku	następującego	po	roku	obrotowym,	za	który	była	przepro- wadzona	inwentaryzacja	(art.	74	ust.	2	pkt	7	uor). 2.1. Uzgadnianie sald z bankami W	przypadku	kwot	środków	pieniężnych	jednostek	przechowywanych	na	rachunkach	ban- kowych	zarówno	bieżących,	jak	i	lokat	terminowych	ich	wielkość	potwierdza	bank,	prze- syłając	potwierdzenia	prawidłowości	wykazanego	w	księgach	rachunkowych	jednostki	stanu	tych	aktywów	(art.	26	ust.	1	pkt	2	uor). Potwierdzenia wystawiają banki według stanu na ostatni dzień roku obrotowego (31 grudnia) i przesyłają do jednostek z po- czątkiem następnego roku. Wskazany	pracownik	księgowości	jednostki sprawdza prawidłowość sald rachunków bankowych wyspecyfikowanych	przez	bank	z	odpowiednimi	saldami	kont	księgi	głównej,	służącymi	do	ewidencjonowania	stanu	środków	na	rachunkach	bankowych,	np.: ●● 130	„Rachunek	bieżący	jednostki”, ●● 131	„Rachunek	bieżący	samorządowych	zakładów	budżetowych”, ●● 132	„Rachunek	dochodów	jednostek	budżetowych”, ●● 135	„Rachunek	środków	funduszy	specjalnego	przeznaczenia”, ●● 136	„Rachunek	państwowych	funduszy	celowych”, ●● 139	„Inne	rachunki	bankowe”	(np.	sumy	depozytowe). Wyniki	tego	porównania	zawiera	się	albo	na	przesłanym	do	jednostki	druku	banko- wym,	gdzie	przy	każdej	pozycji	osoba	odpowiedzialna	za	weryfikację zamieszcza adno- tację „saldo zgodne”,	datę	przeprowadzenia	weryfikacji	i	czytelny	podpis,	albo	w	ogól- nym	protokole	z	rozliczenia	inwentaryzacji	rocznej,	lub	w	odrębnym	protokole	według	podanego wzoru. 8 grudzień 2014 r. Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych... Wzór 1. Protokół z potwierdzenia stanu środków na rachunkach bankowych jednostki Samorządowy Zakład Budżetowy ul. Kolonia 3 46-987 Mogilnica Mogilnica, 5 stycznia 2015 r. Protokół z rozliczenia inwentaryzacji środków pieniężnych na rachunkach bankowych według stanu na 31 grudnia 2014 r. Według	potwierdzenia	sald	rachunków	bankowych	przesłanego	przez	Bank X z	dnia	2 stycznia 2015 r.,	stan	środków	pieniężnych	na	rachunkach	zakładu	wynosił: ●● ●● ●● rachunek: 123 45678 09876 6754 908765 0980 8907 – 131 900 zł, rachunek: 123 45678 09876 6754 908765 0980 8907 – 56 900 zł, rachunek: 123 45678 09876 6754 908765 0980 8907 – 0 zł i był zgodny z saldami kont księgi głównej na 31 grudnia 2014 r.: ●● ●● ●● 131 „Rachunek bieżący samorządowego zakładu budżetowego”, 135 „Rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych”, 139 „Rachunek sum depozytowych”. Sprawdził: główny księgowy – Małgorzata Malec Zatwierdził:	dyrektor zakładu – Ryszard Dołęga Jeśli	salda	wykazane	w	potwierdzeniu	przez	bank	nie	zgadzają	się	z	saldami	kont	księ- gi	głównej	jednostki,	środki	na	rachunkach	bankowych	należy	zaksięgować	zgodnie	z	po- twierdzeniem	z	banku.	Różnice trzeba zawiesić na plus bądź na minus na koncie 240, np.	analitycznie	240/4	„Mylne	obciążenia	i	uznania	bankowe”,	a	następnie	przystąpić	do	wyjaśniania	niezgodności.	Tu	mogą	mieć	miejsce	dwie opcje: ●● opcja 1 – błąd jest zawiniony przez bank,	wówczas	należy	niezwłocznie	wystąpić	do	niego	o	wyjaśnienie	różnic	i	przesłanie	odpowiedniej	bankowej	noty	memoriałowej,	na	podstawie	której	jednostka	będzie	mogła	dokonać	korekty	zapisów	księgowych, ●● opcja 2 – błąd powstał po stronie jednostki,	wówczas	konieczne	jest	przeanalizowa- nie	zapisów	wprowadzonych	na	konto	od	czasu	pierwszego	pojawienia	się	rozbieżno- ści	pomiędzy	wyciągami	bankowymi	a	saldem	konta	syntetycznego	odpowiadającego	danemu	rachunkowi	bankowemu	i	po	odnalezieniu	błędnych	zapisów	odpowiednie	ich	skorygowanie. 2.2. Uzgadnianie sald z kontrahentami Ustawa	o	rachunkowości	nakłada	obowiązek	wystąpienia	o	potwierdzenie	salda	na	wierzy- cieli,	którzy	wzywają	dłużników	do	potwierdzenia	swoich	należności	(art.	26	ust.	1	pkt	2	grudzień 2014 r. 9
<a href="http://cyfroteka.pl/ebooki/Weryfikacja_i_potwierdzenie_sald_w_jednostkach_sektora_finansow_publicznych-ebookRO/p02036457i020" target="_blank" title="Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych [Izabela Motowilczuk] - KLIKAJ I CZYTAJ ONLINE" > <img src="http://cyfroteka.pl/images/BRD.png" style="border:none;background:none transparent;box-shadow:none;-webkit-box-shadow:none;-webkit-border-radius:0;border-radius:0;" alt="Weryfikacja i potwierdzenie sald w jednostkach sektora finansów publicznych [Izabela Motowilczuk] - KLIKAJ I CZYTAJ ONLINE"/></a>