Source: http://www.infrastructure.gc.ca/pd-dp/ia-vi/tha-vsv-fra.html
Timestamp: 2017-12-13 16:51:50+00:00
Document Index: 130138487

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Infrastructure Canada - Rapport de vérification interne - Vérification de suivi des frais de voyage, d'accueil et des transactions par cartes d'achat
Rapport de vérification interne - Vérification de suivi des frais de voyage, d'accueil et des transactions par cartes d'achat
Rapport final - Janvier 2010
6.1 Articles 32, 34 et 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques
6.2	Conformité aux normes du Conseil du Trésor sur les voyages
6.3	Conformité aux normes du Conseil du Trésor sur les cartes d'achat
6.4	Codage financier
6.5	Divulgation proactive
7 Opinion du Vérification
Appendice A : Suivi des recommandations du rapport de vérification de 2005
Il faut constamment réviser les politiques et les contrôles sur la gestion financière et la gouvernance pour gérer les risques au fur et à mesure qu'ils émergents. C'est le cas pour la gestion des frais de voyage, d'accueil et de cartes d'achat, où des politiques, des contrôles et des initiatives sont nouvellement mis en œuvre pour tirer profit des économies, gérer les risques actuels et émergents, favoriser l'efficacité et réaliser des économies.
Pour donner suite à la vérification de la conformité de 2005 concernant les voyages, l'accueil et les cartes d'achat, la présente vérification sert à informer les gestionnaires sur la mise en œuvre des vingt-quatre recommandations émises dans la vérification de 2005 et à évaluer si les lacunes en matière de contrôle observées dans la vérification de 2005 ont été comblées.
L'étendue de la vérification comprenait l'examen des frais de voyage et d'accueil, et des transactions par cartes d'achat traités entre le 1er février 2008 et le 31 janvier 2009, ainsi que les mesures prises par les gestionnaires jusqu'en octobre 2009 en réponse aux recommandations faites dans la vérification de 2005. Les cinq recommandations liées au rôle que jouait Industrie Canada relativement à l'autorité de l'article 33 n'ont pas été examinées, étant donné que ce rôle a maintenant changé.
Dans l'ensemble, la vérification a permis de montrer que les contrôles financiers et la gérance financière étaient bons. Les politiques et procédures d'Infrastructure Canada étaient généralement conformes aux politiques du Conseil du Trésor en ce qui a trait aux voyages, à l'accueil et aux cartes d'achat; le codage financier était exact et les rapports de divulgation proactive ont généralement été faits de façon adéquate. Les contrôles pourraient être renforcés pour les aspects suivants : exercice du pouvoir financier; documentation des déplacements exceptionnels; utilisation des autorisations générales de voyager; documentation et gestion des dossiers des détenteurs de carte d'achat.
Parmi les dix-neuf recommandations émises dans la vérification de 2005 et dont nous avons fait le suivi, douze étaient considérées comme terminées et sept étaient à différentes étapes. Dans l'ensemble, nous estimons que les progrès sont satisfaisants, mais que d'autres améliorations sont nécessaires pour corriger certaines des lacunes préalablement observées en matière de contrôle.
Le 1er octobre 2009, le Conseil du Trésor a émis de nouvelles directives sur la vérification des comptes, les cartes de voyage et les cartes d'achat. Bien que ces nouvelles directives n'aient pas servi à déterminer les critères d'évaluation de la présente vérification, elles ont été prises en considération lors de la formulation des nouvelles recommandations.
Date 24 mars 2010
Une vérification de la conformité relative aux voyages, à l'accueil et aux cartes d'achat couvrant une période de 19 mois, soit du 1er avril 2003 au 31 octobre 2004, a été menée en 2004-2005. Le but de cette vérification était de fournir à la haute direction d'INFC des garanties raisonnables quant aux objectifs suivants :
Mécanismes de contrôle internes
Il existe des contrôles internes appropriés s'appliquant aux pouvoirs (article 32 - Loi sur la gestion des finances publiques [LGFP]), aux approbations (article 34 - LGFP) et aux paiements (article 33 - LGFP). Ces contrôles sont efficaces et ont été appliqués tout au long de la période de vérification afin de gérer les risques liés à l'administration des fonds ministériels dédiés aux voyages, à l'accueil et à l'utilisation des cartes d'achat.
INFC respecte les normes du Conseil du Trésor concernant l'admissibilité des frais de voyage et d'accueil, et des transactions par cartes d'achat.
Concordance des données financières
Les données relatives aux frais de voyage et d'accueil, et aux dépenses par cartes d'achat entrées dans le système financier d'INFC sont généralement exactes et correspondent aux dossiers d'Industrie Canada1.
Les frais de voyage et d'accueil sont correctement divulgués sur le site Web d'INFC.
La vérification de 2005 a présenté certains aspects à améliorer, notamment en ce qui concerne l'application des articles 32 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et l'admissibilité des achats effectués avec une carte d'achat. La vérification a également présenté un secteur de risque lié au recours à une tierce partie (c.-à-d. Industrie Canada) pour l'entrée des données et l'article 33.
En 2008-2009, le Comité de vérification2 a approuvé une vérification de conformité de suivi relative aux voyages, à l'accueil et aux cartes d'achat afin de déterminer dans quelle mesure le contenu des recommandations formulées au cours de la vérification précédente avait été mis en pratique et avait corrigé les lacunes du contrôle observées lors de la gestion de ces activités.
La vérification de suivi a débuté en mars 2009 avec l'examen de l'environnement concernant les frais de voyage et d'accueil, et les transactions par cartes d'achat. Il a été établi que cet environnement est demeuré essentiellement le même, à l'exception des changements suivants :
Comme le mentionne la première note de bas de page, en 2005, les opérations comptables d'INFC étaient effectuées en sous-traitance par Industrie Canada, dans le cadre d'une entente de service. Les opérations comptables sont maintenant exécutées à l'interne et les pouvoirs de paiement prévus à l'article 33 sont exercés par les employés d'INFC depuis juillet 2008. Par conséquent, le risque que comporte le recours à une tierce partie pour l'entrée des données et les pouvoirs prévus à l'article 33 n'existe plus.
En ce qui a trait aux demandes de remboursement des frais de voyage, INFC a instauré les outils de gestion des dépenses (OGD) du gouvernement en décembre 2008. Les demandes de remboursement sont maintenant informatisées, et certaines données sont déjà saisies, comme les frais de repas et les taux, limitant ainsi les risques d'erreurs de l'entrée manuelle. Une signature manuscrite en vertu de l'article 34 est toujours requise.
Aucun autre risque lié aux frais de voyage et d'accueil et aux transactions par cartes d'achat n'a été détecté. Les deux changements mentionnés ci-dessus ont été pris en considération au moment d'établir l'étendue de cette vérification.
Les objectifs de la vérification consistaient à certifier que les recommandations issues de la vérification précédente :
ont été mis en œuvre;
ont permis de corriger les lacunes en matière de contrôle observées dans la gestion des frais de voyage et d'accueil, et des transactions par cartes d'achat.
La vérification portait sur les plans d'action de gestion qui ont été mis en œuvre depuis l'approbation du premier rapport de vérification en juin 2005, à l'exception de ceux qui ne sont plus pertinents. Plus précisément, les plans d'action de gestion qui avaient trait au rôle que jouait Industrie Canada relativement aux pouvoirs prévus à l'article 33 n'ont pas été examinés (c.-à-d. les recommandations 2, 3, 4, 5 et 11).
En étudiant les plans d'action de gestion liés aux voyages, le vérificateur a tenu compte des répercussions de la récente mise en œuvre de l'OGD.
La vérification portait également sur les frais de voyage et d'accueil, et les transactions par cartes d'achat traités entre le 1er février 2008 et le 31 janvier 2009, afin de déterminer si les plans d'action de gestion ont permis de régler les lacunes observées en matière de contrôle.
Lien vers le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) du Conseil du Trésor (CT)
Comme cette vérification portait sur les contrôles financiers et la conformité, elle a examiné le volet Gérance du CRG.
La phase d'examen de la présente vérification a fait appel à diverses techniques, notamment des entrevues, l'examen de la documentation financière et non financière, l'échantillonnage aléatoire ou ciblé des transactions et les examens analytiques. Les critères de vérification utilisés étaient similaires à ceux employés au cours de la première vérification et reposaient sur les politiques, les procédures et les lois applicables. La phase d'examen de cette vérification a été terminée en août 2009.
Aux fins du présent rapport, le classement des risques résiduels associés aux constatations de la vérification se fait selon une échelle en trois points, faible, modéré, élevé, et ces derniers sont jugés subjectivement en fonction des connaissances que nous avons acquises au cours de la présente vérification. Les critères subjectifs sont les suivants :
La vérification a révélé que l'efficacité des contrôles du pouvoir financier (article 32) pourrait être améliorée et que l'article 32 n'était pas appliqué de façon constante, en particulier en ce qui concerne les acquisitions avec des cartes d'achat. La vérification a révélé qu'en général, les articles 33 et 34 étaient efficaces et appliqués de façon constante. Cela étant dit, la vérification a également permis de repérer certaines faiblesses qui doivent être examinées.
Article 32 – Cartes d'achat
Le vérificateur a examiné 48 transactions par cartes d'achat et en a trouvé douze pour lesquelles l'application de l'article 32 n'était pas suffisamment documentée. Dans six de ces cas, nous n'avons pas trouvé de carte de signature pour le détenteur d'une carte d'achat ayant effectué la transaction. Dans les six autres cas, le détenteur de la carte d'achat avait reçu la délégation en vertu de l'article 32, mais pas pour le centre financier où la transaction a été effectuée. Bien que les détenteurs d'une carte d'achat n'aient pas besoin d'avoir reçu la délégation en vertu de l'article 32 pour faire des achats, ces achats doivent avoir été préautorisés en vertu de l'article 32 par le gestionnaire de centre financier qui a reçu la délégation pertinente. Le vérificateur n'a trouvé aucune préautorisation pour ces douze transactions; dans neuf des cas, la délégation en vertu de l'article 32 avait été signée après l'achat.
Article 32 – Frais de voyage
Le vérificateur a examiné 30 demandes de remboursement de frais de voyage choisies au hasard, ainsi que les demandes de remboursement des cinq employés qui ont le plus voyagé au cours de la période visée par l'examen. Dans la majorité des cas, l'article 32 était adéquatement appliqué. Cela étant dit, la vérification a permis de repérer deux aspects à améliorer.
Le premier aspect concerne l'approbation et l'exercice des pouvoirs prévus à l'article 32 pour les déplacements des membres du comité de direction, qui ne sont pas documentés à chaque voyage, mais qui sont approuvés à l'aide d'une autorisation générale de voyager (AGV). Même si l'utilisation d'AGV est acceptée en vertu de la Directive sur les voyages du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), le vérificateur a jugé que cette AGV était inefficace pour les raisons suivantes : elle est accordée à un groupe d'employés plutôt qu'à un employé particulier; il n'y a pas de date limite et aucun examen n'a été effectué depuis sa création en 2006; elle n'inclut pas le nom ou la signature des employés; elle ne contient aucune condition ou restriction, à l'exception du fait que les frais de voyage ne doivent pas excéder la limite du budget correspondant et doivent être conformes à la Directive sur les voyages du SCT.
Le deuxième aspect à améliorer concerne l'estimation des frais de voyage. L'article 32 exige que le solde non grevé du crédit soit suffisant pour l'acquittement de la dette. Pour les frais de voyage, l'autorisation en vertu de l'article 32 est basée sur les coûts estimés. Bien qu'une différence entre les coûts estimés et les dépenses réelles soit attendue, les deux montants devraient être sensiblement semblables. Parmi les 30 demandes choisies au hasard, le vérificateur en a trouvé six dont les frais de voyage réels dépassaient de 25 % le coût estimé autorisé.
Ces faiblesses, qu'elles soient liées aux déplacements ou aux transactions par cartes d'achat, peuvent avoir divers impacts négatifs, notamment des problèmes de gestion budgétaire; le dépassement du pouvoir délégué; le dépassement des affectations; des acquisitions ou des dépenses inadéquates ou non autorisées.
Pour ce qui est de l'article 34, le vérificateur a trouvé que dans certains cas, la documentation était insuffisante ou que rien ne permettait de vérifier que les biens et les services avaient été fournis. Plus particulièrement, pour les 48 cartes d'achat examinées, le vérificateur a trouvé six cas où la facture originale n'a pas été utilisée pour effectuer le paiement. L'attestation en vertu de l'article 34 a plutôt été signée sur un courriel, un bordereau de marchandise ou un reçu. Le vérificateur a également trouvé sept cas où les éléments justificatifs (comme un certificat pour un cours de formation ou un bordereau de marchandise) étaient insuffisants pour vérifier que les biens ou les services avaient été fournis. Aussi, le vérificateur n'a trouvé aucun document justificatif pour deux transactions effectuées avec carte d'achat et une dépense d'accueil. Ces problèmes pourraient entraîner des achats inadéquats ou non autorisés, le paiement de biens ou de services non reçus et des paiements en double.
La vérification a révélé que l'article 33 a été appliqué pour toutes les transactions examinées et que la séparation des tâches en vertu de l'article 34 était satisfaisante. Cela étant dit, le vérificateur a observé que dans la majorité des cas, les signataires en vertu de l'article 33 n'avaient pas apposé leur signature complète, mais plutôt leurs initiales, rendant ainsi l'authentification plus difficile. De plus, le vérificateur a trouvé six cas où une personne avait signé l'attestation en vertu de l'article 33 sans avoir reçu la délégation au moment des transactions, mais elle l'avait reçue par la suite.
Dans l'ensemble, le vérificateur a attribué les faiblesses trouvées à une combinaison de facteurs, dont
une méconnaissance de la part des détenteurs de cartes d'achat, des administrateurs de centre financier à qui le pouvoir a été délégué en vertu de l'article 32, et des gestionnaires de centre financier, de leurs rôles et responsabilités concernant l'autorisation des transactions par cartes d'achat et les exigences de l'article 34;
une procédure de vérification des comptes qui pourrait être améliorée;
un manque de surveillance des cartes d'achat, conformément à la Directive du SCT;
une autorisation générale de voyager qui doit être revue et améliorée;
une procédure inefficace d'examen et de mise à jour des cartes de signature dans le domaine financier pour les raisons suivantes :
la procédure n'est pas clairement définie;
la réussite du cours « Principes fondamentaux de la gestion dans la fonction publique », offert par l'École de la fonction publique du Canada (EFPC), et les examens connexes ne sont pas documentés;
des organigrammes à jour de la procédure ne sont pas disponibles régulièrement.
1.1 La Division des finances et de l'administration devrait préparer et offrir une séance d'orientation/de formation aux détenteurs de cartes d'achat et aux administrateurs de centre financier qui ont reçu une délégation en vertu de l'article 32, dans le but de les informer sur leurs rôles et responsabilités (dont le codage financier).
1.1 Le personnel des Finances d'INFC consulte d'autres ministères afin de relever les pratiques exemplaires de gestion et d'administration des cartes d'achat. Le personnel des Finances d'INFC examinera aussi les pratiques en matière de formation et d'orientation dans d'autres ministères, y compris Transports Canada, et adaptera le matériel lié aux pratiques exemplaires ou établira une entente de services partagés pour la prestation de l'orientation/la formation, le cas échéant.
1.2 La Division des finances et de l'administration devrait officialiser la procédure d'examen des cartes de signature financière, s'assurer que la procédure soit suivie chaque année et s'assurer que la validation de la réussite de la formation pertinente offerte par l'EFPC soit documentée.
1.2 Le personnel des Finances d'INFC est en train d'examiner les cartes de signature financières du Ministère. L'examen de la validation de la formation pertinente de l'EFPC devrait être achevé d'ici le 30 janvier 2010, et un rapport officiel présentant les résultats et recommandations devrait être soumis au DPF d'ici le 31 mars 2010.
Le gestionnaire, Opérations comptables et Systèmes, participe à des discussions informelles et à l'échange d'information entre un certain nombre de ministères concernant les politiques et procédures de gestion des pouvoirs financiers. Les politiques et procédures exemplaires favoriseront l'examen des Procédures du Ministère sur le pouvoir de signer des documents financiers, qui sera effectué dans le cadre du plan de travail afin d'assurer la conformité à la Politique sur le contrôle interne du CT pour l'exercice 2011-2012, et les renforceront.
Documentation liée aux résultats de l'examen en cours et suivi – 31 mars 2010.
Renforcement des politiques et procédures pour assurer le respect du contrôle interne – 31 mars 2011
1.3 La SMA de la Direction générale des services ministériels devrait s'assurer qu'il existe une procédure pour faciliter la mise à jour régulière de l'information sur les ressources humaines (organigrammes).
1.3 La Division des ressources humaines est en train de prendre les mesures ci-dessous pour assurer qu'un organigramme à jour est disponible :
Adoption d'un nouvel outil établissant des organigrammes de façon électronique à partir des rapports du système d'information sur les RH (en cours);
Ajout de ressources à l'unité de classification (en cours);
Examen de l'instrument de délégation ayant trait aux RH afin d'assurer que les approbations liées à l'organigramme se situent au niveau pertinent, pour donner suite en temps opportun aux changements dans le personnel (d'ici septembre 2010).
1.4 La Division des finances et de l'administration devrait renforcer sa procédure de vérification des comptes, notamment en ce qui concerne la pertinence de la documentation appuyant l'autorisation en vertu de l'article 34 et le respect de la Directive sur les voyages et les autorisations spéciales.
(Remarque : Cette recommandation s'applique également à la constatation 6.2)
1.4 La nouvelle Politique sur la vérification des comptes d'INFC a été approuvée récemment. Les procédures connexes de vérification des comptes sont en cours d'élaboration et répondront aux exigences en matière de documentation de l'article 34 concernant les dépenses liées aux déplacements. INFC est en train d'examiner les pratiques exemplaires employées par d'autres ministères pour vérifier les comptes ayant trait aux déplacements, afin d'assurer la cohérence et le caractère raisonnable des pratiques d'INFC.
1.5 La Division des finances et de l'administration devrait s'assurer que les autorisations générales de voyager ne soient utilisées que lorsqu'elles répondent aux exigences de la Directive sur les voyages du SCT.
1.5 Le personnel des Finances d'INFC a examiné des exemples de pouvoirs généraux en matière de déplacements, y compris à Transports Canada. L'élaboration de pouvoirs généraux annuels remaniés proposés en matière de déplacement s'adressant aux membres du Comité de gestion sera achevée d'ici la fin de février 2010. Les pouvoirs remaniés seront basés sur les pratiques exemplaires et soumis chaque année à l'administrateur général aux fins d'approbation.
6.2 Conformité aux normes du Conseil du Trésor sur les voyages
La vérification a permis de déterminer qu'en général, INFC respecte les normes du Conseil du Trésor concernant les voyages, sauf pour ce qui est de la justification et de l'approbation des cas exceptionnels.
En effet, la vérification a révélé que le problème lié à la justification et à l'approbation des cas exceptionnels de voyages signalé lors de la vérification précédente n'a pas été réglé. Parmi les 30 demandes choisies au hasard, douze comprenaient des frais de logement plus élevés que le taux approuvé pour la ville et la période, sans justification documentée ni approbation particulière. C'était aussi le cas pour 23 des 52 demandes examinées lors de notre échantillonnage dirigé. Loger dans un hôtel à un taux plus élevé que la norme peut être justifié dans certaines circonstances, d'après la Directive sur les voyages, mais celles-ci doivent être documentées dans le formulaire d'autorisation de voyager et ce séjour doit avoir été approuvé. Dans le cas du personnel de direction, les autorisations spéciales de voyager s'appliquent et la justification ne doit être documentée que sur la demande de remboursement des frais de voyage.
De plus, la vérification a permis de trouver douze cas où le billet d'avion d'un cadre supérieur avait été modifié pour une classe supérieure à la classe normale (économique). Parmi ces cas, onze avaient été surclassés en classe affaire et un en première classe. En raison du niveau de l'employé, les autorisations spéciales de voyager du SCT s'appliquent et le surclassement pour un billet en classe affaire aurait pu être approuvé pour neuf des voyages car la distance était de plus de 850 km, mais ces approbations n'avaient pas été obtenues. Il convient également de souligner que les autorisations spéciales de voyager spécifient que l'administrateur général devra s'arranger pour réduire l'utilisation des voyages en classe affaire. La Directive sur les voyages du SCT et les autorisations spéciales de voyager ne contiennent aucune disposition concernant le surclassement pour les vols de moins de 850 km, et les autorisations spéciales de voyager spécifient que la première classe ne doit jamais être utilisée, même si aucune classe affaire n'est disponible.
Le vérificateur a attribué ces cas de non-conformité à ce qui suit :
méconnaissance de la part des voyageurs de certains éléments de la Directive sur les voyages et des autorisations spéciales de voyager;
incompréhension de la part des administrateurs de centre financier et des gestionnaires de centre financier de leurs rôles et responsabilités;
procédure de vérification des comptes qui pourrait être améliorée;
l'utilisation d'une autorisation générale de voyager exigeant le respect de la Directive sur les voyages et interdit le surclassement qui pourrait être acceptable dans le cas des autorisations spéciales de voyager.
Les cas de non-respect de la Directive sur les voyages et des autorisations spéciales de voyager susmentionnés ont entraîné des dépenses supplémentaires et pourraient nuire à la réputation d'INFC.
2.1 La Division des finances et de l'administration devrait s'assurer que les restrictions de la Directive sur les voyages et des Autorisations spéciales de voyager soient clairement communiquées aux employés et aux gestionnaires.
2.1 Le personnel des Finances d'INFC informera les membres du Comité de gestion et leurs adjoints au sujet des pouvoirs généraux annuels remaniés proposés, qui devront être approuvés par l'administrateur général. Les séances d'information traiteront, notamment, des restrictions de la Directive sur les voyages et des Autorisations spéciales de voyager s'appliquant aux cadres supérieurs.
Les nouvelles procédures de vérification des comptes d'INFC et les nouvelles exigences quant à l'approbation des déplacements sont incluses dans les Procédures administratives pour les voyages, qui ont pris effet le 1er avril 2009. Ces procédures ont été directement communiquées aux employés et versées dans le site infranet d'INFC. Une nouvelle fonction de contrôle interne est également en train d'être établie pour assurer la conformité permanente aux modalités d'administration des déplacements et aux processus connexes.
Séances d'information sur les pouvoirs généraux annuels remaniés, les restrictions de la Directive sur les voyages et les Autorisations spéciales de voyager – 31 mars 2010
Établissement de la nouvelle fonction de contrôle interne – 30 septembre 2010
Voir également les recommandations 1.4 et 1.5, sous la constatation 6.1
Voir également les plans d'action de la gestion 1.4 et 1.5, sous la constatation 6.1
6.3 Conformité aux normes du Conseil du Trésor sur les cartes d'achat
La vérification a permis de déterminer qu'en général, INFC respecte les normes du Conseil du Trésor concernant les transactions par cartes d'achat. Cela étant dit, la vérification a également permis de repérer deux aspects à améliorer : la maintenance des dossiers des détenteurs de cartes d'achat (qui renferment de l'information sur la carte et sur le détenteur, mais pas sur les dépenses), et la surveillance des transactions par cartes d'achat.
Dossiers des détenteurs de cartes d'achat
La vérification a révélé que les contrôles entourant les dossiers des détenteurs de cartes d'achat pourraient être renforcés. En effet, le vérificateur a été incapable de trouver les dossiers de quatre détenteurs de cartes d'achat et n'a donc pas été en mesure de confirmer les autorisations, les limites et les restrictions des détenteurs, ou de confirmer que le détenteur avait signé la lettre de reconnaissance exigée. La vérification a également révélé deux cas d'augmentation de la limite de crédit sans autorisation documentée à l'appui. De plus, nous avons remarqué qu'en général, les lettres de reconnaissance n'étaient pas mises à jour lors de l'augmentation de la limite de crédit, ce qui rend l'information qu'on y retrouve inexacte. La lettre de reconnaissance du détenteur d'une carte d'achat contient la limite de crédit et les restrictions, ainsi que la signature du détenteur et de son/sa gestionnaire. Lorsqu'aucune documentation n'est gardée au dossier pour autoriser une augmentation de la limite de la carte d'achat et que la lettre de reconnaissance n'est pas mise à jour, il est impossible de savoir si une telle augmentation était effectivement autorisée.
En outre, la vérification a permis de trouver deux cas où l'annulation de cartes d'achat n'était pas convenablement documentée. Dans un des cas, la date d'annulation et le nom du demandeur n'étaient pas documentés. Dans l'autre cas, une transaction mensuelle préautorisée a été traitée après la date d'annulation documentée. Cette documentation insuffisante complique la comptabilisation si/quand des frais sont engagés après la date à laquelle les cartes d'achat auraient dû être annulées.
Surveillance des transactions par cartes d'achat
D'après la Directive sur les cartes d'achat du SCT, le coordonnateur de la carte d'achat est chargé de s'assurer que l'utilisation des cartes d'achat est surveillée, et d'après la Politique sur les cartes d'achat d'INFC, cette surveillance devrait être effectuée par le coordonnateur de la carte d'achat. Or, le coordonnateur des cartes d'achat n'a pas procédé à une surveillance régulière, mais s'est plutôt fié à l'examen régulier effectué par l'adjoint financier. Cet examen consiste à vérifier que chaque transaction est bien codée et documentée. Il ne consiste pas à vérifier que les achats ont été préalablement autorisés ni que la directive du SCT sur les cartes d'achat a été respectée. La vérification a montré que dans certains cas, l'autorisation préalable n'avait pas été correctement obtenue.
3.1 La Division des finances et de l'administration devrait mettre en place des mécanismes visant à garantir que :
les dossiers des cartes d'achat soient tenus à jour;
les autorisations d'augmentation de la limite de crédit et les annulations de cartes soient bien documentées.
3.1 Le personnel des Finances d'INFC examinera et confirmera les autorisations, limites et restrictions quant aux cartes d'achat. Les procédures et processus seront examinés et documentés pour assurer une surveillance et un maintien adéquats des cartes d'achat, selon les pratiques exemplaires relevées dans d'autres ministères.
Examen et confirmation des autorisations, limites et restrictions quant aux cartes d'achat – 31 mars 2010
Documentation et surveillance des processus – 30 septembre 2010
3.2 La Division des finances et de l'administration devrait renforcer sa procédure de surveillance des cartes d'achat et sa procédure d'examen. Ces procédures ne doivent pas reproduire la procédure de vérification des comptes, mais plutôt la compléter.
3.2 Une nouvelle fonction de contrôle interne est en train d'être établie pour assurer une surveillance et un examen indépendants des dossiers sur les cartes d'achat.
6.4 Codage financier
Dans l'ensemble, la vérification a révélé que l'information enregistrée dans le système financier était généralement juste et correspondait aux documents justificatifs. La vérification a permis de repérer quelques cas où il y avait des erreurs de codage (compte GL, AF), mais rien d'important. Le seul problème qui mérite d'être souligné se rapporte à la prise en compte de la TPS pour les transactions par cartes d'achat. La vérification a révélé 19 cas où la TPS n'était pas convenablement prise en compte dans le système financier. Il y avait des cas où l'équivalent de 5 % de TPS était enregistré dans le système financier même si la TPS ne s'appliquait pas à l'achat et si elle n'était pas comprise sur la facture. Cela crée une sous-évaluation de 4,8 % (c.-à-d. 5 % de 105 %) des dépenses dans le cas où la TPS ne s'applique pas, et une surévaluation du même montant de la TPS. De plus, pour certaines factures émises par les fournisseurs avant le 1er janvier 2008, la TPS sur la facture correspondait à 6 % des coûts (c'était le taux de la TPS à l'époque), mais lorsque ces factures ont été payées en 2008, la TPS avait été calculée au taux de seulement 5 %. Cette situation peut avoir été causée par un problème du système qui calcule automatiquement la TPS.
4.1 La Division des finances et de l'administration devrait mettre à jour son processus pour s'assurer que les dépenses où la TPS ne s'applique pas sont correctement entrées.
4.1 Le personnel de la comptabilité a été informé du processus pertinent de paiement des dépenses, lorsque la TPS ne s'applique pas.
Une nouvelle fonction de contrôle interne est en train d'être établie pour assurer la conformité continue aux exigences des processus de paiement.
Processus à jour – terminé
Surveillance indépendante de la conformité – 31 mars 2010
6.5 Divulgation proactive
Dans l'ensemble, la vérification a montré que les frais de voyage et d'accueil engagés à Infrastructure Canada au niveau du sous-ministre, du sous-ministre adjoint et des niveaux équivalents étaient en général divulgués correctement sur le site d'INFC. Cela étant dit, la vérification a également révélé certaines incohérences.
Parmi les 77 demandes de remboursement de frais de voyage, 32 devaient être divulguées, ce qui a été fait. Cependant, pour neuf de ces demandes, nous avons été incapables de rapprocher le montant divulgué avec le montant réclamé. Dans les neuf cas, le montant divulgué était supérieur au montant réclamé. Il faut noter que dans la majorité des cas, la différence n'était pas notable (moins de 10 % des coûts réels) et dans trois cas, la différence était de 25 $ ou moins. Ces différences étaient attribuées à des erreurs d'entrée de données (coquilles); à des frais AMEX non inclus dans la demande comme c'est habituellement le cas, mais inclus dans le montant total divulgué; et à des montants divulgués d'après les coûts estimés plutôt que d'après les coûts réels. Bien que les différences soient minimes, il s'agit d'inexactitudes dans l'information affichée sur le site d'INFC.
La vérification a également montré que les frais accessoires étaient généralement présentés dans la catégorie « Autre » sur le site d'INFC, plutôt que dans la catégorie « Repas et effets connexes ». Cela est probablement dû à la conception du formulaire utilisé pour entrer l'information sur le site d'INFC. Dans le formulaire, la catégorie se nomme « Repas », donc les frais accessoires sont entrés sous « Autre ». Cependant, lorsque le montant pour les « repas » est affiché, il apparaît sous « repas et effets connexes ». En conséquence, pour la majorité des rapports de frais de voyage divulgués sur le site d'INFC, les repas et les frais accessoires sont sous-évalués alors que les autres dépenses sont surévaluées d'un montant égal aux frais accessoires.
En ce qui a trait aux frais d'accueil, seules deux des dix transactions examinées devaient être divulguées, et seulement l'une d'elles était affichée sur le site d'INFC. La vérification n'a pas permis de trouver pourquoi elle n'était pas divulguée, mais ce n'est pas considéré comme un problème généralisé.
5.1 La Division des finances et de l'administration devrait réviser sa procédure de divulgation proactive pour
accroître l'exactitude des montants divulgués sur le site d'INFC;
documenter les raisons des différences entre les montants réclamés et divulgués, s'il y a lieu;
s'assurer que les frais accessoires soient enregistrés dans la bonne catégorie de dépenses.
5.1 Le personnel des Finances d'INFC consultera d'autres ministères, y compris Transports Canada, pour assurer la mise en œuvre des pratiques exemplaires liées à la divulgation proactive des dépenses de déplacement et d'accueil. Les employés seront informés des changements apportés à leurs demandes de remboursement et que les montants dans la publication sont fiables.
7. Opinion du Vérification
Le rapport de vérification de 2005 contenait 24 recommandations, dont cinq ont été éliminées de l'étendue de la vérification, car elles n'étaient plus applicables. Sur la base de notre évaluation de la mise en œuvre des 19 autres recommandations présentées dans l'appendice A, nous sommes d'avis que 12 recommandations ont été mises en œuvre, alors que les sept autres doivent continuer à l'être. Les recommandations contenues dans la présente vérification remplacent les recommandations de 2005 qui n'ont pas été intégralement mises en œuvre. Les aspects qui n'ont pas été mis en œuvre en rapport avec ces sept recommandations sont résumés dans le tableau ci-après. Le tableau contient aussi un lien vers les recommandations pertinentes de 20093.
Pour ce qui est de donner l'assurance que les recommandations découlant de la vérification antérieure ont permis de remédier aux contrôles déficients au niveau de la gestion des dépenses de voyage et d'accueil et des transactions effectuées avec des cartes d'achat, notre opinion est la suivante :
La plupart des recommandations mises en œuvre ont porté sur des lacunes connexes. La seule exception est la divulgation proactive des dépenses de voyage des cadres supérieurs. Même si la Division des finances et de l'administration a amélioré la procédure de divulgation proactive, la vérification a permis de noter certaines incohérences au niveau du montant divulgué.
Certains contrôles restent déficients au niveau des aspects suivants :
application des articles 32, 34 et 33 de la LGFP;
approbation et justification des dépenses de voyage exceptionnelles;
tenue à jour des dossiers des détenteurs des cartes d'achat;
prise en compte de la TPS pour les achats effectués avec les cartes d'achat.
Les autres aspects à améliorer sont les suivants :
La procédure d'examen des cartes de signature de la délégation financière devrait être formalisée;
La procédure de vérification des comptes pourrait être améliorée;
les autorisations générales de voyager ne devraient être utilisées que si les exigences de la directive du SCT sur les voyages sont respectées
Recommandations de la vérification de 2005
Écart entre la réalité et les objectifs
1.Gestion financière INFC : Donner une formation suffisante sur les responsabilités financières et l'application des politiques et de la législation aux employés et gestionnaires qui ont l'autorisation de signer l'engagement de fonds en vertu de l'article 32 de la LGFP et d'approuver les dépenses de voyage, d'accueil et les achats effectués avec des cartes d'achat, en vertu de l'article 34, ainsi qu'aux employés du groupe financier d'INFC qui sont en définitive responsables de veiller à la conformité des transactions avant que le paiement ne soit effectué en vertu de l'article 33 de la LGFP.
Les réunions mensuelles des adjoints administratifs servent à communiquer de l'information financière; toutefois, la vérification a permis de déterminer ou bien que ces réunions n'ont pas lieu tous les mois, ou bien que des comptes rendus ne sont pas disponibles pour toutes les réunions. La vérification a permis de retrouver le compte rendu de cinq réunions seulement pour 2008-2009 et de quatre réunions pour 2009-2010. La vérification a aussi permis de déterminer que même si ces réunions pouvaient constituer un bon mécanisme pour communiquer les mises à jour et des questions ponctuelles, elles ne constituaient pas un bon moyen de former les adjoints administratifs en rapport avec leurs responsabilités financières.
Conformément à une nouvelle politique pangouvernementale, tous les gestionnaires qui ont reçu une délégation financière doivent être certifiés par l'École de la fonction publique du Canada (EFPC). Pour la vérification, on a sélectionné certains gestionnaires de centres financiers et on a été en mesure de confirmer auprès du service des ressources humaines, que les exigences relatives à l'EFPC avaient été respectées. Toutefois, dans le cas d'environ la moitié des gestionnaires de notre échantillon, rien ne permettait de déterminer d'après les dossiers des Finances que la validation avait eu lieu. Il est donc possible que des employés exercent leur pouvoir de signature sans avoir passé le test en ligne.
10. Gestion financière INFC : Vérifier que toutes les demandes de remboursement de dépenses de voyage sont documentées et, surtout dans les cas exceptionnels, qu'une explication est fournie; sinon, ces demandes ne devraient pas être approuvées.
La vérification a permis de déterminer qu'il y avait des cas exceptionnels qui n'étaient pas correctement documentés ou autorisés. Veuillez voir la constatation 2.1 pour plus de détails.
12. Gestion financière INFC : Vérifier que les employés et les gestionnaires en situation d'autorité s'assurent que les demandes de remboursement sont correctement et entièrement remplies.
Comme l'indique la recommandation 10 ci-haut, la vérification a permis de trouver des cas exceptionnels qui n'étaient pas correctement documentés. Veuillez consulter la partie 2.1 pour en savoir davantage.
15. Gestion financière d'INFC : Veiller à ce que les détenteurs de carte d'achat et leurs gestionnaires reçoivent de la formation pour les informer des restrictions relatives aux cartes d'achat.
La vérification a permis de déterminer qu'il n'y avait pas eu de formation ni d'instructions officiellement données aux nouveaux détenteurs de cartes d'achat avant qu'ils ne reçoivent leur carte d'achat. Les gestionnaires de centres financiers n'ont pas non plus reçu de formation les informant de leurs responsabilités à l'égard de la gestion de la carte d'achat.
Même si la vérification a permis de déterminer que les employés signent généralement le formulaire de reconnaissance susmentionné, il existe encore un risque que les employés ne le signent sans avoir lu la politique. 1.1
21. Gestion financière d'INFC : Refuser le paiement des dépenses lorsqu'elles ont été faites par quelqu'un d'autre que la personne dont le nom figure sur la carte, sauf si l'autorisation appropriée a été donnée.
La gestion était en désaccord avec cette recommandation, mais elle s'est engagée à mettre en œuvre une procédure permettant de déceler les erreurs ou méfaits en rapport avec l'utilisation des cartes d'achat.
D'après la politique d'INFC sur les cartes d'achat, le coordonnateur des cartes d'achat est responsable de surveiller régulièrement l'utilisation des cartes d'achat. Le coordonnateur des cartes d'achat n'a pas effectué cette surveillance régulière comme l'indique la politique, mais s'est plutôt fié à l'examen régulier effectué par l'adjoint financier. Cet examen consiste à vérifier que chaque transaction est correctement codée et documentée. Il ne consiste pas à vérifier que les achats ont été correctement et préalablement autorisés et que la directive du SCT sur les cartes d'achat a été respectée. La vérification a permis de déterminer que dans certains cas, l'autorisation préalable n'avait pas été obtenue correctement.
22. Gestion financière INFC : Vérifier que les personnes responsables du codage des cartes d'achat reçoivent une formation en codage comptable.
La vérification a permis de déterminer qu'aucune formation officielle n'était en place ni qu'aucune instruction n'a été donnée aux nouveaux détenteurs de cartes d'achat ou gestionnaires de centre financier en rapport avec le codage financier, plus particulièrement avec les comptes GL. Les Finances ont plutôt affiché une liste des comptes GL et leur description sur l'Infranet.
Même si les erreurs de codage relevées dans le cadre de la vérification étaient peu nombreuses, une formation en codage financier pourrait être incluse dans le cadre d'une séance de formation/orientation destinée aux détenteurs de carte d'achat.
24. Gestion financière INFC : Assurer le suivi du formulaire de reconnaissance et de réception de la carte d'achat, ainsi que des augmentations de la limite de crédit pour que toute la documentation soit complète et que les formulaires soient remplis correctement.
Même si les lettres initiales de reconnaissance et de réception sont généralement remplies et signées par le détenteur de la carte et par son/sa gestionnaire avant la réception de la carte, la vérification a permis de relever des cas d'augmentation de la limite de crédit non documentés. En outre, la vérification a permis de déterminer qu'en général, les lettres de reconnaissance n'étaient pas à jour quand la limite de crédit a été accordée. L'information qu'elles contiennent est donc inexacte. Si aucune documentation n'est conservée dans le dossier pour autoriser une augmentation de la limite de la carte d'achat et si la lettre de reconnaissance n'est pas non plus à jour, il est impossible de savoir si une augmentation a effectivement été autorisée.
Selon notre jugement professionnel, des procédures de vérification suffisantes et correctes ont été suivies et une quantité suffisante d'éléments probants ont été recueillis pour étayer les constatations contenues dans le présent rapport. Ces constatations reposent sur une comparaison de la situation en fonction des critères de vérification.
Les conclusions ne s'appliquent qu'à l'entité examinée. L'étendue de l'examen a été prévue de manière à fournir une assurance raisonnable à l'égard des critères de vérification. Les éléments probants recueillis satisfont les normes de vérification professionnelle et sont suffisants pour prouver à la haute direction les constatations découlant de la vérification interne.
APPENDICE A : SUIVI DES RECOMMANDATIONS DU RAPPORT DE VÉRIFICATION 2005
Recommandations découlant de la vérification de 2005
1. Gestion financière INFC : Veiller à fournir une formation suffisante sur les responsabilités financières et l'application des politiques et de la législation aux employés et gestionnaires qui ont l'autorisation de signer l'engagement de fonds en vertu de l'article 32 de la LGFP et d'approuver les dépenses de voyage, d'accueil et les achats effectués avec des cartes d'achat en vertu de l'article 34, ainsi qu'aux employés du groupe financier d'INFC qui sont en définitive responsables de veiller à la conformité des transactions avant que le paiement ne soit effectué en vertu de l'article 33 de la LGFP.
Pour donner suite à cette recommandation, la gestion s'était engagée à ce qui suit :
élaborer des procédures détaillées sur les voyages, l'accueil et les cartes d'achat;
se servir des réunions mensuelles des adjoints administratifs comme forum pour leur enseigner les exigences des articles 32 et 34, les renseigner, et discuter de problèmes et d'erreurs communs;
veiller à ce que les personnes ayant reçu une délégation financière soient certifiées par l'École de la fonction publique du Canada (EFPC).
Deux séries de procédures ont été élaborées et affichées sur l'Infranet. La première décrit les procédures générales qui doivent être suivies par les employés qui voyagent, qui achètent des services d'accueil, demandent une carte d'achat ou traitent les relevés mensuels des cartes d'achat. La deuxième est une série de procédures administratives; une procédure s'applique aux voyages et une autre à l'accueil et elles ont été récemment affichées sur l'Infranet. Elles sont plus complètes et détaillées que les premières; elles spécifient la procédure à suivre ainsi que les responsabilités des employés, des gestionnaires de centre financier, des administrateurs de centre financier, de l'unité des opérations comptables et de l'adjoint financier. La procédure administrative applicable aux cartes d'achat n'a pas encore été élaborée. Il faut aussi noter que la présence de deux procédures sur l'Infranet d'INFC, sur le même sujet (voyages et accueil), toutes les deux affichées sous la rubrique « procédure » peut donner lieu à de la confusion chez les employés. Il serait préférable de distinguer chaque procédure en indiquant son objet.
En ce qui concerne le cours de l'EFPC et la certification des gestionnaires des centres financiers, pour la vérification, on a sélectionné certains gestionnaires de centres financiers et on a été en mesure de confirmer auprès du service des ressources humaines, que les exigences relatives à l'EFPC avaient été respectées. Toutefois, dans le cas d'environ la moitié des gestionnaires de notre échantillon, rien ne permettait de confirmer la validation d'après les dossiers des Finances. Il est donc possible que des employés exercent leur pouvoir de signature sans avoir réussi le test en ligne.
6. Gestion financière INFC : Vérifier que le rapprochement des factures et des relevés AMEX est fait régulièrement, au moins avant que le paiement des comptes AMEX ne soit fait par Industrie Canada.
Note : le paiement est maintenant effectué par les Finances d'INFC.
Le rapprochement des relevés AMEX est généralement effectué tous les mois dans chaque centre financier concerné et les relevés sont approuvés en vertu de l'article 34 de la LGFP avant le paiement. Ceci dit, la procédure de rapprochement prend parfois plus de 30 jours, ce qui donne lieu à un paiement en retard du relevé AMEX correspondant.
7. Gestion financière INFC : Documenter les mécanismes de contrôle applicables, ainsi que les rôles et responsabilités concernant les dépenses de voyage, sous la forme d'une procédure interne spécifique.
INFC a affiché les politiques et procédures suivantes sur l'Infranet :
Politique ministérielle sur les cartes de voyage du gouvernement (mars 2007);
Procédure de voyage (sept. 2008);
Procédures administratives pour les voyages (avril 2009).
La procédure administrative porte spécifiquement sur ce qu'exige la recommandation en définissant les responsabilités de chaque personne intervenant dans le processus.
8. Gestion financière INFC : Discuter avec des représentants d'Industrie Canada de la nature et de la cause des problèmes liés au paiement en retard des cartes d'achat afin de remédier le plus rapidement possible à ces problèmes.
Note : le paiement des cartes d'achat est maintenant effectué par les Finances d'INFC.
INFC a mis en place une procédure afin de payer complètement les factures des cartes d'achat à temps. La facture MasterCard d'INFC est envoyée par voie électronique à INFC vers le 3 de chaque mois et elle contient tous les achats des détenteurs de carte, ainsi qu'une feuille détaillée des frais correspondant à chaque détenteur de carte, à l'appui de la facture totale.
L'attestation en vertu de l'article 33 est donnée après la signature, en vertu de l'article 34, par le directeur, Finances et administration, de la facture totale. Le paiement est fait automatiquement le 10 de chaque mois.
En même temps, chaque détenteur de carte reçoit un relevé de toutes ses transactions. Il fait le rapprochement pour chaque transaction, fournit le code financier et obtient l'autorisation en vertu de l'article 34 auprès des gestionnaires de centre financier. Il transmet l'information aux Finances, ainsi que les reçus. Les Finances autorisent alors les transactions, une carte à la fois, dans le système financier du compte transitoire de la carte de crédit dans le système financier pour chaque centre financier.
La procédure actuelle permet donc de veiller à ce que les relevés de carte d'achat soient payés à temps, comme l'exige la politique du CT sur les cartes d'achat.
9. Gestion financière d'INFC : Vérifier que la TPS est correctement comptabilisée dans les relevés AMEX.
La vérification a permis d'examiner certains relevés AMEX et de déterminer que la TPS avait été correctement comptabilisée. La vérification a aussi permis de noter qu'il s'agissait d'une procédure difficile en raison de la manière dont est présentée l'information sur la TPS sur le relevé AMEX.
10. Gestion financière d'INFC : Veiller à ce que toutes les demandes de dépenses de voyage soient documentées et, surtout dans les cas exceptionnels, qu'une explication est fournie; sinon ces dépenses ne devraient pas être approuvées.
La vérification a permis de déterminer qu'il y avait des cas exceptionnels qui n'étaient pas correctement documentés ou autorisés. Veuillez voir la constatation 6.2 pour plus de détails.
12. Gestion financière d'INFC : Vérifier que les employés et les gestionnaires en situation d'autorité s'assurent que les demandes de remboursement sont correctement et entièrement remplies.
13. Gestion financière d'INFC : Rappeler aux gestionnaires d'INFC qu'ils ne doivent pas approuver les avances parce que les employés peuvent maintenant payer leurs dépenses de voyage avec les cartes de voyage du gouvernement.
Les avances de voyage sont maintenant accordées uniquement dans des circonstances exceptionnelles puisque les voyageurs se servent des cartes de voyage émises par le gouvernement. Pendant la période visée, aucune avance n'a été émise.
14. Gestion financière d'INFC : Suivre les avances sur une base mensuelle.
Aucune avance de voyage n'a été accordée au cours de la période visée par l'examen de sorte qu'aucun suivi n'était nécessaire.
La directive du SCT sur les cartes d'achat exige que le chef des finances donne de la formation aux détenteurs de cartes d'achat d'INFC et la directive d'INFC sur les cartes d'achat précise que le coordonateur des cartes d'achat devrait fournir cette formation. Conformément à la directive du SCT, la directive d'INFC sur les cartes d'achat exige aussi que les employés signent une lettre attestant qu'ils ont lu et compris les restrictions et obligations contenues dans la directive du SCT sur les cartes d'achat.
La vérification a permis de déterminer qu'il n'y avait pas de formation officielle en place ni d'instructions officielles données aux nouveaux détenteurs de cartes avant qu'ils ne les reçoivent. Il n'y a pas non plus de formation donnée aux gestionnaires de centre financier pour les informer de leurs responsabilités en rapport avec la carte d'achat.
Même si la vérification a permis de déterminer que les employés signent généralement le formulaire susmentionné, il existe encore un risque que les employés le signent sans avoir lu la directive.
16. Gestion financière d'INFC : Veiller à ce que le groupe financier d'INFC et les personnes responsables des achats reçoivent une formation au sujet de la détermination et de l'enregistrement des créditeurs à la fin de l'exercice (CAFE) pour que les politiques d'INFC et du SCT soient entièrement appliquées, particulièrement l'ajustement rapide des comptes au début du nouvel exercice financier.
Vers la fin de chaque exercice financier, les Finances donnent une présentation aux adjoints administratifs pour les renseigner sur la création des CAFE et de leurs responsabilités à cet égard. La séance n'est pas obligatoire, mais hautement recommandée et beaucoup d'employés y assistent. Le seul élément mineur qui manque à la présentation est la mention que la TPS ne doit pas être incluse dans les CAFE, car elle n'entre pas dans le calcul de l'affectation. Il est possible que ce point ne soit pas complètement compris par les adjoints administratifs, ce qui pourrait entraîner une surestimation des CAFE. Les groupes des opérations comptables et des finances et de l'analyse sont responsables de gérer et d'effacer les CAFE au début de l'année financière. Un suivi mensuel des CAFE inutilisés est fait par les gestionnaires de centre financier à partir du rapport sur la situation financière.
17. Gestion financière d'INFC : Confirmer les dépenses de voyage avant de les afficher sur le site Web en effectuant le rapprochement avec les dépenses consignées dans le système financier d'INFC.
Le groupe des Finances a défini les procédures relatives à la divulgation proactive des dépenses de voyage. L'information contenue dans les demandes de voyage originales est comparée à l'information contenue dans le système financier d'INFC. On obtient la validation et l'approbation par le SMA ou le SMA délégué concerné avant d'afficher l'information sur le site Web ministériel.
18. Gestion financière d'INFC : Indiquer la TPS séparément pour les transactions affichées sur le site Web d'INFC pour effectuer le rapprochement avec les données enregistrées dans le système financier d'INFC où la TPS est entrée séparément.
La politique du Conseil du Trésor sur la divulgation proactive ne prévoit pas l'exclusion de la TPS du coût total à divulguer pour les dépenses de voyage et d'accueil. Le site Web d'Infrastructure Canada de divulgation proactive des dépenses de voyage et d'accueil indique clairement que toutes les sommes indiquées incluent la TPS. Un certain nombre de transactions ont été examinées dans le cadre de la vérification, ce qui a permis de confirmer que la TPS était en effet incluse dans la somme affichée.
19. Gestion financière d'INFC : Indiquer davantage de détails dans le système financier d'INFC pour que les transactions puissent être mises en correspondance avec les employés concernés.
(Il s'agit des dépenses de voyages visées par la divulgation proactive)
La vérification n'a pas permis de déterminer si davantage de détails étaient effectivement fournis dans le système financier d'INFC. Toutefois, comme on l'a indiqué sous la recommandation 17, le groupe des Finances a défini des procédures relatives à la divulgation proactive des dépenses de voyage, qui prévoient la comparaison entre l'information contenue dans les demandes originales de remboursement de voyage et l'information contenue dans le système financier d'INFC. On considère donc qu'on a donné suite à cette recommandation.
20. Gestion financière d'INFC : Confirmer les dépenses d'accueil avant de les afficher sur le site Web en les rapprochant de celles qui sont consignées dans le système financier d'INFC.
Le groupe des Finances a défini des procédures relatives à la divulgation proactive des dépenses d'accueil. L'information contenue dans les demandes originales de remboursement d'accueil est comparée à celle du système financier d'INFC. On obtient ensuite la validation et l'approbation du SMA ou du SMA délégué concerné avant d'afficher l'information sur le site Web ministériel.
Note : il y avait des problèmes de procédures au moment de la vérification qui ont donné lieu à des paiements en retard et au blocage de cartes, ce qui a amené les détenteurs de carte bloquée à se servir de la carte de quelqu'un d'autre pour payer l'achat et l'autorisation n'était pas toujours correctement documentée. Une nouvelle procédure de paiement des cartes d'achat a été mise en œuvre en octobre 2005 pour éliminer les paiements en retard et les cartes bloquées. Donc, personne ne devrait utiliser d'autre carte que la sienne.
23. Gestion financière d'INFC : Vérifier que le codage des achats avec des cartes fait l'objet d'un suivi lors de la pré-vérification des achats.
Après l'examen d'un certain nombre de rapports de carte d'achat, la vérification a permis de déterminer que la vérification du codage financier était faite régulièrement par l'adjoint financier. Si des erreurs sont constatées, elles sont ou bien corrigées directement ou bien envoyées directement au centre financier concerné pour être corrigées. Il y a eu à l'occasion des erreurs de codage, parfois dues à des erreurs de frappe (coquilles) ou à une interprétation erronée de la part du détenteur de la carte, de la manière dont une dépense spécifique devrait être codée.
La vérification a permis de déterminer que les lettres de reconnaissance initiales étaient généralement remplies et signées par le détenteur de la carte d'achat et son/sa gestionnaire avant la réception de la carte. Toutefois, la vérification a montré que dans certains cas, la limite de crédit avait été augmentée sans autorisation à l'appui et qu'en général, les lettres de reconnaissance n'avaient pas été mises à jour au moment de l'augmentation de la limite de crédit. L'information qu'elles contiennent est donc inexacte. Quand aucune documentation n'est conservée dans le dossier pour autoriser une augmentation de la limite de crédit et quand la lettre de reconnaissance n'est pas mise à jour, il est impossible de savoir si une telle augmentation a été effectivement autorisée.
[1] Au moment de la vérification, la comptabilité et les opérations contractuelles étaient effectuées en sous traitance, par Industrie Canada, dans le cadre d'une entente de service.
[2] Le Comité de vérification à l'époque était composé des cadres supérieurs à INFC et maintenant il est composé de quatre membres externes (incluant le président).
[3] Les chiffres correspondent uniquement aux sept recommandations de la vérification de 2005 qui n'ont pas été entièrement mises en œuvre.