Source: http://plid.obywatel.gov.pl/procedury-awaryjne-dla-srp
Timestamp: 2017-10-21 06:57:56+00:00
Document Index: 105404077

Matched Legal Cases: ['art. 2', 'art. 56', 'art. 18', 'art. 8', 'art. 8', 'art. 8', 'art. 8', 'art. 19', 'art. 8', 'art. 10']

Procedury awaryjne dla SRP :: plid.obywatel.gov.pl
W przypadku, gdy zauważycie Państwo jakiekolwiek problemy techniczne, prosimy o postępowanie zgodnie z poniżej opisanymi krokami:
niezwłocznie zgłosić problem wyznaczonemu w gminie Lokalnemu Administratorowi Systemu;
W przypadku nie rozwiązania problemu przez Service Desk (centralna awaria Systemu), Użytkownik musi postępować wg procedur określonych w ustawach (wg art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. Nr 144, poz. 1204, z późn. zm.).
Kategorie procedur awaryjnych
Kliknij wybraną kategorię, aby dowiedzieć się więcej o procedurach awaryjnych w zakresie:
Rejestr PESEL, Ewidencja Ludności
W przypadku braku możliwości wprowadzenia do RDO danych w związku z ubieganiem się wnioskodawcy o wydanie dowodu osobistego, pracownik organu gminy powinien wykonać następujące czynności:
Sprawdzić zgodność danych zawartych we wniosku o wydanie dowodu osobistego z danymi zgromadzonymi w rejestrze PESEL.
W przypadku braku dostępu do rejestru PESEL, zgodność danych należy ustalić na podstawie danych zawartych w dostępnych rejestrach.
W przypadku braku możliwości dokonania sprawdzenia zgodności danych zawartych we wniosku o wydanie dowodu osobistego, adnotacji na wniosku o wydanie dowodu osobistego nie umieszcza się.
Potwierdzić zgodność przedłożonej fotografii z wizerunkiem osoby wnioskującej o wydanie dowodu osobistego. Informację o pozytywnej weryfikacji nanieść na wniosek o wydanie dowodu osobistego w formie adnotacji „potwierdzono zgodność zdjęcia”.
Wydać wnioskodawcy potwierdzenie złożenia wniosku o wydanie dowodu osobistego.
Wykonać cyfrowe odwzorowanie dokumentów złożonych przez wnioskodawcę przy ubieganiu się o wydanie dowodu osobistego.
Zapisać pliki na płycie CD (DVD) lub innym nośniku.
Umieścić płytę (nośnik) w kopercie.
Przekazać przesyłkę do Ministra Spraw Wewnętrznych za pośrednictwem poczty, listem poleconym.
Po otrzymaniu dokumentów przez MSW, dane zawarte we wniosku zostaną zweryfikowane, a następnie wprowadzone do RDO. Wniosek zostanie skierowany do personalizacji, do CPD. Spersonalizowany dowód osobisty zostanie przekazany wystawcy.
Przyjęcie dowodów osobistych przez organ gminy.
W przypadku braku możliwości przyjęcia w RDO spersonalizowanych dowodów osobistych, pracownik organu gminy obowiązany jest wykonać następujące czynności:
Sporządzić zestawienie dowodów osobistych w arkuszu Excel, zawierające serie i numery dowodów osobistych przyjętych przez urząd w danym dniu. Każde zestawienie powinno zawierać datę przyjęcia dowodów.
Przesłać plik drogą elektroniczną do Departamentu Ewidencji Państwowych MSW.
DEP MSW zmieni w RDO statusy dowodów osobistych na „przyjęty przez urząd”.
Wydanie dowodu osobistego wnioskodawcy.
W przypadku braku możliwości wprowadzenia do RDO informacji o odebraniu przez obywatela dowodu osobistego, pracownik organu gminy powinien wykonać następujące czynności:
Wydać dowód osobisty wnioskodawcy.
Uzyskać potwierdzenie odbioru dowodu osobistego przez wnioskodawcę.
Sporządzić zestawienie wydanych dowodów osobistych w arkuszu Excel, zawierające serie i numery dowodów osobistych oraz daty ich odebrania przez obywateli.
DEP MSW wprowadzi do RDO datę odbioru dowodu osobistego przez obywatela. W przypadku występowania dalszych problemów technicznych, DEP MSW wprowadzi do rejestru PESEL dane, o których mowa w art. 56 pkt 4 lit a-c, to jest:
oznaczenie organu wydającego.
W przypadku braku możliwości unieważnienia w RDO dowodu osobistego z powodu jego utraty lub uszkodzenia, pracownik organu gminy powinien wykonać następujące czynności:
Przyjąć formularz zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego.
Ustalić zgodność danych posiadacza utraconego lub uszkodzonego dowodu osobistego z danymi zawartymi w dostępnych rejestrach publicznych oraz na podstawie innych dokumentów tożsamości, jeśli są dostępne.
W przypadku pozytywnej weryfikacji danych, wydać zaświadczenie o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego.
Wykonać cyfrowe odwzorowanie formularza utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego i przekazać drogą elektroniczną do Departamentu Ewidencji Państwowych MSW.
DEP MSW wprowadzi do RDO informację o unieważnieniu dowodu osobistego. W przypadku występowania dalszych problemów technicznych, DEP MSW wprowadzi do rejestru PESEL serię i numer dowodu osobistego, datę jego unieważnienia, przekazuje również odpowiednią informację do SIS.
W przypadku braku możliwości ustalenia zgodności danych posiadacza utraconego lub uszkodzonego dowodu osobistego z danymi zawartymi w dostępnych rejestrach publicznych lub na podstawie innych dokumentów tożsamości, należy wykonać cyfrowe odwzorowanie formularza utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego i przekazać drogą elektroniczną do Departamentu Ewidencji Państwowych MSW wraz z informacją o braku możliwości dokonania weryfikacji zgodności danych.
DEP MSW dokona weryfikacji zgodności danych posiadacza utraconego lub uszkodzonego dowodu osobistego, a następnie wprowadzi do RDO informację o unieważnieniu dowodu osobistego. W przypadku występowania dalszych problemów technicznych, DEP MSW wprowadzi do rejestru PESEL serię i numer dowodu osobistego, datę jego unieważnienia, przekazuje również odpowiednią informację do SIS.
Ustawowe przypadki konieczności unieważnienia dowodu osobistego (zmiana danych, utrata obywatelstwa, zgon)
W przypadku braku możliwości automatycznego przekazania przez rejestr PESEL informacji o konieczności unieważnienia dowodu osobistego z powodu:
utraty obywatelstwa,
Wykonane zostaną następujące czynności – pracownik DEP MSW wprowadzający stosowne dane do rejestru PESEL, dokona w RDO unieważnienia dowodu osobistego z jednej z ww. przyczyn. W przypadku unieważnienia dowodu osobistego z powodu zgonu posiadacza, pracownik RDO poinformuje drogą elektroniczną właściwy organ gminy.
Pobierz treść powyższego działu w formacie PDF
Organy rejestrujące dane w rejestrze PESEL.
W przypadku braku bezpośredniego dostępu do rejestrów państwowych, spowodowanego przyczynami niezależnymi od organu rejestracji, rejestracji dokonuje się nie później niż w terminie 2 dni roboczych od dnia, w którym powstał obowiązek ich rejestracji. W przypadku braku możliwości przekazania danych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej organ przekazuje dane w formie pisemnej w celu ich rejestracji w terminie nie dłuższym niż 4 dni robocze od dnia, w którym powstał obowiązek ich rejestracji.
Nadanie numeru PESEL.
Kierownik USC, czy organ gminy w celu nadania numeru PESEL przekazuje do Ministra Spraw Wewnętrznych określony zestaw danych. W przypadku braku możliwości realizacji tego zadania przy wykorzystaniu aplikacji Źródło, organy te powinny postąpić analogicznie jak przewiduje art. 18 ustawy o ewidencji ludności przewidujący sposób postępowania przy ubieganiu się o nadanie numeru PESEL na podstawie odrębnych przepisów.
Organ, który zobowiązany jest do wystąpienia o nadanie numeru PESEL przekazuje wypełniony wniosek o nadanie numeru PESEL do Ministra Spraw Wewnętrznych (w jednej ze wskazanych powyżej form tj. skan, PIA, faks, poczta). Przekazanie wniosku z danymi następuje na wskazany adres pocztowy Ministerstwa Spraw Wewnętrznych (adresat – Departament Ewidencji Państwowych ul. Pawińskiego 17/21, 02-106 Warszawa) lub dedykowaną skrzynkę e-mail Departamentu Ewidencji Państwowych lub nr fax Departamentu Ewidencji Państwowych. Przy przekazywaniu drogą pocztową wystarczająca jest kserokopia wniosku potwierdzona za zgodność z oryginałem.
Organ, który zobowiązany jest do wystąpienia o nadanie numeru PESEL, odpowiada za jego uzupełnienie w zakresie wymaganych do nadania tego numeru danych. Organ powinien, zatem wezwać osobę do uzupełnienia braków.
Minister Spraw Wewnętrznych po otrzymaniu wniosku z organu gminy nadaje numer PESEL (Departament Ewidencji Państwowych, jako administrator systemu);
DEP MSW przekazuje informację o nadanym numerze PESEL wraz z danymi zawartymi we wniosku o nadanie numeru PESEL do organu, który wystąpił o nadanie numeru PESEL oraz organu gminy właściwego ze względu na zameldowanie osoby na pobyt stały, a w przypadku, gdy osoba posiada adres zameldowania na pobyt czasowy – do obu tych organów. Przekazanie informacji do właściwych organów gminy odbywa się z wykorzystaniem dostępnej drogi elektronicznej (plik z danymi).
Organ gminy, jeśli aplikacja rejestru mieszkańców umożliwia mu wprowadzenie nowej osoby, powinien ją zarejestrować pod przekazanym przez MSW numerem PESEL wraz z przekazanym zestawem danych. Jeżeli nie ma takiej możliwości – organ gminy powinien prowadzić w postaci papierowej rejestr mieszkańców, którym został nadany numer PESEL lub w strukturze logicznej Excel wraz z danymi (prowadzenie w Excel umożliwi szybkie przeszukiwanie, sortowanie i profilowanie rekordów).
Po otrzymaniu informacji o nadaniu numeru PESEL organ, który wystąpił o jego nadanie powiadamia osobę o nadaniu numeru PESEL na wzorze powiadomienia przewidzianym w rozporządzeniu. Powiadomienie przekazywane jest droga pocztową.
Rejestracja danych przez kierownika urzędu stanu cywilnego.
Kierownik USC rejestrujący akt urodzenia – grupa danych art. 8 pkt 1-11 – kierownik USC dokonuje rejestracji przy nadawaniu numeru PESEL w sposób przedstawiony przy procedurze nadawania numeru PESEL (dane przekazywane przy wnioskowaniu o nadanie numeru PESEL);
Dane art. 8 pkt 14, 15, 18:
adres i data zameldowania na pobyt stały oraz czasowy,
W przypadku dokonywania zameldowania kierownik USC wypełnia odpowiedni formularz zameldowania, w którym wskazuje adres stałego albo czasowego pobytu rodziców albo tego z rodziców, u którego dziecko faktycznie przebywa. Formularz nie wymaga podpisu osoby dysponującej tytułem prawnym do lokalu w celu potwierdzenia faktu przebywania osoby w danym lokalu. Formularz w jednej ze wskazanych powyżej form przekazywany jest do DEP MSW.
W przypadku przekazywania wniosku pocztą – wystarczająca jest kserokopia wniosku potwierdzona za zgodność z oryginałem.
Dane dotyczące małżeństwa (art. 8 pkt 7, 12, 13) – kierownik USC sporządzający akt małżeństwa – kierownik USC przekazuje odpis aktu małżeństwa w jednej ze wskazanych powyżej form do Departamentu Ewidencji Państwowych;
Dane dotyczące zgonu (art. 8 pkt 26) – kierownik USC sporządzający akt zgonu – kierownik USC przekazuje odpis aktu zgonu w jednej ze wskazanych powyżej form do DEP MSW. DEP MSW na skutek otrzymania odpisu aktu zgonu dokonuje również wymeldowania osoby;
Kierownik USC, który wydał decyzją o zmianie imienia i nazwiska – przekazuje do DEP MSW w jednej ze wskazanych powyżej form decyzję o zmianie imienia i nazwiska. W przypadku przekazywania pocztą wystarczająca jest kserokopia decyzji potwierdzona za zgodność z oryginałem.
DEP MSW po zaktualizowaniu danych w rejestrze PESEL przekazuje właściwe informacje w zakresie zameldowania, danych dotyczących związku małżeńskiego, zgonu, wymeldowania oraz zmiany imienia i nazwiska do organu gminy właściwego ze względu na zameldowanie osoby na pobyt stały, a w przypadku, gdy osoba posiada adres zameldowania na pobyt czasowy – do obu tych organów. DEP MSW nie przekazuje danych do organów gmin, jeżeli uprawdopodobnione jest przywrócenie łączności w terminie 2 dni.
W przypadku zmiany danych dotyczących stanu cywilnego, wpływających na zmianę danych, które zamieszcza się w dowodzie osobistym, DEP MSW wprowadza do RDO informację o konieczności unieważnienia dowodu osobistego w przewidzianym prawem terminie.
Zmiana numeru PESEL (art. 19 ustawy):
Kierownik USC przekazuje do DEP MSW odpis aktu urodzenia, z którego wynika konieczność zmiany numeru PESEL (sprostowanie daty urodzenia, zmiana płci);
Minister Spraw Wewnętrznych dokonuje zmiany numeru PESEL;
DEP MSW przekazuje informację o zmienionym numerze PESEL wraz z dotychczasowym numerem PESEL do kierownika USC oraz organu gminy właściwego ze względu na zameldowanie osoby na pobyt stały a w przypadku, gdy osoba posiada adres zameldowania na pobyt czasowy – do obu tych organów.
Organ gminy, jeśli aplikacja rejestru mieszkańców umożliwia mu wprowadzenie nowej osoby, powinien ją zarejestrować pod przekazanym przez DEP MSW numerem PESEL. Jeżeli nie ma takiej możliwości – organ gminy dopisuje osobę do prowadzonego w postaci papierowej lub strukturze Excel rejestru mieszkańców lub rejestru zamieszkania cudzoziemców, którym został nadany numer PESEL (prowadzenie w Excel umożliwi szybkie przeszukiwanie, sortowanie i profilowanie rekordów).
Po otrzymaniu informacji o zmianie numeru PESEL organ, który wystąpił o jego nadanie powiadamia osobę o zmianie numeru PESEL na wzorze powiadomienia przewidzianym w rozporządzeniu.
Organ gminy (pracownik ewidencji ludności).
Rejestracja danych (art. 8 pkt 14-21):
kraj miejsca zamieszkania,
kraj poprzedniego miejsca zamieszkania,
data wymeldowania z miejsca pobytu stałego,
adres i data zameldowania na pobyt czasowy oraz data upływu deklarowanego terminu pobytu,
data wymeldowania z miejsca pobytu czasowego,
data wyjazdu poza granice RP trwającego dłużej niż 6 miesięcy i wskazanie kraju wyjazdu,
data powrotu z wyjazdu poza granice RP trwającego dłużej niż 6 miesięcy;
Rejestracja innych danych cudzoziemca (art. 10 ust. pkt 9);
Pracownik organu gminy przyjmuje właściwe zgłoszenie, a następnie wypełnione i podpisane przez obywatela zgłoszenie przekazuje do DEP MSW w jednej ze wskazanych powyżej form. W przypadku przekazywania wniosku pocztą – wystarczająca jest kserokopia wniosku potwierdzona za zgodność z oryginałem;
Jednocześnie organ gminy dokonuje rejestracji wskazanych danych w rejestrze mieszkańców lub rejestrze zamieszkania cudzoziemców;
W przypadku zameldowania na pobyt stały lub czasowy po przyjęciu wniosku, organ gminy wydaje osobie zaświadczenie o zameldowaniu na przewidzianym przepisami rozporządzenia wzorze;
W przypadku dokonania zameldowania z jednoczesnym wymeldowaniem, organ gminy przekazuje tę informację do DEP łącznie z wnioskiem o zameldowanie. DEP dokonuje wymeldowania osoby oraz przekazuje tę informację do organu gminy dotychczasowego miejsca zameldowania celem aktualizacji rejestru mieszkańców lub rejestru zamieszkania cudzoziemców. DEP MSW nie przekazuje danych do organów gmin, jeżeli uprawdopodobnione jest przywrócenie łączności w terminie 2 dni.
W przypadku zgłoszenia wyjazdu poza granice RP (skutkującego odpowiednim wymeldowaniem – w przypadku wyjazdu na stałe z miejsca pobytu stałego i czasowego, w przypadku wyjazdu na okres trwający dłużej niż 6 miesięcy – z pobytu czasowego) oraz zgłoszenia powrotu, DEP MSW aktualizuje rejestr PESEL o dane dotyczące wyjazdu lub powrotu oraz wymeldowania, a także powiadamia właściwe gminy o konieczności rejestracji wymeldowania osoby z dotychczasowych adresów w rejestrze mieszkańców oraz rejestrze zamieszkania cudzoziemców. DEP MSW nie przekazuje danych do organów gmin, jeżeli uprawdopodobnione jest przywrócenie łączności w terminie 2 dni.
Rejestracja przez organ gminy innych danych cudzoziemca.
Pracownik urzędu gminy przekazuje do DEP MSW dokumenty potwierdzające inne dane cudzoziemca dokonując jednocześnie rejestracji tych danych w rejestrze mieszkańców oraz rejestrze zamieszkania cudzoziemców.
Dane dotyczące serii, numeru i daty ważności ostatniego wydanego dowodu osobistego obywatela polskiego oraz oznaczenie organu wydającego dokument.
Centrum Personalizacji Dokumentów przekazuje do Departamentu Ewidencji Państwowych informacje o każdym nowo spersonalizowanym dowodzie osobistym wraz z numerem PESEL osoby, której dokument został wydany. DEP MSW aktualizuje dane w rejestrze PESEL;
Organ gminy aktualizuje na bieżąco dane o ostatnim wydanym dowodzie osobistym w rejestrze mieszkańców.
Usuwanie niezgodności.
Organ, który zidentyfikuje potencjalną niezgodność i nie jest właściwy do jej usunięcia, informuje organ właściwy w jednej ze wskazanych powyżej form o konieczności wyjaśnienia niezgodności;
Organ właściwy do usunięcia niezgodności przekazuje do DEP MSW prawidłowe dane wraz z numerem PESEL osoby, dokonując jednocześnie usunięcia niezgodności w rejestrze mieszkańców lub rejestrze zamieszkania cudzoziemców.
Zarejestrowanie zgonu.
W przypadku braku możliwości zarejestrowania zgonu w rejestrze stanu cywilnego Kierownik urzędu stanu cywilnego powinien wykonać następujące czynności:
Zamieścić w karcie zgonu adnotację o zgłoszeniu zgonu.
Zarejestrować zgon niezwłocznie po uzyskaniu dostępu do rejestru stanu cywilnego i wydać zgłaszającemu zgon dwa egzemplarze odpisu skróconego aktu zgonu, a w przypadku osoby o nieustalonej tożsamości – dwa egzemplarze odpisu zupełnego aktu zgonu.
Sporządzanie aktów stanu cywilnego w papierowych księgach stanu cywilnego, zamieszczanie w nich wzmianek i przypisków oraz wydawanie z papierowych ksiąg stanu cywilnego odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń (tryb awaryjny możliwy do stosowania przez okres 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego, nie dłużej jednak niż do czasu przeniesienia aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego).
Kierownik urzędu stanu cywilnego, który przechowuje księgę stanu cywilnego, może w papierowej księdze stanu cywilnego:
sporządzić akt stanu cywilnego,
zamieścić wzmiankę lub przypisek w papierowej księdze stanu cywilnego,
wydać z papierowej księgi stanu cywilnego odpis zupełny, czy skrócony aktu stanu cywilnego lub zaświadczenia.
Kierownik urzędu stanu cywilnego, który sporządził akt stanu cywilnego albo zamieścił wzmiankę w akcie stanu cywilnego w papierowej księdze stanu cywilnego skutkującą koniecznością zamieszczenia wzmianki w innym akcie lub zamieszczenia przypisku przy innym akcie stanu cywilnego tej samej osoby, przekazuje odpis aktu stanu cywilnego właściwemu kierownikowi urzędu stanu cywilnego w terminie jednego dnia roboczego od dnia dokonania wpisu w księdze stanu cywilnego.
Jeżeli wniosek o wydanie odpisu lub zaświadczenia złożono do Kierownika urzędu stanu cywilnego, który nie przechowuje papierowej księgi stanu cywilnego, z której ma być wydany odpis lub zaświadczenie, przekazuje on wniosek do właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego w terminie jednego dnia roboczego od dnia złożenia wniosku. Kierownik USC, któremu przekazano wniosek, sporządza odpis aktu stanu cywilnego lub wydaje zaświadczenie w terminie nie dłuższym niż 10 dni roboczych od dnia złożenia wniosku. Odpis lub zaświadczenie przekazuje na adres wskazany przez wnioskodawcę.
Jeżeli kierownik urzędu stanu cywilnego nie przechowuje papierowej księgi stanu cywilnego, w której sporządzono akt stanu cywilnego niezbędny do dokonania rejestracji lub wydania zaświadczenia, występuje do właściwego kierownika USC o przekazanie odpisu aktu stanu cywilnego. Kierownik, do którego wystąpiono o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego, niezwłocznie przekazuje sporządzony odpis aktu stanu cywilnego kierownikowi urzędu stanu cywilnego, który o taki odpis wystąpił.
Kierownik urzędu stanu cywilnego może wpisać uznanie ojcostwa do papierowej księgi stanu cywilnego.
Jeżeli wniosek o zmianę imienia lub nazwiska złożono do Kierownika urzędu stanu cywilnego, który nie przechowuje księgi stanu cywilnego, w której sporządzono akt niezbędny do dokonania czynności, Kierownik ten występuje w terminie jednego dnia roboczego od dnia złożenia wniosku do właściwego Kierownika urzędu stanu cywilnego o przekazanie odpisu aktu. Kierownik, do którego wystąpiono o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego, niezwłocznie przekazuje sporządzony odpis aktu stanu cywilnego Kierownikowi urzędu stanu cywilnego, który o taki odpis wystąpił.
Kierownik urzędu stanu cywilnego, który wydał decyzję o zmianie imienia lub nazwiska przesyła ją, w formie papierowej albo w formie dokumentu elektronicznego do Kierownika urzędu stanu cywilnego, który sporządził akt urodzenia oraz akt małżeństwa wnioskodawcy, a jeżeli zmiana rozciąga się na małoletnie dzieci – również do Kierownika urzędu stanu cywilnego, który sporządził akty urodzenia dzieci.
Kierownik urzędu stanu cywilnego, który w papierowej księdze sporządził akt urodzenia lub dokonał w nim zmian skutkujących zmianą numeru PESEL, przekazuje do Ministra właściwego do spraw wewnętrznych dane niezbędne do nadania lub zmiany numeru PESEL. Przekazanie odbywa się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, nie później niż w ciągu 2 dni roboczych od dnia uzyskania tych danych. W przypadku braku możliwości przekazania danych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, dane przekazuje się w formie papierowej w terminie nie dłuższym niż 4 dni robocze od dnia ich uzyskania.
Uwaga – akty stanu cywilnego, wzmianki i przypiski zamieszczone w papierowych księgach stanu cywilnego w okresie 6 miesięcy, muszą zostać przeniesione do rejestru stanu cywilnego do 31 grudnia 2015 r. Dotyczy to również wpisów w sprawie uznania ojcostwa dokonanych w papierowych księgach stanu cywilnego, o ile wcześniej nie sporządzono w rejestrze stanu cywilnego aktu urodzenia dla dziecka uznanego.