Source: http://alcance.gaceta.go.cr/pub/2008/01/21/ALCA8_21_01_2008.html
Timestamp: 2019-02-22 15:28:45
Document Index: 395957280

Matched Legal Cases: ['Artículo 8', 'Artículo 1', 'artículo 18', 'Artículo 2', 'artículo 33', 'Artículo 3', 'Artículo 4', 'Artículo 5', 'Artículo 6', 'Artículo 7', 'artículo 35', 'Artículo 8', 'artículo 16', 'Artículo 9', 'artículo 29', 'Artículo 10', 'Artículo 9', 'Artículo 11', 'Artículo 12', 'Artículo 13', 'Artículo 14', 'Artículo 15', 'Artículo 16', 'Artículo 17', 'Artículo 18', 'Artículo 19', 'Artículo 20', 'Artículo 21', 'Artículo 22', 'Artículo 23', 'Artículo 24', 'Artículo 25', 'artículo 16', 'Artículo 26', 'Artículo 27', 'Artículo 28', 'Artículo 29', 'Artículo 9', 'Artículo 30', 'Artículo 31', 'Artículo 32', 'Artículo 33', 'Artículo 34', 'Artículo 35', 'Artículo 36', 'Artículo 37', 'artículo 35', 'artículo 42', 'artículo 42', 'Artículo 38', 'Artículo 39', 'artículo 16', 'Artículo 40', 'artículo 9', 'Artículo 41', 'Artículo 42', 'Artículo 43', 'Artículo 44', 'Artículo 45', 'Artículo 46', 'Artículo 47', 'Artículo 48', 'artículo 33', 'Artículo 49', 'Artículo 50', 'artículo 108', 'Artículo 51', 'Artículo 52', 'Artículo 53', 'Artículo 54', 'Artículo 190', 'artículo 39', 'Artículo 55', 'Artículo 56', 'artículo 110', 'Artículo 57', 'Artículo 58', 'Artículo 59', 'Artículo 60', 'Artículo 61', 'Artículo 62', 'Artículo 63', 'artículo 6', 'Artículo 64', 'artículo 62', 'Artículo 65', 'artículo 44', 'Artículo 57', 'Artículo 81', 'Artículo 44', 'Artículo 66', 'Artículo 67', 'artículo 62', 'Artículo 68', 'Artículo 69', 'Artículo 70', 'Artículo 71', 'Artículo 72', 'Artículo 73', 'Artículo 74', 'Artículo 75', 'Artículo 76', 'Artículo 77', 'Artículo 78', 'Artículo 79', 'Artículo 80', 'Artículo 81', 'Artículo 82', 'Artículo 83', 'Artículo 84', 'Artículo 85', 'Artículo 86', 'Artículo 87', 'artículo 86', 'artículo 86', 'Artículo 88', 'Artículo 89', 'Artículo 90', 'Artículo 91', 'Artículo 92', 'Artículo 93', 'Artículo 94', 'Artículo 95', 'Artículo 96', 'Artículo 97', 'Artículo 98', 'Artículo 99', 'artículo 94', 'Artículo 100', 'Artículo 101', 'Artículo 102', 'Artículo 103', 'Artículo 104', 'Artículo 105', 'artículo 689', 'Artículo 106', 'Artículo 107', 'Artículo 108', 'Artículo 109', 'Artículo 110', 'Artículo 111', 'Artículo 112', 'Artículo 113', 'artículo 112', 'Artículo 114', 'artículo 110', 'Artículo 115', 'artículo 113', 'Artículo 116', 'Artículo 117', 'artículo 119', 'Artículo 118', 'Artículo 119', 'Artículo 120', 'artículo 16', 'Artículo 121', 'Artículo 122', 'Artículo 123', 'artículo 37', 'Artículo 124', 'artículo 7', 'Artículo 125', 'artículo 74', 'Artículo 126', 'Artículo 127', 'Artículo 128', 'Artículo 129', 'artículo 129', 'Artículo 130', 'Artículo 131', 'Artículo 132', 'Artículo 133', 'artículo 113', 'Artículo 134', 'Artículo 135', 'Artículo 136', 'Artículo 137', 'Artículo 138', 'artículo 6', 'Artículo 18', 'Artículo 3', 'Artículo 18', 'Artículo 18', 'artículo 81', 'Artículo 81', 'artículo 71', 'artículo 72', 'artículo 6', 'artículo 81', 'artículo 81', 'artículo 81', 'Artículo 3', 'Artículo 3', 'in fine', 'Artículo 24']

ALCANCE Nº 8
Sesión 5813 del 13 de noviembre de 2007
Artículo 8º—Actualización Reglamento para la operación de fondos de trabajo.
POR TANTO, POR UNANIMIDAD SE ACUERDA:
1) Aprobar las modificaciones al Reglamento para la Operación de Fondos de Trabajo, propuestas por la Comisión establecida para la revisión del reglamento vigente y avaladas por la Gerencia General, Subgerencia de Finanzas y la Dirección Jurídica Institucional, quedando dicho documento de la siguiente manera:
Los fondos de trabajo se han constituido en la herramienta básica para cubrir gastos de hospedaje, alimentación, transporte y otros gastos que por la naturaleza de las actividades de algunos funcionarios, requieren desplazarse a otros centros de trabajo ubicados en una zona geográfica distinta a la de ellos, para cumplir con diversas obligaciones laborales, así como la adquisición de aquellos bienes y servicios de escasa cuantía, necesarios para la buena marcha de las dependencias donde estos operan y la satisfacción de los clientes internos y externos.
Dada la importancia para la institución de establecer la normativa interna y externa que regule la administración, uso y control de los fondos de trabajo, la Dirección de Finanzas en coordinación con la Gerencia General, realizó un esfuerzo para actualizar e incorporar en un solo documento dicha información, de manera que la misma se ajuste a la estructura organizacional del ICE y atienda los requerimientos de los diferentes usuarios de este medio de pago, en cuanto a agilidad, oportunidad, mayor control y seguridad, así como efectividad.
Como resultado de este esfuerzo, se generó el presente Reglamento para la Operación de Fondos de Trabajo, el cual debe ser de conocimiento y acatamiento obligatorio de todos los funcionarios de esta institución, ya que de una u otra manera, regularmente o en forma esporádica participan del proceso que conlleva la adquisición de bienes y servicios mediante esta herramienta de pago.
Implantar las mejores normas, prácticas y procedimientos para la sana y adecuada administración de los recursos económicos públicos, destinados a la adquisición de bienes y servicios por fondos de trabajo, las cuales además de ofrecer agilidad, oportunidad y seguridad, cumplen con el marco normativo institucional y la legislación estatal.
Ese reglamento aplica a todos los funcionarios de la institución, ya que de una u otra manera, regularmente o en forma esporádica participan del proceso que conlleva este medio de pago.
Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para funcionarios públicos de la Contraloría General de la República.
4 DEFINICIONES, TÉRMINOS Y ABREVIATURAS
Se detallan en el Capítulo I del Reglamento para la Operación de Fondos de Trabajo.
1. REGLAMENTO PARA LA OPERACIÓN DE FONDOS DE TRABAJO
Artículo 1º—Con el propósito de uniformar los términos utilizados en este Reglamento, a continuación se establecen las siguientes definiciones:
Arqueo: Es la verificación que realizan tanto el encargado del fondo de trabajo que opera bajo la modalidad de cuenta corriente, como funcionarios ajenos a la operación del mismo (coordinadores, unidades de control interno, Auditoría), respecto a la idoneidad de la documentación en trámite, manejo del efectivo y cuenta corriente en el Fondo de Trabajo, en un momento determinado, para verificar la integridad y exactitud del mismo.
Autorizador de gastos: Es el funcionario responsable de aprobar gastos por concepto de bienes y servicios de acuerdo a los topes establecidos en los artículos 35 y 36 de este Reglamento.
Autorizador de la creación o modificación de tarjetas: es el funcionario que autoriza el “Formulario Múltiple para solicitud y mantenimiento de las tarjetas de compras institucionales”.
Autorizador de registros fondos de trabajo: Es el funcionario que autoriza los registros donde se indican los funcionarios responsables de las siguientes actividades:
· Administrar el Fondo de trabajo (encargado y suplente)
· Autorizar la creación y modificación de tarjetas
· Autorizar gastos
· Autorizar liquidaciones
· Realizar consultas y seguimiento de las tarjetas de compras institucionales
Estos funcionarios son: Presidente Ejecutivo, Gerente General, Subgerentes, Directores, Secretario del Consejo Directivo, Auditor General.
Comprobante retención del 2% de Impuesto sobre la Renta (Fórmula F-10-0087): Se utiliza como comprobante de haber realizado la retención del 2% del impuesto sobre la renta a los proveedores.
Comprobante de gastos (Fórmula F-10-0029): Se utiliza para respaldar gastos excepcionales en los cuales no es posible la obtención de una factura y débitos por servicios recibidos por el Sistema Bancario Nacional.
Conciliación fondos de trabajo.
· Modalidad cuenta corriente: Verificación de los registros de la cuenta corriente: cheques, depósitos, notas de crédito, notas de débito; contra los registros del Banco, suministrados mediante estado de cuenta.
· Modalidad tarjeta de compras institucional: Verificación de los documentos que genera el banco: vouchers, devoluciones y anticipos ingresados al Sistema de Fondos de Trabajo; contra las transacciones del Banco de Costa Rica, que diariamente el Proceso Gestión de Liquidez traslada a dicho sistema.
Cuenta Corriente: Cuenta de depósitos a la vista que exige la utilización de cheques u otro documento como medio para retirar fondos. Se oficializa por medio de un contrato que firma la Institución con un ente bancario, para la debida operación y control de los dineros depositados.
Desglose de gastos: Formulario donde se desglosan los gastos por pago directo con tarjeta o por medio de avances de efectivo, que realiza cada tarjeta habiente.
Detalle de Gastos por Alimentación y Hospedaje (Fórmula F-10-0005): Es el comprobante que respalda los gastos por alimentación y hospedaje de las giras realizadas.
Detalle de órdenes de trabajo: Documento utilizado por el Área Gestión Servicios de Transporte de la Dirección Administrativa de Logística, para el envío de un vehículo a reparación externa.
Diferencias: Son los montos en colones sobrantes o faltantes, determinados en un arqueo o conciliación bancaria.
Director: Director de División, Jefe Dirección Técnica, Director de UEN, Director Administrativo, Jefe Dirección.
Director de Proyecto: Se refiere al funcionario responsable de la dirección de un proyecto institucional.
Ejecutivo de Fondos de Trabajo en Gestión de Liquidez: Funcionario encargado de coordinar, asesorar, orientar y capacitar a los encargados de fondos, subfondos y suplentes, en todo lo relacionado con el quehacer diario de fondos de trabajo.
Encargado Fondo de Trabajo: Es el funcionario responsable de administrar los valores asignados al fondo de trabajo, de realizar todos los trámites que éste genera y hacer cumplir lo que se estipula en este Reglamento.
Encargado de Subfondo de Trabajo: Es el funcionario responsable de administrar los valores asignados al subfondo de trabajo, de realizar todos los trámites que éste genera y hacer cumplir lo que estipula este Reglamento en esta materia.
Estado de cuenta: Informe generado por el banco, de las transacciones realizadas con tarjeta de compras institucional o cuenta corriente, en un determinado período.
Factura: Documento que respalda la adquisición de un bien o servicio. Este documento, debe cumplir con lo estipulado en el artículo 18 del “Reglamento de la Ley de Impuesto General sobre las Ventas”. En el caso de servicios, la factura puede ser sustituida por un recibo de dinero, siempre y cuando cuente con los requisitos correspondientes y se encuentre debidamente autorizado por la Administración Tributaria.
Fondo de Trabajo: Mecanismo de pago que utilizan los diferentes centros de trabajo para la adquisición de bienes y servicios.
Formulario múltiple para solicitud y mantenimiento de la Tarjeta de Compras Institucional: Establece las características de cada tarjeta habiente y sus parámetros de consumo.
Formulario para modificaciones: Es el formulario donde se establecen los cambios requeridos en las características de cada tarjeta habiente y/o en sus parámetros de consumo.
Fraccionamiento o Fragmentación Ilícita: “Es la fragmentación de la adquisición de bienes y servicios o de contratación de obras, con el propósito específico de evadir el procedimiento concursal que correspondería seguir de acuerdo con una estimación adecuada del negocio, para atender una necesidad prevista y dotada de respaldo presupuestario, acudiendo a procedimientos menos gravosos y con menor observancia de los principios procedimentales en contratación administrativa como son el de publicidad, libre participación e igualdad de trato”.
Liquidación de gastos: Corresponde al grupo de documentos que el fondo de trabajo remite a la Dirección de Finanzas conjuntamente con el Reporte “Cuentas por Reintegro Resumido” que genera el Sistema de Fondos de Trabajo.
Nota crédito: Es el documento que respalda los depósitos de dinero realizados por Gestión de Liquidez en la cuenta corriente del fondo de trabajo, producto del reintegro de las liquidaciones. Estos depósitos afectan positivamente el monto disponible.
Nota débito: Es el documento que respalda las disminuciones del monto disponible de la cuenta corriente, que realiza la entidad bancaria, por el uso de sistemas de consultas electrónicas y confección de chequeras.
Parámetros de consumo: Clasificaciones de comercios y montos de gastos asignados a un tarjeta habiente.
Registro Administración Fondo de Trabajo: Formulario donde se registran los funcionarios responsables de administrar el fondo de trabajo -Encargado y Suplente- y autorizar liquidaciones.
Registro Autorizaciones Módulos de Consulta y Modificaciones Banco de Costa Rica: Documento que se utiliza para registrar ante el Banco, los funcionarios autorizados a solicitar y aprobar modificaciones en las características y/o parámetros de consumo de cada tarjeta habiente, así como para accesar al sistema de consulta Web del BCR. (BCRCompras y BCRReportes)
Registro Autorizadores de Gastos: Formulario donde se registran los funcionarios responsables de autorizar gastos por la adquisición de bienes y servicios.
Reglamento de gastos de viaje y transporte para funcionarios públicos: Es el Reglamento emitido por la Contraloría General de la República que regula estos conceptos.
Sistema de Fondos de Trabajo: Herramienta informática que le permite a los usuarios realizar las actividades de administración y control de los fondos de trabajo.
Solicitud Fondo de Trabajo o subfondo de trabajo (Fórmula F-10-0052): Es el documento utilizado para la creación, aumento o disminución de un fondo de trabajo o subfondo de trabajo.
Solicitud de reintegro: Es la solicitud del monto gastado, que realiza el Fondo de Trabajo a Gestión de Liquidez, vía Sistema de Fondos de Trabajo.
Subfondo de trabajo: Mecanismo de pago que se utiliza para cubrir gastos de dependencias, que por su ubicación y la naturaleza de sus actividades, no pueden hacer uso directo del fondo a que pertenecen. Los subfondos son tramitados únicamente como casos de excepción.
Suplente del encargado del fondo de trabajo: Funcionario que asume la administración del fondo de trabajo en ausencia del encargado.
Suplente del encargado del subfondo de trabajo: funcionario que asume la administración del subfondo de trabajo en ausencia del encargado.
Tarjeta habiente: Funcionario de la Institución a quien se le ha dotado de una tarjeta de compras institucional, con el fin de realizar pagos por la adquisición de bienes y servicios mediante fondos de trabajo, de conformidad con los parámetros de consumo previamente establecidos.
Unidad de Control: Funcionarios nombrados por el Director, para realizar las labores de control interno.
Vale por entrega de dinero (Fórmula F-10-0056): Se utiliza para formalizar la entrega de adelantos de dinero con un fin y período específico.
Vale por Préstamo de Activos y Herramientas (Fórmula F-10-0003): Documento utilizado para asignar y respaldar la responsabilidad de uso y custodia de los diferentes activos o herramientas a cargo de cada funcionario.
Artículo 2º—El Fondo de Trabajo es un mecanismo de pago regulado mediante el presente Reglamento, que utilizan los diferentes centros de trabajo para cubrir gastos por concepto de hospedaje, alimentación, transporte y otros gastos menores de los funcionarios que requieren desplazarse para la atención de diversas obligaciones laborales. Asimismo, el pago de compras de materiales, equipo, herramientas y servicios indispensables para la buena marcha de las dependencias, cuya ejecución es de carácter excepcional, siempre que el monto del pago no exceda del límite para gastos que se establece en el artículo 33 del presente Reglamento. Caso contrario, la compra deberá tramitarse mediante la Dirección de Proveeduría, bajo el procedimiento de contratación que corresponda de acuerdo con el monto.
Artículo 3º—Para protección de la institución y de los administradores de los fondos de trabajo, es indispensable normar la adquisición de bienes y servicios por medio de estos fondos, de tal manera que la gestión sea expedita dentro de un marco normativo afín con las regulaciones institucionales y estatales, según lo establecido en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa en lo relativo a las contrataciones con fondos de caja chica.
Para tales efectos, este medio de pago debe cumplir con el procedimiento de contratación administrativa que se regula mediante el presente Reglamento.
Artículo 4º—La operación de un fondo o subfondo de trabajo, debe estar bajo la responsabilidad directa del funcionario designado como encargado titular o del suplente en su ausencia. Estos funcionarios no deben estar facultados para aprobar gastos, solicitudes de liquidación ni tener responsabilidad en la coordinación de presupuesto de la dependencia a la que está asignada el fondo.
Las características que deben reunir los encargados y suplentes de fondos y subfondos, son las siguientes:
a) Empleado permanente de la Institución (planilla 01) o funcionarios de proyecto, cuando corresponde.
b) Solvencia moral.
e) Con iniciativa.
f) Dinámica.
g) Buenas relaciones humanas.
h) No deben tener embargos judiciales sobre su salario.
i) Conocimientos sobre administración de valores.
j) Conocimiento sobre la estructura contable y presupuestaria.
k) Conocimiento en contratación administrativa.
l) Conocimiento sobre aplicación de impuestos (renta, ventas, servicios).
m) Conocimiento de documentos legales (facturas).
n) Conocimiento de paquetes computacionales afines.
o) Conocimiento general de todas aquellas disposiciones que regulan la materia de fondos de trabajo.
Artículo 5º—Existen dos modalidades de fondos de trabajo:
Aquellos fondos que realizan sus transacciones mediante el uso de efectivo y cheque, respaldados en una cuenta corriente institucional. Esta modalidad se utiliza transitoriamente hasta tanto no estén todos los fondos de trabajo operando bajo la modalidad de tarjetas de compras institucional y no se crean nuevos fondos con cuenta corriente, a excepción de aquellos casos aprobados por la Dirección de Finanzas.
b) Tarjeta de compras institucional:
Aquellos fondos que realizan sus transacciones mediante el uso de la tarjeta de compras institucional.
En ambas modalidades de fondos de trabajo, el pago de las compras efectuadas, también puede realizarse mediante transferencia electrónica de fondos, en la cuenta bancaria que el proveedor indique. Para estos efectos, se debe coordinar con el Proceso Gestión de Liquidez de la Dirección de Finanzas.
Responsabilidades en la administración de un fondo de trabajo
Artículo 6º—Responsabilidades de los Directores y asistentes ejecutivos de la administración superior con fondos de trabajo a su cargo.
a) Conocer, cumplir y hacer cumplir lo que establece este Reglamento y demás regulaciones conexas.
b) Solicitar previo análisis de necesidades a la Dirección de Finanzas, la capacitación que se requiera para el buen desempeño de las funciones de los involucrados en la operación de un Fondo de Trabajo y de la Unidad de Control Interno.
c) Crear la Unidad de Control y vigilar que la misma, aplique los controles internos establecidos para los fondos de trabajo en los plazos previamente definidos, así como la presentación de los resultados en los respectivos informes.
d) Ejecutar o solicitar la aplicación de las sanciones que corresponda, cuando por incumplimiento de este Reglamento, mal uso de los recursos, negligencia en la operación del fondo, entre otros, se pone en riesgo los recursos públicos.
e) Autorizar a los funcionarios que corresponda para: la operación de un fondo de trabajo (encargado y suplente), aprobar compras y vales, girar en cuentas corrientes, aprobar liquidaciones, autorizar la creación o modificación de tarjetas de compras institucional, realizar arqueos y conciliaciones bancarias mensualmente.
f) Mantener informados a los encargados de los fondos, sobre cualquier cambio que se genere.
g) La responsabilidad incluida en el inciso d) se traslada al Presidente Ejecutivo, Gerente General y Subgerentes, cuando el fondo de trabajo se encuentre adscrito directamente a esas dependencias, bajo la responsabilidad del asistente ejecutivo.
Artículo 7º—Responsabilidades del encargado del fondo y subfondo de trabajo: titular y suplente.
a) Conocer y cumplir lo que establece este Reglamento, para operar en forma correcta el fondo de trabajo.
b) Gestionar ante el Director, la capacitación necesaria para la operación del Sistema de Fondos de Trabajo, la administración del fondo o subfondo en general y la actualización constante en cuanto a las normas y procedimientos que rigen para este medio de pago.
c) Llevar un estricto control sobre las fechas de vencimiento de los vales. En este sentido, debe incluir en el Sistema de Fondos de Trabajo, los vales y velar porque éstos sean liquidados en la fecha indicada en el documento. En caso contrario informar a los superiores el incumplimiento para que exijan la debida justificación y su inmediata liquidación.
d) En ningún caso debe tramitar un nuevo vale a un funcionario sin que se haya liquidado el anterior.
e) Corresponde al encargado del fondo, controlar el flujo de pagos diarios, para evitar sobrepasar el monto disponible en la cuenta.
f) Denunciar por escrito cualquier situación anormal que se presente en el trámite de documentos en el fondo de trabajo.
g) Mantener actualizados los registros de autorizaciones fondos de trabajo.
h) No permitir fraccionamientos o fragmentación ilícita en la adquisición de bienes y servicios.
· De detectarse esta anomalía, no tramitar la factura e informar inmediatamente y por escrito al Coordinador del área donde opera el fondo de trabajo, con copia al Director.
· En caso de duda, la documentación debe ser devuelta al comprador, con la finalidad de solicitar el criterio legal, a la División de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica Institucional.
i) Verificar que las facturas y otros documentos que respaldan los pagos de los bienes y servicios, adquiridos mediante fondo o subfondo de trabajo, cumplan con los requisitos establecidos en los artículos 29 y 37 de este Reglamento.
j) Verificar que las compras sean aprobadas por los funcionarios autorizados, según los topes establecidos en el artículo 35 y 36 de este Reglamento.
k) Estampar el siguiente sello en cada factura, comprobante de gastos u otro documento que respalde la adquisición de un bien o servicio, así como en los vales liquidados, después de ingresar sus datos en el sistema de fondos de trabajo
FONDO DE TRABAJO Nº _________________
FECHA DE CANCELACIÓN: _______________
EFECTIVO: £ CHEQUE Nº ________
TARJETA: £
l) No cancelar facturas u otros documentos presentados por personas ajenas a la Institución, aunque los mismos cumplan con los requisitos establecidos en este Reglamento.
m) Corresponde al encargado del fondo presentar al Coordinador del área responsable del fondo, con copia al Director un informe mensual sobre los gastos realizados por la adquisición de bienes y servicios, así como de los vales pendientes de liquidar.
n) Verificar el contenido presupuestario antes de cancelar una factura u otro documento, para evitar sobrepasar el tope presupuestario asignado al fondo de trabajo.
o) Corresponde al encargado del fondo, solicitar al coordinador de presupuesto de su dependencia, las modificaciones presupuestarias requeridas.
p) Verificar, al menos una vez al mes, la cuenta corriente del fondo de trabajo a su cargo y mantener una estricta vigilancia sobre el manejo de dicha cuenta.
q) Corresponde al encargado del fondo, asegurarse de la disponibilidad de dinero en la cuenta corriente, previo a la emisión de un cheque, para evitar posibles devoluciones por parte del banco y las responsabilidades personales adicionales que esta situación provoca.
r) Corresponde al encargado del fondo, realizar la liquidación de gastos respectiva, adjuntando los reportes “Avance de Efectivo Devueltos”, cuando corresponde, “Cuentas por Liquidación” y “Cuentas por Reintegro Resumido”, este último debidamente firmado y trasladarla al autorizador de liquidaciones, para su trámite.
s) Corresponde al encargado del fondo, realizar la conciliación entre las transacciones del BCR cargadas por Gestión de Liquidez en el Sistema de Fondos de Trabajo, contra los documentos digitados y relacionados con dichas transacciones. (Esto para la modalidad de fondos que operan con tarjetas de compras institucional)
Artículo 8º—Responsabilidades de los funcionarios que aprueban vales por entrega de dinero.
a) Conocer y cumplir con lo que establece este Reglamento.
b) Velar porque el monto solicitado esté acorde con el gasto a realizar y el plazo de cancelación del mismo, cumpla con lo establecido en el artículo 16 de este Reglamento.
c) Autorizar los vales que cumplan con los requisitos que se establecen en este Reglamento.
d) Verificar que el solicitante del vale no esté disfrutando o por disfrutar su período de vacaciones.
e) No autorizar vales por entrega de dinero a funcionarios que no sean subalternos dentro de la escala jerárquica.
Artículo 9º—Responsabilidades de los funcionarios que realizan las compras.
b) Asegurarse de que el bien o servicio requerido no pueda ser provisto por alguna dependencia institucional, por ejemplo: Gestión Documentación e Información, Almacenes y otras.
c) Consultar al encargado del fondo de trabajo, si se cuenta con el contenido presupuestario para realizar el gasto.
d) Velar porque todos los impuestos, en los casos en que corresponde, estén bien calculados.
e) No sobrepasar los montos para compras establecidos en este Reglamento.
f) Velar porque las facturas y otros documentos que respaldan la adquisición de bienes y servicios, cuenten con los requisitos establecidos en el artículo 29 y 37 de este Reglamento.
g) No realizar por ningún concepto el fraccionamiento o fragmentación ilícita, en las compras de bienes y servicios.
h) Asegurarse de que el bien o servicio adquirido, sea el recibido y facturado.
i) Estampar y completar al dorso de cada factura el siguiente sello.
FONDO DE TRABAJO Nº _______
FECHA: ______________ DEPENDENCIA: _______________________
GASTO SOLICITADO POR: ________FIRMA:_______CÉDULA Nº______
GASTO REALIZADO POR: ________FIRMA:_______CÉDULA Nº______
CUENTA CONTABLE Nº ________ MONTO: ¢______________________
MONTO IMP. VENTA sólo si aplica crédito fiscal: ¢____________________
MONTO IMP. RENTA: ¢_________________________________________
MONTO TOTAL EN LETRAS:______________ MONTO: ¢_______
DESCRIPCIÓN DEL GASTO:______________________________________________________
NOMBRE Y PUESTO DE QUIEN APRUEBA EL GASTO: ___________________________________________________
FIRMA DE QUIEN APRUEBA EL GASTO: ____________________________
LA RESPONSABILIDAD SOBRE LA VERACIDAD Y LEGALIDAD DE ESTE PAGO, RECAE SOBRE LOS FUNCIONARIOS QUE FIRMAN ESTE DOCUMENTO.
Artículo 10.—Responsabilidades de los funcionarios que autorizan gastos.
a) Conocer y cumplir lo que establece este Reglamento.
b) Asegurarse de que el bien o servicio requerido no pueda ser provisto por alguna dependencia institucional.
c) Asegurarse de que el bien o servicio requerido sea necesario dentro del proceso, así como que el costo del mismo esté dentro del tope establecido.
d) Controlar que el bien o servicio cancelado, se haya recibido en forma satisfactoria.
e) Verificar que en las facturas tramitadas no se incurra en fraccionamiento o fragmentación ilícita.
· De detectarse esta anomalía, no aprueba el gasto e informa inmediatamente y por escrito al Director.
· En caso de duda, la documentación debe ser devuelta al comprador, con la finalidad de solicitar el criterio legal a la División de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica Institucional.
f) Verificar que las facturas u otros documentos que respaldan la adquisición del bien o servicio, cumplan con todos los requerimientos establecidos en los artículos 29 y 37 de este Reglamento.
g) Asegurarse de que los impuestos de ley estén correctamente aplicados (Impuesto de Ventas, Renta y de Servicio)
h) Aprobar el gasto mediante la firma en el sello ”FONDO DE TRABAJO Nº …” (Artículo 9 inciso i)
i) Asegurarse de que todo documento que respalde un gasto, contenga el monto en letras, en concordancia con el monto en números del documento.
Artículo 11.—Responsabilidades de los funcionarios que giran contra la cuenta corriente:
b) Asegurarse de que el cheque esté a nombre del proveedor que brinda el bien o servicio, con excepción de los casos indicados en los artículos 97 y 99 de este Reglamento.
c) Confirmar que el monto del cheque corresponda al costo del bien o servicio adquirido, menos el monto del Impuesto sobre la Renta, en los casos que aplique esta retención.
Artículo 12.—Responsabilidades de los funcionarios que aprueban liquidaciones.
b) Verificar que las facturas y los comprobantes de gastos que respaldan la adquisición de un bien o servicio, cumplan con los requisitos establecidos por ley. Así como que se hayan aplicado los impuestos de renta, ventas o de servicio, cuando corresponden.
c) Verificar que el gasto haya sido aprobado por el funcionario autorizado y se encuentre dentro del tope que corresponde.
d) Verificar que cada documento de cobro esté contenido en el reporte “Cuentas por Liquidación” y asegurarse de que su monto total, sea el mismo que resulte de la sumatoria de todos los documentos que respaldan las compras realizadas.
e) Verificar que cada documento que respalda la adquisición de un bien o servicio, contenga los sellos indicados en los artículos No. 7 inciso k y No. 9 inciso i, como medida de control interno para inutilizar el documento.
f) Velar porque no se estén cancelando comprobantes de gastos y/o facturas comerciales amparando erogaciones que no guarden relación con las actividades de las dependencias a las cuales sirve el fondo de trabajo.
g) Aprobar vía Sistema Fondos de Trabajo, las solicitudes de reintegro ante Gestión de Liquidez y firmar el reporte “Cuentas por Reintegro Resumido”.
h) Aprobar vía Sistema Fondos de Trabajo, el registro de las devoluciones de efectivo que correspondan al 100% del avance de efectivo y firmar el reporte “Avances de Efectivo Devueltos”.
i) Entregar al encargado del fondo de trabajo en un sobre sellado, los documentos que respaldan la liquidación de gastos y los avances de efectivo devueltos, cuando correspondan, a saber.
· Original del reporte “Cuentas por Reintegro Resumido”, facturas, comprobantes de gastos, listados y todo documento que respalde la liquidación.
· Original del reporte “Avances de Efectivo Devueltos”: voucher de avance y devolución, estos documentos deben incluir en la liquidación más próxima.
Artículo 13.—Responsabilidades de los funcionarios de la Unidad de Control.
a) Conocer, cumplir, asesorar y hacer cumplir lo que establece este Reglamento y demás normativa interna y externa, relativa a Fondos de Trabajo.
b) Dar seguimiento a los informes que el encargado de fondo entrega mensualmente, con el fin de mantener un mayor control sobre los gastos por bienes o servicios adquiridos.
c) Realizar arqueos y estudios periódicos sin previa comunicación, como mínimo seis veces al año y confirmar que se mantengan actualizados los registros de las firmas autorizadas en cada fondo.
d) Verificar que se concilie al menos una vez al mes la cuenta corriente del fondo de trabajo o el estado de cuenta de la tarjeta de compra, según corresponda. Verificar los registros del encargado de fondo de trabajo contra el estado de cuenta mensual que envía el Banco.
e) Informar al coordinador del área donde opera el fondo de trabajo, con copia al Director, sobre lo ejecutado y sus resultados.
Artículo 14.—Responsabilidades de la Dirección de Finanzas.
a) Efectuar los estudios que considere pertinentes sobre los fondos de trabajo, para lo cual debe determinar el alcance, la periodicidad y el procedimiento que corresponda.
b) Velar por la operación normal del Sistema de Fondos de Trabajo.
c) Analizar la rotación del flujo de efectivo en cada cuenta corriente de fondos de trabajo, con el fin de solicitar al Director las modificaciones correspondientes.
d) Registrar contablemente todos los movimientos que se dan en fondos de trabajo.
e) Crear y actualizar las cuentas contables, presupuestarias y de costos.
f) Capacitar y asesorar en materia de administración de fondos de trabajo y operación del Sistema de Fondos de Trabajo.
g) Preparar y presentar informes sobre el movimiento de los fondos de trabajo, para la toma de decisiones de la Administración Superior.
h) Proponer normas, políticas y procedimientos, que actualicen el reglamento de la administración de fondos de trabajo.
i) Definir el horario, para el trámite de solicitud de reintegros.
Vales por Entrega de Dinero
Artículo 15.—Todo adelanto de dinero debe ser respaldado por la fórmula F-10-0056 “Vale por Entrega de Dinero” (Ver Anexo 1)
Artículo 16.—Los plazos para la liquidación de los vales y sus respectivos gastos son los siguientes:
a) Los gastos por alimentación, hospedaje y transporte (viáticos internos), deben ser cancelados dentro de los tres días hábiles posteriores al regreso de la gira. Dicho plazo debe estar considerado en la fecha de vencimiento establecida en el vale.
Este plazo se duplica para aquellos documentos que se generan en las Áreas Regionales y que deben ser aprobados por funcionarios ubicados en el Área Metropolitana.
b) La adquisición de bienes y servicios, debe ser cancelada cinco días hábiles, después de la fecha de emisión del vale.
c) En el caso de que algún funcionario realice gastos con su propio dinero, los plazos máximos para el cobro son los estipulados en los incisos a y b de este mismo articulo.
d) En caso de vacaciones, la liquidación del vale debe realizarse previo al inicio de las mismas.
Los vales y sus respectivos documentos de gastos que por excepción, no cumplan con los plazos establecidos en los incisos anteriores, deben contar con la debida justificación escrita y aprobada por el superior jerárquico respectivo.
Artículo 17.—Todo vale debe ser aprobado por uno de los funcionarios autorizados para este fin. No se puede tramitar un nuevo vale, si no ha sido liquidado el último y bajo ninguna circunstancia, se debe autorizar liquidaciones parciales en vales.
Artículo 18.—El encargado del fondo debe mantener la información actualizada de los funcionarios autorizados para aprobar gastos (utilizar el Formulario F-10-0044 AUTORIZACIÓN DE FIRMA – (Ver Anexo 2) y asegurarse que los funcionarios que tramitan gastos en su fondo de trabajo, pertenezcan a la dependencia donde se encuentra adscrito dicho fondo, en caso contrario, verificar la existencia de la debida justificación del Director o de los funcionarios que el designe por escrito.
Los Subgerentes y Directores, por la naturaleza de sus cargos, están autorizados de oficio para aprobar gastos en todos los fondos adscritos a su Subgerencia y/o Dirección, cuando las circunstancias lo requieran.
Artículo 19.—El trámite de adelanto de dinero se realiza en forma personal, contra la presentación obligatoria del carné que lo identifica como funcionario ICE. En ningún caso, se debe entregar dinero en vales que incluyan varios funcionarios, excepto aquellos casos calificados debidamente justificados por escrito por el superior jerárquico de la dependencia donde pertenecen los funcionario, para lo cual el responsable del retiro del efectivo ante el fondo de trabajo, debe respaldar la distribución del mismo, con el formulario F-10-0056 “Vale por Entrega de Dinero”, (Ver Anexo 1) que debe ser firmado por el funcionario que entrega y el que recibe el dinero, así como cumplir con lo que establecen los artículos 20 y 21 de este Reglamento, para que tengan valor institucional.
Artículo 20.—En todo vale sin excepción, debe detallarse el uso que se va a dar al dinero. En este sentido, la información incluida en los documentos que respaldan los gastos deben coincidir con lo descrito en el vale, de lo contrario debe mediar una justificación del funcionario que aprobó el trámite.
Artículo 21.—Siempre debe existir correspondencia entre el monto adelantado y el lugar donde se efectúa el trabajo, el período de la gira autorizada y el costo del bien o servicio por adquirir. Esto de acuerdo con lo establecido en el artículo Nº 8 del “Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos”, emitido por la Contraloría General de la República.
Artículo 22.—El funcionario que aprueba vales y gastos, no puede ejercer esta autoridad sobre personas que no pertenezcan a su dependencia. Si no se encuentran los funcionarios autorizados para aprobar este trámite, se debe recurrir al superior jerárquico autorizado.
Artículo 23.—Queda bajo la responsabilidad del Director, facultar a funcionarios para que aprueben vales y gastos a trabajadores que no estén nombrados en forma permanente.
Artículo 24.—El encargado del fondo de trabajo, debe revisar semanalmente las fechas de vencimiento de los vales emitidos y gestionar con los responsables de cada uno de ellos su oportuna cancelación.
Artículo 25.—El funcionario que no cumpla con los plazos establecidos en el artículo 16 de este Reglamento, no puede solicitar un nuevo vale, a no ser que el Director, rinda por escrito la autorización que corresponde.
Artículo 26.—Si el responsable del vale no presenta los comprobantes de los gastos realizados, en la fecha que corresponde para su cancelación, el encargado del fondo debe reportarlo por escrito al Coordinador del Área responsable del fondo, con copia a la Auditoría Interna y al Director.
Artículo 27.—El Coordinador del Área, responsable del fondo de trabajo debe gestionar ante el funcionario que aprobó el vale, la cancelación del mismo en un plazo no mayor a 24 horas, en caso contrario, debe presentar la justificación que corresponda dentro de este mismo lapso.
Disposiciones en materia de adquisiciones de bienes y servicios
Artículo 28.—Los dineros que se destinan para la adquisición de bienes y servicios mediante fondos de trabajo, son recursos públicos bajo la responsabilidad del encargado del fondo y la supervisión estricta del coordinador de la dependencia donde opera este medio de pago. Por tanto, el fondo de trabajo es de uso exclusivo para los fines que fue creado. Cualquier uso indebido que se dé a dichos fondos se sanciona de acuerdo con lo que establece la legislación vigente.
Artículo 29.—Toda la documentación que se presente a un fondo de trabajo, para su respectivo pago, debe presentarse en: original, sin borrones, sin tachaduras, ni sellos en lugar de firmas que hagan dudar de su legitimidad. Además, debe contener el monto en letras, la firma del funcionario que realizó el gasto y la aprobación del autorizado ante el fondo para este fin. En el caso de las facturas comerciales deben emitirse a nombre del ICE, contar con los requisitos establecidos en el artículo Nº 18 del Reglamento de la Ley de Impuesto General sobre las Ventas (Ver Anexo 3) y estampar el sello “Fondo de Trabajo Nº…” con la respectiva información (Artículo 9 inciso i) Reglamento Fondos de Trabajo).
En los casos en que la factura o tiquete de caja, sea emitido en sistemas computarizados o cajas registradoras, debe contar con los requisitos indicados en la Resolución 11-97 de la Dirección General de Tributación Directa, publicada en La Gaceta Nº 171 del 5 de setiembre de 1997.
Artículo 30.—No se deben tramitar facturas a crédito en fondos de trabajo o cuando las mismas están amparadas a una orden de compra o de servicios, emitida por la Dirección Administrativa de Proveeduría.
Artículo 31.—Bajo ninguna circunstancia se debe fraccionar el costo del bien o servicio. En este sentido la factura que se presente para su cancelación, debe contener el costo real del bien o servicio adquirido y se debe acatar lo que establece la Ley de Contratación Administrativa, en su artículo Nº 37 y en el artículo Nº 13 del Reglamento de Contratación Administrativa, que dicen textualmente:
Artículo Nº 37: “Prohibición de Fragmentar. La Administración no podrá fragmentar sus adquisiciones de bienes y servicios con el propósito de variar el procedimiento de contratación”.
“Artículo Nº 13: Fragmentación. La Administración no podrá fraccionar sus operaciones respecto a necesidades previsibles con el propósito de evadir el procedimiento de contratación que corresponde. Todas aquellas contrataciones que pudieran reportar economías de escala deberán efectuarse en forma centralizada, para lo cual deberá existir la planificación de compras respectiva, si así resulta más conveniente para el interés público.
e) La adquisición de bienes y servicios para atender programas; proyectos o servicios regionalizados o especiales. Quedan excluidos de la aplicación de este inciso los productos de uso común y continuo.”
La dependencia responsable de atender consultas relacionadas con este tema es la División de Contratación Administrativa de la Dirección Jurídica Institucional.
Los funcionarios autorizados a realizar compras y aprobar gastos que contravengan esta directriz asumen la responsabilidad que corresponde y es obligación del encargado del fondo, comunicar por escrito a su superior inmediato, las situaciones que no cumplan con esta disposición, de lo contrario son corresponsales de la misma.
Artículo 32.—Todo Centro de Trabajo donde se ejecuten gastos por medio de fondo de trabajo, debe llevar un control de los mismos para evaluar sistemáticamente el comportamiento de las adquisiciones y pagos por servicios en sus áreas y tomar las medidas preventivas o correctivas que correspondan, así como brindar la información periódica que requiera el ente superior correspondiente.
Artículo 33.—No se cancelan facturas mediante fondo de trabajo cuyo monto sea superior a un millón de colones (¢ 1.000.000,00).
Ante un caso excepcional que se constituya en una situación de emergencia, caso fortuito o fuerza mayor, el Presidente Ejecutivo, Gerente General y Subgerentes, según corresponda, están facultados para realizar excepciones al límite de gasto establecido en este Reglamento, hasta 5 millones de colones. Para esos efectos, se debe proceder de la siguiente manera:
a) La dependencia debe solicitar por escrito y con el aval del Director, la autorización correspondiente a la Administración Superior: Presidente Ejecutivo, Gerente General y Subgerentes, según corresponda, indicando las justificaciones del caso que ameriten aplicar dicha excepción.
b) La Administración Superior, determina en cada caso, si las causales alegadas representan motivo suficiente para aplicar esta excepción, para lo cual debe emitir una resolución debidamente razonada.
c) Los pagos se realizan, mediante transferencia electrónica en la cuenta bancaria que suministre el proveedor, para lo cual se debe confeccionar la orden de pago y coordinar el trámite de la misma con el Proceso Gestión de Liquidez de la Dirección de Finanzas.
En caso de que el bien o servicio pueda ser provisto por alguna dependencia del ICE, debe agotarse primeramente esa posibilidad con criterio de oportunidad y eficiencia de tal manera que se garantice el cumplimiento de los objetivos de la compra o adquisición del bien o servicio.
Artículo 34.—Para liquidar la adquisición de activos o herramientas, debe adjuntarse a la factura copia del respectivo vale (Ver Anexo 4) con el sello de la dependencia que custodia el original de este documento.
Artículo 35.—Únicamente pueden aprobar gastos por concepto de adquisición de bienes o pago de servicios los funcionarios autorizados en la siguiente tabla y sólo en los fondos de trabajo adscritos a su dependencia. En este sentido, cada encargado de fondo o subfondo de trabajo debe velar por el cumplimiento de esta disposición y de ninguna manera cancelar facturas que no hayan sido aprobadas por un funcionario autorizado. Para este fin, los fondos de trabajo deben remitir a Gestión de Liquidez, el Formulario “Registro Autorizadores de Gastos” (Ver Anexo 5).
Autoriza (Rango mínimo)
Archivo en Centro de Trabajo
Los funcionarios autorizados hasta el tope de un millón, serán los que definan los autorizados en este tope, mediante el formulario “Registro Autorizadores de Gastos “
Telefónica de ¢20.000.00 hasta ¢150.000,00
Escrita para mayores de ¢150.000,00
Factura original, indicando al dorso, al menos dos proveedores adicionales consultados y los precios ofrecidos.
Factura original y tres cotizaciones formales, una de las cuales deberá contar con la firma del autorizante como muestra de que fueron sometidas a aprobación previa antes de adjudicar.
Notas, cotizaciones y copia de la factura final, hasta por tres años.
Presidente Ejecutivo, Gerente General, Subgerentes, Secretario del Consejo Directivo, Tesorero, Auditor General, Subauditores, Director, Director de Proyecto, Jefatura Nivel 1 y Asistente Ejecutivo de Administración Superior.
Factura original y tres cotizaciones, una de las cuales debe contar con la firma del autorizante como muestra de que fueron sometidas a aprobación previa antes de adjudicar.
Presidente Ejecutivo, Gerente General, Subgerentes.
Para casos de excepción se puede contratar directamente con un proveedor, justificando razonadamente la necesidad de dicha compra y los motivos por los que se decide contratar con ese proveedor determinado. Se deberá presentar junto con dicha justificación, la factura original con la firma del autorizante como muestra de que fue sometida a aprobación previa antes de adjudicar
Nota de autorización, cotizaciones, copia de la factura y orden de pago, hasta por tres años.
Artículo 36.—Solamente se permite el pago de facturas por utilización de instalaciones en hoteles, así como restaurante, bocadillos y café, en eventos institucionales donde participen personas externas al ICE y debe indicarse a quién (es) se le(s) brinda la atención, su nexo con las actividades del Instituto y la justificación correspondiente.
Se faculta al Presidente Ejecutivo, Gerente General y Subgerentes, a autorizar este tipo de gastos, para actividades propias del Instituto donde sólo participen funcionarios del ICE, las cuales según su criterio, revistan una especial importancia y sea de beneficio institucional. Para esos efectos, la dependencia solicitante debe gestionarlo por escrito, indicando las justificaciones del caso y con el aval del Director.
La aprobación de estos gastos se rige de acuerdo con los topes de la siguiente tabla y deben guardar concordancia con el número de participantes en la actividad.
Funcionario que autoriza ( Rango mínimo)
Director, Director de Proyecto, Jefaturas de Nivel 1, Asistentes Ejecutivos de la Administración Superior y Subauditores
Presidente Ejecutivo, Auditor General, Gerente General, Subgerentes, Secretario Consejo Directivo, o los funcionarios debidamente autorizados por estos jerarcas.
Artículo 37.—De acuerdo con el concepto que generó la factura, para su cancelación adicionalmente requiere la siguiente información y/o documentación:
a) Adquisición de activos: Sello del almacén institucional que lleva el control del activo y copia del vale que respalda el mismo, F-10-0003 “Vale por Préstamo de Activos y Herramientas”, (Ver Anexo 4).
b) Adquisición de herramientas: Copia de la fórmula F-10-0003 “Vale por Préstamo de Activos y Herramientas” (Ver Anexo 4), factura original, este documento debe contar con el sello del Almacén ICE, donde se realizó el trámite.
c) Adquisición de repuestos automotrices: Número de autorización del Centro de Mantenimiento Automotriz y número del vehículo en donde será utilizado el repuesto.
d) Adquisición de uniformes o ropa de trabajo: factura con el sello del Almacén donde está registrado el funcionario que utilizará las prendas.
e) Reparación carrocería de vehículos: Además de lo requerido en las reparaciones mecánicas, se debe adjuntar el cuadro comparativo de ofertas, cuando el costo del trabajo sea igual o menor a lo establecido en el artículo 35 de este Reglamento y reformas futuras.
f) Reparación mecánica de vehículos:
· Detalle de órdenes de trabajo emitida, en cada Centro de Mantenimiento Automotriz, por el Sistema Gestión de Mantenimiento de Vehículos, “SIGEM”.
· Si el proveedor adquirió repuestos para la reparación del vehículo, se debe presentar copia de la factura que respalda el gasto, la cual nunca debe venir a nombre del ICE, ni del funcionario que requirió el servicio.
g) Servicios de lubricación: Número de autorización del Centro de Mantenimiento Automotriz respectivo, número y kilometraje del vehículo.
h) Suministro de combustible: Número del vehículo al que se le suministró y su kilometraje.
i) Adquisición de madera: La Ley Forestal Nº 7575 en el párrafo 3 del artículo 42, dice:
“La madera paga un impuesto de ventas igual al impuesto general de ventas, establecido en la Ley Nº 6826 del 8 de noviembre de 1982, menos tres puntos porcentuales”, o sea un 10% para lo cual no existe excepción alguna y debe acatarse al pie de la letra. Así como incluir en la factura la siguiente leyenda: “Ley Forestal Nº 7575, artículo 42”.
Artículo 38.—La Nota de Crédito Comercial es un documento que se presenta en muy pocas ocasiones, razón por la cual requiere de un tratamiento diferente:
a) La nota de crédito, debe indicar la factura que le dio origen, así como la firma del funcionario que efectuó el gasto y de la persona autorizada que aprobó el trámite.
b) En caso de adquisición de bienes, se deben detallar los artículos devueltos por el valor correspondiente, indicando a la vez el monto que afecta al impuesto de ventas.
c) El dinero recibido es depositado en una de las cuentas matrices que mantiene el ICE con el Banco Nacional de Costa Rica o Banco de Costa Rica.
d) La copia original de la nota de crédito y el comprobante de depósito, deben ser enviados mediante nota a Contabilidad para su respectivo registro y una copia a Gestión de Liquidez para los ajustes que corresponden, indicando el número de liquidación con que fueron tramitados los documentos afectados.
Disposiciones en materia de cancelación
de gastos de viaje y de transporte
Artículo 39.—Las liquidaciones de los vales y gastos para viáticos internos se rigen por el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte de la Contraloría General de la República y sus futuras reformas. Por política institucional, en cuanto a la cancelación de gastos de viaje y transporte, se mantiene el plazo estipulado en el artículo 16 incisos a y c de este Reglamento.
Artículo 40.—Para la cancelación de los gastos por alimentación y hospedaje, el responsable del gasto debe presentar la fórmula F-10-0005 “Detalle de Gastos por Alimentación y Hospedaje”, (ver Anexo 6) anotar el monto correspondiente a la tarifa vigente, adjuntar la factura que respalda el gasto por hospedaje, la cual debe contener número, fecha y el nombre del funcionario que recibió el servicio. La factura por hospedaje, no requiere llevar al dorso, el sello indicado en el artículo 9. i) ni firmas de aprobación.
Artículo 41.—Si el monto total de la factura es superior al máximo autorizado por la Contraloría General de la República para hospedaje, debe indicarse el monto que procede cancelarse. En este sentido el encargado del fondo no debe cancelar el excedente entre el monto total de la factura y la tarifa vigente para este concepto.
Artículo 42.—Se reconoce contra factura y según autorización del Director, Auditor General, Subauditores, Secretario del Consejo Directivo, Asistentes Ejecutivos de la Administración Superior, Director de Proyecto o de los funcionarios que ellos designen por escrito, los gastos por alimentación a los trabajadores que por sus funciones, eventualmente y en casos de urgencia calificados, se vean obligados a trabajar jornadas extraordinarias iguales o superiores a dos horas y la hora de salida iguale o sobrepase las 9 horas para desayuno, las 14 horas para almuerzo y las 19 horas para comida. Estos gastos no deben sobrepasar los montos aprobados por la Contraloría General de la República para viáticos.
Artículo 43.—Procede el pago por concepto de lavado y planchado de ropa, cuando la estadía de un funcionario fuera de su centro de trabajo, sea superior a seis días continuos de permanencia. Este gasto debe ser respaldado por una factura, la cual debe indicar el nombre completo, número de cédula, dirección, número de teléfono y firma de la persona o empresa responsable del servicio brindado. En el caso de que no se cuente con factura, se debe utilizar la fórmula F-10-0029 “Comprobante de Gastos”. (Ver Anexo 7).
Artículo 44.—Para la cancelación de los gastos de autobús o taxi, en que el proveedor no emite factura se utiliza la fórmula F-10-0029 “Comprobante de Gastos”. (Ver Anexo 7).
El uso del servicio de taxi, procede previa autorización, en los siguientes casos:
a) Cuando resulte más conveniente a la Institución, pues el ahorro en tiempo es más significativo que el exceso de la tarifa entre el taxi y el medio de transporte colectivo.
b) Cuando se trasieguen valores institucionales.
c) Cuando se requiera iniciar una gira en un horario donde no haya servicio de transporte público o el mismo sea muy esporádico.
d) Cuando por razones laborales, la salida del centro de trabajo sea después de las 8:00 p. m. y ya no se preste el servicio de transporte público colectivo o que el mismo sea muy esporádico.
e) Por razones de seguridad personal de los funcionarios.
Artículo 45.—Se da trámite a la factura que no cuente con la autorización de la Dirección General de Tributación, sólo en los siguientes casos, siempre y cuando se especifique el nombre completo, número de cédula, dirección, número de teléfono y firma de la persona proveedora del bien o servicio:
a) Contribuyentes inscritos en el Régimen de Tributación Simplificada.
b) Entidades reguladas por la Superintendencia General de Entidades Financieras.
c) Personas físicas o jurídicas dedicadas al transporte remunerado de personas y productos agrícolas.
d) Personas físicas que presten servicios ocasionales, tales como: recolección de basura, hacer zanjas, chapeas, planchado y lavado de ropa, pintar fachadas y labores similares.
En el caso de que no se cuente con factura, se debe utilizar la fórmula F-10-0029 “Comprobante de Gastos”. (Ver Anexo 7).
Artículo 46.—Por la escasa información contenida en los comprobantes que respaldan los peajes, parqueos y transbordadores utilizados, es permitido para su cancelación adjuntar a estos documentos la fórmula F-10-0029 “Comprobante de Gastos” (ver Anexo 7) e indicar en el mismo:
a) Nombre, firma y número de cédula de la persona que realizó el gasto.
b) Nombre y firma del funcionario autorizado para aprobar el gasto.
c) Número del vehículo ICE que generó el gasto.
d) Fecha del servicio.
Un comprobante de gastos puede contener varios tiquetes de peaje, parqueo y transbordadores, siempre y cuando correspondan a un mismo evento.
Artículo 47.—Infracciones de Tránsito.
a. La institución no reconoce el pago de los montos correspondientes a multas o infracciones de tránsito ocasionadas por faltas al ordenamiento jurídico, al deber de cuidado o la imprudencia del conductor.
b. En caso de que la infracción sea atribuible a la Institución, el reintegro se realiza contra la presentación de la nota de autorización del Área de Vialidad de Transportes de la Dirección Administrativa de Logística y los comprobantes que está área defina.
Artículo 48.—La Auditoría Interna efectúa las revisiones que considere pertinentes sobre los fondos de trabajo, ello de conformidad con lo que establece el artículo 33 de la “Ley General de Control Interno”, sobre las potestades de las Auditorías Internas.
Artículo 49.—Cuando se determinen diferencias en un arqueo practicado por cualquier funcionario autorizado (Auditoría, Unidad de Control Interno, coordinadores, o el mismo encargado del fondo), se procede de la siguiente manera:
a) Sobrantes:
El encargado del fondo de trabajo, deposita el sobrante en la Cuenta Matriz del ICE que corresponda, a más tardar el día hábil siguiente después de detectada la situación y solicita a Contabilidad el registro contable del comprobante del depósito, mediante una nota que explique el origen del crédito, con copia a la Auditoría y a Gestión de Liquidez.
b) Faltantes:
De presentarse faltantes en un fondo de trabajo, el Director, solicita al encargado del fondo reintegrar el faltante detectado. En este sentido, dicho funcionario debe reintegrar a más tardar al día hábil siguiente, el faltante directamente al fondo de trabajo o mediante depósito en la cuenta bancaria del fondo.
Artículo 50.—En el caso que el encargado del fondo de trabajo por alguna circunstancia no pueda realizar el respectivo reintegro del faltante, el Director, traslada el caso a las instancias correspondientes: Auditoria, Área de Investigaciones, Relaciones Laborales, etc., y mientras estas dependencias realizan las investigaciones y emiten su criterio, procede según lo que establece el artículo 108 inciso d) de este Reglamento.
Artículo 51.—Todo encargado de un fondo de trabajo, es el responsable directo del manejo y control del mismo; por tal motivo está facultado para no aceptar ningún trámite o acción que contravenga lo dispuesto en este Reglamento. Asimismo, cada funcionario autorizado debe actuar con toda rectitud al refrendar el gasto realizado, con el fin de evitar cualquier acción incorrecta en el manejo del fondo. En caso contrario, cada funcionario asume las sanciones disciplinarias que corresponden.
Artículo 52.—En caso de vacaciones, permisos, enfermedad, renuncia o despido del encargado del fondo de trabajo, asume la administración del fondo el suplente previamente designado. Para la entrega del fondo al nuevo encargado, el Coordinador de Área al que pertenece el Fondo de Trabajo o la Unidad de Control interno o en su defecto el funcionario autorizado por alguno de ellos, procede de la siguiente manera:
· Fondos Cuenta Corriente: Realiza un arqueo y una conciliación de la cuenta corriente del fondo, en presencia de los funcionarios entrantes y salientes. El documento que respalda el trámite realizado, debe ser firmado por los tres. En caso de que el funcionario saliente no pueda estar presente por razones de fuerza mayor, el arqueo se hace en presencia de otro funcionario que actúa como testigo y firma el documento en esa condición.
· Fondos Tarjetas de Compras Institucionales: Elabora un listado con los documentos existentes en ese momento, (facturas, comprobantes, vouchers, etc.). El documento que respalda el trámite realizado, debe ser firmado por los tres. En caso de que el funcionario saliente no pueda estar presente por razones de fuerza mayor, el levantamiento se hace en presencia de otro funcionario que actúa como testigo y firma el documento en esa condición.
De ser necesario, el Director tiene la potestad de nombrar un nuevo titular o suplente. Para tal efecto se debe proceder con la actualización del Registro Administración Fondo de Trabajo.
Artículo 53.—Ningún funcionario involucrado directa o indirectamente en la administración y/o utilización de un fondo de trabajo, puede alegar desconocimiento del presente Reglamento.
Artículo 54.—El uso indebido del fondo de trabajo o cualquier infracción a este reglamento, se sanciona de conformidad con lo que establecen las leyes y disposiciones vigentes (Artículos 110 y 113 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, el Artículo 190 y siguientes de la Ley de la Administración Pública, artículo 39 de la Ley General de Control Interno), sin perjuicio de tomar cualesquiera otras acciones que correspondan. Es responsabilidad del Director, velar porque este Reglamento se cumpla, aplicar y/o solicitar la aplicación de las sanciones establecidas en la reglamentación antes mencionada y en el Capítulo XXX “Orden y Disciplina” del Estatuto de Personal Institucional. (Ver Anexo 8).
Artículo 55.—A más tardar el 15 de diciembre de cada año el Coordinador de Presupuesto de la Dirección Técnica, UEN, Dirección Administrativa, Direcciones o dependencia de la Alta Dirección, en coordinación con el encargado del fondo de trabajo, debe incluir en el sistema de presupuesto, específicamente en el módulo de compromisos, la asignación inicial presupuestaria de recursos para gastos del siguiente año.
Artículo 56.—No se permite realizar gastos a través de fondos de trabajo, sin que el coordinador de presupuesto, haya incluido la asignación respectiva de fondos por estructura presupuestaria, en el módulo de compromisos, ya que son hechos generadores de responsabilidad administrativa, la autorización o realización de compromisos o erogaciones sin que exista contenido económico según lo indicado en el artículo 110 inciso f) de la Ley 8131.
Artículo 57.—Cada fondo de trabajo cuenta con un único compromiso presupuestario a través de todo el año y es en este compromiso donde se refleja todos los movimientos de aumento o disminución en las cuentas asignadas. El sistema de presupuesto tiene una interfase con el Sistema de Fondos de Trabajo, lo que permite reflejar estos aumentos o disminuciones en forma directa e inmediata.
Artículo 58.—Una vez incluido el compromiso para la asignación del fondo de trabajo, el coordinador de presupuesto de cada UEN, Dirección Técnica, Dirección Administrativa y otras Direcciones, debe coordinar con el Proceso de Planificación Financiera de la Dirección Finanzas, para que dicho compromiso sea aplicado y a su vez se refleje en el sistema de fondos de trabajo.
Artículo 59.—El Coordinador de Presupuesto de cada dependencia puede realizar durante el año ajustes a la estimación inicial, ya sea para aumentar o disminuir los recursos asignados a una determinada estructura, para ello se debe modificar el monto consignado en el módulo de compromisos del sistema de presupuesto.
Artículo 60.—Cuando por alguna razón, sea necesario darle contenido a una estructura presupuestaria específica, el coordinador de presupuesto de la Dirección Técnica, UEN o Dirección Administrativa y otras Direcciones es el único responsable de realizar la modificación de los recursos asignados, ya sea disminuyendo una estructura para aumentar otra, o asignando más recursos, para lo cual debe seguir el Procedimiento de Modificaciones Presupuestarias.
Artículo 61.—No se permite trasladar presupuesto de cuentas de inversión a operación, ni de un proyecto de inversión a otro.
Artículo 62.—La retención del 2% del Impuesto sobre la Renta se debe efectuar cuando el subtotal de una factura sea mayor al salario base mensual de un Auxiliar Administrativo 1, del Poder Judicial, incluido cada año en la relación de puestos de la Ley de Presupuesto Ordinario de la República. El cálculo se debe efectuar sobre dicho monto a partir del momento en que la Subgerencia de Finanzas lo oficialice mediante circular.
Las empresas no sujetas a la aplicación de este impuesto son las incluidas en el artículo Nº 3 de la Ley 7092 del Impuesto sobre la Renta. (Ver Anexo 9).
Artículo 63.—Además, de encontrarse dentro de la lista de las entidades no sujetas al impuesto de renta, el proveedor debe demostrar su condición jurídica, presentando la documentación oficial de exención emitida por la Dirección General de Tributación, una vez cumplido con los requisitos establecidos en el artículo 6° del Reglamento del Impuesto sobre la Renta”. La documentación presentada, debe remitirse al Subproceso de Impuestos del Proceso Contable.
Todas las demás empresas deben cumplir con la aplicación del impuesto sobre la renta, el cual está sustentado en el Código de Normas y Procedimientos Tributarios, -Código Tributario- y en la Ley y Reglamento del Impuesto sobre la Renta.
Artículo 64.—La retención del 2% del Impuesto sobre la Renta aplica para gastos de combustible, de acuerdo a lo establecido en el artículo 62 de este Reglamento.
Artículo 65.—La omisión de la retención del Impuesto sobre la Renta, por parte del comprador, encargado del fondo, el autorizador de gastos, aprobador de Liquidaciones o el Director responsable del fondo de trabajo, genera las siguientes sanciones.
a) Código de Normas y Procedimientos Tributarios, artículo Nº 67 “Responsabilidad de los Representantes”
“Los representantes, los apoderados, los directores, los agentes, los funcionarios o los empleados de una persona jurídica, son responsables, en lo personal, por las acciones o las omisiones establecidas en la presente Ley. Tal responsabilidad no se presume y, por tanto, está sujeta a la demostración debida”.
b) En los casos en que se requiera realizar la retención del 2% del Impuesto sobre la Renta y no se efectúe, en el momento de hacer la cancelación respectiva al proveedor del bien o servicio, el Código de Normas y Procedimientos Tributarios en los artículos 57 y 81 y la Ley del Impuesto Sobre la Renta en el artículo 44, establecen:
· Artículo 57.—Intereses a cargo del sujeto pasivo.
Sin necesidad de actuación alguna de la Administración Tributaria, el pago efectuado fuera de término produce la obligación de pagar un interés, junto con el tributo adeudado. Mediante resolución, la Administración Tributaria fija la tasa del interés, la cual debe ser equivalente al promedio simple de las tasas activas de los bancos estatales para créditos del sector comercial y, en ningún caso, no puede exceder en más de diez puntos de la tasa básica pasiva fijada por el Banco Central de Costa Rica.
· Artículo 81.—Falta de ingreso por omisión o inexactitud.
Esta sanción será equivalente al veinticinco por ciento (25%) de la diferencia entre el monto del impuesto por pagar o el saldo a favor, según el caso, liquidado en la determinación de oficio, y el monto declarado por el contribuyente o responsable o el del impuesto determinado cuando no se haya presentado declaración.
· Artículo 44.—No efectuar la retención:
“Los agentes de retención que no retengan el impuesto se harán responsables solidarios de su pago, además, no se les aceptará deducir como gastos del ejercicio las sumas pagadas por los conceptos que originaron las retenciones establecidas en esta ley, sin perjuicio de las demás disposiciones que al respecto establece el Código de Normas y Procedimientos Tributarios”.
Artículo 66.—El trámite para la aplicación del Impuesto sobre la Renta, está respaldado con la fórmula F-32-0167 “Comprobante de Retención del 2% de Impuesto sobre la Renta” (Ver Anexo 10) la cual es administrada y controlada por el encargado del fondo de trabajo y subfondo, mediante la asignación de un número consecutivo. Para tal fin, el encargado del fondo debe llevar un registro de las fórmulas entregadas: fecha de entrega, número de la fórmula, funcionario que la solicita y en caso de anulación estampar en el original y sus copias la leyenda “ANULADO”, indicarlo en el control y archivar original y copia de la fórmula.
Artículo 67.—El funcionario que realiza la compra, es el responsable de ejecutar el cálculo de retención del impuesto sobre la renta, en los casos en que corresponde. Con el siguiente ejemplo, se ilustra el procedimiento a seguir, para el cual se utilizó un salario base de ¢163.000,00. (Ver artículo 62 de este Reglamento).
Artículo 68.—El funcionario que realiza la compra, completa la fórmula F-32-0167 “Comprobante de Retención del Impuesto sobre la Renta” en original y tres copias. (Ver Anexo 10).
a) Solicita al proveedor o al funcionario de la empresa que está efectuando la venta, indicar su nombre y poner su firma tanto en el original como en las copias de la fórmula F-32-0167.
b) Cancela el monto de la factura menos el 2% de retención del impuesto sobre renta, al proveedor o su representante.
c) Entrega el original del formulario al proveedor como constancia escrita de la retención y devuelve al encargado del fondo las tres copias restantes.
Artículo 69.—El funcionario que autoriza el gasto es responsable de velar por la correcta aplicación de la retención del Impuesto sobre la Renta, en las compras que corresponde. De observar alguna irregularidad en la aplicación de la citada retención, debe abstenerse de autorizar el gasto correspondiente.
Artículo 70.—De acuerdo con lo estipulado en el artículo Nº 14 de la Ley Nº 7435 del 14-09-95 “Impuesto General sobre las Ventas” y el artículo Nº 21 de su Reglamento, sólo procede la aplicación del crédito fiscal cuando los bienes o servicios adquiridos estén gravados y cumplan la condición de que se utilicen o incorporen físicamente en la producción de los servicios eléctricos y de telecomunicaciones que brinda la institución: entendiéndose por ello la unión, mezcla o combinación de dos o mas mercancías que dan origen a otro producto de características diferentes.
Artículo 71.—El personal responsable de comprar y cancelar a los proveedores, debe identificar el destino final de los servicios y materiales o equipos por los que se haya pagado el impuesto. Si lo adquirido se utiliza o incorpora físicamente en la producción de servicios de electricidad o telecomunicaciones, el impuesto de ventas pagado debe estar específicamente indicado en la factura y codificarse como crédito fiscal en las siguientes cuentas contables según corresponda:
Crédito Fiscal Impuesto de Ventas - Compras y Servicios: XX-241-03-05,
Crédito Fiscal Impuesto de Ventas - Importaciones: XX-241-03-03
Donde XX = Código identificador de segmento
Artículo 72.—Si el bien o servicio adquirido no se utiliza o incorpora en la producción de dichos servicios, el impuesto de ventas sufragado debe codificarse como parte del costo si es un activo o como gasto si es para mantenimiento u operación.
Trámite de liquidación de gastos y solicitud de reintegro
Artículo 73.—Para realizar el trámite de la liquidación de los gastos realizados, el encargado del fondo de trabajo debe:
a) Ordenar todas las facturas, comprobantes de gasto y cualquier otro documento que respalde los gastos realizados.
b) Incluir la información en el Sistema Fondos de Trabajo.
c) Imprimir el reporte “Cuentas por Reintegro Resumido” y “Cuentas por Liquidación”.
d) Verificar que la información contenida en los reportes “Cuentas por Liquidación” y “Cuentas por Reintegro Resumido” coincida con los documentos que respaldan la liquidación de gastos.
e) Entregar al funcionario autorizado para aprobar la liquidación de gastos los reportes “Cuentas por Liquidación” y “Cuentas por Reintegro Resumido”, este último debidamente firmado y los documentos originales que respaldan el trámite.
Artículo 74.—El funcionario autorizado para aprobar la solicitud de reintegro ante Gestión de Liquidez, debe:
a) Verificar que la documentación que respalda la liquidación, coincida con el reporte “Cuentas por Liquidación” y “Cuentas por Reintegro Resumido” además que cumpla con los requerimientos establecidos por ley.
b) Verificar que las facturas canceladas, incluyan el sello de “CANCELADO FONDO DE TRABAJO Nº …”
c) Confirmar que el monto total de la liquidación, sea el mismo que resulte de la sumatoria de todos los documentos que respaldan los gastos realizados.
d) Estampar el sello de “Revisado autorizador de liquidaciones”, el cual debe contener su nombre.
e) Autorizar vía Sistema de Fondos de Trabajo, la liquidación.
f) Devolver al encargado del fondo, el original de la hoja “Cuentas por Reintegro Resumido”, debidamente firmada, así como toda la documentación original que respalda dicha solicitud en un sobre sellado. El Reporte “Cuentas por Liquidación” queda en custodia del autorizador de liquidación, como respaldo de la revisión efectuada.
g) El encargado del fondo debe, enviar el original del Reporte “Cuentas por Reintegro Resumido” y los comprobantes que respaldan los pagos, en los siguientes tres días hábiles después de realizada la autorización de la liquidación, a la Dirección de Finanzas. De no cumplir con este plazo, Gestión de Liquidez puede suspender el trámite de reembolso de las solicitudes de reintegro.
Artículo 75.—En los casos de los fondos de trabajo que operan bajo la modalidad de cuenta corriente, el Ejecutivo de Fondos de Trabajo, en Gestión de Liquidez, debe:
a) Ingresar al Sistema de Fondos de Trabajo y verificar las solicitudes de reintegro.
b) Generar la orden de pago y gestionar el traspaso del monto reportado en las solicitudes de reintegro a cada una de las cuentas corrientes.
c) Aplicar en el Sistema de Fondos de Trabajo el reintegro realizado a los fondos de trabajo, con lo cual se realiza el respectivo registro contable.
Artículo 76.—Si realizado el reintegro por parte de Gestión de Liquidez, el Encargado del Fondo, determina alguna diferencia debe proceder de la siguiente manera:
a) Reintegro de menos: el encargado del fondo de trabajo justifica lo sucedido, mediante nota con visto bueno del Director, Director de Proyecto o del funcionario autorizado para este fin y solicita a Gestión de Liquidez, el reintegro del monto pendiente de pagar, mediante un comprobante de gastos y copia de la factura, los cuales deben ser incluidos en una solicitud de reintegro aparte.
b) Reintegro de más: El encargado del fondo de trabajo deposita el monto pagado de más, en la Cuenta Matriz del Sector que corresponde y solicita a Gestión de Liquidez el respectivo ajuste, mediante nota con el visto bueno del Director, Director de Proyecto o del funcionario autorizado para este fin, a la cual se debe adjuntar copia de la factura y del comprobante del depósito realizado.
Artículo 77.—Con copia de la justificación y de la nota de crédito que envía la dependencia responsable del fondo de trabajo a Contabilidad, Gestión de Liquidez aplica, los ajustes en el Sistema de Fondos de Trabajo.
Artículo 78.—Gestión de Liquidez, tiene la potestad de suspender el trámite de las solicitudes de reintegro de un fondo de trabajo, en caso de determinar anomalías en el funcionamiento del mismo o por razones y causas debidamente indicadas por escrito, por alguna de las dependencias involucradas en este proceso.
Artículo 79.—Cuando se presente alguna irregularidad en el Sistema de Fondos de Trabajo, el encargado del fondo afectado debe informar inmediatamente a Gestión de Liquidez, dependencia responsable de coordinar los ajustes requeridos.
FONDOS DE TRABAJO MODALIDAD DE CUENTA CORRIENTE
Creación y cierre de un fondo y subfondo de trabajo
Artículo 80.—Facultación para la creación del fondo de trabajo.
a) El Presidente Ejecutivo, el Gerente General o los Subgerentes, autorizan creaciones de fondos de trabajo, superiores a ¢.5.000.000,00 (cinco millones de colones).
b) El Director aprueba creaciones de fondos hasta ¢ 5.000.000,00 (cinco millones de colones).
c) Los fondos de la Auditoría Interna los autoriza el Auditor General o los Subauditores.
Artículo 81.—Para la creación de un nuevo fondo de trabajo el Centro de Trabajo debe formular la solicitud correspondiente, mediante nota cumpliendo con los siguientes requisitos.
a) Completar la información de la fórmula F-10-0052 “Solicitud de Fondo de Trabajo”, (Ver Anexo 11), la cual debe contener la respectiva justificación.
b) Adjuntar las proyecciones de los gastos para un período de un año, según el número de funcionarios que harán uso del mismo.
c) Cuando sea el caso, indicar cuál o cuáles fondos de trabajo, han estado cubriendo los gastos que se van a pagar mediante el nuevo fondo, para trasladar la suma que corresponde.
d) Completar los formularios Registro Administración Fondo de Trabajo y Registro Autorizadores de Gastos, debidamente firmados por el Director, con los funcionarios autorizados (ver Anexos 5 y 11). En el caso de los funcionarios asignados para administrar el fondo de trabajo: titular y suplente, no deben estar facultados para aprobar gastos, solicitudes de liquidación, ni tener responsabilidad en la coordinación de presupuesto de la dependencia a la que está asignada el fondo.
Se acepta a un encargado de fondo que coordine el presupuesto de su dependencia, por excepción, debidamente justificado y autorizado por escrito por el Director o el Secretario del Consejo Directivo, según corresponda, cuando la cantidad de recurso humano en dicha área de trabajo resulte insuficiente, para delegar esta labor en otro funcionario.
e) Nota indicando el nombre completo y número de cédula de por lo menos tres funcionarios autorizados a girar contra la cuenta corriente, el encargado y suplente del fondo y una persona más, que no esté autorizada para aprobar gastos, debidamente firmada por el Director.
f) Sólo en casos de excepción debidamente justificados por escrito, el Director, puede autorizar a un funcionario a aprobar en dos conceptos a la vez: girar contra cuenta corriente, aprobar gastos - vales y liquidaciones. Se excluyen de esta facultación al encargado y suplente del fondo de trabajo.
g) Nota para solicitar la apertura de una cuenta corriente firmada por el Director, adjuntando fotocopias de las cédulas de identidad vigentes de los funcionarios autorizados a girar contra la misma.
h) En caso de sustitución de algún funcionario facultado en los incisos d y e, se debe actualizar la documentación que corresponda.
i) La documentación mediante la cual se facultan los funcionarios indicados en este artículo, debe presentarse sin borrones y tachaduras.
Artículo 82.—Gestión de Liquidez, de la Dirección de Finanzas, recibe la documentación, verifica que la información esté correcta y procede de la siguiente manera:
a) Solicita a la respectiva entidad bancaria, mediante la entrega de las fórmulas originales antes mencionadas, la apertura de la cuenta corriente y el registro de firmas de los autorizados a girar contra ésta.
b) Confirmada la apertura de la cuenta corriente:
· Deposita los fondos autorizados en la cuenta corriente asignada.
· Asigna un número de identificación al nuevo fondo de trabajo y lo incluye en el Sistema de Fondos de Trabajo.
· Tramita ante Contabilidad el registro contable del nuevo fondo.
c) En las cuentas corrientes destinadas a la operación de fondos de trabajo, únicamente se depositan los dineros provenientes de los reintegros generados por Gestión de Liquidez, la reposición de faltantes detectados en un arqueo o recargos cobrados por el Banco producto de un cheque devuelto. Bajo ninguna circunstancia se deben realizar depósitos por otro concepto.
Cualquier otro ingreso que se identifique en la cuenta corriente del fondo de trabajo, debe ser depositado por el encargado del fondo en la cuenta matriz que corresponde, tramitar con Contabilidad su registro e informar a Gestión de Liquidez sobre lo actuado con copia de dicha nota.
Artículo 83.—Los subfondos son tramitados únicamente en casos de excepción y con la debida autorización del Director, su apertura se oficializa con la fórmula F-10-0052 “Solicitud de Fondos de Trabajo o subfondo de trabajo”. (Ver Anexo 12).
Artículo 84.—El responsable de la operación de un subfondo, debe utilizar el Sistema de Fondos de Trabajo, para el trámite de la documentación generada y regirse por lo que estipula el presente Reglamento.
Artículo 85.—Trámite para el cierre de un fondo de trabajo.
Para el cierre de un fondo de trabajo, la Dirección a la que pertenezca el fondo, debe proceder según lo indicado en el “Procedimiento Cierre de un fondo de Trabajo”. (Ver Anexo 13).
Aumentos y disminuciones en el monto
asignado a un fondo de trabajo
Artículo 86.—Facultación para aumentar el monto asignado a un fondo de trabajo.
a) Los aumentos justificados para fondos de trabajo mayores a los ¢.5.000.000,00 (cinco millones de colones), son aprobados por el Presidente Ejecutivo, Gerente General o Subgerentes.
b) Aumentos a montos de fondos menores a ¢ 5.000.000,00 (cinco millones de colones), son aprobados por el Director, siempre y cuando el nuevo monto total del fondo no supere los ¢.5.000.000,00 (cinco millones de colones).
Artículo 87.—Existen dos tipos de aumentos en el monto asignado a un fondo de trabajo, los cuales para su trámite requieren de un tratamiento diferente.
a) Aumentos permanentes
La dependencia responsable del fondo de trabajo solicita el incremento mediante una nota a la autoridad que corresponda de acuerdo al artículo 86 de este Reglamento. Dicha nota debe contener la respectiva justificación que respalda el aumento solicitado, además:
· La fórmula F-10-0052 “Solicitud de Fondo de Trabajo” (ver Anexo 12) con la información que corresponda.
· Incluir el cálculo que determinó el incremento, aplicando el procedimiento que se indica en el Anexo 14.
b) Aumentos ocasionales
Los aumentos ocasionales del monto asignado a un fondo de trabajo, sólo se tramitan en casos de excepción, para cubrir los períodos de Semana Santa, fin de año y otros casos calificados. Para tal efecto, la dependencia responsable del fondo de trabajo debe solicitar con una nota la aprobación del incremento a la autoridad que corresponda de acuerdo con el artículo 86 de este Reglamento. La nota aprobada, debe ser entregada a Gestión de Liquidez e indicar la justificación que respalda el aumento solicitado y el período de vigencia.
Concluido el periodo de vigencia, el encargado del fondo debe reintegrar a la cuenta matriz que corresponde, el excedente autorizado y solicitar el respectivo registro a Contabilidad, mediante nota, adjuntando el comprobante de depósito, con copia a Gestión de Liquidez.
Artículo 88.—Gestión de Liquidez recibe la documentación, verifica que la información esté correcta y procede de la siguiente manera:
a) Deposita el monto aprobado en la respectiva cuenta corriente.
b) Tramita ante Contabilidad el registro contable del incremento del monto en el fondo de trabajo.
Artículo 89.—Gestión de Liquidez realiza semestralmente el análisis de rotación del efectivo y solicita las disminuciones en los montos de aquellos fondos de trabajo que de acuerdo a la aplicación de las fórmulas establecidas en el Anexo 14 de este Reglamento así lo ameriten. Los encargados de fondos, deben devolver a la cuenta matriz del sector correspondiente, el monto solicitado, en los siguientes 7 días hábiles, después de recibido el aviso por parte de Gestión de Liquidez.
Requerimientos para la operación de los fondos de trabajo
Artículo 90.—Para protección de la Institución y de los encargados de los fondos de trabajo, el Director debe proveer a las dependencias que utilizan este mecanismo de pago los siguientes equipos y medidas de seguridad:
a) El área donde opera el fondo de trabajo debe ser un cubículo cerrado, con una ventanilla para la atención de los clientes de dicho fondo y que cumpla con las especificaciones establecidas por la Dirección Administrativa de Bienes Inmuebles. La llave debe ser custodiada únicamente por el encargado del fondo.
b) Las fórmulas de cheques, dinero en efectivo, facturas y cualquier otro documento que respalde la adquisición de bienes y servicios, deben estar custodiados en una caja fuerte o de seguridad, dentro del cubículo destinado para la operación del fondo.
c) El encargado del fondo de trabajo, debe contar con una computadora e impresora compatibles con el Sistema de Fondos de Trabajo.
d) Contar con un detector de billetes falsos.
e) La combinación de la caja fuerte sólo la deben conocer el encargado y suplente del fondo y cada uno de ellos debe mantener la precaución necesaria para evitar situaciones fraudulentas.
Artículo 91.—La combinación, copias de las llaves de la caja fuerte y del cubículo deben mantenerse en un sobre lacrado, bajo la responsabilidad del funcionario designado por el coordinador de la dependencia donde opere un fondo de trabajo. En caso de ser necesario, dicho sobre debe abrirse en presencia de por lo menos dos funcionarios, levantando el acta correspondiente.
Operación del fondo de trabajo
Artículo 92.—Todo encargado de un fondo de trabajo, debe utilizar el cheque como medio de pago a proveedores, por la adquisición de bienes y servicios. Para tal fin debe cumplir con los siguientes pasos:
a) Confeccionar el cheque a nombre del proveedor y por el monto que corresponde, después de aplicar el Impuesto sobre la Renta, cuando sea el caso, utilizando como respaldo la factura proforma presentada por el responsable de realizar la compra.
b) Entregar el cheque al funcionario autorizado a comprar contra la firma del “Vale por Entrega de Dinero” - F-10-0056. (Ver Anexo 1).
c) Adjuntar al vale la factura proforma.
Artículo 93.—Con el fin de minimizar el riesgo al que se está expuesto, por portar sumas considerables de efectivo, el encargado del fondo debe coordinar con aquellos funcionarios que se desplazan a otras regiones diferentes a la de su centro de trabajo a realizar sus labores, la posibilidad de fraccionar el adelanto requerido, mediante la emisión de dos o más cheques por montos menores, de manera que sólo mantengan en su poder el efectivo necesario para hacer frente a los pagos que deba ir realizando.
Artículo 94.—Los cheques que se emitan de las cuentas corrientes de fondos de trabajo, deben ser firmados en forma mancomunada, por dos diferentes personas autorizadas para tal fin y de acuerdo con el siguiente desglose:
Encargado del Fondo de Trabajo
Suplente del Fondo de Trabajo
Otros funcionarios designados por el Director
Nunca dos funcionarios del Grupo A o del Grupo B, pueden firmar en conjunto.
Artículo 95.—Si por alguna razón un cheque es devuelto por el Sistema Bancario Nacional, el encargado del fondo que emitió el cheque debe depositar en la cuenta corriente del fondo de trabajo, de sus propios recursos, los recargos cobrados por el banco, independientemente de la responsabilidad que asuma por este hecho.
Artículo 96.—Bajo ninguna circunstancia, los autorizados pueden girar cheques en blanco, al portador, post fechados o a nombre de otra persona que no sea el beneficiario directo del pago: proveedor o funcionario ICE responsable del vale, ni proceder al cambio de cheques de ninguna naturaleza.
En aquellos casos que por alguna razón debidamente justificada, se requiera anular un cheque, el encargado del fondo, debe inutilizar el original de este documento, estampando el sello “ANULADO” en diferentes lugares del cheque, principalmente sobre las firmas de los autorizados, cuando el mismo ha sido emitido.
Cuando el cheque anulado requiera ser sustituido, los autorizados para firmar el nuevo cheque, deben asegurarse de que el documento a sustituir contenga el sello antes mencionado.
Artículo 97.—Única y exclusivamente se emite un cheque de un fondo de trabajo a favor del ICE, en los siguientes casos.
a) Devolución de un sobrante en un fondo de trabajo, después de un arqueo.
b) Disminución en el monto del fondo de trabajo.
c) Cierre de una cuenta corriente.
d) Cierre definitivo de un fondo de trabajo.
Artículo 98.—El encargado del fondo de trabajo debe mantener en caja, la cantidad mínima de fórmulas de cheques requeridas y el efectivo estrictamente necesario con el fin de cubrir adelantos de dinero para gastos de alimentación, hospedaje y transporte (viáticos) y adquisición de materiales, en aquellos lugares donde no hay acceso a una entidad bancaria.
Artículo 99.—Para mantener el efectivo estrictamente necesario, el encargado de fondo debe emitir un cheque a su favor, el cual debe ser firmado por dos funcionarios autorizados a girar contra la respectiva cuenta corriente, uno del Grupo A con uno del Grupo B, esto en concordancia con el artículo 94 de este Reglamento.
Artículo 100.—El encargado del fondo de trabajo es responsable de gestionar ante el banco, la emisión y el retiro de las chequeras requeridas mediante el procedimiento establecido por la entidad bancaria.
Artículo 101.—El encargado del fondo debe completar y tramitar en una liquidación, la fórmula F-10-0029 “Comprobante de Gastos”, (Ver Anexo 7), para respaldar el reintegro del monto correspondiente al costo de la emisión de las chequeras y de los cargos que aplican las entidades bancarias, por los servicios de consulta electrónica.
Artículo 102.—El encargado del fondo de trabajo puede únicamente tramitar un vale a su nombre, cuando por la naturaleza de sus funciones requiera trasladarse a otras regiones, cubrir sus gastos de alimentación, hospedaje, lavado y planchado de ropa o adquirir bienes y servicios.
Artículo 103.—Es prohibido que personas ajenas a la Institución, realicen trámites en un fondo de trabajo, como el cobro de facturas, por un servicio brindado o por la adquisición de algún bien, aunque los documentos cumplan con los requisitos establecidos.
Trámite para la reposición de un cheque
Artículo 104.— En caso de extravío o robo de un cheque ya entregado, el beneficiario del cheque puede solicitar mediante nota dirigida al encargado del fondo de trabajo, con copia al coordinador del área al que pertenece el fondo de trabajo, la reposición del cheque, justificando lo sucedido.
Artículo 105.—En apego al artículo 689 del Código de Comercio, el encargado del fondo, solicita:
a) Al respectivo Banco una contraorden de pago provisional, posteriormente confecciona y entrega la fórmula de solicitud de contraorden de pago definitiva. Si el Banco indica que el cheque fue cambiado, el mismo no se repone.
b) Al beneficiario del cheque, la publicación del particular por tres veces consecutivas en el Diario Oficial La Gaceta y en uno de los diarios de circulación nacional, cuyo costo debe cubrir el beneficiario con sus propios recursos y presentar copia de tales publicaciones al encargado del fondo.
Artículo 106.—Transcurrido un mes desde la última publicación, el encargado del fondo, con la autorización del Director, emite un nuevo cheque a nombre del proveedor o funcionario que corresponde.
Trámite a seguir en caso de robo o hurto
Artículo 107.—En caso de robo o hurto de dinero en efectivo, fórmulas de cheques en blanco o cualquier otro documento que respalde los pagos realizados por el fondo de trabajo, el encargado del fondo debe reportar la situación inmediatamente después de detectada y solicitar un arqueo urgente al coordinador responsable del fondo de trabajo.
Artículo 108.—El Director, o en su defecto el funcionario debidamente autorizado por sus superiores, realiza inmediatamente lo siguiente:
a) Solicita al Área de Investigaciones y al OIJ, la ejecución de la investigación que corresponde con copia a la Auditoría y a Gestión de Liquidez.
b) Una vez levantadas las respectivas actas por el Área de Investigaciones y OIJ y con la debida autorización, se procede a realizar un arqueo del fondo de trabajo afectado.
c) Si en el arqueo se determina la falta de fórmulas de cheques, debe solicitar a la respectiva entidad bancaria la contraorden de pago.
d) Si se determina sólo la falta de dinero en efectivo, mientras las dependencias que corresponden realizan las investigaciones del caso y emiten su criterio, para el reintegro del dinero robado o hurtado, se debe proceder de la siguiente manera:
· El Director, aprueba el trámite de un comprobante de gastos, para respaldar la reposición del dinero.
· El encargado del fondo de trabajo, solicita a Gestión de Liquidez el reintegro del comprobante de gastos, mediante una solicitud de reintegro totalmente aparte de los demás trámites con copia de la documentación que medió en el trámite de reposición.
FONDOS DE TRABAJO MODALIDAD
TARJETA DE COMPRAS INSTITUCIONAL
Artículo 109.—Con el fin de minimizar el riesgo por el uso de efectivo en el proceso de pago para la adquisición de bienes y servicios, se implementa la tarjeta de compras institucional como medio de pago, la cual es de uso obligatorio de los funcionarios que tramitan gastos en los fondos de trabajo que operan bajo esta modalidad.
Artículo 110.—La tarjeta de compras institucional es para uso dentro del territorio nacional. En casos calificados y debidamente justificados, el Presidente Ejecutivo, Gerente General y Subgerentes, pueden autorizar transitoriamente la utilización de una determinada tarjeta para realizar compras de bienes y servicios a nivel internacional. Para este fin, se aplica lo establecido en el Procedimiento de Control y Uso de la Tarjeta de Compras Institucional y las disposiciones contenidas en el presente Reglamento.
Artículo 111.—Para protección de la Institución y de los encargados de los fondos de trabajo, el Director debe proveer a las dependencias que utilizan este mecanismo de pago, los siguientes equipos y medidas de seguridad:
a) El área donde opera el fondo de trabajo debe cumplir con cualquiera de las siguientes dos opciones:
· Un cubículo, con una ventanilla para la atención de los clientes de dicho fondo y que cumpla con las especificaciones establecidas por la Dirección Administrativa de Bienes Inmuebles. La llave debe ser custodiada únicamente por el encargado del fondo, o
· Un espacio que cuente con un mostrador para la recepción de documentos que respaldan las transacciones realizadas y una caja fuerte, o un archivador con llavín de seguridad, para la custodia de los mismos.
b) La combinación de la caja fuerte sólo la deben conocer el encargado y suplente del fondo y cada uno de ellos debe mantener la precaución necesaria para evitar situaciones fraudulentas. Tanto la combinación como las llaves de la caja fuerte deben mantenerse en un sobre lacrado, bajo la responsabilidad del funcionario designado por el coordinador de la dependencia donde opera el fondo. En caso de ser necesario, dicho sobre debe abrirse en presencia de por lo menos dos funcionarios, levantando el acta correspondiente.
CREACIÓN DE UN FONDO DE TRABAJO
Artículo 112.—Para la creación de un fondo de trabajo bajo la modalidad de tarjeta de compras institucional, el centro de trabajo debe cumplir los siguientes requisitos:
a) El coordinador de Presupuesto solicita a Gestión de Liquidez la asignación de un código, para el fondo de trabajo con tarjeta.
b) Da trámite al compromiso presupuestario.
c) Completa y entrega al Proceso Gestión de Liquidez los formularios Registro Autorizadores de Gastos, Registro Administración Fondo de Trabajo y Registro Autorizaciones Módulo de Modificaciones Banco de Costa Rica, sin borrones ni tachaduras. (Ver Anexos 5, 11 y 15 respectivamente).
Artículo 113.—El Presidente Ejecutivo, Gerente General, Subgerentes, Auditor, Subauditores, Secretario del Consejo Directivo, Asistentes Ejecutivos de la Administración Superior, Directores, son los únicos funcionarios facultados para aprobar los formularios indicados en el inciso c del artículo 112, de aquellos empleados sobre los cuales ostenten el rango de jefatura directa, o bien mantengan la categoría de jefatura superior dentro de la misma escala jerárquica, en caso de ausencia del jefe respectivo.
Artículo 114.—Para definir las características de la tarjeta se debe cumplir con los siguientes pasos:
El autorizador de la creación o modificación de tarjetas debe establecer las clasificaciones requeridas para cada tarjeta habiente, para lo cual debe realizar un análisis de las necesidades de su dependencia, respecto a los funcionarios que deben utilizar este instrumento de pago, así como los parámetros de consumo a asignar a cada uno de ellos.
En caso de que las clasificaciones requeridas sean restringidas, se debe justificar su uso, mediante nota firmada por el Director ante Gestión de Liquidez. Si la clasificación a utilizar es la No. 7 Compras por vía electrónica, se debe cumplir lo indicado en el artículo 110 de este Reglamento.
El encargado de fondo debe tramitar ante Gestión de Liquidez, el Formulario Múltiple para la Solicitud y Mantenimiento de la Tarjeta de Compras institucional. (Ver Anexo 16).
Artículo 115.—Queda bajo la responsabilidad de los funcionarios indicados en el artículo 113 de este Reglamento el autorizar, en casos de excepción calificada y debidamente por escrito, el uso de la tarjeta de compras institucionales en los siguientes casos.
· Encargados de fondo para cubrir sus viáticos, cuando por la naturaleza de sus funciones, requieran desplazarse a otros centros de trabajo ubicados en una zona geográfica distinta a la suya, así como para realizar otros gastos menores, ante la imposibilidad de que otro tarjeta habiente, de la misma dependencia, realice el gasto.
Al ser incompatible la labor del encargado de fondo y la del tarjeta habiente, los funcionarios que autoricen esta excepción, son responsables de establecer los controles compensatorios.
· Funcionarios que no estén nombrados en forma permanente.
Artículo 116.—Una vez aprobada y emitida la tarjeta de compras institucional, el encargado del fondo de trabajo entrega al nuevo tarjeta habiente los siguientes documentos:
a) Formulario de entrega oficial de la tarjeta, denominado “Reporte de Tarjetas Capturadas a una Fecha” el cual debe ser firmado y devuelto por el tarjeta habiente en el acto.
b) Tarjeta y sobre sellado con la clave (PIN) de acceso al sistema de consulta Web del BCR.
c) Procedimiento de Control y Uso de la Tarjeta de Compras Institucional.
Artículo 117.—El uso de la tarjeta se rige por lo que estipula el presente Reglamento, en cuanto al proceso de adquisición y aprobación de la compra de bienes y servicios. El tarjeta habiente sólo puede cotizar con proveedores que estén afiliados al sistema de tarjetas de compras institucional, excepto por lo indicado en los incisos e) y f) del artículo 119 de este Reglamento.
Artículo 118.—El tarjeta habiente es responsable de comprobar que el monto incluido en el voucher sea igual al monto de la factura y de verificar la correcta aplicación de la retención del impuesto sobre la renta, en los casos en que ésta aplica, adjuntando a la factura el “Comprobante Retención del Impuesto sobre la Renta” (Fórmula F-32-0167). (Ver Anexo 10)
Artículo 119.—La clasificación 17 “Retiros de efectivo”, se utiliza únicamente para el pago de:
a) Parqueos, peajes, transbordadores, buses, taxis u otro medio de transporte.
b) Viáticos, a excepción del hospedaje.
c) Servicios que por su naturaleza y características, no puedan pagarse mediante tarjeta de compras institucional.
d) Bienes y servicios, en los cuales media imprevisibilidad o emergencia calificada. Estas adquisiciones deben contar con la debida justificación del autorizador de gastos.
e) Cuando un proveedor no esté afiliado al sistema de tarjeta, y presenta una diferencia de precio inferior, en un 25% o más, respecto a las otros cotizaciones.
f) Cuando un proveedor no esté afiliado al sistema de VISA Internacional y es el único proveedor del producto o servicio.
Artículo 120.—Trámite para la entrega de efectivo a otros funcionarios:
Cuando el tarjeta habiente suministre efectivo a otro funcionario por circunstancias excepcionales debidamente autorizadas por su jefatura, deben respaldarse con el formulario “Vale por Entrega de Dinero” (F-10-0056) (Ver Anexo 1), el cual debe ser firmado por ambas partes y tiene validez institucional, siempre y cuando cumpla con lo estipulado en los Artículos 20 y 21 del presente Reglamento. Asimismo, debe velar porque la liquidación del vale se realice oportunamente, acorde con lo que establece esta normativa en su artículo 16.
Artículo 121.—Cuando se ha realizado un avance de efectivo para realizar compras y sobra dinero, los tarjeta habientes deben depositar el sobrante en la tarjeta, máximo tres días hábiles, después de realizar el avance de efectivo. En caso de gira, la devolución del dinero se debe realizar dentro de los tres días hábiles posterior al día de regreso. En ambos casos se debe completar el formulario “Desglose de Gastos” (Ver Anexo 17).
Cuando se determine que una devolución es representativa, en cuanto al avance de efectivo realizado, se debe presentar la debida justificación por parte del tarjeta habiente y su jefatura. En caso de que la devolución corresponda al 100% del avance de efectivo, se requiere la aprobación del autorizador de liquidaciones en el Sistema de Fondos de Trabajo.
Artículo 122.—El tarjeta habiente cuenta con tres días hábiles posteriores al regreso de la gira o con cinco días hábiles posteriores al día en que realizó la compra, para entregar al encargado de fondo de trabajo el formulario “Desglose de Gastos” (ver Anexo 17), adjuntando las facturas debidamente selladas y aprobadas por el autorizador de compras, los vouchers, los comprobantes de retención del impuesto sobre la renta, vales por activos y herramientas en los casos en que aplique. Cuando se realicen avances de efectivo, debe presentar los comprobantes de avance y depósito de efectivo y los comprobantes de gastos de viaje y de transporte. En caso de vacaciones, la documentación debe ser presentada el último día laborado.
Artículo 123.—El encargado de fondo de trabajo debe verificar los documentos que le entrega el tarjeta habiente, de acuerdo con lo establecido en el artículo 37 de este Reglamento.
Artículo 124.—El encargado de fondo de trabajo debe sellar toda la documentación, después de ingresar sus datos en el sistema de fondos de trabajo, de acuerdo a lo indicado en el artículo 7, inciso k).
Artículo 125.—Para realizar el trámite de la liquidación de los gastos realizados, el encargado del fondo de trabajo debe:
c) Imprimir los reportes: “Cuentas por Reintegro Resumido”, “Cuentas por Liquidación” y “Avances de Efectivo Devueltos”, cuando corresponda.
e) Entregar al funcionario autorizado para aprobar la liquidación de gastos los reportes: “Avances de efectivo Devuelto”, cuando corresponda, “Cuentas por Liquidación” y “Cuentas por Reintegro Resumido”, este último debidamente firmado y los documentos originales que respaldan el trámite.
f) Solicitar al funcionario autorizado la aprobación de la liquidación, según lo establecido en el artículo 74 de este Reglamento.
g) Enviar a la Dirección de Finanzas, como mínimo dos veces por semana, el original del Reporte “Cuentas por Reintegro Resumido” y Avances de Efectivo Devueltos, cuando corresponda, con los comprobantes de respaldo.
Artículo 126.—El encargado del fondo de trabajo debe conciliar los gastos y documentos del banco (vouchers, devoluciones, anticipos), ingresados al Sistema de Fondos de Trabajo, contra las transacciones del BCR, que diariamente Gestión de Liquidez traslada a dicho sistema y en caso de que exista alguna discrepancia, debe notificarlo por escrito a Gestión de Liquidez y adjuntar los documentos de respaldo. La conciliación de cada mes debe estar disponible en el Sistema de Fondos de Trabajo a más tardar el día 15 del mes siguiente.
En caso de que el Banco registre por error transacciones no efectuadas, Gestión de Liquidez, previa notificación del encargado del fondo de trabajo, solicita por escrito al Banco la investigación correspondiente. Además debe dar el respectivo seguimiento a este trámite hasta su resolución final.
Artículo 127.—Cuando se requiera modificar ya sea las características o los parámetros de consumo de una tarjeta, el encargado de fondo de trabajo, el suplente o el funcionario autorizado, debe ingresar a la página WEB del Banco de Costa Rica e incluir las modificaciones requeridas, las cuales deben ser aprobadas por el autorizador de la creación o modificación de tarjetas. Los funcionarios que soliciten y autoricen las modificaciones, asumen la total responsabilidad sobre los cambios realizados.
En caso de que la página Web del BCR no esté disponible, el encargado del fondo trabajo, debe completar el Formulario para Modificaciones (Ver Anexo 18) y enviarlo por correo electrónico a Gestión de Liquidez, con copia al autorizador de la creación o modificación de tarjetas.
Artículo 128.—En caso de que el tarjeta habiente haya solicitado el reemplazo (por robo, pérdida), aplican los mismos principios y controles dispuestos para la entrega de una tarjeta nueva. La sustitución de tarjeta por daños en el plástico o en la banda magnética debe ser gestionada por cada tarjetabiente en cualquier agencia del BCR.
Artículo 129.—Una tarjeta se cancela por las siguientes razones:
a) Cierre del fondo.
b) Variación de las necesidades de la dependencia donde opera.
c) Anomalías detectadas.
d) Extravío, robo o hurto.
En aquellos casos que la(s) tarjeta(s) se deban cancelar en una dependencia, por alguna de las razones indicadas en los incisos b), c) y d) del artículo 129, es responsabilidad del encargado del fondo:
- Inutilizar el plástico, mediante la perforación de la banda magnética.
- Solicitar, mediante nota firmada por el Autorizador de Creación y Modificación de Tarjetas, al Proceso Gestión de Liquidez, el trámite de cancelación de la(s) tarjeta(s) no requerida(s), adjuntando el plástico debidamente perforado. La nota debe detallar la información de la(s) tarjeta(s) a cancelar.
Artículo 130.—Es responsabilidad de los autorizadores de creación y modificación de tarjetas, verificar que el tope de cada tarjeta se ajuste a las necesidades de la dependencia. Cuando se determine que el monto autorizado ha sobrepasado los requerimientos reales, debe realizar el rebajo en las categorías de consumo, en el Módulo de Modificaciones del BCR.
Artículo 131.—Gestión de Liquidez tiene la potestad de suspender, a su discreción, el uso de tarjetas cuando se determine incumplimiento de la fecha establecida, para la presentación de liquidaciones, conciliación mensual (Art. 126) y a solicitud expresa de la dependencia donde opera la tarjeta o de la Auditoría Institucional.
Artículo 132.—En la modalidad de fondos de trabajo con tarjeta de compras institucional, es de acatamiento obligatorio la aplicación de las normas establecidas en el “Procedimiento de Control y Uso de la Tarjeta de Compras Institucionales”, vigente.
Cierre del fondo de trabajo
Artículo 133.—Cuando se requiera el cierre de un fondo de trabajo, los funcionarios indicados en el artículo 113, según corresponda, solicita mediante nota a Gestión de Liquidez el respectivo trámite, adjuntando los siguientes documentos:
a) Conciliación final de gastos realizados por cada uno de los tarjeta habientes.
b) Plásticos inutilizados.
c) Constancia de que no existen documentos de gastos en poder del encargado del fondo, pendientes de conciliar en el Sistema de Fondos de Trabajo.
Artículo 134.—En caso de robo o hurto de dinero en efectivo, tarjetas de compras institucional o cualquier otro documento que respalde los pagos realizados por el fondo de trabajo, el encargado del fondo debe reportar la situación inmediatamente después de detectada y solicitar un arqueo urgente al coordinador responsable del fondo de trabajo y la inhabilitación de la tarjeta afectada a Gestión de Liquidez, mediante nota o correo electrónico.
Artículo 135.—El Director, o en su defecto el funcionario debidamente autorizado por él, solicita al Área de Investigaciones y al OIJ, la ejecución de la investigación que corresponde con copia a la Auditoría y a Gestión de Liquidez.
Si se determina sólo la falta de dinero en efectivo, mientras las dependencias que corresponden realizan las investigaciones del caso y emiten su criterio, para el reintegro del dinero robado o hurtado, se debe proceder de la siguiente manera:
· El encargado del fondo, registra en el Sistema de Fondos de Trabajo, el comprobante y realiza la respectiva conciliación.
Modificaciones a este reglamento
Artículo 136.—Toda modificación a este Reglamento debe ser canalizada por medio de la Dirección de Finanzas, quien es el ente responsable de valorar y presentar a la Subgerencia de Finanzas, los cambios propuestos, para que los eleve ante el Consejo Directivo, previa revisión de la Dirección Jurídica Institucional, con la finalidad de obtener la aprobación de los mismos.
Artículo 137.—Toda directriz transitoria emanada por el grupo gerencial que no sea consecuente con lo estipulado en este Reglamento, rige hasta su derogación.
Artículo 138.—Este Reglamento deja sin efecto el aprobado por Consejo Directivo en Sesión 5701 del 15 de noviembre del 2005, las modificaciones aprobadas mediante el artículo 6 de la Sesión 5771, celebrada el 28 de noviembre 2007, y cualquier otra disposición relativa a la administración de Fondos de Trabajo dictada con anterioridad.
Estos documentos forman parte integral del presente reglamento.
Fórmula F-10-0056 “Vale por Entrega de Dinero”.
Fórmula F-10-0044 “Autorización Firma”.
Artículo 18 Reglamento de la Ley de Impuestos General sobre las Ventas
Fórmula F-10-0003 “Vale por Préstamo de Activos y Herramientas”.
Registro Autorizadores de Gastos.
Fórmula F-10-0005 “Detalle Gastos por Alimentación y Hospedaje”.
Fórmula F-10-0029 “Comprobante de Gastos”.
Capítulo XXX “Orden y Disciplina” Estatuto de Personal Institucional.
Artículo 3 Entidades no sujetas al impuesto Ley Impuesto sobre la Renta.
Fórmula F-10-0087 “Comprobante Retención del 2% de Impuesto sobre la Renta” Proveedor Físico y Jurídico.
Registro Administración Fondo de Trabajo.
Fórmula F-10-0052 “Solicitud Fondo o Subfondo de Trabajo”.
Procedimiento Cierre de un fondo de Trabajo
Procedimiento para el cálculo de solicitudes de incremento fondos de trabajo.
Registro Autorizaciones Modulo de Consulta y Modificaciones Banco de Costa Rica.
Formulario Múltiple para solicitud y mantenimiento Tarjeta de Compras Institucionales.
Formulario “Desglose de Gastos”.
Formulario para modificaciones.
Fórmula F-10-0056 “Vale por Entrega de Dinero”
Fórmula F-10-0044 “Autorización Firma”
“Artículo 18 Reglamento de la Ley de Impuestos
General sobre las Ventas”
Artículo 18.—De las facturas y su autorización.
a) Las facturas que emita el contribuyente o declarante, deben ser redactadas en español, en duplicado, el original se entregará al comprador y la copia será el documento que ampare el correspondiente asiento contable. En las ventas al crédito, en consignación y apartados de mercaderías, el original de la factura o comprobante quedará en poder del vendedor hasta su cancelación.
10) Detalle de la mercancía transferida o naturaleza del servicio prestado, precio unitario y monto de la operación expresada en moneda nacional.
17) Monto del impuesto equivalente a la tarifa aplicada sobre el precio neto de venta, con la indicación “Impuesto de Ventas” o las siglas “IVA”.
Fórmula F-10-0003 “Vale por Préstamo de Activos y Herramientas”
Registro Autorizadores de Gastos
Fórmula F-10-0005 “Detalle Gastos por
Alimentación y Hospedaje”
Fórmula F-10-0029 “Comprobante de Gastos”
Capítulo XXX “Orden y Disciplina”
Estatuto de Personal Institucional”
30-1 El Instituto procura seleccionar y contratar los mejores trabajadores que se pueden reclutar en el país. Debe ser un orgullo permanente para todo trabajador del ICE, de cualquier categoría, estar contribuyendo a la riqueza y bienestar de los habitantes de Costa Rica. El ICE, como Institución de todos los costarricenses no puede permitir que en algún momento formen parte de su personal individuos que no sean buenos trabajadores, en todos los sentidos.
30-2 Para poder obtener los mejores resultados de la administración de una empresa, se requiere que todas las personas que trabajan en ella lo hagan con orden y disciplina. En el Instituto, el orden y la disciplina son responsabilidad de todos los trabajadores, porque todos deben contribuir activamente para que se establezcan eficaces sistemas y métodos de administración. No son solamente los jefes los responsables de mantener el orden y la disciplina, sino que son todos los trabajadores, por convencimiento propio, los que deben mantenerlos, respetando y cumpliendo las obligaciones que se derivan del hecho de trabajar en el ICE.
30-3 Como justa retribución a los esfuerzos físicos e intelectuales que el trabajador le entrega al ICE, recibe además del salario algunos beneficios que superan los mínimos establecidos en el Código de Trabajo. Todos estos beneficios han sido justamente ganados por los trabajadores, y no los reciben como concesión gratuita; y para recibirlos en la máxima proporción que es posible deben cumplir con todas las obligaciones que sobre orden y disciplina se establecen en el Código de Trabajo, en las Leyes de la República, en el Estatuto de Personal, en el contrato escrito de trabajo y en todas las instrucciones escritas y verbales de los superiores.
30-4 En el Instituto tienen lugar para trabajar solamente los trabajadores responsables, que comprenden que el orden y la disciplina deben guardarse y cumplirse por convicción propia, con actitud positiva, y no porque el jefe los esté vigilando; no obstante lo anterior, para aquellos trabajadores que no se sujeten al orden y disciplina incumpliendo sus obligaciones, se establecen dos tipos de tratamiento: la Prevención y el Despido.
30-5 El trabajador deberá comunicar a su jefe inmediato por cualquier medio rápido, dentro de lo posible antes de inicio de la correspondiente fracción de la jornada de trabajo, la imposibilidad en que está de asistir al trabajo. No obstante lo anterior, las ausencias y llegadas tardías deberán justificarse por escrito, a más tardar dentro de los tres días hábiles siguientes a la llegada tardía o a su reincorporación al trabajo.
Las ausencias por enfermedad deberán justificarse ante la jefatura inmediata por medio de certificado médico, o por cualquier otro medio si el trabajador no fue tratado por un profesional en medicina.
En caso de que una jefatura no acepte las justificaciones del trabajador, éste podrá recurrir a las instancias pertinentes.
30-6 Las llegadas tardías de quince minutos o más facultan al jefe correspondiente para impedir que el trabajador preste sus servicios en la respectiva jornada de trabajo, siempre que el último no demuestre un motivo razonable para haber llegado tarde. Para calificar el motivo razonable, el jefe debe tomar en cuenta los antecedentes de asistencia y puntualidad, y en general la actitud normal del trabajador en el cumplimiento de sus obligaciones. La falta al trabajo por este motivo se considerará como ausencia injustificada y deberá rebajarse del salario.
Esta medida se origina en la facultad que tiene el ICE, como patrono, para organizar el trabajo, y en la obligación en que está el trabajador de sujetarse al orden y disciplina establecidos.
Cada vez que un jefe haga uso de esta facultad debe comunicarlo por escrito al trabajador, exponiéndole los motivos que tiene para haberle impedido trabajar.
30-7 El registro de puntualidad de cada trabajador formará parte del expediente que se lleva en la Subdirección Gestión Servicios de Personal, y en él se tomará en cuenta también, además de otras cosas, el afán de servicio que demuestre y su interés en concluir el trabajo.
30-8 El trabajador podrá ser prevenido por escrito en las siguientes circunstancias:
30-8 a) Cuando incurra en falta leve a las obligaciones que le impone su contrato de trabajo, siempre que con anterioridad su jefe le haya llamado la atención por otra u otras faltas leves cometidas.
30-8 b) Cuando haya llegado tarde la primera vez, después de cinco minutos de la hora de iniciación de labores, o después de las dos primeras veces si las llegadas tardías son menores de cinco minutos, todo dentro de un mismo mes calendario.
30-8 c) Cuando haya incurrido en falta de cierta gravedad a las obligaciones que le impone su contrato de trabajo, siempre que la falta no se considere causal de despido sin responsabilidad patronal.
30-8 d) Cuando debiendo hacerlo, no concurra a trabajar no teniendo un motivo razonable para justificar la ausencia, siempre que las ausencias sean menores de dos días hábiles consecutivas, o no mayores de dos días alternos, en un mismo mes calendario.
30-8 e) Cuando incurra en abandono del trabajo, sin motivo justificado.
30-8 f) En cualquier otra circunstancia en que se considere conveniente prevenirlo, en el interés de que supere su rendimiento y/o su comportamiento a que está obligado, según el orden y la disciplina establecidos en el Instituto.
30-8 g) Cuando incurriere en discriminación, intimidación, hostigamiento o acoso sexual, según los términos contenidos en este Estatuto, Capítulo 2 Terminología, Definiciones y la falta no tuviere connotaciones graves de tipo físico, moral, psicológico y, o económico.
30-9 El jefe debe analizar muy bien la falta cometida por el trabajador, antes de enviarle una prevención, tomando en cuenta que lo que se pretende es advertir a quien ha cometido una falta que debe corregirse en beneficio de que se mantenga el orden y la disciplina en el Instituto. Debe el jefe colocarse en el justo medio, tanto para no enviar prevenciones que puedan evitarse con persuasión y convencimiento, como para enviarlas si es conveniente, entre otras cosas para que quede constancia por escrito que el trabajador ha roto el orden y la disciplina.
El envío de una prevención debe justificarse solamente en la necesidad de mantener el orden y la disciplina, y nunca en el deseo de perjudicar al trabajador al dejarse constancia, por medio de la copia, en el Expediente Personal. Debe recordar el jefe que la mejor manera para lograr una verdadera integración del trabajador en el Instituto es la relación personal permanente entre jefe y subalterno.
30-10 La nota de prevención, deberá identificar expresamente en el “asunto”, que se trata de una prevención, además identificar claramente la falta que se le imputa al trabajador, con indicación del día en que ocurrieron los hechos y las normas infringidas. Deberán serle entregadas en original y en forma personal al trabajador, con copia al Departamento Relaciones Socio Laborales.
30-11 Si el trabajador no acepta los términos de una prevención escrita, puede en el término de dos meses (Art. 604 Código de Trabajo), dirigirse por escrito a su jefatura, manifestando las razones de su desacuerdo, solicitando dejar sin efecto la prevención. Ante tal situación, el jefe respectivo podrá, responder al trabajador por escrito dentro del término de un mes; bien sea para aceptar los argumentos del trabajador y levantar la prevención, o bien para confirmarla. En caso de que transcurra el mes sin que el jefe haya dado respuesta, en virtud del silencio administrativo se presume que la petición del trabajador fue aceptada, debiendo procederse a dejar sin efecto la prevención. De todo lo actuado, deberá quedar copia en el expediente personal del trabajador en Relaciones Humanas, salvo en caso de anulación, en el cual el trabajador podrá optar porque todos los documentos relacionados con el asunto sean retirados del mismo. Si no se lograre conciliar el diferendo entre el trabajador y su jefe, el trabajador puede plantear por escrito el asunto ante el Departamento Relaciones Socio Laborales, para que realice una investigación y emita un pronunciamiento, teniendo tanto el trabajador como la jefatura siempre el derecho de recurrir al Comité Mixto.
30-12 El trabajador podrá ser despedido del trabajo, sin responsabilidad patronal, cuando incurra en alguna de las siguientes faltas graves a las obligaciones que le impone su contrato de trabajo, según lo dispuesto en el artículo 81 del Código de trabajo:
“Artículo 81 - Son causas justas que facultan al patrono para dar por terminado el contrato de trabajo:
a) Cuando el trabajador se conduzca durante sus labores en forma abiertamente inmoral, o acuda a la injuria, a la calumnia o a las vías de hecho contra su patrono.
b) Cuando el trabajador cometa alguno de los actos enumerados en el inciso anterior contra algún compañero, durante el tiempo que se ejecutan los trabajos, siempre que como consecuencia de ello se altere gravemente la disciplina y se interrumpan las labores.
c) Cuando el trabajador, fuera del lugar donde se ejecutan las faenas y en horas que no sean de trabajo, acuda a la injuria, a la calumnia o a las vías de hecho contra su patrono o contra los representantes de éste en la dirección de las labores, siempre que dichos actos no hayan sido provocados y que como consecuencia de ellos se haga imposible la convivencia y armonía para la realización del trabajo.
d) Cuando el trabajador cometa algún delito o falta contra la propiedad en perjuicio directo del patrono o cuando cause intencionalmente un daño material en las máquinas, herramientas, materias primas, productos y demás objetos relacionados en forma inmediata e indudable con el trabajo.
e) Cuando el trabajador revele los secretos a que alude el inciso g) del artículo 71 del Código de Trabajo.
f) Cuando el trabajador comprometa con su imprudencia o descuido absolutamente inexcusables la seguridad del lugar donde se realizan las labores o la de las personas que allí se encuentren.
g) Cuando el trabajador deje de asistir al trabajo sin permiso del patrono, sin causa justificada durante dos días consecutivos o durante más de dos días alternos dentro del mismo mes calendario.
h) Cuando el trabajador se niegue de manera manifiesta y reiterada a adoptar las medidas preventivas o a seguir los procedimientos indicados para evitar accidentes o enfermedades; o cuando el trabajador se niegue en igual forma a acatar, en perjuicio del patrono, las normas que éste o su representante en la dirección de los trabajos le indique con claridad para obtener la mayor eficacia y rendimiento en las labores que se están ejecutando.
i) Cuando el trabajador, después de que el patrono lo apercibe por una vez, incurra en las causales previstas por los incisos a), b), c), d), y e) del artículo 72 del Código de Trabajo.
j) Cuando el trabajador al celebrar el contrato haya inducido un error al patrono, pretendiendo tener cualidades, condiciones o conocimientos que evidentemente no posee, o presentándole referencias o atestados personales cuya falsedad éste luego compruebe, o ejecutando su trabajo en forma que demuestre claramente su incapacidad en la realización de las labores para las cuales ha sido contratado.
k) Cuando el trabajador sufra prisión por sentencia ejecutoria, y
Es entendido que siempre que el despido se funde en un hecho sancionado también por las leyes penales, quedará a salvo el derecho del patrono para entablar las acciones correspondientes ante las autoridades represivas comunes”.
30-13 De conformidad con la Ley de Administración Financiera de la República, se considera causal de despido lo dispuesto en el artículo 6.
30-14 De conformidad con el Reglamento de la Contratación Administrativa, se considera causal de despido lo dispuesto en los artículos 274 y 275.
30-15 Cuando un trabajador no quiera deliberadamente sujetarse al orden y disciplina establecidos en el ICE, lo que se comprobará mediante las copias de las prevenciones que se le hayan enviado, y cuando la tolerancia que se pueda tener con un trabajador de esta condición pueda llegar a ser un mal ejemplo para todos los demás trabajadores, o afectar la normal ejecución de las labores independientemente de lo dispuesto en el párrafo 30-10 de este Estatuto se podrá dar por terminado el contrato de trabajo sin responsabilidad patronal.
En ningún caso en que se produzca un despido por faltas reiteradas cometidas por un trabajador, debidamente prevenidas por escrito en su oportunidad, se pagarán indemnizaciones por concepto de preaviso y/o auxilio de cesantía, a menos que un Tribunal de Trabajo así lo ordene.
30-16 De conformidad con los incisos b) y l) del artículo 81 del Código de Trabajo, se considera causal de despido sin responsabilidad patronal, la discriminación, el hostigamiento o acoso sexual y la intimidación en los términos contenidos en el Capítulo 2 TERMINOLOGIA - DEFINICIONES de este Estatuto, si se determina que ha causado daño físico, moral, psicológico o económico, o que se han alterado gravemente las relaciones internas de trabajo.
30-17 De conformidad con el inciso l) del artículo 81 del Código de Trabajo, se considera falta grave la circunstancia de que a un trabajador se le haya dado licencia para ausentarse de su labor en cumplimiento de una obligación legal, para asistir a tratamiento médico o por necesidad personal y se le compruebe que ha abusado de la licencia.
30-18 Las faltas cometidas que pudieran suponer la comisión de un delito, o que implicaren hurto o robo, por leve que éste sea, en perjuicio del ICE o de algún compañero de trabajo, facultarán al Instituto para aplicar la sanción máxima que establece el artículo 81 del Código de Trabajo.
Ningún trabajador tiene derecho a tomar para sí ninguna cosa que pertenezca al Instituto o a terceros, por insignificante que ella sea, aunque no tenga valor, o sea inservible o material de desecho.
30-19 El despido sin responsabilidad patronal es la mayor sanción disciplinaria la cual se reserva para aquellos casos de faltas graves debidamente calificadas como causales en la legislación vigente. De conformidad con la Ley General de la Administración Pública (Artículos 211 y 308), para su aplicación se requiere la formación previa de expediente, con amplia audiencia al trabajador para que haga valer sus derechos y demuestre su inocencia.
La Gerencia (Gerencia General o Subgerencias) es la única dependencia que tiene autoridad para ordenar el despido, siempre con base en las disposiciones y procedimientos establecidos en el Código de Trabajo y en la Ley General de la Administración Pública, y se aplica sin perjuicio de las responsabilidades de orden civil o penal en que hubiera incurrido el trabajador con sus faltas.
Al tenerse conocimiento de una falta grave cometida, se procederá en la siguiente forma:
30-19 a) La jefatura respectiva deberá preparar la información relativa a la falta cometida por el trabajador, o, cuando corresponda, atender las denuncias o recomendaciones que interna o externamente se le hagan al respecto. Es obligación del jefe acompañar a la solicitud de despido todos los documentos y pruebas pertinentes. En casos complejos, la Dirección de Relaciones Humanas podrá asesorar a la jefatura solicitante, si esta así lo pide, en cuanto a la manera de obtener las pruebas o documentos necesarios.
30-19 b) La jefatura respectiva solicitará por escrito a la Dirección de Relaciones Humanas el despido del trabajador o trabajadores, con expresión de los hechos, aporte de pruebas y mención de las razones legales en que fundamenta la petición.
30-19 c) La Dirección de Relaciones Humanas, con base en la solicitud de la jefatura y la respectiva documentación, procederá, en cumplimiento del debido proceso, a instruir el Procedimiento Ordinario Disciplinario, de conformidad con el Libro Segundo de la Ley General de la Administración Pública. Una vez cumplidos todos los trámites y dentro del plazo de ley, la Dirección de Relaciones Humanas presentará su recomendación sobre el particular, a conocimiento del Comité Mixto de Relaciones Laborales para su deliberación.
30-19 d) El Comité Mixto de Relaciones Laborales elevará a la Gerencia, el expediente con su aprobación o improbación para su decisión final.
30-19 e) La Gerencia podrá reglamentar, con apego a las normas del procedimiento administrativo de la Ley General de la Administración Pública y garantizando el efectivo cumplimiento del debido proceso, el trámite de los despidos sin responsabilidad patronal.
30-20 Toda sanción o corrección disciplinaria deberá constar en el expediente personal del trabajador y se comunicará por escrito al interesado.
30-21 La estabilidad es un derecho de los trabajadores en el ICE, quienes únicamente podrán ser despedidos si el Instituto demuestra que efectivamente incurrieron en alguna falta grave, tipificada como causal de despido en la legislación vigente. Cuando los Tribunales de Trabajo declaren que el despido aplicado a un trabajador resultó injustificado, el trabajador tiene derecho a que se le reinstale. Mientras se discuta en un juicio la posible reinstalación de un trabajador a su puesto, no podrá nombrarse en propiedad a ningún sustituto.
Si la Administración del ICE considera que la reinstalación de un trabajador en su puesto anterior causa grave perturbación al normal desempeño de la dependencia, podrá decidir que dicha reinstalación debe hacerse en una dependencia distinta pero en puesto de similar categoría.
Además tendrá derecho el trabajador a que se le restituyan todos los salarios dejados de percibir, desde que fue separado hasta que efectivamente se le reincorpore, el aguinaldo y cualquier otro reajuste salarial que se le hubiere hecho al resto de los trabajadores y en general, cualquier otro beneficio que no haya disfrutado durante el período de separación.
En caso de que el trabajador renuncie a la reinstalación, se le pagarán los extremos de preaviso, auxilio de cesantía que le pudieran corresponder de acuerdo con su antigüedad; y a título de daños y perjuicios el monto equivalente a seis meses de salario.
“Artículo 3 Entidades no sujetas al impuesto
Ley Impuesto sobre la Renta”
Artículo 3º—Entidades no sujetas al impuesto.
b) Los partidos políticos y las instituciones religiosas cualesquiera que sea su credo, por los ingresos que obtengan para el mantenimiento del culto y por los servicios de asistencia social que presten sin fines de lucro.
ch) Las organizaciones sindicales, las fundaciones, asociaciones declaradas de utilidad publica por el Poder Ejecutivo, siempre y cuando los ingresos que obtengan, así como su patrimonio, se destinen en su totalidad, exclusivamente para fines públicos o de beneficencia y que, en ningún caso, se distribuyan directa o indirectamente entre sus integrantes.
f) La Sociedad de Seguros de Vida del Magisterio Nacional, la Caja de Ahorro y Préstamo de la Asociación Nacional de Educadores y la Corporación de Servicios Múltiples del Magisterio Nacional.
g) Las Asociaciones Civiles que agremien a pequeños o medianos productores agropecuarios de bienes y servicios, cuyos fines sean brindarles asistencia técnica y facilitarles la adquisición de insumos agropecuarios a bajo costo; buscar alternativas de producción, comercialización y tecnología, siempre y cuando no tenga fines de lucro, así como, sus locales o establecimientos en los que se comercialicen, únicamente, insumos agropecuarios. Además, los ingresos que se obtengan, así como su patrimonio, se destinarán exclusivamente para los fines de su creación y, en ningún caso, se distribuirán directa o indirectamente entre sus integrantes.
h) Las personas, micro, pequeñas y medianas productoras orgánicas registradas ante la oficina correspondiente del MAG, que durante un año hayan estado en transición para ser certificadas como tales, por un periodo de diez años, y mientras se mantengan las condiciones que dieron origen a la exoneración.”
(Inciso adicionado mediante Ley Nº 8542 de 27 de setiembre del 2006, publicada en La Gaceta Nº 206 de 27 de octubre del 2006)
Fórmula F-10-0087 “Comprobante Retención del
2% de Impuesto sobre la Renta”
Proveedor Físico y Jurídico
Registro Administración Fondo de Trabajo
Fórmula F-10-0052 “Solicitud Fondo o Subfondo de Trabajo”
Encargado de Fondo de Trabajo
Recopila cada una de las facturas y vales pendientes de cancelar ante el fondo de trabajo. Para ambos casos establecerá una fecha límite para recibir la documentación.
Consulta al banco si existen cheques pendientes de cambio. De existir cheques pendientes, se localizará a los beneficiarios de los mismos, comunicándoles que la cuenta corriente que respalda dichos cheques se cerrará. Igualmente se les deberá indicar cual será la fecha máxima de cambio.
Realiza la última solicitud de reintegro en la cual se incluirá y cancelarán todos los documentos pendientes del fondo de trabajo.
Proceso Gestión de Liquidez – Dirección de Finanzas
Realiza el reintegro al fondo de trabajo, completando así el monto total del fondo de trabajo en la cuenta corriente.
Encargado de Fondo
Emite cheque a favor del Instituto Costarricense de Electricidad, por el monto completo del fondo de trabajo y realiza el depósito correspondiente en la cuenta matriz del ICE del sector al cual pertenezca el fondo:
· Cuenta matriz ICE Nº 192911-9 BCR - Sector Telecomunicaciones
· Cuenta matriz ICE Nº 42525-7 BCR - Sector Electricidad
· Cuenta matriz ICE Nº 10438-0 BNCR - Sector Electricidad
Prepara un acta de destrucción en coordinación con la jefatura y un representante de la Unidad de Control Interno, que contenga en detalle la cantidad y el número de las fórmulas de cheques no utilizadas y proceden a la destrucción de las mismas y a firmar el acta.
Remite nota al Proceso Gestión de Liquidez con copia al Proceso Contable y a la Auditoría Interna, solicitando la contabilización del cierre de la cuenta corriente del fondo de trabajo.
Remite al Proceso Gestión de Liquidez, nota –firmada por el Director, indicando que el fondo de trabajo pasará de la Modalidad Cuenta Corriente a la Modalidad de Tarjeta de Compras Institucionales, anexando los siguientes documentos:
a) Nota de solicitud de cierre de la cuenta corriente, firmada por el Director.
b) Copia de la conciliación realizada a la fecha del cierre del fondo.
c) Copia del comprobante del depósito del cheque emitido a nombre del ICE, para dejar la cuenta corriente con saldo 0.
d) Copia del acta de destrucción de las fórmulas de cheques no utilizadas, la cual debe contener en detalle la cantidad y el número de las fórmulas destruidas, la firma del encargado del fondo de trabajo, del superior inmediato y del representante de la Unidad de Control Interno.
Recibe la documentación y verifica que cumpla con los requisitos establecidos.
Realiza el cierre del fondo a nivel del Sistema de Fondos Trabajo.
Realiza en el Sistema de Fondos de Trabajo, el cambio de modalidad de cuenta corriente a Tarjeta de Compras Institucional.
Envía al Proceso Contabilizar la documentación que respalda el cierre de la cuenta corriente.
Remite nota al banco solicitando el cierre de la cuenta corriente del fondo de trabajo. Esta nota debe ser firmada, en forma mancomunada, por un representante del Grupo Gerencia y un representante del Grupo Finanzas, según lo aprobado por el Consejo Directivo.
Archiva en el expediente del fondo de trabajo respectivo, la documentación del cierre.
Procedimiento para el cálculo de solicitudes
de incremento fondos de trabajo
La suma total de los gastos de los últimos seis meses se dividirá entre 26 (número de semanas), para determinar el promedio semanal de gastos.
Fórmula Nº 1: Gasto de 6 meses = Gasto promedio semanal
El gasto promedio semanal por 2 representa el monto máximo a asignar para el Fondo de Trabajo, el cual debe redondearse al medio millón más cercano.
Fórmula Nº 2: Gasto prom. Semanal * 2 (Rotación del mongo asignado al fondo en 2 semanas) = monto máximo para el fondo de trabajo.
Al monto máximo para el fondo de trabajo, se le debe restar el monto actual asignado, para determinar cuanto debe aumentarse el fondo.
Fórmula Nº 3: monto máx. para el fondo de trabajo. – Monto actual asignado = Aumento que corresponde.
La suma del incremento solicitado más el monto actual del fondo, no debe superar el producto de la operación realizada en la fórmula 2.
El siguiente ejemplo, ilustra el procedimiento anterior con un fondo de trabajo de ¢ 3.000.000,00 con un gasto semestral de ¢.45.000.000,00.
Paso 1: ¢ 45.000.000,00 = ¢ 1.730.769,00 : Gasto promedio semanal
Paso 2: ¢ 1.730.769,00 X 2 = ¢ 3.461.538 se redondea a ¢ 3.500.000,00
Paso 3: ¢ 3.500.000,00 – ¢ 3.000.000,00 = ¢ 500.000,00 incremento recomendado.
Nota: Para efectos del cálculo de rotación no se considerarán los montos inmovilizados en las cajas recaudadoras (Fondo de Cajero).
Registro Autorizaciones Módulo de Consulta y
Modificaciones Banco de Costa Rica
Formulario Múltiple para solicitud y mantenimiento
Formulario “Desglose de Gastos”
Dirección de Finanzas.—Proceso Gestión de Liquidez.—Sandra Gamboa Ureña.—1 vez.—(O. C. Nº 10580).—C-1851650.—(111491).
Requisitos técnicos para los trámites de aseguramiento e indemnizaciones de todos los productos que ofrece el Instituto Nacional de Seguros, lo anterior con el fin de cumplir con lo estipulado en la Ley Nº 8220, “Protección al ciudadano del exceso de requisitos”.
Certificación de Expediente Clínico.
Cédula de identidad o documento autenticado u Orden Judicial que faculte al portador para efectuar el trámite.
Secuestro de Expediente Clínico
Secuestro de Estudios Radiológicos.
Solicitud de secuestro del expediente clínico ó estudio radiológico debidamente firmada por un juez o fiscal.
Cédula de identidad de la persona facultada para efectuar el secuestro.
Préstamo de Estudios Radiológicos.
Cédula de identidad del paciente, documento autenticado u Orden Judicial que faculte al portador para efectuar el trámite y la cédula de identidad del que hace el trámite.
Solicitud por escrito del Centro Médico que requiere las placas, con el aval del Jefe Médico y Jefe Administrativo.
Presentación de solicitud escrita o cumplimentar formulario correspondiente, cualquiera de los documentos presentados debe contar con la autorización de las Jefaturas Médica y Administrativa.
Unidad de Admisión y Especialidades Médicas.
Admisión de pacientes por seguro.
Inmediato (10 minutos).
Formulario “Orden de Atención Médica” cumplimentada por el patrono en los casos de Riesgos del Trabajo, Sucursal o por el departamento para las otras líneas de seguro.
Referencia de C.C.S.S. (Si fue atendido por primera vez en alguno de los centros médicos de la C.C.S.S).
Solicitud de cita de reapertura.
Carta de despido, carta de renuncia o copia de liquidación y cumplimentar la solicitud de reapertura (en los casos de Riesgos de Trabajo en que el patrono se niega a otorgar la orden de atención médica, el trabajador ha sido despedido de la empresa o ha renunciado a ella)
Orden de Atención Médica (para los demás seguros).
Certificación de períodos de incapacidad.
Si es una solicitud judicial, Mandamiento emitido por el juzgado solicitante con los datos relativos al caso.
Si es una solicitud personal, cumplimentación de formulario establecido con todos los datos.
Reconocimiento de incapacidades emitidas por la C.C.S.S.
Incapacidad de la CSS. O certificación de los períodos otorgados y el dictamen médico correspondiente.
Duplicado de Incapacidades
Reconocimiento de pasajes y viáticos.
Cumplimentación de formulario de solicitud de duplicado de incapacidades.
Cumplimentación de formulario de solicitud de cambio de régimen.
Constancia emitida por el departamento donde conste la aceptación del Riesgo (si es un caso de Riesgos del Trabajo).
Cambio de domicilio del Asegurado.
Constancia de la guardia rural más cercana a su domicilio donde se indique a dirección exacta de residencia y desde qué fecha habita allí.
Casos P.O.A.M. (Pendiente de Atención médica).
De acuerdo a lo establecido en el Contrato.
Relación contractual con el INS, de acuerdo al reglamento de Contratación Administrativa.
Formulario solicitud de examen o el definido administrativamente, debidamente autorizado por el solicitante.
Personería jurídica al día, cédula de identidad o carné otorgado por el Departamento de Inversiones.
Reconocimiento de Facturas por atención médica en hospitales, clínicas o médicos privados.
Documento o carta explicando porqué se acudió a centro hospitalario privado, incluyendo, solicitud expresa del reintegro del dinero utilizado.
Epicrisis o historia de la atención médica completa (pre y post-ingreso) recibida en el hospital o clínica privada, que se incluya si a criterio médico se trató de una emergencia que puso en peligro la vida del paciente.
Facturas originales timbradas o dispensadas con el detalle de los servicios recibidos.
Dos copias de todos los documentos citados anteriormente.
Personería jurídica al día o cédula de identidad o residencia.
Reconocimiento de facturas por realización de exámenes de la vista.
Reintegro 30 minutos.
Caso aceptado por el departamento correspondiente.
Factura original cancelada, timbrada o dispensada.
Referencia original del oftalmólogo del INS (no hay formato establecido).
Reposición de lentes y aros.
Mínimo dos facturas proforma de ópticas de su elección.
Referencia original del oftalmólogo del INS.
Caso aceptado por departamento correspondiente.
Referencia a odontólogo externo.
Referencia original de odontólogo del INS.
Pago por compra de bienes y servicios.
Estar inscrito en el registro de proveedores.
Presentar factura original timbrada o dispensada.
Traslado Colectivo de pacientes a nivel Nacional.Transporte con Acompañante. Reconocimiento de transporte especial.
30 minutos a 2 horas y media dura todo el trámite.
Orden de transporte emitida ese mismo día por el médico.
Cédula u otro documento de identificación.
Para el caso de acompañantes y de transporte especial la orden debe tener el Visto Bueno de Jefatura Médica.
Requisitos adicionales. Pacientes de área metropolitana: Deben estar listos 3 horas antes de la cita programada.
Pacientes de área rural: Comunicarse un día hábil con la Unidad de Transportes al teléfono 210-9000 ó 210-9106.
Cambio de transporte por cambio de cita.
2 días antes de cita.
Comunicar vía telefónica el cambio de cita a la oficina de transportes.
Presentar documento que demuestre la existencia de la cita a examen o cita médica.
Solicitud de copia de recetas despachadas.
Cumplimentar formulario de solicitud.
Cancelar servicio de fotocopiado
En caso de que la solicitud la haga un ente judicial: documento autenticado u Orden Judicial que faculte al portador para efectuar el trámite y la cédula de identidad del que hace el trámite.
En aquellos casos en que se autorice a un tercero a retirar la copia del documento este deberá presentar una autorización autenticada por un abogado.
Referencia de pacientes a Rehabilitación desde los Dispensarios
1 ó 2 días hábiles.
Memorando de referencia del Dispensario.
Tarjeta de control de asistencia.
Tarjetón de terapia física en los casos que no haya sistema de información.
Reprogramación en cita de Rehabilitación.
Cédula de identidad o autorización escrita en caso de que el trámite lo haga un tercero.
Cambio de terapeuta.
Justificación de ausencias a terapia.
Presentar justificación por escrito de los motivos por los cuales faltó a la cita.
Confección de incapacidad para completar terapia o incapacidad retroactiva durante la terapia en Dispensarios.
Resultado de consulta de última cita de Fisiatría.
Memorando de referencia del Dispensario
Cambio de médico fisiatra.
Presentar justificación por escrito de por qué el cambio.
Solicitud de permiso para salida del Albergue.
Presentar comprobante, tarjeta de citas o boleta de citación, según sea el caso.
Solicitud de Informe de Terapia o resultados de la Rehabilitación.
Solicitud escrita que incluya destino de la información (personal, a otra institución para consulta profesional privada) Fechas y tipo de terapia de la que solicita el informe.
Si es solicitud de otra Institución se debe presentar nota de la otra institución.
Solicitud de Criterio Experto para Reconocimiento de Facturas Externas por servicios de rehabilitación.
Solicitud formal de Jefatura Médica.
Copia de Facturas de los servicios prestados.
Solicitud, sustitución o reparación de equipo ortopédico
15 días a 22 días hábiles.
Presentar solicitud escrita para tal fin.
Cumplimentar la formula “Solicitud de Equipo Ortopédico”
Solicitud de Nota para Aplicación de adecuación curricular para estudiantes con secuelas de TCE de la Clínica de Neurotrauma .
Si la solicitud es del centro educativo debe presentar solicitud escrita firmada por el Director del respectivo centro de enseñanza.
Reapertura de casos cuando el patrono se niega a otorgar orden atención médica o el paciente ya no labora para él.
2 a 4 días hábiles si es en INS Salud y si es en Dispensarios de 1 a 3 días.
En los casos de Riesgos del Trabajo en que el patrono se niega a otorgar la orden de atención médica, trabajador ha sido despedido de la empresa o ha renunciado a ella, debe presentar cualquiera de los siguientes documentos: Se debe de eliminar orden de atención médica y incluir “aviso de accidente o enfermedad de trabajo y orden de atención médica” formulario INS.F-1000648.
Carta de despido, carta de renuncia o copia de liquidación
Cédula de identidad o documento autenticado u Orden Judicial que faculte al portador para efectuar el trámite. Se debe indicar que en los casos de Orden Judicial se debe dirigir primero a la sede para que se le confeccione un a ,”aviso de accidente o enfermedad de trabajo y orden de atención médica” formulario INS.F-1000648, administrativo.
Atención Médica de pacientes (Casos nuevos y Reaperturas).
Formulario “Orden de Atención Médica” cumplimentada por el patrono en los casos de Riesgos del Trabajo, sucursal o por el departamento para las otras líneas de seguro. Se debe de eliminar orden de atención médica y sustituirlo por “aviso de accidente o enfermedad de trabajo y orden de atención médica” formulario INS.F-1000648
Certificación de expediente clínico, epicrisis y dictámenes médicas.
Cancelación del servicio de fotocopiado.
Solicitud escrita del paciente.
Programa de consultorios médicos laborales.
10 días hábiles para que los funcionarios de Dispensarios efectúen la visita.
Solicitud escrita de la empresa interesada.
Cumplimentación del cuestionario “Inscripción en el programa de consultorios médicos laborales”
Cumplimiento de los requisitos establecidos en cuánto a infraestructura, mobiliario, equipo y recurso humano.
Fotocopias de las acreditaciones del Médico, la Enfermera (si se tiene) y del Técnico en Emergencias Médicas.
Pago a Proveedores varios (INS-Salud).
Relación contractual (compras mayores de 50.000 mil)
Factura original timbrada o dispensada (detalle de compra o servicio y lugar donde se efectúa).
Personería jurídica al día/o cédula de identidad y/o carné otorgado por el Departamento de Inversiones.
Valoración Social para aumento de cobertura del SOA
Documento de la C.C.S.S previamente revisado por el encargado de reclamos que indique si el lesionado está cubierto por algún Régimen.
Entrevista social para valorar la situación socioeconómica.
Visita domiciliaria o a la comunidad, si en entrevista se detecta irregularidades.
Consulta al Registro de la Propiedad de bienes muebles e inmuebles del lesionado y del grupo familiar.
Constancia de salario, consultas a AS/400 (planillas) o comprobantes de su situación económica.
Reconocimiento de facturas por servicios privados (fuera de horas laborales INS-SALUD o Urgencias)
Solicitud expresa del usuario de la Unidad Financiero Contable de INS-SALUD para el reconocimiento de facturas, indicando expresamente las causas por las cuales no se acudió a un centro gubernamental de Seguridad Social.
Epicrisis completa pre y post ingreso, si a criterio del médico se trató de una emergencia médica que puso en peligro la vida del usuario (a).
Facturas (copias) con desglose de cada uno de los renglones de éstas
Solicitud de adelanto de cita de valoración.
Solicitud expresa y específica del usuario (a) pidiendo adelanto de cita de valoración. Se debe justificar las causas del eventual adelanto o no de la cita de valoración.
Presentar (de existir) documentación que justifique la solicitud, por ejemplo: viaje al exterior, casos de tipo social y otros.
Solicitud de información de Patronos, Abogados y otros interesados en el estado clínico de nuestros pacientes.
15 días hábiles a partir de la recepción de documentos.
Solicitud expresa de información sobre el estado de salud, tratamiento e incapacidades del (la) usuario (a) de nuestros servicios, la cual no es posible suministrar en su totalidad, basados en confidencialidad del expediente clínico, de acuerdo con el Artículo 24 de la Constitución Política y voto No.1026 de la Sala Constitucional (Sala IV).
Solicitud de Cambio de Médico.
Presentación de la cédula de identidad y cumplimentación de la solicitud denominada “Solicitud de dictamen u otros”.
Solicitud de Epicrisis por Monto Agotado de la Póliza del SOA..
15 días hábiles a partir del recibo de la nota de reporte de monto agotado.
Reporte de monto agotado.
Solicitud de Epicrisis.
Presentación de solicitud formal directa del solicitante:
a) Médicos de empresa.
b) Médicos de centros hospitalarios de la C.C.S.S.
d) Representante legal autorizado por el usuario.
15 días hábiles al recibo de la solicitud.
El (la) usuario(a) solicita a la Jefatura respectiva, agotamiento de la vía administrativa, mediante un documento formal.
Solicitud de Dictamen Médico.
15 días hábiles a partir de la fecha de recibo de la solicitud.
Presentación de la cédula de identidad y cumplimentación de la solicitud denominada “SOLICITUD DE DICTAMEN U OTROS”. Únicamente el interesado puede solicitar este documento, caso contrario debe autorizar a otra persona adjuntando a la autorización el original de la cédula de identidad. En caso de menores de edad, será el padre que ejerza la patria potestad o los encargados del mismo quienes realicen el trámite de dictamen médico. Aportar los timbres médicos y de la Cruz Roja.
Reconocimiento de Incapacidades Retroactivas.
Solicitud de Dictámenes y Certificados Médicos a pacientes internados en Casa de Salud.
Timbre médico ¢100.
Timbre de la Cruz Roja ¢200.
De ser solicitante un tercero contar con la autorización escrita del paciente.
Si es solicitado por el Poder Judicial, presentar Mandamiento correspondiente.
Cédula de identidad al solicitar y retirar el documento.
Solicitud escrita de documentos a certificar a través de una nota o formula de “Solicitud de Dictamen u otros”.
Solicitud de Epicrisis para pacientes internados.
Día posterior al egreso del paciente.
Si es solicitado por el Poder Judicial, presentar Mandamiento Judicial correspondiente.
INVESTIGACIÓN, INSPECCIÓN Y PROMOCIÓN.
Determinación de derechohabientes, casos de fallecidos.
45 a 60 días.
Fotocopia del informe policial.
Fotocopia del dictamen médico legal.
Fotocopia del resultado de toxicología.
Fotocopia del resultado de alcoholemia.
Certificado de defunción que indique las causas de muerte.
Fotocopia del documento de identificación del trabajador fallecido.
Fotocopia del documento de identificación de la esposa o compañera.
Certificado de estado civil del trabajador fallecido.
Certificado de estado civil de la esposa o compañera.
Certificado de nacimiento de los menores dependientes.
Fotocopia de documento de identificación de la madre del occiso.
Fotocopia de documento de identificación del padre del occiso.
Constancia de cuenta cliente de un Banco del Sistema Bancario Nacional.
Declaración de beneficiarios (emitida ante Inspector del INS).
Certificado de nacimiento de menores dependientes.
Otros documentos que se ameriten en el proceso investigativo.
Si el trabajador fallecido y/o los posibles beneficiarios fuesen extranjeros, los documentos requeridos deberán ser expedidos por el país de origen y presentados de conformidad a lo establecido en las leyes internacionales.
Investigación de casos administrativos.
Expediente administrativo abierto por Unidad de Verificación de Derechos.
El inicio de la investigación depende del aporte de requisitos por parte del trabajador
Comprobantes de pago por salario en labores ejecutadas.
Informe accidente de la C.C.S.S. O certificación de bitácora de la Cruz Roja.
Otros documentos que se requieran en caso de procesos administrativos.
Recepción de inclusión provisional de trabajadores por medio de formulario físico de papel.
Cumplimentar y presentar antes que el trabajador inicie labores, la fórmula diseñada para este efecto.
Autorización para utilizar el servicio electrónico de envío de planillas.
Cumplimentar la fórmula con los datos que se solicitan referente a la póliza y los usuarios autorizados para realizar el trámite.
Recepción de inclusión provisional de trabajadores por medio de Internet.
Ingresar a la página www.ins-cr.com, registro de usuarios y solicitar cuenta del usuario.
Cumplimentar los datos de la fórmula que se encuentra en la página Web en Internet.
Presentación de planillas por medio electrónico.
Descargar la aplicación -desde el sitio- al equipo del usuario, junto con los manuales explicativos.
Enviar la planilla vía Internet en el formato tipo texto, tal y como se describe en el manual de usuarios facilitado en la página Web.
Presentación de planillas físicas.
Retirar el formulario que Instituto dispone para las planillas físicas.
Presentar el formulario debidamente cumplimentado.
Presentación de planillas magnéticas.
Presentar el disquete con el archivo en formato texto que genera la correspondiente aplicación.
Fotocopia cédula jurídica o física.
Este trámite se realiza en la Sede Central
Cumplimentar el formulario emisión póliza.
Boleta Municipal.
Fotocopia de la cédula del apoderado generalísimo.
Listado con los nombres de los trabajadores y sus números de identificación, ocupación y salario.
Solicitud de emisión firmada por el patrono.
Trámite para reexpedición de pólizas.
Atención de Reclamos de Seguro al Costo por liquidación.
Fotocopia de las planilla presentadas para el período de estudio.
Liquidación de la póliza por no realizar trabajo.
Bitácora de la obra sellada por el Colegio de Ingenieros, donde se justifique que no se llevará a cabo la construcción.
Nota de la Municipalidad donde se indica la anulación del permiso respectivo para la construcción.
Cierre de Centros Laborales y conclusión de trabajos en pólizas permanentes y temporales.
Notificación escrita al Instituto.
Fotocopia de la nota presentada ante la Dirección General de la Inspección de Trabajo (con sello recibido), informando sobre el cierre a realizar.
Liquidación de pólizas permanentes.
Solicitud formal por escrito.
Copia carta sellada y presentada ante la Inspección del Ministerio de Trabajo.
Exoneración de Pólizas.
Fotocopia permiso sanitario de funcionamiento.
Fotocopia de solicitud de patente.
Último recibo pago de patentes.
Devolución de aumentos aplicados por concepto de liquidación de póliza.
Devolución del recibo aplicado como aumento contable.
Revisión de tarifa.
Homologación de la Gestión Preventiva.
5 días en RT.
Declaración jurada (debe presentarse 90 días posterior a la renovación de la póliza).
Posteriormente pasa a GESO para inspección. Ese Departamento define plazo de atención de su trámite.
Reclamo cobro de abono o renovación.
Solicitud formal por escrito del patrono que indique la proyección de planillas para el período a cobrar.
Reclamo pago de comisiones agentes.
Solicitud formal por escrito del agente.
El pago se realiza en la quincena más próxima
Revisión de liquidación por diferencias en planillas.
Fotocopia de las planillas.
Suspensión de la cobertura del Seguro.
Carta solicitud de suspensión.
Nota de la contraparte del contrato que indique la suspensión.
Solicitud de cambio de forma de pago para póliza de Riesgos del Trabajo.
Modificación de las condiciones de la póliza.
Refundiciones de póliza.
Reporte de Costos por trabajadores accidentados en un período determinado.
Suspensión de trabajos (labores a corto plazo).
Libreta de Control de Tiempo y Salarios.
Bitácora de la obra sellada por el Colegio de Ingenieros.
Administración de proyectos en Pólizas de Construcción.
Confección del formulario “Solicitud para actualizar el monto asegurado en proyectos de construcción” para cada proyecto a realizar. Si el formulario indica etapas del proyecto asumidas por subcontratistas deberá informar al INS por escrito con ocho días.
Solicitud de constancia para el trámite de los permisos de construcción ante las Municipalidades.
Notificación al INS, de parte de la Empresa Constructora, que ha sido contratada para construir la obra y aportar fotocopia del contrato.
Este trámite, en principio, debe realizarse en la Sede Central. Sólo en casos de excepción se atiende en el piso 4 y toma entre 2 y 5 días dependiendo de la complejidad del caso.
Aportar certificación que indique que la constructora se encuentra inscrita en el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos.
Original y fotocopia del contrato cuando medie subcontratación.
Aportar formularios de la Municipalidad que se refiera a la obra.
Pagar el aumento de seguros si este se requiere.
Traspaso de pólizas.
Se realiza con la renovación de la póliza.
Nota del patrono solicitando cambio de agente.
Fotocopia de la cédula física o jurídica.
Fotocopia de la personería jurídica y fotocopia del apoderado generalísimo.
Beneficio de colectividad.
Fecha de emisión igual o superior a 2 años, al momento del estudio.
No haber incumplido el pago de la prima, durante el período vigente y los dos períodos inmediatos anteriores.
Que los casos no asegurados no superen el 2% de la planilla media.
Cumplimiento en el reporte de la planilla en el periodo actual y los dos períodos inmediatos anteriores.
No registrar deudas por liquidaciones y casos no asegurados.
Poseer buena experiencia en el periodo actual.
Que el promedio de trabajadores asegurados por la empresa durante el periodo vigente sea igual o mayor a 30 trabajadores.
Reexpedición de la póliza (Patrono Asegurado).
Cumplimentar el formulario de reexpedición.
Addendum Patrono - Trabajador.
Reexpedición de la póliza (Patrono - Trabajador).
Talonario de facturas autorizadas por la Tributación Directa.
Certificación emitida por la Tributación Directa en donde se establezca la condición de contribuyente.
Atención de reclamos casos no asegurados.
Copia de la inclusión provisional recibida antes del accidente.
Copia de la bitácora del Ingeniero en caso de variación de vigencia en póliza de concesión.
Copia de comprobantes de pago (dependiendo del tipo de reclamo de los casos no asegurados).
Copia de planilla (s) presentada (s) antes del accidente.
Pago de Incapacidad por accidentes de tránsito en horas laborales/casos con subrogación.
Copia de la denuncia ante la Autoridad Judicial.
Copia de sentencia, si existe.
Complemento de información relativa indicado en el aviso de accidente.
Confección de pago de incapacidades.
Boleta de incapacidad extendida por el médico tratante de INS-Salud o del Dispensario Médico correspondiente.
Documento de identificación del trabajador (si es menor certificado de nacimiento y presentarse con el padre o madre).
Apertura de expedientes - caso.
Aviso de accidente o enfermedad de trabajo y orden de atención médica debidamente cumplimentada y firmada por el patrono.
Cambio de domicilio del trabajador lesionado.
2- O aportar copia del contrato de arrendamiento si vive en una casa la cual está alquilando. El mismo debe contener la dirección de dicha vivienda
3- O aportar carné del Ebais, Clínica u Hospital de la C.C.S.S que manifieste el lugar de afiliación del trabajador a dichos servicios médicos. Esto debe de complementarlo con la presentación del tiquete de bus que compruebe viajar desde la zona señalada en el carné indicado.
4- Si el trabajador no cumple con ninguno de los requisitos enumerados del 1 al 3, debe entonces aportar algún recibo de impuestos municipales o territoriales bajo su nombre en los cuales se establezcan satisfactoriamente la dirección.
5- Como última opción, deberá aportar carta del patrono en la cual éste justifique satisfactoriamente la condición de ubicación del lugar de los trabajos y de su ubicación lógica con respecto al lugar de residencia del trabajador. Para estos casos el trabajador deberá presentar el tiquete del bus que comprube viajar desde la zona señalada por el patrono.
Pago de reintegro a patronos.
Carta con solicitud de reintegro correspondiente a las incapacidades de sus trabajadores.
Boletas o comprobantes de incapacidad extendida por el médico tratante del INS.
Conmutaciones de Renta.
Solicitud escrita de la necesidad.
Documentos que justifiquen este beneficio.
Estudio Socio económico de conmutación de rentas.
Comprobantes de ingresos y egresos.
Extensión de renta para Beneficiarios esposa, compañera, madre padre o mayor dependiente.
Certificación de la C.C.S.S que indique que recibe o no recibe pensión.
Certificación de la C.C.S.S que indique que no cotiza para ningún patrono.
Extensión de renta por estudios (para mayores de 18 años)
Certificación de estudios realizados, de la C.C.S.S. y del Registro Civil.
Extensión de renta por estudios (para menores que cumplan 18 años)
Certificación de estudios realizados o aprobados.
Constancia de la Caja que indique que no es pensionado ni cotizante.
Constancia de Registro Civil.
Certificación bancaria en la primera solicitud(cuenta cliente).
Certificado médico (Para casos especiales).
Constancia de una nueva matrícula de estudios.
Estudio socioeconómico para extensión de renta por incapacidad parcial permanente.
Constancia de la Caja que indique si es o no pensionado por ese régimen.
Dictamen médico extendido por la Clínica u Hospital de la C.C.S.S.
Constancia de salario o certificado de ingresos.
Desglose de egresos.
Pago de Aguinaldo para rentistas con incapacidad parcial permanente.
Constancia de la C.C.S.S que indique si recibe pensión de ese régimen.
Dictamen médico del EBAIS si presenta condición invalidante que le impida laborar.
Subsidio económicos para estudio de trabajadores rentistas.
Comprobante del centro educativo donde recibirá la capacitación.
Presupuesto de viáticos.
Proforma de costos.
Comprobante de conclusión de otros cursos (con este subsidio).
Asignación para Grandes Inválidos.
Opción de compra venta o proforma materiales y mano de obra.
Depósito de rentas en cuentas Bancarias.
Constancia del Banco en donde se indique el nombre de la persona y su número de cuenta cliente.
Pago de rubros sentencias al trabajador.
Sentencia certificada en firme.
Visto Bueno del Área legal del INS.
Pago de rubros por sentencia (honorarios).
Sentencia certificada.
Constancia de ser el abogado encargado del caso.
Certificación de rentas.
Solicitud escrita indicando la información o datos que desea se certifiquen y sus efectos.
Tratamiento médico en el exterior.
Recomendación de la Jefatura Médica (Interno)
Verificación de Derechos - Apertura de Casos Administrativos.
Copia de demanda del trabajador en sede judicial
La apertura de expediente se realiza en Unidad de Verificación de Derechos ubicada en INS SALUD y se traslada para investigación a RT en Oficinas Centrales.
Pagos por impedimentos.
Carta de resolución de Migración (Cuando hay cambio de número de cédula)
Pago por gastos de funeral.
Factura original timbrada. A falta de original certificación notarial con vista de la factura original y nombrando los requerimientos establecidos por la Dirección Nacional de Notariado, para este tipo de certificaciones.
Comprobante del pago por gastos de funeral, realizado por la C.C.S.S. O en su efecto constancia de la C.C.S.S sellada indicando el pago o no de gastos por funeral del trabajador fallecido.
Constancia si reciben renta del régimen.
Ampliación de miembros lesionados en la descripción en avisos de accidentes.
Carta formal de la empresa o patrono.
Honrar pagos efectuados con cheques sin fondos.
Presentar cheque certificado o bien el monto en efectivo más mil colones por gastos administrativos.
Solicitud de cálculo de pago para arreglo extrajudicial
1 hora en RT. 8 días en Sedes.
Solicitud de cálculos por parte del trabajador
Proceso judicial activo
Dictamen médico legal en firme con mejora respecto del emitido por el INS
Reclamo de accidente tramitado como asegurado
Escrito de ofrecimiento de arreglo realizado por el Abogado Director del INS
Visto bueno para arreglo extrajudicial
Proceso judicial activo debidamente notificado al INS
Desistimiento del proceso judicial
Certificación judicial de los documentos requeridos
Visto Bueno para Sentencias
Sentencia en firme notificada al INS
Constancia del Juzgado indicando nombre del abogado que asesoró al trabajador en el Proceso judicial
Certificación judicial de firmeza de la sentencia emitida por el Juzgado respectivo
Requisitos debidamente certificados por el Juzgado
Atención a gestionantes de beneficios Ley 8130 y su Reforma en Ley 8554 Afectados por el Nemagón
Formulario para reclamo administrativo debidamente cumplimentado
Certificación de cuenta individual emitida por la C.C.S.S
Certificación de cuenta individual emitida por el Banco Popular y de Desarrollo Comunal
Declaración jurada protocolizada ante Notario Público en la que se debe indicar: 1) el período laborado en la empresa bananera, 2) el nombre de la bananera para la cual laboró, 3) Nombre y N° de identificación -al día- de 4 testigos que hayan laborado con el afectado en la misma empresa, en la misma época que el trabajador gestionante, los cuales darán fe que fueron sus compañeros de trabajo, 4) certificación de cuentas Individuales emitidas por la C.C.S.S de los cuatro testigos para verificar si realmente estos laboraron en los años mencionados en la declaración jurada por el gestionante.
Este requisito se solicita si el gestionante no aparece en registros de C.C.S.S ni del BPDC
Exámenes médicos necesarios concluidos, de conformidad a órdenes emitidas por el INS para ese efecto
V° B° de Unidad Ejecutora Técnica para pago de reclamo
Trámite para pago de beneficios Ley 8130 y su Reforma en Ley 8554
Solicitar apertura de cuenta de ahorros al BCR
N° de cuenta cliente
Apertura de documento en SIFA
Finiquito de reclamo debidamente firmando ante abogado del INS
Pago de facturas a la C.C.S.S
Factura original por exámenes realizados
Oficio con detalle de pago a efectuar
Tramitación de reclamos de trabajadores beneficiados con el Acta de Entendimiento Afectados por el Nemagón
Trabajador debe estar incluido en Acta de Entendimiento suscrita entre el INS y CONATRAB en el año 2001
Exámenes médicos necesarios concluidos, de conformidad a órdenes emitidas por el INS para ese efecto y resultados de acuerdo a parámetro establecido
V° B° de Coordinador de Oficina Operativa de Afectados por el Nemagón
Trámite para pago de beneficios Acta de Entendimiento
Oficio a CONATRAB indicando fecha de presentación del trabajador para pago
Devolución de cuentas al BCR
Documentos originales de apertura de cuenta de ahorros firmados por los beneficiarios
Copia de cédula de identidad de los beneficiarios
Oficio con detalle de documentos enviados
Solicitud de tramitación de pensión ante la C.C.S.S
Solicitud formal del (a) beneficiario(a) -trabajador(a)
Copia de cédula del(a) interesado(a)
Copia del finiquito de pago
Oficio Formal de la Unidad Técnica Ejecutora enviando solicitud del(a) beneficiario(a) -trabajador(a) a la C.C.S.S
Pagos en cajas de recibos de Derecho de Circulación emitidos por el Sistema.
RTV favorable en el sistema.
Número de placa a cancelar.
Devoluciones de dinero por cajas a cliente.
Cédula o identificación del propietario.
Autorización si el débito no esta a nombre de la persona que se presenta, fotocopia de la cédula del tramitador.
Personería jurídica con menos de tres meses de emitida si el débito es a nombre de una persona jurídica.
Derecho de circulación original
Honrar pagos efectuados con cheques devueltos por los bancos.
Derecho de circulación cancelado con el cheque sin fondos.
(El usuario de la sucursal debe de enviar correo a Oficinas Centrales para la eliminación de la marca restrictiva).
Honrar pagos efectuados a Recaudadores con cheques sin fondos.
Carta de la Unidad Contralora del Seguro Obligatorio de Automóviles, indicando que se puede devolver el cheque.
Duplicados de Derechos de Circulación o Marchamos
Cuando el Propietario es una Persona Física:
Fotocopia de la cédula o identificación del propietario.
En caso de que el propietario no pueda presentarse a solicitar el duplicado, es necesario que el tramitador presente una autorización por escrito del mismo.
Copia de la cédula del tramitador.
Cuando el Propietario es una Persona Jurídica:
Personería jurídica con menos de tres meses de emitida
Solicitud y autorización del Apoderado Generalísimo.
Fotocopias de la cédula de identidad del Apoderado Generalísimo y del autorizado.
*En caso de que no se haya formalizado el respectivo traspaso deberán aportar copia de la Escritura Pública.
Inclusión de Vehículos nuevos (vehículos de primera inscripción).
Copia del DUA.
Fotocopia de la revisión técnica de inscripción emitida por RTV.
Sustitución de Tarjeta de Circulación.
Derecho de circulación original (T0_ Temporal - según el año que corresponda).
Copia del título de propiedad o certificación rápida emitida por el Registro Nacional.
Fotocopia de la cédula de identidad de la persona que solicita la sustitución.
Cambio de placa Registral o Temporal.
Derecho de circulación original cancelado (del periodo en cobro).
Depósito de placa anterior ante el Registro Nacional.
Fotocopia de la cédula de identidad de la persona que solicita el cambio.
Si la certificación es de pago a realizar:
Aportar el número correcto de la placa e indicar para que efectos la solicita.
Si la certificación es de pago realizado o de pago en historia:
En caso de que el propietario no pueda presentarse a solicitar el duplicado es necesario que el tramitador presente una autorización por escrito del dueño.
Eliminación de marca de capacidad para autobuses.
Nota emitida por el MOPU donde indique si determinado vehículo tiene ruta. En caso de que no tenga ruta deben indicar la capacidad de pasajeros autorizada o fotocopia del Permiso de Explotación.
Cambios de Características.
Ajustes por Depósitos de Placas.
Certificación del Registro Nacional (Departamento de Placas) donde indique la fecha de depósito de la placa la certificación no debe tener más de 3 meses de emitida.
Levantamiento de Marcas Restrictivas por Robo.
Aportar acta de entrega del Organismo de Investigación Judicial, donde indique que el automotor apareció.
Aplicación o Devolución por pago equivocado en los Derechos de Circulación.
Derecho de Circulación Original y Marchamo.
En caso de presentarse un tramitador deberá aportar la autorización por parte del Propietario Registral.
Solicitud del Asegurado Registral solicitando la aplicación de la placa correcta.
Pago de Pólizas Turistas.
Nota emitida por la Dirección General de Aduanas donde indiquen la prórroga de permanencia del vehículo en el país con las respectivas características el automotor o fotocopia del Titulo de Propiedad extranjero y del pasaporte del conductor.
Pago Permisos de placas de agente vendedor (AGV) Primera Vez.
Nota emitida por el Consejo de Transporte Público del MOPT donde indique el código asignado y el número de permisos autorizados.
Copia de la cédula de identidad del tramitador.
Pago Permisos de placas de agente vendedor (AGV) Renovación.
Si en el sistema no aparece el último pago debe de presentar los últimos recibos cancelados.
Copia y original del último derecho de circulación.
Inclusión de Vehículos nuevos no emitidos: (corresponde a aquellos vehículos que cancelaron los derechos de circulación en años anteriores y no aparecen en el período actual).
Si no tiene placa título:
Copia del último derecho de circulación.
Copia de la Revisión Técnica de inscripción emitida por el MOPT.
Si tiene placa título:
En caso de que tenga placa registral deberá aportar copia del título de propiedad o certificación rápida emitida por el Registro Nacional.
Planeación del Cobro Masivo.
Asignación de capacitación de usuarios.
Solicitud del recaudador de los usuarios que requieren capacitación con el detalle de nombre y número de cédula.
Solicitud del recaudador donde indique los usuarios que requiere con detalle de nombre y número de cédula.
Recepción de listas de Gobierno.
Solicitud de la Institución Gubernamental donde adjunte la lista de vehículos por Ministerio con detalle de número de placa. (Trámite de lista sin problemas)
Nota: Cuando la lista presentada por la Institución o entidad gubernamental presenta problemas (falta de Riteve, requisitos, etc.) el trámite quedará sujeto a las correcciones que realice el cliente para el trámite respectivo.
Cobro Masivo.
Gestión de recuperación de cheques devueltos.
Cheque recibido por Recaudador:
Datos de sistema sobre cheques no aplicados por esta situación.
Oficio del Depto. De SOA notificándole al Recaudador la inconsistencia y el detalle de la multa
Cheque recibido por una Sede del INS:
Notificación al cliente vía telefónica sobre la situación indicándole que el derecho de circulación está pendiente y por tanto los recargos continúan. Asimismo se le condiciona al pago en efectivo.
Datos emitidos por sistema sobre sumas a devolver sobrantes.
Carta solicitud de sobrantes.
Recepción de aviso de accidente.
Declaración personal de los hechos ocurridos en el evento.
Documentos comprobantes de ocurrencia de accidente emitidos por alguna Autoridad que se hiciera presente al lugar de los hechos (Parte Oficial de Tránsito o Boleta de Citación o Constancia de traslado de Cruz Roja Costarricense o Paramédicos, Aviso de accidente por Automóviles Voluntario entregado en el evento por el Inspector del INS)
Identificación o cédula de identidad del declarante.
Reapertura de casos.
Boleta de consulta emitida por el INS en donde se indique el reconocimiento.
Comprobantes de traslado o viáticos (facturas, recibos, notas de empresa de autobuses).
Pago de subsidio salarial.
Planillas C.C.S.S. (reporte de las planillas presentadas por el patrono de los últimos tres meses antes del accidente)
Declaración personal del impuesto sobre la renta (período anterior a la fecha del evento).
Boleta de incapacidad emitida por los médicos del INS.
Hoja de información laboral (formulario emitido por el SOA y que debe ser completado por el patrono).
Comprobantes de reporte de planillas de Riesgos del trabajo de ser requerido.
Cálculo y pago de impedimentos.
Identificación. Extranjeros: Documento oficial aprobado por el Gobierno de Costa Rica que contenga esta información.
Menores de edad: Certificado de Nacimiento (en caso de ser extranjero, debe ser refrendado por el país de origen) y cédula de identidad o documento oficial aprobado por el Gobierno de Costa Rica de la madre, padre o quien demuestre ser el tutor legal del menor.
En el caso de los menores los documentos se trasladan al Juzgado para su aprobación por lo que el tiempo de duración puede ser mayor a dos meses.
Pago a empresas en convenio.
Detalle de cobro por empleado (# de identificación, nombre completo, periodo y monto a cobrar).
Boleta de incapacidad emitida por médicos del INS.
Planillas C.C.S.S. de los últimos tres meses antes del accidente, por empleado lesionado.
Depósito judicial a menores por impedimento.
Cálculo del impedimento.
Certificado de nacimiento del menor (si se trata de extranjero, debe venir refrendado por el país de origen)
Documentos que demuestren la patria potestad o la tutela de menor.
Fotocopia de cédula de identidad del apoderado del menor.
Determinación de beneficiarios por muerte.