Source: https://ecomess.pl/polityka-ochrony-danych-osobowych/
Timestamp: 2019-07-24 09:55:13+00:00
Document Index: 27775619

Matched Legal Cases: ['art. 25', 'art. 32', 'art. 4', 'art. 221', 'art. 4', 'art. 9', 'art. 35', 'art. 15', 'art. 17', 'art. 21', 'art. 28']

﻿ Polityka Ochrony Danych osobowych w Ecomess spółce z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Zgierzu z dnia 5 marca 2019 r. - Ecomess
Polityka Ochrony Danych osobowych w Ecomess spółce z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Zgierzu z dnia 5 marca 2019 r.
Ecomess » Polityka Ochrony Danych osobowych w Ecomess spółce z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Zgierzu z dnia 5 marca 2019 r.
Uwzględniając obowiązki wynikające z art. 25 oraz art. 32 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej Rozporządzenie) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1), celem zapewnienia, że dane osobowe w Ecomess spółce z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Zgierzu (dalej: Spółka lub Administrator danych osobowych) są przetwarzane i zabezpieczone zgodnie z postanowieniami prawa poprzez wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zaprojektowanych w celu skutecznej realizacji zasad ochrony danych, oraz w celu nadania przetwarzaniu niezbędnych zabezpieczeń; a Spółka zapewnia, że domyślnie przetwarzane były wyłącznie te dane osobowe, które są niezbędne dla osiągnięcia każdego konkretnego celu przetwarzania.
Polityka określa zasady przetwarzania oraz zabezpieczania Danych osobowych w Ecomess sp. z o.o. z siedzibą w Zgierzu, celem zapewnienia zbieżności Przetwarzania z wymaganiami Rozporządzenia oraz przepisami bezwzględnie obowiązującego prawa polskiego w zakresie przetwarzania danych osobowych. Polityka stanowi zbiór oraz podstawę wdrażanych w Spółce wymogów, procedur oraz zasad ochrony danych osobowych. Polityka zawiera:
zbiór procedur, instrukcji i regulacji szczegółowych dotyczących przetwarzania Danych osobowych w Spółce, dotyczących poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych; stanowiących załączniki do Polityki.
Polityka obowiązuje wszystkich wspólników, pracowników oraz współpracowników Spółki. Za przestrzeganie i utrzymanie postanowień Polityki odpowiedzialni są:
Pracownicy Spółki.
stałe monitorowanie zgodności przetwarzania Danych osobowych z wymogami prawa oraz poddawanie środków, o których mowa w ust. 3 (i) wyżej ciągłym przeglądom oraz uaktualnianiu;
Nadzór nad przestrzeganiem postanowień polityki zapewniają Członkowie Zarządu Spółki. Nadzór, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym zmierza w szczególności, ale nie wyłącznie do zapewnienia, że czynności związane z przetwarzaniem Danych osobowych w Spółce są zgodne z wymogami prawa oraz postanowieniami Polityki.
Dane osobowe – oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, takie jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej, o których mowa w art. 4 pkt 1 Rozporządzenia; kategorie danych osobowych przetwarzanych w Spółce wynikają również z art. 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 108 ze zm.);
Przetwarzanie – oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie, o których mowa w art. 4 pkt 2 Rozporządzenia;
Podmiot przetwarzający – oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu Spółki;
Rejestr – oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych osobowych Spółki;
Spółka lub Administrator danych osobowych – oznacza Ecomess spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Zgierzu, ul. Szczawińska 42c, numer KRS: 0000383927.
Pracownicy – oznaczają zarówno osoby zatrudnione w Spółce na podstawie stosunku pracy, jak również osoby fizyczne współpracujące ze Spółką na podstawie Umowy cywilnoprawnej i wspólników Spółki oraz praktykantów i stażystów Spółki;
System – oznacza System ochrony danych osobowych w Spółce;
Dane wrażliwe – oznaczają Dane osobowe, o których mowa w art. 9 Rozporządzenia.
Administrator danych osobowych przetwarza Dane osobowe gromadzone w zbiorach danych. Zbiory danych przetwarzane w Spółce określa Załącznik nr 1 do Polityki.
Spółka nie podejmuje czynności Przetwarzania, które mogłyby wiązać się z istotnym ryzykiem naruszenia praw i wolności osób, których Dane osobowe dotyczą. W przypadku planowania podjęcia czynności, o których mowa w zdaniu poprzedzającym Spółka obligatoryjnie przeprowadza uprzednią ocenę skutków przetwarzania, o których mowa w art. 35 Rozporządzenia.
Dane osobowe domyślnie Przetwarzane są na obszarze na terenie obejmującym pomieszczenia biurowe Spółki zlokalizowane przy ul. Szczawińskiej 42c w Zgierzu. Dodatkowy obszar, w którym przetwarzane są Dane osobowe, stanowią wszystkie komputery przenośne oraz inne nośniki danych znajdujące się poza obszarem wskazanym w zdaniu poprzedzającym.
§ 4 Podstawy ochrony Danych osobowych w Spółce
Administrator danych osobowych zapewnia zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności, rozliczalności i ciągłości Przetwarzanych danych.
Pracownicy przed przystąpieniem do wykonywania obowiązków służbowych otrzymują należytą wiedzę w zakresie zasad Przetwarzania i ochrony Danych osobowych w Spółce;
Pracownicy mogą być upoważnieni na piśmie do Przetwarzania Danych osobowych w niezbędnym zakresie, zgodnie z wzorem stanowiącym Załączniki nr 2 do Polityki;
Jeżeli Pracownik zostanie upoważniony na piśmie do Przetwarzania Danych osobowych, wtedy zostaje zobowiązany do zachowania poufności i integralności Danych osobowych, zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do Polityki, przy czym ww. Pracownicy zobowiązani są w szczególności, ale nie wyłącznie do:
zachowania poufności i integralności Danych osobowych;
Administrator danych osobowych zapewnia, aby Dane osobowe Przetwarzane w Spółce były:
Przy zapewnieniu Przetwarzania Danych osobowych zgodnie z zasadami wskazanymi powyżej Spółka opiera Przetwarzanie na następujących podstawach:
§ 5 System ochrony danych osobowych
Administrator danych osobowych zapewnia zgodność Przetwarzania Danych osobowych z wymogami prawa również poprzez zaprojektowanie, wprowadzenie i utrzymywanie Systemu. Na System składają się środki organizacyjne oraz środki techniczne ochrony, adekwatne do poziomu ryzyka zidentyfikowanego dla poszczególnych Zbiorów danych oraz kategorii danych. Na System składają się w szczególności następujące środki:
zamykanie pomieszczeń tworzących obszar, o którym mowa w § 3 ust. 4 Polityki na czas nieobecności Pracowników, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom trzecim;
zapewnienie zabezpieczenia obszaru, o którym mowa w § 3 ust. 4 Polityki przed czynnikami losowymi, takimi jak pożar lub powódź;
§ 6 Rejestr
§ 7 Realizacja obowiązków wobec osób, których dane osobowe dotyczą
Administrator danych osobowych wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (email, telefon, sms, in.) oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności, takich jak zgłoszenie sprzeciwu lub ograniczenie przetwarzania.
Spółka publikuje na stronie internetowej Spółki oraz pozostawia do wglądu w siedzibie Spółki Politykę, informację o prawach osób, których dane dotyczą, informację o zakresie przetwarzanych danych osobowych w poszczególnych celach, metodach kontaktu ze Spółką w zakresie danych osobowych.
Spółka dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób, informując osobę, której dane dotyczą o:
planowanej zmianie celu przetwarzania danych;
przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania;
sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe),
prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.
Niezależnie od postanowień ust. 5, Spółka określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).
Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Spółka informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 Rozporządzenia, a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych.
Spółka wydaje osobie, której Dane osobowe dotyczą, kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych.
Z uwzględnieniem ust. 13 niżej, na żądanie osoby, Spółka usuwa dane, gdy:
Spółka przy usuwaniu danych osobowych uwzględnia, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 Rozporządzenia.
Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, o którym mowa w art. 21 Rozporządzenia, a dane przetwarzane są przez Spółkę w oparciu o uzasadniony interes Spółki lub o powierzone Spółce zadanie w interesie publicznym, Spółka zobowiązuje się uwzględnić sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Spółki ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
W każdej sprawie dotyczącej przetwarzania danych osobowych można skontaktować się poprzez e-mail na adres: agnieszka.wujek@ecomess.pl (Agnieszka Wujek).
§ 8 Minimalizacja danych
Spółka wdraża procedury służące realizacji zasady minimalizacji przetwarzanych Danych osobowych pod względem:
Spółka dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania, nie rzadziej niż raz na rok.
Spółka stosuje ograniczenia dostępu do Danych osobowych poprzez:
wdrożenie fizycznych środków technicznych ochrony Danych osobowych.
Spółka dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób oraz zmianach podmiotów przetwarzających. Spółka dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok.
§ 9 Bezpieczeństwo danych osobowych
§ 10 Naruszenie ochrony danych osobowych
W przypadku naruszenia ochrony Danych osobowych, Spółka bez zbędnej zwłoki – w miarę możliwości, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia – zgłasza je organowi nadzorczemu właściwemu, chyba że jest mało prawdopodobne, by naruszenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Wzór zawiadomienia, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, stanowi Załącznik nr 7 do Polityki.
Spółka wdroży odpowiednie techniczne i organizacyjne środki ochrony i środki te zostały zastosowane do Danych osobowych, których dotyczy naruszenie, uniemożliwiające odczyt osobom nieuprawnionym dostępu do tych danych osobowych;
Spółka dokumentuje wszelkie naruszenia ochrony danych osobowych, w tym okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze. Wzór rejestru naruszeń danych osobowych stanowi Załącznik nr 8 do Polityki.
§ 11 Powierzenie przetwarzania
Administrator danych osobowych może powierzyć Przetwarzanie Danych osobowych Podmiotowi przetwarzającemu wyłącznie w drodze umowy zawartej w formie pisemnej pod rygorem nieważności, zgodnie z wymogami wskazanymi w art. 28 ust. 3 Rozporządzenia.
Spółka korzysta wyłącznie z usług takich Podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi niniejszego rozporządzenia i chroniło prawa osób, których dane dotyczą. W celu weryfikacji spełnienia obowiązku, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, Spółka przed powierzeniem przetwarzania potencjalnemu Podmiotowi przetwarzającemu w miarę możliwości uzyskuje informacje o zasadach ochrony Danych osobowych stosowanych przez potencjalny Podmiot przetwarzający oraz o praktykach tego podmiotu dotyczących zabezpieczenia Danych osobowych.
§ 12 Przekazywanie danych do Państwa trzeciego
Administrator danych osobowych nie przekazuje Danych osobowych do państwa trzeciego położonego poza terytorium Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, poza sytuacjami, w których następuje to na wniosek osoby, której Dane osobowe dotyczą.
W sprawach nieuregulowanych w Polityce odpowiednie zastosowanie znajdują postanowienia Rozporządzenia oraz powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego i europejskiego.
Załącznik nr 1 – Lista Zbiorów danych w Spółce;
Załącznik nr 9 – Informacja dla Pracowników;
Załącznik nr 10 – Umowa Powierzenia;
Załącznik nr 11 – Raport z naruszenia danych.
Załącznik nr 12 – Informacja dla Kandydatów do pracy
Załącznik nr 13 – Informacja dla osób świadczących usługi na umowach cywilnoprawnych
Załącznik nr 14 – Informacja dla Kontrahentów
Załącznik nr 15 – Informacja dla osób objętych monitoringiem wizyjnym
Załącznik nr 16 –Mail – klauzula informacyjna
strona główna mapa strony polityka prywatności Polityka Ochrony Danych osobowych regulamin