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Timestamp: 2020-06-04 11:49:44+00:00
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Matched Legal Cases: ['artigo 5', 'artigo 3', 'artigo 1', 'artigo 250', 'artigo 6', 'artigo 2', 'artigo 10']

ÍNDICE. S.P.E.D. Sistema Público de Escrituração Digital 1 - PDF Free Download
Manoel Chagas Bayer
1 Julho ATENÇÃO: A presente Cartilha possui caráter meramente informativo, refletindo o entendimento do Departamento Jurídico da FIESP/CIESP na data indicada como a de sua última alteração e abordando o tema de forma genérica. Sua eventual adoção para casos concretos exigirá o exame dos fatos e aspectos circunstanciais próprios de cada situação, devendo-se levar em conta que outros posicionamentos podem existir sobre a matéria, estando sempre presente o risco de litígio administrativo ou judicial, cujos fundamentos ou conseqüências devem ser avaliados pelas partes diretamente interessadas.
2 ÍNDICE S.P.E.D. Sistema Público de Escrituração Digital 1 I S.P.E.D. CONTÁBIL 1. O que é S.P.E.D. Contábil? Qual é a legislação que regula o S.P.E.D. Contábil? Como funciona o S.P.E.D. Contábil? Qual é a obrigatoriedade da apresentação do S.P.E.D. Contábil? Quais são os livros que devem ser enquadrados na Escrituração Contábil Digital? Quais as formas de requerimento de autenticação? O livro digital pode ser retificado? Quem deve assinar a escrituração? Qual o prazo para apresentação dos livros? O que é Cadastro de Participante (registro 0150)? O que deve ser informado nos campos NAT_LIVR (natureza do livro; finalidade a que 10 se destina o instrumento de autenticação)? O que se entende por Plano de Contas Referencial e qual sua finalidade? Onde deve ser informado o código da conta analítica do plano de contas adotado pela empresa? O que se entende por Código de Aglutinação e qual sua finalidade? II S.P.E.D. FISCAL 15. O que é S.P.E.D. Fiscal? Qual é a legislação que regula o S.P.E.D. Fiscal? Qual é o cronograma de obrigatoriedade do S.P.E.D. Fiscal? Como funciona o S.P.E.D.Fiscal? Quais os livros fiscais abrangidos? Quais são as obrigações acessórias relativas a escrituração fiscal suprimidas com a adoção do novo sistema digital? Qual será o cronograma de obrigatoriedade das empresas? Qual o prazo para a apresentação do arquivo da Escrituração Fiscal Digital? Um arquivo pode conter mais de um período de apuração de ICMS ou IPI? Já está disponível o leiaute da Escrituração Fiscal Digital? Qual a regra de preenchimento do campo IND_PERFIL do bloco 0? Uma empresa com diversos estabelecimentos poderá apresentar um arquivo consolidando todas as operações? Qual é o prazo e em quais casos os arquivos da Escrituração Fiscal Digital poderão ser
3 retificados? III - NOTA FISCAL ELETRÔNICA NF-e 28. O que é Nota Fiscal Eletrônica NF-e? Qual é a legislação regulando a emissão da NF-e? A partir de quando a NF-e será exigida? Quem será obrigado a adotar a NF-e? Quais são as operações alcançadas e quais são os documentos fiscais em papel que a NF-e substitui? Qual é o procedimento para passar a emitir a NF-e? A NF-e substituirá 100% das Notas Fiscais emitidas em papel? Com a emissão da NF-e, quais serão as alterações para o meu cliente? O destinatário da mercadoria poderá exigir o documento fiscal em papel, modelo 1 ou 1A ao invés da NF-e? A NF-e e o seu documento auxiliar DANFE podem ser utilizados para documentar vendas de mercadorias a órgãos públicos? Como deverá ser feita a emissão de NF-e de entrada de Cana de Açúcar, no caso de contribuinte obrigado a emissão do novo modelo de documento fiscal? Como deve ser efetuado o preenchimento da Nota Fiscal Eletrônica por empresa optante do Simples Nacional? Qual é a penalidade aplicável a contribuinte que, obrigado a adotar a NF-e, continuar a emitir nota fiscal modelo 1 ou 1-A? III.1. Obrigações Acessórias 41. Com a NF-e, será necessário obter previamente a AIDF? A partir da emissão da NF-e, como ficará a geração do SINTEGRA, GIA, livros Registro de Entrada, Saída, etc? A partir do recebimento da NF-e pela Secretaria da Fazenda, não haverá mais a necessidade de fornecer ao Fisco os arquivos de escrituração eletrônica? Após o recebimento da NF-e pela Secretaria da Fazenda, devo guardar os arquivos contendo as informações das NF-e já emitidas? E as pessoas jurídicas destinatárias, também estão obrigadas a manter a guarda de algum tipo de documento relativo a NF-e? O emissor de NF-e é obrigado a enviar o arquivo XML ao destinatário dos produtos e serviços objeto da operação? Qual é a legislação que ampara essa obrigatoriedade? Em caso de sinistro ou perda do arquivo eletrônico das NF-e s, os órgãos fazendários poderão disponibilizar informações para recuperação desses arquivos? Como será feita a emissão da declaração de ingresso da NF-e para remessas à Zona Franca de Manaus?... 49
4 III.2. Modelo Operacional 49. Como funciona o modelo operacional da NF-e? III Emissão e autorização da NF-e 50. Quais serão as validações necessárias para autorização de emissão da NF-e? Como será a numeração da NF-e? (relativa a cada operação e à NF-e em papel) Qual o limite de mercadorias que poderão ser lançadas numa única NF-e? A NF-e pode ser emitida antes do carregamento da mercadoria? E o DANFE? É possível o envio da NF-e por lote ou a emissão deve ser feita nota a nota? Pela digitação no site da Secretaria da Fazenda, é possível emitir a NF-e? III Correção, cancelamento e inutilização de NF-e 56. É possível alterar uma NF-e emitida? Quais são as condições e prazos para o cancelamento de uma NF-e? Como fica a chamada carta de correção no caso da NF-e? Como serão solucionados eventuais erros na emissão de NF-e? O que é inutilização de número de NF-e? III Envio da NF-e da mercadoria ao destinatário 61. Qual a forma de entrega da NF-e/DANFE ao meu cliente? Qual o documento fiscal deverá acompanhar o trânsito da mercadoria acobertada pela NF-e? A NF-e será aceita em outros Estados e pela Receita Federal do Brasil? Como será feita a confirmação de entrega de mercadoria com a NF-e? Como proceder nos casos de recusa do recebimento de mercadoria em operação acobertada por NF-e? III Consulta de uma NF-e na Internet 66. Como é realizada a consulta de uma NF-e na Internet? A consulta de validade, existência e autorização de uma NF-e são obrigatórias? Como proceder quando a NF-e não estiver disponível para consulta no Ambiente Nacional? Por quanto tempo a NF-e poderá ser consultada? Existe alguma forma de consultar o status de várias NF-e s de uma única vez? As empresas que ainda não emitem o documento eletrônico e receberam uma ou mais NF-e, através do DANFE, poderão escriturar o documento auxiliar sem consulta prévia? III Escrituração da NF-e 72. Se a minha empresa for autorizada a emitir a NF-e, deverá estar obrigatoriamente preparada para receber e escriturar a NF-e na entrada de mercadorias? Como os contadores terão acesso a NF-e de seus clientes? Como os contadores escriturarão uma NF-e recebida por uma empresa? Como efetuar a escrituração de 6 caracteres nos arquivos SINTEGRA, se a NF-e permite 9 caracteres? III Contingência com a NF-e
5 76. Como proceder no caso de problemas com a emissão da NF-e? Como fica a numeração da NF-e emitida em contingência? III.3 Do Programa Emissor da NF-e 78. Para que serve o Programa Emissor de Nota Fiscal Eletrônica? Quais os requisitos mínimos para instalação e uso do Emissor de NF-e? Como emitir uma NF-e com o programa de NF-e? III.4. DANFE Documento Auxiliar da NF-e 81. O que é o DANFE? Qual a finalidade do código de barras unidimensional do DANFE? Quem pode imprimir o DANFE e em que momento deverá ser impresso? Como é feita a emissão do DANFE? É possível a impressão dos produtos em mais de um DANFE? Neste caso, como fica a consulta da NF-e? Nos casos de operações interestaduais e de exportação, que documento deverá acompanhar as mercadorias? Há obrigatoriedade de manter a guarda do DANFE (emitente e destinatário)? Na hipótese de extravio do DANFE durante o transporte da mercadoria, como deverá o contribuinte emitente proceder? No caso de vendas para pessoa física, que documento fiscal deverá ser entregue? Como adquirir Formulário de Segurança para impressão do DANFE? IV CONHECIMENTO DE TRANSPORTE ELETRÔNICO CT-e 91 O que é o Conhecimento de Transporte Eletrônico CT-e? Já existe legislação aprovada sobre o CT-e? A partir de quando o CT-e será exigido? Quais são as operações alcançadas e quais são os documentos fiscais em papel que o CT-e substitui? Qual é o procedimento para passar a emitir o CT-e? O CT-e substituirá 100% dos Conhecimentos de Transporte emitidos em papel? Com a adoção do CT-e, quais serão as alterações para o meu cliente, tomador do serviço de transporte? O CT-e será aceito em outros Estados e pela Receita Federal? O CT-e e o seu documento auxiliar - DACTE poderão ser usados para documentar vendas de mercadorias a órgãos públicos? IV.1. Obrigações Acessórias
6 100. Será necessária autorização do AIDF (Autorização de Impressão de Documento Fiscal) para a emissão do CT-e? A partir da emissão do CT-e, como ficará a geração do SINTEGRA, GIA, livros Registro de Entrada, de Saída, etc? A partir do recebimento do CT-e pela Secretaria da Fazenda, não haverá mais a necessidade de fornecer ao Fisco os arquivos de escrituração eletrônica? Após o recebimento do CT-e pela Secretaria da Fazenda, devo guardar os arquivos contendo as informações dos CT-e s já emitidos? Em caso de sinistro ou perda do arquivo eletrônico dos CT-e s, os órgãos fazendários poderão disponibilizar informações para recuperação desses arquivos? IV.2. Modelo Operacional 105. Como funciona o modelo operacional do CT-e? IV Emissão e autorização da CT-e 106. Quais serão as validações realizadas para autorização de emissão de um CT-e? Como será a numeração do CT-e (relativa a cada operação e ao CT-e em papel)? Em que estabelecimento deve ser emitido o CT-e? O que é redespacho intermediário e qual é o procedimento para emissão do CT-e e do respectivo DACTE nessa situação? O CT-e pode ser emitido antes do carregamento da mercadoria? E o DACTE? É possível o envio do CT-e por lote ou a emissão deve ser feita conhecimento a conhecimento? Pela digitação no site da Secretaria da Fazenda, é possível emitir o CT-e? IV Correção, cancelamento e inutilização de CT-e 113. É possível alterar um CT-e emitido? Quais são as condições e prazos para o cancelamento de um CT-e? Como fica a carta de correção no caso de utilização do CT-e? Como serão solucionados os casos de erros cometidos na emissão de CT-e? O que é inutilização de número do CT-e? IV Envio de CT-e ao tomador do serviço de transporte 118. Qual a forma estabelecida para a entrega do CT-e / DACTE ao meu cliente? Que documento fiscal deverá acompanhar a carga durante o transporte da mercadoria acobertada pelo CT-e? O CT-e será aceito em outros Estados e pela Receita Federal do Brasil? IV Consulta de um CT-e na Internet 121. Como é realizada a consulta de um CT-e na Internet? A consulta de validade, existência e autorização de um CT-e é obrigatória? Como proceder quando o CT-e não estiver disponível para consulta no Ambiente Nacional? Por quanto tempo o CT-e poderá ser consultado? Existe alguma forma de consultar o status de vários CT-e s de uma única vez?... 85
7 126. As empresas que ainda não emitem o CT-e e receberam um ou mais CT-e, através do DACTE, poderão escriturar aqueles documentos auxiliares sem consulta prévia? IV Escrituração do CT-e 127. Se a empresa for autorizada a emitir o CT-e, deverá estar obrigatoriamente preparada para receber e escriturar o CT-e na entrada das mercadorias? Como os contadores terão acesso ao CT-e de seus clientes? Como os contadores escriturarão um CT-e recebido por uma empresa? Como efetuar a escrituração de 6 caracteres nos arquivos SINTEGRA se o CT-e permite 9 caracteres? IV.2.6 Contingência com o CT-e 131. Como proceder no caso de problemas com a emissão do CT-e? Como proceder no caso de rejeição de arquivo digital gerado em situação de contingência? Como fica a numeração do CT-e emitido em contingência? IV.3. DACTE Documento auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico 134. O que é o DACTE? Quais são as principais características do DACTE? Qual a finalidade do código de barras unidimensional impresso no DACTE? Quem pode imprimir o DACTE e em que momento ele deve ser impresso? Como é feita a emissão do DACTE? O DACTE pode ser impresso em papel comum? Neste caso como fica a questão da segurança do DACTE? Há obrigatoriedade da guarda do DACTE (emitente e tomador)? Na hipótese de extravio do DACTE durante o transporte da mercadoria pela transportadora, como o contribuinte emitente deve proceder? V - CERTIFICAÇÃO DIGITAL 142. O que é assinatura digital e quais são as suas aplicações? O que é certificado digital? Quais são os tipos de certificados da ICP-Brasil? O que é e-cpf e e-cnpj? Como é garantida a validade jurídica da Nota Fiscal Eletrônica NF-e e do Conhecimento de Transporte Eletrônico - CT-e? Qual (s) é o certificado digital a ser utilizado na ECD e na EFD? Como adquirir uma assinatura digital? Que tipo de certificado a minha empresa deverá adquirir para assinar a NF-e e o CT-e? Na hipótese da pessoa jurídica possuir vários estabelecimentos emissores de NF-e e CT-e, será necessário obter uma assinatura digital para cada estabelecimento? Que tipo de certificado digital deve ser adotado para o envio do SPED Contábil?... 95
8 VI NOTA FISCAL DE SERVIÇOS E NOTA FISCAL CONJUGADA 152. Como deverá ser realizada a emissão de Nota Fiscal com ISS no caso de utilização da NF-e? A NF-e de Serviços da Prefeitura do Município de São Paulo segue o modelo da NF-e nacional? VII INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES 154. Onde obter a documentação necessária para emitir os documentos fiscais NF-e e CT-e? Quais os canais de comunicação das empresas com a SEFAZ? O que é uma Sefaz Virtual? VIII APÊNDICE VIII.1. Anexo I Portaria CAT 162/ VIII.2. Tabelas de Códigos - Instrução Normativa nº 1.009/19 EFD e NF-e VIII.3. Web Services do ambiente de homologação da Receita Federal do Brasil (NF-e, S.P.E.D. Contábil e Fiscal) e da SEFAZ Virtual do Estado de São Paulo IX FONTES DE PESQUISA 108
10 I - S.P.E.D. CONTÁBIL 1. O que é S.P.E.D. Contábil? De forma sucinta, pode-se definir o S.P.E.D. Contábil, também conhecido como Escrituração Contábil Digital - ECD como a substituição dos livros da escrituração mercantil por equivalente digital. 2. Qual é a legislação que regula o S.P.E.D. Contábil? A Escrituração Contábil Digital ou SPED Contábil foi instituída pela Instrução Normativa RFB nº 787/2007 e alterada pelas Instruções Normativas RFB nº 825/ e nº 926/2009. O Ato Declaratório Executivo Cofis nº 20/2009, com as alterações efetuadas em seu Anexo II pelo Ato Declaratório Executivo Cofis nº 29/2010 dispõe sobre as regras de validação e as tabelas de códigos aplicáveis à Escrituração Contábil Digital. A Instrução Normativa DNRC nº 107, de 23 de maio de 2008, emitida pelo Departamento Nacional do Registro de Comércio, dispõe sobre a autenticação de instrumentos de escrituração dos empresários, sociedades empresárias, leiloeiros e tradutores públicos e intérpretes comerciais. E por fim, a Resolução CFC nº 1.020/05, emitida pelo Conselho Federal de Contabilidade, aprova a NBC T 2.8, que trata sobre as Formalidades da Escrituração Contábil em forma eletrônica. 3. Como funciona o S.P.E.D. Contábil? A partir do sistema de contabilidade da empresa, deverá ser gerado um arquivo digital no formato especificado no Anexo Único à Instrução Normativa RFB nº 787/07. O arquivo será obrigatoriamente submetido ao programa para validação de conteúdo, assinatura digital, transmissão e visualização, denominado Programa Validador e Assinador PVA fornecido pelo S.P.E.D, no ambiente nacional. O usuário deverá fazer o download do PVA e do Receitanet e instalá-los em um computador ligado à Internet. 1 A IN RFB nº 825/2008 prorrogou a entrega dos arquivos da ECD para o último dia útil de junho de 2009, sem prejuízo dos casos de cisão, cisão parcial, fusão ou incorporação, inclusive para os fatos contábeis ocorridos entre janeiro de 2008 e 31 de maio de 2009, conforme passou a disciplinar o 3º do artigo 5º da IN RFB nº 787/07, na redação dada pela IN RFB nº 926/
11 Foi liberada para download, em junho de 2009, a versão do PVA da Escrituração Contábil Digital (ECD). As escriturações validadas em versões anteriores podem ser transmitidas normalmente. Através do PVA, deverão ser executados os seguintes passos: 1. Validação do arquivo contendo a escrituração; 2. Assinatura digital do livro pela(s) pessoa(s) que têm poderes para assinar, de acordo com os registros da Junta Comercial e pelo Contabilista; 3. Geração e assinatura de requerimento para autenticação dirigido à Junta Comercial de sua jurisdição. Para geração do requerimento é indispensável 2 informar a identificação do documento de arrecadação do preço da autenticação. Verifique na Junta Comercial de sua jurisdição como obter a identificação. Assinados a escrituração e o requerimento, o contribuinte fará a transmissão para o S.P.E.D.. Concluída a transmissão, será fornecido um recibo, que deve ser impresso para a pratica de atos posteriores. Ao receber a ECD, o S.P.E.D. extrai um resumo (requerimento, Termo de Abertura e Termo de Encerramento) e o envia para a Junta Comercial competente, que promoverá a autenticação do arquivo, mediante o recolhimento de um valor correspondente. Na Junta Comercial do Estado de São Paulo o recolhimento do emolumento da GARE deverá ser feito em qualquer rede bancária através do código de receita ou através da geração de GARE eletrônica no site da Jucesp. O valor a ser pago é de R$ 13,00 por arquivo gerado (atualizado até setembro/2009). Vale lembrar que o arquivo não poderá exceder o tamanho de 1 GB. Do contrário será necessário gerar arquivos fracionados, equivalentes às movimentações mensais da empresa. Recebido o preço, a Junta Comercial analisará o requerimento e o Livro Digital. A análise poderá gerar três situações: Autenticação do livro; Indeferimento; Sob exigência. Observação importante: para que um livro colocado sob exigência pela Junta Comercial possa ser autenticado, depois de sanada a irregularidade, ele deve ser reenviado ao 2 Exceto para a Junta Comercial do Estado de Minas Gerais. 3
12 S.P.E.D.. Não há necessidade de novo pagamento do preço da autenticação. Deve ser gerado o requerimento específico para substituição de livros não autenticados e colocados sob exigência. Para verificar o andamento dos trabalhos, utilize a funcionalidade Consulta Situação do PVA. Os termos lavrados pela Junta Comercial, inclusive o de Autenticação, serão transmitidos automaticamente à empresa durante a consulta. O PVA tem ainda as funcionalidades de visualização da escrituração, geração e de recuperação de backup. Referido arquivo não deverá conter fração de mês, exceto nos casos de abertura, extinção, cisão, fusão ou incorporação, hipóteses em que as sociedades empresariais deverão apresentar os arquivos da seguinte forma: Sociedades que se extinguirem: arquivos que contemplem as operações de saída até a data da ocorrência do evento; Sociedades novas: arquivos que contemplem as operações a partir da data de ocorrência do evento; Sociedades que continuarem a existir: arquivos que contemplem as operações até a data de ocorrência do evento e outros para o período posterior. Autenticada a escrituração, adote as medidas necessárias para evitar a deterioração, extravio ou destruição do livro digital. Ele é composto por dois arquivos principais: o do livro digital e o de autenticação (extensão aut). Faça, também, cópia do arquivo do requerimento (extensão rqr) e do recibo de entrega (extensão rec). Todos os arquivos têm o mesmo nome, variando apenas a extensão. Por fim, importa-nos comentar que, aos 19/05/2010 foi publicada a Portaria da Junta Comercial do Estado de São Paulo nº 19, que dispõe sobre os procedimentos para solicitação de colocação de livros em exigência, enviados pelo SPED Contábil. Referida portaria determina que o pedido de colocação em exigência dos livros contábeis enviados pelo SPED Contábil para autenticação pela JUCESP Junta Comercial do Estado de São Paulo deverá ser feito exclusivamente por meio de , para o endereço eletrônico: com a assinatura da certificação digital emitida pela autoridade certificadora competente. No campo assunto do , o contribuinte deverá indicar a expressão: PEDIDO DE EXIGÊNCIA DE LIVROS DIGITAIS. No corpo do , deverá constar a Denominação Social da empresa, NIRE, nº do protocolo de entrega do arquivo enviado pelo SPED Contábil, identificação do livro, seu número seqüencial, período de referência da escrituração e os motivos para tal solicitação. 4
13 4. Qual é a obrigatoriedade da apresentação do S.P.E.D. Contábil? Conforme disciplina o artigo 3º da Instrução Normativa RFB nº 787/2007, a adoção do S.P.E.D. Contábil será obrigatória às pessoas jurídicas infra mencionadas, conforme o cronograma abaixo: I em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008, às sociedades empresárias sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº , de 7 de novembro de 2007, e sujeitas à tributação do imposto de renda com base no lucro real; II em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009, às sociedades empresárias sujeitas a tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real, ficando facultada a entrega da ECD às demais sociedades empresárias. Com base na Instrução Normativa RFB 787/07, com redação dada pela IN RFB nº 926/09, a utilização facultativa da ECD ficou restrita às sociedades empresárias. Entretanto, como o DNRC admite a utilização de livros digitais também pelas cooperativas, o SPED está preparado e vai receber normalmente as escriturações contábeis digitais das cooperativas, de acordo com o fluxo normal de procedimentos. Com a nova redação dada pela IN RFB 926/09, a obrigatoriedade da apresentação da ECD não atinge as pessoas jurídicas não sujeitas ao registro em juntas comerciais, e esta matéria será tratada em ato normativo próprio. 5. Quais os livros que devem ser enquadrados na Escrituração Contábil Digital? Podem ser incluídos todos os livros da escrituração contábil, em suas diversas formas, quais sejam: G Diário Geral R Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar); A - Diário Auxiliar; Z Razão Auxiliar; B Livro de Balancetes Diários e Balanços. Ficam unidos Diário e o Razão como um livro digital único, conforme dispõe a Resolução CFC 1020/05. Cabe ao PVA mostrá-los no formato escolhido pelo usuário. Estas formas de escrituração decorrem de disposições do Código Civil: 5
14 Art Além dos demais livros exigidos por lei, é indispensável o Diário, que pode ser substituído por fichas no caso de escrituração mecanizada ou eletrônica. Art A escrituração será feita em idioma e moeda corrente nacionais e em forma contábil, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens. Desta forma, todas as empresas devem utilizar o livro Diário contemplando todos os fatos contábeis. Este livro é classificado no S.P.E.D., como G - Livro Diário (completo, sem escrituração auxiliar) e independe da existência de qualquer outro. Ele não pode coexistir, em relação a um mesmo período, com quaisquer dos outros livros (R, A, Z ou B). O Código Civil traz, também, duas exceções. A primeira delas diz respeito à utilização de lançamentos, no Diário, por totais, conforme dispõe: Art No Diário serão lançadas, com individuação, clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por escrita direta ou reprodução, todas as operações relativas ao exercício da empresa. 1 o Admite-se a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de trinta dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação. (negritos nossos). Assim, com essa disposição, temos mais três tipos de livros: R - Livro Diário com Escrituração Resumida (com escrituração auxiliar): É o livro Diário com escrituração resumida (base legal: 1º do art do Código Civil). Dispõe sobre a obrigatoriedade de livros auxiliares (A ou Z) e não pode coexistir, em relação a um mesmo período, com os livros G e B. A - Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida: Trata-se do Livro Auxiliar, com os lançamentos individualizados das operações lançadas no Diário com Escrituração Resumida (base legal: 1º do art do Código Civil). Z Razão Auxiliar (Livro Contábil Auxiliar conforme leiaute definido pelo titular da escrituração): O Código Civil determina que a escrituração será feita em forma contábil (artigo 1.183). As formas contábeis são: Razão e Diário. Este é um Livro Auxiliar a ser utilizado quando o 6
15 leiaute do livro Diário Auxiliar não se mostrar adequado. Trata-se de uma tabela onde o titular da escrituração define cada coluna e seu conteúdo. Por seu turno, o art dispõe que: O empresário ou sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele. Temos, assim, a segunda exceção: B - Livro Balancetes Diários e Balanços: Somente o Banco Central regulamentou a utilização deste livro e, via de regra, só é encontrado em instituições financeiras. O S.P.E.D. não veda a utilização concomitante do livro Balancetes Diários e Balanços e de Livros Auxiliares. É mister salientar que, a IN RFB nº 926 formalizou a dispensa de livros e documentos que, com a apresentação dos equivalentes digitais (livros contábeis e fiscais) relativos aos períodos posteriores a , suprem, em relação às mesmas informações, a exigência prevista na IN SRF nº 86/01 e IN MPS/SRP nº 12/06, qual seja, a manutenção dos arquivos digitais e sistemas pelo prazo decadencial previsto na legislação aplicável à matéria. Para maiores esclarecimentos, consulte o leiaute: 6. Quais as formas de requerimento de autenticação? São dois tipos de requerimento: Autenticação de livro (inclusive nos casos de extravio, deterioração ou destruição); Substituição de livro colocado em exigência pela Junta Comercial. Os requerimentos de extravio, deterioração ou destruição não serão aceitos quando o livro original tiver sido enviado para o S.P.E.D. e ainda estiver em sua base de dados. Neste caso e enquanto não disponível o download do livro para o seu titular, solicite uma cópia a um dos membros do S.P.E.D. que possa ter acesso à escrituração. Para que o livro colocado em exigência possa ser autenticado é indispensável a remessa de novo livro (com as correções necessárias, se for o caso) com requerimento de substituição de livro colocado em exigência pela Junta Comercial. 7
16 Será implantada funcionalidade para permitir ao titular fazer download da própria escrituração, com utilização de certificado digital da empresa, de seu representante legal ou de seu procurador. 7. O livro digital pode ser retificado? A retificação de lançamento realizado com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que for constatada a sua ocorrência, conforme prevê o art. 5º da Instrução Normativa DNRC nº 107/2008. Após a autenticação, o livro não pode ser retificado. Para verificar se o livro já foi autenticado, utilize no Programa Validador e Assinador, o menu Consulta Situação. O livro poderá ser substituído mediante a geração de requerimento especifico de substituição utilizando a funcionalidade de gerenciar requerimento do PVA, exceto quando estiver em um dos seguintes status: (i) em análise (pela Junta Comercial); (ii) autenticado ou (iii) substituído. Se o livro estiver em análise, o contribuinte deverá se dirigir àquele órgão do registro do comércio e solicitar que o livro seja colocado em exigência. De acordo com o Ofício Circular nº 118/2009/SCS/DNRC/GAB, o Departamento Nacional de Registro de Comercio recomenda que o requerimento para colocar o livro sob exigência deve conter: (i) a identificação do livro, (ii) seu número, (iii) o período a que se refere a escrituração e (iv) a devida justificação. Os livros G, R e B são equivalentes, razão pela qual é livre a substituição entre tais tipos, ou seja, um Livro R poderá substituir um Livro G e vice e versa. Atenção: Não confundir retificação (ou substituição do livro) com recomposição da escrituração. O mesmo ato normativo disciplina a recomposição da escrituração nos casos de extravio, destruição ou deterioração. 8. Quem deve assinar a escrituração? São, no mínimo, dois signatários: a pessoa física que, segundo os documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para a prática de tal ato e o contabilista. Devem ser utilizados somente certificados digitais e-pf ou e-cpf, com segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil). 8
17 Não existe limite para a quantidade de signatários e os contabilistas devem assinar por último. Portanto, o PVA só permite que o contabilista assine após os representantes legais da empresa. Maiores detalhes no Capítulo V Certificação Digital. 9. Qual o prazo para apresentação dos livros? O prazo para apresentação dos arquivos digitais correspondentes a ECD é o último dia útil de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere a escrituração, até as 20h. (horário de Brasília). Nos casos de extinção, cisão parcial e total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas ou incorporadoras até o último dia útil do mês subsequente ao do evento da reorganização societária. 10. O que é Cadastro de Participante (registro 0150)? É um conjunto de informações para identificar as pessoas físicas e jurídicas com as quais a empresa tem alguns tipos de relacionamentos específicos. Somente devem ser informados os participantes com os quais a empresa tenha um dos seguintes relacionamentos: CÓD_REL Tipo do relacionamento 01 Matriz no exterior; 02 Filial, inclusive agência ou dependência, no exterior; 03 Coligada, inclusive equiparada; 04 Controladora; 05 Controlada (exceto subsidiária integral); 06 Subsidiária integral; 07 Controlada em conjunto; 08 Entidade de Propósito Específico (conforme definição da CVM); 09 Participante do conglomerado, conforme norma específica do órgão regulador, exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes; 10 Vinculadas (Art. 23 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes; 11 Localizada em país com tributação favorecida (Art. 24 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes. Nota: A grande maioria dos clientes e fornecedores das empresas não preenche os requisitos para serem incluídas nos registros
18 11. que deve ser informado nos campos NAT_LIVR (natureza do livro; finalidade a que se destina o instrumento de autenticação)? O título, a denominação do livro. Normalmente, os livros G e R recebem o mesmo nome, sendo os mais comuns: Diário e Diário Geral. Os nomes mais comuns de livros auxiliares são Diário Auxiliar de..., Razão Auxiliar de..., Livro Caixa e Livro Inventário. 12. O que se entende por Plano de Contas Referencial e qual sua finalidade? É um plano de contas, elaborado com base na Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica. As empresas em geral devem usar o Plano de Contas Referencial publicado pela Receita Federal pelo Ato Declaratório Executivo Cofis nº 36/07, com as alterações promovidas pelo Ato Declaratório Executivo Cofins nº 20/09. O Anexo II do Ato Declaratório Executivo Cofis nº 20/09 foi alterado pelo Ato Declaratório Executivo Cofis nº 29, de 09/06/2010. A alteração refere-se ao campo 04 do registro I051 que trata da conta "Estoque", "Custo dos bens e serviços vendidos" e "Custos de produção" no plano de contas referencial e está em vigor desde 11/06/2010. O Plano de Contas Referencial tem por finalidade estabelecer uma relação (um DE-PARA) entre as contas analíticas do plano de contas da empresa e um padrão, possibilitando a eliminação de fichas da DIPJ. O e-lalur (Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real, um dos projetos do S.P.E.D.) importará dados da escrituração contábil digital e montará um rascunho correspondente a várias das fichas hoje existentes na DIPJ. Assim, quanto mais precisa for sua indicação dos códigos das contas referenciais no registro I051, menor o trabalho no preenchimento do e-lalur. Quaisquer equívocos na sua indicação do plano de contas referencial poderão ser corrigidos no e-lalur. Observação: As instituições financeiras utilizam o COSIF e as seguradoras não precisam informar o registro I Onde deve ser informado o código da conta analítica do plano de contas adotado pela empresa? A Escrituração Contábil Digital é a contabilidade comercial das empresas e, portanto, baseada no plano de contas que a empresa utiliza para o registro habitual dos fatos contábeis. Assim, os códigos das contas analíticas do plano da empresa são os que devem ser informados nos seguintes registros: 10
19 I015: Identificação das Contas da Escrituração Resumida a que se refere a Escrituração Auxiliar; I050: Plano de Contas; I155: Detalhe dos Saldos Periódicos; I250: Partidas do Lançamento; I310: Detalhes do Balancete Diário; I355: Detalhes dos Saldos das Contas de Resultado Antes do Encerramento. 14. O que se entende por Código de Aglutinação e qual sua finalidade? Conforme as regras de validação (anexo ao Ato Declaratório Cofis nº 20/09), o registro I052 não é obrigatório, podendo ser livremente estabelecido pela empresa. Na grande maioria dos casos, a empresa utiliza contas sintéticas do próprio plano de contas como código de aglutinação. O Programa Validador e Assinador PVA do S.P.E.D. Contábil totaliza os registros de saldos periódicos, na data do balanço, com base no código de aglutinação. O valor assim obtido é confrontado com as informações constantes do balanço (bloco J). O mesmo procedimento é adotado para conferência dos valores lançados na Demonstração do Resultado do Exercício. A diferença é que os valores totalizados são obtidos dos registros de saldo das contas de resultado antes do encerramento. Havendo divergência, é emitida uma advertência. Cabe ao titular da escrituração verificar se a advertência corresponde a um erro e se deve fazer alguma correção na ECD. 11
20 II S.P.E.D. FISCAL 15. O que é S.P.E.D. Fiscal? O S.P.E.D. Fiscal ou Escrituração Fiscal Digital - EFD é um arquivo digital que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. Este arquivo deverá ser assinado digitalmente e transmitido, via Internet, ao ambiente S.P.E.D. 16. Qual é a legislação que regula o S.P.E.D. Fiscal? O SPED Fiscal ou Escrituração Fiscal Digital foi instituído pelo Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006, com as alterações introduzidas pelos Convênios ICMS nº 123/07, 13/08 e Ajuste SINIEF nº 02, de , de uso obrigatório para os contribuintes do ICMS e IPI. O contribuinte deve gerar e manter uma EFD para cada estabelecimento, com todas as informações referentes aos períodos de apuração dos impostos. O Convênio ICMS 143/2006 determina ainda que o contribuinte deverá manter todos os documentos fiscais que deram origem à escrituração, na forma e prazos estabelecida para a guarda de documentos fiscais na legislação tributária. No Estado de São Paulo, o art. 202 do Regulamento do ICMS determina o prazo mínimo de 5 anos para guarda dos documentos. O Ato COTEPE/ICMS nº 09, de 18 de abril de 2008, alterado pelos Atos COTEPE/ICMS nº 19/2008, 30/2008, 45/2008, 01/ /2009, 29/2009, 38/2009 e 22/2010, define as especificações técnicas do leiaute do arquivo digital da EFD e aprova o Manual de Orientação e Leiaute da Escrituração Fiscal Digitalm, constante de seu (dele) Anexo Único. Relativamente às alterações promovidas pelo Ato COTEPE 38/2009, importa ressaltar que aquelas relativas ao Bloco G e registros pertinentes ao Livro de Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente CIAP estão com obrigatoriedade prevista para 1º/01/2011, nos termos do Ajuste SINIEF 02/10 (DOU 1º/04/2010). As modificações introduzidas pelo Ato COTEPE/ICMS nº 22/2010 entram em vigor em 1º de janeiro de 2011, exceto em relação aos itens d e e supra citados, e referem-se aos seguintes lançamentos: 12
21 (a) registros CIAP Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente e às informações sobre bens do ativo; (b) inclusão dos registros indicador de sub-apuração do ICMS, período de subapuração do ICMS, sub-apuração do ICMS, ajuste /benefício/incentivo da subapuração do ICMS, informações adicionais dos ajustes da sub-apuração do ICMS, informações adicionais dos ajustes da sub-apuração do ICMS identificação dos documentos fiscais, informações adicionais da sub-apuração do ICMS valores declaratórios e obrigações do ICMS a recolher operações referentes à sub-apuração do ICMS; (c) tabela de Ajustes e Informações de Valores provenientes de Documento Fiscal; (d) Descrição dos Registros 1700 documentos fiscais utilizados e 1710 documentos fiscais cancelados/inutilizados; (e) inclusão no título dos Registros C510 e C590 do documento Nota Fiscal / Conta de Fornecimento d água canalizada (cód. 29); (f) prazo de apuração de aplicação da versão do leiaute 103, a partir de 1º de janeiro de O Protocolo ICMS nº 77/2008, relaciona as pessoas jurídicas obrigadas ao S.P.E.D. Fiscal, nos termos das cláusulas 3ª e 8ª-A do Convênio ICMS nº 143/2006, alterado pelos Convênios ICMS 123/2007 e 13/2008. O Ato COTEPE/ICMS nº 19 de 17 de junho de 2009, atualizou a relação dos contribuintes obrigados à EFD. Para consultar a relação completa, acesse o link: GT48%20SPED%20FISCAL %20a%2005.pdf E por fim, a Portaria CAT nº 147, de 27 de julho de 2009, disciplina os procedimentos a serem adotados para fins de Escrituração Fiscal Digital, pelos contribuintes do ICMS no Estado de São Paulo. 17. Qual é o cronograma de obrigatoriedade do S.P.E.D. Fiscal? Os contribuintes sujeitos à Escrituração Fiscal Digital (EFD), relacionados no Protocolo ICMS 77/2008 ficam sujeitos ao novo sistema a partir de 1º de janeiro de 2009, conforme dispõe a cláusula terceira do Ajuste SINIEF CONFAZ nº 02/2009. No Estado de São Paulo, o Ato COTEPE ICMS nº 15/2009 prorrogou o prazo de entrega dos arquivos da Escrituração Fiscal Digital, relativos aos meses de janeiro a agosto de 2009, para até o dia 30 de setembro de
22 18. Como funciona o S.P.E.D. Fiscal? A partir de sua base de dados, a empresa deverá gerar um arquivo digital de acordo com leiaute estabelecido em Ato COTEPE, informando todos os documentos fiscais e outras informações de interesse dos fiscos federal e estadual, referentes ao período de apuração dos impostos ICMS e IPI. Este arquivo deverá ser submetido à importação e validação pelo Programa Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo S.P.E.D.. A EFD deverá ser promovida mediante registro eletrônico de todas as operações, prestações e informações sujeitas à escrituração nos livros fiscais competentes, quais sejam, (i) Registro de Entradas, (ii) Registro de Saídas, (iii) Registro de Inventário, (iv) Registro de Apuração do IPI, (v) Registro de Apuração do ICMS. O arquivo eletrônico deverá conter todas as informações que digam respeito às operações e prestações ocorridas no mês civil, inclusive a apuração do valor do imposto a recolher ou do saldo credor a transportar para o período seguinte acompanhado da assinatura digital do contribuinte e de todas as informações relativas as eventuais situações de exceção na tributação do ICMS, tais como isenção, imunidade, não-incidência, etc. O arquivo digital da EFD deverá ser submetido à validação de consistência de leiaute mediante o uso do PVA Programa de Validação e Assinatura, que verificará a consistência aritmética e da estrutura lógica das informações do arquivo em face das especificações técnicas obrigatórias, antes do envio do arquivo a Secretaria da Fazenda. Referido programa validador está disponível gratuitamente por meio de download no ambiente nacional do SPED ou nos sítios das Secretarias das Fazendas das Unidades Federadas. Após a validação, será constatada a validade e autenticidade da assinatura digital, a geração de algoritmo que garanta a integridade das informações para somente então se dar o envio do arquivo digital, mediante a utilização do programa de Transmissão Eletrônica de Documentos TED. Referido programa deverá ser baixado pelo contribuinte, mediante acesso à página do Posto Fiscal Eletrônico da Secretaria da Fazenda na Internet, no endereço Após o recebimento regular do arquivo da EFD, a Secretaria da Fazenda deverá retransmitir o arquivo, por meio de Internet, ao ambiente nacional do SPED. Ressalte-se que, o contribuinte poderá usar alternativamente, no caso de indisponibilidade do ambiente de processamento de dados da Secretaria da Fazenda, o ambiente nacional do SPED observados os procedimentos previstos naquele ambiente. No ato da recepção do arquivo digital, a Secretaria da Fazenda analisará os dados cadastrais do contribuinte, a validade e autenticidade da assinatura digital, a integridade das informações, a existência de arquivo já recepcionado anteriormente relativo ao mesmo 14
23 período de referência, o enquadramento do contribuinte, a versão do PVA-EFD bem como a versão das tabelas e códigos obrigatórios. Uma vez constatada a regularidade do arquivo, será expedida comunicação ao contribuinte acusando a (i) regular recepção do arquivo, ocasião em que o programa gerará um número protocolo ou, no caso de irregularidade, (ii) a falha ou recusa na recepção, juntamente com a causa. A regular recepção do arquivo digital da EFD não implica à Secretaria da Fazenda o reconhecimento da veracidade e legitimidade das informações, nem tampouco na homologação da apuração do imposto apurado, razão pela qual não impede a impugnação da escrituração digital pela Autoridade Administrativa. Programa Validador e Assinador: Como pré-requisito para a instalação do PVA é necessária a instalação da máquina virtual do Java. Após a importação, o arquivo poderá ser visualizado pelo próprio Programa Validador, com possibilidades de pesquisas de registros ou relatórios do sistema. Outras funcionalidades do programa: digitação, alteração, assinatura digital da EFD, transmissão do arquivo, exclusão de arquivos, geração de cópia de segurança e sua restauração. Atenção: Foi disponibilizada versão PVA_EFD_1.0.4 para utilização na validação, assinatura e transmissão das EFD s a partir de 01 de junho de Somente será aceita a EFD gerada e transmitida pela utilização desta versão. Apresentação do arquivo: Em regra, a apresentação dos arquivos da EFD tem periodicidade mensal e deve apresentar informações relativas a um mês civil ou fração, ainda que as apurações dos impostos (ICMS e IPI) sejam efetuadas em períodos inferiores a um mês, segundo a legislação de cada imposto. 19. Quais os livros fiscais abrangidos? A Cláusula sétima do Convênio ICMS 143/06 estabelece que a escrituração prevista na forma deste convênio substitui a escrituração e impressão dos seguintes livros: I - Registro de Entradas; II - Registro de Saídas; III - Registro de Inventário; IV - Registro de Apuração do IPI; V - Registro de Apuração do ICMS. 15
24 20. Quais são as obrigações acessórias relativas a escrituração fiscal suprimidas com a adoção do novo sistema digital? A adoção da Escrituração Fiscal Digital supre a obrigatoriedade de escriturar o Livro Razão ou as fichas utilizadas para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário e a de transcrever no Livro Diário o Balancete ou Balanço de Suspensão ou Redução do Imposto de Renda de que trata o art. 35 da Lei nº 8.891/91. Além disso, as exigências contidas na Instrução Normativa SRF nº 86/01 e na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12/06, relativas a elaboração, registro e autenticação de livros para registro de inventário e registro de entradas também ficam dispensadas, com a utilização da EFD. Em dezembro de 2009, foi publicada Portaria CAT 273/09 alterando algumas disposições aplicáveis ao SINTEGRA, disciplinado pela Portaria CAT 32/96 (e alterações), que dispõe sobre a emissão de documentos fiscais e a escrituração de livros fiscais por contribuinte usuário de sistema eletrônico de processamento de dados. Dentre outras alterações, a Portaria CAT 273 acrescentou artigo que prevê a desobrigatoriedade das disposições daquela Portaria CAT 32/96 aos contribuintes obrigados à Escrituração Fiscal Digital, prevista no artigo 250-A do Regulamento do ICMS/SP. Analisando a disposição acima mencionada, pode-se interpretar que o contribuinte localizado no Estado de São Paulo, que adota o SPED Fiscal (EFD), está desobrigado do envio dos arquivos do Sintegra, desde 1º de janeiro do corrente ano, data do início da vigência e da produção de efeitos dessa nova disposição da Portaria CAT 32/96. A supressão dessa obrigação acessória já era bastante aguardada pelos contribuintes paulistas. Isto porque as informações enviadas ao Fisco Estadual através do Síntegra, constantes nos livros Registro de Entradas, Registro de Saídas, Registro de Controle da Produção e do Estoque e Registro de Apuração do ICMS, está totalmente englobada nos registros eletrônicos da Escrituração Fiscal que, além daqueles, engloba ainda o Registro de Apuração do IPI - Imposto sobre Produtos Industrializados. Por fim, é de suma importância salientar que as disposições acima traçadas são meramente interpretativas, razão pela qual caberá ao contribuinte que adota a Escrituração Fiscal Digital verificar no ato de comunicado de sua obrigatoriedade se existe disposição expressa acerca da dispensa dessa obrigação acessória, por parte da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo. Base legal: artigo 6º, parágrafo único e inciso II da IN RFB nº 787/2007 e artigo 2º da Portaria CAT 273/
25 21. Qual será o cronograma de obrigatoriedade das empresas? A partir de 01 de janeiro de 2009, a EFD poderá ser exigida de todos os contribuintes de ICMS e/ou IPI, de acordo com os cronogramas a serem estabelecidos pelas Secretarias de Fazenda estaduais e Receita Federal do Brasil, conforme dispõe a cláusula terceira do Ajuste SINIEF CONFAZ nº 02/2009. Os contribuintes obrigados a EFD são aqueles relacionados no Protocolo ICMS 77, de 18 de setembro de 2008, nos termos do art. 250-A do Regulamento do ICMS/SP, mesmo nos casos de incorporação, cisão ou fusão de empresas, ocasião em que a obrigatoriedade se estenderá à empresa incorporadora, bem como às demais resultantes das operações societárias ora mencionadas. 22. Qual o prazo para a apresentação do arquivo da Escrituração Fiscal Digital? Os prazos para a apresentação da EFD serão estabelecidos pelas respectivas Secretarias de Fazenda de cada estado. No Estado de São Paulo, o prazo de envio do arquivo da EFD é até o dia 25 do mês subsequente ao do período a que se refere, conforme determina o artigo 10 da Portaria CAT 147/ Um arquivo pode conter mais de um período de apuração de ICMS ou IPI? O arquivo digital poderá conter mais de um período de apuração desde que pertençam ao mesmo mês civil. Exemplo: Contribuinte do IPI com apuração decendial e mensal irá apresentar uma EFD para todo o período mensal. 24. Já está disponível o leiaute da Escrituração Fiscal Digital? O leiaute de que trata a cláusula quarta do Convênio ICMS nº 143/06 é o que consta nos Atos COTEPE/ICMS nºs 09/08, 19/08, 30/08, 45/08, 15/09 e 38/ Qual a regra de preenchimento do campo IND_PERFIL do bloco 0. As Secretarias de Fazenda irão enquadrar as empresas obrigadas à EFD para que sejam apresentados alguns registros de forma detalhada ou de forma consolidada. Exemplo: Se a empresa for enquadrada no Perfil A terá que apresentar todos os documentos de forma detalhada, tais como: 17