Source: https://efamiliar.org/protocolo-familiar/
Timestamp: 2020-05-31 01:10:21
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Protocolo Familiar – AMEF
Aspectos críticos para el futuro de la familia
Introducción al Protocolo Familiar
Los miembros de la FAMILIA “A” que suscriben este Protocolo Familiar son titulares de la totalidad de las acciones de la empresa “X” que fundó ___________, casado con ___________, en 19XX, y que hoy en día sigue dirigiendo la Compañía.
Los firmantes de este documento, conscientes de la importancia que tiene para la familia y para la sociedad en general, asegurar la continuidad del grupo empresarial familiar han llevado a cabo un ejercicio de reflexión conjunta y sincera, por propia voluntad e iniciativa. Poniendo en común ideas que permitan conjugar las necesidades de la familia con las exigencias del futuro desarrollo de la Empresa, deseando que las soluciones y pautas adoptadas queden debidamente expresadas y acordadas en el presente documento.
La finalidad primordial del Protocolo Familiar es lograr que la Familia y la Empresa formen un solo bloque cohesionado, unido por lazos de afectividad, conciencia social y profesionalidad y que las normas que se establezcan resuelvan al mismo tiempo las inquietudes o necesidades legítimas de los miembros de la Familia.
Atendiendo sobre todo a los aspectos relevantes de su educación como accionista, para prevenir, que aspectos puramente familiares o personales puedan afectar a los criterios profesionales que deben regir la gestión y dirección en sus actividades económicas.
La familia, libremente determina obligarse a cumplir tales normas y pautas de actuación firmando el protocolo, confiando en que, con el tiempo y por su sensatez, tales normas se conviertan y se incorporen a la tradición familiar.
Las normas se modificarán o actualizarán atendiendo a la experiencia que resulte de su aplicación concreta, por voluntad expresada de la Familia y siguiendo el mecanismo previsto en este documento. Incorporando otras normas que resuelvan situaciones nuevas o no previstas, que vayan apareciendo como consecuencia del desarrollo natural de la Familia o de la Empresa y de la necesidad de adaptar cualquiera de ambas a las exigencias y circunstancias del momento.
El objetivo de los firmantes es dar a este primer Protocolo Familiar un contenido constituyente y contractual que recoja el compromiso común de todos ellos sobre aspectos fundamentales. De acuerdo a este carácter, los aspectos más específicos de cada circunstancia que pueda acontecer en la practica diaria y que no estén regulados en el Protocolo Familiar, deberán resolverse a la luz de las pautas y principios que en él se hayan establecido.
Los firmantes de este primer Protocolo Familiar son conscientes de que, a partir de él, sus relaciones mutuas inician una etapa mas reflexiva y formalizada, compatible con el clima de confianza y de respeto que hasta el presente han caracterizado sus vínculos.
Título I. Miembros del Grupo Familiar
Titulo II. Breve historia de la empresa "X"
Título IV. Normas de actuación
CAPÍTULO I. ÁMBITO, NATURALEZA Y PRINCIPIOS
Articulo 2º. Naturaleza constituyente y obligacional
Articulo 3º. Valores
A. Cultura y Tradiciones
3.1 La cultura y tradiciones de la Familia con relación a la Empresa, iniciadas por primera generación y continuadas por las siguientes, han constituido el pilar fundamental de su desarrollo. El Grupo Familiar desea que esta cultura siga viva entre las futuras generaciones pero no como un legado rico e inamovible sino evolucionando constantemente para adaptarse a las exigencias, valores y sensibilidades de cada momento y lugar.
3.2 La cultura familiar se forma mediante el diálogo y el debate interno, analizando experiencias propias y ajenas, constituyendo la tabla de valores comunes y dejando opinar a todos los integrantes de la Familia. En los foros familiares y societarios la opinión de los miembros de mayor edad se tendrá siempre en cuenta con la importancia, consideración y respeto que se merecen.
3.3 Los padres enseñarán a sus descendientes la historia y tradiciones de la Empresa de la Familia y les mantendrán debidamente informados de los proyectos y resultados de aquella en función de su grado de madurez, de su edad v circunstancias. Los padres pondrán los medios necesarios para conseguir que sus hijos valoren y aprendan a querer y a respetar a la Empresa.
3.4 Es aconsejable progresar en la creación de mecanismos que fomenten el interés de los hijos par la Empresa para lograr, aunque no trabajen directamente en ella, que se sientan integrados e informados de su desarrollo, de sus proyectos y de sus resultados.
3.5 En aras a conseguir que los hijos tomen contacto con la Empresa Familiar y conozcan sus actividades, los padres, concretamente el cónyuge perteneciente al Grupo Familiar, podrán enviarlos a que realicen prácticas en sus plantas industriales, almacenes u oficinas durante el periodo estival y en general, de vacaciones.
3.6 Los miembros del Grupo familiar, con la participación de la Familia, editarán un texto consensuada en el que se recoja la historia narrada de la Empresa y de la Familia incluyendo la mención de los valores mas significativos de su cultura interna. El texto se difundirá entre todos los miembros de la Familia.
B. Unidad y consenso
3.7 Las decisiones se adoptaran buscando el mayor grado de consenso posible. Aun así, se comprende que la singularidad natural de las personas haga muy difícil coincidir sistemáticamente en la toma de decisiones, por lo que será necesario convivir e impulsar el desarrollo de la Empresa admitiendo que existen puntos de vista no coincidentes o incluso encontrados.
3.8 No obstante lo anterior, el debate interno y las diferencias que surjan entre miembros de la Familia no deben trascender a terceros. Los firmantes del Protocolo cuidarán de mantener la unidad de criterio cuando se manifiesten en publica o en privado y las decisiones que se adopten por las mayorías establecidas se apoyaran incluso par quienes no las hubieran secundado.
3.9 Si las diferencias existentes en el seno del Grupo Familiar afectaran de manera relevante a la convivencia familiar y entorpecieran o hicieran muy compleja o incomoda la toma de decisiones en la Empresa y esta situación se consolidara después de haber tratado de superarla mediante procesos de mediación objetivos, el Grupo Familiar dedicara sus mejores esfuerzos para adquirir o hacer adquirir la participación del miembro o miembros familiares en minoría.
C. Profesionalidad y solidaridad
3.10 La Empresa se regirá aplicando criterios estrictamente profesionales. La Familia hará abstracción de sus intereses personales cuando tome decisiones empresariales y procurará que la administración y gestión de la Empresa se organice atendiendo al interés social y no el familiar, persiguiendo la creación de riqueza a largo plazo para el accionista.
3.11 La Empresa tomara en cuenta los derechos de sus accionistas y procurará retribuirlos como en el mercado lo hagan otras empresas similares.
3.12 El Grupo Familiar, en la medida de sus posibilidades, ayudará a los miembros de la Familia que lo soliciten a conseguir sus aspiraciones profesionales. Los miembros de la Familia cuya conducta, comportamiento o esfuerzo personal no sean consistentes con las peticiones que formulan, no tendrán derecho a obtener ésta ayuda.
D. Liderazgo y transparencia
3.13 La administración y dirección de la Empresa se confiarán a las personas más idóneas en razón de sus conocimientos, cualidades y capacidad de liderazgo. En la medida de lo posible, la dirección ejecutiva de la Empresa se confiará a una sola persona.
3.14 La confianza y la delegación deberán coexistir con un esquema de información sistemático que asegure la transparencia de la gestión y permita el seguimiento oportuno y completo de los resultados de la Empresa.
CAPÍTULO II. GOBIERNO Y DIRECCIÓN
Articulo 4º. El Consejo de Familia
Articulo 5º. Junta General de socios
Articulo 6º. Consejo de Administración
Articulo 7º. Dirección General
CAPÍTULO III. TRABAJO Y FORMACIÓN
Artículo 10º. Formación y Orientación Profesional
Artículo 12º. Política de dividendos
Artículo 13º. Valoración de participaciones
Artículo 14º. Enajenación de participaciones sociales
14.1 Derecho de preferente de adquisición. Los miembros del Grupo Familiar tendrán un derecho de preferente de adquisición si alguno de ellos desea enajenar su participación en la empresa. El ejercicio de este derecho corresponderá en primer lugar a los componentes de la Rama Familiar cuyo integrante deseara vender la participación o parte de la misma, luego será la propia Empresa la que gozará del derecho de preferente de adquisición y, finalmente, corresponderá a los restantes miembros del Grupo Familiar. El derecho se ejercerá proporcionalmente al capital del que cada uno sea titular.
14.2 Excepciones. No será de aplicación el régimen de transmisiones sujetas al derecho de preferente adquisición cuando la transmisión sea inter – vivos o mortis – causa o se efectúe a favor de un ascendiente, descendiente, o cónyuge o se ceda el usufructo sin transmisión de los derechos de voto a favor del cónyuge no separado, o la cesión tenga lugar a favor de una entidad en la que el transmitente, individualmente o en unión de los parientes citados, posea una participación del 75% de su capital, computada en términos económicos y de voto-
14.3 Derecho de salida conjunta. Cuando ni la Empresa ni los miembros del Grupo Familiar quieran adquirir la participación ofrecida a la venta, los miembros del Grupo Familiar que lo desearan tendrán el derecho de vender conjuntamente con el socio que hubiera ofrecido las participaciones, obligando a que el paquete que se venda u ofrezca a terceros se forme de participaciones aportadas proporcionalmente por todos los socios que lo deseen.
14.4 Subsistencia del Protocolo Familiar. Tras la venta, las participaciones que resten en poder del Grupo Familiar seguirán el régimen del Protocolo sin so1ución de continuidad. Si fuera necesario, se acordarán las modificaciones precisas para adaptar sus normas a la nueva realidad.
Artículo 15º. Derecho de salida individual y mercado intrafamiliar
Artículo 16º. Entrada de terceros ajenos a la Familia en el Capital de la Empresa Familiar
Artículo 17º. Cotización en mercados organizados
CAPÍTULO V. CONDUCTA EMPRESARIAL Y COMPROMISO SOCIAL
Artículo 18º. Nombres y marcas comerciales
Articulo 19º. Concesión de garantías y préstamos
19.1 Avales y garantías. Los miembros del Grupo Familiar desaconsejan vivamente otorgamiento de garantías y la asunción de responsabilidades que correspondan a terceros siempre que no vengan obligadas par las Leyes. Con mayor razón. resulta absolutamente desaconsejada la prestación de avales a favor de terceras personas.
19.2 Préstamos. Tampoco se considera recomendable acudir al crédito financiero o solicitar préstamos por importes considerables en relación al patrimonio neto de la Empresa o en condiciones tales que pudieran poner en excesivo riesgo los resultados o la viabilidad de la misma.
Artículo 20º. Negocios arriesgados y operaciones especulativas
Articulo 21º. Directivos y empleados
21.1 Respeto. Todos los miembros del Grupo Familiar consideran que el respeto a todas y cada una de las personas que prestan sus servicios en la Empresa, cualquiera que sea el puesto desde el que lo hagan, es una de las mejores garantías de la convivencia humana, de la paz social y del progreso empresarial. Constituye un firme compromiso del Grupo Familiar el establecimiento en la Empresa de una política de salarios dignos, de valoración del puesto de trabajo, de seguridad e higiene en su realización, así como de inocuidad de los productos que se utilizan. Todos los colaboradores de la Empresa han de llegar a sentir como algo propio el orgullo de trabajar en ella.
21.2 Formación. La formación continuada de los directivos y trabajadores es un objetivo irrenunciable de la Empresa coma guía de promoción personal y social que ha de redundar en la continuada mejora de la calidad de los productos fabricados y comercializados. Por ella, el Grupo Familiar potenciará las posibilidades de ayudas directas o indirectas tanto educativas como de formación o asistenciales entre los directivos y trabajadores, conjugando este objetivo con el de mantenimiento y mejora de la producción, comercializaci6n y distribución.
21.3 Ambiente laboral. Es fundamental mantener un ambiente laboral franco y distendido, sin tensiones ni conflictos innecesarios entre los miembros de la plantilla ni entre estos y la Empresa. Por ello, todos y cada uno de los puestos trabajo han de estar bien definidos y han de ser ocupados par las personas más idóneas en cada momento. La dirección favorecerá la promoción interna de acuerdo con las necesidades de la Empresa, sin discriminaciones de ningún tipo y buscará la mayor integración posible de todos los colaboradores.
Artículo 22º. Fundación privada
Artículo 23º. Productos y consumidores
Artículo 24º. Investigación y desarrollo
Artículo 25º. Atención al medio ambiente
CAPÍTULO VI. CLAUSULAS DE ORDEN
Artículo 26º. Estructura jurídica
Artículo 27º. Interpretación
Artículo 28º. Modificaciones y Adiciones
Articulo 29º. Adhesiones al Protocolo
29.1 Los miembros del Grupo Familiar se comprometen a presentar, explicar y someter a la firma de sus descendientes, cuando estos alcancen la mayoría de edad este Protocolo, convencidos de que la suscripción del mismo por el mayor número de miembros del Grupo Familiar contribuirá a cohesionar la familia con la Empresa Familiar.
Artículo 30º. Derogación
Artículo 31º. «Vis atractiva»
Artículo 32º. Ley aplicable
Artículo 33º. Arbitraje
1.- ¿Cómo garantizar la seguridad financiera de los que se retiran?
2.- ¿En qué tipo de actividades estarán involucrados una vez retirados de la empresa?
3.- ¿Cómo elegimos al próximo Consejero Delegado de la empresa?
4.- ¿Cuándo debe empezar la transición generacional?
5.- ¿Qué distribución de la propiedad es la más adecuada para la dirección efectiva de la compañía después de la sucesión?
INCORPORACIÓN A LA EMPRESA FAMILIAR
1.- ¿Cómo decidimos que miembros de la familia entran en la empresa?
2.- ¿Qué preparación se requiere para entrar?
3.- ¿Cómo se determina el cargo y la responsabilidad en el momento de la incorporación?
4.- ¿Qué se hace cuando un miembro de la familia empleado no funciona correctamente?
5.- ¿Permitimos entrar a las esposas y familiares políticos trabajar en la empresa?
1.- ¿Cómo evaluamos y remuneramos a los miembros de la familia que trabajan en la empresa?
2.- ¿Quién puede tener acciones de la empresa?
3.- ¿Qué compensaciones se les concede a los accionistas familiares?
4.- ¿Quién participa en las decisiones financieras de la empresa familiar?
5.- ¿Qué pasa en caso de divorcio?
1.- ¿Cómo afrontamos los conflictos entre las distintas generaciones?
2.- ¿Cómo manejamos los conflictos entre hermanos?
3.- ¿Cómo enseñamos a los familiares políticos las características y la tradición del negocio familiar?
4.- ¿Quién liderará y enseñará las costumbres y actividades familiares a las nuevas generaciones?
5.- ¿Cómo se toman las decisiones familiares futuras?
RESPONSABILIDADES DE LA EMPRESA FAMILIAR
1.- ¿Cómo ayudamos a los miembros de la familia en sus necesidades financieras o de carrera?
2.- ¿Que sucede cuando algún miembro de la familia rompe los acuerdos a los que se ha llegado?
3.- ¿Que tipo de información financiera se facilita y entre que miembros de la familia?
4.- ¿Cómo se apoyan las ideas empresariales de los miembros de la familia?
5.- ¿Cómo nos enfrentamos con la imagen pública y la responsabilidad social las familias exitosas?
1.- ¿Cómo hacerlo?
2.- ¿Cuando empezar a tratar el tema?
3.- ¿Quienes participan y lo lideran?
1.- ¿Que se habría de hacer ahora para hacer frente a posibles situaciones imprevistas?
2.- ¿Qué se habría de hacer ahora para tener un Plan de contingencia?
3.- ¿Temas que deberían analizarse?
4.- ¿Qué hacer ante la muerte del Presidente de la compañía?
5.- ¿Qué hacer ante la muerte del sucesor potencial?
EL PROTOCOLO FAMILIAR: CONTENIDO BÁSICO
Miembros firmantes del protocolo
Trayectoria generacional
Normas de remuneración
Acceso y distribución de la propiedad
Comité de Evaluación y nombramientos
y política testamentaria
Patrimonio empresarial y no empresarial
Compromiso con la responsabilidad ante empleados, proveedores y clientes
Directivos y ejecutivos no familiares
Mantenimiento del nombre y marca comercial en relación al familiar
En los últimos años, como consecuencia de la labor divulgativa que vienen realizado las instituciones empresariales y sociales, dando a conocer la importancia de que los miembros de las empresas familiares afronten y preparen como un proceso natural la continuidad generacional, muchos empresarios familiares están viviendo lo que podríamos calificar como una “moda” por el protocolo familiar que en ocasiones conduce a distorsiones de esta figura.
El protocolo familiar ha de ser la conclusión que se obtenga tras un trabajo en la familia, en la empresa, y en la propiedad. Éste ha de ser un proceso con componentes jurídicos, económicos y empresariales, pero sobre todo, es un proceso de trabajo psicológico y emocional con la familia que en muchas ocasiones no se tiene en cuenta en su justa medida, al presentarse el protocolo familiar como un documento normalizado que podríamos calificar como preparado para llevar.
El protocolo ha de resultar la consecuencia del trabajo desarrollado en una familia empresarial regulando sus relaciones, hecho a la medida de la propia realidad de la familia y la empresa concreta. De ahí que en este documento se incluyan aquellos aspectos que se consideran más generales y aquellas preguntas que pueden ayudar a encauzar los aspectos familiares, ya que suele ser el factor crítico que diferencia a las empresas de éxito del resto.
En definitiva la labor a desarrollar está en obtener la cohesión, armonía y comunicación familiar en torno a la realidad de la empresa, haciendo compartir la visión o el sueño de futuro de los familiares, con el fin de obtener las reglas que esa familia se da así misma para establecer sus relaciones familia-empresa.
Una vez que se van obtenido estos acuerdos interiorizados y legitimados por la familia en relación a los roles que han de asumir sus miembros respecto al liderazgo, propiedad, gestión, derechos económicos, etc, se solidifican sus relaciones y se establecen las bases de futuro que permiten afianzar la continuidad.
Estas normas, al referirse a sistemas complejos en continuo movimiento, nunca pueden ser normas inamovibles, el protocolo familiar ha de tener las previsiones que contengan la adaptación a la realidad del contexto familiar y empresarial siempre que se den las condiciones que indiquen su variación.
De ahí que sea muy relevante que la labor desarrollada en la elaboración del protocolo no termine con la obtención del mismo, es especialmente importante que exista un mantenimiento de la cohesión, armonía y comunicación familiar en función de las necesidades de la familia y de la empresa en el futuro. De hecho ya existen algunas empresa familiares, que en un elevado nivel de su desarrollo empresarial y familiar, han incorporado un departamento dentro de su estructura de family business.
Como se apuntaba anteriormente, este trabajo en la construcción del protocolo familiar, lleva consigo además una importante estructuración jurídica en aspectos fiscales, mercantiles y civiles que afectan al nivel accionarial, corporativo y operativo, pero que han de ser complementarios al trabajo de la cohesión familiar.
En países de cultura anglosajona, los acuerdos obtenidos tras el trabajo psicológico, emocional y de comunicación familiar ni siquiera se escriben en un documento, las normas se asumen y se transmiten generacionalmente desde una óptica consuetudinaria.
La inobservancia del aspecto familiar suele conducir a la obtención de un documento sin relevancia propia, en el que simplemente se han plasmado una serie de normas no asumidas por la familia, que no servirá para solventar las diferencias que pudieran surgir en la perspectiva futura de la familia y la empresa.
¿Cuál es la principal fortaleza de la empresa familiar? La respuesta es sencilla y clara: su fortaleza reside en la unidad, estabilidad, compromiso y lealtad de sus accionistas, esencia de su condición familiar. Esta unidad no se mantiene en el tiempo si no incidimos en el concepto del accionista voluntario, único que puede comprometerse de verdad, puesto que compromiso libre es una redundancia. Y de esto, de manera lícita, se han dado cuenta muchos asesores y consultores que se vienen interesando por su problemática. Sin embargo, a la sombra de estos, por qué no decirlo, también han aparecido autocalificados “expertos” en la materia que lo utilizan exclusivamente como herramienta de marketing, sin el conocimiento o experiencia que los respalde. Así, han descubierto que el llamado Protocolo Familiar o Pacto de Familia es el instrumento idóneo para convertirse en un miembro más de la familia a efectos de la información inherente a la propiedad.
El paso siguiente, tras diversas reuniones individuales y colectivas con los miembros de la familia y los ejecutivos no familiares más relevantes, es proponer un documento con reglas que rijan las relaciones de los propietarios entre sí y con la empresa. Desgraciadamente, en algunos casos el objetivo no es otro que generar una dependencia de la familia respecto al “experto” que le haga insustituible, dotándole de un poder inmenso que no le corresponde y alargando innecesariamente su permanencia en el seno de la familia empresarial, lo que cada vez alimenta más la dependencia de la familia, creándose un círculo vicioso. Como ejemplo de prácticas de dudosa claridad, ahora se quiere añadir la posibilidad de ofrecer a los empresarios llevar al Registro dicho Protocolo para gozar del respaldo legal y de los privilegios que otorgaría la publicidad registral. En nuestra opinión, esto es un disparate. El Protocolo es un proceso que lleva a un documento: es la concreción de un diálogo en buena fe. El documento es el final, no el comienzo: lo importante es el proceso, el diálogo. La familia ha invertido en este proceso, en este diálogo, muchas horas, mucha esperanza y, sobre todo, muchas emociones: sus ilusiones, sus miedos, sus dudas, sus fortalezas y sus debilidades.
Este diálogo, para el que se requiere gran valor por parte de todos, es el que el Protocolo ordena y sistematiza, compaginando en fin las legítimas aspiraciones individuales de los miembros de la familia, sus relaciones entre sí y para con la empresa, y las aspiraciones de la familia como unidad colectiva en la propiedad de la empresa familiar. Y ése es el trabajo de cohesión esencial que se debe obtener de un protocolo familiar, tarea que no pueden hacer los consultores o expertos, puesto que el actor principal del Protocolo es la familia. El papel del buen consultor es motivar que los miembros de la familia se expresen sin reservas, ordenar y dirigir el debate hacia objetivos concretos, tratar de evitar acuerdos que sean pan para hoy y hambre para mañana y suavizar, desde su experiencia y conocimientos, los obstáculos que surjan. Entenderán entonces que es contrario a la eficacia del Protocolo que se le dé publicidad alguna, puesto que retraería a los miembros de la familia a la hora de abrirse en cuestiones privadas y propias de cada familia y limitaría enormemente la amplitud de temas que deben tratarse en el mismo.
Sin duda, el registro del Protocolo serviría para facilitar su blindaje, restringiría la autonomía de la voluntad de los propietarios, dificultaría su adaptabilidad a los tiempos, limitaría la riqueza de su contenido y de manera muy probable haría crecientemente imprescindibles a consultores y “expertos” añadiendo artificial complejidad (y coste) a tan delicado asunto. En este tema hay que elegir con quién estamos casados: ¿con los empresarios o con los consultores? En AMEF no lo dudamos.