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Timestamp: 2017-12-15 10:27:14
Document Index: 158206940

Matched Legal Cases: ['§ 112', '§ 51', '§ 112', '§ 50', '§ 52', '§ 112', '§ 112']

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Jahresabschlussarbeiten in kleinen Kommunen. Erleichterung durch „Erleichterungserlass“?
1. Gesetzliche Grundlagen zum Jahresabschluss
1.1. Inhaltliche Mindestanforderung
1.2. Anforderung zum Zeitpunkt der Aufstellung
2. Der doppische Jahresabschluss in - Kurzübersicht
2.1. „Abteilung Bilanzen“- Gemeinschaftskasse Da-Di
2.2. Herangehensweise
2.3. Arbeitsaufteilung
3. Erleichterungserlass des Landes Hessen
3.1. Welche Bereiche werden berührt?
3.2. Anwendung in XY
4.1. Aussagekraft eines weit zurückliegenden Jahresabschlusses
4.2. Stand der geprüften Jahresabschlüsse in der Region
Seit Einführung der Doppik in den hessischen Kommunen, gibt es immer noch Probleme mit der zeitnahen Aufstellung der Jahresabschlüsse. Liegen die Abschlüsse nicht zeitnah vor, fehlt die Grundlage zur optimalen Steuerung einer Kommune. Damit ist das wichtigste Ziel der doppischen Rechnung verfehlt1. Meine Projektarbeit befasst sich deshalb mit dem Thema ‚Aufstellung von Jahresabschlüssen unter Anwendung des „Erleichterungserlass des Landes Hessen zur beschleunigten Aufstellung von Jahresabschlüssen“‘.
Der Jahresabschluss einer Gemeinde ist das Gegenstück zu dem Haushaltsplan. Während der Haushaltsplan das auf die Zukunft gerichtete Programm für die Ge- meindearbeit eines Jahres darstellt, soll der Jahresabschluss nach Ablauf der Haushaltsperiode die Aussage darüber liefern, was wirklich geschehen ist.2 Das bedeutet, wir befinden uns bei der Aufstellung des Jahresabschlusses (auch Schlussbilanz genannt) bereits im nächsten Kalenderjahr. Zum heutigen Tag befin- den wir uns sogar einige Kalenderjahre hinten dran, denn die meisten Kommunen sind derzeit dabei, Jahresabschlüsse von 2008-2013 aufzustellen. Dieser Sachver- halt ist der Tatsache geschuldet, dass die Einführung der Doppik in Hessen länger gedauert hat, als ursprünglich vermutet. Die Kommunen mussten mit Aufstellung ihrer Eröffnungsbilanzen den gesamten Vermögens- und Schuldenstand erfassen und bewerten. Hiermit waren viele Verwaltungen nicht nur personell, sondern auch fachlich überfordert und überlastet. Die Gemeinde hat ihre Buchfüh- rung zum 01.01.2008 auf die Doppik umgestellt. Die Eröffnungsbilanz mit Stichtag 01.01.2008 wurde allerdings erst im Frühjahr 2013 aufgestellt, beschlossen und schließlich auch geprüft. Das bedeutet, dass der Prozess des Erfassens, des Bewertens und des Einbuchens, fünf Jahre gedauert hat.
Mittlerweile hat sich ein System bewährt, das es der Gemeinde möglich macht, mindestens zwei Jahresabschlüsse pro Kalenderjahr aufzustellen. Im Jahr 2014 wurden die Abschlüsse 2008 und 2009 erstellt. Bereits im Frühjahr 2015 konnte der Abschluss 2010 aufgestellt werden. Die ausstehenden Folgeabschlüsse sollen nach einem straffen Zeitplan bis zum Jahr 2017 aufgeholt sein.
In wurden die Vorschriften des Erleichterungserlasses erstmals für die Arbeiten zum Jahresabschluss 2009 angewandt, der im Jahr 2014 aufgestellt und auch bereits geprüft wurde. Ich möchte im Rahmen dieser Arbeit den herausgegebenen „Erleichterungs“erlass des Landes Hessen zur Beschleunigung der Aufstellung von doppischen Jahresab- schlüssen kritisch beurteilen und den Nutzen für eine Kommune mit der Größenord- nungVon XY analysieren. Als Endergebnis möchte ich den Nutzen eines weit zurückliegenden Jahresabschlusses generell darstellen und aufzeigen, was daraus abgelesen werden kann. Hierzu werde ich die gesetzlichen Mindestinhalte auffüh- ren. Hauptsächlich werde ich mich mit den Inhalten des Erleichterungserlasses be- schäftigen und analysieren, inwieweit die Inhalte in der Gemeinde umgesetzt werden.
Wie alle Regelungen, die unsere Gemeindewirtschaft betreffen, sind auch die Rege- lungen zur Aufstellung des Jahresabschlusses in der Hessischen Gemeindeordnung (HGO) zu finden. Der Sechste Teil der HGO befasst sich generell mit der Gemein- dewirtschaft. Der Erste Abschnitt hierin erläutert die Haushaltswirtschaft. Ergänzend zu den Vorschriften der HGO hat der Verordnungsgeber Hinweise zu den haushalts- rechtlichen Vorschriften des Sechsten Teils erlassen. Die Hinweise sollen dazu bei- tragen, dass die Vorschriften einheitliche Anwendung in den Kommunen finden.
Des Weiteren gibt es die Vorschriften der Verordnung über die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans der Gemeinden, auch Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) genannt. Der Neunte Abschnitt der GemHVO befasst sich mit der Aufstellung des Jahresabschlusses.
1.1. INHALTLICHE MINDESTANFORDERUNG Der Jahresabschluss besteht aus$
Er ist durch einen Rechenschaftsbericht zu erläutern (§ 112 (3) HGO, § 51 GemHVO)
Als Anlagen sind ihm gem. § 112 (4) GemHVO beizufügen:
- ein Anhang (§ 50 (1) GemHVO), in dem die wesentlichen Posten des Jahresabschlusses zu erläutern sind, mit Übersichten über das Anlage- vermögen, die Forderungen und die Verbindlichkeiten (§ 52 GemHVO) sowie eine Übersicht über die in das folgende Jahr zu übertragenden Haushaltsermächtigungen.
Abbildung 1.1 Bestandteile Jahresabschluss, selbst erstellt
Der Gemeindevorstand soll den Jahresabschluss der Gemeinde innerhalb von vier Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres aufstellen und die Gemeindevertretung unverzüglich über die wesentlichen Ergebnisse der Abschlüsse unterrichten (§ 112 (9) HGO). Auch in den Hinweisen zu § 112 HGO wird unter Nr. 3 auf die oben ge- nannte Frist verwiesen. Demnach hat die Gemeindeverwaltung zwischen Schluss des Haushaltsjahres und Aufstellung des Jahresabschlusses vier Monate Zeit. Ein deutlich später aufgestellter Jahresabschluss büßt seine Steuerungsfunktion ein und entzieht der Politik eine wichtige Handlungs- und Entscheidungsgrundlage. Auch ist eine permanente Fristüberschreitung nicht mit den Grundsätzen ordnungs- gemäßer Buchführung vereinbar. Deshalb ist der fristgerechten Aufstellung des Jahresabschlusses von der Verwaltungsleitung sowie von den politischen Gremien hohe Priorität einzuräumen.4
4 Vgl. Hessischer Städte- und Gemeindebund: Jahresabschl ü sse fristgerecht erstellen. Wiesbaden und Mühlheim: 2013, S. 2
2. DER DOPPISCHE JAHRESABSCHLUSS IN & '( )*+, -./01
Die Gemeinde ist mit insgesamt ca. sechs Stellen im Stellenplan, wel- che auf acht Mitarbeiter in der Verwaltung verteilt sind, aufgestellt. Laut der überört- lichen vergleichenden Prüfung kleiner Kommunen ist diese Personalausstattung, im Verhältnis zur Einwohnerzahl gesehen, eher im oberen Mittelfeld angesiedelt. Be- trachtet man jedoch nun die Aufgabenfelder, die jede Kommune abdecken muss, so stellt man fest, dass diese wenigen Mitarbeiter ihr Wissen in den verschiedensten Aufgabengebieten anwenden müssen. Dies sorgt für Abwechslung im Arbeitsalltag, bringt aber auch einige Probleme mit sich. Dies möchte ich am Beispiel der Finanz- verwaltung deutlich machen. Auf die Kostenstelle Finanzen entfallen 1,2 Stellen im Stellenplan. Diese sind auf drei Mitarbeiter verteilt (zweimal 0,5 und einmal 0,2). Die Stelleninhaberin mit 0,2 ist lediglich als Vertretung für das laufende Buchungsge- schäft angelernt, sodass sie für Arbeiten im Bereich Haushaltsplanung und Aufstel- lung des Jahresabschlusses ausscheidet. Somit müssen zwei Personen mit je 0,5 Stellen im Bereich Finanzbuchhaltung die Hürde „Jahresabschluss“ nehmen. Das Umdenken zwischen vielen verschiedenen Aufgaben und das Zusammentreffen von Terminsachen an bestimmten Stichtagen (Wahlen, Gebührenabrechnungen, Trau- ungen) erschweren die konsequenten Arbeiten zusätzlich.
Aber auch das Bauamt, das Ordnungsamt und andere Fachbereiche sieht man mit Arbeiten oder zumindest Zuarbeiten des Jahresabschlusses konfrontiert. Vor allem im Bereich des Anlagevermögens ist die Finanzverwaltung auf die Hilfe und Infor- mationen der Fachabteilungen angewiesen. Groß war deshalb natürlich die Freude über die Bekanntgabe eines Erleichterungserlasses. Im Rahmen einer frühzeitigen Form der interkommunalen Zusammenarbeit, hat sich die Gemeinde in den 1990er Jahren der Gemeinschaftskasse des Landkreises Darmstadt-Dieburg angeschlossen.
Die Abschlüsse 2008 und 2009 sind bereits geprüft, der Abschluss 2010 ist zurzeit in Prüfung. Derzeit ist die Verwaltung dabei, den Jahresabschluss 2011 vorzuberei- ten und aufzustellen. Bereits für die Jahresabschlüsse 2009 und 2010 wurden die Vorschriften des „Erleichterungserlasses des Landes Hessen zur beschleunigten Aufstellung von Jahresabschlüssen“ herangezogen. Inwieweit die Regelungen in Anwendung finden und umgesetzt werden ist unter Nr. 3.2. dieser Ausarbeitung ausgeführt und wird später genauer erläutert.
Im Landkreis Darmstadt-Dieburg wickelt der Zweckverband Gemeinschaftskasse in Weiterstadt das Kassengeschäft für derzeit insgesamt zwölf Kommunen, drei Ei- genbetriebe und sechs Zweckverbände ab. Seit dem Jahresbeginn 2013 bietet die Gemeinschaftskasse ihren Mitgliedern auch Unterstützung bei der Erstellung von Jahresabschlüssen an.2 Die hierfür eigens eingerichtete Abteilung „Bilanzen“ fun- giert hierbei als Beratungs- und Unterstützungsinstrument. Dies ist eine effektive Form der interkommunalen Zusammenarbeit, die historisch gewachsen ist. Die Mit- glieder können sich „Leistungen“ der Abteilung einkaufen. Es erfolgt eine stunden- genaue Abrechnung nach jeder Unterstützungsleistung. Dieser Apparat führt dazu, dass das Wissen über alle Mitgliedskommunen/ -verbände und Eigenbetriebe ge- sammelt und diesen auch wieder zur Verfügung gestellt werden kann. Synergieef- fekt ist außerdem, dass die Vorschriften in diesen Kommunen einheitlich angewandt werden und daraus eine gewisse Vergleichbarkeit der Abschlüsse (außer Betracht hier die Regelungen, die individuell in den Kommunen festgelegt werden müssen) resultiert. Die Leistungen sehen ganz unterschiedlich aus. Für die Abschlussarbei- ten können lediglich telefonisch oder per E-Mail Informationen eingeholt oder Sach- verhalte besprochen werden. Die Fachabteilung gibt hierzu eine Stellung oder eine Empfehlung ab, Entscheidungen werden allerdings immer bei der Kommune getrof- fen. Oder aber, und so wird es meist in angewandt, es finden Ortster- mine in den Räumen der Kommune statt, an denen Sachverhalte fachlich, inhaltlich und buchhalterisch aufgearbeitet, für die Buchungen vorbereitet und letztendlich auch direkt gebucht werden. Ein weiterer wichtiger Teil ist die Dokumentation der Jahresabschlussunterlagen. Hierfür wurde von der Gemeinschaftskasse ein System entwickelt, dass in allen Mitgliedskommunen einheitlich angewandt wird. Dies führt zu einer kontinuierlichen Dokumentationsweise und wird als internes Kontrollsystem genutzt, denn aus den einzelnen Registersummen wird die Bilanz automatisch auf- gebaut. Dadurch können die Bilanzsummen der Aktiva und Passiva direkt mit den Summen, die das System auswertet, verglichen werden. Außerdem soll es Erleich- terung für die Revisoren des Landkreises bringen. Durch die gleiche Dokumentati- onsweise und den gleichen oder zumindest ähnlichen Aufbau der Unterlagen, sollen sie sich einfacher und schneller in den Unterlagen der Kommunen orientieren kön- nen. Das soll zum Abbau von notwendigen Prüfungstagen beitragen und somit zu einer Prüfungskostensenkung, bzw. zu einer finanziellen Entlastung führen.
Nach der Aufstellung der Eröffnungsbilanz kam in vielen Kommunen die Frage auf, wie sie an den Jahresabschluss herangehen sollten. Auch sah sich mit dieser Fragestellung konfrontiert. Wie unter Nr. 2.1. ausgeführt, wurde die Abteilung Bilanzen erst 2013 eingerichtet. Bereits vorher gab es einen Beschluss des Zweck- verbandes, dass das Wirtschaftsprüfungsunternehmen „Schüllermann und Partner AG“ damit beauftragt wird, die Mitgliedskommunen bei der Aufstellung des ersten Jahresabschlusses zu unterstützen und den Bericht hierfür zu schreiben. Da die Kommunen so lange mit der Aufstellung der Eröffnungsbilanz gebraucht haben und somit die Aufstellung des ersten Jahresabschlusses auf sich warten ließ, konnten bereits beim Abschluss 2008 viele auf die Hilfe von Schüllermann und auch der Abteilung Bilanzen zurückgreifen. Die nachfolgenden Ausführungen beziehen sich immer nur auf die Vorgehensweise in . Bei anderen Mitgliedskommu- nen, vor allem bei den größeren Verwaltungen, kann es zu erheblichen Abweichun- gen, bedingt durch die Verwaltungsstrukturen und örtlichen Organisationsstrukturen, kommen. Derzeit wird nur die Unterstützung der Gemeinschaftskasse in Anspruch genommen.
Bevor Arbeiten zum Jahresabschluss begonnen werden, findet ein Treffen zwischen den Mitarbeitern der Verwaltung und den Mitarbeitern des Teams Bilanzen statt. Hierbei werden Besonderheiten, Bauvorhaben und Umlegungsverfahren des ent- sprechenden Haushaltsjahres angesprochen. Es wird quasi eine Schnellaufnahme, ähnlich eines Brainstormings, der abzuarbeitenden Sachverhalte gemacht. Grund- lage sind Beschlüsse der Gremien, im System angelegte Anlagen und Auswertun- gen, sowie gesammelte Unterlagen aus Vorjahren. Meist kann dann schon ein zeit- liches Ziel für die Abschlusserstellung definiert werden. Hierbei handelt es sich le- diglich um ein angestrebtes Ziel. In der Regel muss von ihm, wegen neuer Erkennt- nisse oder unvorhergesehenen Sachverhalten, abgewichen werden.
Prinzipiell werden die vier Bereiche aus der Abbildung 1.1. angegangen:
2. Ergebnis- und Finanzrechnung
Zu den einzelnen Positionen gibt es ein Arbeitspapier. Hierin enthalten sind die notwendigen Vorbereitungsunterlagen, sortiert nach den jeweiligen Sachkonten. Das bedeutet, die Arbeiten zur Bilanz orientieren sich an den jeweiligen Sachkonten 0*- 4* aus dem Kommunalen Verwaltungskontenrahmen (KVKR).
1 Hessischer Städte- und Gemeindebund: Jahresabschl ü sse fristgerecht erstellen. Wiesbaden und Mühlheim: 2013, S. 3
2 DANEKE, Uwe; EIMER, Angelika; EMDE, Karl-Friedrich : Finanzwirtschaft und doppisches Haushaltsrecht der Gemeinden in Hessen. Witten: Verlag Bernhardt-Witten, 2010, S. 118
2 Vgl. Hessischer Städte- und Gemeindebund: Jahresabschl ü sse fristgerecht erstellen. Wiesbaden und Mühlheim: 2013, Anlage 9, S. 1
C. Meier (Autor)
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C. Meier (Autor), 2015, Jahresabschlussarbeiten in kleinen Kommunen. Erleichterung durch „Erleichterungserlass“?, München, GRIN Verlag, https://www.grin.com/document/310679
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