Source: https://www.eog.gov.pl/strony/skorzystaj-z-funduszy/przewodnik-po-partnerstwie/
Timestamp: 2020-04-01 21:15:44+00:00
Document Index: 60414950

Matched Legal Cases: ['art. 7', 'art. 7', 'art. 7', 'art. 8', 'art. 8', 'art. 8', 'art. 10', 'Art. 1', 'art. 8', 'art. 1', 'Art. 20', 'Art. 23', 'Art. 18', 'art. 7', 'art. 8', 'art. 8', 'art. 8', 'art. 9', 'art. 8', 'art. 18', 'art.7', 'art 1', 'art 7', 'art. 1']

Przewodnik po partnerstwie - Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej
Strona główna >Skorzystaj z Funduszy
Przewodnik po partnerstwie
1. Weź udział w Funduszach EOG i Funduszach Norweskich!
Przewodnik po partnerstwie projektowym dla podmiotów z Islandii, Liechtensteinu oraz Funduszach EOG i Funduszach Norweskich 2014-2021[1]
Czym jest niniejszy przewodnik
Fundusze EOG i Fundusze Norweskie dają podmiotom z Norwegii, Islandii i Liechtensteinu niepowtarzalną możliwość zajęcia się europejskimi wyzwaniami społecznymi i gospodarczymi we współpracy z profesjonalnymi organizacjami pochodzącymi z 15 krajów UE. Podmioty z Norwegii, Islandii i Liechtensteinu nie mogą bezpośrednio ubiegać się o fundusze, ale mogą stać się partnerami w projektach zainicjowanych przez jedno z 15 państw beneficjentów. Niniejszy przewodnik jest źródłem dla podmiotów z Islandii, Liechtensteinu i Norwegii, które chcą wiedzieć więcej o współpracy w projekcie w ramach Funduszy norweskich i EOG (1).
(1) Przewodnik jest przeznaczony dla potencjalnych i faktycznych partnerów projektu z państw-darczyńców uczestniczących we współpracy w projektach w ramach Funduszy norweskich i EOG 2014–21. Należy pamiętać, że ma on jedynie charakter informacyjny i nie stanowi części ram prawnych regulujących funkcjonowanie Funduszy norweskich i EOG. Dla ułatwienia staraliśmy się odwoływać do odpowiednich części ram prawnych w całym tekście. W stosownych przypadkach nie ma to jednak na celu zastąpienia zapoznania się z ramami prawnymi. W przypadku jakiejkolwiek niezgodności z ramami prawnymi Funduszy norweskich i EOG na lata 2014–21 w niniejszym tekście ramy prawne mają pierwszeństwo w stosowaniu.
2. Dlaczego powinienem się zaangażować?
"Zdecydowaliśmy się wziąć udział mając nadzieję na zyskanie nowej wiedzy i doświadczenia, ustanowienie nowych kontaktów oraz sprawdzenie, czy istnieją perspektywy przyszłych dochodów" - Fredrik Gaustad, Inergo, partner projektu w Rumunii i Bułgarii.
Dlaczego powinienem zostać partnerem projektu z państwa-darczyńcy?
Występowanie w charakterze partnera projektu w ramach Funduszy norweskich i EOG może być zarówno satysfakcjonujące, jak i ekscytujące, przynosząc również wiele korzyści. Partnerstwa w ramach Funduszy norweskich i EOG stwarzają niepowtarzalną możliwość, inicjatywy finansowe, dzięki którym można zająć się poważniejszymi wyzwaniami społecznymi i gospodarczymi we współpracy z profesjonalnymi organizacjami pochodzącymi z państw beneficjentów.
Współpraca europejska może umożliwić Państwa podmiotowi zajęcie się kwestiami ważnymi zarówno dla państw-darczyńców, jak i dla państw-beneficjentów i stworzyć połączenie z europejskimi sieciami zawodowymi.
Jako partner projektu, zyskają Państwo międzynarodowe doświadczenie i kompetencję kulturową. Mają Państwo okazję poszerzenia umiejętności w zakresie prezencji i komunikacji w nowym i międzynarodowym środowisku. Dla niektórych współpraca w ramach projektu może służyć jako krok w kierunku szerszego międzynarodowego uczestnictwa i zaangażowania się w większe europejskie projekty współpracy.
Partnerstwo w ramach Funduszy daje Państwu dostęp do wiedzy, doświadczenia oraz udogodnień w Państwa dziedzinie. Spotykając siostrzane podmioty i współpracowników z całej Europy, omawiając wspólne wyzwania i dzieląc się najlepszymi praktykami, Państwo i Wasz podmiot macie okazję poznać innowacyjne podejścia i nowe metodologie, a także dostajecie szansę na zbudowanie międzynarodowej sieci profesjonalistów.
Uczestnicząc w spotkaniach w europejskich miastach i regionach, stykacie się z nowymi kulturami i poznajecie nowe sposoby rozwiązywania problemów. Może to stanowić dodatkową motywację dla Państwa pracowników. Partnerstwo nie składa się wyłącznie z formalnej współpracy; wielu partnerów projektu rozwija bliskie więzi z kolegami z całej Europy, zawiązując przyjaźnie i trwałe więzi.
Wreszcie, praca z europejskimi partnerami potencjalnie może stworzyć nowe okazje biznesowe oraz zwiększyć widoczność Państwa podmiotu na wewnętrznym rynku Unii Europejskiej liczącym 500 milionów osób.
3. Czy mój podmiot może zostać partnerem?
Czy mój podmiot otrzyma wsparcie dla projektu?
Podmioty z Islandii, Liechtensteinu oraz Norwegii nie mogą bezpośrednio otrzymać środków na projekty, ponieważ są one przyznawane podmiotom w jednym z państw-beneficjentów jako promotorom projektu. Jednakże, mogą Państwo zostać partnerem projektu z państwa darczyńcy przy współpracy w projekcie, w ramach której są Państwo uprawnieni do części budżetu projektu w celu pokrycia poniesionych przez siebie kosztów.
Kto może zostać partnerem projektu z państwa darczyńcy?
Zasadniczo każdy podmiot publiczny lub prywatny, komercyjny lub niekomercyjny, jak również organizacje pozarządowe zarejestrowane jako podmioty prawne w Islandii, Liechtensteinie czy Norwegii mogą zostać partnerem projektu. Przykłady odpowiednich partnerów obejmują krajowe dyrekcje, uniwersytety, gminy, szpitale, teatry, organizacje pozarządowe oraz przedsiębiorstwa. W każdy projekt może być zaangażowanych kilku partnerów. W programach w ramach obszarów „Edukacja, stypendia, praktyki i przedsiębiorczość młodzieży” oraz „Przedsiębiorczość kulturalna, dziedzictwo kulturowe i współpraca kulturalna” osoby, które legalnie mieszkają na terytorium Islandii, Liechtensteinu lub Norwegii, mogą zostać kwalifikującymi się partnerami projektu. Ma to również zastosowanie do komponentów stypendium w ramach dowolnego programu.
Gdzie mogę znaleźć informacje dotyczące ograniczeń kwalifikowalności partnerów?
Informacje o tym, kto jest kwalifikującym się partnerem projektu w ramach konkretnego zaproszenia można znaleźć w odpowiednim zaproszeniu do składania wniosków. Należy upewnić się, że dokładnie je Państwo przeczytali przed poświęceniem swojego czasu partnerstwu w celu upewnienia się, że są Państwo kwalifikującym się partnerem. Operator programu lub funduszu będzie musiał dokonać formalnej oceny kwalifikowalności po otrzymaniu wniosku projektowego, jednak może on udzielić ogólnych wskazówek na temat kwalifikowalności, jeżeli mają Państwo co do niej wątpliwości.
Czy w każdym kraju mają zastosowanie te same kryteria kwalifikowalności?
Kryteria kwalifikowalności będą się różnić w zależności od programu lub funduszu, dlatego prosimy o uważne przeczytanie zaproszenia do składania wniosków.
4. Co trzeba zrobić, aby zostać partnerem projektu?
Z czym wiąże się partnerstwo projektowe?
Partnerstwa projektowe występują w wielu formach i będą się różnić w zależności od szeregu czynników, od wielkości projektu do sektora, w którym Państwo współpracujecie, niezależnie od tego, czy działacie w ramach istniejącej współpracy z promotorem projektu, czy dopiero się spotkaliście Zasadniczo jednak partnerstwo projektowe wiąże się z aktywną współpracą między Państwem a promotorem projektu w zakresie planowania i realizacji projektu. Będziecie pracować razem z promotorem projektu nad opracowaniem pomysłu projektowego, ubieganiem się o wsparcie dla projektu, a jeżeli Państwa projekt zostanie wybrany, będziecie wdrażać go razem. Niektóre przykłady Państwa zaangażowania to:
Działanie we współpracy z promotorem projektu nad opracowaniem wspólnego produktu (nowa technologia, dokument strategiczny, wyniki lub badania);
Występowanie w charakterze doradcy w swoim obszarze wiedzy specjalistycznej;
Wymiana wiedzy z profesjonalistami w swojej dziedzinie;
Organizacja szkolenia, aby podzielić się swoją wiedzą lub udział w szkoleniu w celu poszerzenia swojej wiedzy;
Organizacja szkoleń i wizyt;
Współpraca przy organizacji warsztatów lub konferencji.
Należy zdawać sobie sprawę z tego, że Państwa zaangażowanie w charakterze partnera projektu ma być zgodne z obowiązującymi procedurami zamówień publicznych, jak określono w art. 7.7.5 Regulaminu.
Na jakie wymogi prawne wyrażamy zgodę jako partnerzy?
To promotor projektu ponosi odpowiedzialność prawną za inicjowanie, przygotowanie i wdrażanie projektu.
Od Państwa, jako partnera projektu, oczekuje się wniesienia wkładu w planowanie projektu i aktywnego uczestnictwa w jego wdrażaniu. Wymogi prawne, na które wyrażają Państwo zgodę, zostaną opisane w umowie o partnerstwie. Więcej informacji na jej temat można uzyskać pod tym adresem.
Czym są wymogi w zakresie środków, których spełnienia oczekuje się ode mnie jako partnera?
Będą one zależne of charakteru Państwa zaangażowania i samego projektu. Zaleca się jednak zarezerwowanie czasu na:
Zaplanowanie swojego zaangażowania;
Konieczne podróże i zakwaterowanie;Udział w spotkaniach dotyczących współpracy;
Spełnienie przez Państwa wymogów administracyjnych i finansowych (takich jak zdawanie sprawozdań promotorowi projektu);
Faktyczne wykonanie zadań i działań uzgodnionych z promotorem projektu;
Wymogi w zakresie informacji i komunikacji.
Niektóre projekty będą mniej wymagające pod względem środków, więc uwzględnienie wszystkich powyższych punktów może nie być konieczne. W niektórych projektach partner projektu może również zapewniać współfinansowanie w projekcie.
5. Jak mój podmiot może zostać partnerem?
Jak zostajemy partnerem projektu z państwa darczyńcy?
Jeśli chcą Państwo zostać partnerem projektu, warto rozważyć następujące kwestie:
Czy którekolwiek z obszarów programu Funduszy norweskich i EOG odpowiada Państwa zainteresowaniom i wiedzy specjalistycznej?
Czy jest jakiś szczególny kraj, z którym chcieliby Państwo współpracować?
Jako partner projektu nawiążą Państwo współpracę z promotorem projektu w jednym z państw beneficjentów. Razem z nim opracują Państwo wspólny wniosek projektu, który zostanie złożony przez promotora projektu w ramach określonego zaproszenia do składania wniosków. Zaproszenia te są organizowane przez operatorów programu lub funduszu w państwach beneficjentach. Aktualne informacje na temat zaproszeń można znaleźć tutaj i na stronach operatora programu lub funduszu.
Jeśli chcą Państwo wiedzieć więcej o staniu się partnerem projektu zalecamy skontaktowanie się z jednym z partnerów projektu z państw darczyńców działających w Państwa obszarze zainteresowań. Jeżeli pracują Państwo w obszarze społeczeństwa obywatelskiego, należy skontaktować się z punktami kontaktowymi państw-darczyńców w ramach Funduszy Aktywnych Obywateli. Będą one w stanie udzielić bardziej szczegółowych wskazówek i poinformować, czy zbliża się wydarzenie informacyjne, które może być odpowiednie dla Państwa.
Nawiązanie kontaktu na wczesnym etapie sprawi, że zyskają Państwo więcej czasu na wzajemne poznanie się i omówienie pomysłów projektowych.
Kto może nam pomóc w znalezieniu promotorów projektu do współpracy?
Partnerzy programów z państw-darczyńców lub w przypadku Funduszy Aktywni Obywatele, punkty kontaktowe państw-darczyńców mogą doradzić Państwu w zakresie poszukiwania partnera. Często dysponują one przeglądem nadchodzących spotkań informacyjnych, wydarzeń partnerskich, funduszy zalążkowych lub na podróż oraz zaproszeń do składania wniosków w swojej dziedzinie. We współpracy z operatorami programu lub funduszu, partnerzy programu z państw-darczyńców oraz punkty kontaktowe państw-darczyńców organizują spotkania matchmakingowe, które mogą być interesujące dla Państwa podmiotu.
Niektórzy partnerzy programu z państw darczyńców oraz niektóre punkty kontaktowe państw-darczyńców stworzyli również bazy danych, do których można wpisać swoje informacje i wyrazić swoje zainteresowanie współpracą:
Biznes i innowacjeBadania
Fundusze EOG i Fundusze Norweskie w Czechach
Ambasady Islandii, Liechtensteinu i Norwegii również są zaangażowane w Fundusze EOG i Fundusze Norweskie, więc mogą udzielić Państwu pomocy w znalezieniu odpowiedniego partnera.
Odpowiednie informacje można znaleźć na stronie eeagrants.org. W tym miejscu znajdziecie Państwo aktualne dane kontaktowe do operatorów programu i funduszu, jak również informacje o odpowiednich zaproszeniach do składania wniosków.
Jak znajdować potencjalnych promotorów projektu i jak się z nimi kontaktować?
Mogliście Państwo poszukać na własną rękę i znaleźć podmiot, z którym chcielibyście współpracować. Być może już jesteście Państwo aktywni w międzynarodowej lub europejskiej sieci, gdzie zetknęliście się z odpowiednimi podmiotami, z którymi chcielibyście nawiązać współpracę? Po uzyskaniu ich danych kontaktowych zalecamy skontaktowanie się z nimi za pomocą poczty elektronicznej i wyjaśnienie im:
Kim jesteście;
Dlaczego się z nimi kontaktujecie (w celu skorzystania z możliwości partnerstwa, w razie potrzeby można odnieść się do konkretnego programu lub funduszu, w ramach którego chce się zostać partnerem);
Co Państwa podmiot może zaoferować w ramach partnerstwa; oraz
Czy podmiot jest zainteresowany przedyskutowaniem możliwości ustanowienia partnerstwa projektowego.
Już nawiązaliśmy współpracę z podmiotami w państwach beneficjentach. Czy wciąż możemy ubiegać się o finansowanie z Funduszy norweskich i EOG?
Już nawiązana współpraca jest doskonałym punktem wyjścia. Należy zauważyć, że każdy program lub fundusz ogłaszający zaproszenie do składania wniosków będzie miał określone kryteria kwalifikowalności dla promotorów projektów i partnerów projektu, a to określi, czy można ubiegać się o środki w ramach danego zaproszenia. Jednakże, większość zaproszeń jest otwarta zarówno na nowe partnerstwa, jak i te z tradycjami.
Skontaktowano się z nami w sprawie potencjalnego partnerstwa projektowego, ale nie znamy podmiotu w państwie-beneficjencie. Co powinniśmy zrobić?
Po pierwsze, należy poprosić o dodatkowe informacje, aby móc lepiej ocenić pomiot. Być może zechcą Państwo również przeszukać Internet, aby dowiedzieć się więcej o potencjalnym promotorze projektu. Jeżeli nie można znaleźć wystarczającej ilości informacji i macie Państwo wątpliwości co do podmiotu, należy skontaktować się z operatorem programu lub funduszu w celu zasięgnięcia porady lub, alternatywnie, ze swoją ambasadą w danym kraju.
Należy jak najszybciej ustalić, czy podmiot kontaktuje się z Państwem w sprawie konkretnego zaproszenia do składania wniosków. Jeżeli tak jest, promotor projektu powinien odesłać Państwa na odpowiednią stronę internetową programu lub funduszu, abyście przeczytali zaproszenie do składania wniosków (zawsze dostępne w języku angielskim) w celu stwierdzenia, czy propozycja jest dla Was interesująca i odpowiednia. Jeśli pomiot ma już precyzyjny pomysł na projekt, zaleca się również uważne przyjrzenie się zaproszeniu do składania wniosków w celu upewnienia się, że projekt będzie kwalifikowalny zanim zaczną Państwo poświęcać czas partnerstwu.
Otrzymaliśmy zaproszenie do partnerstwa na bardzo krótki termin. Czy powinniśmy je przyjąć?
Niektóre programy / fundusze przyznają dodatkowe punkty projektom partnerstwa z państwami darczyńcami w procesie selekcji, a nawet zawierają obowiązkowy komponent partnerstwa, co może spowodować, że zaproszenia do partnerstwa po prostu otrzymają dodatkowe punkty lub będą kwalifikować się do złożenia wniosku. Prawdziwe partnerstwo pociąga za sobą Państwa zaangażowanie w planowanie i wykonanie projektu.
Należy pamiętać, że każde zaproszenie do składania wniosków jest ogłaszane wraz z ostatecznym terminem i trzeba upewnić się, że mają Państwo wystarczająco dużo czasu na przygotowanie swojego wkładu w projekt. Wniosek w partnerstwie projektowym powinien zostać sporządzony i opracowany wspólnie. Dlatego obaj partnerzy projektu powinni dysponować wystarczającą ilością czasu na poważne zaangażowanie się i dojście do porozumienia.
Jednakże, jeżeli są Państwo pewni, że będziecie w stanie wnieść znaczący wkład w projekt w krótkim czasie, możecie przyjąć zaproszenie. Zaleca się poświęcenie czasu na omówienie ról i obowiązków, a także finansowych aspektów Państwa wkładu. List intencyjny może być wymagany jako część wniosku, ale szczegółowe informacje na temat Państwa roli i obowiązków zostaną zawarte tylko w umowie o partnerstwie, która nie musi być podpisana w momencie złożenia wniosku. Całkowita kwota budżetu projektu z reguły nie ulega zmianie po zaakceptowaniu projektu, więc ważne jest, aby całkowity budżet na projekt zaproponowany przez Państwa był zgodny z potrzebami i oczekiwaniami zarówno Państwa, jak i Państwa partnerów projektu.
Czy istnieje możliwość uczestnictwa więcej niż jednego partnera projektu z państw- darczyńców w jednym projekcie?
Tak, z reguły istnieje możliwość, aby w jednym projekcie uczestniczył więcej niż jeden partner projektu z państw darczyńców. Wszelkie ograniczenia w tym aspekcie zostaną wyraźnie określone w odpowiednim zaproszeniu do składania wniosków. Projekt może dodatkowo zawierać jednego lub więcej partnerów z państwa-beneficjenta.
Gdzie znajdę przegląd kontaktów?
Należy odwiedzić stronę eeagrants.org w celu dokonania przeglądu różnych podmiotów zaangażowanych w Fundusze EOG i Fundusze Norweskie, łącznie z partnerami programu z państw-darczyńców.
6. W jaki sposób ustanawiamy współpracę?
Jak budujemy zaufanie potencjalnego partnera na wczesnym etapie?
Bliska i częsta komunikacja stanowi klucz do ustanowienia partnerstwa zbudowanego na zaufaniu i wzajemnym zrozumieniu. Jeżeli to możliwe, zaleca się, abyście Państwo i promotor projektu zorganizowali spotkanie twarzą w twarz tak szybko, jak to możliwe w celu rozpoczęcia dialogu na temat wniosku dotyczącego projektu i Państwa planowanego wkładu. Oprócz profesjonalnych spotkań należy rozważyć spotkanie w bardziej nieformalnym otoczeniu, aby lepiej się poznać. Wiele programów / funduszy będzie dysponowało środkami dostępnymi na spotkania związane z planowaniem projektu.
Musimy lepiej poznać promotora projektu zanim zdecydujemy się zostać partnerem. Co powinniśmy zrobić?
W wielu przypadkach środki udostępnia się w celu usprawnienia partnerstw, łącznie ze wsparciem związanym z podróżami. Należy zajrzeć na stronę internetową operatora programu lub funduszu lub skontaktować się z nim bezpośrednio w celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji. Więcej informacji na temat kwalifikowalności oraz procesu składania wniosków można znaleźć na stronie odpowiedniego programu. Zasadniczo zaleca się, aby partnerzy projektu poświęcili wystarczająco dużo wspólnego czasu na opracowanie projektu przed złożeniem wniosku.
Jak sprecyzować oczekiwania dotyczące współpracy?
Ważne jest, aby sprecyzować swoje oczekiwania i ograniczenia jako partner projektu na wczesnym etapie współpracy. W celu uniknięcia nieporozumień na dalszych etapach należy wykorzystać pierwsze spotkania lub maile do ustalenia, co oboje chcecie osiągnąć dzięki współpracy.
Bariery językowe sprawiają, że komunikacja staje się wyzwaniem. Czy koszty tłumaczenia zostaną dla nas pokryte?
W trakcie planowania projektu Państwo i promotor projektu możecie mieć możliwość ubiegania się o środki na pokrycie kosztów związanych z przygotowaniem wniosku. Wszelkie wydatki bezpośrednio przyczyniające się do wzmocnienia stosunków dwustronnych powinny być kwalifikowalne, łącznie z kosztami tłumaczenia. Koszty tłumaczenia poniesione w trakcie wdrożenia projektu należy włączyć do budżetu projektu.
7. Jak opracować projekt partnerstwa?
Jak zacząć opracowywać projekt partnerstwa? I kiedy?
Po nawiązaniu kontaktu z promotorem projektu następnym krokiem będzie uzgodnienie koncepcji projektu i wspólne opracowanie wniosku.
Wszystkie wnioski będą musiały zostać złożone zgodnie z konkretnym zaproszeniem do składania projektów, które pozostają otwarte przez przynajmniej dwa miesiące.
Należy mieć na uwadze, że wszystkie wspierane projekty muszą przyczyniać się do osiągnięcia zbioru jasno określonych wyników, które zostaną opisane w zaproszeniu do składania wniosków. Aby sprawdzić, czy Państwa pomysł na projekt może uzyskać finansowanie, należy sprawdzić treść odpowiedniego zaproszenia:
Czy koncentracja tematyczna zaproszenia jest odpowiednia dla Państwa pożądanego obszaru współpracy?
Czy będą Państwo mieć wystarczająco dużo czasu na wspólne przygotowanie projektu z głównym wnioskodawcą?
Co trzeba uwzględnić przy planowaniu projektu?
Przede wszystkim należy uzgodnić swoje role w proponowanym projekcie, wkład wnoszony do projektu (rezultaty) oraz podział budżetu między Państwem a promotorem projektu.
Należy dokładnie przemyśleć oczekiwane koszty i wykorzystanie czasu w projekcie. Budżet projektu powinien pokryć godziny, które zamierzają Państwo spędzić pracując nad projektem, jak również wszelkie koszty bezpośrednio związane z Państwa zaangażowaniem w projekt, takie jak podróże, zakwaterowanie, koszty tłumaczenia, audyty, itp.
Należy mieć na uwadze, że istnieją znaczne różnice w poziomach kosztów w państwach-darczyńcach i państwach-beneficjentach. Powiadomienie o tym fakcie promotora projektu może okazać się konieczne przy sporządzaniu budżetu projektu.
Należy zabezpieczyć odpowiedni budżet na administrację i sprawozdawczość, ponieważ stanowią one część Państwa zaangażowania w projekt.
Powyższe elementy zostaną następnie ujęte w umowie o partnerstwie, która reguluje przyszłą współpracę pomiędzy partnerami pod względem prawnym.
Czy możemy otrzymać wsparcie finansowe na opracowanie wniosku dotyczącego projektu?
Tak. Większość programów i funduszy udostępnia środki na opracowanie wniosku z promotorem projektu. Należy zajrzeć na stronę internetową operatora programu lub funduszu lub skontaktować się z nim bezpośrednio w celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji, ponieważ możliwości mogą różnić się w zależności od programów, a w niektórych przypadkach zapewnia się jedynie wsparcie związane z podróżą. Można znaleźć więcej informacji na temat kwalifikowalności oraz procesu składania wniosków na stronie odpowiedniego programu.
Kto jest odpowiedzialny za sporządzenie wniosku dotyczącego projektu?
To promotor projektu ponosi odpowiedzialność za przygotowanie projektu. Jednakże, zachęca się Państwa jako partner projektu do odgrywania aktywnej roli w przygotowaniu wniosku.
Do jakiego stopnia możemy mieć wpływ na opracowanie projektu?
Oczekuje się, że jako partner projektu przyczynią się Państwo do opracowania projektu. Powinni Państwo mieć swobodę omawiania swoich pomysłów z promotorem projektu i wywierania wpływu na kierunek projektu. Zakres włączenia Państwa pomysłów i sugestii do końcowego wniosku może się różnić w zależności od projektu. Jednakże, zachęcamy Państwa do aktywnego przyczyniania się do jego opracowania w celu zagwarantowania, że projekt jest jak najlepiej dostosowany do Państwa organizacji.
Czy wniosek powinien zostać sporządzony w języku angielskim czy ojczystym?
W zaproszeniach do składania wniosków dedykowanych wyłącznie projektom partnerstwa z państw darczyńców, wnioski i inne istotne dokumenty będą składane w języku angielskim. Większość zaproszeń wymaga złożenia wniosku w języku ojczystym. W takich przypadkach umowa o partnerstwie będzie Państwa głównym dokumentem referencyjnym. Powinna ona zawierać opis Państwa ról i obowiązków spisanych w języku angielskim.
8. Jak ubiegać się o finansowanie projektu?
Jak otrzymać finansowanie dla naszego projektu?
Finansowanie dla projektów jest dostępne poprzez zaproszenia do składania wniosków. Operatorzy programu i funduszu są odpowiedzialni za ich ogłaszanie. Zaproszenia zawsze będą dostępne w języku angielskim. Będą one ogłaszane na stronie eeagrants.org, jak również na stronie indywidualnego programu lub funduszu. Należy pamiętać, że tylko podmioty z państwa beneficjenta mogą ubiegać się o dofinansowanie, podmioty z państw-darczyńców mogą być partnerami.
Treść zaproszenia określa dostępny budżet, skalę projektów, kwalifikujących się wnioskodawców, wymagane współfinansowanie, cel, do którego projekt powinien się przyczynić oraz kryteria, które zostaną zastosowane przy wyborze projektów. Wniosek musi zostać zaprojektowany zgodnie z kryteriami opisanymi w zaproszeniu do składania wniosków. W wielu przypadkach operator programu lub funduszu zapewnia szkolenie oraz wskazówki poprzez dodatkowe wytyczne lub seminaria informacyjne, aby pomóc w procesie składania wniosku dotyczącego projektu.
Do momentu ogłoszenia zaproszenia mają Państwo przynajmniej dwa miesiące na złożenie swojego wniosku. Należy się upewnić, że Państwo i promotor projektu znacie termin złożenia wniosku.
Zaproszenie będzie zawierało jasne odniesienie lub link do formularza wniosku i podręcznika użytkownika. W zaproszeniach do składania wniosku dedykowanych wyłącznie projektom partnerstwa z państw darczyńców, wnioski i inne istotne dokumenty będą składane w języku angielskim. Jednak w przypadku większości zaproszeń wniosek trzeba będzie złożyć w języku ojczystym. Mogą Państwo poprosić o tłumaczenie wniosku dotyczącego projektu.
Gdzie znajdę przegląd zaproszeń do składania wniosków?
Informacje o dostępnych zaproszeniach można znaleźć na stronach internetowych odpowiedniego programu lub funduszu oraz w przeglądzie zaproszeń dostępnym na stronie www.eeagrants.org. Wszystkie zaproszenia zostaną udostępnione zarówno w językach ojczystych, jak i w języku angielskim.
To promotor projektu jest właścicielem projektu i dlatego jest również osobą odpowiedzialną za złożenie wniosku. W większości przypadków promotor projektu będzie Państwa partnerem w państwie beneficjencie.
Jaką dokumentację my, jako partner, będziemy musieli dostarczyć we wniosku dotyczącym projektu?
Nie ma ogólnych wymogów w zakresie dokumentacji dla partnerów projektu we wniosku, jednak zaproszenie do składania wniosków może określać wymogi dotyczące dokumentacji. Przykłady obejmują dokumentację statusu prawnego partnera projektu lub list intencyjny pomiędzy partnerami.
Nie dotrzymaliśmy terminu złożenia wniosku. Co możemy zrobić?
Terminy składania wniosków są ostateczne i w celu zagwarantowania uczciwego i transparentnego procesu, wnioski złożone po terminie nie będą przyjmowane. Jednak nie wszystko stracone, ponieważ wiele programów/funduszy będzie organizować więcej niż jedno zaproszenie. Aby dowiedzieć się więcej, należy skontaktować się z operatorem programu lub funduszu.
Co dzieje się po złożeniu przez nas wniosku?
Po złożeniu wniosku zostanie on poddany ocenie zgodnie z procesem selekcji opisanym w zaproszeniu do składania wniosków. Procesy te będą się różnić w zależności od programów/ funduszy. Typowa ocena zaczyna się od sprawdzenia wymogów formalnych (zgodność z kryteriami kwalifikowalności). Następnie proponowane projekty oceniane są przez zewnętrznych ekspertów. Na podstawie powyższych ocen, komisja selekcyjna sporządza listę projektów, których wybór rekomenduje. Partnerzy programu z państw darczyńców często zasiadają w komisjach selekcyjnych jako obserwatorzy lub członkowie z prawem głosu. Ostateczna decyzja zostanie podjęta przez operatora programu lub funduszu, a wnioskodawcy (promotorzy projektu) zostaną poinformowani o wyniku procesu składania wniosków.
Nasz wniosek został odrzucony. Czy wszystko stracone?
Zaproszenie do składania wniosków powinno opisywać proces odwołania w przypadku gdy uważają Państwo, że wniosek został odrzucony przez pomyłkę lub niesłusznie. Ponadto, wiele programów/funduszy organizuje więcej niż jedno zaproszenie. Partnerzy programu z państw-darczyńców w Państwa dziedzinie mogą być w stanie udzielić Państwu ogólnej rady, w jaki sposób poprawić wniosek.
9. Jak sporządzić umowę o partnerstwie?
Co to jest umowa o partnerstwie?
Umowa o partnerstwie reguluje współpracę pomiędzy promotorem projektu a partnerami projektu z państw darczyńców. We wszystkich projektach wdrażanych w ramach partnerstwa, promotor projektu musi podpisać umowę o partnerstwie z partnerem projektu. Informacje dotyczące treści umowy o partnerstwie można znaleźć w Regulaminie (art. 7.7) oraz sekcji 5.3 Wytycznych ws. Stosunków Dwustronnych.
O czym musimy pamiętać przy sporządzaniu umowy?
Ważne jest, aby Państwo i promotor projektu znaleźli czas na sporządzenie umowy, która pasuje Wam obojgu. Dobra umowa o partnerstwie będzie konkretnie opisywać Państwa oczekiwany wkład w projekt i zapewniać szczegółowy budżet, który pokryje Państwa koszty. Umowa o partnerstwie stworzy solidny fundament Waszej współpracy i pomoże uniknąć potencjalnych przeszkód na dalszych etapach.
Obowiązki powinny zostać opisane w sposób jak najbardziej szczegółowy i mogą obejmować np. liczbę godzin do wykorzystania w ramach współpracy oraz wszelkie uzgodnione rezultaty (przeprowadzone szkolenia, zorganizowane spotkania, itp.). W umowie o partnerstwie można też uwzględnić szczegółowy plan pracy wraz z działaniami, harmonogramem i powiązanym budżetem, co jest to zalecane. Alternatywnie, można w niej zawrzeć listę działań.
Umowa o partnerstwie powinna zawierać następujące informacje (katalog otwarty):
Główne działania do wykonania, w tym wszelkie uzgodnione rezultaty;
Orientacyjne terminy;
Obowiązki stron;
Szczegółowy budżet;
Ustalenia finansowe pomiędzy stronami, w tym za które wydatki partnerzy projektu mogą otrzymać zwrot z budżetu projektu i jak można je zwrócić;
Metoda obliczania kosztów pośrednich i ich maksymalna kwota;
Zasady wymiany walut;Wymogi w zakresie sprawozdawczości;
Przepisy dotyczące audytów partnerów projektu;
Przepisy dotyczące rozstrzygania sporów; oraz
Ustalenia i informacje dotyczące współfinansowania.
Zaleca się zwrócenie szczególnej uwagi na ustalenia finansowe i zwrot kosztów, a także na wszelkie kwestie związane z zamówieniami publicznymi. Czy zgadzacie się Państwo na to, co proponuje promotor projektu? Np., z powodu rygorystycznej interpretacji przepisów dotyczących zamówień publicznych niektóre umowy o partnerstwie mogą wymagać od Państwa przeprowadzenia przetargu lub zebrania ofert na mniejsze koszty, w tym na posiłki i podróże lokalne. Należy pamiętać, że zgodność z obowiązującymi przepisami regulującymi zamówienia publiczne w państwie-darczyńcy powinna mieć zastosowanie do działań prowadzonych przez podmiot z państwa darczyńcy (Wytyczne ws. Stosunków Dwustronnych, sekcja 6.7).
Więcej informacji o wymogach w zakresie umowy o partnerstwie można znaleźć w Regulaminie (art. 7.7).
Gdzie znajdę wzór umowy o partnerstwie?
Wzór umowy o partnerstwie można znaleźć w zakładce Podstawy prawne na stronie www.eog.gov.pl. Partnerzy programu z państw darczyńców oraz punkty kontaktowe państw-darczyńców mogą również posiadać przykłady wcześniej wykorzystanych umów o partnerstwie, które mogą posłużyć jako źródło inspiracji.
Jak obliczamy koszt naszego wkładu w projekt?
Jako partner projektu Państwa koszty zostaną pokryte, jeżeli poniesienie ich jest niezbędne dla projektu, proporcjonalne i racjonalne. W większości projektów będą one obejmować:
Koszty personelu zatrudnionego przy projekcie, składające się z rzeczywistych wynagrodzeń powiększonych o składki na ubezpieczenie społeczne i inne koszty ustawowe. Proszę pamiętać o uwzględnieniu kosztów związanych z pracą administracyjną.
Zwrot kosztów przejazdu i pobytu dla personelu biorącego udział w projekcie.
Koszt sprzętu i materiałów wymaganych do uczestnictwa w projekcie.
Inne koszty wynikające z partnerstwa, np. koszty tłumaczenia lub audytu.
Zasadniczo ważne jest Państwa realistyczne podejście do kosztów i wyliczenie swoich kosztów w oparciu o ceny orientacyjne. Wynagrodzenia i inne koszty są znacznie wyższe w państwach-darczyńcach w porównaniu do państw-beneficjentów.
Należy upewnić się, że dokładnie sprawdzili Państwo budżet i zabezpieczyliście odpowiednie środki na pokrycie swojego wkładu i oczekiwanych kosztów.
Dla uproszczenia opis kosztów do pokrycia w niniejszej sekcji jest ograniczony i mogą Państwo również zapoznać się z Wytycznymi finansowymi lub Regulacjami, aby przeczytać więcej o wydatkach kwalifikowanych dla partnerów projektu.
A co z kosztami ogólnymi?
Koszty ogólne, określone w art. 8.5 Regulaminu jako „koszty pośrednie” są kosztami, których nie można zidentyfikować jako bezpośrednio przypisane do wkładu w projekt. Może to być np. część bieżących wydatków związanych z działalnością Państwa podmiotów. Przykłady obejmują czynsz i koszty ubezpieczenia dla przestrzeni biurowych, koszty ogrzewania i oświetlenia. Przy obliczaniu kosztów ogólnych ważne jest, aby były one proporcjonalne i stanowiły racjonalny udział w Państwa całościowych kosztów ogólnych.
Dostępnych jest pięć alternatywnych metod obliczania kosztów ogólnych. Metoda, którą Państwo zastosują przy obliczaniu kosztów musi zostać uzgodniona z promotorem projektu i określona w umowie o partnerstwie. Poniżej krótko przedstawiamy te, które są dla Państwa najbardziej istotne:
(a) rzeczywiste koszty pośrednie - jest to alternatywa dla promotorów projektu i partnerów projektu, która posiada analityczny system księgowości identyfikujący ich koszty pośrednie;
(b) ryczałt w wysokości do 25% całkowitych bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych, podlegających obliczeniu zgodnie z art. 8.5.2 Regulaminu;
(c) ryczałt w wysokości do 15% bezpośrednich kwalifikowalnych kosztów personelu;
(d) ryczałt stosowany do bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych w oparciu o istniejące metody i odpowiednie stawki obowiązujące w politykach Unii Europejskiej dla podobnych rodzajów projektów i partnerstw;
Należy zauważyć, że alternatywa (d) miałaby zastosowanie tylko w przypadku, gdy Państwa organizacja jest już zaangażowana w podobne typy projektów w ramach funduszy UE lub podobnych. Np., jeżeli Państwa organizacja zaangażowała się w projekt Horyzont 2020 dotyczący gospodarki obiegu zamkniętego, w którym promotorem projektu jest podmiot publiczny, ta sama metoda i odpowiednia stawka ryczałtowa mogą zostać zastosowane w podobnej strukturze projektu dotyczącego gospodarki obiegu zamkniętego w ramach Funduszy norweskich i EOG.
Bardziej szczegółowe informacje dotyczące kosztów pośrednich (kosztów ogólnych) można znaleźć w Regulacjach (art. 8.5) oraz w Wytycznych Finansowych (2).
W ramach Funduszy Aktywni Obywatele można wykorzystać jedynie alternatywę c) ryczałt w wysokości do 15% bezpośrednich kwalifikowalnych kosztów personelu. W projektach w ramach programów badawczych koszty bezpośrednie określa się, stosując ryczałt w wysokości 25% całkowitych bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych. Należy zauważyć, że jeżeli dotacja na projekt przybiera postać standardowej skali kosztów jednostkowych, koszty pośrednie nie będą stosowane. Szczegółowe informacje znajdują się w Wytycznych dotyczących programów badawczych art. 10.8.
(2) Jeżeli angażują się Państwo w projekt w ramach Funduszy Aktywni Obywatele, obowiązujące zasady opisano w odpowiedniej Umowie Wdrażania Programu.
Jaka część budżetu powinna zostać przeznaczona dla nas jako partnerów? Co jest racjonalne?
Nie ma ustalonych zasad, jeśli chodzi o podział budżetu pomiędzy stronami.
Uzgodnienie racjonalnego i proporcjonalnego podziału zależy od Państwa i promotora projektu.
Należy pamiętać, że promotor projektu jest odpowiedzialny za inicjowanie, przygotowanie i wdrożenie projektu oraz że Państwo, jako partner projektu, powinni być aktywnie zaangażowani i wnosić swój wkład we wdrażanie projektu.
Kwota przydzielona Państwu jako partnerowi powinna pokryć poniesione przez Państwa koszty w ramach współpracy.
Czy musimy zapewniać współfinansowanie w projekcie?
Kwoty środków i wymogi dotyczące współfinansowania projektów zostaną opisane w zaproszeniu do składania wniosków i będą różnić się w zależności od programu / funduszu, rodzaju zaangażowanych podmiotów i nie tylko. Partnerzy projektu z Norwegii, Islandii i Liechtensteinu nie muszą zapewniać współfinansowania, jednak mogą Państwo uzgodnić z promotorem projektu pokrycie części kosztów współfinansowania. W takich wypadkach ważne jest, aby fakt ten został zawarty w umowie o partnerstwie.
Promotor projektu uważa, że nasze koszty są zbyt wysokie. Co się robi w takiej sytuacji?
Poziomy wynagrodzeń i kosztów są na ogół wyższe w państwach-darczyńcach, dlatego zaleca się jak najszybsze poinformowanie o tym promotora projektu w celu uniknięcia nierealnych oczekiwań. Mogą Państwo zechcieć się odnieść się do krajowych statystyk płac (na przykład Statystyki w Norwegii, Statystyki w Islandii lub Liechtenstein w liczbach). Jeżeli zasugerowane przez Państwa koszty są racjonalne i proporcjonalne do planowanych wyników projektu, ale promotor projektu nadal uważa, że są one zbyt wysokie, zalecamy zwrócenie się o radę do partnera programu z państw-darczyńców w Państwa branży. W przypadku Funduszy Aktywni Obywatele punkty kontaktowe państw-darczyńców mogą być w stanie udzielić rady w tej kwestii.
Z kim możemy się skontaktować w sprawie pomocy przy umowie o partnerstwie?
Partner programu z państw-darczyńców w Państwa branży może Państwu doradzić w tej kwestii. W przypadku Funduszy Aktywni Obywatele również punkty kontaktowe państw-darczyńców mogą być w stanie udzielić rady w tej kwestii. W przypadku programów bez udziału partnera programu z państw-darczyńców prosimy o kontakt z operatorem programu lub funduszu.
Do kogo wysyłamy umowę o partnerstwie i kiedy?
Umowę o partnerstwie składa się u operatora programu lub funduszu dla programu lub funduszu, w ramach którego składają Państwo wniosek.
Projekt umowy o partnerstwie lub list intencyjny należy złożyć u operatora programu lub funduszu przed podpisaniem umowy ws. projektu (umowa pomiędzy promotorem projektu oraz operatorem programu lub funduszu).
Wskazane jest, aby podpisana umowa została przesłana jak najszybciej po wybraniu projektu do udzielenia wsparcia.
Należy uważnie przeczytać zaproszenie do składania wniosków na wypadek gdyby w zaproszeniu, w ramach którego składają Państwo wniosek, zaistniały szczególne elementy, które należy uwzględnić w umowie o partnerstwie.
Jakich przepisów musimy przestrzegać?
Wszelkie podejmowane działania muszą być zgodne z przepisami krajowymi obowiązującymi w państwie, w którym działania te mają miejsce.
Ponadto wszelkie działania w ramach Funduszy norweskich i EOG należy prowadzić zgodnie z Regulaminem Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014 lub w przypadku Funduszy Aktywni Obywatele i innych programów zarządzanych przez Biuro Mechanizmów Finansowych zgodnie z Umową Wdrożenia Programu.
Art. 1.5.2 Regulaminu dotyczy związku między ustawodawstwem krajowym a Regulaminem Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego: ‘Państwo beneficjent zagwarantuje, aby wszelkie dodatkowe przepisy mające zastosowanie do wdrożenia Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014 zostały ograniczone do minimum. Ramy prawne, o których mowa w ust. 1, mają pierwszeństwo nad takimi przepisami.
Dlatego Fundusze EOG i Fundusze Norweskie będą wdrażane zgodnie z Regulaminem. Należy jednak zauważyć, że Regulamin nie obejmuje wszystkich aspektów wdrożenia, a dla niektórych obszarów, np. zamówień publicznych, istnieje wymóg, aby było ono zgodne z obowiązującym prawem krajowym i unijnym (patrz art. 8.15 Regulaminu). Na podstawie art. 1.5.2 Regulaminu oraz odniesień do obowiązującego prawa krajowego i unijnego poczynionych w Regulaminie, zamierzonym celem jest, aby Regulamin i prawo krajowe uzupełniały się nawzajem w zakresie wdrażania Funduszy norweskich i EOG.
10. Jak wdrożymy projekt?
Wniosek dotyczący projektu został zatwierdzony. Co dzieje się teraz?
Po zatwierdzeniu projektu operator programu lub funduszu zawrze umowę ws. projektu z promotorem projektu. Umowa ws. projektu określa warunki pomocy z funduszu, jak również role i obowiązki partnerów. Jest ona zazwyczaj napisana w ojczystym języku beneficjenta. Aby mieć pełny przegląd tego, co zostało uzgodnione w umowie, mogą Państwo zaproponować, aby usługi tłumaczeniowe, w tym tłumaczenie umowy ws. projektu, zostały uwzględnione w budżecie projektu. Regulacje wymagają, aby umowa ws. projektu zawierała postanowienia gwarantujące, że partnerzy projektu zostali odpowiednio wcześnie informowani o zmianach w projekcie, które ich dotyczą.
Umowa ws. projektu będzie zawierała informacje dotyczące „pierwszej i końcowej daty kwalifikowalności” projektu, czyli okresu, w którym mogą Państwo ponieść koszty jako partner projektu. Zazwyczaj pierwszy dzień kwalifikowalności będzie dniem, w którym operator programu lub funduszu zdecyduje o przyznaniu dotacji dla projektu.
Dobrym pomysłem jest zorganizowanie „spotkania inauguracyjnego” z promotorem projektu po zatwierdzeniu wniosku albo osobiście lub w ramach konferencji telefonicznej/wideo. Mogą Państwo wykorzystać to spotkanie do przedyskutowania wszelkich swoich pytań i uzgodnienia następnych kroków oraz potencjalnego uzgodnienia harmonogramu na nadchodzący okres.
Czy jest już za późno na dokonanie zmian po tym jak projekt został zatwierdzony?
Zasadniczo dokonanie zmian w projekcie po jego zatwierdzeniu jest skomplikowane. W niniejszej sekcji omówiono jedynie, jak dokonać zmian w umowie ws. projektu. Przede wszystkim zmiany w projekcie będą musiały zostać omówione i uzgodnione między Państwem a promotorem projektu.
Jeśli chodzi o umowę ws. projektu pomiędzy promotorem projektu a operatorem programu lub funduszu, wszelkie zmiany muszą być zgodne z zasadami dokonywania zmian w projekcie, jak opisano to w umowie ws. projektu. Po uzgodnieniu zmian pomiędzy promotorem projektu a operatorem programu lub funduszu umowa ws. projektu powinna zostać odpowiednio zmieniona.
Umowa o partnerstwie nie musi być podpisana w momencie zatwierdzania projektu, jednak powinno się to stać jak najszybciej po jego zatwierdzeniu. Po podpisaniu umowy o partnerstwie, umowa nadal może zostać zmieniona, jeżeli strony wyrażą na to zgodę. Takie zmiany muszą zostać dokonane na piśmie, a zaktualizowaną umowę o partnerstwie należy udostępnić operatorowi programu lub funduszu.
Należy zauważyć, że zmian można dokonać w umowie o partnerstwie bez zmieniania umowy ws. projektu, jeżeli zmiana jest w dalszym ciągu zgodna z umową ws. projektu. Tak samo działa to w drugą stronę.
Art. 20 wzoru umowy o partnerstwie obejmuje zmiany dotyczące umowy o partnerstwie.
Jakie wyzwania mogą pojawić się w związku z partnerstwem?
Niektóre wyzwania mogące pojawić się w związku z partnerstwem to:
Opóźnienia. Procesy takie jak zatwierdzenie projektu i przetwarzanie wniosków o płatność mogą trwać dłużej niż oczekiwano.
Pochodząc z różnych środowisk, Państwo i promotor projektu możecie mieć różne podejścia i pomysły dotyczące wdrożenia projektu.
Wymagania dotyczące dokumentacji mogą być większe niż te, do których Państwo przywykliście.
Z powodu barier językowych mogą wyniknąć problemy komunikacyjne.
Różne rozumienie warunków.
Promotor projektu może nie włączać partnera w sposób wystarczający w przygotowanie projektu.
Wielu wyzwań pojawiających się w partnerstwach projektu można uniknąć poprzez poświęcenie czasu na projektowanie i uzgodnienie szczegółowej umowy o partnerstwie. Dobrym pomysłem jest przedyskutowanie potencjalnych wyzwań z promotorem projektu na wczesnym etapie i przyjrzenie się, jak można sobie z nimi poradzić już w umowie o partnerstwie.
Proszę sprawdzić na odpowiedniej podstronie eeagrants, z kim się skontaktować, jeśli potrzebują Państwo pomocy.
Nie zgadzamy się z promotorem projektu w kwestii wdrożenia projektu. Co się robi w takiej sytuacji?
Projekt powinien być wdrażany zgodnie z umową ws. projektu i umową o partnerstwie. Jeśli tak nie jest, w pierwszej kolejności należy zgłosić swoje obawy promotorowi projektu i starać się dojść z nim do porozumienia. Czy możliwe jest osiągnięcie kompromisu, z którego oboje będziecie zadowoleni? Jeżeli nie, operator programu lub funduszu może zapewnić wytyczne dotyczące sposobu wdrożenia projektu na podstawie umowy ws. projektu.
Jednakże, mogą zaistnieć sytuacje, w których nie będzie można dojść do porozumienia, dlatego istnieje wymóg uwzględnienia postanowień dotyczących rozstrzygania sporów w umowie o partnerstwie. Art. 23 wzoru umowy o partnerstwie zawiera pole do wypełnienia, w którym Państwo i promotor projektu możecie uzgodnić alternatywny mechanizm rozstrzygania sporów, taki jak przekazanie sporu do trybunału arbitrażowego lub mediacja prowadzona przez bezstronną osobę trzecią. Taką osobą może być operator programu lub funduszu.
Należy pamiętać, że koszty związane ze sporami nie są kwalifikowalne w ramach projektu i muszą zostać pokryte indywidualnie przez Państwa i promotora projektu.
Projekt nie jest wdrażany zgodnie z zasadami dobrego rządzenia i normami etycznymi. Co się robi w takiej sytuacji?
Projekty w ramach Funduszy norweskich i EOG opierają się na powszechnych wartościach poszanowania godności ludzkiej, wolności, demokracji, równości litery prawa oraz poszanowania praw człowieka, w tym praw osób należących do mniejszości. Kierują się zasadami dobrego rządzenia; powinny być partycypacyjne i integracyjne, odpowiedzialne, przejrzyste, elastyczne, skuteczne i wydajne. Obowiązuje zasada zero tolerancji dla korupcji. W przypadku podejrzeń niewłaściwego wykorzystania środków, należy je zgłosić natychmiast.
Jeżeli mają Państwo wątpliwości co do sposobu wdrażania projektu przez jego promotora, zalecamy zacząć od dialogu z nim w kwestiach, które budzą Państwa niepokój. Jeżeli sprawa ta nie została rozwiązana, partner programu z państw-darczyńców w Państwa kraju może być w stanie poradzić Państwu, co robić dalej. W przypadku Funduszy Aktywni Obywatele punkty kontaktowe państw-darczyńców mogą być w stanie udzielić rady w tej kwestii. W przypadku programów bez udziału partnera programu z państw-darczyńców z Państwa kraju prosimy o kontakt z operatorem programu lub funduszu.
Od momentu zatwierdzenia projektu nie mamy żadnych informacji od promotora projektu. Nie możemy się z nim skontaktować. Co się robi w takiej sytuacji?
Należy skontaktować się z odpowiednim operatorem programu lub funduszu w celu poinformowania go o niemożności skontaktowania się z promotorem projektu. Jeżeli nie będą w stanie Państwu pomóc, należy skontaktować się z partnerem programu z państw-darczyńców w Państwa programie, który mógłby to zrobić za pośrednictwem swoich własnych kanałów komunikacji.
W jaki sposób możemy się przyczynić się do większej trwałości projektu?
Można uzgodnić z promotorem projektu uwzględnienie planu zapewnienia trwałości jako jeden z wyników projektu, w którym mogą Państwo, np. określić, w jaki sposób projekt jest zgodny z krajowymi, regionalnymi lub lokalnymi strategiami, planami działania lub celami, w jaki sposób projekt może tworzyć oraz rozwijać trwałe partnerstwa oraz w jaki sposób można kontynuować współpracę po zakończeniu projektu poprzez dostęp do innych rodzajów finansowania.
Jak możemy upewnić się, że współpraca z promotorem projektu będzie trwała nadal po zakończeniu projektu?
Należy przedyskutować tę kwestię z promotorem projektu. Niektórzy partnerzy decydują się na podpisanie listu intencyjnego na koniec współpracy w celu zasygnalizowania chęci kontynuowania współpracy. Pozostańcie w kontakcie, dyskutujcie nad nowymi okazjami i możliwościami projektowymi dla przyszłego finansowania, jeśli jesteście Państwo tym zainteresowani.
Z kim możemy się skontaktować w Islandii, Norwegii lub Liechtensteinie, jeżeli pojawią się wyzwania przy wdrażaniu projektu?
Pierwszym punktem kontaktowym jest partner programu z państw-darczyńców w Państwa branży. (3) Może on być w stanie zająć się tą sprawą z odpowiednim operatorem programu. Jeżeli w programie nie ma partnera programu z państw-darczyńców lub nie może on pomóc, należy skontaktować się bezpośrednio z operatorem programu. W przypadku Funduszy Aktywni Obywatele punkty kontaktowe państw-darczyńców mogą udzielić rady w tej kwestii.
(3) W przypadku Liechtensteinu można się skontaktować z Koordynatorem Funduszy EOG ds. Kultury Arno Oehri w kwestiach dotyczących projektów z zakresu kultury.
Czy możemy wycofać się z projektu w trakcie jego wdrażania?
Umowa o partnerstwie jest umową wiążącą. Jednakże, mogą zaistnieć powody, dla których trzeba wycofać się w trakcie wdrażania. Zaleca się uzgodnienie kwestii związanych z wypowiedzeniem w umowie o partnerstwie, w tym konsekwencji wypowiedzenia.
Art. 18 wzoru umowy o partnerstwie uwzględnia wypowiedzenie.
Czy promotor projektu może anulować projekt bez konsultacji z nami?
Umowa ws. projektu pomiędzy operatorem programu lub funduszu zawiera postanowienia gwarantujące, że partnerzy projektu zostali odpowiednio wcześnie informowani o zmianach w projekcie, które ich dotyczą. Zasadniczo oczekuje się, że promotor projektu skonsultuje się z Państwem przed anulowaniem projektu.
11. W jaki sposób nasze wydatki zostaną pokryte?
Kto pokryje nasze wydatki?
W większości projektów promotor projektu otrzyma całkowitą dotację dla projektu od operatora programu lub funduszu. Promotor projektu jest odpowiedzialny za dokonywanie odpowiednich płatności na rzecz partnera projektu, zgodnie z ustaleniami określonymi w umowie o partnerstwie.
Czy musimy pokryć nasze wydatki z góry, czy możemy otrzymać prefinansowanie?
Jest to jedna z kwestii, którą należy przedyskutować z promotorem projektu i ustalić ją w umowie o partnerstwie. Zgodnie z art. 7 wzoru umowy o partnerstwie można określić, czy i w jakim zakresie płatności będą dokonywane w formie zaliczek, czy to promotor pokryje Państwa koszty.
Jak mamy postępować, aby uzyskać zwrot kosztów projektu?
Umowa o partnerstwie określi, kiedy i w jakim formacie trzeba złożyć swoje wnioski o płatność. W niektórych partnerstwach promotor projektu będzie miał dla Państwa wzory do wypełnienia. Szczegółowe wskazówki na temat tego, jak to sprecyzować, można znaleźć we wzorze umowy o partnerstwie, art. 8 - Dowód wydatków.
W partnerstwach, w których znacząca kwota zostanie przydzielona partnerowi projektu, zaleca się wykorzystanie sprawozdania z audytu lub sprawozdania właściwego urzędnika publicznego jako dowód wydatku (istotne dla partnerów projektu z sektora publicznego). Taki urzędnik może być np. kontrolerem finansowym posiadającym zdolność kontroli finansowej Państwa podmiotu oraz nie był on zaangażowany w projekt lub w powiązaną sprawozdawczość finansową. To, co uznaje się za „znaczącą kwotę”, zależy od kosztu uzyskania sprawozdania z audytu lub sprawozdania sporządzonego przez właściwego urzędnika publicznego. (4) Jeżeli koszt sporządzenia sprawozdania przekracza koszty administracyjne sporządzenia dokumentacji towarzyszącej w formie dowodu wydatków, nie zaleca się wykorzystania sprawozdania. Należy pamiętać, że koszty sprawozdania z audytu można uwzględnić w budżecie projektu.
W przypadku partnerstw, w których nie ma znaczących wydatków po stronie partnera projektu można (i może okazać się to prostsze) dostarczyć dokumentację towarzyszącą jako dowód (np. otrzymane faktury, wyciągi z list płac itp.). Przy wyborze tej opcji ważne jest określenie z góry, czy taka dokumentacja musi zostać przetłumaczona na język ojczysty promotora projektu.
Można również wykorzystać dokumenty księgowe, które mogą wykazać, jakie koszty zostały przez Państwa poniesione. Może to być np. wyciąg z Państwa ksiąg rachunkowych odpowiadający pracy nad projektem. Dla tych, którzy mają oddzielne moduły rozliczania projektu w swoim systemie księgowości, można po prostu wysłać rachunki dotyczące projektu dla odpowiedniego okresu. Według niektórych partnerów projektu, ta metoda jest uważana za najmniej pracochłonną. Połączenie powyższych metod również jest możliwe. Zaleca się, aby byli Państwo jak najbardziej szczegółowi przy opisywaniu tego aspektu w umowie o partnerstwie. Bardziej szczegółowe informacje znajdują się w Regulacjach (art. 8.12) lub Wytycznych finansowych.
(4) Definicja „właściwego urzędnika finansowego” - patrz art. 8.12(4) Regulaminu.
Jakich wymogów w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości mamy obowiązek przestrzegać? Czy nasze krajowe regulacje mają zastosowanie?
Rachunkowość musi być zgodna z odpowiednimi przepisami prawa i krajowymi praktykami rachunkowości dla kraju, w którym prowadzona jest działalność. Np. norweski podmiot z biurami w Norwegii przestrzega norweskich praktyk rachunkowości. Jednak otrzymując środki od promotora projektu w jednym z państw beneficjentów mogą Państwo zostać poproszeni o dostarczenie dowodu wydatków zgodnego z zasadami rachunkowości obowiązującymi w państwie beneficjencie.
Jeśli chodzi o wymogi w zakresie sprawozdawczości, należy je przedyskutować z promotorem projektu, ponieważ mogą się one różnić w zależności od programu. Można określić obowiązki w zakresie sprawozdawczości i odnieść się do wszelkich wzorów, których mogą Państwo używać dla celów sprawozdawczości, we wzorze umowy o partnerstwie, art. 9 - Sprawozdania z postępu i finansowe.
Jeśli już współpracujecie Państwo ze wsparciem z innych źródeł finansowania, np. z funduszami unijnymi, należy pamiętać, że o projekt z Funduszy norweskich i EOG trzeba będzie ubiegać się osobno i składać osobne sprawozdania. Żadne koszty tego samego działania nie będą finansowane dwukrotnie.
Czy istnieją wzory i przepisy mające zastosowanie do wszystkich państw- beneficjentów, do których możemy uzyskać dostęp?
Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków w ramach Funduszy można znaleźć w Regulaminie, zwłaszcza w Rozdziale 8. Jednakże różne państwa beneficjenci mogą mieć dodatkowe wymagania wykraczające poza te opisane w Regulacjach. Należy wykorzystać umowę o partnerstwie do określenia takich wymogów i w razie potrzeby odnieść się do wzorów. Sekcja 6.6.1 Wytycznych ws. Stosunków Dwustronnych oraz art. 8 wzoru umowy o partnerstwie zawierają dalsze wytyczne. Należy zwrócić uwagę, że do projektów w ramach Funduszy Aktywni Obywatele Regulamin nie ma zastosowania, a zasady określono w umowie wdrożenia programu oraz w odpowiednim rozdziale podręcznika ACF (należy zapoznać się z listą dokumentów zawierających wytyczne na końcu niniejszego przewodnika).
Promotor projektu wymaga od nas dokumentowania kosztów w sposób, który nie jest zgodny z naszymi przepisami krajowymi. Co się robi w takiej sytuacji?
Należy upewnić się, że przeczytali Państwo dokładnie umowę o partnerstwie przed jej podpisaniem w celu zagwarantowania, że nie podpisują Państwo wymogów w zakresie dokumentacji, które Państwu nie pasują. W niektórych państwach-beneficjentach powszechnie akceptowaną formą dokumentacji są wydruki z osobistych kont bankowych lub odcinki wypłaty. Zaleca się, aby Państwo w umowie o partnerstwie szczegółowo opisali sposób dokumentowania kosztów. Jeśli zauważą Państwo problemy z tym związane w trakcie trwania projektu, partner programu z państw-darczyńców w Państwa kraju i branży lub punkty kontaktowe państw-darczyńców w ramach Funduszy Aktywni Obywatele mogą doradzić, jak postępować.
Czy jesteśmy zobowiązani do przeprowadzenia niezależnego audytu projektu?
Partner projektu zazwyczaj nie jest odpowiedzialny za przeprowadzanie audytów projektu. Odpowiedzialność za tę kwestię leży po stronie instytucji audytowej w państwie-darczyńcy. W Funduszach Aktywni Obywatele odpowiedzialność za prowadzenie audytów spoczywa na zewnętrznym audycie finansowym i audycie zgodności zleconym przez operatora funduszu. Wszelkie szczególne obowiązki partnera projektu powinny zostać określone w umowie o partnerstwie.
Jednakże, jeśli chodzi o zwrot kosztów, można uzgodnić z promotorem projektu wykorzystanie sprawozdania z audytu do udowodnienia swoich wydatków. Aby uzyskać więcej informacji, patrz sekcja powyżej, w jaki sposób uzyskać zwrot kosztów projektu.
Kto może nam pomóc, jeżeli promotor projektu nie zwraca nam kosztów?
Pierwszym krokiem jest skontaktowanie się z promotorem projektu z zapytaniem, dlaczego wydatki nie są zwracane. Należy sprawdzić dwa razy, czy dotrzymali Państwo terminów złożenia sprawozdania finansowego i wykonali uzgodnione zadania zgodnie z umową o partnerstwie. Jeśli tak, należy skontaktować się z operatorem programu lub funduszu. Jeżeli kwestia nadal pozostaje nierozwiązana, należy skontaktować się z Biurem Mechanizmów Finansowych w celu uzyskania porady.
Podejrzewamy, że promotor projektu nie wykorzystuje dotacji dla projektu zgodnie z wnioskiem. Co się robi w takiej sytuacji?
Jeżeli mają Państwo wątpliwości co do sposobu wdrażania projektu przez jego promotora, zalecamy zacząć od dyskusji z nim nad kwestami, które budzą Państwa niepokój. Jeżeli kwestia ta nie została rozwiązana, partner programu z państw-darczyńców z Państwa kraju lub branży lub punkt kontaktowy z państw-darczyńców może być w stanie poradzić Państwu, co robić dalej. W przypadku programów bez udziału odpowiedniego partnera programu z państw-darczyńców prosimy o kontakt z operatorem programu lub funduszu.
Skargi i informacje dotyczące podejrzewanych nieprawidłowości należy zgłaszać natychmiast. Informacje o tym, gdzie zgłosić niewłaściwe zarządzanie środkami można znaleźć tutaj: https://eeagrants.org/about-us/contact/report-irregularities. Zachęcamy do zgłaszania nieprawidłowości, w tym anonimowych skarg w przypadku podejrzeń, że coś jest nie tak, dlatego nie wahajcie się Państwo skontaktować. Jeżeli nie mają Państwo pewności, czy złożyć skargę, należy skontaktować się z operatorem programu lub funduszu.
Czy możemy zostać pociągnięci do odpowiedzialności finansowej za niewłaściwe wykorzystanie środków przez promotora projektu?
Zasadniczo nie powinni Państwo zostać pociągnięci do odpowiedzialności finansowej za niewłaściwe wykorzystanie środków przez promotora projektu. Jeżeli jednak nieprawidłowość została wykryta w wykorzystaniu środków przez promotora projektu, może zostać podjęta decyzja o zawieszeniu płatności dla projektu. Może to wpłynąć na przepływy pieniężne w ramach projektu, a w konsekwencji na zdolność promotora projektu do pokrycia Państwa kosztów. W poważniejszych przypadkach nieprawidłowości (np. oszustwa) może zostać podjęta decyzja o anulowaniu całego wkładu do projektu, co będzie miało wpływ na wszystkich partnerów. Jak już wspomniano, w przypadku podejrzeń, że środki są niewłaściwie wykorzystywane, prosimy o jak najszybszy kontakt w celu wyjaśnienia sytuacji i znalezienia środka naprawczego.
Projekt został anulowany w trakcie wdrażania. W jaki sposób otrzymamy zwrot naszych zaległych wydatków?
Zaleca się przedyskutowanie kwestii związanych z zakończeniem projektu z promotorem projektu. Wytyczne, w jaki sposób sprecyzować tę kwestię, znajdują się we wzorze umowy o partnerstwie, art. 18 - Zakończenie.
12. Wymogi w zakresie informacji i komunikacji
Jakie wymogi w zakresie informacji i komunikacji należy spełnić?
Wszystkie podmioty z państw-darczyńców uczestniczące w ramach Funduszy norweskich i EOG mają przedstawić informacje o swoim zaangażowaniu i wynikach swojego projektu opinii publicznej w Islandii, Liechtensteinie lub Norwegii lub odpowiednim interesariuszom. Informacje dotyczące projektu należy opublikować na stronie internetowej Państwa podmiotu. W praktyce oznacza to:
Dostarczenie informacji o projekcie, w którym biorą Państwo udział, na stronie internetowej swojego podmiotu lub platformach mediów społecznościowych, uwzględniając informacje o promotorze projektu oraz fakt, iż projekt jest wspierany przez Fundusze EOG i Fundusze Norweskie;
Ogłoszenie wyników osiągniętych w projekcie, np. przedstawienie projektu i wyników na odpowiednich wydarzeniach w kraju i zagranicą, informowanie odpowiednich interesariuszy, jak również odpowiednich lokalnych, regionalnych czy krajowych mediów; oraz
Wykorzystanie logo Funduszy norweskich i EOG w całej pisemnej/cyfrowej komunikacji dotyczącej projektu oraz na odpowiednich platformach mediów społecznościowych.
Cały materiał związany z informacją i komunikacją odnoszący się do Funduszy norweskich i EOG musi być zgodny z Podręcznikiem komunikacji i identyfikacji wizualnej. Znajdą w nim Państwo wiele użytecznych wskazówek oraz wytycznych dotyczących sposobu komunikacji, jak również szczegółowe wymogi oraz wytyczne dotyczące wykorzystania logo, itp.
Co to jest Fundusz Aktywni Obywatele?
Fundusz Aktywni Obywatele zapewnia wsparcie celowe organizacjom społeczeństwa obywatelskiego w każdym z państw-beneficjentów. Fundusz dąży do rozwoju długoterminowej stabilności i potencjału sektora społeczeństwa obywatelskiego w celu wzmocnienia jego roli w promowaniu uczestnictwa, demokratycznego aktywnego obywatelstwa i praw człowieka. Jest on obsługiwany przez operatorów funduszy w państwach-beneficjentach.
Co to jest państwo-beneficjent?
15 krajów, otrzymujących finansowanie z Funduszy norweskich i EOG są czasem nazywane „państwami-beneficjentami”. Są to Bułgaria, Chorwacja, Cypr, Czechy, Estonia, Grecja, Węgry, Łotwa, Litwa, Malta, Polska, Portugalia, Rumunia, Słowacja i Słowenia.
Co to jest zaproszenie do składania wniosków?
Zaproszenie do składania wniosków odnosi się do procesu selekcji organizowanego przez operatora programu lub funduszu w celu wyboru projektów w trybie konkursowym. Wszystkie zaproszenia do składania wniosków są szeroko nagłaśniane i otwarte przez co najmniej dwa miesiące. Będą one publikowane na stronie eeagrants.orgoraz na indywidualnych stronach internetowych programu, jak również na stronach partnerów programu z państw-darczyńców oraz punktów kontaktowych państw-darczyńców. Więcej informacji o zaproszeniach do składania wniosków można znaleźć w Regulacjach (art.7.3).
Co to jest punkt kontaktowy państw-darczyńców?
Punkt kontaktowy informuje społeczeństwo obywatelskie w państwach-darczyńcach o Funduszach Aktywni Obywatele. Służą one również jako punkty kontaktowe dla podmiotów z państw-darczyńców zainteresowanych udziałem w charakterze partnerów projektu. W Norwegii, punkt kontaktowy państw-darczyńców to Norweski Komitet Helsiński, a w Islandii rolę tę pełni Islandzkie Centrum Praw Człowieka .
Co to jest partner programu z państw-darczyńców?
Partnerzy programu z państw-darczyńców są strategicznymi partnerami dla operatorów programu w opracowywaniu i wdrażaniu programów wspieranych przez Fundusze EOG i Fundusze Norweskie. Partnerzy programu z państw-darczyńców są organami publicznymi z państw-darczyńców (Islandii, Liechtensteinu i Norwegii) z zakresem kompetencji w swoich odpowiednich dziedzinach. Reprezentują oni szeroki przekrój branż i odgrywają ważną rolę w usprawnianiu partnerstw projektowych, np. poprzez zapewnienie wsparcia i wytycznych dla potencjalnych i rzeczywistych partnerów. Przegląd wszystkich partnerów z państw-darczyńców można znaleźć tutaj. W Liechtensteinie Pan Arno Oehri działa w charakterze punktu kontaktowego w Ministerstwie Kultury Liechtensteinu dla podmiotów w Liechtensteinie zainteresowanych partnerstwami w ramach programów kulturalnych. Można się z nim skontaktować pod adresem Arnooehri@eeagrants.li
Co to jest partner projektu z państw-darczyńców?
Partner projektu jest osobą prawną aktywnie zaangażowaną i skutecznie przyczyniającą się do wdrażania projektu, a jego główna lokalizacja (centrum zarządzające i administracyjne) znajduje się w Islandii, Liechtensteinie lub Norwegii. Zarówno publiczne i prywatne podmioty, komercyjne i niekomercyjne, jak również organizacje pozarządowe mogą uczestniczyć w projekcie jako partnerzy projektu. W niektórych wypadkach osoby, które legalnie przebywają na terytorium Islandii, Liechtensteinu lub Norwegii również mogą uczestniczyć w charakterze partnerów projektu. W celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji patrz Regulacje, art 1.6 i 7.2 oraz Wytyczne ws. stosunków dwustronnych, sekcja 5.1.
Co to jest państwo-darczyńca?
Fundusze EOG i Fundusze Norweskie są finansowane przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię, kraje, które w tym kontekście nazywa się czasem państwami-darczyńcami.
Co to jest Biuro Mechanizmów Finansowych?
Biuro Mechanizmów Finansowych (BMF) jest sekretariatem ds. Funduszy znajdującym się w Brukseli. BMF jest powiązane z Europejskim Stowarzyszeniem Wolnego Handlu (EFTA) i podlega Ministerstwom Spraw Zagranicznych Islandii, Liechtensteinu i Norwegii. Służy ono również jako punkt kontaktowy dla państw-beneficjentów. Według stanu na 30 czerwca 2018 r. BMF posiada 61 etatów na czas określony, na których zatrudnia pracowników 18 różnych narodowości.
Co to jest operator funduszu?
W niektórych programach i funduszach rolę operatora programu powierza się Biuru Mechanizmów Finansowych. W niektórych przypadkach wdrożenie programu lub funduszu zazwyczaj jest wykonywane przez operatora funduszu.
Co to jest krajowy punkty kontaktowy?
Każde państwo-beneficjent posiada krajowy punkt kontaktowy w całości odpowiedzialny za osiąganie celów Funduszy jak również za ogólne zarządzanie i kontrolę nad swoimi programami. Krajowe punkty kontaktowe mieszczą się we właściwych ministerstwach lub agencjach publicznych, które również ponoszą odpowiedzialność za zarządzanie funduszami unijnymi.
W każdym projekcie partnerskim promotor projektu i partner projektu muszą zawrzeć umowę o partnerstwie zgodnie z wymogami określonymi w art 7.7 Regulacji. Umowa o partnerstwie tworzy podstawę prawną dla współpracy w ramach projektu i zawiera zapisy dotyczące ról i obowiązków stron, postanowienia finansowe i inne. Wzór umowy o partnerstwie można znaleźć w zakładce Podstawy prawne na stronie www.eog.gov.pl Więcej o umowie o partnerstwie można przeczytać w Wytycznych ws. stosunków dwustronnych, sekcja 5.3. Jednakże, taka umowa nie musi jeszcze obowiązywać podczas ubiegania się o wsparcie dla projektu.
Co to jest program?
Większość środków z Funduszy norweskich i EOG jest przekazywana poprzez programy w państwach-beneficjentach. Programy są wdrażane przez operatorów programu lub funduszu często we współpracy z parterem programu z państw-darczyńców. Każdy program obejmuje jeden lub kilka obszarów tematycznych i udostępnia finansowanie dla projektów poprzez zaproszenie do składania wniosków.
Co to jest operator programu?
Operator programu jest odpowiedzialny za wdrażanie programu. Odpowiada on również za przyznawanie środków projektom zgodnie z uzgodnionymi kryteriami, monitorując wdrażanie projektu i osiągane rezultaty. Operatorzy programu często ściśle współpracują z partnerem programu z państw-darczyńców.
Co to jest umowa ws. projektu?
Umowa ws. projektu to umowa zawarta pomiędzy operatorem programu lub funduszu a promotorem projektu, regulująca wdrażanie danego projektu.
Co to jest promotor projektu?
Promotor Projektu jest osobą fizyczną lub prawną odpowiedzialną za inicjowanie, przygotowanie i wdrażanie projektu.
Ramy prawne i dokumenty zawierające wytyczne
Zaleca się, aby zapoznali się Państwo z ramami prawnymi regulującymi działanie Funduszy, jak również innymi dokumentami zapewniającymi dodatkowe wytyczne dotyczące wdrażania projektów. Ramy prawne określono w art. 1. 5 Regulaminu. Składają się na nie następujące dokumenty:
Protokół 38 ws. rozszerzenia EOG; Umowa ws. EOG
Memoranda of Understanding z Państwami-Beneficjentami
Regulacje z załącznikami
Wszelkie wytyczne przyjęte przez państwa-darczyńców
Umowy ws. Programu
Pełny przegląd dokumentów znajduje się na naszej stronie internetowej Katalog otwarty prawnie wiążących wytycznych został zamieszczony poniżej w celu ułatwienia wyszukiwania informacji.
Celem Wytycznych Dwustronnych jest zapewnienie odpowiednim interesariuszom przeglądu i wyjaśnienia wymogów dotyczących wzmocnienia relacji dwustronnych oraz zapewnienie wytycznych i sugestii, w jaki sposób najlepiej wdrożyć te wymogi w praktyce.
Wytyczne dotyczące Wyników
Podstawowym celem Wytycznych jest zagwarantowanie, że odpowiedni interesariusze otrzymali szczegółowe zasady i obowiązki uzupełniające Regulamin i pomoc w opracowaniu oraz realizacji programów, jak również sprawozdawczości z nimi związanej.
Wytyczne dotyczące programów badawczych
Niniejsze wytyczne mają zastosowanie do wdrożenia programów wchodzących w zakres Obszaru Programu 2 „Badania” i zawierają zasady specyficzne dla wdrażania programów badań, w związku z czym rozszerzają i doprecyzowują niektóre zapisy Regulaminu. Ponadto, zapisy niniejszych wytycznych mogą, w drodze określonych zapisów zawartych w Umowie Programu, zostać zastosowane do innych Programów.
Wytyczne dla programów edukacyjnych
Niniejsze wytyczne mają zastosowanie do wdrożenia programów wchodzących w zakres Obszaru Programu 3 „Edukacja, stypendia, praktyki i przedsiębiorczość młodych” i zawierają zasady specyficzne dla wdrażania programów edukacyjnych, w związku z czym rozszerzają i doprecyzowują niektóre zapisy Regulaminu. Ponadto, zapisy niniejszych wytycznych mogą, w drodze określonych zapisów zawartych w Umowie Programu, zostać zastosowane do innych Programów.
Ramy prawne dla Funduszu Aktywni Obywatele
Należy zwrócić uwagę, że w przypadku programów wdrażanych w ramach Funduszu Aktywni Obywatele ustanowionego w ramach obszaru programu 15 „Społeczeństwo obywatelskie”, Umowy o Funduszach EOG i Funduszach Norweskich, a także protokoły ustaleń nadal stanowią część ram prawnych. Jednakże, Regulamin i wytyczne nie mają zastosowania, ale zostają zastąpione Podręcznikiem dla Operatorów Funduszu Aktywni Obywatele, z uwzględnieniem załączników. Celem Podręcznika jest wyjaśnienie odniesień w Umowie Wdrożenia Programu oraz zapewnienie dalszych zasad i wytycznych dla Operatorów Funduszu przy opracowaniu i wdrażaniu Funduszu Aktywni Obywatele.
[1] UWAGA: sprawdź angielską wersję Przewodnika