Source: https://servicios.ccc.org.co/librosElectronicos/07/inicio
Timestamp: 2018-12-14 06:09:07
Document Index: 157127145

Matched Legal Cases: ['artículo 28', 'artículo 175', 'artículo 126', 'artículo 173', 'artículo 56', 'artículo 175', 'artículo 28']

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Términos y condiciones de uso servicio Registro de libros en medios electrónicos
Versión 4. Diciembre 1 de 2017
-	El registro de los libros de comercio en medios electrónicos deberá surtirse ante la cámara de comercio del domicilio del comerciante o inscrito.
-	Este servicio sólo está habilitado para las personas jurídicas activas en los registros mercantil y de entidades sin ánimo de lucro, cuyo domicilio haga parte de la jurisdicción de la Cámara de Comercio de Cali (Cali, Yumbo, Vijes, La Cumbre, Jamundí y Dagua), en adelante la CÁMARA DE COMERCIO.
-	De conformidad con lo establecido en el numeral 7º del artículo 28 del Código de Comercio, modificado por el artículo 175 del Decreto 019 de 2012, solamente deben inscribirse: (i) en el registro mercantil: los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios; y (ii) en el registro de entidades sin ánimo de lucro: los libros de registro de asociados y los de actas del máximo órgano.
-	Para utilizar este servicio se debe contar con un certificado de firma digital del representante legal, expedido por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada o acreditada en Colombia. También se requerirá el certificado de firma digital del revisor fiscal o contador público, en las mismas condiciones, en los casos en los cuales el libro físico que antecede el libro electrónico, posea hojas que no hubieren sido empleadas, con el fin de certificar su anulación de acuerdo con lo previsto en el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993. El requisito de firma digital también será exigible para el presidente y secretario de la reunión, cuando se trate de asentamientos en el libro de actas de asamblea o junta de socios.
-	Cuando las actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, adicional a su asiento en el respectivo libro de manera electrónica, el usuario deberá solicitar el registro individual de las mismas ante la correspondiente cámara de comercio.
-	El comerciante o inscrito no podrá llevar en forma simultánea el mismo libro en medio electrónico y de forma física.
Libros de comercio en medios electrónicos: documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999, mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles, en los términos del Decreto 1074 de 2015 y la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
La utilización del servicio está sujeto a las disposiciones contenidas en: (i) Los artículos 126 y siguientes del Decreto 2649 de 1993; (ii) la Ley 527 de 1999 la cual define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales; (iii) el artículo 173 del Decreto Ley 019 de 2012 el cual modificó el artículo 56 del Código de Comercio, autorizando que los libros de comercio pueden llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad, seguridad de la información, así como su conservación; y el artículo 175 del mismo decreto, que modificó el numeral 7º del artículo 28 del Código de Comercio, en el sentido de indicar que deben inscribirse en el registro mercantil, a cargo de las Cámaras de Comercio, solamente los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios; (iv) el Decreto 1074 de 2015 que reglamenta entre otros aspectos, el uso de firmas electrónicas y dicta las disposiciones generales para que las cámaras de comercio implementen el servicio para que los entes económicos puedan llevar sus libros de accionistas o asociados y los libros de actas de asamblea y juntas de socios en forma electrónica; y (v) la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio que incluye el procedimiento a seguir para la inscripción de los libros de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios, que se lleven en medios electrónicos.
Para solicitar el registro de libros en medios electrónicos, el usuario debe diligenciar el formulario de solicitud de registro dispuesto en el sistema, el cual debe descargar en su versión definitiva en formato pdf, firmar digitalmente por el representante legal y efectuar el pago de manera virtual. Si a la fecha de la solicitud de registro del libro en medios electrónicos, el libro físico que lo antecede posee hojas que no hubieren sido empleadas, deberán indicarlo en el formulario y este tendrá que ser firmado digitalmente también por el revisor fiscal o contador público de la entidad. Los certificados digitales del representante legal y del revisor fiscal que se utilicen para firmar digitalmente el formulario, deben estar vigentes y ser emitidos por una entidad de certificación digital abierta autorizada o acreditada en Colombia. Una vez recibida la solicitud de registro por parte de la CÁMARA DE COMERCIO, los datos del formulario y la(s) firma(s) digital(es) serán verificados de acuerdo con los procedimientos establecidos. Si el proceso de verificación es satisfactorio la CÁMARA DE COMERCIO efectuará una inscripción por cada uno de los libros en el Libro VII del registro mercantil y Libro II del registro de entidades sin ánimo de lucro, respectivamente y enviará una constancia a la dirección electrónica que el peticionario haya reportado, con los siguientes datos:
-	Cámara de Comercio receptora;
-	Fecha de presentación del libro para registro;
-	Fecha de inscripción;
-	Número de inscripción;
-	Identificación del comerciante o persona obligada a registrar;
-	Nombre del libro, y;
-	Uso al que se destina.
La radicación de la solicitud de inscripción de los libros electrónicos, no implica la aceptación del registro, por cuanto dicha solicitud está sujeta a la verificación que sobre el particular se haga con el fin de determinar si cumple con los requisitos para su inscripción. Si la solicitud de registro de libros de comercio en medios electrónicos, es devuelta, la CÁMARA DE COMERCIO enviará una notificación con los motivos de devolución del trámite, al correo electrónico que el solicitante haya reportado en el formulario de solicitud. El usuario deberá corregir los motivos de devolución e iniciar nuevamente el trámite de inscripción de libros electrónicos.
Efectuada la inscripción del libro de actas de juntas de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la CÁMARA DE COMERCIO, a través de la opción “asentamiento” dispuesta en el sistema, por el término de un (1) año, archivos electrónicos con destino a ese libro, los cuales deberán ser firmados digitalmente por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión. La solicitud de asentar el archivo electrónico contentivo del acta, en el libro correspondiente, deberá estar suscrita digitalmente por el representante legal, presidente o secretario.
Es responsabilidad de cada comerciante o inscrito la provisión de las firmas digitales y estampas cronológicas necesarias para este servicio.
7. Obligaciones y responsabilidades del usuario
10. Liquidación de tarifas y pagos
11. Finalidad de los datos de carácter personal
12. Introducción de enlaces o links
En ningún caso el acceso al sitio web y en especial al servicio, implica algún tipo de renuncia, transmisión, licencia o cesión total o parcial de dichos derechos, salvo que se establezca expresamente lo contrario. Las presentes condiciones no confieren al usuario derechos distintos de los indicados en este documento.
14. Cláusula compromisoria
•	El Tribunal estará integrado por un (1) árbitro nombrado de común acuerdo entre las partes. En caso de que las partes no puedan ponerse de acuerdo en el nombramiento del árbitro dentro de los 15 días hábiles siguientes a la presentación de la demanda arbitral, delegan de forma directa al Centro de Conciliación y Arbitraje de la Pontificia Universidad Javeriana de Cali, para que designe lo más pronto posible un (1) árbitro;
•	El Tribunal funcionará en la ciudad de Cali, en el Centro de Conciliación y Arbitraje de la Pontificia Universidad Javeriana de Cali;
•	El Tribunal decidirá en derecho;
•	Los gastos y honorarios del proceso arbitral se establecerán con base en las tarifas vigentes del Centro de Conciliación y Arbitraje de la Pontificia Universidad Javeriana de Cali, aprobadas por el Ministerio de Justicia y del Derecho.
16. Modificaciones a los presentes términos