Source: http://gazetasolecka.pl/joomlaorg/176-prawomocnosc-zebrania-wiejskiego-uchwalajacego-wniosek
Timestamp: 2019-04-22 11:14:44+00:00
Document Index: 113817033

Matched Legal Cases: ['art. 4', 'art. 4', 'art. 4', 'art. 25', 'SA/Wr ', 'art. 25', 'art. 36', 'art. 25', 'art. 101']

Gazeta Sołecka - Prawomocność zebrania wiejskiego uchwalającego wniosek
Prawomocność zebrania wiejskiego uchwalającego wniosek
Przepisy art. 4.ust 1 i 2 ustawy z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim (Dz. U. 2009 r. Nr 52, poz. 420) jako jeden z koniecznych do spełnienia warunków uruchomienia środków funduszu sołeckiego na dane sołectwo w budżecie gminy na następny rok budżetowy – wymieniają uchwalenie wniosku tego sołectwa przez zebranie wiejskie. Jakkolwiek z ustawy o funduszu sołeckim wynika, że inicjatywa w tej sprawie może wyjść od sołtysa rady sołeckiej albo grupy 15 pełnoletnich mieszkańców, to z ustawy i z orzecznictwa organów nadzoru wynika, że nie może to być formalnie wniosek samego sołtysa ani rady sołeckiej czy nieformalnej grupy mieszkańców. Tylko musi to być wniosek uchwalony przez prawomocne zebranie wiejskie. Wniosek sołectwa powinien być też bezwzględnie zgodny z uchwałą zebrania wiejskiego.
Z kolei ów wniosek – przypomnijmy – musi zawierać przedsięwzięcia (będące zadaniami własnymi gminy) wskazane przez zebranie wiejskie do zrealizowania na terenie sołectwa. Wniosek poza tym musi zawierać oszacowanie kosztów przedsięwzięć oraz uzasadnienie. Poza tym musi być złożony do dnia 30 września wójtowi.
Dlatego nie wystarczy w ustawowym terminie do dnia 30 września przekazać przez sołectwo do wójta samego wniosku wymieniającego przedsięwzięcia do sfinansowania z kwoty funduszu sołeckiego przypadającej na sołectwo wraz z oszacowaniem kosztów tych przedsięwzięć i uzasadnieniem. Ponieważ ustawa o funduszu sołeckim (art. 4 ust. 2) nakłada na sołectwo wymóg uchwalenia wniosku przez zebranie wiejskie to trzeba udokumentować, że to zebranie było prawomocne i w tym celu należy jeszcze do wniosku dołączyć:
– uchwałę zebrania wiejskiego o uchwaleniu wniosku,
– listę obecności uprawnionych mieszkańców wraz z podpisami na niej tych mieszkańców, które wzięły udział w głosowaniu nad przyjęciem wniosku,
– protokół z zebrania podpisany przez protokolanta i przewodniczącego zebrania wiejskiego (a więc zazwyczaj przez sołtysa).
Podsumujmy do dnia 30 września sołectwo składa do wójta co najmniej 4 dokumenty: wniosek, zgodną z nim uchwałę zebrania wiejskiego, listę obecności , protokół z zebrania wiejskiego.
Trzeba pamiętać o tych wymogach, bo jest to inny tryb niż przy tradycyjnych tzw. odpisach sołeckich, przy których wniosek o określoną kwotę do dyspozycji danego sołectwa składa sołtys i nie jest przy tym na ogół przez uchwałą albo statutem gminy wymagana uchwała zebrania wiejskiego.
Wniosek zebrania wiejskiego a nie rady sołeckiej
O tym, że musi to być wniosek uchwalony przez zebranie wiejskie jako organ uchwałodawczy sołectwa, a nie np. wniosek np. rady sołeckiej przekonał się w 2012 r. samorząd miasta i gminy Krzepice koło Głogowa na Śląsku, kiedy otrzymał wystąpienie pokontrolne Regionalnej Izby Obrachunkowej w Katowicach. Była to kompleksowa kontrola gospodarki finansowej miasta i gminy Krzepice obejmująca lata minione i nieprawidłowość dotycząca funduszu sołeckiego wskazana w tym wystąpieniu ( z dnia 20 lutego 2012 r. sygn. : WK – 6100/38/4/11/12) była jedną z wielu. Niemniej uwaga RIO dotycząca krzepickiego samorządu może być pouczająca dla innych gmin i sołectw. A mianowicie katowicka RIO stwierdziła na ten temat: „W dniu 30 września 2009 r. przyjęto wniosek rady sołeckiej sołectwa Starokrzepice z 30września 2009 r. niezgodny z postanowieniami uchwały Nr 1.2009 r. z dnia 31 lipce 2009 r. zebrania wiejskiego Starokrzepice w sprawie wniosku o przyznanie środków z funduszu sołeckiego. Wnioskowano o przeznaczenie środków na jedno przedsięwzięcie dotyczące wykonania projektu budowlanego na budowę kanalizacji i wodociągu przy ul. Polnej. W uchwale nr 1/2009 r. zostały wskazane natomiast 2 przedsięwzięcia:
– wykonanie projektu budowlanego na budowę kanalizacji i wodociągu przy ulicy Polnej,
– wykonanie projektu geodezyjnego przy ul. Słonecznej.
Powyższe było niezgodne z przepisami art. 4 ust 2 ustawy z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim. Zgodnie z cytowanym przepisem wniosek danego sołectwa uchwala zebranie wiejskie z inicjatywy sołtysa, rady sołeckiej lub co najmniej 15 pełnoletnich mieszkańców sołectwa. Jak wynika z powyższego wniosek sołectwa powinien być zgodny z uchwałą zebrania wiejskiego. Poza tym ustalono, że nie powierzono pracownikom Urzędu Miasta w Krzepicach zadań związanych z weryfikacją prawidłowości wniosków składanych przez sołectwa o przyznanie środków na przedsięwzięcia przewidziane do realizacji z funduszu sołeckiego."
Pamiętajmy też aby w dokumentach przekazanych wójtowi używać ustawowych nazw w szczególności aby nie używać potocznego terminu „zebranie mieszkańców" tylko „zebranie wiejskie", bowiem „zebranie mieszkańców" to organ uchwałodawczy osiedla a nie sołectwa, zaś fundusz sołecki zgodnie z orzecznictwem sądowym nie może być wdrożony w osiedlach ani dzielnicach tylko wyłącznie w sołectwach. Tak więc przy rygorystycznym podejściu wójta a z pewnością organów nadzoru – może to być uznane za przesłankę upoważniająca do odrzucenia wniosku albo do uchylenia decyzji wójta o przyjęciu takiego wniosku, bądź zakwestionowania prawa gminy do częściowej refundacji z budżetu państwa wydatków poniesionych na przedsięwzięcia sfinansowane ze środków funduszu sołeckiego.
Prawomocność zebrania wiejskiego a statut
Powstaje jednak pytanie kiedy zebranie wiejskie sołectwa X jest prawomocne, a kiedy nie jest prawomocne.
Niestety żaden przepis ustawowy nie reguluje tej sprawy. Natomiast ustawa o samorządzie gminnym z dnia 8 marca 1990 r. (Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1591 (wraz z poźn. zmianami) zwana Konstytucją samorządową przepisem artykułu 36 ust 1 ustanowiła tylko, że zebranie wiejskie jest organem uchwałodawczym sołectwa, a artykułem 35 ust 3 pkt nałożyła na radę gminy obowiązek sprecyzowania organizacji i zadań organów danego sołectwa w indywidualnym statucie tego konkretnego sołectwa. Tak więc odpowiedź na pytanie czy konkretne zebranie wiejskie danego sołectwa, które uchwaliło wniosek zawierający wskazanie przedsięwzięć do sfinansowania z funduszu sołeckiego było prawomocne, będzie twierdzące, jeśli spełnione zostały przez jego organizatorów wymogi dotyczące organizacji i przebiegu zebrania wiejskiego w sołectwie X. zawarte w statucie sołectwa X.
Jakie to powinny być wymogi? Niestety nie zawsze nawet minimalne wymogi są ujęte w wielu statutach sołectw i nie zawsze są doprecyzowane jak należy. A to w sytuacjach wątpliwych albo konfliktowych lub kontroli może być przyczyną nie zawsze właściwych interpretacji i kłopotów nie tylko sołectwa ale także władz gminy. Minimum spraw, które powinny one określać to:
– kto kiedy zwołuje i przewodniczy zebraniu wiejskiemu,
– sposób powiadomienia mieszkańców sołectwa o zebraniu wiejskim,
– kto ma prawo brać udział w głosowaniu,
– techniczne aspekty sporządzania i podpisywania listy obecności stałych pełnoletnich mieszkańców,
– kworum,
– sposób i prawidłowość głosowania nad projektami uchwał,
– techniczne aspekty sporządzania protokołu z zebrania wiejskiego.
I tak statut powinien precyzyjnie określać kto zwołuje zebranie wiejskie i kto mu przewodniczy. Zwołanie i przewodniczenie zebraniu wiejskiemu (z niewieloma ściśle określonymi przypadkami) jest wbrew temu co wypisują różne, nawet szacowne, portale internetowe - niepodważalną kompetencją sołtysa, uznawaną przy tym za taką powszechnie przez organy nadzoru. Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym nie przewiduje funkcji „przewodniczącego rady sołeckiej". Zresztą sama rada sołecka z punktu widzenia prawnego obecnie nie jest organem sołectwa. Jest de facto ciałem kolegialnym, z uprawnieniami jedynie wspomagania sołtysa, ale nie mająca upoważnienia do odbierania mu kompetencji. „Przewodniczący rady sołeckiej" to niezbyt udana kalka z ustroju przedwojennego. Wtedy istniała funkcja przewodniczącego rady gromadzkiej, wybieranego w gromadach (poprzedniczkach sołectw) i to nie wszystkich, tylko większych, liczących ponad 200 mieszkańców. Rada gromadzka była wyposażona w kompetencje uchwałodawcze, w które jest wyposażone obecnie współczesne zebranie wiejskie (choć w nieporównywalnie węższym zakresie niż w okresie przedwojennym wyposażona była rada gromadzka). Obecnie więc „przewodniczący rady sołeckiej" może być tylko umowną, roboczą funkcją, ale nie powinna być powoływana statutem sołectwa i wymieniana w oficjalnych dokumentach. Tym bardziej wyposażanie „przewodniczącego rady sołeckiej" w kompetencję przynależną sołtysowi do prowadzenia zebrania wiejskiego jest – moim zdaniem – nieuprawnionym modyfikowaniem ustawy aktem prawa miejscowego, a więc aktem niższego rzędu niż ustawa. Poza tym nawet w ustroju przedwojennym zawsze, poza wyborami i odwołaniem sołtysa to on prowadził zebranie, była to bowiem jego niezbywalna kompetencja.
W dwóch tylko przypadkach statut sołectwa powinien bezwzględnie wyłączać tę kompetencję sołtysa do przewodniczenia zebraniu wiejskiemu tj. wtedy kiedy przedmiotem zebrania wiejskiego są wybory na sołtysa oraz członków rady sołeckiej i wtedy kiedy zebranie wiejskie ma rozpatrzyć wniosek o odwołanie sołtysa z funkcji. Często bowiem dotychczasowi sołtysi kandydują na kolejną kadencję, więc nie powinni mieć wpływu na przebieg zebrania aby w ten sposób mieć sposobność wpływania nawet pośrednio na decyzje wyborców. Ponadto statuty sołectw zadanie organizacji wyborów na sołtysa i członków rady sołeckiej przypisują wójtowi albo pracownikom urzędu gminy wskazanym przez wójta i to jest prawidłowe. Z kolei w przypadku, gdy ważą się losy sołtysa na zebraniu wiejskim deliberującym nad wnioskiem o jego odwołanie, zachodzi obawa o to, że sołtys wyposażony w nieograniczoną kompetencję do kierowania zebraniem wiejskim zwołanym w każdej sprawie - będzie manipulować aby nie dopuścić do odwołania go z funkcji. W znanym mi osobiście przypadku, opisanym w Gazecie Sołeckiej, sołtys wiedząc, że będzie zgłoszony wniosek o odwołanie go z funkcji za każdym razem, kiedy wójt zwoływał zebranie, sołtys owszem otwierał zebranie, ale natychmiast je zamykał. Wykorzystał bowiem fakt, że statut jego sołectwa wyposażał go bezwarunkowo w kompetencję przewodniczenia zebraniu wiejskiemu czyli w każdej sytuacji.
Jednak w innych przypadkach – w szczególności w sytuacji, gdy zebranie wiejskie obraduje nad tym, które przedsięwzięcia do sfinansowania z puli funduszu sołeckiego mają znaleźć się we wniosku sołectwa – odebranie sołtysowi kompetencji do przewodniczenia obradom zebrania wiejskiego byłoby niezrozumiałe, bezsensowne i pozbawione podstawy prawnej. Dobrze by było jednak, aby statut przewidywał też, kto inny ma przewodniczyć zebraniu wiejskiemu, zwołanemu, gdyby z powodu choroby sołtysa albo jego czasowego przebywania zagranicą nie mogło się ono odbyć w sierpniu ani wrześniu. Bowiem wtedy wniosek nie mógłby być uchwalony w okresie od przekazania przez wójta sołectwu informacji o kwocie przypadającej mu z funduszu sołeckiego, czyli ustawowo między ostatnim dniem lipca, a dniem 30 września - wskazanym w ustawie z kolei jako nieprzekraczalny termin przekazania wójtowi wniosku sołectwa. Brak takiego zastrzeżenia skutkowałby bowiem tym, że kwota przypadająca na sołectwo z puli funduszu sołeckiego nie mogłaby być uruchomiona w budżecie gminy na następny rok. Co de facto oznaczałoby, że kwota ta przepadłaby mieszkańcom bezpowrotnie. Wtedy uzasadnione będzie powierzenie statutem sołectwa prowadzenia zebrania wiejskiego np. najstarszemu obecnemu na zebraniu członkowi rady sołeckiej. Wówczas statut powinien przewidywać też prawo do zwołania zebrania wiejskiego w sprawie uchwalenia wniosku ze wskazaniem przedsięwzięć z funduszu sołeckiego – przez radę sołecką. Statut powinien ponadto przewidywać sytuację, że sołtys nie będzie wykazywać zainteresowania faktem iż rada gminy wyraziła zgodę na wydzielenie w budżecie gminy puli funduszu sołeckiego, ale inicjatywę przejmą mieszkańcy, którzy przygotują projekt wniosku. Takie przypadku, choć incydentalne, były zgłaszane do redakcji Gazety Sołeckiej. Wtedy wskazane będzie wyposażenie w uprawnienie do prowadzenia zebrania wiejskiego np. najstarszego mieszkańca z grupy minimum 15 mieszkańców – inicjatorów wniosku. Konsekwencją takiego rozwiązania powinno być też uprawnienie grupy minimum 15 mieszkańców do zwołania zebrania wiejskiego w celu uchwalenia wniosku.
Co do szczegółów dotyczących kolejnej kwestii - w statutach zazwyczaj znajduje się przepis, że mieszkańców zawiadamia się o zebraniu wiejskim z wyprzedzeniem jednego lub dwóch tygodni „w zwyczajowy sposób". Najczęściej ten „zwyczajowy sposób" to wywieszanie zawiadomienia o miejscu, terminie zebrania wiejskiego (dniu i godzinie) oraz przedmiocie obrad na tablicy ogłoszeń sołectwa. A także tzw. kurenda czyli przekazywanie kartki z zawiadomieniem od mieszkańca do mieszkańca za pokwitowaniem imiennym! W ten sposób zawiadomienie obiega całą wieś i wraca do sołtysa, od którego wyszło.
Jednak przy obecnie niebywale szybkim rozwoju telefonii komórkowej i powszechnym użyciu tzw. „komórek" przez mieszkańców wsi oraz Internetu rady gmin powinny rozważyć aby do statutu sołectwa wprowadzić zapisy o innych szybszych metodach powiadamiania mieszkańców o zebraniach wiejskich. Nie radzimy jednak tego robić w miesiącach letnich, w trakcie uchwalania wniosków zebrań wiejskich aby nie wprowadzać zamieszania. Co prawda w protokołach z zebrania wiejskiego nie umieszcza się informacji o tym, czy zawiadomienie o zebraniu wiejskim było zgodne ze statutem, ale można sobie wyobrazić, że jakaś grupa mieszkańców niezadowolona z tego, że zebranie wiejskie uchwaliło we wniosku inne przedsięwzięcia niż życzyliby sobie oni sami i będą podważać prawomocność zebrania udowadniając, że z powodu niezgodnego ze statutem powiadomienia nie mogli wziąć w nim udziału. A z kolei ich nieobecność wpłynęła na wybór innego wariantu przedsięwzięć przez zebranie. Taki zresztą przypadek się zdarzył, choć sąd administracyjny oddalił skargę mieszkańca niezadowolonego z uchwały zebrania wiejskiego.
Badając prawomocność zebrania wiejskiego analizuje się przede wszystkim czy wzięła w nim udział odpowiednia wymagana statutem sołectwa liczba stałych mieszkańców uprawnionych do głosowania oraz czy spełnione zostały wymogi prawidłowości głosowania podjętych uchwał. Tak więc niezmierne ważne jest aby wcześniej została sporządzona imienna lista stałych mieszkańców sołectwa uprawnionych do głosowania na zebraniu wiejskim.
Tu dygresja – obecni na zebraniu mogą być wszyscy i wszyscy mogą obserwować jego przebieg, jeśli mają taką wolę choćby nawet nie posiadali statusu stałego mieszkańca i w ogóle nie zamieszkiwali w danym sołectwie ani nawet w gminie. Zebranie wiejskie, jego obrady i uchwały, które podejmuje co do zasady są jawne – poza aktem głosowania w przypadku wyborów i odwołania sołtysa oraz rady sołeckiej. Tylko głosowanie nad ich wyborem albo odwołaniem musi być tajne. We wszystkich innych przypadkach jest jawne. Tak więc nie należy mylić prawa do obecności na zebraniu wiejskim i obserwowania jego przebiegu (które mają wszyscy zainteresowani) z prawem do głosowania na zebraniu (które mają stali mieszkańcy sołectwa).
Przypomnijmy przy tym to, na co wielokrotnie zwracaliśmy uwagę na łamach Gazety Sołeckiej i w Poradniku Radnego i Sołtysa, że pojęcie „stałego mieszkańca" jest szersze niż pojęcie „mieszkańca zameldowanego". Według art. 25 Kodeksu cywilnego: „Miejscem zamieszkania osoby fizycznej jest miejscowość, w której osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu." Zgodnie z tą definicją i z orzecznictwem sądowym, w którym ten przepis Kc jest przywoływany, status stałego mieszkańca wsi spełnia osoba, która spełnia dwa kryteria naraz: tj. przebywa w znaczeniu fizycznym w tej wsi i ma zamiar stałego w niej pobytu. Ale to musi być potwierdzone formalnym wpisaniem do gminnego rejestru wyborców w urzędzie w sytuacji, gdy nie jest się w sołectwie zameldowanym na stałe. Wpis taki dokonywany jest na wniosek (poza osobami bezdomnymi, które do rejestru ma obowiązek wpisać wójt), więc należy udać się do urzędu gminy i złożyć wniosek o formalne uznanie za stałego mieszkańca i wpisanie do rejestru wyborców. „Wpisanie do stałego rejestru wyborców jest czynnością techniczną. Potwierdza ono jedynie fakt stałego zamieszkania na obszarze danej gminy." – stwierdził Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 20 lutego 2006 r. (K 9/05). Z kolei Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w wyroku z dnia 30 września 2008 r. (III SA/Wr 8/08) wskazał iż można uznać osobę za zamieszkałą w rozumieniu art. 25 K.c. w miejscu nie będącym miejscem jej stałego zameldowania tylko wtedy, gdy wyjaśni przyczyny rozbieżności pomiędzy stałym zameldowaniem a faktycznym stałym pobytem i wykaże, że w tym nowym miejscu pobytu skupia się na stałe jej aktywność życiowa.
Tak więc przepis w statucie, że prawo do czynnego udziału w zebraniu wyborczym włącznie z głosowaniem ma mieszkaniec „zameldowany na stałe w sołectwie" będzie naruszał ustawy: o samorządzie gminnym (art. 36 ust 2. który mówi o głosowaniu „przez stałych mieszkańców sołectwa uprawnionych do głosowania") i Kodeks Cywilny (art. 25) oraz będzie niezgodny z wieloma orzeczeniami sądów administracyjnych a także Trybunału Konstytucyjnego.
Co prawda póki taki przepis lub inne niezgodne z prawem przepisy w statucie danego sołectwa nie zostaną zmienione przez upoważnioną do tego radę gminy, albo póki nie zostaną wzruszone przez organ nadzoru bądź w oparciu o art. 101 lub 101 a ustawy o samorządzie gminnym w postępowaniu sądowym, dopóty one obowiązują. Tyle, że w razie konfliktu i skargi wniesionej do sądu może to spowodować uznanie za nieprawomocne zebranie wiejskie, które uchwaliło wniosek o przeznaczeniu środków z funduszu sołeckiego. Zaś stać się tak może, jeśli osoby, które miały status stałego mieszkańca nie zostały dopuszczone do głosowania, a miało to wpływ na wynik głosowania i będą w stanie to udokumentować w sądzie. Bo jeśli nie miało, to nie wpłynie to na uznanie bądź nie uznanie prawomocności zebrania wiejskiego.
Jeszcze kilka lat temu wpis do rejestru wyborców był dokonywany najpóźniej na rok przed terminem wyborów samorządowych, obecnie na skutek dostosowania do ustawodawstwa unijnego, ten wymóg nie obowiązuje. Praktycznie więc można dopisać osobę do rejestru nawet tuż przed zebraniem wiejskim przez upoważnioną osobę z urzędu gminy, o ile z uwagi na krótki czas na ustalenia faktyczne będzie to wykonalne. Na podstawie rejestru wyborców powinna być sporządzana lista mieszkańców uprawnionych do głosowania na zebraniu wiejskim. I statut sołectwa powinien przewidywać możliwość dopisania do tej listy osób uprawnionych nawet tuż przed zebraniem, jeśli zostało ustalone istnienie wymienionych dwóch niezbędnych przesłanek dla uznania osoby za „stałego mieszkańca" Statut sołectwa powinien też przewidywać, że w spisie (liście) osób uprawnionych do głosowania na zebraniu wiejskim umieszcza się nazwisko i imię, numer ewidencyjny PESEL oraz adres zamieszkania stałego mieszkańca uprawnionego do głosowania. Z kolei obecność na zebraniu danego mieszkańca powinna być potwierdzona jego osobistym podpisem na tej liście (spisie). Pamiętajmy bowiem, że podpisana lista obecności jest załącznikiem do protokołu zebrania wiejskiego i jest dokumentem, na podstawie którego można stwierdzić prawomocność obrad. Statut, który nie reguluje w/w kwestii może przyczyniać się do nieprawidłowości, które mogą wpłynąć na uznanie zebrania wiejskiego za nieprawomocne. Statut porządnie napisany, uwzględniający w/w sprawy zapobiegnie np. sporządzaniu listy obecności na zebraniu przez nieupoważnione osoby i dopisywaniu się samemu na listę przez osoby, niekoniecznie mające status stałego mieszkańca a także podpisywania listy za kogoś np. za nieobecnego sąsiada, żonę która została w domu, albo przykutą do łóżka babcię itp. (co jest do przewidzenia w sołectwach zamieszkałych przez kilka albo kilkanaście tysięcy osób gdzie nie każdy zna każdego).
Statut powinien też przewidywać, że przewodniczący zebrania ma prawo uwzględniać zmiany w składzie członków zebrania wiejskiego i dopisanie osób uprawnionych do głosowania na zebraniu wiejskim, albo wypisanie i powinien określać termin graniczny dokonania tych zmian. Uwzględniając obowiązujące nas ustawodawstwo unijne w tym zakresie statut sołectwa powinien umożliwiać to do dnia poprzedzającego obrady zebrania wiejskiego na postawie oceny stanu faktycznego albo dokumentu z urzędu gminy.
Statut powinien też zawierać przepis umożliwiający wnoszenia do wójta sprzeciwu na nieprawidłowości w spisie osób uprawnionych do głosowania na zebraniu wiejskim i przewidywać termin na jego rozpatrzenie. Na zasadzie analogii przy skargach na nieprawidłowości wyborcze termin na rozpatrzenie sprzeciwu powinien być krótki najwyżej kilkudniowy.
Statut powinien też regulować w jaki sposób zebranie powinno przebiegać, a więc powinien przewidywać przygotowanie przez inicjatora zebrania projektu porządku obrad oraz głosowanie nad tym porządkiem i nad propozycjami zgłoszonymi przez mieszkańców zmian w tym porządku obrad.
W statucie powinien się też znaleźć przepis dotyczący minimum, które powinien zawierać protokół z zebrania wiejskiego, określać że wybór protokolanta odbywa się poprzez głosowanie przez członków zebrania wiejskiego i że powinien zawierać podpisy protokolanta oraz przewodniczącego zebrania. Powinien też określać w ilu egzemplarzach ma być sporządzony i w jakim terminie jeden z nich ma być przekazany wójtowi. (Pamiętać należy że w przypadku zebrania wiejskiego w sprawie uchwalenia wniosku o sfinansowanie przedsięwzięć z funduszu sołęckiego nie należy protokołu przesyłać oddzielnie, tylko ma być on załącznikiem do wniosku i uchwały oraz, że wśród załączników musi być podpisana lista obecności).
Jawność zebrania wiejskiego
I wójt i przewodniczący zebrania wiejskiego powinni mieć na uwadze także fakt, że zebranie wiejskie co do zasady jest jawne. Jawne jest też samo głosowanie (z zastrzeżeniem głosowania nad wyborem oraz nad odwołaniem sołtysa a także członków rady sołeckiej). Zaś podjęte tam uchwały jako, że dotyczą sfery działalności publicznej, bo fundusz sołecki to część budżetu gminy, podlegają przepisom ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U z 2001 r. Nr 112, poz. 1198 wraz z późn. zmianami). Oznacza to nie tylko, że każdy zainteresowany ma prawo wstępu na salę, w której odbywa się zebranie i nie tylko może przysłuchiwać się temu zebraniu oraz obserwować i je nagrywać. Ma także prawo żądania i od sołtysa i od wójta wglądu, a nawet udostępnienia w wersji papierowej bądź elektronicznej wszelkich dokumentów związanych z tym zebraniem. Począwszy od uchwały zebrania, wniosku, protokołu jak nawet listy obecności mieszkańców, którzy wzięli w nim udział włącznie z ich danymi. I ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych nie ma tu zastopowania. Wójt ponadto ma obowiązek każdemu na wniosek (bez żądania od wnioskodawcy uzasadnienia wniosku) udostępnić swoją decyzję o odrzuceniu lub przyjęciu wniosku zebrania razem ze swoim uzasadnieniem tej decyzji. A także jest zobligowany do udostępnienia innych dokumentów dotyczących ujęcia przedsięwzięć z wniosków sołectwa w budżecie gminy i ich realizacji a także dotyczących uzyskanych refundacji z budżetu państwa (decyzja z dnia 25 października 2011 r. (KOA/2757/Pi/11) SKO w Warszawie, decyzja SKO w Rzeszowie z dnia 2 lutego 2012 r. (SKO-407/270/2011, decyzja SKO w Pile z dnia 24 lutego 2012 (SKO-41/Ip-352/D/2012)).
Gazeta Sołecka, nr. 7(247), ABC funduszu sołeckiego