Source: http://www.oic-ci.gc.ca/fra/rep-pub-spec_rep-rap_spec-quest-2007-2008-national_defense_and_canadian_forces.aspx
Timestamp: 2018-01-19 17:53:54+00:00
Document Index: 184525581

Matched Legal Cases: ['art. 69', 'art. 69', 'art. 15', 'art. 16', 'art. 69', 'art. 15', 'art. 16']

»Rapports et publications»Rapports spéciaux au Parlement»Questionnaires»2007-2008»Défense nationale et les forces canadiennes
Nombre de demandes Nous n’avons inclus que les demandes reçues (mais pas nécessairement traitées) pour que le chiffre corresponde aux statistiques fournies dans le Rapport annuel au Parlement.
Médias 716
Universités 30
Organismes 437
3.1 – En moyenne, votre institution prend combien de temps pour rendre une décision finale concernant une demande de communication en vertu de laLoi? (c.-à-d.-le temps écoulé entre le moment où la demande de communication a été reçue et la décision finale de l’institution relativement à la communication de l’information demandée).
Il s’agit de l’intervalle moyen entre la réception et le classement d’une demande. Nombre de dossiers traités durant la période visée : 1 541 Nombre total de jours pour le traitement de toutes les demandes : 13 2879 Moyenne = 86,2 jours
Renseignements supplémentaires fournis au CI le 27 juin 2008 :
L’intervalle moyen entre la réception et le classement de toutes les demandes durant la période visée est de 86,2 jours. Il s’agit de jours civils. Ce chiffre comprend toutes les demandes traitées en 2007-2008, dont les demandes reçues avant le 1er avril 2007. Les prorogations ont été prises en compte dans le calcul de la moyenne.
3.2 – Communication au demandeur Ventilation d’après le Rapport annuel
Nombre de demandes reçues pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008) 1779
Nombre de demandes traitées pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008) 1541
Nombre de pages examinées 164 056
Nombre de pages communiquées en totalité Non disponible
Nombre de pages communiquées en partie Non disponible
Renseignements supplémentaires fournis au CI le 12 septembre 2008 :
2005-2006 : 295 123
2006-2007 : 245 485
Il y a eu communication (totale ou partielle) de 75 148 pages en tout.
3.3 – Suites données aux demandes traitées pendant la période Nombre de demandes Ventilation d’après le Rapport annuel
Tous les documents ont été communiqués 276
Les documents ont été communiqués en partie 693
Rien n’a été communiqué (documents exclus) 34
Rien n’a été communiqué (documents exemptés) 32
Il n’existe pas de document Compris dans le nombre de « demandes impossibles à traiter »
Demandes impossibles à traiter 309
Demandes abandonnées par le demandeur 178
Demandes traitées de façon officieuse 5 La DAIPRP a également traité 656 demandes officieuses à l’égard de documents communiqués précédemment.
Total des demandes traitées 1 541
Demandes reportées 674
Par « demande traitée de façon officieuse » nous entendons toute demande officielle de documents présentée en vertu de laLoi et à l’égard de laquelle le demandeur a accepté, à l’étape du traitement, qu’elle soit traitée de cette manière et que les documents lui parviennent directement d’un bureau de première responsabilité (BPR) ou encore par Internet ou par quelque autre méthode non prévue par laLoi. Les 656 autres demandes sont des demandes envoyées à notre salle de consultation car elles portaient sur des documents ayant déjà été communiqués à un autre demandeur. Leurs auteurs demandaient des documents figurant sur la liste de notre sitehttp://www.admfincs.forces.gc.ca/daip/new_f.asp?sel=atipoù la Défense nationale (DN) inscrit les communications antérieures. Ces demandes n’étant jamais présentées officiellement en vertu de laLoi, elles ne font pas partie des 1 541 traitées au cours de l’exercice visé.
Nombre de consultations reçues 411 (Renseignements supplémentaires fournis au CI le 27 juin 2008 : 344 demandes traitées en 2007-2008.)
Nombre de pages à examiner 41 969
(Cette question concerne le Bureau du Conseil privé seulement.) Nombre de consultations reçues d’autres institutions fédérales concernant des documents confidentiels du Cabinet (Veuillez consulter le Comité du Cabinet chargé de la législation et de la planification parlementaire) (art. 69)
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen consacré à l’examen des pages reçues pour fins de consultations Demandes de type CC(reçues et traitées) 41 jours
Nombre de consultations envoyées 714
Nombre de pages envoyées pour examen 87 860
Nombre de consultations envoyées au Comité du Cabinet chargé de la législation et de la planification parlementaire concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69) 203
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15) 127
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16) 6
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses à toutes les consultations envoyées Non disponible
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69) Non disponible
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15) Aucun
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16) 14,2 jours
ATIPflow ne peut produire un rapport indiquant le nombre moyen de jours pour la réception des réponses aux demandes de consultation traitées. Nous sommes en mesure de produire un rapport qui calcule le temps moyen de réponse aux consultations entreprises pendant la période visée, mais les résultats n’y seront pas classés par « demande traitée ». Le rapport portera sur la totalité des demandes de consultation reçues au cours de la période visée, qu’elles aient été traitées ou non. Après examen du rapport de l’ensemble des demandes de consultation pour le Bureau du Conseil privé (BCP) (les 203 indiquées sous « envoyées »), il n’en restait que deux en suspens, ce qui ne devrait donc pas trop fausser les chiffres. Le temps moyen de réponse du BCP aux demandes de consultation, y compris les deux en attente, était de 67,11 jours. Si nous faisons le même calcul pour toutes les demandes de consultation (y compris celles en suspens), nous obtenons 57,57 jours. Nous n’avons pas de code d’intervention relativement aux consultations avec le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) en particulier, sauf pour celles exigeant la consultation de gouvernements étrangers – il y a eu 12 demandes de consultation de ce genre, auxquelles on a répondu dans un délai moyen de 199,25 jours, et quatre d’entre elles restent sans réponse. Nous sommes à même de produire un rapport montrant que 88 autres consultations ont été entreprises avec le MAECI, mais il n’indique pas le temps moyen de réponse (il est à noter par ailleurs qu’il ne s’agit pas nécessairement de consultations visées à l’article 15).
3.6 – De toutes les demandes de communication reçues durant la période visée par l’évaluation, quel est le pourcentage de ces demandes ayant nécessité de la part de votre institution des consultations [en vertu de l’alinéa 9(1)b)] auprès d’autres institutions fédérales?
94 demandes en vertu de l’alinéa 9(1)b) 175 demandes en vertu des alinéas 9(1)a) et b) 12 demandes en vertu des alinéas 9(1)b) et c) 12 demandes en vertu des alinéas 9(1)a), b) et c) Total de 293 – prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) dans 1 779 dossiers = 16,4 %
Toutes les consultations sont menées suivant les dispositions de la Loi, qui servent de guide pour l’établissement des délais, et conformément aux lignes directrices et directives du Conseil du Trésor. La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (DAIPRP) a des lettres types pour différents types de consultation, et les délais sont établis par notre logiciel (ATIPflow). Le processus général de consultation est décrit dans les procédures normalisées (PN de la DAIPRP, qui figurent dans le document Word annexé au présent questionnaire). Dans les PN, on explique le mode de consultation du BCP plus en détail que les autres formes de consultation. La DAIPRP continue d’étoffer les PN pour y préciser les modalités de toutes les interventions, dont les consultations, mais nous n’en sommes pas encore là. L’équipe des politiques et de la formation poursuivra cette mise à jour en juillet 2008. Dans l’intervalle, les mentors et les chefs d’équipe qui supervisent l’application des procédures en question se chargent d’enseigner aux analystes de l’AIPRP toute modalité de nature procédurale qui n’est pas abordée dans les PN. La section des politiques et de la formation de la DAIPRP organise chaque année des séances de formation à l’intention du personnel de la DAIPRP et des milliers d’employés du ministère de la Défense nationale (MDN) et des Forces canadiennes (FC). Au cours des séances de formation, le processus de consultation est abordé. Pour les membres du personnel de la DAIPRP, il ne s’agit que d’une introduction car la formation et l’encadrement individuels au sein de leurs équipes leur en apprennent beaucoup plus long sur les modalités du processus.
Toutes les demandes de consultation reçues sont confiées à un directeur adjoint chargé principalement de la gestion des consultations. On ne les envoie pas aux équipes de traitement, ce qui permet à ces dernières de se concentrer sur le traitement des demandes de communication et l’établissement des demandes de consultation à expédier. Toute demande de consultation à expédier est préparée et envoyée lorsqu’on le juge nécessaire pendant le traitement du dossier.
Les PN décrivent le processus global sans énoncer en détail tous les processus (comme le fait que toutes les demandes de consultation reçues sont confiées à un directeur adjoint au Bureau de l’AIPRP). Nous nous y employons. Toutefois, lorsqu’une demande de consultation en provenance d’un autre ministère arrive à la réception, on l’ouvre et on lui attribue un numéro de dossier commençant par les lettres « CC » (indiquant que des consultations nécessaires pour donner suite à la demande de communication). Les demandes de communication courantes portent un numéro de dossier commençant par la lettre « C ». Deux autres directeurs adjoints (DA1 et DA2) examinent les dossiers « C ». S’ils recevaient un dossier « CC », ils ne manqueraient pas de le confier au DA3 qui est chargé d’examiner les dossiers « CC » et d’y apposer sa signature avant de les renvoyer à l’autre ministère. Les DA savent quels types de dossiers il leur revient d’examiner et d’approuver. Ils sont tous désignés comme signataires autorisés dans l’ordonnance de délégation des pouvoirs.
Réception des demandes au Bureau de l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) 1 1 (chiffre approximatif –ATIPflow n’indique pas de temps pour cette étape, à laquelle est normalement consacrée une journée ou moins)
Recherche au BPR 14 jours prévus pour la recherche documentaire et la formulation de recommandations préliminaires par le BPR. Ce délai comprend le temps dont pourrait avoir besoin l’équipe de soutien informationnel (ESI) chargée de l’examen des dossiers relatifs aux opérations des FC. 23,96
Examen des documents 4 jours prévus pour l’examen par l’analyste de la DAIPRP 4,63
Préparation des documents 4 jours prévus pour la sélection, le l’examen sommaire et le répertoriage avant que l’analyste examine les documents 3 (chiffre approximatif fondé sur la moyenne pour chacune des trois fonctions)
Services juridiques N’interviennent pas dans le processus.
Communications 2 jours Ce chiffre comprend le temps nécessaire à l’information préalable du ministre. 0,53
Approbation ou autre – AIPRP 2 jours L’immense majorité des demandes sont traitées dans ce délai, mais la moyenne se trouve faussée par un nombre relativement faible de dossiers volumineux et complexes. 5,82
Approbation ou autre – BPR N’entre pas dans le processus.
Approbation ou autre – Cabinet du SM N’entre pas dans le processus. Une ordonnance de délégation ministérielle est en vigueur.
Approbation ou autre – Cabinet du ministre N’entre pas dans le processus. Voir plus haut.
Communication par le Bureau de l’AIPRP 2 jours prévus pour la préparation des documents à communiquer 1,54
En réponse à la question du CI : Comment faire la différence entre 40,48 jours (q. 4.1 « Nombre moyen de jours consacrés ») et 86,2 jours (A3. « Service à la clientèle » – 3.1)?
C’est, essentiellement, qu’il faut ajouter le temps requis pour les prorogations de délai. Le cycle de vie réel d’une demande peut être beaucoup plus complexe que les simples étapes mentionnées dans le questionnaire. Comme nous le faisions remarquer précédemment, la moyenne du temps consacré à l’ensemble des consultations est de 57,57 jours. En ajoutant ce chiffre à 40,48, on obtient environ 98 jours. Le résultat n’est toujours pas le même, mais ce sont les chiffres. Ce sont deux ensembles différents de données qui servent de base aux calculs du CI, d’où la différence entre les réponses.
Comme nous l’avons brièvement signalé sous « Recherche au BPR » en 4.1, le BPR fait parvenir tous les dossiers contenant des renseignements d’ordre opérationnel à l’équipe de soutien informationnel de l’État-major interarmées stratégiques (ESI EMIS) pour qu’elle en fasse l’examen du point de vue de la sécurité des opérations. Lorsque le BPR constate que les documents dont la communication est envisagée renferment des éléments d’information d’ordre opérationnel, il est tenu de consulter l’ESI avant d’envoyer la réponse à la DAIPRP. Il s’agit donc d’une étape supplémentaire dans le processus d’approbation, mais le temps consacré à l’examen et à l’approbation fait partie des 14 jours que la DAIPRP alloue au BPR. Ces dossiers ne sont pas plus « catégorisés » que tout autre dossier acheminé par un BPR aux fins de n’importe quel autre genre d’examen par un expert en la matière (juridique, technique, etc.) avant son renvoi à la DAIPRP pour traitement. La DAIPRP ne donne pas de nouveaux titres aux dossiers ou n’y appose pas d’étiquette ni d’autre mention spéciale indiquant qu’ils doivent faire l’objet d’un traitement particulier.
Le rôle de l’ ESI EMIS consiste à examiner l’information sur les opérations et (comme tous les BPR) à faire des recommandations visant les exceptions. Seul le ministre (à titre de responsable de l’institution) peut annuler des pouvoirs qu’il a délégués à la DAIPRP, d’où l’ordonnance de délégation.
L’an dernier, l’ESI procédait, comme nous venons de l’expliquer, à l’examen de tous les documents communiqués précédemment (les dossiers des demandes de communication officieuses) où il était question des opérations, d’où le ralentissement dans ce qui était normalement un service très rapide. Finalement, elle nous a demandé de ne lui acheminer que les dossiers traitant de sujets qui risquaient de lui être moins familiers, en grande partie du fait qu’elle s’y connaissait de mieux en mieux en prélèvement sur des documents communiqués par le passé, mais également parce que les demandes de communication de ce genre de documents étaient en train d’alourdir l’arriéré et que leur examen lui laissait moins de temps pour répondre aux demandes de communication courantes.
Lorsque nous sommes devenus libres de décider quels documents soumettre à l’ESI (cette tâche a été confiée au même directeur adjoint qui s’occupe des demandes de consultation en provenance d’autres ministères), nous ne lui en avons guère envoyé. Dès lors, nous avons complètement cessé de lui transmettre les dossiers de communications antérieures. Nous ne lui en avons acheminé aucun en 2008. Bref, le problème qu’il y avait à l’origine ne se pose plus aujourd’hui. Comme la plupart des dossiers envoyés à l’ESI lui sont directement transmis par le BPR, il est impossible de calculer exactement la somme moyenne de temps que cet examen a ajouté au temps de traitement. Toutefois, quelques organisations nous adressent un courriel lorsqu’elles acheminent la demande de consultation à l’ESI. et il nous arrive de soumettre des dossiers à l’ESI aux fins des consultations, notamment des consultations à mener sur la demande d’autres ministères. En calculant le délai moyen de réponse de l’ESI à ces demandes de consultation, nous arrivons à un chiffre d’environ 33 jours. Changements récents par suite desquels il nous a été difficile de répondre rapidement aux demandes ou de le faire dans les délais. Depuis un an ou deux, il y a eu une importante augmentation du nombre de demandes de documents à la DAIPRP, particulièrement pour le traitement de dossiers (lorsque le demandeur soumet une demande et qu’après y avoir reçu une réponse, il en soumet une autre pour la totalité des documents relatifs au traitement de sa première demande).
Cela peut prêter à confusion et prendre beaucoup de temps car nous sommes à la fois l’organisation qui attribue les tâches et le BPR. Nous devons nous assigner nous-mêmes les tâches. Si une chef d’équipe se voit confier un dossier, elle doit interrompre l’examen des dossiers de ses analystes pour repérer des documents et faire des recommandations visant le prélèvement comme tout autre BPR. Le dossier doit ensuite être soumis à l’examen et à l’approbation du directeur, avant d’être renvoyé à l’équipe chargée de l’attribution des tâches, qui l’acheminera à une équipe de traitement pour un nouvel examen (pour voir si nous acceptons les recommandations du BPR) et, à la fin, pour l’obtention de l’approbation par écrit d’un directeur adjoint. Il y a un peu de coordination à faire pour que les personnes ayant traité le premier dossier ne se trouvent pas à passer leurs propres notes et tout le reste en revue et à faire des recommandations sur leur propre dossier, et pour que le signataire qui approuve le dossier à titre de BPR ne se trouve pas à le signer en tant que DAIPRP.
Examen par l’ESI EMIS Quatorze jours sont alloués aux BPR, mais on prévoit un délai d’exécution de quatre jours pour l’examen afin de leur permettre de respecter leur échéance. Comme le BPR envoie directement les dossiers à l’ESI, qui les lui renvoie, la DAIPRP ne fait pas le suivi du temps que l’ESI consacre à l’examen de chaque dossier.
Pour des raisons de sécurité opérationnelle, l’ESI EMIS, formée de spécialistes des FC en matière de sécurité des opérations (OPSEC), examine toute l’information relative aux opérations des FC dans la perspective de l’OPSEC. Les FC ont instauré ce processus étant donné le gros volume des renseignements opérationnels de nature délicate à examiner par des organisations diverses, particulièrement en ce qui concerne les opérations en Afghanistan, et la nécessité de parler d’une seule voix sur des affaires présentant un tel risque de préjudice. On s’inquiétait de l’effet mosaïque qui pouvait se produire en l’absence de supervision de la totalité des renseignements opérationnels de nature délicate rendus disponibles. Le délai d’examen par l’ESI EMIS fait partie des 14 jours alloués au BPR pour la recherche documentaire et la formulation de recommandations visant la communication. Nous nous attendons à ce que l’ESI n’utilise pas plus de quatre des 14 jours alloués à chaque BPR pour effectuer l’examen et faire part de ses recommandations au BPR, qui pourra ensuite s’acquitter des tâches que lui aura assignées la DAIPRP.
L’examen par l’ESI EMIS s’applique en fonction de chaque cas aux dossiers qui, de l’avis du BPR, contiennent des renseignements relatifs à la sécurité opérationnelle, lesquels se rapportent normalement aux opérations des Forces canadiennes.
L’État-major interarmées stratégique a annoncé officiellement l’instauration de ce processus d’examen à toutes les organisations du MDN et des FC par une note de service datée du 13 juin 2007. La fonction de l’ESI relativement au processus d’examen des demandes de communication est expliquée dans la section 3.9 des PN de la DAIPRP (annexées au présent questionnaire, tel qu’indiqué dans la réponse à la question 3.7).
Étant donné le gros volume des demandes de renseignements relatifs aux opérations des FC, l’ESI a été submergée de documents nécessitant un examen du point de vue de la sécurité opérationnelle. La situation se trouve aggravée du fait que l’ESI a d’autres fonctions à remplir outre l’examen de documents qu’on envisage de communiquer en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (LAI). Cette étape supplémentaire dans le processus d’examen a sérieusement diminué la capacité de la DAIPRP à répondre aux demandes dans le délai prévu par la Loi.
Oui. Il y a établissement d’une justification, qui est versée au dossier de la demande de communication. La justification est soit enregistrée dans les notes d’ATIPflow, soit consignée par écrit, soit conservée sous forme électronique et sur papier.
Étant donné la charge de travail, on ne communique pas toujours avec les demandeurs. Lorsqu’on communique avec eux, on le fait par téléphone et/ou par courriel.
5.4 – Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) – Grand nombre de documents demandés et Entrave au fonctionnement de l’institution fédérale
Comme il est impossible de produire des statistiques faisant la distinction entre les deux catégories, toutes les statistiques concernant les prorogations visées à l’alinéa 9(1)a) figurent sur la première ligne (recherche « d’un ») pour toutes les périodes visées.
L’augmentation des prorogations est attribuable en partie à la multiplication des demandes. En règle générale, plus il y a de demandes, plus il y a de prorogations. Nous sommes passés de 1 131 à 1 779 en deux ans, mais nos effectifs n’ont pas grossi en proportion. La charge de dossiers par analyste et le fait que des demandeurs ont tendance à présenter de grandes quantités de demandes en même temps constituent également des facteurs. Pour des raisons de sécurité nationale et opérationnelle, nous devons tenir compte de la complexité et de la nature délicate des demandes concernant l’Afghanistan. Dans les organisations qui reçoivent beaucoup de demandes sur le même sujet, il se crée un engorgement, et la capacité de réponse dans les délais diminue à mesure que l’arriéré s’alourdit. Les choses sont particulièrement difficiles pour les organisations dont les activités sont concentrées à l’étranger. Par le passé, nous avons invoqué des prorogations insuffisantes de délai dans les circonstances. Nous utilisons maintenant un modèle qui permet de prendre plus exactement en compte tous les facteurs en jeu pour justifier les prorogations.
5.5 – Comment déterminez-vous la durée d’une extension invoquée en vertu de l’alinéa 9(1)a) (grand nombre de documents demandés)? Quel est le processus décisionnel utilisé pour déterminer la durée d’une extension? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.
C’est d’abord en communiquant avec le BPR pour obtenir de l’information sur la charge de travail prévue qu’on détermine la durée d’une prorogation à invoquer en vertu de l’alinéa 9(1)a). Le volume des documents, le nombre de demandes actives, le nombre moyen de dossiers par analyste, le nombre de plaintes actives, le nombre de dossiers en présomption de refus et le nombre de tâches en cours au BPR qui demande la prorogation font partie des facteurs à prendre en compte.
Le nombre de « demandes actives » est le nombre de demandes en voie de traitement à la DAIPRP au moment où la prorogation est invoquée. Le nombre de « plaintes actives » est le nombre de plaintes en cours de traitement à la Direction au moment de solliciter la prorogation. On m’a informé que le directeur (qui est actuellement en congé) s’était fait dire lors d’une réunion avec des membres de votre bureau que ce nombre était à utiliser comme facteur. Un autre facteur qui pourrait être ajouté au modèle est le nombre de plaintes actives en voie de traitement au BPR. Si un petit groupe est submergé par un grand nombre de demandes, il lui faudra nécessairement davantage de temps pour traiter tout le volume.
5.6 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) (grand nombre de documents demandés) sont invoquées, votre institution a-t-elle mis en oeuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances soient respectées ou que les retards soient réduits au minimum? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.
Les analystes de la DAIPRP ont appris à tout mettre en œuvre pour aider les requérants à recentrer les demandes qui risquent d’entraîner la communication d’une grande quantité de documents. Il peut s’agir, entre autres, de diviser une importante demande unique en demandes de moindre envergure, faciles à gérer. Les analystes ont également appris l’art d’invoquer les prorogations appropriées en tenant compte de tous les facteurs pertinents pour qu’il soit possible de respecter l’échéance. Ils veillent à ce que les documents soient transmis à la DAIPRP en temps opportun en relançant régulièrement les BPR chargés de dossiers dans lesquels ont été invoquées des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a).
Il va de soi que « diviser une importante demande unique en demandes de moindre envergure » augmente le nombre de demandes. L’essentiel, c’est que l’analyste encourage le demandeur à présenter un certain nombre de plus petites demandes au lieu d’une seule de grande envergure. Cela pourrait aider à éviter en premier lieu les prorogations visées à l’alinéa 9(1)a) ou à réduire au minimum la durée de la prorogation requise.
ATIPflow ne fait pas la ventilation des prorogations invoquées en vertu de l’alinéa 9(1)b) par type d’organisation
Pour mener des consultations avec une autre institution 0 146 1 4 1 0
Pour mener des consultations avec une autre institution 0 250 42 9 0 0
Pour mener des consultations avec une autre institution 0 185 79 20 2 0
C’est habituellement à l’examen du document qu’on peut constater la nécessité de mener des consultations et qu’on prépare alors une demande à cette fin. La demande sera expédiée le plus tôt possible, compte tenu des contraintes liées à la charge de travail, telles que le volume des dossiers et le volume des autres demandes de consultation à préparer.
Les facteurs déterminants : le volume des documents à consulter, l’institution compétente et le nombre de jours qu’il reste pour donner une réponse au demandeur.
Il y a des institutions qui mettent simplement davantage de temps à répondre. Comme on peut le voir dans la réponse à la question 3.5 plus haut, le délai de réponse moyen du BCP est de 67 jours. Le MAECI a également tendance à mettre plus de temps que la moyenne, particulièrement pour les dossiers qui nécessitent la consultation de gouvernements étrangers. Il nous arrive souvent d’appeler à l’avance pour savoir combien de temps nous aurons à attendre.
Non. Le temps qu’on met à nous répondre dépend du volume et de la complexité des documents tout comme de l’organisation à qui s’adresse la demande. La réponse aux demandes de consultation adressées au MAECI et au BCP est plus longue à venir. C’est un facteur que nous prenons en considération.
5.12 – Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) (consultations) sont invoquées, votre institution a-t-elle mis en oeuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances soient respectées ou que les retards soient réduits au minimum? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.
L’analyste de l’AIPRP assure directement le suivi auprès de l’institution en question, s’il y a lieu. Cela n’est pas possible dans le cas des consultations au sujet de documents confidentiels du Cabinet, qui se tiennent désormais entre le conseiller juridique du MDN et le conseilleur juridique du BCP (situation qui a considérablement entravé le processus de consultation).
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers 106
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers 38,01
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers Non disponible
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27 277
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée 108
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectée Non disponible
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers 112
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers 30,56
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27 273
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée 128
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers 95
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers 35,61 jours
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27 257
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée 126
La nécessité de consulter un tiers nous échappe parfois à l’examen initial. Cela risque davantage de se produire dans le cas où il y a de très gros volumes de documents à examiner.
Il peut arriver que le processus soit retardé en raison de la lourde charge de travail et du volume des documents à traiter.
5.18 – Lorsqu’une extension est invoquée en vertu de l’alinéa 9(1)c) (avis aux tiers), l’institution satisfait-elle aux délais prévus dans laLoi? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.
Le tiers ne se montre pas toujours coopératif ou compréhensif, et il faut parfois le relancer. Il peut arriver également que le volume des documents soit en cause.
5.19 –Lorsque des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)c) (avis aux tiers) sont invoquées, l’institution fédérale a-t-elle mis en oeuvre des mesures, pratiques ou processus de sorte que les nouvelles échéances sont respectées ou que les retards sont réduits au minimum? Veuillez fournir toute information utile pour étayer votre réponse.
Un système de rappel est en vigueur. Il y a également relance auprès du tiers.
5.20 – Lorsque des prorogations sont invoquées en vertu des alinéas 9(1)b) et/ou 9(1)c) – consultations –, le Bureau de l’AIPRP communique-t-il une partie des documents demandés pour les aspects de la demande qui ne sont pas visés par le processus de consultation?
Il n’y a communication partielle de documents que devant l’insistance du demandeur et lorsqu’il s’agit d’une mesure raisonnable. Les communications partielles ne font qu’alourdir davantage la charge de travail. Elles peuvent être prématurées dans certains cas, notamment lorsqu’il a été prévu de mener des consultations.
Le feuillet de directives qui accompagne l’énoncé des tâches remis au BPR indique qu’il faut fournir une justification lorsque les raisons du prélèvement ne sont pas évidentes. L’analyste peut également ajouter des observations à l’aide du logiciel ATIP Image. Les PN de la DAIPRP énoncent l’obligation qui incombe à toutes les parties de fournir et de préciser la justification des prélèvements. Durant les séances de formation organisées par l’équipe des politiques et de la formation de la DAIPRP, on explique également le processus de justification et les exigences en la matière.
Veuillez vous reporter à la réponse à la question 6.1. C’est le BPR qui fournit normalement la justification initiale. Cette première justification pourra toutefois être précisée par le Bureau de l’AIPRP, particulièrement si elle n’était pas claire ou étayée par l’analyste et qu’un suivi s’impose auprès du BPR.
Veuillez fournir toute information et tout document pertinents à cette question.
Cela fait partie du rôle de l’analyste de l’AIPRP, tel qu’on l’explique dans les PN de la DAIPRP.
Le processus est le même que dans le cas des exceptions discrétionnaires, tel que nous l’expliquons ci-dessus. Les exceptions obligatoires évidentes n’ont toutefois pas à être justifiées (numéros de téléphone au domicile, p. ex.).
Tel qu’indiqué ci-dessus. Les exigences sont décrites dans le feuillet de directives envoyé au BPR avec chaque énoncé de tâches et dans les PN de la DAIPRP.
Tel qu’expliqué ci-dessus. Les PN de la DAIPRP et le feuillet accompagnant l’énoncé de tâches remis au BPR sont annexés sous forme électronique à la réponse au présent questionnaire.
L’évaluation de toutes les justifications fournies par les BPR, tel qu’indiqué dans les PN de la DAIPRP, fait partie des fonctions de l’analyste de l’AIPRP, mais il n’y a pas lieu de remettre en question une explication qui est manifestement juste ou nettement étayée.
1. Nombre de demandes reportées 436
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 2007-2008 1779
4.A Nombre de demandes traitées dans le délai de 30 jours 524
4.B Nombre de demandes traitées au-delà du délai de 30 jourspour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 46
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 1129 581 demandes traitées, prorogation 548 demandes actives, prorogation
5.A Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)a)? 1003
5.B Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)b)? 286
5.C Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)c)? 95
6.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5) 403
6.B Nombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5) 178
7.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.A) 579
7.B Nombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.A) 424
8.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.B) 224
8.B Nombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.B) 62
9.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.C) 95
10. Nombre de demandes en présomption de refus au 31 mars 2008 176
Directeur (75 %) EX-01 1
Directeur adjoint – Accès à l’information * PM-06 4
Directeur adjoint – Protection des renseignements personnels PM-06 1
Chef d’équipe – Protection des renseignements personnels PM-05 1
Chef d’équipe – Accès à l’information * PM-05 7
Analyste principal – AIPRP PM-04 10
Analyste – AIPRP PM-03 5
Analyste subalterne – AIPRP PM-02 6
Conseiller en communications * IS-04 1
Analyste des opérations AS-04 1
Gestionnaire des opérations AS-03 1
Agent de réception des demandes – Protection des renseignements personnels AS-03 1
Analyste adjoint des opérations AS-02 1
Agent d’examen préliminaire AS-01 1
Agent des services administratifs AS-01 1
Surveillant général de bureau (50 %) CR-05 1
Commis à l’administration/aux finances CR-04 1
Commis général principal de bureau * CR-04 2
Commis principal à l’AIPRP CR-04 10
Commis principal à l’AIPRP * CR-04 4
Commis général subalterne de bureau * CR-03 1
Commis général subalterne de bureau CR-03 3
Consultants embauchés pour le traitement des demandes de communication Classification Nombre Années d’expérience
Analystes – AIPRP 3
2007-2008 3 136 545 $ 3 075 164 $ 65 65
2006-2007 2 600 600 $ 2 861 559 $ 62 62
2005-2006 2 225 310 $ 2 820 273 $ 62 63
2007-2008 347 570 $ 382 457 $
2006-2007 598 200 $ 684 048 $
2005-2006 600 000$ 726 184 $
2007-2008 4 500 $ 10 450 $
2006-2007 4 500 $ 1 000 $
2005-2006 4 000 $ 9 200 $
2007-2008 195 500 $ 195 500 $
2006-2007 168 000 $ 168 000 $
2005-2006 71 000 $ 71 000 $
La question est mal formulée, mais la réponse est la suivante : Le directeur et les directeurs adjoints ont les pouvoirs délégués. L’ordonnance de délégation des pouvoirs prévoit qu’il appartient au directeur général (DG) des Services ministériels partagés ou au sous-ministre adjoint (SMA), Finances et Services du Ministère, de prendre les décisions en leur absence.
– Leurs postes se situent respectivement à un et à deux échelons plus haut dans la hiérarchie que celui de directeur. Toutefois, au cours de l’année dernière, il n’est jamais arrivé qu’un directeur et/ou un directeur adjoint ne soit pas disponible. Le DG et le SMA n’ont donc exercé aucun pouvoir à cet égard, et il est peu probable qu’ils soient appelés à le faire.
1.– Veuillez décrire les enjeux les plus importants qui ont eu une incidence sur la capacité de votre institution à (i) répondre aux demandes de communication le plus rapidement possible et/ou (ii) communiquer aux demandeurs l’information la plus complète et la plus précise possible.
Volume des demandes Taux d’augmentation du volume des demandesManque de personnel et de locaux pour les nouveaux employés. La DAIPRP cherche à acquérir de plus grands locaux parce que nous sommes devenus trop nombreux pour notre installation actuelle. Cela limite l’effectif maximal de la DAIPRP. Des demandes ont été présentées à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) en vue de l’obtention de la surface additionnelle dont la DAIPRP aurait besoin pour ses bureaux. Manque de personnel expérimenté Ce manque s’explique par un haut taux de roulement, lui même attribuable à l’épuisement professionnel et à la perte de membres du personnel ayant accepté de meilleures offres de la part d’autres institutions. Même quand nous embauchons des personnes pour combler ces absences et ces pertes, elles ne sont pas encore en mesure de traiter des demandes complexes, et leur courbe d’apprentissage est relativement longue. De plus, le temps consacré à la formation du nouveau personnel entrave le travail relatif aux demandes. Haut taux de roulement du personnel des BPR et des experts en la matière Le MDN a probablement un taux de roulement comparable à celui des autres ministères. Le taux de roulement des FC, quant à lui, est vraisemblablement plus élevé du fait que les membres des FC peuvent être affectés d’un bout à l’autre du pays ou même à l’étranger, comme en décident leurs supérieurs dans la chaîne de commandement. Choisir la personne qui convienne pour examiner les documents en tant qu’experte en la matière peut être un problème. Complexité et nature délicate du contenu (particulièrement pour ce qui est des enjeux en matière de sécurité des opérations) – Il faut que l’analyste consacre beaucoup plus de temps à l’étude de ce contenu et le BPR doit consulter l’ESI EMIS, ce qui allonge tout le processus. Accessibilité des documents (c.-à-d. en zone de guerre)
Les plupart étaient prévisibles à des degrés divers, particulièrement les difficultés attribuables aux pénuries de personnel et aux taux de roulement. L’accroissement du volume a probablement été plus rapide que ce à quoi nous nous serions attendus, et la DAIPRP n’avait pas prévu la création de l’ESI EMIS.
1. – Veuillez décrire les meilleures pratiques élaborées /mises en œuvre par votre institution pour améliorer l’exécution du Programme d’accès à l’information. Si possible, veuillez indiquer comment ces pratiques ont porté fruits.
La création d’une équipe chargée de l’attribution des tâches pour libérer les analystes experts en matière de LAI et leur laisser davantage de temps à consacrer à l’examen des documents. Nous sommes en train de mettre en œuvre un programme de perfectionnement du personnel dans le but de favoriser le maintien des employés en leur offrant de meilleures perspectives de carrière à la DAIPRP. Axé sur l’admission d’analystes débutants, le programme vise à offrir de l’avancement sans concours aux employés qui auront atteint des objectifs de rendement bien définis.