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Timestamp: 2017-07-21 06:33:56
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Matched Legal Cases: ['artículo 15', 'artículo 18', 'artículo 25', 'artículo 58', 'Artículo 7', 'artículo 20', 'artículo 11']

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Tratamiento de datos personales	Imprimir Correo electrónico Detalles	Categoría: Seguridad de la Información	Publicado: 22 Enero 2016	Visto: 682	1. Considerando
El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información. La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los estudiantes, empleados y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a "adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos". El artículo 25 de la misma ley ordena que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012. El capítulo III del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 reglamenta algunos aspectos relacionados con el contenido y requisitos de las Políticas de Tratamiento de Información y los Avisos de Privacidad. UNIVERSIDAD DE CARTAGENA está comprometida con el respeto de los derechos de sus estudiantes, empleados y terceros en general. Por eso, adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales.
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados y las empleadas de Universidad de Cartagena, los (as) contratistas y terceros que obran en nombre de la Universidad de Cartagena. Todos (as) los (as) empleados (as) deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones (De conformidad con el numeral 1 del artículo 58 del Código Sustantivo del Trabajo, es obligación especial el trabajador "observar los preceptos del reglamento y acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular le impartan el patrono o sus representantes"). En los casos que no existan vínculo laboral se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de Universidad de Cartagena se obliguen a cumplir estas políticas. El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos a la Universidad de Cartagena por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales. En el caso laboral, de conformidad con el Código Sustantivo del Trabajo se considerará como justa causa para dar por terminado el contrato de trabajo la violación grave o reiterada de estas políticas (Esto se deriva del numeral 6 de los artículos 62 y 6 del CST. Modificado por el Decreto 2351 de 1965 (Artículo 7o. Terminación del contrato por justa causa).
Dato personal: Cualquier información que directa o indirectamente se refiere a una persona natural y que permite identificarla. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, número de identificación ciudadana, dirección postal, dirección de correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados: Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales No está permitido el consentimiento tácito del Titular del dato y sólo podrá prescindirse de él por expreso mandato legal o por orden de autoridad judicial. El silencio del Titular nunca podría inferirse como autorización de la recolección o uso de su información. Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.
Principios relacionados con el uso de datos personales Principio de finalidad: Los datos personales deben ser procesados con un propósito específico y explícito autorizado por el titular o permitido por la ley. Los datos deben ser tratados sólo en la forma que el titular puede razonablemente prever a partir de los usos autorizados. Si, con el tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la persona razonablemente no espera, es necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del titular.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley. Principio circulación restringida: Sólo se puede enviar los datos personales a las siguientes personas:
Comercial y mercadeo, especialmente el mantenimiento, desarrollo o control de la relación comercial entre el TITULAR DEL DATO y la Universidad de Cartagena. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos); Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de Universidad de Cartagena o entidades vinculadas a la Universidad de Cartagena.
Suministrar y evaluar información Financiera, Comercial, Legal, Reputacional y de Marketing de empresas y empresarios para aumentar el conocimiento de estudiantes y proveedores y minimizar los riesgos financieros y comerciales; Contratación, ejecución y comercialización de los bienes y servicios de la Universidad de Cartagena o entidades vinculadas a la Universidad de Cartagena y sus aliados ubicados en Colombia o cualquier otro país. Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones del Responsables del Tratamiento, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones del Responsable del tratamiento y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas: Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable del Tratamiento
Deberes de la Universidad de Cartagena respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta política.
Si la Universidad de Cartagena realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del Tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes: Establecer que el Responsable del tratamiento está autorizado para suministrar a la Universidad de Cartagena los datos personales que tratará como Encargado.
Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública, tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos en los cuales no se vincule la información a una persona específica y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Para obtener la autorización se deberá seguir las siguientes instrucciones En primer lugar, antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente: El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
En segundo lugar, se debe obtener el consentimiento del titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Para el efecto, se debe utilizar el formato de vinculación que ha diseñado la Universidad de Cartagena para la recolección de los datos personales. Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento. Si el Titular solicita copia de éstos se deberá suministrárselos. La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el tratamiento y en ningún caso el silencio del Titular podrá considerarse como una conducta inequívoca. Se encuentran legitimados para otorgar el consentimiento:
Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA) Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:
Procedimientos para que los titulares puedan ejercer sus derechos A continuación se detallan los procedimientos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la autorización. Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el artículo 20 del decreto 1377 de 2013:
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. La siguiente persona o área del Responsable del Tratamiento será la encargada de cumplir la función de protección de datos y de tramitar las solicitudes de los titulares de los datos: Servicio al Ciudadano de la Universidad de Cartagena 13. Consultas
Es necesario dejar prueba de lo siguiente: Fecha de recibo de la consulta Identidad del solicitante Una vez verificada la identidad del titular se le suministrará toda la información sobre datos personales que sea requerida. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 14.Reclamos
Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 y en esta política. Todos los reclamos se canalizarán a través Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. quien enviará el mismo a la persona competente para que lo resuelva. Si la persona competente es un tercero se le dará traslado del mismo en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. la Universidad de Cartagena dispondrá de un sistema de información o base de datos para llevar el registro de todas las actuaciones efectuadas respecto de cada reclamo en el cual se anotará, entre otras, lo siguiente: Fecha de recibo del reclamo
Si el reclamo del titular resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Esta política será de aplicación preferente en caso de existir eventual inconsistencia sobre tratamiento de datos personales entre los anteriores documentos y la presente. 15. Fecha de entrada en vigencia de la presente política y período de vigencia de la base de datos.
Esta política fue aprobada luego de la expedición de la ley 1581 de 2012 y recientemente modificada para incorporar algunos aspectos que establece el decreto 1377 del 27 de junio de 2013 razón por la cual entrará en vigencia a partir del 26 de julio de 2013. La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del decreto 1377 de 2013. 16. Persona o área responsable de la protección de datos personales.
La función de datos personales estará a cargo del área Servicio al Cliente, la cual puede contactarse a través de: Datos del Responsable del tratamiento: Nombre o razón social: Universidad de Cartagena Domicilio o dirección: Calle de la Universiad – Centro – Cartagena de Indias Página web: tramites.unicartagena.edu.co Siguiente Está aquí: Inicio	Tratamientos de datos Personales	Ventanilla Única
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