Source: https://www.akbw.de/recht/buero/datenschutz/grundlagen/dsgvo-serie/digitalisierung-in-architekturbuero.html
Timestamp: 2019-05-23 19:15:15
Document Index: 70181925

Matched Legal Cases: ['§ 158', '§ 162', '§ 140', 'Art. 25', 'Art. 2', 'Art. 4', 'Art. 15', 'Art. 17', 'Art. 18']

Digitalisierung in Architekturbüro: AKBW Architektenkammer Baden-Württemberg
Digitalisierung in Architekturbüro
Die Datenschutzgrundverordnung führt dazu, sich auch mit dem Thema Digitalisierung näher zu beschäftigen
In Deutschland werden pro Jahr derzeit ca. 20 Millionen Tonnen Papier verbraucht, das entspricht nach dem Umweltbundesamt in etwa derjenigen Menge, die in ganz Afrika und Südamerika zusammen anfallen. Pro Kopf sind das ca. 250 kg Papier, die Zahl ist seit 2006 trotz aller Digitalisierungsbemühungen nicht etwa rückläufig, sondern konstant geblieben. Wie in anderen Branchen hilft auch in Architekturbüros eine komplette Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse, um Kosten und Verzögerungen durch Medienbrüche zu verhindern. Ziel ist, die Abläufe durch digitale Kommunikation zu beschleunigen.
Am 2. Juli 2018 wurde nun vom Bundeswirtschaftsministerium mit dem Referentenentwurf zur Vertrauensdiensteverordnung der letzte Baustein zu den Rechtsgrundlagen der Digitalisierung in Deutschland veröffentlicht. Schon seit dem 25. Mai 2018 gilt die Datenschutzgrundverordnung der EU (DSGVO), die ohne Digitalisierung fast unmöglich einzuhalten ist. Der Hauptgrund, warum bisher noch viele Geschäftsprozesse papiergebunden ablaufen, ist das mangelnde Vertrauen in den Beweiswert digitaler Dokumente. Spätestens mit der sogenannten eIDAS-Verordnung und dem Vertrauensdienstegesetz sowie der Vertrauensdiensteverordnung sind jedoch alle rechtlichen Voraussetzungen in Deutschland dafür geschaffen, um für elektronische Dokumente einen gleich hohen Beweiswert zu erreichen.
Neu eingehende Nachrichten und Dokumente sollten unabhängig vom Medium des Posteingangs digitalisiert werden, soweit sie nicht schon digital vorliegen. Dazu sollte der gesamte Papiereingang jeweils am Tag des Eingangs so schnell wie möglich gescannt werden. Dabei sollten auch große Pläne, soweit diese nicht schon in digitaler Form eingehen, ggf. durch darauf spezialisierte Dienstleister digitalisiert werden können, die Kosten in Copyshops sind normalerweise wesentlich höher. Viele Büros scannen zwar schon lange den Posteingang, setzen aber keinerlei Maßnahmen zur Beweiswerterhaltung ein, sodass parallel zur elektronischen Version das Papier weiterhin archiviert werden muss. Hier können zwar verkürzte Suchzeiten und besseres Informationsmanagement genutzt werden, Vorteile durch geringere Lagerkosten können jedoch nicht realisiert werden.
Eine noch schlechtere Idee ist es, ohne Maßnahmen der Beweiswerterhaltung die Papieroriginale wegzuwerfen. Dies kann z. B. im Bereich der Buchhaltung zu einer Verwerfung der Buchhaltung nach § 158 AO und zur Schätzung nach § 162 AO führen, wenn die Anforderungen der Revisionssicherheit der vorgelegten Unterlagen nach den §§ 140-147 AO und den GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) nicht eingehalten werden. In andere Bereichen kann dies dazu führen, dass Beweise angezweifelt und ohne weitere Nachweise nicht anerkannt werden können.
Wenn die gesetzliche Schriftform zur Sicherung der Herkunft vorgeschrieben ist, erfüllt dies nach Art. 25 Abs. 2 der eIDAS-Verordnung in der ganzen EU die qualifizierte elektronische Signatur. Um sowohl die Schriftform als auch den Beweiswert so sicher wie möglich zu erhalten und Dokumente schnell auffinden zu können, sind daher zusätzliche Maßnahmen empfehlenswert.
a) Verwendung von Dateiformaten, die langfristig in der gleichen Weise angezeigt werden wie zum Zeitpunkt des Empfangs. Dazu ist am besten das PDF/A Format geeignet. Bei anderen Formaten außer PDF/A ist bereits ein Versionssprung mit Unterschieden im Layout verbunden, dies kann man z.B. auch an Microsoft Office Formaten beobachten.
b) Integritätssicherung: Digitale Dokumente sind ohne zusätzliche Maßnahmen nicht so fälschungssicher zu erstellen und aufzubewahren wie Papierdokumente mit Originalunterschrift. Dazu können Dokumente entweder auf Datenträgern gespeichert werden, die bis zum Ablauf von voreingestellten Aufbewahrungsfristen keine Änderung und kein Löschen zulassen, oder mit Hilfe von kryptographischen Verfahren vor Änderungen bewahrt werden. Für die Plausibilisierung von Buchhaltungsdokumenten kann nach GoBD auch ein interner Prüfpfad ausreichen, hier ist aber kein Schutz vor nachträglicher Fälschung gegeben.
Gegenüber den beiden anderen Methoden sind qualifizierte elektronische Signaturen und Siegel sowie elektronische Zeitstempel rechtlich schon deshalb anderen Verfahren überlegen, weil diese vor Gericht innerhalb der gesamten Europäischen Union anerkannt werden müssen.
c) Texterkennung: Zudem sollte die Eingangspost mit Hilfe von optischer Zeichenerkennung (OCR) durchsuchbar gemacht werden, um das vorhandene Wissen und die vorhandenen Dokumente (unter Beachtung des Datenschutzes) schnell erschließen zu können und durch verkürzte Suchzeiten sowie Vermeidung doppelter gleichartiger Arbeit erhebliche Kosteneinsparungen realisieren zu können
Scannen der bisherigen Papierdokumente
Auch die bereits vorhandenen Papierdokumente sollten im Rahmen der Aufbewahrungspflichten vollständig gescannt werden, um die Anforderungen der DSGVO überhaupt umsetzen zu können. Die Vorschriften zu Betroffenenrechten nach den Artikeln 12-23 DSGVO gelten nicht nur für elektronische Dokumente, sondern auch für alle Papierdokumente, die geordnet aufbewahrt werden. Art. 2 Abs. 1 DSGVO bestimmt: „Diese Verordnung gilt für die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sowie für die nichtautomatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen.“ Der Begriff „Dateisystem“ stimmt jedoch nicht mit dem normalen Sprachgebrauch überein, sondern wird in Art. 4 Nr. 6 DSGVO legaldefiniert: „Im Sinne dieser Verordnung bezeichnet der Ausdruck: Dateisystem jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich sind, unabhängig davon, ob diese Sammlung zentral, dezentral oder nach funktionalen oder geografischen Gesichtspunkten geordnet geführt wird.“
Damit gelten die Vorschriften der DSGVO auch für Papierunterlagen, bei Verstößen können Geldbußen bis zu 20 Mio. Euro oder vier Prozent des Jahresumsatzes (höherer Wert zählt) verhängt werden. Die geordnete Ablage in Ordnern bietet im Gegensatz zur elektronischen Ablage nicht die Sortierung nach mehreren Kriterien, insbesondere nicht die Suche nach Personen an. Normale Ordnungskriterien von Papierakten sind in der Regel entweder Akte oder Datum. Daher ist die Suche nach anderen Suchkriterien extrem schwierig, gleichwohl durch die Betroffenenrechte nach Art. 15 (Auskunft), Art. 17 (Löschen) und Art. 18 (Einschränkung der Verarbeitung) DSGVO aber vorgeschrieben.
Um die Vorschriften einzuhalten und Risiken vermeiden zu können, ist die Digitalisierung der noch aktiv verwendeten Akten notwendig. Die bereits archivierten Akten können in Deutschland von der Suche bei der Auskunft ausgenommen werden, ebenso Daten, die nur zu Zwecken des Backups oder der Datenschutzkontrolle noch gespeichert sind, wenn das Interesse an der Löschung gering ist und die Daten nur mit unzumutbarem Aufwand durchsucht werden könnten. Dennoch ist für diese Dokumente die Digitalisierung aus mehreren Gründen sinnvoll. Zum einen ist dies für den Aufbau einer eigenen Wissensdatenbank sinnvoll, die bei Anonymisierung ohne personenbezogene Daten auch länger gespeichert werden darf. Zum anderen ist nicht sicher, dass die Güterabwägung ergibt, dass das Interesse an der Löschung niedriger zu bewerten ist als der Aufwand zum Auffinden der Daten.
Die Digitalisierung bietet erhebliche Kostenvorteile, obwohl zunächst durch das Einscannen Kosten entstehen. Bei langfristiger Betrachtung kommen so gut wie alle bekannten Studien zu Kosteneinsparungen von ca. einem Drittel gegenüber herkömmlicher Dokumentenbearbeitung mit Medienbrüchen (teils papiergebunden und teils elektronisch).
RA Ulrich Emmert Datenschutzbeauftragter AKBW / 27.11.2018
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