Source: http://bienesybodegas.com/politicas
Timestamp: 2020-01-21 00:57:44
Document Index: 278073103

Matched Legal Cases: ['artículo 5', 'artículo 6', 'artículo 3', 'artículo 3', 'artículo 7', 'artículo 12', 'artículo 17', 'artículo 26']

El presente documento pretende dar cuenta de una política de protección, manejo y administración de datos personales de aquellas personas que por alguna razón tienen nexos con la Sociedad BIENES Y BODEGAS S.A.S
Nuestra empresa se reconoce cumplidora de la ley y en desarrollo de la política de Responsabilidad de tratamiento de la información hemos diseñado estas políticas para el tratamiento y uso de datos personales.
Para todos los efectos del presente documento, se tendrá por dirección de la sociedad.
Dirección física: Calle 6 Sur No. 43A – 200 Oficina 1603
Dirección electrónica: contacto@bienesybodegas.com
Teléfono: (57)(4)(3111333)
El presente documento ha sido redactado con base en lo establecido en la ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y la sentencia C-748 de 2011, su interpretación ha de ser basada en los referidos elementos normativos y en criterios de autonomía y buena fe.
BIENES Y BODEGAS S.A.S garantiza que la información que se recolecta de los propietarios y arrendatarios de bienes inmuebles, codeudores, socios, empleados y ex empleados, proveedores, y demás personas independiente del tipo de relación que los vincula, es tratada con la mayor diligencia y cuidado para efectos de mejorar la experiencia comercial e interinstitucional con cada una de los mencionados; así las cosas, la protección de derechos se da en el marco del Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la imagen, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia; todos los anteriores principios, que son a su vez obligaciones legales, que nos proponemos cumplir en la búsqueda constante de generar relaciones de confianza empresarial e interpersonal.
De acuerdo con lo anterior, garantizamos que todas las personas de quien sean recolectados sus datos tendrán la oportunidad de solicitar que sean puestos en su conocimiento, corregidos, modificados o suprimidos.
Cuando la información recolectada pertenezca a menores de edad, la autorización para el manejo de datos será otorgada por sus padres, tutores o curadores y serán administrados teniendo en cuenta las disposiciones sobre datos sensibles contenidos en el artículo 5 y siguientes de la Ley 1581 de 2012 y en artículo 6 del Decreto 1377 de 2013
Para lograr una mayor comprensión de los conceptos relevantes en materia de protección de datos personales, se hace importante establecer una definición respecto de los conceptos más básicos en la materia, a saber:
Conforme lo establecido en el artículo 3 Ley 1581 de 2012 y en artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, a continuación las definiciones más relevantes para comprensión de la presente Política de Protección de datos personales:
TITULAR: Persona natural o jurídica cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
La presente política de tratamiento de datos personales será aplicada de acuerdo con las normas establecidas en la ley, los decretos y la jurisprudencia colombiana; es por ello que se hace necesario mencionar los principios que la fundan y la manera en que ha de ser entendido el manejo de los datos personales por todos los funcionarios, que en razón de su gestión al interior de la empresa BIENES Y BODEGAS S.A.S., tengan contacto con cualquier información personal de clientes, aliados, beneficiarios, etc.
a) Legalidad: El tratamiento de datos personales que haga BIENES Y BODEGAS S.A.S., respetará y pondrá en práctica todas las normas constitucionales, legales y reglamentarias que existen o llegaren a existir.
b) Libertad: La recolección, uso, disposición y todas las demás actividades que puedan llevarse a cabo con los datos personales, requerirán, en todo caso, de la autorización expresa del titular de los datos. De lo anterior se excluyen las excepciones en cuanto a la solicitud de datos por parte de autoridades judiciales o administrativas.
c) Finalidad: La finalidad del tratamiento de datos personales será el indicado en la autorización dada por el titular; así pues, la modificación en el uso de datos dependerá de la autorización manifestada por el titular.
d) Veracidad: La información que se recolecte, será veraz y completa; no será tratada ni falseada por ningún motivo y será sometida permanentemente a verificaciones de calidad.
e) Transparencia: Se facilitarán mecanismos para que los titulares de datos accedan a la información que sobre ellos se ha recolectado, pudiendo en cualquier momento solicitar su actualización, corrección o supresión.
f) Acceso y circulación restringida: BIENES Y BODEGAS S.A.S. hará todo lo que esté a su alcance para lograr seguridad en los datos recolectados, no los pondrá a disposición de otras entidades a menos que exista una autorización expresa del titular; no serán comercializados ni puestos en conocimiento de personas ajenas. Los datos que recolecte no serán tratados en medios masivos de comunicación, salvo aquellos casos en los que se publiquen fotografías, lo que requerirá autorización. La obligación de mantener el acceso restringido a la información, será una obligación de medio y no de resultado, pues se entenderá que la obligación es facilitar mecanismos de seguridad pero no la de lograr que estos sean impenetrables.
g) Seguridad: La presente política obliga a crear protocolos internos de uso de la información con el fin de impedir que los funcionarios de las compañías tengan acceso ilimitado a la información que reposa en medios físicos y magnéticos.
h) Confidencialidad: Todas y cada una de las personas que tengan acceso a la información deberán mantener confidencialidad sobre cada uno de los datos; así las cosas, se suscribirán acuerdos de confidencialidad con los empleados que tengan acceso a información personal de clientes, socios, aliados, beneficiarios, etc.
TIPOS Y FINALIDAD DE DATOS RECOLECTADOS:
Tratamiento de datos personales de propietarios de bienes inmuebles entregados para administración o venta de BIENES Y BODEGAS: Ésta base de datos contiene la información requerida por BIENES Y BODEGAS para promocionar los bienes inmuebles bien sea para arrendamiento o venta, oferta de inmuebles en venta, envío de información sobre posibles clientes para el inmueble, envío de información financiera y fiscal del negocio de arrendamiento, reporte fiscal a la Dian, notificación sobre eventos del inmueble, generar un compromiso contractual y confirmar la veracidad de la información, así mismo dar cumplimento con las obligaciones contractuales a su cargo, facturación, fines administrativos, comerciales, promocionales o informativos, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.
Tratamiento de datos personales de arrendatarios. Se realiza para entregar a las aseguradoras toda la información requerida para solicitud de arrendamiento de bien inmueble, iniciar procesos de cobro en caso de mora en el pago de canon, reportar a la aseguradora o afianzadora en caso de mora superior a 30 días, envío de factura mensual física y en correo electrónico, envío de link para realización de pago, envío de identificación e email a la pasarela de pagos mensual, envío de ofertas inmobiliarias, generar un compromiso contractual y confirmar la veracidad de la información, así mismo dar cumplimento con las obligaciones contractuales a su cargo, y para fines administrativos, comerciales, promocionales o informativos, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios
Tratamiento de datos personales de empleados y ex empleados. Se realiza para cumplir con las obligaciones laborales a cargo de BIENES Y BODEGAS SA.S., tales como suscripción de contratos laborales, pagos de nómina, pagos y reportes al sistema general de seguridad social, envío de información sobre eventos, actualizaciones, información general de la empresa, autorización para uso de imagen en página web, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios, o por entidades del sistema general de seguridad social en salud a los que el Titular esté o hubiere estado vinculado.
Tratamiento de datos personales Codeudores. Se realiza ésta base de datos con el fin de enviar la información recolectada a las aseguradoras que se encargan de realizar el estudio para solicitud de arrendamiento y expedición de pólizas, así mismo para enviar información sobre moras en los pagos por parte del arrendatario y para cobros cuando sea el caso, así como para atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.
Tratamiento de datos personales de Proveedores. Permite el cumplimiento de obligaciones contractuales a cargo de BIENES Y BODEGA S.A.S., tales como pagos de honorarios o contraprestaciones, reportes de pagos a la Dian, reportes o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, solicitud de cotizaciones o información de productos, pedidos de bienes o servicios, envío de información sobre servicios de la empresa, envío de boletines informativos, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.
ADMINISTRACIÓN DE DATOS SENSIBLES:
Todos los funcionarios, socios, empleados o directivos de BIENES Y BODEGAS S.A.S. deberán conocer e identificar los datos que son considerados como sensibles; en especial aquellos que laboren en compañías que por su objeto recolecten abundante información de la que se describirá a continuación.
La información o datos sensibles que sea recolectada por BIENES Y BODEGAS S.A.S., deberá mantenerse bajo el más estricto criterio de responsabilidad y cumplimiento de los principios que inspiran la presente política de tratamiento de datos personales.
Un dato sensible es aquel que tiene la potencialidad de afectar la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Hacen parte de la categoría de datos sensibles aquellos que contengan imágenes, videos, huellas digitales, fotografías, grabaciones, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Su tratamiento debe hacerse con base en criterios de respeto, compresión de la diferencia, prohibición de discriminación y protección de la intimidad. Todos los funcionarios que haga uso de los datos deberán actuar bajo los citados criterios so pena de sanciones que para tal fin se establezcan.
Teniendo en cuenta las anteriores precisiones sobre el tratamiento de datos sensibles, se hace necesario destacar que todos los datos que se realice sobre niños, niñas y adolescentes, deberá responder a lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 12 del decreto 1377 de 2013. Teniendo como base el cumplimiento de las normas sobre la materia, deberá tenerse de presente que todo tratamiento deberá obedecer a los siguientes requisitos:
Que se cuente con una autorización clara e inequívoca del representante legal o tutor del menor de edad; ello sin perjuicio de la opinión que éste, en uso de sus facultades mentales y con pleno conocimiento y madurez, pueda opinar.
En relación con las demás categorías sobre datos sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de los mismos cuando:
Los empleados, directivos, socios o funcionarios de BIENES Y BODEGAS S.A.S. que, en desarrollo de las actividades que requieran una recolección de datos, se limitaran a solicitar aquellos datos personales que son estrictamente pertinentes y adecuados para la finalidad con que son recolectados para el cumplimiento del objeto social, igualmente no hará uso de medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales.
En desarrollo del anterior precepto, se prohíbe recolectar datos más allá de los indicados y autorizados por el titular; así mismo se prohíbe cualquier manipulación o forma de engaño al momento de solicitar la autorización del titular o de su representante, en consecuencia deberá informarse con total claridad y estableciendo siempre la comprensión del titular en el tratamiento de datos.
Con el fin de garantizar el derecho a la información y la debida autorización de parte de los titulares, todos los formatos de recolección y material de apoyo de las diferentes actividades desarrolladas por BIENES Y BODEGAS S.A.S, contendrán inscripciones sobre aceptación de tratamiento de datos personales, los cuales deberán ser explicados a los titulares; y de ser necesario, en razón de la actividad que se pretenda desarrollar, se suscribirá un documento de aceptación de tratamiento de datos acorde con lo establecido por la legislación vigente.
Será política de BIENES Y BODEGAS S.A.S., mantener una prueba, siquiera sumaria, de la autorización dada por el titular para el tratamiento de sus datos o los de sus dependientes, dicho archivo (que podrá ser digital o físico) deberá reposar como un conjunto que tendrá un encargado y un protocolo para su uso.
De acuerdo con lo establecido por las normas vigentes, existen algunos casos en los cuales no se requiere autorización para el tratamiento de datos y que se describen a continuación:
No se requerirá autorización para el tratamiento de datos cuando se trate de:
En los casos anteriores, los funcionarios de BIENES Y BODEGAS S.A.S. no requerirán autorización para transmitir datos recolectados en sus bases de datos, la certificación de la ocurrencia de alguna de las anteriores causales bastará para hacer uso de los datos.
Será indispensable, documentar la ocurrencia de la circunstancia de excepción, pues de no existir manera de comprobarlo, ello será considerado un tratamiento irregular de los datos personales. Esta forma de documentar los hechos excepcionales sobre tratamiento de datos, será establecida en formatos para cada caso y deberá adjuntarse la orden administrativa o judicial, la historia clínica, la certificación de la investigación o cualquier otra certificación indicativa de la razón por la cual se realizó el tratamiento sin autorización.
DEBERES DE BIENES Y BODEGAS S.A.S COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
De acuerdo con las definiciones legales y propias de esta política empresarial de tratamiento de datos, BIENES Y BODEGAS S.A.S. actuará como Responsable del Tratamiento de datos personales y cumplirá con los deberes establecidos en el artículo 17 de la ley 1581 de 2012.
Vale la pena aclarar que estas obligaciones corresponden únicamente a BIENES Y BODEGAS S.A.S. y no a los empleados o funcionarios, pues estos segundos serán considerados encargados de tratamiento y no responsables.
DEBERES DE LOS FUNCIONARIOS DESIGNADOS PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Los empleados o funcionarios encargados para el tratamiento de datos, asumirán su responsabilidad como tales y tendrán como obligaciones principales:
Garantizar al Titular, de manera permanente, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data; entendiendo por este el derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que sobre él reposa en las bases de datos personales que son administradas por el encargado de tratamiento.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se le presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS.
Con el fin de garantizar la efectividad de los derechos de los titulares de datos se establece de manera clara y sencilla un listado de derechos que le son reconocidos a cada uno de los titulares y que serán la fuente de todos los procedimientos especiales que se ejecuten en razón de la presente política. El catálogo de derechos es el siguiente:
Derecho de acceso: Los titulares de datos podrán acceder de manera ágil y sencilla a los datos que estén bajo el control de BIENES Y BODEGAS S.A.S.; sus consultas sobre datos personales propios serán gratuitas.
Derecho de actualización, rectificación y supresión. En términos generales este derecho será llamado Hábeas Data y consistirá en la posibilidad que tiene el titular de los datos personales de actualizarlos, rectificarlos o suprimirlos, de tal manera que satisfagan los propósitos del tratamiento. Estas acciones de actualizar, rectificar o suprimir se harán de manera oficiosa por BIENES Y BODEGAS S.A.S. o a petición de parte.
El ejercicio de los derechos por parte de los titulares de datos personales, se realizará de manera personal acreditando su identidad a través de la exhibición de su documento de identidad o el de sus dependientes; así mismo podrán hacerlo sus herederos, su apoderado y demás personas que sean facultadas por éste de manera suficiente.
El procedimiento para conseguir o fijar en medios de prueba la manifestación de voluntad o autorización del titular de los datos personales será el siguiente:
Se pondrá en conocimiento del titular las consideraciones respecto de la importancia de manifestar su autorización para el uso de sus datos personales, atendiendo a los aspectos más importantes de la presente política de manejo de datos.
Una vez explicadas las consideraciones en relación con la autorización requerida, le será entregada un formato de autorización que deberá ser suscrita por el titular.
En cualquier caso, la suscripción de cualquier tipo de autorización para el manejo de datos hará indispensable una explicación de parte del funcionario sobre las implicaciones relativas a la presente política.
Las autorizaciones deberán constar en medios físicos o magnéticos; sus modelos o formatos de aceptación estarán disponibles en la sede de la sociedad y en su portal web. www.bienesybodegas.com
Así mismo, en caso de requerir alguna información vía internet, BIENES Y BODEGAS S.A.S. establecerá las rutas para la aceptación de la presente política de manejo de datos en la página web.
Las autorizaciones de los titulares podrán constar en medios físicos o electrónicos. Los archivos en los que se dé cuenta de las actividades que se realicen se mantendrán en la sede de la empresa y serán custodiados por una dependencia designada para tal fin.
ALCANCE Y CONTENIDO DEL AVISO DE PRIVACIDAD
La suscripción de la autorización para el manejo de datos personales o aviso de privacidad será prueba de la voluntad del titular y otorgará la facultad de manejar sus datos de acuerdo con la finalidad establecida en el documento para tal fin.
Los titulares podrán presentar solicitudes ante BIENES Y BODEGAS S.A.S. en relación con los siguientes temas:
Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales; este derecho será conocido con el nombre de Hábeas Data.
Recibir información respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales.
Acudir ante las autoridades, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente y en el presente documento.
Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal.
Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, BIENES Y BODEGAS S.A.S, garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
De acuerdo con las obligaciones legales, en caso de una consulta se procederá de la siguiente manera:
Previo a la presentación de solicitudes, la empresa habilitará canales de comunicación física o electrónica lo suficientemente sencillos como para garantizar el acceso a los datos personales por parte de los titulares de los datos. Estos canales de acceso y comunicación deberán facilitar en todo caso los derechos de los titulares y se harán mediante formularios preestablecidos sean físicos o virtuales.
Una vez recibida la consulta, esta se dirigirá al área encargada de la administración de los datos personales. La cual la identificará, radicará y procederá a estudiarla.
En un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo, deberá remitirse la respuesta a la consulta de acuerdo con el canal de comunicación establecido por el solicitante al momento de su solicitud, sea física o electrónica.
Si por algún motivo ajeno a la voluntad del responsable de datos, no fuere posible atender la consulta dentro del término mencionado en el numeral anterior, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
De acuerdo con lo establecido en las leyes que regulan la materia, el titular, sus herederos o representantes, pueden presentar reclamos cuando consideren que la información contenida en la base de datos deba ser corregida, actualizada o suprimida; así mismo podrán hacerlo cuando consideren que el responsable del tratamiento no ha cumplido con las disposiciones normativas vigentes. Los reclamos se tramitarán de la siguiente manera:
Establecidos los canales de consulta y reclamo que deben darse a conocer al público en general, los interesados presentarán sus reclamos mediante comunicación dirigida a BIENES Y BODEGAS S.A.S., estableciendo su identificación, lo hechos que lo llevan a presentar su reclamación, su información para notificación y aquellos documentos que pretenda hacer valer.
De ser necesario, BIENES Y BODEGAS S.A.S. como responsable de datos personales, podrá requerir al reclamante para que en un término de cinco (5) días adicione su solicitud con el fin de darle respuesta. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Los reclamos serán presentados a través de formatos gratuitos que estarán a disposición de los titulares en la sede de BIENES Y BODEGAS S.A.S y en su portal web www.bienesybodegas.com. Estas reclamaciones podrán versar sobre rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios anteriormente descritos y contendrá:
Se procederá de conformidad a las solicitudes de los titulares de los datos. La supresión no requerirá esgrimir argumentos más allá de la simple voluntad del dato y por ello no habrá lugar a la réplica de parte del responsable de datos.
UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL.
La información personal de los titulares sólo podrá ser transferida a entidades internacionales cuando cumpla con los requisitos establecidos en el artículo 26 de la ley 1581 de 2012, en ese sentido, cuando un dato tenga la potencialidad de ser transferido a entidades internacionales deberán adoptarse las medidas necesaria para obtener la autorización de parte de los titulares, explicando la posibilidad de la transferencia internacional de los datos.
BIENES Y BODEGAS S.A.S en desarrollo de su objeto social podrá realizar transmisión de datos personales que se efectúen con un encargado viceversa para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable. En estos casos no se requiere informar al Titular ni contar con su consentimiento. En todo caso deberá contarse con un contrato o cláusula de transmisión de datos donde se indique como mínimo lo siguiente: a) Alcance del tratamiento) Actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable) Obligaciones del Encargado para con el titular y responsable de datos personales.
La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir del 1 de Octubre de 2016 y será aplicada y divulgada por BIENES Y BODEGAS S.A.S.
Los datos personales objeto de tratamiento serán almacenados por BIENES Y BODEGAS para las finalidades indicadas en la presente política por un término de 20 años.
BIENES Y BODEGAS S.A.S.
900742096-6
C.C. No.8.033.191