Source: http://www.acpcultures.eu/?page=faq5
Timestamp: 2017-10-21 08:36:32+00:00
Document Index: 170297930

Matched Legal Cases: ["l'article 14", "l'article 14", "l'article 14", "l'article 15", "l'article 9", "l'article 9", "l'article 14", "l'article 16", "l'article 3"]

Partenaires : Quelles sont les obligations des partenaires du b�n�ficiaire?
Le contrat assimile les partenaires au b�n�ficiaire dans la mesure o� la mise en �uvre de l'Action est concern�e, et liste les articles des CG qui s'appliquent � eux en cons�quence. Par exemple, ils doivent �galement garder leurs documents justificatifs selon les dispositions contractuelles et sont sujets aux m�mes crit�res d'�ligibilit� que le b�n�ficiaire de la subvention.
Paiements : Comment modifier les montants des tranches de pr�financement lorsque le b�n�ficiaire d�pense plus ou moins que pr�vu?
Les montants indiqu�s dans les Conditions Sp�ciales ne sont que des pr�visions. L'objet du pr�financement est d'assurer un certain niveau de cash-flow � la disposition du b�n�ficiaire de la subvention. En principe, les pr�visions devraient �tre faites de mani�re � couvrir les besoins financiers pour les prochains 12 mois. Cependant, le b�n�ficiaire est autoris� � demander un pr�financement suppl�mentaire quand il l'estime n�cessaire. Si moins de 70% du payement imm�diat pr�c�dent a �t� d�pens� (100% de tous les payements plus anciens) les montants inutilis�s seront d�duits du nouveau paiement. L'administration contractante ajuste les tranches suppl�mentaires en cons�quence et paie le montant requis. En tout �tat de cause, chaque payement est soumis � un rapport accompagn� d'un rapport de v�rification des d�penses.
Co�ts �ligibles : Pour �tre consid�r�s comme �ligibles aux termes de l'article 14.1 des Conditions G�n�rales, les co�ts directs doivent avoir �t� effectivement support�s durant la p�riode de mise en �uvre de l'Action. Quand y a-t-il lieu de consid�rer que les co�ts "ont �t� r�ellement support�s"?
Le crit�re est l'engagement des fonds: p.ex. par la signataire d'un contrat ou un �quivalent. Ceci doit avoir �t� fait durant la p�riode d'ex�cution de l'action.
D'une mani�re similaire, la proc�dure d'attribution de contrat peut �tre entam�e avant le d�but de la p�riode d'ex�cution, si ceci est en accord avec l'Annexe IV. Les contrats et les paiements relatifs � ces contrats ne peuvent cependant pas avoir lieu avant le d�but de la mise en �uvre de l'Action.
Co�ts �ligibles : Est-ce que les frais de s�jour et les frais de voyage du personnel des partenaires du b�n�ficiaire de la subvention sont compris dans les co�ts �ligibles au sens de l'article 14.2 CG?
Oui. Les membres du personnel des partenaires prenant part � l'Action subissent les co�ts �ligibles de la m�me mani�re que ceux du b�n�ficiaire de la subvention. Les frais de s�jour et de voyage du personnel des b�n�ficiaires finaux de l'Action peuvent �galement �tre couverts, si pr�vu dans le budget.
Justificatifs voyages et s�jour : Est-ce que le b�n�ficiaire de la subvention doit fournir la preuve des d�penses (tickets de restaurant, notes de taxi, etc.) relatives aux frais de voyage et de s�jour de son personnel prenant part � l'Action?
Les frais de voyage et d'h�bergement sont sujets au "test d'�ligibilit�" de l'article 14 CG. Ces frais peuvent �tre rembours�s sur la base du co�t r�el o� bien d'un forfait (per diems), d�pendamment de ce qui est pr�vu ainsi dans le budget de l'Action. Dans le cas, d'un remboursement forfaitaire aucun document justificatif relatif aux d�penses couvertes par le per diem (repas, h�tel, taxi�) n'est requis, pour autant qu'il soit suffisamment �tabli que le voyage ait bien eu lieu.
Variations exceptionnelles du taux de change : Quelles sont les implications du second paragraphe de l'article 15.9 CG (deuxi�me paragraphe) ?
Ce paragraphe ne devrait �tre utilis� qu'exceptionnellement. La premi�re mesure � prendre dans l'hypoth�se o� ce paragraphe est invoqu�, c'est de restructurer le projet, par exemple en enlever un aspect. En aucune circonstance, le montant de la subvention ne sera augment�.
Contribution en nature : Est-ce que la mise � disposition de personnel est une contribution en nature?
Selon les articles 14.2 et 14.5 CG, le co�t du personnel assign� � l'Action est consid�r� comme un co�t �ligible, non comme une contribution en nature.
Modification de contrat : Quelles sont les limites dans lesquelles le b�n�ficiaire peut modifier unilat�ralement le budget?
Pour autant qu'une telle modification n'affecte pas l'objet de l'Action, le b�n�ficiaire de subvention peut apporter des modifications entre les lignes budg�taires end�ans la limite de 15% du montant initial de toutes les lignes budg�taires concern�es (lignes donn�es ou re�ues).
Les modifications au budget effectu�es par le b�n�ficiaire selon l'article 9.2 CG sont prises en consid�ration d'une mani�re cumulative. Il n'est d�s lors pas possible de proc�der de cette mani�re � plusieurs r�allocations de 14% chacune!
D�s que le montant cumul� des modifications effectu�es par le b�n�ficiaire exc�de 15% du montant initial d'une ligne budg�taire pour les co�ts �ligibles, un avenant est n�cessaire.
A l'int�rieur d'une ligne budg�taire, le b�n�ficiaire peut r�allouer librement les fonds entre les �l�ments (y inclus la suppression ou l'ajout de nouveaux �l�ments), pour autant que l'objectif principal de l'action reste inchang�.
Dans tous les cas de modification unilat�rale, le b�n�ficiaire doit informer l'administration contractante par �crit et sans aucun d�lai.
Le montant initial signifie le montant �tabli dans le contrat, ou comme modifi� par un avenant formel.
N�anmoins, cette m�thode ne peut pas �tre utilis�e pour modifier les co�ts administratifs ou la r�serve pour impr�vus.
Modification du budget : Est-ce que le b�n�ficiaire peut modifier les taux � l'unit� pr�vus dans le budget aff�rent au contrat?
Oui, les taux indiqu�s dans le budget sont consid�r�s comme �tant des taux moyens. Si tel modification change le montant total pr�vu, alors cette modification sera sujette aux conditions pr�vues � l'article 9.2 des Conditions g�n�rales.
Les nouveaux taux � l'unit� doivent cependant toujours correspondre � la d�finition de co�ts �ligibles dans l'article 14.1 CG (n�cessaire pour la mise en �uvre de l'Action et en accord avec les principes de bonne gestion financi�re, en particulier le caract�re �conomiquement le plus avantageux et le rapport co�ts/effectivit�).
Accords pour modifications : Est-ce qu'une lettre de confirmation de l'administration contractante est n�cessaire pour officialiser une modification de l'adresse, du compte bancaire, de l'auditeur ou du budget (dans la limite de 15%)?
Non. La lettre envoy�e par le b�n�ficiaire de la subvention � l'administration contractante est suffisante pour modifier le contrat dans ces domaines limit�s. Ce n'est que lorsque l'administration contractante entend s'opposer au changement du compte bancaire ou d'auditeur qu'il peut r�agir, et la lettre qu'elle envoie au b�n�ficiaire annule la modification.
March�s Publics : Est-ce que les b�n�ficiaires de subvention doivent utiliser les proc�dures et mod�les du Guide Pratique en mati�re de sous-traitance?
Non. Ils appliquent plut�t les r�gles de l'annexe IV au mod�le de contrat de subvention, qui sont moins contraignantes, et avec un contr�le ex post de la Commission.
Le b�n�ficiaire de subvention g�re l'action, en ce compris tout appel d'offres, de mani�re autonome, et doit publier les appels d'offres pour son propre compte. La Commission effectue des v�rifications ex post quant � la conformit� du b�n�ficiaire aux r�gles applicables de passation de march�.
Les mod�les du PRAG peuvent �tre utilis�s, mais sans aucune obligation.
Une fois l'action est termin�e : Quels sont les documents justificatifs qui doivent �tre conserv�s par le b�n�ficiaire de la subvention pour une inspection �ventuelle?
Ils doivent �tre de nature � �tablir une preuve claire et compl�te que les co�ts de l'Action ont �t� r�ellement support�s par le b�n�ficiaire de la subvention.
Une liste non exhaustive est fournir � l'article 16.3 CG.
Dans la mesure o� la Commission paie pour un pourcentage (d�termin� � l'article 3.2 CS) du total des co�ts �ligibles de l'Action plut�t que pour certains �l�ments d�termin�s dans le budget, le m�me syst�me comptable et les documents justificatifs doivent �tre conserv�s pour toutes les d�penses de l'Action. Les documents justificatifs doivent �tre conserv�s pendant au moins 7 ans apr�s le payement de la balance.