Source: http://docplayer.pl/34880087-Procedura-wspolpraca-z-dostawcami-i-wykonawcami-rozdzial-1-cel-i-zakres-procedury-rozdzial-2-dokumenty-zwiazane-3.html
Timestamp: 2018-08-20 01:43:19+00:00
Document Index: 41508372

Matched Legal Cases: ['Art. 18', 'Art. 19', 'Art. 20', 'Art. 21', 'Art. 21', 'Art. 29', 'Art. 30', 'Art. 31', 'Art. 32', 'Art. 33', 'Art. 34', 'Art. 35', 'Art. 36', 'Art. 20', 'Art. 96']

Procedura: Współpraca z dostawcami i wykonawcami. Rozdział 1. Cel i zakres procedury Rozdział 2. Dokumenty związane PDF
Download "Procedura: Współpraca z dostawcami i wykonawcami. Rozdział 1. Cel i zakres procedury Rozdział 2. Dokumenty związane... 3"
2 SPIS TREŚCI Rozdział 1. Cel i zakres procedury... 3 Rozdział 2. Dokumenty związane... 3 Rozdział 3. Zasady odpowiedzialności... 4 Rozdział 4. Opis postępowania... 8 Rozdział 5. Zapisy Rozdział 6. Wykaz zmian Procedura Strona 2 z 14
3 Rozdział 1. Cel i zakres procedury 1. Celem niniejszej procedury jest określenie zasad współpracy z wykonawcami w postępowaniu o udzielenie zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane. 2. Procedura odnosi się do udzielania zamówień przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Rozdział 2. Dokumenty związane 3. Dokumentami związanymi z niniejszą procedurą są w szczególności obowiązujące: 1) Księga Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem PKP Polskie Linie Kolejowe S.A.; 2) Ustawa z dnia 28 marca 2003 r o transporcie kolejowym; 3) Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych; 4) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane; 5) Regulamin organizacyjny PKP Polskie Linie Kolejowe S.A.; 6) Regulamin Organizacyjny PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Centrala; 7) Ramowy Regulamin Organizacyjny PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Zakład Linii Kolejowych; 8) Korporacyjna Polityka Zakupów PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. przyjęta Uchwałą 848/2012 Zarządu PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. z dnia 21 grudnia 2012 roku, z późniejszymi zmianami; 9) Instrukcja zawierania umów oraz zaciągania innych zobowiązań finansowych wraz z kompetencjami finansowymi kierujących jednostkami organizacyjnymi Spółki oraz kierujących niektórymi komórkami organizacyjnymi Centrali Spółki If- Procedura Strona 3 z 14
4 6 Załącznik do Uchwały nr 283/2013 Zarządu PKP Polskie Linie Kolejowe S.A z dnia 2 kwietnia 2013 r.; 10) Procedura Nr SMS-PW-01 Utrzymanie linii kolejowej w sprawności technicznej i organizacyjnej; 11) Procedura Nr SMS-PW-02 Utrzymanie pojazdów kolejowych ; 12) Procedura Nr SMS-PW-09 Bezpieczne projektowanie infrastruktury kolejowej i zasady współpracy z projektantami ; 13) Procedura Nr SMS-PW-10 Budowa, modernizacja i rewitalizacja infrastruktury kolejowej ; 14) Procedura Nr SMS-PW-11 Współpraca z wykonawcami robót inwestycyjnych ; 15) Procedura Nr SMS-PW-16 Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna ; 16) Procedura Nr SMS-PD-01 Nadzór nad dokumentami i zapisami ; 17) Procedura Nr SMS-PD-02 Audyty Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem ; 18) Procedura Nr SMS-PD-03 Przegląd Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem. Rozdział 3. Zasady odpowiedzialności 4. Podstawowym warunkiem by dostawy, usługi i roboty budowlane spełniały wymagania Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Kolejowym jest zapewnienie ścisłego przestrzegania w postępowaniu o udzielenie zamówienia prawa określonego przede wszystkim w ustawach [2] i [3] oraz regulaminach [8] i [9]. 1. Do prowadzenia postępowania o udzielenie zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane są upoważnione jednostki organizacyjne PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. oraz niektóre komórki organizacyjne Centrali PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. określone w Regulaminie Organizacyjnym stanowiącym Załącznik do Uchwały 429/2009 Zarządu PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. 2. Za przygotowanie i prowadzenie postępowania odpowiada kierownik zamawiającego. 3. Kierownikiem zamawiającego w postępowaniach prowadzonych wg ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych jest Zarząd. W postępowaniach prowadzonych wg regulaminów [8] i [9] kierownikami Procedura Strona 4 z 14
5 zamawiającego są kierownicy jednostek organizacyjnych PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. oraz niektórych komórek organizacyjnych Centrali PKP Polskie Linie Kolejowe S.A., którym stosownych pełnomocnictw udziela Zarząd. 4. Postępowanie o udzielenie zamówienia przez PKP PLK S.A. na dostawy, usługi oraz roboty budowlane, do których nie ma zastosowania ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych jest prowadzone zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie [8], lub [9] w przypadku pieniędzy pochodzących ze środków publicznych w tym pochodzących z budżetu UE, a w pozostałych przypadkach postępowania prowadzone są wg zasad określonych w ustawie [3]. 5. Zakres kompetencji finansowych kierowników jednostek organizacyjnych i niektórych komórek organizacyjnych Centrali Spółki w zakresie udzielania zamówień na dostawy, usługi oraz roboty budowlane określają załączniki nr 1 i nr 2 do Instrukcji If-6. [10]. Zakresy asortymentu materiałów i środków trwałych kupowanych na poszczególnych szczeblach zarządzania określa wspomniana Instrukcja [10]. 6. Jednostki organizacyjne PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. lub przedsiębiorcy działający na ich zlecenie, wykonujący przejazd w celu utrzymania infrastruktury kolejowej, nadzoru, przeprowadzenia badań lub usuwania awarii, uruchamiają pociąg utrzymaniowo-naprawczy. Przedsiębiorcą, działającym na zlecenie jednostki organizacyjnej PKP Polskie Linie Kolejowe S.A., realizującym przejazdy, o których mowa powyżej, może być wyłącznie przewoźnik kolejowy (w rozumieniu Ustawy o transporcie kolejowym), który otrzymał prawo dostępu do infrastruktury kolejowej zarządzanej przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. oraz posiada zawartą umowę o udostępnienie infrastruktury kolejowej. 5. Lp. Stanowisko Symbol Zakres odpowiedzialności 1. Zarząd Spółki ) Udzielanie pełnomocnictw kierownikom jednostek organizacyjnych PKP PLK S.A. oraz komórek organizacyjnych Centrali PKP PLK S.A. do prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na dostawy, Procedura Strona 5 z 14
6 Lp. Stanowisko Symbol Zakres odpowiedzialności usługi i roboty budowlane; 2) Wyrażanie zgody na zaciąganie zobowiązań finansowych na dostawy, usługi i roboty budowlane, gdy zobowiązanie przekracza kompetencje finansowe kierowników jednostek organizacyjnych określone w załączniku 1 uchwały [10]; 3) Powołanie Komisji przetargowej i zatwierdzenie wyniku postępowania w Centrali Spółki, gdy postępowanie prowadzone jest zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych [3]; 4) Podpisanie umowy, gdy jej wartość przekracza kompetencje finansowe określone w uchwale [10] * 2. Kierownicy jednostek organizacyjnych lub komórek organizacyjnych Centrali Spółki *) W przypadku przekroczenia kompetencji finansowych Zarządu konieczne jest wydanie zgody na zaciągnięcie zobowiązania, przez inne organy Statutowe Spółki w zależności od kwoty zobowiązania jest to Rada Nadzorcza Spółki lub Rada Nadzorcza Spółki i Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy Spółki. Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane prowadzonych: 1) według ustawy Prawo zamówień publicznych [3] zgodnie z Art. 18, Art. 19, Art. 20, Art. 21; 2) według Regulaminu udzielania zamówień przez PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. na dostawy, usługi oraz roboty budowlane, do których nie ma zastosowania Ustawa z dnia Procedura Strona 6 z 14
7 Lp. Stanowisko Symbol Zakres odpowiedzialności stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych [8] zgodnie z 6, gdzie do obowiązków kierownika zamawiającego należy w szczególności: powołanie komisji, akceptacja trybu, akceptacja treści ogłoszenia o zamówieniu i zaproszenia do negocjacji, akceptacja treści warunków zamówienia, akceptacja wyników oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu, akceptacja propozycji komisji wykluczenia wykonawcy i odrzucenia oferty, akceptacja propozycji komisji w zakresie wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania, ewentualne podpisanie umowy zgodnie z posiadanymi kompetencjami finansowymi; Procedura Strona 7 z 14 3) według Regulaminu PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. w sprawie udzielania podprogowych zamówień sektorowych, finansowanych z udziałem środków publicznych, w tym pochodzących z budżetu UE [9] zgodnie z 5, gdzie do obowiązków zwierzchnika jednostki należy w szczególności: akceptacja trybu postępowania, akceptacja treści: ogłoszenia albo zaproszenia do negocjacji, akceptacja SIWZ, powołanie komisji, złożenie oświadczenia zgodnie z załącznikiem nr 1 do Regulaminu, odrzucenie oferty, wybór najkorzystniejszej oferty albo
8 Lp. Stanowisko Symbol Zakres odpowiedzialności unieważnienie postępowania, ewentualne podpisanie umowy zgodnie z posiadanymi kompetencjami finansowymi Rozdział 4. Opis postępowania 6. Weryfikacja potrzeb Każde zgłoszone zapotrzebowanie na przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia na dostawę, usługę, robotę budowlaną weryfikowane jest przez kierownika jednostki organizacyjnej PKP PLK S.A. lub komórki organizacyjnej Centrali PKP PLK S.A. pod względem celowości jak też pod kątem zabezpieczenia środków finansowych na jego realizację. W odniesieniu do pozytywnie zweryfikowanego zapotrzebowania kierownik zarządza przygotowanie i przeprowadzenie postępowania. 7. Przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia 1. Za przygotowanie postępowania odpowiada kierownik zamawiającego. 2. W Centrali Spółki za określenie przedmiotu i wartości zamówienia oraz za opis warunków technicznych odpowiada kierownik merytorycznej komórki organizacyjnej. 3. W ramach tego etapu postępowania realizowane są następujące czynności i opracowywane nw. dokumenty: 1) powołanie, wybór składu i organizacja komisji przetargowej Art. 21 ustawy [3], 7 regulaminu [8], 7 regulaminu [9]; 2) opis przedmiotu zamówienia Art. 29, Art. 30, Art. 31 ustawy [3], 14 regulaminu [8], 11 regulaminu [9]; 3) ustalenie wartości zamówienia Art. 32, Art. 33, Art. 34, Art. 35 ustawy [3], 15 regulaminu [8]; Procedura Strona 8 z 14
9 4) wybór trybu przeprowadzenia postępowania Rozdział 3 ustawy [3], 18 regulaminu [8], Rozdział VI regulaminu [9]; 5) opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia Art. 36 ustawy [3], warunków zamówienia 16 regulaminu [8], specyfikacji istotnych warunków zamówienia 14 ust. 4 regulaminu [9]; 4. Czynności związane z przygotowaniem postępowania wykonują pracownicy, którym ich wykonanie powierzył kierownik zamawiającego. 8. Przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia 1. Za przeprowadzenie postępowania odpowiada kierownik zamawiającego. 2. Postępowania o udzielenie zamówienia na dostawy, usługi i roboty budowlane mogą być prowadzone w jednym z trybów określonych w ustawie [3] lub regulaminach [8], [9]. 3. Postępowanie przeprowadza Komisja powołana przez kierownika zamawiającego. Zadania Komisji charakteryzuje Art. 20 ustawy [3], 7 wraz z załącznikiem 8 regulaminu [8], 8 regulaminu [9]. 4. Zgodnie z ustawą [3] komisja przetargowa jako zespół pomocniczy kierownika zamawiającego powołana jest do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu oraz do badania i oceny ofert. Kierownik zamawiającego może powierzyć komisji wykonywanie innych czynności, w tym również związanych z przygotowaniem zamówienia. 5. Do zadań komisji w postępowaniach prowadzonych zgodnie z regulaminem [8] i [9] należy w szczególności: 1) udzielanie wyjaśnień dotyczących postępowania; 2) otwarcie ofert; 3) dokonanie oceny spełnienia przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu; 4) prowadzenie negocjacji; 5) dokonanie oceny ofert; 6) przygotowanie propozycji wykluczenia wykonawcy i odrzucenia oferty; 7) wystąpienie z wnioskiem o unieważnienie postępowania; Procedura Strona 9 z 14
10 8) przygotowanie propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty; 9) przygotowanie projektu umowy; 10) prowadzenie dokumentacji postępowania. 6. W przypadku postępowań prowadzonych zgodnie z regulaminem [8] do obowiązków komisji należy dodatkowo przygotowanie postępowania. 7. Każda umowa (aneks do umowy) powinna być uzgodniona pod względem merytorycznym przez komórkę inicjującą jej zawarcie, a następnie w pierwszej kolejności przez komórkę ds. rachunkowości i finansów, ds. ekonomicznych oraz radcę prawnego. W Centrali Spółki zamówienia na usługi szkoleniowe nie wymagają powyższych uzgodnień. 8. Umowa w formie pisemnej zawierana jest z wykonawcą, którego oferta jako najkorzystniejsza została wybrana zgodnie z zasadami określonymi w ustawie [3] lub regulaminie [8]. 9. W przypadku, gdy wyłoniony w ramach postępowania wykonawca korzysta z podwykonawstwa innych firm wówczas wykonawca, z którym zawiera się umowę w ramach postępowania ponosi pełną odpowiedzialność za pracę podwykonawcy. 10. W przypadku, gdy wykonawcy ubiegają się wspólnie o udzielenie zamówienia wówczas ustanawiany jest pełnomocnik do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia i zawarcia umowy. 11. Każda jednostka organizacyjna/komórka organizacyjna Centrali prowadzi rejestr umów, gdzie rejestruje każdą własną umowę, a następnie zgłasza ją do zarejestrowania w centralnym rejestrze umów prowadzonym przez Biuro Planowania i Analiz Ekonomicznych. 9. Środki ochrony prawnej 1. Środki ochrony prawnej określone są w Dziale VI ustawy [3], 42 regulaminu [8], 30 regulaminu [9]. 2. Zgodnie z ustawą [3] środki ochrony prawnej przysługują wykonawcy, uczestnikowi konkursu, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego niniejszej ustawy. Procedura Strona 10 z 14
11 3. Zgodnie z regulaminem [8] prawo do wniesienia skargi do kierownika zamawiającego przysługuje wykonawcy w przypadku naruszenia postanowień regulaminu lub warunków zamówienia, mających lub mogących mieć wpływ na wynik postępowania. 4. Zgodnie z regulaminem [9] prawo do wniesienia skargi przysługuje wykonawcy w przypadku naruszenia przez zamawiającego postanowień regulaminu, ogłoszenia albo zaproszenia do negocjacji w zakresie: opisu warunków udziału w postępowaniu, kryteriów oceny ofert i ich znaczenia, odrzucenia oferty wykonawcy mających lub mogących mieć wpływ na wynik postępowania, jeżeli wykonawca ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku wspomnianego naruszenia. 10. Weryfikacja realizacji umowy na dostawy, usługi i roboty budowlane 1. Realizacja każdej umowy podlega weryfikacji pod względem zgodności z warunkami umowy, w szczególności pod względem ilościowym, jakościowym, oraz terminowości realizacji. 2. Z odbioru przedmiotu umowy sporządzany jest protokół, stanowiący podstawę do zapłacenia faktury za zrealizowaną dostawę, usługę lub robotę budowlaną. 3. Zgodnie z ustawą [3] zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w SIWZ oraz określił warunki takiej zmiany. 4. Zgodnie z regulaminem [8] i [9] wprowadzenie zmian może nastąpić wyłącznie wówczas gdy ich wprowadzenie jest korzystne dla PKP PLK S.A. lub gdy jest konieczne dla zapewnienia realizacji jej zadań statutowych. 11. Reklamacje składane wykonawcom. 1. W przypadku stwierdzenia niezgodności w realizacji umowy zamawiający podejmuje działania reklamacyjne określone w umowie. Procedura Strona 11 z 14
12 2. Zamawiający może żądać wniesienia przez wykonawcę zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Zabezpieczenie to służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. 3. Warunki zabezpieczenia należytego wykonania umowy określone zostały w Art. od 147 do 151 ustawy [3], w 40 regulaminu [8], w 27 regulaminu [9]. Rozdział 5. Zapisy 1. Zakres dokumentowania postępowań określa Art. 96 ustawy [3], 43 regulaminu [8] oraz 25 regulaminu [9]. 2. Dokumentacja w zakresie regulaminu [8] i [9] obejmuje w szczególności: 1) decyzję o powołaniu komisji; 2) akceptację trybu postępowania; 3) warunki zamówienia / specyfikację istotnych warunków zamówienia; 4) oświadczenia wymagane regulaminem; 5) protokół otwarcia ofert; 6) protokoły z posiedzeń komisji; 7) korespondencję z wykonawcami; 8) informację o biegłych, jeżeli byli powołani; 9) oferty; 10) umowę, a jeżeli przedmiotem zamówienia są środki trwałe także kopie protokołów odbioru; 11) decyzję o wyborze wykonawcy albo o unieważnieniu postępowania; 12) skargi złożone w postępowaniu wraz z ich rozstrzygnięciem. 3. Jeżeli w postępowaniu występowało ogłoszenie dokumentacja zawiera również to ogłoszenie. 4. W przypadku postępowania w trybie przewidującym negocjacje dokumentacja zawiera ponadto: 1) zaproszenie do negocjacji; 2) listę wykonawców zaproszonych do negocjacji; Procedura Strona 12 z 14
13 3) dokumenty dostarczone przez wykonawców; 4) protokoły z negocjacji; 5) instrukcje negocjacyjne, jeśli zostały udzielone. 5. Jednostka zobowiązana jest do przechowywania dokumentacji i zapisów z postępowania w sposób gwarantujący jej nienaruszalność przez okres 5 lat od zakończenia postępowania. Procedura Strona 13 z 14
14 Rozdział 6. Wykaz zmian Lp. Strona/ punkt Data Zmiana r Aktualizacja osoby zatwierdzającej 2. 3/ r Aktualizacja przywołanych aktów prawnych wraz z odnośnikami 3. 4/ r Aktualizacja regulacji wewnętrznych 4. 4/ r Korekta nazw procedur 5. 5, 6, 7/ 4, 9/ 6, 9/ 7, 11/ 8, 12/ 10, 12/R r Korekta odwołań do regulacji wewnętrznych wynikająca z ich aktualizacji 6. całość r Poprawki stylistyczne i interpunkcyjne Lp. Paragraf / punkt Data Zmiana 7. 3, r Aktualizacja dokumentów związanych. Korekta zasad odpowiedzialności. 8. 4/6 Dodano pkt 6 w Dodano 5 - dotychczasowy 4 rozdzielono na dwa odrębne paragrafy (zmiana numeracji dalszych paragrafów). Procedura Strona 14 z 14