Source: http://servicioinformacionsujetosobligados.blogspot.com/2010/11/el-organo-de-control-interno-y-el_16.html
Timestamp: 2018-06-24 03:31:34
Document Index: 346238218

Matched Legal Cases: ['artículo 26', 'Artículo 26', 'Artículo 26', 'Artículo 8', 'artículo 26', 'artículo 11', 'Artículo 26', 'Artículo 7', 'artículo 3', 'artículo 4', 'artículo 5', 'artículo 6', 'artículo 9', 'artículo 10', 'artículo 11', 'artículo 12', 'artículo 13', 'artículo 14', 'artículo 16', 'artículo 26', 'artículo 17', 'artículo 18', 'artículo 19', 'artículo 20', 'artículo 21', 'artículo 24', 'artículo 25', 'artículo 26', 'artículo 26', 'artículo 26', 'artículo 28', 'artículo 29', 'artículo 30', 'artículo 31', 'Artículo 38', 'artículo 26', 'Artículo 28']

SERVICIO DE INFORMACIÓN DE LOS SUJETOS OBLIGADOS (SISO): EL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO Y EL REPRESENTANTE ANTE EL SEPBLAC (III)
En la materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, entendemos como PLANIFICACIÓN TÁCTICA la aplicación, dentro de la empresa, de las políticas y procedimientos establecidos previamente en la fase de PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA.
Según la Ley 10/2010, la responsabilidad de la PLANIFICACIÓN TÁCTICA recae sobre el ÓRGANO DE CONTROL INTERNO (OCI).
Las responsabilidades de las planificaciones ESTRATÉGICA y LOGÍSTICA (dotación de medios humanos y tecnológicos para el cumplimiento), según la Ley 10/2010 recae sobre el sujeto obligado en general, que es lo mismo que decir sobre la alta dirección del sujeto obligado.
La alta dirección es un término ambiguo, por lo que había que delimitarlo e identificarlo de alguna manera para que fuera operativo, puesto que no todos los miembros de la alta dirección se ocuparán de las planificaciones estratégica y logística en lo relativo a la prevención del blanqueo, y éstas no pueden dejarse en manos de personas sin la capacidad de decisión necesaria para poder abordarlas.
La solución a este dilema está, como indiqué en los documentos anteriores, en el Órgano de Control Interno (OCI) con la composición de alta dirección aconsejada, puesto que éste Órgano constituye una mesa transversal de decisión creada por la propia Ley para la aplicación de las políticas y procedimientos relativos a la prevención del blanqueo, en la que han de tener representación las distintas áreas de negocio afectadas por la materia.
Es cierto que la Ley 10/2010 no obliga a que en el OCI estén representados los máximos responsables de las áreas de negocio afectadas, pero también es verdad que si hacemos recaer en el OCI, por delegación, las planificaciones estratégica y logística, resulta lógico que los miembros titulares del OCI sean los que realmente tengan la capacidad de decisión para llevarlas a efecto
Esta estructura de decisión “compliance”, al más alto nivel de decisión, solucionaría las dificultades prácticas que suponen imponer, sobre una organización compleja, una serie de reglas nuevas, así como determinar los medios humanos y materiales para llevarlas a la práctica. Con la estructura propuesta, hacemos recaer estas responsabilidades sobre los que realmente las tienen que soportar, es decir, la Alta dirección.
Salvado así el organigrama formal de responsabilidades, reconozco también que en la práctica, el OCI oficial no va a involucrarse de forma directa en las planificaciones, estratégica, logística y táctica. Esta función de campo la hará, sin duda, el OCI sustituto, que como vimos estaría formado por profesionales cualificados que trabajen en las distintas áreas de negocio afectadas por la Ley 10/2010. Estas personas actuarán como delegados de los Jefes de Área y por tanto, tendrán la legitimidad necesaria para definir en profundidad las planificaciones, estratégica, logística y táctica.
ÓRGANO SUSTITUTO DE CONTROL INTERNO (OCI DELEGADO)
El OCI delegado o sustituto, es el que, en la práctica, desarrollará la previsión legal establecida en el apartado 2 del artículo 26: “Los sujetos obligados establecerán un órgano adecuado de control interno responsable de la aplicación de las políticas y procedimientos a que se refiere el apartado 1”, siendo también el que desarrolle el trabajo de campo necesario para que, por el OCI titular, se terminen de determinar y se apliquen las planificaciones ESTRATÉGICA Y LOGÍSTICA.
En su momento indiqué que en el OCI titular debería ser miembro de pleno de derecho el Representante ante el SEPBLAC, para los temas referidos a la prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. Ello le permitiría coordinar el OCI delegado en nombre del OCI titular, quedando de esta manera sólidamente estructurado el organigrama operativo del OCI sustituto.
Sabemos que el Representante ante el SEPBLAC y Director del Departamento de Prevención del Blanqueo, en las entidades en las que exista este departamento por no estar excepcionadas reglamentariamente, sólo tiene la responsabilidad legal del cumplimiento de las obligaciones de información del Capítulo III, a saber:
Generación de parte de las alertas de abstención de ejecución
Colaboración directa con la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias y con sus órganos de apoyo
Con todo, estoy convencido que en la práctica diaria el Representante ante el SEPBLAC y su Departamento de prevención del blanqueo de capitales, colaborarán estrechamente con el OCI en el control del cumplimiento, dentro de la empresa, de la legislación de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, puesto que por su especialización resultarán imprescindibles para el asesoramiento del OCI, y, sobre todo, para el funcionamiento de las herramientas que el OCI ponga en funcionamiento para el necesario control tecnológico del sistema de aplicación de las políticas previamente diseñadas.
Pero para que el Representante ante el SEPBLAC y su Equipo tengan éxito en esta función de apoyo al OCI, que, como he indicado, será añadida en la práctica a sus funcionales legales, resulta aconsejable que se imbriquen desde el inicio en todo el proceso de creación y de adaptación del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS a cada Área de negocio, con el fin de conocer perfectamente las repercusiones que la Ley tiene en el funcionamiento real de la empresa.
Esta experiencia práctica facilitará su función de Información especificada en el Capítulo III de la Ley, y además, les ayudará a asumir eficazmente la centralización operativa de los mecanismos que disponga el OCI para controlar, en toda la empresa, el cumplimiento de la normativa de prevención del blanqueo.
El Representante ante el SEPBLAC coordinará el OCI delegado y reportará directamente al OCI titular.
En el organigrama de “compliance” que hemos diseñado y con el que pretendemos salvaguardar las distintas responsabilidades definidas en la Ley, la figura del REPRESENTANTE ANTE EL SEPBLAC aparece como el nexo operativo entre las funciones de INFORMACIÓN (Capítulo III) y CONTROL (Capítulo IV).
FUNCIÓN DE CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DE INFORMACIÓN:
El Cumplimiento de las obligaciones de información tiene unas implicaciones operativas que afectan a todas las áreas de negocio.
Para que desde el sujeto obligado exista una buena comunicación hacia el SEPBLAC, primero han de establecerse por el OCI las reglas internas que permitan generar la información susceptible de comunicación. Estas reglas, como hemos visto, se especificarán en el Manual de Procedimientos, documento que de forma simplificada estará a disposición del SEPBLAC con el nombre de MANUAL DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.
FUNCIÓN DE CONTROL INTERNO:
En segundo lugar han de establecerse los controles necesarios para que las políticas y procedimientos establecidos se cumplan dentro de la empresa, lo que permitirá generar la información susceptible de comunicación.
Esas políticas y procedimientos han de llevarse a cabo por un equipo humano y tecnológico, que tendrá que ser definido por el OCI delegado, e implementado dentro de la empresa por el OCI titular.
Como indiqué en un documento anterior, una parte de este equipo humano de prevención del blanqueo será el personal de cada área de negocio, cuya dedicación fundamental será la producción o comercialización de bienes y/o servicios, por lo que el control del cumplimiento por este personal, requerirá de algún mecanismo tecnológico que funcione de forma transversal. (Plataforma tecnológica de control)
Por razones prácticas, esta plataforma tecnológica se ubicará en el Departamento de Prevención del Blanqueo de Capitales, puesto que el Representante ante el SEPBLAC es el coordinador del OCI delegado.
También en el Departamento de Prevención del Blanqueo de Capitales se ubicarán las plataformas tecnológicas necesarias para el cumplimiento de las obligaciones de información establecidas en el Capítulo III de la Ley.
De esta manera cumpliremos con lo que se especifica en uno de los apartados del Artículo 26.2, que dice lo siguiente: “Para el ejercicio de sus funciones el representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión y el órgano de control interno deberán contar con los recursos materiales, humanos y técnicos necesarios.”
EL DEPARTAMENTO DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES
La Ley 10/2010, en su Artículo 26.2 indica lo siguiente: “Reglamentariamente se determinará para determinadas categorías de sujetos obligados la exigencia de constitución de unidades técnicas para el tratamiento y análisis de la información”.
Al margen de lo que reglamentariamente se determine en su momento, las entidades que tengan un gran volumen de información para su tratamiento y análisis, se decidirán por constituir un Departamento de Prevención del Blanqueo de Capitales bajo la dirección del Representante ante el SEPBLAC, o bien, externalizarán esta función porque les resulte más rentable, haciéndolo en la forma especificada en el Artículo 8 (Aplicación por terceros de las medidas de diligencia debida), toda vez que en la Ley no existe ningún precepto que impida tomar esta decisión.
En cualquiera de los dos supuestos (soluciones tecnológicas internas o externas), tanto el OCI como el Representante ante el SEPBLAC, estarían dotados de los recursos técnicos necesarios para cumplir con sus funciones legales y empresariales, a saber:
Recepción automatizada de la información generada dentro de la empresa susceptible de análisis.
Examen especial de la misma
Sistema de control para el cumplimiento de las distintas políticas y procedimientos establecidos por el OCI.
Sistema de alertas de abstención de ejecución de determinadas operaciones. Sabemos que habrá abstenciones que se originarán en el Departamento de Prevención del Blanqueo de Capitales y otras que tendrán su origen en otros Departamentos como consecuencia del cumplimiento del MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, vg.: rechazo de clientes por incumplimiento de la política de admisión o por no superación de los filtros del control.
El Representante ante el SEPBLAC y Director del Departamento de Prevención del Blanqueo de Capitales, será el encargado de controlar dentro de la empresa, tanto por imposición legal como apoyando al OCI, el cumplimiento de la estrategia diseñada por el Órgano de Control Interno, y por esta razón, “tendrá acceso sin limitación alguna a cualquier información obrante en el sujeto obligado” y, además, deberá “contar con los recursos materiales, humanos y técnicos necesarios” (Art. 26.2 de la Ley 10/2010)
PROPUESTA DE NOMBRAMIENTO DEL REPRESENTANTE ANTE EL SEPBLAC
Este tema está regulado en el artículo 26 de la Ley 10/2010 y en el artículo 11 del Reglamento de la Ley 19/1993.
La nueva Ley indica lo siguiente al respecto: “Los sujetos obligados designarán como representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión a una persona que ejerza cargo de administración o dirección de la sociedad. En caso de empresarios individuales será representante ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión el titular de la actividad. Con las excepciones que se determinen reglamentariamente, la propuesta de nombramiento del representante, acompañada de una descripción detallada de su trayectoria profesional, será comunicada al Servicio Ejecutivo de la Comisión que, de forma razonada, podrá formular reparos u observaciones.”
El procedimiento para la propuesta de nombramiento que está actualmente vigente es el siguiente:
Deberán enviarse al SEPBLAC, en soporte papel, a su dirección en el Banco de España, c/ Alcalá 48, (28014) Madrid, los siguientes documentos:
Propuesta de nombramiento a través del Formulario F22, firmada por el titular de la actividad o por quien acredite su nombramiento para el cargo.
Documentación acreditativa del nombramiento por el órgano de dirección del sujeto obligado (certificación del acuerdo del consejo de administración o de órgano equivalente).
Copia del Documento Nacional de Identidad del nombrado o cualquier otra documentación que permita acreditar suficientemente su firma.
“Currículum vitae” o documentación en la que se detalle su trayectoria profesional.
PROPUESTA DE NOMBRAMIENTO DE SUSTITUTOS DEL REPRESENTANTE ANTE EL SEPBLAC
Como la Ley sólo prevé el nombramiento de una persona, dentro de cada sujeto obligado, como Representante ante el SEPBLAC, el Servicio Ejecutivo ha arbitrado un mecanismo que evite la falta de comunicación puntual entre el sujeto obligado y el SEPBLAC en el caso de que en algún momento no pueda estar disponible el Representante titular. Este mecanismo seguirá siendo válido hasta tanto no se publique el nuevo Reglamento.
El Representante ante el SEPBLAC podrá autorizar o apoderar a otra persona u a otras con un máximo de dos, con el fin de que actúen en su nombre ante el Servicio Ejecutivo, asumiendo siempre que toda actuación de estas personas se entenderá hecha por el propio representante, tanto a efectos internos como de sus consecuencias exteriores.
El Representante ante el SEPBLAC deberá remitir, en soporte papel, a la dirección postal del Servicio Ejecutivo, por cada autorización o apoderamiento, el “Formulario F22-6 Comunicación de persona autorizada”, debidamente cumplimentado y firmado, tanto por el Representante como por el Autorizado.
La autorización y nombramiento tendrá duración indefinida, por lo que deberá comunicarse al SEPBLAC de forma inmediata cualquier revocación o extinción de la autorización, que sólo tendrá efecto ante el Servicio Ejecutivo desde su recepción oficial.
DESARROLLOS DE LA PLANIFICACIÓN TÁCTICA
Las planificaciones ESTRATÉGICA y TÁCTICA son las dos caras de una misma moneda (NORMAS-APLICACIÓN), que deberá ser acuñada en la práctica por los Órganos de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo. Éstos, en sus funciones de control “operarán, en todo caso, con separación funcional del departamento o unidad de auditoria interna del sujeto obligado” (Artículo 26.2, último párrafo)
Los Órganos de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo son el OCI y el Representante ante el SEPBLAC. Los dos tienen su propia responsabilidad legal en la cara de la moneda que llamamos APLICACIÓN.
La otra cara de la moneda que llamamos NORMAS, estaría bajo la responsabilidad directa de la Alta dirección del sujeto obligado, aunque el trabajo de definición de la misma se efectúe en la práctica por los Órganos de prevención.
Esta dualidad simétrica (NORMAS-APLICACIÓN), resulta evidente si comparamos el procedimiento que sugería en el paso quinto de la PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA (Confección de las distintas partes del Manual de Procedimientos) y el esquema que sigue relativo a la PLANIFICACIÓN TÁCTICA.
Aplicación de las políticas y procedimientos en materia de diligencia debida establecidas en el Capítulo II (artículos 3 al 16) de la Ley 10/2010, en base a lo determinado en el Artículo 7
Identificación formal (artículo 3)
Identificación del titular real (artículo 4)
Propósito e índole de la relación de negocios (artículo 5)
Seguimiento continuo de la relación de negocio (artículo 6)
Medidas simplificadas de diligencia debida respecto de clientes (artículo 9)
Medidas simplificadas de diligencia debida respecto de productos u operaciones (artículo 10)
Medidas reforzadas de diligencia debida (artículo 11)
Relaciones de negocio y operaciones no presenciales (artículo 12)
Corresponsalía bancaria transfronteriza (artículo 13)
Personas con responsabilidad pública (artículo 14)
Productos u operaciones propicias al anonimato y nuevos desarrollos tecnológicos (artículo 16)
Aplicación de la política expresa de admisión de clientes, en la que se incluya una descripción de aquellos tipos de clientes que podrían presentar un riesgo superior al riesgo promedio en función de los factores que determine el sujeto obligado de acuerdo con los estándares internacionales aplicables a cada caso. (artículo 26.1.)
Aplicación de las políticas de información establecidas en el Capítulo III
Examen especial (artículo 17)
Comunicación por indicio (artículo 18)
Abstención de ejecución (artículo 19)
Comunicación sistemática (artículo 20)
Colaboración (artículo 21)
Prohibición de revelación (artículo 24)
Aplicación de las políticas de conservación de documentos (artículo 25)
Aplicación de las políticas establecidas en el Capítulo IV y que no hayan sido referenciadas anteriormente:
Control interno (artículo 26.1.)
Evaluación y gestión de riesgos (artículo 26.1)
Garantía de cumplimiento y comunicación (artículo 26.1)
Examen Externo (artículo 28)
Formación de empleados (artículo 29)
Protección e idoneidad de empleados, directivos y agentes (artículo 30)
Sucursales y filiares en terceros países (artículo 31)
Aplicación de los procedimientos establecidos para los medios de pago en el Capítulo V
Aplicación del procedimiento establecido por el Artículo 38 relativo al comercio de bienes a través de transacciones en que los cobros o pagos se efectúen con los medios de pago referidos en la Ley y por un importe superior a 15.000 euros, ya se realicen en una o en varias operaciones entre las que parezca existir algún tipo de relación.
Hay que señalar que en el Manual de Procedimientos se deberá incluir un apartado en el que se definan los sistemas de control en la aplicación de las distintas políticas y procedimientos; este apartado deberá constar también de forma simplificada en el MANUAL DE PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES, que estará a disposición del SEPBLAC.
Las medidas de control interno a que se refiere el artículo 26 serán objeto de examen anual (EXAMEN EXTERNO). Los resultados de este examen, entre los que estará la parte dedicada al control de la aplicación de las políticas y procedimientos, quedarán reflejados en el informe escrito que el Auditor elevará al Consejo de Administración o al Órgano directivo, y que tendrá que quedar también a disposición del SEPBLAC, según se indica en el Artículo 28 de la Ley 10/2010.