Source: https://totalqcsas.com/politica/politica-tratamiento-de-datos-personales/
Timestamp: 2019-10-17 13:58:09
Document Index: 67169425

Matched Legal Cases: ['artículo 13', 'artículo 20', 'artículo 21', 'artículo 14', 'artículo 15', 'artículo 5', 'artículo 6', 'artículo 7', 'artículo 3', 'artículo 7', 'artículo 9', 'artículo 8', 'artículo 10', 'artículo 5']

POLÍTICA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – Total QC S.A.S.
3.1. Tratamientos de datos personales
5. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
6. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN DATOS
6.1. Información solicitada por TOTAL QC S.A.S.
6.2. MOMENTOS EN LOS QUE TOTAL QC S.A.S PÚBLICA LA INFORMACIÓN SOLICITADA
8. MECANISMOS DE CONSULTA, ACTUALIZACIÓN Y RECLAMOS DE SUS DATOS E INFORMACIÓN PERSONALES
8.2. PROCEDIMIENTO DE CONSULTA
8.3. PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS
8.4. SEGURIDAD Y ALMACENAMIENTO DE LOS DATOS E INFORMACIÓN PERSONALES
8.5. SOBRE LA AUTORIZACIÓN
8.6. MODO DE OBTENER LA AUTORIZACIÓN Y PRUEBA DE LA MISMA
8.7. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN
9. GRUPO RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A QUEJAS RECLAMOS Y SOLICITUDES
10. MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
11. VIGENCIA Y MODIFICACIONES A LA POLÍTICA
Garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos que TOTAL QC SAS, hayan recopilado para las finalidades previstas en la autorización respectiva.
La presente Política aplica en todos los niveles de la Compañía y a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de TOTAL QC SAS, y los Encargados del Tratamiento de datos Personales que obren en nombre de TOTAL QC S.A.S.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. De conformidad con la Ley 1266 de 2008. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
3.1 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, TOTAL QC SAS realizarán operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso circulación y/o supresión. Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente política. De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.
Ley 1581 DE 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales).
Ley estatutaria 1266 de 2008 (Disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales).
Circular 002 del 03 de noviembre de 2015.
5. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
TOTAL QC SAS, se identificada con el Nit. 90.300.543-1 con única sede en la ciudad de Yopal, en la Carrera 30 #46-46 barrió la Américas, cuenta con Sedes en la ciudad de Villavicencio y la ciudad de Neiva, es la entidad responsable del tratamiento de la información y los datos personales que recolecta para el desarrollo y funciones de su misión.
Canales de atención y recolección principal de información:
Presencial: Carrera 30 # 46-46 barrio las Américas
Horario: Lunes a Viernes de 7:00 am a 12:00 pm
2:00 pm – 5:00 pm, sábados: de 8:00 am a 12:00 pm
Celular: 3212733611
Escrito: Carrera 30 # 46-46 bario las Américas
Correo electrónico: info@totalqcsas.com
El tratamiento que realizará TOTAL QC S.A.S, será el de utilizar, recolectar, almacenar, procesar, usar su información personal, con fines administrativos y los requeridos por su sistema de gestión, dentro de las cuales se encuentran:
6.1 Información solicitada por TOTAL QC S.A.S.
A nuestros proveedores se solicita la siguiente información:
Fecha Renovación Cámara De Comercio
Copia C.C. Representante Legal
Póliza De Aseguramiento Del Vehículo
Certificación Onac
Resolución Sena Autorización Para entrenamiento
Ficha técnica o manual del equipo o producto
Certificado de acreditación para hacer la calibración o mantenimiento (resoluciones, normas o ante autoridad gubernamental)
Licencia Salud Ocupacional. O acreditación
Certificación para reserva en agencias de viaje
Certificado de habilitación por la Secretaria de Salud (IPS)
Licencia en Salud Ocupacional (Profesional)
Análisis Microbiológico, Físico Químico U
Organoléptico certificación Y Calibración De
Equipos (Trazabilidad)
Certificación Vigente De ASNT
Certificación Como Metrologo
Hoja De Vida Con Soportes De Formación, Estudios Y Experiencia Según Perfil De Cargo
Acuerdo De Confidencialidad Externo Firmado.
Certificación Auditor En La Norma Correspondiente
Actas De Disposición Final De Residuos SG-S
A nuestro grupo de trabajadores solicitamos la siguiente información:
No. Cedula Ciudad
N Contrato
Caja De Compesación Familiar
6.2 MOMENTOS EN LOS QUE TOTAL QC S.A.S PÚBLICA LA INFORMACIÓN SOLICITADA.TOTAL QC S.A.S
se reserva publicar información y los datos suministrados por el usuario, pues considera prioritario garantizar el cumplimiento de lo estipulado en esta política y mantener los datos y la información de manera confidencial.
8. MECANISMOS DE CONSULTA, ACTUALIZACIÓN Y RECLAMOS DE SUS DATOS E INFORMACIÓN PERSONALES.
Con base en los numerales 4 y 5 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 se establecen las pautas para el Tratamiento de los datos personales TOTAL QC SAS:
Cualquier consulta frente a derechos de los titulares de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido al correo, asistente.administrativa1@totalqcsas.com en la cual debe redactar de manera clara la consulta.
Estos derechos pueden ser ejercidos únicamente por el titular ya que son derechos personalísimos, según el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013.
No se exigirá ningún valor o tasa por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de autorización, dando cumplimiento así al artículo 21 del Decreto 1377 de 2013.
8.2 PROCEDIMIENTO DE CONSULTA.
Los requisitos y términos para atención de consultas se encuentran fijados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 que en resumen son los siguientes:
Comunicación escrita o electrónica, la cual debe contener fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto y teléfono para la notificación y si es por parte del representante del titular, deberá anexar documento autenticado que acredite dicha calidad.
Si es en medio electrónico, el titular o el legitimado podrá formular la consulta al correo electrónico al área correspondiente.
En medio físico deberá radicar la solicitud en la oficina de TOTAL QC SAS: La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de su recibo. Si no puede ser resuelta la solicitud en el término anterior, la entidad deberá dar razones por las cuales no se dio respuesta a la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco días siguientes al vencimiento del término inicial.
8.3 PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS
Los titulares que consideren que la información y los datos contenidos en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento. Para dar cumplimiento a lo señalado en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el procedimiento será el siguiente:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
8.4 SEGURIDAD Y ALMACENAMIENTO DE LOS DATOS E INFORMACIÓN PERSONALES
TOTAL QC SAS, pone en conocimiento de los destinatarios de la política, cuál va ser el tratamiento que se dará a la base de datos de la cual tiene conocimiento, así como la finalidad de la misma, teniendo el debido cuidado con el tratamiento de datos e información públicos, datos e información sensibles de los titulares y el tratamiento de datos e información de menores, de acuerdo a los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012:
En relación con la información relacionada con el ejercicio propio de sus funciones legales, TOTAL QC SAS, no requiere autorización previa, expresa e informada del Titular.
Cuando no corresponda al desarrollo de sus funciones misionales, TOTAL QC S.A.S, deberá obtener la autorización por medio de documento físico o electrónico, que permita una consulta posterior, con el fin de constatar que, sin el consentimiento del titular, los datos y la información nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos.
Toda labor de tratamiento de datos e información personales realizada por TOTAL QC SAS, deberá corresponder al ejercicio de sus funciones legales o a las finalidades mencionadas en la autorización otorgada por el titular, cuando la situación así lo amerita.
Los datos y la información personales solo serán tratados por empleados de TOTAL QC SAS, que cuenten con el permiso de ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades.
El tratamiento de los datos e información personales deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible, siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades.
TOTAL QC SAS, se abstendrá de dar tratamiento a datos y la información sensible, entendidos estos en los términos del artículo 5o de la Ley 1581 de 2012. Sin embargo, la CRC dará tratamiento a datos e información sensibles en los casos previstos en el artículo 6o de la Ley 1581 de 2012, esto es, cuando:
A efectos de dar cumplimiento a lo ordenado en el artículo 7o de la Ley 1581 de 2012, TOTAL QC SAS, será más riguroso en la aplicación de las políticas de tratamiento de datos y la información cuando se trate del uso de datos personales de los niños, niñas y adolescentes, asegurando la protección de los derechos fundamentales. Concretamente, TOTAL QC SAS, no dará tratamiento a los datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Los datos y la información personales solo serán objeto de tratamiento por parte de TOTAL QC SAS, durante el tiempo y en la medida que la finalidad lo justifique.
TOTAL QC SAS, podrá intercambiar información de datos personales con autoridades gubernamentales o públicas tales como autoridades administrativas, de impuestos, organismos de investigación, organismos de control y autoridades judiciales, cuando la soliciten en ejercicio de funciones.
8.5 SOBRE LA AUTORIZACIÓN
La recolección de datos y la información se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales e información sin autorización del titular.
En este punto se debe tenerse en cuenta lo reglamentado en los artículos 3-3 4, 5, 6, 7, 8, 9 y 10 del Decreto 1377 de 2013. Concretamente en relación con el artículo 3-3, que trata sobre los datos e informaciones sensibles, se solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba.
Si se trata de datos o información de carácter personal privado correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de la misma se informará mediante el documento de autorización y se informará lo siguiente:
El tratamiento al que serán sometidos los datos e información personales y la finalidad especifica;
Los derechos que le asisten como titular, y un correo electrónico, en donde se puedan realizar consultas ante el responsable o encargado del tratamiento.
8.6 MODO DE OBTENER LA AUTORIZACIÓN Y PRUEBA DE LA MISMA.
Con base en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, y para dar cumplimiento en lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, el responsable del tratamiento de datos e información personales establecerá los mecanismos para obtener la autorización de los titulares, bajo las siguientes reglas:
Documento físico o electrónico, cualquier formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será concebida por TOTAL QC SAS, y será puesta en conocimiento del titular de manera previa al tratamiento de sus datos e información personales.
Mecanismos necesarios para mantener los registros de cuando y como obtuvo la autorización por parte de los titulares de los datos e información personales, para dar cumplimiento con el artículo 8 del Decreto 1377 de 2008.
8.7 CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN
De acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2013, TOTAL QC SAS, no requerirá la autorización del titular cuando se trate de:
Información o datos requeridos por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos e información de naturaleza pública.
Datos e información relacionados con el Registro Civil de las Personas.
En TOTAL QC SAS, las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de la TOTAL QC SAS, para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:
Director Coordinador administrativo
Dirección: Carrera 30# 46-46
Teléfono: 3212733611
Correo electrónico: coordinador.administrativo@totalqcsas.com
El área antes mencionada será el contacto de los titulares de Datos Personales, para todos los efectos previstos en la autorización otorgada en esta política, de conformidad con el procedimiento que a continuación se establece.
10. MECANISMOS PARA CONOCER LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO.
Para proveedores, usuarios o titulares, en cualquier momento pueden acceder a la Política de Tratamiento la
cual se encuentra publicada en la cartelera de la oficina o solicitar el folleto de difusión de la política. Antes de
hacer captación de cualquier dato, el funcionario dará a conocer la política y dejara registro de su
socialización. De igual manera, se enviara correo electrónico o a la dirección de correspondencia del titular la
información correspondiente a la política.
TOTA LQC S.A.S, hará la impresión de esta política tipo folletos y la entregara a cada uno de los titulares, dejando registro como soporte. Al grupo de colaboradores de TOTAL QC S.A.S. se les dará a conocer la política a través de capacitaciones, y comunicados donde refiera el tratamiento de sus datos personales. Este registro se archivara como un soporte más a su hoja de vida.
La presente Política de Tratamiento de información y datos personales entrará a regir a partir de la fecha de
emisión de este documento y las bases de datos sujetas a tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello
resulte necesario para las finalidades establecidas. Cualquier cambio sustancial en la política, en los términos
descritos en el artículo 5° del Decreto 1377 de 2013, será comunicado oportunamente a los titulares de los
datos e información personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.
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