Source: http://mietrechtaktuell.com/betriebskostenabrechnung
Timestamp: 2018-10-22 09:02:44
Document Index: 267022137

Matched Legal Cases: ['§ 1', '§ 2', '§ 27', '§ 27', '§ 26', '§ 556', '§ 556', 'BGH', '§ 556', '§ 556', 'BGH', '§ 560', 'BGH']

MIETRECHT AKTUELL | Die Betriebskostenabrechnung
Betriebskosten über die der Vermieter jährlich abrechnen muss, treten nur bei Vorauszahlungen auf. Bei der Abrechnung unterlaufen oft Fehler, so dass dieses Thema sehr oft zu Streit führt.
Es ist also wichtig, die Betriebskostenabrechnungen gewissenhaft zu erstellen. Zu unterscheiden ist, ob die Abrechnung formell ordnungsgemäß und/oder materiell richtig, das heißt ob die Kosten umlagefähig und von der Höhe her berechtigt sind.
Dieser Ratgeber soll Ihnen bei der Erstellung helfen:
Betriebskosten werden im § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) definiert:
„Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer (…) durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.”
Die Betriebskostenarten sind in § 2 BetrKV aufgeführt.
Bis zum 31.12.2003 war der Katalog der umlegbaren Betriebskosten in der Anlage 3 zu § 27 der Zweiten Berechnungsverordnung (II. BV) enthalten.
Unsere Hinweise zur BetrKV gelten nachfolgend gleichermaßen für die Anlage 3 zu § 27 II. BV. Der Katalog der umlegbaren Betriebskosten beider Vorschriften unterscheidet sich nur geringfügig.
Beachten Sie die mietvertragliche Vereinbarung zur Umlage der Betriebskosten, denn nur die vertraglich vereinbarten Kosten dürfen vom Vermieter auf die Mieter abgewälzt werden.
Andere als in der BetrKV genannten Kosten dürfen nicht umgelegt werden. Sonstige Betriebskosten müssen genau bezeichnet sein.
die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks (in der Regel die Grundsteuer)
Exkurs: Sozialer Wohnungsbau
Im öffentlich geförderten sozialen Wohnungsbau kann der Vermieter zusätzlich ein Umlageausfallwagnis in Höhe von 2% der Betriebskosten fordern. Auch Verwaltungs- und Instandhaltungskosten werden im sozialen Wohnungsbau auf den Mieter umgelegt. Ab 1. Januar 2014 gelten neue Pauschalen für die Verwaltungs- und Instandhaltungskosten im sozialen Wohnungsbau. Damit können auch Mieterhöhungen für alle Sozialwohnungen möglich sein.
Die seit Januar 2011 geltenden Beträge wurden um ca. 5,7 %, entsprechend den zwischenzeitlich gestiegenen Lebenshaltungskosten, angehoben. Grundlage hierfür sind die §§ 26, 28 und 41 der Zweiten Berechnungsverordnung, die eine Veränderung der Pauschalen in Höhe der Änderung des Verbraucherpreisindexes vorsehen. Von Oktober 2010 bis Oktober 2013 veränderte sich dieser Index von 100,2 auf 105,9 Punkte (Basis 2010 = 100,0), was der Erhöhung von 5,7 % zum 01.01.2014 entspricht.
Umlagefähig sind nur Betriebskosten, die dem Vermieter laufend entstehen. Die Kosten müssen aber nicht monatlich oder jährlich anfallen.
Beispiel: Die Kosten für das Reinigen oder Austauschen des Sands in einem Spielkasten, der zum Grundstück gehört, gehören zu den umlagefähigen Betriebskosten, auch wenn der Austausch nur alle drei Jahre erfolgt.
Neben diesen kalten Betriebskosten gibt es noch die warmen Betriebskosten – also die Heiz- und Warmwasserkosten (siehe hierzu unseren Ratgeber „Heizkostenabrechnung”).
Kosten für Instandsetzung, Instandhaltung und Verwaltung sind im frei finanzierten Wohnungsbau keine Betriebskosten.
Wartungs- und Reinigungskosten hingegen sind umlagefähige Kosten.
Besteht z. B. ein Vollwartungsvertrag für einen Aufzug, ist der Reparaturanteil aus den Kosten heraus zu rechnen.
Kosten für den Hauswart, die durch Instandhaltungs- oder Verwaltungsarbeiten entstehen (z. B. Kontrolle und Beaufsichtigung von Handwerkern, Verteilen von Mieterhöhungsschreiben, Entgegennahme von Mängelanzeigen oder Durchführung von Wohnungsabnahmen), dürfen nicht auf die Mieter verteilt werden. Auch dürfen Kosten für den Hauswart nicht doppelt abgerechnet werden: Wenn der Hauswart z. B. Arbeiten wie Hausreinigung oder Gartenpflege leistet, dürfen die dafür anfallenden Lohnkosten nicht noch ein zweites Mal unter der Position „Kosten für den Hauswart“ berechnet werden.
Unter einer Vorauszahlung für Betriebskosten ist ein gesondert neben der Nettomiete zu zahlender Betrag für Betriebskosten zu verstehen, über die
abgerechnet werden muss. Ist im Mietvertrag vereinbart, dass für Betriebskosten Vorauszahlungen geleistet werden, muss der Vermieter über die Betriebskosten jährlich abrechnen.
Umlagefähig sind nur Kosten, die tatsächlich entstanden sind. Aber nicht alle entstandenen Kosten sind auch umlagefähig. Es dürfen nur Kosten umgelegt werden, die bei gewissenhafter Abwägung und bei ordnungsgemäßer Geschäftsführung gerechtfertigt sind. Das sind Kosten, die ein wirtschaftlich denkender Vermieter auch dann verursachen würde, wenn er sie nicht an die Mieter weitergeben könnte. Dieser Grundsatz der Wirtschaftlichkeit ist gesetzlich in § 556 Abs. 3 BGB festgelegt. Allerdings bedeutet das nicht, dass er z. B. bei Dienstleistungen immer das billigste Angebot nehmen muss. Wenn aber die Beleuchtung eines Hauses ohne Grund durchgängig Tag und Nacht brennt, durch wiederholte Rohrbrüche (unterlassene Instandhaltung!) mehr Wasser verbraucht wird oder er zu viele Mülltonnen bestellt, handelt der Vermieter unwirtschaftlich.
Die Pflicht dieses Gebot der Wirtschaftlichkeit einzuhalten kann zu einer Pflichtverletzung und dadurch zu Schadensersatzansprüchen führen. Der Mieter würde dann den Schadensersatzanspruch mit dem Nachzahlungsanspruch verrechnen und zahlt nichts nach.
In einem Rechtsstreit haben die Mieter das unwirtschaftliche Handeln des Vermieters darzulegen und unter Beweis zu stellen. Dies dürfte in den meisten Positionen nicht einfach sein aber durch Internet Vergleichsportale lassen Kosten für Gas, Wasser u.s.w. oft schnell recherchieren.
Die Betriebskostenabrechnung muss in Textform erfolgen und den Mietern zugehen (bei Mietermehrheit in einer Wohnung genügt die Abrechnung gegenüber einem Mieter); ein allgemeiner Aushang im Haus reicht nicht aus.
Bei im Mietvertrag vereinbarter Bruttokaltmiete sind die Betriebskosten vollständig in der Miete enthalten, d. h. der Vermieter trägt gestiegene Betriebskosten selbst. Eine Umlage erhöhter Betriebskosten bei Bruttokaltmieten auf Mieter ist im Gesetz nicht vorgesehen. In manchen (der in Berlin noch zahlreich vorhandenen) Mietverträgen mit vereinbarter Bruttokaltmiete ist vereinbart, dass die Mieter Erhöhungen von Betriebskosten zu tragen haben. Bei einer vereinbarten Bruttomiete findet keine Abrechnung über die auf die Mietsache entfallenden Betriebskosten statt. Der Vermieter trägt das Risiko der Verteuerung der Betriebskosten. Möglich ist auch die Vereinbarung einer Teilinklusivmiete. Hierbei sind nur einige Betriebskostenarten von der Bruttomietvereinbarung umfaßt. Hinsichtlich der übrigen Betriebskostenpositionen ist dann entweder eine Pauschale oder sind Vorauszahlungen vereinbart.
Da die Betriebskosten enorm steigen, sind für Mieter Bruttokaltmietvereinbarungen grundsätzlich günstiger als Mietverträge mit Nettokaltmietvereinbarung und Betriebskostenvorauszahlungen. Daher werden diese nicht freiwillig einer Änderung der vertraglich vereinbarten Mietstruktur einwilligen.
Beabsichtigt eine der beiden Mietvertragsparteien die vereinbarte Mietstruktur zu ändern, so bedarf es hierfür einer entsprechenden Vereinbarung mit dem Vertragspartner. Eine einseitige Änderung der Mietstruktur kommt grundsätzlich ausnahmsweise nur dann in Betracht, wenn der Vermieter eine verbrauchsabhängige Erfassung und Umlage einrichtet, so z.B. beim Einbau von Kaltwasseruhren.
In Ausnahmefällen kann durch eine lang andauernde Übung zu einer Veränderung der Mietstruktur führen, z.B. dann, wenn der Vermieter über viele Jahre hinweg eine Betriebskostenabrechnung erstellt und der Mieter auch Vorauszahlungen auf die Betriebskosten entrichtet, obwohl eine Bruttomiete im Mietvertrag vereinbart ist.
Ein Änderungsvertrag, der eine erweiterte Umlage von Betriebskosten zum Gegenstand hat, kann zwar grundsätzlich auch stillschweigend zustande kommen. Erforderlich ist dafür aber, dass der Vermieter nach den Gesamtumständen davon ausgehen kann, dass der Mieter einer Umlage weiterer Betriebskosten zustimmt. Dafür reicht es grundsätzlich nicht aus, dass der Mieter Betriebskostenabrechnungen unter Einbeziehung bisher nicht vereinbarter Betriebskosten lediglich nicht beanstandet. Die Änderung der Mietstruktur wird daher selten gegeben sein.
die Berechnung des auf die Wohnung des Mieters entfallenden Anteils der Betriebskosten
Grundsätzlich gilt, dass jede Abrechnung klar, übersichtlich und aus sich heraus verständlich sein muss, sodass sie dem durchschnittlichen Verständnisvermögen von juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Mieter entspricht. Eine Abrechnung, die diese Kriterien nicht erfüllt, ist formell unwirksam.
Aber auch wenn die Abrechnung die genannten Mindestanforderungen erfüllt, kann sie inhaltliche Fehler aufweisen.
Der Abrechnungszeitraum ist konkret anzugeben. Grundsätzlich muss er zwölf Monate betragen. Kürzere oder längere Zeiträume sind nicht zulässig. Aber: Keine Regel ohne Ausnahmen, lassen Sie sich beraten.
Beginnt der Mietvertrag im laufenden Jahr, muss der Abrechnungszeitraum ebenfalls zwölf Monate betragen. Die Betriebskosten sind dann für die entsprechende anteilige Nutzungsdauer zu berechnen. Wenn das Gebäude neu errichtet wurde und der Vermieter den üblichen Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember wählt, sind vor der Bezugsfertigkeit keine umlagefähigen Betriebskosten angefallen, sodass nur über das sogenannte „Rumpfjahr“ abgerechnet wird.
Die Abrechnung muss den Mieter binnen eines Jahres nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zugehen.
Da in der Regel das Abrechnungsjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember des darauf folgenden Jahres vorgenommen und den Mieter zugegangen sein. Rechnet der Vermieter verspätet ab, kann er keine Nachforderungen mehr geltend machen – es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten (Ausschlussfrist – § 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB).
Ein Guthaben hingegen ist an die Mieter auszuzahlen, auch wenn die entsprechende Abrechnung verspätet eintrifft.
Haben Mieter in Unkenntnis der Ausschlussfrist auf eine verspätete Abrechnung des Vermieters Nachforderungen ausgeglichen, können diese die Zahlung zurückfordern.
Für jede Betriebskostenart hat der Vermieter anzugeben, welche Kosten im Abrechnungszeitraum angefallen sind. Manche darf er zusammenfassen, so z. B. die Kosten für Wasserversorgung und Entwässerung. Eine Gegenüberstellung mit den Kosten des Vorjahres ist nicht erforderlich. Im eigenen Interesse sollten Sie aber immer die vorangegangene Abrechnung mit der neuen Abrechnung vergleichen, denn bei überdurchschnittlichen Kostensteigerungen müssen Sie als Vermieter die Gründe dafür erläutern.
Befinden sich Gewerberäume und Mietwohnungen in einem Haus, muss eine getrennte Berechnung nur dann erfolgen, wenn die Kosten der Gewerbemieter zu einer Mehrbelastung für die Wohnungsmieter führen. Befinden sich also in Ihrem Wohngebäude Gewerbemieter, die mehr Wasser verbrauchen oder mehr Abfall produzieren (z. B. Gaststätten, Blumenläden oder Friseursalons), sollten Sie die wesentlichen Kosten separat erfassen und vorweg abziehen.
Mieter werden die Abrechnung prüfen und auch in die Abrechnungsbelege Einsicht nehmen, um im Streitfall die höheren Kosten belegen zu können, da nach Auffassung des BGH zunächst die Mieter darlegen und beweisen müssen, dass durch die Gewerbemieter eine ins Gewicht fallende Mehrbelastung für sie auftritt. Nur dann muss der auf die Gewerberäume entfallende Anteil an den Betriebskosten in der Abrechnung gesondert ausgewiesen und vor der Aufteilung der Kosten auf die Wohnungen abgezogen werden (Vorwegabzug).
Sind in den Hausmeisterkosten nicht umlagefähige Kosten enthalten, müssen sowohl die Gesamtkosten als auch die umlagefähigen Kosten ausgewiesen werden. Achtung! Eine Pauschalierung der nicht umlagefähigen Kosten ist nicht generell unzulässig. Der Vermieter muss dem Gericht jedoch die Schätzungsgrundlagen liefern, d. h. wiederum angeben, welcher Art solche geringen Tätigkeiten gegenüber den sonstigen Hausmeisteraufgaben im konkreten Fall waren und welchen zeitlichen Rahmen sie eingenommen haben (Wolbers, a. a. O., ZMR 2009 S. 417, 423). Das Gericht hat nämlich sonst keine Anhaltspunkte für die Prüfung der pauschalen Aufteilung.
Welcher Verteilerschlüssel angewendet wird, kann zwischen den Mieter und dem Vermieter für jede einzelne Betriebskostenart vereinbart werden. Eine solche Vereinbarung muss jedoch vor einem Abrechnungszeitraum getroffen werden, ist also immer nur für die Zukunft gültig.
Wurde nichts vereinbart, ist nach der Wohnfläche abzurechnen (§ 556 a Abs. 1 BGB). Zulässig wäre auch eine Vereinbarung der Abrechnung nach Miteigentumsanteilen.
Die Kosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung abhängen (z. B. für Wasser und Abwasser), können nach dem Verhältnis der Wohnflächen oder nach einem Maßstab umgelegt werden, der dem unterschiedlichen Verbrauch/der unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt.
Hat der Vermieter in allen Wohnungen Kaltwasseruhren einbauen lassen, muss er verbrauchsabhängig abrechnen.
Die Kosten einer maschinellen Wascheinrichtung dürfen bei öffentlich geförderten Sozialwohnungen nur auf die Benutzer der Einrichtung umgelegt werden, und zwar in einem Maßstab, der dem unterschiedlich häufigen Gebrauch durch die einzelnen Benutzer Rechnung trägt.
Die monatlichen Grundgebühren für das Kabelfernsehen sind in jeweils gleicher Höhe auf die einzelnen Wohnungen zu verteilen.
Für öffentlich geförderte Sozialwohnungen wird die monatliche Grundgebühr zu gleichen Teilen nur auf die Mieter umgelegt, die dem Anschluss zugestimmt haben.
Die Wartungskosten von Gasherden sind nicht umlagefähig.
Der auf die Wohnung entfallende Anteil an den Gesamtkosten einer Betriebskostenart ist unter Anwendung des Verteilerschlüssels konkret zu berechnen. Dabei ist die Gesamtwohnfläche oder die Gesamtzahl der im Haus lebenden Personen anzugeben, damit Sie die Verteilung nachvollziehen können. Eine Angabe „Gesamtkosten 100.000 Euro, davon entfallen auf Ihre Wohnung 2,5% = 2.500 Euro” reicht also keinesfalls.
Gesamtkosten der Müllentsorgung:
2.000 Euro, geteilt durch 1.000 qm Gesamtwohnfläche = 2 Euro/qm; 2 Euro/qm multipliziert mit 100 qm Fläche der Wohnung = 200 Euro Anteil der Wohnung.
Gesamtkosten des Kabelfernsehens (Grundgebühr):
3.000 Euro, geteilt durch 30 angeschlossene Wohnungen = 100 Euro Anteil pro Wohnung.
Gesamtkosten für Wasserversorgung:
10.000 Euro, geteilt durch 100 im Haus lebende Personen = 100 Euro pro Person; 100 Euro x 3 in Ihrer Wohnung lebende Personen = 300 Euro Anteil dieser Wohnung.
Ist der auf die Wohnung entfallende Anteil berechnet, müssen von diesem die von Mietern im Abrechnungszeitraum geleisteten Vorauszahlungen abgezogen werden. Aus der Differenz dieser Beträge ergibt sich das Ihnen zustehende Guthaben oder die von Ihnen zu leistende Nachzahlung.
Das Guthaben oder der Nachzahlungsbetrag ist in der Abrechnung anzugeben.
Eine Prüfung ohne Belegeinsicht ist nicht möglich. Es ist oft nicht leicht, formelle und inhaltliche Fehler der Abrechnung voneinander zu unterscheiden. Das aber ist von Bedeutung.
Eine formell unwirksame Abrechnung löst – wie eine nicht erteilte Abrechnung – keine Zahlungspflichten aus. Sind nur einzelne Positionen formell unwirksam und lassen sich diese herausrechnen, bleibt die Abrechnung in den anderen Positionen wirksam.
Gegen die formelle Unwirksamkeit muß der Mieter innerhalb der gesetzlichen Abrechnungsfrist keine Einwendungen erheben. Diese ist gerichtlich ohnehin nicht durchsetzbar.
Zur inhaltlichen Prüfung der Abrechnung ist die Belegeinsicht zwingend notwendig. Nur so können Sie substanziiert darlegen, welche Position der Mieter aus welchem Grund beanstandet.
Dem Mieter steht das Recht zu, die Rechnungsunterlagen des Vermieters einzusehen. Die Einsicht ist am Ort der Mietwohnung zu gewähren, auch wenn der Vermieter seinen Sitz woanders hat. Im Zweifel findet die Belegeinsicht bei der Verwaltung statt.
Wollen Mieter von Ihrem Prüfungsrecht Gebrauch machen, müssen diese eine Nachzahlung so lange nicht leisten, bis diesen der Vermieter auf ein entsprechendes Verlangen hin Einsicht in die Unterlagen gewährt hat. Voraussetzung ist, dass Mieter das Einsichtsrecht tatsächlich wahrnehmen wollen.
Belegkopien müssen nicht kostenlos gefertigt oder übersendet werden. Mieter müssen die Anfertigung auf Verlangen bezahlen (0,25 Euro pro Kopie gelten im Allgemeinen noch als angemessen). Einen Anspruch auf die Übersendung von Kopien haben die Mieter im öffentlich geförderten sozialen Wohnungsbau; im preisfreien Wohnraum nur die Mieter, deren Vermieter seinen Sitz nicht am Ort der Mietwohnung hat und auch keine Verwaltung vor Ort besteht.
Auch für Mieter gilt eine Ausschlussfrist. Einwendungen gegen die Abrechnung müssen diese dem Vermieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 BGB), spätere Einwendungen sind nicht mehr möglich. Ausnahme: Mieter haben die Verspätung nicht zu vertreten.
Die Einwendungsfrist bedeutet auch nicht, dass Mieter sich zwölf Monate mit der Bezahlung Zeit lassen können. Stellt sich heraus, dass Betriebskosten unberechtigt in Rechnung gestellt worden sind, müssen Mieter auch hiergegen Einwendungen erheben und zwar selbst dann, wenn Mieter dies dem Vermieter bei vorangegangenen Abrechnung bereits mitgeteilt haben. Werden innerhalb dieser Frist keine Einwendungen mitgeteilt, gilt die Abrechnung als richtig, geforderte Nachzahlungen sind zu leisten und mögliche Rückforderungen der Mieter wegen fehlerhafter Abrechnungen sind ausgeschlossen.
Es genügt nicht, Fehler nur allgemein zu rügen, Mieter müssen Einsicht in die Abrechnungsunterlagen genommen haben und substanziiert darlegen, welche Kosten aus Ihrer Sicht unrichtig berechnet worden sind.
Uneinigkeit besteht in Rechtsprechung und Literatur auch zu der Frage, ob Einwendungen gegen eine formell unwirksame Abrechnung ebenfalls innerhalb der Einwendungsfrist mitzuteilen sind. Der BGH hat zu dieser Frage noch keine Entscheidung getroffen.
Nach einer Abrechnung kann eine Änderung der Höhe Ihrer Vorauszahlung für die Betriebskosten nötig werden – sei es wegen Preisänderungen oder wegen eines veränderten Verbrauchs im Abrechnungsjahr. Diese Anpassung der Vorauszahlung nach oben oder nach unten kann sowohl vom Vermieter als auch von den Mieter vorgenommen werden. Die Anpassung muss der tatsächlichen Entwicklung angemessen sein und ist dem anderen Vertragspartner durch eine Erklärung in Textform mitzuteilen (§ 560 Abs. 4 und 5 BGB).
Wichtig: Eine vom Vermieter verlangte erhöhte Vorauszahlung ist auch dann zu leisten, wenn die Abrechnung fehlerhaft ist und zwar selbst dann, wenn Mieter gegen die Abrechnung Einwendungen erhoben haben (BGH, VIII ZR 145/07).
Die Ansprüche auf die Nachzahlung von Betriebskosten oder die Auszahlung eines Guthabens verjähren drei Jahre nach Zugang der Abrechnung bei den Mieter. In diesem Fall müssen Mieter eine vom Vermieter geforderte Nachzahlung nicht mehr leisten – können aber auch Guthaben nicht mehr einfordern.
Auch der Anspruch auf Abrechnung unterliegt der regelmäßigen Verjährung von drei Jahren.