Source: https://www.beamtendatenschutz.de/personalaktenrecht/zugang-zur-personalakte-und-informationsgew%C3%A4hrung/
Timestamp: 2020-04-08 01:51:03
Document Index: 366789809

Matched Legal Cases: ['Art. 108', 'Art. 8', '§ 107', '§ 110', '§ 111', '§ 26']

Zugang zur Personalakte und Informationsgewährung - Beschäftigtendatenschutz
Unterscheide: Informationsgewährung an
Beamten oder Dritte aus seiner Sphäre
Kontrollbedienstete (Ärzte, Datenschützer, Innenrevision)
Andere personalverwaltenden Dienststellen desselben Dienstherrn
Gegenstück zur Informationsgewährung ist die Informationsanforderung
1. Feststellungen über den Gesundheitszustand, soweit zu befürchten ist, dass die betroffene Person bei Kenntnis des Befunds weiteren Schaden an der Gesundheit nimmt,
2. Sicherheitsakten,
3. in Form der Einsichtnahme Daten einer betroffenen Person, die mit Daten Dritter oder geheimhaltungsbedürftigen nicht personenbezogenen Daten derart verbunden sind, dass ihre Trennung nicht oder nur mit unverhältnismäßig großem Aufwand möglich ist.
Art. 108 BayBG Übermittlung von Personalakten und Auskunft an nicht betroffene Personen
1. zur Erstellung ärztlicher Gutachten im Auftrag der personalverwaltenden Behörde oder der Pensionsbehörde,
2. für die Festsetzung, Berechnung und Rückforderung der Besoldung, der Versorgung oder für die Prüfung der Kindergeldberechtigung,
3. für die Prüfung und Durchführung der Buchung von Einzahlungen von den Betroffenen oder von Auszahlungen an die Betroffenen oder
4. für die Durchführung von Auswertungen für anonymisierte Statistik- und Berichtszwecke und deren Abruf.
1. zu den in Abs. 2 genannten Zwecken,
2. zur Entscheidung über die Verleihung von staatlichen Orden, Ehrenzeichen oder sonstigen staatlichen Ehrungen oder
3. im Rahmen der Art. 8a bis 8e BayVwVfG zwingend erforderlich ist. 2Soweit eine Auskunft für die in Abs. 2 genannten Zwecke ausreichend ist, unterbleibt eine Übermittlung.
Zugang zur Personalakte (§ 107 BBG)
Einsichtnahme in die Personalakte ist nur zulässig, wenn dies ausdrücklich im BBG bestimmt ist oder sich ein entsprechendes Recht aus einer spezialgesetzlichen Vorschrift ergibt.
Beschäftigte, die mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten betraut sind und wie es zu Zwecken der Personalwirtschaft und Personalverwaltung erforderlich ist,
auf Verlangen der Beauftragte für den Datenschutz,
Gleichstellungsbeauftragte (eingeschränkter Zugang: nur soweit es zur Wahrnehmung besonderer Belange bei einer konkreten Personalentscheidung erforderlich ist),
Mitarbeiter, die mit Angelegenheiten der Innenrevision beauftragt sind, wenn eine Auskunft nicht ausreichend ist.
Personalrat darf nur mit Zustimmung des Beamten Einblick in die Personalakte nehmen (= sonstiger Dritter)
Einsichtnahmen der Innenrevision sind aktenkundig zu machen.
Vorgesetzte haben kein Recht auf Zugang zu den Personalakten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Einsichtsrecht (§ 110 BBG)
jeder aktive Beamte
frühere oder Ruhestandsbeamte
Bevollmächtigter (nur, wenn dienstliche Gründe nicht entgegenstehen)
Hinterbliebene und deren Bevollmächtigte (berechtigtes Interesse muss glaubhaft gemacht machen)
Beamtinnen und Beamte haben ein Recht auf Einsicht in ihre vollständige
Aus Gründen der der Beamtin oder dem Beamten zu gewährenden uneingeschränkten Akteneinsicht ist es nicht zulässig, die Einsichtnahme in die Personalakte zu protokollieren.
Das Recht von Beamtinnen und Beamten auf Einsicht in ihre Personalakte ist ein höchstpersönliches Recht, das grundsätzlich von ihnen selbst auszuüben ist. Die Einsichtnahme ist auch Bevollmächtigten zu gestatten, wenn ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird. Das gilt auch für Hinterbliebene und deren Bevollmächtigte. Für Auskünfte aus der Personalakte gilt das Gleiche.
Die personalaktenführende Behörde bestimmt den Ort der Akteneinsicht. Auszüge, Abschriften, Kopien oder Ausdrucke können gefertigt werden, soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen. Auf Verlangen der Beamtin oder des Beamten ist ihr oder ihm ein Ausdruck ihrer bzw. seiner personenbezogenen automatisiert gespeicherten Personalaktendaten zu überlassen.
Beamtinnen und Beamte haben auch ein Recht auf Einsicht in andere Akten, die personenbezogene Daten über sie enthalten und für ihr Dienstverhältnis verarbeitet oder genutzt werden, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist. Das Einsichtsrecht bezieht sich nicht auf Sicherheitsakten.
Soweit die Daten der betroffenen Person mit Daten Dritter oder geheimhaltungsbedürftiger nicht personenbezogener Daten derart verbunden sind, dass ihre Trennung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand verbunden sind, ist die Einsichtnahme unzulässig. In diesem Fall ist der Beamtin oder dem Beamten Auskunft zu erteilen.
Die Einsicht ist grundsätzlich unter Aufsicht einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters der Personalverwaltung zu gewähren; dies soll eine Manipulation an der Personalakte ausschließen.
Vorlage der Personalakte und Auskünfte an Dritte (§ 111 BBG)
Ohne Einwilligung des Beamten
oberste Dienstbehörde oder einer weisungsbefugten Behörde - jedoch nur zum Zwecke der Personalwirtschaft und Personalverwaltung
Ärzte, die für die Behörden entsprechende Gutachten erstellen sollen
Mit Einwilligung des Beamten
· Übersendung der PA an Behörden eines anderen Dienstherrn
· Erteilung von Auskünften an Dritte (Empfänger und Inhalt der Auskunft sind dem Beamten schriftlich mitzuteilen)
· Wirksamkeit der Einwilligung richtet sich nach § 26 BDSG und DSGVO
6.5. Versand von Personalakten und Personalunterlagen
6.5.1. Versand von Personalakten
Personalakten, die an andere Dienststellen übersandt oder der obersten Dienstbehörde vorgelegt werden, sind zusammen mit dem Begleitschreiben und dem Empfangsschein, der bei Eingang vom Adressaten quittiert und an die Absendeanschrift zurückgesandt wird, in Folie zu verschweißen, die mit dem Aufdruck
„Vertrauliche Personalsache
Darf nur von der zuständigen Personalsachbearbeiterin,
dem zuständigen Personalsachbearbeiter geöffnet werden“
zu versehen ist.
Der in Folie verschweißte Vorgang ist anschließend in einem verschlossenen und adressierten Briefumschlag als Übergabeeinschreiben bzw. als Paket über die Poststelle zu versenden.
Erfolgt der Versand per Kurier, wird dem Kurier die adressierte und verschlossene Sendung übergeben, nachdem dieser den Empfang der Personalakte auf dem Entwurf des Übersendungsschreibens oder in einem speziellen Nachweisbuch quittiert hat.
Soll die Personalakte per Postaustausch versandt werden, ist die verschlossene Sendung, in dem sich die Personalakte befindet, mit dem Aufdruck
Über den Verbleib der Personalakten ist stets ein lückenloser Nachweis zu führen.
6.5.2. Versand von Personalunterlagen
Vertrauliche Personalunterlagen sind so zu versenden, dass sie erst am Arbeitsplatz vom zuständigen (Sach-)Bearbeiter für Personalsachen geöffnet werden. Die verschlossenen Briefumschläge sind mit dem Hinweis „Vertrauliche Personalsache“ zu versehen. Ärztliche Unterlagen oder Atteste, die zusammen mit den Personalunterlagen versandt werden, sind in einem verschlossenen Umschlag beizufügen und mit dem Hinweis „Ärztliche Unterlagen“ sowie „Vertrauliche Personalsache“; „Darf nur vom zuständigen Personalsachbearbeiter geöffnet werden“, zu versehen.
Bei dem elektronischen Versand von Personalaktendaten ist sicherzustellen, dass nur nach Nr. 6 berechtigte Personen Zugang erhalten oder nach Nr. 6.3 auskunftsberechtigte Personen.