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Archivage électronique Guide de bonnes pratiques Fiches annexes - PDF
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1 Archivage électronique Guide de bonnes pratiques Fiches annexes GT mandat DISIC 1/84 Version du 13/09/2012
2 Table des matières Mise en place d une stratégie d archivage dans le système d information d une organisation... 5 Enjeux de l archivage et cycle de vie des documents... 5 Modalités d'intervention sur l'ensemble du système d'information de l'organisation... 6 Comment définir une stratégie d archivage face aux différentes applications métier existantes? Définition des priorités d'archivage à partir de la cartographie : répondre à la question "quoi archiver?" Répondre à la question «comment archiver?» Les différentes stratégies d'archivage Mise en œuvre du scénario d'archivage Pour tout nouveau projet d'application métier, intégration de l'expertise archives Où s'insère l'expertise archives? Focus sur chaque étape du projet Vie de l'application Intégration de l'expertise archives au cycle de vie "projet": vision synoptique Trois cas d'usage L'accompagnement des services dans la gestion de leurs fichiers bureautiques et de leurs serveurs partagés Mise en œuvre du plan de classement dans un univers bureautique Le nommage des dossiers et des fichiers Les modèles de document L'accompagnement des services dans l'archivage de leurs courriels Contexte juridique Archivages des courriels : les approches existantes Sélection des courriers électroniques Mise en œuvre concrète de solutions d archivage Intégrer la gestion du cycle de vie dans un projet de numérisation Définir le projet de numérisation Définir le périmètre de la numérisation Choix des dossiers à numériser Réflexion sur l organisation de la numérisation La création des dossiers dans le système d information Les étapes du projet Déterminer la valeur juridique des documents Déterminer les durées d utilité administrative des dossiers et des pièces Déterminer le sort final des dossiers et des pièces Établir le plan de classement des pièces constitutives du dossier et la liste des métadonnées : Conduire et organiser les opérations de numérisation Choix techniques Adopter des formats ouverts Définir des règles de nommage des fichiers numérisés ainsi que des dossiers numériques Privilégier la fidélité au document (couleur ou niveaux de gris plutôt que noir et blanc) Limiter les traitements sur les images Sécuriser l application de production GT mandat DISIC 2/84 Version du 13/09/2012
3 3.6. Protéger les données à caractère personnel Sécuriser le stockage Contrôles Contrôles dans le cadre de la numérisation du stock Contrôles dans le cadre de la numérisation du flux Intégrer les fichiers nativement numériques? Présentation théorique d'un système d'archivage électronique Présentation de la norme OAIS L environnement OAIS Le modèle d'information Les entités fonctionnelles Perspectives de collaboration entre Archives Évolutions en cours Fonctionnalités d un système d archivage électronique Fonctionnalités du SAE F1. Fonction versement F2. Fonction stockage F3. Fonction gestion des données descriptives F4. Fonction consultation / communication F5. Administration du Système d archivage électronique Architecture du SAE Les conditions de l'interopérabilité et de la préservation sur le long terme : le respect du cadre normatif Les normes généralistes de l archivage électronique Organisation et processus Pérennisation Les normes spécialisées de l'archivage électronique Les formats de représentation de l information Critères à retenir dans le choix des formats Formats bureautiques et non structurés Formats image Formats d archivage pour les bases de données Formats d archivage pour les documents audiovisuels Outils d'identification des formats Outils de validation des formats Les formats d'échanges Présentation du standard d'échange de données pour l'archivage (SEDA) L'utilisation du standard d'échange de données pour l archivage Les ressources sur le SEDA et sa boîte à outils Les supports Les formats de métadonnées Le cadre juridique de l'archivage électronique Le cadre juridique de l administration électronique Intégrité des données Les fondements juridiques de l authenticité des données numériques Une contrainte juridique supplémentaire de l environnement numérique : la protection des données personnelles Le cadre juridique de l archivage Définition et justification des archives GT mandat DISIC 3/84 Version du 13/09/2012
4 2. Le réseau des archives de l État Exercice du contrôle scientifique et technique de l'état sur les archives publiques Modalités de collaboration entre les services producteurs et les services d archives. Versements dans les services publics d archives Accès aux archives et régime de communication des archives (Art. L212-1 à L 212-5) Sanctions pénales La politique d archivage dans le secteur public Le référentiel sur l archivage numérique sécurisé Structure du référentiel : politique d archivage et répartition des responsabilités Répartition des rôles et des responsabilités Glossaire GT mandat DISIC 4/84 Version du 13/09/2012
5 Mise en place d une stratégie d archivage dans le système d information d une organisation Cette fiche a pour but d aider à la prise en compte des problématiques d archivage dans un SI. Elle s intéresse uniquement aux applications (bases de données métier, gestions électroniques de documents...). La question de l archivage des documents bureautiques et des courriels est par ailleurs traitée dans deux fiches pratiques spécifiques. Plan de la fiche : Enjeux de l'archivage et cycle de vie des documents Modalités d'intervention sur l'ensemble du système d'information de l'organisation Comment définir une stratégie d'archivage face aux différentes applications métier existantes? Répondre à la question "comment archiver?" Les différentes stratégies d'archivage Mise en œuvre du scénario Pour tout nouveau projet d'application métier, intégration de l'expertise archives Où s'insère l'expertise archives? Focus sur chaque étape du projet Vie de l'application Enjeux de l archivage et cycle de vie des documents Les documents à archiver produits ou reçus par une personne physique ou morale sont à conserver à titre de preuve, conformément aux obligations légales ou d'information nécessaire à l'exercice de l'activité courante. Ces documents peuvent se présenter sous différents formats. Une fois cette durée d utilité administrative expirée, certains d entre eux revêtent un intérêt patrimonial qui justifie leur prise en charge à titre définitif par le service public d archives. Généralement, le service ayant recours à une application pour produire des documents et gérer des données a besoin de : accéder immédiatement et efficacement à l'information pertinente ; garantir le statut des documents ou données (validé ou non) ; garantir la complétude et l'intégrité des documents ; maîtriser les risques de perte ou de destruction intentionnelles ou non intentionnelles de données ou documents ; détruire de manière contrôlée les données ou documents qui n ont plus d utilité ou dont la durée de conservation est échue ; verser les archives historiques à l'autorité archivistique compétente. Une bonne gestion de l'archivage permet de répondre à l'ensemble de ces besoins. Prendre en compte le cycle de vie des données et des documents et organiser leur archivage nécessite une collaboration forte entre les services d archives, les directions des systèmes d information et les services métiers. GT mandat DISIC 5/84 Version du 13/09/2012
6 Modalités d'intervention sur l'ensemble du système d'information de l'organisation Il conviendra : d obtenir de la direction un soutien clair (sponsor) pour la mise en place d'une politique globale d'archivage englobant tant la production traditionnelle que la production numérique (applications métier, documents bureautiques, courriels). Ce soutien fort doit se manifester notamment : par une lettre de mission annonçant la mise en place de cette politique, diffusée à toute l'organisation ; par la désignation d'un responsable de la politique en matière de qualité de l'information au sein de l'organisation ; par des moyens humains et financiers clairement définis ; par la mise en œuvre de plans de formation adaptés pour les agents de l'organisation. d'élaborer cette politique d'archivage globale pour l'organisation. On peut envisager de décliner des politiques d'archivage spécifiques à des typologies documentaires et à des familles d'applications. de faire intégrer dès que cela est possible dans le schéma directeur informatique de son organisation ou de son entité, le bloc fonctionnel "gestion du cycle de vie de l information et archivage". de conduire des opérations de communication régulières vis à vis des agents de l organisme qui seront des utilisateurs, des dirigeants. Comment définir une stratégie d archivage face aux différentes applications métier existantes? Une fois cette première étape concernant l'ensemble du système d'information de l'organisation franchie, il convient de définir une stratégie d'archivage pour les différentes applications métiers existantes. Deux modalités d actions existent : d une part définir une stratégie d archivage face à applications métier déjà existantes, d autre part intégrer l expertise archives dans la conduite de projet informatique de son organisation, dès sa conception. Une fois ces étapes réalisées, il conviendra de veiller à leur mise en œuvre. 1. Définition des priorités d'archivage à partir de la cartographie : répondre à la question "quoi archiver?" a) Amorcer le travail d'expertise des systèmes d'information à partir de la cartographie des SI du département ministériel. La norme ISO recommande le recensement à caractère systématique des objets numériques et l'évaluation de chaque objet numérique dans son contexte (Partie 1. point 8.4.). Si cette cartographie est en projet, il est nécessaire d'intégrer le groupe projet du service des systèmes d'information en charge de sa rédaction. L'objectif est en effet le recensement des applications existantes, leur évaluation GT mandat DISIC 6/84 Version du 13/09/2012
7 archivistique et technique et l'établissement d'un diagnostic et de recommandations pour la mise en conformité de ces applications (plan d'action et calendrier). Ainsi, au ministère de la culture, sur la base de la cartographie revue, 75 applications ont été retenues pour l'étude dont 25 prioritaires. L'utilité de cette démarche était double : pour l'archiviste, initier la dynamique d'archivage numérique, pour la DSI, disposer d'une cartographie enrichie et mise à jour. Au ministère en charge de l'écologie, le travail d'évaluation archivistique se baserait ainsi sur le cadre stratégique d'urbanisation des SI qui englobe à la fois la liste des applications par domaines et sous-domaines, la liste des applications par entités administratives et enfin les fiches «application», soit des éléments directement utilisables pour une macro-évaluation : identification du SI (enjeux, utilisation, référentiel), type d'application, objets métiers, fonctionnalités, contexte juridique, organisation mise en place, ressources existantes, description détaillée (technique), état d'avancement. Cette évaluation archivistique à partir d'une cartographie permet ainsi d'intégrer dans les outils de pilotage de l'archivage (tableaux de gestion ou calendriers de conservation) 1 aux côtés de la production traditionnelle, la production bureautique et ainsi de pouvoir avoir un début d'analyse comparative possible entre les différents flux produits, une compréhension de la généalogie des processus (papier, mécanisation, dématérialisation...), une identification de la MOA et enfin un outil de dialogue entre les différents «métiers». La limite de ce type de dispositif est d'une part le nombre parfois très élevé des systèmes d'information de l'organisation (près de 500 au ministère en charge de l'écologie, près de 2000 au ministère de la défense) ainsi que la complexité de certains flux qui convergent vers plusieurs processus. b) Si cette cartographie n'existe pas, il est nécessaire d'en réaliser une pour les systèmes d'information au plus près du cœur de métier de chaque direction. Pour chaque application, pour une première approche, il convient également d avoir une connaissance précise des utilisateurs et de leurs besoins en termes de finalités de l archivage (probatoire, patrimonial) ainsi que des critères de recherche et d accès. Il est conseillé, pour ce faire, de s appuyer sur l ensemble des outils de vulgarisation et de présentation de l'application existantes (manuels utilisateurs, actions de communication.). Nota : Il convient de porter une attention particulière aux données à caractère personnel qui requièrent généralement un traitement spécifique Pour cette étape, il convient de s'appuyer sur les urbanistes SI de son organisation ainsi que sur les archivistes, en complétant bien sûr avec les informations fournies par les services métier. A l'issue de cette phase, un premier état des lieux aura été fait, à partir duquel un audit plus circonstancié des principales applications repérées devra être mené afin de pouvoir prioriser les SI à forte valeur juridique et/ou patrimoniale. Les spécifications IcaReq (module 3) - voir fiche normes généralistes- peuvent utilement être utilisées pour auditer un SI. De même, une grille outils a été définie dans le cadre de la méthode Astaré (voir ci-dessous). Voir : «Une méthodologie pour l audit des applications métier avec le module d ICA- Req» à destination des archivistes" 2 boîte à outils de la norme IcaReq Voir la grille Outils (60 questions) élaborée dans le cadre de la méthode ASTARE 1 Voir en annexe le calendrier de conservation de la DARES. 2 Rédigée par Lourdes Fuentes-Hashimoto (MAEE). GT mandat DISIC 7/84 Version du 13/09/2012
8 2. Répondre à la question «comment archiver?» La réponse à la question Comment archiver les données et documents numériques produits dans mon organisation?, suppose l analyse : des besoins prioritaires en termes d archivage ; des acteurs du processus d archivage, du point de vue leur degré de sensibilité à la problématique et aux enjeux de l archivage numérique ; des outils, sous l angle de la sécurité du système d information et des capacités d archivage des applications métier dans lesquelles sont créés les données et documents. Il sera alors possible de définir la stratégie d'archivage (et la détermination des responsabilités d'archivage) et une planification des interventions suivant les urgences. On pourra définir des stratégies d'archivage différentes suivant les applications. La boite à outils Astaré (Analyse stratégique de l archivage électronique) permet de répondre à cette question en identifiant la stratégie la mieux appropriée dans le contexte du système d information (SI) analysé Les différentes stratégies d'archivage a. Typologie des stratégies Il s agit : soit de permettre l archivage des données durant leur durée de conservation au sein de l'application métier (la fin du processus étant l élimination réglementaire des données avec le visa de l administration des archives) ; soit d organiser, dès leur validation ou durant le cours de leur durée d'utilité administrative, le versement vers un SAE (adoption dans ce cas du format d échange SEDA). Dans ce second cas, l'archivage électronique sera géré : soit par l administration productrice dans son SAE ; soit sera pris en charge au sein d un SAE mutualisé avec d autres services, d autres administrations, voire dans le SAE géré par le service public d archives pour ses archives définitives ; soit en mode externalisé par un tiers archiveur agréé. Du point de vue d'un DSI, il sera effectivement utile d'évaluer l'intérêt d'utiliser l'offre existante interne ou externe à son organisation et d'analyser l'opportunité de développer un SAE ou de le mutualiser en étudiant les interfaces à développer avec des applications métier Si l'archivage des données est réalisé au sein d'un SAE, il faudra faire attention aux conditions d'accès aux documents et données. Pour les données et documents auxquels on souhaite accéder rapidement et fréquemment, il pourra être utile de prévoir des fonctionnalités de recherche dans le SAE directement depuis l'application métier, de manière transparente pour l'utilisateur. Concernant les documents d'intérêt scientifique, statistique ou historique, ceux ci peuvent être versés dans le SAE du service d'archives public compétent à plusieurs moments : 3 Cette boite à outils a été réalisée par le groupe de travail de l association des archivistes français (AAF) «conduire un projet d e-archivage dans la sphère publique», en partenariat avec les Archives de France. GT mandat DISIC 8/84 Version du 13/09/2012
9 -dès la validation des documents et données ; -selon une périodicité régulière, définie au moment de la phase de cadrage ; -à la fin de la durée de responsabilité de l'organisation sur les données (terme de la durée d'utilité administrative). Dans les deux premiers cas, les filières d'archivage des données pour les besoins de l'organisation et pour les besoins patrimoniaux seront parallèles et concomitantes. Au plus tard à la fin de la DUA, sera effectué le versement dans un service public d'archives pour archivage définitif. Pour cette étape, le choix de la stratégie sur la base de l'expertise de l'archiviste sera effectué au sein des instances décisionnelles du système d'information de l'organisation. b. Quelques exemples de choix pouvant être effectués Archivage dans l'application métier Privilégier l archivage au sein de l'application métier pour des données de gestion dont la durée de conservation est de faible durée. Pour des données et documents auxquels on souhaite accéder rapidement et fréquemment, privilégier si possible l'archivage au sein de l'application ou du moins l'export vers un SAE à haute disponibilité. Archivage hors de l'application métier ou au sein d'un SAE mutualisé Ne pas déployer en interne un SAE si la structure est petite ou s'il existe des solutions de mutualisation interministérielle. Ne pas déployer en interne un SAE si la maturité des acteurs en termes d'archivage numérique n'est pas suffisante. Pour des données et documents signés électroniquement, privilégier le versement dans un SAE (maintien de leur force probante) dès leur validation. Pour des documents à forte valeur patrimoniale, il est toujours possible de verser dans le SAE des archives nationales ou départementales un exemplaire de ces archives dès leur validation. Externalisation Ne pas choisir a priori d'externalisation de ses données et documents chez un tiers archiveur pour des données et documents à très longue conservation pour des raisons de coûts (lors des changements de tiers archiveurs lors des changements de marchés). Ne pas choisir a priori d'externalisation de ses données et documents chez un tiers archiveur pour des données sensibles ou hautement confidentielles. Ne pas externaliser chez un tiers archiveur des archives définitives (interdiction du Code du patrimoine). Stockage Ne pas choisir des supports de stockage type bandes pour des données et documents fréquemment consultés et à l'inverse ne pas hésiter à choisir des supports de stockage type bandes moins onéreux pour des documents peu consultés. Une fois le scénario (ou les scénarios) d archivage défini(s), il faut faire évoluer les différentes applications priorisées pour intégrer les fonctionnalités relatives au cycle de vie de l information et pour préparer les éliminations et/ou les exports pour archivage définitif. Sinon, il faut mettre en œuvre un SAE (voir ci-dessous). GT mandat DISIC 9/84 Version du 13/09/2012
10 4. Mise en œuvre du scénario d'archivage Dans tous les cas, il convient de : Établir un contrat de service avec les producteurs et les services informatiques précisant les rôles, missions et responsabilités de chacun des partenaires. Définir les durées de conservation et sort final des données et documents et développer les fonctionnalités correspondantes. Définir éventuellement sa stratégie en matière d archivage de fichiers signés : outils de vérification des signatures, de production de rapports de vérification et d archivage de ces rapports. Définir les règles de nommage des fichiers. Définir sa stratégie en matière de formats des fichiers acceptés par les applications métier, récupérer les métadonnées techniques relatives à ces formats afin de permettre les futures migrations. Les formats ouverts et si possible normalisés seront privilégiés.. Définir les modalités (réglementaires et matérielles) de destruction des données et documents arrivés à terme de leur durée de conservation et à la traçabilité de ces destructions et faire développer les fonctionnalités nécessaires à les mettre en œuvre. Définir les formats d échanges (format SEDA) en cas de versements et les profils de données correspondants et faire développer les fonctionnalités relatives aux exports.. Dans le cas des données à archiver qui sont à extraire de bases de données, on privilégiera le format SIARD En cas de données personnelles, introduire les modalités d archivage dans la déclaration CNIL. Mettre en œuvre des modalités d audits de son système et de son service. Voir infra la partie sur le respect du cadre normatif. En cas de mise en œuvre d'un SAE, il convient également de : Versement : Établir pour chaque profil de données, un protocole de versement : prise en charge manuelle (archives non structurées : bureautiques notamment) ou prise en charge automatisée (export à partir de l'application métier au format du SEDA). Politique de sécurité : bien veiller à s insérer dans la politique de sécurité informatique de l établissement. Décliner les fonctionnalités de gestion des droits d'accès, de gestion du cycle de vie des documents archivés, d intégrité (empreintes), de signature électronique (des bordereaux de prises en charge, des bordereaux d'éliminations), de traçabilité (journaux des cycles de vie, journaux des événements et déterminer leur format et leurs modalités d exploitation). Stockage : choisir une stratégie de stockage adaptée à ses besoins, modeste si les volumes sont faibles mais évolutive et avec une couche d abstraction afin de pouvoir faire évoluer son infrastructure sans changer l ensemble du système. Bien préciser les modalités de duplication des archives, ainsi que celles de sauvegarde et de redondance. Au ministère de l intérieur, la DSIC propose aux services une offre de service : hébergement et exploitation d application Pérennisation : Élaborer en cas de longue durée de conservation (plus de 10 ans), des stratégies de pérennisation (migrations de supports, migrations de formats). Voir infra la partie sur le respect du cadre normatif Pour cette étape de définition des spécifications et de mise en œuvre, les acteurs principaux seront l'archiviste et le service métier pour la définition des spécifications GT mandat DISIC 10/84 Version du 13/09/2012
11 archivistiques (durées de conservation, sort final des données et documents, modèles de description (bordereaux de versement et d'élimination) tandis que la mise en œuvre (développement des fonctionnalités, interfaces, work-flow.) relèvera plutôt des équipes de la DSI : services projets, services réseau et exploitation...on s'appuiera également sur les expertises existantes au sein de l'organisation en matière de sécurité des systèmes d'information ainsi que sur celles afférentes par exemple à la protection des données personnelles. Voir également le livrable concernant les offres d'archivage électronique intermédiaires présentées lors des travaux du groupe «Mandat DISIC/archivage électronique», dans lequel des précisions sur le coût et les ressources humaines nécessaires à l'exploitation de ces SAE sont données. Pour tout nouveau projet d'application métier, intégration de l'expertise archives 1. Où s'insère l'expertise archives? L'expertise archives s'insère à toutes les étapes du projet, dès sa conception : Au niveau de la gouvernance des projets : la notion d'archivage au sein des systèmes d'information doit être intégrée dans l'organisation et le suivi de chaque projet. Au niveau de l'étude préalable des projets : opportunité et faisabilité. Dans la conception du projet : au niveau de l'analyse fonctionnelle et de la conception détaillée. Dans les opérations de validation des spécifications fonctionnelles Dans la participation à l analyse des candidatures Dans la qualification des recettes Concernant la question de la reprise des données : aide à la qualification des données, gestion des données non reprises (purge ou archivage définitif) Au niveau de la mise en production, afin d'accompagner la mise en œuvre du scénario d'archivage défini. Lors du retrait de service du système d'information, afin d'appliquer les exigences fonctionnelles liées au projet et la réglementation archivistique en vigueur quant à la destruction des données. Au ministère de la défense, il est prévu que dès la conception d un projet informatique, le futur outil de gestion des systèmes d information et de communication, qui rentrera en production au printemps 2012, intègre un onglet «archivage». Lui sera associé systématiquement une fiche d expression rationnelle des objectifs d archivage (FEROA), en analogie avec la fiche relative aux objectifs de sécurité (FEROS). 2. Focus sur chaque étape du projet a) Étude d'opportunité et étude de faisabilité Lors de cette phase, il conviendra d identifier précisément la production : compréhension du contexte : flux de la production documentaire, circulation et circuits de diffusion ; connaissance des producteurs des documents : statut, rôle et responsabilités, GT mandat DISIC 11/84 Version du 13/09/2012
12 missions et activités et leur périmètre ; connaissance des documents produits, usages et besoins d'accès à court, moyen ou long terme, typologie documentaire. Pour ce faire, on pourra lancer un diagnostic fondé sur un petit nombre de questions essentielles 4 telles que : Le projet est-il lancé pour répondre à une exigence réglementaire? Le projet consiste-t-il en la dématérialisation d'une procédure existante? Le projet a-t-il pour objectif de capturer ou de créer des documents à valeur de preuve? Le projet prévoit-il la numérisation de données papier existantes? l'alimentation du système sera-t-elle réalisée par les agents de l'organisation? si non, par qui? un prestataire extérieur? Le système sera-t-il interfacé avec d'autres systèmes internes ou externes à l'organisation? Les processus métier concernés disposent-t-ils de règles relatives aux durées de conservation et au sort final des documents? Le système contiendra-t-il des données personnelles? Le projet comprend-il un volet de reprise de données existantes dans un ou plusieurs systèmes précédents? si oui, cette reprise sera-t-elle intégrale ou partielle? Les données seront-elles stockées au sein de l'organisation? A partir des réponses, on pourra conduire, du point de vue l archivage, une analyse de risques : juridique, financier, administratif et stratégique. b) Analyse fonctionnelle On pourra retenir les points essentiels suivants à étudier :: Production et capture des documents dans leur contexte (définition des métadonnées, formats des fichiers). Éléments de traçabilité relatifs au cycle de vie de l information. Fonctionnalités liées à la conservation et à la gestion des sorts finaux des documents au sein du SI. Fonctionnalités d import, d export (définition du format d échange SEDA). Reprise éventuelle de données. c) Analyse technique L'expertise portera sur les conséquences liées aux durées de conservation en termes de volumétrie et de performance du SI. d) Participation de l expert archives à la recette fonctionnelle pour les fonctionnalités liées au cycle de vie et à l archivage. e) Reprise des données ou fin de vie du produit Lors du retrait de service du système d'information, il conviendra de s'assurer que tous les documents et données non repris dans un autre système aient fait l'objet d'une opération 4 Très largement inspiré du diagnostic éclair figurant dans la conduite de projet Mozart du ministère de la culture et de la communication, où la partie archives est incluse. GT mandat DISIC 12/84 Version du 13/09/2012
13 d'archivage (archivage définitif dans le service d'archives public compétent ou purge avec l'autorisation de l'administration des archives). Dans le cas où le système d'information a été géré par un prestataire (hébergement, saisie), on portera une attention particulière à la purge des copies et sauvegardes. Si le prestataire doit garder une trace des opérations effectuées pour ses propres contrôles administratifs, on veillera particulièrement à ce qu'il ne conserve aucune donnée personnelle ou à ce que le lien entre les données personnelles et les opérations soit rompu logiquement. Au ministère de la défense, conséquence de la politique de rationalisation du parc applicatif, le ministère prononce actuellement le retrait de service d une centaine d applications par an s agissant des SIAG. Formalisée par une procédure depuis avril 2011, le service historique de la défense est systématiquement consulté afin d établir un diagnostic archivistique des données contenues dans les SI à retirer et d évaluer ainsi les besoins en archivage. 3. Vie de l'application Après la mise en œuvre du scénario d'archivage retenu (voir ci dessus), durant la vie de l'application, l'expertise archives sera indispensable : lors des premières élimination et versements effectifs ; lors des évolutions de l'application ; en cas d'évolution des contrats et conventions de service entre producteurs, services informatiques, services d'archives (niveaux de service, fréquence des versements, types de formats acceptés..) ; en cas de changements quant aux responsabilités d'archivage en cas d'évolution de la réglementation (durées de conservation, évolution de la réglementation CNIL...) ; en cas d'évolution des modes de sélection des archives (modes d'échantillonnage qui évoluent ) ; lors de la fin de vie de l'application (reprise des données). Voir la présentation du travail effectué par le ministère de la culture et de la communication, relative à l intégration de l expertise archive dans la conduite de projet (Mozart) 5 adoptée par le ministère. 5 La méthode comprend une définition des rôles et des responsabilités, la comitologie (objectifs et participants, fréquence des réunions), le cycle de vie des projets avec pour chaque étape, la répartition des rôles et des responsabilités, des indicateurs, un glossaire. GT mandat DISIC 13/84 Version du 13/09/2012
14 4. Intégration de l'expertise archives au cycle de vie "projet": vision synoptique Phases projet Étude d'opportunité Étude préalable Projet Production Fin de vie Étude de faisabilité Analyse fonctionnelle Conception détaillée Réalisation Qualification recette Mise en production Maintenance Retrait du produit Phase intégration de l'expertise archives Livrables en sortie de phase dans les projets Identification du besoin Identification de la production Analyse de risque / traçabilité Fiche "pré-étude" SI, intégrant l'expertise archivage des données. Besoins d'archivage SI. Définition du scénario d'archivage SFD intégrant les exigences d'archivage. Validation des spécifications fonctionnelles générales et détaillées Mise en œuvre des exigences fonctionnelles et réglementaires - Documentation relative à la mise en œuvre des exigences d'archivage. - Tests. Audit de conformité Recette des exigences définies. Évaluation. - Rapport de qualification / recette (intégrant les aspects archivage) - PV de recette. - Rapport d'audit archivage. Scénario d'archivage appliqué Application des exigences liées à la conservation ou à la destruction des données Convention de service (intégrant les aspects archivage) Exigences fonctionnelles liées au retrait du projet - Destruction du produit - Archivage du produit Rapport de retrait intégrant les exigences archivistiques.
15 Trois cas d'usage L'accompagnement des services dans la gestion de leurs fichiers bureautiques et de leurs serveurs partagés Vous trouverez dans cette fiche quelques conseils méthodologiques pour la maîtrise de la production bureautique non structurée d une organisation. Plan de la fiche : Mise en œuvre du plan de classement dans un univers électronique Le nommage des dossiers et des fichiers Les modèles de document 1. Mise en œuvre du plan de classement dans un univers bureautique L arborescence : dans le monde électronique, le plan de classement se traduit par un système de dossiers et sous-dossiers, partagé par tout ou partie des agents d une même entité. Le plan de classement peut être mis en place au sein d un système de gestion de documents (GED, Sharepoint, etc.) mais, à défaut d une telle solution, peut être directement implanté sur un serveur partagé. Fichiers partagés, travail personnel et droits d accès : l une des difficultés dans la mise en œuvre d un plan de classement est le partage de l information. Les réponses à cela sont de plusieurs ordres : le serveur est le lieu unique de stockage des documents du service, à l exclusion des disques durs des agents, clés USB, disques externes, etc. A l inverse, on ne dépose aucun document personnel sur le serveur. Politique de droits d accès : elle doit être définie avec le service informatique. Elle doit se gérer à relativement haut niveau pour limiter le nombre de profils différents et faciliter la gestion des droits. Elle est beaucoup plus simple dans un système de GED mais il est possible également de la mettre en œuvre dans un système de serveur partagé. Conseils méthodologiques pour l élaboration du plan de classement : dans la mesure du possible, l élaboration du plan de classement est un travail collaboratif, même si l archiviste peut venir avec une proposition. Il est absolument indispensable que les utilisateurs participent activement à ce plan et se l'approprient, afin de pourvoir s y retrouver facilement. Il est par contre nécessaire de faire valider le plan de classement par l archiviste ; le plan de classement et ses règles de fonctionnement (droit d accès, nommage des fichiers cf. ci-dessous, etc.) doivent être résumées dans un document validé par la direction, diffusé officiellement et revu régulièrement ; il convient de désigner un responsable du maintien du plan de classement, chargé de vérifier le respect des règles (et de supprimer systématiquement les créations anarchiques de dossiers, après avertissement des créateurs du dossier) ; Qu est-ce qu un bon plan de classement? une hiérarchie de répertoires et de dossiers allant du général au particulier ; GT mandat DISIC 15/84 Version du 13/09/2012
16 une organisation thématique (aux niveaux supérieurs puis chronologique, numérique ou alphabétique (aux niveaux inférieurs) qui reflète les fonctions de l entité et non son organigramme. Un plan de classement doit viser à une certaine pérennité ; englobe tous les documents de l unité de travail (direction, sous-direction, service, bureau, agent) ; des intitulés de répertoires, de fichiers et de dossiers intelligibles par tous. Le travail sur la formulation est très important, car les termes choisis doivent être explicites. Il est possible d'aller jusqu à la codification ; on ne doit y trouver aucun dossier de type «divers» ou «affaires générales» ou «à classer» ; composé de trois à quatre niveaux hiérarchiques de répertoires et de dossiers, dont les trois premiers sont fixes et verrouillés et le dernier modifiable par les agents. dans l idéal, le plan de classement permet également à l archiviste de repérer immédiatement les «branches» à archiver / éliminer. 2. Le nommage des dossiers et des fichiers Le nommage est le corollaire du plan de classement et répond aux mêmes besoins : retrouver et partager facilement l information. Comme pour le plan de classement, la rédaction de règles est une chose, la mise en œuvre de ces règles en est une autre. L intérêt du nommage est d associer au fichier, dès sa création, un certain nombre de métadonnées. La plupart des logiciels de traitement de texte implémentent des métadonnées automatiques (auteur, date) et permettent de faire des compléments manuels (dans OOO, onglet «fichier», «propriétés») mais qui les remplit? Mettre les métadonnées dans le titre est par conséquent un palliatif. Avant de démarrer, ne pas oublier : le nommage concerne aussi bien les dossiers que les fichiers. Cependant, si la philosophie est la même, les règles peuvent être légèrement différentes (inutile de mentionner le service producteur en tête par exemple, ou les mentions de validation) ; la concision est le maître-mot des pratiques de nommage. Il ne faut jamais oublier que les chemins d accès aux fichiers ont un nombre de caractères limité. Méthodologie Elle est sensiblement la même que pour le plan de classement : le travail collaboratif est indispensable pour une meilleure appropriation, il convient d'élaborer un récapitulatif des règles dans un document unique. Ne pas oublier que la mise en œuvre du nommage peut aussi intervenir postérieurement à la création des fichiers par des outils de renommage. Mais cela ne pourra se faire que de façon sérielle. Ainsi, des documents mal nommés à l origine ne pourront pas être renommés par lots. Règles à respecter Emploi des caractères : pas de caractères accentués, d espaces, privilégier les tirets underscore, etc. pas de caractères spéciaux. Les éléments à indiquer : le sigle du service producteur, le sujet, la typologie du document, la date, la version. L ordre de ces éléments peut varier. NB : concernant la date, il ne faut pas se fier à la date automatique du fichier, qui peut être faussée par un mauvais paramétrage d une part et change lorsque l on copie-colle le fichier GT mandat DISIC 16/84 Version du 13/09/2012
17 d autre part. Les abréviations ne doivent pas être multipliées et sont récapitulées au sein d un document facilement accessible à tous. De même, il faut tenter de normaliser le plus possible les libellés. Ces règles peuvent en particulier concerner le nommage du service producteur (un sigle est attribué à chaque service et récapitulé dans ce fichier autorité) et la typologie des documents qu il faut normaliser le plus possible en adoptant un référentiel commun (ex : CR pour compte-rendu de réunion permet de "gagner des caractères" et permet d éviter d avoir tantôt Crendu, reunion, CRréunion, etc.). Attention au versionning des documents, absolument indispensable pour l archivage (on n archive que la version validée 6 et pas les versions intermédiaires), même si, en réalité, ce n est pas évident à gérer en dehors d un système de GED. 3. Les modèles de document Le travail de nommage des fichiers, i. e. d enrichissement de métadonnées, peut aller jusqu à la rédaction de modèles de documents (modèle de compte-rendu, modèle de lettre, modèle de note, etc.) à employer par toute la collectivité concernée. Dans la mesure du possible, il faut s efforcer de faire tenir toutes ces informations sur une page. Autant que faire se peut, il peut être intéressant d inclure dans ces modèles des cartouches avec un certain nombre de métadonnées telles que : nom du rédacteur, nom des relecteurs, dates (création/modification/validation), version, titre du document, etc. Attention, les modèles ne dispensent pas de règles de nommage, qui permettent de voir au premier coup d œil de quoi traite le fichier en question. Voir la plaquette élaborée par le ministère en charge de l Écologie pour la direction de la sécurité et de la circulation, opération VIE (Valorisation de l Information Electronique) dont les enjeux suivants sont pointés : partager, classer, qualifier, protéger, diffuser, conserver. Au ministère de l'intérieur, la DSIC a élaboré un : «Modèle document standard texte : guide d'utilisation» très complet et portant notamment sur les documents produits dans le cadre de la conduite d'un projet informatique. 6 Dans le cas de dossiers importants dont il faut archiver des versions intermédiaires, on peut envisager d adopter un système de numérotation informatique V1.0, V1.1, V1.2 et V2 quand changements importants. Ainsi, on ne conserve que les V1, V2, etc. et pas les «sous-versions» intermédiaires. GT mandat DISIC 17/84 Version du 13/09/2012
18 L'accompagnement des services dans l'archivage de leurs courriels Cette fiche a pour but de donner les différentes possibilités d archivage des courriels pour une organisation. Plan de la fiche : Contexte juridique Archivages des courriels : les approches existantes Sélection des courriers électroniques Mise en œuvre concrète de solutions d archivage Voir sur le site des archives de France l instruction DITN/RES/2009/007 du 3 juin 2009 : Directives pour la gestion et l archivage numériques des courriers électroniques Version 1.0 (juillet 2008) : rédigées par Sébastien Soyez, Archives générales du Royaume et Archives de l État dans les provinces Qu est-ce que le mail? Un , c est d abord un protocole technique qui sert à envoyer une information et qui peut correspondre à des usages variés, le message pouvant contenir en lui-même une information à forte valeur ou au contraire servir seulement à transmettre un document joint ; il peut être le support d une transaction importante ou, souvent, d un échange d information éphémère (plus ou moins équivalent à la conversation téléphonique). L se compose d un en-tête, d un corps où se trouve le contenu de l information et éventuellement de pièces jointes. Ainsi, dans les directives, des notions sont décrites et précisées : standard MIME 7, protocole de transfert SMTP 8, RFC 2821 et , serveur SMTP (pour les serveurs du courrier sortant) et POP ou IMAP selon le protocole utilisé (pour les serveurs du courrier entrant), client de messagerie 10, webmail Contexte juridique Le code du Patrimoine pour les courriels considérés comme des archives publiques, mais également l article 8 de la Convention européenne de droits de l homme de 1955 et plus généralement des législations afférentes aux traitements de données à caractère 7 Multipurpose Internet Mail Extension est un standard internet qui étend le format de données des courriels pour supporter des textes en différents codages de caractères autres que l ASCII, des contenus non textuels et multiples, des informations d en-tête en d autres codages que l ASCII. 8 Simple Mail Transfer Protocol est un protocole de communication utilisé pour le transfert du courrier électronique vers les serveurs de messagerie électronique. 9 Request for Comment 2821 et Le premier est un standard relatif au protocole de base pour le transport du courrier électronique. Le second est un standard spécifiant la syntaxe des messages textuels échangés dans le cadre de l utilisation des courriers électroniques par des utilisateurs informatiques. 10 La relève et l envoi du courrier se fait via un logiciel appelé MUA (Mail User Agent) qui, lorsqu il est installé sur le système de l utilisateur, est appelé client de messagerie. 11 Dans ce cas, il s agit d une interface web permettant de dialoguer avec le serveur du courrier entrant. GT mandat DISIC 18/84 Version du 13/09/2012
19 personnel 12, ainsi qu à la protection du droit d auteur ou encore à la fraude informatique 13. Ceci amène l employeur à respecter en la matière six principes de base : la transparence (toute personne de l institution doit être informée du fait qu un système d archivage a été mis en place, le cas échéant automatisé), la finalité (doit être conforme à la législation sur les archives), la proportionnalité (seuls certains courriels sont conservés pour une certaine durée), la sécurité et la confidentialité et enfin le droit d accès et de modification. Ce qui rend difficile la collecte des mails : côté multiple et multifonctionnel de la messagerie (avec des usages parfois «déviants» car non régulés) ; difficultés techniques de la capture. Question des pièces jointes, zippées, des pièces jointes encapsulées dans des pièces jointes, la question des doublons (même si des outils de dédoublonnage existent) ; pression de la masse et difficulté de la sélection (qui devrait se faire par des moyens simples et adaptés aux besoins de l utilisateur mais qui n existent pas aujourd hui). 2. Archivages des courriels : les approches existantes Les possibilités d archivage des boites s peuvent globalement se résumer comme suit : ne rien faire ; l approche message par message où les utilisateurs sont encouragés à déplacer les courriels significatifs hors de leur client de messagerie et de les joindre avec d autres documents provenant de la même activité (c est l approche traditionnelle du records management) ; l approche compte de messagerie par compte de messagerie où certains individus au sein de l organisation sont sélectionnés comme ayant un rôle particulièrement important, et la totalité de leur compte de messagerie est préservée ; l approche système de messagerie global lorsque l organisme traite l ensemble de son système de courrier électronique comme une agrégation et applique une règle de tri et de conservation à l ensemble du système. Que faire? Une analyse fine et préalable est indispensable : qu y a-t-il dans les boîtes mails de l entité concernée? Est-il utile d en prévoir l archivage? Analyse du risque, calcul du rapport «temps passé, intérêt de l archivage». Proposition de combiner les approches 2 et 3 en sélectionnant d une part des boîtes à archiver dans leur globalité et, pour les autres, en préconisant d enregistrer hors du système de messagerie (et donc dans le plan de classement!) les courriels les plus importants/engageants (quelques dizaines par an tout au plus certainement pour toutes les boîtes hors direction), voire de les imprimer pour alimenter les dossiers papier si ceux-ci sont encore tenus. Il s agit alors d un pis-aller dans la mesure où une partie des métadonnées pourtant essentielles à la conservation de ce courrier, qu on trouve par exemple en affichant le code source du message, ou ses propriétés, ne peuvent être imprimées. Développer des réflexes de bon sens : mettre en place l usage de boîtes aux lettres professionnelles collectives (par service, ou d une manière plus pérenne, par grandes 12 Loi n du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi n du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l égard des traitements de données à caractère personnel. 13 Code de la propriété intellectuelle, partie législative, première partie sur la propriété littéraire et artistique, et Code pénal, titre II (Des autres atteintes aux biens), chapitre III (Des atteintes aux systèmes de traitement automatisé des données). GT mandat DISIC 19/84 Version du 13/09/2012
20 activités) aux côtés des boîtes aux lettres personnelles 14, procéder à des épurations très régulières (immédiates pour tous les messages à faible contenu informatif ou à contenu de court terme), concernant les pièces jointes, s il s agit de simples documents bureautiques, elles doivent être limitées aux envois hors institution, ou, au sein de l institution, aux destinataires avec lesquels l expéditeur ne partage pas de répertoire (dossier). A contrario, dès lors que les usagers disposent d un dossier «Documents partagés» (dossier commun à un service ou une direction de l institution, ou partagé entre plusieurs d entre elles), il faut favoriser le renvoi vers le document sous la forme d un lien hypertexte, dans le corps du message. On évite ainsi la création d une nouvelle copie et le volume de la messagerie en est réduit. Apprendre à se servir des paramètres natifs des messageries (ex : mettre une règle pour éliminer tous les dossiers de plus de 15 jours du dossier «corbeille», paramétrer des règles de classement automatique), bien titrer ses messages, etc. Sensibiliser et contraindre : quotas volumétriques stricts et faibles (à voir en partenariat avec la DSI), effacement systématique de la boîte au départ de l agent, etc. 3. Sélection des courriers électroniques Ne mettre en œuvre une politique d archivage que pour les messages professionnels qui reflètent les activités de l institution, formalisent les différentes étapes d une tâche, d une décision, d une procédure, dans le cadre des missions liées à l activité de l institution. Dans ce cas, les règles de conservation sont identiques à celles qui existent déjà pour la correspondance papier et doivent apparaître en tant que telles dans les tableaux de gestion de l institution. À l inverse un message, même professionnel, n est pas considéré comme une archive, dès lors qu il s agit de messages officieux, de brouillons, d informations de service, d informations de type «liste de diffusion» : il doit être intégré dans les tableaux de gestion mais sa destination finale est l élimination, une fois la durée d utilité administrative expirée ; Quant aux messages à caractère strictement privé, ils ne rentrent pas dans le champ de l archivage et sont détruits par les utilisateurs lorsque ceux-ci le souhaitent. En tout état de cause, la réflexion sur l évaluation doit uniquement porter sur les répertoires «courriers entrants» et «courriers envoyés». La répartition des responsabilités dans l archivage des courriers électroniques est la suivante : Concernant la sélection, c est à l expéditeur ou au destinataire d être responsable du tri de ses courriers électroniques (avec une évaluation de leur pertinence) en respectant les règles établies par les archivistes pour ce qui concerne les courriers professionnels. C est par conséquent à chaque institution d établir et d expliquer des règles et des procédures pour la sélection, en conformité avec la législation en vigueur concernant les archives publiques. Pour ce qui est de l enregistrement et de la conservation, interviennent les archivistes ainsi que les services informatiques. 14 Ceci suppose d une part, que la gestion de la boîte (relever les messages, les affecter, les trier, les exporter ) soit clairement confiée à un agent référent, et d autre part, que le type de messages à transiter par ce type de boîte soit formellement défini, en interne comme dans les échanges avec les correspondants externes GT mandat DISIC 20/84 Version du 13/09/2012
21 4. Mise en œuvre concrète de solutions d archivage Il convient de ne pas chercher à conserver les messages et pièces jointes au sein du logiciel de messagerie, solution qui pose des problèmes évidents de gestion et de pérennité : format d export propriétaire de certains logiciels, pertes d informations pouvant résulter de fonctionnalités offertes par certains logiciels de compression, accès réduit au seul utilisateur de sa messagerie, problèmes rapides de volumétrie et de stockage. La seule solution consiste par conséquent à exporter les records à conserver dans un système centralisé, à accès partagé suivant les règles de l institution et offrant des garanties de sécurité. En outre seule cette solution permettra de créer des liens entre un courriel, ses pièces jointes et d autres documents ou courriels ayant trait à la même affaire. Concernant la mise en œuvre concrète, elle ne pourra idéalement se faire que si certains développements informatiques sont réalisés au sein des clients de messagerie 15 et si existe en aval un système centralisé qui permet de recevoir les courriels destinés à être conservés durant un certain temps. En amont, ces développements permettent par exemple, pour les records qu on souhaite conserver, d encapsuler l ensemble des métadonnées 16 avec le message lui-même de manière à n en perdre aucune 17. La plupart de ces métadonnées sont produites automatiquement mais l outil devrait permettre aux utilisateurs s ils le souhaitent d ajouter des métadonnées avant cette encapsulation pour les messages qu ils créent. Ces développements pourront également permettre, lors de cette encapsulation, de conserver les répertoires (plan de classement) dans lesquels les utilisateurs auront éventuellement rangé les messages durant leur instruction, et permettre le traitement par lot de messages. Il est recommandé que ces manipulations puissent se faire très rapidement après la réception ou l envoi de ces messages de manière à ce que ces derniers et leurs pièces jointes puissent être alors exportés correctement dans un système centralisé dans lequel sera pris en charge la gestion de leur cycle de vie et leur classification. Concernant ce système centralisé, deux modes d action sont distinguées : un mode intermédiaire qui consiste à utiliser un système centralisé de classification (qui s apparente à un système de GED) ou la solution plus pérenne d un système d archivage électronique (SAE). La solution la plus satisfaisante est bien évidemment la seconde, car le premier système, s il permet de classer les courriels et permettre des recherches efficaces (liens entre des courriels entre eux et entre des documents numériques portant sur la même thématique), ne permet pas forcément de gérer le cycle de vie (intégration des DUA et sorts finaux fixés dans les tableaux de gestion) et de sécuriser l information : coffre fort numérique, conversion des formats, duplication de l information. En tout état de cause, des programmes informatiques devront permettre l export automatique des courriers électroniques dans leur intégralité (métadonnées, en-têtes, corps du message, pièces jointes) au sein de ce système centralisé. Les courriers électroniques suivront alors les règles de gestion (DUA et sorts finaux) fixées au niveau des dossiers et répertoires du plan de classement dans lesquels ils seront intégrés. 15 Voir le logiciel téléchargeable en test réalisé par les Archives nationales des Pays-Bas 16 La plupart sont produites automatiquement. On peut distinguer les métadonnées d identification et les métadonnées d intégrité. 17 Avec les fonctionnalités par défaut d un logiciel de messagerie, par exemple Mozilla Thunderbird, si l utilisateur enregistre sur son disque dur un courrier au format.eml, l ensemble des métadonnées sources seront conservées, mais si l utilisateur choisit d enregistrer le courriel au format.txt, et qu il n a pas pris la précaution d afficher le code source avant de procéder à l enregistrement, la plupart des métadonnées seront perdues. GT mandat DISIC 21/84 Version du 13/09/2012
22 Par ailleurs, concernant les formats de conservation, certains sont à proscrire (MSG ou OFT provenant de MS Outlook, ou encore HTML), tandis que peuvent être recommandés des formats comme EML 18, RTF ou bien évidemment TXT 19. Ceci étant, le format recommandé par excellence est le format XML particulièrement adapté pour la conservation structurée des messages et de leurs métadonnées et ce, d autant qu il peut être généré à partir de certains de ces formats de sauvegarde (TXT, EML ou RTF). Cette conversion doit pouvoir être permise par lot au moment de l intégration dans l outil de GED/SAE. Quant aux pièces jointes aux messages, que l on recommande d enregistrer à part étant donné les formats très divers dans lesquels elles sont produites, certaines d entre elles nécessitent, comme pour tout système d archivage électronique, des conversions vers des formats ouverts et reposant si possible sur des normes. En définitive, sans politique globale et outils de records management incluant la gestion des courriels, aucune approche n'est satisfaisante. 18 La totalité du courrier électronique (entêtes, corps et pièces jointes) est contenue dans un unique document texte, suivant la structure de la norme RFC 2822 et par conséquent, l usage d aucun format propriétaire ou logiciel propriétaire n est requis pour exploiter de tels documents. 19 Fichier texte brut. GT mandat DISIC 22/84 Version du 13/09/2012
23 Intégrer la gestion du cycle de vie dans un projet de numérisation Il s'agit ici de présenter les étapes d'un projet de numérisation de documents papier en vue de leur archivage sous format électronique, avant intégration dans une gestion électronique de documents (GED), gestion électronique de courriers (GEC) ou une application métier. Plan de la fiche : Définir le projet de numérisation Les étapes du projet Choix techniques Contrôles Intégrer les fichiers nativement numériques? 1. Définir le projet de numérisation 1.1. Définir le périmètre de la numérisation Il s agit pour l institution de choisir d intégrer tout ou partie des dossiers papier qu elle gère au projet de numérisation. Il est ainsi conseillé dans tous les cas de ne pas étendre le périmètre d un projet de numérisation des dossiers aux dossiers dont la durée d utilité administrative (DUA) est échue : dans ce cas, il convient de se rapprocher des missions et services d archives en vue de préparer les versements et éliminations conformément à la réglementation en vigueur Choix des dossiers à numériser Choix des pièces à numériser, soit une réflexion sur : la structure du dossier numérisé, qui permet de différencier les documents numérisés entre eux, pour les retrouver rapidement, les pièces à numériser dans les dossiers : par exemple, il est possible de ne pas numériser l ensemble des pièces papier constituant un dossier dans la mesure où pour certains d entre eux, l information utile est saisie directement et intégralement dans le système d information Réflexion sur l organisation de la numérisation La numérisation du flux des documents à l arrivée et la numérisation du «stock» de dossiers actifs sont à distinguer dans leur mise en œuvre : la liste des pièces numérisées pourra être différente, le plan de classement adopté pour la numérisation du flux pourra être plus élaboré et complexe que celui adopté pour la numérisation du stock, etc. La reprise du stock nécessitera en outre la mise en œuvre de procédures «exceptionnelles», voire d une externalisation ; a contrario, l organisation de la numérisation du flux doit trouver sa place dans les procédures et l organigramme de l organisme concerné Dans tous les cas, il convient d organiser et d écrire la procédure de numérisation du flux, et de définir précisément les responsabilités et rôles des différents acteurs intervenant dans la chaîne de numérisation. GT mandat DISIC 23/84 Version du 13/09/2012
24 1.4. La création des dossiers dans le système d information Différent suivant qu il s agit du stock ou du flux avec l'articulation entre le système d information et la GED interne, externe ou intégrée. 2. Les étapes du projet 2.1. Déterminer la valeur juridique des documents En effet, les administrations posent fréquemment la question de savoir si elles ont la possibilité d éliminer des documents originaux papier après leur numérisation. Les Archives de France ont, sur ce sujet, rédigé l instruction DITN/DPACI/RES/2005/001 du 14 janvier 2005, intitulée Modalités de délivrance du visa d élimination des documents papiers transférés sur support numérique ou micrographique. Ces éliminations des originaux papier ne peuvent se faire en tout état de cause que : sur des documents à terme éliminables ; avec le visa réglementaire de l administration des archives ; si le processus de numérisation a été conduit dans les règles de l art (voir ci-dessous la fiche pratique sur les projets de numérisation et de GED) Déterminer les durées d utilité administrative des dossiers et des pièces 2.3. Déterminer le sort final des dossiers et des pièces 2.4. Établir le plan de classement des pièces constitutives du dossier et la liste des métadonnées : Une fois la typologie des dossiers/documents papier/numériques effectuée, il convient de déterminer quelle sera la structuration choisie (arborescence ou classification). C est l objet du plan de classement, qui constitue une table des matières du dossier électronique et facilite son exploitation. Il est conseillé de ne pas dépasser plus de trois niveaux de hiérarchisation. Il est également conseillé de rassembler dans un même sous dossier les documents ayant la même DUA et le même sort final. Les métadonnées qui permettront de gérer et de retrouver les dossiers doivent être soigneusement définies : l identifiant du dossier/du document numérique, les index (clés de recherche et d accès) générés par l outil de GED soit à partir de l application métier pré-existante, soit à partir de l outil de GED indépendamment de cette application métier, en fonction de la solution technique adoptée par l éditeur, les attributs liés aux dossiers/documents relatifs aux délais de conservation et au sort final, les attributs liés aux dossiers/documents relatifs aux droits d accès et aux habilitations, en fonction des différentes fonctionnalités de l application de GED et du cycle de vie des documents/dossiers, les métadonnées techniques 20 internes et externes produites automatiquement 20 Direction des archives de France, Ecrire un cahier des charges pour la numérisation : guide technique, 2008, partie GT mandat DISIC 24/84 Version du 13/09/2012
25 (génération par le logiciel d exploitation du scanner par exemple) : caractéristiques techniques de l image (dimension), de la prise de vue 21 (opérateur de numérisation, n de lot de numérisation 22 ). Ces métadonnées servent d une part à sécuriser le processus de numérisation en permettant de garder la trace des opérations conduites, et d autre part à sécuriser la conservation des fichiers produits grâce aux informations sur les prises de vue et le matériel utilisé, ainsi que sur les images. Ces métadonnées peuvent être internes (incluses directement dans l entête des fichiers) ou externes à l outil de GED. Il conviendra par conséquent de s assurer, auprès du prestataire de numérisation ou des sociétés commercialisant les dispositifs de numérisation, que les métadonnées techniques qu on souhaite récupérer sont bien automatiquement générées et enregistrées. Certains prestataires permettent par exemple l enregistrement et la conservation d un journal des événements Conduire et organiser les opérations de numérisation La numérisation doit être conduite dans les règles de l art, notamment si les services souhaitent procéder à l élimination des originaux papier, afin de pouvoir attester de la qualité du travail effectué, et pouvoir si nécessaire prouver au juge, en cas de contentieux, qu il est vraisemblable que la copie numérique a bien été réalisée dans de bonnes conditions et qu il s agit bien d une copie fidèle à l original papier (disposition de l instruction DITN/DPACI/RES/2005/001 du 14 janvier 2005). Ceci passe dans un premier temps par la détermination des responsabilités respectives : désignation officielle d un responsable du projet de numérisation, désignation des opérateurs, définition des responsabilités respectives des opérateurs et du responsable du projet de numérisation, que ce soit en matière de numérisation, d indexation, de vérification, de mises à jour, ou encore d éliminations, coordination avec les différents partenaires et définition de la responsabilité de chacun en matière de conservation de l information. Il est recommandé qu un document officiel (attestation, note officielle, document contractuel) soit établi par le responsable du projet de numérisation qui, de fait, autorise la numérisation des originaux papier. À retenir : il est primordial de bien assurer la conservation des métadonnées et de rédiger et tenir à jour un manuel qualité des procédures. Ce dernier peut par ailleurs permettre de couvrir une grande partie des métadonnées qui ne seraient pas automatiquement générées par les logiciels de scan et de GED. Une évaluation soigneuse des documents à numériser doit être menée et consignée : identification des dossiers à intégrer au système de GED : nombre de dossiers concernés : un récolement précis doit être réalisé (listing), afin d identifier les dossiers à numériser/en cours de numérisation/numérisés, nombre moyen de documents par dossier. travail de préparation des dossiers eux-mêmes : (re)-classement des documents en sous-dossiers, dossiers, suivant le plan de 21 Information à fournir uniquement en cas d externalisation de la prestation de numérisation. 22 Information à fournir uniquement en cas d externalisation de la prestation de numérisation. GT mandat DISIC 25/84 Version du 13/09/2012
26 classement pré-établi (le cas échéant), identification précise et sélection des documents qu il convient de numériser, à ranger dans une pochette spécifique, placée sur le dessus du dossier, par exemple ; repérage de formats atypiques (documents se présentant sous formes de volets par exemple), afin de photocopier ce qui doit l être avant de commencer la numérisation proprement dite ; analyse de l état des documents (déchirés, froissés, présence d une forte poussière) et des encres (encre pâles ) ; présence ou non d agrafes, de trombones, d élastiques ; actions spécifiques à conduire en cas de présence de documents couleurs 23. À retenir : chacune de ces caractéristiques aura des incidences sur la durée de l opération et sur son coût. Ce travail préparatoire doit être évalué et budgétisé, au même titre que les opérations de numérisation ou l architecture technique de la GED par exemple. Il constitue en effet la première étape du projet. Pour chacune de ces caractéristiques, celui qui doit effectuer la numérisation doit proposer une réponse adaptée. 3. Choix techniques Les outils de numérisation des documents doivent être décrits en détail dans un dossier de description technique Adopter des formats ouverts Les formats d images choisis doivent faire l objet de spécifications publiques et si possible reposer sur une norme ou un standard, dans le but de garantir l interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données. Il faut éviter dans la mesure du possible de compresser les images après numérisation. Les méthodes de compression avec pertes ne doivent pas être utilisées sur des documents de type noir et blanc dit «de bureau» contenant principalement des textes. Pour ce type de document, une cible d essai peut être utilisée (ISO et 2). Les systèmes informatiques doivent fournir des moyens de contrôle des fichiers contenant les images après compression. Quel que soit le choix, les techniques de compression mises en œuvre doivent être normalisées et leurs spécifications accessibles librement. Le dossier de description technique doit mentionner le référentiel normatif associé Définir des règles de nommage 24 des fichiers numérisés ainsi que des dossiers numériques 3.3. Privilégier la fidélité au document (couleur ou niveaux de gris plutôt que noir et blanc) 3.4. Limiter les traitements sur les images Les dispositifs de traitement des images lorsqu ils existent doivent être décrits en détail 23 Pour une photographie ou un document coloré, il conviendra de choisir un taux de résolution suffisant (par exemple 300 DPI), afin d éviter qu une résolution trop faible rende le document illisible. 24 Se reporter au du guide technique Écrire un cahier des charges de numérisation du patrimoine GT mandat DISIC 26/84 Version du 13/09/2012
27 et utilisés avec beaucoup de précaution puisqu ils interviennent sur la notion de fidélité de l image électronique par rapport au document d origine. En particulier, une procédure de passage d une image en niveaux de gris ou couleur à une image en noir et blanc doit avoir été testée en détail et validée préalablement à sa mise en œuvre. Les logiciels qui ont pour but de supprimer les petites taches peuvent conduire à retirer de l image des éléments d information comme un détail dans un schéma, une virgule ou un accent. Ils doivent donc être testés préalablement à leur mise en œuvre. Les résultats des tests doivent être également conservés dans le dossier de description technique. Les logiciels qui ont pour but d éliminer le fond de page d un document pour ne conserver que les informations variables de celui-ci peuvent être utilisés dans la mesure où les fonctionnalités mises en œuvre dans le système concerné sont parfaitement décrites dans le dossier de description technique. De plus, lorsque la restitution fidèle du document exige la reconstitution de celui-ci par addition des éléments variables et du fond de page, la version du fond de page utilisée doit être identique à celle qui a été extraite lors de la numérisation et du traitement de l image. De même, la suppression automatique des pages blanches peut représenter un risque réel de perte d information. Dans le cas où ce processus doit être mis en œuvre, il est conseillé de vérifier que la technique utilisée est fiable et ne supprime pas des pages contenant des informations. Il est en particulier conseillé de mettre en place un mécanisme permettant de rendre compte du nombre de pages supprimées par rapport au nombre de pages conservées Sécuriser l application de production À cet effet, il convient de mettre en place une gestion des profils d habilitations qui, pour être pleinement opérante doit s appuyer sur une authentification fiable des utilisateurs. Les comptes doivent donc être nominatifs et il convient de protéger l accès à l application par des mots de passe individuels, comportant des caractères alphanumériques d une longueur de 8 caractères au moins, changés régulièrement et d interdire l utilisation des trois précédents mots de passe Protéger les données à caractère personnel Une attention particulière sera portée au respect des dispositions relatives au traitement des données personnelles (législation CNIL). Ainsi, dans l hypothèse où le système mis en place ne dispose pas d une structure informatique dédiée, l absence de séparation physique des bases de données n appelle pas d observations de la part de la CNIL dès lors qu une séparation logique effective des applications est mise en place Sécuriser le stockage Il faut veiller à la redondance, la sécurité et la sauvegarde des supports et des index. Des copies de sécurité doivent être réalisées sur des supports amovibles de type CD, des bandes magnétiques ou un serveur miroir, qui seront placés dans un lieu distinct. GT mandat DISIC 27/84 Version du 13/09/2012
28 On se reportera également avec profit au Guide pour l élaboration d un cahier des charges de numérisation, publié par la direction des archives de France en février 2008, notamment pour la méthodologie à mettre en œuvre 25, ou encore pour les recommandations techniques (annexe 1) relatives aux formats aux taux de résolution, de compression, au cadrage et à l orientation des documents numériques. 4. Contrôles 4.1. Contrôles dans le cadre de la numérisation du stock L outil de GED doit permettre de fournir, de gérer et de conserver des récapitulatifs journaliers comprenant un certain nombre d informations, qui permettent de vérifier le bon déroulement des opérations de numérisation : l identifiant du premier document ou du premier lot de documents numérisé et stocké de la journée ; l identifiant du dernier document ou du dernier lot de documents numérisé et stocké de la journée ; le nombre total de pages traitées ; le nombre total de pages non traitées, en particulier lorsqu il a été impossible de les numériser en raison de leur qualité insuffisante (faible contraste, déchirures, etc.) ; le nombre total de pages blanches, s il y a lieu. Chaque fichier numérisé doit également comporter dans ses métadonnées la date de sa création. Ces métadonnées sont le plus souvent générées automatiquement par le scanner (cf. 2.4) ; si tel est le cas, l outil de GED doit pouvoir récupérer, gérer et conserver ces informations (cela est en particulier à exiger dans le cadre d un cahier des charges pour l externalisation de l opération de la numérisation). La numérisation une fois effectuée doit faire l objet de contrôles. Ils doivent au moins porter sur : la quantité de pages numérisées par rapport aux attestations de numérisation, la qualité et la fidélité des images fixes par rapport aux originaux, la justesse des informations destinées à l indexation des documents numérisés. Il est recommandé que le statut «vérifié» soit activé pour chaque document ou lot de documents entrés dans la GED, une fois le contrôle achevé. Par ailleurs, il semble prudent que le contrôle final de la qualité soit réalisé par des personnes autres que les opérateurs. À noter : Il est souhaitable que le responsable de l opération de numérisation lorsque que celle-ci s achève, produise un certificat de conformité entre ce qui a été numérisé et les originaux papier. Le document doit également préciser le nombre de documents (lots) numérisés ainsi réalisés Contrôles dans le cadre de la numérisation du flux Les processus de numérisation de stock et de numérisation de flux diffèrent 25 Depuis la prise en charge par le prestataire en cas d externalisation, à la manipulation des documents, à l étalonnage de la chaîne de numérisation, au fichier de récolement, aux contrôles, à la livraison des images GT mandat DISIC 28/84 Version du 13/09/2012
29 principalement sur l organisation mise en place pour les gérer. Dans le cadre de la numérisation du stock, des opérateurs sont généralement affectés à temps plein aux travaux de numérisation, alors que pour la numérisation du flux, les tâches de numérisation dépendent de l organisation mise en œuvre. Si l organisme affecte des agents à la numérisation du flux, ce qui représente, compte tenu du volume des dossiers, une part importante de leur travail, les contrôles à effectuer sont identiques à ceux décrits pour la numérisation du stock. Si l organisme confie la numérisation aux agents habituellement chargés de l instruction des dossiers, le processus de numérisation du flux s intègre dans celui plus général de traitement des demandes. Les notions de lots de document numérisés, de journées de travail de numérisation perdent alors leur sens. Toutefois, les agents instructeurs sont amenés à apporter un soin particulier au bon déroulement de l opération de numérisation, en vérifiant après chaque numérisation de document : la quantité de pages numérisées par rapport aux documents originaux, la qualité et la fidélité des images fixes par rapport aux originaux la justesse des informations destinées à l indexation des documents numérisés. 5. Intégrer les fichiers nativement numériques? L organisme produit également et/ou reçoit par mail de nombreux documents nativement numériques qui ne sont pas générés automatiquement par le progiciel mais par d autres logiciels (logiciels bureautiques, logiciels de messagerie ). Il est alors pertinent de rattacher aux dossiers individuels gérés par le système les documents nativement numériques, qui offrent notamment des possibilités de recherches plus intéressantes que des documents numérisés (recherche plein texte par exemple). La liste de ces documents devra être dressée et tenue à jour régulièrement, en relation avec la liste des documents à numériser ; des procédures spécifiques (envoi systématique par les partenaires, droits d accès ) devront être mises en place pour alimenter la GED. Assurer la conservation des dossiers numériques, leur versement et leur élimination, l ensemble de ces opérations se faisant sous le contrôle scientifique et technique des missions et services d archives avec visa réglementaire pour les éliminations. Certains des documents constitutifs des dossiers devront, dans certains cas, être conservés sous forme numérique plus de 5 ans ; de ce fait, un risque d obsolescence existe, tant pour les supports que pour les formats des fichiers générés au cours de la numérisation. Il convient par conséquent de prendre en compte les possibilités d évolutions techniques et leurs impacts sur la lecture du document numérisé. Ce point est très important, car c est à l organisme de mettre en œuvre tous les moyens humains, matériels et organisationnels permettant la conservation des documents et leur consultation pendant la période nécessaire. Il convient de réfléchir par conséquent à une stratégie d archivage électronique, permettant d assurer la pérennité des informations et des documents numériques (évolution des supports et des formats, sans perte d information notamment). Dans cette perspective, une réflexion sur au cycle de vie des données est indispensable (durée de conservation de la donnée et des images dans la base de production, bascule éventuelle dans une base de pré-archivage, modalités de gestion et d utilisation de la cette base de pré-archivage, exports vers un service d archivage intermédiaire ). GT mandat DISIC 29/84 Version du 13/09/2012
30 Présentation théorique d'un système d'archivage électronique Présentation de la norme OAIS Il s agit d une norme fonctionnelle généraliste sur laquelle s appuient de nombreuses autres normes et standards. Sa première version est parue en 2002 et est enregistrée comme norme ISO sous le numéro 2003: Une nouvelle version est en phase d acceptation par l ISO pour laquelle la traduction est déjà en cours. La terminologie et les fonctions définies par la norme OAIS servent de cadre conceptuel et rédactionnel aux contenus de ce site. En effet, le modèle général de cette norme répond à un besoin primordial pour tout SAE, avant même toute considération technique que sont : la prise en charge des archives et leur contrôle, y compris le contrôle des formats des fichiers en entrée, leur validation, leur conversion si nécessaire (formats texte, formats images, formats graphiques, formats audiovisuels ) ; la conservation pérenne de ces archives (réplication de l information sur des sites distants, surveillance des supports, traçabilité extrême), qui correspond aux magasins de conservation des archives papier ; la gestion des données, leur recherche et accès (comme les archives papier, via des portails de recherche et de consultation) ; la planification de la préservation à long terme : veille technologique sur les formats et les supports, plans de migration d ampleur de formats, de supports. Plan de la fiche : L'environnement OAIS Le modèle d'information Les entités fonctionnelles Perspectives de collaboration entre Archives Evolutions en cours 1. L environnement OAIS Bien qu étant conçu dans un cadre spécifique, le modèle OAIS a un champ d application bien plus large. En effet, l'oais est un modèle abstrait, qui ne donne aucune spécification technique, mais offre plutôt un vocabulaire et un cadre théorique pour penser différents cas de figures de l'archivage. Sa démarche peut donc être partagée par des institutions de nature et de préoccupations très diverses : grandes bibliothèques nationales, grandes institutions scientifiques et archivistiques ou encore industries ayant à conserver sur le long terme des volumes importants d informations numériques. La norme OAIS contribue ainsi à exprimer et à formaliser des problématiques transverses et, par conséquent, à favoriser l échange d expériences, la collaboration et la mutualisation des compétences pour y répondre. C est cette démarche qui est mise en œuvre GT mandat DISIC 30/84 Version du 13/09/2012
31 dans le groupe «Pérennisation de l information numérique» (PIN) 26, qui réunit le CNES, la Bibliothèque nationale de France, les Archives de France, des ministères, des organismes scientifiques et des consultants. La norme OAIS a pour objectif de définir les responsabilités et les différentes fonctions de l'ensemble des acteurs impliqués dans le processus d'archivage électronique, et en premier lieu l'archive, entendue ici au sens de service d'archives, dont la responsabilité est de pérenniser l'information qu'elle reçoit, c'est-à-dire de la conserver et de la rendre accessible et compréhensible sur le long terme. La norme doit établir un certain nombre de concepts et les désigner par un vocabulaire choisi et adapté, dont la définition et l'explication occupent une part importante du texte. Certains termes sont à comprendre dans une acception différente de leur sens usuel, aussi est-il d'usage de signaler par une majuscule les concepts OAIS pour éviter toute confusion. Après une introduction largement dédiée à l'établissement de la terminologie utilisée dans la norme suit une explication générale des principaux concepts de l'oais ainsi que la définition des responsabilités dévolue à l'archive. Vient ensuite la description détaillée des différentes fonctions présentes dans cette dernière et du modèle d'information utilisé en son sein. La norme termine en formalisant les divers concepts et outils utilisables pour assurer la pérennisation, comme les opérations de migrations par exemple, et enfin en développant les possibilités et les modalités de collaboration entre différentes Archives. L'Archive ou Archive OAIS (au singulier, à ne pas confondre avec les archives au sens des documents d'archives) est définie comme une «organisation chargée de conserver l information pour permettre à une communauté d utilisateurs cible d y accéder et de l utiliser» : c est l opérateur du système d archivage. Les six responsabilités minimales d une Archive OAIS sont les suivantes : négocier avec les Producteurs d information pour s assurer que les Contenus d information et Informations de pérennisation (PDI) associés qu elle va recevoir correspondent bien à sa mission et aux besoins de la Communauté d utilisateurs cible ; acquérir une maîtrise suffisante de l information fournie, au niveau requis pour pouvoir en garantir la Pérennisation ; extraire - ou obtenir par d autres moyens une Information de description suffisante pour que la Communauté d utilisateurs cible puisse trouver le Contenu d information qui l intéresse ; déterminer quelles communautés doivent constituer la Communauté d utilisateurs cible en mesure de comprendre l information fournie et assurer que l information à conserver est compréhensible pour cette communauté (c est-à-dire, sans l assistance des experts ayant produit ces informations) ; appliquer une stratégie et des procédures documentées garantissant la conservation de l'information contre tout imprévu dans les limites du raisonnable, et permettant la diffusion d une information, copie authentifiée de l original ou permettant de remonter à l original ; rendre l information conservée disponible pour la Communauté d utilisateurs cible. Ces responsabilités recouvrent et complètent celles des archives papier traditionnelles en raison des risques accrus de perte de l intelligibilité de l information sous forme numérique. En amont de l'archive se situe le Producteur (Producer) qui fournit les informations à conserver et en aval l Utilisateur (Consumer) qui peut en demander l accès. L Archive est 26 GT mandat DISIC 31/84 Version du 13/09/2012
32 enfin placée sous la tutelle du Management (Management), qui définit son champ d action et oriente son travail en fonction de ses attentes (voir figure 1). Producteur OAIS (archive) Utilisateur Management Figure 1. - Environnement général OAIS 2. Le modèle d'information Le modèle OAIS repose sur l idée que l information constitue des paquets et que ces paquets ne sont pas les mêmes suivant qu on est en train de produire l information, d essayer de la conserver ou de la communiquer à un utilisateur. On a donc trois sortes de paquets (voir également ci-après la section relative aux entités fonctionnelles, p. 8-9) : les objets numériques sur lesquels travaillent les Producteurs avant archivage sont les SIP (Submission Information Package ou Paquets d'information à verser) ; une fois archivés, les SIP deviennent des AIP (Archival Information Package ou Paquets d'informations à archiver), objets internes à l Archive ; les objets numériques mis à disposition des Utilisateurs sont les DIP (Dissemination Information Package ou Paquets d'informations à diffuser), transformés par l'archive à partir des AIP dans une forme plus facile à communiquer notamment sur le réseau. Producteurs Services versants Utilisateurs Paquets d informations à verser Système Archivage Electronique Paquet d information archivé Paquet d information archivé Paquet d information archivé Paquet d information archivé Paquets d informations diffusés GT mandat DISIC 32/84 Version du 13/09/2012
33 Si l'on veut pérenniser l'information contenue dans un objet numérique, il n'est pas suffisant de conserver cet objet. Il est indispensable de conserver, avec cet objet, un ensemble d'informations qui permettront de passer des bits constituant l'objet numérique au contenu informationnel de cet objet. C'est ainsi que dans chaque paquet, à chaque stade, on va trouver des fichiers informatiques correspondant à l'objet ou au document que l'on veut conserver, et des informations sur ce document c'est-à-dire des métadonnées. Un Paquet d informations (SIP, AIP ou DIP) est donc un conteneur conceptuel de deux types d informations : le Contenu d'information et l'information de pérennisation. Contenu d information (Content information) : l Objet-données (Data object), qui peut être physique (un livre ou un document peuvent être considérés comme tels) ou numérique (il s agit dans ce dernier cas d une suite de bits, 1 ou 0, écrite sur un support numérique quel qu il soit) et son Information de représentation (Representation information), c'est-à-dire son format, sa structure, sa signification... nécessaire à la compréhension de cet objet par la Communauté d utilisateurs cible. Par exemple, les spécifications du format PDF sont une information de représentation nécessaire pour pouvoir lire correctement un document de ce format. Cette structure associant Objet-données et Information de représentation n'est pas propre au Contenu d'information : il s'agit du modèle générique de l'objet-information (voir figure 2), utilisé pour penser tous les types d'informations présents dans l'archive qui sont évoqués ci-dessous. Contenu d information Objet contenu de données Information de représentation La notion d Information de représentation ne se borne cependant pas à celle de format de fichier : on peut y inclure des Informations de structure (Structure information) plus générales comme la norme utilisée pour le codage des caractères ou des Informations sémantiques (Semantic information) qui éclairent le sens de l information, comme la langue employée ou la signification d abréviations et de codages conçus par l homme. Entre par exemple dans cette catégorie l explicitation des champs retenus dans une base de données. Les Informations de représentation ont également besoin de leurs propres Informations de représentation, par un mécanisme récursif. Le nombre d Informations de représentation versées, conservées ou ajoutées est déterminé par l Archive en fonction des besoins de sa Communauté d utilisateurs cible (Designated community), c est-à-dire de personnes susceptibles de recourir aux Informations conservées par l Archive et qui partagent une Base de connaissance (Knowledge base) commune. La Communauté cible comme sa Base de connaissances sont susceptibles d évoluer dans le temps, et nécessitent dans ce cas que l Archive anticipe la multiplicité et l hétérogénéité des Utilisateurs dans le temps. C est par exemple ce travail qui doit être effectué si une base de données autrefois utilisée au quotidien par une administration devient une source historique pour des généalogistes. La structure de GT mandat DISIC 33/84 Version du 13/09/2012
34 la base, son but, certaines abréviations ou termes techniques utilisés dans les différents champs doivent être explicités pour s adapter à des Utilisateurs peu familiers du fonctionnement de l administration productrice. O b jetinfo rmatio n In te rpr ét é à l aid e d e O b jet-d on née s Interp r ét é à l aide de Info rm atio n d e représe ntatio n O bjet p h ysiq ue O bjet n um ériqu e B it 1 1..* Figure 2. - Schéma représentatif du modèle d'information Information de pérennisation (Preservation Description Information ou PDI) : métadonnées requises pour conserver le Contenu d information. L'Information de pérennisation comprend quatre types d'informations : Information de provenance (Provenance information) : décrit l'origine du Contenu d information. Information de contexte (Context Information) : décrit les relations existant entre le Contenu d information et d autres informations situées hors du Paquet d informations. Information d identification (Identification information) : fournit un ou plusieurs identificateurs, ou systèmes d identificateurs, grâce auxquels le Contenu d information peut être identifié de façon unique. Information d'intégrité (Fixity information) fournit un mécanisme ou un dispositif protecteur pour prémunir le Contenu d information contre toute altération non documentée. GT mandat DISIC 34/84 Version du 13/09/2012
35 Information de pérennisation Information de provenance Information de contexte Information d identification Information d intégrité Le Contenu d information et le PDI sont identifiés et encapsulés par une Information d empaquetage (Packaging Information). Le paquet qui en résulte peut être retrouvé grâce à une Description de paquet (Package description) (voir figure 3). Cette Description synthétise à la fois la teneur du Contenu d information et celle des Informations de pérennisation sous une forme qui permet aux Utilisateurs la recherche des ressources qui les intéressent d après un certain nombre de critères. Paquet d information Contenu d information Information de pérennisation Information d empaquetage Il est indispensable, pour assurer la Pérennisation d une Information, de conserver à la fois le Contenu d information, l Information de pérennisation, l Information d empaquetage et l Information de description du paquet, et pour chacune, l Objet-données et ses Informations de représentation. Dans la pratique, les différents types d information qui aident à la compréhension et à la pérennisation du Contenu d information sont répartis entre différents formats de métadonnées spécifiquement adaptés (pour les métadonnées descriptives, techniques, administratives ou d empaquetage) ou compilés dans des formats d encapsulation qui permettent d intégrer des métadonnées de plusieurs formats comme METS (Metadata encoding and transmission standard). 3. Les entités fonctionnelles Le modèle de référence décrit de manière très précise toutes les fonctions qui, au sein de l Archive, sont nécessaires pour assurer la Pérennisation de l Information depuis sa prise en charge jusqu à sa communication. Ces fonctions sont regroupées en Entités fonctionnelles, au nombre de six : l Administration, les Entrées, le Stockage, la Gestion des données, l Accès et la Planification de la Pérennisation. L entité Administration (Administration) a pour rôle d assurer le suivi constant des activités de l OAIS en demandant à chaque Entité fonctionnelle de produire des rapports GT mandat DISIC 35/84 Version du 13/09/2012
36 documentant toutes les étapes du processus d archivage, assurant ainsi sa traçabilité par la tenue de journaux d évènements conservés d une manière pérenne, au même titre que les ressources prises en charge pour archivage. Elle a aussi un rôle de communication avec l extérieur. Elle reçoit ses missions et son budget du Management, auquel elle fournit des rapports d activité. C est également elle qui négocie avec les Producteurs les protocoles de versement des Paquets d informations dans leurs aspects techniques (date du versement, périodicité éventuelle, format des fichiers, nature des informations, supports utilisés ). Elle s occupe enfin, le cas échéant, de la facturation de ses services auprès des Utilisateurs ainsi que de l évaluation de leurs besoins. L Entité fonctionnelle «Entrées» (Ingest) est responsable de l accueil des SIP par le Producteur dans l Archive. Elle doit d abord s assurer que le transfert respecte les termes du protocole négocié précédemment. A partir du SIP, elle génère un AIP. Elle a en charge la rédaction de l Information de description de l AIP qu elle communique à l entité «Gestion des données». L AIP est ensuite transmis à l entité «Stockage». Il est important de noter qu à un SIP ne correspond pas nécessairement un AIP équivalent : par exemple, des regroupements de versements (on peut imaginer des versements «au fil de l eau» qui sont ensuite regroupés au sein de l AIP). On peut également ajouter dans l AIP, les fichiers convertis, à partir des fichiers sources, vers un format pérenne, ou bien encore, dans le cadre d une opération de numérisation, d une part les fichiers images dans un format destinés à la conservation long terme et des fichiers dans des formats compressés adaptés à la consultation. De même, on peut trouver dans l AIP, des métadonnées supplémentaires permettant de rendre la ressource plus explicite aux communautés d utilisateurs. Les fonctions de l entité «Stockage» (Archival Storage) couvrent la gestion du parc de supports selon la politique décidée par l Administration, ce qui comprend le suivi de leur vieillissement, leur remplacement, la gestion de l espace disponible, la correction d éventuelles erreurs d écriture, l écriture des fichiers à archiver sur des sites distants (duplication ou réplication synchrone ou a-synchrone) et si possible sur des types de supports différents, les procédures de sauvegarde. Les technologies permettant d assurer l intégrité des fichiers conservés (scellements numériques) sont également incluses dans ces fonctions. Enfin, dans le cas où l Archive cesse ses activités, un plan de reprise d activité qui puisse assurer la continuité de la prise en charge des Informations archivées doit impérativement être mis en place. L entité «Gestion des données» (Data Management) a en charge la gestion de la base de données qui réunit l ensemble des descriptions des AIP détenus par l Archive et en assure les mises à jour en collaboration avec les entités «Entrée» (qui transmet les descriptions) et «Administration» (qui transmet les mises à jour du système). De fait, c est également cette entité «Gestion de données» qui exécute les requêtes dans la base de données relayées par l entité «Accès» (cf. infra). L entité «Accès» (Access) joue le rôle d interface entre les Utilisateurs et les entités de l OAIS qui entrent en jeu pour satisfaire leurs demandes. Après avoir reçu et transmis les requêtes de l Utilisateur à l entité «Gestion de données», elle reçoit une commande de tout ou partie du résultat de ces requêtes. Elle se tourne alors vers l entité «Stockage» pour demander les AIP concernés. A partir du transfert d AIP et de l Information de description, elle génère un DIP qui est finalement transmis à l utilisateur. Là encore, le DIP n est pas forcément l équivalent de l AIP. De la même façon que des lecteurs peuvent demander la consultation de dossiers ou d extraits de dossiers issus de plusieurs fonds, séries Le DIP peut être ainsi constitué à partir de plusieurs parties d AIP, le contexte de production devant bien évidemment être conservé lors de l affichage des résultats. GT mandat DISIC 36/84 Version du 13/09/2012
37 L entité «Planification de la pérennisation» (Preservation planning) a un rôle déterminant : c est elle qui élabore la stratégie de l Archive en matière de conservation à long terme des données numériques. Pour cela, elle effectue un triple suivi : une veille technologique visant à anticiper l obsolescence technologique des logiciels, matériels, systèmes d exploitation, des supports, des formats, ainsi qu un suivi de l activité de la communauté des Producteurs et enfin un suivi des Utilisateurs, qui peuvent formuler des exigences nouvelles. En fonction de ces observations, l entité propose à l Administration des stratégies générales de pérennisation. Par exemple, elle définit des standards de métadonnées nécessaires à la pérennisation des AIP, ou bien encore des plans de migration des Informations numériques qui peuvent concerner aussi bien les supports que les formats, auxquels la norme consacre un chapitre. Le modèle OAIS distingue plusieurs types de migrations, selon que les séquences de bits correspondant aux Paquets d information sont modifiées ou non, et selon le but de l opération. Le rafraîchissement de support consiste en une copie exacte du Paquet d information sur un support équivalent mais neuf afin d éviter des pertes de contenus dues à l obsolescence ou au vieillissement du support initial, et ce sans que le repérage du paquet par l'entité «Stockage» ne change. La duplication relève du même principe, si ce n est que, dans ce cas, il peut être nécessaire de mettre à jour les infrastructures de recherche de l entité «Stockage». C est le cas lorsqu on duplique les informations depuis une baie de stockage sur des bandes magnétiques : on ne peut accéder au contenu de la sauvegarde depuis une infrastructure comparable à celle des disques durs de la baie. Le ré-empaquetage, quant à lui, n apporte que des changements mineurs aux séquences de bits de la seule Information d empaquetage. Enfin, la transformation est la migration la plus lourde à mettre en œuvre, puisqu elle porte des modifications aux séquences de bits. Certaines transformations sont dites réversibles quand elles permettent de revenir à la séquence de bits originelle, comme le passage d un codage de caractère ASCII à un codage Unicode, tandis que d autres sont irréversibles quand la séquence originelle est définitivement modifiée, même si le Contenu d information reste compréhensible. 4. Perspectives de collaboration entre Archives La norme OAIS définit différentes modalités de collaboration possibles entre Archives. Elle prévoit la mutualisation de différentes fonctions selon que les Archives ont des Producteurs ou des Communautés d utilisateurs cibles similaires. On peut alors aboutir à la mise en place de logiciels d accès aux ressources mutualisés, ou encore d espaces de stockage communs ou encore de mutualisation des fonctions de veille technologique. La norme OAIS constitue dès lors un outil pratique efficace pour mettre en place ces ressources partagées. Plusieurs types d associations sont envisageables qui vont de la collaboration ponctuelle à la contractualisation. GT mandat DISIC 37/84 Version du 13/09/2012
38 Schéma fonctionnel d un système d archivage électronique inspiré de la norme OAIS Évolutions en cours Le CCSDS mène en ce moment une révision de la norme OAIS. Le processus en cours à l'iso en est à sa phase d'approbation. Pour la version française, le CNES est chargé du pilotage et de la centralisation des différentes remarques, tant sur le fond de la norme que sur la traduction. Tous les concepts fondamentaux, à la base du succès international du Modèle OAIS, sont maintenus. Les changements essentiels sont les suivants : les responsabilités en matière de gestion des risques sont explicitées à différents niveaux hiérarchiques le Management est notamment chargé d'évaluer les risques pouvant entraîner une perte d'information et dans différentes entités fonctionnelles de l'archive, puisque l'administration doit prendre des décisions en fonction des analyses et des plan de gestion des risques proposés par la Planification de la pérennisation ; l'ajout de la notion d'information de droit d'accès, parmi les Informations de pérennisation, est une des modifications les plus importantes. Il permet d'adjoindre à chaque Paquet d'information des restrictions de consultation, de modification ou encore de suppression du Contenu d'information ou de ses métadonnées, ce qui peut s'avérer utile pour garantir les délais d'incommunicabilité prescrits par la loi sur les archives ; la Propriété d'information est également un nouveau concept, qui désigne une partie des renseignements du Contenu d'information. La Propriété d'information est repérée et matérialisée par la Description de la Propriété d'information. Cette dernière doit mettre en évidence un aspect spécifique du Contenu d'information dans un but précis, ce qui peut par exemple, en indexant tous les Contenus d'information recourant aux mêmes formats, s'avérer utile pour prévoir des migrations à grande échelle. À la suite de la norme OAIS, est sortie la norme PAIMAS 28 qui spécifie le processus et les étapes à franchir dès lors qu un service producteur et un service d archive souhaitent se Producer Archive Interface Methodology, toujours sous l égide du CCSDS. PAIMAS ou CCSDS, B-1, Producer archive interface methodology abstract standard, ISO 20652, mai 2004 GT mandat DISIC 38/84 Version du 13/09/2012
39 mettre d accord pour le transfert et la prise en charge d une nouvelle catégorie d archives, soit une méthodologie de travail commune et structurée en quatre phases 29. Enfin, le projet de norme PAIS 30 aborde à la fois la formalisation du modèle des objets à transférer, l empaquetage de ces objets sous forme de SIP et la conformité des objets transférés par rapport au modèle. 29 Phase préliminaire, phase de définition formelle, phase de transfert et phase de validation. 30 Producer Archive Interface. GT mandat DISIC 39/84 Version du 13/09/2012
40 Fonctionnalités d un système d archivage électronique Plan de la fiche : Fonctionnalités du SAE Architecture du SAE 1. Fonctionnalités du SAE Extraits du «cahier des charges pour un système d archivage électronique» élaboré en 2006 dans le cadre de l étude sur l archivage sécurisé dans le secteur public (DCSSI) 31 Pour les processus métier d un SAE, voir sur le site internet du CINES les différentes modélisations proposées processus par processus : https://alfresco.cines.fr/alfresco/faces/jsp/browse/browse.jsp Est brièvement rappelé ci-dessous l ensemble des fonctions attendues par le SAE avant de le décrire plus en détail. F1. Versement : permet le traitement des paquets d informations en provenance des Services versants dans son ensemble. Cette fonction inclut tous les mécanismes de préparation, transmission, contrôle, rejet, complément d information ainsi que tous les traitements de ces informations pour une intégration dans le dispositif de Stockage des contenus et celui de gestion des données descriptives ; F2. Stockage : gère l ensemble des services liés à la conservation des paquets d informations archivés à partir du moment où ils sont mis à sa disposition par la fonction de Versement jusqu à leur destruction/élimination s il y a lieu tout en garantissant leur intégrité. Cette fonction prend entre autres en compte les aspects de choix de supports et de gestion de l ensemble des migrations ; F3. Gestion des données descriptives : assure la conservation, la mise à disposition et la mise à jour des informations descriptives associées aux contenus d informations, conservés par la fonction Stockage. Ces informations doivent servir aux utilisateurs comme point d entrée au SAE et permettre de retrouver les données qu ils recherchent en assurant le lien avec leur identification de localisation dans le système de stockage ; F4. Consultation et communication : prévoit l ensemble des mécanismes permettant d accéder, de consulter et de livrer les informations disponibles dans le SAE, qu il s agisse des données descriptives ou du contenu lui-même. Elle comprend la mise à disposition d une interface de consultation, un système de recherche effectuée à partir des données descriptives, un principe de visualisation du résultat, la sélection de contenus à communiquer et la livraison effective de ces contenus sous forme de paquets d informations diffusés. Dans la mesure où la communication du contenu peut être différée par rapport au moment de l interrogation, cette fonction doit également prévoir un mécanisme de commandes à destination des utilisateurs, le suivi étant assuré par la fonction Administration F5. Administration : permet d assurer l exploitation d'ensemble du Système d'archivage électronique et sa pérennisation (veille technologique, surveillance des supports, migrations des supports et de formats) ainsi que la gestion des utilisateurs du SAE au sens de leurs droits d accès 31 GT mandat DISIC 40/84 Version du 13/09/2012
41 Système Archivage Electronique S E R V I C E V E R S A N T PIV Information de description F1. Versement PIA F3. Gestion des données descriptives Interrogations F5. Administration F2. Stockage Réponses F4. Consultation Communication Requêtes PID Demandes PID U T I L I S A T E U R S F1. Fonction versement F1. FONCTION VERSEMENT P2.Vérifier transmission PIV PIV P3.Contrôler conformité P5.Consulter AR Information Identification F2. Stockage PIV P6.Convertir Service versant PIV P1.Recevoir versement P4.Journaliser PIV P7.Générer PIA PIA P8.Coordonner Mises à jour AR F3. Gestion données descriptives AR PIV : Paquet d information versé PIA : Paquet d information archivé P1.Recevoir versement : Ce processus consiste à effectivement réceptionner dans un espace de stockage tampon, les Paquets d informations versés (PIV) en provenance du Service versant. La transmission entre les deux services peut être effectuée en ligne ou via un support amovible dans le cas par exemple de fichiers volumineux envoyés à faible fréquence ; P2.Vérifier transmission: Ce processus vérifie que le Paquet d informations transmis par le Service versant a bien été réceptionné dans son intégralité et sans altération. L intégrité globale de l envoi ainsi que l intégrité des différents Paquets d informations transmis et reçus devront être contrôlées. P3.Contrôler conformité : Ce processus contrôle que le paquet d informations versé est GT mandat DISIC 41/84 Version du 13/09/2012
42 conforme et respecte bien les conditions définies entre le service versant et le service d archives, entre autres en matière de structuration de l ensemble des données et de leur complétude, en matière de format de description, en matière de respect des formats d encodage des objets versés et de leurs composants (conformité au standard d'échange des données pour l'archivage : SEDA) ; P4.Journaliser : Ce processus répond à un impératif que l on retrouve dans l ensemble du SAE consistant à enregistrer dans un journal l intégralité des opérations effectuées et des événements. En parallèle, ce processus envoie un accusé de réception (ou un rapport d anomalie en cas de contrôles négatifs) au Service versant précisant le résultat de l opération, suite aux différents contrôles effectués ; P5.Consulter : Ce processus doit permettre si nécessaire, aux personnes habilitées du service d archive, de consulter le contenu du paquet d information versé ; P6.Convertir : on peut ainsi envisager que, dans certains cas, le SAE opère une migration de formats soit à l arrivée soit au terme d un délai dépendant de l obsolescence du format d origine ; P7.Générer PIA : Ce processus revient à constituer un Paquet d informations archivé conforme aux normes de documentation et de formatage des données telles que définies pour le SAE ; P8.Coordonner les mises à jour : Ce processus consiste d une part à transmettre à la fonction stockage le contenu d information à conserver et d autre part à transmettre à la fonction gestion des données descriptives les données correspondantes. L ensemble de ces informations se retrouve dans le Paquet d information archivé. Le processus attend ensuite en retour l accusé de réception du résultat de l opération. Dans le cas du stockage, l accusé de réception doit contenir l information d identification de l espace de stockage. Cette dernière donnée est ensuite envoyée en complément des informations précédentes à la fonction gestion des données descriptives. En complément à ces éléments purement fonctionnels, l Administration devra notamment spécifier : - les éléments de volumétrie afférents suivant la nature des archives (intermédiaire ou définitive), leurs formats et le type des archives (dossiers comptables, individuels, contentieux, judiciaires, ) ; - le type (en ligne ou sur support amovible) et la fréquence des transmissions auquel il faudra avoir recours pour chaque type d archives ; - dans le cas d un versement en ligne, il conviendra de préciser quels types de protocoles pourront être utilisés. GT mandat DISIC 42/84 Version du 13/09/2012
43 F2. Fonction stockage F2. FONCTION STOCKAGE P3.Détruire F1. Versement PIA P1.Recevoir PIA P2.Mode de stockage P4.Garantir l intégrité PIA P6.Préparer PID PID F4. Consultation Communication AR Information Identification PIA F5. Administration P5.Gérer les migrations P7.Fournir statistiques F3. Gestion données descriptives PIA : Paquet d information archivé PID : Paquet d information diffusé Un système de stockage doit avoir les caractéristiques suivantes : fiabilité, disponibilité, maintenabilité, sécurité mais doit également permettre l abstraction de la plate-forme matérielle, être extensible, interopérable et évolutif. D une manière générale, les évolutions de la plate-forme de stockage doivent être sans conséquence sur l organisation logique de l archivage. Le stockage comprend les sept processus suivants : P1. Recevoir : Ce processus revient à réceptionner les paquets d informations archivés en provenance du processus de Versement et à les transférer physiquement vers le volume de stockage le mieux approprié et correspondant aux conditions d archivage (durée, fréquence de consultation, communication en ligne ou différée, destruction in fine, ) indiquées au moment du versement. Lorsque les paquets d informations archivés sont effectivement écrits sur le support de stockage adapté, il y a transmission au processus de Versement du résultat de l opération comprenant l information d identification correspondant à l espace de stockage où se trouve physiquement les paquets d informations archivés qui viennent d être traités ; Remarque par rapport à l écriture effective : Au sujet de l écriture sur un support de stockage quel qu il soit, il est important de vérifier que l accusé de réception du système est bien envoyé lorsque l écriture est véritablement effective sur le support en question et non pas en attente de traitement dans un espace mémoire tampon. En effet, dans la majorité des cas et suite à un ordre d écriture par exemple sur disque, l information concernée se trouve en mémoire vive de l ordinateur et est donc sujette à disparition en cas de coupure de courant. Il est vrai que la majorité des systèmes possèdent des sécurités en matière d alimentation électrique mais il est néanmoins prudent de demander et de vérifier à quel moment précis l accusé de réception d écriture est effectivement généré. Ce premier point se complique également du fait que l infrastructure d un SAE est généralement composée d au moins deux sites. Dans le cas d une réplication, détaillée par la suite, il s agit donc également de vérifier que l accusé de réception parvient après l écriture effective sur les deux sites. Si tel n est pas le cas, il faudra alors analyser quel risque est encouru de pouvoir se trouver dans une situation, certes extrême, où l information pourrait par exemple avoir été écrite sur le premier site et non sur le second et prévoir les procédures associées afin d y remédier. GT mandat DISIC 43/84 Version du 13/09/2012
44 P2. Mode de stockage : Ce processus consiste à conserver effectivement les paquets d informations archivés et à choisir le support adéquat en fonction d un certain nombre de critères dont les principaux sont l accessibilité et la durée. Pour ce faire il pourra être envisagé de mettre en place un système de HSM (hierarchical storage management) afin d aider à cette gestion des différents supports ; P3. Détruire : Ce processus est destiné à traiter le cas échéant la destruction des paquets d informations archivés de façon manuelle ou automatique ; Remarque sur la destruction : Plusieurs solutions existent permettant de ne plus avoir accès à une information. Ainsi lorsqu il s agira de destruction, le SAE devra posséder une telle fonction comportant au minimum un dispositif de suppression des accès aux contenus d informations par suppression des index et mieux un véritable dispositif d effacement des contenus d information. Ce dispositif devra par ailleurs être conçu de telle sorte à ne laisser aucune trace sur le support d origine, due entre autre au phénomène physique de rémanence des supports magnétiques. En ce qui concerne les supports amovibles type bande ou CD, la destruction sera opérée sur l ensemble du contenu et du contenant. P4. Garantir l intégrité : Ce processus est extrêmement important dans la mesure où il doit garantir l intégrité de l ensemble des paquets d informations archivés et en conséquence, la vérifier systématiquement. Il est en effet nécessaire de contrôler régulièrement les paquets d informations archivés sur les différents supports afin d anticiper d éventuelles erreurs et surtout de prévoir des dispositifs d avertissement d une part et de correction d autre part. En cas de détection d une erreur d intégrité, la seule façon de la corriger est de remplacer les données concernées par un jeu de données identiques non corrompues dont on disposera grâce à un système de duplication adapté de l ensemble des données ; Remarque par rapport au contrôle d intégrité : Il est important de noter qu il existe en réalité plusieurs façons de contrôler l intégrité. Contrôle ponctuel : Le contrôle n a lieu qu au moment de l accès à l objet concerné c'est-à-dire au moment de sa communication. Le principal inconvénient réside dans le fait qu il peut être trop tard dans le sens où l on va effectivement détecter une erreur d intégrité mais sans pouvoir y remédier du fait que l on ne possède pas ou plus de jeu sain de ces données. Contrôle régulier par sondage : Ce type de contrôle est opéré de façon totalement automatique sur les contenus d informations choisis de façon aléatoire (sauf cas particulier de contenus d informations particulièrement sensibles à traiter en globalité). Ces contrôles doivent également pouvoir être paramétrés en fonction du type de supports et de leurs âges respectifs. Contrôle continu : Comme indiqué, ces contrôles sont opérés de façon continue sur un ensemble défini de paquets d informations archivés. Signalons à ce niveau qu un tel contrôle existe de façon native sur certains systèmes de stockage. P5. Gérer les migrations : Il s agit de maîtriser l ensemble des migrations (voir ci après) requises par le système tant des supports que des formats. Ces migrations interviennent soit de façon planifiée (voir fonction Administration) soit par exemple pour corriger des erreurs détectées sur tel ou tel support ; Remarque par rapport aux différents types de migrations : Sans vouloir trop entrer dans les détails il est cependant important de préciser qu il existe plusieurs types de migrations abordés ci-dessous. Changement de supports : Ce premier type de migration consiste à permettre de remplacer, renouveler des supports sur lesquels les données sont conservées. Ces changements pourront faire suite à des erreurs répétitives sur un support ou tout simplement être programmés au préalable en fonction du type de support et de leur age. Les erreurs dont GT mandat DISIC 44/84 Version du 13/09/2012
45 il est ici fait mention sont essentiellement de deux types : erreurs de lecture du support ou erreur d intégrité. Dans les deux cas il est nécessaire et indispensable de disposer d un dispositif de correction automatique de ces erreurs dont la conséquence principale revient justement à changer de support. Changement de format : Au-delà du simple changement de support, il existe un autre type de migration destiné à permettre d assurer le changement des formats (au sens logique du terme). La migration de formats pourra être rendue nécessaire en raison d une obsolescence technologique des formats de données archivés, en raison d une veille technologique anticipant la disparition de tels formats ou au contraire de l apparition sur le marché, d un nouveau format plus approprié à la pérennisation (par exemple, des fichiers au format PDF vers le format PDF/A normalisé ISO 19005). P6. Préparer : Ce processus est destiné à transmettre les paquets d informations diffusés suite à une sollicitation du processus de communication. P7. Fournir les statistiques : Il s agit de bâtir des statistiques d exploitation relatives d une part aux capacités utilisées par rapport aux différents supports et espaces de stockage, ainsi que sur l état des supports et d autre part en matière de communication des paquets d informations archivés, en compléments aux statistiques de consultation, sans oublier l évolution des paquets d informations versés. F3. Fonction gestion des données descriptives F3. FONCTION GESTION DES DONNEES DESCRIPTIVES F1. Versement Information de description P1.Assurer lien P2.Mettre à jour P3.Garantir l intégrité P4.Administrer F5. Administration Information identification F2. Stockage Information identification La fonction gestion des données descriptives est composée des quatre processus suivants : P1.Assurer lien : Ce processus consiste à maintenir le lien entre les informations descriptives et la localisation physique ou électronique des contenus d informations ; P2.Mettre à jour : Le processus doit permettre la mise à jour des données correspondantes et au besoin en enregistrer de nouvelles suite à un nouveau versement ou suite à une opération de migration ; P3.Garantir l intégrité : Ce processus revient à garantir l intégrité de l ensemble des données gérées et à la vérifier régulièrement. Il est ainsi nécessaire de contrôler d éventuelles erreurs à l aide de fonctionnalités appropriées complétées par des systèmes d avertissement et si possible de correction ; P4.Administrer : De façon spécifique par rapport à la fonction d administration d ensemble du SAE, ce processus doit administrer les fonctions de la base de données le cas échéant, à savoir conserver et tenir à jour les schémas des tables utilisées, les définitions des vues et autres états ainsi que garantir son intégrité référentielle. GT mandat DISIC 45/84 Version du 13/09/2012
46 F4. Fonction consultation / communication F4. FONCTION CONSULTATION /COMMUNICATION Communicabilité P1.Vérifier accès Droits d accès P2.Gérer F2. Stockage Requête Demandes Utilisateurs demandes PID P3.Exécuter requêtes Transmission requêtes PID P4.Mettre en forme PID P5.Communiquer PID PIA : Paquet d information archivé Les cinq processus composant cette fonction sont décrits ci-après : P1.Vérifier les accès : Ce processus revêt un double objectif, tout d abord vérifier les autorisations d accès des utilisateurs et d autre part vérifier la communicabilité des paquets d informations archivés ; P2.Gérer demandes : Ce processus permet aux utilisateurs d enregistrer des demandes sous forme de commandes ou suivant un principe d abonnement. Il assure également l information des utilisateurs quant à l avancement du traitement de leurs commandes. Pour effectuer ces demandes le processus devra mettre à disposition des utilisateurs un système de consultation accessible en ligne s appuyant sur les données descriptives ; P3.Exécuter requêtes : Ce processus lance les requêtes destinées à rechercher les éléments réclamés par l utilisateur et assure le lien avec la fonction stockage afin d obtenir les contenus d information désirés. Ce processus devra également contrôler l intégrité de l information obtenue en retour avant de la transmettre à l utilisateur ; P4.Mettre en forme : Ce processus consiste à préparer les paquets d information diffusés, résultat de la recherche, avant leur communication ; P5.Communiquer : Comme son nom l indique ce processus revient à communiquer les paquets d informations diffusés aux utilisateurs. En fonction du type de demande, la communication des résultats de la recherche pourra être obtenue soit directement en ligne, soit être transmise sur tout autre support ; Au-delà de ces différents processus, l Administration devra également préciser ses demandes spécifiques concernant : Le nombre de consultations envisagées (minimum, maximum, moyenne) de façon globale et simultanée en fonction de la nature de l archive (intermédiaire ou définitive) et de son type (dossiers comptables, individuels, contentieux, judiciaires, ) ; Le nombre a priori de communications à prévoir en fréquence, volumétrie et type (télétransmission ou support physique) en fonction de la nature et du type d archive ; Les différents impératifs de temps d'accès aux archives en fonction de leur nature et de leur type ; GT mandat DISIC 46/84 Version du 13/09/2012
47 F5. Administration du système d archivage électronique Exploitation Gérer la configuration du matériel et des logiciels du SAE consistant à en assurer la maîtrise technique destinée à surveiller en permanence son fonctionnement global ; Contrôler l exploitation du SAE, de son fonctionnement et de ses performances en fonction de l utilisation qui en est faite en fournissant entre autres des statistiques détaillées. Par ailleurs dès qu une anomalie qu elle quelle soit est détectée une alerte doit automatiquement être générée et transmise pour information et traitement ; Sécurité Contrôler l accès physique au SAE en fonction des règles de sécurité définies et des dispositifs de sécurité adoptés en conséquence ; Assurer la protection de l ensemble des données gérées par le SAE dont certaines sont confidentielles : contenus d informations, informations descriptives, données de gestion. Ce processus devra assurer la sauvegarde globale de l ensemble des informations ; Permettre la restauration totale ou partielle des données suite à un sinistre ; Assurer la traçabilité complète de tout ce qui se passe dans le SAE au travers de la gestion d un journal des événements y compris le suivi de résolution des incidents rencontrés quelle qu en soit l origine. Ce processus devra également permettre l enregistrement des tentatives d accès par des utilisateurs non autorisés ; Gestion Permettre un suivi des commandes de communication en cours afin de pouvoir renseigner les utilisateurs sur l avancement des traitements ; Gérer les données administratives comme celles relatives aux utilisateurs afin d en assurer le suivi et permettre le cas échéant la production des éléments de facturation résultants des commandes effectuées ; Vérifier et garantir l intégrité de l ensemble des données administratives directement liées à l exploitation vis-à-vis des utilisateurs mais aussi en interne ; Conformité Élaborer et maintenir des standards et règles applicables au SAE comme les normes ou formats applicables, l ensemble des procédures à suivre pour les opérations de Versement ou de migration pour le stockage afin d éviter l obsolescence du SAE ; Gérer les protocoles de versement avec les services versants en définissant les modalités d échange et de transfert, un échéancier de Versement des Paquets d informations versés, les besoins associés en matière de ressources ; Pérennisation Élaborer la stratégie de l Archive en matière de conservation à long terme des données numériques. Pour cela, l administration effectue un triple suivi : une veille technologique visant à anticiper l obsolescence technologique des logiciels, matériels, systèmes d exploitation, des supports, des formats, ainsi qu un suivi de l activité de la communauté des Producteurs et enfin un suivi des Utilisateurs, qui peuvent formuler des exigences nouvelles. En fonction de ces observations, l entité propose à l Administration des stratégies générales de pérennisation. Par exemple, elle définit des standards de métadonnées nécessaires à la pérennisation des AIP, ou bien encore des plans de migration des Informations numériques qui peuvent concerner aussi bien les supports que les formats. GT mandat DISIC 47/84 Version du 13/09/2012
48 L ensemble des opérations d exploitation doit être transparente du point de vue de l utilisateur. 2. Architecture du SAE On remarque que dès lors qu on évoque un SAE, sont rendues obligatoires afin de pallier des pertes de données, les duplications/réplications des archives sur des sites distants Accès Services versant Utilisateurs Accès SITE 1 Serveur frontal Serveur Web Réseau sécurisé SITE 2 Serveur applicatif/stockage Serveur applicatif Données de gestion Paquets archivés Serveur stockage Réseau Données de gestion Paquets archivés SITE 3 Le tableau ci-dessous permet de mettre en évidence les différentes configurations possibles et leur évolution en fonction de la disponibilité des accès au service d archivage d un point de vue global. Il est clair que cette accessibilité devra être relayée par l utilisation des systèmes de stockage ad hoc permettant entre autres un accès en ligne à de gros volumes d information. Il faudra ainsi éviter d avoir des systèmes de stockage off line sur bandes si l on désire un accès direct aux données. Les informations indiquées au niveau des risques constituent en fait le risque résiduel existant en fonction de la configuration retenue. GT mandat DISIC 48/84 Version du 13/09/2012
49 SITE 1 Accès simple Stockage simple Accès simple Stockage doublé Accès doublé Stockage doublé Serveur applicatif en secours Accès doublé Stockage doublé Accès doublé Stockage doublé Serveur applicatif en secours Type réplication entre sites 1 et 2 Sauvegarde en continu Sauvegarde en continu SITE 2 Stockage simple Stockage simple ou doublé Type transmission entre Sites1/2 et 3 Synchronisation Stockage Manuelle à simple ou fréquence doublé régulière, a priori la journée Synchronisation Stockage Réseau simple ou doublé Synchronisation Accès doublé Stockage doublé Réseau SITE 3 Armoire de bandes Robot de bandes ou autre support (Facilite l exploitation) Robot de bandes ou autre support Risques résiduels - Possibilité de problème matériel sur site 1 et arrêt du service ; - Suite à un problème sur site 1, possibilité d une perte de données dont l importance est directement liée à la fréquence de réplication ; - Possibilité de problèmes particuliers mais rares conduisant à la modification d intégrité d une partie des données que le système ne pourra pas corriger dans son intégralité. - Faible possibilité de problème matériel sur site 1 et arrêt du service ; - Suite à un problème sur site 1, faible possibilité de perte de données dont l importance reste liée à la fréquence de réplication ; - Possibilité de problèmes particuliers mais rares conduisant à la modification d intégrité d une partie des données que le système ne pourra pas corriger dans son intégralité. - Très faible possibilité de problème matériel sur site 1 conduisant à l arrêt du service ; - Risque quasi inexistant de perte de données ; - Possibilité très faible de modification d intégrité, de toute façon limitée aux données entre deux réplications de bandes. - Très faible possibilité de problème matériel sur site 1 conduisant à l arrêt du service ; - Risque quasi inexistant de perte de données ; - Possibilité très faible de modification d intégrité, de toute façon limitée à la fréquence de réplication retenue, 1h 1/2journée. - Risque d arrêt du service quasi inexistant ; - Risque quasi inexistant de perte de données ; - Possibilité très faible de modification d intégrité, de toute façon limitée à la fréquence de réplication retenue, 1h 1/2journée. GT mandat DISIC 49/84 Version du 13/09/2012
50 Les conditions de l'interopérabilité et de la préservation sur le long terme : le respect du cadre normatif Les normes généralistes de l archivage électronique Plan de la fiche : Organisation et processus Pérennisation Les principaux domaines normatifs de l archivage électronique (Sources : Portail international archivistique francophone, Françoise Banat-Berger et Claude Huc) D une manière très synthétique, on peut dire que le domaine appelé «archivage numérique», recouvre deux champs d activités et de compétences : l'organisation et les processus d'une part, les aspects de pérennisation d'autre part. GT mandat DISIC 50/84 Version du 13/09/2012