Source: https://actualicese.com/circular-externa-115-000008-de-19-11-2015/
Timestamp: 2020-08-15 07:03:08
Document Index: 95585776

Matched Legal Cases: ['artículo 70', 'artículo 10', 'artículo 83', 'artículo 46', 'artículo 37', 'artículo 38', 'artículo 29', 'artículo 50', 'artículo 289', 'artículo 474']

Circular Externa 115-000008
Esta Superintendencia, con base en las atribuciones de inspección, vigilancia y control otorgadas por la ley, está facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica o administrativa de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales (conjuntamente denominadas en esta circular «Entidades Empresariales»), en la forma, detalle y términos que considere procedentes, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, los numerales 2 y 3 del artículo 70del Decreto 1023 del 18 de mayo de 2012, el Decreto 1074 de¡ 26 de mayo de 2015 y el artículo 10 de la Ley 1314 de 2009.
Por medio de este acto administrativo se establecen los plazos y requisitos mínimos para la presentación de los estados financieros a 31 de diciembre de 2015, junto con los documentos adicionaas requeridos, a través del sistema XBRL Express (Informe 01-Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2015). Deberá seleccionarse el vínculo intitulado «estado financiero individual» o «estado financiero separado», según lo que corresponda. La información financiera deberá diligenciarse en miles de pesos.
Así mismo, están obligadas a remitir la misma información las Entidades Empresariales sometidas a inspección, a las cuales en ejercicio de la atribución contenida en el artículo 83 de la Ley 222 de 1995, mediante acto administrativo concreto, dirigido a la dirección de notificación judicial inscrita en el registro mercantil, les sea impartida la orden respectiva. Se exceptúan de lo anterior aquellas Entidades Empresariales que se encuentren en proceso de liquidación voluntaria, las cuales deberán manifestar tal situación mediante correo electrónico dirigido a la dirección webmastersupersociedades.gov.co. En el «asunto» del correo electrónico deberá indicarse lo siguiente: «Grupo de Informes Empresariales: Informe 01-Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2015— Sociedad en liquidación voluntaria».
1.2 Plazos para el envio de los estados financieros a 31 de diciembre de 2015, separados e individuales
Los estados financieros separados e individuales (Informe 01-Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2015) con corte a 31 de diciembre de 2015, certificados y dictaminados, deberán ser entregados en el año 2016 dentro de las fechas señaladas a continuación (Tabla No.1), de acuerdo con los dos últimos dígitos de¡ NIT de la Entidad Empresarial, sin incluir el de verificación (DV):
Las Entidades Empresariales que tengan más de un cierre contable en el año deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla en las fechas señaladas anteriormente, previa solicitud de autorización de envio al correo electrónico efinancieros©supersociedades.gov.co, dirigida al Grupo de Informes Empresariales.
La certificación deberá contener el número del documento de identidad, así como las firmas del representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere y la indicación de¡ número de tarjeta profesional en el caso de los contadores.
b. El informe de gestión que los administradores deben presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, de conformidad con el artículo 46 de la Ley 222 de 1995, el cual además debe contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la Entidad Empresarial. Esta obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras.
d. Las notas explicativas de los estados financieros cuyo texto forma parte integral de los mismos, que contengan información adicional a la presentada en los estados de situación financiera, del resultado del ejercicio, de cambios en el patrimonio, de flujos de efectivo y en el otro resultado integral, escaneados de¡ original en formato .pdf.
a. El documento mediante el cual representante legal y contador certifican que los estados financieros remitidos a la entidad cumplen lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrito adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina en cumplimiento del artículo 38 ibídem.
b. Las notas explicativas de los estados financieros cuyo texto forma parte integral de los mismos, que contengan información adicional a la presentada en los estados de situación financiera, del resultado del ejercicio, de cambios en el patrimonio, de flujos de efectivo y en el otro resultado integral, por medio de archivo con extensión .pdf.
El informe de gestión y el dictamen del revisor fiscal, silo hubiere, podrán ser solicitados por la Superintendencia en cualquier momento.
Los documentos adicionales deben enviarse escaneados del original en formato.pdL a través de la sección «Envío de documentos adicionales» del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co, una vez se cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión .XBRL.
Tanto las Entidades Empresariales inspeccionadas que sean matrices o controlantes destinatarias de acto administrativo particular y concreto en que se solicite la remisión de estados financieros separados de fin de ejercicio, como las Entidades Empresariales vigiladas que sean matrices o controlantes obligadas a remitir estados financieros separados por mandato legal, deberán enviar, además de los separados, los estados financieros consolidados a más tardar el 16 de mayo de 2016. Para este efecto, deben utilizar el programa XBRL Express (Informe 01-Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2015). Deberá seleccionarse el vínculo intitulado «estado financiero consolidado». Las cifras deberán diligenciarse en miles de pesos.
c. Informe especial del artículo 29 de la Ley 222 de 1995.
Los documentos adicionales deben enviarse escaneados del original en formato .pdf, a través de la sección «Envío de documentos adicionales» del portal web de la Superintendencia de Sociedades: www.supersociedades.gov.co, una vez se cuente con el número de radicación que suministra el sistema, luego de enviar el archivo con extensión .XBRL.
3.1. Diligenciamiento y presentación
3.2. Plazos para el envío del informe de prácticas empresariales
El Informe 42 relativo a prácticas empresariales correspondiente al año 2015, deberá ser remitido en las fechas de¡ 2016, señaladas a continuación (Tabla No. 2), de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la Entidad Empresarial (sin incluir el de verificación DV):
Últimos dos dígitos del NIT Envío de información – 2016 Últimos dos dígitos del NIT
Envío de información – 2016
21-40 Martes 24 de mayo 81 – 00 Viernes 27 de mayo
El informe 42 deberá remitirse por medio del programa Storm, conforme a las instrucciones que aparecen en el portal www.supersociedades.gov.copara la instalación y uso de este sistema (bajo la sección Presentación de Informes Empresariales). Una vez cumplido el procedimiento para el uso del Storm, el sistema creará un archivo de extensión .str que deberá adjuntarse y enviarse como se indica en la misma sección del portal.
En la sección «Presentación Informes Empresariales» del portal www.supersociedades.qov.co, los usuarios podrán encontrar la información necesaria para la presentación de los informes en XBRL, y, en particular, sobre la forma en que han de cumplirse los siguientes trámites:
La presentación de los estados financieros o del Informe 01-Estados Financieros de Fin de Ejercicio- Corte 2015, deberá efectuarse mediante la sección «Presentación Informes Empresariales» del portal www.supersociedades.gov.co.
El archivo con extensión .XBRL se crea de manera automática por el sistema XBRL Express, una vez que se valide la información en forma correcta. Por lo tanto, éste no debe ser modificado en manera alguna debido a que cualquier alteración a su estructura, nombre o ubicación compromete la integridad del archivo.
Tan pronto como se envíe este archivo con extensión .XBRL a través del portal web, el sistema le suministrará un número de radicación. Con este número deberán cargarse los archivos en formato .pdf de los documentos adicionales, a través de la sección «Envío de documentos adicionales» de nuestro portal.
6. GENERALIDADES SOBRE EL USO DEL SISTEMA XBRL EXPRESS
6.1. Una vez instalado el sistema XBRL Express, el usuario encontrará los informes requeridos por la Superintendencia de Sociedades en lenguaje XBRL.
Para diligenciar varios informes, basta con una sola instalación del sistema.
6.2. El sistema sólo recibe archivos con extensión .XBRL. Estos archivos generados mediante XBRL Express, se almacenan por defecto en la carpeta:
6.3. Para prestar un mejor servicio a sus usuarios, la Superintendencia de Sociedades ofrece capacitaciones virtuales y cartillas sobre la descarga, instalación, diligenciamiento y envío de la información, en las que se explica paso por paso cada procedimiento.
6.4. La información básica reportada a los sistemas de información de esta entidad debe ser actualizada siempre que sufra modificación. Para tal efecto, el representante legal deberá remitir la solicitud de actualización mediante correo electrónico dirigido a webmastersupersociedades.gov.co, con indicación del cambio o novedad respectivo, bajo el asunto «Grupo de Informes Empresariales – modificación de información».
6.5. La información básica reportada a esta Superintendencia es dé carácter reservado y sólo podrá ser utilizada en los términos establecidos por la ley.
6.6. No podrán hacerse modificaciones al sistema obtenido vía Internet o por cualquier medio, ni podrá alterarse su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.
6.7. La Superintendencia solicita estados financieros certificados y dictaminados con el alcance prevista en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995 de manera que, en ningún caso, admite estados financieros de prueba, preliminares o en proceso de auditoría.
6.8. Los documentos solicitados en la presente Circular se entenderán válidamente presentados por medio electrónico, en archivos en formato .pdf, en los términos del artículo 50de la Ley 527 de 1999, según el cual no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.
6.9. En relación con el envío de la información por vía electrónica, es pertinente advertir que, conforme al artículo 289 del Código Penal y en concordancia con el artículo 474 del mismo, quien falsifique documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá si usa, en prisión de dieciséis a ciento ocho meses.
6.10. Para escanear los documentos adicionales, deberá habilitar en la configuración de su escáner la resolución de 90 ppp (puntos por pulgada). Esto permitirá que los documentos sean escaneados en baja resolución de manera que el tamaño del archivo final no exceda de 1 MB. Debido a que no es necesario que las notas explicativas estén firmadas, puede seleccionarse la opción de guardar como archivo tipo .pdf. desde archivos Word o Excel.
6.11. La atención al público para la radicación de documentos y consultas sobre el diligenciamiento será de lunes a viernes en jornada continua, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
6.12. Los estados financieros reportados por las Entidades Empresariales estarán a disposición del público, en el portal web de la Superintendencia de Sociedades, a partir del 18 de mayo de 2016.
6.13. Los medios electrónicos disponibles en el portal www.supersociedades.qov.co, lo están las veinticuatro horas del día.
Correo electrónico : efinancieros(supersociedades.gov.co
Atención telefónica en los siguientes números
Bucaramanga: 6386810 — 6381544 — 6781541 -6781533
Manizales: 8847393 — 8847810 -8847987
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