Source: https://www.figoestudio.com/politica-de-tratamiento-de-datos
Timestamp: 2020-08-04 19:16:56
Document Index: 66567654

Matched Legal Cases: ['artículo 17', 'Artículo 8', 'artículo 10', 'artículo 14', 'artículo 15', 'artículo 15']

Políticas | figo 2019
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE FIGO ESTUDIO CREATIVO S.A.S.
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales, FIGO Estudio Creativo S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa los lineamientos que ha establecido en esta materia.
Dar a conocer las políticas de tratamiento de datos personales implementadas por FIGO Estudio Creativo S.A.S., con el fin de garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, los cuales tienen por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar los datos que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos –derecho al Habeas Data-, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal, electrónica, escrita o en cualquier otro medio generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Consultas: solicitud de la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos usada por FIGO Estudio Creativo S.A.S., sobre la cual tiene la obligación de suministrar al Titular, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Custodio de la base de datos: Es la persona natural que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de FIGO Estudio Creativo S.A.S.
Habeas Data: Derecho fundamental de carácter constitucional que tiene toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
Propietario de la base de datos: Es la persona natural al interior de FIGO Estudio Creativo S.A.S. que tiene bajo su responsabilidad una base de datos personales para su tratamiento, gestión y que en algunas ocasiones la custodia.
Reclamos: solicitud de corrección, actualización o supresión de la información contenida en una base de datos usada por FIGO Estudio Creativo S.A.S., o solicitud por presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, realizada por el Titular.
Superintendencia de Industria y Comercio: Organismo técnico, de carácter administrativo, que, a través de la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales, ejerce la vigilancia de los operadores, fuentes y usuarios de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países de la misma naturaleza, en cuanto se refiere a la actividad de administración de datos personales. Además, podrá ordenar la corrección, actualización o retiro de datos personales de una base de datos, cuando así se determine dentro de la investigación y, Administrará el Registro Nacional Público de Bases de Datos.
Los datos personales suministrados a FIGO Estudio Creativo S.A.S., serán tratados con la siguiente finalidad:
Facilitar a FIGO Estudio Creativo S.A.S. la prestación de los servicios por parte de Proveedores / Contratistas / Clientes / Empleados.
La ejecución y el cumplimiento de los contratos que se celebren entre las partes.
Brindar un adecuado servicio y/o beneficio y dar cumplimiento a obligaciones y compromisos contraídos.
Cumplimiento de aspectos fiscales, legales, tributarios con entidades de gobierno y regulatorias.
Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores, empleados y servicios ofertados a los clientes.
Llevar a cabo, el almacenamiento de la información y la ejecución de revisiones de tipo administrativo, contable, tributario, legal y/o financiero relacionados con la operación de la Empresa.
Almacenamiento de la información relacionada con los procesos y procedimientos propios del Recurso Humano.
Dar cumplimiento al régimen legal laboral.
Verificar la veracidad de la información suministrada, consultar referencias personales, y/o así como consultar en los portales oficiales los antecedentes disciplinarios y/o judiciales para la información del talento humano y demás fines tributarios, comerciales y contables pertinentes al desarrollo de nuestra actividad comercial.
FIGO Estudio Creativo S.A.S. usará la información personal de sus clientes para los fines autorizados e informados al titular y aquellos señalados en las presentes políticas, siempre que el tratamiento obedezca a un fin legítimo y sea proporcional de acuerdo a la vinculación del cliente, particularmente para lo que resulte necesario para la prestación de los servicios encargados, como ejecutar y cumplir el contrato. También se realizará tratamiento de la información para entregarla o compartirla con personas jurídicas que administran bases de datos; para efectos de prevención y control de fraudes y selección de riesgos, con Centrales de Información y Riesgo; con la finalidad de reportar los datos acuerdos de confidencialidad para el manejo de la información y obligaciones responsable-encargado cuando el tipo de entrega lo amerite. Para el efecto, FIGO Estudio Creativo S.A.S. garantizará que en todas las relaciones comerciales y contractuales en donde se transmita información personal a un proveedor de servicios, que se cuenta con las cláusulas contractuales a que haya lugar para el tratamiento de los datos personales y que la política de seguridad sea divulgada al interior de dichas compañías para la aplicación en todos sus dependientes y proveedores.
Preferencias para el envío de información comercial, publicidad y ofertas de productos y servicios: Los titulares de la información personal podrán contactarse con FIGO Estudio Creativo S.A.S. por los medios señalados para el ejercicio de los derechos que les asisten como titulares con el fin de manifestar sus preferencias para el envío de ofertas comerciales, de publicidad e información sobre productos y servicios, igualmente podrán solicitar la cancelación del envío de ésta información, sin perjuicio de que FIGO Estudio Creativo S.A.S. pueda continuar enviando información que resulte necesaria para la ejecución de la relación contractual. Nuestro objetivo es cumplir con la solicitud de cancelación efectuada por el titular dentro de un plazo razonable. Sin embargo, en caso de que FIGO Estudio Creativo S.A.S. haya compartido la información personal con anterioridad al recibo de la solicitud de cancelación, de acuerdo a la autorización otorgada previamente por el titular, no se podrá garantizar que éste no vuelva a recibir la información descrita cuando la base de datos en que se almacene la información no sea responsabilidad de FIGO Estudio Creativo S.A.S.
Los datos suministrados para propósitos diferentes a los descritos anteriormente serán utilizados únicamente conforme lo autorizado en la respectiva solicitud que se realice en su momento por parte de FIGO Estudio Creativo S.A.S.
6. Condiciones para el tratamiento de datos
6.1. Recolección de los datos personales
La recolección de los datos realizada por FIGO Estudio Creativo S.A.S. deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normativa vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley.
Para que FIGO Estudio Creativo S.A.S. realice cualquier acción de Tratamiento de datos personales, se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada y debe ser por escrito.
FIGO Estudio Creativo S.A.S. adoptará los procedimientos necesarios para solicitar, a más tardar en el momento de recolección de los datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos e informará los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene el consentimiento.
Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entiéndase por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, podrán ser tratados por FIGO Estudio Creativo S.A.S. siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.
Cuando se trate de recolección de datos sensibles se debe cumplir los siguientes requisitos:
- La autorización debe ser explicita.
- Se debe informar de forma explícita y previa al titular cuales de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.
En caso de realizar cambios sustanciales en el contenido de las Políticas del Tratamiento, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, FIGO Estudio Creativo S.A.S. comunicará estos cambios a los Titulares, antes o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas, además obtendrá del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento. Para la comunicación de los cambios y la autorización, se podrán utilizar medios técnicos que faciliten esta actividad
6.3 Deber de informar al titular
FIGO Estudio Creativo S.A.S. al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
6.4. Casos en que no es necesaria la autorización
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
8. Deberes de FIGO Estudio Creativo S.A.S. en relación con el tratamiento de los datos personales
FIGO Estudio Creativo S.A.S. tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 FIGO Estudio Creativo S.A.S. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes:
Insertar la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
Los Titulares de los datos personales suministrados a FIGO Estudio Creativo S.A.S. para su tratamiento, tienen los Derechos consagrados en la Ley 1581 de 2012 en el Artículo 8.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a FIGO Estudio Creativo S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
Ser informado por el responsable del Tratamiento, previa solicitud respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley de protección de datos 1581 2012, y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte de FIGO Estudio Creativo S.A.S. Bajo las condiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y los decretos y/o normas la regulen, modifiquen y/o adicionen.
10. Deberes del encargado de tratamiento de datos personales
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos establecidos en la Ley.
Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo por habeas data en trámite” en relación con la información personal que se discuta o cuestione por los titulares, acorde con la forma en que se regule en la ley.
Insertar en la base de datos la leyenda “información sobre habeas data en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
11. Procedimientos para ejercer los derechos como titulares
Nombre completo y número de identificación del Titular.
Descripción clara y precisa de los hechos que dan lugar a la solicitud.
Domicilio o correo electrónico del Titular al cual será remitida la respuesta.
Los documentos que acrediten o demuestren los hechos y/o la calidad en que actúa el solicitante.
Todo aquel documento que desee hacer valer.
11.1. Canales para atender las consultas
Para hacer efectivos sus derechos, los Titulares de la información pueden ejercerlos con el propósito de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales enviando su solicitud a cualquiera de los siguientes canales:
Correo electrónico: comercial@figoestudio.com
Oficina principal: Cr. 34 # 4D - 80 Of. 308 Ed. San Fernando Cali
Teléfono(s): +57 (2) 557 5869
Página web: www.figoestudio.com
11.2. Respuesta a consultas
De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo lo podrá presentar el Titular en cualquiera de los canales mencionados en el numeral 11.1. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si por alguna circunstancia FIGO Estudio Creativo S.A.S. recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
11.4. Implementación de procedimientos para garantizar el derecho a presentar reclamos
En cualquier momento y de manera gratuita el Titular podrá solicitar a FIGO Estudio Creativo S.A.S. la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.
El titular previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por FIGO Estudio Creativo S.A.S. señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la información detallada en el numeral 11. Procedimientos para ejercer los derechos como titulares.
11.5. Rectificación y actualización de datos
FIGO Estudio Creativo S.A.S. tienen la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente: En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
FIGO Estudio Creativo S.A.S. tienen plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
FIGO Estudio Creativo S.A.S. podrán establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados.
FIGO Estudio Creativo S.A.S. utilizarán los servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Cada vez que FIGO Estudio Creativo S.A.S. pongan a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de la información o modifique las existentes, lo informará a los interesados por medio de correo electrónico y/o su portal WEB.
11.6. Supresión de datos
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a FIGO Estudio Creativo S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por FIGO Estudio Creativo S.A.S.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, FIGO Estudio Creativo S.A.S. deben realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
11.7. Revocatoria de la autorización
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, deberán comunicarse con FIGO Estudio Creativo S.A.S.
Puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que FIGO Estudio Creativo S.A.S. deban dejar de tratar por completo los datos del titular
Puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatorio consentimiento a FIGO Estudio Creativo S.A.S., indique en ésta, si la revocación que pretende realizar es total o parcial. Si es parcial, se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado. Los mecanismos o procedimientos que FIGO Estudio Creativo S.A.S. establezcan para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
12.1. Medidas de seguridad
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, FIGO Estudio Creativo S.A.S. ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
FIGO Estudio Creativo S.A.S. harán su mejor esfuerzo tecnológico y humano para garantizar la seguridad de la información personal de todos sus Titulares, empleando razonables y actuales métodos de seguridad para impedir el acceso no autorizado, para mantener la exactitud de los datos y garantizar la correcta utilización de la información.
12.2. mplementación de las medidas de seguridad
FIGO Estudio Creativo S.A.S. toma todas las precauciones razonables y medidas de índole técnico, administrativo y organizacional conducentes a garantizar la seguridad de los datos de carácter personal de los Titulares, principalmente aquellos destinados a impedir su alteración, perdida y tratamiento o acceso no autorizado.
Las medidas de seguridad se aplican tanto a los archivos como a los tratamientos.
La aplicación de las medidas de seguridad tiene como fin procurar la conservación, confidencialidad, integridad, y disponibilidad de los datos. Dichas medidas son de estricto cumplimiento por los funcionarios directos o indirectos que desempeñan alguna labor u actividad al interior de FIGO Estudio Creativo S.A.S.
Los terceros contratados por FIGO Estudio Creativo S.A.S., estarán obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos.
Todo contrato de FIGO Estudio Creativo S.A.S. con terceros (proveedores, consultores externos, colaboradores temporales, entre otros) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluirá un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la misma.
13. Modificaciones a la Política de tratamiento de datos personales
FIGO Estudio Creativo S.A.S. se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente políticas de tratamiento de datos personales.
14. Actualización de la información contenida en el registro nacional de bases de datos – RNBD
La información contenida en el RNBD deberá actualizarse, de la siguiente manera:
Se consideran cambios sustanciales los que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales.
Los Responsables del Tratamiento deben actualizar la información de los reclamos presentados por los Titulares, referida en el número (i) del literal g) del numeral 2.1, dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, a partir de su inscripción. El primer reporte de reclamos presentados por los Titulares se deberá realizar en el segundo semestre de 2017 con la información que corresponda al primer semestre del 2017.
2.1. Información adicional que deberá inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos - RNBD
(i) Reclamos presentados por los Titulares. Corresponde a la información de los reclamos presentados por los Titulares ante el Responsable y/o el Encargado del Tratamiento, según sea el caso, dentro de un semestre calendario (enero – junio y julio – diciembre). Esta información se reportará teniendo en cuenta lo manifestado por los Titulares y los tipos de reclamos prestablecidos en el registro. El reporte deberá ser el resultado de consolidar los reclamos presentados por los Titulares ante el Responsable y el (los) Encargado (s) del Tratamiento.
El titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer que FIGO Estudio Creativo S.A.S., puede suministrar esta información a las entidades vinculadas y aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información.
La política del tratamiento de datos personales rige a partir del momento en que sea aprobada por la Junta Directiva del FIGO Estudio Creativo S.A.S.