Source: http://docplayer.pl/1060835-Analiza-dobrych-praktyk-w-zakresie-realizacji-umow-it-ze-szczegolnym-uwzglednieniem-specyfiki-projektow-informatycznych-7-osi-priorytetowej-po-ig.html
Timestamp: 2017-09-22 08:55:48+00:00
Document Index: 74660290

Matched Legal Cases: ['art. 627', 'art. 41', 'art. 29', 'art. 29', 'art. 22', 'art.139']

ANALIZA DOBRYCH PRAKTYK W ZAKRESIE REALIZACJI UMÓW IT, ZE SZCZEGÓLNYM UWZGLĘDNIENIEM SPECYFIKI PROJEKTÓW INFORMATYCZNYCH 7 OSI PRIORYTETOWEJ PO IG - PDF
ANALIZA DOBRYCH PRAKTYK W ZAKRESIE REALIZACJI UMÓW IT, ZE SZCZEGÓLNYM UWZGLĘDNIENIEM SPECYFIKI PROJEKTÓW INFORMATYCZNYCH 7 OSI PRIORYTETOWEJ PO IG
Download "ANALIZA DOBRYCH PRAKTYK W ZAKRESIE REALIZACJI UMÓW IT, ZE SZCZEGÓLNYM UWZGLĘDNIENIEM SPECYFIKI PROJEKTÓW INFORMATYCZNYCH 7 OSI PRIORYTETOWEJ PO IG"
1 ANALIZA DOBRYCH PRAKTYK W ZAKRESIE REALIZACJI UMÓW IT, ZE SZCZEGÓLNYM UWZGLĘDNIENIEM SPECYFIKI PROJEKTÓW INFORMATYCZNYCH 7 OSI PRIORYTETOWEJ PO IG SPIS TREŚCI WPROWADZENIE (Xawery Konarski, dr Jan Byrski, dr Piotr Wasilewski, Damian Karwala Traple Konarski Podrecki i Wspólnicy) ZASADY FORMUŁOWANIA POSTANOWIEŃ UMOWY (IPU)... 5 A. POSTULAT PRECYZJI POSTANOWIEŃ UMOWNYCH... 5 B. POSTULAT ELASTYCZNOŚCI POSTANOWIEŃ UMOWNYCH ROLA DEFINICJI W UMOWIE (IPU) ROLA OŚWIADCZEŃ STRON W UMOWIE (IPU) ROZDZIAŁ I. OBSZAR ZOBOWIĄZAŃ DOTYCZĄCY REALIZACJI UMOWY IT (Xawery Konarski, dr Jan Byrski, dr Piotr Wasilewski, Damian Karwala Traple Konarski Podrecki i Wspólnicy) ZAGADNIENIA WSTĘPNE ZASADY WSPÓŁDZIAŁANIA STRON W RAMACH UMOWY OBOWIĄZKI INFORMACYJNE METODYKA REALIZACJI UMOWY A. STRUKTURA ORGANIZACYJNA UMOWY B. ZASADY ODBIORÓW C. KONTROLER JAKOŚCI / ZEWNĘTRZNY AUDYT D. PODWYKONAWSTWO INFORMACJE POUFNE / TAJEMNICA PRZEDSIĘBIORSTWA DANE OSOBOWE ROZDZIAŁ II. ROZŁOŻENIE RYZYKA ZA WYKONANIE UMOWY IT (Aleksandra Auleytner, Wojciech Dziomdziora, Jakub Kubalski Domański Zakrzewski Palinka) WSTĘP PERSONEL WSPÓŁPRACA POMIĘDZY STRONAMI UMOWY KONTROLE JAKOŚCI, AUDYT USŁUG SIŁA WYŻSZA, ZMIANA PRZEPISÓW PRAWA ROZDZIAŁ III. OBSZAR PRAW WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ (Xawery Konarski, dr Jan Byrski, dr Piotr Wasilewski, Damian Karwala Traple Konarski Podrecki i Wspólnicy) str. 1
2 1. ZAGADNIENIA WSTĘPNE PRAWIDŁOWA IDENTYFIKACJA PRZEDMIOTÓW PRAW WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ ZAWIĄZANYCH Z SYSTEMEM INFORMATYCZNYM MODELE TRANSFERU PRAW WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ (UMOWY Z ZAKRESU PRAWA AUTORSKIEGO) A. PRZENIESIENIE PRAW A LICENCJA B. OBOWIĄZEK SPECYFIKACJI PÓL EKSPLOATACJI C. MOMENT PRZEJŚCIA PRAW/UDZIELENIA LICENCJI D. CZAS TRWANIA UMOWY MODYFIKOWANIE OPROGRAMOWANIA WOLNE I OTWARTE OPROGRAMOWANIE OPROGRAMOWANIE JAKO USŁUGA DEPOZYT KODU ŹRÓDŁOWEGO WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA A SERWIS I GWARANCJA ROZDZIAŁ IV. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA NIEWYKONANIE LUB NIENALEŻYTE WYKONANIE UMOWY IT (Aleksandra Auleytner, Wojciech Dziomdziora, Jakub Kubalski Domański Zakrzewski Palinka) WSTĘP GRANICA ODPOWIEDZIALNOŚCI UMOWNEJ ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA UTRACONE KORZYŚCI WINA WYKONAWCY MOŻLIWOŚĆ I OBOWIĄZEK UCZESTNICZENIA WYKONAWCY W POSTĘPOWANIU DOTYCZĄCYM NARUSZENIA PRAW OSÓB TRZECICH KARY UMOWNE A. ROZGRANICZENIE PRZESŁANEK NAKŁADANIA KAR UMOWNYCH B. MOŻLIWOŚĆ WYPOWIEDZENIA UMOWY W WYPADKU NALICZENIA DUŻEJ ILOŚCI KAR UMOWNYCH C. WINA WYKONAWCY W OPÓŹNIENIACH D. ODNIESIENIE POZIOMU KAR UMOWNYCH DO RZECZYWISTYCH SZKÓD ODSTĄPIENIE ZE SKUTKIEM WSTECZNYM ROZDZIAŁ V. GWARANCJA JAKOŚCI (Xawery Konarski, dr Jan Byrski, dr Piotr Wasilewski, Damian Karwala Traple Konarski Podrecki i Wspólnicy) ZAGADNIENIA WSTĘPNE GWARANCJA JAKOŚCI A SERWIS USUWANIE WAD SYSTEMU INFORMATYCZNEGO W RAMACH GWARANCJI JAKOŚCI PODMIOT ŚWIADCZĄCY GWARANCJĘ CZAS TRWANIA GWARANCJI UTRATA GWARANCJI PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO ODPOWIEDZIALNOŚĆ GWARANCJA JAKOŚCI A PRAWA AUTORSKIE str. 2
3 9. GWARANCJA NA SPRZĘT ROZDZIAŁ VI. OBSZAR ZMIANY UMOWY (Aleksandra Auleytner, Wojciech Dziomdziora, Jakub Kubalski Domański Zakrzewski Palinka) ZAGADNIENIA WSTĘPNE MOŻLIWOŚĆ DOKONYWANIA ISTOTNYCH ZMIAN W UMOWIE PRAWO OPCJI ROZDZIAŁ VII. OBSZAR SERWISU IT (Xawery Konarski, dr Jan Byrski, dr Piotr Wasilewski, Damian Karwala Traple Konarski Podrecki i Wspólnicy) ZAGADNIENIA WSTĘPNE PRZEDMIOT I ZASADY REALIZACJI UMOWY SERWISU IT A. NAPRAWA WAD SYSTEMU INFORMATYCZNEGO B. UTRZYMYWANIE DOSTĘPNOŚCI SYSTEMU IT NA OKREŚLONYM POZIOMIE (SLA) C. AKTUALIZACJA SYSTEMU ORAZ DOSTOSOWYWANIE SYSTEMU DO ZMIENIAJĄCYCH SIĘ PRZEPISÓW PRAWA LUB REGULACJI WEWNĘTRZNYCH ZAMAWIAJĄCEGO (TZW. MAŁY ROZWÓJ ) D. BIEŻĄCE ZARZĄDZANIE (ADMINISTROWANIE) SYSTEMEM IT ORAZ KONSULTACJE DOTYCZĄCE BIEŻĄCEGO KORZYSTANIA Z SYSTEMU INFORMATYCZNEGO PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO (USŁUGA HELP DESK) E. AUTORYZACJA ZMIAN SYSTEMU CZAS TRWANIA USŁUG SERWISOWYCH MIEJSCE ŚWIADCZENIA USŁUG SERWISOWYCH ODPOWIEDZIALNOŚĆ MODELE PŁATNOŚCI WYNAGRODZENIA ZA ŚWIADCZENIE USŁUG SERWISOWYCH ROZWIĄZANIE UMOWY SERWISOWEJ SERWIS A PRAWA AUTORSKIE I NIEZALEŻNOŚĆ ZAMAWIAJĄCEGO UMOWA SERWISOWA, JAKO ODRĘBNA UMOWA LUB ELEMENT UMOWY WDROŻENIA IT PODSUMOWANIE ROZDZIAŁ VIII. DOSTAWA SPRZĘTU (Aleksandra Auleytner, Wojciech Dziomdziora, Jakub Kubalski Domański Zakrzewski Palinka) WSTĘP PRZEDMIOT UMOWY, ZOBOWIĄZANIA STRON DOKUMENTACJA, OPROGRAMOWANIE SYSTEMOWE, KNOW-HOW ZWIĄZANY Z KONFIGURACJĄ SPRZĘTU PROCEDURA ODBIORÓW, TESTY SPRZĘTU ODPOWIEDZIALNOŚĆ, RĘKOJMIA, USŁUGI SERWISOWE ZAKOŃCZENIE (Aleksandra Auleytner, Wojciech Dziomdziora, Jakub Kubalski Domański Zakrzewski Palinka) str. 3
4 SPIS AKTÓW PRAWNYCH str. 4
5 WPROWADZENIE Zawieranie i realizacja umów IT, w szczególności w trybie zamówień publicznych, jest procesem mogącym rodzić liczne problemy praktyczne oraz ryzyka prawne dla stron umowy, tj. dla Zamawiających oraz Wykonawców. Związane jest to ściśle ze złożonością projektów informatycznych. Trudności wywołuje również fakt, że umowy IT zaliczają się do tzw. umów nienazwanych. W praktyce do umów tych znajdują zastosowanie trzy grupy przepisów. Po pierwsze, przepisy kodeksu cywilnego ( k.c. ) o umowach o dzieło (art. 627 i n. k.c.). Po drugie, w zakresie w jakim rezultaty prac wdrożeniowych mają charakter utworów, przepisu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych ( pr.aut. ), w szczególności przepisy art. 41 i n. Po trzecie, przepisy prawa zamówień publicznych ( p.z.p. ), które w pewnym zakresie modyfikują postanowienia kodeksu cywilnego oraz prawa autorskiego. W przypadku wielu umów IT, Zamawiający w sposób niepotrzebnie ekspansywny określają zakres obowiązków Wykonawcy, koncentrując się przy tym na zapewnieniu sobie sankcji odszkodowawczych w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Jak wykazuje praktyka, takie podejście stanowi istotne ryzyko realizacji umowy. Tymczasem, zarówno celem Zamawiającego, jak i Wykonawcy powinno być takie ukształtowanie wzajemnych relacji, aby chroniąc ich zasadne interesy, możliwe było zachowanie równowagi pomiędzy nimi. Dzięki temu możliwe jest osiągnięcie właściwego celu umów, tj. ich realnego wykonania. W ramach niniejszej analizy przedstawione zostaną różnego rodzaju dobre praktyki w zakresie kształtowania treści umów IT, w tym praw i obowiązków Zamawiającego oraz Wykonawcy. Ich stosowanie powinno przysłużyć się do realizacji wyżej wymienionego podstawowego celu zawierania tych umów. 1. Zasady formułowania istotnych postanowień umowy (IPU) A. Postulat precyzji postanowień umownych Istotne postanowienia umowy (dalej określane jako IPU, który to zwrot w niniejszym raporcie odnosi się również do ogólnych warunków umów oraz wzorów umów w rozumieniu prawa zamówień publicznych) powinny jasno i w sposób nie budzący wątpliwości wskazywać zarówno prawa i obowiązki stron umowy, jak i wszelkie inne postanowienia rozstrzygające o treści umowy. Powyższy postulat pozostaje w ścisłym związku z przewidzianym w prawie zamówień publicznych wymogiem dotyczącym precyzyjnego formułowania opisu przedmiotu zamówienia (oraz projektu IPU jako jego integralnej części), który powinien zostać sporządzony przez Zamawiającego. Opis ten ma kluczowe znaczenie na etapie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zgodnie z art. 29 ust. 1 p.z.p., na Zamawiającym ciąży obowiązek jednoznacznego i wyczerpującego określenia przedmiotu zamówienia. Oznacza to, że opis przedmiotu zamówienia musi mieć tylko jedno znaczenie (tj. musi być on rozumiany jednakowo przez wszystkich zainteresowanych ubieganiem się o udzielenie zamówienia) i jednocześnie nie może budzić wątpliwości interpretacyjnych. Ponadto, opis przedmiotu zamówienia powinien być sformułowany za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, co oznacza, że powinien on str. 5
6 uwzględniać fachowy język używany w branży, w której działają podmioty zainteresowane ubieganiem się o udzielenie zamówienia (tj. w branży IT). Nieprawidłowy opis przedmiotu zamówienia, który narusza postanowienie art. 29 ust. 1 p.z.p., może stać się przyczyną zaskarżenia przez Wykonawców treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia ( SIWZ ), w tym w części w której zawiera on IPU. Szczególne znaczenie powinno mieć zatem precyzyjne wskazanie zakresu usług / działań będących przedmiotem umowy. W tym zakresie należy zwrócić uwagę na szereg zasad pozwalających uniknąć niejasności oraz zminimalizować ryzyko wystąpienia sporu pomiędzy stronami: umowa powinna w sposób precyzyjny opisywać usługi / działania stanowiące jej przedmiot, w tym wskazywać: o o o zakres usługi (np. przedmiotem Umowy jest realizacja przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego migracji danych ze wskazanych w Umowie Aplikacji zewnętrznych do Systemu ); cel realizacji usługi (np. przedmiotem Umowy jest wykonanie Interfejsów w celu dostosowania Systemu do określonych w Umowie potrzeb Zamawiającego, w szczególności pozwalających na migrację oraz wymianę danych pomiędzy wskazanymi w Umowie Aplikacjami zewnętrznymi a Systemem ); sposób wykonania usługi (np. przedmiotem Umowy jest parametryzacja i konfiguracja Systemu, zgodnie z wyborem procesów biznesowych, w zakresie określonym w Załączniku nr [ ] do Umowy SIWZ oraz zgodnie z wynikami Analizy Przedwdrożeniowej przeprowadzonej przez Wykonawcę ); umowa powinna zawierać precyzyjny opis parametrów usługi (co ma szczególne znacznie w umowach o gwarantowanym poziomie świadczenia usług SLA); w tym zakresie należy w szczególności określić, jak powinny być rozumiane poszczególne parametry wskazywane w umowie. Parametry powinny być przy tym definiowane w sposób jasny i mierzalny (tj. w sposób umożliwiający ich weryfikację). Precyzyjne określenie kluczowych parametrów poziomu świadczenia usługi jest istotne zarówno dla zapewnienia ciągłego działania sytemu / aplikacji, jak i dla określenia trybu postępowania w przypadku pojawiania się problemów. Dlatego też konieczne jest precyzyjne określenie takich parametrów jak np.: o o dostępność (w tym np. wskazanie, czy dostępność dotyczy całego systemu czy tylko określonych elementów; określenie jakie czynniki wpływają na dostępność systemu w ciągu danego okresu np. awaryjność sprzętu, sieci, czasy przywracania kopii zapasowych, itd.); czas reakcji / naprawy (w tym np. jednoznaczne rozstrzygnięcie, że czas naprawy kończy się w momencie zgłoszenia do odbioru rozwiązania, pod warunkiem spełnienia kryteriów odbioru określonych w umowie); str. 6
7 opis usług powinien być sformułowany z wykorzystaniem zarówno terminologii prawnej, jak i nomenklatury właściwej dla przedmiotu umowy. Należy zatem nadawać pojęciom używanym w umowie znaczenia, które stosowane są w języku prawniczym oraz praktyce biznesowej, w tym informatycznej; należy także unikać sytuacji, gdy postanowienia dotyczące odrębnych usług (np. serwisu, gwarancji, asysty wdrożeniowej, rozwoju) nie są w sposób czytelny rozgraniczone w umowie, przez co dochodzi do nakładania się zobowiązań stron dotyczących poszczególnych usług. Postanowienia umowne dotyczące przedmiotu umowy wdrożeniowej mogą mieć przykładowo następujące brzmienie: Przedmiotem Umowy jest realizacja przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego następujących działań: 1) wykonanie i dostarczenie Zamawiającemu dzieła w postaci Analizy Przedwdrożeniowej oraz przeniesienie na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do niej; 2) określenie wymagań odnośnie Infrastruktury oraz instalacja i konfiguracja Infrastruktury; 3) wykonanie Wdrożenia Systemu, zgodnie z Umową oraz w terminach określonych w Harmonogramie; 4) wykonanie Interfejsów w zakresie określonym w Umowie, pozwalającym na migrację oraz wymianę danych pomiędzy Aplikacjami a Systemem; 5) wykonanie migracji danych z Aplikacji do Systemu; 6) wykonanie i dostarczenie Zamawiającemu Dokumentacji; 7) zapewnienie Zamawiającemu tytułu prawnego do eksploatacji dostarczonych przez Wykonawcę elementów Systemu oraz Dokumentacji 1 ; 8) zapewnienie Zamawiającemu określonych w Umowie, prawnych i technicznych możliwości dokonywania zmian w Systemie, w związku z utrzymaniem i rozwojem Systemu, z uwzględnieniem uzyskanego przez Zamawiającego tytułu prawnego do eksploatacji dostarczonych przez Wykonawcę elementów Systemu oraz uregulowań zawartych w dokumentacji technicznej urządzeń stanowiących element Systemu, jak również wdrożenie procesów w zakresie utrzymania (opieki serwisowej, pogwarancyjnej) i rozwoju Systemu; 9) świadczenie usług gwarancyjnych. Istotne konsekwencje praktyczne może mieć brak precyzji w formułowaniu umownych zobowiązań stron. W tym kontekście należy zwrócić w szczególności uwagę, aby katalog zobowiązań był zamknięty (tj. zawierał enumeratywne wyliczenie obowiązków stron wynikających z umowy). Należy więc unikać stosowania w postanowieniach zawierających 1 Kwestie dot. korzystania z kodów źródłowych do programów komputerowych opisane są w Rozdziale III pkt. 7 str. 7
8 katalog zobowiązań stron takich zwrotów jak: w szczególności, między innymi lub równoznacznych. Szczegółowe uwagi dotyczące postanowień dotyczących zobowiązań stron zostały przedstawione w rozdziale i analizy. B. Postulat elastyczności postanowień umownych Dobrą praktyką jest wprowadzenie przez Zamawiających instrumentów uelastycznienia umowy. Wyróżnić należy w związku z tym dwa podstawowe instrumenty: uelastycznienie umowy poprzez wprowadzenie systemu (jakościowych) odbiorów warunkowych i końcowych. Zamawiający może być bowiem zainteresowany produkcyjną eksploatacją systemu IT z usterkami, pod warunkiem ich usunięcia w trybie wdrożeniowym w okresie stabilizacji (np. w sytuacji, gdy wdrażany system służy do realizacji zadań publicznych, które mają być wykonywane przez Zamawiającego od określonej daty kalendarzowej), uelastycznienie umowy poprzez wprowadzenie o ile jest to możliwe, biorąc pod uwagę przedmiot umowy możliwości częściowego odstąpienia od umowy przez Zamawiającego. Zamawiający może być zainteresowany częściowym przejęciem rezultatów prac wdrożeniowych, mimo odstąpienia od umowy z winy Wykonawcy (np. eksploatacja autonomicznego i wdrożonego już modułu złożonego systemu IT). Przykładowa klauzula dotycząca możliwości częściowego odstąpienia od umowy może brzmieć następująco: Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od niniejszej Umowy, w całości lub w części, w sytuacji istotnego naruszenia przez Wykonawcę zobowiązań wynikających z Umowy, określonych w Umowy lub w sytuacjach wynikających z przepisów prawa. Zamawiający może wykonać uprawnienie wynikające ze zdania poprzedzającego pod warunkiem uprzedniego pisemnego, pod rygorem nieważności, wezwania Wykonawcy do zaprzestania istotnych naruszeń zobowiązań wynikających z Umowy w terminie [ ] Dni Roboczych, Wykonując prawo odstąpienia od Umowy Zamawiający wskaże, czy odstąpienie dotyczy całej Umowy, czy jedynie części Umowy. Jeżeli w oświadczeniu o odstąpieniu od Umowy Zamawiający wskaże, że odstąpienie ma skutek wyłącznie do części Umowy, wówczas: 1) Strony zobowiązują się w terminie [ ] dni od dnia odstąpienia od Umowy do sporządzenia protokołu, który będzie stwierdzał stan realizacji Umowy do dnia odstąpienia od Umowy; 2) Zamawiający wskaże, które Rezultaty Prac chce zatrzymać bez względu na fakt, czy zostały one przez Zamawiającego odebrane; 3) w razie zatrzymania przez Zamawiającego odebranych Rezultatów Prac Wykonawca zachowa prawo do wynagrodzenia za te Rezultaty Prac w wysokości wynikającej z Umowy; 4) w razie zatrzymania przez Zamawiającego jakichkolwiek nieodebranych Rezultatów Prac Wykonawca zachowa prawo do wynagrodzenia za te Rezultaty Prac w wysokości wynikającej z Umowy oraz pracy niezbędnej do wykonania tych prac oraz ich przydatności dla Zamawiającego; 5) Zamawiający zachowa lub nabędzie wszystkie wskazane Rezultaty Prac, w tym nabędzie uprawnienie do korzystania z Rezultatów Prac będących utworami, w zakresie opisanym w Umowie. str. 8
9 2. Rola definicji w umowie (IPU) Wskazany powyżej postulat jasnego i precyzyjnego formułowania postanowień umownych łączy się z rolą, jaką dla kształtu umowy odgrywa poprawne i jednoznaczne zdefiniowanie występujących w niej kluczowych pojęć. Podstawową zaletą wprowadzenia do umowy słownika pojęć / definicji jest uniknięcie wieloznaczności używanych w niej terminów oraz przełożenie pojęć funkcjonujących w języku fachowym (biznesowym, informatycznym) na język prawniczy. Dodatkowym argumentem przemawiającym za stosowaniem definicji jest okoliczność, że rozwiązanie to czyni umowę bardziej przejrzystą, nie jest bowiem konieczne wielokrotne charakteryzowanie tych samych pojęć w treści umowy. Wprowadzenie do umowy precyzyjnego słownika pojęć / definicji ma również znaczenie w razie sporu dotyczącego interpretacji określonych zapisów umowy. Brzmienie definicji jest bowiem brane pod uwagę także przez organy sądowe lub arbitrażowe przy badaniu zgodnego zamiaru stron umowy. Szczególnie istotne wydaje się zdefiniowanie w umowie IT następujących grup pojęć: pojęć wymagających doprecyzowania ze względu na ich wieloznaczność; Dokumentacja - dokumentacja dotycząca Systemu, która w ramach realizacji Umowy została wykonana, a następnie dostarczona Zamawiającemu przez Wykonawcę, na którą składają się Analiza Przedwdrożeniowa wraz ze Specyfikacją Systemu oraz dokumentacja: (1) projektowa, (2) eksploatacyjna (powdrożeniowa), (3) Testów, a także (4) wszelkie pozostałe, wskazane w Umowie instrukcje i procedury. pojęć technicznych; System ERP informatyczny system aplikacji klasy ERP (Enterprise Resource Planning), wykorzystywany przez Zamawiającego do celów produkcyjnych, spełniający wymagania funkcjonalne Zamawiającego, składający się z Rezultatów Prac, dostarczonych przez Wykonawcę w ramach Umowy. pojęć pochodzenia zagranicznego; KPI, Key Performance Indicators (kluczowe wskaźniki wydajności) metryki używane w procesie realizacji Umowy, pozwalające na ocenę postępu Wdrożenia i podjęcie ewentualnej korekty tak aby cel Wdrożenia został zrealizowany. pojęć odnoszących się do jednostek czasu (terminów); Dni Robocze / Godziny Robocze dni od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:00 do 15:00 z wyłączeniem sobót i dni ustawowo wolnych od pracy w Rzeczpospolitej Polskiej. pojęć odwołujących się do załączników umowy. Harmonogram prac dokument określający terminy wykonania poszczególnych Etapów / Faz, stanowiący str. 9
10 Załącznik nr [ ] do Umowy. Protokół Odbioru Fazy / Odbioru Etapu / Odbioru Końcowego Dokument potwierdzający dokonanie Odbioru Fazy / Odbioru Etapu / Obioru Końcowego, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr [ ] do Umowy. 3. Rola oświadczeń stron w umowie (IPU) Należy także wskazać na rolę, jaką dla stosunku prawnego zawieranego pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą odgrywają oświadczenia stron zamieszczone w umowie (IPU). Oświadczenia takie mają przede wszystkim na celu wykazanie, że strona składająca oświadczenie charakteryzuje się przymiotami przesądzającymi, że będzie w stanie wywiązać się z zobowiązań umownych, jakie na siebie przyjęła (co ma zwłaszcza istotne znaczenie w kontekście wymogów z p.z.p. dotyczących zdolności Wykonawcy do realizacji zamówienia - por. art. 22 ust. 1 p.z.p.), a także, że nie istnieją żadne inne okoliczności, które podważyłyby dyspozycyjność i profesjonalizm tej strony. Dlatego też istotne jest, aby oświadczenia stron (w szczególności Wykonawcy) w umowie (IPU) były sformułowane z uwzględnieniem następujących zasad: powinny dotyczyć wszystkich tych okoliczności faktycznych, które mogą mieć istotny wpływ na wolę zawarcia umowy przez drugą stronę (zwykle Zamawiającego); oświadczenia powinny być sformułowane jasno i precyzyjnie, w sposób nie budzący wątpliwości co do ich treści. Przykładowa klauzula zawierająca oświadczenia Wykonawcy brzmi następująco: Wykonawca oświadcza i potwierdza, że: 1) jest podmiotem zarejestrowanym oraz prowadzącym działalność gospodarczą zgodnie z prawem polskim oraz, że osoby reprezentujące Wykonawcę są uprawnione do jego reprezentacji; 2) nie toczy się wobec niego postępowanie upadłościowe ani naprawcze, ani że nie ogłoszono upadłości lub nie otwarto postępowania naprawczego, ani że według najlepszej wiedzy Wykonawcy nie zachodzą przesłanki do wszczęcia takiego postępowania w stosunku do niego; 3) posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, potencjał ekonomiczny, techniczny i ludzki do wykonania przedmiotu Umowy. Oświadczenia stron zawarte w umowie interpretowane mogą być czasami nie, jako oświadczenia wiedzy, jak w przykładzie podanym powyżej, ale wręcz jako zobowiązania umowne stron (oświadczenia woli). W takim przypadku, gdy podmiot będący zobowiązanym do podjęcia pewnej aktywności, nie wywiązuje się z tego obowiązku, dopuszczalne będzie stosowanie środków prawnych chroniących wierzyciela (szczegółowe rozważania dotyczące zobowiązań umownych oraz konsekwencji ich naruszenia przedstawione zostały w dalszej części niniejszej analizy). Przykładem takiego ujęcia oświadczenia Wykonawcy może być następująca klauzula: str. 10
11 Wykonawca oświadcza, że jako podmiot zawodowo wykonujący prace związane z wdrożeniami i utrzymywaniem systemów informatycznych dołoży należytej staranności dla prawidłowego wykonania zobowiązań wynikających z Umowy, mając na uwadze zasadniczy cel Umowy, jakim jest eksploatowanie przez Zamawiającego rozwiązania informatycznego, z uwzględnieniem: 1) wymagań Zamawiającego, określonych w SIWZ i Umowie; 2) określonej w Umowie integralności, poufności i bezpieczeństwa danych; 3) określonego w Umowie poziomu stabilności pracy wdrożonego Systemu; 4) objętych Umową wymagań w zakresie skalowalności Systemu oraz jego integracji z innymi, zdefiniowanymi w Umowie, systemami informatycznymi oraz objętych Umową wymagań dotyczących możliwości rozwoju Systemu, w szczególności dołączenie do niego nowych modułów. Wykonawca oświadcza również, że na dzień zawarcia Umowy brak jest po jego stronie przeszkód w wykonaniu zobowiązań wynikających z Umowy w umówionym terminie i wynagrodzeniu. W powyższym kontekście, należy również podkreślić znaczenie zapewnienia o zgodności wdrażanego oprogramowania z przepisami prawa obowiązującymi na moment złożenia oferty w postępowaniu lub na moment późniejszy, o ile zostanie to należycie uzasadnione przez Zamawiającego (gdyż np. wynika ze specyfiki oprogramowania lub krótkiego okresu wdrożenia). Przy czym nie jest rekomendowane żądanie od Wykonawcy zapewnienia o zgodności wdrażanego oprogramowania z przepisami prawa obowiązującymi dopiero na moment odbioru systemu, gdyż nie sposób wówczas m.in. właściwie skalkulować oferty, zwłaszcza przy projektach trwających dłuższy czas, gdy ryzyko zmian w przepisach prawa jest istotnym czynnikiem. W sytuacji zmiany przepisów prawa w trakcie realizacji wdrożenia do wykorzystania możliwe jest tzw. prawo opcji (szerzej str. 77). Możliwe jest również zobowiązanie Wykonawcy do dokonania odpowiednich modyfikacji we wdrażanym oprogramowaniu, jeżeli ich konieczność będzie spowodowana zmianą obowiązujących przepisów prawa w trakcie realizacji wdrożenia, tj. przed odbiorem końcowym wdrażanego systemu. W takim przypadku niezbędne modyfikacje powinny zostać objęte ustalonym przez strony wynagrodzeniem, dla obliczenia którego umowa może przewidywać określony limit czasochłonności (z uwzględnieniem określonej stawki np. godzinowej). Natomiast w przypadku wykrycia tego rodzaju wady już po zakończeniu wdrożenia (np. w wyniku przeprowadzonych kontroli), Zamawiający będzie mógł domagać się jej usunięcia w ramach gwarancji wdrożeniowej. str. 11
12 ROZDZIAŁ I. OBSZAR ZOBOWIĄZAŃ DOTYCZĄCY REALIZACJI UMOWY IT 1. Zagadnienia wstępne Niniejszy rozdział dotyczy problematyki związanej z formułowaniem zobowiązań umownych stron w umowach IT. Analiza zawiera zarówno rekomendacje dotyczące dobrych praktyk, które należy rekomendować Zamawiającym w ramach projektowania umów (IPU) dotyczących wdrożenia, utrzymania i rozwoju systemów informatycznych, jak i przykłady brzmienia klauzul w tym zakresie. Przy konstruowaniu treści umowy obowiązuje zasada swobody stron w określaniu wzajemnych praw i obowiązków. Jest ona jednak ograniczona przepisami prawa, w tym prawa zamówień publicznych, które modyfikują postanowienia kodeksu cywilnego oraz prawa autorskiego (art.139 i n. p.z.p.). W przypadku postępowań o udzielenie zamówień publicznych, to Zamawiający ustalają warunki IPU. Jest to niestety przyczyną nieraz zbyt ekspansywnego określenia zakresu obowiązków Wykonawcy. Praktyka ta może rodzić negatywne konsekwencje zarówno na etapie prowadzenia postępowania, jak i realizacji umowy. Wśród głównych grup ryzyk występujących w tym zakresie należy wskazać: nakładanie nadmiernych zobowiązań może ograniczyć liczbę potencjalnych Wykonawców, biorących udział w postępowaniu, a także doprowadzić do zaskarżenia treści SIWZ; wprowadzenie restrykcyjnych wymagań do katalogu zobowiązań Wykonawcy lub, jak zostało już wskazane, stosowanie otwartego katalogu zobowiązań może prowadzić do istotnych trudności na etapie realizacji umowy, w tym nawet do jej rozwiązania, co zgodnie z postulatem realnego wykonania zobowiązania jest niekorzystne dla Zamawiających; nieadekwatność wymagań stawianych Wykonawcy jest często pomijanym przez Zamawiających czynnikiem cenotwórczym i w wielu przypadkach może skutkować nieracjonalnym wydatkowaniem środków publicznych (np. wymóg przeniesienia w całości autorskich praw majątkowych do systemu oraz wymóg przeniesienia praw do kodów źródłowych w stosunku do systemu). 2. Zasady współdziałania stron w ramach umowy Strony, w ramach łączącego je stosunku prawnego, powinny precyzyjnie określić zasady ich współdziałania w celu realizacji przedmiotu umowy. Zapisy dotyczące obowiązku współpracy stron obejmują zazwyczaj zobowiązania Zamawiającego do podejmowania działań, które są konieczne dla prawidłowej realizacji przedmiotu umowy przez Wykonawcę. Do zobowiązań takich zaliczyć można w szczególności zapewnienie przez Zamawiającego odpowiedniego sprzętu i urządzeń (w przypadku umów IT w szczególności sprzętu komputerowego i infrastruktury teleinformatycznej, chyba że jest to przedmiotem tego samego zamówienia i umowy), w oparciu o które funkcjonować ma wdrażany system informatyczny; zapewnienie odpowiedniego wsparcia własnych pracowników (personelu); czy też dostarczanie informacji mających znaczenie dla wykonania umowy. str. 12
13 Obowiązek współpracy powinien być w tym zakresie ograniczony do podejmowania działań związanych z pracami nad przedmiotem umowy, tj. niezbędnych w tym zakresie (przy czym rekomendować należy uzupełnienie tej generalnej reguły poprzez wprowadzenie do umowy przykładowego katalogu zobowiązań Zamawiającego). Dlatego też, należy unikać formułowania postanowień, które zobowiązują daną Stronę np. do udzielenia drugiej Stronie wszelkich informacji, o jakie zwróci się druga Strona, w tym do niezwłocznego odpowiadania na wszelkie pytania kierowane do niej przez drugą Stronę bez odniesienia tych zobowiązań do zakresu związanego z pracami nad przedmiotem umowy. Rekomendowane przy tym jest aby umowa regulowała formę zgłaszania wniosku o udzielenie informacji, jak również nakładała dodatkowe ograniczenia (np. dotyczące konieczności uzasadnienia żądania, czy też wskazania we wniosku konkretnych wymaganych informacji, które powinny być ujawnione). Przykład tego rodzaju klauzuli może brzmieć następująco: Zamawiający zobowiązany jest do współpracy z Wykonawcą w niezbędnym zakresie, w ramach prac związanych z realizacją przedmiotu Umowy. W powyższym zakresie Zamawiający zobowiązany jest w szczególności do: 1) zapewnienia Wykonawcy do dnia [ ] Infrastruktury, na której zostanie zainstalowany System oraz świadczone będą usługi na podstawie Umowy; 2) zapewnienia Wykonawcy do dnia [ ] dostępności pracowników Zamawiającego zgodnie z postanowieniami Umowy; 3) bieżącego zapewnienia informacji oraz danych wymaganych przez Wykonawcę, niezbędnych do realizacji przedmiotu Umowy. W przypadku niewykonania przez Zamawiającego obowiązków, o których mowa powyżej, Wykonawca jest zwolniony z odpowiedzialności z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, w zakresie w jakim brak powyższych działań Zamawiającego przyczynił się do owego niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy. Wśród szczegółowych zobowiązań dotyczących współdziałania stron można wskazać również na zapewnienie przez Zamawiającego dostępu do pomieszczeń oraz / lub własnej infrastruktury informatycznej. Tego rodzaju rozwiązania mają istotny wpływ na możliwość prawidłowej realizacji umowy przez Wykonawcę. Dostęp ten nie powinien być jednak bezwarunkowy i nieograniczony. Zamawiający powinien zastosować mechanizmy pozwalające na kontrolę sposobu dostępu do pomieszczeń i infrastruktury przez Wykonawcę oraz zapewnić sobie możliwość stosowania własnych regulacji oraz weryfikowania zgodności działań podejmowanych przez Wykonawcę z obowiązującymi przepisami prawa (rozwiązanie to będzie miało szczególne znaczenie, gdy Wykonawca będzie mógł uzyskać dostęp do informacji chronionych w sposób szczególny, np. tajemnic służbowych). W tym zakresie można wskazać następującą przykładową klauzulę. Ilekroć dla wykonania zobowiązań Wykonawcy niezbędny będzie dostęp do pomieszczeń lub infrastruktury informatycznej Zamawiającego, udzielenie takiego dostępu osobom, za pomocą których Wykonawca wykonuje str. 13
14 swoje zobowiązania może być uzależnione od spełnienia dodatkowych wymogów wynikających z załączonych do Umowy lub przekazanych Wykonawcy w okresie obowiązywania Umowy procedur wewnętrznych Zamawiającego lub z obowiązujących przepisów prawa, z uwzględnieniem ich zmian w trakcie realizacji Umowy. W takim wypadku Zamawiający poinformuje Wykonawcę o konieczności spełnienia powyższych wymogów przed rozpoczęciem wykonywania usług, a także o wszelkich powstałych w trakcie realizacji Umowy zmianach w procedurach wewnętrznych Zamawiającego, o których mowa powyżej, oraz udzieli niezbędnej pomocy w celu umożliwienia takim osobom ich spełnienia. Zamawiający powinien także przewidzieć w umowie dostęp zdalny do infrastruktury Zamawiającego oraz do systemu informatycznego (np. na etapie świadczenia usług serwisowych). Również w takim przypadku należy wprowadzić mechanizm pozwalający na kontrolę działań Wykonawcy przez Zamawiającego. Zalecane jest więc zastosowanie formalnych wymogów uzyskiwania zgody na działania w tym zakresie. Przykładowo można wprowadzić następujący zapis: W przypadku realizacji pewnych czynności w ramach Umowy poprzez dostęp zdalny, Kierownik Projektu ze strony Wykonawcy zobowiązany jest uzyskać pisemną zgodę Kierownika Projektu ze strony Zamawiającego na takie działania w terminie [ ] od złożenia wniosku, określając zakres i czas czynności wykonywanych zdalnie. Istotne w tym kontekście są również zobowiązania Wykonawcy do prowadzenia prac w ramach realizacji umowy w sposób, który zapewni możliwość dalszego korzystania w trakcie prac wdrożeniowych - przez Zamawiającego z oprogramowania, które funkcjonowało u niego dotychczas oraz będzie ograniczał zakłócenia w korzystaniu z tego oprogramowania. Zapisy te mają szczególne znaczenie w odniesieniu do migracji danych z funkcjonujących dotąd u Zamawiającego programów komputerowych (aplikacji) do wdrażanego systemu informatycznego. Przykładowy zapis może mieć następujące brzmienie: Przeprowadzenie przez Wykonawcę prac w ramach Wdrożenia, w szczególności migracja danych z aplikacji (programów komputerowych) wskazanych w treści Umowy do Systemu, będzie odbywało się w sposób: 1) ograniczający zakłócenia ciągłej i stabilnej pracy w ramach aplikacji, 2) zapewniający bezpieczeństwo, integralność, poufność oraz bezpieczeństwo przetwarzanych danych, w zakresie określonym w Umowie. Współdziałanie stron umowy powinno także dotyczyć możliwości ewidencjonowania oraz dokumentowania prac realizowanych na podstawie umowy, jeśli rozwiązanie takie zostało przyjęte w umowie. W tym zakresie strony powinny przekazywać sobie informacje potrzebne do sporządzenia odpowiednich dokumentów (okresowych raportów) potwierdzających wykonanie określonych elementów przedmiotu umowy. Przykładowa klauzula w tym zakresie może mieć następujący kształt: Po zakończeniu każdego dwutygodniowego okresu pracy Kierownik Projektu ze strony Wykonawcy sporządzi str. 14
15 Raport Okresowy potwierdzający wykonane działania Wykonawcy i Zamawiającego. Kierownik Projektu ze strony Zamawiającego udzieli Kierownikowi Projektu ze strony Wykonawcy niezbędnych informacji w zakresie i terminie umożliwiającym sporządzenie takiego raportu. Na pisemne żądanie Zamawiającego, zgłoszone przez Kierownika Projektu Zamawiającego Kierownikowi Projektu Wykonawcy, Wykonawca zobowiązuje się udzielać wyczerpujących wyjaśnień dotyczących postępów prac nad wykonaniem przedmiotu Umowy, dotyczących kwestii nieujętych w Raporcie Okresowym w terminie [ ] dni. 3. Obowiązki informacyjne Prawidłowe wykonanie umowy IT przez strony uzależnione jest także w dużej mierze od ich wiedzy na temat potencjalnych przeszkód, które mogą wystąpić w trakcie realizacji jej przedmiotu, w tym o zagrożeniach, które pojawiają się już w toku prac nad wykonaniem przedmiotu umowy. Zazwyczaj dochodzi do sytuacji, gdy tylko jedna ze stron wchodzi w posiadanie tego rodzaju wiedzy. Dlatego też, dobrą praktyką jest uregulowanie w umowie obowiązków wzajemnego informowania się stron o wszelkiego rodzaju okolicznościach, które w ocenie danej strony będą mieć wpływ na sposób świadczenia usług wynikających z umowy. Co więcej, obowiązek informacyjny powinien dotyczyć również konieczności wzajemnego powiadamiania się przez strony o każdym znanym im przypadku naruszenia postanowień umowy. Zamawiający w opracowywanym przez siebie IPU może także wprowadzić obowiązki informacyjne dotyczące np. zmian dokumentacji wewnętrznej, które mogą mieć wpływ na realizację umowy. Zamawiający może więc przewidzieć np., że: W toku wykonywania przedmiotu Umowy, każda ze Stron zobowiązana jest na bieżąco informować drugą Stronę o wszelkich znanych jej zagrożeniach, trudnościach czy przeszkodach związanych z wykonywaniem Umowy, w tym także znanych jej okolicznościach leżących po stronie drugiej Strony, które w ocenie tej Strony będą mieć wpływ na jakość, termin wykonania bądź zakres prac. Strony zobowiązane są również na bieżąco informować się wzajemnie o wszelkich znanych im przypadkach naruszania postanowień Umowy i standardów projektowych, które mają zastosowanie do przedmiotu Umowy. Częstą praktyką jest wprowadzanie do umowy zapisów dotyczących konsekwencji dla istnienia stosunku prawnego i realizacji umowy w przypadku wystąpienia siły wyższej (np. zawieszenie świadczenia usług na podstawie umowy). Ponieważ konsekwencje te mogą być często daleko idące, strony powinny wprowadzić mechanizm zobowiązujący je do wzajemnego informowania się o wystąpieniu okoliczności, które zgodnie z umową interpretowane powinny być jako wystąpienie siły wyższej. Powiadomienie może zawierać także dodatkowe informacje pozwalające ocenić stronom konsekwencje wystąpienia siły wyższej i wypracować scenariusz dalszej współpracy w tym zakresie. Klauzula taka może brzmieć np. w następujący sposób: Jeżeli Siła Wyższa spowoduje niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z Umowy przez Stronę, to: 1) Strona ta niezwłocznie zawiadomi drugą Stronę o powstaniu tego zdarzenia, a ponadto będzie informować str. 15
16 drugą Stronę o istotnych faktach mających wpływ na przebieg takiego zdarzenia, w szczególności o przewidywanym terminie jego zakończenia i o przewidywanym terminie podjęcia wykonywania zobowiązań z Umowy, oraz o zakończeniu tego zdarzenia, w miarę możliwości przedstawiając dokumentację w tym zakresie. W przypadku, gdy zdarzenie siły wyższej uniemożliwia zawiadomienie, o którym mowa powyżej, wówczas Strona dotknięta stanem siły wyższej powiadomi druga Stronę o wystąpieniu siły wyższej niezwłocznie po jej ustaniu; 2) Strony uzgodnią sposób postępowania wobec tego zdarzenia oraz sposób usuwania skutków tego zdarzenia. Przy czym, strony powinny określić sposób, w jaki obowiązek informacyjny ma być realizowany. Należy więc określić w szczególności formę i terminy, w jakich strony są zobligowane przekazywać sobie informacje. Mechanizm taki może być autonomiczny w stosunku do innych postanowień umownych (np. Informacje te powinny być przekazywane na piśmie Kierownikom Projektu Stron ) lub też możliwe jest odwołanie się w tym zakresie do innych postanowień regulujących sposób wzajemnego powiadamiania się stron, np. rozdziału dotyczącego ogólnych zasad porozumiewania się stron w ramach realizacji przedmiotu umowy (np. Informacje te powinny być przekazywane na zasadach określonych w [ ] ). 4. Metodyka realizacji umowy Sukces realizacji projektu na który składają się zarówno cele biznesowe, jak i projektowe Zamawiającego zależy w dużym stopniu od postępowania stron umowy według określonego sposobu działania, tzw. metodyki. Zastosowanie określonej metodyki w ramach projektu może prowadzić do podniesienia jakości usług oferowanych Zamawiającym oraz obniżenia kosztów wdrożenia i użytkowania systemów informatycznych. Jak zostało już wskazane, udane wdrożenie systemu jest zależne od wielu czynników, spośród których część leży po stronie Zamawiającego (np. współdziałanie z Wykonawcą oraz przekazywanie mu niezbędnych informacji), część natomiast po stronie Wykonawcy (np. kompetencje oraz doświadczenie w realizacji projektów w branży IT). Do kluczowych czynników należy również sposób realizowania projektów (tzw. metodyka wdrożeniowa). Wśród zalet wykonywania przedmiotu umowy według określonej metodyki można wskazać: możliwość wczesnej diagnozy i analizy potrzeb i wymagań; możliwość dokładnego określenia realnego budżetu i czasu wdrożenia; skrócenie czasu wdrożenia, miedzy innymi w wyniku krótszego okresu koniecznego wsparcia po uruchomieniu systemu; korzyści dla uczestników wdrożenia - stawiane im zadania oraz zakres prac są z góry określone i przewidywalne; kontrolę nad budżetem wdrożenia systemu wynikającą z podziału realizacji na etapy / fazy wdrożenia i terminowego realizowania kolejnych etapów / faz. str. 16
17 Zastosowanie metodyki realizacji umowy powinno mieć na celu przede wszystkim zarządzanie projektem według najlepszych praktyk, wykorzystanie specyfiki branżowej IT oraz zwiększenie bezpieczeństwa projektu. Realizacja tych celów uzależniona jest od wprowadzenia procedur związanych z planowaniem i komunikacją pomiędzy stronami umowy (w tym zakresie możliwe jest m.in. wprowadzenie struktury organizacyjnej umowy, określenie zadań oraz statusu projektu, zdefiniowane obowiązków po stronie Wykonawcy i Zamawiającego, zarządzanie zmianami organizacyjnymi itp.), a także kontrolą przebiegu projektu oraz uporządkowanym podziałem na etapy / fazy projektu (w tym zakresie można wprowadzić procedurę kontroli jakości i sposobu prowadzenia całości lub poszczególnych prac w ramach projektu, określić specyfikacje zadań do realizacji, wskazać rzeczywiste produkty wdrożenia, określić procedury odbioru etapów / faz oraz produktów wdrożenia itp.). Zasadą jest, że Zamawiający mogą domagać się realizacji wdrożenia zgodnie z określoną metodyką, o ile w stanie faktycznym danego wdrożenia systemu IT nie narusza to zasad uczciwej konkurencji. A. Struktura organizacyjna umowy W celu wykonywania i zarządzania pracami objętymi przedmiotem umowy IT (w szczególności umowy wdrożeniowej), strony decydują się często powołać strukturę organizacyjną, której członkowie działają w charakterze przedstawicieli danej strony, w granicach kompetencji określonych umową (i / lub pełnomocnictwem). Istotne jest, aby osoby te wyposażono w stosowne pełnomocnictwa, jak również, aby posiadały one wymagane kompetencje do pełnienia określonych funkcji. W kontekście zakresu powierzonych zadań, członkowie struktury organizacyjnej powinni być w szczególności odpowiedzialni za komunikację, opracowanie planu działania i jego konsekwentną realizację na każdym etapie projektu. Warto przy tym podkreślić, że składają oni nie tylko oświadczenia wiedzy (np. zgłoszenie usterki), ale i oświadczenia woli (np. zmiana harmonogramu bazowego, odbiory prac wdrożeniowych etc.) w takim przypadku pełnomocnictwo powinno zawierać wskazanie zakresu umocowania. Liczba osób składających się na strukturę organizacyjną może być różna i powinna być dostosowana do zakresu i przedmiotu umowy. Przykładowo, struktura taka może składać się w przypadku umowy wdrożeniowej z Komitetu Sterującego, Kierowników Projektu oraz Zespołu Wdrożeniowego (możliwe jest wprowadzenie dodatkowych organów, takich jak np. Przewodniczący Komitetu Sterującego czy Kierownik Zespołu Wdrożeniowego itp.): Komitet Sterujący to zespół sprawujący nadzór nad kierunkiem i postępem prac oraz podejmujący kluczowe decyzje, zgodnie z procedurami opisanymi w umowie. Komitetem Sterującym może zarządzać Przewodniczący Komitetu Sterującego; Kierownicy Projektu to osoby wyznaczone przez (niezależnie) Zamawiającego i Wykonawcę, odpowiedzialne za realizację celów wdrożenia; Zespół Wdrożeniowy to zespół składający się z pracowników Zamawiającego współpracujących z Wykonawcą przy realizacji wdrożenia. Zespołem Wdrożeniowym może zarządzać Kierownik Zespołu Wdrożeniowego. str. 17
18 Istotne jest również uregulowanie mechanizmów decyzyjnych i eskalacji problemów w strukturze organizacyjnej. Możliwe jest zarówno wprowadzenie procedury polegającej na głosowaniu i konieczności uzyskania odpowiedniej liczby (stosunku) głosów dla podjęcia jakiejś decyzji, jak i modelu opierającego się na konsensusie, a więc zgodzie wszystkich przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy. Przykładowe klauzule w tym zakresie mogą brzmieć: Przykład 1 Komitet Sterujący podejmuje decyzje na zasadzie konsensusu, przy obecności co najmniej połowy członków Komitetu Sterującego z każdej ze Stron, a nie głosowania; w przypadku braku możliwości uzyskania wspólnego stanowiska, Komitet Sterujący przekazuje podmiotom uprawnionym do reprezentowania Stron sprawę do rozstrzygnięcia. Powzięte przez podmioty uprawnione do reprezentowania Stron rozstrzygniecie jest wiążące dla Komitetu Sterującego. Przykład 2 Uchwały Komitetu Sterującego zapadają bezwzględną większością głosów członków, przy obecności co najmniej połowy członków Komitetu Sterującego każdej ze Stron. Uchwały Komitetu Sterującego dotyczące Odbiorów, w szczególności dotyczące przyjęcia, odrzucenia lub uzależnienia przyjęcia Rezultatów Prac od dokonania określonych zmian, zapadają jednogłośnie, przy obecności co najmniej połowy członków Komitetu Sterującego ze strony Zamawiającego. W przypadku braku możliwości uzyskania wymaganego kworum, Przewodniczący Komitetu Sterującego lub inna osoba wskazana przez Zamawiającego jest uprawniona do dokonania odbioru po stronie Zamawiającego. Strony powinny w umowie przewidzieć również procedurę zmiany członków poszczególnych struktur (np. Komitetu Sterującego). Mechanizm ten powinien z jednej strony pozwalać na w miarę elastyczne zmiany personalne, w szczególności w przypadku, gdy brak możliwości dalszego wykonywania działań danej osoby w ramach konkretnej struktury organizacyjnej wynika z okoliczności obiektywnych. Z drugiej strony, umowa powinna również zapewniać stabilność składu osobowego zespołu, szczególnie po stronie Wykonawcy (wymóg ten może mieć szczególne znaczenie w kontekście przepisów p.z.p. dotyczących zarządzania zmianami umowy, w tym zakresie por. rozdział VI analizy). Zasada stabilności składu osobowego zespołu doznaje jednak wyjątków, w sytuacji gdy zmiany są uzasadnione. Postanowienie umowne regulujące tę kwestię może brzmieć np.: Każda ze Stron ma prawo do zmiany w każdym czasie reprezentujących ją osób wchodzących w skład struktury organizacyjnej Wdrożenia. Powyższa zmiana dla swej ważności wymaga jedynie pisemnego powiadomienia drugiej Strony. o ile w powiadomieniu, wskazanym powyżej, nie został określony późniejszy termin, to zmiana obowiązuje niezwłocznie po zawiadomieniu drugiej Strony. Jednakże powiadomienie o zmianie takiej osoby będzie w każdym wypadku doręczone drugiej Stronie przed chwilą rozpoczęcia wykonywania obowiązków przez nową osobę. W przypadku zastąpienia członka struktury organizacyjnej Wdrożenia, w odniesieniu do którego Umowa formułuje określone wymagania w zakresie wiedzy, doświadczenia i kompetencji, poprzez inną osobę, osoba ta musi spełniać określone w Umowie wymagania dotyczące wiedzy, doświadczenia i kompetencji oraz danej roli w strukturze organizacyjnej Wdrożenia. Do str. 18
19 czasu doręczenia powiadomienia wszelkie czynności wykonane przez daną osobę w granicach kompetencji określonych Umową, uważa się za skuteczne. B. Zasady odbiorów Strony w ramach umowy wdrożeniowej powinny w sposób szczegółowy określić zasady dokonywania odbiorów rezultatów prac wykonanych w ramach wdrożenia. W pierwszej kolejności należy określić, czy odbiór będzie jednorazowy (a więc będzie dotyczył jedynie wdrażanego systemu informatycznego w całości), czy też realizacja projektu będzie podzielona na etapy, według ustalonego harmonogramu, a odbiory będą dotyczyły poszczególnych elementów / etapów wdrożenia (tzw. odbiory sukcesywne). Przy obszernych projektach uzasadnione jest dzielenie wykonania przedmiotu umowy na etapy oraz składające się na nie fazy wdrożenia. W tym przypadku dla każdej zakończonej fazy / etapu strony powinny przewidzieć procedurę jej odbioru. Zakończenie całego projektu powinno wiązać się natomiast z odbiorem końcowym systemu. Przy przyjęciu tego ostatniego rozwiązania, istotne jest określenie skutków odbiorów sukcesywnych (cząstkowych). Dobrą praktyką jest w związku z tym ustalenie, że Zamawiający może jedynie wyjątkowo domagać się wprowadzenia zmian do już odebranej części wdrożenia (np. w sytuacji, gdy później przeprowadzone testy integracyjne dadzą wynik negatywny). Zamawiający powinien przy tym przewidzieć jednakowy mechanizm odbioru w każdym przypadku, lub też zróżnicować jego zasady w zależności od tego, co jest przedmiotem odbioru (różnice te mogą dotyczyć np. terminów, w jakich Zamawiający powinien zgłaszać zastrzeżenia, czasu w jakim Wykonawca powinien dokonać wymaganych poprawek itp.): Zamawiający dokonywać będzie odbiorów wykonanych w ramach Wdrożenia prac oddzielnie dla poszczególnych: 1) Faz, na zasadach określonych w ust. [ ]; 2) Etapów, na zasadach określonych w ust. [ ]; oraz całościowo w stosunku do Systemu w ramach Odbioru Końcowego. Zamawiający powinien jednoznacznie określić, w którym momencie dochodzi do odebrania danej fazy / etapu lub całego systemu. Odbiór danej fazy / etapu powinien być potwierdzony protokołem odbioru, którego wzór stanowi zazwyczaj załącznik do umowy: Odbiór Fazy / Etapu / Końcowy nastąpi z chwilą podpisania przez Strony sporządzonego w dwóch egzemplarzach Protokołu Odbioru zgodnie ze wzorem, stanowiącym Załącznik nr [ ] do Umowy, zawierającego stwierdzenie, że Zamawiający przyjmuje Fazę / Etap / System bez zastrzeżeń. Protokół Odbioru sporządzany jest w formie pisemnej, zastrzeżonej pod rygorem nieważności. Możliwe jest także wprowadzenie dodatkowych warunków dla możliwości dokonania odbioru: Dla uniknięcia wątpliwości interpretacyjnych Strony postanawiają, że przekazanie przez Wykonawcę zgodnej z Umową Dokumentacji oraz kodów źródłowych, w zakresie określonym Umową, jest warunkiem podpisania str. 19
20 przez Zamawiającego Protokołu Odbioru Fazy / Etapu oraz odpowiednio Protokołu Odbioru Końcowego. W przypadku wdrażania systemu (w szczególności, gdy Zamawiający przyjmie jako warunek odbioru kryteria jakościowe) podpisanie protokołu powinno zostać poprzedzone fazą testów. Testowanie oprogramowania jest istotnym elementem wdrożenia, który powinien znaleźć się w projekcie umowy. Testy powinny mieć na celu sprawdzenie systemu i jego zgodności ze specyfikacją i wymaganiami wskazanymi w umowie przy użyciu określonych w umowie kryteriów odbioru. Poza testami wykonanymi przez Wykonawcę (przy czym Zamawiający powinien mieć prawo uczestniczenia w nich) Zamawiający powinien mieć także uprawnienie do przeprowadzenia uzgodnionych przez strony własnych testów Zamawiającego, których scenariusze mogą być przygotowane przez Zamawiającego lub podmioty trzecie. Przykładowe klauzule w tym zakresie mogą mieć następujące brzmienie: Protokół Odbioru zostanie podpisany pod warunkiem pozytywnego zakończenia procesu sprawdzenia obejmującego wszelkie niezbędne, uzgodnione przez Strony Testy (tj. operacje, których celem jest potwierdzenie realizacji przez System w sposób prawidłowy (w szczególności stabilny) funkcjonalności Systemu, przy zachowaniu określonej w Umowie wydajności, dostępności i bezpieczeństwa) i próby funkcjonowania Systemu oraz pod warunkiem zgodności Systemu i dostarczonej Dokumentacji z Umową, SIWZ, Specyfikacją Systemu oraz Analizą Przedwdrożeniową. Niezwłocznie po zakończeniu prac w ramach danej Fazy / Etapu Kierownik Projektu ze strony Wykonawcy powiadomi Kierownika Projektu ze strony Zamawiającego o gotowości do przeprowadzenia Testów przez Wykonawcę w obecności Zamawiającego. Niezależnie od powyższego, Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia własnych, uzgodnionych przez Strony testów. Zamawiający w ramach i terminach odbiorów ma prawo przeprowadzić własne, uzgodnione z Wykonawcą, niezależne próby i testy, także korzystając z pomocy osób trzecich. Koszty związane z powyższymi próbami i testami ponosi Zamawiający. Zamawiający zobowiązany jest do przekazania Wykonawcy opisu procedury testowania oraz wyników przeprowadzonych przez Zamawiającego Testów. Po przekazaniu przez Wykonawcę kolejnej fazy / etapu do odbioru, po przeprowadzeniu przez niego testów, Zamawiający powinien ewentualnie zapewnić sobie możliwość weryfikacji przedstawionej do odbioru fazy / etapu. Weryfikacja ta w przypadku stwierdzenia uchybień i zgłoszenia zastrzeżeń przez Zamawiającego może być przeprowadzona wielokrotnie (strony powinny jednak określić, ile razy procedura może zostać powtórzona). Klauzula taka może brzmieć np. w następujący sposób: W terminach wynikających z harmonogramu Zamawiający dokona sprawdzenia przedstawionej do odbioru Fazy / Etapu (weryfikacji) i w przypadku: 1) nie zgłoszenia żadnych uwag w zakresie niezgodności przed stawionej Fazy / Etapu z kryteriami odbioru określonymi w Umowie Kierownik Projektu ze strony Zamawiającego podpisze Protokół Odbioru Fazy / Etapu i przekaże jeden z egzemplarzy Wykonawcy. W takim przypadku Strony uznają, że dana Faza / Etap została wykonana należycie w terminie jej przekazania do odbioru, str. 20
Przedmiot umowy wdrożeniowej oraz dokumentowanie przebiegu prac. Prowadzenie: Jakub Cebula
Przedmiot umowy wdrożeniowej oraz dokumentowanie przebiegu prac Prowadzenie: Jakub Cebula Struktura projektu informatycznego Projekt informatyczny - kompleks prac mających na celu wdrożenie oprogramowania
Załącznik Nr 6 do siwz. UMOWA (projekt)
Załącznik Nr 6 do siwz UMOWA (projekt) zawarta w dniu... r. pomiędzy Samodzielnym Publicznym Zakładem Opieki Zdrowotnej z siedzibą w Parczewie 21-200, ul. Kościelna 136, zarejestrowanym w Sądzie Rejonowym
Problematyka prawna umów wdrożeniowych
Problematyka prawna umów wdrożeniowych na systemy IT Mec. Xawery Konarski Kraków, 25 czerwca 2009r. Agenda Podstawowe problemy prawne umów o wdrożenie systemów IT Przebieg wdrożenia systemu IT: Przygotowanie
ZAŁĄCZNIK Nr 5 UMOWA Nr... zawarta w dniu... roku w Nowym Wiśniczu pomiędzy: Samodzielnym Publicznym Gminnym Zakładem Opieki Zdrowotnej z siedzibą w Nowym Wiśniczu, przy ul. Podzamcze 4, zarejestrowanym