Source: http://rsw.beck.de/cms/?toc=BC.5100&docid=311600
Timestamp: 2017-11-20 03:47:39
Document Index: 248405332

Matched Legal Cases: ['§ 147', '§ 147', '§ 147', '§ 14', '§ 145', '§ 63', '§ 147']

BMF-Schreiben vom 26.11.2010, IV A 4 – S 0316/08/10004-07
Seit dem 1.1.2002 sind Unterlagen im Sinne des § 147 Abs. 1 AO, die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Die vorgenannten Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen seit diesem Zeitpunkt neben den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ vom 7.11.1995 (BStBl. 1995 I, S. 738) auch den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ vom 16.7.2001 (BStBl. 2001 I, S. 415) entsprechen (§ 147 Abs. 6 AO). Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen im Sinne des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.
Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der vorgenannten Geräte sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren (vgl. § 145 Abs. 1 AO, § 63 Abs. 1 UStDV). Einsatzort bei Taxametern und Wegstreckenzählern ist das Fahrzeug, in dem das Gerät verwendet wurde. Außerdem müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden. Die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen müssen aufbewahrt werden, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO).
Die vorgenannten Ausführungen gelten auch für die mithilfe eines Taxameters oder Wegstreckenzählers erstellten digitalen Unterlagen, soweit diese Grundlage für Eintragungen auf einem Schichtzettel im Sinne des BFH-Urteils vom 26.2.2004, XI R 25/02 (BStBl. 2004 II, S. 599) sind. Im Einzelnen können dies sein:
Zahlungsart (z.B. bar, EC-Cash, ELV – Elektronisches Lastschriftverfahren, Kreditkarte)
Soweit ein Gerät bauartbedingt den in diesem Schreiben niedergelegten gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses Gerät längstens bis zum 31.12.2016 in seinem Betrieb weiterhin einsetzt. Das setzt aber voraus, dass der Steuerpflichtige technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführt, die in diesem Schreiben konkretisierten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Bei Registrierkassen, die technisch nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können, müssen die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 9.1.1996 weiterhin vollumfänglich beachtet werden.
Das BMF-Schreiben zum „Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen bei Einsatz elektronischer Registrierkassen“ vom 9.1.1996 (BStBl. 1996 I, S. 34) wird im Übrigen hiermit aufgehoben.
Die erforderliche Bereitstellung der Kassendaten in maschinell verwertbarer Form zielt darauf ab, die Daten in die Prüferprogramme IDEA und Smart X ohne die Installation zusätzlicher Software einlesen zu können.
Zu den Organisationsunterlagen einer Kasse gehören neben Bedienungsanleitungen auch Programmabrufe nach Änderungen (z.B. Artikelpreisänderungen). Es empfiehlt sich, die Programmabrufe fortlaufend zu nummerieren.
Eine Abweichung von der Einzelaufbewahrungspflicht, wie sie noch im Entwurf des BMF-Schreibens zur „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“ vom 28.1.2010 bei elektronischen Registrierkassen vorgesehen war (z.B. Tagesendsummenbonds, siehe hier), ist nicht zulässig.