Source: https://es.scribd.com/doc/52961402/GUIA-PARA-LA-IMPLEMENTACION-DE-UN-PROGRAMA-DE-GESTION-DOCUMENTAL
Timestamp: 2015-11-25 12:20:31
Document Index: 38098371

Matched Legal Cases: ['Artículo 21', 'Artículo 19', 'artículo 21', 'artículo 2', 'artículo 4', 'Artículo 15', 'Artículo 8', 'Artículo 20', 'Artículo 74', 'Artículo 71', 'Artículo 27', 'Artículo 23', 'Artículo 72', 'Artículo 63', 'Artículo 70', 'Artículo 94', 'Artículo 95', 'Artículo 113', 'Artículo 112', 'Artículo 95', 'Artículo 2', 'Artículo 37', 'Artículo 34', 'Artículo 35', 'Artículo 22', 'Artículo 633', 'Artículo 47', 'Artículo 93', 'Artículo 22', 'Artículo 7', 'Artículo 261', 'Artículo 51', 'Artículo 48', 'Artículo 54', 'Artículo 123', 'Artículo 231', 'Artículo 15', 'artículo 2', 'artículo 2', 'Artículo 3', 'Artículo 23', 'Artículo 25', 'Artículo 33', 'Artículo 337', 'Artículo 55', 'Artículo 289', 'Artículo 36', 'Artículo 18', 'Artículo 60', 'artículo 24', 'Artículo 20', 'Artículo 27', 'Artículo 112', 'Artículo 74', 'Artículo 51', 'Artículo 22', 'Artículo 95', 'Artículo 8', 'Artículo 251', 'Artículo 4', 'Artículo 251', 'Artículo 12', 'Artículo 74', 'Artículo 31', 'Artículo 39', 'Artículo 23', 'Artículo 60', 'Artículo 70', 'Artículo 72', 'Artículo 71', 'Artículo 63', 'Artículo 39', 'Artículo 134', 'Artículo 18', 'Artículo 25', 'Artículo 23', 'artículo 45', 'artículo 43', 'artículo 21']

P. 1GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALGUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL|Views: 1.051|Likes: 8Publicado porOscar Felipe SanabriaMore info:Published by: Oscar Felipe Sanabria on Apr 13, 2011Copyright:Attribution Non-commercialAvailability:Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.download as DOCX, PDF, TXT or read online from ScribdFlag for inappropriate content|Agregar a la colecciónSee moreSee lesshttps://es.scribd.com/doc/52961402/GUIA-PARA-LA-IMPLEMENTACION-DE-UN-PROGRAMA-DE-GESTION-DOCUMENTAL07/31/2013pdftextoriginalGUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALGRUPO DE TRABAJO: MYRIAM MEJÍA JEANNETTE CAÑÓN AMANDA BARRERA ALEXANDER MELO C. HERNÁN O. PARADA A. JORGE W. TRIANA T.
1. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1.1 ANTECEDENTES 1.2 JUSTIFICACIÓN 1.3 OBJETIVOS 8 1.3.1 OBJETIVO GENERAL 8 6 7
2. CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2.1 MARCO LEGAL 9 12
2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2.2.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA 2.2.2 CONSIDERACIONES BÁSICAS 2.2.3 ASPECTOS DE PLANEACIÓN 12 13 13
2.2.4 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 15 2.2.5 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2.2.5.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 17 2.2.5.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 2.2.5.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS 2.2.5.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS 21 2.2.5.5 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 2.2.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS: 26 22 19 20 17
2.2.5.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 28 2.2.5.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 30
2.2.6 LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 33 2.2.7 FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS 2.2.7.1 ARCHIVO DE GESTIÓN 2.2.7.2 ARCHIVO CENTRAL 34 34 34
2.2.7.3 ARCHIVO HISTÓRICO 35 2.2.8 FLUJOS DE INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 36 2.2.8.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 36 2.2.8.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 2.2.8.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS 43 37
2.2.8.5 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS: 45 2.2.8.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS 50
2.2.8.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 51 2.2.8.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 2.3 IMPLEMENTACIÓN55 2.4 SEGUIMIENTO 55 53
ANEXO 1: PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 1.1 FORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD, CONSULTADOS Y ADAPTADOS SEGÚN LA NORMA ICONTEC 3393 O LA QUE LA MODIFIQUE O ACTUALICE) 1.1.1 NOTA INTERNA 1.1.2. MEMORANDO 1.1.3. CIRCULAR 1.1.4 ACTA 1.1.5. CARTAS 1.2. MANUAL DE FORMAS PERTENECIENTE A LA ENTIDAD 1.3. DIRECTRICES GENERALES PARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL 1.3.1. DILIGENCIAMIENTO DE SOBRES PARA EL ENVÍO DE DOCUMENTOS 1.3.2. MARCACIÓN DE ETIQUETAS Y RÓTULOS 1.3.3. TÉCNICAS DE IMPRESIÓN
1.3.4. TIPOS DE SOPORTES 1.3.5. DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL 1.4. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - APROBADA O VIGENTE 1.4.1 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN
ANEXO 2. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 2.1 MEDIOS DE RECEPCIÓN 2.2 PLANILLA DE REGISTRO Y RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES (AGN FORMATO DIGITAL) 2.3 PLANILLA DE DOCUMENTOS INFORMATIVOS 2.4 PLANILLA DE DOCUMENTOS INTERNOS 2.5 PLANILLA PARA DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA 2.6 DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS 2.7 DIRECTRIZ DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS 2.8 ALISTAMIENTO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS ENVIADOS 2.9 CONSTANCIAS DE ENVÍO
ANEXO 3: APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 3.1. PROMULGACIÓN DE ACTO ADMINISTRATIVO DE ADOPCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LAS TRD 3.2. DISEÑO DE INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE TRD 3.2.1 CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN ARCHIVÍSTICA PARA FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 3.2.2 CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN 3.2.3. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL 3.2.4. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO 3.2.5. SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 3.2.6. PLAN DE SEGUIMIENTO DE LA APLICACIÓN DE LAS TRD
ANEXO 8.2 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
ANEXO 12.2.3 SISTEMAS DE ORDENACIÓN MIXTOS
ANEXO 6. SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN
. APLICACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
ANEXO 10. SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS 10. FOLIACIÓN
ANEXO 5.1 ÁREAS LOCATIVAS. CRITERIOS PARA LA REALIZACIÓN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 7. UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y ALMACENAMIENTO 11.1 TRANSFERENCIAS PRIMARIAS 7.2 SISTEMAS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICOS 5. SERVICIOS DE ARCHIVO
ANEXO 11.1 SISTEMAS DE ORDENACIÓN NUMÉRICOS 5. INVENTARIO
ANEXO 7. SISTEMAS DE ORDENACIÓN 5.2.ANEXO 4. INSTRUMENTOS DE CONSULTA
ANEXO 9. ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN 11. EQUIPO Y MOBILIARIO.1 ACCESO Y REQUISITOS PARA LA CONSULTA 10.
a la obligación de la elaboración y adopción de las Tablas de Retenció n Documental.
La Ley General de Archivos en el título V. Artículo 21. recepción. consulta.4 MICROFILMACIÓN
ANEXO 14. reguló en su Título V: Gestión de documentos. de acuerdo con sus funciones y procedimientos. refiere entre otros aspectos.1 CONSERVACIÓN TOTAL 13. para facilitarles la adopción y adaptación del programa. los documentos que produce. DIRECTRICES PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 13. independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal. la gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total. recibe y debe conservar.
En dicha norma. ELEMENTOS A CONSIDERAR EN EL DISEÑO DE UNA ENCUESTA-ENTREVISTA PARA LA CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PGD EN UNA ENTIDAD
La Ley 594 de 2000 . o del objeto social para el que fueron creadas.3 SELECCIÓN 13. con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa.
En su regulación la Ley 594 previó que el desarrollo tecnológico en las entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información. que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública. y al de racionalidad. en elaborar programas de gestión de documentos.Ley General de Archivos. Programas de Gestión Documental. instrumento archivístico que identifica para cada entidad. establece que: Las entidades públicas deberán elaborar programas de
. Gestión de Documentos. organización. Con este instrumento el Archivo General de la Nación pretende entonces orientar a las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.2 ELIMINACIÓN 13.ANEXO 13. comprendiendo procesos tales como la producción. la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa. agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos. distribución.
gestión de documentos. Es por ello que no obstante . requisitos. formatos y elementos que confluyen en el programa. empleando cualquier medio técnico. para que sea corregida y superada por las entidades. esta situación de los fondos acumulados. b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión. se incluyen los anexos que contienen la debida orientación para la implementación. Por lo anterior. consideraciones. debe concebirse desde su inicio como un sistema integral que se ajuste conceptualmente a los principios archivísticos y a los objetivos de dicho programa. requisitos y marco normativo. acorde con los parámetros y normas archivísticas y en caso de automatizar el sistema. como un capítulo aparte para su atención y desarrollo. las condiciones ambientales y operacionales. se determine y adopte la plataforma tecnológica adecuada de conformidad con los alcances del proyecto. hoy se encuentran en la mayoría de las entidades. incidió en que los documentos producidos por las instituciones no tuvieran tratamiento archivístico alguno y por lo tanto. un sistema de información para el Programa de Gestión Documental. de acuerdo con las particularidades de desarrollo de la gestión documental en cada entidad. para luego definir a partir de una breve reseña.
. siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos. como los procesos.
Es de advertir. que la carencia de una política archivística en las entidades durante mucho tiempo. la seguridad.
En cumplimiento de lo anterior. teniendo en cuenta aspectos como la conservación física. óptico o telemático.
La conceptualización del programa de gestión documental que aquí se ofrece. se recomienda que la metodología utilizada para el desarrollo o adecuación del sistema de información. pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes. informático. por desigual desarrollo tecnológico. parte de unas consideraciones generales sobre los antecedentes. electrónico. que no se pueden desconocer por ser una realidad que se afronta en los archivos de las entidades del país. en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos y en el Artículo 19 las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos. perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes así como el funcionamiento razonable del sistema. el Archivo General de la Nación contempla en este modelo de Programa de Gestión Documental. justificación e importancia. recomendaciones. involucre y surta una etapa de análisis y diseño conceptual del sistema integral. fondos acumulados. los objetivos. actividades y flujos de información que se implementan durante el ciclo vital de los documentos
Ante la diversidad de instrucciones.
la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA) [1]. contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló el tema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental.
. a mediados del Siglo XX. transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos. en cualquier organización.1 ANTECEDENTES
Dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos: la Organización de las Naciones Unidas para la Educación. en Europa y los Estados Unidos de un modo particular se empiezan a plantear problemas relacionados con la inflación de papel en el seno de las administraciones y la búsqueda de la eficacia y la economía en la gestión de los asuntos públicos y en relación con el ciudadano. especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida de los documentos.
En Colombia. mediante legislación. valoración documental. se recomienda su implementación. organización de archivos administrativos. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivística. sistemas empleados para la gestión de documentos.Este trabajo además de atender lo expuesto en la Ley.
1. pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsitode los documentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico. es una orientación para la aplicación en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. el Reglamento General de Archivos Acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación.
A partir de la Segunda Guerra Mundial. ante esta situación comienzan a adaptar a su idiosincrasia administrativa particular las soluciones formuladas y experimentadas en los Estados Unidos.
La gestión de documentos fue concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50 [2] y de acuerdo con Llanso[3] fue reconocida de forma oficial en ese país. sin importar su naturaleza orgánica-funcional. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
1. y además.
carencia que se constituye en un factor de riesgo para las entidades. la sensibilización y regulación sobre la importancia de los archivos para la administración y la cultura. notariales y otros y la obligación de los inventarios documentales. la obligatoriedad de las tablas de retención. la reglamentación de metodologías para la organización. el desarrollo de elementos técnicos y normativos del Sistema Nacional de Archivos.
Con la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos. se señalan los procesos archivísticos. se continua con la formulación de la política archivística nacional. así como. Artículos 21 al 26. conservación y difusión de los documentos. sobre los principios generales que rigen la función archivística. en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. en los que se establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión documental.
No obstante lo anterior en cuanto a la existencia de un marco normativo y técnico o metodológico en materia de gestión documental. así mismo el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 que establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos. la formación de archivos a partir del concepto de archivo total.2 JUSTIFICACIÓN
Teniendo en cuenta que: el artículo 2° de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999. pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes.En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación Gestión documental : bases para la elaboración de un programa . el tema de la gestión documental queda consignado en el Título V. la reglamentación de los documentos contables. hace falta la identificación sistemática de los procesos y actividades inmersos en la implementación de un programa de gestión documental. el Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información. brinda algunos lineamientos generales para la implementación de un programa de gestión documental.
En las normas complementarias a la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos. que el artículo 4° de Ley 594 de 2000. señala en el literal h) Modernización . que pueden recurrir a
. la conservación y preservación del patrimonio documental.
1. estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.
conceptual y técnico de un programa de gestión documental que permita asegurar el éxito de la propuesta estatal. la eficiencia y la agilidad en las relaciones de la administración pública con el ciudadano.3. legal. la calidad.3. el manejo y el intercambio de información y uso de tecnologías de información y comunicaciones de la administración pública.1 OBJETIVO GENERAL
Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a las entidades y hacer más eficiente su implantación. conforme a los principios y procesos archivísticos estableciendo directrices básicas para la elaboración e implementación de programas de gestión documental.falsas soluciones de tipo automatizado. el Archivo General de la Nación como ente rector de la política archivística. equipos y tecnologías en los archivos. Establecer mecanismos tendientes a eliminar la duplicidad de solicitud de información o la solicitud de información innecesaria a los ciudadanos. con sus proveedores. mediante la producción.
1. ya sea por desconocimiento o falta de articulación de los procesos archivísticos con el marco normativo. y de las entidades de la administración pública entre sí.3 OBJETIVOS
1. muebles. creó la Comisión Intersectorial de Políticas y de Gestión de la Información para la Administración Pública.
1. Asegurar la coherencia. Facilitar el seguimiento y evaluación de la gestión pública. Entre otros objetivos la Comisión pretende: Optimizar mediante el uso de medios tecnológicos. ha sido convocado para liderar el proceso en lo relacionado con el establecimiento del marco normativo. Ante esta situación el Gobierno Nacional con la asesoría del Archivo General de la Nación de Colombia debe propender porque los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas estén organizados.
Adicionalmente y con el propósito de definir las estrategias y las políticas para la producción de la información necesaria y para lograr una óptima generación de bienes y servicios públicos por parte del Estado. el Gobierno Nacional mediante el Decreto número 3816 de 31 de diciembre de 2003.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
De acuerdo con lo anterior. Optimizar la inversión en tecnologías de información y de comunicaciones de la administración pública. la coordinación y la ejecución de las políticas definidas para la estrategia Gobierno en Línea a través del Programa Agenda de Conectividad. que racionalicen el uso de recursos destinados a espacios.
Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación . A continuación se señalan las normas de carácter general relacionadas con la gestión documental:
Constitución Política de Colombia. las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental.
. Estructurar el Programa de Gestión Documental. en términos de procesos durante el ciclo vital del documento. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial. tienen derecho a conocer. en los casos y con las formalidades que establezca la ley. tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. formatos establecidos y aplicables. Artículo 15. actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Artículo 8.
En la recolección.Definir el Programa de Gestión Documental (PGD).1 MARCO LEGAL
Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada. por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad.
La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre. Señalar la normatividad vigente. actividades. y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en una institución. flujos de información. De igual modo. es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad.
El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional. artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional . las tierras de resguardo. y la de fundar medios masivos de comunicación . imprescriptibles e inembargables. con fundamento en serios motivos. técnica. en general. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres.. las tierras comunales de grupos étnicos. sin previa orden judicial. a la cultura.
. Artículo 20. Artículo 74. los parques naturales. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. investigación y cátedra . la de informar y recibir información veraz e imparcial. El Estado garantiza las libertades de enseñanza. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad.Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas. aprendizaje. (Reforma Acto Legislativo 02 de 2003). una ley estatutaria reglamentará la forma y condiciones en que las autoridades que ella señale. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. . puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada. El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades. Artículo 71. son inalienables. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica. el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley. Artículo 27. con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales . por medio de la educación permanente y la enseñanza científica.. Artículo 23. Artículo 72. Artículo 63. Los bienes de uso público. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones. inembargables e imprescriptibles. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley . sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar . Al iniciar cada periodo de sesiones el gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad. Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo incurrirán en falta gravísima. Artículo 70. pertenecen a la Nación y son inalienables. No habrá censura .
Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. de uso de los medios de comunicación social del Estado de acuerdo con la representación obtenida en las elecciones para Congreso inmediatamente anteriores. y de participación en los organismos electorales.
. se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación oficiales. 8. siendo inherentes a la persona humana. 6. la ejecutiva y la judicial. cívica y comunitaria del país. 2. Son Ramas del Poder Público. Además de los órganos que las integran existen otros.Artículo 94. Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas para mantener la independencia y la integridad nacionales. Artículo 95. 7. de réplica en los medios de comunicación del Estado frente a tergiversaciones graves y evidentes o ataques públicos proferidos por altos funcionarios oficiales. salvo las restricciones legales.. La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la Constitución y en los convenios internacionales vigentes. Son deberes de la persona y del ciudadano: 1. Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de justicia y equidad . Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios. 5. Los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines . Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacífica. Propender al logro y mantenimiento de la paz. 9.. respondiendo con acciones humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas. Toda persona esta obligada a cumplir la Constitución y las leyes. 3. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional.
Artículo 113. Obrar conforme al principio de solidaridad social. 4. autónomos e independientes. Artículo 112. Participar en la vida política. Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de la justicia. no figuren expresamente en ellos . para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. no debe entenderse como negación de otros que. Para estos efectos. la legislativa.
Sobre el uso de la tecnología. Artículos 27 y 79. Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Estatutaria de la administración de justicia.
Ley 23 de 1995. Artículo 95. Artículos Nos. cualquiera que sea su soporte. Regula archivos de las historias clínicas. electrónicos. 34.
. gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad. medios técnicos. Faltas y delitos en archivos.
Ley 270 de 1996. Los documentos emitidos por los citados medios. 35.
Ley 44 de 1993. reserva y conservación de documentos del Banco de la República.
Ley 31de 1992.Ley 23 de 1981. se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones. Artículo 2. 1369/89 y Dec. Factura electrónica. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación.
Ley 23 de 1982. Artículos 54 y 55. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Publicidad. integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
Ley 527 de 1999. Artículo 37. 33. Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982. 2145/85)
Ley 80 de 1989. Sobre derechos de autor (Reglamentada Dec.
Ley 190 de 1995. informáticos y telemáticos en la administración de justicia.
Dar lugar al acceso o exhibir expedientes. retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades. del comercio electrónico y las firmas digitales. Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión
Ley 962 de 20005 Ley antitrámites
. PROHIBICIONES. destrucción. Código Disciplinario Único Artículo 34 1. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes. muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización. Responder por la conservación de los útiles. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos. los decretos. 13. Omitir. las convenciones colectivas. los estatutos de la entidad.5.
Ley 594 de 2000. No. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. equipos.
Ley 734 de 2002. las decisiones judiciales y disciplinarias. y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera. 21. documentos o archivos a personas no autorizadas. los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente. los acuerdos distritales y municipales. No. Artículo 35. elementos. los demás ratificados por el Congreso. los reglamentos y los manuales de funciones. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución. DEBERES. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación. No. cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso. No.Artículos 6 al 13. e impedir o evitar la sustracción. las ordenanzas. expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento.
Ley 795 de 2003. A todo servidor público le está prohibido. 8. No. los tratados de Derecho Internacional Humanitario.
Ley 951 de 2005. ocultamiento o utilización indebidos. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo. No. Artículo 22. las leyes.22.
Circular AGN No. Sobre uso de la factura electrónica. 1299 y 1314 de 1994. 2 de 1997. Sobre la expedición de licencias de construcción y urbanismo. Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se modifica su titulación y numeración. redención y demás condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los Decretos Leyes 656.
Decreto 663 de 1993. Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales. Artículo 633. cálculo.Decreto 624 de 1989. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos. Artículo 47.
Decretos 1094 de 1996. 1 de 1997. y los artículos 115.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se dictan normas para la emisión. 1001 de 1997.
Decreto 1052 de 1998. 1165 de 1996.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
. Reglamenta la Ley 527 de 1999. Información en medios magnéticos. siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993. Red de oficinas. Artículo 93.
Circular AGN No.
Decreto 147 de 2000. Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en Colombia. Para efectos del envío de la información que deba suministrarse en medios magnéticos. la Dirección General de Impuestos Nacionales prescribirá las especificaciones técnicas que deban cumplirse. y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Archivos laborales informáticos.
tales como producción. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información. distribución.2. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. la normalización de modelos y formatos para la producción docume ntal. manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades.
Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad. transferencias primarias. recuperación. organización. Normalizar la utilización de materiales. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental. radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. lo mismo que.
. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad. conservación y disposición final de los documentos. trámites administrativos y flujos documentales. confidencialidad.2. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos. como lenguaje natural de la administración pública. organización. elementos necesarios para la participación ciudadana. soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. conservación de la información y disposición final de los documentos. preservación. apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. seguridad y accesibilidad. Con la implantación de un programa de gestión documental se pretende alcanzar los siguientes objetivos:
Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos. útiles para la administración e importantes para la cultura. con el objeto de facilitar su utilización y conservación . en atención a los procedimientos. desde su origen hasta su destino final. Procurar la racionalización y control en la producción documental. trámite. para el funcionamiento de la misma. consulta. recepción. responsabilidad. se define Gestión documental como el Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación.
obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva.
2. como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en cada organización (Comité de Archivo. planes de mejoramiento y planes de contingencia.3 ASPECTOS DE PLANEACIÓN
Diagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental.
Para realizar este diagnóstico las entidades podrán retomar o actualizar los aspectos metodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar sobre la institución y análisis e interpretación de la información recolectada.2 CONSIDERACIONES BÁSICAS
Para elaborar un programa de gestión documental.
Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos. mantenimiento.2.
Archivísticos: Considerados la base del programa. el principio de procedencia y el principio de orden original. contempla la identificación de problemas. Debe corresponder a un plan discriminado a corto. las cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboración de las tablas de retención documental y de las tablas de valoración documental en los casos en que haya sido abordado dicho proceso. la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. el ciclo vital del documento. se deben considerar los siguientes aspectos:
Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia. se refieren a los consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos.2.2. evaluación y documentación del programa. análisis y determinación de los requerimientos de información. Éstos son: El concepto de archivo total. Acuerdo AGN 012 de 1995) y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación.
. oportunidades y objetivos.
con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad. control sobre la entrada y salida de los documentos. adopción de las normas técnicas colombianas que se hayan establecido en materia de archivos y documentos. adopción de normas técnicas y normatividad en general. así como con los sistemas de información. con el apoyo de la alta dirección. entre otros. Tener debidamente aprobadas por el Archivo General de la Nación o por la instancia territorial correspondiente. o descentralizado). gestión de calidad. ordenación y descripción de los fondos de archivo. con com pilación de formas o formatos regulados. Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad (centralizado. que garantice el cumplimiento de al menos los siguientes aspectos: Fases de formación del archivo. se deberán verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones:
Centralización de la recepción y envío de los documentos. basado en el Reglamento General de Archivos del AGN y demás normas complementarias. Definición de procedimientos de distribución de documentos internos y externos. tablas de valoración documental. Contar con el Comité de Archivo respectivo el cual deberá tener definido su reglamento y funciones.
. las tablas de retención y/o las tablas de valoración documental. manual de funciones y tablas de retención documental. según sea el caso. existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Disponer de un reglamento de archivos para la entidad. existencia de la coordinación de la función archivística dentro de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000. acceso a los documentos. participación de la dependencia en los comités internos relacionados con la definición de procesos y procedimientos.
Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad. conservación de documentos.Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos. y comités de informática. en atención a las siguientes consideraciones:
La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad. Para ello.
2. distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo. se debe designar un grupo especial que responda por el Programa de Gestión Documental. resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo. en relación con las características arquitectónicas y medioambientales.2. en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros. central.
Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional. ubicación con relación a las dependencias. distrital o municipal. mobiliario y equipo. En entidades complejas del orden nacional.: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. organigrama vigente. Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función. la tecnología. espacio. El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a func iones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor.
. deberán elaborarlas y adoptarlas para la implementación del Programa de Gestión Documental.
Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. funciones y manuales de procedimientos. departamental. el desarrollo organizacional y el presupuesto. siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación.Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad. La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental y la organización de los archivos. además formación en el área de la auditoria de información y manejo de procesos. siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002:
PRIMERA ETAPA.4 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable en la gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión. e histórico de las entidades.
la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo y los criterios a aplicar.
El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. teniendo en cuenta el uso. la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.
TERCERA ETAPA: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. contables y/o fiscales. selección o eliminación.
En todos los casos. acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su
. a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total. central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad. desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final. teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información recolectada.
Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos. así como el porcentaje (%) a conservar. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente. legales.
Adelantar la valoración documental.
Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total. jurídicos. a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series.
Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión.
remitirán a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su evaluación y aprobación. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad. los procedimientos de limpieza de la documentación.
Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo. eliminación del material metálico. que ordene su aplicación ante los servidores públicos de la Entidad.
QUINTA ETAPA: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental. el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva. o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos.
Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente. elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.
. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.elaboración. así mismo. para la aplicación de las TRD. el representante legal expedirá el acto administrativo.
La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión. siguiendo.
La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad. identificación de material afectado por biodeterioro.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental. central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.
Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces.
6.La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total.5. para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
. 7. Trámite de documentos.5 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Disposición final de documentos.2. la organización. Procesos Archivísticos. Recepción de documentos. se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión. Conservación de documentos 8. reformas organizacionales y funciones.2.
2. comprende procesos tales como la producción o recepción. la distribución. 5. Organización de documentos. Archivo Central y Archivo Histórico):
Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental.
Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia. Producción de documentos 2. Distribución de documentos. Consulta de documentos. deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma. 3. la recuperación y la disposición final de los documentos.
Ley 527 de 1999 Artículo 7.DEFINICIÓN: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
Código de Procedimiento Penal Artículo 261. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales medios para el asiento de operaciones Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.
Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. Sobre valor probatorio de documento privado. Artículos 262 a 263.
Código de Comercio Artículo 48. Soportes contables
. Artículo 54.
Código Penal Artículos 218 a 228. (GRGA)
Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Artículo 123. Sobre el valor probatorio de documento público. Artículo 231. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.
conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.
NTC 2223:1986 Equipos y útiles de oficina. 9 y 14. No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda . características dimensionales. aplicable a los soportes digitales. (3.
NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad
La Producción Documental comprende los aspectos de origen.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
NTC 1673 Papel y cartón: papel para escribir e imprimir .5 pulgadas). Uso de formatos únicos.
NTC 3393. físicas y magnéticas .13 de 1999. Elaboración documentos comerciales.
. 12. Artículos 4. creación y diseño de formatos y documentos.Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de Comercio
Decreto 2150 de 1995 Artículos 11. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Tinta líquida para escribir . 23 y 24.
NTC 2676 Durabilidad soportes. 6.
Circular Interna AGN No. Cartuchos de disco flexible de 90 mm.
Instructivos para el diligenciamiento de formularios.5. Determinación de la periodicidad de la producción documental. (GRGA)
. Control de la producción de nuevos documentos. gramaje. firmas autorizadas. tintas. calidad y tipos de soportes. discos duros.2. se orientan los formatos que son de uso común a la administración. que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad. disquetes. Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas. CD-ROM.
2. sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos. Determinación de uso y finalidad de los documentos. Producción Documental.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. microfilme.
Creación y diseño de documentos. conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD. discos ópticos. video). tipo de letra. Definición de tipologías documentales. Directrices relacionadas con el número de copias.En el Anexo 1. Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto). en desarrollo de sus funciones específicas. Adecuado uso de la reprografía. Determinación de tamaños . características internas y externas. Diplomática en términos de formalidad. Normalización de la producción documental
Identificación de dependencias productoras. imagen corporativa o logotipo de la entidad.
Identificación de medios de recepción: mensajería. 5. 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos. radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003. Artículos 1.
Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería. fax. correo tradicional. correo electrónico. otros. fax.
. ventanilla única.
Decreto 2150 de 1995. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial. 8. en los casos y con las formalidades que establezca la ley. correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables.MARCO NORMATIVO DEL PROCESO
Constitución Política Artículo 15. 10. Artículos 3. página web. correo tradicional. 11 y 12. que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. Sobre las unidades de correspondencia.
Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos.
Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador).
Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Impresión de rótulo de la radicación. Registro impreso de planillas de radicación y control.
2. Registro de documentos
Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo. Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.
2.2.5.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. (GRGA)
Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
Acuerdo 060 de 2001. Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:
1. Distribución de documentos externos
Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificación de las comunicaciones. Organización de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Reasignación de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos.
2. Distribución de documentos internos
Identificación de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos internos.
3. Distribución de documentos enviados
Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros. Control del cumplimiento de requisitos del documento. Métodos de empaque y embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guías y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organización mensajería externa. Registro de control de envío de documentos.
2.2.5.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. (GRGA)
Constitución Política. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.
Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.
Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.
Decreto 2150 de 1995. Artículos 6, 16, 17, 22. Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado, el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.
Decreto 1222 de 1999 Artículo 33. Derecho de turno.
Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos administrativos.
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.
De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.
En este proceso se señalan las actividades de:
1. Recepción de solicitud o trámite
en los de los Departamentos y Municipios. Artículo 337. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. y las Asambleas Departamentales. Respuesta
Análisis de antecedentes y compilación de información. según funciones de las dependencias. Sobre régimen político y municipal.
Ley 80 de 1993. como parte integral de los procesos archivísticos (GRGA)
Ley 4 de 1913. El Gobierno. en los asuntos nacionales. impondrán multas sucesivas a los Secretarios que han funcionado o funcionen. Trámites a que haya lugar con la producción de documentos ha la culminación del sta asunto. Proyección y preparación de respuesta.52 y 53 de esta Ley
. Identificación del trámite. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50. para que cumplan con sus deberes.5.5 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación. Los jefes de las Oficinas vigilarán que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Artículo 55. Al efecto.51.
2. la contabilidad de los fondos públicos y los demás detalles relativos a los mismos. Estas multas se reputan penas correccionales. dispondrán lo conveniente respecto del arreglo de los archivos. ordenación y descripción de los documentos de una institución.2.Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. Artículo 289.
2. Determinación de competencia. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual.
Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años. y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia. 07 del 29 de junio de 1994. Artículo 36.D. R . Artículo 18.
Decreto 254 de 2000. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. "Órganos de Dirección. La acción penal prescribirá en veinte (20) años.
Decreto 1382 de 1995.prescribirá en el término de veinte (20) años. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo.
Acuerdo AGN 09 de 1995. siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. determina su integración y le fija la funciones. Reglamenta la presentación de las TRD. se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores. podrán ser destruidos por el comerciante. contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento. Coordinación y Asesoría
. Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional. Obligatoriedad de la presentación de las T. Transcurrido este lapso. Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No.
Código de Comercio. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos. Artículo 60.
Acuerdo AGN 007 de 1994.
Acuerdo AGN 12 de 1995. y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Reglamento General de Archivos". Además. contados a partir de la ocurrencia de los mismos. documento o comprobante. A Reglamento General de Archivos que crea el Comité Evaluador de Documentos en los Departamentos.
Organización y Conservación de los documentos de archivo. supriman o privaticen. fusionen.
Acuerdo AGN 02 de 2004. Sobre el manejo de archivos públicos de las Cámaras de Comercio. 23 y 26 de la Ley General de Archivos.
Acuerdo AGN 042 de 2002. Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD. Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relación con la integración del Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación.
Circular AGN 07 de 2002. se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21. Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados.Acuerdo AGN 09 de 1997.
Acuerdo AGN 041 de 2002.
Circular AGN 01 de 2003. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Ley 594 de 2000.
Acuerdo AGN 037 de 2002. 22.
Acuerdo AGN 16 de 2002. Establece especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de servicios de archivo.
Acuerdo AGN 039 de 2002.
Acuerdo AGN 015 de 2003. Organización y Conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.
Inventario de documentos a eliminar. Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General de la Nación. Establece normas para el manejo de la Histórica Clínica.
Resolución AGN 183 de 2004.
NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos. Organización de historias laborales. 004 de 2003. Por la cual se modifica la Resolución 1995 de 1999.
Resolución MinSalud 1995 de 1999.Circular AGN-DAFP No. Organización de historias laborales.
Resolución MinProtección Social 001715 de 2005.
Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN.
Circular AGN 01 de 2004.
Resolución AGN 147 de 1997.
El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos comprende los procesos archivísticos de:
. Por la cual se crea el Grupo Técnico de apoyo del Comité de Archivo del Archivo General de la Nación. (Expedida por el Ministerio de Salud)
Resolución AGN 081 de 2001.
2. sección y subsección). Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. que permite su identificación. series. de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad (GRGA). Clasificación documental. Control en el tratamiento y organización de los documentos. Conformación de series y subseries documentales. Conformación y apertura de expedientes. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones. localización y recuperación.
Identificación de unidades administrativas y funcionales.
3.1. Determinación de los sistemas de ordenación. para la gestión o la investigación (GRGA).
Relaciones entre unidades documentales. subseries y tipos documentales. Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia. Foliación.
Esta norma ha sido homologada para Colombia por el ICONTEC y el Archivo General de la Nación y es la Norma NTC 4095.
Para el caso de la descripción archivística.Análisis de información y extracción de contenidos. Área de notas. Catálogos e Índices. Área de control de la descripción. 5.
Para estos efectos. Actualización permanente de instrumentos. la retención de documentos: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central. transferencia o disposición final. es la Tabla de Retención Documental. La organización de las reglas refleja la estructura adecuada para cualquier descripción. y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilización de nuevas tecnologías en los archivos.
En la estructura de la Norma ISAD(G).
Un instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases. en ella se determina la formulación de la información mediante veintiséis elementos que pueden ser combinados para constituir la descripción de una entidad archivística. Área de condiciones de acceso y uso. tal como se consigna en la tabla de retención y de valoración documental (GRGA). trata las reglas generales aplicables a la descripción archivística sin tener en cuenta la naturaleza o el volumen. Área de contenido y estructura.
. 2. Norma Internacional General de la Descripción Archivística. Área de identificación. 7. 6. 4. contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios. la ISAD(G). 3. Área de contexto. valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas. la cual actúa en las entidades como regulador de las decisiones en materia documental. ubicar los documentos para su consulta. los elementos se agrupan en siete áreas de información: 1. Diseño de instrumentos de recuperación como Guías.
La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes. Inventarios.
Elaboración de inventarios documentales. Área de documentación asociada.
Ley 57 de 1985. sin orden del jefe de la Oficina de quien dependa..
2. Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD. salvo las restricciones legales. investigación y cátedra.2. siempre que no tengan carácter de reserva.. Sobre régimen político y municipal. pero se reservará en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregársele al interesado. Artículo 20. De los certificados se dejará copia en un libro de papel común. Artículo 27. Los Secretarios de las corporaciones y autoridades públicas dan fe en los certificados que expidan relativamente a los negocios que les están confiados por razón de su empleo. Ningún empleado podrá dar copia de documentos que según la Constitución o la ley tengan carácter de reservados. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las Secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo. pague el amanuense. y la de fundar medios masivos de comunicación. Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas. se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación oficiales. ART.
Ley 4 de 1913. Artículo 112. 315. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. aprendizaje. Para estos efectos.
. Artículo 74. Si lo fuere. ni copia de cualesquiera otros documentos.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS:
DEFINICIÓN: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. la de informar y recibir información veraz e imparcial. 316. (GRGA)
Constitución Política. el certificado se extenderá. y que las copias puedan sacarse bajo la inspección de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos de ésta. 320. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. que el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse. ART. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones. y los primeros los mandarán dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. El Estado garantiza las libertades de enseñanza. ART.Organización y entrega de transferencias documentales.
Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias. etc.
Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos. por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos.
La consulta de documentos en los archivos de gestión. y 12 al 27. los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal.
Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores.
Decreto 2126 de 1992. correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente. persona natural.Artículos 1. dependencia.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Estado Colombiano. Archivo Central o Histórico. sobre el Derecho de petición de información.
La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad.
. éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes.
La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área. Artículo 51.
Decreto 01 de 1984. o al funcionario responsable del Archivo de Gestión. telefónica. se debe facilitar con los controles correspondientes. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos. Código Contencioso Administrativo. Para el cumplimiento de este propósito.
Sistemas de registro y control de préstamo. Condiciones de acceso. Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación. Establecimiento de herramientas de consulta.
Las actividades básicas en esta fase son:
1. Respuesta a consulta
Atención y servicio al usuario. Determinación de competencia de la consulta. Reglamento de consulta. guías. se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos. Estrategia de búsqueda
Disponibilidad de expedientes. Uso de testigos y formatos para el control de devolución. Disponibilidad de fuentes de información. Formulación de la consulta
Determinación de la necesidad y precisión de la consulta. los documentos requeridos. Ubicación de los documentos.La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta.
. ya sean inventarios. Infraestructura de servicios de archivo.
3. catálogos e índices. Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información.
Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. impresos. Artículo 22. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano. Artículos 1.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
DEFINICIÓN: Conjunto de medidas preventivas o correctivas. todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo. cuadros. Defensa y conservación de los bienes muebles e inmuebles. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimoniocultural.
. Sobre conservación copias mediante microfilmación. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. sellos y.
Código Procedimiento Civil. Artículo 95.5. Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos. discos. Artículo 8. talones. dibujos. contraseñas. cintas cinematográficas. Artículo 251. cupones. etiquetas. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. en general.
Ley 47 de 1920. adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. radiografías.2.
Ley 14 de 1936. grabaciones magnetofónicas. planos.3 y 4. edificios o similares .2. y las inscripciones en lápidas.2. sin alterar su contenido (GRGA)
Ley 39 de 1981. monumentos. fotografías.
Artículo 4. corresponde a una de las clases de documentos señalados en el Artículo 251 del Código de Procedimiento Civil. La reproducción impresa de imágenes ópticas no modificables. exportación y transferencia ilegal de bienes culturales.
Ley 397 de 1997.Ley 63 de 1986. Artículo 12. Aprueba el tratado que prohíbe la importación.
LEY 6 DE 1992. Ley General de Cultura. se dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se dictan otras disposiciones. Definición de Patrimonio Cultural de la Nación. Por la cual se expiden normas en materia tributaria. con su correspondiente valor probatorio". se otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública interna.
. Artículo 74. Conservación de libros y papeles de los comerciantes. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos.
Decreto 1798 de 1990 Artículo 31.
Código de Comercio. Documental y de Imágenes en Movimiento. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio. Hemerográfico. efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra. Artículos 48 y 60. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables.
Ley 80 de 1993. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar contratos. Artículo 39. Del Patrimonio Bibliográfico.
autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos. restricciones por razones de conservación. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos. prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder. Valoración documental que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos.
Acuerdo AGN 11 de 1996.
Acuerdo AGN 007 de 1994. entre otros. hasta su disposición final.
Acuerdo AGN 049 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Conservación preventiva. prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas. conservación y restauración documental.
Acuerdo AGN 048 de 2000.
Acuerdo AGN 047 de 2000. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito. reprografía y conservación de documentos de archivo. organización.
Acuerdo AGN 056 de 2000. Artículo 23.
Acuerdo AGN 050 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo. custodia. Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad. Criterios de conservación y organización de documentos. garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión. Reglamento General de Archivos . durante su período de vigencia.
Acuerdo 037 de 2002. Artículo 60. Conservación integral de la documentación de archivos. para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos. prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares.
sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes. Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia. Implantación de Planes de contingencia. Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes. Prevención y atención de desastres.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
. Monitoreo y control de condiciones ambientales. Apoyo a la reproducción. Sensibilización y toma de conciencia.
En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones:
Diagnóstico integral.5. Intervenciones de primeros auxilios para documentos. el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo. Almacenamiento.
El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas.2.ACTIVIDADES:
En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos. Limpieza de áreas y documentos. determinación de Unidades de conservación y almacenamiento). Inspección y mantenimiento de instalaciones. Control de plagas. Establecimiento de medidas preventivas. determinación de mobiliario y equipo.
2. realmacenamiento y empaste/ encuadernación (Dete rminación de espacios y áreas locativas.
artístico y monumentos públicos de la Nación. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. Sobre la microfilmación y certificación de archivos. son inalienables. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservación del patrimonio histórico.
Ley 39 de 1981. en general. la ciencia. Artículo 70. permanente. el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley.DEFINICIÓN: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital. las tierras comunales de grupos étnicos.
Ley 163 de 1959. Artículo 72.2. el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación. Protección del patrimonio documental y artístico. los parques naturales. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y. están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Artículo 71.
Ley 47 de 1920. El Estado promoverá la investigación. con miras a su conservación temporal. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país.3 y 4.
Ley 14 de 1936. las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe. las tierras de resguardo. o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. (GRGA)
Constitución Política de 1991 Artículo 63. imprescriptibles e inembargables. a la cultura. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. Artículos 1.
Ley 80 de 1993. Los bienes de uso público.
debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad. de acuerdo con su naturaleza. enmendaduras o cualquier adulteración. Transferencias documentales secundarias. Las entidades estatales establecerán las medidas que demande la preservación. Segundo Párrafo. Conservación y destrucción de libros. dobleces. Al someter a la microfilmación cualquier documento. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.
Decreto 2527 de 1950.Artículo 39. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite. Reglamento General de Archivos . Estatuto Notarial. Artículo 134.
Decreto 1145 de 2004. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. con pena de perder su valor probatorio. determina su integración y le fija la función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos.
Decreto 998 de 1997. Artículo 18. pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso. inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales.
Decreto 2649 de 1993. de tal modo que queda prohibido hacerles recortes.
Decreto 3354 de 1954. Guarda y custodia hojas de vida. Crea el Comité Evaluador de Documentos. por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad.
Decreto 264 de 1963. Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos. Defensa y conservación patrimonio.
Micrografía. la eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas muestra s representativas. Valoración documental . Eliminación de documentos que se entiende como la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo. Micrografía : microfilmación de series: Procedimientos de operación. aplicación y localización. en cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos. Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata. Micrografía. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración.
NTC 3723. Inventario de documentos a eliminar. Transferencias documentales secundarias.
NTC 5174.
NTC 4080.
Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD para la Administración Pública Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposición Final.
. Clasificación de Microfilmes.
Acuerdo AGN 08 de 1995. Artículo 25. legal o fiscal y que no tengan valor histórico. implica que a cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación permanente.
Circular AGN 03 de 2001. reproducción a través de tecnologías y soportes.
Circular AGN 01 de 2004. Microfilmación de documentos sobre películas de tipo gelatina y sales de plata de 16 mm y 35 mm. Técnica de operación. Símbolos gráficos para su uso en microfilme con su significado. Transferencias documentales secundarias.
NTC 5238.Artículo 23.
. La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente. evitando a la vez que la manipulación constante sobre originales pueda facilitar su deterioro.)
Recepción de transferencias secundarias. procedimientos y políticas de la entidad productora.Para definir la disposición final se debe tener en cuenta:
Además de definir la conservación permanente de una serie se debe analizar la aplicación conjunta de una técnica de reprografía cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información.
Microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos originales debe ser una decisión que en la práctica garantice que la información reproducida y guardada por dichos medios será perdurable. 2001. fiel.88. estructura. P. Conservación y preservación de los documentos.manual tabla de retención y trasferencias documentales: versión actualizada.
Aun cuando se apliquen técnicas de reprografía válidas sería conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomáticos. son patrimonio documental de la sociedad que los produce. es decir. utiliza y conserva para la investigación. convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. (Mini.
La decisión de eliminar expedientes en los archivos de gestión. es una opción válida en casos tales como el de los informes de gestión en los que se conserva una copia en las unidades administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de planeación quienes conservarán el total de la serie y la transferirán al archivo central correspondiente. AGN. los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen. Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. la ciencia y la cultura. accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarán hasta tanto no se venzan los periodos de prescripción aplicables en cada caso.
Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental. Control de calidad durante todo el proceso. para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios. (GRGA)
Determinación de la metodología y plan de trabajo. con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo. sonido.
4. Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central. Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación. sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. microfilme y otros) en otra. según la fase del ciclo vital en la cual se requiere. (RGA)
Determinación de metodología y plan de trabajo.
Aplicación de método elegido.2. (GRGA)
Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD. cine.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel. que sólo puede ser leída o interpretada por computador. Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio. para su conservación permanente (GRGA). Valoración avalada por el Comité de Archivo. Definición de calidad.
3. Fines en la utilización de la técnica. video. Control de calidad durante todo el proceso.
deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios. Además las unidades de correspondencia. enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial.7 FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
La Ley 594 de 2000.
En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:
Recepción. fax. Conservación y Consulta de documentos. centrales e históricos. correo electrónico u otros. en su Art.
.2. Es importante hacer énfasis en que ninguna comunicación oficial podrá salir de las entidades por vía diferente a la de las unidades de correspondencia. mediante servicios de mensajería interna y externa. Trámite.
2. la Unidad de Correspondencia.
La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada. que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental. que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.2. Distribución. 23. integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión. los archivos se clasifican en Archivos de Gestión. Archivo Central y Archivo Histórico.2. que permitan recibir.6 LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
En el Artículo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 se determina que las entidades deberán establecer conforme a su estructura. Formación de archivos: establece que: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos. los servicios de recepción. de tal manera. radicación y distribución de las comunicaciones.
Organización. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados .1 ARCHIVO DE GESTIÓN
Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Trámite.3 ARCHIVO HISTÓRICO
. cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general .2.7.
2.2 ARCHIVO CENTRAL
En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva. Distribución. Conservación. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:
Producción. y Disposición final de documentos.
2. Conservación. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:
Organización. Ley 594 de 2000.2. y Disposición final de documentos.2.7. Ley 594 de 2000. Recepción.7. Consulta. Consulta.2.
2.8 FLUJOS DE INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
2.3. y Disposición final de documentos.Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente .2.
2.2.2. Conservación.3.8.2.8.8.2.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
2.8.2 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS. Ley 594 de 2000.1 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS
2.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:
Organización. Consulta.3.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS.8.2.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS.1 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS
2.8. La implementación es la parte final del programa de gestión documental y se constituye en al prerrequisito para que las entidades puedan convertirlo en una actividad permanente de la administración. el cumplimiento de las fechas.2.5. la definición de roles y el establecimiento del programa.2.5 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS:
2.8.8.4 ARCHIVO HISTÓRICO
2. Implica la manera como se da alcance a los objetivos.5.1 ARCHIVOS DE GESTIÓN.8.8. por cuanto le da cohesión a las directrices formuladas. la gestión de los recursos y todas las actividades
.4 SEGUIMIENTO
El seguimiento debe ser considerado lo más importante del Programa de Gestión Documental.8.8.2.2.3 ARCHIVO CENTRAL
2.8.2.2.2.2.3 IMPLEMENTACIÓN
Implementación: Se refiere a las actividades necesarias para poner en marcha el programa.7 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
2. La implementación significa la asignación de responsabilidades dentro de la entidad.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS
Acuerdo 056 de 2000.
--------.administrativas de dirección del Programa. así como la adopción de los correctivos y medidas conducentes para reorientarlo en caso de incumplimiento de las metas fijadas. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS
Para la organización de los Fondos Acumulados con base en la aplicación de la Tabla de Valoración Documental. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 Conservación de Documentos del Reglamento General de Archivos sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos . del reglamento general de archivos.8. Por el cual se desarrolla el artículo 45.doc
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA.5.
Ver archivo: Anexos PGD. Requisitos para la Consulta del capitulo V. 047 de 2000. del AGN del Reglamento General de Archivos sobre Restricciones por razones de conservación
--------.3 Archivo Central. el Comité de Archivo y la conformación de equipos de trabajo a cargo de esta labor. específicamente en el Flujo de 2. Acuerdo No. Se debe indicar que este seguimiento requiere de un órgano de coordinación.2. se podría tener en cuenta el siguiente flujo de información y quedaría vinculado al proceso de organización de documentos.
3. Por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V Acceso a los Documentos de Archivo . Acceso a los documentos de archivo .
. Acuerdo 049 de 2000.
se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21. 2001
--------. 23 y 26
--------. Acuerdo No. 060 de 2001.
--------. 1998. Acuerdo No. 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Archivos de la educación superior : memorias. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la
--------. Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados
--------. Cartilla de clasificación documental.--------. Comité Técnico de Gestión de Documentos del SNA. 2002. Acuerdo No. Bogotá : AGN . Bogotá : AGN. Metodología para implementar un programa de
. 042. Archivos de historias laborales : memorias. 039 de 2002. Archivos bancarios : memorias. Archivos de historias clínicas : memorias. Acuerdo No. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
--------. Bogotá : AGN. 02 de 2004. 2001. Bogotá : AGN.
--------. Bogotá : AGN.
--------. 22.
Concepto técnico sobre uso de tintas. 2005
. Gestión de la correspondencia : memorias. Documento por el cual se establecen las especificaciones técnicas para las unidades de conservación. 2004. Grupo Laboratorio de Restauración. 1996. Gestión documental : bases para la elaboración de un programa. Circular No.gestión de documentos : texto enriquecido. 2003. Bogotá : AGN. Guía de conservación preventiva de nuevas tecnologías. Bogotá : AGN. Proceso de elaboración de instrumentos de consulta en el AGN.
--------. Guía para la conservación preventiva de archivos. 2005
------. División de Clasificación y Descripción.
------. 1997. Guía para la administración de comunicaciones oficiales. y Departamento Administrativo de la Función Pública. 2004. 2001
------. Grupo Laboratorio de Restauración.004 DE 2003 Organización de las historias laborales
--------. Sistema Integrado de Conservación.
--------. 2002. Bogotá : AGN. Bogotá : AGN. Grupo Laboratorio de Restauración.
Bogotá : AGN. 2004
--------. Ley 594 de 2000. Grupo de Correspondencia y Archivo. Manual de organización de fondos acumulados. Bogotá : AGN. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Pautas para la organización de archivos municipales. 2003. Guía para la organización de los archivos de gestión y transferencias documentales : documento de trabajo. 2004. Proyecto de cartilla de aplicación de tablas de retención documental. Los archivos y la administración pública : memorias. Ordenación documental. 1997.
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.--------. Bogotá : AGN. 53 p. Introducción a la archivología.
--------. Bogotá : AGN. 2003
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HEREDIA HERRERA.
Documento y archivo de gestión : diplomática de ahora mismo. NTC 3369 Elaboración de sobres --------. 1995. NTC 4095 Norma general para la descripción archivística
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--------. Archivística general : teoría y práctica. Elaboración documentos comerciales
--------. Tinta líquida para escribir
14 Congreso Internacional de Archivos (Sevilla : Consejo Internacional de Archivos. Cadiz : Diputación de Cadiz. 2000). Joaquím. Juana. 2
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LLANSÓ SANJUAN. 32. ----------------------[1] LLANSÓ SANJUAN. [2] DOYLE. 53 p
MOLINA NORTES. 1991. Bergara : Irargi. 1988). 1988. 1985. 25 : Bogotá : 2002)
RHOADS. R. Microfilmar o digitalizar?. 434 p. 81 p.
medio magnético.4 .1 (Se aporta como ejemplo el Manual de Procedimientos del Grupo de Correspondencia y Archivo del AGN que contiene los formatos: Nota interna.2.
Dependencia elige los medios de elaboración.1. En caso de no tener tabla de retención deben proceder con la elaboración. Carta.----------------------SI
¿Conoce las directrices para su elaboración?
Dependencia identifica. 1.Compilación del Manual de formas de la entidad. . Ver Anexo 1. .Directrices sobre conservación preventiva de los documentos.Manual de Procedimientos de la Entidad elaborado conforme a la NTC 3393 o la que la modifique o actualice y demás formatos específicos por dependencias. elige y elabora el documento. Memorando. Ver Anexo 1.4. Acta.
Dependencia elabora el documento y produce el número copias requeridas e imprime.3 . otros). registro. según la aplicación de sus respectivos procedimientos cuando se requiera utilizarlos. electrónico. Ver anexo 1. Ver Anexo 1. impresión y el tipo de soporte que requiere (papel. o graba. Ver Anexo. De igual forma marca el sobre o elabora rótulo o etiqueta según el soporte (cuando se necesite) y adjunta los anexos
.Tabla de retención documental aprobada o vigente.
Consultar: . Circular. comunes a toda entidad).
2 Distribución de documentos internos ). Ver Anexo 2.3 Distribución de documentos enviados). devuelve el documento al remitente o lo redirecciona a la entidad competente.( Ver 3.1
¿El documento es competencia de la entidad?
La Unidad de Correspondencia. (Ver 3.
.Aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos externos.
La Unidad de Correspondencia recibe los documentos externos por diferentes medios.
¿El documento es interno?
Aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos internos. dejando constancia mediante comunicación escrita.
al igual que los libros. a la oficina de su competencia.La Unidad de Correspondencia hace la revisión de los documentos que ingresan a la entidad para verificar la competencia. Nombre del funcionario responsable del trámite. si es competencia de la entidad. fecha y hora de recibo. Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita)) y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes. dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente.3)
La Unidad de Correspondencia clasifica y organiza los documentos recibidos y los ubica en las unidades de conservación destinadas para cada depe ndencia. revistas. consulta o información. se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar. Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s). Ver 3. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido.1 Distribución de documentos recibidos
La Dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos para su trámite. el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite. Para estos documentos cada entidad diseñará formatos de control de entrega (Anexo 2.2)
La Unidad de Correspondencia excluye de radicación las comunicaciones de carácter informativo. utilizando los diferentes medios y soportes de la Entidad.
¿El documento es competencia de la dependencia?
La Unidad de Correspondencia analiza el documento con base en la Tabla de Retención Documental para determinar su direccionamiento e imprime el rótulo de radicación y consigna en la planilla de registro y radicación los datos (Nombre de la persona y/o Entidad Remitente. Número de radicación. folletos. Estos documentos pueden corresponder a las series y subseries documentales registradas en la TRD o en su defecto ser documentos de apoyo. entre otros que no hayan sido remitidos con una comunicación. tarjetas. (Anexo 2. los anexos. donde se determinarán las acciones a seguir. periódicos. invitaciones. se procederá a la radicación del mismo.
4 y (Ver 4. anexos y tiempo de Respuesta. si lo amerita). Ver Anexo 2. además observa el estado de conservación documental. Nombre del funcionario responsable del trámite.
La Dependencia receptora registra y radica en la planilla de control de comunicaciones internas el documento. Ver Anexo 2.NO
La Dependencia receptora. firmas. copias. Si el documento está incompleto se determina si se puede recibir y pedir lo faltante o devolver a la dependencia remitente el documento. y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes.5
. Número de radicación. fecha y hora de recibo. folios.
La Dependencia receptora verifica. devuelve el documento al remitente o lo direcciona a la dependencia competente. señalando datos como (Nombre y código de la dependencia remitente. anexos y todos aquellos datos que la entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos. Trámite de documentos)
La Unidad de Correspondencia genera planilla para la distribución de los documentos a las dependencias correspondientes.
. manual de procedimientos de cada dependencia según el caso.
¿Conoce el procedimiento para la distribución de documentos internos?
Consultar.Consultar: Directriz para la distribución de documentos recibidos.
Se devuelve a la Unidad de Correspondencia para su redireccionamiento.6
La Unidad de Correspondencia aplica la directriz para la entrega de los documentos a las dependencias. Anexo 2.
sus anexos y el sobre. Ver Anexo 2. copias. firmas. con el número de copias requeridas. anexos. los documentos elaborados en su respectivo soporte.
La Unidad de Correspondencia consulta la directriz establecida en la entidad para la distribución de documentos enviados. verifica y da constancia de recibido (Ver 4 Trámite de Documentos)
La Dependencia productora remite a la Unidad de Correspondencia para su distribución. sobre y demás datos regulados por la entidad)
El documento cumple requisitos?
. radicación del antecedente destinatario.SI
Hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay. a la Dependencia destinataria.
La Dependencia destinataria recibe el documento.7
La Unidad de Correspondencia verifica cumplimiento de requisitos conforme a manual de procedimientos (código de serie documental .
entre otros. nombre y car go del funcionario remitente y anexos. Ver Anexo 2. correo electrónico.9
La Unidad de Correspondencia realiza la distribución de los documentos utilizando medios como entrega personal.
La Unidad de Correspondencia hace constar a la dependencia del envío de los documentos. Ver 1 Producción documental
El documento fue devuelto?
. peso y porteo para el envío por los diferentes medios y diligencia y firma planillas para el control de entrega. página web. Ver Anexo 2. correo tradicional.No
La Unidad de Correspondencia realiza la radicación y el registro con los siguientes datos básicos: radicación. realizar ajustes y volver a enviar. hora. fax.8 y 2. nombre de la persona o entidad destinataria.9
Se entrega a la dependencia el documento devuelto para confirmar.
La Unidad de Correspondencia realiza las actividades de alistamiento físico. fecha.
Ver 3. Ver 5 Organización de documentos
Se ubica el documento en la carpeta de la serie documental correspondiente (Ver 5.La Unidad de Correspondencia da por concluido el trámite de entrega. las anotaciones de chequeo y control y se entregue el documento a la dependencia respectiva para continuar con el trámite. Organización de documentos)
Amerita trámite?
El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proceda con el trámite. Organización de documentos)
Amerita respuesta?
.2 Distribución de documentos internos
Se ubica el documento en la carpeta de la serie documental correspondiente (Ver 5.
Aporta la información necesaria?
Archiva documento y proyecta respuesta.(Ver 1. proyecta respuesta y entrega al Jefe de la dependencia para revisión
El Jefe de la Dependencia recibe. revisa y firma la respuesta
. analiza la solicitud
La solicitud es clara?
Se solicita ampliar o precisar la información.Producción Documental)
El funcionario competente hace acopio de la información necesaria.Si
El funcionario de la Dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de respuesta.
Cada dependencia de la Entidad en desarrollo de sus funciones recibe yenvía documentos para ser tramitados y archivados
Las dependencias identifican sus series y subseries con los documentos señalados en las Tabla de Retención Documental.
Sabe como ordenar las carpetas en los archivadores?
.La respuesta es para una dependencia?
Aplica directriz para la distribución de documentos internos.3)
Cada dependencia de la Entidad hace apertura de carpetas con base en su tabla de retención documental y para ello utiliza las unidades de conservación (cajas. carpetas). Ver Anexo 11.2 )
Aplica el procedimiento para la distribución y envío de documentos externos.(Ver 3. (Ver 3.
en segundo lugar realizará la eliminación de las series correspondientes (Ver Anexo 13. en la fecha establecida en el cronograma de transferencias.2 Organización de documentos : Archivo Central
. teniendo en cuenta los criterios para su elaboración (Anexo 7. En primera instancia conservará las series documentales hasta que se cumpla la fecha establecida. Ver Anexo 6
La Dependencia velará por el cumplimiento de su elaboración y actualización.4 Criterios para la organización de los archivos de gestión
La dependencia ubica los documentos en orden cronológico dentro del expediente o carpeta correspondiente. Ver 5.2) o preparará la transferencia primaria. funcionario y transferencia.
Sabe como ubicar los documentos dentro de las carpetas?
Consultar: Anexo 3. siguiendo el método preestablecido. transferencia
Se revisa la TRD y se da cumplimiento a lo señalado. además se aplican directrices (Anexo 13)
La dependencia aplica el procedimiento establecido en la TRD. funcionarlo. de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites
Se elaboran inventarios documentales?
Adoptar el formato de inventario único documental y la obligatoriedad de su elaboración tanto por dependencia.1)
La dependencia remite la transferencia Primaria al Archivo Central de acuerdo con el formato único de inventario documental.La Dependencia ordena expedientes o carpetas que conforman la serie o subserie. en cada caso: Dependencia.
El Archivo Central aplica lo establecido en la TVD sobre retención y disposición final?
Están bien organizados?
) adoptadas por la Entidad y conforme con las directrices (anexo 7. las transferencias documentales primarias en las unidades de conservación (carpetas. subsecciones series y subseries y velará por la correcta organización e instalación de las unidades de conservación y almacenamiento.
La transferencia está bien elaborada?
El Archivo Central ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgánica y conforme a las TRD.
Consultar Inventario General de Documentos (Ver Anexo 3.1) y realiza el cotejo.5)
El Archivo Central a partir de las transferencias primarias mantiene actualizado el inventario general de documentos con todos los elementos que faciliten la localización de los mismos y de ser necesario elaborará los instrumentos de consulta requeridos.5
Sabe ordenar los documentos en el Archivo Central?
Consultar: Organización Archivo Central (Anexo 3. Ver Anexo 8
. Ver Anexo 3.INICIO
El Archivo Central recibe de las dependencias.5)
El Archivo central adopta los sistemas de ordenación que permiten ubicar secciones. cajas.
la selección.6)
Consultar Organización Archivo Histórico (Anexo 3.En el Archivo Central se aplica lo establecido en la TRD sobre retención y disposición final?
Se revisa la TRD y se da cumplimiento a lo señalado. teniendo como base los criterios para su organización (Anexo 3. con su respetivo inventario (instrumento de consulta. en segundo lugar realizará la eliminación. verificando previamente los procesos técnicos de organización de los documento y de acuerdo con el cronograma y en el formato único de inventario documental. teniendo en cuenta los criterios para su elaboración (Anexo 7. procurando su homogeneización) en las unidades de conservación adoptadas por la Entidad y conforme con las directrices establecidas (Anexo 11. además se aplican directrices (Anexo 13).4 Organización de documentos : Archivo Histórico
Archivo Histórico recibe las transferencias secundarias del Archivo Central. Ver 5.1)
El Archivo Histórico ubica los documentos de acuerdo con la estructura orgánica de los fondos.6 y 5)
Sabe ordenar los fondos en el Archivo Histórico?
El Archivo Central remite la transferencia secundaria al Archivo Histórico. En primera instancia conservará las series documentales hasta que se cumpla la fecha establecida. la microfilmación de las series correspondientes (Ver Anexo 13) o preparará la transferencia secundaria. previamente revisadas y cotejadas. Se implementan mecanismos de alerta para la aplicación de la retención
El Archivo Central aplica el procedimiento establecido en la TRD.
o entidad que corresponda
Se orienta al usuario sobre el procedimiento para acceder a los fondos documentales y se le informa sobre el Reglamento de Consulta de la Entidad
La información solicitada tiene restricciones de consulta?
. unidades de conservación y almacenamiento. subsecciones. secciones. Ver Anexo 8
El Archivo Histórico propenderá mantener disponibles los documentos mediante instrumentos de consulta actualizados e implementación de servicios de archivo (Anexo 10. Ver 6 Consulta de documentos
La información es competencia de la entidad?
Se remite al usuario a otra fuente.2) . subseries y velara por correcta organización e instalación de áreas de depósito.
El Archivo Histórico mejorará el instrumento de consulta elaborado por el Archivo remitente y/o conformará otros instrumentos de consulta. series.El Archivo histórico adoptará los sistemas de ordenación que permitan la ubicación de fondos.
( ver Anexo 10. el Archivo Central y el Archivo Histórico. dejando constancias (testigos) (Anexo 10.
Sabe como hacer el diagnóstico?
La entidad explica metodología expuesta en la publicación del AGN Pautas para diagnóstico integral de archivos . o en la base de datos.2
El usuario diligencia el registro o la solicitud de servicio de documentos y atiende a las instrucciones para el acceso.1) en los espacios de los documentos prestados. la utilización y reproducción de los documentos. Además se hace el control de la devolución
La entidad hace un análisis de sus necesidades a partir de un diagnostico en la unidad de Correspondencia. los archivos de Gestión.1). (Anexo 12)
La Entidad a partir del diagnostico se diseña el Sistema integrado de Conservación. Ver Anexo 10. sobre la conservación de documentos en sus diferentes soportes. de ser necesario se diseñan e implementan servicios de archivo.1)
La Dependencia registra el préstamo en la planilla de préstamo (Anexo 10.Se facilitan los instrumentos y los medios de consulta para suministrar la información.
Se cuenta con equipo y mobiliario requerido?
La Entidad suministra el equipo mobiliario adecuado.5.1
Cada dependencia organiza y distribuye el equipo y mobiliario en las respectivas áreas administrativas destinadas al Archivo de Gestión y las áreas para procesos técnicos y depósitos en el Archivo Central e Histórico.2 Sistema Integrado de Conservación.4. de acuerdo con lo expuesto en el Sistema Integrado de Conservación (Anexo 12) y lo estipulado en el Anexo 11. los archivos de Gestión.1 y Anexo 12
Se cuenta con unidades de conservación?
La entidad suministra las unidades de conservación en las condiciones establecidas e el n Sistema Integrado de Conservación (Anexo 12) y los lineamientos dados en el Anexo 11.1
Se cuenta con medidas preventivas para la conservación de los documentos?
Consultar: Seguridad de la información. los soportes y siguiendo lineamientos establecidos en los Anexos 3. Central e Histórico.La Entidad hace la debida señalización y adecuación de estas afeas.1
La dependencia respectiva ubica los documentos en las unidades de conservación establecidos para cada fase de archivo. de acuerdo con los lineamientos dados en el Anexo 11. Anexo 11. 3. de acuerdo con los tiempos de retención. siguiendo lineamientos expuestos en los Anexo 11.6 y 11. 3.2 y 12 (Ver 5 Organización de documentos)
. con el fin de habilitarlas para su utilización en la Unidad De Correspondencia. los formatos. Anexo 12
La entidad aplica el Sistema Integrado de Conservación y los planes de contingencia y de seguridad de los documentos.
Se ha hecho eliminación en el archivo de gestión?
El Archivo Central adopta la técnica de microfilmación y/o digitalización.FIN
Cada dependencia de la entidad con el aval del comité de archivo identifica y determina la disposición final de las series y subseries documentales con base en la tabla o en los asuntos de la tabla de valoración documental. Anexo 13. en los términos establecidos en la TRD o TVD o para los casos requeridos.4
El Archivo Central verifica y aplica lo dispuesto en la TRD o TVD para las series y subseries
Aplica metodología y criterios básicos para la eliminación de documentos.
Aplica metodología y criterios básicos para la microfilmación y/o digitalización.
en los términos establecidos en el Anexo 13. -Aplica metodología y criterios básicos para la selección documental. Anexo 13. en los términos establecidos en la TRD o TVD o de acuerdo con el procedimiento establecido en la Entidad.3
El Archivo Central realiza la transferencia de los documentos con valores secundarios al Archivo Histórico.1
. Anexo 13.2
El Archivo Central hace la revisión de las series y subseries
-Se realiza la valoración correspondiente.Existen documentos para eliminar en el Archivo Central?
El Archivo Central recibe de una dependencia o entidad.1)
Se implementarán las TVD. los fondos acumulados con su respectivo inventario y en las unidades de conservación y almacenamiento adoptadas conforme con las directrices establecidas (Anexo 11.
Consultar Sistemas de ordenación (Anexo 5)
Se revisa la TVD y se da cumplimiento a lo señalado.El Archivo Central mejorará el instrumento de consulta elaborado por la dependencia o entidad remitente
El Archivo Central adoptará los sistemas de ordenación que permiten la ubicación de las unidades documentales y velará por correcta organización e instalación de áreas de depósito. unidades de conservación y almacenamiento. además se aplican directrices (Anexo 13). Se implementan mecanismos de alerta para la aplicación de la retención
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