Source: http://www.gofin.pl/17,1,85,159214,terminy-przechowywania-dokumentacji-rachunkowej.html
Timestamp: 2016-05-25 10:57:35+00:00
Document Index: 7177426

Matched Legal Cases: ['art. 4', 'art. 10', 'art. 74', 'art. 74', 'art. 86', 'art. 70', 'art. 68', 'art. 125', 'art. 47', 'art. 112', 'art. 111', 'art. 91', 'art. 76', 'art. 72']

Terminy przechowywania dokumentacji rachunkowej - GOFIN.pl
A Terminy przechowywania dokumentacji rachunkowej
Zeszyty Metodyczne Rachunkowo�ci nr 5 (341) z dnia 1.03.2013 1. Okres przechowywania ksi�g rachunkowych za 2012 r. w �wietle prawa bilansowego i podatkowego
Podstawowe okresy przechowywania dokument�w okre�lone w ustawie o rachunkowo�ci
Ksi�gi rachunkowe, dowody ksi�gowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, sprawozdania z dzia�alno�ci jednostki oraz dokumentacj� opisuj�c� przyj�te przez jednostk� zasady (polityk�) rachunkowo�ci, nale�y przechowywa� w nale�yty spos�b i chroni� przed niedozwolonymi zmianami, nieupowa�nionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
W zakresie rachunkowo�ci ka�dej jednostki zawiera si� gromadzenie i przechowywanie dowod�w ksi�gowych oraz pozosta�ej dokumentacji przewidzianej ustaw� (por. art. 4 ust. 3 pkt 6 ustawy o rachunkowo�ci). Ponadto ka�da jednostka zobowi�zana do prowadzenia ksi�g rachunkowych powinna posiada� dokumentacj� opisuj�c� w j�zyku polskim przyj�te przez ni� zasady (polityk�) rachunkowo�ci, w tym mi�dzy innymi zasady dotycz�ce systemu s�u��cego ochronie danych i ich zbior�w, w tym dowod�w ksi�gowych, ksi�g rachunkowych i innych dokument�w stanowi�cych podstaw� dokonanych w nich zapis�w (zob. art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowo�ci).
Zasadom przechowywania oraz ochrony danych zosta� po�wi�cony rozdzia� 8 "Ochrona danych" ustawy o rachunkowo�ci.
Stosownie do przepis�w ustawy o rachunkowo�ci, w tym w szczeg�lno�ci art. 74, w zale�no�ci od rodzaju dokumentu mog� by� one przechowywane trwale lub przez okres od 5 do 50 lat. Przy czym, ustalaj�c termin przechowywania nale�y r�wnie� uwzgl�dni� ustaw� z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz inne akty prawne.
Podstawowe okresy przechowywania dokument�w zawarte w art. 74 ustawy o rachunkowo�ci prezentuj� si� nast�puj�co:
1) zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe - przechowywanie trwa�e,
2) ksi�gi rachunkowe - 5 lat,
3) karty wynagrodze� pracownik�w lub te� ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dost�pu do tych informacji, wynikaj�cy z przepis�w emerytalnych, rentowych i podatkowych, nie kr�cej jednak ni� 5 lat,
4) dowody ksi�gowe dotycz�ce wp�yw�w ze sprzeda�y detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie kr�cej jednak ni� do dnia rozliczenia os�b, kt�rym powierzono sk�adniki aktyw�w obj�te sprzeda�� detaliczn�,
5) dowody ksi�gowe dotycz�ce �rodk�w trwa�ych w budowie, po�yczek, kredyt�w oraz um�w handlowych, roszcze� dochodzonych w post�powaniu cywilnym lub obj�tych post�powaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od pocz�tku roku nast�puj�cego po roku obrotowym, w kt�rym operacje, transakcje i post�powanie zosta�y ostatecznie zako�czone, sp�acone, rozliczone lub przedawnione,
6) dokumentacja przyj�tego sposobu prowadzenia ksi�g rachunkowych - przez okres nie kr�tszy ni� 5 lat od up�ywu jej wa�no�ci,
7) dokumenty dotycz�ce r�kojmi i reklamacji - 1 rok po terminie up�ywu r�kojmi lub rozliczeniu reklamacji,
8) dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,
9) pozosta�e dowody ksi�gowe i dokumenty - 5 lat.
Co zrobi� z dokumentami po up�ywie terminu ich przechowywania?
Ustawa o rachunkowo�ci nie reguluje kwestii post�powania z dokumentami po up�ywie okresu przechowywania. W zwi�zku z tym, je�li inne (poza ustaw� o rachunkowo�ci) przepisy obowi�zuj�ce jednostk� nie reguluj� odr�bnie kwestii przechowywania dokument�w, to kierownik jednostki mo�e we w�asnym zakresie podj�� decyzj� o likwidacji tej dokumentacji i sposobie jej zniszczenia. W my�l bowiem przepis�w ustawy o rachunkowo�ci, kierownik jednostki ponosi odpowiedzialno�� za wykonywanie obowi�zk�w w zakresie rachunkowo�ci, w tym z tytu�u nadzoru. Przeprowadzon� likwidacj� dokumentacji wskazane jest udokumentowa� protoko�em zawieraj�cym szczeg�owy opis niszczonych dokument�w oraz podpisy os�b odpowiedzialnych za ich likwidacj�.
Z przepis�w ustawy o rachunkowo�ci wynika, �e okres przechowywania oblicza si� od pocz�tku roku nast�puj�cego po roku obrotowym, kt�rego dane zbiory dotycz�. Zatem ksi�gi rachunkowe jednostki za 2012 r., w �wietle przepis�w ustawy o rachunkowo�ci, powinny by� przechowywane przez 5 lat, to znaczy do ko�ca 2017 r. Inne terminy przechowywania ksi�g i zwi�zanych z nimi dokument�w okre�lone zosta�y w przepisach Ordynacji podatkowej.
Okres przechowywania ksi�g podatkowych i dokument�w zwi�zanych z ich prowadzeniem wynikaj�cy z Ordynacji podatkowej
Stosownie do przepis�w art. 86 � 1 Ordynacji podatkowej, podatnicy przechowuj� ksi�gi podatkowe i zwi�zane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu up�ywu okresu przedawnienia zobowi�zania podatkowego. Przy czym zobowi�zanie podatkowe przedawnia si� z up�ywem 5 lat, licz�c od ko�ca roku kalendarzowego, w kt�rym up�yn�� termin p�atno�ci podatku (por. art. 70 � 1 Ordynacji podatkowej). Oznacza to wi�c, �e podatnicy s� zobowi�zani do przechowywania ksi�g podatkowych oraz zwi�zanych z ich prowadzeniem dokument�w i ewidencji (na przyk�ad dla cel�w VAT) przez 5 lat, licz�c od ko�ca roku kalendarzowego, w kt�rym up�yn�� termin p�atno�ci podatku. Termin przechowywania mo�e zosta� wyd�u�ony w przypadku gdy bieg terminu przedawnienia zobowi�zania podatkowego nie rozpocznie si�, ulegnie zawieszeniu b�d� zostanie przerwany (zob. art. 68-71 Ordynacji podatkowej).
Wobec tego wed�ug przepis�w podatkowych ksi�gi rachunkowe za 2012 r. powinny by� przechowywane do ko�ca 2018 r. (lub d�u�ej). Z kolei jak ju� zosta�o wspomniane, w �wietle przepis�w ustawy o rachunkowo�ci ksi�gi rachunkowe powinny by� przechowywane do 2017 r.
Aby zachowa� terminy przechowywania wynikaj�ce z prawa bilansowego i podatkowego wskazane jest przechowywa� ksi�gi rachunkowe za 2012 r. do ko�ca d�u�szego terminu, wynikaj�cego z Ordynacji podatkowej, czyli do 31 grudnia 2018 r. (je�eli okres ten nie ulegnie wyd�u�eniu ze wzgl�du na bieg terminu przedawnienia zobowi�zania podatkowego).
Dokumenty przechowujemy samodzielnie. Posiadamy ksi�gi rachunkowe za lata 2005-2012. Za jakie lata ksi�gi rachunkowe mog� ulec trwa�emu zniszczeniu w 2013 r.? Nasz rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym.
Stosownie do wy�ej przedstawionych przepis�w, obowi�zkowi przechowywania nie b�d� podlega�y w 2013 r. ksi�gi rachunkowe za lata 2005-2006. Dla tych bowiem lat obowi�zek przechowywania ksi�g rachunkowych min�� 31 grudnia 2012 r. (je�eli okres ten nie uleg� wyd�u�eniu ze wzgl�du na bieg terminu przedawnienia zobowi�zania podatkowego).
2. Szczeg�lne regulacje w zakresie termin�w przechowywania wynikaj�ce z innych przepis�w
Ustalaj�c minimalny okres przechowywania poszczeg�lnych dokument�w nale�y r�wnie� uwzgl�dni� szczeg�lne regulacje w zakresie termin�w przechowywania wynikaj�ce z innych przepis�w ni� ustawa o rachunkowo�ci oraz Ordynacja podatkowa, niekt�re z nich om�wimy poni�ej.
Pracodawca zobowi�zany jest przechowywa� listy p�ac, karty wynagrodze� albo inne dowody, na podstawie kt�rych nast�puje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zako�czenia przez ubezpieczonego pracy u danego p�atnika. Wynika to z art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpiecze� Spo�ecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.).
Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raport�w miesi�cznych oraz dokument�w koryguj�cych te dokumenty p�atnik sk�adek jest zobowi�zany przechowywa� przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Wynika tak z brzmienia art. 47 ust. 3c ustawy z dnia 13 pa�dziernika 1998 r. o systemie ubezpiecze� spo�ecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.) obowi�zuj�cego od 1 stycznia 2012 r. Natomiast w odniesieniu do ww. dokument�w przekazanych do ZUS przed 1 stycznia 2012 r. obowi�zuje 10-letni okres przechowywania.
Podatnicy prowadz�cy ewidencj� obrotu i kwot podatku nale�nego przy zastosowaniu kas rejestruj�cych s� obowi�zani przechowywa� kopie dokument�w kasowych przez okres wymagany w art. 112 ustawy o VAT (tzn. do czasu up�ywu terminu przedawnienia zobowi�zania podatkowego), zgodnie z warunkami okre�lonymi w ustawie o rachunkowo�ci (por. art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy o VAT w zw. z � 7 ust. 1 pkt 8 rozporz�dzenia Ministra Finans�w z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteri�w i warunk�w technicznych, kt�rym musz� odpowiada� kasy rejestruj�ce oraz warunk�w ich stosowania - Dz. U. nr 212, poz. 1338 ze zm.).
W odniesieniu do dowod�w ksi�gowych dotycz�cych sprzeda�y detalicznej, a dok�adnie paragon�w fiskalnych - je�li podatnik stosuje kas� rejestruj�c� z kopi� papierow�, to paragony fiskalne dokumentuj�ce sprzeda� dokonan� od 1 stycznia 2013 r. nale�y przechowywa� przez 5 lat, licz�c od ko�ca roku kalendarzowego, w kt�rym up�yn�� termin p�atno�ci podatku. Przy czym kopie dokument�w kasowych sporz�dzanych przy zastosowaniu kasy na no�niku papierowym, potwierdzaj�cych dokonanie sprzeda�y do 31 grudnia 2012 r., nale�y przechowywa� nie kr�cej ni� przez okres 2 lat, licz�c od ko�ca roku, w kt�rym nast�pi�a ta sprzeda�. Zastosowanie dwuletniego terminu przechowywania paragon�w fiskalnych wynika�o z przepisu � 19 ww. rozporz�dzenia, kt�ry wygas� z dniem 31 grudnia 2012 r.
Faktury elektroniczne podobnie jak faktury w formie papierowej nale�y przechowywa� do czasu up�ywu terminu przedawnienia zobowi�zania podatkowego, to znaczy przez 5 lat, licz�c od ko�ca roku kalendarzowego, w kt�rym up�yn�� termin p�atno�ci podatku. W �wietle przepis�w rozporz�dzenia Ministra Finans�w z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesy�ania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udost�pniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 1528) - faktury elektroniczne przechowuje si� w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny spos�b zapewniaj�cy: autentyczno�� pochodzenia, integralno�� tre�ci i czytelno�� tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu up�ywu terminu przedawnienia zobowi�zania podatkowego, �atwe ich odszukanie oraz bezzw�oczny dost�p do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ��danie, zgodnie z odr�bnymi przepisami.
Przy czym uzasadnione jest przechowywanie faktur dokumentuj�cych nabycie (wytworzenie) nieruchomo�ci i praw wieczystego u�ytkowania grunt�w, zaliczonych do �rodk�w trwa�ych lub warto�ci niematerialnych i prawnych, kt�rych warto�� pocz�tkowa przekracza 15.000 z� - w przypadku gdy podatnik rozlicza VAT wed�ug ustalonej struktury - przez 10 lat, licz�c od roku, w kt�rym sk�adniki te zosta�y oddane do u�ytkowania. Zgodnie bowiem z brzmieniem art. 91 ust. 2 ustawy o VAT, korekty podatku naliczonego dokonuje si� w ci�gu 10 lat.
Uwaga: Je�li kwesti� przechowywania zbior�w ksi�gowych reguluje kilka akt�w prawnych obowi�zuj�cych jednostk�, zawsze nale�y przyj�� najd�u�szy termin z nich wynikaj�cy. Przy czym nie ma przeszk�d, aby jednostka przechowywa�a dokumenty d�u�ej ni� na to wskazuj� przepisy, je�li to wynika z jej potrzeb.
3. Przechowywanie dokument�w zlikwidowanej jednostki
Stosownie do art. 76 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowo�ci, zbiory jednostek, kt�re zosta�y zlikwidowane przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka. Mo�e wi�c to by� osoba fizyczna b�d� prawna wyznaczona do tego zadania. Przy czym o miejscu przechowywania zbior�w ksi�gowych (czyli dowod�w ksi�gowych, dokument�w inwentaryzacyjnych, ksi�gach rachunkowych, sprawozdaniach finansowych, sprawozdaniach z dzia�alno�ci jednostki oraz dokumentacji przyj�tych zasad rachunkowo�ci) - kierownik tej jednostki, likwidator lub syndyk masy upad�o�ciowej ma obowi�zek poinformowa� w�a�ciwy s�d lub inny organ prowadz�cy rejestr lub ewidencj� dzia�alno�ci gospodarczej oraz urz�d skarbowy.
Podkre�li� r�wnie� nale�y, �e dokumenty jednostek zlikwidowanych podlegaj� takim samym zasadom ochrony danych i terminom ich przechowywania jak pozosta�ych jednostek, kt�re to zasady i terminy zosta�y okre�lone w art. 72-74 ustawy o rachunkowo�ci oraz w przepisach innych ustaw.
•Co zrobi� w przypadku utraty dokumentacji podatkowej?
•Okres przechowywania dokument�w dotycz�cych zakupu lub wytworzenia �rodka trwa�ego
•Terminy przechowywania dyskietek i p�yt CD
•Warunki przechowywania dokumentacji kadrowej
•Przechowywanie dokumentacji podatkowej za rok poniesienia straty
•Gdzie nale�y przechowywa� dokumenty po likwidacji jednostki?
•Czy przechowywanie w formie elektronicznej dokument�w otrzymanych w formie papierowej wp�ywa na prawo uj�cia wydatku w kosztach uzyskania przychod�w?
•Faktury elektroniczne i w formie papierowej oraz ich przechowywanie
•Koszty poniesione na przechowywanie dokument�w ksi�gowych poza jednostk�
•Okres przechowywania ewidencji czasu pracy pracownika
•Termin przechowywania dokumentacji VAT
•Miejsce przechowywania dokument�w po likwidacji jednostki
•Miejsce przechowywania dokumentacji podatkowej
•Zasady i terminy przechowywania ksi�g rachunkowych
•Jak uj�� w ksi�gach faktur� za przechowywanie dokument�w?
•Przechowywanie dokument�w po rozwi�zaniu sp�ki z o.o.
•Okres przechowywania ksi�g rachunkowych
•Okres przechowywania protoko��w kontroli podatkowych
•Przechowywanie dokumentacji dla cel�w VAT
•Okres przechowywania dokument�w zwi�zanych z dzia�alno�ci� gospodarcz�
Ksi�gi rachunkowe - czytaj tak�e:• Uj�cie w ksi�gach zakupu licencji na program komputerowy• Podzia� lub pokrycie wyniku finansowego w zale�no�ci od formy prawej jednostki• Zakup nieruchomo�ci z przeznaczeniem pod wynajem• Rozliczenie zaliczki pobranej przez pracownika na zakup waluty obcej w kantorze• Wykup ubezpieczenia zapewniaj�cego dodatkow� ochron� serwisow� �rodka trwa�ego• Posta� sprawozdania finansowego sporz�dzanego przez jednostki mikro i ma�e• Obowi�zek badania sprawozdania - kogo dotyczy i co oznacza?• Karta p�atnicza a raport kasowy• Korekta koszt�w z tytu�u otrzymanych rabat�w w �wietle przepis�w obowi�zuj�cych od 2016 r.• Od 1 styczna 2016 r. niekt�re organizacje pozarz�dowe mog� prowadzi� uproszczon� ewidencj� przychod�w i koszt�w• Ustalanie r�nic kursowych na dzie� bilansowy• Umowa leasingu, kt�rej przedmiotem jest jednocze�nie grunt i budynek• Dywidenda p�atna w ratach a przych�d z tytu�u nieodp�atnych �wiadcze�• Zmiana metody ustalania r�nic kursowych z podatkowej na rachunkow� od 2016 r.• Mo�liwo�� zaliczenia do koszt�w uzyskania przychod�w podatku u �r�d�a zap�aconego za kontrahenta zagranicznego• Wynagrodzenie za pe�nienie funkcji cz�onka zarz�du• Uproszczenia w zakresie sporz�dzania sprawozda� z dzia�alno�ci przez sp�ki z o.o.• Warto�� pocz�tkowa �rodka trwa�ego nabytego z zastrze�eniem prawa w�asno�ci• Prowadzenie kasy - obowi�zek czy prawo?• Klasyfikacja um�w leasingu po uzyskaniu statusu jednostki ma�ej• Obowi�zek prowadzenia ksi�g rachunkowych w 2016 r. przez podmioty prowadz�ce dzia�y specjalne produkcji rolnej• Sk�adniki aktyw�w inwentaryzowane drog� uzyskania potwierdzenia salda i spos�b dokonania takiej inwentaryzacji• Wp�yw nale�no�ci od kontrahenta w walucie obcej na rachunek z�ot�wkowy a r�nice kursowe• Rozliczanie wydatk�w pracownika na przejazdy w�asnym samochodem w celach s�u�bowych• Czy trzeba drukowa� dekrety?• Jak przygotowa� si� do badania sprawozdania finansowego?• Koszty emisji obligacji• Wyb�r bieg�ego rewidenta do badania rocznego sprawozdania finansowego• Wydatki poniesione na utworzenie firmowej strony internetowej• Dofinansowanie wypoczynku pracownik�w ze �rodk�w ZF�S• Jak uj�� w ksi�gach rachunkowych op�at� za wydanie interpretacji indywidualnej?• Jak rozliczy� zakup �rodka trwa�ego wraz z monta�em od kontrahenta unijnego?• Rozliczenie zaliczki pobranej przez pracownika na zakupy firmowe• Obowi�zki pracodawcy wobec pracownik�w zatrudnionych w warunkach szczeg�lnie uci��liwych• Zaliczkowa wp�ata na poczet dostawy towaru i jej rozliczenie w ksi�gach rachunkowych nabywcy• Wyd�u�ona gwarancja �rodka trwa�ego• Uj�cie w ksi�gach wydatk�w na zakup paliwa do pojazd�w s�u��cych dzia�alno�ci mieszanej od 1 lipca 2015 r.• Koszty napraw gwarancyjnych w ewidencji ksi�gowej• Jak zaksi�gowa� faktur� na zakup materia��w i ich transport?• Uj�cie w ksi�gach kredytu otrzymanego od banku• Umorzenie nale�no�ci, w odniesieniu do kt�rej skorzystano z ulgi na z�e d�ugi zobacz wszystkie »