Source: https://www.leipzig.ihk.de/unternehmen/geschaeftsfelder/recht-und-steuern/datenschutz/dokumentationspflichten/
Timestamp: 2020-02-20 18:41:36
Document Index: 45685140

Matched Legal Cases: ['Art. 5', 'Art. 24', 'Art. 6', 'Art. 7', 'Art. 8', 'Art. 12', 'Art. 13', 'Art. 15', 'Art. 16', 'Art. 17', 'Art. 18', 'Art. 19', 'Art. 20', 'Art. 7', 'Art. 13', 'Art. 14', 'Art. 21', 'Art. 24', 'Art. 26', 'Art. 28', 'Art. 5', 'Art. 29', 'Art. 32', 'Art. 30', 'Art. 32', 'Art. 33', 'Art. 34', 'Art. 36', 'Art. 37', 'Art. 40', 'Art. 42', 'Art. 47', 'Art. 49', 'Art. 49']

Dokumentationspflichten | IHK zu Leipzig
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) betont die Verantwortlichkeit, die Unternehmen (auch "verantwortliche Stellen" oder "Verantwortliche" genannt) für die Einhaltung des Datenschutzes haben. Sie müssen nachweisen können, dass ihre Datenverarbeitung datenschutzkonform ist. Umfangreiche Pflichten zur Dokumentation sollen dies sicherstellen. Die Aufzeichnungen dienen als Nachweis gegenüber der Datenschutzaufsicht, bei gerichtlichen Kontrollverfahren sowie für eine nachträgliche Information Betroffener. Eine erfolgreiche Umsetzung dieser Verpflichtung setzt die Entwicklung, Implementierung und Anwendung eines Datenschutz-Managementsystems voraus. Dabei müssen Verantwortliche eruieren, welche Dokumentationspflichten sie zu beachten haben, Umfang und Grenzen dieser Pflichten kennen und Prozesse einführen, die deren Einhaltung sicherstellen.
Die DSGVO kennt im Wesentlichen folgende Dokumentationspflichten:
Art. 5 Abs. 2, Art. 24 Abs. 1 - Rechenschaftspflicht
Art. 6 - Interessenabwägung, Zweckänderung
Art. 7 - erteilte Einwilligungen
Art. 8 - Einwilligung bei Kindern - Pflicht zur Altersverifikation
Art. 12 ff. - Betroffenenrechte
Art. 13, 14 - Erfüllung der Informationspflichten
Art. 15 - Erfüllung der Auskunftsersuchen
Art. 16 - Erfüllung des Rechts auf Berichtigung
Art. 17 - Erfüllung des Rechts auf Löschung
Art. 18 - Erfüllung des Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung
Art. 19 - Mitteilungspflicht an Dritte
Art. 20 - Erfüllung des Rechts auf Datenübertragung (Datenportabilität)
Art. 7 Abs. 3, Art. 13 Abs. 2, Art. 14 Abs. 2d - Widerruf einer Einwilligung
Art. 21 - Ausübung des Widerspruchrechts
Art. 24 - technisch-organisatorische Maßnahmen
Art. 26 - Gemeinsame Verantwortliche (Joint Controllership)
Art. 28 DSGVO - Vereinbarung über eine Auftragsverarbeitung (ADV)
Art. 5 Abs. 1f, Art. 29, Art. 32 Abs. 4 - Beschäftigte als Weisungsempfänger, Verpflichtung zur Vertraulichkeit
Art. 30 - Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Art. 32 DSGVO - Sicherheit der Verarbeitung
Art. 33 - Meldung von Datenverletzungen
Art. 34 - Meldung von Datenverletzungen an Betroffenen
Art. 36 - vorherige Konsultation der Aufsicht
Art. 37 - Benennung eines betrieblichen/behördlichen Datenschutzbeauftragten
Art. 40 - Verhaltensregeln
Art. 42 - Zertifizierung
Art. 47 - verbindliche interne Datenschutzvorschriften
Art. 49 Abs. 6 - Ausnahmen für bestimmte Fälle / Übermittlungen personenbezogener Daten an Drittländer oder an internationale Organisationen
Wer personenbezogene Daten verarbeitet, ist verantwortlich für die Einhaltung aller in der DSGVO aufgeführten Rechtsgrundsätze. Hierbei handelt es sich um folgende: Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz, Zweckmäßigkeit, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit. Ein Verantwortlicher muss deren Einhaltung nachweisen können (sog. "Rechenschaftspflicht"). Ferner haben verantwortliche Stellen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen und den Nachweis erbringen zu können, dass sie bei ihrer Datenverarbeitung vollumfänglich die DSGVO beachten. Zudem haben sie ergriffene Maßnahmen zu überprüfen und zu aktualisieren.
In der Praxis setzt man diese Pflicht über die Beschreibung einer Verarbeitung im sog. "Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten" um und ergänzt diese idealerweise um die Rechtsgrundlage, auf die die jeweilige Datenverarbeitung gestützt wird.
Wer eine Datenverarbeitung auf die Rechtsgrundlage "Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder Dritten" stützt, muss den hiervon betroffenen Personen die Gründe mitteilen, die er oder ein Dritter in Abwägung zu den Interessen der Betroffenen als überwiegend ansieht (z. B. Werbung an Kunden per Brief, Fälle des Datenflusses im Konzern). Außerdem muss er Betroffene vorab auf ihr jederzeitiges Widerrufsrecht hinweisen.
Ferner haben verantwortliche Stellen Betroffene vorab umfassend (z. B. über die Rechtsgrundlage für die geplante weitere Datenverarbeitung) zu informieren, wenn sie Informationen über diese zu einem anderen Zweck weiterverarbeiten möchten als zu dem ursprünglichen.
Wird eine Datenverarbeitung auf eine datenschutzrechtliche Einwilligung gestützt, so muss das Unternehmen nachweisen können‎, dass diese vorliegt, also ein Betroffener diese:
wirksam erteilt hat
durch eine unmissverständliche Willensbekundung in Form einer Erklärung (Textform z. B. durch E-Mail, Fax, Dokumentenscan ist ausreichend; nicht mehr erforderlich ist die Schriftform, also die Unterschrift im Original. Schriftform wird jedoch durch eine Festlegung im BDSG-neu weiterhin erforderlich sein für Einwilligungen im Beschäftigungsverhältnis.)
oder durch eine sonstige eindeutige bestätigende Handlung des Einwilligenden wie z. B. einer Einwilligung per Mausklick
diese rechtmäßig gestaltet ist
durch eine verständliche und leicht zugängliche Form
in einer klaren und einfachen Sprache
klar von anderen Sachverhalten zu unterscheiden
und ohne Zwang und damit freiwillig abgegeben worden ist, insbesondere - soweit dies angebracht ist - zu verschiedenen Verarbeitungsvorgängen gesondert erteilt werden kann
sowie ferner das sog. Kopplungsverbot beachtet ist, d. h. die Erfüllung eines Vertrages wurde nicht von einer Erteilung einer Einwilligung abhängig gemacht, die für deren Erfüllung nicht erforderlich wäre.
diese für die Zukunft widerruflich gestaltet ist (Hinweis gegenüber Betroffenen)
und nicht (zum Teil) unverbindlich ist, weil diese (oder Teile hiervon) gegen die DSGVO verstossen.
Die Datenschutzaufsichtsbehörden in Deutschland haben beschlossen, dass bisher rechtswirksame Einwilligungen weiterhin wirksam sind (Beschluss des "Düsseldorfer Kreises" vom 13./14.09.2016). Jedoch müssen die Verantwortlichen deren Einholung nachweisen können. Dies setzt eine entsprechende Dokumentation voraus (Einwilligungs-Management).
Es besteht nach der DSGVO die Möglichkeit, dass andere EU-Mitgliedstaaten das Alter auf 13 Jahren festsetzen.
Verantwortliche Stellen haben nachzuweisen, dass sie die erweiterten Informationspflichten nach der DSGVO erfüllen. Es empfiehlt sich insoweit, diese Informationen zum Datenschutz (auch Vorversionen mit dem Hinweis "verwendet von… bis…") aufzubewahren sowie den Zeitpunkt der Übermittlung zu dokumentieren. Ein Verstoß gegen Informationspflichten führt in der Regel nicht dazu, dass die Datenverarbeitung unzulässig wird. Allerdings sind die Verstöße bußgeldbewährt.
Jede Person, deren Daten verarbeitet werden, hat das Recht, unentgeltlich binnen eines Monats (Fristverlängerung um max. zwei Monate möglich) von der verantwortlichen Stelle Auskunft darüber zu erhalten, welche Daten über sie verarbeitet werden. Wichtig hierbei ist, dass ein Auskunftsanspruch nicht uneingeschränkt besteht. Würde eine Auskunft z. B. Rechte Dritter, ein Geschäftsgeheimnis oder ein Urheberrecht beeinträchtigen, so ist ein Verantwortlicher nicht verpflichtet, die Auskunft insoweit zu erteilen. Generell empfiehlt es sich, Umfang und Grenzen von Auskunftsansprüchen zu kennen und intern entsprechende Festlegungen (z. B. wer darf Auskunftsansprüche bearbeiten, Mitarbeiter schulen und festlegen, was als Geschäftsgeheimnis anzusehen ist) zu treffen. Denn jede Person kann von einer datenverarbeitenden Stelle, wenn diese die Identität eines Antragstellers geprüft hat, in den Varianten "schriftlich", "Kopie der Daten" bzw. "elektronisch bei elektronischer Antragstellung" folgende Auskünfte über sich verlangen:
ob Daten zu seiner Person verarbeitet werden
die Verarbeitungszwecke und Datenkategorien
Empfänger (-kategorien)
Information über das Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde
Herkunft der Daten, soweit diese nicht beim Betroffenen selbst, sondern bei Dritten erhoben worden sind
bei automatisierten Entscheidungen/Profiling: über die implementierte Logik und die Tragweite/Auswirkungen dieser Verarbeitung für/auf den Betroffenen
Unterrichtung über geeignete Garantien bei Drittlandtransfers (z. B. Standardvertragsklauseln, gesichertes Drittland)
Wer Angaben über eine Person (im Internet) veröffentlicht, sollte festhalten, an wen er welche Daten zur Veröffentlichung weitergegeben hat. Denn verantwortliche Stellen müssen angemessene Maßnahmen ergreifen, um zu gewährleisten, dass sie diejenigen, an die sie die Daten über eine Person weitergeben haben, darüber informieren können, dass diese Person eine Löschung aller Links, Kopien oder Replikationen verlangt. Um diesen Anspruch erfüllen zu können, haben sie unter Berücksichtigung angemessener Implementierungskosten eine entsprechende Technologie einzusetzen.
Betroffene haben das Recht, hinsichtlich ihrer Daten eine eingeschränkte Verarbeitung zu verlangen, falls:
Betroffene deren Richtigkeit bestreiten oder
die Daten ohne Rechtsgrundlage verarbeitet werden und ein Verantwortlicher eine Löschung ablehnt oder
die Daten zwar nicht mehr für den ursprünglichen Verarbeitungszweck, jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden oder
bei einem Widerspruch des Betroffenen gegen eine Datenverarbeitung, der gestützt wird entweder auf ein überwiegendes öffentliches bzw. berechtigtes (z. B. bei Profiling) Interesse oder auf die Ausübung öffentlicher Gewalt, die einer verantwortlichen Stelle übertragen worden ist. Eine Einschränkung der Verarbeitung bleibt bestehen, bis nachgeprüft ist und feststeht, ob ein Verantwortlicher die Daten rechtmäßig verarbeitet, weil er berechtigte Gründe hierfür geltend machen kann und diese denjenigen überwiegen, die der Betroffene vorträgt.
Betroffene können verlangen, dass Verantwortliche allen, denen gegenüber sie Daten über diese Person (z. B. im Internet) offengelegt haben, jede Berichtigung, Löschung oder Einschränkung dieser personenbezogenen Daten mitteilen. Möchte ein Betroffener dies wissen, so hat der Verantwortliche ihm zudem die Empfänger der Daten zu nennen. Eine Mitteilungspflicht entfällt, falls sich dies als unmöglich oder als mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden erweist (Rat: Gründe hierfür festhalten). Um dieses Betroffenenrecht erfüllen zu können, ist eine Dokumentation derartiger Empfänger unerlässlich.
Die DSGVO führt neu das Recht auf Datenübertragbarkeit ein. Dieses Recht gilt allerdings nicht uneingeschränkt. Vielmehr umfasst es nur diejenigen personenbezogenen Daten, die eine Person einem Verantwortlichen bereitgestellt hat:
im Zusammenhang mit der Abgabe einer Einwilligung oder dem Abschluss eines Vertrages und
sofern die Datenverarbeitung automatisiert, d. h. IT-gestützt, erfolgt ist und
soweit Rechts Dritter hierdurch nicht beeinträchtigt werden.
Verantwortliche sollten Umfang und Grenzen dieses Rechts kennen. Dieses bezieht sich ausschließlich auf sog. "bereit gestellte" und damit auf solche Daten, die vom Betroffenen selbst stammen. Diese sind ihm auf Verlangen in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbarem Format zu übermitteln. Besteht dieses Recht, kann ein Betroffener fordern, dass ein Verantwortlicher seine Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen übermittelt, soweit dies technisch machbar ist. "Soweit technisch machbar" bedeutet, dass Verantwortliche bereits über entsprechende Einrichtungen verfügen, diese aber nicht neu implementieren müssen, um ein Recht auf Datenportabilität erfüllen zu können.
Betroffene können jederzeit einer Verarbeitung ihrer Daten widersprechen, die Verantwortliche auf die Rechtsgrundlagen "überwiegende öffentliche Interessen", "berechtigte Interessen" oder auf die "Ausübung öffentlicher Gewalt, die einem Verantwortlichen übertragen worden ist", stützen und zwar auch dann, soweit ein Profiling hierauf gestützt wird. Der Rechtsanspruch besteht nicht, falls Verantwortliche zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen können, die die Interessen des Betroffenen überwiegen, oder die Daten für die Durchsetzung von Rechtsansprüchen noch benötigt werden. Die Gründe für die Ablehnung eines Widerspruchsrechts sollten Verantwortliche festhalten, um diese bei Bedarf nachweisen zu können.
Verantwortliche sind verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten einzusetzen, um sicherzustellen und nachweisen zu können, dass sie die Vorgaben der DSGVO einhalten. Bei der Festlegung von Maßnahmen sind Art, Umfang, Umstände, die Verarbeitungszwecke ebenso wie unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeiten und die Schwere der Risiken zu berücksichtigen. Der Nachweis erfolgt über eine entsprechende Beschreibung dieser Maßnahmen z. B. in einem Vertrag über Auftragsverarbeitung und/oder im sog. Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten. Können Verantwortliche im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf genehmigte Verhaltensregeln oder auf genehmigte Zertifizierungen zurückgreifen, so können diese herangezogen werden, um die Umsetzung dieser Verpflichtung nachzuweisen. Dieser Punkt sollte bei einer Dokumentation berücksichtigt werden.
Verantwortliche sollten über ein Vertragsmanagement ihre Verträge verwalten. Dies ermöglicht eine Übersicht über beauftragte Dienstleister. Datenschutzbeauftragte sollten prüfen und festhalten, welche Verträge datenschutzrelevant sind, um welche Art von Datenschutzverträgen (z. B. Joint Controllership oder Vertrag über Auftragsverarbeitung) es sich hierbei handelt sowie ob und in welchen Punkten diese Verträge an die DSGVO angepasst werden müssen.
Bei einem sog. Joint Controllership sind mehrere verantwortliche Stellen gemeinsam für eine Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich, weil sie Mittel und Zwecke der Verarbeitung gemeinsam (nicht notwendigerweise in gleichem Umfang!) festlegen können. Die DSGVO schreibt vor, dass gemeinsame Verantwortliche in einer Vereinbarung:
festlegen müssen, wer bezogen auf die Wahrnehmung von Rechten Betroffener welche Pflichten (z. B. Informationspflicht) übernimmt, soweit Unionsrecht oder nationales Recht dies nicht festlegen
ferner wesentliche Punkte der Vereinbarung (z. B. die tatsächlichen Funktionen und Beziehungen der gemeinsamen Verantwortlichen) den Betroffenen zur Verfügung zu stellen haben.
Diese Festlegungen wirken jedoch verbindlich nur im Innenverhältnis zwischen den gemeinsam Verantwortlichen, so z. B. wenn nachgewiesen werden muss, dass ein gemeinsamer Verantwortlicher seine vertraglich übernommenen Pflichten auch tatsächlich erfüllt hat. Unabhängig von getroffenen Vereinbarungen haben Betroffene das Recht, ihre Rechte gegenüber jedem einzelnen der Verantwortlichen geltend zu machen. Gemeinsam Verantwortliche sollten eine Haftungsklausel in den Vertrag aufnehmen und hierin festlegen, wer im Innenverhältnis für welche Datenvorfälle haftet. Betroffene können frei wählen, welcher der gemeinsam Verantwortlichen ihnen gegenüber haften soll.
Ein Vereinbarung über eine Auftragsverarbeitung ist abzuschließen, wenn eine verantwortliche Stelle einen Dienstleister (sog. "Auftragsverarbeiter") beauftragt, personenbezogene Daten ausschließlich nach ihrer Weisung und nur zum Zwecke der Vertragserfüllung zu verarbeiten. Verantwortliche sollten hierbei in der Lage sein, gegenüber einer Datenschutzaufsichtsbehörde folgendes darlegen zu können:
dass der Auftragsverarbeiter die Anforderungen der DSGVO erfüllen kann und er insoweit hinreichende Garantien bietet, insbesondere die Sicherheit der Datenverarbeitung über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen und angemessene Schutzmaßnahmen gewährleisten kann,
dass eine Beauftragung von Unterauftragnehmern ausschließlich mit vorheriger gesonderter oder allgemeiner schriftlicher Genehmigung des Verantwortlichen erfolgt, und
dass die ADV den gesetzlich vorgeschriebenen Mindestinhalt enthält.
Die DSGVO regelt, dass Beschäftigte personenbezogene Daten nur auf Anweisung des Verantwortlichen verarbeiten dürfen. Diese sind verpflichtet, ihre Mitarbeiter entsprechend anzuhalten. Insoweit sollten Verantwortliche notwendige interne Datenschutzregelungen (Betriebsvereinbarungen, Dienstanweisungen) erstellen und die Mitarbeiter in diesen Fragen entsprechend informieren und schulen. Interne Datenschutzregelungen sowie sonstige Anweisungen zum Datenschutz sollten dokumentiert und regelmäßig auf Änderungsbedarf geprüft werden.
Private Arbeitgeber sind nach der DSGVO nicht mehr ausdrücklich verpflichtet, ihre Mitarbeiter auf das Datengeheimnis zu verpflichten. Jedoch haben Verantwortliche aufgrund ihrer Organisationspflicht Beschäftigte zur Vertraulichkeit anzuweisen (idealerweise über eine Verpflichtung zur Vertraulichkeit und ggf. zur Wahrung sonstiger Berufsgeheimnisse). Ferner sollten Mitarbeiter stets auf die Verschwiegenheit über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse verpflichtet werden.
Auftragsverarbeiter haben zu gewährleisten und nachzuweisen, dass sie ihre Mitarbeiter zur Vertraulichkeit verpflichtet haben.
Beschäftigte sollten ferner Kenntnis davon haben, dass sie für eine unbefugte Verarbeitung personenbezogener Daten einstehen müssen. Je nach Sachverhalt kann diese u. U. als Ordnungswidrigkeit oder als Straftat verfolgt werden, arbeitsrechtliche Folgen (Abmahnung, Kündigung) haben und eine Haftung sowohl der Betroffenen als auch dem Arbeitgeber gegenüber bewirken.
Die DSGVO verpflichtet Verantwortliche, ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Dieses enthält für jede Anwendung die wesentlichen Informationen. Die Datenschutzaufsichtsbehörden werden entsprechende Mustervorlagen veröffentlichen. Neu führt die DSGVO die Pflicht ein, dass auch Auftragsverarbeiter ein Verzeichnis zu allen Kategorien von Tätigkeiten führen müssen, die sie im Auftrag eines Verantwortlichen verarbeiten.
Verantwortliche und Auftragsverarbeiter sind verpflichtet zu eruieren, welche Risiken eine Verarbeitung personenbezogener Daten für Betroffene hat (Risikoanalyse). Hierauf gestützt haben sie über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein angemessenes technisches Schutzniveau für personenbezogene Daten zu gewährleisten. Der hiermit verbundene Dokumentations- und Überarbeitungsaufwand kann vielfach reduziert werden durch eine zweigeteilte Dokumentation, d. h. eine "Standard"-Variante, die für alle oder bestimmte Gruppen gilt, und eine ergänzende Dokumentation verfahrensspezifischer Maßnahmen. Die Dokumentation sollte umfassen, dass zum einen bei der Festlegung der Schutzmaßnahmen der Stand der Technik, Implementierungskosten sowie Art, Umfang, Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie zum anderen die unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeiten und die Schwere des Risikos für von der Datenverarbeitung Betroffene berücksichtigt worden sind.
Angemessene Sicherheit personenbezogener Daten ist hierbei vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust/ Zerstörung/ Schädigung zu gewährleisten.
Verantwortliche sollten Vorkehrungen (Notfall-Management) treffen, um auf Datenpannen sachgemäß reagieren zu können. Sie müssen insoweit bestehende Melde- und Informationspflichten kennen. Ferner sollten sie einen Prozess etablieren und so sicherstellen, dass Mitarbeiter Datenpannen erkennen und über entsprechende Vorfälle den Datenschutzbeauftragten und/oder die Geschäftsleitung informieren, so dass geprüft werden kann, ob eine Meldepflicht besteht und weitere Schritte veranlasst werden können. ‎Festgelegt werden muss auch, wer in einer verantwortlichen Stelle zu dem Team gehört, das intern Datenpannen prüft und bearbeitet.
Ein Verantwortlicher hat jede Datenverletzung binnen 72 Stunden der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu melden. Die Datenschutzaufsichtsbehörden werden für die Meldung von Datenpannen ein Online-Tool bereitstellen, das Verantwortliche in derartigen Fällen verwenden müssen.
Die DSGVO verpflichtet‎ Verantwortliche, jede Datenverletzung zu dokumentieren und hierbei alle Fakten, Auswirkungen und ergriffene Abhilfemaßnahmen festzuhalten.
Für jede Verarbeitung personenbezogener Daten ist zu ermitteln, welches Risiko für die Rechte Betroffener damit verbunden ist (Risikobewertung). Dies ist zu dokumentieren. Stellt ein Verantwortlicher fest, dass die beabsichtigte Datenverarbeitung ein hohes Risiko für die Person zur Folge hätte, deren Daten verarbeitet werden sollen, und kann dieses hohe Risiko nicht minimiert werden, so hat ein Verantwortlicher eine sog. „Datenschutz-Folgenabschätzung“ durchzuführen. Kann das als Ergebnis festgestellte hohe Risiko nicht durch technische und/oder organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten minimiert werden, ist dies zu dokumentieren und die Aufsicht vorab, d. h. vor einem Einsatz, zu konsultieren. Dies hat ferner zu erfolgen bei all den Verarbeitungen, die Datenschutzaufsichtsbehörden als hoch risikoreich einstufen und deshalb in einer sog. "Blacklist" veröffentlichen, die die Datenschutzaufsichtsbehörden demnächst veröffentlichen werden.
Sowohl im Falle einer Bestellpflicht als auch bei einer freiwilligen Bestellung eines Datenschutzbeauftragten sollte diese aus Nachweisgründen schriftlich erfolgen. Eine verantwortliche Stelle sollte in der Bestellurkunde festhalten, welche Aufgaben, die ihr nach der DSGVO obliegen, sie auf den Datenschutzbeauftragten überträgt (wie z. B. die Führung eines Verzeichnisses für Verarbeitungstätigkeiten). Eine derartige Aufgabenübertragung ‎stellt eine Zuständigkeitszuweisung im‎ Innenverhältnis dar. Im Außenverhältnis verbleibt die‎ Verantwortung hierfür bei der verantwortlichen Stelle.
Von dem Europäischen Datenschutzausschuss (europaweite Geltung) oder der zuständigen Datenschutzaufsicht (Geltung innerhalb eines Mitgliedstaates) genehmigte Verhaltensregeln können als Nachweis für die Einhaltung von Pflichten nach der DSGVO (z. B. im Rahmen von Auftragsverarbeitungen oder als Nachweis für die Gewährleistung der Sicherheit einer Verarbeitung) herangezogen werden. Eine entsprechende Dokumentation ist insoweit unerlässlich.
Von einer Datenschutzaufsicht genehmigte Zertifizierungen können ebenfalls als Nachweis für die Einhaltung von Pflichten nach der DSGVO herangezogen werden. Auch dies ist entsprechend zu dokumentieren. ‎
Von der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde genehmigte sog. "verbindliche interne Datenschutzvorschriften" stellen für eine konzerninterne Datenübermittlung in Drittländer eine Rechtsgrundlage dar. Ihr Vorliegen ist auf Verlangen nachzuweisen. Damit verbunden ist eine entsprechende Informationspflicht gegenüber Betroffenen.
Im Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten hat ein Verantwortlicher die von ihm vorgenommene Beurteilung sowie die angemessenen Garantien zu erfassen, die ausnahmsweise eine Datenübermittlung in ein Drittland gemäß Art. 49 Abs. 1 Satz 2 DSGVO rechtfertigen.
Die Einwilligung nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung