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Timestamp: 2017-07-20 19:19:40
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Matched Legal Cases: ['§ 68', '§ 58', '§ 68', '§ 65', '§ 6', '§ 12', '§ 7']

Behördenschulung Kirchenpflegen 2010 Einführung Ressort Aktuariat - ppt herunterladen
Behördenschulung Kirchenpflegen 2010 Einführung Ressort Aktuariat
Veröffentlicht von:Adalbert Nebgen
Präsentation zum Thema: "Behördenschulung Kirchenpflegen 2010 Einführung Ressort Aktuariat"— Präsentation transkript:
Behördenschulung Kirchenpflegen 2010 Einführung Ressort Aktuariat28. Juni und 23. August 2010 Referenten: Benedikt Minzer (Bezirksratsschreiber Horgen) Bernhard Neyer (Kirchgemeindeschreiber KG Bülach)
Persönlich Studium der Rechte Uni BSGerichtsschreiber am Obergericht des Kantons AG (Verwaltungsgericht) Jur. Sekretär im Generalsekretariat der Volkswirtschaftsdirektion ZH Bezirksratsschreiber Horgen MAS in Public Management (ZHAW)
Kontakt lic. iur. Benedikt Minzer, RatsschreiberBezirksratskanzlei Horgen Seestrasse 124 8810 Horgen 4
Agenda Einstieg GrundlagenWegleitung zur Protokollführung der Bezirksräte Beschlüsse und Verfügungen Von der Sitzungseinladung bis ins Archiv Weitere Hinweise
Einstieg Zu welchem Zweck schreibt man ein Protokoll der Kirchenpflegesitzungen? In Gruppen diskutieren
Einstieg →	Antwort ergibt sich aus den Ausführungen des heutigen Abends!
Agenda Einstieg GrundlagenWegleitung zur Protokollführung der Bezirksräte Beschlüsse Von der Sitzungseinladung bis ins Archiv Hinweise
Aufgaben des Aktuars Dokumentation der Vorgänge (Nachvollziehbarkeit)Korrespondenz Protokollierung der Behördensitzungen und der Gemeindeversammlung (Protokollführer) Archivierung weitere Punkte..?
Aufgaben des Aktuars § 68 Abs. 1 GG:Über die Verhandlungen jeder Gemeindebehörde wird ein Protokoll geführt. Dieses enthält sämtliche Beschlüsse, die Präsidialverfügungen und auf Verlangen die Anträge einzelner Mitglieder oder Minderheiten.
Stellung des Aktuars Aktuar oder Schreiber kann Mitglied der Behörde sein, muss aber nicht Jede Gemeindebehörde wählt einen Schreiber. Der Präsident einer Behörde kann nicht ihr Schreiber sein. Der Schreiber, der nicht Mitglied ist, hat beratende Stimme (§ 58 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 2 GG) (= Angestellter) Protokoll wird durch Aktuar verfasst, kann auch an Sekretariat delegiert werden
Rechtsgrundlagen zur Protokollierung§ 68 Gemeindegesetz Allenfalls in der Gemeindeordnung (insbesondere zum Umfang des Gemeindeversammlungs-protokolls) Geschäftsordnung der Kirchenpflege Stellenbeschrieb des Aktuars
Definition Protokoll Festhalten des Inhalts der Verhandlungen der Gemeindebehörden Enthält die Beschlüsse Präsidialverfügungen Anträge einzelner Mitglieder oder Minderheiten
Definition Protokoll Inhalt Name der Behörde Datum ZeitTeilnehmer mit Funktion (Vorsitz, Protokoll, Gäste) Ausstand und -grund Schlussergebnisse der Abstimmungen Entscheidgründe, soweit sie sich nicht aus den Akten ergeben Stichwortregister abgestimmt mit Registraturplan
Definition Protokoll Form wird von Kirchenpflege bestimmtBeschlussesprotokoll Verhandlungsprotokoll Wortprotokoll
Umfang und Form des ProtokollsDefiniert Kirchenpflege Meist bestehende Praxis Beispiele finden sich immer (Nachbargemeinden)
Anhänge und Beilagen zum ProtokollDas Protokoll muss selbsterklärend sein; kein Verweis auf weitere Akten Beilagen aus dem Geschäftsdossier gehören nicht in den Protokollband
Genehmigung des ProtokollsIn jeder Sitzung wird das Protokoll über die vorausgegangene Sitzung und über die in der Zwischenzeit getroffenen Präsidialverfügungen und Zirkularbeschlüsse zum Zwecke der Genehmigung verlesen oder aufgelegt. Berichtigungen werden nicht ins vorhergehende Protokoll geschrieben, sondern im neuen vermerkt.
Protokoll der Kirchgemeinde-versammlungGewisse Besonderheiten im Vergleich zum Behördenprotokoll
Protokoll der Kirchgemeinde-versammlungForm wird von Vorsteherschaft oder der Gemeindeversammlung bestimmt oder steht in der Kirchgemeindeordnung
Protokoll der Kirchgemeinde-versammlungInhalt (Formalien) Datum, Zeit, Ort, Vorsitz, Protokollführer, Stimmenzähler, Zahl der Anwesenden, Feststellungen zur Stimmberechtigung, Traktandenliste, Schluss der Versammlung, Genehmigungsvermerk
Protokoll der Kirchgemeinde-versammlungInhalt Ergebnisse der Wahlen und Abstimmungen mit Stimmenverhältnis Ordnungs- und Änderungsanträge mit Ergebnis Beanstandungen der Verhandlungsführung oder des Verfahrens (Rechtsmittel!)
Protokoll der Kirchgemeinde-versammlungGenehmigung nicht durch nächste Versammlung, sondern durch Präsidenten und Stimmenzähler innert sechs Tagen mit Unterschrift Nachher liegt das Protokoll zur Einsicht auf
Protokoll der Kirchgemeinde-versammlungRechtsmittelbelehrung bei der Protokollauflage (Publikation): „Begehren um Berichtigung des Protokolls sind in der Form eines Rekurses innert 30 Tagen, vom Beginn der Auflage an gerechnet, beim Bezirksrat XY, einzureichen. Das Protokoll liegt für die Stimmberechtigten im Sekretariat ab xy zur Einsichtnahme auf.“ Bezeichnung Publikationsorgan
Vorbereitung und Durchführung KGVZur Vorbereitung und Durchführung von Kirchgemeindeversammlungen, inkl. Wortlaut der Rechtsmittelbelehrungen siehe: Gesamtkirchliche Dienste > Hirschengraben 50 > Gemeindeaufbau und Leitung > Behördenschulung > Downloads > Kirchenpflege > Abwicklung Kirchgemeindeversammlung.PDF
Agenda Einstieg GrundlagenWegleitung zur Protokollführung der Bezirksräte Beschlüsse und Verfügungen Von der Sitzungseinladung bis ins Archiv Hinweise
Wegleitung zur Protokollführung der Bezirksräte(alphabetische Behandlung der offenen Punkte) vgl. neu erstellte Wegleitung der ev.-ref. Landeskirche zh.ref.ch > Gesamtkirchliche Dienste > Hirschengraben 50 > Gemeindeaufbau und Leitung > Behördenschulung > Downloads > Kirchenpflege > Wegleitung zur Protokollführung.PDF
Absenzen Teilnahme an den Sitzungen ist PflichtKein Mitglied darf ohne dringende Gründe und unentschuldigt der Sitzung fernbleiben (§ 65 GG) Entschuldigungsgründe sind zu protokollieren (Beruf, Krankheit, Ferien, etc.)
Anträge Geschäftsordnungen sehen z.T. vor, dass nur vorgängig traktandierte Geschäfte behandelt werden können Der Behörde ist es trotzdem nicht verboten, kurzfristig zusammen zu treten, unangemeldete Geschäfte zu behandeln oder die Traktandenliste zu ändern, wenn die Dringlichkeit des Geschäfts es erfordert (kein vorbereiteter schriftlicher Antrag)
Archivierung Für die „Ewigkeit“Auffindbarkeit von Geschäften wesentlich Sachwortregister (Inhaltsverzeichnis) auf Registraturplan des Archivs aufbauend
Ausstand Falls streitig, ob Ausstandspflicht gegeben, darf betroffenes Mitglied bereits bei dieser Frage nicht mitwirken Der Grund für den Ausstand ist zu protokollieren
Auszüge Beachten der SchweigepflichtBei Unterschrift nur des Aktuars (Auszug und nicht formeller Beschluss) Zusatz empfehlenswert: Für die Kirchenpflege Der Aktuar: (Unterschrift)
Auszüge Entweder zur Information (mindestens Unterschrift des Aktuars)Bei direkter Betroffenheit der Adressaten Eröffnung des Beschlusses mit Rechtsmittelbelehrung
Nummerierung der SeitenDie aktuellen, laufenden Bände müssen noch nicht durchgehend nummeriert werden Spätestens beim Binden mit Register sind die Seiten durchgehend zu nummerieren
Sachverständige Im Protokoll ist die Anwesenheit zu vermerkenZu beachten sind: Schweigepflicht kein Stimmrecht
Schweigepflicht Gilt auch für die elektronische Weitergabe des Protokolls (Versand per ) Gilt auch für Externe (Sekretariat, Nicht-Behördenmitglieder wie Pfarrer, etc.) Gilt auch beim Austritt aus dem Amt
Sachwortregister Auf dem Registraturplan (Archivierung!) aufbauendes, laufend nachgeführtes Sachwortregister (Inhaltsverzeichnis)
Stimmenverhältnis Stimmzwang Offene, nicht geheime AbstimmungenAusgang, nicht Verhältnis ist zu protokollieren
Titel Titel/Randtitel/Marginale eines jeden Geschäfts ist mit dem Sachwortverzeichnis abzustimmen
Unterschrift Am Ende des Protokolls der Sitzung (nicht jedes einzelnen Beschlusses) hat der Protokollführer das Protokoll zu unterzeichnen
Binden Regelmässig Mindestens amtsdauerweise Sachwortregister
Beschlüsse vs. VerfügungenBeschluss ergeht von einer Kollegialbehörde Verfügung, erlassen von einem Einzelnen (Präsident).
Beschlüsse und VerfügungenAntrag = schriftlicher Beschlussesentwurf Ablauf: Traktandiertes Geschäft → Schriftlicher Antrag → Beurteilung an Sitzung → Allenfalls Ergänzung mit Erwägungen aus der Sitzung/Beratung → Beschluss/Protokollauszug → Protokollband → Archiv
Aufbau eines BeschlussesBetreff (Worum geht es?) Sachverhalt (wertungsfrei) Erwägungen (mit Fazit) 2. und 3. bilden zusammen die Begründung Dispositiv (mit Rechtsmittelbelehrung Verteiler)
Beschluss und Verfügungen(Beispiel)
„nicht traktandierte“ BeschlüsseBesser: kurzfristig (während der Sitzung) aufgenommene Traktanden Sind grundsätzlich zulässig Sind genau zu protokollieren, da kein schriftlicher Antrag vorliegt
VerantwortlichkeitenPräsident für ordnungsgemässen Ablauf und klare Beschlussfassung hat das Protokoll vor der Auflage nicht „gegen zu lesen“ Aktuar für saubere und verständliche Protokollierung (nachfragen!)
Persönlich – Bernhard NeyerDiakon (Schule für Diakonie Greifensee) Seit 1999 Geschäftsleiter der Kirchgemeinde Bülach MAS Sozialmanagement CAS Politische Kommunikation Präsident des VPK (Verband des Personals Zürcherischer Evangelisch-reformierter Kirchgemeindeverwaltungen) Seit 2003 Mitglied der Synode
Kontakt Bernhard Neyer Ev.-ref. Kirchgemeinde Bülach Grampenweg 5 51
Weisheit Information macht mächtig – die richtige Weitergabe von Information in Berichtsform macht unentbehrlich!
SitzungsvorbereitungDas „Büro“ als ein mögliches Planungsorgan Als Alternative: Präsidium zusammen mit Gemeindekonventsleitung und/oder Vorsitz des Pfarrkonvents
SitzungsvorbereitungRegeln in einem Reglement festlegen!  Anträge einreichen bis … Standardisierte Form der Anträge Anträge sind einzureichen an … Deklaration des Traktandums nach Diskussion (D) Information (I) oder Beschluss (B)
Sitzungseinladung Inhalte: Adressaten GremiumDatum, Ort und Zeit (von – bis) Traktanden (Traktanden einzeln aufführen, resp. differenzieren und nummerieren) evtl. zu Traktanden Zeitangabe und Referent vermerken Vorsitzende/Einladende Person Beilagen/Aktenauflage
Aktenauflage Zu umfassenderen Anträgen weitere Unterlagen in der Aktenauflage bereitlegen Weitere zu genehmigende Protokolle Kirchenaustritte Kann auch elektronisch angeboten werden mittels VPN (Virtual Private Network)-Zugang auf die Homepage auf welcher PDF-Dokumente hinterlegt sind
Vorbereitung der SitzungArbeitsbedingungen für ein gutes Protokoll schaffen (Notebook, Vorprotokoll, Aufnahmegerät) eine gute Vorbereitung der Sitzung eine gute Sitzungsstruktur, Ordnung und Disziplin eine gute Sitzungsführung
Weitere Grundregeln Mitschreiben während der SitzungIn der Gegenwart schreiben Sich Abkürzungen aneignen (im Protokoll selber sind jedoch Abkürzungen zu vermeiden) Kurze Sätze machen Beschluss evtl. an der Sitzung wiederholen Das Protokoll möglichst rasch nach der Sitzung schreiben .
Bekanntmachung von BeschlüssenBei jedem Beschluss sollte die Frage nach der „Mitteilung an“ geklärt werden. Beispielsweise: Antragsteller Andere Behörde Presse Kirchenbote – Lokalteil Homepage Kommission RPK … Publikationspflicht beachten!
Protokollauszüge Inhalte: Gremium Datum Registratur-Nr.Geschäftsbezeichnung Betreff/Rubrum Sachverhalt Erwägungen (mit Fazit) Dispositiv (mit Rechtsmittelbelehrung Verteiler) Aktuar/Protokollführer mit Unterschrift
UnterschriftenregelungWir geregelt: In der Kirchgemeindeordnung und/oder Konstituierenden Sitzung der Kirchenpflege und/oder Geschäftsordnung Das Kirchenpflegeprotokoll wird nur vom Verfasser unterzeichnet!
Publikationsorgane Sind in der Regel in der Kirchgemeindeordnung bezeichnet Oft in Anlehnung an die Regelung der politischen Gemeinde Bsp: Lokalpresse (Landbote, Zürcher Unterländer, …)
Informationspflicht Art Die Kirchenpflege erstattet der Kirchgemeinde-versammlung und der weiteren Öffentlichkeit jährlich Bericht über ihre Tätigkeit und das kirchliche Gemeindeleben. 2 Sie stellt dem Kirchenrat alle Unterlagen und Angaben zur Verfügung, die dieser für die Planung und Erfüllung der Aufgaben der Landeskirche sowie für die Berichterstattung gemäss Kirchengesetz benötigt. Sie gibt dem Kirchenrat namentlich Rechenschaft über die Verwendung der finanziellen Mittel der Kirchgemeinde. 3 Die Kirchenpflege sorgt für die Information der Pfarrerinnen, Pfarrer, Angestellten und Freiwilligen. 4 Sie informiert die Kirchgemeinde, die weitere Öffentlichkeit, die Bezirkskirchenpflege und den Kirchenrat über wesentliche Gemeindeangelegenheiten.
Gesetzliche GrundlagenArchivgesetz (LS ) Archivverordnung (LS )
§ 6 ArchivG Die Gerichte, Notariate, Bezirke, Gemeinden, staatliche anerkannte Kirchen und unselbständige Anstalten führen eigene Archive.
Richtlinien und ChecklistenSind auf dem Internet auf → Archivierungshilfen für Behörden → Gemeindearchive
Registraturplan vgl. Musterregistraturplan auf www.staatsarchiv.zh.chund auf abrufbar
Verantwortlichkeit Die Gemeinde hat die für das Archiv verantwortliche Person zu bezeichnen (§ 12 ArchivG und § 7 ArchivV).
Datenschutz und -HerrschaftMit der Archivierung richtet sich die Zugriffs- und Zutrittsberechtigung nach Archivrecht → kein freier Zugang ins Archiv!
Papierqualität Akten, die dauernd archiviert werden, müssen von Büroklammern, Plastikfolien u. dergl. befreit werden. Büroordner sind für die dauernde Archivierung untauglich. Die Akten müssen in spezielle Archiv- schachteln überführt werden. Für die dauernde Archivierung sind Vertikalschachteln aus säurefrei-em 2 mm-Karton optimal. Für Dokumente, die für Jahrhunderte archiviert werden müssen, sind Umweltschutzpapiere Unge-eignet, da sie nur wenige Jahrzehnte haltbar sind. Insbesondere für Protokolle, Verträge und über-haupt wichtige Akten ist alterungsbeständiges Papier zu verwenden.
Räumlichkeiten Raumklima (16° - 20° Celsius/ 40% - 50% rel. Luftfeuchtigkeit) Brandgefahr Wassereinbruch Datensicherheit (Einbruch)
Aufsicht über KirchgemeindenBis anhin Bezirksrat Beinhaltet unter anderem: Mitwirkung beim Amtswechsel Visitationen Prüfung der Jahresrechung/Gemeindehaushalt Übergangsfrist: Ab 1. Juli 2011 eigene Organisation (Bezirkskirchenpflegen)
Weitere Hinweise Mustervorlagen Antrag Einladung Protokoll Beschluss
Weitere Hinweise … (SJ)
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