Source: http://www.juramagazin.de/157957.html
Timestamp: 2020-04-01 15:11:34
Document Index: 290774460

Matched Legal Cases: ['§ 9', '§ 4', '§ 9', '§ 7', '§ 16', '§ 97', '§ 74', '§ 16', '§ 13', '§ 97', '§ 100', '§ 13', '§ 95', '§ 101', '§ 58', '§ 58', '§ 101', '§101', '§ 30']

﻿ Personalwesen 61 Personalakten. Der Umgang mit personenbezogenen Daten stellt schon im Vorfeld eines Dienst
Personalwesen 61 Personalakten. Der Umgang mit personenbezogenen Daten stellt schon im Vorfeld eines Dienst
In Beantwortung seiner Frage teilte der mit, dass sowohl das BDSG als auch das den Umgang mit Identifizierung zu erhebenden Daten aufzuzeichnen sind und diese Aufzeichnung nach § 9 Abs. 1 Satz 2 soweit möglich, durch Kopie der zur Feststellung der Identität vorgelegten Dokumente zu erfolgen hat. Diese vorgegebene Handlungsweise beinhaltet aber keinen Verstoß gegen die Schutzvorschriften des BDSG. Gemäß § 4 Abs. 1 BDSG ist Fall das - es erlaubt oder anordnet. Darüber hinaus wurde der Fragesteller darauf hingewiesen, dass neben der Vorschrift des § 9 Abs. 1 Satz 2 die Regelung des § 7 einzubeziehen ist. Danach kann von einer Identifizierung abgesehen werden, wenn der Betroffene bei dem zur Identifizierung Verpflichteten persönlich bekannt ist oder wenn er bei früheren Gelegenheiten identifiziert worden ist. Der Kunde sollte auf die Ausnahmemöglichkeit dieser Identifizierungspflicht hingewiesen werden, damit er unter Umständen Gründe vortragen kann, die eine eventuelle nochmalige Identifizierung entbehrlich machen. Weiter wurde dem anfragenden mitgeteilt, dass bei einer normalen Konto- und Depoteröffnung nicht automatisch das als Rechtfertigung für die Ablichtung eines Ausweisdokumentes herangezogen werden kann. Nach dem greift die Pflicht zur Anfertigung derartiger 20.000 Deutsche Mark.
Personalakten dar, da nicht nur der private, sondern auch der öffentliche Arbeitgeber im Umgang mit Bewerberdaten mitunter nicht die erforderliche Sorgfalt einhält, die geboten ist. Entweder werden Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt oder werden weiter vorgehalten, bis sich zu einem späteren Zeitpunkt gegebenenfalls die Möglichkeit ergibt, den Bewerber dem Betroffenen genommen zu haben, an eine andere Behörde weitergegeben werden. Es ist zu begrüßen, dass der Entwurf eines Arbeitsvertragsgesetzes, wie ihn der Freistaat Sachsen im Bundesrat vorgelegt hat, in § 16 ausdrücklich vorsieht, dass personenbezogene Daten und Bewerbungsunterlagen Dritten nur mit Einwilligung des Bewerbers zugänglich gemacht werden dürfen und Bewerbungsunterlagen dem Bewerber unverzüglich auszuhändigen sind, sofern dieser nicht mit ihrer weiteren Aufbewahrung einverstanden ist.
Auch der hat zu dieser Problematik im Rahmen einer möglichen Änderung des eigene Vorstellungen entwickelt.
6.1.1Personalaktenführungsrichtlinie
Das TIM hat schon vor Inkrafttreten des Thüringer Beamtengesetzes am 01.07.1994 einen Entwurf für eine ist diese Richtlinie bisher allerdings nicht. Seitens des wird es begrüßt, dass der Versuch unternommen wird, auf die noch einzugehen sein wird, wurde immer wieder festgestellt, dass es in den Personalstellen sowohl in der Landesverwaltung als auch in den Kommunen mitunter Unsicherheiten darüber gibt, was in eine Personalakte aufzunehmen ist. Dies gilt besonders dann, wenn für verschiedene Bereiche der Personalverwaltung unterschiedliche Stellen zuständig sind. Während auf Landesebene die Grundakten im Regelfall bei der personalführenden Dienststelle Besoldung zuständig. Für Reisekostenabrechnungen und Beihilfeangelegenheiten ist für weite Teile des Landespersonals die Zentrale Beihilfestelle in Stadtroda zuständig, die organisatorisch zum Haushaltsreferat des und damit zum Geschäftsbereich des TIM zählt.
Für beide Stellen wäre es aus datenschutzrechtlicher Sicht erforderlich, klare Regelungen zur Aufnahme der entsprechenden Unterlagen in die jeweiligen Teilakten zu treffen. Der hat eine Prüfung bei der Zentralen Gehaltsstelle den anderen Ressorts zu empfehlen.
Der hat das TIM insbesondere auf die Notwendigkeit hingewiesen, klare Regelungen zum Umgang mit Kaderakten der ehemaligen DDR zu treffen. Wenn die Kenntnis der Daten zur rechtmäßigen Erfüllung einer in der Dies trifft insbesondere auf Unterlagen zur Beurteilung gesellschaftlichen Verhaltens, Nachweise zur Tätigkeit in Parteien und Massenorganisationen oder Unterlagen, die ausschließlich Daten Dritter, wie zum Beispiel Verwandtschaftsaufstellungen, enthalten, zu. Auch Unterlagen vorhergehender Arbeitsstellen, soweit diese nicht im Einzelfall im datenschutzrechtlicher Sicht vermeidbar wären, wenn hier Regelungen vorlägen.
Personalfragebogen für Bedienstete des Freistaats Thüringen Anfragen und Kontrollen in Personalverwaltungen ergaben immer wieder, dass die Auslegung der Regelungen des § 97 hinsichtlich des erforderlichen Umfangs von Personalaktendaten im Personalbogen Schwierigkeiten bereitet.
Da mit den Personalfragebogen umfangreiche Datenerhebungen durch den Dienstherren bei den Beschäftigten durchgeführt werden, bedarf es grundsätzlich einer sorgfältigen Abwägung, ob und welche Daten im Rahmen von Bewerbungen bzw. bei der Aufnahme eines Arbeitsrechtsverhältnisses erhoben werden. Aus diesem Grund unterliegt auch der Inhalt von Personalfragebögen von Angestellten und Arbeitern zur Wahrung des Persönlichkeitsrechts der Bediensteten gemäß § 74 Abs. 3 Nr. 8 der vollen Mitbestimmung des jeweils zuständigen Personalrates.
Unabhängig davon wäre es nach Auffassung des dennoch dienlich, wenn auf Landesebene entsprechende abgestimmte Mustervordrucke empfohlen würden. Dadurch könnten u. a. aufwendige spätere Korrekturen und Probleme weitgehend vermieden werden. So hatten sich im Berichtszeitraum mehrere Mitarbeiter einer Thüringer Hochschule an den gewandt, mit der Bitte um Prüfung ihres Personalbogens hinsichtlich der Zulässigkeit der geforderten Angaben. Dabei war festzustellen, dass in dieser Hochschule ein Fragebogen mit sehr umfangreichen Datenerhebungen verwendet wurde. Nach Prüfung der einzelnen Fragen wurde im Hinblick auf den Vermietung und Verpachtung, Bedenken erhoben. Von der zuständigen Personalleitung wurde dies aufgegriffen und dem mitgeteilt, dass man sich künftig an dem aktuellen, den Datenschutzbestimmungen genügenden Personalfragebogen für Bedienstete des Landes Thüringen der Zentralen Gehaltsstelle orientieren wird. Gleichzeitig wurde der Bitte des entsprechend zugesichert, dass die Daten, die aufgrund der bisherigen Personalbogen möglicherweise unzulässig erhoben wurden, gemäß § 16 gelöscht werden.
Durch Anfrage eines Bewerbers für den Schuldienst wurde der auf einen vom TKM für verbindlich erklärten Personalbogen für Lehrereinstellungen aufmerksam, auf dem Daten erhoben werden, die gleichfalls nach Auffassung Gerichtsverfahren und Wohnungsanschriften der letzten 20 Jahre, für die eine Notwendigkeit nicht erkennbar war.
Das TKM hat unter Verweis darauf, dass es hierzu einer Abstimmung mit dem TIM bedarf, eingeräumt, dass der Personalfragebogen überarbeitet werden muß. Seit dieser Feststellung ist allerdings bereits eine geraume Zeit vergangen, ohne dass eine Entscheidung getroffen wurde. Dies ist insbesondere deshalb problematisch, da die Gefahr besteht, dass mit dem Personalbogen unzulässig erhobene Daten auch Eingang in die Personalakte finden.
Einsichtsrecht des Geheimschutzbeauftragten in Personalakten
Seitens eines Ministeriums wurde die Frage an den gerichtet, ob dem Geheimschutzbeauftragten nach § 13 der Sicherheitsrichtlinie des Landes Thüringen vom 11.06.1991 das Recht auf Einsichtnahme in die Personalakte eines dürfen und nur soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft erforderlich ist. Da in dem Einsichtnahme nur dann vorstellbar erscheine, wenn er nach § 97 Abs. 1 Satz 3 in Verbindung mit § 100 Abs. 2 Satz 1 von dem Betroffenen ausdrücklich ermächtigt worden wäre. § 13 Abs. 2 der Sicherheitsrichtlinien für das Land Thüringen sieht vor, dass der Geheimschutzbeauftragte anhand der Personalakte und sonstiger für ihn als geeignet erkennbarer Unterlagen die Vollständigkeit und Übereinstimmung der gemachten Angaben und etwaiger sicherheitserheblicher Umstände prüft. Angesichts der eindeutigen Regelung des ist für eine Überprüfung anhand der Personalakten durch den Geheimschutzbeauftragten der betreffenden Behörde keine Möglichkeit mehr
Einsichtsrecht des Rechnungshofes in Personalakten
Aus dem Kreis der ist das Problem diskutiert worden, ob ein Einsichtsrecht des Rechnungshofes in Personalakten besteht. Das sieht eine ausdrückliche Ermächtigungsgrundlage für den Rechnungshof nicht vor. Ob man § 95 Abs. 1 LHO, wonach Unterlagen, die der Rechnungshof zur Erfüllung seiner Aufgaben für erforderlich hält, ihm auf eine entsprechende Rechtsgrundlage ansehen kann, sieht der als zweifelhaft an, zumal eine Personalakte schon begrifflich etwas anderes ist als eine Unterlage. Das TIM wurde vom auf die Notwendigkeit der Schaffung von Rechtsgrundlagen in diesem Zusammenhang hingewiesen. Das TIM sieht den Rechnungshof als Dritten nach § 101 Abs. eine Abwägung zwischen den Interessen des Bediensteten und des Gemeinwohls oder der schutzwürdigen höherrangiger Interessen des Dritten vorgenommen werden muß. Nach Auffassung des wird man dem Anliegen des Rechnungshofes nicht unbedingt Vorrang gegenüber den Interessen des betreffenden Mitarbeiters an der Wahrung seines Rechtes auf informationelle Selbstbestimmung geben können, wenngleich die Notwendigkeit einer Kontrolle, überrascht daher die Auffassung des TIM, dass kein Erfordernis besteht, eine entsprechende Rechtsgrundlage zu schaffen. Nur übergangsweise ist der bereit, bei etwaigen Einsichtnahmen des Rechnungshofes in Personalakten von einer Beanstandung abzusehen.
Einsichtsrecht der Hochschule Mitarbeitern der Hochschule von seiten des TMWFK mit der Bitte um Unterzeichnung zugesandt worden war. Diese über seine Forschungs- und Publikationstätigkeiten einer anderen Hochschule zur Vorbereitung einer möglichen Versetzung nach § 58 Abs. 3 Satz 2 des Thüringer Hochschulgesetzes zur Verfügung gestellt werden und er mit der Einsichtnahme in seine Personalakte einverstanden ist.
Nach Prüfung der Rechtmäßigkeit der Einverständniserklärung hat der dem anfragenden mitgeteilt, daß Behörden desselben Geschäftsbereiches ohne Einwilligung des Betroffenen vorzulegen, soweit die Vorlage der Personalakte zur Vorbereitung oder Durchführung von Personalentscheidungen notwendig ist. Da es sich hier um mögliche Versetzungen nach § 58 Abs. 3 Satz 2 handelt, die bei Auflösung oder Zusammenschluß von Hochschulen auch ohne Zustimmung der Betroffenen zulässig sind und die genannten Hochschulen demselben Geschäftsbereiches angehören, kommt der vorgenannte § 101 Abs. 1 zur Anwendung. Die Vorlage der Personalakte und Auskunft ist somit unter Berücksichtigung der Beschränkung auf den jeweils erforderlichen Umfang (§101 Abs. 3 für Zwecke der Personalverwaltung auch ohne die Einwilligung bzw. Einverständniserklärung des Betroffenen zulässig.
Umgang mit alten Kaderakten
Es ist bei Kontrollen immer wieder festzustellen, dass Unklarheiten über die Nutzung und den Verbleib alter Kaderakten bestehen. Dies zeigte sich auch anläßlich einer Kontrolle in einem Veterinär- und Lebensmittelüberwachungsamt. Dabei stellte sich heraus, dass nach Auflösung der ehemaligen Kreishygieneinspektionen sowie der Abteilungen Veterinärwesen der Kreise die Kaderakten der ausgeschiedenen Mitarbeiter in den Landratsämtern und teilweise noch als Handakten für eventuelle Rückfragen (insbesondere für Rentenberechnungen) in den staatlichen Veterinär- und Lebensmittelüberwachungsämtern verblieben waren. Aufgrund der Regelungen des stehen diese Unterlagen gemäß § 30 demjenigen Träger öffentlicher Verwaltung zu, der nach dem Grundgesetz für diese Verwaltungsaufgabe zuständig ist. Da dies das ist, wurde es über das Kontrollergebnis informiert und Veterinärwesen der Kreise zu übernehmen, was zwischenzeitlich auch erfolgte.
An den wurde auch das Problem herangetragen, was aus den Personalakten der Mitarbeiter der ehemaligen HO geworden ist und wo man diese einsehen könne. Zuständig für diesen Aufgabenbereich ist der mit dem sich der diesbezüglich in Verbindung gesetzt hat. Aus den zahlreichen Anfragen ist zu schließen, dass viele Bürger nicht Sorbenweg 3 - 4, 99096 Erfurt, die weitere Außenstellen in Erfurt, Gera und Suhl hat. Deren alleinige Gesellschafterin Dort befinden sich u. a.