Source: https://christof-de.datareporter.eu/info/BmtkhDCM
Timestamp: 2019-05-21 12:29:04
Document Index: 138054759

Matched Legal Cases: ['§ 207', '§ 1489', '§ 1486', '§1486', '§ 207', 'Art 9', '§ 207', '§ 207', '§ 13', 'Art 5', '§ 207', '§ 1489', '§ 15', 'Art 6']

Wels, 21. Mai 2019
Herr Günter Dörflinger
eMail: office-werndorf@fmt.biz
Tel.: +43 502080 0
Herr Mag. Michael Hangelmann
Tel.: +43 502080
Verarbeitung und Übermittlung von Daten im Rahmen jeglicher Geschäftsbeziehung mit Kunden und Lieferanten im Rahmen einer Gewerbeausübung samt systematischer Aufzeichnung aller die Einnahmen und Ausgaben betreffenden Geschäftsvorgänge, einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z. B. Korrespondenz, Rechnungen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen) in diesen Angelegenheiten. Diese Verarbeitungstätigkeit enthält die typischen Tätigkeiten Auftragsverwaltung, Vertragsverwaltung, Debitoren- und Kreditorenmanagement, Analyse und Reporting, Bonitätsprüfungen, Mahnwesen, Onlinebanking und Rechnungswesen. Daten werden gem. §§ 207 Abs. 2, 209 BAO 10 Jahre aufbewahrt bzw. solange diese zur Abwehr oder Geltendmachung von Ansprüchen benötigt werden. Im Anlagengeschäft werden Daten zur Abwehr oder zur Geltendmachung von Schadenersatzansprüchen gem. § 1489 ABGB für 30 Jahre aufbewahrt.
Durchführung und Verwaltung von Mitarbeitergesprächen
Durchführung und Aufbewahrung der jährlichen Mitarbeitergespräche zur Orientierung für Mitarbeiter hinsichtlich Leistung und Weiterentwicklungsmöglichkeiten inklusiver der in diesem Zusammenhang erstellten und archivierten Dokumente. Eine Übermittlung von Daten findet ausschließlich an die interne Personalabteilung statt. Daten werden gem. § 1486 ABGB 3 Jahre nach Ausscheiden des Mitarbeiters aus dem Unternehmen gelöscht.
Durchführung und Verwaltung von Mitarbeiterschulungen
zur Verwaltung der Teilnahme von Mitarbeitern des Verantwortlichen an Schulungen (insbesondere eLearning) inklusive der Dokumentation des Lernfortschrittes. Das eLearning erfolgt dabei durch webbasierendes Lernen zu Themen wie Arbeitsschutz, IT-Sicherheit, Datenschutz, Organisation etc.) im Rahmen der Einschulung sowie zur Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter durch den Verantwortlichen. Daten daraus werden gem. §1486 3 Jahre nach Ausscheiden des jeweiligen Mitarbeiters aus dem Unternehmen aufbewahrt.
Durchführung von Personalbereitstellung
Zweck der Verarbeitungstätigkeit ist die Verarbeitung und Übermittlung von Daten von Arbeitnehmern zum Zwecke der Personalbereitstellung für andere Gruppenunternehmen. Daten werden gem. §§ 207 Abs. 2, 209 BAO für 10 Jahre nach Ausscheiden des jeweiligen Mitarbeiters bzw. nach Ende des Kalenderjahres indem ein Verrechnungsdatum angefallen ist aufbewahrt. Soweit Daten für Dienstzeugnisse benötigt werden, werden diese für 30 Jahre, gespeichert.
Qualitätsmanagement zum Zweck der Verwaltung von qualitätsrelevanten Optimierung der Geschäftsprozesse des Verantwortlichen durch das Management von Aufgaben sowie die Definition von standardisierten Vorgehensweisen einschließlich der Verarbeitung sowie Darstellung automationsunterstützt erstellter und archivierter Dokumente (wie z.B. Korrespondenz, Qualitätsmanagement Dokumente, Vorlagen und Anweisungen) in diesen Angelegenheiten. Zum Aufgabenmanagement in diesem Zusammenhang zählt insbesondere die Dokumentenprüfung und -freigabe, die Verwaltung von Aufgaben aus Besprechungen, Audits und Begehungen, sowie die Maschinenwartungen und Messmittelverwaltung. Daten aus dem Qualitätsmanagement werden 10 Jahre aufbewahrt (ISO Zertifizierung).
Zweck der Verarbeitungstätigkeit ist die Verarbeitung, Evidenthaltung und Übermittlung von personenbezogenen Daten für Lohn-, Gehalts-, Entgeltsverrechnung und Einhaltung von Aufzeichnungs-, Auskunfts- und Meldepflichten, soweit dies aufgrund von Gesetzen oder Normen kollektiver Rechtsgestaltung oder arbeitsvertraglicher Verpflichtungen jeweils erforderlich ist. Zu den Einzelaufgaben der Personalverwaltung gehören: - Anlegen und Führen von Personalakten - Tätigkeiten bei der Einstellung und Einführung neuer Mitarbeiter sowie Ausscheiden von Mitarbeitern - Bearbeitung von Arbeits-, Urlaubs- und Fehlzeiten der Mitarbeiter - Personaldatenverwaltung - Lohn- und Gehaltsabrechnung inkl. Exekutionen - Führung von Personalstatistiken - Arbeitszeiterfassung - Krankmeldungen - Verwaltung von Dienstverträgen - Durchführung von Kündigungen - Arbeitsplatzbeschreibungen Eine Verarbeitung von besonderen Kategorien von personenbezogenen Daten der Mitarbeiter im Sinne der Art 9 und 10 DSGVO ist ausschließlich aufgrund einer gesetzlichen Ermächtigung oder aufgrund rechtlicher Verpflichtungen zulässig. Übermittlungen von Daten erfolgen insoweit dies für die Verwaltung und Erfüllung der dienstrechtlichen Verpflichtungen notwendig ist. Daten werden gem. §§ 207 Abs. 2, 209 BAO für 10 Jahre nach Ausscheiden des jeweiligen Mitarbeiters bzw. nach Ende des Kalenderjahres indem ein Verrechnungsdatum angefallen ist aufbewahrt. Soweit Daten für Dienstzeugnisse benötigt werden, werden diese für 30 Jahre, gespeichert.
Projektmanagement, Projekteinsatzplanung und Projektzeiterfassung
Projektplanung und Projektsteuerung zum Zweck der Umsetzung bestehender Kundenaufträge inklusive der Erfassung von Projektzeiten durch Mitarbeiter sowie der Durchführung der Anmeldung und Dokumentation von Baustellen einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Dokumente (wie z.B. Korrespondenz, öffentliche Unterlagen) in diesen Angelegenheiten. Erstellung von Berichten über den Personaleinsatz der betroffenen Projektmitarbeiter. Projekteinsatzplanung hinsichtlich Verfügbarkeit von für die Umsetzung des bestimmten Projektes benötigter Mitarbeiter. Daten werden zu Verrechnungszwecken gem. §§ 207 Abs. 1, 209 BAO für 10 Jahre aufbewahrt.
Stationäre Bildverarbeitung zu Überwachungszwecken (Videoüberwachung)
Videoüberwachung der öffentlich zugänglichen Räumlichkeiten (insbesondere der Eingänge, Eingangsbereiche, Foyers, Gänge im Hausinneren) zum Zweck des Eigenschutzes (Schutz des Eigentums und Schutz der Mitarbeiter des Verantwortlichen) und des Verantwortungsschutzes (Wahrnehmung von Verkehrssicherungspflichten, Vertragshaftung gegenüber Kunden etc.) sowie zum Zweck der Verhinderung, Eindämmung und Aufklärung strafrechtlich relevanten Verhaltens, soweit hievon der Aufgabenbereich des Verantwortlichen betroffen ist, mit ausschließlicher Auswertung in dem durch den Zweck definierten Anlassfall. Daten werden gem. § 13 Abs. 3 Datenschutz-Anpassungsgesetz für längstens 72 Stunden gespeichert. a) Räumlicher Erfassungsbereich: Örtlichkeiten, über welche der Verantwortliche verfügungsberechtigt ist. Die Videoüberwachung reicht räumlich nicht über die Liegenschaft hinaus. Die Videoüberwachung findet nicht an Orten statt, welche den höchstpersönlichen Lebensbereich von Personen darstellen. b) Speicherdauer: Die Daten werden vom Verantwortlichen nach spätestens 72 Stunden gelöscht. c) Kennzeichnung: Eine geeignete Kennzeichnung der Bildverarbeitung durch den Verantwortlichen wurde vorgesehen. Aus dieser ist der Verantwortliche für die Videoüberwachung ersichtlich.
Verwaltung einer gruppenweiten Kontakt- und Termindatenbank
Verarbeitung von Daten der Mitarbeiter des Verantwortlichen, zur Führung einer Kontaktdatenbank, Übermittlung dieser Daten an andere Konzernunternehmen sowie Führung einer gruppenweiten Termindatenbank. Daten werden nach Ausscheiden eines Mitarbeiters gem. Art 5 Abs. 1 lit e DSGVO unverzüglich längstens jedoch nach einem Monat gelöscht.
Verwaltung einer Rechtsdatenbank
Verwaltung von Verträgen mit Kunden, verbundenen Unternehmen, Mitarbeitern, Praktikanten, Lieferanten, Dienstleistern (elektronisch und in Papierform). Verarbeitung von Mitarbeitern als Ansprechpartner mit Vorname und Nachname. Weiters dient diese Verarbeitungstätigkeit zur Verwaltung von: - Schadensfällen - Handlungsvollmachten - Gewerbeberechtigungen - Bescheiden - Marken - Patenten Daten werden gem. §§ 207, 209 BAO für 10 Jahre nach Ende des Kalenderjahres nach Abschluss eines Vertrages gespeichert. Im Anlagengeschäft werden Daten zur Abwehr oder zur Geltendmachung von Schadenersatzansprüchen gem. § 1489 ABGB für 30 Jahre aufbewahrt.
Verwaltung und Evidenthaltung von Bewerbungen
Verarbeitung und Evidenthaltung personenbezogener Daten von Bewerbern, soweit diese Daten durch den Bewerber angegeben wurden, zur Durchführung von Stellenausschreibung und Auswahl der Bewerbungen zur geeigneten Stellenbesetzung durch den Verantwortlichen einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z.B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten. Daten werden nach §§ 15 Abs 1 und 29 GlBG für 6 Monate, soweit eine Zustimmung des Bewerbers vorliegt gem. Art 6 Abs. 1 lit a DSGVO (Einwilligung) für 3 Jahre, gespeichert.
Kontrolle der Berechtigung des Zutritts zu Gebäuden und abgegrenzten Bereichen durch den Eigentümer oder Benutzungsberechtigten mit Hilfe von Anlagen, die personenbezogene Daten automationsunterstützt ermitteln und speichern, wobei keine biometrischen Daten von Betroffenen verarbeitet werden, einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z.B. Korrespondenz) in dieser Angelegenheit. Höchstdauer der zulässigen Datenaufbewahrung: Bis zum Ende der Zutrittsberechtigung und darüber hinaus solange als gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen oder solange besondere Rechtsansprüche aus dem Arbeitsverhältnis gegenüber dem Arbeitgeber geltend gemacht werden können. Sofern keine besonderen Aufbewahrungsfristen bestehen, sollen die Daten sechs Monate nach Ende der Zutrittsberechtigung gelöscht werden