Source: http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=18309
Timestamp: 2014-12-20 17:15:35+00:00
Document Index: 75522391

Matched Legal Cases: ["l'article 3", "l'article 2", "l'article 2", "l'article 21", "l'article 21", "l'article 2", "l'article 2", "l'article 10", "l'article 7"]

1.1 La pr�sente Directive entre en vigueur le 6 mai 2014.
1.2 Elle remplace la Directive sur les pratiques relatives � la protection de la vie priv�e dat�e du 31�janvier 2013.
2.1 La pr�sente Directive s'applique aux institutions f�d�rales vis�es par l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris toute soci�t� d'�tat m�re ou filiale en propri�t� exclusive d'une telle soci�t�, le cas �ch�ant.
2.2 La pr�sente Directive ne s'applique pas � la Banque du Canada.
3.1 La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) et le R�glement sur la protection des renseignements personnels (le R�glement) constituent le cadre juridique r�gissant la cr�ation, la collecte, la conservation, l'utilisation, la divulgation, le retrait et l'exactitude des renseignements personnels dans l'administration des programmes et des activit�s par les institutions f�d�rales.
3.2 En vertu de la Loi, les responsables de toutes les institutions f�d�rales sont tenus d'identifier, de d�crire et de rendre publics les fichiers de renseignements personnels (FRP) de leur institution et leurs cat�gories de renseignements personnels dans la publication annuelle du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada (SCT) intitul�e Info Source. Les descriptions dans Info Source des FRP et des cat�gories de renseignements personnels indiquent la fa�on dont les institutions f�d�rales informent le public et les employ�s de la fonction publique sur les renseignements personnels qu'elles recueillent et sur leur m�thode de traitement, d'utilisation, de conservation et de retrait de ces renseignements. Info Source contribue � permettre aux individus d'exercer leurs droits conf�r�s par la Loi.
3.3 En vertu de la Politique sur la protection de la vie priv�e, les responsables des institutions f�d�rales doivent adopter les pratiques de gestion et de protection des renseignements personnels dont leur institution est responsable en vue de s'assurer que la Loi est administr�e de fa�on juste et uniforme. La pr�sente Directive appuie la Politique par l'�tablissement des exigences en mati�re de saines pratiques de gestion de la vie priv�e et de traitement des renseignements personnels. 3.4 Le pr�sident du Conseil du Tr�sor (pr�sident), � titre de ministre d�sign� pour l'application des alin�as 71(1)a) et b) de la Loi, assume la responsabilit� g�n�rale de l'enregistrement de tous les FRP et de l'examen du mode de gestion de ces derniers pour toutes les institutions f�d�rales. Outre son r�le de contr�le g�n�ral, le pr�sident est responsable d'examiner et d'approuver les nouveaux FRP ou ceux qui ont fait l'objet de modifications importantes pour les institutions f�d�rales qui sont des minist�res au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) ou peut d�cider de d�l�guer ce pouvoir sous r�serve des modalit�s pr�cis�es au paragraphe 71(6) de la Loi. En faisant un tel choix, le pr�sident du Conseil du Tr�sor tiendra compte de la conformit� d'une institution � la Politique sur la protection de la vie priv�e, de la pr�sente Directive, d'autres directives, ainsi que de tout formulaire r�glementaire. N�anmoins, le pr�sident demeure responsable de l'examen continu des FRP pour toutes les institutions f�d�rales assujetties � la Loi.
3.5 La pr�sente Directive est �mise conform�ment � l'alin�a 71(1)d) de la Loi.
3.6 La pr�sente Directive doit �tre lue de concert avec la Loi, le R�glement et d'autres lois pertinentes, y compris la loi habilitante de l'institution, la Politique sur la protection de la vie priv�e, la Directive sur l'�valuation des facteurs relatifs � la vie priv�e, la Directive sur le num�ro d'assurance sociale, la Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction ainsi que la Norme sur la protection de la vie priv�e et le Web analytique.
4.1 Les d�finitions devant s'appliquer pour interpr�ter la pr�sente Directive se trouvent � l'annexe A. D'autres d�finitions sont jointes � l'annexe A de la Politique sur la protection de la vie priv�e.
5.1.1 Faciliter la mise en �uvre et la publication de pratiques saines et uniformes de gestion de la vie priv�e r�gissant la cr�ation, la collecte, la conservation, l'utilisation, la divulgation, le retrait et l'exactitude des renseignements personnels dont les institutions f�d�rales sont responsables.
5.2.1 Les renseignements personnels sont toujours cr�es, recueillis, conserv�s, utilis�s, divulgu�s et �limin�s d'une mani�re qui respecte la vie priv�e des individus et les dispositions de la Loi et du R�glement.
5.2.2 Les FRP et les cat�gories de renseignements personnels des institutions f�d�rales sont d�crits d'une mani�re qui facilite pour les individus le processus de demande d'acc�s � leurs renseignements personnels et de correction.
5.2.3 Les fins pour lesquelles les institutions f�d�rales recueillent des renseignements personnels et les pratiques relatives � la protection de la vie priv�e qui appuient l'administration des programmes et des activit�s sont d�crites dans les FRP et les cat�gories de renseignements personnels.
6.1 Les responsables des institutions f�d�rales ou leurs d�l�gu�s ont les responsabilit�s suivantes:
6.1.1 �tablir de saines pratiques de protection de la vie priv�e au sein de leur institution comme il est �nonc� ci-apr�s. Les fonctionnaires ou les employ�s doivent respecter ces pratiques lorsqu'ils participent � la cr�ation, la collecte, la conservation, l'utilisation, la validation, la divulgation ou le retrait de renseignements personnels dont l'institution f�d�rale est responsable, y compris les renseignements personnels des fonctionnaires ou des employ�s de l'institution f�d�rale.
Les atteintes � la vie priv�e
6.1.2 �tablir des plans et des proc�dures r�gissant les atteintes � la vie priv�e au sein de leur institution qui d�crivent notamment ce qui suit :
les r�les et les responsabilit�s en cas d'atteinte � la vie priv�e;
les proc�dures internes et les communications, dont le d�lai, pour informer le Commissariat � la protection de la vie priv�e du Canada (CPVP), le SCT et les parties vis�es par les atteintes � la vie priv�e; les exigences en mati�re d'avis, qui doivent englober un processus pour rendre compte de fa�on obligatoire des atteintes substantielles � la vie priv�e au CPVP et au SCT. Ces proc�dures doivent �galement s'harmoniser � la Politique sur la s�curit� du gouvernement et � ses directives et normes connexes.
Fichiers de renseignements personnels et cat�gories de renseignements personnels
6.1.3 S'assurer que le processus de cr�ation des FRP, nouveaux ou ayant subi des modifications importantes, soit conforme au processus de cr�ation et d'approbation de l'�valuation des facteurs relatifs � la vie priv�e de base comme l'exige la Directive sur l'�valuation des facteurs relatifs � la vie priv�e.
6.1.4 Pr�senter au SCT une demande d'enregistrement de tout nouveau FRP ou d'�limination d'un FRP existant et s'assurer que l'information suivante accompagne les demandes :
dans le cas d'une demande d'enregistrement d'un nouveau FRP, tous les �l�ments du FRP indiqu�s aux sous-alin�as 11(1)a)(i) jusqu'� (vi) de la Loi, accompagn�s d'une �valuation des facteurs relatifs � la vie priv�e de base compl�te et approuv�e;
dans le cas d'une demande d'�limination d'un FRP existant, une explication justifiant l'�limination du FRP, et la confirmation que les dossiers et les renseignements personnels qu'ils contiennent ont �t� retir�s conform�ment � l'autorisation de conserver ou de retirer l'information de l'institution et ne sont plus sous la responsabilit� de l'institution f�d�rale. 6.1.5 Remplir, pour les institutions qui sont des minist�res au sens de l'article 2 de la LGFP, les exigences additionnelles, comme il est d�crit � l'annexe B, pour approbation par le pr�sident dans le cas des FRP, � moins que le pouvoir d'approbation ait �t� d�l�gu� au responsable de l'institution par le pr�sident, sous r�serve des modalit�s en place. 6.1.6 Informer le SCT des changements aux FRP et, lorsque ces changements sont importants, veiller � ce que le SCT re�oive une l'�valuation des facteurs relatifs � la vie priv�e de base comme l'exige la Directive sur l'�valuation des facteurs relatifs � la vie priv�e.
6.1.7 Veiller � ce que les propositions soumises au SCT visant la constitution ou l'�limination d'un fichier inconsultable contiennent ce qui suit :
une description des renseignements � inclure dans le fichier inconsultable, ainsi qu'une explication justifiant pourquoi les renseignements doivent �tre inclus dans un fichier inconsultable; la confirmation que les dossiers dans le fichier se composent principalement de renseignements personnels comme il est d�crit � l'article 21 ou 22 de la Loi; la disposition de l'exception sp�cifique de la Loi sur laquelle on s'appuie et, pour toute exception fond�e sur crit�re subjectif, l'�nonc� des effets pr�judiciables envisag�s; l'�bauche du d�cret et l'�bauche du R�sum� de l'�tude d'impact de la r�glementation.
Demandes et divulgations � des organismes d'enqu�te
6.1.8 Se conformer aux exigences concernant les demandes pr�sent�es par les organismes d'enqu�te et les divulgations faites aux organismes d'enqu�te �nonc�s � l'annexe C.
6.1.9 �tablir des proc�dures pour assurer la tenue d'un relev� des nouveaux usages et divulgations, ainsi que tout usage compatible qui n'est pas d�crit dans un FRP. Ces proc�dures permettront de veiller � ce que :
les descriptions d'utilisation et l'objet de la collecte et de la divulgation que l'on consigne dans l'ensemble des FRP soient mis � jour (cette exigence ne s'applique pas aux divulgations faites aux organismes d'enqu�te); tout nouvel usage compatible soit pris en compte dans les FRP pertinents; le Commissaire � la protection de la vie priv�e du Canada soit avis� de tout nouvel usage compatible.
Web analytique et protection de la vie priv�e
6.1.10 Veiller � ce que l'on utilise des outils du Web analytique pour mesurer et am�liorer le rendement des sites Web du gouvernement du Canada, en conformit� avec la Norme sur la protection de la vie priv�e et le Web analytique.
6.2 Les cadres et les agents principaux qui g�rent des programmes ou des activit�s comportant la cr�ation, la collecte ou le traitement de renseignements personnels sont responsables des �l�ments suivants :
Pratiques relatives � la protection de la vie priv�e
6.2.1 Porter � l'attention de la personne responsable des FRP de l'institution tout nouveau programme ou toute nouvelle activit�, ou toute modification importante apport�e � une activit� ou � un programme existant, dans le cas o� les renseignements personnels d'un individu sont recueillis ou trait�s dans le cadre d'un processus d�cisionnel exer�ant une incidence directe sur la personne concern�e.
6.2.2 Informer les personnes responsables de la gestion des sites Web de l'institution, de m�me que les sp�cialistes fonctionnels et les propri�taires de contenu Web, du besoin de respecter les exigences de la Norme sur la protection de la vie priv�e et le Web analytique.
6.2.3 S'assurer que les pratiques de protection de la vie priv�e sont conformes et adh�rent aux dispositions figurant dans la Loi, le R�glement et toute autre loi applicable, y compris la loi� habilitante de l'institution f�d�rale.
6.2.4 Informer les employ�s des cons�quences l�gales et administratives de l'acc�s inappropri� ou non autoris� aux renseignements personnels ou de leur utilisation, divulgation, modification, conservation ou retrait, dans le cadre d'une activit� ou d'un programme particulier.
6.2.5 Mettre en �uvre le plan d'action de l'institution f�d�rale r�gissant les atteintes � la vie priv�e. Consulter les Lignes directrices sur les atteintes � la vie priv�e publi�es par le SCT.
Collecte et cr�ation de renseignements personnels
6.2.6 S'assurer, avant la collecte des renseignements personnels, que l'institution a l'autorisation parlementaire pour le programme ou l'activit� pour lequel les renseignements personnels sont recueillis. L'obtention du consentement d'un individu � la collecte de ses renseignements personnels ne remplace ni n'�tablit l'autorisation relative � la collecte de ces renseignements personnels.
6.2.7 D�terminer les �l�ments � inclure dans le FRP avant toute nouvelle collecte de renseignements personnels. 6.2.8 Limiter la collecte de renseignements personnels � ceux qui sont directement li�s et manifestement n�cessaires aux programmes ou aux activit�s de l'institution f�d�rale. La cr�ation de renseignements personnels par l'institution f�d�rale constitue �galement une collecte en vertu de la Loi.
6.2.9 Aviser l'individu, dont les renseignements personnels font l'objet d'une collecte directe, des �l�ments suivants :
les fins de la collecte et en vertu de quelle autorit� elle est faite;
tout usage ou divulgation conforme � la fin originale;
toute cons�quence administrative ou l�gale d�coulant d'un refus de fournir les renseignements personnels; les droits d'acc�s, de correction et de protection des renseignements personnels en vertu de la Loi; le droit de d�poser une plainte aupr�s du Commissaire � la protection de la vie priv�e du Canada concernant le traitement des renseignements personnels des individus par l'institution.
6.2.10 Adapter l'avis de confidentialit�, au moment de la collecte, aux fins de communication �crite ou orale. Les avis de confidentialit� doivent inclure un renvoi au FRP d�crit dans Info Source.
Consentement au sujet de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation 6.2.11 Il n'est pas n�cessaire d'obtenir un consentement si les renseignements personnels sont utilis�s aux fins pour lesquelles ils ont �t� recueillis, pour des utilisations compatibles avec les fins originales ou � des fins pour lesquelles ils peuvent �tre divulgu�s � l'institution en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi.
6.2.12 Obtenir le consentement d'un individu aux fins suivantes�:
collecte indirecte de renseignements personnels, sauf si la demande d'un consentement entra�nerait la collecte de renseignements inexacts ou irait � l'encontre du but de la collecte ou encore compromettrait l'utilisation de l'information recueillie; utilisation ou divulgation qui ne respecte pas les fins pour lesquelles les renseignements ont �t� recueillis ou pr�par�s; tout retrait de renseignements personnels avant la fin de la p�riode minimale de conservation de deux ans stipul�e par le R�glement � moins qu'un tel retrait ne soit express�ment autoris� par la loi. 6.2.13 Inclure, le cas �ch�ant, les �l�ments suivants dans la demande de consentement :
la fin pour laquelle le consentement est demand� et la nature des renseignements personnels demand�s;
dans le cas d'une collecte indirecte, les sources qui seront sollicit�es pour fournir les renseignements et la justification d'une telle collecte; les utilisations et les divulgations non conformes aux fins pour lesquelles les renseignements ont �t� recueillis et pour lesquelles un consentement est demand�;
toute cons�quence pouvant r�sulter d'un refus d'accorder le consentement; toute autre alternative au consentement offerte � l'individu.
6.2.14 S'assurer que le consentement est obtenu par �crit ou qu'il est autrement document� ad�quatement, y compris la date et l'heure du consentement. Tout consentement donn� de vive voix doit �tre enregistr�.
6.2.15 Prendre toutes les mesures raisonnables pour s'assurer que les renseignements personnels utilis�s dans un processus d�cisionnel soient autant que possible exacts, � jour et complets. Ces mesures comporteront l'une ou plusieurs des mesures administratives suivantes:
collecte ou validation directe aupr�s de l'individu;
collecte ou validation indirecte pouvant comporter la v�rification des renseignements personnels aupr�s d'une source fiable (publique ou priv�e), lorsque cette action est autoris�e ou que le consentement appropri� a �t� obtenu; mesures technologiques permettant de d�tecter les erreurs et les divergences.
6.2.16 Dans les cas o� il n'est pas possible de proc�der � une collecte directe ou d'obtenir le consentement appropri�, mettre en �uvre des mesures pour :
v�rifier les renseignements personnels ou confirmer leur exactitude avant de les utiliser.
6.2.17 Documenter la source ou la technique utilis�e pour valider les renseignements personnels, et s'il y a lieu, indiquer la source et tout couplage de donn�es dans la description du FRP pertinent.
6.2.18 S'assurer que les individus ont, dans la mesure du possible, la possibilit� de corriger tout renseignement personnel inexact les concernant avant la prise de toute d�cision qui pourrait avoir une incidence sur eux.
Mesures de protection relatives � l'utilisation et � la communication des renseignements
6.2.19 D�terminer les postes ou les fonctions dans le programme ou l'activit� justifiant l'acc�s et le traitement des renseignements personnels, et limiter l'acc�s aux individus occupant ces postes.
6.2.20 Limiter l'acc�s aux renseignements personnels et leur utilisation par des mesures administratives, physiques et techniques, de mani�re � prot�ger ces renseignements.
6.2.21 Prendre des mesures appropri�es pour s'assurer que l'acc�s aux renseignements personnels, leur utilisation et leur divulgation sont surveill�s et document�s, afin de pouvoir identifier en temps opportun l'acc�s ou le traitement inappropri� ou non autoris� aux renseignements personnels.
6.2.22 Se conformer aux exigences �nonc�es ci-dessous lorsque des renseignements personnels sont divulgu�s � une autre institution, � une entit� du secteur public ou priv� ou � un individu : l'avis de confidentialit� refl�te, s'il y a lieu, cette divulgation; une entente ou un arrangement stipulant des mesures de protection appropri�es a �t� conclu entre l'institution f�d�rale et l'entit� du secteur public de niveau international, f�d�ral, provincial, territorial ou municipal, avant de communiquer l'information;
les contrats conclus avec des entit�s du secteur priv� ou des individus d�finissent les dispositions et les mesures en tenant compte des �l�ments suivants :
contr�le des renseignements personnels;restrictions r�gissant la collecte, l'utilisation, la divulgation ult�rieure et la conservation des renseignements personnels aux fins du contrat; interdictions relatives aux renseignements personnels;retrait des renseignements personnels, s'il y a lieu;mesures de protection administratives, techniques et physiques;obligations des autres parties agissant au nom de l'institution f�d�rale.
Les institutions f�d�rales qui sont assujetties � la Politique sur la s�curit� du gouvernement doivent s'assurer que les normes de s�curit� gouvernementales sont respect�es et que toutes les directives provenant des principaux organismes charg�s de la s�curit�, comme il est �nonc� � l'annexe B de cette politique, sont observ�es. 6.2.23 Dans le cas o� des renseignements personnels sont transf�r�s hors du contr�le d'une institution f�d�rale � la suite de la cession ou de la privatisation d'un programme ou d'une activit�, s'assurer que�: l'autorisation pour le transfert est �tablie;
des pratiques ad�quates relatives � la protection des renseignements personnels sont en place avant le transfert; les droits d'acc�s des employ�s � leurs renseignements personnels et leurs droits de correction de ces renseignements seront maintenus apr�s le transfert; un accord de transfert de documents, respectant toute autorisation existante de disposition de documents, est conclu pour �tablir les modalit�s relatives aux documents faisant l'objet du transfert; le consentement du biblioth�caire et archiviste du Canada est obtenu avant le transfert des documents.
6.2.24 Aviser le responsable de l'institution f�d�rale ou le d�l�gu� appropri� de tout usage, fin ou divulgation de renseignements personnels dont il n'est pas fait mention dans la description du FRP et mettre � jour le FRP en cons�quence.
6.2.25 Appliquer les normes de conservation des renseignements personnels de l'institution ainsi que les normes de disposition �tablies par Biblioth�que et Archives Canada et consigner l'information dans le FRP pertinent.
6.2.26 S'assurer que les renseignements personnels d'un individu qui ont servi � des fins administratives sont conserv�s par l'institution conform�ment au paragraphe 6(1) de la Loi et aux alin�as 4(1)a) et b) du R�glement.
6.2.27 Examiner r�guli�rement les dossiers vers�s dans les FRP, y compris ceux des fichiers inconsultables, et disposer des documents renfermant des renseignements personnels conform�ment � l'orientation dict�e par Biblioth�que et Archives Canada, comme il est stipul� aux articles 12 � 14 de la Loi sur la Biblioth�que et les Archives du Canada.
6.2.28 Les institutions qui sont assujetties � la Politique sur la s�curit� du gouvernement doivent disposer des documents en respectant les normes de s�curit� gouvernementales.
6.3 Exigences en mati�re de surveillance et d'�tablissement de rapports
6.3.1 Les exigences en mati�re de surveillance et d'�tablissement de rapports de la Politique sur la protection de la vie priv�e s'appliquent � la pr�sente Directive.
7.1 Les cons�quences d�finies dans la Politique sur la protection de la vie priv�e s'appliquent � la pr�sente Directive.
8.1 Outre les r�les d�crits � la section 8 de la Politique sur la protection de la vie priv�e et � la sous-section 3.4 de cette Directive, le pr�sident, avec l'appui du SCT, est responsable de :
�tablir les modalit�s d'approbation des FRP, ainsi que les modalit�s de d�l�gation de ce pouvoir d'approbation aux responsables des minist�res;
r�voquer tout d�cret de d�l�gation de pouvoir d�livr�e aux termes du paragraphe 71(6) de la Loi en cas de probl�me syst�mique de conformit� au sein d'une institution f�d�rale.
8.2 Les r�les et les responsabilit�s d'autres organisations gouvernementales sont d�crits � la section 8 de la Politique sur la protection de la vie priv�e.
9.1 Lois et r�glements pertinents
R�glement sur l'acc�s � l'information
R�glement sur la protection des renseignements personnels
Directive sur le num�ro d'assurance sociale
Lignes directrices sur les atteintes � la vie priv�e
Norme sur la protection de la vie priv�e et le Web analytique
Trousse d'outils pour la gestion des atteintes � la vie priv�e
10.1 Veuillez envoyer toute demande de renseignements concernant la pr�sente Directive au coordonnateur de l'acc�s � l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP) de votre institution. Pour une interpr�tation de la pr�sente Directive, le coordonnateur de l'AIPRP doit communiquer avec :
Secr�tariat du Conseil du Tr�sor 219, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) �K1A 0R5
T�l�phone : 613-946-4945
T�l�copieur : 613-957-8020
Annexe A � D�finitions
Atteinte � la vie priv�e
Cr�ation, collecte, utilisation, divulgation, conservation ou disposition inappropri�e ou non autoris�e de renseignements personnels.
Atteinte substantielle � la vie priv�e Une atteinte � la vie priv�e qui vise des renseignements personnels de nature d�licate et qui pourrait raisonnablement causer des dommages ou des pr�judices � l'individu.
Avis verbal ou �crit pr�sent� � un individu afin de communiquer les fins de la collecte de renseignements personnels, et l'autorit� de l'institution f�d�rale pour proc�der � cette collecte, y compris la cr�ation, l'utilisation et la divulgation des renseignements. L'avis, qui doit renvoyer au FRP d�crit dans Info Source, informe �galement l'individu de ses droits d'acc�s et de correction de ses renseignements personnels, ainsi que des cons�quences d'un refus de fournir les renseignements demand�s.
Renseignements personnels dont on ne pr�voit pas faire usage pour des fins administratives ou que l'on ne peut pas retrouver par r�f�rence au nom d'un individu ou � une indication identificatrice propre � cet individu (p. ex., opinions non sollicit�es et correspondance g�n�rale).
Collecte de renseignements personnels aupr�s de l'individu concern�.
Collecte de renseignements personnels aupr�s d'une source autre que l'individu concern�.
Cr�ation de renseignements personnels
Tout �l�ment ou sous-�l�ment de renseignements personnels qu'une institution f�d�rale attribue � un individu identifiable sans �gard au fait que les renseignements proviennent de renseignements personnels existants dont l'institution f�d�rale est responsable ou que l'institution f�d�rale ajoute de nouveaux renseignements au fichier de l'individu.
Communication de renseignements personnels par une m�thode quelconque (c'est-�-dire la transmission, la pr�sentation d'une copie ou l'examen d'un document) � toute entit� ou personne.
Fin initiale identifi�e au d�but de la collecte des renseignements personnels qui est li�e directement � un programme ou � une activit� d'ordre op�rationnel de l'institution. Une fin qui ne correspond pas � la fin originale est trait�e comme �tant une fin secondaire.
Politiques, directives, r�gles, proc�dures et processus ayant trait � la protection des renseignements personnels tout au long du cycle de vie tant des renseignements personnels que du programme ou de l'activit� (p. ex., politique sur la s�curit� de l'institution, dispositions de s�curit� dans un contrat de service pour assurer la destruction des documents).
Installations et �quipement qui servent � prot�ger les renseignements personnels (p. ex., locaux de rangement ferm�s � cl�, classeurs ferm�s � cl�s).
Mesures de la technologie de l'information utilis�es pour prot�ger les installations, l'�quipement et le syst�me de soutien o� les renseignements personnels sont enregistr�s et conserv�s (p. ex., dispositifs de contr�le d'acc�s �lectroniques, contr�les de v�rification).
Pratiques relatives � protection de la vie priv�e
Toutes les pratiques relatives � la cr�ation, la collecte, la conservation, l'exactitude, la correction, l'utilisation, la divulgation et le retrait des renseignements personnels.
Dans le contexte d'un fichier inconsultable, cela signifie que plus de la moiti� de l'information de chaque dossier contenu dans le fichier peut faire l'objet d'une exception en vertu de l'article 21 ou 22 de la Loi.
R�sum� de l'�tude d'impact de la r�glementation (R�IR)
Outil utilis� dans le cadre d'un changement r�glementaire afin d'en �valuer l'impact sur l'environnement, la sant�, la s�curit� et le bien-�tre social et �conomique des Canadiens.
Source de renseignements ou d'un fond de donn�es jug� �tre exact et � jour, � laquelle on peut faire confiance lorsqu'il s'agit de recueillir ou de valider des renseignements personnels.
Tout processus visant des renseignements personnels, y compris la collecte, la correction, la cr�ation, la modification, l'utilisation, la conservation, la divulgation et le retrait.
La collecte, l'analyse, la mesure et le compte rendu des donn�es sur l'achalandage des sites Web et les visites d'utilisateurs pour bien comprendre l'usage du Web et l'optimaliser.
Annexe B � Exigences suppl�mentaires en vertu de la Loi pour les minist�res au sens de l'article 2 de la LGFP
Outre l'obligation d'enregistrer et de publier les fichiers de renseignements personnels dans Info Source, les paragraphes 71(3) et 71(4) de la Loi exigent que le pr�sident approuve tout FRP, nouveau ou ayant subi des modifications importantes ou devant �tre �limin�, pr�sent� par les institutions f�d�rales d�finies comme minist�res � l'article 2 de la LGFP.
� moins que ce pouvoir n'ait �t� d�l�gu� par le pr�sident du Conseil du Tr�sor au responsable du minist�re en vertu du paragraphe 71(6) de la Loi, l'administrateur ou son d�l�gu� responsable en vertu de l'article 10 de cette Loi doit�: pr�senter au SCT pour approbation toutes les propositions visant la cr�ation d'un nouveau FRP ou la modification ou la disposition d'un FRP; fournir une justification ou une analyse appuyant la proposition. Dans le cas d'une proposition visant � cr�er ou � effectuer des modifications importantes � un FRP qui comprend la prise de d�cisions administratives, une �valuation des facteurs relatifs � la vie priv�e de base doit �tre effectu�e (voir la Directive sur l'�valuation des facteurs relatifs � la vie priv�e).
Annexe C � Exigences relatives � l'alin�a 8(2)e) de la Loi
L'alin�a 8(2)e) de la Loi stipule que des renseignements personnels peuvent �tre divulgu�s � l'un des organismes d'enqu�te sp�cifi�s dans le R�glement, sur demande �crite de l'organisme, en vue d'appliquer une loi du Canada ou d'une province ou d'ex�cuter une enqu�te licite. Cette disposition n'accorde pas aux organismes d'enqu�te le droit d'avoir acc�s aux renseignements personnels. Elle confie toute d�cision relative � la divulgation de ces renseignements � la discr�tion de l'institution qui est responsable de ces renseignements, une fois que les crit�res pertinents ont �t� respect�s.
Demandes de renseignements conform�ment � l'alin�a 8(2)e)
Les demandes de renseignements faites en vertu de l'alin�a 8(2)e) de la Loi doivent �tre soumises par �crit et doivent comporter les �l�ments suivants:
le nom de l'organisme d'enqu�te;
le nom ou autre identificateur personnel de l'individu vis� par la demande;
l'objet de la demande et une description des renseignements � divulguer; l'article de la loi f�d�rale ou provinciale qui r�git l'enqu�te � ex�cuter; le nom, le titre et la signature du membre de l'organisme d'enqu�te qui fait la demande.
Toutes les demandes de renseignements re�ues par une institution doivent �tre conserv�es.
Documentation des divulgations en vertu de l'alin�a 8(2)e)
Lorsqu'une telle demande est re�ue, le responsable de l'institution ou son d�l�gu� responsable des d�cisions relatives � l'alin�a 8(2)e) de la Loi doit conserver un relev� de la divulgation des renseignements personnels faite � l'organisme d'enqu�te. Le relev� de la divulgation doit contenir les renseignements suivants :
une indication claire de l'acceptation ou du refus de la demande; la date de r�ception de la demande; les fichiers de renseignements personnels (FRP) dans lesquels les renseignements divulgu�s sont conserv�s; les renseignements personnels sp�cifiques, documents ou fichiers qui ont �t� divulgu�s; le nom, le titre et la signature de l'agent qui a autoris� la r�ponse; le nom de l'institution.
Un FRP distinct est tenu � jour pour tous les relev�s de divulgation � des organismes d'enqu�te f�d�raux, y compris des copies des renseignements divulgu�s � l'auteur de la demande. Comme il est stipul� au paragraphe 8(4) de la Loi et � l'article 7 du R�glement, les renseignements contenus dans ce FRP doivent �tre conserv�s pendant au moins deux ans et communiqu�s sur demande au Commissaire � la protection de la vie priv�e.