Source: https://e-msi.pl/dokumenty-kadrowe-e-teczka-pracownicza/
Timestamp: 2018-12-12 07:39:30+00:00
Document Index: 57899676

Matched Legal Cases: ['art. 29', 'art. 129', 'art. 149', 'art. 129', 'art. 129', 'art. 142', 'art. 143', 'art. 144', 'art. 151', 'art. 1512', 'art. 86', 'art. 91', 'art. 174', 'art. 1791', 'art. 1821', 'art. 1823', 'art. 1867']

E-teczka pracownicza - dokumenty kadrowe | e-MSI
E-teczka pracownicza – Dokumenty Kadrowe
poniedziałek, 03 Luty 2014 / Published in Inne
Zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia MPiPS z 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.):
pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe,
dotyczy wszystkich pracodawców – bez względu na formę organizacyjną i liczbę zatrudnionych pracowników
Szczegółowe zasady prowadzenia teczek osobowych pracowników zawarte są w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobem prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.). Zgodnie z nimi, akta osobowe powinny składać się z trzech części:
Po zakończeniu procesu rekrutacji pracodawca może żądać od osoby już zatrudnionej podania oprócz danych, które uzyskał podczas ubiegania się o zatrudnienie, również innych informacji. Kluczowym dokumentem, w tej części jest umowa o pracę. Jeśli dodatkowo określony został zakres obowiązków pracownika, to należy go również przechowywać w części B akt osobowych. Ponadto powinny się tu znaleźć:
pisemne potwierdzenia zapoznania się pracownika z: treścią regulaminu pracy, informacją pracowniczą, treścią przepisów i zasad BHP, zakresem informacji objętych tajemnicą służbową,
oświadczenie pracownika-rodzica o zamiarze lub braku korzystania z: uprawnień rodzicielskich, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 14,
oświadczenie dotyczące podwyższonych kosztów uzyskania przychodów,
W tej części znajdują się wszystkie dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia:
Czy możliwa jest digitalizacja dokumentów pracowniczych?
Zeskanowanie w/w dokumentów pozbawia je waloru oryginalności (skan = kserokopia). Główny Inspektor Pracy obstaje przy stanowisku, że e-akta osobowe nie mogą stanowić wyłącznej formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej (stanowisko GIP), ale mogą pełnić funkcję pomocniczą (uzupełniającą).
W praktyce inspektorzy pracy nie kwestionują prowadzenia dokumentacji czasu pracy, płacowej, czy urlopowej w formie elektronicznej, pod warunkiem, że:
e-dokumentacja spełnia warunki określone w przepisach,
elektronicznie prowadzone są wyłącznie te dokumenty, dla których nie została wyraźnie zastrzeżona forma pisemna,
istnieje możliwość wydruku dokumentów w razie ewentualnej kontroli
Które dokumenty muszą być przechowywane w formie papierowej, a które mogą funkcjonować wyłącznie w formie elektronicznej takiej jak e-teczka?
Dokumenty, które musimy przechowywać w oryginale to:
orzeczenie lek. z wstępnych badań,
informacja o warunkach zatrudnienia (z art. 29 § 3 k.p.),
karta szkolenia wstępnego w zakresie bhp,
orzeczenia lekarskie z badań okresowych i kontrolnych,
zaświadczenie ze szkolenia okresowego w dziedzinie bhp,
oświadczenia pracownika (np. o zapoznaniu się z regulaminem pracy/obwieszczeniem o czasie pracy, ryzykiem zawodowym, o zamiarze korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem)
oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę,
Dokumentacja, którą możemy prowadzić wyłącznie w formie elektronicznej:
harmonogramy (art. 129 § 3 k.p.) → przekazywane pracownikom na min. 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy,
ewidencja (art. 149 § 1 k.p. w związku z § 8 pkt 1 rozporządzenia o aktach osobowych) → udostępniana do wglądu na żądanie pracownika
dokumentacja płacowa:
listy płac → udostępniane do wglądu na żądanie pracownika,
dokumentacja urlopowa:
z wyjątkiem (muszą być w wersji papierowej):
wnioski pracowników o objęcie tzw. ruchomym czasem pracy (art. 129 § 4 pkt 3 k.p.),
wnioski pracowników o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 129 § 4 pkt 4 k.p. w związku z art. 142 k.p.),
wnioski pracowników o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.),
wnioski pracowników o zastosowanie weekendowego systemu czasu pracy (art. 144 k.p.),
wnioski pracowników o odpracowanie wyjścia prywatnego (art. 151 § 21 k.p.),
wnioski pracowników o czas wolny w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 1512 § 1 k.p.)
zgoda pracownika na wypłatę pensji na konto (art. 86 § 3 k.p.),
zgoda pracownika na dokonywanie potrąceń z wynagrodzenia (art. 91 § 1 k.p.),
wniosek o urlop bezpłatny (art. 174 § 1 k.p.),
wnioski rodziców o urlopy związane z rodzicielstwem:
o dodatkowy urlop macierzyński (art. 1791 k.p.),
o urlop rodzicielski (art. 1821a § 4 k.p.),
o urlop ojcowski (art. 1823 § 2 k.p.),
o obniżenie wymiaru zatrudnienia w miejsce korzystania z urlopu wychowawczego (art. 1867 § 1 k.p.)
Warto zwrócić uwagę na to, że większość dokumentów teoretycznie mogłaby być przechowywana tylko w wersji elektronicznej, ponieważ kwalifikowany podpis cyfrowy jest odpowiednikiem oryginalnego podpisu na dokumencie papierowym.
Dowiedz się więcej na temat przechowywania dokumentów w formie elektronicznej.