Source: https://es.scribd.com/doc/55054291/Manual-de-Gestion-Documental
Timestamp: 2016-12-10 12:59:20
Document Index: 307249418

Matched Legal Cases: ['Artículo 22', 'Artículo 7', 'Artículo 231', 'Artículo 261', 'Artículo 51', 'Artículo 54', 'Artículo 123', 'Artículo 15', 'artículo 2', 'artículo 2', 'Artículo 25', 'Artículo 3', 'Artículo 23', 'Artículo 25', 'Artículo 337', 'Artículo 55', 'Artículo 60', 'Artículo 18', 'artículo 24', 'Artículo 20', 'Artículo 27', 'Artículo 74', 'Artículo 112', 'Artículo 51', 'Artículo 8', 'Artículo 95', 'Artículo 251', 'Artículo 22', 'Artículo 4', 'Artículo 12', 'Artículo 31', 'Artículo 23', 'Artículo 60', 'Artículo 70', 'Artículo 71', 'Artículo 72', 'Artículo 134', 'Artículo 18', 'Artículo 23', 'Artículo 25', 'artículo 189']

NavegarInteresesBiography & MemoirBusiness & LeadershipFiction & LiteraturePolitics & EconomyHealth & WellnessSociety & CultureHappiness & Self-HelpMystery, Thriller & CrimeHistoryYoung AdultNavegar porLibrosAudio librosArticlesPartiturasExplorar todoSubirIniciar sesiónRegistrarseALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIACENTRO DE ADMINISTRACION E INFORMACION DOCUMENTAL GUIA DE GESTION DOCUMENTAL
INTRODUCCION 1. OBJETIVO 1.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS 2. PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 2.1. PRODUCCION DOCUMENTAL 2.1.1. Marco normativo del proceso 2.1.2. Actividades del proceso 2.1.3. Normalización de la producción documental 2.2. RECEPCION DOCUMENTAL 2.2.1. Marco normativo del proceso 2.2.2. Actividades del proceso 2.2.2.1. Recepción de documentos 2.2.2.2. Radicación de documentos 2.2.2.3. Registro de documentos 2.3. DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS 2.3.1. Marco normativo del proceso 2.3.2. Actividades del proceso 2.4. TRAMITE DE DOCUMENTOS 2.4.1. Marco normativo del proceso 2.4.2. Actividades del proceso 2.5. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 2.5.1. Marco normativo del proceso 2.5.2. Clasificación documental 2.5.3. Actividades del proceso 2.6. CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS 2.6.1. Marco normativo del proceso 2.6.2. Actividades del proceso 2.7. CONSERVACION DE DOCUMENTOS 2.7.1. Marco normativo del proceso 2.7.2. Actividades del proceso 2.8. TABLAS DE RETENCION DOCUMENAL 2.8.1. Marco teórico 2.8.2. Actividades del proceso 2.8.3. Pasos metodológicos para la elaboración y aplicación de las tablas de retención 2.9. DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS 2.9.1. Marco normativo del proceso 2.9.2. Actividades del proceso 3. LAS UNIDADES DE CORRESPONDECIA
4. FORMACION DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS 4.1. Archivo de Gestión 4.2. Archivo central 4.3. Archivo histórico 5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 5.1. Objetivo 5.2. Alcance 5.3. Normatividad 5.4. Definiciones 5.5. Responsables 5.6. Requisitos para las transferencias documentales 5.7. Lineamientos para efectuar las transferencias 5.7.1. Operaciones previas a la transferencia 5.8. Recepción y disposición final de la transferencia 5.9. La eliminación 5.10. Transferencias primarias 5.11. Transferencias secundarias 5.12. Transferencias de fondos documentales acumulados 5.13. Plan de contingencia en las transferencias documentales 5.14. Descripción proceso transferencia documental 6. ANEXOS
1. OBJETIVO Normalizar de forma practica el programa de gestión documental para orientar las áreas de la Alcaldía Municipal de Valencia y hacer más eficiente su implantación, teniendo en cuenta los procesos del ciclo vital de los documentos.
1.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS  Definir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos y aplicables.  Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en una entidad.  Integrar series documentales debidamente codificadas en donde sea posible evidenciar el destino de un documento, programa o proyecto.  Capacitar y sensibilizar al personal del archivo central de la Alcaldía municipal de Valencia acerca de su responsabilidad en el procesamiento técnico, custodia y servicio de los documentos e información que se maneja en la dependencia.  Dar a conocer la importancia del control documental dentro de los archivos de gestión en cada una de las áreas de la Alcaldía municipal de Valencia.  Determinar líneas de responsabilidad en la administración y consulta de los documentos.  Aplicar la normatividad vigente en materia de gestión, organización, inventario, transferencias, destrucción y digitalización de archivos de acuerdo con su importancia, consulta y utilización según las disposiciones legales vigentes.
2. PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico) 1. Producción, 2. Recepción, 3. Distribución, 4. Trámite, 5. Organización, 6. Consulta, 7. Conservación, y 8. Disposición final de documentos.
2.1. PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Instructivo de correspondencia 2.1.1. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Ley 527 de 1999Artículo 7.Sobre mensajes de datos y firmas digitales. Código Penal Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos. Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. Código de Procedimiento Penal Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado. Código de Comercio. Artículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad. Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. Artículo 123. Soportes contables Decreto 2150 de 1995 Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda. NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”. NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”. NTC 3393. Elaboración documentos comerciales. NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”. 2.1.2. ACTIVIDADES DEL PROCESO La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia, los cuales pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas. Creación y diseño de documentos. Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto). Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinación de uso y finalidad de los documentos. Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografía.
2.1.3. NORMALIZACIÓN DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Identificación de dependencias productoras. Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD. Directrices relacionadas con el número de copias. Control de la producción de nuevos documentos. Determinación de la periodicidad de la producción documental. 2.2. RECEPCIÓN DOCUMENTAL Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. 2.2.1. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitución Política Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de2003. Decreto 2150 de 1995. Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.
2.2.2. ACTIVIDADES DEL PROCESO 2.2.2.1. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos al momento de la recepción se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador). 2.2.2.2. RADICACIÓN DE DOCUMENTOS Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Impresión de rótulo de la radicación. Registro impreso de planillas de radicación y control. 2.2.2.3. REGISTRO DE DOCUMENTOS Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo.
Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria Nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s) Número de radicación Nombre del funcionario responsable del trámite Anexos Tiempo de respuesta (Si lo amerita) Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados. 2.3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. 2.3.1. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información. Acuerdo 060 de 2001. Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales. 2.3.2. ACTIVIDADES DEL PROCESO La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad, sin interesar el medio de distribución de los documentos se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:
1. Distribución de documentos externos Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificación de las comunicaciones. Organización de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos a la dependencia competente. Reasignación de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos. 2. Distribución de documentos internos Identificación de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos internos. 3. Distribución de documentos enviados Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros. Control del cumplimiento de requisitos del documento. Métodos de empaque y embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guías y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organización mensajería externa. Registro de control de envío de documento 22.4. TRÁMITE DE DOCUMENTOS Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. 2.4.1. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitución Política. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.
Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones. Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición. Decreto 2150 de 1995. Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado. Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos administrativos. 2.4.2. ACTIVIDADES DEL PROCESO En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se señalan las actividades de: 1. Recepción de solicitud o trámite Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. Identificación del trámite. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.
2.5. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. 2.5.1. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Artículo 337. El Gobierno, en los asuntos nacionales, y las Asambleas Departamentales, en los de los Departamentos y Municipios, dispondrán lo conveniente respecto del arreglo de los archivos, la contabilidad de los fondos públicos y los demás detalles relativos a los mismos. Ley 80 de 1993. Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50,51,52y 53 de esta Ley prescribirá en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años. Código de Comercio. Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores. Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentación de las T. R.D.
Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden nacional. Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Acuerdo AGN 007 de 1994. Artículo 18. A “Reglamento General de Archivos” que crea el Comité Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su integración y le fija las funciones. Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentación de las TRD. Acuerdo AGN 12 de 1995. “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994, Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría” Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD. Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos públicos de las Cámaras de Comercio. Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de servicios de archivo. Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen. Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000. Acuerdo AGN 015 de 2003. Adiciona parágrafo al Acuerdo AGN 041 de 2002 en relación con la integración del Comité de Archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación.
Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organización de fondos acumulados. Circular AGN 07 de 2002. Organización y Conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. Circular AGN 01 de 2003. Organización y Conservación de los documentos de archivo. Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003. Organización de historias laborales. Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organización de historias laborales. Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar. Resolución AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General de la Nación. Resolución AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN. Resolución AGN 183 de 2004. Por la cual se crea el Grupo Técnico de apoyo del Comité de Archivo del Archivo General de la Nación.
NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística. NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos. 2.5.2. CLASIFICACION DOCUMENTAL 1. Clasificación documental. “Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad” 2.5.3. ACTIVIDADES DEL PROCESO
Identificación de unidades administrativas y funcionales. Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia. Conformación de series y subseries documentales. Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y/o valoración y de los documentos de apoyo. Control en el tratamiento y organización de los documentos. 2. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. Conformación y apertura de expedientes. Determinación de los sistemas de ordenación. Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. Foliación. 3. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación. Análisis de información y extracción de contenidos. Diseño de instrumentos de recuperación como Inventarios, Catálogos e Índices. Actualización permanente de instrumentos.
Para el caso de la descripción archivística, la ISAD (G), Norma Internacional General de la Descripción Archivística, trata las reglas generales aplicables a la descripción archivística sin tener en cue nta la naturaleza o el volumen, en ella se determina la formulación de la información mediante veintiséis elementos que pueden ser combinados para constituir la descripción de una entidad archivística. La organización de las reglas refleja la estructura adecuada para cualquier descripción. En la estructura de la Norma ISAD (G), los elementos se agrupan en siete áreas de información: 1. Área de identificación.
2. Área de contexto. 3. Área de contenido y estructura. 4. Área de condiciones de acceso y uso. 5. Área de documentación asociada. 6. Área de notas. 7. Área de control de la descripción. Un instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla de Retención Documental, la cual actúa en las entidades como regulador de las decisiones en materia documental, y puede ayudar a definir o no la necesidad de utilización de nuevas tecnologías en los archivos. Para estos efectos, la retención de documentos: “Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención y de valoración documental”.
La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposición final. Actividades: Elaboración de inventarios documentales. Organización y entrega de transferencias documentales. Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD. 2.6. CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. 2.6.1. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitución Política.
Artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Artículo 27. El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra. Artículo 74.Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. Artículo 112. Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de acceso a la información y a la documentación oficial ART. 316. Todo individuo puede pedir certificados a los Jefes o Secretarios de las Oficinas, y los primeros los mandarán dar si el asunto de que se trata no fuera reservado. Si lo fuere, el certificado se extenderá, pero se reservará en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregársele al interesado. De los certificados se dejará copia en un libro de papel común. ART. 320. Todo individuo tiene derecho a que se le den copias de los documentos que existan en las Secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carácter de reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse, pague el amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo la inspección de un empleado de la Oficina y sin embarazar los trabajos de ésta. Ningún empleado podrá dar copia de documentos que según la Constitución o la ley tengan carácter de reservados, ni copia de cualesquiera otros documentos, sin orden del jefe de la Oficina de quien dependa. Ley 57 de 1985. Artículos 1, y 12 al 27. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos. Decreto 01 de 1984. Código Contencioso Administrativo, sobre el Derecho de petición de información.
Decreto 2126 de 1992. Artículo 51. Reserva Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores. Acuerdo AGN 47 de 2000 Acceso a documentos. Acuerdo AGN 56 de 2000 Requisitos consulta. 2.6.2. ACTIVIDADES DEL PROCESO La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes. La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico. La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos, ya sean inventarios, guías, catálogos e índices. Las actividades básicas en esta fase son: 1. Formulación de la consulta Determinación de la necesidad y precisión de la consulta. Determinación de competencia de la consulta. Condiciones de acceso. Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación.
Reglamento de consulta. 2. Estrategia de búsqueda Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes de información. Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicación de los documentos. 3. Respuesta a consulta Atención y servicio al usuario. Infraestructura de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de préstamo. Uso de testigos y formatos para el control de devolución. Implantación de medios manuales o automáticos localización de información. 2.7. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. 2.7.1. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitución Política. Artículo 8. Proteger los recursos culturales y na turales del país y velar por la conservación de un ambiente sano. Artículo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Código Procedimiento Civil. Artículo 251. “Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares”.
Ley 47 de 1920. Artículo 22. Defensa y conservación de los bienes muebles e inmuebles. Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. Ley 39 de 1981. Artículos 1, 2, 3 microfilmación. y 4. Sobre conservación copias mediante
Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales. Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura. Artículo 4. Definición de Patrimonio Cultural de la Nación. Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes en Movimiento. Código de Comercio. Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio. Decreto 1798 de 1990 Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes. Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos. Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.
Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”. Artículo 23. “Valoración documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos.” Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final. Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos. Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de conservación. Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración documental. Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos. Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo. Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo. 2.7.2. ACTIVIDADES DEL PROCESO En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.
El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas. En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones: Diagnóstico integral. Sensibilización y toma de conciencia. Prevención y atención de desastres. Inspección y mantenimiento de instalaciones. Monitoreo y control de condiciones ambientales. Limpieza de áreas y documentos. Control de plagas. Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia. Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernación (Determinación de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de Unidades de conservación y almacenamiento). Apoyo a la reproducción. Intervenciones de primeros auxilios para documentos. Establecimiento de medidas preventivas. Implantación de Planes de contingencia. Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes. 2.8. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DEFINICION E IMPORTANCIA Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. TRD La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya que éstas:  Facilitan el manejo de la información.  Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
 Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.  Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.  Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.  Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.  Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos. Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:  Permiten el manejo integral de los documentos.  Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.  Ayudan a controlar la producción y trámite documental.  Identifican y reflejan las funciones institucionales.  Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.  Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión. 2.8.1 MARCO TEORICO Acuerdo 09 del 18 de octubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación "Por el cual se reglamenta la presentación de la Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación, ordenadas por el Decreto No. 1382 de 1995." Decreto 1382 del 18 de agosto de 1995. "Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación
histórica de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones."
2.8.2. ACTIVIDADES DEL PROCESO La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe basarse en la estructura orgánico-funcional de la entidad productora, con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte de la información. Los períodos de retención y disposición final de la documentación son fijados en la Tabla de Retención. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o propuestos por los gestores de la documentación ante las instancias correspondientes. En todo caso el tiempo de retención previsto para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retención Documental, avaladas por el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por la instancia correspondiente, deberán difundirse en todas las dependencias de la Institución, con una guía explicativa a fin de facilitar su comprensión, aplicación y actualización. RESPONSABLES DE LA EVALUACION Para los organismos del orden nacional el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación previo concepto emitido por el Comité Evaluador de Documentos del AGN. Para los organismos del orden departamental el Comité Evaluador de Documentos del Orden Departamental o la instancia a la cual se delegue esta función. Para los organismos del orden municipal el Comité Evaluador de Documentos del Orden Municipal o la instancia a la cual se delegue esta función. 2.9. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación
conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
2.9.1. MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Constitución Política de 1991 Artículo 70. CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento dela nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación. Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. Artículo 72. El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. Ley 47 de 1920. Protección del patrimonio documental y artístico. Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. Ley 163 de 1959. Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos públicos de la Nación. Ley 39 de 1981. Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional. Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.
Decreto 3354 de 1954. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio. Decreto 264 de 1963. Defensa y conservación patrimonio. Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos. Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artículo 134. Conservación y destrucción de libros. Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias. Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida. Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”. Artículo 18. Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su integración y le fija la función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos. Artículo 23. “Valoración documental”. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración. Artículo 25. “Eliminación de documentos” que se entiende como la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico. Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias.
Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias. Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.
2.9.2. ACTIVIDADES DEL PROCESO Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD para la Administración Pública Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposición Final, implica que a cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas muestras representativas. Para definir la disposición final se debe tener en cuenta: Además de definir la conservación permanente de una serie se debe analizar la aplicación conjunta de una técnica de reprografía cuyo objetivo será facilitar el acceso ala información, evitando a la vez que la manipulación constante sobre originales pueda facilitar su deterioro. La decisión de eliminar expedientes en los archivos de gestión, es una opción válida en casos tales como el de los informes de gestión en los que se conserva una copia en las unidades administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de planeación quienes conservarán el total de la serie y la transferirán al archivo central correspondiente. Microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos originales debe ser una decisión que en la práctica garantice que la información reproducida y guardada por dichos medios será perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarán hasta tanto no se venzan los periodos de prescripción aplicables en cada caso. Aun cuando se apliquen técnicas de reprografía válidas sería conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomáticos. 1. La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por
disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. Recepción de transferencias secundarias. Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. Conservación y preservación de los documentos. 2. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD. Valoración avalada por el Comité de Archivo Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación. 3. Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente. Aplicación de método elegido. Elección de documentos reproducción en otro medio. para conservación total y/o
Determinación de metodología y plan de trabajo. Fines en la utilización de la técnica. Control de calidad durante todo el proceso. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador. Determinación de la metodología y plan de trabajo. Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere. Control de calidad durante todo el proceso. 3. LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA En el Artículo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 se determina que las entidades deberán establecer conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia. La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Además las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública. Es importante hacer énfasis en que ninguna comunicación oficial podrá salir de las entidades por vía diferente a la de las unidades de correspondencia. En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental:
Recepción, Distribución, Trámite, Conservación y Consulta de documentos. 4. FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS La Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Formación de archivos: establece que: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico. 4.1. ARCHIVO DE GESTIÓN “Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados”. Ley 594 de2000. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental: Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos. 4.2. ARCHIVO CENTRAL “En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general”. Ley 594 de 2000.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental: Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos. 4.2. ARCHIVO HISTÓRICO “Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente”. Ley 594 de 2000. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión Documental: Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos. 5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 5.1. OBJETIVO Establecer actividades, responsabilidades y controles para normalizar el proceso de transferencias de documentos físicos de los Archivos de Gestión a la Secretaria General- Gestión Documental de la Alcaldía Municipal de Valencia, previo concepto del comité de Gestión Documental y en concordancia con las Tablas de Retención Documental vigente. 5.2. ALCANCE Este procedimiento se inicia con la elaboración del cronograma de Transferencia y termina con el envío oportuno de la documentación de las dependencias productoras a la Secretaria General-Gestión Documental, una vez se hayan cumplido los tiempos de retención señalados en las Tablas de Retención Documental.
5.3. NORMATIVIDAD Ley 87 de 1993, “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”. Ley 489 del 29 de diciembre de 1998, “por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”. Norma UNE-ISO 15489-1: una guía para la gestión de los documentos de archivos. Los documentos de archivo deben ser auténticos, confiables, completos, sin alteración, y deben permitir su uso y acceso. Asimismo, deben poseer metadatos que definan el contexto, contenido y estructura y deben reflejar con precisión la comunicación, acción o decisión. DECRETO 1382 DE 1995; Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. DECRETO 4124 DE 2004; por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Ley 594 de 2000, “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. Decreto No. 4110 del 9 de diciembre de 2004, “por el cual se reglamenta la Ley 872 de2003 y se adopta la norma técnica de calidad en la Gestión Pública”. Resolución No. 02 del 15 de febrero de 2011, “por medio de la cual se adopta el Programa de Gestión Documental de la Alcaldía de Valencia y sus políticas de operación”. 5.4. DEFINICIONES
CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS: Documento emitido por el Archivo Central al finalizar cada vigencia en el que establecen las fechas de las transferencias y el nombre de la dependencia que lo realiza. UNIDADES DE CONSERVACION: Elementos tales como: A-Z, carpetas legajos, pastas, empastados, etc., en el que se disponen físicamente los documentos en los archivos de cada Oficina Productora. OFICINAS PRODUCTORAS: Dependencias que generan y transfieren documentos a la oficina de gestión documental. OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: Dependencia que regula los procesos documentales realizados en la empresa. ELIMINACIONES PRIMARIAS: Son aquellas que se efectúan en los archivos de gestión aplicándolos tiempos y procedimientos de las Tablas de Retención de documentos o el proceso de valoración y depuración. ELIMINACIONES SECUNDARIAS: Las efectuadas en el archivo Central de la entidad. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: La transferencia de documentos, es un procedimiento archivístico y consiste en el traslado de los documentos de un archivo en el vencimiento de los periodos de retención, establecidos por la Comisión de Archivos de Gestión Documental. DOCUMENTO: Medio de soporte de la información producida o recibida por la Institución. INVENTARIO DOCUMENTAL: es el que se realiza de manera periódica y que permite conocer en cualquier momento el estado real del fondo documental de las dependencias y la institución. DEPURACIÓN DOCUMENTAL: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. VALOR PRIMARIO: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fi nes administrativo, fiscales, legales y/o contables. PERMANENTE O SECUNDARIO: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. 5.5. RESPONSABLES SECRETARIO GENERAL. Es el responsable que este procedimiento se cumpla y de asegurar que las transferencias se realicen dentro de lo establecido por la normatividad vigente en materia de gestión documental. AUXILIARES ADMINISTRATIVOS. Son los responsables de llevar a cabo el soporte de este procedimiento quienes actúan bajo la directriz del Secretario General. 5.6. REQUISITOS PARA LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Para los propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones: Las transferencias documentales son de estricto cumplimiento y se realizarán en las fechas establecidas en el cronograma de Transferencias. En casos excepcionales, el comité de Gestión Documental, autorizará y aprobará su reprogramación. Que el personal responsable de los Archivos de gestión esté capacitado y tengan el conocimiento acerca de transferencia documental.
5.7. LINEAMIENTOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS
Todos los documentos originales, sea cual sea su soporte, que constituyan un testimonio de las funciones y actividades que la Alcaldía municipal de Valencia tiene encomendadas. No se transferirán al Archivo Central, las copias, las reproducciones y los borradores de documentos. 5.7.1. OPERACIONES PREVIAS A LA TRANSFERENCIA REVISION La primera labor debe ser la revisión de todos los documentos que se vayan a transferir para conseguir los siguientes objetivos: Comprobar que los expedientes están debidamente organizados y ordenados, según el sistema de ordenación que corresponda a cada tipo de expedientes. Comprobar que cada expediente esté completo y no falte ningún documento. Eliminar duplicados, siempre y cuando se conserven los originales. eliminar las grapas, clips metálicos, gomas elásticas y todos aquellos elementos que sean perjudiciales para la conservación del papel, así como las fundas de plástico, clasificadores, etc. Foliar los documentos para controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se
ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B, correspondiendo un número para cada una de ellas. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales –CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del Formato único de Inventario documental. La foliación es una tarea previa a cualquier empaste, (el pegante aconsejable para el empaste debe ser metil celulosa), proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización). Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones. ORDENACION EN CAJAS Los expedientes, una vez revisados, se introducirán en cajas de archivo inactivo No. 12, teniendo en cuenta las siguientes indicaciones . El número de expedientes que se introduzca en cada caja dependerá de su grosor, procurando que no quede ni excesivamente llena, lo que dificultaría su cierre y manejo, ni demasiado vacía, lo que favorecería la deformación de los documentos.
Debe procurarse que un expediente no quede dividido en dos cajas, aunque si esto ocurre se solucionará con una adecuada señalización. Las Cajas enviadas deben estar identificadas con un rótulo, el cual se pega en la cara frontal de la Caja. Los campos que se deben diligenciar en dicho rótulo son: Sección: En la estructura productora de documentos. archivística, unidad administrativa
Nombre de las series, subseries: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Fechas extremas. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f. El campo que establece el número de la Caja deberá no debe ser diligenciado por el funcionario que realiza la transferencia, ya que su diligenciamiento corresponde el funcionario de Gestión Documental, quien asigna el número con el cual entra la caja al sistema de almacenamiento. 5.8. RECEPCIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL DE LA TRANSFERENCIA Cumplido lo anterior, el responsable de la oficina productora procede a enviar la transferencia documental que ha preparado en Formato Original con su respectivo VoBo del Director de Área y también por correo electrónico al Coordinador de la Oficina de Gestión Documental. La Dependencia debe transferir al Archivo Central, solamente aquellas Series y Subseries documentales contempladas en las Tablas de Retención Documental que hayan cumplido el tiempo estipulado en ellas para el Archivo de Gestión y que estén debidamente legajados, identificados, foliados, y archivados en sus respectivas unidades de conservación.
En la fecha asignada para la transfere ncia el empleado encargado se traslada al Archivo Central para hacer entrega de los documentos acompañado del Formato Único de Inventario Documental, el cual debe ser firmado por las personas que intervengan en la transferencia. Si de la confrontación anterior resulta alguna inconsistencia entre la relación adjunta y el contenido de las cajas, se da por no recibida y se efectúan por escrito las observaciones a que haya lugar para que la dependencia adelante las acciones correctivas pertinentes. Si el funcionario de la Oficina de Gestión Documental encuentra la transferencia conforme con lo establecido en esta instrucción, procederá a dar su aprobación asignando un número consecutivo a la caja según el sistema establecido en la organización del archivo, así mismo registra su nombre y firma en el campo “Aprobado por” del Formato Único de Inventario documental y finalmente, se ubican las cajas de archivo en los estantes metálicos en orden numérico consecutivo según el sistema establecido. Nota 1: El director del área de Gestión Documental suministra las unidades de conservación para las transferencias documentales, teniendo en cuenta el volumen de documentos a transferir; previa solicitud escrita de las dependencias. Nota 2: Los jefes de las Dependencias son los responsables de las transferencias documentales primarias. 5.9. LA ELIMINACION El criterio para eliminación se encuentra establecido en las Tablas de Retención de documentos, el cual debe ser aplicado de acuerdo con los tiempos de retención fijados para cada serie o subserie. Los documentos que han sido de antemano señalados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado en las Tablas de Retención Documental. Cada responsable del proceso de eliminación se encarga de coordinar que esta se haga por picado manual o mecánico. En la eliminación de documentos se tendrá en cuenta:
Elaboración de un inventario detallado de los expedientes o carpetas a eliminar, diligenciando el Formato Único de Inventario Documental. Si las eliminaciones son primarias el jefe de la dependencia va a eliminar documentos, informa la eliminación realizada al Coordinador de Gestión Documental, mediante el formato de eliminación de documentos. En las eliminaciones secundarias el Coordinador de Gestión Documental y los responsables de la Unidad de archivo, relacionan en el formato de documentos, las decisiones de eliminación secundaria realizadas en el archivo central. Siempre que se lleve a cabo un proceso de eliminación de documentos debe levantarse un acta suscrita por quienes intervienen en esta. El inventario de los documentos a eliminar hará parte integral del Acta. 5.10. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Son los traslados de documentos del archivo de gestión (o de oficina) al central (o intermedio), sin alteración de sus propiedades, para su conservación precaucional y cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado en el proceso de atención de trámites. Estas transferencias toman en cuentas exclusivamente las vigencias y valores primarios de la documentación y su carácter es estrictamente institucional. Para estos traslados son necesarios: 1. La tabla de retención documental, en la cual se han concretado los resultados de los procesos de valoración y selección. El primero se refiere al establecimiento de la edad de los documentos dentro del ciclo vital -de acuerdo con los valores primarios y secundarios que le son atribuidos-; el segundo consiste en la conservación parcial o total o su eliminación. 2. El inventario de las series documentales a transferir, en el cual se refleja la clasificación, ordenación y descripción de la documentación de la unidad administrativa. 3. La respectiva Acta de entrega.
Valor Primario: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora o al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir a los involucrados en el tema o en el asunto. Valor Secundario: Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. 5.11. TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS Es el traslado de documentos del archivo central (o intermedio) al permanente (o histórico). Estas transferencias concluyen los procesos de valoración secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar la protección de los documentos con valor social (cultural e histórico), más allá de las necesidades institucionales de conservarlos. Para esta transferencia se tienen en cuenta: 1. La tabla de retención documental en la cualse prevé la disposición final que han de tener los documentos: conservación total o parcial (si es parcial, estará sometida a selección representativa ó aleatoria), microfilmación o eliminación. 2. El inventario de las series documentales a transferir. 3. La respectiva acta de entrega 4. Autorización del comité de archivo de la entidad para ejecutar la disposición final. 5.12. TRANSFERENCIA ACUMULADOS DE FONDOS DOCUMENTALES
A continuación se establecen los procedimientos básicos que las entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva deben realizar para transferir al Archivo general de la Nación de Colombia, los fondos acumulados considerados de carácter histórico. La entidad debe: 1. Enviar al Archivo General de la nación de Colombia una solicitud para transferir fondos acumulados de la entidad.
2. Esperar la visita de diagnóstico programada y confirmada previamente por el Archivo General de la Nación de Colombia, para determinar el volumen y calidad de los documentos a transferir; evaluar las condiciones de conservación y hacer las recomendaciones del caso. 3. Acordar un plan de trabajo con el Archivo General de la Nación de Colombia para establecer prioridades y un cronograma para la transferencia documental. 4. Elaborar el inventario físico de la documentación, según lo acordado con el Archivo General de la Nación de Colombia. 5. Recibir asesoría de los funcionarios del Archivo General de la Nación de Colombia, en aspectos relacionados con embalaje y condiciones de traslado de los documentos. 6. Asignar a uno de los funcionarios de planta de la entidad transferente, la coordinación de los procesos de valoración, selección y eliminación, una vez efectuada la transferencia al Archivo General de la Nación de Colombia. 7. Conformar un grupo de trabajo representativo, que tenga conocimiento de los procesos archivísticos y de la historia institucional de la entidad transferente. 8. Realizar los procesos archivísticos señalados, bajo la asesoría técnica del Archivo General de la Nación de Colombia. 9. Elaborar el inventario definitivo de la documentación que se incorporará al acervo de Archivo General de la Nación de Colombia, una vez culminen los procesos de valoración, selección y eliminación de los fondos acumulados. 10. levantar y firmar acta por las entidades intervinientes como constancia de todo lo anterior. Nota: Para entidades con archivos históricos organizados, comunicarse con el Archivo General de la Nación de Colombia, en donde se les brindará asesoría según las características de su documentación.
5.13. PLAN DE CONTINGENCIA EN DOCUMENTALES
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar su contenido. 1. “Las acciones directas e indirectas en conservación preventiva, deberán dirigirse a regular, controlar y erradicar los factores de tipo medio-ambiental y de manipulación del documento, que puedan constituirse en fuentes de deterioro y atentar contra la integridad, física, testimonial o funcional de los bienes de archivo y limitarse exclusivamente, a los procesos planteados en primeros auxilios. 2. En la manipulación de documentos con deterioro biológico se deben seguir las indicaciones de protección del protocolo de prevención para el manejo de documentos con deterioro microbiológico. 3. “Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.” (Art. 46 de la Ley General de Archivos). 4. Se deben seguir las pautas y normas técnicas del Archivo General de la Nación en materias de conservación de documentos, incluidos los nuevos soportes (Art. 46 de la Ley General de Archivos). Igualmente se seguirán las normas, instructivos, guías y protocolos técnicos aprobados por el Comité de Archivo de la Alcaldía. 5. Los documentos no deben ser perforados, empastados o transferidos temporalmente a instalaciones que no cumplen con condiciones técnicas de infraestructura, ventilación, acceso, seguridad, humedad y temperatura, sin autorización expresa y justificada de la Unidad de Archivo correspondiente. 6. “Si se encuentra material afectado o detecta la actividad de agentes biológicos como hongos, insectos, se recomienda evaluar la documentación anexa para determinar si está o no contaminada. En ambos casos aíslelos y solicite la asesoría de personal especializado. En los casos en que la actividad se encuentre a nivel superficial se podrá proceder [mediante limpieza mecánica, en un espacio aislado, con un equipo mínimo y con personal previamente instruido”
MEDIDAS PREVENTIVAS 1. Valorar el estado en que se encuentran los documentos de archivo y tomar las medidas preventivas para detener, controlar o erradicar el deterioro. Determinar factores de riesgo delos documentos. El personal de archivo debe efectuar el levantamiento y control del panorama de factores de riesgo provenientes del exterior, de la estructura del edificio, de los materiales que componen los documentos y de los riesgos para las personas. 2. Elaborar el Plan de Conservación de Documentos y atención de Desastres Una vez determinados los factores de riesgo, es necesario que el personal de archivo elabore el Plan de Conservación Preventiva y de Prevención y Atención de Desastres 3. Realizar el monitoreo y control de las condiciones ambientales de los documentos y/o áreas de almacenamiento. 4. Evaluar los resultados de los reportes de las condiciones de humedad y temperatura de los documentos y establecer las medidas correctivas documentos, de las unidades de conservación y del mobiliario, de acuerdo con las recomendaciones técnicas del Archivo General de la Nación 5. Desinfectar las áreas de almacenamiento. Realizar de ser necesario, la desinfección del mobiliario y delas áreas de depósito de los documentos. 6. Retirar material Inestable. De manera simultánea a la ordenación documental, es necesario retirar de los documentos los materiales inestables como ganchos metálicos, etiquetas, adhesivos, etc. 7. Eliminar pliegues. Se eliminan los pliegues y dobleces de los documentos, utilizando los materiales adecuados, sobre una superficie lisa.
8. Reparar roturas y rasgaduras de los documentos deteriorados Los documentos con roturas y rasgaduras se reparan realizando su unión, evitando incrementar su deterioro. Para esta actividad se debe contar con los materiales técnicamente adecuados. Procede únicamente sobre documentos en los que esta acción sea indispensable y será desarrollado por personal debidamente capacitado y certificado. 9. Almacenar los documentos en unidades de conservación y en el mobiliario adecuado Los documentos se almacenarán en las unidades de conservación aprobadas por la entidad, de acuerdo con su formato y tamaño. Las más comunes son cajas de archivo recubiertas y carpetas blancas alcalinas. Una vez los documentos se encuentran en unidades de conservación de archivo se procede a almacenarlos en el mobiliario técnicamente apropiado (archivadores o estantería para archivos). 10. Efectuar copias de Seguridad Se realizan copias de seguridad de aquellos documentos susceptibles de deterioro por sus características o su consulta. Los medios de reproducción o copiado deben ser los autorizados para tales fines. 11. Control de Plagas Al interior y en las inmediaciones de los lugares de almacenamiento de los documentos, se debe efectuar un monitoreo y un control efectivo de las plagas que atacan los documentos, en especial en climas donde su proliferación es más activa. Esta actividad se lleva a cabo a través de un programa de control de plagas. 12. Sensibilizar al Personal Capacitar y realizar campañas de sensibilización con el fin de evitar o detener el deterioro en los documentos, en especial el realizado por el hombre.
1. Realizar simulacros de prevención Preparar al personal de archivo para situaciones de riesgo y desastre que afecten tanto las personas como los documentos de las instalaciones del archivo 2. Realizar el seguimiento al Plan de Conservación y atención de desastres Efectuar un seguimiento regular a la ejecución del Plan de conservación de documentos y atención de desastres en archivos.
5.14 DESCRIPCION TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1. Organizar los documentos a trans ferir en unidades de conservación marcadas y rotuladas. FLUJOGRAMA Inicio RESPONS ABLE Responsable Archivo de Gestión REGISTRO Formato Único de Inventario Documental
Organizar documentos a transferir
2. Solicitar transferencia al Depart ament o de Gestión Documental 3. Asignar fecha de transferencia, de acuerdo con las solicitudes recibidas 4. Realizar visita de Diagnóstico a las dependencias, para determinar el grado de organización de los documentos a trans ferir
Responsable en el Archivo de Gestión. Coordinador Nacional de Gestión Documental Auxiliares administrativos de Gestión Documental
Formato Único de Inventario Documental Comunicación
Asignar fecha de transferencias
Realizar visita de diagnóstico
5. Informar sobre los ajustes requeridos para autorizar transferencia
Se requien
Auxiliares administrativos de Gestión Documental
7 6. Realizar las operaciones que le sean indicadas: limpieza de documentos, foliación, organización de expedientes etc.
SI Realizar las operaciones indicadas
Responsable en el Archivo de Gestión
Entregar Unidades de
7. Entregar Unidades de Cons ervación en Archivo Cent ral.
Conservación en A. Central
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 8. Verificar cada una de las Unidades de Cons ervación y determinar el cumplimient o SI
RESPONS ABLE Auxiliares administrativos de Gestión Documental
REGISTRO Formato Único de Inventario Documental
NO 9. Realizar ajustes en el Archivo Central
Realizar ajustes 6 Conservar en Archivo Central
Responsable del archivo de gestión de la dependencia Jefe de Departament o de Gestión Documental Auxiliares administrativos de Gestión Documental
10. Conservar en archivo Cent ral y proteger de acuerdo con la normatividad vigente 11. Verificar si el documento cumplió el Tiempo de Retención en el Archivo Central
Cumplió tiempo de Retención en AC. SI
12. Eliminar, Según corresponda eliminación Primaria o Secundaria
Según el tipo de eliminación Jefe de dependencia o Coordinador Nacional de Gestión Documental Jefe de Departament o de Gestión Documental Jefe de Departament o de Gestión Documental
E. Primaria E. Secundaria
13. Disponer los documentos según lo establecido en las Tablas de Retención Document al 14. Enviar a Archivo Histórico.
Disponer según lo establecido en las TRD
Enviar a Archi vo Histórico
6. ANEXOS 1. 2. 3. 4. 5. 6. Resolución de creación del manual de gestión documental Memorando de implementación del manual Descripción de actividades Rotulo para identificación de unidades de conservación Cronograma de transferencia documental Formato único de inventario documental - Instructivo formato inventario único documental 7. Formato de eliminación 8. Formato de control préstamo de documentos
MEMORA NDO IMP LEMENTA CION DEL MANUAL DE GES TION DOCUME NTAL
MEMORANDO CI-001 San José de Cúcuta, 8 de abril de 2011
–Gestión Documental Rótulo de cajas de archivos Inactivos.
4. ROTULO PARA CAJA DE ARCHIVO ALCALDIA MUNICIPAL DE VALENCIA
COD. SECCION: ___________________________________________ COD. SUBSECCION : ______________________________________ COD. SERIE DOCUMENTAL: ________________________________ COD.SUBSERIE: _________________________________________ FECHAS EXTREMAS:_______________________________________ CANTIDAD CARPETAS:_____________________________________
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora. Cuando se realiza el inventario de fondos acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético. Fechas extremas. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f. Unidad de conservación. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna "otro" se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente. Número de folios. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita. Soporte. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentación: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc. Frecuencia de Consulta. Se debe consignar si la documentación registra un alto, medio, bajo o ninguno índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados. Notas. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecuti vo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información
ASUNTO/SERIE DOCUMENTAL FECHA PRESTAMO NOMBRE SOLICITANTE DEPENDENCIA SOLICITANTE FECHA DEVOLUCION NOMBRE DE QUIEN RECIBE
CARPETA FOLIOS
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