Source: http://bdtravnickova.cz/smernice/smernice407.html
Timestamp: 2019-03-21 16:34:02+00:00
Document Index: 30780604

Matched Legal Cases: ['čl. 1', 'čl. 1', '§244', '§244', '§244', '§244', '§244', '§244', '§244', '§244', '§244', '§243']

Směrnice ke kontrolní činnosti č. 4/2008
2. Kontrolní systém
3. Příprava a provedení kontroly, zpracování výsledků a opatřeni
4. Řešení stížností, oznámeni a podnětů
Tato směrnice upravuje postup kontrolní komise Družstva Trávníčkova 1768 při realizaci kontrolní činnosti a postup v oblasti přijatých stížnosti, oznámení a podnětů. Tato směrnice neřeší oblast reklamací.
1.2 Seznam a význam použitých zkratek a názvů
D - Družstvo
KK - Kontrolní komise
P-KK - Předseda kontrolní komise
PD - Představenstvo družstva
P-PD - Předseda představenstva
ČS - Členská schůze
1.3 Vymezení použitých pojmů
Kontrolní systém - kontrola výkonu a vedení všech agend souvisejících s provozem, údržbou, opravami a modernizacemi domu.
Kontrolní komise - volený orgán družstva.
Kontrolující - KK, pracovní tým provádějící kontrolu.
Objekt kontroly (kontrolovaný) - představenstvo, členové družstva.
1.4. Poslání, zásady, cíle
1.4.1 Kontrolou se rozumí následné ověřování pracovních postupů ve všech činnostech D v návaznosti na platné zákony, směrnice, stanovy apod.
1.4.2 Zaměření kontroly je dáno potřebami řízení, sleduje zlepšení informovanosti a napomáhá k odstranění zjištěných nedostatků. Hlavní důraz je kladen zejména na hospodaření D, na plnění vnitřních družstevních norem - plnění usnesení, vyhodnocováni závěrů prověrek, závěrů kontrol KK, dodržování stanov D apod.
1.4.3 Hlavním posláním a cílem kontrolní činnosti je zjištění stavu, odstranění zjištěných závad a preventivní působení.
1.4.4 Kontrolou zjištěný stav je porovnán s obecně platnými předpisy a vnitrními předpisy D. Zvýšená pozornost je věnována příčinám vzniku odchylek.
1.4.5 Kontrola musí být vykonávána plánovitě, soustavně a cílevědomě proto, aby umožňovala včas reagovat na případný dopad nepříznivého vývoje zjištěných závad do ekonomiky D, aby výchovně působila na zvyšování právního vědomí a vědomí odpovědnosti členů D za správné plnění úkolů a zabraňovala opakování nedostatků.
1.5 Plánování a provádění kontroly
1.5.1 Plán kontrolní činnosti je schvalován ČS na období kalendářního roku.
1.5.2 Plán kontrolní činnosti musí obsahovat objekt a předmět kontroly a časové období v němž se kontrola provede.
1.5.3 Soustavným sledováním a rozborem stavu vývoje jednotlivých činností D získává kontrolující přehled o základních problémech a nedostatcích. Tyto poznatky slouží k výběru aktuálních námětů, z nichž vzniká plán kontrolní činnosti. Tento plán usměrňuje činnost kontrolujícího, a proto je třeba jej sestavovat s potřebnou perspektivou a cílem, aby kontrola byla provedena v přiměřených časových obdobích na každém objektu kontroly. Plány kontrolní činnosti obsahují též prověrky plnění opatření k nápravě z předchozích kontrol. Plán lze průběžně upřesňovat a lze jej rovněž přizpůsobovat potřebě řešení aktuálních problémů.
1.5.4 Ze všech prováděných kontrol musí být zhotoven zápis o výsledku kontroly.
1.6. Povinnosti a práva kontrolujícího
1.6.1 Kontrolující odpovídá za to, že jeho zjištění bude objektivní a průkazné, zaměří se zvláště na odhalování příčin vzniku nedostatků a osob odpovědných za jejich vznik nebo trvání.
1.6.2 Není povinností kontrolujícího navrhovat konkrétní opatření k odstranění nedostatků. To je v kompetenci P-PD.
1.6.3 Kontrolující dále musí:
zpracovat předepsaným způsobem výsledek kontroly,
vyžadovat přijetí účinných opatření k trvalé nápravě.
1.6.4 Kontrolující musí zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozvěděl při výkonu kontroly, má však oznamovací povinnost.
1.6.5 Kontrolující má při výkonu kontrolní činnosti právo vstupu do všech objektů D, nahlížet do písemností a dokladů PD včetně elektronických záznamů a vyžadovat vysvětlení ke zjištěným skutečnostem od PD, členů D a správcovské firmy.
1.6.6 KK má právo má právo být pravidelně seznamována, v písemné nebo elektronické podobě, se závěry PD.
1.7. Vztah k orgánům činným v trestním řízeni
1.7.1 Pokud kontrolující pojme podezření, že při prováděni kontroly cokoli nasvědčuje tomu, že byl spáchán trestný čin nebo závažný přestupek, neprodleně informuje P-PD o jeho obsahu.
V případě, že zjištěné skutečnosti nesnesou odkladu, neprodleně se P-KK spojí s příslušným orgánem činným v trestním řízení a ve spolupráci s ním zaměří další kontrolní činnost tak, aby byly objasněny též skutečnosti nezbytné pro posouzení, zda je podezření důvodné.
1.7.2 Výsledný zápis v případě podezření musí být doložen materiály, které skutečnosti dokládají.
1. 8. Evidence kontrol
1.8.1 Provedené kontroly se zaznamenávají do knihy kontrol. Kniha kontrol podléhá archivaci stejně jako ostatní písemné materiály z kontrolní činnosti.
1.9. Povinnosti a práva kontrolovaných osob
1.9.1 Kontrolované osoby jsou povinny:
a) vytvořit základní podmínky ke kontrole, zejména spolupracovat s kontrolními pracovníky ve smyslu jejich oprávnění uvedených v čl. 1.6.5,
b) poskytnout kontrolnímu pracovníkovi pravdivé a úplné informace a vysvětlení,
c) z výsledků kontrol a z průběžných poznatků neprodleně zajišťovat odstraňování nedostatků a zjednávat účinnou nápravu.
1.9.2 Kontrolované osoby mají právo:
a) odmítnout splnění povinností podle čl. 1.9.1, odst. b) v případech, jestliže by jejím splněním způsobily nebezpečí trestního stíhání sobě nebo osobám blízkým, jejichž újmu by právem pociťovaly jako újmu vlastní,
b) seznámit se s výsledky kontroly, které se jich týkají,
c) podat písemně proti zprávě o výsledcích kontroly odůvodněné námitky a to do 10 dnů od seznámení se s výsledky kontroly.
2.1 Představenstvo družstva - volený orgán
PD provádí na svých zasedáních kontrolu plnění úkolů.
2.2 Kontrolní komise - volený orgán D
Její činnost vychází z ustanovení §244 zák. č. 63/2001 Obchodního zákoníka, ve znění pozdějších předpisů:
§244 (1) Kontrolní komise je oprávněna kontrolovat veškerou činnost družstva a projednává stížnosti jeho členů. Odpovídá pouze členské schůzi a je nezávislá na ostatních orgánech družstva. Kontrolní komise má nejméně tři členy.
§244 (2) Kontrolní komise se vyjadřuje k řádné účetní závěrce a návrhu na rozdělení zisku nebo úhrady ztráty družstva.
§244 (3) Na zjištěné nedostatky upozorňuje kontrolní komise představenstvo a vyžaduje zjednání nápravy.
§244 (4) Kontrolní komise se schází podle potřeby, nejméně jednou za tři měsíce.
§244 (5) Kontrolní komise volí ze svých členů předsedu, popřípadě místopředsedu, pokud stanovy neurčují, že jsou voleni členskou schůzí.
§244 (6) Kontrolní komise je oprávněna vyžadovat si u představenstva jakékoliv informace o hospodaření družstva. Představenstvo je povinno bez zbytečného odkladu oznámit kontrolní komisi všechny skutečnosti, které mohou mít závažné důsledky v hospodaření nebo postavení družstva a jeho členů.
§244 (7) K jednotlivým úkonům může kontrolní komise pověřit jednoho nebo více členů, kteří v této věci mají oprávnění žádat informace v rozsahu oprávnění kontrolní komise.
§244 (8) Pro členy kontrolní komise platí rovněž ustanovení §243 odst. 8 zák. č. 63/2001 Obchodního zákoníka, ve znění pozdějších předpisů.
2.2.1 Poslání a činnost KK
1. Vlastní výkon kontrol.
2. Kontrola splnění přijatých opatření k odstranění zjištěných nedostatků.
3. Rozbor nedostatků zjištěných vnitřním kontrolním systémem z pohledu jejich závažnosti a četnosti a předkládání zpráv PD a ČS.
2.2.2 Druhy kontrol
plánované a
Plán kontrolní činnosti zpracovává KK a P-KK jej předkládá na vědomí PD a ke schválení ČS.
Plán kontrolní činnosti obsahuje zejména:
navrhované kontrolní akce KK,
kontrolní akce podle požadavků ČS nebo PD,
časovou rezervu na provedení mimořádných kontrolních akcí, jejichž potřeba vyvstane v průběhu plánovaného období.
O zahájeni plánované akce - kontroly - bude P-PD předem informován, mimo kontroly pokladní hotovosti.
2.2.3 Mimořádné kontroly vycházejí z potřeby na základě požadavku ČS, P-PD nebo výsledků šetření podání člena družstva, popř. upozornění orgánů činných v trestním řízení.
V zájmu utajení mimořádných kontrol nebude jejich termín zahájení objektu kontroly ohlašován.
2.2.4 Zřizování účelového týmu
Pro potřebu řešení zcela mimořádných a naléhavých úkolů je P-KK oprávněn zřídit po dohodě s PD účelový tým, jehož činnost končí splněním kontrolní akce.
2.2.5 Podřízenost a pracovní činnost
Členové KK odpovídají za svoji činnost pouze ČS a jsou nezávislí na ostatních orgánech D.
2.3 Povinnosti členů KK
Členové KK jsou povinni:
provádět vlastní kontrolní činnost podle schváleného plánu,
provádět mimořádné kontroly,
provádět kontrolu dodržování stanov družstevníky D, jakož i plnění obecně závazných právních předpisů, organizačních opatření PD, kontrolu plnění vydaných opatření k nápravě nedostatků zjištěných vlastními kontrolními akcemi. Samostatně kontrolují dodržováni usnesení ČS D a usnesení PD.
2.4 Výsledky kontrol
Z každé kontrolní akce musí být vypracována písemná zpráva o výsledku kontroly, která je před závěrečným zpracováním projednána s P-PD, aby měl možnost se k nálezu vyjádřit a své stanovisko doložit dalšími doklady a skutečnostmi.
V případě zjištění nedostatků musí být ve zprávě vymezena osobní odpovědnost za jejich vznik s odkazem na porušení konkrétní normy (obecný právní předpis, stanovy D, interní předpis apod.) a uvedeny termíny jejich odstranění.
3. Příprava a provedení kontroly, zpracování výsledků a opatření
3.1 Příprava kontroly
Cílem přípravy je snaha kontrolujícího, aby byl předem co nejdokonaleji seznámen s problematikou objektu kontroly a s kontrolovaným tématem. Do přípravy se zahrnují seznámení s výkazy a rozbory provozního, technického a ekonomického rázu, patří sem i materiály z předchozích kontrol vlastních i jiných orgánů, ale i ostatní materiály mající vztah k činnosti a výsledkům toho kterého objektu kontroly. Do vlastní přípravy kontroly spadá i studium ustanovení obecně platných předpisů a vnitřních předpisů D, týkajících se kontrolovaných témat.
3.2 Program kontroly
Základním dokumentem je program kontroly, který určuje směr práce každé kontrolní akce a cíleně orientuje činnost kontrolujícího. Jednotlivé body programu musí být jasné, výstižné a stručné. Rozsah programu odpovídá počtu kontrolujících a časovému fondu provedení kontroly. Program kontroly má vždy písemnou formu a schvaluje jej P-KK nebo P-PD.
3.3 Příkaz k mimořádné kontrole
Každé provedení mimořádné kontroly je kontrolujícímu ukládáno písemným příkazem, schváleným P-PD nebo P-KK, s těmito náležitostmi:
číslo příkazu,
označení objektu kontroly,
označení kontrolovaného úseku činnosti,
jména kontrolujících a termín zahájení kontroly.
Číslování bude používáno pro každý kalendářní rok.
3.4 Zpráva o výsledku kontroly, náležitosti zprávy
Výsledkem kontrolní akce je písemné zpracování výsledků kontroly, jež je vyvrcholením tvořivé práce kontrolujícího, odhalující dosud skryté nedostatky a umožňující jejich odstranění, popř. postih viníků. Úkolem kontrolujícího je, aby zjištěné podstatné skutečnosti tvořící předpoklady pro uplatňování osobní odpovědnosti byly logicky a přehledně seřazeny a souvisle zaznamenány podle jednotlivých bodů programu kontroly, nebo podle jednotlivých zjištění.
Písemný materiál by neměl obsahovat:
domněnky, zhodnocení a jiné úvahy, zejména kvalifikaci zjištěného nesprávného jednání,
informaci, že se kdokoli (jmenovitě) dopustil trestného jednání (toto přísluší pouze orgánům činným v trestním řízení),
skutečnosti, které kontrolor osobně neprověřil,
pouhé popisy závad bez současného uvedení jejich příčin a odpovědných osob.
Vypracovaná zpráva musí být oproštěna od zbytečné administrativy. K náležitostem zprávy patří:
označení kontrolujícího orgánu v záhlaví,
název výsledného materiálu (zápis, zpráva apod.),
úvodní odstavec, ve kterém se uvádí na základě čeho byla kontrolní akce provedena (např. "Podle plánu činnosti KK" apod.),
jméno a funkce kontrolujících, název objektu kontroly,
doba provedení kontroly, prověřované období,
úvodní věta v textové části: "Kontrolou bylo zjištěno.",
textová část, obsahující zjištění, označení dokladů a ostatních materiálů o které se zjištění opírá,
závěrečná část, která obsahuje:
shrnutí nejdůležitějších zjištění a závad,
místo a datum sepsání výsledného materiálu,
jméno a vlastnoruční podpisy kontrolujících,
jména těch, kteří jsou seznamováni s příslušnou částí výsledného materiálu,
navrhovaná opatření (není však povinností),
ustanovení o seznámení s výsledným materiálem kontroly a převzetí jednoho výtisku vyhotovení.
3.5 Vysvětlivky odpovědných osob
Účelem vysvětlivky je umožnit odpovědné osobě, seznámené se zjištěním kontrolora, aby mohla vysvětlit svůj osobní vztah ke zjištěným závadám. Vysvětluje v ní zejména důvody svého nesprávného jednání (chování), popř. objasňuje i pohnutky, které vedly ke skutečnosti, že nejednala tak, jak měla, nebo jednala tak, jak neměla.
Kontrolor je proto povinen vysvětlivku vždy od odpovědné osoby vyžadovat.
V případě, že odpovědná osoba odmítne předložit vysvětlivku písemně, uvede kontrolující tuto skutečnost spolu s důvody odmítnutí v záznamu a připojí jej k výslednému materiálu. Lhůta pro předložení vysvětlivky se stanoví podle závažnosti a četnosti nedostatků obvykle na dobu 2 -3 dnů. Vysvětlivku je třeba vyžadovat již v průběhu kontrolní činnosti proto, aby bylo možno případné rozpory následně prověřit dříve, než je zpracován výsledný materiál. Vysvětlivka má osobní charakter, proto nemá být podávána kolektivně nebo v zastoupení. Nelze se v ní odvolávat na vysvětlivky jiných zaměstnanců. Přijatá vysvětlivka tvoří samostatnou přílohu originálu zprávy o výsledku kontroly.
3.6 Realizace výsledků kontroly
Realizace výsledků kontroly je vyústěním kontrolní činnosti. Znamená zjednání nápravy a brání případnému opakování zjištěných nedostatků. Drobnější a méně významné nedostatky jsou odstraňovány již v průběhu kontroly. K ostatním nedostatkům vypracuje příslušný vedoucí zaměstnanec objektu kontroly za aktivní pomoci kontrolujícího příkaz k odstranění zjištěných nedostatků.
Za ukončenou kontrolní akci lze považovat takovou, kdy se kontrolující přesvědčí, že uložená a přijatá opatření k nápravě byla beze zbytku splněna a že tak byl splněn i cíl kontrolní akce.
3.7 Archivování dokumentace
Archivace písemností kontrolního charakteru se řídí archivačním a skartačním řádem a vnitřními předpisy BD.
4. Řešení stížností, oznámení a podnětů
4.1 Úvodní ustanoveni
Stížností se rozumí takové podání, jímž se stěžovatel domáhá ochrany svých práv nebo právem chráněných zájmů.
Oznámením se rozumí upozornění podané v zájmu D a zaměřené na nedostatky v jeho činnosti.
Podnětem se rozumí podání, které směřuje ke zlepšení činnosti D.
Stížnosti, oznámení a podněty (dále jen "podání" ) představují nejen významný prostředek k ochraně subjektivních práva zájmů členů D, ale slouží i ke zdokonalování práce a služeb D.
4.2 Příslušnost místa k evidenci a vyřizování podání
Povinnost přijímat, evidovat a vyřizovat podání vyplývá z obecně závazných právních předpisů a stanov D. O ústních podáních, která nelze vyřídit ihned, sepíše přijímající záznam, který podávající občan po přečtení podepíše.
4.3 Evidence podání
Každé písemně doručené (poštou, osobně) podání, které D převezme, musí předat neprodleně k zapsání do evidence došlé pošty a následně do evidence stížností, která je vedena na PD.
Evidenci podání podle jednotlivých druhů vede PD v tomto rozsahu:
datum převzetí,
jméno, příjmení a adresa podávajícího,
předmět podání,
kdy a komu bylo podání předáno k prošetření,
termín pro vyřízeni,
datum odeslání,
výsledek šetření s označením oprávněnosti, či neoprávněnosti podání.
4.4 Vyřizování podání
Každé podání se urychleně a odpovědně prozkoumá a vyřídí. Prošetření podání se provádí bez průtahů, hospodárně a musí být reagováno na všechny jeho body.
4.4.1 Podání musí být vyřizováno průběžně. Nejdelší lhůta je 60 dnů od přijetí, tuto lze překročit jen ve zcela mimořádných případech se souhlasem P-PD, který podepisuje vyřízená podání. O prodloužení lhůty k vyřízení musí být stěžovatel informován písemně.
4.4.2 Podání opakované podléhá témuž režimu jako podáni běžné s tím rozdílem, že zde KK přezkoumá, zda původní vyřízení bylo správné. Pokud bylo původní podání vyřízeno správně a opakované podání v téže věci neobsahuje nové skutečnosti, podání se odloží bez šetření. Tato skutečnost je písemně oznámena stěžovateli.
4.4.3 Podle obsahu podání musí být při šetření vyslechnut stěžovatel, jakož i osoby, proti kterým podání směřuje.
4.5 Anonymní podání
4.5.1 Pokud PD nerozhodne jinak, rozhodne o přešetření P-PD. Prošetřují se pouze ta podání, která obsahují konkrétní údaje o porušování platných právních, nebo vnitřních předpisů družstva, příp. o zneužívání postavení konkrétních členů PD nebo KK.
4.5.2 Pro manipulaci s anonymním podáním platí všechna pravidla a náležitosti pro řešení podání. Prošetřené podání zůstává ve složce dokumentace.
4.6 Odpovědnost za vyřizování podání
Za řádné, včasné a úplné vyřízení podání odpovídá P-PD, u postoupených podání pak P-KK.
4.7 Archivace agendy podání
Archivace písemností se řídí vnitřními předpisy D.
Tato směrnice nabývá účinnosti dnem schválení představenstvem družstva dne 22.1.2008
Neruší ani nemění žádnou jinou směrnici nebo předpis