Source: http://www.csc-scc.gc.ca/publications/005007-2538-fra.shtml
Timestamp: 2017-12-17 15:36:28+00:00
Document Index: 109816752

Matched Legal Cases: ["l'article 34", "l'article 2", "l'article 2", "l'article 34", "l'article 1", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 33", "l'article 33", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 34"]

Annexe B : Lieux choisis
L'audit de la gestion de la réinstallation du personnel du Service correctionnel du Canada (SCC) a été effectué dans le cadre du plan d'audit fondé sur les risques de 2014-2017.
Les dépenses de réinstallation sont régies par la Loi sur la gestion des finances publiques , la Directive sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor (CT) et la Directive financière sur la vérification des comptes du SCC. La Directive sur la réinstallation du Conseil national mixte (Directive du CNM) renferme des consignes précises sur la réinstallation des employés. Elle fournit une orientation pour veiller à ce que les employés soient réinstallés de façon efficace et à un coût raisonnable pour les contribuables tout en minimisant les répercussions sur l'employé et les activités du ministère. Elle prévoit que les frais de réinstallation doivent être directement liés à un changement de lieu de travail pour l'employé en plus d'être clairement raisonnables et justifiables. Tel qu'il est stipulé dans la Directive, les dépenses proposées ne doivent pas améliorer la situation financière de l'employé et doivent être accompagnées de reçus.
Il y a essentiellement trois types de réinstallation du personnel au sein du SCC : la réinstallation effectuée à la demande de l'employeur qui donne droit à toutes les indemnités admissibles et au recouvrement de toutes les dépenses admissibles; la réinstallation effectuée à la demande de l'employé qui prévoit un remboursement maximal de 5 000 $; la réinstallation effectuée à la suite d'une nomination initiale à la fonction publique qui prévoit un remboursement maximal de 5 000 $.
L'audit de la gestion de la réinstallation du personnel appuyait l'une des priorités du SCC, c'est-à-dire « des pratiques de gestion efficaces et efficientes qui reflètent un leadership axé sur les valeurs ». Il était également lié au risque organisationnel voulant que « le SCC ne puisse être en mesure de gérer d'importants changements découlant de la transformation, des modifications législatives et des compressions budgétaires ». Note de bas de page 1
Entre les exercices financiers de 2011-2012 à 2013-2014, le SCC a réinstallé une moyenne de 642 employés à un coût totalisant environ 7.2 millions de dollars par année. Même si ce montant n'est pas nécessairement important sur le plan financier par rapport au budget global du SCC, l'organisation doit tout de même s'assurer de bien gérer ses dépenses de réinstallation.
Dans l'ensemble, l'audit a révélé qu'un cadre de gestion était partiellement en place pour appuyer la réinstallation des employés. Le CNM a rédigé une directive sur la réinstallation qui s'applique à l'échelle de l'administration fédérale; il s'agit de la seule directive liée à la réinstallation utilisée par le SCC. La Directive du CNM décrit les rôles et les responsabilités des divers participants au processus de réinstallation.
L'audit a recensé un certain nombre d'éléments qui méritent un examen plus approfondi de la part de la direction pour assurer une meilleure gestion des risques pour l'organisation. Voici les risques à prendre en considération :
Compte tenu du grand nombre de réinstallations payées offert, l'absence de précisions relatives à la mise en œuvre de la Directive du CNM au sein du SCC accroît le risque de paiement de dépenses de réinstallation inutiles. Ceci se révèle du fait que les coordonnateurs de la réinstallation du SCC interprètent la règle des 40 kilomètres comme une obligation à autoriser la réinstallation payée au lieu de la comprendre simplement comme une ligne directrice pour aider à la prise de décision;
Bien que la Directive du CNM décrive les rôles et les responsabilités des coordonnateurs de la réinstallation, l'absence de mise en œuvre de tous les aspects de leurs rôles, notamment en ce qui a trait aux approbations préalables ou aux indemnités particulières dans le cas d'une réinstallation effectuée à la demande d'un employé, pourrait entraîner le paiement de dépenses inutiles;
Comme les dossiers de réinstallation individuels font l'objet d'un contrôle minimal par le SCC dans toutes les régions sauf une, la surveillance exercée ne permet pas d'assurer l'exactitude des dépenses remboursées à l'employé par l'entremise du fournisseur de services et la correction des erreurs avant la clôture du dossier avec le fournisseur.
Les contrôles clés liés aux assertions de la direction relatives à la réalité, à l'exactitude et à l'exhaustivité ont aussi été examinés dans le cadre de l'audit.
L'audit n'a relevé aucun problème lié aux assertions relatives à la réalité et à l'exactitude, car toutes les réinstallations d'employés ont été autorisées par le SCC avant l'engagement des dépenses de réinstallation et toutes les transactions de l'échantillon testées étaient consignées correctement dans le système financier. Cependant, des préoccupations ont été soulevées en ce qui concerne la validation de l'exhaustivité des dossiers. Certains risques pour l'organisation ont été recensés, notamment les suivants :
Bien que les régions certifient les factures en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques , l'absence d'un examen complet accroît la possibilité d'erreurs dans les calculs effectués par le fournisseur de services; il se pourrait donc que dans certains cas le SCC paie trop pour la réinstallation d'employés;
En raison de l'absence d'éléments probants annexés à la demande de remboursement des dépenses de réinstallation pour attester que l'employé a réellement déménagé dans une nouvelle résidence, notamment dans le cas d'employés qui réclament le crédit transférable quand ils choisissent de ne pas vendre leur résidence, il se pourrait que le SCC ait effectué des remboursements à des employés qui n'ont pas réellement déménagé dans une nouvelle résidence.
Le bureau du Commissaire adjointe, Services corporatifs, est le bureau de première responsabilité pour cet audit. Des recommandations ont été formulées dans le présent rapport à l'appui des constatations relatives à la gestion de la réinstallation des employés. La haute direction a réagi aux recommandations et a fourni un plan d'action de la gestion pour y donner suite.
La Direction accepte les observations ainsi que les recommandations apparaissant dans le rapport d'audit. La Gestion a préparé un plan d'action de la gestion détaillé afin d'adresser les questions soulevées dans l'audit ainsi que les recommandations s'y rapportant. La mise en œuvre du plan d'action devrait être entièrement complétée au plus tard le 31 décembre 2015.
AM et EP
Articles de ménage et effets personnels
DR-CNM
ENVCI
Économie découlant du non-versement d'une commission immobilière
L'audit de la gestion de la réinstallation des employés du Service correctionnel du Canada (SCC) du personnel a été effectué dans le cadre du Plan d'audit fondé sur les risques de 2014-2017. L'audit visait spécifiquement à appuyer l'une des priorités du SCC, c'est-à-dire « des pratiques de gestion efficaces et efficientes qui reflètent un leadership axé sur les valeurs ». Il était également lié au risque organisationnel voulant que « le SCC ne puisse être en mesure de gérer d'importants changements découlant de la transformation, des modifications législatives et des compressions budgétaires ».Note de bas de page 2
Le coût lié à la réinstallation du personnel du SCC a totalisé 7 548 739 $Note de bas de page 3 pour l'exercice financier 2013-2014, ce qui représente 0,27 % des dépenses totales du SCC au cours de cet exercice. Même si ce montant n'est pas nécessairement important sur le plan financier par rapport au budget global du SCC, l'organisation doit tout de même s'assurer de bien gérer ses dépenses de réinstallation.
Il y a essentiellement trois types de réinstallation d'employés au sein du SCC : la réinstallation effectuée à la demande de l'employeur; la réinstallation effectuée à la demande de l'employé; la réinstallation effectuée à la suite d'une nomination initiale à la fonction publique.
Selon l'article 2.6 de la Directive sur la réinstallation du CNM (Directive du CNM), une réinstallation à la demande d'un employeur s'entend de toute réinstallation au Canada, y compris celles qui résultent de mesures de dotation, à l'exclusion des nominations initiales.
Selon la définition contenue dans la Directive du CNM, une réinstallation à la demande de l'employé s'entend d'une réinstallation résultant d'une demande officielle présentée par un employé pour des motifs humanitaires ou personnels. Les coûts de ce type de réinstallation sont remboursés conformément aux dispositions prévues à la Partie XII de la Directive du CNM.Note de bas de page 4 Au SCC, les réinstallations à la demande de l'employé sont couramment utilisées pour les agents correctionnels affectés à un lieu de travail différent à leur demande, tout en demeurant à leur niveau actuel. Une réinstallation à la demande de l'employé permet d'obtenir un remboursement maximal de 5 000 $, selon les limites et les conditions prévues dans la Directive du CNM.
Selon l'article 2.8 de la Directive du CNM, une réinstallation à la suite d'une nomination initiale dans la fonction publique est effectuée dans le cas des personnes nouvellement nommées au sein de la fonction publique. Les dispositions de réinstallation prévoient un remboursement maximal de 5 000 $, mais les demandes de remboursement des dépenses admissibles sont habituellement assujetties à moins de restrictions que dans le cas des réinstallations effectuées à la demande de l'employé.
De 2011-12 à 2013-14, le SCC a payé, en moyenne, pour la réinstallation de 642 employés, à un coût s'élevant en moyenne à 7.2 millions de dollars par année. Le tableau A indique le nombre de déménagements par type de réinstallation.
Tableau A : Nombre de déménagements par type de réinstallation pour les exercices financiers 2011-2012, 2012-2013 et 2013-2014
À la demande de l'employé 191 (25 %) 131 (28 %) 231 (33 %) 553 (29 %)
Nomination initiale 412 (55 %) 226 (48 %) 276 (39 %) 914 (47 %)
À la demande de l'employeur 154 (20 %) 108 (23 %) 186 (27 %) 448 (23 %)
AutresNote de bas de page 5 1 (0 %) 3 (1 %) 7 (1 %) 11 (1 %)
Nombre total de dossiers 758 (100 %) 468 (100 %) 700 (100 %) 1 926 (100 %)
REMARQUE : Les données sont tirées de la base de données de l'application du PRI du fournisseur de services (non vérifiées) et sont liées à la date où le dossier a été ouvert.
Tableau B : Dépenses totales de réinstallation payées pour les exercices 2011-2012, 2012-2013 et 2013-2014
Dépenses totales de réinstallation 8 318 299 $ 5 758 409 $ 7 548 739 $ 21 625 445 $
REMARQUE : Données tirées de l'OGR, y compris toutes les dépenses imputées aux objets de gestion 0250 et 0251 (non vérifiées)
Comme une réinstallation peut prendre jusqu'à un an, les coûts liés à une réinstallation vont habituellement s'étaler sur deux années fiscales.
Entre les exercices financiers de 2011-2012 à 2013-2014, les réinstallations à la suite d'une nomination initiale ont représenté le type de réinstallation le plus courant. Le nombre élevé de réinstallations à la suite d'une nomination initiale est attribuable au fait que les nouveaux agents correctionnels sont souvent affectés à des établissements à l'extérieur de leur région de résidence et, par conséquent, ont droit au remboursement de leurs coûts de réinstallation, conformément à la Directive du CNM.
Les dépenses de réinstallation sont régies par la Loi sur la gestion des finances publiques , la Directive sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor (CT) et la Directive financière sur la vérification des comptes du SCC. La Directive sur la réinstallation du CNM (Directive du CNM) renferme des consignes précises sur la réinstallation des employés.
La Directive du CNM fournit une orientation pour veiller à ce que les employés soient réinstallés de façon efficace et à un coût raisonnable pour les contribuables tout en minimisant les répercussions sur l'employé et les activités du ministère. Elle prévoit que les frais de réinstallation doivent être directement liés à un changement de lieu de travail pour l'employé en plus d'être clairement raisonnables et justifiables. Tel qu'il est stipulé dans la Directive, les dépenses proposées ne doivent pas améliorer la situation financière de l'employé et doivent être accompagnées de reçus.
1.3 Rôles, responsabilités et gouvernance
Le gouvernement du Canada, par l'entremise de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), a conclu un contrat avec un fournisseur externe pour la prestation des services de réinstallation. Les coordonnateurs de la réinstallation du SCC et les employés réinstallés ont aussi des responsabilités dans le cadre du processus. Voici les rôles particuliers de tous les intervenants :
En tant qu'autorité dans la passation des marchés, la TPSGC est le représentant du Canada pour la gestion des contrats dans le Programme de réinstallation intégré (PRI) accordés au fournisseur de services.
La TPSGC est aussi l'autorité dans la passation des marchés pour les offres à commande pour les services de déménagement incluant ceux pour le déménagement des articles de ménage et les effets personnels de l'employé (AM et EP). En plus d'être l'autorité dans la passation des marchés pour ces offres à commande, la TPSGC est aussi responsable, par le service central de déménagement, de placer des commandes auprès des ministères du Gouvernement du Canada, à l'exception du Ministère de la défense nationale et de la Gendarmerie royale du Canada.
Le gouvernement du Canada a accordé un contrat à un fournisseur pour la prestation de la plupart des services dans le cadre du Programme de réinstallation intégré (PRI). Le PRI prévoit le cadre régissant la réinstallation des employés de tous les ministères fédéraux, des Forces canadiennes et de la Gendarmerie royale du Canada.Note de bas de page 6 Il a pour but de faciliter la réinstallation et d'en accroître l'efficacité.
Lorsqu'un employé reçoit l'autorisation de déménager aux frais de l'État, le fournisseur de services administre le remboursement des dépenses de réinstallation conformément à la Directive du CNM, tout en s'assurant que l'employé touche les indemnités auxquelles il a droit. Le fournisseur de services communique directement et régulièrement avec les employés qui déménagent. Dans certains cas, notamment pour les dépenses liées aux voyages de recherche de logement, le fournisseur de services demandera aux coordonnateurs de la réinstallation du ministère d'approuver les demandes au préalable, conformément à la Directive du CNM. Les documents rédigés par le fournisseur de services indiquent que celui-ci :Note de bas de page 7
agit en tant que point de contact principal de l'employé tout au long du processus de réinstallation;
obtient des précisions sur la Directive du CNM et le Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique ainsi que sur les indemnités et les options offertes à l'employé;
donne accès à une trousse de réinstallation afin d'initier l'employé au PRI;
remplit la feuille de calcul des données financières en ligne, laquelle permet de faire le suivi des indemnités et des dépenses;
surveille les progrès des activités de réinstallation;
examine et approuve les demandes d'avance de fonds et les demandes de remboursement des dépenses présentées par les employés par l'entremise du site Web sécurisé.
En général, le SCC paie au fournisseur de services des frais administratifs pour chaque dossier de réinstallation individuel. L'équipe d'audit n'a pu consulter le contrat avec le fournisseur de services pour vérifier le montant des frais administratifs convenu, mais les factures vérifiées dans le cadre de l'audit montrent que les frais administratifs s'élèvent à 384,20 $ pour les dossiers de réinstallation à la suite d'une nomination initiale et à 1 604,60 $ pour les dossiers de réinstallation à la demande de l'employé et à la demande de l'employeur.
Coordonnateurs de la réinstallation du SCC
Le portefeuille de réinstallation du SCC est géré par le coordonnateur ministériel national, qui relève des Services corporatifs à l'administration centrale, et par les coordonnateurs de la réinstallation de chaque région, qui relèvent de leur contrôleur régional respectif. Le coordonnateur ministériel national est chargé d'autoriser toutes les transactions exceptionnelles et de coordonner les réponses avec le SCT, le cas échéant. Les situations exceptionnelles comprennent notamment celles où les employés ont engagé des dépenses de réinstallation avant l'ouverture officielle de leur dossier de réinstallation. De plus, le coordonnateur ministériel national agit en tant que ressource en matière de politiques et fournit une orientation et des précisions aux coordonnateurs régionaux de la réinstallation.
Les coordonnateurs régionaux de la réinstallation, qui relèvent du bureau du contrôleur régional, gèrent le portefeuille de réinstallation des personnes dont le nouvel emploi se trouve dans leur région particulière. Ils sont chargés d'autoriser le fournisseur de services à entreprendre le processus de réinstallation avec les employés, de conseiller les personnes autorisées à approuver les factures du fournisseur de services en vertu de l'article 34, de prendre des dispositions auprès de TPSGC pour le déménagement des AM et EP et d'assurer la surveillance des dossiers de réinstallation individuels.
Selon la Directive du CNM, les employés qui prévoient déménager doivent communiquer avec leur coordonnateur régional de la réinstallation pour obtenir une autorisation avant d'engager des dépenses liées à leur réinstallation. Une fois leur réinstallation approuvée, les employés travaillent directement avec le fournisseur de services et doivent présenter des reçus pour toutes les dépenses engagées, conformément à la Directive du CNM.
L'audit avait les objectifs suivants :
Évaluer la pertinence du cadre de gestion du SCC en ce qui concerna la réinstallation du personnel;
Évaluer la pertinence et l'efficacité des contrôles internes liés aux dépenses de réinstallation.
Les critères particuliers figurent à l'annexe A.
L'audit était de portée nationale, c'est-à-dire qu'il touchait les cinq régions et l'administration centrale. Il comprenait un examen d'un échantillon de dossiers de réinstallation qui ont été ouverts entre le 1er avril 2012 et le 30 septembre 2014. L'audit a mis l'accent sur la façon dont le SCC gérait la réinstallation de ses employés, notamment autorisait le paiement de la réinstallation des personnes concernées, approuvait les indemnités particulières et veillait à ce que le fournisseur de services reçoive le montant approprié. Les domaines suivants, bien qu'inclus dans la mise en contexte, n'ont pas été testés, car ils ne relevaient pas du mandat de l'audit interne du SCC :
Le rôle de TPSGC en tant que responsable de l'adjudication du contrat au fournisseur de services et de la gestion du contrat de déménagement des articles de ménage;
Le rôle et les responsabilités du fournisseur de services.
3.1 Évaluer la pertinence du cadre de gestion du SCC en ce qui concerna la réinstallation du personnel
Nous nous attendions à constater que le SCC dispose d'un processus établi pour la gestion de la réinstallation du personnel qui est conforme aux politiques du CT et à la Directive du CNM.
Même s'il n'avait pas mis en place un processus particulier pour la gestion de la réinstallation du personnel, le SCC se conformait à la majorité des politiques pertinentes du CT et à la Directive du CNM. Cependant, il restait certains domaines à améliorer.
Au cours des entrevues avec divers coordonnateurs de la réinstallation et contrôleurs régionaux, l'équipe d'audit a déterminé que le SCC n'avait pas de directives ou procédures écrites et consignées propres à l'organisation pour aider les coordonnateurs de la réinstallation à gérer les dispositions de la Directive du CNM qui s'appliquent directement au SCC.
Outre la Directive du CNM, les coordonnateurs de la réinstallation ont à leur disposition une série de directives générales et d'outils liés à la Directive du CNM pour les aider à traiter les dossiers de réinstallation. Voici les documents disponibles :
Guide de l'utilisateur du SCT – Directive sur la réinstallation du CNM;
Guide de l'utilisateur du SCT – Directive sur la réinstallation du CNM – Groupe de la direction (EX) et personnes nommées par le gouverneur en conseil (GIC);
Guide de l'utilisateur du SCT – Addendum – Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique;
FAQ – Directive sur la réinstallation du CNM;
FAQ – Addenda – Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique;
Addenda – Programme de réinstallation intégré pour les nouveaux employés de la fonction publique;
Aperçu du webinaire sur le Programme de réinstallation intégré.
Les coordonnateurs de la réinstallation ont indiqué qu'ils consultaient régulièrement la Directive du CNM pour s'assurer qu'ils géraient convenablement le portefeuille de réinstallation. L'équipe d'audit a relevé une certaine confusion liée à l'interprétation de la règle des 40 kilomètres. Cette règle, qui est énoncée à l'article 1.4.5 de la Directive du CNM, stipule que : « en temps normal, lors d'une réinstallation, la nouvelle résidence principale du fonctionnaire doit être plus rapprochée du nouveau lieu de travail d'au moins 40 km en utilisant la voie publique usuelle la plus courte; se reporter au libellé du paragraphe 248(1) de la Loi de l'impôt sur le revenu ». Au cours de discussions, des représentants du SCT nous ont expliqué que la règle des 40 kilomètres, qui était tirée directement de la Loi de l'impôt sur le revenu , visait à donner aux ministères la souplesse nécessaire tout en leur donnant des conseils concernant le remboursement éventuel des dépenses de réinstallation.
Les coordonnateurs de la réinstallation ont expliqué que cette règle, sous sa forme actuelle, est utilisée comme facteur déterminant de la décision relative au paiement de la réinstallation d'un employé. L'équipe d'audit a constaté que, dans certains cas, les coordonnateurs de la réinstallation ne comprenaient pas bien le but de la règle des 40 kilomètres. Certains coordonnateurs de la réinstallation croyaient que la règle des 40 kilomètres était respectée si la résidence actuelle de l'employé se trouvait à plus de 40 kilomètres de son nouveau lieu de travail. En réalité, pour respecter cette règle, l'employé doit se rapprocher de son nouveau lieu de travail d'au moins 40 kilomètres par rapport à son ancienne résidence. Cependant, le SCC ne dispose d'aucune directive ou procédure pour aider les coordonnateurs de la réinstallation à appliquer cette règle pour assurer la gestion cohérente de la réinstallation au sein du SCC dans l'esprit de la Directive du CNM.
Bien que le SCT ait mis en garde la direction du SCC concernant l'interprétation de la Directive du CNM et lui ait fourni des directives particulières, la Directive du CNM est assez générale, car elle s'applique à tous les ministères. Dans certains cas, des précisions supplémentaires sur l'application de la directive au SCC, accompagnées d'exemples propres au SCC, aideraient les coordonnateurs de la réinstallation à veiller à la mise en œuvre de la Directive du CNM d'une manière qui permet de s'assurer que le SCC est financièrement responsable et que le remboursement des dépenses de réinstallation des employés admissibles est cohérent et approprié.
Nous nous attendions à constater que les rôles et les responsabilités liés au processus de réinstallation soient définis, consignés et communiqués.
Les rôles et les responsabilités des coordonnateurs de la réinstallation du SCC et du fournisseur de services participant au processus de réinstallation étaient définis et consignés dans la Directive du CNM, mais la mise en œuvre des rôles ne se déroulait pas toujours comme il se doit.
La Directive du CNM définit les rôles et les responsabilités de l'employeur, du fournisseur de services et de l'employé touché de la façon suivante :
Il incombe à l'employeur d'autoriser les réinstallations et de s'assurer que toutes les dispositions prises sont conformes à la Directive du CNM et de rembourser, dans les limites prévues par la directive, les frais de réinstallation réels et raisonnables engagés par l'employé;
Le fournisseur de services assure la prestation des services conformément au contrat et à la Directive du CNM, conseille l'employé s'il y a lieu, accorde une avance de fonds et effectue le remboursement des dépenses sur présentation de pièces justificatives ou de reçus par l'employé;
L'employé obtient, conformément au cadre de délégation applicable, une autorisation écrite avant d'engager quelque dépense de réinstallation que ce soit, suit les instructions et les conseils fournis par le personnel ministériel et le fournisseur de services et, présente dans les 90 jours qui suivent son arrivée au nouveau lieu de travail ou l'arrivée des personnes à sa charge, le dernier en date de ces jours étant retenu, une demande de remboursement de toutes ses dépenses de réinstallation, accompagnée des pièces justificatives requises aux termes de la Directive du CNM.
Dans l'ensemble, l'équipe d'audit a établi que les rôles et les responsabilités des diverses parties étaient définis et consignés dans la Directive du CNM. Cette Directive énonce aussi clairement dans des sections distinctes les avantages qui doivent être autorisés au préalable par le coordonnateur régional ou le coordonnateur ministériel national.
L'équipe d'audit a constaté que ces rôles et responsabilités n'étaient pas toujours mis en œuvre. Par exemple, la Directive du CNM stipule qu'il est nécessaire d'obtenir l'approbation des coordonnateurs de la réinstallation avant d'autoriser les voyages à la recherche d'un logement, l'hébergement provisoire, les indemnités de repas et les diverses indemnités de réinstallation et de déplacement au nouveau lieu de travail. L'équipe d'audit a déterminé que les coordonnateurs de la réinstallation autorisaient le fournisseur de service à approuver ces dépenses au préalable dans le cas des réinstallations effectuées à la demande de l'employeur, mais que ces autorisations n'étaient pas demandées tel qu'écrit dans la Directive du CNM dans le cas des réinstallations effectuées à la demande de l'employé. Les coordonnateurs de la réinstallation ont indiqué que, selon la correspondance reçue du fournisseur de services, ils estimaient qu'il n'avait pas besoin d'approuver ces dépenses au préalable dans les cas des réinstallations effectuées à la demande de l'employé parce que le fournisseur de service s'assurera que le montant total du remboursement ne dépassera pas le plafond de 5 000 $.
Selon la Directive du CNM, les voyages à la recherche d'un logement durent habituellement un maximum de six nuits, sept joursNote de bas de page 8 et les frais d'hébergement provisoire, les frais de repas et les frais accessoires sont remboursés pour une période maximale de 14 nuits, 15 jours.Note de bas de page 9 La Directive du CNM précise aussi que le coordonnateur de la réinstallation doit approuver toutes les demandes au-delà de la période initiale. Au cours de l'examen des 116 dossiers de réinstallation à la demande de l'employé, l'équipe d'audit a recensé 28 cas où des voyages à la recherche d'un logement de plus de six nuits ou des remboursements des frais d'hébergement provisoire, des frais de repas et des frais accessoires pour plus de 14 nuits avaient été approuvés sans l'autorisation du coordonnateur de la réinstallation, comme l'exige la Directive du CNM.
La non-conformité des rôles et des responsabilités établis peut entraîner l'application incohérente de la Directive du CNM ainsi que le versement de paiements non autorisés et inappropriés.
3.1.3 Surveillance et rapports
Nous nous attendions à constater que le processus de réinstallation soit surveillé par le coordonnateur régional/coordonnateur ministériel national et que les dossiers soient audités et examinés avant leur clôture.
Dans toutes les régions sauf une, les dépenses de réinstallation ne sont pas surveillées par le personnel du SCC et il n'existe pas de mécanismes pour s'assurer que les remboursements des dépenses demandés par les employés étaient raisonnables, légitimes, justifiés par des reçus et conformes à la Directive du CNM.
À la clôture d'un dossier de réinstallation, le fournisseur de services l'achemine au coordonnateur régional de la réinstallation. Ce dossier renferme toutes les pièces justificatives et tous les reçus originaux que l'employé a envoyés au fournisseur de services pour obtenir le remboursement de ses dépenses. Lors de l'examen d'un échantillon de 371 dossiers de réinstallation, l'équipe d'audit a constaté que dans toutes les régions sauf une, rien n'indiquait que les coordonnateurs de la réinstallation examinaient les documents acheminés par le fournisseur de services pour en vérifier l'exactitude avant de clore le dossier. Au cours d'entrevues, les coordonnateurs à la réinstallation ont expliqué qu'il n'existe pas de politique ou d'exigence particulière qui précise le type de surveillance dont doivent faire l'objet les dossiers de réinstallation. De plus, ils ont confirmé qu'ils examinaient rarement les pièces justificatives et que, en général, ils approuvaient toutes les demandes de remboursement soumises par le fournisseur de services.
À l'étape de la réalisation de l'audit, l'équipe d'audit a consulté le SCT pour obtenir des précisions sur les responsabilités liées à l'examen du travail du fournisseur de services. Le SCT a expliqué qu'il incombait à chaque ministère de rentabiliser les services reçus du fournisseur. Par conséquent, le SCC devrait surveiller plus étroitement le processus de réinstallation, notamment le rôle du fournisseur, pour s'assurer que les fonds publics sont dépensés à bon escient et que toutes les parties respectent leurs rôles et responsabilités.
Dans la région du Québec, tous les dossiers de réinstallation sont examinés par deux employés qui relèvent du coordonnateur régional. Lorsque les dossiers ont été examinés au complet et que les employés sont satisfaits des réponses fournies par le fournisseur de services aux questions soulevées, le coordonnateur régional appose sa signature et autorise la clôture des dossiers.
La plupart des régions n'avaient pas de méthodes en place pour recenser les problèmes liés au fournisseur de services pour s'assurer que des mesures correctrices étaient prises, le cas échéant.
Dans l'ensemble, l'équipe d'audit a constaté que, bien que les régions aient relevé des cas où des employés avaient reçu des indemnités de réinstallation auxquelles ils n'avaient pas droit, il n'existait aucun contrôle pour s'assurer que de tels problèmes étaient détectés et corrigés. L'absence de tout examen officiel des dossiers de réinstallation dans la plupart des régions rend d'autant plus difficile la découverte des erreurs par le SCC avant le versement du paiement final au fournisseur de service et la clôture du dossier. Cette absence d'examen nuit à la capacité du SCC de corriger les erreurs, car lorsque celles-ci sont constatées le fournisseur de services a déjà versé tous les fonds à l'employé. Le SCC doit donc se charger de recouvrer le montant directement de l'employé.
Dans un cas, par exemple, l'équipe d'audit a constaté que le coordonnateur de la réinstallation avait relevé qu'un employé avait obtenu un remboursement du fournisseur de services pour des dépenses de réinstallation engagées avant l'approbation de la réinstallation par le Département. Le coordonnateur de la réinstallation a communiqué avec le fournisseur de services concernant l'erreur, mais l'employé avait déjà obtenu le remboursement complet de ses dépenses de réinstallation. Le fournisseur de services a indiqué qu'il avait essayé de recouvrer l'argent, mais qu'il n'y était pas arrivé.
Dans l'ensemble, l'audit a permis de constater qu'un cadre de gestion était partiellement en place à l'appui de la réinstallation du personnel. Le CNM a rédigé une directive sur la réinstallation qui s'applique à l'échelle de l'administration fédérale; il s'agit de la seule directive utilisée par le SCC. La Directive du CNM décrit les rôles et les responsabilités des divers participants au processus de réinstallation.
La Commissaire adjointe, Services corporatifs devrait préciser les conditions à l'intention des employés du SCC, y compris les coordonnateurs régionaux de la réinstallation et les contrôleurs, afin de gérer la réinstallation du personnel de manière appropriée, notamment :
s'assurer que la règle des 40 kilomètres est bien comprise et appliquée convenablement;
définir clairement les rôles et les responsabilités des coordonnateurs de la réinstallation pour s'assurer qu'ils effectuent les approbations préalables et qu'ils fournissent les autorisations prévues dans la Directive du CNM;
s'assurer que les coordonnateurs de la réinstallation examinent régulièrement les dossiers de réinstallation pour valider les dépenses payées et corriger les erreurs relevées avec le fournisseur de services en temps opportun.
Cette recommandation est acceptée. La Direction va :
Développer, d'ici le 31 décembre 2015, une procédure interne couvrant les opérations ayant pour but d'améliorer la gestion globale de la réinstallation des employés du SCC;
Initier, à compter du 30 septembre 2015, des vidéoconférences régulières entre les coordonnateurs régionaux de la réinstallation et le coordonnateur national, afin de discuter des questions communes à tous;
Mettre sur pied, d'ici le 30 septembre 2015, un comité de gestion de la réinstallation dirigé par le contrôleur national dans le but de revoir les cas plus complexes de réinstallation et aussi d'aider au développement et aux mises à jour subséquentes de la procédure interne couvrant les opérations.
3.2 Évaluer la pertinence et l'efficacité des contrôles internes liés aux dépenses de réinstallation
Nous nous attendions de constater que des contrôles internes clés étaient en place et fonctionnaient comme prévu pour assurer l'autorisation préalable, l'examen complet et l'attestation en vertu de l'article 34 des transactions de réinstallation ainsi que leur consignation avec exactitude dans le système financier du SCC.
L'assertion de la direction relative à la réalité sert à confirmer que la transaction enregistrée a réellement été faite. L'audit a relevé que les 371 réinstallations d'employé ayant fait l'objet de l'audit avaient été autorisées au préalable par le SCC et avaient été consignées rapidement dans le système financier, et qu'elles correspondaient à des activités survenues pendant la période visée par l'audit.
L'assertion relative à l'exactitude sert à confirmer que les montants appropriés ont été consignés. L'audit a validé 907 transactions distinctes comprenant les premières et deuxièmes avances versées par le fournisseur de services aux employés réinstallés et le paiement final effectué par le SCC au fournisseur de services. L'équipe d'audit a confirmé que toutes les transactions avaient été consignées correctement dans le système financier.
L'assertion de la direction relative à l'exhaustivité sert à confirmer que toutes les transactions qui auraient dû être consignées l'ont été. Dans ce cas-ci, l'audit a relevé deux préoccupations : il existe peu d'éléments probants montrant qu'une vérification complète en vertu de l'article 34 était toujours effectuée avant l'approbation de la facture finale conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et il n'existe pas d'éléments probants montrant que l'employé avait réellement déménagé. Ces préoccupations sont décrites plus en détail ci-dessous.
Même si la grande majorité (96 %) des factures comportaient une signature en vertu de l'article 34, il y avait peu d'éléments probants indiquant qu'il y avait eu un examen final des transactions avant le versement du paiement final.
La Directive sur la vérification des comptes du CT stipule que les personnes qui attestent l'admissibilité à un paiement doivent vérifier que les directives et les règlements pertinents ont été respectés, que la transaction est exacte en confirmant certains aspects, dont le calcul du total de la facture ou de la demande de remboursement, et que toutes les pièces justificatives sont complètes.
Le calendrier du remboursement des dépenses de réinstallation par le SCC au fournisseur de services a été établi en fonction du type de réinstallation. Dans tous les cas, le SCC verse une ou deux avances au fournisseur de services pour couvrir les dépenses prévues qui seront remboursées à l'employé et 33 % des frais administratifs. À la clôture du dossier de réinstallation, lorsque l'employé a déménagé et a demandé le remboursement de toutes ses dépenses, le SCC reçoit une dernière facture portant sur les 67 % restant des frais administratifs et le montant final dû au fournisseur de services ou à rembourser par celui-ci. Ce dernier montant correspond à la différence entre les sommes avancées au fournisseur de services par le SCC et montant des dépenses réelles remboursé à l'employé par le fournisseur de services.
L'équipe d'audit a validé les signatures en vertu de l'article 34 sur toutes les factures reçues du fournisseur de services pour les avances à justifier et les factures finales. Des 818 factures examinées par l'équipe d'audit, 784 (96 %) comportaient une signature en vertu de l'article 34. L'équipe d'audit a aussi constaté que dans ces 784 cas la personne qui avait signé en vertu de l'article 34 était investie des pouvoirs appropriés.
Lorsque les auditeurs ont examiné le processus d'attestation en vertu de l'article 34 des avances à justifier, ils ont constaté que les contrôleurs régionaux avaient mis en place des processus pour s'assurer que les avances de réinstallation qu'ils approuvaient étaient exactes et correspondaient à une réinstallation approuvée.
Cependant, l'équipe d'audit a soulevé des préoccupations relatives à l'absence d'éléments probants montrant qu'un examen de la facture finale avait été effectué avant la signature en vertu de l'article 34 et la clôture du dossier de réinstallation. Comme il est indiqué à la section 3.1.3 du présent rapport, dans toutes les régions sauf une, l'équipe d'audit n'a pas relevé d'indications sur le dossier ou les factures montrant que le dossier de réinstallation avait fait l'objet d'un rapprochement et d'une vérification. L'absence d'un processus précis lié à l'article 34 peut aussi remettre en question la rigueur de l'autorisation de paiement en vertu de l'article 33, car l'attestation en vertu de l'article 33 nécessite des éléments probants montrant que les transactions ont été vérifiées.Note de bas de page 10
L'absence d'examen de la facture finale accroît la possibilité que le SCC paie trop pour la réinstallation, car des erreurs pourraient avoir été faites, mais ne pas avoir été décelées. Dans l'ensemble, les coordonnateurs de la réinstallation de la plupart des régions ont indiqué que, compte tenu de leur charge de travail, ils n'ont pas le temps d'examiner les factures du fournisseur de services et qu'ils sont persuadés que le travail a été exécuté.
Les dossiers de réinstallation ne renfermaient pas toujours des éléments probants montrant que l'employé avait réellement déménagé.
Le Directive du CNM stipule que « les dépenses doivent être directement liées à la réinstallation et être raisonnables et justifiables. Les remboursements ne doivent pas améliorer la situation financière de l'employé et sont étayés de la preuve de débours ».Note de bas de page 11
La réclamation par les employés du « crédit transférable quand le fonctionnaire choisit de ne pas vendre sa résidence » prévu dans la Directive constitue un secteur de risque relevé par l'équipe d'audit. Cette disposition permet aux employés admissibles à une réinstallation à la demande de l'employeur de « choisir de ne pas vendre » sa résidence actuelle et de réclamer une somme correspondant à 80 % de la commission immobilière, jusqu'à concurrence de 12 000 $. Cependant, le personnel du SCT a confirmé que pour réclamer cet encouragement l'employé devait déménager dans une nouvelle résidence principale. Dans l'ensemble, l'équipe d'audit a recensé 28 cas où les employés s'étaient prévalus de cette disposition. Dans 10 (38 %) de ces cas, l'équipe d'audit n'a pu trouver d'éléments probants dans le dossier pour indiquer que l'employé avait déménagé dans une nouvelle résidence principale. Cela soulève la possibilité que certains employés pourraient avoir touché une indemnité sans avoir engagé les dépenses connexes.
Dans le cadre de l'audit, l'équipe a testé trois assertions de la direction : réalité, exactitude et exhaustivité.
L'audit n'a relevé aucun problème lié aux assertions relatives à la réalité et à l'exactitude, car toutes les réinstallations d'employés ont été autorisées par le SCC avant l'engagement des dépenses de réinstallation et toutes les transactions étaient consignées correctement dans le système financier. Cependant, des préoccupations ont été soulevées en ce qui concerne la validation de l'exhaustivité des dossiers. Certains risques pour l'organisation ont été recensés, notamment les suivants :
Bien que les régions certifient les factures en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, l'absence d'un examen complet accroît la possibilité d'erreurs dans les calculs effectués par le fournisseur de services; il se pourrait donc que dans certains cas le SCC paie trop pour la réinstallation d'employés;
En raison de l'absence d'éléments probants annexés à la demande de remboursement des dépenses de réinstallation pour attester que l'employé a réellement déménagé dans une nouvelle résidence, notamment dans le cas d'employés qui réclament le crédit transférable quant ils choisissent de ne pas vendre leur résidence, il se pourrait que le SCC ait effectué des remboursements à des employés qui n'ont pas réellement déménagé dans une nouvelle résidence.
La Commissaire adjointe, Services corporatifs devrait s'assurer que l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP est effectuée correctement avant le traitement du paiement final au fournisseur de service et que les dossiers de réinstallation renferment des pièces justificatives et des éléments probants à l'appui des montants réclamés par les employés afin de :
s'assurer que la facture payée n'est pas un double et que les avances à justifier ont été déduites en conséquence;
vérifier que la facture a été calculée correctement;
vérifier l'exactitude et l'exhaustivité des pièces justificatives et des reçus inclus dans le dossier du fournisseur de services qui a été acheminé au SCC aux fins de paiement final.
Revoir son processus de vérification des comptes en ce qui a trait à la réinstallation afin de s'assurer que les factures reçues du fournisseur de services sont adéquatement examinées avant de les soumettre à l'approbation sous la article 34;
Élaborer une liste de contrôle normalisée afin de renforcer le processus d'approbation sous la article 34 au SCC.
Dans l'ensemble, l'audit a révélé qu'un cadre de gestion était partiellement en place pour appuyer la réinstallation des employés. Le CNM a rédigé une directive sur la réinstallation qui s'applique à l'échelle de l'administration fédérale. La Directive du CNM décrit les rôles et les responsabilités des divers participants au processus de réinstallation.
De plus, dans le cadre de l'audit, l'équipe a testé trois assertions de la direction : réalité, exactitude et exhaustivité.
Des recommandations ont été formulées dans le présent rapport à l'appui des constatations relatives à la gestion de la réinstallation des employés. La haute direction a réagi aux recommandations et a fourni un plan d'action de la gestion pour y donner suite.
La Direction accepte les observations ainsi que les recommandations telles que présentées dans le rapport d'audit. Elle a préparé un plan d'action de la gestion afin d'adresser les questions soulevées durant l'audit ainsi que les recommandations s'y rattachant. La mise en œuvre du plan d'action devrait être complétée pour le 31 décembre 2015.
6.1 Approche et méthodes
Diverses méthodes ont été utilisées pour recueillir les données d'audit : examen de la documentation, tests détaillés et entrevue avec le personnel de l'AC et des régions.
Entrevues : Des entrevues ont été menées avec les membres du personnel chargés de la réinstallation des employés à l'échelle régionale et nationale, notamment les coordonnateurs régionaux de la reinstallation, les contrôleurs régionaux et le coordonnateur ministériel national.
Examen de la documentation : Les documents pertinents ont été examinés, dont les lois, les diagrammes de processus, les manuels de comptabilité, les directives financières, les directives et les lignes directrices du commissaire, les dossiers et les rapports financiers ainsi que les documents à l'appui des contrôles clés.
Examen analytique : Des tests détaillés des contrôles clés ont été réalisés à l'étape de la réalisation, notamment l'examen de 371 dossiers de réinstallation et les facteurs connexes pour déterminer l'efficacité des contrôles. Les tests ont été choisis en fonction de l'application de la méthode d'échantillonnage décrite ci-dessous.
Méthode d'échantillonnage : Deux méthodes d'échantillonnage ont été employées; la première s'appuie sur la méthode d'échantillonnage statistique et la deuxième, sur une approche d'échantillonnage fondée sur l'audit continu qui mettait l'accent sur les transactions irrégulières.
L'échantillon statistique a été stratifié par région afin d'obtenir pour chaque région un échantillon représentatif ayant un niveau de confiance de 95 %, un taux de dérogation acceptable de 5 % et un taux de dérogation prévu de 0, et a été limité à la période allant du 1er août 2012 au 30 septembre 2014. Cela signifie que l'échantillon a été prélevé de manière à s'assurer que l'équipe d'audit disposait de suffisamment de données pour produire un rapport à l'échelle régionale et nationale. La répartition des dossiers à l'échelle du pays était inégale, ce qui a nécessité l'utilisation de cette méthode d'échantillonnage particulière pour assurer un nombre suffisant de dossiers.
À l'aide de ces méthodes d'échantillonnage, l'équipe d'audit a sélectionné l'échantillon en se fondant sur les transactions inhabituelles ou inattendues, notamment les suivantes :
Les employés qui ont déménagé plus d'une fois au cours des trois derniers exercices financiers;
Les réinstallations à la demande d'un employé ou à la suite d'une nomination initiale à la fonction publique dont le montant était supérieur à 5 000 $;
Les dix principales dépenses de réinstallation;
D'autres critères inhabituels à établir au cours de l'analyse des données disponibles.
Les audits internes et les rapports d'assurance externes ont été utilisés pour faciliter les travaux d'audit.
Auparavant, le Secteur de la vérification interne (SVI) du SCC a effectué des audits financiers de certains aspects qui sont pertinents à l'audit actuel de la réinstallation du personnel. En particulier, le SVI a effectué un audit des dépenses de déplacement et d'accueil (2011), un audit continu de la mise en œuvre des contrôles internes en matière de rapports financiers – salaires (septembre 2012), un audit des processus de paye non conventionnels (mars 2014) et un audit des heures supplémentaires (juillet 2014). Les constatations communes de ces audits, qui ont été indiquées dans l'évaluation des risques du présent audit, indiquaient le besoin :
d'améliorer la supervision et la surveillance des transactions;
d'améliorer la séparation des tâches;
d'améliorer le processus lié aux cartes de spécimen de signature afin de valider l'autorisation en vertu de l'article 34.
BVG – Chapitre 4 — Fournir des services de réinstallation :
En 2014, le Bureau du vérificateur général a publié un chapitre lié à la prestation de services de réinstallation. Cet audit examinait si les Forces armées canadiennes et la Gendarmerie royale du Canada (GRC) s'étaient acquittées de leurs responsabilités pour ce qui est de la gestion d'exigences sélectionnées du contrat de 2009 du Programme de réinstallation intégré conformément aux autorisations gouvernementales applicables et aux modalités du contrat. En particulier, l'audit a examiné si la GRC et les Forces armées canadiennes avaient en place des contrôles financiers et administratifs pour vérifier que les paiements à l'entrepreneur sont faits en conformité avec l'article 34 de la LGFP et avec leurs politiques internes respectives. On a constaté que, bien que la GRC ait mis en œuvre des contrôles financiers et administratifs pour vérifier les transactions liées à la réinstallation, le processus mis en place par les Forces armées canadiennes ne fournit pas suffisamment d'assurance que les paiements sont faits selon les modalités du contrat et les politiques en vigueur. Il a été recommandé que la GRC examine périodiquement la conception et la mise en œuvre de ses procédures nationales normalisées pour les valider et pour vérifier qu'elles sont appliquées de la même manière partout au pays. Dans le cas des Forces armées canadiennes, on a recommandé d'améliorer le processus pour s'assurer que les paiements faits au titre du Programme de réinstallation intégré sont appropriés et répondent à toutes les exigences de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).
Selon mon jugement professionnel en tant que Dirigeante principale de la vérification interne, les procédures de vérification suivies et les éléments de preuve recueillis sont appropriés et suffisants pour appuyer l'exactitude de l'opinion formulée dans le rapport. L'opinion est fondée sur une comparaison des conditions telles qu'elles existaient alors, avec les critères d'audit convenus par la direction. L'opinion ne vaut que pour les éléments examinés.
Dirigeante principale de la vérification interne
Le tableau ci-dessous décrit les critères d'audit établis afin de respecter les objectifs et la portée de l'audit :
Respecté / respecté à quelques exceptions près / respecté partiellement / non respecté
1. Évaluer la pertinence du cadre de gestion du SCC en ce qui concerne la réinstallation du personnel.
1.1 - Cadre stratégique
Il existe un processus qui permet de s'assurer que la réinstallation du personnel est effectuée conformément aux politiques du CT et à la Directive sur la réinstallation du CNM.
Respecté partiellement
1.2 - Rôles et responsabilités
Les rôles et les responsabilités sont clairement définis et consignés, tant pour l'employé qui fait l'objet de la réinstallation que pour les personnes responsables de la gestion du processus de réinstallation.
1.3 - Surveillance et rapports
1.3.1 - Le personnel chargé de la gestion de la réinstallation au SCC veille à ce que les dépenses soient justifiées, surveille chaque dossier, voit à ce qu'un rapprochement global des dépenses ait lieu et veille à ce que l'ensemble du processus de réinstallation ministériel fasse l'objet d'une surveillance.
1.3.2 - Les problèmes sont cernés et signalés, et des mesures correctrices sont prises, au besoin.
2. Évaluer la pertinence et l'efficacité des contrôles internes liés aux dépenses de réinstallation.
2.1 - Réalité
Les transactions liées aux dépenses de réinstallation sont autorisées au préalable, classées selon la catégorie de déménagement, consignées rapidement dans le système financier et correspondent à des activités réellement effectuées au cours de la période visée par l'audit des transactions traitées par le fournisseur de services.
2.2 - Exactitude
Toutes les transactions de réinstallation sont consignées de façon exacte (bon montant, bonne personne, bonne période).
2.3 - Exhaustivité
Toutes les transactions de réinstallation exécutées pendant la période visée par l'audit sont autorisées et consignées.
Atlantique Administration régionale
Québec Administration régionale
Ontario Administration régionale
Prairies Administration régionale
Pacifique Administration régionale
Administration centrale Section du contrôleur
Profil de risque de l'organisation, risque no 3
Selon l'Outil de gestion des ressources (OGR) du Ministère
Directive du CNM — Définitions
Comprend les réinstallations spéciales, notamment les affectations, les déménagements non accompagnés et les mutations à des postes isolés.
Glossaire de la Directive sur la réinstallation du CNM
Manuel de référence à l'intention du coordonnateur ministériel
Directive du CNM, article 4.6
Directive du CNM, article 5.4
Directive sur la vérification des comptes du CT, article 6.3.1.1
Directive du CNM, article 1.2.4