Source: http://www.oic-ci.gc.ca/fra/rp-pr_spe-rep_rap-spe_rep-car_fic-ren_measuring-up-etre-a-la-hauteur_21.aspx
Timestamp: 2017-11-20 11:37:00+00:00
Document Index: 85825520

Matched Legal Cases: ["l'article 73", "l'article 69", "l'article 69", "l'article 69", "l'article 69", "l'article 69", "l'article 69", "l'article 69"]

»Rapports et publications»Rapports spéciaux au Parlement»Rapports spéciaux / Fiches de rendement»Être à la hauteur: Améliorations et préoccupations continues en accès à l’information, de 2008-2009 à 2010-2011»Les fiches de rendement»Bureau du Conseil privé
Le BCP a connu un rendement supérieur à la moyenne en 2010-2011. Son taux de présomption de refus a été de 6,1 % et le nombre de plaintes contre le BCP a été de 57, soit une diminution de 71 % par rapport à 2008-2009. Le BCP a éliminé ses arriérés et réalisé un délai moyen de traitement remarquable de 38 jours pour les demandes reçues et traitées en 2010-2011. Le BCP a réduit sensiblement le nombre de prorogations de délai qu'il a prises en 2010-2011, et le nombre de plaintes connexes a aussi chuté considérablement.
L'amélioration du rendement du BCP s'explique, en partie, par l'effort concerté qu'a fait le BCP pour éliminer ses arriérés de demandes de longue date et, par conséquent, se concentrer sur les demandes courantes.
Le BCP a répondu de façon satisfaisante à quatre des six recommandations émises par le Commissariat à l'information en 2008-2009. Le Commissariat a émis quatre nouvelles recommandations pour inciter le bureau de l'accès à l'information du BCP à continuer d'améliorer sa conformité avec la Loi sur l'accès à l'information (voir) et trois recommandations pour le service de Renseignements confidentiels du Cabinet/Conseillers juridiques du BCP (voir).
Nombre de demandes reportées de l'exercice financier précédent 260
Nombre de nouvelles demandes 650
Nombre de demandes traitées 674
Nombre de pages examinées dans le cadre des demandes 51 419
Taux de présomption de refus 24 %*
Délai moyen de traitement des demandes (en jours) 157
Délai moyen de traitement des demandes reçues en 2010-2011 (en jours) s.o.
Nombre de demandes de consultation reçues 405
Pourcentage des avis de prorogation requis envoyés au Commissariat >85 %
Nombre de plaintes déposées au Commissariat 198
Nombre de plaintes résolues par le Commissariat 28+
Nombre d'équivalents temps plein affectés aux opérations d'accès à l'information, à la fin de l'exercice financier 17,1
Leadership...................................... A répondu aux attentes
Ordonnance de délégation........................ Pas d'accord
Arriéré................................................ A répondu aux attentes
Prorogations de délai............. A répondu aux attentes
* * Le BCP a envoyé 57 % des avis requis en 2010-2011, et a plus tard envoyé les avis manquants, suite aux discussions avec le Commissariat.
Le Bureau du Conseil privé (BCP) a connu un rendement supérieur à la moyenne en 2010-2011. Son taux de présomption de refus a été de 6,1 % et le nombre de plaintes contre le BCP a été de 57, soit une diminution de 71 % par rapport à 2008-2009. Le BCP a aussi diminué le délai moyen de traitement et a éliminé ses arriérés de demandes de longue date. Si ces derniers dossiers sont exclus des calculs, le délai moyen de traitement du BCP pour les demandes reçues et traitées en 2010-2011 est de 38 jours, ce qui est louable.
L'amélioration du rendement du BCP s'explique, en partie, par l'effort concerté qu'il fait pour éliminer ses arriérés et libérer ses analystes pour leur donner le temps de se concentrer sur les demandes courantes. La directrice de l'accès a remarqué que le moral du personnel était meilleur depuis que la charge de travail est plus courante, conjugué à un nouveau logiciel mis à jour, ce qui a accru la capacité du BCP de conserver son personnel. Voilà qui est important pour le BCP, étant donné que l'institution consacre beaucoup de temps et de ressources à la dotation, ayant effectué plus de 100 opérations de dotation depuis 2007. Le BCP a porté son effectif de 17 équivalents temps plein en 2008-2009 à 24 en 2010-2011.
Un autre facteur ayant possiblement réduit le délai de réponse est cette pratique qu'a instaurée le BCP pour réduire le nombre de demandes de documents pouvant contenir des renseignements confidentiels du Cabinet. En 2010-2011, le Commissariat à l'information a jugé cette pratique incompatible avec l'obligation de traiter les documents demandés, et le BCP y a mis fin après l'enquête du Commissariat. Le Commissariat continuera de surveiller le rendement du BCP maintenant que cette question est réglée.
Au sujet des consultations, le BCP dit qu'il communique avec les autres institutions fédérales pour avoir une estimation du temps requis pour répondre à une demande de consultation, et a mis au point des protocoles avec les institutions qu'il consulte le plus souvent. Cela est confirmé par le nombre de plaintes que le Commissariat a reçues au sujet de l'utilisation que fait le BCP des prorogations de délai. En 2008-2009, le nombre de ces plaintes que le Commissariat a réglées a été de 18, alors qu'en 2010-2011 il y en a eu trois. Le Commissariat estime qu'un tel processus de gestion des consultations est une pratique exemplaire.
Malgré la baisse du nombre de plaintes reliées à des questions d'ordre administratives, le BCP se classe au cinquième rang parmi 84 institutions ayant fait l'objet de plaintes, selon l'inventaire du Commissariat. Le règlement des plaintes a, jusqu'ici, nécessité une communication constante avec les hauts fonctionnaires du BCP. Le BCP et le Commissariat se doivent de trouver des moyens innovateurs de relever ces défis, afin d'enquêter à fond les plaintes reçues et les régler de façon efficiente.
Enfin, le BCP et le Commissariat ne sont toujours pas d'accord au sujet de l'ordonnance de délégation du BCP, limitant le pouvoir décisionnel de la directrice. Le Commissariat craint que la directrice ne se soit vu confier des responsabilités, comme la réponse aux demandes officielles de la part du Commissariat pendant le processus d'enquête, sans avoir les pouvoirs délégués pour s'en acquitter. Le BCP n'est pas d'accord sur l'interprétation de l'ordonnance de délégation.
Le Commissariat a fait six recommandations au BCP dans la fiche de rendement de 2008-2009. Les observations qui suivent résument la suite que l'institution y a donnée. (Pour le texte complet des recommandations, ainsi que la réponse initiale de l'institution et le rapport d'octobre 2010 sur les progrès accomplis, voir.)
Selon la recommandation du Commissariat, les cadres supérieures du BCP, à titre de leaders, ont appuyé l'amélioration continue du processus concernant la fonction d'accès à l'information, ce qui a entraîné une amélioration du rendement.
Le BCP n'a pas modifié son ordonnance de délégation suite à la recommandation du Commissariat d'en retirer les fonctionnaires qui n'ont pas de responsabilités en matière d'accès. Selon l'expérience du Commissariat, les ordonnances de délégation qui ne sont pas vagues donnent de meilleurs résultats. Cependant, les responsables de l'accès au BCP ont mentionné que l'ordonnance de délégation actuelle ne ralentit pas le processus d'accès. Ce que semble confirmer le rendement de l'institution en 2010-2011.
Le BCP a éliminé ses arriérés, ce qui a eu un effet positif sur le moral et sur la capacité des analystes de se concentrer sur leurs demandes courantes.
Le nombre de plaintes au sujet de l'utilisation par le BCP des prorogations de délai a diminué chaque année depuis 2008-2009. De plus, le BCP prend désormais de moins longues prorogations.
Le BCP a réduit son délai moyen de traitement, même s'il a traité un grand nombre de demandes de longue date en 2010-2011. Sans tenir compte de ces dernières, le délai moyen de traitement d'une demande est de 38 jours, ce qui est louable.
En 2010-2011, le BCP ne s'est pas conformé à la norme de 85 % du Commissariat pour l'envoi des avis requis de prorogation de plus de 30 jours. Suite à des discussions avec le Commissariat, le BCP a envoyé les avis manquants ultérieurement. Le BCP soutient qu'il s'est conformé uniformément à cette exigence.
Ce graphique montre la distribution de la charge de travail du Bureau du Conseil privé pour les trois exercices financiers commençant en 2008-2009. De 2008-2009 à 2010-2011, l'institution a vu sa charge de travail diminuer de 4 %. C'est attribuable à une diminution de 53 % du nombre de demandes reportées de l'exercice financier précédent et à une augmentation de 21 % du nombre de demandes de consultation. Le nombre de nouvelles demandes d'accès a été presque identique chaque année (650 en 2008-2009 et 647 en 2010-2011). Le nombre de pages examinées dans le cadre des demandes traitées a augmenté de 56 %.
Entre 2008-2009 et 2010-2011, la proportion de nouvelles demandes d'accès à l'information que le Bureau du Conseil privé (BCP) a traitées dans les délais (30 jours et prorogés) prescrits par la Loi sur l'accès à l'information est passée de 90 % à presque 100 %. Les autres demandes ont été traitées en retard : 50 demandes en 2008-2009 et 1 en 2010-2011. Le BCP a fermé le dossier de cette dernière demande dans un délai de 61-90 jours après l'échéance.
Ce graphique montre le nombre et la durée des prorogations que le Bureau du Conseil privé (BCP) a dit avoir prises en 2008-2009 et 2010-2011. L'institution a fourni ces renseignements dans les avis qu'elle a envoyés au Commissariat à l'information en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l'accès à l'information. Le BCP s'est conformé à la norme de 85 % pour un rendement acceptable sur ce point en 2008-2009. En 2010-2011, le BCP n'a pas atteint la norme, mais a plus tard envoyé les avis manquants, suite à des discussions avec le Commissariat.
Ces graphiques montrent le nombre et l'issue de deux types de plaintes déposées contre le Bureau du Conseil privé (BCP) lors des trois exercices financiers commençant en 2008-2009 : plaintes au sujet de la présomption de refus (demandes d'accès à l'information dont le BCP a retardé le traitement au-delà des délais – 30 jours et prorogés– prescrits par la Loi sur l'accès à l'information) et plaintes concernant l'utilisation par le BCP des prorogations autorisées par la Loi. Encore une fois, le BCP n'a fait l'objet de presque aucune plainte pour présomption de refus en 2010-2011, tandis que le nombre de plaintes pour prorogation de délai a diminué, baissant de plus de 100 en 2008-2009 à presque rien en 2010-2011.
Ce tableau présente le nombre et l'issue des plaintes que le Commissariat à l'information a reçues contre le Bureau du Conseil privé (BCP) lors des trois exercices financiers commençant en 2008-2009. Le nombre de plaintes a diminué sensiblement (71 %) en 2010-2011 par rapport au niveau de 2008-2009. Le Commissariat craint que le nombre de plaintes pour refus ne soit de nouveau en hausse, après avoir reculé en 2009-2010. La moitié des plaintes contre le BCP en 2010-2011 concernaient des exceptions.
Administratives 23 10 86 0 119
Refus 4 11 20 8 43
Documents confidentiels du Cabinet 1 16 19 0 36
Total 28 37 125 8 198
Administratives 16 23 16 0 55
Refus 6 8 2 8 24
Documents confidentiels du Cabinet 0 4 0 1 5
Total 22 35 18 9 84
Administratives 14 1 1 3 19
Refus 2 2 3 27 34
Documents confidentiels du Cabinet 0 3 0 1 4
Total 16 6 4 31 57
Compte tenu de la nette amélioration du rendement du BCP en 2010-2011, le Commissariat fait des recommandations pour mettre le BCP au défi de se conformer encore davantage à la Loi sur l'accès à l'information.
1. Le Commissariat à l'information recommande que le greffier du Conseil privé continue d'exercer un leadership vigoureux pour établir une culture de conformité dans l'ensemble du Bureau du Conseil privé, et ce en respectant tous les éléments de la législation sur l'accès à l'information.
RÉPONSE : Le greffier du Conseil privé maintient son engagement d'exercer un rôle de leadership dans la promotion du respect de la législation sur l'accès à l'information. Avec son appui et son aide, les rapports de travail internes reliés à l'accès à l'information ont été rationalisés, la technologie a été améliorée, et les attentes au sein du Ministère ont été clarifiées, menant aux améliorations de rendement signalées dans la fiche de rendement. Le greffier a aussi personnellement maintenu un dialogue ouvert avec la Commissaire à l'information, dans un esprit de compréhension et d'examen des enjeux et des préoccupations du Commissariat.
2. Le Commissariat à l'information recommande que le Bureau du Conseil privé révise son ordonnance de délégation pour donner à la directrice le pouvoir de décision pour tous les aspects des processus législatifs et administratifs d'accès à l'information. Faute de changements à l'ordonnance de délégation actuelle, il est recommandé qu'une personne avec le pouvoir délégué signe toutes les demandes formelles du Bureau du Conseil privé au Commissariat à l'information.
RÉPONSE : Le BCP considère que sa délégation de pouvoirs est un modèle de prise de décisions responsables et d'exercice d'un jugement éclairé. Conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques, elle permet d'équilibrer ses obligations en matière de reddition de compte et de communication d'information, tout en protégeant légalement cette information. En vertu de l'article 73 de la LAI, le responsable d'une institution fédérale a la prérogative de déléguer ses fonctions ou ses pouvoirs en vertu de la LAI au sein de son institution. Le premier ministre a délégué à la directrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) les attributions et les tâches administratives se rapportant à la LAI. Les secrétariats du BCP (c.-à-d. les détenteurs des dossiers) sont autorisés à approuver l'application d'exceptions et d'exclusions ainsi que la communication d'information aux demandeurs. Cette délégation de pouvoirs partagée est exercée avec diligence au sein du BCP, et consignée officiellement aux stades appropriés du processus. Cela constitue par ailleurs l'autorisation et l'appui appropriés à la directrice pour la représentation des intérêts collectifs du BCP en matière d'accès.
3. Le Commissariat à l'information recommande que le Bureau du Conseil privé fasse rapport des progrès qu'il fait suite à ces recommandations dans son rapport annuel au Parlement sur les opérations d'accès à l'information.
RÉPONSE : Le Bureau du Conseil privé se conformera à toutes les exigences de rapport qu'impose le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dans la production de son rapport annuel au Parlement sur la Loi sur l'accès à l'information.
4. Le Commissariat à l'information recommande que le Bureau du Conseil privé ajoute également dans son rapport annuel au Parlement sur les opérations d'accès à l'information des données statistiques compilées par le service de Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques du BCP concernant ses réponses aux demandes de certification des documents confidentiels du Cabinet en vertu de l'article 69 de la Loi sur l'accès à l'information.
RÉPONSE : Le BCP étudiera la possibilité d'inclure des données sur le processus de consultation dans son rapport annuel au Parlement sur la Loi sur l'accès à l'information.
Service de Renseignements confidentiels du Cabinet/Conseillers juridiques du BCP
Délai de réponse aux 1 233 demandes de consultation traitées en 2010-2011, sur les 1 321 reçues :
8-90 JOURS
Plus de 180 180 JOURS
364 (30 %) 515 (42 %) 156 (13 %) 198 (16 %) 1 233 149 546
Comparaison avec les 1 549 demandes de consultation traitées en 2008-2009 sur les 1 701 reçues.
403 (26 %) 870 (56 %) 156 (10 %) 120 (8 %) 1 549 113 310
• Le Commissariat comprend tous les tenants et les aboutissants du processus d'accès à l'information, mais il reste que le processus d'examen des renseignements confidentiels du Cabinet entraîne souvent des retards et que le Service doit s'efforcer de faciliter ce processus. Les institutions qui demandent des consultations se plaignent que leurs demandes leur sont retournées pour des détails d'ordre administratif; mais le Service n'est pas d'accord avec ce fait.
• Le Commissariat est d'accord sur l'observation du Service selon laquelle, lorsque les processus seront mieux compris et appliqués plus rigoureusement, il y aura plus de clarté, et le traitement des consultations sur les documents confidentiels du Cabinet sera accéléré.
• Le Commissariat recommande que le Service, le ministère de la Justice du Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor explorent des possibilités de formation conjointe pour l'ensemble de la collectivité de l'accès à l'information.
Le service de Renseignements confidentiels du Cabinet/Conseillers juridiques du BCP (Service) examine les documents de toutes les institutions pour vérifier s'ils renferment des renseignements à soustraire à la communication en vertu de l'article 69 de la Loi sur l'accès à l'information.
En 2010-2011, le nombre de demandes de consultation reçues au Service, a diminué, mais, en même temps, il y a eu une augmentation de 32 % du nombre de pages que les institutions ont envoyées pour certification.
Le Service se trouve dans une position névralgique à l'égard de l'avancement rapide des demandes d'accès à l'information pour plusieurs grandes institutions, comme Affaires étrangères et Commerce international Canada et la Défense nationale, de sorte que les longs délais de traitement entrainent des répercussions importantes sur l'ensemble du système fédéral d'accès à l'information. Le Commissariat craint particulièrement que les institutions qui demandent des consultations ne prennent des prorogations plus longues afin de préserver leur taux de conformité, qui serait autrement menacé par l'allongement des délais de traitement de leurs demandes de consultation.
Le Service reconnaît que son processus d'examen peut être long pour les institutions qui attendent des réponses, mais il a expliqué que les informations partagées par différentes institutions et les litiges qui s'en suivent peuvent considérablement compliquer un traitement se voulant efficient. Le Commissariat se préoccupe de la rareté des statistiques sur la durée du processus de consultation et du manque apparent de logiciels ou d'une autre méthode de recueillement d'information sur le rendement du service de Renseignements confidentiels du Cabinet/Conseillers juridiques du BCP pour ce qui est de la réponse aux demandes de certification des renseignements confidentiels du Cabinet.
L'examen que le Service fait des documents est un processus rigoureux qui l'oblige à appliquer un format particulier pour tous les documents soumis. En premier lieu, l'institution qui demande la consultation doit récupérer, recueillir et transmettre les documents à son propre conseiller juridique pour examen préliminaire avant de les transmettre au Service. Elle doit dresser une liste des documents selon un format particulier et le transmettre avec les documents. Ce processus semble retarder les consultations en ajoutant de multiples intervenants et accroître le risque de renvoi des demandes de consultation pour des raisons de format plutôt que de fond.
Le Service a donné plusieurs séances de formation aux conseillers juridiques des institutions en 2010-2011 pour leur faire mieux comprendre à quoi doit ressembler une présentation acceptable. Par contre, selon les discussions que le Commissariat a eues avec les fonctionnaires du Service et les institutions qui demandent des consultations, il pourrait être nécessaire d'offrir des séances de formation supplémentaires énonçant des instructions plus claires et plus détaillées pour la préparation d'un dossier de présentation.
Le Commissariat a fait trois recommandations au Service dans la fiche de rendement de 2008-2009. Les observations qui suivent résument la suite que l'institution y a donnée. (Pour le texte complet des recommandations et la réponse de l'institution, voir.)
Le Commissariat a recommandé que le greffier du Conseil privé exerce un rôle de leadership pour veiller à ce que le Service réponde sans tarder aux demandes et fasse rapport de ses résultats directement au Parlement. Le Service a indiqué que le greffier est le dépositaire général des documents du Cabinet et considère que la reddition de compte est une fonction du bureau d'accès à l'information du BCP.
Le Commissariat a aussi recommandé que le Service s'efforce de mettre en place un effectif complet. Le Service a noté que le recrutement demeure difficile. Cependant, les responsables ont dit qu'ils ont demandé au ministère de la Justice du Canada d'envisager la possibilité d'envoyer des avocats en détachement au Service, afin de bénéficier de leur expérience pratique dans ce domaine.
Suite à la recommandation d'examiner le processus de consultation du Cabinet avec la collectivité de l'accès à l'information, le Service a dit avoir offert de la formation pour les conseillers juridiques des institutions afin d'aider les institutions à mieux comprendre pourquoi il adhère au processus actuel.
La certification des renseignements confidentiels du Cabinet est un aspect important du processus d'accès à l'information. Par conséquent, le Commissariat émet trois nouvelles recommandations au Service s'améliore davantage.
1. Le Commissariat à l'information recommande que le service de Renseignements confidentiels du Cabinet/Conseillers juridiques du BCP explore avec le Secrétariat du Conseil du Trésor des processus nouveaux et plus efficients pour l'examen des renseignements confidentiels du Cabinet.
RÉPONSE : Le BCP participe à des discussions avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) au sujet du processus de consultation pour l'application de l'article 69 de la LAI et explorera, avec le SCT, les processus et pratiques à développer pour abréger les délais de réponse aux demandes de consultation.
2. Le Commissariat à l'information recommande que le service de Renseignements confidentiels du Cabinet/Conseillers juridiques du BCP conjointement avec le ministère de la Justice du Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor conçoivent une formation permettant de clarifier les aspects administratifs du processus de certification des renseignements confidentiels du Cabinet, afin d'éviter les retards obligeant les demandeurs à attendre leur information.
RÉPONSE : Le BCP et le SCT ont discuté et rediscuteront de la question de la formation sur les renseignements confidentiels du Cabinet. Des séances de formation seront développées en collaboration avec le SCT et le ministère de la Justice. Entre-temps, cependant, le BCP réitère la nécessité que les analystes et les conseillers juridiques des ministères appliquent les Lignes directrices du Conseil du Trésor pour l'examen des renseignements confidentiels du Cabinet, approuvées en 1993 par les ministres, ainsi qu'aux procédures du BCP de 2008 pour l'examen des documents aux fins de l'application de l'article 69. Ces documents expliquent très bien les principes et les processus relatifs à l'application de l'article 69 et indiquent clairement les exigences du BCP.
3. Le Commissariat à l'information recommande que le service de Renseignements confidentiels du Cabinet/Conseillers juridiques du BCP pour les renseignements confidentiels du Cabinet surveille son rendement pour ce qui est des réponses aux demandes de certification des renseignements confidentiels du Cabinet en vertu de l'article 69 de la Loi sur l'accès à l'information, et inclut des données statistiques à ce sujet dans le rapport annuel du Bureau du Conseil privé au Parlement sur les opérations d'accès à l'information.
RÉPONSE : Ces dernières années, le BCP a mis au point divers outils qui lui permettent de recueillir des statistiques détaillées sur ses activités opérationnelles relatives à l'article 69. Il met à jour ces outils ou en crée de nouveaux si nécessaire, pour atteindre différentes fins dans le cadre de paramètres demeurant raisonnables, compte tenu des rôles et des fonctions du Bureau. De fait, le BCP consacre d'importantes ressources à cette fin et s'emploie assidûment, au mieux de ses capacités, à produire les données requises chaque fois que le Commissariat à l'information lui demande de fournir de l'information relativement au processus de consultation. Le BCP examinera la possibilité de fournir des données sur le processus de consultation dans son rapport annuel au Parlement.