Source: https://webcolf.com/risorse/webcolf-manuale/manuale-webcolf-nuovo.html
Timestamp: 2017-05-22 19:16:12+00:00
Document Index: 96224572

Matched Legal Cases: ['art. 10', 'art. 14', 'art. 17', 'art. 2118', 'art. 15', 'art. 17', 'art.9', 'art.4', 'art 26', 'arte 1', 'art. 32', 'art.10', 'art. 10', 'art. 10', 'art. 15']

Manuale per argomenti - WebColf
Procedure e consigli pratici
INTRODUZIONE MANUALE: 1. INSERIMENTO DATI RAPPORTO DI LAVORO DOMESTICO 1.1. DATI ANAGRAFICI 1.2. INQUADRAMENTO 1.3. ORARIO, DATA ASSUNZIONE E LICENZIAMENTO 1.3.1. ORARIO NON PREDETERMINATO E SEMPRE VARIABILE 1.4. SCATTI PERIODO DI PROVA E FESTIVITA' 1.4.1. LE FERIE 2. COME IMPOSTARE LA PAGA 2.1. PARTICOLARITA’: INCLUDI IN PAGA ORARIA TFR, FERIE E 13A 2. 2. CAPIRE LA MASCHERA DEL TRATTAMENTO ECONOMICO 2.3. CAPIRE LE IMPOSTAZIONI DI PAGA AVANZATE 3. INSERIMENTO COLLABORATORI ASSUNTI SENZA WEBCOLF 3.1. INSERIMENTO FACILITATO DEI PROGRESSIVI CON CALCOLO AUTOMATICO DEL TFR E CALCOLO DEL CEDOLINO DA GENNAIO DELL’ANNO IN CORSO 3.2. INSERIMENTO STANDARD DEI PROGRESSIVI VECCHI ASSUNTI 4. PROCEDURA DI ASSUNZIONE 5. COME ELABORARE IL CEDOLINO 5.1 INSERIMENTO PRESENZE MENSILI 5.1.1. MALATTIA 5.1.2. ASSENZA NON RETRIBUITA 5.1.3. MATERNITA’ 5.1.4. INFORTUNIO 5.2. CONSIGLI PER CEDOLINI CORRETTI 5.3. BUSTA PAGA: CAPIRE I VARI ELEMENTI 5.4. CEDOLINO SCARICABILE DAL COLLABORATORE 5.4.1. ACCESSO DEL COLLABORATORE DOMESTICO 5.5. APPLICAZIONE WEBCOLF MOBILE 5.5.1. ASSEGNAZIONE DELLE CREDENZIALI AL CLIENTE 5.5.2. DOWNLOAD APP. ED INVIO PRESENZE 5.5.3. RICEZIONE DELLE PRESENZE 5.5.4. INVIO CEDOLINI ELABORATI 5.5.5. RICEZIONE DEL CEDOLINO 6. LICENZIAMENTO CON PREAVVISO TEMPO INDETERMINATO 7. LICENZIAMENTO SENZA PREAVVISO TEMPO INDETERMINATO 8. DIMISSIONI SENZA PREAVVISO TEMPO INDETERMINATO 9. DIMISSIONI CON PREAVVISO TEMPO INDETERMINATO 10. CESSAZIONE IN CONTRATTI A TEMPO DETERMINATO 11. CESSAZIONE PER DECESSO DEL DATORE DI LAVORO 12. ANTICIPO TFR 13. TREDICESIMA 13.1. COME SI ELABORA IL CEDOLINO DELLA 13ESIMA 14. STAMPE ANNUALI PER LA DENUNCIA DEI REDDITI 14.1. DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA CU 14.2. DICHIARAZIONE ONERI DEDUCIBILI DATORE DI LAVORO 14.3. DICHIARAZIONE SPESE PERSONE NON AUTOSUFFICIENTI 15. ELABORAZIONI MAV CONTRIBUTI 15.1. RICHIESTA DI EMISSIONE MASSIVA MAV 15.2. ELABORARE MAV IN INPS ON LINE 15.3. ELABORARE MAV CESSAZIONE 15.4. CONTRIBUTI CAS.SA COLF 16. COPIE DELL’ARCHIVIO WEBCOLF INTRODUZIONE MANUALE:
Questo manuale spiega in modo sintetico i punti principali della gestione del rapporto di lavoro domestico attraverso il programma. Nasce con lo scopo di aiutare l’utente a stipulare correttamente un contratto valido e ad elaborare i cedolini e i documenti relativi al rapporto. Per questo motivo, accanto alle procedure, sono stati aggiunti dei consigli pratici, frutto dell’esperienza maturata fornendo assistenza a migliaia di utenti. 1. INSERIMENTO DATI RAPPORTO DI LAVORO DOMESTICO
Webcolf, nel menù assunzione, presenta due modalità per inserire i dati:
- modalità standard (cliccando assunzione | inserimento standard dati datore e dati collaboratore);
- modalità facilitata (cliccando assunzione| inserimento facilitato dati datore e collaboratore) con la quale si può inserire il contratto rispondendo a delle semplici domande, senza avere nessuna conoscenza del CCNL dei collaboratori domestici. Si consiglia di utilizzare questa seconda modalità, specialmente agli utenti neofiti, tanto che congiuntamente alla pubblicazione della prima versione di questo manuale, l’ordine del menù è stato modificato per far apparire per primo l’inserimento facilitato: con una serie di domande comprensibili a cui l’utente è chiamato a rispondere si arriva in modo quasi automatico e naturale all’impostazione di tutte le caratteristiche del lavoro domestico che si sta andando ad instaurare. In questo manuale la spiegazione riguardante l’inserimento dei dati del collaboratore si focalizza nell’inserimento standard che potrebbe risultare meno intuitivo. Questa parte del manuale è comunque utilizzabile anche per l’inserimento facilitato, considerato che i temi trattati sono gli stessi, i flag o le impostazioni variano solo leggermente nell’ordine di successione delle maschere. Abbiamo lasciato attivo anche la tipologia standard di inserimento, accanto a quella facilitata, per non disorientare quegli utenti già abituati ad utilizzare la prima modalità di inserimento.
C’è un’esatta corrispondenza tra i dati dell’inserimento standard e quello facilitato, modificando i dati nei primi vengono modificati anche quelli dell’altro. L’utente può utilizzare l’inserimento facilitato nella prima fase di inserimento e modificare poi i dati tramite l’inserimento standard. Analizzeremo ora i punti principali della modalità standard dei dati del collaboratore che segue l’inserimento dei dati anagrafici del datore di lavoro e su cui non vale la pena di soffermarsi considerato che si tratta di campi di tipo anagrafico a cui non corrispondono particolari difficoltà o aspetti giuslavoristici.
1.1. DATI ANAGRAFICI
Nella maschera dei dati anagrafici del collaboratore si possono scegliere 3 operazioni:
1. Inserire un nuovo collaboratore cliccando il bottone aggiungi collaboratore oppure .
2. Cancellare un collaboratore selezionandolo nella tendina e cliccando cancella collaboratore oppure .
3. Duplicare un collaboratore: è possibile aggiungere, per il datore selezionato, un collaboratore già presente nell’archivio dell’account e che è già stato inserito come collaboratore di un altro datore o magari anche dello stesso datore di lavoro in caso di riassunzione. E’ quindi possibile duplicare i dati anagrafici e/o del rapporto di lavoro (paga, livello, orario, regime di convivenza). Ovviamente non vengono duplicati movimenti contabili e cedolini.
Con la duplicazione vanno comunque riviste le maschere per modificare la data di assunzione (e di eventuale cessazione) e il codice rapporto inps (viene comunicato al momento dell’assunzione ed è diverso per ogni rapporto di lavoro).
I dati anagrafici principali, visualizzati poi nella lettera di assunzione e nei cedolini sono: nome, cognome, codice fiscale, residenza e luogo di lavoro.
Inoltre, si consiglia di inserire sempre il codice di rapporto di lavoro. Dove si trova tale codice?
Se il collaboratore è già stato assunto, si trova nei mav inviati dall’INPS oppure, se in fase di assunzione, viene indicato nella stampa della comunicazione di denuncia di rapporto di lavoro, nella 3° riga del titolo.
A cosa serve? Assieme al codice fiscale del datore di lavoro permette di elaborare il mav on line o di fare delle modifiche contrattuali nel sito dell'inps integrato in webcolf. Per comodità quindi si consiglia di inserirlo, anche se questo non è obbligatorio, perché è un utile promemoria e viene mostrato dal programma nelle maschere principali dove viene aperto in parallelo anche il sito dell’INPS.
Nella maschera "particolarità sui contributi" se si tratta di collaboratore convivente si inserisce il flag in "Il lavoratore svolge in regime di convivenza le prestazioni lavorative" e "Il lavoratore fruisce di vitto e alloggio" mentre, se non si tratta di lavoratore convivente e se nessuna delle altre opzioni corrispondono al caso gestito non va inserito alcun flag.
1.2. INQUADRAMENTO L'art. 10 del contratto collettivo colf e badanti classifica i collaboratori domestici in alcuni livelli in base alle mansioni, al titolo di studio conseguito e all'esperienza posseduta. Il collaboratore, comunque, va inquadrato in base alle mansioni prevalenti.
- Collaboratore familiare con meno di 12 mesi di esperienza professionale, non addetto all'assistenza di persone. Al compimento dei 12 mesi di anzianità il lavoratore deve essere inquadrato al livello B con qualifica di collaboratore domestico polifunzionale;- Addetto esclusivamente alle pulizie;- Addetto alla lavanderia;- Aiuto di cucina;- Stalliere;- Assistente ad animali domestici;- Addetto innaffiatura ed aree verdi;- Operaio comune. Svolge piccoli interventi di manutenzione e pulizie.
- Addetto esclusivamente alla compagnia;- Baby sitter: mansioni occasionali di vigilanza dei bambini con esclusione di qualsiasi prestazione di cura.
- Collaboratore generico polifunzionale. Addetto a mansioni plurime: pulizie, riassetto casa, addetto cucina, lavanderia e assistente ad animali domestici ecc..;- Custode di abitazione privata;- Addetto alla stireria;- Cameriere;- Giardiniere;- Operaio qualificato: addetto alla manutenzione con interventi anche complessi;- Autista;- Addetto al riassetto camere e servizio prima colazione anche per gli ospiti del datore oltre ad essere un collaboratore generico polifunzionale.
- Assistente a persone autosufficienti e addetto ad eventuali attività connesse al vitto e alla pulizia della casa degli assistiti;
- Cuoco.
- Amministratore dei beni e del patrimonio di famiglia;- Maggiordomo: mansioni di coordinamento e gestione dell'ambito familiare;- Governante: mansioni di coordinamento attività di lavanderia, di cameriere, di stiro, ecc..;- Capo cuoco;- Capo giardiniere: mansioni di gestione e coordinamento attività di cura aree verdi e manutenzione;- Istitutore: mansioni di istruzione/educazione dei componenti del nucleo familiare.
- Assistente a persone non autosufficienti in possesso di un diploma specifico e addetto ad eventuali attività connesse al vitto e alla pulizia della casa degli assistiti;- Direttore di casa: mansioni di coordinamento e gestione relative a tutte le esigenze connesse all'andamento di casa
L’agenzia delle entrate nella circolare del 3 gennaio 2005, n. 2 ha chiarito il concetto di non autosufficienza. Sono soggetti non autosufficienti quelli incapaci di svolgere almeno una di queste attività: assunzione di alimenti, espletamento delle funzioni fisiologiche e dell’igiene personale, deambulazione, indossare indumenti e comunque, le persone che necessitano di sorveglianza continua.
1.3. ORARIO, DATA ASSUNZIONE E LICENZIAMENTO
In questa maschera, nella parte superiore, va inserita solo la data di assunzione.
Se però, si tratta di un contratto a tempo determinato, si deve indicare anche la data di cessazione e del termine. E’ importante poi selezionare la motivazione del tempo determinato: infatti, nel caso sia “sostituzione di un collaboratore assente” i contributi che verranno applicati saranno più bassi rispetto al tempo determinato instaurato per tutte le altre motivazioni. Nel caso non si trattasse di sostituzione, si può inserire il flag sulla voce “altro”. Dopo la riforma del 2014 relativa al tempo determinato, a seguito del D.Lgs. 81/2015, infatti, non è obbligatorio inserire una motivazione nel contratto a tempo determinato instaurato per motivi diversi dalla sostituzione.
Si ricorda quindi che:
a) non va mai modificata la data di assunzione in caso di variazioni del contratto già in essere o si perdono tutti i movimenti elaborati precedenti alla nuova data inserita;
b) se si tratta di tempo indeterminato o determinato per sostituzione i contributi sono più bassi e calcolati diversamente.
c) i tempi determinati con motivazione diversa dalla sostituzione non sono consigliati nel lavoro domestico: inseriscono una data che è rigida mentre si ricorda che l’interruzione del rapporto nel tempo indeterminato è libera e non necessita di alcuna motivazione. Gli unici adempimenti sono la consegna della lettera di licenziamento per iscritto e lo svolgimento del preavviso.
In questa maschera, quindi, si deve indicare la stessa impostazione comunicata all'inps in modo che poi, elaborando il mav gli importi dei contributi con webcolf e quelli calcolati con il sito dell'inps coincidano.
Per quanto riguarda l'orario, è consigliato inserire un orario contrattuale determinato, su cui si basa il calcolo delle ferie e anche della 13a. Nell'inserimento mensile le ore proposte come orario standard si potranno poi modificare indicando ore ulteriori o assenze (si rimanda al successivo paragrafo come elaborare il cedolino).
Ulteriori precisazioni sull’orario e sulla convivenza:
- in caso di collaboratrice convivente l'orario massimo è di 54 ore: 10 ore dal lunedì al venerdì e 4 ore il sabato con riposo per mezza giornata il sabato, oltre alla domenica. In casi particolari le parti concordano come orario di lavoro 9 ore dal lunedì al sabato. In questo caso, però, le ore della mezza giornata di riposo, che non viene goduta, dovrebbero essere pagate con il 40% di maggiorazione, come previsto dal CCNL colf e badanti nell’art. 14 comma 1.
In questo caso, nell’orario standard, si indicano 9 ore dal lunedì al sabato ma poi nell’inserimento mensile per ogni sabato va inserito il codice 9RM4,5, perché di 9 ore lavorate, 4,5 ore vengono calcolate con la maggiorazione del 40% della paga globale di fatto, ossia della paga compresa della quota di vitto e alloggio.
- in caso di collaboratrice non convivente le ore massime sono 40 e il giorno di riposo è uno solo: la domenica;
- nel caso di contratto con una badante solo per il fine settimana (instaurato per sostituire un altro rapporto di lavoro domestico nei giorni in cui questo prevede la giornata e mezza di riposo) il contratto è come non convivente, anche se poi può esserci anche una fruizione del vitto e alloggio;
- nel caso di contratto esclusivamente di assistenza notturna o presenza notturna va stipulato sempre un contratto in regime di convivenza; Solitamente le ore sono 9 dal lunedì al sabato.
- se si tratta di contratto B, C, BS convivente fino a 30 ore va indicato il flag sia sulla voce “il collaboratore è convivente”, sia sulla voce “orario ridotto B, BS e C".
1.3.1. ORARIO NON PREDETERMINATO E SEMPRE VARIABILE
Nel caso di collaboratore non convivente senza orario fisso è possibile gestire il cedolino in modo che tfr, ferie e 13esima vengano calcolati in base alle ore lavorate specifiche del mese, cioè in riferimento alla percentuale di part time.
Si consiglia di utilizzare questa impostazione solo nei casi dove l’orario è particolarmente vario e non dove le ore mensili sono mediamente le stesse.
- nei dati del collaboratore si indicano zero ore in tutti i giorni settimanali, e, se si utilizza l’inserimento facilitato, si inserisce il flag su orario indeterminato.
- nell’inserimento mensile, che verrà proposto a zero, si indicano le ore lavorate nel calendario.
- nel caso di festività il programma indica in automatico F e l’utente deve indicare manualmente la specifica delle ore di festività da pagare ossia 1/26esimo delle ore lavorate di quel mese.
Ad esempio se la colf ad agosto ha lavorato 60 ore, il 15 agosto va indicato F2,3 (perché 60:26=2.3).
1.4. SCATTI PERIODO DI PROVA E FESTIVITA'
In questa maschera solitamente:
- va inserito il flag sulla voce "Applica il periodo di prova" per poter stampare la lettera di assunzione corretta.
- non si consiglia di inserire il flag su calcola gli scatti manuali perché questa opzione serve per gestire casi particolari come il caso di un collaboratore che abbia chiesto un prolungato periodo di aspettativa e si intenda sospendere l’anzianità di servizio.
- se fosse necessario indicare gli scatti in manuale va inserito il numero di scatti maturati ad oggi e va indicata la data dell'ultimo scatto e quella di maturazione del prossimo scatto.
- va indicata la data del santo patrono che andrà considerata come festività (art. 17 del CCNL lavoratori domestici) in modo che il programma possa proporre in automatico il pagamento della festività anche per quella giornata.
- se il collaboratore è inquadrato al livello A e svolge solo pulizie (senza stiro, cucina, giardino, assistenza ecc...) va lasciato -1 nella casella "Mesi di appartenenza al livello di inquadramento al momento dell'assunzione" perché, al contrario, se cioè non viene inserito il codice -1, dopo 12 mesi, i collaboratori nel livello A vengono automaticamente spostati al livello B con relativo aumento di paga. Infatti, per gli addetti solo alle pulizie, non è obbligatorio il passaggio al livello successivo.
1.4.1. LE FERIE
a) Ogni colf matura 26 giorni di ferie all'anno, corrispondenti ad un mese e contati dal lunedì al sabato indipendentemente dai giorni lavorativi dell'orario standard. Se una collaboratrice lavora, infatti, 1 giorno a settimana per 2 ore, non avrà 26 giorni lavorativi di ferie e cioè 26 settimane (6 mesi!) ma sempre un mese. In caso di part time quindi questi 26 giorni vanno riproporzionati.
Il programma consente di esprimere le ferie in tre modi diversi per consentire agli utenti di non modificare le loro abitudini nel rapporto eventualmente già in atto. Si precisa che tutte e tre le opzioni sono identiche sotto il punto di vista economico e la scelta è esclusivamente basata su motivazioni pratiche che possono aiutare a rendere più semplice la gestione.
Se si esprimono le ferie in giorni 26esimi (è l’ipotesi prevista di default dal Contratto Collettivo), nell’esempio di un giorno di lavoro alla settimana, in caso di ferie si dovrà indicare nel programma FE nell'inserimento mensile per tutti i giorni dal lunedì al sabato. In questo modo la retribuzione della settimana di ferie segnata sarà l’equivalente economico del giorno lavorato.
Si esprimono le ferie in giorni 26esimi solitamente per i contratti full time in cui si lavorano tutti i giorni dal lunedì al sabato.
Infatti, nel caso di part time sussiste un problema pratico del valore da retribuire in caso di richiesta di un solo giorno di ferie, nel mezzo della settimana, legato a specifiche esigenze del lavoratore domestico. In questo caso, specie per i part-time molto ridotti, il lavoratore troverebbe la paga mensile più bassa rispetto alla media, considerate le modalità previste dal contratto di determinare la paga giornaliera di 1/26. Inoltre, in caso di lavoro ad esempio dal lunedì al mercoledì, se il lavoratore richiede di assentarsi il mercoledì, è giusto segnare ferie mercoledì, giovedì, venerdì e sabato, così da non penalizzarlo nella retribuzione mensile?
b) A tutte queste domande vi è una soluzione pratica facendo maturare le ferie non a giorni 26esimi ma ad ore, considerando il godimento esclusivamente per le giornate lavorative, o anche le mezze giornate richieste.
In tal caso le ore di ferie che verranno maturate sono calcolate nel modo seguente:
Ore settimanali standard x 4,3334 settimane medie in un mese = X ore di ferie maturate in un anno e corrispondenti a 26 giorni lavorativi.
X ore maturate in un anno pari ad un mese: 12 mesi = Y ore di ferie maturate ogni mese.
In questo caso va indicata la sigla FE solo per i giorni lavorativi o, in caso di richiesta di entrata posticipata o di un permesso di uscita anticipata, si indicano le ore lavorate, poi la sigla FE e poi le ore di ferie. Se, ad esempio, una colf che lavora solitamente 3 ore il lunedì, ne lavora solo due e 1 ora è di ferie nel calendario mensile si dovrà indicare 2FE1.
In questo caso la retribuzione è data dal prodotto ore di ferie x paga oraria.
Sintesi: Quando esprimere le ferie ad ore e quando in giorni 26esimi?
Si consiglia di inserire le ferie a giorni 26esimi quando il collaboratore lavora da lunedì a sabato per tutti i giorni.
E’ preferibile esprimere le ferie ad ore in tutti gli altri casi.
Nel programma viene anche inserita la possibilità di esprimere le ferie in giorni non 26esimi ma è la meno diffusa e la meno consigliabile. Facendo un esempio per una colf che lavora 5 giorni alla settimana, vengono calcolate in questo modo: 5 gg x 4,3334 sett medie in un mese= 21,67 giorni di ferie in un anno21.67 ferie annuali : 12= 1.81 giorni di ferie al mese contando solo i 5 giorni lavorativi. In questo caso si indica FE solo per i giorni lavorativi.
2. COME IMPOSTARE LA PAGA
Il trattamento economico del collaboratore può essere:
a) orario: in caso di collaboratori non conviventi il CCNL prevede una paga base oraria minima a seconda del livello di inquadramento selezionato;
b) mensile per convivente: in caso di collaboratori conviventi il CCNL prevede una paga mensile; il programma inserisce comunque nella maschera del trattamento economico (maschera 7 dati standard o maschera 12 dell'inserimento facilitato) il dettaglio come paga oraria, considerando il risultato del rapporto tra totale mensile diviso il numero di ore lavorative medie di un mese (determinate dal risultato del valore 4,3334 che sono le settimane medie in un mese x ore settimanali dell'orario standard).
c) mensile per non convivente: alcuni utenti preferiscono inserire una paga mensile anche se il collaboratore non è convivente. Nel trattamento economico la paga minima oraria sarà quella da contratto e la paga visualizzata nel cedolino sarà invece quella mensile, determinata con lo stesso sistema del punto b).
La paga base oraria non può essere modificata, essendo fissata dal CCNL. Per modificare il valore finale accordato con il lavoratore si possono aggiungere dei superminimi nei campi liberi o, meglio, nel campo acconto futuri aumenti, che permette di effettuare anche alcune operazioni di tipo automatico.
Che fare per impostare la paga correttamente e quali tipi di impostazioni ci sono?
Utilizziamo come esempio la maschera 7/7 trattamento economico dei dati collaboratore.
2. Collaboratore non convivente: se si vuole inserire una paga oraria concordata lorda (ossia una paga alla quale poi vengono detratti i contributi a carico collaboratore) si indica in basso, nella casella lordo orario di (sopra in giallo), l'importo concordato e si clicca il bottone vicino in modo che il programma aggiunga un valore nell'acconto futuri aumenti (sopra in verde), ossia un superminimo, utile ad arrivare alla paga concordata con il collaboratore.
3. Collaboratore non convivente: se si vuole che la paga oraria concordata inserita sia netta, ovvero non vengano trattenuti i contributi a carico del collaboratore previsti per legge (sarà il datore di lavoro a farsene carico pagando entrambe le quote, la propria e quella del collaboratore domestico) si segue la procedura 2 e poi, cliccando il bottone “impostazioni di paga avanzate” a destra si inserisce il flag al punto 3 (sotto in blu): non trattenere i contributi a carico collaboratore. In questo modo paga lorda e paga netta corrispondono.
4. Collaboratore non convivente: se si vuole inserire una paga mensile lorda per un collaboratore non convivente si indica in basso nella casella “mensile di” l'importo e si clicca il bottone vicino in modo che il programma calcoli l'acconto futuri aumenti, ossia il superminimo, per arrivare alla paga mensile concordata. In impostazioni di paga avanzate poi si mette il flag al punto 1: paga mensile per un collaboratore non convivente;
5. Collaboratore non convivente: se si vuole che la paga mensile concordata per il collaboratore non convivente sia netta si segue la procedura 4 e poi, in impostazioni di paga avanzate, si inserisce anche il flag al punto 3. non trattenere i contributi a carico collaboratore. In questo modo la paga lorda sarà uguale alla paga netta e sarà fissa ogni mese tranne nel caso di assenza, malattia, maternità, infortunio e straordinari.
6. Collaboratore convivente: se si vuole inserire una paga mensile lorda si indica in basso nella casella "mensile di" l'importo e si clicca il bottone vicino in modo che il programma calcoli l'acconto futuri aumenti, ossia il superminimo, utile ad arrivare alla paga concordata.
7. Collaboratore convivente: se si vuole che la paga mensile concordata sia netta, ovvero non vengano trattenuti i contributi a carico del collaboratore previsti per legge (e sia il datore di lavoro a farsene carico in modo completo) si segue la procedura 4 e poi, sempre in impostazioni di paga avanzate, si inserisce il flag al punto 3. non trattenere i contributi a carico collaboratore. In questo modo paga lorda e paga netta risultano corrispondenti.
Nota: impostare una paga netta, quindi senza trattenute, non è un'impostazione prevista per legge ma, di prassi molto utilizzata. Per legge i contributi dovrebbero sempre essere trattenuti e pertanto la quota del collaboratore non potrà essere portata in detrazione tra i contributi del datore di lavoro nel calcolo delle imposte. Per legge, non trattenere i contributi a carico collaboratore corrisponde alla scelta di erogare una retribuzione più alta facendo la trattenuta della quota INPS. Per questo motivo la Certificazione Unica di fine anno (ex cud) viene stampata, indipendentemente dall'impostazione, inserendo comunque la parte di contributi a carico collaboratore.
2.1. PARTICOLARITA’: INCLUDI IN PAGA ORARIA TFR, FERIE E 13A
Premesso che TFR, ferie e 13esima dovrebbero essere corrisposti rispettivamente a fine rapporto (o massimo con un anticipo annuale), nel momento in cui vengono godute e per la 13esima a Natale, in alcuni casi la collaboratrice richiede il pagamento di questi elementi ogni mese per avere una retribuzione mensile più alta.
Che fare in questo caso? Le possibilità sono due:
a) pagare mensilmente con voce specifica in busta paga (consigliato).
Procedura con maschere standard:
- sempre nella maschera del trattamento economico (menù assunzione | dati collaboratore | trattamento economico) togliere, se erano già inseriti, gli spunti su “includi in paga oraria TFR”, “includi in paga oraria ferie” e “includi in paga oraria 13°” e cliccare salva e prosegui;
- cliccare poi il bottone e inserire il flag in paga mensilmente TFR, ferie e 13a;
- cliccare ok.
Procedura di impostazione del trattamento economico relativo ai ratei di 13°, ferie e TFR con l’inserimento facilitato:
- Entrare nel menù assunzione | inserimento facilitato dati collaboratore | scegliere variazione | andare al passo 10 e indicare una paga concordata che non comprende il rateo ferie e 13esima. Inserire al passo 10 gli spunti su paga ratei TFR, ferie e 13a mensilmente.
- Al passo 11 togliere i flag su " includi rateo ferie, TFR, 13a in paga oraria".
- Cliccare salva e prosegui.
In questo modo il programma calcola la retribuzione ordinaria e in aggiunta ad essa i ratei TFR, ferie e 13a in modo separato con voce in busta paga specifica. Questa opzione è meno contestabile rispetto a quella b) sotto descritta perché in modo più evidente nel cedolino paga dimostra cedolino paga l’intenzione delle parti di pagare i ratei aggiuntivi con cadenza mensile.
b) pagare i ratei ferie TFR e 13esima in paga oraria senza voce specifica (sconsigliato e più contestabile)
- entrare nel menù assunzione| dati collaboratore | trattamento economico e inserire gli spunti in "includi in paga oraria TFR, ferie e 13a" e cliccare salva e prosegui
- cliccare il bottone impostazioni di paga avanzate e togliere il flag in paga mensilmente TFR, ferie e 13a
- cliccare ok
Procedura con inserimento facilitato:
- entrare nel menù assunzione | inserimento facilitato dati collaboratore | scegliere variazione | andare al passo 10 e indicare una paga concordata che comprende il rateo ferie e 13esima;
- togliere, se ci sono, al passo 10 sotto, gli spunti su paga ratei TFR, ferie 13a mensilmente;
- al passo 11 inserire i flag su "includi rateo TFR, ferie e 13a in paga oraria";
- cliccare salva e prosegui. Il programma calcola la retribuzione comprensiva dei ratei TFR ferie e 13esima senza voce specifica in busta paga specifica.
- Se si indica l'inclusione delle ferie in paga oraria, alcuni utenti ci hanno chiesto di far maturare comunque nel cedolino le ferie mensili che però al momento del loro godimento non vengono retribuite (secondo il concetto che il pagamento è già avvenuto nel corso dei mesi): si inserisce quindi lo spunto anche nell'opzione al passo 11 "se selezionata l'opzione precedente, mostra comunque le ore di ferie maturate in fondo al cedolino";
- Nel caso di opzione di TFR incluso in paga oraria la CU (ex cud) non inserisce la quota TFR a tassazione separata ma come parte dell'imponibile fiscale dell’anno, peraltro in linea con le disposizioni della legge di stabilità 2015 che prevedono che in caso di pagamento mensile del TFR la tassazione sia quella ordinaria;
- Si consiglia in caso di pagamento mensile dei ratei di ferie, TFR e 13esima di preparare due righe dove le parti concordano il pagamento mensile da conservare in caso di contestazione.
2. 2. CAPIRE LA MASCHERA DEL TRATTAMENTO ECONOMICO
Paga base: nella prima riga della maschera viene indicata la paga minima contrattuale dell'anno selezionato a sinistra per il livello di inquadramento.
Indennità di funzione: il valore è liberamente modificabile ma, se l'inquadramento è il D o il D Super, per queste categorie è prevista l'indennità di funzione è determinata contrattualmente; nel caso di inserimento di un importo inferiore esso viene aggiornato al minimo previsto dal CCNL. Si consigli comunque di non inserire nulla in questo campo tranne nel caso di inquadramento D o DS.
La casella contiene il numero di scatti (1 ogni biennio per un massimo di 7) e l'importo relativo determinato in base al livello di inquadramento. Ogni scatto è il 4% della paga base contrattuale dell'anno in corso (non il 4% della paga totale o della paga base più il superminimo). L'aggiornamento degli scatti è automatico in base alle scadenze dei vari bienni calcolate a partire dalla data di assunzione. Si consiglia di non inserire l'opzione manuale ma con questa opzione è possibile anche modificare l'importo dello scatto.
Campi a testo libero: in questi due campi oltre ad un eventuale superminimo orario è possibile specificare una nota descrittiva del tipo di voce (Super. assorbibile - Indennità lavoro esterno - Indennità disponibilità - etc.) che poi viene riportata nel cedolino paga. Straord. forfetizzato: in questa casella può essere inserito un importo a titolo di compenso forfettario per il lavoro supplementare o straordinario eventualmente svolto. Da notare che il valore mensile dovrebbe sempre compensare la media del lavoro eseguito in più ed eventuali accordi di forfettizzazione non corrispondenti rischiano di innescare un contenzioso che vedrebbe il datore di lavoro costretto a pagare le differenze tra quanto erogato e il valore dello straordinario svolto. Il valore da inserire dunque dovrebbe essere il seguente: se la paga oraria è pari a 10 euro e normalmente vengono eseguite, a livello mensile, circa 2 ore di straordinario alla settimana, l'importo non dovrebbe essere inferiore a 10 * 10% (maggiorazione nelle prime 4 ore settimanali) x 2 (ore di straordinario nella settimana) x 4,3333 = 95,33 euro. La determinazione dell'importo orario va fatta suddividendo i 95,33 Euro per il numero di ore fatte nel mese, esempio 173, in caso di lavoro a 40 ore la settimana (40*4,333), dunque 95,33 / 173,33 = 0,55.
Indennità assorbibile - Acconto futuri aumenti: Questi due importi, in base alla loro descrittiva assegnazione, possono essere assorbiti in occasione di aumenti contrattuali al fine di mantenere invariato l'importo della retribuzione del collaboratore. Si consiglia sempre l'uso della voce acconto futuri aumenti perché consente degli automatismi in fare di impostazione del lordo / netto concordato. Nel campo futuri aumenti viene inserita la differenza tra la paga minima contrattuale prevista per il livello scelto e quella concordata. Se la paga concordata è di 8 euro e la paga base minima contrattuale di 6 in questo campo va inserito 2.
Includi rateo ferie - Includi rateo tredicesima - Includi rateo TFR: si veda paragrafo: 5.3.5.2. In queste caselle vanno inserite le quote di TFR, ferie e 13esima maturate mensilmente ma incluse in paga oraria e non con voce specifica in busta paga (opzione non consigliata.)NOTA: Corrispondere il rateo ferie e il rateo di tredicesima mensilmente non è conforme alla contrattazione collettiva. Corrispondere il trattamento di fine rapporto mensilmente è contrario a quanto previsto dall'art. 2118 del C.C. e, in caso di vertenza, il lavoratore potrebbe vedersi riconoscere il diritto a ricevere nuovamente quanto già ricevuto nel corso dei vari mesi. L'opzione è stata inserita a seguito delle continue richieste degli utenti che non desideravano modificare abitudini già acquisite.
Indennità sostitutiva colazione-pranzo / cena / alloggio: Se il lavoratore è convivente il CCNL prevede, nel caso in cui il vitto e l'alloggio non siano corrisposti in natura che venga monetizzata un'indennità sostitutiva. Nonostante il valore da corrispondere possa essere modificato con un importo non inferiore a quello previsto dal CCNL, il programma, se tale campo non viene impostato, calcola in automatico il valore minimo corretto previsto dal CCNL nazionale dell'anno di calcolo del cedolino. Questi spunti vanno inseriti solo se il vitto e/o l'alloggio non sono mai corrisposti in natura per i giorni lavorativi mentre per il vitto e alloggio da monetizzare in forma occasionale, solo per alcuni giorni, può essere utilizzata una causale nell'inserimento mensile del cedolino: “ind. sost vitto alloggio”).
2.3. CAPIRE LE IMPOSTAZIONI DI PAGA AVANZATE
Cliccando nel trattamento economico maschera 7/7 dei dati collaboratore, si ha a disposizione una finestra con varie opzioni di uso meno comune:
- Assegna una paga mensile al collaboratore non convivente.
Indipendentemente dalle ore lavorative del mese al collaboratore non convivente viene corrisposta una paga mensile sempre uguale, maggiorata di eventuali festività e diminuita a seguito di assenze non retribuite (malattia oltre 15 giorni, assenze, etc.) Selezionando questa opzione il collaboratore non convivente viene pagato sempre con un mensile fisso, indipendentemente dalle ore di lavoro che possono variare in base al numero di giorni del mese e alla disposizione delle settimane.
- Assegna un premio mensile per raggiungere un netto concordato sempre uguale.
Mettendo questo flag e nel campo l'importo netto, con il calcolo del cedolino, viene corrisposto mensilmente un premio utile a raggiungere il netto concordato. L’importo netto da pagare risulta quindi ogni mese perfettamente uguale. Se invece la paga dovesse risultare superiore, ad esempio per la presenza di una festività, di straordinario, etc. il programma interviene con una trattenuta solo se si spunta anche la voce: “effettua una trattenuta se il netto è superiore”. Non si consiglia comunque l'opzione del netto fisso preferendo la paga variabile (nessuno spunto al punto 2) perché, nel caso di assenze, malattia, straordinari, la retribuzione mensile non risulterebbe decurtata.
Al contrario si consiglia una delle opzioni indicate al paragrafo 5.3.5.1. per maggiore facilità di gestione e per rendere il cedolino più conforme alle regole generali.
- Non trattenere contributi a carico del dipendente: Con questa opzione, nell'elaborazione del cedolino, i contributi INPS a carico del collaboratore domestico non vengono trattenuti e vengono fatti pagare totalmente al datore di lavoro. La paga lorda coincide quindi con la paga netta. Questa opzione è stata implementata perché molte persone concordano una paga netta con la colf ma, attenzione: il datore di lavoro domestico non ha il ruolo di sostituto d'imposta e quindi non effettua le trattenute fiscali; la paga netta così corrisposta sarà poi soggetta alle trattenute dovute al calcolo delle tasse calcolate a fine anno dal patronato o dal caf che il collaboratore dovrà autonomamente incaricare alla presentazione dei suoi redditi. L’importo netto percepito sarà in generale effettivamente se inferiore, nell’anno, a 8.000 euro, importo sotto il quale per effetto delle detrazioni personali non si pagano tasse.
- Paga i ratei di ferie, 13a e TFR mensilmente. Oltre alla paga verrà inserita la quota dei vari ratei con voce specifica in busta paga. (si veda il paragrafo 5.3.5.2)
- Non corrispondere incidenza indennità sostitutiva ed altri elementi su 13a. La 13esima va calcolata sulla paga di fatto e quindi nel caso dei collaboratori conviventi dovrà essere maggiorata della quota di vitto e alloggio mensile, indipendentemente che la stessa sia corrisposta in natura o come indennità sostitutiva. Nel caso non si volesse maggiorare la 13esima, premesso che ciò potrebbe essere oggetto di contestazione, si può inserire il flag in questa opzione prima di effettuare il calcolo del cedolino (o, dopo avere inserire il flag, è necessario rieseguire il calcolo).
- Per i conviventi non pagare indennità sostitutiva vitto e alloggio durante le ferie/festività: Questa opzione è utile quando il collaboratore domestico, pur fruendo delle ferie, non abbandona l'abitazione del datore di lavoro, usufruendo anche durante il periodo feriale del vitto e alloggio in natura. Se viene inserito il flag le ferie, per le quali il contratto prevede che debbano essere maggiorate per il vitto e l'alloggio, vengono retribuite semplicemente con la quota oraria o la quota giornaliera, senza alcuna maggiorazione.
- Per i conviventi riproporziona la paga se l'orario svolto è inferiore a 54h settim.(tempo pieno) Si tratta di un'opzione inserita su richiesta degli utenti ma non prevista per legge e che potrebbe essere oggetto di contestazione. Il contratto prevede, infatti, che l’importo mensile da corrispondere per i collaboratori conviventi sia quello tabellare e dunque intero indipendentemente dalle ore medie lavorate. Anche se è possibile stipulare rapporti con meno di 54 ore dunque la paga mensile da pagare è quella minima prevista. L'unico caso in cui la paga può essere inferiore è per gli inquadramenti B, BS e C, per i quali è possibile anche stipulare un contratto ridotto da 2 a 30 ore per cui il mensile fisso è quello per le 30 ore.
- Non effettuare l'applicazione della Cas.sa Colf: Il programma in automatico calcola i contributi cas.sa colf. Se inserito il flag non vengono calcolati né sul cedolino, né nel bollettino mav.
- Mostra e calcola le ferie in fondo al cedolino anche se sono ricomprese nella retribuzione: Questa opzione ha effetto solo nel caso sia stato impostata l’inclusione in paga oraria del rateo ferie (si rimanda al paragrafo 5.3.5.2).
- Non pagare contributi su ferie non godute e preavviso al momento del licenziamento: L'Inps, a seguito di apposito chiarimento, richiede il pagamento dei contributi sulle ferie non godute e sul periodo di mancato preavviso pagati al momento della cessazione del rapporto di lavoro. Il programma effettua in “elaborazioni mav in inps online” del menù cedolini e fasi mensili, in questo caso, il calcolo dei contributi aumentando i valori ricomprendendo tali ore. Per non pagare i contributi su tale periodo va spuntata questa opzione. Si precisa però, che il mancato pagamento, può essere comunque contestato dal lavoratore.
- Non conviventi: prestazioni continuative se superiori alle 6 ore giornaliere (art. 15, c. 8 CCNL):
Il contratto collettivo prevede che il collaboratore non convivente, che svolge 6 o più ore consecutive, abbia diritto al pranzo. In sostituzione, flaggando questa opzione, tale valore viene riconosciuto come indennità aggiuntiva alla retribuzione per tutti i giorni dell'orario standard in cui si inseriscono 6 o più ore.
3. INSERIMENTO COLLABORATORI ASSUNTI SENZA WEBCOLF
Se una collaboratrice è già stata assunta è comunque possibile cominciare a gestire il rapporto di lavoro senza rielaborare tutti i cedolini precedenti. Si consiglia a chi non ha esperienza o non ha nessun cedolino del periodo precedente, di seguire l’inserimento facilitato ai passi 13 e 14, spiegato al paragrafo 3.1. Per gli studi professionali e per utenti esperti risulta invece più veloce l’inserimento standard, spiegato sotto al paragrafo 3.2.
3.1. INSERIMENTO FACILITATO DEI PROGRESSIVI CON CALCOLO AUTOMATICO DEL TFR E CALCOLO DEL CEDOLINO DA GENNAIO DELL’ANNO IN CORSO
Webcolf dà la possibilità di inserire un collaboratore già assunto negli anni precedenti a quello attuale senza dover calcolare tutti i cedolini dalla data di assunzione.
Per maggior facilità di gestione si consiglia di calcolare i cedolini da gennaio dell’anno in corso indicando progressivi TFR, ferie e 13esima a dicembre dell’anno precedente.
Ad esempio, se la lavoratrice è stata assunta nel 2002 ma si elaborano i cedolini da gennaio 2015 si inseriscono i progressivi a dicembre 2014 e si calcolano le buste paga a partire da gennaio 2015 (vedi esempio nelle varie figure successive). Ciò al fine di permettere l’elaborazione dei documenti di fine anno come la Comunicazione Unica, la dichiarazione per portare in detrazione i contributi, etc.
1. Entrare nel menù assunzione | inserimento facilitato dati datore e poi dati collaboratore e rispondere alle domande delle varie maschere indicando le condizioni contrattuali (inquadramento, orario, paga ecc..) di gennaio dell'anno in corso.
2. Al passo 10/15 del collaboratore a sinistra si deve, infatti, selezionare il mese di gennaio dell’anno in corso e cliccare ok prima di rispondere al questionario di impostazione paga, cliccare poi salva e prosegui fino al passo 13/15. (come nella figura di esempio)
3. Proseguire fino al passo 13/15, selezionare l’opzione “inserire progressivi alla fine del mese di” ed indicare dicembre dell'anno precedente a quello dell'elaborazione compilando la casella ferie residue se ci sono ferie arretrate e lasciare in bianco le altre caselle.
4- cliccare salva e prosegui in basso e continuare con l'inserimento del TFR al passo 14.
Ci sono più opzioni, come si vede in figura sotto.
a) Scegliendo l'opzione 1 “TFR maturato alla dine del mese di dicembre”, va inserito nella prima casella il TFR maturato fino all'anno precedente a quello in cui si inseriscono i progressivi. Quindi, nel caso della figura in esempio, elaborando i cedolini a gennaio 2015 e inserendo i progressivi a dicembre 2014 nella prima casella si dovrà inserire il TFR maturato a fine 2013. Nella seconda casella va invece inserita la retribuzione dell'anno in cui stiamo inserendo i progressivi e quindi, nel nostro esempio si dovrà inserire la retribuzione dell'anno 2014 totale. Quindi il programma prende in considerazione il TFR a fine 2013, lo rivaluta alla fine 2014 e somma con il TFR maturato nell’anno, dunque nel 2014, esempio:
b) scegliendo l'opzione di inserimento del TFR mediante l'indicazione della retribuzione corrisposta e gli anticipi anno per anno, si deve inserire nella prima colonna la retribuzione annuale compresa di 13esima e gli anticipi in seconda colonna. Poi si dovrebbe cliccare salva ed aggiorna in alto. In questo modo il programma calcola il TFR totale compreso di rivalutazione e lo aggiorna con il cedolino successivo.
c) scegliendo l'opzione di inserimento del TFR mediante l'indicazione della retribuzione corrisposta e gli anticipi mese per mese, si dovrebbe inserire nella prima colonna la retribuzione mensile di ogni mese e per dicembre la dodicesima e la tredicesima sommate assieme, gli anticipi nella seconda colonna. Cliccare poi salva ed aggiorna in alto, alla fine. In questo modo il programma calcola il TFR totale compreso di rivalutazione e lo inserisce nel cedolino successivo che nel nostro esempio sarà quello di gennaio 2015.
6. Nel menù cedolini e fasi mensili | inserimento mensile delle presenze:
- indicare a sinistra gennaio dell'anno in corso e poi cliccare ok. Nel nostro esempio, quindi, si indica gennaio 2015, come in figura sotto. Cliccando calcola e ricalcola elabora il cedolino di gennaio 2015. Poi si può cliccare stampa.
Va precisato che non devono essere ricalcolati mai i cedolini del mese i cui si sono inseriti i progressivi, ossia il mese di dicembre 2014, per non perdere i dati inseriti manualmente.
Si consiglia poi, per vedere se i cedolini sono aggiornati, dopo l'elaborazione, di entrare in cedolini e fasi mensili | calcolo buste mensili: i mesi dell’anno attuale devono essere tutti sullo stato di ok.
3.2. INSERIMENTO STANDARD DEI PROGRESSIVI VECCHI ASSUNTI
Con l’inserimento standard dei progressivi, chi è più esperto del settore (oppure chi ha già delle buste paga per il periodo precedente) può decidere di elaborare i cedolini con webcolf in qualsiasi mese dell’anno in corso, inserendo i progressivi nel mese precedente a quello in cui si vuole cominciare ad elaborare direttamente le buste paga. In questo caso però l’utente deve essere a conoscenza di tutti i dati richiesti.
Una volta inserito il trattamento economico dei dati collaboratore del mese in cui si decide di calcolare i cedolini si entra in assunzione | dati collaboratore | progressivi vecchi assunti e si compila la maschera indicando prima a sinistra il mese precedente a quello del calcolo e poi si clicca inserisci. Ad esempio, se si vuole calcolare il cedolino di aprile si indicano i progressivi di marzo:
Si deve poi entrare nel menù cedolini e fasi mensili | inserimento mensile, selezionare a sinistra il mese del calcolo (sempre il mese successivo di quello di inserimento manuale dei progressivi) e si clicca in alto a destra calcola, ricalcola e stampa.
Seguendo questa procedura e calcolando i cedolini dell’anno sarà possibile comunque stampare la Certificazione Unica (ex cud), dichiarazione oneri deducibili e dichiarazione spese per persone non autosufficienti delle stampe annuali anche per i rapporti gestiti nel corso dell’anno.
4. PROCEDURA DI ASSUNZIONE
- Inserimento dei dati:
Inserire i dati del datore e del collaboratore. Si può procedere partendo dalla pagina di benvenuto, con il bottone “Assumere un collaboratore domestico” oppure, dopo aver fatto l’accesso alla pagina principale, dal menù 1 – Assunzione | Inserimento facilitato dati datore di lavoro e proseguendo rispondendo alle domande fino al passo 12/12.
- Lettera di assunzione:
Stampare la lettera dal menù 1 - Assunzione | Lettera di assunzione.
- Comunicazione all’inps:
Comunicare all’inps l’inizio del rapporto entro la mezzanotte del giorno precedente a quello dell’assunzione.
a) tramite il Contact Center dell'INPS, al numero 803.164, fornendo telefonicamente i dati necessari.b) tramite la procedura telematica di compilazione e invio on-line inps, il cui accesso diretto si trova nel menù 1. Assunzione | inps servizi al cittadino | servizi di rapporto di lavoro domestico | iscrizione rapporto di lavoro.
Per procedere nel secondo modo si dovrà essere in possesso del codice PIN del sito inps che può essere richiesto a questo indirizzo: https://serviziweb2.inps.it/RichiestaPin/jsp/menu.jsp
Si deve poi stampare, una volta compilata l’iscrizione, la ricevuta e conservarla.
La comunicazione, in entrambi i modi ha efficacia anche nei confronti del Ministero del lavoro, dell'INAIL, nonché della Prefettura-Ufficio Territoriale del Governo e sostituisce anche il modello Q (non più in vigore dal 15 novembre 2011) poiché contiene i dati del permesso di soggiorno obbligatorio. Non è quindi necessario altro modulo o comunicazione da inviare allo sportello unico per l'immigrazione.
- Comunicazione alla pubblica sicurezza (solo per conviventi extracomunitari)
Entro le 48 ore dall’assunzione va inviata, per raccomandata o pec, la lettera del menù 1 - assunzione | lettera convivenza alla pubblica sicurezza per comunicare l’ospitalità di una persona extracomunitaria.
5. COME ELABORARE IL CEDOLINO
Entrare in cedolini e fasi mensili | inserimento mensile | indicare il mese a sinistra. Il programma propone in automatico le presenze prelevandole dell’orario standard inserito in fase di assunzione e verificando se vi sono delle festività che cadono nel mese di elaborazione. 5.1 INSERIMENTO PRESENZE MENSILI
Se il collaboratore ha lavorato normalmente per tutto il mese è sufficiente cliccare nella maschera dell’inserimento mensile in alto a destra calcola, ricalcola, stampa e poi rendi definitivo.
Per i casi particolari è possibile aggiungere delle causali mediante delle sigle direttamente nella casella accanto al giorno.
La regola di indicazione è la seguente:
ore lavorate + sigla + ore specifiche a cui tale sigla si riferisce
NB. se si indica ore lavorate + sigla senza ore specifiche il programma calcola lo stesso numero di ore previste dall’orario standard dati collaboratore previste per quella giornata. Ad esempio se una colf, in una giornata, ha goduto di due ore di ferie e ha lavorato 4 ore si indica la sigla 4FE2.
Nella tabella sotto trova le sigle più utilizzate:
La causale contribuisce a formare l'orario totale giornaliero di lavoro.
Maggiorazione sull'ora ordinaria applicata utilizzando la causale interessata.
La causale contribuisce alla formazione del TFR (1) o serve a togliere i giorni utili (-1)
Hlavoro:
Se uguale a True si incrementano come ore lavorate.
HLAVORO
Assenza occasionale non retribuita
A va inserito solo nel caso di assenza occasionale senza specifica di ore e solo nel giorno lavorativo contrattuale. Essa prevede la normale maturazione dei ratei di ferie, 13esima e TFR.
Assenza per sospensione
AD va indicato per tutti i giorni, festività comprese e serve per i periodi di assenza non retribuita. Se AD viene segnato per più di metà mese nello stesso cedolino i ratei di TFR, 13esima e ferie non maturano.
In caso di matrimonio, al collaboratore spetta un congedo di 15 giorni retribuito. In caso di convivenza spetta inoltre l'indennità di vitto e alloggio (se non ne usufruisce in natura). Va indicata la sigla BE senza specifiche di ore per 15 giorni di calendario consecutivi.
Premesso che viene proposta in automatico dal programma, si inserisce per i giorni previsti dall'art. 17 del CCNL. Per i conviventi va segnata per i giorni di lavoro e di domenica; per i non conviventi, invece, va indicato per tutti i giorni, lavorativi o meno, con ore pari ad 1/6 delle ore settimanali.
Il codice FE va inserito per tutti i giorni di ferie dal lunedì al sabato, sia per i giorni lavorativi che per quelli di riposo. (se le ferie sono espresse in ore si può indicare FE anche solo per i lavorativi)
Si indica I senza specifiche di ore dalla giornata successiva al giorno di infortunio o malattia professionale certificata perché la giornata in cui è successo l'evento si indica come lavorativa. I primi 3 giorni di infortunio il datore deve corrispondere la retribuzione globale di fatto, ovvero, in caso di convivente compresa di indennità di vitto e alloggio ( solo se il collaboratore non è degente all'ospedale o al domicilio del datore di lavoro).
Questo codice si usa quando viene prolungato un periodo di infortunio per non pagare nuovamente i primi tre giorni.
LF, a differenza di LD comprende l'ora + la maggiorazione.
LF va utilizzato in questi 4 casi:
1. collaboratore non convivente che lavora di domenica. Si indica LF seguito dal numero di ore lavorate per avere la maggiorazione del 60% della paga totale.
2. collaboratore non convivente che lavora in una festività infrasettimanale. Si indica F seguito dalle ore proposte dal programma e poi LF seguito dal numero di ore lavorate e verrà pagata la festività, che il collaboratore riceverebbe anche se riposasse, e il lavoro festivo maggiorato del 60% sulla paga totale.
3. collaboratore convivente che lavora di domenica ma non riceve il vitto e alloggio. Si indica LF seguito dalle ore lavorate per avere la maggiorazione della paga globale di fatto ovvero compresa della quota completa di vitto e alloggio.
4. collaboratore convivente che lavora in una festività infrasettimanale ma non riceve il vitto e alloggio. Si indica F seguito dalle ore proposte dal programma e LF seguito dalle ore lavorate per avere la maggiorazione della paga globale di fatto ovvero compresa della quota completa di vitto e alloggio.
Lavoro Festivo con vitto
LFV va utilizzato in questi 2 casi:
1. collaboratore convivente che lavora di domenica e riceve comunque il vitto e alloggio. Si indica LFV seguito dalle ore lavorate per avere la maggiorazione calcolata sulla paga totale compresa di vitto e alloggio mentre la quota base viene retribuita solo con l'ora ordinaria.
2. collaboratore convivente che lavora in una festività infrasettimanale ma riceve il vitto e alloggio. Si indica F seguito dalle ore proposte dal programma e LFV seguito dalle ore lavorate.
In caso di lavoro domenicale, la retribuzione deve essere maggiorata del 60%. Questo codice indica la maggiorazione. Quindi, se si lavorano 8 ore si dovrà indicare nell'inserimento mensile 8LD8, cioè di otto ore lavorate, 8 vengono maggiorate del 60%. Al posto di questo codice si può semplicemente utilizzare LF di lavoro festivo seguito dal numero di ore lavorate (consigliato).
In caso di malattia si deve indicare M senza specifiche di ore per tutti i giorni del certificato medico compresi i sabati e le domeniche, mentre per le festività, se cadono durante il periodo retribuito di malattia, vengono pagate e quindi si inserisce M0Fx dove 0 è zero e x è il numero proposto dal programma. Webcolf calcola la retribuzione esatta, tre giorni al 50% e gli altri per il massimo previsto in base all'anzianità al 100%, contando i giorni di malattia degli ultimi 12 mesi. Nel calcolo dei giorni annuali vengono contate le domeniche e i giorni non lavorativi, anche se non vengono però retribuiti.
Malattia Ricaduta
In caso di ricaduta della malattia si deve indicare MR per tutti i giorni del certificato medico compresi i sabati e le domeniche, mentre per le festività, se cadono durante il periodo retribuito di malattia, vengono pagate e quindi si inserisce MR0Fx dove 0 è zero e x è il numero proposto dal programma. Webcolf calcola la retribuzione al 100%, quindi senza il periodo di carenza, per il massimo dei giorni previsti in base all'anzianità. Nel calcolo dei giorni annuali (ultimi 12 mesi) vengono contate le domeniche e i giorni non lavorativi, anche se non vengono però retribuiti.
Malattia Ospedalizzata
In caso di ricovero si deve segnare MH per tutti i giorni, comprese le domeniche. I giorni di malattia ospedalizzata sono contati e retribuiti come malattia. Se, quindi, la collaboratrice viene ricoverata per due giorni e poi è a casa per malattia altri 3 si inserisce MH per 2 gg e M per 3 gg. La retribuzione sarà al 50% per i due giorni di ospedale e per il primo a casa e gli altri al 100%.
Questo codice va utilizzato in caso di maternità anticipata o obbligatoria e va indicato per tutti i giorni, anche i non lavorativi comprese festività. Anche se la retribuzione della collaboratrice è a carico dell'inps, maturano comunque i ratei ferie, TFR e 20% della tredicesima (l'80% è a carico dell'inps).
Lavoro Notturno 20%
In caso di lavoro notturno (compreso cioè dalle 22.00 alle 6.00) il codice N indica la maggiorazione. Quindi, nel caso il collaboratore lavori dalle 19 alle 3.00, ovvero faccia 3 ore di lavoro ordinario e 5 di notturno, si deve indicare 8N5, ovvero di otto ore lavorate 5 hanno la maggiorazione.
Nel caso in cui si vogliano retribuire le ore supplementari e straordinarie come ore ordinarie si deve indicare O davanti alle ore lavorate. Ad esempio se la colf il martedì lavora 4 ore al posto di 3 si può indicare 3O1.
E' il codice utilizzabile come permesso generico. Si usa quando si vuole retribuire normalmente il collaboratore nonostante l'assenza.
Nel caso la collaboratrice sia chiamata ad adempiere a funzioni elettorali durante il periodo delle elezioni ha diritto alla normale retribuzione e, qualora lavorasse al seggio nei giorni festivi, anche a dei riposi compensativi
Permesso per formazione
L’art.9 prevede che i lavoratori assunti a tempo indeterminato, da più di 12 mesi, full time, hanno il diritto a 40 ore di permessi annuali per frequentare corsi di formazione professionale per collaboratori e assistenti familiari.
La lavoratrice e il lavoratore hanno diritto ad un permesso retribuito di tre giorni lavorativi all'anno in caso di decesso o di documentata grave infermità del coniuge o di un parente entro il secondo grado o del convivente, purché la stabile convivenza con il lavoratore o la lavoratrice risulti da certificazione anagrafica. (legge n.53 dell’8/03/2000 art.4)
I componenti degli Organismi direttivi territoriali e nazionali delle Organizzazioni sindacali firmatarie del contratto nazionale dei lavoratori, la cui carica risulti da apposita attestazione hanno diritto a permessi retribuiti per la partecipazione documentata alle riunioni degli organismi suddetti, nella misura di 6 giorni lavorativi nell'anno.
Permesso per studio
Si indica PX nel caso il collaboratore chieda un permesso per sostenere gli esami scolastici relativi al conseguimento del diploma della scuola dell'obbligo o di altro titolo specifico professionale. Quando, invece, il collaboratore chiede permessi per frequentare i corsi o la scuola non va segnato permesso per studio perché le ore di lavoro non prestate per tale motivo non sono retribuite (si segna A) ma potranno essere recuperate a regime normale.
Nel caso in cui il collaboratore lavori la domenica e faccia riposo in altri giorni e che il lavoro domenicale venga retribuito con maggiorazione del 60% si dovrebbe indicare LF più il numero di ore la domenica e il giorno in cui riposa segnare RC più le ore.
Riposo Goduto
Questo codice va utilizzato per specificare che il collaboratore ha goduto del riposo in un giorno solitamente però lavorativo.
Riposo Maggiorato del 40%
Solo per i collaboratori conviventi.
Quando le parti decidono di instaurare un rapporto di lavoro indicando 9 ore dal lunedì al sabato, poiché la collaboratrice non gode della mezza giornata di riposo a cui ha diritto, nell’inserimento mensile, per ogni sabato (o altro giorno in cui la collaboratrice avrebbe dovuto fare la mezza giornata di riposo) va indicato il codice 9RM4,5 in modo che il programma calcoli di 9 ore, 4,5 con maggiorazione del 40%.
In questi casi non va utilizzato il codice Z.
Straordinario 25%
Si usa questo codice quando le ore lavorate diurne eccedono il massimo delle ore giornaliere o settimanali previste dal contratto (44 per i non conviventi e 54 per i conviventi) e il lavoro è prestato tra le ore 6.00 e le ore 22.00.
Straordinario 33%
Si usa questo codice per una retribuzione maggiorata del 33%. Il codice comprende sia le ore che la maggiorazione. Quindi se lavoro 4 ore devo inserire SB4.
Straordinario Festivo 60%
Il lavoro straordinario festivo, viene retribuito con la retribuzione globale di fatto (comprensiva della quota di vitto e alloggio in caso di conviventi) maggiorata del 60%. Il codice comprende l’ora più la maggiorazione.
Lo straordinario è compensato con la retribuzione globale di fatto oraria maggiorata del 50%, se prestato dalle ore 22.00 alle ore 6.00; in tal caso va inserito nell'orario mensile SN+il numero di ore lavorate.
Nel caso in cui il collaboratore accompagni l'assistito in un luogo diverso da quello di lavoro, si possono indicare le ore di viaggio con V+le ore. Il programma calcola la normale retribuzione.
Straordinario 40%
Solo per i conviventi. Qualora vengano effettuate prestazioni straordinarie nelle 12 ore di riposo non domenicale esse devono essere retribuite con la retribuzione globale di fatto maggiorata del 40%, a meno che tale riposo non sia goduto in altro giorno della stessa settimana diverso da quello concordato. Per inserire la maggiorazione, si indicano le ore lavorate della mezza giornata ordinaria e poi Z seguito dalle ore lavorate della mezza giornata di riposo. Ad esempio, se una collaboratrice lavora 4 ore il giovedì ma per un giovedì ne lavora 7 si indica 4Z3.
Si utilizza il codice RM solo nei casi di orario contrattuale concordato di 9 ore dal lunedì al sabato.
Trasferta 20%
Qualora vengano effettuate trasferte non previste dal contratto (non indicate nella lettera di assunzione), esse saranno retribuite con la retribuzione oraria maggiorata del 20%. Il codice indica solo la maggiorazione quindi se, ad esempio, la collaboratrice effettua una trasferta di 8 ore devo indicare 8TR8.
Oltre a queste sigle, selezionando sotto al calendario, è possibile indicare altre causali:
Arretrati su lordo
Recupero su lordo
Recupero prestito
Arretrati su netto
Ind.sost. Preavviso (giorni)
Recupero su netto
Trattenute mancato preavviso
Ore a contributi
Importo a raggiungimento netto concordato
Altre somme su TFR
Pagam. 13a e ferie non godute
Liquidazione TFR maturato
Ind.Sos.Vitto/Allogg
Acconto future retribuzioni
Analizziamo di seguito alcune tra le situazioni più comuni:
A) nel caso la collaboratrice lavori in un giorno feriale in cui non avrebbe dovuto lavorare le ore lavorate sono considerate supplementari (stessa paga delle ordinarie ) per un massimo di 8 ore al giorno (non convivente) o 10 ore al giorno (per convivente), oltre tali valori le ore hanno natura di lavoro straordinario:
- con il 10% dalle 40 alle 44 ore per i non conviventi;- con il 25% della maggiorazione della paga di fatto dalle 45 ore in poi per i non conviventi e dalle 55 ore in poi per i conviventi.
Nel calendario mensile non è necessario conoscere tali regole, basta inserire il numero delle ore lavorate senza codici e il programma le calcola con la maggiorazione corretta in base al numero di ore svolte nella settimana o nella giornata, anche se la settimana è a cavallo tra due mesi diversi.
Se, per qualche motivo, si vogliono pagare le ore nei giorni feriali come ordinarie basta indicare il codice O davanti al numero di ore, es. O5. Ciò vale anche se vengono effettuate delle ore in più in una giornata lavorativa. Ad esempio se solitamente la collaboratrice lavora 6 ore e un giorno ne lavora 8, se si vuole che le due ore in più siano pagate come supplementari si può indicare semplicemente 8, se invece si vuole pagare anche le due ore in più si dovrà inserire O8 (Ordinarie8). B) nel caso la collaboratrice lavori in un giorno festivo infrasettimanale:
Si deve indicare la festività proposta dal programma più le ore lavorate con la maggiorazione del 60%. Si aggiunge quindi, al codice Fn proposto dal programma (dove n il numero di ore per la festività ) il codice LFm dove LF sta per lavoro festivo ed m sono le ore lavorate.
Per i collaboratori con paga oraria: da contratto la festività viene pagata sempre 1/6 dell'orario settimanale, se la collaboratrice ha un orario standard di 6 ore settimanali, 3 ore il lunedì e 3 ore il mercoledì e lavora 5 ore durante una festività si dovrà indicare la festività e le ore lavorate. La festività (che viene proposta dal programma sarà F1, infatti, un sesto dell’orario settimanale, pari cioè a 6 ore diviso 6 giorni = 1) più le ore lavorate. Alla fine il codice da inserire sarà F1LF5
Per i collaboratori con paga mensile la festività è pagata con le stesse ore dell’orario standard della giornata in elaborazione, salvo non si tratti della domenica, in cui la festività viene retribuita con 1/6 dell’orario settimanale e per cui si rimanda al punto precedente. Quindi, ad esempio, se la collaboratrice ha un orario standard di 54 ore settimanali, 10 ore il lunedì e lavora 5 ore durante una festività cadente di lunedì si dovrà indicare F10LF5.
Puntualizzazione: Quando usare LF (lavoro festivo) e quando SF (straordinario festivo)
Nel caso in cui il collaboratore lavori in un giorno festivo, due sono le possibili causali da utilizzare: LF (lavoro festivo) e SF (straordinario festivo).
Sebbene vengano entrambe retribuite con la retribuzione globale di fatto maggiorata del 60%, la scelta non è alternativa. Scegliere l’una anziché l’altra incide sulla formazione della retribuzione utile a tfr (retribuzione sulla quale verrà calcolato il tfr): mentre la causale SF non contribuisce alla formazione del tfr, LF sì. Straordinario Festivo (SF):
Nella retribuzione utile a tfr vanno inseriti solo gli elementi stabili della paga (quindi il mensile ordinario ed eventuale quota di vitto e alloggio nel caso di convivente). Il lavoro straordinario, invece, venendo inteso come lavoro occasionale e non programmato non andrà dunque ricompreso nella retribuzione a tfr. Si consiglia di utilizzare la causale SF quando il collaboratore lavora occasionalmente in un giorno festivo, in modo tale che la retribuzione corrisposta per quella giornata, trattandosi per l’appunto di un emolumento saltuario, non concorra alla formazione del tfr.
Lavoro Festivo (LF) :
Si consiglia invece l’utilizzo della causale LF per la gestione di situazioni costanti di lavoro festivo, ad esempio per i casi in cui sia stato contrattualmente concordata la prestazione lavorativa la domenica o nei giorni festivi. In tali situazioni allora, il carattere di “normalità” e non di eccezionalità del lavoro festivo, giustifica l’inserimento di tale quota di retribuzione alla formazione del tfr.
C) nel caso la collaboratrice lavori di domenica:
Si dovrà indicare solo il lavoro festivo indicando LFm dove LF sta per lavoro festivo e m è il numero delle ore lavorate che saranno retribuite con la maggiorazione della paga di fatto del 60%. (esempio LF5). Ricordiamo che la maggiorazione, nel caso di lavoratore convivente, è compresa anche della quota convenzionale del vitto e alloggio, anche se corrisposto mensilmente in natura. Per questo il programma non si limita a maggiorare l’importo orario della retribuzione ma maggiora la retribuzione oraria di una quota di vitto e alloggio.
D) nel caso la collaboratrice usufruisca di ferie:
Si deve indicare il codice FE:
- se si esprimono le ferie in ore (consigliato per i part-time) si indica solo per i giorni in cui il collaboratore avrebbe dovuto lavorare;
- se si esprimono le ferie in giorni si indica per tutti i giorni, lavorativi e non lavorativi da lunedì al sabato.
E) nel caso la collaboratrice richieda un periodo di sospensione/ assenza non retribuita:
Spesso i collaboratori domestici richiedono di poter assentarsi per un periodo più lungo rispetto alle ferie maturate. In questa situazione va indicato nel cedolino la sigla AD per tutti i giorni, anche festivi. Si ricorda, inoltre, di farsi consegnare dalla collaboratrice una lettera di richiesta di sospensione, di elaborare il mav con webcolf, che tiene conto di tale periodo e di comunicare all’inps l’assenza per giustificare il mancato pagamento dei contributi per le settimane di assenza.
Modificato l'inserimento mensile, cliccando in alto a destra il bottone calcola si entra in automatico nella maschera visualizza del menù cedolini e fasi mensili. Qui si deve cliccare Ricalcola in alto a destra.
In questa maschera è poi importante controllare la prima riga in alto:
Se il programma visualizza la voce "cedolini precedenti aggiornati" e “Stato cedolino aggiornato” significa che la situazione è aggiornata e corretta e quindi si può stampare il cedolino cliccando nella seconda riga stampa (con o senza indicazione dell'orario sottostante).
Se, invece, nella prima riga viene visualizzato l'avviso che i cedolini non sono aggiornati va cliccato il bottone “verifica stato”.
Questo bottone apre in automatico la maschera "calcolo buste mensili del menù cedolini e fasi mensili" che si può raggiungere anche con il menù 2 – Fasi mensili | Calcolo buste mensili.
Qui viene mostrato lo stato dei cedolini elaborati dell’anno che può essere: - “Da inserire”: i movimenti mensili non sono ancora stati inseriti, pur trattandosi di mesi precedenti;
- “OK”: i movimenti sono stati inseriti, i cedolini precedenti sono stati calcolati nel giusto ordine, il cedolino della riga considerata è stato calcolato;
- “Da ricalcolare”: è stato aggiornato o ricalcolato un cedolino di un mese precedente e il cedolino con questo stato è già stato calcolato ma non riporta più i progressivi corretti in quanto il ricalcolo di una busta paga di una busta paga precedente ha reso non corretti i progressivi di tutti i cedolini dei mesi successivi;
- “Definitivo”: tutti i cedolini precedenti sono stati calcolati, compreso il cedolino considerato che è stato reso definitivo contro eventuali modifiche accidentali.
Affinché i cedolini siano corretti tutti dovrebbero essere nello stato di Ok o di Definitivi.
- se nell'anno indicato a sinistra in questa maschera sono stati modificati alcuni dati del rapporto di lavoro, quali orario, paga, regime di convivenza, non è si devono ricalcolare i mesi antecedenti la modifica se non dopo aver variato le condizioni del contratto nei dati collaboratore riportando le vecchie impostazioni.
5.1.1. MALATTIA
Né l’inps né la cassa colf pagano la malattia ma solo il datore di lavoro nei limiti sotto indicati.
Come specificato dall’art 26 del contratto collettivo colf e badanti, in caso di malattia, al lavoratore spetta la retribuzione globale di fatto per un massimo di 8 ( per anzianità fino a 6 mesi), 10 (per anzianità da più di 6 mesi a 2 anni), 15 (per anzianità oltre i 2 anni) giorni complessivi nell'anno nella seguente misura: - fino al 3º giorno consecutivo, il 50% della retribuzione globale di fatto; - dal 4º giorno in poi, il 100% della retribuzione globale di fatto.
Il conteggio dei giorni totali massimi e la retribuzione non va calcolata conteggiando solo i giorni di effettivo lavoro, ma:
- si indica M per tutti i giorni del certificato di malattia (senza distinzioni sui giorni poichè il programma fa i calcoli in automatico) comprese domeniche e non lavorativi;
- si contano come giorni di malattia i giorni negli ultimi 12 mesi in cui è stato inserita la sigla M ossia tutti i giorni dei certificati e non solo i lavorativi. (non si conteggiano i giorni da gennaio a dicembre dell’anno in corso ma gli ultimi 12 mesi).
- vengono retribuiti solo quelli in cui il collaboratore lavora.
- ogni inizio di malattia con certificato diverso si contano i primi 3 giorni al 50% e i rimanenti fino al massimo annuale al 100%. Ciò significa che se il primo, il secondo o il terzo giorno di M cade in un giorno lavorativo si paga al 50%, se invece cade nei giorni successivi al 100%. - Se il collaboratore non consegna un certificato ma comunica al datore il numero di protocollo del certificato, nell’inserimento mensile sopra si deve cliccare “certificati inps” per collegarsi al sito e scaricare il certificato inserendo codice fiscale e codice protocollo.
- I giorni di malattia oltre ai massimi non vengono retribuiti.
- Tfr, ferie e 13esima, durante la malattia, maturano fino alla fine del periodo di conservazione del posto di lavoro e non solo fino alle fine del periodo di malattia retribuita.
- I contributi si pagano solo per il periodo di malattia retribuito come proposto in elaborazioni mav in inps online del menù cedolini e fasi mensili.
- Si precisa che, in caso di malattia ospedaliera, si indica MH al posto di M ma i giorni di M e di MH vengono conteggiati tutti insieme come M.
NB. Festività e malattia:
Se la festività cade durante il periodo di malattia retribuita va pagata la festività e non la malattia. In tal caso va indicata la sigla F seguita dal numero proposto dal programma , ad esempio F10 e poi M0 ossia malattia zero (F10M0). Non è corretto indicare solo F10 perché la malattia dal giorno successivo comincia a maturare come inizio malattia e non come unico periodo.
Se, invece, la festività cade durante il periodo di malattia non retribuita la festività non va pagata e va inserito solo il codice M senza specifiche di ore.
5.1.2. ASSENZA NON RETRIBUITA
La parti contrattuali possono concordare un periodo di assenza non retribuita/sospensione, nel caso, ad esempio, le ferie siano già state tutte godute oppure nel caso il datore non voglia anticiparne altre.
Questa è la procedura da utilizzare:
1. Farsi fare dalla collaboratrice una richiesta di periodo di assenza non retribuita in modo che, nel caso di controlli inps, il datore possa giustificare il mancato pagamento dei contributi per quel periodo. O, in alternativa una lettera di accordo tra le parti per il periodo di sospensione. Nel menù assunzione| Altre lettere e modelli| “richiesta di aspettativa” trova un fac simile pronto da stampare”.
2. Se si tratta si assenza di minimo una settimana, nell’inserimento mensile va indicato il codice AD (senza alcuna specifica di ore) di assenza per sospensione per tutti i giorni consecutivi anche non lavorativi. Tale codice non prevede il pagamento della retribuzione e dei contributi, e, se segnato per più di metà mese all’interno dello stesso mese, non prevede nemmeno la maturazione dei ratei tfr, ferie e 13esima. Si precisa che il codice A significa Assenza occasionale e va indicata nel caso di pochi giorni di assenza (meno di una settimana). A va indicato solo per i giorni lavorativi e prevede la maturazione dei ratei tfr, ferie e 13esima.
3. Una volta elaborati i cedolini del trimestre consigliamo di elaborare il mav in inps online con webcolf, in modo che, per tale periodo, non vengano pagati i contributi. (si veda il paragrafo 10.2 “elaborazioni mav in inps online”).
4. Alla fine del trimestre, dopo circa un mese, consigliamo di comunicare la sospensione all'inps entrando in assunzione | servizi al cittadino | servizi di rapporto di lavoro domestico | estratto contributivo e cliccare sull'icona della segnalazione. Si invia la segnalazione in cui si dichiara il periodo di assenza come motivazione del mancato pagamento dei contributi per quel periodo. (In questo modo si evita che l’inps invii degli avvisi bonari ai quali rispondere per avere l’annullamento).
NB. Festività e sospensione.
Se la festività cade durante il periodo di assenza non retribuita essa non va pagata e quindi va sempre segnato, per quel giorno AD e non F.
5.1.3. MATERNITA’
Il programma webcolf gestisce la maternità, calcola i cedolini ed elabora il mav correttamente in modo automatico inserendo nel calendario mensile la sigla MO per tutti i giorni, lavorativi e non lavorativi, di tale periodo.
Si precisa che la maternità nel contratto per i lavoratori domestici è così regolata:
1) La maternità è prevista per 5 mesi (2 prima del parto e 3 dopo il parto): durante tale periodo la lavoratrice ha diritto alla conservazione del posto di lavoro, a non lavorare e a percepire un'indennità sostitutiva dall’INPS se ha i requisiti contributivi.
2) La retribuzione in caso di maternità obbligatoria è completamente a carico dell'INPS (e non del datore di lavoro). Il datore deve comunque elaborare i cedolini indicando MO (maternità obbligatoria) per tenere i ratei aggiornati.
3) La lavoratrice ha diritto a percepire dall'inps l'indennità, pari all'80%, però, solo se ha maturato, anche in settori diversi da quello domestico, 52 contributi settimanali nei 24 mesi precedenti la maternità, oppure 26 contributi settimanali nei 12 mesi precedenti.
4) L’indennità dell’80% pagata dall’inps viene calcolata su retribuzioni tabellari standard e non sulla paga totale con la quale la collaboratrice viene pagata mensilmente durante il suo rapporto di lavoro.
5) La collaboratrice dovrebbe presentare la domanda di maternità all'inps. Per il modulo da compilare si trova al link: 6) La tredicesima è in parte pagata dall'INPS (80%) in parte retribuita dal datore (20%). 7) Nel caso la colf non avesse i requisiti per ottenere l’indennità dall’inps il datore non deve dare alcuna integrazione, né per quanto riguarda la retribuzione, né per quanto riguarda la 13esima.
8) L'accantonamento del TFR invece è completo in quanto calcolato sulla retribuzione che la colf dovrebbe percepire se lavorasse per intero il mese.
9) Il rateo di ferie matura normalmente anche durante il periodo di maternità.
10) I contributi non vanno pagati in quanto non c'è erogazione di retribuzione. Se l’inps dovesse inviare degli avvisi bonari per il mancato pagamento si deve inviare la dichiarazione del datore di lavoro con allegata la carta d’identità in cui si afferma che i contributi non sono stati pagati perché la collaboratrice era in maternità. In questo modo l’avviso bonario verrà annullato.
11) Dall'inizio della gestazione e fino al termine del periodo di astensione obbligatoria la lavoratrice non può essere licenziata, tranne che per giusta causa, ovvero per mancanze gravi che non consentano la prosecuzione del rapporto, nemmeno in via provvisoria. Inoltre, se il datore di lavoro licenzia la collaboratrice entro il 4° mese del bambino il preavviso da pagare è doppio.
12) La lavoratrice domestica non ha diritto all'indennità per astensione facoltativa (congedo parentale) mentre, può avvalersi del periodo di astensione obbligatoria anticipata. Infatti in caso di gravidanza a rischio oppure in caso di lavoro pericoloso, la collaboratrice deve richiedere la maternità anticipata all'inps, (con documentazione medica). La maternità anticipata va trattata come fosse maternità obbligatoria, sia per quanto riguarda webcolf, sia per quanto riguarda l'inps e la retribuzione.
13) L'inps, con il messaggio n. 1621 del 22 maggio 2008, precisa che anche per le colf e le bandanti è possibile riconoscere la flessibilità del congedo di maternità che quindi può essere goduto dal nono mese di gravidanza al quarto mese dopo il parto anzichè dall'ottavo mese di gravidanza fino al terzo mese dopo il parto a condizione che il medico specialista del Servizio Sanitario Nazionale o convenzionato e il medico competente ai fini della prevenzione e tutela della salute nei luoghi di lavoro attestino che tale opzione non arrechi danno alla salute della gestante e del bambino.
5.1.4. INFORTUNIO
Quando un collaboratore domestico subisce un incidente durante l'orario di lavoro o nel tragitto casa-luogo di lavoro, deve farsi certificare l'infortunio al pronto soccorso il prima possibile. Importante è specificare il momento durante il quale è successo l'incidente e le modalità in cui è avvenuto in modo che il pronto soccorso capisca che si tratta di infortunio sul lavoro e non di una semplice malattia e quindi apra una pratica INAIL. Infatti se si tratta di malattia, essa non è retribuita dall'inps ma dal datore di lavoro per i giorni massimi e le modalità previste dal contratto. Invece, se viene aperta una pratica di infortunio, è l'INAIL che versa un'indennità dal quarto giorno in poi a partire dal giorno successivo all’incidente (il giorno dell’infortunio e i primi tre sono a carico del datore di lavoro) per tutti i giorni di infortunio. Si dovrebbe controllare, quindi, che questo certificato non sia semplicemente di malattia: deve essere indicata la voce INAIL SI.
a) Obblighi del lavoratore:
b) Obblighi del datore di lavoro:
1. Il datore di lavoro è obbligato ad inoltrare la denuncia entro due giorni dalla ricezione del certificato medico. Egli dovrà inviare il nuovo modulo cartaceo (mod. 4 bis RA.) mediante raccomandata A/R o posta elettronica certificata (PEC) , che può scaricare a questo link: https://www.inail.it/cs/internet/atti-e-documenti/moduli-e-modelli/prestazioni/denuncia-infortunio.html NB: - Se l’infortunio è guaribile entro i 3 giorni successivi a quello in cui è avvenuto l’incidente, il datore non deve fare alcuna denuncia. Infatti per i primi 3 giorni l’INAIL non paga alcuna indennità. - Se è previsto pericolo di morte la denuncia va fatta entro 24ore con telegramma o fax.
-in tipologia del lavoratore si dovrà indicare: lavoratore domestico,
-in tipologia del contratto si dovrà indicare: determinato o indeterminato,
-in CCNL categoria lavoratori domestici (non serve scrivere nulla su ccnl settore lavorativo),
-in qualifica assicurativa si dovrà indicare: addetto ai servizi domestici e familiari,
-in voce professionale: colf o badante.
-nel primo riquadro dovrà mettere la crocetta in servizi domestici e familiari e di riassetto e pulizia locali e indicare nome e cognome del datore, codice fiscale e codice inps (si trova nei mav o nella denuncia di iscrizione del collaboratore domestico)
-nel riquadro indirizzo dovrà inserire l'indirizzo del datore di lavoro
-nel riquadro unità produttiva dovrà indicare il luogo di lavoro del collaboratore domestico.
-dovrà compilare e descrivere l'incidente indicando come natura della lesione e sede della lesione una delle opzioni indicate nelle istruzioni per la compilazione.
-dovrà compilare solo in caso di testimone (prima parte)
-dovrà compilare solo in caso di incidenti causati dalla circolazione di veicoli a motore e di natanti.
- nel riquadro servizi domestici dovrà riportare le ore settimanali e la paga oraria lorda (anche convenzionale se calcolata su un mensile) -se il collaboratore lavora anche per altri datori va compilata anche la parte 1) e 2) con relative ore e retribuzione. Sesta pagina:
- nel riquadro che riguarda l'autocertificazione dovrà selezionare "il sottoscritto datore di lavoro" e inserire tutti i dati del datore compreso numero di telefono e nell'ultima riga inserire allegati 1 e in note : allego certificato medico.
In webcolf, nell’inserimento mensile dovrebbe indicare la sigla I per tutti i giorni, festivi compresi e verrà calcolata la retribuzione a carico del datore di lavoro e poi, nel caso di collaboratore convivente, selezionando la voce in una delle tre righe in basso sotto al calendario " ind. sost vitto e alloggio", e indicando i giorni (dal lunedì al sabato e non la domenica) viene aggiunta anche la retribuzione del vitto e alloggio (solo nel caso non venga corrisposto per tale periodo). Il programma così aggiunge quanto dovuto.
5.2.CONSIGLI PER CEDOLINI CORRETTI
1) calcolare ogni inizio mese i cedolini indicando le presenze corrette a partire dalla data assunzione (se avvenuta nell'anno in corso);
2) dopo il calcolo di novembre va calcolato il cedolino della 13esima indicando a sinistra dell'inserimento mese 13, cliccando calcola e ricalcola: poi si calcola dicembre con mese 12;
3) va calcolato il cedolino della 13esima anche se il rateo viene pagato mensilmente o è incluso in paga oraria. La busta visualizzerà una retribuzione netta pari a zero (se ciò non accade per l'impostazione di paga fissa basta togliere per quel mese nelle impostazioni di paga avanzate del trattamento economico lo spunto al punto 2);
4) ogni volta che si clicca calcola nell'inserimento mensile dopo aver fatto delle variazioni nel calendario mensile (o se si visualizza per la prima volta il calendario per il mese in elaborazione del collaboratore selezionato) va cliccato anche ricalcola nella maschera successiva;
5) una volta calcolato il cedolino per controllare che la situazione sia tutta aggiornata controllare in calcolo buste mensili che tutti i mesi siano ok o definitivi e poi rendere definitivo il cedolino attuale entrando in visualizza cedolini del menù cedolini e fasi mensili e cliccare in alto rendi definitivo;
6) lo status di definitivo può essere comunque variato rientrando nell'inserimento mensile di quel mese e cliccando in alto a sinistra cambia, cliccando poi calcola e ricalcola. In tal caso verrà richiesto il ricalcolo dei cedolini di tutti i mesi successivi;
7) si consiglia di evitare di ricalcolare mesi precedenti a quelli già stati stampati a meno che non siano sullo status da ricalcolare in cedolini e fasi mensili | calcolo buste mensili dell’anno in corso.
8) ogni volta che si ricalcola un cedolino vanno ricalcolati tutti i successivi fino a quello attuale, seguendo l'ordine cronologico ricordandosi che dopo novembre va calcolato il mese 13 della 13esima e poi dicembre come mese 12;
9) si consiglia di variare il contratto sempre a partire da inizio mese e mai durante per non rendere la gestione eccessivamente complicata;
I punti sono molti e potrebbe sembrare tutto molto complicato, così non è: i passaggi sono logici tra loro e, fatti una prima volta, risultano molto semplici e automatici. Per qualsiasi dubbio si ricorda comunque che siamo sempre a disposizione tramite il servizio e-mail Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.">Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. a cui ci scrivono tutti i nostri utenti e a cui rispondiamo sempre nel giro di 24-48 ore. 5.3. BUSTA PAGA: CAPIRE I VARI ELEMENTI
1 - Il frontespizio:
1a riga: Oltre alla data di assunzione e licenziamento vengono indicati gli scatti di anzianità, che per le colf e le badanti maturano ogni biennio, per un massimo di 7 scatti. La casella "Scatto Precedente" indica la data di maturazione dell'ultimo scatto, "Prossimo Scatto" indica la data in cui maturerà il prossimo scatto. Nell'esempio non essendo maturato ancora alcun scatto di anzianità la casella "Scatto precedente" è vuota. Oltre alla "Scadenza del Tempo Determinato" viene indicata la mensilità di elaborazione.
2a riga: nella busta paga viene indicata la "Percentuale part-time" che è il rapporto matematico tra le ore inserite come orario standard e il tempo pieno previsto dal contratto, le 40 ore settimanali. La "Percentuale part-time" viene indicata solo nel rapporto di non convivenza (considerato che in caso di convivenza la paga non cambia indipendentemente il rapporto sia a tempo pieno, per 54 ore settimanali, o sia a tempo parziale). Poi viene visualizzato il livello e la convivenza o meno del datore con il collaboratore ed eventuali indennità sostitutive di vitto e alloggio. Inoltre i nostri utenti hanno richiesto di inserire anche il codice di rapporto inps.
3a e 4a riga: Sono indicati gli elementi di paga. "Paga base" è la paga prevista dal contratto collettivo per l'anno di riferimento. Non può essere modificata manualmente. "Indennità di funzione" è l'integrativo dato dal CCNL per le colf e badanti inquadrate al livello D. "Scatti di Anzianità" è il risultato in euro degli scatti maturati. Vi sono due caselle libere che l'utente può personalizzare. Infine vi è la casella "Straordinario Forfetizzato" ed è l'importo corrisposto al collaboratore domestico per compensare, in modo forfettario, gli straordinari che può compiere nel mese. "Indennità Assorbibile" è un valore corrisposto in aggiunta al minimo sindacale, assorbibile perché in occasione di un aumento contrattuale l'utente può decidere di mantenere invariata la paga, diminuendo tale voce dello stesso importo per cui è aumentata la paga base. Infine l'"Acconto Futuri Aumenti" è, al pari dell'indennità assorbibile, una voce che è ancora più chiaramente assorbibile in caso di aumenti contrattuali. Questa voce è la più importante ed è calcolata in automatico dal programma. Il "Rateo Ferie", il "Rateo 13a" e il "Rateo TFR" vengono indicati quando il datore di lavoro e la colf si sono accordati per il pagamento rispettivamente delle ferie, tredicesima e TFR in paga oraria. Nella casella retribuzione totale poi, viene inserita la retribuzione concordata (mensile o oraria).
2 - Il corpo della busta paga:
“Ore ordinarie" è il numero di ore lavorate che vengono indicate nella busta paga in modo diverso a seconda che il rapporto della colf o badante sia di convivenza o meno: in caso di rapporto ad ore le ore ordinarie viene espressa con "Tempo" x "Valore" = "Competenze". Nel caso di paga mensile viene espressa sempre la paga spettante lorda, indipendentemente dal numero di giorni od ore lavorate. In caso di convivenza e dunque in caso di busta paga mensile, vi sarà spesso anche la riga "Ore non lavorate" che serve a decurtare l'importo della paga mensile in presenza, ad esempio di assenze che potrebbero essere sia retribuite o meno. Nell'esempio sopra, il corpo della busta paga riporta una mensilità lavorata con 1 giorno di ferie e uno di festività. A seguire tutta una serie di codici, automatici come "Indennità sostitutiva di vitto e alloggio". Ci sono poi anche codici manuali che l'utente potrebbe inserire nella maschera del calendario mensile, in una delle tre righe in basso.
E’ stato poi aggiunta una riga del cedolino con la modalità di pagamento e l’eventuale codice iban da indicare.
3 - Le ore lavorate:
Anche se per le buste paga di colf e badanti non è obbligatoria una stampa particolare, abbiamo preso spunto dal modo del lavoro per inserire la possibilità di stampare un cedolino paga con l'indicazione delle ore lavorate e, per i giorni di assenza, l'indicazione della giustificazione: ferie, malattia, festività, etc.
4 - I progressivi e il netto da pagare:
L'"Importo Lordo" è la somma delle risultanze delle varie competenze indicate nel corpo della busta paga, al netto delle varie trattenute. I "Contributi a carico del collaboratore" sono i contributi inps trattenuti dall'importo lordo e che la legge prevede sia pagati dalla colf o dalla badante. La "Cassa Sanitaria Colf (Cas.sa Colf)" indica i contributi a carico collaboratore domestico su tutte le ore su cui vengono pagati i contributi INPS. Nel campo "Ore Lavorate" viene indicato il numero di ore effettivamente lavorate nel mese, le ore retribuite potrebbero essere di più in quanto questo campo non contiene ad esempio le ore di ferie, le ore pagata per festività, etc. Le "Ore contributi" indica il numero di ore su cui vengono calcolati i contributi e su cui sono stati fatti i calcoli per determinare i "Contributi a Carico Collaboratore" o i contributi per la "Cas.saColf", quest'ultima ad esempio si ottiene facendo "H.Contributi" x 0,01. Da notare che l'inps richiede il pagamento dei contributi solo sulle ore retribuite delle settimane intere del mese, settimane che iniziano la domenica e terminano al sabato. Per le settimane a cavallo del mese i contributi vengono quindi trattenuti nel mese / trimestre successivo. "Arrotondamento precedente" è l'arrotondamento effettuato il mese precedente per determinare un netto da pagare all'unità di euro, "Arrotondamento Attuale" è naturalmente l'arrotondamento del mese in corso.
Per arrivare dall'importo lordo al netto da pagare le operazioni sono quindi le seguenti: "Importo lordo" - "Contributi carico collaboratore" - "Cas.saColf" - "Arrotondamento precedente" + "Arrotondamento attuale" = "Netto da Pagare”.
Ferie arretrate sono le ferie maturate e non godute degli anni precedenti, le ferie anno corrente sono le ferie maturate nell’anno in corso, e le ferie residue sono le ferie maturate e non ancora godute (ovvero il risultato di ferie arretrate+ ferie maturate- ferie godute).
Vengono infine indicati i "Ratei di Tredicesima": se il rapporto è a tempo pieno ogni mese contribuisce con "1", se il rapporto è a part-time, ogni mese contribuisce in rapporto alle ore previste, ad esempio con 0,50 per un rapporto a 20 ore settimanali. Questo sistema permette di gestire eventuali variazioni di orario nel corso dell'anno, pertanto il programma, nel calcolo della busta paga per la tredicesima, corrisponde alla colf l'importo della retribuzione mensile a tempo pieno : 12 x i ratei di tredicesima maturati.
Ci sono poi le settimane di inps retribuite che poi saranno visualizzate anche nel mav dei contributi.
Nell'ultima riga del cedolino paga si trovano il "Progressivo Importo Lordo" che indica la somma delle retribuzioni erogate da inizio anno, il "Progressivo Contributi INPS a carico collaboratore", pari ai contributi INPS a carico collaboratore trattenuti da inizio anno, e il "Progressivo Cas.sa Colf Totale" trattenuto da inizio Anno. Infine le ultime quattro caselle indicano i giorni di malattia retribuita degli ultimi 12 mesi, il “TFR Anno precedente" che è l'importo del TFR maturato al 31.12 dell'anno precedente, il "TFR Anno corrente" è il TFR maturato nell'anno in corso, la "Retribuzione a TFR" che è la retribuzione del mese in corso utile a determinare il TFR maturato nel mese corrente (retribuzione utile al tfr del mese: 13,5= tfr del mese) e la voce "Progressivo retribuzione a TFR" è la retribuzione da inizio anno che ha contribuito alla maturazione del TFR. Dunque "Progressivo Retribuzione a TFR" : 13,5 = "TFR Anno corrente" a cui vanno sottratti gli anticipi dell'anno. Il TFR da liquidare, è il risultato della somma "TFR Anno precedente" aumentato del tasso di rivalutazione ISTAT del mese di liquidazione + "TFR Anno corrente".
Infine, secondo quanto previsto dall'art. 32 del contratto collettivo, vi è lo spazio per la firma di ricevuta da parte del collaboratore domestico e la firma, obbligatoria, del datore di lavoro che consegna la busta paga.
NB. Se le parti hanno concordato un netto fisso viene indicata una paga lorda senza trattenute a carico collaboratore in modo che paga lorda e paga netta corrispondano. In questo caso le caselle dei contributi inps e cassa colf a carico collaboratore rimangono vuote.
5.4. CEDOLINO SCARICABILE DAL COLLABORATORE
Abbiamo implementato un nuovo servizio gratuito che permette al collaboratore di vedere la sua busta paga direttamente nel suo pc, tablet o cellulare evitando quindi al datore di lavoro di consegnare la copia cartacea o di dover inviare un'email ulteriore.
Queste sono le procedure:
- Il datore dovrà controllare che l'anagrafica del collaboratore del menù assunzione sia completa di codice fiscale e codice rapporto di lavoro assegnato dall'INPS (esso si trova nella ricevuta di assunzione telematica oppure nel mav); - Una volta che il datore elabora la busta paga e clicca stampa, nel menù visualizza cedolini, oppure nel menù stampa cedolini, il collaboratore potrà fin da subito visualizzare quanto stampato accedendo ad un suo account personale.
5.4.1. ACCESSO DEL COLLABORATORE DOMESTICO
Il collaboratore domestico non deve registrarsi in webcolf ma il sito lo riconosce in base alle credenziali codice fiscale / codice rapporto al momento del primo accesso, nella maschera generale di login e password (clicca qui per accedere direttamente alla pagina).
Webcolf richiederà al collaboratore domestico il proprio indirizzo email in modo da potergli inviare un messaggio con il quale può entrare senza digitare login e password nella sua pagina personale. Diversamente, considerato che il codice fiscale e il codice rapporto sono difficili da memorizzare è possibile cambiarli una volta effettuato il primo accesso.
Webcolf riconosce se l'utente utilizza un computer o un dispositivo mobile (telefono) adattando le diverse schermate alla risoluzione dello schermo.
Una volta entrati nel profilo sarà possibile scaricare o visualizzare le proprie buste paga selezionando il bottone documenti scaricabili. I cedolini non ancora visualizzati sono in grassetto.
1. E' possibile vedere tutti i cedolini di tutti i mesi e per tutti gli anni di lavoro.
2. Nel caso un datore di lavoro ricalcoli e modifichi una busta paga, nel profilo del collaboratore verrà sempre visualizzata solo l'ultima elaborata.
3. Il collaboratore potrà capire se ha già visualizzato o meno la sua busta paga.
4. Il datore potrà vedere se il collaboratore ha visualizzato la sua busta paga entrando in cedolini e fasi mensili|documenti scaricabili.
5. Il collaboratore non potrà vedere la sua busta paga se il datore clicca solo calcola, ricalcola ma non clicca stampa.
6. Il cedolino, quindi, deve essere prima stampato, in pdf o in cartaceo, dal datore di lavoro prima di essere visto dal lavoratore.
5.5. APPLICAZIONE WEBCOLF MOBILE
Webcolf App è un servizio aggiuntivo di webcolf.com dedicato principalmente agli studi professionali, caf e patronati e permette l’invio delle presenze da parte del cliente direttamente allo studio e la ricezione del cedolino del datore di lavoro immediata senza invio di mail.
La nostra idea di utilizzo dell’applicazione è la seguente:
- si comunicano al cliente le credenziali di accesso;
- il cliente si scarica l’applicazione ed inserisce le credenziali;
- il cliente invia le presenze con l’applicazione e lo studio le vede inserite nel calendario mensile;
- lo studio elabora il cedolino e, quando lo rende definitivo, il cliente lo riceve automaticamente nel telefono!
5.5.1. ASSEGNAZIONE DELLE CREDENZIALI AL CLIENTE
Lo studio fornisce le credenziali al cliente per l’accesso all’applicazione, che poi inserirà in 1 - Assunzione | Inserimento standard datore di lavoro o anche in 1 - Assunzione | Inserimento Facilitato datore di lavoro nelle caselle login WebColfApp e PasswordWebColfApp.
Cliccando accanto alle credenziali il bottone "invia credenziali" potrà mandare una lettera con i passi che il collaboratore dovrà fare per scaricarsi l'applicazione da Google Play o dallo Store Apple per inviare mensilmente le presenze. 3. Cliccando invece “stampa credenziali” potrà consegnare subito in cartaceo la stessa lettera del riepilogo che ha inviato via mail (punto 2). In questa stampa viene spiegato al cliente cos’è Webcolf mobile e come si utilizza.
5.5.2. DOWNLOAD APP. ED INVIO PRESENZE
Il cliente, datore di lavoro domestico, scarica gratuitamente da Google play o da Apple store l'applicazione Webcolf Mobile e, nel momento dell’apertura inserisce nella maschera “opzioni” le credenziali assegnate dallo studio, che le sono state inviate via mail o consegnate nel riepilogo cartaceo, per accedere al servizio.
Ogni fine mese il datore di lavoro, cliente dello studio o del patronato, entra nell’applicazione nella maschera “calendario”, dopo aver selezionato il collaboratore nell’home page, e inserisce le presenze della sua colf o badante. Nell’inserimento può indicare alcune casuali: A: assenza occasionale, AD: assenza non retribuita/aspettativa, F: festività, FE: ferie, M: malattia, I: infortunio, MO: maternità, P: permesso retribuito). Sotto al calendario esiste poi uno spazio ”note” nel quale il cliente può fare precisazioni sulle presenze o comunicare delle variazioni a testo libero con lo studio.
Una volta inserite le presenze le opzioni sono due:
- se le presenze non sono definitive ma parziali si clicca “Salva i dati”. Con questa operazione le presenze vengono memorizzate nell’applicazione ma non vengono inviate allo studio.
- se le presenze sono definitive si clicca “Invia i dati definitivi”. Con questa operazione le presenze vengono inviate allo studio e non è più possibile modificarle e rinviarle da parte del datore di lavoro. Ad ogni invio delle presenze viene inviata in automatico dall’applicazione una mail per avvisare lo studio, con oggetto “Webcolf mobile: ricezione presenze”, nella quale vengono specificati il nome del datore e il mese di invio.
5.5.3. RICEZIONE DELLE PRESENZE
Lo studio, dopo aver ricevuto la mail di avviso di ricezione presenze dal cliente mediante l’applicazione, dovrebbe entrare nel proprio account webcolf per elaborare il cedolino.
Nel menù cedolini e fasi mensili| situazione cedolini inseriti/calcolati, indicando a sinistra il mese, verrà visualizzato, per il datore che ha inviato le presenze, lo status “Inserito App”, che specifica, a differenza dello status “Inserito”, che le presenze non sono state indicate dallo studio ma inviate direttamente mediante applicazione.
In questa maschera di riepilogo, webcolf indica, per ogni rapporto di lavoro attivo dell’account, una delle seguenti voci:
- Da inserire: le presenze non sono ancora state inviate dal datore mediante l'applicazione (in rosso);
- Inserito: significa che lo studio ha indicato le presenze nell’inserimento mensile.(in giallo);
- Inserito App: significa che il datore ha inviato le presenze via telefono mediante l’applicazione (in giallo);
- Calcolato: significa che il cedolino è già stato calcolato ma non reso definitivo e quindi il collaboratore non può ancora visualizzarlo nella sua applicazione (in giallo);
- Pubblicato: significa che il cedolino è già stato calcolato e reso definitivo e quindi ora il collaboratore può vederlo nella sua applicazione (in verde);
Il riepilogo può essere stampato cliccando il bottone in alto a destra “stampa”.
Se il collaboratore non ha mandato le presenze webcolf invia in automatico un messaggio notifica al cellulare il 3 e il 5 del mese successivo per ricordare al cliente di inviare le presenze.
E’ inoltre possibile inviare altri messaggi manualmente direttamente al cellulare del cliente entrando nella maschera dei dati datore di lavoro |inserimento standard | dati anagrafici sotto alle credenziali dell’applicazione è possibile inviare una notifica direttamente dal cellulare scrivendo il messaggio e cliccando “invia notifica”
NB. Si ricorda che tutti i messaggi/notifiche sono gratuiti e funzionano con connessione internet.
5.5.4. INVIO CEDOLINI ELABORATI
Lo studio, dopo aver ricevuto la mail di ricezione presenze, può entrare direttamente nell’inserimento mensile o cliccare sopra il nome del collaboratore nel riepilogo cedolini calcolati/ inseriti (che apre in automatico la maschera dell’inserimento) per vedere il calendario già compilato. Dopo aver modificato o integrato, se necessario, le presenze inserite in base anche alle note lasciate dal cliente (evidenziate in rosso nella figura di esempio sotto) potrà calcolare il cedolino dopo aver cancellato tale riga (per evitare che esca nel cedolino) e cliccare “calcola”, “ricalcola” e “stampa”.
Dopo un controllo della busta paga stampata per inviare il cedolino al cliente, si deve cliccare il bottone “rendi definitivo” del menù cedolini e fasi mensili| visualizza in alto a destra. NB: Se non si clicca il bottone rendi definitivo la busta paga non viene ricevuta dal cliente nell’App e non viene caricata tra i documenti scaricabili, che sono visualizzabili nel menù Inserimento e fasi mensili|Elenco documenti scaricabili.
5.5.5. RICEZIONE DEL CEDOLINO
Quando lo studio clicca rendi definitivo nel menù visualizza viene inviata una notifica sul telefono del cliente che avvisa che è stato pubblicato il suo cedolino.
Il datore di lavoro, cliccando sul messaggio, apre l’applicazione ed accede alla maschera “cedolini” e scarica la busta paga.
6. LICENZIAMENTO CON PREAVVISO TEMPO INDETERMINATO
1. Il datore consegna la lettera di licenziamento come raccomandata a mano oppure invia la lettera via posta tramite raccomandata nei termini previsti dal preavviso indicando la data di cessazione, ossia l’ultimo giorno in cui la collaboratrice presterà servizio.
I termini di preavviso del licenziamento sono i seguenti:-per il rapporto di lavoro non inferiori alle 25 ore settimanali:fino a 5 anni di anzianità presso lo stesso datore di lavoro:15 giorni di calendario;oltre i 5 anni di anzianità presso lo stesso datore di lavoro:1 mese di calendario.
-per il rapporto di lavoro inferiori alle 25 ore settimanali:
fino a 2 anni di anzianità presso lo stesso datore di lavoro: 8 giorni di calendario;oltre i 2 anni di anzianità presso lo stesso datore di lavoro: 15 giorni di calendario.
Nel menù licenziamento | lettera di licenziamento si seleziona la lettera con preavviso, indicando la data di cessazione nel programma nei dati collaboratore:
2. Si elabora quindi l'ultimo cedolino entrando nel menù Cedolini e fasi mensili | inserimento mensile selezionando l'ultimo mese e cliccando il bottone "data di cessazione" e inserendo la data del licenziamento nella finestra visualizzata.
-cliccando ok il programma mostra la possibilità di inserire le presenze solo fino alla data di cessazione, come nella figura sotto.
-si prosegue con l'inserimento delle ore lavorate fino all’ultimo giorno lavorativo:
- come d’abitudine, si prosegue con il bottone “calcola” per il calcolo del cedolino. Il programma inserisce in automatico, insieme alla retribuzione del mese, anche tutte le spettanze di fine rapporto: TFR, 13esima e ferie non godute e, in caso di collaboratore convivente anche l’indennità sostitutiva di vitto e alloggio per le ferie non godute e l’incidenza della quota di vitto e alloggio relativa alla 13esima.
- Non è necessario selezionare sotto al calendario dell’inserimento mensile dell’ultimo cedolino le causali “pagamento 13°”, “pagamento ferie” e “liquida TFR maturato” perché le spettanze vengono comunque calcolate in automatico indicando la data di cessazione. Se le spettanze non vengono calcolate i motivi sono due:
- se è stato incluso in paga orario o pagato mensilmente i ratei TFR, ferie e 13esima: in questo caso i ratei di fine rapporto non vengono reinseriti perché diversamente ci sarebbe un secondo pagamento;
- il collaboratore non matura alcun rateo se il rapporto si interrompe prima della metà del mese.
3. Si consiglia di consegnare al collaboratore domestico e di conservare firmati una copia del cedolino e una copia della lettera di trattamento fine rapporto (che si può stampare nel menù licenziamento | stampa trattamento di fine rapporto) oltre che una copia della dichiarazione sostitutiva della Certificazione Unica (ex cud) nel menù stampe annuali.
4. Il datore, poi, deve dare comunicazione all'inps del licenziamento entro 5 giorni dalla data di cessazione: nel menù licenziamento collaboratore | comunicazione inps si accede al sito dell'inps mediante il pin nell'area dei servizi lavoratori domestici. Si deve cliccare “variazione del rapporto di lavoro” inserendo codice fiscale e codice rapporto di lavoro e poi cessazione. Serve indicare la data e come motivo "licenziamento". Si ricorda di stampare la ricevuta. Per dare comunicazione all’inps, oltre alla modalità telematica, esiste la modalità telefonica per il tramite del call center inps al numero gratuito da rete fissa 803 164.
5. Solo in caso di collaboratore extracomunitario convivente, oltre all'inps, si deve dare comunicare la cessazione alla pubblica sicurezza entro 48 ore dalla data del termine. Si può trovare la lettera per la comunicazione, da inviare con raccomandata semplice, nel menù licenziamento | convivente comunicazione pubblica sicurezza.
6. Il datore, in seguito, deve elaborare il mav per il collaboratore licenziato e pagarlo entro 10 giorni dalla data di cessazione. Per un aiuto sull'elaborazione del mav si rimanda al paragrafo “elaborazione mav per cessazione”.
7. LICENZIAMENTO SENZA PREAVVISO TEMPO INDETERMINATO
1. Nel menù licenziamento | lettera di licenziamento selezionare lettera senza preavviso, indicando la data di cessazione uguale alla data della consegna:
2. Si deve poi elaborare l'ultimo cedolino entrando in cedolini e fasi mensili | inserimento mensile e, selezionando l'ultimo mese, cliccare il bottone "data di cessazione" e inserire la data del licenziamento nella finestra visualizzata.
- cliccando ok il programma propone l'inserimento solo fino alla data di cessazione;
- fare l'inserimento delle ore lavorate fino a tale data e poi aggiungere l'indennità sostitutiva di mancato preavviso selezionando in una delle tre righe sotto al calendario mensile la voce "ind. sost. preavviso (giorni)" e inserendo il numero di giorni di preavviso in base all'anzianità. Si rimanda al contratto collettivo o al paragrafo 6.1 per i giorni di preavviso previsti dal CCNL.
- Si elabora poi il cedolino. Il programma conteggia in automatico, insieme alla retribuzione del mese, anche tutte le spettanze di fine rapporto: TFR, 13esima e ferie non godute e, in caso di collaboratore convivente, anche l’indennità sostitutiva di vitto e alloggio per le ferie non godute e l’incidenza della quota di vitto e alloggio relativa alla 13esima e relativa al mancato preavviso:
NB: Codici relativi al vitto e alloggio:
I 4 codici utilizzati per il vitto e alloggio, nel caso di collaboratore convivente, sono:
- Codice 34: vitto e alloggio sulle ferie non godute.
- Codice 40: indennità sostitutiva vitto e alloggio durante ferie e festività del mese (l’importo non fa parte delle spettanze di liquidazione ma della retribuzione del mese in questione).
- Codice 41: incidenza vitto e alloggio su 13esima. Quest’ultima, infatti si calcola anche su tale quota, indipendentemente che mensilmente venga corrisposta in natura o mediante indennità.
- Codice 360: vitto/alloggio sostit. Su preavviso: vitto e alloggio calcolato sui giorni di mancato preavviso.
3. Si consiglia, come sopra, di consegnare alla collaboratrice e di conservare firmati una copia del cedolino e una copia della lettera di trattamento fine rapporto (che si trova nel menù licenziamento, stampa trattamento di fine rapporto) oltre che la dichiarazione sostitutiva della cu (nel menù stampe annuali):
4. Si rimanda ai punti 4 – 5 – 6 del licenziamento con preavviso per le varie comunicazioni da effettuare per comunicare all’INPS e alla Pubblica Sicurezza la cessazione del rapporto domestico.
8. DIMISSIONI SENZA PREAVVISO TEMPO INDETERMINATO
In questo caso il datore, dopo aver ricevuto la lettera di dimissioni che si può anche stampare nel menù licenziamento | lettera di licenziamento | stampa lettera di dimissioni senza preavviso, dovrebbe:
1. Elaborare l'ultimo cedolino entrando in cedolini e fasi mensili | inserimento mensile, selezionare l'ultimo mese a sinistra, cliccare il bottone "data di cessazione" sopra al calendario e inserire la data del licenziamento nella finestra visualizzata.
-cliccando ok il programma propone l'inserimento solo fino alla data di cessazione;
-si dovrebbe fare l'inserimento delle ore lavorate fino a tale data e poi aggiungere la trattenuta per mancato preavviso in questo modo:
a) in base al calendario deve contare le ore che la colf avrebbe dovuto lavorare nel periodo di preavviso (seguendo l'orario standard in maschera 5/7 dei dati collaboratore). I termini di preavviso in caso di dimissioni sono: per contratti > a 24 ore settimanali: fino a 5 anni di anzianità 8 giorni di calendario, oltre i 5 anni di anzianità, 15 giorni di calendario. Per i contratti fino a 24 ore settimanali, fino a 2 anni di anzianità 8 giorni di calendario, oltre i 2 anni, 15 giorni di calendario.
b) sulla maschera dell'inserimento mensile in una delle tre righe in basso selezionare il codice "tratt. mancato preavviso" e poi inserire le ore calcolate al punto a).
Nota: Il datore può decidere di esonerare il collaboratore dal preavviso senza fare la trattenuta specificando anche nella lettera delle dimissioni sotto che il datore esonera il collaboratore dal versamento del mancato preavviso.
- Il datore poi, dovrà calcolare il cedolino. Il programma calcola in automatico oltre che la retribuzione del mese, anche tutte le spettanze di fine rapporto: TFR, 13esima e ferie non godute e, in caso di collaboratore convivente, anche l’indennità sostitutiva di vitto e alloggio per le ferie non godute e l’incidenza della quota vitto e alloggio relativa alla 13esima.
2. Si rimanda ai punti 4 – 5 – 6 del licenziamento con preavviso per le varie comunicazioni con l’avvertenza di indicare, come motivo della cessazione all’INPS, “dimissioni”. Essendo stata abrogata la legge Fornero (nel 2016) non è più richiesta la convalida delle dimissioni, che rimane obbligatoria al DTL (direzione territoriale del lavoro) solo nel caso di collaboratrice in maternità.
9. DIMISSIONI CON PREAVVISO TEMPO INDETERMINATO
In questo caso il datore, dopo aver ricevuto la lettera di dimissioni che si può anche stampare nel menù licenziamento | lettera di licenziamento | stampa lettera di dimissioni con preavviso, dovrebbe:
1. Elaborare l'ultimo cedolino entrando in cedolini e fasi mensili | inserimento mensile, selezionare l'ultimo mese a sinistra, cliccare il bottone "data di cessazione" sopra al calendario e inserire la data del licenziamento nella finestra visualizzata ossia la data dell’ultimo giorno di preavviso.
-si dovrebbe fare l'inserimento delle ore lavorate fino a tale data e poi calcolare il cedolino. Il programma calcola in automatico oltre che la retribuzione del mese, anche tutte le spettanze di fine rapporto: TFR, 13esima e ferie non godute e, in caso di collaboratore convivente, anche l’indennità sostitutiva di vitto e alloggio per le ferie non godute e l’incidenza della quota vitto e alloggio relativa alla 13esima.
2. Si rimanda ai punti 4 – 5 – 6 del licenziamento con preavviso per le varie comunicazioni con l’avvertenza di indicare, come motivo della cessazione all’INPS, “dimissioni”. Essendo stata abrogata la legge Fornero (nel 2016) non è più richiesta la convalida delle dimissioni, che rimane obbligatoria al DTL (direzione territoriale del lavoro)solo nel caso di collaboratrice in maternità.
10. CESSAZIONE IN CONTRATTI A TEMPO DETERMINATO
In caso di lavoro a tempo determinato, che per i contratti di lavoro domestico vengono utilizzati solitamente solo in caso di sostituzione, la legge prevede che alla data di scadenza il contratto di lavoro si risolva automaticamente. Il licenziamento o le dimissioni nel contratto a tempo determinato prima della scadenza contrattuale sono ammessi soltanto nei seguenti casi e senza periodi di preavviso:
a) entro la fine del periodo di prova, se previsto;
b) Se si verifica una giusta causa che impedisce il proseguimento del rapporto di lavoro. La giusta causa si concretizza con fatti di particolare gravità che compromettono irrimediabilmente il rapporto di fiducia tra il datore di lavoro e il lavoratore, in modo tale da impedire la prosecuzione anche temporanea del rapporto di lavoro.
c) in caso di risoluzione consensuale in cui le parti liberamente si accordano per la cessazione del rapporto di lavoro.
d) per causa di forza maggiore, come decesso del datore di lavoro. Un altro esempio è il caso di una badante che viene licenziata perché l’assistito viene portato in una casa di riposo o in un centro assistenziale.
NB. Nel caso di licenziamento illegittimo al lavoratore a tempo determinato spetta un risarcimento danni pari all'ammontare delle retribuzioni non percepite dal momento del recesso alla data di scadenza del contratto del lavoro.
Nel caso di cessazione regolare in base ai termini del contratto a tempo determinato il datore dovrebbe seguire questa procedura:
1. Elaborare l'ultimo cedolino entrando in cedolini e fasi mensili, inserimento mensile, selezionare l'ultimo mese, cliccare il bottone "data di cessazione" e inserire, se non era già stata inserita al momento dell'assunzione, la data del licenziamento nella finestra visualizzata.- cliccando ok il programma propone l'inserimento solo fino alla data di cessazione;- inserire le ore lavorate fino a tale data;- calcolare il cedolino. Il programma calcola in automatico oltre che la retribuzione del mese, anche tutte le spettanze di fine rapporto: TFR, 13esima e ferie non godute e, in caso di collaboratore convivente anche l’indennità di vitto e alloggio sulle ferie non godute e l’incidenza del vitto e alloggio sulla 13esima.
2. Si consiglia di consegnare alla collaboratrice e di conservare firmati una copia del cedolino e una copia della lettera di trattamento fine rapporto (che si trova nel menù licenziamento, lettera trattamento di fine rapporto) oltre che la dichiarazione sostitutiva della cu (ex cud) (nel menù stampe annuali).
3. Non serve dare comunicazione all'inps di cessazione in quanto l'inps, in caso di rapporto a tempo determinato chiude la pratica e il rapporto di lavoro automaticamente.
4. Dovrebbe dare comunicazione alla pubblica sicurezza della cessazione del rapporto di lavoro in caso di collaboratore extracomunitario convivente entro 48 ore dalla data di cessazione. Si può trovare la lettera per la comunicazione, da inviare con raccomandata semplice, nel menù licenziamento | convivente comunicazione pubblica sicurezza.
5. Il datore, in seguito, dovrebbe elaborare il mav per il collaboratore licenziato e pagarlo entro 10 giorni dalla data di cessazione. Per un aiuto sull'elaborazione del mav leggere il paragrafo elaborazione mav per cessazione di questo manuale.
11. CESSAZIONE PER DECESSO DEL DATORE DI LAVORO
Nel caso di decesso del datore di lavoro, gli eredi devono procedere al licenziamento con regolare preavviso (se si decide di far lavorare la collaboratrice, anche con mansioni diverse, per tale periodo) oppure, come avviene solitamente, possono licenziare pagando l'indennità di mancato preavviso. Le procedure sono quindi le stesse spiegate rispettivamente al punto A e B di questo articolo. L'unica differenza riguarda la motivazione della cessazione da indicare nel sito inps: decesso del datore di lavoro e non licenziamento. Si consiglia, inoltre, anche nella lettera di interruzione del rapporto di lavoro da consegnare alla collaboratrice, di specificare che la persona viene licenziata a causa del decesso del datore di lavoro. I documenti e l'ultima busta paga vanno firmate dagli eredi del datore di lavoro e le spettanze vanno liquidate dagli stessi.
12. ANTICIPO TFR
La legge di stabilità 2015 esclude espressamente i collaboratori domestici dalla possibilità di farsi pagare mensilmente il TFR.
Rimane quindi in vigore la normativa contrattuale per cui, colf e badanti, possono richiedere un anticipo del TFR massimo una volta l’anno, anche per il 100%. La legge prevede, infatti, un anticipo fino al 70% ma liquidare il 100% del TFR viene considerato un trattamento di miglior favore del collaboratore che non ci risulta vi siano state contestazioni in merito.
In questo caso si dovrà entrare nella maschera del calendario mensile, in una delle tre righe in basso, nella tendina, selezionare la voce "liquida TFR maturato" per liquidare tutto il TFR e calcolare il cedolino.
Oppure, nel caso si voglia dare solo un acconto, si dovrebbe selezionare, al posto di “Liquidaz. Tfr maturato” la voce "Anticipo TFR" indicando, in questo caso, la cifra dell'acconto da erogare".
Nel caso di anticipo la quota di TFR maturato, (così come il resoconto degli acconti), si può trovare nel menù licenziamento, stampa trattamento di fine rapporto oltre ad essere esposta nella busta paga del mese interessato.
C'è da precisare che, al momento della liquidazione del TFR maturato, viene calcolata anche la rivalutazione al momento del pagamento della stessa: ciò significa che, se si versa tutto il TFR esso sarà compreso della rivalutazione in base al tasso del mese in elaborazione. Diversamente se si corrisponde solo un acconto la rivalutazione viene calcolata ed aggiunta nella quota di TFR maturato ma non ancora corrisposto. Utilizzando queste procedure il programma tiene conto degli importi anticipati e al momento del calcolo del cedolino di cessazione corrisponde solamente il TFR residuo.
Si consiglia sempre di farsi firmare una richiesta in caso di anticipo del TFR come nell’esempio seguente:
Io sottoscritta ________________ ______________, nata a _________________ (provincia)
il__/__/_____, c.fiscale________________, residente in via__________________________,
numero_____, città________________(provincia), assunta come collaboratrice domestica
il________________,
al datore di lavoro________________ _____________________ nato a ________________
(provincia) il_________________, residente in via___________________________________,
numero____, città_______________(provincia)
un anticipo del TFR maturato, di euro_________ (oppure) un anticipo del TFR maturato fino al
mese____________dell'anno_________.
Firma del collaboratore:___________________________
Firma del datore per accettazione____________________________
2. Al momento della liquidazione dell'acconto si consiglia, a tutela del datore di lavoro, farsi firmare il cedolino aggiungendo la frase scritta a mano:
“ Confermo di ricevere la somma di euro_______ come anticipo del trattamento di fine rapporto “.
NB. Si ricorda poi, che, nel caso di anticipo del TFR, nella denuncia dei redditi del lavoratore, la tassazione di tale importo sarà a tassazione separata, mentre, se il TFR viene pagato mensilmente, per progetto, considerato che non è previsto per legge, il TFR verrà inserito tra le spettanze dell’anno, somma che quindi verrà sottoposta ad tassazione ordinaria. 13. TREDICESIMA
In occasione del Natale, al lavoratore domestico spetta una mensilità aggiuntiva il cui valore è calcolato in base alla retribuzione globale di fatto. Ciò significa che, nel caso di collaboratrice convivente, la 13esima si calcola sulla retribuzione compresa anche della quota convenzionale di vitto e alloggio, indipendentemente dal fatto che il datore corrisponda in natura o mediante indennità sostitutiva tale quota mensilmente. Per questo motivo i cedolini della 13esima dei collaboratori conviventi contengono due voci: 13esima mensilità e incidenza vitto e alloggio con codice 41. Mentre, per i collaboratori non conviventi la dicitura è unica.
C’è poi da precisare che:
1. La tredicesima va riproporzionata in base al numero di mesi lavorati annuali.
2. I mesi si conteggiano come lavorati se il collaboratore è rimasto in forza per più di metà mese.
3. Se il collaboratore è rimasto in assenza non retribuita e quindi nell’inserimento mensile è stato indicato il codice AD per più di metà mese , quel mese specifico non viene conteggiato come lavorato ai fini della maturazione della 13esima (e anche del tfr e delle ferie).
4. Se l’assunzione è avvenuta dopo la metà del mese, il mese non si considera lavorato.
5. Nel caso il contratto abbia inizio durante l’anno, i mesi precedenti all’assunzione non concorrono alla maturazione della 13esima.
6. Il rateo di 13esima matura in caso di permessi retribuiti e ferie.
7. Nel caso di malattia e infortunio il rateo di 13esima matura solo fino alla fine del periodo di conservazione del posto di lavoro.
8. Nel caso di maternità il rateo di 13esima viene calcolato per il 20% come previsto per legge. Quindi per i mesi in cui si è indicata nell’inserimento mensile la sigla MO per più di metà mese la 13esima viene conteggiata al 20%.
9. L’importo della 13esima non è soggetto a pagamento dei contributi e quindi l’importo lordo risulta uguale all’importo netto.
10. Gli utenti che hanno impostato il pagamento della 13esima mensile dovranno comunque elaborare il cedolino con mese 13, che risulterà a zero, al fine di tenere comunque aggiornati tutti i progressivi dei dati tfr, ferie, ecc.. 13.1. COME SI ELABORA IL CEDOLINO DELLA 13ESIMA
Poiché la 13esima si paga a Natale, il cedolino del mese 13 si elabora prima del cedolino del mese 12.
Quindi la procedura è la seguente:
a) una volta elaborata la busta paga di novembre si entra in inserimento mensile e si scrive a sinistra mese 13 e poi si clicca ok.
b) in alto a destra si clicca direttamente calcola e ricalcola senza selezionare nessuna causale o sigla particolare.
c) Poi si dovrà calcolare il mese di dicembre.
Che calcolo viene eseguito dal programma?
1. Collaboratore con paga oraria (non convivente):
Webcolf tiene conto di tutti questi elementi:
- paga oraria dell’ultimo mese ossia di novembre (non conta la paga oraria dei mesi precedenti);
- somma dei ratei di 13esima dell’anno in corso:
I ratei si calcolano in base alla percentuale di part time dei vari mesi lavorati indicata nella casella % part-time di ogni cedolino. La percentuale del 100% ha rateo uguale ad 1 e corrisponde al lavoro full time di 40 ore settimanali. Quindi se un collaboratore lavora 20 ore settimanali e la sua percentuale di part time è del 50% il rateo mensile di 13esima è pari a 0.50.
In ogni cedolino, nella parte inferiore, si trova la casella “ratei 13esima” che indica il progressivo ovvero la somma dei ratei di 13esima da gennaio al mese del cedolino stampato.
Se ad esempio un collaboratore ha lavorato in un anno per 3 mesi per 40 ore settimanali e per altri 9 mesi per 20 ore settimanali dovremmo sommare (1 rateo pieno x 3 mesi ossia )3 ratei al rateo di (0.5 x 9 mesi ossia) 4.50 e quindi: 3+4.5=7.50 ratei totali 13esima annuali
Questo valore viene inserito nel corpo del cedolino della 13esima nella colonna tempo. Quindi in questa colonna non si trovano il numero di mesi lavorati ma la somma dei ratei 13esima.
NB. Il programma, poiché calcola la 13a prima di elaborare dicembre ipotizza che il collaboratore lavorerà per dicembre con la stessa percentuale di part time di novembre.
A partire dalla paga e dal totale dei ratei 13esima con l’aggiunta del mese di dicembre ipotizzato il calcolo del programma è il seguente:
paga oraria x 40 ore del tempo pieno x 52 settimane annuali: 12 mesi = A
A/12 x ratei maturati dell’anno=13esima
Se una colf ha lavorato dal 3 febbraio per tutti i mesi dell’anno per 20 ore settimanali come non convivente e a novembre la sua paga oraria è di 7 euro il calcolo del programma è il seguente.
Si contano i ratei di 13esima maturati e incrementati da inizio anno in base alla percentuale di part time e quindi:
50% di part time pari al rateo 0,5 x 11 mesi maturati= 5.5 ratei totali di 13esima
Il calcolo è il seguente: 7 euro x 40 ore del tempo pieno x 52 settimane annuali: 12 mesi x 5,5/12 ratei maturati=556.10 13esima totale.
2. Collaboratore con paga mensilizzata:
a) Non convivente:
paga mensile di novembre: 12 mesi x numero di mesi lavorati= 13esima
b) Convivente:
Poiché la 13esima si calcola sulla retribuzione globale di fatto essa comprende anche la quota di vitto e alloggi.
Quindi in questo caso, oltre alla voce 13esima verrà visualizzata anche la voce incidenza vitto e alloggio e altri elementi con codice 41.
La 13esima viene calcolata in questo modo:
L’incidenza del vitto e alloggio, poi, si calcola sul progressivo della quota di vitto e alloggio il cui dato si può trovare nel menù utilità| progressivi mensili| seconda pagina| seconda colonna a destra voce “prog. per calcolo incidenza”.
Tale progressivo, che viene calcolato facendo la somma di tutti i giorni lavorativi di ogni mese moltiplicati per la quota di vitto e alloggio giornaliera prevista in base all’anno in corso, viene poi diviso per i mesi di incidenza per trovare la media mensile della quota di vitto e alloggio su cui calcolare la 13esima. Il risultato di questa operazione viene diviso poi per 12 mesi e moltiplicato per i mesi lavorati.
Quindi, in sintesi webcolf calcola in questo l’incidenza:
Progressivo vitto e alloggio: mesi di incidenza ossia mesi lavorati = A
A: 12 x mesi lavorati= incidenza vitto e alloggio su 13esima (cod. 41).
NB. Su richiesta di alcuni utenti, è possibile disabilitare la voce 41 spuntando l'apposito controllo nel trattamento economico del collaboratore domestico in impostazioni di paga avanzate: non dare incidenza vitto e alloggio su 13esima. Si precisa che tale opzione può essere contestata in sede sindacale dal collaboratore perché il contratto nazionale prevede che la 13esima comprenda anche tale quota.
Se una colf ha lavorato dal 10 gennaio per tutti i mesi dell’anno come convivente e a novembre la sua paga mensile è di 1000 euro il calcolo del programma è il seguente.
1000 € paga mensile:12 x mesi lavorati12=1000 € 13esima
1517,75 progressivo vitto e alloggio: 11 mesi di incidenza : 12 x 12 mesi lavorati=137.98 incidenza vitto e alloggio
14. STAMPE ANNUALI PER LA DENUNCIA DEI REDDITI
Webcolf permette di stampare i documenti necessari per la denuncia dei redditi in un rapporto di lavoro domestico e in particolare prevede la stampa delle seguenti dichiarazioni:
- per il collaboratore: “dichiarazione sostitutiva cu” (ex cud) che il datore deve consegnare in duplice copia al lavoratore e che riepiloga il reddito percepito nell’anno precedente;
- per il datore di lavoro: “dichiarazione degli oneri deducibili” del datore di lavoro che contiene la parte dei contributi a suo carico che si possono dedurre dal reddito nei limiti di legge;
- per il datore di lavoro con assistenza familiare livello CS o DS: “dichiarazione delle spese per persone non autosufficienti”, che riepiloga le spese che l’assistito può detrarre nei limiti di legge.
14.1. DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA CU
Il collaboratore domestico, a seguito della stipulazione del contratto di lavoro, è obbligato a dichiarare i redditi conseguiti e a liquidare le imposte IRPEF e addizionali comunali e regionali.
Poiché il datore di lavoro non è sostituto d'imposta, il lavoratore dovrà presentare per via telematica, il modello UNICO entro le date di scadenza fissate dall’agenzia delle entrate ogni anno; solitamente la scadenza viene fissata i primi di luglio, nel caso il collaboratore si serva di un intermediario/patronato /caaf), oppure verso la fine di settembre, nel caso il collaboratore invii l’UNICO direttamente.
N.B. Il collaboratore non è obbligato a fare la dichiarazione se non ha un reddito inferiore agli 8000 euro annui.
Per quanto sopra il datore di lavoro deve rilasciare a colf e badante una dichiarazione sostitutiva della CU (certificazione unica) che dovrebbe essere consegnata ordinariamente entro 30 giorni dalla scadenza o comunque prima dell’appuntamento con il patronato o altro intermediario che compila la dichiarazione.
La CU per i lavoratori domestici, di cui sopra un fac simile, non ha un formato standard definito per legge. Solitamente è formato da due parti principali: - la prima, in cui vengono indicati i dati anagrafici e il codice fiscale del datore di lavoro, del collaboratore, il periodo di riferimento e il numero dei giorni di detrazione (che comprendono anche i giorni non lavorativi e di ferie);
- la seconda, in cui il datore di lavoro domestico attesta di aver corrisposto alla colf o bandante i compensi annuali riguardanti: 1. La retribuzione lorda comprensiva di 13°: si tratta della somma delle paghe lorde dei cedolini (prima riga, prima casella sinistra, sotto al corpo del cedolino in Webcolf Importo lordo) meno eventuali anticipi di tfr.
2. I contributi INPS a carico collaboratore, ossia l’importo della quota del lavoratore dei contributi inps versati con i 4 mav trimestrali. Essi, se trattenuti in busta paga, sono il risultato della somma dell’importo che si trova nella prima riga, seconda casella a sinistra “contr. Carico coll.” sotto al corpo del cedolino in Webcolf) da gennaio a dicembre dell’anno.
3. I contributi cassa colf a carico collaboratore, ossia la somma dell’importo, se trattenuto in busta paga, che si trova nella prima riga, terza casella a sinistra Cas.sa colf sotto al corpo del cedolino in Webcolf da gennaio a dicembre dell’anno. Se non viene trattenuto si conteggia in base alle ore contributive dei 4 trimestri.
NB. Per progetto, considerato che i contributi a carico collaboratore non sono deducibili dal datore di lavoro, essi vengono comunque riportati sul CUD anche se non trattenuti al collaboratore. Se infatti non venissero riportati, la paga effettiva diventerebbe più alta, dunque magari la fascia contributiva non risulterebbe più corretta, creando un ulteriore possibile circolo vizioso di aumento dell'imponibile. In questo caso vengono calcolati direttamente in base ai mav proposti e al “riepilogo trimestrale” che si trova in cedolini e fasi mensili.
4. L’imponibile fiscale (netto): si tratta della differenza tra paga lorda specificata al punto 1 e contributi inps a carico collaboratore specificata al punto 2. Non si tratta quindi della somma dei netti dei cedolini elaborati perché la cassa colf non incide nella diminuzione dell’imponibile fiscale al contrario di ciò che accade nel cedolino dove: paga lorda- contributi inps e Cas.sa colf = paga netta. Questo è motivato dal fatto che i contributi Cas.sa colf non hanno scopo esclusivamente assistenziale/sanitario ma anche contrattuale, interpretazione questa confermata dallo stesso ente Cas.sa colf.
5. TFR corrisposto (anche tramite anticipi): Si tratta della somma del tfr corrisposto nell’anno. In questo caso Webcolf inserisce l’importo:
- del tfr liquidato in caso di cessazione;
- del tfr liquidato mensilmente oppure occasionalmente, con codice “liquida tfr maturato” oppure “anticipo su tfr”;
NB. Per progetto se il tfr viene incluso in paga oraria, senza voce specifica in busta paga, poiché questa impostazione non è prevista per legge, tale importo non viene indicato nella CU. Se un datore volesse comunque inserirlo può stampare la versione modificabile indicando come quota tfr il rateo orario moltiplicato per le ore retribuite dell’anno da gennaio a dicembre.
Nel nostro programma, per poter stampare la dichiarazione sostitutiva della cu è necessario seguire questa procedura:
- entrare nel menù stampe annuali| “dichiarazione sostitutiva Certificazione Unica CU”;
- spuntare il flag a sinistra "elenca dipendenti licenziati da oltre 3 mesi" nel caso si siano gestiti collaboratori il cui rapporto è terminato nel corso dell'anno precedente;
- scrivere l'anno a cui si riferisce la dichiarazione (sempre l’anno precedente a quello attuale); ad esempio, per la dichiarazione dei redditi 2016 si deve consegnare la cu del 2015;
- confermare con il bottone ok;
- procedere alla “stampa” selezionando, eventualmente, le opzioni citate.
NB: le caselle sono comunque editabili se si vuole modificare qualche dato manualmente. Alcuni utenti, per finire, ci hanno chiesto di poter disporre di una bozza in bianco del modello CU sostitutivo per colf e badanti, che si scarica cliccando a questo link: http://www.webcolf.com/doc/Cud_sostitutivo_colf_e_badanti.pdf
Attenzione: Nel caso la maschera indichi i valori della Cu sullo status “da aggiornare”si deve controllare in cedolini e fasi mensili| calcolo buste mensili dell’anno in questione per capire se tutti i cedolini sono aggiornati oppure se sono da ricalcolare o, altra opzione, sono stati fatti degli inserimenti manuali. Nel caso di richiesta di ricalcolo, prima di eseguirlo si devono reimpostare nei dati collaboratore i dati di paga ed orario di quell’anno per non calcolare i cedolini con le condizioni inserite per l’anno in corso. Se, invece, i cedolini dovessero risultare tutti ok o definitivi consiglio di inviare una mail di assistenza ad Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.">Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. per eventuali ulteriori verifiche sullo status dei cedolini.
14.2. DICHIARAZIONE ONERI DEDUCIBILI DATORE DI LAVORO
Per i datori di lavoro che impiegano colf e badanti, sono previste alcune agevolazioni fiscali. Di primaria importanza è la possibilità di dedurre i contributi previdenziali a carico del datore di lavoro privato, come prevede l'art.10, comma 2, del TUIR.
La norma rende deducibili i contributi previdenziali versati per i tutti i tipi di lavoratori domestici (colf, babysitter, autisti, giardinieri) e per gli addetti all'assistenza personale o familiare (badanti).
Anche se i contributi dei lavoratori domestici versati all'Inps con i mav trimestrali dal datore di lavoro comprendono l'intera quota, ossia quella a carico datore e quella a carico collaboratore, si possono dedurre solo la parte di contributi a carico del datore di lavoro e fino ad un massimo di 1.549,37 euro.
Per quanto riguarda, invece, i contributi cassa colf, come ci ha confermato l'ente stesso, essi non sono deducibili in quanto versati a scopi non esclusivamente sanitari.
Per poter fruire dell'agevolazione fiscale che permette la deduzione dei contributi dei lavoratori domestici il datore deve presentare la dichiarazione dei redditi tramite il modello UNICO, o (se sono rispettate le condizioni richieste) il modello 730.
Webcolf prevede la stampa della dichiarazione degli oneri deducibili per il datore di lavoro (vedi immagine in calce), in cui si attesta il totale dei contributi versati, suddivisi per i vari trimestri e calcolati scorporando la parte di onere deducibile dalla quota totale. Per la stampa la procedura è la seguente:
- si entra nel menù “stampe annuali” e si seleziona la voce “dichiarazione contributi deducibili per il datore di lavoro art. 10 TUIR”;
- si indica a sinistra l'anno precedente a quello attuale e si clicca ok e “stampa”.
In tale dichiarazione viene indicato il totale dei contributi da poter detrarre e anche il dettaglio per ogni mese. Se il collaboratore ha cessato il rapporto di lavoro, inoltre, si considerano anche i contributi delle settimane di mancato preavviso e ferie non godute, che verranno indicati nei mesi successivi alla cessazione.
NB. Si ricorda che, per il criterio di cassa confermato dall'Agenzia delle Entrate, i contributi del 4° trimestre pagati tra l'1 e il 10 gennaio, andranno in dichiarazione l'anno successivo. Quindi la stampa degli oneri deducibili per esempio del 2015 tiene conto dei contributi relativi all'ultimo trimestre dell'anno 2014 e ai primi tre trimestri del 2015.
Attenzione: nel caso in cui il programma avvisi che l’elenco dei collaboratori risulta “non aggiornato” si dovrebbe controllare in cedolini e fasi mensili| calcolo buste mensili dell’anno in questione e dell’anno precedente (ultimo trimestre). Se viene richiesto un ricalcolo, prima di eseguirlo si devono reimpostare nei dati collaboratore i dati di paga ed orario di quell’anno per non calcolare i cedolini con le condizioni inserite per l’anno in corso. Se, invece, i cedolini dovessero risultare tutti ok o definitivi consiglio di inviare una mail di assistenza ad Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.">Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. per eventuali ulteriori verifiche sullo status dei cedolini.
14.3. DICHIARAZIONE SPESE PERSONE NON AUTOSUFFICIENTI
A favore del datore di lavoro privato, oltre alla deducibilità dei contributi previdenziali sancita dall'art. 10, comma 2 del TUIR, la legge sancisce anche la possibilità, in casi particolari, di poter detrarre una parte delle spese sostenute per gli addetti all'assistenza personale. L'art. 15, comma 1 del TUIR, infatti, prevede che siano detraibili nella misura del 19% le spese sostenute per gli addetti all'assistenza personale nell'ipotesi di non autosufficienza nel compimento degli atti di vita quotidiana.
NB: Il fondamentale concetto di non autosufficienza, necessario per beneficiare dell'agevolazione, è stato chiarito dall'Agenzia delle entrate con la circolare n. 2 del 3 gennaio 2005.
Essa sancisce che sono considerati soggetti non autosufficienti coloro che non sono in grado di svolgere almeno una delle seguenti attività: assunzione di alimenti, espletamento delle funzioni fisiologiche e dell'igiene personale, deambulazione, indossare gli indumenti.
Inoltre, aggiunge che, sono non autosufficienti le persone che hanno bisogno di sorveglianza continuativa. Tale stato sussiste anche qualora ricorra una sola delle suddette condizioni; tuttavia, esso deve risultare da apposita certificazione medica perchè esso deve essere collegato ad una determinata patologia. Pertanto, non sono detraibili le spese per i bambini non portatori di handicap per i quali la non autosufficienza non si ricollega alla presenza di patologie ma alla giovane età.
Questi oneri detraibili sono individuabili nei compensi corrisposti agli addetti incaricati di assistere personalmente i soggetti non autosufficienti nel compimento degli atti di vita quotidiana e, per la circolare n. 10 del 16 marzo 2005 dell'agenzia delle entrate, nei compensi corrisposti per l'assistenza personale ad un soggetto non autosufficiente ricoverato presso una casa di cura o di riposo, a condizione che i relativi corrispettivi siano certificati distintamente rispetto a quelli riferibili alle altre prestazioni.
La detrazione è possibile non solo relativamente alle spese sostenute a proprio favore, ma anche a quelle sostenute per gli altri familiari, a condizione che questi siano conviventi e che non risultino fiscalmente a carico del contribuente.
In riferimento ai limiti alla detrazione, poi, le spese sono detraibili in misura non superiore a 2.100 euro e quindi, la detrazione massima fruibile ammonta a 399 euro. Inoltre spetta a condizione che il reddito complessivo del contribuente non sia superiore a 40.000 euro.
La quota massima di 2.100 euro è valida per il singolo contribuente indipendentemente dal numero di soggetti assistiti. Quindi, nel caso in cui un contribuente abbia sostenuto spese per se stesso e per un suo familiare, l'importo massimo che può detrarre è sempre 2.100 euro.Inoltre, l'importo rimane lo stesso anche se più contribuenti abbiano sostenuto spese per lo stesso familiare e In tal caso i 2100 euro massimi devono essere divisi per tali soggetti.
Per la denuncia dei redditi del datore di lavoro, a seguito di questa possibile detrazione, il programma prevede una stampa di dichiarazione delle spese per persone non autosufficienti, che si effettua entrando nel menù stampe annuali | dichiarazione per persone non autosufficienti, selezionando l'anno e cliccando stampa.
Tale documento specifica nel dettaglio le spese mese per mese di tutto l'anno, da gennaio a dicembre.
Attenzione: nel caso in cui il programma avvisi che l’elenco dei collaboratori risulta “non aggiornato” si dovrebbe controllare in cedolini e fasi mensili| calcolo buste mensili dell’anno in questione. Se viene richiesto un ricalcolo, prima di eseguirlo si devono reimpostare nei dati collaboratore i dati di paga ed orario di quell’anno per non calcolare i cedolini con le condizioni inserite per l’anno in corso. Se, invece, i cedolini dovessero risultare tutti ok o definitivi consiglio di inviare una mail di assistenza ad Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.">Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. per eventuali ulteriori verifiche sullo status dei cedolini.
15. ELABORAZIONI MAV CONTRIBUTI
I datori di colf e badanti sono tenuti a pagare i contributi ogni trimestre:
- per il primo trimestre dall'1 al 10 aprile;
- per il secondo trimestre dall'1 al 10 luglio;
- per il terzo trimestre dall'1 al 10 ottobre;
- per il quarto trimestre dall'1 al 10 gennaio.
NB. Se il 10 cade di sabato il termine rimane il 10. Se, invece, tale termine cade di domenica la scadenza verrà posticipata al giorno 11.
In caso di cessazione il datore di lavoro domestico dovrà versare però i contributi entro 10 giorni dal termine del rapporto di lavoro domestico.
Webcolf elabora il mav per i contributi da pagare in base ai cedolini elaborati e quindi conteggiando le ore effettivamente svolte, distinguendo inoltre il calcolo dei contributi per le settimane in cui le ore lavorative sono maggiori di 24 (contributo fisso), dalle settimane in cui le ore lavorative sono inferiori (contributo variabile in base alle fasce retributive).
Per elaborare e stampare il mav dei contributi il datore vi sono due possibilità: effettuare la richiesta massiva (utilizzato solitamente se si gestiscono molti collaboratori) oppure elaborare il mav nella maschera “Elaborazione MAV in inps on line”.
15.1. RICHIESTA DI EMISSIONE MASSIVA MAV
E’ possibile utilizzare questa modalità nelle scadenze trimestrali. Non è possibile utilizzarla, invece, in caso di cessazione del rapporto o nel caso di ritardati pagamenti per i trimestri precedenti.
Webcolf, in pagina principale, nel riquadro news di facebook, indica le date per ogni trimestre che vengono precisate dall’inps entro le quali poter fare tale richiesta. Solitamente l’ultima scadenza varia dal 23 al 27 del 3° mese del trimestre.
Questa modalità serve soprattutto a chi gestisce molti collaboratori per non modificare ogni singolo mav, mentre, per chi deve fare solo qualche mav, è più veloce la modalità spiegata al paragrafo successivo.
Dopo aver calcolato e reso definitivi i cedolini si dovrebbe entrare nel menù cedolini e fasi mensili | richiesta massiva mav e cliccare "lanciare la richiesta di emissione massiva".
L’utente, qualche giorno alle due scadenze fissate dall’INPS, potrà scaricare il proprio mav pronto da stampare nella cartella file personali che si trova nella pagina principale, in basso sulla sinistra. 15.2. ELABORARE MAV IN INPS ON LINE
Dopo aver aggiornato e dopo aver reso definitivi i cedolini (o almeno dopo essersi assicurati che tutti siano nello stato di OK) si può entrare nel menù Cedolini e fasi mensili | Contributi: Elaborazione mav in inps online, selezionare il trimestre a sinistra e poi entrare a destra nel sito dell'inps indicando codice di rapporto di lavoro e codice fiscale. Si deve poi cliccare l’icona modifica del mav proposto a sinistra nel sito inps, controllando prima che il trimestre sia quello in corso (altrimenti si finisce con pagare due volte lo stesso trimestre!)
La maschera cedolini e fasi mensili | elaborazione mav in inps online è una pagina divisa a metà: a sinistra ci sono i risultati dei calcoli dei cedolini di webcolf mentre a destra si accede al sito dell’inps mediante una finestra integrata, per modificare il mav.
NB. Perché si modifica il mav? L’inps propone mav con ore standard, senza cas.sa colf e senza aggiornamento di paga annuale e quindi normalmente i mav che sono inviati dall’INPS sono errati. L’INPS, per i grandi utenti, addirittura non li invia più, essendo uno spreco cartaceo e di risorse. Per gli utenti privati l’inps continua ad inviarli constatando che molti non li adattano all’effettiva situazione ma spesso continuano a pagarli così come sono (anche se magari il collaboratore è in malattia, con meno ore contributive da pagare o addirittura sospeso perché in maternità o in aspettativa!)
- Una volta cliccata l’icona per modificare il mav proposto a destra della pagina nel sito inps, il datore dovrebbe copiare nella colonna di destra (mav dell'inps) i dati di webcolf della colonna di sinistra: si tratta delle ore retribuite, della retribuzione oraria effettiva calcolata in automatico dal programma (paga di fatto ovvero paga totale + quota di 13esima e in caso di convivenza, + quota vitto e alloggio), del codice organizzazione F2 per la Cas.sa Colf e l'importo relativo a tale contributo, esempio:
- nella colonna di destra del sito inps, una volta modificato il mav si deve cliccare avanti e conferma modifica.
- Poi compare la maschera copiata sotto e si deve cliccare pagamento / stampa mav e scegliere per stampare poi l'opzione stampa mav, avanti.
- Nel caso si voglia fare il pagamento direttamente on line si sceglie pos virtuale Intesa San Paolo.
- Per completare la stampa si dovrà cliccare sull'icona pdf, scaricare il file e ricordarsi che va stampato fronte – retro.
Dopo aver scaricato il mav il datore dovrebbe poi controllare a sinistra della maschera di webcolf, sulle due colonne in alto, se ci sono due mav da compilare, uno per le settimane con meno di 24 ore e uno con le settimane più di 24 ore. Infatti, nel caso alcune settimane si lavori meno di 24 ore i calcoli del mav sono diversi e quindi si dovranno compilare due mav.
Nella parte sinistra della pagina, dove ci sono i calcoli di webcolf dei contributi, ci sono sopra due linguette: più o meno 24 ore. Una volta elaborato un mav va cliccata l’altra linguetta per controllare se c’è un altro mav da fare, sempre con la stessa procedura del primo, come da immagine:
Nel caso di elaborazione di due mav si dovrà rientrare a destra nel sito inps, modificare il mav proposto (l’inps non tiene in memoria i mav modificati perché memorizza solo i mav pagati), controllando sempre che si tratti del trimestre in corso e poi si segue la stessa procedura spiegata sopra. E’ quindi corretto che, in alcuni casi, i mav da pagare per uno stesso trimestre siano 2.
NB. Perché si calcolano due mav in base alle ore lavorate settimanali specifiche? L’inps, nelle tabelle di calcolo dei contributi specifica gli importi orari contributivi distinguendo le settimane con più di 24 ore settimanali con quelle fino a 24 ore settimanali. Nel primo caso l’importo orario è fisso al di là della retribuzione con cui si paga il collaboratore, mentre nel secondo l’importo dipende dalla retribuzione. Trattandosi quindi di due calcoli differenti con importi diversi, l’inps chiede di elaborare due mav distinti e webcolf naturalmente si è adeguato.
15.3. ELABORARE MAV CESSAZIONE
A partire da Maggio 2013 l'inps richiede, in caso di cessazione, il pagamento dei contributi anche sulle ore di ferie non godute e sulle ore di mancato preavviso.
Per questo, nel sito dell'ente, nelle pagine relative all'elaborazione del mav on line sono state inserite delle maschere in cui viene richiesto il numero di settimane di preavviso e di ferie non godute in modo da elaborare un bollettino in cui vengono indicate tali settimane oltre la data di cessazione. Webcolf ha implementato nel programma tale funzione in automatico.
- indicando la data di licenziamento/dimissioni nell'inserimento mensile dell'ultimo cedolino, oltre ad essere calcolate in automatico le ferie non godute, il programma conteggia le ore corrispondenti e le aggiunge alle ore contributive. Ciò incide quindi anche sulle trattenute a carico collaboratore (se previste) e sul conteggio della cas.sa colf;
- nel caso di licenziamento senza preavviso, per pagare l'indennità sostitutiva di mancato preavviso, nell'inserimento mensile dell'ultimo cedolino, selezionata in una delle tre righe la voce "ind. sost. preavviso (giorni)" e indicando i giorni di mancato preavviso, il programma, oltre a calcolare la retribuzione, aggiunge le ore corrispondenti a quelle contributive. Anche in questo caso tale calcolo incide sulle trattenute a carico collaboratore (se previste) e sul conteggio della cas.sa colf.
In base a questo, entrando nel menù cedolini e fasi mensili | elaborazioni mav in inps on line, webcolf dispone (nella colonna a sinistra) tutti i dati per la modifica del mav indicando nell'ultima riga le settimane di preavviso e di ferie non godute, che poi vengono visualizzate con la sigla P accanto al numero della settimana e, indicando le ore totali contributive già comprese di quelle del preavviso e delle ferie non godute;
Quindi l'utente per elaborare il mav della cessazione dovrà seguire questa procedura:
- dopo aver aggiornato e resi definitivi tutti i cedolini fino alla data di cessazione deve entrare nel menù: Cedolini e fasi mensili | Contributi: elaborazione mav in inps on line;
- selezionare il trimestre a sinistra, entrare a destra nel sito dell'inps copiando le caselle del codice fiscale e del codice rapporto in alto, nella prima maschera dell'inps "pagamento di un singolo rapporto di lavoro attivo o cessato";
- nella pagina dell'inps viene indicata, sotto al menù calcolo contributi la data di cessazione, come nella figura sotto (essendo stata effettuata la comunicazione all'inps di cessazione viene già proposta in automatico);
- dopo aver cliccato avanti l'inps richiede il numero di settimane di preavviso e di ferie non godute, che webcolf indica nell'ultima riga a sinistra, come evidenziato nella figura sotto in rosso. Precisiamo che il programma indica con la sigla P solo le settimane in cui le ore sono tutte di preavviso o di ferie non godute, mentre, per la settimana in cui la collaboratrice ha lavorato anche solo per 1 ora non viene indicata la sigla P;
- si clicca poi avanti e, nella maschera successiva la voce modifica, evidenziata sotto in rosso:
- poi si deve copiare nella colonna di destra (mav dell'inps) i dati di webcolf della colonna di sinistra: si tratta delle ore retribuite, della retribuzione oraria effettiva calcolata in automatico dal programma (paga di fatto ovvero paga totale + quota di 13esima e in caso di convivenza, + quota vitto e alloggio), del codice organizzazione F2 per la cassa colf e l'importo relativo a tale contributo.
- in seguito si deve cliccare avanti e conferma modifica poi cliccare pagamento e stampa mav e scegliere per stampare poi l'opzione stampa mav, avanti:
- Nel caso si voglia fare il pagamento direttamente on line si sceglie pos virtuale Intesa San Paolo;
- Per completare la stampa si dovrà cliccare sull'icona pdf, scaricare il file e stampare fronte retro.
Va sempre controllato che nella maschera webcolf non vi siano due mav da compilare. Se, inoltre, le settimane di mancato preavviso e di ferie non godute cadono nel trimestre successivo si dovrà selezionare in alto a sinistra nella colonna di webcolf il trimestre successivo ed elaborare mav per le altre settimane seguendo la stessa procedura indicata sopra.
NB. C’è inoltre da precisare che, nel sito inps, le settimane massime P da indicare dopo la data di cessazione sono 9 e quindi anche webcolf indica questo numero di massimo di settimane.
Nel caso il datore non volesse pagare i contributi per le settimane di mancato preavviso e di ferie non godute dovrebbe (questo potrebbe tuttavia generare del contenzioso) prima di elaborare l'ultimo cedolino può inserire il flag nella voce "non pagare contributi su ferie non godute e mancato preavviso" che si trova o al passo 11 dell'inserimento facilitato dati collaboratore del menù assunzione oppure nelle maschere standard del trattamento economico 7/7 dei dati collaboratore cliccando impostazioni di paga avanzate. 15.4. CONTRIBUTI CAS.SA COLF
Nell’articolo 49 del contratto collettivo colf e badanti si legge:
“1. Cas.sa.Colf è un organismo paritetico composto per il 50% da FIDALDO e DOMINA e per l'altro 50% da Filcams-Cgil, Fisascat-Cisl, Uiltucs e Federcolf.
2. La Cas.sa.Colf ha lo scopo di fornire prestazioni e servizi a favore dei lavoratori e datori di lavoro, comprensivi di trattamenti assistenziali sanitari e assicurativi, integrativi e aggiuntivi delle prestazioni pubbliche”
I contributi Cas.sa Colf sono quindi contributi di assistenza sanitaria e contrattuale.
Se sono stati versati contributi Cas.sa Colf per 4 trimestri consecutivi e raggiunta la soglia minima di versamenti pari a € 25 (anche come somma totale di più rapporti di lavoro), la dipendente avrà diritto a particolari prestazioni quali, ad esempio, l’Indennità giornaliera di ricovero o convalescenza, indennità per grandi interventi e rimborso spese del periodo di gravidanza, e, dall’altra parte, anche il datore di lavoro avrà diritto a prestazioni, come l’attivazione di una polizza assicurativa nel caso di decesso o invalidità permanente del dipendente a causa di infortunio nei casi di rivalsa INAIL e il rimborso in caso di danni involontariamente causati dai lavoratori a terzi (morte, lesioni o danneggiamenti alle cose). Per l’elenco delle prestazioni, le modalità e le condizioni si veda http://www.cassacolf.it il paragrafo prestazioni.
Va precisato, invece, che la malattia non viene pagata dall’ente Cas.sa Colf ma dal datore di lavoro. L’iscrizione alla Cas.sa colf è automatica, sia per il datore che per il collaboratore con il primo pagamento dei contributi Cas.sa Colf e non serve fare alcuna notifica all’ente o all’INPS.
E’ sufficiente, infatti, elaborare il mav in inps online, anche tramite webcolf nel menù cedolini e fasi mensili, indicando il codice organizzazione F2 (cas.sa colf) e l’importo da versare che viene calcolato ore contributive del trimestre x € 0.03 (di cui 0.02 sono a carico datore e 0.01 a carico collaboratore). La procedura di elaborazione mav è comunque indicata nel paragrafo precedente.
NB: la Cas.sa colf è obbligatoria?
Poiché la somma minima di 25 euro (per gli ultimi 4 trimestri) prevista per ricevere le prestazioni va conteggiata sommando i mav di tutti i rapporti di lavoro in essere, nel caso in cui un collaboratore abbia instaurato un solo rapporto di lavoro e i versamenti totali, in base alle ore lavorate, siano inferiori a tali quota, il datore può decidere di non pagarla in quanto il collaboratore non potrà mai contestare una perdita per una mancata prestazione economica prevista dalla Cas.sa Colf. Consigliamo quindi, se non si raggiunge la quota dei 25 euro di non pagare tali contributi perché andranno persi e non porteranno alcun vantaggio alle parti.
Per non applicare la Cas.sa Colf nei cedolini del programma è possibile selezionare tale opzione nelle impostazioni di paga avanzate prima di calcolare i cedolini.
In questo modo tali contributi non vengono visualizzati e trattenuti in busta paga e non vengono poi proposti nell’elaborazione del mav.
In alternativa, il datore può decidere di pagare un importo più alto rispetto a quello che dovrebbero realmente pagare come integrazione per poter raggiungere i 25 euro, possibilità prevista comunque dall’ente. Ad esempio si possono versare 6,25 euro per ogni mav (6,25 x 4 trimestri= 25 euro).
16. COPIE DELL’ARCHIVIO WEBCOLF
Webcolf consiglia agli utenti di fare periodicamente delle copie del proprio archivio entrando in utilità| esportazione e cliccando esporta intero archivio per salvare tutti i dati e i movimenti inseriti fino a quel momento. La copia serve per ripristinare la situazione nel caso, erroneamente, l’utente cancelli i movimenti oppure modifichi delle impostazioni dei cedolini e necessiti di tornare alla situazione della copia salvata.
Nel caso, infatti, si voglia reinserire la situazione precedente nell’account si clicca nel menù utilità| importazione dati, si sceglie il file precedentemente salvato, si mette il flag su importa intero archivio, si flagga la voce inserire i dati in coda e poi si clicca importa.
NB. Si consiglia, comunque, di utilizzare la funzione “ importazione” solo nei casi di reale bisogno e come ultima possibilità di risoluzione di un eventuale problema.
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