Source: https://www.exorigo-upos.pl/pl/o-nas/polityka-prywatnosci
Timestamp: 2019-08-17 13:45:01+00:00
Document Index: 90009642

Matched Legal Cases: ['art. 6', 'art. 6', 'art. 6', 'art. 6', 'art. 6', 'art. 6']

Polityka bezpieczeństwa Grupy Exorigo-Upos S.A.
Polityka: powyższa Polityka przetwarzania danych osobowych w Grupie Exorigo-Upos S.A.
Administrator: Grupa Exorigo-Upos S.A. (ul. Skierniewicka 10A, 01-230 Warszawa), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000216709., NIP: 9281838767, REGON: 971302261.
Dane osobowe: informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (osobie, której dane dotyczą). Osoba fizyczna możliwa do zidentyfikowania to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
Osoba, której dane dotyczą: każda osoba fizyczna, której dane osobowe przetwarzane są przez Administratora w związku z prowadzona przez niego działalnością np. osoba udająca się do stref ograniczonego dostępu w lokalizacjach Administratora, osoba, z którą Administratora wiąże kontrakt umowny lub kierująca do niego zapytanie w formie e-maila.
INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ ADMINISTRATORA
Administrator Danych Osobowych zbiera i przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności z RODO w celu wykonywania przez siebie działalności gospodarczej.
Administrator stosuje się do zasady zapewnienia transparentności (przejrzystości) przetwarzania danych osobowych. Osoby których dane dotyczą są informowane o przetwarzaniu danych najpóźniej w momencie ich zbierania ponadto są one informowane celu i podstawie prawnej ich przetwarzania – np. przy zawieraniu umowy sprzedaży towarów lub usług.
Administrator dba o to by w Spółce respektowana była zasada minimalizacji danych osobowych. Dane zbierane są w zakresie niezbędnym do wskazanego celu przetwarzania, oraz przetwarzane tylko przez minimalny okres retencji. W celu przyspieszenia i usprawnienia obsługi swoich klientów Administrator pozyskuje od nich dane osobowe, które nie są niezbędne np. do wykonania zawartej z nimi umowy – jak numer telefonu, czy e-mail, wyłącznie za ich zgodą, a przed zebraniem takich danych informuje klientów o dobrowolności ich podania.
Administrator zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa i poufności przetwarzanych przez niego danych osobowych. W wypadku wystąpienia incydentu związanego z bezpieczeństwem danych osobowych Administrator informuje o takim zdarzeniu osoby, których dane osobowe dotyczą, w sposób zgodny z przepisami prawa.
KONTAKT W SPRAWACH ZWIĄZANYCH Z OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
Administrator danych wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się poprzez:
e-mail ochronadanych@exorigo-upos.pl ,
korespondencyjnie na adres Grupa Exorigo-Upos S.A. ul. Skierniewicka 10A, 01-230 Warszawa z dopiskiem „ochrona danych osobowych”.
Wprowadzone przez Administratora procedury zapewniają odpowiedni poziom poufności oraz integralności danym osobowym przez niego przetwarzanym. Do danych osobowych maja dostęp jedynie osoby odpowiednio przeszkolone i posiadające stosowne upoważnienia. Administrator stosuje rozwiązania organizacyjne i techniczne w celu zapewnienia, że wszystkie operacje na danych osobowych są rejestrowane i dokonywane tylko przez osoby uprawnione.
Administrator podejmuje niezbędne kroki podczas wyboru podmiotów przetwarzających oraz innych podwykonawców, aby poziom zabezpieczenia danych osobowych u tych podmiotów był wystarczający.
Administrator wykorzystuje podane przez klientów dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu) w celu realizacji zawartych z nimi umów. Dane te mogą być również używane w celach marketingowych (informowanie o nowych produktach lub usługach), lecz tylko po uprzednim uzyskaniu zgody na kontakt w takim celu.
Wszystkie dane osobowe zawarte zarówno w korespondencji tradycyjnej jak i elektronicznej oraz zebrane poprzez kontakt telefoniczny kierowane do administratora w sprawach niezwiązanych ze świadczeniem na rzecz nadawcy usługi są przetwarzane wyłączenie w celu komunikacji z nadawcą wiadomości. W takim wypadku podanie określonych danych jest wymagane przez Administratora tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne dla powyższego celu, a brak podania takich danych skutkuje brakiem możliwości załatwienia sprawy. W powyższym przypadku prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Administrator zapewnia by ilość przetwarzanych danych w korespondencji była zgodna z zasadą minimalizacji danych i by miały do niej dostęp jedynie osoby upoważnione.
Rozmowy telefoniczne mogą być także nagrywane – w takim wypadku, na początku rozmowy przekazywana jest informacja o nagrywaniu rozmowy. Rozmowy są rejestrowane w celu weryfikacji jakości świadczonej usługi oraz weryfikacji pracy konsultantów, a także w celach statystycznych. Nagrania są tez wykorzystywane w celu rejestracji zgłaszanych reklamacji lub wyrażanie (względnie cofnięcia) zgody na otrzymywanie treści marketingowych. Nagrania są dostępne wyłącznie dla uprawnionych pracowników Administratora oraz osób obsługujących infolinię administratora.
W celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia, Administrator stosuje monitoring wizyjny oraz kontroluje wstęp do budynków zarządzanych przez Administratora. Dane w postaci wizerunku z kamer nie są wykorzystywane w żadnym innym celu.
Dane osobowe w postaci nagrań z monitoringu oraz dane osobowe zbierane w rejestrze wejść i wyjść są przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa i porządku na terenie obiektu oraz ewentualnie w celu obrony lub dochodzenia roszczeń. Odmowa podania danych w postaci wizerunku powoduje niemożliwość przebywania na terenie Administratora. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa mienia Administratora oraz ochrony jego praw.
W celu poinformowania osób wchodzących na teren Administratora w widocznych miejscach zostały wywieszone informacje dotyczące objęcia danego obiektu monitoringiem wizyjnym.
Administrator przetwarza dane osobowe podawane przez potencjalnych pracowników w procesie rekrutacyjnym, zakres danych jakich Administrator oczekuje od kandydatów do pracy nie przekracza katalogu zamieszczonego w przepisach prawa pracy. Niemniej, w chwili gdy potencjalny kandydat do pracy przekaże zakres danych większy niż ten wymagany przez obowiązujące przepisy, domniemywa się, że wyraził on zgodę na przetwarzanie tych danych. Taką zgodę można wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. W razie, gdy przesłane aplikacje będą zawierać informacje nieadekwatne do celu, jakim jest rekrutacja, nie będą one wykorzystywane ani uwzględniane w procesie rekrutacyjnym.
w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa – Kodeksu pracy, a konkretniej związanych z procesami zatrudniania. Podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami Kodeksu pracy)
w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji w zakresie danych niewymaganych przepisami Kodeksu Pracy, a także dla celów przyszłych procesów rekrutacyjnych – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit a RODO)
w celu ustalenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
W zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w oparciu o wyrażoną zgodę, można ją wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Okres retencji dla zgody dla celów przyszłych rekrutacji został ustalony na dwa lata. Po tym czasie dane będą usuwane.
W związku z prowadzoną działalnością, Administrator zbiera dane osobowe także w innych przypadkach – np. podczas spotkań biznesowych, na eventach branżowych czy poprzez wymianę wizytówek – w celach związanych z nawiązywaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych. Dane osobowe podawane są w takich wypadkach dobrowolnie. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.
Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie administratora m.in. dostawcom usług IT – przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z administratorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami administratora.
Dane osobowe mogą być ujawnione właściwym organom bądź osobą trzecim w wypadku jeśli żądając ujawnienia takich informacji powołają się one na odpowiednią podstawę prawna oraz będzie to zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
współpracę z podmiotami, przetwarzający dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej
Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od celu przetwarzania.
W przypadku gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane osobowe będą przetwarzane do momentu jej zakończenia. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane osobowe przetwarzane są do jej wycofania.
W wypadku gdy podstawą prawną jest przepis prawa okres przetwarzania danych osobowych wynika również z konkretnych przepisów.
W przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora dane osobowe przetwarzane są przez okres umożliwiający jego realizację lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych.
W wypadku upłynięcia okresu retencji dane osobowe są niezwłocznie usuwane lub anonimizowane.
Prawo do informacji o przetwarzaniu danych – na tej podstawie osobie zgłaszającej takie żądanie Administrator przekazuje informację o przetwarzaniu jej danych osobowych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotom, którym są ujawniane i planowanym terminie ich usunięcia;
Prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania, Administrator zaprzestaje dokonywania operacji na danych osobowych, z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzji organu nadzorczego, zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
Prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie, w zakresie w jakim dane osobowe są przetwarzane w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą, Administrator wyda dane osobowe dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na ich odczyt przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi – jednak pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora jak i tego innego podmiotu;
Prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów analitycznych lub statystycznych lub ze względów związanych z ochroną mienia). Sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;
Prawo do wycofania zgody – jeśli dane osobowe przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody osoba, której dane dotyczą, ma prawo ją wycofać w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem tej zgody;
w formie pisemnej tradycyjną drogą pocztową na adres Grupa Exorigo-Upos S.A. ul. Skierniewicka 10A, 01-230 Warszawa z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych” lub
drogą e-mailową na adres: ochronadanych@exorigo-upos.pl