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Timestamp: 2017-08-20 15:45:55+00:00
Document Index: 160002578

Matched Legal Cases: ['art. 11', 'art. 24', 'art. 24', 'art. 24', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 5', 'art. 5', 'art. 6', 'art. 6']

MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE AI SENSI DEL D. LGS. 231/2001 E S.M.I. VERSIONE PDF
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1 MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE AI SENSI DEL D. LGS. 231/2001 E S.M.I. VERSIONE 1.1 Approvato dal Consiglio di Amministrazione del 15 luglio 2014
2 SCHEDA IDENTIFICATIVA: Titolo Documento: Modello di Organizzazione e Gestione Codice Documento: MOG_01 Versione: 1.0 Data approvazione: 10/12/2012 Versione 1.1 Data approvazione: 15/07/2014 UNITA ORGANIZZATIVE: RESPONSABILE: COINVOLTE: Consiglio di Amministrazione Amministratore Delegato; Responsabile dei Fondi; Segreteria Affari Legali e Societari; Area Amministrazione. GLOSSARIO ACRONIMO DESCRIZIONE SGR Antirion SGR S.p.A. ALLEGATI N. DESCRIZIONE 1 Codice Etico 2
3 SOMMARIO 1. TERMINI E DEFINIZIONI LA SOCIETA Cenni sullo statuto e sulla struttura di governance Struttura modulare delle misure di prevenzione e controllo IL DECRETO LEGISLATIVO 8 GIUGNO 2001, N IL MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DI ANTIRION SGR Obiettivi cui tende il modello I principi regolatori del modello Composizione del modello La metodologia adottata per la costruzione del Modello I PRINCIPI GENERALI DEL SISTEMA DEI CONTROLLI INTERNI L ESPOSIZIONE AL RISCHIO I processi sensibili I reati contro la Pubblica Amministrazione Il reato di induzione a rendere false dichiarazioni all Autorità Giudiziaria I reati informatici I reati commessi in violazione della Legge sul diritto d autore I reati di criminalità organizzata I reati societari I reati di omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime, commessi con violazione delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell'igiene e della salute sul lavoro I reati di ricettazione, riciclaggio e impiego di beni di provenienza illecita Reati ambientali Gli altri reati L ORGANISMO DI VIGILANZA E CONTROLLO Generalità Nomina e composizione Flusso di informazione verso l Organismo di Vigilanza FORMAZIONE E INFORMAZIONE DEL PERSONALE Formazione del personale
4 8.2 Informazione dei consulenti e partner SISTEMA SANZIONATORIO Criteri generali di irrogazione della sanzione Sanzioni per i lavoratori dipendenti Misure nei confronti degli amministratori Misure nei confronti delle Società di Service e degli altri soggetti terzi Misure nei confronti dei consulenti e dei partner
5 1. TERMINI E DEFINIZIONI D. Lgs. 231/2001 il Decreto Legislativo 8 Giugno 2001, n 231 Modello/MOG il modello di organizzazione e gestione ai sensi del decreto legislativo 8 Giugno 2001, n 231 Organo di supervisione strategica Consiglio di Amministrazione Organi sociali Direzione OdV Dipendenti Consulenti Delega OICR Procura Consiglio di Amministrazione e il Collegio Sindacale soggetti apicali quali soggetti titolari di deleghe e poteri conferite direttamente dall Organo di supervisione strategica l Organismo di Vigilanza e Controllo, preposto alla vigilanza sul funzionamento e sull osservanza del modello di organizzazione e gestione, nonché al relativo aggiornamento i soggetti aventi un rapporto di lavoro subordinato con la Società, ivi inclusi i dirigenti i soggetti che agiscono in nome e/o per conto di Antirion SGR in forza di un rapporto contrattuale di collaborazione o di specifico mandato l atto interno di attribuzione di funzioni e/o compiti Organismo di Investimento Collettivo del Risparmio l atto unilaterale di natura negoziale con il quale un soggetto conferisce, in maniera espressa, ad un terzo il potere di rappresentanza Reati presupposto i reati previsti dal D. Lgs. 231/2001 5
6 2. LA SOCIETA Antirion è una SGR indipendente, non controllata da alcun gruppo bancario, finanziario e/o immobiliare, il cui scopo è la creazione e gestione di fondi immobiliari chiusi, sia speculativi che ordinari, riservati ad investitori qualificati e/o istituzionali. I fondi gestiti da Antirion rientrano in 4 tipologie principali: Fondi di sviluppo - Prodotti tipicamente di categoria strategica value-added, finalizzati all apporto o acquisizione di portafogli di terreni o edifici da assoggettare all iter di promotion (valorizzazione urbanistica o riposizionamento), development (sviluppo edilizio o ristrutturazione), locazione/vendita, stabilendo per ogni asset quali fasi dell iter percorrere e in quale fase uscire; Fondi a reddito - Prodotti di categoria core-core plus, finalizzati all apporto o acquisizione di immobili già «stabilizzati», dunque già in fase post locazione; Fondi di spin-off - Prodotti di categoria strategica dipendente, caso per caso, dalla natura del portafoglio oggetto di spin-off da parte di un soggetto privato o pubblico; Fondi club-deal - Prodotti per una compagine selezionata di investitori qualificati che si impegnano a sottoscrivere quote a fronte di un business plan dove vengono descrittivamente identificati gli oggetti degli investimenti. 2.1 Cenni sullo statuto e sulla struttura di governance Il modello di governance della Società si prefigge la definizione e formalizzazione del sistema dei valori che si intende promuovere, creando un assetto organizzativo idoneo a garantire il raggiungimento degli obiettivi aziendali e la verifica e controllo del rispetto delle regole definite. Lo statuto della Società prevede i seguenti Organi Societari: il Consiglio di Amministrazione (organo con funzioni esclusivamente deliberative e di supervisione strategica, le cui competenze sono per legge circoscritte alle decisioni di maggior rilievo della vita sociale, con l esclusione di competenze gestorie). La funzione di supervisione strategica si riferisce alla determinazione degli indirizzi e degli obiettivi aziendali strategici e alla verifica della loro attuazione; 6
7 un Amministratore Delegato (cui è devoluta la gestione dell impresa). La funzione di gestione consiste nella conduzione dell operatività aziendale volta a realizzare le strategie stabilite dal Consiglio di Amministrazione; il Collegio Sindacale (con funzioni di controllo sull amministrazione della Società). La funzione di controllo si sostanzia nella verifica della regolare attività di amministrazione e dell adeguatezza degli assetti organizzativi e contabili della Società; è esercitata dal Collegio Sindacale, dall Organismo di Vigilanza e dalle funzioni parzialmente esternalizzate deputate al controllo. L Organo di supervisione strategica è investito dei più ampi poteri per l amministrazione ordinaria e straordinaria, può compiere tutti gli atti che ritiene necessari ed opportuni per il conseguimento dell oggetto sociale, esclusi quelli che la legge o lo statuto riserva espressamente all Assemblea, può altresì nominare direttori, institori e designare procuratori per la gestione di specifici settori nell esercizio dei poteri ad essi conferiti. Redige il bilancio di esercizio annuale corredato di una relazione sull andamento della gestionale sociale redatto da primaria società di revisione. Rappresenta la Società di fronte a terzi ed in giudizio. L articolazione delle funzioni di vertice e le principali linee di riporto sono rappresentate nella seguente figura. 7
8 2.2 Struttura modulare delle misure di prevenzione e controllo Antirion SGR, nella definizione dei propri sistemi di controllo e delle specifiche misure di prevenzione da reato, ha adottato un sistema normativo basato sulla modularità coerente e funzionale ai seguenti aspetti: alle disposizioni prescritte nel regolamento congiunto Banca d Italia-CONSOB del 29 Ottobre 2007; alla logica micro organizzativa per cui ad ogni Responsabile di funzione compete la microorganizzazione afferente le attività di propria competenza, nel rispetto delle norme, dei regolamenti e degli indirizzi adottati dal Gruppo; all attenta gestione dei poteri e deleghe nella loro attribuzione; alla volontà di perseguire e migliorare la conformità alla normativa cogente applicabile, garantendo la tutela in tema di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro. Questa scelta permette di rintracciare distinti livelli di misure di prevenzione e controllo di seguito rappresentati: il Codice Etico, che evidenzia i valori etici fondamentali della Società e ai quali tutti i dipendenti e collaboratori si devono uniformare nello svolgimento dei compiti e delle funzioni loro affidate; il Modello di organizzazione, gestione e controllo, che fissa le misure di prevenzione e controllo in ragione della tipologia e del grado di esposizione al rischio reato nei processi individuati come sensibili; le procedure interne, che individuano le modalità operative per il corretto svolgimento delle attività; la facoltà di esercitare attività di verifica del rispetto del Codice Etico e del Modello adottato. 8
9 3. IL DECRETO LEGISLATIVO 8 GIUGNO 2001, N. 231 Con il decreto legislativo 8 Giugno 2001 n 231, emanato in esecuzione della delega di cui all'art. 11 della Legge 29 settembre 2000 n. 300, è stata introdotta nell ordinamento giuridico italiano la «responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica» a seguito della commissione di illecito. Il Decreto ha introdotto nel nostro ordinamento un complesso ed innovativo sistema di responsabilità delle Società, cui consegue un sistema sanzionatorio che, spaziando tra pene pecuniarie e pene interdittive conseguenti alla commissione di un reato presupposto, viene applicato dal giudice penale a seguito di un accertamento che segue le regole del codice di procedura penale e presuppone una colpevolezza dell ente. Questa nuova colpevolezza si fonda, primariamente, sul rimprovero mosso alla persona giuridica, di essere stata negligente, trascurata nel non aver approntato quei modelli organizzativi che avrebbero potuto prevenire la commissione dei reati al suo interno. Si rimprovera, a questa, una colpa in organizzazione che si traduce anche in una culpa in vigilando nel prevenire un evento che era in qualche misura oggettivamente evitabile. I reati per i quali può sorgere responsabilità per la società, sono previsti dal decreto a seguito di vari interventi normativi : art. 24: «indebita percezione di erogazioni, truffa in danno dello Stato o di un ente pubblico o per il conseguimento di erogazioni pubbliche e frode informatica in danno dello Stato o di un ente pubblico», che correla la responsabilità amministrativa dell ente alla commissione di reati quali l indebita percezione di erogazioni a danno dello Stato (o di altro ente pubblico, o delle Comunità europee) la truffa (a danno dello Stato o di un altro ente pubblico) la frode informatica (se commessa in danno dello Stato o di altro ente pubblico); art. 24-bis: «delitti informatici e trattamento illecito di dati» correla la responsabilità amministrativa dell ente alla commissione di reati quali il reato di accesso abusivo ad un sistema informatico o telematico, il reato di detenzione e diffusione abusiva di codici di accesso a sistemi informatici o telematici, il reati di diffusione di apparecchiature, dispositivi o programmi informatici diretti a danneggiare o interrompere un sistema informatico o telematico, il reato di intercettazione, impedimento o interruzione illecita di comunicazioni informatiche o telematiche, il reato di 9
10 falsificazioni informatiche ed il reato di danneggiamento di informazioni, dati e programmi informatici, ancorché, utilizzati dallo Stato o da altro ente pubblico o comunque di pubblica utilità; art. 24-ter: «delitti di criminalità organizzata», che correla la responsabilità in particolare alle ipotesi di agevolazione mafiosa; art. 25: «concussione e corruzione», che correla la responsabilità amministrativa dell ente alla commissione di reati quali la concussione, la corruzione per un atto d ufficio o per un atto contrario ai doveri d ufficio; art. 25-bis: «falsità in monete, in carte di pubblico credito e in valori in bollo ed in strumenti o segni di riconoscimento» che correla la responsabilità amministrativa dell ente alla commissione dei reati di falso nummario, di uso di valori contraffatti, di contraffazione e uso di segni distintivi e brevetti nonché l introduzione ed il commercio di prodotti con segni falsi; art. 25-bis 1: «delitti contro l industria ed il commercio», in particolare riferibili agli illeciti commessi nelle frodi in commercio; art. 25-ter: «reati societari», che correlano la responsabilità amministrativa dell ente alla commissione di illeciti quali le false comunicazioni sociali, la falsità delle relazioni o nelle comunicazioni delle società di revisione, l aggiotaggio, la illegale ripartizione degli utili e delle riserve, le illecite operazioni sulle azioni o quote sociali o della società controllante, le operazioni in pregiudizio dei creditori, l illecita influenza sull assemblea, l omessa comunicazione del conflitto d interessi, l ostacolo all esercizio delle funzioni delle autorità pubbliche di vigilanza, la corruzione tra privati; art. 25-quater : «delitti con finalità di terrorismo o di eversione dell ordine democratico», che correlano la responsabilità amministrativa dell ente alla commissione dei delitti aventi finalità di terrorismo o di eversione dell ordine democratico previsti sia nel codice penale che nelle leggi speciali; art. 25-quater-1: «pratiche di mutilazione degli organi genitali femminili» ; art. 25-quinquies: «delitti contro la personalità individuale», che correlano la responsabilità amministrativa dell ente alla commissione di illeciti quali la detenzione di materiale pornografico (prodotto mediante lo sfruttamento sessuale di minori) e le iniziative turistiche volte allo sfruttamento della prostituzione minorile; art. 25-sexies: «reati di abuso del mercato», che correlano la responsabilità amministrativa dell ente alla commissione degli illeciti di abuso di informazioni privilegiate e manipolazione del mercato; art. 25-septies: «reati di omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime, commessi con violazione delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell'igiene e della salute sul lavoro» ; art. 25-octies: «ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita»; art. 25-novies: «delitti in materia di violazione del diritto d autore»; 10
11 art. 25-decies: «induzione a non rendere dichiarazioni o a rendere dichiarazioni mendaci all autorità giudiziaria»; art. 25-undecies: «reati ambientali»; art. 25-duedecies: «impiego di cittadini di paesi terzi il cui soggiorno è irregolare»; «reati transnazionali»: correlano la responsabilità amministrativa dell ente a reati quali il riciclaggio e l associazione per delinquere su scala internazionale. Ai sensi dell art. 5, D.Lgs. 231/2001, perché possa essere imputata la responsabilità amministrativa della Società occorre che sia stato commesso (o tentato) uno dei reati appena citati, da una persona fisica funzionalmente collegata all ente stesso, e che l atto sia stato commesso «nel suo interesse o a suo vantaggio», dacché l ente non risponde se il suo autore ha «agito nell interesse esclusivo proprio o di terzi». Inoltre, affinché, parallelamente alla responsabilità penale dell autore del reato (persona fisica) possa profilarsi la responsabilità amministrativa della Società, è necessario che il reato sia stato commesso da soggetti che rivestano una posizione apicale all interno della stessa o da soggetti in posizione subordinata. Più precisamente, sempre ai sensi dell art. 5, «l ente è responsabile per i reati commessi nel suo interesse o a suo vantaggio: a. da persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione dell ente o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale nonché da persone che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo dello stesso (cosiddetti soggetti apicali); b. a persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti di cui alla lettera a) (cosiddetti sottoposti)». La responsabilità amministrativa derivante da reato trova applicazione anche in presenza di un Gruppo, come affermato da consolidata giurisprudenza, per quanto con alcune significative limitazioni e condizioni, allorquando una delle società partecipate commetta un reato presupposto della responsabilità stessa (cd risalita della responsabilità) ed in linea generale, l'estensione della disciplina nell'ambito del gruppo interessa anche le società multinazionali. In caso di accertata responsabilità la Società incorrerebbe in una delle seguenti sanzioni: sanzioni pecuniarie, sanzioni interdittive, confisca e pubblicazione della sentenza. Le sanzioni interdittive sono: l interdizione dall esercizio dell attività; la sospensione o la revoca delle autorizzazioni, licenze o concessioni funzionali alla commissione dell illecito; il divieto di contrarre con la P.A., salvo che per ottenere le prestazioni di un pubblico servizio; l esclusione da agevolazioni, finanziamenti, contributi o sussidi e l eventuale revoca di quelli già concessi; il divieto di pubblicizzare beni o servizi. 11
12 Il D.Lgs. 231/01 prevede, però, l esclusione della responsabilità della Società nel caso in cui questa abbia adottato ed efficacemente attuato modelli di organizzazione e gestione idonei a prevenire reati della stessa specie di quello verificatosi, oltre ad altre condizioni. L art. 6 del Decreto prevede infatti che laddove il reato sia stato commesso da soggetti in posizione apicale, il decreto legislativo stabilisce che l ente non risponda amministrativamente se fornisce la prova che: a. l organo dirigente ha adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del reato, modelli di organizzazione e di gestione idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi; b. il compito di vigilare sul funzionamento e l osservanza dei modelli e di curare il loro aggiornamento è stato affidato ad un organismo dell ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo; c. le persone hanno commesso il reato eludendo fraudolentemente i modelli di organizzazione e di gestione; d. non vi è stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell organismo di cui alla lettera b). In questo senso l obiettivo profondo del Decreto è quello di spingere le imprese a dotarsi di un modello di organizzazione, gestione e controllo che in sintonia con la cultura della prevenzione, miri al perseguimento di una nuova cultura del fare impresa. Per avere efficacia esimente il modello di organizzazione e gestione deve rispondere all esigenza di: individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi reati; prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l attuazione delle decisioni dell ente in relazione ai reati da prevenire; individuare le modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione di reati; prevedere obblighi di informazione nei confronti dell organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l osservanza dei modelli; introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello. 12
13 4. IL MODELLO DI ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DI ANTIRION SGR 4.1 Obiettivi cui tende il modello Antirion SGR vuole assicurare condizioni di correttezza e trasparenza nella conduzione degli affari e nelle attività aziendali, a tutela della propria posizione e immagine, del lavoro dei propri dipendenti e del mercato cui essa opera. Sulla base di dette ragioni, la Società ha adottato il Modello di organizzazione e di gestione previsto dal D.Lgs. 231/01 nella convinzione che la sua adozione possa costituire un valido strumento di sensibilizzazione nei confronti di quanti operano in nome e per conto della Società. Il presente Modello organizzativo è stato predisposto dalla Società tenendo presenti, oltre alle prescrizioni del Decreto, le Linee Guida elaborate da Confindustria approvate in data 8 aprile 2008 nonché le best practice in uso. Scopo del Modello è, dunque, la costruzione di un sistema strutturato e organico di procedure, protocolli, codici comportamentali, nonché di attività di controllo, da svolgersi anche in via preventiva (c.d. controllo ex ante), volto a prevenire la commissione delle diverse tipologie di reati contemplate dal Decreto. In particolare, mediante l individuazione delle aree di attività a rischio e la conseguente definizione di specifiche procedure, il Modello si propone come finalità quelle di: determinare in tutti coloro che operano in nome e per conto della Società nelle aree di attività a rischio la consapevolezza di poter incorrere, in caso di violazione delle disposizioni ivi riportate, in un illecito passibile di sanzioni sul piano penale e amministrativo non solo nei propri confronti, ma anche nei confronti della Società; ribadire che tali forme di comportamento illecito sono fortemente condannate dalla Società in quanto (anche nel caso in cui la stessa fosse apparentemente in condizione di trarne vantaggio) contrarie, oltre che alle disposizioni di legge, anche ai principi etico-sociali cui la Società intende attenersi nell espletamento della propria mission aziendale; consentire alla Società, grazie a un azione di monitoraggio sulle aree di attività a rischio, di intervenire tempestivamente per prevenire o contrastare la commissione dei reati stessi. 13
14 Il Modello è destinato ai componenti degli Organi sociali e ai dipendenti, intendendosi come tali tutti coloro che sono legati alla Società da un rapporto di lavoro subordinato, nonché in genere a quanti si trovino a svolgere, in nome o per conto della Società, una o più delle attività identificate come a rischio 4.2 I principi regolatori del modello Nella definizione, costruzione ed applicazione del proprio modello Antirion SGR osserva i seguenti principi regolatori: una chiara e formalizzata assegnazione di poteri e responsabilità, coerente con le mansioni attribuite; la separazione delle funzioni (ove possibile), per cui l autorizzazione ad effettuare un operazione deve essere sotto la responsabilità diversa da chi contabilizza, esegue operativamente o controlla l operazione (qualora il controllo venga effettuato da un unico soggetto). Tale principio dovrà comunque consentire la gestione efficiente dell attività aziendale; la definizione di regole comportamentali idonee a garantire l esercizio delle attività aziendali nel rispetto delle leggi, dei regolamenti e dell integrità del patrimonio aziendale; la disposizione di documentazione normativa per le singole attività aziendali, articolata in procure, poteri e deleghe, procedure; la tracciabilità delle operazioni (sia legate alle attività operative che a quelle di controllo) volta a garantire che ogni operazione, transazione e/o azione sia verificabile, documentata, coerente e congrua. Punti cardine del Modello sono, oltre ai principi già indicati: l attività di diffusione a tutti i livelli aziendali delle regole comportamentali e delle procedure istituite; la mappatura delle aree di attività a rischio dell azienda, vale a dire delle attività nel cui ambito si ritiene più alta la possibilità che siano commessi i reati; l attribuzione all Organismo di Vigilanza di specifici compiti di controllo sull efficace e corretto funzionamento del Modello; la verifica dei comportamenti aziendali, mediante audit periodici mirati alla verifica del funzionamento del Modello con conseguente aggiornamento periodico (controllo ex post). 14
15 4.3 Composizione del modello Il modello di organizzazione e gestione adottato è costituito dalla seguente documentazione la cui architettura (ivi incluse le relazioni forti e deboli tra i singoli documenti) è rappresentata nella figura seguente. 1. Linee guida di associazioni di categoria, documenti utilizzati come linea guida metodologica, oltre che come riferimento per alcuni aspetti puntuali riferiti ad elementi operativi correlati al decreto; 2. Analisi di rischio, documento che descrive le attività all interno di ogni processo, il grado di esposizione a rischio (declinata per tipologia specifica di reato) ed i controlli suggeriti a seguito della valutazione; 3. Codice Etico, documento che illustra i valori-guida della Società nel corso della propria attività raccomandando, promuovendo o vietando determinati comportamenti, e se necessario dettando specifici divieti e prescrizioni in relazione ai reati considerati; 4. Modello di organizzazione e gestione, documento che descrive i principi regolatori, gli aspetti generali ed alcuni aspetti puntuali riferiti ad elementi operativi correlati al decreto (es. Organismo di Vigilanza e Controllo, sistema sanzionatorio); 5. l insieme della documentazione relativa al modello di organizzazione e gestione, comprendente: policy interne, 15
16 procedure organizzative, sistema sanzionatorio, il sistema dei controlli interni, il sistema delle deleghe e delle procure, il regolamento dell Organismo di Vigilanza e Controllo. 4.4 La metodologia adottata per la costruzione del Modello Antirion SGR in conformità a quando prescritto dal D.Lgs 231/2001 (in particolare dall art. 6) ed illustrato nelle Linee Guida delle associazioni di categoria utilizzate, oltre che definito da consolidata giurisprudenza, ha costruito il proprio modello organizzativo come il risultato ultimo di una serie di attività complesse. Ciò per permettere che l adozione del modello possa rappresentare un effettivo ed efficace strumento di prevenzione attraverso l adozione di un generale, completo ed idoneo sistema di controlli interni. Le attività per la sua implementazione sono articolate nelle seguenti fasi: identificazione dei processi e delle relative interazioni attraverso la mappatura dei processi utilizzando lo strumento del self assessment; Risk Assessment e Gap Analysis. Attraverso la conduzione di interviste con i vari responsabili di processo sulle modalità di gestione operativa degli stessi si evidenziano le attività esposte al rischio di illecito. Sono inoltre analizzate le aree riferite alla struttura organizzativa (es. procure e deleghe). Sulla 16
17 base dei risultati ottenuti è operato il confronto tra le procedure esistenti, il livello di controlli definiti, il grado di conoscenza e diffusione degli stessi e le attività a rischio evidenziate. Al termine dell attività viene definita e formalizzata la gap analysis di Antirion SGR, ovvero le aree e/o le attività non sufficientemente presidiate al fine di garantire l efficacia del modello di organizzazione e gestione. Il rapporto di gap analysis è parte integrante del presente modello e vi si rimanda per maggior dettaglio; definizione dei protocolli. In questa fase rientrano le seguenti attività: o formalizzazione e/o integrazione della documentazione esistente della Società con le attività ed i controlli definiti e/o la produzione di documentazione normativa ex-novo; o realizzazione del Modello di Organizzazione e Gestione come documento di sintesi e raccordo dei principi, regole di comportamento, protocolli definiti, misure specifiche di prevenzione e controllo, organi e soggetti interessati e sistema sanzionatorio; o costituzione o revisione dell Organismo di Vigilanza e controllo sulla base delle regole dettate dal modello adottato, che tiene conto delle indicazioni contenute nelle Linee Guida delle associazioni di categoria e di quanto espresso da consolidata giurisprudenza; o definizione e aggiornamento del sistema dei flussi informativi, evidenziando in particolare l oggetto del flusso informativo, la frequenza di campionamento, le modalità di comunicazione, le modalità di conservazione e archiviazione e costruzione delle tecniche di analisi (indicatori di anomalia); pianificazione dell attività di formazione differenziata e di attività di audit sui processi identificati come esposti a rischio di commissione reati. La metodologia seguita per la costruzione del Modello è utilizzata ogni qual volta si renda necessario provvedere ad attività di aggiornamento e/o integrazione dello stesso su iniziativa dell OdV. 17
18 5. I PRINCIPI GENERALI DEL SISTEMA DEI CONTROLLI INTERNI La mappatura delle attività aziendali a rischio reato (illustrata nel capitolo seguente) consente l identificazione delle attività e dei relativi processi sensibili esposti, in varia misura, alla possibilità di una condotta delittuosa. Il sistema di controllo interno si qualifica con principi generali il cui campo di applicazione si estende con continuità ai diversi livelli organizzativi su tutti i processi, attraverso l insieme degli strumenti volti a fornire una ragionevole garanzia circa il raggiungimento degli obiettivi di efficienza ed efficacia operativa, affidabilità delle informazioni, rispetto delle leggi e dei regolamenti, nonché salvaguardia del patrimonio anche contro possibili frodi o illeciti. I principi generali: Il Codice Etico è strumento di regolamentazione e di disciplina della propria attività, a cui devono ispirarsi, senza alcuna eccezione, il personale dipendente e collaboratori della Società nei rapporti sia interni sia esterni e per la realizzazione dello scopo sociale. La creazione e diffusione dei valori, infatti, non può essere disgiunta da un effettivo rispetto dei principi fondamentali quali la correttezza professionale, l indipendenza, la trasparenza, l integrità personale e l effettiva tutela della salute nell ambiente di lavoro. Ciascun protocollo formalmente adottato dalla Società vincola ai principi in esso contenuti tutti i soggetti coinvolti, a vario titolo, nella gestione del processo disciplinato. La separazione dei compiti, attraverso una corretta distribuzione delle responsabilità e la previsione di adeguati livelli autorizzativi (per quanto possibile data la dimensione organizzativa della Società) permette di evitare sovrapposizioni funzionali o allocazioni operative che concentrino le attività critiche su un unico soggetto. La corretta predisposizione di documentazione normativa per le singole attività aziendali, articolata in procure, poteri e deleghe, procedure. In particolare: o il sistema delle deleghe e procure prevede che - le deleghe siano coerenti con la posizione organizzativa ed aggiornate in conseguenza a variazioni organizzative; - in ogni delega siano specificati i poteri del delegato ed il soggetto cui il delegato riporta; - le procure siano assegnate a soggetti provvisti di delega interna; 18
19 - le procure descrivano i poteri conferiti e, ove necessario, siano accompagnate da una comunicazione che illustri i limiti di estensione, fermi restando i vincoli di budget; - sia garantita, ove possibile, l oggettività dei processi decisionali (ad esempio con la predisposizione di albi fornitori qualificati, la definizione di criteri oggettivi di selezione e valutazione del personale); o la formalizzazione delle prassi aziendali in procedure ha lo scopo di: - definire e regolamentare le modalità e tempistiche di svolgimento delle attività medesime; - garantire la tracciabilità degli atti, delle operazioni e delle transazioni attraverso adeguati supporti documentali che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell operazione ed individuino i soggetti a vario titolo coinvolti nell operazione (autorizzazione, effettuazione, registrazione, verifica dell operazione); - garantire, ove necessario, l oggettivazione dei processi decisionali e limitare decisioni aziendali basate su scelte soggettive non legate a predefiniti criteri oggettivi. L adozione di meccanismi di sicurezza anche informatici che garantiscano un adeguata protezione/accesso ai dati e ai beni aziendali, il tutto tenendo conto delle limitate dimensioni della Società. La Società, sensibile all esigenza di mantenere la necessaria flessibilità gestionale e di garantire, al contempo, il più rigoroso adeguamento ai dettami del Decreto, ha ritenuto opportuna l attivazione di un processo virtuoso finalizzato all adeguamento ed integrazione, ove necessario, di alcuni protocolli specifici per la regolamentazione delle attività relative ai processi strumentali individuati. La struttura generale delle misure di prevenzione e controllo previste dal modello è raffigurata nella tavola alla pagina seguente. 19
20 Reati Struttura generale dei controlli e delle misure di prevenzione Reati contro la Pubblica Amministrazione Delitti informatici Delitti di criminalità organizzata Delitti di terrorismo Reati societari Reati di ricettazione, riciclaggio Reati in materia di SSL Dichiarazioni mendaci all'autorità giudiziaria Violazione del diritto d autore Reati transnazionali Reati ambientali Codice Etico X X X X X X X X X X X Sistema delle deleghe e procure X X X X X X Procedura Amministrazione e finanza X X X X X Procedura Progettazione, sviluppo e lancio nuovi prodotti X X X Procedura Investimento e disinvestimento X X X X X X Procedura Antiriciclaggio X X X Procedura Gestione dei conflitti di interesse X X X X X Procedura Rapporti con gli outsourcer X X X X X X X Controlli Procedura Funzioni di controllo X X Procedura Adempimenti in materia di privacy X X X Procedura Selezione e valutazione degli esperti indipendenti Procedura Progettazione, sviluppo e gestione del patrimonio immobiliare X X X X X X X X Procedura Rapporti con i sottoscrittori X X X Procedura Progettazione, sviluppo e gestione del Business Plan dei fondi X X X X Procedura Segreteria societaria X X X Sistema dei flussi verso l OdV X X X X X X X X X X X Sistema degli audit periodici X X X X X X X X X X X X X X 20