Source: https://mdf.brandenburg.de/sixcms/detail.php/bb1.c.311842.de
Timestamp: 2018-08-19 07:12:39
Document Index: 145176105

Matched Legal Cases: ['§ 39', '§ 39', '§ 39', '§ 52', '§ 2', '§ 139', '§ 39', '§ 41', '§ 39', '§ 39', '§ 39', '§ 39', '§ 39', '§39', '§ 39', '§39', '§ 39', '§ 41', '§ 39', '§ 39', '§ 39', '§ 39', '§ 39', '§ 39', '§ 39']

Das elektronische Lohnsteuerabzugsverfahren | Ministerium der Finanzen
Das elektronische ......
Das elektronische Lohnsteuerabzugsverfahren
Mit dem im Jahr 2013 eingeführten Verfahren der Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) erfolgt die korrekte Erhebung der Lohnsteuer für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber automationsgestützt. Die ELStAM enthalten die individuellen steuerlichen Merkmale der lohnsteuerpflichtigen Beschäftigten. Hierzu zählt z.B. die Lohnsteuerklasse. Mittels Einordnung in eine der Lohnsteuerklassen I bis VI wird unter anderem ein familiengerechter Lohnsteuerabzug durchgeführt. Eine falsche Zuordnung zu einer Lohnsteuerklasse kann daher finanzielle Nachteile für die Steuerpflichtigen bedeuten. Die Steuerabzugsmerkmale werden zentral beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) gespeichert und dem jeweiligen Arbeitgeber monatlich automatisch übermittelt. Eine detaillierte Verfahrensbeschreibung zum ELStAM-Verfahren finden Sie im BMF-Schreiben vom 7. August 2013 (BStBl I S. 951). Häufige Fragen für Arbeitnehmer und Arbeitgebern zur sog. elektronischen Lohnsteuerkarte sind in den nachfolgenden Ausführungen enthalten.
Häufige Fragen & Antworten für Arbeitnehmer und Arbeitgeber ↓ zur elektronischen Lohnsteuerkarte
Die Lohnsteuerkarte war bislang ein unverzichtbares Mittel, um dem Arbeitgeber die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen personenbezogenen Daten mitzuteilen. Mit der Produktion, Versendung und Verwaltung der Lohnsteuerkarten war immer ein hoher Aufwand verbunden. Durch den technischen Fortschritt lässt sich die Bereitstellung der notwendigen Informationen besser organisieren. Mit der Umstellung auf ein elektronisches Verfahren ist das Lohnsteuerabzugsverfahren schneller, sicherer und effizienter.
Ihr Arbeitgeber benötigt einmalig Ihre steuerliche Identifikationsnummer, Ihr Geburtsdatum sowie eine Auskunft darüber, ob es sich um das Haupt- oder ein Nebenarbeitsverhältnis handelt. Weitere Papier-Dokumente des Finanzamts werden nicht benötigt.
• wurde Ihnen vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bei Vergabe der Identifikationsnummer schriftlich mitgeteilt,
• ist auf Ihren Lohnabrechnungen ausgewiesen und
• ist auf Einkommensteuerbescheiden Ihres Finanzamts aufgedruckt.
Verfügen Sie nicht mehr über Ihre Identifikationsnummer (weil z. B. das Anschreiben des BZSt nicht mehr auffindbar ist), haben Sie die Möglichkeit, beim BZSt die erneute Übersendung eines Schreibens mit der Identifikationsnummer zu veranlassen. Auf den Internetseiten des BZSt steht dafür ein Kontaktformular zur Verfügung. Die Nutzung dieses Formulars beschleunigt die Bearbeitung. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Ihnen die IdNr. aus datenschutzrechtlichen Gründen nur per Brief mitgeteilt werden kann. Das neue Mitteilungsschreiben wird an die im BZSt gespeicherte Anschrift versendet. Weitere Informationen erhalten Sie unter www.identifikationsmerkmal.de
Bei der Finanzverwaltung werden nur die steuerrechtlichen Informationen gespeichert, die bislang auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte eingetragen waren (ELStAM), sowie die melderechtlichen Daten, die wie bisher von den Gemeinden an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Es werden keine zusätzlichen persönlichen Daten erhoben. Welche aktuellen ELStAM zur Übermittlung gespeichert sind und welcher Arbeitgeber diese in den letzten zwei Jahren abgerufen hat, können Sie jederzeit über das ElsterOnline-Portal (https://www.elsteronline.de/) abrufen. Dazu ist eine Registrierung unter Verwendung der steuerlichen Identifikationsnummer im ElsterOnline-Portal notwendig. (Dies gilt auch, wenn Sie sich bereits mit Ihrer Steuernummer registriert haben.)
ELStAM steht für Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale. Dabei handelt es sich um die Angaben, die bislang auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte standen (Steuerklasse, Faktor, Kirchensteuermerkmal, Kirchensteuermerkmal des Ehegatten/Lebenspartners, Zahl der Kinderfreibeträge, Frei- und Hinzurechnungsbetrag).
Sie haben eine Anzeigepflicht gegenüber dem Finanzamt, wenn bei Ihnen
• die Voraussetzungen für eine günstigere Steuerklasse entfallen sind, z.B. weil aufgrund einer dauernden Trennung die Voraussetzung für die Steuerklasse III weggefallen,
• eine geringere Zahl der Kinderfreibeträge zu berücksichtigen ist oder
• die Voraussetzungen für eine auf Antrag gewährte Steuerklasse II im Laufe des Kalenderjahres entfallen sind.
Ist ein eingetragener Freibetrag zu hoch – z.B. wenn Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte entfallen - kann es im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung zu einer Nachzahlung kommen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie die Änderung des Freibetrags beim Finanzamt beantragen.
Änderungsanträge für das laufende Kalenderjahr können wie bisher nur bis zum 30. November gestellt werden. Änderungen, die im Dezember eintreten, können somit nicht mehr für den Lohnsteuerabzug des laufenden Kalenderjahres berücksichtigt werden.
Nur Ihr aktueller Arbeitgeber (Hauptarbeitgeber) ist zum Abruf der ELStAM berechtigt. Haben Sie mehr als einen Arbeitgeber, dürfen auch alle weiteren Arbeitgeber (Nebenarbeitgeber) die für die Lohnsteuerberechnung erforderlichen Daten abrufen. Den Nebenarbeitgebern steht neben dem Kirchensteuerabzugsmerkmal und einem möglichen Freibetrag die Steuerklasse VI zum Abruf zur Verfügung.
Sie können selbst bestimmen, welchem Arbeitgeber Ihre ELStAM zum Abruf bereitgestellt werden oder welche Arbeitgeber davon ausgeschlossen sein sollen (Positivliste/ Teilsperrung/ Vollsperrung). Den Antrag können Sie bei Ihrem zuständigen Finanzamt stellen.
Hat der aktuelle Arbeitgeber aufgrund der beantragten Sperrung keinen Zugriff auf Ihre Daten, ist er verpflichtet, Ihren Arbeitslohn nach Steuerklasse VI zu besteuern.
Wer kann meine ELStAM abrufen und welchen Einfluss habe ich darauf?
Ihr Arbeitgeber benötigt diese Daten (ELStAM) ausschließlich für die Berechnung und Abführung der Lohnsteuer, des Solidaritätszuschlags sowie gegebenenfalls der Kirchensteuer.
Was kann ich tun, dass meinem Arbeitgeber keine Informationen zu Kinderfreibeträgen übermittelt werden?
Durch den Abruf der ELStAM des Arbeitnehmers bei der Finanzverwaltung erhält der Hauptarbeitgeber auch Informationen über die Anzahl der Kinderfreibeträge des Arbeitnehmers. Dies kann jedoch auf Antrag beim zuständigen Finanzamt unterbunden werden.
Wie lange sind die Bescheinigungen nach § 39 Abs. 3 EStG (z.B. für Saisonarbeiter ohne IdNr.) gültig?
Die Bescheinigungen nach § 39 Abs. 3 EStG müssen jährlich vom Arbeitnehmer/Arbeitgeber neu beantragt werden.
Wo beantrage ich, dass meinem Arbeitgeber der Pauschbetrag für behinderte Menschen nicht als Freibetrag mitgeteilt wird?
Freibeträge werden im ELStAM-Verfahren nur auf Antrag des Arbeitnehmers berücksichtigt.
Der Pauschbetrag für behinderte Menschen wird beim Finanzamt als mehrjährig anzuwendender Freibetrag gespeichert.
Der Pauschbetrag für behinderte Menschen wird dann nicht beim Lohnsteuerabzug, sondern erst im Rahmen einer Einkommensteuerveranlagung berücksichtigt.
Wir führen eine Lebenspartnerschaft. Wie erhalten wir die familiengerechten Steuerklassen?
Für Lebenspartner, die einen Antrag auf Berücksichtigung der Steuerklassenkombination III/V oder IV/IV (ggf. mit Faktor) gestellt haben, wurde bislang eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ausgestellt. Nach einer Änderung des Bundesmeldegesetzes werden ab dem 01. November 2015 bei Begründung einer Lebenspartnerschaft die Steuerklassen für Lebenspartner (analog zu Ehegatten) automatisiert auf Steuerklasse IV geändert (§ 39e Abs. 3 Satz 3 Nr. 2 i.V.m. § 52 Abs. 39 und § 2 Abs. 8 EStG).
Für die vor dem 01. November 2015 begründeten Lebenspartnerschaften, werden diese Informationen, soweit den Meldebehörden alle erforderlichen Daten zu den Lebenspartnern vorliegen, bis spätestens Ende März 2016 übermittelt.
Die Vergabe der Steuerklassenkombination III/V oder IV/IV mit Faktor erfolgt auf Antrag beim zuständigen Finanzamt. Verwenden Sie dazu bitte den Vordruck „Antrag auf Steuerklassenwechsel bei Ehegatten/Lebenspartnern“.
Wer gibt allgemeine Auskünfte zum ELStAM-Verfahren?
Ansprechpartner für alle inhaltlichen Fragen zum ELStAM-Verfahren ist das zuständige Finanzamt.
Der Betrieb der ELStAM-Hotline wurde zum 31. Dezember 2015 eingestellt.
Was muss der Arbeitgeber tun, wenn der Arbeitnehmer seine vorhandene IdNr. nicht mitteilen möchte?
Wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine IdNr. vorsätzlich oder fahrlässig nicht mitteilt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Steuerklasse VI anzuwenden, da er ohne IdNr. die ELStAM nicht abrufen kann. Der Arbeitgeber ist nicht berechtigt, die IdNr. des Arbeitnehmers beim Finanzamt zu erfragen.
Was ist eine steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.)?
Die steuerliche Identifikationsnummer (IdNr.) – umgangssprachlich auch als Steuer-ID bezeichnet – ist eine bundeseinheitliche und lebenslang gültige steuerliche Identifikationsnummer von in Deutschland lebenden Personen. Sie dient ausschließlich steuerlichen Zwecken und findet ihre gesetzliche Grundlage in §§ 139a, 139b Abgabenordnung.
ELStAM steht für Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale. Dabei handelt es sich um die Angaben, die bislang auf der Vorderseite der Lohnsteuerkarte standen:
• Steuerklasse,
• Faktor (bei Steuerklasse IV),
• Kirchensteuermerkmal,
• Kirchensteuermerkmal des Ehegatten/Lebenspartners
• Zahl der Kinderfreibeträge,
• Frei- und Hinzurechnungsbetrag.
In späteren Ausbaustufen werden hinzukommen: • auf Antrag des Arbeitnehmers die Höhe der privaten Krankenversicherungs- und Pflege-Pflichtversicherungsbeiträge für die Dauer von zwölf Monaten
• auf Antrag des Arbeitnehmers oder Arbeitgebers die Mitteilung über nach DBA steuerfreien Arbeitslohn
Welche Religionen werden von der ELStAM erfasst?
Dies hängt davon ab, in welchem Bundesland die lohnsteuerliche Betriebsstätte des Arbeitgebers liegt. Es werden dem Arbeitgeber stets nur Kirchensteuerabzugsmerkmale in den ELStAM bereitgestellt, wenn für die Religionsgemeinschaft in dem Bundesland, in dem der Arbeitgeber ansässig ist, Kirchensteuer erhoben wird.
Die Lohnsteuerabzugsmerkmale sind aus der Lohnabrechnung des Arbeitgebers ersichtlich und gelten damit als bekannt gegeben. Auskünfte zu den Lohnsteuerabzugsmerkmalen erteilt auch das zuständige Finanzamt. Zudem kann jeder Arbeitnehmer seine persönlichen ELStAM im ElsterOnline-Portal abfragen. Voraussetzung hierfür ist eine kostenlose Registrierung mit Identifikationsnummer. Einzelheiten zur Registrierung finden Sie unter https://www.elster.de/eon_home.php.
Nein, der Arbeitgeber ist an die mitgeteilten ELStAM gebunden. Sollten die ELStAM unzutreffend sein, können diese nur auf Antrag des Arbeitnehmers durch das Finanzamt geändert werden.
Kann der Arbeitgeber die ELStAM aus technischen Gründen nicht abrufen oder erkennt er, dass ihm unzutreffende ELStAM des Arbeitnehmers bereitgestellt wurden, die ohne Änderung der persönlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers und ohne dessen Zutun zu einem unzutreffenden Lohnsteuerabzug führen würden, kann der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug nach § 39c Abs. 1 Satz 2 EStG für bis zu 3 Monate nach den voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers vornehmen. Auf die Anzeigepflicht des Arbeitgebers gegenüber dem Betriebsstättenfinanzamt nach § 41c Abs. 4 EStG wird hingewiesen.
Die Lohnzahlung erfolgt nachschüssig (Ende des Monats). Liegen dem Arbeitgeber Änderungen der ELStAM, die sich im Monat vor der Lohnzahlung ergeben haben, für die Lohnabrechnung vor?
Grundsätzlich erhält der Arbeitgeber die geänderten ELStAM in der am Anfang des Folgemonats bereitgestellten Änderungsliste. Änderungen, die sich im Monat vor der Lohnzahlung ergeben haben, liegen nachschüssig zahlenden Arbeitgebern daher für die Lohnabrechnung vor.
Beispiel:Der Arbeitnehmer beantragt im Februar einen Freibetrag. Dieser gilt ab dem 01. des Folgemonats März. In der nächsten Änderungsliste des Arbeitgebers (Anfang März) sind die geänderten ELStAM mit Gültigkeit 01. März bereits enthalten. Somit kann der Arbeitgeber den Freibetrag bei der Lohnabrechnung für März berücksichtigen.
Gleiches gilt für einen Steuerklassenwechsel bei Ehegatten/Lebenspartnern, der ebenfalls erst ab dem Folgemonat wirksam ist (abweichend dazu gilt die erstmalige Bestimmung der Steuerklassen nach Eheschließung bzw. Begründung einer Lebenspartnerschaft ab dem 01. des Monats der Eheschließung/Begründung der Lebenspartnerschaft).
Die Lohnzahlung erfolgt vorschüssig (Anfang des laufenden Monats). Liegen dem Arbeitgeber Änderungen der ELStAM, die sich im Monat vor der Lohnzahlung ergeben haben, für die Lohnabrechnung vor?
Nein, die Änderungen können bei vorschüssiger Zahlung nicht berücksichtigt werden. Dem Arbeitgeber liegen die aktuellen Änderungen der ELStAM für den betroffenen Monat (z.B. für Februar, gültig ab 01. März) bei Lohnzahlung (Anfang Februar für den Monat Februar) noch nicht vor. Liegen geänderte ELStAM in der nächsten Änderungsliste mit Wirkung für den vorschüssig abgerechneten Monat vor, kann eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs erfolgen. Ausführliche Informationen dazu unter Hinweise zu Arbeitgebern mit vorschüssiger Lohnzahlung (www.elster.de/download/Vorschuessige_Lohnzahlung_V_1_1.pdf)
Nein, die IdNr. kann der Arbeitgeber ausschließlich vom Arbeitnehmer erhalten.
Das Regelverfahren
Was muss ich tun, wenn meine ELStAM nicht mehr aktuell sind?
Alle antragsgebundenen Einträge und Freibeträge sind nach Ablauf ihrer Gültigkeit beim Finanzamt neu zu beantragen. Freibeträge sind ab dem 01. Januar 2016 für zwei Kalenderjahre gültig. Alle auf melderechtlichen Änderungen (z.B. Eheschließung, Begründung einer Lebenspartnerschaft, Geburt eines Kindes) beruhenden Änderungen der ELStAM werden Ihrem Arbeitgeber automatisch mitgeteilt.
Der Arbeitnehmer hat – wie bisher – eine Anzeigepflicht, wenn bei ihm
• die Voraussetzungen für eine günstigere Steuerklasse entfallen sind
• eine geringere Zahl der Kinderfreibeträge zu berücksichtigen ist
• die Voraussetzungen für eine auf Antrag gewährte Steuerklasse II im Laufe des Kalenderjahres entfallen.
Die ELStAM (z.B. Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge) in meiner Lohnabrechnung weichen von den zutreffenden ELStAM ab, ohne dass ich eine Änderung beantragt habe. Was kann ich tun?
Es können unterschiedliche Ursachen für abweichende ELStAM vorliegen. Zur Klärung wenden Sie sich bitte umgehend an das zuständige Finanzamt oder Ihren Arbeitgeber.
Erkennt der Arbeitgeber, dass ihm unzutreffende ELStAM des Arbeitnehmers bereitgestellt wurden, die ohne Änderung der persönlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers und ohne dessen Zutun zu einem unzutreffenden Lohnsteuerabzug führen würden, kann der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug nach § 39c Abs. 1 Satz 2 EStG für bis zu 3 Monate nach den voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers vornehmen.
Wie informiere ich meinen Arbeitgeber über Änderungen meiner ELStAM?
Es ist grundsätzlich nichts zu veranlassen, da dem Arbeitgeber die aktuellen ELStAM mit der Anmeldung bereitgestellt und Änderungen durch die monatlichen Änderungslisten automatisch zur Verfügung gestellt werden.
Sollte jedoch aufgrund unzutreffender ELStAM durch das Finanzamt eine Sperre zum Abruf Ihrer ELStAM gesetzt worden sein, erhalten Sie vom Finanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug, die Sie Ihrem Arbeitgeber vorlegen müssen.
Bis zur Aufhebung der Sperre sind alle Änderungen der ELStAM auf dieser Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug durch das Finanzamt nachzutragen.
Was ist bei einem Arbeitgeberwechsel zu beachten?
Bei einem Arbeitgeberwechsel muss der Arbeitnehmer dem neuen Arbeitgeber die IdNr., das Geburtsdatum und die Information, ob dieser Haupt- oder Nebenarbeitgeber ist, mitteilen.
Was ist bei einem weiteren Arbeitsverhältnis (Nebenarbeitsverhältnis) zu beachten?
Auch eine Nebenbeschäftigung ist im ELStAM-Verfahren durch den Arbeitgeber anzumelden. Dazu muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine IdNr., das Geburtsdatum und die Information, dass er Nebenarbeitgeber ist, mitteilen.
Wenn zusätzlich ein Freibetrag aufgrund Hinzurechnung berücksichtigt werden soll (weil der Grundfreibetrag im Hauptarbeitsverhältnis nicht ausschöpft wurde) muss dem Arbeitgeber zusätzlich mitgeteilt werden, in welcher Höhe ein durch das Finanzamt festgestellter Freibetrag nach § 39a Absatz 1 Satz 1 Nummer 7 EStG abgerufen werden soll.
Wie werden dem Arbeitgeber geänderte ELStAM mitgeteilt?
Grundsätzlich werden die geänderten ELStAM dem Arbeitgeber durch die monatlichen Änderungslisten automatisch zum Abruf bereitgestellt. Diese sind vom Arbeitgeber anzuwenden (§ 39e Abs. 5 Satz 1 EStG).
Sollte jedoch durch das Finanzamt eine Sperre zum Abruf der ELStAM gesetzt worden sein und können deshalb dem Arbeitgeber keine elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale bereitgestellt werden, stellt das Finanzamt dem Arbeitnehmer eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus. Diese gilt bis zur Bereitstellung neuer elektronischer Daten, längstens bis zum Ende des Kalenderjahres.
Änderungen einer bereits ausgestellten Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug werden durch das Finanzamt auf der Bescheinigung selbst vorgenommen. Ein Nachweis der ELStAM durch einen ELStAM-Ausdruck der Finanzverwaltung ist nicht mehr möglich.
Müssen im Lohnsteuerabzugsverfahren zu berücksichtigende Freibeträge im Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren jährlich erneut beantragt werden?
Nein, die Gültigkeit der Freibeträge wurde ab dem 01. Januar 2016 auf zwei Kalenderjahre verlängert. Freibeträge (§ 39a Abs. 1 Sätze 3-5 EStG) müssen ab dem Jahr 2016 also nur noch alle zwei Jahre beim Finanzamt neu beantragt werden. Die Übermittlung an den Arbeitgeber erfolgt elektronisch.
Pauschbeträge für behinderte Menschen und Hinterbliebene sowie Kinderfreibeträge, die überjährig zu gewähren sind, müssen entsprechend ihrer Gültigkeit erneut beantragt werden.
Wie wird verfahren, wenn beim selben Arbeitgeber für einen Arbeitnehmer die Lohnabrechnung unter mehreren Personalnummern erfolgt?
Ein Arbeitnehmer kann nur ein Arbeitsverhältnis bei einem Arbeitgeber haben. Werden vom Arbeitgeber sowohl Bezüge aus früheren Beschäftigungsverhältnissen als auch Bezüge aus dem aktuellen Beschäftigungsverhältnis gezahlt (z.B. Betriebsrentner mit einem zusätzlichen aktiven Arbeitsverhältnis), handelt es sich steuerrechtlich um ein Arbeitsverhältnis, welches grundsätzlich einheitlich abgerechnet werden muss. Soweit ein Arbeitgeber bisher für einen Arbeitnehmer unter mehreren Personalnummern mit verschiedenen Steuerklassen Lohnabrechnungen vorgenommen hat, darf diese Praxis aus Kulanzgründen bis Ende des Jahres 2016 fortgeführt werden (vgl. BMF-Schreiben vom 19.10.2015, IV C 5 - S 2363/13/10003). Der zweite Bezug muss dann aber mit Steuerklasse VI versteuert werden. Ein Abruf der ELStAM ist dazu weder erforderlich noch möglich. Die Möglichkeit zur Berücksichtigung eines Hinzurechnungsbetrags (Nichtausschöpfung des Grundfreibetrags im ersten Beschäftigungsverhältnis) besteht in diesen Fällen nicht. Ab 2017 soll dazu durch das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens eine endgültige gesetzliche Regelung erfolgen.
Erhält der Arbeitgeber zu jedem Jahreswechsel automatisch erneut die ELStAM seiner Arbeitnehmer?
Nein, die ELStAM werden dem Arbeitgeber nur dann mitgeteilt, wenn sich Änderungen bei den Lohnsteuerabzugsmerkmalen der Arbeitnehmer ergeben haben. Änderungen der ELStAM der Arbeitnehmer werden dem Arbeitgeber immer unabhängig vom Jahreswechsel mitgeteilt.
Zum Jahreswechsel werden nur dann ELStAM bereitgestellt, wenn sie erstmals anzuwenden sind oder zum 01.01. des neuen Jahres geändert werden. Dieses gilt z.B. bei
• Steuerklassenänderung wegen dauernder Trennung,
• Wegfall Kinderfreibetrag wegen Volljährigkeit,
• erstmaliger oder geänderter Berücksichtigung eines Freibetrags wegen Werbungskosten.
Wie erhält der Arbeitgeber die für den ELStAM-Abruf erforderliche IdNr. des Arbeitnehmers?
Die IdNr. kann der Arbeitgeber ausschließlich vom Arbeitnehmer erhalten. Eine Anforderung der IdNr. durch den Arbeitgeber (z.B. beim Finanzamt) ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht möglich.
Wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine IdNr. nicht mitteilt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Steuerklasse VI anzuwenden, da er ohne IdNr. die ELStAM nicht abrufen kann. Der Arbeitgeber ist nicht berechtigt, die IdNr. des Arbeitnehmers beim Finanzamt zu erfragen. Die Weigerung zur Herausgabe der IdNr. und die Anwendung der Steuerklasse VI ist zu dokumentieren, darüber hinaus besteht keine gesonderte Aufzeichnungspflicht im Lohnkonto.
Was muss der Arbeitgeber tun, wenn ein unbeschränkt steuerpflichtiger Arbeitnehmer keine IdNr. erhalten hat oder ihm diese nicht bekannt ist?
Der Arbeitgeber ist für eine fehlende IdNr. des Arbeitnehmers nicht verantwortlich. Der Arbeitnehmer muss die IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern oder beim Finanzamt erfragen. Fehlt die IdNr. ohne Verschulden des Arbeitnehmers, kann der Arbeitgeber bis zu drei Monate die voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale anwenden. Der Arbeitnehmer hat nachzuweisen, dass er die Verzögerung der Vorlage der IdNr. nicht zu vertreten hat. Der Arbeitgeber muss diesen Sachverhalt im Lohnkonto dokumentieren. Alternativ kann der Arbeitnehmer eine durch das Finanzamt ausgestellte Ersatzbescheinigung (§ 39e Abs. 8 EStG) vorlegen.
Was muss der Arbeitgeber tun, wenn für den Arbeitnehmer keine IdNr. vergeben wurde?
Für alle Bürger, die in Deutschland gemeldet sind, wird eine IdNr. vergeben. Im Falle eines Zuzugs aus dem Ausland ist deshalb zur Vergabe einer IdNr. die Anmeldung bei der Meldebehörde zwingend erforderlich. Ist dem unbeschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmer keine IdNr. zugeteilt worden, stellt das Wohnsitzfinanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus (§39e Abs.8 EStG).
Auch für Bürger, die nicht in Deutschland meldepflichtig sind, die aber aufgrund eines konkreten steuerlichen Anlasses eine IdNr. benötigten (z.B. Grenzpendler), wird durch das zuständige Finanzamt beim Bundeszentralamt für Steuern eine IdNr beantragt, mit der erst künftig am ELStAM-Verfahren teilgenommen werden kann.
Bis dahin erhalten diese Arbeitnehmer vom zuständigen Betriebsstättenfinanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug (§ 39 Abs. 3 EStG) mit den zutreffenden Lohnsteuerabzugsmerkmalen. Der Arbeitgeber hat in beiden Fällen die elektronische Lohnsteuerbescheinigung mit der eTIN zu übermitteln.
Was muss der Arbeitgeber tun, wenn Flüchtlinge und Asylbewerber beschäftigt werden, für die keine IdNr. vergeben wurde?
Flüchtlinge und Asylbewerber in Landeseinrichtungen (Erstaufnahmeeinrichtungen, Zentrale Unterbringungseinrichtungen und Notunterkünfte) unterliegen der Meldepflicht. Sie werden i.d.R. von den Erstaufnahmeeinrichtungen namentlich und mit Geburtsdatum erfasst und durch die für die Einrichtungen zuständigen Meldebehörden oder durch die zugewiesenen Kommunen angemeldet. Den betroffenen Personen wird i.d.R. keine Meldebestätigung ausgehändigt.
Nimmt ein Flüchtling bzw. Asylbewerber eine nichtselbständige Tätigkeit auf, gelten die allgemeinen Regelungen (Arbeitnehmer mit IdNr sind im ELStAM-Verfahren anzumelden). Ist dem Arbeitnehmer noch keine IdNr zugeteilt worden, wird auf Antrag vom Finanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug ausgestellt (§39 Abs.8 EStG).
• Kirchensteuermerkmal des Ehegatten/Lebenspartners,
• auf Antrag des Arbeitnehmers die Höhe der privaten Krankenversicherungs- und Pflege-Pflichtversicherungsbeiträge für die Dauer von zwölf Monaten
Wie schnell werden dem Arbeitgeber nach der Anmeldung eines Arbeitnehmers die ELStAM zum Abruf bereitgestellt?
Die ELStAM werden dem Arbeitgeber spätestens 5 Werktage nach der Anmeldung bereitgestellt. Der Samstag gilt auch als Werktag. Wenn nach Ablauf dieser Frist eine Bereitstellung der ELStAM oder eine Rückmeldung von Verfahrenshinweisen noch nicht erfolgt ist, haben Arbeitgeber beziehungsweise deren Datenübermittler die Möglichkeit, sich über ein Kontaktformular (https://www.elster.de/elstam_kformular.php) nach dem Verarbeitungsstand der Anmeldung zu erkundigen.
Kann der Arbeitgeber die ELStAM aus technischen Gründen nicht abrufen oder erkennt er, dass ihm unzutreffende ELStAM des Arbeitnehmers bereitgestellt wurden, die ohne Änderung der persönlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers und ohne dessen Zutun zu einem unzutreffenden Lohnsteuerabzug führen würden, kann der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug nach § 39c Abs. 1 Satz 2 EStG für bis zu 3 Monate nach den voraussichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des Arbeitnehmers vornehmen.
Auf die Anzeigepflicht des Arbeitgebers gegenüber dem Betriebsstättenfinanzamt nach § 41c Abs. 4 EStG wird hingewiesen.
Der Arbeitnehmer ist verstorben. Erhält der Arbeitgeber hierüber eine Mitteilung durch die ELStAM-Datenbank?
Nein, der Arbeitgeber erhält bis zum Zeitpunkt des Todes die ELStAM des Arbeitnehmers. Danach erhält der Arbeitgeber bei Abruf der nächsten Änderungsliste einen Verfahrenshinweis, der ihn informiert, dass keine Abrufberechtigung mehr besteht. Aus dem Text dieses Hinweises kann aus Gründen des Datenschutzes kein Rückschluss auf den Tod des Arbeitnehmers gezogen werden.
Alle Änderungen, die sich innerhalb eines Kalendermonats ergeben, werden in einer Änderungsliste am letzten Werktag des Monats nach 20 Uhr von der ELStAM-Datenbank zusammengefasst und dem Arbeitgeber im Regelfall bis zum 5. Arbeitstag des Folgemonats zum Abruf bereitgestellt. Der Samstag gilt auch als Werktag.
Wenn nach Ablauf dieser Frist eine Bereitstellung der ELStAM oder eine Rückmeldung von Verfahrenshinweisen noch nicht erfolgt ist, haben Arbeitgeber beziehungsweise deren Datenübermittler die Möglichkeit, sich über ein Kontaktformular nach dem Verarbeitungsstand der Änderungsliste zu erkundigen. Ändern sich im Laufe eines Kalendermonats die ELStAM eines Arbeitnehmers mehrfach, wird nur eine Änderungsliste erzeugt, in der dann aber mehrere Datensätze zum Arbeitnehmer enthalten sind.
Wie ist bei einem Komplettverlust der ELStAM-Daten zu verfahren?
Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, eine sogenannte Brutto-Liste zu beantragen, die alle notwendigen ELStAM-Daten enthält. Diese Liste wird grundsätzlich elektronisch bereitgestellt. Der Abruf der Brutto-Liste muss mit dem gleichen Zertifikat erfolgen, mit dem der Arbeitgeber die Arbeitnehmer angemeldet hatte. Die Brutto-Liste kann ausschließlich beim Betriebsstättenfinanzamt beantragt werden.
Änderungslisten führen zu einer E-Mail Benachrichtigung beim Arbeitgeber/Datenübermittler. Eine E-Mail-Benachrichtigung wird für eine monatliche Änderungsliste erstellt, wenn diese tatsächlich eine Änderung für mindestens einen Arbeitnehmer enthält und der Benachrichtigungsservice aktiviert ist. Diese E-Mail Anforderung/Unterbindung lässt sich durch einen entsprechenden Eintrag im ElsterOnline Portal unter „E-Mail Benachrichtigung für Postfachnachrichten bezüglich Änderungslisten“ steuern. https://www.elsteronline.de/bportal
Kann sich ein Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber anmelden, wenn der bisherige Hauptarbeitgeber das von ihm angemeldete Arbeitsverhältnis noch nicht abgemeldet hat?
Ja, grundsätzlich erhält immer der zuletzt anmeldende Arbeitgeber die Eigenschaft des Hauptarbeitgebers. Der vorherige Arbeitgeber wird durch die Anmeldung des neuen Hauptarbeitgebers automatisch zum Nebenarbeitgeber. Wenn der neue Arbeitgeber den Arbeitnehmer innerhalb von sechs Wochen (Kulanzfrist) nach dem Datum, ab dem die ELStAM geliefert werden sollen (Referenzdatum), als Hauptarbeitgeber anmeldet, erhält er die ELStAM mit Steuerklasse I-V rückwirkend zum Referenzdatum.
Bei Anmeldung nach Ablauf der Kulanzfrist erhält der neue Hauptarbeitgeber die ELStAM mit Steuerklasse I – V erst ab dem Tag des Eingangs der Anmeldung bei ELStAM. Für den Zeitraum zwischen dem Referenzdatum und dem Datum des Dateneingangs werden dem Arbeitgeber keine ELStAM bereitgestellt. Für diesen Zeitraum hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI einzubehalten.
Der Arbeitnehmer kann dem Arbeitgeber zwar die IdNr. aber nicht den Tag der Geburt mitteilen. Können trotzdem ELStAM abgerufen werden?
Nein, eine IdNr. wurde nur vergeben, wenn offizielle Dokumente mit Ausweis des Geburtsdatums (z.B. Personalausweis) vorliegen. Eine Anmeldung des Arbeitnehmers in der ELStAM-Datenbank kann nur mit dem dort ausgewiesenen Datum erfolgen. Dies kann ggf. auch ein nur teilweise bekanntes oder vollständig unbekanntes Geburtsdatum sein, z.B. 00.MM.JJJJ, wenn der Tag der Geburt nicht genau feststeht.
Muss ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer auch dann anmelden, wenn dessen Lohn nach Steuerklasse VI (Nebenarbeitsverhältnis) abgerechnet werden soll?
Ja, die ELStAM müssen für alle Arbeitsverhältnisse abgerufen werden, deren Arbeitslohn individuell lohnversteuert werden soll. Deshalb sind auch alle Arbeitsverhältnisse aus einer Nebenbeschäftigung eines Arbeitnehmers anzumelden. Dies ist insbesondere für die korrekte Ermittlung der Kirchensteuer erforderlich. Ausgenommen davon sind geringfügig Beschäftigte (sog. Minijobber) oder nach anderen Vorschriften pauschal lohnversteuerte Arbeitnehmer.
Was passiert, wenn ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer doppelt/mehrfach anmeldet?
Der Arbeitgeber kann einen Arbeitnehmer zeitgleich nur einmal in der ELStAM-Datenbank anmelden. Die zweite und weitere Anmeldung wird mit einem Verfahrenshinweis zurückgewiesen. Außerdem dürfen die Anmeldelisten keine IdNr. doppelt/mehrfach enthalten, da dies ansonsten bei der Anmeldung zu einer Abweisung der gesamten Anmeldeliste führt. Die verursachenden IdNr. werden im Verfahrenshinweis explizit benannt.
Wie kann ein Arbeitgeber eine versehentliche Anmeldung eines Arbeitnehmers wieder zurücknehmen?
Es gibt keine spezielle Korrekturfunktion. Um eine versehentliche Anmeldung eines Arbeitsverhältnisses zu korrigieren, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf den nachfolgenden Tag des bei der Anmeldung verwendeten Referenzdatums wieder abmelden.
Wie muss ich meinen Arbeitnehmer bei Einmalzahlung anmelden, wenn er bereits ausgeschieden ist?
Grundsätzlich ist für die Besteuerung der letzte Tag des Monats maßgeblich, in dem die Zahlung erfolgt, wenn es sich um einen sonstigen Bezug nach Austritt aus dem Arbeitsverhältnis handelt (R 39b.6 Abs. 3 LStR 2015). Aus Vereinfachungsgründen ist die Anmeldung auch zum 01. des Monats und die Abmeldung zum letzten des Monats der Zahlung zulässig. Dabei ist zu beachten, dass – soweit der Arbeitnehmer den Arbeitgeber für die Zahlung des sonstigen Bezugs nicht ausdrücklich als Hauptarbeitgeber bestimmt hat - die Anmeldung als Nebenarbeitgeber vorzunehmen ist. Der Lohnsteuerabzug muss in diesem Fall nach Steuerklasse VI erfolgen.
Die Anmeldung eines Arbeitnehmers wird mit dem Hinweis, dass der Arbeitgeber keine Anmeldeberechtigung hat, zurückgewiesen. Was ist zu beachten?
Grundsätzlich ist in diesem Fall der Lohnsteuerabzug nach Steuerklasse VI (§ 39e Absatz 6 Satz 8 EStG) durchzuführen. Dies gilt nicht, wenn der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber eine von der Finanzverwaltung ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vorgelegt hat.
Die Anmeldung eines Arbeitnehmers wird mit dem Hinweis, dass der Arbeitgeber keine Anmeldeberechtigung hat, zurückgewiesen. Wann kann ich den Arbeitnehmer in der ELStAM-Datenbank anmelden?
Erfolgte die Sperrung des Arbeitgeberabrufs vor dem erstmaligen Abruf der ELStAM des Arbeitnehmers, hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Aufhebung der Sperrung mitzuteilen. Dazu kann der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber ein Informationsschreiben seines Wohnsitzfinanzamts über die Aufhebung der Sperrung aushändigen. Aufgrund dieser Mitteilung hat der Arbeitgeber den beschäftigten Arbeitnehmer erstmalig in der ELStAM-Datenbank anzumelden und die entsprechenden ELStAM abzurufen.
Der Arbeitgeber meldet sich versehentlich als Hauptarbeitgeber im ELStAM-Verfahren an, obwohl er nur Nebenarbeitgeber ist und bekommt die Steuerklasse I-V übermittelt. Wie kann die fehlerhafte Anmeldung korrigiert werden?
Es gibt keine spezielle Korrekturfunktion. Um eine entsprechende versehentliche Anmeldung eines Hauptarbeitsverhältnisses zu korrigieren, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf den nachfolgenden Tag des bei der Anmeldung verwendeten Referenzdatums (refDatumAG) wieder abmelden und anschließend die Anmeldung eines Nebenarbeitsverhältnisses vornehmen.
Um eine erfolgreiche Korrektur durchzuführen, muss der zutreffende Hauptarbeitgeber zwingend ebenfalls tätig werden. Er hat den Arbeitnehmer unter Berücksichtigung des neu mitgeteilten Referenzdatums rückwirkend als Nebenarbeitgeber abzumelden und eine erneute Anmeldung mit den richtigen Daten als Hauptarbeitgeber vorzunehmen. Ohne vorherige Abmeldung durch den falschen Hauptarbeitgeber ist eine rückwirkende Anmeldung des aktuellen Hauptarbeitgebers nur innerhalb der Sechs-Wochen-Frist (sogenannte Kulanzfrist) möglich. Wird diese Frist überschritten, erhält er bei der Neuanmeldung die ELStAM erst mit Gültigkeit ab Dateneingang der Anmeldung bei der ELStAM-Datenbank. Für den Zwischenzeitraum wäre dann die Steuerklasse VI anzuwenden.
Kann der Arbeitgeber die ELStAM für bestimmte Arbeitnehmer-Gruppen (zum Beispiel Geschäftsführung) getrennt von den ELStAM der übrigen Arbeitnehmer abrufen?
Grundsätzlich erhält ein Arbeitgeber nur eine Änderungsliste für alle Arbeitnehmer. Möchte der Arbeitgeber den Arbeitslohn für eine bestimmte Arbeitnehmer-Gruppe (zum Beispiel Geschäftsführung) getrennt von den übrigen Arbeitnehmern abrechnen, müssen bei der Anmeldung der Arbeitnehmer unterschiedliche Zertifikate (zum Beispiel ein persönliches und ein Organisationszertifikat) verwendet werden. Durch Verwendung der unterschiedlichen Zertifikate wird die Erstellung von separaten Änderungslisten für jede Arbeitnehmer-Gruppe des Arbeitgebers erreicht. Die Verwendung mehrerer unter einer StNr. beantragter Organisationszertifikate führt nicht zu getrennten Änderungslisten. Weitere Informationen dazu im Dokument „Getrennte Lohnabrechnung bei einem Arbeitgeber“ (https://www.elster.de/download/Getrennte_Lohnabrechnung_beim_gleichen_ArbG_final_V_1_1.pdf).
Wen kann der Arbeitgeber kontaktieren, falls der ELStAM-Abruf nicht richtig funktioniert oder Fragen zum Datensatz bestehen?
Ansprechpartner für alle inhaltlichen Fragen zum ELStAM-Verfahren ist das zuständige Betriebsstättenfinanzamt. Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte zunächst an Ihren Softwarehersteller/ Dienstleister. Bei Fragen zum ElsterOnline-Portal oder zu ElsterFormular steht Ihnen die ELSTER-Hotline unter der kostenfreien Telefonnummer 0800/5235099 sowie das zuständige Betriebsstättenfinanzamt zur Verfügung.
Ansprechpartner für alle inhaltlichen Fragen zum ELStAM-Verfahren ist das zuständige Betriebsstättenfinanzamt. Der Betrieb der ELStAM-Hotline wurde zum 31. Dezember 2015 eingestellt.
Wie lange und wie oft kann der Arbeitgeber die Änderungslisten abrufen?
Der Abruf ist jederzeit (auch mehrfach) möglich. Die Änderungslisten sind numerisch nach dem jeweiligen Monat (01–12) gekennzeichnet und werden bis zum 28.2. des Folgejahres vorgehalten.
Ab wann kann ein Arbeitgeber die ELStAM des Arbeitnehmers abrufen?
Eine Anmeldung des Arbeitnehmers ist frühestens ab dem Tag des Beschäftigungsbeginns möglich. Mit der Anmeldebestätigungsliste werden die ELStAM zum gewählten Referenzdatum (regelmäßig das Datum des Beschäftigungsbeginns) übermittelt. Eine frühere Anmeldung ist unzulässig und wird mit dem Verfahrenshinweis „Keine Anmeldung vor Beschäftigungsbeginn“ zurückgewiesen. Es ist zu beachten, dass bei einem Arbeitnehmer, der ggf. zuvor im Ausland gelebt hat, eine Anmeldung nicht vor dem Beginn der Meldepflicht erfolgen kann. Zurzeit (voraussichtlich bis zum 01. Juni 2016) erfolgt die Meldung durch die Meldebehörden nicht mit dem Tag des Zuzugs, sondern ersatzweise mit dem Tag der Übermittlung. Für den Differenzzeitraum (tatsächlicher Aufenthalt bis zum Tag der Anmeldung) sind ggf. die dem Arbeitgeber bekannten Lohnsteuerabzugsmerkmale zu unterstellen.
Die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte hat sich geändert. Sind nach einem Steuernummernwechsel Handlungen auf Seiten des Arbeitgebers erforderlich?
Ja, nach einer Änderung der Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte muss der Arbeitgeber tätig werden.
Es gelten insoweit folgende Grundsätze:
Es wird immer die Arbeitgebersteuernummer in einer Änderungsliste zurückgeliefert, die im ELStAM-Verfahren verwendet wird.
Ist dem ELStAM-Verfahren eine aktuelle Arbeitgebersteuernummer bekannt und wird diese nicht verwendet, dann wird die aktuelle Arbeitgebersteuernummer in einem Steuernummernhinweis (Verfahrenshinweis 551000009) zurückgeliefert.
Nach einem Wechsel der Steuernummer sollte spätestens nach Erhalt des Steuernummernhinweises in der auf den Steuernummernwechsel folgenden Monatsliste eine An-, Ab- oder Ummeldung für mindestens einen Arbeitnehmer mit der neuen Arbeitgebersteuernummer erfolgen, damit der Steuernummernhinweis nicht mehr übermittelt wird.
Bei Aktenabgaben in ein anderes Bundeslandes ist eine Abmeldung aller Arbeitnehmer und erneute Anmeldung aller Arbeitnehmer erforderlich.
Ausführliche Informationen und detaillierte Handlungsempfehlungen sind im Leitfaden für Arbeitgeber zum Steuernummernwechsel dargestellt (https://www.elster.de/download/Leitfaden_Steuernummerwechsel.pdf).
Der Arbeitgeber möchte einen anderen Steuerberater/Datenübermittler mit der Lohnabrechnung beauftragen. Wie kann der Wechsel des Datenübermittlers durchgeführt werden?
Der neue Datenübermittler hat die Möglichkeit eine Ummeldung (Wechsel des Datenübermittlers) durchzuführen. Bei der Ummeldung sollte der neue Datenübermittler die IdNrn. aller aktiven Arbeitsverhältnisse des betreffenden Arbeitgebers berücksichtigen. Als Referenzdatum kann bei der Ummeldung nur ein Wert zwischen dem 01. des aktuellen Monats und dem 01. des Folgemonats bezogen auf den Tag der Ummeldung verwendet werden. Die Ummeldung sollte erst dann erfolgen, nachdem der bisherige Datenübermittler alle noch ausstehenden Änderungslisten abgerufen hat. Der neue Datenübermittler erhält eine Ummeldebestätigungsliste. Die ELStAM werden darin mit dem gewählten Referenzdatum der Ummeldung ausgewiesen. Der alte Datenübermittler erhält mit der nächsten Monatsliste den Hinweis, dass er nicht mehr abrufberechtigt ist.
Alternativ kann der alte Steuerberater/Datenübermittler die Arbeitnehmer auch ab- und der neue Datenübermittler die Arbeitsverhältnisse neu anmelden. Dabei erhält der alte Datenübermittler eine Abmeldebestätigungsliste und der neue eine Anmeldebestätigungsliste.
Beispiel: Der Arbeitnehmer beantragt im Februar einen Freibetrag. Dieser gilt ab dem 01. des Folgemonats März. In der nächsten Änderungsliste des Arbeitgebers (Anfang März) sind die geänderten ELStAM mit Gültigkeit 01. März bereits enthalten. Somit kann der Arbeitgeber den Freibetrag bei der Lohnabrechnung für März berücksichtigen. Gleiches gilt für einen Steuerklassenwechsel bei Ehegatten/Lebenspartnern, der ebenfalls erst ab dem Folgemonat wirksam ist (abweichend dazu gilt die erstmalige Bestimmung der Steuerklassen nach Eheschließung bzw. Begründung einer Lebenspartnerschaft ab dem 01. des Monats der Eheschließung/Begründung der Lebenspartnerschaft).
Nein, die Änderungen können bei vorschüssiger Zahlung nicht berücksichtigt werden. Dem Arbeitgeber liegen die aktuellen Änderungen der ELStAM für den betroffenen Monat (z.B. für Februar, gültig ab 01. März) bei Lohnzahlung (Anfang Februar für den Monat Februar) noch nicht vor. Liegen geänderte ELStAM in der nächsten Änderungsliste mit Wirkung für den vorschüssig abgerechneten Monat vor, kann eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs erfolgen. Ausführliche Informationen dazu unter Hinweise zu Arbeitgebern mit vorschüssiger Lohnzahlung (https://www.elster.de/download/Vorschuessige_Lohnzahlung_V_1_2.pdf)
Wie bekomme ich als Arbeitgeber eine Abrufberechtigung für die ELStAM-Datenbank?
Um die ELStAM abrufen zu können, benötigt der Arbeitgeber eine Registrierung im ElsterOnline-Portal (https://www.elsteronline.de/). Mit der Registrierung erhält der Arbeitgeber ein Zertifikat. Es wird dabei die Nutzung eines Organisationszertifikats empfohlen. Nach der Registrierung kann das Zertifikat auch mit anderen Softwareprodukten genutzt werden.
Was ist ein Organisationszertifikat?
Das Organisationszertifikat wird unternehmensbezogen ausgestellt und ermöglicht insbesondere größeren Arbeitgebern für organisatorische Zwecke mehrere Zertifikate (zurzeit maximal 20) unter einer Steuernummer zu beantragen. Für die Teilnahme am ELStAM-Verfahren ist ein Organisationszertifikat (empfohlen) mit der aktuellen Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte zu erzeugen. Alle Zertifikate, die entsprechend ausgestellt worden sind, berechtigen zum Abruf der ELStAM und der Änderungslisten.
Wurde ein Organisationszertifikat vor dem 01.04.2012 mit einer inzwischen nicht mehr gültigen Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte erzeugt, ist für die Teilnahme am ELStAM-Verfahren zwingend ein neues Zertifikat zu erstellen.
Der Arbeitgeber hat seine Arbeitnehmer erfolgreich angemeldet, in der Änderungsliste wird für einen Arbeitnehmer der Hinweis „keine Abrufberechtigung“ ausgegeben – was ist zu beachten?
Liegt dem Arbeitgeber für den betroffenen Arbeitnehmer eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, kann er unterstellen, dass durch das Finanzamt aus technischen Gründen eine Abrufsperre der ELStAM gesetzt wurde. In diesen Fällen muss er bis zur Bereitstellung geänderter ELStAM in der Änderungsliste für diesen Arbeitnehmer die Lohnsteuerabzugsmerkmale der vorliegenden Bescheinigung verwenden.
Liegt dem Arbeitgeber keine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, ist durch den Arbeitnehmer der Grund für die fehlende Abrufberechtigung zu klären. Der Arbeitgeber kann im Rahmen des § 39c Abs. 1 Satz 2 EStG die voraussichtlichen ELStAM bis zu drei Kalendermonate weiter verwenden. Soweit bis dahin keine Klärung erfolgt ist und der Arbeitnehmer keine vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vorgelegt hat, ist der Steuerabzug bis zur Bereitstellung geänderter ELStAM in der Änderungsliste auch für vorherige Monate nach Steuerklasse VI vorzunehmen.
Ab wann kann ein Arbeitgeber Änderungslisten abrufen?
Die erste Änderungsliste kann ein Arbeitgeber im auf den Monat der Anmeldung folgenden Monat abrufen.
Beispiel: Ein Arbeitgeber meldet seinen Arbeitnehmer im November an. Mit der Anmeldebestätigungsliste erhält er die zum Anmeldezeitpunkt gültigen ELStAM der Arbeitnehmer. Die erste Änderungsliste wird Anfang Dezember zum Abruf bereitgestellt.
Abmeldung eines Arbeitnehmers
Was geschieht, wenn ein Arbeitgeber nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses die Abmeldung des Arbeitnehmers vergisst?
Eine automatische Abmeldung erfolgt nicht. Wenn sich ein neuer Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber anmeldet, wird der vorherige Arbeitgeber automatisch zum Nebenarbeitgeber mit der Folge, dass diesem nur noch die ELStAM mit Steuerklasse VI bereitgestellt werden.
Wie ist zu verfahren, wenn der Arbeitgeber nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses noch Lohnzahlungen leistet?
Hier muss unterschieden werden, ob es sich um nachträglichen laufenden Arbeitslohn oder sonstige Bezüge handelt.
Nachträgliche Zahlungen, die das laufende Kalenderjahr betreffen (z.B. Korrekturen des laufenden Arbeitslohns für einen abgelaufenen Monat des Kalenderjahres) sind nach den ELStAM für diesen Monat zu besteuern. Eine erneute Anmeldung oder verspätete Abmeldung des Arbeitnehmers ist hier nicht erforderlich.
Bei Zufluss von sonstigen Bezügen (z.B. Abfindungen, Boni, Weihnachtsgeld) ist immer eine erneute Anmeldung nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich. Grundsätzlich ist für die Besteuerung dabei der letzte Tag des Monats maßgeblich, in dem die Zahlung erfolgt (R 39b.6 Abs. 3 LStR 2015). Aus Vereinfachungsgründen ist die Anmeldung auch zum 01. des Monats und die Abmeldung zum letzten des Monats der Zahlung zulässig. Dabei ist zu beachten, dass – soweit der Arbeitnehmer den Arbeitgeber für die Zahlung des sonstigen Bezugs nicht ausdrücklich als Hauptarbeitgeber bestimmt hat - die Anmeldung als Nebenarbeitgeber vorzunehmen ist. Der Lohnsteuerabzug muss in diesem Fall nach Steuerklasse VI erfolgen.
Wie ist zu verfahren, wenn nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses noch nachträglicher laufender Arbeitslohn gezahlt wird?
Nachträgliche Zahlungen, z.B. Korrekturen des laufenden Arbeitslohns für einen abgelaufenen Monat des Kalenderjahres, sind nach den ELStAM für diesen Monat zu besteuern. Eine erneute Anmeldung oder verspätete Abmeldung des Arbeitnehmers ist hier nicht erforderlich.Datenschutz
Ist ein Arbeitgeber auch nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses und Abmeldung des Arbeitnehmers berechtigt, dessen ELStAM weiterhin abrufen?
Kann der Arbeitgeber auch alte Änderungslisten einsehen oder überschreiben neue Änderungslisten die vorangegangenen?
Die Änderungslisten werden bis zum 28.2. des Folgejahres vorgehalten und können bei Bedarf (ungeachtet eines bereits erfolgten Abrufs) eingesehen werden.
Der Arbeitgeber erhält nach Anmeldung des Arbeitnehmers den Verfahrenshinweis „keine Anmeldeberechtigung“. Was ist die Ursache?
Der Verfahrenshinweis „keine Anmeldeberechtigung“ wird bei verschiedenen Fallkonstellationen ausgegeben.
• Das Finanzamt hat den Arbeitgeber-Abruf aus technischen Gründen gesperrt. In diesen Fällen erhält der Arbeitnehmer vom Finanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug, die der Arbeitgeber zu verwenden hat.
• Das Finanzamt hat den Arbeitgeber-Abruf auf Antrag des Arbeitnehmers gesperrt. Die Versteuerung muss dann nach Steuerklasse VI erfolgen.
Weitere Informationen dazu im Leitfaden für das Lohnbüro (https://www.elster.de/download/Leitfaden_ELStAM_Lohnbuero.pdf).
Der Arbeitgeber erhält einen Verfahrenshinweis „keine Abrufberechtigung“. Was ist die Ursache?
Der Verfahrenshinweis „keine Abrufberechtigung“ wird bei verschiedenen Fallkonstellationen ausgegeben.
• Die Finanzverwaltung hat den Abruf der ELStAM aus technischen Gründen gesperrt. In diesen Fällen erhält der Arbeitnehmer vom Finanzamt eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug, die der Arbeitgeber zu verwenden hat.
• Der Arbeitnehmer ist ins Ausland verzogen. Es kann keine Abrechnung mehr mit ELStAM erfolgen. Es ist eine Bescheinigung nach § 39 Abs. 3 EStG beim Betriebsstättenfinanzamt zu beantragen.
• Der Arbeitnehmer ist aus dem Ausland zugezogen. Eine Anmeldung kann nicht vor dem Beginn der Meldepflicht erfolgen. Zurzeit (voraussichtlich bis zum 01. Juni 2016) erfolgt die Meldung durch die Meldebehörden nicht mit dem Tag des Zuzugs, sondern ersatzweise mit dem Tag der Übermittlung. Für den Differenzzeitraum (tatsächlicher Aufenthalt bis zum Tag der Anmeldung) sind ggf. die dem Arbeitgeber bekannten Lohnsteuerabzugsmerkmale zu unterstellen.
• Der Arbeitnehmer ist verstorben. Für den Arbeitnehmer können keine ELStAM mehr abgerufen werden. Für weitergehende Ansprüche ist für die Erben eine Neuanmeldung durchzuführen. (Die Sonderregelung des R 19.9 Abs.1 Satz 2 LStR, nachdem im Sterbemonat der Lohnsteuerabzug nach den Merkmalen des Verstorbenen vorgenommen werden kann, gilt weiter fort; bei Anwendung der Sonderregelung ist für den Sterbemonat eine Abrechnung über ELStAM nicht möglich.
• Das Finanzamt hat den Arbeitgeber-Abruf auf Antrag des Arbeitnehmers gesperrt. Die Versteuerung muss dann nach Steuerklasse VI erfolgen. Weitere Informationen dazu im Leitfaden für das Lohnbüro (https://www.elster.de/download/Leitfaden_ELStAM_Lohnbuero.pdf).
Der Arbeitgeber erhält einen Verfahrenshinweis „Arbeitnehmer unbekannt: die IdNr. des Arbeitnehmers kann nicht verifiziert werden“. Was ist die Ursache?
Dieser Verfahrenshinweis wird ausgegeben, wenn die vom Arbeitgeber in der Anmeldung mitgeteilten Daten des Arbeitnehmers nicht schlüssig sind. Mögliche Ursachen sind:
• Die Identifikationsnummer ist nicht korrekt.
• Das Geburtsdatum ist nicht korrekt.
• Die Identifikationsnummer passt nicht zum Geburtsdatum.
• Das verwendete Datum des Beschäftigungsbeginns liegt vor dem Geburtsdatum
Der Arbeitgeber erhält bei der Anmeldung eines Arbeitnehmers einen Verfahrenshinweis, dass der Freibetrag gekürzt wurde. Was ist die Ursache?
Der Hinweistext „Freibetrag gekürzt, da verfügbares Hinzurechnungsvolumen kleiner als angeforderter Freibetrag“ wird in folgendem Fall ausgegeben: Der Arbeitgeber meldet den Arbeitnehmer mit einem Nebenbeschäftigungsverhältnis an. Es soll ein Freibetrag wegen Übertragung des Grundfreibetrages beim Hauptbeschäftigungsverhältnis (§ 39a Absatz 1 Nr. 7 EStG) berücksichtigt werden, der dann in gleicher Höhe bei der Hauptbeschäftigung als Hinzurechnungsbetrag berücksichtigt wird. Der bei der Anmeldung mitgeteilte Betrag übersteigt jedoch das verfügbare Freibetragsvolumen, das zuvor beim Finanzamt beantragt wurde. Die abgerufenen ELStAM enthalten den maximal möglichen und vom Arbeitgeber zu berücksichtigenden Freibetrag.
Der Arbeitgeber erhält den Verfahrenshinweis „keine Anmeldung vor Beschäftigungsbeginn möglich“. Was ist die Ursache?
Das bei der Anmeldung verwendete Datum des Beginns der Beschäftigung liegt nach dem aktuellen Tagesdatum. Eine Anmeldung des Arbeitnehmers ist erst nach dem Beginn des Beschäftigungsverhältnisses zulässig.
Der Arbeitgeber erhält den Verfahrenshinweis „keine Abrufberechtigung mehr, da der Abruf der ELStAM für den Arbeitnehmer bereits anderweitig erfolgt ist“. Was ist die Ursache?
Ein anderer Datenübermittler (z.B. Steuerberater) oder der Arbeitgeber selbst (mit einem anderen Zertifikat) hat bereits die ELStAM im Auftrag dieses Arbeitgebers abgerufen. Wenn zwei Zugreifende für einen Arbeitgeber abrufen, erhält derjenige den Verfahrenshinweis, der für den aktuellen Zeitraum die Berechtigung verloren hat.
Der Arbeitgeber erhält den Verfahrenshinweis „Ab-/Ummeldung des Arbeitnehmers ist nicht möglich, weil kein Arbeitsverhältnis besteht“. Was ist die Ursache?
Die Abmeldung des Arbeitnehmers scheitert, wenn ein Wert der Kombination von IdNr., Geburtsdatum, Arbeitgebersteuernummer und Datenübermittler-Zertifikat nicht mit den Daten aus der ursprünglichen Anmeldung (oder letzten Ummeldung) übereinstimmt oder das Arbeitsverhältnis bereits erfolgreich abgemeldet wurde.
Bei einem Arbeitgeberwechsel muss der Arbeitnehmer dem neuen Arbeitgeber die IdNr., das Geburtsdatum und die Information, ob dieser Haupt- oder Nebenarbeitgeber ist, mitteilen. Daneben ist keine weitere Papier-Bescheinigung erforderlich
Eine Nebenbeschäftigung ist im ELStAM-Verfahren durch den Arbeitgeber anzumelden. Dazu muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber seine IdNr., das Geburtsdatum und die Information, dass er Nebenarbeitgeber ist, mitteilen. Zusätzlich muss vom Arbeitnehmer mitgeteilt werden, ob und in welcher Höhe ein nach § 39a Absatz 1 Satz 1 Nummer 7 EStG festgestellter Freibetrag (Nichtausschöpfung des Grundfreibetrags im ersten Beschäftigungsverhältnis) abgerufen werden soll. Dieser Freibetrag ist bei der Anmeldung des Arbeitnehmers im ELStAM-Verfahren mit anzuweisen
Grundsätzlich werden die geänderten ELStAM dem Arbeitgeber durch die monatlichen Änderungslisten automatisch bereitgestellt. Diese sind vom Arbeitgeber anzuwenden (§ 39e Abs. 5 Satz 1 EStG).
Sollte jedoch durch das Finanzamt eine Sperre zum Abruf der ELStAM gesetzt worden sein und können deshalb keine elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale bereitgestellt werden, stellt das Finanzamt dem Arbeitnehmer eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug aus. Eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug gilt bis zur Bereitstellung neuer elektronischer Daten, längstens bis zum Ende des Kalenderjahres fort.
Wie ist zu verfahren, wenn dem Arbeitgeber unzutreffende ELStAM des Arbeitnehmers übermittelt werden (z.B. bei Ehegatten Steuerklassenkombination IV/IV statt III/V)?
Auf Veranlassung des Arbeitnehmers werden die ELStAM vom Finanzamt korrigiert und dem Arbeitgeber mit der nächsten Änderungsliste zur (ggf. rückwirkenden) Anwendung zum Abruf bereitgestellt.
Soweit die Korrektur durch das Finanzamt nicht erfolgen kann, wird dem Arbeitnehmer zur Gewährleistung eines korrekten Lohnsteuerabzugs eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug zur Vorlage beim Arbeitgeber ausgestellt. Gleichzeitig sperrt das Finanzamt den Arbeitgeberabruf. Nach einer Korrektur der ELStAM wird die gesetzte Abrufsperre durch das Finanzamt wieder aufgehoben. Mit der nächsten Monatsliste werden dem Arbeitgeber die zutreffenden ELStAM wieder zum Abruf bereitgestellt.
Wie ist zu verfahren, wenn dem Arbeitgeber melderechtliche Änderungen des Arbeitnehmers noch nicht vorliegen?
Zwischen Änderung der Meldedaten und Übermittlung der geänderten ELStAM an den Arbeitgeber entsteht eine zeitliche Differenz die dazu führen kann, dass die geänderten Daten nicht in der nachfolgenden Änderungsliste enthalten sind. Die abgerufenen ELStAM sind vom Arbeitgeber in diesem Fall für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs anzuwenden. Die zutreffenden ELStAM werden dem Arbeitgeber in einer späteren Änderungsliste mit Wirkung für den vorherigen Zeitraum bereitgestellt.
Muss die Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug nach Aufhebung der Sperre des Arbeitgeberabrufs an das Betriebsstättenfinanzamt zurückgesandt werden?
Nein, die Bescheinigung muss aber weiterhin bis zum Ende des Kalenderjahres aufbewahrt werden. Nach Ablauf des Kalenderjahres kann die Bescheinigung dann vernichtet werden. Wechselt der Arbeitnehmer im Laufe des Kalenderjahres seinen Arbeitgeber, ist ihm die ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug zur Vorlage beim neuen Arbeitgeber auszuhändigen.
Nein, die Gültigkeit der Freibeträge wurde ab dem 01. Januar 2016 auf zwei Kalenderjahre verlängert. Die Freibeträge (§ 39a Abs. 1 Sätze 3-5 EStG) müssen ab dem Jahr 2016 nur noch alle zwei Jahre beim Finanzamt neu beantragt werden. Die Übermittlung an den Arbeitgeber erfolgt mit der Übermittlung der Änderungslisten. Pauschbeträge für behinderte Menschen und Hinterbliebene sowie Kinderfreibeträge, die überjährig zu gewähren sind, müssen entsprechend ihrer Gültigkeit erneut beantragt werden.