Source: https://pabianice.zhp.pl/kontakt/klauzula-informacyjna-rodo/
Timestamp: 2018-12-11 07:23:11+00:00
Document Index: 13303264

Matched Legal Cases: ['art. 6', 'art. 9', 'art. 6', 'art. 6', 'art. 6', 'art. 9', 'art. 6', 'art. 6', 'art. 6', 'art. 6', 'art. 6', 'art. 6']

D10-klauzula-RODO.pdf
Klauzule dla osób wstępujących do Związku Harcerstwa Polskiego, ich rodziców / opiekunów prawnych oraz kierujących podstawowymi jednostkami organizacyjnymi
1. Klauzula informacyjna dla członków, którzy ukończyli 16. rok życia:
Poniżej znajdziesz informacje opisujące sposób, w jaki wykorzystujemy Twoje dane osobowe, przy czym cele wykorzystania danych osobowych zostały opisane skrótowo. Pełny opis celów wykorzystania danych osobowych jest zawarty w załączniku do niniejszej klauzuli dostępnym pod adresem www.zhp.pl/rodo/.
Administratorami Twoich danych osobowych, czyli podmiotami odpowiedzialnymi za zgodne z prawem wykorzystywanie tych danych, są:
· Związek Harcerstwa Polskiego, stowarzyszenie z siedzibą w Warszawie (zwane dalej "ZHP"),
· Związek Harcerstwa Polskiego Chorągiew Łódzka (zwana dalej "Chorągwią").
+48 22 339 0645
+48 42 636 32 62
+48 22 339 0606
+48 501 899 336
rodo@zhp.pl
rodo@lodzka.zhp.pl
· przyjąć Cię w poczet członków ZHP i nadać Ci przydział służbowy;
· zapewnić Ci warunki do korzystania z podstawowych praw członkowskich, w tym prawa do uczestnictwa w życiu harcerstwa;
· egzekwować ciążące na Tobie podstawowe obowiązki członkowskie, w tym obowiązek opłacania składek;
· prowadzić Ewidencję ZHP stanowiącą scentralizowaną, elektroniczną bazę danych o członkach ZHP;
· wystawić dokument potwierdzający członkostwo w ZHP, np. legitymację zucha, książeczkę harcerską lub książeczkę instruktorską;
· zapewnić Ci warunki do zdobywania sprawności harcerskich;
· zapewnić Ci warunki do odbywania prób i zdobywania stopni harcerskich i instruktorskich;
· reagować na przypadki naruszenia przez Ciebie obowiązków członkowskich, w tym wszcząć i prowadzić postępowania przed sądami harcerskimi, a nawet stosować kary organizacyjne przewidziane w Statucie;
· prowadzić rachunkowość w związku z opłacaniem składek;
· zaliczyć odbytą przez Ciebie w ubiegłym roku służbę instruktorską;
· przyznać Ci uprawnienia do kształcenia kadr ZHP oraz zapewnić Ci warunki do wykonywania tych uprawnień.
W przypadku pełnienia funkcji wychowawczych Twoje dane osobowe są nam również potrzebne do uzyskania informacji , czy są one zamieszczone w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest ciążący na nas obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Ponadto Twoje dane osobowe są nam potrzebne, abyśmy mogli zapewnić Ci warunki do korzystania z pomocy świadczonej przez ZHP na rzecz osób z niepełnosprawnościami w ramach drużyn Nieprzetartego Szlaku. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest uprawniona działalność prowadzonej z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przez ZHP jako stowarzyszenie o celach światopoglądowych (art. 9 ust. 2 lit. d RODO).
· przyznać Ci wyróżnienia i nagrody za osiągnięcia w pracy w ZHP
· zapewnić wymianę informacji dotyczącej kadry instruktorskiej pomiędzy poszczególnymi chorągwiami
· rozpatrzyć i załatwić zgłoszone przez Ciebie skargi, wnioski lub postulaty
Wykorzystujemy Twoje dane osobowe w powyższych celach, ponieważ jest to niezbędne do realizacji naszych uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegających odpowiednio na promowaniu wartości zawartych w Prawie Harcerskim, na zaspokojeniu potrzeb kadrowych w ramach ZHP oraz na poprawie działania ZHP.
Ponadto Twoje dane osobowe są nam potrzebne, abyśmy mogli opracować dokumentację fotograficzną różnych przejawów życia harcerstwa, a także materiały edukacyjne, informacyjne i promocyjne oraz abyśmy mogli rozpowszechniać te materiały. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
· biur świadczących na naszą rzecz usługi rachunkowe,
· organów władzy publicznej uprawionych do uzyskania tych danych w związku z prowadzonymi postępowaniami.
Twoje dane osobowe, zarówno te, o których podanie prosimy w niniejszym formularzu, jak i te, które będziemy zbierać w toku Twojego udziału w różnych formach pracy harcerskiej, przechowujemy przez okres trwania członkostwa w ZHP oraz przez pewien czas po ustaniu członkostwa przez okres wskazany poniżej:
· w odniesieniu do danych osobowych zawartych w uchwałach, decyzjach i rozkazach władz ZHP oraz protokołach posiedzeń władz ZHP, a także w rozkazach drużynowego lub kierującego podstawową jednostką organizacyjną ZHP, stanowiących materiały archiwalne wchodzące w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego – do czasu trwałego zaprzestania działalności przez ZHP;
· w odniesieniu do danych osobowych dotyczących skazań na kary organizacyjne – do czasu zatarcia skazania z mocy Statutu ZHP, tzn. przez 2 lub 4 lata (w zależności od rodzaju wymierzonej kary) od prawomocnego ukarania;
· w odniesieniu do danych osobowych zawartych w księgach rachunkowych i dowodach – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiła płatność;
· w odniesieniu do danych osobowych zawartych w dokumentacji pracy drużyny, a także we wnioskach o otwarcie próby oraz danych dotyczących otwarcia, przebiegu i zamknięcia próby – przez 3 lata od końca roku kalendarzowego.
· wycofać zgodę na rozpowszechnianie materiałów informacyjnych i promocyjnych zawierających Twój wizerunek utrwalony na zdjęciach; wycofanie zgody nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania Twojego wizerunku przed jej wycofaniem;
· wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu; na skutek wniesienia sprzeciwu rozważymy, czy – ze względu na Twoją szczególną sytuację – ochrona Twoich interesów, praw i wolności przeważa nad interesami, które realizujemy, wykorzystując Twoje dane osobowe. Jeżeli Twój sprzeciw okaże się zasadny, a nie ma innej podstawy prawnej wykorzystania tych danych, usuniemy je.
· dostępu do swoich danych osobowych, uzyskania potwierdzenia, czy wykorzystujemy Twoje dane osobowe, uzyskania ich kopii oraz do uzyskania informacji m.in. o: celach wykorzystania, kategoriach danych osobowych, kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, planowanym okresie przechowywania danych osobowych, a także o źródle, z którego je pozyskaliśmy;
· sprostowania swoich danych osobowych, gdy są niekompletne, nieprawidłowe lub nieaktualne;
· usunięcia wszystkich lub niektórych swoich danych osobowych, jeżeli Twoje dane osobowe przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były wykorzystywane albo od początku były wykorzystywane niezgodnie z prawem, w szczególności jeżeli cofnęłaś / cofnąłeś zgodę na wykorzystanie danych osobowych lub wniosłaś / wniosłeś zasadny sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych;
· ograniczenia wykorzystania swoich danych osobowych, tj. zażądać, abyśmy zaprzestali ich wykorzystania (nie dotyczy to jednak przechowywania Twoich danych osobowych) w sytuacjach, gdy:
o kwestionujesz prawidłowość danych osobowych,
o kwestionujesz zgodność z prawem wykorzystania przez nas danych osobowych,
o nie potrzebujemy już tych danych, ale Ty potrzebujesz ich do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
o wniosłeś/wniosłaś sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych.
· otrzymania swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania tych danych do innego, wybranego przez siebie, administratora danych osobowych; masz również prawo do żądania, by dane osobowe zostały przesłane przez nas bezpośrednio takiemu innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe; dotyczy to jedynie danych osobowych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy (w tym Statutu ZHP).
2. Klauzula informacyjna dla rodziców członków, którzy nie ukończyli 16. roku życia:
Poniżej znajdziesz informacje opisujące sposób, w jaki wykorzystujemy dane osobowe Twojego dziecka, przy czym cele wykorzystania danych osobowych zostały opisane skrótowo. Pełny opis celów wykorzystania danych osobowych jest zawarty w załączniku do niniejszej klauzuli dostępnym pod adresem www.zhp.pl/rodo/
Administratorami danych osobowych dziecka, to znaczy podmiotami odpowiedzialnymi za zgodne z prawem wykorzystywanie tych danych, są:
Wykorzystujemy Twoje dane osobowe obejmujące m.in. Twoje imię, nazwisko, adres do korespondencji
· przyjąć je w poczet członków ZHP i nadać Ci przydział służbowy;
· zapewnić mu warunki do korzystania z podstawowych praw członkowskich, w tym prawa do uczestnictwa w życiu harcerstwa;
· egzekwować ciążące na nim podstawowe obowiązki członkowskie, w tym obowiązek opłacania składek;
· wystawić dokument potwierdzający jego członkostwo w ZHP, np. legitymację zucha, książeczkę harcerską lub książeczkę instruktorską;
· zapewnić mu warunki do zdobywania sprawności harcerskich;
· zapewnić mu warunki do odbywania prób i zdobywania stopni harcerskich i instruktorskich;
· reagować na przypadki naruszenia przez nie obowiązków członkowskich, w tym wszcząć i prowadzić postępowania przed sądami harcerskimi, a nawet stosować kary organizacyjne przewidziane w Statucie;
· zaliczyć odbytą przez nie w ubiegłym roku służbę instruktorską;
· przyznać mu uprawnienia do kształcenia kadr ZHP oraz zapewnić Ci warunki do wykonywania tych uprawnień.
W przypadku pełnienia przez Twoje dziecko funkcji wychowawczych dane osobowe są nam również potrzebne do uzyskania informacji , czy znajdują się w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest ciążący na nas obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Ponadto dane osobowe Twojego dziecka są nam potrzebne, abyśmy mogli zapewnić mu warunki do korzystania z pomocy świadczonej przez ZHP na rzecz osób z niepełnosprawnościami w ramach drużyn Nieprzetartego Szlaku. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest uprawniona działalność prowadzonej z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przez ZHP jako stowarzyszenie o celach światopoglądowych (podstawa prawna przewidziana w art. 9 ust. 2 lit. d RODO).
· przyznać mu wyróżnienia i nagrody za osiągnięcia w pracy w ZHP
· rozpatrzyć i załatwić zgłoszone przez nie skargi, wnioski lub postulaty
Wykorzystujemy dane osobowe Twojego dziecka w powyższych celach, ponieważ jest to niezbędne do realizacji naszych uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegających odpowiednio na promowaniu wartości zawartych w Prawie Harcerskim, na zaspokojeniu potrzeb kadrowych w ramach ZHP oraz na poprawie działania ZHP.
Ponadto dane osobowe Twojego dziecka są nam potrzebne, abyśmy mogli opracować dokumentację fotograficzną różnych przejawów życia harcerstwa, a także materiały edukacyjne, informacyjne i promocyjne oraz abyśmy mogli rozpowszechniać te materiały. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Dane przetwarzane na podstawie zgody lub prawnie uzasadnionego interesu przetwarzamy do momentu cofnięcia zgody lub złożenia sprzeciwu, który zostanie uwzględniony przez administratora (ZHP lub Chorągiew),.
· wycofać zgodę na rozpowszechnianie materiałów edukacyjnych, informacyjnych i promocyjnych zawierających wizerunek dziecka utrwalony na zdjęciach; wycofanie zgody nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania wizerunku dziecka przed jej wycofaniem;
· wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych dziecka na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu; na skutek wniesienia sprzeciwu rozważymy, czy – ze względu na szczególną sytuację dziecka – ochrona jego interesów, praw i wolności przeważa nad interesami, które realizujemy, wykorzystując te dane osobowe. Jeżeli Twój sprzeciw okaże się zasadny, a nie ma innej podstawy prawnej wykorzystania tych danych, usuniemy je.
· dostępu do danych osobowych dziecka, uzyskania potwierdzenia, czy wykorzystujemy dane osobowe dziecka, uzyskania ich kopii oraz do uzyskania informacji m.in. o: celach wykorzystania, kategoriach danych osobowych, kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, planowanym okresie przechowywania danych osobowych, a także o źródle, z którego je pozyskaliśmy;
· sprostowania danych osobowych dziecka, gdy są niekompletne, nieprawidłowe lub nieaktualne;
· usunięcia wszystkich lub niektórych danych osobowych dziecka, jeżeli:
o dane osobowe dziecka przestały być niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w których były wykorzystywane albo od początku były wykorzystywane niezgodnie z prawem
o cofnąłeś/cofnęłaś zgodę na wykorzystanie danych osobowych dziecka
o wniosłeś/wniosłaś zasadny sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych dziecka na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego interesu,
· ograniczenia wykorzystania danych osobowych dziecka, tj. zażądać, abyśmy zaprzestali ich wykorzystania (nie dotyczy to jednak przechowywania danych osobowych dziecka) w sytuacjach, gdy:
o nie potrzebujemy już tych danych, ale Ty potrzebujesz ich do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń przysługujących dziecku,
o wniosłeś/wniosłaś sprzeciw wobec wykorzystywania danych osobowych dziecka;
· otrzymania danych osobowych dziecka w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania tych danych do innego, wybranego przez siebie, administratora danych osobowych; masz również prawo do żądania, by dane osobowe dziecka zostały przesłane przez nas bezpośrednio takiemu innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe; dotyczy to jedynie danych osobowych dziecka przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy (w tym Statutu ZHP).
1) w związku z reprezentowaniem Twojego dziecka. W tym w celu weryfikacji umocowania do działania w imieniu dziecka/podopiecznego wynikającego z władzy rodzicielskiej lub opieki;
2) w celu nawiązania z Tobą kontaktu w istotnych sprawach dotyczących Twojego dziecka.
3. Klauzula informacyjna dla niepełnoletnich członków, którzy nie ukończyli 16. roku życia:
· tym, kim jesteście,
· tym, czego pragniecie i o czym marzycie,
· tym, co w sobie lubicie i tym, co chcielibyście w sobie zmienić,
· tym, co czujecie do innych ludzi,
· tym, co myślicie o świecie,
· a także tym, co wiecie i umiecie.
· przyjąć Was na członków Związku Harcerstwa Polskiego i na dowód tego wręczyć Wam odpowiednią legitymację lub książeczkę;
· przydzielić Was do drużyny i zapewnić Wam udział w jej życiu, w tym uczestnictwo w biwakach, obozach i zimowiskach;
· wspierać Was w przezwyciężaniu własnych słabości i niepełnosprawności;
· wspierać Was w zdobywaniu sprawności, stopni harcerskich i stopni instruktorskich;
· nagradzać Was za dobre uczynki, a za złe wyciągać konsekwencje;
· prowadzić komputerową ewidencję zuchów i harcerzy;
· wysłuchać Waszego głosu, ilekroć pragniecie coś zmienić i uczynić harcerstwo jeszcze lepszym.
Jeżeli uważacie, że my, Związek Harcerstwa Polskiego, jesteśmy zbyt ciekawscy albo z innych powodów nie podoba się Wam to, w jaki sposób traktujemy Wasze prywatne sprawy, nie bójcie się o tym powiedzieć. W pierwszej kolejności porozmawiajcie ze swoimi rodzicami. Następnie z ich pomocą skontaktujcie się z nam:
4. Klauzula informacyjna dla osób kierujących podstawową jednostką organizacyjną
w uzupełnieniu informacji, które otrzymałeś wcześniej, poniżej opisujemy, w jaki sposób wykorzystujemy Twoje dane osobowe w związku z kierowaniem przez Ciebie podstawową jednostką organizacyjną.
Zakres odpowiedzialności ZHP oraz Chorągwi jest różny, co opisujemy poniżej.
W związku z powierzeniem Ci pełnienia funkcji kierującego podstawową jednostką organizacyjną ZHP wykorzystujemy Twoje dane osobowe obejmujące m.in. dane dotyczące sposobu kierowania drużyną lub inną podstawową jednostką organizacyjną.
Wykorzystujemy Twoje dane osobowe w celu weryfikacji spełnienia wymagań stawianych drużynowym lub kierującym podstawowymi jednostkami organizacyjnymi.
Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ww. celach jest niezbędność do realizacji praw i obowiązków instruktorskich wynikających z przystąpienia do ZHP oraz z uzyskania stopnia instruktorskiego, a także praw i obowiązków wynikających z zawartej odrębnie umowy o pełnienie funkcji (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Ponadto wykorzystujemy Twoje dane osobowe w celu:
· sprawowania nadzoru nad działalnością drużyny lub innej podstawowej jednostki organizacyjnej oraz kontroli tej działalności pod względem legalności, rzetelności, gospodarności i celowości,
· dochodzenia odpowiedzialności majątkowej i prawnej za powierzony majątek, prawidłowe prowadzenie gospodarki majątkowej oraz wymaganej dokumentacji.
Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Polega on na zapewnieniu rzetelności, gospodarności i celowości działalności drużyn lub podstawowych jednostek organizacyjnych oraz na dochodzeniu i obronie roszczeń wynikających z tej działalności.
Ponadto wykorzystujemy Twoje dane osobowe w celu wystawiania dowodów księgowych dokumentujących wydatki podstawowej jednostki organizacyjnej oraz w celu prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie tych dowodów. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w ten sposób jest obowiązek prawny ciążący na nas na podstawie przepisów o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
W związku z pełnioną funkcją wychowawczą Twoje dane osobowe są nam również potrzebne do uzyskania informacji, czy są one zamieszczone w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym. Podstawą prawną wykorzystania danych osobowych w tym celu jest ciążący na nas obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Administratorem danych osobowych wykorzystywanych w powyższych celach jest zasadniczo Chorągiew. Jednakże w zakresie, w jakim nadzór i kontrolę działalności drużyny lub innej podstawowej jednostki organizacyjnej sprawują władze naczelne ZHP, administratorem danych osobowych jest ZHP.
Nie ujawniamy Twoich danych osobowych innym osobom, organizacjom lub organom. Chorągiew może jednak ujawniać Twoje dane osobowe ZHP w celu umożliwienia sprawowaniem nadzoru i kontroli przez władze naczelne ZHP.
Twoje dane osobowe przechowujemy przez okres 3 lat od zakończenia kierowania przez Ciebie podstawową jednostką organizacyjną ZHP.
Nie dotyczy to jednak Twoich danych osobowych zawartych w:
· rozkazach drużynowego lub kierującego podstawową jednostką organizacyjną, stanowiących materiały archiwalne wchodzące w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego – do czasu trwałego zaprzestania działalności przez ZHP;
· dowodach księgowych dokumentujących wydatki podstawowej jednostki organizacyjnej oraz w księgach rachunkowych prowadzonych na podstawie tych dowodów, które przechowujemy przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym jednostka poniosła wydatki (chyba że wydatki podstawowej jednostki organizacyjnej związane były z realizacją powierzonego zadania publicznego i określony został inny termin przechowywania tych dowodów i ksiąg).
Informacje o prawach, które Ci przysługują w związku z wykorzystaniem Twoich danych osobowych znajdziesz w klauzuli informacyjnej, którą otrzymałeś w związku z przystąpieniem do ZHP. Klauzula ta jest również dostępna pod adresem www.zhp.pl/rodo