Source: http://docplayer.fi/3607770-Juha-kreus-nina-pelkonen-tiina-ranta-tuomas-turunen-jouni-viitanen-jari-vuoripuro.html
Timestamp: 2018-06-20 23:17:07+00:00
Document Index: 9529964

Matched Legal Cases: ['kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ']

Juha Kreus, Nina Pelkonen, Tiina Ranta, Tuomas Turunen, Jouni Viitanen, Jari Vuoripuro - PDF
Download "Juha Kreus, Nina Pelkonen, Tiina Ranta, Tuomas Turunen, Jouni Viitanen, Jari Vuoripuro"
2 Laurea-ammattikorkeakoulun julkaisusarja C 14 Laurea-ammattikorkeakoulu Leppävaara Juha Kreus, Nina Pelkonen, Tiina Ranta, Tuomas Turunen, Jouni Viitanen, Jari Vuoripuro Korkeakoulun turvallisuuskäsikirja vakavien henkilöriskien hallinta Vuosi 2010 Sivumäärä 96 Asiasanat Turvallisuusjohtaminen, uhka-arviointi, henkilöriskit, käsikirja Laurea University of Applied Sciences Leppävaara Juha Kreus, Nina Pelkonen, Tiina Ranta, Tuomas Turunen, Jouni Viitanen, Jari Vuoripuro Handbook of Security and Safety in Universities Managing Serious Threats against Personnel and Students Year 2010 Pages 96 Key words Security Management, threat assessment, personnel risks, handbook Korkeakoulun turvallisuuskäsikirja vakavien henkilöriskien hallinta Copyright tekijät ja Laurea-ammattikorkeakoulu Edita Prima Oy, Helsinki 2010 ISSN X ISBN Ulkoasu: Tuomas Sauliala Valokuvat: Kanerva Mantila
3 1 Johdanto Sisällys 2 Korkeakoulun turvallisuusympäristö Korkeakoulujen turvallisuustyö Käsikirjan lähtökohdat Turvallisuuden johtaminen Kuva 1. Korkeakoulun turvallisuuden johtamisen rakenne Turvallisuuden organisointi Kunnan turvallisuustyö Kuva 2. Kriisiviestintäprosessin suunnittelu ja työstö Turvallisuusviestintä Normaaliolojen erityistilanteet Kriisiviestintä Kriisilajit Kriisiviestintäohjeistus Kriisitiedotuksen kohderyhmät, mediarekisteri ja sidosryhmäkartoitus Kuva 3. Onnettomuustiedottaminen Tiedottamisen välineet kriisitilanteessa Korkeakoulun turvaryhmä (sisäinen) Turvaryhmän toimintaa tukeva lainsäädäntö ja henkilöturvallisuus Turvaryhmän jäsenet Turvaryhmän tehtävät Turvaryhmä tietojen käsittelijänä Kuva 4. Henkilötietojen käsittelyn kuvaus ja lainmukaisuuden arviointi Toimintavalmius eri tilanteissa (ennen, aikana, jälkeen) Korkeakoulun turvaverkko (ulkoinen) Ennaltaehkäisy Riskien arviointi Kuva 5. Riskimatriisi Uhkatilanteet Onnettomuuksien ennaltaehkäisy pelastussuunnittelun avulla Pelastussuunnitelman sisältö ja rakenne Varautuminen onnettomuuksiin Toimintaohjeet Turvallisuuskoulutukset ja poistumisharjoittelun ohjeistaminen Esimerkki turvallisuuskoulutuksen sisältöjen ja toteutuksen suunnittelusta Rakenteellinen turvallisuus Rakenteellisia turvasuosituksia korkeakoulukiinteistöihin Yhteisöllisen toiminnan pelisäännöt
4 4 Akuutti kriisitilanne Kriisi yksilön ja yhteisön silmin Kriisin psykologiset uhrit Hätätilannejohtaminen Rakennuksesta poistuminen ja sisälle suojautuminen Tiloista poistuminen (evakuoituminen) Sisälle suojautuminen onnettomuuden vuoksi Sisälle suojautuminen vakavan väkivallan teon tai uhan vuoksi Hätäpoistuminen ja sisälle suojautuminen Ensiavun järjestäminen ja toiminta ensiapua vaativassa kriisitilanteessa Viranomaisten johtamistoiminta hätätilanteessa Toipuminen Jälkihoidon johtaminen Jälkihoidon periaatteet Kehittämisehdotukset Opiskelijan hyvinvointi Suositus opiskelijoiden hyvinvointiryhmistä Suositus paikallisen tason viranomaisyhteistyömalliksi Suositus terveysalan yhteyshenkilön nimeämisestä Suositus terveysviranomaisten ilmoitusvelvollisuudesta Opiskelijan oikeudet ja velvollisuudet Suositus turvallisen opiskeluympäristön säätämisestä lailla Suositus yhteisöllisten pelisääntöjen määrittämisestä Suositus opiskeluoikeuden peruuttamisesta koskevista säännöksistä Suositus erottamissäännöstön täsmentämiseksi Salassapito Suositus korkeakoulua uhkaavan tiedon keräämisen oikeudesta Suositus uhkatietojen käsittelystä Käytännesääntöjen laatiminen Suositus käytännesääntöjen laatimiseksi Käytännesääntöjen tarkoitus Koulutustilaisuudet ja jatkuvuuden varmistaminen Oppilaitostyöryhmän suositusten huomioiminen korkeakouluissa Turvallisuusohjeistuksen jalkauttaminen Pysyvän korkeakouluturvallisuuden neuvottelukunnan perustaminen Lähteitä Kuvaluettelo
5 5 1 Johdanto 1 Johdanto Jokelan, Kauhajoen ja Myyrmannin tapaukset ovat vaikuttaneet suomalaisten turvallisuuden tunteeseen. On syntynyt pelko opiskelu- ja työrauhan vakavasta häiriintymisestä ja vakavien väkivaltatekojen mahdollisuudesta korkeakouluissa. Opetusministeriö kutsui eri korkeakoulujen asiantuntijat tapaamiseen marraskuussa 2008, jolloin päätettiin ryhtyä valmistelemaan korkeakouluille ohjeistoa ja toimintamallia vakavien väkivaltatilanteiden varalle. Tehtävän koordinointi annettiin Laureaammattikorkeakoulun SID Security Laboratorylle. Tässä käsikirjassa on koottuna yli vuoden (1/2009 3/2010) kestäneen kehittämishankkeen keskeiset tuotokset, jotka on koottu työryhmien, asiantuntijahaastatteluiden, seminaarien ja lähdeaineiston pohjalta. Käsikirjassa on keskeisimmät suositukset omatoimisen turvallisuuden kehittämiseksi korkeakouluissa. Osa aineistosta on myös hankkeen aikana perustetulla internetsivustolla osoitteessa Opetusministeriön pyynnöstä Laurea-ammattikorkeakoulu laati hankesuunnitelman, joka hyväksyttiin Hankkeen tavoitteiksi asetettiin kokonaisvaltaisen henkilöturvallisuuden kehittäminen korkeakoulukontekstissa. Samoin tavoitteeksi asetettiin korkeakouluyhteisön jäsenten turvallisuuden edistäminen laatimalla korkeakouluille turvallisuusohjelma ja -käsikirja sekä akuutti toimenpideohjelma tulosten jalkauttamiseksi kohteisiin. Hankkeelle nimettiin ohjausryhmä, jonka puheenjohtajana toimi Laurea-ammattikorkeakoulun rehtori Pentti Rauhala ja jäseninä hallitusneuvos Maiju Tuominen opetusministeriöstä, sisäisen turvallisuuden sihteeristön päällikkö Tarja Mankkinen sisäasiainministeriöstä, rehtori Reijo Tolppi Pelastusopistosta, rehtori Seppo Kolehmainen Poliisiammattikorkeakoulusta, vararehtori Markku Löytönen Helsingin yliopistosta, rehtori Veli-Matti Tolppi Savonia-ammattikorkeakoulusta, koulutuspoliittinen sihteeri Juhana Harju Suomen ylioppilaskuntien liitosta, hallituksen jäsen Carita Wegelius Suomen ammattikorkeakouluopiskelijakuntien liitosta, vastaava psykologi Vesa Nevalainen Suomen Psykologiliitosta, dosentti ja psykologi Salli Saari Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiöstä sekä toimitusjohtaja Kimmo Kohvakka Suomen pelastusalan keskusjärjestöstä. Lehtori Juha Kreus toimi ohjausryhmän sihteerinä ja hankkeen projektipäällikkönä. Ohjausryhmä kokoontui kuusi kertaa. Hankkeen yhteydessä järjestettiin kolme seminaaria pidetty aloitusseminaari keräsi Laureaammattikorkeakoululle 193 osallistujaa. Yhteinen seminaari järjestettiin myös sisäasiainministeriön oppilaitosturvallisuustyöryhmän ja perusopetuksen turvallisuuskortin ohjausryhmän kanssa. Paikalla oli yhteensä 198 osallistujaa. Hankkeen viimeinen seminaari pidettiin osana kansallista 112-päivää , jolloin osallistujia oli 138. Hankkeen yhteydessä järjestettin myös 24 asiantuntijatyöpajaa, joihin osallistui laaja joukko eri alojen asiantuntijoita ministeriöistä, poliisista, pelastustoimesta, opiskelijajärjestöistä ja tietosuojavaltuutetun toimistosta. Pajoihin osallistui myös oppilaitospsyko-
6 6 logeja, korkeakoulujen rehtoreita ja turvallisuuspäälliköitä. Käsikirjan perustana oleva monitoimijariskimalli perustuu useisiin eri tutkimuksiin ja sisäisen turvallisuuden eri hankkeista koottuihin kokemuksiin. Monitoimijariskimallista on valmistunut hankkeen aikana lisensiaattitutkimus Tampereen yliopiston johtamistieteen laitokselle. Käsikirjan sisällöstä ja siihen sisältyvistä kannanotoista vastaavat sen tekijät, eivätkä kaikki siinä esitetyt ehdotukset edusta ohjausryhmän jäsenten edustamien tahojen virallisia kantoja.
7 7 2 Korkeakoulun turvallisuusympäristö Suomessa oli vuoden 2010 alussa yhteensä 16 yliopistoa ja 25 ammattikorkeakoulua. Niissä opiskeli yhteensä opiskelijaa. Opettajia ja muuta hallinnollista henkilökuntaa oli Yhteenlaskettu lukumäärä oli siis noin Turvallisuus koskettaa päivittäin myös lukuisia korkeakouluissa vierailevia henkilöitä. Korkeakoulujen toiminta on avointa, ja niitä voidaan pitää monelta osin julkisina paikkoina. Niiden toimitilat eroavat toisistaan kooltaan ja käyttötarkoituksiltaan: kyseessä voi olla yhdessä rakennuksessa toimintaansa toteuttava yksikkö tai laajimmillaan useiden rakennusten muodostama kampusalue, jossa vapaa liikkuminen on kaikkien oikeus. Toisaalta korkeakouluissa on opetus- ja tutkimusyksiköitä, joissa liikkuminen voi olla hyvin rajoitettua ja valvottua. Turvallisuusratkaisujen on sovelluttava suomalaiseen korkeakoulu- ja arvomaailmaan. Turvallisuus on korkeakouluissa systemaattista, yhteistyössä tapahtuvaa toimintaa yhteisen, turvallisen ympäristön luomiseksi ja ylläpitämiseksi. Pelkkä normien edellyttämien velvoitteiden täyttäminen ei riitä turvallisuuden ylläpitämiseksi. Tavoitteeksi voi asettaa sellaisen työympäristön, jossa jokainen voi toimia vapaasti tuntematta pelkoa henkisen tai ruumiillisen koskemattomuutensa loukkaamisesta. Turvallisuuteen sisältyy myös tunne olosuhteista, joissa turvallisuus on taattu, uhat tunnistettu ja mahdollisuuksien mukaan poistettu tai minimoitu. Vain tunnistettuihin riskeihin voidaan varautua. Suomalainen turvallisuus on vuosikymmenien saatossa rakentunut luottamukselle, jota ilman voitaisiin joutua tilanteeseen, jossa panostettaisiin vain fyysiseen turvallisuuteen: ihmisten toimien rajoittamiseen ja turvallisuuden nimissä tapahtuvaan yksilön vapauden ja yksityisyyden rajaamiseen erilaisten normien avulla. Suomalainen arvomaailma ja korkeakouluille tyypillinen ajatus vapaan tiedon temppelistä ovat tekijöitä, joita suojataan parhaiten yhteisöllisen toiminnan, erilaisuuden hyväksymisen ja suvaitsevaisuuden kautta. Tämä on turvallisuustoiminnan keskeinen lähtökohta. 2.1 Korkeakoulujen turvallisuustyö Hyvä turvallisuuden määritelmä on Berkin seuraava tulkinta (Virta 1998, 24): Turvallisuus merkitsee sitä, että on suojeltu vaaroilta eikä ole altistettu niille; se merkitsee vapautta epäilyksistä, varmuutta, perusteltua luottamusta; ja se merkitsee vapautta huolesta ja pelosta. Turvallisuus on aina toimintaympäristöstään riippuvainen asia. Se merkitsee tunnetta uhkaa aiheuttavien tekijöiden suhteen, mutta myös erilaisia fyysisiä ja toiminnallisia järjestelyitä uhkien torjuntaan liittyen. 2 Korkeakoulun turvallisuusympäristö
8 8 Turvallisuus on sekä tunne että tekninen ja toiminnallinen järjestely. Turvallisuus jakaantuu sekä subjektiiviseen tunteeseen että objektiivisesti rakentuviin teknisiin ja toiminnallisiin järjestelyihin. Tällöin sen kokonaisvaikutuksen arviointi on aina yksilölähtöistä, eikä sen ylläpitäminen vain teknisin ja toiminnallisin keinoin ole riittävää. Lähtökohtana on oltava yksilön turvallisuuskäsityksen realistinen ja todellisiin uhkiin perustuva rakentuminen, eikä pelkästään tekninen ja toiminnallinen, osin näennäinen turvallisuus. Turvallisuus korkeakouluissa tarkoittaa sellaista olotilaa, jossa tiedossa olevat uhkat ovat hallinnassa ja jossa korkeakouluyhteisön jäsenet voivat toimia ilman huolta ja pelkoa. Se muodostuu kokonaisuudesta, joka vuorostaan rakentuu useista eri osatekijöistä. Tämä käsikirja on rajattu käsittämään vain vakavat henkilöriskit ja niiltä suojautuminen. Korkeakoulujen avoin ja osallistuva toiminta toteutuu avoimilla toimitilaympäristöillä ja vapaan liikkumisen sallimisella. Tällöin vain osa korkeakoulujen tiloista on kulunvalvonnallisesti rajattua. Korkeakoulu on vain yksi osa riskiprosessia, joka voi johtaa vakavien henkilöriskien toteutumiseen. Pääosa korkeakoulujen henkilöriskejä aiheuttavista tekijöistä on aiheutunut jo ennen kuin uhkaava henkilö on edes liittynyt korkeakouluyhteisön jäseneksi. Tämä tarkoittaa myös sitä, että korkeakoulut joutuvat varautumaan tilanteisiin, joiden alkusyy on muualla kuin niiden omassa vaikutuspiirissä. Turvallisuustyön lähtökohtana on yhteistyö. Korkeakoulun turvallisuus rakentuu useiden toimijoiden yhteistyön tuloksena, mutta koordinoimisvastuu on aina korkeakoululla itsellään. Tämän käsikirjan toimintamallit soveltuvat myös muiden turvallisuuden osa-alueiden hallintaan, ja niitä suositellaankin käytettäväksi yhtenä osana kokonaisturvallisuutta. Siihen kuuluvat työturvallisuus, henkilöturvallisuus, tietoturvallisuus, rikostorjunta, toimitilaturvallisuus, tuotannon ja toiminnan turvallisuus, ympäristöturvallisuus, palo- ja pelastustoiminta, valmiustoiminta, ulkomaan toimintojen turvallisuus sekä turvallisuusjohtaminen ja riskienhallinta. 2.2 Käsikirjan lähtökohdat Käsikirjan sisällöllisiin ratkaisuihin on vaikuttanut laaja joukko eri alojen osaajia, joiden näkökulmat ja ideat on työstetty yhteiseksi näkemykseksi muun muassa työpajatyöskentelyn kautta. Käsikirja ei ole kokoelma toimintaan velvoittavia sääntöjä, vaan se koostuu kokonaisuuksista, joista jokainen voi valita oman toimintansa kannalta keskeisimmät ja toimivimmat ratkaisut. Käsikirja koostuu työryhmän ja useiden eri asiantuntijoiden näkemyksistä toimista, joiden avulla korkeakoulujen turvallisuutta voidaan edistää. Kaiken tiedon soveltaminen on kuitenkin tehtävä aina tapauskohtaisesti jopa korkeakoulun omien toimintojen ja toimipisteiden välillä. Painopiste käsikirjassa on sellaisissa turvallisuutta edistävissä ratkaisuissa, joissa lähtökohtana on ihmisarvon kunnioittaminen. Lisäksi tärkeä tekijä on riittävä yksityisyyden ja yksilönvapauden suoja. Parhaimmillaan käsikirja toimii tilanteissa, joissa yhteisöt ovat sitoutuneet pitkäjännitteiseen työskentelyyn riittävän turvallisuustason varmistamiseksi. Käsikirjan sisältö on rajattu käsittämään vain vakavat väkivalta- ja uhkatilanteet ja erityisesti niiden ehkäisyyn pyrkivät toimintamallit. Muut henkilöturvallisuutteen liittyvät tekijät on jätetty rajauksessa ulkopuolelle. Tietoturvallisuutta, rikostorjuntaa tai muita turvallisuuden osa-alueita käsitellään vain, kun ne liittyvät rajauksen piirissä oleviin asioihin. 2.3 Turvallisuuden johtaminen Yksi keskeisimmistä käsikirjan tavoitteista on suosittaa korkeakouluille niiden toimintaan soveltuvan turvallisuuden johtamisen mallin rakentamista. Käsikirja ei sinänsä edellytä tiettyä mallia, vaan lähtökohtana on korkeakoulun omiin prosesseihin soveltuvan toiminnan suunnittelu ja toteutus. Kirjan suosituksia voi jokainen soveltaa jo olemassa olevaan tai vasta työn alla olevaan turvallisuuden johtamisen malliin.
9 Aika Tunnistettu riski ja kohde 9 Riskin alkusyyt Korkeakoulujen toimintatavat ja toimijoiden yhteistyö Turvallisuussuunnittelu Riskin todennäköisyys Turvallisuusjohtaminen ja riskien hallinta Riskin ympäristötekijät ja muut olosuhteet Vaaralliset toimet, yksilön valinnat 0 % 25 % 50 % 75 % 100 % 100 % 75 % 50 % 25 % 0 % Tuho / Välittömät vahingot ja yhteistyö Seuraukset (Vakavuus ja kesto) Välittömät ja välilliset seuraukset Operatiivinen toiminta eri vaiheissa Media, oikea / väärä tieto Vaikutukset yksilöön, lähipiiriin, korkeakouluun, yhteiskuntaan Turvatoimien kehitys, muutos 2 Korkeakoulun turvallisuusympäristö Normaalitila Uhkaava tilanne Kriisitila Toipuminen Normaalitila Riskienhallinnan toimijat ja toiminnot sekä yhteistyömallit Koordinointi Korkeakoulun rehtori, tutoropettaja, turvallisuuspäällikkö... Koordinaattori Koti, ystävät, vertaisryhmät Terveydenhoitaja + lääkäri Oppilaitospsykologi Lähipoliisi - Poliisilaitos Oppilasjärjestö Palotarkastaja - Pelastuslaitos Muut toimijat Kuva 1. Korkeakoulun turvallisuuden johtamisen rakenne
10 10 Turvallisuuden johtamisen vastuu on korkeakoulun rehtorilla. Tärkeintä turvallisuuden johtamisessa on kaikkien toimijoiden yhteinen tahtotila ja päämäärä kohti tavoitteellista ja turvallista työympäristöä. Käytännössä tämä toteutuu päivittäisellä turvallisuustyöllä, jossa jokainen vastaa omalta osaltaan turvallisuuden ylläpitämisestä. Turvallisuusjohtamisen perustana on riskien tunnistaminen, joka sisältää ennen tapahtumaa vaikuttavien todennäköisyyttä lisäävien tekijöiden ja riskin toteutumisen aiheuttamien seurausten vakavuuden tunnistamisen. Riskejä hallitaan niiden kronologisessa rakenteessa. Käsikirjassa on noudatettu Kreusin (2009) laatimaa riskienhallinnan kronologista mallia, jota on aiemmin sovellettu kuntien turvallisuustyössä, terroririskien hallinnassa sekä elinkeinoelämän ja viranomaisten yhteistyössä paikallisessa turvallisuussuunnittelussa. Turvallisuuden johtaminen edellyttää kokonaiskuvan hahmottamista. Monitoimijariskien osalta kokonaiskuvan ja tavoitteen on oltava sama kaikilla toimijoilla. Oheisessa kuvassa 1 on kuvattu se turvallisuusjohtamisen kokonaisuus, jolle käsikirja on rakentunut. Perustana on riskin syy-seuraus-suhde. Ensinnäkin riskienhallinnan kokonaisuus muodostuu kohteen määrittelystä. Tässä tapauksessa suojattavana kohteena on ihminen, ja riskinä on toisen ihmisen toteuttama väkivallanteko. Riski väkivaltatapahtumalle muodostuu teon todennäköisyydestä ja seurausten vakavuudesta. Kuviossa todennäköisyyden alkuvaihe muodostuu niistä riskin syistä, jotka mahdollistavat teon toteutumisen. Tässä tapauksessa alkusyyt muodostuvat opiskelija- ja työntekijävalinnoista, mahdollisista mielenterveydellisistä tekijöistä teon mahdollisesti suorittavan henkilön yksilöllisiin tekijöihin. Riskin alkusyynä on siis tekijään liittyvät fyysiset ja psyykkiset valmiudet teon toteuttamiseen. Toiseksi: riskin todennäköisyys kasvaa, jos korkeakoulun toimintatavat ja toimijoiden yhteistyö on puutteellista tekijän tilan kehittymistä ei kyetä havaitsemaan, tai tieto eri toimijoiden välillä ei välity niille, joiden kuuluisi tieto saada. Tällöin kokonaiskuvan muodostuminen epäonnistuu, ja potentiaaliseen tekijään ei kyetä kohdistamaan ennalta estäviä hoito- ja muita toimenpiteitä. Tässä vaiheessa ei välttämättä ole tiedossa tekijöitä, mutta korkeakoulun toimintaympäristö ja eri toimijoiden yhteistyön puutteet mahdollistavat riskin kasvamisen ilman, että sitä kyettäisiin havaitsemaan. Kolmas vaihe muodostuu riskin ympäristötekijöistä ja tilanteeseen vaikuttavista muista olosuhteista. Tässä vaiheessa potentiaalisen tekijän mahdollisista suunnitelmista voi olla havaittavissa indikaatioita lähipiirissä. Ne voivat olla suoria tai epäsuoria ilmaisuja tai käytöksessä ja puheessa ilmenneitä viitteitä mahdollisesta väkivaltaisesta käyttäytymisestä. Usein kyse ei ole suorista uhkauksista, vaan enemmänkin puheesta ja toiminnasta tehtävistä havainnoista, joita tekijä ei välttämättä ole tarkoittanut uhkauksiksi. Usein kyseessä on uhkauksen sijaan tiedon vuotaminen lähiympäristöön. Kyse on uhkaavasta tilanteesta, joka on mahdollista havaita varsinkin lähipiirissä ja vertaisyhteisöissä. Tämä vaihe voi kestää useista päivistä viikkoihin tai kuukausiin. Neljäs ja korkein riskitaso muodostuu, kun tekijä on päättänyt toteuttaa tekonsa, ilmaissut selkeän uhkauksen tai ryhtynyt teon valmisteluun. Kyse on akuutista kriisitilanteesta. Tämä vaihe voi kestää tunneista päiviin tai jopa useisiin viikkoihin. Riskin toteutumisen estäminen ennalta on turvallisuustoiminnan keskeinen tavoite. Toiminta akuutissa kriisitilanteessa painottuu riskin seurausten minimoimiseen. Väkivallanteosta aiheutuvien välittömien seurausten lisäksi siitä seuraa aina pitkäaikaisia välillisiä vahinkoja. Yksilöiden fyysisten vammojen lisäksi ne liittyvät psyykkisiin traumoihin. Myös turvallisuuden tunteen pysyvän alentumisen voidaan katsoa olevan väkivallanteon seuraus. Vakavat väkivallanteot ovat seurauksiltaan pitkävaikutteisia. Tapauksiin liittyy julkisuus ja eri yhteisöissä liikkuva oikea ja väärä tieto. Myös tällä on merkitystä korkeakoulujen turvallisuudelle ja uusien tapausten ennaltaehkäisylle. Tapahtumat vaikuttavat
11 11 yksilöihin, yhteisöihin ja koko yhteiskuntaan. Paluu normaalitilaan edellyttää koko prosessin selvittämistä, toiminnan kehittämistä ja uusien toimintamallien luomista. Turvallisuustoiminnan kokonaisuus rakentuu edellä mainitun riskin kronologisen tapahtumaketjun muodostamalle yhteistyölle. Kyseessä on jatkuva prosessi, jossa eri toimijoiden yhteistyöllä vaikutetaan riskin kaikkiin vaiheisiin. Monitoimijariskien hallinta perustuu selkeästi johdettuun ja organisoituun yhteistyöhön, jota tässä tapauksessa koordinoi korkeakoulu. Viranomaiset koordinoivat omia toimiaan, mutta korkeakoulun on kyettävä johtamaan koko turvallisuustoimintojen kokonaisuutta ja avustamaan viranomaisia tehtävissään. Turvallisuustoiminta muodostuu monitoimijariskin hallinnasta, turvallisuussuunnittelusta ja yhteistyöstä sekä eri toimijoiden yhteen sovitetusta päivittäisestä operatiivisesta turvallisuustoiminnasta. turvallisuustyöstä. Korkeakoulun turvallisuustyö on osa kunnan kokonaisturvallisuutta, jota hallinnoidaan paikallisen turvallisuustyön kautta. Turvallisuusjärjestelmään kuuluu myös yhteistyö muiden korkeakoulujen ja oppilaitosten turvallisuutta kehittävien toimijoiden kanssa. Turvallisuuden käytännön koordinoinnista vastaa nimetty vastuuhenkilö, turvallisuuskoordinaattori. Turvallisuustyö on tänä päivänä yhä enemmän kokopäivätoimista, systemaattista toimintaa. Johtamisen sijaan siinä pikemminkin ohjataan yhdessä sovittujen turvallisuustavoitteiden suuntaan. Turvallisuuskoordinaattorin tehtäviin voivat kuulua ainakin seuraavat toimet: turvallisuussuunnittelu yhteistyö eri toimijoiden kanssa asiantuntijatehtävät koulutus ja perehdyttäminen kriisivalmiuksien ylläpito verkostotoiminta muiden korkeakoulujen kanssa. 2 Korkeakoulun turvallisuusympäristö 2.4 Turvallisuuden organisointi Turvallisen toiminnan luominen ja ylläpito vaatii aikaa ja selkeän päämäärän. Käytännön työnä tämä tarkoittaa turvallisuuden vastuiden määrittelyä, toimintaohjelman laatimista ja toteuttamista sekä henkilöstön ja opiskelijoiden wwehdyttämistä turvallisuusasioihin. Rehtori voi nimetä turvallisuuskoordinaattorin ja korkeakoulun oman turvaryhmän (kts. 2.7). Turvallisuuden johtaminen on yhteistyön ja verkoston johtamista. Korkeakoulun tapa johtaa yhteistyötä ja verkostoja voi perustua jo olemassa oleviin käytäntöihin tai rakentua soveltuvin osin nyt esitettävälle mallille. Keskeistä turvallisuuden johtamisessa on korkeakoulun rooli turvallisuuden koordinoinnissa. Turvallisuusjärjestelmä muodostuu organisaatiosta (turvaryhmä), arvioiduista riskeistä ja niiden eri vaiheista (ks. kuva 1), turvallisuussuunnittelusta, viranomaisyhteistyöstä (turvaverkko) sekä operatiivisesta Opettajat ja muu henkilökunta vastaa omalta osaltaan arjen turvallisuuden ylläpitämisestä. Tähän tehtävään kuuluvat muun sovitun turvallisuustyön ohella säännölliset turvallisuusinfot, turvallisuuskoordinaattorin tai esimerkiksi oppilaitospsykologin ja/tai terveydenhoidon informoiminen korostettua huolta aiheuttavista seikoista. Päivittäisen turvallisuuden ylläpitäminen edellyttää kaikkien toimijoiden yhteistyötä ja vastuuta omasta toiminnasta. 2.5 Kunnan turvallisuustyö Jokaisen kunnan tai kuntien muodostaman yhteenliittymän on laadittava paikallinen turvallisuussuunnitelma. Turvallisuussuunnitelma on merkittävin väline sisäisen turvallisuuden toimeenpanon toteuttamiseksi paikallisella tasolla. Se on paikallista turvallisuusyhteistyötä ohjaava dokumentti, jonka valtuusto hyväksyy.
12 12 Johdon päätös Johdon nimeämä työryhmä Johdon ja työryhmän yhdessä määrittelemät tavoitteet kriisiviestintätyöskentelyn aloittamiseksi Uhat ja vaarat Riskien arviointiprosessi tunnistus arviointi merkityksen arviointi Yhteistyöverkoston työpaja Riskienhallinnan kautta löydetyt viestinnälliset tarpeet ja kohteet yhteistyöstä sopimiseksi tarpeiden määrittelemiseksi vastuiden kirkastamiseksi Tarkennetut viestintätarpeet Työskentelyprosessit Kuva 2. Kriisiviestintäprosessin suunnittelu ja työstö Kunnan turvallisuussuunnittelu käynnistetään johtotroikan (kunta, poliisi, pelastustoimi) kokoontumisella. Turvallisuussuunnittelua varten luodaan moniammatillinen verkosto, työryhmä, joka valmistelee suunnitelman. Työryhmään kuuluu kunnan eri hallinnon aloja: poliisin ja pelastustoimen, elinkeinoelämän, seurakuntien ja kansalaisjärjestöjen edustajia. Kuntien turvallisuustyön tavoitteena on laatia eri toimijoiden yhteinen turvallisuusstrategia. Kunnan turvallisuussuunnittelu jalkautetaan turvallisuustyönä, jota toteutetaan laajalti eri aloilla. Kyse on kuntalaisturvallisuudesta, jolloin turvallisuustyön kohteena ovat kaikki kuntalaiset, myös korkeakouluyhteisöjen jäsenet.
13 13 Kunnan turvallisuustyö sivistystoimen osalta muodostuu ensinnäkin valmiussuunnittelusta, mutta myös arjen turvallisuudesta. Vaikka korkeakoulut eivät ole kunnan sivistystoimen alaisia, on kunta keskeinen opetuksen turvalliseen järjestämiseen liittyvä toimijataho. Sivistystoimen kautta korkeakoulut voivat olla osana kuntalaisturvallisuuden rakentumista. Toinen väylä on kunnan oma turvallisuusorganisaatio, joka vastaa kuntalaisturvallisuuden koordinoinnista. Vakavissa kriisitapauksissa kunnat joutuvat aina käynnistämään oman kriisiorganisaationsa. Tänä päivänä kriisinaika ei tarkoita yhteiskuntaan julistettua poikkeustilaa, vaan kriisi voi olla paikallinen yhden kunnan alueelle sattuva tapahtuma. Tällöin kunnan johdon on kyettävä käynnistämään omat kriisinajan toiminnot yhteistyössä korkeakoulun kanssa. Korkeakoulun turvallisuus on osa kunnan turvallisuustyötä. Korkeakoulut ovat merkittäviä julkisia tiloja, joissa käy päivittäin suuri määrä kuntalaisia. Korkeakoulun on oltava osa sitä turvallisuustyötä, jota kunnissa tehdään. Paras väylä tähän on kunnan turvallisuussuunnittelu ja työ. 2.6 Turvallisuusviestintä Turvallisuusviestintä kattaa koko riskienhallintaprosessin. Ennaltaehkäisevässä toiminnassa tiedottaminen, kouluttaminen ja muu viestintä korostuvat. Korkeakoulut ovat yhteisöjä, joissa on suuri henkilövaihtuvuus, joten turvallisuusviestintä on liitettävä opetussuunnitteluun. Turvallisuusviestinnän on oltava osana muuta viestintää. Lähtökohtana turvallisuusviestinnälle on johdon päätös turvaryhmän toiminnan periaatteista. Turvallisuusviestintä on osa normaalia viestintästrategiaa ja suunnittelua, jolloin korkeakoulun valmiudet kriisitilanteissa perustuvat arjessa toimiviin ja käytössä oleviin viestintäkanaviin ja toimintoihin Normaaliolojen erityistilanteet Normaaliolojen erityistilanteita voivat olla esimerkiksi erilaiset onnettomuudet ja väkivaltatilanteet tai työpaikkakiusaaminen ja syrjintä. Julkisuuskriisejä voivat olla esimerkiksi harhaanjohtavat uutiset ja huhut. Onnistuneen kriisiviestinnän ansiosta organisaation maine säästyy, vaikka uutisoitava aihe olisi ikävä. Mikäli viestintä kriisitilanteessa epäonnistuu, ovat sen vaikutukset maineen suhteen vähintään haitallisia, vaikka kriisin aiheuttanut asia olisi alun perin ollut pieni. Kriisitilanteen kohderyhmien määritys Kriisitilanteessa monet tahot haluavat ja tarvitsevat tietoa vallitsevasta tilanteesta. Kriisin luonteen ja laajuuden perusteella on mahdollista määritellä kriisitiedotuksen kohderyhmät. Kaikissa kriiseissä oma henkilöstö ja opiskelijat ovat tärkeimpiä kohderyhmiä, jotka toimivat tiedotuskanavina korkeakouluyhteisöstä ulospäin. Siksi on tärkeää, että sisäinen viestintä toimii kriisitilanteessa; oma henkilöstö on alusta alkaen perillä tapahtumista ja kriisin vaikutuksista korkeakoulun toimintaan. Muut kriisiviestinnän kohderyhmät on syytä määritellä aina yhteisökohtaisesti. Niitä voivat olla esimerkiksi asiakkaat, yhteistyökumppanit, viranomaiset ja vakuutusyhtiöt. Kriisitiedottamisen kohteet Kriisitiedottamisen kohteita ovat ihmiset tai organisaatiot, joita kriisitilanne koskee, sekä ne tahot, jotka voivat jotenkin vaikuttaa kriisitilanteen kulkuun. Samoin kohteena ovat kriisitilanteesta osalliset ihmiset, joiden täytyy saada asiasta tietoa. Edellä mainittujen kohteiden avulla on helppo tehdä kriisitiedottamisen sidosryhmäkartoitus. Huolellisesti tehtynä se osoittaa verkostojen laajuuden. 2 Korkeakoulun turvallisuusympäristö
14 14 Kriisitilanteen ominaispiirteet määräävät toimintatavat Kriisitilanne ja sen erityispiirteet määräävät tilanteessa sovellettavien toimintatapojen valinnan. Äkillisissä tilanteissa on tärkeää, että yhteistyöryhmien ja joukkoviestimien käyttöön saadaan mahdollisimman pian ensimmäinen tiedote, jossa kerrotaan tapahtuneesta ja lisätietojen lähteestä. Viestimien yhteydenottoa ei voi jäädä odottamaan, vaan ensimmäinen tiedote on julkaistava niin nopeasti kuin mahdollista. Tärkeintä on kertoa kriisiin johtaneen tapahtuman pääkohdat ja seuraavan tiedotteen tai tiedotustilaisuuden ajankohta. Kriisitilanteessa tiedotteen laadinnassa on varmistuttava siitä, että julkisuuteen annettavat tiedot ovat oikeita ja varmistettuja. Kriisitilanteita varten nimetään henkilö tai henkilöt, jotka hyväksyvät jokaisen tiedotteen ennen levitystä. Jos organisaatiossa on tunnistettu riskit ja niihin on osattu varautua, käytössä on jo ennalta laaditut tiedotepohjat, joita vain täydennetään itse kriisitilanteessa. Kriisit ovat organisaatiolle myös tilaisuus oppia uutta. Jälkeenpäin kriisit on syytä purkaa ja analysoida. Tehdyt virheet on tunnustettava ja havaitut puutteet korjattava. Syyllisten etsiminen ja rankaiseminen on yleensä kaikkein huonointa kriisitilanteen purkua, eikä sen avulla ratkaista varsinkaan kriisiviestinnässä tehtyjä virheitä. Hätätilanteista ja niiden hoitamisesta voidaan tehdä kirjallinen raportti, joka esitetään tarvittaessa valvoville viranomaisille tai muulle henkilöstölle. Hätätilanneraportin esittely henkilöstölle siitä syntyvine keskusteluineen ja parannusehdotuksineen menettelytapaohjeisiin tehdään kuukauden kuluessa tapahtuneesta hätätilanteesta Kriisiviestintä Kriisillä tarkoitetaan tapahtumaa tai prosessia, joka uhkaa korkeakouluyhteisön aineellisia tai aineettomia arvoja eli yksilöitä, kiinteistöä, irtaimistoa tai yhteisön mainetta. Kriisi voi olla myös äkillinen onnettomuus tai hiipivästi ja huomaamatta etenevä tapahtumaketju. Kriisiviestintä on tehostettua viestintää odottamattomissa tilanteissa, joissa yhteisön toimintaedellytykset tai muu etu ovat uhattuna. Se eroaa päivittäisestä viestinnästä siten, että se on tehokasta ja nopeaa. Kriisiviestinnän päätavoitteina on, että julkisuudessa syntyy oikea mielikuva tilanteesta, yhteisön näkökulmat ja viestit otetaan huomioon ja että yhteisön toimintaedellytykset ja jatkuvuus turvataan. Kriisin onnistuneeseen ratkaisuun vaikuttaa olennaisesti, miten yhteisö on varautunut tiedottamaan kriisitilanteestaan. Selviytymisen kannalta on tärkeää osata varautua tulevaan. Hyvin hoidettu kriisiviestintä osoittaa korkeakouluyhteisön osaamista ja tilanteen hallitsemista, mikä voi vaikuttaa kohteensa imagoon parantavasti. Toinen näkökulma kriisille on sen funktio mahdollisuutena. Kriisitilanne mahdollistaa myös mediassa näkymisen, jolloin näissä tilanteissa ainoa mahdollisuus on vankka osaaminen ja sitä kautta esille tuleva yhteisön toimintakyky sekä valmius varautumisen kautta. Ikävät uutiset leviävät nopeasti riippumatta siitä, toimiiko korkeakouluyhteisö asiassa vai ei. Korkeakouluyhteisön edustajilla on mahdollisuus itse päättää, menettelevätkö he asiassa passiivisesti vai aktiivisesti. Passiivisesti toimiva yhteisö kieltää tapahtuneen tai antaa siitä lisätietoja vain jonkun niitä kysyessä, kun aktiivisesti toimiva yhteisö tuo nopeasti julki tapahtuneen sekä oman näkemyksensä siitä täydentäen selvitystä asian edetessä. Joskus vaikeneminenkin voi olla käypä vaihtoehto. Jos tapahtuma ei varmuudella sisällä sellaisia tekijöitä, jotka voivat vaarantaa yrityksen maineen, ja jos asian esille tuleminen on erittäin epätodennäköistä, hiljaisuus voi olla perusteltua. Jos korkeakouluyhteisön edustajat sen sijaan vaikenevat asiasta, jota esimerkiksi kohderyhmä pitää vakavana saaden sen itse selville, mitättömältä tuntuva asia voi kasvaa mittasuhteiltaan kohtuuttomaksi ja tilanne kriisiytyä. Riskit, jotka kohdistuvat korkeakouluyhteisön maineeseen, olisi pystyttävä tunnistamaan ja niihin olisi varauduttava erityisellä huolella. Mainetta on vaikea
15 15 suojata, jos pahin mahdollinen on päässyt tapahtumaan. Siksi nopea ja totuudenmukainen tiedottaminen on yleensä paras ratkaisu. Viestinnän on oltava suunniteltua ja tavoitteellista myös kriisitilanteessa. Se vaatii onnistuakseen yhteisön johdon sitoutumista kriisiviestinnälle asetettuihin tavoitteisiin. Kriisiviestinnän suunnittelu alkaa uhkien ja vaarojen tunnistamisella ja mahdollisten kriisitilanteiden kartoittamisella. Tarkastelutavaksi sopii systemaattinen riskien tunnistamisprosessi, jossa käydään läpi kaikki organisaation prosessit uhkia ja vaaroja tunnistaen, minkä jälkeen siirrytään analysoimaan ja päättämään tiedottamisen tarpeista näissä prosesseissa. Kun riskit on tunnistettu, ja tiedetään, millaisia kriisejä korkeakouluyhteisö voi kohdata, pystytään tunnistettuihin riskeihin varautumaan ja suunnittelemaan kriisiviestinnän tarpeet etukäteen, kun mahdollinen on vielä tehtävissä Kriisilajit Ensimmäinen askel kriisiviestinnän toteuttamisessa on suunnittelu, ja osana sitä on uhkatilanteiden kartoitus. Aina kun kysymyksessä on uhkasta muodostunut riski, on olemassa mahdollisuus myös kriisiin, jonka seurauksia voidaan poistaa tai minimoida riskien hallinnan ja varautumisen kautta. Kriisiviestintä muodostuu kolmesta eri vaiheesta: ennakointi, valmistautuminen ja toiminta. Uhkatilanteiden kartoitus on osana ennakointia ja kriisinhallintaa. Kriisejä ja poikkeustilanteita voidaan jaotella monin eri tavoin. Kriisien jaottelu tapahtuu yhteisön toiminnan ja toimintaympäristön mukaan. Tapahtumat voidaan jakaa sisäisiin ja ulkoisiin kriiseihin, jotka koskevat korkeakouluyhteisön jäseniä, johtoa, asiakkaita ja muita yhteistyökumppaneita, korkeakoulua itseään, toimintaa ja prosesseja, tuotteita ja palveluja sekä toimialaa yleensä. Kriisit voidaan jakaa myös sen mukaan, ovatko uhat ja vaikutukset aineellisia vai aineettomia. Ne jakautuvat normaaliolojen erityistilanteisiin ja poikkeusoloihin Kriisiviestintäohjeistus Kriisitilanteen alkumetreillä viestinnän painopiste on jo tapahtunutta suuremman vaaran torjumisessa. Viestinnän avulla pyritään minimoimaan seuraukset sekä se, ettei kriisi tai vaaratilanne pääse entisestään pahenemaan. Painopiste on myös inhimillisissä arvoissa ja korvaavista palveluista tiedottamisessa. Tiedottamista vaativia erityistilanteita voivat olla esimerkiksi häiriö keskeisissä peruspalveluissa, epidemiat, ympäristöongelmat, suuronnettomuudet ja työtaistelutilanteet. Hyvin hoidetulle ennakoivalle viestinnälle kriisi tai häiriö ei ole ongelma, jos viestinnän rakennelma ja organisaatio on oikea, ja jokainen toimija tunnistaa oman roolinsa ja toimii sen mukaisesti. Toimintaa johtava viranomainen vastaa viestinnän sisällöstä viranomaistehtävän osalta. Avointa ja nopeaa kriisitiedottamista Kriisiviestinnän perinteiset perusperiaatteet ovat nopeus, avoimuus ja rehellisyys, jatkuvuus, uskottavuus, vastuullisuus, inhimillisyys ja tasapuolisuus. Aloitteellisuus on tärkeää tiedonvälityksen aikana. Vastuunkanto on kriisitilanteissa keskiössä, vaikka valitettavasti vastuullisuus ja inhimillisyys unohtuvat helposti kriisin aikana. Kriisiviestinnän on oltava aktiivista, avointa ja luotettavaa tiedonvälitystä olennaisista asioista. Vain varmoista asioista voidaan tiedottaa eteenpäin. Tiedon pitää olla oikeaa ja riittävää, jotta vältytään huhuilta ja mahdollistetaan oikean mielikuvan syntyminen tapahtumien kulusta. Tieto pitää pystyä tarjoilemaan niin, että se on kaikille osapuolille ymmärrettävää. Ammattisanasto harvoin palvelee ymmärrettävyyttä. Yhtenä perusperiaatteena on, että kukin viranomainen vastaa myös poikkeusoloissa omaa toimialaansa koskevasta tiedotuksesta. Tällöin ylimmällä johdolla on vastuu yksikkönsä tiedotuksen organisoinnista ja sisällöstä. 2 Korkeakoulun turvallisuusympäristö
16 16 Määriteltäessä viestinnän periaatteita otetaan huomioon organisaation sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät. Myös media on otettava huomioon. Toimintaperiaatteet tärkeitä Aloitteellisuudella kriisitilanteessa voidaan vaikuttaa siihen, millaisen sävyn ja kärjen kriisiuutinen mediassa saa. On ensiarvoisen tärkeää ehtiä kertomaan kriisistä ensimmäisenä. Näin vältetään huhut ja väärinymmärrykset. Kriisiviestintäohjeistuksessa kuvausten on oltava selkokielisiä, ja niissä on vältettävä kuvaamasta kriisien yksityiskohtia. Kriisin aikana toiminnan turvaamiseksi ohjeiden on oltava selkeitä ja ymmärrettäviä, jolloin pääperiaatteet ovat keskiössä. On muistettava, että tapahtumat tuskin kulkevat opittujen mallien mukaan. Mahdollisissa harjoituksissa kirjataan puutteet ja kehityskohdat. Kriisiviestinnän suunnittelu Korkeakouluyhteisön viestintästrategia laaditaan yhteisön vision ja strategian pohjalta. Tämä koskee myös erityistilanteita ja poikkeusoloja, jotka vaativat tehostettua viestintää. Viestintästrategian tehtävänä on määritellä viestinnän peruslinjat. Viestinnän eri kohderyhmät on huomioitava kaikessa korkeakoulun viestinnässä ja sen suunnittelussa. Tiedotusohjetta on hyvä päivittää tarvittaessa, esimerkiksi vuoden välein. Johdon tehtävä on päättää korkeakoulussa noudatettavista viestintäperiaatteista ja viestintävastuun jaosta eri toimielimissä Kriisitiedotuksen kohderyhmät, mediarekisteri ja sidosryhmäkartoitus Sidosryhmien tunnistaminen ja työtapojen kuvaaminen ovat tärkeimpiä kriisiviestinnän osa-alueita. Sidosryhmät toimivat median tietolähteinä korkeakouluyhteisöä koskevissa asioissa. Siksi yhteisön jäsenet ovat tärkeä sidosryhmä ja merkittävä kontaktipinta ja tiedotuskanava organisaatiosta ulospäin. Tämä tarkoittaa, että yhteisön jäsenillä pitäisi olla riittävä tieto tapahtuneesta ennen tiedotusvälineitä. Kriisitilanteessa määritellään kriisitiedotuksen kohderyhmät, jolloin valintaan vaikuttavat kriisin luonne ja laajuus. Muut viestinnän kohderyhmät määritellään yhteisökohtaisesti. Tiedotuksen pitäisi tavoittaa sellaiset yksilöt ja organisaatiot, joita kriisitilanne koskee tai jotka voivat jotenkin vaikuttaa kriisitilanteessa. Sisäiset sidosryhmät Sisäisiksi sidosryhmiksi voidaan katsoa muun muassa henkilöstö, ammattijärjestöt, juristit, työsuojeluorganisaation edustajat, omistajat ja vartioinnista vastaava yritys. Korkeakoulun tärkein sisäinen sidosryhmä on sen oma henkilöstö ja opiskelijat eli korkeakouluyhteisö. Korkeakoulun johtoryhmä kuuluu myös sisäisiin sidosryhmiin. Kriisien aikana etukäteen suoritetusta avainhenkilöriskien tunnistamisesta on hyötyä; tiettyjen tehtävien hoito on turvattava. Kriisitiedottamisessa on pyrittävä tiedottamaan omalle korkeakouluyhteisölle ensin (joko henkilöstö tai henkilöstö ja opiskelijat tilanteen mukaisesti), jotta he pysyvät tilanteen tasalla ja mahdollisuus välttyä mahdollisilta huhuilta pienenee. Ulkoiset sidosryhmät Ulkoisia sidosryhmiä on kohteesta riippuen useita, kuten viranomaiset, pelastusviranomaiset, media, omaiset, lähiseudun asukkaat, yhdistykset ja muut tutkimuslaitokset. Yksi tärkeimmistä ulkoisista
17 17 Miksi tiedotetaan? Kansalaisilla oikeus tietää Viranomaisilla velvollisuus tiedottaa Erityisjärjestelyt Tiedotuspaikka Neuvontapaikka Mitä tiedotetaan? Onnettomuustiedottaminen Uutistiedottaminen tiedotteet, mediaposti tiedotustilaisuus haastattelut, lausunnot viranomaistiedottaminen Toimintaohjeet median kautta paikan päällä varoittaminen kaiutinkuulutukset viranomaistiedottaminen 2 Korkeakoulun turvallisuusympäristö Milloin tiedotetaan? niin pian kuin mahdollista jatkuvasti (uutiskysyntää sopeuttaen) tilanteen koko ajan Keille tiedotetaan? vaarassa olevat onnettomuuden kohtaamaksi joutuneet STT ja media muut viranomaiset Kuka tiedottaa? sammutus- ja pelastustyönjohtaja tai hänen tiedottajansa. Kuva 3. Onnettomuustiedottaminen (Pelastusopisto 2001, liite 7) sidosryhmistä on eri viranomaistoimijat. He vastaavat alueen turvallisuudesta ja kantavat vastuuta tiedottamisesta pelastustehtävissään. Kriisit ja niistä tiedottaminen Kriisitiedottamisessa voidaan käyttää apuna onnettomuustiedottamisen mallia. Sitä voidaan soveltaa onnettomuuksien lisäksi myös muihin kriiseihin. Viestintä ja tiedottamisen vastuut Yleisvastuu tiedottamisen järjestämisestä onnettomuustilanteissa kuuluu pelastustöitä johtavalle viranomaiselle. Käytännössä vastuu korkeakoulun viestinnästä kannattaa keskittää vähintään työparille. Näillä henkilöillä pitäisi olla mahdollisuus toimia tiedotusvälineiden apuna. Tiedotteiden välitystehtäviä voidaan delegoida eteenpäin. Tällöin on muistettava,
18 18 että sisällöllinen vastuu säilyy johtavalla vastuuviranomaisella. Muut viranomaiset ja yhteisöt antavat tietoja omasta toiminnastaan. Tiedottaa pitää myös korkeakoulun vastuulle kuuluvista asioista. Kriisiviestinnän seuranta Seuranta on tärkeää niin yleiselle kuin kriisiviestinnällekin; tähän on olemassa kattava määrä toimivia menetelmiä. Kohteessa voidaan arvioida, kuinka eri tiedotteet ovat tavoittaneet suuren yleisön tai miten internet-sivustojen kävijämäärät ovat kehittyneet. Viime kädessä kriisiviestinnän onnistumista on arvioitava kokonaisuutena. Seurannan ja palautteen avulla voidaan korjata mahdolliset virheet ja puutteet kriisiviestintätaitojen kehittämiseksi Tiedottamisen välineet kriisitilanteessa Kriisin vakavuus ja merkittävyys ovat ensimmäisiä tekijöitä lähdettäessä arvioimaan mahdollisia tilanteeseen sopivia toiminta- ja työtapoja sekä käyttökelpoisia välineitä. Toimenpiteitä voivat olla muun muassa seuraavat asiat. Korkeakouluyhteisön edustajat varautuvat työparina vastaamaan median kysymyksiin: he tekevät rajatun tai kansainvälisen tiedotteen, laativat valtakunnallisen lehdistötiedotteen, järjestävät lehdistötilaisuuden tai perustavat lehdistökeskuksen. Rajattu tiedote voidaan tehdä esimerkiksi alueellisesti. Kansainvälinen tiedote kirjoitetaan tarvittavilla kielillä. Tiedottamisen väline valitaan tiedotettavan asian, kohderyhmän ja tilanteen mukaan. Tiedottamisessa käytetään useita eri välineitä, jolloin varmistetaan viestin pääsy perille. Kriisiviestinnän välineet ovat samoja kuin normaaliolojenkin viestinnässä sillä erotuksella, että kriisitilanteessa arvioidaan kriisiä tapauskohtaisesti ja päätetään sopivista välineistä. Viestinnän välineitä ovat suorien lähikanavien eli kasvokkaisviestinnän lisäksi sähköiset viestimet, kuten sähköposti, internet, intranet, radio ja keskusradio. Sähköisiä viestimiä kannattaa nopeuden vuoksi hyödyntää kriisitiedottamisessa. Muita keinoja yleisölle tiedotettaessa ovat tekstiviestit, puhelin, televisio, sanomalehdet, tiedotteet, tiedotustilaisuus, suorat yhteydenotot, kaiutinauto ja yleisöhälyttimet. Puhelin ja VIRVE-verkko eli viranomaispuhelinverkko ovat hyviä keinoja viranomaisten välisessä tiedottamisessa. Sähköposti Sähköposti on esimerkiksi suuronnettomuudessa hyvä ja nopea väline, sillä se tavoittaa useat yksilöt samanaikaisesti. Se ei silti ole välttämättä toimiva ratkaisu jokaisessa kriisitilanteessa. Joukkolähetyksiä varten organisaatioilla pitää olla valmiina osoitteistot, joiden avulla saavutetaan suuri joukko toimijoita ja. Näitä sähköpostiosoitteita käyttäviä toimijoita organisaatiossa on rajattu määrä. Internet ja intranet Vaikka internet viestinnän välineenä tavoittaa suuria ihmismassoja, on olemassa marginaalinen joukko, jolla ei ole mahdollisuutta käyttää sitä. On olemassa riski, ettei viestintäteknologia toimikaan odotetulla tavalla, jolloin voi muodostua este henkilöiden tavoitettavuudelle. Korkeakouluyhteisön olisi hyvä kehittää kriisitilanteiden varalle omat Dark Site sivustonsa, jotka toimivat vain kriisin aikana ja kestävät suurta käyttäjäkapasiteettia. Dark Site sivustot suunnitellaan ja osin toteutetaan etukäteen, mutta ne julkaistaan mahdollisin täydennyksin vasta kriisitilanteessa. Organisaation sisäisen viestinnän väline on intranet, jota voidaan käyttää tiedotettaessa korkeakoulun omalle yhteisölle. Koskaan ei tosin voida varmistua siitä, että se kattaisi koko yhteisön. Hyvä lisä on kriisitilannetta koskevien tiedotteiden tulostaminen ja asettaminen turvalliseen paikkaan asianosaisten nähtäville.
19 19 Tiedotustilaisuus Tiedotustilaisuus on hyvä järjestää, jos onnettomuus aiheuttaa selkeää median mielenkiinnon kasvua ja useiden toimittajien saapumista tapahtumapaikalle. Tiedotustilaisuuden järjestää yleensä pelastustoiminnan johtaja. Jos tilanne herättää kansainvälistä mielenkiintoa, on varauduttava pitämään tilaisuudet tarvittavilla vierailla kielillä. Tiedote Tiedote kertoo tapahtuneesta päätiedot hyvin ja ytimekkäästi. Se vastaa seuraaviin peruskysymyksiin: kuka, mitä, missä, milloin ja miksi. Tiedotteessa on oltava hyvä otsikko ja uutiskärki, jotta se herättää kiinnostusta. Kriisit ylittävät yleensä uutiskynnyksen ainakin paikallisella tasolla. Tiedotteen alkuun kirjoitetaan tärkeimmät asiat, loppuun vähemmän tärkeät. Lopussa pitää mainita myös lisätietojen antaja yhteystietoineen. Myös hätätiedote ja viranomaistiedote ovat tiedotetyyppejä. Viranomaistiedote lähetetään hätäkeskuksen kautta faksilla Yleisradioon käyttäen tarkoitukseen laadittuja lomakkeita. Se voidaan antaa valtakunnallisesti tai vain tietylle alueelle. Tiedote luetaan radiossa sellaisenaan. Hätätiedote annetaan, jos ihmishenkiä on välittömässä tai ilmeisessä vaarassa. Se annetaan myös, jos uhkana on huomattavat omaisuus- tai ympäristövahingot. Ennen hätätiedotetta annetaan yleensä yleinen vaaramerkki. Viranomaistiedote voidaan antaa, kun ihmishenkien menetyksen tai huomattavien omaisuus- tai ympäristövahinkojen uhka ei ole välitön. Tiedote voi olla ilmoitus kadonneesta henkilöstä tai virheellisestä yleisestä hälytysmerkistä. Viranomaistiedotteen voivat antaa samat viranomaistahot kuin hätätiedotteen, mutta myös sosiaali- ja terveysministeriö, maa- ja metsätalousministeriö sekä ympäristöministeriö. Yleisradioon tiedote menee myös hätäkeskuksen kautta. Viranomaistiedote luetaan Yleisradiossa sopivana aikana, eikä välttämättä heti, kun tiedote on lähetetty. Se on lähetettävä myös kaupallisille radioille. Matka- ja pöytäpuhelimet Matka- ja pöytäpuhelimet ovat tehokkaita viestinnän keinoja. Matkapuhelinverkot kuitenkin tukkeutuvat helposti, jos laajat ihmisjoukot käyttävät niitä samanaikaisesti. Suurin osa väestöstä omistaa matkapuhelimen, ja on tätä kautta tavoitettavissa. Tekstiviestejä voidaan lähettää useille samanaikaisesti esimerkiksi hätäviestipalvelun avulla. Palvelimelta syötettävä sms-tiedote saavuttaa nopeasti suuren joukon vastaanottajia. Viestin lähettäjäksi on merkittävä korkeakoulun hätäviestilähetys. Viestintävälineestä ja sen käyttötarkoituksesta on tiedotettava vastaanottajille etukäteen. Yleisöhälyttimet Erilaiset hälytinlaitteet on yksi viestintävälinejoukko. Väestön varoittamiseen käytettäviä äänimerkkejä ovat yleinen vaaramerkki, vaara ohi merkki ja kokeilumerkki. Yleinen vaaramerkki pitää sisällään erilaisia tehtäviä, joita on noudatettava, kun merkki on kuulunut. Niitä ovat esimerkiksi sisätiloihin siirtyminen ja ikkunoiden sulkeminen. Vaara ohi merkki tarkoittaa yleistä vaaramerkkiä koskevan varoitustilan purkamista. Tällöin vaara tai uhka on poistunut. Kokeilumerkkiä käytetään hälytyslaitteiden kokeiluun. Taajamien ulkopuolella ja alueilla, jonne kiinteä hälytysjärjestelmä ei kuulu, väestön varoittamisesta huolehditaan liikkuvin hälyttimin, joita ovat esimerkiksi kaiutinautot. Uusia hälytinlaitteita ovat elektroniset hälytinlaitteet, joilla voidaan antaa ääniviestin lisäksi puheviestejä. Kaiutinkuulutukset Kaiutinkuulutuksia käytetään pienehköillä, rajatuilla alueilla olevan väestön varoittamiseen. Kuulutuksessa kerrotaan uhkaavasta vaarasta ja annetaan ensisijaiset toimintaohjeet. Näiden lisäksi ihmisiä kehotetaan kuuntelemaan radiota, jonka kautta tiedotetaan lisäohjeista. Kaiutinkuulutuksien antamisessa käytetään hälytysajoneuvoja. 2 Korkeakoulun turvallisuusympäristö
20 20 VIRVE-verkko VIRVE tarkoittaa viranomaisradioverkkoa. Se on useiden viranomaisten yhteinen maanlaajuinen operatiivinen radioverkko, joka sisältää myös kunnat. Sen tarkoituksena on mahdollistaa valtion ja kunnallisten viranomaisten radioteitse tapahtuva viestintä tehokkaasti ja sujuvasti organisaatioiden sisällä sekä viranomaisten välillä yhteistoimintatilanteissa. Sitä käytetään puheviestintään ja dataliikenteeseen. Lisäksi se säästää taajuuksia ja edistää oman organisaation toimintaa. VIRVE on luotettava, nopea ja yleisöltä salattu. 2.7 Korkeakoulun turvaryhmä (sisäinen) Turvaryhmä on ennalta valittu asiantuntijaryhmä, jonka tehtävänä on olla osana koko turvallisuusprosessia ennaltaehkäisystä kriisitilanteeseen ja siitä toipumiseen asti. Turvaryhmä toimii yhteistyössä vakavien henkilöriskien hallintaan liittyvissä asioissa korkeakoulujen ulkopuolisista asiantuntijoista muodostuvan verkoston kanssa. Tähän verkostoon voi kutsua korkeakoululle nimetyn poliisiyhdyshenkilön, tehtävään nimetyn pelastusviranomaisen, kaupungin tai kunnan turvallisuusorganisaation edustajan, terveystoimen edustajan sekä seurakunnan ja vapaaehtoisen kriisityön edustajan. Kokoonpano muodostuu jokaisen korkeakoulun erityistarpeista nousevista tekijöistä. Yllä oleva lista kuvaa mahdollisia verkostossa toimivia tahoja, muttei määrittele heidän roolejaan tai tehtäviään. Suomessa lähes jokaisella korkeakoululla on hyvin organisoitu, toimiva kriisiryhmä ja henkisen avun kriisisuunnitelmat tukemassa ryhmien työtä. Henkisen avun järjestämisen valmius on maassamme kansainvälisesti arvioiden hyvällä tasolla. Kriisiryhmien tehtävinä on poikkeustilanteiden ennakointi, strategioiden ja taktiikoiden luominen erilaisiin poikkeustilanteisiin, valittujen toimintatapojen noudattamisen seuranta sekä yleisohjeiden ja neuvojen antajana toimiminen poikkeustilanteissa. Kriisitilanteissa ryhmän tehtävänä on johtaa toimintaa yhdessä johdon kanssa. Viime vuosina tapahtuneiden raakaan väkivaltaan päättyneiden tapausten johdosta korkeakouluissa on syntynyt selkeä tarve ryhmien toiminnan organisoimiseksi uudelleen. Kriisiryhmän laajentuneet tehtävät ja haasteellisempi toimintaympäristö ovat osaltaan vaikuttaneet uusiin käytäntöihin, joihin on vastattu luomalla jo osaan korkeakouluista turvaryhmiä. Organisoimalla uudelleen nykyisten kriisi- ja turvaryhmien tehtäviä uudet tehtäväalueet on mahdollista liittää perinteisten kriisiryhmien tehtävien yhteyteen. Resurssikysymyksiin jokainen korkeakouluyhteisö ottaa kantaa itse. Sen on päätettävä ryhmän kokoonpano. Yhteistyö muiden korkeakoulujen kanssa tehostaa kaikkien toimintaa, mutta sen on perustuttava yhteisiin turvallisuustarpeisiin. Kunnan yhteinen turvaryhmä voi puolustaa paikkaansa, kun taas isommissa korkeakouluissa voidaan luoda jokaiseen toimipisteeseen oma ryhmä, ja sitten yhdistää nämä koko organisaation tasoiseksi turvaryhmäksi. Korkeakouluun voidaan nimetä uhka-arviokoordinaattorin tehtävää hoitava henkilö, jolla on riittävä osaaminen käyttäytymisen arviointiin liittyvästä uhka-arviointimenetelmästä. Turvaryhmä vastaa esiin tulleiden tapausten selvittämisestä ja uhkien arvioinnista. Se käsittelee jokaisen uhkatilanteen ja ryhtyy tapauksen vakavuuden edellyttämiin ja yhteisesti sovittuihin toimenpiteisiin. Turvaryhmä käsittelee kaikkia tapauksia luottamuksellisina ja yksilöllisinä, ja sen toiminta on dokumentoitua ja avointa. Ammattikorkeakoululaki ja yliopistolaki eivät sisällä säännöksiä turvaryhmistä. Opiskelijahuollosta on säädetty vain perusopetus-, lukio- ja ammatillisesta koulutuksesta annetuissa laeissa. Turvaryhmän toiminta perustuu ensisijaisesti työturvallisuuslakiin ja muuhun opetustehtävistä annettuihin lakeihin ja asetuksiin, joissa määritellään opetushenkilöstön ja opiskelijoiden välisiä suhteita.