Source: https://tozalezy.com/jak-skutecznie-zawierac-umowy-na-odleglosc-oraz-wypowiadac/
Timestamp: 2020-08-12 14:34:51+00:00
Document Index: 70954907

Matched Legal Cases: ['art.773', 'art. 53', 'art. 78', 'art. 781', 'art. 77', 'art. 771']

Zmiana lub wypowiedzenie umowy e-mailem a forma pisemna - umowy na odległość - To zależy...
Zmiana lub wypowiedzenie umowy e-mailem a forma pisemna – umowy na odległość
Autor publikacji Aleksandra Zaliwska	23 marca 2020 Czerwiec 9th, 2020 Brak komentarzy
Jak skutecznie zawierać umowy na odległość oraz je wypowiadać? Pandemia koronawirusa
Pandemia koronawirusa wymusiła na większości przedstawicieli biznesu zmianę trybu funkcjonowania na zdalny.
O ile już od dłuższego czasu dostępnych jest wiele narzędzi ułatwiających komunikację na odległość, o tyle ich znaczenie zostanie docenione przez szersze grono użytkowników przede wszystkim właśnie teraz.
Praca zdalna pracowników, wideokonferencje z kontrahentami i klientami, nawet obowiązki sprawozdawcze do organów administracji państwowej oparte są na przemyślanych rozwiązaniach IT.
Pojawia się zatem pytanie jak skutecznie zawierać umowy handlowe, skoro bezpośredni-osobisty kontakt między ludźmi został w zasadzie wyłączony. Czy rozwiązaniem są umowy na odległość?
Niestety regulacje prawne nie zawsze idą w parze z ułatwieniami technologicznymi. Nie od dziś wiadomo, że prawo dość powoli dostosowuje się do potrzeb rozwojowych cywilizacji. Nie wdając się w dyskusję co do oceny słuszności tego procesu, ważne, aby przedsiębiorca wiedział, jakie ma możliwości „zdalnego” zawarcia umowy i jaka forma prawna jest niezbędna, aby umowa była ważna i tym samym, aby wywoła zamierzony skutek i w pełni zabezpieczała jego interesy.
Dowolność formy przy zawieraniu umowy na odległość
Rozważania należy rozpocząć od definicji umowy. W uproszczeniu – jest to zgodne oświadczenie stron, które chcą doprowadzić do określonego rezultatu.
Większość umów zawieranych w ramach bieżących potrzeb przedsiębiorcy, w tym umowy zlecenia i o dzieło mogą̨ zostać zawarte w dowolnej formie. Kodeks cywilny nie wymaga dla ich zawarcia szczególnej formy prawnej. A zatem, co do zasady, zawierając którąś ze wskazanych umów, możemy się̨ ograniczyć nawet do formy ustnej, ale oczywiście dla celów dowodowych zalecana jest forma, dzięki której będzie można odtworzyć treść umowy – łatwiej jest wtedy dowieść jakie konkretnie zobowiązania ciążą na zleceniobiorcy czy na jaką kwotę̨ wynagrodzenia strony się̨ umawiały. Zachowanie takiej formy może również̇ być korzystne w kontekście kontroli przeprowadzanej przez PIP, inspekcję skarbową czy ZUS.
Forma dokumentowa:
W praktyce umowy coraz częściej zawierane są poprzez wymianę korespondencji e-mail lub sms.
Z punktu widzenia regulacji prawnych jest to tzw. forma dokumentowa – nie mylić z elektroniczną!
Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w jakiejkolwiek postaci (graficznej, w postaci obrazu, dźwięku itp.) i utrwalenie jego treści na jakimkolwiek nośniku (np. papierze, pliku pdf., wav, mp. 3 itp), tak by możliwe było zapoznanie się z treścią oświadczenia oraz ustalenie osoby składającej oświadczenie. (art.773 k.c.)
Zgodnie bowiem z tym przepisem, dokumentem jest każdy nośnik informacji (także oświadczenia woli) umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Ten ostatni warunek odniesiony do formy dokumentowej oznacza, że dla zachowania tej formy konieczne jest takie utrwalenie oświadczenia woli, by możliwe było wielokrotne odczytanie lub odtworzenie jego treści po powstaniu dokumentu. Nie są więc oświadczeniami woli złożonymi w formie dokumentowej oświadczenia wymieniane przy zawieraniu umowy przez telefon, jeżeli rozmowa telefoniczna nie została utrwalona w sposób wskazany wyżej. W praktyce zachowanie formy dokumentowej w rozumieniu komentowanego przepisu ma miejsce przede wszystkim przy zawieraniu umów w drodze wymiany e-maili czy wiadomości SMS lub za pośrednictwem faksu.
Przy niektórych rodzajach relacji między stronami umów należy uwzględniać przepisy szczególne, które w sposób istotny ograniczają możliwość zawarcia umowy przy wykorzystaniu infrastruktury IT. Część umów dla swojej ważności i skuteczności wymaga formy pisemnej.
Do takich umów należą m.in. umowy dotyczące praw własności intelektualnej w tym np. licencja czy umowa przenosząca prawa autorskie.
Zgodnie z przepisem art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Konsekwencją zastrzeżenia dla takiej umowy formy pisemnej pod rygorem nieważności jest to, że wszelkie ustalenia stron w zakresie przeniesienia autorskich praw dokonane w innej formie – również dokumentowej, nie mogą wywierać jakiegokolwiek skutku, skoro przepisy wyraźnie zastrzegają, że do zawarcia umowy wymagana jest forma pisemna i to pod rygorem nieważności. Jeżeli strony nie zawarły umowy w formie pisemnej, to należy przyjąć, że wszelkie ustalenia na ten temat należy uznać za nieważne, a tym samym niewywołujące skutków prawnych.
Istotnym jest, że forma pisemna, o której mowa w przepisach prawa jest zachowana, gdy umowa jest opatrzona własnoręcznym podpisem, zgodnie z art. 78§ 1 k.c.
Podpis musi być zatem własnoręczny i znaleźć się̨ pod oświadczeniem woli. W przeciwnym razie treść znajdująca się poniżej podpisów stron nie jest objęta ich oświadczeniami woli.
Dopuszczalne jest również przesłanie drugiej stronie tekstu umowy z prośbą o wydrukowanie, złożenie podpisu i odesłanie oryginału dokumentu w co najmniej dwóch egzemplarzach.
Pamiętać należy zatem o kilku regułach:
dla zachowania formy pisemnej zwykłej umowa powinna zostać podpisana własnoręcznie,
podpisy powinny znajdować się̨ bezpośrednio pod końcem tekstu umowy,
wszelakie dopiski poniżej podpisów powinny być także podpisane przez strony,
podpis – chociaż prawo cywilne bezpośrednio tego nie wymaga – powinien być podpisem czytelnym, obejmującym najlepiej imię̨ i nazwisko osoby go składającej.
Do zawarcia umowy na odległość w tej formie wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron.
WAŻNE: Podpis złożony na dokumencie, który został następnie zeskanowany lub wysłany faksem/ e-mailem, nie spełnia wymogów własnoręcznego podpisu, co powoduje konieczność uznania, że forma pisemna nie została zachowana.
Forma elektroniczna stanowi odrębną formę dokonania czynności prawnej równorzędną formie pisemnej, a nie jedynie postać (podtyp) formy pisemnej.
Przedsiębiorcy mogą podpisać kontrakt za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego, tzw. forma elektroniczna, o czym mówi art. 781 KC:
Oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej wywoływać będzie skutki prawne oświadczenia złożonego na piśmie, jeśli spełnione będą kumulatywnie dwie przesłanki: oświadczenie opatrzone będzie bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
Elektroniczna forma czynności prawnej może być wykorzystana do zastąpienia zwykłej formy pisemnej zarówno w przypadku, gdy wymóg zachowania tej formy wynika z przepisu, jak i z czynności prawnej (pactum de forma).
Na poziomie prawa europejskiego wymagania dotyczące podpisów elektronicznych uregulowane są w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) Nr 910/2014 z 23.7.2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz. UE L Nr 257, s.73). W prawie polskim zagadnienia te reguluje ustawa z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.
WAŻNE: zawarcie umowy na odległość przez „Internet” poprzez przesłanie umowy e-mailem lub faksem nie jest zawarciem umowy w formie elektronicznej w rozumieniu przepisów prawa, a zatem należy zwrócić uwagę na tego rodzaju zapisy w zawieranych umowach i je skorygować. Jest to zawarcie umowy w formie dokumentowej.
Zmiana lub wypowiedzenie umowy e-mailem a forma pisemna
Forma wymagana dla czynności następczych
Zachowanie odpowiedniej formy ma również znaczenie w przypadku uzupełnienia, zmiany lub ustania umowy. Skutki reguluje przepis z art. 77 k.c.:
Powyższe oznacza tyle, że w odniesieniu do umowy zawartej w zwykłej formie pisemnej, formie dokumentowej oraz elektronicznej obowiązuje jednolita reguła dotycząca wszystkich czynności mających na celu zakończenie stosunku umownego. Zarówno rozwiązanie umowy, jak i odstąpienie od niej lub jej wypowiedzenie wymaga zachowania co najmniej formy dokumentowej.
Poza tym, znajduje on zastosowanie także wtedy, gdy dochowanie zwykłej formy pisemnej, formy dokumentowej lub elektronicznej przy zawieraniu umowy pierwotnej wynikało wyłącznie na podstawie decyzji stron, chociaż wybrana przez nie forma nie była wymagana przez ustawę lub wcześniejsze porozumienie stron.
WAŻNE! Strony mogą w umowie uregulować sposób zakończenia stosunku prawnego w określony sposób, np. wskazać, że wypowiedzenie umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Wówczas wskazana przez nie forma jest obowiązująca i skuteczna. Jedynym ograniczeniem jest to, iż strony nie mogą przewidzieć formy „niższej” od formy wymaganej dla tych czynności przez ustawę.
Natomiast według art. 771 K.c.:
Wskazany przepis przewiduje mechanizm, którego zastosowanie sprowadza się do tego, że w razie zawarcia umowy w sposób nieformalny (ustnie, ewentualnie w sposób dorozumiany poprzez przystąpienie do wykonywania umowy) i niezwłocznego wystosowania przez jedną ze stron sformalizowanego potwierdzenia tej umowy, treść stosunku prawnego nawiązanego między stronami należy oceniać z uwzględnieniem potwierdzenia otrzymanego przez drugą stronę, chociażby nie odpowiadało to w pełni treści stosunku prawnego ocenianej według nieformalnego porozumienia. Taki mechanizm znajduje zastosowanie wyłącznie w stosunkach obustronnie profesjonalnych – gdy obie strony umowy są przedsiębiorcami.
Potwierdzenie zawarcia umowy na odległość wymagane przez prawo może zostać wyrażone na trwałym nośniku, zaś przez trwały nośnik ustawa rozumie materiał lub narzędzie umożliwiające przechowanie informacji oraz dostęp do nich w przyszłości. Bez wątpienia trwałym nośnikiem jest umowa utrwalona w postaci pliku PDF, w którego treści przedsiębiorca i konsument potwierdzili treść umowy.
Z jaką datą uznać zawarcie umowy na odległość
Jeżeli umowa nie zawiera zapisów o przeniesieniu praw autorskich nie jest niezbędne regulowanie trybu zawarcia umowy w jej treści, niemniej warto zamieścić postanowienia, które sprecyzują czas zawarcia umowy:
Strony zgodnie przyjmują, iż zawarcie Umowy następuje poprzez podpisanie jej przez obie Strony. Wystarczające jest zachowanie formy dokumentowej. Jeżeli Umowa nie będzie podpisana przez obie strony tego samego dnia przyjmuje się, że umowa została zawarta w dniu złożenia na niej podpisu przez […], pod tym jednak warunkiem, że tego samego dnia skan umowy, z podpisem […], zostanie przesłany drogą elektroniczną do drugiej strony na adres jej poczty elektronicznej wskazany w § ………Umowy, a druga strona najpóźniej dnia następnego podpisze otrzymany skan umowy i odeśle skan umowy podpisany przez obie strony na adres poczty elektronicznej […] wskazany w § ……… Umowy.
W przypadku rozbieżności pomiędzy datą podpisania umowy przez […], a datą przesłania jej skanu lub nadania jednostronnie podpisanego egzemplarza umowy na adres drugiej Strony, za moment zawarcia umowy uważa się dzień w którym łącznie ziściły się wszystkie wyżej wskazane zdarzenia.
Jeżeli umowa zawiera zapisy o przeniesieniu praw można w niej zamieścić postanowienie o następującej treści:
Jeżeli Umowa nie będzie podpisana przez obie Strony tego samego dnia przyjmuje się, że umowa została zawarta w dniu złożenia na niej podpisu przez jedną ze Stron, pod tym jednak warunkiem, że tego samego dnia skan umowy, z podpisem tej Strony (nadawcy), zostanie przesłany drogą elektroniczną do drugiej Strony (odbiorcy) na adres jej poczty elektronicznej wskazany w § ……… a podpisana jednostronnie umowa w dwóch egzemplarzach zostanie nadana na jej adres przesyłką poleconą, a druga Strona (odbiorca) niezwłocznie podpisze otrzymane egzemplarze Umowy wskazując datę podpisania i doręczy podpisany przez obie Strony jeden egzemplarz Umowy do Strony (nadawcy).
Co do zasady – większość umów związanych z bieżącą działalnością przedsiębiorcy można zawierać w dowolnej formie, w tym „przez Internet” np. najpierw negocjować jej warunki (telefonicznie lub drogą elektroniczną), następnie przesłać gotowy skan podpisany przez nadawcę do jej wydrukowania przez odbiorcę-kontrahenta i ponowne jego zeskanowanie i przesłanie do nadawcy faksem lub e-mailem lub po prostu przesłanie umowy pocztą. Opisany sposób zawierania umowy nie jest jej zawarciem w formie „elektronicznej”, ale w formie dokumentowej.
Można także zawrzeć umowę wysyłając jej treść np. e-mailem – nawet bez podpisu. Wówczas umowa jest zawarta w formie dokumentowej. Ważne jest bowiem, by nośnik informacji pozwalał na ustalenie osoby składającej oświadczenie woli. W takiej sytuacji warto poprosić drugą stronę o potwierdzenie treści umowy.
Zgodnie z przepisami polskiego prawa jeżeli zgodnie z przepisami prawa umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności to nie jest możliwe zawarcie jej w opisany powyżej sposób.. Tak jak m.in. w przypadku, gdy w umowie zawarte są zapisy dotyczące przeniesienia praw autorskich.
Oczywiście jest to jedynie wycinek regulacji, na które należy zwrócić uwagę przy zawieraniu umów, a przytoczone rodzaje umów nie wyczerpują katalogu umów, dla zawarcia których wymagana jest inna niż dokumentowa forma ich zawarcia. Należy również pamiętać, że zawierając umowę z konsumentem lub z osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą swoboda umów jest ograniczona. Każdorazowo warto zatem dokładnie przeanalizować treść zawieranych umów.
wypowiedzenie umowy e-mailem a forma pisemna
Zwrot za niewykorzystany karnet, voucher czy kupon – czy odmowa zwrotu środków jest legalna?
Monika Piotrkowska5 sierpnia 2020