Source: http://www.juramagazin.de/45428.html
Timestamp: 2020-04-05 10:43:09
Document Index: 297164439

Matched Legal Cases: ['§ 22', '§ 22', '§ 23', '§ 30', '§ 3', '§ 238']

﻿ Der Rechnungshof weist darauf hin dass es sich bei Bieterschreiben um Angebote im Rechtssinne
Der Rechnungshof weist darauf hin dass es sich bei Bieterschreiben um Angebote im Rechtssinne
Das Vergabeverfahren wies Mängel auf:
­ Nach dem Eingangsbuch des Klinikums und der Bestätigung der für die Öffnung der Angebote zuständigen Stelle gingen zehn Angebote ein. In der Niederschrift über die Öffnung der Angebote ist dagegen vermerkt, dass bis zum Ablauf der Angebotsfrist neun Angebote eingegangen und in die Wertung einbezogen worden seien.
Das Klinikum hat ausgeführt, ein zehntes Angebot habe es nicht gegeben. Es hat allerdings bestätigt, dass zehn Bieterschreiben eingegangen sind.
Der Rechnungshof weist darauf hin, dass es sich bei Bieterschreiben um Angebote im Rechtssinne handelt.
­ Nicht in Einklang mit dem Vergaberecht standen
­ die Verlängerung der Angebotsfrist am Tag der Angebotseröffnung14),
­ die nicht unverzüglich durchgeführte Verhandlung zur Öffnung der Angebote15),
­ die nicht aktenkundig gemachte Prüfung der Angebote auf Vollständigkeit, rechnerische und fachliche Richtigkeit16),
­ das Fehlen eines Vergabevermerks für die einzelnen Stufen des Verfahrens, die Maßnahmen, die Feststellung sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen17).
In vielen Fällen waren die Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Abrechnung von Leistungen nicht erfüllt. So waren Rechnungen von insgesamt 285 000 für Leistungen beglichen worden, die zum Teil erst wesentlich später schriftlich in Auftrag gegeben wurden. Zu Zahlungen von insgesamt 66 000 lagen keine Bedarfsmeldungen der Fachabteilungen, Angebote von Unternehmen und keine schriftlichen Aufträge vor.
Die den Rechnungen zugrunde liegenden Leistungsnachweise waren entweder unvollständig oder zu ungenau. In nicht wenigen Fällen fehlten Leistungsnachweise. Es war auch nicht festzustellen, dass die Projektleitung zumindest einen Teil der vorhandenen Nachweise überprüft und Anweisungen für eine ordnungsgemäße Leistungsabrechnung gegeben hätte.
Vertragsgestaltung Leistungen im Gesamtwert von 450 000 lagen keine schriftlichen Verträge zugrunde. Die Aufträge wurden nach Verhandlungen der EDV-Abteilung vom Sachgebiet Medizintechnik der Abteilung Technik mündlich vergeben. Eine inhaltliche Prüfung der vereinbarten Konditionen durch das zuständige Sachgebiet Medizintechnik fand nicht statt.
Bei Beschaffungen und Leistungsvergaben ist auf eine klare Trennung zwischen der Bedarfsmeldung der Fachabteilung und der Auftragsvergabe durch die Beschaffungs- und Vergabestelle zu achten. In diesem Sinn hatte der Landtag bei einer früheren Prüfung des Klinikums gefordert, über den Aufsichtsrat des Klinikums sicherzustellen, dass bei Beschaffungen eine Festlegung von Vertragsgegenstand und Vertragspartner durch die bedarfsanfordernden Stellen ausgeschlossen wird18). Auch sollten aus Gründen der Rechtssicherheit Aufträge oder Erweiterungen von Aufträgen schriftlich erteilt und für umfangreiche IT-Projekte grundsätzlich schriftliche Verträge nach den Musterverträgen der öffentlichen Hand19) abgeschlossen werden.
Der Personalausstattung der Abteilung für Personalwesen, die mit der Einführung der Bezüge- und Beihilfefestsetzung verstärkt wurde, lag keine Bedarfsermittlung zugrunde, die eine sachgerechte Beurteilung des Stellenbedarfs erlaubt hätte. Leistungsmaßstäbe für eine angemessene Auslastung des Personals fehlten.
14) Vgl. § 22 Nr. 4 Abs. 2 VOL/A. 15) Vgl. § 22 Nr. 2 Abs. 2 VOL/A. 16) Vgl. § 23 Nrn. 2 und 3 VOL/A. 17) Vgl. § 30 VOL/A. 18) Jahresbericht 2001, Tz. 28 (Drucksache 14/750). Stellungnahme der Landesregierung zum Jahresbericht 2001 des Rechnungshofs (Drucksache 14/1020, S. 20), Beschlussempfehlung und Bericht des Haushalts- und Finanzausschusses (Drucksache 14/1230, S. 14), Beschluss des Landtags vom 29. August 2002 (Plenarprotokoll 14/29, Seite 2009). 19) Besondere Vertragsbedingungen (BVB) und Ergänzende Vertragsbedingungen für IT-Leistungen (vgl. Empfehlung des Kooperationsausschusses Datenverarbeitung Bund/Länder/Kommunen ­ KoopA-ADV ­).
Der Rechnungshof hat deshalb durch Leistungsvergleich den Personalbedarf bei den drei personalverwaltenden Sachgebieten der Abteilung Personalwesen ermittelt und Folgendes festgestellt:
­ Die Aufgaben können in zwei Sachgebieten zusammengefasst werden. Ein Teil der Aufgaben, der von den Sachgebietsleitern erledigt wird, kann auf die Sachbearbeiter delegiert werden, so dass die Stelle eines Sachgebietsleiters eingespart werden kann. Das entspricht Personalkosten von 60 000 jährlich.
­ Bei den Sachbearbeitern bestand ­ unter Berücksichtigung der vorgenannten Aufgabendelegation ­ eine Arbeitszeitreserve von insgesamt zwei Kräften. Das entspricht Personalkosten von 80 000 jährlich.
­ Bei dem für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständigen Sachgebiet lagen die Zahlfälle je Kraft unter dem entsprechenden Vergleichswert der Oberfinanzdirektion. Aufgrund der hiernach möglichen Leistungssteigerung des klinikeigenen Personals werden drei der insgesamt 14 Kräfte des Sachgebiets entbehrlich. Das entspricht Personalkosten von 157 000 jährlich.
Betrieb des Personalwirtschaftssystems und Anwendungsmöglichkeiten
Zu dem Betrieb des Personalwirtschaftssystems wurde Folgendes festgestellt:
­ Für das Programm lag weder eine formelle Freigabe noch eine vollständige Dokumentation zum Abschlusstest vor. Dies gilt auch für Programmanpassungen.
­ Der Betrieb und die Anwendung des Personalwirtschaftssystems waren nicht durch eine Dienstanweisung geregelt. Damit fehlten Vorgaben für eine Zuordnung und Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der Mitarbeiter, für den betrieblichen Ablauf und für die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen.
­ Es gab kein Benutzerkonzept, das den Anforderungen an die Datensicherheit, den Datenschutz, die Kontrolle und die Übersichtlichkeit der Geschäftsvorgänge gerecht wurde, wie sie für den Unternehmensbereich20) und in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buch- und Speicherbuchführung21) festgelegt sind.
­ Drei Mitarbeiter der EDV-Abteilung waren mit weitgehenden Berechtigungen ausgestattet, die es z. B. ermöglichten, sogar gehaltswirksame Daten ohne Kontrollmöglichkeiten zu verändern.
­ Mitarbeiter der EDV-Abteilung führten eigene Programmentwicklungen durch und entschieden, ob die von der Fachabteilung geforderten Leistungen von eigenen Kräften erbracht oder an Dienstleistungsbetriebe vergeben werden sollten. Eine übergeordnete Stelle, die die Wirtschaftlichkeit der Leistungen beurteilt und entsprechende Programmieraufträge erteilt hätte, war nicht eingerichtet.
Mögliche Programmanwendungen (sog. Teilmodule) des Personalwirtschaftssystems wurden nicht oder nur zum Teil genutzt:
­ Das für 19 000 dem Bedarf des Klinikums angepasste Teilmodul „Personalbeschaffung" (Bewerberverwaltung) wurde von den Mitarbeitern des Klinikums als nicht bedarfsgerecht angesehen und deshalb nicht genutzt.
­ Nicht anwendbar waren die Teilmodule „Einsatzplanung" (Dienstplan) und „Reisemanagement", weil erforderliche Programmanpassungen noch nicht durchgeführt worden waren. Dies hatte u. a. zur Folge, dass Arbeitszeiten außerhalb der normalen Dienstzeit, z. B. Schicht-, Bereitschafts- und Rufbereitschaftsdienst sowie Überstunden, noch manuell erfasst und abgerechnet werden mussten. Bei Nutzung der Automationslösung werden bis zu fünf Kräfte entbehrlich. Das entspricht Personalkosten von 234 000 jährlich.
Das Klinikum hatte nicht geprüft, ob für die Bearbeitung von Dienstreiseangelegenheiten eine Anpassung und Verwendung des Teilmoduls „Reisemanagement" wirtschaftlicher ist als das bisher genutzte Software-Produkt.
20) Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) vom 27. April 1998 (BGBl. I S. 786). 21) Nach § 3 Satz 1 der Krankenhaus-Buchführungsverordnung (KHBV) gelten auch die §§ 238 und 239 des Handelsgesetzbuchs.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnungsstelle des Klinikums setzte auch die Bezüge für das Personal des Fachbereichs Medizin der Johannes Gutenberg-Universität2), des Tumorzentrums Rheinland-Pfalz e. V. und ­ auf der Grundlage von Privatdienstverträgen mit Universitätsprofessoren ­ weiterer Personen fest. Das Klinikum forderte hierfür keine Kostenerstattung.
Bei einer verursachungsgerechten Umlage der Kosten kann das betriebliche Ergebnis des Klinikums um insgesamt 264 000 jährlich verbessert werden.
Für die Festsetzung von Beihilfen stellte das Klinikum eine Fachkraft ein. Es hatte zuvor nicht untersucht, ob andere Lösungsmöglichkeiten, z. B. Beihilfefestsetzungen durch eine andere Einrichtung gegen Kostenerstattung, wirtschaftlicher gewesen wären.
Unter Einbeziehung der kalkulatorischen Abschreibungen und Zinsen für den Kauf eines Software-Produkts22), der Personalgemeinkosten und einer Sachkostenpauschale entstanden dem Klinikum Kosten von 75 000 jährlich. Demgegenüber betrugen die zuletzt im Jahr 2001 an die Oberfinanzdirektion gezahlten Verwaltungskosten 24 000.
Im Mai 2002 übertrug das Klinikum der nur zu 60 % ausgelasteten Fachkraft weitere Aufgaben. Die dadurch auf 47 000 jährlich verringerten anteiligen Kosten für die Beihilfefestsetzung lagen immer noch um mehr als 20 000 jährlich über den an die Oberfinanzdirektion gezahlten Verwaltungskosten.
a) für finanzwirksame Maßnahmen angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen unter Einbeziehung aller Kosten durchzuführen,
b) Leistungen nur bei einem entsprechenden Nachweis der Wirtschaftlichkeit selbst zu erbringen,
c) für die Abwicklung von Projekten rechtzeitig ein projektbegleitendes Controlling und eine Qualitätssicherung einzurichten,
d) Projekte, für die Fördermittel beantragt werden, grundsätzlich erst nach Bewilligung der Zuweisung zu beginnen,
e) bei der Vergabe von Leistungen nach den vergaberechtlichen Bestimmungen zu verfahren und die Vorteile des Wettbewerbs zu nutzen,
f) die Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Abrechnung der Leistungen zu schaffen,
g) Aufträge ausschließlich von der Beschaffungs- und Vergabestelle zu vergeben,
h) entbehrliche Stellen einzusparen und Personal sozialverträglich abzubauen,
i) den Betrieb und die Anwendung des eingesetzten Personalwirtschaftssystems durch Dienstanweisung zu regeln,
j) die Möglichkeiten der automationsunterstützten Erledigung von weiteren Aufgaben der Personalwirtschaft zu nutzen,
- eine Erstattung der Kosten für die Festsetzung von Bezügen für Dritte zu verlangen,
- für die Festsetzung von Beihilfen wirtschaftliche Lösungsmöglichkeiten zu nutzen.
22) Hierbei handelt es sich nicht um ein Teilmodul des Personalwirtschaftssystems.