Source: http://www.juramagazin.de/163209.html
Timestamp: 2020-02-26 16:49:51
Document Index: 120265267

Matched Legal Cases: ['§ 147', '§ 41', '§ 147', '§ 28', '§ 11', '§ 12', '§ 17', '§ 68', '§ 68', '§ 68', '§ 68', '§ 68', '§ 68', '§ 9']

﻿ Lohnabrechnungsunterlagen die für die Besteuerung von Bedeutung sind müssen gemäß § 147 AO 10 Jahre aufbewahrt werden
Ungeachtet dieser allgemeinen Regeln für die Personalakten haben die öffentlichen Stellen steuer- und sozialversicherungsrechtliche Bestimmungen für die bei ihnen verarbeiteten Personaldaten zu beachten. Danach sind insbesondere die Lohnkonten gemäß § 41 bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung aufzubewahren.
Lohnabrechnungsunterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen gemäß § 147 AO 10 Jahre aufbewahrt werden. Darüber hinaus sind die Aufzeichnungspflichten und die Nachweisführung der Beitragsabrechnungen für die Krankenpflege- und Rentenversicherung gemäß § 28 f SGB IV zu beachten.
Selbstverständlich unterliegen die Personalakten vor ihrer Vernichtung wie alle bei öffentlichen Stellen entstandenen Unterlagen auch der gemäß § 11 festgelegten Anbietungspflicht bei den zuständigen Archiven. Diese haben zu prüfen, ob die jeweilige konkrete Personalakte aufgrund ihres rechtlichen, politischen, wirtschaftlichen, sozialen und kulturellen Wertes als Quelle für die Erforschung und das Verständnis von Geschichte und Gegenwart dauerhaft aufbewahrt werden muss. Wird im Ergebnis dessen die Archivwürdigkeit der Akte nach § 12 festgestellt, gelten von diesem Zeitpunkt an für ihre weitere Benutzung die Bestimmungen für personenbezogenes Archivgut gemäß § 17 Einsichtnahme des Personalrats in die Personalakte?
Von einer Personalvertretung wurde an mich die Frage herangetragen, ob und in welchem Umfang dem Personalrat Einsicht in Personalakten bzw. Bewerberunterlagen zur Erfüllung seiner Aufgaben nach dem Personalvertretungsgesetz gewährt werden darf. Dabei ist zwischen der Einsichtnahme in Personalakten nach § 68 Abs. 2 Satz 4 und die Auskunftserteilung nach § 68 Abs. 2 Satz 2 zu unterscheiden. Eine Einsicht in Personalakten ist nach § 68 Abs. 2 Satz 4 nur mit Zustimmung des Beschäftigten und nur von den von ihm bestimmten Mitgliedern der Personalvertretung zulässig. Auch bei den Aufgaben, in denen die Beteiligung des Personalrats nach § 68 Abs. 1 ausdrücklich vorgesehen ist, darf der Dienststellenleiter dem Personalrat Einsicht
4. Tätigkeitsbericht des 2000/2001 nur gewähren, wenn der Betroffene ausdrücklich zustimmt. Etwas anderes gilt bei der Frage nach der Auskunftspflicht nach § 68 Abs. 2 Satz 2 wonach der Personalvertretung die Unterlagen vorzulegen sind, die die Dienststelle zur Vorbereitung der von ihr beabsichtigten Maßnahmen beigezogen hat. § 68 Abs. 2 Satz 3 beschränkt diese Vorlagepflicht bei Einstellungen auf Bewerbungsunterlagen einschließlich denen der Mitbewerber. Danach hat die Personalverwaltung das Recht, zur Durchführung der Aufgaben rechtzeitig und umfassend unterrichtet zu werden, was nach allgemeiner Auffassung auch das Recht beinhaltet, im Rahmen der umfassenden Unterrichtung Auskünfte aus der Personalakte durch den Dienststellenleiter zu erhalten, wenn diese Information für die Beschlussfassung der Personalvertretung erforderlich, d. h. für die Aufgabenerfüllung der Personalvertretung unerlässlich ist. Dabei ist allerdings stets darauf zu achten, dass durch die Auskunftserteilung nicht der vom Gesetzgeber als vorrangig angesehene Schutz der Persönlichkeitssphäre umgangen wird. Diese Auffassung habe ich der Personalvertretung mitgeteilt.
6.11 Bewerbungen per E-Mail
Im Berichtszeitraum war festzustellen, dass auch öffentliche Dienststellen in Stellenausschreibungen darauf verweisen, dass Bewerbungen per E-Mail zugesandt werden können. Dies ist aus Datenschutzsicht problematisch. Denjenigen, die von der Möglichkeit der Bewerbung per E-Mail Gebrauch machen wollen, muss die Möglichkeit eingeräumt werden, sich durch technische Maßnahmen gegen unbefugte Kenntnisnahme und Verfälschung zu schützen. Es wird allgemein davon ausgegangen, dass je nach Sensibilität der übertragenen Daten der erforderliche Schutz nur durch kryptographische Verfahren gewährleistet werden kann, die eine ermöglichen. Zu derartigen Daten zählen insbesondere auch die Daten, die im Lebenslauf und in Zeugnissen im Rahmen von Bewerbungsunterlagen übermittelt werden. Wenn von der Möglichkeit der E-Mail-Kommunikation bei Stellenausschreibungen Gebrauch gemacht werden soll, muss der Interessent zum einen auf die mit einer unverschlüsselten E-Mail verbundenen Gefahren hingewiesen und ihm gleichzeitig die Möglichkeit eröffnet werden, Bewerbungen in verschlüsselter Form zu übermitteln. Die Landesregierung hat zur Nutzung der elektronischen Post in den Ministerien und der Staatskanzlei in der gemeinsamen Geschäftsordnung ausdrücklich darauf hingewiesen, dass bis zum Vorliegen einer gesonderten verbindlichen Verfahrensweise, mit der Vertraulichkeit, Unversehrtheit und Authentizität der übermittelten Daten gewährleistet werden, auf die elektronische Übermittlung personenbezogener Daten zu verzichten ist.
6.12 Verwaltungsvorschrift zur Thüringer Verordnung über Zuständigkeiten für die Feststellung, Berechnung und Anordnung der Zahlung der Bezüge von Bediensteten und Versorgungsempfängern Bezüge)
Bereits in meinen vorangegangenen Tätigkeitsberichten (1. TB, 6.3.1; 2. TB, 6.7; 3. TB, 6.7) hatte ich auf eine ausstehende Verwaltungsvorschrift zum Umgang mit den Bezügeakten, die bei der OFD
­ Zentrale Gehaltsstelle ­ geführt werden, hingewiesen. In ihrer Stellungnahme zum 3. TB verwies die Thüringer Landesregierung darauf, dass die für die Schaffung der ausstehenden Verwaltungsvorschrift erforderliche Änderung des § 9 Abs. 3 des Thüringer Besoldungsgesetzes im Rahmen des 2. Änderungsgesetzes zum Thüringer Besoldungsgesetz vorgesehen sei. Nachfolgend wurde mitgeteilt, dass derzeit ein Referentenentwurf dieses Änderungsgesetzes vorbereitet werde. Im Hinblick auf die landesrechtliche Umsetzung der Novellierung der Leistungsbesoldung der Professoren hat mich das TFM wissen lassen, dass derzeit keine konkreten Angaben zum weiteren Verlauf des Gesetzgebungsverfahren gemacht werden können.
6.13 Versand von Lohnabrechnungen
Ein Beschwerdeführer hatte mitgeteilt, dass sich in dem für ihn bestimmten Umschlag mit seiner Lohnabrechnung auch die Lohnabrechnungen zweier anderer Kollegen der gleichen Verwaltungseinheit befanden. Damit erhielt er Kenntnis von personenbezogenen Daten anderer Beschäftigter.
Ich habe die zuständige ZG der OFD Erfurt um Sachverhaltsaufklärung gebeten.