Source: https://www.bayreuth.ihk.de/hauptnavigation/service/steuern/rechnungen/neue-pflichtangaben-fuer-rechnungen-4401608
Timestamp: 2020-02-21 18:33:44
Document Index: 273535679

Matched Legal Cases: ['§ 14', '§ 4', 'EuG', '§ 25', '§14', '§ 25', '§ 14']

Pflichtangaben für Rechnungen - IHK für Oberfranken Bayreuth
Nr. 4401608
Das Umsatzsteuergesetz enthält umfassende Vorgaben, wie eine Rechnung auszusehen hat. Bedeutung haben diese Regelungen vor allem für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers. So wird im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) unter anderem ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Angaben in Rechnungen vollständig und richtig sein müssen, um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen. Der Rechnungsempfänger hat danach die Pflicht, die Rechnungsangaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen. Welche dies im Einzelnen sind, wird nachfolgend dargestellt:
Führt ein Unternehmer eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft aus, ist er im Regelfall verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen. Für Rechnungen über innergemeinschaftliche Lieferungen bzw. Leistungen gilt eine verkürzte Rechnungsstellungsfrist bis zum 15. des Folgemonats der Ausführung der Lieferung bzw. Leistung. Bei Leistungen gegenüber privaten Empfängern gilt eine Rechnungsstellungspflicht grundsätzlich nicht. Ausnahme ist die Rechnungsausstellungspflicht bei Leistungen von Unternehmern im Zusammenhang mit einem Grundstück (z. B. Bauleistungen, Gartenarbeiten, Instandhaltungsarbeiten in und an Gebäuden, Fensterputzen). In diesen Fällen ist der Unternehmer verpflichtet, auch bei Leistungen an einen privaten Empfänger eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG).
Die Steuerpflicht ist grundsätzlich nicht Voraussetzung für die Pflicht zur Rechnungserteilung, das heißt auch über steuerbefreite Umsätze muss eine Rechnung ausgestellt werden. Eine Ausnahme gilt für steuerbefreite Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 28 UStG. Allerdings kann sich eine Abrechnungspflicht hier aus anderen (insbesondere zivilrechtlichen) Gründen ergeben.
Als Rechnung gilt auch eine Gutschrift, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird. Bei der Erstellung einer rechnungsersetzenden Gutschrift (z.B. bei Provisionsabrechnungen) ist auf dem Abrechnungsdokument der Begriff „Gutschrift“ förmlich anzubringen.
Beachte: Die vorstehenden Angaben sind für Rechnungen mit einem Betrag von über 250 Euro brutto gültig. Darunter gelten Erleichterungen für so genannte Kleinbetragsrechnungen. Diese werden in Punkt 3 dieser Information dargestellt. Die Checkliste Rechnungen über 250 Euro und Checkliste Kleinbetragsrechnungen (abrufbar über die seitliche Linkleiste) geben einen schnellen Überblick über die Angaben.
Tipp: Eine Musterrechnung kann über die seitliche Linkleiste herunter geladen werden.
Bei Verträgen über Dauerleistungen muss nur bei Neuabschluss eine fortlaufende Nummer vergeben werden und auch nur einmal pro Vertrag. Allerdings ist es ausreichend, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer erhalten. Es ist nicht erforderlich, dass Zahlungsbelege eine fortlaufende Nummer erhalten.
Die Bezeichnung der Leistung muss eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen, über die abgerechnet worden ist. Handelsübliche Sammelbezeichnungen sind ausreichend, wenn sie die Bestimmung des anzuwendenden Steuersatzes eindeutig ermöglichen, z. B. Baubeschläge, Büromöbel, Kurzwaren, Schnittblumen, Spirituosen, Tabakwaren, Waschmittel. Bezeichnungen allgemeiner Art, die Gruppen verschiedenartiger Gegenstände umfassen, z.B. Geschenkartikel, reichen nicht aus. Gleiches gilt für die Beschreibung "Beratungsleistungen". Es gibt keine Verpflichtung zur Angabe einer Geräteidentifikationsnummer in der Rechnung, auch wenn der Austausch der Geräteidentifikationsnummer - beispielsweise der IMEI-Nummer - zwischen den Geschäftspartnern allgemein im Handelsverkehr üblich ist (vergleiche Abschnitt 14.5 Abs.15 S.5 UStAE).
Wichtig: Das Liefer-/Leistungsdatum muss in der Rechnung auch dann enthalten sein, wenn Rechnungs- und Liefer-/Leistungsdatum identisch sind. Dies z. B. gilt auch beim im Einzelhandel üblichen „Kauf über den Ladentisch“.
Skonti: Bei Skontovereinbarungen genügt eine Angabe, wie z. B.
„2 % Skonto bei Zahlung bis ...“
Boni und Rabatte: Bei Rabatt- bzw. Bonusvereinbarungen genügt ein allgemeiner Hinweis hierauf, wie z. B.
„Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen“
„Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen“
Nach dem Wortlaut der Regelung könnte man annehmen, dass der Hinweis auf die Steuerschuldumkehr für den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers erforderlich ist, denn die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt voraus, dass der Unternehmer eine Rechnung besitzt, die alle genannten Pflichtangaben enthält. Hierzu hat jedoch der EuGH in einem Urteil vom 1. April 2004 entschieden, dass der Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers auch dann möglich sein soll, wenn die Rechnung des leistenden Unternehmers die Pflichtangaben nicht vollständig enthält und keinen Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers beinhaltet. In der aktuellen Fassung des Abschnitts 13b.15 Abs.1 UStAE wird dies ausdrücklich bestätigt und ausgeführt, dass auch bei fehlendem Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld der Vorsteuerabzug gegeben ist, wenn die übrigen Voraussetzungen hierfür vorliegen.
In Rechnungen für eine Reiseleistung ist auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen für Reiseleistungen nach § 25 UStG hinzuweisen (§14 a Abs. 6 UStG). Es ist hierfür verpflichtend folgende Formlierung zu verwenden: „Sonderregelung für Reisebüros“.
In Fällen der Differenzbesteuerung ist in der Rechnung auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen nach § 25a UStG hinzuweisen (§ 14a Abs. 6 UStG). Es ist ist je nach gehandeltem Gegenstand hierfür verpflichtend folgende Formlierung zu verwenden:
Für Sonderfälle wie grenzüberschreitende Dienstleistungen gelten Sonderregelungen. Vgl. hierzu die gesonderten IHK-Informationen “Abrechnung von Dienstleistungen ins Ausland” (abrufbar über die seitliche Linkleiste).
Papier- und elektronische Rechnungen werden umsatzsteuerrechtlich gleich behandelt.
Rechnungen können daher ohne größere Hürde elektronisch versandt werden, zum Beispiel per Mail, gegebenenfalls mit pdf- oder Textdatei, per Serverfax oder auch als Web-Download. Stimmt der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zu, sind spezielle technische Übermittlungsverfahren nicht erforderlich. Allerdings ist zu beachten, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein müssen. Hierunter versteht man die Sicherstellung der Identität des Rechnungsstellers, der Unverändertheit der Rechnungsangaben während der Übermittlung und die Erkennbarkeit „fürs menschliche Auge“. Ganz wichtig: an die Erfüllung dieser Kriterien werden keine überzogenen Anforderungen gestellt. Digitale Signaturen können zwar, müssen aber nicht angewendet werden. Das Bundesfinanzministerium hat in einem am 2. Juli 2012 veröffentlichten Anwendungserlass in Übereinstimmung mit der zugrunde liegenden Gesetzesbegründung klar gemacht, dass gewöhnliche innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen, die genannten Kriterien erfüllen. Dem genügen selbst festlegbare Verfahren, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Hierbei muss es sich um keine technischen oder EDV-gestützten Verfahren handeln. Die Verwaltung lässt es in dem Erlass beispielhaft zu, dass verlässliche innerbetriebliche Kontrollverfahren in der einfachsten Form auch durch einen manuellen Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und gegebenenfalls dem Lieferschein erfolgen können. Neue Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten werden hierdurch nicht statuiert.
Eine Besonderheit für die Aufbewahrung der elektronischen Rechnung ist allerdings zu beachten. Sie ist grundsätzlich entsprechend den hierfür geltenden Vorgaben der Finanzverwaltung elektronisch aufzubewahren. Eine Aufbewahrung der Rechnung als Papierausdruck ist nicht zulässig.
Weitere Details zu diesen Punkten finden Sie im Anwendungserlass zur elektronischen Rechnung des Bundesfinanzministeriums.
Ein Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten, oder die ein Leistungsempfänger oder ein Dritter in dessen Namen und für dessen Rechnung ausgestellt hat, nach den allgemeinen Aufbewahrungsregeln grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren, wobei eine elektronische oder bildliche Speicherung bei Vernichtung der Originalrechnung unter bestimmten Voraussetzungen möglich ist. So haben Rechnungen auf Thermopapier häufig den Nachteil, dass die Schrift über die Jahre verblasst und nicht mehr lesbar ist. Hier verlangt die Finanzverwaltung, diese Rechnungen gegebenenfalls auf normales Papier zu kopieren und die Kopie zur Originalrechnung zu heften, um so die Lesbarkeit zu gewährleisten. Für den Vorsteuerabzug aus einer Rechnung ist letztlich wichtig, dass der Unternehmer, der den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen will, den Beweis dafür erbringen kann, dass ihm die Originalrechnung vorgelegen hat, da er hierfür die objektive Beweislast trägt. Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer auch die Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten aufzubewahren. Im Übrigen siehe die Hinweise oben unter dem Punkt 5 „Anforderungen an elektronisch übermittelte Rechnungen“.
Private (auch der Unternehmer, der Leistungen für seinen privaten Bereich verwendet), die von Unternehmern für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück eine Rechnung erhalten haben, sind verpflichtet, diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre lang aufzubewahren. Bei einem Verstoß können bis zu 500 Euro Bußgeld verhängt werden. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson ist in der Rechnung hinzuweisen, zum Beispiel durch einen Zusatz
„Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre lang aufzubewahren“
Ergänzend ist wichtig, dass Rechnungen als Geschäftsbriefe gelten und daher gegebenenfalls zusätzliche Vorgaben nach dem Handelsgesetzbuch beachtet werden müssen. Die diesbezüglichen allgemeinen Anforderungen können Sie der IHK-Information “Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen” entnehmen (abrufbar über die seitliche Linkleiste). Fehler bei diesen Angaben haben, soweit sie nicht zugleich Verstöße gegen die vorstehend ausführlich dargestellten steuerlichen Pflichtangaben beinhalten, jedoch in der Regel keine umsatzsteuerlichen Auswirkungen.
Dieses Merkblatt soll – als Service Ihrer Kammer – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.
Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen (Nr. 4404204)
Checkliste Rechnungen über 250 Euro (Nr. 4416332)
Checkliste Kleinbetragsrechnungen (Nr. 4416334)
Musterrechnung (Nr. 4416336)