Source: https://www.buchhaltung-einfach-sicher.de/
Timestamp: 2020-04-08 09:09:32
Document Index: 376344553

Matched Legal Cases: ['§ 241', '§ 4', '§ 19', '§ 238', '§ 257', '§ 239']

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Buchhaltung einfach sicher erklärt
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Definition: Was ist Buchhaltung?
Der Begriff Buchhaltung bezeichnet die Abteilung im Unternehmen, die sich mit der Buchführung befasst. Diese bezeichnet also die eigentliche Tätigkeit sowie die dahinterstehende Methodik. Die Buchhaltungs-Abteilung besteht aus einem oder mehreren Buchhaltern.
Die beiden Begriffe Buchhaltung und Buchführung werden im Alltag häufig synonym verwendet, was nicht ganz korrekt ist. Die Buchhaltung analysiert und dokumentiert alle in einer Firma anfallenden Geschäftsvorfälle, also alle Vorgänge, die das Vermögen des Unternehmens betreffen. Dazu gehören zum Beispiel:
Die Buchführung hingegen bedeutet die geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge auf Basis von Belegen. Sie spiegelt den Status eines Unternehmens in Zahlen wider und ist deshalb eine wichtige Informationsquelle.
Der Begriff der Buchführungspflicht meint die Pflicht zur doppelten Buchführung – einschließlich dem Erstellen von Jahresabschluss und Bilanz.
In der Buchhaltung unterscheidet man grundsätzlich zwischen zwei Verfahren zur Gewinnermittlung:
Welche Methode der Buchhaltung ein Unternehmen anwenden muss, hängt von 3 wesentlichen Kriterien ab:
Ist das Unternehmen im Handelsregister eingetragen?
Welchen Jahresumsatz und Jahresüberschuss erzielt das Unternehmen?
Die Pflicht zur Buchführung, also zur doppelten Buchführung, gilt für alle Gewerbetreibende, die eine bestimmte Einkommensgrenze überschreiten. Darüber hinaus sind alle Gesellschaften mit folgenden Rechtsformen buchführungspflichtig:
Auch Gewerbetreibende, die im Handelsregister eingetragen sind und die im HGB definierten Einkommensgrenzen überschreiten, sind buchführungspflichtig. Welche Grenzwerte hier gelten, lesen Sie im Folgenden.
Befreiung von der Buchführungspflicht: Die Einkommensgrenzen
Einzelunternehmer, die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren die folgenden Schwellenwerte unterschreiten, sind nicht buchführungspflichtig (§ 241a HGB):
Natürlich sind auch diese Unternehmer sowie Freiberufler dazu verpflichtet, eine Gewinnermittlung durchzuführen, um ihren Gewinn zu versteuern. Dabei dürfen sie jedoch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) anwenden (nach § 4 Abs. 3 EstG). Diese erfordert erheblich weniger Aufwand.
Freiberufler sind zwar nicht zu einer doppelten Buchführung verpflichtet, dennoch sollten sie Betriebseinnahmen und -ausgaben transparent auflisten. Die Belege werden in der Buchhaltung gesammelt und zum Beispiel in einer übersichtlichen Excel-Liste nach Erlös- und Kostenarten sortiert. Einnahmen und Ausgaben werden in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zusammengestellt. Wer es noch einfacher mag, kann eine Buchhaltungssoftware dafür benutzen. Mit einem entsprechenden Programm können die Belege noch einfacher sortiert, gebucht und verwaltet werden.
Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)
Für Kleinunternehmer gilt eine vereinfachte Umsatzsteuerregelung: Sie müssen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen und weisen diese demnach auch nicht auf ihren Rechnungen aus. Infolgedessen sind Kleinunternehmer aber vom Vorsteuerabzug auf eingehende Rechnungen ausgeschlossen.
Kleinunternehmer dürfen die EÜR anwenden
Genau wie Freiberufler sind auch Kleinunternehmer nicht zu einer doppelten Buchführung verpflichtet. Sie dürfen ihren Gewinn mithilfe der EÜR ermitteln, welche die Berechnungsgrundlage für die Einkommensteuer bildet. Aber auch hier ist eine ordnungsmäßige Buchhaltung erforderlich. Das bedeutet, dass sämtliche Belege stets sorgfältig aufbewahrt werden müssen.
Gewerbetreibende sind zur doppelten Buchführung verpflichtet, wenn sie die oben genannten Einkommensgrenzen überschreiten oder eine Handelsgesellschaft (AG, GmbH, KG, OHG) sind. Diese Gewinnermittlungsart ist wesentlich komplexer als die EÜR. In den meisten Fällen wird sie von einem Steuerberater oder einem Buchhalter erledigt. Hilfreich kann hier auch eine entsprechende Buchhaltungssoftware sein, die alle Bücher und Konten detailliert auflistet und das Buchen erleichtert.
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sind in den HGB (§ 238 ff.) gesetzlich festgeschrieben. Sie enthalten vor allem Vorschriften zur Belegorganisation und -dokumentation in der Buchhaltung. Die einzelnen Prinzipien der GoB bedingen sich jeweils gegenseitig und können nicht isoliert voneinander betrachtet werden.
Eine Buchung darf nur mit Beleg erfolgen. Der Grundsatz lautet: Keine Buchung ohne Beleg!
Die Bücher sind lückenlos zu führen. Das bedeutet, dass jeder Geschäftsvorfall aufgezeichnet werden muss, um alle Vermögensgegenstände und Schulden abzubilden.
Eine übersichtliche Buchführung ist erforderlich, damit auch Dritte (z. B. das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung) die gesamte Aufzeichnung nachvollziehen können.
Dieser Grundsatz schließt direkt an den Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit an und steht in engem Zusammenhang mit der Belegpflicht. Die Nachprüfbarkeit wird gewährleistet, indem jeder Geschäftsvorfall durch einen Beleg nachgewiesen und im Grundbuch aufgezeichnet wird. Das gilt auch für Korrekturen. Änderungen in der Buchhaltung sind nur durch entsprechendes Korrekturbuchen zulässig!
Alle Geschäftsvorfälle müssen sowohl formell als auch materiell richtig gebucht werden. Unter „formeller Richtigkeit“ versteht man bspw. die korrekte Verwendung der Konten und Kontonamen sowie den Zusammenhang zwischen Buchung und Beleg. „Materielle Richtigkeit“ bedeutet, dass der tatsächliche Inhalt und Wert der Buchung erfasst werden muss.
Buchungen sind innerhalb einer angemessenen Frist vorzunehmen. Außerdem ist die zeitliche Reihenfolge einzuhalten. Eine tägliche Erfassung ist jedoch nur noch bei der Kassenführung erforderlich.
Für steuerpflichtige Unterlagen gilt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht (§ 257 HGB). Es muss sichergestellt werden, dass die GoB innerhalb der festgelegten Fristen eingehalten werden. Für die meisten Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 bzw. 6 Jahren.
Die GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Die GoBD stellen eine Präzisierung der GoB dar. Der Fokus liegt auf datenverarbeitungsgestützter Buchführung, also auf der ordnungsgemäßen Behandlung elektronischer Dokumente. In den GoBD wird unter anderem festgehalten, ob und in welcher Form Belege eingescannt werden dürfen und wie diese anschließend abgelegt werden müssen.
Mit den GoBD wurden im Jahr 2015 die beiden Vorschriften GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) abgelöst.
Das Hauptbuch enthält alle Sachkonten. Hier werden die einzelnen Geschäftsvorfälle nach sachlichen Gesichtspunkten in Konten gebucht. Früher wurden die einzelnen Konten auf Karteikarten geführt, weshalb man heute noch zuweilen von „Kontenblättern“ spricht. Der Abschluss des Hauptbuches ergibt die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung. Der Jahresabschluss ist eines der wichtigsten Elemente der Bilanzbuchhaltung. Er dient als Grundlage für die Gewerbesteuerberechnung, die Berechnung von Körperschafts- und Einkommensteuer. Darüber hinaus ist der Abschluss wichtiger Informationsgeber für Banken und Anteilseigner.
Tipp: Durch den Einsatz einer Buchhaltungssoftware entfällt die Führung des Hauptbuches. Denn bei der elektronischen Buchführung werden die Buchungen automatisch vom Grundbuch in das Hauptbuch übernommen, sodass nur das Grundbuch geführt werden muss. Das erleichtert die Buchhaltung enorm.
Bücher in der Buchhaltung: Dank Buchhaltungssoftware ist ein Beleg schnell und einfach im Hauptbuch erfasst.
Neben Grund- und Hauptbuch gibt es meist mehrere Nebenbücher. Diese dienen dazu, bestimmte Hauptbuchkonten näher zu erläutern. Gängige Nebenbücher sind etwa das Warenbuch, das Kontokorrentbuch oder das Kassenbuch.
Das Kontokorrentbuch beinhaltet Informationen zu den Kreditoren (Lieferanten) und Debitoren (Kunden) eines Unternehmens. Diese werden in der Kreditorenbuchhaltung bzw. Debitorenbuchhaltung erfasst.
Die Geschäftsvorfälle eines Unternehmens werden auf verschiedenen Konten gebucht. Ein Konto besteht immer aus einer Soll- und einer Habenseite. Man kann sich ein Konto also als eine zweispaltige Tabelle vorstellen. Dabei darf man sich nicht von den Begriffen „Soll“ und „Haben“ verwirren lassen, denn diese haben nichts mit den Verben „sollen“ und „haben“ zu tun.
Was bedeuten die Begriffe „Soll“ und „Haben“?
Soll bezeichnet die Forderungen, die die Kunden bezahlen müssen, also die Vermögenswerte des Unternehmens.
Haben umfasst die Verbindlichkeiten, also die Schuldwerte des Unternehmens.
In der linken Soll-Spalte wird also gebucht, was die Kunde zahlen sollen, in der rechten Haben-Spalte findet man die Beträge, die man als Unternehmer zu zahlen hat.
1. Bestandskonten
Bestandskonten zeichnen Güter- und Geldbestände auf und werden nochmals unterteilt in aktive und passive Bestandskonten. Aktive Bestandskonten erfassen die Vermögenswerte des Unternehmens, passive Bestandskonten dagegen die Verbindlichkeiten, das Eigenkapital und die Rückstellungen gegenüber den Eigentümern und Fremdkapitalgebern. Passiva zeichnen also auf, wo das Eigen- und Fremdkapital letztendlich herkommt.
Die Buchungen auf den Bestandskonten sind die Grundlage zur Erstellung der Bilanz.
Erfolgskonten beschreiben erfolgswirksame Vorgänge. Erfolg bezeichnet hier nicht nur Gewinn, wie man vielleicht annehmen könnte. Auch Verluste werden in den Erfolgskonten verbucht. Bei den Erfolgskonten unterscheidet man daher Aufwandskonten und Ertragskonten.
Ertragskonten umfassen alle Wertzuflüsse, die das Eigenkapital erhöhen, also in der Regel vor allem Umsatzerlöse. Auch hier gilt zu beachten: Eine beglichene Rechnung durch den Kunden ist kein Ertrag, sondern eine erhaltene Forderung, die auf der Sollseite des aktiven Bestandskontos gebucht wird.
Ein Aufwand wird immer im Soll gebucht, ein Ertrag dagegen immer im Haben.
Die Buchungen auf den Erfolgskonten sind die Grundlage zur Erstellung der GuV.
Falsche Buchung: Wie kann man einen Buchungssatz korrigieren?
Auch in der Buchhaltung passieren Fehler. Wenn eine Buchung falsch vorgenommen wurde, führt man eine Korrekturbuchung durch. Dabei wird der gleiche Buchungssatz noch einmal geschrieben, nur auf der gegenüberliegenden Kontoseite. Falsche Buchungssätze dürfen nicht einfach gelöscht werden, sondern müssen immer mit einer Korrekturbuchung rückgängig gemacht werden. Das ist ein Grundprinzip der ordnungsgemäßen Buchführung (Nachprüfbarkeit).
Kontenrahmen und Kontenplan in der doppelten Buchführung
Der Kontenrahmen listet alle für die Buchführung relevanten Konten für einen Wirtschaftszweig auf. Ein Standard-Kontenrahmen lässt sich an die Anforderungen eines einzelnen Unternehmens anpassen und dient damit als Richtlinie für die Erstellung eines konkreten, individuellen Kontenplans. Doch welcher Kontenrahmen ist der richtige für Kleinunternehmer, Handwerksbetriebe oder die Landwirtschaft? Das erfahren Sie im Folgenden.
In dieser Tabelle sind die Standardkontenrahmen für bestimmte Wirtschaftszweige aufgelistet:
Die Hauptaufgabe der Buchhaltung besteht nach § 239 Abs. 2 HGB darin, „alle Geschäftsvorfälle laufend, lückenlos und sachlich geordnet zu erfassen und zu buchen.“ Die Buchungen bilden die Grundlage für die Bilanzierung und den Jahresabschluss. Der Jahresabschluss ist der rechnerische Abschluss eines Geschäftsjahres und stellt die finanzielle Lage eines Unternehmens fest. Er besteht aus Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung. Die Bilanzkennzahlen ergeben sich aus den aktiven und passiven Bestandskonten, die Gewinn- und Verlustrechnung aus den Aufwands- und Ertragskonten.
Auf dem Weg zum Jahresabschluss befasst sich der Buchhalter oder Steuerberater mit vielen weiteren Aufgaben, die nachfolgend aufgelistet werden.
Generell gilt: Keine Buchung ohne Beleg. Die Buchungen müssen stets transparent und nachvollziehbar sein und dazu gehört ein passender Beleg. Die Buchhaltung kümmert sich um das Prüfen, Sortieren und Kontieren der einzelnen Belege. Ist kein Beleg vorhanden, hat der Geschäftsvorfall für die Buchhaltung nicht stattgefunden.
Die Buchhaltung kümmert sich um die ordnungsgemäße Buchung von Vorsteuer und Umsatzsteuer. Wer nicht von der Umsatzsteuer befreit ist, wie zum Beispiel Kleinunternehmer, Ärzte oder Vermieter, muss von seinen Einnahmen eine Umsatzsteuer von 19 % abführen. Für einige Ausnahmen gilt der ermäßigte Steuersatz von 7 %. Die Vorsteuer, die beim Kauf von Waren oder Dienstleitungen anfällt, müssen Unternehmen zunächst bezahlen. Durch die Umsatzsteuervoranmeldung können diese die Vorsteuer jedoch geltend machen und erhalten je nach Differenz eine Rückerstattung.
3. Ertragssteuern: Gewerbesteuer, Körperschaftssteuer, Einkommensteuer
Zur korrekten Erstellung des Jahresabschlusses gehört auch die Besteuerung des Unternehmenserfolgs. Je nach Unternehmens- bzw. Rechtsform wird eine andere Form der Ertragssteuer auf den Gewinn erhoben:
Die Gewerbesteuer wird auf den Ertrag eines Gewerbebetriebes erhoben und beträgt mindestens 7 %. Natürliche Personen und Personengesellschaften haben einen Freibetrag von 24.500 Euro, auf den keine Gewerbesteuer gezahlt werden muss.
Die Körperschaftsteuer muss von bestimmten juristischen Personen gezahlt werden, z. B. von Kapitalgesellschaften oder Vereinen.
Die Einkommensteuer wird auf das Einkommen natürlicher Personen erhoben. Bemessungsgrundlage ist dabei das zu versteuernde Einkommen. Die Einkommensteuererklärung muss in der Regel bis zum 31. Mai eines Jahres eingereicht werden. Nicht jeder ist dazu verpflichtet, oftmals kann man aber Geld zurückerstattet bekommen, wenn man höhere Steuern vorausbezahlt hat.
Das Anlagevermögen eines Unternehmens (z. B. Gebäude, Maschinen, Fuhrpark) wird auf dem aktiven Bestandskonto gebucht. Verschiedene materielle Vermögensgegenstände können abgeschrieben werden. Die Anlagenverwaltung und Ermittlung der Abschreibungen sind Aufgaben der Anlagenbuchhaltung. Bei einer Abschreibung wird der Wert eines Gegenstandes nach und nach vermindert. Über welchen Zeitraum ein Vermögensgegenstand abgeschrieben wird, ist in der sogenannten AfA-Tabelle (Absetzung für Abnutzungen) festgehalten.
6. Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)
Die Kosten- und Leistungsrechnung ist ein Instrument zur internen Leistungsverrechnung. Sie dient zur kurzfristigen Planung von Kosten und Erlösen, die im Zusammenhang mit dem betrieblichen Leistungsprozess entstehen. Außerdem dient die Kosten- und Leistungsrechnung als Kontrollinstrument für Plan-, Ist- und Solldaten.
Die Buchhaltung wird heutzutage fast ausschließlich elektronisch vorgenommen. Gründe dafür gibt es viele: Die elektronische Buchhaltung mithilfe einer entsprechenden Software ist einfacher, schneller, kostengünstiger, umweltfreundlicher und in vielen Bereichen auch automatisiert.
Eine Buchhaltungssoftware erleichtert nicht nur die Buchung der einzelnen Geschäftsvorfälle, sie vereinfacht auch viele weitere Aufgaben.
Buchhaltungsprogramme unterstützen Unternehmen bei diesen Aufgaben
Möglichkeit zur Rechnungsversendung per E-Mail
Buchhaltungsvorlagen für häufige Buchungen
automatisches Buchen von importierten Kontoumsätzen
Verwaltung der Wirtschaftsjahre
Belegnummerkreise
Automatische Versendung von Mahnungen
Der Buchhaltungssoftware-Markt ist sehr umfangreich. Es gibt viele verschiedene Programme, die unterschiedliche Funktionen erfüllen. Gerade diejenigen, die sich das erste Mal mit dem Thema Buchhaltung auseinandersetzen, sollten sich eine gute Software zulegen.
Wer sich eine Buchhaltungssoftware zulegen möchte, sollte sich zunächst den Leistungsumfang verschiedener Lösungen anschauen und bewerten, welcher Umfang für das eigene Unternehmen am besten ist. Um Sie bei der Kaufentscheidung zu unterstützen, haben wir 6 bewährte Buchhaltungssoftware-Produkte verglichen:
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Buchhaltung und Buchführung sind keine synonymen Begriffe.
Mit Buchhaltung ist die Abteilung im Unternehmen gemeint, die alle betrieblichen Geschäftsvorfälle dokumentiert und analysiert.
Unter Buchführung versteht man die Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge anhand von Belegen und spiegelt so den Status des Unternehmens in Zahlen wider.
Buchführungspflichtig (Pflicht zur doppelten Buchführung) sind alle Gewerbetreibende, die eine vom Gesetzgeber festgelegte Einkommensgrenze überschreiten sowie Gesellschaften mit bestimmten Rechtsformen, z. B. GmbHs.
Bei der Buchführung sind Unternehmen an die Vorgaben der GoB und GoBD gebunden.
Zu den Hauptaufgaben der Buchhaltung gehören die Belegorganisation, die Buchung der Vorsteuer und Umsatzsteuer, die Besteuerung des Unternehmenserfolgs, die Anlagenverwaltung, die Inventur sowie die Kosten- und Leistungsrechnung.
Bei der korrekten Umsetzung der Aufgaben ist eine Buchhaltungssoftware enorm hilfreich.