Source: http://cyfroteka.pl/ebooki/Dokumentacja_kadrowa_Nowe_zasady_prowadzenia_i_przechowywania-ebook/p02044630i020
Timestamp: 2018-08-21 18:18:08+00:00
Document Index: 86553667

Matched Legal Cases: ['art. 94', 'art. 948', 'art. 97', 'art. 171', 'art. 884', 'art. 1891', 'art. 142', 'art. 143', 'art. 144', 'art. 948', 'art. 949', 'art. 94']

Dokumentacja kadrowa.Nowe zasady prowadzenia i przechowywania [Opracowanie zbiorowe] << KLIKAJ I CZYTAJ ONLINE
00243 004335 12933137 na godz. na dobę w sumie
ISBN: 978-83-8137-022-6 Data wydania: 2018-04-27
Dokumentacja kadrowa W książce omówiono rewolucyjne zmiany, jakie wejdą w życie od 1 stycznia 2019 r. w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. W publikacji przedstawiono m.in.:  nowe zasady przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej,  zmienione okresy archiwizacji dokumentów pracowniczych,  nowe zasady wypłaty wynagrodzenia za pracę w formie bezgotówkowej. Z książki można się też dowiedzieć:  jak przygotować się do zmian przepisów w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej,  kto będzie mógł skorzystać z krótszych okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej,  jak przejść z papierowej formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej na formę elektroniczną. Ponadto omówiono dokumentowanie kwestii związanych z innymi aspektami zatrudnienia – m.in. zawieraniem umów o pracę, ewidencjonowaniem czasu pracy, odpowiedzialnością porządkową czy badaniami profilaktycznymi pracowników. Całe opracowanie jest poparte praktycznymi wzorami dokumentów i przykładami. Publikacja jest nieocenioną pomocą dla każdego pracodawcy oraz osoby odpowiedzialnej za sprawy kadrowe i pracownicze w firmie. Książka ma też suplement elektroniczny w postaci specjalnie przygotowanego serwisu z aktywnymi wzorami ponad 30 dokumentów. Są to m.in.:  wzór informacji o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej;  wzór regulaminu pracy;  wzór regulaminu wynagradzania;  wzór obwieszczenia w sprawie systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych. Aktywne wersje wszystkich wzorów są zamieszczone w serwisie internetowym INFORLEX PRAWO, dostępnym po zalogowaniu przy użyciu kodu ze zdrapki dołączonej do książki. D o k u m e n t a c j a k a D r o w a prawo pracy Praca zbiorowa Dokumentacja kaDrowa Nowe zasady prowadzenia i przechowywania INFOR PL Spółka Akcyjna ul. Okopowa 58/72 01-042 Warszawa ISBN 978-83-8137-021-9 Cena 99 zł (w tym 5 VAT) R E KO M E N D U J E Dokumentacja_kadrowa.indd 1,3 2018-03-26 14:18:08 Dokumentacja kaDrowa Nowe zasady prowadzenia i przechowywania Dla czytelników publikacji przygotowaliśmy dostęp do INFORLEX Prawo! Baza wiedzy INFORLEX Prawo zawiera aktywne wersje wzorów dokumentów zamieszczonych w książce. Kod dostępu uprawniający do korzystania z INFORLEX Prawo zamieszczony jest na poniższej zdrapce. Dostęp do produktu jest aktywny do 31 grudnia 2018 r. i dodatkowo uprawnia do korzystania z kompleksowej bazy ujednoliconych aktów prawnych, orzecznictwa i interpretacji podatkowych. Jeśli nie otrzymałeś kodu, a kupiłeś książkę, skontaktuj się z nami: 22 761 30 30, 801 626 666 bok@infor.pl www.inforlex.pl/dokumentacja Dokumentacja_kadrowa.indd 4-6 2018-03-26 14:18:09 handel CRM BI Dokumentacja kaDrowa Nowe zasady prowadzenia i przechowywania Praca zbiorowa Dokumentacja kaDrowa Nowe zasady prowadzenia i przechowywania R E KO M E N D U J E Grupa INFOR PL Prezes Zarządu Ryszard Pieńkowski Marzena Nikiel Dyrektor Centrum Wydawniczego Autorką rozdziałów 1–3 jest Jadwiga Sztabińska, pozostałe materiały pochodzą z zasobów INFOR PL S.A. Marek Skałkowski, Joanna Stolarska – redaktorzy prowadzący Zespół redakcyjny: Jolanta Bugaj – korekta Edyta Wojtecka – redaktor graficzny Publikację polecają eksperci © Copyright by INFOR PL S.A. Warszawa 2018 INFOR PL S.A. 01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72 www.infor.pl Biuro Opiekunów Klienta 01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72 tel. 22 761 30 30, e-mail: bok@infor.pl Infolinia: 0 801 626 666 Księgarnia internetowa: www.sklep.infor.pl Druk: EDRUK ISBN: : 978-83-8137-022-6 Profesjonalne księgarnie stacjonarne w kraju oraz księgarnie internetowe. Publikacja jest chroniona przepisami prawa autorskiego. Wykonywanie kserokopii bądź powielanie inną metodą oraz rozpowszechnianie bez zgody Wydawcy w całości lub części jest zabronione i podlega odpowiedzialności karnej. Rozdział 1. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej Spis treści 9 Wykaz skrótów ......................................................................... po zmianach przepisów ............................................................... 11 1.1. Zakres nowelizacji przepisów dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej ........................................................ 11 1.2. Dokumentacja pracownicza – papierowa lub elektroniczna ......................... 12 1.3. Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej ............................ 16 1.4. Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej ............................... 18 Rozdział 2. Nowe okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej ............. 21 2.1. Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r. .......... 21 2.2. Obowiązki pracodawcy w zakresie przechowywania dokumentacji ................. 24 2.3. Nowe obowiązki pracodawców w zakresie ubezpieczeń społecznych ............... 26 2.3.1. Raport informacyjny ......................................................... 26 2.3.2. Procedura składania raportu informacyjnego oraz jego skutki ................. 27 2.3.3. Konto ubezpieczonego i dokumenty przekazywane do ZUS .................... 30 2.4. Postać a forma elektroniczna ....................................................... 30 2.5. Odpowiedzialność wykroczeniowa ................................................. 32 Rozdział 3. Zmiana formy wypłaty wynagrodzenia ................................... 33 3.1. Forma wypłaty wynagrodzenia od 1 stycznia 2019 r. ................................ 33 3.2. Procedura postępowania pracodawcy wprowadzającego nowe przepisy dotyczące bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzenia ..................................... 34 Rozdział 4. Język polski w dokumentacji pracowniczej .............................. 37 4.1. Język umowy o pracę ............................................................... 37 4.2. Język pozostałych dokumentów z zakresu prawa pracy ............................. 39 4.3. Nazwa stanowiska w języku obcym ................................................. 39 5 Spis treści Rozdział 5. Ochrona danych osobowych .............................................. 41 Rozdział 6. Przepisy wewnątrzzakładowe ............................................ 45 6.1. Regulamin pracy ................................................................... 46 6.1.1. Obowiązek tworzenia regulaminu pracy ...................................... 47 6.1.2. Procedura wprowadzenia regulaminu pracy .................................. 48 6.1.3. Treść regulaminu pracy ...................................................... 50 6.1.4. Wejście w życie regulaminu pracy ............................................ 61 6.2. Regulamin wynagradzania ......................................................... 84 6.2.1. Zakładowe źródło prawa pracy ............................................... 84 6.2.2. Regulamin wynagradzania a układ zbiorowy pracy ........................... 85 6.2.3. Indywidualne warunki wynagradzania pracowników a zapisy regulaminu wynagradzania .............................................................. 86 6.2.4. Procedura ustalania regulaminu wynagradzania .............................. 87 6.2.5. Treść regulaminu wynagradzania ............................................ 88 6.2.6. Inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania w regulaminie wynagradzania .............................................................. 88 6.2.7. Zmiana regulaminu wynagradzania .......................................... 89 6.2.8. Rezygnacja z zfśs w regulaminie wynagradzania .............................. 90 6.2.9. Wejście w życie regulaminu wynagradzania .................................. 91 6.2.10. Uchylenie regulaminu wynagradzania ....................................... 92 6.2.11. Zawieszenie regulaminu wynagradzania .................................... 93 6.2.12. Najczęstsze błędy w regulaminie wynagradzania ............................ 93 6.3. Regulamin zfśs ..................................................................... 101 6.3.1. Tworzenie regulaminu zfśs – na co zwrócić uwagę ............................ 101 6.3.2. Procedura ustalania regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych .................................................................. 103 6.4. Układ zbiorowy pracy .............................................................. 110 6.4.1. Tworzenie układu zbiorowego pracy – o czym warto pamiętać ............... 115 6.5. Obwieszczenie o systemach czasu pracy ............................................ 116 6.6. Informacja o równym traktowaniu w zatrudnieniu ................................. 117 Rozdział 7. Akta osobowe ............................................................. 119 Rozdział 8. Zatrudnienie pracownika ................................................ 123 8.1. Kwestionariusz osobowy ........................................................... 123 8.2. Badania lekarskie .................................................................. 123 8.3. Szkolenie wstępne bhp ............................................................ 127 8.4. Zakres obowiązków pracownika ................................................... 129 8.5. Zapoznanie z regulaminami pracy i wynagradzania ................................ 130 6 Spis treści Rozdział 9. Przebieg zatrudnienia .................................................... 131 9.1. Zawarcie umowy o pracę ........................................................... 131 9.1.1. Treść umowy o pracę ....................................................... 131 9.1.2. Zmiana warunków umowy o pracę .......................................... 135 9.2. Informacja o warunkach zatrudnienia ............................................. 136 9.3. Zakaz konkurencji w czasie trwania stosunku pracy ............................... 138 9.4. Wspólna odpowiedzialność materialna ............................................ 139 9.5. Uprawnienia związane z rodzicielstwem .......................................... 140 9.6. Okresowe szkolenia bhp .......................................................... 145 9.7. Dokumentacja płacowa ........................................................... 147 9.8. Ewidencja czasu pracy ............................................................ 148 9.9. Ruchomy czas pracy .............................................................. 151 9.10. Wyjścia prywatne ................................................................. 153 9.11. Potwierdzenie obecności w pracy ................................................. 153 9.12. Urlopy wypoczynkowe ........................................................... 155 9.12.1. Plan urlopów .............................................................. 155 9.12.2. Udzielanie urlopu ......................................................... 156 9.12.3. Odwołanie z urlopu ........................................................ 157 9.13. Kary porządkowe ................................................................. 157 9.14. Ewidencja odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej ...... 160 Rozdział 10. Zakończenie zatrudnienia .............................................. 163 10.1. Wypowiedzenie umowy o pracę ................................................... 163 10.2. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia ......................................... 164 10.3. Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron .................................... 165 10.4. Wygaśnięcie stosunku pracy ...................................................... 165 10.5. Zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy ..................................... 165 10.6. Świadectwo pracy ................................................................ 167 Podstawa prawna ..................................................................... 185 Technologia informatyczna przejmuje akta osobowe ................................ 187 USTAWA z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 108, ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 357) – wyciąg .................... 190 USTAWA z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778, ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 398) – wyciąg .................. 196 7 Wykaz skrótów k.c. – ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 459 ze zm.) k.p. – ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 108 ze zm.) k.p.c. – ustawa z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 155 ze zm.) OSNP – Orzecznictwo Sądu Najwyższego Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych PIP – Państwowa Inspekcja Pracy RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w spra- wie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie da- nych) – Dz.Urz. UE L z 2016 r. Nr 119, str. 1 SN – Sąd Najwyższy WSA – wojewódzki sąd administracyjny ustawa archiwalna – ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 217 ze zm.) ustawa emerytalna – ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1383 ze zm.) ustawa o zfśs – ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 2191 ze zm.) ustawa systemowa – ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 ze zm.) ustawa zmieniająca – ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357) 9 Rozdział 1 Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej po zmianach przepisów 1.1. Zakres nowelizacji przepisów dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie miał wybór, czy gromadzić dokumenty związane ze stosunkiem pracy i akta osobowe w formie papierowej czy elektronicznej. Ponadto obowią- zek ich archiwizacji zostanie skrócony z 50 do 10 lat, ale nie w przypadku wszystkich pra- cowników. Dlatego pracodawca będzie miał obowiązek przekazywania raportów informacyj- nych do ZUS, jeśli będzie chciał skorzystać z krótszego okresu przechowywania dokumentacji w stosunku do pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Takie są główne nowe rozwiązania w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowni- czej, które zaczną obowiązywać od przyszłego roku. Nowelizacja przepisów dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracow- niczej została wprowadzona przez ustawę z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektroniza- cją (dalej: ustawa zmieniająca). Przewiduje ona zmiany w czterech ustawach, a mianowicie: 1) w Kodeksie pracy; 2) w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (dalej: ustawa archiwalna); 3) w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa); 4) w ustawie o emeryturach i rentach z FUS (dalej: ustawa emerytalna). Ustawa zmieniająca dokonała modyfikacji w trzech obszarach regulacji kodeksowych: sposo- bu wypłaty wynagrodzenia, prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej ze sto- sunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (dalej: dokumentacja pracownicza), a także odpowiedzialności wykroczeniowej za nieprzestrzeganie nowych rozwiązań w zakresie do- 11 Dokumentacja kadrowa lub elektroniczna 1.2. Dokumentacja pracownicza – papierowa kumentacji – przedstawiamy je wszystkie. Dodatkowo ustawa upoważnia ministrów ds. pra- cy oraz ds. informatyzacji do wydania aktu wykonawczego. Mają oni bowiem określić w dro- dze rozporządzenia: zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumen- 1) tacji pracowniczej, w tym wymagania co do formy elektronicznej w obszarze organizacji przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi; sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumen- 2) tacji pracowniczej po upływie okresu jej przechowywania oraz w innych sytuacjach, a także jej poprzedniej postaci w razie zmiany; 3) sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub uprawnionym członkom rodziny. Zastąpi ono obecnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach zwią- zanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (dalej: rozporządzenie). Na dokumentację pracowniczą składają się: 1) dokumenty osobowe, do których zaliczają się: akta osobowe pracownika ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumero- a) wane (tzw. teczka personalna), które mimo wydania nowego rozporządzenia wyko- nawczego pozostaną bez większych zmian (patrz tabela 1. Podstawowe akta osobo- we pracownika), Zgodnie z uzasadnieniem do projektu ustawy zmieniającej, w nowym rozporządze- niu nie będzie pomocniczych wzorów dokumentów związanych ze stosunkiem pra- cy (np. kwestionariusza osobowego, wypowiedzenia umowy o pracę). Zostaną one zamieszczone na stronie internetowej resortu pracy, z tym że nie będą miały charak- teru wiążącego. ewidencje, kartoteki, rejestry oraz wykazy (patrz tabela 2. Pozostałe dokumenty b) osobowe); dokumenty płacowe – imienne karty wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych 2) świadczeń związanych z pracą dla każdego pracownika osobno. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie mógł prowadzić i przechowywać dokumen- tację pracowniczą w jednej z dwóch wersji – papierowej lub elektronicznej (art. 94 pkt 9a k.p. po zmianach od 1 stycznia 2019 r.). Obie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej będą równoważne. Dzięki temu pracodawca nie musi się obawiać swojej zmiany decyzji w tym zakresie, do czego będzie miał zawsze prawo (art. 948 ust. 1 k.p. po zmianach od 1 stycznia 2019 r.). Co ważne, będzie mógł zmienić formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej bez względu na to, czy zatrudnił pracowników przed, czy od 1 stycznia 2019 r. 12 Rozdział 1. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej po zmianach przepisów Tabela 1. Podstawowe akta osobowe pracownika Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia 1 2 3 Wypełniony kwestionariusz oso- bowy osoby ubiegającej się o zatrudnienie Świadectwa pracy z poprzed- nich miejsc pracy lub inne doku- menty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku ka- lendarzowym, w którym pracow- nik ubiega się o zatrudnienie Dokumenty potwierdzające kwa - lifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy Świadectwa ukończenia gim- nazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodo- wego Oświadczenie o wypowiedze- niu lub rozwiązaniu umowy o pracę Dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 k.p.) oraz związane z niewypłaceniem pracowniko- wi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 k.p.) Kopia wydanego pracowniko- wi świadectwa pracy Potwierdzenie dokonania czyn- ności związanych z zajęciem wynagrodzenia pracę w związku z prowadzonym po- stępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 k.p.c.) za Umowa o pracę, a jeżeli nie została zawarta na piśmie – po- twierdzenie ustaleń co do jej rodzaju i warunków, a także zakres czynności (zakres obo- wiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikają- ce z umowy o pracę Dokumenty dotyczące wyko- nywania pracy w formie tele- pracy Pisemne potwierdzenie zapo- znania się przez pracownika z regulaminem pracy, informa- cją o warunkach zatrudnienia załączaną do umowy o pracę, przepisami i zasadami bhp, ob- wieszczeniem o systemach czasu pracy, a także zaświad- czenia o ukończeniu wymaga- nego szkolenia w zakresie bhp Oświadczenie pracownika bę- dącego rodzicem lub opieku- nem dziecka o zamiarze lub o bra- ku zamiaru korzystania z upraw- nień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 k.p. (m.in. chodzi o uprawnienia do- tyczące korzystania z opieki na dziecko, obniżenia wymiaru cza- su pracy przez pracowników mających prawo do urlopu wy- chowawczego) Orzeczenie lekarskie stwier- dzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stano- wisku Dokumenty dotyczące powie- rzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się Umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pra- cy, jeżeli strony zawarły taką umowę 13 Dokumentacja kadrowa 1 2 3 Inne dokumenty, jeżeli obowią- zek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów Dokumenty związane z podno- szeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzony- mi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy Dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia za- wodowe Świadectwa pracy z poprzed- nich miejsc pracy lub inne do- kumenty potwierdzające okre- sy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące pod- stawę do korzystania ze szcze- gólnych uprawnień w zakresie stosunku pracy Oświadczenia dotyczące wy- powiedzenia pracownikowi wa- runków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w in- nym trybie Dokumenty związane z przy- znaniem pracownikowi nagro- dy lub wyróżnienia oraz wymie- rzeniem kary porządkowej Dokumenty związane z korzy- staniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzi- cielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego Dokumenty związane z obniże- niem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracowników uprawnionych do urlopu wy- chowawczego Dokumenty związane z korzy- staniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzony- mi badaniami okresowymi i kontrolnymi Umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umo- wę w okresie pozostawania w stosunku pracy 14 Rozdział 1. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej po zmianach przepisów 1 2 3 Wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego roz- kładu jego czasu pracy (art. 142 k.p.), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.), a także systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącz- nie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 k.p.) Wniosek pracownika o poinfor- mowanie właściwego inspek- tora pracy o zatrudnianiu pra- cowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właści- wego inspektora pracy Korespondencja z reprezentu- jącą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze sto- sunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi pod- miotami konsultującymi spra- wy ze stosunku pracy Informacje dotyczące wykony- wania przez pracownika po- wszechnego obowiązku obrony Tabela 2. Pozostałe dokumenty osobowe Ewidencje 1 Rejestry 2 Wykazy 3 Ewidencja czasu pracy Rejestr wypadków przy pracy Ewidencja pracowników wyko- nujących prace w szczegól- nych warunkach lub o szcze- gólnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych Rejestr przypadków stwierdzo- nych chorób zawodowych i po- dejrzeń o takie choroby Wykaz prac lekkich wykonywa- nych przez młodocianych Wykaz prac wykonywanych w warunkach szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia oraz prac mono- tonnych lub wykonywanych w ustalonym z góry tempie 15 Dokumentacja kadrowa 1 2 3 Ewidencja przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej oraz wypłaty ekwiwalentu za używa- nie własnej odzieży i obuwia roboczego oraz ich pranie i konserwację Rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na stanowiskach pracy Wykaz prac szczególnie nie- bezpiecznych albo związanych z dużym wysiłkiem fizycznym lub umysłowym Rejestr prac wykonywanych w kontakcie z substancjami chemicznymi, ich mieszanina- mi, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagen- nym, w warunkach narażenia na działanie szkodliwych czyn- ników biologicznych (praco- dawca powinien również pro- wadzić rejestr pracowników za- trudnionych przy ww. pracach) Wykaz stanowisk pracy, na których są wykonywane prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakte- rze Wykaz prac wykonywanych przez co najmniej dwie osoby Wykaz pracowników odpowie- dzialnych za udzielanie pierw- szej pomocy oraz wykonywa- nie działań w zakresie zwalcza- nia pożarów i ewakuacji pra- cowników 1.3. Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej Krok 1. Zeskanuj lub wydrukuj dokumenty i je podpisz Poniżej opisujemy krok po kroku, jak zmienić formę prowadzenia dokumentacji pracow- niczej. Jeśli pracodawca będzie chciał przejść z postaci papierowej dokumentacji na elektroniczną, ko- nieczne będzie odwzorowanie cyfrowe oryginałów dokumentów, czyli przede wszystkim ich ze- skanowanie. Niewykluczone są też inne formy digitalizacji, dostępne obecnie i mogące powstać w przyszłości. Odwzorowaniem cyfrowym jest bowiem dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapo- znanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwo- wzoru (§ 2 pkt 6 rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych). Każdy przygotowany e-dokument powinien być następnie opatrzony kwalifikowanym pod- pisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, potwierdza- 16 Rozdział 1. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej po zmianach przepisów jącymi zgodność́ odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Pracodawca będzie mógł także upoważnić wybraną osobę do „złożenia” w jego imieniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. PRZYKŁAD 1 Pracodawca prowadzi dokumentację pracowniczą w formie papierowej, ale jednocześnie, na własny użytek (łatwiejsze wyszukiwanie danych) ma też jej postać zdigitalizowaną. Od 1 stycznia 2019 r. będzie mógł pozostać wyłącznie przy wersji elektronicznej. Aby to uczynić, będzie musiał – po pierwsze – sprawdzić, czy ma cyfrową wersję każdego dokumentu oso- bowego i płacowego dla każdego pracownika. Po drugie, musi opatrzyć e-dokumentację kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo pieczęcią o takim charakterze. Krok 2. Poinformuj obecnych i byłych pracowników o zmianie formy prowadzenia do- kumentacji Zamiana dokumentacji cyfrowej na dokumentację papierową będzie wymagała dokonania wydruku i podpisania go przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną, aby potwier- dzić zgodność z dokumentem elektronicznym. Złożenie podpisu będzie konieczne na każdym dokumencie, na co wskazuje użycie liczby pojedynczej w art. 948 § 3 k.p. po zmianach od 1 stycznia 2019 r. Pracodawca będzie musiał zawiadomić o zmianie metody prowadzenia i przechowywania dokumentów, a także możliwości ich odebrania w dotychczasowej postaci zarówno obec- nych, jak i byłych pracowników. Tym pierwszym przekazuje informację w sposób u niego przyjęty (np. udostępniając na tablicy ogłoszeń, e-mailami czy w intranecie). Z kolei do by- łych pracowników wysyła ją albo na papierze (np. listem poleconym), albo elektronicznie (e-mail dla celów dowodowych opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym) – patrz pkt 2.4. Postać a forma elektroniczna. Treść zawiadomienia do byłych pracowników powinna się ograniczyć do możliwości odbioru dokumentacji i wskazania 30-dniowego ter- minu (liczonego od dnia zawiadomienia) na dokonanie tej czynności. Wzór 1. Informacja o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej Dywanowo sp. z o.o. w miejscu ZAWIADOMIENIE Warszawa, 2 lutego 2019 r. 1. Na podstawie art. 949 Kodeksu pracy informuję o: – zmianie papierowej postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej na elektro- niczną z dniem 1 lutego 2019 r., – możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia prze- kazania informacji, tj. do 4 marca 2019 r. do godz. 24.00. 2. Nieodebranie dokumentacji papierowej w wyznaczonym terminie spowoduje jej zniszczenie. Janina Morgus prezes zarządu Krzysztof Trzpiot wiceprezes zarządu 17 Dokumentacja kadrowa Krok 3. Wydaj dokumentację w dotychczasowej formie pracownikom, którzy tego za- żądają Każdemu obecnemu i byłemu pracownikowi, który zgłosi się w wyznaczonym 30-dniowym terminie po odbiór dokumentacji przed zmianą jej formy, pracodawca będzie musiał ją wy- dać. Ten sam obowiązek będzie miał wobec członków rodziny zmarłego (w tym byłego) pra- cownika, tj. jego: ■■ dzieci własnych, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobionych; ■■ przyjętych na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuków, ro- dzeństwa i innych dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka; ■■ małżonka (wdowy i wdowca); ■■ rodziców, w tym ojczyma i macochy oraz osób przysposabiających. W przypadku tradycyjnej dokumentacji jej wydanie ma polegać na przekazaniu oryginałów dokumentów. W odniesieniu natomiast do e-dokumentacji powinien być to nośnik elektro- niczny (np. USB, dysk czy płyta CD). PRZYKŁAD 2 Pracodawca prowadzi dokumentację pracowniczą zarówno w formie papierowej, jak i elek- tronicznej. Od 1 stycznia 2019 r. zamierza prowadzić ją jedynie elektronicznie. Załóżmy, że wyśle do obecnych i byłych pracowników oraz członków rodziny zmarłego pracownika infor- macje o zmianie metody prowadzenia i przechowywania dokumentów na elektroniczną, a także o możliwości ich odebrania w dotychczasowej papierowej postaci 2 lutego 2019 r. To oznacza, że każdej z tych osób, które zgłoszą się po odbiór dokumentacji do 4 marca 2019 r. (do końca dnia), będzie musiał wydać oryginały dokumentów papierowych. Krok 4. Zniszcz nieodebraną dokumentację Jeśli w wyznaczonym terminie poprzednia postać dokumentacji pracowniczej nie zostanie odebrana, wówczas pracodawca będzie mógł ją zniszczyć. PRZYKŁAD 3 Kontynuując poprzedni przykład – pracodawca będzie miał prawo zniszczyć papierową wer- sję dokumentacji pracowniczej już 5 marca 2019 r. Jeśli będzie przeprowadzał tę czynność później i zgłosi się osoba uprawniona do odbioru dokumentów (choć już po upływie termi- nu), nic nie będzie stało na przeszkodzie, aby je pracodawca tej osobie wydał. 1.4. Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej Z wyborem formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej jest ściśle powiązany sposób jej przechowywania. Zmieniony art. 94 pkt 9b k.p. zwiększa wymagania w tym obszarze. Nakazuje pracodawcy w odniesieniu do dokumentacji zagwarantowanie: 18
<a href="http://cyfroteka.pl/ebooki/Dokumentacja_kadrowa_Nowe_zasady_prowadzenia_i_przechowywania-ebookRO/p02044630i020" target="_blank" title="Dokumentacja kadrowa.Nowe zasady prowadzenia i przechowywania [Opracowanie zbiorowe] - KLIKAJ I CZYTAJ ONLINE" > <img src="http://cyfroteka.pl/images/BRD.png" style="border:none;background:none transparent;box-shadow:none;-webkit-box-shadow:none;-webkit-border-radius:0;border-radius:0;" alt="Dokumentacja kadrowa.Nowe zasady prowadzenia i przechowywania [Opracowanie zbiorowe] - KLIKAJ I CZYTAJ ONLINE"/></a>