Source: https://monikasmulewicz.pl/2019/11/12/ewidencji-czasu-pracy-nie-poprowadzisz-juz-skutecznie-w-excelu/
Timestamp: 2020-04-04 08:43:26+00:00
Document Index: 72250455

Matched Legal Cases: ['art. 142', 'art. 143', 'art. 144', 'art. 1401', 'art. 1401', 'art. 140', 'art. 1513']

Ewidencji czasu pracy nie poprowadzisz już skutecznie w excelu | Blog Moniki Smulewicz
Jesteś tu: HR na szpilkach → Ewidencji czasu pracy nie poprowadzisz już skutecznie w excelu
Czy wiesz, że zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Cyfryzacji karty ewidencji czasu pracy – jako część dokumentacji pracowniczej w nowym znaczeniu – nie mogą być prowadzone skutecznie w plikach Excel i przechowywane w folderach na dysku sieciowym?
Taka praktyka nie spełnia bowiem wymagań co do zabezpieczeń dokumentacji elektronicznej, wynikających z nowych przepisów rozporządzenia, obowiązujących od 1 stycznia 2019 r.
Jeśli więc prowadzisz ewidencję czasu pracy w ten sposób musisz rozważyć zmianę tej formy na papierową bądź wdrożenie narzędzi do planowania i rozliczania czasu pracy, spełniających wymagania dotyczące elektronizacji narzuconych w rozdziałach 3 oraz 4 nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Zastanawiasz się jakie to wymagania? Już wyjaśniam.
Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej musi być prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:
integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur
Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną w zakresie, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:
Ponadto, z uwagi na ewentualną konieczność przenoszenia danych pomiędzy systemami teleinformatycznymi, do każdego dokumentu w systemie teleinformatycznym należy przyporządkować zestaw następujących metadanych, zapisanych w odrębnym pliku XML z metadanymi:
Więcej na temat ewidencji czasu pracy i nie tylko opowiemy już 11 grudnia podczas Kongresu „O kadrach i płacach z pasją”.
Tak wiem, można oszaleć, ale czy nam się to podoba czy nie właśnie takie a nie inne wymagania muszą być spełnione.
Z pragmatycznego punktu widzenia wskazane jest wprowadzenie dla wszystkich zatrudnionych pracowników ewidencji czasu pracy korzystając z funkcjonalności narzędzi do planowania i rozliczania czasu pracy czy systemów kadrowo-płacowych.
Przypominam również, że pracodawca prowadzi odrębnie dla każdego pracownika dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:
liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, to całkowita nowość dotychczas ewidencja czasu pracy musiała zawierać tylko ilość godzin bez konieczności podawania godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, a każdy dzień wolny od pracy powinien być oznaczony z jakiego tytułu wystąpił, czy jest to np. wolne za niedzielę, wolne za święto, wolne z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy, czy może „zwykły” dzień harmonogramowo wolny od pracy,
liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, to całkowita nowość dotychczas ewidencja czasu pracy musiała zawierać tylko ilość godzin bez konieczności podawania godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz miejsca jego pełnienia,
Warto również zwrócić uwagę na fakt, że w poprzednim stanie prawnym ustawodawca wyraźnie wskazywał sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie „Karty ewidencji czasu pracy”, aktualnie ustawodawca wskazuje jedynie zakres ewidencji a nie wskazuje formy czy dokumentu w jakim taka ewidencja powinna się odbywać.
udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, tzw. wnioski o wyjścia prywatne. Do lamusa odchodzą więc często stosowane w formach tzw. książki wyjść czy „przepustek”,
ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo włączane były do części B akt osobowych,
stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo włączane były do części B akt osobowych,
stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo włączane były do części B akt osobowych,
stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo włączane były do części B akt osobowych,
stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo włączane były do części B akt osobowych.
ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo włączane były do części B akt osobowych,
z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 Kodeksu pracy), to całkowicie nowy obowiązek dokumentacyjny,
z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy, tu z całą pewnością umieścimy polecenie pracy w nadgodzinach czy dokumenty związane z powierzeniem pracownikowi dyżuru.
Więcej na temat ewidencji czasu pracy i nie tylko opowiemy już 11 grudnia podczas Kongresu „O kadrach i płacach z pasją”. Dołącz do nas koniecznie. Nie zwlekaj. Miejscówki topnieją z godziny na godzinę. Rezerwując miejsce do 19 listopada oszczędzasz 200 PLN.