Source: http://www.e-podatnik.pl/artykul/doradca_podatnika/100/Podroz_sluzbowa_wlasciciela_firmy.html
Timestamp: 2015-04-21 06:32:08+00:00
Document Index: 47809958

Matched Legal Cases: ['art. 23', 'art. 23', 'SA/Gd ', 'SA/Lu ', 'SA/Kr ', 'SA/Gd ', 'SA/Sz ', 'art. 21', 'SA/Po ', 'SA/Gd ', 'SA/Wr ', 'art. 23']

e-PODATNIK :: WSZYSTKIE ARTYKU�Y ZA DARMO :: Doradca Podatnika "Podr� s�u�bowa w�a�ciciela firmy" zamknij to okno
Doradca Podatnika 17/2004
Podr� s�u�bowa w�a�ciciela firmyW numerze 11/2004 „Doradcy Podatnika” opisywali�my zasady rozliczania wydatk�w zwi�zanych z podr� s�u�bow� pracownika. S�u�bowo wyje�d�aj� tak�e w�a�ciciele firm i – jak wynika z pyta� kierowanych do redakcji – r�wnie� oni maj� problemy z kwestiami podatkowymi. Czy w�a�ciciel firmy mo�e uda� si� w podr� s�u�bow� i zaliczy� do koszt�w uzyskania przychod�w przys�uguj�ce z tego tytu�u diety?
Wprawdzie przepisy kodeksu pracy m�wi� o podr�ach s�u�bowych pracownik�w, jednak regulacje dotycz�ce diet odnosz� si� r�wnie� do w�a�cicieli firm. Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od os�b fizycznych, zgodnie z kt�rym do koszt�w uzyskania przychod�w nie zalicza si� warto�ci diet z tytu�u podr�y s�u�bowych os�b prowadz�cych dzia�alno�� gospodarcz� i os�b z nimi wsp�pracuj�cych – w cz�ci przekraczaj�cej wysoko�� diet przys�uguj�cych pracownikom, okre�lon� w odr�bnych przepisach wydanych przez Ministra Pracy i Polityki Socjalnej.
Przy okre�laniu wysoko�ci diety stanowi�cej koszt podatkowy nale�y wi�c kierowa� si� tre�ci� rozporz�dze� Ministra Pracy i Polityki Spo�ecznej z 19 grudnia 2002 r.:
w sprawie wysoko�ci oraz warunk�w ustalania nale�no�ci przys�uguj�cych pracownikowi zatrudnionemu w pa�stwowej lub samorz�dowej jednostce sfery bud�etowej z tytu�u podr�y s�u�bowej na obszarze kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1990),
w sprawie wysoko�ci oraz warunk�w ustalania nale�no�ci przys�uguj�cych pracownikowi zatrudnionemu w pa�stwowej lub samorz�dowej jednostce sfery bud�etowej z tytu�u podr�y s�u�bowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.).
Przypomnijmy, �e obecnie wysoko�� diety w podr�y s�u�bowej w kraju wynosi 21 z�, natomiast za granic� uzale�niona jest od pa�stwa docelowego.
Czy do koszt�w uzyskania przychod�w mog� by� zaliczone wydatki zwi�zane z przejazdami w trakcie podr�y s�u�bowej?
Je�eli faktycznie mamy do czynienia z wyjazdem s�u�bowym, to wydatki na przejazdy mog� by� kosztami uzyskania przychod�w, a spos�b ich rozliczenia uzale�niony jest od �rodka transportu. Z wydatkami dotycz�cymi podr�y s�u�bowej mamy do czynienia tylko wtedy, gdy maj� one zwi�zek z prowadzon� dzia�alno�ci� gospodarcz�. Wydatki przedsi�biorcy zwi�zane z wyjazdami s�u�bowymi b�d� zaliczane do koszt�w uzyskania przychod�w na zasadach og�lnych, co oznacza, i� kosztami mog� by� tylko takie wydatki, kt�re zostan� poniesione w celu uzyskania przychodu i nie b�d� wy��czone z koszt�w na podstawie art. 23 ustawy. W przypadku wydatk�w zwi�zanych z przejazdami o sposobie ich zaliczenia do koszt�w uzyskania przychod�w decyduje g��wnie rodzaj �rodka lokomocji. Je�li podr� odbywana jest samochodem wprowadzonym do ewidencji �rodk�w trwa�ych, za koszty uzyskania przychod�w mo�na uzna� wszystkie wydatki dotycz�ce tego pojazdu, poniesione w czasie podr�y, np. zakup paliwa, op�aty za parking.
Je�eli w�a�ciciel firmy jedzie w podr� s�u�bow� samochodem osobowym nieb�d�cym �rodkiem trwa�ym, wydatki zwi�zane z tym pojazdem zalicza do koszt�w uzyskania przychod�w wed�ug og�lnych regu� dotycz�cych u�ywania samochod�w niewprowadzonych do ewidencji �rodk�w trwa�ych – czyli na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Je�li przedsi�biorca odbywa podr� s�u�bow� innym �rodkiem transportu (poci�giem, autobusem, samolotem), do koszt�w uzyskania przychod�w mo�e zaliczy� kwot� odpowiadaj�c� cenie biletu. Wysoko�� koszt�w zwi�zanych z wyjazdami nie jest limitowana, ale wydatki te musz� by� udokumentowane biletami. Podobnie jest z kosztami dojazd�w �rodkami komunikacji miejskiej. Czy przedsi�biorcy przys�uguje rycza�t za nocleg (ograniczony limitem wynikaj�cym z rozporz�dzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej)? W�a�cicielowi firmy nie przys�uguje rycza�t za nocleg, nale�y si� on bowiem tylko przebywaj�cym w podr�y s�u�bowej pracownikom. Tym samym w�a�ciciela firmy nie dotycz� r�wnie� limity wydatk�w na hotele. Wydatki te b�d� zaliczone do koszt�w uzyskania przychod�w w pe�nej wysoko�ci, musz� jednak by� udokumentowane fakturami VAT lub rachunkami.
Je�eli podatnik nie jest w stanie udokumentowa� poniesionego na nocleg wydatku, nie mo�e zaliczy� go do koszt�w uzyskania przychod�w. Poni�ej przedstawiamy przyk�ad rozliczenia podr�y s�u�bowej przedsi�biorcy.
Pan G�recki prowadz�cy firm� budowlan� odby� autobusem podr� s�u�bow� z Gniezna do Warszawy, aby wzi�� udzia� w przetargu na zakup grunt�w. Trwa�a ona od godz. 7.30 12 marca (godzina wyjazdu) do godz. 19.30 13 marca (godzina powrotu). Noc z 12 na 13 lipca pan G�recki sp�dzi� w hotelu. Zap�aci� za nocleg 150 z�. Bilety na autobus kosztowa�y razem 60 z�. Przys�uguj�ca mu dieta wynosi 42 z� (powinna by� udokumentowana dowodem wewn�trznym).
Z tytu�u podr�y s�u�bowej do koszt�w uzyskania przychod�w mo�e zaliczy� 252 z� (150 + 60 + 42).
Czy – opr�cz diet, koszt�w przejazd�w i nocleg�w – przedsi�biorca mo�e zaliczy� do koszt�w uzyskania przychod�w tak�e inne wydatki poniesione w trakcie wyjazdu s�u�bowego (np. op�aty za wst�p na targi)?
Do koszt�w uzyskania przychod�w mo�na te� zaliczy� inne wydatki ponoszone przez w�a�ciciela podczas wyjazdu w celach s�u�bowych (np. op�aty za wst�p na targi). W celu udokumentowania tych wydatk�w nale�y zachowa� dowody ich poniesienia (np. bilet wst�pu). Oczywi�cie musimy pami�ta� o konieczno�ci wykazania zwi�zku podejmowanych przez podatnika dzia�a� z prowadzon� dzia�alno�ci�. Jak bowiem stwierdzi� Naczelny S�d Administracyjny w wyroku z 23 wrze�nia 1998 r. (sygn. akt I SA/Gd 986/97): „Wszystkie wydatki na podr�e s�u�bowe mog� by� uznane za koszt uzyskania przychodu pod zasadniczym warunkiem, �e podatnik dysponuje wymaganym przez prawo dowodem, i� wydatek poniesiono i �e by� on niezb�dny do osi�gni�cia przychodu firmy”. Podczas zagranicznego wyjazdu handlowego zmuszony by�em korzysta� z pomocy lekarskiej. Czy wydatki poniesione z tego tytu�u mog� zaliczy� do koszt�w firmy?
Zaliczenie do koszt�w uzyskania przychod�w firmy wydatk�w na leczenie jest bardzo ryzykowne, nawet gdy skorzystanie z pomocy lekarskiej mia�o miejsce w trakcie podr�y s�u�bowej. Koszty leczenia s� bowiem traktowane przez organy podatkowe jako wydatki osobiste podatnika. Potwierdzi� to Naczelny S�d Administracyjny w wyroku z 28 kwietnia 1999 r. (sygn. akt I SA/Lu 211/98): „Korzystanie z pomocy lekarskiej, niezale�nie od tego, czy ma to miejsce w Polsce, czy poza jej granicami, zwi�zane jest wy��cznie ze stanem zdrowia danej osoby, a wydatek na leczenie ma charakter osobisty i nie ma odniesienia do �adnego �r�d�a przychodu”. Czy kosztem uzyskania przychod�w mog� by� faktycznie poniesione i udokumentowane wydatki na wy�ywienie przedsi�biorcy w trakcie podr�y s�u�bowej?
Poniewa� przedsi�biorcy przys�uguj� diety, b�d�ce de facto ekwiwalentem za wy�ywienie, wydatki faktycznie poniesione z tego tytu�u podczas podr�y s�u�bowej nie b�d� stanowi� koszt�w uzyskania przychod�w. Potwierdzi� to Naczelny S�d Administracyjny w wyroku z 10 czerwca 1999 r. (sygn. akt I SA/Kr 688/98): „W �wietle obowi�zuj�cych przepis�w ustawy o podatku dochodowym od os�b fizycznych brak jest podstaw do uznania za koszt uzyskania przychod�w wydatk�w w�a�ciciela firmy na jego wy�ywienie w czasie podr�y odbywanej w zwi�zku z prowadzon� dzia�alno�ci� gospodarcz�. Okoliczno��, �e pracownikowi firmy przys�uguj� diety za czas podr�y s�u�bowej, nie daje podstaw do stosowania tej zasady do w�a�ciciela firmy”.
Wydatki na wy�ywienie w�a�ciciela mog� by� zaliczone do koszt�w tylko wtedy, gdy wi��� si� z reprezentacj� firmy, np. gdy podatnik zaprosi� kontrahenta na kolacj�. Wydatek taki musi by� udokumentowany faktur� (najlepiej dodatkowo opisan�) i mo�e zosta� zaliczony do koszt�w tylko do wysoko�ci 0,25 proc. przychodu. Jak udokumentowa� wysoko�� diety nale�nej za czas wyjazdu s�u�bowego? Diety nie wymagaj� dokumentowania fakturami ani rachunkami. Podr� s�u�bowa w�a�ciciela firmy i wysoko�� diety powinny by� natomiast potwierdzone dowodem wewn�trznym zwanym rozliczeniem podr�y s�u�bowej. W dokumencie tym w�a�ciciel firmy nie podaje jednak koszt�w przejazdu, noclegu oraz innych wydatk�w – s� one bowiem zaliczane do koszt�w uzyskania przychod�w na podstawie dowod�w stwierdzaj�cych ich poniesienie. Jak stanowi � 14 ust. 3 rozporz�dzenia Ministra Finans�w z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej ksi�gi przychod�w i rozchod�w (Dz.U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.), dowody wewn�trzne dotycz�ce rozliczenia warto�ci diet z tytu�u podr�y s�u�bowych os�b prowadz�cych dzia�alno�� gospodarcz� i os�b z nimi wsp�pracuj�cych powinny zawiera� co najmniej nast�puj�ce dane: – imi� i nazwisko,
– cel podr�y,
– nazw� miejscowo�ci docelowej,
– liczb� godzin i dni przebywania w podr�y s�u�bowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
– stawk� i warto�� przys�uguj�cych diet.
U�yty zwrot „co najmniej” oznacza, �e katalog danych nie jest zamkni�ty. Z pewno�ci� w dowodzie wewn�trznym nale�y zamie�ci� tak�e dat� jego sporz�dzenia oraz podpis podatnika. W trakcie kontroli urz�d skarbowy zakwestionowa� zaliczenie do koszt�w wydatk�w na dojazdy samochodem (rozliczane na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu) do siedziby firmy, twierdz�c, i� nie maj� one zwi�zku z przychodem. Czy urz�d skarbowy ma racj�? Je�eli tak, to mo�e wydatki te powinnam rozliczy� w ramach podr�y s�u�bowej?
Trudno uzna� przejazdy do siedziby firmy samochodem za podr� s�u�bow�, nie oznacza to jednak, �e wydatki z tym zwi�zane nie mog� stanowi� koszt�w uzyskania przychod�w. Nie ma bowiem racjonalnych powod�w, aby wydatkom na dojazdy do firmy odmawia� zwi�zku z prowadzon� dzia�alno�ci�. Trudno wyobrazi� sobie prowadzenie firmy bez doje�d�ania do jej siedziby. Przedsi�biorca po to jedzie do siedziby firmy, aby wykonywa� czynno�ci zwi�zane z dzia�alno�ci� i w konsekwencji osi�gn�� przych�d. Koszt dojazdu jest wi�c kosztem funkcjonowania firmy. Warto w tym miejscu zwr�ci� uwag� na wyrok Naczelnego S�du Administracyjnego z 6 marca 1998 r. (sygn. akt I SA/Gd 752/96), kt�ry dotyczy wprawdzie przychod�w z najmu, jednak zasada zaliczania do koszt�w wydatk�w zwi�zanych z osi�ganym przychodem jest tutaj taka sama. W wyroku tym czytamy: „Poniesione przez skar��cego wydatki w zwi�zku z dojazdami do miejsca po�o�enia wynajmowanej kamienicy – co do zasady – powinny by� uwzgl�dnione w kosztach uzyskania przychod�w”. W sporze z urz�dem skarbowym pomocne podatnikom mo�e by� r�wnie� pismo Ministerstwa Finans�w z 7 lipca 1992 r. (nr PO 2/10-8010-0665/92), w kt�rym wyra�nie stwierdzono, i� „wydatki poniesione w zwi�zku z przejazdami osoby fizycznej prowadz�cej dzia�alno�� gospodarcz� – z miejsca zamieszkania do zak�adu i z zak�adu do miejsca zamieszkania – stanowi� koszty uzyskania przychod�w”.
Jednak w praktyce podatkowej zdarza si� (co potwierdza pytanie Czytelniczki), �e organy podatkowe kwestionuj� zasadno�� wykazywania w ewidencji przebiegu pojazdu dojazd�w z miejsca zamieszkania do siedziby firmy, argumentuj�c, i� nie przyczyniaj� si� one do powstawania przychodu. To rygorystyczne stanowisko popar� Naczelny S�d Administracyjny w wyroku z 17 lipca 1996 r. (sygn. akt SA/Sz 2378/95), stwierdzaj�c: „Nie mog� by� uznane za koszty uzyskania przychod�w z dzia�alno�ci gospodarczej takie wydatki, kt�re nie przyczyniaj� si� wprost do powstania okre�lonego przychodu, a do takich wydatk�w zaliczy� nale�y wydatki zwi�zane z dojazdem osoby prowadz�cej dzia�alno�� gospodarcz� z miejsca jej zamieszkania do miejsca wykonywania tej dzia�alno�ci”. Czy do w�a�ciciela firmy ma r�wnie� zastosowanie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od os�b fizycznych, stanowi�cy o zwolnieniu od podatku diet z tytu�u podr�y s�u�bowych?
Przepis o zwolnieniu z podatku diet z tytu�u podr�y s�u�bowej nie ma zastosowania do w�a�cicieli firm. Nie oznacza to jednak, �e dieta przys�uguj�ca w�a�cicielowi firmy jest opodatkowana. Trudno mianowicie, aby przedsi�biorca sam sobie wyp�aca� diet�, a nast�pnie j� opodatkowywa�. Stanowi ona bowiem ekwiwalent przys�uguj�cy z racji ponoszenia zwi�kszonych wydatk�w na wy�ywienie w trakcie wyjazdu s�u�bowego. W najbli�szym czasie wybieram si� s�u�bowo za granic� – w celu spenetrowania rynku zbytu i nawi�zania nowych kontakt�w handlowych. Czy w sytuacji gdy wyjazd nie zako�czy si� podpisaniem umowy, b�d� m�g� zaliczy� do koszt�w uzyskania przychod�w wydatki poniesione w jego trakcie? Nie mo�na automatycznie uzna�, �e poniesione przez Czytelnika wydatki nie mog� by� kosztem uzyskania przychod�w, poniewa� nie przyczyni�y si� bezpo�rednio do osi�gni�cia przychodu. Je�eli b�dzie on w stanie wykaza�, �e podejmowane przez niego dzia�ania faktycznie by�y zwi�zane z prowadzon� dzia�alno�ci�, to nie widz� przeszk�d, aby zaliczy� poczynione nak�ady do koszt�w podatkowych. Oczywi�cie decyduj�cego wr�cz znaczenia nabiera tutaj kwestia udokumentowania zwi�zku wydatk�w z dzia�alno�ci�. W takim przypadku – opr�cz podstawowych dowod�w ksi�gowych, takich jak faktura – konieczne b�dzie sporz�dzenie dodatkowej dokumentacji (pisemne analizy, zaproszenie do negocjacji, wst�pne oferty, o�wiadczenia partner�w) potwierdzaj�cej, �e badania rynku faktycznie mia�y miejsce i �e dosz�o do spotkania z potencjalnymi kontrahentami. Warto w tym miejscu zwr�ci� uwag� na wyrok Naczelnego S�du Administracyjnego z 18 grudnia 1996 r. (sygn. akt I SA/Po 832/96), w kt�rym czytamy: „Generalnie niew�a�ciwe s� te rozstrzygni�cia organ�w podatkowych, kt�re nie uznaj� za koszt uzyskania przychod�w wydatk�w na podr�e s�u�bowe odbywane w celu podpisania kontraktu, do kt�rego realizacji nie dosz�o. Na podmiocie gospodarczym jednak w takich sytuacjach ci��y obowi�zek przynajmniej uprawdopodobnienia, i� odbywane podr�e zagraniczne pozostawa�y w okre�lonym zwi�zku z prowadzon� dzia�alno�ci� gospodarcz�. Podatnik mo�e to uprawdopodobni� np. poprzez wykazanie prowadzenia negocjacji (np. zaproszenie do ich prowadzenia, wst�pne oferty czy te� porozumienia), kt�re mia�y na celu powstanie lub zwi�kszenie przychodu i jednocze�nie poniesienie tych wydatk�w, z racjonalnego punktu widzenia, mia�o doprowadzi� do zawarcia kontraktu, a tym samym osi�gni�cia przychodu”. Nale�y te� pami�ta�, �e jak stwierdzi� Naczelny S�d Administracyjny w wyroku z 14 lipca 1999 r. (sygn. akt I SA/Gd 1360/97): „W�a�ciwe udokumentowanie wydatk�w winno odbywa� si� ju� w momencie ich ponoszenia, za� za niedopuszczalne nale�y uzna� ich dokumentowanie dokumentami sporz�dzanymi w okresie p�niejszym”. Istotne uwagi zawarte zosta�y r�wnie� w wyroku Naczelnego S�du Administracyjnego z 29 stycznia 1999 r. (sygn. akt I SA/Wr 1590/97): „Je�eli strona post�powania zamierza wywodzi� skutki prawne, powo�uj�c si� na okre�lone fakty, obci��a j� ci�ar udowodnienia tych okoliczno�ci. Podatnik zatem przede wszystkim powinien dba� o takie dokumentowanie okoliczno�ci faktycznych w zakresie prowadzonej przez siebie dzia�alno�ci, aby m�c wykaza� zwi�zek ponoszonych przez siebie wydatk�w kwalifikowanych do koszt�w uzyskania przychod�w z osi�ganymi przychodami. Je�eli tego nie czyni, na nim w czasie post�powania podatkowego spoczywa ci�ar wykazania tego� zwi�zku. W niniejszej sprawie skar��cy nie zadba�, aby jego dokumentacja odzwierciedla�a powy�szy zwi�zek, jak r�wnie� w czasie post�powania nie wykaza� inicjatywy udowodnienia tej relacji. W �wietle zebranego w sprawie materia�u dowodowego sprawy brak jest zatem podstaw prawnych, aby wydatki poniesione z tytu�u pobytu bli�ej nieokre�lonej grupy os�b w Tunezji m�c uzna� za koszty reklamy dzia�alno�ci gospodarczej skar��cego prowadzonej w spos�b publiczny, poniesione przy tym w celu uzyskania przez niego przychod�w”. Czy w�a�cicielowi firmy transportowej r�wnie� przys�uguj� diety z tytu�u podr�y s�u�bowej?
Organy podatkowe stoj� na stanowisku, �e przedsi�biorcy prowadz�cy dzia�alno�� transportow� nie maj� prawa do naliczania diet z tytu�u podr�y s�u�bowej i co za tym idzie – zaliczania ich do koszt�w uzyskania przychod�w. Jak stwierdzi�o bowiem Ministerstwo Finans�w w pi�mie z 5 grudnia 2003 r. (nr PB2/AS-033-0600-2495/03): „W przypadku os�b fizycznych prowadz�cych dzia�alno�� gospodarcz� w zakresie �wiadczenia us�ug transportu samochodowego brak jest uzasadnienia dla przyj�cia, i� wykonywanie przez te osoby zada� poza miejscowo�ci� podan� w zg�oszeniu o dokonanie wpisu do ewidencji dzia�alno�ci gospodarczej wi��e si� z odbyciem podr�y s�u�bowej. Nale�y bowiem przyj��, �e �wiadczenie us�ug transportowych w ramach wykonywanej przez przedsi�biorc� dzia�alno�ci gospodarczej stanowi istot� tej dzia�alno�ci. Bez wp�ywu na powy�sze pozostaje przy tym okoliczno�� ewentualnego posiadania przez przedsi�biorc� oznaczonej we wpisie do ewidencji dzia�alno�ci gospodarczej siedziby. (…) W konsekwencji powy�szego przedsi�biorcy �wiadcz�cemu us�ugi transportu samochodowego nie przys�uguje prawo zaliczenia w koszty uzyskania przychodu diet z tytu�u podr�y s�u�bowych”. Stanowisko to budzi pewne w�tpliwo�ci wynikaj�ce z tego, �e definicja podr�y s�u�bowej zawarta w kodeksie pracy nie odnosi si� do zakresu �wiadczonych us�ug, stanowi�c o wykonywaniu zadania s�u�bowego poza miejscowo�ci�, w kt�rej znajduje si� siedziba. Tak�e art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od os�b fizycznych m�wi o dietach z tytu�u podr�y s�u�bowych os�b prowadz�cych dzia�alno�� gospodarcz� – nie wprowadzaj�c rozr�nienia co do zakresu �wiadczonych us�ug. Nie zmienia to jednak faktu, �e w�a�ciciele firm transportowych, zaliczaj�cy diety z tytu�u podr�y s�u�bowych do koszt�w uzyskania przychod�w, musz� si� liczy� z mo�liwo�ci� sporu z organami podatkowymi. Przemys�aw Wojtasik Autor jest doradc� podatkowym