Source: http://www.calidadenergia.com/politica-manejo-de-datos/
Timestamp: 2018-11-17 21:05:47
Document Index: 336666283

Matched Legal Cases: ['artículo 25', 'Artículo 633', 'Artículo 74', 'Artículo 3', 'Artículo 3', 'Artículo 3', 'Artículo 3', 'Artículo 3', 'Artículo 3', 'Artículo 3', 'artículo 20', 'artículo 10']

POLÍTICA MANEJO DE DATOS - Calidad de Energia
Dar cumplimiento a lo dispuesto en la Constitución, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y a las demás normas que regulan y complementan la protección de datos personales en Colombia, así como establecer el procedimiento y los lineamientos legales y corporativos por los cuales Calidad de Energía SAS, se regirá en relación con el tratamiento de datos personales.
*Conocer la realidad de las bases de datos que puedan existir en la empresa, la cantidad de titulares y tipos de datos que se poseen.
*Definir quien ostenta la calidad de titular de datos personales.
*Establecer quién es el responsable en Calidad de Energía del tratamiento de bases de datos personales.
*Precisar cuáles son los derechos que tiene el (los) titular (es) respecto al manejo que Calidad de Energía da a sus datos personales.
3.ALCANCE:
Esta política se aplicará a los datos personales, información y archivos registrados en las bases de datos, los cuales sean susceptibles de tratamiento, en virtud de la relación contractual o de los servicios prestados o recibidos a los titulares de la información por CALIDAD DE ENERGÍA.
El Registro Nacional de Bases de Datos se encuentra estipulada en:
*Ley Estatutaria 1266 de 2008: “Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.”
*Ley Estatutaria 1581 de 2012: “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.”
*Decreto 886 de 2014: “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos. “
*Decreto 1074 de 2015: “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.”
*Circular externa 002 de 03 de noviembre de 2015: “Adicionar el Capítulo Segundo en el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.”
*Circular externa 001 del 8 de noviembre de 2016: “Modificar el Capitulo Segundo del Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.”
5.DEFINICIONES:
Para efectos de la interpretación y aplicación de esta política deben tenerse en cuenta las siguientes definiciones de los principales términos presentes en la Ley 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y/o demás normas concordantes:
*Persona Jurídica: Se llama persona jurídica, una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y extrajudicialmente. Las personas jurídicas son de dos especies: corporaciones y fundaciones de beneficencia pública. Hay personas jurídicas que participan de uno y otro carácter. (Artículo 633, Código Civil)
*Personas Naturales: Son personas todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición. (Artículo 74. Código Civil)
*Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. (Artículo 3, Ley 1581 de 2012)
*Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.(Artículo 3, Ley 1581 de 2012)
*Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. (Artículo 3, Ley 1581 de 2012)
*Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. (Artículo 3, Ley 1581 de 2012)
*Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. (Artículo 3, Ley 1581 de 2012)
*Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. (Artículo 3,Ley 1581 de 2012).
*Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. (Artículo 3, Ley 1581 de 2012)
*Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
*Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
*Datos de identificación: Nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, estado civil, sexo, firma, nacionalidad, datos de familia, firma electrónica, otros documentos de identificación, lugar y fecha de nacimiento o muerte, edad, huella, ADN, iris, Geometría facial o corporal, fotografías, vídeos, fórmula dactiloscopia, voz, etc.
*Datos De Ubicación: Como los relacionados con la actividad comercial o privada de las personas como dirección, teléfono, correo electrónico, etc.
*Datos de Contenido Socio Económico: Como estrato, propiedad de la vivienda, Datos financieros, crediticios y/o de carácter económico de las personas, Datos patrimoniales como bienes muebles e inmuebles, ingresos, egresos, inversiones, historia laboral, experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, llamados de atención, nivel educativo, capacitación y/o historial académico de la persona, etc.
*El Responsable de las Bases de Datos: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. El Tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, entre otros.
*El Encargado de las Bases de Datos: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. Vale la pena aclarar que para efectos de la normativa sobre protección de datos personales el Encargado del tratamiento es un tercero, ajeno a la empresa, por lo que no debe confundirse con el empleado que al interior de la organización es quien administra la base de datos, este último no un Encargado del tratamiento en los términos de la Ley.
6.PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
EL CALIDAD DE ENERGÍA, aplicará los siguientes principios, los cuales constituyen los lineamientos a seguir en la recolección, manejo, uso, almacenamiento, circulación y supresión de datos personales:
Principio de legalidad: Fines legítimos y sujetos a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: Obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. La aplicación de este principio implica también: (a) un ámbito temporal, es decir que el periodo de conservación de los datos personales no exceda del necesario para alcanzar la necesidad con que se han registrado y (b) un ámbito material, que exige que los datos recaudados sean los estrictamente necesarios para las finalidades perseguidas.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; el consentimiento que brinde el Titular deberá ser expresado de forma clara, de tal manera, que sea entendido como una manifestación específica, informada y libremente emitida, de su acuerdo con el procesamiento de sus datos personales. Por ello, el silencio del Titular nunca podría inferirse como autorización del uso de su información.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta al Tratamiento por parte de CALIDAD DE ENERGÍA, será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento se garantiza el derecho del Titular a obtener de CALIDAD DE ENERGÍA, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. En virtud de este principio, CALIDAD DE ENERGÍA deberá ofrecer, como mínimo la siguiente información al Titular:
*El propósito del procesamiento de los datos personales.
*A quien se podrán revelar los datos.
*Cómo los titulares pueden ejercer cualquier derecho que le otorgue la legislación sobre protección de datos.
*Toda otra información necesaria para el justo procesamiento de los datos.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley; los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo al Titular o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por CALIDAD DE ENERGÍA a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de caducidad: De acuerdo con la declaración efectuada por el titular, no habrá lugar a la supresión total o parcial de los datos administrados por CALIDAD DE ENERGÍA o a la revocación de la autorización contenida en dicho documento mientras exista una relación contractual entre el(los) titular(es) y CALIDAD DE ENERGÍA y cinco (5) años más contados desde la terminación de la última relación contractual.
Principio de interpretación integral de los derechos constitucionales: Los derechos del(os) titular (es) se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los derechos constitucionales aplicables, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad, entre otros.
Prohibición de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos: Se prohíbe a CALIDAD DE ENERGÍA, hacer uso discriminatorio en contra del bienestar del(os) titular(es) a través de la difusión, transferencia y publicación de la información recopilada en las bases
6.4.DERECHOS DE LOS TITULARES Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE ESTOS DERECHOS:
6.4.1 Derechos de los titulares de la información:
6.4.1.1 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CALIDAD DE ENERGÍA. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
6.4.1.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada a CALIDAD DE ENERGÍA, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
6.4.1.3 Ser informado por CALIDAD DE ENERGÍA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
6.4.1.4 Presentar ante CALIDAD DE ENERGÍA reclamo por la posible infracción a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
6.4.1.5 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento, CALIDAD DE ENERGÍA ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
6.4.1.6 Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
6.4.2 Procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares:
6.4.3 Los derechos podrán ejercerse por las siguientes personas:
*Por el titular, quien deberá acreditar ante CALIDAD DE ENERGÍA su identidad en forma suficiente por cualquiera de los medios que están a disposición.
*Por los causahabientes de los titulares, quienes deberán acreditar tal calidad.
*Por el representante y/o apoderado del Titular
*Por estipulación a favor de otro o para otro.
6.4.4 Generalidades
*Para cualquier petición, consulta, reclamo o novedad frente a los derechos de los titulares, relacionados con los datos de carácter personal, los titulares o sus autorizados deben realizar un escrito y enviarlo a cualquiera de los siguientes canales, adjuntando los requisitos relacionados para cada tipo de solicitante:
°Correo electrónico contacto@calidadenergia.com
°Calle 23 F No 82 -93 de CALIDAD DE ENERGÍA
El mecanismo que CALIDAD DE ENERGÍA ha promovido para solicitar la
*El término máximo para que CALIDAD DE ENERGÍA atienda la petición, consulta, reclamo o novedad será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible dar respuesta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
*No se exigirá ningún valor por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, reclamo, revocación de la autorización o supresión del dato.
6.5.PROCEDENCIA DE LOS DATOS:
CALIDAD DE ENERGÍA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:
*Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
*Datos de naturaleza pública.
*Casos de urgencia médica o sanitaria.
*Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
*Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
6.6 MANIFESTACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN:
La autorización a CALIDAD DE ENERGÍA para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:
*El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición CALIDAD DE ENERGÍA
*Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
*El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
*Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
6.7 MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN:
CALIDAD DE ENERGÍA obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.
La autorización será solicitada por CALIDAD DE ENERGÍA de manera previa al tratamiento de los datos personales.
6.8 PRUEBA DE AUTORIZACIÓN:
CALIDAD DE ENERGÍA utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuando y como obtuvo autorización por parte de los titulares. Para dar cumplimiento a lo anterior se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
6.9 REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN:
Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a CALIDAD DE ENERGÍA para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. CALIDAD DE ENERGÍA establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos.