Source: https://www.gdpr-vzory.cz/33/povinnosti-pri-prijeti-noveho-zamestnance-uniqueidmRRWSbk196FNf8-jVUh4EtdmLQRqn8K0y02vygbu9eI/?uri_view_type=5
Timestamp: 2019-08-26 09:12:53+00:00
Document Index: 29392881

Matched Legal Cases: ['§ 37', '§ 37', '§ 48', '§ 85', '§ 93', '§ 104']

Povinnosti při přijetí nového zaměstnance | Ochrana osobních údajů a monitoring zaměstnanců
18.5.2018, Ing. Růžena Klímová, Zdroj: Verlag Dashöfer
13.1.1 Povinnosti při přijetí nového zaměstnance
Zaměstnavatel musí splnit ohlašovací povinnosti k vnějším orgánům:
u zdravotní pojišťovny zaměstnance splnit ve lhůtě 8 dnů ohlašovací povinnost o nástupu zaměstnance do zaměstnání (u organizací, u nichž se veškeré změny o zaměstnancích předávají na kompatibilním médiu, se jedná o lhůtu do 8 dnů po ukončení kalendářního měsíce), a to na tiskopisu „Hromadné oznámení zaměstnavatele”,
u místně příslušné správy sociálního zabezpečení splnit ve lhůtě 8 dnů ohlašovací povinnost, tj. přihlásit zaměstnance k pojištění na formuláři „Oznámení o nástupu do zaměstnání”, pokud nemá s OSSZ dohodnutou jinou lhůtu,
u poživatele předčasného starobního důchodu, který nesplňuje podmínky pro výplatu tohoto důchodu s příjmem ze zaměstnání, ve lhůtě do 8 dnů po vstupu do zaměstnání splnit ohlašovací povinnost vůči plátci důchodu, zpravidla ČSSZ,
u zaměstnance, z jehož mzdy jsou prováděny srážky ze mzdy včetně insolvenční srážky, musí organizace bez odkladu oznámit soudu nebo jinému oprávněnému orgánu, který vydal nařízení o výkonu rozhodnutí srážkami ze mzdy nebo o exekuci, že u ní nastoupil povinný (dlužník) jako nový zaměstnanec do zaměstnání (povinný je zaměstnanec, vůči němuž je nařízen výkon rozhodnutí srážkami ze mzdy nebo exekuce). Jedná-li se o insolvenční srážky, je nutné oznámit nástup zaměstnance do zaměstnání též insolvenčnímu správci.
Shromáždění osobních dokladů
Při přijetí nového zaměstnance je potřeba uzavřít pracovněprávní vztah – zpravidla pracovní poměr. Před vyhotovením pracovní smlouvy je nutné shromáždit příslušné osobní doklady budoucího zaměstnance [potvrzení o zaměstnání – zápočtový list, osobní dotazník, souhlas se zpracováním osobních údajů, výpis z trestního rejstříku (je-li nutný), prohlášení o příslušnosti ke zdravotní pojišťovně, potvrzení o zdravotní způsobilosti vykonávat danou činnost (vstupní lékařská prohlídka musí být provedena před vznikem pracovního poměru), doklady o ukončeném vzdělání a další doklady nutné k výkonu funkce – např. řidičský průkaz apod.].
Prohlášení pro účely zdravotního pojištění
Jméno: ................................................. r. č.: .............................
1. Prohlašuji, že jsem pojištěncem této zdravotní pojišťovny: ......................................
2. Prohlašuji, že jsem pojištěnec státu z tohoto titulu:
Jsem poživatelem tohoto důchodu:
Jsem studentem(kou) školy:
Jsem příjemcem rodičovského příspěvku do:
Jsem uchazečem o zaměstnání:
Jsem pojištěncem státu z jiného důvodu:
Datum: ............................... podpis ...............................
Potvrzení od druhého zaměstnavatele pro účely zdravotního pojištění v případě souběhu více zaměstnání
Potvrzujeme, že za pana (paní): .................................... r. č.: ......................
je odváděno pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu.
Datum: ............................... razítko a podpis druhého zaměstnavatele ...............................
Toto potvrzení se bude vyžadovat od druhého zaměstnavatele v případě, že v nové organizaci má zaměstnanec vyměřovací základ pro odvod zdravotního pojištění nižší než minimální mzdu a není pojištěncem státu.
Prohlášení OSVČ pro účely zdravotního pojištění
Jméno: ............................... r. č.: ...............................
Prohlašuji, že jsem osoba samostatně výdělečně činná, která má podnikatelskou činnost jako hlavní zdroj příjmu, a platím zálohy na zdravotní pojištění alespoň ve výši minimálního pojistného stanoveného pro OSVČ.
Pro účely čerpání podpůrčí doby je od 1. 1. 2012 možné, aby zaměstnavatel požádal OSSZ o podpůrčí dobu u nového zaměstnance. Tento údaj je nutné znát v případě, kdy zaměstnanec krátce po vstupu do zaměstnání onemocní (tzn. nemoc nastane v prvních 14 dnech od vstupu zaměstnance do zaměstnání).
Pro splnění oznamovací povinnosti vůči OSSZ je nutné v „Oznámení o nástupu do zaměstnání” uvádět též současného nebo posledního nositele cizozemského pojištění. Je proto nutné, aby se k tomuto údaji vyjádřil nový zaměstnanec formou prohlášení.
Prohlášení pro účely sociálního zabezpečení
Jméno a příjmení zaměstnance: .......................................................................
A. Prohlašuji, že zaměstnavatel .................................................................
je – není *) mým prvním zaměstnavatelem po skončení cizozemského nemocenského a důchodového pojištění.
V případě, že nový zaměstnavatel (.......................................................)
je mým prvním zaměstnavatelem po skončení cizozemského nemocenského a důchodového pojištění, uvádím další údaje:
adresa a název cizozemského pojištění: ...................................................
cizozemské číslo pojištění: .......................................................................
B. Prohlašuji, že k datu nástupu do zaměstnání k novému zaměstnavateli ........... trvá dosud mé cizozemské pojištění.
Zaměstnanec vyplní část A nebo část B a nehodící se škrtne.
Datum: ……………………….. podpis: ……………………………
Poznámka: Údaje o předchozím nebo současném cizozemském pojištění jsou povinným údajem v tiskopisu „Oznámení o nástupu zaměstnance do zaměstnání”.
Pracovní a mzdové podmínky
Zaměstnavatel je dále povinen na základě shromážděných dokladů informovat v souladu s § 37 ZP budoucího zaměstnance o pracovních a mzdových podmínkách.
Informace pro zaměstnance dle § 37 ZP
Pracovněprávní vztah se řídí zákoníkem práce. Bližší podmínky jsou uvedeny ve vnitřních předpisech zaměstnavatele, kterým je mzdový předpis a pracovní řád.
Jméno zaměstnance, datum narození: ………………………
Název a sídlo zaměstnavatele: …………………………
Statutární zástupce organizace: ………………………
Druh práce: Sekretářka ředitele organizace (dohodnutá práce je blíže určena popisem pracovní činnosti v pracovní náplni).
Místo výkonu práce: ………………………
Délka dovolené: Dovolená činí 5 týdnů za kalendářní rok.
Způsob určování dovolené: Na začátku kalendářního roku se zpracovává plán dovolených.
Dovolená se čerpá do konce kalendářního roku a zpravidla vcelku. Čerpá-li se v několika částech, jedna část činí 2 týdny, pokud se zaměstnavatel a zaměstnanec nedohodli jinak.
Před nástupem dovolené nadřízený zaměstnanec potvrdí podpisem žádanku o dovolenou.
Výpovědní doby: Rozvázání pracovního poměru se řídí § 48-66 ZP.
Výpovědní doba činí dva měsíce. Výpovědní doba počíná běžet od prvního dne kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi.
Výplatní termín je stanoven na 12. kalendářní den následujícího měsíce.
Připadne-li tento den na den pracovního volna (soboty, neděle nebo svátky), posouvá se výplatní termín na nejbližší předchozí pracovní den.
Způsob výplaty: Bezhotovostní převod na jeden platební účet u peněžního ústavu se uskutečňuje na základě uzavřené dohody se zaměstnancem. Není-li dohoda uzavřena, zasílá se mzda na adresu zaměstnance. Hotovostní forma výplaty se neuskutečňuje z důvodu složitých provozních podmínek. Výplatní lístek je nutno si vyzvednout ve mzdové účtárně proti podpisu. Na žádost zaměstnance je výplatní lístek zasílán na e-mailovou adresu zaměstnance, a to šifrovanou (kódovanou) přílohou, aby byla zajištěna ochrana osobních údajů.
Stanovení pracovní doby: Pracovní doba činí 40 hodin týdně.
Rozvržení pracovní doby: Pracovní doba je rozvržena do pěti pracovních dnů od pondělí do pátku v rámci pružného rozvržení v souladu s § 85 odst. 2 ZP.
Pevná část pracovní doby činí 5 hodin a jedná se o dobu od 9 do 14 hodin.
Ostatní část pracovní doby odpracuje zaměstnanec v rámci období, kterým je příslušný kalendářní měsíc, dle svého rozvržení tak, aby tuto dobu odpracoval v době od 6 hodin do 9 hodin a od 14 hodin do 18 hodin. Délka směny však nesmí překročit 12 hodin. V ostatní době je zaměstnanci dovoleno pobývat na pracovišti jen s písemným souhlasem vedoucího zaměstnance, anebo v případě, že je nařízena práce přesčas.
Směnnost: Jednosměnný provoz.
Práce přesčas: Práci přesčas nařizuje nebo předem schvaluje přímý vedoucí v souladu s § 93 ZP.
Ochranné prostředky – nárok: Zaměstnavatel poskytuje ochranné pracovní prostředky v souladu s § 104 a 255 ZP. Při ukončení pracovního poměru je nutné je vrátit vedoucímu technického úseku.
Veškeré změny týkající se osobních údajů zaměstnance (změna trvalého pobytu, rodinný stav, zdravotní způsobilost...) je nutné oznamovat neprodleně personálnímu útvaru.
V......................... dne: ………………………
ředitel:..................................
převzal:................................
Zpracování osobních údajů – souhlas zaměstnance
Pokud chce zaměstnavatel zpracovávat osobní údaje zaměstnance, u nichž nemá pro zpracování právní důvod (např. fotografie), musí mít podepsán souhlas zaměstnance se zpracováním osobních údajů. Souhlas je svobodný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů (zaměstnanec) dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů. Jde o aktivní a dobrovolný projev vůle subjektu údajů, ke kterému nesmí být nucen, a proto nemůže být součástí dohody (o provedení práce, o pracovní činnosti) nebo smlouvy (pracovní smlouva).
Souhlas se vždy poskytuje k určitému účelu zpracování, který musí subjekt údajů znát. Souhlas musí být oddělený např. od smlouvy či obchodních podmínek, resp. již není možné, aby byl jejich nedílnou součástí. Zároveň nesmí být uzavření smlouvy podmiňováno poskytnutím souhlasu se zpracováním osobních údajů.
Subjekt údajů má právo svůj souhlas kdykoli odvolat. Odvoláním není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. Je nutné si uvědomit, že souhlas byl dáván k určitým účelům a odvolání souhlasu nemusí vždy představovat pro správce povinnost osobní údaje zlikvidovat, ale bude představovat pro správce pouze povinnost přestat osobní údaje zpracovávat pro určitý účel, ke kterému byl souhlas udělen.