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Timestamp: 2018-05-26 06:18:26
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Reglamento de la ley general de administracion documental para el estado de baja california
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Reglamento publicado en el Periódico Oficial del Estado de Baja California, el viernes 15 de octubre de 2004.
EUGENIO ELORDUY WALTHER, GOBERNADOR DEL ESTADO, EN EJERCICIO DE LA ATRIBUCIÓN QUE ME CONFIERE EL ARTÍCULO 49, FRACCIONES Y XVI, DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE BAJA CALIFORNIA, Y CON FUNDAMENTO EN LO DISPUESTO POR LOS ARTÍCULOS 3 Y 9, DE LA LEY ORGÁNICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA, Y
SÉPTIMO.- Que para garantizar en el ámbito del Poder Ejecutivo del Estado, una adecuada, eficiente y oportuna administración documental, es menester desarrollar un procedimiento para la práctica de visitas de inspección a las unidades documentales de sus dependencias y entidades, por lo que he tenido a bien expedir el siguiente:
REGLAMENTO DE LA LEY GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL PARA EL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA
ARTÍCULO 1.- El presente ordenamiento es interés público, y tiene por objeto:
I. Señalar las atribuciones de las unidades documentales del Poder Ejecutivo;
II. Desarrollar las visitas de inspección a que estarán sujetas las unidades documentales referidas en la fracción anterior;
III. Establecer los objetivos del Sistema Estatal de Documentación;
IV. Regular el funcionamiento del Consejo Estatal de Archivos;
V. Normar la integración y funcionamiento de la Comisión de Valoración del Poder Ejecutivo; y,
VI. Establecer los datos del dictamen de disposición final de documentación.
I. Reglamento: Al Reglamento de la Ley General de Administración Documental para el Estado de Baja California;
II. Ley: A la Ley General de Administración Documental para el Estado de Baja California;
III. Sistema: Al Sistema Estatal de Documentación;
IV. Consejo: Al Consejo Estatal de Archivos;
V. Comisión: La Comisión de Valoración del Poder Ejecutivo; y,
VI. Instituciones públicas y privadas: Las previstas en el artículo 1 de la Ley.
ARTÍCULO 3.- Las unidades documentales de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo del Estado, tendrán las siguientes atribuciones:
I. Elaborar los catálogos de vigencia y disposición final de la documentación a su cargo;
II. Conservar y custodiar los documentos que se encuentren bajo su resguardo;
III. Intervenir en la restauración de documentos en los términos de la Ley;
IV. Prestar asesoría en materia archivistica a solicitud de las instituciones públicas;
V. Organizar cursos de capacitación para el adecuado funcionamiento de sus archivos;
VI. Permitir el acceso y facilitar las visitas de inspección a las autoridades señaladas en la Ley; y,
VII. Las demás que señalen otras disposiciones normativas.
ARTÍCULO 4.- Las unidades documentales del Poder Ejecutivo del Estado, deberán contar con espacios físicos adecuados para el resguardo del acervo documental a su cargo, y con el mobiliario necesario para su buen funcionamiento.
En dichos espacios deberán aplicarse las medidas de seguridad e higiene suficientes, que permitan mantener en óptimo estado y garantizar la conservación de los documentos concentrados.
ARTÍCULO 5.- El Sistema, es una estructura normativa que funge como enlace entre las unidades documentales de las instituciones públicas; y en caso que se adhieran, de aquellos archivos de los ayuntamientos, de los organismos descentralizados municipales, y de personas físicas o morales de la sociedad civil, o de otras instituciones públicas que su importancia histórica lo amerite.
ARTÍCULO 6.- El Sistema tendrá los siguientes objetivos:
I. Normar el uso de la documentación generada por las instituciones públicas y privadas que se adhieran al Sistema;
II. Emitir la normatividad para determinar el valor y la disposición final de la documentación;
III. Propiciar el desarrollo de las medidas permanentes de comunicación, cooperación y concertación, entre las instituciones públicas y privadas, con la finalidad de impulsar y evaluar sistemáticamente las estrategias y acciones de mejoramiento de los servicios documentales y archivísticos;
IV. Eficientizar el uso y prestación de los servicios documentales y archivisticos, para contribuir a la preservación y protección de los documentos de interés público;
V. Promover políticas y estrategias generales de acción en materia de administración de documentos;
VI. Impulsar la modernización y homogeneidad de las actividades documentales; y,
VII. Coadyuvar en la integración del Sistema Nacional de Archivos, mediante la vinculación e interrelación de ambos sistemas.
ARTÍCULO 7.- El Consejo se integra por:
I. El Oficial Mayor del Poder Ejecutivo, que fungirá como Presidente;
II. El Oficial Mayor del Poder Legislativo;
III. El Titular de la Oficialía de Partes del Poder Judicial;
IV. Los Secretarios de cada uno de los Ayuntamientos que se adhieran al sistema;
V. El Titular del Archivo General;
VI. El Titular del Archivo General de Notarías;
VII. El Titular del Archivo Histórico; y,
VIII. El Titular de la Oficialía de Partes de cada uno de los Ayuntamientos que se adhieran al Sistema.
Los cargos de los Consejeros serán honoríficos, y podrán designar a sus suplentes, para cubrir las ausencias temporales.
Los Consejeros tendrán derecho, a voz y voto, y en sus ausencias este derecho corresponderá a sus suplentes.
ARTÍCULO 8.- El Consejo a propuesta del Presidente, nombrara un Secretario Técnico por mayoría de votos de los Consejeros presentes.
ARTÍCULO 9.- El Consejo celebrará sesiones ordinarias por lo menos, cada tres meses y de manera extraordinaria cuando así lo determine el Presidente o lo solicite la mayoría de los Consejeros.
ARTÍCULO 10.- Para que las sesiones del Consejo sean validas, será necesaria la asistencia de la mayoría de los Consejeros.
ARTÍCULO 11.- La convocatoria para sesiones ordinarias deberá notificarse a los Consejeros por lo menos con cinco días de anticipación, y deberá contener como mínimo lo siguiente:
I. Lugar, fecha y hora en que tendrá verificativo la sesión;
II. Orden del día el cual contendrá los asuntos a tratar, así como un apartado de asuntos generales; y,
III. En su caso los documentos relacionados con los asuntos a tratar.
ARTÍCULO 12.- La convocatoria para sesiones extraordinarias deberá notificarse a los Consejeros con la anticipación que los asuntos a tratar lo permitan. En estas sesiones se atenderán exclusivamente los asuntos señalados en la convocatoria respectiva, por lo que el orden del día no comprenderá asuntos generales.
ARTÍCULO 13.- Las convocatorias para las sesiones del Consejo podrán notificarse personalmente a los Consejeros o bien, mediante oficio, fax, correo electrónico o por cualquier otro medio, dejando constancia del mismo y del resultado de la notificación.
ARTÍCULO 14.- Las resoluciones de la Consejo se tomarán por mayoría de votos de los Consejeros presentes en la sesión correspondiente, en caso de empate el Presidente tendrá voto de calidad.
ARTÍCULO 15.- De cada sesión se levantará un acta que deberá ser firmada por el Presidente, así como por el Secretario Técnico.
ARTÍCULO 16.- Son facultades y obligaciones del Presidente:
I. Representar al Consejo y en su caso delegar dicha representación en el Secretario Técnico;
II. Presidir, dirigir y moderar las sesiones del Consejo;
III. Invitar, cuando así lo considere necesario, a aquellas; personas que no formen parte del Consejo para que participen en las sesiones con derecho a voz, pero sin voto;
IV. Autorizar el orden del día, así como los actos y acuerdos emanados de las sesiones del Consejo;
V. Convocar a los Consejeros a las sesiones;
VI. Celebrar los convenios de coordinación que resulten necesarios para el funcionamiento del Sistema, con los distintos órdenes de gobierno y con los archivos del sector privado que se incorporen al mismo;
VII. Vigilar el cumplimiento de los acuerdos, y proponer los procedimientos que permitan su seguimiento y evaluación;
VIII. Informar a los Consejeros acerca de los resultados obtenidos en la ejecución de los acuerdos;
IX. Presentar propuestas para el mejor funcionamiento del Sistema; y
X. Las demás que le otorgue el Consejo, para el cumplimiento de su objeto.
ARTÍCULO 17.- El Secretario Técnico del Consejo, tendrá las siguientes facultades:
I. Recibir y despachar la correspondencia;
II. Elaborar la convocatoria, orden del día y soportes documentales correspondientes, previa consideración del Presidente;
III. Citar con la debida oportunidad a los Consejeros a las sesiones;
IV. Pasar lista de asistencia, y verificar la debida integración del quórum antes de cada sesión;
V. Auxiliar al Presidente en el desarrollo de las sesiones;
VI. Formular las actas de cada sesión y procurar su difusión entre los Consejeros;
VII. Presentar ante el Consejo, para su aprobación, las actas de cada sesión previo a firma de los Consejeros;
VIII. Llevar cronológicamente y mantener actualizada la glosa de orden del día de actas y acuerdos;
IX. Ejecutar los acuerdos emanados de la sesiones;
X. Rendir informe sobre el estado que guardan los acuerdos; y,
XI. Las demás que le encomiende el Presidente para el cumplimiento de las funciones del Consejo.
ARTÍCULO 18.- Los Consejeros tendrán las siguientes facultades y obligaciones:
I. Asistir a las sesiones del Consejo;
II. Analizar y votar los asuntos que sean sometidos a consideración del Consejo;
III. Proponer proyectos para su análisis en el Consejo y en su caso, para su aprobación;
IV. Desempeñar los trabajos que el propio Consejo acuerde; y,
V. Las demás que determine el Consejo para el debido cumplimiento de sus funciones.
ARTÍCULO 19.- Corresponde al Oficial Mayor de Gobierno practicar visitas de inspección a las unidades documentales de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo; para lo cual podrá designar inspectores que en su nombre y representación las realicen conformidad con lo previsto en este Reglamento.
ARTÍCULO 20.- Las visitas se practicaran sin previa notificación al responsable de unidad documental, debiendo estar provistos los inspectores de orden escrita firmada el Oficial Mayor de Gobierno, la que deberá contener el nombre de los inspectores y objeto de la diligencia.
ARTÍCULO 21.- El Oficial Mayor de Gobierno, sin perjuicio de designar a otros servidores públicos como inspectores, podrá nombrar con tal carácter a los siguientes:
I. El Titular del Archivo General;
II. El Titular del Archivo General de Notarías; y,
III. El Titular del Archivo Histórico.
ARTÍCULO 22.- Al iniciar la visita, el inspector deberá exhibir al Titular de la unidad documental de las dependencias o entidades del Poder Ejecutivo, o a quien se encuentre presente en la misma, el nombramiento que lo acredite para desempeñar tal función, y la orden a que se refiere el artículo anterior, de la que deberá proporcionar copia simple.
ARTÍCULO 23.- De toda visita de inspección se levantará acta, en presencia de un testigo propuesto por la persona con quien se hubiere entendido la diligencia, o por quien la practique en caso de que se hubiere negado a hacerlo. De igual forma se deberá levantar acta en los términos señalados en el artículo 17, fracción III de la Ley.
ARTÍCULO 24.- El inspector concluirá la visita asentando en el acta las irregularidades contenidas en los documentos y procedimientos utilizados por las unidades documentales, la cual será firmada por las personas que intervinieron en la misma, entregando copia del acta al Titular de la unidad documental o con quien se hubiere entendido la inspección.
ARTÍCULO 25.- En los casos que el inspector advierta alguna irregularidad susceptible de subsanarse, sugerirá al Titular de la unidad documental su corrección; pero cuando esta constituya una violación a las obligaciones administrativas, lo hará del conocimiento del Oficial Mayor de Gobierno para que proceda conforme a las disposiciones legales aplicables.
ARTÍCULO 26.- La Comisión además de las previstas en la Ley, tendrá las siguientes atribuciones:
I. Emitir catálogos de vigencia y disposición documental;
II. Dictaminar la transferencia y eliminación de cualquier documento;
III. Ordenar y verificar la transferencia y eliminación de los documentos;
IV. Proponer al personal especializado para la restauración de documentos; y,
V.- Las demás necesarias para el cumplimiento de su objeto.
ARTÍCULO 27.- La Comisión se integrará por:
I. Un Presidente, que será el Titular del Archivo Histórico del Estado;
II. Un Secretario, que será el Titular del Archivo General del Poder Ejecutivo;
III. Un representante de la Dirección de Control y Evaluación Gubernamental;
IV. Un representante del Instituto de Cultura de Baja California; y,
V. Un representante del Instituto de Investigaciones Históricas de la Universidad Autónoma de Baja California.
Los cargos de los Comisionados serán honoríficos.
Los Comisionados tendrán derecho a voz y voto, excepto el representante de la Dirección de Control y Evaluación Gubernamental quien solo tendrá derecho a voz.
ARTÍCULO 28.- La Comisión celebrará sesiones ordinarias por lo menos cada tres meses y de manera extraordinaria cuando así lo determine el Presidente o lo solicite la mayoría de los Comisionados.
ARTÍCULO 29.- Para que las sesiones de la Comisión sean validas, será necesaria asistencia de la mayoría de los Comisionados.
ARTÍCULO 30.- La convocatoria para sesiones ordinarias deberá notificarse a los Comisionados por lo menos con cinco días de anticipación y deberán contener, con mínimo lo siguiente:
ARTÍCULO 31.- La convocatoria para sesiones extraordinarias deberá notificarse a Comisionados con la anticipación que los asuntos a tratar lo permitan. En estas sesiones se atenderán exclusivamente los asuntos señalados en la convocatoria respectiva, por lo que el orden del día no comprenderá asuntos generales.
ARTÍCULO 32.- Las convocatorias para las sesiones de la Comisión podrán notificarse personalmente a los Comisionados o bien, mediante oficio, fax, correo electrónico o por cualquier otro medio, dejando constancia del mismo y del resultado de la notificación.
ARTÍCULO 33.- Las resoluciones de la Comisión se tomarán por mayoría de votos de los Comisionados presentes en la sesión correspondiente, en caso de empate el Presidente tendrá voto de calidad.
ARTÍCULO 34.- De cada sesión se levantará un acta que deberá ser firmada por el Presidente, así como por el Secretario.
ARTÍCULO 35.- Son facultades y obligaciones del Presidente:
I. Representar a la Comisión y en su caso delegar dicha representación en el Secretario;
II. Presidir, dirigir y moderar las sesiones de la Comisión;
III. Invitar, cuando así lo considere necesario, a aquellas personas que no formen parte de la Comisión para que participen en las sesiones con derecho a voz, pero sin voto;
IV. Autorizar el orden del día, así como los actos y acuerdos emanados de las sesiones de la Comisión;
V. Convocar a los Comisionados a las sesiones;
VI. Vigilar el cumplimiento de los acuerdos y proponer los procedimientos que permitan su seguimiento y evaluación;
VII. Informar a los Comisionados acerca de los resultados obtenidos en la ejecución de los acuerdos;
VIII. Someter a consideración de la Comisión el proyecto de dictamen de transferencia y eliminación de cualquier documento; y,
IX. Las demás que le otorgue la Comisión, para el cumplimiento de su objeto.
Artículo 36.- Son facultades del Secretario:
I. Recibir y despachar la correspondencia del Comisión;
III. Citar con la debida oportunidad a los Comisionados a las sesiones;
VI. Formular las actas de cada sesión y procurar su difusión entre los Comisionados;
VII. Presentar ante la Comisión, para su aprobación, las actas de cada sesión previa firma de sus Comisionados;
VIII. Ejecutar los acuerdos emanados de las sesiones del (sic) Comisión;
IX. Rendir informe sobre el estado que guardan los acuerdos;
X. Elaborar el proyecto de dictamen de disposición final de cualquier documento; y,
XI.- Las demás que le encomiende el Presidente para el cumplimiento de las funciones de la Comisión.
ARTÍCULO 37.- Los Comisionados tendrán las siguientes facultades y obligaciones:
I. Asistir a las sesiones de la Comisión;
II. Analizar y votar los asuntos que sean sometidos a consideración de la Comisión;
III. Desempeñarlos trabajos que la propia Comisión acuerde; y,
IV. Las demás que determine la Comisión para el debido cumplimiento de sus funciones.
DEL DICTAMEN PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTACIÓN
ARTÍCULO 38.- Los titulares de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo estarán obligados a revisar por lo menos cada seis meses la documentación que hayan remitido a las unidades documentales para en su caso solicitar su transferencia o eliminación.
ARTÍCULO 39.- El dictamen que emita la Comisión para la disposición final de la documentación se integrara por lo menos con los siguientes datos:
I. Dependencia o entidad que la genero;
II. Clase de documentación y fecha en que se expidió;
III. Peso aproximado;
IV. Inventario actualizado de la documentación;
V. Fundamentos legales y normatividad que sustentan el dictamen;
VI. Considerandos;
VII. Resolutivo;
VIII. Fecha de emisión; y
IX. Firmas de los Comisionados.
ARTÍCULO 40.- La Comisión una vez emitido el dictamen de disposición final, deberá notificarlo al representante de la dependencia o entidad del Poder Ejecutivo.
PRIMERO.- El presente Reglamento entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Periódico Oficial del Estado de Baja California.
SEGUNDO.- Los acuerdos, actas de sesiones, comunicaciones oficiales, correspondencia y demás medidas adoptadas y aprobadas por el Consejo, con anterioridad a la fecha de entrada en vigor del presente Reglamento, tendrán plan validez, eficiencia y eficacia legal.
De conformidad con lo dispuesto por la fracción I, del artículo 49 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Baja California, imprímase y publíquese el presente Reglamento para su debido cumplimiento y observancia.
DADO en el Poder Ejecutivo del Estado, en la ciudad de Mexicali, Baja California, a los veintinueve días del mes de septiembre de dos mil cuatro.
BERNARDO H. MARTINEZ AGUIRRE.
OFICIAL MAYOR DE GOBIERNO
JOSÉ MARÍA VALDEZ MORALES