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Timestamp: 2016-10-24 14:10:08
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Matched Legal Cases: ['artículo 113', 'artículo 2', 'Artículo 1', 'Artículo 54', 'Artículo 55', 'Artículo 56', 'ARTÍCULO 8', 'ARTÍCULO 2', 'artículo 60']

⭐Manual del Sistema Integrado de Gestión - UN
Manual del Sistema Integrado de Gestión - UN
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Juan Antonio Ponce Vidal
1 Manual del Sistema Integrado de Gestión - UN Objetivo Establecer las condiciones generales en las cuales se enmarca la Implementación del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia, con el propósito de garantizar adecuados niveles de calidad y control en la prestación de sus servicios para lograr la satisfacción de las necesidades de la comunidad universitaria y la sociedad. V i c e r r e c t o r í a G e n e r a l c a l i d a d _ n a u n a l. e d u. c o V i c e r r e c t o r í a ext G e n18218 e r a l Mayo c a l i d a d _ n a u n a l. e d u. c o d e ext Mayo de 20152 Página 2 de 61 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN GESTIÓN OBJETIVO DEL MANUAL CONTROL DE CAMBIOS Y DIVULGACION DEL MANUAL TÉRMINOS Y DEFINICIONES ABREVIATURAS DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y NORMATIVOS GENERALIDADES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL LOCALIZACIÓN DEL CAMPUS ANTECEDENTES HISTRICOS UN LÍNEA DE TIEMPO ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA RÉGIMEN LEGAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL MARCO ESTRATÉGICO PLATAFORMA ESTRATÉGICA PLAN GLOBAL DE DESARROLLO GESTIÓN ETICA VALORES INSTITUCIONALES SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ACADEMICA, ADMINISTRATIVA Y AMBIENTAL ANTECEDENTES DE LA IMPLEMENTACIÓN Y MEJORA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN MODELOS DE GESTIÓN QUE ORIENTAN EL SIGA UN ARTICULACIÓN DE LOS ELEMENTOS DE GESTIÓN QUE ORIENTAN EL SIGA UN EXCLUSIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN GESTIÓN DE CAMBIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTANCIAS, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN POLÍTICA OBJETIVOS... 303 Página 3 de POLITICA AMBIENTAL POLITICA DE RIESGO COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN ESTILO DE DIRECCIÓN MATRIZ DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES GRUPOS DE INTERES (STAKEHOLDERS) CARACTERIZACIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERES COMUNICACIÓN INTERNA RENDICIÓN DE CUENTAS TRANSPARENCIA DE LA INFORMACIÓN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y SUS COMPONENTES TRANSVERSALES GESTIÓN POR PROCESOS MAPA DE PROCESOS CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CORRELACIÓN ENTRE PROCESOS Y REQUISITOS DE MODELOS DE GESTIÓN SIMPLIFICACIÓN DE PROCESOS GESTIÓN DOCUMENTAL SISTEMA DE INFORMACIÓN EN LA UN SOFTEXPERT RELACIÓN DE COMPONENTES OBLIGATORIOS DE CALIDAD GESTIÓN DEL RIESGO DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS MISIONALES GESTIÓN DEL SERVICIO ENFOQUE AL USUARIO TRATAMIENTO DE FALLAS EN EL SERVICIO (CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME) PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS MEDICION ANALISIS Y MEJORA - MEDICIÓN DEL SERVICIO INSTALACIONES FÍSICAS Y CONDICIONES AMBIENTALES CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN... 554 Página 4 de EVALUACIÓN Y AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS AUDITORÍA INTERNA MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN CICLO PHVA Mejora Continua PLANES DE MEJORAMIENTO... 605 Página 5 de 61 INTRODUCCIÓN El Manual del Sistema Integrado de Gestión, para la Universidad Nacional es un documento controlado que permite de manera flexible describir la estructura, forma, contenido y responsabilidades del Sistema Integrado de Gestión adoptado por la entidad bajo los requisitos de NTC GP 1000:2009; MECI 2014; NTC ISO 17025:2005; SISTEDA LEY 489/1998; NTC ISO 14001:2004, DECRETO 1443 DE 2014, modelo gerencial que garantiza la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos. El manual describe los componentes transversales a todos los sistemas que integran el Sistema Integrado de Gestión y específicamente los requisitos de la Norma NTCP 1000, MECI 2014 y SISTEDA (Modelo Integrado de Planeación y Gestión). El Manual del Sistema Integrado de Gestión es comunicado a las partes interesadas en el aplicativo de control documental SoftXpert de manera controlada, mientras tanto las versiones impresas o en fotocopia son consideradas no Controladas. Por lo anterior el presente documento se encuentra en cumplimiento de los requisitos de control documental especificados en el procedimiento U-PR Elaboración y Control de Documentos y Registros.6 Página 6 de GESTIÓN 1.1 OBJETIVO DEL MANUAL Describir y especificar el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, además relacionar la estructura, forma y contenido de la presentación de la documentación, incluye el alcance del Sistema de Gestión, los detalles de cualquier exclusión y su justificación, la descripción de la interacción entre los procesos y hace referencia a los procedimientos documentados establecidos a la comunidad universitaria que definen los lineamientos del sistema. 1.2 CONTROL DE CAMBIOS Y DIVULGACION DEL MANUAL El Manual del Sistema Integrado de Gestión forma parte de la gestión documental de la Universidad Nacional de Colombia y de su estructura documental, por lo tanto cumple con los requisitos especificados en el procedimiento documentado U-PR Elaboración y control de documentos y registros UN y de los lineamientos atributos para su divulgación mediante el aplicativo de SoftExpert implementado en la entidad. 1.3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES Para efectos de atender y comprender de manera adecuada el contenido del presente manual, se utilizarán los términos definidos en el capítulo 3 de la norma técnica NTCGP 1000:2009, adoptada por el Gobierno Nacional mediante el Decreto 4110 de Cada manual, instructivo, régimen y procedimiento institucional contiene la definición de aquellos términos o conceptos que se consideren relevantes para la comprensión del mismo. Sin embargo para la orientación del presente manual, se relacionan los siguientes términos específicos: Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos 1 Gestión: Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad. 2 Manual del Sistema Integrado de Gestión: Documento que describe y especifica el Sistema integrado de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia. Parte interesada: Organización, persona o grupo que tiene un interés en el desempeño o 1 NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA. NTC GP 1000:2009. Bogotá D.C., Página 10 2 NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA. NTC GP 1000:2009. Bogotá D.C., Página 127 Página 7 de 61 éxito de una entidad. 3 Política de la calidad de una entidad: Intención(es) global(es) y orientación(es) de una entidad relativa(s) a la calidad tal como se expresa(n) formalmente por la alta dirección de la entidad. 4 Sistema Integrado de Gestión (SIG): Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que tienen por objetivo orientar y fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los Subsistemas que lo componen (Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno, Gestión Ambiental, Gestión de Desarrollo Administrativo, entre otros). 5 Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental de la Universidad Nacional - SIGA : Sistema de Gestión de la Universidad Nacional. Normograma: Es un instrumento que le permite a las entidades delimitar su ámbito de responsabilidad, tener un panorama claro sobre la vigencia de las normas que regulan sus actuaciones, evidenciar las actuaciones que tiene con otras entidades en el desarrollo de su gestión, identificar posible duplicidad de funciones o responsabilidades con otros entes públicos y soportar sus planes, programas, procesos, productos y servicios. 6 Caracterización de procesos y servicios: Documento que describe las características generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Una salida de un proceso generalmente es la entrada de otro. Procedimiento: Documento que describe la forma específica de llevar a cabo un proceso y las características de la misma, definen él quien hace que, como, porque, cuando y donde. Programa Curricular: Es un sistema abierto y dinámico compuesto por actividades, procesos, recursos, infraestructura, profesores, estudiantes, egresados, mecanismos de evaluación y estrategias de articulación con la sociedad, mediante el cual se desarrolla un proceso que busca cumplir ciertos objetivos de formación en los estudiantes a través de sus planes de estudio. 1.4 ABREVIATURAS ISO: International Organization for Standardization MECI: Modelo estándar de control interno NTC: Norma Técnica Colombiana 3 NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA. NTC GP 1000:2009. Bogotá D.C., Página 13 4 NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA. NTC GP 1000:2009. Bogotá D.C., Página 13 5 Guía Nacional Para Racionalización de Trámites. Departamento Administrativo de la Función Pública. Bogotá D.C., Página 17 6 Manual de implementación, Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, Pagina 77.8 Página 8 de 61 NTC GP: Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública. SGA: Sistema de Gestión Ambiental SIG: Sistema Integrado de Gestión. SIGA: Sistema de gestión en la Universidad Nacional de Colombia, el nombre de: Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental de la Universidad Nacional de Colombia SIGA; Articulo 1, Resolución de Rectoría No 1602 de SISTEDA: Sistema de Desarrollo Administrativo, adoptado por la Ley 489 de Modelo de Planeación y Gestión. SG-SST: Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, Consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la evaluación, la auditoria y las acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo. Articulo 4, Decreto 1443 de SoftExpert: Copyright SoftExpert Software for Performance Excellence. Aplicativo Web que Automatiza la creación y revisión de los documentos a lo largo de todas sus etapas [edición, consenso, aprobación y homologación] con integración directa a sus aplicativos de origen tales como editores de texto y planillas, herramientas CAD, etc. Además, todas las acciones realizadas sobre los documentos en todo su ciclo de vida son 100% monitoreadas. automatiza los procesos de indexación, almacenaje, publicación y distribución de documentos, garantizando alta productividad y eficacia en su gestión y operación. 7 UN: Universidad Nacional de Colombia 1.5 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y NORMATIVOS De acuerdo con la Resolución 1602 de 2014 por la cual se otorga la denominación para el Sistema de Gestión en la Universidad Nacional de Colombia; se armonizan los actos administrativos que la Rectoría ha expedido en materia de gestión institucional, de tal forma que su contenido se adecue a la nueva dinámica legislativa que en materia de gestión pública se ha promulgado, como son entre otras: 7 Conociendo SE Documento9 Página 9 de 61 Tipo de Documento Numero de documento Titulo LEY 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones y los Decretos que la reglamenten DECRETO 943 de 2014 Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno MECI DECRETO 1443 de 2014 Por el cual se dictan disposiciones para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG- SST) DECRETO 2573 de 2014 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea, se reglamenta parcialmente la ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones DECRETO 1377 de 2013 Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012 LEY 1581 de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales LEY 19 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública LEY 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública - Plan anticorrupción y atención al ciudadano DECRETO 2482 de 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión (por la cual se adopta el Modelo Integrado de planeación y Gestión DIRECTIVA PRESIDENCIAL 4 de 2012 Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública LEY 1437 de 2011 Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo DECRETO 4485 de 2009 Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública LEY 489 de 1998 SISTEDA: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales LEY 30 de 1992 por el cual se organiza el servicio público de la Educación Superior RESOLUCIÓN DE RECTORIA NORMA TECNICA COLOMBIANA NORMA TECNICA COLOMBIANA NORMA TECNICA COLOMBIANA 1602 de 2014 Por la cual se otorga la denominación para el Sistema de Gestión en la Universidad Nacional de Colombia, se crea su Comité y se dictan otras disposiciones NTC GP Norma técnica de calidad en la gestión pública NTC ISO/IEC NTC ISO 14001:2004 Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y calibración Sistemas de gestión Ambiental. Requisitos con orientación para su uso.10 Página 10 de GENERALIDADES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL 2.1 LOCALIZACIÓN DEL CAMPUS La Universidad Nacional de Colombia cuenta con ocho (8) sedes distribuidas en el territorio colombiano, como lo indica el mapa. Pese a esto, se habla de un solo Campus Nacional; el mismo que es un centro donde se encuentran diferentes corrientes de pensamiento y expresiones urbanas que acentúan su carácter de representante de la nación colombiana. Ver detalle en Gráfico 1. Ubicación geográfica Localización del Campus; Tabla 1. Descripción de las sedes Gráfico 1. Ubicación geográfica Localización del Campus Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión11 Página 11 de 61 Tabla 1. Descripción de las sedes SEDE UBICACIÓN DETALLE Sede Amazonas Km 2, Vía Tarapacá, Leticia, Amazonas El arquitecto Santiago Moreno recoge elementos locales y autóctonos, méritos que fueron destacados en la XVI Bienal de Arquitectura Colombiana. Sede Bogotá Avenida Carrera 30 # 45, Bogotá D.C. Sede Caribe Sector de San Luis. San Andrés Isla Archipiélago de San Andrés Colombia Sede Manizales Carrera 27 # Manizales, Caldas Colombia Se encuentra un núcleo histórico conocido como la Ciudad Universitaria o la Ciudad Blanca, con 17 construcciones que han sido declaradas monumento nacional y que son representativas de los últimos 60 años de la arquitectura colombiana. El carácter suburbano del campus, proyectado desde 1936 por el pedagogo Fritz Karsen y el arquitecto Leopoldo Rother, hacen que se constituya en un verdadero laboratorio de la arquitectura nacional. Guiada por el respeto y la valoración de la arquitectura local, la Sede Caribe se inserta y se articula al paisaje costero y a la escala, tradiciones arquitectónicas, culturales y de uso del suelo, al tiempo que se inserta a la vida de la comunidad de San Luís en el sector de Freetown, en el sureste de la isla de San Andrés. Junto a la funcionalidad de los espacios para los fines académicos, la construcción potencial también las relaciones entre la universidad y su entorno, ofreciendo a la comunidad un espacio abierto para que participe en las acciones propias de la vida académica, cultural, artística y lúdica. Está la antigua Estación del Cable Aéreo Manizales-Mariquita, hoy Facultad de Arquitectura, diseñado por Leopoldo Rother12 Página 12 de 61 SEDE UBICACIÓN DETALLE Sede Medellín Calle 59ª No Medellín, Colombia - Núcleo El Volador Medellín Colombia Se ubica una edificación diseñada por Pedro Nel Gómez, donde hoy funciona la Facultad de Minas Sede Orinoquia Kilómetro 9 vía a Caño Limón Arauca - Arauca / Colombia Constituida en la actualidad como una Sede de Frontera Sede Palmira Carrera 32 No Chapinero, Vía Candelaria Palmira - Valle del Cauca Colombia Se encuentra el edificio de la Facultad de Agronomía, diseñado también por Leopoldo Rother Sede Tumaco kilómetro 31 de la vía Tumaco-Pasto Fuente: Creada desde 1997, pero solamente en funcionamiento hasta el año 2008 con un terreno de 44.7Ha, localizado en el Km. 31 de la vía Tumaco - Pasto. El 25 de Noviembre de 2014 fue inaugurado el Centro de Estudios del Pacifico, desde allí se liderará la investigación científica en pesca, agricultura, acuicultura y comunidades afro e indígenas. Un total de 400 metros cuadrados conforman el edificio que contará con biblioteca, sala de consulta, una sala de informática, oficinas para funcionarios y dos aulas de alta tecnología13 Página 13 de ANTECEDENTES HISTRICOS UN LÍNEA DE TIEMPO Gráfico 2. Línea del tiempo Fuente: Gráfico 3. Línea del tiempo UN SEDES Fuente:14 Página 14 de ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Es el componente de la organización que hace referencia al diseño interno de la entidad, esto es, la creación y establecimiento de los niveles y dependencias necesarias para gestionar los procesos que se desarrollan para cumplir con su Misión y atender a la Comunidad Universitaria. En la Universidad Nacional de Colombia la competencia para crear y organizar sedes, dependencias o cualquier otro tipo de unidad administrativa es del Consejo Superior Universitario y lo hace a partir de los parámetros definidos en el Estatuto General como son las instancias de gobierno, los principios de la organización y los tres niveles de la organización: Nacional, Sedes y Facultades, entre otros. El diseño de la estructura interna y funcional corresponde al Consejo Superior Universitario quien sólo tiene gobernabilidad para introducir modificaciones y ajustes sobre este aspecto, mientras que los cambios de la estructura orgánica sólo proceden mediante el trámite de un proyecto de Ley. 8 En este orden de ideas, la estructura orgánica de la Universidad Nacional de Colombia en sus tres niveles se presenta a continuación: I. Estructura Organizacional Nivel Nacional: Acuerdo No 113 de 2013 Por el cual se establece la estructura interna académico - administrativa del Nivel Nacional de la Universidad Nacional de Colombia. Ver Gráfico No 6 Estructura Nivel Nacional II. Estructura Organizacional Sede Bogotá: Acuerdo No 164 de 2014 Por el cual se establece la estructura interna académico administrativa de la Sede Bogotá III. Estructura Organizacional Sede Medellín: Acuerdo No 166 de 2014 Por el cual se establece la estructura interna académico administrativa de la Sede Medellín IV. Estructura Organizacional Sede Manizales: Acuerdo No 165 de 2014 Por el cual se establece la estructura interna académico administrativa de la Sede Manizales V. Estructura Organizacional Sede Palmira: Acuerdo No 167 de 2014 Por el cual se establece la estructura interna académico administrativa de la Sede Palmira 8 0ORGANIZACIONAL% pdf, página 15 estructura interna del Nivel Nacional.15 Página 15 de 61 VI. Estructura Organizacional Sedes de Presencia Nacional (Amazonía, Orinoquía y Caribe) Puede consultar este marco legal en siguiente enlace web: Gráfico 4. Estructura Nivel Nacional. UNIVERSIDAD NACIONAL ESTRUCTURA NIVEL NACIONAL Fuente: 2.4 RÉGIMEN LEGAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL Naturaleza: La Universidad Nacional de Colombia, creada por la Ley 66 de 1867, es una comunidad académica cuya misión esencial es la creación, desarrollo e incorporación del conocimiento y su vinculación con la cultura. Es un órgano público estatal, autónomo e independiente, de rango constitucional, organizado en desarrollo del inciso 2 del artículo 113 de la Constitución Política, no perteneciente a ninguna de las ramas del poder público, con personería jurídica especial, no16 Página 16 de 61 identificable ni asimilable a ninguna de las que corresponden a otras modalidades o tipos de entes públicos, con capacidad de designar sus directivas y de regirse por sus propios estatutos de acuerdo con la ley especial que lo regula. La Universidad Nacional de Colombia cumple, en nombre del Estado, funciones no administrativas orientadas a promover el desarrollo de la educación superior hasta sus más altos niveles, fomentar el acceso a ella y desarrollar la docencia, la investigación, las ciencias, la creación artística y la extensión, para alcanzar la excelencia y los fines señalados en el artículo 2 del Decreto Extraordinario 1210 de 1993 y en este Estatuto. Por su carácter nacional y para un mejor cumplimiento de su misión de contribuir a la identidad de la Nación en su diversidad, la Universidad Nacional de Colombia está constituida por las Sedes creadas a la fecha de vigencia del presente acuerdo y por aquellas que se creen o integren en el futuro, en armonía con sus planes y programas de desarrollo. 9 La Universidad Nacional de Colombia a partir de la legislación aplicable emite su normatividad, lineamientos y directrices a través de Acuerdos y Resoluciones, y con el ánimo delimitar su ámbito de responsabilidad y tener un panorama claro sobre la vigencia de las normas que regulan sus actuaciones, ha implementado el aplicativo denominado RÉGIMEN LEGAL, el cual contiene el ordenamiento jurídico de la Institución y permite la consulta ágil de las normas actualizadas que le son aplicables en la Universidad Nacional de Colombia, administrado a través de la Secretaria general en el siguiente sitio Web: 9 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA, Consejo Superior Universitario, Acuerdo No 011 de 200517 Página 17 de MARCO ESTRATÉGICO 3.1 PLATAFORMA ESTRATÉGICA La Universidad Nacional de Colombia creada en 1867 como institución de educación superior de carácter público fundamentada en la Constitución Nacional y la Ley, como ente universitario con plena autonomía y vinculada al Ministerio de Educación Nacional a través de su historia ha formulado, implementado y evaluado su direccionamiento estratégico que le ha permitido alcanzar sus objetivos a largo plazo y la adecuada toma de decisiones, asegurando su sostenibilidad y crecimiento. Ver detalle Cuadro 1. Direccionamiento estratégico UNAL Cuadro 1. Direccionamiento estratégico UNAL MISIÓN Como Universidad de la nación fomenta el acceso con equidad al sistema educativo colombiano, provee la mayor oferta de programas académicos, forma profesionales competentes y socialmente responsables. Contribuye a la elaboración y resignificación del proyecto de nación, estudia y enriquece el patrimonio cultural, natural y ambiental del país. Como tal lo asesora en los órdenes científico, tecnológico, cultural y artístico con autonomía académica e investigativa. VISIÓN 2017 La Universidad Nacional de Colombia al año 2017 habrá de constituirse en una de las más importantes de América Latina y el Caribe, con programas de altísima calidad, influyendo en el Sistema de Educación Pública del país, con una gestión ágil y transparente que preste servicios en línea con soporte electrónico. Con un énfasis especial en el desarrollo de la investigación desde múltiples formas organizativas. Producirá los líderes que la nación necesita para su desarrollo y proyección al mundo globalizado. Será una academia que participe activa y críticamente sobre el desarrollo y la identidad nacional. (La presente constituye una síntesis del Documento estratégico al 2017 ). Fuente:18 Página 18 de PLAN GLOBAL DE DESARROLLO La Universidad Nacional de Colombia dentro de la visión estratégica plasmada en el Documento estratégico al 2017 que orienta su desarrollo dentro de una proyección de futuro, cada tres años construye de manera participativa un PLAN GLOBAL DE DESARROLLO en el cual traza la Política y los Objetivos para el Sistema Integrado de Gestión que implementa a partir de líneas, planes, programas y proyectos, a los cuales les establece metas e indicadores. Es adoptado mediante acto administrativo en coherencia con cada período de la administración de la Universidad Nacional de Colombia. El texto completo del Plan Global de Desarrollo puede ser consultado en: CALIDAD ACADÉMICA Y AUTONOMÍA RESPONSABLE Plan Global de Desarrollo La planeación institucional por excelencia es el PLAN GLOBAL DE DESARROLLO, marco de referencia que orienta y articula las planificaciones específicas que garantiza su cumplimiento a través de la Planeación de la Inversión, la cual se realiza para los tres años de Gobierno Universitario con seguimiento semestral y su desarrollo en el aplicativo BPUN (Banco de Proyectos de la Universidad Nacional de Colombia). 3.3 GESTIÓN ETICA La Universidad Nacional de Colombia enfoca sus esfuerzos en el denominado fortalecimiento del entorno ético mediante la construcción colectiva del Compromiso Ético, el cual debe ser asimilado e interiorizado por todos los miembros de la comunidad universitaria, a partir de la apropiación de cada uno de los comportamientos que se definen para los principios y valores que lo componen. El Compromiso ético se ha constituido en una guía que promueve el libre desarrollo de conductas positivas que contribuyen al bien de la Universidad Nacional de Colombia, de sus miembros y de la sociedad que la hace posible, así mismo logra sensibilizar hacia formas de convivencia armónicas que construyen confianza interna y externa, posicionándose como un marco de referencia para la reflexión y el diálogo en torno a procesos de formación integral de personas, profesionales y ciudadanos. La gestión ética en la Universidad guía la conducta por valores éticos, ver detalle en el Gráfico 5.19 OBLIGACIONES MORALES FORTALECER LA CONDICIÓN HUMANA PERSONAL Y COMUNITARIA DESARROLLO ORGANIZACIONAL Página 19 de 61 Gráfico 5. Gestión Ética UN DIALOGO SOLIDARIDAD EQUIDAD RESPONSABILID AD COMPROMISO ETICO HONESTIDAD RESPETO PERMANENCI A Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión - Compromiso Ético VALORES INSTITUCIONALES Con la finalidad de fortalecer la cultura universitaria, la Universidad Nacional de Colombia promueve entre su comunidad los valores institucionales, así: Dialogo: El diálogo se puede entender de diferentes maneras: como un medio de comunicación, como una herramienta para dirimir conflictos o como una estrategia para intercambiar ideas. Sin embargo, aquí se propone que el diálogo sea un valor ético, es decir, que se asuma como una cualidad del comportamiento de los miembros de la Institución y que se aplique como pauta de acción continua para la búsqueda compartida del bien común. El valor del diálogo se manifiesta en aquellos comportamientos que parten de reconocer a las otras personas como interlocutores válidos, como seres humanos dignos que disponen de libertad para expresar opiniones, críticas y desacuerdos. Por ello, en la práctica, el diálogo alienta el intercambio de ideas entre dos o más personas que tienen la voluntad de escucharse y permite alcanzar objetivos comunes, entre los que se destacan llegar a consensos, solucionar conflictos, construir propuestas y aprender a través de la palabra, incentivando la participación activa de aquellos que buscan acuerdos intersubjetivos que estén por encima de sus diferencias. Equidad: El valor de la equidad se observa en aquellos comportamientos en los que se reconoce que todas las personas son seres humanos iguales en dignidad y, por tanto, merecen20 Página 20 de 61 un trato digno por igual. Por ello, el concepto de equidad tiene una connotación de igualdad y de justicia social con valoración de la individualidad. En palabras de Aristóteles, la equidad es la justicia aplicada al caso concreto; según el filósofo, muchas veces la rigurosa aplicación de una norma a los casos que regula puede producir efectos injustos, la equidad está ahí para corregirlos. Así, la equidad significa administrar justicia con base en unos acuerdos éticos definidos en un proceso de diálogo llevado a cabo en igualdad de condiciones. Honestidad: La honestidad se manifiesta en aquellos comportamientos que incluyen una intención de sinceridad, transparencia y coherencia entre lo que se piensa, se dice y se hace. Este valor se refleja en la capacidad de negarse a engañar o apropiarse de lo ajeno y de aceptar los propios límites para no mentirse a uno mismo y a los demás. La práctica de la honestidad permite combatir toda forma de corrupción que vaya en contra del bien común, fortaleciendo los vínculos personales y comunitarios, pues contribuye a la generación de confianza entre las personas y grupos sociales. Pertenencia: El valor de la pertenencia se expresa en aquellos comportamientos sustentados en el amor por una organización social, lo que lleva a la participación de un espacio común, real o imaginario, que permite sentirse dentro y compartir significados, metas, aspiraciones, valores e ideales. Así, pertenecer es estar incluido, lo cual se manifiesta a través de una historia colectiva de vínculos que se entretejen en el día a día, mediada por lazos afectivos que impregnan las relaciones y las experiencias que en ellas se dan. Respeto: Este valor se aprecia en aquellos comportamientos en los que se reconoce que todas las personas son fines en sí mismos y no solo medios. Esto significa que todos los seres humanos poseen dignidad, ya que son sujetos y no objetos, y por lo tanto merecen atención y cuidado. Dentro de este valor se incluye la tolerancia, que es el respeto activo por el otro, en el sentido de comprender, aceptar y abrirse a otros mundos así no se compartan considerando en las personas características, intereses y sentimientos que las hacen únicas. En la Universidad Nacional de Colombia, el respeto responde al principio de la convivencia y el buen trato, que se asocia con el pluralismo y el consentimiento de las diferencias de los miembros de la comunidad universitaria, basado en derechos fundamentales como dignidad, libertad e igualdad. Responsabilidad: El valor de la responsabilidad se evidencia en aquellos comportamientos que cumplen, al menos, dos condiciones: la primera es hacerse cargo de las consecuencias de los actos propios, la segunda es anticiparse a ellas, es decir, prevenir y evitar situaciones que causen daño a sí mismo, a otros y al entorno. Estas dos condiciones implican un actuar libre, guiado por la voluntad y el entendimiento de los deberes y derechos que se poseen, para responder ante uno mismo (juicio de conciencia) y ante otras personas. Por ello, su práctica21 Página 21 de 61 fortalece las relaciones comunitarias armónicas y el desarrollo de la autonomía de los miembros de la Institución. Solidaridad: La solidaridad se evidencia en aquellos comportamientos que llevan la intención de unirse a otras personas y apoyarlas para el logro de fines. Este valor se puede presentar en dos sentidos: primero, la búsqueda del interés común como resultado de la cooperación para el logro de objetivos; segundo, la búsqueda de una vinculación social como resultado de la ayuda a quien lo necesita. La solidaridad se comprende como una tendencia humana de asociarse y perseguir metas comunes, con un componente social expresado en la cooperación y la cohesión; es así como su concepto va más allá de un acto puntual o un apoyo circunstancial, pues significa también un encuentro con el otro, un trabajo colaborativo que genera bienes comunitarios ahora y en el futuro. En la Universidad, este valor se refleja en el trabajo en equipo y en el acompañamiento a personas o grupos sociales en sus proyectos de vida y en su quehacer cotidiano, con miras a ejercer un impacto positivo en los demás, en la sociedad y en sí mismos.22 Página 22 de SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ACADEMICA, ADMINISTRATIVA Y AMBIENTAL Un sistema Integrado de Gestión es: Un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que tienen por objetivo orientar y fortalecer la gestión, dar dirección, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los Subsistemas que lo componen (Gestión de Calidad, Modelo Estándar de Control Interno, Gestión Ambiental, Gestión de Desarrollo Administrativo, entre otros). 10 Para la Universidad Nacional de Colombia, a través de la resolución de Rectoría 1602 del 30 de Diciembre de 2014, se otorga la denominación para el Sistema de Gestión de la Universidad Nacional de Colombia, se crea su Comité y se dictan otras disposiciones (Artículo 1: Establecer como denominación para el sistema de gestión en la Universidad Nacional de Colombia, el nombre de: Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental de la Universidad Nacional de Colombia SIGA); el cual busca articular las políticas, estrategias, metodologías, técnicas, y mecanismos de planeación, ejecución, seguimiento y evaluación que conduzca al fortalecimiento de la gestión por procesos, la articulación de sistemas de gestión y normas técnicas, el desempeño y la evaluación institucional bajo la autonomía Universitaria. El Sistema Integrado de Gestión de la Universidad se encuentra en etapa de transición, pasando del Sistema de Mejor Gestión desarrollado inicialmente por la Universidad a un Sistema Integrado de Gestión Académico, Administrativo y Ambiental. El Sistema Integrado de Gestión se rige por normas de carácter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulación que le son aplicables. 4.1 ANTECEDENTES DE LA IMPLEMENTACIÓN Y MEJORA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN De acuerdo a la normatividad vigente que rige el Sistema de Gestión de la Calidad para entidades Públicas, de su Plan Global de Desarrollo y demás disposiciones y lineamientos, desde el año 2007 la Universidad ha venido desarrollando el sistema con el objetivo de mejorar su gestión. En el siguiente gráfico se resume el proceso de implementación del Sistema Integrado de Gestión hasta su certificación ante ente externo y su proceso de mejoramiento continuo. 10 Guía Nacional para la simplificación, el mejoramiento y la racionalización de procesos, procedimientos y tramites, Departamento Administrativo de la Función Pública. Página 1723 Página 23 de 61 Gráfico 6. Antecedentes de la Implementación y mejora del SIGA-UN Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión 4.2 MODELOS DE GESTIÓN QUE ORIENTAN EL SIGA UN El Sistema Integrado de Gestión se encuentra orientado y busca la identificación de elementos comunes con los siguientes modelos orientados a la calidad y la mejora continua de la Universidad. Gráfico 7. Modelos de gestión24 Página 24 de 61 Acreditación Institucional Acreditación de programas Sistema de Gestión de la calidad NTC GP 1000:2009 Sistema de desarrollo Administrativo SISTEDA - Modelo Planeación Gesitón Competencia de laboratorios NTC ISO/IEC SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN - SIGA Modelo Estandar de control Interno MECI 2014 Sistema de Gestión Ambiental NTC ISO 14001:2004 Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo Sistema de la seguridad de la información Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión. o Sistema de Gestión de la Calidad: con base en los requisitos especificados en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, establecido mediante Ley 872/03 y en el Decreto 4485/09 y en el modelo determinado en la NTC ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad Requisitos, los cuales definen las herramientas de gestión sistemática y transparente que permita dirigir controlar y evaluar el desempeño de la entidad, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. 11 o Sistema de Control Interno: Con base en el Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014, establecido en la Ley 87/93 y en el Decreto 1599/05, determine los parámetros de control necesarios para que al interior de las entidades se establezcan acciones, políticas, métodos, procedimientos, mecanismos de prevención, verificación y evaluación en procura del mejoramiento continuo de la administración pública. 12 o Modelo de Planeación y Gestión - SISTEDA: Mediante la ley 489 de 1998 y en el Decreto 3622/05, se define la estructura de control frente a la estrategia y la gestión de las entidades, proporcionando mecanismos e instrumentos para su verificación y evaluación. Y como sistema de gestión incluye un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la Administración Pública, que orienta a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional. 13 o Sistema de Gestión Ambiental- SGA: Con base en la Norma Técnica Colombiana NTC ISO 14001:2004 Este modelo cuya aplicación es voluntaria, como decisión estratégica que orienta 11 NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA. NTC GP 1000:2009. Bogotá D.C., Página MANUAL TÉCNICO DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI 2014, DAFP 2014, Página LEY 489 de 1998, Articulo 15, Página 625 Página 25 de 61 a la entidad a demostrar su gestión ambiental, considerando el aseguramiento de requisitos legales y reglamentarios aplicables hacia la gestión de los aspectos ambientales significativos que son controlables por la entidad y sobre los cuales puede tener influencia. o Competencia de los laboratorios de Ensayo y calibración: La Universidad contando con un sistema Nacional de laboratorios adopta los requisitos especificados en la Norma Técnica Colombiana NTC ISO / IEC 17025:2005, norma en la cual La Universidad Nacional ha participado con el ICONTEC en su estudio y adaptación a nivel nacional (Laboratorio de ensayos eléctricos industriales Fabio Chaparro), y que permite asegurar los requisitos generales para la competencia en la realización de ensayos y/o calibraciones, incluido el muestreo. 14 o Acreditación Institucional: Según lo definido en la Ley 30 del 28 de diciembre de 1992, por el cual se organiza el servicio público de la Educación Superior, establece en su Capitulo V, articulo 53, Créase el Sistema Nacional de Acreditación para las instituciones de Educación Superior cuyo objetivo fundamental es garantizar a la sociedad que las instituciones que hacen parte del Sistema cumplen los más altos requisitos de calidad y que realizan sus propósitos y objetivos. Es voluntario de las instituciones de Educación Superior acogerse al Sistema de Acreditación. La acreditación tendrá carácter temporal. Las instituciones que se acrediten, disfrutarán de las prerrogativas que para ellas establezca la ley y las que señale el Consejo Superior de Educación Superior (CESU). Artículo 54. El Sistema previsto en el artículo anterior contará con un Consejo Nacional de Acreditación integrado, entre otros, por las comunidades académicas y científicas y dependerá del Consejo Nacional de Educación Superior (CESU), el cual definirá su reglamento, funciones e integración. Artículo 55. La autoevaluación institucional es una tarea permanente de las instituciones de Educación Superior y hará parte del proceso de acreditación. El Consejo Nacional de Educación Superior (CESU), a través del Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior (ICFES), cooperará con tales entidades para estimular y perfeccionar los procedimientos de autoevaluación institucional. Artículo 56. Créase el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior el cual tendrá como objetivo fundamental divulgar información para orientar a la comunidad sobre la calidad, cantidad y características de las instituciones y programas del Sistema. La reglamentación del Sistema Nacional de Información corresponde al Consejo Nacional de Educación Superior (CESU). 15 o Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST: consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora, continua y que incluye la política, la organización, la' planificación, la aplicación,la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora 14 NORMA TÉCNICA COLOMBIANA 17025:2005, Requisitos Generales para la Competencia de los laboratorios de Ensayo y Calibración, ICONTEC 2005, Objeto y campo de aplicación, página LEY 30 de 1992, Articulo 54, 55 y 56, página 1226 Página 26 de 61 con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo. Decreto 1443 de 2014 o Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información SGSI parte del sistema de gestión global, basada en un enfoque hacia los riesgos globales de un negocio, cuyo fin es establecer, implementar, operar, hacer seguimiento, revisar, mantener y mejorar la seguridad de la información. El sistema de gestión incluye la estructura organizacional, políticas, actividades de planificación, responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos. 4.3 ARTICULACIÓN DE LOS ELEMENTOS DE GESTIÓN QUE ORIENTAN EL SIGA UN La Universidad Nacional de Colombia Articula los elementos administrativos esenciales para la planeación general del Sistema Integrado de Gestión de la UN, se inicia considerando los elementos de gestión para la modernización de la Universidad. Gráfico 8. Articulación de los Elementos de Gestión Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión Procesos: en primera línea vertical determina el rediseño de procesos, establece el perfil estratégico del SIGA, el compromiso de la dirección, estructura funcional, la identificación de recursos (Humana, infraestructura y tecnológica), la normalización de las actividades e identificación de la cadena de valor y el mejoramiento continuo enfocado al usuario y la Comunidad Universitaria. Talento Humano : La modernización de la Universidad ingresa por las personas para facilitar la gestión del cambio, mediante la selección técnica del talento humano, procesos de inducción y capacitación orientados a la mejor gestión, con evaluación de desempeño y plan de estímulos e incentivos, lo anterior clave para el rediseño de los procesos.27 Página 27 de 61 Cultura Organizacional: Implica el conocimiento de la naturaleza de la propia cultura; los comportamientos y valores por los que se rige nuestro talento Humano constituyen la Universidad, así como los mecanismos que ponen en marcha su peculiar manera de ser, se plantea como factor necesario para promover el proceso de cambio e innovación en la Universidad Nacional de Colombia. Sistemas de información y TIC s: Este elemento de gestión que orienta el SIGA, apoya la Cadena de Valor, procesos de apoyo, estratégicos de seguimiento y medición y de evaluación, es el actor principal en la comunicación interna y de los grupos interés, colaborador activo en la simplificación y racionalización de trámites, proceso y procedimientos; con el sistema de información se determina la plataforma tecnológica, se distribuye Hardware y software de apoyo a las actividades, se crean redes internas de comunicaciones, se controla licenciamiento y uso de Software, y se lleva a cabo procesos de seguridad en la información. Infraestructura Física: Es el resultado de los elementos anteriores, la gestión en su conjunto lleva al aseguramiento de los bienes para el aseguramiento de la prestación del servicio y/o producto, permite definir las necesidades que lleva el rediseño organizacional (definición y asignación de espacios, puestos de trabajo, hardware y software, puntos de red y telefonía, salas de reuniones, ambientes de formación, etc.) Medio Ambiente: Implementar y mantener el SISTEMA DE AMBIENTAL DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA como herramienta para el mejoramiento continuo del desempeño ambiental de la institución y la calidad de vida de la comunidad universitaria, a través de la identificación, y evaluación, la prevención y la mitigación de los impactos ambientales generados en las diversas actividades y/o procesos desarrollados en sus campus, promoviendo la ética, la cultura y la educación ambiental. Acreditación Institucional: La acreditación institucional en la Universidad Nacional es un proceso que asegura el cumplimiento del proyecto de la institución y la existencia, aplicación y resultados de mecanismos eficaces de autorregulación y de aseguramiento de la calidad. ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN El alcance del Sistema Integrado de Gestión está determinado fundamentalmente por las necesidades y expectativas de la Comunidad Universitaria y demás partes interesadas para los tramites y servicios de la Universidad Nacional de Colombia, para las cuales se realizan todos los procesos misionales, Estratégicos y de apoyo de la entidad y en cada una de sus sedes, así: DISEÑO Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE EDUCACIÓN SUPERIOR: FORMACIÓN, EXTENSIÓN E INVESTIGACIÓN EN CIENCIAS HUMANAS Y SOCIALES, CIENCIAS AGROPECUARIAS, INGENIERIA, ARTES Y ARQUITECTURA, CIENCIAS DE LA SALUD Y CIENCIAS PURAS28 Página 28 de EXCLUSIONES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN El Sistema Integrado de Gestión considera algunas exclusiones de acuerdo a su estructura y complejidad como Institución académica de Educación Superior: Tabla 2. Exclusiones del Sistema Integrado de Gestión. SISTEMA EXCLUSIÓN / JUSTIFICACIÓN Sistema de Gestión de la Calidad: Norma El Control de los dispositivos de seguimiento y medición (Numeral 7.6), durante la ejecución de los procesos Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP académicos no se requiere de dispositivos patronados y/o calibrados, para llevar a cabo ensayos ni mediciones que 1000:2009 afecten directamente la calidad en la prestación del servicio la satisfacción de los usuarios. El control de los equipos de medición se limita a los Laboratorios Acreditados. Competencia de los laboratorios de Ensayo y Equipos (Numeral 5.5) durante la ejecución de los procesos académicos no se requiere de dispositivos calibración: Norma Técnica Colombiana NTC patronados y/o calibrados, para llevar a cabo ensayos ni mediciones que afecten directamente la calidad en la ISO / IEC 17025:2005 prestación del servicio la satisfacción de los usuarios. El control de los equipos de medición se limita a los Laboratorios Acreditad/os. Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión DNL-272 del 04/08/ GESTIÓN DE CAMBIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN La Universidad Nacional de Colombia gestiona los cambios del Sistema basado en lineamientos institucionales, metodologías planificadas y acciones de mejora. Gráfico 9. Gestión de cambios del Sistema Integrado de Gestión Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión29 Página 29 de 61 Las modificaciones y ajustes en la estructura y cambio de líderes de proceso son tenidos en cuenta en la planificación del sistema a través del fortalecimiento de la gestión de los procesos basados en los componentes transversales. Es por esta razón que varios de los macroprocesos de la Universidad se encuentran en transición hacia la actualización, simplificación y mejora de sus procesos. De igual forma, la Universidad avanza en la definición y ejecución de un plan de acción Institucional orientado a la armonización y articulación de diferentes Leyes, Decretos, Normas Técnicas y Guías, orientados al cumplimiento de las distintas solicitudes de información relacionadas con la gestión de la Universidad, por parte de entes de Gobierno identificando aspectos comunes que son considerados en acciones y reportes de seguimiento y evaluación institucionales. Gráfico 10. Plan de Acción Institucional de armonización normativa Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión A partir de la identificación de diferentes necesidades internas y con el propósito de consolidar el Sistema Integrado de Gestión, se da inicio a la identificación de elementos transversales entre la Acreditación Institucional, la acreditación de programas curriculares de pregrado y posgrado con el Sistema de Gestión vigente.30 Página 30 de INSTANCIAS, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN 5.1 POLÍTICA La Rectoría de la Universidad Nacional de Colombia asegura su compromiso con el Sistema Integrado de Gestión formulando y actualizando la Política del Sistema Integrado de Gestión, en la que se crea el marco de referencia a partir del cual se establecen las líneas centrales para constituir los objetivos y a partir de los cuales se establecen los proyectos y programas que le dan vida al desarrollo estratégico y táctico, así: La Universidad Nacional de Colombia como una institución orientada al conocimiento, y en armonía con sus fines y principios, está comprometida con el mejoramiento continuo de sus procesos, a través de los objetivos estratégicos enfocados a la Calidad Académica, la Autonomía Responsable y el Desarrollo Regional, soportado en un conjunto de planes, programas y proyectos que permiten la interacción con sus grupos de interés. Año 2013 La dirección de la Universidad Nacional de Colombia comunica esta política a su Comunidad Universitaria mediante el apoyo de publicaciones escritas, página Web Institucional y a través de reuniones periódicas en la que participan líderes de proceso y facilitadores de gestión mediante charlas de sensibilización, jornadas de capacitación entre otros. 5.2 OBJETIVOS Los objetivos se desarrollan a partir de la política con los cuales se asegurar el mantenimiento y el mejoramiento continuo del Sistema integrado de Gestión que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de sus servicios, así: 1. Proyectar la Universidad Nacional de Colombia para convertirla en la primera universidad colombiana de clase mundial. 2. Consolidar el liderazgo de la Universidad en el Sistema de Educación Superior Colombiano. 3. Dotar a la Universidad de una infraestructura física, tecnológica y de soporte para el cumplimiento de la misión institucional. 4. Consolidar el Sistema de Bienestar Universitario, que facilite el desarrollo de actividades académicas en ambientes adecuados, la sana convivencia, la inclusión social, el auto cuidado y la promoción de hábitos de vida saludable, para los integrantes de la comunidad universitaria.31 Página 31 de Mejorar la gestión administrativa y la cultura organizacional de la Universidad y establecer mecanismos de sostenibilidad financiera para lograr una mayor efectividad en el cumplimiento de la misión institucional. 16 Lo anterior, en el marco del plan global de desarrollo vigente Calidad Académica y Autonomía Responsable 5.3 POLITICA AMBIENTAL La Universidad Nacional de Colombia busca promover un entorno ambientalmente sano para el desarrollo de su misión educadora y formadora, proteger su entorno natural, proponer alternativas sostenibles para solucionar las problemáticas ambientales que se presentan en sus espacios, así como incluir de forma transversal la dimensión ambiental en los procesos de docencia, investigación, extensión y funcionamiento administrativo, bajo los fundamentos de mejoramiento continuo, prevención de la contaminación y cumplimiento de los requisitos legales ambientales aplicables vigentes. Las líneas esenciales que guían la estructura de acción de la Universidad, para el desarrollo de su política ambiental son: La Formación Ambiental, La Gestión Administrativa Ambiental y El Manejo Adecuado de los Recursos Ambientales. Fuente: 5.4 POLITICA DE RIESGO La Universidad Nacional de Colombia se compromete a administrar los riesgos que puedan impedir el cumplimiento de los objetivos de sus procesos, así como los riesgos de posibles actos de corrupción, para lo cual dispone de un sistema que permite su identificación, valoración, control y monitoreo con el que garantiza la implementación oportuna de acciones y controles para dar un tratamiento adecuado y efectivo y así evitar su materialización. Fuente: Acta de Comité de Vicerrectores de Junio de Política y objetivos de Calidad, Universidad Nacional32 Página 32 de COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN De acuerdo a lo establecido en la Resolución de Rectoría No 1602 de 2014 Por la cual se otorga la denominación para el Sistema de Gestión en la Universidad Nacional de Colombia, se crea su Comité y se dictan otras disposiciones, establece la creación del comité para el Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental de la Universidad Nacional de Colombia - SIGA, el cual quedará integrado de la siguiente manera: El Vicerrector General, quien lo presidirá. El Vicerrector Académico, quien presidirá en ausencia del Vicerrector General. El Vicerrector de Investigación. El Gerente Nacional Financiero y Administrativo. El Director Nacional de Planeación y Estadística, quien ejercerá la Secretaría Técnica. 17 Participarán como invitados permanentes: El Director Nacional de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. El Director Nacional de Bienestar. El Director Nacional de la Unidad de Medios de Comunicación. El Director Nacional de Personal Académico y Administrativo. El Jefe de la Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental. El Jefe de la Oficina Nacional de Control Interno. El Coordinador del Comité Nacional de Gestión Ambiental 5.6 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Acuerdo del CSU 070 de 2006 "Por el cual se delega al Rector para la implementación del Sistema de control interno de la Gestión y de evaluación de resultados" Resolución 1428 del 14 de diciembre de 2006 "Por la cual se establece el Sistema de Control Interno de la Universidad Nacional de Colombia, se reglamenta el Comité Nacional de Coordinación del Sistema de Control Interno y los Subcomités de las Sedes" Resolución de Rectoría 096 del 5 de febrero de 2007 "Por la cual se delega en el Vicerrector General la función de implementar la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública al interior de la Universidad Nacional de Colombia". 17 Extraído de33 Página 33 de 61 Acuerdo 113 de CSU de 2013: Atribuye funciones a la Vicerrectoría en el Articulo 4 Vicerrectoría general, literal o Formular políticas en materia de desarrollo organizacional, personal académico y administrativo, bienestar, gestión de calidad, e informática y comunicaciones, para consideración del cuerpo colegiado correspondiente. o Literal 2. Orientar y coordinar la ejecución de las políticas de su competencia en los diferentes niveles de la Universidad. Resolución de Rectoría 464 de 2014: Por la cual se establece la estructura interna de la Vicerrectoría General y se determinan sus funciones; o ARTÍCULO 8. Las actividades correspondientes a gestión de calidad, incluyendo las relacionadas con gestión ambiental y el Sistema de Quejas, Reclamos y Sugerencias, serán responsabilidad de la Vicerrectoría General, quien dispondrá de lo necesario para el cumplimiento de los objetivos trazados sobre la materia Resolución de Rectoría 1602 de 2014: Por la cual se otorga la denominación para el Sistema de Gestión en la Universidad Nacional de Colombia, se crea su Comité y se dictan otras disposiciones; ARTÍCULO 2. Crear el Comité para el Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental de la Universidad Nacional de Colombia - SIGA, el cual quedará integrado de la siguiente manera: a) El Vicerrector General, quien lo presidirá. b) El Vicerrector Académico, quien presidirá en ausencia del Vicerrector General. c) El Vicerrector de Investigación. d) El Gerente Nacional Financiero y Administrativo. e) El Director Nacional de Planeación y Estadística, quien ejercerá la Secretaría Técnica. 5.7 ESTILO DE DIRECCIÓN La estrategia de desarrollo gerencial para todos los servidores públicos de la Universidad Nacional de Colombia cumplen funciones de dirección, jefaturas y/o coordinación, permitiendo la consolidación de un estilo de dirección propio, nacido de la concepción de las organizaciones abiertas al aprendizaje y de la definición de las competencias de los cargos de jefaturas académico administrativas, como los decanos y administrativos como jefes de direcciones, oficinas, divisiones entre otras, en los cuales se encuentran elementos comunes que permiten caracterizar el estilo de dirección que debe propiciar la universidad, definida como Lideres idóneos, integros,34 Página 34 de 61 participativos y comprometidos, con capacidad de Liderazgo, Comunicación, Servicio y Pensamiento Estratégico. 18 El estilo de dirección se caracteriza por las competencias de: Dominio personal, comunicación, liderazgo, servicio, trabajo en equipo, conciencia organizacional y adaptación al cambio. De este modo consolidar un estilo de dirección propio, idóneo y comprometido con el crecimiento y desarrollo institucional y se consolida a través de estrategias de desarrollo gerencial. 5.8 MATRIZ DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES La matriz de asignación de responsabilidades o Matriz RACI, asigna el ROL a una actividad dada, considerando las siguientes variables: R: Responsable de Ejecución A: Autoridad C: Consultado I: Informado En la Universidad Nacional de Colombia se establecen las funciones y responsabilidades del Sistema Integrado de Gestión como se presenta a continuación: Tabla 3. Matriz de responsabilidades. C C C C C C Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión Como apoyo, el Comité para el Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental de la Universidad Nacional de Colombia tendrá las siguientes funciones frente: 18 Extraído de35 Página 35 de Estudiar las políticas que en materia de gestión institucional se han venido desarrollando al interior de la Universidad, recomendando o no, de acuerdo con las normas constitucionales, legales y reglamentarias vigentes, su pertinencia. 2. Entregar lineamientos y directrices que incorporen de manera unificada, para consolidación en todas las Sedes de la Universidad Nacional de Colombia, la implementación, evaluación y seguimiento del Sistema Integrado de Gestión, Académica, Administrativa y Ambiental. 3. Entregar lineamientos para que se ejecuten actividades unificadas de sensibilización que permitan a la comunidad universitaria, la aprehensión integral del propósito y la importancia del Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental de la Universidad Nacional de Colombia. 4. Recomendar para los planes de desarrollo institucional, políticas inherentes para el desarrollo de la gestión académica, administrativa y ambiental. 5. Asesorar sobre la definición de la información clasificada y reservada de la Universidad, según lo previsto para tal fin en la Constitución Política, la ley y los reglamentos. 6. Conceptuar sobre los procesos y procedimientos que surjan con ocasión de actividades inherentes a la gestión académica, ambiental y administrativa en la Universidad, velando por que los mismos se enmarquen dentro de estructuras, objetivos y formas de implementación unificada y afines a todas las Sedes. 7. Conocer y conceptuar sobre el ejercicio de auditorías internas del Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental de la Universidad Nacional de Colombia. 8. Estudiar permanentemente las normas y jurisprudencias inherentes a la gestión pública, velando por su adecuada y oportuna articulación con el Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental de la Universidad Nacional de Colombia. 9. Entregar lineamientos que coadyuven en la construcción de políticas de riesgo institucional, estratégico y de procesos. 10. Informar a la comunidad universitaria sobre los avances del Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental de la Universidad Nacional de Colombia. 11. Evaluar los resultados de su gestión y recomendar acciones de mejora. 12. Dictar su propio reglamento GRUPOS DE INTERES (STAKEHOLDERS) Grupos de interés o Stakeholders en una organización: Según la NTCGP 1000:2009 establece: Organización, persona o grupo que tiene un interés en el desempeño o éxito de una entidad Extraído de 20 NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIÓN PÚBLICA. NTC GP 1000:2009. Bogotá D.C., Página 936 Página 36 de 61 La Universidad Nacional de Colombia con sus comportamientos y estilos de trabajo proyecta su compromiso frente a las partes interesadas derivando de ello en el incremento de valor agregado y de la satisfacción permanente. Gráfico 11. Identificación de Grupos interés - UN Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión CARACTERIZACIÓN DE LOS GRUPOS DE INTERES La Universidad Nacional de Colombia, en su diseño e implementación del Sistema Integrado de Gestión ha tenido en consideración como requisito de calidad, la identificación de los intereses y necesidades de los diferentes grupos de interés con relación a sus procesos misionales y en especial el grupo correspondiente a la comunidad universitaria. De los grupos de interés anteriormente identificados se definen los principales intereses y necesidades, ver lo relacionado en la tabla 4. Intereses y Necesidades de los grupos de interés.37 Página 37 de 61 Tabla 4. Intereses y Necesidades de los grupos de interés GRUPO DE INTERES INTERESES NECESIDADES ESTADO COLOMBIANO MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL ENTES DE CONTROL UNIVERSIDAD COMUNIDAD Y SOCIEDAD Formar mejores seres humanos, Ciudadanos con valores éticos, competentes, respetuosos de lo público, que ejercen los derechos humanos, cumplen con sus deberes y conviven en paz. Educación que genere oportunidades legítimas de progreso y prosperidad para ellos y para el país. Control Fiscal Control Disciplinario Control Penal USUARIOS INTERNOS / EXTERNOS Docentes Desempeño profesional Crecimiento Intelectual Publicaciones Calidad Comunicación con los autores Editorial con buen nombre Estudiantes Pensionados Egresados Administrativos Historia de la Universidad Bases para el desarrollo del sector académico Participación social Grupos de interés Posicionamiento Institucional Valores Institucionales (Dialogo, Equidad, Honestidad, pertenencia, Respecto, Responsabilidad, Solidaridad) Convocatorias académicas Convocatorias laborales Programas educativos Disponibilidad de cupos Investigación y Extensión Derecho a la Educación Selección, Admisión, Plan Curricular, Adquirir Conocimiento Titulación Atención prioritaria Reconocimiento Derechos de los pensionados Mecanismos de participación Mecanismos de participación Reconocimiento Programa de Egresados Sentido de pertenencia Crecimiento Intelectual Publicaciones Condiciones Laborales Bienestar Derecho de Asociación Formación, desarrollo y planes de carrera Comunicación Interna Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión Lograr una educación competitiva, pertinente, que contribuya a cerrar brechas de inequidad y en la que participa toda la sociedad. Cumplimiento de la ley Seguridad y confiabilidad en los datos Implicación en políticas públicas Entrega de informes de Gestión Resultados misionales Desempeño de procesos Cumplimiento de los aspectos legales Estructura organizacional Desarrollar la Misión y propósito Organización y Métodos Desarrollo Organizacional Estilos de dirección Presencia en las regiones Infraestructura Oportunidades de empleo Actuaciones favorables Inversión Social Medio Ambiente Organización y Métodos del Servicio Educativo Bienestar Universitario Espacios y Recursos Físicos Idóneos Selección y admisión de estudiantes Materiales de Apoyo Académico Sistemas de Apoyo al Aprendizaje Resultados de educación Sistemas de Información Propiedad intelectual Organización y Métodos del Servicio Educativo Bienestar Universitario Espacios y Recursos Físicos Idóneos Docentes Altamente Calificados Materiales de Apoyo Académico Sistemas de Apoyo al Aprendizaje Deberes de ciudadano Infraestructura Física Profesionales altamente Calificados Materiales de Apoyo Sistemas de Apoyo Sistemas de información Programas de Extensión Personal Calificado Sistemas de información Infraestructura38 Página 38 de COMUNICACIÓN INTERNA La Universidad Nacional de Colombia ha definido la comunicación como un elemento estratégico en su desarrollo y consolidación institucional, lo que implica información permanente sobre todas las acciones, estudios, investigaciones, avances y demás hechos que se generan institucionalmente. En desarrollo de lo anterior se realiza: Comunicación de la Información y Comunicación Organizacional. Gráfico 12. Comunicación Interna UNAL Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión39 5.11 RENDICIÓN DE CUENTAS La rendición de cuentas es un espacio de interlocución entre La Universidad Nacional y la Comunidad Universitaria. Tiene como finalidad generar transparencia, condiciones de confianza entre la Entidad y ciudadanos y garantizar el ejercicio del control social a la administración, sirviendo además de insumo para ajustar proyectos y planes de acción para su mejor realización. Es el proceso permanente de interlocución, deliberación y comunicación que propicia la Universidad ante la comunidad universitaria y ante diversos grupos de interés y sectores de la ciudadanía, y que tiene como principal finalidad informar y explicar sobre el cumplimiento de la misión institucional, para lo cual establecerá espacios de interlocución específicos, mecanismos de información permanentes y de diálogo periódico. A quién va dirigida? o o o o o Distintos sectores de la ciudadanía que interactúan con la Universidad y organizaciones identificadas como representativas de los intereses generales de los ciudadanos y que tienen interés en la gestión de la Universidad. Gobierno y Entidades de Control. La comunidad universitaria (docentes, estudiantes, personal administrativo) interna y externa. Egresados y jubilados de la Universidad. Comunidad en General Responsables: La coordinación y realización del proceso estará a cargo del Rector, los Vicerrectores y los Directores Nacionales y la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. La Dirección Nacional de Planeación y Estadística - DNPE, y la Unidad de Medios de Comunicación - UNIMEDIOS, o quien haga sus veces en las sedes, prepararán y organizarán el proceso permanente de rendición de cuentas, que implica el diseño y definición de la metodología, preparación y presentación de informes y documentos, gestión de opiniones y sugerencias (a cargo de la DNPE), organización y realización de los eventos principales y la preparación del informe final; así mismo, UNIMEDIOS coordinará e implementará la estrategia de comunicación, la organización logística, la contratación y organización del personal de apoyo necesario, la disposición de los suministros requeridos y el control general de los espacios de interlocución. Finalmente, la Oficina de Control Interno estará a cargo de la evaluación y retroalimentación del proceso. Se realiza cada año a través de los medios de comunicación de la Universidad Nacional de Colombia como canal de televisión Prisma Televisión y posteriormente queda divulgada en la página Web. Para mayor información consulte Servicios de información al ciudadano40 Página 40 de TRANSPARENCIA DE LA INFORMACIÓN En cumplimiento a la Ley 1712 del 6 de marzo de 2014 Ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional, la Universidad Nacional de Colombia pone a disposición de la ciudadanía la información: Estructura Presupuesto Normativa Metas e indicadores Adquisiciones y compras Tramites y Servicios Planes Procedimientos y lineamientos, Sistema Integrado de Gestión Mecanismos de supervisión, notificación y vigilancia Peticiones, solicitudes, quejas y reclamos. Formulación Participativa Gestión Documental Información pública que puede ser consultada en el siguiente enlace:41 Página 41 de EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Y SUS COMPONENTES TRANSVERSALES 6.1 GESTIÓN POR PROCESOS En la Universidad Nacional de Colombia ha hecho explicita su vocación para realizar la gestión por procesos, fundamentada en el principio de calidad en entidades públicas enfoque basado en los procesos, para ello se encuentra implementada una red de procesos, la cual, trabaja articuladamente, permite generar una Cadena de Valor. Los resultados se alcanzan eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. Con el enfoque a los procesos se da cumplimiento a los requisitos normativos relacionados con la Gestión por procesos MAPA DE PROCESOS Como un modelo para determinar los procesos, su secuencia e interacción, la Universidad Nacional de Colombia adapto el modelo Mapa de Procesos. Mapa de procesos: una vez realizada la identificación y la selección de los procesos, surge la necesidad de definir y reflejar esta estructura de forma que facilite la determinación e interpretación de las interrelaciones existentes entre los mismos La manera más representativa de reflejar los procesos identificados y sus interrelaciones es precisamente a través de un mapa de Procesos, que viene a ser la representación Gráfico de la estructura de procesos que conforman el sistema de gestión. El Mapa de Procesos es la representación Gráfico de la estructura de procesos que conforman el Sistema de Gestión. Para la elaboración de un mapa de procesos, y con el fin de facilitar la interpretación del mismo, es necesario reflexionar previamente en las posibles agrupaciones en las que pueden encajar los procesos identificados. La agrupación de los procesos dentro del mapa permite establecer analogías entre los procesos, al tiempo que facilita la interrelación y la interpretación del mapa en su conjunto. El tipo de agrupación puede y debe ser establecido por la propia organización, no existiendo para ello ninguna regla especifica Guía para una Gestión Basada en los Procesos, Instituto Andaluz de tecnología. Página 20 y 2142 Página 42 de 61 Con base de lo anterior, la Universidad Nacional define el mapa de procesos donde evidencia la interrelación que existe entre los procesos, donde generalmente las salidas de unos procesos se constituyen en las entradas de los siguientes procesos, lo que permite desarrollar una gestión sistémica y enfocada en procesos. Para más detalle ver Gráfico 13 Mapa de Macroprocesos. Gráfico 13. Mapa de Macroprocesos Fuente: Proceso de Mejoramiento de Gestión Contiene 50 procesos (En etapa de actualización documental). Clasificación de los procesos: Los procesos de la Universidad Nacional se clasificaron fundamentalmente como se establece en el siguiente gráfico: Gráfico 14. Clasificación de los procesos.43 Página 43 de 61 Procesos Estratégicos: Están vinculados al entorno de la alta dirección, se refieren ha como se planifica, establece políticas y estrategias, se establecen objetivos, provisión de comunicación, Revisiones por la Dirección y demás directrices que fijan el rumbo de la Universidad Nacional de Colombia. Procesos Misionales: Son aquellos que permiten cumplir la misión y los objetivos para el cual fue creada la Universidad Nacional de Colombia, al desarrollo de la prestación del servicio. La cadena de valor de la Universidad se identifica en la línea de procesos misionales. Procesos de Apoyo: Brindan soporte suministrando recursos, servicios e información para el cumplimiento de la misión institucional y del funcionamiento a los procesos misionales. Control y Evaluación: Procesos necesarios para medir y recopilar los datos insumo para el análisis del desempeño institucional, a partir de los cuales se plantea el mejoramiento continuo. Dentro de estos procesos se incluyen actividades de auditoría interna. Procesos Especiales Corresponde a los procesos que por su naturaleza no se incluyen dentro del alcance del Sistema Integrado de Gestión, pero atienden los lineamientos del SIGA para su sostenibilidad y mantenimiento propios (Seguridad social en Salud, Fondo Pensional). Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS La identificación de los rasgos distintivos del proceso se conoce como Caracterización de Procesos, que no es otra cosa que establecer la relación con los demás procesos internos o externos, los insumos y salidas del proceso, los proveedores y usuarios, los riesgos y controles, permitiendo a los usuarios del sistema clarificar de manera muy sencilla el accionar de la Entidad y la gestión de sus procesos. La caracterización de los procesos en la Universidad Nacional contiene como mínimo: Objeto del proceso y responsable del mismo, Proveedores e insumos o entradas y productos o salidas y usuarios, Recursos asociados a la gestión del proceso, Riesgos y controles asociados e indicadores del proceso, Requisitos relacionados con el proceso y documentos y registros del mismo. Para facilitar el ejercicio se ha definido el formato de levantamiento de información caracterización de procesos, que permite identificar los elementos mencionados de manera sencilla. Para consulta de las caracterizaciones de procesos, puede ingresar al siguiente enlace: 1. Ingrese la URL 2. Seleccione el modulo de Documentos44 Página 44 de Seleccione carpeta de Consulta 4. Seleccione Subcarpeta de Documento 5. Seleccione Flecha de Sedes U-UNICO 6. Seleccione macroproceso UN- DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE DE CALIDAD 7. Selecciones Icono de CP-CARACTERIZACION DE PROCESO Para lo anterior, ver detalle Gráfico 15 Consulta de Caracterizaciones de procesos Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión Tabla 5. Requisitos normativos de enfoque a los procesos. Normatividad Numeral Requisito NTCGP 1000: Requisitos generales La entidad debe establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad y mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad, de acuerdo con los requisitos de esta norma; este Sistema incluye de manera integral todos los procesos de la entidad que le permiten cumplir su función. MECI Modelo de Operación por Procesos Componente Direccionamiento Estratégico Un Modelo de Operación se establece a partir de la identificación de los procesos y sus interacciones, y dependiendo de la complejidad de las organizaciones, es posible agrupar procesos afines en macro procesos. Así mismo, dependiendo del tamaño y complejidad de los procesos de la entidad, éstos podrán desagregarse a nivel de actividades y tareas Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión A partir de los lineamientos normativos, la Universidad Nacional de Colombia realiza este principio de calidad, el cual establece que Un resultado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos se gestionan como un proceso.45 Página 45 de 61 Gráfico No 16. Enfoque por procesos Universidad Nacional de Colombia Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión A partir de 2013 se inició el ejercicio de optimización y simplificación de procesos permitiendo pasar de 63 procesos en 2012 a 48 procesos en Sin embargo, se espera alcanzar un total de 39 procesos caracterizados para la UN pero aún se encuentra en trámite de formalización la actualización de las caracterizaciones de los procesos de Gestión del Talento Humano, Gestión de Laboratorios, Gestión Jurídica, Comunicación y Autoevaluación Institucional, y la respectiva actualización de la documentación correspondiente (procedimientos, formatos, guías, instructivos y protocolos). Ver Anexo 1. Estado de Caracterización de Procesos CORRELACIÓN ENTRE PROCESOS Y REQUISITOS DE MODELOS DE GESTIÓN Con el objetivo de facilitar a la comunidad universitaria la identificación adecuada de los documentos (procedimientos, instructivos, guías, etc.), requeridos en el Sistema Integrado de Gestión y entendiendo las múltiples diferencias entre los requisitos de la NTC GP 1000:2009; MECI 2014; NTC ISO 17025:2005; SISTEDA LEY 489/1998; NTC ISO 14001:2004, y la realidad de la Universidad, el Anexo No 2. Matriz de Correlación entre Procesos y Requisitos de Modelos de Gestión, presenta un esquema que permite responder adecuadamente como cada proceso identificado asegura los requisitos normativos SIMPLIFICACIÓN DE PROCESOS Dando respuesta a la Ley 962 de 2005, en la cual se dictan disposiciones sobre la racionalización de trámites y procedimientos administrativos, y del proceso de mejoramiento continúo la Universidad define su estrategia para la implementación de la Política anti trámites, con la46 Página 46 de 61 finalidad de hacer más eficiente su gestión y a promover la confianza en la Comunidad Universitaria, aplicando el principio de buena Fe, dando respuestas ágiles a las solicitudes del servicio. Gráfico 17. Estrategia de racionalización UN. Fuente: Guía Metodología para implementación del modelo integrado de Planeación y Gestión, DAFP, diciembre de 2012, pagina GESTIÓN DOCUMENTAL El Sistema de Gestión Integrado de la Universidad Nacional de Colombia, define su estructura documental y establece los parámetros generales para la elaboración de documentos, su codificación, emisión, revisión, aprobación, modificación, actualización, control de cambios, distribución, eliminación, manejo e identificación de documentos obsoletos. Los documentos guardan la siguiente estructura documental descrita en Gráfico 18 Estructura Documental, así: Gráfico 18. Estructura Documental.47 Página 47 de 61 Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión o CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Los documentos y registros del Sistema Integrado de Gestión se controlan, adoptando la metodología definida en la NTC GP 1000:2009 y de las disposiciones legales aplicables en esta materia, y establecidas en la Ley 594 de 2000 Establecer las reglas y principios Generales que regulan la función archivística del Estado. El control de los documentos se definió y se ejecuta conforme al Procedimiento Único para la Elaboración y Control de Documentos y registros con código U-PR Gráfico 18. Control de documentos. Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión48 Página 48 de 61 Aplica para la creación, control, mejora, modificación, actualización, eliminación, y distribución de los documentos y registros en todos los procesos de la Universidad Nacional de Colombia SISTEMA DE INFORMACIÓN EN LA UN SOFTEXPERT La Universidad Nacional ha adoptado para su control documental el aplicativo SE Workflow, el cual permite administrar información de los procesos y contenidos, suministrando herramientas para automatizar, monitorear y analizar la gestión. Permite que personas y sistemas de TI trabajen en paralelo, integrando los procesos a diario con las aplicaciones empresariales. Principales Funciones: o Automatización o Monitoreo o Análisis y optimización RELACIÓN DE COMPONENTES OBLIGATORIOS DE CALIDAD La Universidad Nacional de Colombia ha documentado los procedimientos documentados requeridos por la Norma NTC GP 1000:2009, y se relacionan en la tabla No 6. Relación de componentes obligatorios de calidad. Tabla No 6. Relación de Componentes Obligatorios de Calidad Procedimiento para la Elaboración y Control de Documentos y Registros Procedimiento de Gestión del Riesgo Procedimiento Control del Producto o Servicio No Conforme Procedimiento Auditoría Interna Procedimiento de Revisión por la Dirección Procedimiento Acciones Correctivas, Acciones Preventivas y Oportunidades de Mejora Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión49 Página 49 de GESTIÓN DEL RIESGO La administración del Riesgo en la UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Constituye el modelo de Control y sus interrelaciones, para que la entidad evalúe e intervenga aquellos eventos, tanto internos como externos, que puedan afectar de manera positiva o negativa el logro de sus objetivos institucionales. La administración del riesgo contribuye a que la Universidad consolide su Sistema de Control Interno y a que se genere una cultura de Autocontrol y autoevaluación al interior de la misma. La Universidad Nacional de Colombia dando cumplimiento a su misión institucional gestiona diferentes procesos y proyectos institucionales, que como es natural, estos presentan riesgos, por tanto permite contar con un plan de acción encaminado a administrar y prevenir la ocurrencia de riesgos al interior de la Universidad. El adecuado manejo de los riesgos favorece el desarrollo, el crecimiento sostenible de la Universidad Nacional de Colombia y el logro de los objetivos misionales propuestos. Se establece un proceso sistemático que asegure los riesgos y se anticipe a la ocurrencia de dichos eventos. Se establecen los siguientes lineamientos para el aseguramiento de la gestión del riesgo: Guía Administración del Riesgo Procedimiento Administración del Riesgo Política Institucional de Administración de riesgos. La administración del riesgo está compuesto por de siete (7) fases mínimas que garantizan una adecuada implementación. Gráfico 19. Administración del riesgo en la Universidad Nacional de Colombia Fuente: Guía Básica Administración y Evaluación de la Gestión del Riesgo; U-GU50 Página 50 de 61 Definición por parte de la alta Dirección de políticas para el manejo de los riesgos: La Formulación de las Políticas de Administración de Riesgos está a cargo de la Vicerrectoría General de la Universidad Nacional de Calidad y Control Interno, y se basa en el mapa de riesgos construido durante el proceso; la política señala qué debe hacerse para efectuar el control y su seguimiento, basándose en los planes estratégicos y los objetivos institucionales o por procesos. Se define y adopta en la Universidad por medio de acto administrativo o documento, su divulgación está a cargo de la Vicerrectoría General. Ver política en la página 30: Divulgación del mapa de riesgos institucional y sus políticas: La Universidad Nacional de Colombia Divulga su mapa de riesgos institucional el cual identifica, Clasifica, Analiza sus riesgos por procesos. Los Riesgos Institucionales serán consolidados por la Vicerrectoría General (Equipo Técnico de Calidad) y publicados en la página Institucional del Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Nacional Se puede consultar en el Aplicativo SoftExpert, en el primer panel, modulo Riesgo en Carpeta de Consulta, Subcarpeta Matriz de riesgo, y a continuación ver segundo panel donde se despliegan las carpetas de cada uno de los procesos, ah conduce al tercer panel donde se puede ver el contenido documental de riesgos. o Procedimiento de Administración del Riesgo Para la Universidad Nacional de Colombia la administración del riesgo comprende un conjunto de elementos de control y sus interrelaciones para que la institución identifique, evalué y gestione aquellos eventos tanto internos como externos que puedan afectar de manera positiva o negativa el logro de sus objetivos institucionales. Para lo anterior se establece el Procedimiento Administración del Riesgo U-PR Gráfico No 20. Procedimiento de Administración del Riesgo Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión51 Página 51 de DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS MISIONALES Dentro de la implementación de la cadena de valor de los procesos misionales, la Universidad Nacional de Colombia entrega a la comunidad interna y externa los productos o servicios denominados: I. Actividades, proyectos, programas y planes de extensión II. Programa curricular III. Generar, innovar o transferir conocimiento Las características de los anteriores se definen en la Ficha técnica Producto/Servicio U- FT los cuales se diseñan y desarrollan dentro de las metodologías definidas en acuerdos, resoluciones y demás normatividad que permiten visualizar e implementar los pasos y etapas para su concreción. Respecto a la creación de un programa curricular, el cual es el acto por el cual el Consejo Superior Universitario CSU- aprueba la creación de un programa curricular determinado en la Universidad Nacional de Colombia. Dicho programa podrá ser ofrecido por una o varias facultades (interfacultades), sedes (intersedes) o instituciones (interinstitucional). Una vez el CSU aprueba la creación de un programa, entra en vigencia el acuerdo del Consejo Académico mediante el cual aprueba la apertura del plan o planes de estudios. El detalle para la creación de los programas curriculares en la Universidad Nacional de Colombia se puede encontrar en el procedimiento Creación de un Programa Curricular código U-PR Gráfico 21. Creación de un Programa Curricular. Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión52 Página 52 de GESTIÓN DEL SERVICIO ENFOQUE AL USUARIO El enfoque al usuario está encaminado a la satisfacción de necesidades y expectativas de la Comunidad Universitaria en la Universidad Nacional de Colombia, se realiza a través de los distintos canales con principios de información clara, eficiencia, transparencia, consistencia, calidad, oportunidad de servicio y se concreta mediante la aplicación de su modelo de Gestión Pública, para más detalle, ver Gráfico 22 Esquema de la Gestión del Servicio. Gráfico 22. Esquema Gestión del Servicio UN. Caracterización de trámites y servicios Planear Hacer Identificación y reporte de fallas en la prestación del servicio Gestión de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Hacer Verificar Medición de la satisfacción de usuarios Gestión del mejoramiento Actuar Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión TRATAMIENTO DE FALLAS EN EL SERVICIO (CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME) La Universidad Nacional de Colombia definió el Procedimiento para el tratamiento de fallas en las prestación del servicio/producto identificado con el código U-PR , el cual establece los lineamientos para el tratamiento de las fallas en la prestación del servicio/producto (servicio/producto no conforme) de la Universidad Nacional de Colombia, para prevenir el uso o entrega no intencionada al usuario. El procedimiento aplica para los servicios/productos de mayor impacto al usuario definidos previamente por los procesos misionales y los procesos de apoyo de: Bienestar Universitario, Gestión de Recursos y Servicios Bibliotecarios y Gestión de laboratorios (sólo en aquellos laboratorios que realizan extensión). Inicia con la identificación de las posibles fallas que se presentan en los servicios o productos y termina con el tratamiento dado a las fallas presentadas en la prestación del servicio/producto, el análisis de datos y la toma de acciones a que haya lugar.53 Página 53 de 61 Gráfico 23. Control del producto o servicio No Conforme Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS La Universidad Nacional de Colombia definió los siguientes procedimientos para asegurar las Peticiones, Quejas, reclamos y sugerencias de la comunidad universitaria, así: Tabla 7. Procedimientos de Atención de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias Código B-PR M-PR P-PR Z-PR Nombre del procedimiento GESTIÓN DE QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS SISTEMA DE QUEJAS Y RECLAMOS QUEJAS,RECLAMOS Y SUGERENCIAS SISTEMA DE QUEJAS RECLAMOS Y SUGERENCIAS Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión Mediante la Resolución de Rectoría No. 464 de 2014, se le entrega la responsabilidad de la coordinación de las actividades institucionales del sistema de Peticiones, Quejas y Reclamos. Las Secretarias de Sede son las responsables operativas de la recepción y trámite del sistema. Se está elaborando la propuesta de unificación del procedimiento U-PR GESTIÓN DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS, como parte del plan de mejoramiento del sistema institucional PQR s.54 Página 54 de MEDICION ANALISIS Y MEJORA - MEDICIÓN DEL SERVICIO Satisfacción del usuario: La universidad Nacional de Colombia ha implementado las actividades necesarias para el aseguramiento de la satisfacción del usuario en el procedimiento documentado que se describe en el Gráfico 24 Satisfacción del usuario Gráfico 24. Satisfacción del Usuario Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión 6.6 INSTALACIONES FÍSICAS Y CONDICIONES AMBIENTALES La Universidad Nacional de Colombia Asegura la Infraestructura física y tecnológica (Equipos, Hardware y Software) y las condiciones ambientales necesarios, así como su mantenimiento con la finalidad de cumplir con los requisitos del servicio en sus ocho (8) sedes a nivel nacional, mediante la gestión por procesos de apoyo: o o Gestión de servicios y recursos bibliotecarios Formación y competencias informacionales Servicios Bibliotecarios Gestión de Servicios Bibliotecarios Gestión Electrónica de la Producción Académica de la Universidad. Diseño y Administración del Sistema Nacional de Bibliotecas Gestión de Laboratorios Sistema Nacional de Laboratorios Gestión de Apoyo técnico a Laboratorios Gestión Operativa de laboratorios55 Página 55 de 61 o o Planeación Estratégica del Sistema Nacional de Laboratorios Gestión de Información Gestión Documental Gestión de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Gestión administrativa y financiera. Coordinación y Gestión de Procesos Administrativos y Financieros. Servicios Generales y de Apoyo Administrativo. Gestión de Espacios Físicos Se establecen los siguientes procedimientos documentados normativos, así: para asegurar los requisitos Gestión de apoyo técnico a laboratorios: Desarrollar las actividades de soporte necesarias para llevar a cabo la gestión operativa de los laboratorios. Gestión operativa de laboratorios: Prestar los servicios de los laboratorios, Dirección Nacional de Laboratorios y Direcciones o Coordinaciones de Laboratorios de Sedes, como apoyo a los procesos misionales de formación, investigación e innovación y extensión, de acuerdo a los requisitos legales y usuarios. Planeación estratégica del Sistema Nacional de Laboratorios: Planear las actividades tendientes al direccionamiento estratégico del Sistema Nacional de Laboratorios, para garantizar el desarrollo de las actividades misionales de los laboratorios de la Universidad. 6.7 CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN Los laboratorios acreditados de la Universidad Nacional cuentan con equipos y dispositivos de medición y ensayo en los cuales se aseguran las condiciones de correcta ejecución para la actividad y de estado de calibración (Incluido el muestreo, la preparación de los ítems de ensayo y/ calibración y el procesamiento y análisis de datos de ensayo y/ calibración). Tanto los equipos como su software utilizado para los ensayos, calibraciones y el muestreo se encuentran patronados y/o calibrados que aseguran la exactitud requerida y cumplen con las especificaciones pertinentes para los ensayos y/o calibraciones concernientes. La universidad Nacional de Colombia, para todos sus laboratorios dispone del sistema de información HERMES, el cual se encuentra en implementación desde el año 2013 para administrar la información relativa a: o Personal competente en operación de equipos y dispositivos. o Inventario de laboratorios acreditados56 Página 56 de 61 o o o o o Instrucciones de uso y mantenimiento de equipos y dispositivos. Inventario, identificación y especificaciones de equipos y dispositivos. Conservación de registros de calibración Hojas de vida de equipos y dispositivos y programas de mantenimientos Procedimientos, instructivos, guías, fichas técnicas y protocolos de equipos y dispositivos. Para más detalle, puede consultar el procedimiento documentado en el siguiente enlace web: 6.8 EVALUACIÓN Y AUTOEVALUACIÓN DE LA GESTIÓN La Universidad cuenta con sistemas de evaluación y autoevaluación que le permiten orientar las correcciones estructurales u ordinarias y evidenciar oportunidades de mejora que apoyen la toma de decisiones y el cumplimiento de los objetivos tanto de gestión de los procesos como institucionales REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN La mejora continua es el objetivo principal del Sistema Integrado de Gestión. Para el efecto, la alta Dirección ha determinado llevar a cabo revisiones del SIG periódicamente mínimo una cada año o cuando se requiera; que permitan evaluar el funcionamiento, la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del sistema y su sostenibilidad. Así mismo, la Dirección a través de las Revisiones por la dirección, evalúa las oportunidades de mejora, las necesidades de realizar cambios en el sistema de gestión de la calidad, para lo cual diseñó el procedimiento Revisión por la Dirección Código U-PR57 Página 57 de 61 Gráfico 25. Procedimiento de Revisión por la Dirección Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS Se realiza seguimiento y medición de los procesos a través de los indicadores de gestión con la finalidad de demostrar la capacidad de estos para alcanzar los resultados planificados así como el manejo de los recursos disponibles, los cuales provienen de diferentes fuentes como: Plan Global de Desarrollo Reportes BPUN (Banco de Proyectos): Indicadores de Proceso: Informes de Gestión- Informes de Seguimiento resultado de la evaluación independiente ONCI - Los parámetros para el diseño, construcción, aprobación, reporte, análisis y mejora de los indicadores de gestión están a cargo de la Dirección de Planeación Nacional y estadística de la Universidad Nacional de Colombia y se encuentran definidos en el Manual de Indicadores de Gestión U-MN AUDITORÍA INTERNA58 Página 58 de 61 La Universidad Nacional de Colombia, ha estructurado un subsistema de auditorías internas que le permiten cumplir con la tarea de auto evaluación del Sistema Integrado de Gestión y orientar al mejoramiento continuo del desempeño de sus procesos, para lo cual ha previsto su procedimiento de auditorías internas que se resume en el gráfico 26 Auditoría Interna. Gráfico 26. Auditoría Interna Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión 6.9 MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN La Universidad Nacional de Colombia está comprometida con el mejoramiento continuo de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión mediante el uso de la Política Integrada, los objetivos de SIGA, los resultados de procesos de autoevaluación, Auditorías internas, Análisis de Datos, las acciones correctivas, las acciones preventivas, recomendaciones de procesos de acreditación, evaluación de satisfacción del Usuario, quejas, reclamos y sugerencias, la Revisión por la Dirección y demás fuentes de oportunidades de mejora. La Universidad Nacional de Colombia determina y toma acciones para eliminar las causas de las no conformidades para prevenir o vuelvan a ocurrir, acciones que se asegura que sean apropiadas a los efectos de las no conformidades reales o potenciales, así mismo identificando oportunidades de mejora de los procesos, servicios y productos que presta la entidad.59 Página 59 de 61 Gráfico 27. Mejoramiento Continuo Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión CICLO PHVA Mejora Continua El instrumento inicial para abordar el trabajo fue el ciclo PHVA dado que la complementariedad de los sistemas se encontraba especialmente en la dinámica del proceso de gestión, acompañado de una mirada de mejoramiento. Su diseño facilita la creación de una propuesta integral a la que concurrieron las normativas. Así, en el sistema de Mejor Gestión se articularon los requisitos generales de las normas; en concordancia, en el ciclo PHVA. Gráfico 28. Ciclo PHVA Fuente: Proceso de Mejoramiento de la Gestión o Al Planear, a la P, le corresponde la acción de diseñar el sistema e incluirlo en la planeación estratégica, de gobierno y operativa, y determinarle objetivos y metas. Así se Mostrar más
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