Source: https://skydoo.com/de/mail-archive/
Timestamp: 2017-12-17 04:10:40
Document Index: 208685502

Matched Legal Cases: ['§238', '§239', '§257', '§147', '§370', '§378', '§283']

E-Mail Archivierung | skydoo GmbH
skydoo Mailarchive
Die Übergangsfrist der GoBD
ist zum 31.12.2016 ausgelaufen!
Unsere Lösung für revisionssichere E-Mail Archivierung
sichere und ordnungsgemäße Aufbewahrung Ihrer geschäftsrelevanten E-Mails
schneller und bequemer Zugriff auf die archivierten E-Mails
Archivierung der E-Mails in deutsche Rechenzentren
Unterstützte Zugriffswege
▢ Outlook-Integration
Anwender können über ein komfortables Add-in für Microsoft Outlook auf ihr Archiv zugreifen, welches sich nahtlos in ihre gewohnte Arbeitsumgebung integriert
▢ Web Access
skydoo mailarchive Web Access ermöglicht den systemunabhängigen Zugriff auf das Archiv über beliebige Internet-Browser
▢ Mobile Access
Über den Mobile Web Access ist die Unterstützung moderner Smartphones oder Tablets (iOS, Android, Windows Phone und Blackberry) gewährleistet
▢ IMAP Server
IMAP Server stellt sowohl für viele alternative E-Mail-Clients (z.B. Mozilla Thunderbird) unter beliebigen Betriebssystemen (z.B. MacOS oder Linux), sowie für mobile Plattformen eine komfortable Zugriffsmöglichkeit auf das E-Mail-Archiv dar
▢ Reduzierung des Speicherbedarfs
Reduktion des Bedarfs an Speicher durch De-Duplizierung auf MIME-Part-Ebene
Identische Dateianhänge oder E-Mail-Bodies werden nur einmalig im Archiv abgelegt
Zusätzlich werden die MIME-Parts komprimiert
Dadurch belegen die Daten im Archiv 30 bis 70 % weniger Speicherplatz als zuvor auf dem E-Mail-Server
▢ Dauerhafte Entlastung des E-Mail-Servers
Durch das regelbasierte Löschen von E-Mails nach der Archivierung kann das E-Mail-Volumen auf dem E-Mail-Server gleichbleibend gering gehalten werden
▢ 100% vollständige Archivierung
E-Mails können über das Journaling Postfach direkt bei Ein- und Ausgang archiviert werden. Durch das Journaling Postfach wird die Vollständigkeit der E-Mails gewährleistet.
▢ Archivierung existierender E-Mails
Bereits vorhandene E-Mails aus Postfächern, öffentlichen Ordnern, Shared Mailboxes und Dateien können ebenfalls archiviert werden.
▢ E-Mail Archivierung von
Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013, 2016
IMAP- oder POP3 kompatible Server
Sie haben noch Fragen? Wir beraten Sie gerne persönlich:
Häufige Fragen zur E-Mail Archivierung
Zum 31.12.2016 endete die Übergangsfrist zur Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD).
Das heißt: E-Mails mit geschäftlich und steuerlich relevanten Informationen in elektronischer Form müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist revisionssicher aufbewahrt werden.
Alle Handels- und Geschäftsbriefe in elektronischer Form, sowohl zwischen Geschäftspartnern als auch zu Privatpersonen, müssen archiviert werden. Dazu zählen E-Mails, die zur Vorbereitung, Abschluss, Durchführung oder Rückabwicklung eines Geschäftes dienen. So sind beispielsweise neben Bestellungen und Rechnungen auch Infoanfragen, Angebote, Katalogbestellungen, Liefertermine oder Reklamationen aufbewahrungspflichtig.
(§238, §239, §257 HGB und §147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 Abgabenordnung).
Geschäftliche E-Mails müssen 6 bzw. 10 Jahre revisionssicher elektronisch auswertbar archiviert werden.
Laut HGB müssen folgende Daten auf zehn Jahre revisionssicher archiviert sein:
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen
Zollanmeldungen u.a.
Alle anderen Daten sind für sechs Jahre zu archivieren.
Verstöße können steuerrechtliche Straftatbestände auslösen (§370 AO, §378 AO, §283b StGB). So kann bei der Verletzung der Buchführungspflicht eine Geldstrafe oder eine Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren drohen.
Die Verletzung von Buchführungspflichten sind Verletzungen von Kardinalpflichten eines Geschäftsführers und kann erhebliche Folgen bis hin zu Haftung des GF aus privatem Vermögen haben.
Geschäftliche E-Mails müssen revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet, dass die Daten weder verloren noch nachträglich verändert werden dürfen. Alle Datenveränderungen müssen rückgängig zu machen sein und in angemessener Zeit wieder zur Verfügung stehen.
Außerdem dürfen bei einer revisionssicheren Archivierung keine Manipulationen durch Admin, Geschäftsführung oder Hacker durchzuführen sein. Es muss die Möglichkeit bestehen, Daten auf neue Speichertechnologien zu transportieren und zu migrieren.
Laut GoBS muss wie folgt aufbewahrt werden:
✓ ordnungsgemäß
✓ unveränderbar
✓ jederzeit verfügbar
✓ sofort lesbar
✓ maschinell auswertbar