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CONTRALORÍA GENERAL DE CUENT " - PDF
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Álvaro López Pereyra
1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENT " 4c--; 1-7 F" ana SECRE"n /,RIA DE LA PRESIDENC,iN Iii. L. I 1 5 JUL 2013 ; 1 I - re, celd 017 S-1-n INFORME DE COMISION ESPECIAL AUDITORÍA DE GESTIÓN SECRETARÍA DE LA PAZ PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2012 'UENT /'' CieNr UNIDAD DEL SISTEMA DE INFORMACICM GUSER ÑAMENTAL r-1 GUATEMALA, JUNIO DE 2013 /
2 Contraloría General de Cuentas GUATEMALA, C A Guatemala, 28 de junio 2013 SECRE7 ', EL-. DE LA PAZ DF.. LA,'.EPUBLICA Señor Antonio Fernando Arenales Forno Secretario de la Secretaría de la Paz de la Presidencia de la República (SEPAZ) Ciudad Señor Secretario: 15 JUL 20; 15 JUL 2013 iejt tja MALA, C.A. L Hora: MALA, C, /47c,kr,;11-1> re.c,-fciorki5.=-1-4 En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento de lo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fuera otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría realizado por el auditor gubernamental que oportunamente fue nombrado para el efecto y quien de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica es responsable del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente. Lic. Sergio Os Subcontralor de C Contralorie Ido P rez lidad r Gasto 81/8f : 4d eutio tilico GINER4 4 c., O -.7 josubcontraloria fi, CALIDADD zz apse z % DE sgraol co 4 c, ' remos "Juntos por una Guatemala honesta y transparente" 7a. Avenida 7.32 zona 13 Ciudad de Guatemala / Código Postal / Teléfono PBX: (502) / Fax: (502)
3 3 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS INFORME DE COMISION ESPECIAL AUDITORÍA DE GESTIÓN SECRETARÍA DE LA PAZ PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2012 GUATEMALA, JUNIO DE 2013 /
4 ;7/ ÍNDICE 1.INFORMACIÓN GENERAL Base Legal Función 1 FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA 2 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA Generales Específicos 2 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 3 COMENTARIOS Y CONCLUSIONES 3 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA Hallazgos relacionados con el Control Interno Hallazgos relacionados con el cumplimiento a leyes y regulaciones aplicables 17 AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERÍODO 22 AUDITADO 8. COMISIÓN DE AUDITORÍA 23 ANEXOS Nombramiento Forma Única de Estadística Formulario SR1
5 Contraloría General de Cuentas GUATEMALA, C.A. Guatemala, 28 de junio 2013 Señor Antonio Fernando Arenales Forno Secretario de la Secretaría de la Paz de la Presidencia de la República (SEPAZ) Ciudad Señor Secretario: De conformidad con el Nombramiento de DAT de fecha 7 de marzo de 2013, se ha efectuado examen especial de auditoría de gestión, así como verificar la existencia y evaluar el plan operativo anual y el manual de funciones y procedimientos, por el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 a la Secretaría de la Paz, Presidencia de la República. Como resultado del trabajo realizado se han detectado aspectos importantes, los cuales se mencionan a continuación: Hallazgos relacionados con el control interno Hallazgo No. 1 Presentación extemporánea del Plan Operativo Anual Hallazgo No. 2 Deficiente elaboración del Plan Operativo Anual. Los Indicadores registrados en el Plan Operativo Anual -POA-, no fueron elaborados con el fin de evaluar el desempeño de la Institución. Hallazgo No. 3 Incumplimiento de metas institucionales Hallazgo No. 4 Deficiente elaboración del Plan Operativo Anual. Incongruencia en preparación de informes de gestión. "Juntos por una Guatemala honesta y transparente" 7a. Avenida 7-32 zona 13 Ciudad de Guatemala / Código Postal / Teléfono PBX: (502) / Fax: (502)
6 Contraloría General de Cuentas Hallazgo No. 5 GUATEMALA, CA Manual de funciones institucional incompleto Hallazgo No. 6 Manual de procesos administrativos y financieros incompleto ie -17: II 8n JUL 2013 ALA, C Hallazgos relacionados con el cumplimiento aplicables a leyes Hora: lacione /PA, Hallazgo No.1 Incumplimiento de Normas y Disposiciones Legales. Constancia transitoria de inexistencia de reclamación de cargos. aer ge-ro'l; Hallazgo No. 2 Incumplimiento de Normas y Disposiciones Legales. Actualización de datos personales. El examen especial fue efectuado por el Auditor Gubernamental, Licenciado Luis Noé Cárcamo Portillo, supervisado por la Licenciada Amanda Irene Martínez Méndez, con el conocimiento del Licenciado Cristóbal de Jesús González Melchor, Director de Asesoría Técnica. _Gliattje Atentamente, AUDITOR ed GUSIRNAMINTAL o Licenciado Luis Noé Cárcamo Portillo Contador Público y Auditor, colegiado No. 4,156 Colegio de C.C.E.E..11t , o o Licda. Amand: -I y a r inez Ménd sup:rvisor Administradora de Empresas, colegiado N Colegio de C.C. E.E. o. tú. (151 o GUSIMAISEI "Juntos por una Guatemala honesta y transparente" 7a. Avenida 7-32 zona 13 Ciudad de Guatemala / Código Postal / Teléfono FU: (502) / Fax: (502)
7 Contraloría General de Cuentas i Dirección de Asesoría Técnica 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal La Secretaría de la Paz de la Presidencia de la República, se constituye como una entidad de apoyo, asesoría y coordinación del cumplimiento de los compromisos gubernamentales originados de los Acuerdos de Paz y sustenta su actuar en las siguientes leyes y reglamentos: Artículo 202 de la Constitución Política de la República de Guatemala. Decreto No del Congreso de la República: "Ley del Organismo Ejecutivo" y sus modificaciones Acuerdo Gubernativo No Acuerdo Gubernativo No Acuerdo Gubernativo No , Reglamento Orgánico Interno de la Secretaría de la Paz de la Presidencia de la República Acuerdo Gubernativo No , Creación de la Unidad Presidencial para la Resolución de Conflictos UPRECO- Acuerdo Gubernativo No , Creación de la Comisión Nacional de los Acuerdos de Paz Decreto No del Congreso de la República, Ley Marco de los Acuerdos de Paz y Creación del Consejo Nacional de los Acuerdos de Paz Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley Marco de los Acuerdos de Paz, Organización y funcionamiento del Consejo Nacional de los Acuerdos de Paz CNAP-, reformado por Acuerdo Gubernativo No Función Las funciones asignadas a la Secretaría de la Paz en las leyes y reglamentos atinentes, son las siguientes: Coordinar todas las actividades y esfuerzos derivados de los Acuerdos de Paz, que los diferentes Ministerios y entidades de Gobierno deben realizar para impulsar planes y proyectos de desarrollo y reconciliación nacional; Realizar las labores de seguimiento sobre el cumplimiento de los distintos compromisos adquiridos por el Gobierno de la República dentro de los diferentes Acuerdos suscritos en el proceso de paz; c) Coordinar o concertar con entidades descentralizadas, autónomas, municipales y no gubernamentales, públicas y privadas, acciones que colaboren con los esfuerzos de desarrollo y reconciliación nacional, necesarios para el logro y consolidación de la paz. Período del 01 de enero al 31 de diciembre 2012
8 Contraloría General de Cuentas 2 Dirección de Asesoría Técnica FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en su artículo 232 Contraloría General de Cuentas. El Decreto Número Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 2 Ámbito de Competencia, 4 Atribuciones y 7 Acceso y Disposición de Información. El Acuerdo Gubernativo No Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 3 Finalidad, 5 Acceso y Disposición de Información y 47 Acreditación. Las Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno. Nombramiento de DAT OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Generales Practicar examen especial de auditoría de gestión por el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012 a la Secretaría de la Paz, Presidencia de la República. 3.2 Específicos Verificar la existencia del plan operativo anual y que el mismo se haya entregado oportunamente a las instancias correspondientes; Evaluar que las metas se establezcan en función de los objetivos institucionales y el cumplimiento de las mismas; Evaluar el impacto de los proyectos en las comunidades donde han sido ejecutados; Evaluar que los indicadores se definan con el objetivo de medir la gestión institucional; Verificar la existencia del manual de funciones y procedimientos; Evaluar que el manual de funciones y procedimientos este completo, actualizado y autorizado por la autoridad competente; Periodo del 01 de enero al 31 de diciembre 2012
9 Contraloría General de Cuentas 3 Dirección de Asesoría Técnica Verificar la existencia de la memoria de labores y que la misma se haya remitido a las instancias correspondientes; Practicar otras verificaciones, evaluaciones y comprobaciones que de acuerdo a las circunstancias, se consideren relevantes ALCANCE DE LA AUDITORÍA El examen especial comprendió la evaluación del Plan Operativo Anual y el Manual de Funciones y Procedimientos. Asimismo se analizó la gestión institucional por el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre COMENTARIOS Y CONCLUSIONES Comentarios Se solicitaron para su revisión y evaluación: el Manual de Funciones y Procedimientos, el Plan Operativo Anual, Informes de Gestión y Memoria de Labores del año Conclusiones En forma general se determinaron las siguientes deficiencias: El Plan Operativo Anual fue presentado a la Contraloría General de Cuentas en forma extemporánea. Los indicadores corresponden parcialmente a los objetivos institucionales y la fórmula de cálculo no permite establecer el grado de cumplimiento de las metas. Excluyendo el resarcimiento monetario a víctimas de violación a derechos humanos durante el conflicto armado interno que no tuvo variación, las metas institucionales planteadas inicialmente fueron reducidas en un 96%, en tanto el presupuesto de la entidad se redujo en 46.75%. Adicionalmente, la ejecución de gastos corrientes fue del 92.56% y los gastos de capital 61.49% En la preparación de informes de gestión existe incongruencia, lo que denota falta de seguimiento y de supervisión. El Manual de Funciones así como el de procesos administrativos y financieros, se encuentran incompletos. Se cumplió parcialmente con la presentación de constancias transitorias de inexistencia de reclamación de cargos así como de actualización de datos. Adicionalmente, algunas fueron presentadas en forma extemporánea. Periodo del 01 de enero al 31 de diciembre 2012
10 Contraloría General de Cuentas 4 Dirección de Asesoría Técnica 6. RESULTADOS DE LA AUDITORIA Al practicar el Examen Especial de Auditoría de Gestión se detectaron hallazgos, sobre los cuales se realizaron las recomendaciones respectivas para el fortalecimiento del control interno de la entidad, que se detallan a continuación. 6.1 Hallazgos relacionados con el control interno Hallazgo No. 1 Presentación extemporánea del Plan Operativo Anual Condición El Plan Operativo Anual fue presentado a la Contraloría General de Cuentas el 17 de enero 2012 según oficio CPOF y el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Ejercicio 2012, fue aprobado mediante Decreto , publicado en el Diario de Centro América el 8 de diciembre Criterio Las Normas Generales de Control Interno, contenidas en el Acuerdo Numero 09-03, emitidas por el Jefe de la Contraloría General de Cuentas, en el numeral 4.2: Plan Operativo Anual, establece en el último párrafo: "Copia de dicho Plan debe ser enviado a la Contraloría General de Cuentas, una semana después de haber sido aprobado su presupuesto, para efectos de la evaluación de la calidad del gasto y su impacto en la gestión pública." Causa No se cumplió con el envío oportuno del Plan Operativo Anual al ente fiscalizador para la correspondiente evaluación. Efecto No se dispone de las herramientas que permitan evaluar la calidad del gasto y el impacto de la gestión de la entidad. Recomendación El Secretario debe observar que la unidad responsable del Plan Operativo Anual, cumpla con los plazos establecidos para su envío a las instancias correspondientes. Comentario de los responsables Se informa que en cumplimiento a la normativa legal el 15 de junio de 2011, a través de Oficio CPOF , esta Secretaría presentó a SEGEPLAN Plan Operativo Anual para el año 2012, mismo que fue elaborado con base al techo Período del 01 de enero al 31 de diciembre 2012
11 Contraloría General de Cuentas 5 Dirección de Asesoría Técnica presupuestario estimado para la Secretaría de la Paz, que ascendió a Q351,169, Posteriormente a través de Decreto , se aprobó el presupuesto para SEPAZ por un monto de Q 111,169, , por lo que fue necesario readecuar el POA 2012, para ajustarlo al monto aprobado por el Congreso de la República. Por el decremento presupuestario, las Direcciones Sustantivas y Administrativas de la SEPAZ tuvieron que ajustar las actividades y asignaciones planificadas inicialmente, presentando al Secretario de la Paz un Plan Operativo Anual 2012, readecuado, el que fuera aprobado con fecha 10 de enero de 2012 a través de Acuerdo Interno No , mismo que se envió para conocimiento de la Contraloría General de Cuentas a través de oficio CPOF de fecha 17 enero de 2013, en el tiempo establecido para el efecto. Derivado de lo anterior solicitamos dejar sin efecto este Hallazgo, ya que se prueba EL CUMPLIMIENTO con lo que requieren las normas y procesos presupuestarios correspondientes. Medios de Prueba: Oficio CPOF , Entrega del POA 2012 a SEGEPLAN (Anteproyecto) Oficio CPOF , Entrega del POA 2012 a Contraloría General de Cuentas (Presupuesto Aprobado) Comentario de auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que el presupuesto fue aprobado por el Congreso de la República, mediante decreto publicado en el Diario de Centroamérica el día 8 de diciembre de 2011, lo que demuestra que se incumplió en el plazo de entrega del POA a la Contraloría General de Cuentas. Acciones legales y administrativas Sanción económica de conformidad con el Decreto Número del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para: Cargo SECRETARIA TÉCNICA ADMINISTRATIVA DE LA COORDINADOR DE PLANIFICACIÓN DE LA DIRECTOR FINANCIERO DE LA Total Nombre Valor en Quetzales SONIA YAMINA FONG 5, NAKASAWA HAROLDO RAFAEL ESQUIVEL 5, GÓMEZ ISRAEL (U/N) GALLARDO DE LA 5, CRUZ Q15, Período del 01 de enero al 31 de diciembre 2012
12 /A) Contraloría General de Cuentas 6 Dirección de Asesoría Técnica Hallazgo No. 2 Deficiente elaboración del Plan Operativo Anual. Los Indicadores registrados en el Plan Operativo Anual -POA-, no fueron elaborados con el fin de evaluar el desempeño de la Institución. Condición Al evaluar el registro de indicadores, se constató que corresponden parcialmente a los objetivos institucionales, debido a que las metas de productos terminales y de productos intermedios son catorce, en tanto los indicadores definidos son cinco. Se incluye dos indicadores, cuya fórmula de cálculo en los dos casos, divide el número de personas entre el resarcimiento monetario a víctimas y entre capacitación, respectivamente, operación que no permite establecer el grado de cumplimiento de las metas. Criterio Las Normas Generales de Control Interno, contenidas en el Acuerdo Numero 09-03, emitidas por el Jefe de la Contraloría General de Cuentas, en su numeral 4.4 indica: "Indicadores de Gestión. La máxima autoridad de cada ente público es responsable porque la unidad especializada elabore los indicadores aplicables a cada nivel que permitan medir la gestión institucional. La unidad especializada en coordinación con los entes rectores deben definir los procedimientos que permitan establecer, de acuerdo a los objetivos institucionales, unidades de medida y relaciones financieras que permitan definir técnicamente los indicadores de su gestión." Causa Los indicadores de gestión institucional, no corresponden a la totalidad de productos de la entidad. Efecto Limita la evaluación de la gestión institucional. Recomendación El Secretario Ejecutivo debe verificar que el encargado de la unidad administrativa que corresponda, formule los indicadores que en forma técnica, permitan evaluar los productos institucionales. Comentario de los responsables El programa 65 de la Secretaria de la Paz de la Presidencia de la República fue creado, según el Acuerdo Gubernativo número , a través del cual se da Período del 01 de enero al 31 de diciembre 2012
13 Contraloría General de Cuentas 7 Dirección de Asesoría Técnica vida al Programa Nacional de Resarcimiento; cuyo mandato consiste en Resarcir y/o asistir con enfoque integral a víctimas de violaciones a los derechos humanos durante el conflicto armado interno. En tal sentido en el Plan Operativo Anual para el año 2011 y multianual , se establecieron a partir de las víctimas resarcidas, dos índices de evaluación de alcance de metas a partir de las victimas resarcidas: Un índice anual que establece el porcentaje de víctimas resarcidas cuya fórmula es: el Número efectivo de víctimas resarcidas sobre el número programado de víctimas por resarcir anualmente. El segundo índice, establece el porcentaje total de víctimas resarcidas al concluir el período multianual planificado. Este, nos indica la cobertura alcanzada hacia nuestra población universo y permite tomar medidas correctivas y definir sobre la base de la experiencia acumulada estrategias de atención en las nuevas programaciones multianuales tomando en cuenta que el PNR es sui generis. Para conocer dicha cobertura, nuestra formula es el número efectivo y total de personas resarcidas sobre el número de nuestra población universo, de acuerdo a la información bibliográfica y estadística que existe. En relación a la Secretaria de la Paz, el criterio para efectos de la elaboración del indicador relacionado con el tema de capacitaciones, por la unidad respectiva, se basa en la finalidad de poder medir el cumplimiento del alcance de las personas a capacitar (es decir la ejecución), de conformidad con la cantidad que se programa y estima que puede ser realizable en el periodo fiscal (la formulación), permitiendo en este caso determinar y obtener la razón del porcentaje de cumplimiento de las personas capacitadas versus las personas que se habían estimado alcanzar. Es importante indicar que la medición de la Secretaría se basa en la obtención de los resultados del cumplimiento de la producción programada, lo cual permite conocer si se consiguió llegar a la cantidad de personas establecidas en la formulación. Comentario de auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que los indicadores no corresponden a todo del quehacer institucional y adicionalmente debido a que los tres indicadores establecidos, no revelan el efecto que se tiene en el universo de casos a atender, tanto en el resarcimiento como en las capacitaciones programadas. Acciones legales y administrativas Sanción económica de conformidad con el Decreto Número del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para: Período del 01 de enero al 31 de diciembre 2012
14 14 Contraloría General de Cuentas 8 Dirección de Asesoría Técnica Cargo SECRETARIA TÉCNICA ADMINISTRATIVA DE LA COORDINADOR DE PLANIFICACIÓN DE LA DIRECTOR FINANCIERO DE LA Total Nombre Valor en Quetzales SONIA YAMINA FONG 5, NAKASAWA HAROLDO RAFAEL ESQUIVEL GÓMEZ ISRAEL (U/N) GALLARDO DE LA CRUZ 5, , Q15, Hallazgo No. 3 Incumplimiento de metas institucionales Condición Excluyendo el resarcimiento monetario a víctimas de violación a derechos humanos durante el conflicto armado interno que no tuvo variación, las metas institucionales planteadas inicialmente fueron reducidas en un 96%, en tanto el presupuesto de la entidad se redujo en 46.75%. El reporte de Resultados Económicos y Financieros del período, muestra una ejecución de Gastos Corrientes del 92.56% y Gastos de Capital del 61.49%, con relación al presupuesto vigente. Criterio Las Normas Generales de Control Interno, contenidas en el Acuerdo Numero 09-03, emitidas por el Jefe de la Contraloría General de Cuentas, numeral 4.17 Ejecución Presupuestaria. Establece: "La máxima autoridad de cada ente público, con base en la programación física y financiera, dictará las políticas administrativas para lograr la calidad del gasto, con criterios de probidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economía y equidad. La unidad especializada y los responsables de unidades ejecutoras, de programas y proyectos deben velar por el cumplimiento de los procedimientos y mecanismos establecidos, de acuerdo a las políticas administrativas dictadas por las máximas autoridades, para el control de: adquisición, pago, registro, custodia, y utilización de los bienes y servicios, así como para informar de los resultados obtenidos por medio de sus indicadores de gestión, sobre el impacto social de las políticas institucionales." Causa La reducción de metas no es congruente con el presupuesto vigente. Efecto Falta de control en el seguimiento y evaluación de las metas establecidas, evidenciando deficiente planificación. Periodo del 01 de enero al 31 de diciembre 2012
15 Contraloría General de Cuentas Dirección de Asesoría Técnica Recomendación El Secretario Ejecutivo, en su calidad de autoridad superior debe verificar que la unidad encargada, emita las políticas y procedimientos de control que permitan alcanzar los objetivos y metas establecidos en el Plan Operativo Anual, en congruencia con el presupuesto de la entidad. Comentario de los responsables Es importante en el caso del presente hallazgo, indicar que la reprogramación de las metas relacionadas con la capacitación y el desarrollo de eventos por parte de las unidades sustantivas de la institución, se realizó con base en las disponibilidades presupuestarias, sobre todo para el último cuatrimestre de ejecución del año Si bien es cierto que se redujeron la cantidad de metas, en promedio hasta en un 96%, mientras que la disminución del presupuesto fue del 46.75%, es de considerar que un alto porcentaje de este presupuesto, se utiliza para el pago de sueldos y honorarios del personal de la Institución; de tal manera que los recursos para el desarrollo de las actividades sustantivas, también se reduce y por ello la reducción en las metas de producción terminal e intermedia, para ajustarlas a la realidad. Para el efecto se adjunta el reporte de ejecución de metas, en donde se evidencia el registro de éstas a partir del mes de agosto y en el último cuatrimestre del año. Medios de Prueba: Oficio No. DF /SEPAZ/igc. Envío de comprobante de ejecución de metas. Oficio DF /SEPAZ/igc... Envío de Ejecución de Metas y volúmenes de trabajo. Memorando Dirección Ejecutiva DE-PNR Reducción de metas PNR. Comentario de auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que es evidente el incumplimiento de metas físicas en relación a la ejecución financiera alcanzada en el período auditado. Adicionalmente, la reducción de metas hasta en un 96% comparado con la reducción presupuestaria del 46.75%, es incongruente. Acciones legales y administrativas Sanción económica de conformidad con el Decreto Número del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para: Secretaria de la Paz, Presidencia de la República Período del 01 de enero al 31 de diciembre 2012
16 Contraloría General de Cuentas 10 Dirección de Asesoría Técnica Cargo SECRETARIA TÉCNICA ADMINISTRATIVA DE LA COORDINADOR DE PLANIFICACIÓN DE LA DIRECTOR FINANCIERO DE LA Total Nombre Valor en Quetzales SONIA YAMINA FONG 5, NAKASAWA HAROLDO RAFAEL ESQUIVEL 5, GÓMEZ ISRAEL (U/N) GALLARDO DE LA 5, CRUZ Q15, Hallazgo No. 4 Deficiente elaboración del Plan Operativo Anual. Incongruencia en preparación de informes de gestión. Condición Al evaluar la información presentada por la entidad, se constató que el informe de gestión 03, incluye los programas 27 y 65 y el reporte de Programación de Metas y Volúmenes de Trabajo y su Ejecución, únicamente incluye el programa 27. Criterio Las Normas Generales de Control Interno, contenidas en el Acuerdo Numero 09-03, emitidas por el Jefe de la Contraloría General de Cuentas, en el numeral 4.26: "Informes de Gestión." Establece: "La máxima autoridad de cada ente público, debe dictar políticas y procedimientos que permitan elaborar y remitir los informes con enfoque gerencial al ente rector y autoridad competente, sobre la ejecución presupuestaria y de su gestión. La unidad especializada de cada ente público, debe solicitar y consolidar la información de todas las unidades ejecutoras, para elaborar y remitir el informe de ejecución presupuestaria y de gestión, en los plazos y bajo las características establecidas por el ente rector y autoridad competente. Estos informes deben formar parte del proceso de rendición de cuentas a todo nivel." Causa No se utilizaron mecanismos de control adecuados de seguimiento y evaluación, al Plan Operativo Anual. Efecto Limita el proceso de rendición de cuentas. Periodo del 01 de enero al 31 de diciembre 2012
17 Contraloría General de Cuentas 11 Dirección de Asesoría Técnica Recomendación El Secretario Ejecutivo, debe verificar que el encargado de la unidad administrativa que corresponda, genere y presente los informes de gestión, correspondientes a las metas programadas en el Plan Operativo Anual. Comentario de los responsables De acuerdo a lo que establecen los artículos 34 y 35 de la Ley Orgánica del Presupuesto y el 22 de su Reglamento, para efectos de la presentación de los informes de gestión cuatrimestral, los mismos se generan desde el módulo de reportes del SICOIN. La generación de los mismos no implica el ingreso manual de información adicional, sino que el Sistema la reporta con base en los registros de la ejecución mensual de metas y presupuesto que se opera en el mismo. En ese sentido, esta información queda registrada desde el momento de la formulación del anteproyecto de presupuesto, para el efecto se adjunta pantalla del SICOIN, con el reporte de la consulta de metas de la Secretaría de la Paz, en donde para efectos de la información de las metas, por error del sistema las metas quedaron grabadas todas en el Programa 27. Esto no quiere decir que a nivel interno, falte el control interno, puesto que cada uno de los programas, reportan por medio de la unidad correspondiente el cumplimiento de las metas, debidamente separadas, para el efecto se adjuntan 4 informes del Programa Nacional de Resarcimiento, con los reportes de ejecución de conformidad con sus registros, los cuales se ingresan al sistema, en donde se evidencia este control, así como la información referente a la utilización de los recursos y el cumplimiento de los metas programadas. Asimismo se adjunta fotocopia simple del formulario DTP4 y del formulario DTP6, el cual se elaboró para efectos de la formulación del anteproyecto de presupuesto, en donde se refleja la debida separación de los dos programas en la programación de las metas, tanto de producción terminal, como de producción intermedia. Medios de Prueba: Pantalla de SICOIN- Consulta de Metas Oficio Ref DAF-2012 Informe de Cumplimiento de Metas Prog. 65 a Septbre Oficio Ref DAF-2012 Informe de Cumplimiento de Metas Prog. 65 a Octubre Oficio Ref DAF-2012 Informe de Cumplimiento de Metas Prog. 65 a Novbre. de Oficio Ref DAF-2012 Informe de Cumplimiento de Metas Prog. 65 a Dicbre. de Período del 01 de enero al 31 de diciembre 2012
18 Contraloría General de Cuentas 12 Dirección de Asesoría Técnica Formulario DTP 4 Registro de Metas de Producción Terminal. Formulario DTP 6 Registro de Metas de Producción Intermedia. Comentario de auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que se acepta error en el sistema, lo que denota falta de supervisión y seguimiento a las operaciones financieras y presupuestarias de la entidad. Acciones legales y administrativas Sanción económica de conformidad con el Decreto Número del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para: Cargo SECRETARIA TÉCNICA ADMINISTRATIVA DE LA COORDINADOR DE PLANIFICACIÓN DE LA DIRECTOR FINANCIERO DE LA Total Nombre Valor en Quetzales SONIA YAMINA FONG 5, NAKASAWA HAROLDO RAFAEL ESQUIVEL 5, GÓMEZ ISRAEL (U/N) GALLARDO DE LA 5, CRUZ Q15, Hallazgo No. 5 Manual de funciones institucional incompleto Condición Al verificar la documentación presentada, se constató que el Manual de Funciones se encuentra incompleto, ya que no incluye la descripción de las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo, conteniendo únicamente las unidades administrativas. Criterio Las Normas Generales de Control Interno, contenidas en el Acuerdo Numero 09-03, emitidas por el Jefe de la Contraloría General de Cuentas, en su numeral 1.10 MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS, establece: "La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad." Período del 01 de enero al 31 de diciembre 2012
19 Contraloría General de Cuentas 13 Dirección de Asesoría Técnica Las mismas normas en su numeral 1.5, "Separación de Funciones." Establece: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, delimitar cuidadosamente, las funciones de las unidades administrativas y sus servidores. Una adecuada separación de funciones garantiza independencia entre los procesos de: autorización, ejecución, registro, recepción, custodia de valores y bienes y el control de las operaciones. La separación de funciones tiene como objetivo evitar que una unidad administrativa o persona ejerza el control total de una operación." El numeral 2.2 de dichas normas, en el apartado referente a asignación de funciones y responsabilidades, establece: "Para cada puesto de trabajo, deben establecerse en forma clara y por escrito, las funciones y responsabilidades, de tal manera que cada persona desempeñe un puesto, conozca el rol que le corresponde dentro de la organización interna." Causa Manual de funciones elaborado sin bases técnicas. Efecto No se dispone de instrucciones formales que delimiten las responsabilidades de cada puesto de trabajo. Recomendación En su calidad de máxima autoridad, el Secretario Ejecutivo debe verificar que el responsable de la unidad administrativa que corresponda, elabore los manuales en forma técnica. Comentario de los responsables Con fecha 31 de julio de 2012, según Memorando DS-EMFR-74-12, el Subsecretario de la Paz, Lic. Oscar Bautista, solicitó al Lic. Rafael Esquivel, Coordinador de Planificación, el desarrollo de un Manual de Funciones para la Secretaría de la Paz. Para ello, se apoyó en los servicios profesionales de personal de la Dirección de Auditoría Interna y de la Coordinación de Recursos Humanos, a efecto de obtener un documento que contara con las bases técnicas necesarias. Dicho Manual fue discutido en una serie de reuniones con cada área sustantiva y operativa de la Secretaría y al tener el documento finalizado, se solicitó a la Dirección de Asuntos Jurídicos que emitiera Dictamen Jurídico previo a su traslado final al Despacho Superior. Período del 01 de enero al 31 de diciembre 2012
20 Contraloría General de Cuentas 14 Dirección de Asesoría Técnica Con fecha 6 de marzo de 2013, a través del Dictamen 001/DAJ/2013/megch, la Licda. Mayra García, Directora de Asuntos Jurídicos, presentó dictamen jurídico sobre dicho manual a la Coordinación de Planificación. La última versión del manual fue remitido al Licenciado Oscar Bautista el 11 de marzo de 2013 a través de oficio CP Actualmente este Manual está en revisión para su aprobación final. Medios de Prueba: Memorando DS-EMFR , instrucción para elaborar el Manual Dictamen 001/DAJ/2013/megch, Dictamen de la Dirección de Asuntos Jurídicos Oficio CP , traslado a Despacho de versión final del Manual. Manual de Funciones vigente. Propuesta de Manual de Funciones. Comentario de auditoría Se confirma el hallazgo, en virtud que el manual de funciones de la entidad, se encuentra incompleto, no fue preparado con bases técnicas y la administración manifiesta que dicho manual se encuentra en revisión para aprobación final. Adicionalmente, la gestión para el desarrollo del manual de funciones, se originó el 31 de julio de Acciones legales y administrativas Sanción económica de conformidad con el Decreto Número del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales SECRETARIA TÉCNICA ADMINISTRATIVA DE LA COORDINADOR DE PLANIFICACIÓN DE LA SONIA YAMINA FONG NAKASAWA HAROLDO RAFAEL ESQUIVEL GÓMEZ 5, , DIRECTORA DE AUDITORIA INTERNA DE LA SECRETARIA DE LA PAZ COORDINADORA DE RECURSOS HUMANOS DE LA SECRETARIA DE LA PAZ Total ROSSANA (U/N) ÁLVAREZ 5, MURALLES WENDY ELIZABETH GONZÁLEZ 5, MELGAREJO Q20, Período del 01 de enero al 31 de diciembre 2012
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