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Timestamp: 2019-04-18 11:09:15+00:00
Document Index: 132052851

Matched Legal Cases: ["l'article 5", "l'article 8", "l'article 3", "l'article 7", "l'article 8", "l'article 5", "l'article 8", "l'article 4", "l'article 4", "l'article 180", "l'article 4", "l'article 10"]

Vu la demande de l'institut de formation judiciaire, reçue le 15/03/2012 ; - PDF
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1 1/6 Comité sectoriel du Registre national Délibération RN n 37/2012 du 9 mai 2012 Objet : demande formulée par l'institut de formation judiciaire afin d'utiliser le numéro d'identification du Registre national dans le cadre de son "learning management system" (RN-MA ) Le Comité sectoriel du Registre national (ci-après "le Comité") ; Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques (ci-après "la LRN") ; Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après "la LVP"), en particulier l article 31bis ; Vu l'arrêté royal du 17 décembre 2003 fixant les modalités relatives à la composition et au fonctionnement de certains comités sectoriels institués au sein de la Commission de la protection de la vie privée ; Vu la demande de l'institut de formation judiciaire, reçue le 15/03/2012 ; Vu la demande d'avis technique et juridique adressée au Service public fédéral Intérieur en date du 20/04/2012 ; Vu le rapport de la Présidente ; Émet, après délibération, la décision suivante, le 9 mai 2012:
2 Délibération RN 37/2012-2/6 I. OBJET DE LA DEMANDE 1. La demande vise à autoriser l'institut de formation judiciaire, ci-après le demandeur, à utiliser le numéro d'identification du Registre national dans le cadre de son "learning management system" (ci-après "LMS"). Grâce à cette application, le demandeur entend développer une gestion informatisée des formations qu'il organise pour les magistrats et le personnel de l'ordre judiciaire. II. EXAMEN DE LA DEMANDE A. LÉGISLATION APPLICABLE A.1. Loi du 8 août 1983 (LRN) 2. Conformément à l'article 5, premier alinéa, 1 et à l'article 8 de la LRN, le Comité accorde l'autorisation d'accéder aux informations visées à l'article 3, premier et deuxième alinéas de la LRN ou d'en obtenir communication ainsi que d'utiliser le numéro d'identification du Registre national "aux autorités publiques belges pour les informations qu'elles sont habilitées à connaître en vertu d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance". 3. Le demandeur a été créé à l'article 7 de la loi du 31 janvier 2007 sur la formation judiciaire et portant création de l'institut de formation judiciaire. Selon l'article 8 de cette même loi, le demandeur est chargé d'établir les programmes en matière de formation initiale (pendant le stage ou dès l'entrée en service) et de formation permanente (pendant la carrière) pour les magistrats et le personnel de l'ordre judiciaire. En vertu de ce même article, le demandeur doit également assurer l'exécution et l'évaluation de ces programmes. 4. En sa qualité d'autorité publique belge, le demandeur entre en ligne de compte pour être autorisé à utiliser le numéro d'identification du Registre national, conformément à l'article 5, premier alinéa, 1 et à l'article 8 de la LRN. A.2. Loi du 8 décembre 1992 (LVP) 5. Le numéro d'identification du Registre national constitue une donnée à caractère personnel au sens de l'article 4, 1, 2 de la LVP, dont le traitement n est autorisé que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes. Les données à caractère personnel doivent en outre être adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
3 Délibération RN 37/2012-3/6 B. FINALITÉ 6. Le demandeur souhaite utiliser le numéro d'identification du Registre national dans le cadre de la création du LMS qu'il entend développer. Il s'agit d'une plate-forme où les formateurs et les personnes désireuses de suivre une formation pourront se connecter afin : a. de consulter l'offre de formations ; b. de s'inscrire personnellement à des formations ; c. d'éventuellement suivre des formations à distance, via e-learning. 7. La finalité poursuivie est déterminée, explicite et légitime au sens de l'article 4, 1, 2 de la LVP et de l article 5, deuxième alinéa de la LRN. C. PROPORTIONNALITÉ C.1. Quant au numéro d'identification du Registre national 8. Afin de développer le LMS, le demandeur souhaite utiliser le numéro d'identification du Registre national de son "public cible", à savoir : les magistrats professionnels de l'ordre judiciaire, les magistrats suppléants, les conseillers et les juges sociaux, les juges consulaires, les assesseurs en application des peines, les stagiaires judiciaires, les référendaires, les juristes de parquet, les attachés au service de la documentation et de la concordance des textes auprès de la Cour de cassation, les membres des greffes, les membres des secrétariats de parquet, les membres du personnel des greffes et des secrétariats de parquet, les membres du personnel revêtus d'un grade de qualification particulière créé par le Roi conformément à l'article 180, alinéa 1 er, du Code judiciaire. Ce public cible pourra se connecter au LMS à l'aide de la carte d'identité électronique ou du token fonctionnaires. 9. Pour le bon fonctionnement du LMS, il est essentiel que les utilisateurs soient correctement identifiés. Cela signifie que les malentendus pouvant survenir notamment en raison d'une homonymie et de fautes d'orthographe doivent être exclus afin de ne pas compromettre les étapes de l'authentification et de l'autorisation. 10. Le numéro d'identification unique du Registre national permet d'identifier une personne avec précision. À la lumière de la finalité indiquée, l'utilisation du numéro d'identification souhaitée par le demandeur est dès lors conforme à l'article 4, 1, 3 de la LVP.
4 Délibération RN 37/2012-4/6 C.2. Quant à la durée de l autorisation 11. L'autorisation est demandée pour une durée indéterminée. 12. Le Comité constate que les missions qui ont été confiées au demandeur dans la loi du 31 janvier 2007 sur la formation judiciaire et portant création de l'institut de formation judiciaire ne sont pas limitées dans le temps. À la lumière de cet élément, une autorisation pour une durée indéterminée est appropriée (article 4, 1, 3 de la LVP). C.3. Quant au délai de conservation 13. D'après les informations transmises par le demandeur, les données des personnes énumérées au point 8 seront conservées jusqu'à dix ans après que les personnes concernées n'appartiennent plus au groupe cible du LMS (changement d'employeur, pension, ). Le fait que les données à caractère personnel des personnes concernées soient encore conservées jusqu'à 10 ans après qu'elles n'appartiennent plus au groupe cible est justifié comme suit : a. il est fréquent que des collaborateurs temporaires ou contractuels reçoivent à nouveau un contrat de travail au sein de l'organisation judiciaire ; b. le demandeur fait souvent appel à des magistrats pensionnés pour donner des cours ; c. pour établir des statistiques fiables pour les années écoulées, le demandeur doit disposer des données de tous les participants, même si ceux-ci ont entre-temps quitté leur fonction. 14. Le Comité estime que ce délai de conservation est approprié à la lumière de l article 4, 1, 5, LVP. C.4. Usage interne et/ou communication à des tiers 15. D'après les informations communiquées par le demandeur, le numéro d'identification sera uniquement utilisé en interne. 16. Le Comité en prend acte. C.5. Connexions en réseau 17. Dans la demande, on indique qu'aucune connexion en réseau ne sera établie sur la base du numéro d'identification.
5 Délibération RN 37/2012-5/6 18. Par souci d'exhaustivité, le Comité attire l attention sur le fait que : a. si des connexions en réseau devaient être réalisées ultérieurement, le demandeur devra l'en informer au préalable ; b. le numéro d'identification du Registre national ne peut être utilisé dans des relations avec des tiers que pour autant que cela s'inscrive dans le cadre des finalités pour lesquelles ces derniers ont également été autorisés à utiliser ce numéro. En ce qui concerne ce dernier aspect, le Comité fait d'ailleurs remarquer que le SPF Justice (qui fournira les données relatives au groupe cible) n'est pas encore autorisé - en vue des finalités visées au point B de la présente délibération - à communiquer les données de ses collaborateurs au demandeur. D. SÉCURITÉ D.1. Conseiller en sécurité de l'information 19. D'après les informations fournies par le demandeur, celui-ci ne dispose pas d'un conseiller en sécurité de l'information. Il ne satisfait donc pas à l'article 10 de la LRN. 20. Le Comité estime par conséquent que la présente autorisation ne peut produire ses effets qu'au moment où un tel conseiller aura été désigné. Le Comité souhaite que le demandeur le tienne informé à ce sujet. D.2. Politique de sécurité 21. Il ressort des documents fournis par le demandeur que ce dernier ne dispose pas d'une version écrite de sa politique de sécurité. Il s'agit néanmoins d'un point essentiel de la sécurité des données. Le Comité estime dès lors que la présente autorisation ne peut entrer en vigueur qu'au moment où la version écrite de la politique de sécurité sera disponible. Le Comité souhaite que le demandeur le tienne informé à ce sujet. D.3. Personnes utilisant le numéro d'identification du Registre national et liste de ces personnes 22. Comme le prescrit l article 12 de la LRN, le demandeur doit dresser une liste des personnes qui ont accès aux informations du Registre national et qui utilisent le numéro d'identification de ce Registre. Cette liste sera constamment actualisée et tenue à la disposition du Comité.
6 Délibération RN 37/2012-6/6 23. Les personnes figurant sur cette liste doivent en outre signer une déclaration par laquelle elles s engagent à préserver la sécurité et le caractère confidentiel des données. 24. Le Comité souligne enfin que les loggings doivent être tenus à jour afin d'enregistrer qui a consulté un certain dossier à un moment déterminé et pour quels motifs, sur la base du numéro de Registre national. PAR CES MOTIFS le Comité, 1 autorise l'institut de Formation judiciaire à utiliser le numéro d'identification du Registre national pour une durée indéterminé, en vue de la finalité définie au point B et aux conditions fixées dans la présente délibération ; 2 dispose que la présente autorisation ne produira ses effets que lorsque le Comité aura constaté, sur la base des renseignements fournis par le demandeur, qu'un conseiller en sécurité de l'information (point D.1) a été désigné et que le nécessaire a été fait en vue d'élaborer les mesures de sécurité visées au point D.2. ; 3 stipule que lors de toute modification ultérieure de l organisation de la sécurité de l information pouvant avoir un impact sur les réponses données au questionnaire sécurité fourni au Comité (désignation du conseiller en sécurité et réponses aux questions relatives à l organisation de la sécurité), le demandeur adressera au Comité un nouveau questionnaire relatif à l'état de la sécurité de l'information complété conformément à la vérité. Le Comité en accusera réception et se réserve le droit de réagir ultérieurement, s'il y a lieu ; 3 stipule que lorsqu'il enverra un questionnaire relatif à la sécurité de l'information aux bénéficiaires de la présente autorisation, ceux-ci devront compléter ce questionnaire conformément à la vérité et le lui renvoyer. Le Comité en accusera réception et se réserve le droit de réagir ultérieurement, s'il y a lieu. L Administrateur f.f., La Présidente, (sé) Patrick Van Wouwe (sé) Mireille Salmon