Source: http://www.docstoc.com/docs/112589426/Calendrier
Timestamp: 2014-04-24 12:48:09+00:00
Document Index: 58546177

Matched Legal Cases: ['art 128', 'art. 50', 'art 127', 'art 128', 'art 128', 'art 962', 'art. 16', 'art. 42', 'art. 31']

Calendrier de conservation                                                                                                                                                                                             Guide d&#39;archivage pour les communes neuch&#226;teloises
Documents                                            Description                     Regroupement th&#233;matique         Dur&#233;e de conservation            Sort final                Remarques                                   L&#233;gislation
Code des obligations, art 128 : &quot;Se
Contrats, correspondance, fichier des                                            5 ans apr&#232;s la fin de validit&#233;
Abonnements &#224; l&#39;eau                                                                                                 Eau                                                  Elimination                                            prescrivent par cinq ans : [….] toutes
abonn&#233;s…                                                                                 du contrat
autres redevances p&#233;riodiques&quot;.
Am&#233;nagement du territoire /
Abornement                                            Modifications, frais, contestation, recours…                                                illimit&#233;e             Conservation
jusqu&#39;&#224; remplacement par
Abri de protection civile : contr&#244;le des abris                                                           D&#233;fense / Protection civile                                     Elimination
Abri de protection civile : liste des abris                                                              D&#233;fense / Protection civile                                     Elimination
Abri de protection civile : plans des abris                                                              D&#233;fense / Protection civile              illimit&#233;e             Conservation
Acquisition d&#39;œuvres d&#39;art                            Titre, pi&#232;ces justificatives, correspondance        Culture / Sports / Loisirs              illimit&#233;e             Conservation
Acte d&#39;acquisition                                                                                         Patrimoine immobilier                  illimit&#233;e             Conservation
Acte de cession                                                                                            Patrimoine immobilier                  illimit&#233;e             Conservation
Acte de propri&#233;t&#233;                                                                                          Patrimoine immobilier                  illimit&#233;e             Conservation
Ordonnance sur l&#39;&#233;tat civil du 28 avril
2004 (RS 211.112.2), Art 32 al 1 : &quot;Les
Acte d&#39;origine p&#233;rim&#233;                                                                                            Population                       50 ans                 Elimination
pi&#232;ces justificatives doivent &#234;tre
conserv&#233;es pendant 50 ans&quot;.
Ceux &#233;chus sont &#224; conserver comme
Actes &#224; bien plaire                                                                                       Autorit&#233;s communales                    illimit&#233;e             Conservation
jurisprudence communale.
Requ&#234;te, correspondance, acte d&#39;adoption,                                                                                                                                 2004 (RS 211.112.2), Art 32 al 1 : &quot;Les
Adoptions                                                                                                        Population                       50 ans                 Elimination
certificats…                                                                                                                                                              pi&#232;ces justificatives doivent &#234;tre
Panneaux d&#39;affichage : &#233;tudes, plans, projets,                                                                                   Conservation des dossiers les plus
Affichage public                                                                                        Travaux publics / Urbanisme               10 ans                 S&#233;lection
devis...                                                                                                                         significatifs.
Correspondance, d&#233;cisions de la commune et
Agr&#233;gation                                                                                                       Population                       illimit&#233;e             Conservation
du canton, acte d&#39;agr&#233;gation...
Conservation des dossiers des
Loi sur l&#39;action sociale du 25 juin 1996
personnes dont le nom commence
(RSN 831.0), art. 50 al. 2 :&quot;Le droit au
Avis d&#39;assistance, correspondance, situation                                                                                     par B et S, &#233;limination des autres.
Aide sociale : dossiers individuels                                                                            Action sociale                     10 ans                 S&#233;lection                                              remboursement s&#39;&#233;teint, dans tous les
financi&#232;re…                                                                                                                      En cas de service social
cas, dix ans apr&#232;s le jour o&#249; l&#39;aide
intercommunal, la conservation se fait
mat&#233;rielle a pris fin[…]&quot;.
dans la commune si&#232;ge.
En cas de service social
Documents de direction (correspondance,
Aide sociale : service social r&#233;gional                                                                         Action sociale                     illimit&#233;e             Conservation   intercommunal, la conservation se fait
Liste des membres du syndicat, proc&#232;s-
Am&#233;lioration fonci&#232;re                                                                                   Travaux publics / Urbanisme               illimit&#233;e             Conservation
verbaux, &#233;tudes et plans, subventions…
Approbation des plans et devis, mise &#224;
l&#39;enqu&#234;te, devis et plans tels que construits,
Am&#233;nagement de routes, parcs et places de
projets non-r&#233;alis&#233;s, rapports d&#39;inspection des   Travaux publics / Urbanisme               illimit&#233;e             Conservation
jeux publics, chemins p&#233;destres…
travaux, calendrier des travaux, contr&#244;le de la
qualit&#233;, partenariat avec association…
Listes des &#233;chantillons, proc&#232;s-verbaux des
Analyses de denr&#233;es alimentaires                                                                              Sant&#233; publique                      10 ans                 Elimination
pr&#233;l&#232;vements…
Correspondance, r&#233;sultats des analyses
Analyses d&#39;eau                                                                                                      Eau                           10 ans                 Elimination
d&#39;eau…
Liste des invit&#233;s, comptes-rendus de la
Animations pour personnes &#226;g&#233;es                       rencontre, photos, tout document significatif            Action sociale                     illimit&#233;e             Conservation
t&#233;moignant de l&#39;&#233;v&#233;nement.
Annonce de d&#233;part/arriv&#233;e                                                                                        Population                        1 an                  Elimination
Archives de l&#39;Etat de Neuch&#226;tel, version 1.1, ao&#251;t 2011                                                                                                                                                                                                                  1/17
Documents                                            Description                      Regroupement th&#233;matique        Dur&#233;e de conservation         Sort final                 Remarques                                  L&#233;gislation
R&#232;glement d&#39;ex&#233;cution de la loi
cantonale sur les march&#233;s publics du 3
novembre 1999 (RSN 601.720), Art. 44a
Appel d&#39;offres, cahier des charges, analyses, pv                                                                                                                       : &quot;Les pouvoirs adjudicateurs doivent
Appel d&#39;offres                                        d&#39;ouverture des offres, d&#233;cisions prises, offre      Administration g&#233;n&#233;rale               illimit&#233;e           Conservation                                            conserver les dossiers relatifs aux
retenue                                                                                                                                                                march&#233;s publics durant trois ans au
minimum, d&#232;s la fin de la proc&#233;dure. [...]
La loi sur les archives de l&#39;Etat est au
surplus r&#233;serv&#233;e&quot;.
Apprentissage : apprentis employ&#233;s par la                                                                                               5 ans papr&#232;s la cessation
Dossiers individuels : correspondance…                     Personnel                                            Elimination                                            prescrivent par 5 ans : (…) les actions
commune                                                                                                                                   d&#39;activit&#233; de l&#39;apprenti
(…) des travailleurs pour leurs services&quot;.
Avant 1964 (avant transfert de comp&#233;tence de
Apprentissage : surveillance des apprentis
la commune au canton) : contr&#244;les,                         Personnel                       illimit&#233;e           Conservation
(avant 1964)
recensements, registre des apprentis…
Code des obligations, art 127 : &quot;Toutes
10 ans apr&#232;s la fin de                                                             les actions se prescrivent par dix ans,
Architecte conseil                                    Correspondance, mandats…                           Travaux publics / Urbanisme                                  Elimination
validit&#233; du mandat                                                                lorsque le droit civil f&#233;d&#233;ral n&#39;en dispose
pas autrement&quot;.
Arr&#234;t&#233; cantonal concernant sp&#233;cifiquement la
Autorit&#233;s communales                  illimit&#233;e           Conservation
Arr&#234;t&#233; d&#39;approbation des comptes et budgets
Comptabilit&#233; / Finances               illimit&#233;e           Conservation
communaux par l&#39;Etat
Arr&#234;t&#233;s communaux                                                                                          Autorit&#233;s communales                  illimit&#233;e           Conservation
Documents d&#39;information n&#39;engageant pas la
Association dont la commune est membre :              commune, tels que rapport annuel, programme
Autorit&#233;s communales                   5 ans               Elimination
documents d&#39;information                               d&#39;activit&#233;, liste des membres, conditions
d&#39;adh&#233;sion…
Association dont la commune est membre :
Convention, accord de subvention…                    Autorit&#233;s communales                  illimit&#233;e           Conservation
documents engageant la commune
Assurance immobili&#232;re : correspondance                                                                      Patrimoine immobilier                10 ans               Elimination
Assurance immobili&#232;re : d&#233;claration de                                                                                                 10 ans apr&#232;s le d&#233;nouement
Patrimoine immobilier                                     Elimination
sinistres                                                                                                                                    de la proc&#233;dure
Conservation illimit&#233;e des assurances
10 ans apr&#232;s la fin de                                                          les actions se prescrivent par dix ans,
Assurance immobili&#232;re : police d&#39;assurance                                                                  Patrimoine immobilier                                     S&#233;lection     relatives aux propri&#233;t&#233;s communales
validit&#233; du contrat                                                           lorsque le droit civil f&#233;d&#233;ral n&#39;en dispose
, &#233;limination des autres
Assurance Responsabilit&#233; Civile de la
Administration g&#233;n&#233;rale               10 ans               Elimination
commune : correspondance
Conservation des cas litigieux
Assurance Responsabilit&#233; Civile de la                                                                                                  10 ans apr&#232;s le d&#233;nouement
Administration g&#233;n&#233;rale                                    S&#233;lection     importants de mani&#232;re illimit&#233;e,
commune : d&#233;claration de sinistres                                                                                                           de la proc&#233;dure
&#233;limination des autres
Assurance Responsabilit&#233; Civile de la                                                                                                     10 ans apr&#232;s la fin de                                                             les actions se prescrivent par dix ans,
Administration g&#233;n&#233;rale                                    Elimination
commune : police d&#39;assurance                                                                                                                validit&#233; du contrat                                                              lorsque le droit civil f&#233;d&#233;ral n&#39;en dispose
En cas d&#39;agence AVS
Assurance vieillesse et invalidit&#233; : agence           Documents de direction (correspondance,
Action sociale                    illimit&#233;e           Conservation   intercommunale, la conservation se
AVS                                                   organisation…)
fait dans la commune si&#232;ge
Assurance vieillesse et invalidit&#233; : dossiers         Dossiers individuels de demande de prestations                                                                                                                         les actions se prescrivent par dix ans,
Action sociale                    10 ans               Elimination   intercommunale, la conservation se
individuels                                           compl&#233;mentaires                                                                                                                                                        lorsque le droit civil f&#233;d&#233;ral n&#39;en dispose
Assurance-choses : correspondance                                                                          Administration g&#233;n&#233;rale               10 ans               Elimination
10 ans apr&#232;s le d&#233;nouement
Assurance-choses : d&#233;claration de sinistres                                                                Administration g&#233;n&#233;rale                                    Elimination
de la proc&#233;dure
Archives de l&#39;Etat de Neuch&#226;tel, version 1.1, ao&#251;t 2011                                                                                                                                                                                                              2/17
Documents                                            Description                     Regroupement th&#233;matique        Dur&#233;e de conservation           Sort final                 Remarques                                   L&#233;gislation
10 ans apr&#232;s la fin de                                                                les actions se prescrivent par dix ans,
Assurance-choses : police d&#39;assurance                                                                     Administration g&#233;n&#233;rale                                      Elimination
validit&#233; du contrat                                                                 lorsque le droit civil f&#233;d&#233;ral n&#39;en dispose
Assurances du personnel communal
(assurance maladie, AVS, AI…) :                                                                                 Personnel                       10 ans                 Elimination
Assurances du personnel communal                                                                                                                                                     Conservation illimit&#233;e des accidents
(assurance maladie, AVS, AI…) : d&#233;claration                                                                     Personnel                                              S&#233;lection     et maladies du travail, &#233;limination des
de sinistres                                                                                                                                                                         autres
Code des obligations, art 128 : &quot;Toutes
Assurances du personnel communal                                                                                                         10 ans apr&#232;s la fin de
les actions se prescrivent par dix ans,
(assurance maladie, AVS, AI…) : police                                                                          Personnel             validit&#233; du contrat (derni&#232;re    Elimination
lorsque le droit civil f&#233;d&#233;ral n&#39;en dispose
d&#39;assurance                                                                                                                                  version valable)
Attestation de domicile                                                                                         Population                        1 an                 Elimination
Attestation fournie par la commune avant un
Attestation de solde de tout compte                                                                             Population                      10 ans                 Elimination
d&#233;part &#224; l&#39;&#233;tranger
Autorisation de transports de cadavres                                                                          Cimeti&#232;re                         1 an                 Elimination
Autorisation d&#39;ouverture des magasins, caf&#233;s          Demande d&#39;autorisation, d&#233;cision,
Commerce / Industrie                 10 ans                 Elimination
et restaurants                                        correspondance…
Requ&#234;te d&#39;autorisation ( pour d&#233;versement eaux
us&#233;es, traitement de substances pouvant alt&#233;rer
Autorisation li&#233;e aux eaux us&#233;es                                                                                   Eau                          illimit&#233;e             Conservation
les eaux…), plans, sanction cantonale, avis
jusqu&#39;&#224; la validation du
Avis de convocation aux s&#233;ances                                                                           Autorit&#233;s communales                                         Elimination
compte-rendu de la s&#233;ance
Avis de travaux                                                                                         Travaux publics / Urbanisme    jusqu&#39;&#224; la fin des travaux      Elimination
Re&#231;u pour enregistrement dans le contr&#244;le des
Avis de tutelle - curatelle                                                                                     Population                        1 an                 Elimination
5 ans apr&#232;s l&#39;&#233;ch&#233;ance du                                                               Code des obligations, art 128 : &quot;Se
Bail &#224; loyer                                          Contrat de bail                                      Patrimoine immobilier                                       Elimination
bail                                                                         prescrivent par cinq ans : les loyers&quot;.
prescrivent par cinq ans : […] les actions
Bon de commande                                                                                           Administration g&#233;n&#233;rale                5 ans                 Elimination
[…] des marchands en d&#233;tail pour leurs
fournitures.&quot;
Dossier d&#39;attribution de bourses communales,
Bourse                                                avant 2000 - Depuis 2000, g&#233;r&#233; par le canton :              Ecoles                        10 ans                 S&#233;lection
par B et S, &#233;limination des autres
n&#39;existe plus dans les communes
Budget communal                                       Exemplaire adopt&#233; par le Conseil communal           Comptabilit&#233; / Finances               illimit&#233;e             Conservation
Bulletin des communes                                                                                     Administration g&#233;n&#233;rale             Tant qu&#39;utile            Elimination   Documents corbeille
Bulletin du Grand conseil                                                                                 Administration g&#233;n&#233;rale             Tant qu&#39;utile            Elimination   Documents corbeille
Code des obligations (RS 220), art 962 :
&quot;Les livres, les pi&#232;ces comptables et la
correspondance doivent &#234;tre conserv&#233;s
pendant dix ans. Le d&#233;lai commence &#224;
Bulletins de paie / salaire du personnel
Personnel                       10 ans                 Elimination                                             courir &#224; partir de la fin de l’exercice
annuel au cours duquel les derni&#232;res
inscriptions ont &#233;t&#233; faites, les pi&#232;ces
comptables &#233;tablies et la
correspondance re&#231;ue ou exp&#233;di&#233;e&quot;.
Bulletins de patrouille de la police communale                                                                    Police                                               Elimination
Archives de l&#39;Etat de Neuch&#226;tel, version 1.1, ao&#251;t 2011                                                                                                                                                                                                                3/17
Calendrier de conservation                                                                                                                                                                                           Guide d&#39;archivage pour les communes neuch&#226;teloises
Documents                                           Description                   Regroupement th&#233;matique         Dur&#233;e de conservation           Sort final                Remarques                                 L&#233;gislation
Loi sur les droits politiques du 17 octobre
1984 (RSN141), Art 136 : &quot;Le recours
ou la r&#233;clamation &#224; la chancellerie d&#39;Etat
jusqu&#39;&#224; la fin du d&#233;lai de                                                           doivent &#234;tre interjet&#233;s dans les six jours
recours (10 jours apr&#232;s la                                                            qui suivent la d&#233;couverte des motifs du
Bulletins de vote                                                                                        Elections et votations     publication des r&#233;sultats) ou     Elimination                                          recours ou de la r&#233;clamation mais au
jusqu&#39;au d&#233;nouement de la                                                              plus tard six jours apr&#232;s la publication
proc&#233;dure de recours                                                               des r&#233;sultats de la votation ou de
l&#39;&#233;lection.
Devant le Tribunal administratif, le d&#233;lai
de recours est de dix jours&quot;.
R&#232;glement sur le registre foncier du 25
septembre 1911 (RSN 215.411), Art 47
: &quot;1Le cadastre existe en quatre
exemplaires: l&#39;original et trois copies.
Conservation des registres et plans, 2L&#39;original et une copie demeurent au
&#233;limination des mises &#224; jour annuelles bureau du g&#233;om&#232;tre cantonal. Les deux
Cadastre                                              Registres et plans                                                                    Tant qu&#39;utile             S&#233;lection     provenant du SITN (Syst&#232;me             autres copies sont d&#233;pos&#233;es: l&#39;une au
d&#39;Information du Territoire            bureau du registre foncier et l&#39;autre aux
Neuch&#226;telois)                          archives communales.
3L&#39;exemplaire du cadastre d&#233;pos&#233; au
bureau du registre foncier doit &#234;tre
constamment &#224; jour; celui de la
commune est mis &#224; jour chaque ann&#233;e&quot;.
Cahiers des charges du personnel communal                                                                     Personnel                        illimit&#233;e             Conservation
Caisse de pensions du personnel communal :
Personnel                        10 ans                 Elimination
annonce de mutation, d&#233;part
Personnel                        illimit&#233;e             Conservation
Caisse de pensions du personnel communal :                                                                                          10 ans apr&#232;s la r&#233;siliation du
Personnel                                               Elimination
statuts et r&#232;glements                                                                                                                         contrat
voir Construction de route/parking/pont/
Canalisations d&#39;eau : construction                                                                               Eau
b&#226;timent/infrastructure communale
voir Entretien de route/parking/pont/
Canalisations d&#39;eau : entretien                                                                                  Eau
jusqu&#39;&#224; la fin du d&#233;lai de
recours (10 jours apr&#232;s la
Carte d&#39;&#233;lecteur                                                                                         Elections et votations     publication des r&#233;sultats) ou     Elimination
jusqu&#39;au d&#233;nouement de la
proc&#233;dure de recours
Ordonnance du DFJP sur les documents
d&#39;identit&#233; des ressortissants suisses du
16 f&#233;vrier 2010 (RS 143.111), Art 36 al 2
Carte d&#39;identit&#233; : formulaire de demande &#224;                                                                                                                                                                                 : &quot;La formule de demande remplie et non
Population                       2 mois                 Elimination
partir de 2003                                                                                                                                                                                                             transmise &#224; l’autorit&#233; d’&#233;tablissement
comp&#233;tente pour la poursuite du
traitement est p&#233;rim&#233;e &#224; l’expiration d’un
d&#233;lai de deux mois&quot;.
Carte d&#39;identit&#233; : formulaire de demande
Population                       10 ans                 Elimination
d&#39;avant 2003
Exposition organis&#233;e par la commune ou le
Catalogue d&#39;exposition                                                                                 Culture / Sports / Loisirs              illimit&#233;e             Conservation   Conservation d&#39;un exemplaire
mus&#233;e communal
Certificat de bonnes mœurs                                                                                    Population                       1 an                   Elimination
Liste des chiens transmise par service                                         Jusqu&#39;&#224; remplacement par
Chiens                                                                                                        Population                                              Elimination
v&#233;t&#233;rinaire                                                                      une nouvelle version
(gestion cantonale) : Inscription au ch&#244;mage,
Ch&#244;mage : dossiers individuels apr&#232;s 1984                                                                   Action sociale                      5 ans                 Elimination
d&#233;cisions…
(gestion communale) : demande d&#39;admission &#224;                                                                                   Conservation des dossiers des
Ch&#244;mage : dossiers individuels avant 1984             l&#39;assurance ch&#244;mage, indemnit&#233;s vers&#233;es,              Action sociale                     10 ans                 S&#233;lection     personnes dont le nom commence
feuilles de paiement…                                                                                                         par B et S
Archives de l&#39;Etat de Neuch&#226;tel, version 1.1, ao&#251;t 2011                                                                                                                                                                                                           4/17
Calendrier de conservation                                                                                                                                                                                                Guide d&#39;archivage pour les communes neuch&#226;teloises
Documents                                            Description                       Regroupement th&#233;matique         Dur&#233;e de conservation        Sort final                 Remarques                                    L&#233;gislation
Tant qu&#39;utile ou jusqu&#39;&#224;
Circulaire cantonale                                                                                        Administration g&#233;n&#233;rale        remplacement par une        Elimination   Documents corbeille
Classification des fonctions                                                                                       Personnel                       illimit&#233;e          Conservation
Statuts, rapports, documentation… re&#231;us pour
Clubs et soci&#233;t&#233;s locales                                                                                   Culture / Sports / Loisirs              2 ans              Elimination
Re&#231;u de l&#39;Office des poursuites pour notification                                  Jusqu&#39;au remboursement de
Commandement de payer                                                                                       Comptabilit&#233; / Finances                                    Elimination
&#224; l&#39;habitant                                                                             la participation
Commission communale : rapports                                                                              Autorit&#233;s communales                  illimit&#233;e          Conservation
Commission communale : proc&#232;s-verbaux                                                                        Autorit&#233;s communales                  illimit&#233;e          Conservation
(jusqu&#39;en 2009, devient ensuite Conseil
d&#39;&#233;tablissement scolaire) Proc&#232;s-verbaux des
Commission scolaire                                                                                                  Ecoles                        illimit&#233;e          Conservation
s&#233;ances, rapports, nominations, d&#233;missions,
liste des membres, correspondance…
Factures, pi&#232;ces comptables, journaux,
Comptabilit&#233;                                                                                                Comptabilit&#233; / Finances                10 ans              Elimination
justificatifs etc
En cas de biblioth&#232;que
Comptes annuels de la biblioth&#232;que
Culture / Sports / Loisirs             illimit&#233;e          Conservation   intercommunale, la conservation se
En cas de mus&#233;e intercommunal, la
Comptes annuels du mus&#233;e communal                                                                           Culture / Sports / Loisirs             illimit&#233;e          Conservation   conservation se fait dans la
commune si&#232;ge
En cas de th&#233;&#226;tre intercommunal, la
Comptes annuels du th&#233;&#226;tre communal                                                                         Culture / Sports / Loisirs             illimit&#233;e          Conservation   conservation se fait dans la
Comptes communaux                                     Exemplaire adopt&#233; par le Conseil g&#233;n&#233;ral              Comptabilit&#233; / Finances                illimit&#233;e          Conservation
Comptes d&#39;assistance                                                                                             Action sociale                    illimit&#233;e          Conservation
Concession                                                                                                         Cimeti&#232;re                       illimit&#233;e          Conservation
La conservation se fait &#224; l&#39;office
Conf&#233;rence r&#233;gionale des Transports (CRT)             Correspondance, proc&#232;s-verbaux…                     Transports / Communications            tant qu&#39;utile         Elimination
cantonal des transports
Arr&#234;t&#233; fixant les prestations des
communes en faveur de l&#39;Eglise
r&#233;form&#233;e &#233;vang&#233;lique, des paroisses
catholiques romaines et de la paroisse
catholique chr&#233;tienne, du 19 novembre
1943 (RSN 176.10), &quot;Art. 7 : Lorsqu&#39;une
paroisse se compose de plusieurs
Proc&#232;s-verbaux, liste des membres, nomination,                                                                                 La conservation se fait dans la            communes poss&#233;dant un temple en
Conseil de paroisse                                                                                         Culture / Sports / Loisirs             illimit&#233;e          Conservation
d&#233;mission, correspondance                                                                                                      commune si&#232;ge                              commun, l&#39;application des dispositions
qui pr&#233;c&#232;dent est assur&#233;e par un
Conseil de paroisse.
Art. 8 Sauf dispositions contraires
approuv&#233;es par le Conseil d&#39;Etat, le
Conseil de paroisse se compose de trois
d&#233;l&#233;gu&#233;s du Conseil communal de
chacune des communes int&#233;ress&#233;es&quot;.
A partir de l&#39;ann&#233;e scolaire 2009-2010
(auparavant, Commission scolaire) : Proc&#232;s-
Conseil d&#39;&#233;tablissement scolaire                      verbaux des s&#233;ances, rapports, nominations,                    Ecoles                        illimit&#233;e          Conservation
d&#233;missions, liste des membres,
Construction de route/parking/pont/
projets non-r&#233;alis&#233;s, pv des s&#233;ances de             Travaux publics / Urbanisme              illimit&#233;e          Conservation
b&#226;timent/infrastructure communale...
chantier, calendrier des travaux, contr&#244;le de la
qualit&#233;, comptes, factures…
Construction et entretien de routes cantonales Documents engageant la commune ou
Travaux publics / Urbanisme              illimit&#233;e          Conservation
et nationales                                  t&#233;moignant de sa participation
Archives de l&#39;Etat de Neuch&#226;tel, version 1.1, ao&#251;t 2011                                                                                                                                                                                                                5/17
Calendrier de conservation                                                                                                                                                                                               Guide d&#39;archivage pour les communes neuch&#226;teloises
Documents                                             Description                     Regroupement th&#233;matique        Dur&#233;e de conservation            Sort final                 Remarques                                 L&#233;gislation
Construction et entretien de routes cantonales
Documents informatifs                                     Travaux publics / Urbanisme           tant qu&#39;utile             Elimination
Consultation cantonale                                Projet de loi, rapport, avis de la commune           Autorit&#233;s communales                                          Elimination
Contestation relative aux &#233;lections, votations,
Correspondance, d&#233;cision…                                   Elections et votations                illimit&#233;e             Conservation
initiatives, r&#233;f&#233;rendums
5 ans apr&#232;s la fin de validit&#233;
Contrat d&#39;abonnement                                                                                       Administration g&#233;n&#233;rale                                       Elimination                                           prescrivent par cinq ans : [….] toutes
Contrat de d&#233;l&#233;gation de service public                                                                    Administration g&#233;n&#233;rale                illimit&#233;e             Conservation
Contrat de location                                                                                         Patrimoine immobilier                                        Elimination
contrat                                                                        prescrivent par cinq ans : les loyers&quot;.
10 ans apr&#232;s la fin de                                                               les actions se prescrivent par dix ans,
Contrat de prestation                                                                                      Administration g&#233;n&#233;rale                                       Elimination
validit&#233; du contrat                                                                lorsque le droit civil f&#233;d&#233;ral n&#39;en dispose
Contrat d&#39;entretien/de maintenance                                                                         Administration g&#233;n&#233;rale                                       Elimination
N&#39;est plus de la responsabilit&#233; de la
Contr&#244;le des &#233;tablissements publics                   Contr&#244;le des horaires d&#39;ouverture et fermeture        Commerce / Industrie                                         Elimination
commune depuis juillet 1993.
Avis d&#39;ouverture et de fermeture de restaurants,                                                                                 Conservation des dossiers
Contr&#244;le des &#233;tablissements publics                                                                         Commerce / Industrie        10 ans apr&#232;s fin d&#39;activit&#233;      S&#233;lection
pr&#233;avis communal                                                                                                                 int&#233;ressants au niveau historique
Convention de don                                     Donn&#233; accord&#233;/re&#231;u par la commune                    Autorit&#233;s communales                   illimit&#233;e             Conservation
Convention de jumelage                                                                                     Autorit&#233;s communales                   illimit&#233;e             Conservation
Convention intercommunale                                                                                  Autorit&#233;s communales                   illimit&#233;e             Conservation
Convention pass&#233;e avec la commune                                                                          Autorit&#233;s communales                   illimit&#233;e             Conservation
Convocation des &#233;lecteurs                             Arr&#234;t&#233; du conseil communal                            Elections et votations                illimit&#233;e             Conservation
Correspondance et copie-lettres du Conseil
Autorit&#233;s communales                   illimit&#233;e             Conservation
Correspondance g&#233;n&#233;rale chronologique (hors
Correspondance g&#233;n&#233;rale                                                                                    Administration g&#233;n&#233;rale                 2 ans                 Elimination
voir Entretien de route/parking/pont/                       Am&#233;nagement du territoire /
Cours d&#39;eau : entretien
b&#226;timent/infrastructure communale                               Environnement
Cr&#232;che / garderie g&#233;r&#233;e ou subventionn&#233;e par Documents de direction : rapports annuels,
Action sociale                     illimit&#233;e             Conservation
la commune                                   comptes, statuts…
Curatelles (dossiers pour lesquels la                                                                                                                                                  Les factures peuvent &#234;tre &#233;limin&#233;es
Jugement du tribunal, correspondance…                               Population                       illimit&#233;e             Conservation
commune est curatrice)                                                                                                                                                                 apr&#232;s 10 ans
Perception de taxes et transmission des
Cyclomoteurs                                                                                                       Imp&#244;ts                         10 ans                 Elimination
demandes de plaques d&#39;immatriculation
D&#233;clarations officielles du Conseil Communal                                                               Autorit&#233;s communales                   illimit&#233;e             Conservation
D&#233;comptes                                             D&#233;comptes d&#39;assistance, de primes etc                Comptabilit&#233; / Finances                10 ans                 Elimination
Administration g&#233;n&#233;rale                 2 ans                 Elimination
Planification, ordre de mission, avis &#224; la
D&#233;neigement                                                                                              Travaux publics / Urbanisme              10 ans                 Elimination
population, devis, offre retenue…
Dentiste scolaire : contrat                           Contrat, correspondance…                                     Ecoles                                                Elimination                                           prescrivent par cinq ans : […] les actions
[…] des travailleurs pour leurs services&quot;.
Dentiste scolaire : rapport annuel                    Rapport annuel, bilans, organisation…                        Ecoles                         illimit&#233;e             Conservation
Documentation                                         Publicit&#233;s, imprim&#233;s, publications diverses…         Administration g&#233;n&#233;rale             tant qu&#39;utile             Elimination   Documents corbeille
Archives de l&#39;Etat de Neuch&#226;tel, version 1.1, ao&#251;t 2011                                                                                                                                                                                                                 6/17
Calendrier de conservation                                                                                                                                                                                                   Guide d&#39;archivage pour les communes neuch&#226;teloises
Documents                                            Description                    Regroupement th&#233;matique          Dur&#233;e de conservation              Sort final                    Remarques                                 L&#233;gislation
Loi sur les contributions directes (LCDir),
du 21 mars 2000 (RSN 631.0), Art 186,
Pour la perception de l&#39;imp&#244;t communal, avant                                                                                                                                 al.4 : &quot;La prescription du droit de
Dossier de contribuables                                                                                          Imp&#244;ts                         15 ans                    Elimination
l&#39;introduction du bordereau unique (1981-2001)                                                                                                                                proc&#233;der &#224; la taxation est acquise, dans
tous les cas, quinze ans apr&#232;s la fin de
la p&#233;riode fiscale&quot;.
Dossier de fouilles arch&#233;ologiques                                                                       Culture / Sports / Loisirs              illimit&#233;e               Conservation
Conservation des documents les plus
Exposition organis&#233;e par la commune ou le                                                                                              significatifs, &#233;limination du reste.
Dossier d&#39;exposition                                  mus&#233;e communal : affiche, catalogue, liste         Culture / Sports / Loisirs              10 ans                    S&#233;lection         En cas de mus&#233;e intercommunal, la
d&#39;objets, assurances…                                                                                                                  conservation se fait dans la
commune si&#232;ge.
Par extension de l&#39;Ordonnance
concernant la protection des
donn&#233;es personnelles dans
CV, lettre d&#39;embauche, correspondance,
certificat de travail, lettre de d&#233;mission,                                         10 apr&#232;s la cessation                                                                     l’administration f&#233;d&#233;rale du 3 juillet
Dossier du personnel communal                                                                                   Personnel                                                  Elimination                                              2001 (RS 172.220.111.4), art. 16 :
formations, entretiens d&#39;&#233;valuation, cong&#233;s                                       d&#39;activit&#233; du collaborateur
longue dur&#233;e…                                                                                                                                                                 &quot;[les dossiers du personnel] sont
conserv&#233;s pendant les dix ans qui
suivent la cessation des rapports de
Demande de permis de construire, pr&#233;avis
cantonal, de l&#39;architecte conseil, avis de la
Dossiers de permis de construire                      commune (autorisation ou non), plans             Travaux publics / Urbanisme               illimit&#233;e               Conservation
sanctionn&#233;s, photos, correspondance, recours
&#233;ventuels…
Inscription, correspondance avec les parents,                                       10 ans apr&#232;s la fin de
Dossiers d&#39;&#233;l&#232;ves                                                                                                 Ecoles                                                   Elimination
notes….                                                                                   scolarit&#233;
Liste des membres du syndicat, proc&#232;s-             Agriculture / Viticulture /
Drainage                                                                                                                                         illimit&#233;e               Conservation
verbaux, &#233;tudes et plans, subventions…                      For&#234;ts
Droit de cit&#233; d&#39;honneur                                                                                         Population                       illimit&#233;e               Conservation
Conservation d&#39;un
Echelle des salaires du personnel communal                                                                      Personnel                        illimit&#233;e            exemplaire de chaque
Conservation des chantiers les plus
Eclairage public                                      Etudes, plans, projets, devis…                   Travaux publics / Urbanisme               10 ans                    S&#233;lection
R&#233;partitions des co&#251;ts, quittances,
Ecolage                                                                                                           Ecoles                         10 ans                    Elimination                                              courir &#224; partir de la fin de l’exercice
10 ans apr&#232;s l&#39;&#233;ch&#233;ance du
Emprunt communal                                      Correspondance, reconnaissance de dettes…          Comptabilit&#233; / Finances                                           Elimination                                              courir &#224; partir de la fin de l’exercice
Conventions, autorisations, rapports d&#39;expertise,
Entreprise                                                                                                 Commerce / Industrie                  illimit&#233;e               Conservation
proc&#232;s-verbaux de s&#233;ances…
Entretien de route/parking/pont/                      Planification, ordre de mission, devis, offre
Travaux publics / Urbanisme              10 ans                    Elimination
b&#226;timent/infrastructure communale…                    retenue, contrat….
Etude d&#39;am&#233;nagement                                   Rapport, plans, croquis, devis…                  Travaux publics / Urbanisme               illimit&#233;e               Conservation
Etude d&#39;urbanisme                                     Rapport, plans, croquis, devis…                  Travaux publics / Urbanisme               illimit&#233;e               Conservation
Archives de l&#39;Etat de Neuch&#226;tel, version 1.1, ao&#251;t 2011                                                                                                                                                                                                                    7/17
Calendrier de conservation                                                                                                                                                                                                      Guide d&#39;archivage pour les communes neuch&#226;teloises
Documents                                         Description                        Regroupement th&#233;matique        Dur&#233;e de conservation              Sort final                     Remarques                                L&#233;gislation
Exhumations                                           Proc&#232;s-verbaux                                                 Cimeti&#232;re                      illimit&#233;e               Conservation
10 ans apr&#232;s l&#39;exon&#233;ration                            Conservation des d&#233;cisions et/ou des
Demande de r&#233;duction ou d&#39;exon&#233;ration,
Exon&#233;ration d&#39;imp&#244;ts                                                                                                  Imp&#244;ts                ou le d&#233;nouement de la            S&#233;lection          pr&#233;avis, &#233;limination des autres
d&#233;cision, recours &#233;ventuel…
proc&#233;dure                                     documents
Copies d&#39;actes re&#231;ues pour enregistrement dans
Extrait d&#39;&#233;tat-civil                                                                                                Population                       1 an                    Elimination
le contr&#244;le des habitants
Factures                                                                                                      Comptabilit&#233; / Finances               10 ans                   Elimination                                                courir &#224; partir de la fin de l’exercice
Avis d&#39;ouverture de faillite, acte de d&#233;faut de                                     10 ans apr&#232;s le d&#233;nouement
Faillite                                                                                                      Comptabilit&#233; / Finances                                        Elimination
bien…                                                                                     de la proc&#233;dure
Fichier des habitants                                                                                               Population                      illimit&#233;e               Conservation
Demande d&#39;autorisation, d&#233;cision,                                                                                                          Conservation des foires et march&#233;s
Foires et march&#233;s                                                                                              Commerce / Industrie                 10 ans                    S&#233;lection
correspondance, surveillance…                                                                                                              les plus significatifs
Fontaines d&#39;eau : construction                                                                                         Eau
Fontaines d&#39;eau : entretien                                                                                            Eau
Correspondance avec les organismes de
Formations                                            formation, documentation, offres de service,                  Personnel                        2 ans                   Elimination
Grand livre                                                                                                   Comptabilit&#233; / Finances               illimit&#233;e               Conservation
Horaires de travail du personnel communal             Planning, feuilles d&#39;heure                                    Personnel                        2 ans                   Elimination
Horaires des transports publics                       Horaires, tarifs, circuits…                           Transports / Communications                                      Elimination
Informations aux parents d&#39;&#233;l&#232;ves                     Communications diverses                                         Ecoles                         5 ans                   Elimination
Inhumations et incin&#233;rations                          Registre, autorisations                                        Cimeti&#232;re                      illimit&#233;e               Conservation
Texte de l&#39;initiative, liste des membres du comit&#233;
Initiative communale                                  d&#39;initiative, certificat de d&#233;p&#244;t des signatures et      Elections et votations               illimit&#233;e               Conservation
attestation, rapport…
Conservation dans le
Instructions de votations et &#233;lections
Recommandations de vote                                  Elections et votations               illimit&#233;e           dossier de votation ou
communales : recommandations de vote
&#233;lection
Liste du personnel &#233;lectoral, horaires, lieux…                  Elections et votations               10 ans                   Elimination
communales : instructions d&#39;organisation
Inventaire des biotopes, objets g&#233;ologiques et                                                              Am&#233;nagement du territoire /                                                          Conservation d&#39;un exemplaire de
illimit&#233;e               Conservation
sites naturels                                                                                                  Environnement                                                                    chaque nouvelle version
Inventaire du mat&#233;riel et des &#233;quipements                                                                     Administration g&#233;n&#233;rale                                        Elimination
Inventaires                                           Inventaire d&#39;archives, d&#39;objets de mus&#233;e…               Administration g&#233;n&#233;rale               illimit&#233;e               Conservation
Invitations                                                                                                   Administration g&#233;n&#233;rale                2 ans                   Elimination
Archives de l&#39;Etat de Neuch&#226;tel, version 1.1, ao&#251;t 2011                                                                                                                                                                                                                      8/17
Documents                                            Description                       Regroupement th&#233;matique         Dur&#233;e de conservation           Sort final                Remarques                                L&#233;gislation
Journaux comptables                                   Journal de facturation, journal de paiement           Comptabilit&#233; / Finances                10 ans                 Elimination                                         courir &#224; partir de la fin de l’exercice
1984 (RSN141), Art 136 : Le recours ou
la r&#233;clamation &#224; la chancellerie d&#39;Etat
jusqu&#39;&#224; la fin du d&#233;lai de                                                         doivent &#234;tre interjet&#233;s dans les six jours
recours (10 jours apr&#232;s la                                                          qui suivent la d&#233;couverte des motifs du
Liste des candidats aux &#233;lections communales                                                                 Elections et votations      publication des r&#233;sultats) ou    Elimination                                         recours ou de la r&#233;clamation mais au
jusqu&#39;au d&#233;nouement de la                                                            plus tard six jours apr&#232;s la publication
proc&#233;dure de recours                                                             des r&#233;sultats de la votation ou de
de recours est de dix jours.
Liste des membres de la protection civile                                                                  D&#233;fense / Protection civile                                    Elimination
Liste des sapeur-pompiers volontaires                                                                                Police                                               Elimination
R&#232;glement d&#39;ex&#233;cution de la loi sur les
droits politiques du 17 f&#233;vrier 2003
Signatures d&#233;pos&#233;es lors d&#39;une initiative ou d&#39;un                                   jusqu&#39;au d&#233;nouement de
Liste des signatures                                                                                         Elections et votations                                       Elimination                                         (RSN141.01), Art 55 : Une fois
r&#233;f&#233;rendum                                                                          l&#39;initiative/du r&#233;f&#233;rendum
d&#233;pos&#233;es, les listes de signatures ne
peuvent &#234;tre ni restitu&#233;es ni consult&#233;es.
Liste du patrimoine communal prot&#233;g&#233;                                                                        Culture / Sports / Loisirs             illimit&#233;e             Conservation
Liste du personnel &#233;lectoral                                                                                 Elections et votations      publication des r&#233;sultats) ou    Elimination                                         recours ou de la r&#233;clamation mais au
Litige : voir proc&#233;dure judiciaire                                                                          Administration g&#233;n&#233;rale
Livre de caisse                                                                                             Comptabilit&#233; / Finances                10 ans                 Elimination                                         courir &#224; partir de la fin de l’exercice
Manifestations culturelles organis&#233;es par la          Programmation, comptes-rendus, affiches et
Conservation des manifestations les
commune ou utilisant les infrasctructures             mat&#233;riel publicitaires, photos, coupures de           Culture / Sports / Loisirs              5 ans                 S&#233;lection
plus significatives
communales                                            presse…
Manifestations sportives organis&#233;es par la            Programmation, comptes-rendus, affiches et
commune ou utilisant les infrastructures              mat&#233;riel publicitaires, photos, coupures de           Culture / Sports / Loisirs              5 ans                 S&#233;lection
communales                                            presse, circuit sur le territoire communal…
Mat&#233;riel de vote d&#39;un scrutin cantonal ou             Bulletins de vote, documentation relative au                                         jusqu&#39;&#224; la fermeture du
Elections et votations                                       Elimination
f&#233;d&#233;ral                                               scrutin                                                                                  bureau de vote
Bulletins de vote, documentation relative au
Mat&#233;riel de vote d&#39;un scrutin communal                                                                       Elections et votations                illimit&#233;e             Conservation   Conserver un exemplaire
Archives de l&#39;Etat de Neuch&#226;tel, version 1.1, ao&#251;t 2011                                                                                                                                                                                                              9/17
Calendrier de conservation                                                                                                                                                                                                    Guide d&#39;archivage pour les communes neuch&#226;teloises
Documents                                             Description                        Regroupement th&#233;matique          Dur&#233;e de conservation            Sort final                Remarques                                  L&#233;gislation
M&#233;decin scolaire : contrat                            Contrat, correspondance…                                    Sant&#233; publique                                              Elimination                                           prescrivent par cinq ans : […] les actions
M&#233;decin scolaire : rapport annuel                     Rapport annuel, bilans, organisation…                     Sant&#233; publique                         illimit&#233;e             Conservation
Mensurations cadastrales                              Arr&#234;t&#233;s, correspondance, frais…                                                                  illimit&#233;e             Conservation
Mesures de lutte contre les animaux et                                                                      Am&#233;nagement du territoire /
illimit&#233;e             Conservation
v&#233;g&#233;taux nuisibles &#224; l&#39;agriculture                                                                              Environnement
Mesures relatives &#224; la protection de                                                                        Am&#233;nagement du territoire /
l&#39;environnement (nature, air, animaux...)                                                                       Environnement
Offre d&#39;emploi, crit&#232;res de s&#233;lection,
Mise au concours                                                                                                     Personnel                          2 ans                 Elimination
convocations, entrevues avec les candidats
Mobilisation                                          Correspondance, affiches…                              D&#233;fense / Protection civile               illimit&#233;e             Conservation
Demande de naturalisation, justificatifs, avis,
Naturalisation                                                                                                       Population                        illimit&#233;e             Conservation
arr&#234;t&#233; de naturalisation
Notes de service &#224; port&#233;e g&#233;n&#233;rale                                                                            Administration g&#233;n&#233;rale                   2 ans                 Elimination
La conservation se fait dans la
Proc&#232;s-verbaux des s&#233;ances, r&#233;partition des                                                                                           commune si&#232;ge. Les communes
Office d&#39;&#233;tat civil intercommunal                                                                                    Population                        illimit&#233;e             Conservation
frais, correspondance…                                                                                                                membres peuvent &#233;liminer leurs
Orthophonie scolaire                                  Rapport annuel, bilans, organisation…                            Ecoles                          illimit&#233;e             Conservation
Orthophonie scolaire                                  Contrat, correspondance…                                         Ecoles                                                 Elimination                                           prescrivent par cinq ans : […] les actions
Avis de r&#233;ception, facture, copie de l&#39;autorisation
Permis de s&#233;jour                                                                                                     Population                        10 ans                 Elimination
de s&#233;jour
Loi cantonale sur les for&#234;ts du 6 f&#233;vrier
1996 (RSN 921.1), Art 50 al 1 : &quot;Pour les
Agriculture / Viticulture /                                                                                           for&#234;ts publiques, l&#39;ing&#233;nieur forestier
Plan annuel des travaux forestiers                                                                                                                     25 ans                 Elimination
For&#234;ts                                                                                                       d&#39;arrondissement pr&#233;sente chaque
ann&#233;e un plan des travaux,
conform&#233;ment au plan de gestion&quot;.
Plan d&#39;affectation des zones                                                                                                                           illimit&#233;e             Conservation
Plan d&#39;alignement                                                                                           Travaux publics / Urbanisme                illimit&#233;e             Conservation
Plan d&#39;am&#233;nagement du territoire                                                                                                                       illimit&#233;e             Conservation
Plan d&#39;am&#233;nagement forestier                                                                                 Agriculture / Viticulture /               illimit&#233;e             Conservation
1996 (RSN 921.1), Art 47 al 3 : &quot;[le plan
Agriculture / Viticulture /                                                   Conservation de chaque nouvelle
Plan de gestion des for&#234;ts                                                                                                                             illimit&#233;e             Conservation                                           de gestion] est adapt&#233; chaque fois que
For&#234;ts                                                               version majeure.
les circonstances l&#39;exigent et soumis &#224;
r&#233;vision tous les 25 ans au moins&quot;.
Plan des degr&#233;s de sensibilit&#233; au bruit                                                                                                                illimit&#233;e             Conservation
Plan des &#233;go&#251;ts                                                                                                          Eau                                                 Conservation
A partir de 2005, la conservation se
Plan des mesures d&#39;urgence                                                                                   D&#233;fense / Protection civile               illimit&#233;e             Conservation   fait dans la commune si&#232;ge de
l&#39;Organisation de Protection Civile
Plan des zones viticoles                                                                                      Agriculture / Viticulture /              illimit&#233;e             Conservation
Plan du cimeti&#232;re                                                                                                     Cimeti&#232;re                        illimit&#233;e             Conservation
Plan du port                                                                                                Travaux publics / Urbanisme                illimit&#233;e             Conservation
Plan d&#39;urbanisme                                                                                            Travaux publics / Urbanisme                illimit&#233;e             Conservation
Archives de l&#39;Etat de Neuch&#226;tel, version 1.1, ao&#251;t 2011                                                                                                                                                                                                                   10/17
Documents                                            Description                    Regroupement th&#233;matique         Dur&#233;e de conservation         Sort final                 Remarques                                 L&#233;gislation
Planning et horaires pour l&#39;ann&#233;e scolaire                                                                        Ecoles                         5 ans               Elimination
Plans de classement des archives
Administration g&#233;n&#233;rale                illimit&#233;e           Conservation
Plans de quartiers                                                                                     Travaux publics / Urbanisme              illimit&#233;e           Conservation
Plans de rues                                                                                          Travaux publics / Urbanisme              illimit&#233;e           Conservation
Plans des secteurs naturels prot&#233;g&#233;s                                                                                                            illimit&#233;e           Conservation
Pompage d&#39;eau : construction                                                                                       Eau
Pompage d&#39;eau : entretien                                                                                          Eau
R&#233;ponse au candidat, &#233;ventuellement CV et
Postulation non-retenue                               lettre de motivation si le dossier n&#39;a pas &#233;t&#233;            Personnel                        2 ans               Elimination
retourn&#233; au candidat
Ordonnance sur la conservation des
pi&#232;ces relatives aux poursuites et faillites
Acte de saisie, arrangement financier pour                                                                                                                           du 5 juin 1996 (RS 281.33), Art 2, al 1 :
Poursuite                                             factures impay&#233;es au niveau communal               Comptabilit&#233; / Finances                                     Elimination                                           &quot;Les pi&#232;ces des poursuites liquid&#233;es
(d&#233;biteur)                                                                                                                                                           peuvent &#234;tre d&#233;truites apr&#232;s
l&#39;&#233;coulement de dix ans, &#224; compter du
jour de la liquidation&quot;.
Pr&#233;avis du Conseil Communal                                                                              Autorit&#233;s communales                   illimit&#233;e           Conservation
Pr&#234;t accord&#233; par la commune                           Correspondance, reconnaissance de dettes…          Comptabilit&#233; / Finances                                     Elimination                                           courir &#224; partir de la fin de l’exercice
Mise en demeure, ordonnance, requ&#234;te, citation
10 ans apr&#232;s la fin de la                  Conservation des dossiers les plus
Proc&#233;dure judiciaire                                  &#224; comparaitre, rapport d&#39;expertise,                Administration g&#233;n&#233;rale                                     S&#233;lection
proc&#233;dure                            significatifs, &#233;limination des autres
correspondance des avocats, jugement…
(RSN141.01), Art 45, al 2 : &quot;Un
Proc&#232;s verbaux des &#233;lections et votations             Formulaire officiel de proc&#232;s-verbal                Elections et votations                illimit&#233;e           Conservation
exemplaire du proc&#232;s-verbal du scrutin
est remis au Conseil communal pour &#234;tre
vers&#233; aux archives communales&quot;.
Proc&#232;s verbaux des s&#233;ances du Conseil
Autorit&#233;s communales                   illimit&#233;e           Conservation
Proc&#232;s-verbaux des s&#233;ances du Conseil
Programmes et horaires d&#39;utilisation des
Salle de sports, patinoire, piscine…               Culture / Sports / Loisirs              5 ans               Elimination
Conservation des projets les plus
Projet, affiches, communications, brochures,
Promotion touristique                                                                                     Commerce / Industrie                  10 ans               S&#233;lection     Pour les documents &#233;dit&#233;s (affiches,
brochures…), conservation d&#39;un
Publication produite par la commune
Conserver un exemplaire de la
Publication, imprim&#233;                                  (comm&#233;moration, jubil&#233;, histoire de la             Administration g&#233;n&#233;rale                illimit&#233;e           Conservation
Archives de l&#39;Etat de Neuch&#226;tel, version 1.1, ao&#251;t 2011                                                                                                                                                                                                           11/17
Documents                                          Description                   Regroupement th&#233;matique         Dur&#233;e de conservation            Sort final                 Remarques                                   L&#233;gislation
Quittances                                                                                            Comptabilit&#233; / Finances                 10 ans                 Elimination                                             courir &#224; partir de la fin de l’exercice
Raccordements aux r&#233;seaux de                                                                                                       5 ans apr&#232;s la fin de validit&#233;
Correspondance, contrats…                    Transports / Communications                                       Elimination                                             prescrivent par cinq ans : [….] toutes
t&#233;l&#233;communication (cable tv, t&#233;l&#233;phone…)                                                                                                   du contrat
Raccordements aux r&#233;seaux de                          Plans des r&#233;seaux de t&#233;l&#233;communication (copie                                 jusqu&#39;&#224; remplacement par
Transports / Communications                                      Elimination
t&#233;l&#233;communication (cable tv, t&#233;l&#233;phone…)              pour information)                                                                une nouvelle version
Ramassage des ordures                                 Circuit de ramassage, horaires…               Travaux publics / Urbanisme                5 ans                 Elimination
En cas de police intercommunale, la
Rapport d&#39;activit&#233; de la police communale                                                                      Police                         illimit&#233;e             Conservation   conservation se fait dans la
Rapports annuels de la biblioth&#232;que
Culture / Sports / Loisirs              illimit&#233;e             Conservation   intercommunale, la conservation se
Rapports annuels du mus&#233;e communal                                                                    Culture / Sports / Loisirs              illimit&#233;e             Conservation   conservation se fait dans la
Rapports annuels du th&#233;&#226;tre communal                                                                  Culture / Sports / Loisirs              illimit&#233;e             Conservation   conservation se fait dans la
Rapports d&#39;activit&#233; des sapeurs-pompiers                                                                       Police                         illimit&#233;e             Conservation   intercommunal, la conservation se fait
dans la commune si&#232;ge
Rapports d&#39;exercices des sapeurs-pompiers                                                                      Police                         10 ans                 Elimination
Conservation des rapports des
Rapports d&#39;incendie                                                                                            Police                         10 ans                 S&#233;lection     incendies les plus significatifs,
R&#232;glement d&#39;application de la loi sur la
police du feu du 24 juin 1996 (RSN
861.100), Art 22 : &quot;1Conform&#233;ment &#224;
l&#39;article 18 LPF, l&#39;inspection aura lieu
Rapports d&#39;inspection de la police du feu                                                                      Police                                                Elimination                                             dans la p&#233;riode la plus favorable, de
fa&#231;on &#224; assurer la visite compl&#232;te de
tous les b&#226;timents sis sur sur le territoire
communal dans un d&#233;lai de 8 ans, visite
renouvel&#233;e ainsi de 8 ans en 8 ans&quot;.
Conservation de quelques
Rapports d&#39;intervention de la police
Police                                                S&#233;lection     exemplaires t&#233;moin, &#233;limination des
Rapports d&#39;intervention des sapeur-pompiers                                                                    Police                         10 ans                 S&#233;lection     exemplaires t&#233;moin, &#233;limination des
Rapports d&#39;intervention suite &#224; catastrophe,
D&#233;fense / Protection civile              illimit&#233;e             Conservation   fait dans la commune si&#232;ge de
d&#233;sastre, sinistre
Rapports du Conseil Communal                                                                           Autorit&#233;s communales                   illimit&#233;e             Conservation
Rapports et projets relatifs &#224; la protection de                                                     Am&#233;nagement du territoire /
l&#39;environnement (nature, air, animaux...)                                                               Environnement
Rapports et projets relatifs au traitement des
Travaux publics / Urbanisme               illimit&#233;e             Conservation
Rapports, enqu&#234;tes et suivi concernant les
probl&#232;mes relatifs aux nuisances publiques                                                                                                    illimit&#233;e             Conservation
(bruit, odeurs, animaux…)
Archives de l&#39;Etat de Neuch&#226;tel, version 1.1, ao&#251;t 2011                                                                                                                                                                                                             12/17
Calendrier de conservation                                                                                                                                                                                              Guide d&#39;archivage pour les communes neuch&#226;teloises
Documents                                            Description                       Regroupement th&#233;matique         Dur&#233;e de conservation       Sort final                  Remarques                                  L&#233;gislation
Comptes, contr&#244;les, recensements, enqu&#234;tes et
Ravitaillement                                        statistiques, coupons de rationnement,               D&#233;fense / Protection civile            illimit&#233;e          Conservation
Conservation des r&#233;sultats d&#233;finitifs,
jusqu&#39;&#224; publication des
Recensement de la population communale                                                                             Population                                         S&#233;lection     &#233;limination des formulaires d&#39;enqu&#234;te
r&#233;sultats d&#233;finitifs
renseign&#233;s par la commune
Recensement des cultures                                                                                    Agriculture / Viticulture /           illimit&#233;e          Conservation
Recensement des entreprises sur la                                                                                                        jusqu&#39;&#224; publication des                   Conservation des r&#233;sultats d&#233;finitifs,
Commerce / Industrie                                     S&#233;lection
commune                                                                                                                                      r&#233;sultats d&#233;finitifs                   &#233;limination des questionnaires
Recensement du b&#233;tail                                                                                       Agriculture / Viticulture /           illimit&#233;e          Conservation
Programme, texte des discours, liste des invit&#233;s,
R&#233;ceptions organis&#233;es par le Conseil                  comptes-rendus de la rencontre, photos, tout                                                                                  Conservation des r&#233;ceptions les plus
Autorit&#233;s communales                   5 ans              S&#233;lection
Communal                                              document significatif t&#233;moignant de                                                                                           importantes, &#233;limination des autres
l&#39;&#233;v&#233;nement.
Recueil officiel des lois                             L&#233;gislation cantonale et f&#233;d&#233;rale                     Administration g&#233;n&#233;rale       remplacement par une        Elimination   Documents corbeille
Texte du r&#233;f&#233;rendum, certificat de d&#233;p&#244;t des
R&#233;f&#233;rendum                                                                                                   Elections et votations               illimit&#233;e          Conservation
signatures et attestation…
R&#232;glement g&#233;n&#233;ral d&#39;application de la loi
sur les contributions directes (RELCdir),
du 1er novembre 2000 (RSN 631.01),
Registre contenant les bases de taxation                                                                                                                                Art 36, al 1 : &quot;Les bases de taxation
Taxation provisoire. Taxation finale
Registre de consultation d&#39;imp&#244;ts                     (revenu, fortune, b&#233;n&#233;fice, capital), re&#231;u du                  Imp&#244;ts                        2 ans              Elimination                                             (revenu, fortune, b&#233;n&#233;fice, capital)
conserv&#233;e par le canton.
canton &#224; partir de 1985                                                                                                                                                 contenues dans les registres d&#39;imp&#244;t
peuvent &#234;tre consult&#233;es gratuitement [...]
dans les bureaux des communes, aux
heures fix&#233;es par chacune d&#39;elles&quot;.
Registre de familles                                                                                               Population                     illimit&#233;e          Conservation
Registre des amendes de la police
Police                                          S&#233;lection     exemplaires t&#233;moin, &#233;limination des
Registre des animaux                                                                                        Agriculture / Viticulture /           illimit&#233;e          Conservation
Registre des avertissements de la police
Registre des &#233;lectrices et &#233;lecteurs                  Liste des personnes ayant le droit de vote             Elections et votations               illimit&#233;e          Conservation
Registre des habitants                                                                                             Population                     illimit&#233;e          Conservation
Registre des ressortissants                                                                                        Population                     illimit&#233;e          Conservation
Registre des salaires                                                                                              Personnel                      illimit&#233;e          Conservation
A transmettre &#224; l&#39;office d&#39;Etat civil
Registre d&#39;&#233;tat civil                                                                                              Population                     illimit&#233;e          Conservation
Registre du cimeti&#232;re                                                                                               Cimeti&#232;re                     illimit&#233;e          Conservation
Registres civiques                                    Liste des personnes ayant vot&#233;                         Elections et votations                                   Elimination
Registres des inspections des denr&#233;es                 Ne se fait plus au niveau communal mais
Sant&#233; publique                                        Elimination
alimentaires / viandes                                cantonal
R&#232;glement concernant les infrastructures                                                                                                                                            Conserver un exemplaire de chaque
Salle de sports, patinoire, piscine…                  Culture / Sports / Loisirs            illimit&#233;e          Conservation
communales                                                                                                                                                                          nouvelle version
Am&#233;nagement du territoire /                                               Conservation d&#39;un exemplaire de
R&#232;glement d&#39;am&#233;nagement                                                                                                                           illimit&#233;e          Conservation
Environnement                                                         chaque nouvelle version
Conservation d&#39;un exemplaire de
R&#232;glement de la d&#233;chetterie                                                                               Travaux publics / Urbanisme             illimit&#233;e          Conservation
chaque nouvelle version
R&#232;glement de l&#39;&#233;cole                                                                                                 Ecoles                       illimit&#233;e          Conservation
R&#232;glement des constructions                                                                               Travaux publics / Urbanisme             illimit&#233;e          Conservation
Archives de l&#39;Etat de Neuch&#226;tel, version 1.1, ao&#251;t 2011                                                                                                                                                                                                             13/17
Calendrier de conservation                                                                                                                                                                                          Guide d&#39;archivage pour les communes neuch&#226;teloises
Documents                                            Description                     Regroupement th&#233;matique       Dur&#233;e de conservation        Sort final                Remarques                                  L&#233;gislation
Am&#233;nagement du territoire /                                              Conservation d&#39;un exemplaire de
R&#232;glement des secteurs naturels prot&#233;g&#233;s                                                                                                       illimit&#233;e           Conservation
Environnement                                                        chaque nouvelle version
R&#232;glement du cimeti&#232;re                                                                                           Cimeti&#232;re                     illimit&#233;e           Conservation
R&#232;glement d&#39;urbanisme                                                                                    Travaux publics / Urbanisme           illimit&#233;e           Conservation
R&#232;glements communaux                                                                                       Autorit&#233;s communales                illimit&#233;e           Conservation
Relev&#233;s de comptes                                                                                         Comptabilit&#233; / Finances             10 ans               Elimination                                           courir &#224; partir de la fin de l’exercice
Liste des membres du syndicat, proc&#232;s-             Am&#233;nagement du territoire /
Remaniement parcellaire                                                                                                                        illimit&#233;e           Conservation
verbaux, &#233;tudes et plans, subventions…                 Environnement
Remerciements, vœux, condol&#233;ances                                                                          Administration g&#233;n&#233;rale              2 ans               Elimination
R&#233;novation d&#39;un b&#226;timent/infrastructure
projets non-r&#233;alis&#233;s, pv des s&#233;ances de               Patrimoine immobilier              illimit&#233;e           Conservation
R&#233;servoir d&#39;eau : construction                                                                                      Eau
R&#233;servoir d&#39;eau : entretien                                                                                         Eau
R&#233;siliation d&#39;un contrat de bail                                                                            Patrimoine immobilier               5 ans               Elimination
prescrivent par cinq ans : les loyers&quot;.
Copies des avis de r&#233;vision re&#231;ues du service
R&#233;vision des citernes d&#39;eau                                                                                         Eau                         2 ans               Elimination
cantonal de l&#39;environnement
Pour la perception de l&#39;imp&#244;t communal, avant
R&#244;le d&#39;imposition                                                                                                  Imp&#244;ts                      illimit&#233;e           Conservation
l&#39;introduction du bordereau unique
R&#244;les de classes                                                                                                   Ecoles                      illimit&#233;e           Conservation
Servitude                                             Acte                                                  Patrimoine immobilier              illimit&#233;e           Conservation
Signalisation routi&#232;re                                Etudes, plans, projets, devis...                   Travaux publics / Urbanisme           10 ans               S&#233;lection
Spectacles, courses d&#39;&#233;coles, camps                   Programme, bilan, photos…                                    Ecoles                      illimit&#233;e           Conservation
Spectacles, courses d&#39;&#233;coles, camps :                 Inscriptions, listes des accompagnants,
Ecoles                      10 ans               Elimination
documents de gestion                                  locations, factures…
Stagiaires                                            Correspondance, contrat de stage…                          Personnel                      5 ans               Elimination                                           prescrivent par cinq ans : […] les actions
voir Construction de route/parking/pont/                                                                                    La conservation se fait dans la
Station d&#39;&#233;puration : construction et entretien       b&#226;timent/infrastructure communale et voir                     Eau
Entretien de route/parking/pont/                                                                                            La conservation se fait dans la
Station d&#39;&#233;puration : documents de direction          Proc&#232;s-verbaux, rapports de gestion...                        Eau                        illimit&#233;e           Conservation
Statistiques relatives &#224; la commune ou                                                                                                 jusqu&#39;&#224; publication des                    Conservation des r&#233;sultats,
Formulaires d&#39;enqu&#234;te                                Administration g&#233;n&#233;rale                                  S&#233;lection
institution communale                                                                                                                     r&#233;sultats d&#233;finitifs                    &#233;limination des formulaires d&#39;enqu&#234;te
Statuts du personnel communal                                                                                    Personnel                     illimit&#233;e           Conservation
10 ans apr&#232;s la fin de la
Subvention &#224; la construction de logement                                                                       Action sociale                                       Elimination
Archives de l&#39;Etat de Neuch&#226;tel, version 1.1, ao&#251;t 2011                                                                                                                                                                                                         14/17
Documents                                            Description                      Regroupement th&#233;matique         Dur&#233;e de conservation            Sort final                Remarques                                   L&#233;gislation
10 ans apr&#232;s l&#39;&#233;ch&#233;ance de
Subvention accord&#233;e par la commune                                                                         Comptabilit&#233; / Finances                                        Elimination                                           courir &#224; partir de la fin de l’exercice
la dur&#233;e de la subvention
Subvention re&#231;ue par la commune                                                                            Comptabilit&#233; / Finances                 10 ans                 Elimination                                           courir &#224; partir de la fin de l’exercice
Surveillance de la qualit&#233; des eaux effectu&#233;e                                      jusqu&#39;&#224; remplacement par
Surveillance des eaux de baignade                                                                                    Eau                                                  Elimination
par le canton                                                                         une nouvelle version
Proc&#232;s-verbaux des s&#233;ances, rapports,                                                                                             La conservation se fait dans la
Syndicat                                                                                                    Autorit&#233;s communales                   illimit&#233;e             Conservation
correspondance…                                                                                                                   commune si&#232;ge
Dans le cas de vente ou d&#39;achat d&#39;eau par la                                                                                      Conservation d&#39;un exemplaire de
Tarification de l&#39;eau                                                                                                Eau                           illimit&#233;e             Conservation
commune                                                                                                                           chaque nouvelle version
Tarifs d&#39;amarrage                                                                                          Culture / Sports / Loisirs                                     Elimination
Tarifs de location des infrastructures                                                                                                   jusqu&#39;&#224; remplacement par
Salle de sports, patinoire, piscine…                 Culture / Sports / Loisirs                                     Elimination
communales                                                                                                                                  une nouvelle version
Taxe sur les chiens                                   Registre des chiens, taxations, exon&#233;rations…                 Imp&#244;ts                         10 ans                 Elimination
R&#233;glementation : conditions d&#39;exploitation,
Taxi                                                                                                     Transports / Communications               illimit&#233;e             Conservation
Conservation de quelques                pendant dix ans. Le d&#233;lai commence &#224;
10 ans apr&#232;s &#233;ch&#233;ance ou
Titre                                                 Actions, obligations…                                Comptabilit&#233; / Finances                                        S&#233;lection     exemplaires t&#233;moin, &#233;limination des     courir &#224; partir de la fin de l’exercice
autres                                  annuel au cours duquel les derni&#232;res
Correspondance, estimation, promesse de
Transaction immobili&#232;re                                                                                     Patrimoine immobilier                  illimit&#233;e             Conservation
vente, acte d&#39;acquisition / de vente…
Contrat, correspondance, abonnements, listes                                      5 ans apr&#232;s la fin de validit&#233;
Transports scolaires                                                                                                Ecoles                                                Elimination                                           prescrivent par cinq ans : […] les actions
d&#39;&#233;l&#232;ves, horaires…                                                                       du contrat
Tutelles (dossiers pour lesquels la commune                                                                                                                                             Les factures peuvent &#234;tre &#233;limin&#233;es
Jugement du tribunal, correspondance…                       Population                       illimit&#233;e             Conservation
est tutrice)                                                                                                                                                                            apr&#232;s 10 ans
Loi f&#233;d&#233;rale r&#233;gissant la taxe sur la
valeur ajout&#233;e du 12 juin 2009 (RS
641.20), Art 70 : &quot;2 L’assujetti doit
conserver d&#251;ment ses livres comptables,
pi&#232;ces justificatives, papiers d’affaires et
autres documents pertinents jusqu’&#224;
l’expiration de la prescription absolue de
la cr&#233;ance fiscale (art. 42, al. 6). Les art.
TVA                                                   Pi&#232;ces justificatives pour des biens immobiliers     Comptabilit&#233; / Finances                 20 ans                 Elimination                                           957 et 962 du code des obligations sont
3 Les documents commerciaux
n&#233;cessaires au calcul des prestations &#224;
soi-m&#234;me ou du montant du
d&#233;gr&#232;vement ult&#233;rieur de l’imp&#244;t sur les
biens immobiliers doivent &#234;tre conserv&#233;s
pendant 20 ans (art. 31, al. 3, et 32, al.
Archives de l&#39;Etat de Neuch&#226;tel, version 1.1, ao&#251;t 2011                                                                                                                                                                                                                15/17
Calendrier de conservation                                                                                                                                                                 Guide d&#39;archivage pour les communes neuch&#226;teloises
Documents                                            Description                      Regroupement th&#233;matique        Dur&#233;e de conservation    Sort final    Remarques                        L&#233;gislation
Vacances du personnel communal                        Demande et autorisation de cong&#233;s                          Personnel                      5 ans            Elimination
Vaccination                                           Bilan des campagnes de vaccination                       Sant&#233; publique                  illimit&#233;e        Conservation
Validation des &#233;lections                              Arr&#234;t&#233; du conseil communal                            Elections et votations             illimit&#233;e        Conservation
Bans, autorisation de lev&#233;e de ban, autorisation    Agriculture / Viticulture /
Vendanges                                                                                                                                      10 ans            Elimination
de vendanger...                                              For&#234;ts
Vente de bois                                                                                                                                  10 ans            Elimination
V&#233;rification des comptes                              Rapport de la fiduciaire                             Comptabilit&#233; / Finances             illimit&#233;e        Conservation
Vignes communales                                     Exploitation de la vigne                                                                 10 ans            Elimination
Archives de l&#39;Etat de Neuch&#226;tel, version 1.1, ao&#251;t 2011                                                                                                                                                                                16/17
Guide d&#39;archivage pour les communes neuch&#226;teloises
Calendrier de conservation - Mode d&#39;emploi
Le calendrier de conservation - ou tableau de tri - indique pour chaque type de document sa
dur&#233;e de conservation ainsi que le sort &#224; lui r&#233;server au terme de ce d&#233;lai.
Le calendrier de conservation est utile lors du tri de documents, mais &#233;galement d&#232;s le d&#233;but de
vie des documents, puisqu&#39;il permet l&#39;identification des documents essentiels, ceux qui devront
&#234;tre conserv&#233;s &#224; long terme, auxquels on apportera donc une attention particuli&#232;re.
Explication des diff&#233;rentes rubriques du calendrier
n Type de document : nom du document
n Description : description du document, facilitant son identification
n Regroupement th&#233;matique : domaine/th&#232;me auquel est rattach&#233; le document
n Dur&#233;e de conservation : dur&#233;e d&#39;utilit&#233; administrative et l&#233;gale du document - Il s&#39;agit d&#39;une
dur&#233;e de conservation minimale - Pour les documents pour lesquels rien n&#39;est pr&#233;vu dans la
l&#233;gislation, les d&#233;lais de conservation ont &#233;t&#233; d&#233;finis sur la base de la pratique des communes et
de l&#39;avis de l&#39;office des Archives de l&#39;Etat, avec une validation du service juridique.
n Sort final : sort &#224; r&#233;server au document au terme de sa dur&#233;e de conservation, d&#233;termin&#233; en
fonction de sa valeur historique - 3 possibilit&#233;s : &#233;limination, conservation ou s&#233;lection - La
s&#233;lection permet de ne conserver qu&#39;une partie des documents, en tant que t&#233;moins.
n Remarques : pr&#233;cisions sur le sort final
n L&#233;gislation : bases l&#233;gales sur lesquelles s&#39;appuient les recommandations de dur&#233;e de
conservation, lorsqu&#39;elles existent
Fonctionnement du calendrier de conservation
n Par d&#233;faut, les documents sont list&#233;s dans l&#39;ordre alphab&#233;tique.
n Pour obtenir un classement th&#233;matique, on peut :
 trier la liste sur la colonne Regroupement th&#233;matique,
 utiliser le filtre de la colonne Regroupement th&#233;matique, qui permet de s&#233;lectionner le ou les
th&#232;mes voulus.
n Pour rechercher un document dans le calendrier, on peut &#233;galement avoir recours &#224; la
fonction Excel &quot;Rechercher&quot;
Ce calendrier souhaite dresser une liste aussi exhaustive que possible des documents g&#233;r&#233;s par
une administration communale. Aussi, merci de communiquer aux Archives de l&#39;Etat tout
document manquant, ce qui permettra de l&#39;enrichir.
Archives de l&#39;Etat de Neuch&#226;tel, version 1.0, ao&#251;t 2010                                                              17/18
Calendrier_Maitres_2011-2012
CALENDRIER HALTEROPHILE