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Timestamp: 2018-10-19 02:31:42
Document Index: 394138723

Matched Legal Cases: ['Art. 2', 'Art. 2', 'Art. 1', 'Art. 2', 'Art. 2', 'Art. 14', 'Art. 3', 'Art. 4', 'Art. 5', 'Art. 55', 'Art. 39', 'Art. 175', 'Art. 6', 'Art. 48', 'Art. 7', 'Art. 8', 'Art. 9', 'Art. 9', 'Art. 9', 'Art. 10', 'Art. 11', 'Art. 32', 'Art. 11', 'Art. 47', 'Art. 12', 'Art. 13', 'Art. 14', 'Art. 15', 'Art. 16', 'Art. 17', 'Art. 16', 'Art. 18', 'Art. 19', 'Art. 20', 'Art. 21', 'Art. 22', 'Art. 48', 'Art. 22', 'Art. 7', 'Art. 16', 'Art. 47', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 18', 'Art. 47', 'Art. 47', 'Art. 7', 'Art. 4', 'Art. 4', 'Art. 1', 'Art. 11', 'Art. 92', 'Art. 2', 'Art. 47', 'Art. 95', 'Art. 6', 'Art. 47', 'Art. 81', 'Art. 47', 'Art. 99', 'Art. 47', 'Art. 12', 'Art. 2', 'Art. 7']

1.2 Geltende Regelung Per 1. Januar 2012 ist die Verordnung über die elektronische öffentliche Beurkundung (EÖBV) 3 in Kraft getreten. - PDF
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1 Eidgenössisches Justiz- und Polizeidepartement EJPD Bundesamt für Justiz BJ Direktionsbereich Privatrecht Eidgenössisches Amt für Grundbuch- und Bodenrecht September 2016 Erläuternder Bericht zur Totalrevision der Verordnung über die Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen (E-EÖBV) Referenz/Aktenzeichen: COO / 239/2016/ Ausgangslage 1.1 Einführung der elektronischen öffentlichen Beurkundung Anlässlich der letztmaligen Sachenrechtsrevision1 wurde der neue Artikel 55a SchlT ZGB2 in das Gesetz aufgenommen. Hiernach können die Kantone die Urkundspersonen ermächtigen, elektronische Ausfertigungen der von ihnen errichteten öffentlichen Urkunden zu erstellen. Ferner können Urkundspersonen ermächtigt werden, die Übereinstimmung der von ihnen erstellten elektronischen Kopien mit den Originaldokumenten auf Papier sowie die Echtheit von Unterschriften elektronisch zu beglaubigen. Nach Artikel 55a Absatz 4 SchlT ZGB erlässt der Bundesrat Ausführungsbestimmungen, welche die Interoperabilität der Informatiksysteme sowie die Integrität, Authentizität und Sicherheit der Daten gewährleisten. 1.2 Geltende Regelung Per 1. Januar 2012 ist die Verordnung über die elektronische öffentliche Beurkundung (EÖBV) 3 in Kraft getreten Grundsatz Nach dem geltenden Artikel 3 EÖBV verfügt eine elektronische öffentliche Urkunde oder elektronische Beglaubigung im Wesentlichen über zwei Elemente: - Eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem Bundesgesetz über die elektronische Signatur 4, und über 1 Register-Schuldbrief und weitere Änderungen im Sachenrecht; in Kraft seit 1. Januar 2012; AS ; Botschaft zur Änderung des Schweizerischen Zivilgesetzbuches vom 27. Juni 2007, BBl Schweizerisches Zivilgesetzbuch vom 10. Dezember 1907, SR SR Bundesgesetz vom 18. März 2016 über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur und in anderer Anwendungen digitaler Zertifikate, ZertES, SR
2 - eine so genannte «Zulassungsbestätigung», d.h. den Nachweis der amtlichen Befugnis zur Erstellung einer elektronischen öffentlichen Urkunde oder elektronischen Beglaubigung Zulassungsbestätigung Die Zulassungsbestätigung wird aus dem sogenannten Urkundspersonenregister (UPReg) generiert. Es handelt sich dabei um das elektronische Abbild exakt derjenigen Kompetenzen, die bereits in der analogen Welt bestehen. Mit dem Generieren der elektronischen Zulassungsbestätigung geht also kein Zuwachs an Befugnissen einher. Die Zulassungsbestätigung ist nichts anderes als das elektronische Pendant der amtlichen Befugnis zur öffentlichen Beurkundung oder der Beglaubigung, die der betroffenen Person nach Bundesrecht oder kantonalem Recht von der jeweils zuständigen Stelle vor der Anmeldung bei UPReg erteilt worden ist. Die grafische Darstellung der aktuellen Zulassungsbestätigung ist dem Anhang 2 der Verordnung des EJPD vom 25. Juni 2013 über die elektronische öffentliche Beurkundung 5 zu entnehmen. Zusammen mit der Inkraftsetzung der totalrevidierten EÖBV wird auch der Anhang 2 der EÖBV-EJPD angepasst. Dies im Hinblick auf die im Rahmen der Totalrevision EÖBV vorgeschlagene Erweiterung der im System erfassten Personen und unter Berücksichtigung der seitens der Kantone geäusserten Anpassungswünsche. Die grafische Darstellung soll sich künftig wie folgt zeigen (Beispiel einer neutralen Zulassungsbestätigung für einen freiberuflichen Notaren): 5 EÖBV-EJPD, SR /18
3 1.2.3 Urkundspersonenregister (UPReg) Beim Urkundspersonenregister UPReg handelt es sich um ein schweizweites technisches Hilfsmittel, welches das Abrufen der Zulassungsbestätigung zwecks Anbringung derselben auf elektronischen öffentlichen Urkunden und Beglaubigungen ermöglicht. Die Datenhoheit und -verantwortung verbleibt in Bezug auf die Funktionen nach geltendem Recht bei den Kantonen 6. UPReg ist seit dem 1. Januar 2014 in Betrieb und die Nutzung des Systems ist für die Urkundspersonen bis am 31. Dezember 2017 kostenlos. Per 1. Januar 2018 wird die Abrufung bzw. Ausgabe der elektronischen Zulassungsbestätigung mit einer Gebühr verbunden sein. Diese Gebührenregelung ist ebenfalls Gegenstand der vorliegenden Verordnungsanpassung. 1.3 Ziel der Änderungen Die geltende Regelung konzentriert sich auf den Bereich Grundbuch und insbesondere auf das Notariat. Dieser historisch bedingte Fokus ist jedoch zu eng. Denn bereits heute dürfen nach einem weiter gefassten Verständnis nicht alleine Notarinnen und Notare beurkunden und beglaubigen. In eingeschränktem und sehr spezifischem Mass steht diese Befugnis bzw. Pflicht auch weiteren Personen nach Bundesrecht oder kantonalem Recht zu. Weil die neue EÖBV als Abbild der analogen Welt auch diese Personen erfassen soll, ist auch eine Ausweitung in terminologischer Hinsicht erforderlich (vgl. Erläuterungen zu den einzelnen Bestimmungen, Art. 2 Abs. 1 Bst. a). Es liegt im Übrigen auch im Interesse der Sicherheit rechtlich und technisch betrachtet, die Erstellung von sämtlichen elektronischen öffentlichen Urkunden und elektronischen Beglaubigungen den gleichen Anforderungen zu unterstellen. 6 Diese Aussage betrifft die «Funktionen» nach geltendem Recht (freiberufliche Notarinnen und Notare sowie Amtsnotarinnen und Amtsnotare). Vgl. betreffend künftige «Funktionen» Artikel 7 und die entsprechenden Erläuterungen. 3/18
4 Dies soll durch eine Ausweitung des subjektiven Geltungsbereichs auf folgende Personen erreicht werden (Art. 2 Abs. 1 Bst. a E-EÖBV): - Freiberufliche Notarinnen und Notare; - Amtsnotarinnen und Amtsnotare; - Grundbuchverwalterinnen und Grundbuchverwalter; - Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Handelsregisterämter; - Zivilstandsbeamtinnen und Zivilstandsbeamte; - Ingenieur-Geometerinnen und Ingenieur-Geometer nach Artikel 41 des Bundesgesetzes vom 5. Oktober 2007 über Geoinformation (GeoIG; SR ); - weitere Personen mit amtlicher Befugnis nach Bundesrecht oder kantonalem Recht, elektronische öffentliche Urkunden oder elektronische Beglaubigungen zu erstellen 7. Neben der Ausweitung des subjektiven Geltungsbereichs der EÖBV hat die Totalrevision folgende Punkte zum Gegenstand: - Sachlicher Geltungsbereich: Erfassung von beglaubigten elektronischen Auszügen aus öffentlichen Registern des privatrechtlichen Verkehrs (elektronische amtliche Registerauszüge); - Gebührenregelung; - Anbindung kantonaler Systeme an das Register; - terminologische Anpassungen; - Vereinfachungen und Aktualisierungen bestehender Bestimmungen. Der vorgeschlagenen Änderung des Erlasstitels von «Verordnung über die elektronische öffentliche Beurkundung» zu «Verordnung über die Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen» liegen folgende Überlegungen zu Grunde: Der neue Titel bringt klar zum Ausdruck, dass die Bestimmungen der EÖBV auf sämtliche Personen, die elektronische öffentliche Urkunden erstellen oder elektronische Beglaubigungen vornehmen, Anwendung finden. Der neue Titel ist insofern zu eng, als Artikel 13 die Beglaubigung eines Papierausdrucks eines elektronischen Dokuments regelt. Ein Verzicht auf den Zusatz «elektronisch» vor «Beglaubigung» könnte jedoch den unzutreffenden Eindruck erwecken, dass der Bundesgesetzgeber in der EÖBV generelle Verfahrensvorschriften zum Beglaubigungsvorgang aufstellen möchte. 2 Erläuterungen zu den einzelnen Bestimmungen Art. 1 Gegenstand und Zweck Artikel 1 beruht auf dem geltenden Recht. Der neue Absatz 1 Buchstabe b E-EÖBV erfasst elektronische Beglaubigungen von Kopien und Unterschriften, Absatz 1 Buchstabe c Beglaubigungen von Papierausdrucken elektronischer Dokumente. 7 Etwa Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Zivilstandsbehörden, die im Besitz des eidgenössischen Fachausweises für Zivilstandsbeamtinnen und Zivilstandsbeamte sind und denen nach Artikel 4 der Zivilstandsverordnung vom 28. April 2004 (ZStV; SR ) Funktionen einer Urkundsperson übertragen wurden. 4/18
5 Entsprechend der geltenden Regelung befinden sich einige Regelungsbereiche weiterhin ausserhalb des Anwendungsbereichs der E-EÖBV: So verhält es sich beispielsweise mit der Frage, wie die Beurkundung und Beglaubigung in Bezug auf Aspekte abläuft, die nicht direkt die Erstellung der entsprechenden elektronischen Dokumente betreffen. Ebenfalls nicht Gegenstand der E-EÖBV ist, welche öffentlichen Beurkundungen und Beglaubigungen die Handelsregister-, Grundbuch- und Zivilstandsämter vornehmen müssen oder dürfen. Allgemeiner gefasst, äussert sich die Verordnung nicht darüber, in welchen Fällen eine öffentliche Beurkundung oder Beglaubigung erforderlich ist. Art. 2 Begriffe Absatz 1 E-EÖBV definiert neu mehrere Begriffe. Dies soll zu einem besseren Verständnis für die Anwendung der Bestimmungen bei der Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen beitragen. Einige Bemerkungen: - Urkundsperson (Bst. a): Die geltende EÖBV verwendet die Bezeichnung Urkundsperson (vgl. etwa Art. 2, 3 und 4 EÖBV), ohne sie eigens zu definieren. Der Begriff wird dort in Anlehnung an das auf kantonaler Ebene vorherrschende Sprachempfinden verwendet, das darunter in erster Linie Personen mit umfassender Beurkundungsbefugnis versteht, im Wesentlichen also Notarinnen und Notare der unterschiedlichen kantonalen Systeme. Wie eingangs erwähnt (1.3), soll der subjektive Anwendungsbereich der EÖBV jedoch ausgeweitet werden. Er wird nicht wie heute lediglich Personen mit umfassender, sondern auch solche mit eingeschränkter und sehr spezifischer Beurkundungskompetenz umfassen. Der Verordnungsentwurf bezweckt mit anderen Worten, denjenigen Teil der Realität mitzuregeln, der bisher unter der geltenden EÖBV ausgeklammert worden ist. Die Umsetzung dieses Vorhabens auf terminologischer bzw. redaktioneller Ebene war nicht einfach. Aufgedrängt hat sich eine begriffliche Klärung, die jedoch alleine die deutschsprachige Fassung des Erlasstextes betrifft: Die Suche nach einem allgemeinen Begriff, der eng genug ist, um nicht allzu abstrakt zu wirken, jedoch auch hinlänglich weit, um sämtliche Personen mit Beurkundungs- bzw. Beglaubigungskompetenzen im weiteren Sinn mitzuumfassen, hat in der deutschen Sprache zu ernüchternden Ergebnissen geführt. Im Gegensatz zu den romanischen Texten, für die der Begriff officier public bzw. pubblico ufficiale verständlich und angemessen ist, konnte in der deutschen Sprache keine gleich passende Bezeichnung gefunden werden. Die Übersetzung der romanischen Varianten wäre Amtsperson oder Träger eines öffentlichen Amtes. Diese Begriffe erscheinen jedoch im hier zu verwendenden Sinne viel zu weit, um allgemein noch mit Urkunden assoziiert zu werden. Vor diesem Hintergrund und angesichts des Umstands, dass bei Erlassen die drei Amtssprachen in gleicher Weise verbindlich sind (Art. 14 Abs. 1 Satz 2 des Publikationsgesetzes, PublG; SR ), wird dem engeren, jedoch auch verständlicheren Begriff der Urkundsperson der Vorzug gegeben. Dabei wählt der E-EÖBV eine Legaldefinition für den gesamten Erlass. Anstatt den Begriff der Urkundsperson als gegeben vorauszusetzen, definiert ihn Buchstabe a für den Anwendungsbereich der gesamten EÖBV mittels beispielhafter, nicht abschliessender Auflistung. Dies verdeutlicht die Formulierung «anderen Personen mit amtlicher Befugnis». Der Grundsatz, dass die Person eine amtliche Befugnis nach Bundesrecht oder kantonalem Recht haben muss, um elektronische öffentliche Urkunden oder elektronische Beglaubigungen erstellen zu können, wird hier ebenfalls verdeutlicht. Damit ist zugleich gesagt, dass die bestehenden amtlichen Befugnisse weder durch die elektroni- 5/18
6 sche Zulassungsbestätigung (1.2.2 und hiernach) noch durch die Bezeichnung als Urkundsperson einen Zuwachs an Kompetenzen erfahren können. So dürfte es beispielsweise selbstverständlich sein, dass der im Rahmen der EÖBV als Urkundsperson bezeichnete Ingenieur-Geometer mit korrekt ausgestellter elektronischer Zulassungsbestätigung nicht in der Lage sein wird, gültige Grundstückkaufverträge zu beurkunden bzw. eine elektronische Ausfertigung davon zu erstellen, und zwar mangels darauf zugeschnittener amtlicher Befugnis. - Register der Urkundspersonen (UPReg) (Bst. b): Es handelt sich um das bereits eingeführte und bekannte Urkundspersonenregister (UPReg), das nun um weitere Funktionen ergänzt werden soll. Der Wortlaut verdeutlicht zudem, worin die zentrale Dienstleistung besteht, nämlich in der Ausgabe der elektronischen Zulassungsbestätigung. - Zulassungsbestätigung (Bst. c): Wie bereits eingangs erwähnt (1.2.2), handelt es sich bei der Zulassungsbestätigung um den rein elektronischen Nachweis der Befugnis, die der jeweiligen Urkundsperson nach Bundesrecht oder kantonalem Recht von der jeweils zuständigen Stelle erteilt worden ist, elektronische öffentliche Urkunden oder elektronische Beglaubigungen zu erstellen. Damit das UPReg die Zulassungsbestätigung generieren kann, müssen die entsprechenden Daten von den Verantwortlichen über den Onlinezugang des UPReg korrekt eingetragen worden sein. Hierdurch wird ein exaktes elektronisches Abbild derjenigen amtlichen Befugnisse erreicht, die der Urkundsperson bereits in der analogen Welt erteilt worden sind. Wie schon mehrfach erwähnt, findet durch das Generieren der Zulassungsbestätigung weder eine Verminderung noch eine Vermehrung der Befugnisse statt. - Elektronische öffentliche Urkunde (Bst. d): Diese Definition nimmt im Wesentlichen den geltenden Artikel 2 EÖBV wieder auf, präzisiert jedoch, dass es um die Regelung elektronischer Dokumente geht. - Elektronische Ausfertigung (Bst. e): Die geltende EÖBV hat die Begriffe der Urschrift und der Ausfertigung eingeführt, ohne diese explizit zu definieren. Neu wird vorgeschlagen, die Terminologie an Artikel 55a SchlT ZGB zu orientieren. Am Begriff der «Ausfertigung» als wortgetreue Wiedergabe der Urschrift im Sinne des Originals wird festgehalten. In den Kantonen werden teilweise abweichende Begriffe verwendet (z.b. Exemplar für Ausfertigung). Selbstverständlich steht es den Kantonen frei, an ihren Begrifflichkeiten festzuhalten. Für den Rechtsverkehr gerade auch in interkantonalen oder internationalen Geschäften ist entscheidend, dass es sich sowohl beim Original im Sinne einer Urschrift als auch bei der Ausfertigung um öffentliche Urkunden handelt. Die EÖBV nimmt die Abgrenzung einzig aus dem Grund vor, weil nach geltendem Recht das Original nicht elektronisch erstellt werden darf. Langfristig ist nicht auszuschliessen, dass auf Stufe Bundesrecht konsequent und abschliessend von elektronischen öffentlichen Urkunden gesprochen wird. - Elektronische Beglaubigung (Bst. f): Aufgelistet werden in dieser Bestimmung die für den Anwendungsbereich der EÖBV zentralen Arten der Beglaubigungen. - Verbal (Bst. g): Weil Verbale je nach Verfahren die unterschiedlichsten Inhalte und Ausgestaltungsformen aufweisen können, wurde die Definition des Begriffs bewusst allgemein gehalten. Absatz 2 bringt zum Ausdruck, dass nicht lediglich amtliche Auszüge aus öffentlichen Registern den öffentlichen Urkunden gleichgestellt sind. So werden etwa aus dem Personen- 6/18
7 standsregister auch Bestätigungen 8 sowie Bescheinigungen 9 über darin geführte oder darin nicht geführte Angaben in Form einer öffentlichen Urkunde ausgestellt. Art. 3 Gleichwertigkeit der Formen Entspricht dem Artikel 5 der geltenden Fassung. Der Artikel 4 der geltenden Fassung widmet sich den Sorgfaltspflichten der Urkundspersonen beim Vorgang der elektronischen Signatur. Die Bestimmung kann ersatzlos gestrichen werden, da das ZertES hier bereits eine abschliessende Regelung enthält. Art. 4 Anwendbarkeit ausländischen Rechts Entspricht dem Artikel 6 der geltenden Fassung. Art. 5 Betrieb Die Fassung des geltenden Artikels 7 Absatz 1 EÖBV ist davon ausgegangen, dass das Bundesamt für Justiz einer Organisation ausserhalb der zentralen Bundesverwaltung die Bereitstellung und den Betrieb eines Registers zur Führung eines Urkundspersonenregisters überträgt. Um diese Bestimmung umzusetzen, hat das Bundesamt für Justiz im Februar 2012 eine Arbeitsgruppe ins Leben gerufen, die in der Form eines Statusberichts die bestehenden Möglichkeiten aufzeigen sowie Empfehlungen abgeben sollte. Der Bericht der Arbeitsgruppe datiert vom 19. Oktober 2012 und kann beim Eidgenössischen Amt für Grundbuch- und Bodenrecht EGBA bezogen werden. Die Arbeiten der Arbeitsgruppe und Gespräche mit verschiedenen Involvierten haben gezeigt, dass Unklarheiten und Unsicherheiten darüber bestehen, was unter der Übertragung im Sinn des geltenden Artikels 7 Absatz 1 EÖBV zu verstehen ist und wie diese verordnungskonform zu erfolgen hat. Das Bundesamt für Justiz kam im Juli 2012 zum Schluss, es handle sich bei der Bereitstellung und dem Betrieb des Registers um eine sogenannte administrative Hilfstätigkeit, die beschafft werden müsse und nicht hoheitlich übertragen werden könne. Zwischenzeitlich wurde im Bundesamt für Justiz im Rahmen der Spezifikationsarbeiten der Ausschreibungsunterlagen ein bereits funktionierendes System entwickelt und per 1. Januar 2014 in Betrieb genommen. Aktuell wird das System durch das Bundesamt für Justiz betrieben und finanziert. Mit Inkrafttreten der totalrevidierten EÖBV soll zudem eine nutzungsbasierte Gebühr eingeführt werden (4. Abschnitt). Vor diesem Hintergrund kommt eine Übertragung des Systems auf eine Organisation ausserhalb der zentralen Bundesverwaltung derzeit nicht in Frage. Im Sinn der Rechtsklarheit und Rechtssicherheit hält der vorgeschlagene Artikel 5 fest, dass das System zur Führung eines schweizerischen Registers der Urkundspersonen (UPReg) durch das Bundesamt für Justiz bereitgestellt und betrieben wird. An dieser Stelle ist abermals zu erwähnen, dass es sich beim UPReg um ein schweizweites technisches Hilfsmittel handelt, das die Anbringung der Zulassungsbestätigung auf elektronischen öffentlichen Urkunden und Beglaubigungen ermöglicht (1.2.2 f. und Erläuterungen zu Artikel 2 E-EÖBV). Die amtliche Befugnis zur Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen wird durch die zuständige Stelle gestützt auf das massgebende Recht erteilt. Das UPReg dient weiter all denjenigen Stellen, welche die Information 8 Gemeint sind hier die positiven Feststellungen aufgrund von Registereinträgen (z. B. die Bestätigung von Verwandtschaftsverhältnissen für einen bestimmten Stichtag). 9 Hier sind die negativen Feststellungen mit Angabe des Ausstellungszwecks gemeint (z. B. Bescheinigung, dass eine Person an einem bestimmten Ort nicht verheiratet ist). 7/18
8 darüber benötigen, ob eine bestimmte Person zur elektronischen öffentlichen Beurkundung zugelassen ist. Zur Verdeutlichung ein Beispiel der Zuständigkeiten in einem Kanton mit lateinischem Notariat: - Der Kanton entscheidet darüber, ob er die elektronische öffentliche Beurkundung und die elektronische Beglaubigung einführen möchte (Art. 55a Abs. 1 SchlT ZGB) Zudem entscheidet der Kanton im Bereich Grundbuch darüber, ob er den elektronischen Geschäftsverkehr zulassen möchte (Art. 39 Abs. 1 GBV 11 ). Für die Handelsregisterämter ist die Entgegennahme elektronischer Anmeldungen hingegen von Bundesrechts wegen vorgeschrieben (Art. 175 HRegV 12 ). - Falls ein Kanton mit lateinischem Notariat die elektronische öffentliche Beurkundung und die elektronische Beglaubigung einführen möchte, ist eine Registrierung der (kantonalen) Notariatsaufsichtsbehörde in UPReg notwendig. Dieser Eintrag wird durch das Eidgenössische Amt für Grundbuch- und Bodenrecht EGBA geprüft und freigeschaltet. - Für die anschliessende Eintragung der Notarinnen und Notare in das System sowie für die Datenpflege ist ausschliesslich die kantonale Notariatsaufsichtsbehörde zuständig. Der Regelungsinhalt des geltenden Artikels 7 Absatz 2 EÖBV wird neu im vierten Abschnitt behandelt. Art. 6 Datenhoheit und Datenführung Die Datenhoheit und die Verantwortung für die Datenführung hängen davon ab, ob die Erlaubnis zur Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen durch eine kantonale Stelle oder durch eine Bundesbehörde erteilt wird (vgl. auch die Übersicht unter Artikel 9). Während Absatz 1 die kantonale Hoheit und Verantwortung festlegt, wird der analoge Gegenstand für die Bundesbehörden in einem eigenständigen Absatz 3 geregelt. Absatz 2 ermöglicht zwei Ansätze: Die Kantone können im System lediglich jene Personen erfassen, die elektronische öffentliche Urkunden und elektronische Beglaubigungen nach dem kantonalen Recht erstellen dürfen. Daneben können die Kantone das System auch als eigentliches Register verwenden und darin sämtliche kantonale Urkundspersonen oder als Unterform nur bestimmte Urkundspersonen aufnehmen. Das System ermöglicht ohne weiteres die Unterscheidung in Personen mit Befugnis zur Erstellung von elektronischen öffentlichen Urkunden und elektronischen Beglaubigungen und in Personen ohne entsprechende Befugnisse. Für den Bundesgesetzgeber ist lediglich massgebend, dass nur Personen, die im System erfasst und freigegeben sind, elektronische öffentliche Urkunden und elektronische Beglaubigungen erstellen können. Den Kantonen steht es frei, die Daten von Urkundspersonen in eigenen Systemen zu führen und zu pflegen. Der Datenabgleich zwischen kantonalen Systemen und UPReg erfolgt diesfalls über eine Schnittstelle. Dies regelt Absatz 4, der zudem verdeutlicht, dass die techni- 10 Im Zivilstandsbereich liegt der Entscheid betreffend die Einführung der elektronischen öffentlichen Beurkundung und der elektronischen Beglaubigung beim Bund. Die Einzelheiten werden in den Ausführungsbestimmungen geregelt (Art. 48 ZGB). Der Zeitpunkt der Einführung steht noch nicht fest. 11 Grundbuchverordnung vom 23. September 2011, SR Handelsregisterverordnung vom 17. Oktober 2007, HRegV, SR /18
9 schen Anforderungen an die Schnittstelle durch das Eidgenössische Justiz- und Polizeidepartement EJPD definiert werden. Führt die Nutzung eines kantonalen Systems zu Systemanpassungen bei UPReg, sind die damit verbundenen Kosten durch die Kantone zu tragen. Auch bei der Nutzung kantonaler Systeme wird die Zulassungsbestätigung aus UPReg abgerufen. Art. 7 In das UPReg eintragbare Personen Eine wesentliche Neuerung der EÖBV besteht darin, dass das System neben den Amtsnotarinnen und -notaren und den freiberuflichen Notarinnen und Notaren neu weitere Personen mit amtlicher Befugnis nach Bundesrecht oder kantonalem Recht zur Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden oder elektronischer Beglaubigungen führen kann (vgl. Katalog unter Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe a E-EÖBV sowie die Erläuterungen dazu). Ziel dieser Anpassung ist eine Vereinheitlichung der technischen Anforderungen an elektronische öffentliche Urkunden und elektronische Beglaubigungen und somit eine erhöhte Sicherheit in rechtlicher und technischer Hinsicht. Gerade auch in Kantons- oder Landesgrenzen überschreitenden Geschäftsfällen schafft die technische Vereinheitlichung wesentliche Vorteile. Über das System ist es sämtlichen Empfängerinnen und Empfängern von elektronischen öffentlichen Urkunden und elektronischen Beglaubigungen mit wenigen Mausklicks möglich zu überprüfen, ob die das Dokument signierende Person im Zeitpunkt der Unterschrift nach dem massgebenden Recht zur Vornahme dieser Handlung befugt war. Pro Person können mehrere Funktionen hinterlegt werden (Abs. 2). Mitarbeitende von Aufsichtsbehörden, die beispielsweise zugleich Amtsnotare sind, können sich somit sowohl als «Aufsichtsbehörde» als auch als «Amtsnotarinnen und Amtsnotare» im System erfassen. Zu beachten sind die unterschiedlichen Zuständigkeiten: Mitarbeitende von Aufsichtsbehörden werden durch die Oberaufsichtsbehörden beim Bund freigeschaltet. Die anschliessende Freischaltung der Urkundspersonen erfolgt durch die jeweilige zuständige Behörde. Bei den freiberuflichen Notarinnen und Notaren, Amtsnotarinnen und Amtsnotaren und den Grundbuchverwalterinnen und Grundbuchverwaltern sowie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Handelsregisterämter sind dies die kantonalen Aufsichtsbehörden. Bei den Zivilstandsbeamtinnen und Zivilstandsbeamten sowie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der kantonalen Aufsichtsbehörden im Zivilstandswesen und des eidgenössischen Amtes für das Zivilstandswesen werden die Einzelheiten in Artikel 4a E-ZStV geregelt. Absatz 2 bezieht sich auf die Aufsichtsbehörden der Kantone und des Bundes. Diese werden regelmässig bereits in der Funktion als Urkundsperson im Register eingetragen sein. Dies ist jedoch nicht zwingend. Mitarbeitende der Aufsichtsbehörden von Bund und Kantonen sind für die Freischaltung der Urkundspersonen in UPReg und für die nachfolgende Datenpflege verantwortlich. Zur Wahrnehmung dieser Aufgabe werden sie in der Funktion «Aufsichtsbehörde» im System erfasst. Die Anbringung der Zulassungsbestätigung auf elektronischen öffentlichen Urkunden und Beglaubigungen ist in dieser Funktion nicht möglich. Art. 8 Einträge Die vorgeschlagene Regelung entspricht im Wesentlichen dem geltenden Recht. Wenn neu nicht mehr von der «Berufs- oder Funktionsbezeichnung nach kantonalem Recht», sondern von «Berufs- oder Funktionsbezeichnung nach dem massgebenden Recht» gesprochen wird (Abs. 1 Bst. e E-EÖBV), hat dies keinerlei Einfluss auf die materielle Rechtslage. Die Formulierung trägt den unterschiedlichen Kompetenzen in den verschiedenen Registern des Privatrechts Rechnung. Es kann insbesondere auf die Tabelle bei den Erläuterungen zu Artikel 9 verwiesen werden. 9/18
10 Ergänzend ist noch darauf hinzuweisen, dass die früheren Einträge nicht gelöscht werden. Diese werden im System jedoch deaktiviert (Abs. 3). Die Beibehaltung und Deaktivierung der Daten dient der chronologischen Nachvollziehbarkeit, Transparenz sowie der allfälligen Beweisbarkeit von Sachverhalten zu einem späteren Zeitpunkt. Art. 9 Allgemeine Verfahrensbestimmungen Artikel 9 beruht auf der geltenden Bestimmung, ergänzt durch die Artikel 2, 6 und 8 EÖBV- EJPD. Ein Zusammenziehen dieser Normen dient der Verständlichkeit und Klarheit der Normtexte. Es handelt sich um eine allgemeine Bestimmung. Die aufgezeigte Vorgehensweise wird durch die darauf folgenden Spezialbestimmungen ergänzt. Bei der «Umschreibung der Befugnis der Urkundsperson zur Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen» (Art. 9 Abs. 2 Bst. e EÖBV) handelt es sich um die rot markierte Passage: Je nach Berufs- oder Funktionsbezeichnung der Urkundsperson (Art. 9 Abs. 2 Bst. d E- EÖBV) ist die Kompetenz zur Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden, elektronischer Beglaubigungen und elektronischer amtlicher Registerauszüge zu differenzieren: Funktionen Berufs-/ Funktionsbezeichnung Umschreibung der Kompetenzen freiberufliche Notarinnen und Notare; Amtsnotarinnen und Amtsnotare gemäss kt. Meldung (per Formular) Die oben genannte Person ist im Kanton XY nach kantonalem Recht zur Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen zugelassen. 10/18
11 Grundbuchverwalterinnen und Grundbuchverwalter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Zivilstandsbehörden Grundbuchverwalterin / Grundbuchverwalter Zivilstandsbeamtin / Zivilstandsbeamter Die oben genannte Person ist im Kanton XY nach kantonalem Recht zur Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischen Beglaubigungen zugelassen. Die oben genannte Person ist nach Bundesrecht zur Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischen Beglaubigungen im Zivilstandswesen im Kanton XY zugelassen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Handelsregisterbehörden Mitarbeiterin / Mitarbeiter der kantonalen Aufsichtsbehörden im Zivilstandswesen Mitarbeiterin / Mitarbeiter des eidgenössischen Amtes für das Zivilstandswesen Mitarbeiterin / Mitarbeiter des Handelsregisteramtes StV. Vorsteher des Handelsregisteramtes Vorsteher des Handelsregisteramtes Mitarbeiter des Eidgenössischen Amtes für das Handelsregister Vorsteher des Eidgenössischen Amtes für das Handelsregister StV. Vorsteher des Eidgenössischen Amtes für das Handelsregister Die oben genannte Person ist nach Bundesrecht zur Erstellung einer beglaubigten elektronischen Kopie im Zivilstandswesen im Kanton XY zugelassen. Die oben genannte Person ist nach Bundesrecht zur Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischen Beglaubigungen im Zivilstandswesenzugelassen. Die oben genannte Person ist nach Bundesrecht zur Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischen Beglaubigungen sowie amtlichen Registerauszügen durch das Handelsregister im Kanton XY zugelassen. Die oben genannte Person ist nach Bundesrecht zur Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischen Beglaubigungen sowie amtlichen Registerauszügen durch das Handelsregister im Kanton XY zugelassen. Die oben genannte Person ist nach Bundesrecht zur Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischen Beglaubigungen sowie amtlichen Registerauszügen durch das Handelsregister im Kanton XY zugelassen. Die oben genannte Person ist nach Bundesrecht zur Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischen Beglaubigungen durch das Eidgenössische Amt für das Handelsregister zugelassen. Die oben genannte Person ist nach Bundesrecht zur Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischen Beglaubigungen durch das Eidgenössische Amt für das Handelsregister zugelassen. Die oben genannte Person ist nach Bundesrecht zur Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischen Beglaubigungen durch das Eidgenössische Amt für das Handelsregister zugelassen. Absatz 3 sieht vor, dass Kantone die Anbringung weiterer Elemente auf der Verbalseite unterhalb der Zulassungsbestätigung vorsehen können. Zu denken ist hier insbesondere an die Lösung im Kanton Waadt, wo neben der Zulassungsbestätigung aus UPReg eine zusätzliche Bestätigung aus dem SDMS-System angebracht wird. Solche zusätzlichen Elemente haben 11/18
12 keinen Einfluss auf die bundesrechtliche Gültigkeit von elektronischen öffentlichen Urkunden und elektronischen Beglaubigungen. Der Validator des Bundes (d.h. System, das die Überprüfung von qualifizierten elektronischen Signaturen und von Zulassungsbestätigungen ermöglicht) blendet bei seiner Überprüfung allfällige zusätzliche kantonale Elemente aus. Falls ein Kanton neben der Zulassungsbestätigung ein zusätzliches kantonales Element anbringen möchte, gestaltet sich die Verbalseite wie folgt: - Oberstes Drittel: Ausfertigungs- oder Beglaubigungsverbal - Zweites Drittel: Zulassungsbestätigung aus UPReg - Unterstes Drittel: Kantonales Element Art. 10 Elektronische Ausfertigung einer Urschrift Die Regelung in Artikel 10 entspricht weitgehend der geltenden Fassung. Art. 11 Elektronische öffentliche Urkunden aus einem öffentlichen Register Der Begriff der elektronischen öffentlichen Urkunde ist im Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe d E- EÖBV definiert. Elektronische öffentliche Urkunden aus einem öffentlichen Register sind nach Artikel 2 Absatz 2 E-EÖBV elektronischen öffentlichen Urkunden gleichgestellt. Die Urkundsperson fügt anlässlich der Erstellung einer solchen Urkunde das Verbal an, dass es sich um einen Auszug, eine Bescheinigung oder eine Bestätigung aus einem öffentlichen Register handelt. Einzelheiten sind den Spezialbestimmungen zu entnehmen (vgl. Art. 32 E- GBV, Art. 11 Abs. 1 bis E-HregV, Art. 47 E-ZStV). Im Übrigen kann auf den Kommentar zu Artikel 1 Absatz 2 E-EÖBV verwiesen werden. Art. 12 Beglaubigte elektronische Kopie eines Papierdokuments Der vorgeschlagene Artikel 12 entspricht dem geltenden Artikel 11. Die Anpassungen sind lediglich redaktioneller Natur. Art. 13 Beglaubigter Papierausdruck eines elektronischen Dokuments Der vorgeschlagene Artikel 13 entspricht dem geltenden Artikel 12. Die Anpassungen sind lediglich redaktioneller Natur. Immerhin ist präzisierend darauf hinzuweisen, dass durch die Streichung des Zusatzes «zuverlässig» im Absatz 5 eine rein sprachliche Vereinfachung, keinesfalls eine Herabstufung der Verlässlichkeit der Wahrnehmung angestrebt wird. Art. 14 Elektronische Beglaubigung einer eigenhändigen Unterschrift auf einem Papierdokument Der vorgeschlagene Artikel 14 entspricht dem geltenden Artikel 13. Die Anpassungen sind lediglich redaktioneller Natur. Art. 15 Elektronische Beglaubigung einer elektronischen Signatur Der vorgeschlagene Artikel 15 entspricht dem geltenden Artikel 14. Die Anpassungen sind lediglich redaktioneller Natur. 12/18
13 Art. 16 Grundsatz Bis Ende 2017 ist die Nutzung von UPReg sowohl für die Kantone als auch für die Nutzerinnen und Nutzer kostenlos. Die Kosten werden während dieser Einführungsphase durch den Bund getragen. Diese Anschubfinanzierung dient der Unterstützung des elektronischen Geschäftsverkehrs mit den Registerämtern. Per 1. Januar 2018 soll eine nutzungsbasierte Gebühr eingeführt werden. Die Erfassung im Register bleibt nach wie vor kostenlos. Pro Bezug einer Zulassungsbestätigung wird eine Gebühr in der Höhe von 2 Franken eingeführt. Dieser Gebührensatz untersteht den Bestimmungen der Allgemeinen Gebührenverordnung 13 und insbesondere dem Kostendeckungsund dem Äquivalenzprinzip. Eine starke Nutzung des Systems führt somit zu einer Anpassung bzw. Senkung der Gebühr. Art. 17 Anwendbarkeit der Allgemeinen Gebührenverordnung (Vgl. Erläuterungen Art. 16 Gebührensatz) Art. 18 Rechnungsstellung und Verzugsfolgen Grundsätzlich erfolgt die Rechnungsstellung durch die Registerbetreiberin jährlich direkt an die Urkundsperson (Abs. 1). Bei einer intensiven Nutzung des Systems wird zu prüfen sein, ob die Rechnungsstellung in kürzeren Intervallen zu erfolgen hat. Anderslautende Vereinbarungen bleiben jedoch vorbehalten (Abs. 2). In solchen Fällen wird zwischen der Registerbetreiberin des UPReg und der kantonalen Vertragspartnerin eine Vereinbarung über die Modalitäten der Rechnungsstellung abgeschlossen. Die Ausnahmebestimmung lässt zudem Raum für Vereinbarungen zwischen den Kantonen bzw. Gemeinden und der Registerbetreiberin des UPReg für die Abrechnung von durch Kantons- oder Gemeindeangestellte bezogenen Zulassungsbestätigungen. Art. 19 Gebührenfreier Bezug Im Einklang mit der Strategie des Bundesrats «Digitale Schweiz» 14 sollen gewisse Gebührenbefreiungen eingeführt werden, um die Einführung des elektronischen Geschäftsverkehrs mit den Registerämtern aktiv zu unterstützen. Die erste Ausnahme betrifft die durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Handelsregisterbehörden, durch die Zivilstandsbeamtinnen und -beamten sowie durch die Grundbuchverwalterinnen und Grundbuchverwalter zwecks Aufbewahrung erstellten beglaubigten elektronischen Kopien von Anmeldungen, Belegen oder sonstigen Dokumenten in Papierform oder in elektronischer Form. Im Fokus steht somit der Trägerwandel zwecks elektronischer Archivierung. Ein Verzicht auf diese Ausnahmeregelung würde dazu führen, dass gerade kantonale Handelsregisterämter, die gegenwärtig ihre elektronischen Archive aufbauen, mit sehr hohen Kosten belastet würden, was einen Verzicht der elektronischen Archivierung nach sich ziehen könnte. Dies wäre nicht im Sinne der Zukunft der digitalen Schweiz. Die zweite Ausnahme betrifft die Behördenzusammenarbeit und bedarf keiner weiteren Erläuterung. 13 Allgemeine Gebührenverordnung vom 8. September 2004, AllgGebV, SR Strategie «Digitale Schweiz» vom 20. April 2016, BBl /18
14 Wie der gebührenfreie Bezug in der Praxis umgesetzt werden soll (Meldepflicht durch Urkundspersonen oder automatisierte Systemanpassung) ist gegenwärtig noch Gegenstand laufender Gespräche. Art. 20 Keine Bemerkungen. Aufhebung und Änderung anderer Erlasse Art. 21 Übergangsbestimmung zur Änderung vom 21. September 2012 Die Übergangsbestimmung entspricht inhaltlich der Regelung des geltenden Artikels 14a und betrifft lediglich elektronische öffentliche Urkunden und elektronische Beglaubigungen, die zwischen dem 1. August 2013 und dem 31. Dezember 2013 und somit ohne Zulassungsbestätigung aus dem UPReg erstellt worden sind. Art. 22 Inkrafttreten Keine Bemerkungen. 3 Erläuterungen zum Anhang (Aufhebung und Änderung anderer Erlasse) Zu den Änderungen anderer Erlassen hat sich im Rahmen der Erarbeitung des vorliegenden Entwurfs gezeigt, dass ein erhöhter Abklärungs- und Koordinationsbedarf besteht. Dies weniger in materieller als vor allem in redaktioneller und systematischer Hinsicht. Entsprechend ist im Rahmen der Fortsetzung der Arbeiten die Vornahme einer redaktionellen und systematischen Anpassung der nachfolgenden Bestimmungen gegenwärtig nicht auszuschliessen. 3.1 Zivilstandswesen Einführung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglau bigungen Im Zivilstandsbereich bestimmt der Bundesrat unter anderem, unter welchen Voraussetzungen Registerauszüge auf elektronischem Weg zugestellt werden können (Art. 48 Abs. 5 Ziff. 3 ZGB). Deshalb werden im Anhang zur E-EÖBV die beiden das Zivilstandswesen regelnden Verordnungen des Bundesrats (Ziff hiernach für die ZStGV; Ziff hiernach für die ZStV) dergestalt geändert, dass im Zivilstandsbereich die nötigen bundesrechtlichen Grundlagen für die Einführung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen gemäss E-EÖBV bereitstehen. Die Bereitstellung der rechtlichen Grundlagen und deren Inkrafttreten am 1. Januar 2018 (Art. 22 E-EÖBV) bedeutet nicht, dass sämtliche aus dem Personenstandsregister erstellbaren Zivilstandsdokumente im Zeitpunkt des Inkrafttretens bereits in Form einer elektronischen öffentlichen Urkunde aufbereitet und ausgestellt werden können. Die Zivilstandsbehörden der Kantone und Gemeinden werden durch das Eidgenössische Amt für das Zivilstandswesen EAZW rechtzeitig vor Inkrafttreten der Bestimmungen entsprechend informiert Verordnung über die Gebühren im Zivilstandswesen (ZStGV) Art. 7 Abs. 1 Bst. g Auslagen Im Rahmen von zivilstandsamtlichen Tätigkeiten ist die Gebühr für die Anbringung einer Zulassungsbestätigung nach Art. 16 E-EÖBV in der Höhe von 2 Franken pro Dokument als 14/18
15 Auslage in Rechnung zu stellen. Mit dieser Bestimmung ist die Überwälzung dieser für die zivilstandsamtliche Tätigkeit anfallenden Auslage gewährleistet. Anhang 1 Ziff. I. Ziff. 1. und Ziff. 2. Bekanntgabe von Personenstandsdaten Einfügen des Verweises auf Art. 47 E-ZStV. Somit sind alle Formen der Ausfertigung von Dokumenten gestützt auf das Personenstandsregister sowie auf die in Papierform geführten Register abgedeckt. Papierdokumente sind auf dem vom EAZW definierten Sicherheitspapier auszustellen (Art. 6 Abs. 2 E-ZStV). Die Erstellung von elektronischen Dokumenten richtet sich nach den Bestimmungen der EÖBV (Art. 6 Abs. 3 E-ZStV). Anhang 1 Ziff. I. Ziff. 3.3 Bekanntgabe von Personenstandsdaten, Anhang 1 Ziff. V. Ziff. 21 sowie Anhang 4 Ziff. II. Ziff. 5. Andere Dienstleistungen Vereinheitlichung der Bestimmungen für die Erstellung und Beglaubigung einer Kopie oder einer Abschrift in der ZStGV, so dass einheitlich von «Beglaubigung» unter Hinweis auf Art. 18a Abs. 2 i.v.m. Art. 47 Abs. 2 Bst. c ZStV gesprochen wird. Im UPReg gestützt auf Artikel 4a E-ZStV eingetragene und freigeschaltene Personen sind befugt, Beglaubigungen in elektronischer Form gemäss Art. 47 Abs. 3 ter E-ZStV vorzunehmen. Die Gebühr von CHF 2 pro Seite ist auch in diesen Fällen geschuldet, da damit der Aufwand des Einlesens eines Dokumentes im Hinblick auf die elektronische Aufbereitung der beglaubigten Kopie oder Abschrift abgedeckt wird. Die Gebühr für die Anbringung der Beglaubigung ist unabhängig davon, ob die Beglaubigung in Papierform oder elektronisch erfolgt, im Umfang von CHF geschuldet. Bei der elektronischen Beglaubigung kommen noch die Auslagen für die Anbringung der Zulassungsbestätigung gemäss Art. 7 Abs. 1 Bst. g E-ZStGV in der Höhe von CHF 2 dazu Zivilstandsverordnung (ZStV) Art. 4a Register der Urkundspersonen (UPReg) Ausschliesslich die nach Art. 4 ZStV zur Zivilstandsbeamtin oder zum Zivilstandsbeamten und damit zur Urkundsperson ernannte oder gewählte Person ist berechtigt, gestützt auf die Zuständigkeit gemäss Artikel 44a ZStV elektronische öffentliche Urkunden aus dem Zivilstands- respektive Personenstandsregister zu erstellen (Art. 1 Abs. 2 und Art. 11 E-EÖBV). Diese Person ist daher unverzüglich innert der gemäss Artikel 99c E-E-ZStV vorgesehenen Übergangsfrist von einem Jahr seit Inkrafttreten der neuen Bestimmungen im UPReg einzutragen. Die Eintragungspflicht obliegt der zuständigen kantonalen Behörde, welche sicherstellt, dass die Voraussetzungen zur Ausstellung von öffentlichen Urkunden und der Anbringung einer elektronischen Signatur bei der betreffenden Person im Zeitpunkt der Eintragung vorliegen. Für die Freischaltung sind die kantonalen Aufsichtsbehörden im Zivilstandswesen zwingend zuständig, da nur diese hierarchisch übergeordneten Verwaltungseinheiten wissen, welche Zivilstandsbeamtinnen und -beamten für die jeweiligen Zivilstandsbehörden tätig sind. Damit sind die Voraussetzungen für die Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden mit der Funktion Zivilstandsbeamtin / Zivil-standsbeamter geschaffen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der kantonalen Aufsichtsbehörde im Zivilstandswesen haben im Zivilstandsbereich keine Befugnis, öffentliche Urkunden auszustellen. Das EAZW hat ausschliesslich in den Fällen eine entsprechende Befugnis, in denen ein Auszug aus einem durch eine Schweizer Vertretung im Ausland geführten Zivilstandsregister zu erstellen ist (Art. 92b Abs. 1 bis E-ZStV). 15/18
16 Demgegenüber kann es vorkommen, dass sowohl Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der kantonalen Aufsichtsbehörden im Zivilstandswesen sowie des EAZW eine beglaubigte Kopie eines Dokumentes (Art. 2 Bst. f E-EÖBV), welches sich in ihrem Gewahrsam befindet, in Form einer öffentlichen Urkunde erstellen müssen (gem. Art. 47 Abs. 2 Bst. c E-ZStV). Aus Gründen der Rechtssicherheit, welche solche notariellen Aufgaben mit sich bringen, ist für die Befugnis der Anbringung einer elektronischen Beglaubigung sowohl der Besitz des eidgenössischen Fachausweises (Ausnahme: Art. 95 Abs. 1 ZStV) als auch die Übertragung der Funktion einer Urkundsperson erforderlich. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, schaltet das EAZW respektive das EJPD auf Antrag der zuständigen Stelle die betreffende Person im UPReg mit der jeweiligen Funktion frei. Die im UPReg eingetragene Urkundsperson wendet die nach der EÖBV vorgesehenen Verfahren an. Jede Änderung oder Löschung (sog. Deaktivierung) der im Register geführten Angaben von Urkundspersonen im Zivilstandsbereich ist gestützt auf Artikel 6 und 8 E-EÖBV unverzüglich durch die verantwortliche Kantons- respektive Bundesbehörde einzutragen. Art. 6 Zivilstandsdokumente Inskünftig können Zivilstandsdokumente sowohl in papier- als auch in elektronischer Form ausgestellt werden. Der bisherige Artikel 6 ist neu zu konzipieren. An der Ausstellung der Papierdokumente ändert sich nichts. Sie sind nach den Weisungen des EAZW bezüglich Papierqualität und Anforderungen an die Beschriftung zu erstellen. Im Hinblick auf die Regelung der Anbringung einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäss ZertES ist neu auch explizit definiert, dass für die Bekanntgabe von Zivilstandsereignissen, Zivilstandstatsachen sowie Personenstandsdaten in Papierform, das vom EAZW definierte Sicherheitspapier zu verwenden ist (ausgenommen davon sind Mitteilungen an Behörden, die nicht in Form eines Zivilstandsdokumentes erstellt werden). Erfolgt die Bekanntgabe in elektronischer Form, so ist nebst der Anbringung einer qualifizierten Signatur gemäss ZertES (SR ) auch das Anbringen einer Zulassungsbestätigung gemäss EÖBV erforderlich. Die Einzelheiten der Form der Bekanntgabe sind in Artikel 47 E-ZStV geregelt. Art. 47 Form der Bekanntgabe Bezüglich der Form der Bekanntgabe wird neu die Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden sowie beglaubigter elektronischer Kopien gemäss EÖBV zulässig sein. Die bisherigen Bestimmungen bezüglich der Bekanntgabe in Papierform bleiben bestehen. Art. 81 Abs. 2 Auskunftsrecht Einfügen des Verweises auf Art. 47, welcher sämtliche Formen der Bekanntgabe abdeckt. Art. 99c Übergangsbestimmungen zur Änderung vom... In Bezug auf die Ausstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und Beglaubigungen ist sicherzustellen, dass zumindest die gemäss Artikel 4 ernannten oder gewählten Zivilstandsbeamtinnen und -beamten spätestens innert Jahresfrist seit Inkrafttreten dieser Bestimmungen nach Artikel 4a Absatz 1 E-ZStV im UPReg eingetragen und freigeschalten sind, damit sie die im System Infostar erstellbaren elektronischen Urkunden gemäss Art. 47 Abs. 3 bis E- ZStV ausfertigen können. 16/18
17 3.2 Grundbuchverordnung (GBV) Keine Bemerkungen. 3.3 Handelsregisterverordnung (HRegV) Die Teilrevision vom 23. September 2011 führte mit den Art. 12a ff. HRegV insbesondere die elektronische Beurkundungs- bzw. Beglaubigungskompetenz im Bereich des Handelsregisters ein. Mit der in Art. 2 Abs. 1 Bst. a i. V. m. Art. 7 Abs. 1 Bst. a E-EÖBV vorgesehenen Aufnahme der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Handelsregisterbehörden in das UPReg müssen im Anhang der E-EÖBV die Bestimmungen über die elektronische Ausfertigung von Auszügen über die Einträge einer Registereinheit, elektronische Kopien von Anmeldungen und von Belegen, elektronische Beglaubigungen von Unterschriften, die Beglaubigung von Papierkopien elektronischer Dokumente sowie die elektronische Bestätigung über eine Nichteintragung einer Rechtseinheit sowie die Bestimmungen über die Teilnahme am elektronischen Geschäftsverkehr angepasst werden. Dementsprechend wird in den jeweiligen Bestimmungen nicht mehr nur die Notwendigkeit der Anbringung einer qualifizierten Signatur mit qualifiziertem Zeitstempel gemäss ZertES, sondern auch das Anbringen einer Zulassungsbestätigung gemäss EÖBV vorgesehen. Angesichts dieses ausgiebigen Katalogs von möglichen Dokumenten, welche seitens der Handelsregisterbehörden mit einer Beglaubigung nach Artikel 2 Buchstabe f E-EÖBV zu versehen sind oder denen gemäss der Begriffsumschreibung nach Artikel 2 Buchstabe d E- EÖBV auch der Charakter einer elektronischen öffentlichen Urkunde zukommen kann, rechtfertigt es sich, in der Zulassungsbestätigung nach Artikel 9 Absatz 2 Buchstabe e E-EÖBV die «Umschreibung der Befugnis der Urkundsperson» breit zu fassen: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Handelsregisterbehörden sind demnach grundsätzlich zur Erstellung von Beglaubigungen und amtlichen Registerauszügen sowie zur öffentlichen Beurkundung berechtigt. Von der Ausstellung von amtlichen Registerauszügen sind die Mitarbeiter des Eidgenössischen Handelsregisteramtes ausgenommen, da gemäss Artikel 11 Absatz 1 Buchstabe a HRegV nur die kantonalen Handelsregisterämter beglaubigte Auszüge über die Einträge einer Rechtseinheit im Hauptregister ausstellen können. Für die Freischaltung der Mitarbeiter der kantonalen Handelsregisterämter im UPReg zeichnen sich gemäss Artikel 4 Absatz 1 bis E-HRegV die kantonalen Aufsichtsbehörden bzw. bei den Mitarbeitern des Eidgenössischen Amtes für das Handelsregister das Eidgenössische Justiz- und Polizeidepartement gemäss Artikel 5 Absatz 1 bis E-HRegV verantwortlich, da nur diese hierarchisch übergeordneten Verwaltungseinheiten wissen können, welche Mitarbeiter für die jeweiligen Handelsregisterbehörden tätig sind. 4 Personelle, organisatorische und finanzielle Auswirkungen auf Bund, Kantone, Gemeinden und allfällige weitere Vollzugsträger Das Register der Urkundspersonen (UPReg) hat per 1. Januar 2014 seinen Betrieb aufgenommen und wird gegenwärtig durch das BJ betrieben und finanziert. Die vorgeschlagene Gebührenregelung soll langfristig eine nutzerbasierte Finanzierung des Systems ermöglichen. Die Einführungsphase seit 1. Januar 2014 hat gezeigt, dass eine seriöse Kostenschätzung des Systems vorab seine verbreitete Nutzung und somit seine Einführung bedingt. Dies war der Grund, weshalb der Betrieb und die damit verbundenen Kosten während der Einführungsphase beim BJ belassen wurden. 17/18
18 Mit der nutzerbasierten Gebühr werden auch in den nächsten Jahren gewisse Kosten durch den Bund zu tragen sein. Je stärker das System genutzt wird, desto eher wird eine Verschiebung der Kostentragung stattfinden. Sobald sämtliche Kosten durch die Nutzerinnen und Nutzer getragen werden, wird die Gebühr anzupassen sein. Die Kantone, Gemeinden und allfällige weitere Vollzugsträger können die Gebühr von 2 Franken pro elektronische öffentliche Urkunde oder elektronische Beglaubigung auf ihre «Kundinnen» und «Kunden» überwälzen. 5 Zeitbedarf für die Umsetzung in den Kantonen und den Gemeinden Mit der Inkraftsetzung per 1. Januar 2018 verbleibt den Kantonen und Gemeinden genügend Zeit, sich auf die Änderungen einzustellen. Im Bereich der öffentlichen Urkunden und Beglaubigungen wird es zudem auch künftig ein Nebeneinander von Papierdokumenten und elektronischen Dokumenten geben. Die Kantone sind entsprechend auch nicht verpflichtet, die elektronische öffentliche Urkunde und Beglaubigung überhaupt einzuführen. 6 Wirtschaftliche Auswirkungen Langfristig betrachtet wird der elektronische Geschäftsverkehr mit den Registerämtern zu einer schnelleren und einfacheren Geschäftsabwicklung und somit zu Kostensenkungen führen. 18/18