Source: http://www.polyreg.ch/d/mitgliedschaft/faq.html
Timestamp: 2018-07-21 09:51:39
Document Index: 197046955

Matched Legal Cases: ['§39', '§34', '§33', 'Art. 2', '§3', 'Art. 2', '§4', 'Art. 2', 'Art. 3', '§2', '§34', '§39', '§39', '§39', '§39', '§34', '§34', '§33', '§6', '§37', '§37', '§38', '§35', 'Art. 11', '§9', '§12', 'Art. 4', '§9', '§6', '§2', '§17', '§17', '§39', '§60', 'Art. 8', '§39', '§60', '§60', '§8', '§50', '§52', '§53', '§27', '§25', '§34', '§39', '§60', '§37', '§50', '§9', '§50', '§50', '§50', '§51', '§50', '§8', '§51', '§52', '§49', '§52', '§42', '§10', '§10', '§10', '§11', '§11', '§11', '§12', '§14', '§14', '§14', '§13', 'Art. 14', '§2', '§ 4', '§16', 'Art. 3', 'Art. 9', 'Art. 8', '§45', '§54', '§45', '§53', '§45', '§53', '§54', '§55', '§55', '§2', '§55', '§55', '§ 37', '§58', '§57', '§57', '§2', '§2', 'in dubio', 'Art. 12', 'in dubio', 'e contrario', 'Art. 6', 'Art. 19', 'Art. 40', 'BGE', 'Art. 8', 'BGE', 'BGE', 'BGE', '§45', '§38', '§38', '§38', '§12', '§12']

Praxis der SRO PolyReg in Arbeitsprozessen und Verfahrensweisen
Zürich, 31. August 2009
Herzlichen Dank für Ihr Interesse an der SRO PolyReg!
In der folgenden Übersicht finden Sie Antworten zu oft gestellten Fragen rund um die Erlangung der Vereinsmitgliedschaft sowie um Rechte und Pflichten der Vereinsmitglieder der SRO PolyReg.
Im Sinne einer Wegleitung dient sie deshalb sowohl künftigen, als auch bestehenden Mitgliedern in der effizienten und reibungslosen Abwicklung des Vereinsalltags. Die Übersicht konkretisiert Bestimmungen der Statuten und des Reglements und legt zugleich die Praxis der SRO PolyReg (und des Schiedsgerichts) in Fragen des Vereinsalltags dar. Ergänzend sind zudem Fragen um die Unterstellung unter die PolyReg Standesregeln für Vermögensverwalter in den Fragenkatalog eingebaut. Die Liste wird periodisch aktualisiert.
Matthias Schaad, Geschäftsführer
A. Vorfragen / Öffentlichkeit
Wo finden sich Angaben über die der SRO PolyReg angeschlossenen Mitglieder? Gibt es eine im Internet ersichtliche Mitgliedschaftsliste?
Wo finden sich Angaben über die standesregulierten Vermögensverwalter der SRO PolyReg (PolyAsset-Vermögensverwalter)? Gibt es eine im Internet ersichtliche Liste dieser Vermögensverwalter?
Erteilt die SRO PolyReg Auskünfte über ihre Mitglieder, beispielsweise über Sanktionsverfahren und dergleichen?
Was ist die SRO PolyReg und für was ist sie zuständig?
B. SRO PolyReg: Anforderungen an die Mitgliedschaft
Wem steht die Mitgliedschaft in der SRO PolyReg offen?
Wann bin ich Finanzintermediär? Wie kann ich erfahren, ob meine Tätigkeit dem GwG unterstellt ist?
Welche weiteren Anforderungen werden an die Mitglieder gestellt?
Ich bin zwar nicht als Finanzintermediär tätig, könnte mir jedoch vorstellen, zu gegebener Zeit eine unterstellungspflichtige Tätigkeit aufzunehmen. Kann ich mich vorsorglich bereits der SRO PolyReg anschliessen?
Ich bin zwar nur als Berater tätig, meine Geschäftspartner verlangen von mir jedoch, bei einer SRO angeschlossen zu sein. Kann ich mich unter diesen Voraussetzungen der SRO PolyReg anschliessen?
Ich lebe im Ausland (beispielsweise in Deutschland) und bin Eigentümer einer Gesellschaft mit Sitz in der Schweiz, die hier unterstellungspflichtige Finanzdienstleistungen erbringt. Von Zeit zu Zeit reise ich ein und beaufsichtige den meinen Anweisungen folgenden Geschäftsführer in der Schweiz, der sich um die Administration und die Kundenkorrespondenz kümmert, während ich für die Entscheide bezüglich der Kundentransaktionen zuständig bin. Kann ich mich unter diesen Voraussetzungen der SRO PolyReg anschliessen?
C. PolyAsset: Fragen zur Standesregulierung
Ich/meine Gesellschaft bin/ist als Vermögensverwalter tätig. Muss ich mich/meine Gesellschaft den Standesregeln der SRO PolyReg unterstellen?
Ich/meine Gesellschaft unterstellt sich den Standesregeln der SRO PolyReg, muss dafür erhöhten Anforderungen genügen und trägt zusätzliche Kosten. Wird dies meinen (zukünftigen) Kunden auch ersichtlich? Gibt es ein (Qualitäts-)label?
Ich will mich/meine Gesellschaft als Vermögensverwalter den Standesregeln der SRO PolyReg unterstellen. Welche Bedingungen muss ich erfüllen?
Zu welchem Zeitpunkt kann ich mich/meine Gesellschaft als Vermögensverwalter den Standesregeln der SRO PolyReg unterstellen?
D. SRO PolyReg: Aufnahmeverfahren
Wie verläuft das Aufnahmeverfahren der SRO PolyReg?
Wie lange dauert das Aufnahmeverfahren?
Gibt es ein Expressverfahren?
Kann ich den Aufnahmeprozess beschleunigen, indem ich persönlich in der Geschäftsstelle der SRO PolyReg vorstellig werde?
Was kostet eine Mitgliedschaft bei der SRO PolyReg?
Wer wird bei der Beitragseinstufung alles mitgezählt?
E. Fragen zum PolyReg-Aufnahmegesuch
Was ist eine Referenz? Wer kann sie ausstellen?
Welche GwG-Funktionen kennt die SRO PolyReg? Warum sind die Funktionen personell zu besetzen? Welche Anforderungen werden an die Funktionsträger gestellt?
Können die GwG-Funktionen mit ein und derselben Person besetzt werden?
Welche Dokumentationsanforderungen werden an Organe, Mitglieder der Geschäftsleitung, Führungspersonen und Zeichnungsberechtigte gestellt?
Die Jahresrechnung meiner Gesellschaft wird nicht von einer Revisionsstelle geprüft. Ist das zulässig und ergeben sich für die SRO PolyReg daraus Probleme?
Welches sind die Dokumentationsanforderungen für Mitarbeiter ohne Zeichnungsberechtigung und ohne Organstellung?
Mein Unternehmen arbeitet mit Agenten zusammen. Welches sind die Dokumentationsanforderungen für diese?
Ich will selbst für die Weiterbildung in GwG-Belangen verantwortlich sein (Gesuch von Seite 14 gemäss §39 Abs. 4 Statuten). Was bedeutet das genau?
Ich will dass meine Revisionsstelle die GwG-Prüfungen durchführt (Gesuch von Seite 14, gemäss §34 Abs. 1 der Statuten). Was bedeutet das genau?
Wie kann der Nachweis erbracht werden, dass die eigene Revisionsstelle bezüglich aller GwG-Belange sachkundig ist und die Anforderungen nach §33 Abs. 2 der Statuten erfüllt?
Welche Angaben werden auf Seite 15 des Aufnahmegesuchs verlangt?
Welche Dokumentationsanforderungen sind mit der Bekleidung einer GwG-Funktion verbunden?
Mein Aufnahmegesuch wurde abgelehnt. Was kann ich tun?
F. PolyAsset: Fragen zur Standesregulierung / Unterstellungsverfahren
Ich will mich/meine Gesellschaft als Vermögensverwalter den Standesregeln der SRO PolyReg unterstellen. Wie muss ich vorgehen?
Wieso existieren im Bereich der Standesregeln zwei Reglemente? An welches muss ich mich halten?
Welche Angaben werden in der Unterstellungserklärung gefordert?
Wozu dient die Seite 7 des Unterstellungsformulars?
Welche Anforderungen werden an eine Standes-Prüfstelle gestellt?
In welchem Verhältnis stehen Standes- und GwG-Prüfstelle zueinander?
Wie lange dauert ein Standes-Unterstellungsverfahren?
Kann ich das Unterstellungsverfahren beschleunigen, indem ich persönlich in der Geschäftsstelle der SRO PolyReg vorstellig werde?
Ich bin nicht sicher, ob meine Vermögensverwaltungsverträge den Anforderungen der Standesregeln entsprechen. Was kann ich tun?
Mein Unterstellungsgesuch wurde abgelehnt. Was kann ich tun?
G. SRO PolyReg: Fragen zu Konsequenzen und Modalitäten einer Mitgliedschaft
Was geschieht mit meinen Daten bei der SRO PolyReg?
Ich will mich als passives Mitglied der SRO PolyReg anschliessen. Geht das?
Ich habe davon Kenntnis, dass die SRO PolyReg inaktive Mitglieder kennt. Was bedeutet Inaktivität und wie kann ich inaktives Mitglied werden?
Welche Periodizitäten bestehen in der Abwicklung des Vereinsjahres für mich als Mitglied?
H. SRO PolyReg: Aufrechterhaltung und Ende der Mitgliedschaft
Ich bin soeben als Mitglied der SRO PolyReg aufgenommen worden. Was muss ich nun tun?
Wo kann ich nachlesen, was meine Aufgaben sind, wenn ich es nicht mehr weiss?
Welches sind meine Pflichten als Mitglied der SRO PolyReg?
Welches sind meine Rechte als Mitglied der SRO PolyReg?
Wie endet eine Mitgliedschaft in der SRO PolyReg?
I. SRO PolyReg: Prüfwesen
Wie oft werde ich geprüft? Welche Rolle spielt meine allfällige Inaktivität dabei?
Was ist ein Prüfaufschub? Wie kann ich ihn erwirken?
Wie läuft das ordentliche Prüfverfahren ab?
Was ist Gegenstand der Prüfung?
Was ist eine ausserordentliche Prüfung?
Wer führt eine ausserordentliche Prüfung durch? Wie läuft eine solche ab?
J. PolyAsset: Fragen zur Standesregulierung / Prüfwesen
Wie oft werde/wird ich/meine Gesellschaft geprüft? Welche Rolle spielt meine allfällige Inaktivität im Rahmen der SRO PolyReg dabei?
Gibt es für die Standesprüfungen auch einen Prüfaufschub wie bei der SRO PolyReg?
Wer führt eine ausserordentliche Prüfung durch? Wie läuft diese ab?
Was sind die Folgen von Beanstandungen bei Standesprüfungen?
K. SRO PolyReg: Sanktionen und Schiedsgerichtsbarkeit
Wann greift die SRO PolyReg zum Mittel der Sanktion?
Welche Sanktionen sind denkbar?
Wie werden Bussen bemessen?
Wann kommt es zum Ausschluss aus der SRO PolyReg?
Wie läuft ein Sanktionsverfahren ab?
Welche Konsequenzen hat ein Sanktionsverfahren mit Blick auf die Eidgenössische Finanzmarktaufsicht FINMA?
Welche Rechtsnatur haben die Sanktionsverfahren der SRO PolyReg und welche Verfahrensgrundsätze kommen zur Anwendung?
Was kostet ein Sanktionsverfahren?
Welche Rechtsmittel bestehen gegen Sanktionsentscheide der SRO PolyReg?
Welche Funktion hat der Verantwortliche für das Schiedsgericht?
Wie läuft ein Schiedsverfahren ab?
Wie verhält es sich mit der aufschiebenden Wirkung einer Beschwerde? Was sind die Konsequenzen bei Entzug der aufschiebenden Wirkung?
Die Mitgliedschaftsliste der SRO PolyReg wird infolge eines GV-Beschlusses von 2004 nicht publiziert. Dies gilt solange, als die Eidgenössische Finanzmarktaufsicht FINMA ihre Publikation aller regulierter Finanzintermediäre in der Schweiz (zu der sie gemäss FINMAG berechtigt ist) noch nicht veröffentlicht hat.
Bis dahin können interessierte Kreise den Regulierungsstatus eines Mitglieds entweder direkt bei der SRO PolyReg anfragen oder sich vom Mitglied selbst eine Mitgliedschaftsbestätigung aushändigen lassen.
Mitglieder sind in der Lage, jederzeit selbst und online via der Homepage der SRO PolyReg eine Mitgliedschaftsbestätigung (in deutsch, französisch, italienisch oder englisch) herzustellen. Als Empfänger einer solchen Bestätigung können Sie diese – ebenfalls online – auf Echtheit überprüfen. Die Überprüfung einer Online-Mitgliedschaftsbestätigung indiziert zugleich die Aktualität einer einmal bestätigten Mitgliedschaft.
Eine Publikation der PolyAsset-Vermögensverwalter im Internet ist vorgesehen. Anleger werden zudem Disziplinarauskünfte über PolyAsset-Vermögensverwalter einziehen und umgekehrt Hinweise auf Standesverstösse melden können (siehe allerdings auch Frage C.2). Die technische Umsetzung ist derzeit pendent.
Nein. Die Vereinsinterna der SRO PolyReg unterstehen dem Datenschutz und sind nicht öffentlich. Das gilt auch bei Medienanfragen.
Was ist die SRO PolyReg und für was ist sie zuständig? Die SRO PolyReg ist eine von der FINMA anerkannte Selbstregulierungsorgansiation, welche die Umsetzung der Sorgfaltspflichten des Geldwäschereigesetzes GwG durch ihre Mitglieder überwacht und durchsetzt. Die SRO PolyReg bezweckt jedoch nicht den Schutz von Anlegern, zumal auch das GwG selbst nicht zum Anlegerschutz konzipiert ist. Die SRO PolyReg übt somit keine prudentielle Aufsicht über ihre Mitglieder aus.
Lediglich in Bezug auf die standesregulierten Vermögensverwalter (PolyAsset-Vermögensverwalter) agiert die SRO PolyReg auch als Standesorganisation. Die Aufsicht über die Einhaltung der ebenfalls von der FINMA anerkannten Standesregeln durch die ihnen Unterworfenen stellt eine teilprudentielle Aufsicht dar.
Mitglied kann jede natürliche oder juristische Person werden, die im Sinne von Art. 2 Abs. 3 GwG als Finanzintermediär in der Schweiz tätig ist und ihren Sitz, eine Zweigniederlassung oder eine Betriebsstätte in der Schweiz hat (§3 Abs. 1 Statuten). Sitzgesellschaften können nicht Mitglied der SRO PolyReg werden.
Als Sitzgesellschaft gilt eine juristische Person, die über kein eigenes Personal verfügt und keiner gewerbsmässigen Tätigkeit nachgeht. Als Sitzgesellschaft wird eine juristische Person von der SRO PolyReg auch dann betrachtet, wenn ihr Schwerpunkt der tatsächlichen Verwaltung und Geschäftstätigkeit ausserhalb der Schweiz liegt, insbesondere wenn die erbrachte Tätigkeit dort einer Regulierungspflicht unterstünde (siehe Frage B.6).
Sofern sich die Antwort nicht direkt aus Art. 2 Abs. 3 GwG ergibt, berät Sie die Eidgenössische Finanzmarktaufsicht FINMA rechtsverbindlich zur Frage der Unterstellungspflicht. Die Praxis der FINMA ist derweil zusammengefasst und einsehbar im so genannten Unterstellungskommentar im Archiv der FINMA-Webseite.
Wer eine unterstellungspflichtige Tätigkeit ausübt, muss sich entweder direkt der FINMA unterstellen oder den Anschluss an eine SRO suchen, wenn die Tätigkeit berufsmässig ausgeübt wird. Die Beantwortung der Frage nach der Berufsmässigkeit richtet sich nach Massgabe der Verordnung der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht über die berufsmässige Ausübung der Finanzintermediation im Sinne des Geldwäschereigesetzes (VBAF-FINMA; SR 955.20).
Das Mitglied selbst, sowie alle mit der Verwaltung und Geschäftsführung betrauten Personen und Mitarbeiter, die für das Mitglied auf dem Gebiete der Finanzintermediation Funktionen wahrnehmen, müssen einen guten Ruf in Bezug auf ihre Tätigkeit als Finanzintermediäre geniessen und Gewähr für die Erfüllung ihrer Pflichten aus dem GwG und dem Reglement bieten. Ausserdem sind Mitglied verpflichtet, ihre Tätigkeit jederzeit nach Massgabe des Zweckartikels der Statuten auszuüben. Das untersagt jegliche unerlaubte (gesetzeswidrige) Tätigkeit, insbesondere die Ausübung von bewilligungspflichtigen Tätigkeiten ohne Vorliegen entsprechender Ermächtigungen, aber auch unethische Geschäftspraktiken (§4 Abs. 1 Statuten).
Nein. Die SRO PolyReg nimmt Mitglieder nicht auf Vorrat auf. Ohne aktuell unterstellungspflichtige oder eine im Aufnahmegesuch zumindest durch geeignete Dokumente erkennbar gemachte konkrete Absicht, innert absehbarer Frist eine unterstellungspflichtige Tätigkeit aufzunehmen, besteht die Möglichkeit der Mitgliedschaft nicht (siehe Frage B.1).
In solchen Fällen kann die SRO PolyReg ausnahmsweise eine Mitgliedschaft zulassen. Gesuchsteller mit dem entsprechenden Hintergrund haben jedoch das ordentliche Aufnahmeverfahren zu durchlaufen (siehe Frage D.1). Die Gesuchsteller werden dabei materiell einer analogen Gewährsprüfung unterzogen, wie wenn sie Finanzintermediäre nach Art. 2 Abs. 3 GwG wären. Pflichterleichterungen sind im Rahmen des Zulässigkeitsbereichs von Statuten und Reglement möglich.
Nein. Die Schweizer Gesellschaft wird von der SRO PolyReg als Sitzgesellschaft angesehen, der die Möglichkeit zur Mitgliedschaft nicht offen steht. Die Gesellschaft ist zudem als Vehikel zu betrachten, das GwG-relevante Tätigkeiten ausserhalb des räumlichen Geltungsbereichs des GwG wahrnimmt und dessen Aktivität geeignet wäre, die effektive Geschäftstätigkeit faktisch entweder der Aufsicht der SRO PolyReg oder allenfalls zuständiger ausländischer Behörden zu entziehen. Damit bestünde die Gefahr einer Regulierungsumgehung, zu der die SRO PolyReg nicht Hand zu bieten gewillt ist (siehe Frage B.1).
Die Unterstellung ist für diejenigen Vermögensverwalter zwingend, die von den gesetzlichen Privilegien von Art. 3 Abs. 2 Bst. c KAG profitieren wollen, beziehungsweise die als Vertrieb zu qualifizierende Handlungen für nicht zum öffentlichen Vertrieb zugelassene kollektive Kapitalanlagen und strukturierte Produkte betreiben. Der Begriff des Vertriebs wird dabei im FINMA-Rundschreiben 2013/09 definiert. Er umfasst – unter gewissen Bedingungen – jede Tätigkeit, die geeignet ist, die Öffentlichkeit – insbesondere nicht-qualifizierte Anleger gemäss KAG – über nicht zum öffentlichen Vertrieb in der Schweiz zugelassene kollektive Kapitalanlagen und strukturierte Produkte zu informieren und schliesst diesbezüglich auch die reine Beratung mit ein.
Wer demnach einen Konflikt mit der FINMA punkto "unerlaubten Vertrieb" vermeiden will, muss eine entsprechende Tätigkeit entweder unterlassen, über eine Vertriebsträgerbewilligung der FINMA verfügen oder sich – im Falle von Vermögensverwaltern – von der FINMA anerkannten Standesregeln wie denjenigen der SRO PolyReg unterwerfen. Die Unterstellung ist so gesehen ein geschäftsstrategischer Entscheid des Vermögensverwalters mit entsprechenden Aufsichts- und Verhaltenskonsequenzen.
Die Unterstellung hat eine zusätzlich zur und unabhängig von der GwG-Prüfung erfolgende (teil-) prudentielle Aufsicht zur Folge.
Eine Nichtunterstellung schränkt die Handlungsfähigkeit eines Vermögensverwalters punkto Vertrieb in der Schweiz nicht zugelassener kollektiver Kapitalanlagen und strukturierter Produkte ein. Sie lässt für sich betrachtet jedoch keine Aussage über die Qualität der Dienstleistungserbringung eines nicht unterstellten Vermögensverwalters im Rahmen des ihm Zulässigen zu.
Umgekehrt ist vorgesehen, diejenigen Vermögensverwalter, die den Standesanforderungen der SRO PolyReg genügen und sich den Standesregeln unterworfen haben, mit dem Label "PolyAsset" auszuzeichnen, das anzeigt, dass ein Vermögensverwalter den Standesregeln der SRO PolyReg untersteht und diesen überprüfterweise (andauernd) genügt.
Die Unterstellung unter die Standesregeln ist den Kunden anzuzeigen. Ein Exemplar der PolyReg-Standesregeln ist den Kunden bei Vertragsschluss zudem auszuhändigen. Den PolyAsset-Vermögensverwaltern wird zudem ein entsprechendes Label zur Verwendung auf ihrer Geschäftskorrespondenz und/oder ihren eigenen Websites zur Verfügung gestellt.
Zudem sieht das Reglement über Kontrolle und Sanktionierung der Standesregeln explizit die Publikation der unterstellten PolyAsset-Vermögensverwalter vor.
Sie/Ihre Gesellschaft müssen/muss Mitglied der SRO PolyReg sein und Gewähr für die Einhaltung der Standesregeln bieten.
Eine Unterstellung kann zeitgleich mit dem Anschluss an die SRO PolyReg beantragt werden (allerdings in einem davon separierten Verfahren) oder erst später. Der SRO PolyReg bereits als Mitglieder angeschlossene Vermögensverwalter, die sich vor dem 30. September 2009 unterstellen, müssen bis zu diesem Zeitpunkt in der Lage sein, Neukunden standeskonforme Vermögensverwaltungsverträge zu offerieren und profitieren von einer Übergangsfrist bis 31. Dezember 2010 bezüglich Vertragsanpassungen mit bestehenden Kunden. Diese Übergangsfrist kommt gemäss FINMA allenfalls auch bei einer Unterstellung nach dem 30. September 2009 zur Anwendung (siehe Frage F.1).
Kann ich mich als Mitglied der SRO PolyReg und Vermögensverwalter auch von der FINMA anerkannten Standesregeln einer anderen Standesorganisation als der SRO PolyReg unterstellen?
Ja. Eine Fremdunterstellung ist der SRO PolyReg jedoch zur Kenntnis zu bringen. Zudem ist der jeweiligen Standesorganisation eine umfassende Befugnis zur Auskunftserteilung an die SRO PolyReg zu erteilen, zumal Verstösse gegen Standesregeln geeignet sind, die Gewähr eines Finanzintermediärs zur Erbringung ethisch und rechtlich einwandfreier Finanzdienstleistungen in Frage zu stellen, was auch auf die Mitgliedschaftsanforderungen der SRO PolyReg durchschlagen kann.
Das Aufnahmeverfahren verläuft ausschliesslich im Schriftwechsel, ist interaktiv ausgestaltet und durchläuft zwei Phasen. Es beginnt mit der Einreichung eines vollständigen Aufnahmegesuchs per Post. Der Eingang wird von der SRO PolyReg umgehend schriftlich bestätigt. Zugleich erfolgt eine erste Sichtung des Gesuchs zur Einstufung in die Beitragskategorien gemäss PolyReg-Beitragsskala und es erfolgt die Fakturierung der einmaligen so genannten Aufnahmegebühr.
Nach deren Bezahlung wird das Gesuch in der ersten Phase formell auf Vollständigkeit und Formrichtigkeit überprüft. Fehlende Unterlagen und/oder unvollständige Angaben werden unter Fristansetzung nachgefordert. Es gilt zu berücksichtigen, dass das Aufnahmegesuch gleichsam das Basisdossier eines Mitglieds darstellt, das es während der ganzen Dauer seiner Mitgliedschaft begleitet und das nach der Aufnahme vom Mitglied ständig auf dem den jeweils aktuellen Zuständen entsprechenden Stand zu halten ist (siehe Frage H.3). Das Gesuch soll deshalb leserlich erstellt sein, es darf allerdings handschriftlich ausgefüllt werden.
Sobald das Gesuch vollständig vorliegt, wird es in einer zweiten Phase materiell geprüft. Gegenstand dieser Prüfung ist, festzustellen, ob der Gesuchsteller als Finanzintermediär Gewähr für für die Erfüllung der Pflichten aus dem Geldwäschereigesetz und dem Reglement der SRO PolyReg zu bieten und insbesondere ethisch und rechtlich beanstandungslose Finanzdienstleistungen von hoher Qualität im Sinne von §2 Abs. 2 der Statuten zu erbringen verspricht. Tauchen dabei Fragen oder Unklarheiten auf, wird der Gesuchsteller darüber schriftlich informiert, verbunden mit Fristansetzung für die ebenfalls schriftliche Beantwortung.
Liegen keine Beanstandungen vor – oder werden Sie durch die Ausführungen des Gesuchstellers aus dem Weg geräumt – entscheidet der Vorstand über die Aufnahme. Der Entscheid wird mit einer schriftlichen Aufnahmebestätigung oder – im Falle einer Nichtaufnahme – einem schriftlichen, begründeten und am Schiedsgericht (siehe Fragen K.9 und K.11) beschwerdefähigen Entscheid mitgeteilt. Erfolgt eine Aufnahme, wird zudem die Jahresgebühr für das laufende Jahr erhoben.
Das Verfahren ist so ausgestaltet, dass ein Entscheid binnen einer Zeitspanne von 2 Tagen bis 2 Wochen ab Vorliegen eines vollständigen Gesuchs vorliegt. Dabei gilt zu berücksichtigen, dass die Nachforderung fehlender Unterlagen oder die Beantwortung von Fragen im materiellen Prüfverfahren (2. Phase) zu erheblichen Abweichungen von dieser Einschätzung führen können.
Nein. Wir lernen Sie zwar gerne kennen, eine sorgfältige formelle und materielle Prüfung des Gesuchs ist jedoch gesetzliche Pflicht der SRO PolyReg und unabhängig von Ihrem Zeitdruck zu gewährleisten. Die Gesuchsprüfung nimmt – verbunden mit der administrativen Abwicklung – notwendigerweise eine gewisse Zeit in Anspruch.
Die Kosten sind abhängig von der Betriebsgrösse (siehe auch Frage D.6). Die Abstufung der Beitragskategorien richtet sich nach der Beitragsskala der SRO PolyReg. Für Mitglieder, die einer finanzintermediären Tätigkeit nicht lediglich im Nebenerwerb nachgehen (i.e mehrheitlich GwG-relevante Tätigkeit), fallen bei der Begründung einer Mitgliedschaft mit der Aufnahmegebühr einmalige Kosten im Sinne einer Prüfgebühr an. Je nach Betriebsgrösse beträgt die Gebühr 900.– bis 3'600.– Franken.
Nach erfolgter Mitgliedschaft variieren die jährlich wiederkehrenden Kosten (Jahresbeitrag) je nach Betriebsgrösse zwischen 1'200.– bis 4'800.– Franken.
Für Mitglieder der Betriebsgrösse 4 (28 und mehr Personen) werden individuelle Tarife vereinbart, die jedoch die Untergrenze von 7'200.– Franken für die Aufnahmegebühr und 9'600.– Franken für den Jahresbeitrag nicht unterschreiten.
Inaktive Mitglieder bezahlen pauschal Fr. 650.– Mitgliederbeitrag (siehe Fragen B.4 und G.3)
Gemäss Beitragsskala werden (kumulativ) die in einem Betrieb geschäftsleitend tätigen Personen sowie die in Erbringung der GwG-unterstellungspflichtigen Tätigkeit des Mitglieds allein oder kollektiv vertretungsberechtigten oder tätigen Personen für die Beitragseinstufung mitgezählt. Doppelzählungen werden vermieden.
Kosten entstehen im Rahmen der SRO PolyReg zusätzlich zum Mitgliederbeitrag durch die jährlichen GwG-Prüfungen und die Schulungspflicht. Prüfungen von PolyReg-Prüfstellen werden nach Stundenaufwand gemäss einem vereinheitlichten Stundenansatz von 240.– Fr. in Rechnung gestellt. Erfolgen Prüfungen ausnahmsweise durch Ihre eigene Revisionsstelle, so gelten deren Honoraransätze (siehe Frage I.7).
Die je Mitarbeiter einmalige Grundschulung kostet Fr. 650.–, die jährlichen Weiterbildungsveranstaltungen Fr. 340.– (siehe Frage H.3).
Wenn Sie sich als Vermögensverwalter zusätzlich den PolyReg-Standesregeln unterwerfen, verursacht dies einen jährlichen Pauschalbeitrag von Fr. 800.–.
Zu Seite 2: Was ist eine Referenz? Wer kann sie ausstellen?
Mit einem Referenzschreiben verbürgt sich ein Dritter gegenüber der SRO PolyReg für die Vertrauenswürdigkeit eines Gesuchstellers. Diese Referenz kann von verschiedener Seite beigebracht werden, sei es von der Hausbank des Gesuchstellers, einer Depotbank, von Geschäftspartnern oder persönlichen Referenzpersonen.
Zu Seiten 4, 11, 12 und 15: Welche GwG-Funktionen kennt die SRO PolyReg? Warum sind die Funktionen personell zu besetzen? Welche Anforderungen werden an die Funktionsträger gestellt?
Die SRO PolyReg verlangt von den Mitgliedern, dass gewisse zentrale Verantwortungsbereiche, die für die betriebsinterne Durch- und Umsetzung der Pflichten des GwG bei den Mitgliedern notwendig erscheinen, dauerhaft personell besetzt sind. Die SRO kennt die Funktion der Kontaktperson, den Verantwortlichen für Dossierführung, für Meldung an die MROS und Vermögenssperre und den Schulungsverantwortlichen (siehe Aufnahmegesuch Seiten 4, 11, 12 und 15).
Die Kontaktperson dient der SRO PolyReg als zentrale Ansprechsperson, die Anweisungen für das Mitglied rechtswirksam entgegennehmen und deren interne Umsetzung beim Mitglied durchsetzen kann. Die Ansprechperson soll mindestens eine Landessprache verstehen können. Mit Blick auf ein allfälliges Schiedsgerichtsverfahren ist zudem im Handelsregister eingetragene Zeichnungsberechtigung erforderlich.
Der Dossierführer trägt die Verantwortung über die korrekte Führung der Kundendokumentation und gilt gleichsam als deren Besitzer. Mit Blick auf den räumlichen Geltungsbereich des GwG und zur Sicherstellung der Verfügbarkeit der Akten zu Handen der Strafverfolgungsbehörden, verlangt die SRO PolyReg, dass der Funktionsträger in der Schweiz wohnhaft ist und die Akten bei ihm jederzeit greifbar sind.
Der Meldeverantwortliche hat sicherzustellen, dass Meldungen des Mitglieds an die Meldestelle MROS erstattet werden, dass eine allfällige Vermögenssperre umgesetzt wird und dass die SRO PolyReg nach dem Wegfall der Vermögenssperre über die Meldung des Mitglieds informiert wird.
Zumindest der Schulungsverantwortliche besucht die PolyReg-Schulungen. Er stellt betriebsintern sicher, das die Mitarbeiter einen ausreichenden Kenntnisstand über das GwG haben.
Ja. In diesem Fall darf diese Person jedoch nicht im Ausland Wohnsitz haben (siehe Fragen B.6 und E.2).
Zu Seiten 8 und 16: Welche Dokumentationsanforderungen werden an Organe, Mitglieder der Geschäftsleitung, Führungspersonen und Zeichnungsberechtigte gestellt?
In der Praxis sind damit alle im Handelsregister mit Zeichnungsberechtigung vermerkten Personen, sowie diejenigen Personen, die über eine individuelle Handlungsvollmacht für den Gesuchsteller/das Mitglied verfügen gemeint. Diese sind in der Lage, für den Gesuchsteller/das Mitglied Rechte und Pflichten zu begründen, insbesondere mit Blick auf die Erbringung finanzintermediärer Tätigkeiten. Für diese Personen ist im Aufnahmegesuch jeweils eine Seite 8 auszufüllen.
Darüber hinaus sind die Dokumentationsanforderungen mit denjenigen der GwG-Funktionsträger identisch (siehe Frage E.12). Bei Personalunionen ist die erweiterte Personendokumentation selbstverständlich nur einmal einzureichen.
Zu Seite 9: Die Jahresrechnung meiner Gesellschaft wird nicht von einer Revisionsstelle geprüft. Ist das zulässig und ergeben sich für die SRO PolyReg daraus Probleme?
Sofern Ihre Gesellschaft den gesetzlichen Anforderungen entspricht, kann sie auf eine eingeschränkte Revision verzichten. In diesem Fall ist die Seite 9 nicht auszufüllen, beziehungsweise auf den Umstand eines Opting-Outs zu verweisen.
Wenn Sie über eine Revisionsstelle verfügen, ist sie auf dieser Seite anzugeben und die Angaben sind mit den im Gesuch verzeichneten Beilagen zu dokumentieren.
Für die Sicherstellung der GwG-Prüfung ist dies unproblematisch. Normalerweise wird ohnehin allen Mitglieder eine GwG-Prüfstelle von der SRO PolyReg zugewiesen, es sei denn, ein Gesuch eines Mitglieds nach §34 Abs. 1 der Statuten, die eigene Revisionsstelle mit der GwG-Prüfung betrauen zu dürfen, werde vom Vorstand genehmigt (siehe Frage E.9).
Wird ein solches Gesuch im Rahmen des Aufnahmegesuchs gestellt, muss diesem eine Mandatsannahmeerklärung der auf Seite 9 angeführten Revisionsgesellschaft beiliegen. Wird ein solches Gesuch zu einem späteren Zeitpunkt gestellt, ist eine Mandatsannahmeerklärung nachzureichen.
Zu Seite 10: Welches sind die Dokumentationsanforderungen für Mitarbeiter ohne Zeichnungsberechtigung und ohne Organstellung?
Für diese ist je eine Seite 10 auszufüllen. Für eine grössere Anzahl von Mitarbeitern können die Personalangaben auf einer separaten Liste oder auf Diskette als Excel-Tabelle übermittelt werden.
Zu Seite 10: Mein Unternehmen arbeitet mit Agenten zusammen. Welches sind die Dokumentationsanforderungen für diese?
Agenten können als Hilfspersonen beigezogen werden und werden dabei von der Regulierung ihres Prinzipals mit erfasst – ohne dass sie sich selbst als Finanzintermediäre einer SRO anschliessen müssten – wenn sie sorgfältig ausgewählt worden sind, ihre Ausbildung punkto GwG gewährleistet ist und sie vertraglich ausschliesslich an den Prinzipal gebunden sind.
In der Praxis behandelt die SRO PolyReg diese Agenten analog zu Angestellten des Finanzintermediärs und verlangt je Agent eine ausgefüllte Seite 10. Aufgrund der durch die aufsichtsrechtliche Distanz von Agenten zur SRO PolyReg verursachten Spezialstellung der Agenten, verlangt die SRO PolyReg vom Prinzipal zusätzlich und je Agent die Einreichung von Strafregisterauszug, unterschriebener und datierter Pass- oder ID-Kopie, einer Kopie des jeweiligen Agenturvertrags sowie eine vierteljährlich aktualisierte Agentenliste. Diese ist unaufgefordert einzureichen.
Zu Seite 14: Ich will selbst für die Weiterbildung in GwG-Belangen verantwortlich sein (Gesuch von Seite 14 gemäss §39 Abs. 4 Statuten). Was bedeutet das genau?
Sie übernehmen damit selbst die Verantwortung, sich und Ihre Mitarbeiter in Belangen des GwG weiterzubilden. Dabei erschliessen Sie sich ihr Wissen selbständig und unabhängig von den Schulungsangeboten der SRO PolyReg. Das heisst: Sie kommen nicht an die Weiterbildungskurse der SRO PolyReg und geben Ihr Wissen anschliessend intern weiter, sondern substituieren die Ausbildungsveranstaltung der SRO PolyReg auf geeignete Weise mit eigenständiger Erschliessung von Quellen. In der Terminologie der SRO PolyReg wird von Eigenschulung gesprochen.
Üblicherweise sind Mitglieder verpflichtet, die Schulungen der SRO PolyReg zu besuchen (§39 Abs. 2 der Statuten). Diese organisiert in Umsetzung von §39 Abs. 1 der Statuten über das ganze Kalenderjahr verteilt mehrere Grundschulungen und Weiterbildungskurse (in verschiedenen Sprachen). Das Schulungskonzept umfasst eine ganztägige Grundausbildung (GK) und halbtägige Weiterbildungskurse (WK). Eigenschulung ist möglich im Bereich der Weiterbildung. Die Grundschulung verbleibt stets in der Obhut der SRO PolyReg.
Damit Ihnen die Berechtigung zur Eigenschulung erteilt werden kann, ist im Rahmen eines Gesuchs nach §39 Abs. 4 der Statuten in einem Ausbildungsprogramm darzulegen, wie Sie für die Quellenerschliessung und Informationsverteilung vorzugehen gedenken. Verlangt wird zudem, dass ein interner Ausbildungsverantwortlicher bezeichnet wird, der die Pflicht der Quellenerschliessung wahrzunehmen in der Lage ist. Dieser kann mit dem GwG-Funktionsträger des Ausbildungsverantwortlichen gemäss Seite 12 des Aufnahmegesuchs identisch sein.
Wird ein entsprechendes Gesuch vom Vorstand genehmigt, wacht die SRO PolyReg im Rahmen der GwG-Prüfungen auch über die Umsetzung des eingereichten Schulungsprogramms. Die Nicht-Umsetzung wird dabei ebenso sanktioniert, wie Schulungsversäumnisse an den Schulungsveranstaltungen der SRO PolyReg selbst (siehe Fragen K.1 und K.2).
Das Gesuch kann bereits im Aufnahmegesuch durch Ankreuzen des entsprechenden Felds auf Seite 14 des Aufnahmegesuchs gestellt werden, oder aber zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt.
Zu Seite 14: Ich will dass meine Revisionsstelle die GwG-Prüfungen durchführt (Gesuch von Seite 14, gemäss §34 Abs. 1 der Statuten). Was bedeutet das genau?
Normalerweise wird den Mitgliedern von der SRO PolyReg eine GwG-Prüfstelle zugewiesen. Ausnahmsweise kann im Sinne von §34 Abs. 1 der Statuten ein Gesuch eines Mitglieds bewilligt werden, dass die Revisionsstelle des Mitglieds selbst auch die GwG-Prüfung vornimmt. Das Recht steht jedoch nur Mitgliedern offen, die über eine im Handelsregister eingetragene Revisionsstelle verfügen. Ein Opting-out verunmöglicht eine entsprechende Gesuchsstellung oder macht ein vormals bewilligtes Gesuch (automatisch) obsolet.
Es herrscht dabei keine Beliebigkeit. Soll eine mitgliederspezifische Prüfstelle zum Zug kommen, muss diese als Revisionsstelle im Handelsregister des Gesuchstellers eingetragen sein. Eine dritte Revisionsstelle kann nicht ausgewählt werden. In allen Fällen, wo nicht die eigene Revisionsstelle mit der GwG-Prüfung betraut werden soll, weist die SRO PolyReg eine GwG-Prüfstelle zu.
Zu Seite 14: Wie kann der Nachweis erbracht werden, dass die eigene Revisionsstelle bezüglich aller GwG-Belange sachkundig ist und die Anforderungen nach §33 Abs. 2 der Statuten erfüllt?
Der Nachweis der erforderlichen Fachkenntnisse wird erbracht durch:
Nachweis einer entsprechenden Ausbildung, namentlich durch anerkannte Fachausweise;
Ev. Nachweis der Zugehörigkeit zu einschlägigen Fachverbänden und Referenz dieses Verbandes;
Erfolgreiche berufliche Tätigkeit.
Die Prüfstelle hat selbst dafür zu sorgen, dass die tatsächlich mit der Prüfung betrauten Personen fachkundig sind. Sie bestätigt dies gegenüber der SRO PolyReg mit einer schriftlichen Mandatsannahmeerklärung.
Die Anforderungen an die Unabhängigkeit orientieren sich grundsätzlich an den anerkannten Richtlinien zur Unabhängigkeit der Branche.
Zu Seite 15: Welche Angaben werden auf Seite 15 des Aufnahmegesuchs verlangt?
Die Angaben von Seite 15 müssen inhaltlich identisch sein mit denjenigen der Seiten 4, 11 und 12. Die Seite ist zudem einmal vom/von Zeichnungsberechtigten des Finanzintermediärs zu unterzeichnen und zu datieren und noch einmal von sämtlichen genannten Funktionsträgern zu unterzeichnen und zu datieren.
Zu Seite 16: Welche Dokumentationsanforderungen sind mit der Bekleidung einer GwG-Funktion verbunden?
Weil die GwG-Funktionsträger gleichsam Gewährsgaranten eines Mitglieds darstellen, sind sie aufsichtstechnisch exponierter als normale Mitarbeiter eines Mitglieds. Die SRO PolyReg verlangt im Rahmen eines Aufnahmegesuchs von den GwG-Funktionsträgern deshalb eine erweiterte Personendokumentation. Diese besteht je aus einer formrichtig ausgefüllten Seite 16 des Aufnahmegesuchs, einem aktuellen Strafregisterauszug, einer unterzeichneten und datierten Kopie von Pass oder ID, Lebenslauf und mindestens einem Diplom, das den Lebenslauf belegt. Werden die GwG-Funktionen im Laufe der Mitgliedschaft neu personell bestellt, ist von den neuen Funktionsträgern dieselbe Personendokumentation gefordert.
Wenn Sie mit dem schriftlich begründeten Entscheid des Vorstandes unzufrieden sind, steht es Ihnen frei, diesen mit einer Beschwerde an das PolyReg-Schiedsgericht weiter zu ziehen (§6 Abs. 3 und §37 Abs. 1 der Statuten). Gerechnet ab Eingang des Beschlusses bei Ihnen, haben Sie 10 Tage Zeit, die Beschwerde beim Verantwortlichen für das Schiedsgericht, Dr. Georg Lechleiter, Delphinstrasse 5, 8008 Zürich, schriftlich anzumelden (Datum des Poststempels ist massgebend für die Beurteilung des rechtzeitigen Eingangs). Dabei genügt eine blosse Anmeldung. Eine Begründung ist vorerst nicht erforderlich. Sie werden vom Verantwortlichen für das Schiedsgericht dazu separat und unter Fristansetzung aufgefordert.
Ihm kommt die Prozessleitung bis zum Vorliegen einer schriftlichen Beschwerdebegründung und Beschwerdeantwort zu. Er setzt Ihnen und der SRO PolyReg entsprechende Fristen an, droht Versäumnisfolgen an und zieht von Ihnen die für diesen Fall auf 2'000.– Fr. festgesetzte Einschreibegebühr ein (§37 Abs. 7 der Statuten; siehe Frage K.13).
Das Schiedsgericht überprüft angefochtene Beschlüsse frei (§38 Abs. 5 der Statuten). Seine Entscheide sind endgültig (§35 Abs. 2 der Statuten und Entscheid des Zürcher Obergerichts, publiziert in ZR 104 Nr. 47).
Einer Beschwerde über einen Nichtaufnahmeentscheid kommt jedoch keine aufschiebende Wirkung zu. Der Fristenlauf der Unterstellungsfrist von Art. 11 Abs. 1 lit. b der Bagatellverordnung (VBAF-FINMA; SR 955.20) wird damit nicht unterbrochen.
Sie/Ihre Gesellschaft müssen/muss ein vollständig ausgefülltes Anmeldeformular "Unterstellung unter die Standesregeln" einreichen.
Die Einreichung löst ein vom Aufnahmeverfahren separiertes Prüfverfahren aus. Dennoch kann die Unterstellungserklärung zeitgleich mit einem Aufnahmegesuch zur SRO PolyReg eingereicht werden. Allerdings kann ein Entscheid über die Akzeptanz der Unterstellung erst dann erfolgen, wenn über die Aufnahme als SRO-Mitglied entschieden wurde, wobei auch diese Entscheide zeitgleich gefällt werden können.
Darüber hinaus kann das Unterstellungsgesuch zu jedem späteren Zeitpunkt gestellt werden. Zu berücksichtigen ist dabei allerdings die Frage der Übergangsfrist (siehe Frage C.4)
Es existieren im Bereich der Standesregulierung zwei Regelwerke, weil unterschiedliche Bereiche zu normieren sind. Einzuhalten sind beide.
Die "Standesregeln" für Vermögensverwalter konkretisieren auf der Basis des FINMA-Rundschreibens 2009/01 die Verhaltensnormen der Vermögensverwalter in ihrem Verhältnis zu den Kunden. Die PolyReg-Terminologie spricht von Standesregeln.
Das "Reglement über Kontrolle und Sanktionierung der Standesregeln" konkretisiert das Verhältnis der standesregulierten Vermögensverwalter zur SRO PolyReg als Standesorganisation. Die PolyReg-Terminologie spricht vom Kontrollreglement (Kurzform: RKSS).
Zum Unterstellungsformular Seiten 1-6 (exkl. Seite 5): Welche Angaben werden in der Unterstellungserklärung gefordert?
Die Angaben sind inhaltlich (womöglich) identisch mit denjenigen der Seiten 2, 3, 4 und 16 des SRO-Aufnahmegesuchs.
Zum Unterstellungsformular Seite 7: Wozu dient die Seite 7 des Unterstellungsformulars?
Das Prüfkonzept für die Überprüfung der Einhaltung der Standesregeln sieht vor, dass standesregulierte Vermögensverwalter selbst ihre Standes-Prüfstelle bestimmen (§9 Abs. 1 Kontrollreglement). Diese ist der SRO PolyReg auf Seite 7 bekannt zu geben, die ein Veto-Recht bezüglich der Wahl behält. Zugleich enthält die Formularseite eine standardisierte Mandatsannahmeerklärung dieser Prüfstelle.
Die Standes-Prüfstelle muss formell und materiell vom unterstellten Vermögensverwalter unabhängig sein. Aufgrund der Inhaltsanforderungen an die Standesprüfung (§12 Kontrollreglement), muss eine Standes-Prüfstelle ein Revisionsexperte im Sinne von Art. 4 des Revisionsaufsichtsgesetzes (RAG; RS 221.302) mit einschlägiger Erfahrung sein. Eine einmal gewählte Standes-Prüfstelle darf nur aus wichtigen Gründen vom Mitglied durch eine andere ersetzt werden.
In welchem Verhältnis stehen Standes- und GwG-Prüfstelle zueinander? Gemäss §9 Abs. 3 Kontrollreglement darf eine Standes-Prüfstelle mit der aktienrechtlichen Revisionsstelle oder der GwG-Prüfstelle des Vermögensverwalters identisch sein (siehe Frage E.9).
Zu beachten ist jedoch, dass unterschiedliche Auftragsverhältnisse begründet werden: GwG-Prüfstellen werden immer von der SRO-PolyReg zur Vornahme einer GwG-Prüfung beauftragt, selbst wenn es sich um mitgliederspezifische Prüfstellen (= Revisionsstellen) der Mitglieder handelt. Die Standes-Prüfstelle erhält den Auftrag für die Standesprüfung jedoch direkt und ausschliesslich vom standesregulierten Vermögensverwalter.
Während die PolyReg-GwG-Prüfstellen in der Regel auf der Basis eines Rahmenvertrags mit der SRO PolyReg Prüfungen nach einem standardisierten Honoraransatz vornehmen, hat/nimmt die SRO PolyReg als Standesorganisation keinerlei Einfluss auf die Honorarausgestaltung punkto Standes-Prüfung.
Das Verfahren ist so ausgestaltet, dass ein Entscheid binnen einer Zeitspanne von 2 Tagen bis 2 Wochen ab Vorliegen eines vollständigen Gesuchs vorliegt.
Nein (siehe Frage D.4).
Sie können uns Ihre Musterverträge zur Vorprüfung zustellen.
Es besteht kein Anspruch auf Unterstellung unter die Standesregeln. Allfällige Rechtsmittel richten sich nach den Bestimmungen der Statuten (§6 Abs. 2 RKSS).
Die SRO PolyReg sammelt und verwaltet die vom Gesetz vorgesehenen Daten betreffend ihre Mitglieder und ihre eigene Tätigkeit, führt die Prüfungen zur Sicherstellung der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften durch und erstattet die notwendigen Meldungen nach GwG und den Weisungen der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht (§2 Abs. 3 und §17 der Statuten).
Somit kann es im gesetzlich vorgesehenen Rahmen zu einem Datenaustausch mit der FINMA kommen. Darüber hinaus hält sich die SRO PolyReg strikt an die Vorgaben des Datenschutzgesetzes und behandelt alle Daten vertraulich. Das heisst insbesondere, dass die SRO PolyReg über Vereinsinterna keine Auskunft erteilt, weder an andere Vereinsmitglieder noch an Aussenstehende (§17 Abs. 2 der Statuten).
Einzelanfragen Dritter über das Bestehen einer Mitgliedschaft werden jedoch beantwortet. Die Mitgliederliste der SRO PolyReg ist aufgrund eines GV-Beschluss nicht öffentlich. Die FINMA wird jedoch in absehbarer Zeit für interessierte Dritte direkt eine Liste aller regulierten Finanzintermediäre publizieren (Abrufverfahren).
Über die standesregulierten Vermögensverwalter wird von der SRO PolyReg öffentlich zugängliche Liste geführt. Die Standesregularien sehen zudem die Erteilung von Disziplinarauskünften an Dritte explizit vor. Diese Auskunftstätigkeit umfasst die im Rahmen der SRO PolyReg gesammelten oder mit deren Tätigkeit in Verbindung stehenden Informationen jedoch nicht.
Nein. Die SRO PolyReg kennt das Instrument der Passivmitgliedschaft nicht (siehe Fragen B.4 und G.3).
Inaktive Mitglieder sind Mitglieder, die auf das Ende eines Kalenderjahres hin durch die Einreichung eines Inaktivitätsformulars verbindlich erklären, für die Dauer des kommenden Kalenderjahres nicht berufsmässig im Sinne der Bagatellverordnung (VBAF-FINMA; SR 955.20) als Finanzintermediär tätig zu werden. Die rechtzeitige Einreichung des Formulars bewirkt, dass das Mitglied im kommenden Kalenderjahr einen geringeren Mitgliederbeitrag (650.– Fr. pauschal) bezahlt und automatisch von der jährlichen Weiterbildungspflicht dispensiert ist.
Keine Auswirkung hat die so erlangte Inaktivität jedoch auf die Prüfpflicht: Auch die inaktiven Mitglieder werden in der Regel jährlich geprüft. Dabei dient die Prüfung vornehmlich dem Zweck, die tatsächliche Inaktivität, die bis hierhin erst prospektiv deklariert worden ist, zu verifizieren. Ergibt die Prüfung, dass ein Mitglied trotz deklarierter Inaktivität berufsmässig als Finanzintermediär tätig ist, wird das Mitglied umgehend reaktiviert und dabei die Differenz zum regulären Mitgliederbeitrag nach-fakturiert. Zudem lebt die Weiterbildungspflicht für das laufende Kalenderjahr ohne weiteres wieder auf.
Zu berücksichtigen gilt zudem, dass die SRO PolyReg Inaktivitätserklärungen im ersten Jahr der Mitgliedschaft nicht akzeptiert (keine Möglichkeit der indirekten Passivmitgliedschaft) und auf entsprechende Erklärungen von Neumitgliedern, die unter dem Jahr eintreten erst dann eingeht, wenn diese mindestens der Grundschulungspflicht von §39 Abs. 2 der Statuten i.V.m. §60 Abs. 3 des Reglements genügt und die Erstprüfung absolviert haben (siehe Fragen H.3 und I.2).
Zudem ist eine einmal abgegebene Inaktivitätserklärung nicht unbeschränkt gültig und wird vielmehr immer nur für ein jeweiliges Kalenderjahr berücksichtigt. Es obliegt den Mitgliedern, die Inaktivitätserklärung (gegebenenfalls regelmässig) rechtzeitig einzureichen. Auf verspätete Mitteilungen wird nicht eingegangen, selbst wenn eine faktische Inaktivität besteht.
Die SRO PolyReg ist so eingestellt, dass ihre gesetzliche Leistung mit den Anforderungen des Geschäftsalltags ihrer Mitglieder bestmöglich interagiert. Mitglieder sind wiederkehrenden Anforderungen ausgesetzt. Dabei ergeben sich folgende Zyklen:
Das Beitragsjahr richtet sich nach dem Kalenderjahr – unabhängig vom Zeitpunkt des Ein- oder Austritts eines Mitglieds. Es wird nicht pro rata temporis abgerechnet, weil die SRO PolyReg – abhängig von der Zahl ihrer Mitglieder per 31. Dezember eines Kalenderjahres, jedoch unabhängig von deren Grösse, Aktivitätsgrad und Dossierzahl – der FINMA eine jährliche Aufsichtsabgabe zu entrichten hat. Es ist deshalb sachgemäss, von austretenden Mitglieder, die per 1. Januar des darauf folgenden Kalenderjahres noch Mitglied waren, ebenso wie von unter dem Jahr eintretenden Neumitgliedern den vollen Beitrag zu erheben.
Die anteiligen Kosten an der Aufsichtsabgabe betragen derzeit durchschnittlich 350.– Fr. je Mitglied. Sie werden den Mitgliedern jedoch nicht separat überwälzt, sondern sind im Mitgliederbeitrag vielmehr bereits enthalten.
Das Schulungsjahr richtet sich nach dem Kalenderjahr. Zu berücksichtigen gilt, dass regelmässig im Januar eines solchen im Sinne einer Zusatzdienstleistung Nachholschulungen für bislang säumige Mitglieder organisiert und durchgeführt werden, die noch dem vorangehenden Schulungs- und soeben abgelaufenen Kalenderjahr zugerechnet werden. Eine Teilnahme an einem solchen Kurs entbindet nicht von der Wahrnehmung der Schulungspflicht im bereits angebrochenen Kalenderjahr (siehe Frage H.3).
Der Prüfrhythmus richtet sich nicht nach dem Kalenderjahr, sondern wird initial durch den Zeitpunkt der Aufnahme und anschliessend durch den Zeitpunkt der letzten Prüfung getaktet. Zu beachten ist dabei, dass auch die Prüfperiode sich nicht nach dem Kalenderjahr richtet, sondern jeweils den ganzen Zeitraum seit der letzten Prüfung umfasst. Aufgrund der aufsichtsrechtlichen Kernaufgabe der SRO PolyReg, kommt dem Prüfrhythmus bei der Beantwortung verschiedener Fragen – insbesondere mit Blick auf die Inaktivität – eine prioritäre Bedeutung vor dem Beitragszyklus zu (siehe Frage I.2).
Der Inaktivitätszyklus richtet sich mit Blick auf die vorstehenden Ausführungen zum Beitrags- und Schulungsjahr und unter Berücksichtigung von Frage G.3 nach dem Kalenderjahr.
Sie haben ab sofort sicherzustellen, dass Sie alle Vereinspflichten einhalten. Wir weisen Sie darauf hin, dass die Pflichtwahrnehmung Ihnen obliegt, während es Aufgabe der SRO PolyReg ist, Sie dabei zu überwachen, Sie allenfalls auf Pflichtwidrigkeiten aufmerksam zu machen und die Pflichtwahrnehmung notfalls mit Sanktionen durchzusetzen.
Zudem obliegt es ebenfalls Ihnen selbst, Rechte, die Ihnen per Statuten und Reglement zustehen, wahrzunehmen und dabei allenfalls bestehende Fristen und Termine einzuhalten.
In den Statuten und dem Reglement der SRO PolyReg, allenfalls zusätzlich in den Standesregeln und dem dazugehörigen Kontrollreglement.
Die SRO PolyReg hat alle genannten Basisdokumente in mehreren Sprachen auf ihrer Homepage publiziert. Sie sind somit jederzeit einsehbar und werden als allen Mitgliedern bekannt vorausgesetzt, zumal die Mitglieder mit der allgemeinen Beitrittserklärung von Seite 18 des Aufnahmegesuchs erklären, Statuten und Reglement zur Kenntnis genommen zu haben und sich deren Bestimmungen vorbehaltlos zu unterwerfen. Dasselbe gilt sinngemäss für die Standesregeln und deren Umsetzung (vgl. Seite 8 der Unterstellungserklärung).
Ausser den Sorgfaltspflichten, die Sie als Finanzintermediär gemäss dem GwG einhalten müssen und die im Reglement der SRO PolyReg konkretisiert worden sind, und der Wahrnehmung der Schulungspflicht gemäss Art. 8 GwG, treffen Sie zusätzliche Vereinspflichten. Deren Einhaltung ist für die Beibehaltung der Mitgliedschaft ebenso Voraussetzung wie die Beanstandungsfreiheit punkto Sorgfaltspflichten des GwG.
Die Schulungspflicht wird initial durch die Absolvierung einer Grundschulung innert eines halben Jahres seit Eintritt des Mitglieds, bzw. für neu eintretende Mitarbeiter seit deren Stellenantritt (§39 Abs. 2 der Statuten i.V.m. §60 Abs. 3 des Reglements) wahrgenommen. Ab dem Folgejahr ist die Weiterbildungspflicht wahrzunehmen. Dabei erachtet die SRO PolyReg die Pflicht als erfüllt, wenn ein Vertreter eines Mitglieds an einer Weiterbildung teilgenommen hat, wobei ein und dieselbe Person die Pflicht zugleich für mehrere Mitglieder erfüllen kann.
Die Weiterbildungspflicht kann ausnahmsweise auch dadurch wahrgenommen werden, dass eine Schulung bei einer anderen SRO absolviert wird. Dies setzt jedoch eine vorgängige Bewilligung durch den Geschäftsführer der SRO PolyReg voraus (§60 Abs. 1 des Reglements). Die SRO PolyReg anerkennt Schulungsveranstaltungen der anderen SRO als den eigenen Schulungen gleichwertig. Nicht anerkannt werden jedoch GwG-Kurse von Banken, Versicherungen und anderen Institutionen.
Weiter besteht eine vereinsinterne Mutationsmeldepflicht. Gemäss §8 Abs. 2 der Statuten haben Mitglieder Änderungen der Voraussetzungen, die zur Erlangung ihrer Mitgliedschaft geführt haben, von sich aus ohne Verzug dem Geschäftsführer zu melden. Sie halten dadurch das Mitgliederdossier aktuell. Zur Erleichterung der Mitglieder hat die SRO PolyReg ein Mutationsmeldeformular entwickelt, das für sämtliche Mutationsmeldungen zu verwenden ist und zugleich Auskunft darüber erteilt, welche Beilagen allenfalls notwendigerweise mit einzureichen sind. Das Formular ist auf der Homepage der SRO PolyReg jederzeit abrufbar.
Abgesehen von der Beitragspflicht und der generellen Pflicht zur Bezahlung der dem Verein geschuldeten Beträge, besteht eine umfassende Mitwirkungspflicht, namentlich bei den (ordentlichen und ausserordentlichen) Prüfungen (§50 Abs. 6 und §52 Abs. 3 des Reglements), aber auch punkto ständiger Erreichbarkeit sowie punkto Umsetzung von Weisungen der SRO PolyReg und in Sanktionsverfahren (§53 Abs. 2 des Reglements).
Für standesregulierte Vermögensverwalter sind zusätzlich die Pflichten gemäss Standesregeln und Kontrollreglement zu beachten, die ihrerseits weitgehend identisch zu den vorgenannten ausgestaltet sind, soweit es sich um Vereins- und nicht um spezifische Standespflichten handelt.
Teilnahme und Mitbestimmung an der Generalversammlung (§27 der Statuten), das Vorschlagen von Traktanden an der Generalversammlung (§25 Abs. 4 der Statuten), Stellung eines Gesuchs um Verwendung der eigenen Revisionsstelle als GwG-Prüfstelle (§34 Abs. 1 der Statuten), Stellung eines Gesuchs um Eigenschulung (§39 Abs. 4 der Statuten), Stellung eines Gesuchs um Bewilligung einer Schulungsteilnahme bei einer anderen SRO (§60 Abs. 1 des Reglements), Einreichung einer Inaktivitätserklärung und Bezahlung eines reduzierten Pauschalbeitrags im Folgejahr (Beitragsskala Punkt 5), reglementarische Rechte bei der Wahrnehmung der Sorgfaltspflichten des GwG, namentlich den Beizug Dritter (nach Massgabe von §37 des Reglements) sowie die Stellung eines Gesuchs um Prüfaufschub in maximal zwei aufeinander folgenden Jahren (nach Massgabe von §50 Abs. 3 und 4 des Reglements).
Für standesregulierte Vermögensverwalter können sich zusätzliche Rechte aus Standesregeln und Kontrollreglement ergeben.
Entweder durch Austritt oder durch Ausschluss. Eine stillschweigende Beendigung, beispielsweise durch Konkurs ist nicht vorgesehen. Es obliegt den Mitgliedern bis zum Ende ihrer dank der Mitgliedschaft legitimierten finanzintermediären Tätigkeit, die Vereinspflichten wahrzunehmen (siehe Frage H.3 zu Mutationsmelde- und Mitwirkungspflicht). Auch im Falle eines Konkurses ist die Mitgliedschaft ordentlich zu beenden.
Einzige Ausnahme davon stellen Todesfälle bei Inhabern von Einzelfirmen dar. Sterben hingegen die Alleinaktionäre oder Einzelgesellschafter von juristischen Personen, haben die Erben der SRO PolyReg anzuzeigen, ob die Mitgliedschaft weiter bestehen bleibt (was in der Regel eine Neubestellung von Funktionen und damit Mutationsmeldungen notwendig macht) oder ob die Gesellschaft liquidiert werden soll, was wiederum die Anzeige eines Austritts bedingt.
Ein Austritt kann jederzeit durch einfach schriftliche Mitteilung an den Geschäftsführer der SRO PolyReg erfolgen (nach Massgabe von §9 der Statuten).
Ausschluss ist in der Regel eine (und zugleich die schärfste) Sanktion gegen ein Mitglied und wird lediglich nach Durchführung eines Sanktionsverfahrens ausgesprochen, in dem das Recht des betroffenen Mitglieds auf rechtliches Gehör gewahrt worden ist – es sei denn, das Mitglied bezahle trotz mehrmaliger Mahnung und finaler telefonischer Rückfrage seine Ausstände nicht oder das Mitglied sei schlicht nicht mehr erreichbar. In solchen Fällen erfolgt der Ausschluss direkt und ohne Sanktionsverfahren (siehe Frage K.4).
Mitglieder werden durchschnittlich alle zwölf Monate einmal von einer Prüfstelle bezüglich der Einhaltung der Vereins-, Sorgfalts- und Meldepflichten vor Ort in ihrem Betrieb geprüft (§50 Abs. 1 des Reglements; siehe Fragen H.2 und H.3).
Diese Regel gilt für alle Mitglieder, insbesondere auch für inaktive Mitglieder (siehe Frage G.3).
Sie wird nur durchbrochen, wenn ein Prüfaufschub nach §50 Abs. 3 des Reglements gewährt wird (siehe Frage I.2).
Auf schriftliches Gesuch eines Mitglieds hin, kann die ordentliche Prüfung bis zu zwei Mal um ein Jahr hinausgeschoben werden, wenn die letzte Prüfung durch eine Prüfstelle der SRO PolyReg erfolgte und keine Erstprüfung darstellte, bei den zwei vorangegangenen Prüfungen keine wesentlichen Mängel festgestellt wurden und die Tätigkeit des Mitglieds aufgrund der Grössenverhältnisse (Transaktionsvolumina, verwaltetes Vermögen, Anzahl Kunden etc.), der Herkunft der Kunden und der Stabilität der Geschäftsbeziehungen nur ein geringes Geldwäschereirisiko in sich birgt (§50 Abs. 3 des Reglements). Im Idealfall kann ein Mitglied somit in einen Dreijahres-Prüfrhythmus geraten, sofern es jeweils rechtzeitig ein Gesuch um Prüfaufschub einreicht.
Bei inaktiven Mitgliedern reicht zur Beurteilung des Gesuchs eine vorangegangene und beanstandungsfreie Prüfung aus.
Erstprüfungen können nach dem Gesagten nie aufgeschoben werden. Neue Mitglieder werden deshalb stets mindestens einmal initial geprüft, bevor auf ein Prüfaufschubsgesuch eingetreten wird. Die Erstprüfung schliesst gleichsam das erste Mitgliedschaftsjahr ab. Weil Prüfrhythmus und Beitragsjahr meist nicht deckungsgleich ausfallen, kann dies dazu führen, dass eine deklarierte Inaktivität erst auf das dritte Kalenderjahr einer Mitgliedschaft hin beitragsmässig berücksichtigt werden kann. Das wirkt wiederum auch auf die Schulungspflicht zurück (siehe Frage G.3).
Eine Prüfung wird nie automatisch aufgeschoben – auch nicht bei inaktiven Mitgliedern. Vielmehr obliegt es den Mitgliedern, einen Prüfaufschub nachzusuchen. Die SRO PolyReg stellt dazu ein standardisiertes Formular zur Verfügung. Es sind folgende Fristen zu beachten: Für den ersten Prüfaufschub muss das Gesuch innert 6 Monaten seit der letzten Prüfung bei der Geschäftsstelle der SRO PolyReg eingehen. Das Gesuch für den zweiten Aufschub kann frühestens nach 6 Monaten seit der letzten Prüfung gestellt werden, muss dann jedoch innerhalb eines Jahres eingereicht werden, als spätestens 18 Monate nach der letzten Prüfung.
Die Prüfstelle eines Mitglieds wird von der SRO PolyReg rechtzeitig und unter Fristansetzung zur Vornahme der GwG-Prüfung beauftragt. Sie setzt sich anschliessend mit dem Mitglied in Kontakt und vereinbart einen Prüftermin. Nach vollzogener Prüfung verfasst die Prüfstelle einen schriftlichen Bericht zu Handen der SRO PolyReg und überlässt ihr oder dem Mitglied direkt eine Kopie davon für das Mitglied. Die Prüfleistung wird anschliessend anhand des vom Mitglied zu unterzeichnenden Stundenrapports abgerechnet und ist vom Mitglied zu bezahlen (siehe Frage D.7).
Im Prüfbericht festgehaltene Beanstandungen ziehen Anweisungen der SRO PolyReg zur Behebung des beanstandeten Zustands nach sich und können – abhängig von der Schwere des festgestellten Verstosses – zur Anhebung eines Sanktionsverfahrens führen (§51 Abs. 4 des Reglements; siehe Frage K.1).
Prüfer und die SRO PolyReg wahren das Geschäfts- oder Berufsgeheimnis der Mitglieder (§50 Abs. 7 des Reglements).
Die Prüfungen können – soweit dies der Zweck der Prüfung erfordert – auch unangemeldet erfolgen.
Die Prüfstellen prüfen die Einhaltung der Bestimmungen des Geldwäschereigesetzes, der Statuten und des Reglements.
Die Prüfung erfolgt nach den Bestimmungen des Kontrollkonzepts und erstreckt sich insbesondere darauf, ob die verlangten Dokumente in Umsetzung der Identifikations- und Dokumentationspflicht ordnungsgemäss erstellt und aufbewahrt werden, ob die vorerwähnten Unterlagen darauf schliessen lassen, dass die Identifikations- und Abklärungspflichten eingehalten wurden, ob die Meldepflicht gegebenenfalls ordnungsgemäss erfüllt wurde und ob die Pflicht zur Schulung eingehalten wurde und die Mitarbeiter einen genügenden Kenntnisstand aufweisen, resp. ob ein internes Schulungskonzept vollständig umgesetzt wurde.
Die Prüfung erstreckt sich auch darauf, ob die Voraussetzungen für den Anschluss an die SRO PolyReg dauernd eingehalten wurden und ob alle Mutationen gemäss §8 Abs. 2 der Statuten unverzüglich gemeldet wurden (§51 Abs. 1-3 des Reglements).
Eine ausserordentliche Prüfung dient dazu, unspezifische Verdachtsmomente oder Unregelmässigkeiten abzuklären sowie bei festgestellten Verstössen zusätzliche Erkenntnisse zu erschliessen, wenn sich der Erkenntnisstand nicht bereits anhand der Angaben aus einer ordentlichen Prüfung als ausreichend erweist. (§52 Abs. 1 des Reglements).
Die Durchführung einer ausserordentlichen Prüfung erfolgt – soweit sie nicht vom Geschäftsführer selbst vorgenommen wird – durch einen von der SRO PolyReg unabhängigen Untersuchungsbeauftragten, der im Auftrag des Vorstands handelt und dem Vorstand über seine Feststellungen schriftlich Bericht erstattet. Der Finanzintermediär trägt die Kosten der besonderen Prüfung des unabhängigen Untersuchungsbeauftragten (§49 des Reglements).
Der unabhängige Untersuchungsbeauftragte nimmt Beweismittel zu den Akten und erstellt einen schriftlichen Bericht über seine Feststellungen. Er kann seinen Bericht mit einem Antrag auf Sanktionierung verbinden. Das betroffene Mitglied hat den unabhängigen Untersuchungsbeauftragten zu unterstützen und ihm jede erforderliche Einsicht zu gewähren (§52 Abs. 2 und 3 des Reglements).
Auf der Basis der derart erstellten Erkenntnislage entscheidet der Vorstand über die allfällige Anhebung eines Sanktionsverfahrens.
Ordentliche Prüfungen werden nach notwendigem und gebotenem Zeitaufwand zu einem Ansatz von 240.– Fr. die Stunde zuzügl. Spesen und Barauslagen (70 Rappen pro km; 80 Rappen pro Kopie) abgerechnet, wenn sie von einer PolyReg-Prüfstelle durchgeführt werden. Dasselbe gilt für den Ansatz der unabhängigen Untersuchungsbeauftragten. Die Abrechnung erfolgt in Einheiten von 15 Minuten.
Ansonsten richten sich die verrechneten Stundenansätze nach den Richtlinien der (mitgliederspezifischen) Revisionsstelle (siehe Fragen D.7 und E.9). PolyReg erhebt von Mitgliedern, die durch ihre mitgliederspezifische Prüfstelle geprüft werden, eine Gebühr von 10% der gesamten Revisionskosten als Abgeltung für die mit der Kontrolle und Oberaufsicht verbundenen Aufwendungen (§42 Abs. 4 der Statuten).
Die standesregulierten Vermögensverwalter sind (zusätzlich zur GwG-Prüfung) jährlich einmal bezüglich der Einhaltung der Standesregeln zu prüfen. Für Vermögensverwalter, die sich im ersten Halbjahr eines Kalenderjahres den Standesregeln unterstellt haben, ist jährlich bis spätestens zum 31. Dezember jeden Jahres ein Prüfbericht einzureichen. Für alle übrigen ist jährlich bis spätestens zum 30. Juni jeden Jahres ein Prüfbericht einzureichen (§10 Abs. 1 RKSS).
Eine im Rahmen der Mitgliedschaft bei der SRO Polyreg angemeldete Inaktivität ist dabei unbeachlich, zumal sie auch für die GwG-Prüfung keine Ausnahme von der Prüfpflicht statuiert.
Nein. Die Prüfaktivitäten bezüglich GwG und Standesregeln sind voneinander unabhängig zu betrachten.
Der Geschäftsführer kann für die Einreichung des Prüfberichts allerdings aus zureichenden Gründen eine Fristerstreckung von maximal zwei Monaten gewähren. Der Stichtag für zukünftige Pufungen verschiebt sich dadurch allerdings nicht (§10 Abs. 4 RKSS).
Der Vermögensverwalter beauftragt seine Prüfstelle unaufgefordert und so rechtzeitig mit der Durchführung der Prüfung, dass der Prüfbericht bis zum Stichdatum (siehe Frage J.1) an den Verein eingereicht werden kann (es gilt das Datum des Poststempels; §10 Abs. 2 RKSS).
Die Prüfung findet in den Geschäftsräumlichkeiten des Vermögensverwalters statt und folgt den bewährten und anerkannten Grundsätzen des Prüfwesens (§11 Abs. 1 RKSS).
Der überprüfte Vermögensverwalter hat der Prüfstelle die Unterlagen und Dokumente vorzulegen, anhand welcher die Einhaltung der Standespflichten überprüft werden kann. Die Prüfstelle kann auch Einblick in die Buchhaltung des Vermögensverwalters, in die Kundendossiers und in die Belege der Firmen- oder Kundenkonti verlangen. Ausserdem sind der Prüfstelle alle sachdienlichen Auskünfte zu erteilen (§11 Abs. 2 RKSS).
Die Prüfstellen wahren das Geschäfts- oder Berufsgeheimnis der Vermögensverwalter (§11 Abs. 3 RKSS).
Die Prüfstellen prüfen die Einhaltung der Bestimmungen der Standesregeln. Prüfziel ist die Feststellung, ob der Vermögensverwalter mit Wahrscheinlichkeit die Standesregeln einhält. Festgestellte Abweichungen sind im Prüfbericht festzuhalten. Die Prüfung erfolgt aufgrund von Stichproben, die von der Prüfstelle so festgelegt werden, dass systematische Abweichungen mit grosser Wahrscheinlichkeit festgestellt werden. Die spezifischen Prüfinhalte richten sich nach Massgabe von §12 Abs. 2 RKSS.
Die Prüfung erstreckt sich auch darauf, ob allem Anschein nach der Vermögensverwalter eine einwandfreie Geschäftstätigkeit gewährleistet, über eine seiner Tätigkeit angemessene Organisation verfügt und seine Tätigkeit im Einklang mit den anwendbaren Finanzmarktgesetzen steht sowie ob er die festgelegten Anlagestrategien einhält, Anlagen und Transaktionen im Kundeninteresse vornimmt und im Rahmen der Anlagestrategie für eine angemessene Risikoverteilung sorgt. Hierbei ist insbesondere zu prüfen, ob die dazu notwendigen organisatorischen Massnahmen getroffen und umgesetzt werden.
Die Prüfstellen leiten eine unterzeichnete Ausfertigung ihres Berichts innert 14 Tagen nach Abschluss der Prüfung, spätestens bis zum Stichtag (siehe Frage J.1), an den Geschäftsführer des Vereins weiter.
Ausserordentliche Prüfungen dienen der Erhärtung von Hinweisen auf Verstösse eines Vermögensverwalters gegen die Standesregeln oder zur Vorbereitung eines Sanktionsverfahrens (§14 Abs. 1 RKSS).
Eine ausserordentliche Prüfung wird entweder durch den Geschäftsführer selbst oder durch einen von ihm beauftragten unabhängigen Untersuchungsbeauftragten durchgeführt (§14 Abs. 1 RKSS).
Der unabhängige Untersuchungsbeauftragte nimmt Beweismittel zu den Akten und erstellt einen schriftlichen Bericht über seine Feststellungen. Er kann seinen Bericht mit einem Antrag auf Sanktionierung verbinden. Das betroffene Mitglied hat den unabhängigen Untersuchungsbeauftragten zu unterstützen und ihm jede erforderliche Einsicht zu gewähren (§14 Abs. 2 und 3 RKSS).
Beanstandungen durch die Prüfstellen oder Anzeigen durch Dritte werden soweit abgeklärt und weiterverfolgt, dass über die Eröffnung eines Sanktionsverfahrens oder die Nichtweiterverfolgung entschieden werden kann (siehe Frage J.6).
Beanstandungen werden der für den Vermögensverwalter zuständigen Geldwäschereiaufsicht angezeigt, soweit diese nicht mit dem Verein identisch ist (§13 Abs. 2 RKSS).
Steht in einem (späteren) Verfahren betreffend Einhaltung der Standesregeln die Gewähr für eine ordnungsgemässe Geschäftstätigkeit des Vermögensverwalters in Frage, so ist auch die Frage der Gewähr nach Art. 14 GwG, respektive §2 Abs. 2 und § 4 Abs. 2 der Statuten der SRO PolyReg zu prüfen. Gegebenenfalls ist in einem solchen Fall zusätzlich ein Sanktionsverfahren nach den Bestimmungen des GwG-Reglements durchzufuhren (§16 RKSS).
Die Kosten richten sich nach den Vereinbarungen, die der unterstellte Vermögensverwalter mit der von ihm gewählten Standes-Prüfstelle trifft.
Festgestellte Verstösse der Mitglieder gegen die Vereinspflichten oder Pflichten aus dem GwG und dem Reglement, namentlich Sorgfaltspflichten (Art. 3-8 GwG), Meldepflicht (Art. 9 GwG), Schulungspflicht (Art. 8 GwG) sind zu sanktionieren (§45 Abs. 1 der Statuten).
Bei fahrlässig begangenen Bagatellverstössen kann anstelle einer Busse eine Verwarnung ausgesprochen oder von einer Sanktion abgesehen werden (§54 Abs. 2 des Reglements). Bei geringfügigen Verstössen, die zudem kurzfristig (max. 30 Tage) behebbar sind, werden in der Regel keine Sanktionsverfahren angehoben. Ein fehlbares Mitglied wird jedoch schriftlich und unter Fristansetzung zur Behebung des Verstosses angewiesen.
Folgende Sanktionen können ausgesprochen werden: Verwarnung, Busse (rechtlich: Konventionalstrafe) von 300.– bis zu 300'000.– Fr., Androhung des Ausschlusses und Ausschluss (§45 Abs. 2 der Statuten und §53 Abs. 1 des Reglements).
Vorsätzliche Verstösse werden in jedem Falle auch mit Busse geahndet. Mit den Sanktionen können Untersuchungskosten, Spruch- und Schreibgebühren auferlegt werden (§45 Abs. 3 und 4 der Statuten).
Soweit notwendig wird die Sanktion mit einer Aufforderung zur Wiederherstellung des ordnungs- und gesetzmässigen Zustandes innert einer Frist von längstens drei Monaten verbunden. Die Aufforderung kann zudem verbunden werden mit Weisungen und Auflagen zur internen Organisation des Finanzintermediärs (§53 Abs. 2 des Reglements).
Bei der Bemessung einer Busse ist auf die Schwere des Verstosses, den Grad des Verschuldens und die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Mitglieds abzustellen. Parallele staatliche Massnahmen und/oder Strafen hindern die vereinsinterne Sanktion nicht. Sie sind jedoch mildernd zu berücksichtigen, wenn sich aus der Kumulation eine unangemessene Härte ergibt (§54 Abs. 1 des Reglements).
Der Ausschluss kann angeordnet werden bei wiederholten Verstössen gegen Bestimmungen des Reglements oder der Statuten, wenn der fehlbare Finanzintermediär den reglementarischen oder statutarischen Zustand trotz Verwarnung innert gesetzter Frist nicht wiederherstellt (§55 Abs. 1 des Reglements).
Ein Mitglied wird ausgeschlossen, wenn es die Voraussetzungen zur Beibehaltung der Mitgliedschaft nicht mehr erfüllt (siehe Frage H.3), insbesondere – aber nicht nur – wenn es seinen Pflichten aus dem Geldwäschereigesetz nicht ordnungsgemäss nachkommt oder personell oder organisatorisch keine Gewähr mehr für eine einwandfreie Geschäftstätigkeit bietet und den ordnungsgemässen Zustand innert gesetzter Frist von maximal drei Monaten nicht wiederherstellt (§55 Abs. 2 des Reglements). Der Ausschluss erfolgt zudem direkt bei Nichtbezahlung dem Verein geschuldeter Ausstände (siehe Frage H.5).
Die SRO PolyReg verlangt von ihren Mitgliedern in §2 Abs. 2 der Statuten zudem, dass sie rechtlich und ethisch einwandfreie Finanzdienstleistungen hoher Qualität erbringen. Die rechtliche Beanstandungsfreiheit beurteilt sich dabei anhand der (voraussichtlichen) Einhaltung aller, namentlich aller finanzmarktrechtlich relevanten Gesetze und Erlasse. Verstösse gegen solche Bestimmungen können unter Umständen auch zum Ausschluss führen.
Ein Mitglied muss ausgeschlossen werden, wenn es Vorschriften des GwG, namentlich die Meldepflicht, vorsätzlich oder grobfahrlässig verletzt hat (§55 Abs. 3 des Reglements).
Mit dem Ausschluss oder der Androhung des Ausschlusses kann in jedem Falle auch eine zusätzliche Busse ausgesprochen werden (§55 Abs. 4 des Reglements; siehe Frage K.3).
Das Verfahren beginnt damit, dass dem Mitglied die Verfahrenseröffnung schriftlich und eingeschrieben angezeigt wird. In der Mitteilung sind die Vorhaltungen vermerkt sowie die in Aussicht gestellte Sanktion. Zudem wird dem Mitglied in demselben Schreiben Frist angesetzt, zu allen Punkten (Vorhaltungen, angedrohte Sanktion und deren Ausmass) schriftlich Stellung zu nehmen.
Nach Eingang der Stellungnahme oder nach unbenutztem Ablauf der Frist zur Stellungnahme entscheidet der Vorstandsausschuss über die Ausfällung einer Sanktion. Er berücksichtigt dabei die allenfalls vorgebrachten Argumente des Mitglieds, die er jedoch frei würdigt (siehe Frage K.7).
Ist ein Entscheid gefällt, wird er dem Mitglied schriftlich begründet und eingeschrieben zugestellt. Alle Sanktionsentscheide können anschliessend an das PolyReg-Schiedsgericht weitergezogen werden (§ 37 der Statuten und §58 des Reglements). Das Schiedsgericht entscheidet Streitigkeiten zwischen Mitgliedern und der SRO PolyReg endgültig (siehe Frage E.13).
In der Praxis des Schiedsgerichts wird allerdings auf Beschwerden über Ausschlüsse, die aufgrund der Nichtbezahlung von Forderungen des Vereins ausgesprochen wurden, nur beschränkt eingetreten, zumal das Schiedsverfahren nicht dazu dient, einem Mitglied, dass trotz dreimaliger Mahnung mit Ausschlussandrohung seine Ausstände nicht beglichen hat, auf dem schiedsgerichtlichen Weg zu einer weiteren Zahlungsfrist zu verhelfen.
Wird gegen einen angeschlossenen Finanzintermediär ein Sanktions- oder Ausschlussverfahren angehoben, das mit einer Konventionalstrafe oder einem Ausschluss aus der SRO PolyReg enden könnte, so werden die Entscheide über die Eröffnung und den Abschluss des Verfahrens der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht FINMA unterbreitet (§57 Abs. 1 des Reglements).
Wenn sich das Verfahren gegen einen Berufsgeheimnisträger richtet, so hat die Vorstandsdelegation durch geeignete Mittel (Anonymisierung der Dokumente etc.) für die Wahrung des Berufsgeheimnisses zu sorgen (§57 Abs. 2 des Reglements).
Der Zweck der SRO PolyReg umfasst die Durchsetzung der Einhaltung der Sorgfaltspflichten des GwG und darüber hinaus die Prüfung, ob die Mitglieder rechtlich und ethisch einwandfreie Finanzdienstleistungen von hoher Qualität erbringen (vgl. §2 Abs. 2 der Statuten). Dies im Einklang mit der konstanten und jahrelangen Praxis der Kontrollstelle (FINMA), wonach auch der Verstoss gegen andere finanzmarktrechtliche Vorschriften den guten Ruf des Finanzintermediärs und damit die Gewähr für die Einhaltung der Sorgfaltspflichten in Frage stellt.
Die SRO PolyReg übt über ihre Mitglieder keine prudentielle Aufsicht aus und bringt eine solche auch nicht durch die Hintertür ins Spiel, wenn sie Verstösse gegen §2 Abs. 2 der Statuten verfolgt. Die Sanktionsverfahren der SRO PolyReg und darauf abgestützte Massnahmen haben vorab präventiven Charakter und zielen primär auf die Wiederherstellung eines ordnungsgemässen Zustandes ab. Einem Sanktionsverfahren der SRO PolyReg kommt jedoch kein Strafcharakter zu.
Der Grundsatz "in dubio pro reo" stellt eine Beweiswürdigungsregel für den Strafrichter dar. Massgeblich für die Eröffnung eines Sanktionsverfahrens ist jedoch die Frage, ob ein ausreichender Anfangsverdacht besteht. Alsdann ist der Sachverhalt vom Vorstand oder Vorstandsausschuss analog zu den verwaltungsrechtlichen Bestimmungen (vgl. Art. 12 und 13 VwVG) von Amtes wegen abzuklären und der zu treffende Entscheid basiert auf der pflichtgemässen Überzeugung des Spruchkörpers. Somit gelangt nicht der Grundsatz in dubio pro reo zur Anwendung (welcher im Verwaltungsverfahren ohnehin nicht gilt, was sich e contrario aus Art. 6 Abs. 2 EMRK ergibt), sondern vielmehr derjenige der freien Beweiswürdigung (analog zu Art. 19 VwVG i. V. m. Art. 40 des Bundesgesetzes vom 4. Dezember 1947 über den Bundeszivilprozess BZP; SR 273).
Die SRO PolyReg ist deshalb nicht an bestimmte starre Beweisregeln gebunden, die ihr vorschreiben, wie sie zu ihren Einschätzungen zu gelangen hat, wie ein gültiger Beweis zu Stande kommt und welchen Beweiswert die einzelnen Beweismittel im Verhältnis zueinander haben (vgl. BGE 130 II 482 E. 3.2; BVGE vom 3. August 2007, C-1170/2006, E. 6.1).
Zudem wird in Sanktionsverfahren der SRO PolyReg sowohl der Unschuldsvermutung als auch dem Grundsatz von Art. 8 ZGB insofern gebührend Rechnung getragen, als sie die Gewährung des rechtlichen Gehörs der Betroffenen wahren und erst unter Würdigung aller Umstände und vorgebrachten Argumente über die Ausfällung von Sanktionen oder den Verzicht darauf entschieden wird, wobei solche Entscheide gegebenenfalls zudem der Überprüfung durch das statutarische Schiedsgericht standhalten müssen.
Eine Sanktionseröffnung stellt somit keine Vorverurteilung dar und verstösst auch nicht gegen die Unschuldsvermutung. Sie dient dazu, dem Mitglied die erhobenen Vorwürfe im einzelnen darzustellen und die in Aussicht stehenden Sanktionsmassnahmen zur Kenntnis zu bringen, damit es von seinem Anspruch auf rechtliches Gehör Gebrauch machen kann.
Immerhin verlangt der Grundsatz der freien Beweiswürdigung, dass sich die verfügende Instanz sorgfältig, gewissenhaft und unvoreingenommen ihre Meinung darüber bildet, ob der zu beweisende Sachumstand als wahr zu gelten hat oder nicht. Der Beweis ist geleistet, wenn aufgrund der Beweiswürdigung zur Überzeugung zu gelangen ist, dass sich der rechtserhebliche Sachumstand verwirklicht hat (BGE 114 II 289 E. 2a; BGE 105 Ib 114 E. 1a).
Wenn es um die Beurteilung von inneren Vorgängen bei einem Mitglied geht, ist es für die SRO PolyReg zulässig, von bekannten Tatsachen als Vermutungsbasis auf unbekannte als Vermutungsfolge zu schliessen. Solche tatsächlichen Vermutungen können sich in allen Bereichen der Rechtsanwendung ergeben, namentlich auch im öffentlichen Recht. Es handelt sich dabei um Wahrscheinlichkeitsfolgerungen, die auf Grund der Lebenserfahrung gezogen werden (BGE 130 II 482 E. 3.2 mit Hinweisen; BVGE vom 3. August 2007, C-1170/2006, E. 6.1).
Mit den Sanktionen können Untersuchungskosten und Spruchgebühren auferlegt werden (§45 Abs. 4 der Statuten). Die Berechnung der Spruchgebühr richtet sich nach Massgabe der Verordnung des Obergerichts des Kantons Zürich über die Gerichtsgebühren vom 4. April 2007.
Die Beschwerde an das Schiedsgericht (siehe Frage K.5). Dieses entscheidet Streitigkeiten zwischen Mitgliedern und der SRO PolyReg endgültig. Weitere Rechtsmittel bestehen nicht (siehe Frage E.13).
Dem Verantwortlichen kommt die Prozessleitung bis zum Vorliegen einer schriftlichen Beschwerdebegründung und Beschwerdeantwort und bis zur Konstituierung des Schiedsgerichts zu. Danach obliegt die weitere Verfahrensleitung dem Schiedsgericht selbst (§38 Abs. 1 der Statuten). Die dann amtenden Schiedsrichter sind vom Verein unabhängig (Nichtmitglieder) und müssen über Fachkompetenz verfügen.
Der Verantwortliche hat insbesondere entsprechende Fristen anzusetzen und Versäumnisfolgen anzudrohen, sowie die Einschreibegebühr einzuziehen. Der Verantwortliche kann ein Beschwerdeverfahren aus prozessualen Gründen abschreiben oder sistieren, wenn der Grund vor der Konstituierung des Schiedsgerichts eintritt, so namentlich bei Säumnis mit der Beschwerdebegründung, bei Nichtleistung der Einschreibegebühr, bei Rückzug einer Beschwerde bzw. bei Verzicht auf Durchführung des Beschwerdeverfahrens, bei Wiedererwägung des angefochtenen Entscheides durch den Vorstand unter gleichzeitiger Aufhebung des angefochtenen Entscheides, bei Konkurs eines beschwerdeführenden Mitgliedes etc. In solchen Fällen kann auf die Erhebung von Gebühren für das Beschwerdeverfahren und auf die Zusprechung von Prozessentschädigungen verzichtet werden (§38 Abs. 2 der Statuten; siehe Frage K.13).
Der Ablauf eines Schiedsverfahrens ist im Detail in §38 der Statuten dargelegt.
Einer Beschwerde an das Schiedsgericht kommt üblicherweise aufschiebende Wirkung zu. Das bedeutet, dass die Rechtskraft des Sanktionsentscheids erst eintritt, wenn das Schiedsgericht abschliessend geurteilt hat.
Der Vorstand kann jedoch in dringenden Fällen der Beschwerde die aufschiebende Wirkung entziehen und vorsorgliche Massnahmen treffen. Solche Anordnungen des Vorstandes unterliegen auf Einsprache hin der (separaten) Überprüfung durch einen speziell dafür auszulosenden Einzelscheidsrichter (§12 Abs. 4 der Statuten).
Ein Entzug der aufschiebende Wirkung einer Schiedsgerichtsbeschwerde gegen einen Ausschlussentscheid bewirkt, dass ein ausgeschlossenes Mitglied entweder seine finanzintermediäre Tätigkeit einstellen oder sich binnen zweier Monate einer anderen SRO anschliessen oder ein Unterstellungsgesuch bei der FINMA stellen muss.
Die aufschiebende Wirkung wird dabei in Anwendung von §12 Abs. 2 der Statuten in der Regel dann entzogen, wenn eine geordnete Aufsicht über das auszuschliessende Mitglied nicht oder nicht mehr als gewährleistet betrachtet werden kann.
Dies ist unter verschiedenen denkbaren Situationen besonders dann zu befürchten, wenn die Tätigkeit des Mitglieds den Anforderungen und Auflagen von Gesetz, Statuten und Reglement zuwider läuft und aufgrund der grundlegenden Natur eines erkannten Missstandes keine Aussicht darauf besteht, dass innert nützlicher Frist ein rechtmässiger Zustand herbeigeführt werden kann – sei es, weil dies das Mitglied zur Aufgabe seiner Gewerbsaktivität zwingen würde, sei es, weil sich das Mitglied der Aufsicht der SRO PolyReg entzieht, indem es sich beispielsweise nicht prüfen lässt, sei es, dass sich das Mitglied Anweisungen der SRO PolyReg aktiv widersetzt oder dass eine bereits andernorts als gesetzwidrig erkannte Tätigkeit hierzulande unrechtmässig fortgesetzt wird.
Hingegen kommt einer allfälligen Beschwerde gegen die Höhe festgesetzter Kosten und Gebühren stets die aufschiebende Wirkung zu.
Initial werden Einschreibegebühren als Kautionen erhoben. Diese richten sich nach dem Streitgegenstand und betragen:
Fr. 500.–, wenn lediglich eine Gebühr strittig ist,
Fr. 1'000.–, wenn eine Sanktion strittig ist und
Fr. 2'000.–, wenn die Nichtaufnahme oder der Ausschluss aus dem Verein strittig ist.
Die weiteren Verfahrenskosten werden nach Aufwand, insbesondere dem Stundenaufwand der befassten Schiedsrichter berechnet.