Source: http://sas-sap.com/?id=Articles&article=19
Timestamp: 2019-04-22 12:05:11+00:00
Document Index: 73014955

Matched Legal Cases: ['art. 79', 'art. 79', 'art. 79', 'art. 79', 'art. 8', 'art. 79', 'art. 79', 'art. 4', 'art. 21', 'art. 8', 'art. 42', 'art. 4', 'art. 45']

2016-01-25 Dokumentacja z wyborów. Udostępnianie
Wybory samorządowe z listopada 2014 r. i związane z nimi kontrowersje były przyczynkiem do sytuacji, w którą zaangażowane było bardzo wiele różnych podmiotów. Dyskusja oprócz wymiaru polityczno-medialnego miała i ma również wymiar organizacyjno-prawny. Warto, więc nakreślić czego dotyczyła i na czym polegała ta precedensowa sytuacja.
O wpływie tej sytuacji na administrację samorządową pisaliśmy tutaj.
[Sprawozdawczo]
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych w piśmie o znaku DKN.403.5.205 z dnia 1 grudnia 2014 r. do Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego wyjaśniał:
Sytuacja, która wytworzyła się w naszym kraju po zakończonych ostatnio wyborach samorządowych w nowym świetle postawiła problem zarządzania wytworzoną w ich trakcie dokumentacją. Dotyczy to w szczególności czasokresu jej przechowywania u depozytariusza, którym w rozumieniu art. 79 Kodeksu wyborczego (Dz. U. 2011, nr 21 poz. 112 z późniejszymi zmianami) jest wójt (burmistrz, prezydent miasta), konsul albo kapitan statku i zgłaszana przez dyrektora Delegatury Krajowego Biura Wyborczego, Archiwom Państwowym wniosków w sprawie jej niszczenia. W świetle obowiązujących obecnie przepisów: Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 listopada 2013 w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów (Dz. U. poz. 1488), następować to może po upływie trzydziestu dni od wydania przez sąd prawomocnych orzeczeń w sprawie ważności wyborów.
Państwowa Komisja Wyborcza zalecając dyrektorom Delegatur Krajowego Biura Wyborczego odstąpienie od występowania do Archiwów Państwowych z wnioskami o brakowanie dokumentacji z ostatnich wyborów samorządowych poddała w wątpliwość wynikający z obowiązującego prawa okres przechowywania dokumentów z głosowania (rozumianych jako karty do głosowania). Ze swojej strony zobowiązałem zatem dyrektorów Archiwów Państwowych do niewydawania zgód na niszczenie tej dokumentacji, w sytuacji gdyby mimo stanowiska PKW wnioski taki do archiwów napływały. Są to działania doraźnie, które w moim przekonaniu nie rozwiązują problemu.
Odpowiednich rozstrzygnięć poszukiwać należałoby w zmianie wspomnianego na wstępie Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Dlatego też zwracam się z uprzejmą prośbą do Pani Minister o upoważnienie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych do przygotowania projektu nowelizacji tego Rozporządzenia, w zapisach dotyczących czasokresu przechowywania dokumentacji wyborczej. Sądzę, że bardziej właściwym okresem jej przechowywania winien być rok od momentu uprawomocnienia się orzeczenia sądu o ważności wyborów. Spoglądając na sprawę z obywatelskiego punktu widzenia dokumentacja z głosowania przechowywana mogłaby być nawet dłużej, aż do zakończenia kadencji władz wyłonionych w drodze wyborów.
MKiDN nie mogła oczywiście zmienić rozporządzenia bez zmiany ustawy - Kodeks wyborczy (pismo o znaku DDK/2580/14/JS z dnia 8 grudnia 2014 r.).
Dokumentacją z wyborów (kartami do głosowani) dość szybko zainteresowała się Fundacja im. Stefana Batorego.
W piśmie PKW o znaku ZPOW-066-46/15 z dnia 13 lutego 2015 r. do Fundacji czytamy:
PKW, (...) po dokonaniu analizy przepisów Kodeksu wyborczego, stwierdziła, iż nie dają one możliwości udostępnienia kart do głosowania wykorzystywanych w wyborach organów jednostek samorządu terytorialnego przeprowadzonych w 2014 r., ani PKW, ani żadnemu innemu podmiotowi poza wymienionymi w art. 79 § 2 Kodeksu wyborczego. Przepis ten stanowi, dokumenty z głosowania są udostępniane właściwemu sądowi w związku z postępowaniami w sprawach protestów wyborczych oraz na żądanie sądów, prokuratury lub Policji, prowadzących postępowania karne.
Niemal równolegle PKW zwróciła się pismami o znaku ZPOW-703-30/15 z dnia 24 lutego 2015 r. do Kancelarii Prezydenta RP, MKiDN oraz Sejmu RP o:
(...) informację, czy (...) pod[j]ęte zostały działania lub zainicjowane prace legislacyjne dotyczące zasad i terminu przechowywania dokumentów z wyborów, w tym kart do głosowania lub w sprawie zbadania przyczyn dużej liczby głosów nieważnych w ostatnich wyborach do organów jednostek samorządu terytorialnego. (...) ze względu na brak w obowiązujących przepisach możliwości udostępniania tych dokumentów z głosowania znajdujących się w depozytach innym podmiotom niż właściwemu sądowi w związku z postępowaniami w sprawach protestów wyborczych oraz na żądanie sądów, prokuratury lub Policji, prowadzących postępowanie karne (art. 79 § 2 Kodeksu wyborczego), co uniemożliwia udostępnianie tych dokumentów do badań, np. naukowcom czy organizacjom pozarządowym, Państwowa Komisja Wyborcza zamierz poinformować dyrektorów delegatur Krajowego Biura Wyborczego, że nie obowiązuje już (...) zalecenie [dot. odstąpienia od występowania z wnioskami o brakowanie] z dnia 26 listopada 2014 r.
Z powyższego dobrze widać, że w tym czasie Fundacja musiała już silnie zabiegać o udostępnienie dokumentacji z wyborów, wobec czego PKW wystosowała oficjalne stanowisko w piśmie o znaku ZPOW-066-46/15 z dnia 17 marca 2015 r. do Fundacji:
(...) odpowiadając na e-mail z dnia 11 marca 2015 r. (...) [PKW] wyraża pogląd, o czym wielokrotnie informowała, że art. 79 § 2 Kodeksu wyborczego jednoznacznie wskazuje krąg podmiotów, którym mogą być udostępniane dokumenty z głosowania znajdujące się depozycie. Z treści powołanego przepisu wynika, że dokumenty te są udostępniane wyłącznie właściwemu sądowi w związku z postępowaniami w sprawach protestów wyborczych oraz na żądanie sądów, prokuratury lub Policji, prowadzących postępowanie karne.
Dlatego też, według oceny PKW, przepisy obowiązującego Kodeksu wyborczego, nie uprawniają innych podmiotów, w tym również organów wyborczych, do wglądu do tych dokumentów.
PKW jednocześnie informuje, że zwróciła się (...) o udzielenie wyjaśnień [zob. pisma PKW o znaku ZPOW-703-30/15 z dnia 24 lutego 2015 r.]
Przełomowy moment stanowiło pismo MKiDN o znaku DDK/711/15/JS z dnia 31 marca 2015 r. do PKW:
(...) uprzejmie proszę o przyjęcie następujących informacji.
Po przeprowadzeniu dokładnej analizy tej sprawy, z racji złożoności problemu i oczekiwań społecznych związanych z ostatnimi wyborami samorządowymi z 2014 r. uważam za niezbędne spotkanie robocze z udziałem przedstawicieli MKiDN, NDAP oraz PKW.
Jednocześnie informuję, że decyzja w tej sprawie będzie możliwa dopiero po spotkaniu roboczym przedstawicieli wyżej wymienionych instytucji.
Jak widać powyższe miało wpływ na sytuację, o czym świadczy pismo PKW o znaku ZPOW-703-30/15 z dnia 27 kwietnia 2015 r. do dyrektorów delegatur KBW:
PKW informuje, że w [dniu] 9 kwietnia 2015 r. Fundacja im. Stefana Batorego zwróciła się do PKW o nieniszczenie znajdujących się w depozytach wójtów, burmistrzów i prezydentów miast dokumentów z wyborów do organów jednostek samorządu terytorialnego. Fundacja poinformowała jednocześnie, że podjęła działania zmierzające do dokonania zmian legislacyjnych umożliwiających dostęp badaczy do tych dokumentów.
Ponadto w dniu 22 kwietnia 2015 r. odbyło się spotkanie przedstawicieli MKiDN, NDAP i KBW, w trakcie którego omówiono rozwiązania umożliwiające udostępnienie do badań dokumentów z wyborów samorządowych z 2014 r.
W wyniku ustaleń z tego spotkania NDAP podjąć ma działania, które umożliwią dostęp badaczy do tych dokumentów.
W związku z powyższym PKW prosi o nieskładanie wniosków o brakownie dokumentów z wyborów samorządowych z 2014 r., także w odniesieniu do kart z głosami ważnymi, a w przypadku złożenia takiego wniosku – o jego wycofanie.
W podobnym czasie Fundacja przedstawiła w e-mailu z dnia 12 maja 2015 r. do KBW propozycję swojego projektu: „Jak poprawiać procedurę głosowania? Analiza kart wyborczych w wyborach samorządowych w 2014 r.”.
W dniu 15 maja 2015 wpłynął do Sejmu projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks wyborczy – druk nr 3605, który zakładał m.in.:
Dokumenty z wyborów są przekazywane do archiwów państwowych, gdzie są przechowywane przez okres co najmniej 5 lat i mogą być udostępniane.
Karty do głosowania są dokumentami z wyborów w rozumieniu art. 8 § 1 i są przechowywane przez okres co najmniej 5 lat.
Przepisy (...) mają zastosowanie do wyborów do organów stanowiących jednostek samorządu terytorialnego oraz wyborów wójtów, burmistrzów i prezydentów miast przeprowadzanych w 2014 r. oraz wyborów Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej przeprowadzonych w 2015 r.
Dzień przed podpisaniem oficjalnego porozumienia NDAP z Fundacją im. Stefana Batorego PKW wystosowało pismo o znaku ZPOW-703-30/15 z dnia 21 maja 2015 r. do dyrektorów delegatur KBW:
(...) informuję, że Fundacja Batorego, w uzgodnieniu z Komisją oraz NDAP, realizować ma projekt badawczy dotyczący kart do głosowania z zeszłorocznych wyborów samorządowych.
W tym celu wylosowane zostało 1000 obwodów głosowania, z których karty do głosowania zostaną poddane badaniu przez zespół ekspertów powołanych przez Fundację, z tego 700 obwodów w próbie ogólnopolskiej i 300 obwodów w dodatkowej próbie z obszaru województwa mazowieckiego. Wykaz wylosowanych obwodów głosowania zostanie do Pań i Panów dyrektorów przesłany pocztą elektroniczną (należy zwrócić uwagę, że w przesłanych arkuszu kalkulacyjnym znajdują się dwie zakładki – jedna dotycząca próby ogólnopolskiej, w tym województwa mazowieckiego, i druga dotycząca dodatkowej próby z województwa mazowieckiego).
Jednocześnie informuję, że PKW zobowiązuje dyrektorów delegatur KBW do wystąpienia do dyrektorów archiwów państwowych właściwych miejscowo dla siedziby delegatury KBW o przekwalifikowanie do kategorii archiwalnej A znajdujących się w depozytach kart do głosowania z wyborów do wszystkich organów jednostek samorządu terytorialnego przeprowadzonych w dniu 16 listopada 2014 r. we wskazanych wyżej obwodach głosowania, z obszaru swojej właściwości. Powyższe nie dotyczy kart do głosowania z głosowania ponownego w wyborach wójtów, burmistrzów i prezydentów miast przeprowadzone w dniu 30 listopada 2014 r.
Po wydaniu decyzji przez właściwego dyrektora archiwum państwowego dyrektor delegatury KBW powinien przejąć od wójtów, burmistrzów i prezydentów miast karty do głosowania zakwalifikowane do kategorii A i po uporządkowaniu zgodnie z wymogami przepisów dotyczących państwowego zasobu archiwalnego, przekazać je do archiwum państwowego. Informuję przy tym, że NDAP zadeklarował pomoc właściwych miejscowo archiwów państwowych przy porządkowaniu przekazywanych materiałów.
W przypadku gdy wśród wylosowanych obwodów znajdują się takie, w których karty stanowią dowody w postępowaniach sądowych i administracyjnych oraz przygotowawczych postępowaniach karnych lub karty dotyczą wyborów, po których złożony został protest a sąd nie wydał jeszcze prawomocnego orzeczenia w sprawie ważności wyborów, karty z tych obwodów również powinny zostać przekwalifikowane do kategorii A, lecz do czasu zakończenia właściwych postępowań powinny zostać w depozycie u wójta, burmistrza, prezydenta miasta.
Ponadto informuję, że dyrektorzy delegatur KBW mogą występować do dyrektorów archiwów państwowych właściwych miejscowo dla siedziby delegatury KBW o wydanie zgody na brakowanie pozostałych dokumentów z głosowania, o których mowa w § 7 ust. 1 rozporządzenia MKiDN z dnia 13 listopada 2013 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów (Dz. U. poz. 1488), w tym również kart do głosowania z obwodów nieobjętych wykazem, o którym mowa na wstępie pisma, oraz kart do głosowania ponownego w wyborach wójtów, burmistrzów i prezydentów miasta przeprowadzonego w dniu 30 listopada 2014 r. z obwodów objętych wykazem.
Przypominam jednocześnie, że stosownie do powołanego przepisu zgoda na brakowanie dokumentów może zostać wydana po upływie 30 dni od wydania przez sąd prawomocnych orzeczeń w sprawie ważności wyborów, a w przypadku wyborów, co do których nie zgłoszono protestów – od upływu terminu zgłaszania protestów.
Ponadto przypominam, że brakowaniu nie podlegają:
1) protokoły głosowania w obwodzie;
2) protokoły posiedzeń, uchwały, urzędowe obwieszczenia, komunikaty oraz inne dokumenty dotyczące obsługi obwodowej komisji wyborczej;
3) dokumenty dotyczące powołania obwodowych komisji wyborczych,
a także dokumenty z wyborów, stanowiące dowody w postępowaniach sądowych i administracyjnych oraz przygotowawczych postępowaniach karnych, których nie niszczy się do czasu zakończenia tych postępowań.
Zgodnie z treścią porozumienia o współpracy o znaku DKN.420.2.2015 zawartego w dniu 22 maja 2015 r. w Warszawie pomiędzy Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych a Fundacją im. Stefana Batorego:
(...) Fundacją, będącą inicjatorem wspólnego projektu badawczego dotyczącego problematyki wyborczej opierającego się na materiałach archiwalnych z zasobów archiwów państwowych podległych Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych (...)
Na tym etapie pojawiło się wiele niejasności, o czym świadczy pismo o znaku ZPOW-703-30/15 z dnia 27 maja 2015 r. do dyrektorów delegatur KBW:
(...) w związku ze zgłaszanymi wątpliwościami, po uzgodnieniu z Fundacją im. Batorego, wyjaśniam, że archiwizacji (...) podlegać mają karty do głosowania użyte w głosowaniu (wyjęte z urny) w wylosowanych obwodach głosowania. Karty niewykorzystane w głosowaniu w tych obwodach podlegają brakowaniu na zasadach ogólnych.
Ze swojej strony NDAP wystosowało pismo o znaku DKN.400.5.2015 z dnia 27 maja 2015 r. do dyrektorów archiwów państwowych:
(...) uprzejmie proszę o przychylenie się do wniosków dyrektorów delegatur KBW i przyjęcie przekwalifikowanych kart do głosowania do zasobu archiwów państwowych.
Decyzję w sprawie postępowania z kartami z głosowania pochodzącymi z okręgów głosowania innych niż wylosowane podejmę po zapoznaniu się z wynikami ww. projektu. W świetle powyższego uprzejmie proszę o wsparcie i pomoc w realizacji powyższych działań, dzięki którym zapewniona zostanie sprawna i efektywna współpraca w przedmiotowej sprawie. W załączeniu przekazuję Państwu listę wylosowanych obwodów głosowania przekazaną przez Fundację.
Informacje dotyczące porządkowania, przekazywania, udostępniania i postępowania z przekwalifikowanymi kartami do głosowania zostaną Państwu przekazane w najbliższym czasie odrębnym pismem.
Pojawiły się również uwagi dyrektorów delegatur KBW dot. archiwizacji kart do głosowania przesłane przez KBW e-mailem z dnia 28 maja 2015 r. do NDAP.
Wraz z rozwojem projektu NDAP przekazało dokładniejsze informacje pismem o znaku DKN.400.5.2015 z dnia 10 lipca 2015 r. do dyrektorów archiwów państwowych:
W związku z rozmowami prowadzonymi pomiędzy KBW, Fundacją im. Stefana Batorego (dalej: Fundacja) i NDAP oraz dotychczas podjętymi działaniami, dotyczącymi możliwości udostępnienia kart z głosowania z wyborów samorządowych z dnia 16 listopada 2014 r., uprzejmie proszę o podjęcie właściwych działań celem przejęcia do zasobów kierowanych przez państwa archiwów wytypowanych w drodze losowania przez Fundację kart do głosowania (wg listy wysłanej do Państwa pocztą elektroniczną dnia 27 maja 2015 r.). Poniżej przekazuję wytyczne odnośnie dalszego postępowania.
W pierwszej kolejności proszę o jak najszybsze przekwalifikowaniu na wniosek dyrektora właściwej Delegatury Krajowego Biura Wyborczego kart do głosowania do materiałów archiwalnych. Po formalnej zmianie kwalifikacji archiwalnej, która będzie podstawą do przejęcia tych dokumentów do zasobu archiwalnego, dyrektorzy Delegatur powinni przygotować karty do przekazania w ten sposób, że:
1. Spowodują ich wyodrębnienie w miejscach, w którym są one obecnie przechowywane u depozytariuszy.
2. Sprawdzą ich zabezpieczenie, a w przypadku gdyby opakowanie, w którym karty do głosowania są przechowywane, okazało się niedostatecznie zabezpieczone (np. plomba będzie zerwana, albo opakowanie w ogóle nie było zapieczętowane) sporządza odpowiednią notatkę i w sposób uzgodniony z depozytariuszem dokonają odpowiedniego zabezpieczenia tego opakowania.
3. Archiwa państwowe przejmą do swoich zasobów wszystkie wylosowane do badania karty wyborcze ze wskazanych komisji obwodowych, tylko i wyłącznie w oryginalnie zaplombowanych opakowaniach wraz z kopią protokołu sporządzonego przez daną obwodową komisje wyborczą, który jednocześnie będzie do czasu ostatecznego opracowania tych kart pełnił funkcję ewidencji.
Przejęte przez archiwa państwowe zaplombowane opakowania zostaną zabezpieczone do czasu podjęcia nad nim prac przez badaczy wytypowanych przez Fundację. Przed rozpoczęciem właściwych prac badawczych, opakowania należy otworzyć komisyjnie, a z czynności tej sporządzić protokół, zawierający m. in. informacje o stanie zachowania kart do głosowania, stopniu ich uporządkowania i zgodności stanu ilościowego kart z tym wykazanym na protokole obwodowej komisji wyborczej. W skład komisji powinien wchodzić przedstawiciel dyrektora właściwej Delegatury KBW, przedstawiciel dyrektora właściwego archiwum państwowego oraz przedstawiciel zespołu badawczego lub Fundacji. Porządkowanie przejętych kart do głosowania powinno odbywać się równolegle z prowadzonym przez Fundację badaniem naukowym. W tym celu dyrektor archiwum państwowego wytypuje pracownika, który będzie uczestniczył w tych czynnościach. Porządkowanie wspomnianych akt powinno ograniczyć się do sformowania właściwych jednostek archiwalnych (karty ważne z głosami ważnymi pogrupowane wg list wyborczych, karty ważne z głosami nieważnymi, karty nieważne, karty przedarte lub zniszczone), ponumerowania stron, nadania znaków własnościowych archiwum oraz sporządzeniu właściwej ewidencji w formie spisu zdawczo-odbiorczego.
W tym samym dniu NDAP wystosowało również pismo o znaku DKN.400.5.2015 z dnia 10 lipca 2015 r. do KBW:
W związku z rozmowami prowadzonymi pomiędzy KBW, Fundacją im. Stefana Batorego, zwaną dalej „Fundacją” i NDAP oraz dotychczas podjętymi działaniami, dotyczącymi możliwości udostępnienia kart z głosowania z wyborów samorządowych z dnia 16 listopada 2014 r., uprzejmie informuję, co następuje.
Mając na uwadze moją deklarację przyjęcia do zasobów archiwów państwowych i udostępnienia wytypowanych kart do głosowania, proszę o wyselekcjonowanie opakowań z tymi kartami i w możliwie najszybszym czasie przygotowanie ich do przekazania do właściwych archiwów państwowych.
Z informacji przekazanych od dyrektorów archiwów państwowych wynika, że tylko nieliczni dyrektorzy Delegatur KBW wystąpili dotychczas z wnioskami o przekwalifikowanie do materiałów archiwalnych kart do głosowania z wylosowanych obwodów. Ze względu na sygnały ze strony zespołu badawczego Fundacji o konieczności pilnego rozpoczęcia prac nad ww. kartami, uprzejmie proszę Panią Sekretarz o przyspieszenie działań po stronie Delegatur KBW dotyczących wyodrębnienia opakowań z kartami w miejscach ich przechowywania u depozytariuszy i występowania z wnioskami o zmianę ich kategorii archiwalnej, celem umożliwienia jak najszybszego rozpoczęcia procesu badawczego.
Jednocześnie pragnę poinformować, że ze swojej strony pismem z dnia 10 lipca br. przekazałem dyrektorom archiwów państwowych wskazówki dotyczące zasad przejmowania do zasobów archiwów państwowych kart wyborczych. Przychylając się do sugestii ze strony badaczy Fundacji oraz mając na uwadze wyjątkowość sytuacji i jak najsprawniejsze przejęcie materiałów archiwalnych, dostosowałem zakres wymogów związanych z przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwów państwowych do wyjątkowości tej sytuacji.
Pismo z tymi wytycznymi przekazuję w załączeniu do wiadomości (...)
Powyższe KBW rozpropagowało pismem o znaku ZPOW-703-30/15 z dnia 13 lipca 2015 r. do dyrektorów delegatur KBW:
Przekazuję do wykorzystania pismo NDAP (...) w sprawie przekazywania do archiwów kart do głosowania z wylosowanych obwodów z wyborów samorządowych przeprowadzonych w 2014 r., wraz [z] załączonym do niego pismem do dyrektorów archiwów państwowych. W piśmie tym wskazany jest sposób przekazywania kart do głosowania do archiwów.
Jednocześnie proszę Dyrektorów Delegatur, którzy dotychczas nie wystąpili do właściwych dyrektorów archiwów państwowych o przekwalifikowanie kart do głosowania z wylosowanych obwodów do materiałów archiwalnych, o niezwłoczne wystąpienie ze stosownym wnioskiem.
Ponadto, po uzyskaniu informacji o przekwalifikowaniu materiałów, proszę o możliwie szybkie przekazanie kart do właściwych archiwów.
Okazało się również, że projekt natrafia na pewne trudności o czym świadczy pismo NDAP o znaku DKN.400.5.2015 z dnia 17 lipca 2015 r. do PKW:
W związku z rozmowami prowadzonymi pomiędzy KBW, Fundacją im. Stefana Batorego, zwaną dalej „Fundacją” i NDAP oraz dotychczas podjętymi działaniami, dotyczącymi możliwości udostępnienia kart z głosowania z wyborów samorządowych z dnia 16 listopada 2014 r., uprzejmie proszę o spowodowanie działań, aby Delegatury KBW niezwłocznie przekazały do właściwych terytorialnie archiwów państwowych akta 100 obwodowych komisji wytypowanych przez Fundację Batorego do badań w pierwszej kolejności.
Powyższe zostało rozpropagowane pismem KBW o znaku ZPOW-703-30/15 z dnia 22 lipca 2015 r. do dyrektorów delegatur KBW.
Wyżej sygnalizowane trudności wyrażone zostały również w piśmie NDAP o znaku DKN.400.5.2015 z dnia 28 lipca 2015 r. do KBW:
W związku z docierającymi do mnie sygnałami, że KBW odmawia współpracy przy komisyjnym otwieraniu opakowań z kartami do głosowania przekazanymi do zasobów archiwów państwowych, uprzejmie proszę o zobowiązania dyrektorów delegatur KBW do wytypowania swoich przedstawicieli do uczestnictwa w ww. procesie.
Pragnę przypomnieć, że prze[d]stawione na spotkaniu trójstronnym (Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, KBW i Fundacja im. Stefana Batorego), wytyczne przewidywały, że skład komisji otwierającej akta z wyborów, wejść powinien przedstawiciel dyrektora właściwego archiwum państwowego, przedstawiciel zespołu badawczego lub Fundacji oraz przedstawiciel dyrektora właściwej delegatury KBW. Nie zgłoszono wówczas zastrzeżeń do takich ustaleń. Wytyczne zawierające m.in. szczegóły dotyczące składu komisji przesłane zostały także pismem z dnia 10 lipca br. do dyrektorów archiwów państwowych, przekazanym jednocześnie do wiadomości Pani Sekretarz pismem z dnia 10 lipca br. znak: DKN.400.5.2015. Wówczas również nie zgłoszono uwag i nie sygnalizowano problemów, jakie mogłyby rodzić się po stronie KBW.
Pomijając powyższe pragnę zauważyć, że obecność przedstawicieli dyrektorów delegatur KBW jest w moim mniemaniu niezbędna. Otwierane komisyjnie będą bowiem akta, których właścicielem do czasu przekwalifikowania do materiałów archiwalnych były delegatury KBW i z czynności tej sporządzany będzie protokół zawierający m.in. informacje o stanie zachowania kart do głosowania, stopniu ich uporządkowania i zgodności stanu ilościowego kart z tymi wskazanymi na protokole obwodowej komisji wyborczej. Obecność więc przedstawiciela dyrektora delegatury KBW jest bezsprzecznie zasadna i leży w interesie dyrektorów delegatur KBW.
Jednocześnie pragnę dodać, że zgodnie z poczynionymi w ostatnich dniach ustaleniami, przejęte przez archiwa państwowe przekwalifikowane karty do głosowania zostaną w stanie nienaruszonym, tj. w oryginalnych opakowaniach, przekazane do sześciu wybranych archiwów państwowych, tj. do Archiwum Państwowego w Bydgoszczy, Archiwum Państwowego w Olsztynie, Archiwum Państwowego w Zielonej Górze, Archiwum Państwowego w Kielcach, Archiwum Państwowego w Warszawie Oddział w Milanówku oraz Archiwum Państwowego w Radomiu. W tych archiwach nastąpi komisyjne otwarcie opakowań z kartami do głosowania, a następnie ich porządkowanie i badanie. Tym samym pragnę zauważyć, że powstanie tylko sześć komisji w skali całego kraju, w związku z czym, tylko sześciu przedstawicieli dyrektorów delgatur KBW będzie uczestniczyć w pracach komisji, co nie powinno stanowić dużego obciążenia, tym bardziej, że czynności te nie będą czasochłonne.
W związku z powyższym uprzejmie proszę o informację o podjętych krokach w przedmiotowej sprawie, aby możliwe było jak najszybsze rozpoczęcie prac nad projektem badawczym Fundacji im. Stefana Batorego, gdyż tego typu utrudnienia powodują niepotrzebne wstrzymywanie prac.
Spotkało się to z natychmiastowymi wyjaśnieniami PKW w piśmie o znaku ZPOW-703-30/15 z dnia 6 sierpnia 2015 r. do NDAP:
(...) uprzejmie informują, że KBW nie odmawia współpracy przy wykonywaniu czynności związanych z komisyjnym otwieraniem opakowań z kartami do głosowania przekazanymi do zasobów archiwów państwowych.
Należy jednak mieć na uwadze, że w związku z zarządzonym na dzień 6 września 2015 r. referendum ogólnokrajowym oraz zarządzonymi na dzień 25 października 2015 r. wyborami do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej i do Senatu Rzeczypospolitej Polskiej, dyrektorzy i pracownicy Delegatur Krajowego Biura Wyborczego wykonują obecnie szereg czynności wynikających z kalendarza referendalnego i wyborczego zaś składy osobowe delegatur są niewielkie.
Jednocześnie informuję, że jeżeli znana będzie data planowanego komisyjnego otwarcia opakowań z kartami do głosowania, przedstawiciele właściwych delegatur Krajowego Biura Wyborczego zostaną wyznaczeni do tych czynności i wezmą w nich udział. W związku z tym zwracam się z uprzejmą prośbą o przekazanie ustalonego terminu wykonywania tych czynności.
Zwracam także uwagę, że zgodnie z § 7 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 listopada 2013 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów (Dz. U. poz. 1488) dokumenty z głosowania z wyjątkiem:
1) protokołów z głosowania w obwodzie;
2) protokołów posiedzeń, uchwał, urzędowych obwieszczeń, komunikatów oraz innych dokumentów dotyczących obsługi obwodowej komisji wyborczej;
3) dokumentów dotyczących powołania obwodowych komisji wyborczych;
4) dokumentów stanowiących dowody w postępowania sądowych i administracyjnych oraz przygotowawczych postępowania karnych,
podlegają brakowaniu, po upływie 30 dni od wydania przez sąd prawomocnych orzeczeń w sprawie ważności wyborów do organów jednostek samorządu terytorialnego, a w przypadku wyborów, co do których nie zgłoszono protestów – od upływu terminu zgłaszania protestów. Wniosek o wyrażenie zgody na brakowanie składa dyrektor właściwej miejscowo delegatury Krajowego Biura Wyborczego, a zgodę na brakowanie wyraża dyrektor archiwum państwowego właściwego miejscowo dla siedziby delegatury Krajowego Biura Wyborczego.
Do Komisji nieustająco napływają liczne sygnały o konieczności przystąpienia do niszczenia dokumentów z wyborów, głównie z uwagi na ilość miejsca zajmowanego przez te dokumenty w archiwach urzędów gmin (same karty do głosowania przechowywane w depozycie u wójtów, burmistrzów i prezydentów miast ważą około 3,5 tys. ton) oraz ze względu na konieczność przygotowania miejsca na dokumenty z referendum oraz z wyborów do Sejmu i do Senatu. Ponadto jednostki gmin zwracają się do Krajowego Biura Wyborczego o przekazanie środków pieniężnych na dalsze przechowywanie dokumentacji podlegającej zniszczeniu, Biuro zaś w swoim budżecie takich środków nie posiada.
W związku z powyższym zwracam się z uprzejmą prośbą o zobowiązanie właściwych dyrektorów archiwum państwowego do wydawania zgody na wnioski składane przez dyrektorów Delegatur Krajowego Biura Wyborczego w zakresie niszczenia pozostałych dokumentów z wyborów samorządowych , które nie zostały przekazane do zasobów archiwów państwowych, a mogą być brakowane po upływie 30 dni od wydania przez sąd prawomocnych orzeczeń w sprawie ważności wyborów do organów jednostek samorządu terytorialnego.
Jednocześnie sygnalizuję, że do dnia dzisiejszego opakowania z kartami do głosowania nie zostały przez Archiwum w Warszawie odebrane z Delegatury Krajowego Biura Wyborczego w Warszawie. Brak jest również porozumienia z dyrektorem tego Archiwum w kwestii przekazania tych kart. Opakowania z kartami znajdują się w Delegaturze od 24 lipca 2015 r., w pokojach dyrektora i pracowników Delegatury, co bardzo znacząco utrudnia codzienną pracę.
Na szczęście udało się ustalić wszystkie szczegóły pismem NDAP o znaku DKN.400.5.2015 z dnia 11 sierpnia 2015 r. do KBW:
(...) pragnę poinformować Panią sekretarz, że szczegółowy harmonogram zostanie opracowany w porozumieniu z badaczami z Fundacji im. S. Batorego, po pierwszym próbnym badaniu, które zostało przewidziane na 18 stycznia 2015, godz. 9.00 w siedzibie Archiwum Państwowego w Warszawie, Oddział w Milanówku, ul. Okrzei 1, 05-882 Milanówek. Zapraszam zatem Państwa przedstawicieli do udziału i proszę o imienne wskazanie osób, które wezmą udział w procedurze otwarcia.
Jednocześnie odnoszą się do zgłoszone przez Panią sekretarz problemu związanego z brakowaniem dokumentacji oraz dokumentacji z wyborów samorządowych 2014, uprzejmie informuję, że w związku z brakiem oficjalnego stanowiska rządu odnośnie poselskiego projektu zmian do ustawy Kodeks wyborczy, które zakładają m.in. przekazanie całości tej dokumentacji oraz dokumentacji z wyborów prezydenta RP z 2015 r., na czasowe przechowywanie do archiwów państwowych, dyrektorzy archiwów państwowych są zmuszeni powstrzymywać się od wydawania zgód na niszczenie wspomnianej dokumentacji.
[Krytycznie]
Chciałbym również zwrócić uwagę na informacje uzyskane od ww. organów administracji publicznej.
W piśmie o znaku DOU-JSKS.0113.20.2015 z dnia 3 listopada 2015 r. NDAP wyjaśniał:
Informuję także, że Państwowa Komisja Wyborcza w dniu 26 listopada 2014 r. ogłosiła komunikat zalecający dyrektorom Delegatur KBW, aby po upływie terminu przewidzianego w § 7 ust. 1 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 listopada 2013 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów, nie występowali do dyrektorów właściwych archiwów państwowych o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji z wyborów samorządowych z dnia 16 listopada 2014 r. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych zareagował na ww. komunikat zobowiązując dyrektorów podległych mu archiwów państwowych do niewyrażania zgody na brakowanie ww. dokumentów. Jednocześnie poinformował o tych działaniach organ nadzorujący, jakim jest Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego, zawracając uwagę na konieczność zmiany ww. rozporządzenia. Niedługo po tym fakcie przedstawiony został poselski projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks wyborczy, który przewidywał zmiany dotyczące m.in. przekazania do archiwów państwowych całości dokumentacji z wyborów samorządowych z 2014 r. i wyborów Prezydenta RP z 2015 r.
W związku z powyższym Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych nie miał podstaw do cofnięcia ww. zobowiązania wystosowanego do dyrektorów archiwów państwowych.
W piśmie o znakach ZPOW-066-742/15 oraz ZPOW-066-1066/15 z dnia 27 listopada 2015 r. PKW wyjaśniała:
(...) PKW nie zmieniała stanowiska w sprawie udostępniania dokumentów z wyborów przechowywanych w depozycie i w dalszym ciągu wyraża opinię, że przepisy Kodeksu wyborczego nie dają możliwości udostępniania kart do głosowania wykorzystywanych w wyborach żadnemu innemu podmiotowi poza wymienionymi w art. 79 § 2 Kodeksu wyborczego. Inną kwestią jest natomiast udostępnianie materiałów archiwalnych wchodzących w skład państwowego zasobu archiwalnego. Należy zauważyć, że udostępniane w archiwach dokumenty z wyborów, które uprzednio były przechowywane w depozycie, stały się materiałami archiwalnymi na podstawie decyzji właściwych dyrektorów archiwów państwowych. (...)
W piśmie o znaku DOU-JSKS.0113.20.2015 z dnia 30 listopada 2015 r. NDAP wyjaśniał:
(...) podstawę podtrzymania zobowiązania dyrektorów archiwów państwowych od niewydawania zgód na brakowanie [NDAP] wskazał brak oficjalnego stanowiska rządu dotyczącego poselskiego projektu ustawy o zmianie ustawy – Kodeks wyborczy (druk nr 3605) (...) Dalsze podtrzymanie decyzji o niebrakowaniu kart do głosowania z wyborów samorządowych z 2014 r. spowodowane było skargą złożoną do Trybunału Konstytucyjnego na rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 listopada 2013 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów (Dz. U. z 2013 r. poz. 1488).
W piśmie o znaku ZPOW-066-1066/15 z dnia 2 grudnia 2015 r. PKW wyjaśniała:
(...) PKW nie dysponuje opiniami prawnymi dotyczącymi interpretacji art. 79 § 2 Kodeksu wyborczego. Trzeba przy tym podkreślić, że Komisja jest uprawniona do wyrażania opinii w sprawach uregulowanych w Kodeksie wyborczym we własnym zakresie. Jednocześnie należy zauważyć, że materiały przechowywane w depozycie nie są tajne, a jedynie zakres podmiotów, którym mogą być udostępnione został ograniczony. (...)
W piśmie o znaku DOU-JSKS.0113.20.2015 z dnia 15 grudnia 2015 r. NDAP wyjaśniał:
(...) Podstawę prawną dla podpisania wspomnianego Porozumienia stanowił art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446) w związku z art. 21 ust. 1 ww. ustawy.
(...) Do chwili, kiedy dokumentacja wyborcza nie zostanie zakwalifikowana jako kategoria A, udostępniania jest na podstawie art. 8 par. 1 kodeksu wyborczego oraz, wydanego na podstawie zawartej w nim delegacji, rozporządzenia ministra kultury i dziedzictwa narodowego z dnia 13 listopada 2013 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów. Z chwilą zakwalifikowania dokumentów z wyborów do kategorii A ich udostępnianie w archiwach państwowych odbywa się na podstawie ustawy z dnia 19 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Skoro udostępnianie odbywa się w powyższym trybie, przewidzianym przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego, nie istnieje konieczność sporządzania lub zlecania w tym względzie opinii prawnych. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych nie dysponuje więc opiniami prawnymi, co do których, nie zaszła potrzeba ich sporządzenia. (...)
W piśmie z dnia 16 grudnia 2015 r. MKiDN wyjaśniał:
(...) Projekt badawczy Fundacji im. Stefana Batorego realizowany jest na podstawie porozumienia o współpracy zawartej między Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych a Fundacją z dn. 22 maja 2015 r. Porozumienia określające warunki współpracy archiwów niepaństwowych jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 42 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym, z archiwami państwowymi zawiera Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych na podstawie Upoważnienia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dn. 17 stycznia 2013 r. (1/U/2013) w związku z art. 4 ust. 1 i art. 45 ust. 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2011 nr 123 poz. 698 z poźn. zm.). (...)
zarządzanie | administrator | wersja archiwalna strony | © 2015-2019