Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/resolucion-5512-de-diciembre-26-de-2013?documento=legcol&contexto=legcol_ef196089a5d7007ce0430a010151007c&vista=STD-PC
Timestamp: 2020-03-29 09:31:36
Document Index: 352518922

Matched Legal Cases: ['artículo 173', 'artículo 5', 'artículo 2', 'artículo 5', 'artículo 32', 'artículo 14', 'artículo 279', 'artículo 279', 'artículo 3', 'artículo 4', 'artículo 11', 'artículo 1', 'artículo 130', 'artículo 1', 'artículo 1', 'artículo 43']

﻿ RESOLUCIÓN 5512 DE DICIEMBRE 26 DE 2013
RESOLUCIÓN 5512 DE 26 DE DICIEMBRE DE 2013
CONTENIDO:MODIFICA LA RESOLUCIÓN 1344 DE 2012 RESPECTO AL REPORTE DE INFORMACIÓN DE AFILIACIÓN DE LAS ENTIDADES PERTENECIENTES A LOS REGÍMENES ESPECIAL Y DE EXCEPCIÓN. ESTABLECE QUE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD EN EJERCICIO DE SUS FUNCIONES DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL PUEDE IMPONER SANCIONES PERTINENTES CUANDO A ELLO HUBIERE LUGAR. DEROGA LA RESOLUCIÓN 3879 DE 2012.
TEMAS ESPECÍFICOS:ECOPETROL, UNIVERSIDAD, FONDO DE PREVISIÓN SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA, FOSYGA, SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD, SANCIÓN ADMINISTRATIVA
RESOLUCIÓN 5512 DE 2013
“Por la cual se modifica la Resolución 1344 de 2012 respecto al reporte de información de afiliación de las entidades pertenecientes a los regímenes especial y de excepción y se dictan otras disposiciones”.
En especial las conferidas en el numeral 7º del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, artículo 5º del Decreto 1281 de 2002 y el numeral 23 del artículo 2º del Decreto 4107 de 2011, y
Que el artículo 5º del Decreto 1281 de 2002, estableció que quienes administren recursos del sector salud y quienes manejen información sobre la población incluyendo los regímenes especiales o de excepción del Sistema General de Seguridad Social en Salud, harán parte del Sistema Integral de Información del Sector Salud para el control de la afiliación, del estado de salud de la población y de los recursos y responderán por su reporte oportuno, confiable y efectivo de conformidad con las disposiciones legales y los requerimientos del Ministerio de Salud.
Que el parágrafo 2º del artículo 32 de la Ley 1438 de 2011, contempló que las entidades administradoras de los regímenes de excepción deberán entregar la información periódica que solicite este ministerio.
Que de conformidad con lo previsto en el literal d) de los artículos 13 y 19 del Decreto-Ley 1795 de 2000, corresponde a la Dirección General de Sanidad Militar y a la Dirección de Sanidad de la Policía Nacional organizar un sistema de información, de conformidad con las disposiciones dictadas por este Ministerio, que contenga entre otros aspectos, el censo de afiliados y beneficiarios, sus características socioeconómicas, su estado de salud y registrar la afiliación del personal que pertenezca al subsistema.
Que mediante el artículo 14 del Decreto 1703 de 2002, el Gobierno Nacional determinó que para efecto de evitar el pago doble de cobertura y la desviación de recursos, las personas que se encuentren excepcionadas por ley para pertenecer al Sistema General de Seguridad Social en Salud, de conformidad con lo establecido en el artículo 279 de la Ley 100 de 1993, no podrán utilizar simultáneamente los servicios del régimen de excepción y del Sistema General de Seguridad Social en Salud como cotizantes o beneficiarios, de hacerlo, existirá obligación de las entidades promotoras de salud e instituciones prestadoras de servicios de salud de solicitar el reembolso al régimen de excepción al cual pertenece el usuario, debiendo sufragar este último régimen todos los gastos en que se haya incurrido.
Que mediante la Resolución 1344 de 2012, se dictaron disposiciones sobre el reporte de la información de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades promotoras de salud de los regímenes contributivo y subsidiado, las entidades obligadas a compensar (EOC), al Distrito Capital de Bogotá, D.C., a los municipios, a los departamentos que tengan a su cargo corregimientos departamentales, a quienes administren los regímenes especial y de excepción del sector salud, a las entidades de medicina prepagada y a quienes administren pólizas o seguros de salud.
Que en atención, a los mandatos legales referidos y teniendo en cuenta que los subsistemas de salud que administran las Fuerzas Militares y la Policía Nacional hacen parte de los regímenes de excepción considerados en el artículo 279 de la Ley 100 de 1993 y debido a que la Resolución 1344 de 2012, no consideró la obligación de reportar información de los afiliados a estas instituciones, se hace necesario incluirlas, a efecto de que reporten los datos del personal afiliado y sus beneficiarios, en las condiciones y estructuras definidas por el Ministerio de Salud y Protección Social.
Que por otra parte, el Ministerio de Salud y Protección Social requiere realizar cruces y verificaciones de la información de afiliación contenida en la base de datos única de afiliados (BDUA) con la información de las afiliaciones de los regímenes especiales y de excepción, incluidas las Fuerzas Militares y la Policía Nacional, determinando la necesidad de modificar las estructuras definidas en el anexo técnico de la Resolución 1344 de 2012, para el reporte de novedades de ingresos y novedades de actualización y/o corrección de la información de afiliaciones que administran estos regímenes.
ART. 1º—Adiciónese un parágrafo al artículo 3º de la Resolución 1344 de 2012, así:
“PAR. 2º—Ecopetrol, la Dirección General de Sanidad Militar, la Dirección de Sanidad de la Policía Nacional, el Fondo de Previsión Social del Magisterio y las universidades con servicios de salud, entidades que administran la afiliación de los regímenes especial y de excepción, reportarán dentro de los 30 días calendario siguientes a la publicación de la presente resolución, al administrador fiduciario del Fosyga, en la estructura definida en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución, la información inicial de afiliación de las personas cuya atención en salud estuvo a su cargo en algún período comprendido entre el primero (1º) de febrero de 2005 y el treinta (30) de noviembre de 2013.
A partir de la información reportada, el administrador fiduciario del Fosyga realizará las validaciones correspondientes para establecer la consistencia de la información y los períodos simultáneos de afiliación respecto de los cuales se hayan reconocido recursos del sistema. Los resultados de las validaciones mencionadas serán remitidos a las entidades administradoras de los regímenes de excepción y especial dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes contados a partir de la entrega de la información inicial”.
ART. 2º—Modifíquense las tablas contenidas en los numerales 1º y 2º del artículo 4º de la Resolución 1344 de 2012 y adiciónese un parágrafo a dicho artículo así:
1. Tipo de archivos a entregar por parte de las entidades en los procesos de actualización de la BDUA.
Régimen Entidad que reporta al Fosyga Tipo de Archivos Tipo de Novedad
Contributivo EPS o EOC R1 Novedad de traslado o movilidad
R4, S4 Respuesta a la novedad de traslado o movilidad solicitados en R1 o S1
NC Novedades de actualización y/corrección de información
Subsidiado EPSS S1 Novedad de traslado o movilidad
S4 Respuesta a la novedad de traslados o movilidad solicitados en S1
Municipios NS Novedades de actualización de estado de afiliación sobre el resultado de las novedades realizadas por las EPS (retiro por muerte (N09) o novedad de retiro (N13) o novedad de anulación de ingresos no autorizados por el municipio o INPEC (N15)
Excepción Fondo del Magisterio, Ecopetrol, Dirección General de Sanidad Militar, Dirección de Sanidad de la Policía Nacional ME Maestro de ingresos y maestro de aportantes
NE Novedades de actualización y/o corrección de información
Especial Universidades con Servicios de Salud ME Maestro de ingresos y maestro de aportantes
Medicina Prepagada y Planes Complementarios de Salud NP MP Maestro de ingresos
2. Plazos para la entrega de los archivos al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga.
Proceso Días Entidades a reportar Archivo a reportar al Fosyga Archivos de respuesta del Proceso por Fosyga
Semana de proceso BDUA (Con mínimo cuatro días hábiles) Segundo día hábil de la semana Régimen subsidiado
Régimen de excepción y especial Archivos S1, R1, NR Siguiente día hábil.
Último día hábil de la semana Régimen Subsidiado
Régimen de excepción y especial
Entidades de medicina prepagada, Administradoras de planes adicionales de salud Archivos S4, R4
Maestro de ingresos: MS, MC, MA, ME, MP
Novedades de actualización: NS, NC, NE, NP Siguiente día hábil.
Los archivos correspondientes a resultados.
Última Semana del mes (con mínimo cuatro días hábiles) Último día hábil de la semana de mes Régimen subsidiado:
Las entidades territoriales, los departamentos que tengan a cargo corregimientos y el Inpec. Novedades de actualización (retiros incluyendo retiro por fallecidos y/o anulaciones de ingresos): NS Siguiente día hábil.
Parágrafo 3º—A partir del mes siguiente a la recepción de los resultados del cargue inicial, Ecopetrol, la Dirección General de Sanidad Militar, la Dirección de Sanidad de la Policía Nacional, el Fondo de Previsión Social del Magisterio y las universidades con servicios de salud, reportarán los maestros de ingresos /o novedades de corrección y actualización, conforme a los plazos establecidos en la anterior tabla.
ART. 3º—Modifíquese el anexo técnico de que trata el artículo 11 de la Resolución 1344 de 2012 modificado por la Resolución 3879 de 2012 conforme a lo aquí previsto.
(Nota: Véase Resolución 2629 de 2014 artículo 1° del Ministerio de Salud y Protección Social)
ART. 4º—Sanciones por el no reporte de información. De conformidad con lo previsto en el numeral 12 del artículo 130 de la Ley 1438 de 2011, la Superintendencia Nacional de Salud en ejercicio de sus funciones de inspección, vigilancia y control, efectuará el seguimiento respecto a la obligación del reporte de información de que trata la presente resolución e impondrá las sanciones pertinentes cuando a ello hubiere lugar.
ART. 5º—Vigencia y derogaciones. La presente resolución rige a la partir de su publicación y deroga la Resolución 3879 de 2012.
Tipos y número de documentos para población especial del régimen subsidiado
Aplica para los afiliados de población especial del régimen subsidiado que no están identificados por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC).
Indígenas mayores de edad AS 10 Código de departamento + código de municipio + I + consecutivo por afiliado (alfanumérico de 4). Ej.: 76001I8125
Habitantes de la calle mayores de edad. AS 10 Código de departamento + municipio + D + consecutivo por afiliado (alfanumérico de 4). Ej.: 05001D0008
Habitantes de la calle menores de edad. MS 10 Departamento + municipio + D + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej.: 05001D0008
Menores de edad desvinculados del conflicto armado. Población infantil vulnerable bajo protección en instituciones diferentes al ICBF. Menores de edad a cargo del ICBF. MS 10 Código de departamento + código de municipio + A + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej.: 25001A0009
Indígenas menores de edad MS 10 Código de departamento + código de municipio + I + consecutivo por afiliado (alfanumérico de 4). Ej.: 080014I8125. Solo aplica para régimen subsidiado.
Menor de edad recién nacido con edad menor o igual a un (1) mes. MS 12 Número de documento de la madre o el número de documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando en uno (1).
Desplazados menores de edad MS 10 Departamento + municipio + P + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej.: 05001P0008.
Desplazados mayores de edad AS 10 Departamento + municipio + P + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej.: 05001P0008.
Población Reclusa con identificación interna asignada por el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario, Inpec. MS 6 Número asignado por el Inpec. Para menores de tres (3) años que convivan con sus madres recluidos en los establecimientos a cargo del Inpec.
AS Número asignado por el Inpec. Para internos recluidos en los establecimientos de reclusión a cargo del Inpec.
Para las personas identificadas por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC), se tendrá en cuenta la identificación asignada, ya sea: registro civil de nacimiento, tarjeta de identidad o cédula de ciudadanía. Solo se permitirá el uso de tipo y número de identificación para población especial para los especificados en la tabla “1. Tipos y números de documentos para población especial del régimen subsidiado”, para los extranjeros residentes en Colombia se utilizarán los documentos expedidos por la autoridad competente.
Archivo maestro de ingresos: afiliados que aun no han sido ingresados en la BDUA
ME Maestro excepción o especial 2
MP Maestro de medicina prepagas, seguros de salud y planes adicionales de salud 2
MA Archivo maestro de aportantes 2
Archivo de novedades de actualización y/o corrección de datos de afiliados que se encuentran actualizados en BDUA
NE Novedades excepción 2
NP Novedades medicina prepagas, seguros de salud y planes adicionales de salud 2
R1, R4, S4 Para las EPS del régimen contributivo 2
Contributivo Maestro de afiliados MCCODENTIDADDDMMAAAA 16
Archivo de novedades de actualización NCCODENTIDADDDMMAAAA 16
Archivo de novedad retroactiva NRCODENTIDADDDMMAAAA 16
Archivo de solicitud de traslado de afiliados (enviado al administrador fiduciario) R1CODENTIDADDDMMAAAA 16
Subsidiado Maestro de afiliados MSCODENTIDADDDMMAAAA 16
Archivo de novedades de actualización NSCODENTIDADDDMMAAAA 16
Archivo de novedades de retiro del municipio NSDPTOMPIODDMMAAAA 15
Archivo de solicitud de traslado de afiliados (enviado al administrador fiduciario) S1CODENTIDADDDMMAAAA 16
Excepción y especial Maestro de afiliados MECODENTIDADDDMMAAAA 16
Medicina prepagada, seguros de salud y planes adicionales de salud Maestro de afiliados MPCODENTIDADDDMMAAAA 16
Archivo de novedades de actualización NPCODENTIDADDDMMAAAA 16
Se entiende por ingreso la información del afiliado que por primera vez se ingresa en la base de datos única de afiliados (BDUA) del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, estos afiliados ingresan con estado activo.
Código Nombre del campo Longitud permitida Valores permitidos Cotizante Beneficiario o adicional
15 Tipo de documento del cotizante principal 2 RC, TI, CC, CE, PA, CD (vacío cuando el afiliado es cotizante principal) X vacío X
16 Número de identificación del cotizante principal 3-16 (Vacío cuando el afiliado es cotizante principal) X vacío X
17 Tipo de cotizante 2 1, 2, 3, 4, 10, 11, 12, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 44, 45, 47, 48, 49, 50 X Vacío
19 Parentesco con cotizante principal 1 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 (vacío cuando el afiliado es cotizante principal) 1 vacío X
21 Tipo de identificación del aportante 2 NI, CC, TI, RC, CE, CD X Vacío
28 Actividad económica del afiliado 4 Tabla CIIU revisión 4 DANE (Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución) X vacío Vacío
21 Tipo de identificación del aportante 2 NI, CC, TI, RC, CE, CD X
24 Nombre o razón social del aportante 150 Nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son empleadores. Nombre del aportante para cotizantes dependientes X
30 Tipo de población especial del régimen subsidiado 2 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 X
34 Modalidad del subsidio 2 ST X
Estructura del archivo maestro de afiliados para los regímenes de excepción y especial:
Código Nombre del campo Longitud permitida Valor permitido Cotizante o titular Beneficiario
15 Tipo de documento del cotizante o titular 2 CC, RC, TI, CE, PA Vacío X
16 Número de identificación del cotizante o titular 3-16 Vacío X
Para el cargue inicial de que trata el artículo 1º de la presente resolución, las entidades deberán reportar la información de las personas cuya atención en salud estuvo a su cargo en algún período desde el primero de febrero de 2005 hasta el 30 de noviembre de 2013, independientemente de que la fecha inicial de afiliación sea anterior al primero de febrero de 2005.
Estructura del archivo maestro de afiliados para los regímenes de excepción y especial para el reporte inicial de que trata el artículo 1º de la presente resolución:
16 Número de identificación del cotizante o titular 3-16 (Vacío cuando el afiliado es cotizante o titular) Vacío X
42 Fecha de desafiliación a la entidad 10 Formato DD/MM/AAAA. Si está vigente la afiliación el campo vendrá vacío. X vacío X vacío
Estructura del archivo maestro de afiliados a medicina prepagada, seguros de salud o planes adicionales de salud
Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Asegurado principal Beneficiario
12 Código de la entidad 6 Código de la aseguradora o entidad de medicina prepagada X X
15 Tipo de documento del asegurado principal 2 CC, RC, TI, CE, PA, CD Vacío X
16 Número de identificación del asegurado principal 3-16 Vacío X
8 Género del asegurado 1 M, F X X
18 Tipo de asegurado 1 S, B X X
19 Parentesco con asegurado principal 1 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8 Vacío X
35 Número de póliza o contrato plan adicional de salud 15 X X
37 Tipo de póliza o contrato plan adicional de salud. 1 1, 2, 3, 4 X X
Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Contributivo Subsidiado Excepción y especial Medicina prepagada
1 Tipo de documento afiliado 2 MS, RC, TI, CC, CE, CD, PA, AS (según el régimen que aplique) X X X X
4 Segundo apellido del afiliado 30 X vacío X vacío X vacío X vacío
6 Segundo nombre del afiliado 30 X vacío X vacío X vacío X vacío
9 Código departamento de afiliación 2 Codificación del DANE X X X X
10 Código municipio de afiliación 3 Codificación del DANE X X X X
Código de la novedad 3 Tabla 11 “Código de novedad” X X X X
32 Fecha inicio de novedad 10 Formato DD/MM/AAAA
Fecha en la cual aplica o se hace efectiva la novedad reportada. X X X X
Nuevo valor 1 Dependiendo del código de novedad, se deben registrar los nuevos valores, en el mismo orden en que aparecen en la tabla 11 “Códigos de novedades”. X vacío X vacío X vacío X vacío
Nuevo valor 2 X vacío X vacío X vacío X vacío
Nuevo valor 3 X vacío X vacío X vacío X vacío
Nuevo valor 4 X vacío X vacío X vacío X vacío
Nuevo valor 5 X vacío X vacío X vacío X vacío
Nuevo valor 6 X vacío X vacío X vacío X vacío
Nuevo valor 7 X vacío X vacío X vacío X vacío
Código de novedad Descripción de la novedad Orden de variables Contributivo Subsidiado Excepción y especial Medicina prepagada Observaciones
N01 Actualización o corrección del tipo y número de identificación del afiliado y/o fecha de nacimiento. 1, 2, 7, 33 X X X X Para actualización del tipo de documento y/o número de identificación y/o fecha de nacimiento del afiliado. Se deben reportar obligatoriamente los 4 campos.
Si el tipo de actualización es una corrección, se puede aplicar para identificaciones que no están vigentes y para afiliados en estado retirado o desafiliado.
N02 Actualización o corrección de nombres del afiliado. 5, 6 X X X X 5 = primer nombre
N03 Actualización o corrección de apellidos del afiliado. 3, 4 X X X X 3 = primer apellido
N04 Actualización o cambio de municipio de afiliación en la misma entidad de salud 9, 10 X X X X 9 = departamento de afiliación
21 = tipo de documento del aportante
28 = actividad económica del afiliado
N07 Inclusión de afiliado a un grupo familiar, corrección de parentesco. Cambio de condición de beneficiario. 15, 16, 18, 19, 20 X Aplica cuando:
18 = tipo de afiliado: A, B y C
19 = parentesco con el cotizante.
20 = exclusivamente para beneficiarios entre 18 y 25 años (estudiantes o discapacitados).
N08 Actualización o cambio de beneficiario o adicional a cotizante principal. Actualización o cambio de beneficiario cónyuge a segundo cotizante dentro del mismo grupo familiar. 17, 21, 22, 28 X 17 = tipo de cotizante.
N09 Retiro por muerte. X X X X Régimen contributivo
• Si el afiliado es cotizante principal o Titular, sus beneficiarios y/o adicionales deben hacer parte de otro grupo familiar, utilizando para ello el reporte de novedades, de lo contrario estos beneficiarios y/o adicionales quedarán en estado retirado.
• Si el grupo familiar vigente tiene un segundo cotizante este pasa a ser cotizante principal sin grupo familiar. Régimen de excepción o especial régimen subsidiado:
• Esta novedad la reportan: las EPSS, las entidades territoriales, los departamentos que tienen a cargo corregimientos y el Inpec.
N10 Actualización de una relación laboral vigente: fecha vinculación aportante, actividad económica del afiliado y tipo de cotizante. 21, 22, 17, 29, 28, 17 X 21 = tipo de identificación del aportante
N13 Novedad de retiro en BDUA. (Entidades territoriales, Departamentos que tienen a cargo corregimientos y el INPEC) 39 X 39 = causal de retiro del afiliado por parte del municipio, departamento o el Inpec.
N14 Actualización o cambio de estado de afiliación 14 X X X X 14 = estado de afiliación de AF a RE (siempre y cuando el afiliado no se encuentre en estado fallecido en RNEC)
Para el régimen contributivo: de AC a SU (solo se reporta para cotizantes)
Los beneficiarios y/o adicionales heredarán el estado del cotizante. Para el régimen subsidiado y regímenes de excepción y especial: el único cambio permitido es pasar el afiliado a estado retirado (RE).
N15 Anulación de ingresos. (entidades territoriales, departamentos con corregimientos a cargo y el Inpec) X Esta novedad solamente la reportarán los municipios, los departamentos con corregimientos a cargo y el Inpec, en el respectivo proceso de actualización de BDUA. La anulación del ingreso se reportará para los afiliados que fueron ingresados a la BDUA de manera incorrecta por la EPSS en los procesos del mismo mes del reporte.
N16 Activación del estado de afiliación cuando es igual a SU o RX X Si la activación es a un cotizante principal, los beneficiarios y/o adicionales heredarán el estado del cotizante.
N17 Actualización de género del afiliado 8 X X X X 8 = género del afiliado.
N21 Tipo de población especial del régimen subsidiado 30 X 30 = tipo de población especial del régimen subsidiado
N23 Renovación póliza de salud 35, 37 X 35 = número de póliza de salud 37 = Tipo de póliza de salud
N24 Cancelación póliza de salud 35, 37 X 35 = número de póliza de salud
37 = tipo de póliza de salud
Cuando una entidad presente en un mismo período más de una novedad a un afiliado, se debe diligenciar un registro por cada novedad y se aplicarán en el orden que la entidad lo reporte teniendo en cuenta el campo “consecutivo de la novedad”.
Esta novedad la podrán presentar las EPS y EOC del régimen contributivo para afiliados respecto de los cuales se cuente con el recaudo de la cotización para el período de la novedad, los soportes de la afiliación y se haya garantizado el cumplimiento de lo previsto en el artículo 43 de la Ley 789 de 2002.
Adicionalmente, para el período presentado las EPS y EOC deberán tener en cuenta que:
A fin de que no se afecte el estado actual de la afiliación consignada en la BDUA, solo se activará y cerrará el período presentado de la afiliación para la EPS/EOC solicitante.
Se verificará con los períodos registrados en el histórico de afiliados compensados (HAC) y en el histórico de afiliados pagados en el régimen subsidiado (HAPS), que la cantidad de días solicitados sea menor o igual a los días no reconocidos en dicho período (el período no puede corresponder a un período cerrado por decretos excepcionales). En todo caso, los días reconocidos no podrán ser superiores a treinta (30).
Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Cotizante Beneficiario
82 Serial BDUA Serial con el cual se encuentra registrado el afiliado en la BDUA X X
15 Tipo de documento del Cotizante principal 2 RC, TI, CC, CE, PA, CD (vacío para cotizante principal) X vacío X
19 Parentesco con cotizante principal 1 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 (vacío para cotizante principal) (1 para el segundo cotizante del grupo familiar) 1 o vacío X
21 Tipo de documento del aportante 2 NI, CC, TI, RC, CE, CD X Vacío
28 Actividad económica del afiliado 4 Tabla CIIU revisión 4 DANE
(Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución) X vacío Vacío
40 Fecha de inicio del período solicitado 10 Formato DD/MM/AAAA
Corresponde a la fecha de inicio del período solicitado por la entidad X X
41 Fecha fin del período solicitado 10 Formato DD/MM/AAAA
Corresponde a la fecha de fin del período solicitado por la entidad X X
Nota: Se debe enviar un registro por cada período sobre el cual se desea acceder a través de la novedad retroactiva, ejemplo: si se están presentando 2 períodos completos o parciales, se deben reportar 2 registros.
Esta novedad la podrán presentar las entidades del régimen subsidiado para afiliados respecto de los cuales se cuente con los soportes de la afiliación y haya garantizado el acceso a los servicios de salud. Adicionalmente, la EPSS deberá tener en cuenta que esta novedad la podrán presentar siempre y cuando todo el período solicitado corresponda a una afiliación de cualquier régimen pero en estado retirado o desafiliado.
A fin de que no se afecte el estado actual de la afiliación consignada en la BDUA, solo se activará y cerrará el período presentado de la afiliación para la EPSS solicitante. Se verificará con los períodos registrados en el histórico de afiliados compensados (HAC), que la cantidad de días solicitados sea menor o igual a los días no compensados en dicho período.
Lo anterior sin perjuicio de las validaciones que se efectúan en el proceso de liquidación mensual de afiliados (LMA).
Novedad retroactiva régimen subsidiado
30 Tipo de población especial del régimen subsidiado 2 1, 2 , 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 X
Corresponde a la fecha de inicio del período solicitado por la entidad X
Corresponde a la fecha de fin del período solicitado por la entidad X
3. Reporte de novedades de traslados entre entidades o movilidad entre regímenes.
A continuación se define la forma en que se aplicarán en la BDUA las novedades de traslados entre EPS y/o movilidad entre regímenes remitidas por las entidades: EPS/EOC y EPSS.
3.1. Glosario de términos del módulo de actualización de traslados entre EPS y/o movilidad entre regímenes.
Solicitud de traslado en BDUA: es la solicitud que realiza la entidad 2 para trasladar uno o varios afiliados a la entidad 1 que es la que tiene los afiliados actualizados en la BDUA.
Entidad 1: entidad que tiene registrado el afiliado en la BDUA al momento de la solicitud de traslado. Esta entidad dará la aceptación o negación a cada uno de los registros reportados en la solicitud de traslado.
Entidad 2: entidad que remite la solicitud de traslado en BDUA a la entidad 1, a través del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, en el archivo R1 o S1 según el régimen.
Archivos R1, S1: son los archivos con los registros de los afiliados que la entidad 2 le desea realizar la solicitud de traslado en BDUA a la entidad 1 a través del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - Fosyga.
En el caso en el cual el afiliado se encuentre en BDUA con estado de afiliación retirado o desafiliado, la entidad 2 de régimen subsidiado deberá reportar el archivo S1 y la actualización de esta novedad se realizará automáticamente sin surtir el resto del proceso del módulo de traslado sin perjuicio de las demás validaciones de consistencia de la información.
Archivos R2, S2: son los archivos con los registros de los afiliados que remite el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, a la entidad 1 como solicitud del traslado en BDUA.
Archivos R3, S3: son los archivos con los registros inconsistentes que remite el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, a la entidad 2, en caso de encontrarse glosas en la verificación del registro del afiliado en la BDUA.
Archivos R4, S4: son los archivos con los registros de respuesta de aceptación o negación a la solicitud de la entidad 2, enviado por la entidad 1 al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga.
Archivos R5, S5: son los archivos con los registros de resultado que entrega el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, a la entidad 2. Estos archivos contienen registros con los traslados efectivamente actualizados en la BDUA y los registros de traslados que no fueron aceptados por parte de la entidad 1.
Archivos R6, S6: son los archivos con los registros de resultado que entrega el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, a la entidad 2, los cuales contienen los traslados aprobados por la entidad 1 pero que no fueron actualizados en la BDUA porque no cumplieron las validaciones de reglas de negocio.
Fecha de afiliación a la entidad. Es la fecha en la cual el afiliado suscribió el formulario de afiliación o traslado ante la entidad.
Semana de proceso BDUA. Corresponde a la semana del mes que tenga como mínimo 4 días hábiles del mes, y se denomina así por cuanto en dicha semana se realizarán los procesos de actualización de la BDUA.
3.2. Proceso de actualización de novedades de traslado entre EPS o movilidad entre regímenes de afiliados en la BDUA.
Solicitud de traslado en la BDUA de la entidad 2 a la entidad 1. En la “Semana de proceso BDUA” las solicitudes de traslados que cada entidad 2 aprobó se remitirán al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, en el archivo R1 o S1 según el régimen.
El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, remite a la entidad 2, el archivo R3 o S3 según al régimen correspondiente con la respuesta de los registros que no cruzaron con BDUA y/o los registros que fueron glosados por alguna inconsistencia.
El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, enviará a la entidad 1 el archivo R2 o S2 según el régimen con los registros de afiliados que no fueron glosados por ninguna inconsistencia y que están siendo solicitados por la entidad 2.
3.2.1. Actividades a realizar por la entidad 1 con el archivo R2 o S2.
El último día hábil de la “Semana de proceso BDUA”, exceptuando la última “Semana de proceso BDUA” del mes, la entidad 1 enviará al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, el archivo R4 o S4 según corresponda, con la respuesta y la causal de aceptación o negación, a la solicitud de traslado hecha por la entidad 2, de acuerdo con los códigos descritos en este anexo.
El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, el último día de la “Semana de proceso BDUA”, exceptuando la última “Semana de proceso BDUA” del mes, procederá a validar y actualizar en la BDUA las novedades de traslado que fueron aprobados por la entidad 1, con base en la información solicitada en el archivo R1 o S1 según régimen, e informará a la entidad 2 en el archivo R5, S5 la respuesta a la solicitud dada por la entidad 1, siempre y cuando la aplicación de dicha solicitud haya cumplido con las validaciones definidas en los archivos R4, S4.
Los registros aprobados por la entidad 1 y que no cumplan con las validaciones serán enviados a la entidad 2 en el archivo R6 o S6, según régimen. Este envío se realizará en el día programado para la entrega dentro de calendario de validación BDUA.
3.3. Reglas generales para la aplicación de las novedades de traslados en BDUA.
La actualización de las novedades de traslado y movilidad remitidas por las Entidades y que cumplan con las condiciones de validación se actualizará en la BDUA en el mismo proceso que se reporta.
El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, dará como aceptada la solicitud de traslado de aquellos afiliados que fueron enviados en el archivo R2 o S2 según el régimen y que la entidad 1 no les dio respuesta en el archivo R4 o S4 y por tanto procederá a actualizar la novedad de traslado en la BDUA. Esta misma situación aplicará para los registros que envíe la entidad 1 en el archivo R4 o S4 para los registros que resulten glosados.
El reporte de novedades de traslado realizado para la actualización de la BDUA se puede aplicar entre las entidades, independientemente del régimen y el estado de afiliación en el cual se encuentre el afiliado en BDUA, con excepción del estado de afiliación fallecido.
Las novedades de traslado o movilidad no debe ser utilizada para activar períodos de afiliación no vigentes, para esto se debe utilizar la novedad retroactiva descrita en numeral 2.4 de esta resolución.
Estructura de los archivos para el proceso de traslado.
3.4. Régimen contributivo.
4 Segundo apellido del afiliado 30 Como está actualmente en BDUA X vacío X vacío
6 Segundo nombre del afiliado 30 Como está actualmente en BDUA X vacío X vacío
8 Genero del afiliado 1 Como está actualmente en BDUA X X
16 Número de identificación del cotizante principal 3-11 (Vacío para cotizante principal) X Vacío X
1 Tipo de documento del afiliado 2 *Datos actualizados del afiliado X X
2 Número de identificación del afiliado 3-16 *Datos actualizados del afiliado X X
3 Primer apellido del afiliado 20 *Datos actualizados del afiliado X X
4 Segundo apellido del afiliado 30 *Datos actualizados del afiliado X vacío X vacío
5 Primer nombre del afiliado 20 *Datos actualizados del afiliado X X
6 Segundo nombre del afiliado 30 *Datos actualizados del afiliado X vacío X vacío
7 Fecha de nacimiento del afiliado 10 *Datos actualizados del afiliado X X
8 Género del afiliado 1 *Datos actualizados del afiliado X X
17 Tipo de cotizante 2 1, 2, 3, 4, 10, 11, 12, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 44, 45, 47, 48, 49, 50. X Vacío
76 Tipo traslado 1 0, 1, 2 X X
17 Tipo de cotizante 2 1, 2, 3, 4, 10, 11, 12, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 44, 45, 47, 48, 49, 50 X X
22 Número de identificación del aportante 3-11 O X Vacío
80 Código de glosa traslado 6 o X X
78 o 79 Causal de aceptación del traslado o negación del traslado 2 1, 3, 4, 7, 10, 11 X vacío X vacío
84 Fecha factible de aprobación del traslado 10 Se diligencia para causal de negación 7. X vacío X vacío
72 Código de entidad que solicita el traslado 6 Código de la entidad que solicita el traslado X X
78 o 79 Causal de aceptación del traslado o negación del traslado 2 1, 3, 4, 7, 10, 11 X X
3.4.1. Régimen subsidiado.
Código Nombre del campo Longitud permitida Valor permitido Obligatoriedad
4 Segundo apellido del afiliado 30 Como está actualmente en BDUA X vacío
6 Segundo nombre del afiliado 30 Como está actualmente en BDUA X vacío
8 Genero del afiliado 1 Como está actualmente en BDUA X
2 Número de identificación del afiliado 3-16 *Dato actualizado del afiliado X
4 Segundo apellido del afiliado 30 *Dato actualizado del afiliado X vacío
6 Segundo nombre del afiliado 30 *Dato actualizado del afiliado X vacío
7 Fecha de nacimiento del afiliado 10 *Dato actualizado del afiliado X
8 Género del afiliado 1 *Dato actualizado del afiliado X
Código Nombre del campo Longitud Valor permitido Requerido
2 Número de identificación del afiliado 3-16 o X
78 o 79 Causal de aceptación del traslado o negación del traslado 2 1, 4, 7, 10 X
84 Fecha factible de aprobación del traslado 10 Se diligencia para causal de negación 7. X vacío
El siguiente glosario contiene los valores permitidos para las variables que deben ser reportadas al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, para la actualización de la base de datos única de afiliados (BDUA).
1 Tipo de documento del afiliado 2 MS Menor sin documento de identificación S
CE Cédula de extranjería expedida por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, o la entidad que haga sus veces, para mayores de 7 años de edad C S E P
PA Pasaporte solo para menores de 7 años, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 834 de 2013 C S E P
CD Carné Diplomático expedido por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia o la entidad que haga sus veces C P
2 Número de identificación del afiliado 3-16 MS 6 Numérico Solo para población menor identificada por el INPEC. S
10 o 12 Alfanumérico Solo para población especial, menor de 18 años, no identificados por RNEC. S
RC 11 Numérico Longitud y tipo de dato permitido para registro civil asignado por la RNEC. C S E P
TI 10 Alfanumérico o Numérico Longitud y tipo de dato permitido para Tarjeta de Identidad asignada por la RNEC. C S E P
CC 3-8 ó 10 Numérico Longitud y tipo de dato permitido para cédula de ciudadanía asignada por la RNEC. C S E P
CE 6 Alfanumérico Longitud y tipo de dato permitido para extranjeros mayores de 7 años residentes en Colombia con cédula de extranjería expedida por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia o la entidad que haga sus veces. C S E P
PA 16 Alfanumérico Longitud y tipo de dato permitido para menores de 7 años identificados con pasaporte. C S E P
AS 6 Numérico Solo para población mayor de edad identificada por el Inpec. S
10 Alfanumérico Solo para población especial, mayor de 18 años, no identificados por RNEC. S
CD 9 o 11 Alfanumérico Expedidos por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia o la entidad que haga sus veces. C P
8 Género del afiliado 1 M Masculino C S E P
11 Zona de afiliación a salud 6 U Urbana C S P
12 Código de la entidad 6 Código de la EPS o EOC o EPS’S, códigos de entidades de régimen de excepción y especial, entidades de medicina prepagada o planes adicionales de salud. C S E P
SU Suspendido (incluidos: IH interrupción por periodo de huelga o suspensión temporal contrato de trabajo, IS Interrupción por suspensión disciplinaria o licencia no remunerada servidores públicos) C
RX Afiliación a salud interrumpida por viaje al exterior C
15 Tipo de documento del cotizante principal o titular. 2 RC Registro civil de nacimiento expedido por RNEC C E P
TI Tarjeta de identidad expedida por RNEC C E P
CC Cédula de ciudadanía expedida por RNEC C E P
CE Cédula de extranjería expedida por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia o la entidad que haga sus veces. Para mayores de 7 años. C E P
PA Pasaporte. Solo para menores de 7 años de acuerdo con lo establecido en el Decreto 834 de 2013. C E P
16 Número de identificación del cotizante principal, titular o asegurado principal 3-16 Longitudes según el tipo de documento. Ver especificación del campo 2 de esta tabla. C E P
4 Madre comunitaria. C
21 Estudiantes de postgrado en salud Decreto 190 de 1996 C
44 Cotizante dependiente de empleo de emergencia con duración mayor o igual a un mes (D. 4691/2011) C
45 Cotizante dependiente de empleo de emergencia con duración menor a un mes (D. 4691/2011) C
47 Trabajador dependiente con aportante beneficiario del Sistema General de Participaciones, SGP. C
48 Cotizante dependiente, con aportante beneficiario Ley Primer Empleo (L. 1429/2011) C
49 Cotizante aprendiz del SENA en etapa lectiva, con aportante beneficiario Ley Primer Empleo. (L. 1429/2011) C
50 Cotizante aprendiz del SENA en etapa productiva, con aportante beneficiario Ley Primer Empleo (L. 1429/2011) C
18 Tipo de afiliado o asegurado 1 C Cotizante C E
B Beneficiario C E P
19 Parentesco con cotizante principal, titular o asegurado principal. 1 1 Cónyuge o compañero(a) permanente C P
2 Hijo o hija C P
3 Padre o madre del Cotizante o Titular C P
4 Segundo grado de consanguinidad C P
5 Tercer grado de consanguinidad C P
6 Menores de 12 años (D. 806/98, art. 40) C
7 Padre o madre del cónyuge C P
20 Condición del beneficiario mayor de 18 años 1 D Discapacidad C
22 Número de identificación del aportante 3-11 Sin guiones, ni puntos, ni caracteres especiales, sin espacios, sin el digito de verificación, para el tipo de documento NI. C
24 Nombre o razón social del aportante 150 Nombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes Independientes que son aportantes. Los caracteres especiales permitidos (comilla doble (“), comilla sencilla o apóstrofo (‘), slash (/), punto (.), signo de pesos ($), menos (-), paréntesis abriendo ((), paréntesis cerrando ()), pipe (|)) y backslash (\). C
30 Tipo de población especial del régimen subsidiado. 2 1 Habitante de la calle S
4 Creador o gestor cultural Decreto 2283/2010 S
8 Población desmovilizadas S
9 Víctimas del conflicto armado interno Ley 1448 de 2012 S
18 Comunidad ROM (gitanos) S
19 Negro(a) o mulato(a) o afrocolombiano(a) o afrodescendiente. S
20 Raizal (población del Archipiélago de San Andrés y Providencia) S
21 Palenquero de San Basilio S
22 Población carcelaria del Inpec, Decreto 2777/2010 S
35 Número de póliza o contrato plan adicional de salud 15 P
36 Fecha de inicio de póliza o contrato plan adicional de salud 10 Formato DD/MM/AAAA P
37 Tipo de póliza o contrato plan adicional de salud, se reporta el plan de salud con más beneficios. 1 1 Medicina prepagada P
39 Causal de retiro reportado por el Inpec o por la entidad territorial 1 1 Afiliado no pertenece a la EPSS reportada en BDUA S
2 Afiliado no pertenece al Inpec o al municipio reportado en BDUA S
40 Fecha de inicio del periodo solicitado 10 Formato DD/MM/AAAA C S
41 Fecha fin del periodo solicitado 10 Formato DD/MM/AAAA C S
42 Fecha de desafiliación a la entidad 10 Formato DD/MM/AAAA. Archivo maestro de ingreso inicial
Este glosario hace referencia a los términos y convenciones utilizadas con el reporte de información para la actualización de novedades de traslados de afiliados ante la BDUA.
72 Código de entidad que solicita el traslado 6 Código EPS o EOC o EPSS C S
74 Código de entidad a la cual se le solicita el traslado 6 Código EPS o EOC o EPSS C S
76 Tipo de traslado 1 0 Inmediatamente C
1 Primer día del mes siguiente a la fecha de afiliación. C
2 Primer día del segundo mes siguiente a la fecha de afiliación. C
78 Causales de aceptación del traslado 2 1 El afiliado cumple con el tiempo mínimo de permanencia en la EPS actual. C S
3 El afiliado tiene menos del tiempo mínimo de permanencia en la EPS actual y el traslado es por unificación del grupo familiar en otra EPS. C
4 Si afiliado tiene menos del tiempo mínimo de permanencia en la EPS actual y el traslado es porque la EPS actual no tiene cobertura geográfica en municipio que se traslada la afiliación. C S
7 Entidad en liquidación Decreto 55/2007 C S
10 Por cumplimiento de un fallo de tutela que exige traslado a otra entidad de salud. C S
11 El Afiliado tiene menos del tiempo mínimo de permanencia y el traslado es por fallecimiento del cotizante en la EPS actual. C
79 Causales de negación del traslado 2 1 El Afiliado tiene menos del tiempo mínimo de permanencia en la EPS actual. C S
5 Usuarios con tratamiento médico en curso en la EPS actual. C S
7 La fecha en que se solicita el afiliado no es válida para la EPS actual que lo tiene actualizado en la BDUA. C S
8 El afiliado se encuentra en licencia de maternidad o paternidad o incapacidad por enfermedad general. C
83 Fecha de inicio de apropiación de UPC de la entidad que lo solicita 10 Formato DD/MM/AAAA C
84 Fecha factible de aprobación del traslado. 10 Formato DD/MM/AAAA. Aplica para causal de negación 7, la Entidad que tiene la afiliación reporta la fecha viable para el traslado. C S
5. Especificaciones técnicas para la remisión de información.
Se utiliza el enter como fin de registro.
j) Tener en cuenta que los datos que contengan ceros, estos no pueden ser reemplazados por la vocal ‘O’ y viceversa.