Source: https://careers.orafol.com/content/Datenschutz/?locale=de_DE
Timestamp: 2019-09-17 09:22:26
Document Index: 4024887

Matched Legal Cases: ['Art. 4', 'Art. 9', 'Art. 6', 'Art. 7', 'Art. 6', '§ 26', 'Art. 6', '§ 11', 'Art. 6', '§ 26', 'Art. 28', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 16', 'Art. 17', 'Art. 6', 'Art. 21', 'Art. 18', 'Art. 21', 'Art. 19', 'Art. 20', 'Art. 20', 'Art 21', 'Art. 77', 'Art. 7', 'Art. 25', 'Art 22']

Wir freuen uns über das Interesse aller Bewerber m/w/d (im Folgenden: die Bewerber) an einer Tätigkeit in unserem Unternehmen. Der Schutz der Privatsphäre ist für uns sehr wichtig. Wir stellen allen Bewerbern für ihre Bewerbung ein standardisiertes Online-Bewerbungsportal zur Verfügung. Nachstehend informieren wir ausführlich über den Umgang mit personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses und bitten um Kenntnisnahme.
Diese Datenschutzerklärung soll einen klaren Überblick darüber verschaffen, wie und zu welchen Zwecken wir die uns zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses verarbeiten. Ebenso informiert diese Erklärung über damit in Zusammenhang stehende Rechte für die Bewerber.
Kategorien personenbezogener Daten, die durch uns erfasst und erhoben werden
Rechtsgrundlagen und Zwecke der Verarbeitung von Bewerberdaten
Empfänger der Daten – wer hat Zugriff, mit wem werden die Daten geteilt
Wie werden die Bewerberdaten geschützt
Verantwortliche für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die:
Orafolstr. 1, 16515 Oranienburg
Telefon: +49 3301 864 -0
E-Mail: careers@orafol.com
Unser Datenschutzbeauftragter ist erreichbar unter der unter 1. genannten Postadresse oder unter:
E-Mail: DSB@orafol.de
3. Zweck des Datenschutzes
Im Datenschutzrecht wird der Umgang mit personenbezogenen Daten geregelt. Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (im Folgenden „Daten“).
4. Kategorien personenbezogener Daten, die durch uns erfasst und erhoben werden
Wir verarbeiten nur solche Daten, die im Zusammenhang mit der Bewerbung stehen. Dies können allgemeine Daten zu Person der Bewerber sein, die über das Eingabeformular unseres Bewerberportals übermittelt wurden oder auch Informationen und Daten, die die Bewerber uns im Zusammenhang mit ihrer Bewerbung übermitteln.
Über das Eingabeformular unseres Bewerbungsportals ist zu erkennen, welche Daten uns durch die Bewerber verpflichtend zur Verfügung zu stellen sind. Das Bewerberprofil kann durch die Bewerber jederzeit bearbeitet oder gelöscht werden.
Die Bereitstellung personenbezogener Daten im Rahmen von Bewerbungsprozessen ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Es besteht somit keine Verpflichtung auf der Seite der Bewerber, Angaben zu ihren personenbezogenen Daten zu machen. Es ist jedoch zu beachten, dass diese für die Entscheidung über eine Bewerbung bzw. einen Vertragsabschluss in Bezug auf ein Beschäftigungsverhältnis mit uns erforderlich sind. Soweit uns keine personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, können wir keine Entscheidung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses treffen. Wir empfehlen, im Rahmen der Bewerbung nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die zur Durchführung der Bewerbung erforderlich sind.
Folgende Daten erfassen wir, wenn Sie sich auf eine Position in unserem Unternehmen bewerben:
Anmeldedaten: Benutzername und Passwort.
Kontaktdaten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Wohnort, Postleitzahl, Land
Informationen, die Sie uns in Ihrem Lebenslauf bereitstellen, z. B. Angaben zur Berufserfahrung (Ein-/Austrittsdatum, Namen von Arbeitgebern, Stellenbezeichnung, Stellenbeschreibung), Ihr Foto, Ausbildungshintergrund (Start-/Enddatum, Name der Bildungseinrichtung, Abschluss, Noten) usw.
Sonstige persönliche Informationen, die Sie freiwillig in Ihrem Bewerber-Profil eingeben oder ohne Aufforderung Ihrem Lebenslauf hinzufügen (eingeschlossen sind ebenso ausgewählte besondere Kategorien* personenbezogener Daten wie z.B. Informationen zur gesundheitlichen Eignung für bestimmte Arbeitsplätze)
* Besondere Kategorien personenbezogener Daten sind nach Art. 9 Abs. 1 DS-GVO Daten, aus denen Ihre rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung.
Folgende Daten erheben wir über Sie, wenn Sie sich auf eine Stelle in unserem Unternehmen bewerben:
Einstellungen, die Sie im Online-Bewerbungsportal vornehmen (d. h. Angaben zu Positionen, für die Sie sich interessieren. Diese Daten bekommen wir vom Betreiber des Online-Bewerbungsportals zur Verfügung gestellt.)
Informationen, die in Ihren berufsorientierten Social-Media-Profilen durch Sie gespeichert wurden. Sofern diese öffentlich einsehbar sind, werden uns diese von dem jeweiligen Anbieter der Social-Media-Plattform zur Verfügung gestellt.
Ihre IP-Adresse und Ihr Browsing-Verhalten
Möglicherweise durch externe Personalberater zur Verfügung gestellte Daten (z.B. beruflichen Qualifikation und Werdegang)
5. Rechtsgrundlagen und Zwecke der Verarbeitung von Bewerberdaten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist.
Sollten wir Daten für andere Zwecke verarbeiten als diejenigen, für die wir die Daten ursprünglich erhoben haben, stellen wir sicher, dass wir hierfür eine ausreichende Rechtsgrundlage haben. Insbesondere werden wir die Verarbeitung der Daten unter anderem auf die folgenden Rechtsgrundlagen stützen.
Bitte beachten Sie, dass es sich bei den aufgezählten Rechtsgrundlagen um Beispiele handelt, die der Transparenz dienen und nicht als abschließende Aufzählung zu werten sind:
Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a), Art. 7 DSGVO)
Bestimmte Daten werden wir nur verarbeiten, wenn die Bewerber uns vorher ihre freiwillige Einwilligung erteilt haben. Sie haben das Recht, ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
Nutzung der Daten zur Information über Stellenangebote
Bei der Anlage des Benutzerkontos können Bewerber Daten zur Zusendung von Informationen zu neuen, auf Ihr Profil passenden Stellenangeboten, angeben. Eine Einwilligung der Bewerber ist notwendig. Die Bewerber werden per Mail über passende Stellenangebote informiert.
Import aus berufsorientierten sozialen Netzwerken
Um die Erstellung des Bewerberprofils zu erleichtern, besteht für die Bewerber die Möglichkeit, Profilinformationen aus berufsorientierten sozialen Netzwerken zu importieren und diverse Felder vorauszufüllen. Der Import von Profilinformationen aus berufsorientierten sozialen Netzwerken ist möglich, sofern die technischen Voraussetzungen gegeben sind und die Bewerber die Funktion aktiviert haben bzw. hierin eingewilligt haben.
Speicherung der Bewerbung im sog. Talentpool
Für Bewerber, die sich initiativ bewerben oder Bewerber, die für weitere Stellenbesetzungen interessant sein könnten, hat ORAFOL einen sog. Talentpool eingerichtet. Dieser erlaubt es uns, die Bewerber auch in Zukunft bei passenden Vakanzen in der Bewerberauswahl zu berücksichtigen. Liegt uns eine entsprechende Einwilligung der Bewerber vor, werden die Bewerbungsdaten nach Maßgabe der Einwilligung bzw. ggf. zukünftigen Einwilligungen in unserem Talentpool über die in Ziff. 9 genannten Aufbewahrungsfristen hinaus gespeichert.
Anlage eines Benutzerkontos (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO
Voraussetzung zur Eröffnung eines Benutzerkontos ist, dass sich die Bewerber zunächst bei uns registrieren. Im Zuge dieser Registrierung verarbeiten wir gewisse Daten, wie z.B. Namen, Adresse oder Wohnsitz der Bewerber. Im Eingabeformular ist ersichtlich, welche Daten wir erheben. Diese werden benötigt, um den Bewerbern ein Benutzerkonto einrichten zu können. Es besteht daher eine vertragliche Verpflichtung, dass Bewerber uns Ihre Daten zur Verfügung zu stellen. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, ein Benutzerkonto anzulegen.
Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 S. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG))
Um eine Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns treffen zu können, müssen wir bei der Durchführung des Bewerbungsverfahrens bestimmte Daten der Bewerber verarbeiten und erheben. Diese sind unter Pkt. 4 dargestellt. Ohne diese Daten können wir das Bewerbungsverfahren leider nicht durchführen.
Darüber hinaus gehende, freiwillige Angaben der Bewerber werden zum Zwecke der Erstellung eines Bewerberprofils erfasst und erhoben. Nur so kann das Profil hinsichtlich der Eignung für die ausgeschriebene Stelle bewertet und in ein Auswahlverfahren übernommen werden. Im Falle einer Zusage verarbeiten wir diese Daten zur Erstellung eines Arbeitsvertrages.
Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO)
Einige der Daten müssen wir verarbeiten, um rechtlichen Pflichten, denen wir unterliegen, gerecht zu werden.
Sofern es sich um die Besetzung einer Stelle mit sicherheitsrelevanter Tätigkeit in unserem Unternehmen handelt, erheben und verarbeiten wir bestimmte Daten von Bewerbern, um unserer gesetzlichen Verpflichtung aus § 11, 31 Sicherheitsüberprüfungsgesetze nachzukommen. Zweck hierfür ist ein Abgleich mit den von der EU-Kommission veröffentlichten sog. Anti-Terrorlisten, um Strafzahlungen zu vermeiden und um Privilegien bei der Verzollung von Waren zu erhalten.
Ebenso verarbeiten wir die Daten, um ggf. rechtliche Ansprüche geltend zu machen oder durchzusetzen, etwa wenn sich nachträglich herausstellt, dass falsche oder irreführende Angaben in den Bewerbungsunterlagen getätigt wurden sowie um uns gegen rechtliche Ansprüche (etwa aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz) zu verteidigen.
Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO):
Einige Bewerberdaten verarbeiten wir auch, um berechtigte Interessen von uns oder Dritten zu wahren, jedoch nur, falls nicht entgegenstehende Interessen im Einzelfall überwiegen.
Bei Besuch der Bewerber auf ihren Bewerberprofilen speichern wir Zugriffsdaten in sogenannten Server-Logfiles, wie z.B. den Namen der angeforderten Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs, die übertragene Datenmenge und den anfragenden Provider. Diese Datenverarbeitung beruht auf unserem berechtigten Interesse an der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs der Website und dient der Verbesserung unseres Angebots. Daneben verarbeiten wir ggf. Daten, insbesondere die IP-Adresse, um Betrugsverdachtsfälle zu untersuchen bzw. zu verhindern.
Erstellung anonymisierter Berichte
Zur Erstellung anonymisierter Reports (z.B. Beurteilung der Anzahl an Bewerbern für eine bestimmte Stellenausschreibung) werden Bewerberdaten ebenfalls verarbeitet. Aus diesen Reports sind keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich.
Sofern Sie weitere Informationen zu den in diesen beiden Fällen durchzuführenden Interessenabwägungen benötigen, kontaktieren Sie uns bitte unter der in Ziffer 1 und 2 dieser Datenschutzerklärung genannten Adressen.
6. Empfänger der Daten – wer hat Zugriff, mit wem werden die Daten geteilt
Wir geben personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen
Die Daten der Bewerber werden an die folgenden Empfänger zu den jeweils genannten Zwecken übermittelt:
Verantwortliche Mitarbeiter des Bereiches HR, die mit der Sichtung und Bewertung der Bewerbungsunterlagen und zur weiteren Durchführung des Bewerbungsverfahrens (etwa durch Vornahme von Auswahlgesprächen) auf Grundlage von § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG betraut sind
Die entsprechende Führungskraft, in deren Bereich die Position zu besetzen ist, auf die sich die Bewerber beworben haben
Der Dienstleister, der das Online-Bewerbungsportals für uns betreibt
unser Dienstleister, der für uns Wartungs- und Supporttätigkeiten in Bezug auf dieses Onlineportal erbringt
unser Dienstleister, der für uns den Versand von Informationen zu neuen Stellenangeboten übernimmt.
Rechtsgrundlage für die Übermittlung ist der jeweils mit diesen Dienstleistern abgeschlossene Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO
Sonstige Dritt-Auftragnehmer, die die Verantwortliche für Rechtsberatung einsetzt, auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO
Ggf. an Strafverfolgungsbehörden oder Gerichte zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO
Es erfolgt eine automatische Löschung der Bewerberprofile im Online-Bewerbungsportal:
nach 183 Tagen, wenn die Bewerber ihr Profil nach 183 Tagen nicht mehr aktiv genutzt haben
183 Tage nach der Bekanntgabe der Entscheidung, dass das Bewerbungsverfahren abgeschlossen ist und die Bewerber keiner längeren Aufbewahrungszeit im Talentpool (s. Pkt. 5 Speicherung der Bewerbung im sog. Talentpool) zugestimmt haben
unverzüglich, wenn der Datenschutzbestimmung bei Profilerstellung nicht zugestimmt wurde
unverzüglich, wenn die Bewerber ihr Profil während einer aktiven Bewerbung im Bewerberportal löschen
Es erfolgt eine manuelle Löschung der Bewerberprofile im Online-Bewerbungsportal:
unverzüglich, wenn die Bewerber eine Löschung manuell veranlasst haben
Es erfolgt eine automatische Anonymisierung der Bewerbung:
183 Tage nach der Bekanntgabe der Entscheidung, dass das Bewerbungsverfahren abgeschlossen ist und die Bewerber keiner längeren Aufbewahrungszeit im Talentpool zugestimmt haben
Nach 90 Tagen, wenn die Bewerber ihr Profil während einer aktiven Bewerbung löschen
Nach 90 Tagen, wenn die Bewerber eine manuelle Profillöschung veranlasst haben
Nach 90 Tagen, wenn die Bewerber die Datenschutzerklärung aktiv widerrufen haben
Nach 365 Tagen, wenn die Bewerber einer aktualisierten Datenschutzbestimmung nicht zugestimmt haben
Falls nähere Informationen hinsichtlich unserer Lösch- und Aufbewahrungsfristen für Sie notwendig sein sollten, kontaktieren Sie uns bitte unter der in Ziffer 1 dieser Datenschutzinformationen genannten Adresse.
9. Rechte der Bewerber
Die Bewerber können Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen. Diese Auskunft betrifft unter anderem die von uns verarbeiteten Datenkategorien, für welche Zwecke wir diese verarbeiten, die Herkunft der Daten, falls wir diese nicht direkt von Ihnen erhoben haben, und gegebenenfalls die Empfänger, an die wir Ihre Daten übermittelt haben.
Die Bewerber können die Berichtigung von unrichtigen, sowie die Vervollständigung von unvollständigen, der die Bewerber betreffenden personenbezogenen Daten verlangen. (Art. 16 DSGVO).
Die Bewerber können unter den Voraussetzungen von Art. 17 DSGVO auch die Löschung ihrer Daten verlangen,
a.) wenn,
Sie Ihre Einwilligung, die Grundlage der Datenverarbeitung etwa gemäß Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a) DSGVO ist, widerrufen und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt;
Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten nach Maßgabe des Art. 21 Abs. 1 DSGVO einlegen und keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen;
b.) sofern die Verarbeitung nicht notwendig ist,
c.) um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.
Den Bewerbern kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten, d.h. auf Markierung der gespeicherten personenbezogenen Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken, zustehen. Hierfür muss eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen gegeben sein, nämlich wenn
die Bewerber die Richtigkeit der Daten und zwar für den Zeitraum, den wir benötigen, um die Richtigkeit der Daten zu überprüfen, bestreiten;
die Verarbeitung unrechtmäßig ist und die Bewerber die Löschung Ihrer Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung verlangen;
wir die Bewerberdaten nicht länger benötigen, diese aber durch die Bewerber benötigt werden, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder sich gegen solche zu verteidigen;
die Bewerber Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe Ihre Interessen überwiegen.
auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO
Den Bewerbern kann gemäß Art. 20 DSGVO auch ein Recht auf Übertragung der sie betreffenden Daten, die sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen. Sie Bewerber haben das Recht, diese Daten zu erhalten oder ohne Behinderung durch uns einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln. Zudem können sie verlangen, dass wir ihre Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen übermitteln, soweit das technisch möglich ist (Art. 20 Abs. 2 DSGVO).
Recht auf Widerspruch nach Art 21 DSG-VO
Die Bewerber können der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen jederzeit widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, sofern die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder auf unseren berechtigten Interessen oder denen eines Dritten beruht. In diesem Fall werden wir Ihre Daten nicht länger verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Ihr Recht auf Widerruf der Einwilligung in die Verarbeitung bleibt unabhängig Ihres Widerspruchrechtes jederzeit frei widerruflich.
auf Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde
Es besteht des Weiteren ein Beschwerderecht bei der in Ziffer … benannten Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn die Bewerber der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage ihrer Einwilligung erfolgt, sind die Bewerber nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Es ist zu beachten, dass
dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (s. Ziffer 8 dieser Datenschutzerklärung)
Die Bewerber können zur Wahrung ihrer Rechte gerne die unter Ziffer 1, 2 und 10 dieser Datenschutzerklärung benannten Ansprechpartnern/ Institutionen kontaktieren.
11. Wie werden die Bewerberdaten geschützt
Mit Hilfe technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen wird der Schutz der Bewerberdaten gewährleistet. Es erfolgt eine regelmäßige Prüfung dieser Maßnahmen und bei Bedarf werden diese an neue Erfordernisse und Gegebenheiten angepaßt. Maßgeblich dabei ist die angemessene Berücksichtigung des Standes der Technik nach Art. 25 (1) DSGVO.
Für die Personalauswahl bzw. die Stellenbesetzung nutzen wir keine Verarbeitungsprozesse im Sinne einer automatisierten Einzelfallentscheidung gem. Art 22 (1) DSGVO.
Wir prüfen regelmäßig diese Datenschutzerklärung und passen sie bei Bedarf den neuen Gegebenheiten an. So kann es beispielweise durch die Weiterentwicklung unserer Karriereseiten oder die Implementierung neuer Technologien notwendig werden, unsere Datenschutzerklärung zu aktualisieren. Wir empfehlen Ihnen deshalb, sich die Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit erneut aufzurufen und durchzulesen.
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