Source: http://www.testamentsregister.de/erbe/institutionelle-nutzer/standesaemter
Timestamp: 2017-10-22 03:38:18
Document Index: 312149141

Matched Legal Cases: ['§ 60', '§ 60', '§ 58', '§ 47', '§ 351', '§ 1', '§ 9']

Standesämter | Service
Sterbefallmitteilungen an das Zentrale Testamentsregister
Seit 01.01.2012 müssen alle Sterbefälle auch dem Zentralen Testamentsregister der Bundesnotarkammer mitgeteilt werden. Die Ermittlung erfolgt grundsätzlich elektronisch. Der Betreiber des der Kommunikation mit dem Zentralen Testamentsregister zugrunde liegenden Standards XPersonenstand – das Dortmunder Systemhaus – hat einen Leitfaden veröffentlicht, der u.a. auch die für den elektronischen Mitteilungsverkehr erforderliche Organisation und Technik aufzeigt.
Beurkundungen von Sterbefällen (§ 60 Abs. 1 Nr. 9 PStV)
Aufnahme einer Ausfertigung eines Beschlusses über Todeserklärungen oder der gerichtlichen Feststellung der Todeszeit in die Sammlung des Standesamt I in Berlin (§ 60 Abs. 2Nr. 5 PStV)
Folgebeurkundungen im Ehe- oder Lebenspartnerschaftsregister, wenn die Ehe oder Lebenspartnerschaft durch Tod aufgelöst wurde und der Sterbefall nicht im Inland beurkundet wurde (§§ 58 Abs. 4 Nr. 5, 59 Abs. 4 Nr. 5 PStV)
Berichtigungen von Eintragungen im Sterberegister (§ 47 Abs. 2 PStV).
Soweit eine elektronische Mitteilung nicht möglich ist, und das Fachverfahren Autista vom Standesamt verwendet wird, kann die Sterbefallmitteilung über Autista ausgedruckt und an das Zentrale Testamentsregister per Post übermittelt werden. Sofern auch kein Ausdruck über Autista erfolgen kann, muss das für die Papiermitteilung vorgesehene Formular 15/213 zwingend verwendet werden. Bitte tragen Sie alle Sterbefalldaten ausschließlich in die dafür vorgesehenen Felder in der amtlichen Form ein; andernfalls ist nicht gewährleistet, dass wir den betroffenen Erblasser im Testamentsregister finden können. Formlose Mitteilungen oder unrichtig bzw. unvollständig ausgefüllte Formulare können wir nicht annehmen. Die elektronische Bearbeitung Ihrer Mitteilungen setzt voraus, dass diese tiefschwarz ausgedruckt werden, wenn möglich auf weißem Papier. Bitte verwenden Sie auf keinen Fall Tonersparfunktionen.
Für die Übermittlung der Sterbefallmitteilungen an das Zentrale Testamentsregister ist ausschließlich folgende Postadresse vorgesehen:
10874 Berlin.
Irrelevanz bestimmter Verwahrungsnachrichten
Wenn nach dem ab 2012 geltenden Recht eine Urkunde von vor 2012 im Zentralen Testamentsregister zu erfassen ist, werden gelbe Karteikarten, die für diese Urkunde in den Testamentsverzeichnissen aufbewahrt werden, irrelevant. Dann muss sichergestellt werden, dass diese Karteikarten im Zuge der Testamentsverzeichnis-Überführung nicht in das Testamentsregister gelangen, da dies eine Doppelregistrierung zur Folge hätte (bzw. im Fall der Rücknahme eine obsolete Registrierung).
In diesen Fällen werden wir die das Testamentsverzeichnis führende Stelle über die Gegenstandslosigkeit der Verwahrungsnachricht informieren. Die entsprechende gelbe Karteikarte wird dann – wie bei Sterbefällen auch – besonders abgelegt, das heißt aus dem Testamentsverzeichnis entfernt; sie wird nicht in das ZTR überführt.
Die Irrelevanz / Gegenstandslosigkeit gelber Karteikarten kann beispielsweise aus folgenden Registrierungen resultieren:
Durch die Registrierung der erneuten besonderen amtlichen Verwahrung einer Urkunde bzw. der Verwahrung eines Erbvertrags in den Nachlassakten des Erst-verstorbenen ist die vor 2012 angelegte Verwahrungsnachricht des Überlebenden irrelevant.
Bei der Registrierung der Rücknahme einer Urkunde aus der besonderen amtlichen Verwahrung sind die vor 2012 angelegten Verwahrungsnachrichten aller beteiligten Erblasser irrelevant. Die Rücknahme muss daher in der Weise registriert werden, dass auch die Angaben zur Urkunde und zu den Erblassern – soweit noch nicht im Testamentsregister vorhanden – gemacht werden, da andernfalls die gelben Karteikarten nicht aufgefunden werden können.
Das Gleiche gilt, wenn sich der Verwahrort der Urkunde auf Wunsch des Erblassers ändert (Herausnahme).
Informationen zur Testamentsverzeichnisüberführung erhalten Sie hier. Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an tvue@bnotk.de.
Hier finden Sie Antworten auf Fragen zur Überführung der Testamentsverzeichnisse.
Hier finden Sie Antworten auf Fragen zum Standesamtsverzeichnis.
1. Können eingetragene Daten später verändert oder ergänzt werden, auch wenn der Status der Dateneingabe als beendet gekennzeichnet wurde?
Derzeit ist ein Schreibzugriff nur auf die Daten der verwalteten Standesämter möglich. Hier können Sie insbesondere fehlende Standesamtsnummern nachtragen. Sollten sich sonstige Daten geändert haben, bitten wir Sie um eine Mitteilung an tvue@bnotk.de oder sta@testamentsregister.de . Wir werden die Änderung dann für Sie eintragen.
2. Was ist zu veranlassen, wenn ein Standesamt nach der Dateneingabe geschlossen wird?
Wird ein Standesamt geschlossen, erhält die Bundesnotarkammer hierüber eine Mitteilung und beendet in der Web-Anwendung die Aktivität des Standesamtes. Die eingegebenen Daten des geschlossenen Standesamtes werden dem übernehmenden Standesamt automatisch zugewiesen.
3. Ist das aktive Standesamt unter der Liste der verwalteten Standesämter einzutragen?
Nein, bei einem verwalteten Standesamt handelt es sich um ein historisches Standesamt, das früher eigenständig war, dann aber geschlossen wurde. Die Bücher des geschlossenen Amtes wurden in die Verwahrung eines anderen Standesamtes übergeben. Aktiv tätige Standesämter sind daher nicht in die Liste der verwalteten Standesämter einzutragen. Wir wissen, dass diese Terminologie in einem gewissen Spannungsverhältnis zu der „Verwaltung“ eines aktiven Standesamtes durch eine Gemeinde steht.
4. Sind Ortsteile, die nie eigenständige Orte waren, in die Liste „Orte im Zuständigkeitsbereich“ einzutragen?
Haben die Ortsteile/Stadtteile früher einen eigenen Geburtseintrag erhalten, sind diese in die Liste aufzunehmen. Dienten die Ortsteile/Stadtteile nur der näheren Erläuterung des Hauptortes (z.B. Berlin, Stadtteil Friedenau), sind die Ortsteile/Stadtteile nicht in die Liste zu übertragen.
5. Sind Zeiträume der Unterbrechung einer Standesamtstätigkeit gesondert einzutragen?
War ein Standesamt vorübergehend nicht tätig, ist der Zeitraum der Unterbrechung nicht gesondert zu erfassen, insbesondere ist das Standesamt nicht in der Liste der verwalteten Standesämter einzutragen. Als Gründungszeitpunkt ist der früheste Zeitpunkt einzutragen und im Bemerkungsfeld der Grunddaten erfolgt der Hinweis auf den Unterbrechungszeitraum (z.B. untätig vom 01.01.1980 bis 31.12.1985).
1. In unserer Testamentskartei befinden sich Verwahrungsnachrichten, die wegen ihres Alters bzw. des Alters des Testators „fällig“ sein müssten. Sollen diese Karteikarten aussortiert werden?
In das Zentrale Testamentsregister sollen nur Verwahrungsnachrichten von noch lebenden Erblassern aufgenommen werden. Wir wären Ihnen daher dankbar, wenn Sie die „fälligen“ Fälle klären könnten. Kann das Überleben eines Testators nicht zweifelsfrei festgestellt werden, sollte die betroffene Urkunde eröffnet werden, § 351 FamFG, wodurch sich die entsprechende Verwahrungsnachricht erledigt hätte. Ohne Eröffnung darf die gelbe Karteikarte jedoch nicht einfach aussortiert werden.
2. Einige Verwahrungsnachrichten enthalten nicht alle in § 1 der Testamentsregister-Verordnung – ZTRV bestimmte Daten des Erblassers. Müssen diese nachgetragen werden? Wenn die Überprüfung von fehlenden Angaben vor Abgabe des Testamentsverzeichnisses erforderlich ist, wie viel Vorlauf gibt es?
Für das Funktionieren des Zentralen Testamentsregister sind insbesondere die Daten des Erblassers (Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, Vornamen sowie Geburtsstandesamt und Geburtenregisternummer) sehr wichtig. Wir gehen daher davon aus, dass diese vollständig in das Testamentsregister aufgenommen werden müssen, um eine sichere Unterscheidung von zwei Personen zu gewährleisten.
Wir werden nach Überführung der Daten in das Testamentsregister auf Sie zukommen und mit Ihnen abstimmen, in welchen Fällen eine Vervollständigung der Datensätze tatsächlich erforderlich ist und wie diese erfolgen kann. Voraussichtlich werden wir Ihnen die entsprechenden Bilddaten in der Webanwendung, die Sie bereits für die Stammdatenerfassung kennen, zur Verfügung stellen. Ebenfalls wird es aufbereitete Listen geben, die Ihnen die Arbeit so leicht wie möglich machen. Durch die elektronische Unterstützung wird auch sichergestellt, dass keine Doppelarbeit erfolgt: Hat ein Erblasser mehrere Verwahrungsnachrichten, müssen die Daten dennoch nur einmal vervollständigt werden. Auch ist der Zeitdruck bei der nachträglichen Qualitätssicherung nicht zu groß, denn je nach Anzahl der unvollständigen Karteikarten kann mit der erforderlichen Qualitätssicherung erhebliche Arbeit verbunden sein. Sollten Sie derzeit über Personalkapazitäten verfügen, so dürfen Sie selbstverständlich fehlende Daten auch bereits auf dem hierfür vorgesehenen Feld der Verwahrungsnachricht ergänzen
3. Müssen die weißen T-Karteien von den gelben getrennt werden? Besteht die Wahrscheinlichkeit, diese Trennung evtl. doch nicht vornehmen zu müssen?
Gem. § 9 TVÜG sollen auch die weißen Karteikarten in das Zentrale Testamentsregister überführt werden. Wegen der Umsetzung dieses Vorhabens berät sich die Bundesnotarkammer derzeit mit den Bundesländern. Wir gehen jedoch davon aus, dass Verwahrungsnachrichten und weiße Karteikarten in einem einheitlichen Verfahren überführt werden. Eine Trennung der Verzeichnisse ist daher nicht erforderlich. Sollten Sie die Karten bereits getrennt haben, so können Sie die Trennung beibehalten.