Source: http://www.oic-ci.gc.ca/fra/rep-pub-spec_rep-rap_spec-quest-2007-2008-library_and_archives_canada.aspx
Timestamp: 2018-12-11 11:14:20+00:00
Document Index: 83363075

Matched Legal Cases: ['art. 69', 'art. 15', 'art. 16', 'art. 69', 'art. 15', 'art. 16', "l'article 9", "l'article 19"]

»Rapports et publications»Rapports spéciaux au Parlement»Questionnaires»2007-2008»Bibliothèque et Archives Canada
Universités 18
Public 410
S/O – voir la section 2.1
3.1 – En moyenne, votre institution prend combien de temps pour rendre une décision finale concernant une demande de communication en vertu de laLoi ? (c.-à-d. le temps écoulé entre le moment où la demande de communication a été reçue et la décision finale de l’institution relativement à la communication de l’information demandée).
Le système n'est pas configuré pour produire ce renseignement automatiquement. À partir du moment de la création d’une demande jusqu'à sa fermeture, le système saisit le temps consacré au traitement et le temps alloué (qui tient compte des interruptions, des prorogations, etc.). En général, Bibliothèque et Archives Canada (BAC) traite les demandes de communication officielles dans un délai de 68 jours ouvrables (temps consacré) tout en allouant en moyenne 90 jours ouvrables. Renseignements supplémentaires fournis au CI le 2 juillet 2008 : « Demande officielle » est une catégorie de demandes utilisée par BAC dans le système ATIPFlow. Il s'agit des demandes de communication présentées officiellement à d'autres ministères ou organismes par le biais d'un formulaire de demande de communication, d'un formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels ou d’une lettre signée précisant que la demande est présentée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les demandes concernant de l'information archivistique sont traitées par BAC soient à titre de demandes officielles en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ou comme des demandes de recherche archivistique non officielles. Une demande présentée expressément en vertu de l'une ou l'autre de ces lois est traitée de façon officielle. Les demandes concernant des documents opérationnels sont traitées par Bibliothèque et Archives Canada soient à titre de demandes officielles en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ou à titre de demandes non officielles dans le respect de « l'esprit » de ces lois. La Division traite une demande de manière officielle lorsque celle-ci est faite expressément en vertu de l'autre de ces lois. Les demandes concernant des renseignements personnels sont traitées par Bibliothèque et Archives Canada soit à titre de demandes officielles en vertu de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, soit comme des demandes de renseignements personnels non officielles. Une demande présentée expressément en vertu de l'une ou l'autre de ces lois est traité de façon officielle. Les autres demandes de renseignements personnels sont traitées de manière non officielle, dans le respect de « l'esprit » des lois sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels. Les jours consacrés au traitement sont calculés à partir du jour où la réception de la demande est complète (c'est-à-dire lorsque tous les renseignements nécessaires au traitement ont été reçus) jusqu'au jour de sa fermeture. Le système tient compte des codes d'intervention entrés en raison d’une interruption ou d’une prorogation en recalculant le nombre de jours ouvrables alloués à une demande. Le nombre de jours alloués correspond au délai accordé à chaque demande par le système selon son type (demande officielle de communication, demande officielle de renseignements personnels, demande non officielle de communication, demande non officielle de renseignements personnels, etc.) conformément aux lois. Lorsque que des prorogations sont invoquées, le nombre de jours alloués augmente en fonction des jours demandés pour la prorogation. Notre réponse à la question 3.1 a été établie pour montrer que nous respectons généralement le délai de traitement des demandes en prenant 22 jours de moins que le délai prévu dans la Loi sur l'accès à l'information.
Nombre de demandes reçues pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008) 498
Nombre de demandes traitées pendant la période visée par l’évaluation (1er avril 2007 au 31 mars 2008) 552 Remarque : 498 demandes ont été reçues au cours du dernier exercice (2007-2008); 919 demandes ont été reportées de l'exercice précédent.
Nombre de pages examinées 335 731
Nombre de pages communiquées en totalité 27 849
Nombre de pages communiquées en partie 128 508
Renseignement supplémentaire transmis au CI le 10 septembre 2008 :
Pages examinées (2005-2006) : 1 414 017
Pages examinées (2006-2007) : 156 648
Tous les documents ont été communiqués 114
Les documents ont été communiqués en partie Le système informatique ne fournit pas ce renseignement en pourcentage ( %), et un examen manuel de tous les dossiers entraverait nos activités en cours. Toutefois, nous avons été en mesure d'obtenir le nombre de demandes pour lesquelles des documents ont été communiqués en partie.293
Rien n’a été communiqué (documents exclus) 4
Rien n’a été communiqué (documents exemptés) 3
Il n’existe pas de document Ce renseignement ne fait pas partie des exigences du Conseil du Trésor en matière de rapports statistiques. Par conséquent, il ne figure pas dans notre système d'AIPRP.
Demandes transférées 20
Demandes impossibles à traiter 62
Demandes abandonnées par le demandeur 40
Demandes traitées de façon officieuse 16
Total des demandes traitées 552
Demandes reportées 65
Demandes transférées dans les 15 jours 20
Total des demandes transférées 20
Nombre de consultations reçues 18
Nombre de pages à examiner 1 135 pages examinées (sur 16 consultations traitées pendant la période visée par le présent rapport)
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen consacré à l’examen des pages reçues pour fins de consultations 16 jours ouvrables
Nombre de consultations envoyées 205
Nombre de pages envoyées pour examen 107 353
Nombre de consultations envoyées au Comité du Cabinet chargé de la législation et de la planification parlementaire concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69) 3
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15) 175
Nombre de consultations envoyées à des institutions concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16) 23
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses à toutes les consultations envoyées 19 jours ouvrables
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant des documents confidentiels du Cabinet (art. 69) 28 jours ouvrables
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant les affaires internationales, la défense et la sécurité nationale (art. 15) 45 jours ouvrables
Pour les demandes traitées seulement, temps moyen pour la réception des réponses aux consultations envoyées concernant les enquêtes et la sécurité des établissements pénitentiaires (art. 16) 17 jours ouvrables
Environ 31,12 (155 prorogations ont été invoquées en vertu de l'alinéa 9(1)b) pour les 498 demandes reçues pendant le la période visée par le présent rapport).
Ceci est inclus dans notre guide sur les procédures ministérielles.
Le caractère prioritaire s'applique tant aux demandes présentées à BAC qu’aux consultations demandées par d’autres ministères ou institutions. Dans le cas des consultations demandées par d’autres ministères à BAC, une priorité est accordée aux demandes assujetties à une échéance précise à respecter pour que le demandeur respecte la date d’échéance prévue par la Loi. Nous accordons également une priorité aux demandes qui ont presque atteint l’échéance prévue par la Loi de façon à éviter des situations de présomption de refus. BAC accorde également une priorité aux demandes qui contiennent des renseignements précis sur l’urgence du traitement.
Réception des demandes au Bureau de l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) 1 1
BPR Recherche par Call Access (propre à BAC) Renseignements supplémentaires obtenus le 2 juillet 2008 : Un courriel est généré à partir de la liste de sélection d’ATIPflow. Ce courriel est transmis au Centre des activités des archives gouvernementales qui l’acheminera à la Direction générale des documents gouvernementaux appropriée. Celle-ci effectuera la recherche des renseignements demandés dans la demande officielle. 5 5
Examen des documents 1 à 11 2
Préparation des documents 1 à 12 Le système informatique ne fournit pas ce renseignement, et un examen manuel de tous les dossiers entraverait nos activités en cours. En fait, plusieurs codes d'intervention du système pourraient faire partie de cette catégorie (c.-à-d. consultation d'impression, impression, numérisation, photocopie, contrôle la qualité, etc.). Beaucoup de travail serait requis pour obtenir ce renseignement manuellement.
Services juridiques S/O S/O
Approbation ou autre – AIPRP S/O S/O
Approbation ou autre – Cabinet du SM S/O S/O
Approbation ou autre – Cabinet du ministre S/O S/O
Communication par le Bureau de l’AIPRP 1 Le système informatique ne fournit pas ce renseignement, et un examen manuel de tous les dossiers entraverait nos activités en cours. Le processus de communication est saisi dans le système à l'aide d'un code d'intervention qui ne comporte aucune fonction de calcul automatisé.
Nous inscrivons dans ATIPflow l’alinéa de l'article 9 en vertu duquel la prorogation est invoquée. Étant donné que la majorité des prorogations que nous invoquons sont associées à des consultations auprès d'autres institutions, nous notons dans le champ réservés aux commentaires d’ATIPflow le nombre de jours demandés par l'autre institution pour examiner et retourner la trousse de consultation.
Concernant 5.2(b) – si la date prévue est connue, nous informons le demandeur; toutefois, si l'autre institution ne précise aucune date, il est évident que nous n'avons aucune date à transmettre au client.
En raison du volume (recherche « dans un » grand nombre de documents) Le système informatique ne fournit pas ce renseignement, et un examen manuel de tous les dossiers entraverait nos activités en cours. Le système de fait aucune distinction entre la recherche « d’un » et « dans un » grand nombre de document. S/O S/O S/O S/O S/O S/O
5.5 – Comment déterminez-vous la durée d’une prorogation invoquée en vertu du paragraphe 9(1)(a) (grand nombre de documents demandés)? Quel est le processus décisionnel utilisé pour déterminer la durée d’une prorogation? Veuillez fournir toute l’information utile pour étayer votre réponse.
Lorsque le nombre de pages à examiner est supérieur à 1 000 pages, nous invoquons une prorogation de 30 jours.
Pas vraiment, puisque nous nous assurons que ces demandes sont traitées à temps. Au cours de l'exercice 2007-2008, BAC n'a eu aucun retard relativement aux demandes pour lesquelles des prorogations de ce type avaient été invoquées.
Pour mener des consultations avec une autre institution 9 17 3 0 4 0
Pour mener des consultations avec un gouvernement étranger Le système informatique ne fournit pas ce renseignement, et un examen manuel de tous les dossiers entraverait nos activités en cours. Les consultations avec un gouvernement étranger, provincial, territorial ou municipal, autochtone ou une autre institution sont saisies dans le système par le biaisd’une liste de contactset les fonctions de production de rapports du système ne permettent pas d’obtenir ce renseignement. S/O S/O S/O S/O S/O S/O
Pour mener des consultations avec un gouvernement provincial, territorial ou municipal Voir plus haut S/O S/O S/O S/O S/O S/O
Pour mener des consultations avec un gouvernement autochtone Voir plus haut S/O S/O S/O S/O S/O S/O
Pour mener des consultations avec un particulier Voir plus haut S/O S/O S/O S/O S/O S/O
Pour mener des consultations en vertu de l’article 69 Voir plus haut S/O S/O S/O S/O S/O S/O
Pour mener des consultations avec une autre institution 7 28 9 6 2 90
Pour mener des consultations avec une autre institution 6 33 17 19 12 71
Nous communiquons avec l'autre institution afin de discuter du temps requis pour examiner les documents. À cette fin, nous lui transmettons une estimation du nombre de pages qui seront envoyées.
S/O – Voir la réponse à la section 5.10.
Lorsque la fin de la prorogation approche, l'analyste effectue un suivi auprès de l'autre institution afin de s’informer si les documents nous seront retournés selon l'échéance. Si la réponse est négative, le gestionnaire de la section ou le directeur téléphonera à son homologue afin de faciliter le retour des documents à temps.
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers 3
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers 16
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers 8
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27 6
Nombre de demandes ayant fait l’objet de consultations auprès de tiers 2
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers 11
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers 1
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27 3
Nombre de jours moyen pour la réception des observations des tiers S/O
Nombre de jours moyen pour la prise d’une décision après la réception de la réponse et (ou) des observations des tiers S/O
Nombre d’avis envoyés en vertu de l’article 27 S/O
Nombre d’avis dont l’échéance en vertu de l’article 27 n’a pas été respectée S/O
Nombre de demandes dont l’échéance en vertu de l’alinéa 28(1)b) n’a pas été respectée S/O
Sans objet - étant donné que nous utilisons rarement ce type de prorogation et que lorsque que nous l'utilisons, nous nous assurons de respecter l'échéance.
Pas vraiment. Nous les traitons comme toutes les autres consultations.
Lorsque cela est possible, nous effectuons une communication partielle. Toutefois, si l'analyste est d'avis que des documents qui ne sont pas visés par une consultation pourraient être concernés par une recommandation formulée dans le cadre du processus de consultation, il est possible que la communication partielle ne soit pas effectuée. Renseignements supplémentaires fournis le 2 juillet 2008 : Si un analyste de BAC est d’avis que l'information qui fait l’objet d’une consultation n'aura aucun impact sur les autres documents liés à une demande, il effectuera une communication partielle. Par contre, si l'analyste a des réserves en ce qui a trait aux documents envoyés en consultation, il conservera les autres documents jusqu'à ce que toute l’information ait été retournée et qu’elle ait été examinée par nos employés. Notre expérience montre qu’il est généralement plus sûr d'attendre la fin du processus de consultation parce qu'il arrive souvent que les documents retournés comportent des différences.
Dans le cas du traitement d’une demande visant les dossiers opérationnels relevant de BAC, notre BPR est généralement responsable de l’élaboration de la justification. Dans le cas d’une demande présentée par une autre institution et visant des archives, la justification est habituellement établie par l'autre institution.
Les justifications sont établies conformément à la réponse fournie à la section 6.1; toutefois il ne s'agit pas d'une exigence écrite.
6.4 – La justification de l’exception discrétionnaire est-elle établie par les BPR et/ou l’AIPRP?
Voir la section 6.1
Nous contestons la justification si nous ne sommes pas d'accord. Par contre, il n'existe aucune « fonction de contestation de l’exception discrétionnaire ».
En général non, puisque la plupart de nos exceptions obligatoires sont invoquées en vertu de l'article 19 (renseignements personnels). Étant donné que BAC peut invoquer le paragraphe 8(3) de la Loi sur la protection des renseignements privés, l’élaboration de justifications pour appuyer les décisions visant des renseignements personnels entraverait énormément nos activités quotidiennes et compromettrait notre capacité à répondre à nos clients dans les délais.
Voir la réponse à la section 7.1
1. Nombre de demandes reportées 119
3. Nombre de demandes reçues au cours de l’exercice 2007-2008 498
4.A Nombre de demandes traitées dans le délai de 30 jours 358
4.B Nombre de demandes traitées au-delà du délai de 30 jourspour lesquelles on n’a pas invoqué de prorogation 5
5. Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’article 9 118
5.A Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(a)? 12
5.B Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(b)? 110
5.C Nombre de demandes dont le délai a été prorogé en vertu de l’alinéa 9(1)(c)? 0
6.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5) 69
6.B Nombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5) 1
7.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.A) 12
7.B Nombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.A) 0
8.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.B) 110
9.A Nombre de demandes traitées conformément à l’échéance prorogée (voir la ligne 5.C) 0
9.B Nombre de demandes traitées au-delà de l’échéance prorogée (voir la ligne 5.C) 0
10 Combien de demandes étaient en présomption de refus au 31 mars 2008? 1
Directeur (50 %) EX-01 1 17
Gestionnaire de section (2 à 30 %, 1 à 90 %) PM-05 3 5 à 20
Gestionnaire de section (30 %) AS-04 1 2
Adjoint administratif (0 %) AS-01 1 3
Commis (50 %) CR-04 12 1 à 3
Analyste principal (2 à 30 %, 7 à 90 %) PM-04 9 1 à 20
Analyste de documents du personnel (30 %) PM-03 16 1 à 20
Agent de documents du personnel (0 %) PM-01 1 2
2007-2008 1 226 629,37 $ 1 226 629,37 $ 22 22
2006-2007 763 338,16 $ 763 338,16 $ 12,89 12,89
2005-2006 1 011 024,11 $ 1 011 024,11 $ 19,20 19,20
3,	Budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP pour des activités liées à l’AI
2007-2008 203 790,38 $ 203 790,38 $
2006-2007 197 774,33 $ 197 774,33 $
2005-2006 252 448,85 $ 252 448,85 $
4,	Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP utilisé ou réservé pour la formation et le matériel de formation relatifs à l’AI
2007-2008 12 857,00 $ 10 968,05 $
2006-2007 10 439,90 $ 11 034,91 $
2005-2006 0,00 $ 8 473,00 $
5,	Ventilation du budget de fonctionnement du Bureau de l’AIPRP utilisé ou réservé pour l’embauche d’experts-conseils en AI
2007-2008 17 400,00 $ 17 400,00 $
2006-2007 5 775,00 $ 5 775,00 $
2005-2006 0,00 $ 74 670,00 $
Le coordinateur de l’AIPRP est le directeur de la Division de l’AIPRP et des documents personnels. Cette division est responsable du traitement des demandes officielles et non officielles visant les documents opérationnels et les archives de BAC ainsi que les dossiers personnels des militaires et des civils qui sont sous la garde et le contrôle de BAC.
Cette question ne semble pas s’appliquer à BAC puisque les analystes de l’AIPRP exercent les pouvoirs délégués de décider si les renseignements devraient être communiqués ou non et qu’aucun processus officiel d’approbation n’est en place. Le pouvoir délégué a aussi été conféré aux gestionnaires de sections et au directeur de la Division de l’AIPRP et des documents personnels, au SMA du Secteur des programmes et services et au Bibliothécaire et archiviste.
Un client a présenté 44 demandes exigeant des consultations obligatoires auprès du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS). Ce client s’est ensuite plaint des prorogations invoquées aux fins de la consultation. Deux analystes expérimentées ont pris des congés de maternité, et il a été nécessaire d’offrir une formation approfondie aux personnes qui les ont remplacées. Nous n’avons pas été capables de doter plusieurs postes vacants en raison des restrictions budgétaires.
Nous n’exerçons aucun contrôle sur le moment où les demandes sont présentées par les clients, leur nombre et leur droit de porter plainte. Peu importe que les allocations budgétaires aient été prévisibles ou non, le résultat final est que nous ne pouvons pas doter les postes vacants puisque nous devrons respecter notre budget alloué.