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Timestamp: 2018-04-20 10:46:01
Document Index: 75310018

Matched Legal Cases: ['Artículo 8', 'Artículo 9', 'artículo 10', 'Artículo 10', 'artículo 7', 'Artículo 12', 'Artículo 13', 'Artículo 15', 'Artículo 16', 'Artículo 17', 'Artículo 18', 'Artículo 19', 'Artículo 20']

Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos. TÍTULO III. Del Sistema Archivístico de Navarra.
Del Sistema Archivístico de Navarra
El Sistema Archivístico de Navarra es el conjunto coordinado de órganos, centros, servicios y otros recursos archivísticos de la Comunidad Foral de Navarra. Mediante la aplicación de normas y procedimientos comunes, garantiza la uniformidad de tratamiento, complementariedad y eficacia en cuanto a la adecuada gestión, protección, valoración, conservación, recogida, descripción y difusión del Patrimonio Documental de Navarra. Estos fines se logran a través de la cooperación y la coordinación de actuaciones de sus integrantes, especialmente en relación con la incorporación de nuevas tecnologías en el quehacer archivístico.
Forman parte del Sistema Archivístico de Navarra:
a) El Departamento competente en materia de archivos, que actuará como cabecera del Sistema Archivístico de Navarra.
b) El Consejo Navarro de Cultura.
d) Los órganos, centros, servicios y otros recursos archivísticos pertenecientes a todas las Administraciones Públicas presentes o radicadas en la Comunidad Foral de Navarra, sea cual sea su titularidad y la antigüedad de su documentación.
e) Los órganos, centros, servicios y otros recursos archivísticos privados que se integren mediante convenio.
f) Otros órganos que pudieran establecerse reglamentariamente.
Órganos del Sistema Archivístico de Navarra
Artículo 8 Cabecera del Sistema
1. En su condición de cabecera del Sistema Archivístico de Navarra, el Departamento competente en materia de archivos tendrá las siguientes funciones:
a) Coordinar el Sistema Archivístico de Navarra mediante el impulso de sus órganos integrantes y el desarrollo e implantación de normas y técnicas archivísticas.
b) Favorecer la formación actualizada de los profesionales y fomentar la implantación de nuevas tecnologías en los archivos del Sistema.
c) Promover la accesibilidad a los documentos.
d) Mantener actualizado el Calendario General de Conservación de la documentación producida por las Administraciones Públicas de Navarra, independientemente de que éstas tengan sus propias comisiones de evaluación documental.
e) Velar por la correcta aplicación de los criterios de gestión documental en los archivos integrados en el Sistema.
f) Aprobar la homologación de los indicadores de evaluación de gestión o de calidad aplicables a los archivos pertenecientes al Sistema.
g) Promover la conservación y difusión del Patrimonio Documental de Navarra y tramitar los expedientes de declaración de Bienes de Interés Cultural y Bienes Inventariados relativos al mismo.
h) Elaborar y mantener actualizado el Censo de Archivos de Navarra.
i) Ejercer las facultades de inspección y tramitar los expedientes sancionadores.
j) Ejercer cualesquiera otras funciones relacionadas con la gestión documental y los archivos que se le puedan encomendar reglamentariamente.
2. Para facilitar el desarrollo de las funciones encomendadas a la cabecera del Sistema, se crea el Registro de Archivos de Navarra, en el que deberán inscribirse todos los centros archivísticos radicados en la Comunidad Foral. Los datos del Registro servirán especialmente para la elaboración y actualización del Censo de Archivos y el Mapa de Archivos de Navarra, como instrumentos necesarios para establecer las prioridades de actuación en gestión documental y tratamiento de archivos.
Artículo 9 Consejo Navarro de Cultura
1. Es el órgano consultivo y asesor de la Administración de la Comunidad Foral en materia de cultura y, como tal, atenderá lo referente a los documentos y archivos.
2. Además de las facultades atribuidas en el artículo 10 de la Ley Foral 14/2005, de 22 de noviembre, del Patrimonio Cultural de Navarra, el Consejo Navarro de Cultura ejercerá las siguientes funciones:
a) Proponer actuaciones en materia de gestión de documentos y tratamiento de archivos.
b) Emitir informes, apoyar y fomentar los programas globales de actuación archivística.
c) Informar sobre la incorporación de nuevos archivos al Sistema Archivístico de Navarra.
d) Supervisar la elaboración del Censo de Archivos de Navarra.
e) Informar en los expedientes de declaración de Bienes de Interés Cultural y Bienes Inventariados relativos al Patrimonio Documental.
f) Informar preceptivamente las propuestas de normativa y cuantos instrumentos de coordinación promueva la cabecera para su implantación en los centros integrantes del Sistema.
3. Su composición, funcionamiento y las compensaciones que se consideren oportunas, se establecerán reglamentariamente. Se dispondrá que, entre sus miembros, figuren profesionales de los archivos pertenecientes a las Administraciones Públicas y a las entidades de carácter privado integradas en el Sistema.
Artículo 10 Comisión de Evaluación Documental
1. La Comisión de Evaluación Documental es un órgano asesor de carácter técnico, adscrito al Departamento competente en materia de archivos, encargado de informar sobre las cuestiones relativas a la valoración, selección y acceso a los documentos producidos por las Administraciones Públicas navarras.
2. Son funciones de la Comisión para la Evaluación Documental:
a) Determinar los criterios de valoración de series documentales para la eliminación o conservación permanente y el acceso a los documentos de archivo.
b) Establecer con arreglo a la valoración documental y a la legislación vigente las condiciones y plazos de acceso a los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Navarra.
c) Cuantas funciones se determinen reglamentariamente.
3. Su composición, funcionamiento y las compensaciones que se consideren oportunas, se establecerán reglamentariamente.
4. Las Administraciones Públicas podrán dotarse de comisiones de evaluación documental. Estas remitirán a la Comisión de Evaluación Documental los calendarios de conservación que elaboren.
5. Las Administraciones Públicas que carezcan de comisión de evaluación deberán someter sus propuestas a la Comisión de Evaluación Documental.
Derechos, requisitos y deberes de los integrantes del Sistema Archivístico de Navarra
1. Los integrantes del Sistema Archivístico de Navarra a que se refieren las letras d), e) y f) del artículo 7 de la presente Ley Foral tienen derecho a obtener de la Administración de la Comunidad Foral, de acuerdo con las posibilidades presupuestarias y mediante convenios y ayudas públicas:
a) Asesoramiento técnico para la consecución de los objetivos establecidos en la presente Ley Foral.
b) Colaboración en la conservación de los fondos y en la restauración de los documentos.
c) Participación en programas de formación y mejora de la cualificación profesional del personal del archivo.
d) Colaboración económica y asesoramiento técnico para la mejora de las instalaciones materiales de los archivos.
e) Colaboración económica y asesoramiento técnico para el tratamiento de la documentación en todas sus fases.
f) Información sobre nuevas tecnologías para la gestión de documentos y tratamiento archivístico adoptadas por la Administración de la Comunidad Foral, así como ayuda económica y asesoramiento para la implantación de programas que reúnan los adecuados requisitos técnicos.
2. Los integrantes del Sistema Archivístico de Navarra podrán establecer acuerdos o mecanismos de colaboración entre ellos en orden a la consecución de los objetivos previstos en la presente Ley Foral.
Artículo 12 Requisitos técnicos
Los archivos integrantes del Sistema Archivístico de Navarra han de cumplir los siguientes requisitos técnicos:
a) Aplicar el sistema de gestión de la documentación adecuado a los fondos que reúnan, de acuerdo con lo dispuesto en esta Ley Foral y su desarrollo normativo.
b) Disponer de personal adecuado, según lo establecido en el artículo siguiente.
c) Disponer de instalaciones idóneas para garantizar la conservación de los documentos y su correcto tratamiento archivístico.
d) Contar con espacios y horario de apertura al público para garantizar el acceso de los ciudadanos a la documentación.
e) Elaborar instrumentos de descripción que faciliten el acceso a la documentación.
Artículo 13 Requisitos profesionales
1. Los archivos integrados en el Sistema Archivístico de Navarra dispondrán de personal técnico especializado, en número suficiente para cubrir las necesidades del servicio de archivo y alcanzar los objetivos de la presente Ley Foral.
2. Las titulaciones, la formación y el perfil profesional que deberá tener el personal técnico al servicio de los archivos se establecerán oportunamente.
3. Los responsables de los centros de archivo integrados en el Sistema Archivístico de Navarra deberán contar con titulación superior.
4. Las Administraciones Públicas que establezcan convenios de colaboración con otros archivos, integrados en el Sistema o no, deberán exigir la incorporación de personal técnico especializado.
5. Las personas adscritas a los archivos integrantes del Sistema Archivístico de Navarra están obligadas a mantener la confidencialidad de los datos contenidos en los documentos calificados de acceso restringido.
Los integrantes del Sistema Archivístico de Navarra están obligados a facilitar la información necesaria para elaborar el Censo y el Mapa de Archivos de Navarra, e informar de cuantas modificaciones se produzcan para mantenerlos actualizados.
Organización y tratamiento archivístico
Artículo 15 El ciclo vital de los documentos y sus fases
1. Los sistemas de gestión documental de las instituciones integrantes del Sistema Archivístico de Navarra deben presentar una estructura adaptada a la complejidad organizativa de la entidad titular. La gestión de documentos y tratamiento archivístico se desarrollará a lo largo de todo el ciclo vital de los documentos desde su etapa de creación.
2. Las edades de los documentos se corresponderán con las siguientes fases:
a) Fase activa: etapa en que la documentación está en periodo de tramitación o es de uso habitual por parte de la oficina productora. Se corresponde con el archivo de gestión o de oficina.
3. Las diferentes fases se regularán para cada serie documental en las normas de conservación de los documentos, recogidas en el correspondiente calendario de conservación.
4. A cada una de estas fases o etapas le corresponden diferentes tratamientos archivísticos.
5. El flujo de documentos entre los diferentes tipos de archivos, se desarrollará con arreglo a las normas de conservación establecidas por cada integrante del Sistema Archivístico.
Artículo 16 Archivo de oficina
Los archivos de oficina custodian la documentación generada y reunida en el desarrollo de su actividad específica por cada una de las unidades en la que se estructura la entidad. Sus funciones son:
a) Apoyar la gestión administrativa.
b) Justificar las actuaciones y actividades de la entidad productora.
c) Garantizar los derechos y deberes de los ciudadanos y de la Administración, acreditando la transparencia y legalidad de las actuaciones.
d) Facilitar la implantación de medidas necesarias para la simplificación y racionalización de los procesos o procedimientos administrativos.
e) Mantener la documentación debidamente clasificada y ordenada.
f) Aplicar las medidas que garanticen la conservación de los documentos de acuerdo con sus valores.
g) Garantizar la protección de los datos.
h) Transferir la documentación al archivo intermedio en la forma y tiempo establecidos, una vez agotado su plazo de permanencia en la unidad productora.
i) Eliminar la documentación de apoyo informativo antes de la transferencia al archivo intermedio.
Artículo 17 Archivo intermedio
Los archivos intermedios son los centros responsables de la custodia centralizada de la documentación generada y reunida por todas las unidades en las que se estructura la entidad, una vez agotada su fase activa. Sus funciones son:
a) Facilitar a las unidades productoras el acceso a su respectiva documentación.
b) Garantizar el ejercicio del derecho de acceso a los documentos de acuerdo con la legislación vigente.
c) Garantizar la protección de datos.
d) Identificar y valorar las series.
e) Identificar los documentos esenciales y garantizar su protección.
f) Transferir la documentación al archivo histórico en la forma y tiempo establecidos.
g) Formular propuestas de evaluación documental.
h) Aplicar las resoluciones relativas a eliminación de documentos, garantizando su efectiva destrucción.
i) Implantar equipos, materiales y tecnología que garanticen en todo momento la disponibilidad y la conservación de los documentos.
Artículo 18 Archivo histórico
Los archivos históricos reciben, conservan y difunden la documentación que, una vez agotada la fase de semiactividad, ha sido calificada como de conservación permanente por su valor para la información o la investigación. Sus funciones son:
a) Facilitar el acceso público a los documentos.
b) Garantizar la adecuada organización y descripción de los documentos.
c) Garantizar la adecuada conservación y, en su caso, la restauración de los documentos.
d) Tratar la documentación para su gestión cultural y difusión.
e) Fomentar la conservación del Patrimonio Documental de Navarra.
f) Recibir en depósito documentación integrante del Patrimonio Documental de Navarra.
g) Impulsar programas de difusión del Patrimonio Documental.
Artículo 19 Evaluación de documentos y calendarios de conservación
1. Los calendarios de conservación son el resultado del proceso de evaluación documental. Establecerán para cada serie documental las fases de actividad, semiactividad e inactividad, que se concretarán en el plazo de permanencia en cada uno de los tipos de archivo. Del proceso derivarán las siguientes operaciones:
a) La selección, que separará los documentos que se conservarán de aquéllos que se eliminarán.
b) La eliminación, que consiste en la destrucción de los documentos carentes de valor administrativo e histórico.
2. Se prohíbe la eliminación o destrucción de bienes del Patrimonio Documental, público o privado, salvo resolución dictada a propuesta de la correspondiente comisión de evaluación.
3. Los responsables de los archivos formularán propuestas de evaluación documental ante sus respectivas comisiones de evaluación. Una vez que sus acuerdos sean firmes, se elaborará el correspondiente calendario de conservación, que se comunicará al Departamento competente en materia de archivos.
4. Los titulares de fondos documentales que no cuenten con una comisión de evaluación propia deberán presentar sus propuestas de evaluación para ser informadas por la Comisión de Evaluación Documental, de acuerdo con el procedimiento que reglamentariamente se determine.
Artículo 20 Acceso a la documentación
1. Todas las personas podrán ejercer el derecho de acceso a los archivos así como el de consulta de los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Navarra, incluida la obtención de copias, de acuerdo con la legislación aplicable en cada caso, cualquiera que sea la titularidad de la documentación
2. Únicamente se establecerán restricciones en los supuestos en los que prevalezca la salvaguarda de derechos fundamentales de las personas, así como en los regulados por normativa específica que así lo disponga.
3. En el caso de las Administraciones Públicas, los plazos de accesibilidad serán establecidos por la correspondiente comisión de evaluación documental. En tanto no se fijen dichos plazos, con carácter general las exclusiones establecidas legalmente en cuanto a la consulta de documentos públicos quedan sin efecto a los 30 años de la producción del documento, salvo que la legislación específica disponga otra cosa.
4. Cuando los documentos contengan datos que puedan afectar a la seguridad, al honor, la intimidad o la imagen de las personas, como norma general y salvo que la legislación específica disponga otra cosa, podrán ser objeto de consulta con el consentimiento de los afectados, o cuando hayan transcurrido 25 años desde su muerte, o, si no se conoce la fecha de ésta, a los 50 años desde la fecha de finalización del documento.