Source: https://www.stw-ma.de/datenschutz-nonactive-1-preview-1-t-1539175968856.html
Timestamp: 2019-02-21 20:07:05
Document Index: 308630671

Matched Legal Cases: ['Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', '§ 257', '§ 147', 'Art. 9', 'Art. 88', '§ 15', 'Art. 88', '§ 15', '§ 2', '§ 84', '§ 2', 'Art. 6', 'Art. 9', '§ 2', 'Art. 9', '§ 2', 'Art. 6', 'Art. 6']

Datenschutzhinweise und Informationspflicht
Datenschutzhinweise/ Informationspflicht gemäß Artikel 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)
Wir stellen Ihnen nachfolgend Informationen zu den einzelnen Verfahren zur Verfügung, in welchen wir personenbezogene Daten verarbeiten.
Zunächst erhalten Sie allgemeine Informationen dazu, wer bei uns für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich ist und welche Rechte Sie als Betroffener haben.
Danach finden Sie Tabellen für die verschiedenen Verfahren, in denen wir personenbezogene Daten erheben und verarbeiten. In den Tabellen steht, welche Daten wir von Ihnen verarbeiten, an wen diese Daten eventuell übermittelt werden, wie lange wir diese Daten speichern und ob wir die Daten auch noch für andere Zwecke verwenden. Nicht alle Verfahren treffen auf Sie zu. Wenn Sie unsicher sind, in welchen Verfahren wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sprechen Sie uns bitte an.
Wenn Sie uns eine E-Mail senden, werden Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage sowie für den Fall, dass Anschlussfragen entstehen, gespeichert. Wir weisen darauf hin, dass eine Kommunikation per E-Mail unverschlüsselt erfolgt, also nicht vertraulich ist. Wenn Sie uns vertrauliche Informationen übermitteln wollen, bitten wir Sie um telefonische Kontaktaufnahme, damit wir eine sichere Kommunikationsmöglichkeit vereinbaren können.
Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen und seines Vertreters
Geschäftsführer: Ass. jur. Peter Pahle
Telefon: 0621 49072-333
Telefax: 0621 49072-399
Hinweis auf die Rechte des/der Betroffenen
Sie als Betroffene/r haben das Recht, von uns als Verantwortliche der Datenverarbeitung Auskunft über die verwendeten personenbezogenen Daten zu erhalten.
Sie haben ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung. Ebenso haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Damit ist gemeint, dass wir Ihnen auf Antrag eine Kopie der personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, die wir von Ihnen gespeichert haben, sofern keine andere rechtliche Vorschrift dagegenspricht.
Sie haben das Recht, eine uns erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
Sie haben das Recht, bei der Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen. Die zuständige Aufsichtsbehörde für das Studierendenwerk Mannheim ist:
Spezifische Informationen zu den einzelnen Verfahren
1.1 Besucher der Webseite
1.1.1 Protokollierung
1.1.3 Matomo (ehemals PIWIK)
1.2 Teilnahme am Autoload-Verfahren
1.3 Beschäftigte des Studierendenwerks
1.4 Bewerber
1.5 BAföG-Antragsteller
1.6 Mieter studentischen Wohnraums
1.7 Tutoren
1.8 Anbieter von Privatzimmern
1.9 Nutzer von Sozialberatung und Beratung für ausländische Studierende
1.10 Nutzer der psychologischen Beratung
1.11 Nutzer der Kinderbetreuung
1.12 Teilnehmer an Zufriedenheitsbefragungen
1.13 Nutzer sozialer Medien
Für Besucher unserer Webseite gelten die nachfolgenden Angaben.
Bei jedem Zugriff auf eine Seite des Studierendenwerks Mannheim und bei jedem Aufruf einer Datei werden zu statistischen Zwecken und zur Fehlersuche folgende Daten protokolliert und ausgewertet:
Diese Webseite verwendet Cookies, um Präferenzen der Besucher verfolgen und die Webseiten entsprechend optimal gestalten zu können. Cookies sind kleine Dateien, die temporär auf Ihrer Festplatte abgelegt werden. Dies ermöglicht eine Erleichterung der Navigation und ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit einer Website.
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Die Dauer der Speicherung der Cookies variiert. Eines der Cookies wird lediglich für die Dauer Ihrer Sitzung gespeichert, und zwei weitere Cookies für 30 Minuten beziehungsweise 13 Monate (Cookies für Piwik/Matomo).
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Auf dieser Webseite werden unter Einsatz der Open-Source-Software Matomo (https://matomo.org) Daten zu Marketing- und Optimierungszwecken gesammelt und gespeichert. Aus diesen Daten werden unter einem Pseudonym Nutzungsprofile erstellt. Hierzu können Cookies eingesetzt werden. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die lokal im Zwischenspeicher des Internetbrowsers des Seitenbesuchers gespeichert werden. Die Cookies ermöglichen die Wiedererkennung des Internetbrowsers. Die mit der Piwik-Technologie erhobenen Daten werden ohne die gesondert erteilte Zustimmung des Betroffenen nicht dazu benutzt, den Besucher dieser Webseite persönlich zu identifizieren und nicht mit personenbezogenen Daten über den Träger des Pseudonyms zusammengeführt.
Wenn Sie nicht am Tracking teilnehmen möchten, können Sie dieser Nutzung widersprechen, indem Sie entweder das Cookie des Piwik-Trackings über Ihren Internet-Browser unter Nutzereinstellungen deaktivieren oder indem Sie hier klicken.
Die nachfolgende Tabelle enthält weitere wichtige Informationen.
Falls Ihr Browser Cookies akzeptiert: Informationen über besuchte Bereiche unserer Webseite
Statistische Auswertungen mit Matomo: Ihre zum Pseudonym gekürzte IP-Adresse
Server-Protokolle: siehe weiter oben Abschnitt "Protokollierung"
Falls Sie uns eine E-Mail schicken: alle Angaben, die Sie in Ihrer E-Mail freiwillig machen.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in Form von Cookies und der pseudonymisierten IP-Adresse, um unsere Webseite stetig zu optimieren und unser Angebot besser auf die Bedürfnisse der Nutzer abzustimmen.
Die Protokollierung erfolgt zu statistischen Zwecken und zur Fehlersuche.
Ihre Angaben, die Sie uns per E-Mail schicken, verarbeiten wir ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfrage.
Die Rechtsgrundlage für den Einsatz von Cookies und von Matomo und für die Protokollierung der Zugriffe ist Art. 6 Abs.1 f) EU-Datenschutzgrundverordnung (zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen).
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die Sie uns mit einer Anfrage per E-Mail schicken, ist Art. 6 Abs.1 b) EU-DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).
Empfänger der Daten Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen.
Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation.
Die pseudonymisierten Daten, die im Rahmen von Piwik erhoben werden, werden dauerhaft gespeichert. Aus diesen Daten kann nicht auf eine konkrete Person geschlossen werden.
Cookies unserer Webseite werden 13 Monate lang auf Ihrem Gerät gespeichert.
Die Server-Protokolle werden nach 3 Monaten gelöscht.
Personenbezogene Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Anfrage übermitteln, löschen wir, sobald Ihre Anfrage abschließend beantwortet ist.
Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt.
Nutzung der personenbezogenen Daten für andere Zwecke Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für andere Zwecke.
Für Teilnehmer am Autoload-Verfahren gelten die nachfolgenden Informationen.
Kategorien der verarbeiteten Daten Ihre Kontodaten, das SEPA-Lastschriftmandat und Abrechnungsdaten.
Zweck der Datenverarbeitung Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, damit Sie unsere Produkte unbar mit Ihrer Chipkarte bezahlen können.
Rechtsgrundlage Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 b) der EU-DSGVO (Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist).
Empfänger der Daten Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen. Die SEPA-Lastschriftdaten werden an unsere und Ihre Bank übermittelt.
Buchhaltungsrelevante Daten werden gemäß den Vorschriften von § 257 HGB in Verbindung mit § 147 AO zehn Jahre lang aufbewahrt. Sonstige steuerrelevante Daten werden sechs Jahre lang aufbewahrt.
Alle sonstigen Daten löschen wir, sobald der Zweck entfällt.
Profiling/ automatisierte Einzelentscheidung
Es findet kein Profiling und keine automatisierte Einzelentscheidung statt.
Wenn Sie beim Studierendenwerk beschäftigt sind, gelten die folgenden Angaben für Sie.
Kategorien der verarbeiteten Daten Namen, Adressdaten, Geburtstag, Vertragsdaten, Bankdaten, Gehaltsdaten, Sozialdaten inklusive Gesundheitsdaten, Daten über Religionszugehörigkeit, Vermerke in der Personalakte.
Zweck der Datenverarbeitung Wir verarbeiten Ihre Daten zur Verwaltung des Beschäftigtenverhältnisses.
Rechtsgrundlage Die Rechtsgrundlage ist Art. 9 Abs. 2 b) EU-DSGVO (besondere Kategorien personenbezogener Daten) und Art. 88 EU-DSGVO (Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext) in Verbindung mit § 15 LDSG Ba-Wü (Datenverarbeitung bei Dienst- und Arbeitsverhältnissen).
Empfänger der Daten Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen. Mitarbeiterdaten werden an die folgenden externen Empfänger übermittelt: Krankenkassen, Rentenversicherungsträger, Arbeitsagentur, Finanzämter, VBL, Banken, Integrationsfachdienst des KVJS, Stadt Mannheim, Berufsgenossenschaften, Versicherungen, B·A·D Gesundheitsvorsorge und Sicherheitstechnik GmbH.
Lohn- und Beitragsabrechnungsunterlagen zur Sozialversicherung werden bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahrt.
An-, Ab- und Ummeldungen und Beitragsnachweise zur Krankenkasse werden bis zum Ablauf des auf die letzte Rentenversicherungsprüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahrt.
Nachweise über die Berechnung der Umlage zur Unfallversicherung werden 5 Jahre lang aufbewahrt.
Wenn Sie sich beim Studierendenwerk für eine Anstellung bewerben, gelten die folgenden Angaben für Sie.
Kategorien der verarbeiteten Daten Namen, Adressdaten, Geburtstag, Angaben im Lebenslauf.
Zweck der Datenverarbeitung Wir verarbeiten Ihre Daten im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung.
Rechtsgrundlage Die Rechtsgrundlage ist Art. 88 EU-DSGVO (Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext) in Verbindung mit § 15 LDSG Ba-Wü (Datenverarbeitung bei Dienst- und Arbeitsverhältnissen).
Dauer der Datenspeicherung Bewerberunterlagen werden nach 3 Monaten gelöscht (zur Wahrung von Fristen gemäß Allgemeinem Gleichbehandlungsgesetz).
Wenn Sie einen BAföG-Antrag gestellt haben, gelten die nachfolgenden Informationen für Sie.
Kategorien der verarbeiteten Daten Es werden Name, Kontaktdaten, Sozialdaten, Bankdaten, Steuerdaten der Antragsteller und ggf. auch von Familienmitgliedern erhoben.
Zweck der Datenverarbeitung Wir verarbeiten Ihre Daten zur Bearbeitung von BAföG-Anträgen und zur Berechnung der Ansprüche und Rückzahlungen.
Rechtsgrundlage § 2 Abs. 2 StWG BW (Soziale Betreuung und Förderung von Studierenden) in Verbindung mit dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG) und der Zuordnungsverordnung BAföG.
Empfänger der Daten Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen. Die Daten können an die folgenden Empfänger übermittelt werden: Landesoberkasse Baden-Württemberg, Bundesverwaltungsamt, Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW), Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg, Landesamt für Ausbildungsförderung beim Regierungspräsidium Stuttgart, Bundesministerium für Bildung und Forschung, Jobcenter, Agenturen für Arbeit, Finanzämter, Deutsche Rentenversicherung, Jugendämter, Bundesamt der Justiz, Einwohner-Meldeämter.
Dauer der Datenspeicherung Die Daten werden nach Anweisung durch das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst gelöscht, wenn sie zur Erfüllung der Aufgaben nicht mehr erforderlich sind, siehe § 84 Abs. 2 SGB X (Sozialgesetzbuch 10).
Wenn Sie einen Mietvertrag für studentischen Wohnraum unterschrieben haben, gelten die nachfolgenden Informationen für Sie.
Kategorien der verarbeiteten Daten Es werden Name, Kontaktdaten, Angaben im Mietvertrag und Kontodaten erhoben.
Zweck der Datenverarbeitung Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihnen studentischen Wohnraum zur Verfügung zu stellen.
Rechtsgrundlage § 2 Abs. 2 StWG BW (Förderung studentischen Wohnens) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 c EU-DSGVO (zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt)
Empfänger der Daten SEPA-Lastschriftdaten werden an Banken übermittelt. Daten ausländischer Studierender können an das Auslandsamt übermittelt werden.
1.7. Tutoren
Wenn Sie zur Tutorin oder zum Tutor gewählt wurden, gelten die nachfolgenden Informationen für Sie.
Es werden Name, Vorname, Tutorenamt, E-Mail-Adresse, Haus- und Zimmernummer, Vertragsende, Hinweis über Untervermietung, zusätzlich Anträge, Abrechnungsdaten inklusive Kontodaten, Belege, Tätigkeitsberichte erhoben.
Zweck der Datenverarbeitung Wir verarbeiten Ihre Daten im Zusammenhang mit der Selbstverwaltung und Förderung des Zusammenlebens in den studentischen Wohnhäusern.
Empfänger der Daten Studierende im gleichen Wohnheim: Name, Vorname, Tutorenamt, E-Mail-Adresse und Haus- und Zimmernummer als Aushang
Wenn Sie in unserer Privatzimmerbörse ein Angebot hinterlegen, gelten für Sie die nachfolgenden Informationen.
Es werden Name, Kontaktdaten und Angaben zum Privatzimmer erhoben.
Zweck der Datenverarbeitung Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Ihr Privatzimmer an unsere Studierenden vermitteln zu können.
Rechtsgrundlage Artikel 6 Abs. 1 b) EU-DSGVO ("für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist")
Empfänger der Daten Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen. Die Daten sind öffentlich auf der Webseite des Studierendenwerks verfügbar und können von Jedem eingesehen werden, der die Privatzimmerbörse aufruft.
Dauer der Datenspeicherung Die veröffentlichten Daten werden nach drei Monaten automatisch gelöscht.
Wenn Sie unsere Sozialberatung oder die Beratung für ausländische Studierende in Anspruch nehmen, gelten die folgenden Informationen für Sie.
Kategorien der verarbeiteten Daten Es werden Name, Kontaktdaten, Gesundheitsdaten und Zahldaten (bei Barzahlung) erhoben.
Zweck der Datenverarbeitung Wir verarbeiten Ihre Daten zu Zwecken der psychologischen Beratung von Studierenden.
Rechtsgrundlage Artikel 6 Abs. 1 b) EU-DSGVO ("für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist"), Art. 9 Abs. 2 b) EU-DSGVO (besondere Kategorien personenbezogener Daten) und § 2 Abs. 2 StWG BW (Soziale Betreuung und Förderung von Studierenden) in Verbindung mit der Berufsordnung für Psychotherapeuten der Landespsychotherapeutenkammer Baden-Württemberg.
Die Daten können an die folgenden Empfänger übermittelt werden:
Strafverfolgungsbehörden und Krankenhäuser bei Fällen der Selbst- oder Fremdgefährdung und bei Ankündigung von Straftaten sowie bei Gefahr im Verzug.
Daten werden gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden und keine Aufbewahrungspflicht mehr besteht.
Fallakten in Papierform werden 10 Jahre lang aufbewahrt gemäß Berufsordnung für Psychotherapeuten der Landespsychotherapeuten-kammer Baden-Württemberg.
Die folgenden Angaben gelten, wenn Sie unsere psychologische Beratung nutzen.
Es werden Name, Kontaktdaten, Gesundheitsdaten und Zahldaten (bei Barzahlung) erhoben.
Wenn Sie unsere Angebote zur Kinderbetreuung nutzen, gelten die folgenden Angaben für Sie.
Kategorien der verarbeiteten Daten Es werden Name, Kontaktdaten, Sozialdaten, Kontodaten und Gesundheitsdaten von Kindern und ggf. auch von Familienangehörigen erhoben.
Zweck der Datenverarbeitung Unterstützung der Studierenden und Hochschulangehörigen durch Betreuung von deren Kindern. Bei freien Plätzen: auch Einwohner/innen von Mannheim ohne Hochschulbezug.
Rechtsgrundlage Artikel 6 Abs. 1 b) EU-DSGVO ("für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist"), Art. 9 Abs. 2 b) EU-DSGVO (besondere Kategorien personenbezogener Daten) und § 2 Abs. 2 StWG BW (Soziale Betreuung und Förderung von Studierenden), Jugendhilfegesetz, Kindergartengesetz, Infektionsschutzgesetz.
Im Rahmen der Bereitstellung und Wartung unserer Systeme kann es zu einer Übermittlung an Auftragsverarbeiter kommen.
Stadt Mannheim (in Zusammenhang mit Zuschüssen), Landesjugendamt, Sozial- und Jugendämter (auf Anfrage), Universität Mannheim (nur Namen), Gesundheitsämter (Impfstatus, ansteckende Krankheiten).
Akten in Papierform werden nach 6 Jahren vernichtet.
Zufriedenheitsbefragungen werden in Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister durchgeführt:
E-Mail: info[at]netques[dot]de
Das Formular zur Zufriedenheitsbefragung wird auf einem Webserver des Dienstleisters bereitgestellt. Dort erfolgt auch die Speicherung und weitere Verarbeitung der Angaben der Teilnehmer. Bitte beachten Sie daher auch die folgenden Angaben:
https://ssl.netques.de/svy/stwma/hg/SDJW12/php/site/nqs/ds.php
Kategorien der verarbeiteten Daten Wir verarbeiten Ihre Antworten anonym, es sei denn, Sie geben am Ende der Befragung freiwillig Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse an, um von uns eine persönliches Feedback zu erhalten.
Zweck der Datenverarbeitung Erfassung der Zufriedenheit Betroffener mit verschiedenen Leistungen des Studierendenwerks, Bedarfserhebung für Leistungen. Qualitätskontrolle und Evaluation.
Die Rechtsgrundlage für die Nutzung anonymer Antworten zu Zufriedenheitsbefragungen ist Art. 6 Abs.1 f) EU-Datenschutzgrundverordnung (zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen).
Nur für den Fall der freiwilligen Angabe von Namen und Email-Adresse für persönliches Feedback: Artikel 6 Abs. 1 a) EU-DSGVO (Einwilligung).
Dauer der Datenspeicherung Anonyme Antworten zu Zufriedenheitsbefragungen werden dauerhaft auf den Servern des Dienstleisters NETQUES gespeichert. Ihren Namen und E-Mail-Adresse für ein persönliches Feedback löschen wir nach 6 Monaten.
Wenn Sie unsere Informationen über soziale Medien wie Facebook und WhatsApp beziehen, gelten die nachfolgenden Informationen für Sie.
Download des Nutzungskonzept "Social Media".
Falls Sie uns eine Nachricht schicken: alle Angaben, die Sie in Ihrer Nachricht freiwillig machen.
Wenn Sie einen Dienst abonnieren wie StudiPlus: Ihre Kontaktdaten, IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, Aufgerufene Funktionen, Übertragene Datenmenge, Meldung, ob der Zugriff erfolgreich war sowie die Google Cloud Messaging ID (Android) bzw. die iOS Device UUID (iOS) des Geräts.
Zweck der Datenverarbeitung Ihre Angaben verarbeiten wir ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfragen und um Ihnen Informationen zur Verfügung zu stellen.
Rechtsgrundlage Wenn Sie uns eine Nachricht mit einer Anfrage schicken und einen Informationsdienst abonnieren, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs.1 b) EU-DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen)
Wenn Sie WhatsApp-Nutzer sind, haben Sie Ihre personenbezogenen Daten bereits selbst zu WhatsApp übermittelt.
Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten weder an ein Drittland noch an eine internationale Organisation, mit Ausnahme der WhatsApp-Dienste, die überall auf der Welt verarbeitet werden können.
Dauer der Datenspeicherung Personenbezogene Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Nachricht übermitteln, löschen wir, sobald Ihre Anfrage abschließend beantwortet ist.