Source: http://www.old.lublin.rio.gov.pl/kontrole/jst/Chrzanow/gmina/2004/wystapienie/tekst.htm
Timestamp: 2018-01-18 23:11:29+00:00
Document Index: 84809614

Matched Legal Cases: ['art. 9', 'art. 127', 'art. 35', 'art. 127', 'art. 2', 'art. 24', 'art. 15', 'art. 21', 'art. 20', 'art. 20', 'art. 28', 'art. 39', 'art. 24', 'art. 17', 'art. 20', 'art. 24', 'art. 28', 'art.85', 'art. 272', 'art.272', 'art. 21', 'art. 240', 'art. 243', 'art. 68', 'art. 76', 'art. 274', 'art.281', 'art. 21', 'art. 70', 'art. 6', 'art. 3', 'art. 6', 'art. 6', 'art. 6', 'art.13', 'art. 13', 'art. 13', 'art. 180', 'art. 12', 'art. 180', 'art. 12', 'art. 13', 'art.12', 'art. 6', 'art.6', 'art.6', 'art. 47', 'art. 138', 'art.1025', 'art.100', 'art.102', 'art. 153', 'art. 21', 'art. 132', 'art. 130', 'art. 132', 'art. 67', 'art. 210', 'art. 207', 'art. 211', 'art. 210', 'art. 60', 'art.53', 'art. 55', 'art.6', 'art.15', 'art. 67', 'art.165', 'art.21', 'art. 3', 'art. 52', 'art. 35', 'art. 41', 'art. 21', 'art. 21', 'art. 8', 'art. 7', 'art. 35', 'art. 693', 'art. 118', 'art. 118', 'art. 150', 'art. 144', 'art. 47', 'art. 6', 'art. 2', 'art. 23', 'art. 24', 'art. 20', 'art. 32', 'art. 33', 'art. 17', 'art. 35', 'art. 7', 'art. 9', 'art. 2', 'art. 15', 'art. 69', 'art. 28', 'art. 18', 'art. 14', 'art. 28', 'art. 39', 'art. 9', 'art. 9']

Chrzanów (gmina) - 2004-07-27 ÷ 2004-10-22
Lublin, 3 stycznia 2005 r.
RIO-II-60/68/2004
Pan Czesław Jaworski
Wójt Gminy Chrzanów
Między 27 lipca a 22 października 2004 r. inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Tatiana Łabęcka-Jaroszuk, Krzysztof Bartosik, Marek Kwieciński, Anna Kiraj-Knap i Lidia Kos - przeprowadzili kompleksową kontrolę gospodarki finansowej gminy Chrzanów. Kontrolą objęto lata 2000 – 2003 i I półrocze 2004 r.. Do ustaleń kontroli, zawartych w protokole podpisanym 2 listopada 2004 r., zastrzeżeń nie wniesiono.
W wyniku kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości o charakterze przestępstw gospodarczych. Niemniej kontrola ujawniła szereg nieprawidłowości, które mają negatywny wpływ na gospodarkę finansową gminy. Przyczynami nieprawidłowości był m.in. brak właściwie opracowanych przepisów wewnętrznych (niedostosowanie ich do potrzeb jednostki), nieprzestrzeganie obowiązujących przepisów prawa oraz ich nieprawidłowa interpretacja.
Większość ze stwierdzonych nieprawidłowości została wyeliminowana w trakcie kontroli.
Poniżej podaję stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia oraz sposób ich wyeliminowania, stosownie do przepisów art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.).
W załączniku do wystąpienia pokontrolnego wskazano osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości.
I. W zakresie ustaleń ogólno-organizacyjnych:
1.1. Nieprzeprowadzenie przez Zarząd Gminy w 2001 roku kontroli przestrzegania, przez gminne jednostki organizacyjne, realizacji procedur kontroli finansowej, co było niezgodne z przepisami art. 127 ustawy o finansach publicznych – w brzmieniu obowiązującym do końca 2001 r. - oraz nieprzeprowadzenie przez wójta gminy w latach 2002 – 2003 i w I półroczu 2004 r. kontroli finansowej w gminnych jednostkach organizacyjnych w zakresie przestrzegania procedur kontroli finansowej.
Przestrzegać obowiązku przeprowadzania w gminnych jednostkach organizacyjnych kontroli w zakresie przestrzegania procedur kontroli finansowej (obowiązek opracowania tych procedur spoczywa, stosownie do przepisów art. 35a ust. 3 ustawy o finansach publicznych, na kierownikach tych jednostek), przy czym kontrolą obejmować w każdym roku, co najmniej 5 % wydatków podległych jednostek organizacyjnych, stosownie do przepisów art. 127 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.). Obowiązek przeprowadzenia kontroli w jednostkach organizacyjnych gminy od 27 października 2002 r. spoczywa na wójcie gminy, w związku z przepisami art. 2 ust. 2 ustawy o finansach publicznych – 3 protokołu.
II. W zakresie rachunkowości i sprawozdawczości budżetowej.
2.1. Nieujęcie operacji gospodarczych dotyczących wpływu i zwrotu wadium w dzienniku częściowym „Wadia” oraz w ewidencji syntetycznej, a w przypadku operacji dotyczących zwrotu wadium - także w ewidencji analitycznej (raporcie kasowym). Niezachowanie zasad funkcjonowania kont przy ewidencjonowaniu podjęcia gotówki z rachunku bankowego na podstawie czeku i przyjęcia jej do kasy.
Księgi rachunkowe prowadzić rzetelnie tak, aby dokonane w nich zapisy odzwierciedlały stan rzeczywisty, stosownie do przepisów art. 24 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Zapisów operacji gospodarczych dokonywać na kontach przewidzianych w zakładowym planie kont, stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.), z zachowaniem ich właściwej korespondencji, w szczególności:
- operacje gospodarcze dotyczące wpływu i zwrotu wadium ewidencjonować na kontach:
- wpływ wadium do kasy jednostki:
Wn 101 „Kasa”,
Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”,
- odprowadzenie wadium z kasy na rachunek bankowy sum depozytowych (na podstawie raportu kasowego):
Wn 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,
Ma 101 „Kasa”,
- wpływ wadium na rachunek bankowy sum depozytowych (na podstawie wyciągu bankowego):
Wn 139 „Inne rachunki bankowe”,
Ma 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”,
- podjęcie z rachunku bankowego sum depozytowych środków na zwrot wadium (na podstawie wyciągu bankowego):
Ma 139 „Inne rachunki bankowe”,
- wpływ do kasy środków na zwrot wadium podjętych z rachunku bankowego sum depozytowych (na podstawie raportu kasowego):
- zwrot wadium w kasie jednostki:
Wn 240 „Pozostałe rozrachunki”,
- operacje gospodarcze dotyczące podjęcia z rachunku bankowego jednostki środków pieniężnych na wypłaty dokonywane w kasie oraz rozchodu tej gotówki w kasie ewidencjonować na kontach:
- podjęcie gotówki z rachunku bankowego na podstawie czeku:
Ma 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych”,
oraz równocześnie w ewidencji księgowej budżetu:
Wn 902 „Wydatki budżetu”,
Ma 133 „Rachunek budżetu”,
- przychód do kasy (np. na podstawie dowodu KP „Kasa przyjmie”):
- rozchód na podstawie rachunków, faktur lub innych dowodów źródłowych, na podstawie których dokonuje się wypłaty:
Wn 400 „Koszty według rodzajów” lub np. konto z zespołu 2 „Rozrachunki i roszczenia”,
stosownie do zasad funkcjonowania kont, określonych w zakładowym planie kont oraz w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752) - str. 8, 61 protokołu.
2.2. Niezamieszczanie - na dowodach źródłowych - zakwalifikowania tych dowodów do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz szczegółowego sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.
Na dowodach księgowych zamieszczać pełną adnotację o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych, wskazując miesiąc księgowania oraz sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), co w przypadku dowodów źródłowych dokumentujących kilka różnych operacji oznacza, że należy wskazać również kwoty podlegające ujęciu na poszczególnych kontach, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy rachunkowości – str. 8 protokołu.
2.3. Niezastępowanie dokumentów wyłączonych spod raportów kasowych (dowody źródłowe dokumentujące odprowadzenie na rachunek bankowy gotówki przyjętej do kasy) zastępczymi dowodami wewnętrznymi - rodzaju tych dowodów nie określono w przepisach wewnętrznych. Nieprawidłowe sporządzanie dowodów zbiorczych.
Przestrzegać obowiązku załączania do raportów kasowych kompletu dokumentów, potwierdzających dokonanie operacji gotówką. W przypadku wyłączania spod raportów kasowych dowodów źródłowych i przechowywania ich w odrębnym zbiorze (np. załączania do kwitariuszy K-103 dowodów źródłowych dokumentujących odprowadzenie na rachunek bankowy gotówki przyjętej do kasy) - sporządzać i załączać do raportów dowody wewnętrzne o charakterze zastępczym, potwierdzające dokonanie operacji wewnątrz jednostki, stosownie do przepisów art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości (rodzaje tych dokumentów określić w przepisach wewnętrznych celem zapewnienia prawidłowego funkcjonowania kontroli wewnętrznej). W przypadku sporządzania dowodów zbiorczych służących do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, przestrzegać przepisów art. 20 ust. 3 pkt 1 tej ustawy, zgodnie z którymi dowody źródłowe muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione – str. 8, 18 protokołu.
2.4. Nieprawidłowe sporządzenie bilansu z wykonania budżetu na dzień 31.12.2003 r. przez:
- ujęcie kwoty 21.696 zł stanowiącej saldo konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” w pozycji I.1.1. po stronie aktywów – „środki pieniężne budżetu na początek roku”, zamiast w pozycji II.3. po stronie aktywów – „pozostałe należności na początek roku”,
- wykazanie w pozycji II.2. po stronie aktywów „należności od budżetów na koniec roku” persalda konta 224 „Rozrachunki budżetu” – dokonano kompensaty sald tego konta (Wn w wysokości 16.123 zł i Ma w wysokości 8.760 zł), mimo że były to zobowiązania i należności dotyczące różnych podmiotów, i wykazano w pozycji II.2. po stronie aktywów „należności od budżetów na koniec roku” kwotę 7.363 zł, zamiast w pozycji II.2. po stronie aktywów „należności od budżetów na koniec roku” kwoty 16.123 zł i w pozycji I.2. po stronie pasywów – „zobowiązania wobec budżetów na koniec roku” kwoty 8.760 zł.
Bilans z wykonania budżetu sporządzać w sposób rzetelny i prawidłowy, wg wzoru stanowiącego załącznik Nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z 18 grudnia 2001 r., ujmując w nim dane wynikające z prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych, stosownie do przepisów § 14 ust. 3 tego rozporządzenia. W przypadku kont rozrachunkowych na których figurują dwustronne salda - salda te wykazywać odrębnie: saldo Wn po stronie aktywów (należności) a saldo Ma po stronie pasywów (zobowiązań), nie dokonując ich wzajemnej kompensaty - str. 9 protokołu
2.5. Nieprawidłowe wykazanie - w wierszu E.41. kwartalnego sprawozdania Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do 31 grudnia 2003 r. - niewymagalnych zobowiązań w kwocie 75.957 zł.
W wierszu E.41 sprawozdania Rb-Z „Kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń” wykazywać zobowiązania, które na dzień sporządzenia sprawozdania stały się wymagalne. Stosownie do przepisów § 12 ust. 2 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24 poz. 279 z późn. zm.), przez wymagalne zobowiązania należy rozumieć wszystkie bezsporne zobowiązania, wynikające z ewidencji księgowej i obciążające budżet, których termin zapłaty minął przed upływem danego okresu sprawozdawczego, a nie są one przedawnione ani umorzone. Dokonać korekty tego sprawozdania za 2003 rok, a następnie przesłać je do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – str. 11 protokołu.
2.6. Niesporządzanie jednostkowych sprawozdań o dochodach i o wydatkach dla jednostek oświatowych, których obsługę księgową prowadzi Urząd Gminy.
Przestrzegać obowiązku sporządzania dla szkół, których obsługę księgową prowadzi Urząd Gminy, jednostkowych sprawozdań Rb-27S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów jednostki budżetowej” i Rb-28S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu wydatków jednostki budżetowej”, stosownie do przepisów § 4 ust. 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Sprawozdania te sporządzać na podstawie ewidencji analitycznej do kont 130 „Rachunek bieżący jednostek budżetowych” dla poszczególnych jednostek (w zakresie – odpowiednio - dochodów wykonanych i wydatków wykonanych), zgodnie z przepisami § 10 ust. 2 tego rozporządzenia oraz § 3 ust. 1 pkt 4 i § 8 ust. 2 pkt 3 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik Nr 2 do rozporządzenia. Z uwagi na to, że rachunkowość szkół prowadzona jest w Urzędzie Gminy sprawozdania powinny być sporządzane przez pracownika prowadzącego księgi rachunkowe tych jednostek i przedstawione do podpisu kierownikom szkół, którzy są odpowiedzialni za całość gospodarki finansowej kierowanych przez siebie jednostek, stosownie do przepisów art. 28a ust. 1 ustawy o finansach publicznych oraz art. 39 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256 poz. 2572 z późn. zm.)– str. 11 protokołu.
III. W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków.
3.1. Niezamieszczanie - na dowodach księgowych, załączonych do raportów kasowych dochodów oraz do wyciągów bankowych - numerów identyfikacyjnych, pozwalających na powiązanie tych dowodów z raportami lub wyciągami.
W celu zachowania sprawdzalności ksiąg rachunkowych przestrzegać zasady oznaczania dowodów księgowych - załączonych do raportów kasowych oraz do wyciągów bankowych - odrębnym numerem identyfikacyjnym (powiązanym z numerem raportu kasowego lub wyciągu bankowego w sposób ustalony w przepisach wewnętrznych), celem zapewnienia identyfikacji dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, stosownie do przepisów art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości – str. 18, 21 protokołu
3.2. Bezpodstawne pobranie przez wójta i skarbnika 19.11.2003 r. zaliczek w kwocie po 10.000 zł na poczet wynagrodzenia wykonawcy za budowę hydroforni Łada i rozliczenie tych zaliczek na podstawie polecenia księgowania z 31.12.2003 r., do którego dołączono fakturę wykonawcy na kwotę 95.956,63 zł, która wpłynęła 23.12.2003 r. Dokumentacja Urzędu Gminy nie zawiera potwierdzenia przekazania tych środków pieniężnych wykonawcy (w trakcie kontroli wykonawca złożył oświadczenie, że otrzymał kwotę 20.000 zł w dniu 19.11.2003 r.). Niesporządzenie dokumentu potwierdzającego dokonanie rozliczenia pobranej zaliczki.
Zaliczek pracownikom udzielać wyłącznie na wydatki wskazane w przepisach § 17 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. Nr 122 poz. 1333). Przepisy tego rozporządzenia nie przewidują wypłaty zaliczek pracownikom na wypłatę wynagrodzeń wykonawcom zadań inwestycyjnych. Wypłaty wynagrodzeń lub zaliczek wykonawcom robót dokonywać z rachunku bankowego lub w kasie jednostki, przy czym – w przypadku zaliczek – wypłacać je jedynie w przypadku zawarcia takich ustaleń w umowach. Wypłaty i rozliczenia zaliczek dokumentować w sposób przewidziany przepisami wewnętrznymi – Instrukcją obiegu i kontroli dokumentów oraz Instrukcją Gospodarki kasowej, wprowadzonych zarządzeniem wójta gminy Nr 6/2004 z 1 września 2004 r. – tj. w przypadku wypłaty gotówki z kasy - dowodem KW (kasa wypłaci), a w przypadku rozliczenia zaliczek - dokumentem „rozliczenie zaliczki” – str. 19 protokołu.
3.3. Nieprawidłowości dotyczące ewidencjonowania obrotu znakami opłaty skarbowej, polegające na:
- nieprowadzeniu raportów kasowych dla obrotów gotówką, związanych ze sprzedażą znaków skarbowych (prowadzono jedynie raporty, w których ewidencjonowano jako przychód zakup znaków, a jako rozchody – sprzedaż znaków, saldo tych raportów oznaczało stan znaków opłaty skarbowej);
- niebieżącym prowadzeniu raportów, w których ujmowano sprzedaż i zakup znaków (w raportach tych ujmowano jedynie zbiorczą kwotą wartość znaków sprzedanych w danym miesiącu);
- niesporządzaniu dowodów księgowych, stanowiących podstawę ujęcia w raportach kasowych gotówki z tytułu sprzedaży znaków opłaty skarbowej.
Egzekwować od kasjera Urzędu Gminy obowiązek:
- sporządzania raportów kasowych dotyczących obrotów gotówką związanych ze sprzedażą znaków opłaty skarbowej i ujmowania w tych raportach po stronie przychodów gotówki uzyskanej z ich sprzedaży, natomiast po stronie rozchodów gotówki wydatkowanej na zakup znaków i odprowadzonej do banku z tytułu prowizji uzyskanej z ich sprzedaży – raporty te stanowią ewidencję analityczną do konta 101 „Kasa”, a obowiązek jej prowadzenia wynika z przepisów art. 17 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości,
- sporządzania dowodów księgowych dotyczących przyjęcia do kasy gotówki z tytułu sprzedaży znaków opłaty skarbowej - po ustaleniu w przepisach wewnętrznych rodzaju tych dowodów oraz zasad ich sporządzania (np. ustaleniu, że będą to „dzienne zestawienia sprzedaży”, w których kasjer ujmuje każdorazowo wartość sprzedanych znaków, na koniec dnia podsumowuje je i ujmuje w raporcie dzienną wartość sprzedaży) – i dokonywania zapisów w raportach kasowych na ich podstawie, stosownie do przepisów art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi podstawą zapisu w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie danej operacji,
- dokonywania zapisów w raportach kasowych na bieżąco, stosownie do przepisów art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości - str. 19, 20 protokołu
3.4. Nieterminowe regulowanie zobowiązań.
Przestrzegać obowiązku regulowania zaciągniętych zobowiązań w terminach wynikających z zawartych umów, nie dopuszczając do powstawania zaległości, mogących skutkować naliczeniem odsetek za zwłokę, stosownie do przepisów art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych – str. 25 protokołu.
IV. W zakresie dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych.
4.1. Nierzetelne sporządzanie sprawozdania z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy za rok 2003, przez:
- zaniżenie skutków obniżenia górnych stawek podatkowych w podatku rolnym o kwotę 18.000 zł,
- zawyżenie skutków udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień w podatku rolnym o kwotę 197 zł,
- zaniżenie skutków udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień w podatku od nieruchomości o kwotę 35.349 zł (nie wykazano skutków zwolnienia od podatku od nieruchomości budynków OSP i budynków mieszkalnych).
W sprawozdaniu Rb-PDP „Półroczne/roczne sprawozdanie z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy”, a także w sprawozdaniu Rb-27S „Miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego”, ujmować kwoty stanowiące rzeczywiste skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, zwolnień oraz obniżek stawek podatków, stosownie do postanowień 3 ust.1 pkt 9 i 10 oraz 7 ust.3 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 2 do rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
Rzetelność sporządzania sprawozdawczości w tym zakresie ma wpływ na wysokość przyznanej gminie subwencji wyrównawczej. Zaniżenie w sprawozdaniu skutków udzielonych ulg i zwolnień i uzyskanie na tej podstawie większej subwencji wyrównawczej naraża gminę na zmniejszenie i wstrzymanie wypłat kolejnej raty przekazywanej jej subwencji oraz poniesienie kosztów odsetek w wysokości ustalonej jak dla zaległości podatkowych.
Przekazać, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia, do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie, informację o błędnym wyliczeniu, wraz ze skorygowanymi sprawozdaniami (sporządzanymi również w formie elektronicznej) oraz szczegółową informację o wielkościach dokonanych korekt, ze wskazaniem, że korekta dokonana została w wyniku kontroli przeprowadzonej przez RIO – str. 26, 27, 28, 29 protokołu.
4.2. Nieprawidłowe wykazanie skutków zwolnień w podatku leśnym we wniosku o przyznanie kwoty rekompensującej utracone dochody z tytułu ustawowych ulg i zwolnień - w kolumnie dotyczącej zwolnień z podatku leśnego lasów z drzewostanem w wieku do 40 lat zawyżono kwotę o 1.357 zł, ponieważ wykazano - 1.567 zł zamiast kwoty 210 zł (8,58 ha zadeklarowanych przez ......... x 24,27 zł = 209,96 zł).
We wnioskach o przyznanie subwencji rekompensującej utracone dochody z tytułu ustawowych zwolnień w podatku leśnym ujmować kwoty stanowiące rzeczywiste skutki zwolnień ustawowych w tym podatku, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad obliczania i przekazywania gminom kwoty rekompensującej dochody utracone z tytułu ustawowych ulg i zwolnień (Dz. U. nr 113 poz.1073) - którego przepisy zachowują moc do 31 grudnia 2004 r. w zakresie dokonania rozliczenia faktycznych rocznych skutków wynikających z decyzji i nakazów płatniczych oraz deklaracji podatkowych za rok podatkowy 2003, zgodnie z przepisami art.85 ust.2 ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 203 poz. 1966). W szczególności kwotę zwolnień ustawowych w podatku leśnym ustalać, uwzględniając całą powierzchnię lasów w wieku do 40 lat, wynikającą z deklaracji złożonej przez podatnika; ponadto ujmować we wniosku również zwolnienia od podatku leśnego należne osobom fizycznym.
Sporządzić skorygowany wniosek i przesłać go do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie wraz z informacją o błędnym wyliczeniu, w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia – str. 29 protokołu.
4.3. Niezachowanie zasady powszechności opodatkowania podatkiem rolnym, leśnym i od nieruchomości oraz brak zgodności pomiędzy danymi w ewidencji geodezyjnej a danymi w ewidencji podatkowej, wskutek czego zaniżono dochody gminy w 2003 r. co najmniej o kwotę 6.824,19 zł, w tym:
- przyjmowanie - od podatników będących osobami fizycznymi - informacji o gruntach, w których wykazano dane niezgodne z ewidencją geodezyjną i zaniżenie podatku rolnego o łączną kwotę 2,26 zł,
- przyjęcie od podatnika, wymienionego w załączniku nr IV. 1/2 - poz. 14 deklaracji, w której nie wykazano użytków rolnych o pow. 2,23 ha, co zaniżyło należny podatek rolny o kwotę 93,60 zł,
- niewyegzekwowanie deklaracji na podatek rolny i leśny od podatnika wymienionego w załączniku nr IV. 1/2- poz. 16 i niewykazanie gruntów o łącznej pow. 0,11 ha; skutkiem czego jest niezapłacony podatek rolny w wysokości 4,00 zł i podatek leśny w kwocie 16,64 zł,
- przyjęcie od podatnika wymienionego w załączniku nr IV. 1/2 – poz. 2 deklaracji na podatek od nieruchomości, w której wykazano zaniżoną podstawę opodatkowania, zastosowano niewłaściwą stawkę podatkową i w rezultacie uiszczono podatek od nieruchomości w wysokości zaniżonej o kwotę 6.297 zł,
- przyjęcie deklaracji na podatek od nieruchomości, w której wykazano zaniżoną podstawę opodatkowania przez podatnika wymienionego w załączniku nr IV. 1/2 – poz. 5 i uiszczenie podatku od nieruchomości w zaniżonej wysokości o kwotę 385 zł,
- niezadeklarowanie lasów przez podatnika wymienionego w załączniku nr IV. 1/2 – poz. 15 i nieuiszczenie podatku leśnego w wysokości 25,69 zł,
W celu zapewnienia przestrzegania zasady powszechności opodatkowania oraz sprawdzenia wywiązania się przez zobowiązane podmioty z obowiązków podatkowych, podejmować czynności sprawdzające oraz przeprowadzać kontrole podatkowe, stosownie do art. 272 i 281 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.).
Dokonywać bieżącej weryfikacji deklaracji podatkowych przedkładanych przez podatników będących osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi, stosownie do art.272 pkt 3 Ordynacji podatkowej, w celu m.in. sprawdzenia prawidłowości zastosowanych stawek podatkowych oraz stwierdzenia zgodności zadeklarowanych powierzchni gruntów z danymi wykazanymi w ewidencji geodezyjnej, pamiętając, że - zgodnie z przepisami art. 21 ust.1 ustawy z 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2000 r. Nr 100, poz. 1086 z późn. zm.) - dane zawarte w ewidencji geodezyjnej są m.in. podstawą wymiaru podatku.
Ustalić - po wznowieniu postępowania, na podstawie przepisów art. 240 § 1 pkt 5 w związku z przepisami art. 243 § 1 i 244 § 1 Ordynacji podatkowej – w prawidłowy sposób wysokość należnego podatku od podatników wymienionych w protokole oraz, w miarę konieczności wynikającej z dokonanej weryfikacji, w pozostałych przypadkach. Po wznowieniu postępowania wydać decyzje ustalające w sposób prawidłowy wysokość należnego podatku, uwzględniając okres przedawnienia prawa do wymierzenia zobowiązania podatkowego - art. 68 § 1 i § 2 Ordynacji podatkowej. W przypadku ustalenia nadpłaconych podatków rozliczyć je w sposób zgodny z przepisem art. 76 Ordynacji podatkowej.
W przypadku niezłożenia deklaracji lub wątpliwości co do rzetelności tej deklaracji - wezwać podatnika do jej złożenia lub do udzielenia w wyznaczonym terminie niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, stosownie do art. 274a 2 Ordynacji podatkowej. Dokonywać również kontroli podatkowych celem ustalenia podstawy opodatkowania, stosownie do przepisów art.281 i następnych Ordynacji podatkowej.
W przypadku nieskorygowania deklaracji przez podatników - określić stosownymi decyzjami, po wszczęciu postępowania, wysokość zobowiązania podatkowego tych podatników, stosownie do art. 21 3 Ordynacji podatkowej. Wyegzekwować od podatników należne podatki za lata ubiegłe, z uwzględnieniem terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych, określonego w przepisach art. 70 1 Ordynacji podatkowej.
Egzekwować od podatników - współwłaścicieli gruntów rolnych - obowiązek składania wspólnej informacji o gruntach rolnych, w której wykazane zostaną wszystkie posiadane przez nich wspólnie grunty, zgodnie z przepisami art. 6a ust. 5 w związku z przepisami art. 3 ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 1993 r. Nr 94, poz. 431 z późn. zm.).– str. 31, 32, 40, 43, 44 protokołu.
4.4. Nieegzekwowanie, od podatników będących osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi niemającymi osobowości prawnej, obowiązku terminowego składania deklaracji na podatek rolny, leśny i od nieruchomości.
Egzekwować, od podatników będących osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi niemającymi osobowości prawnej, obowiązek przedkładania, w terminie do 15 stycznia, deklaracji podatkowych:
- w podatku rolnym zgodnie z przepisami art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy o podatku rolnym,
- w podatku leśnym zgodnie z przepisami art. 6 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2000 r. o podatku leśnym (Dz. U. Nr 200 poz. 1682 z późn. zm.),
- w podatku od nieruchomości zgodnie z przepisami art. 6 ust.9 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2002 r. Nr 9, poz. 84 z późn. zm.) – str. 33, 42, 44 protokołu.
4.5. Nieprawidłowości przy udzielaniu ulg i zwolnień w podatku rolnym, polegające na:
- przyznaniu ulgi inwestycyjnej w podatku rolnym bez udokumentowania faktu zakończenia inwestycji, na podstawie wniosku, do którego nie dołączono zestawienia poniesionych wydatków inwestycyjnych; wydatki te udokumentowano nieuwierzytelnionymi kserokopiami rachunków,
- stosowaniu ulgi żołnierskiej za niewłaściwy okres,
- odebraniu od podatników oświadczeń, które nie zostały złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania,
- udzieleniu zwolnienia od podatku rolnego gruntów nabytych na powiększenie gospodarstwa rolnego - za niewłaściwy okres,
- udzieleniu w podatku rolnym zwolnienia z tytułu nabycia gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego, pomimo braku materiału dowodowego potwierdzającego fakt, że grunty zostały nabyte od osoby obcej.
Przy naliczaniu ulg i zwolnień w podatku rolnym przestrzegać przepisów rozdziału 4 – Zwolnienia i ulgi podatkowe ustawy o podatku rolnym, w tym:
- ulgi inwestycyjne w podatku rolnym przyznawać po zakończeniu inwestycji, zgodnie z wymogiem art.13 ust.2 ustawy o podatku rolnym; fakt zakończenia inwestycji dokumentować np. notatką służbową sporządzoną przez inspektora ds. budownictwa; dowodem może być również złożone przez podatnika – na jego wniosek – oświadczenie; przy stosowaniu tej ulgi przestrzegać zasady, iż udokumentowaniem wydatków poniesionych na inwestycję i uprawniających do przyznania ulgi winny być rachunki lub faktury albo ich uwierzytelnione odpisy, załączone zestawienia wydatków;
- ulgi w podatku rolnym z tytułu odbywania służby wojskowej przez podatników podatku rolnego lub członków ich rodzin oraz zwolnienia z tytułu nabywania gruntów na powiększenie gospodarstwa rolnego - stosować od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek w tej sprawie, zgodnie z przepisami art. 13d ust. 3 tej ustawy, stosując je za okres od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osoba została powołana do odbycia służby wojskowej, do końca miesiąca, w którym nastąpiło zwolnienie z tej służby, stosownie do przepisów art. 13a ust. 3 tej ustawy;
- w przypadku, gdy dowodem potwierdzającym określone fakty jest oświadczenie podatnika, oświadczenie to odbierać pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, stosownie do przepisów art. 180 § 2 Ordynacji podatkowej;
- przy stosowaniu zwolnienia w podatku rolnym z tytułu nabycia gruntów w drodze kupna na utworzenie lub powiększenie już istniejącego gospodarstwa rolnego - dokumentować fakt, że grunty zostały nabyte od osoby niebędącej małżonkiem, krewnym w linii prostej lub jego małżonkiem, pasierbem, zięciem lub synową sprzedawcy gruntów, w myśl przepisów art. 12 ust. 5 ustawy o podatku rolnym; dowodem w tej sprawie może być m.in. oświadczenie podatnika, stosownie do art. 180 § 2 Ordynacji podatkowej. Zwolnienia z tytułu nabycia gruntów udzielać na okres 5 lat, licząc okres zwolnienia od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nabyto grunty, stosownie do art. 12 ust. 3 cytowanej ustawy, oraz stosując ulgę od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek, zgodnie z przepisem art. 13d ust. 3 tej ustawy - str 35, 36, 37, 38, 39 protokołu.
4.6. Niepodjęcie przez Radę Gminy uchwały w sprawie trybu i szczegółowych warunków zwolnienia od podatku rolnego z tytułu zaprzestania produkcji rolnej.
Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały w sprawie trybu i warunków zwolnienia z opodatkowania gruntów gospodarstw rolnych, na których zaprzestano produkcji rolnej, stosownie do przepisów art.12 ust.9 ustawy o podatku rolnym – str. 39, 40 protokołu.
4.7. Niezamieszczanie na deklaracjach podatkowych daty ich wpływu, co uniemożliwia kontrolę terminowości ich składania oraz terminowości załatwiania spraw podatkowych przez organ podatkowy.
Przestrzegać obowiązku zamieszczania na deklaracjach podatkowych daty ich wpływu do organu podatkowego. Obowiązek zamieszczania adnotacji o dacie wpływu wszelkiej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji wynika z postanowień § 6 ust. 11 „Instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych”, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.) –str. 42, 52 protokołu.
4.8. Pobór podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości w drodze inkasa, bez zarządzenia takiego sposobu poboru podatków przez Radę Gminy.
Przestrzegać zasady pobierania podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości w drodze inkasa wyłącznie w przypadku wyraźnego zarządzenia przez Radę Gminy takiego sposobu poboru tych podatków, stosownie do przepisów art. 6 b ustawy o podatku rolnym, art.6 ust.8 ustawy o podatku leśnym i art.6 ust.12 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt stosownej uchwały - str. 44 protokołu.
4.9. Nieprawidłowości w zakresie doręczania decyzji ustalających wysokość zobowiązania pieniężnego (nakazów płatniczych), polegające na:
- nieterminowym doręczaniu decyzji,
- nieprowadzeniu postępowania wyjaśniającego w sprawie niedoręczonych decyzji,
- niedokumentowaniu doręczenia oraz przyczyn niedoręczenia tych decyzji,
- oraz bezzasadne dokonywanie przypisu podatku na koncie podatnika, któremu nie doręczono decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego.
Przestrzegać obowiązku doręczania podatnikom nakazów płatniczych w terminie nie późniejszym niż na 14 dni przed ustawowym terminem płatności zobowiązania podatkowego, stosownie do przepisu art. 47 § 2 ustawy Ordynacji podatkowej.
Występować do sądu powszechnego z wnioskami o wyznaczenie przedstawicieli dla podatników, których miejsce pobytu jest nieznane, celem doręczenia im nakazów płatniczych, stosownie do przepisów art. 138 § 1 i 154 § 2 Ordynacji podatkowej. Ustanowienie przedstawiciela umożliwia - w przypadku osoby zobowiązanej do zapłacenia podatku - wyegzekwowanie odsetek za zwłokę od dnia upływu terminu płatności podatku do dnia zapłaty, jak również dokonanie wpisu do księgi wieczystej przysługującej gminie hipoteki przymusowej na nieruchomościach podatnika.
W przypadku ustalenia, że podatnik nie żyje, wydać - po przeprowadzeniu postępowania o stwierdzenie nabycia spadku (art.1025 Kodeksu cywilnego) - decyzję o odpowiedzialności spadkobierców za zobowiązania podatkowe spadkodawcy, stosownie do przepisów art.100 w związku z art.102 Ordynacji podatkowej. Ponadto - w sytuacji, gdy podatnik odmawia przyjęcia nakazu płatniczego doręczonego mu przez sołtysa - dokonać doręczenia tego nakazu przez pocztę. Stosownie do treści art. 153 Ordynacji podatkowej, w sytuacji gdy adresat odmawia przyjęcia pisma przesłanego mu przez pocztę - pismo zwraca się nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia oraz datą odmowy i uznaje się, iż pismo doręczone zostało w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata.
Niepodjęcie konsekwentnych i efektywnych czynności, mających na celu doręczenie nakazów płatniczych, powoduje, że - w myśl przepisów art. 21 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej - zobowiązanie podatkowe nie powstaje. W związku z tym nie można go przypisać na koncie podatnika zgodnie z przepisami § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 50, poz. 511 z późn. zm.), zgodnie z którymi podstawą dokonania przypisu jest skutecznie doręczona decyzja – str. 45, 46 protokołu.
4.10. Załatwianie spraw dotyczących zobowiązań podatkowych wójta gminy i współmałżonka skarbnika gminy.
Przestrzegać obowiązku wyłączenia wójta gminy przy załatwianiu jego spraw podatkowych oraz spraw współmałżonka skarbnika gminy, zgodnie z przepisami art. 132 § 1 i 2 pkt 1 oraz z przepisami art. 130 1 pkt 3 Ordynacji podatkowej. Wystąpić do Samorządowego Kolegium Odwoławczego o wyznaczenie organu podatkowego właściwego do załatwiania spraw dotyczących zobowiązań podatkowych wójta gminy i męża skarbnika, stosownie do przepisów art. 132 § 3 tej ustawy – str. 46 protokołu.
4.11. Nieprawidłowości w zakresie udzielania ulg w zapłacie podatków, polegające na:
- podejmowaniu decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych i decyzji w sprawie umorzenia odsetek za zwłokę bez zbierania materiału dowodowego wskazującego na przeprowadzenie przez organ podatkowy wnikliwego postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie czy zachodzą ważne okoliczności uzasadniające zastosowanie umorzenia,
- nieprzestrzeganiu wymogów formalnych decyzji podatkowych, w tym wydawanie decyzji o umorzenie zaległości podatkowych i odsetek za zwłokę bez uzasadnienia faktycznego.
Przestrzegać zasady podejmowania decyzji o udzielaniu ulgi w zapłacie podatku, jaką jest umorzenie zaległości podatkowych i odsetek za zwłokę po przeprowadzeniu wnikliwego postępowania wyjaśniającego, mającego na celu ustalenie przesłanek umorzenia zaległości podatkowych, określonych w przepisach art. 67 § 1 Ordynacji podatkowej. Właściwa ocena może być dokonana po wszechstronnym przeanalizowaniu zebranego materiału dowodowego oraz dokładnym wyjaśnieniu okoliczności faktycznych. Należy podkreślić, że umorzenie jest instytucją nadzwyczajną i powinno mieć miejsce w przypadkach uzasadnionych ważnym interesem podatnika lub interesem publicznym.
W decyzjach podatkowych należy zamieszczać wszystkie elementy wyszczególnione w przepisach art. 210 § 1 Ordynacji podatkowej, w tym powołanie podstawy prawnej oraz uzasadnienie faktyczne i prawne.
Sprawy podatkowe załatwiać w drodze decyzji administracyjnej doręczonej stronie na piśmie, stosownie do przepisów art. 207 § 1 i art. 211 Ordynacji podatkowej, spełniającej wymogi określone w przepisach art. 210 tej ustawy – str. 46, 47 protokołu.
4.12. Ewidencjonowanie wpłat podatków na koncie podatników - będących osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej - niezgodnie z datą faktycznej zapłaty.
Przestrzegać obowiązku ewidencjonowania na kontach podatników dokonanej przez nich zapłaty podatków pod datą wpływu podatku na rachunek bankowy budżetu gminy - przy wpłatach gotówką, a w obrocie bezgotówkowym - pod datą faktycznego obciążenia rachunku bankowego podatnika wskazaną na poleceniu przelewu, stosownie do przepisów art. 60 1 pkt 1 i 2 Ordynacji podatkowej – str. 48 protokołu.
4.13. Niepobieranie odsetek za zwłokę w regulowaniu należności podatkowych; niedokonywanie proporcjonalnego zaliczania wpłat wniesionych po wymaganym terminie bez odsetek za zwłokę – na należność główną i odsetki za zwłokę..
Egzekwować należne odsetki za zwłokę od podatników nieterminowo regulujących zobowiązania podatkowe, stosownie do przepisów art.53 1 Ordynacji podatkowej. Odsetki za zwłokę naliczać według zasad i stawek określonych w przepisach 2 i następnych rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, dokonywanych zaokrągleń oraz zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. Nr 240 poz. 2063). W przypadku dokonywania nieterminowych wpłat, gdy wpłata ta nie pokrywa zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, zaliczać ją proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę, zgodnie z przepisami art. 55 2 Ordynacji podatkowej – str. 48 protokołu.
4.14. Niepodejmowanie konsekwentnych czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do podatników zalegających z uiszczaniem zobowiązań podatkowych, w tym:
- niewystawianie - upomnień i tytułów wykonawczych lub niesystematyczne ich wystawianie,
- niekompletne prowadzenie ewidencji wystawianych upomnień i tytułów wykonawczych.
Podejmować konsekwentne czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego w stosunku do osób posiadających zaległości podatkowe. Obowiązek podejmowania czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych w przypadku uchylania się zobowiązanych od wykonania obowiązku wynika z przepisów art.6 § 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2002 r. Nr 110, poz. 968 z późn. zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. Nr 137, poz. 1541 z późn. zm.). Przestrzegać zasady wystawiania tytułów wykonawczych po bezskutecznym upływie wyznaczonego w upomnieniu terminu płatności i kierować je do właściwego miejscowo urzędu skarbowego systematycznie i bez zwłoki, stosownie do art.15 § 1 cytowanej ustawy oraz § 3 ust.1, § 6 ust.1 i § 7 ust.4 cytowanego rozporządzenia .
Podjąć czynności zmierzające do wszczęcia postępowania egzekucyjnego wobec podatników posiadających zaległości podatkowe. Przy podejmowaniu tych czynności rozważać uwzględnienie przepisu art. 67 § 4 Ordynacji podatkowej, w myśl którego organ podatkowy może umorzyć zaległość podatkową z urzędu, jeżeli m.in. zachodzi uzasadnione przypuszczenie, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwoty przewyższającej wydatki egzekucyjne lub kwota zaległości podatkowej nie przekracza pięciokrotności wartości kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym.
W przypadku niewykonania obowiązku złożenia deklaracji przez podatnika i wpłacenia należnego podatku albo w sytuacji niewywiązania się przez podatnika z obowiązku zapłaty podatku mimo złożenia deklaracji - wszczynać postępowanie podatkowe z urzędu, w drodze postanowienia, na podstawie przepisów art.165 § 2 Ordynacji podatkowej. Po przeprowadzeniu postępowania wystawiać decyzję określającą wysokość zobowiązania podatkowego, zgodnie z przepisami art.21 § 3 tej ustawy. Decyzja określająca wysokość zobowiązania podatkowego jest podstawą do wystawienia tytułu wykonawczego. Podstawę wystawienia tytułu wykonawczego w podatku rolnym, leśnym i od nieruchomości należnych od osób prawnych stanowi również deklaracja złożona przez podatnika, jeżeli zostało w niej zamieszczone pouczenie, że stanowi ona podstawę do wystawienia tytułu wykonawczego i do zobowiązanego przesłano upomnienie, stosownie do przepisów art. 3 a ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
Ewidencję wysłanych upomnień oraz wystawionych tytułów wykonawczych prowadzić wg wzorów stanowiących odpowiednio załącznik nr 3 i załącznik nr 8 do rozporządzenia w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, ujmując w nich informacje zgodnie z treścią wszystkich rubryk zawartych we wzorach – str. 49, 50, 51 protokołu.
4.15. Prowadzenie ewidencji księgowej podatku od środków transportowych (dziennika, rejestru przypisów i odpisów) łącznie z ewidencją zniesionego podatku od środków transportowych, w wyniku czego wykazano w sprawozdaniu Rb–27S „Roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych” w § 0340 – „Podatek od środków transportowych” zaległości z tytułu zniesionego podatku od środków transportowych.
Ewidencję analityczną do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” prowadzić oddzielnie dla poszczególnych dłużników, z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej, stosownie do przepisów § 13 ust. 4 rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. Zaległości w podatku od środków transportowych z lat sprzed 1998 r. ujmować do § 0560 – „Zaległości z podatków zniesionych”, zgodnie z klasyfikacją dochodów ustaloną w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 z późn. zm.). Zaległości te wykazywać we wskazanym paragrafie w sprawozdaniach Rb–27S „Miesięczne/roczne” sprawozdanie z wykonania planu dochodów jednostki samorządu terytorialnego – str. 51 protokołu.
V. W zakresie mienia komunalnego.
5.1. Wykazanie - w informacji o stanie mienia komunalnego, sporządzonej do projektu budżetu na 2003 r. - nieruchomości, których właścicielem nie jest gmina Chrzanów (m.in. gruntów, których właścicielami na podstawie postanowienia Sądu Rejonowego w Janowie Lubelskim z 4 października 1991 r. stały się Ochotnicze Straże Pożarne), wskutek ujęcia w rejestrze mienia komunalnego danych niezgodnych ze stanem rzeczywistym.
Sporządzać rzetelną informację o stanie mienia komunalnego - przedkładaną Radzie Gminy w myśl przepisów art. 52 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) - w oparciu o prowadzoną w sposób prawidłowy ewidencję majątku gminy, ujmując w niej aktualne dane o stanie poszczególnych składników mienia znajdującego się w zasobach gminy - str. 56 protokołu.
5.2. Nieprawidłowe sporządzenie jednostkowego sprawozdania Rb-27S „miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych” przez niewykazanie w kolumnie 10. „zaległości” zaległości z tytułu najmu i dzierżawy składników mienia komunalnego.
Przestrzegać obowiązku wykazywania - w kolumnie 10. „zaległości” jednostkowego sprawozdania Rb-27S „miesięczne/roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych” - zaległości z tytułu najmu i dzierżawy składników mienia komunalnego, stosownie do przepisów § 3 ust. 1 pkt 7 załącznika Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24, poz. 279 z późn. zm.) - str. 59 protokołu
5.3. Nieprawidłowa klasyfikacja budżetowa dochodów ze sprzedaży mienia komunalnego oraz odsetek od nieterminowych wpłat należności z tytułu najmu i dzierżawy nieruchomości.
Przestrzegać zasad klasyfikacji paragrafów dochodów, określonych w przepisach załącznika Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68, poz. 634 z późn. zm.), w szczególności:
- dochody z tytułu sprzedaży nieruchomości gminnych ujmować w § 077 „Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności nieruchomości”,
- odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowego regulowania należności, wnoszone przez najemców czy dzierżawców mienia komunalnego, klasyfikować w § 092 „Pozostałe odsetki” - str. 58, 59 protokołu
5.4. Nieprawidłowości przy zbyciu nieruchomości w przetargu ustnym nieograniczonym:
- nieprawidłowe ustalenie terminu wniesienia wadium - „najpóźniej w dniu przetargu”;
- niepodanie w ogłoszeniu o przetargu informacji o przeznaczeniu sprzedawanej nieruchomości;
- zawarcie w ogłoszeniu o przetargu zapisu o przepadku wadium na rzecz sprzedawcy, jeżeli żaden z uczestników nie zaoferuje ceny nabycia równej co najmniej cenie wywoławczej powiększonej o jedno postąpienie.
Przy sprzedaży nieruchomości przestrzegać zasad określonych w przepisach ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108), w szczególności:
- termin wniesienia wadium ustalać w taki sposób, by umożliwiał komisji przetargowej stwierdzenie, nie później niż 3 dni przed przetargiem, że dokonano wpłaty, stosownie do przepisów § 4 ust. 6 rozporządzenia,
- w ogłoszeniach zawierać informacje o przeznaczeniu nieruchomości, stosownie do przepisów § 13 pkt 1 rozporządzenia w związku z przepisami art. 35 ust. 2 pkt 4 ustawy,
- zaprzestać zawierania w ogłoszeniach o przetargu informacji sprzecznych z prawem, dotyczących przepadku wadium, mając na uwadze, że - zgodnie z przepisami § 4 ust. 7 rozporządzenia - wadium zwraca się niezwłocznie po odwołaniu albo zamknięciu przetargu, jednak nie później niż przed upływem 3 dni od dnia odwołania, zamknięcia, unieważnienia przetargu lub jego zakończenia wynikiem negatywnym. Stosownie do przepisów art. 41 ust. 2 ustawy wadium nie podlega zwrotowi jedynie w przypadku, jeżeli osoba ustalona jako nabywca nieruchomości nie stawi się bez usprawiedliwienia w miejscu i terminie podanym w zawiadomieniu o miejscu i terminie zawarcia umowy, a organizator przetargu odstąpi z tego powodu od zawarcia umowy - str. 61, 62 protokołu
5.5. Nieopracowanie wieloletniego programu gospodarowania zasobem mieszkaniowym gminy.
Opracować i przedłożyć Radzie Gminy projekt uchwały określającej wieloletni program gospodarowania zasobem mieszkaniowym gminy, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie kodeksu cywilnego (Dz. U. Nr 71, poz. 733 z późn. zm.), w tym m.in. ująć regulacje dotyczące zasad polityki czynszowej - art. 21 ust.2 pkt 4 tej ustawy. W oparciu o podjętą w tej sprawie uchwałę Rady Gminy, ustalić stawki czynszu za 1 m2 powierzchni użytkowej lokali, stosownie do przepisów art. 8 pkt 1 w związku z art. 7 cytowanej ustawy - str. 64, 65 protokołu
5.6. Niezachowanie przez wójta gminy obowiązujących zasad umarzania zaległości z tytułu najmu oraz dzierżawy nieruchomości gminnych, określonych przez Radę Gminy, w tym przekroczenie upoważnienia do dokonywania umorzeń wierzytelności oraz dokonanie umorzeń w formie innej niż przewidywała to w/w uchwała.
Przestrzegać zasad i trybu udzielania ulg w zapłacie należności wynikających z zawartych umów, określonych w postanowieniach uchwały Rady Gmin N XVI/53/2000 z dnia 8 września 2000 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad i trybu, umarzania wierzytelności jednostek organizacyjnych gminy z tytułu należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy Ordynacja podatkowa. Rozważyć opracowanie i przedłożenie Radzie Gminy projektu uchwały określającej wyższą kwotę upoważnienia, do dokonywania przez wójta gminy umorzeń zaległości wynikających z zawartych umów cywilno-prawnych - str. 70, 71, 74, 77 protokołu
5.7. Niewaloryzowanie czynszu dzierżawnego oraz opłat za energię cieplną.
Przestrzegać obowiązku waloryzacji kwoty czynszu z tytułu dzierżawy nieruchomości oraz z tytułu opłat za energię cieplną na koniec każdego roku - w oparciu o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych, stosownie do postanowień umowy dzierżawy oraz umów na dostarczanie energii cieplnej - str. 72, 73 protokołu
5.8. Niesporządzanie i niepodawanie do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę
Przestrzegać obowiązku sporządzania i podawania do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierżawę; wykaz ten wywieszać na okres 21 dni w siedzibie Urzędu Gminy, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podawać do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty, stosownie do obowiązków wynikających z przepisów art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami - str. 73 protokołu
5.9. Nieodpłatne oddanie w dzierżawę nieruchomości gruntowej, oznaczonej w ewidencji gruntów nr .... .
W przypadku oddawania nieruchomości gminnych w dzierżawę przestrzegać obowiązku ustalania w nich wysokości czynszu, który dzierżawca, zawierając tę umowę, zobowiązuje się płacić wydzierżawiającemu (w pieniądzu lub świadczeniu innego rodzaju) w zamian za używanie i pobieranie pożytków z przedmiotu dzierżawy, stosownie do przepisów art. 693 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 Kodeks Cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.) - str. 75 protokołu
VI. W zakresie wydatków budżetowych.
6.1. Finansowanie bezpośrednio ze środków budżetu gminy działalności statutowej ....- podmiotu nie zaliczanego do sektora finansów publicznych. W roku 2003 wydatkowano na ten cel łącznie kwotę 4.880,53 z; środki przekazano bez uprzedniego zawarcia z tymi podmiotami umowy.
Zaprzestać finansowania z budżetu gminy działalności statutowej podmiotów nie zaliczonych do sektora finansów publicznych. Na realizację zadań własnych gminy m.in. związanych z krzewieniem kultury fizycznej i sportu, może być udzielona podmiotowi spoza sektora finansów publicznych z budżetu gminy dotacja, stosownie do art. 118 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, na zasadach określonych w przepisach ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873), a w przypadku gdy zlecone zadanie dotyczy innych zadań publicznych niż określone w tej ustawie - stosować przepisy art. 118 ust 2 ustawy o finansach publicznych – str. 78 protokołu
6.2. Ustalenie w umowie zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 1.000 zł (co stanowi 1,12% ceny ofertowej) zamiast – zgodnie ze specyfikacją – w wysokości 4.483,95 zł (5 % ceny ofertowej) z naruszeniem przepisów § 3 ust. 1 i 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 lipca 2002 r. w sprawie zabezpieczenia należytego wykonania umowy o zamówienie publiczne (Dz. U. Nr 115 poz. 1002).
Wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy ustalać zgodnie z przepisami art. 150 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004r. Nr 19 poz. 177 z późn. zm.). W umowach zawierać postanowienia zgodne ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, mając na uwadze, że zmian postanowień umowy w stosunku do treści oferty - na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy - można dokonywać wyłącznie w przypadkach określonych w przepisach art. 144 ust. 1 tej ustawy – str. 81 protokołu.
VII. W zakresie wydatków bieżących.
7.1. Ustalenie niewłaściwej kategorii zaszeregowania sprzątaczce oraz pracownikowi gospodarczemu.
Ustalić pracownikom wskazanym w protokole kontroli kategorie zaszeregowania, zgodnie z tabelą stanowisk, zaszeregowań i wymagań kwalifikacyjnych pracowników obsługi, stanowiącą załącznik nr 3 (tabela VIII) do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. Nr 33 poz. 264 z późn. zm.) – str. 87, 88 protokołu.
7.2. Nieterminowe odprowadzanie składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy - od wynagrodzeń wypłaconych w 2004 r.
Przestrzegać obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na Fundusz Pracy za dany miesiąc nie później niż do 5 dnia następnego miesiąca, stosownie do przepisów art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. Nr 137 poz. 887 z późn. zm.) – str. 90 protokołu
7.3. Ustalenie i wypłacenie ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w zaniżonej wysokości łącznie o kwotę 7.299,06 zł, w wyniku przyjęcia do ich obliczenia niewłaściwego współczynnika.
Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustalać odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosować przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego, stosownie do przepisów § 19 ust. 1 rozporządzenia Ministra Przemysłu i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.); współczynnik ustalać odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzielić przez 12, zgodnie z postanowieniami § 19 ust. 2 tego rozporządzenia. Wypłacić pracownikom kwotę 7.299,06 zł, tytułem wyrównania zaniżonych ekwiwalentów – str. 91, 92 protokołu.
7.4. Nieprzestrzeganie przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, przez nieprzekazanie do 31 maja oraz do 30 września 2002 r. na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych odpowiednio 75 % i 100% równowartości naliczonych odpisów na ten fundusz oraz wydatkowanie środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych na działalność niebędącą działalnością socjalną w rozumieniu ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Przy prowadzeniu działalności socjalnej przestrzegać przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.), w szczególności:
- równowartość naliczonych i dokonanych odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na dany rok kalendarzowy przekazywać na rachunek bankowy funduszu – w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym że do dnia 31 maja tego roku przekazywać kwotę stanowiącą co najmniej 75 % równowartości odpisów, stosownie do art. 6 ust. 2 tej ustawy.
Środki funduszu wydatkować wyłącznie na świadczenia związane z działalnością socjalną, której zakres został określony w przepisach art. 2 pkt 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; w zakresie tym nie mieści się m.in. organizacja uroczystości czy też udzielanie świadczeń ze środków funduszu w związku z obchodami Dnia Kobiet, również obowiązujący w Urzędzie Gminy Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych nie przewiduje wydatków na organizację imprez okolicznościowych – str. 93, 94, 95, 96 protokołu.
7.5. Nieprawidłowości przy rozliczaniu kosztów podróży służbowych pracowników, polegające na wypłaceniu diety w zaniżonej lub zawyżonej wysokości.
Koszty podróży służbowych pracowników na obszarze kraju rozliczać zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990), w szczególności należności z tytułu diet ustalać zgodnie z przepisami § 4 rozporządzenia – str. 102, 103 protokołu.
VIII. W zakresie gospodarki składnikami majątkowymi.
8.1. Niewskazywanie - w ewidencji analitycznej środków trwałych, pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych - dowodów źródłowych, na podstawie których dokonuje się zapisów.
Wskazywać w ewidencji szczegółowej do kont: 011 „Środki trwałe”, 013 „Pozostałe środki trwałe w używaniu” oraz 020 „Wartości niematerialne i prawne” rodzaj i numer identyfikacyjny dowodów księgowych, na podstawie których dokonano zapisów w tych księgach, stosownie do przepisów art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości - str. 106, 107, 109, 110 protokołu
8.2. Nieprawidłowe prowadzenie ewidencji środków trwałych, przez:
- nieokreślenie osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe;
- nieujęcie w ewidencji syntetycznej i analitycznej wartości gruntów o powierzchni 6,21 ha stanowiących mienie komunalne i jednocześnie ujęcie w tej ewidencji wartości gruntów nie stanowiących własności gminy, o powierzchni 0,77 ha;
- naruszenie zasady rzetelności prowadzenia ksiąg rachunkowych w wyniku nieujęcia w tej ewidencji operacji gospodarczej dotyczącej rozchodu (sprzedaży) środka trwałego, dokonywanego w ciągu 2003r.
Ewidencję środków trwałych (syntetyczną i analityczną) prowadzić na bieżąco, tak aby stanowiła ona aktualny i rzetelny wykaz posiadanych środków trwałych; powinna być prowadzona w sposób odpowiadający wymogom określonym w przepisach ustawy o rachunkowości oraz w prawidłowo opracowanym zakładowym planie kont, a w szczególności:
- księgę środków trwałych prowadzić w sposób pozwalający na ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe, stosownie do zasad funkcjonowania konta 011 „Środki trwałe”, określonych w przepisach wewnętrznych oraz w załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych;
- w ewidencji syntetycznej środków trwałych konta 011 „Środki trwałe” oraz analitycznej prowadzonej do tego konta ująć wartość gruntów stanowiących mienie komunalne i jednocześnie wyksięgować z tej ewidencji wartość gruntów nie będących własnością gminy - w celu odzwierciedlenia stanu rzeczywistego w prowadzonych księgach rachunkowych, stosownie do przepisów art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości;
- przestrzegać obowiązku bieżącego ujmowania w ewidencji środków trwałych (syntetycznej i analitycznej) wszystkich operacji gospodarczych dotyczących rozchodu tych środków w ciągu roku, stosownie do przepisów art. 20 ust.1 ustawy o rachunkowości - str. 106, 107 protokołu
8.3. Niedokonanie odpisów umorzeniowych wartości niematerialnych i prawnych za 2003r. i lata poprzednie.
Przestrzegać zasady dokonywania odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych wartości niematerialnych i prawnych, stosownie do przepisów art. 32 i art. 33 ustawy o rachunkowości.
Ustalić i wprowadzić do ksiąg rachunkowych roku 2004 wartość odpisów umorzeniowych za lata, za które nie naliczano tych odpisów, celem odzwierciedlenia w księgach rachunkowych stanu rzeczywistego - str. 110 protokołu
8.4. Ewidencjonowanie materiałów zakupywanych na potrzeby gminy na koncie 310 „Materiały” niezgodnie z zasadami określonymi w przepisach wewnętrznych zakładowego planu kont, przez ujmowanie na tym koncie wartości opału (węgla i oleju napędowego) zakupywanego w trakcie roku oraz odpisanie tej grupy materiałów w koszty kwotą zbiorczą na koniec roku; niedokonanie w księgach rachunkowych korekty kosztów o wartość stanu paliwa inwentaryzowanego na koniec roku obrachunkowego.
Przestrzegać zasad ewidencjonowania materiałów, określonych przepisami wewnętrznymi zakładowego planu kont, stosownie do których materiały odnoszone są w koszty w momencie zakupu, „zapisów w ciągu roku na koncie 310 nie prowadzi się”, natomiast na koniec roku w ciężar konta 310 „Materiały” zapisem Wn 310 Ma 400 „ Koszty według rodzajów” odnoszone są zinwentaryzowane drogą spisu z natury zapasy paliwa, opału i ewentualnie materiałów remontowych. Przestrzegać obowiązku ujmowania na koncie 310 „Materiały” wartości materiałów - w tym paliwa - których wartość odpisano w momencie zakupu w koszty, ustalonej w wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji oraz dokonywania korekty kosztów o wartość zinwentaryzowanych materiałów, stosownie do postanowień zakładowego planu kont oraz przepisów art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości - str. 111 protokołu
8.5. Nieustalenie zasad rozliczania oraz norm zużycia węgla na potrzeby ogrzewania budynku administracyjnego Urzędu Gminy.
Ustalić i wprowadzić stosownym zarządzeniem Wójta Gminy zasady rozliczania oraz normy zużycia węgla na potrzeby ogrzewania budynku administracyjnego Urzędu Gminy, w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania kontroli finansowej procesów gospodarowania mieniem, w związku z przepisami art. 35a ust.1 ustawy o finansach publicznych - str. 111 protokołu
8.6. Dokonywanie wydatków na cele nie związane z zadaniami własnymi gminy oraz z zadaniami Ochotniczych Straży Pożarnych (na „dowóz osób” na protest oraz „strajk”). Nieopracowanie zasad dysponowania i korzystania z samochodów strażackich (w szczególności samochodu marki Lublin), będących własnością Urzędu Gminy, a oddanych do używania strażom.
Zaprzestać finansowania zadań, które wykraczają poza katalog zadań własnych gminy określonych w przepisach art. 7 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym oraz nie są związane z celami statutowymi Ochotniczych Straży Pożarnych. Ustalić zasady korzystania z pojazdów oddanych do używania strażom pożarnym, w celu wyeliminowania praktyki dowolnego dysponowania tymi pojazdami. Sporządzić kalkulację kosztów eksploatacji pojazdu marki Lublin, ustalając stawkę przejazdu za 1 km, z uwzględnieniem m.in. wynagrodzenia kierowcy, amortyzacji oraz norm zużycia paliwa, co umożliwi obciążenie tak skalkulowanymi kosztami osób i podmiotów wykorzystujących ten pojazd do celów innych niż związane z funkcjonowaniem Urzędu Gminy oraz straży pożarnych. Rozważyć uregulowanie formy prawnej władania samochodami, które stanowią własność gminy, a zostały przekazane, bez formy pisemnej, do dyspozycji Ochotniczych Straży Pożarnych - str. 112, 113 protokołu
9. W zakresie rozliczeń z jednostkami
9.1. Niewyodrębnienie organizacyjne Gminnej Biblioteki Publicznej i prowadzenie jej jako zadania budżetowego faktycznie realizowanego przez Urząd Gminy, o czym świadczy:
- niepowołanie kierownika tej jednostki organizacyjnej i faktyczne sprawowanie tej funkcji przez wójta gminy, m.in. przez zatrudnianie pracowników tej instytucji (wójt zawarł umowę o pracę z bibliotekarzem i wskazał jako podstawę prawnej przy ustaleniu wysokości jego wynagrodzenia ustawę o pracownikach samorządowych oraz rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich),
- planowanie środków na wydatki Biblioteki w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej wydatków (wynagrodzenia, składki na ubezpieczenia społeczne, zakup materiałów i wyposażenia itd.) zamiast w § 255 „Dotacja podmiotowa z budżetu dla instytucji kultury”,
- bezpośrednie finansowanie z budżetu wydatków Biblioteki zamiast przekazywania jej dotacji podmiotowej,
- nieuregulowanie prawnej formy władania niewyodrębnioną częścią nieruchomości (budynku Urzędu Gminy), służącą Gminnej Bibliotece Publicznej do wykonywania statutowej działalności,
pomimo, że Rada Gminy uchwałą Nr XXII/76/97 z 10 czerwca 1997 r. w sprawie utworzenia Gminnej Biblioteki Publicznej zdecydowała o prowadzeniu biblioteki jako samorządowej instytucji kultury, a z chwilą wpisu do rejestru instytucji kultury jednostka ta uzyskała osobowość prawną.
Zawarcie w uchwale Nr XXII/76/97 z 10 czerwca 1997 r. niezgodnego z prawem zapisu, że biblioteka nie posiada osobowości prawnej.
Wyodrębnić organizacyjnie Gminną Bibliotekę Publiczną, stosownie do woli Rady Gminy wyrażonej w uchwale Nr XXII/76/97 z 10 czerwca 1997 r. w sprawie utworzenia Gminnej Biblioteki Publicznej oraz zgodnie z przepisami art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13 poz. 123 z późn. zm.) w związku z przepisami art. 2 ustawy z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz. U. Nr 85 poz. 539 z późn. zm.).
Powołać kierownika tej instytucji kultury lub wyznaczyć osobę, która będzie pełniła obowiązki kierownika tej jednostki organizacyjnej, stosownie do postanowień cytowanej uchwały oraz przepisów art. 15 ust. 1 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.
Wynagrodzenie pracowników Biblioteki ustalać zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadzących w szczególności działalność w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. Nr 45 poz. 446 z późn. zm.).
Działalność tej jednostki organizacyjnej finansować na zasadach określonych dla instytucji kultury, przekazując jej dotację, mającą charakter podmiotowy (art. 69 ust. 4 pkt 2 ustawy o finansach publicznych), która – zgodnie z przepisami art. 28 ust. 2 i 3 ustawy o organizowaniu i prowadzenia działalności kulturalnej – jest przychodem dla instytucji kultury.
Uregulować formę władania przez Gminną Bibliotekę Publiczną częścią nieruchomości służącą jej do wykonywania statutowej działalności przez wynajęcie lub użyczenie jej lokali, z których obecnie korzysta, stosownie do przepisów art. 18 ustawy o gospodarce nieruchomościami
Przygotować projekt zmian do uchwały Rady Gminy Nr XXII/76/97 z 10 czerwca 1997 r. w sprawie utworzenia Gminnej Biblioteki Publicznej w zakresie wykreślenia niezgodnych z prawem zapisów dotyczących nieposiadania przez Bibliotekę osobowości prawnej, mając na uwadze, że - zgodnie z przepisami art. 14 ust. 1 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej - z chwilą wpisu do rejestru prowadzonego przez organizatora, instytucje kultury uzyskują osobowość prawną - str. 57, 88, 115, 116, 117 protokołu.
9.2. Ograniczanie prawa dyrektorów szkół do dysponowania środkami określonymi w planach finansowych, przez dokonywanie kontroli merytorycznej operacji gospodarczych - dotyczących wydatków ujętych w planach finansowych poszczególnych szkół - przez skarbnika gminy.
Przestrzegać wyłącznej kompetencji dyrektorów poszczególnych szkół w zakresie gospodarki finansowej tych jednostek, określonych w przepisach art. 28 a ustawy o finansach publicznych oraz art. 39 ust. 1 pkt 5 ustawy o systemie oświaty. W zakresie obowiązków i odpowiedzialności dyrektora szkoły za jej gospodarkę finansową mieści się jego wyłączna kompetencja do dysponowania środkami na wydatki jednostki, udokumentowaniem której jest kontrola merytoryczna operacji gospodarczych dokonywanych w szkole – str. 116 protokołu.
Jeżeli uważa Pan, że wśród wniosków zawartych w tym wystąpieniu są takie, które naruszają prawo przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie, przysługuje Panu – zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie w ciągu 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego.
Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych sprawozdania z jego realizacji, w formie pisemnej i elektronicznej (np. na adres: wkgf@lublin.rio.gov.pl lub na dyskietce), oczekuję w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia.
Rada Gminy Chrzanów