Source: https://www.zas-archiv.de/service-kontakt/publikationen/gesetzliche-grundlagen/
Timestamp: 2020-04-03 03:43:15
Document Index: 282678379

Matched Legal Cases: ['§ 257', '§ 257', '§ 257', '§ 238', '§ 257', '§ 257', '§ 157', '§ 74', '§ 74', '§ 273', '§ 93']

Gesetzliche Grundlagen - Rhenus ZAS
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Jede Archivierung bewegt sich in einem Zeitrahmen, der durch unterschiedliche rechtliche Regelungen bestimmt wird.
Handels- und gesellschaftsrechtliche Aufbewahrung:
Zentrale Vorschrift ist § 257 HBG § 257 HGB, Abs. 1 bezeichnet die kaufmännischen Unterlagen, die geordnet aufzubewahren sind, als da wären, Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, Handelsbriefe, Buchungsbelege.
Dabei räumt § 257 HGB Abs. 3 die Möglichkeit der Wiedergabe auf Bild- oder Datenträger ein, allerdings mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse. Voraussetzung dafür ist die jederzeitige Verfügbarkeit und promte Lesbarkeit. Vergleiche hierzu auch die §§ 238 Abs. 1 HGB, 240, 242, 264, 289.
Gemäß § 257 HGB Abs. 4 gilt eine abgekürzte Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren für die sogenannte Geschäftskorrespondenz. Für alle übrigen Unterlagen gilt die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Fristbeginn gemäß § 257 HGB Abs. 5. ist der Schluß des Kalenderjahres in dem die letzten Eintragungen vorgenommen bzw. die Unterlagen erstellt wurden.
Handels- und gesellschaftsrechtliche Aufbewahrung im Falle der Liquidation/Insolvenz:
Ergänzend regelt § 157 Abs. 1 HGB für die Liquidation die Verwahrung bei einem Gesellschafter oder einem durch die Gesellschafter bzw. durch das Registergericht zu benennenden Dritten. Dies betrifft alle Fälle in denen die Liquidation zur Durchführung gelangt, die Bücher aber nicht im Zuge der Veräußerung des Unternehmens auf einen Rechtsnachfolger übergegangen sind.
Diese allgemeinen Regelungen des HGB werden überlagert durch spezialgesetzliche Regelungen im GmbH-Gesetz, im Aktiengesetz und im Genossenschaftsgesetz. § 74 Abs. 1 GmbH-Gesetz konstituiert eine Zehnjahresfrist für die Aufbewahrung von Büchern und Schriften der Gesellschaften nach Beendigung der Liquidation.
Eine den § 74 Abs. 1 GmbH-Gesetz entsprechende Zehnjahresfrist findet sich im § 273 Abs. 2 Aktiengesetz. Unter die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen fallen auch das Aktienbuch und die Abwicklungsunterlagen, wie z.B. die Schlußrechnung und Belege über den Gläubigeraufruf.
Für Genossenschaften ergibt sich die Zehnjahresfrist aus § 93 Abs. 1 Genossenschaftsgesetz.