Source: https://teamvs.de/datenschutz-service-support.html
Timestamp: 2018-12-14 21:36:02
Document Index: 47865508

Matched Legal Cases: ['§11', 'Art. 28', 'Art. 30', 'Art. 33', 'Art. 3', 'Art.32', 'Art. 5', 'Art. 32']

Team VS: Datenschutz Service Support
Kunde der Team VS GmbH (Auftraggeber)
Obere Straße 7, 87700 Memmingen (Auftragnehmer)
Team VS ist spezialisiert im Bereich Telekommunikation für Unternehmen. Es besteht hier ein Vertrag zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer im Bereich Cloud Telefonanlagen, deren Service und Support. Diese zusätzliche Vereinbarung wird ergänzend zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgabe des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) insbesondere des §11 BDSG (Auftragsdatenverarbeitung) geschlossen. Den Parteien ist bekannt, dass ab dem 26.05.2018 die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO-EU-Verordnung 2016/679) gilt und sich die Vorgaben der Auftragsdatenverarbeitung dann grundsätzlich nach dem Art. 28 DSGVO richtet.
Der Auftraggeber betreut den Auftraggeber im Bereich Cloud Telefonanlagen, deren Service und Support. In diesem Zusammenhang ist es nicht ausgeschlossen, dass der Auftragnehmer Zugriff auf personenbezogene Daten bekommt oder personenbezogene Daten verarbeitet. Diese erstecken sich in der Regel nur auf firmenbezogen Daten vom Auftraggeber. Personenbezogen Daten von Mitarbeitern werden im Rahmen der Betreuung nur gegen schriftliche Bestätigung durch den Auftraggeber verarbeitet und bedürfen der schriftlichen Zustimmung durch den Auftraggeber. Zudem müssen Bedenken der betroffenen Personen gegenüber dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer schriftlich geltende gemacht werden.
3. Konkretisierung der Vereinbarung
Kommunikationsdaten (insbesondere Telefon und Fax)
Auskunftsangaben (insbesondere Eintrag ins öffentliche Telefonbuch)
Die Daten werden zum Zweck des Betriebs und der Wartung der VoIP Telefonanlage erhoben.
Dabei besteht insbesondere der Zugriff auf:
Signalisierungsdaten der Telefonie
(Quelle, Ziel, Zeitpunkt, Dauer der Telefonate, Sprachqualität)
Konfiguration der Telefonanlage mit Namen und Telefonnummern inkl. Telefonbücher
Netzwerk Verkehr zwischen den Telefonen bzw. Softwareclients und der Telefonanlage (dieser wird nur auf schriftlichen Kundenwunsch mitgeschnitten)
Logdateien der Dienste und der Clients (z.B. Loginversuche und Zeitpunkte)
Es werden automatische Überwachungssysteme (Nagios, Icinga, CheckMK) betrieben, um den Zustand der Server und Dienste zu überwachen und proaktiv bei Störungen zu reagieren.
Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Eine Verlagerung der Datenverarbeitung in ein Drittland erfolgt nicht
4. Rechte und Pflichten Auftraggeber
Der Auftraggeber hat das Recht, jederzeit ergänzende Weisungen über Art und Umfang der laufenden Betreuung zu erteilen. Dies kann schriftlich, mündlich oder per E-Mail erfolgen. Kosten für den Mehraufwand bleiben davon unberührt. Der Auftraggeber muss unverzüglich den Auftraggeber über Veränderungen und Unregelmäßigkeiten informiere, welche in Zusammenhang mit dem für den Auftraggeber genutzten Daten erfolgt
Die Pflicht zur Führung des Verfahrensverzeichnisses gem. Art. 30 DSGVO liegt beim Auftraggeber. Dem Auftraggeber obliegen die aus Art. 33 DSGVO resultierenden Informationspflichten. Der Auftraggeber legt Maßnahmen zur Rückgabe der überlassenen Daten und deren Löschung nach Beendigung des Auftraggebers fest. Kosten trägt der Auftraggeber.
Der Auftraggeber ist verpflichtet dem Auftragnehmer einen entsprechend Datenschutzbeauftragen umgehende zu nennen, wenn der Auftraggeber entsprechend dem DSGVO eine Verpflichtung für diesen hat. Der Auftraggeber überzeugt sich während der Zusammenarbeit regelmäßig über die organisatorischen Maßnahmen durch den Auftragnehmer. Dies muss reitzeitig angemeldet und zu den üblichen Geschäftszeiten auch persönlich in den Räumlichkeiten vom Auftragnehmer erfolgen. Hierzu muss aber eine entsprechende Verschwiegenheitserklärung unterschreiben vorliegen. Siehe Punkt 5.
5. Rechte und Pflichten Auftragnehmer
Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn nach seiner Auffassung gegen gesetzliche Regelungen verstößt. Der Auftragnehmer ist berechtig, die weitere Betreuung solange auszusetze, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt wurde. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jeden Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften unverzüglich mitzuteilen, der im Zuge der Verarbeitung von Daten durch Ihn oder anderer mit der Verarbeitung beschäftigten Personen erfolgt ist.
.. die unrechtmäßig übermittelt oder auf sonstige Weise an Dritte zur Kenntnis gelangt sind. Die Meldung umfasst den Zeitpunkt, Art und Umfang des Vorfalls und muss schriftlich per E-Mail erfolgen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet unverzüglich mitzuteilen, welche Maßnahmen durch den Auftraggeber getroffen werden müssen um den Zugriff durch Dritte zu schützen. Der Auftraggeber obliegt der Art. 3 Abs. 2 DSGVO.
dass Daten des Auftraggebers die in Zusammenhang mit Produktaufträgen
vorliegen nur entsprechend der Weisung durch den Auftraggeber verarbeitet (Auftragskontrolle und Weitergabe) und entsprechend geschützt werden.
dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobenen Daten vom
Auftraggeber getrennt verarbeitet werden (Trennungskontrolle)
dass die Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen
zur Gewährleistung der Sicherheit der Datenverarbeitung regelmäßig überprüft
wird (Wirksamkeit der TOM´s (siehe Anlage1) Art.32 DSGVO)
Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Artt. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berücksichtigen [Einzelheiten in Anlage 2].
6. Kontrollbefugnis
8. Unterauftragsverhältnis / Technikpartner
Der Auftragnehmer weißt den Auftraggeber ausdrücklich darauf hin, dass die komplette Umsetzung der vereinbarten Leistungen auch durch Unterauftragnehmer (Technikpartner) als SUB Partner erfolgen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich alle Unterauftragsnehmer (Technikpartner) sorgfältig auszusuchen und den Unterauftragnehmer schriftlich mit einer bestehenden DSGVO Vereinbarung zur Einhaltung der hier vereinbarten DSGVO zu verpflichten. Diese dem Auftragnehmer zwingend vorliegende DSGVO Vereinbarung kann jederzeit vom Auftraggeber eingefordert werden. Jegliche Änderungen der entsprechenden Zuweisung muss schriftlich durch den Auftraggeber oder Auftragnehmer erfolgen. Dies betrifft insbesondere die Kündigung von Technikpartner (SUB Partner) aus wichtigem Grund (Datenmissbrauch, Insolvenz oder sonstigen rechtlichen Belangen). Der Auftraggeber wird vom Auftragnehmer ausdrücklich darauf hingewiesen, dass der Unterauftragnehmer entsprechend der Weisungen durch den Auftragnehmer handeln darf.
Ein Unterauftragnehmer, der auf eigene Rechnung handelt (kein SUB Unternehmer der Team VS ist) hat verpflichtend eine eigene und somit zusätzliche DSGVO Vereinbarung mit dem Auftraggeber zu treffen und hier besteht für den Auftraggeber die Durchsetzungspflicht.
9. Laufzeit dieser Vereinbarung
10. Schweigepflicht, Datenschutz
11. Aufbewahrung und Rückgabe von Unterlagen
Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Verantwortlichen – spätestens mit Beendigung des Nutzungsvertrags– hat der Auftragsverarbeiter sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Verantwortlichen auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.
Änderungen und Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.
Ausführliche Hinweise auf die DSGVO findet man unter www.teamvs.de
TOM`s der Team VS GmbH
Die Büroräume der Team KK liegen im ersten Stock. Fenster werden nach Betriebsschluss geschlossen. Der Zugang über das Treppenhaus ist nur mit entsprechenden Sicherheitsschlüssel möglich. Bürobereich wird mit elektronischen Schlössern versehen (Dokumentation der Zutritte) und somit nur von berechtigen Personen möglich.
Die Team KK verfügt über eine professionelle Firewall mit entsprechender Sicherheitskonfiguration. Dieses System wird mehrfach täglich geprüft und upgedatet (Server und Arbeitsplätzen). Das System wird mehrfach gesichert und unterliegt entsprechenden Wiederherstellungszeiten. Es besteht ein Datenschutzmanagement.
Sorgfältige Auswahl von Unterauftragnehmern
und deren Durchführung von Aufträgen.
Auftragsdatenverarbeitung durch befugte Mitarbeiter
mit entsprechender Weisung durch den Auftraggeber.
Auftragsverarbeitung uns sonstige Tätigkeiten
werden kundespezifisch dokumentiert.
Es werden jeweilige Verfahren entsprechende dem neusten Stand der Technik verwendet und es wird dies immer verbessert, aber niemals hinsichtlich DSGVO verschlechtert. Es wird stets versucht auch alle relevanten Maßnahmen zu verbessern. Alle hier beschriebenen Maßnahmen können dann nicht mehr garantiert werden, wenn entsprechende nicht durch die Team VS zu verantwortende Ereignisse wie Krieg, Umweltkatastrophen u.ä. eintreten.
Datenschutz für Service & Support
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