Source: https://mikroporady.pl/porady/ochrona-majatku-przedsiebiorstwa
Timestamp: 2019-01-18 00:22:07+00:00
Document Index: 88546322

Matched Legal Cases: ['art. 124', 'art. 125', 'art. 125', 'art. 124', 'art.124', 'art.122', 'art. 114', 'art. 124', 'art. 124', 'art. 828', 'art. 827', 'art. 827', 'art. 15', 'art. 471', 'art. 354', 'Art. 21', 'art. 22', 'art. 21', 'art. 471']

Ochrona majątku przedsiębiorstwa - mikroPorady.pl - Biznesowe wsparcie z najlepszej strony
Ochrona majątku przedsiębiorstwa
W trakcie organizowania działalności swojego przedsiębiorstwa już na etapie inwestycyjnym jego tworzenia, uruchamiania działalności gospodarczej przedsiębiorca powinien myśleć o sposobach właściwej ochrony mienia przedsiębiorstwa. Trzeba tu od razu zaznaczyć, iż na różnych etapach rozwoju i w różnych jego aspektach działalności i dla jej przedmiotów będą właściwe inne sposoby zabezpieczenia mienia, lub też konfiguracje różnych sposobów/metod zabezpieczania.
Należy także na początku zastrzec, iż mienie, które tu należy mieć na uwadze, czyli aktywa przedsiębiorstwa (assets) to nie tylko te rzeczowe składniki majątku, w różnych ich postaciach, ale także wartości niematerialne i prawne, a w tym, poczynając od know-how, technologii po programy komputerowe, jak i własność przemysłową, wzory przemysłowe, użytkowe czy wyniki prac badawczo-rozwojowych na etapie „przedpatentowym”. Standardowo, dla potrzeb niniejszej porady i od strony praktycznej, możemy podzielić sposoby zabezpieczenia mienia na ochronę:
- systemem odpowiedzialności materialnej pracowników,
- regulacją obowiązków nadzoru i kontroli wewnętrznej,
- ochronę sprawowaną przez zewnętrzne firmy „ochroniarskie”,
- nadzór elektroniczny,
- system audytów oraz kontroli zewnętrznych.
Całość zagadnień zabezpieczania majątku powinna w przedsiębiorstwie spinać odpowiednia regulacja, instrukcja czy też zarządzenie, które wprowadza określony spójny system kompetencji, obowiązków, procedur oraz dokumentów. Na etapie tworzenia przedsiębiorstwa, w szczególności przez mikro i małych przedsiębiorców, nie ma oczywiście obowiązku ani specjalnej potrzeby tworzyć jakiś wewnętrznych regulacji. Jeżeli jest jakiś jeden przedmiot działalności, w ramach którego nie operuje się wartościowymi składnikami mienia własnego lub klientów i nie ma więcej miejsc świadczenia usług bądź produkcji, to wystarczy prosty system umów do odpowiedzialności materialnej, odpowiednie dokumenty podpisane przez pracownika o przyjęciu mienia do odpowiedzialności z obowiązkiem zwrotu i do rozliczenia się (art. 124, 125 kodeksu pracy), jak też zabezpieczenia fizyczne obiektów i pomieszczeń, za którymi idzie odpowiednie ubezpieczenie majątkowe w instytucji ubezpieczeniowej, co najmniej w zakresie zdarzeń nadzwyczajnych, w tym szkód z tytułu działania tzw. siły wyższej (burza, pioruny, deszcz nawalny) oraz ubezpieczenie od kradzieży i kradzieży z włamaniem. Wówczas jeżeli spełniamy warunki ubezpieczenia wynikające z wymogów ubezpieczyciela, to zakres ochrony powinien być wystarczający.
Trzeba przy tym tylko pamiętać, iż w ramach tego ostatniego ubezpieczenia, konieczne jest aktualizowanie stanu ubezpieczanego wyposażenia, które znajduje się w ubezpieczanych obiektach, gdyż jest to osobny przedmiot ubezpieczenia i rozciąga się na wskazany sprzęt, np. maszyny, komputery, itp.
Przy wyborze sposobów zabezpieczenia, właśnie z uwagi na takie okoliczności, jakimi produktami lub towarami, o jakiej wartości dysponujemy, jak przechowujemy, czy w wyodrębnionych jednostkach magazynowych, odrębnie zabezpieczanych, czy w pomieszczeniach sklepowych, świadczenia usług, na hali produkcyjnej, jakiej są wartości i w jakiej ilości przechowujemy to towary, produkty lub rzeczy naszych klientów, np. oddane do naprawy w warsztacie naprawczym albo oddane do reklamacji to musimy dostosować do tych okoliczności, zarówno wewnętrzne formy zabezpieczenia majątku, jak i ubezpieczenia w instytucji ubezpieczeniowej. Jak widać z powyższych przykładów, nie zawsze wielkość firmy musi decydować o potrzebie zastosowania określonych metod i systemów zabezpieczenia mienia.
Formy i elementy systemów zabezpieczenia mienia
1. Powierzenie mienia i umowy o wspólnej odpowiedzialności
Zgodnie z art. 125 k.p. pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienie im powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się. Podstawą tej odpowiedzialności jest umowa zawarta pomiędzy pracownikami a pracodawcą w formie pisemnej. Umowa powinna wskazywać, w jakiej części każdy pracownik odpowiada za powierzone mienie i niedobór w nim. Jeśli nie jest to określone, przyjmuje się, że odpowiadają w częściach równych, jednakże w sytuacji, w której ustalenie stopnia przyczynienia się pracowników do wyrządzenia szkody jest możliwe, za szkodę odpowiadają te zidentyfikowane osoby. W sytuacji, gdy tylko w pewnej części możliwe jest ustalenie winy lub udziału danego pracownika, w tej części odpowiada on, natomiast co do reszty odpowiadają pozostali pracownicy, nie wyłączając tego, którego sprawstwo co do części szkody można było ustalić.
Pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną, o której mowa wyżej, jeżeli liczba pracowników w miejscu powierzenia mienia nie przekracza: przy pracy na jedną zmianę - 8 osób, przy pracy na dwie zmiany - 12 osób, a przy pracy na trzy zmiany - 16 osób. W zakładach usługowych, w zakładach żywienia zbiorowego oraz sklepach samoobsługowych i preselekcyjnych pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną, jeżeli ich liczba w miejscu powierzenia mienia nie przekracza 24 osób na jedną zmianę.
Dobrze wyjaśniają warunki i skutki takiego powierzenia poniższe orzeczenia Sądów, które mogą być dobrą tu instrukcją.
Niezawarcie nowej Umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej w razie zmiany składu pracowników objętych taką umową (§ 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie, jednolity tekst: Dz. U. z 1996 r. Nr 143, poz. 663[1]) uchyla wspólną odpowiedzialność za powierzone im mienie (art. 125 § 1 k.p. w związku z art. 124 k.p.) - wyrok SN z dnia 12 listopada 2003 r. I PK 551/02.
Zmniejszenie składu osobowego pracowników, objętych Umową o wspólnej odpowiedzialności materialnej, nie stanowi samo przez się przesłanki zwalniającej pozostałych pracowników prowadzących nadal powierzoną im placówkę handlową od odpowiedzialności za szkodę w mieniu w częściach Umownie ustalonych - wyrok SN z dnia 5 grudnia 1979 r. IV PR 336/79.
Pracownik, któremu nie można przypisać winy w nadzorze nad mieniem powierzonym z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się (art.124 k.p.) ani winy umyślnej za szkodę powstałą w tym mieniu (art.122 k.p.), nie jest zwolniony od odpowiedzialności odszkodowawczej na podstawie art. 114 k.p. - wyrok SN z dnia 25 maja 2000 r. I PKN 635/99.
Z przepisu art. 124 § 3 k.p. wynika, że odpowiedzialność za mienie powierzone wyłączona jest nie tylko wtedy, gdy pracownik wykaże, iż szkoda powstała wyłącznie z przyczyn od niego niezależnych lecz także gdy udowodni, że wywołana została ona głównie z przyczyn, za które odpowiedzialności nie ponosi (kradzież). W takim przypadku odpowiada on za szkodę według ogólnych reguł materialnej odpowiedzialności pracownika - wyrok SN z dnia 28 kwietnia 1997 r. I PKN 114/97.
Prawidłowe powierzenie mienia to takie, które dla przejmującego ustala stan zerowy, czyli punkt wyjścia w kierunku późniejszych rozliczeń, bowiem inwentaryzacja początkowa i końcowa dają możliwość wyliczenia ewentualnego braku (niedoboru w mieniu) - wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 21 kwietnia 1995 r. III APr 82/94.
Pobranie przez pracownika pieniędzy za towar należący do pracodawcy jest równoznaczne z ich powierzeniem pracownikowi odpowiedzialnemu materialnie. Takie przypadki określane są jako wtórne powierzenie mienia - wyrok SN z dnia 18 grudnia 2001 r. I PKN 757/00.
Według SN pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności za szkodę w mieniu powierzonym, jeżeli udowodni bądź wskaże z wysokim prawdopodobieństwem, że szkoda powstała na skutek zdarzeń od niego niezależnych - wyrok SN z dnia 07.03.2001 r. (I PKN 288/00).
Podporządkowanie pracownika kierownictwu nieuczciwego lub nierzetelnego przełożonego może być kwalifikowane jako niezapewnienie przez pracodawcę warunków umożliwiających należyte zabezpieczenie mienia powierzonego z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się (art. 124 § 3 k.p.) - wyrok SN z dnia 17 grudnia 2001 r. I PKN 748/00.
Wydanie przez pracodawcę zarządzenia nakazującego pracownikowi parkowanie powierzonego pojazdu wyłącznie na parkingach strzeżonych, bez jego wyposażenia w podstawowe zabezpieczenia (autoalarm, blokada skrzyni biegów), nie może być uznane za zapewnienie warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia. – wyrok z dnia 21 listopada 2006 r. II PK 69/06.
Ubezpieczeniami majątkowymi zajmują się tzw. firmy ubezpieczeniowe, tj. instytucje zorganizowane w formie bądź spółek kapitałowych, akcyjnej, bądź Towarzystw Ubezpieczeń. Należy zawsze, o ile to możliwe dokonywać wyboru z tych o wysokiej kapitalizacji, dłużej istniejących, rozpoznawalnych na rynku, ale także porównywać oferty, gdyż konkurują one cenowo oraz standardem i standardem ubezpieczeń. Produkty ubezpieczeniowe dla przedsiębiorców obejmują bądź pakiety kompleksowe, w których znajdują się ubezpieczenia zarówno losowe, jak i od kradzieży, kradzieży z włamaniem, szkód transportowych, OC z tytułu odpowiedzialności cywilnej z ruchu przedsiębiorstwa, jak też osobne produkty, z których można składać właściwy pakiet dobrany dla danego przedsiębiorstwa. Zawsze przed dokonaniem wyboru, trzeba dobrze przeczytać ogólne warunki umów danego rodzaju ubezpieczenia i sprawdzić, czy i jakie zabezpieczenia techniczne, osobowe lub elektroniczne będą musiały być wprowadzone oraz utrzymywane we właściwym standardzie, aby wywiązać się z umowy ubezpieczenia i móc potem występować z roszczeniem o pokrycie szkody.
Zgodnie z art. 828 § 1 k.c., jeżeli nie umówiono się inaczej, z dniem zapłaty odszkodowania przez ubezpieczyciela roszczenie ubezpieczającego przeciwko osobie trzeciej odpowiedzialnej za szkodę przechodzi z mocy prawa na ubezpieczyciela do wysokości zapłaconego odszkodowania.
Można tu dla objaśnienia przytoczyć poniższe orzeczenia.
Jeżeli ubezpieczyciel pokryłtylko częśćszkody, ubezpieczającemu przysługuje co do pozostałej części pierwszeństwo zaspokojenia przed roszczeniem ubezpieczyciela. Powyższy przepis stwierdza, że zakład ubezpieczeńnabywa roszczenie przeciwko sprawcy szkody z chwiląwypłaty odszkodowania – wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie z dnia 5 marca 2008 r., sygn. akt XXGC 478/07, niepubl.
Kwestie zwolnienia od odpowiedzialności zakładu ubezpieczeń, jeżeli ubezpieczony albo osoba, za którąponosi odpowiedzialność, wyrządziła szkodęumyślnie, reguluje przepis art. 827 §1 k.c., który w odniesieniu do umowy ubezpieczenia mienia ma charakter bezwzględnie obowiązujący. Oznacza to, że umowa ubezpieczenia ani ogólne warunki ubezpieczenia nie mogąprzewidywaćszerszych wyłączeńodpowiedzialności zakładu ubezpieczeńw tym przedmiocie. Jest to także przepis wprowadzający wyjątek od zasady odpowiedzialności zakładu ubezpieczeńza szkodęwyrządzonąw ubezpieczonym mieniu i jako taki nie może podlegaćwykładni rozszerzającej. Innymi słowy, krąg osób, za które w myśl art. 827 §1 k.c., ubezpieczający ponosi odpowiedzialność, powinien byćokreślany wąsko i obejmowaćtylko te osoby, których winęmożna zrównaćz winąwłasnąubezpieczonego, co dotyczy tych osób, na które ubezpieczony delegowałw taki sposób swoje obowiązki wynikające z umowy ubezpieczenia, że można przyjąć, iżw ramach umowy ubezpieczenia działały one za niego. - wyrok Sądu Najwyższego z dnia 13 października 2005r., sygn. akt IV CK 181/05, niepubl.
W zakresie ubezpieczenia od kradzieży lub kradzieży z włamaniem, na wysokość szkody powstałej w wyniku działania przestępnego wpływa jedynie wartość skradzionych rzeczy lub pieniędzy. Do sumy pieniężnej nie jest wliczana wartość odsetek. Liczy się tylko bowiem szkodę rzeczywistą (damnum emergens), a nie zysk spodziewany (lucrum cessans), chociaż jego osiągnięcie graniczyło z pewnością – tak: wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 3 marca 1994 r., II Akr 128/93, KZS 1994, z. 4, poz. 16 oraz wyrok SA w Krakowie z 17 września 1992 r., II Akr 201/91, KZS 1992, z. 10, poz. 12.
W uchwale Sądu Najwyższego z 25 czerwca 1980 r. VII KZP 48/79, OSNKW 1980, nr 4, poz. 65, zawarta jest obszerna wykładnia dotycząca przestępstwa kradzieży z włamaniem. Z omawianym przestępstwem mamy do czynienia, gdy sprawca zabiera mienie w celu przywłaszczenia w następstwie usunięcia przeszkody materialnej, będącej częścią konstrukcji pomieszczenia zamkniętego lub specjalnym zabezpieczeniem chroniącym dostęp do mienia.
Przesłanką uznania pomieszczenia za "zamknięte" jest zarówno jego zamknięta konstrukcja, jak i zaopatrzenie w specjalne przeszkody utrudniające dostęp do wnętrza (bramy, zamki w drzwiach, kłódki, plomby, mechanizmy szyfrowe itp.). Rodzaj zabezpieczenia, jego skuteczność czy łatwość pokonania nie ma jednak znaczenia dla stwierdzenia włamania, jeżeli tylko z charakteru zabezpieczenia wynika zamiar użytkownika niedopuszczenia do niego niepowołanych osób. - wyrok Sądu Najwyższego z 15 lipca 1986 r., I KR 212/85, OSNKW 1986, nr 11-12, poz. 97.
Jeżeli przeszkoda, będąca ochroną dla mienia, nie została zamknięta to nie można przyjąć, iż sprawca dokonał włamania. Włamaniem będzie natomiast sytuacja sforsowania uszkodzonej przeszkody, o ile rozmiar uszkodzenia nie umożliwiał swobodnego dostępu do mienia, które znajdowało się w pomieszczeniu – tak wyrok Sądu Najwyższego z 8 stycznia 1979 r., Rw 533/78, OSNKW 1979, nr 3, poz. 26.
Stosownie do treści uchwały Sądu Najwyższego z dnia 16 września 1993 r. III CZP 126/93 OSNC 1994/5/98 ze spełnieniem warunków należytego zabezpieczenia ubezpieczonego mienia, określone w ogólnych warunkach ubezpieczenia mienia od kradzieży z włamaniem i rabunku (M.P. z 1990 r. Nr 6, poz. 48), mamy do czynienia, gdy mienie znajduje sięw pomieszczeniu zabezpieczonym stosownie do tych warunków, chociażby pomieszczenie to wchodziło w skład lokalu, który nie jest w taki sposób zabezpieczony.
Kradzież z włamaniem do budynku podatnika, który dołożył należytej staranności w celu jej uniknięcia, powodująca stratę w środkach obrotowych, była zdarzeniem losowym w rozumieniu art. 15 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych oraz o zmianie niektórych ustaw regulujących zasady opodatkowania (Dz. U. Nr 21, poz. 86 ze zm.) w brzmieniu tego przepisu obowiązującym w 1992 r. – uchwała składu Siedmiu Sędziów Sądu Najwyższego z dnia 12 października 1995 r. III AZP 19/95
3. Ochrona przez firmę świadczącą usługi ochrony osób i mienia
Umowa o ochronę mienia, jako umowa starannego działania wiąże się z wymogiem dochowania staranności w powierzonych czynnościach, które są związane z wykonywaną profesją. W przypadku powstania szkody, np. kradzieży w sklepie, którego właściciel zawarł umowę z agencją ochrony, roszczenie odszkodowawcze będzie po stronie podmiotu, który nie dokonał należytej staranności przy wykonywaniu zobowiązania (art. 471 k.c.). Agencja ochrony nie będzie jednak odpowiadała za sam fakt kradzieży, a z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązania wynikającym ze stosunku umownego (np. brak przyjechania na miejsce kradzieży). Przyjmuje się, iż to na poszkodowanym (właścicielu sklepu) ciąży obowiązek wykazania straty, istnienia stosunku umownego pomiędzy wierzycielem, a dłużnikiem i w konsekwencji związku pomiędzy szkodą, a umową. Dłużnik chcąc się zwolnić od odpowiedzialności musi wykazać, że szkoda jest następstwem okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności.
Oczywistym jest, że celem rzeczonej umowy była ochrona mienia powoda, a więc podejmowanie działańzapobiegających przestępstwom i wykroczeniom przeciwko mieniu oraz przeciwdziałającym powstawania szkód wynikających z tych zdarzeń, a także niedopuszczających do wstępu osób nieuprawnionych. Jednakże te cele należy odnieśćdo przewidzianych w umowie środków (jeden pracownik ochrony) i zakresu ochrony (w ściśle ustalonych godzinach, z wyłączeniem pracy salonu samochodowego). Charakterystyczne przy tym jest, że dopiero po przedmiotowej kradzieży strony zawarły aneks do umowy z 29 kwietnia 2005 r., którym powierzono zleceniobiorcy obowiązek dozoru kompleksu obiektu (…) przy ul. (…) w S., przy niezmienionej ilości pracowników ochrony w liczbie jednego. A zatem firma (…) w praktyce w zasadzie od początku dozorowała cały obiekt, a więc także plac dookoła salonu samochodowego, kierując sięwłaśnie celem społeczno-gospodarczym, o którym mowa w art. 354 §1 k.c.
W świetle powyższego teza skarżącego o odpowiedzialności pozwanego wynikającej z samego faktu dokonania kradzieży, bez jednoczesnego wykazania, że kradzieżta była wynikiem nienależytego wywiązywania sięprzez pozwanego z obowiązków oraz bez uwzględniania konkretnych okoliczności wykonywania umowy, okazała sięcałkowicie chybiona. – wyrok Sądu Okręgowego w Szczecinie z 28 listopada 2014 r., sygn.. akt VIII Ga 352/14.
Od stycznia 2014 r. firmy ochroniarskie zobligowane są do posiadania polisy OC, wcześniej takie ubezpieczenie było dobrowolne. Wynika to z przepisów ustawy z dnia 13 czerwca 2013 r. o zmianie ustaw regulujących wykonywanie niektórych zawodów (Dz. U. 2014 poz. 829).
Art. 21a ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (tj. Dz. U. 2018 poz. 2142) wskazuje:
1. Przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą w zakresie ochrony osób i mienia jest obowiązany do spełnienia obowiązku ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z ochroną osób i mienia.
Z kolei zgodnie z art. 22 ust. 3 organ koncesyjny cofa koncesję albo zmienia jej zakres, w przypadku gdy przedsiębiorca nie zawarł umowy ubezpieczenia, o której mowa w art. 21a ust. 1.
4. Ochrona baz danych, informacji – systemów przetwarzania danych
Wraz ze wzrostem znaczenia informacji (wiedzy) we współczesnym świecie oraz z rozwojem technik zapisu, przesyłu i przetwarzania informacji, istotnym zagadnieniem w bieżącym, sprawnym funkcjonowaniu przedsiębiorcy jest zapewnienie bezpieczeństwa szeroko rozumianej informacji. Informacje (dane) zgromadzone w dokumentach pisanych, na nośnikach rzeczowych (dyskietkach, pendrivach, płytach CD, dyskach optycznych etc.) stanowią wartości niematerialne i prawne, które posiadają swoją realną wartość i mogą być podatne na takie zagrożenia jak, np.: kradzież, zniszczenie czy zafałszowanie, które mogą narazić przedsiębiorcę na utratę konkurencyjności, reputacji, czy duże straty finansowe. Od innej strony informacje prawnie chronione powinny być zabezpieczone przed nieplanowanym dostępem pod rygorem kar i odszkodowań.
Niezależnie od zagrożeń, w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych informacji każdy przedsiębiorca ma obowiązek przestrzegać przepisów prawa bezwzględnie obowiązujących w zakresie ochrony informacji i danych, takich jak w szczególności:
- Ustawa o ochronie informacji niejawnych,
- Kodeks cywilny (dobra osobiste).
Przedmiotem ochrony regulowanej wartości niematerialnych i prawnych są dane, czyli informacja utrwalona w dowolnej postaci i formie (w tym w formie dokumentów papierowych, w postaci elektronicznej) oraz wartości niematerialne i prawne mające charakter majątkowy, czyli programy komputerowe oraz inne utrwalone w formie elektronicznej prawa własności intelektualnej (przemysłowej, autorskiej), a także księgi rachunkowe i handlowe przedsiębiorcy. Jednocześnie tym samym przedmiotem objętym ochroną muszą być urządzenia, infrastruktura techniczna i różnego typu nośniki pamięci, na których te dane są gromadzone lub służące ich przekazywaniu, przenoszeniu, przetwarzaniu.
W regulacji (patrz: Procedura bezpieczeństwa informacji) przedstawiono praktycznie w sposób prawie wyczerpujący pełen zakres ochrony, który będzie występował w takim rozwiązaniu tylko u dużych przedsiębiorców. Natomiast u mikro i małych przedsiębiorców występują jedynie niektóre z podanych przedmiotów ochrony i wobec tego trzeba ten zakres traktować jako zbiór, z którego należy wykreślić wszystko to, co ze względu na wielkość przedsiębiorstwa i jego przedmiot nie wymaga ochrony.
Całość istotnej informacji i jej nośników w przedsiębiorstwie, należy poddać ocenie i określonej klasyfikacji dla praktycznego wyodrębnienia z ogólnego zbioru informacji, które występują w różnych przedsiębiorstwach, typując te, które muszą być chronione. Taka ochrona oznacza objęcie ochroną zarówno danych w rozumieniu treści, niezależnie od sposobu utrwalenia, jak i nośników, na których lub za pośrednictwem których jest utrwalana. Standardowo najczęściej nadaje się klauzulę tzw. „tajemnicy przedsiębiorstwa” bądź „dane poufne” i takim napisom oznacza dokumenty, różnego typu zbiory danych, tabele, mapy, rysunki, różne postacie agregowania danych tak, aby czytelny był zakres i przedmiot ochrony oraz ze względu na treść, klasyfikowanie do wyższego jej standardu bądź niższego.
Przedsiębiorca może dowolnie określić oznaczenia, pamiętając jednak o tym, aby były one czytelne i zrozumiałe dla wszystkich pracowników. Dobrze też, aby oznaczenia te były skorelowane i stosowane przy normalnym oznaczaniu pism i ich dekretowaniu.
5. Kontrola i nadzór (monitoring)
Umowa o monitoring (np. obiektu) zaliczana jest do umów zlecenia, tj. umów starannego działania. W sytuacji poniesienia szkody, która powstała w wyniku nienależytego wykonania lub niewykonania zobowiązania przez firmę ochroniarską (brak reakcji na włamanie/sygnał z czujników) należne jest odszkodowanie. Taka sytuacja, zgodnie z art. 471 k.c. zobowiązuje dłużnika do naprawienia szkody, chyba że zaniedbanie było następstwem okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności. Co ważne, dłużnik zobowiązany jest nie tylko do naprawienia nie tylko rzeczywistej straty, ale także utraconych korzyści.
6. Regulacje wewnętrzne
Standardowo w większych przedsiębiorstwach lub o istotniejszych wartościowo lub ze względu na ich charakter przedmiotach ochrony, wprowadza się różnego typu regulacje. Bądź w formie zarządzeń, instrukcji, regulaminów, bądź procedur, które obejmują ewentualnie kompleksowo zasady ochrony majątku przedsiębiorstwa, w tym zabezpieczania mienia w rozumieniu składników majątku trwałego, jak i ochrony informacji oraz standardy zabezpieczeń wymagane przez ubezpieczycieli dla skuteczności umów ubezpieczenia. Obejmują także systemy monitoringu automatyczne (alarmy), jak i osobowe. U małych i mikro przedsiębiorców wystarczające może być proste zarządzenie, w którym wymienia się sposoby zabezpieczenia, tak jak to wyżej w niniejszej poradzie uczyniono i wskazuje kto za nie odpowiada, jakie przedmioty i osoby obejmują.
Powyższa paleta metod i środków zabezpieczeń, powinna być wykorzystywana przeważnie w taki sposób, aby dobrać i zsynchronizować odpowiednie metody, adekwatnie do aktualnego stanu i projektowanego rozwoju przedsiębiorstwa. Ponadto, trzeba pamiętać, że wszelkie systemy zabezpieczeń, ochrony fizycznej, elektronicznej, ubezpieczeń, będą działać tylko o tyle, o ile nie zawiedzie czynnik ludzki. Oznacza to, iż należy po pierwsze z chwilą wprowadzania, bądź zmiany systemów zabezpieczeń i ubezpieczeń przeprowadzić odpowiednie szkolenie, a co najmniej udzielić instrukcji (dać do przeczytania) i uzyskać potwierdzenie na piśmie zapoznania się, wszystkich tych pracowników, którzy muszą współdziałać i są elementem, bądź stanowią osoby sprawujące kontrolę i nadzór w zakresie zabezpieczenia majątku przedsiębiorstwa. Ważne jest, aby przy większych zmianach przeprowadzać odpowiednie szkolenia i monitorować zarówno stan wiedzy w tym zakresy pracowników, jak i od strony formalnej, czy mają podpisane odpowiednie zakresy obowiązków, które przyjęli do wiadomości, oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu i do wyliczenia się lub umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej, czy znane są im instrukcje zarządzania informacją i ochrony informacji lub ochrony systemów informatycznych i baz danych (w takiej postaci jak w przedsiębiorstwie owe regulacje występują). Rekomendujemy też. raz w roku, przy okazji tzw. inwentaryzacji przeprowadzanej dla potrzeb sprawozdania finansowego przeprowadzenie przeglądu, czy też audytu zabezpieczenia mienia przedsiębiorstwa.
[1] Nadal obowiązujące.