Source: http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=18308&section=text
Timestamp: 2016-05-31 23:43:21+00:00
Document Index: 158673229

Matched Legal Cases: ["l'article 2", "l'article\n3", "l'article 2", "l'article\n2", "l'article\n10", "l'article\n10", "l'article\n10", "l'article\n2", "l'article 10", "l'article 10", "l'article\n10"]

datée du 2 mai 2002;
Les composantes de la Politique sur la protection des renseignements personnels et des données (1993) portant sur le couplage des données.
1.3 Les institutions
fédérales auront jusqu'au 1er septembre 2010 pour mettre en
œuvre la section relative aux exigences de la présente directive à l'exception
des articles 6.3.9; 6.3.10, 6.3.11, 6.3.16, 6.3.17 et l'Annexe
C. Les institutions auront jusqu'au 1er avril 2011 pour la mise
en œuvre de ces exigences. 2. Application
de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi),
y compris toute société d'État mère ou filiale à cent pour cent d'une telle
société. 2.2 La présente directive ne s'applique pas à la Banque du Canada.
2.3 L'annexe B
renferme des exigences supplémentaires à l'intention des
« ministères » au sens défini à l'article 2
de la Loi sur la gestion des finances publiques ettel
qu'indiqué au paragraphe 71(5)
de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
2.4 La directive ne s'applique pas à l'élaboration de nouvelles lois.
3.1 Le gouvernement du
Canada est résolu à s'assurer que la protection de la vie privée constitue un
élément central de l'élaboration initiale et de l'administration subséquente
des programmes et des activités comportant des renseignements personnels. Au
cours des dernières années, la population canadienne aussi bien que les
parlementaires ont été interpellés par des défis à la fois complexes et
délicats en matière des mesures proactives de lutte au terrorisme,
l'utilisation de surveillance et de technologie intrusive, le partage
transfrontalier des renseignements personnels et les atteintes à la vie privée
causées par les infractions à la sécurité. Les Canadiens veulent être informés
et rassurés en ce qui concerne le traitement de leurs renseignements
3.2 Selon la Loi sur la protection des
renseignements personnels (LPRP), tout ensemble ou groupement de
renseignements personnels est définit comme un fichier de renseignements
personnels. En vertu de la LPRP, il
incombe aux responsables des institutions fédérales d'identifier, de décrire et
de rendre compte de leurs fichiers de renseignements personnels (FRP). Le
président du Conseil du Trésor, à titre de ministre désigné, assume la
responsabilité générale de l'enregistrement de tous les fichiers de
renseignements personnels (FRP) et de l'examen du mode de gestion de ces
derniers pour toutes les institutions fédérales tel que défini à l'article
3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Outre
son rôle de supervision générale, le président du Conseil du Trésor est chargé
d'examiner et d'approuver les nouveaux FRP ou ceux qui ont fait l'objet de
modifications importantes, ou d'établir les modalités d'une telle approbation
pour les « ministères », tel que définis à l'article 2
de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). En vertu du paragraphe 71(6)
de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le
président du Conseil du Trésor peut choisir de déléguer ses pouvoirs. En
faisant un tel choix, le président du Conseil du Trésor tiendra compte de la
conformité d'une institution avec la Politique sur la protection de la vie
privée, de la présente directive, d'autres directives ainsi que de tout
formulaire réglementaire. L'examen et l'approbation des FRP ne peuvent être
délégués qu'aux ministères, tel que définis à l'article
2 de la LGFP. Néanmoins, le président du Conseil du Trésor demeure
responsable de l'examen permanent des FRP pour toutes les institutions
fédérales assujetties à la Loi sur la protection des
3.3 La Directive sur
l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) soutient les
responsabilités du président du Conseil du Trésor en veillant à ce qu'avant la
mise en œuvre d'une activité ou d'un programme nouveau ou ayant subi des modifications importantes comportant
des renseignements personnels, on cerne, évalue et règle de manière appropriée
les incidences sur la vie privée. Les institutions fédérales effectuent
régulièrement des activités étendues liées à la gestion du risque et
développent des profils de risques propres à leurs programmes et activités. Une
ÉFVP est la composante de la gestion du risque qui vise à assurer la conformité
avec les obligations de la LPRP et d'évaluer les incidences que peuvent avoir
des programmes ou activités, nouveaux ou ayant subi des modifications
importantes comportant des renseignements personnels, sur la vie privée.
Toutefois, la préparation d'une ÉFVP peut être exigeante en termes de
ressources si elle n'est pas correctement intégrée dans le cadre général de la
gestion du risque de l'institution. Ainsi, le gouvernement est résolu à
s'assurer que l'exécution des ÉFVP soit faite de façon proportionnée par
rapport aux risques d'atteinte à la vie privée qui ont été identifiés, et ce,
dans le respect des environnements opérationnels des institutions fédérales.
est publiée conformément à l'alinéa 71(1)d)
et aux paragraphes 71(3), 71(4), 71(5) et 71(6) de la Loi sur la protection
3.5 La présente directive
doit être lue de concert avec la Loi
sur la protection de renseignements personnels, le Règlement
sur la protection de renseignements personnels, la Politique sur la
protection de la vie privée, la Directive
sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée, la Directive sur les demandes de
renseignements personnels et de correction et la Directive sur le
numéro d'assurance sociale.
5. Énoncé de la directive 5.1 Objectifs
5.1.1 Fournir, aux
institutions fédérales, des directives sur la façon d'effectuer des ÉFVP pour
des activités ou programmes nouveaux ou ayant subi des modifications
importantes nécessitant la création, la collecte ou le traitement de
5.1.2 Assurer une solide
gestion et la prise de décisions judicieuses, ainsi qu'un examen prudent des
risques liés à la vie privée dans le contexte de la création, de la collecte ou
du traitement de renseignements personnels, dans le cadre d'activités ou de
programmes gouvernementaux, en effectuant des ÉFVP.
5.2.1 Les évaluations des
facteurs relatifs à la vie privée sont effectuées d'une manière proportionnée
au niveau de risque déterminé avant l'établissement d'une activité ou d'un
programme nouveau ou ayant subi des modifications importantes renfermant des renseignements personnels. 5.2.2 La mise en œuvre de
pratiques relatives à la protection de la vie privée conformes aux exigences
juridiques et politiques associées à l'administration de la Loi sur la protection des
5.2.3 Les rapports destinés
au public concernant les renseignements personnels qui relèvent de
l'institution fédérale sont complets, exacts et à jour. 6. Exigences
responsables des institutions fédérales ont les responsabilités
6.1.1 Établir au sein de
leur institution un processus d'élaboration et d'approbation pour les
évaluations des facteurs relatifs à la vie privée. Ce processus doit :
responsabilité d'établir des fichiers de renseignements personnels au sein de
être proportionné au
niveau de risque d'entrave à la vie privée lié aux programmes ou aux activités
de l'institution fédérale, et
évaluations des facteurs relatifs à la vie privée sont complétées par les agents
principaux ou les cadres responsables pour les programmes ou les activités,
nouveaux ou ayant subi des modifications importantes, au sein de l'institution.
6.2 Les
responsables d'institutions fédérales ou les agents responsables pour l'article
10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont
responsables de :
6.2.1 La création ou la
modification des fichiers de renseignements personnels en collaboration avec
l'agent principal ou le cadre responsable pour le programme ou l'activité,
nouveau ou ayant subi des modifications importantes.
6.2.2 À moins d'être précisé
dans les conditions d'une délégation faite en vertu du paragraphe
71 (6) de la Loi sur la protection des renseignements personnels,
les institutions désignées comme étant des « ministères » en vertu de
la Loi sur la gestion
des finances publiques doivent obtenir l'approbation du Ministre
désigné pour tout FRP nouveau ou ayant subi des
modifications importantes avant de procéder à la cueillette de
renseignements personnels. 6.2.3 Satisfaire aux
obligations particulières énoncées à l'annexe B
en ce qui a trait aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée dans le
cadre du processus de présentations au Conseil du Trésor.
6.2.4 Collaborer avec
l'agent principal ou le cadre approprié afin de s'assurer que les EFVP sont
complétées et suivent le processus décrit au point 6.3.
6.3 Les agents
principaux ou les cadres appropriés sont responsables pour le suivi du
processus ci-dessous afin de compléter une évaluation des facteurs relatifs à
A) Amorcer une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
6.3.1 Amorcer une ÉFVP pour
un programme ou une activité lorsque :
personnels sont utilisés ou que l'on prévoit utiliser dans le cadre d'un
processus décisionnel touchant directement un individu;
importantes aux programmes ou aux activités déjà en place qui comportent des
renseignements personnels qui sont utilisés ou que l'on prévoit utiliser à des
fins administratives;
la sous-traitance ou
le transfert du programme ou de l'activité à un autre palier de gouvernement ou
au secteur privé et que cette sous-traitance ou ce transfert constitue une
modification importante au programme ou à l'activité.
6.3.2 Déterminer,
en consultation avec l'agent responsable pour l'article
10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, si :
les activités ou les
programmes nouveaux ou ayant subi des modifications importantes, dans le cadre
desquels aucune décision n'est prise concernant les individus, auront une
incidence sur la vie privée et requièrent la tenue d'une ÉFVP; ou
protection des renseignements personnels de l'institution fédérale est adéquat
pour gérer les incidences sur la vie privée du programme ou de l'activité en
6.3.3 Les décisions prises en fonction des critères énoncés aux
points 6.3.2 doivent être documentées correctement.
B) Dans les cas où plusieurs institutions sont impliquées 6.3.4 Identifier
l'institution fédérale responsable dans les cas d'ÉFVP pluri-institutionnelles.
À moins de la conclusion d'une entente ou d'une disposition contraire,
l'institution qui exerce le principal contrôle sur les renseignements
personnels ou qui est responsable du programme ou de l'activité sera
responsable de l'ÉFVP.
6.3.5 Dans les situations où
le programme ou l'activité est exécuté dans toutes les institutions fédérales,
l'institution responsable de l'ÉFVP sera, à moins qu'il n'en soit prévu
autrement par une entente ou d'une disposition contraire, celle qui:
est chargée de
l'exécution du programme ou de l'activité à l'échelle du gouvernement; ou
est l'autorité
contractante pour le programme ou l'activité; ou
stratégique pour le programme ou l'activité à l'échelle du gouvernement.
6.3.6 Coordonner, au besoin,
un comité interministériel composé d'intervenants clés, y compris les
responsables des questions d'ordre juridique et politique lorsqu'un nouveau
programme ou qu'une nouvelle activité comporte des considérations
pangouvernementales.
6.3.7 Décider et documenter
quelle approche est la plus appropriée pour mener et approuver les ÉFVPs à
l'égard d'un programme ou d'une activité. Une ÉFVP globale ou
pluri-institutionnelle est favorisée en ce qui concerne les programmes ou les
activités exécutés en commun. L'approche devra tenir compte, au minimum, des
processus d'approbation des institutions impliquées.
6.3.8 Superviser la collecte
initiale et toutes les divulgations à des institutions fédérales impliquées
dans le programme ou l'activité.
C) Mener l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
6.3.9 Compléter l'ÉFVP de
base présentée à l'annexe C.
6.3.10 Définir le format
approprié pour l'ÉFVP selon les besoins d'affaires de l'institution fédérale,
les exigences de rapport interne et les activités générales de la gestion du
6.3.11 Déterminer, en consultation avec l'agent responsable pour l'article
10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels
et en se référant à l'ÉFVP de base complétée si une analyse supplémentaire des
secteurs de risque devrait être complétée et dans quelle mesure les stratégies
d'atténuation des risques devraient être élaborées. Une analyse plus
approfondie, qui inclut des plans ou des stratégies d'atténuation, est requise
lorsque des risques de niveau élevé sont identifiés. D) Obtenir l'approbation interne de l'ÉFVP
6.3.12 Obtenir, avant de
demander l'approbation officielle, l'aval ou la signature des personnes
10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
les agents principaux ou les cadres appropriés, et
juridiques de l'institution fédérale dans les cas où l'autorité parlementaire
pour le programme ou l'activité n'est pas clairement identifiée ou s'il y a des
répercussions possibles quant au respect de la Charte canadienne des
6.3.13 Faire approuver à
l'interne l'ÉFVP de base conformément au processus établi par l'institution
E) Avis et inscription
6.3.14 À moins d'indication
contraire dans les conditions et les modalités de la délégation, et en vertu du
71(6) de la Loi sur la protection des renseignements personnels,
s'assurer de fournir le modèle approuvé d'évaluation des facteurs relatifs à la
vie privée (EFVP) ainsi que la description proposée des fichiers de
renseignements personnels nouveaux ou modifiés au Secrétariat du Conseil du
Trésor. Le SCT confirmera seulement que les exigences obligatoires de l'EFVP de
base ont été respectées dans le but d'établir ou de réviser un FRP. Aucun autre
document ne sera révisé, et donc aucun autre document n'est exigé par le SCT
aux fins de l'examen et de l'approbation des fichiers de renseignements
6.3.15 Au moment de soumettre
le modèle approuvé d'EFVP au SCT, s'assurer d'en fournir une copie au
Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) et de lui remettre tous
les autres documents demandés.
F) Rendre compte publiquement de l'ÉFVP de base
6.3.16 Rendre accessibles au public les sections
suivantes du modèle approuvé de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie
privée de base :
Aperçu et tenue de l'ÉFVP
Identification et catégorisation des secteurs de risques – Secteurs (a) à (h)
6.3.17 Respecter les
exigences en matière de sécurité ainsi que toute autre question de
confidentialité ou de nature juridique lorsque les sections de l'ÉFVP de base
approuvée, mentionnées au point 6.3.16, sont rendues publiques.
G) Partage de l'ÉFVP
6.3.18 Partager, au besoin,
des copies de l'ÉFVP approuvée et d'autres documents pertinents avec les
partenaires et d'autres institutions fédérales. Le partage de cette information
doit respecter les exigences en matière de sécurité ainsi que toute autre
question de confidentialité ou de nature juridique.
6.4 Surveillance et déclaration
matière de surveillance et de rapports de la Politique sur la
protection de la vie privée s'appliquent à la présente directive.
indiquées dans la Politique sur la
8. Rôles et responsabilités des organisations
8.1 En plus des rôles et
des responsabilités des organisations gouvernementales indiqués dans la Politique sur la
protection de la vie privée, le Secrétariat du Conseil du Trésor
8.1.1 Examiner, avec
diligence, le contenu des ÉFVP de base approuvées afin de s'assurer que les
évaluations sont complètes. Le SCT n'approuve pas les EFVP et examinera
uniquement l'ÉFVP de base afin de se conformer avec ses obligations en liens
avec l'examen et l'approbation des fichiers de renseignements personnels.
8.1.2 Examiner, approuver et
enregistrer les FRP pour les ministères définis à l'article
2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
8.1.3 Examiner et enregistrer
les FRP de toutes les institutions fédérales y compris la Banque du Canada conformément
8.1.4 Examiner annuellement l'annexe C afin de s'assurer que l'ÉFVP de base demeure
pertinente et proposer des amendements si requis.
8.2 Outre les rôles et les
responsabilités des organismes gouvernementaux précisés dans la Politique sur la
protection de la vie privée, le Commissariat à la protection de la vie
privée peut déterminer le niveau d'analyse et les renseignements
additionnels dont il a besoin pour mener à bien l'examen ou l'enquête en vertu
protection des renseignements personnels. En sa qualité d'agent du Parlement chargé de
superviser l'application de la Loi sur la protection des
renseignements personnels, le Commissaire à la protection de la vie
privée dispose de vastes pouvoirs d'enquête et d'examen. Il peut demander qu'on
lui fournisse toute documentation supplémentaire sur un projet en ce qui
concerne la planification, l'évaluation ou la mise en œuvre d'un programme ou
d'une activité nouveau ou modifié qui comporte des renseignements personnels ou
qui peut avoir des répercussions sur la vie privée des Canadiens et tout individu
présent au Canada.
9.1 Autres lois et
règlements pertinents:
Cadre de gestion intégré du risque
Cadre stratégique sur les technologies de l'information
Politique sur la gestion de la technologie de l'information
Veuillez adresser toute demande de
renseignements concernant la présente directive au coordonnateur de l'accès à
l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP) de votre
institution. Pour une interprétation de la présente directive, le coordonnateur
de l'AIPRP doit communiquer avec : La Division des politiques de
Agent responsable pour l'article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (Official for section 10 of the Privacy Act )
Fonctionnaire ou employé qui a été désigné par arrêté de délégation pour assumer les responsabilités du responsable de l'institution fédérale ou le fonctionnaire ou l'employé qui s'acquitte des responsabilités au nom du responsable de l'institution fédérale en ce qui concerne l'article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour ce qui est de la création de fichiers de renseignements personnels qui relèvent de l'institution fédérale.
Agent principal ou cadre approprié de l'institution fédérale (Appropriate senior official or executive of the government institution)
Il s'agit de l'agent chargé des responsabilités fonctionnelles pour compléter l'ÉFVP. La responsabilité incombera à l'agent principal ou au cadre chargé des responsabilités fonctionnelles pour le programme ou l'activité faisant l'objet de l'EFVP dans les cas où la responsabilité n'a pas été assignée spécifiquement à un agent.
Il s'agit de l'acte qui consiste à vérifier (i) la validité de l'identité d'un individu ou d'une entité, ou (ii) l'intégrité des données en format électronique.
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de base (Core Privacy Impact Assessment)
Il s'agit d'éléments standardisés de l'ÉFVP qui ont un lien direct avec les obligations politiques et légales.
Flux des renseignements personnels (Flow of Personal Information)
Il s'agit d'une descriptionqui présente la création, la collecte, la conservation, l'utilisation, la divulgation et le retrait des renseignements personnels. Elle comprend l'identification des partenaires qui traitent les renseignements personnels aux fins de l'administration d'un programme ou d'une activité.
Institution fédérale responsable (Lead government institution)
Il s'agit de l'institution fédérale qui assume la responsabilité pour une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pluri-institutionnelle et qui est responsable de déterminer l'approche la plus appropriée pour compléter et approuver les ÉFVP qui appuient un programme ou une activité pluri-institutionnelle.
Méthodes d'identification améliorées (Enhanced identification methods)
Il s'agit de l'utilisation de la technologie dans le processus d'identification et d'authentification d'individu identifiable.
Modification importante (Substantial modification)
Il s'agit d'un changement ou d'une modification aux pratiques en matière de protection de la vie privée liées à un programme ou une activité dont il est fait mention dans la description d'un FRP. Elle englobe tout changement ou amendement aux pratiques relatives à la vie privée liés à des activités qui font usages de moyens automatisés ou technologiques pour identifier, créer, analyser, comparer, extraire, recueillir, apparier ou définir des renseignements personnels.
Recours à des techniques d'analyse automatisée des renseignements personnels, de comparaison des renseignements personnels et de découverte de connaissances (Automated personal information analysis, personal information matching and knowledge discovery techniques)
Il s'agit d'une activité qui comporte l'utilisation de la technologie afin d'analyser, apparier, créer, comparer, recueillir, identifier définir ou extraire des éléments de renseignements personnels.
Il s'agit d'une approche systématique pour l'observation continue d'espaces physiques et logiques, d'individus et/ou leurs activités, leur comportement ou leurs intérêts.
Annexe B - Exigences en matière d'évaluation des facteurs
relatifs à la vie privée relativement au processus de présentations au Conseil
fédérales qui demandent l'approbation du Conseil du Trésor pour des programmes
ou des activités comportant des renseignements personnels sont chargées :
De faire tous les
efforts raisonnables afin d'initier l'ÉFVP au stade initiale de la
d'indiquer dans la
demande si une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été
complétée. Si, en raison de l'urgence ou de la priorité de l'initiative, l'ÉFVP
n'a pas été complétée, indiquer l'échéancier pour compléter l'ÉFVP.
d'indiquer, le cas
échéant, les mesures prises ou à prendre pour faire face aux problèmes et aux
risques relatifs à la vie privée dans l'énoncé du projet au moment de la
demande d'approbation du projet auprès du Conseil du Trésor.
de mener une ÉFVP par
rapport au programme ou activité nouveau ou ayant
subi des modifications importantes avant la mise en œuvre de l'activité
ou du programme nouveau ou ayant subi des
modifications importantes qui ont été approuvées par le Conseil du Trésor
ou dans un échéancier et sujet aux modalités fixées par le SCT. À moins d'être précisées dans les
conditions d'une délégation faite en vertu du paragraphe
les institutions fédérales désignées comme étant des « ministères »
en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques et conformément
au paragraphe 71(5)
de tout FRP, nouveau ou ayant subi des modifications
importantes, avant la mise en œuvre du programme ou de l'activité,
nouveau ou ayant subi des modifications importantes, relié au FRP;
modalités et aux conditions relativement à l'approbation des fichiers de
renseignements personnels par le ministre désigné conformément aux paragraphes 71(3)
et 71(4).
Nota: Selon la Politique
sur la protection de la vie privée, les
responsables d'institutions fédérales sont tenus d'aviser le commissaire à la
protection de la vie privée de toute initiative prévue (loi, règlement,
politique, programme) pouvant avoir rapport avec la Loi sur la protection des renseignements personnels
ou l'une de ses dispositions, ou pouvant avoir une incidence sur la vie privée
des Canadiens et Canadiennes. Cet avis doit être transmis suffisamment tôt pour
permettre au commissaire d'examiner les enjeux et d'en discuter.
Annexe C – L'évaluation des facteurs de risque
relatifs à la vie privée de base
Les sections qui suivent et les
informations présentées ci-dessous constituent le contenu minimal d'une EFVP de
base. Dans le cas d'une ÉFVP pluri-institutionnelle, chaque institution
fédérale impliquée est responsable pour contribuer à et compléter une ÉFVP de
base selon d'une manière compatible avec l'approche définit par l'institution
fédérale responsable.
Section I – Aperçu et tenue de
l'ÉFVP:
L'institution fédérale
ou l'institution fédérale responsable dans le cas d'une ÉFVP
pluri-institutionnelle;
l'institution fédérale ou son délégué pour l'article
10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou,
dans le cas d'une ÉFVP pluri-institutionnelle, le responsable ou son délégué
pour chacune des institutions fédérales impliquées dans le programme ou
l'activité; L'agent principal ou
le cadre approprié pour le programme ou l'activité, nouveau ou ayant subi des
modifications importantes;
du programme ou de l'activité de l'institution fédérale ou de l'institution
fédérale responsable dans le cas d'une ÉFVP pluri-institutionnelle;
L'autorisation légale
relative au programme ou à l'activité. Dans les cas d'ÉFVP
pluri-institutionnelles, l'autorisation légale doit être documentée pour
chacune des institutions fédérales impliquées dans le programme ou l'activité;
Si la proposition
s'applique à un nouveau fichier de renseignements personnels ou à une
proposition pour effectuer des modifications importantes à un fichier de
renseignements personnels existant. Les fichiers existants doivent être
identifiés par leurs titres, leurs numéros d'enregistrement et leurs numéros de
fichier. Une brève description
du projet, de l'initiative ou du changement.
Dans les cas d'ÉFVP
pluri-institutionnelles, l'institution fédérale responsable doit décrire la
démarche retenue afin de compléter et d'approuver les ou l'EFVP qui appuie le
programme ou l'activité. Une ÉFVP pluri-institutionnelle devra à tout le moins identifier
les institutions fédérales impliquées et veillera à ce que le rôle de chacune
des institutions à l'égard du programme ou de l'activité soit suffisamment
documenté dans l'ÉFVP pluri-institutionnelle ou autrement selon la démarche
Section II - Identification et catégorisation des secteurs de risque
L'ÉFVP de base doit inclure l'identification et la
catégorisation préliminaire de risques tel que présentée ci-dessous. Afin
d'établir une approche uniforme en ce qui concerne les catégories de risques et
les échelles de risques pangouvernementale, les secteurs normalisés de risque
ainsi que les échelles de risque présentés doivent être maintenus comme base
pour une analyse préliminaire de risque. L'échelle de risque chiffrée est présentée
en ordre croissant : Le premier niveau
représente le niveau de risque le plus bas pour le secteur;
représente le niveau de risque le plus haut pour le secteur.
Dans un premier temps, il faut évaluer
chaque secteur indépendamment des autres. Dans un deuxième temps, il faut
effectuer une synthèse des résultats individuels afin de déterminer si une
analyse plus exhaustive est requise. Plus il y a de niveaux de risque 3 et 4,
plus la pertinence d'effectuer une analyse approfondie des secteurs de risque
concernés sera grande.
a) Type de programme ou d'activité Échelle de risque
- Programme ou activité qui ne nécessitent pas la prise d'une décision concernant un individu identifiable.
- Administration des programmes, des activités et des services. 2
- Conformité/Enquêtes réglementaires et exécution de la réglementation.
- Enquête criminelle et application de la loi ou sécurité nationale.
b)	Type de renseignements personnels recueillis et contexte
- Seules les données fournies directement par l'individu  au moment de la collecte  relatives à un programme autorisé et recueillies directement auprès de l'individu ou avec son consentement pour la communication pour autant que les données ne soient pas de nature délicate dans le contexte.
- Données personnelles fournies par l'individu avec le consentement d'utiliser des données détenues par une autre source pour autant que les données ne soient pas de nature délicate après la collecte.
- Le numéro d'assurance sociale, les renseignements médicaux et financiers ou d'autres renseignements personnels de nature délicate, ou encore le contexte de ceux ci est de nature délicate. Renseignements personnels sur les mineurs, les personnes incapables ou un représentant agissant au nom de l'individu concerné.
- Renseignements personnels de nature délicate, dont les profils détaillés, les allégations ou les soupçons, les échantillons de substances corporelles, ou le contexte des renseignements personnels de nature particulièrement délicate. 4
c)	Participation des partenaires et du secteur privé au programme ou à l'activité
- Au sein de l'institution (que ce soit pour un seul ou pour plusieurs programmes ou activités au sein d'une même institution)
- Avec d'autres institutions fédérales
- Avec d'autres institutions ou avec une combinaison des gouvernements fédéral, provinciaux et/ou municipaux
- Avec des gouvernements étrangers, des organisations internationales et/ou des organisations du secteur privé
d)	Durée du programme ou de l'activité
- Programme ou activité ponctuel.
- Programme à court terme.
- Programme à long terme.
e)	Personnes concernées par le programme
- Le programme touche certains employés à des fins administratives internes.
- Le programme touche tous les employés à des fins administratives internes.
- Le programme touche certains individus à des fins administratives externes.
- Le programme touche tous les individus à des fins administratives externes.
f)	Technologie et vie privée
- Est-ce que le programme ou l'activité, nouveau ou ayant subi des modifications importantes, comprend la mise en œuvre d'un nouveau système électronique, logiciel ou programme d'application, dont un collecticiel (ou logiciel de groupe), qui sera mis sur pieds afin de créer, collecter ou traiter les renseignements personnels dans le but de soutenir le programme ou l'activité?
- L'activité ou le programme, nouveau ou ayant subi des modifications importantes, requiert-il des modifications aux systèmes hérités des TI?
- Indiquer si le programme ou l'activité, nouveau ou ayant subi des modifications importantes, comprend la mise en œuvre d'une ou de plusieurs des technologies suivantes :
Méthodes d'identification amélioréesRecours à la surveillance Recours à des techniques d'analyse automatisée des renseignements personnels, de comparaison des renseignements personnels et de découverte de connaissances Une réponse affirmative à l'une ou l'autre des questions ci-haut indique la présence possible de risques et d'atteinte à la vie privée qui devront être évalués et, si requis, atténués.
g)	Transmission des renseignements personnels
- Les renseignements personnels sont utilisés au sein d'un système fermé (aucune connexion à Internet, à l'intranet ou à tout autre système. La distribution des documents papier est surveillée).
- Les renseignements personnels sont utilisés au sein d'un système qui est branché à au moins un autre système.
- Les renseignements personnels sont transférés à des dispositifs portatifs ou sont imprimés (clé USB, disquette, ordinateur portatif, ou tout transfert de renseignements personnels à un support de données différent.)
- Les renseignements personnels sont transmis à l'aide de technologies sans fil.
h)	Le risque possible à l'individu ou à l'employé lors d'atteinte à la vie privée i)	Le risque possible à l'institution lors d'atteinte à la vie privée
Nota: En ce qui concerne les parties h) et i), les
institutions fédérales peuvent consulter les Lignes
directrices sur les atteintes à la vie privée afin d'obtenir des orientations
supplémentaires. Dans les cas d'ÉFVP
pluri-institutionnelles, chacune des institutions fédérales impliquées est
responsable, au minimum, de compléter les parties b), c), f), g), h) et i);
alors que l'institution fédérale responsable doit compléter les parties a), d)
et e).
Section III - Analyse des éléments de renseignements personnels du programme ou de l'activité
Identifier chaque élément des renseignements personnels collectés (Par exemple : 1) nom, 2) adresse, etc.);
Identifier chaque sous-élément des renseignements personnels associé à l'élément des renseignements personnels (Par exemple : 1) prénom, initiale, nom de famille, 2) rue, numéro civique, ville, province, code postal, etc.);
Identifier sous quelle forme les renseignements personnels seront consignés que ce soit sur support papier, support électronique, enregistrement audio, image visuelle, prélèvement biologique humain ou autre (veuillez spécifier).
responsable, au minimum, d'identifier les éléments de renseignements personnels
collectés ou divulgués dans le cadre de leur participation au programme ou à
l'activité pluri-institutionnelle. Section IV – Flux des renseignements
personnels du programme ou de l'activité
Nommer la ou les
sources des renseignements personnels recueillis et la manière, s'il y a lieu,
dont les renseignements personnels seront crés. Nommer les
utilisations et les divulgations internes et externes. Plus précisément, nommer
les secteurs, les groupes et les individus qui auront accès aux renseignements
personnels et les personnes auxquelles ces renseignements seront fournis ou
communiqués. Inclure l'information pour les points suivants s'il y lieu :
L'institution fédérale responsable du programme ou de l'activité (donner le titre et le numéro du FRP)Autre institution fédérale responsable du programme ou de l'activité (donner le titre et le numéro du FRP)Institution gouvernementale non fédérale (de niveau provincial ou municipal, les conseils autochtones, les organisations d'États étrangers, les organisations internationales) ou le secteur privé
Nommer l'endroit où circuleront les renseignements personnels et où ils seront entreposés et détenus
Nommer l'endroit où les secteurs, groupes et individu auront accès aux renseignements personnels.
L'institution fédérale doit décider du
format du flux des renseignements personnels.
pluri-institutionnelles, chacune des institutions fédérales impliquées est responsable,
au minimum, de tracer le flux des renseignements personnels pour les
renseignements personnels qui relèvent de l'institution. L'institution fédérale
responsable sera responsable de tracer le flux des renseignements personnels
entre ou parmi les institutions fédérales.
Section V – Analyse de la conformité relative à la protection de la vie privée
Au minimum, l'analyse
de la conformité relative à la protection de la vie privée doit couvrir les
secteurs suivants et doit identifier les mesures précises de conformité prises
ou à prendre pour chacun des secteurs nommés ci-dessus :
procéder à la collecte (article 4
de la Loi sur la protection des renseignements personnels)Collecte directe /
Avis / Consentement (le cas échéant) (article 5
de la Loi sur la protection des renseignements personnels)
Conservation (article 6
Exactitude (paragraphe 6(2)
Usage (article 7
Divulgation – (article 8
administratives, physiques et techniques
Indiquez tous les
changements aux exigences d'affaires qui ont un impact sur le
système/logiciel/programme et qui peuvent avoir un impact sur les contrôles
d'accès courants et les pratiques de protection de la vie privée en ce qui
concerne la création, la collection, la conservation, l'utilisation et/ou la
divulgation ainsi que la disposition des renseignements personnels
anciens systèmes et/ou les services existants qui doivent être maintenus ou
modifiés sont actuellement conformes avec les obligations en ce qui concerne la
identifier toutes
activités de sensibilisation en ce qui concerne les obligations de protection
de la vie privée dans le nouvel environnement électronique
responsable, au minimum, de présenter les pratiques relatives à la protection
de la vie privée pour les renseignements personnels qui relèvent de leur
Section VI – Sommaire de l'analyse et les recommandations (le
cas échéant) Documenter l'analyse
découlant de l'identification et de la catégorisation préliminaire des risques.
Cette analyse doit être proportionnée aux secteurs de risque découverts.
Section VII – Liste des documents complémentaires
autres documents qui ont servi ou qui ont rapport à l'ÉFVP de base – ceux-ci
n'ont pas à être annexés à l'ÉFVP de base
Section VIII - Approbation officielle
Une indication que
l'ÉFVP a été officiellement approuvée conformément au processus d'approbation
de l'institution fédérale;
pluri-institutionnelles, une indication que l'ÉFVP a été officiellement
approuvée conformément au processus d'approbation de l'institution fédérale
Les sections ci-dessus et les
renseignements s'y trouvant forment l'ÉFVP de base. Développer tout