Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/circular-externa-37-de-2005?documento=legcol&contexto=legcol_7599204212d2f034e0430a010151f034&vista=STD-PC
Timestamp: 2018-10-17 08:02:58
Document Index: 191148014

Matched Legal Cases: ['artículo 94', 'artículo 4', 'artículo 4', 'artículo 3', 'artículo 3', 'artículo 2', 'artículo 2', 'artículo 2', 'artículo 3', 'artículo 2', 'artículo 4', 'artículo 2', 'artículo 6', 'artículo 2', 'artículo 4', 'artículo 2', 'artículo 2', 'artículo 2', 'artículo 7', 'artículo 2', 'artículo 5', 'artículo 1', 'artículo 8', 'artículo 2', 'artículo 4', 'artículo 2', 'artículo 2', 'artículo 10', 'artículo 208', 'artículo 2', 'artículo 2', 'artículo 2']

﻿ CIRCULAR EXTERNA 37 DE 2005
CIRCULAR EXTERNA 37 DE 14 DE OCTUBRE DE 2005
CONTENIDO:ENTIDADES VIGILADAS POR LA SUPERBANCARIA. SE MODIFICA EL CAPÍTULO V DEL TÍTULO I DE LA CIRCULAR BÁSICA JURÍDICA - CIRCULAR EXTERNA 7 DE 1996, EN MATERIA DE APERTURA DE OFICINAS DE REPRESENTACIÓN, EXCEPCIONES AL RÉGIMEN DE APERTURA, LA FIGURA DE LA REPRESENTACIÓN DE INSTITUCIONES FINANCIERAS Y REASEGURADORAS DEL EXTERIOR PREVISTA EN EL DECRETO 2951 DE 2004, CLAUSURA DE OFICINAS Y REGLAS SOBRE REMISIÓN DE INFORMACIÓN, ENTRE OTRAS MODIFICACIONES.
BOLETÍN N°:857 DE OCTUBRE 21 DE 2005
CIRCULAR EXTERNA 37 DE 2005
Ref.: Capítulo V del título I de la Circular Externa 7 de 1996. Oficinas de representación de instituciones financieras y reaseguradoras del exterior.
Como es de su conocimiento, en desarrollo de lo establecido en el artículo 94 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 2951 de 2004, mediante el cual se dictan normas sobre la actividad de las oficinas de representación de instituciones financieras y de reaseguros del exterior.
Con el propósito de ajustar las instrucciones impartidas por la Superintedencia Bancaria a lo previsto en el citado decreto, este despacho en ejercicio de sus facultades considera necesario modificar el capítulo V del título I de la Circular Externa 7 de 1996.
El capítulo que se adopta consagra instrucciones en materia de apertura de oficinas de representación, excepciones al régimen de apertura, la figura de la representación de instituciones financieras y reaseguradoras del exterior prevista en el artículo 4º del Decreto 2951 de 2004, clausura de oficinas y reglas sobre remisión de información, entre otras.
Adicionalmente, se modifica la proforma F.1000-74 y su respectivo formato con el objeto de registrar el número y el monto de las financiaciones otorgadas en Colombia por las instituciones financieras del exterior con ocasión de la gestión de sus oficinas de representación o por los representantes de aquellas entidades financieras del exterior que se acojan a la figura prevista en el artículo 4º del Decreto 2951 de 2004, y se adopta la proforma F.3000-70 con el fin de recaudar la información de los contratos de reaseguro aceptados por las oficinas de representación de instituciones reaseguradoras del exterior o por los representantes de las entidades reaseguradoras del exterior, que se acojan a la modalidad aludida en precedencia.
Como consecuencia de lo expuesto se deroga la proforma F.1000-75 y su respectivo formato, por cuanto la información que recaudaba se incluye en la proforma F.1000-74, modificada.
La presente circular rige a partir de la fecha de su publicación y modifica los capítulos V y X de la Circular Externa 7 de 1996 y los anexos de la Circular Externa 100 de 1995. Se anexan las páginas modificadas.
Capítulo quinto -Oficinas de representación
La actividad de las oficinas de representación de las instituciones financieras y reaseguradoras del exterior se rige además de lo previsto en el EOSF, por lo dispuesto en el Decreto 2951 de 2004 y las instrucciones contempladas en el presente capítulo.
2. Obligación de establecer una oficina de representación o de inscribirse en el Reacoex
Las instituciones financieras del exterior que pretendan promover o publicitar los productos y servicios que constituyen su objeto social en territorio colombiano o a sus residentes, deben establecer una oficina de representación en Colombia, previa autorización de la SBC.
Las instituciones reaseguradoras del exterior que pretendan promover o publicitar los productos y servicios que constituyen su objeto social en territorio colombiano o a sus residentes, deben inscribirse en el registro de reaseguradores y corredores de reaseguro del exterior, Reacoex, llevado por la SBC, atendiendo para el efecto las instrucciones previstas en el capítulo cuarto del título VI de esta circular.
La autorización para el establecimiento de la oficina de representación de una institución reaseguradora del exterior genera simultáneamente la inscripción en el Reacoex.
Para establecer una oficina de representación en Colombia, las instituciones financieras y las reaseguradoras del exterior deben presentar a la SBC la correspondiente solicitud por intermedio del representante legal o del apoderado de la institución interesada, junto con los documentos señalados en el artículo 3º del Decreto 2951 de 2004, incluyendo la hoja de vida de la persona que actuará como representante de la oficina de representación, en el formato establecido para el efecto por la SBC.
La SBC podrá, de acuerdo con lo establecido en el numeral 10 del artículo 3º del Decreto 2951 de 2004, solicitar la documentación adicional que requiera para formarse un criterio sobre la idoneidad de la institución financiera o reaseguradora del exterior, de sus administradores, accionistas o del plan de negocios para establecer una oficina de representación.
Cuando se trate de una institución financiera del exterior, debe adjuntarse una certificación del representante legal en la cual conste el origen de los recursos que colocará a residentes en Colombia para ser utilizados en el país o en el exterior, precisando si se han obtenido en el país del domicilio de la entidad o si provienen del mercado internacional.
La solicitud de apertura de la oficina y la documentación adjunta deben presentarse a la SBC en español. La documentación que no haya sido originalmente otorgada en español debe venir acompañada con su correspondiente traducción oficial. Todos los documentos que se presenten deben cumplir con las formalidades previstas en la ley para los documentos otorgados en el exterior.
4. Excepciones al régimen de apertura de oficinas de representación
No están obligadas a establecer oficina de representación en Colombia las instituciones financieras y reaseguradoras del exterior que cumplan íntegramente alguna o algunas de las condiciones indicadas en el artículo 2º del Decreto 2951 de 2004.
Las instituciones financieras o reaseguradoras del exterior que, pese a estar cubiertas por alguna de las excepciones al régimen de apertura, decidan establecer una oficina de representación en Colombia, deben cumplir con los requisitos señalados para el efecto y obtener previamente de la SBC la respectiva autorización para su apertura.
4.1. Promoción y publicidad de productos y servicios de filiales y subsidiarias realizada por oficinas de representación de entidades matrices
De acuerdo con lo establecido en el numeral 7º del artículo 2º del Decreto 2951 de 2004, no están obligadas a tener oficina de representación en Colombia las filiales y subsidiarias de instituciones financieras o reaseguradoras del exterior cuya matriz tenga oficina de representación autorizada en Colombia.
La realización de actos de promoción y publicidad de entidades filiales y subsidiarias acogiéndose a la citada excepción debe ser informada previamente a la SBC. Para el efecto, el representante de la oficina de representación debe remitir a la SBC, en español, o con la respectiva traducción oficial a este idioma, la resolución, acuerdo o decisión del órgano o funcionario competente de la institución matriz del exterior, que autorice expresamente la realización de dichos actos a través de la oficina, identificando plenamente las entidades filiales o subsidiarias y las actividades de estas que promoverá.
4.2. Representación de instituciones financieras y reaseguradoras del exterior
Las instituciones financieras y reaseguradoras del exterior que no tengan oficina de representación en Colombia y decidan acogerse a las excepciones establecidas en los numerales 8º y 9º del artículo 2º del Decreto 2951 de 2004, deben obtener la autorización previa de la SBC para desarrollar las actividades propias de dichas oficinas.
Para el efecto, por intermedio del representante legal de la institución del exterior o de un apoderado, deben adjuntar en español, o con la respectiva traducción oficial a este idioma, la documentación pertinente señalada en el artículo 3º del Decreto 2951 de 2004, incluyendo:
a) La resolución, acuerdo o decisión del órgano o funcionario competente de la institución del exterior solicitante, en la que conste la determinación de acogerse a alguna de las excepciones establecidas en los numerales 8º y 9º del artículo 2º del Decreto 2951 de 2004.
b) La resolución, acuerdo o decisión del órgano o funcionario competente de la institución solicitante, relativa a la designación de la persona natural que actuará como representante y se dedicará en forma exclusiva a promocionar o publicitar los servicios de la institución representada, en los términos autorizados a las oficinas de representación en el Decreto 2951 de 2004.
c) Hoja de vida de la persona que actuará como representante, presentada en la proforma establecida por la SBC para el efecto, acompañada de todos los documentos señalados en la lista de chequeo de la respectiva proforma.
d) De acuerdo con lo previsto en el numeral 7º del artículo 4º del Decreto 2951 de 2004, la institución financiera o de reaseguros del exterior que se acoja a alguna de las excepciones contempladas en los numerales 8º y 9º del artículo 2º del mencionado decreto, debe realizar los actos de promoción o publicidad de sus servicios a través de la red de oficinas de una entidad financiera o reaseguradora establecida en el país.
Para el efecto, en la solicitud de autorización para realizar actos de promoción y publicidad, debe informar la ubicación de las oficinas de la red en las cuales desarrollará esa actividad, ilustrando en detalle la forma como se establecerán áreas independientes de las de la entidad establecida en el país y la manera como se identificarán dichas áreas, de manera que el público distinga plenamente entre unas y otras.
Obtenida la autorización, la institución financiera o de reaseguros del exterior debe designar los funcionarios que cumplirán las labores de promoción o publicidad en los términos autorizados a las oficinas de representación en el artículo 6º del Decreto 2951 de 2004. Dichos funcionarios deben tener dedicación exclusiva y, por consiguiente, no podrán ser funcionarios de la entidad matriz, filial o subsidiaria, según sea el caso, establecida en el país.
5. Localización de la oficina de representación y del representante de entidades financieras y de reaseguros del exterior
Autorizada la apertura de una oficina de representación por la SBC, el representante de esta debe informar al grupo de registro de este organismo, una vez esta se encuentre instalada, la dirección, números de teléfono y de fax, la dirección de correo electrónico, así como cualquier dato necesario para su localización.
Dicha información también debe ser suministrada por el representante de la entidad financiera o de reaseguros del exterior autorizada por la SBC para desarrollar las actividades propias de las oficinas de representación bajo alguna de las excepciones contempladas en los numerales 8º y 9º del artículo 2º del Decreto 2951 de 2004.
Las oficinas de representación deben identificarse con un aviso visible expuesto al público en el cual se anuncie su condición de representación de una entidad financiera o reaseguradora del exterior.
Cuando una institución financiera o de reaseguros del exterior, en virtud de lo previsto en el numeral 7º del artículo 4º del Decreto 2951 de 2004, use la red de oficinas de una entidad establecida en Colombia, las áreas a través de las cuales se desarrollen las actividades de promoción y publicidad deben identificarse mediante avisos expuestos al público que permitan a los usuarios distinguir fácilmente dichos espacios y actividades de los de la entidad establecida en el país.
7. Traslado de la oficina
El representante de la oficina de representación debe informar el traslado de esta al grupo de registro de la SBC dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al respectivo traslado, indicando la dirección, teléfonos, fax y cualquier otro dato necesario para su localización.
En el mismo término, el representante de la entidad financiera o de reaseguros del exterior autorizada por la SBC para desarrollar las actividades propias de las oficinas de representación bajo alguna de las excepciones contempladas en los numerales 8º y 9º del artículo 2º del Decreto 2951 de 2004, debe informar al grupo de registro de la SBC cualquier modificación de los datos suministrados para su localización.
8. Oficinas promotoras
Las oficinas de representación de entidades financieras o de reaseguros del exterior autorizadas por la SBC, podrán establecer oficinas promotoras de negocios en lugares diferentes al de la oficina principal. Dichas oficinas dependerán directamente del representante de la oficina de representación.
El representante de la oficina de representación deberá informar al grupo de registro de la SBC el establecimiento de oficinas promotoras dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la respectiva apertura, indicando la dirección de la oficina promotora y los números telefónico y de fax, correo electrónico, así como el nombre y la identificación de la persona encargada de esta y las funciones que desarrollará.
9. Actividades de las oficinas de representación
Las oficinas de representación de instituciones reaseguradoras o financieras del exterior solo pueden desarrollar las actividades previstas en los artículos 5º y 6º del Decreto 2951 de 2005, respectivamente.
10. Clausura de las oficinas de representación. Finalización de la actividad de representación
La clausura de las oficinas de representación de instituciones financieras o reaseguradoras del exterior requiere autorización previa de la SBC. Cuando una entidad financiera o reaseguradora del exterior proyecte clausurar su oficina de representación en Colombia, el representante de la misma o el representante legal de la institución del exterior debe informar tal hecho a la SBC, remitiendo el documento en el cual conste la decisión de cierre adoptada por el órgano o el funcionario competente de la entidad extranjera, por lo menos con un (1) mes de anticipación a la proyectada clausura.
La institución financiera o de reaseguros del exterior que se haya acogido a alguna de las excepciones contempladas en los numerales 8º y 9º del artículo 2º del Decreto 2951 de 2004 y que proyecte concluir su actividad en Colombia, debe obtener autorización previa de la SBC para el efecto, dando aviso de tal hecho a la SBC con la antelación señalada en el inciso anterior, adjuntando el documento en el cual conste dicha decisión.
El cierre de la oficina de representación de una entidad reaseguradora del exterior no implica la cancelación de la inscripción del reasegurador del exterior en el Reacoex, salvo en aquellos casos en los cuales se presente una solicitud expresa en tal sentido.
11. Prohibiciones especiales de las oficinas de representación de instituciones financieras del exterior, representantes y funcionarios
11.1. Oficinas de representación de instituciones financieras del exterior y representantes de instituciones financieras del exterior
Las oficinas de representación de instituciones financieras del exterior, sus representantes y funcionarios, así como los representantes y funcionarios de entidades financieras del exterior autorizadas por la SBC para desarrollar actividades bajo alguna de las excepciones contempladas en los numerales 8º y 9º del artículo 2º del Decreto 2951 de 2004, deben abstenerse de realizar las actividades señaladas en el artículo 7º del mencionado decreto.
11.2. Oficinas de representación de instituciones reaseguradoras del exterior y representantes de reaseguradoras del exterior
Las oficinas de representación de entidades reaseguradoras del exterior, sus representantes y funcionarios, así como los representantes y funcionarios de entidades reaseguradoras del exterior autorizadas por la SBC para desarrollar actividades bajo alguna de las excepciones contempladas en los numerales 8º y 9º del artículo 2º del Decreto 2951 de 2004, deben, en los términos del artículo 5º del mencionado decreto, abstenerse de actuar directa o indirectamente como compañías de seguros.
12. Deberes de las oficinas de representación y sus representantes
De acuerdo con lo establecido en el parágrafo 2º del artículo 1º del Decreto 2951 de 2004, las oficinas de representación deben cumplir con los deberes de todo comerciante. En desarrollo de lo anterior, deben:
a) Matricularse en el registro mercantil.
b) Llevar un registro contable de los ingresos recibidos en moneda legal o extranjera y la descomposición de los gastos de funcionamiento, los cuales deberán permanecer en la oficina de representación a disposición de la SBC.
c) Conservar la correspondencia y demás documentos relacionados con sus actividades, los cuales deberán permanecer a disposición de la SBC.
d) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad.
e) Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal
Adicionalmente deben conservar un inventario de los bienes que posee la institución financiera o de reaseguros del exterior en el país. Las oficinas de representación y los representantes de entidades financieras del exterior, deben llevar un control de las financiaciones otorgadas producto de su gestión, en cuanto a sus valores, clase de moneda, intereses, fecha de otorgamiento y vencimiento, número de registro de la operación ante el Banco de la República, etc.
12.1. Deber de información
En desarrollo de las actividades autorizadas, las oficinas de representación y sus representantes, así como los representantes de instituciones financieras o reaseguradoras del exterior, deben dar estricto cumplimiento al mandato de información a clientes y usuarios previsto en el artículo 8º del Decreto 2951 de 2004.
Para el efecto, corresponde al representante de la oficina o al representante de la institución financiera o reaseguradora del exterior, según corresponda, adoptar procedimientos de información a clientes y usuarios, los cuales deben ser estrictamente observados por los funcionarios encargados de adelantar labores de promoción y publicidad.
En la papelería y los demás medios de identificación escrita que utilicen se debe indicar con claridad que se trata de una oficina de representación en Colombia o la representación de una institución financiera o reaseguradora del exterior.
12.2. Deberes especiales de los representantes de instituciones financieras y reaseguradoras del exterior
Los representantes de entidades financieras del exterior autorizadas por la SBC para desarrollar actividades bajo alguna de las excepciones contempladas en los numerales 8º y 9º del artículo 2º del Decreto 2951 de 2004 tienen, además de los deberes antes señalados, los siguientes deberes especiales:
a) Observar en la realización de actos de promoción y publicidad, lo dispuesto en el Decreto 2951 de 2004, así como las instrucciones impartidas por la SBC.
b) Velar porque los funcionarios que cumplan las labores de promoción o publicidad se dediquen exclusivamente a dichas actividades.
c) Velar porque exista una plena independencia y distinción entre las áreas en las cuales se desarrollan las actividades de promoción y publicidad de la institución del exterior de las áreas de la entidad establecida en el país, de forma que el público distinga fácilmente entre unas y otras.
13. Deber especial de los representantes legales de las entidades establecidas en Colombia que permitan el uso de su red de oficinas
Los representantes legales de las entidades establecidas en Colombia que permitan el uso de sus redes a instituciones financieras o reaseguradoras del exterior en virtud de lo previsto en el numeral 7º del artículo 4º del Decreto 2951 de 2004, deben velar porque en las oficinas exista una plena independencia entre las áreas en las cuales se desarrollan las actividades de promoción y publicidad de las instituciones extranjeras y las áreas de la entidad establecida en el país, de manera que el público distinga fácilmente entre unas y otras.
Igualmente deberán velar porque ningún funcionario de la entidad establecida en el país desarrolle funciones de promoción y publicidad de la entidad financiera o de reaseguros del exterior.
14. Remisión de información
Los representantes de las oficinas de representación y los representantes de instituciones financieras o reaseguradoras del exterior, deben remitir anualmente en medio magnético a la SBC la siguiente información:
14.1. Oficinas de representación y representantes de instituciones financieras del exterior
Dentro de los dos (2) primeros meses de cada año deben remitir:
a) Un informe sobre las actividades desarrolladas en el país.
b) Una relación de las financiaciones otorgadas en Colombia por la entidad representada, diligenciando el formulario diseñado para el efecto por la SBC.
c) Los agentes de préstamos sindicados deben reportar la información de estas operaciones, en el formato diseñado para el efecto por la SBC.
En todo caso, en el evento en que las entidades financieras del exterior no hayan realizado operaciones en Colombia, deberán informar a esta superintendencia esta circunstancia a más tardar en el plazo antes indicado.
14.2. Oficinas de representación y representantes de instituciones reaseguradoras del exterior
Dentro de los tres (3) primeros meses de cada año deben remitir:
a) Un Informe sobre los contratos de reaseguro aceptados o cedidos en el año inmediatamente anterior, en el que se indique el tipo de contrato, montos aceptados, primas, comisiones y vigencias.
b) Indicación, conforme a la delegación efectuada por la entidad reaseguradora del exterior, de la máxima capacidad de aceptación por riesgo y del máximo cúmulo que puede reasegurar en contratos de exceso de pérdida catastróficos, de conformidad con las normas de regulación prudencial que rijan al reasegurador y con sus políticas internas de suscripción.
14.3. Información sobre cambios del régimen jurídico
Los representantes de las oficinas de representación y los representantes de instituciones financieras o reaseguradoras del exterior deben informar a la SBC, dentro del mes siguiente a la ocurrencia del hecho respectivo, cualquiera de las siguientes situaciones:
a) Las modificaciones que se produzcan en el régimen jurídico del país en el cual se encuentre domiciliada la institución del exterior que tengan efecto en la actividad que desarrolla en Colombia la entidad representada.
b) Cualquier proceso de reorganización que afecte a la institución del exterior y los cambios de razón social.
c) Las medidas relevantes adoptadas en relación con la institución representada por las autoridades de supervisión de los países en los cuales esta desarrolla actividades.
15. Régimen de publicidad
Las oficinas de representación y los representantes de instituciones financieras o reaseguradoras del exterior deben solicitar autorización de la SBC para desarrollar campañas que tengan por objeto promover o publicitar en el país a la entidad representada y sus servicios. Para el efecto, deben presentar previamente a la SBC para su respectiva autorización los programas de promoción o de publicidad que pretendan divulgar en el territorio nacional.
En los mensajes publicitarios, a continuación de la razón social o genérica de la entidad financiera o reaseguradora del exterior, debe anotarse la siguiente inscripción: “Promoción y oferta de los negocios y servicios de la entidad financiera o reaseguradora (según el caso) representada en Colombia”.
Las entidades financieras y reaseguradoras del exterior que no tengan oficina de representación o representante en Colombia, o no estén comprendidas en alguna de las excepciones contempladas en el artículo 2º del Decreto 2951 de 2004, no pueden promover mediante publicidad sus servicios.
16. Representación
La representación en Colombia de las oficinas de representación de instituciones financieras y de reaseguros del exterior, estará a cargo de una persona natural designada, debidamente inscrita y posesionada para tal efecto ante la SBC.
Igualmente deben posesionarse ante la SBC, previamente al ejercicio de sus actividades, los representantes de instituciones financieras y reaseguradoras del exterior que se hayan acogido a alguna de las excepciones previstas en los numerales 8º y 9º del artículo 2º del Decreto 2951 de 2004.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 10 del Decreto 2951 de 2004, no pueden desempeñarse como representantes de una oficina de representación o representantes de una institución financiera o reaseguradora del exterior, quien sea representante de otra oficina de representación, o los administradores, representantes legales o empleados de instituciones financieras, aseguradoras o intermediarios de seguros o de reaseguros establecidos en Colombia.
17. Régimen sancionatorio
La SBC podrá imponer cualquiera de las sanciones establecidas en el artículo 208 del EOSF por el incumplimiento de las disposiciones previstas en el EOSF, el Decreto 2951 de 2004 o las instrucciones que para la observancia de estas se imparten en el presente capítulo, por parte de las oficinas de representación, sus representantes o funcionarios, o por los representantes o funcionarios de instituciones financieras o reaseguradoras del exterior autorizadas por la SBC para desarrollar actividades bajo alguna de las excepciones contempladas en los numerales 8º y 9º del artículo 2º del citado decreto.
1. Reglas relativas a la posesión ante la Superintendencia Bancaria de Colombia de administradores, revisores fiscales y oficiales de cumplimiento de entidades vigiladas.
Con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en los artículos: 73 numeral 3º, 74 numeral 4º, 79 numeral 3º y 326 numeral 2º literal g) del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, (EOSF), las personas que hayan sido designadas como representantes legales, miembros de juntas directivas, revisores fiscales, oficiales de cumplimiento de entidades vigiladas y representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras y compañías de reaseguros del exterior, así como los representantes designados para Colombia de las instituciones financieras y reaseguradoras del exterior que decidan acogerse a las excepciones establecidas en los numerales 8º y 9º del artículo 2º del Decreto 2951 de 2004, deben tomar posesión de sus cargos ante la Superintendencia Bancaria de Colombia (SBC), para lo cual se deben atender las instrucciones contenidas en el presente numeral.
1.1. Personas que deben tomar posesión
De conformidad con lo establecido en las normas citadas anteriormente, deben tomar posesión del cargo:
• Los representantes legales, principales y suplentes de las entidades sometidas al control y vigilancia de la SBC, con excepción de los gerentes de sucursales.
• Los representantes de las oficinas de representación de instituciones financieras y de reaseguros del exterior.
• Los representantes designados para Colombia de las instituciones financieras y de reaseguros del exterior que decidan acogerse a las excepciones establecidas en los numerales 8º y 9º del artículo 2º del Decreto 2951 de 2004.
• Miembros de junta directiva y/o consejo directivo o de administración, principales y suplentes.
• Los revisores fiscales, principales y suplentes.
• Los oficiales de cumplimiento.
El ejercicio de cualquier cargo sin haber tomado posesión del mismo, cuando la ley así lo exija, dará lugar a las sanciones correspondientes, sin perjuicio de que por este solo hecho la SBC se abstenga de autorizar la posesión.
1.2. Eventos en los que no se requiere posesión
No se requiere posesión en los siguientes casos:
• Cuando se trate de reelección de revisor fiscal, miembros de junta directiva, oficial de cumplimiento o representante legal.
• Cuando se presente un cambio de condición de miembro de junta directiva de principal a suplente o viceversa.
• Cuando se presente cambio en la condición de revisor fiscal principal a suplente.
• Cuando se trate de funcionarios públicos que por disposición legal deben formar parte de juntas directivas, trátese de delegados o representantes.
• Cuando se trate de suplentes del representante legal, siempre y cuando no haya vocación de permanencia, no dure tal situación más de seis meses y hayan tomado posesión para el cargo que desempeñan actualmente.
En todo caso, siempre debe enviarse una comunicación al grupo de registro suscrita por cualquier representante legal de la entidad, informando la designación junto con el documento donde conste dicho nombramiento.
1.3. Suplencias y encargos
Las personas que se desempeñen como suplentes pueden ejercer las funciones de representación legal una vez cumplido el requisito de posesión, cuando se produzca la falta del principal, sin que para ello deban adelantar de nuevo dicho trámite ante la SBC.
En relación con los encargos, con antelación a su iniciación se debe enviar al grupo de registro comunicación en tal sentido, acompañada del documento de designación respectiva y de la carta de aceptación del cargo.
Tema: Créditos otorgados en Colombia
Nombre de proforma: Relación de créditos en moneda extranjera otorgados en Colombia.
Número de proforma: F.1000-74
Número de formato: N.A.
Objetivo: Registrar el número y el monto de los créditos otorgados en Colombia por las instituciones financieras del exterior con ocasión de la gestión de sus oficinas de representación en Colombia.
Tipo de entidad a la que aplica: Oficinas de representación de las instituciones financieras del exterior.
Trámite: 240 oficinas de representación de organismos financieros del exterior
Fecha de corte de la información: Diciembre 31.
Fecha de reporte: El último día hábil del mes de febrero.
Medio de envío: Disquete o disco compacto.
Dependencia usuaria: Direcciones de superintendencia.
Los valores deben expresarse en miles de dólares de los Estados Unidos de América.
Tipo y código de entidad: Registre el tipo y código de la entidad que reporta, asignado por la Superintendencia Bancaria.
Nombre: Registre la razón social de la entidad que reporta.
Fecha de corte: Registre la fecha de corte de la información, bajo el formato DD (día), MM (mes), AAAA (año).
Columna 1 tipo de identificación: Registre el tipo de identificación de la persona natural o jurídica a la cual se concedió el crédito: 0 = no aplica, 1 = cédula de ciudadanía, 2 = cédula de extranjería, 3 = NIT, 4 = tarjeta de identidad, 5 = pasaporte, 6 = carné diplomático, 7 = sociedad extranjera sin NIT en Colombia, 8 = fideicomiso, 9 = registro civil de nacimiento.
Columna 2 número de identificación: Registre el número de identificación de la persona natural o jurídica a la cual se concedió el crédito.
Columna 3 nombre: Registre el nombre o la razón social de la persona natural o jurídica a la cual se le concedió el crédito.
Columna 4 monto del crédito: Registre el monto total del crédito otorgado.
Columna 5 utilización del crédito: Registre la parte utilizada del monto total del crédito, a la fecha de corte de la información reportada.
Columna 6 saldo del crédito: Registre la diferencia entre la columna 4 “Monto del crédito” y la columna 5 “Utilización del crédito”.
Columna 7 fecha de otorgamiento: Registre la fecha en la cual se otorga el crédito, bajo el formato DD (día) MM (mes) AAAA (Año).
Columna 8 fecha de vencimiento: Registre la fecha en la cual se pactó que se vence el crédito, bajo el formato DD (día) MM (mes) AAAA (Año).
Columna 9 Destino económico: Registre el código CIIU (asignado por el DANE) a cuatro dígitos, correspondiente a la actividad económica a la cual se van a destinar los recursos provenientes del crédito.
Columna 10 sector: Registre 1 = si el beneficiario del crédito pertenece al sector público ó 2 = si el beneficiario del crédito pertenece al sector privado.
Columna 11 préstamo sindicado: Registre: 1 = si el crédito hace parte de un préstamo sindicado ó 2 = si no hace parte de un préstamo sindicado.
NOTA: Página 72. Formato, F.1000-74.
Anexo 51-Contratos aceptados
Tema: Reaseguros
Nombre de proforma: Contratos aceptados
Número de proforma: F.3000-70
Objetivo: Recaudar la información de los contratos de reaseguro aceptados por las oficinas de representación de Instituciones Reaseguradoras del exterior
Tipo de entidad a la que aplica: Oficinas de representación de reaseguradoras del exterior.
Trámite: 420 Reaseguros-Contratos.
Fecha de corte de la información: Diciembre31.
Fecha de reporte: Último día hábil del mes de marzo.
Dependencia usuaria: Dirección de control legal para seguros y capitalización.
La información que contenga valores se reporta en miles de pesos.
Tipo y código de entidad: Registre el tipo y código de la entidad que reporta, asignado por la SBC.
Columna 1 tipo compañía cedente: Registre el tipo de la compañía de seguros cedente, asignado por la SBC.
Columna 2 código compañía cedente: Registre el código de la compañía de seguros cedente, asignado por la SBC.
Columna 3 clase de contrato: Registre la clase de contrato aceptado. Ejemplo: proporcional.
Columna 4 monto aceptado: Registre el monto aceptado del contrato de reaseguro.
Columna 5 monto cedido: Registre el monto de los contratos cedidos.
Columna 6 prima: Registre el valor de la prima cobrada por la oficina de representación a la compañía cedente.
Columna 7 comisión: Registre el valor de la comisión pagada por la oficina de representación por concepto de los contratos cedidos.
Columna 8 vigencia: Registre la vigencia del contrato aceptado, en número de meses.