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Timestamp: 2018-05-25 15:13:19+00:00
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Fundação de Apoio à Capacitação em Tecnologia da Informação - Facti PROCEDIMENTO DA QUALIDADE PROCEDIMENTO DE AQUISIÇÃO DE SUPRIMENTOS E SERVIÇOS - PDF
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Eliza Carvalhal Fonseca
1 Fundação de Apoio à Capacitação em Tecnologia da Informação - Facti PROCEDIMENTO DA QUALIDADE PROCEDIMENTO DE AQUISIÇÃO DE SUPRIMENTOS E SERVIÇOS Código Revisão Confidencialidade Data Página PQ-0002 Rev. 003 Ostensivo Elaborado por: Verificado por: Aprovado por: Leandro, Wellington, Angela e Silvia Alan Roberto Raldi ÍNDICE Davi Carvalho da Silva Junior Setembro de OBJETIVO CAMPO DE APLICAÇÃO DOCUMENTOS RELACIONADOS Regulamento de Aquisições, Contratações de Serviços, Obras e Locações Estatuto da Facti Legislação sobre licitações Ata de nomeação da Comissão de Licitação Plano de Contas DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS Abreviaturas Definições METODOLOGIA PARA VERBA PRIVADA... 8 Passo I - Analisar a RCS... 8 Passo II - Deferir a RCS DESPESAS DE PEQUENO VULTO Obter orçamento Emitir a Autorização de Fornecimento Receber o material/serviço Retirar o material Encerrar o processo de compra/serviços DISPENSA DE LICITAÇÃO Montar o Processo Obter propostas comerciais Identificar a melhor proposta Analisar a Regularização Fiscal Elaborar Parecer Jurídico Divulgar o Parecer de Dispensa Emitir a Autorização de Fornecimento Receber o material/serviço... 12
2 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 2 de Aceitar Previamente Retirar o material Aceitar Definitivamente Encerrar o processo de compra/serviços PREGÃO PRESENCIAL OU ELETRÔNICO Montar o Processo Analisar Juridicamente Divulgar o Edital Receber propostas Elaborar o Contrato Emitir a Autorização de Fornecimento Receber o material/serviço Aceitar Previamente Retirar o material Aceitar Definitivamente Encerrar o processo de compra/serviços INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO Montar o Processo Analisar a Regularização Fiscal Elaborar Parecer Jurídico Divulgar o Parecer de Inexigibilidade Emitir a Autorização de Fornecimento Receber o material/serviço Aceitar Previamente Retirar o material Aceitar Definitivamente Encerrar o processo de compra/serviços METODOLOGIA PARA VERBA PÚBLICA Passo I - Analisar a RCS Passo II - Deferir a RCS DESPESAS DE PEQUENO VULTO Obter orçamento Emitir a Autorização de Fornecimento Receber o material/serviço Retirar o material Encerrar o processo de compra/serviços DISPENSA DE LICITAÇÃO Montar Processo Obter 3 propostas comerciais Identificar a melhor proposta Analisar a Regularidade Fiscal Elaborar Parecer Jurídico Divulgar o Extrato do Parecer Emitir a Autorização de fornecimento Receber o material/serviço Aceitar Previamente Retirar o material... 22
3 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 3 de Aceitar Definitivamente Encerrar o processo de compra/serviços CARTA CONVITE Analisar a RCS Montar o Processo Analisar Juridicamente Emitir a Carta Convite Abrir as Propostas Elaborar o Contrato Emitir a Autorização de Fornecimento Receber o material/serviço Aceitar Previamente Retirar o material Aceitar Definitivamente Encerrar o processo de compra/serviços TOMADA DE PREÇOS Analisar a RCS Montar o Processo Analisar Juridicamente Divulgar o Edital Receber propostas Abrir as Propostas Divulgar o Resultado da Licitação Elaborar o Contrato Emitir a Autorização de fornecimento Receber o material/serviço Aceitar Previamente Retirar o material Aceitar Definitivamente Encerrar o processo de compra/serviços CONCORRÊNCIA Analisar a RCS Montar o Processo Analisar Juridicamente Divulgar o Edital Receber propostas Abrir as Propostas Divulgar o Resultado da Licitação Elaborar o Contrato Emitir a Autorização de Fornecimento Receber o matrial/serviço Aceitar Previamente Retirar o material Aceitar Definitivamente Encerrar o processo de compra/serviços PREGÃO PRESENCIAL OU ELETRÔNICO Analisar a RCS Montar o Processo Analisar Juridicamente... 31
4 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 4 de Divulgar o Edital Receber propostas Divulgar o Resultado da Licitação Elaborar o Contrato Emitir a Autorização de Fornecimento Receber o material/serviço Aceitar Previamente Retirar o material Aceitar Definitivamente Encerrar o processo de compra/serviços INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO Montar o Processo Obter proposta comercial Analisar Juridicamente Divulgar o Extrato do Parecer Efetuar a Compra ou Contratação Importar Emitir a Autorização de fornecimento Receber o material/serviço Aceitar Previamente Retirar o material Aceitar Definitivamente Encerrar o processo de compra/serviços OBSERVAÇÕES FINAIS CONTROLE DE REVISÕES ANEXOS Anexo A - Fluxogramas do Processo Anexo B - Modelo de Requisição de Compras e Serviços (RCS) 1ª Página Anexo B - Modelo de Requisição de Compras e Serviços (RCS) 2ª Página Anexo C - Modelo da Autorização de fornecimento Anexo D - Modelo da Planilha FR... 47
5 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 5 de OBJETIVO Estabelecer os procedimentos para aquisição, contratação de serviços, obras e locações, em conformidade com o artigo terceiro do Estatuto da Facti (vide item 3.2). Estes procedimentos destinam-se a selecionar, dentre as diversas propostas apresentadas, a mais vantajosa para a Facti, mediante julgamento objetivo dos solicitantes, segundo os critérios estabelecidos nos itens 5 - METODOLOGIA PARA VERBA PRIVADA e 6 - METODOLOGIA PARA VERBA PÚBLICA. 2. CAMPO DE APLICAÇÃO Estes procedimentos aplicam-se a todas as aquisições, contratação de serviços, obras e locações realizadas pela Facti, tanto para projetos com recursos da FINEP, quanto para projetos com recursos da Lei de Informática, recursos da administração da Facti (denominada ADM) e para prestação de serviços. 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS 3.1 Regulamento de Aquisições, Contratações de Serviços, Obras e Locações Disponível no repositório da Facti - Z:\_FACTI 2007\Processo de compras - Facti REGULAMENTO APROVADO. 3.2 Estatuto da Facti Disponível em 3.3 Legislação sobre licitações Lei nº 8666/93 (com alterações), Lei /02, Decreto nº 3.555/00, Decreto n 5.450/05, Lei Complementar 123/06, Decreto 6.204/07, e IN 02/08 MPOG. 3.4 Ata de nomeação da Comissão de Licitação Disponível no repositório da Facti - Z:\_FACTI 2009\Processos\Processo de compras\ata 3.5 Plano de Contas Disponível no repositório da Facti - Z:\_FACTI 2009\Contabilidade\Plano de Contas
6 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 6 de DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS 4.1 Abreviaturas CGAI Coordenação Geral de Aplicações da Informática CTI Centro de Tecnologia da Informação Renato Archer CND Certidão Negativa de Débito. Certidão que atesta que a empresa está em dia com o pagamento dos impostos como da Previdência, FGTS e aqueles relacionados à Receita Federal Facti Fundação de apoio à capacitação em Tecnologia da Informação FINEP Financiadora de Estudos e Projetos FR Folha de Registro. Número que é dado para uma requisição (RCS) quando registrada no CTI/DSUP. Esse registro é feito após a RCS ser gerada no SIGTEC, ser deferida pela Facti (quando for o caso) e aprovada pelo CTI/CGAI RCS - Requisições de Compras Nacionais e Importadas, e Serviços de Terceiros, Pessoa Física e Pessoa Jurídica. É um formulário do SIGTEC, que especifica a contratação de compras, serviços, obras e locações em detalhes. Essa requisição deve conter a justificativa técnica, a estimativa de valores e a indicação de possíveis fornecedores. O modelo de RCS encontra-se no Anexo B SICAF - Sistema de Cadastramento de Fornecedores do Governo Federal SIGTEC - Sistema de Informações Gerenciais e Tecnológicas. É uma plataforma tecnológica para um sistema integrado de gestão em C&T. 4.2 Definições Lei de Licitações: Lei nº 8.666/93. Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública, e dá outras providências. Objeto: resultado final do projeto, obtido após a execução das atividades de cada uma de suas fases, que devem ser descritas e planejadas no Plano de Trabalho. Plano de Contas: classificação contábil, de acordo com as naturezas das despesas, da prestação de serviços ou da aquisição de bens, classificadas por centro de custos, ou não. Plano de Trabalho: documento que define o objeto do projeto, evidenciando o resultado final e uma estimativa de esforço, em termos de tempo, custo e mão-de-obra. Também conhecido tecnicamente como anteprojeto, é o Plano de Trabalho que determina o escopo e as responsabilidades dentro do projeto.
7 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 7 de 47 SISTEMA Facti - É um sistema de informação que acessa o banco de dados do SIGTEC para recuperar as informações de uma determinada RCS. Possibilita controlar o andamento de uma RCS entre a Facti e o CTI. DATASUL - É um sistema de administração corporativo, que abrange as áreas financeira e logística (materiais e distribuição). Despesas de Pequeno Vulto São as despesas até o valor de R$ 800,00 que, pela sua excepcionalidade, não possam se subordinar ao processo normal de licitação ou sua dispensa, em conformidade com a Lei nº 8.666/93, Lei nº 4.320/64 e Portaria MF 95/2002. Carta Convite - É a modalidade de licitação entre interessados do ramo pertinente ao objeto, escolhidos e convidados em número mínimo de 3 (três), para compras e contratações com valores até R$ ,00 (oitenta mil reais), e até R$ ,00 (cento e cinqüenta mil reais) para obras e serviços de engenharia, em conformidade com a Lei nº 8.666/93. Tomada de Preços - É a modalidade indicada para compras e contratação de serviços com valores até R$ ,00 (seiscentos e cinqüenta mil reais, e até R$ ,00 (um milhão e quinhentos mil reais) para obras e serviços de engenharia, em conformidade com a Lei nº 8.666/93. Concorrência - É a modalidade é indicada para compras ou contratações com valores acima de R$ ,00 (seiscentos e cinqüenta mil reais), e acima de R$ ,00 (um milhão e quinhentos mil reais) para obras e serviços de engenharia, em conformidade com a Lei nº 8.666/93. Pregão - A licitação na modalidade de Pregão na forma Presencial ou Eletrônica é aplicável para aquisição de bens e serviços comuns, independente do valor (Lei /2002, Decreto 3.555/2000 e Decreto 5.450/05). Dispensa de Licitação - É dispensável a licitação para as aquisições/contratações enquadradas no artigo 24, da Lei 8.666/93. Inexigibilidade de Licitação - É Inexigível a licitação para as aquisições/contratações enquadradas no artigo 25, da Lei 8.666/93. Contrato - Todo e qualquer ajuste entre a Facti e particulares, em que haja um acordo de vontades para a formação de vínculo e a estipulação de obrigações recíprocas, seja qual for a denominação utilizada, para contratações de serviços com valor superior a R$ ,00.
8 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 8 de METODOLOGIA PARA VERBA PRIVADA Neste item são apresentados os passos para a aquisição de materiais, contratação de serviços, obras e locações com verba privada. O desenvolvimento deste processo pela Facti somente poderá acontecer após o Coordenador Técnico do projeto ou seu representante formal (gestor de projeto ou pessoal de apoio das Divisões do CTI) terem realizado as seguintes ações: gerar, através do sistema SIGTEC a RCS, que é o instrumento exigido para o início do processo; entregar a RCS para o gestor do projeto/serviço da Facti. Os Passos I e II devem ser seguidos para toda RCS emitida. Passo I - Analisar a RCS O gestor do projeto da Facti deverá analisar a RCS visando obter subsídios para o deferimento da mesma. Nessa análise, deverá observar: Recurso Financeiro, de responsabilidade do projeto e necessário para a realização da despesa, deve ter sido previamente solicitado à entidade financeira e liberado pela mesma; Fonte de Recursos do Projeto deve ter sido definida; as aquisições devem constar do Plano de Trabalho do Projeto, estando associadas a algum objeto e classificadas como Material de Consumo, Material Permanente, Serviços e outros, segundo rubricas compatíveis com o Plano de Contas da Facti; o objeto da compra ou contratação deve ter sido especificado e detalhado; Passo II - Deferir a RCS Se, na análise da RCS o gestor do projeto da Facti concluir que as informações constantes na RCS não estão corretas, deverá entrar em contato com o Coordenador Técnico do projeto ou seu representante formal, para esclarecer as dúvidas e alterar a RCS, se for o caso. Se as informações constantes na RCS estiverem corretas, o gestor do projeto da Facti deverá: carimbar "DEFERIDO", datar e assinar a RCS; importar dados da RCS, do SIGTEC para o sistema Facti. Serão exibidos na tela (pelo sistema Facti) os dados da RCS (gerada pelo SIGTEC); registrar na Planilha de controle interno (vide Anexo D): Fonte, Tipo, Descrição, Valor, Data Entrada, Encaminhado Análise, Aprovação, Data Saída, FR. Data Retorno, Execução, Valor da Compra. entregar a RCS no CTI, mediante assinatura no caderno de Protocolo da Facti; O CTI deverá devolver a RCS para a Facti já aprovada pela CGAI com o número de FR.
9 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 9 de DESPESAS DE PEQUENO VULTO As despesas que, pela sua excepcionalidade, não possam se subordinar ao processo normal de licitação ou sua dispensa, em conformidade com a Lei nº 8.666/93, podem ser realizadas nas seguintes condições: a) atender a despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujo valor, em cada caso, não ultrapasse o seguinte limite (Portaria MF 95/2002): 5% (cinco por cento) do valor estabelecido na alínea "a" do inciso "I" do art. 23, da Lei n o 8.666/93, para execução de obras e serviços de engenharia, conforme disciplinado pelos arts. 45 e 47 do Decreto nº /86; 5% (cinco por cento) do valor estabelecido na alínea "a" do inciso "II" do art. 23, da Lei acima citada, para outros serviços e compras em geral, conforme disciplinado pelos arts. 45 e 47 do Decreto nº /86; b) atender a despesas eventuais, inclusive em viagens e com serviços especiais, que exijam pronto pagamento. Quando do seu uso, é necessário observar o seguinte: a) Na aquisição de material de consumo: - inexistência temporária ou eventual no almoxarifado; - se não se trata de aquisições de um mesmo objeto, passíveis de planejamento, e que, ao longo do exercício, possam vir a ser caracterizadas como fracionamento de despesa e, conseqüentemente como fuga ao processo licitatório; - não parcelamento do valor. b) Na contratação de serviços: - inexistência de cobertura contratual; - se não se trata de contratações de um mesmo objeto, passíveis de planejamento, e que, ao longo do exercício, possam vir a ser caracterizadas como fracionamento de despesa e, conseqüentemente, como fuga ao processo licitatório; São considerados documentos comprobatórios da realização da despesa: a) no caso de compra de material, Nota Fiscal de Venda ao Consumidor, Nota Fiscal Fatura ou Nota Fiscal; b) no caso de prestação de serviços por pessoa jurídica, Nota Fiscal de Prestação de Serviços ou Nota Fiscal Fatura de Prestação de Serviços; c) no caso de prestação de serviços por pessoa física:
10 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 10 de 47 - recibo comum, se o credor não for inscrito no INSS; - Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA), se o credor for inscrito no INSS A prestação de contas deverá conter: a) as solicitações de aquisição/contratações de serviços; b) os documentos comprobatórios originais da aquisição do material ou do serviço contratado (Notas Fiscais, Recibos), atestados pelo requisitante Obter orçamento O setor de compras deverá obter 01 (um) orçamento e efetuar a compra ou contratação Emitir a Autorização de Fornecimento O setor de compras da Facti deverá elaborar a autorização de fornecimento, através do registro das informações no DATASUL. Esse documento conterá a descrição dos materiais/serviços, valores, prazo de entrega e forma de pagamento. O setor de compras da Facti deverá enviar um , com confirmação de leitura ao fornecedor, com o documento "Autorização de fornecimento". No caso de compra via site, deverá ser seguido o procedimento estabelecido pelo fornecedor através do próprio site Receber o material/serviço O setor de compras da Facti deverá conferir os materiais entregues e, em caso de material permanente, relacionar no patrimônio. Comunicar ao requisitante a entrega dos materiais, solicitando a sua presença nas dependências da Facti Retirar o material O requisitante deverá levar os materiais adquiridos para a divisão/laboratório do CTI Encerrar o processo de compra/serviços Não poderá ser efetuado o pagamento até que haja o aceite formal do requisitante. Após a compra/serviços ter sido aceita, o setor de compras deverá efetuar o registro da Nota Fiscal no
11 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 11 de 47 DATASUL e encaminhá-la para o setor financeiro da Facti, que deverá respeitar a sequência cronológica de vencimento para a realização dos pagamentos. 5.2 DISPENSA DE LICITAÇÃO É dispensável a licitação para as aquisições/contratações enquadradas no artigo 24, da Lei 8.666/93. RCS com valores inferiores a R$ 8.000,00, se os materiais forem do mesmo Item de Planejamento, comprados com a mesma fonte e do mesmo fornecedor, os valores devem ser somados Montar o Processo Após verificar a RCS, o setor de compras da Facti deverá colocar em uma pasta, devidamente identificada, todos os documentos referentes à compra ou contratação de serviços, ou seja, a RCS, especificação do material ou Projeto Básico e propostas comerciais Obter propostas comerciais As propostas comerciais, no mínimo 3 (três), deverão ser obtidas para aquisição de bens ou contratação de serviços de R$ 800,00 (oitocentos reais) até R$ 8.000,00 (oito mil reais), através de pesquisa na internet, ou fax. De preferência, os prováveis fornecedores deverão ser indicados pelo requisitante Identificar a melhor proposta O setor de Compras deverá identificar a melhor proposta, com base no critério de menor preço, considerando-se o prazo e qualidade Analisar a Regularização Fiscal Após identificar a melhor proposta comercial, o setor de compras da Facti deverá verificar a regularidade fiscal da empresa com a proposta melhor classificada nos sites oficiais de órgãos e entidades emissores das certidões. Estes documentos deverão ser juntados ao processo. Se as CND's não estiverem regular em relação ao Fisco, deverá ser identificado outro fornecedor; Se as CND's certificarem que o fornecedor está regular em relação ao Fisco, as ações a serem executadas são as descritas a partir do item Emitir Autorização de fornecimento, ou o passo do item Parecer Jurídico, quando for o caso Elaborar Parecer Jurídico Para os casos de dispensa de licitação enquadrados no art. 24 da Lei 8.666/93, exceto o inciso I, o setor de compras deverá encaminhar o processo para o setor jurídico que, constatando que o processo está
12 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 12 de 47 em conformidade com as normas ora expedidas, elaborará o parecer jurídico e o respectivo contrato para prestação de serviços. Se a documentação não for aprovada, o Setor Jurídico da Facti deverá entrar em contato com o setor de compras para esclarecer as dúvidas e sugerir correções. O processo de dispensa previsto no citado artigo será instruído, no que couber, com os seguintes elementos: I - caracterização da situação emergencial ou calamitosa que justifique a dispensa, quando for o caso; II - razão da escolha do fornecedor ou executante; III - justificativa do preço. IV - documento de aprovação dos projetos de pesquisa aos quais os bens serão alocados Divulgar o Parecer de Dispensa O setor de compras deverá divulgar o Parecer de Dispensa de Licitação no site da Facti Emitir a Autorização de Fornecimento O setor de compras da Facti deverá emitir a autorização de fornecimento, através do registro das informações no DATASUL. Esse documento conterá a descrição dos materiais/serviços, valores, prazo de entrega e forma de pagamento. O setor de compras da Facti deverá enviar um , com confirmação de leitura ao fornecedor, com o documento "Autorização de fornecimento". No caso de compra via site, deverá ser seguido o procedimento estabelecido pelo fornecedor através do próprio site Receber o material/serviço Após a chegada dos materiais na Facti, o setor de compras deverá realizar as seguintes ações: Aceitar Previamente O setor de compras da Facti deverá conferir os materiais entregues e, em caso de material permanente, relacionar no patrimônio.
13 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 13 de 47 Comunicar ao requisitante a entrega dos materiais, solicitando a sua presença nas dependências da Facti Retirar o material O requisitante deverá levar os materiais adquiridos para a divisão/laboratório do CTI e, se necessário, providenciar pessoalmente o transporte com o auxílio de um carrinho Aceitar Definitivamente O coordenador técnico do projeto ou seu representante formal deverão realizar a conferência dos materiais entregues ou fazer o acompanhamento dos serviços prestados, verificando se estão de acordo com o que foi solicitado, e atestar a Nota Fiscal. Se o item recebido ou os serviços contratados não estiverem de acordo com o solicitado, o setor de compras da Facti deverá ser avisado para que possa entrar imediatamente em contato com o fornecedor Encerrar o processo de compra/serviços Não poderá ser efetuado o pagamento até que haja o aceite formal do requisitante. Após a compra/serviços ter sido aceita, o setor de compras deverá efetuar o registro da Nota Fiscal no DATASUL e encaminhá-la para o setor financeiro da Facti, que deverá respeitar a sequência cronológica de vencimento para a realização dos pagamentos. 5.3 PREGÃO PRESENCIAL OU ELETRÔNICO A licitação na modalidade de Pregão na forma Presencial ou Eletrônica é aplicável para aquisição de bens e serviços comuns, com valores acima de R$ 8.000,00 (oito mil reais). No curso da sessão os licitantes poderão fazer lances sucessivos, até a proclamação do vencedor Montar o Processo Após verificar a RCS, o setor de compras e licitações da Facti deverá colocar em uma pasta, devidamente identificada, todos os documentos referentes à compra ou contratação de serviços, ou seja, a RCS, especificação do material ou Termo de Referência e os orçamentos obtidos (mínimo de três) Analisar Juridicamente O Setor Jurídico da Facti deverá analisar a minuta do edital e aprová-la ou sugerir as correções.
14 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 14 de Divulgar o Edital O setor de compras e licitações deverá divulgar o edital para os fornecedores indicados pelo requisitante e no site da Facti Receber propostas As propostas dos interessados serão recebidas até a data e hora de abertura da licitação, marcada no prazo mínimo de 08 (oito) dias. A empresa deverá enviar a proposta, a documentação relativa à habilitação da empresa e os comprovantes de regularidade fiscal em se tratando de Pregão Presencial; ou acessar o site para cadastrar a proposta e participar da fase de lances, encaminhando a documentação por , fax ou via postal, em se tratando de Pregão Eletrônico. Para julgamento e classificação das propostas, será adotado o critério de menor preço, observados os prazos máximos para fornecimento, as especificações técnicas e parâmetros mínimos de desempenho e qualidade definidos no edital Elaborar o Contrato Após homologada a licitação o setor de compras e licitações, quando se tratar de serviços, se for o caso, deverá encaminhar o processo para o setor jurídico da Facti elaborar o contrato. O setor de compras deverá enviar o contrato para assinatura da contratada Emitir a Autorização de Fornecimento O setor de compras da Facti deverá elaborar a autorização de fornecimento, através do registro das informações no DATASUL. Esse documento conterá a descrição dos materiais/serviços, valores, prazo de entrega e forma de pagamento. O setor de compras da Facti deverá enviar um , com confirmação de leitura ao fornecedor, com o documento "Autorização de fornecimento". No caso de compra via site, deverá ser seguido o procedimento estabelecido pelo fornecedor através do próprio site Receber o material/serviço Após a chegada dos materiais na Facti, o setor de compras deverá realizar as seguintes ações: Aceitar Previamente
15 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 15 de 47 O setor de compras da Facti deverá conferir os materiais entregues e, em caso de material permanente, relacionar no patrimônio. Comunicar ao requisitante a entrega dos materiais, solicitando a sua presença nas dependências da Facti Retirar o material O requisitante deverá levar os materiais adquiridos para a divisão/laboratório do CTI e, se necessário, providenciar pessoalmente o transporte com o auxílio de um carrinho Aceitar Definitivamente O coordenador técnico do projeto ou seu representante formal deverão realizar a conferência dos materiais entregues ou fazer o acompanhamento dos serviços prestados, verificando se estão de acordo com o que foi solicitado, e atestar a Nota Fiscal. Se o item recebido ou os serviços contratados não estiverem de acordo com o solicitado, o setor de compras da Facti deverá ser avisado para que possa entrar imediatamente em contato com o fornecedor Encerrar o processo de compra/serviços Não poderá ser efetuado o pagamento até que haja o aceite formal do requisitante. Após a compra/serviços ter sido aceita, o setor de compras deverá efetuar o registro da Nota Fiscal no DATASUL e encaminhá-la para o setor financeiro da Facti, que deverá respeitar a sequência cronológica de vencimento para a realização dos pagamentos. 5.4 INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO É inexigível a licitação para as aquisições/contratações enquadradas no artigo 25, da Lei 8.666/ Montar o Processo Após verificar a RCS, para as compras e contratações acima de R$ 800,00 (oitocentos reais), o setor de compras da Facti deverá colocar em uma pasta, devidamente identificada, todos os documentos referentes à compra ou contratação de serviços, ou seja, a RCS, especificação do material ou Projeto Básico e proposta comercial. O processo de inexigibilidade será instruído com os seguintes elementos: I - a necessidade da contratação do serviço ou do fornecimento do bem ou material; II - a razão da escolha do prestador de serviços ou fornecedor;
16 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 16 de 47 III - a vantagem econômica, quando houver; IV - a indicação de representação exclusiva no Brasil com a respectiva carta do fabricante atestando a exclusividade, quando houver, devendo a carta ser redigida no idioma de origem e apresentada a tradução juramentada; V - a facilidade de suporte ou assistência técnica, quando houver. VI - outros motivos que o coordenador do projeto julgar pertinentes para justificar a contratação sem processo licitatório Analisar a Regularização Fiscal O setor de compras da Facti deverá verificar a regularidade fiscal da empresa com a proposta melhor classificada nos sites oficiais de órgãos e entidades emissores das certidões, quando for o caso. Estes documentos deverão ser juntados ao processo Elaborar Parecer Jurídico O setor jurídico constatando que o processo está em conformidade com a legislação deverá elaborar o parecer jurídico e o respectivo contrato, quando for o caso. Se a documentação não for aprovada, o Setor Jurídico deverá entrar em contato com o setor de compras para esclarecer as dúvidas e pendências e, se for necessário, sugerir as correções Divulgar o Parecer de Inexigibilidade O setor de compras deverá divulgar o Parecer de Inexigibilidade de Licitação no site da Facti Emitir a Autorização de Fornecimento O setor de compras da Facti deverá elaborar a autorização de fornecimento, através do registro das informações no DATASUL. Esse documento conterá a descrição dos materiais/serviços, valores, prazo de entrega e forma de pagamento. O setor de compras da Facti deverá enviar um , com confirmação de leitura ao fornecedor, com o documento "Autorização de fornecimento". No caso de compra via site, deverá ser seguido o procedimento estabelecido pelo fornecedor através do próprio site Receber o material/serviço
17 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 17 de 47 Após a chegada dos materiais na Facti, o setor de compras deverá realizar as seguintes ações: Aceitar Previamente O setor de compras da Facti deverá conferir os materiais entregues e, em caso de material permanente, relacionar no patrimônio. Comunicar ao requisitante a entrega dos materiais, solicitando a sua presença nas dependências da Facti Retirar o material O requisitante deverá levar os materiais adquiridos para a divisão/laboratório do CTI e, se necessário, providenciar pessoalmente o transporte com o auxílio de um carrinho Aceitar Definitivamente O coordenador técnico do projeto ou seu representante formal deverão realizar a conferência dos materiais entregues ou fazer o acompanhamento dos serviços prestados, verificando se estão de acordo com o que foi solicitado, e atestar a Nota Fiscal. Se o item recebido ou os serviços contratados não estiverem de acordo com o solicitado, o setor de compras da Facti deverá ser avisado para que possa entrar imediatamente em contato com o fornecedor Encerrar o processo de compra/serviços Não poderá ser efetuado o pagamento até que haja o aceite formal do requisitante. Após a compra/serviços ter sido aceita, o setor de compras deverá efetuar o registro da Nota Fiscal no DATASUL e encaminhá-la para o setor financeiro da Facti, que deverá respeitar a sequência cronológica de vencimento para a realização dos pagamentos. 6. METODOLOGIA PARA VERBA PÚBLICA As modalidades a serem praticadas serão determinadas em função do valor estimado de cada contratação, conforme abaixo: Despesas de Pequeno Vulto; Dispensa de Licitação Carta Convite; Tomada de preços; Concorrência Pública. Inexigibilidade de Licitação; Pregão Presencial ou Eletrônico.
18 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 18 de 47 Os Passos I e II devem ser seguidos para toda RCS emitida. Passo I - Analisar a RCS O gestor do projeto da Facti deverá analisar a RCS visando obter subsídios para o deferimento da mesma. Nessa análise, deverá observar: a) Recurso Financeiro, de responsabilidade do projeto e necessário para a realização da despesa, deve ter sido previamente solicitado à entidade financeira e liberado pela mesma; b) Fonte de Recursos do Projeto deve ter sido definida; c) as aquisições devem constar do Plano de Trabalho do Projeto, estando associadas a algum objeto e classificadas como Material de Consumo, Material Permanente, Serviços e outros, segundo rubricas compatíveis com o Plano de Contas da Facti; d) o objeto da compra ou contratação deve ter sido especificado e detalhado; Passo II - Deferir a RCS Se, na análise da RCS o gestor do projeto da Facti concluir que as informações constantes na RCS não estão corretas, deverá entrar em contato com o Coordenador Técnico do projeto ou seu representante formal, para esclarecer as dúvidas e alterar a RCS, se for o caso. Se as informações constantes na RCS estiverem corretas, o gestor do projeto da Facti deverá: a) carimbar "DEFERIDO", datar e assinar a RCS; b) importar dados da RCS, do SIGTEC para o sistema Facti. Serão exibidos na tela (pelo sistema Facti) os dados da RCS (gerada pelo SIGTEC); c) registrar na Planilha de controle interno (vide Anexo D): Fonte, Tipo, Descrição, Valor, Data Entrada, Encaminhado Análise, Aprovação, Data Saída, FR. Data Retorno, Execução, Valor da Compra. d) entregar a RCS no CTI, mediante assinatura no caderno de Protocolo da Facti; O CTI deverá devolver a RCS para a Facti já aprovada pela CGAI com o número de FR. 6.1 DESPESAS DE PEQUENO VULTO As despesas que, pela sua excepcionalidade, não possam se subordinar ao processo normal de licitação ou sua dispensa, em conformidade com a Lei nº 8.666/93, podem ser realizadas nas seguintes condições: a) atender a despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujo valor, em cada caso, não ultrapasse o seguinte limite (Portaria MF 95/2002):
19 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 19 de 47 5% (cinco por cento) do valor estabelecido na alínea "a" do inciso "I" do art. 23, da Lei n o 8.666/93, para execução de obras e serviços de engenharia, conforme disciplinado pelos arts. 45 e 47 do Decreto nº /86; 5% (cinco por cento) do valor estabelecido na alínea "a" do inciso "II" do art. 23, da Lei acima citada, para outros serviços e compras em geral, conforme disciplinado pelos arts. 45 e 47 do Decreto nº /86; b) atender a despesas eventuais, inclusive em viagens e com serviços especiais, que exijam pronto pagamento. Quando do seu uso, é necessário observar o seguinte: a) Na aquisição de material de consumo: - inexistência temporária ou eventual no almoxarifado; - se não se trata de aquisições de um mesmo objeto, passíveis de planejamento, e que, ao longo do exercício, possam vir a ser caracterizadas como fracionamento de despesa e, conseqüentemente como fuga ao processo licitatório; - não parcelamento do valor. b) Na contratação de serviços: - inexistência de cobertura contratual; - se não se trata de contratações de um mesmo objeto, passíveis de planejamento, e que, ao longo do exercício, possam vir a ser caracterizadas como fracionamento de despesa e, conseqüentemente, como fuga ao processo licitatório; São considerados documentos comprobatórios da realização da despesa: a) no caso de compra de material, Nota Fiscal de Venda ao Consumidor, Nota Fiscal Fatura, Nota Fiscal ou Cupom Fiscal; b) no caso de prestação de serviços por pessoa jurídica, Nota Fiscal de Prestação de Serviços ou Nota Fiscal Fatura de Prestação de Serviços; c) no caso de prestação de serviços por pessoa física: - recibo comum, se o credor não for inscrito no INSS; - Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA), se o credor for inscrito no INSS A prestação de contas deverá conter: a) as solicitações de aquisição/contratações de serviços;
20 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 20 de 47 b) os documentos comprobatórios originais da aquisição do material ou do serviço contratado (Notas Fiscais, Recibos), atestados pelo requisitante Obter orçamento O setor de compras da Facti deverá obter 01 (um) orçamento e efetuar a compra ou contratação Emitir a Autorização de Fornecimento O setor de compras da Facti deverá elaborar a autorização de fornecimento, através do registro das informações no DATASUL. Esse documento conterá a descrição dos materiais/serviços, valores, prazo de entrega e forma de pagamento. O setor de compras da Facti deverá enviar um , com confirmação de leitura ao fornecedor, com o documento "Autorização de fornecimento". No caso de compra via site, deverá ser seguido o procedimento estabelecido pelo fornecedor através do próprio site Receber o material/serviço O setor de compras da Facti deverá conferir os materiais entregues e, em caso de material permanente, relacionar no patrimônio. Comunicar ao requisitante a entrega dos materiais, solicitando a sua presença nas dependências da Facti Retirar o material O requisitante deverá levar os materiais adquiridos para a divisão/laboratório do CTI Encerrar o processo de compra/serviços Não poderá ser efetuado o pagamento até que haja o aceite formal do requisitante. Após a compra/serviços ter sido aceita, o setor de compras deverá efetuar o registro da Nota Fiscal no DATASUL e encaminhá-la para o setor financeiro da Facti, que deverá respeitar a sequência cronológica de vencimento para a realização dos pagamentos. 6.2 DISPENSA DE LICITAÇÃO É dispensável a licitação para as aquisições/contratações enquadradas no artigo 24, da Lei 8.666/93. RCS com valores inferiores a R$ 8.000,00, se os materiais forem do mesmo Item de Planejamento, comprados com a mesma fonte e do mesmo fornecedor, os valores devem ser somados.
21 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 21 de Montar Processo Após verificar a RCS, o setor de compras da Facti deverá colocar em uma pasta, devidamente identificada, todos os documentos referentes à compra ou contratação de serviços, ou seja, a RCS, especificação do material ou Projeto Básico e propostas comerciais Obter 3 propostas comerciais As propostas comerciais deverão ser obtidas para aquisição de bens ou contratação de serviços, para aquisição de bens ou contratações de serviços de R$ 800,00 (oitocentos reais) até R$ 8.000,00 (oito mil reais), através de pesquisa na internet, ou fax. De preferência, os prováveis fornecedores deverão ser indicados pelo requisitante Identificar a melhor proposta O setor de Compras deverá identificar a melhor proposta, com base no critério de menor preço, considerando-se o prazo e qualidade Analisar a Regularidade Fiscal Após identificar a melhor proposta comercial, o setor de compras da Facti deverá verificar a regularidade fiscal da empresa com a proposta melhor classificada nos sites oficiais de órgãos e entidades emissores das certidões. Estes documentos deverão ser juntados ao processo. Se as CND's certificarem que o fornecedor não está regular em relação ao Fisco, deverá ser identificado outro fornecedor; Se as CND's certificarem que o fornecedor está regular em relação ao Fisco, as ações a serem executadas são as descritas a partir do item Emitir Autorização de fornecimento, ou as ações do item Análise Jurídica, quando for o caso Elaborar Parecer Jurídico O setor jurídico constatando que o processo está em conformidade com a legislação, deverá elaborar o parecer jurídico e o respectivo contrato, quando for o caso. Se a documentação não for aprovada, o Setor Jurídico da Facti deverá entrar em contato com o setor de compras para esclarecer as dúvidas e pendências e, se for necessário, sugerir as correções. O processo de dispensa previsto no citado artigo será instruído, no que couber, com os seguintes elementos: I - caracterização da situação emergencial ou calamitosa que justifique a dispensa, quando for o caso;
22 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 22 de 47 II - razão da escolha do fornecedor ou executante; III - justificativa do preço. IV - documento de aprovação dos projetos de pesquisa aos quais os bens serão alocados Divulgar o Extrato do Parecer O setor de compras da Facti deverá divulgar o Extrato do Parecer no site da FacT Emitir a Autorização de fornecimento O setor de compras da Facti deverá elaborar a autorização de fornecimento, através do registro das informações no DATASUL. Esse documento conterá a descrição dos materiais/serviços, valores, prazo de entrega e forma de pagamento. O setor de compras da Facti deverá enviar um , com confirmação de leitura ao fornecedor, com o documento "Autorização de fornecimento". No caso de compra via site, deverá ser seguido o procedimento estabelecido pelo fornecedor através do próprio site Receber o material/serviço Após a chegada dos materiais na Facti, o setor de compras deverá realizar as seguintes ações: Aceitar Previamente O setor de compras da Facti deverá conferir os materiais entregues e, em caso de material permanente, relacionar no patrimônio. Comunicar ao requisitante a entrega dos materiais, solicitando a sua presença nas dependências da Facti Retirar o material O requisitante deverá levar os materiais adquiridos para a divisão/laboratório do CTI e, se necessário, providenciar pessoalmente o transporte com o auxílio de um carrinho Aceitar Definitivamente
23 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 23 de 47 O coordenador técnico do projeto ou seu representante formal deverão realizar a conferência dos materiais entregues ou fazer o acompanhamento dos serviços prestados, verificando se estão de acordo com o que foi solicitado, e atestar a Nota Fiscal. Se o item recebido ou os serviços contratados não estiverem de acordo com o solicitado, o setor de compras da Facti deverá ser avisado para que possa entrar imediatamente em contato com o fornecedor Encerrar o processo de compra/serviços Não poderá ser efetuado o pagamento até que haja o aceite formal do requisitante. Após a compra/serviços ter sido aceita, o setor de compras deverá efetuar o registro da Nota Fiscal no DATASUL e encaminhá-la para o setor financeiro da Facti, que deverá respeitar a sequência cronológica de vencimento para a realização dos pagamentos. 6.3 CARTA CONVITE É a modalidade de licitação entre interessados do ramo pertinente ao objeto, escolhidos e convidados em número mínimo de 3 (três), para compras e contratações com valores até R$ ,00 (oitenta mil reais), e até R$ ,00 (cento e cinqüenta mil reais) para obras e serviços de engenharia Analisar a RCS O setor de compras e licitações da Facti deverá analisar o objeto da RCS e a adequação da documentação que a acompanha, ou seja, a especificação dos materiais a serem adquiridos ou o Projeto Básico do serviço a ser contratado, e, no mínimo, uma proposta comercial/ orçamento para se obter um valor de referência. Se o objeto da RCS ou a documentação que a acompanha não estiverem adequados, o setor de compras e licitações da Facti deverá entrar em contato com o gestor do projeto/serviço da Facti, que esclarecerá as dúvidas e pendências com o Coordenador Técnico do projeto ou seu representante formal Montar o Processo Após verificar a RCS, o setor de compras e licitações da Facti deverá colocar em uma pasta, devidamente identificada, todos os documentos referentes à compra ou contratação de serviços, ou seja, a RCS, especificação do material ou Projeto Básico, e o orçamento obtido. As empresas a serem convidadas deverão ser fornecedores ou empresas prestadoras de serviços do ramo pertinente ao objeto da compra ou serviços, podendo ser indicadas pelo requisitante Analisar Juridicamente
24 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 24 de 47 O setor de compras encaminhará o processo para o Setor Jurídico da Facti que deverá analisar a minuta da Carta-Convite e aprová-la ou sugerir as correções Emitir a Carta Convite Após a aprovação da minuta da Carta Convite pelo setor jurídico, o setor de compras e licitações da Facti deverá emitir a Carta Convite e enviá-la para no mínimo 3 (três) empresas do ramo, pelo correio (com aviso de recebimento - AR), ou por (com confirmação de leitura). As propostas serão recebidas até a data e hora de abertura da licitação, marcada no prazo mínimo de 5 (cinco) dias, que deverá estar explícita na Carta Convite. As empresas poderão encaminhar a proposta pelo correio, ou entregá-la pessoalmente na Facti Abrir as Propostas Após transcorrido o prazo legal estabelecido na Carta Convite, a Comissão Permanente de Compras e Licitações da Facti abrirá os envelopes contendo a Proposta, a documentação solicitada, e a comprovação de regularidade fiscal da empresa. Essa comissão é nomeada pelo Gerente Executivo da Facti e composta por 3 membros efetivos e 3 membros suplentes. Quando, por limitações do mercado ou manifestação de desinteresse dos convidados, for impossível a obtenção do número mínimo de 03 (três) participantes, tais circunstâncias deverão ser devidamente justificadas no processo, sob pena de repetição do convite. Será declarada vencedora a empresa que apresentar a documentação exigida e o menor preço, conforme estabelecido na Carta Convite Elaborar o Contrato Após homologada a licitação, o setor de compras e licitações da Facti deverá encaminhar o processo para o setor jurídico elaborar o contrato, nos casos de serviço, quando for o caso. O setor de compras deverá encaminhar o contrato para assinatura da contratada Emitir a Autorização de Fornecimento O setor de compras da Facti deverá elaborar a autorização de fornecimento, através do registro das informações no DATASUL. Esse documento conterá a descrição dos materiais/serviços, valores, prazo de entrega e forma de pagamento.
25 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 25 de 47 O setor de compras da Facti deverá enviar um , com confirmação de leitura ao fornecedor, com o documento "Autorização de fornecimento". No caso de compra via site, deverá ser seguido o procedimento estabelecido pelo fornecedor através do próprio site Receber o material/serviço Após a chegada dos materiais na Facti, o setor de compras deverá realizar as seguintes ações: Aceitar Previamente O setor de compras da Facti deverá conferir os materiais entregues e, em caso de material permanente, relacionar no patrimônio. Comunicar ao requisitante a entrega dos materiais, solicitando a sua presença nas dependências da Facti Retirar o material O requisitante deverá levar os materiais adquiridos para a divisão/laboratório do CTI e, se necessário, providenciar pessoalmente o transporte com o auxílio de um carrinho Aceitar Definitivamente O coordenador técnico do projeto ou seu representante formal deverão realizar a conferência dos materiais entregues ou fazer o acompanhamento dos serviços prestados, verificando se estão de acordo com o que foi solicitado, e atestar a Nota Fiscal. Se o item recebido ou os serviços contratados não estiverem de acordo com o solicitado, o setor de compras da Facti deverá ser avisado para que possa entrar imediatamente em contato com o fornecedor Encerrar o processo de compra/serviços Não poderá ser efetuado o pagamento até que haja o aceite formal do requisitante. Após a compra/serviços ter sido aceita, o setor de compras deverá efetuar o registro da Nota Fiscal no DATASUL e encaminhá-la para o setor financeiro da Facti, que deverá respeitar a sequência cronológica de vencimento para a realização dos pagamentos.
26 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 26 de TOMADA DE PREÇOS É a modalidade indicada para compras e contratação de serviços com valores até R$ ,00 (seiscentos e cinqüenta mil reais, e até R$ ,00 (um milhão e quinhentos mil reais) para obras e serviços de engenharia Analisar a RCS O setor de compras e licitações da Facti deverá analisar o objeto da RCS e a adequação da documentação que a acompanha, ou seja, a especificação do material a ser adquirido ou o Projeto Básico do serviço a ser contratado. Se a especificação do objeto e a documentação que acompanha a RCS não estiverem adequadas, o setor de compras e licitações da Facti entrará em contato com o gestor do projeto/serviço da Facti, que deverá para esclarecer as dúvidas e pendências com o Coordenador Técnico do projeto ou seu representante formal Montar o Processo Após verificar a RCS, o setor de compras e licitações da Facti deverá elaborar a minuta do Edital e colocar em uma pasta devidamente identificada, juntamente com todos os documentos referentes à compra ou contratação dos serviços, ou seja, a RCS, especificação do material ou o Projeto Básico e o orçamento. O edital conterá, obrigatoriamente: número de ordem, em série anual, o nome da Facti, o regime de execução e a menção de que será regido por este processo; descrição de seu objeto, de forma sucinta e clara; prazo e condições para assinatura do contrato; critério para julgamento, com disposições claras e objetivas; condições de pagamento; local, dia e hora para a abertura dos envelopes contendo a documentação e a proposta, instruções e normas para os recursos previstos neste processo; a minuta do contrato, a ser firmado entre a Facti e a empresa vencedora, constituirá um anexo do Edital, fazendo parte integrante dele; outras indicações, descritas como necessárias pela Facti; Analisar Juridicamente O Setor Jurídico da Facti deverá analisar a minuta do Edital e aprová-la ou sugerir as correções.
27 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 27 de Divulgar o Edital O setor de compras e licitações da Facti deverá divulgar no site da Facti Receber propostas As propostas dos interessados serão recebidas até a data e hora de abertura da licitação, marcada no prazo mínimo de 15 (quinze) dias, que deverá estar explícito no Edital. A empresa deverá enviar a proposta, a documentação relativa à habilitação da empresa e os comprovantes de regularidade fiscal Abrir as Propostas Na data e hora estipuladas no Edital ocorrerá a abertura dos envelopes pela Comissão Permanente de Compras e Licitações da Facti. Essa comissão é nomeada pelo Gerente Executivo da Facti, composta por 3 membros efetivos e 3 membros suplentes. Vencerá a empresa que apresentar a documentação exigida e o melhor preço, ou a melhor adequação técnica, ou técnica e preço, conforme estabelecido no Edital Divulgar o Resultado da Licitação O setor de compras e licitações da Facti deverá divulgar no site da Facti Elaborar o Contrato Após homologada a licitação, o setor de compras e licitações da Facti deverá encaminhar o processo para o setor jurídico elaborar o contrato, nos casos de serviço. O setor de compras deverá encaminhar o contrato para assinatura da contratada Emitir a Autorização de fornecimento O setor de compras da Facti deverá elaborar a autorização de fornecimento, através do registro das informações no DATASUL. Esse documento conterá a descrição dos materiais/serviços, valores, prazo de entrega e forma de pagamento. O setor de compras da Facti deverá enviar um , com confirmação de leitura ao fornecedor, com o documento "Autorização de fornecimento". No caso de compra via site, deverá ser seguido o procedimento estabelecido pelo fornecedor através do próprio site.
28 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 28 de Receber o material/serviço Após a chegada dos materiais/nota Fiscal na Facti, o setor de compras deverá realizar as seguintes ações: Aceitar Previamente O setor de compras da Facti deverá conferir os materiais entregues e, em caso de material permanente, relacionar no patrimônio. Comunicar ao requisitante a entrega dos materiais, ou da Nota Fiscal de Serviços solicitando a sua presença nas dependências da Facti Retirar o material O requisitante deverá levar os materiais adquiridos para a divisão/laboratório do CTI e, se necessário, providenciar pessoalmente o transporte com o auxílio de um carrinho Aceitar Definitivamente O coordenador técnico do projeto ou seu representante formal deverão realizar a conferência dos materiais entregues ou fazer o acompanhamento dos serviços prestados, verificando se estão de acordo com o que foi solicitado, e atestar a Nota Fiscal. Se o item recebido ou os serviços contratados não estiverem de acordo com o solicitado, o setor de compras da Facti deverá ser avisado para que possa entrar imediatamente em contato com o fornecedor Encerrar o processo de compra/serviços Não poderá ser efetuado o pagamento até que haja o aceite formal do requisitante. Após a compra/serviços ter sido aceita, o setor de compras deverá efetuar o registro da Nota Fiscal no DATASUL e encaminhá-la para o setor financeiro da Facti, que deverá respeitar a sequência cronológica de vencimento para a realização dos pagamentos. 6.5 CONCORRÊNCIA É a modalidade é indicada para compras ou contratações com valores acima de R$ ,00 (seiscentos e cinqüenta mil reais), e acima de R$ ,00 (um milhão e quinhentos mil reais) para obras e serviços de engenharia.
29 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 29 de Analisar a RCS O setor de compras e licitações da Facti deverá analisar o objeto da RCS e a adequação da documentação que a acompanha, ou seja, a especificação do material a ser adquirido ou o Projeto Básico do serviço a ser contratado. Se a especificação do objeto e a documentação que acompanha a RCS não estiverem adequadas, o setor de compras e licitações da Facti entrará em contato com o gestor do projeto/serviço da Facti, que deverá para esclarecer as dúvidas e pendências com o Coordenador Técnico do projeto ou seu representante formal Montar o Processo Após analisar a RCS, o setor de compras e licitações da Facti deverá elaborar o Edital e colocá-lo em uma pasta devidamente identificada, juntamente com todos os documentos referentes à compra ou contratação, ou seja, a RCS, a especificação do material ou o Projeto Básico e o orçamento Analisar Juridicamente O Setor Jurídico da Facti deverá analisar a minuta do Edital e aprová-la ou sugerir as correções Divulgar o Edital O setor de compras e licitações da Facti deverá divulgar no site da Facti Receber propostas As propostas dos interessados serão recebidas até a data e hora de abertura da licitação, marcada no prazo mínimo de 30 (trinta) dias, que deverá estar explícito no Edital. A empresa deverá enviar a proposta, a documentação relativa à habilitação da empresa e os comprovantes de regularidade fiscal Abrir as Propostas Na data e hora estipuladas no Edital, ocorrerá a abertura dos envelopes pela Comissão Permanente de Compras e Licitações da Facti. Vencerá a empresa que apresentar a documentação exigida e o melhor preço, ou a melhor adequação técnica, conforme estabelecido no Edital Divulgar o Resultado da Licitação O setor de compras e licitações da Facti deverá divulgar no site da Facti.
30 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 30 de Elaborar o Contrato Após homologada a licitação, o setor de compras e licitações da FacTO deverá encaminhar o processo para o setor jurídico emitir o contrato, nos casos de serviço. O setor de compras deverá encaminhar o contrato para assinatura da contratada Emitir a Autorização de Fornecimento O setor de compras da Facti deverá elaborar a autorização de fornecimento, através do registro das informações no DATASUL. Esse documento conterá a descrição dos materiais/serviços, valores, prazo de entrega e forma de pagamento. O setor de compras da Facti deverá enviar um , com confirmação de leitura ao fornecedor, com o documento "Autorização de fornecimento". No caso de compra via site, deverá ser seguido o procedimento estabelecido pelo fornecedor através do próprio site Receber o matrial/serviço Após a chegada dos materiais na Facti, o setor de compras deverá realizar as seguintes ações: Aceitar Previamente O setor de compras da Facti deverá conferir os materiais entregues e, em caso de material permanente, relacionar no patrimônio. Comunicar ao requisitante a entrega dos materiais, solicitando a sua presença nas dependências da Facti Retirar o material O requisitante deverá levar os materiais adquiridos para a divisão/laboratório do CTI e, se necessário, providenciar pessoalmente o transporte com o auxílio de um carrinho Aceitar Definitivamente O coordenador técnico do projeto ou seu representante formal deverão realizar a conferência dos materiais entregues ou fazer o acompanhamento dos serviços prestados, verificando se estão de acordo com o que foi solicitado, e atestar a Nota Fiscal.
31 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 31 de 47 Se o item recebido ou os serviços contratados não estiverem de acordo com o solicitado, o setor de compras da Facti deverá ser avisado para que possa entrar imediatamente em contato com o fornecedor Encerrar o processo de compra/serviços Não poderá ser efetuado o pagamento até que haja o aceite formal do requisitante. Após a compra/serviços ter sido aceita, o setor de compras deverá efetuar o registro da Nota Fiscal no DATASUL e encaminhá-la para o setor financeiro da Facti, que deverá respeitar a sequência cronológica de vencimento para a realização dos pagamentos. 6.6 PREGÃO PRESENCIAL OU ELETRÔNICO A licitação na modalidade de Pregão na forma Presencial ou Eletrônica é aplicável para aquisição de bens e serviços comuns, com valores superiores a R$ 8.000,00 (oito mil reais). No curso da sessão os licitantes poderão fazer lances sucessivos, até a proclamação do vencedor Analisar a RCS O setor de compras e licitações da Facti deverá analisar o objeto da RCS e a adequação da documentação que a acompanha, ou seja, a especificação do material a ser adquirido ou o Projeto Básico do serviço a ser contratado. Se a especificação do objeto e a documentação que acompanha a RCS não estiverem adequadas, o setor de compras e licitações da Facti entrará em contato com o gestor do projeto/serviço da Facti, que deverá para esclarecer as dúvidas e pendências com o Coordenador Técnico do projeto ou seu representante formal Montar o Processo Após analisar a RCS, o setor de compras e licitações da Facti deverá elaborar o Edital e colocá-lo em uma pasta devidamente identificada, juntamente com todos os documentos referentes à compra ou contratação, ou seja, a RCS, a especificação do material ou o Projeto Básico e o orçamento Analisar Juridicamente O Setor Jurídico da Facti deverá analisar a minuta do Edital e aprová-la ou sugerir as correções Divulgar o Edital O setor de compras e licitações da Facti deverá divulgar no site da Facti.
32 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 32 de Receber propostas As propostas dos interessados serão recebidas até a data e hora de abertura da licitação, marcada no prazo mínimo de 08 (oito) dias, que deverá estar explícito no Edital. A empresa deverá enviar a proposta, a documentação relativa à habilitação da empresa e os comprovantes de regularidade fiscal em se tratando de Pregão Presencial; ou acessar o site para cadastrar a proposta e participar da fase de lances, encaminhando a documentação por , fax ou via postal, em se tratando de Pregão Eletrônico. Para julgamento e classificação das propostas, será adotado o critério de menor preço, observados os prazos máximos para fornecimento, as especificações técnicas e parâmetros mínimos de desempenho e qualidade definidos no edital Divulgar o Resultado da Licitação O setor de compras e licitações da Facti deverá divulgar no site da Facti Elaborar o Contrato Após homologada a licitação, o setor de compras e licitações da Facti deverá encaminhar o processo para o setor jurídico emitir o contrato, nos casos de serviço, quando for o caso. O setor de compras deverá encaminhar o contrato para assinatura da contratada Emitir a Autorização de Fornecimento O setor de compras da Facti deverá elaborar a autorização de fornecimento, através do registro das informações no DATASUL. Esse documento conterá a descrição dos materiais/serviços, valores, prazo de entrega e forma de pagamento. O setor de compras da Facti deverá enviar um , com confirmação de leitura ao fornecedor, com o documento "Autorização de fornecimento". No caso de compra via site, deverá ser seguido o procedimento estabelecido pelo fornecedor através do próprio site Receber o material/serviço Após a chegada dos materiais na Facti, o setor de compras deverá realizar as seguintes ações: Aceitar Previamente O setor de compras da Facti deverá conferir os materiais entregues e, em caso de material permanente, relacionar no patrimônio.
33 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 33 de 47 Comunicar ao requisitante a entrega dos materiais, solicitando a sua presença nas dependências da Facti Retirar o material O requisitante deverá levar os materiais adquiridos para a divisão/laboratório do CTI e, se necessário, providenciar pessoalmente o transporte com o auxílio de um carrinho Aceitar Definitivamente O coordenador técnico do projeto ou seu representante formal deverão realizar a conferência dos materiais entregues ou fazer o acompanhamento dos serviços prestados, verificando se estão de acordo com o que foi solicitado, e atestar a Nota Fiscal. Se o item recebido ou os serviços contratados não estiverem de acordo com o solicitado, o setor de compras da Facti deverá ser avisado para que possa entrar imediatamente em contato com o fornecedor Encerrar o processo de compra/serviços Não poderá ser efetuado o pagamento até que haja o aceite formal do requisitante. Após a compra/serviços ter sido aceita, o setor de compras deverá efetuar o registro da Nota Fiscal no DATASUL e encaminhá-la para o setor financeiro da Facti, que deverá respeitar a sequência cronológica de vencimento para a realização dos pagamentos. 6.7 INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO É Inexigível a licitação para as aquisições/contratações enquadradas no artigo 25, da Lei 8.666/ Montar o Processo Após verificar a RCS, o setor de compras da Facti deverá colocar em uma pasta, devidamente identificada, todos os documentos referentes à compra ou contratação de serviços. O processo de inexigibilidade será instruído com os seguintes elementos: I - a necessidade da contratação do serviço ou do fornecimento do bem ou material; II - a razão da escolha do prestador de serviços ou fornecedor; III - a vantagem econômica, quando houver;
34 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 34 de 47 IV - a indicação de representação exclusiva no Brasil com a respectiva carta do fabricante atestando a exclusividade, quando houver, devendo a carta ser redigida no idioma de origem e apresentada a tradução juramentada; V - a facilidade de suporte ou assistência técnica, quando houver. VI - outros motivos que o coordenador do projeto julgar pertinentes para justificar a contratação sem processo licitatório Obter proposta comercial Se a proposta não acompanhar a RCS, o setor de compras da Facti deverá obtê-la. A Proforma Invoice deverá ser encaminhada pelo requisitante. De preferência, o fornecedor deverá ser indicado pelo requisitante Analisar Juridicamente Para os casos de inexigibilidade de licitação enquadrados no art. 25 da Lei 8.666/93, o setor de compras deverá encaminhar o processo para o setor jurídico que, constatando que o processo está em conformidade com as normas ora expedidas, elaborará o parecer jurídico e o respectivo contrato, quando for o caso. Se a documentação não for aprovada, o Setor Jurídico da Facti deverá entrar em contato com o setor de compras para esclarecer as dúvidas e pendências e, se for necessário, sugerir as correções Divulgar o Extrato do Parecer O setor de compras deverá divulgar o extrato do parecer no site da Facti Efetuar a Compra ou Contratação O setor de compras da Facti deverá dar prosseguimento com a compra ou contratação Importar O setor de compras da Facti dará prosseguimento ao processo de compras, com fechamento de câmbio, expedindo a autorização de embarque para a empresa contratada para prestação de serviços de desembaraço aduaneiro de cargas, fiscalizando os serviços, e notificando a contratada sobre quaisquer ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que seja necessário para a regularização das falhas, faltas e defeitos observados.
35 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 35 de 47 O setor de compras da Facti realizará o acompanhamento dos processos desde a emissão inicial da estimativa de custos, definição da melhor logística para a realização da operação e transporte, análise das condições de recebimento do material Emitir a Autorização de fornecimento O setor de compras da Facti deverá elaborar a autorização de fornecimento, através do registro das informações no DATASUL. Esse documento conterá a descrição dos materiais/serviços, valores, prazo de entrega e forma de pagamento. O setor de compras da Facti deverá enviar um , com confirmação de leitura ao fornecedor, com o documento "Autorização de fornecimento". No caso de compra via site, deverá ser seguido o procedimento estabelecido pelo fornecedor através do próprio site Receber o material/serviço Após a chegada dos materiais na Facti, o setor de compras deverá realizar as seguintes ações: Aceitar Previamente O setor de compras da Facti deverá conferir os materiais entregues e, em caso de material permanente, relacionar no patrimônio. Comunicar ao requisitante a entrega dos materiais, solicitando a sua presença nas dependências da Facti Retirar o material O requisitante deverá levar os materiais adquiridos para a divisão/laboratório do CTI e, se necessário, providenciar pessoalmente o transporte com o auxílio de um carrinho Aceitar Definitivamente O coordenador técnico do projeto ou seu representante formal deverão realizar a conferência dos materiais entregues ou fazer o acompanhamento dos serviços prestados, verificando se estão de acordo com o que foi solicitado, e atestar a Nota Fiscal. Se o item recebido ou os serviços contratados não estiverem de acordo com o solicitado, o setor de compras da Facti deverá ser avisado para que possa entrar imediatamente em contato com o fornecedor.
36 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 36 de Encerrar o processo de compra/serviços Não poderá ser efetuado o pagamento até que haja o aceite formal do requisitante. Após a compra/serviços ter sido aceita, o setor de compras deverá efetuar o registro da Nota Fiscal no DATASUL e encaminhá-la para o setor financeiro da Facti, que deverá respeitar a sequência cronológica de vencimento para a realização dos pagamentos. 7. OBSERVAÇÕES FINAIS Em caso de convênio ou contrato celebrado com entidade pública, quando esta o exigir de forma expressa e por escrito, a Facti adotará normas de licitação, previstas em lei específica. A Assessoria Jurídica da Facti terá no mínimo 3 (três) e no máximo 5 (cinco) dias, excetuados os casos fortuitos ou motivos de força maior, para elaborar os contratos e pareceres, contados esses prazos da data em que o processo de contratação lhe for apresentado em total conformidade com as presentes normas Os convênios e contratos celebrados pela Facti com entidades públicas reger-se-ão pelo disposto neste procedimento, no que couber. As contratações de que trata este procedimento, aplica-se, supletivamente, o Estatuto da Facti. Os casos omissos neste processo serão decididos pelo gerente executivo da Facti, submetendo-se suas decisões à posterior apreciação do Conselho Curador. Este procedimento poderá ser alterado, modificado e complementado, conforme necessidade da Facti, no todo ou parcialmente, submetendo-o ao Gerente Executivo da Facti. 8. CONTROLE DE REVISÕES Revisão n.º Data Motivo Revisor 001 Agosto / 2009 Geração Silvia Cruz / Angelina 002 Agosto / 2010 Revisão Silvia Cruz 003 Setembro /2012 Mudança de Logo, formato, cabeçalho, inclusão da tabela de revisão e fluxo do processo. Alan Roberto Raldi
37 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 37 de ANEXOS 9.1 Anexo A - Fluxogramas do Processo
38 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 38 de 47
39 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 39 de 47
40 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 40 de 47
41 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 41 de 47
42 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 42 de 47
43 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 43 de 47
44 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 44 de Anexo B - Modelo de Requisição de Compras e Serviços (RCS) 1ª Página
45 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 45 de Anexo B - Modelo de Requisição de Compras e Serviços (RCS) 2ª Página
46 Código: PQ-0002 Confidencialidade: Ostensivo Página 46 de Anexo C - Modelo da Autorização de fornecimento
GESTOR CONTRATO 6.2.1.e.1 Elaborar Especificação Procedimento de Elaborar Especificação Técnica dos Materiais e Produtos, conforme IT - Técnica 6.2.19. 6.2.1.e.2 Alteração/Inclusão de GESTOR CONTRATO materiais/produtos
O Presidente do Gonselho Gomércio no Distrito Federal, no uso de
H PORTARIA ÍÍN'' - SESC/AR/DF NO 38112012. O Presidente do Gonselho Gomércio no Distrito Federal, no uso de regimentais, Dispõe sobre normas e procedimentos complementares relacionados â compra e/ou aquisição