Source: https://www.mamot.gouv.qc.ca/publications/bulletin-muni-express/2018/n-5-27-avril-2018/verification-dans-les-municipalites/
Timestamp: 2018-08-19 19:38:23+00:00
Document Index: 167071164

Matched Legal Cases: ['art. 114', 'art. 107', 'art. 49', 'art. 50', 'art. 49', 'art. 29', 'art. 42', 'art. 39', 'art. 30', 'art. 42']

Vérification dans les municipalités - N° 5 - 27 avril 2018 - Ministère des Affaires municipales et de l'Occupation du territoire
>Vérification dans les municipalités
La Loi donne suite à la recommandation no 26 de la CEIC en instaurant de nouveaux mécanismes de vérification dans les municipalités de moins de 100 000 habitants, ce qui leur permettra de bénéficier d’un regard objectif sur leurs pratiques et d’améliorer les services qu’elles offrent aux citoyens.
Les dispositions accordent à la CMQ la responsabilité de vérifier la conformité aux lois, règlements, politiques et directives de ces municipalités, c’est-à-dire le respect par celles-ci du cadre légal et des autres règles qui leur sont applicables. La vérification de l’optimisation de leurs ressources, soit la gestion des ressources de la municipalité de façon économe, efficace et efficiente, est confiée à la CMQ ou aux vérificateurs externes, selon les municipalités visées.
La Loi revoit également l’encadrement de la fonction de vérificateur général dans les municipalités de 100 000 habitants ou plus.
Les principaux changements apportés dans le domaine de la vérification sont résumés sous forme de schémas (37 Ko).
Nouveau mandat de vérification de la CMQ
Organismes municipaux visés (art. 114)
La CMQ est désormais responsable de la vérification de la conformité aux lois, règlements, politiques et directives des organismes suivants :
les municipalités de moins de 100 000 habitants;
les MRC;
la Communauté métropolitaine de Montréal et la Communauté métropolitaine de Québec;
toute personne morale qui est reliée à une municipalité de moins de 100 000 habitants ou à une MRC par l’une ou l’autre des conditions suivantes :
elle fait partie de son périmètre comptable;
plus de 50 % des membres de son conseil d’administration sont nommés par la municipalité;
plus de 50 % des parts ou actions votantes en circulation sont détenues par la municipalité ou un délégataire de celle ci.
tout autre organisme relié à une municipalité de moins de 100 000 habitants ou à une MRC et qui est assujetti aux règles contractuelles des municipalités en vertu de l’article 573.3.5 de la LCV.
En matière d’optimisation des ressources, la CMQ a compétence dans ces mêmes organismes, à l’exception des municipalités de 10 000 à 99 999 et des personnes morales et organismes qui leur sont reliés, dont la vérification est confiée à des vérificateurs externes, à moins que le conseil de la municipalité en décide autrement (voir section Vérification de l’optimisation des ressources).
La CMQ dispose d’une entière discrétion pour déterminer la fréquence et l’étendue des vérifications qu’elle réalise auprès des organismes municipaux faisant actuellement partie de son périmètre de vérification. Elle ne peut toutefois vérifier une municipalité lorsqu’elle exerce des fonctions de dirigeant ou d’administrateur au sein de celle-ci, prend ou exerce des décisions ou des fonctions de gestion. Elle ne peut également procéder à une vérification portant sur la période où elle a exercé de telles fonctions.
Enfin, la CMQ peut, lorsque le conseil d’une municipalité de 100 000 habitants ou plus lui en fait la demande, vérifier la conformité des opérations d’un vérificateur général, de même que l’optimisation de ses ressources. Les coûts de cette vérification sont à la charge de la municipalité.
Particularités du mandat de la CMQ (art. 107 à 115)
Le mandat de vérification de la CMQ est distinct des autres fonctions qu’elle exerce, que ce soit à titre de tribunal administratif, de commission d’enquête publique, de médiateur, d’administrateur ou de tuteur. À cet égard, la Loi prévoit notamment la création d’un poste de vice président affecté exclusivement aux dossiers relatifs à la vérification. Cette personne est nommée par le gouvernement pour un mandat de 7 ans. Les principaux pouvoirs de la CMQ en matière de vérification seront effectifs à compter de cette nomination.
Lorsqu’elle exerce ses fonctions de vérification, la CMQ peut notamment :
prendre connaissance de toute documentation se rapportant aux objets de sa vérification;
exiger des employés municipaux tout renseignement pertinent à la réalisation de son mandat;
détacher des représentants pour qu’ils exécutent leur travail dans les locaux de la municipalité ou de l’organisme vérifié;
vérifier l’utilisation de toute subvention ou aide financière versée par une municipalité ou un organisme municipal sujet à sa vérification, auquel cas les organismes bénéficiaires doivent fournir à la CMQ la documentation qu’elle requiert.
Le vice-président, ses employés et les experts qu’il mandate bénéficient également d’immunités en cas de poursuites pour les actes accomplis dans le cadre de leurs fonctions.
À compter de l’année 2020, la CMQ devra, au plus tard le 30 septembre de chaque année, faire rapport des vérifications qu’elle a menées au cours de la dernière année financière. Ce rapport doit être publié sur son site Internet et transmis aux organismes municipaux concernés. La CMQ peut également, à tout autre moment, transmettre à une municipalité, à une personne morale ou à un organisme un rapport faisant état d’une vérification particulière. Tout rapport reçu par une municipalité ou une communauté métropolitaine doit être déposé à la prochaine séance du conseil.
Mandat des vérificateurs externes
Vérification de l’optimisation des ressources (art. 49, 51, 53, 54, 103 et 105)
À partir du 1er janvier 2020, les municipalités de 10 000 à 99 999 habitants auront l’obligation de mandater un vérificateur externe pour vérifier, à tous les deux ans, l’optimisation de leurs ressources et celles des personnes morales et organismes qui lui sont reliés. Cette vérification devra initialement être faite au cours de l’exercice se terminant le 31 décembre 2020 ou 2021, et par la suite aux deux ans. Le mandat peut être confié à un vérificateur distinct de celui qui vérifie les états financiers de la municipalité, mais la personne désignée doit être membre de l’Ordre des comptables professionnels agréés du Québec. Le vérificateur et ses employés disposent, aux fins de la vérification de l’optimisation des ressources, de certaines immunités pour les actes officiels accomplis de bonne foi dans l’exercice de leurs fonctions.
Le rapport du vérificateur externe est transmis au trésorier de la municipalité qui le dépose à la prochaine séance ordinaire du conseil. Au plus tard le 30 septembre de l’année suivant le dernier exercice financier visé par la vérification, une copie conforme de ce rapport doit être transmise à la CMQ qui le diffuse sur son site Internet. À noter que chaque rapport doit être transmis à la municipalité, à la personne morale ou à l’organisme qui est concerné par la vérification.
À compter du 1er janvier 2019, les municipalités de 10 000 à 99 999 habitants auront également la possibilité de s’assujettir volontairement aux pouvoirs de la CMQ, en ce qui concerne la vérification de l’optimisation de leurs ressources, et d’être ainsi exemptées de l’obligation de nommer un vérificateur externe pour procéder à cette vérification. Pour ce faire, elles devront adopter un règlement et en transmettre copie à la CMQ. Ce règlement ne pourra par la suite être abrogé. Lorsque la compétence est confiée à la CMQ, cette dernière doit mener la vérification de l’optimisation des ressources de la municipalité et des organismes qui lui sont reliés à tous les deux ans.
Vérification des états financiers et du taux global de taxation (art. 50, 54 et 104)
Le vérificateur externe doit désormais vérifier les états financiers des personnes morales qui sont reliées à la municipalité par l’une ou l’autre des conditions suivantes :
elle fait partie du périmètre comptable défini dans les états financiers de la municipalité;
la municipalité nomme plus de 50 % des membres de son conseil d’administration;
la municipalité ou un mandataire de l’une de celles-ci détient plus de 50 % de ses parts ou actions votantes en circulation.
Le vérificateur externe transmet le rapport de sa vérification au trésorier de la municipalité, qui le dépose au conseil à la prochaine séance ordinaire, de même qu’à toute personne morale concernée.
De plus, dans les municipalités de 100 000 habitants ou plus, la Loi confie au vérificateur externe la responsabilité de vérifier le taux global de taxation de la municipalité. De même, la vérification de la ventilation des dépenses mixtes dans les agglomérations de Montréal, Québec et Longueuil est désormais du ressort du vérificateur externe de la municipalité centrale.
Durée des mandats (art. 49, 103, 136, 159, 234 et 247)
La durée du mandat du vérificateur externe est désormais de 3 à 5 ans dans les municipalités régies par la LCV et d’au plus 5 ans pour les autres municipalités, incluant les MRC, les communautés métropolitaines, les sociétés de transport et les villages nordiques. Au terme de son mandat, le vérificateur externe peut être nommé à nouveau pourvu que les règles d’adjudication de contrats applicables soient respectées.
Vérificateurs généraux des municipalités de 100 000 habitants ou plus
La Loi comporte plusieurs mesures visant à renforcer le rôle et l’indépendance des vérificateurs généraux des municipalités de 100 000 habitants ou plus.
Nomination et conditions d’exercice (art. 29, 34, 35, 36, 37, 41 et 269)
La Loi précise que le vérificateur général doit être membre de l’Ordre des comptables professionnels agréés. Elle prévoit également que cette fonction est exclusive et que toute personne ayant été à l’emploi de la municipalité ou membre de son conseil au cours des quatre années précédant leur nomination ne peut l’exercer. Cette dernière exclusion ne s’applique pas aux employés de la municipalité qui sont affectés à la vérification. Les dispositions limitent aussi l’exercice de la fonction de vérificateur général à un seul mandat dans une même municipalité.
De plus, le vérificateur général est désormais responsable de traiter les demandes d’accès le concernant. Cette responsabilité ne s’étend toutefois pas aux documents qui sont par ailleurs détenus par un autre organisme public, auquel cas la demande d'accès sera traitée par l'actuel responsable de l'accès.
Enfin, le pouvoir du maire d’exercer un droit de surveillance, de contrôle et d’investigation à l’endroit du vérificateur général, de même que son pouvoir de le suspendre temporairement, sont abrogés. Cette mesure concorde avec la possibilité pour la CMQ de vérifier les activités du vérificateur général, lorsque le conseil lui en fait la demande.
Périmètre de vérification (art. 42, 43, 44 et 46)
Le périmètre de vérification du vérificateur général comprend désormais l’ensemble des organismes assujettis aux règles contractuelles municipales en vertu de l’article 573.3.5 de la LCV qui sont reliés à la municipalité. Il s’agit des organismes qui répondent à l’une ou l’autre des conditions suivantes :
la majorité des administrateurs sont nommés par la municipalité;
l’organisme est, en vertu de la loi, un mandataire ou un agent de la municipalité;
le budget de l’organisme est adopté ou approuvé par la municipalité;
l’organisme est financé à plus de 50 % par la municipalité et ses revenus annuels sont égaux ou supérieurs à 1 000 000 $;
l’organisme est désigné par le ministre des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire comme étant assujetti aux règles contractuelles municipales et à sa principale place d’affaires sur le territoire de la municipalité.
De plus, le vérificateur général peut vérifier les comptes et documents de tout organisme qui reçoit une aide en provenance de la municipalité, qu’il s’agisse ou non d’une personne morale ou physique.
Crédits (art. 39)
Des modifications ont été apportées à la règle de calcul des crédits devant être accordés au vérificateur général par le conseil afin de corriger une incongruité qui faisait en sorte qu’une augmentation du budget de la municipalité pouvait se traduire par une diminution de ces crédits. De plus, la nouvelle formule fixe le montant minimal des crédits du vérificateur général à 500 000 $, et ce, indépendamment des dépenses de fonctionnement de la municipalité. Ces modifications, applicables à compter du budget pour l’exercice financier 2019, visent à garantir que les vérificateurs généraux disposent de ressources suffisantes pour accomplir pleinement leur mandat.
Mandat (art. 30, 31 et 47)
La Loi abroge l’obligation du vérificateur général de vérifier les états financiers de la municipalité et des personnes morales qui lui sont reliées, de même que le taux global de taxation. Le vérificateur général conserve toutefois son pouvoir de mener de telles vérifications, s’il le juge opportun. Dans cette situation, le vérificateur général peut signer un rapport conjoint avec le vérificateur externe.
Cette modification entre en vigueur le 1er janvier 2019.
Complémentarité des mandats (art. 42, 51, 55, 56, 105, 106, 114, 137, 160, 247 et 248)
La Loi comporte des dispositions visant à assurer une complémentarité entre les mandats de la CMQ, des vérificateurs externes et du vérificateur général. Ainsi, dans le cas où plusieurs d’entre eux peuvent revendiquer leur compétence à l’égard d’un même organisme, le vérificateur qui agira est désigné selon l’ordre suivant :
le vérificateur général de la municipalité dont la population est la plus élevée;
si aucun vérificateur général n’est concerné, la CMQ;
si ni un vérificateur général, ni la CMQ ne sont concernés, le vérificateur externe de la municipalité dont la population est la plus élevée.
Des dispositions ont également été prévues pour exclure des mandats pouvant être octroyés au vérificateur externe et au vérificateur ad hoc, les vérifications qui relèvent de la compétence de la CMQ.