Source: https://www.verwaltung.zuv.fau.de/personal-und-arbeitsleben/weg-zur-arbeit/dienst-und-fortbildungsreisen/faq-zu-den-reisekosten/
Timestamp: 2020-08-11 04:30:27
Document Index: 349555960

Matched Legal Cases: ['Art 2', 'Art 2', 'Art. 3', 'Art. 2', 'Art 3', 'Art. 9', 'Art. 12']

FAQ zu den Reisekosten › Verwaltung und Personal
Die folgenden Antworten beziehen sich ausschließlich auf Regelungen nach dem Bayerischen Reisekostengesetz (BayRKG).
Fragen zur Genehmigung von Dienstreisen
Warum benötigt man eine Dienstreisegenehmigung?
Die Dienstreisegenehmigung ist die Grundlage für die Auszahlung von Reisekosten. Die Haushaltsstelle, aus der die Reise gezahlt werden soll, muss eingetragen sein. Mit einer vor der Reise ausgestellten Dienstreisegenehmigung besteht Unfallversicherungsschutz für den Reisenden.
Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstorts, die schriftlich angeordnet oder genehmigt worden sind (Art 2 Abs. 2 S. 1 BayRKG).
Was ist ein Dienstgang?
Dienstgänge sind Gänge oder Fahrten am Dienst- oder Wohnort zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte, die angeordnet oder genehmigt worden sind. Dem Wohnort steht ein dem vorübergehenden Aufenthalt dienender Ort gleich. (Art 2 Abs. 4 BayRKG). Dienstgänge können auch mündlich genehmigt werden.
Was ist eine Fortbildungsreise?
Das sind Reisen die Bedienstete nach Abschluss ihrer Ausbildung zur beruflichen Weiterbildung oder zur Erweiterung ihrer beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, zur Anpassung an geänderte dienstliche Anforderungen oder zur Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer oder anderer Aufgaben unternehmen (Nr. 24.2 VV BayRKG).
Wer kann einen Dienstreiseantrag stellen?
Jeder Beschäftige der Universität Erlangen kann einen Dienstreiseantrag stellen (studentische Hilfskräfte können auch einen Dienstreiseantrag stellen, wenn die Reise im Zusammenhang mit ihrem Beschäftigungsverhältnis bei der Universität steht). Mit genehmigtem Dienstreiseantrag besteht Unfallversicherungsschutz für die Dienstreise.
Wer muss das Formular Auftrag zur Durchführung einer Reise benutzen?
Jeder Nicht-Beschäftigte kann mit der Durchführung einer Reise beauftragt werden, wenn die Reise nicht von einem Beschäftigten durchgeführt werden kann. Nicht-Beschäftigte sind z. B. Professoren im Ruhestand, Studierende, Beschäftigte anderer Universitäten, Projektpartner von Firmen.
Reisekostenvergütung wird nur insoweit gewährt, als die Aufwendungen und die Dauer der Dienstreise oder des Dienstgangs zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendig waren (Art. 3 Abs. 2 BayRKG).
Wie hoch ist die Wegstreckenentschädigung?
Fahrzeugbenutzung mit triftigem Grund bei Dienstreisen:
Pkw je km 0,35 Euro
Motorrad/Motorroller je km 0,15 Euro
Moped / Mofa je km 0,09 Euro
Fahrrad je km 0,06 Euro
Fahrzeugbenutzung ohne triftigen Grund bzw. Fahrzeugnutzung bei Fortbildungsreisen:
Pkw je km 0,25 Euro
Motorrad/Motorroller je km 0,12 Euro
Moped / Mofa je km 0,07 Euro
Fahrrad je km 0,04 Euro
Was sind triftige Gründe für die Benutzung des eigenen PKW oder des Miet-Kfz?
Triftige Gründe können sowohl dienstliche als auch schwerwiegende persönliche Gründe sein. Z. B. der Geschäftsort ist mit regelmäßigen Beförderungsmitteln nicht oder nicht termingerecht zu erreichen, notwendiges schweres (mindestens 10 kg) oder sperriges Gepäck muss befördert werden, ein weiterer Dienstreisender fährt mindestens die Hälfte der Strecke mit, der Dienstreisende ist erheblich gehbehindert (Nachweis erforderlich).
Warum muss die Benutzung des Flugzeuges begründet werden?
Nach dem BayRKG dürfen nur notwendige Fahrtkosten erstattet werden. Die Notwendigkeit der Benutzung des Flugzeuges muss dargelegt werden (z. B. Zeit- und Kostenersparnis). Bei offensichtlichen Gründen (z. B. Überseereisereisen etc.) kann die Begründung entfallen.
Was ist der Großkundenrabatt (GKR) der Bahn?
Die Dienststellen des Freistaates Bayern bekommen bei der Bahn als Großkunde Rabatt auf die regulären Fahrpreise. Der GKR muss genutzt werden. Der GKR ist mit der Bahncard (Business) kombinierbar. Die GKR-Nummer (Bahn-Intern: BMIS-Nummer) der Universität ist auf dem Dienstreiseantrag vermerkt.
Was ist mit Beginn und Ende des Dienstgeschäftes gemeint?
Beginn und Ende des Dienstgeschäftes sind die Zeiten, zu denen Reisende das Dienstgeschäft bei der besuchten Veranstaltung / Einrichtung am Geschäftsort aufnehmen und beenden. Nicht Beginn und Ende der Reise.
Was ist die Organisations-Stamm-Nr. und wofür wird diese benötigt?
Die Organisationsstammnummer ist die persönliche Geschäftsnummer beim Landesamt für Finanzen (Jeder Beschäftigte hat eine individuelle Geschäftsnummer). Die Geschäftsnummer findet man auf jeder Gehaltsabrechnung. Diese Nummer ist für die Steuerberechnung der Reisekostenvergütung (Tagegeldsätze) zwingend erforderlich. Bei neueren Vordrucken wurde die Bezeichnung Organisationsstammnummer durch „Geschäftsnummer LfF“ ersetzt.
Wie ist der Unfallversicherungsschutz bei Dienstreisen geregelt?
Informationen zum Unfallversicherungsschutz finden Sie auf der Seite zu Arbeits-, Dienst- und Wegeunfällen.
Besteht während meiner Elternzeit bei der Teilnahme an einer dienstlichen Veranstaltung oder bei der Wahrnehmung eines dienstlichen Termins Dienstunfallschutz?
Unabhängig davon, ob der Beschäftigte aktuell zur Arbeitsleistung verpflichtet ist, besteht weiterhin ein Dienstverhältnis zum Freistaat Bayern. Damit ist der persönliche Geltungsbereich gemäß Art. 2 Abs. 1 BayRKG gegeben.
Reisen von Beschäftigten während der Elternzeit oder während der Altersteilzeit (auch Freistellungsphase) gelten als Dienstreisen. Entsprechend ist ein Dienstreiseantrag zu stellen.
Beschäftigte mit Dienstreiseantrag bewahren sich damit auch einen Anspruch auf Unfallfürsorge oder Sachschadensersatz.
Welchen Reiseantrag muss ein Professor im Ruhestand stellen?
Ein Professor im Ruhestand mit Emeritus-Status (Prof. em.) stellt einen Dienstreiseantrag (Muster R0001).
Ein Professor im Ruhestand der einen Dienstvertrag bzw. unentgeltlichen Vertrag mit der Universität abgeschlossen hat stellt ebenfalls einen Dienstreiseantrag (Muster R0001).
Ein Professor im Ruhestand der keinen Dienstvertrag bzw. unentgeltlichen Vertrag mit der Universität abgeschlossen hat, muss vom aktuellen Lehrstuhlinhaber beauftragt werden die Reisen entsprechend durchzuführen (Muster R0024). Hinweis: Bei der Beauftragung zur Durchführung einer Reise besteht kein Unfallversicherungsschutz!
Darf der Großkundenrabatt auch privat verwendet werden?
Laut Vorgabe der DB darf der Großkundenrabatt nur für dienstliche Reisen in Anspruch genommen werden. Eine Nutzung für private Reisen oder für den Arbeitsweg ist von der DB nicht gestattet.
Darf man die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) der FAU für dienstliche Übernachtungen nutzen?
Die Nutzung der USt.-IdNr. der FAU für dienstliche Übernachtungen ist möglich.
Die USt.-IdNr. der FAU lautet: DE132507686
Fragen zur Abrechnung von Dienstreisen
Was bedeutet die Ausschlussfrist von 6 Monaten?
Der Anspruch auf Reisekostenvergütung erlischt, wenn er nicht innerhalb von 6 Monaten nach dem Tag der Beendigung der Dienstreise schriftlich geltend gemacht wird (Art 3 Abs. 5 Satz 1 BayRKG). Eventuell gezahlte Abschläge müssen in voller Höhe zurückgezahlt werden, wenn die Abrechnung nicht innerhalb der 6-Monatsfrist eingeht.
Was ist mit Beginn und Ende des Dienstgeschäfts gemeint?
Beginn und Ende des Dienstgeschäftes sind die Zeiten zu denen Reisende das Dienstgeschäft bei der besuchten Veranstaltung am Geschäftsort aufnehmen und beenden. Nicht Beginn und Ende der Reise.
Was ist mit Grenzübertritt / Landung am 1. Flughafen des Ziellandes gemeint?
Wann ist unentgeltliche Verpflegung von der Beschäftigungsstelle gebucht?
Wenn die Verpflegung auf ausdrücklichen Wunsch der Beschäftigungsstelle bereitgestellt wurde.
Was ist mit bestand die Möglichkeit zum Kantinenessen gemeint?
Die Möglichkeit zum Kantinenessen besteht, wenn die vom Reisenden besuchte Einrichtung eine Kantine / ein Kasino hat und dort Verpflegung vom Reisenden eingenommen werden kann. Ob der Reisende das Kantinenessen in Anspruch genommen hat oder nicht ist dabei unerheblich.
Was ist mit höheren Hotelkosten gemeint und warum sind diese zu begründen?
Nach Art. 9 Absatz 3 BayRKG werden nur die entstandenen notwendigen Übernachtungskosten erstattet.
Ohne nähere Prüfung sind folgende Übernachtungskosten im Inland als notwendig anzusehen: in Orten bis 299.999 Einwohner bis 90 Euro, in Orten ab 300.000 Einwohner bis 120 Euro pro Nacht. Ist die Übernachtung teurer, so ist zu begründen warum die höheren Kosten notwendig waren.
Für das Ausland gelten andere Sätze für die notwendigen Übernachtungskosten, die Auslandsätze können im Rundschreiben der ZUV vom 12.02.2019 bzw. in der Anlage 1 der Bekanntmachung des Bayer. Staatsministeriums der Finanzen nachgelesen werden. Ist die Übernachtung teuerer, als das für das Reiseland festgelegte Auslandsübernachtungsgeld, so ist zu begründen warum die höheren Kosten notwendig waren.
Warum muss angegeben werden ob man in der Zweitwohnung übernachtet?
In der eigenen Wohnung entstehen keine Übernachtungskosten. Eine Reise an einen Ort mit Zweitwohnsitz (oder weiteren Wohnsitz) ist wie ein Dienstgang abzurechnen.
Was ist eine unentgeltliche Übernachtung?
Eine Übernachtung ist unentgeltlich, wenn die Übernachtungsmöglichkeit z. B. von der einladenden Stelle, dem Projektpartner, etc. ohne Berechnung zur Verfügung gestellt wird.
Was ist eine Übernachtungssteuer?
Warum muss ein Flug in der Business Class begründet werden?
Nach dem Bayerischen Reisekostengesetz sind nur die notwendigen Fahrkosten erstattungsfähig. Bei Flugreisen ist dies grundsätzlich die Touristen- oder Economyklasse. Nach der Auslandsreisekostenverordnung kann bei Auslandsflügen im Ausnahmefall Business Class erstattet werden. Aber nur wenn die höheren Kosten notwendig waren.
Wer ist ein Beschäftigter beim Freistaat Bayern?
Jeder, der ein Dienst- oder Arbeitsverhältnis mit der Universität oder einer sonstigen Behörde des Freistaats Bayern hat (z. B. auch studentische Hilfskräfte).
Warum muss jede Fahrt mit dem Taxi begründet werden?
Warum ist die dienstliche Nutzung von Telefon/Internet zu bestätigen?
Weil nur die dienstlich veranlassten notwendigen Kosten erstattet werden dürfen. Private Telefon- und Internetkosten sind nicht erstattungsfähig.
Kann eine Bahncard im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet werden?
Die Bahncard Business oder ermäßigte Bahncard (z.B. Bahncard für Studenten / Senioren) können im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet werden, genaue Informationen dazu finden Sie auf der Seite: http://www.zuv.fau.de/einrichtungen/personalabteilung/handbuch-personal/bahncard_business/. Die reguläre Bahncard kann nicht erstattet werden.
Warum muss die Anschaffung einer Bahncard Business begründet werden?
Die BahnCard Business darf nur erstattet werden, wenn sich die Anschaffungskosten im Gültigkeitszeitraum der Bahncard Business amortisieren. Um dies darzulegen sind die zum Zeitpunkt des Kaufs der BahnCard Business mit der Bahn in Zukunft geplanten Reisen soweit möglich aufzuzählen. Die zukünftigen Kosteneinsparungen der verbilligten Fahrkarten müssen über dem Anschaffungspreis der Bahncard Business liegen.
Welche Unterlagen sind der Abrechnung beizufügen, wenn eine Bahncard Business erstattet werden soll?
Aufstellung über die geplanten Reisen (Ort, Datum zukünftiger Dienstreisen oder bereits getätigte Reisen) –> bitte separates Blatt beifügen
Ein Abschlag ist eine Vorauszahlung auf die bei der Reise zu erwartenden Kosten an den Reisenden. Es dürfen höchstens 80 % der insgesamt zu erwartenden Kosten als Abschlag ausbezahlt werden. Eine Zusammenfassung zum Thema Abschlag wurde vom Referat H4 erstellt.
Was sind Kosten die vom Lehrstuhl bezahlt wurden?
Das sind z. B. Fahrkosten (Flugticket, Bahnfahrkarten) oder Teilnahmegebühren die der Lehrstuhl / das Institut direkt an den Rechnungssteller bezahlt hat.
Werden Bahncard 100 Besitzern die fiktiven Bahnfahrkosten für die getätigten Dienstreisen erstattet?
Leider nicht. Das Reisekostengesetz ist ein Kostenerstattungsgesetz, d. h. es werden nur die durch die Reise entstandenen Kosten erstattet. Da Sie eine Bahncard 100 besitzen, entstehen Ihnen für diese Reise keine Fahrtkosten. Somit ist keine Erstattung möglich.
Können die Kosten für eine Reiserücktrittsversicherung gezahlt werden?
Leider nicht. Die Zahlung einer Reisekostenrücktrittsversicherung ist in den Verwaltungsvorschriften zum Bayerischen Reisekostengesetz explizit ausgeschlossen.
Können die Kosten für Mitgliedschaften erstattet werden?
Können die Kosten für eine Auslandskrankenversicherung getragen werden?
Sie sollten vor jeder Auslandsreise mit Ihrer Krankenkasse abklären, ob ein ausreichender Versicherungsschutz besteht. Eventuell anfallende Kosten für eine notwendige Auslandskrankenversicherung für Dienstreisen können eventuell aus Personalmitteln des jeweiligen Instituts getragen werden. Aus Reisekostenmitteln können die Kosten für eine Auslandskrankenversicherung nicht getragen werden, dies wird in den Verwaltungsvorschriften zum Bayerischen Reisekostengesetz ausgeschlossen.
Können Impfkosten bei Auslandsdienstreisen erstattet werden?
Impfkosten sind bei Auslandsdienstreisen als Nebenkosten nach Art. 12 BayRKG dann erstattungsfähig, wenn es sich um Reisen in Infektions- oder Endemiegebiete handelt. Bei der Prüfung der Erstattungsfähigkeit richten wir uns nach den länderspezifischen Impfempfehlungen des Auswärtigen Amtes. An der Universität besteht auch die Möglichkeit die Impfung am Mikrobiologischen Institut vornehmen zu lassen.
Welche Zusatzkosten können bei der Nutzung eines Mietwagens erstattet werden?
Vollkasko/Diebstahlschutz (in der Regel im Mietpreis mit Selbstbeteiligung enthalten),
Folgende Leistungen können z.B. nicht als erstattungsfähige Kosten anerkannt werden:
Streichung der Selbstbeteiligung
Tankservice bei Rückgabe des Fahrzeugs
Die Aufzählung ist exemplarisch und nicht abschließend.
Können Hotelrechnungen in Ländern außerhalb der EURO-Zone freiwillig in EURO beglichen werden?
Wie ist die Vorgehensweise bei Online-Konferenzen?