Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/circular-14-de-febrero-17-de-2014?documento=legcol&contexto=legcol_ff62b9eff32602e8e0430a01015102e8&vista=STD-PC
Timestamp: 2018-09-25 03:54:15
Document Index: 4020253

Matched Legal Cases: ['artículo 2', 'artículo 6', 'artículo 91', 'artículo 115', 'artículo 11', 'Artículo 12', 'artículo 2', 'artículo 15', 'artículo 3', 'Artículo 12', 'Artículo 12', 'Artículo 12']

CIRCULAR 14 DE 17 DE FEBRERO DE 2014
CONTENIDO:ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE RIESGOS LABORALES. SE MODIFICA LA CIRCULAR DE 2004 – CIRCULAR UNIFICADA EN SALUD OCUPACIONAL DEL AÑO 2004.
TEMAS ESPECÍFICOS:EMPLEADOR, ENTIDAD PÚBLICA, ORGANISMOS DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL, SISTEMA DE RIESGOS PROFESIONALES, MINISTERIO DEL TRABAJO, COTIZACIÓN PREVISIONAL, ADMINISTRADORA DE RIESGOS LABORALES
CIRCULAR 14 DE 2014
Asunto: reporte de información de aportes al Fondo de Riesgos Laborales.
Para optimizar el control a la evasión y elusión sobre los aportes que realizan las administradoras de riesgos laborales al encargo fiduciario que administra los recursos del Fondo de Riesgos Laborales, es necesario derogar el numeral 1º del literal B de la circular unificada expedida el 22 de abril de 2004.
Por lo anterior y conforme a lo dispuesto en los numerales 1º y 15 del artículo 2º y numeral 2º del artículo 6º del Decreto 4108 de 2011, con el objeto de velar por el buen funcionamiento y desarrollo del sistema general de riesgos laborales, este despacho se permite dar las siguientes instrucciones y determinaciones, las cuales son de obligatorio cumplimiento:
Informes mensuales sobre pago de cotizaciones, aportes al Fondo de Riesgos Laborales y empresas afiliadas al sistema general de riesgos laborales
Las administradoras de riesgos laborales deberán presentar los informes mensuales correspondientes al pago de las cotizaciones, aportes al Fondo de Riesgos Laborales y empresas afiliadas al sistema general de riesgos laborales, antes del día 28 del mes siguiente al reportado. Estos informes deben ser presentados a través del servidor FTP seguro que dispondrá el Ministerio del Trabajo y diseñados en archivos planos, cuya extensión será ‘txt’.
La estructura de los archivos a presentar, está especificada en el anexo técnico que hace parte de la presente circular.
Se presume que la información suministrada se ha elaborado con la veracidad requerida por el sistema general de riesgos laborales, para el procesamiento de datos.
Cuando la administradora no presente la información en las fechas señaladas o lo haga sin la información requerida, será sancionada por las direcciones territoriales del Ministerio del Trabajo, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 91 del Decreto-Ley 1295 de 1994, modificado por el artículo 115 del Decreto-Ley 2150 de 1995 y los artículos 13 y 32 de la Ley 1562 de 2012.
La presente circular deroga el numeral 1º del literal B) de la circular unificada en salud ocupacional del año 2004 y regirá a partir del 1º de marzo de 2014, fecha a partir de la cual las administradoras de riesgos laborales deberán remitir la información; durante este mes, se realizarán pruebas y validaciones de cargue con la finalidad de que las administradoras de riesgos laborales realicen los ajustes necesarios para dar cumplimiento a lo aquí establecido.
N. del D.: la presente circular va dirigida a las entidades administradoras de riesgos laborales, administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Riesgos Laborales y empleadores del sector público y privado.
Especificaciones sobre la estructura de los archivos
Los datos reportados por las administradoras de riesgos laborales ARL correspondientes al pago de las cotizaciones y aportes al Fondo de Riesgos Laborales, deben coincidir con el valor que estas consignan por este concepto, dentro de los plazos establecidos por la dirección general de riesgos laborales del Ministerio del Trabajo.
Las administradoras de riesgos laborales ARL deben enviar los archivos planos, utilizando como carácter separador de campos, la coma (,) con la información correspondiente al pago de las cotizaciones por parte de las empresas y trabajadores independientes afiliados y de cada uno de los afiliados al sistema general de riesgos laborales, dentro de los plazos establecidos mediante la utilización del programa prevalidador de archivos y del canal FTP seguro, de acuerdo con la estructura y especificaciones que a continuación se describen:
1. Siglas para nombres de los archivos maestros.
En general, para la interpretación de los nombres de archivos se deben tener en cuenta las siguientes siglas:
AR Archivo maestro información ARL 2
ER Archivo maestro información empresas aportantes 2
CR Archivo maestro información afiliados cotizantes 2
CODENTIDAD Código de la entidad de riesgos laborales que reporta la información 6
2. Nombres de archivos maestros con información de las ARL e información empresas y trabajadores independientes.
Tabla 1. Nombre de archivos
Tipo de archivo Nombre del archivo Long. Nombre
Maestro información ARL ARCODENTIDADAAAAMMDD 16
Maestro información empresas ERCODENTIDADAAAAMMDD 16
Maestro información afiliados CRCODENTIDADAAAAMMDD 16
2.1. Estructura del archivo maestro de información administradoras de riesgos laborales.
El archivo maestro de información de ARL está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registro detalle (registro tipo 2) que contiene la información del reporte de las consignaciones por parte de las ARL.
Tabla 2. Registro tipo 1 - Registro de control
0 Tipo de registro 1 1 SI
1 Código de la ARL Alfanumérico 6 SI
2 Fecha inicial del periodo de la información AAAA-MM-DD 10 SI
3 Fecha final del periodo de la información AAAA-MM-DD 10 SI
4 Total de registros Número de registros del archivo relacionado 8 SI
5 Nombre del archivo (Sin extensión txt) Ver tabla 1 17 SI
Tabla 3. Registro tipo 2 - Registro de detalle - contiene la información del reporte de las consignaciones por parte de las ARL
0 Tipo de registro 2 1 SI
2 Fecha consignación AAAA-MM-DD 10 SI Fecha en que consigna la administradora de riesgos laborales al Fondo de Riesgos Laborales
3 Valor consignado Los campos numéricos deben venir sin separador de miles, únicamente el punto para separar decimales 12 SI Valor (bruto) consignado por la ARL al fondo de riesgos laborales, sin tener en cuenta incapacidades
4 Total de empresas afiliadas Los campos numéricos deben venir sin separador de miles 6 SI Número de empresas al día y en mora durante el periodo reportado
2.2.(Modificado).* Estructura del archivo maestro de información de las empresas y trabajadores independientes afiliados al sistema general de riesgos laborales.
El archivo maestro de información de empresas y trabajadores independientes afiliados al sistema general de riesgos laborales está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registro detalle (registro tipo 2) que contiene la información del pago de las cotizaciones por parte de las empresas a las administradoras de riesgos laborales.
Tabla 4. Registro tipo 1 - Registro de control
Tabla 5. Registro tipo 2 - Registro de detalle - contiene la información del pago de las cotizaciones por parte de las empresas aportantes y trabajadores independientes afiliados a las administradoras de riesgos laborales
0 Tipo de registro 2 1 SI 1= Registro de control
2= Registro detalle
1 Código de la ARL Alfanumérico 6 SI Códigos asignados por la Superintendencia Financiera
2 Tipo identificación del aportante NI= Número identificación tributaria
CD= Carnet diplomático 2 SI
3 Número identificación del aportante 17 SI Los campos numéricos deben venir sin separador de miles
4 Dígito de verificación del aportante El campo ‘Dígito de verificación del aportante’ es obligatorio cuando el campo tipo de identificación del aportante es NIT 1 NO 0-9
El campo ‘Dígito de verificación del aportante’ es obligatorio cuando el campo tipo de identificación del aportante es NIT
5 Nombre o razón social del aportante 200 SI Nombre de la empresa o vinculador laboral; si son aportantes independientes nombres y apellidos completos
6 Clase de aportante A= Aportante con 200 o más cotizantes
B= Aportante con menos de 200 cotizantes
C= Aportantes Mipyme que se acogen a la Ley 590 de 2000
D= Beneficiario Ley 1429 de 2010
I= Independiente 1 SI
7 Código del centro de trabajo del aportante 1= Principal
2= Al primer centro de trabajo asignado
3= Al segundo centro de trabajo asignado
4= Al cuarto centro de trabajo asignado y así sucesivamente 2 SI
8 Departamento del aportante Tabla departamentos - Tabla Divipola del DANE 2 SI
9 Municipio del aportante Tabla municipios - Tabla Divipola del DANE 3 SI
10 Dirección del aportante 50 SI
11 Teléfono del aportante 20 SI
12 Estado de pago del aportante 1= Al día
2= en mora 1 SI
13 Total ingreso base de cotización Para trabajadores dependientes - de acuerdo con el artículo 11 del Decreto 1772/94 Trabajadores independientes - de acuerdo con la Ley 1562 de 2012 12 SI Este campo se calcula de la sumatoria del campo 8 (ingreso base de cotización por afiliado) de la tabla 7 (información por afiliado del pago de las cotizaciones por parte de las empresas a las administradoras de riesgos laborales).
14 Total porcentaje de cotización Teniendo en cuenta su clase de riesgo (Tabla cotizaciones mínimas y máximas D. 1772/94, art. 13) no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%, de la base de cotización de los trabajadores a cargo del respectivo empleador 4 SI Este campo se incluye el máximo porcentaje del campo 9 (porcentaje de cotización por afiliado) de la tabla 7 (información por afiliado del pago de las cotizaciones por parte de las empresas a las administradoras de riesgos laborales).
15 Total monto de cotización Para trabajadores dependientes. -El monto de las cotizaciones a cargo de los empleadores, no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%, de la base de cotización de los trabajadores a cargo del respectivo empleador. Artículo 12 Decreto 1772/94.
Para trabajadores independientes, el monto de las cotizaciones de los trabajadores independientes no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7% de su ingreso base de cotización 12 SI Este campo se calcula de la sumatoria del campo 10 (monto de cotización por afiliado) de la tabla 7 (información por afiliado del pago de las cotizaciones por parte de las empresas a las administradoras de riesgos laborales).
16 Total trabajadores Los campos numéricos deben venir sin separador de miles 6 SI Número total de trabajadores del centro de trabajo
18 Valor en mora Los campos numéricos deben venir sin separador de miles 12 NO Valor en mora del aportante con la administradora de riesgos laborales
*(Nota: Modificado el numeral 2.2 del presente anexo técnico por la Circular 51 de 2014 del Ministerio de Trabajo)
2.3. Estructura del archivo maestro de información de los afiliados por aportante al sistema general de riesgos laborales.
El archivo maestro de información de afiliados por aportante al sistema general de riesgos laborales está compuesto por un único registro de control (registro tipo 1) utilizado para verificar la información contenida en el archivo y un conjunto de registro detalle (registro tipo 2) que contiene la información por afiliado del pago de las cotizaciones por parte de las empresas a las administradoras de riesgos laborales.
Tabla 6. Registro tipo 1 - Registro de control
Tabla 7. Registro tipo 2 - Registro de detalle - contiene la información por afiliado del pago de las cotizaciones por parte de las empresas y trabajadores independientes afiliados a las administradoras de riesgos laborales
2 Tipo identificación del aportante NI: Número de identificación tributaria
CD: Carnet diplomático 2 SI
4 Dígito de verificación del aportante El campo dígito de verificación del aportante es obligatorio cuando el campo tipo de identificación del aportante es NIT 1 NO 0-9
5 Tipo de identificación del afiliado CC= Cédula de ciudadanía
MS= Menor sin identificación
AS= Adulto sin identificación 2 SI
6 Número de identificación del afiliado 17 SI Los campos numéricos deben venir sin separador de miles
7 Tipo de cotizante - afiliado 1- Dependiente
2- Servicio doméstico
4- Madre comunitaria
12- Aprendices del SENA etapa lectiva
15- Desempleado con subsidio de caja de compensación familiar
16- Independiente agremiado o asociado
18- Funcionarios públicos sin tope máximo en el IBC
19- Aprendices del SENA etapa productiva
20- Estudiantes régimen especial (L. 789/2002)
21- Estudiante de postgrado en salud (D. 190/96)
22- Profesor de establecimiento particular
30- Dependiente entidades o universidades públicas con régimen especial en salud
31- Cooperados de cooperativas de trabajo asociado
32- Cotizante miembro de la carrera diplomática o consular de un país extranjero o funcionario de organismo multilateral no sometido a la legislación colombiana
33- Beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional 2
34- Concejal amparado por póliza de salud
40- Beneficiario UPC adicional
41- Cotizante sin ingresos con pago por tercero
42- Cotizante pago solo salud artículo 2º Ley 1250 de 2008
43- Cotizante independiente no obligado a cotizar a pensiones con pago por tercero. Literal e) del parágrafo 1º del artículo 15 de la Ley 100 de 1993, modificado por el artículo 3° de la Ley 797 de 2003
44- Cotizante voluntario a pensiones con pago por tercero
45- Empleo de emergencia mayor a un mes
46- Empleo de emergencia menor a un mes
47- Dependiente beneficiario del sistema general de participación
8 Ingreso base de cotización del afiliado IBC del afiliado sin centavos 9 SI IBC del afiliado
9 Porcentaje de cotización del afiliado Teniendo en cuenta su clase de riesgo (tabla cotizaciones mínimas y máximas D. 1772/94, art. 13) no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%, de la base de cotización de los trabajadores a cargo del respectivo empleador 4 SI Los campos numéricos deben venir sin separador de miles
10 Monto de cotización del afiliado Para trabajadores dependientes. El monto de las cotizaciones a cargo de los empleadores, no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%, de la base de cotización de los trabajadores a cargo del respectivo empleador. Artículo 12 Decreto 1772/94.
Para trabajadores independientes, el monto de las cotizaciones de los trabajadores independientes no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7% de su ingreso base de cotización 9 SI Los campos numéricos deben venir sin separador de miles
11 Código de la actividad económica de riesgos laborales del centro de trabajo del afiliado De acuerdo con lo definido en el Decreto 1607 de 2002 7
12 Código del centro de trabajo del afiliado 1= Principal
4= Al cuarto centro de trabajo asignado y así sucesivamente 2
13 Departamento de la ubicación laboral del afiliado Tabla departamentos - Tabla Divipola del DANE 2 SI
14 Municipio de la ubicación laboral del afiliado Tabla municipios - tabla Divipola del DANE 3 SI
15 Periodo de pago MM-AAAA 7 SI
16 Número de días cotizados a riesgos laborales Obligatorio y debe permitir valores entre 0 y 30 2 SI
0 Tipo de registro 1 N 1= Registro de control
1 Código de la administradora - ARL 6 A Códigos asignados por la Superintendencia Financiera
2 Tipo identificación del aportante 2 A NI= Número identificación tributaria
3 Número identificación del aportante 17 A
4 Dígito de verificación del aportante 1 N 0-9
5 Nombre o razón social del aportante 200 A Nombre del aportante para empresas y nombres y apellidos completos para independientes que son aportantes
6 Clase de aportante 1 A A Aportante con 200 o más cotizantes
C Aportante Mipyme que se acoge. Ley 590 de 2000
7 Código del centro de trabajo 2 N 1= Principal
4= Al cuarto centro de trabajo asignado y así sucesivamente
8 Departamento del aportante 2 N Tabla departamentos - tabla Divipola del DANE
9 Municipio del aportante 3 N Tabla municipios - tabla Divipola del DANE
10 Dirección del aportante 50 A
11 Teléfono del aportante 10 A
12 Estado de pago del aportante 1 N 1= Al día
2= En mora
13 Número total de empleados en el centro de trabajo 5 N Los campos numéricos deben venir sin separador de miles
14 Días en mora del aportante 4 N Los campos numéricos deben venir sin separador de miles
15 Valor en mora del aportante 10 N Los campos numéricos deben venir sin separador de miles, únicamente el punto para separar decimales
16 Tipo de identificación del afiliado 2 A CC= Cédula de ciudadanía
AS= Adulto sin identificación
17 Número de identificación del afiliado 17 N
18 Código tipo de cotizante - afiliado 2 N 1= Dependiente
2= Servicio doméstico
3= Independiente
16= Independiente agremiado o asociado
19= Aprendices del SENA etapa productiva
20= Estudiantes régimen especial Ley 789 de 1996)
21= Estudiante de postgrado en salud (D. 190/96)
22= Profesor de establecimiento particular
31= Cooperados de cooperativas de trabajo asociado
32= Cotizante miembro de la carrera diplomática o consular de un país extranjero o funcionario de organismo multilateral no sometido a la legislación colombiana
19 Ingreso base de cotización del afiliado 9 N Los campos numéricos deben venir sin separador de miles, únicamente el punto para separar decimales
20 Porcentaje de cotización del afiliado 4 N Teniendo en cuenta su clase de riesgo (tabla cotizaciones mínimas y máximas D. 1772/94, art 13) no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%, de la base de cotización de los trabajadores a cargo del respectivo empleador
21 Monto de cotización del afiliado 9 N Para trabajadores dependientes. El monto de las cotizaciones a cargo de los empleadores, no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%, de la base de cotización de los trabajadores a cargo del respectivo empleador. Artículo 12, Decreto 1772/94. Para trabajadores independientes, el monto de las cotizaciones de los trabajadores independientes no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7% de su ingreso base de cotización
22 Código de la actividad económica de riesgos laborales del centro de trabajo del afiliado 7 N De acuerdo con lo definido en el Decreto 1607 de 2002
23 Código del centro de trabajo del afiliado 2 N 1= Principal
24 Departamento de la ubicación laboral del afiliado 2 N Tabla departamentos - tabla Divipola del DANE
25 Municipio de la ubicación laboral del afiliado 2 N Tabla municipios - tabla Divipola del DANE
26 Total ingreso base de cotización 12 N Total ingreso base de cotización de los trabajadores
27 Total porcentaje de cotización 4 N Teniendo en cuenta su clase de riesgo (tabla cotizaciones mínimas y máximas D. 1772/94, art. 13).
No podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%, de la base de cotización de los trabajadores a cargo del respectivo empleador
28 Total monto de la cotización 12 N Para trabajadores dependientes. -El monto de las cotizaciones a cargo de los empleadores, no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%, de la base de cotización de los trabajadores a cargo del respectivo empleador. Artículo 12 Decreto 1772/94.
Para trabajadores independientes, el monto de las cotizaciones de los trabajadores independientes no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7% de su ingreso base de cotización
29 Fecha consignación 10 A AAAA-MM-DD
30 Valor consignado 12 N Los campos numéricos deben venir sin separador de miles, únicamente el punto para separar decimales
31 Total de empresas afiliadas 6 N Los campos numéricos deben venir sin separador de miles
34 Total de registros 8 N Número de registros del archivo relacionado
35 Nombre del archivo (Sin extensión txt) 17 A Ver tabla 1
36 Periodo de pago 7 MM-AAAA
37 Número de días cotizados a riesgos laborales 2 N Obligatorio y debe permitir valores entre 0 y 30