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Timestamp: 2018-08-20 04:50:10
Document Index: 167114445

Matched Legal Cases: ['artículo 13', 'artículo 21', 'artículo 2', 'artículo 3', 'artículo 21', 'artículo 15', 'artículo 3', 'artículo 21']

ITAGUI-COLOMBIA 2016
Los principios y disposiciones contenidas en la mencionada ley son aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de la TINTEXA S.A siendo estos de naturaleza pública o privada. Por lo tanto, el tratamiento de datos realizado por TINTEXA S.A se debe regir por el régimen de protección de datos personales establecido por esta ley, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue.
Para este fin y de acuerdo con lo establecido en el art. 18 literal f de la referida Ley, TINTEXA S.A adopta este manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales.
TINTEXA S.A es una entidad privada con ánimo de lucro, constituida como persona jurídica, ha decidido adoptar de forma voluntaria el presente Manual, el cual establece las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento, y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus funciones propias como TINTEXA S.A tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir.
TINTEXA S.A es la responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta el presente Manual que contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales.
Los datos administrados o tratados por TINTEXA S.A son de naturaleza privada, se encuentran sujetos a todas y cada una de las obligaciones que dispone la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios y las demás normas que lo complementen, adicionen o deroguen, en materia de Protección de Datos Personales.
2.2.1. Bases de datos de Trabajadores
2.2.2. Bases de datos de Acreedores
2.2.3. Bases de datos de Deudores
2.2.4. Bases de datos de Accionistas
CAPITULO IV. DEBERES DE TINTEXA S.AEN RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
CAPITULO VII. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE TINTEXA S.A.
8.2 INFORMACIÓN DE CONTACTO 8.3 VIGENCIA
Las políticas y procedimientos consagrados en este manual se aplicaran a TINTEXA S.A.
Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de TINTEXA S.A.
TINTEXA S.A se encarga directamente del tratamiento de los datos personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.
Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de TINTEXA S.A., que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos del comité de Seguridad de la Información. El Comité de Seguridad de la Información designará el Oficial de Protección de Datos.
TINTEXA S.A aplicará los siguientes principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
Acceso y Circulación: De acuerdo con las disposiciones legales, los datos operados por TINTEXA S.A en el cumplimiento de sus funciones, se garantizará su acceso, de conformidad con lo establecido en la Ley. Sobre datos provenientes de otras fuentes, el acceso y circulación será restringido acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular o demás personas previstas en la Ley.
Finalidad: Legítima, informada, temporal y material. La finalidad corresponde a las funciones otorgadas legalmente a TINTEXA S.A asimismo, TINTEXA S.A tratará datos de carácter personal cuando lo requiera para el desarrollo de sus funciones de carácter privado.
Libertad: TINTEXA S.A garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal.
Transparencia: TINTEXA S.A garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que este siendo tratada conforme a lo establecido por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
El Tratamiento de datos personales que TINTEXA S.A realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así mismo con lo establecido por el Código de Comercio.
TINTEXA S.A puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas, estadísticas y para la investigación). En los demás casos, TINTEXA S.A deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.
TINTEXA S.A como responsable y/o encargado del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
TINTEXA S.A garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos de TINTEXAS.A., bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Este principio no será aplicable a las bases de datos que estén por fuera del ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 conforme al artículo 2 de la citada Ley.
TINTEXA S.A garantiza que la información contenida en las bases de datos que estén sujetas a tratamiento; serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles.
TINTEXA S.A advierte que trata, sin previa autorización del Titular, los datos personales de naturaleza pública. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012.
TINTEXA S.A restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.
TINTEXA S.A utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:
En adición a lo anterior, TINTEXA S.A cumple con las siguientes obligaciones:
Asimismo TINTEXA S.A., se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:
TINTEXA S.A ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:
Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con TINTEXA S.A., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laborar requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, TINTEXA S.A dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.
Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por TINTEXA S.A., para la adquisición de servicios y bienes demandados por TINTEXA S.A para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.
2.2.3. Bases de datos Deudores
Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por TINTEXA S.A., para la venta de servicios y bienes demandados a TINTEXA S.A para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.
2.2.4. Bases de datos Accionistas
Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales accionistas de la compañía, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con lo estipulado en los estatutos de TINTEXA S.A y las leyes. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.
TINTEXA S.A reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales
a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a TINTEXA S.A en su condición de responsable del Tratamiento.
b. Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a TINTEXA S.A., salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
c. Recibir información por parte de TINTEXA S.A., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
TINTEXA S.A tiene presente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, TINTEXA S.A hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
TINTEXA S.A atenderá los deberes previstos para los responsables y encargados del tratamiento, contenidos en los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
TINTEXA S.A garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con TINTEXA S.A..
Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, TINTEXA S.A solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).
En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. TINTEXA S.A informará al titular de los datos lo siguiente:
a. El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo, se encuentran en el capítulo II numeral 2.2 de la presente política.
b. Los derechos que le asisten como titular capítulo V numeral 5.2
c. Correo electrónico, dirección física por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el responsable o encargado del tratamiento capítulo VI
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, Internet, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por TINTEXA S.A y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.
TINTEXA S.A utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o archivos o depósitos electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
TINTEXA S.A garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular.
Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Respecto al derecho de acceso a los datos personales contenidos en los registros públicos, este se regirá por lo establecido en el Código de Comercio y las demás normas que regulan esta materia.
Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de TINTEXA S.A., excepto las bases de datos de los registros públicos, cuya consulta atenderá a lo dispuesto por el Código de Comercio y las demás normas que regulen sobre esta materia. En consecuencia, TINTEXA S.A garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de TINTEXA S.A.
TINTEXA S.A Establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, TINTEXA S.A.:
Habilitará medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes y seguros;
Establecerá formularios, sistemas y otros métodos que se informarán en el Aviso de Privacidad;
El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos que no corresponda a los registros públicos de TINTEXA S.A., puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, podrán presentar reclamación ante el Responsable o Encargado del tratamiento de TINTEXA S.A.
TINTEXA S.A cuenta con las medidas de autenticación necesarias que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo. El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
En caso de recibir un reclamo que no sea competencia de TINTEXA S.A para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez TINTEXA S.A haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo; en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, TINTEXA S.A informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
TINTEXA S.A se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados:
b. TINTEXA S.A., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que TINTEXA S.A considere pertinentes y seguros.
c. TINTEXA S.A podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados.
El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a TINTEXA S.A.la supresión (eliminación) de sus datos personales. Para el resto de datos, se tendrá en cuenta los siguientes supuestos:
Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por TINTEXA S.A.
El derecho de supresión no es un derecho absoluto y, TINTEXA S.A como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, TINTEXA S.A ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento.
a. Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que TINTEXA S.A debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.
b. Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso TINTEXA S.A deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y TINTEXA S.A como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
En los contratos laborales, TINTEXA S.A ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales TINTEXA S.A tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas, se hace mención del presente Manual, para su debida consulta.
En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales, TINTEXA S.A le suministrará dicha información siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del Titular de los datos personales para esta transferencia, quedando excluida de esta autorización, los datos personales de naturaleza pública definido en el numeral 2° del artículo 3° del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Dado que en estos casos, los terceros son encargados del tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por TINTEXA S.A y delimitan de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento.
Por su parte, TINTEXA S.A al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargada del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.
En los casos en que TINTEXA S.A en desarrollo de alguna de sus funciones, se regirá por las siguientes condiciones:
d. La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de TINTEXA S.A., estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la autorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto por TINTEXA S.A como por el Responsable o Encargado de los datos en su lugar de destino.
e. TINTEXA S.A no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y su Decreto Reglamentario. Un ejemplo de ello es el consentimiento del afectado a la transferencia, la transferencia es necesaria para establecer la relación contractual entre el afectado y el responsable de la Base de Datos y la transferencia se refiere a una transacción dineraria.
TINTEXA S.A ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, sensibles y de menores, como es el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal:
a. TINTEXA S.A obtendrá y utilizará los datos personales que en efecto se requieran para el desarrollo de su objeto, para cumplir con sus deberes legales y para atender en debida forma la relación que establezca con el titular del dato; de forma tal que evitará solicitar información ajena a dichos propósitos.
b. TINTEXA S.A utilizará los datos personales conforme a las finalidades con las que tales datos sean obtenidos.
c. Tales datos personales corresponderán a los de sus clientes, colaboradores, proveedores, administradores, aliados y en general a los de todas aquellas personas naturales con las que TINTEXA S.A se relaciona para el cumplimiento pleno de su objeto.
d. TINTEXA S.A obtendrá y utilizará datos personales siempre que se encuentre facultada para ello, bien porque la ley así lo dispone, bien porque ello se deriva de la naturaleza de la relación que tiene con el titular de los datos o bien por que el titular del dato la autoriza expresamente para el efecto.
TINTEXA S.A informará al titular sobre la finalidad de tal tratamiento y obtendrá de él su consentimiento expreso e informado.
f. TINTEXA S.A implementará mecanismos que le permitan tener a disposición de los titulares la información de sus datos personales, las finalidades para las que han sido tratados y el tratamiento que se ha dado a los mismos.
g. En los eventos en que TINTEXA S.A requiera utilizar datos personales para una finalidad distinta a la inicialmente informada a su titular y autorizada por éste o diferente a la señalada en la Ley o ajena a la naturaleza de la relación que lo vincula con TINTEXA S.A., se deberá obtener del titular de los datos una nueva autorización. TINTEXA S.A no tendrá que solicitar una nueva autorización al titular cuando, conforme al ordenamiento jurídico, el nuevo uso sea razonablemente previsible por parte del titular del dato al momento de consentir en su utilización, en el marco de su relación con TINTEXA S.A.
h. TINTEXA S.A ha previsto que siempre que los datos personales sean suministrados por un tercero, ese tercero debe contar con la autorización del titular que le permita compartir la información con TINTEXA S.A o estar amparado en la ley para ello.
i. En los casos en los que TINTEXA S.A contacte al titular del dato a partir de los Datos Públicos que haya obtenido, entendidos éstos como aquellos para cuyo tratamiento no se requería la autorización previa del mismo, TINTEXA S.A deberá contar con autorización, bien dada por la ley o como consecuencia de la naturaleza de la relación con el titular o bien por solicitar del titular su autorización para obtener datos adicionales, caso en el cual le informará acerca de las finalidades para las que serán tratados los nuevos datos que le sean suministrados.
j. En el tratamiento de datos de menores de edad, TINTEXA S.A tendrá en cuenta el interés superior de los mismos, así como la prevalencia de sus derechos. Adicionalmente, en los eventos en que los derechos de tales menores sean ejercidos por un tercero, TINTEXA S.A verificará que ese tercero esté autorizado conforme a la ley para ello.
k. En el evento en que la información recopilada corresponda a Datos sensibles, entendidos éstos como aquellos que afectan su intimidad o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, TINTEXA S.A debe informar al titular de la misma acerca del carácter de sensible de los datos que suministra y acerca de la posibilidad que tiene de suministrar o no dicha información.
l. TINTEXA S.A no condicionará la existencia y el mantenimiento de su relación con el titular al suministro de Datos Sensibles por parte de éste, a menos que tales datos en efecto deban obtenerse por ser indispensables para la existencia y/o mantenimiento adecuado de la relación o para el cumplimiento de los deberes a cargo de TINTEXA S.A y/o del titular.
m. TINTEXA S.A velará porque los datos personales que se encuentran en sus archivos y bases de datos sean almacenados y administrados en razonables condiciones de seguridad y confidencialidad.
n. Son confidenciales los datos personales, excepto aquellos que tienen el carácter de públicos. La información clasificada como confidencial debe ser conocida y manejada exclusivamente por los colaboradores autorizados por TINTEXA S.A para ello.
o. Es responsabilidad de todos los colaboradores de TINTEXA S.A velar por la confidencialidad y seguridad de dicha información y velar porque los terceros que acceden a la misma (proveedores o contratistas) también se responsabilicen de ella.
p. El deber de reserva de los colaboradores frente a los datos personales a los que tengan acceso se extiende después de finalizada la actividad realizada por éste en relación con el tratamiento.
q. TINTEXA S.A informará a las autoridades competentes en los términos que señala la Ley las situaciones relevantes relativas a la administración de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de ella.
r. TINTEXA S.A conservará los archivos o bases de datos que contengan datos personales por el período que la normatividad vigente así se lo exija o lo permita y la vigencia de las bases de datos estará atada al ejercicio del objeto social de TINTEXAS.A.
s. Sin perjuicio de lo anterior, el período mínimo de conservación de los datos personales del titular corresponderá al término de duración de su relación legal o contractual con ésta o a aquel que sea requerido para que TINTEXA S.A cumpla con sus obligaciones o aquel necesario para que se puedan ejercer los derechos por parte del titular del dato en el marco de la naturaleza de la relación que los vincula.
t. TINTEXA S.A velará porque se registren en los términos de la normatividad vigente, las bases de datos que contengan datos personales objeto de tratamiento por su parte.
u. TINTEXA S.A incorporará a sus procesos los mecanismos para que los titulares de datos personales que administra puedan conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, así como para revocar la autorización que para su utilización tales titulares han otorgado, siempre que tal revocación conforme al ordenamiento jurídico proceda, es decir, siempre que con la revocación de la autorización no se vulnere un deber legal o contractual.
v. Igualmente, los procedimientos previstos por TINTEXA S.A preverán la divulgación de la presente política y de sus modificaciones en forma adecuada y oportuna.
w. Los procedimientos se ajustarán de tal forma que las consultas o reclamos de los titulares sean atendidos en forma clara, sencilla y oportuna, y en todo caso, en un término que no podrá superar el previsto en la normatividad vigente. TINTEXA S.A velará por la suficiencia y claridad de las respuestas a tales consultas o reclamos.
x. Adicionalmente, en los procedimientos internos TINTEXA S.A adoptará medidas de seguridad con el fin de: (i) evitar el daño, pérdida, alteración, hurto o destrucción de los datos personales, lo cual implica velar por la correcta operación de los procesos operativos y tecnológicos relacionados con esta materia; (ii) prevenir el uso, acceso o tratamiento no autorizado de los mismos, para lo cual se preverán niveles de acceso y circulación restringida de dicha información; (iii) incorporar los criterios de seguridad de los datos personales como parte integral de la adquisición, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información.
a. Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido a Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla de TINTEXA S.A adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho.
b. Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.
c. No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales que no hagan parte de los registros públicos. (Se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013)
d. Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de TINTEXA S.A., podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.
b. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por TINTEXA S.A Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla adjuntando la información anteriormente relacionada.
c. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en la sede de TINTEXA S.A adjuntando la información anteriormente relacionada.
d. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud.
Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho, TINTEXA S.A atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los todos los requisitos.
Así mismo el titular de la información puede ejercer en cualquier momento estos derechos, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para ello por TINTEXA S.A al respecto, TINTEXA S.A tendrá en cuenta lo siguiente:
b. TINTEXA S.A., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que TINTEXA S.A considere pertinentes.
c. TINTEXA S.A., podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados.
El titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a TINTEXA S.A., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
a. El reclamo se formulara mediante solicitud escrita dirigida a TINTEXA S.A y la comunicación debe contener como mínimo fecha de solicitud, descripción clara y detallada de los hechos que dan lugar al reclamo, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación, así mismo debe venir acompañada del formato de reclamación de tratamiento de datos personales; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
b. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la reclamación por medio del correo electrónico destinado por TINTEXA S.A Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla adjuntando la información anteriormente relacionada.
Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho, TINTEXA S.A atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con todos los requisitos.
Todo titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, TINTEXA S.A deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que TINTEXA S.A deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios, campañas, cursos entre otros. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; TINTEXA S.A atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con todos los requisitos:
TINTEXA S.A designa como responsable del tratamiento de datos personales a un oficial de protección de datos, o la dependencia que haga sus veces, como la persona que recibirá, procesara y canalizara las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia encargadas del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entraran a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales
En el evento en que usted considere que TINTEXA S.A dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida al encargado (contador(a)) de protección de datos de TINTEXA S.A dirección oficina: CL 72 44 96 ITAGUI (ANT), Correo electrónico: Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla
TINTEXA S.A como organización, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuara como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; y las distintas dependencias actuaran como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO de datos personales.
TINTEXA S.A distingue entre encargado interno y encargado externo. Los encargados internos son empleados de TINTEXA S.A, mientras que los externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que TINTEXA S.A les suministra para la realización de una tarea asignada (proveedores, consultores, empresas de tercerización, etc.)
TINTEXA S.A distingue entre encargado interno y encargado externo. El encargado interno es empleado de TINTEXA S.A., mientras que los externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que TINTEXA S.A les suministra para la realización de una tarea asignada (proveedores, consultores, empresas de tercerización, etc.)
Si tiene alguna pregunta sobre esta política, comuníquese con TINTEXA S.A o envíe su consulta directamente o través de los siguientes canales de comunicación:
Conmutador: PBX 4444932
Mediante comunicación escrita a través del correo electrónico: Esta dirección electrónica esta protegida contra spam bots. Necesita activar JavaScript para visualizarla o personalmente en la Oficina de TINTEXA S.A.: Dirección: CL 72 44 96 Itagüí (ANT).
El presente Manual rige a partir del primero (22) de Junio de 2016.
Actualizaciones de la política: TINTEXA S.A podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas y procedimientos como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra se publicará el nuevo documento de políticas y procedimientos en la página web: www.tintexa.com.