Source: https://podatkowy.info/index.php?option=com_content&view=article&id=7&Itemid=116
Timestamp: 2020-05-26 16:15:41+00:00
Document Index: 39291362

Matched Legal Cases: ['art. 29', 'art. 150', 'art. 29', 'art. 188', 'art. 1867', 'art. 142', 'art. 143', 'art. 144', 'art. 97', 'art. 171', 'art. 884']

Teczki osobowe - PODATKOWY.info Twoje rozliczenie w naszych rękach!
Przepisy zobowiązują pracodawców do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Obowiązek ten jest szczególnie istotny ze względu m.in. na jego dowodowe znaczenie w przypadku sporów o roszczenia ze stosunku pracy. Zasady, jakimi należy się kierować przy prowadzeniu teczek pracowników, są szczegółowo określone.
Poniżej przedstawiam obowiązki pracodawcy w tym zakresie. Przypominam, że w przypadku powierzenia nam prowadzenia księgowości, wszystkie te obowiązki przejmujemy my. Pracodawca ma zarabiać pieniądze. Niech każdy zajmuje się tym, na czym zna się najlepiej.
wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (pomocniczy wzór tego dokumentu stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia),
Ponadto od przyszłego pracownika można również zażądać przedłożenia dokumentów potwierdzających posiadane kwalifikacje i osiągnięcia zawodowe, świadectw pracy od poprzednich pracodawców (mogą być pomocne w ustalaniu prawa do świadczeń pracowniczych zależnych od stażu pracy, a więc np. dodatku stażowego czy nagrody jubileuszowej) oraz dokumentów, które stanowią podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy (np. zaświadczenie z urzędu pracy o okresach pobierania zasiłku dla bezrobotnych czy stypendiów szkoleniowych). Przy czym trzeba mieć tu na względzie, że przedstawienie w/w dokumentów jest dobrowolne.
zapoznał się z treścią regulaminu pracy (ewentualnie treścią informacji o przyjętych u pracodawcy zasadach organizacji pracy, o których mówi art. 29 § 3 i art. 150 § 1 K.p.),
otrzymał informację, o której mowa w art. 29 § 3 K.p., a więc o obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia, wymiarze urlopu wypoczynkowego, długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę, układzie zbiorowym pracy (jeżeli taki funkcjonuje); ponadto pracodawcy, którzy nie mają obowiązku ustalania regulaminu pracy powinni dodatkowo poinformować o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
są mu znane przepisy i zasady bezpieczeństwa i higieny pracy,
zapoznał się z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy,
Wskazane powyżej dokumenty muszą również trafić do akt osobowych nowo przyjętego podwładnego.
Kandydat do pracy powinien złożyć także oświadczenie o zarejestrowaniu się jako osoba bezrobotna w urzędzie pracy. Jest to o tyle istotne, że obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie urzędu pracy (w ciągu 5 dni od podjęcia pracy przez pracownika) o zatrudnieniu bezrobotnego, a niedopełnienie tego obowiązku zagrożone jest karą grzywny.
w delegacji poza stałym miejscem pracy.
Osoby wychowujące dziecko do lat 14 powinny z kolei złożyć oświadczenie, czy zamierzają wykorzystywać przysługujące im (na mocy art. 188 K.p.) dwa dni wolne od pracy w ciągu roku kalendarzowego.
Wszystkie dokumenty pracownika należy przechowywać w jego teczce osobowej. Akta osobowe powinny składać się z trzech części (§ 6 ust. 2 rozporządzenia). W części A należy umieścić dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a więc np. kwestionariusz osobowy, kopie świadectw pracy.
Część B stanowią dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia, w tym:
pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 (m.in. regulaminem pracy, przepisami bhp) oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku gdy uprawniony do urlopu wychowawczego złożył w tej sprawie stosowny wniosek (art. 1867 K.p.),
wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 K.p.), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 K.p.), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 K.p.),
Natomiast w części C przechowuje się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
oświadczenia dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 K.p.) oraz związane z nie wypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 K.p.),
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 K.p.c.),
Dokumenty w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być uporządkowane. Należy więc zwrócić szczególną uwagę, aby były one ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Co więcej, każda z części (A, B i C) powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów (§ 6 ust. 3 rozporządzenia).
Praktyka pokazuje, iż niejednokrotnie zdarza się, że niektóre dokumenty trafiają do pracodawcy dopiero po kilku tygodniach od zawarcia umowy o pracę. W takim wypadku, aby zachować chronologię dokumentów włączanych do części A, należy oznaczyć datę wpłynięcia dokumentu i załączyć go do akt według daty wpływu.
Teczki osobowe pracowników powinny być szczególnie chronione przed dostaniem się w niepowołane ręce. Dlatego też warto umieścić je np. w zamykanych szafach lub pomieszczeniach, do których dostęp mają jedynie upoważnione osoby. Ponadto trzeba pamiętać, aby warunki przechowywania dokumentów nie groziły ich zniszczeniem. Akta personalne pracowników należy przechowywać 50 lat, dlatego też należy przyłożyć szczególną wagę do ich kompletności oraz sposobu i miejsca przechowywania. Za niedochowanie należytej staranności w tym zakresie grożą pracodawcy kary.