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Timestamp: 2018-02-20 03:56:59+00:00
Document Index: 95443840

Matched Legal Cases: ['art. 4', 'art. 60', 'art. 16', 'art. 1', 'art. 4', 'art. 3', 'art. 2359', 'art. 7', 'art. 1', 'art. 90', 'art. 84', 'art. 13', 'art. 11', 'art. 12']

Autorizzazione n. 5/2013
Autorizzazione al trattamento dei datisensibili da parte di diverse categorie di titolari
AUTORIZZAZIONE DEL 12DICEMBRE 2013
Registro dei provvedimenti n. 568 del 12 dicembre 2013
VISTO,in particolare, l'art. 4, comma 1, lett. d) del citato Codice, il qualeindividua i dati sensibili;
VISTOil d.lg. 4 marzo 2010, n. 28 di attuazione dell'art. 60 della legge 18 giugno2009, n. 69, aggiornato dalla l. 9 agosto 2013, n. 98, in materia di mediazionefinalizzata alla conciliazione delle controversie civili e commerciali e ild.m. del 18 ottobre 2010, n. 180, emanato ai sensi dell'art. 16 del predettodecreto legislativo;
CONSIDERATOche un elevato numero di trattamenti di dati sensibili è effettuato da partedegli organismi definiti a norma dell'art. 1, comma 1, lett. d) del d.lg. n.28/2010 per l'espletamento delle rispettive attività;
VISTAl'autorizzazione n. 2/2013 altrattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;
RITENUTOche il trattamento dei dati sensibili effettuato dagli organismi di mediazioneai sensi del d.lg. n. 28/2010 non sia riconducibile all'autorizzazione generalen. 4/2013,concernente il trattamento dei dati sensibili da parte dei liberiprofessionisti, in ragione del diverso ambito di applicazione e dellepeculiari prescrizioni ivi impartite;
CONSIDERATOche un elevato numero di trattamenti di dati sensibili è effettuato da parte disoggetti operanti in diversi settori di attività economiche di seguitoindividuate;
iltrattamento dei dati sensibili di cui all'art. 4, comma 1, lett. d), delCodice, fatta eccezione dei dati idonei a rivelare la vita sessuale, secondo leprescrizioni di seguito indicate.
Primadi iniziare o proseguire il trattamento i sistemi informativi e i programmiinformatici sono configurati riducendo al minimo l'utilizzazione di dati personalie di dati identificativi, in modo da escluderne il trattamento quando lefinalità perseguite nei singoli casi possono essere realizzate mediante,rispettivamente, dati anonimi od opportune modalità che permettano diidentificare l'interessato solo in caso di necessità, in conformità all'art. 3del Codice.
CAPO I ATTIVITA' BANCARIE,CREDITIZIE, ASSICURATIVE, DI GESTIONE DI FONDI, DEL SETTORE TURISTICO, DELTRASPORTO ED ALTRE ATTIVITA' AUTORIZZATE
a) impreseautorizzate all'esercizio dell'attività bancaria e creditizia o assicurativa edorganismi che le riuniscono, anche se in stato di liquidazione coattaamministrativa;
b)società ed altri organismi che gestiscono fondi-pensione o di assistenza, ovverofondi o casse di previdenza;
c)società ed altri organismi di intermediazione finanziaria, in particolare perla gestione o l'intermediazione di fondi comuni di investimento o di valorimobiliari;
d)società ed altri organismi che emettono carte di credito, altri mezzi dipagamento o che consentono forme di pagamento e ne gestiscono le relativeoperazioni;
e)imprese che svolgono autonome attività strettamente connesse e strumentali aquelle indicate nelle precedenti lettere, e relative alla rilevazione deirischi, al recupero dei crediti, a lavorazioni massive di documenti, allatrasmissione dati, all'imbustamento o allo smistamento della corrispondenza,nonché alla gestione di esattorie o tesorerie;
f)imprese che operano nel settore turistico o alberghiero o del trasporto,agenzie di viaggio e operatori turistici;
g)operatori economici autorizzati a svolgere la propria attività in base adautorizzazione comunque resa ai sensi delle norme contenute nel regio decreto18 giugno 1931, n. 773 (T.u.l.p.s.) o nel decreto legislativo 31 marzo 1998, n.112.
Lapresente autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, limitatamente aidati e alle operazioni indispensabili per adempiere agli obblighi ancheprecontrattuali che i soggetti di cui al punto 1) assumono, nel proprio settoredi attività, al fine di fornire specifici beni, prestazioni o servizi richiestidall'interessato.
L'autorizzazioneè rilasciata anche per adempiere o per esigere l'adempimento di obblighiprevisti, anche in materia fiscale e contabile, dalla normativa comunitaria,dalla legge, dai regolamenti, o dai contratti collettivi, o prescritti daautorità od organi di vigilanza o di controllo nei casi indicati dalla legge odai regolamenti.
Iltrattamento avente tali finalità può riguardare anche la tenuta di registri escritture contabili, di elenchi, di indirizzari e di altri documenti necessariper espletare compiti di organizzazione o di gestione amministrativa diimprese, società, cooperative o consorzi.
3) Interessati ai quali i dati si riferiscono ecategorie di dati trattati.
Iltrattamento può riguardare i dati sensibili attinenti ai soggetti ai quali sonoforniti i beni, le prestazioni o i servizi, in misura strettamente pertinente aquanto specificamente richiesto dall'interessato che, ove necessario, abbiamanifestato il proprio consenso scritto ed informato. Nei medesimi limiti, èpossibile trattare dati relativi a terzi, allorché non sia altrimenti possibileprocedere alla fornitura al beneficiario dei beni, delle prestazioni o deiservizi.
Qualorail consenso sia richiesto nei confronti di distinti titolari di trattamenti, lamanifestazione di volontà deve riferirsi specificamente a ciascuno di essi.
Idati sensibili possono essere comunicati, nei limiti strettamente pertinenti alperseguimento delle finalità di cui al punto 2), a soggetti pubblici o privati,ivi compresi fondi e casse di previdenza ed assistenza o società controllate ecollegate ai sensi dell'art. 2359 del codice civile, nonché, ove necessario, aifamiliari dell'interessato.
Ititolari del trattamento, anche ai fini dell'eventuale comunicazione ad altrititolari delle modifiche apportate ai dati in accoglimento di una richiestadell'interessato (art. 7, comma 3, lettera c), del Codice), devono conservareun elenco dei destinatari delle comunicazioni effettuate, recanteun'annotazione delle specifiche categorie di dati comunicati.
Idati sensibili non possono essere diffusi.
Imprese,società, istituti ed altri organismi o soggetti privati, ai soli fini delcompimento di sondaggi di opinione, di ricerche di mercato o di altre ricerchecampionarie.
Ilsondaggio o la ricerca devono essere effettuati per scopi puntualmentedeterminati e legittimi, noti all'interessato.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono ecategorie di dati trattati.
Iltrattamento può riguardare i dati attinenti ai soggetti che abbiano manifestatoil proprio consenso informato e che abbiano risposto a questionari o adinterviste effettuate nell'ambito di sondaggi di opinione, di ricerche dimercato o di altre ricerche campionarie.
Ilconsenso deve essere manifestato in ogni caso per iscritto.
Idati personali di natura sensibile possono essere trattati solo se iltrattamento di dati anonimi non permette al sondaggio o alla ricerca diraggiungere i suoi scopi.
Iltrattamento successivo alla raccolta non deve permettere di identificare gliinteressati, neanche indirettamente, mediante un riferimento ad una qualsiasialtra informazione.
Idati personali, individuali o aggregati, devono essere distrutti o resi anonimisubito dopo la raccolta, e comunque non oltre la fase contestuale allaregistrazione dei campioni raccolti. La registrazione deve essere effettuatasenza ritardo anche nel caso in cui i campioni siano stati raccolti in numeroelevato.
Entrotale ambito temporale, resta ferma la possibilità per il titolare dellaraccolta, nonché per i suoi responsabili o incaricati, di utilizzare i datipersonali al fine di verificare presso gli interessati la veridicità ol'esattezza dei campioni.
Idati sensibili non possono essere né comunicati, né diffusi.
Icampioni del sondaggio o della ricerca possono essere comunicati o diffusi informa individuale o aggregata, sempre che non possano essere associati, anche aseguito di trattamento, ad interessati identificati o identificabili.
CAPO III ATTIVITA'DI ELABORAZIONE DI DATI
Imprese,società, istituti ed altri organismi o soggetti privati, titolari autonomi diun'attività svolta nell'interesse di altri soggetti, e che presuppone l'elaborazionedi dati ed altre operazioni di trattamento eseguite in materia di lavoro,ovvero a fini contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali.
Iltrattamento è regolato dalle autorizzazioni:
a) n. 1/2013concernente il trattamento dei dati sensibili a cura, in particolare, delleparti di un rapporto di lavoro qualora le finalità perseguite siano quelleindicate al punto 3) di tale autorizzazione;
b) n. 4/2013 riguardanteil trattamento dei dati sensibili ad opera dei liberi professionisti e di altrisoggetti equiparati, qualora le finalità perseguite siano quelle indicate alpunto 3) di tale autorizzazione. Qualora il consenso sia richiesto neiconfronti di distinti titolari di trattamenti, la manifestazione di volontàdeve riferirsi specificamente a ciascuno di essi.
CAPO IV ATTIVITA'DI SELEZIONE DEL PERSONALE
Lapresente autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, alle agenzie peril lavoro e agli altri soggetti che, in conformità alla legge, svolgono,nell'interesse di terzi, attività di intermediazione, ricerca e selezione delpersonale o supporto alla ricollocazione professionale.
Iltrattamento può riguardare i dati idonei a rivelare lo stato di salute e l'originerazziale ed etnica dei candidati all'instaurazione di un rapporto di lavoro odi collaborazione, solo se la loro raccolta è giustificata da scopi determinatie legittimi ed è strettamente indispensabile per instaurare tale rapporto.
Iltrattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute dei familiari o deiconviventi dei candidati è consentito con il consenso scritto degli interessatie qualora sia finalizzato al riconoscimento di uno specifico beneficio infavore dei candidati, in particolare ai fini di un'assunzione obbligatoria odel riconoscimento di un titolo derivante da invalidità o infermità, da eventibellici o da ragioni di servizio.
Iltrattamento deve riguardare le sole informazioni strettamente pertinenti a talifinalità, sia in caso di risposta a questionari inviati anche per viatelematica, sia nel caso in cui i candidati forniscano dati di propriainiziativa, in particolare attraverso l'invio di curricula.
Nonè consentito il trattamento dei dati:
a)idonei a rivelare le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, leopinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni a caratterereligioso, filosofico, politico o sindacale, l'origine razziale ed etnica –fatto salvo quanto sopra stabilito–, e la vita sessuale;
b)inerenti a fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell'attitudine professionaledel lavoratore;
Idati idonei a rivelare lo stato di salute e l'origine razziale ed etnicapossono essere comunicati nei limiti strettamente pertinenti al perseguimentodelle finalità di cui ai punti 1) e 2), a soggetti pubblici o privati che sianospecificamente menzionati nella dichiarazione di consenso dell'interessato.
Restanofermi gli ulteriori obblighi previsti dalla legge e dai regolamenti.
CAPO V MEDIAZIONEA FINI MATRIMONIALI
Lapresente autorizzazione è rilasciata alle imprese, alle società, agli istitutie agli altri organismi o soggetti privati che esercitano, anche attraversoagenzie autorizzate, un'attività di mediazione a fini matrimoniali o diinstaurazione di un rapporto di convivenza.
L'autorizzazioneè rilasciata ai soli fini dell'esecuzione dei singoli incarichi conferiti inconformità alle leggi e ai regolamenti.
Iltrattamento può riguardare i soli dati sensibili attinenti alle personedirettamente interessate al matrimonio o alla convivenza.
Nonè consentito il trattamento di dati relativo a persone minori di età in baseall'ordinamento del Paese di appartenenza o, comunque, in base alla leggeitaliana.
Iltrattamento può riguardare i soli dati e le sole operazioni che risultinoindispensabili in relazione allo specifico profilo o alla personalità descrittio richiesti dalle persone interessate al matrimonio o alla convivenza.
Idati devono essere forniti personalmente dai medesimi interessati.
L'informativapreliminare al consenso scritto deve porre in particolare evidenza le categoriedi dati trattati e le modalità della loro comunicazione a terzi.
Idati possono essere comunicati nei limiti strettamente pertinentiall'esecuzione degli specifici incarichi ricevuti.
L'eventualediffusione anche per via telematica di taluni dati sensibili deve essereoggetto di apposita autorizzazione di questa Autorità.
Restanofermi gli ulteriori obblighi previsti dalla legge e dai regolamenti, inparticolare nell'ambito della legge penale e della disciplina di pubblicasicurezza, nonché in materia di tutela dei minori.
CAPO VI MEDIAZIONE FINALIZZATAALLA CONCILIAZIONE DELLE CONTROVERSIE CIVILI E COMMERCIALI
Lapresente autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, agli organismi dimediazione privati di cui all'art. 1, comma 1 del d.lg. 4 marzo 2010, n. 28 perl'espletamento delle attività di mediazione finalizzata alla conciliazionedelle controversie civili e commerciali.
L'autorizzazioneè rilasciata ai soli fini dell'espletamento di un'attività che rientri traquelle che i soggetti indicati al punto 1) possono svolgere ai sensi del d.lg.n. 28/2010 e successive modifiche ed integrazioni e, in particolare, perassistere due o più soggetti sia nella ricerca di un accordo amichevole per lacomposizione di una controversia, sia, ove tale accordo non venga raggiunto,nella formulazione di una proposta per la risoluzione della stessa. Qualora idati siano idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, il dirittoda far valere o difendere deve essere di rango pari a quello dell'interessato,ovvero consistente in un diritto della personalità o in un altro diritto olibertà fondamentale e inviolabile.
Iltrattamento può riguardare i soli dati sensibili attinenti ai soggetticoinvolti nella controversia oggetto di conciliazione.
Idati sensibili relativi a terzi possono essere trattati ove ciò siastrettamente indispensabile per l'attività di mediazione.
4) Categorie di dati oggetto di trattamento emodalità del trattamento.
Iltrattamento può riguardare i soli dati e le sole operazioni che risultinoindispensabili, pertinenti e non eccedenti in relazione alla specificacontroversia oggetto di mediazione e rispetto ad attività che non possanoessere svolte mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali dinatura diversa.
L'informativapreliminare al consenso scritto deve porre in particolare evidenza le categoriedi dati trattati e le modalità della loro comunicazione.
Idati sensibili possono essere comunicati, alle parti nel procedimento dimediazione finalizzata alla conciliazione delle controversie civili ecommerciali, nei limiti strettamente pertinenti all'espletamento dellospecifico incarico di mediazione conferito e nel rispetto delle restrizioni edei limiti di cui al d.lg. n. 28/2010.
Restanofermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento o dallanormativa comunitaria che stabiliscono divieti o limiti più restrittivi inmateria di trattamento di dati personali.
Restanofermi, altresì, gli obblighi di legge che vietano la rivelazione senza giustacausa e l'impiego a proprio o altrui profitto delle notizie coperte da segretoprofessionale, nonché gli obblighi deontologici o di buona condotta relativialle singole figure professionali.
CAPO VII PRESCRIZIONI COMUNI ATUTTI I TRATTAMENTI
Iltrattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute deve essereeffettuato anche nel rispetto dell'autorizzazione n. 2/2013.
Iltrattamento di dati genetici resta autorizzato nei limiti e alle condizioniindividuati nell'autorizzazione adottata ai sensi dell'art. 90 del Codice.
Fermirestando gli obblighi previsti dagli artt. 11 e 14 del Codice, dagli artt. 31 eseguenti del Codice e dall'Allegato B) al Codice, il trattamento dei datisensibili deve essere effettuato unicamente con operazioni, nonché con logichee mediante forme di organizzazione dei dati strettamente indispensabili inrapporto alle finalità indicate nei capi che precedono.
Lacomunicazione di dati all'interessato deve avvenire di regola direttamente aquest'ultimo o a un suo delegato (fermo restando quanto previsto dall'art. 84,comma 1, del Codice), in plico chiuso o con altro mezzo idoneo a prevenire laconoscenza da parte di soggetti non autorizzati, anche attraverso la previsionedi distanze di cortesia.
Restainoltre fermo l'obbligo di informare l'interessato, ai sensi dell'art. 13,commi 1, 4 e 5 del Codice, anche quando i dati sono raccolti presso terzi.
Nelquadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 11, comma 1, lett. e) delCodice, i dati sensibili possono essere conservati per un periodo non superiorea quello necessario per perseguire le finalità, ovvero per adempiere agliobblighi o agli incarichi menzionati nei precedenti capi. A tal fine, anchemediante controlli periodici, deve essere verificata costantemente la strettapertinenza, non eccedenza e indispensabilità dei dati rispetto al rapporto,alla prestazione o all'incarico in corso, da instaurare o cessati, anche con riferimentoai dati che l'interessato fornisce di propria iniziativa. I dati che, anche aseguito delle verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti o nonindispensabili non possono essere utilizzati, salvo che per l'eventualeconservazione, a norma di legge, dell'atto o del documento che li contiene.Specifica attenzione è prestata per l'indispensabilità dei dati riferiti asoggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente le prestazioni e gliadempimenti.
Restanofermi i diversi termini di conservazione previsti dalle leggi o dairegolamenti.
Restaaltresì fermo quanto previsto nel capo II in materia di sondaggi e di ricerche.
Restanofermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento e dallanormativa comunitaria, che stabiliscono divieti o limiti più restrittivi inmateria di trattamento di dati personali e, in particolare:
Restanoaltresì fermi gli obblighi di legge che vietano la rivelazione senza giustacausa e l'impiego a proprio o altrui profitto delle notizie coperte dal segretoprofessionale, nonché gli obblighi deontologici, previsti anche dai codicideontologici e di buona condotta adottati in attuazione dell'art. 12 delCodice. Resta ferma, infine, la possibilità di diffondere dati anonimianche aggregati.