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Timestamp: 2019-02-19 23:26:37
Document Index: 206992000

Matched Legal Cases: ['§ 366', '§ 366', '§ 366', '§ 366', '§ 366', '§ 15']

RA-Buchhaltung
Die EDV-Buchhaltung des Rechtsanwalts
(aktualisiert auf das am 1.7.2004 in Kraft getretene Rechtsanwaltsvergütungsgesetz)
Die Dreiteilung der Anwaltsbuchhaltung...
Buchführung im Inkassomandat...
Ausgehend vom anwaltlichen Mahnschreiben...
Die Verbuchung von Schuldner-Teilzahlungen...
Integration total...
Die "automatisierte" Mahnbescheid-Beantragung...
Mahnbescheidantrag nach Teilzahlung...
Weiter mit dem Vollstreckungsbescheid...
Weitere Massnahmen der Zwangsvollstreckung...
Der Abschluß des Inkassomandats...
Mindestanforderungen für die Finanzbuchhaltung...
Fazit und Ausblick...
Der typische "kaufmännische" Mandant geht davon aus, dass sein Anwalt wohl eher harmlose Buchhaltungsaufgaben zu lösen hat, kommt der selbständige Rechtsanwalt doch bekanntermassen in der Regel mit einer einfachen Einnahmen-Überschuß-Finanzbuchhaltung aus; demgegenüber erscheinen sich dem Kaufmann erst im Zuge (s)einer Bilanzbuchhaltung "richtige" buchhalterische Problembereiche zu eröffnen. Dabei übersieht der Kaufmann jedoch schnell, dass sich an die für ihn im Mittelpunkt stehende Finanz- bzw. Sachkontenbuchhaltung bei seinem Anwalt zwei weitere Bereiche in enger Verzahnung anschließen: die Mandanten- und Forderungskontenbuchhaltung. Während die Finanzbuchhaltung die "fiskalischen Verhältnisse" gegenüber dem Finanzamt dokumentiert, befasst sich die Mandantenbuchhaltung mit den Einnahmen- und Ausgabenverhältnissen zum Mandanten und die Forderungskontenverwaltung um die Kontenbewegungen zum (Mandanten-)Schuldner hin.
Die vorbezeichnete Dreiteilung der anwaltlichen Buchführung verleiht einer EDV-getragenen Integrationslösung eine besondere Effizienz. Die Finanzbuchhaltung, die in der Tat regelmäßig als einfache Einnahmen-Überschußrechnung geführt wird, ist bei Kontobewegungen in den Bereichen Auslagen, Fremdgeld und Honorar mit den zugehörigen Akten- bzw. Mandantenkonten notwendigerweise verzahnt; betreffen die Kontenbewegungen für Schuldnerkonten maßgebliche Kostenentstehungen oder Zahlungseingänge, so ist eine weitere "logische Verzahnung" zu den Forderungskonten feststellbar. Eine leistungsfähige anwaltliche EDV-Buchhaltung hat mithin die Aufgabe, dem Anwender einmalig möglichst wenig Informationen abzuverlangen, mit denen dann integriert die angeschlossenen Buchhaltungssysteme "umfeldsensitiv" versorgt werden. Dies bedeutet konkret: Mit einem eingabeoptimiert erstellten Buchungssatz wird im Idealfall eine Buchung ausgelöst, die diverse, nach den Eingabedaten erforderlich werdende Folgebuchungen (auf Wunsch des Anwenders) nach sich zieht.
Um der vorbezeichneten Idealfall-Vorgabe Konturen zu geben, soll ein einfaches Inkassomandat am Beispiel einer verbreiteten Buchhaltungssoftware für Anwälte verfolgt werden, da beim anwaltlichen Forderungseinzug die Tragweite des Integraleffektes besonders deutlich wird; die Verbuchung (kanzlei-)betriebsbezogener Erwerbsgüter und Leistungen ist dagegen als einfache Sachkontenbuchung in dem entsprechenden Programm-Modul "Finanzbuchhaltung" mangels systemübergreifender "Aussenwirkungen" weniger interessant.
Für den Forderungseinzug hat der anwaltliche Anwender freilich zuerst die Stammdaten für den Mandanten und den Schuldner in der Stammdatenverwaltung für den gemeinschaftlichen Zugriff sämtlicher Buchhaltungssysteme anzulegen; erst nach Anlage des Schuldners (Gegners) lässt das System - in der Regel unter der Registernummer zuzüglich der Gegneridentifikation (Beteiligtenkennung) - die Anlage eines Forderungskontos mit den Eckdaten des Einziehungsanspruchs bzw. der Hauptforderung(en) zu. Per PULLDOWN-Menü "hangelt" sich der anwaltliche Anwender von nun an in den zeitlichen Abständen der jeweiligen Veranlassung durch die Palette der Massnahmen aus Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung.
Das anwaltliche Mahnschreiben beginnt den "Reigen" der kostenauslösenden Vorgänge, indem es vollautomatisch mit Hilfe der Forderungskontodaten als Mahndokument erstellt und ausgedruckt wird, das die verfolgte Hauptforderung und alle bis zum spätesten Zahlungsziel berechneten Kosten ausweist; abschliessend wird auf Tastendruck allein aus den soeben berechneten und eingetragenen Kostendaten - also ohne weitere Eintragung eines Buchungssatzes - eine vollintegrierte Mandanten- und Forderungskontobuchung erzeugt: die Anwaltskosten werden brutto (inklusive Mehrwertsteuer) als Honorar-Soll in die Aktenbuchhaltung und - gemäß der obergerichtlichen Rechtsprechung des BFH je nach dem, ob der Mandant vorsteuerabzugsberechtigt ist - netto oder brutto in das Forderungskonto als vorgerichtliche Kosten aufgenommen. Leistungsfähige Programme verfügen im übrigen automatisch im Zeitpunkt einer noch "kontolosen Bebuchung" kontextsensitiv die Anlage eines Akten- bzw. Mandantenkontos sowie eine Wiedervorlage im Systemkalender für die Überprüfung des Zahlungseinganges bzw. die Freigabe der eventuellen Folgemassnahmen; desweiteren führen entsprechende Programme für "Schreibzugriffe" auf Wunsch aktenspezifische Protokolldateien, die Datum, Uhrzeit und die Beschreibung einer Massnahme fortlaufend dokumentieren. Im Gegensatz zu den im Vorabschnitt beschriebenen Anlage- bzw. Basisbuchungen handelt es sich hier um echte Massnahmenbuchungen, d.h. bei primärer Erstellung eines Massnahmendokuments entstehen auf Anwenderwunsch quasi als "Abfallprodukt" kontextsensitiv Buchungssätze bzw. sogar ein registerspezifisches Aktenkonto sowie elektronische Vorgangsprotokolle. Dass einzelne Anwaltsprogramme bei Mandatsbeginn bzw. im Zuge einer Erstmassnahme zusätzlich die automatisierte Erstellung von Übersendungszetteln und Vollmachten (Vorratshaltung durch Akteneinlagerung) unterstützen, wird nur der Vollständigkeit halber angemerkt.
Buchhalterisch folgenreich sind Teilzahlungen des Schuldners im Zuge eines vorgerichtlichen (anwaltlichen) Mahnschreibens. Auch in diesem Zusammenhang gilt: nur leistungsfähige Programme vermögen die Problematik einwandfrei zu lösen, die sich aus der hier erforderlich werdenden Anwendung gebührenrechtlicher Besonderheiten des RVG (Rechtsanwaltsvergütungsgesetz) insbesondere im Zuge der Mahnbescheidbeantragung über die Restschuld ergeben. Bevor hierzu jedoch in einem nachfolgenden Abschnitt näheres ausgeführt wird, soll zuerst die Verbuchung einer Teilzahlung des Schuldners beschrieben werden. Die Logistik einer sauberen Programmgestaltung erfordert, dass tatsächliche Zu- und Abflüsse auf den Finanzkonten bzw. in der Kasse des Anwalts zentral über das Modul Aktenbuchhaltung gebucht werden; dieses Modul verteilt alsdann sachgerecht Zahlungseingänge innerhalb der Aktenbuchhaltung auf die Unterbereiche Honorar, Fremdgeld und steuerfreie Auslagen sowie ggf. auf Finanz- und Forderungskonto. Voraussetzung ist mithin, dass die Aktenkontoverwaltung über - die im Kontenplan angelegten anwalts- bzw. referatsspezifischen - Mandatskonten "Auslagen", "Honorar", "Fremdgeld" und "Auslagenerstattung" sowie die Mehrwertsteuer- und Vorsteuerkonten zu aktuellen Prozentsätzen und Geldeingangskonten (Bank/Kasse) verfügt. Vorliegend bedeutet dies konkret: die Schuldnerteilzahlung wird nach der bestätigten Eingabe eines einzigen, diesbezüglichen Buchungssatzes auf Anwenderwunsch mit der Folge verbucht, dass
a) das Aktenkonto gemäß (abschaltbarer) Prioritätsregelung nach §§ 366, 367 BGB (vorrangige Kostentilgung) in der Position "Honorar" automatisch eine Honorar-Soll-Verrechnung (Gebührensoll für anwaltl. Mahnschreiben) und eine Zuweisung des Restbetrages auf die Position "Fremdgeld" vorsieht; wären noch Auslagen offen (z.B. für Einwohnermeldeamtsanfrage zur Schuldneradresse), so wären diese freilich vorrangig bedacht worden;
b) das Akten- bzw. Mandantenkontojournal eine einschlägige Kontenbewegung ausweist;
c) die Finanzbuchhaltung (Sachkonten) in
aa) einem Finanzkonto (Bank/Kasse) um den dort eingegangenen Betrag,
bb) den Konten "Fremdgeld" und "Honorar" (netto) - bei Auslagentilgung auch: Auslagenerstattung - nach gewählter Verteilung (§§ 366, 367 BGB),
cc) sowie dem Konto "Mehrwertsteuer 19%" um die 19%-Differenz zum Brutto-Honorar erhöht wird;
d) das Sachkontenjournal einschlägige Dokumentationseinträge über die generierten Buchungssätze unter c) mit der Anzeige einer automatischen Mehrwertsteuer-Verrechnung bei "Honorar" ausweist;
e) ein (optionaler) Eintrag in das zugehörige Forderungskonto (Zahlungseingang auf Schuldnerkonto) hergestellt wird, so dass bei einem anschließenden Aufruf des Forderungskontos eine exakte Darstellung der forderungskontospezifischen Verrechnung gemäß §§ 366, 367 BGB sichtbar wird; dabei kommt hier ein "verfeinertes" Verrechnungsmodell zum Zuge, das - gemäß Verrechnungspriorität von "links nach rechts" - nach (zinsfreien) Honoraren/Auslagen, Kostenzinsen, verzinslichen Kosten, vorgerichtlichen Kosten, Hauptforderungszinsen und Hauptforderung unterscheidet (d.h. eine Zahlung tilgt die Hauptforderung erst, wenn alle verrechnungstechnisch vorrangigen Kosten gemäß vorgegebener Reihenfolge getilgt sind!).
Als Zwischenbilanz bleibt festzuhalten: Ungeachtet der Wiedervorlagenautomatik und der Vorgangsprotokollierung hat das System mit Hilfe des "Ausgangsdatensatzes" vier Journaleinträge erzeugt und acht Kontenstände aktualisiert, d.h. in dem vom Verfasser verwendeten System wurden vier Datensätze erzeugt und sechs aktualisiert bzw. verändert (vgl. Schaubild). Führt man sich vor Augen, was die Sekretärin allein im Zuge der Teilzahlung manuell u.a. im globalen Sachkonten-Journal, im Mandantenkontenblatt der Akte, in den Forderungskonto-Aufzeichnungen und dem Wiedervorlagenkalender zu verbuchen hätte, zeigt sich die Effizienz des zentralen, elektronischen Buchhaltungssystems. Dabei darf neben der manuell aufwendigen Verrechnungsmethodik der §§ 366, 367 BGB nicht vergessen werden, dass Mandanten- und Forderungskonto schließlich eine "dynamisch aktive Pflege" erfahren; ruft der Anwender beispielsweise das Zwangsvollstreckungsmodul einen Tag nach Verbuchung der Teilzahlung für die Erstellung eines Massnahmendokuments auf, so wertet das System freilich automatisch den Tageszinsstand auf das Aufrufdatum mit Hilfe der hardwareseits akkugepufferten Datumsfunktion aus.
Soweit der Schuldner keine oder eine nicht vollständige Zahlung leistet, ist gegen ihn das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten. Wie bereits weiter oben angeschnitten, stellt die vorgerichtliche Teilzahlung ein ordentlich arbeitendes EDV-Buchhaltungssystem vor ein besonderes Problem: Wird der Mahnbescheidantrag vorbereitet, so muß einerseits sichergestellt sein, dass sich die Mahnbescheid-Hauptforderung auf die noch offene Restsumme erstreckt und die Gebühr für das anwaltliche Mahnschreiben über den Teilzahlungsbetrag als "sicher verdient" verbucht wird. Kurz vor Erstellung des Mahnbescheid-Antrages weisen Mandanten- und Forderungskonto allerdings - gemäß oben beschriebener Buchung - das Honorar-Soll für das anwaltliche Mahnschreiben aus. Eine leistungsfähige EDV-Buchhaltung für den Anwalt "weiß" natürlich, dass es bei der Erstellung eines Mahnbescheid-Antrages die Buchungen für das Honorar-Soll zum Mahnschreiben in keinem Falle stehen lassen kann, da laut Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) Gebühren für ein vorgerichtliches anwaltliches Mahnschreiben teilweise auf die entsprechenden Anwaltsgebühren für einen Mahnbescheidantrag zu verrechnen sind. Die für das Programm "interessante" Frage ist lediglich diejenige, ob zwischen der Buchung des Honorar-Solls für das anwaltliche Mahnschreiben und der nunmehr anstehenden Buchung des Mahnbescheid-Honorar-Solls eine Teilzahlung gebucht ist. Ist dies nicht der Fall, so ergibt sich der einfache (Teil-)Anrechnungsfall, d.h. das System wirft die Honorar-Soll-Buchung heraus und ersetzt sie mit der entsprechenden Differenz einer Honorar-Soll-Buchung für den Mahnbescheidantrag; liegt eine Teilzahlung vor, so muß das Programm die vorhandene Honorar-Soll-Buchung für das anwaltliche Mahnschreiben mit der Honorar-Soll-Buchung für eine sog. Differenzgebühr aus dem Teilzahlungswert ersetzen. Soweit die Auswirkungen auf das Honorar-Soll des anwaltlichen Mahnschreibens. Wie sieht es jedoch mit der Eintragung eines Honorar-Solls für die nunmehr anstehende (anwaltliche) Mahnbescheidgebühr aus ? Im Anrechnungsfall (=keine Schuldnerzahlung auf Mahnschreiben) gibt es keine Probleme: die Sollstellung wird nach der Löschung der Mahnschreiben-Soll-Buchung aus dem unveränderten Streitwert in die Akten- und Schuldnerbuchhaltung eingetragen. Eine Schuldnerteilzahlung bringt jedoch ein besonderes Problem: die Schuldnerteilzahlung hat eine Differenzgebühr erzeugt, auf die die Teilzahlung freilich gemäß §§ 366, 367 ff BGB - wie auch auf weitere vorrangige, vorgerichtliche Kostenpositionen - zu verrechnen ist (vorrangige Kostenverrechnung). Im Mahnbescheidantrag muß sich die Teilzahlung also in einer Verringerung feststehender vorgerichtlicher Kosten (nicht anrechenbare Differenzgebühr/andere vorgerichtliche Kosten) und freilich einer Streitwertreduzierung für die Mahnbescheid-Gebühren bemerkbar machen. Wäre hiermit die "Spitze des Eisbergs" erreicht, so wäre auch dies nicht weiter bemerkenswert. Richtig schwierig wird die buchhalterische Situation jedoch durch eine Abgleichvorschrift aus dem RVG, nämlich § 15 III RVG. Diese Bestimmung verlangt, dass der Anwalt eine Verdienst-Obergrenze zu beachten hat: die Summe von Differenzgebühr und Mahnbescheid-Antragsgebühr aus dem Reststreitwert darf die volle Gebühr aus dem Ausgangsstreitwert (Mahnbescheidgebühr, wenn keine Teilzahlung erfolgt wäre) nicht überschreiten. Stellt das anwaltliche Buchhaltungssystem eine überschreitung fest, so hat es sich auf einen Gebührenabgleich "einzustellen". Nachdem ein Abgleich zur Differenzgebühr hin aus Gründen der Kontenchronologie und wegen der Streitwertauswirkungen auf den Mahnbescheid-Antrag (Hauptforderungstilgung wächst mit Senkung der Differenzgebühr) nicht in Frage kommt, muß sich zwangsläufig die Mahnbescheidantragsgebühr soweit reduzieren, dass sie zusammen mit der Differenzgebühr die vorbezeichnete Verdienstobergrenze ergibt. Ein insoweit korrekter, EDV-seits vorgenommener "Mindereintrag" im Mahnbescheid-Antrag insbesondere ohne Herleitungshinweis wird früher sicherlich schon manchen Rechtspfleger bei der Mahnbescheid-Bearbeitung im nicht automatisierten Mahnverfahren zu naheliegenden Überlegungen veranlaßt haben, hat er doch "freiwillige" Gebühreneinschränkungen bei den Anwaltsgebühren nicht der Schlüssigkeitsprüfung zu unterwerfen. Nachdem mittlerweile das automatisierte Mahnverfahren im gesamten Deutschland eingeführt ist und dessen Datenerfassung endlich auch vorgerichtliche Schuldnerteilzahlungen erfasst - eine Kritik unsererseits an der früheren Schuldnerbenachteiligung ist schon anfang der 90er Jahre erfolgt, während effektive Abhilfe erst kürzlich erfolgt ist - wird auch die Abgleichsituation einer wirksamen Prüfung im gerichtlichen Mahnverfahren unterworfen. Was uns immer noch Sorge bereitet ist die Tatsache, dass bestimmte Formen der Abgleichindikation im Falle einer Teilanrechnung der Differenzgebühr (Nr. 2300 VV RVG) im gerichtlichen Mahnverfahren immer noch zufriedenstellend gelöst sind; die Darstellung dieser Problematik sprengt jedoch den vorliegenden Rahmen.
Dass der weiter oben formulierte Vorbehalt, nur leistungsfähige Anwaltsprogramme könnten die vorbezeichnete Problematik "sauber" lösen, nicht überzogen erscheint, zeigt nicht nur die Tatsache, dass der Verfasser selbst verschiedene Anwaltsprogramme kennengelernt hat, die über die Thematik mehr oder weniger oberflächlich hinweggehen. Wie bereits dargelegt, wurde aber auch das offizielle gerichtliche Mahnverfahren - entwickelt aus dem ehemaligen “Stuttgarter Mahnverfahren” - über Jahre hinweg von einer Software gesteuert, die Abgleichszenarien nur unzureichend behandelt hat. Indessen wird der elektronischen Anwaltsbuchhaltung einiges abverlangt: Das System muß hier Ausgangsstreitwerte zwischenspeichern, Forderungskonteneintragungen qualitativ auswerten und hypothetische Gebührenberechnungen vornehmen, deren Ergebnisse ausgewertet bzw. bedarfsgerecht übernommen werden, um die Abgleichsituation sachgerecht zu meistern; in einer Netzwerkumgebung sind zudem durch die interaktiven Manipulationen zwischen den Buchhaltungssystemen sachgerechte Datensatzsperren erforderlich, die systemstörende Eingriffe fremder Arbeitsstationen ausschließen. Automatisch erstell- und ausdruckbare Anlageblätter für zahlreiche parallel verwaltete Hauptforderungen, jederzeitiger Forderungskontozugriff bzw. -ausdruck, für Sonderfälle abschaltbare Anrechnungs- bzw. Differenzgebührenautomatiken, dynamische Multifunktionsplatzhalter (Daten aller Mandatsbeteiligter in einem Durchgang übernehmbar) für beliebig erstellbare Massnahmendokumente sind Ausstattungsmerkmale, die eine brauchbare, in die Forderungskontenverwaltung eingebettete Zwangsvollstreckungssoftware als Standard beherrschen sollte. Darüber hinaus hat die Software auch den elektronischen Mahnbescheidantrag per Datenfernübertragung (Internet) zu unterstützen, d.h. die Einreichung des Mahnbescheidantrags z.B. über EGVP (elektronisches Gerichtsfach), nachdem seit dem 01.12.2008 Anwälte Mahnbescheidanträge nur noch in elelektronischer Form anbringen dürfen.
Geldbewegungen ins Mandantenkonto...
Getreu dem bereits erwähnten Grundsatz, dass tatsächliche (finanzielle) Zu- und Abflüsse im Mandantenkontenmodul gebucht werden müssen, wird nach der automatischen Wiedervorlagenerfassung bzw. Vorgangsprotokollierung die Gerichtskostenausgabe für den Mahnbescheid auf den Ausgabezeitpunkt gebucht. Diese "externe" Kostenentstehung schlägt als in der Mandantenbuchhaltung eingegebener Buchungssatz wiederum - wie bereits die Teilzahlung - automatisiert auf alle Buchhaltungssysteme durch: im Mandantenkonto wird eine Belastung im referatsspezifischen Auslagenkonto verfügt, im Finanzkonto das Aufwandskonto "Auslagen" (oder als echtes Finanzkonto bei durchlaufende-Posten-Modell) und im Forderungskonto die Position "verzinsliche Kosten" bedient; zu der letzteren Position ist anzumerken, daá die tatsächliche Verzinsung freilich grundsätzlich erst dann von dem Anwender per Programmbefehl ausgelöst werden kann, wenn der Erlass des Vollstreckungsbescheids feststeht.
Ist nach der beim Mahngericht beantragten Zustellung des Mahnbescheids das Vollstreckungsbescheid-Antragsformular vom Amtsgericht übermittelt worden, so ergänzt der anwaltliche Anwender seine Stammdaten mit dem nunmehr Aktenzeichen des Mahnbescheids (und ggf. der konkreten Adresse des Mahngerichts) zwecks späterer Platzhalterverwertung und verfügt per Programmautomatik die 14-Tage-Wiedervorlage für die Beantragung des Vollstreckungsbescheids. Ist keine fristgerechte Schuldnerzahlung eingegangen, so wird nach den gleichen Prinzipien wie beim Mahnbescheid - jedoch bezüglich der Abwicklung völlig problemlos - der Vollstreckungsbescheid mit den maßgeblich berechneten Daten bedruckt und verbucht; stets setzt die Anwaltsbuchhaltung hier die auf den Beantragungstag berechneten Forderungskontoberechnungen automatisch ein. Softwarelösungen, welche den interaktiven, elektronischen Datenaustausch mit dem Mahngericht über das Internet durchgängig unterstützen, können den Vollstreckungsbescheidantrag - wie auch in der Folge noch als Papierdokumente beschriebene Massnahmenverfügungen - vollständig elektronisch abwickeln.
Wurde auch der Vollstreckungsbescheid vom Amtsgericht antragsgemäß erlassen und zugestellt, werden in das Forderungskonto die Titeldaten eingetragen (Platzhalterverwertung) und die Verzinsung der Mahnverfahrenskosten ab dem nunmehr bekannten Erlaßdatum für den Vollstreckungsbescheid in der Forderungsbuchhaltung verfügt werden. Zwangsvollstreckungsaufträge, Vorpfändungen, Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse, Anträge auf Abgabe der eidesstattlichen Versicherung u.a. können nunmehr allesamt nach den geschilderten Grundsätzen per PULL-DOWN-Menü in chronologischer Reihenfolge in der Forderungskontenverwaltung angewählt, zeitpunktgenau berechnet, ausgedruckt und gebucht werden, ohne dass - ausgenommen beim Mahnbescheid - (amtliche) Formularvorgaben berücksichtigt werden müßten. In der Zwangsvollstreckungsphase wird jedem Massnahmendokument auf Knopfdruck ein Forderungskonto beigefügt, das die Dokumentsalden belegt. Keine Massnahme darf so - inklusive der per Computersteuerung verfügten Erstellung von Mehrfach-Laserausdrucken - mehr als einige Minuten in Anspruch nehmen.
Sind alle VollstreckungsMassnahmen wegen Vermögenslosigkeit des Schuldners fehlgeschlagen, so rechnet der Anwalt auf Knopfdruck mit dem Mandanten ab: er läßt das System zur Erstattung durch den Mandanten einen sofort verfügbaren Gesamtkostenausdruck inklusive der angefallenen Mehrwertsteuer sowie eine Forderungskontoübersicht über die zeitbezogene Gesamtschuld des Schuldner erstellen. Gleichzeitig wird er einen Textbaustein aktivieren, der den Mandanten darauf hinweist, dass sich eine Wiedervorlage der Angelegenheit kurz vor Ablauf der Zinsverjährung (Vollstreckungsversuch unterbricht Verjährung!) empfiehlt, wenn nicht zwischenzeitlich positive Erkenntnisse zur Vermögenssituation des Schuldners aufkommen. Neue Buchhaltungssysteme erlauben die modulare Auslagerung bzw. vorübergehende "Stillegung" der gesamten, wiederaufnahmefähigen Buchhaltungsdaten, bevor die Mandatsdaten den Ablagen zugeordnet wird.
In den klassischen Bereichen der Finanzbuchhaltung muß ein Anwaltsprogramm freilich alle jederzeit für den anwaltlichen Anwender zugänglichen Übersichten bzw. Listungen zur Betrachtung und Druckdarstellung bieten, so etwa für das Sachkonten-Journal, die Saldenbilanz, die USt-Voranmeldung, die Sachkontenblätter und die Einnahmen-Überschußrechnung; Beschränkungen auf beliebige zeitliche Auschnitte, Konten und Mandatsspezifika (Referate) sind Voraussetzung einer effektiven Sachstandsanzeige auch innerhalb eines laufenden Monats. Daneben hat die Software ein entsprechendes Leistungsangebot im Mandantenkontenbereich zu eröffnen: Mandantenkontenblätter für jede Registernummer sowie eine (referatsspezifische) Übersicht über alle oder Mandantenkonten aus einer vorwählbaren Mandatsanlagenzeit und die offene-Posten-Liste für entsprechende Mandantenkonten sollten unverzichtbare Bestandteile einer transparenten EDV-Anwaltsbuchhaltung sein. Auch hier können leistungsfähige Programme noch mehr bieten: Checklisten für die Vorgehensweise bei Zwischen- und Jahresabschlüssen mit Eintragungswegweiser für die offiziellen Steuerformulare, integrierte Betriebsausgaben-ABC's, Integraleditoren für Steuermerkdaten, Umsatzsteuer- und Jahresreorganisationsautomatiken, mehrwertsteuerschlüsselfreie Buchungsintelligenz nach Kontenvorwahl (Wahrscheinlichkeitsvorgaben) sind nur einige Ausstattungsmerkmale von Programmen, die hier noch einen Schritt weiter gehen, um die Buchhaltung in der Anwaltskanzlei auf einen "einfachen Nenner" zu bringen.
Fest steht, dass in vielen Kanzleien Buchhaltungsaufgaben "nebenbei" erledigt werden müssen. Auch müssen Kanzleimitarbeiter einen ständigen Wechsel zwischen ihren Aufgabenbereichen praktizieren. Die EDV-Buchhaltung des Anwalts darf also nicht "Spezialisten" vorbehalten bleiben, sondern muss einfach und transparent bedienbar sein. Die ständig fortschreitende Einbeziehung des Anwalts in die Kanzlei-EDV - nicht nur weil der Bürochef auch ohne Mitarbeiterhilfe seine Einnahmenverhältnisse sichten können will - unterstreicht diese Forderung. Software, die z.B. nur umständlich zwischen Eingabemasken für Mandanten- und Finanzkontenbuchungen umschalten läßt und die Beiziehung schriftlich fixierter Unterlagen - so etwa Buchungsschlüsseltabellen - fordert, erfüllt diese Anforderung nur unzureichend. Der Anwalt ist also gut beraten, vor der Anschaffung sein zukünftiges Buchhaltungssystem sorgfältig selbst in Augenschein zu nehmen, um keine unliebsamen Überraschungen zu erleben. Dabei sollte er als Erwerber eines empfehlenswerten integrierten Anwaltskomplettsystemes auch auf weitere Schnittstellen der EDV-Buchhaltung zur übrigen Software achten: beispielsweise sollte das integrierte Gebührenberechnungsprogramm bei der Erstellung von Abrechnungen die ausweisbare Verrechnung von (aus der Aktenbuchhaltung importierten) Mandantenguthaben und Restverbindlichkeiten sowie freilich die (in die Aktenbuchhaltung exportierte) Sollstellung der neu abgerechneten Honorare unter Beachtung der Mehrwertsteuerproblematik bei vorsteuerabzugsberechtigter Mandantschaft beherrschen. Auch ist heutzutage selbstverständlich, dass man Schuldnerforderungen im Forderungskonto der sich fortwährend verändernden Dynamik des EZB-Zinssatzes unterworfen können muss, wobei der Anwender zwischen 5% und 8% Prozentpunken (privat/gewerblich) über EZB-Zinssatz wählen können sollte; durch die sich stets ändernden EZB-Zinssätze hat die Software freilich auch eine einfache Möglichkeit der Zinssatzaktualisierung zu bieten.
Wird bislang in Kanzleien zuweilen noch mit Insellösungen (Textverarbeitung/ Datenbank/ Terminkalender) gearbeitet, so muss konsequenterweise der nächste Schritt eine Gesamtlösung mit komplettem Buchhaltungssystem sein. Zugegeben, die Hemmschwelle zur Einführung solcher nicht "locker mitschleifbaren", weil zwangsläufig periodisch bedienungsbedürftigen Softwaresysteme ist hoch. Dennoch lohnt das Ziel den Aufwand allemal, und zwar auch für junge Kanzleien. Letztere legen nicht nur das Fundament für eine zukunftsorientierte Kanzleiverwaltung; eine gute Kanzlei-EDV kann gerade hier auch logistische Funktionen erfüllen. Dem Verfasser gegenüber hat ein junger Anwalt dies einmal etwa dergestalt formuliert: "Die praxisorientierten Hintergründe, die mir in der juristischen Ausbildung etwa im Gebührenrecht, der Zwangsvollstreckung und der Buchhaltung nicht vermittelt wurden, hat mir meine Anwaltssoftware transparent gemacht!".
Aber auch der etablierte Anwalt ist nicht nur deshalb mit einer EDV-Buchhaltung gut beraten, weil er alle Buchhaltungsdaten vor Ort einsehen kann und damit die noch immer von vielen Anwalten praktizierte "Außer-Haus-Buchhaltung" unnötig macht; auch ist dem fortschreitenden Kostendruck am effektivsten wohl nur über eine durchgängige EDV-Organisationsstruktur zu begegnen. Der Verfasser wagt zu behaupten, dass beispielsweise Anträge auf Abgabe der eidesstattlichen Versicherung für eine Anwaltskanzlei manuell im Regelfalle nicht mehr kostendeckend zu erstellen sind. Die verständlicherweise zu Gunsten des Schuldners bestehende Streitwertobergrenze führt zu dem Ergebnis, dass der Anwalt nach der Devise "Mischkalkulation" hier einfach "draufzahlt", wenn er nicht EDV-gesteuert vollstreckt. Wenn man sich zudem die automatisierte Versorgung des buchhalterischen Hintergrundes betrachtet, dann kann man sich ausrechnen, dass es nur eine Frage kurzer Zeit ist, bis die Konkurrenzfähigkeit und der stete Kostendruck wachstumsorientierten Kanzleien keine tatsächliche Entscheidungsfreiheit bei der Frage der EDV-Einführung in der Kanzleibuchhaltung mehr lässt.
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