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Timestamp: 2017-03-28 12:23:29
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Universidad de Chile. Escuela de Derecho MANUAL DE REFERENCIA PARA EL ESTUDIO DE TITULOS DE PERSONAS JURIDICAS, SU CONSTITUCION Y ADMINISTRACION. - PDF
Universidad de Chile. Escuela de Derecho MANUAL DE REFERENCIA PARA EL ESTUDIO DE TITULOS DE PERSONAS JURIDICAS, SU CONSTITUCION Y ADMINISTRACION.
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Veronica Guzmán Navarrete
1 Universidad de Chile Escuela de Derecho MANUAL DE REFERENCIA PARA EL ESTUDIO DE TITULOS DE PERSONAS JURIDICAS, SU CONSTITUCION Y ADMINISTRACION. Segunda parte Memoria de grado para optar al Título de Licenciado en Ciencias Jurídicas Autor: DÁNISA FABIOLA ESTAY VEGA Profesor Guía: Luís Morand Valdivieso Santiago, Chile Año 20102 A mis padres, con todo mi amor. ii3 AGRADECIMIENTOS A mi familia por todo su amor y esfuerzo y a ti. iii4 INDICE DEDICATORIA Pág. ii AGRADECIMIENTOS iii INDICE iv RESUMEN xiii INTRODUCCIÓN 1 CAPITULO I 3 EL ESTUDIO DE TITULO DE PERSONAS JURÍDICAS 3 1. Objetivo y fundamento del estudio de títulos de personas jurídicas Elementos para el estudio de títulos Copias autenticas El notario Funciones de los notarios Donde debe existir una notaria La escritura pública Concepto. 8 iv5 Requisitos de un instrumento público para constituir una escritura pública Forma en que deben extenderse las escrituras Fuerza legal de las escrituras publicas Copias de las escrituras públicas La protocolización Formalidades legales de la protocolización Documentos que pueden protocolizarse Ventajas que presenta la protocolización de documentos Conservadores de Bienes Raíces y Archiveros Judiciales El conservador de Bienes Raíces Los Archiveros Judiciales Constitución y representación. 21 CAPITULO II 23 LAS SOCIEDADES ANÓNIMAS Definición Características Clasificaciones. 25 v6 4. Antecedentes necesarios para el informe de sus estatutos Antecedentes necesarios para el informe de poderes Menciones de la escritura de constitución de la sociedad anónima Menciones del extracto de la escritura de constitución de la sociedad anónima Escritura y Extracto de las Modificaciones del estatuto social Sanción por incumplimiento de solemnidades Vicios en la escritura de constitución Vicios en la escritura de reforma de estatutos Elementos de la sociedad anónima Las acciones Transferencia de las acciones Transmisibilidad de las acciones Organización de la Sociedad Anónima Órganos de administración Poderes de los órganos de administración. 61 vi7 11.3. Órganos deliberantes Órganos de control Disolución y liquidación de la sociedad anónima Disolución Liquidación. 65 CAPITULO III 68 LA SOCIEDAD EN COMANDITA Definición Sociedad en comandita simple Definición Antecedentes necesarios para el informe de los estatutos Antecedentes necesarios para el informe de poderes Menciones de la escritura de constitución Menciones esenciales Menciones no esenciales o que son suplidas por la ley Menciones del extracto de la escritura de constitución. 76 vii8 2.6. La Administración Administración ejercida por otra sociedad o persona jurídica Elementos de la sociedad en comandita simple Muerte de un socio Modificación de los estatutos Responsabilidad de los socios por las obligaciones sociales Régimen legal Disolución y liquidación Sistema legal de liquidación Sociedad en comandita por acciones Definición Antecedentes necesarios para el estudio de titulo Antecedentes para el informe de los estatutos Capital social Régimen legal. 91 CAPITULO IV 92 viii9 LA SOCIEDAD POR ACCIONES Definición Origen histórico Estatuto jurídico Antecedentes necesarios para el informe de sus estatutos Elementos esenciales del acto de constitución Elementos de la naturaleza del acto de constitución Menciones del extracto Sanción por incumplimiento de las solemnidades Administración de la sociedad por acciones Junta de accionistas El capital Liquidación y disolución Causales de disolución Liquidación. 101 ix10 CAPITULO V 103 LA EMPRESA INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA Introducción Definición Constitución Personas que pueden constituirla Relación jurídica entre el constituyente y la empresa individual Solemnidades Menciones de la escritura publica de constitución El Capital El Objeto La Administración Responsabilidad en la EIRL La limitación de la responsabilidad del titular en la EIRL Responsabilidad de la EIRL por sus actos Responsabilidad del titular por los actos de la EIRL. 116 x11 7.4. Responsabilidad de la empresa por los actos del titular Terminación de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada Formalidades Consideraciones particulares. 122 ANEXO JURISPRUDENCIA Renuncia de un socio como causal de expiración del contrato de sociedad Texto del fallo Requisitos para que una sociedad anónima se obligue solidariamente Texto del fallo Embargo sobre derechos sociales Texto del fallo Obligación de inscribir en el Registro de Comercio los poderes otorgados por una 137 Sociedad Anónima Texto del fallo Inexistencia de una sociedad de personas por falta de entero del capital Texto del fallo Renuncia de administrador social designado en el contrato social Texto del fallo 161 xi12 CONCLUSIONES 164 BIBLIOGRAFÍA 166 xii13 RESUMEN En el presente trabajo se analizan los requisitos que deben cumplir distintas formas asociativas reconocidas en nuestro ordenamiento jurídico para constituirse y actuar válidamente y que se deben tener en consideración al momento de realizar un estudio de sus títulos. Se divide en siete capítulos, donde seis de éstos se dedican al estudio de una forma asociativa distinta, dando para cada una de ellas los elementos fundamentales tanto para determinar la validez de su constitución así como respecto de su administración. El primer capitulo analiza los objetivos y fundamentos de un estudio de títulos y señala los conocimientos prácticos necesarios al momento de realizar esta tarea. Se resuelven en el cuestiones como las formalidades para obtener la copia de una escritura pública y las ventajas de la protocolización de documentos. Las formas asociativas estudiadas en el presente trabajo son la sociedad anónima, la sociedad en comandita, la sociedad por acciones regulada por la Ley , y la empresa individual de responsabilidad limitada. xiii14 INTRODUCCIÓN El estudio de títulos de personas jurídicas es de gran importancia en el ámbito de los actos comerciales, pues permite otorgar seguridad y certeza jurídica a quienes deben celebrar un acto de este tipo. Los requisitos de constitución y de otorgamiento de poderes, vienen a determinar el marco dentro del cual un titulo tiene la validez requerida para producir plenos efectos. El estudio a conciencia de los títulos, como de las condiciones especiales y particulares que ha de revestir el negocio jurídico es lo único que puede dar garantías de seguridad jurídica a cada transacción. La generalidad de los textos y manuales existentes, no da pautas a seguir para realizar dichos informes. Tampoco han recopilado los diversos requisitos exigidos para la validez de dichos títulos, respecto de cada persona jurídica. Esto ha creado un problema a la hora de realizar la labor de determinar dicha validez. Por lo anterior, el objetivo de este trabajo es principalmente compilatorio. En el se ha recopilado lo señalado en los textos existentes de la materia, creando un manual que da pautas para realizar un estudio de los títulos que importan a la hora de celebrar cualquier gestión de negocios, financiera, y en general cualquier acto o contrato con una persona jurídica. Este manual incluye un primer capitulo destinado a señalar fundamentos e importancia del estudio de títulos de personas jurídicas, en este mismo capitulo se señalan las líneas generales en base a las cuales se elabora un informe de esta categoría, señalando al respecto qué es una escritura publica, cuándo una copia es auténtica, etc., además se mencionan brevemente las funciones de las instituciones xiv15 jurídicas que participan en este proceso, como son el notario, conservadores de bienes raíces y archiveros judiciales. Luego, en los cuatro capítulos siguientes, se estudian cuatro tipos jurídicos, en cada capitulo se incluirá la definición legal del tipo jurídico correspondiente, una enumeración de sus principales características, con indicación de sus fuentes legales, los principios que los regulan, objetivos y antecedentes con que se debe contar para determinar la validez tanto de su constitución como de sus modificaciones, además de un análisis de su administración, en quien recae y como la ejerce, indicando en cada caso los documentos con que se debe contar, la forma en que estos cumplen con las exigencias legales y como estos antecedentes son aplicados en la practica. Los tipos jurídicos que se revisan en este trabajo son la Sociedad Anónima, la Sociedad En Comandita, la Sociedad por Acciones y la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada. Finalmente se insertan diversos fallos sobre las materias tratadas en cada capitulo, en los cuales se lleva a la practica lo estudiado a través del análisis de las resoluciones de nuestros tribunales de justicia frente a cada caso en particular. xv16 CAPITULO I EL ESTUDIO DE TITULO DE PERSONAS JURÍDICAS 1. Objetivo y fundamento del estudio de títulos de personas jurídicas. 2. Elementos para el estudio de títulos Copias autenticas El notario Funciones de los notarios Donde debe existir una notaria La escritura publica Concepto Requisitos de un instrumento público para constituir una escritura pública Forma en que deben extenderse las escrituras Fuerza legal de las escrituras publicas Copias de las escrituras públicas La protocolización Formalidades legales de la protocolización Documentos que pueden protocolizarse Ventajas que presenta la protocolización de documentos Conservadores de Bienes Raíces y Archiveros Judiciales El conservador de Bienes Raíces Los Archiveros Judiciales Constitución y representación. 1. Objetivo y fundamento del estudio de títulos de personas jurídicas. Una de las labores importantes e interesantes que corresponde desarrollar profesionalmente a un abogado es el estudio de títulos de personas jurídicas. Es importante, porque el resultado final del estudio de títulos se traducirá en la materialización o no de un negocio y además porque permite otorgar a los interesados, la certeza jurídica de que sus derechos no quedarán expuestos a eventuales acciones de nulidad o de otra índole y que derivarían en consecuencias de un evidente perjuicio patrimonial. xvi17 Es interesante porque nunca es monótona. Siempre es variada y con características propias en cada situación. Para llegar a obtener este objetivo es necesario contar con todos los antecedentes escritos y de cualquier otro tipo que sean necesarios. Todos estos antecedentes deberá reunirlos el informante y al analizar cada uno de ellos encontrará cada vez, cual será el nuevo antecedente que también aparece como necesario revisar. Reunidos todos los antecedentes se tendrá una visión clara tanto de la singularización de la persona jurídica respecto del la cual se realiza el informe como de quienes son los titulares de los derechos que de ella emanan y la existencia o no de impedimentos, así como de posibles vicios de constitución y su eventual solución, etc. 2. Elementos para el estudio de títulos. Para poder llevar a cabo un estudio de títulos será necesario que el informante obtenga los elementos suficientes, esto es, fundamentalmente copias fieles de los instrumentos originales. De ellos se extraerán los antecedentes que sean necesarios. Una forma es recurrir directamente a las matrices o textos originales de los Registros Notariales y de Conservador u otros. O bien, otra forma será recurrir a las copias autorizadas de los textos originales. xvii18 2.1. Copias autenticas. Se entiende por copia auténtica la que cumple con los requisitos de los artículos 421, 422 y 427 del Código Orgánico de Tribunales. Es decir, son auténticas las copias otorgadas y autorizadas por el competente funcionario. Dice al respecto el artículo 421 del Código Orgánico de Tribunales, que el competente funcionario es el notario que la autorizó, el que lo subroga o sucede legalmente o el archivero a cuyo cargo esté el protocolo respectivo. Podrán ser manuscritas, dactilografiadas, impresas, fotocopiadas, litografiadas o fotograbadas, según lo establece el artículo 422 del Código Orgánico de Tribunales. Las copias deberán ser integras, salvo los casos en que una ley o un decreto judicial dispongan otra cosa. Así lo ha establecido el articulo 427 del Código Orgánico de Tribunales. En las copias de acuerdo a lo establecido en el artículo 422 del Código Orgánico de Tribunales el Notario deberá expresar que ellas son testimonio fiel del original y llevarán la fecha y la firma y sello del funcionario autorizante El Notario. El notario es un Auxiliar de la Administración de Justicia según el Titulo XI del Código Orgánico de Tribunales. xviii19 Es un ministro de fe pública, que tiene su razón de ser en la necesidad de dar a los actos jurídicos permanencia y facilitar las relaciones jurídico patrimoniales entre los particulares (Carlos Cristian Maturana Miquel). El articulo 399 del Código Orgánico de Tribunales los define como ministros de fe publica encargados de autorizar y guardar en su archivo los instrumentos que ante ellos se otorgaren, de dar a las partes interesadas los testimonios que pidieren, y de practicar las demás diligencias que la ley les encomiende. Respecto de esta norma es importante observar que el notario no guarda en su archivo todos los instrumentos que ante ellos se otorgan, solo guarda aquellos que tienen la calidad de escrituras públicas y aquellos que se protocolizan. Además, pasado cierto tiempo debe remitirlos para su guarda a la oficina del Archivo Judicial de la jurisdicción. A menos que se trate de un lugar donde no haya Archivo Judicial, caso en el cual es la oficina del notario el lugar donde serán guardados. Otra observación tiene relación con la frase dar a las partes interesadas los testimonios que pidieren. Esta frase, si la relacionamos con los numero 8 y 9 del articulo 401 del Código Orgánico de Tribunales, debe interpretarse en sentido amplio, vale decir, que debe entenderse por interesado a todo el que por cualquier motivo requiere de la copia que se pide y no solo a las partes del respectivo documento Funciones de los notarios. xix20 Las funciones de los notarios se contemplan principalmente en el artículo 401 del Código Orgánico de Tribunales y son: a) Extender los instrumentos públicos con arreglo a las instrucciones que, de palabra o por escrito, le dieren las partes otorgantes; b) Levantar inventarios solemnes; c) Efectuar protestos de letras de cambio y demás documentos mercantiles; d) Notificar los traspasos de acciones y constituciones y notificaciones de prenda que se le solicitaren; e) Asistir a las juntas generales de accionistas de sociedades anónimas, para los efectos que la ley o reglamento de ellas lo exigieren; f) En general dar fe de los hechos para que fueren requeridos y que no estuvieren encomendados a otros funcionarios; g) Guardar y conservar en riguroso orden cronológico los instrumentos que ante ellos se otorguen, en forma de precaver todo extravío y hacer fácil y expedito su examen; xx21 h) Otorgar certificados o testimonios de los actos celebrados ante ellos o protocolizados en sus registros; i) Facilitar, a cualquiera persona que lo solicite, el examen de los instrumentos públicos que ante ellos se otorguen y documentos que se protocolicen; j) Autorizar las firmas que se estampen en documentos privados, sea en su presencia o cuya autenticidad les conste; k) Las demás que les encomienden las leyes Dónde debe existir una notaria. Según el artículo 400 de Código Orgánico de Tribunales en cada comuna o agrupación de comunas que constituya territorio jurisdiccional de jueces de letras, habrá a lo menos un notario. Agregando en su inciso segundo la posibilidad de que el Presidente de la Republica, previo informe de la Corte de Apelaciones respectiva, podrá crear nuevos oficios. En cuanto al territorio jurisdiccional, este será el territorio jurisdiccional del juzgado de letras en lo civil respectivo. Dice el artículo 400 ya mencionado ningún notario podrá ejercer sus funciones fuera de su respectivo territorio La Escritura Pública. xxi22 Concepto. Se encuentra definida en el articulo 403 del Código Orgánico de Tribunales como el instrumento publico o auténtico otorgado con las solemnidades que fija esta ley, por el competente notario, e incorporado en su protocolo o registro público. Por tanto se trata de un instrumento publico que según el articulo 1699 inciso 1 del Código Civil es el autorizado con las solemnidades legales por el competente funcionario. pública Requisitos de un instrumento público para constituir una escritura - Ser otorgado por competente notario. Notario competente es el de la comuna o agrupación de comunas en que se otorga la escritura, esto pues, como anteriormente se menciona y así lo establece el articulo 400 inciso final del Código Orgánico de Tribunales, ningún notario podrá ejercer sus funciones fuera del respectivo territorio El incumplimiento de este requisito hace que la escritura otorgada no sea considerada publica o autentica, así lo establece el articulo 426 Nº 1 del Código Orgánico de Tribunales y además el notario incurre en un delito tipificado en el articulo 442 del mismo cuerpo legal. Por excepción otros funcionarios, en casos específicamente determinados están autorizados para otorgar escrituras públicas, como es el caso del oficial del Registro Civil de las comunas que no sean asiento de un notario. xxii23 La forma como se autoriza una escritura publica es mediante la suscripción o firma de ella por el notario, al final de las que corresponde a las partes intervinientes, y una vez que esté completa, es decir sin presentar blancos por llenar en su texto. Además, señala el articulo 405 en su inciso 2, que el notario al autorizar la escritura debe indicar el número de anotación que tenga en el repertorio. En la práctica notarial se estampa una constancia o certificado que indica que la escritura ha sido anotada en el repertorio en la fecha de su firma bajo el número tal, y acto seguido se procede a la autorización propiamente tal. El notario procederá a autorizar la escritura una vez que esta se encuentra completa y haya sido firmada por todos los comparecientes, así se establece en el articulo 413 inciso final del Código Orgánico de Tribunales. - Estar incorporado en el protocolo o registro público. La forma en que debe ser formado el protocolo o registro publico se contempla en el artículo 429 del Código Orgánico de Tribunales. De acuerdo a este, todo notario deberá llevar un protocolo, el que se formará insertando las escrituras en el orden numérico que les haya correspondido en el repertorio. Esas escrituras originales son las que constituyen la matriz de la escritura pública, en la cual aparecen las firmas del notario y de las partes. A continuación de las escrituras se agregaran los documentos protocolizados, también conforme al orden numérico asignado en el repertorio. Cada protocolo lleva un índice de las escrituras y documentos protocolizados que contenga. Señala el articulo 433 del Código Orgánico de Tribunales que el notario deberá entregar al archivero judicial que corresponda, los protocolos a su cargo que xxiii24 tengan más de un año desde la fecha de cierre, y los índices de escrituras publicas que tengan mas de diez años. - Reunir las solemnidades legales. a) La escritura debe otorgarse ante notario competente. La escritura en que no aparezca la firma del notario es nula, así queda establecido en el artículo 412 Nº 2 del Código Orgánico de Tribunales. Asimismo la que fuere autorizada por persona que no sea notario, o por notario incompetente, suspendido o inhabilitado en forma legal no se considerará escritura, así lo señala el artículo 426 Nº 1 del Código Orgánico de Tribunales. b) Firma de las partes. En primer lugar deben suscribir la escritura quienes asumen la calidad de otorgantes del acto o contrato, pues este, sin el consentimiento de ellos, no producirá efecto alguno. Suele suceder que los otorgantes de un acto o contrato se encuentren temporal o definitivamente impedidos de firmar la escritura, ya sea por imposibilidad física, enfermedad, o simplemente por no saber hacerlo. Para estos casos se ha creado la figura de la firma por otra persona quien lo hace previo ruego de la interesada dejando esta, en todo caso, su impresión digital para señal de su concurrencia y asentimiento. El articulo 408 del Código Orgánico de Tribunales, señala al respecto, que si alguno de los comparecientes o todos ellos no supieren o no pudieren firmar lo hará xxiv25 a su ruego uno de los otorgantes que no tenga interés contrario según el texto de la escritura, o una tercera persona, debiendo la que no firma poner junto a la del que la hubiere firmado a su ruego, la impresión del pulgar de la mano derecha, o en su defecto, el de la izquierda. El notario debe dejar constancia de este hecho o de la imposibilidad absoluta de efectuarlo. La omisión de estos requisitos acarrea la sanción que previene el artículo 426 del Código Orgánico de Tribunales, esto es, no se considerara pública o auténtica la escritura. La falta de firma acarreará como consecuencia que el acto jurídico no llegue a existir. El articulo 426 del Código Orgánico de Tribunales sanciona la omisión de firma no considerando publica o autentica la escritura en que no conste la firma de los comparecientes o no se hubiere salvado este requisito en la forma prevista en el articulo 408 (firma a ruego). El artículo 406 del COT señala que carecerá de valor el retiro unilateral de la firma cuando el instrumento ya hubiere sido suscrito por otro de los otorgantes. Entonces, el retiro de la firma podrá hacerse hasta el instante en que se suscriba el instrumento por otro otorgante. Según lo señalado en el articulo 426 Nº 6 del COT, las partes del acto o contrato tienen para firmar el plazo de 60 días contados desde la fecha de anotación de la escritura en el repertorio. Si no se suscriben las firmas dentro de ese plazo la escritura no se considerara pública o auténtica Forma en que deben extenderse las escrituras. xxv26 El artículo 405 establece que se podrán otorgar en forma manuscrita, mecanografiada o en otra forma que las leyes especiales autoricen. - Idioma. Debe escribirse en idioma castellano y en estilo claro y preciso. Así lo establece el artículo 404 del COT. Este punto se refiere a que ella no esté concebida en términos oscuros, vagos o imprecisos. Agrega el mismo artículo que pueden emplearse palabras de otro idioma que sean generalmente usadas o como término de una determinada ciencia o arte. - Individualización del Notario. El mencionado artículo 405 del COT, establece como formalidad la individualización del notario. Carlos Cristian Maturana Miquel señala que la idea del legislador no pudo ser otra que la de tener la certeza de ante quien se otorgó el instrumento, por lo que para cumplir con el objetivo de la norma solo es necesario que se indique el nombre, apellidos, domicilio del oficio respectivo, si se actúa en calidad de titular, suplente o interino y el número correlativo correspondiente. - Individualización de los comparecientes. Exige el artículo 405 del COT que los comparecientes deben ser individualizados con sus nombres, nacionalidad, estado civil, profesión, domicilio y cédula de identidad, pasaporte o documento de ingreso al país según sea el caso. - Fecha del otorgamiento de la escritura. xxvi27 La escritura es fechada en el momento en que el primer otorgante la firma, oportunidad en la cual, también, debe ser anotada en el repertorio. - Lugar del otorgamiento. Corresponde al lugar en que esta ubicado el oficio del respectivo notario. - El libro de repertorio. Este es un registro que lleva el notario que fundamentalmente cumple la función de evitar la alteración en las datas de las escrituras e instrumentos que se protocolicen. El notario al autorizar la escritura debe indicar el numero de anotación que ella tenga en el repertorio. El artículo 430 del COT dispone que la falta de anotación no afectara la validez de la escritura pública, pero hace responsable al notario. Finalmente, establece el artículo 413 del COT que el notario debe autorizar las escrituras una vez que estén completas y hayan sido firmadas por todos los comparecientes Fuerza legal de las escrituras publica. - Escrituras publicas nulas. El artículo 412 del COT, señala que serán nulas las escrituras públicas que: a) contengan disposiciones o estipulaciones a favor del notario que las autorice, de su cónyuge, ascendientes, descendientes o hermanos. xxvii28 b) aquellas en que los otorgantes no hayan acreditado su identidad en alguna de las formas establecidas en el artículo 405, o en que no aparezcan las firmas de las partes y del notario. - Escrituras que no se consideran públicas. El artículo 426 señala varias causales por las cuales no se considera pública o auténtica una escritura: a) que no fuera autorizada por persona que no sea notario, o por notario incompetente, suspendido o inhabilitado en forma legal. Debemos agregar, que no sea autorizada por funcionario competente, como lo es el Oficial del Registro Civil en aquellas situaciones específicas en que la ley le ha otorgado tal facultad. b) que no esté incorporada en el protocolo o que éste no pertenezca al notario autorizante o al de quien esté subrogando legalmente. c) en que no conste la firma de los comparecientes o no se hubiere salvado este requisito en la forma prescrita en le articulo 408 del COT. d) que no esté escrita en idioma castellano. xxviii29 e) que las firmas de las partes o del notario o en las escrituras manuscritas, no se haya usado tinta fija, o de pasta indeleble. f) que no se firme dentro de los 60 días siguientes de su fecha de anotación en el repertorio. - Tener por no escritas determinadas palabras. A esto se refiere el articulo 428 del COT, el cual señala las palabras que en cualquier documento notarial aparezcan interlineadas, enmendadas o sobrepasadas, para tener valor deberán ser salvadas antes de la firma del documento respectivo, y en caso de que no lo sean se tendrán por no escritas Copias de las escrituras públicas. En las escrituras públicas nosotros debemos distinguir dos clases de documentos: a) Matriz o escritura original: es aquélla extendida manuscrita o mecanografiada o en otra forma que las leyes especiales autoricen, suscrita por las partes y el notario e incorporada al protocolo de éste. b) Copias: son aquellos documentos manuscritos, dactilografiados, impresos, fotocopiados, litografiados o fotograbadas, constitutivos de un testimonio fiel de la matriz u original y que llevan la fecha, firma y sello del funcionario autorizante. xxix30 c) La regla general es que solo es posible otorgar copias de la escritura pública una vez que esta se encuentra autorizada. d) La excepción se refiere al los casos en que el acto o contrato esté afecto a los tributos contemplados en la ley sobre Impuestos a las Ventas y Servicios, y en general respecto de diferentes impuestos. En estos casos no se podrá dar copia de ellos a los interesados sin que previamente se encuentren pagados los tributos. e) Es importante tener presente que solo pueden dar copias autorizadas el notario ante quien se otorgó el acto o contrato, su subrogante o sucesor legal, y el archivero a cargo del protocolo respectivo. El artículo 427 del COT prohíbe entregar copias parciales de las escrituras públicas o de los documentos protocolizados, salvo que ello haya sido autorizado por la ley o por resolución judicial. Por lo tanto las copias deben ser integras. La ley nada dice, respecto de quienes pueden solicitar una copia. Ahora, es evidente que tratándose de documentos públicos cualquiera que tenga interés puede solicitarlas y obtenerlas La protocolización. xxx31 La protocolización definida según el artículo 415 del COT es el hecho de agregar un documento al final del registro de un notario a pedido de quien lo solicita Formalidades legales de la protocolización. a) Debe dejarse constancia de ella en el repertorio del día en que se presente el documento. Así lo establece el artículo 415 del COT, en referencia al 430. b) Debe agregarse el documento al final del protocolo, dejando constancia de la fecha en que se presente, de las indicaciones necesarias para individualizarlos, del número de páginas de que consta y de la identidad de la persona que pide su protocolización. Artículos 415 y 429 del COT Documentos que pueden protocolizarse. La regla general es que todo documento puede protocolizarse. La excepción consiste en aquellos documentos en que se consignen actos o contratos con causa u objeto ilícito, dice el artículo 416 del COT salvo que lo pidan personas distintas de los otorgantes o beneficiarios de ellos Ventajas que presenta la protocolización de documentos. a) Produce fecha cierta en el documento respecto de terceros. xxxi32 b) Otorga carácter de instrumentos públicos a los actos indicados en el artículo 420 COT. c) Sirve para conservar los documentos Conservadores de Bienes Raíces y Archiveros Judiciales. Ambos, al igual que el notario a quien ya nos referimos en este capitulo, son según el Titulo XI del Código Orgánico de Tribunales Auxiliares de la Administración de Justicia. A ellos nos referiremos brevemente en este punto, puesto que sus funciones tienen absoluta relación con la realización de un estudio de titulo, tema que nos convoca El conservador de Bienes Raíces. Según el articulo 446 del COT, los conservadores son ministros de fe encargados de los registros conservatorios de bienes raíces, de comercio, de minas, de accionistas de sociedades propiamente mineras, de asociaciones de canalistas, de prenda agraria, de prenda industrial, de especial de prenda y demás que les encomienden las leyes. - Organización. xxxii Mostrar más
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