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Timestamp: 2017-05-29 17:00:59
Document Index: 47743496

Matched Legal Cases: ['Artículo 1037', 'Artículo 216', 'Artículo 1046', 'artículo 74', 'artículo 27', 'artículo 5', 'artículo 1', 'artículo 2', 'artículo 99']

Glosario - Gerencia Nacional Financiera y Administrativa: Universidad Nacional de Colombia
Calificación de riesgo que indica alta calidad crediticia, fortaleza en los factores de protección, y riesgo modesto. Puede variar ligeramente en forma ocasional por las condiciones económicas.
Calificación de riesgo que indica la más alta calidad crediticia. Los factores de riesgo son prácticamente inexistentes.
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada.
Aceptación expresa de la factura o cuenta de cobro
Acto mediante el cual el deudor de la factura o cuenta de cobro acepta de manera expresa su contenido por escrito, colocando en el cuerpo de la misma o en documento separado, físico o electrónico, la fecha de radicación, nombre, identificación y firma del deudor, su representante legal o autorizado.
Aceptación tácita de la factura o cuenta de cobro
Aceptación irrevocable del deudor que se configura por su silencio ante el contenido de la factura o cuenta de cobro, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su radicación.
Cámara de compensación automatizada que permite el intercambio de transacciones entre diferentes entidades financieras.
Persona natural o jurídica legítimamente facultada para exigir de un deudor el pago o cumplimiento de una obligación contraída con anterioridad.
Es el documento en el que se deja constancia del estado y las condiciones en que contratista entrega a la entidad los bienes, las obras o los servicios objeto del contrato y del recibo a satisfacción de estos por parte de la Universidad; puede incluir salvedades sobre asuntos menores de la ejecución del contrato.
Es el documento suscrito entre el interventor y/o supervisor y el contratista, en el cual se deja constancia de la fecha a partir de la cual se inicia la ejecución de las actividades objeto del contrato (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
Es el documento suscrito por el ordenador del gasto, el supervisor o interventor del contrato y el contratista, en el que se deja constancia los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.
Documento suscrito por el ordenador del gasto, el contratista y el interventor / supervisor mediante el cual se formaliza el acuerdo para dar por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del contrato u orden contractual, previa modificación de la vigencia de las pólizas como obligación a cargo del contratista.
Es el documento suscrito por el ordenador del gasto, el supervisor o interventor del contrato y el contratista, mediante el cual acuerdan la suspensión del plazo de ejecución del contrato, cuando se presenten circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, conveniencia de las partes o interés público y las condiciones para su reiniciación. Este tipo de acta solo aplica para Contratos previa aprobación del Comité de Contratación respectivo.
Acta de Toma Física
Formato que se utiliza como soporte para el ingreso y asignación de responsable de aquellos bienes que producto del análisis del área de Inventarios o quien haga sus veces determinen que no están registrados en el SGF – QUIPU. Acta de verificación de bienes
Soporte documental derivado de una visita de observación física, que refleja el estado y las modificaciones o actualizaciones a la información o atributos de los bienes. Actividades de Alto Riesgo
Se asimilan como de alto riesgo, aquellas actividades correspondientes a las clases IV y V a que hace referencia el Decreto Ley 1295 de 1994 y la clasificación de actividades económicas establecidas en el Decreto 1607 de 2002 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.
Conjunto de bienes y derechos que razonablemente pueden ser convertidos en efectivo, o que, por su naturaleza, pueden realizarse o consumirse en un período no superior a un año, contado a partir de la fecha del balance general. También se conoce como activo circulante. (cfr. Diccionario de términos de Contabilidad Pública. CGN)
Bienes inmateriales, o sin apariencia física, que puedan identificarse, controlarse,de cuya utilización o explotación pueden obtenerse beneficios económicos futuros o un potencial deservicios, y su medición monetaria sea confiable.
Manifestación de voluntad proferida por autoridad competente, para producir efectos jurídicos, que se dicta en ejercicio de la función pública. Actualización contable
Operación generada en el SGF – QUIPU, para reflejar los movimientos contables (créditos, débitos) y el saldo final en un periodo determinado.
Acuerdo de voluntades suscrito entre un deudor y la Universidad cuyo objeto está orientado a reestructurar el pago de una obligación dineraria, a efecto de mejorar las condiciones de pago del deudor.
Es el instrumento mediante el cual la Universidad puede explicar, aclarar, modificar o ajustar el pliego de condiciones integrando con estos un solo documento. Dichas modificaciones se deben dar a conocer a los posibles oferentes de manera oportuna, a través del mismo medio en que se dio a conocer el pliego de condiciones (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
Adición Contractual
Incremento en el valor de la orden contractual o contrato. Adición presupuestal
Contrato de mandato en el cual el contratista, por cuenta y riesgo del contratante, se encarga de la ejecución de su objeto, como único responsable de los subcontratos que celebre. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Usuario con la facultad de habilitar las cuentas bancarias para manejo de recaudos a través de PSE y de registrar, ante la entidad bancaria, las cuentas recaudadoras en las que la Universidad Nacional de Colombia recibe ingresos a través de PSE.
Usuario que tiene acceso a todas las consultas de transacciones, conciliación, logs de usuario e información básica de la Universidad, con que cuenta el módulo administrativo PSE.
Afectación presupuestal
Ejecución presupuestal llevada a cabo por los órganos que forman parte del Presupuesto General de la Nación, a través de la expedición de certificados de disponibilidad presupuestal, registro presupuestal del compromiso, obligación y pago.
Agencia de aduanas y/o agente aduanero
Personas jurídicas cuyo objeto social principal es el ejercicio es el agenciamiento aduanero para lo cual deben obtener autorización por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. (Cfr. Estatuto Aduanero Decreto 2685 de 1999)
Agente de carga y/o agente de carga internacional
Persona jurídica inscrita ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales cuyo objeto social incluye las siguientes actividades: coordinar y organizar embarques, consolidar carga de exportación o des consolidar carga de importación y emitir o recibir del exterior los documentos de transporte propios de su actividad. (Cfr. Estatuto Aduanero Decreto 2685 de 1999)
Agravación del riesgo Modificación o alteración de circunstancias de hecho, con posterioridad a la celebración del contrato de seguros, que aumentan la posibilidad de ocurrencia o peligrosidad de un evento, considerado como riesgo.
Ajustador de seguros Persona natural o jurídica especializada en seguros, quien a petición del asegurador, pero en forma independiente, elabora informes sobre el origen de los daños y pérdidas de los bienes asegurados y las circunstancias en que ocurrieron, su naturaleza, cuantía y el monto indemnizable a la luz del contrato de seguro. (Cfr. Código de Comercio Legis, Supra 5422)
Entorno operacional real del software (formas, servidores de aplicaciones y bases de datos), con el cual realiza su operación diaria la Universidad.
Entorno controlado que se usa para desarrollar y mantener soluciones o nuevas funcionalidades del software, protegiendo la seguridad e integridad del sistema y del ambiente de producción. El ambiente de prueba contiene copias de todos los programas y bases de datos existentes en una Sede de la Universidad
1. Cobertura o extensión de la obligación de observar o aplicar el Régimen de Contabilidad Pública. 2. En el CHIP, cada uno de los grupos de entidades contables públicas en los que se segmenta el Catálogo General de Cuentas
Ámbito de cuentas de la CGN
Asignación de rangos del Catálogo General de Cuentas de la CGN, a entidades públicas según la actividad que desarrolla.
Distribución del costo de un activo amortizable durante el tiempo en que contribuye a la generación del ingreso o al cumplimiento de las actividades propias del cometido estatal. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Anular CDPs y Registros Presupuestales
Es un registro en el SGF-QUIPU que permite anular el valor total de los CDPS y Registros Presupuestales, devolviendo la totalidad de los recursos al presupuesto dejando el documento en estado inactivo para cualquier otra ejecución. (cfr. División Nacional de Gestión Presupuestal)
Montos de las apropiaciones presupuestales que son suspendidos temporalmente para su ejecución.
Corresponden a aportes de la nación para la financiación de los gastos de funcionamiento, servicio de la deuda, inversión y para atender la concurrencia del pasivo pensional. Igualmente, refiere los aportes provenientes del orden departamental, municipal y otros que gestione la Universidad Nacional de Colombia para su normal funcionamiento y desarrollo, cuya naturaleza jurídica definida por la autoridad competente no sea la de contribución parafiscal.
Recursos económicos autorizados por los ordenadores del gasto a estudiantes, docentes y administrativos, con el fin de cubrir gastos relacionados con la participación en eventos académicos, científicos, artísticos, culturales y deportivos.
Aprobador de giros
Servidor público que tiene la responsabilidad de aprobar los procesos de pagos previamente creados por el preparador. También puede tener funciones de consulta de movimientos de las cuentas bancarias en el portal bancario en sus diferentes modalidades. Apropiaciones presupuestales
Son autorizaciones máximas de gastos incluidas en el presupuesto de la Universidad para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de diciembre de cada vigencia estas autorizaciones expiran y, en consecuencia, no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contraacreditarse.
Archivo conformado por un conjunto de caracteres secuenciales separado por espacios, comas u otro carácter especial, el cual tiene una extensión que lo identifica como tipo texto y que permite que sea interpretado por los diferentes sistemas.
Proceso de verificación, mediante el recuento del efectivo y/o de los documentos existentes, en un momento determinado, con el fin de establecer controles internos respecto al manejo de los recursos o de procedimientos establecidos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Persona natural o jurídica que en sí misma o en sus bienes o intereses económicos está expuesta al riesgo. Aquél sobre cuya cabeza o bienes van a recaer las consecuencias del siniestro (Cfr. Diccionario MAPFRE de seguros)
Persona jurídica que asume los riesgos, debidamente autorizada para ello con arreglo a las leyes y reglamentos.(Cfr. Código de Comercio, Decreto 410 de 1971, Artículo 1037).
ATI – Autorización de Transferencias Internas
Documento utilizado en el SGF – QUIPU para formalizar un compromiso entre empresas y/o proyectos, con o sin contraprestación, mediante el traslado de recursos. Atributo de un bien
Estado de conservación física de un bien durante su tiempo de uso, identificable como bueno, malo, regular, inservible, obsoleto, entre otros. Auditoría
Actividad realizada por el auditor que consiste en ejercer la función de revisión de la información, los procesos, las operaciones o el cumplimiento de las leyes, y demás normas, principios y procedimientos de una entidad con el fin de emitir una opinión relacionada con la observación o revisión realizada. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Proceso de revisión adelantado por la dependencia que evalúa las facturas presentadas por parte de los prestadores de servicio de salud a UNISALUD, para establecer la calidad de la atención médica que reciben los pacientes, y que da como resultado las conformidades o no conformidades (glosas) en algunos de los pagos.
Se refiere a la competencia del jefe de dependencia o director de proyecto, a quienes se les asigna un presupuesto determinado para su ejecución con cargo a un área de responsabilidad, para solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal y los trámites administrativos para la constitución del compromiso.
Es el mecanismo mediante el cual se garantiza el cumplimiento a satisfacción de los compromisos adquiridos para el giro de los recursos a los beneficiarios del pago.
Autorizador del gasto
Servidor público que, desempeñando las funciones de director de área de gestión o de proyecto, tiene la competencia técnica para avalar la afectación de un rubro determinado en el presupuesto. Autorizador del pago
Servidor público que tiene la responsabilidad de autorizar las órdenes de pago de los egresos que se efectúen a través de las diferentes áreas de Tesorería y que afecten el presupuesto general de la Universidad, así como de aquellos pagos de recursos de terceros que solamente hacen tránsito en la Tesorería
Auxilio de Viaje
Gastos de alojamiento, alimentación y transporte o movilización, dentro del perímetro urbano o rural del lugar diferente a la Sede de vinculación en que los estudiantes deben desarrollar actividades, en su calidad de becarios, monitores, pasantes, auxiliares de extensión, auxiliares de docencia (académicos en formación), estudiantes auxiliares, estudiantes vinculados a proyectos de investigación, representantes estudiantiles a nivel de facultad, sede y nacional y aquellos a quienes por alguna situación académica, científica, artística, cultural o deportiva deban representar a la Universidad en lugar distinto de su sede habitual de vinculación
Auxilio o gasto de marcha
Desembolsos realizados por la Universidad a los estudiantes para cubrir gastos ocasionados en una práctica extramural o salida de campo, de conformidad con el Acuerdo 23 de 1997, modificado por el Acuerdo 42 de 1997, ambos del Consejo Superior Universitario
Anticipo en dinero para cubrir gastos por concepto de viáticos y gastos de viaje, gastos de transporte y estadía, auxilio o gasto de marcha, auxilio de viaje, apoyos económicos y en casos excepcionales, para la adquisición de bienes y/o servicios
Obligación de informar por escrito a la aseguradora sobre la ocurrencia del evento o siniestro asegurado (Cfr. Creación propia).
Estado contable básico que presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio. (cfr. Diccionario de términos de Contabilidad Pública. CGN) Balanza de pagos
Registro contable y sistemático en el cual se presentan todas las transacciones, pagos y operaciones de financiamiento que ha realizado un país con los otros países durante un lapso determinado.
Suma de dinero que debe reposar de manera permanente en las cajas recaudadoras de la Universidad Nacional de Colombia, con el fin de facilitar el cambio de dinero en las transacciones de recaudo en efectivo que se llevan a cabo.
Persona natural o jurídica designada en la póliza por el asegurado como titular de los derechos indemnizatorios que en dicho documento se establecen, en caso de ocurrencia de un riesgo cubierto. En algunos casos el beneficiario coincide con el tomador del seguro, como en los seguros de daños. Bien
(1) Cosas materiales o inmateriales susceptibles de valoración económica y sobre las cuales la Universidad Nacional tiene o puede tener derecho de uso o dominio. En comercio exterior se refiere a aquellos bienes, productos o mercancías clasificables en el Arancel de Aduanas, susceptible de ser transportado y sujeto a un régimen aduanero (Cfr. Estatuto Aduanero Decreto 2685 de 1999)
Bien de beneficio y uso publico
Activo no transable destinado para el uso y goce de todos los habitantes de un territorio, orientado a generar bienestar social. Como por ejemplo calles, plaza, puentes y parques.(cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Bienes que se gastan o consumen por el primer uso que se hace de ellos, o dentro de un período corto de tiempo.
Bien de uso permanente sin contraprestación.
Aquellos recibidos sin el traslado de la propiedad ni el reconocimiento de contraprestación alguna, para ser utilizado de manera permanente en desarrollo de las funciones propias de la universidad, con independencia del plazo pactado para la restitución. Este bien se reconoce como propiedad planta y equipo cuando la operación se realiza entre entidades del gobierno general (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Bien devolutivo
Bienes muebles, inmuebles o intangibles, que no se extinguen o consumen de manera inmediata, y que, desde el punto de vista de su administración, control y seguimiento, requieren ser controlados. Bien faltante
Bien no ubicado tras el procedimiento de verificación de existencia y estado de bienes, cuando se han agotado todos los mecanismos de búsqueda y de cruce de la información.
Bienes raíces, que tienen en común el estar íntimamente ligados al suelo, unidos de modo inseparable, física o jurídicamente al terreno y que por su naturaleza no es posible trasladar o transportar de un lugar a otro.
Bien innecesario
Bien que ya ha cumplido con la función principal para la cual fue adquirido o que ha perdido utilidad para la Universidad, siendo susceptible únicamente de traspaso a otra entidad, aprovechamiento por desmantelamiento, venta, destrucción, permuta o dación en pago.
Bien inservible
Bien que por su desgaste, deterioro u obsolescencia no es útil para la finalidad a la cual estaba destinado. No puede ser reparado, reconstruido o mejorado tecnológicamente debido a su mal estado físico o mecánico y/o a que tal inversión resultaría onerosa para la Universidad.
Bien inmaterial o sin apariencia física que pueda identificarse y controlarse, de cuya utilización o explotación pueden obtenerse beneficios económicos futuros o un potencial de servicios, y su medición monetaria debe ser confiable. (cfr. Diccionario de términos de Contabilidad Pública. CGN)
Bien que por su naturaleza se puede trasladar de un lugar a otro, sea moviéndose ellos a sí mismos, como los animales, sea que sólo se muevan por una fuerza externa, como las cosas inanimadas. (cfr. Código Civil, art. 2408)
Bien no ubicado
Bien que al momento de ejecutar la verificación de existencia y estado de los bienes, no fue encontrado en poder del responsable a quien le había sido asignada su tenencia y custodia.
Bien obsoleto
Bien que, a pesar de encontrarse en buen estado físico, mecánico y técnico, ha quedado en desuso debido a los adelantos científicos y tecnológicos, o cuyo desempeño es insuficiente para el volumen, velocidad y complejidad de la labor exigidos.
Bien pendiente de legalizar
Bien de propiedad de la Universidad Nacional de Colombia, cuya propiedad no ha sido formalizada con el título o documento soporte idóneo.(cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Bien producto y/o mercancía
Es todo bien clasificable en el Arancel de Aduanas, susceptible de ser transportado y sujeto a un régimen aduanero (definición Estatuto Aduanero Decreto 2685 de 1999)
Bien sobrante
Bien que se encuentra en poder de un funcionario o contratista a quien no le ha sido asignada su tenencia y custodia.
Bien, producto y/o Mercancía
En comercio exterior se refiere a aquellos que son clasificables en el Arancel de Aduanas, son susceptibles de ser transportados y están sujetos a un régimen aduanero (Cfr. Estatuto Aduanero Decreto 2685 de 1999)
Productos tangibles e intangibles generados por la Universidad y que son susceptibles de venta.
Comprobante de compra vendido anticipadamente a dependencias de la Universidad Nacional de Colombia, a través de ATI y mediante el cual el portador puede retirar publicaciones por el valor del mismo. El comprobante tiene medidas de seguridad como son firma del Tesorero de la Editorial y sello seco.
Comprobante de compra vendido anticipadamente, mediante el cual el portador puede retirar publicaciones por el valor del mismo. El comprobante tiene medidas de seguridad como son firma del Administrador de las librerías de la Universidad Nacional de Colombia y sello seco. Bonos pensionales
Fondos fijos establecidos a cargo de un servidor público de la Universidad Nacional de Colombia, para atender en forma oportuna y eficiente las solicitudes de gastos, identificados y definidos en los conceptos del presupuesto de gastos de la Universidad, que tengan el carácter de urgentes e imprescindibles.
Instalación física en la Universidad Nacional de Colombia, en la que se dispone de recursos humanos para realizar el recaudo de recursos, mediante diversos medios de pago, tales como: efectivo, cheque de gerencia, cheque de persona jurídica, tarjeta débito o crédito.
Representa el valor presente de los pagos futuros que la entidad responsable deberá realizar a sus pensionados actuales, o a quienes hayan adquirido derechos, de conformidad con las condiciones definidas en las disposiciones legales vigentes por concepto de pensiones y cuotas partes de pensiones. También corresponde al valor de las pensiones futuras, es decir, al valor presente de los pagos futuros que la entidad deberá realizar a favor del personal activo una vez este consolide su derecho pensional.
Opinión profesional que produce una agencia calificadora de riesgo sobre la capacidad del emisor para pagar el capital y los intereses de sus obligaciones en forma oportuna.
Procedimiento mediante el cual se liberan recursos por la anulación de las reservas presupuestales y cuentas por pagar cuando desaparece la obligación. Al cierre de la vigencia fiscal se convierten en recursos del balance disponibles que se pueden incorporan al presupuesto para atender nuevos gastos. Cancelar cuenta bancaria
Se entiende por la acción proveniente del banco tendiente a sancionar al titular por el mal manejo de su cuenta corriente, terminando de esta manera unilateralmente el contrato.
Cancelar saldos CDPs y Registros Presupuestales
Es un registro en el SGF-QUIPU que permite cancelar el valor de los saldos de los CDPs y Registros Presupuestales que no se utilizaron, devolviendo parcialmente los recursos al presupuesto, dejando el documento en estado activo para seguir con su ejecución. (cfr. División Nacional de Gestión Presupuestal)
Es el conjunto de los derechos y obligaciones económicas adquiridas a favor de la Universidad en el desarrollo de todas sus operaciones.
Se refiere a deudas a favor de la Universidad que son objeto de depuración y cancelación en los Estados Contables. Castigo de cartera
Es el procedimiento contable mediante el cual una vez provisionada la cartera, la Entidad decide sanear los estados financieros (Cfr. Resolucion 1465, 2013 - Reglamento Interno de Cartera de la Universidad Nacional de Colombia)
Documento que contiene la relación clasificada y codificada de los bienes y servicios que adquiere la Universidad Nacional de Colombia.
(1) Elemento del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública que complementa y desarrolla la estructura, descripción y dinámica de la clasificación conceptual. (2) Instrumento para el reconocimiento y revelación de los hechos, transacciones y operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, con base en una clasificación ordenada, flexible y pormenorizada de las cuentas, que identifica la naturaleza y funciones de cometida estatal de la entidad contable pública. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN) Catálogo Único de Bienes y Servicios – CUBS
Conjunto de códigos, identificaciones y estandarizaciones, entre otros, de los bienes y servicios de uso común o de uso en obras que contratan las entidades estatales para garantizar la transparencia de la actividad contractual en cumplimiento de los fines del Estado
CDP – Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Manual de convenios y contratos
Es el documento expedido por el jefe de presupuesto o por quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso. Para cualquier acuerdo de voluntades en el que se comprometa el presupuesto de la Universidad, se debe contar previamente con el certificado de disponibilidad presupuestal. (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
CDP – Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Régimen Financiero
Es el documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces, mediante el cual se garantiza la existencia de la apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para atender un determinado compromiso con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia. Todos los actos administrativos y acuerdos de voluntades que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos. (Cfr. Acuerdo 153, 2014 - Régimen Financiero de la Universidad Nacional de Colombia)
CDT – Certificado de Depósito a Término
Instrumento de captación de ahorro nominal, de libre negociación. Puede ser emitido por los bancos comerciales, compañías de financiamiento comercial y por las corporaciones financieras, y su plazo de vencimiento puede ir desde 30 días hasta más de 360 días. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Entidad que recopila información sobre la situación crediticia general e histórica, positiva y negativa de los clientes de cada entidad, y que se pone a su servicio, previa autorización escrita y voluntaria del usuario.
Es el acto jurídico por el cual un contratista (cedente) transfiere a una persona natural o jurídica (cesionario) la obligación de continuar con la ejecución de un contrato perfeccionado y legalizado. La cesión también podrá operar para los casos en los cuales sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad al contratista, durante el período de ejecución de la orden contractual o contrato. Dicho acto solo procederá previa autorización expresa y escrita de la Universidad, y en cualquier caso, el cesionario deberá ostentar superiores o similares capacidades, calidades y habilidades por las cuales fue seleccionado el contratista cedente.
Título valor que incorpora el mandato de pago de una cantidad determinada de los fondos que quien lo expide tiene disponibles en un banco. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Título valor de contenido crediticio que, como el cheque corriente, contiene una orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero con la característica especial de que el importe de ese valor se provisiona previamente según pacto realizado con el cliente y con cargo a las dependencias del establecimiento bancario que ha librado el título valor. (cfr. Concepto Superbancaria 97047900-2 del 16 de diciembre de 1997)
Cheques fiscales
Aquellos que son girados por cualquier concepto a favor de las entidades públicas y que tienen las características descritas en la ley 1 de 1980.
Estipulación plasmada dentro de una minuta de una orden contractual o contrato que hace referencia a las prestaciones u obligaciones a cargo de las partes para dar cumplimiento al objeto del acuerdo de voluntades celebrado.
Cláusula aceleratoria
Facultad de la Universidad o en general del tenedor de un título valor, para declarar anticipadamente el vencimiento de una obligación a causa del incumplimiento por parte del deudor, exigiendo el pago del monto total de la obligación de manera inmediata y dejando sin efecto el plazo inicialmente convenido. Dicha cláusula deberá estar explícita en el contenido del titulo valor (Cfr. Resolucion 1465, 2013 - Reglamento Interno de Cartera de la Universidad Nacional de Colombia)
Se les conoce también como cláusulas exorbitantes, y son estipulaciones contractuales que tienen por objeto conferir al contratante, prerrogativas especiales diferentes a las que normalmente se pactan en los contratos entre particulares, obedecen a la situación de subordinación de los particulares frente al Estado, en el entendido de que es éste el representante y garante del interés general. Sólo se pactaran y harán efectivas en las condiciones específicamente previstas en la normatividad vigente.
Compromiso aceptado por un asegurador en virtud del cual se hace cargo, hasta el límite estipulado, de las consecuencias económicas derivadas de un siniestro. Es también sinónimo de seguro (estar garantizado es igual que estar asegurado) o de capital asegurado (la garantía de la póliza es igual que el capital asegurado por ella). (Cfr. Diccionario MAPFRE de seguros)
Facultad que tiene la Universidad Nacional de Colombia de cobrar directamente, sin que medie intervención judicial, las deudas a su favor, adquiriendo la doble calidad de juez y parte, cuya justificación se encuentra en la prevalencia del interés general, en cuanto dichos recursos se necesitan con urgencia para cumplir eficazmente los fines estatales.
Consiste la facultad que tiene la Universidad de promover y adelantar una serie de mecanismos de carácter jurídico para la recuperación de los valores que le son adeudados, una vez se han agotado las gestiones de cobro persuasivo definidas en el Reglamento Interno de Cartera y en los procedimientos, criterios y lineamientos definidos por la Dirección Nacional de Bienestar Universitario para el manejo de los aspectos relativos a la cartera de préstamo estudiantil y/o préstamo beca. El cobro jurídico será ejercido por la Dirección Jurídica Nacional, las Oficinas Jurídicas de sede o quienes hagan sus veces en las sedes o Unidades Especiales, los abogados externos o las firmas de cobranza contratados para tales efectos, según corresponda. El cobro Jurídico puede ser:
· Cobro jurídico coactivo: Consiste en la facultad que tiene la Universidad de cobrar directamente las deudas a su favor, sin que medie intervención judicial, adquiriendo la doble calidad de juez y parte, cuya justificación se encuentra en la prevalencia del interés general, en cuanto dichos recursos se necesitan con urgencia para cumplir eficazmente los fines institucionales. Este tipo de cobro se rige por la Resolución 141 de 2007 de Rectoría o las normas que la complemente, adiciones, modifiquen o subroguen. Esta modalidad de cobro no aplica para el préstamo estudiantil o préstamo beca, de acuerdo a lo establecido en la mencionada norma.
· Cobro judicial: Consiste en la facultad que tiene la Universidad de interponer e impulsar acciones jurídicas o demandas ante los despachos judiciales competentes del país para la recuperación de los valores adeudados, bajo las condiciones establecidas en la ley.
Oportunidad en la cual la Universidad Nacional de Colombia, en calidad de acreedora, invita a un deudor a cancelar voluntariamente sus obligaciones vencidas, previamente al inicio del proceso de cobro coactivo, a fin de llegar a una solución de una manera consensual y beneficiosa para las partes.
Corresponde al conjunto de actividades tendientes a obtener el pago inmediato y voluntario de la obligación vencida por parte del deudor, según las condiciones, oportunidades, plazos y responsables definidos en el Reglamento Interno de Cartera y en los procedimientos, criterios y lineamientos definidos por la Dirección Nacional de Bienestar Universitario para el manejo de los aspectos relativos a la cartera de préstamo estudiantil y/o préstamo beca.
Código bancario que sirve para identificar a las instituciones financieras ante el Banco de la Reserva Federal y ante otros bancos de Estados Unidos.
Código que identifica una cuenta bancaria determinada, así como el país, la entidad financiera, y la oficina de procedencia de la misma. Se trata de un estándar del Comité Europeo de Estándares Bancarios.
Código PSE
Código asignado a un servicio específico en función de la dependencia que ofrece dicho servicio y la modalidad del mismo. Código SWIFT
Código de identificación bancaria utilizado fundamentalmente para facilitar las transferencias internacionales de dinero. También conocido como código ISO 9362 o BIC.
Gastos derivados de los servicios prestados por transacciones bancarias.
Documento en el cual se resumen las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales de la entidad contable pública y sirve de fuente para registrar los movimientos en el libro de contabilidad correspondiente. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Soporte de contabilidad que respalda los pagos realizados y que registra la fecha, el beneficiario, el concepto, el valor y las cuentas que son afectadas en la contabilidad, la afectación presupuestal, así como las firmas del pagador y del beneficiario del pago.
Asunción de un gasto de la Universidad en cumplimiento de su función misional, con un proveedor o tercero en desarrollo de un objeto especifico, el cual deberá ser pagado como remuneración por los bienes y/o servicios entregados o prestados; así como todas las obligaciones concernientes a las transferencias de ley y aquellos actos administrativos que causen erogación del presupuesto. Compromiso: Actos realizados por las entidades públicas que en desarrollo de la capacidad de contratar y de comprometer el presupuesto a nombre de la persona jurídica de la cual hagan parte, se encuentren en el proceso de llevar a cabo el objeto establecido en los mismos, los cuales deben desarrollar el objeto de la apropiación presupuestal. CON
Sigla utilizada en SGF – QUIPU para denominar los contratos. Concepto jurídico
Para efectos del presente instructivo, hace referencia al análisis jurídico concluyente que permite verificar la imposibilidad del recaudo de las deudas con base en las causales de castigo de cartera definidos en el Reglamento Interno de Cartera. El concepto jurídico se incorpora en la Ficha “Concepto Jurídico sobre Imposibilidad de Recaudo o Evaluación Costo - Beneficio”. Concepto técnico
Proceso mediante el cual se evalúan y verifican las especificaciones o características técnicas de los bienes y/o servicios ofrecidos por los oferentes, para determinar si se adecuan a las directrices técnicas y a los requerimientos institucionales (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
Proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la tesorería tiene registrados, en una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
Conciliación de almacén e inventarios
Actividad que deben realizar mensualmente las áreas de Contabilidad y Almacén e Inventarios, para comparar los saldos mensuales de los registros de la Gestión de Bienes de cada una de las áreas, identificando las posibles diferencias y las soluciones para corregirlas.
Términos establecido en el título valor, que son fácilmente comprobables porque están por escrito, entre los que se encuentran: la fecha de emisión del título, fecha de vencimiento, nombre o razón social del titular, valor del título, periodicidad, tasa de interés a la cual se va a pagar el título, entre otros
Impedimento que tiene un servidor público para actuar en un asunto cuando tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho.
Documento no negociable ni representativo de propiedad que se expide a solicitud de un depositante y en el cual se certifica sobre los títulos que un depositario tiene depositados. Contracrédito presupuestal
Monto de apropiación disponible que es reducido de un nivel rentístico del ingreso, de un rubro presupuestal del gasto o de ambos.
Intermediario financiero con quien la Universidad Nacional de Colombia realiza la operación de tesorería o inversión.
Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, en forma individual o conjunta, que suscribe un contrato estatal.
Contrato en el que una de las partes se obliga a conceder el goce un bien y la otra se obliga a pagar por este goce un precio determinado
El comodato o préstamo de uso es un contrato en que la una de las partes (comodante) entrega gratuitamente a la otra (comodatario) un bien para que la otra parte haga uso del mismo por cierto tiempo y se la devuelva después de terminar el uso.
Contrato en el cual una parte (vendedora) se obliga a la transferencia de la propiedad de un bien y la otra (compradora) a pagar por ella cierto precio
Por el contrato de consignación o estimatorio una persona, denominada consignatario, contrae la obligación de vender mercancías de otra, llamada consignante, previa la fijación de un precio que aquél debe entregar a éste. El consignatario tendrá derecho a hacer suyo el mayor valor de la venta de las mercancías y deberá pagar al consignante el precio de las que haya vendido o no le haya devuelto al vencimiento del plazo convenido, o en su defecto, del que resultare de la costumbre.
Contratos referidos a la elaboración de estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. En este tipo de contratospredomina el componente intelectual, ya que en la ejecución del contrato predomina construcción y elaboración de ideas o conceptos técnicos que implican el manejo y dominio de técnicas o conocimientos especializados en ciertos temas
Por este contrato el propietario o autor de una obra literaria, artística, científica o didáctica, se obliga a entregarla a un editor que se compromete a publicarla mediante su impresión gráfica y propagarla, por su cuenta y riesgo, con el nombre del autor o el seudónimo que éste indique.
Es un contrato de consultoría celebrado por la Universidad con una persona natural o jurídica para que en razón a su conocimiento especializado o experiencia en el área del objeto contractual realice el seguimiento a la ejecución y cumplimiento de una orden contractual o contrato, cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.
Contrato celebrado para la construcción, mantenimiento, instalación y en general para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea el tipo de intervención física (según lo estipulado en la Parte I. Definiciones del Manual de Convenios y Contratos), la modalidad de ejecución, o la forma de pago.
Contrato para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la Universidad. Dentro de este tipo de contratos están: los contratos de prestación servicios profesionales, técnicos, asistenciales y de apoyo a la gestión suscritoas con personas naturales, y los contratos de servicios de mantenimiento o reparación de equipos y vehículos, de transporte, entre otros. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. No generan relación laboral.
Es un acuerdo de voluntades entre una persona denominada asegurador que asume el riesgo que le traslada otra persona llamada tomador, quien se compromete a pagar una prima al asegurador por dicho aseguramiento.
Es el contrato por el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir en favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios. Es usado para la adquisición de bienes y servicios, que por su naturaleza, cantidad o complejidad deben entregarse y pagarse parcialmente, los cuales no podrán exceder el valor inicial del contrato de suministro. Los bienes que generalmente se adquieren por medio de esta modalidad de contrato son: papelería, alimentos, aseo y cafetería, medicamentos, materiales para reparación y mantenimiento, reactivos y materiales de laboratorio, entre otros. Contrato de tracto sucesivo
Es aquel que impone a las partes prestaciones sucesivas en el transcurso del tiempo (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
Contrato. Manual de convenios y contratos
Acuerdo de voluntades mediante el cual una parte se obliga con otra a dar, hacer o no hacer algo, a cambio de una contraprestación en dinero o en especie. (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
Contrato. Reglamento Interno de Cartera
Acuerdo de dos o más voluntades tendiente a la producción de efectos jurídicos queridos por las partes y que para efectos del presente reglamento se considera título que presta mérito ejecutivo junto con el acto administrativo que impone la obligación (Cfr. Resolucion 1465, 2013 - Reglamento Interno de Cartera de la Universidad Nacional de Colombia)
Son los acuerdos de voluntades que se celebran con el fin de fijar las condiciones de oferta o propuesta para la adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, o para la determinación de tarifas para la prestación de servicios de salud, durante un período de tiempo determinado, en la forma, plazo y condiciones de entrega, calidad y garantía establecidas, sin comprometer recursos presupuestales.La selección de proveedores como consecuencia de la realización de un contrato de negociación global de precios, permitirá a la Universidad adquirir los bienes y servicios ofrecidos a través de órdenes contractuales o contratos en los mismos términos de la delegación contractual, y en las mismas condiciones previstas en el contrato de negociación global de precios, para cuya celebración no se requerirá procesos de selección adicionales (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
Contribución financiera ó Gravamen a los Movimientos Financieros – GMF
Gravamen a las transacciones financieras, cuyo hecho generador lo constituye la realización de las transacciones financieras, en las cuales se disponga de recursos depositados en cuentas corrientes o de ahorros, así como en cuentas de depósito en el Banco de la República, y los giros de cheques de gerencia. No aplica para transacciones efectuadas con recursos de la Nación.
Son los gravámenes establecidos por la ley con carácter obligatorio, que afectan a un determinado y único grupo social o económico y se utilizan para beneficio de la Universidad Nacional de Colombia. El manejo, administración y ejecución de estos recursos se hará exclusivamente en la forma dispuesta en la ley que los crea y se destinarán sólo al objeto previsto en ella, lo mismo que los rendimientos y excedentes financieros que resulten al cierre del ejercicio contable.
Esquema de seguridad en el cual se requiere la intervención de dos personas autorizadas para llevar a cabo una operación. Convenios
Es la ayuda que se entrega para apoyar el desarrollo económico y social de países en desarrollo, mediante la transferencia de tecnologías, conocimientos, habilidades o experiencias por parte de países u organizaciones multilaterales. Copago
Es un aporte en dinero definido por ley que corresponde a una parte del valor del servicio y tiene como finalidad ayudar a financiar el sistema.
Es una copia que ha sido reconocida por notario público o por los Secretarios General, de Sedes y de Facultades de la Universidad, que da fe respecto a que su contenido es exactamente igual al original que reposa en los archivos de la Universidad, que corresponde en su contenido y en su forma. Costo de reposición
Criterio de actualización del costo histórico que representa el precio que deberá pagarse para adquirir un activo similar al que se tiene, o el costo actual estimado de reemplazo de los bienes en condiciones semejantes a los existentes. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN).
Courier y/o trafico postal o envió urgentes
Podrán ser objeto de Importación o Exportación por esta modalidad la correspondencia, que lleguen o salga al territorio nacional por la red oficial de correos y los envíos urgentes siempre que su valor no exceda de dos mil dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (US$2.000) o de conformidad con la normatividad vigente y requieran ágil entrega a su destinatario. Crédito presupuestal
Monto de apropiación adicional asignado a un nivel rentístico, a un rubro presupuestal o a ambos.
CTP – Certificado de traslado entre proyectos
Documento del SGF – QUIPU que hace las veces de certificado de disponibilidad presupuestal, para traslados presupuestales entre proyectos, cuando afectan las apropiaciones de proyectos sin distribuir. Cuenta corriente
(1) Contrato bancario donde el titular efectúa ingresos de fondos y la entidad, que lo mantendrá bajo su custodia, tiene la obligación de entregar en efectivo y al instante las cantidades de fondos solicitados. (2) Depósito bancario del cual puede retirarse todo o parte de los fondos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Contrato mediante el cual la institución financiera capta o recibe dinero de los depositantes (ahorradores), reconociendo intereses sobre saldos por períodos y tasas acordes con las normas legales vigentes. Por su parte, el ahorrador efectúa depósitos y dispone de ellos cuando lo desee, mediante el cumplimiento de requisitos establecidos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Cuentas que reflejan contablemente las diferentes etapas del proceso presupuestal en sus componentes de ingresos y gastos, permitiendo conocer en cualquier momento el resultado de la ejecución, y facilitando su seguimiento, evaluación y control.
Cuentas corrientes o de ahorro sobre las cuales no se hubiere realizado movimiento de depósito, retiro, transferencia o, en general, cualquier débito o crédito por parte del titular, ya sea directamente o por parte de un tercero. Las operaciones débito o crédito de abono de intereses o cobro de comisiones y/o servicios bancarios no impiden que se considere la cuenta como inactiva. Si la cuenta bancaria durante (3) años ininterrumpidos presenta inactividad se configura en una cuenta abandonada - Ley 1777 de 2016.
(1) Presupuestales: La Universidad Nacional de Colombia constituirá a 31 de diciembre del año cuentas por pagar correspondientes a las obligaciones no pagadas, pero cuyo bien o servicio han sido recibidos a satisfacción, así como los anticipos pactados en los acuerdos de voluntades (Cfr. Acuerdo 153, 2014 - Régimen Financiero de la Universidad Nacional de Colombia) (2) Contable: Obligaciones adquiridas con terceros relacionadas con las operaciones de la entidad. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Gasto correspondiente al auditaje efectuado por la Contraloría General de la República, de acuerdo con las disposiciones legales.
Sumas de dinero que cancelan los afiliados y beneficiarios del Sistema General de Seguridad Social en salud cada vez que utilizan los servicio, liquidadas según su base de cotización. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Porcentaje de una pensión reconocida y pagada en su totalidad por la Universidad, que se debe recobrar a otra entidad obligada a concurrir en el pago en proporción al tiempo laborado o cotizado por el pensionado, conforme al acto administrativo de reconocimiento del derecho pensional. Es una obligación de tracto sucesivo que se debe cumplir mientras el pensionado y sus beneficiarios con derecho sobrevivan.
Cuotas partes pensional
Curva de supervivencia R5
Ecuación de tipo polinomio que hace parte de 18 tipos de curvas (denominadas Curvas lowa) desarrolladas por la Universidad de Iowa en las décadas del 30 al 50 del siglo XX para determinar la vida remanente de un bien.
DCV – Depósito Central de Valores del Banco de la República
Sistema diseñado para el depósito, custodia y administración de valores, en forma de registros electrónicos.
DECEVAL – Depósito Centralizado de Valores de Colombia
Sociedad anónima constituida con capital aportado por los sectores financiero y bursátil del país que mediante sus inversiones en CDTs en un sistema computarizado de alta tecnología y seguridad, administra y mitiga el riesgo del manejo físico del CDT. Declaración de cambio
Formulario diseñado por el Banco de la República cuyo diligenciamiento corresponde a los residentes y no residentes en el país que efectúan en Colombia una operación de cambio y se constituye en prueba de la realización de la misma.
Documento que las entidades no contribuyentes del impuesto sobre la renta, están obligadas a presentar ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y que contiene información sobre el estado de sus ingresos, costos y gastos del período gravable comprendido entre el 1 de enero y 31 de diciembre del año correspondiente. Incluye la declaración de patrimonio (activos a 31 de diciembre). Deducible
Monto o porcentaje del daño indemnizable establecido en una póliza, que invariablemente se deduce del pago de la indemnización y que siempre queda a cargo del asegurado Déficit presupuestal
Exceso de los gastos sobre los ingresos de un presupuesto o vigencia presupuestal. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN) Depreciación
Distribución racional y sistemática del costo de los bienes, durante su vida útil estimada, con el fin de asociar la contribución de estos activos al desarrollo de las funciones de la universidad (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Conjunto de actividades permanentes que lleva a cabo la universidad, tendientes a determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio público.
Limpiar en un estado contable aquellas partidas que no están debidamente respaldadas o soportadas.
Figura del procedimiento de cobro judicial que tiene como propósito la terminación extraordinaria y anormal del proceso debido a la falta de impulso e inactividad procesal en que incurre una de las partes de la demanda.
Actividad mediante la cual se desarma un bien con el objetivo de extraer sus partes para prácticas o experiencias académicas de la Universidad Nacional de Colombia.
Sustitución del documento físico de un valor objeto de negociación, por un registro en un medio electrónico. La anotación en cuenta es constitutiva del respectivo derecho y, en esta medida, quien figure en los asientos del registro electrónico es el titular del valor correspondiente al registro y la persona legitimada para exigirle al emisor el cumplimiento de las obligaciones derivadas del mismo. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN) Destrucción
Actividad mediante la cual se extingue, desaparece o destruye un bien, ya sea porque se requiere para prácticas experiencias académicas de la Universidad Nacional de Colombia, o cuando existan razones suficientes que impidan su enajenación o no lo hagan aconsejable.
Deuda de cuantía mínima
Corresponde a aquella deuda que según lo establecido por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa refiere un monto y ostenta unas condiciones especiales que permitirían su castigo mediante la evaluación costo - beneficio y aplica para aquellas deudas cuya cobranza no genera honorarios a cargo de la Universidad.
Son todas las obligaciones que el Estado contrae con los agentes económicos tanto públicos como privados, a nivel nacional e internacional
Es el extremo pasivo de la relación obligacional. Para efectos del presente reglamento, corresponde a la persona natural o jurídica que ha adquirido un vínculo jurídico con la Universidad Nacional de Colombia en virtud del cual se encuentra en el deber de entregar a ésta una suma de dinero determinada o determinable, dentro de un plazo definido y bajo las condiciones que la ley, el reglamento, un acto administrativo o un contrato estipulen (Cfr. Resolucion 1465, 2013 - Reglamento Interno de Cartera de la Universidad Nacional de Colombia)
Es el conjunto de características y especificaciones técnicas de los bienes y/o servicios a adquirir por la Universidad, definidas por la instancia competente, que serán requeridas a los oferentes para garantizar el desempeño eficiente, la vigencia tecnológica, la conectividad, la compatibilidad y la interoperabilidad con la plataforma tecnológica de la Universidad (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
(1) Dinero en moneda extranjera manejado por un país en el comercio internacional. (2) Moneda extranjera referida a la unidad del país de que se trata. (3) Monedas, billetes de banco o efectos mercantiles de cualquier país extranjero. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Cualquier moneda negociable en el mercado interbancario internacional
Son todos los documentos generados que forman parte del Sistema de Mejor Gestión de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, sujetos de actualización cuando el original sufra cambios (Manuales, procedimientos, instructivos, guía y protocolos). Documento de compromiso
Es aquel documento mediante el cual una persona jurídica pública o privada, se compromete con la Universidad a pagar un monto, por un concepto y en una fecha determinada (Cfr. Resolucion 1465, 2013 - Reglamento Interno de Cartera de la Universidad Nacional de Colombia)
Es un título valor que la Universidad expide para el cobro de determinadas obligaciones y que se entrega o remite a quien tiene la obligación de pago, el cual debe cumplir con los requisitos de ley, del Decreto Reglamentario 1165 de 1996, o las normas que las adicionen, modifiquen o subroguen, dando estricto cumplimiento a las fechas de pago establecidas en el mismo. Esta denominación incluye los recibos de matrícula y las cuentas de cobro. Los recibos de matrícula se regularan por la normativa académica pertinente.
Es el documento sobre el cual no existe responsabilidad de comunicar sus cambios y actualizaciones. DTF – Depósitos a Término Fijo
Tasa de interés calculada como un promedio ponderado semanal por monto, de las tasas promedios de captación diarias de los CDT a 90 días, pagadas por los bancos, corporaciones financieras y compañías de financiamiento comercial. La calcula el Banco de la República con la información provista por la Superintendencia Financiera hasta el día anterior. La DTF tiene vigencia de una semana. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Se entiende por ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PLANES DE BENEFICIOS de Salud las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo y Subsidiado, Empresas Solidarias de Salud, las Asociaciones Mutuales en sus actividades de salud, las Entidades Promotoras de Salud Indígenas, las Cajas de Compensación Familiar en sus actividades de salud, las Entidades que administren planes adicionales de salud, las entidades obligadas a compensar, las entidades adaptadas de salud, las entidades pertenecientes al Régimen de excepción de salud y las universidades en sus actividades de salud.
Herramienta utilizada por la Universidad Nacional de Colombia para el proceso de recaudo virtual.
Empresa consolidadora
En el SGF – QUIPU, se le da este nombre a aquella unidad que agrega la información presupuestal y contable de las unidades ejecutoras.
Empresa en SGF – QUIPU
En el SGF – QUIPU, se le da el nombre de empresa a la unidad ejecutora que administra su información financiera de forma independiente, para su posterior consolidación y/o agregación según la unidad de gestión.
Agrupación de entidades del sector público, que se caracterizan porque actúan en condiciones de mercado y tienen vínculos económicos con el gobierno, como participación en su propiedad o en su control. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Encuesta balanza de pago
Formato del Banco de la República destinado a recopilar información relativa a las divisas de un país. El formato se diligencia trimestralmente por la Universidad Nacional de Colombia, registrando los gastos e ingresos en moneda extranjera.
Encuesta muestra trimestral de Servicios Otros Sectores – MTS del DANE
Formato a diligenciar por la Universidad Nacional de Colombia ante el Departamento Administrativo nacional de estadística – DANE y que tiene por objetivo obtener información específica del sector, relacionada con ingresos, gastos y empleo, además de las operaciones de comercio exterior de servicios realizadas a nivel empresarial.
Organización o institución compuesta por personas y recursos económicos, que coordina y ejecuta actividades para alcanzar determinados objetivos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Entidad pública activa
Denominación de la Contaduría General de la Nación, para las entidades públicas que cumplen criterios para reportar información contable a la Contaduría General de la Nación y por lo tanto el estado de la entidad es activo. Entidades de gobierno general
Agrupación de entidades del sector público, que se caracterizan por desarrollar actividades orientadas hacia la producción y provisión, gratuita o a precios económicamente no significativos, de bienes o servicios con fines de redistribución de la renta y la riqueza. También se caracterizan por la ausencia de lucro; sus recursos provienen de la capacidad del Estado para imponer tributos u otras exacciones obligatorias, o por provenir de donaciones privadas o de organismos internacionales. La naturaleza de tales recursos, la forma de su administración y su uso, están vinculados estrictamente a un presupuesto público. Esto implica que la capacidad de toma de decisiones está limitada, puesto que en la decisión sobre el origen y uso de los recursos intervienen los órganos de representación correspondientes. La aplicación y gestión de dichos recursos se rige por los principios de la función administrativa. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Documento que genera el SGF – QUIPU con el ingreso al Almacén General de los bienes que adquiere la Universidad Nacional de Colombia o de aquéllos que le han sido asignados para su administración y control.
Estado contable básico que revela el resultado de la actividad financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, con base en el flujo de recursos generados y consumidos en cumplimiento de las funciones de cometido estatal, expresado en términos monetarios, durante un período determinado. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN) Estado de cambios en el patrimonio
Estado contable básico que revela en forma detallada y clasificada las variaciones de las cuentas del patrimonio de la entidad contable pública, de un período determinado a otro. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Salida de información financiera, de conformidad con las necesidades generales de los usuarios, que presenta la estructura de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas de orden, de una entidad contable pública, a una fecha determinada o durante un período, según el estado contable que se trate, con el fin de proporcionar información sobre la situación financiera, económica, social y ambiental, los resultados del desarrollo de la actividad y la generación de flujos de recursos. Los estados contables básicos son el Balance General, el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental, el estado de cambios en el patrimonio y el estado de efectivo. Las notas a los estados contables básicos forman parte integral de los mismos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Estados contables de prueba
Estado contable que presenta de forma detallada la información de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos, cuentas de orden y cuentas de presupuesto y tesorería, es decir a nivel de cuenta auxiliar; así mismo, agrupa la información a nivel de clase, grupo, cuenta y subcuenta, con corte a una fecha determinada o durante un período según el estado contable de que se trate. Estudiante activo, retirado o egresado deudores
Son aquellos que en virtud de la relación académica con la Universidad, han adquirido la obligación de pagar por los diferentes servicios que la Institución le prestó, tales como, biblioteca, laboratorios, salud, matricula, derechos académicos y todos sus costos asociados, entre otros. Entiéndase por retirado aquel que ha perdido la calidad de estudiante de la Universidad.
Es la etapa previa a la invitación a presentar ofertas, en la que se documentan las actividades adelantadas por el área o proyecto que requiere la adquisición de un bien y/o servicio, con el fin de establecer y analizar las especificaciones técnicas, comerciales, económicas y jurídicas de lo que se requiere contratar, para satisfacer de la mejor manera las necesidades de la institución de acuerdo con las tendencias y condiciones del mercado. Estudios previos
Conjunto de documentos que soportan el análisis previo de la conveniencia, pertinencia y oportunidad de la adquisición del bien y/o servicio, el trámite de las autorizaciones y las aprobaciones previas necesarias para la contratación o el desarrollo de los estudios y diseños técnicos previos y/o la formulación de proyectos requeridos para tal fin, determinando las especificaciones técnicas y el valor del bien y/o servicio y analizando los riesgos en los que incurrirá la Universidad al contratar.Dichos documentos previos, serán de responsabilidad del área o proyecto que requiere la adquisición de un bien y/o servicio y serán el insumo fundamental para la elaboración del estudio de mercado y del posterior pliego de condiciones, de manera que los posibles oferentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Universidad, así como la distribución de riesgos (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
Evaluación costo – beneficio
Evaluación tendiente a verificar que resulta más oneroso para la Universidad adelantar el respectivo procedimiento de cobro que el valor de la deuda a recuperar. Se efectúa con base en los valores, montos y condiciones que establezca la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. La evaluación se incorpora en la Ficha “Concepto Jurídico sobre Imposibilidad de Recaudo y/o Evaluación Costo - Beneficio”.
Registros, soportes, declaraciones de hechos o cualquier otra información especifica y verificable obtenida durante la labor de auditoria a través de la observación, inspección, entrevistas y examen de los registros. Excedentes financieros
(1) Contables: Recurso que representa la generación de riqueza por parte de una entidad contable pública como resultado del desarrollo de su cometido estatal, a partir de los recursos recibidos. (cfr. Diccionario de términos de Contabilidad Pública. CGN)
Exclusión de bienes
Mecanismo mediante el cual se suprime la cobertura sobre bienes de la Universidad. Se denomina exclusión transitoria de bienes, aquella que se realiza con ocasión del retiro de un bien ya reportado al seguro, el cual debe ser devuelto al proveedor por parte del almacén, por efectos de no cumplimiento de los requerimientos estipulados en la adquisición.
Decisión, que generalmente corresponde a la entidad aseguradora, en virtud de la cual no quedan incluidos en las garantías de la póliza determinados riesgos o, quedando incluidos estos, las garantías del contrato no surtirán efecto cuando concurran respecto a ellos determinadas circunstancias o condiciones preestablecidas. (Cfr. Diccionario MAPFRE de seguros).
Son las excepciones previstas por la ley a favor de determinados contribuyentes, que quedan así liberados de la obligación de pagar un determinado impuesto, contribución, tasa o tributo. Experiencia
Se entiende por experiencia los conocimientos, las habilidades y las destrezas adquiridas o desarrolladas durante el ejercicio de una profesión, arte u oficio. La experiencia se clasifica en profesional, técnica, tecnológica, relacionada, laboral y docente. Experiencia laboral
Es la adquirida con el ejercicio de cualquier empleo, ocupación, arte u oficio. Experiencia profesional
Es la adquirida a partir de la terminación y aprobación de todas las materias que conforman el pensum académico de la respectiva formación profesional, diferente a la técnica profesional y tecnológica, en el ejercicio de las actividades propias de la profesión o disciplina exigida para el desempeño del empleo. Experiencia relacionada
Es la adquirida en el ejercicio de empleos o actividades que tengan funciones similares a las del cargo a proveer o el contrato a celebrar. Exportación temporal para el perfeccionamiento pasivo
Modalidad de exportación que regula la salida temporal, del territorio aduanero nacional, de mercancías nacionales o nacionalizadas, para ser sometidas a transformación, elaboración o reparación en el exterior o en una zona franca, y que deben ser reimportadas dentro del plazo señalado en la declaración de exportación correspondiente, prorrogable por un año más.
Es un título valor que la Universidad como vendedor o prestador de un bien o servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o adquiriente, una vez se haya efectuado la entrega real y material de los bienes o la prestación efectiva de los servicios contratados.
Es el documento que expide el proveedor internacional, en el cual consta la oferta detallada del bien o servicio, precio y condiciones de la venta.Se expide antes de la factura comercial y obliga al oferente a vender en esas condiciones en el plazo determinado y cuando es aceptada obliga también al contratante. No es una factura de cobro, sino el compromiso escrito entre el proveedor y el contratante (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
Registro en el SGF – QUIPU dentro del módulo de proyectos, en el cual se establecen entre otros, los objetivos generales y específicos, montos, y duración de un proyecto.
Registro en el SGF – QUIPU dentro del módulo de proyectos, en el cual se incorporan las apropiaciones de ingresos y gastos para la ejecución presupuestal de un proyecto, en una vigencia fiscal.
Ficha “Concepto Jurídico sobre Imposibilidad de Recaudo y/o Evaluación Costo - Beneficio”
Instrumento que contiene el concepto jurídico y/o la evaluación costo – beneficio que resultan necesarios para sustentar ante el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable la imposibilidad del recaudo o la mayor onerosidad del procedimiento de cobro frente al valor a recuperar. La Gerencia Nacional Financiera y Administrativa establecerá el formato de Ficha.
Herramienta administrativa y financiera de tesorería que refleja las entradas (Ingresos) y salidas (Desembolsos) de dinero generadas en una entidad. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Es el instrumento de manejo de la ejecución del presupuesto de la Universidad Nacional de Colombia que define el monto máximo mensual de fondos disponibles producto de los ingresos provenientes de la Nación y de los recursos propios, cuya finalidad es el cumplimiento de los compromisos institucionales para optimizar el manejo de los recursos y la liquidez de tesorería.
Mecanismo o vehículo de captación y administración de sumas de dinero con recursos a la vista, lo que facilita realizar movimientos de tesorería diariamente, evita el gravamen financiero en operaciones entre la misma entidad, mejora la rentabilidad de los recursos que están en cuentas de ahorro y corrientes, y facilita la desconcentración de recursos financieros. A partir de 2014 las Carteras Colectivas tomaron el nombre de Fondos de Inversión Colectiva.
Sistema especial para la administración y manejo de recursos generados por actividades académicas de formación, investigación y extensión, con el fin de garantizar el fortalecimiento de las funciones propias de la Universidad Nacional de Colombia. Formas de pago
Son las condiciones y modalidades bajo las cuales la Universidad se compromete a hacer efectiva la contraprestación acordada con la otra parte en el acuerdo de voluntades o compromiso.Algunas de las modalidades de pago, son:1. Pagos parciales: Se pactan como contraprestación al cumplimiento parcial de las obligaciones derivadas del acuerdo de voluntades.2. Anticipo: Es la modalidad mediante la cual se entrega al contratista un porcentaje del valor pactado antes de impuestos, con el fin de que pueda sufragar los gastos inherentes al cumplimiento de sus obligaciones y con esa exclusiva destinación. Las sumas entregadas en esta modalidad pertenecen a la Universidad y deben ser amortizadas en la proporción en que se pacte en la orden contractual o contrato.3. Pago anticipado: Es aquella mediante la cual se entrega al contratista el valor pactado antes de iniciar la ejecución del objeto contractual. La suma entregada mediante esta modalidad no obliga a reintegro alguno por parte del contratista que haya cumplido con sus obligaciones, ya que el contratista es dueño de la suma que le ha sido entregada.Esta modalidad se utilizará cuando sea estrictamente necesario dadas las condiciones del mercado o cuando las características del bien o servicio lo ameriten (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un proceso o actividad.
Es un mecanismo para respaldar el cumplimiento de las obligaciones que surgen a cargo de las partes en el proceso contractual. Las garantías pueden consistir en pólizas de seguros en favor de entidades estatales o garantías bancarias expedidas por compañías de seguros o entidades bancarias respectivamente y los demás mecanismos que previo análisis financiero respalden efectivamente el cumplimiento de las obligaciones.Los principales seguros requeridos por la Universidad Nacional de Colombia a través de tales garantías son:1. Seguro de seriedad de la oferta, que ampara la indemnización de los perjuicios causados a la Universidad por el incumplimiento imputable al oferente, de las obligaciones establecidas en el pliego de condiciones y especialmente las de suscribir la orden contractual o contrato objeto del proceso de contratación en los términos de la oferta y en las condiciones que dieron lugar a la asignación del contrato.2. Seguro de Cumplimiento, que podrá contener uno o varios de los siguientes amparos, de acuerdo con los riesgos derivados de la celebración, ejecución o liquidación de la orden contractual o contrato:a) Buen manejo y correcta inversión del anticipo. Ampara los perjuicios sufridos por la Universidad con ocasión de la no inversión, el uso o la apropiación indebida que el contratista haga de los dineros o bienes que la Institución le haya entregado en calidad de anticipo, para la ejecución de la orden contractual o contrato respaldado.Se entenderá que hay uso o apropiación indebida del anticipo cuando este no sea utilizado en los términos previstos para ello en la respectiva orden contractual o contrato y de acuerdo al plan de manejo e inversión del anticipo aprobado por la Universidad.b) Devolución del pago anticipado. Ampara a la Universidad ante los perjuicios sufridos por la no devolución total o parcial, por parte del contratista garantizado, de los dineros que le fueron entregados a título de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar.c) Cumplimiento. Ampara los perjuicios directos sufridos por la Universidad, derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones emanadas de la orden contractual o contrato garantizado imputable al contratista, el cumplimiento tardío o defectuoso del contrato imputable al contratista, los daños imputables al contratista por entregas parciales de la obra cuando el contrato no prevé entregas parciales. De igual manera este amparo cubre el pago de multas y el valor de la cláusula penal pecuniaria.d) Calidad del servicio. Ampara los perjuicios sufridos por la Universidad imputables al contratista, derivados de la deficiente calidad de los servicios prestados, de acuerdo con lo pactado en la orden contractual o contrato.e) Calidad y correcto funcionamiento de los bienes. Ampara los perjuicios sufridos por la Universidad imputables al contratista, derivados del incumplimiento de las especificaciones, de los requisitos mínimos, de la deficiente calidad de los elementos y bienes suministrados y de las deficiencias técnicas en el funcionamiento de los equipos suministrados, de acuerdo con lo pactado en la orden contractual o contrato.f) Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. Ampara a la Universidad contra el incumplimiento de las obligaciones laborales a que está obligado el contratista, relacionadas con el personal utilizado para la ejecución de la orden contractual o contrato.g) Estabilidad y calidad de la obra. Ampara a la Universidad contra cualquier daño o deterioro que sufra la obra entregada a satisfacción, en condiciones normales de uso, que impida el servicio para el cual se ejecutó, siempre y cuando sean imputables al contratista.Cuando se trate de edificaciones, la estabilidad se determinará de acuerdo con los planos, proyectos, seguridad y firmeza de la estructura.3. Seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual, que podrá contener como mínimo los siguientes amparos:a) Predios, labores y operaciones. Ampara la responsabilidad civil extracontractual de la Universidad y/o los gastos médicos por lesiones a terceras personas o daños a propiedades de terceros como consecuencia del uso de los predios y de la realización de las labores y las operaciones derivadas de la ejecución de la orden contractual o contrato.b) Responsabilidad civil patronal. Ampara la responsabilidad civil extracontractual que corresponda al patrono asegurado en exceso de las indemnizaciones previstas en el Artículo 216 del Código Sustantivo del Trabajo.c) Contratistas y subcontratistas. Ampara la responsabilidad civil extracontractual del asegurado y/o los gastos médicos por los daños que causare a terceros en sus personas o en sus bienes, que sean imputables a consecuencia de actividades ejecutadas por contratistas y subcontratistas.d) Vehículos propios y no propios. Este amparo otorga cobertura por los perjuicios patrimoniales que cause el asegurado con ocasión de la responsabilidad civil extracontractual en que incurra como consecuencia directa de la utilización de vehículos automotores de transporte terrestre, remolques o semirremolques, de su propiedad o tomados en arrendamiento, usufructo o comodato, para cumplir con el objeto del contrato afianzado.4. Seguro Colectivo de Vida, que ampare al personal contratado para la ejecución de una orden contractual o contrato de obra bajo cualquier modalidad que deberá contener los siguientes amparos:1. Muerte. Ampara contra el riesgo de muerte por cualquier causa, a los miembros del grupo asegurado. hasta por la suma asegurada fijada para este amparo.2. Incapacidad total y permanente. Se ampara las lesiones orgánicas o alteraciones funcionales incurables que impidan a la persona desempeñar cualquier trabajo remunerado, relacionado con su formación profesional u ocupacional habitual, siempre que dicha incapacidad haya existido por un periodo continuo no menor de 150 días.3. Auxilio funerario. Ampara los gastos funerarios o los que se ocasionen como consecuencia del fallecimiento del asegurado (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
Gastos administrativos de la vigencia
Es el presupuesto de ingresos y gastos de funcionamiento, y los recursos de destinación regulada de los Fondos Especiales.
Son apropiaciones presupuestales para atender los compromisos para actividades misionales, administrativas, técnicas y operativas que se requieren para el funcionamiento de la Universidad Nacional de Colombia. Se dividen en gastos de personal, gastos generales, transferencias y gastos de operación comercial.
Corresponde a toda erogación que efectúa la Universidad Nacional de Colombia para crear, incrementar, desarrollar, modernizar, reconstruir el capital humano, social y estructural y mejorar la capacidad institucional. Comprende los recursos destinados al soporte, desarrollo y fortalecimiento de las funciones misionales.
Son aquellas erogaciones en que debe incurrir la Universidad Nacional de Colombia para la adquisición de bienes, insumos y servicios destinados al proceso de producción o a la comercialización.
Son los gastos que debe hacer la Universidad Nacional de Colombia como contraprestación de los servicios personales que recibe en el marco de una relación laboral, contractual o de cualquier tipo de vinculación que la Universidad determine.
Gastos de alojamiento, alimentación y transporte dentro del perímetro urbano o rural del lugar diferente al domicilio de la orden contractual celebrada con la Universidad Nacional de Colombia, en que debe incurrir una persona natural que para la ejecución del objeto de la misma, requiera desplazarse a sitios diferentes del domicilio contractual.
Son los gastos destinados a la adquisición de bienes y servicios necesarios para apoyar el funcionamiento de la Universidad Nacional de Colombia y el pago de los impuestos, tasas y multas a que está sometida legalmente.
Gastos por concepto de adquisición de bienes y/o servicios
Erogaciones que se efectúan de manera excepcional, para atender compromisos urgentes e imprescindibles previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la presente resolución.
Sistema mediante el cual se ejecuta de forma automática un abono en cuenta por giro a través de portales bancarios en Internet. Glosa
(1) No conformidad identificada a partir de una auditoría realizada a un procedimiento o actividad específica. (2) No conformidad que afecta en forma parcial o total el valor de la factura por prestación de servicios de salud, encontrada por la entidad responsable del pago durante la revisión integral, que requiere ser resuelta por parte del prestador de servicios de salud.
Es una no conformidad que afecta en forma parcial o total el valor de la factura por prestación de servicios de salud, encontrada por la entidad responsable del pago durante la revisión integral, que requiere ser resuelta por parte del prestador de servicios de salud. Guía
Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan la gestión de los procesos o la documentación de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar información específica para orientar una ó varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos.
Toda información que a juicio del auditor le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de recursos objeto de examen y que merecen ser comunicados en el informe.
Homologación contable
Procedimiento de equiparar saldos o códigos contables para reflejar las cifras de los estados financieros en una nueva estructura del plan de cuentas.
ICA - Impuesto de Industria y Comercio
Gravamen de carácter municipal que grava toda actividad industrial, comercial o de servicios que se realiza en Bogotá en forma ocasional o permanente, con o sin establecimientos. Identificación de las partes
Son las condiciones que identifican tanto a las entidades como a las personas que suscriben los acuerdos de voluntades, así como los actos por los cuales han sido facultados para actuar en nombre de las partes, cuando sea del caso. Implementar
Instalar y poner en marcha un conjunto de herramientas o funcionalidades del sistema, destinadas a los usuarios.
Introducción al territorio Nacional de mercancías de procedencia extranjera o de Zona Franca Industrial de Bienes Imprinter
Máquina utilizada para registrar en los voucher la información de las transacciones con tarjeta de crédito. Inclusión de bienes
Mecanismo mediante el cual se amparan nuevos bienes dentro de la póliza de seguros contratada por la Universidad. Incumplimiento
No cumplimiento del contratista de cualquiera de las obligaciones a su cargo derivadas del contrato celebrado, las cuales afecten de manera grave y directa la ejecución del contrato, pudiendo conducir a su paralización.
Conjunto de datos que deben presentar periódicamente las entidades públicas ante los entes de control fiscal, según resoluciones expedidas, sobre las operaciones con sus clientes o usuarios. Información Privilegiada
Información de carácter concreto y material que no ha sido revelada al público y que es conocida por el funcionario por razón o con ocasión de sus funciones. Informe de ejecución
Documento en el que los responsables de la invitación y evaluación, consignan el resultado de la verificación de los requisitos habilitantes de los oferentes y de la asignación de puntaje de las propuestas recibidas en el desarrollo de los procesos de invitación adelantados por la Universidad.
Documento a través del cual el interventor o el supervisor de un contrato da cuenta a la Universidad sobre la ejecución material y financiera del acuerdo de voluntades, pudiendo dar a conocer situaciones irregulares o dificultades que ameritan la adopción de medidas administrativas o judiciales para salvaguardar los intereses de la entidad y el erario público.
Informe de Verificación Financiera
Instrumento que contiene la verificación financiera realizada por las respectivas áreas responsables, según las indicaciones, procedimientos y responsables señalados en el presente instructivo. En este instrumento se incorporará la recomendación expresa sobre el castigo de cartera. La Gerencia Nacional Financiera y Administrativa establecerá el formato de Informe.
Situación que se origina cuando el valor que el asegurado o contratante atribuye al objeto garantizado en una póliza es inferior al que realmente tiene. (Cfr. Diccionario MAPFRE de seguros)
Ingeniero del área de Informática
Ingeniero encargado de la administración técnica del SGF – QUIPU.
Son aquellos que percibe anual y periódicamente la Universidad Nacional de Colombia y que están establecidos previamente por la ley y la normativa interna. Comprende la estimación de los recursos propios y los aportes que se esperan recaudar por la Universidad Nacional de Colombia durante una vigencia fiscal (Cfr. Acuerdo 153, 2014 - Régimen Financiero de la Universidad Nacional de Colombia)
Ingresos por conceptos diferentes a los impuestos que, aunque son obligatorios, dependen de las decisiones o actuaciones de los contribuyentes o provienen de la prestación de servicios del Estado. Ingresos tributarios
Ingreso exigido sin contraprestación directa, determinado en las disposiciones legales por la potestad que tiene el Estado de establecer gravámenes. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN) Instructivo
Documento que brinda una secuencia clara de indicaciones o instrucciones que tienen como finalidad desarrollar una actividad para llegar a una meta o un objetivo. Se caracteriza por suministrar información orienta al aprendizaje de una ó varias actividades, su documentación debe ser precisa y concreta. Interés moratorio
Es el valor que se cobra sobre el capital adeudado, a partir del día siguiente en que se hace exigible la obligación y, hasta la fecha de pago o, si es el caso, la de suscripción del acuerdo de pago (Cfr. Resolucion 1465, 2013 - Reglamento Interno de Cartera de la Universidad Nacional de Colombia)
Proceso informático a través del cual se transfiere información de un sistema a otro.
Es la persona natural o jurídica que en razón a su conocimiento especializado o experiencia en el área del objeto contractual es contratada por la Universidad para que ejerza el seguimiento técnico, administrativo, jurídico, financiero y contable sobre el cumplimiento de la orden contractual o contrato, cuando la complejidad o la extensión del mismo lo justifiquen.
Recursos aplicados en la creación y fortalecimiento de empresas públicas y privadas, y en la adquisición de valores como títulos e instrumentos derivados, en cumplimiento de políticas financieras, económicas y sociales determinadas y que como consecuencia pueden generar utilidades.
Es el proceso mediante el cual la Universidad requiere a los proveedores para la presentación de oferta que se ajusten a sus necesidades.Las formas de invitación a presentar ofertas son:1. Invitación pública: Es la convocatoria dirigida al público en general a través de la página Web de la Universidad o de los medios masivos de comunicación, nacionales o internacionales, para dar a conocer el pliego de condiciones que regirá el proceso de selección del contratista.2. Invitación directa: Es la convocatoria dirigida a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas, para que con base en los requisitos y condiciones exigidos por la Universidad, presenten una oferta susceptible de ser seleccionada para la celebración de un acuerdo de voluntades. (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
Es la convocatoria dirigida a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas, para que con base en los requisitos y condiciones exigidos por la Universidad, presenten una oferta o propuesta susceptible de ser seleccionada para la celebración de un acuerdo de voluntades.
Gravamen indirecto al consumo, que se aplica a todas las transacciones del proceso de producción y circulación de bienes y servicios. Este gravamen es nacional. Justificación de adición y/o prórroga y/o modificación, o suspensión o cesión de órdenes contractuales o contratos:
Es la descripción precisa y detallada de las razones técnicas o institucionales que manifiesta el solicitante para solicitar un cambio a alguna condición inicial del acuerdo de voluntades. Justificación de las órdenes contractuales o contratos
Trámite mediante el cual se formalizan los gastos de un avance concedido, con la presentación de documentos soporte que cumplan los requisitos exigidos en el estatuto tributario, para la respectiva revisión, aprobación y registro contable de las operaciones efectuadas. Líder Par Proceso
Jefes o responsables de las áreas equivalentes (presupuesto, adquisición de bienes y servicios, tesorería, contabilidad y coordinación y gestión de procesos administrativos y financieros) en el Nivel de Sede y en las Unidades especiales. Liquidación definitiva
Es el documento mediante el cual se registran los costos y gastos generados en el proceso de adquisición y que no fueron considerados dentro de la Liquidación Parcial.
Es el documento mediante el cual se registran los valores girados al exterior por los productos y las comisiones bancarias derivadas del giro, si éstas ya han sido notificadas al área de comercio exterior.
1. Situación financiera que expresa la capacidad de una entidad o persona de responder en el corto plazo por sus obligaciones o pasivos corrientes. 2. Mayor o menor facilidad que tiene el tenedor de un título o de un activo para transformarlo en dinero en cualquier momento. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN) Mandamiento de Pago
Acto administrativo mediante el cual el funcionario competente ordena al deudor o garante pagar a favor de la Universidad Nacional de Colombia una suma líquida de dinero contenida en el título ejecutivo, así como las obligaciones accesorias.
Contrato suscrito por un importador y un Agente Aduanero para que este adelante en nombre de aquel todas las gestiones de índole aduanero que sean necesarias en relación a las mercancías del importador.
Se refiere para efectos del presente Manual, a las comunicaciones o mensajes de datos remitidos a través de oficios, memorandos, fax, correo electrónico y otras que permitan demostrar que el mensaje en ellas contenido fue emitido por un servidor público de la Universidad o un agente competente de un tercero y recibido por su destinatario (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
(The Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications) Red internacional de comunicaciones financieras que asigna códigos internacionales para identificar de manera única a los Bancos del mundo y sus diferentes oficinas. El SWIFT también se utiliza como un documento físico en el cual consta entre otros datos, la fecha del giro, el valor, nombre y cuenta del beneficiario.
Aquél en el cual se lleva a cabo la colocación de valores de primera emisión, representados por títulos transferibles.
Aquél en el que los instrumentos financieros o títulos valores que han sido previamente colocados en el mercado primario son objeto de negociación. Modalidades para la contratación de obras civiles
1. Por administración delegada: Consiste en que la Universidad selecciona un administrador para que a su nombre realice todos los gastos de obra definidos como presupuesto de construcción. La entidad contratante provee al administrador de todos los fondos necesarios para atender los gastos de la obra en los cuales están incluidos el costo de materiales, mano de obra, compra o alquiler de equipos, pago de transportes, pago de profesionales auxiliares de obra, pago de gastos administrativos de oficina (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)El administrador tiene como obligación asumir las funciones directivas, administrativas y financieras de la obra para lo cual está obligado a rendir riguroso estado de cuentas mensualmente a la Universidad. Los errores de obra realizada imputables al administrador delegado son corregidos bajo su costo. A cambio de su trabajo como administrador delegado, la Universidad le reconoce como pago unos honorarios cuyo monto se deriva de la aplicación de una tarifa previamente establecida entre las partes, la cual se aplica sobre el valor total de la obra exceptuando los pagos realizados a personal profesional que esté al servicio de la administración de la obra.En este tipo de contratación el administrador delegado está obligado a trasladar a la Universidad todas las rebajas y descuentos que obtenga de la adquisición de materiales de obra, de equipos o de renta de los mismos, así como los rendimientos financieros de la cuenta corriente conjunta. Igualmente, las partes podrán pactar previamente a la contratación, condiciones de congelamiento del valor de los honorarios.2. Por precios unitarios fijos: Es un sistema de contratación por el cual el constructor ejecuta para la Universidad una obra de acuerdo con las especificaciones técnicas y los precios pactados para cada uno de los ítems de la misma. En esta modalidad el objeto contractual consta de dos partes: Los costos directos y los costos indirectos.Los costos directos son aquellos en que incurre el contratista por concepto de compra de materiales, pago de mano de obra, alquiler de herramientas y equipos, transporte de materiales, e IVA incluido vigente para todos los anteriores.Los costos indirectos son aquellos en que incurre el contratista por concepto de administración (A) de la obra, imprevistos (I) del contratista, utilidad estimada (U) sobre los costos directos de la obra e IVA sobre la utilidad.3. Por precio global alzado: Es una modalidad de contratación en la cual el contratista se compromete por su cuenta y riesgo a ejecutar una obra a todo costo o sea por un precio total único.Para este tipo de contratación la obra debe estar totalmente determinada en términos de calidad y cantidad porque no permite, por principio, realizar modificaciones durante el proceso de ejecución. La característica de esta modalidad es la invariabilidad del precio global convenido, de las cantidades de obra pactadas y del plazo establecido para la ejecución. (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
Variación que se efectúa de común acuerdo por las partes sobre los términos y condiciones contractuales, diferente a valor y plazo, sin que se modifique el objeto de la orden contractual o contrato. Monetizar divisas
Convertir moneda extranjera en moneda nacional.
Mover bienes
Para efectos de los procedimientos relacionados con el proceso de Gestión de Bienes, se entiende como el desplazamiento físico de bienes devolutivos entre dependencias de la Universidad o fuera de ella.
Mecanismo legal previsto para conminar el cumplimiento de un contratista, a través de la aplicación de una pena o sanción pecuniaria, que debe ser impuesta en acatamiento del debido proceso y en las condiciones pactadas dentro del contrato, siempre durante su plazo de ejecución.
Es el procedimiento por el cual el bien de origen extranjero debe pasar por diferentes trámites para que se encuentre en libre disposición por haber cumplido todos los trámites y formalidades exigidos por las normas aduaneras.
Número de identificación tributaria de las personas Naturales o Jurídicas Nivel central
Niveles rentísticos
Corresponde a la estructura, nomenclatura y clasificación de los ingresos del presupuesto público. No conformidad
Incumplimiento de un requisito. (cfr. Glosario de términos Departamento Nacional de Planeación)
(1) Nota débito bancaria. Documento que un banco envía a un cuentahabiente, para informar el movimiento de cargo o disminución de recursos en su cuenta. (2) Nota débito contable. Documento contable que expresa un cargo en la cuenta de un tercero e identifica el concepto respectivo. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)- (3) En el SGF – QUIPU. Documento que se genera como soporte de los pagos realizados a través de giros electrónicos.
Información cuantitativa y/o cualitativa que complementa los estados contables de los cuales hace parte integral. Las notas a los estados contables básicos son de carácter general y específico. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Documento que un banco envía a un cuentahabiente, para informar el movimiento de recursos en su cuenta. Existen notas débito bancarias que informan el movimiento de cargo o disminución de recursos, y notas crédito bancarias que informan el movimiento de abono o aumento de recursos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN) Novedad del bien
Modificación o reforma que se le hace a un bien en sus características físicas, estado, atributos, ubicación, entre otras y que debe ser informada al área correspondiente para un debido control y seguimiento de los bienes.
Es el fin que se busca a través de los acuerdos de voluntades y por el cual las partes adquieren compromisos, derechos y obligaciones. El Objeto no es susceptible de ser modificado por las partes pues ello configuraría un nuevo acuerdo de voluntades. Obligación presupuestal
Monto adeudado por el ente público como consecuencia del perfeccionamiento y cumplimiento -total o parcial- de los compromisos adquiridos, equivalente al valor de los bienes recibidos y/o servicios prestados , incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Disminución de la vida útil de un bien de consumo, de un bien de capital o de una mercancía, debido a un cambio económico, al avance tecnológico o a variaciones en las características mismas de los bienes, que se presentan como resultado del surgimiento de bienes de mejor calidad, mayor aceptación, mayor productividad, menor costo o por efectos de la producción o el entorno. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN).
Orden Contractual de prestación de Servicios. Oferta
Son las condiciones técnicas, de valor y plazo, en las cuales un proveedor ofrece un bien o servicio determinado. Bajo este criterio se incluyen las ofertas escritas o verbales (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
Oficinas de cobranza
Persona natural o jurídica contratada por la Universidad para el manejo y gestión de cobro de la cartera.
Transacción financiera que se realiza entre diferentes entidades contables públicas por conceptos que pueden estar asociados con activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o costos, cualesquiera sea el nivel y sector al que pertenezcan. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Es una de las formas de contratos que celebra la Universidad para crear, modificar o extinguir obligaciones y cuya cuantía no exceda los 800 salarios mínimos legales mensuales vigentes (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
Orden de pago – ORPA
Soporte de contabilidad donde se relaciona la liquidación de obligaciones e identifica información contable, tributaria y presupuestal que sirve de soporte de los pagos efectuados en la Tesorería. Ordenación del gasto
La ordenación del gasto se refiere a la capacidad de adquirir bienes y servicios y asumir compromisos con cargo al presupuesto de gastos a nombre de la Universidad Nacional de Colombia en desarrollo de las apropiaciones incorporadas en el presupuesto.
Funcionario a quien le ha sido legalmente asignada la capacidad de ejecución del presupuesto. Pagaré
Es un título valor contentivo de la promesa incondicional hecha por escrito, por la cual una o varias personas se obligan bajo su firma para con otra a pagar a la presentación, a un término fijo o determinable, una suma cierta de dinero a la orden o al portador (Cfr. Resolucion 1465, 2013 - Reglamento Interno de Cartera de la Universidad Nacional de Colombia)
Pagaré institucional
Comprobante de compra expedido por la Cooperativa de Profesores de la Universidad Nacional de Colombia mediante el cual el afiliado realiza la adquisición de publicaciones en los puntos de venta de la Editorial Universidad Nacional de Colombia. Pago electrónico
Sistema mediante el cual se ejecuta de forma automática un abono en cuenta por giro a través de portales bancarios en Internet o módem. Papeles de trabajo
(1) Documentos preparados o recibidos por el contador público, que, en conjunto, constituye un compendio de los soportes y de las pruebas efectuadas en ejecución de su trabajo, junto con las decisiones que ha tenido que tomar, para formarse en su opinión. (2) Conjunto de evidencias que recoge el auditor sobre las cuales basa su dictamen o informe.
Ajustar el sistema a los parámetros (cambios) requeridos por la Universidad, según las exigencias legales, institucionales o de los entes de control. Partes
Son las personas naturales o jurídicas que contraen compromisos, derechos y obligaciones en virtud de la celebración de un acuerdo de voluntades. Partida doble
Sistema de registro contable mediante el cual cada transacción, hecho u operación, implica al menos una anotación en el débito y otra en el crédito, de diferentes cuentas, generando el equilibrio de la ecuación contable. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Conjunto de obligaciones contraídas por la entidad contable pública, exigibles en un período no mayor a un año, contado a partir de la fecha del balance general. (cfr. Diccionario de términos de Contabilidad Pública. CGN) Placa de Inventarios
Etiqueta adhesiva que contiene el número consecutivo que permite la identificación de un bien devolutivo en el inventario
Plan de cuentas presupuestal
La División Nacional de Gestión Presupuestal definirá la estructura del plan de cuentas presupuestal en cuanto a su denominación y aplicación. Asimismo se encargará de su administración y actualización conforme a la normativa vigente (Cfr. Acuerdo 153, 2014 - Régimen Financiero de la Universidad Nacional de Colombia)
Es el instrumento que contiene la proyección de los recursos para la financiación de los proyectos prioritarios de inversión que constituyen el plan de acción institucional, el cual, a su vez, materializa el Plan global de desarrollo.
Es un instrumento de planificación y gestión financiera de la Universidad Nacional de Colombia, que contiene las proyecciones de los ingresos, gastos, déficit y su financiación compatibles en el tiempo, para una adecuada ejecución de los gastos de funcionamiento, inversión y servicio de la deuda, a través de los presupuestos y de sus respectivos flujos de fondos.
Procedimiento mediante el cual se determinan las necesidades de recursos que tiene la Universidad para alcanzar los objetivos y metas propuestas en un período fiscal, así como la posibilidad de priorizar y distribuir los recursos disponibles, para tal fin. Planes de beneficios
Conjunto de actividades, procedimientos, suministros y reconocimientos que se brinda a las personas, con el propósito de mantener o recuperar la salud y evitar el menoscabo de su capacidad económica derivada de la incapacidad temporal por enfermedad general, maternidad y la incapacidad, discapacidad o invalidez derivada de los riesgos de accidentes de trabajo y enfermedad profesional. Plazo
Es el término dentro del cual las partes deben cumplir con el objeto y obligaciones adquiridas a través del acuerdo de voluntades. Empezará a contarse de manera general cuando se cumplan todos los requisitos de perfeccionamiento y legalización o los demás que se hayan pactado para el inicio de la ejecución.En aquellas órdenes contractuales o contratos de compra en los cuales las obligaciones del vendedor no se limiten solo a la entrega de un bien a título traslaticio de dominio a favor de la Universidad, sino que además impliquen la prestación de servicios conexos tales como la instalación, puesta a punto, capacitación de personal, entre otros, deberá discriminarse un plazo de entrega (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
Es el conjunto de reglas que deben cumplir los oferentes dentro del proceso de invitación.Dentro del pliego de condiciones, deberá establecerse como mínimo: a) el objeto a contratar; b) los aspectos técnicos y económicos de los bienes o servicios requeridos por la Universidad; c) la modalidad de selección; d) el cronograma del proceso; e) los criterios objetivos de selección; f) la metodología de evaluación desagregada en los factores a tener en cuenta para la calificación, con sus respectivos puntajes; g) los criterios claros y precisos de decisión para el caso de empate, que deberán considerar la preferencia por el oferente de origen nacional.El contenido del pliego de condiciones se estructurará dependiendo de la naturaleza de la invitación y de la cuantía y objeto de la contratación a celebrarse. Cuando se trate de invitaciones públicas, además de las condiciones mínimas establecidas en el párrafo anterior, deberán estipularse las siguientes: el presupuesto (excepto en los casos de negociación global de precios); las razones y causas que generarían el rechazo de la oferta o la declaratoria de desierto del proceso de invitación; las condiciones de celebración del contrato; y los mecanismos de cobertura del riesgo (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
El documento por medio del cual se perfecciona y prueba el contrato de seguro se denomina póliza. (Cfr. Código de Comercio, Decreto 410 de 1971, Artículo 1046)
Conjunto de inversiones en títulos valores que al combinar volúmenes, plazos y rentabilidades se ajustan a las necesidades de la Universidad.
Sitio Web de los bancos, disponible para el manejo integral de las transacciones de la Universidad tales como consultas, pagos, transferencias, solicitud de extractos, etc.
Importe en efectivo, o su equivalente, en que es factible convertir y al cual se transa cada especie de valores en una fecha determinada. Éste debe ser razonable, verificable y confiable. Está determinado por las oscilaciones de la oferta y la demanda de dicho valor, así como por el desempeño del emisor. Preliquidación
Estimación, para efectos de comercio exterior, de los costos en pesos colombianos en los que se incurrirá en un proceso de importación
Preparador de giros
Servidor público que tiene la responsabilidad de preparar y enviar archivos planos en los portales bancarios para la posterior aprobación del pago electrónico por parte del servidor público que tenga el rol de aprobador. También puede tener funciones de consulta de los movimientos de las cuentas bancarias en el portal bancario en sus diferentes modalidades. Prescripción
Figura jurídica, en virtud de la cual se adquieren o se extinguen derechos, por haber agotado un término de tiempo fijado por la Ley. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
El presupuesto anual lo compone el estimativo de ingresos y gastos de funcionamiento, inversión y servicio de la deuda que se espera ejecutar en una vigencia fiscal y las disposiciones generales para una correcta ejecución del presupuesto en la Universidad Nacional de Colombia.
Comprende la totalidad de las apropiaciones para atender los gastos de funcionamiento, servicio de la deuda e inversión que se esperan realizar durante una vigencia fiscal Prima
Precio que el tomador del seguro paga a la entidad aseguradora como contraprestación de la cobertura del riesgo asegurado que ésta le ofrece. La prima es un elemento real del contrato de seguro, dependiendo de la eficacia de las obligaciones de la entidad aseguradora del pago de la misma. (Cfr. Diccionario asegurador, Seguro Broker).
Principios de contabilidad pública
Pautas básicas o macrorreglas que dirigen el proceso para la generación de información en función de los propósitos del Sistema Nacional de Contabilidad Pública y de los objetivos de la información contable pública, sustentando el desarrollo de las normas técnicas, el manual de procedimientos y la doctrina contable pública. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Procedencia de los bienes
Origen de los bienes o elementos que ingresan a la Universidad Nacional de Colombia bajo alguna de las siguientes modalidades y que, en consecuencia, deben ser registrados, administrados y controlados:
(1) RECIBIDOS DE TERCEROS: Cuando los bienes o elementos son de propiedad de un tercero y se reciben para su administración y control por razón de una asignación, mediante acto administrativo.
(2) GARANTÍA: Cuando los bienes o elementos se reciben en reemplazo o cambio de otros, en aplicación de las garantías que los amparan en caso de daño o defecto de fabricación, según lo pactado en los procesos contractuales que dieron origen a su adquisición. (3) SOBRANTE: Cuando a raíz de una verificación física se determina la existencia de bienes o elementos que no tienen registro previo en el SGF – QUIPU.
(4) DONACIÓN: Cuando los bienes o elementos se reciben de un tercero, de forma gratuita y previa aprobación del funcionario competente, mediante resolución de aceptación de donación.
(5) OBSEQUIO: Cuando los bienes o elementos se reciben de un proveedor o tercero en beneficio de operaciones comerciales realizadas con los mismos.
(6) REPOSICIÓN: Cuando los bienes o elementos se reciben de un funcionario o contratista, previa autorización de la instancia competente de la misma, para reemplazar otros que se le hubieren perdido o dañado.
(7) TRASLADO ENTRE SEDES: Cuando los bienes o elementos se reciben de otras sedes de la Universidad Nacional de Colombia.
(8) ADQUISICIÓN: Cuando los bienes o elementos se reciben en virtud de un contrato de compraventa.
(9) NACIMIENTO DE SEMOVIENTES: Cuando la cría de los semovientes se destina como propiedad planta y equipo.
(10) TRANSFERENCIA ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS CON LA PROPIEDAD: Cuando se reciben bienes de entidades contables públicas con la transferencia de la propiedad.
(11) RECIBIDOS DEL GOBIERNO GENERAL SIN LA PROPIEDAD: Cuando se reciben bienes de entidades del Gobierno general sin mediar transferencia de la propiedad. procedimiento
Funcionalidad del SGF – QUIPU que se ejecuta mensualmente para calcular los procesos de depreciación y amortización de los bienes, de acuerdo con las disposiciones de la Contaduría General de la Nación y el cierre mensual de la Gestión de Activos Fijos o áreas de Inventarios o quien haga sus veces.
Académicos o profesionales, entre quienes pueden incluirse profesores pensionados de la Universidad Nacional de Colombia, que se han destacado por su producción, méritos y trayectoria académica, artística o profesional. Pueden ser contratados temporalmente por la Universidad para participar en proyectos académicos. Programa Anual Mensualizado de Caja – PAC
Instrumento mediante el cual se determina el monto máximo mensual de fondos disponibles en la Cuenta Única Nacional, para los órganos financiados con recursos de la Nación. Programación presupuestal
Procedimiento mediante el cual se consolidan las proyecciones de los ingresos y los gastos de inversión y funcionamiento que las exigencias técnicas y administrativas demanden como necesarios para su ejecución y operación, de conformidad con los procedimientos y normas vigentes. Propiedad intelectual
Es un derecho complejo de dominio especial sobre las creaciones del talento humano, que se concede a los autores o inventores y que a la vez permite a la sociedad hacer usos de esas creaciones. La propiedad intelectual comprende el derecho de autor y los derechos conexos; la propiedad industrial y los derechos de los obtentores de variedades vegetales.
Prórroga Contractual
Ampliación en el plazo de la orden contractual o contrato. Protectógrafo
Máquina mediante la cual se imprime en el cheque el valor del mismo en números, como medida de seguridad para el cobro ante una entidad bancaria.
Es un documento donde se reglamentan una serie de instrucciones que se fijan por tradición o por convenio. (Cfr. definicion.de/protocolo/).
Provisión de la cartera
Monto estimado para mitigar el impacto de la desaparición de derechos u obligaciones a favor de la Universidad.
Proyecto de destinación específica
Son las rentas que se recaudan en virtud del Acuerdo 036 del Consejo Superior Universitario de 2009 y en general todas las actividades de investigación o extensión que se destinan a financiar los gastos relacionados con las obligaciones, producto de los convenios o contratos suscritos con terceros. Adicionalmente se incluyen los recaudos por inscripciones, derechos administrativos y derechos académicos de programas de posgrado, conforme a lo estipulado en la normativa interna de la Universidad.
Proyecto de destinación regulada
Es aquel presupuesto generado por concepto de los ingresos diferentes a los establecidos en los proyectos de destinación específica y los excedentes que estos generen, los cuales financian algunos gastos de funcionamiento del Fondo Especial, conforme a la normativa interna de la Universidad.
Aquél que se establece en desarrollo de un convenio o contrato celebrado entre la Universidad, como contratista, y un tercero, como contratante, y que tiene un objeto y un presupuesto específico, que se deriva de la ejecución de alguna de las modalidades de extensión definidas en el Acuerdo 036 de 2009.
Conjunto de actividades planificadas, concretas y relacionadas entre sí, que vinculan tiempo y recursos específicos para lograr un objetivo y unas metas definidas (Resolución 309 de 2009 de Rectoría).
Aquél que maneja un presupuesto de destinación específica, es decir, que sus apropiaciones están destinadas al cumplimiento de los objetivos para los cuales se estableció el mencionado proyecto.
Aquél que maneja un presupuesto de ingresos y gastos de funcionamiento, servicio de la deuda y los recursos de destinación regulada del fondo especial. Proyectos de inversión
PSE – Proveedor de Servicios Electrónicos
Sistema centralizado y estandarizado mediante el cual las Empresas ofrecen a los Usuarios la posibilidad de realizar pagos en línea, debitando los recursos de la entidad financiera donde el usuario tiene su dinero y depositándolos en la cuenta de las empresas recaudadoras.
Radicación de factura o cuenta de cobro
Acto mediante el cual se presenta la factura o cuenta de cobro al deudor para obtener su aceptación expresa o tácita.
Conjunto de modalidades de seguro relativas a riesgos de características o naturaleza semejantes. (Cfr. Diccionario MAPFRE de seguros)
Reaseguro Instrumento técnico mediante el cual la entidad aseguradora cede parte de sus riesgos a otras entidades obteniendo un equilibrio entre los riesgos que forman su cartera. A través del reaseguro se puede también obtener participaciones en el conjunto de riesgos homogéneos de otras empresas. (Cfr. Diccionario asegurador, Seguro Broker)
Acción por la cual se entrega un bien que ha sido retirado del servicio, para que sea utilizado nuevamente.
Soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos recaudados a través de caja recaudadora.
Medio de impugnación que posee el administrado para que el mismo funcionario o entidad administrativa que profirió la providencia definitiva, aclare, modifique o revoque el acto administrativo. Las condiciones, oportunidad y requisitos de presentación están regulados en los artículos artículo 74 a 82 de la ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Recursos con destinación regulada
Son los ingresos que se generan en los fondos especiales por los conceptos definidos en la Resolución de Rectoría 2030 de 2002 los cuales financian sus gastos operativos y proyectos misionales, de gestión y soporte institucional.
Son recursos extraordinarios que recibe la Universidad Nacional de Colombia como resultado de las operaciones contables y presupuestales o de las actividades no directamente relacionadas con sus funciones misionales, y que pueden provenir de rendimientos financieros, recursos del balance, donaciones y recursos de crédito con vencimiento mayor a un año, de acuerdo con el cupo autorizado.
Recursos provenientes de operaciones de crédito con entidades financieras extranjeras u organismos internacionales, o de la emisión de títulos previamente aprobados por la Dirección de Crédito Público.
Recursos provenientes de operaciones de crédito con entidades financieras u organismos nacionales o emisión de títulos previamente aprobados por la Dirección de Crédito Público.
Son ingresos que se generan en desarrollo de las actividades propias de la Universidad Nacional de Colombia, provenientes de las actividades de formación, investigación y extensión, o en virtud de funciones adicionales que le hayan sido asignadas.
Montos en que se disminuyen las apropiaciones presupuestales inicialmente asignadas en una vigencia fiscal. Régimen contributivo
Conjunto de normas que rigen la vinculación de los individuos y las familias al Sistema General de Seguridad Social en Salud, cuando tal vinculación se hace a través del pago de una cotización, individual y familiar, o un aporte económico previo financiado directamente por el afiliado o en concurrencia entre éste y su empleador. (Artículos 202, 203 y 204 de la Ley 100 de 1993) Al régimen contributivo se deben afiliar en calidad de cotizante, de acuerdo con las normas vigentes, los nacionales o extranjeros, residentes en Colombia, vinculados mediante contrato de trabajo que se rija por las normas colombianas, incluidas aquellas personas que presten sus servicios en las sedes diplomáticas y organismos internacionales acreditados en el país; los servidores públicos; los pensionados por jubilación, vejez, invalidez, sobrevivientes o sustitutos, así como los trabajadores independientes, los rentistas, los propietarios de las empresas y en general todas las personas naturales residentes en el país con capacidad de pago. Registro
Principio de Contabilidad Pública que estable que los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de manera cronológica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de que disponga la entidad contable pública, con base en la unidad de medida. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de actividades desempeñadas. Registro presupuestal
Es la operación mediante el cual se perfecciona el compromiso o acuerdo de voluntades y se afecta en forma definitiva la apropiación presupuestal, garantizando que ésta solo se utilizará para ese fin (Cfr. Acuerdo 153, 2014 - Régimen Financiero de la Universidad Nacional de Colombia)
Acto mediante el cual se afecta en forma definitiva la apropiación presupuestal en razón de un compromiso que ha adquirido una entidad, garantizando que estos recursos sólo se utilizarán para ese fin. Con este acto se perfecciona el compromiso.
Conjunto de agrupaciones de subcuentas, que identifican las diferentes Operaciones Recíprocas efectuadas entre las entidades contables públicas. Estas operaciones se eliminan en el proceso de consolidación, con el fin de evitar la sobrestimación generada por la doble acumulación de valores. Reintegro de divisas
Canalización a través del mercado cambiario o mediante la utilización de las cuentas corrientes de compensación, las divisas provenientes de las exportaciones, mediante el diligenciamiento del formulario respectivo (Declaración de cambio por exportación de bienes).
Actividad mediante la cual se hace venta directa de uno o varios bienes, mediante el mecanismo de la subasta pública, realizada a través de una entidad financiera especializada. Remesa
Archivo plano en medio magnético generado por la entidad bancaria, que contiene los registros correspondientes a los recaudos efectuados durante el día, a partir de la lectura del código de barras de los recibos de matrícula.
Ingresos obtenidos por la colocación de los recursos de la entidad en el mercado de capitales o en títulos valores. (cfr. Aspectos generales del proceso presupuestal colombiano. Min. Hda.)
(1) Beneficio que se obtiene de una inversión o de la gestión de una actividad por parte de una entidad o empresa. (2) Relación entre la utilidad proporcionada por un título y el capital invertido en su adquisición. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Información que el usuario puede generar cambiando los parámetros tantas veces como se requiera.
Son aquellos que verifican las condiciones del proponente, tales como su capacidad jurídica, experiencia general o mínima requerida, capacidad financiera y de organización, los cuales, una vez verificados en el caso de cada oferente, los habilita para participar en las subsiguientes etapas del proceso de invitación y selección. En todo caso, su exigencia debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.
Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 27 del presente régimen, al cierre de la vigencia fiscal la Universidad Nacional de Colombia podrá constituir reservas presupuestales con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación (Cfr. Acuerdo 153, 2014 - Régimen Financiero de la Universidad Nacional de Colombia)
Persona natural o jurídica con domicilio en un país a efectos legales y fiscales. Esta puede tener la nacionalidad del país o ser extranjero. Para efectos del Estatuto Tributario, la residencia consiste en la permanencia continua en el país por más de seis (6) meses en el año o período gravable, o que se completen dentro de éste; lo mismo que la permanencia discontinua por más de seis (6) meses en el año o período gravable.
Acto Administrativo plasmado en un documento donde consta una declaración unilateral de la Universidad con efectos jurídicos definitivos y concretos sobre determinado asunto; para efectos de este instructivo la resolución contiene una obligación dineraria, clara, expresa y exigible a favor de la Universidad y a cargo del deudor.
Resolución de Autorización de Gasto – RAG
Resolución que ordena y/o autoriza el pago de obligaciones contraídas por la Universidad. Se usa para cubrir gastos por concepto de viáticos, servicios públicos, entre otros. Resolución de liquidación unilateral
Es el acto administrativo de carácter motivado, expedido de forma directa y unilateral por la Universidad para liquidar el acuerdo de voluntades. previo agotamiento de los requisitos para lograr la liquidación por mutuo acuerdo.
Representa el valor de los faltantes de fondos o bienes y demás actos relacionados con el detrimento del patrimonio público que ameritan el inicio de un proceso de responsabilidades para funcionarios o particulares que administren o manejen fondos o bienes públicos. El proceso culmina con el fallo de la autoridad competente, indicando la responsabilidad o no, de las personas involucradas en el proceso. (Catálogo General de Cuentas - CGN)
Responsable de la tenencia y custodia de un bien
Funcionario o contratista de la Universidad Nacional de Colombia, al cual se le han asignado bienes para su cuidado, uso y/o administración, según las funciones propias del cargo o del objeto contratado.
Mecanismo para recaudar impuestos (Renta, IVA, Timbre, entre otros) anticipadamente. El efecto sobre los impuestos es que en el momento en el que se declara, estos valores podrán ser deducidos del valor total del impuesto. Para las personas no declarantes, la retención en la fuente será el impuesto.
Diferencia entre el valor del presupuesto apropiado para una vigencia fiscal y el giro de los recursos del aporte de la Nación correspondientes que hace el Ministerio de Hacienda.
(1) Posibilidad de ocurrencia de situaciones que afecten el normal desarrollo de las funciones y que impacten el logro de los objetivos. (2) Grado de variabilidad o contingencia del retorno de una inversión. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
(3)Suceso incierto que no depende exclusivamente de la voluntad del tomador, del asegurado o del beneficiario, y cuya realización da origen a la obligación del asegurador (Cfr. Código de Comercio, Decreto 410, Articulo 1054).
Riesgo que surge por la posibilidad de que el deudor no se encuentre en capacidad de cumplir sus obligaciones de pago. Riesgo de liquidez
Contingencia de que una entidad incurra en pérdidas excesivas por la venta de sus activos a descuentos inusuales, con el fin de disponer rápidamente de los recursos necesarios para cumplir con sus obligaciones contractuales.
Contingencia de pérdida o ganancia por la variación del valor de mercado frente al valor registrado de la inversión, producto de cambios en las condiciones del mercado, incluidas las variaciones en las tasas de interés o en las tasas de cambios.
Contingencia de pérdida por el deterioro en la estructura financiera del emisor o garante de un título, que pueda generar disminución en el valor de la inversión o en la capacidad de pago, total o parcial, de los rendimientos o del capital.
Contingencia de pérdida derivada de situaciones de orden legal que puedan afectar la titularidad de las inversiones o la efectiva recuperación de su valor.
Clasificación del presupuesto público de gastos que lo definen en detalle.
Saldar cuenta bancaria
Se presenta cuando el contrato de cuenta corriente, se termina unilateralmente por parte del banco, por causa diferente al mal manejo, o se termina unilateralmente por el titular de la cuenta, o de común a cuerdo entre el banco y el cliente.
Saldar cuentas bancarias o FICS
Se presenta cuando el contrato de cuenta bancaria o FICS, se termina unilateralmente por parte del banco, por causa diferente al mal manejo, o se termina unilateralmente por el titular de la cuenta, o de común acuerdo entre el banco y el cliente.
Suma algebraica entre la situación original de una cuenta y sus variaciones, positivas o negativas, durante un periodo. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Saldo correlativo
Corresponde a las diferentes cuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos y costos, que de acuerdo con el Plan General de Contaduría Pública vigente, son objeto de enfrentamiento o relaciones entre entidades públicas. Salida de almacén
Documento que genera el SGF – QUIPU y con el cual se le hace entrega de los bienes al responsable asignado para su uso. SAR – Servicio Académico Remunerado
Documento mediante el cual se registra en el SGF – QUIPU el valor del estímulo al que tiene derecho un docente por su participación en un proyecto de extensión. SARA
SEBRA – Sistema Electrónico del Banco de la República
Sistema electrónico mediante el cual los agentes autorizados del sistema financiero y del mercado público de valores pueden acceder, en línea y tiempo real, a los servicios electrónicos que ofrece el Banco de la República para efectuar operaciones de manera ágil, eficiente y segura.
Es la escogencia directa de un proveedor, siempre que se justifique por lo menos una de las condiciones especiales que se definen a continuación:1. Cuando se trate de servicios profesionales que solo puedan encomendarse a determinada persona natural o jurídica en razón a su capacidad, idoneidad y experiencia relacionada con el objeto a contratar (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)2. Cuando se trate de servicios técnicos y asistenciales, prestados por personas naturales, en actividades materiales no calificadas, siempre y cuando se requieran para el desarrollo de una actividad específica.3. Cuando la contratación sólo pueda celebrarse con una determinada persona por tratarse de titularidad de patentes, derechos de autor u otros derechos exclusivos; obras de arte, servicios de artistas, museos y/o exposiciones.4. Cuando se trate de servicios para el desarrollo de cursos, asesorías, estudios, investigaciones, diseños, entre otros; o cuando por la especialización de los trabajos, la experiencia relacionada y/o la confidencialidad de la información a manejar, se requiera de la participación de expertos destacados en su campo.5. Cuando por subordinación tecnológica existan razones justificadas para la adquisición o arrendamiento de bienes de marca determinada.6. Cuando se requiera la contratación de: servicios de salud y/o de grupos de práctica profesional que cuenten con infraestructura física para prestar servicios de salud y que se encuentran habilitados; de proveedores de medicamentos y suministros hospitalarios y clínicos; o de instituciones prestadoras de servicios de salud (IPS) consideradas de alta, media y baja complejidad cuya adherencia, calidad, oportunidad, demanda y conveniencia institucional sean determinantes en la prestación del servicio de salud a contratar, sin atención a la cuantía, previa motivación escrita del área solicitante.7. Cuando se trate de contrataciones para la adquisición de bienes y servicios o alquiler de bienes con campesinos, comunidades y resguardos indígenas o grupos urbanos marginados y en las cuales la Universidad contrate directamente con los mismos, como personas naturales o jurídicas.8. Cuando se trate de adquisición de semovientes, bienes perecederos, granos y productos alimenticios básicos o semiprocesados.9. Cuando se trate de adquisición de sustancias y materiales de origen químico, fisicoquímico o bioquímico y de bienes para ser utilizados en actividades experimentales requeridas en proyectos académicos, de investigación científica y/o desarrollo tecnológico, sin importar su cuantía.10. Cuando se trate de compra o venta de inmuebles, siempre que medie concepto técnico previo favorable de la instancia técnica competente en cada sede.11. Cuando se trate de arrendamiento de inmuebles o de espacios físicos.12. Cuando se trate de suministro de servicios públicos domiciliarios o de bienes y servicios con precio regulado por el Gobierno Nacional.13. Cuando se trate de urgencia manifiesta, es decir, en aquellas situaciones en que por caso fortuito o fuerza mayor no sea posible obtener bienes o servicios mediante un proceso de invitación en el tiempo requerido para atender la eventualidad.14. Cuando se trate de contratos de empréstito.15. Cuando se trate de acuerdos de voluntades interadministrativos.16. Cuando exista un contrato de negociación global de precios, relacionado con el bien o servicio requerido.17. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.18. Cuando se trate de los recursos que estén bajo el Capítulo IX del presente Manual de Convenios y Contratos.19. Cuando la Universidad contrate con las personas jurídicas de las que hace parte (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
Es la escogencia de un contratista como consecuencia de una invitación a presentar oferta, en forma pública o directamente a varios oferentes (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas
Comprende las erogaciones por concepto de amortizaciones, intereses, comisiones y demás gastos para cubrir las obligaciones relacionadas con empréstitos internos o externos. En el presupuesto de gastos de funcionamiento e inversión no se podrán incluir gastos con destino al servicio de la deuda.
Servicio individualizable
Actividad o proceso susceptible de suministrarse a cada individuo de manera particular, y en el que su utilización reduce la disponibilidad de prestación para los demás individuos. Algunos servicios individualizables son: salud, educación, y servicios públicos domiciliarios. Contablemente los servicios individualizables deben ser costeados.
Son actividades que se adelantan por la Universidad Nacional de Colombia a favor de personas naturales y/o jurídicas, en cualquiera de las modalidades de extensión establecidas en el artículo 5 del acuerdo 36 de 2009 del CSU, así como en otras modalidades mediante las cuales la Universidad contrate frente a terceros una obligación de hacer a cambio de una contraprestación (Cfr. Resolucion 1465, 2013 - Reglamento Interno de Cartera de la Universidad Nacional de Colombia)
Son servicios que se requieren para el cumplimiento de la gestión de la entidad, así como los relacionados con actividades operativas, logísticas o asistenciales que pueden ejecutar personas naturales de nivel profesional, técnico o asistencial. No se contemplan dentro de esta categoría los siguientes servicios: profesionales, especializados de asesoría, interventoría, consultoría, gerencia de obra o de proyectos o la elaboración de estudios y diagnósticos (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
Servicios materiales no calificados
Servicios técnicos o asistenciales prestados por personas naturales, en los cuales predominan las actividades materiales y que se requieren para el desarrollo de una actividad específica. Servicios profesionales
Son aquellos en los cuales prima la naturaleza intelectual y son prestados por una persona natural o jurídica cuya capacidad, idoneidad y experiencia, deben estar relacionadas con el objeto a desarrollar. Servicios técnicos o asistenciales
Son aquellos en los cuales predominan las actividades materiales y que se requieren para el desarrollo de una actividad específica (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
Servidor público deudor
Es aquel que en vigencia de la relación laboral con la Universidad, le adeuda a la institución sumas de dinero por alguna de las causas establecidas en el presente reglamento. Entran dentro de esta denominación los empleados públicos, los trabajadores oficiales, el personal académico adscrito y no adscrito a la carrera docente, los supernumerarios, los empleados temporales y en general todas aquellas personas tengan un vínculo laboral con la Universidad (Cfr. Resolucion 1465, 2013 - Reglamento Interno de Cartera de la Universidad Nacional de Colombia)
Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia.
SIA – Sistema de Información Académica
Aplicación del sistema operativo Universitas XXI, desarrollada por la Universidad Nacional de Colombia, con el fin de administrar información de carácter académico administrativo.
Sistema de información y de Gestión de Activos Siniestro Se denomina siniestro la realización del riesgo asegurado (Cfr. Código de Comercio, Decreto 410 de 1971, Articulo 1072)
Sistema de Información de Registro de Sanciones y Causas de Inhabilidad de la Procuraduría General de la Nación.
SISS – CAJA
Módulo del Sistema de Información del Sector Solidario (SISS) que permite realizar el recaudo de cuotas moderadoras, copagos y excedentes a pagar por el paciente.
Sistema de Consolidación de Hacienda e Información Pública – CHIP
Herramienta informática a través de la cual se captura, transmite, difunde y administra la información financiera, social, económica y ambiental, y demás información oficial básica, producida por las entidades públicas y canalizada por este medio hacia el gobierno central, las entidades de control y la ciudadanía en general.
Según el artículo 1º de la Ley 1562 de 2012, el “Sistema General de Riesgos Laborales: Es el conjunto de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos, destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan (…)”. De igual forma establece el artículo 2º ibídem, que en forma obligatoria deben afiliarse al sistema las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades o instituciones públicas con una duración superior a un mes y con precisión de las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realiza dicha prestación.
Sobreprima Recargo a la prima cuando se trata de riesgos agravados.
Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications - SWITF
Red internacional de comunicaciones financieras que asigna códigos internacionales para identificar de manera única a los Bancos del mundo y sus diferentes oficinas. El SWIFT también se utiliza como un documento físico en el cual consta entre otros datos, la fecha del giro, el valor, nombre y cuenta del beneficiario.
Corresponde a los jefes de área, directores de proyectos, supervisores o interventores de contratos de arrendamiento o alquiler de espacios de bienes inmuebles de la Universidad o demás funcionarios que desarrollen actividades de venta de bienes y servicios o administración y control de espacios que soliciten la expedición de facturas o cuentas de cobro, según el caso. Para efectos de este instructivo el solicitante es el responsable del cobro preventivo y persuasivo de facturas y cuentas de cobro.
Son aquellas que implican la adquisición de bienes y/o servicios cuya implementación y/o puesta en marcha fortalece la infraestructura tecnológica que soporta los procesos estratégicos, misionales, de apoyo o de evaluación de la Universidad. Solvencia
Capacidad de pago de una persona o una entidad para responder por su pasivo. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
La subasta inversa es un mecanismo de negociación dinámico, por medio del cual se adquieren bienes o servicios de características uniformes y de uso recurrente por parte de las dependencias de la Universidad, en el cual el postor ganador será aquel que ofrezca la mejor relación costo-beneficio para la Universidad, en los términos señalados en el pliego de condiciones. Subserie documental
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Superusuario
Servidor público delegado en calidad de administrador de los portales bancarios de las entidades financieras en las que la Universidad tiene cuentas, para asignar los niveles de acceso. Supervisor
Es el servidor público de la Universidad designado para ejercer el seguimiento técnico, administrativo, jurídico, financiero y contable que garantice el cumplimiento del objeto de una orden contractual o contrato.
Acción y efecto de sobrevaloración por parte del asegurado de los bienes objeto del contrato de seguro.
Interrupción del plazo de ejecución de una orden contractual por razones de fuerza mayor, conveniencia de las partes o interés público, velando porque, en todo caso, no se vulnere el cumplimiento de los fines estatales. El efecto legal de la suspensión es la interrupción temporal de las principales obligaciones de las partes, como son: el cese de la ejecución de actividades por parte del contratista y la suspensión de la obligación de pago por parte de la Universidad Nacional de Colombia. El término de la suspensión debe ser determinado o determinable. Sustituir cuenta bancaria
Se presenta por situaciones como cierre de la sucursal o agencia en que se había abierto la respectiva cuenta bancaria; por deficiente prestación de los servicios por parte de las entidades bancarias, en términos de calidad, costo, seguridad y eficiencia, entre otros, lo que hace necesario abrir una nueva cuenta para el manejo de los recursos y saldar la cuenta bancaria existente. Sustituir cuenta bancaria o FICS
Se presenta por dos situaciones: (1) Como cierre de la sucursal o agencia en que se había abierto la respectiva cuenta bancaria; por deficiente prestación de los servicios por parte de las entidades bancarias, en términos de calidad, costo, seguridad y eficiencia, entre otros, lo que hace necesario abrir una nueva cuenta o FICS para el manejo de los recursos y saldar la cuenta bancaria o FICS existente. (2) Cuando se haya culminado un contrato o convenio y no se haga exigible el cierre de la cuenta bancaria por parte del contratante y pueda ser utilizada para otro fin (un nuevo contrato o convenio, entre otros), siempre y cuando la Entidad Financiera permita cambiar la denominación de la cuenta bancaria y sea autorizada la sustitución por parte de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. SYSLIB
Programa que permite el control de inventarios (entradas, salidas, ventas, compras ajustes, traslados entre bodegas), de los bienes que vende la Editorial de la Universidad Nacional de Colombia.
Persona titular de la tarjeta débito o crédito.
La tasa de cambio es el precio de la moneda de un país expresado en términos de la moneda de otro país. En otras palabras, la tarifa por la cual una moneda puede cambiarse por otra.
(1) Precio del dinero. (2) Precio que se paga por utilizar fondos ajenos. Se expresa como un porcentaje que se aplica al monto prestado por unidad de tiempo. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Índice o tasa de remuneración de las inversiones que no varía durante el plazo de la inversión.
Tasa de interés indexada
Índice o tasa de remuneración de la inversión que varía durante el plazo de la inversión, en función de una tasa de referencia del mercado.
Tasa de Referencia del Mercado – TRM
Tasa indicativa del precio del dinero en el mercado financiero y de valores.
Tasa que realmente se obtiene (ahorro) o se paga (crédito) al final de un período anual, en el cual se han reinvertido los intereses causados en cada período. Tasa interna de retorno – TIR
Medida de rentabilidad de los recursos que permanecen invertidos en un proyecto, indicando la tasa de interés más alta a la cual el proyecto está en equilibrio. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN)
Tasa que se obtiene (ahorro) o se paga (crédito) al final de un periodo anual siempre y cuando los rendimientos generados periódicamente no se reinviertan. La tasa nominal divida en los períodos se denomina tasa periódica. Tercero
Código que permite identificar a una persona natural o jurídica con la que se realizan transacciones, o detallar información contable. Vgr. Códigos asociados al tipo de bien, códigos asociados a las empresas de la Universidad Nacional de Colombia y al auxiliar general. Términos incoterms
Son términos internacionales de comercio adoptados por compradores y vendedores en transacciones internacionales, utilizados para la interpretación de los términos comerciales fijados por la Cámara de Comercio Internacional. La palabra INCOTERMS viene de la contracción del inglés de: International CommercialTerms (Términos de Comercio Internacional). Estos términos regulan la distribución de documentos, las condiciones de entrega de la mercancía, la distribución de costes de la operación, la distribución de riesgos de la operación, pero no regulan la legislación aplicable a los puntos no reflejados en los Incoterms, ni la forma de pago de la operación.
Títulos de deuda pública doméstica, emitidos por el gobierno y administrados por el Banco de la República.
Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla y describirla
Tipos de intervenciones físicas en contratación de obra
1. Adecuación: es el cambio de uso de una edificación o parte de ella, garantizando la permanencia del inmueble original.2. Ampliación: es el incremento del área construida de una edificación existente.3. Cerramiento: es la actividad tendiente a encerrar permanentemente un predio o parte de él.4. Demolición: es la actividad tendiente a derribar total o parcialmente una edificación.5. Intervención de espacio público: es la construcción o modificación de obras para el servicio de la comunidad que garanticen la accesibilidad, movilidad y bienestar. Ejemplo de ellas: vías vehiculares, senderos y andenes peatonales, plazoletas, parqueaderos, canchas deportivas al aire libre, jardines, amoblamiento urbano.6. Modificación: es la variación del diseño arquitectónico o estructural de una edificación existente sin incrementar su área construida.7. Obra nueva: es la construcción de una edificación en un terreno no construido.8. Reforzamiento estructural: es la intervención tendiente a reforzar la estructura de una edificación con el fin de acondicionarla a niveles adecuados de seguridad sismo-resistente de acuerdo con los requisitos de la Ley 400 de 1997 o la norma que la adicione, modifique o sustituya y su reglamento.9. Reparaciones locativas: son aquellas que tienen como finalidad mantener el inmueble en las debidas condiciones de higiene y ornato sin afectar su estructura portante, su distribución interior, sus características funcionales, formales y/o volumétricas. Están incluidas como reparaciones locativas el mantenimiento, la sustitución, restitución o mejoramiento de los materiales de pisos, cielorrasos, enchapes y pintura en general y la sustitución, mejoramiento o ampliación de redes de soporte y la restitución de mobiliario.10. Restauración: es la recuperación y adaptación de una edificación declarada Bien de Interés Cultural o parte de ella, con el fin de mantener el uso original o permitir el desarrollo de otro uso garantizando la conservación de los valores urbanos, arquitectónicos, estéticos e históricos establecidos en su declaratoria.Sin perjuicio de las anteriores definiciones los proyectos que requieran permisos de entidades externas, deberán emplear las definiciones que establezca la ley para cada caso.Los proyectos arquitectónicos, estructurales o de redes de soporte pueden contener uno o más tipos de intervenciones físicas (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
Título que presta mérito ejecutivo
Documento que debe contener una obligación clara, expresa, actualmente exigible a cargo del deudor. El título ejecutivo es un documento (Por ejemplo: fallo, resolución, sentencia, factura, documento equivalente, pagaré, comunicaciones internas, etc.) o conjunto de documentos (Por ejemplo: fallos modificatorios, confirmatorios, providencias que resuelven recursos, etc.) que necesariamente deben reflejarse en un escrito, el cual debe contener la obligación de pagar una suma líquida de dinero, y provenir de un funcionario competente para expedirlo. Entran dentro de esta definición los documentos a que hace referencia el artículo 99 del la Ley 1437 de 2011 o las normas que la modifiquen, adiciones o subroguen (Cfr. Resolucion 1465, 2013 - Reglamento Interno de Cartera de la Universidad Nacional de Colombia)
Documento negociable necesario para legitimar y ejercer los derechos en él incorporados. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN) tarjeta débito o crédito. Títulos de renta fija
Activos financieros representativos de una deuda, cuyo tipo de interés es fijo, y que son emitidos a un plazo predeterminado, vgr. bonos, pagarés, TES, CDTs, etc.
Activos financieros representativos de una deuda, cuyo rendimiento varía en relación con el estado financiero y económico de una empresa y con los dividendos decretados por la asamblea de accionistas.
Mecanismo de seguridad, que genera periódica y aleatoriamente un número de caracteres determinado, válido para el acceso y la autenticación del usuario en un portal bancario determinado durante un período corto de tiempo. Este elemento de seguridad, será de uso exclusivo del servidor público al cual se le haya asignado.
Tomador Persona que, obrando por cuenta propia o ajena, traslada los riesgos (Cfr.Código de Comercio, Decreto 410 de 1971,Articulo 1037)
Toda persona natural que realice una actividad económica o preste sus servicios de manera personal y por su cuenta y riesgo, mediante contratos de carácter civil, comercial o administrativo, distintos al laboral (Cfr. Decreto 2800 de 2003, Presidencia de la República de Colombia, Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Ministerio de la Protección Social). Trader
Funcionario encargado de negociar las inversiones.
Son los gastos que efectúa la Universidad Nacional de Colombia con fundamento en un mandato legal y que no exigen contraprestación por parte de quienes la reciben. De igual forma, involucra las apropiaciones destinadas a la previsión y seguridad social, cuando la Universidad Nacional de Colombia asume directamente la atención de la misma.
Para efectos de los procedimientos relacionados con el proceso de Gestión de Bienes, se entiende como el registro y actualización en el SGF – QUIPU de: a) la transferencia de la responsabilidad sobre un bien devolutivo entre personas, sedes, empresas o dependencias; b) el cambio de ubicación asignado al bien devolutivo. Traslado de apropiación presupuestal
Contracréditos que se hacen a un rubro para acreditar apropiación a otro rubro de manera simultánea.
Esta expresión comprende los derechos de aduana los cuales son todos los impuestos, contribuciones, tasas y gravámenes de cualquier clase, los derechos antidumping o compensatorios y todo pago que se fije o se exija, directa o indirectamente por la importación de mercancías al territorio aduanero nacional y el impuesto sobre las ventas.
Unidad de Gestión de Investigación.
Con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el presupuesto general de la Universidad Nacional de Colombia, salvo las excepciones que establezca la ley o el presente reglamento (Cfr. Acuerdo 153, 2014 - Régimen Financiero de la Universidad Nacional de Colombia)
La Unidad de gestión general tiene como propósito garantizar el adecuado desarrollo de las funciones misionales de la institución y su correspondiente soporte. Se divide en niveles centrales y fondos especiales.
Aquella que administra un grupo de recursos definidos en la normatividad interna de la Universidad. tabilidad Pública de la CGN) Unidades especiales
Las Unidades especiales tienen como propósito el ejercicio de funciones no misionales asignadas por la ley a la Universidad Nacional de Colombia y se reglamentarán a partir de las normas nacionales o internas que las crean o regulan. Estas unidades son: UNISALUD y Fondo Pensional UN.
Sistema operativo adquirido por la Universidad Nacional de Colombia en el año 2002. La aplicación de dicho sistema se denomina Sistema de Información Académica (SIA), la cual realiza la gestión de la información académica de la Universidad.
Aquél que utiliza un sistema informático, quien deben identificarse por seguridad para acceder al sistema. Usuario de consulta
Servidor público que, previa solicitud del tesorero, tiene la autorización para ingresar a los portales bancarios a realizar consultas sobre los productos autorizados.
Persona que realiza operaciones o consultas en el SGF – QUIPU, como parte del desarrollo de sus actividades.
Persona que tienen a su cargo la administración funcional del SGF – QUIPU en el Nivel Nacional o la Sede y conforma el grupo de soporte. Usuario líder encargado de administrar el contrato de mantenimiento
Usuario líder del Grupo de Soporte SGF – QUIPU Nivel Nacional, encargado de coordinar las actividades relacionadas con el contrato de mantenimiento al interior de la Universidad. Utilidad común
Ventaja o beneficio para los habitantes de una localidad‘. Utilidad pública, todo lo que resulta de interés o conveniencia para el bien colectivo, para la masa de individuos que componen el estado; o, con mayor amplitud, para la humanidad en su conjunto.
Proceso a través del cual se corrobora que los registros de los comprobantes contables estén acordes con las parametrizaciones establecidas en el sistema tales como: cuentas, costos, terceros, entre otros. Valor
Es la contraprestación pactada por el cumplimiento de las obligaciones. Cuando se trate de contraprestaciones económicas, deberán incluirse los impuestos, tasas y gravámenes que se deriven de la suscripción del acuerdo de voluntades. Cuando se trate de un contrato de valor indeterminado pero determinable, debe establecerse con claridad un monto máximo y los criterios precisos para establecer el valor final del mismo.
Valor Asegurado Valor asignado en la póliza como la responsabilidad máxima que debe pagar la compañía de seguros en caso de pérdida o daño a los beneficiarios de la misma.
Importe en efectivo o el equivalente mediante el cual se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en condiciones normales. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN).
Suma que se requiere para la construcción y/o reparación, cuando se trate de bienes inmuebles, y/o adquisición, instalación o reparación, cuando se trate de maquinaria y/o equipo de igual clase, calidad, tamaño y/o capacidad de producción, teniendo en cuenta la depreciación física, pero incluyendo el costo de fletes, derechos aduaneros y gastos de montaje, si los hubiere. Valor facial
El que figura como valor nominal de cualquier título valor, sello, billete o moneda. El valor facial puede ser superior, igual o inferior al valor real o de mercado (valor efectivo).
Valoración a precios de mercado – Mark to Market
Procedimiento que busca valorar las inversiones en títulos a su valor del día en caso de ser negociados en el mercado.
Ventanilla Única de Comercio Exterior - VUCE
Instrumento informático que permite el trámite electrónico de las autorizaciones, permisos, certificaciones o vistos buenos previos exigidos por las respectivas entidades del Estado para la realización de las operaciones específicas de importaciones y exportaciones. El desarrollo informáticos que soporta la VUCE garantiza la seguridad tecnológica y jurídica de los diferentes trámites al integrar la firma digital y el pago electrónico en línea.
Son aquellas en las cuales la Universidad otorga al comprador un plazo máximo para efectuar el pago por la venta de bienes o servicios, una vez que éstos se han entregado o prestado.
Corresponde a la verificación del reconocimiento y provisión contable de la cartera y abarca la revisión de la Ficha “Concepto Jurídico sobre Imposibilidad de Recaudo o Evaluación Costo – Beneficio” y su documentación anexa antes de su envío al Comité de Sostenibilidad Contable, según las indicaciones, procedimientos y responsables señalados en el presente instructivo. Esta verificación se incorpora en el “Informe de Verificación Financiera” y refiere el cumplimiento del concepto financiero a que hace referencia el Reglamento Interno de Cartera para determinar la procedencia del castigo de cartera. Viáticos y gastos de viaje
Gastos de alojamiento, alimentación y transporte o movilización de los docentes y administrativos dentro del perímetro urbano o rural del lugar a donde debe cumplir las actividades objeto del desplazamiento
Es el mecanismo mediante el cual se atiende la cancelación de compromisos originados en vigencias fiscales anteriores con cargo al presupuesto vigente, que en su oportunidad se adquirieron con las formalidades legales y contaron con apropiación presupuestal que las amparaba. Los gastos que así se apropien deben clasificarse en el concepto de gasto que les dio origen, indicando que se tratan de vigencias expiradas, para garantizar que estos se orienten a cancelar las obligaciones que las sustentaron (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
Periodo anual calendario, comprendido entre el primer día del mes de enero al 31 de diciembre de cada año.
Es la autorización dada por el Consejo Superior Universitario para comprometer apropiaciones de vigencias fiscales futuras, cuando su ejecución se inicie con cargo al presupuesto de la vigencia fiscal en curso y el objeto del compromiso se lleve a cabo en más de una vigencia (Cfr. Resolución 1551, 2014 - Manual de convenios y contratos de la Universidad Nacional de Colombia)
Comprobante de compra, en donde se establece el valor total de la compra realizada por medio de una tarjeta débito o crédito. VPN – Virtual Private Network – Red privada virtual
Red de conexión privada con un servidor corporativo. Una VPN permite establecer una conexión remota segura a un servidor corporativo que está conectado tanto a la LAN (Local Area Network) corporativa como a una red pública, como Internet.
VUCE- Ventanilla única de comercio exterior
Es un instrumento informático que permite el trámite electrónico de las autorizaciones, permisos, certificaciones o vistos buenos previos exigidos por las respectivas entidades del Estado para la realización de las operaciones de comercio exterior. Régimen LegalTalento humanoContrataciónOfertas de empleoRendición de cuentasConcurso docentePago VirtualControl internoCalidadBuzón de notificaciones