Source: http://www.privacy.it/archivio/garantesanz201002241.html
Timestamp: 2018-10-21 05:32:25+00:00
Document Index: 25302573

Matched Legal Cases: ['art. 4', 'art. 30', 'art. 2', 'art. 168', 'art. 2', 'art. 3', 'art. 11', 'art. 18', 'art. 11', 'art. 11']

In bagno senza il permesso dell'azienda - 24 febbraio 2010
PROVVEDIMENTO DEL 24 FEBBRAIO 2010
VISTE le notizie di stampa relative a presunti illeciti trattamenti di dati personali svolti da Sistemi Sospensioni S.p.A. presso il proprio stabilimento di Sulmona;
1. Trattamento di dati personali per finalit� di allontanamento dalla postazione di lavoro. 1.1. A seguito delle notizie di stampa riportate da un quotidiano a diffusione nazionale –secondo cui Sistemi Sospensioni S.p.A. (di seguito, la societ�), presso il proprio stabilimento di Sulmona, avrebbe adottato modalit� organizzative dell'attivit� lavorativa che prevedono la compilazione, da parte dei dipendenti, di appositi "tagliandi" volti ad autorizzare gli allontanamenti temporanei dalla postazione di lavoro, ivi compresi quelli per recarsi alle toilettes–, questa Autorit� ha provveduto ad avviare accertamenti presso la societ� onde valutarne l'operato (limitatamente all'utilizzo dei predetti tagliandi) alla luce della disciplina in materia di protezione dei dati personali.
Le risultanze istruttorie hanno preliminarmente evidenziato che la societ�, che produce sistemi di sospensione per autoveicoli, opera secondo modalit� organizzative che prevedono l'articolazione dell'attivit� produttiva "su 3 turni lavorativi" e "secondo la logica JIT (Just in Time) che prevede la fornitura del prodotto finito ai clienti dello stabilimento con frequenza predeterminata al fine di limitare eccessivi stock di prodotto finito".
Secondo quanto dichiarato dalla societ�, "la logica di produzione JIT prevede un flusso produttivo costante ed ininterrotto, al fine di assicurare al cliente una fornitura di prodotti continua, determinata sulla base delle necessit� produttive del cliente stesso", s� da non costringerlo a "doversi dotare di eccessive scorte". Ci� comporterebbe la necessit� di assicurare la tempestiva e costante "organizzazione dei cicli di lavorazione, [�]la sincronia delle linee produttive, [i]l corretto calcolo dei tempi di lavorazione", onde garantire "il raggiungimento dei dovuti obiettivi di efficacia ed efficienza" da parte dello stabilimento produttivo.
In questo contesto, la societ� ha ritenuto opportuno che "l'allontanamento di qualsiasi addetto dedicato direttamente o indirettamente al ciclo produttivo [fosse] adeguatamente segnalato in modo tale che la produzione [potesse] essere organizzata diversamente in quello stesso lasso di tempo ed indipendentemente dalla brevit� del medesimo".
Le modalit� prescelte dalla societ� per il perseguimento di detto obiettivo sono state individuate nell'utilizzo di appositi tagliandi scritti da parte dei dipendenti.
1.2. Secondo quanto dichiarato dalla societ�, l'utilizzo dei tagliandi all'interno dello stabilimento risponderebbe a "ragioni di opportunit� ed evidenza", costituendo il tagliando scritto "titolo valido per il lavoratore per dimostrare che il proprio allontanamento � avvenuto nel rispetto delle procedure aziendali, con la debita segnalazione al proprio capo [�] e nel rispetto dell'intero ciclo di produzione". I dati ivi contenuti (segnatamente riconducibili a: nome e cognome del dipendente; reparto di appartenenza; data e ora di rilascio; luogo ove si reca il dipendente; firma di convalida del responsabile), infatti, consentirebbero di perseguire tale finalit� e risulterebbero altres� necessari per garantire "l'ottemperanza [�] alla normativa vigente in tema di salute e sicurezza sui luoghi di lavoro". Peraltro, secondo la societ�, "la semplice richiesta ed informazione data in modo verbale [�] potrebbe [�] dare luogo a non attenta considerazione e valutazione da parte del responsabile della linea produttiva" (cfr. nota del 15 gennaio 2010).
Inoltre, a dire della societ�, la presentazione di un tagliando in forma scritta consentirebbe di valutare se "la presenza di personale presso aree o edifici che sono normalmente inibiti all'accesso generalizzato [ad esempio, la centrale termica] [sia stato] debitamente autorizzato". In quest'ottica, l'indicazione del luogo ove si reca il lavoratore risponderebbe ad esigenze di verifica della "corrispondenza di quanto dichiarato dal lavoratore in sede di richiesta di permesso ed il comportamento concreto" dallo stesso tenuto; ci�, anche in considerazione della presenza di aree "ad accesso ristretto" (ad esempio, gli uffici direzionali), come pure di aree accessibili subordinatamente alla previa dotazione di dispositivi di protezione individuale.
Secondo la societ�, peraltro, "le richieste per l'allontanamento temporaneo sono [generalmente] effettuate affinch� il dipendente possa recarsi negli spogliatoi, presso gli uffici direzionali, allo sportello informazioni [�], all'ufficio che provvede alla vendita delle autovetture per i dipendenti, ecc.".
Infine, alla luce delle dichiarazioni rese, i tagliandi "sono consegnati in unica copia agli addetti e da questi gestiti e conservati durante l'utilizzo", al termine del quale gli stessi "se restituit[i] al capo UTE [Unit� Tecnologica Elementare] [vengono] eliminat[i]; altrimenti [rimangono] in possesso [degli] interessat[i]". In altri termini, la funzione assolta dai tagliandi si esaurirebbe "nel momento [stesso] in cui gli addetti ritornano presso la propria postazione di lavoro segnalandolo al proprio responsabile diretto (capo UTE)".
1.3. Tenuto conto delle finalit� perseguite, la societ� ha dichiarato di non aver "interesse e necessit� alla conservazione o registrazione" delle informazioni contenute nei tagliandi "e per questo motivo non ha previsto modalit� di archiviazione" delle stesse.
Peraltro, la stessa societ� ritiene di non trattare i dati personali contenuti nei tagliandi medesimi, restando questi nella disponibilit� degli stessi interessati (ovvero dei responsabili delle singole unit�, cui i tagliandi verrebbero restituiti in vista della loro successiva "eliminazione"); per tale ragione, la stessa ha ritenuto di non dover procedere, limitatamente alle operazioni in esame, al rilascio di una specifica informativa ai lavoratori, n� all'adozione di particolari misure di sicurezza.
Infine, per quanto riguarda il novero dei "soggetti che concretamente hanno titolo a visionare i tagliandi", la societ� ha dichiarato di averli individuati ne: i responsabili diretti degli addetti al ciclo produttivo, "formalmente nominati incaricati del trattamento dei dati personali inerenti alle attivit� [�] cui sono preposti"; il personale addetto alla sorveglianza e alla sicurezza operante per conto di una societ� esterna, designata quale "responsabile esterno al trattamento dei dati"; il responsabile dell'unit� produttiva di Sulmona, nella sua veste di "responsabile del trattamento dei dati con finalit� legate alle esigenze di corretta operativit� dell'impianto produttivo".
1.4. Rispetto, da ultimo, all'utilizzo dei predetti tagliandi per la gestione degli allontanamenti dalla postazione di lavoro dovuti all'espletamento delle necessit� "fisiologiche" da parte dei dipendenti, la societ� ha precisato che "l'estensione [�] dell'utilizzo dei permessi di allontanamento temporaneo anche per le necessit� personali non � stata una direttiva aziendale", rispondendo piuttosto ad una interpretazione non corretta delle disposizioni impartite dalla direzione di stabilimento; trattandosi di comportamento non rispettoso dello spirito gestionale in vigore presso gli stabilimenti, la societ� ha dichiarato di aver "provveduto a correggerlo", richiamando i responsabili delle singole unit� "al corretto utilizzo dei permessi per l'allontanamento dalla postazione di lavoro".
2. Profili di illiceit� del trattamento. 2.1. La vicenda, come evidenziato, concerne il trattamento di dati personali dei dipendenti correlato all'utilizzo di tagliandi scritti volti ad autorizzare l'allontanamento temporaneo dalla postazione di lavoro.
La societ�, al riguardo, ha valutato tale scelta confacente alle proprie esigenze organizzative e produttive, ritenendola altres� rispettosa della disciplina di protezione dei dati personali, attesa anche la ritenuta riconducibilit� (della titolarit�) del trattamento direttamente in capo agli interessati, ovvero ai responsabili delle Unit� tecniche elementari.
Sul punto, deve preliminarmente rilevarsi che dalla documentazione acquisita e dalle dichiarazioni rese dalla societ� non � stato possibile ricavare con certezza l'esistenza di un autonomo potere decisionale -quanto alle finalit� e alle modalit� del trattamento in questione (art. 4, comma 1, lett. f), del Codice)- n� in capo ai lavoratori, n� in capo ai responsabili delle predette unit� tecniche, i quali, peraltro, risultano essere stati designati dalla societ� quali incaricati del trattamento ai sensi dell'art. 30 del Codice. Inoltre, non sono emersi elementi atti a qualificare come titolare del trattamento la societ� di sicurezza e di vigilanza addetta alle attivit� di controllo (tra l'altro) del "legittimo" allontanamento temporaneo dei dipendenti dalla propria postazione lavorativa, n� il responsabile dell'unit� produttiva di Sulmona; infatti, dalla documentazione in atti entrambi risultano essere stati designati quali responsabili (uno dei quali "esterno") del trattamento.
Pertanto, deve ritenersi che la titolarit� del trattamento debba essere ricondotta direttamente in capo a Sistemi Sospensioni S.p.A., che tratta i dati personali contenuti nei tagliandi compilati dai dipendenti per il tramite dei soggetti ritenuti legittimati ad avere accesso a tali informazioni (principalmente individuabili proprio nei menzionati responsabili, i quali –in quanto chiamati, in sede di autorizzazione all'allontanamento, ad apporre la "firma di convalida" sul tagliando presentato dai dipendenti– non possono non venire a conoscenza delle informazioni ivi contenute, anche nel caso in cui i tagliandi siano poi conservati direttamente dai singoli interessati).
Sotto distinto profilo, poi, la societ� ha dichiarato di operare in un contesto organizzativo e produttivo che, in astratto, potrebbe giustificare l'adozione di misure tali da garantire, in caso di allontanamento temporaneo dalla postazione di lavoro, la tempestiva sostituzione del lavoratore assentatosi e, di conseguenza, anche la continuit� del ciclo produttivo; per�, nonostante tutto, le concrete modalit� prescelte a tale scopo dalla societ� non risultano soddisfare alcuni fondamentali requisiti di conformit� alla disciplina in materia di protezione dei dati personali.
2.2. In primo luogo, vale rilevare che l'acquisizione, a mezzo compilazione dei tagliandi scritti, di dati personali relativi alle necessit� "fisiologiche" dei lavoratori risulta contraria all'art. 2 del Codice, il quale prevede che il trattamento dei dati personali debba essere effettuato nel rispetto dei diritti, delle libert� fondamentali e della dignit� degli interessati; ci�, soprattutto in considerazione del potenziale condizionamento (finanche in termini di mortificazione personale) che tale trattamento pu� ingenerare nei lavoratori in ordine alla propria libert� di movimento per l'espletamento dei relativi bisogni fisiologici.
Peraltro, va sottolineato che il menzionato comportamento (e, di riflesso, il correlato trattamento) � stato gi� oggetto di censura da parte della stessa societ� (che ne ha cos� riconosciuto, sia pure indirettamente, la relativa illiceit�), la quale ha dichiarato di essersi immediatamente attivata per "correggere" l'interpretazione invalsa presso lo stabilimento di Sulmona circa l'utilizzo dei tagliandi anche per "finalit� personali" dei dipendenti. Ne consegue che, stando alle dichiarazioni rese, presso il menzionato stabilimento tale trattamento non dovrebbe pi� avere luogo.
Pertanto, preso atto di tali dichiarazioni (rese anche ai sensi e per gli effetti di cui all'art. 168 del Codice), si deve ritenere che, limitatamente al trattamento in esame, allo stato siano venute meno le ragioni per formulare specifiche prescrizioni nei confronti di Sistemi Sospensioni S.p.A.
Resta comunque impregiudicata la facolt� per gli interessati di far valere innanzi all'autorit� giudiziaria eventuali profili di danno connessi a tale ipotesi di trattamento.
2.3. Per quanto concerne, invece, l'utilizzo dei tagliandi per finalit� diverse da quelle personali, le risultanze documentali hanno evidenziato che la societ� ha adottato tale modalit� organizzativa per perseguire, all'interno dello stabilimento interessato, legittime esigenze legate alla tempestiva sostituzione (funzionale a garantire la continuit� dell'attivit� produttiva) del dipendente momentaneamente assentatosi. Inoltre, a dire della societ�, l'impiego dei tagliandi sarebbe anche volto a dare attuazione alla disciplina in materia di "tutela e sicurezza sul lavoro", in quanto preordinato a impedire o a limitare l'accesso dei lavoratori alle aree ritenute "a rischio" (o, comunque, ad accesso ristretto).
Anche in tale quadro, per�, il trattamento di dati personali dei lavoratori effettuato dalla societ� per il tramite dei predetti tagliandi non risulta conforme alla disciplina del Codice.
2.3.1. In primo luogo, alla luce della documentazione in atti, non risulta provata l'impossibilit� della societ� di ricorrere a differenti modalit� di comunicazione che, in concreto, risultino meno lesive della libert� e della dignit� dei dipendenti (art. 2 del Codice); tale considerazione, peraltro, � avvalorata dalla stessa genericit� delle giustificazioni addotte dalla societ�, la quale si � laconicamente limitata ad affermare che "la semplice richiesta ed informazione data in modo verbale [�] potrebbe [�] dare luogo a non attenta considerazione e valutazione da parte del responsabile della linea produttiva", senza individuare rigorosi elementi, strettamente rapportati alla specifica realt� produttiva, volti a dimostrare l'effettiva indispensabilit� di ricorrere a tali modalit� di comunicazione per garantire l'immediata sostituzione dei dipendenti temporaneamente allontanatisi dalla propria postazione lavorativa.
Peraltro, l'impiego di tagliandi scritti non esclude che i terzi (in ipotesi, altri dipendenti, ma anche soggetti estranei alla compagine aziendale) possano comunque venire a conoscenza dei dati personali riferiti all'utilizzatore, e ci� soprattutto qualora il tagliando, per qualsiasi ragione (ad es., smarrimento, furto, ecc.), durante il periodo di allontanamento temporaneo venga a trovarsi al di fuori della disponibilit� dell'interessato.
Si tratta, dunque, di una modalit� organizzativa che non tiene in debita considerazione neanche il principio di necessit� stabilito dall'art. 3 del Codice, che impone la minimizzazione dei dati personali oggetto di trattamento qualora la finalit� possa essere ugualmente perseguita mediante il ricorso a strumenti e misure di maggiore garanzia per gli interessati (ad esempio, mediante la menzionata richiesta in forma orale resa ai propri responsabili di unit� dai dipendenti, di per s� gi� tenuti ad operare secondo correttezza e buona fede ai sensi degli artt. 1175 e 1375 c.c.).
2.3.2. Sotto distinto profilo, alla luce dei principi posti dall'art. 11, comma 1, lett. b) e d) del Codice (finalit�, pertinenza e non eccedenza), non pu� essere condivisa l'affermazione della societ� secondo cui il trattamento in questione si renderebbe necessario anche per garantire la tutela e sicurezza sul lavoro.
Infatti, ancorch� la specifica disciplina di settore imponga al datore di lavoro di adottare misure "appropriate" affinch� soltanto i lavoratori che hanno ricevuto adeguate istruzioni e specifico addestramento accedano a zone che li espongono ad un rischio grave e specifico (art. 18, comma 1, lett. e), del d.lg. n. 81/2008), l'impiego di tali tagliandi, oltre a non impedire in concreto tale evenienza (risultando essi, pertanto, insuscettibili di essere qualificati come misura "appropriata" ai sensi della normativa vigente), � volto a perseguire una finalit� assai specifica (accertare le ragioni della temporanea assenza del dipendente dalla postazione di lavoro), difficilmente compatibile con ulteriori operazioni di trattamento (art. 11, comma 1, lett. b) del Codice.
Al riguardo, paiono sicuramente pi� idonee ad assicurare le finalit� di legge in materia di tutela e sicurezza sul lavoro modalit� organizzative che, tenendo anche conto dei rischi specifici e delle peculiari attivit� lavorative che si svolgono nelle aree c.d. "a rischio", consentano un reale "filtro" per l'accesso da parte di soggetti non autorizzati (ad es.: personale di vigilanza addetto alla verifica degli accessi; smart card in dotazione agli interessati; ecc.).
Infine, il trattamento non risulta nemmeno proporzionato in relazione alle richieste di allontanamento che la stessa societ� ha riferito essere usualmente formulate dai dipendenti, le quali, per lo pi�, hanno ad oggetto l'accesso agli spogliatoi, agli uffici direzionali, allo sportello informazioni ed all'ufficio che provvede alla vendita delle autovetture per i dipendenti.
Sulla base di tali valutazioni, non si ravvisano allo stato i presupposti per ricondurre il trattamento in esame nell'alveo dell'art. 11, comma 1, lett. d), del Codice.
2.4. Alla luce delle considerazioni che precedono, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. c) e 154, comma 1, lett. d) del Codice, deve disporsi nei confronti di Sistemi Sospensioni S.p.A. il divieto dell'ulteriore trattamento dei dati personali contenuti nei tagliandi scritti consegnati dagli interessati per finalit� di allontanamento temporaneo dalla postazione di lavoro, perch� in contrasto con i principi posti dagli artt. 2, 3 e 11, comma 1, lett. b) e d) del Codice.
Inoltre, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b) e 154, comma 1, lett. c) del Codice, quale misura necessaria a tutela degli interessati, va prescritto alla societ� di predisporre per i dipendenti nuove modalit� di comunicazione delle assenze temporanee dalla postazione lavorativa, tali da assicurare l'effettiva salvaguardia della dignit� e della riservatezza dei lavoratori, fornendo al contempo a questa Autorit� documentato riscontro in ordine alle misure adottate.
a) accertata l'illiceit� del trattamento, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. c) e 154, comma 1, lett. d) del Codice, dispone nei confronti di Sistemi Sospensioni S.p.A. il divieto dell'ulteriore trattamento dei dati personali riferiti ai dipendenti, contenuti nei tagliandi scritti consegnati dagli interessati per finalit� di allontanamento temporaneo dalla postazione di lavoro, perch� in contrasto con i principi posti dagli artt. 2, 3 e 11, comma 1, lett. b) e d) del Codice;
b) ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b) e 154, comma 1, lett. c) del Codice, quale misura necessaria a tutela degli interessati, prescrive alla Sistemi Sospensioni S.p.A. di predisporre per i dipendenti nuove modalit� di comunicazione delle assenze temporanee dalla postazione lavorativa;
c) prescrive a Sistemi Sospensioni S.p.A. di dare documentato riscontro a questa Autorit�, entro e non oltre il 24 aprile 2010, delle misure adottate in ottemperanza al presente provvedimento, fornendo ogni informazione utile al riguardo.