Source: https://www.zielonka.pl/strona-273-ochrona_danych_osobowych.html
Timestamp: 2020-02-25 13:17:26+00:00
Document Index: 123357889

Matched Legal Cases: ['art. 6', 'art. 9', 'art. 7', 'art. 15', 'art. 15', 'art. 16', 'art. 17', 'art. 18', 'art. 20', 'art. 21', 'art. 22', 'art. 34', 'art. 77']

Zielonka.pl - Serwis informacyjny Ochrona danych osobowych
Jesteś tutaj Samorząd/UrządUrząd Miasta ZielonkaOchrona danych osobowych
Wzór wniosku o skorzystanie z praw 54 kB
Wzór wniosku o skorzystanie z praw 19 kB
Administrator danych – Burmistrz Miasta Zielonka, ul. Lipowa 5, 05-220 Zielonka, NIP: 1251334816, , www.zielonka.pl, www.bip.zielonka.pl, 22 761 39 00.
Inspektor ochrony danych – pytania i uwagi dotyczące przetwarzania Twoich danych możesz kierować na adres e‑mail: , lub pisemnie na adres administratora.
a) wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Burmistrzu na podstawie odrębnych ustaw,
b) wykonywanie zadań realizowanych w interesie publicznym, sprawowanie władzy publicznej,
d) wyrażona zgoda (np. w celu kontaktu, wysyłki newslettera),
e) na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (w każdym wypadku ściśle określonego).
Odbiorcy danych osobowych – Twoje dane osobowe mogą być przekazywane:
a) podmiotom uprawnionym do obsługi doręczeń (np. ePUAP) oraz operatorom pocztowym,
b) instytucjom i odbiorcom upoważnionym z mocy prawa (np. stronom i uczestnikom postępowania, organom właściwym do załatwienia sprawy),
c) podmiotom, które wspierają nas w wykonywaniu zadań, i z którymi zawarta została umowa (np. CUW, OPS, firmy z działu IT).
Czasem dane osobowe mogą zostać udostępnione zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej (np. dane o umowach zawartych przez Miasto, oświadczenia majątkowe), która przewiduje ograniczenie ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnicę przedsiębiorcy.
Niektóre dane mogą być przekazywane do państw trzecich, jednak wyłączenie w przypadkach wskazanych w ustawach.
Źródło pochodzenia danych – większość danych pochodzi bezpośrednio od Ciebie, gdy wypełniasz wniosek, przesyłasz pismo lub podajesz je w bezpośredniej rozmowie. Niektóre dane zostały nam udostępnione przez inne organy publiczne, np. dane zawarte w aktach stanu cywilnego, księgach wieczystych.
Okres przechowywania danych zależy od tego na jakiej podstawie przetwarzane są dane – przechowywane są do czasu wycofania Twojej zgody, skutecznego wykonania prawa do sprzeciwu, do czasu załatwienia sprawy, wykonania umowy lub przez okres wymagany ustawowo.
Prawa osób, które dane dotyczą:
c) prawo do usunięcia danych (gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej),
d) prawo do ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych,
W zależności od podstawy prawnej, wykonanie niektórych praw może być ograniczone!
Obowiązek podania danych – masz obowiązek podać swoje dane, jeśli wynika to z przepisów, bez tego nie będziemy mogli załatwić Twojej sprawy; gdy przetwarzamy Twoje dane na podstawie zgody, podajesz je dobrowolnie, ale jeśli tego nie zrobisz, nie wykonamy usługi.
W żadnym z procesów nie podejmujemy decyzji automatycznie, bez udziału człowieka, oraz nie tworzymy profili.
Każdy z nas przetwarza dane osobowe. Udostępniasz swoje dane innym gdy podpisujesz umowy, załatwiasz sprawy w instytucjach publicznych, udostępniasz swoją lokalizację, wrzucasz do sieci swoje zdjęcia, albo dzielisz się poglądami w Internecie. Przetwarzasz także dane innych, gdy zapisujesz numery telefonów czy adresy znajomych, czytasz o ich poglądach lub gdy podajesz ich dane innym osobom.
Także żadna firma, nawet najmniejsza, nie może działać bez przetwarzania danych osobowych. Firmy zapisują dane klientów, dzwonią lub piszą do nich, wystawiają faktury, wykonują przelewy albo zatrudniają pracowników.
Nie znaczy to, że w każdym takim przypadku zobowiązani jesteśmy stosować się do przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Nie musimy tego robić jeśli przetwarzamy dane w celach osobistych i domowych jako osoba fizyczna. Przepisy te nie dotyczą także osób zmarłych.
Większość ogólnych informacji na temat definicji danych osobowych i sposobu ich ochrony znajduje się w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych osobowych (w skrócie RODO). Nie jest to jednak jedyne miejsce, gdzie znajdują się przepisy na ten temat. RODO ustala ogólne zasady a szczegółowe informacje zapisane są w wielu polskich ustawach. Chociaż masz prawo chronić swoje dane, ustawa może nakazać Ci w pewnych sytuacjach je podać.
Żeby jeszcze lepiej dbać o Twoje dane, opracowaliśmy pewne procedury. Opisują one sposób, w jaki przechowujemy i zabezpieczamy dane. Określają też kto ma do nich dostęp. Na przykład każdy pracownik ma dostęp tylko do tych danych, które są mu potrzebne, by wykonywać swoją pracę. Przewidzieliśmy też w jaki sposób możesz łatwo zrealizować swoje prawa.
Czym są dane osobowe i co to znaczy, że są przetwarzane?
Dane osobowe to wszystkie informacje, które pozwalają rozpoznać konkretnego człowieka. To na przykład imię i nazwisko, numer PESEL, e-mail, nr telefonu. Jednak niektóre informacje o tej osobie są szczególnie chronione. Należą do nich poglądy polityczne i religijne, odciski palców, informacje o stanie zdrowia lub o wyrokach.
Przetwarzanie danych to wszystko, co robimy z danymi. Obejmuje zbieranie, przechowywanie, przeglądanie, udostępnianie a także niszczenie. Aby przetwarzać dane zgodnie z prawem należy stosować pewne zasady. Na przykład nie można zbierać danych „na zapas”, a tylko te, które są w danej chwili konieczne. Dane muszą być prawidłowe i aktualne. Nie można przetwarzać danych dłużej, niż jest to konieczne. Przetwarzać dane można tylko, jeśli spełniony jest co najmniej jeden z warunków określony w art. 6 ust. 1 lub art. 9 ust. 2 RODO.
Przepisy nakładają na burmistrza, jako organ publiczny, szczególne prawa oraz obowiązki. Większość danych musimy przetwarzać, ponieważ wymaga tego od nas prawo. Musimy odpowiadać na listy i podania, prowadzić postępowania i rejestry, przekazywać dane innym urzędom.
Gdy zatrudniamy pracownika, musimy zebrać od niego dane, o których mówi kodeks pracy i ustawa o pracownikach samorządowych. Niektóre informacje pracownik podaje jeśli chce skorzystać z przysługujących mu dodatkowych praw.
Inne dane przetwarzamy ponieważ są potrzebne do podpisania i wykonania umów. Zbieramy je gdy podpisujemy umowy zlecenia, umowy o dzierżawę, umowy na dotację, umowy o stypendium i inne. Przetwarzamy dane gdy wypłacamy należność lub gdy piszemy i otrzymujemy pisma.
Czasem przetwarzamy Twoje dane, ponieważ wyraziłeś na to zgodę. Ma to miejsce gdy zapisujesz się na newsletter albo na Informator SMS albo udostępniasz dane do kontaktu.
Dlaczego to ważne by ustalić na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane? Ponieważ od tego będą zależeć prawa, jakie Ci przysługują.
Wiele informacji przekazujesz nam osobiście. Robisz to na piśmie gdy zakładasz działalność, zgłaszasz urodzenie dziecka, składasz wniosek o dowód lub informację w sprawie podatków. Gdy dzwonisz lub przychodzisz do Urzędu, podajesz swoje dane ustnie.
Niektóre dane otrzymujemy pośrednio. Wiele spraw możesz załatwić w dowolnym urzędzie lub przez Internet. Chociaż to nie my wprowadziliśmy dane, mamy do nich dostęp. Czasami prosimy inne urzędy o dane, które nam są potrzebne do prowadzonych spraw. Czasem szukamy sami w Internecie i dostępnych tam rejestrach i ewidencjach.
Często tak. Prawo wtedy określa, jakie dane musisz nam podać oraz w jaki sposób je aktualizować. Zdarza się, że otrzymujemy pisma bez imienia i nazwiska lub bez adresu zwrotnego. Jeśli nie uda nam się go ustalić, to takie pismo nie może zostać załatwione. Jeśli brakuje innych niezbędnych danych, poinformujemy Cię o tym, że musisz je uzupełnić.
Jeśli chcesz podpisać z nami umowę, musisz podać imię, nazwisko, adres i numer PESEL. Czasem potrzebujemy innych danych, na przykład numeru konta. W takiej sytuacji podanie danych jest dobrowolne. Jeśli jednak nie dostaniemy wszystkich potrzebnych danych, nie możemy zawrzeć z Tobą umowy.
Często nie musisz podawać na przykład swojego numeru telefonu i e maila. Jeśli je podasz, oznacza to, że wyrażasz zgodę, żebyśmy dzwonili lub pisali. Numer telefonu lub e-mail potrzebny jest jeśli chcesz otrzymywać Informator SMS lub newsletter. Ale to jest Twoja osobista decyzja, ponieważ nie musisz się zapisywać na taką usługę. Możesz także zmienić zdanie w każdej chwili i bez żadnych złych konsekwencji. Czasem jednak prawo wymaga, żebyś podał numeru telefonu lub e-mail. Nie musisz tego zrobić, jeśli na druku, który będziesz wypełniać znajdzie się informacja, że jest do dobrowolne.
Nie dłużej niż jest to konieczne.
Ponieważ jesteśmy urzędem, musimy stosować się do tak zwanej instrukcji kancelaryjnej. Wszystkie pisma, które otrzymujemy, przypisujemy do jednej z wymienionych tam kategorii. Daną kategorię musimy przechowywać przez określony tam czas. Często jest to 5 lub 10 lat. Dokumenty te przechowujemy w wewnętrznym archiwum a gdy ten czas upłynie – niszczymy je. Niektóre dokumenty mają wartość historyczną, więc przekazujemy do Archiwum Państwowego.
Jeśli podałeś swój numer telefonu lub e-mail (czyli wyraziłeś zgodę na kontakt) to jeśli zmienisz zdanie, dane usuniemy od razu. Gdy podpisałeś umowę, dane trzymamy dłużej niż do końca umowy, nawet kilka lat. Dzięki temu przez możemy wspólnie wyjaśniać możliwe nieporozumienia oraz bronić lub dochodzić swoich praw.
Gdy w przepisach nie określono dokładnie czasu przechowywania, możemy sami o nim decydować. Cały czas pamiętamy, by był on uzasadniony. Dokładne informacje na ten temat znajdziesz w informacji dotyczącej przetwarzania danych załączonej do Twojej sprawy.
Czy przekazujemy te dane dalej?
Tak, wiele danych musimy przekazywać dalej, by móc zrealizować Twoją sprawę w urzędzie. Ten, komu udostępniamy dane, wykonuje własne zadania i od tej pory sam decyduje w jaki sposób dane zabezpieczać. Udostępnimy Twoje dane na przykład gdy otrzymamy pismo, które nie powinno do nas trafić. Przekażemy je wtedy do właściwej instytucji i poinformujemy Cię o tym. Gdy nie zgadzasz się z naszą decyzją, zawsze składasz odwołanie u nas, a my przesyłamy je dalej. Czasem udostępniamy dane sądom, prokuraturze, policji. Dane naszych pracowników musimy przekazać Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych i Urzędowi Skarbowemu. Gdy nadajemy list Twoje dane otrzyma poczta a gdy wysyłamy e-maila – dostawca Internetu. W takich sytuacjach nie potrzebujemy wtedy pytać Cię o zgodę na udostępnienie danych. Każde takie działanie jest potrzebne do załatwienia Twojej sprawy i jest wymagane przepisami.
Powierzamy przetwarzanie danych gdy zlecamy pracę w naszym imieniu. Taka firma lub osoba, która nie jest naszym pracownikiem, ma dostęp do danych ale musi wykonywać nasze polecenia. Podpisuje umowę, zgodnie z którą zobowiązuje się do dbania o te informacje a my mamy prawo to kontrolować. Przykładem są firmy serwisujące oprogramowanie, z którego korzystamy. Gdy wypożyczasz rower miejski, dane zbiera i przechowuje w naszym imieniu OKiS. Stypendiami szkolnymi i organizacją dowozu uczniów niepełnosprawnych zajmuje się CUW. Czasem to my robimy coś w imieniu innych. Na przykład wprowadzamy dane do CEIDG, obsługujemy ubezpieczenie pracowników czy wydajemy Karty Seniora.
W niektórych przypadkach zarządzamy Twoimi danymi wspólnie z innymi. Nazywa się współadministrowaniem. Tak jest przy przyznawaniu świadczeń Rodzina 500+ i Dobry Start albo przy wydawaniu dowodów osobistych. My odpowiadamy za wprowadzanie i zmianę danych a drugi administrator za utrzymanie i rozwój rejestru.
Informację o tych, którzy mają dostęp do Twoich danych znajdziesz w załączonych do pisma informacjach, w części dotyczącej odbiorców danych. Mogą jednak nie być tam wymienione organy publiczne, jeśli otrzymują dane dlatego, że uczestniczą w jakimś postępowaniu. Zgodnie z RODO nie są one uznawane za odbiorcę.
Czy przekazujemy dane do państw spoza Unii i organizacji międzynarodowych?
Najczęściej nie, choć w niektórych przypadkach musimy to robić.
Jeśli przekazujemy dane to tylko na podstawie umów międzynarodowych i gdy są odpowiednio zabezpieczone. Niektóre przesyłamy zawsze a inne tylko w indywidualnych sprawach. Zawsze przekazujemy informacje dotyczące utraconego dowodu osobistego. Dzięki temu nikt nie może go użyć, żeby się pod Ciebie podszyć. Możemy przekazać dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów, na przykład jeśli przebywasz za granicą. O tym, czy Twoje dane są lub mogą być przekazywane, dowiesz się z informacji załączonej do sprawy.
Czy podejmujemy decyzje w sposób zautomatyzowany lub profilujemy?
Nie. Chodzi tu o coś więcej niż przetwarzanie danych za pomocą jakiegoś programu. To podejmowanie decyzji bez udziału człowieka. Na przykład ubezpieczyciele określają w ten sposób wysokość składki. Banki decydują czy ktoś może dostać kredyt i jak wysoki. Firmy lub szkoły prowadzą elektroniczny nabór, w którym program automatycznie podejmuje decyzję o przyjęciu.
Profilowanie często stosuje się w Internecie. Taka firma zbiera informacje o Tobie i je analizuje. Wie, jakie strony odwiedzałeś i w które reklamy kliknąłeś. Na tej podstawie przypisuje Cię do określonej kategorii. Wykorzystuje te informacje na przykład po to, żeby pokazywać reklamy produktów, które mogą Cię interesować. Jeśli chcesz sprawdzić jak to działa, możesz wejść w ustawienia reklam, na przykład na Facebooku.
W Urzędzie nie stosujemy podobnych rozwiązań.
RODO przyznaje Ci wiele praw, jednak niektóre mogą być ograniczone przez polskie przepisy. Dlatego w każdym przypadku analizujemy, które prawa możemy wykonać. Na przykład jeśli przetwarzamy dane na podstawie ustaw, nie możemy usunąć Twoich danych. Wyjątkiem są te dane, których nie powinniśmy mieć, albo które nie są już potrzebne. Także sposób wykonania niektórych praw może być szczegółowo opisany w ustawach.
Jeśli chcesz skorzystać ze swoich praw, możesz to zrobić to za pomocą formularza (patrz załącznik po prawej stronie).
Prawo do wycofania zgody – art. 7 ust. 3
Jeśli wyraziłeś zgodę na przetwarzanie Twoich danych, możesz w każdej chwili zmienić zdanie. Pamiętaj, że wycofanie zgody ma wpływ na te cele, które wskażesz. Na przykład możesz wycofać zgodę na otrzymywanie Informatora SMS. Nie oznacza to jednak, że automatycznie cofasz zgodę na kontakt telefoniczny w innych urzędowych sprawach (jeśli taką udzieliłeś).
Prawo do informacji o przetwarzaniu danych – art. 15 ust. 1 i 2
Masz prawo wiedzieć czy przetwarzamy Twoje dane i co się z nimi dzieje. Najczęściej dowiadujesz się o tym gdy zbieramy dane lub gdy pierwszy raz kontaktujemy się z Tobą w danej sprawie. Takie informacje możesz także znaleźć na naszych drukach, w regulaminach usług albo w Biuletynie Informacji Publicznej.
Prawo dostępu do danych – art. 15 ust. 3
Możesz wystąpić o kopię Twoich danych, które przetwarzamy. Sprawdzisz wtedy na przykład czy dane są aktualne, albo czy nie zbieramy za dużo danych. W odpowiedzi wymienimy wszystkie informacje o Tobie, które posiadamy. Nie otrzymasz jednak kopii pism, które składałeś, chyba że masz takie prawo na podstawie innych przepisów.
Jeśli przetwarzamy dane na podstawie jakiejś ustawy, może ona określać inny sposób w jaki możesz uzyskać dostęp do danych, oraz dodatkowe formalności. Być może będziesz musiał wypełnić określony formularz albo zalogować się w specjalnym serwisie. Przykładem takich serwisów jest obywatel.gov.pl, biznes.gov.pl i pacjent.gov.pl.
Prawo do sprostowania danych – art. 16
Jeśli uznasz, że jakieś dane są błędne, niepełne, albo się zmieniły, poinformuj nas o tym. Jeśli zmieniłeś numer telefonu, e-mail lub adres, najczęściej zaktualizujemy je od ręki. Gdy w decyzji lub w innym dokumencie znajduje się jakiś błąd, poprawimy ten dokument w sposób, w jaki wymaga prawo.
Jeśli jednak nie jest to nasz błąd, jeśli chcesz zmienić dane w urzędowych rejestrach, prawdopodobnie będziesz musiał zastosować się do określonej procedury. Możliwe, że będziesz musiał wypełnić formularz i dostarczyć inne dane lub zaświadczenia. Więcej informacji przekaże Ci pracownik, który zajmuje się sprawą.
Prawo do usunięcia danych – art. 17
W pewnych sytuacjach masz prawo żądać od nas, byśmy usunęli niektóre lub wszystkie dane o Tobie. Możesz to zrobić jeśli:
a) dane nie są nam już potrzebne,
b) cofnąłeś zgodę i nie przetwarzamy danych na innej podstawie,
c) zgłosiłeś skuteczny sprzeciw,
d) dane były przetwarzane niezgodnie z prawem, lub
e) dane muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów.
Jeśli występuje któraś z powyższych sytuacji, dane usuniemy od razu.
Prawo do ograniczenia przetwarzania – art. 18
Jeśli wykonamy to prawo, będziemy mogli tylko przechowywać Twoje dane. Możesz żądać od nas ograniczenia przetwarzania Twoich danych, jeżeli:
a) uważasz, że dane są nieprawidłowe – ograniczymy przetwarzanie do czasu, aż je sprawdzimy,
b) przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, ale z jakiegoś powodu nie chcesz, żebyśmy usunęli dane,
c) dane nie są nam potrzebne i powinniśmy je usunąć, ale są potrzebne Tobie, na przykład, żeby
d) wykonać inne, przysługujące Ci prawa,
e) wniosłeś sprzeciw ze względu na swoją szczególną sytuację – do czasu decyzji w tej sprawie.
Prawo do przenoszenia danych – art. 20
Prawo to przysługuje jeśli przetwarzamy Twoje dane na w sposób automatyczny na podstawie umowy lub Twojej zgody. W związku z tym w większości sytuacji u nas nie ma to zastosowania.
Zgodnie z tym prawem możesz zażądać swoich danych w popularnym formacie (np. XML, CSV, JSON). Dotyczy to tych danych, które sam przekazałeś albo wytworzyłeś. Przydaje się na przykład gdy chcesz przenieść usługę do innego dostawcy. Możesz wtedy otrzymać historię treningów, połączeń lub transakcji bankowych albo listę kontaktów. Jeśli jest to technicznie możliwe, możesz żądać by dane te od razu zostały przeniesione do nowego dostawcy.
Prawo do sprzeciwu – art. 21
Możesz wnieść sprzeciw w dwóch sytuacjach. Zawsze możesz to zrobić gdy ktoś przetwarza Twoje dane w celach marketingowych.
Druga sytuacja zależy od tego na jakiej podstawie przetwarzamy dane. Możesz się sprzeciwić jeśli robimy to w prawnie uzasadnionym interesie, w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej. Możesz zechcieć, żebyśmy przestali przetwarzać Twoje dane w tych celach jeśli znalazłeś się w szczególnej sytuacji. Uwzględnimy Twój sprzeciw, o ile nie udowodnimy, że mamy ważniejsze podstawy przetwarzania, na przykład obrona przed roszczeniami.
Prawo do niepodlegania decyzji opartej na zautomatyzowanym przetwarzaniu – art. 22
Jak już wcześniej pisaliśmy w Urzędzie nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany ani nie tworzymy profili.
Gdybyśmy to robili, miałbyś prawo dowiedzieć się jakie informacje o Tobie wpłynęły na naszą decyzję. Mógłbyś też nie zgodzić się z nią, przedstawić swoją opinię oraz zażądać, by w Twojej sprawie interweniował człowiek.
Zawiadamianie o naruszeniu ochrony danych osobowych – art. 34
Naruszenie to przypadkowe lub niezgodne z przepisami zniszczenie, zmiana lub ujawnienie Twoich danych. Jeśli mimo naszych starań coś takiego się zdarzy, najpierw oceniamy jakie może mieć to skutki. Zniszczone lub zmienione dane możemy przywrócić z posiadanej kopii. Skradzione lub zgubione dane sprawdzamy pod kątem zabezpieczeń, na przykład czy były szyfrowane. Jeśli dane zostały ujawnione, analizujemy jak szeroki był ich zakres. Oceniamy, czy takie naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla Twoich praw lub wolności. Oznacza to, czy jest możliwe, że ktoś się pod Ciebie podszyje, oszuka albo stracisz dobrą opinię. Jeśli ryzyko nie jest wysokie odnotujemy takie naruszenie w wewnętrznych rejestrach.
Jeśli przypuszczamy, że skutki mogą być poważne, powiadomimy Cię o nim. Otrzymasz komunikat, z którego dowiesz się co się stało, jakie mogą być skutki i jakie rozwiązania zastosowaliśmy. Możemy też opisać wskazówki, dzięki którym ograniczysz negatywne konsekwencje.
Prawo do skargi do Prezesa UODO – art. 77
Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem. Możesz to zrobić wysyłając pismo na adres ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa lub przez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą. Pamiętaj, że skarga musi spełniać takie same wymagania jak inne pisma do urzędów. Musi między innymi zawierać Twoje imię i nazwisko oraz adres, a także odręczny podpis lub podpis elektroniczny.
Więcej informacji na ten temat znajdziesz na stronie UODO https://uodo.gov.pl/pl/83/155
Masz pytania? Porozmawiaj z pracownikiem lub z IOD
Na większość pytań chętnie odpowiedzą Ci pracownicy naszego Urzędu. Dobrze znają ustawy i inne przepisy, na podstawie których załatwiają Twoje sprawy.
Możesz też porozmawiać z pracownikiem, który zna się na ochronie danych osobowych. To Inspektor Ochrony Danych, który pracuje od poniedziałku do środy w godzinach 8-16.
telefon 22 781 39 29
lub listownie na adres Urzędu.