Source: http://www.roedl.net/pl/pl/warto_wiedziec/ochrona_danych_osobowych/jak_prawidlowo_monitorowac_pracownikow.html
Timestamp: 2018-07-22 06:38:09+00:00
Document Index: 57449887

Matched Legal Cases: ['art. 23', 'art. 22', 'art. 13', 'art. 8', 'art. 8', 'art. 13']

Jak prawidłowo monitorować pracowników? ★ monitoring pracowników ★ przetwarzanie danych osobowych ★ dane osobowe ★ RODO ★ obowiązek informacyjny | Rödl & Partner
Jak prawidłowo monitorować pra...
Każdego dnia jesteśmy monitorowani – na ulicach, w sklepach, na parkingach, osiedlach, wejściach do budynków i w miejscu pracy. Korzystamy z GPS-ów – w telefonach, samochodach, zlokalizowanie nas nie stanowi problemu. W tym tekście skupimy się na kwestiach dotyczących monitorowania pracowników w miejscu pracy i wymogach z nimi związanych.
W pierwszej kolejności trzeba podkreślić, że aktualnie nie istnieją w Polsce przepisy prawa pracy, regulujące wymogi monitorowania w miejscu pracy. Oczywiście fakt ten nie oznacza, że pracownicy w Polsce nie są monitorowani. Do tej pory kwestia wymogów dotyczących monitoringu w miejscu pracy pozostawała sporna zarówno w orzecznictwie jak i literaturze. W praktyce monitorowanie pracowników często było uzasadniane wskazaniem na art. 23 § 1 pkt. 5) ustawy o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr. 2016, poz. 922). Zgodnie z tym przepisem przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą. W związku z powyższym w orzecznictwie prezentowany jest pogląd, że daną osobę powinno się uprzednio poinformować o jej monitorowaniu. Ponadto należy ocenić proporcjonalność zastosowanych środków do celu, a także stopień naruszania sfery prywatnej tej osoby. Informacja o monitorowaniu powinna również zostać zawarta w przepisach wewnątrzzakładowych (np. regulaminie pracy).
Warto wskazać, że polski ustawodawca w projekcie ustawy z 12 września2017 r. (przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych) przewiduje zmianę art. 22 1 kodeksu pracy poprzez możliwość wyrażenia zgody przez pracownika na przetwarzanie innych danych osobowych niż wskazane w 22 1 § 1 i 2 kodeksu pracy oraz wyraźny zapis o dopuszczalności nadzoru nad miejscem pracy lub terenem zakładu pracy pracownika w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring), jeżeli pracodawca uzna to za konieczne.
Co mówi RODO o obowiązku informacyjnym?
W Rozporządzeniu Ogólnym o Ochronie Danych (RODO) obowiązek informacyjny został uregulowany dokładniej niż w dotychczas obowiązującej ustawie o ochronie danych osobowych. Przepisy RODO znajdą zastosowanie także w przypadku prowadzenia monitoringu pracowników. Zgodnie z art. 13 RODO administrator (czyli pracodawca) zobowiązany będzie przekazać konkretnej osobie (pracownikowi) następujące informacje na temat monitorowania:
adres i pełną nazwę administratora danych osobowych,
dane kontaktowe administratora (np. telefon, e-mail),
podstawę przetwarzania danych osobowych (wraz z ew. opisem prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora),
prawie dostępu do danych osobowych oraz ich sprostowania,
prawie do usunięcia danych osobowych lub ograniczenia przetwarzania, prawie do wniesienia sprzeciwu i do przenoszenia danych,
prawie do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych,
czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, zobowiązana jest do ich podania oraz jakie są ewentualne konsekwencje w przypadku niepodania danych.
Z powyższego należy wnioskować, że pracodawcy wewnętrznych regulacjach powinni szeroko rozbudować informacje dotyczące monitorowania pracowników.
Monitoring pracownika a prawa człowieka
Chcemy zwrócić Państwa uwagę także na orzecznictwo Europejskiego Trybunału Praw Człowieka odnośnie do monitoringu pracowników oraz na kwestie związane z naruszeniem art. 8 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka, tj. prawa do poszanowania życia prywatnego i korespondencji (art. 8 EKPC).
5 września 2017 r. zapadł wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka w sprawie Bărbulescu przeciwko Rumunii (skarga nr 61496/08). Wielka Izba podała kryteria, które trzeba uwzględniać przy rozstrzyganiu kwestii zasadności monitorowania komunikacji pracownika tak, by można było skutecznie je wykorzystać w procesie.
Trybunał wskazał sześć istotnych kryteriów:
Wstępne informacje na temat monitorowania: osoba zainteresowana musi być poinformowana z wyprzedzeniem o rodzaju monitorowania i jego implementacji,
Zakres monitorowania przez pracodawcę i stopień ingerencji w prywatność pracownika:
czy monitorowany jest przepływ komunikacyjny lub jego zawartość?,
czy monitorowana jest całość, czy tylko części komunikacji?,
jaki jest czas trwania monitorowania i liczba osób mających dostęp do uzyskanych informacji?
Uzasadnienie monitorowania: czy istnieją racjonalne powody do prowadzenia indywidualnego monitoringu? Monitorowanie treści komunikacyjnych jest bardziej inwazyjne niż samo wykrywanie komunikacji dlatego wymaga dokładnego uzasadnienia,
Konieczność podjętych działań: czy cel można osiągnąć za pomocą mniej inwazyjnych metod i środków (np. bez bezpośredniego dostępu do całej treści komunikatu)?,
Konsekwencje dla pracownika i zamierzone wykorzystanie wyników (w szczególności to, czy wyniki zostały wykorzystane do osiągnięcia konkretnego celu działania),
Istnienie uzasadnionych gwarancji: czy zapewniono, że treść komunikatu nie będzie dostępna, jeżeli pracownik nie został wcześniej poinformowany o monitoringu?
Wyrok oznacza, że już teraz monitorowanie pracowników może być kontrolowane przez sądy zgodnie z analogicznymi kryteriami, jakie zostały wskazane w art. 13 RODO, mimo iż przepisy RODO będą stosowane od 25 maja 2018 r. Rekomendujemy, aby pracodawcy nie czekali z wprowadzeniem odpowiednich zmian w regulaminach pracy czy umowach o pracę tylko jak najszybciej je wdrożyli.
Eksperci Rödl & Partner chętnie odpowiedzą na Państwa pytania i wątpliwości dotyczące zarówno tematu monitorowania pracowników, jak i pozostałych kwestii wprowadzanych przez przepisy RODO.