Source: http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:32008D0456:RO:NOT
Timestamp: 2014-03-14 10:22:50+00:00
Document Index: 24944393

Matched Legal Cases: ['articolul 25', 'articolul 33', 'articolul 35', 'articolul 37', 'articolul 5', 'Articolul 40', 'Articolul 41', 'articolul 4', 'articolul 16', 'articolul 1', 'articolul 27', 'articolul 33', 'articolul 16', 'articolul 10', 'articolul 29', 'articolul 16', 'articolul 16', 'articolul 16', 'articolul 17', 'articolul 18', 'articolul 16', 'articolul 32', 'articolul 16', 'articolul 33', 'articolul 34', 'articolul 21', 'articolul 23', 'articolul 3', 'articolul 23', 'articolul 41', 'articolul 42', 'articolul 32', 'articolul 32', 'articolul 32', 'articolul 32', 'articolul 32', 'articolul 41', 'articolul 42', 'articolul 29', 'articolul 37', 'articolul 6', 'articolul 14', 'articolul 8', 'articolul 7', 'articolul 45', 'articolul 39', 'articolul 16', 'articolul 37', 'articolul 3', 'articolul 5', 'articolul 18', 'articolul 40']

EUR-Lex - 32008D0456 - RO
2008/456/CE: Decizia Comisiei din 5 martie 2008 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Deciziei nr. 574/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului de instituire a Fondului pentru frontierele externe pentru perioada 2007-2013, ca parte a Programului general Solidaritate și gestionarea fluxurilor migratorii , în ceea ce privește sistemele de gestiune și control ale statelor membre, normele de gestiune administrativă și financiară și eligibilitatea cheltuielilor privind proiectele cofinanțate de fond [notificată cu numărul C(2008) 789]
JO L 167, 27.6.2008, p. 1-68 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
Ediţie specială în limba croată capitol 19 volum 003 p. 231 - 298
rectificat prin 32008D0456R(01) modificat prin 32009D0538 modificare anexă 11PT I.4.1 de la /F/DATE
modificat prin 32009D0538 înlocuire anexă 11 PT V.3 de la /F/DATE
modificat prin 32009D0538 modificare anexă 5 alineat A PT 4.1 de la /F/DATE
modificat prin 32009D0538 înlocuire articol 23.1 de la /F/DATE
modificat prin 32010D0069 adăugare articol 24.4 de la /F/DATE
modificat prin 32010D0069 înlocuire articol 24 titlu de la /F/DATE
modificat prin 32011D0148 modificare anexă III de la 02/03/2011
modificat prin 32011D0148 modificare anexă IV de la 02/03/2011
modificat prin 32011D0148 înlocuire anexă IX titlu de la 02/03/2011
modificat prin 32011D0148 modificare anexă V de la 02/03/2011
modificat prin 32011D0148 modificare anexă VIII de la 02/03/2011
modificat prin 32011D0148 înlocuire anexă XI modificat prin 32011D0148 înlocuire articol 11 de la 02/03/2011
modificat prin 32011D0148 înlocuire articol 21 .1 de la 02/03/2011
modificat prin 32011D0148 înlocuire articol 24 .3 de la 02/03/2011
modificat prin 32011D0148 adăugare articol 25 .1 de la 02/03/2011
modificat prin 32011D0148 înlocuire articol 25 .2 de la 02/03/2011
modificat prin 32011D0148 înlocuire articol 26 de la 02/03/2011
modificat prin 32011D0148 înlocuire articol 37 de la 02/03/2011
modificat prin 32011D0148 înlocuire articol 40 .3.B de la 02/03/2011
modificat prin 32011D0148 înlocuire articol 9.1 teză 2 de la 02/03/2011
32004D0926 Selectează toate actele care menționează acest document
de stabilire a normelor de punere în aplicare a Deciziei nr. 574/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului de instituire a Fondului pentru frontierele externe pentru perioada 2007-2013, ca parte a Programului general "Solidaritate și gestionarea fluxurilor migratorii", în ceea ce privește sistemele de gestiune și control ale statelor membre, normele de gestiune administrativă și financiară și eligibilitatea cheltuielilor privind proiectele cofinanțate de fond
[notificată cu numărul C(2008) 789]
având în vedere Decizia 574/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 23 mai 2007 de constituire a Fondului pentru frontierele externe, pentru perioada 2007-2013, ca parte a Programului general "Solidaritate și gestionarea fluxurilor migratorii" [1], în special articolul 25, articolul 33 alineatul (5), articolul 35 alineatul (6) și articolul 37 alineatul (4),
(5) Auditurile proiectelor și ale sistemelor sunt efectuate sub responsabilitatea autorității de audit. Pentru a garanta o arie de cuprindere și o eficiență adecvate ale auditurilor, precum și efectuarea acestora cu respectarea acelorași standarde în toate statele membre, este necesar să se stabilească condițiile pe care ar trebui să le îndeplinească auditurile respective, inclusiv baza de eșantionare.
(12) Utilizarea mijloacelor electronice pentru schimbul de informații și date financiare între statele membre și Comisie conduce la simplificare, la o mai mare eficiență, la transparență și la economisirea timpului. Pentru a valorifica pe deplin aceste avantaje menținând totodată securitatea schimburilor, Comisia poate pune la punct un sistem informatic comun.
(14) Este necesară stabilirea unor norme detaliate de punere în aplicare a sprijinului pentru regimul special de tranzit, instituit prin Regulamentul (CE) nr. 693/2003 al Consiliului [4] și Regulamentul (CE) nr. 694/2003 al Consiliului [5].
(15) În conformitate cu articolele 1 și 2 din Protocolul privind poziția Danemarcei, anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și Tratatul de instituire a Comunității Europene, Danemarca nu este obligată de prezenta decizie și nu face obiectul aplicării sale. Dat fiind că Decizia nr. 574/2007/CE se bazează pe acquis-ul Schengen, în temeiul dispozițiilor titlului IV din partea a treia din Tratatul de instituire a Comunității Europene, Danemarca decide, în termen de șase luni de la adoptarea acestei decizii de către Consiliu, în conformitate cu articolul 5 din protocolul menționat, dacă o va transpune în legislația națională.
(16) Prezenta decizie constituie o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen la a căror aplicare Marea Britanie nu participă, în conformitate cu Decizia 2000/365/CE a Consiliului din 29 mai 2000 privind solicitarea Regatului Unit al Marii Britanii și Irlandei de Nord de a participa la unele dintre dispozițiile acquis-ului Schengen [6], precum și cu ulterioara Decizie 2004/926/CE a Consiliului din 22 decembrie 2004 privind punerea în aplicare a unor părți din acquis-ul Schengen de către Regatul Unit al Marii Britanii și Irlandei de Nord [7]. În consecință, Marea Britanie nu este obligată de prezenta decizie și nu face obiectul aplicării sale.
(17) Prezenta decizie constituie o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen, la a căror aplicare Irlanda nu participă, în conformitate cu Decizia 2002/192/CE a Consiliului din 28 februarie 2002 privind solicitarea Irlandei de a participa la unele dintre dispozițiile acquis-ului Schengen [8]. În consecință, Irlanda nu este obligată de prezenta decizie și nu face obiectul aplicării sale.
(18) În ceea ce privește Islanda și Norvegia, Decizia nr. 574/2007/CE constituie o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen în sensul Acordului încheiat între Consiliul Uniunii Europene, Republica Islanda și Regatul Norvegiei în ceea ce privește asocierea acestor două state în vederea punerii în aplicare, a asigurării respectării și dezvoltării acquis-ului Schengen [9], care intră sub incidența articolului 1 literele A și B din Decizia 1999/437/CE a Consiliului din 17 mai 1999 privind anumite modalități de aplicare a Acordului încheiat între Consiliul Uniunii Europene, Republica Islanda și Regatul Norvegiei în ceea ce privește asocierea acestor două state în vederea punerii în aplicare, a asigurării respectării și dezvoltării acquis-ului Schengen [10].
(19) În ceea ce privește Elveția, Decizia nr. 574/2007/CE [11] constituie o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen în sensul Acordului încheiat între Uniunea Europeană, Comunitatea Europeană și Confederația Elvețiană în ceea ce privește asocierea acesteia din urmă în vederea punerii în aplicare, a asigurării respectării și dezvoltării acquis-ului Schengen, care intră sub incidența articolului 4 alineatul (1) din decizia Consiliului privind semnarea, în numele Comunității Europene, și aplicarea provizorie a anumitor dispoziții ale prezentului acord.
(20) Măsurile prevăzute în prezenta decizie sunt conforme cu avizul Comitetului de gestionare a fondului,
Partea II Dispoziții comune celor patru fonduri
Capitolul 5 Accesul la informații și transparența
Partea III Dispoziții speciale pentru Fondul pentru frontierele externe
Capitolul 2 Regimul special de tranzit
Articolul 40 Sprijinul pentru punerea în aplicare a regimului special de tranzit
Partea IV Dispoziții finale
Articolul 41 Destinatarii
(2) Dispozițiile prevăzute în cele ce urmează se aplică fără a aduce atingere dispozițiilor Regulamentului (Euratom, CE) nr. 2185/96 al Consiliului din 11 noiembrie 1996 privind controalele și inspecțiile la fața locului efectuate de Comisie în scopul protejării intereselor financiare ale Comunităților Europene împotriva fraudei și a altor nereguli [12].
- "act de bază": Decizia nr. 574/2007/CE;
- "fond": Fondul pentru frontierele externe, astfel cum a fost instituit prin actul de bază;
- "patru fonduri": Fondul european pentru refugiați, Fondul pentru frontierele externe, Fondul european de returnare și Fondul european de integrare a resortisanților țărilor terțe, astfel cum au fost instituite prin Decizia nr. 573/2007/CE [13], Decizia nr. 574/2007/CE, Decizia nr. 575/2007/CE ale Parlamentului European şi ale Consiliului [14] și Decizia 2007/435/CE a Consiliului [15] ca parte a Programului general "Solidaritate și gestionarea fluxurilor migratorii";
- "autoritate responsabilă": organismul desemnat de un stat membru în temeiul articolului 27 alineatul (1) litera (a) din actul de bază;
- "autoritate de certificare": organismul desemnat de un stat membru în temeiul articolului 27 alineatul (1) litera (b) din actul de bază;
- "autoritate de audit": organismul desemnat de un stat membru în temeiul articolului 27 alineatul (1) litera (c) din actul de bază;
- "autoritate delegată": organismul desemnat de un stat membru în temeiul articolului 27 alineatul (1) litera (d) din actul de bază;
- "autorități desemnate": toate autoritățile desemnate de un stat membru în temeiul articolului 27 din actul de bază;
- "acțiune": acțiune desfășurată în cadrul fondului, cum sunt cele enumerate în cadrul obiectivelor specifice definite la articolul 4, înțeleasă în sensul articolului 6 din actul de bază;
- "proiect": mijloacele specifice, practice, utilizate pentru punerea în aplicare, integral sau parțial, a unei acțiuni, de către beneficiarii finali ai subvențiilor;
- "beneficiarul final": entitatea juridică responsabilă cu punerea în aplicare a proiectelor, respectiv ONG-uri, autorități federale, naționale, regionale sau locale, alte organizații nonprofit, societăți de drept public sau privat sau organizații internaționale;
- "orientări strategice": cadrul de intervenție a fondului, astfel cum a fost adoptat prin Decizia 2007/599/CE a Comisiei [16];
- "prioritate specifică": set de acțiuni definit ca prioritate specifică în orientările strategice și care permite cofinanțarea la o rată superioară, în conformitate cu articolul 16 alineatul (4) din actul de bază;
- "fraudă suspectată": o neregulă care determină inițierea unei proceduri administrative sau judiciare la nivel național în vederea stabilirii existenței unui comportament intenționat, în special a unei fraude, astfel cum este menționată la articolul 1 alineatul (1) litera (a) din Convenția elaborată pe baza articolului K.3 din Tratatul privind Uniunea Europeană privind protecția intereselor financiare ale Comunităților Europene [17];
- "faliment": procedura de insolvență, astfel cum este definită la articolului 2 litera (a) din Regulamentul (CE) nr. 1346/2000 al Consiliului [18];
(1) Orice delegare de sarcini respectă principiul bunei gestiuni financiare, care presupune un control intern eficient și eficace și asigură respectarea principiului nediscriminării și vizibilității finanțării comunitare. Nicio sarcină de punere în aplicare care face obiectul delegării nu poate conduce la conflicte de interese.
(3) Gestionarea comunicării cu Comisia, menționată la articolul 27 alineatul (1) litera (a) din actul de bază, nu poate face obiectul delegării. Autoritatea delegată comunică cu Comisia prin intermediul autorității responsabile.
Autoritățile desemnate își pot externaliza unele sarcini, însă răspund în continuare de sarcinile externalizate, în conformitate cu responsabilitățile definite la articolele 29, 31 și 32 din actul de bază.
În conformitate cu articolul 33 alineatul (2) din actul de bază și ținând seama de principiul proporționalității, statele membre elaborează un manual care stabilește proceduri și norme practice privind:
(2) Autoritatea responsabilă acționează ca organism de atribuire în cazurile în care pune în aplicare proiectele, în general pe baza unei cereri deschise, anuale, de propuneri.
Nici autoritatea responsabilă, nici vreuna dintre autoritățile delegate nu poate răspunde acestor cereri de propuneri.
În cazurile justificate în mod corespunzător, inclusiv în cazul continuării, în conformitate cu articolul 16 alineatul (6) din actul de bază, a proiectelor multianuale selectate în urma unei cereri de propuneri anterioare sau în situații de urgență, pot fi acordate subvenții fără a fi nevoie de o cerere de propuneri.
(4) Decizia administrativă de a cofinanța un proiect în cadrul fondului conține informațiile necesare pentru monitorizarea produselor și serviciilor care fac obiectul cofinanțării și pentru verificarea cheltuielilor generate. Toate dispozițiile relevante stabilite pentru un acord de subvenționare la articolul 10 alineatul (2) sunt specificate într-un instrument juridic echivalent.
(b) sarcinile autorității responsabile, astfel cum sunt definite la articolul 29 din actul de bază, nu sunt afectate atunci când autoritatea responsabilă pune, de asemenea, în aplicare proiecte în mod direct.
(b) criteriile de selecție, care trebuie să fie conforme cu articolul 16 alineatul (5) din actul de bază, precum și documentele justificative relevante;
(2) În scopul selectării proiectelor și al acordării subvențiilor, autoritatea responsabilă se asigură că beneficiarii finali sunt informați cu privire la următoarele condiții speciale legate de proiectele care urmează să fie puse în aplicare:
(b) termenul de punere în aplicare; precum și
(6) Fiecărui solicitant îi sunt trimise informații scrise privind rezultatele procedurii de selecție, inclusiv o justificare a deciziilor de selecție. În cazul în care acest lucru este prevăzut în legislația internă, se menționează procedura de revizuire relevantă.
(b) urmărirea acordurilor și a oricăror modificări aduse acestora prin instituirea unui sistem de monitorizare administrativă a proiectelor (schimb de corespondență, introducerea și monitorizarea modificărilor și a scrisorilor de atenționare, primirea și tratarea rapoartelor etc).
(b) procentajul maxim al contribuției comunitare, în conformitate cu articolul 16 alineatul (4) din actul de bază;
(3) Dacă este cazul, beneficiarii finali se asigură că toți partenerii din cadrul proiectului sunt supuși unor obligații identice. Partenerii sunt responsabili prin intermediul beneficiarului final, care răspunde în continuare, în ultimă instanță, de respectarea condițiilor contractuale de către acesta și de către toți partenerii din cadrul proiectului.
Fără a aduce atingere normelor comunitare și de drept intern aplicabile privind achizițiile publice, acordurile de subvenționare stabilesc că, la punerea în aplicare a proiectelor, beneficiarii finali și/sau partenerii din cadrul proiectului atribuie contractul de achiziții publice, în urma unei proceduri de licitație, ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic și care se consideră că evită orice conflict de interese. Cu toate acestea, fără a aduce atingere normelor comunitare și de drept intern aplicabile privind achizițiile publice, contractele a căror valoare este mai mică de 5000 de euro pot fi atribuite pe baza unei singure oferte, fără lansarea unei cereri de oferte.
(b) cofinanțarea maximă care rezultă din multiplicarea costurilor eligibile totale ale proiectului în cauză cu un procent prevăzut la articolul 16 alineatul (4) din actul de bază (respectiv 50 % sau 75 %); precum și
(1) Asistența tehnică la inițiativa Comisiei, astfel cum este definită la articolul 17 din actul de bază, poate fi finanțată în proporție de până la 100 % de fond.
(2) Asistența tehnică la inițiativa statelor membre, astfel cum este definită la articolul 18 din actul de bază, poate fi finanțată în proporție de până la 100 % de fond.
(3) Asistența tehnică la inițiativa Comisiei sau a statelor membre poate fi acordată sub formă de contracte de achiziții publice, de comisioane pentru experți și/sau orice cheltuieli administrative supuse normelor privind eligibilitatea definite în partea III, capitolul 1.
(1) Verificările care trebuie efectuate de autoritatea de gestiune sau sub responsabilitatea acesteia în temeiul articolului 29 alineatul (1) litera (g) din actul de bază vizează aspectele administrative, financiare, tehnice și fizice ale proiectelor, după caz.
Scopul verificărilor este de a se asigura că, din punctul de vedere al obiectivului proiectului, cheltuielile declarate sunt reale și legitime, că proiectele finanțate au fost executate în conformitate cu acordurile de subvenționare, că s-au respectat normele privind contribuția comunitară, în special în ceea ce privește structura de finanțare definită la articolul 16 din actul de bază, că cererile de rambursare ale beneficiarului final sunt corecte și că proiectele și cheltuielile au respectat normele comunitare și de drept intern, precum și de faptul că acestea evită dubla finanțare a cheltuielilor cu alte sisteme comunitare sau naționale și cu alte perioade de programare.
(b) verificări, cel puțin pe un eșantion reprezentativ, ale documentelor justificative care acoperă toate rubricile din buget anexate la acordul de subvenționare, ale relevanței, exactității și eligibilității cheltuielilor, veniturilor și costurilor acoperite din veniturile alocate declarate de beneficiarii finali;
(1) În sensul articolului 29 alineatul (1) litera (k) din actul de bază, o pistă de audit este considerată adecvată în cazul în care îndeplinește următoarelor criterii:
(1) Auditurile menționate la articolul 32 alineatul (1) literele (a) și (b) din actul de bază sunt efectuate asupra sistemelor de gestiune și control instituite de statele membre și asupra unui eșantion de proiecte selectate printr-o metodă aprobată de autoritatea de audit.
(d) utilizarea efectivă sau intenționată a proiectului este coerentă cu obiectivele, acțiunea sau măsurile prevăzute la articolele 3, 4, 5, 6 și 18 din actul de bază;
(e) contribuția publică sau privată a fost plătită beneficiarului final în conformitate cu articolul 16 alineatul (2) din actul de bază;
(4) Numai cheltuielile care fac obiectul unui audit efectuat în temeiul alineatului (3) sunt luate în considerare în valoarea cheltuielilor auditate, în sensul articolului 32 alineatul (1) litera (b) din actul de bază. În cazul în care auditul este efectuat înaintea finalizării proiectului, nu se ține cont decât de cheltuielile efectiv auditate pentru a calcula rata de acoperire.
(6) Autoritatea de audit își elaborează concluziile pe baza rezultatelor auditurilor referitoare la cheltuielile declarate Comisiei și le comunică Comisiei în cadrul raportului anual de audit. În cadrul programelor anuale pentru care rata de eroare prevăzută depășește pragul de semnificație de 2 % din contribuția Comunității, autoritatea de audit analizează importanța acestei erori și ia toate măsurile necesare, inclusiv formulând recomandări adecvate care urmează a fi comunicate cel puțin în raportul anual de audit.
(1) În temeiul articolului 10 alineatul (2) din actul de bază, măsura în care informațiile la care poate avea acces un stat membru cu privire la utilizarea fondului sunt transmise Comisiei în documentele menționate în acest capitol poate fi proporțională cu cuantumul contribuției comunitare alocate statului membru în cauză și, după caz, aceste informații pot fi furnizate într-o formă sintetică.
(1) Descrierea sistemelor de gestiune și control menționate la articolul 33 alineatul (4) și articolul 34 alineatul (2) din actul de bază este prezentată în conformitate cu modelul din anexa I.
(1) Statele membre transmit Comisiei un program multianual, astfel cum se menționează la articolul 21 din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa II.
(2) Statele membre transmit Comisiei programele anuale, astfel cum se menționează la articolul 23 din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa III.
Planurile financiare legate de programele anuale prezintă o defalcare a sumelor incluse în buget pe categorii de acțiuni, astfel cum sunt definite la articolul 3 alineatul (1) din actul de bază, cu referire la priorități.
(1) În vederea revizuirii programului anual aprobat de Comisie în temeiul articolului 23 alineatul (4) din actul de bază, statul membru în cauză trimite Comisiei, până la data de 1 mai a anului următor anului de referință, un proiect revizuit de program anual. Comisia analizează și aprobă, cât mai curând posibil, programul revizuit, în conformitate cu procedura prevăzută la articolul 23 alineatul (4) din actul de bază.
(1) Statele membre transmit Comisiei rapoartele intermediare privind punerea în aplicare a programului anual și cererile de plată, astfel cum se menționează la articolul 41 alineatul (4) din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa IV.
(2) Statele membre transmit Comisiei rapoartele finale privind punerea în aplicare a programului anual și cererile de plată, astfel cum se menționează la articolul 42 alineatul (1) litera (b) din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa V.
(3) Tabelele financiare aferente rapoartelor intermediare și finale prezintă o defalcare a sumelor pe priorități, conform orientărilor strategice, precum și pe proiecte pentru fiecare categorie de acțiuni, conform articolului 3 alineatul (1) din actul de bază.
(1) Strategia de audit menționată la articolul 32 alineatul (1) litera (c) din actul de bază este stabilită în conformitate cu modelul din anexa VI.
(2) Cu excepția cazului în care fiecare dintre ultimele două programe anuale adoptate de Comisie corespunde unei contribuții comunitare anuale de mai puțin de 1 milion de euro, autoritatea de audit prezintă un plan anual de audit înainte de data de 15 februarie a fiecărui an, începând din 2009. Planul de audit este întocmit ca anexă la strategia de audit, în conformitate cu modelul din anexa VI. În cazul unei strategii de audit combinate, prevăzute la articolul 32 alineatul (2) din actul de bază, poate fi prezentat un plan de audit anual combinat.
(3) Raportul de audit și avizul menționate la articolul 32 alineatul (3) literele (a) și (b) din actul de bază se bazează pe auditurile sistemelor și auditurile proiectelor efectuate în conformitate cu strategia de audit și sunt întocmite în conformitate cu modelele din anexele VII.A și VII.B.
(4) Declarația de validitate menționată la articolul 32 alineatul (3) litera (c) din actul de bază se bazează pe întreaga activitate de audit desfășurată de autoritatea de audit, precum și pe verificări suplimentare, dacă este cazul. Declarația de validitate este întocmită în conformitate cu modelul din anexa VII.C.
(5) În cazul oricărei restrângeri a ariei de cuprindere a examinării sau în cazul în care se constată că nivelul cheltuielilor afectate de nereguli nu permite formularea unei opinii fără rezerve pentru avizul anual menționat la articolul 32 alineatul (3) litera (b) din actul de bază sau în declarația menționată la litera (c) a aceluiași articol, autoritatea de audit furnizează argumente și apreciază gravitatea problemei și impactul său financiar.
(1) Declarația certificată de cheltuieli referitoare la cererea de plată a celei de-a doua prefinanțări menționate la articolul 41 alineatul (4) din actul de bază este întocmită și transmisă Comisiei în formatul din anexa VIII.
(2) Declarația certificată de cheltuieli referitoare la cererea de plată a soldului menționate la articolul 42 alineatul (1) litera (a) din actul de bază este întocmită și transmisă Comisiei în formatul din anexa IX.
(a) cazurile în care neregulile sunt legate de sume de mai puțin de 10000 de euro, imputabile bugetului general al Comunităților Europene;
(b) cazurile în care neregula constă exclusiv în nerealizarea, integrală sau parțială, a unui proiect inclus în programul anual din cauza falimentului beneficiarului final;
Accesul la informații și transparența
Cu toate acestea, autoritatea responsabilă poate decide să păstreze confidențialitatea dispozițiilor privind gestiunea internă prevăzute în programul multianual sau în programele anuale și a oricăror alte informații legate de punerea în aplicare a fondului pe motive de securitate publică.
(b) publicarea anuală, cel puțin pe un site internet, a listei beneficiarilor finali, a denumirilor proiectelor și a valorii finanțării publice și comunitare alocate acestora. Adresa site-ului internet este comunicată Comisiei.
(a) contribuția totală a Comunității la proiect depășește 100000 de euro; precum și
(1) Statele membre și Comisia iau toate măsurile necesare pentru a preveni divulgarea neautorizată sau accesul ilegitim la informațiile menționate la articolul 29 alineatul (1) litera (h) din actul de bază, la informațiile culese de Comisie în cursul controalelor sale la fața locului și la informațiile menționate în capitolul 4.
În plus față de versiunile tipărite, semnate în mod corespunzător, ale documentelor menționate la capitolul 3, informațiile sunt transmise, de asemenea, ori de câte ori este posibil, prin mijloace electronice.
(4) Orice costuri legate de interfața dintre sistemul informatic comun și sistemele informatice naționale, regionale și locale și orice costuri de adaptare a sistemelor naționale, regionale și locale la cerințele tehnice ale sistemului comun sunt eligibile în temeiul articolului 18 din actul de bază.
DISPOZIȚII SPECIALE PENTRU FONDUL PENTRU FRONTIERELE EXTERNE
(1) Normele prevăzute în anexa XI sunt utilizate pentru a stabili eligibilitatea cheltuielilor privind acțiunile finanțate în cadrul programelor anuale menționate la articolul 37 alineatul (4) din actul de bază.
(2) Normele sunt aplicabile beneficiarilor finali și se aplică mutatis mutandis partenerilor din cadrul proiectului.
(3) Statele membre pot aplica norme de drept intern privind eligibilitatea care sunt mai riguroase decât cele prevăzute de prezenta decizie.
Regimul special de tranzit
Sprijinul pentru punerea în aplicare a regimului special de tranzit
(1) Sprijinul pentru punerea în aplicare a regimului special de tranzit menționat la articolul 6 din actul de bază este stabilit în cadrul programului multianual al Republicii Lituania și este pus în aplicare pe baza programelor anuale ale Republicii Lituania.
În consecință, normele prevăzute în actul de bază și prezenta decizie privind punerea în aplicare a programelor anuale se aplică mutatis mutandis în vederea sprijinirii punerii în aplicare a regimului special de tranzit. Fondul suportă toate costurile suplimentare survenite în urma punerii în aplicare a dispoziției speciale a acquis-ului prevăzute pentru un astfel de tranzit.
(2) Suma care urmează să fie alocată, în cadrul fiecărui program anual, pentru acest sprijin este stabilită în temeiul articolului 6 din actul de bază și în limita alocărilor prevăzute la articolul 14 alineatul (12) din actul de bază.
(3) În ceea ce privește scutirile de taxe, acțiunea se desfășoară de la data de 1 ianuarie a anului menționat în decizia de finanțare care aprobă programul anual până la data de 31 decembrie a anului respectiv.
În ceea ce privește costurile suplimentare, acțiunea se desfășoară de la data de 1 ianuarie a anului menționat în decizia de finanțare care aprobă programul anual până la data de:
(a) 31 decembrie a anului respectiv, pentru salariile personalului responsabil în mod direct de punerea în aplicare a regimului special de tranzit;
(b) 31 decembrie a anului următor, pentru toate celelalte costuri suplimentare.
(4) Suma care urmează să fie alocată, în cadrul fiecărui program anual, pentru acest sprijin nu este folosită pentru altă acțiune.
Această decizie este adresată Regatului Belgiei, Republicii Bulgaria, Republicii Cehe, Republicii Federale Germania, Republicii Estonia, Republicii Elene, Regatului Spaniei, Republicii Franceze, Republicii Italiene, Republicii Cipru, Republicii Letonia, Republicii Lituania, Marelui Ducat al Luxemburgului, Republicii Ungare, Republicii Malta, Regatului Țărilor de Jos, Republicii Austria, Republicii Polone, Republicii Portugheze, României, Republicii Slovenia, Republicii Slovace, Republicii Finlanda și Regatului Suediei.
[4] JO L 99, 17.4.2003, p. 8.
[5] JO L 99, 17.4.2003, p. 15.
[7] JO L 395, 31.12.2004, p. 70.
[8] JO L 64, 7.3.2002, p. 20.
[9] JO L 176, 10.7.1999, p. 36.
[10] JO L 176, 10.7.1999, p. 31.
[11] JO L 370. 17.12.2004, p. 78.
[13] JO L 144, 6.6.2007, p. 1.
[14] JO L 144, 6.6.2007, p. 45.
[15] JO L 168, 28.6.2007, p. 18.
[16] JO L 233, 5.9.2007, p. 3.
[17] JO C 316, 27.11.1995, p. 49.
[18] JO L 160, 30.6.2000, p. 1. Regulament modificat ultima dată prin Regulamentul (CE) nr. 681/2007 (JO L 159, 20.6.2007, p. 1).
ANEXA I Descrierea a sistemelor de gestiune și control
ANEXA VII Model de raport al autorității de audit
ANEXA VIII Model de declarație de cheltuieli pentru plata celei de-a doua prefinanțări
ANEXA IX Model de declarație de cheltuieli pentru plata soldului
ANEXA X Instrucțiuni privind emblema și definirea culorilor standard
ANEXA XI Norme privind eligibilitatea cheltuielilor – Fondul pentru frontierele externe
STAT MEMBRU:FOND(URI):PUNCT DE CONTACT PRINCIPAL:INFORMAȚIILE FURNIZATE DESCRIU SITUAȚIA LA DATA DE:
În caz contrar, indicarea datei la care sistemul va deveni operațional.
1.1.3. Indicarea acreditării sau a neacreditării de către Comisie a acestor sisteme de gestiune și control pentru alte instrumente financiare comunitare (dacă este cazul).
1.3.5. Informații privind măsura în care autoritatea responsabilă poate acționa, de asemenea, ca organism executiv pentru proiectele cofinanțate de fond
1.5.5. În cazul în care autoritatea de certificare este aceeași pentru mai mult de unul dintre cele patru fonduri, o descriere a atribuțiilor și sistemelor comune
1.6.7. În cazul în care o autoritate responsabilă poate acționa, de asemenea, ca organism executiv pentru proiectele cofinanțate de fond, o descriere a măsurilor care asigură independența autorității de audit în conformitate cu articolul 8.
Scurtă descriere a procedurii de instituire a fiecăreia dintre autoritățile desemnate [Descrierea ar trebui să vizeze toate autoritățile.] |
1 | Normele care reglementează relațiile statului membru cu autoritățile desemnate definesc responsabilitățile fiecărei părți. | D/N | |
2 | Statul membru a furnizat orientări autorităților desemnate pentru a asigura o bună gestiune financiară (prin cursuri de formare și/sau manuale). | D/N | |
3 | Fiecare autoritate își va informa personalul cu privire la declarația de misiune a organizației, precum și cu privire la fișa postului și la rezultatele urmărite. | D/N | |
4 | Au fost luate măsuri pentru a garanta faptul că diferitele autorități dispun de resurse de personal corespunzătoare, atât din punct de vedere al numărului acestora, cât și al vechimii și experienței pentru a-și putea exercita atribuțiile. | D/N | |
Scurtă descriere a măsurilor prevăzute pentru a asigura o separare adecvată a funcțiilor [Descrierea ar trebui să vizeze toate autoritățile.] |
1 | Sunt definite norme menite să asigure o separare corespunzătoare a funcțiilor între actorii din cadrul autorității responsabile, în ceea ce privește semnarea contractelor/acordurilor de subvenționare. | D/N | |
2 | Sunt definite norme menite să asigure o separare corespunzătoare a funcțiilor între actorii din cadrul autorității responsabile, în ceea ce privește inițierea, verificarea și aprobarea tranzacțiilor financiare. | D/N | |
3 | Autoritatea de audit va fi independentă din punct de vedere funcțional de autoritatea responsabilă și de autoritatea de certificare. | D/N | |
4 | Autoritatea de certificare nu va fi implicată în selectarea, punerea în aplicare și tranzacțiile financiare legate de resursele comunitare. | D/N | |
Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate).] |
1 | Sarcinile de delegat sunt clar definite. | D/N | |
2 | Sunt stabilite proceduri cu privire la sarcinile delegate, iar conformitatea acestora cu normele definite de actul de bază/normele de punere în aplicare a fost verificată. | D/N | |
3 | Vor avea loc controale de supraveghere pentru a asigura îndeplinirea sarcinilor în conformitate cu procedurile stabilite. | D/N | |
Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze toate autoritățile.] |
1 | În cazul organismelor care acționează sub responsabilitatea autorității responsabile (și care nu sunt considerate autorități delegate), există mecanisme de supraveghere pentru a asigura o bună gestiune financiară. | D/N | |
2 | În cazul externalizării activităților de audit și în cazul organismelor care acționează sub responsabilitatea autorității de audit, există mecanisme de supraveghere pentru a asigura o metodologie comună în materie de audit și coerența activității de audit. | D/N | |
3 | În cazul externalizării activităților de certificare și în cazul organismelor care acționează sub responsabilitatea autorității de certificare, există mecanisme de supraveghere pentru a asigura o abordare comună a procesului de certificare. | D/N | |
4 | În cazul externalizării către organisme private care nu sunt învestite cu îndeplinirea unei misiuni de serviciu public, sunt definite mecanisme pentru a asigura faptul că sarcinile care pot fi încredințate acestora nu includ exercitarea autorității publice și nu implică puteri discreționare de apreciere. | D/N | |
1 | Sunt prevăzute măsuri care să garanteze respectarea principiului parteneriatului în conformitate cu normele și practicile naționale aplicabile. | D/N | |
2 | Sunt definite proceduri pentru a verifica măsura în care programul multianual este coerent cu orientările strategice și conform cu dreptul comunitar, în special cu legislația comunitară care urmărește garantarea liberei circulații a persoanelor, coroborată cu măsurile însoțitoare direct asociate acestora, referitoare la controalele la frontierele externe, azilul și imigrația. | D/N | |
3 | Programul multianual va fi aprobat de către o persoană abilitată în mod corespunzător. | D/N | |
1 | Sunt stabilite proceduri pentru a asigura: coerența între programele anuale și programul multianual;eligibilitatea acțiunilor avute în vedere în programele anuale;coerența și complementaritatea acestor acțiuni cu alte instrumente naționale și comunitare;respectarea normelor privind procentajul de cofinanțare;coerența cu prioritățile/prioritățile specifice indicate în orientările strategice. | D/N | |
2 | Sunt stabilite proceduri menite să permită revizuirea programului anual în caz de situații de urgență justificate în mod corespunzător, astfel cum se descrie în actul de bază, dacă este cazul. | D/N | |
3 | Sunt stabilite proceduri care să permită revizuirea unui program anual atunci când aceasta este necesară în conformitate cu dispozițiile articolului 23 alineatul (1) din prezenta decizie. | D/N | |
4 | Orice modificare adusă defalcării financiare a unui program anual și motivele care au stat la baza acesteia sunt justificate cu documente. | D/N | |
5. | Orice modificare a punerii în aplicare a programului anual care nu este legată de defalcarea financiară (de exemplu privind natura și calendarul cererilor de propuneri sau aria de acoperire a asistenței tehnice) și motivele care au stat la baza acesteia sunt justificate cu documente. | D/N | |
Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere vizează autoritate de audit.] |
1 | Sunt definite norme menite să asigure o comunicare transparentă și corespunzătoare între autoritatea responsabilă și autoritatea de audit cu privire la procedurile de gestiune aplicate și la proiecte, înaintea și pe toată durata perioadei de programare. | D/N | |
2 | Sunt stabilite proceduri menite să definească planurile anuale de audit (care trebuie anexate în fiecare an la strategia de audit) și să asigure transmiterea acestora către Comisie în timp util (după caz). | D/N | |
3 | Strategia de audit și planurile anuale de audit sunt aprobate de o persoană abilitată în mod corespunzător. | D/N | |
Scurtă descriere a motivelor care au determinat autoritatea responsabilă să pună direct în aplicare proiectele și a măsurilor speciale prevăzute pentru a consolida sistemele de gestiune și control [Prezenta descriere ar trebui să vizeze toate autoritățile.] |
1 | Necesitatea ca autoritatea responsabilă să pună în aplicare proiectele va fi justificată cu documente și aprobată la nivelul corespunzător. | D/N | |
2 | Sunt instituite măsuri speciale pentru a asigura că natura și obiectivele proiectelor sunt conforme cu dispozițiile definite pentru fond. | D/N | |
3 | Sunt instituite măsuri specifice pentru a preveni apariția conflictelor de interese în ceea ce privește proiectele puse în aplicare de autoritatea responsabilă. | D/N | |
4 | Sunt instituite măsuri speciale pentru a asigura respectarea principiului raportului calitate-preț în cadrul punerii în aplicare a proiectelor de către autoritatea responsabilă. | D/N | |
5 | Sunt definite proceduri menite să garanteze claritatea și exhaustivitatea termenilor contractuali care guvernează aceste proiecte, în special în ceea ce privește condițiile de finanțare, termenii de plată, normele de eligibilitate și obligațiile legate de raportarea operațională și financiară. | D/N | |
6 | Sunt instituite măsuri specifice pentru a garanta faptul că principalele atribuții ale autorității responsabile, astfel cum sunt prevăzute în actul de bază, nu sunt afectate în ceea ce privește proiectele puse în aplicare de autoritatea responsabilă. | D/N | |
7 | Atunci când autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv, competențele autorității de audit sunt atribuite altui organism decât autoritatea responsabilă (în caz contrar, vă rugăm să descrieți garanțiile suplimentare instituite pentru a asigura independența corespunzătoare a autorității de audit). | D/N | |
8 | Strategia de audit va acoperi riscurile specifice care pot fi legate de punerea în aplicare a proiectelor de către autoritatea responsabilă. | D/N | |
1 | În cazul cererilor de propuneri (sau al cererilor de oferte), sunt definite norme menite să asigure o concurență deschisă și o publicitate corespunzătoare. | D/N | |
2 | Criteriile de selecție vor respecta criteriile minime definite în actul de bază. | D/N | |
3 | Sunt definite proceduri pentru primirea propunerilor (sau ofertelor). | D/N | |
4 | Sunt definite proceduri menite să asigure evaluarea propunerilor (sau ofertelor) în conformitate cu normele și criteriile predefinite, într-o manieră transparentă și nediscriminatorie. | D/N | |
5 | Deciziile de atribuire și contractele/acordurile de finanțare nerambursabilă vor fi aprobate de o persoană abilitată în mod corespunzător. | D/N | |
6 | Sunt definite proceduri menite să asigure o informare ex post adecvată a candidaților cu privire la rezultatele procesului de selecție. | D/N | |
7 | Sunt definite proceduri menite să asigure monitorizarea punerii în aplicare a acordurilor de finanțare nerambursabilă/contractelor în conformitate cu termenii contractuali. | D/N | |
1 | Indicatori-cheie operaționali și financiari vor fi stabiliți, monitorizați și comunicați autorității responsabile pentru fiecare proiect. | D/N | |
2 | Sunt prevăzute verificări la fața locului de către autoritatea responsabilă pentru a permite monitorizarea (aspectelor operaționale și financiare) ale proiectelor. | D/N | |
3 | Autoritatea responsabilă se va asigura că beneficiarii finali utilizează un sistem contabil adecvat, informatizat. | D/N | |
4 | Autoritatea responsabilă se va asigura că beneficiarii finali pun în aplicare dispozițiile privind vizibilitatea finanțării comunitare. | D/N | |
Scurtă descriere a procedurii [vizează autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate).] |
1 | Tranzacțiile financiare vor fi aprobate de către persoanele abilitate în mod corespunzător. | D/N | |
2 | Înaintea efectuării plăților/recuperărilor, vor fi realizate verificări în special pentru a monitoriza: exactitatea și regularitatea cererii de plată, având în vedere normele de eligibilitate aplicate fondurilor;furnizarea efectivă a produselor și/sau serviciilor cofinanțate de proiect;exactitatea, integralitatea și plata efectivă a altor contribuții primite din surse publice sau private;luarea în considerare a rezultatelor oricărei activități de audit. | D/N | |
3 | Vor fi efectuate verificări pentru a avea o asigurare rezonabilă cu privire la legalitatea și regularitatea tranzacțiilor subiacente. | D/N | |
4 | Vor fi efectuate controale de supraveghere pe toată durata perioadei de programare pentru a asigura respectarea procedurilor financiare stabilite. | D/N | |
5 | Vor fi efectuate verificări cu privire la complementaritatea cu alte programe financiare comunitare pentru a evita dubla finanțare. | D/N | |
Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă, autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) și autoritatea de certificare.] |
1 | Neregulile sunt definite în conformitate cu cerințele comunitare. | D/N | |
2 | Există mecanisme menite să asigure identificarea în timp util a neregulilor și adoptarea de măsuri corective imediate. | D/N | |
3 | Există proceduri menite să asigure informarea Comisiei cu privire la neregulile identificate și, după caz, cu privire la orice măsuri corective adoptate în conformitate cu obligațiile prevăzute în prezenta decizie. | D/N | |
4 | Există proceduri menite să asigure o urmărire adecvată a ordinelor de recuperare emise și, după caz, a dobânzii de penalizare. | D/N | |
5 | În cazul în care ordinele de recuperare nu pot fi încasate, vor fi identificate cauzele pentru a evalua dacă statele membre ar trebui să ramburseze sau nu fondurile la bugetul comunitar. | D/N | |
Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea de audit și, în calitate de organisme auditate potențiale, autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) și, ca destinatar al concluziilor, autoritatea de certificare.] |
1 | Practica de audit este conformă cu standardele acceptate la nivel internațional. | D/N | |
2 | A fost elaborat un manual de audit pentru a fi utilizat de auditori pe baza cerințelor definite în actul de bază. | D/N | |
3 | Vor fi efectuate auditări cu scopul de a verifica buna funcționare a sistemelor de gestiune și control. | D/N | |
4 | Verificările care urmează să fie efectuate cu privire la cheltuielile eligibile se vor baza pe un eșantion corespunzător și vor viza cel puțin 10 % din cheltuielile eligibile. | D/N | |
5 | Verificările cu privire la cheltuielile eligibile vor viza cel puțin conformitatea, eficacitatea și eficiența următoarelor elemente: procedura de selecție, obiectivele proiectului, realitatea realizărilor, eligibilitatea cheltuielilor, existența unor documente justificative valabile pentru cheltuieli, cofinanțarea națională, pista de audit. | D/N | |
6 | Vor fi luate, la intervale regulate, măsuri de asigurare a transpunerii în practică a recomandărilor anterioare. | D/N | |
7 | Proiectele puse în aplicare de autoritatea responsabilă vor fi supuse unui control strict. | D/N | |
Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea de audit.] |
1 | Sunt stabilite proceduri menite să coroboreze concluziile auditului sistemelor și ale auditului proiectelor pentru fiecare program anual. | D/N | |
2 | Vor fi efectuate verificări pentru a evalua valabilitatea cererilor de plată. | D/N | |
3 | În cazul identificării unor erori sistemice sau a unor erori care depășesc pragul de importanță relativă, acestea vor face obiectul unor investigații suplimentare. | D/N | |
4 | Raportul și declarațiile aferente vor fi aprobate de o persoană abilitată în mod corespunzător. | D/N | |
1 | Sunt stabilite proceduri menite să asigure primirea informațiilor necesare de la autoritatea responsabilă în scopul certificării. | D/N | |
2 | Sunt stabilite proceduri menite să asigure primirea raportului de audit cu privire la fiecare program anual și a declarațiilor aferente de la autoritatea de audit. | D/N | |
3 | Sunt stabilite proceduri menite să asigure luarea în considerare a recuperărilor în declarația finală de cheltuieli și să urmărească acțiunile în justiție în curs sau recursurile administrative cu efect suspensiv asupra acestor recuperări. | D/N | |
4 | Vor fi efectuate verificări pentru a asigura exactitatea și caracterul complet al declarației de cheltuieli (în special, cu privire la dobânda generată de prefinanțarea acordată de Comisie, precum și la utilizarea efectivă a acesteia în calitate de contribuție națională). | D/N | |
5 | În cazul utilizării monedei locale, metodele de calcul pentru conversia în euro respectă regulile definite de Comisie. | D/N | |
1 | Documentele de orientare ale Comisiei privind evaluările sunt difuzate pe scară largă și puse la dispoziția tuturor beneficiarilor finali potențiali și a altor părți interesate. | D/N | |
2 | Vor fi înregistrați principalii indicatori operaționali și financiari furnizați de beneficiarii finali pentru a aprecia rezultatele proiectului. | D/N | |
3 | Autoritatea responsabilă (și/sau autoritățile delegate) se va asigura că indicatorii furnizați sunt adecvați pentru a aprecia rezultatele fiecărui proiect. | D/N | |
4 | Sunt stabilite proceduri menite să asigure efectuarea evaluării necesare în conformitate cu cerințele actului de bază. | D/N | |
1 | Autoritățile se asigură că procedurile stabilite, menționate la articolul 7 din prezenta decizie sunt conforme cu dreptul intern și dreptul comunitar (de exemplu în ceea ce privește achizițiile publice, normele contabile etc.). | D/N | |
2 | Procedurile sunt aprobate de o persoană abilitată în mod corespunzător. | D/N | |
3 | Procedurile instituite prevăd instrucțiuni clare pentru fiecare operațiune principală și explică circuitele decizionale pentru exercitarea atribuțiilor. | D/N | |
4 | Au fost luate măsuri pentru a asigura informarea tuturor membrilor interesați ai personalului cu privire la procedurile instituite. | D/N | |
5 | Dacă este cazul, aceste proceduri includ utilizarea listelor de verificare care prezintă succint principalele controale care trebuie efectuate. | D/N | |
6 | Au fost luate măsuri pentru a asigura protecția datelor personale. | D/N | |
1 | Sunt prevăzute măsuri menite să asigure caracterul complet, fiabilitatea și corectitudinea datelor contabile. În special, sistemul contabil va permite: trasabilitatea completă a resurselor comunitare la nivelul beneficiarilor finali și al proiectelor;identificarea oricărei dobânzi generate de prefinanțarea acordată de Comisie;identificarea ordinelor de recuperare emise și, după caz, a eventualei încasări a acestora. | D/N | |
2 | Sistemul contabil și de raportare financiară este conform cu legislația națională privind protecția datelor. | D/N | |
3 | Sistemul contabil și de raportare financiară care va fi utilizat va fi informatizat. | D/N | |
4 | Există un sistem de rezervă pentru a garanta, la nevoie, continuitatea operațiunilor. | D/N | |
1 | Au fost identificate obligațiile de raportare, precum și implicațiile acestora asupra resurselor. | D/N | |
2 | Procedurile stabilite permit autorităților desemnate să prezinte contribuții adecvate, complete și în timp util. | D/N | |
3 | Rapoartele sunt aprobate de o persoană abilitată în mod corespunzător. | D/N | |
Autoritatea de audit | Certific corectitudinea și caracterul complet al informațiilor privind sistemele de identificare și control intern ale autorității de audit. și pot să confirm faptul că descrierea prezentată oferă o imagine/reprezentare fiabilă a tuturor sistemelor de gestiune și control. | Numele: Funcție: Data: |
(a) Obiectivul (obiectivele) strategiei și exemple de acțiuni cheie
Prioritate …: […] | | | | | | | | 0 |
Pentru prezentarea acțiunilor de la punctele 3.1 la etc., furnizați, după caz, o detaliere a acestora în funcție de descrierea categoriilor de acțiuni din actul de bază
4.1. Scopul asistenței tehnice
4.2. Rezultatele cuantificate scontate
4.3. Vizibilitatea finanțării comunitare
Alte acțiuni operații [2] | | | | | | 0 | | |
Plata (plățile) aferente prefinanțării primite de la CE: [suma] |
(toate cifrele în EUR) | Ref. prioritate | Ref. prioritate specifică [1] | Programate de către statul membru (SM) | Angajate la nivelul SM | Contribuția CE plătită de SM beneficiarilor finali | Costuri eligibile totale suportate până în prezent de beneficiarii finali |
Costuri programate totale | Contribuția CE | % Contribuția CE | Costuri eligibile totale | Contribuția CE | % Contribuția CE |
Alte acțiuni operații [2] | | | | | | | | | | |
Referință | Program anual | Proiect | Dispoziția încălcată | Tipul de neregulă | Data/sursa primei informări | Metoda de detectare | Posibilitatea fraudei (D/N) | Suma în cauză în EUR (Contribuția comunitară) |
Referință | Program anual | Proiect | Dispoziția încălcată | Suma în cauză (contrib. CE) în EUR | Acțiuni de urmărire | Ordin de recuperare (sume în EUR) | Anularea contrib. CE |
Subsemnatul [numele persoanei responsabile cu majuscule],
(c) programul anual a fost pus în aplicare în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare și există suficiente garanții/asigurare rezonabilă că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare;
(d) Comisia nu a emis nici un aviz motivat privind o încălcare în temeiul articolului 226 din tratat în ceea ce privește acțiunile pentru care sunt declarate cheltuieli în cerere.
Data, | Numele cu majuscule, ștampila, funcția și semnătura autorității competente |
2. Modificări ale programului astfel cum au fost aprobate de către Comisie (dacă este cazul)
| | | | (a) | (b) | (c = b/a) | (d) | (e) | (f = e/d) | (g) | (h) | (i = h/g) | (j) | (k = h – j) |
4.1. Lista tuturor sumelor de recuperat la data de 30 iunie a anului N+2 (N = anul de desfășurare a programului anual actual)
Tabelul 3 Lista ordinelor de recuperare care nu au fost încă dedusedin declarațiile de cheltuieli anterioare |
Referință | Program anual | Proiect | Dispoziția încălcată | Suma în cauză | Acțiuni de urmărire | Ordin de recuperare (sume în EUR) | Anularea contrib. CE |
(contrib. CE) în EUR | Emis | Plătit | Dobândă de penalizare | Anulat |
a+b+c: Costuri eligibile totale | 0 | 0 | 0 | | Ordin de recuperare | |
d+e+f+g+h: Venit total | 0 | 0 | 0 | | Contribuția CE care rămâne de plătit/care trebuie recuperată | |
% din contribuția CE/Costuri totale [d/(a+b+c)] | % | % | % | |
reprezentant al autorității responsabile de [numele fondului]
(e) programul anual a fost pus în aplicare în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare și există suficiente garanții/asigurare rezonabilă că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare;
(f) Comisia nu a emis nici un aviz motivat privind o încălcare în temeiul articolului 226 din tratat în ceea ce privește acțiunile pentru care sunt declarate cheltuieli în cerere.
[5] Suma totală solicitată pentru a completa plata (plățile) aferente prefinanțării.
4.1.1. Organismul (organismele) responsabile pentru activitatea de audit
4.1.2. Autoritățile supuse auditurilor
4.2.1. Organismul (organismele) responsabile pentru activitatea de audit
Fonduri | Autoritățile în cauză | Procesele în cauză | Domeniul de aplicare a auditului | Zile | Planificare |
Fonduri | Anul de desfășurare a programului | Prioritate | Proiect | Beneficiarul final | Costurile eligibile totale ale proiectului | Costurile eligibile auditate | Zile | Planificare |
1. MODIFICĂRI ALE STRATEGIEI DE AUDIT, ATUNCI CÂND ESTE CAZUL
Introduceți date utilizând modelul de tabel definit pentru anul 2007.
Fond(uri) | Proiect | Beneficiarul final | Costuri eligibile totale | Costuri eligibile auditate | Corecție financiară | Marja de eroare |
4.2. Informații privind rezultatele auditului acțiunilor cu caracter sistemic din programele anuale anterioare
Subsemnatul, reprezentant al [numele autorității de audit desemnată de către statul membru], am examinat funcționarea sistemelor de gestiune și control ale [numele fondului] în ceea ce privește acțiunile puse în aplicare, ca parte a Programului anual pentru anul [20xx], cu scopul de a emite un aviz privind funcționarea eficientă a sistemelor, astfel încât să ofere asigurări rezonabile că declarațiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte și, prin urmare, că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare.
Examinarea a fost efectuată în conformitate cu strategia de audit corespunzătoare acestui Fond în perioada [zz/ll/anul]-[zz/ll/anul] și a fost raportată în raportul anual de audit în secțiunea A.
(Indicați orice limitare a domeniului de aplicare a examinării, cum ar fi, de exemplu, eventualele probleme sistemice, punctele slabe ale sistemului de gestiune și control, lipsa documentației justificative, cazuri care fac obiectul unor proceduri judiciare etc., și estimați valoarea cheltuielilor și a contribuției comunitare care a fost afectată. În cazul în care autoritatea de audit nu consideră că limitările au impact asupra cheltuielilor declarate, acest fapt ar trebui menționat.)
Fie (Aviz fără rezerve)
Pe baza examinării menționate anterior, consider că, în ceea ce privește programul anual menționat anterior, sistemele de gestiune și control stabilite pentru [numele fondului] au respectat cerințele aplicabile ale actului de bază [Decizia nr. 574/2007/CE] [și Decizia 2008/456/CE a Comisiei] și au funcționat în mod eficient, astfel încât să ofere asigurări rezonabile că declarațiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte și, prin urmare, că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare.
fie (Aviz cu rezerve)
Pe baza examinării menționate anterior, consider că, în ceea ce privește programul anual menționat anterior, sistemele de gestiune și control stabilite pentru [numele fondului] au respectat cerințele aplicabile ale actului de bază [Decizia nr. 574/2007/CE] [și Decizia 2008/456/CE a Comisiei] și au funcționat în mod eficient, astfel încât să ofere asigurări rezonabile că declarațiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte și, prin urmare, că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare, cu excepția următoarelor aspecte:
fie (Aviz negativ)
Pe baza examinării menționate anterior, consider că, în ceea ce privește programul anual menționat anterior, sistemul de gestiune și control stabilit pentru [numele fondului] nu a respectat cerințele aplicabile ale actului de bază, articolele [...] [Decizia nr. 574/2007/CE], [și Decizia 2008/456/CE a Comisiei] și nu a funcționat în mod eficient, astfel încât să ofere asigurări rezonabile că declarațiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte, și, prin urmare, nu oferă asigurări rezonabile că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare.
Pe baza examinării menționate anterior, consider că declarațiile de cheltuieli prezintă corect, sub toate aspectele importante, cheltuielile efectuate ca parte a Programului anual și că cererea de plată a soldului contribuției comunitare la acest program anual este validă.
Pe baza examinării menționate anterior, consider că declarațiile de cheltuieli prezintă corect, sub toate aspectele importante, cheltuielile efectuate ca parte a Programului anual și că cererea de plată a soldului contribuției comunitare la acest program anual este validă, cu excepția următoarelor aspecte:
Estimez impactul acestor rezerve ca reprezentând ... din totalul cheltuielilor declarate. Contribuția comunitară afectată este prin urmare ....
Pe baza examinării menționate anterior, consider că declarațiile de cheltuieli nu prezintă corect, sub toate aspectele importante, cheltuielile efectuate ca parte a Programului anual și că, prin urmare, cererea de plată a soldului contribuției comunitare la acest program anual nu este validă.
Subsemnatul [numele persoanei responsabile],
reprezentant al autorității de certificare desemnate pentru [numele fondului]
Certific, de asemenea, că acțiunile se desfășoară în conformitate cu obiectivele stabilite în Decizia Comisiei de adoptare a programului anual și în conformitate cu actul de bază și normele sale de punere în aplicare, și, în special, că:
4. declarația de cheltuieli și cererea de plată a celei de-a doua prefinanțări țin seama, atunci când este cazul, de eventualele sume recuperate și de eventualele dobânzi primite, ca parte a Programului anual.
În conformitate cu articolul 45 din actul de bază, documentele justificative sunt și vor rămâne disponibile timp de cel puțin cinci ani de la încheierea programului anual de către Comisie.
Certific, de asemenea, că acțiunile se desfășoară în temeiul obiectivelor stabilite în Decizia Comisiei de adoptare a programului anual și în conformitate cu actul de bază și normele sale de punere în aplicare, și, în special, că:
6. declarația de cheltuieli și cererea de plată a soldului țin seama, atunci când este cazul, de eventualele sume recuperate și de eventualele dobânzi primite, ca parte a Programului anual.
NORME PRIVIND ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR – FONDUL PENTRU FRONTIERELE EXTERNE
(a) să se încadreze în domeniul de aplicare al fondului și în obiectivele acestuia, astfel cum se precizează la articolele 1 și 3 din actul de bază;
(b) să se numere printre acțiunile eligibile menționate la articolele 4 și 6 din actul de bază;
(d) să fie rezonabile și să respecte principiile bunei gestiuni financiare, în special al raportului calitate/preț și al rentabilității;
(e) să fie efectuate de către beneficiarul final și/sau de către partenerii din cadrul proiectului, care au sediul și sunt înregistrați într-un stat membru, cu excepția organizațiilor guvernamentale internaționale care urmăresc aceleași obiective stabilite în actul de bază. În ceea ce privește articolul 39 din prezenta decizie, normele aplicabile beneficiarului final se aplică mutatis mutandis partenerilor din cadrul proiectului;
(f) să fie efectuate în conformitate cu prevederile speciale din acordul de finanțare.
2. În cazul acțiunilor multianuale care se încadrează în prevederile de la articolul 16 alineatul (6) din actul de bază, doar acea parte a acțiunii cofinanțată printr-un program anual este considerată proiect pentru aplicarea acestor norme de eligibilitate.
1. Proiectele susținute de fond trebuie să nu aibă scop lucrativ. În cazul în care, la sfârșitul proiectului, sursele de venit, inclusiv încasările, depășesc cheltuielile, contribuția fondului la proiect este redusă în mod corespunzător. Toate sursele de venit pentru proiect trebuie să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului final sau în documentele fiscale ale acestuia, și trebuie să fie ușor de identificat și de verificat.
1. Costurile legate de un proiect trebuie să fie suportate, iar plățile respective (cu excepția devalorizării) trebuie să se facă după data de 1 ianuarie a anului menționat în decizia de finanțare care aprobă programele anuale ale statelor membre. Perioada de eligibilitate se întinde până la data de 31 decembrie a anului N [2] +1; de aceea, costurile legate de proiect trebuie să fie generate înainte de această dată.
(a) proiectele finanțate prin programul anual 2007, în conformitate cu articolul 37 alineatul (3) din actul de bază;
(b) trebuie să fie stabilite în conformitate cu normele contabile aplicabile ale țării în care își are sediul beneficiarul final și cu practicile obișnuite de contabilitate a costurilor folosite de către beneficiarul final; precum și
4. Atunci când este cazul, beneficiarii finali au obligația de a păstra copii autentificate ale documentelor contabile care justifică veniturile și cheltuielile efectuate de parteneri în legătură cu proiectul în cauză.
1. Cheltuielile pentru acțiunile descrise la articolele 4 și 6 din actul de bază trebuie să fie efectuate pe teritoriul statelor membre de către beneficiarii finali definiți la punctul I.1 litera (e), cu excepția:
- cheltuielilor de punere în aplicare a acțiunilor legate de obiectivele generale definite la articolul 3 alineatul (1) litera (d) din actul de bază. Cheltuielile pentru aceste acțiuni pot fi efectuate pe teritoriul statelor membre și în țările terțe;
- acțiunilor legate de supravegherea frontierelor externe. Aceste acțiuni se pot desfășura atât în interiorul, cât și în afara teritoriului statelor membre.
II.1.1. Costuri de personal
3. Costurile pentru personalul alocat proiectului, respectiv salariile, contribuțiile la asigurările sociale și alte costuri statutare, sunt eligibile, cu condiția ca acestea să nu depășească ratele medii practicate în mod obișnuit de beneficiarul final în politica sa de remunerare. Atunci când este cazul, această cifră poate include toate contribuțiile obișnuite plătite de către angajator, însă trebuie excluse orice bonusuri, plăți stimulative sau sisteme de împărțire a profitului. Prelevările, impozitele sau taxele (în special, impozitele directe și contribuțiile la asigurările sociale plătite din salariu) rezultate din proiecte cofinanțate de fond devin costuri eligibile doar dacă sunt suportate efectiv de către beneficiarul final al finanțării.
1. În funcție de sarcinile executate în cadrul proiectului și de durata proiectului, costurile pentru personalul serviciilor consulare și al altor servicii ale statelor membre în țări terțe, care se ocupă de gestionarea fluxurilor de resortisanți ai țărilor terțe care intră pe teritoriul statelor membre, cum ar fi agenții consulari, ofițerii de legătură pentru transportul aerian, ofițerii de legătură în materie de imigrație, sunt considerate ca fiind costuri eligibile directe, cu condiția ca scopul proiectului să fie îmbunătățirea cooperării între statele membre și să implice împărțirea sarcinilor și responsabilităților în beneficiul a mai mult de două state membre participante.
2. Costurile pentru personalul altor autorități și servicii ale statelor membre menționate în actul de bază, cum ar fi polițiștii de frontieră, dacă:
(a) proiectul nu implică în mod principal achiziționarea de echipamente sau bunuri imobile, astfel cum se specifică la punctele II.1.3 și II.1.4 mai jos; precum și
(b) proiectul constă în principal din sarcini care necesită contribuția activă și continuă a personalului, cum ar fi organizarea de întâlniri și procese de gestionare în vederea schimbului de informații și bune practici, mecanismele de consultare și coordonare, formarea sau instruirea personalului și programele de detașare și schimb de personal.
În astfel de cazuri, costurile de personal sunt considerate ca fiind costuri eligibile directe doar în următoarele situații:
- o persoană contractată de către beneficiarul final exclusiv în scopul punerii în aplicare a proiectului;
- un angajat permanent al beneficiarului final care:
(i) îndeplinește sarcini legate în mod specific de punerea în aplicare a proiectului în regim de remunerare a orelor suplimentare; sau
(ii) primește din partea organizației, printr-o decizie justificată corespunzător, sarcini care sunt legate în mod specific de punerea în aplicare a proiectului și care nu fac parte din atribuțiile sale obișnuite, angajatul fiind înlocuit pentru îndeplinirea sarcinilor sale obișnuite de o altă persoană recrutată de către organizație.
2. Costurile de deplasare sunt eligibile pe baza costurilor reale suportate. Ratele de rambursare sunt bazate pe cea mai ieftină formă de transport public și zborurile sunt acceptate, în general, doar pentru călătorii de peste 800 km (dus-întors), sau în cazul în care destinația geografică necesită călătoria cu avionul. Tichetele de îmbarcare trebuie păstrate. În cazul în care se folosește o mașină particulară, rambursarea se face în mod normal fie pe baza costului transportului public, fie pe baza kilometrajului în conformitate cu reglementările oficiale publicate în statele membre în cauză sau folosite de către beneficiarul final.
1. Costurile legate de achiziționarea de echipament (bazate pe oricare din următoarele: închirierea, leasingul, achiziționarea pe baza unui cost total sau parțial sau amortizarea activelor achiziționate) sunt eligibile doar dacă sunt esențiale pentru punerea în aplicare a proiectului. Echipamentul are caracteristicile tehnice necesare pentru proiect și respectă normele și standardele aplicabile.
Cheltuielile legate de operațiunile de închiriere și leasing sunt eligibile pentru cofinanțare în funcție de normele stabilite în statul membru prin legislația internă și prin practică, și de durata de închiriere sau leasing în scopul derulării proiectului.
1. Cheltuielile legate de achiziționarea de echipament [sisteme, echipament de operare, mijloace de transport, inter alia astfel cum se specifică la articolul 5 alineatul (1) literele (c)-(f) din actul de bază] sunt eligibile în conformitate cu normele naționale. Astfel de cheltuieli sunt eligibile pentru cofinanțare pe baza costului total sau parțial al achiziției dacă:
(a) sunt direct legate de realizarea proiectului;
(b) sunt efectuate în conformitate cu normele naționale privind achizițiile publice din statul membru;
(c) echipamentul are caracteristicile tehnice necesare pentru proiect și este în conformitate cu normele și standardele aplicabile;
(d) echipamentul va continua să fie utilizat pentru realizarea unor obiective similare cu cele ale proiectului, chiar după finalizarea acestuia, pentru o perioadă minimă de:
- trei sau mai mulți ani pentru echipamentul din domeniul tehnologiei informației și comunicării (ICT);
- cinci sau mai mulți ani pentru alte tipuri de echipament cum ar fi echipamentul de operare și mijloacele de transport, cu excepția celor indicate mai jos;
- zece ani pentru elicoptere, nave și aeronave.
2. Cheltuielile pentru echipamentul menționat mai sus pot fi eligibile pe baza amortizării în conformitate cu normele naționale. În acest caz, se aplică condițiile de la literele (a), (b) și (c) menționate anterior. În plus, următoarele condiții trebuie de asemenea îndeplinite:
(a) în cazul echipamentului achiziționat înainte sau pe durata proiectului, este eligibilă doar partea de amortizare a echipamentului pe baza duratei de folosință în scopul proiectului și a ratei de folosire reală în scopul proiectului;
(b) echipamentul achiziționat înainte de perioada de desfășurare a proiectului, dar care este folosit pentru desfășurarea proiectului, este eligibil pe baza amortizării. Totuși, aceste costuri nu sunt eligibile în cazul în care echipamentul a fost achiziționat inițial din fonduri comunitare;
(c) costurile de achiziționare a echipamentului corespund prețurilor normale de pe piață, iar valoarea articolelor în cauză este amortizată în conformitate cu normele contabile și fiscale aplicabile beneficiarului final.
În cazul achiziționării, construcției, renovării sau închirierii de bunuri imobile, acestea au calitățile tehnice necesare pentru proiect și respectă normele și standardele aplicabile.
II.1.4.2. Achiziționare, construcție sau renovare
1. În cazul în care achiziționarea de bunuri imobile este esențială pentru punerea în aplicare a proiectului și are o legătură clară cu îndeplinirea obiectivelor acestuia, achiziționarea de bunuri imobile, adică clădiri deja construite, sau construirea de bunuri imobile sunt eligibile pentru cofinanțare, pe baza costului total sau parțial sau pe baza amortizării, în condițiile menționate în cele ce urmează, fără a aduce atingere aplicării unor reglementări de drept intern mai stricte:
(a) se obțină un certificat din partea unui evaluator calificat independent sau a unui organism oficial cu autorizarea corespunzătoare, care să confirme că prețul nu depășește valoarea de piață și care să ateste că bunul imobil este în conformitate cu reglementările de drept intern sau să specifice aspectele care nu sunt conforme legislației, pe care beneficiarul final plănuiește să le rectifice în cadrul proiectului;
(b) bunul imobil nu a fost cumpărat prin finanțare comunitară la o dată anterioară punerii în aplicare a proiectului;
(c) bunul imobil este folosit numai în scopul menționat în proiect pentru o perioadă de cel puțin zece ani de la data încheierii proiectului, cu excepția cazului în care Comisia dispune altfel în cazul cofinanțării cheltuielilor totale sau parțiale. În cazul cofinanțării pe baza amortizării această perioadă se reduce la cinci ani;
(d) achiziționarea de bunuri imobile respectă principiile raportului calitate/preț și cost/eficiență și este considerată ca fiind proporționată cu scopul stabilit prin punerea în aplicare a proiectului;
(e) în cazul cofinanțării pe baza amortizării, sunt eligibile doar partea de amortizare a acestor active corespunzătoare duratei de folosință în scopul proiectului și doar rata de folosire efectivă în scopul proiectului. Amortizarea va fi calculată conform normelor contabile de drept intern.
2. Cheltuielile pentru renovarea bunurilor imobile sunt eligibile pentru cofinanțare pe baza costului total sau parțial sau pe baza amortizării. În cazul cheltuielilor pentru renovare, se aplică doar condițiile de la literele (c) și (e) menționate anterior.
II.1.4.4. Spațiu de birou pentru beneficiarul final
Costurile necesare pentru a îndeplini cerințele legate de cofinanțarea UE, cum ar fi publicitatea, transparența, evaluarea proiectului, auditul extern, garanțiile bancare, costurile de traducere etc. sunt eligibile drept costuri directe.
(e) ca regulă generală, procentajul fix al costurilor indirecte în raport cu suma totală a costurilor eligibile directe nu depășește 5 %. Totuși, procentajul fix al costurilor indirecte nu depășește 2,5 % în niciuna din situațiile următoare:
- în cazul în care totalul combinat al subcontractării (II.1.6) și al achiziționării (punctele II.1.3 și II.1.4) depășește 40 % din costurile eligibile directe.
(a) costurile pentru personal care nu sunt eligibile sub formă de costuri directe, conform punctului II.1.1.1.1;
(c) taxe și comisioane bancare (cu excepția garanțiilor bancare, astfel cum sunt definite în secțiunea II.1.7);
(d) costurile bunurilor imobile și costurile de întreținere legate de operațiunile administrative curente, precum costurile menționate la punctul II.1.4.4;
(e) toate costurile legate de proiect, dar excluse din secțiunea II.1 – "Costuri eligibile directe".
(e) achiziționarea de terenuri;
2. Astfel de contribuții nu depășeșec 50 % din contribuția totală acordată de beneficiarul final. În acest caz, se aplică următoarele norme:
(c) valoarea contribuțiilor poate fi auditată și nu poate depăși costurile reale suportate și dovedite în mod corespunzător prin documentele contabile ale autorității publice.
1. La inițiativa fiecărui stat membru, următoarele măsuri de asistență tehnică sunt eligibile pentru fiecare program anual, în limitele menționate la articolul 18 din actul de bază:
3. Activitățile legate de asistența tehnică trebuie realizate și plățile corespunzătoare trebuie efectuate după data de 1 ianuarie a anului menționat în decizia de finanțare care aprobă programele anuale ale statelor membre. Perioada de eligibilitate se întinde până la sfârșitul lunii iunie a anului N [3] +2 sau până la orice altă dată ulterioară compatibilă cu termenul-limită pentru înaintarea raportului final privind punerea în aplicare a programului anual.
(a) partea costurilor destinată măsurilor comune este dedusă din fondul corespunzător în mod rezonabil și verificabil; precum și
VI. Regimul special de tranzit
Următoarele norme speciale se aplică în cazul regimului special de tranzit:
(a) perioada de eligibilitate pentru cheltuieli este în conformitate cu articolul 40 alineatul (3) din prezenta decizie;
(b) în temeiul articolului 6 alineatul (2) litera (c) din actul de bază, cheltuielile pentru personalul responsabil în mod direct de punerea în aplicare a regimului special de tranzit sunt considerate ca fiind costuri eligibile directe în conformitate cu normele generale descrise la punctul II.1.1.1 subpunctele 2 și 3;
(c) în temeiul articolului 6 alineatul (2) litera (c) din actul de bază, cheltuielile de deplasare și ședere pentru personalul responsabil în mod direct de punerea în aplicare a regimului special de tranzit sunt considerate ca fiind costuri eligibile directe;
(d) punctul II.1.3.1 subpunctul 2 nu se aplică;
(e) punctul II.1.4.4 nu se aplică;
(f) punctul II.1.5 subpunctul 2 nu se aplică;
(g) costurile indirecte (secțiunea II.2) nu sunt eligibile;
(h) secțiunea III, litera (f) nu se aplică.