Source: https://webflexmedia.de/gobd-e-mail-archivierung/
Timestamp: 2018-03-19 21:52:26
Document Index: 201531342

Matched Legal Cases: ['§ 146', '§ 239', '§ 257', '§ 147', '§ 162', '§ 283', '§ 280', '§ 241', '§ 371', '§ 371']

GoBD E-Mail-Archiv von webFLEX - manipulationssicher archivieren!
Ein modernes und sicheres GoBD E-Mail Archiv bietet neben wirtschaftlichen Vorteilen auch zahlreiche technische Vorteile für Ihr Unternehmen! Zudem stellt sie für Unternehmen eine zwingende Notwendigkeit dar. Ohne eine funktionierendes GoBD E-Mail Archiv können die geltenden rechtlichen Anforderungen nicht erfüllt werden! Die allgemeinen Anforderungen an eine revisionssichere GoBD E-Mail-Archivierung ergibt sich aus den Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen (§ 146 AO) sowie den Vorgaben zur Führung der Handelsbücher (§ 239 HBG), welche die Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtheit, Unveränderbarkeit, Ordnung und Nachvollziehbarkeit bei der Führung der Handelsbücher und sonstiger erforderlicher Aufzeichnungen in den Vordergrund stellen.
GoBD E-Mail - was muss archiviert werden?
Wie lange müssen E-Mails im GoBD E-Mail-Archiv aufbewahrt werden?
Kann eine E-Mail aus dem GoBD E-Mail-Archiv als Beweis genutzt werden?
E-Mail-Anhänge müssen ebenfalls im GoBD E-Mail-Archiv archiviert werden, sollte die E-Mail ohne diese Anlagen unverständlich oder unvollständig sein.
Die Aufbewahrungsfristen des GoBD E-Mail-Archiv ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB)¹ und der Abgabenordnung (§ 147 AO)²:
Die Aufbewahrungsfrist des GoBD E-Mail-Archiv läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. In der Praxis geht man daher von einer regelmäßigen Aufbewahrungsfrist von elf Jahren aus.
¹ http://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html
² http://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen zivilrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen:
§ 162 AO3³: Steuerliche Konsequenzen, wie Strafzahlungen an das Finanzamt
§ 283 StGB4⁴: z.B. eine Freiheitsstrafe von bis zu 2 Jahren bei Verletzung der Buchführungspflicht
§ 280ff. BGB5⁵ und § 241 Abs. 2 BGB6⁶: Schadensersatzansprüche
³ http://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__162.html
⁴ http://www.gesetze-im-internet.de/stgb/__283b.html
⁵ http://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__280.html
⁶ http://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__241.html
Abgesehen von der gesetzlichen Pflicht ist es auch ratsam E-Mails im GoBD E-Mail-Archiv zu archivieren, um bei gerichtlichen Auseinandersetzungen auf diese Dokumente zurückzugreifen. Im Rahmen der freien richterlichen Beweiswürdigung genießen E-Mails zwar nicht den gleichen Status wie eine Urkunde, gelten nach § 371 Abs. 1 Satz 2 ZPO⁷ als elektronisches Dokument grundsätzlich aber als Augenscheinbeweis.
Zudem sind sie oft der einzige Nachweis für Absprachen zwischen den Streitparteien. So liefern E-Mails aus dem GoBD E-Mail-Archiv in diesem Zusammenhang wichtige Indizien zu Aussteller, Empfänger, Absende- und Zugangsdatum sowie zu vereinbarten Vertragsinhalten. Zusammen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur können E-Mails zudem vom Aussteller oder mittels notariell beglaubigter Handzeichen unterzeichneten Privaturkunden gleichgestellt werden (§ 371a ZPO).
Dies begründet die formelle Beweiskraft von E-Mails und wird als Beweis gewertet, dass in qualifiziert elektronisch signierten E-Mails enthaltene Erklärungen tatsächlich von den Ausstellern abgegeben wurden.
⁷ http://www.gesetze-im-internet.de/zpo/__371a.html
Ihre Vorteile mit dem webFLEX GoBD E-Mail-Archiv
Grundsätzlich müssen alle relevanten E-Mails und deren Dateianhänge vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar im GoBD E-Mail-Archiv aufbewahrt werden. Weiterhin müssen die Daten maschinell auswertbar sein. Eine alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier ist nicht ausreichend, da dies den Anforderungen an die (jederzeitige) maschinelle Auswertbarkeit nicht genügt. Weiterhein stellt eine Langzeitarchivierung im verwendeten E-Mail-System keine geeignete Lösung dar, da die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit (insbesondere Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit) schwerlich erfüllt werden können.
Unternehmen können mit dem webFLEX GoBD E-Mail-Archiv alle relevanten rechtlichen Anforderungen bei der Archivierung von E-Mails erfüllen. Dies wird einerseits durch regelmäßige Zertifizierungen, andererseits durch ein umfassendes Technologiekonzept gewährleistet.
webFLEX hat unsere Internetseite, diverse Flyer für Veranstaltungen und unsere Visitenkarten gestaltet. Wir können alles selbst bearbeiten und sind so sehr flexibel. Bei webFLEX ist der Erfolg messbar! webFLEX war bei unserem Start eine super Unterstützung für uns und nach längerer Zusammenarbeit können wir webFLEX nur empfehlen!