Source: http://bsb.vibss.de/vereinsmanagement/steuern/gemeinnuetzigkeit/nachweis-und-aufzeichnungspflichten/?L=0%3Fbegin%3D10%3Fbegin%3D10%3Fbegin%3D10%3Fbegin%3D10%3Fbegin%3D10%3Fbegin%3D10
Timestamp: 2017-11-18 01:04:11
Document Index: 269932315

Matched Legal Cases: ['§ 63', '§ 50', '§ 41', '§ 22', '§ 14', '§ 257', '§ 238', '§ 147']

Die Abgabenordnung schreibt vor, dass ordnungsgemäße Aufzeichnungen richtig, vollständig und zeitnah zu erfolgen haben. Die Gliederung hat nach der sachlichen Zugehörigkeit zu erfolgen, das bedeutet, dass Einnahmen und Ausgaben den einzelnen Tätigkeitsbereichen zugeordnet werden müssen.
Aus den Aufzeichnungen müssen die Geschäftsvorfälle in angemessener Zeit nachvollziehbar sein und es muss ein Überblick über die wirtschaftliche Situation des Vereins möglich sein. Zu beachten ist, dass Einnahmen und Ausgaben einschließlich Umsatzsteuer, also Brutto gegenüber zu stellen sind.
Vereine müssen insbesondere folgende Aufzeichnungspflichten beachten:
Aufzeichnung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben zum Nachweis, dass die tatsächliche Geschäftsführung den Erfordernissen der Steuerbegünstigung entspricht (§ 63 (3) AO).
Nachweis, dass die Spenden für den steuerbegünstigten Zweck verwendet wurden (§ 50 (4) EStDV). Eine Aufzeichnung im Sinne dieser Vorschrift liegt nur vor, wenn jede Einzelspende unter Beachtung des Saldierungsverbotes nachweislich aufgezeichnet wurde.
Die Vereinnahmung der Zuwendung und ihre zweckentsprechende Verwendung sind ordnungsgemäß aufzuzeichnen.
Ein Doppel der nummerierten Zuwendungsbestätigung ist aufzubewahren.
Bei Sachzuwendungen und beim Verzicht auf die Erstattung von Aufwand oder Vergütung müssen sich aus den Aufzeichnungen auch die Grundlagen für den vom Verein bestätigten Wert der Zuwendung ergeben.
Die Aufzeichnungen der Körperschaften müssen Folgendes enthalten:
Zeitpunkt der Vereinnahmung der Zuwendung
Nachweis über die zweckentsprechende Verwendung
Doppel der Zuwendungs-(Spenden) bestätigung
Auch wenn keine Zuwendungs-(Spenden) bestätigung ausgestellt wird, sind
der gespendete Betrag
das Datum der Zahlun
die Kennzeichnung als Spende
Führung von Lohnkonten, sobald der Verein Arbeitnehmer beschäftigt (§ 41 EStG)
Aufzeichnung der Entgelte bei umsatzsteuerpflichtigen Leistungen (§ 22 UStG) und Beachtung der Rechnungslegungsvorschriften (§ 14 (4) UStG) als Aussteller und Empfänger von Rechnungen
Die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten und ihre korrespondierenden Aufbewahrungsfristen regeln unterschiedliche Gesetze.
Am weitesten verbreitet und bekannt sind gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Daten nach Handels- und Steuerrecht.
Das Handelsrecht (HGB) regelt in § 257 HGB die Aufbewahrung von Unterlagen und die Aufbewahrungsfristen und in § 238 HGB die Buchführungspflicht.
§ 147 AO enthält die steuerlichen Fristen für die Aufbewahrung von Unterlagen.
6 Jahre lang Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen (zum Beispiel Kündigungsschreiben von Vereinsmitgliedern)
10 Jahre lang Buchführungsunterlagen, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege
Vernichten der Unterlagen
Die Aufbewahrungsfristenfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres /abweichenden Wirtschaftsjahres.
Werden Aufbewahrungsfristen nicht beachtet und Unterlagen wahllos vernichtet, riskiert der Verein Ordnungsgelder, Schätzungen und den Verlust von Steuervergünstigungen.
Stellt das Finanzamt Mängel hinsichtlich der Ordnungsmäßigkeit fest, kann für diesen Zeitraum die Steuerbegünstigung versagt werden.