Source: http://docplayer.pl/5153510-Zespol-audytu-i-kontroli-wewnetrznej-akw-1711-5-2015-notatka-sluzbowa.html
Timestamp: 2017-12-11 03:49:18+00:00
Document Index: 62949446

Matched Legal Cases: ['art 1', 'art 2', 'art 6', 'art 20', 'art 12', 'art 20', 'art 17', 'art 20', 'art 7', 'art 2', 'art 3', 'art 12', 'art. 2']

ZESPÓŁ AUDYTU I KONTROLI WEWNĘTRZNEJ AKW Notatka Służbowa - PDF
ZESPÓŁ AUDYTU I KONTROLI WEWNĘTRZNEJ AKW Notatka Służbowa
Download "ZESPÓŁ AUDYTU I KONTROLI WEWNĘTRZNEJ AKW.1711.5.2015. Notatka Służbowa"
1 ZESPÓŁ AUDYTU I KONTROLI WEWNĘTRZNEJ AKW egz. nr 3 notatki Notatka Służbowa Z postępowania dotyczącego analizy zapotrzebowania i częstotliwości użytkowania środków transportu będących na stanie ZGM w Pabianicach. Część A. Informacje porządkowe: 1. Postępowanie przeprowadzili Inspektor kontroli wewnętrznej Dariusz Kuźnicki i Piotr Kęskiewicz działający na podstawie polecenia Prezydenta Miasta z dnia r., znak sprawy: SPM-I dotyczącego częstotliwości użytkowania środków transportu pozostających w Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej w Pabianicach o DMC 3,5t. 2. Postępowanie wyjaśniające przeprowadzono w Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej w Pabianicach w terminie od r do r. Część B. Informacje porządkowe: 1. Dyrektor Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej w Pabianicach pismem z dnia r. (znak: ZGM FA ) do ww pisma przesłał kopie wszystkich kart drogowych samochodów o DMC 3,5t wystawionych kierowcom ZGM za okres r 2. kontrolujący po zgromadzeniu całości materiału dowodowego i uzyskaniu dodatkowych informacji do przedłożonych kart drogowych sporządzili niniejszą notatką służbową. 1/13
2 Stan taboru samochodowego w Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej w Pabianicach o DMC 3,5t. I sposób jego wykorzystywania oraz analiza zużycia paliwa za okres r była następująca: Renault Kangoo (samochód osobowy), nr rejestracyjny EPA 1 F 32, rok produkcji 2007, nr VIN VF1KCTEEF Renault Kangoo (samochód osobowy), nr rejestracyjny EPA 5 E 32, rok produkcji 2007, nr VIN VF1KCTEEF Peugeot Boxer (samochód ciężarowy), nr rejestracyjny EPA 27 NV, rok produkcji 2005, nr VIN VF3ZCRMHC Rozliczenie czasu pracy kierowców zatrudnionych w ZGM w Pabianicach oraz przebiegu kilometrów i ilości zatankowanego paliwa nastąpiła na podstawie kart drogowych poszczególnych pojazdów. Rozliczenie kart drogowych jest prowadzone przez Dział Administracji- Gospodarczej. Ww samochody o DMC 3,5t., będące na stanie w ZGM w Pabianicach są wyposażone w silniki diesla. Sposób rozliczenia zużycia paliwa przedstawia się następująco: W wyniku dokonanej analizy stwierdzono następujące dane dotyczące samochodu marki Renault Kangoo (samochód osobowy), nr rejestracyjny EPA 1 F 32: -Stan licznika km na dzień r. -Stan licznika km na dzień r. -Stan paliwa 13 l. na dzień r. -Tankowanie paliwa 48 l. w dniu r. -Tankowanie paliwa 44 l. w dniu r. -Tankowanie paliwa 48 l. w dniu r. -Stan paliwa 29 l. na dzień r. 2/13
3 Lp. Karta drogowa nr Z dnia Czas pracy godz./min. Przebieg w km. Zużycie paliwa (rzeczywiste, l.) Uwagi Tank ON-48l Tankowanie ON- 44l Tankowanie ON- 48l RAZEM: l. -Średnie zużycie paliwa w analizowanym okresie ( r.) wyniosło 7,85 l. na 100 km. -Norma zużycia paliwa na 100 km. 7,8 l. Kontrolujący w toku czynności dokonali sprawdzenia tankowań (ON) do samochodu odnotowanych w kartach drogowych z fakturami VAT: Faktury VAT nr: z dnia r., dotyczy nabycia paliwa: z dnia r., dotyczy nabycia paliwa nr karty ilość paliwa podatek VAT ,22 l. 225,19 zł. 42,11 zł. 183,08 zł ,35 l. 197,36 zł. 36,90 zł. 160,46 zł ,01 l. 208,36 zł. 38,96 zł. 169,40 zł. 3/13
4 -łączna wartość 512,94 zł. 117,97 zł. 630,91 zł. Koszt eksploatacji samochodu tj. ubezpieczenia, przeglądy okresowe (badanie techniczne), faktury za naprawy i części za okres r., przedstawia się następująco: ubezpieczenie (polisa typ nr ) zawarte z firmą Compensa Towarzystwo Ubezpieczenia S.A. w Łodzi dnia r., na okres do godziny 23:59 w zakresie: - bezpośrednia likwidacja szkód BLS OC składka w wysokości 421 zł. -ubezpieczenie autocasco składka w wysokości 10 zł. -ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków kierowcy i pasażerów NNW składka w wysokości 450 zł. -ubezpieczenia assistance ASS składka w wysokości 40 zł. -ubezpieczenie szyb-szyby składka w wysokości 100 zł. -oględziny pojazdu składka w wysokości 79 zł. -łączna wartość składki płatnej jednorazowo ogółem wyniosła zł. Okresowe badanie techniczne samochodu osobowego o nr rejestracyjnym EPA 1 F 32 oraz opłata ewidencyjna zostały potwierdzone fakturą VAT nr EPA /14 z dnia r., (netto:-79,67 zł., VAT:- 18,33 zł., brutto -98 zł. oraz 1 zł. opłata ewidencyjna) na łączną kwotę 99 zł Faktury VAT nr: -FV 45/2014 z dnia r., dotyczy nabycia części zamiennych i usługi -FV/845/2014 z dnia r., dotyczy nabycia opon firmy Dębica szt ,00 zł. 121,21 zł. 648,21 zł. 523,58 zł. 120,42 zł. 644,00 zł. 4/13
5 Łączny koszt eksploatacji samochodu w okres r., 2.491,21 zł. W wyniku dokonanej analizy stwierdzono następujące dane dotyczące samochodu marki Renault Kangoo (samochód osobowy), nr rejestracyjny EPA 5 E 32: -Stan licznika km na dzień r. -Stan licznika km na dzień r. -Stan paliwa 24 l. na dzień r. -Tankowanie paliwa 40 l. w dniu r. -Tankowanie paliwa 41 l. w dniu r. -Stan paliwa 32 l. na dzień r. Lp. Karta drogowa nr Z dnia Czas pracy godz./min. Przebieg w km. Zużycie paliwa (rzeczywiste, l.) Uwagi Tankowanie ON- 40 l Tankowanie ON- 41 l RAZEM: l. -Średnie zużycie paliwa w analizowanym okresie ( r.) wyniosło 7,50 l. na 100 km. 5/13
6 -Norma zużycia paliwa na 100 km. 7,8 l. Kontrolujący w toku czynności dokonali sprawdzenia tankowań (ON) do samochodu odnotowanych w kartach drogowych z fakturami VAT: Faktury VAT nr: z dnia r., dotyczy nabycia paliwa: z dnia r., dotyczy nabycia paliwa nr karty ilość paliwa podatek VAT ,22 l. 184,61 zł. 34,52 zł. 150,09 zł ,36 l. 179,92 zł. 33,64 zł. 146,28 zł. -łączna wartość 296,37 zł zł. 364,53 zł. Koszt eksploatacji samochodu tj. ubezpieczenia, przeglądy okresowe (badanie techniczne), faktury za naprawy i części za okres r., przedstawia się następująco: ubezpieczenie (polisa typ nr ) zawarte z firmą Compensa Towarzystwo Ubezpieczenia S.A. w Łodzi dnia r., na okres do godziny 23:59 w zakresie: - bezpośrednia likwidacja szkód BLS OC składka w wysokości 421 zł. -ubezpieczenie autocasco składka w wysokości 10 zł. -ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków kierowcy i pasażerów NNW składka w wysokości 474 zł. -ubezpieczenia assistance ASS składka w wysokości 40 zł. -ubezpieczenie szyb-szyby składka w wysokości 100 zł. -oględziny pojazdu składka w wysokości 79 zł. -łączna wartość składki płatnej jednorazowo ogółem wyniosła zł. Okresowe badanie techniczne samochodu osobowego o nr rejestracyjnym EPA 5 E 32 oraz opłata ewidencyjna zostały potwierdzone fakturą VAT nr 901 EPA/14 z dnia r., (netto:-79,67 zł., VAT:- 18,32 zł., brutto -97,99 zł. oraz 1 zł. opłata ewidencyjna) na łączną kwotę 97,99 zł 6/13
7 Faktury VAT nr: -FV 1/2014 z dnia r., dotyczy nabycia części zamiennych i usługi 290,00 zł. 66,70 zł. 356,70 zł. -FV 43/2014 z dnia r., dotyczy usługi (naprawa koła) 16,26 zł. 3,74 zł. 20,00 zł. -529/14 z dnia r., dotyczy nabycia części zamiennych -FV 46/2014 z dnia r., dotyczy nabycia części zamiennych i usługi 723,58 zł. 166,42 zł. 890,00 zł. 384,00 zł. 88,32 zł. 472,32 zł. -97/2014 z dnia r., dotyczy nabycia części zamiennych i usługi 81,30 zł. 18,70 zł. 100,00 zł. Łączny koszt eksploatacji samochodu w okres r., 3.061,01 zł. W wyniku dokonanej analizy stwierdzono następujące dane dotyczące samochodu marki Peugeot Boxer (samochód ciężarowy), nr rejestracyjny EPA 27 NV: -Stan licznika km na dzień r. -Stan licznika km na dzień r. -Stan paliwa 22 l. na dzień r. -Tankowanie paliwa 59 l. w dniu r. -Tankowanie paliwa 61 l. w dniu r. -Stan paliwa 29 l. na dzień r. 7/13
8 Lp. Karta drogowa nr Z dnia Czas pracy godz./min. Przebieg w km. Zużycie paliwa (rzeczywiste, l.) Uwagi Tankowanie ON- 59 l Tankowanie ON- 61 l RAZEM: l. -Średnie zużycie paliwa w analizowanym okresie ( r.) wyniosło 11,75 l. na 100 km. -Norma zużycia paliwa na 100 km. 11,7 l. Kontrolujący w toku czynności dokonali sprawdzenia tankowań (ON) do samochodu odnotowanych w kartach drogowych z fakturami VAT: Faktury VAT nr: z dnia r., dotyczy nabycia paliwa: z dnia r., dotyczy nabycia paliwa nr karty ilość paliwa podatek VAT ,14 l. 276,18 zł. 51,64 zł. 224,54 zł ,25 l. 267,05 zł. 49,94 zł. 217,11 zł. 8/13
9 -łączna wartość 441,65 zł. 101,58 zł. 543,23 zł. Koszt eksploatacji samochodu tj. ubezpieczenia, przeglądy okresowe (badanie techniczne), faktury za naprawy i części za okres r., przedstawia się następująco: ubezpieczenie (polisa typ nr ) zawarte z firmą Compensa Towarzystwo Ubezpieczenia S.A. w Łodzi dnia r., na okres do godziny 23:59 w zakresie: - bezpośrednia likwidacja szkód BLS OC składka w wysokości 950 zł. -ubezpieczenie autocasco składka w wysokości AC 10 zł. -ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków kierowcy i pasażerów NNW składka w wysokości 700 zł. -ubezpieczenia assistance ASS składka w wysokości 24 zł. -ubezpieczenie szyb-szyby składka w wysokości 30 zł. -oględziny pojazdu składka w wysokości 79 zł. -łączna wartość składki płatnej jednorazowo ogółem wyniosła 1.793,00 zł. Okresowe badanie techniczne samochodu osobowego o nr rejestracyjnym EPA 27 NV oraz opłata ewidencyjna zostały potwierdzone fakturą VAT nr 901 EPA/14 z dnia r., (netto:-79,67 zł., VAT:- 18,33 zł., brutto -98,99 zł. oraz 1 zł. opłata ewidencyjna) na łączną kwotę 99,00 zł Faktury VAT nr: -FV 0001/14/FVS z dnia r., dotyczy nabycia części zamiennych i usługi 546,86 zł. 125,78 zł. 672,64 zł. -712/2014 z dnia r., dotyczy nabycia części zamiennych i usługi 121,95 zł. 28,05 zł. 150,00 zł. 9/13
10 -204/2014 z dnia r., dotyczy naprawy koła 16,30 zł. 3,75 zł. 20,05 zł. -FV 0290/14/FVS z dnia r., dotyczy nabycia części zamiennych i usługi 1.274,72 zł. 293,19 zł ,91 zł /M1/10/2014 z dnia r., dotyczy nabycia części zamiennych 791,06 zł. 181,94 zł. 973,00 zł. -303/2014 z dnia r., dotyczy wymiany sprzęgła i naprawy zawieszenia 500,00 zł. 115,00 zł. 615,00 zł. Łączny koszt eksploatacji samochodu w okres r., 5.890,60 zł. Łączne koszty poniesione przez ZGM w Pabianicach w okresie r na zakup płynów eksploatacyjnych, wymianę opon z letnich na zimowe i inne do samochodów o DMC 3,5t. przedstawią się następująco: Faktury VAT nr: -59/14 z dnia r., płyn do spryskiwaczy, żarówki 35,78 zł. 8,23 zł. 44,01 zł. -111/14 z dnia r., płyn do spryskiwaczy, odmrażacz 59,86 zł. 13,77 zł. 73,63 zł. 10/13
11 -374/2014 z dnia r., wymiana opon 138,24 zł. 31,80 zł. 170,04 zł. -59 z dnia r., płyn do spryskiwaczy, odmrażacz, silikon spray, cocpit 224,07 zł. 51,54 zł. 275,61 zł. Łączne koszty poniesione na zakup płynów eksploatacyjnych, wymianę opon z letnich na zimowe i inne w okres r., 563,29 zł. Dyrektor Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej w Pabianicach Zarządzeniem nr 2/2015 z dnia r., wprowadził zasady usprawniające i pełniejszą kontrolę wykorzystania samochodów służbowych. Kontrolujący pragną zwrócić uwagę, że przedmiotowe zarządzenie jest godne uwagi i wprowadzenia w innych jednostkach. Dział Administracyjno Gospodarczy w ZGM w Pabianicach przedłożył kontrolującym zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników. Powyższe wynika z obowiązujących w ZGM dokumentów wewnętrznych: -Regulaminu Pracy -Zakładowego Układu Zbiorowego Pracy dla Pracowników ZGM -Kodeksu Pracy wraz z przepisami wprowadzającymi i wykonawczymi Wszystkie zakresy obowiązków, w obecnej treści zostały przedłożone kierowcom zatrudnionym w ZGM w Pabianicach oraz przez nich podpisane w miesiącu grudniu 2013r. W zakresie obowiązków szczególnych dla zajmowanego stanowiska pracy (kierowca) w przedmiotowej notatce kontrolujący wymienili niektóre szczególne zapisane obowiązki: -prowadzenie pojazdów i obsługa związana z ich eksploatacją oraz zaopatrzenie (dotyczy 1 z kierowców) -dbanie o prawidłowy stan techniczny oraz czystość obsługiwanych przez siebie pojazdów -stały udział przy czynnościach za i wyładunkowych, czynnościach spedycyjnych -rozliczanie się z przejechanych kilometrów i zużytego paliwa 11/13
12 -przestrzeganie terminu przeglądów technicznych pojazdów -dbanie o należytą czystość i porządek w pomieszczeniach garażowych -odbiór i wysyłka korespondencji WNIOSKI Kontrolującym po przeanalizowaniu i sprawdzeniu materiału dowodowego przedłożonego przez ZGM w Pabianicach nasuwają się następujące wnioski: nadmierne zakupy płynów eksploatacyjnych do samochodów nieracjonalna organizacja czasu pracy pracowników (kierowców) niewłaściwe wykorzystanie samochodów służbowych tj., -brak planowania i łączenia wyjazdów, -dublowanie się obowiązków pracowników (kierowców) należy rozważyć celowość posiadania dwóch pojazdów (samochodów) o takich samych parametrach technicznych -wskazanym było by rozważenie nabycia pojazdu wielofunkcyjnego, który by był wykorzystywany do obsługi terenu i nieruchomości będących w zarządzie ZGM Pabianice kontrolujący zwracają uwagę na nieprawidłowości w opisywaniu dokumentów (faktur). Powyższe winno być opisywane według załączonego wzorca (kserokopia kart szt.1) należy zauważyć iż karty drogowe przedłożone kontrolującym były rozliczone w należyty sposób, średnie zużycie paliwa w analizowanym okresie ( r.) mieściło się w normach Załączniki: -załącznik nr 1 pismo z dnia r., nr SPM-I kart 1 -załącznik nr 2 pismo z dnia r., nr ZGM.FA kart 2 -załącznik nr 3 ksero dowodu rejestracyjnego nr EPA 1F32 wraz z fakturami i polisą kart 6 -załącznik nr 4 kserokopia kart drogowych (samochodu nr EPA 1F32) kart 20 -załącznik nr 5 ksero dowodu rejestracyjnego nr EPA 5E32 wraz z fakturami i polisą kart 12 12/13
13 -załącznik nr 6 kserokopia kart drogowych (samochodu nr EPA 5E32) kart 20 -załącznik nr 7 ksero dowodu rejestracyjnego nr EPA 27NV wraz z fakturami i polisą kart 17 -załącznik nr 8 kserokopia kart drogowych (samochodu nr EPA 27NV) kart 20 -załącznik nr 9 kserokopia faktur VAT kart 7 -załącznik nr 10 pismo z dnia r., kart 2 -załącznik nr 11 pismo z dnia r., kart 3 -załącznik nr 12 pismo z dnia r., kart 12 Część C. Informacje końcowe: 1. Notatkę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, notatka zawiera 13 kart. 2. Jeden egzemplarz Notatki otrzymał Dyrektor ZGM w Pabianicach, drugi egzemplarz otrzymał Prezydent Miasta Pabianic 3. Zapoznano kontrolowanego z notatką 4. Na tym notatkę zakończono 5. Materiał dowodowy jak i załączniki są załączone do egz. nr 1 notatki Potwierdzenie odbioru Data doręczenia Podpis kontrolujących 13/13
Łobez r. Skontrolowano rozliczanie delegacji służbowych wydanych pracownikom w 2006 roku. ZDP w Łobzie prowadzi zeszyt,,rejestr Delegacji.
Łobez 06.10.2006 r. Protokół kontroli Na podstawie upoważnienia Nr 31/06 Wicestarosty Łobeskiego przeprowadzono kontrolę następczą w Zarządzie Dróg Powiatowych w Łobzie. Kontrolę przeprowadził: Józef Błyszko-