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Timestamp: 2017-12-17 00:36:17
Document Index: 293722827

Matched Legal Cases: ['artículo 4', 'artículo 16', 'artículo 16', 'artículo 30', 'Artículo 140', 'Artículo 25', 'Artículo 66', 'Artículo 21', 'Artículo 21']

¿Cuándo puedo o debo destruir los datos personales? | E&J
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¿Cuándo puedo o debo destruir los datos personales?
En efecto de acuerdo con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPD), Ley 15/1999 (Base de Datos Economist & Jurist Legislación, Marginal-.) nos indica en el art. 4.1 (sic): “Los datos personales sólo se podrán recoger para su tratamiento´´ y el siguiente apartado art. 4.2; “No se considerará incompatible el tratamiento posterior de éstos (los datos personales) con fines históricos, estadísticos o científicos´´ y para acabar citamos el mismo artículo 4.5: “Los datos de carácter personal serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesario o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados´´.
“No serán conservados en forma que permita la identificación del interesado durante un período superior al necesario para los fines en base a los cuales hubieran sido recabados o registrados´´
Todo ello deja meridianamente claro que la obtención y conservación de los datos personales siempre debe estar orientada a un fin concreto, que es el que legitima su obtención y posterior tratamiento.
II.- El artículo 16 de la LOPD
Una vez finalizada la eficacia de dicha finalidad, los datos deben ser cancelados. ¿Qué se debe entender por cancelación? Para dar respuesta a esta pregunta recurrimos al Art. 16 “Derecho de rectificación y cancelación´´ en el que su epígrafe 3 se dispone textualmente: “la cancelación dará lugar al bloqueo de los datos, conservándose únicamente a disposición de las Administraciones Públicas, Jueces y Tribunales, para la atención de las posibles responsabilidades nacidas del tratamiento, durante el plazo de prescripción de éstos. Cumplido el plazo deberá procederse a la cancelación´´ y el epígrafe 5 del mismo artículo (sic): “Los datos de carácter personal deberán ser conservados durante los plazos previstos en las disposiciones aplicables o, en su caso, en las relaciones contractuales entre las personas o entidades responsables del tratamiento y el interesado´´. El contenido de estos dos párrafos transcritos deviene fundamental para dar respuesta a la pregunta que nos ocupa.
Debemos llamar la atención del lector sobre algunas expresiones contenidas en ellas:
– Bloqueo de los datos.
– Posibles responsabilidades.
– Plazo de prescripción (de las responsabilidades).
– Disposiciones aplicables.
Bloqueo de los datos. Dice el artículo 16.3 que la cancelación dará lugar al bloqueo de los datos. No habla de momento de su eliminación, porque los datos deberán conservarse a disposición de diferentes instancias judiciales y administrativas durante el plazo de prescripción de posibles responsabilidades nacidas del tratamiento. El referido plazo de prescripción es variable y su duración está prevista, según el Art. 16.5 en las disposiciones aplicables y, en su caso, en las relaciones contractuales que dieron origen a la recogida de los datos. Y para rematar tan intrincado asunto debemos recurrir a la última disposición del epígrafe 16.3; “Cumplido el citado plazo (de prescripción), deberá procederse a su supresión (de los datos)´´
III.- Plazos de prescripción de responsabilidades
Llegados a este punto nos vemos en la obligación de recurrir a todas aquellas “disposiciones aplicables´´ que son múltiples y de muy diversa naturaleza por encontrarnos ante lo que podríamos llamar una “norma administrativa en blanco´´ en lo relativo a los plazos de prescripción de responsabilidades.
A) Para empezar debemos remitirnos, lógicamente, a la ley que nos ocupa LOPD en su art. 47 que transcribimos íntegramente por su importancia.
“Art. 47:
B) Instrucción 1/1996, de 1 de marzo, de la Agencia de Protección de Datos, sobre ficheros automatizados establecidos con la finalidad de controlar el acceso a los edificios:
Norma quinta.- Cancelación de los datos.
Los datos de carácter personal deberán ser destruidos cuando haya transcurrido el plazo de un mes, contado a partir del momento en que fueron recabados.
La Instrucción 2/1996 de 1 de marzo, de la Agencia de Protección de Datos, sobre ficheros automatizados establecidos con la finalidad de controlar el acceso a los casinos y salas de bingo establece en su norma quinta que los datos de carácter personal deberán ser destruidos cuando haya transcurrido el plazo de seis meses, contado a partir de la fecha del último acceso.
Conclusión: de acuerdo con el régimen sancionador y de las responsabilidades derivadas del mismo, en términos generales los datos deberán conservarse (sin tratamiento) por un plazo de tres años a contar desde la finalización del referido tratamiento. En el bien entendido que si con anterioridad al vencimiento de dicho plazo se notifica el inicio de un expediente sancionador, se deberá estar a lo dispuesto en este artículo en relación con las interrupciones de la prescripción. Al respecto es importante avisar a los responsables de ficheros que un aviso de apertura de expediente de inspección por parte de la Agencia Estatal de Protección de Datos, tiene todas las probabilidades de acabar en expediente sancionador. Y al paso de este comentario, valga decir que el mismo es perfectamente aplicable al resto de consideraciones respecto de todas y cada una de las normas que expondremos a continuación.
C) En el Código de comercio su artículo 30 impone al empresario una genérica obligación de conservación de “libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio´´, incluye la de conservación de las facturas. El tenor literal de la norma es:
D) Impuesto sobre el Valor Añadido:
La Ley 53/2002, de 30 diciembre de Medidas Fiscales, Administrativas y de Orden Social añade un nuevo artículo, el 140, en la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, que quedará redactado de la siguiente manera:
`Artículo 140 series. Conservación de las facturas.
Los empresarios y profesionales que realicen operaciones que tengan por objeto oro de inversión, deberán conservar las copias de las facturas correspondientes a dichas operaciones, así como los registros de las mismas, durante un período de cinco años“.
E) Impuesto sobre Sociedades: el Real Decreto legislativo 4/2004, de 5 de marzo, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Impuesto sobre Sociedades.
Artículo 25. Compensación de bases imponibles negativas.
1. Las bases imponibles negativas que hayan sido objeto de liquidación o autoliquidación podrán ser compensadas con las rentas positivas de los períodos impositivos que concluyan en los 15 años inmediatos y sucesivos.
F) Ley 58/2003 de 17 de diciembre, General Tributaria:
Artículo 66. Plazos de prescripción:
G) Real Decreto legislativo 1/1994 de 20 de junio por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de la Seguridad Social:
Artículo 21. Prescripción:
La obligación de pago de cuotas a la seguridad social prescribirá a los cinco años, a contar desde la fecha en la que preceptivamente debieron ser ingresadas. La prescripción quedará interrumpida por las causas ordinarias, y en todo caso, por cualquier actuación administrativa realizada con conocimiento formal del responsable del pago conducente a la liquidación o recaudación de la deuda y, especialmente, por su reclamación administrativa mediante reclamación de deuda o acta de liquidación.
H) Ley 41/2002 de 14 de noviembre básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica:
I) Real Decreto 561/1993, de 16 de abril, por el que se establecen los requisitos para la realización de ensayos clínicos con medicamentos
Artículo 21. Archivo de la documentación del ensayo.
1. El promotor del ensayo es responsable del archivo de la documentación del ensayo.
2. El investigador se ocupará de que los códigos de identificación de los sujetos se conserven durante al menos quince años después de concluido o interrumpido el ensayo.
3. Las historias clínicas de los pacientes y demás datos originales se conservarán el máximo período de tiempo que permita el hospital, la institución o la consulta privada donde se haya realizado el ensayo.
4. El promotor o el propietario de los datos conservará toda la restante documentación relativa al ensayo durante el período de validez del medicamento. Estos documentos incluirán:
a) El protocolo, incluyendo su justificación, objetivos, diseño estadístico y metodología del ensayo, con las condiciones en las que se efectúe y gestione, así como los pormenores de los productos de investigación que se empleen.
b) Los procedimientos normalizados de trabajo.
c) Todos los informes escritos sobre el protocolo y los procedimientos.
d) El manual del investigador.
e) El cuaderno de recogida de datos de cada sujeto.
f ) El informe final.
g) El certificado de auditoría, cuando proceda.
5. El promotor o el propietario subsiguiente conservará el informe final hasta cinco años después de haberse agotado el plazo de validez del medicamento.
6. Se documentará todo cambio que se produzca en la posesión de los datos.
7. Todos los datos y documentos se pondrán a disposición de las autoridades competentes si éstas así lo solicitan.
8. Se asegurará, en todo caso, la confidencialidad de los datos y documentos contenidos en el archivo.
IV.- Notificación posterior a la cancelación
Una vez se proceda la cancelación de los datos, que no a su destrucción, el responsable del fichero deberá informar de esta circunstancia a todos los cesionarios de acuerdo con lo dispuesto en el art. 16.4; “Si los datos rectificados o cancelados hubieran sido comunicados previamente, el responsable del fichero deberá notificar la rectificación o cancelación efectuada a quien se hayan comunicado, en el caso de que se mantenga el tratamiento por éste último, que deberá también proceder a su cancelación´´. Ni que decir tiene que en el supuesto de uno o varios cesionarios, todos ellos deberán estar a lo indicado anteriormente respecto de los plazos de prescripción de las responsabilidades derivadas de la naturaleza del tratamiento específico que cada uno de ellos haya aplicado a los datos recibidos del cedente. Y vuelta a empezar.
Esperamos haber aportado algo de luz, a través de la sistematización de la información, en un asunto menor en apariencia, pero de gran transcendencia en varios ámbitos de actividad; empresarial, tributario, laboral, sanitario, etc.
Habilidades Abogacía Prescripción	2005-07-01
Temas: Habilidades Abogacía Prescripción