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Timestamp: 2019-11-15 17:53:27
Document Index: 103946856

Matched Legal Cases: ['§ 14', '§ 195', '§ 214', '§ 199', '§ 212', '§ 204']

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Veröffentlicht vonJana Hüttner 12. Juni 2019 10. Oktober 2019 Veröffentlicht inAllgemein1 Kommentar zu Hinweis!
Veröffentlicht vonJana Hüttner 8. Oktober 2019 8. Oktober 2019 Veröffentlicht inTOP-THEMASchlagwörter: Bauabzugssteuer, Baugewerbe, Bauunternehmen, FreistellungsbescheinigungVeröffentliche einen Kommentar zu Freistellungsbescheinigung für Bauleistungen
Veröffentlicht vonJana Hüttner 25. September 2019 25. September 2019 Veröffentlicht inNewsSchlagwörter: ausländische Finanzkonten, Informationsaustauschgesetz, Steuern und RechtVeröffentliche einen Kommentar zu Finanzkonten-Informationsaustauschgesetz
Veröffentlicht vonJana Hüttner 24. September 2019 26. September 2019 Veröffentlicht inNewsSchlagwörter: Firmenwagen, Private PKW-NutzungVeröffentliche einen Kommentar zu Betriebliche PKW-Nutzung (FG-Urteil Münster)
Veröffentlicht vonJana Hüttner 22. September 2019 24. September 2019 Veröffentlicht inPraxis-TippsSchlagwörter: EU-Mitgliedsstaat, Gemeinschaftsgebiet, VorsteuervergütungVeröffentliche einen Kommentar zu Vorsteuer aus dem Gemeinschaftsgebiet geltend machen
Veröffentlicht vonJana Hüttner 21. September 2019 24. September 2019 Veröffentlicht inNewsSchlagwörter: BMF-Kommentierung, KassenführungVeröffentliche einen Kommentar zu Digitale Kassensysteme – neue Rechtslage ab 01.01.2020 (BMF)
Was sollten Unternehmen bei der Einführung der elektronischen Rechnung beachten?
Im Zuge der Digitalisierung gewinnen elektronische Rechnungen immer mehr an Bedeutung. Aber gerade kleine Unternehmen haben noch viele Vorbehalte. Viele haben bisher die wesentlichen Vorteile noch nicht richtig erkannt. Bei der Einrichtung elektronischer Rechnungen sollten verschiedene Aspekte unbedingt berücksichtigt werden. Gern erklären wir Ihnen in unserem Beitrag was wichtig ist.
Seit die Finanzbehörden elektronische Rechnungen auch ohne digitale Unterschrift anerkennen, sind die Diskussionen über diese Art der Rechnungslegung intensiver geworden. Für Unternehmen ergeben sich aus der Nutzung elektronischer Rechnungen vor allem eine Zeit- und Kostenersparnis. Damit diese Vorteile effektiv genutzt werden können und es keine Schwierigkeiten mit dem Finanzamt gibt, müssen allerdings bestimmte Kriterien erfüllt werden.
In jedem Unternehmen muss grundsätzlich ein frei gestaltbarer Prozess mit elektronischen Rechnungen realisiert werden. Der folgende Beitrag informiert Sie über grundlegende Anforderungen und gibt Ihnen eine Orientierung. Bitte berücksichtigen Sie aber, dass individuelle Bedingungen der Unternehmen auch eine wichtige Rolle spielen.
Leitfaden zur Einführung der elektronischen Rechnung im Unternehmen
Eingangsbearbeitung der elektronischen Rechnung
Es muss sichergestellt sein, das eingehende Rechnungen zeitnah bearbeitet werden, wobei wir eine tägliche Prüfung des Rechnungseingangs empfehlen. Für den Rechnungseingang empfiehlt es sich allein aus Übersichtsgründen, eine eigene E-Mail-Adresse einzurichten. Diese teilen Sie Ihren Kunden und Lieferanten mit.
Prüfen Sie alle eingegangenen Dokumente auf Lesbarkeit. Bestehen Sie darauf, dass Kunden und Lieferanten die Rechnungen im PDF-Format senden. Kennzeichnen Sie alle eingegangenen Rechnungen in dem Sie die Dokumente in einem separaten Verzeichnis auf dem PC abspeichern. So behalten Sie bequem die Übersicht.
Rechnungsprüfung der elektronischen Rechnung
Auch bei digital erstellten Rechnungen müssen Zahlungsziel und formelle Anforderungen geprüft werden. Stellen Sie zunächst sicher, dass die Herkunft der Rechnung korrekt ist. Vergleichen Sie hierzu die Absenderdaten und die Bankverbindung. Die sachliche Prüfung der elektronischen Rechnung kann wie bei einer Papierrechnung durch Vergleich mit dem Lieferschein oder Auftrag erfolgen. Bei der formellen Prüfung müssen die notwendigen Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG kontrolliert und Doppelzusendungen herausgefiltert werden.
Geprüfte und nicht zu beanstandende Rechnungen sollten als solche markiert werden und in ein hierfür vorgesehenes Verzeichnis verschoben werden.
Was geschieht mit fehlerhaften Rechnungen? Hierfür sollte im Vorfeld eine konkrete Regelung getroffen werden. Auch diese Dokumente können in ein dafür auf dem PC extra angelegtes Verzeichnis geschoben werden. Senden Sie die fehlerhafte Rechnung an den Absender zurück und bitten sie ihn diese zu korrigieren. Erst dann ist ein Rechnungsausgleich durch Zahlung möglich.
Buchung der elektronischen Rechnung
Sind die Rechnungen richtig erstellt und sachlich geprüft, erfolgt die zeitnahe Erfassung durch Sie selbst oder eine durch Sie beauftragte Person in der Finanzbuchhaltung. Das elektronische Dokument wird mit einem Kontierungsvermerk versehen.
Zahlung der elektronischen Rechnung
Überweisen Sie jede Rechnung innerhalb des vereinbarten Zahlungsziels und beachten Sie die Skontofristen. Vermeiden Sie unbedingt Doppelzahlungen. Wie bei Papierrechnungen sollte zwischen Zahlung und digitalem Dokument ein Bezug hergestellt werden, indem bei der Überweisung die Kunden- und Rechnungsnummer angeben wird. Dies erleichtert auch den Abgleich der offenen Posten in der Buchhaltung. Wir empfehlen Ihnen weiterhin das 4-Augen-Prinzip beizubehalten, analog der bisherigen Vorgehensweise bei Papierrechnungen.
Archivierung der elektronischen Rechnung
Auch elektronsiche Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden und uneingeschränkt lesbar zur Verfügung stehen. Es muss gewährleistet sein, dass diese nicht verändert werden können. Dazu sollten die Rechnungen möglichst im PDF-Format rechtssicher und unveränderbar in einem Verzeichnis abgespeichert werden. Achten Sie dabei auf ein einheitliches und langfristig gültiges Schema. Das Verzeichnis sollte regelmäßig gesichert und in regelmäßigen Abständen auf andere Medien übertragen werden. Grund dafür ist, dass elektronische Speichermedien im Zeitalter heutzutage relativ schnell veralten.
Für den gesamten Prozess der Digitalisierung von Rechnungen ist zu prüfen, ob man das einheitliche Format für elektronische Rechnungen (ZUGFeRD, www.ferd.net) verwenden möchte. Damit verwenden Sie einheitliche Standards im Datenaustausch. Das neue Format der Version 2 entspricht der internationalen Standardisierung und ist international anwendbar.
Was gilt grundsätzlich bei elektronischen Rechnungen?
Prüfen Sie, ob man sich bei den sich bei den aufgeführten Arbeitsschritten an die Vorgehensweise von Papierrechnungen anlehnen kann. Sie können dadurch den Arbeitsaufwand minimieren und Arbeitsprozesse einheitlich gestalten. Halten Sie die Bestimmungen der DSVGO (datenschutz-Grundverordnung) ein. Sorgen Sie für eine rechtssichere Archivierung der E-Mails. Falls erforderlich, stimmen Sie sich mit einer für den Datenschutz verantwortlichen Person im Unternehmen ab.
Zustimmung von Kunden und Lieferanten
Voraussetzung für die Einführung der elektronischen Rechnung ist, dass Kunden und Lieferanten dem Versand elektronischer Rechnungen zustimmen. Sie sollten daher vorab schriftlich zugestimmt haben, auch wenn dies nicht zwingend vorgeschrieben ist. Bei Geschäftskunden gilt die Zustimmung als erteilt, wenn diese eine elektronische Rechnung bezahlt haben.
Bei Anfragen von Lieferanten prüfen Sie, ob diese die Rechnungen im PDF-Format übermitteln und ob Änderungen in den eigenen betrieblichen Abläufen erforderlich sind. Dies betrifft auch die Nutzung vorhandener EDV. Eventuell ist die Unterstützung der Lieferanten bei der Umsetzung erforderlich.
XML- Rechnung
Rechnungen im PDF-Format sind im Sinne des Gesetzes keine echten elektronischen Rechnungen. Dies ist nur bei den so genannten XRechnungen der Fall. Behörden und große Unternehmen bestehen immer mehr auf XRechnungen. Deshalb sollten Sie nach der Umstellung auf PDF-Rechnungen prüfen, ob eine weitere Umstellung in ca. 2-3 Jahren auf XRechnungen realisierbar ist. Grundsätzlich unterstützen moderne Buchaltungs- und Warenwirtschaftsprogramme den XML-Standard. Auch bei Umstellung auf ZUGFerD erhalten Sie Unterstützung.
Veröffentlicht vonJana Hüttner 18. September 2019 24. September 2019 Veröffentlicht inTOP-THEMASchlagwörter: Archivierung, Aufbewahrungspflicht, Digitalisierung, Elektronische Rechnung, RechnungVeröffentliche einen Kommentar zu Die elektronische Rechnung
Veröffentlicht vonJana Hüttner 26. August 2019 24. September 2019 Veröffentlicht inTOP-THEMASchlagwörter: Betriebsausgaben, GeschenkeVeröffentliche einen Kommentar zu Geschenke an Geschäftspartner
Wichtig ist es die 3-Jahres-Frist bei Forderungen im Blick zu haben und frühzeitig zu handeln.
Mit Ablauf des 31.12. eines jeden Kalenderjahres verjähren alle Zahlungsansprüche des täglichen Geschäftsverkehrs, die der regelmäßigen Verjährungsfrist von 3 Jahren unterliegen. Wichtige Informationen zu Verjährungsfrist und Mahnverfahren finden Sie in unserem Blog-Beitrag.
Die gesetzliche Regelverjährungsfrist nach § 195 BGB beträgt 3 Jahre. Das bedeutet, dass sich nach Ablauf dieser Frist u.a. für Forderungen aus Kauf- und Werkverträgen der Schuldner auf die Verjährung seiner Schuld berufen und die Erfüllung des Anspruchs verweigern kann. Sie als Unternehmer können Ihren Anspruch nicht mehr erfolgreich gerichtlich durchsetzen, obwohl dieser rechtlich gesehen weiterhin besteht, der Schulder sich aber auf die Einrede der Verjährung beruft (§ 214 BGF).
Unsere Tipps zum betrieblichen Forderungsmanagement
Vor Ablauf des aktuellen Kalenderjahres sollten 3 Jahre alte Forderungen geprüft werden. Zum Beispiel verjähren mit Ablauf des 31.12.2019 alle Forderungen, die im Kalenderjahr 2016 enstanden sind (§ 199 Abs. 1 BGB). Entstanden ist der Anspruch auf einen Kaufpreis oder Werklohn, wenn der Unternehmer seine vertragliche Leistung erbracht hat. Auf die Rechnungslegung kommt es nicht an. Deshalb muß ein Unternehmer rechtzeitig vor dem 31.12. 2019 prüfen, ob er im Kalenderjahr 2016 Leistungen an einen Kunden erbracht hat, die noch nicht bezahlt sind, und sich für eine geeignete Maßnahme zur Forderungsbeitreibung entscheiden.
Mahnungen, ob in mündlicher oder schriftlicher Form, können eine Verjährung niemals verhindern. Zahlen Kunden nach Erhalt einer Mahnung eine Rate, hat dies den Vorteil, dass die Verjährung unterbrochen (§ 212 BGB) wird und ab der Zahlung – Tag genau – erneut 3 Jahre läuft, ohne den Eintritt der Verjährung.
Gerichtliches Mahnverfahren einleiten und Verjährung der Forderungen hemmen
Der Vorteil eines gerichtlichen Mahnverfahrens ist, dass die Verjährung durch Antrag und Erlass eines Mahnbescheides gehemmt wird (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB). Für Forderungen aus dem Kalenderjahr 2016 muss vor Ablauf des Kalenderjahres 2019 ein Mahnbescheid beim zuständigen Amtsgericht beantragt werden, der keine Fehler aufweisen darf, damit die zeitnahe Zustellung an den Schuldner gewährleistet ist. Dazu gehört u.a. die exakte Bezeichnung der Forderung. Die Zustellung eines Mahnbescheides, mit dem ein Teilbetrag aus mehreren Einzelforderungen geltend gemacht wird, hemmt die Verjährung nicht, wenn eine genaue Aufschlüsselung der einzelnen Forderungen unterblieben ist und die Individualiserung erst nach Ablauf der Verjährungsfrist im anschließenden Klageverfahren nachgeholt wird.
Ein Verjährungsverzicht bis zu einem bestimmten Zeitpunkt seitens des Schuldners wäre möglich, um den Verlust der Forderung kurzfristig abzuwenden. Die Verjährung des Abspruchs lässt sich hierdurch weder verhindern noch hemmen. Durch einen zeitlich begrenzten Verjährungsverzicht wird nur die Befugnis des Schuldners, die Einrede der Verjährung zu erheben, für den vereinbarten Zeitraum ausgeschlossen.
Veröffentlicht vonJana Hüttner 23. Juli 2019 24. September 2019 Veröffentlicht inForderungsmanagementSchlagwörter: Forderungsmanagement, Mahnung, Verjährung, Zahlungsverzug