Source: https://www.viljandivald.ee/et/isikuandmete-kaitse
Timestamp: 2020-01-19 11:44:55+00:00
Document Index: 5762915

Matched Legal Cases: ['§ 31', '§ 12', '§ 12', '§ 23', '§ 31', '§ 51', '§ 35', '§ 37']

Isikuandmete kaitse - Viljandi vallavalitsus
Isikuandmete kaitse Viljandi Vallavalitsuses
Viljandi Vallavalitsuses on määratud andmekaitsega tegelevaks isikuks (andmekaitse-spetsialistiks) vallakantselei spetsialist Ülle Riiner, tel 430 0121, ylle.riiner@viljandivald.ee
Viljandi Vallavalitsuse kui kohaliku omavalitsuse asutuse tegevus on avalik. Avaldame asutuse veebilehel informatsiooni meie tegevuse kohta, samuti pakutavate teenuste kohta.
Meie dokumentidega saab tutvuda Viljandi valla veebilehel avaliku dokumendiregistri kaudu või teabenõude esitamisel.
Tegevuse käigus koguneb meile isikuandmeid (nimed, isikukoodid, aadressid, elukohad, telefoni-numbrid jne), sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet. Näiteks siis, kui Te meile kirjutate, esitate taotluse või olete mõne menetluse osapooleks.
Juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete hoidmist allpoolloetletud punktid ei puuduta. Samuti ei hõlma need isikuandmete töötlemist võõrastel veebilehtedel, millele meie veebilehel viidatakse.
Viljandi valla omavalitsusorganid, Viljandi Vallavolikogu ja Viljandi Vallavalitsus, vastavate organite moodustatud komisjonid ning Viljandi Vallavalitsus kui ametiasutus (edaspidi ametiasutus) töötleb isikuandmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärusest, avaliku teabe seadusest, isikuandmete kaitse seadusest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.
Viljandi Vallavolikogu ja Viljandi vallavalitsuse õigusaktid (otsused, määrused ja korraldused) ning volikogu istungite ja komisjonide koosolekute protokollid on igaühele kättesaadavad. Õigusakti või protokolli ei avalikustata, kui selle sisuks on teave, mis sisaldab isikuandmeid, kui sellisele teabele juurdepääsu võimaldamine kahjustaks oluliselt andmesubjekti eraelu puutumatust.
Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest. Vastavalt haldusmenetluse seadusele (§ 31) on ametiasutusel õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada kas üleriiklikus või kohalikus ajalehes või internetipõhises väljaandes „Ametlikud Teadaanded".
Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui:
Teil on õigus tutvuda andmetega, mida ametiasutus on Teie kohta kogunud ning teada saada, millises ulatuses ja mis eesmärgil on Teid puudutavaid isikuandmeid töödeldud. Selleks soovitame esitada teabe saamiseks taotluse, millele vastame esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem, kui 1 kuu jooksul. Teie kohta käivad andmed väljastame vastavalt Teie soovile kas paberil või elektrooniliselt.
Kui ametiasutusel ei ole isikuandmete kasutamiseks enam (nt andmete säilitamise tähtaeg on lõppenud) seaduslikku alust, kuid andmete töötlemist jätkatakse, võite nõuda andmete kasutamise lõpetamist või andmete kustutamist.
Kõigis küsimustes, mis on seotud Teie andmete töötlemisega Viljandi Vallavalitsuses saate vastuse, kui:
1. pöördute suulise järelepärimisega telefoni teel (vallasekretär, tel 435 0114, sekretär-asjaajaja, tel 435 0119 või andmekaitsespetsialist, tel 435 0121) või ametniku vastuvõtul;
2. esitate kirjaliku taotluse (Kauba tn 9 , Viljandi, 71020, e- post: viljandivald@viljandivald.ee);
3. esitate teabenõude Teie isikuandmetega dokumentide väljastamiseks;
4. tutvute Teie isikuandmetega dokumentide või registritega ametiasutuses kohapeal.
Kui olete saatnud meile selgitustaotluse/ märgukirja/ teabenõude, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle sinna. Edastamisest teatame kindlasti ka Teile.
Kirjavahetuse andmestik on seaduse kohaselt nähtav meie avalikus dokumendiregistris. Sealt on näha, kas kirja saatja või saaja on eraisik või asutus. Isiku nime me ei avalikusta. Dokumendi pealkirja kuvame veebilehe avalikus dokumendiregistris üldsõnaliselt. Täpsem pealkiri on näha üksnes asutusesiseselt. Kui kirjutate meile juriidilise isiku või asutuse nimel (näiteks MTÜ esindajana), siis palume kasutada mitte oma era-, vaid tööalaseid kontaktandmeid, sest juriidilise isiku kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.
Avalikkuse teavitamiseks oma tegevusest kirjutame pressiteateid ning avaldame teateid oma tegevusest korra kuus ilmuvas valla ajalehes „Viljandi Valla Teataja".
Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitame 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad üldjuhul hävitamisele. Teie kohta andmete säilitamise täpne aeg on leitav ametiasutuse dokumentide liigitusskeemis dokumendi sarja tähise järgi.
Teenuse või toetuse taotlemine Viljandi Vallavalitsuselt
Teenuse või toetuse taotlemiseks ametiasutuselt tuleb Teil esitada taotlus või avaldus, mille blanketid asuvad valla veebilehel. Veebilehel on kirjeldatud ka meie poolt pakutavad teenused.
Vallavalitsuse veebilehel on iseteeninduskeskkond KOVMEN, mille kaudu saab esitada elektroonilisi taotlusi ja avaldusi praegu vaid kümne teenuse pakkumiseks.
Elektroonilised taotlusvormid on järgmistel teenustel ja toimingutel:
Lasteaia toiduraha toetuse taotlemine
Ametiasutus on liitunud e-toimiku infosüsteemiga. Süsteemi kasutatakse ka andmevahetuseks teiste asutustega (nt karistusandmete edastamisel karistusregistrile ja kohtutäiturile). E-toimiku infosüsteem on kinnine ning sinna saab siseneda üksnes isikutunnistusega (ID-kaart). Juurdepääsuõigus on üksnes pädevatel ametiisikutel.
Ametiasutuse veebilehe külastamine
Viljandi valla veebilehe külastamisel kogutakse andmeid vaid selle kohta, millist veebilehe osa külastatakse. Kogutud andmeid kasutatakse külastusstatistika tegemiseks, et selle põhjal veebilehte arendada ja külastajatele mugavamaks muuta.
Ametiasutuse ametnike tööle võtmisel lähtutakse Viljandi Vallavalitsuse 14.01.2014 määrusest nr 1 „Viljandi Vallavalitsuse teenistujate värbamise ja valiku kord".
Avaliku konkursi kuulutus avaldatakse valla veebilehel, Töötukassas ja ajalehes Sakala. Värbamisprotsessis läbivad kandidaadid kuni kolm vooru – dokumendivooru, vestlusvooru ja vajadusel praktilise ülesande. Värbamisprotsessis tehakse taustauuring kandidaadi kohta vaid kandidaadi eelneval nõusolekul. Selleks vesteldakse soovitajatega, kelle kandidaat on kandideerimisdokumentides esitanud või kandidaadi eelneval nõusolekul teiste isikutega. Konkursi jooksul saadud dokumente hoitakse vastavalt ametiasutuse dokumentide liigitusskeemis märgitud säilitustähtaja lõpuni. Kandidaadi andmed ja kandideerimisega seotud dokumendid on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel. Avalikustamisele ei kuulu ka teave inimese osalemise kohta konkursil. Teave kandidaadi ametisse nimetamise kohta on avalik.
Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse Viljandi Vallavalitsuse digitaalses dokumendiregistris. Dokumendiregistri avalikule osale on kõikidel juurdepääs internetis Viljandi valla veebilehelt www.viljandivald.ee.
Avaliku teabe seadusest (§ 12 lg 3) lähtuvalt märgitakse dokumendiregistrisse kirja saatja ja saaja kohta nimi, aadress ja muud kontaktandmed. Dokumendiregistri avalikust vaatest on võimalik näha ainult eraisikust saatja või saaja nime initsiaalid. Kui kirja saatjaks on teine ametiasutus, on avalikus vaates näha asutuse nimi ning ka dokumendi allkirjastaja nimi. Elektrooniliselt või paberkandjal saabunud kiri, kui see ei sisalda isikuandmeid või teavet, mis annab aluse dokumendile juurdepääsupiirang kehtestada, on avaliku teabe seaduse § 12 lõike 4 alusel dokumendiregistrist kõigile kättesaadav. Kirja saatja võib kirjas avaldada, et ei soovi kirja dokumendiregistri kaudu avalikustamist.
Kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse alusel (§ 23 lg 5, § 31 lg 1, § 51 lg-d 6 ja 7) on Viljandi Vallavolikogu ja Viljandi Vallavalitsuse õigusaktid (määrused, otsused ja korraldused) ning omavalitsusorganite istungite ja organite moodustatud komisjonide koosolekute protokollid igaühele kättesaadavad. Õigusakti või protokolli ei avalikustata, kui selle sisuks on teave, mis sisaldab isikuandmeid, kui sellisele teabele juurdepääsu võimaldamine kahjustaks oluliselt andmesubjekti eraelu puutumatust. Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest.
Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele, sealhulgas teistele asutustele
Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on üldjuhul juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja ja saaja elukoha andmeid, telefoninumbrit, e-posti aadressi jne. Need andmed on isiku eraelu puutuv teave ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (va kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Juurdepääsupiirangute juhud sätestab avaliku teabe seadus (§ 35).
Haldusmenetluse seaduse § 37 lõigete 1 ja 3 alusel võimaldatakse haldusmenetluses menetlusosalistel tutvuda toimiku ja dokumentidega ametiasutuses ametiisiku juuresolekul.
Isikuandmete töötlemine pärast andmesubjekti surma
Pärast andmesubjekti surma on tema isikuandmete töötlemine lubatud andmesubjekti pärija nõusolekul vastavalt isikuandmete kaitse seaduse §-le 9.
Riiklikest registritest, millesse ametiasutus on andmeandja (Eesti rahvastikuregister, sotsiaalteenuste – ja toetuste andmeregister, majandustegevuse register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat, Eesti Hariduse Infosüsteem, e-toimiku infosüsteem) saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse (rubriik „Kodanikule") kaudu.
Kui ametiasutuses toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, siis vormistame selle kohta nõutud dokumendid. Kindlasti võtame kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lõpetada. Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, siis teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada Teil endal võtta vajalikke ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.
Suur osa Teiega seotud teabest on digitaalkujul. Ametiasutuse veebilehel avaldatud dokumendiregistris kuvatakse eraisikute nimede asemel sõna eraisik. Menetlusteabes on eraisikute nimed nähtavad initsiaalidena. Me kogume teavet seadusega pandud ülesannete täitmiseks. Ametiasutuse käes olevale infole kohaldub avaliku teabe seadus.