Source: http://iniejawna.pl/pomoce/aps.html
Timestamp: 2017-05-22 17:12:50+00:00
Document Index: 124996016

Matched Legal Cases: ['art. 72', 'art. 24', 'art. 43', 'art. 43', 'art. 43', 'Art. 72']

INFORMACJA NIEJAWNA - akta postępowań sprawdzających
Akta Postępowań Sprawdzających – trudne pytania ! ? (zasady przechowywania, weryfikacji, brakowania, przekazywania).
W 2010 roku po ponad 10 latach obowiązywania ustawy z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych, Sejm RP uchwalił nową ustawę z dnia 5 sierpnia 2010 roku, w której między innymi rozwiązano dylemat pełnomocników w zakresie dalszego postępowania z aktami zakończonych postępowań sprawdzających (teczki APS).
Zasady te zostały określone w rozdziale 10 nowej UOIN – „Ewidencje i udostępnianie danych oraz akt postępowań sprawdzających, kontrolnych postępowań sprawdzających i postępowań bezpieczeństwa przemysłowego”.
Na uwagę zasługuje fakt, iż wreszcie jasno sprecyzowano zasady klasyfikowania Ankiet Bezpieczeństwa Osobowego, jak również określono czas przechowywania teczek APS. Jak powszechnie wiadomo, do tej pory pełnomocnicy ochrony sami musieli podejmować decyzje w zakresie weryfikacji klauzul tajności ankietom bezpieczeństwa osobowego po upływie ustawowego czasu ochrony, a co za tym idzie ustawowego czasu ochrony teczki APS, jako niejawnego zbioru. Bardzo często stawali przed dylematem czy przedłużać czasy ochrony, czy ujawniać dokumenty, czy je niszczyć?
To właśnie tym zagadnieniom pragnę poświęcić niniejszy artykuł.
1. Kategorie archiwalne APS.
Zgodnie z postanowieniami zawartymi w ustawie z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 171 z 2002 r., poz. 1396, z późn. zm.) oraz aktem wykonawczym - Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167 z 2002 r., poz. 1375), każda jednostka organizacyjna zobligowana jest do rzeczowej klasyfikacji oraz kwalifikacji dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania, według jednolitych rzeczowych wykazów akt. Zasada dotyczy również teczek zakończonych akt postępowań sprawdzających.
Zgodnie z postanowieniami zawartymi w art. 72 ust. 6 teczki APS winno się kwalifikować co najmniej do kategorii archiwalnej B-20.
Co prawda, symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu, jednakże dopiero po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych.
Powyższy zapis ma niezwykle istotne znaczenie, bowiem może zdarzyć się sytuacja, że nie zawsze będziemy mogli zniszczyć teczki APS bezpośrednio po upływie wskazanego okresu przechowywania (np. po 20 latach). Sytuacja dotyczyć będzie przede wszystkim teczek osób, wobec których przeprowadzono
kolejne postępowanie sprawdzające. W kolejnej (np. trzeciej) ankiecie bezpieczeństwa osobowego tych osób nie znajdą się bowiem wszystkie informacje. Przy kolejnym postępowaniu sprawdzającym, osoby sprawdzane częstokroć odnosić się będą wyłącznie do okresu począwszy od daty wypełnienia poprzedniej ankiety do dnia wypełnienia następnej ankiety i wpisywać będą sformułowanie: „bez zmian”. Zatem informacja źródłowa zachowana będzie jedynie w poprzednio wypełnionej ankiecie (przed np. 20 laty).
Według opinii specjalistów z Archiwum Państwowego, jeśli w trakcie kolejnego postępowania sprawdzającego w nowej ankiecie znajdą się wyżej wymienione sformułowania „bez zmian”, wówczas pierwotna ankieta (a tym samym cała teczka APS) stanowić będzie materiał źródłowy dla kolejnego postępowania sprawdzającego. Z tego też względu okres przechowywania pierwotnych akt liczy się jakby od początku (w omawianym przypadku kolejne 20 lat).
2. Klasyfikowanie teczek APS.
Zgodnie z art. 24 ust. 10 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 roku o ochronie informacji niejawnych „Ankieta po wypełnieniu stanowi tajemnicę prawnie chronioną i podlega ochronie przewidzianej dla informacji niejawnych o klauzuli tajności „poufne” w przypadku poszerzonego postępowania sprawdzającego lub „zastrzeżone” w przypadku zwykłego postępowania sprawdzającego”. W mojej ocenie większość ankiet, a tym samym teczek APS (jako zbiorów) będzie JAWNA, zwłaszcza w przypadku postępowań sprawdzających zwykłych, przeprowadzanych przez pełnomocników ochrony. Ochrona tych dokumentów podlegać będzie postanowieniom ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U.2002.101.926 - tekst jednolity). Nie mniej jednak, pod względem zabezpieczeń, dokumentacja podlegać będzie ochronie adekwatnie do informacji niejawnych o klauzuli „poufne” w przypadku poszerzonego postępowania sprawdzającego lub „zastrzeżone” w przypadku zwykłego postępowania sprawdzającego”. Co przez to rozumieć? Przede wszystkim to, że dokumentacja winna być przechowywana zgodnie z ustaleniami zawartymi regulacjach wewnętrznych, opracowanych na podstawie obowiązku wynikającego z postanowień UOIN:
kierownik jednostki organizacyjnej zatwierdza, opracowany przez pełnomocnika ochrony sposób i tryb przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „poufne” w podległych komórkach organizacyjnych (art. 43 ust. 3);
kierownik jednostki organizacyjnej, w której są przetwarzane informacje niejawne o klauzuli „poufne” lub wyższej, zatwierdza opracowaną przez pełnomocnika ochrony dokumentację określającą poziom zagrożeń związanych z nieuprawnionym dostępem do informacji niejawnych lub ich utratą (art. 43 ust. 4);
kierownik jednostki organizacyjnej zatwierdza, opracowaną przez pełnomocnika ochrony, instrukcję dotyczącą sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” w podległych komórkach organizacyjnych oraz zakres i warunki stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego w celu ich ochrony (art. 43 ust. 5).
3. Przechowywanie teczek APS.
Zasady przechowywania zakończonych akt postępowań sprawdzających reguluje Art. 72 ust. 6 UOIN. Artykuł jasno precyzuje, iż mają być przechowywane, jako wyodrębniona część w archiwach służb i instytucji, które przeprowadziły te postępowania, natomiast w przypadku akt zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających przeprowadzonych przez tego pełnomocnika,
są one przechowywane przez pełnomocnika ochrony lub w pionie ochrony”.
Z zacytowanego przepisu jednoznacznie wynika, iż zakończonych teczek APS pełnomocnik ochrony nie ma prawa przekazywać do archiwum zakładowego, czy też innego podmiotu zajmującego się składowaniem (przechowywaniem) akt. Teczki APS do czasu ich zniszczenia muszą być przechowywane przez pełnomocnika ochrony lub w pionie ochrony, np. w kancelarii tajnej.