Source: http://www.phac-aspc.gc.ca/about_apropos/asd-dsv/ar-rv/2015/rkfc-apcf-fra.php
Timestamp: 2016-08-29 23:29:49+00:00
Document Index: 61099803

Matched Legal Cases: ["l'article 34", "l'article 33", "l'article 34", "l'article 33", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 33", "l'article 34", "l'article 33", "l'article 33", "l'article 34", "l'article 34", 'CSC\n']

Audit des principaux contr�les financiers - Ann�e 3 - October 2015 - Agence de la santé publique du Canada
Accueil > � propos de l'Agence > Division des services de vérification > Rapports de vérification > Rapports 2015 > Audit des principaux contrôles financiers - Année 3 Liens institutionnels
4.	Méthode de l'audit
2.	Principaux contrôles financiers choisis communs à toutes les catégories de transactions
2.1	Délégation des pouvoirs de signature en matière financière
2.2	Processus d'assurance de la qualité des attestations en vertu de l'article 34 de la LGFP
2.3	Attestation en vertu de l'article 33 de la LGFP
2.4	Examen par la direction des dépenses et des engagements
2.5	Charges à payer à la fin de l'exercice
2.6	Accès au système et séparation des tâches
2.7	Examen des écritures de journal
3.	Principaux contrôles financiers spécifiques choisis de certaines catégories de transactions
3.1	Paiements de subventions et de contributions
3.2	Dépenses liées aux traitements et aux salaires
3.3	Achat de biens et services
3.4	Achats effectués à l'aide d'une carte d'achat
3.5	Immobilisations
L'audit a permis de conclure que les principaux contrôles financiers sélectionnés qui appuient l'Agence dans l’établissement de rapports financiers sont efficaces, pour la plupart. Des améliorations s’imposent pour renforcer la gestion des cartes de spécimen de signature; réduire les taux d’erreurs dans les transactions par carte d'achat; garantir la signature des rapports sur les écarts financiers par les gestionnaires; assurer que des documents viennent appuyer les pièces de journal; garantir que les procédures de clôture des accords de contribution sont effectuées en temps opportun.
La direction souscrit aux cinq recommandations décrites dans le rapport et a fourni un plan d'action qui améliorera l'efficacité des contrôles internes de l'Agence sur les rapports financiers. A - Introduction
de faire un suivi des progrès réalisés quant à la mise en œuvre du plan d'action de la direction élaboré en réponse aux recommandations liées aux principaux contrôles financiers émanant d’audits internes de l’année précédente. 3. Portée de l'audit
Selon le jugement professionnel de la dirigeante principale de la vérification, des procédures suffisantes et appropriées ont été suivies, et des preuves ont été recueillies pour attester de l’exactitude de la conclusion de l’audit. Les constatations et la conclusion de l’audit sont fondées sur une comparaison des conditions qui existaient au moment de l’audit au regard des critères d’audit convenus avec la direction. Par ailleurs, les renseignements probants ont été réunis conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne. L’audit respecte les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, tel qu’appuyé par les résultats du programme de l’assurance de la qualité et de l’amélioration. Haut de la page
1.	Progrès réalisés par rapport aux recommandations de l'année précédente
Accès au système et séparation des tâches (recommandation 2) La direction a examiné les rôles en matière de sécurité et supprimé l’accès aux tâches incompatibles. Une surveillance trimestrielle des employés du SAGIR ayant accès à la saisie des factures et au traitement du paiement, à des fins d'appui à la production, a également été effectuée. Le plan d’action de la direction pour cette recommandation a été pleinement mis en œuvre.
La Direction des opérations financières (DOF), par l’intermédiaire du Partenariat de services partagés (PSP), est responsable des contrôles portant sur la tenue des cartes de spécimen de signature. Les pouvoirs financiers sont délégués par le ministre et l'administrateur général à divers niveaux de gestion dans l'ensemble de l’Agence. Ces pouvoirs sont ensuite accordés à des employés à divers niveaux de gestion en créant et en activant des cartes de spécimen de signature qui sont conservées dans SAP. En date de mars 2015, la base de données comptait environ 3 400Note de bas de page 1 cartes de signature actives.
Activation des cartes de spécimen de signature Avant d’activer une carte de spécimen de signature, les éditeurs des cartes de spécimen de signature doivent vérifier la validité de la demande (par exemple, si elles sont approuvées par un superviseur possédant un pouvoir de délégation, si la formation obligatoire a été suivie, si le pouvoir a été délégué à un employé admissible de l’Agence et s’il y a une seule carte liée au poste d’attache pour chaque personne, dans la plupart des cas).
Dans le cadre de l’audit, on a examiné les cartes de spécimen de signature pour vérifier qu’elles étaient approuvées par un superviseur possédant un pouvoir de délégation; aucun problème important n’a été relevé. Des tests ont également été effectués afin de vérifier que les employés n’ont qu’une seule carte liée à leur poste d’attache. L’audit a révélé que 3 % des titulaires de cartes avaient plus d’une carte active liée à un poste d’attache, notamment des cas où les titulaires avaient des cartes de spécimen de signature à des niveaux de gestion différents (par exemple un titulaire de carte avec une carte de spécimen de signature pour le même centre de coûts à titre d’administrateur et de gestionnaire de centre de coûts). Cette situation réduit la fiabilité et l’efficacité des cartes de signature en tant que contrôle préventif. Comme il est souligné à la section 2.2, le processus d’approvisionnement au paiement dans SAP s’appuie sur la base de données des cartes de signature pour déterminer si un utilisateur possède le niveau approprié de pouvoir de délégation pour l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP et l’approbation. Par conséquent, les employés ayant plusieurs cartes doivent être en mesure d’appliquer l’approbation en vertu de l’article 34 de la LGFP sur les factures qui dépassent leur pouvoir de délégation. Haut de la page
Résiliation des cartes de spécimen de signature La carte de spécimen de signature d’un employé peut être résiliée pour deux raisons : les responsabilités de l’employé ont changé ou il a quitté l’Agence. Dans le premier cas, la carte de signature est modifiée pour refléter ses nouvelles responsabilités, à condition qu'il conserve des pouvoirs de signature en matière financière. Dans le second cas, la carte de signature est tout simplement annulée. Un processus obligatoire de départ et un outil de demande de départ ont été mis en œuvre pour faciliter l’annulation rapide des cartes. En outre, la DOF-PSP effectue un examen annuel des cartes de spécimen de signature en tant que contrôle d’atténuation, pour annuler toute carte qui ne sert plus. Étant donné que les agents financiers se fondent sur l'exactitude de la base de données des cartes de signature lorsqu'ils effectuent les attestations en vertu de l'article 33 de la LGFP, la résiliation des cartes de signature doit être effectuée en temps opportun. L’audit a permis d’évaluer l'exactitude de la base de données au cours de l'année en analysant la rapidité des résiliations de cartes de spécimen de signature des employés ayant quitté le Ministère. L’audit a révélé des cas où les cartes de spécimen de signature n’étaient pas annulées rapidement (par exemple, plus de 30 jours après le départ de l’employé).
Une demande de départ obligatoire a été mise en œuvre en 2014, afin de simplifier et d’automatiser le processus pour aviser les Finances (et d’autres secteurs) du départ d’un employé, de manière à ce que les mesures appropriées soient prises (comme l’annulation des cartes de spécimen de signature). Toutefois, l’utilisation de la demande de départ a été relevée comme possibilité d’amélioration dans l’annexe de la Déclaration de la responsabilité de la direction. Par conséquent, la direction a élaboré un plan d’action pour garantir que la demande de départ est utilisée systématiquement et que toutes les demandes de départ sont closes rapidement. Dans l’ensemble, des améliorations s'imposent pour garantir l’efficacité des contrôles portant sur la tenue des cartes de spécimen de signature.
La direction souscrit à cette recommandation. La procédure actuelle exige que les éditeurs de carte de spécimen de signature examinent et annulent les cartes inutiles lorsqu’une nouvelle carte est enregistrée. Cette procédure doit être appliquée de manière systématique. 2.2 Processus d'assurance de la qualité relativement aux attestations en vertu de l'article 34 de la LGF
gestionnaires autorisés doivent attester que : les biens ont été fournis ou les services ont été rendus;
le prix facturé est conforme au contrat; la documentation à l'appui est complète; le code financier est correct;
Équivalent textuel - Processus d'examen d'assurance de la qualité
Nombre de transactions Valeur Nombre
L'assurance de la qualité portant sur la vérification des comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP englobe la plupart des transactions de paiement, y compris les subventions et les contributions, les comptes créditeurs, les demandes de remboursement de frais de déplacement, les honoraires et les cartes d'achats. Cependant, elle ne couvre pas les dépenses liées aux traitements et salaires, car elles sont soumises à un différent processus d'assurance de la qualité, abordé à la section 3.2 du présent rapport. Les principaux aspects du processus d'assurance de la qualité comprennent :
Inscription des résultats de l'examen d'assurance de la qualité Le Guide de formation sur l'échantillonnage statistique du Partenariat de services partagés exige que toutes les erreurs décelées au cours de l'examen d'assurance de la qualité des transactions à faible risque et à risque élevé soient inscrites dans SAP. Cet extrant du processus d'assurance de la qualité est considéré comme étant le plus important, car il fournit les données nécessaires pour établir l'exactitude et la fiabilité du processus de vérification des comptes et permet à la direction d'élaborer des mesures correctives, le cas échéant, en conformité avec la Directive sur la vérification des comptes du SCT.
2014-2015 Comptes créditeurs
La direction souscrit à cette recommandation. La Direction des opérations financières-Partenariat de services partagés (DOF-PSP) renforcera la communication avec les titulaires de cartes pour les informer et mettre en œuvre une stratégie d’application pour garantir la conformité. 2.3	Attestation en vertu de l'article 33 de la LGFP
Les auditeurs ont conclu que l’attestation en vertu de l’article 33 de la LGFP est effectuée et que les tâches sont correctement séparées dans le cadre de l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP. 2.4	Examen par la direction des dépenses et des engagements
La Division de la gestion et de l'analyse des ressources (DGAR) du BDPF est responsable de la coordination du processus de production de rapports sur les écarts financiers (REF). Elle fournit des directives, des conseils et des outils de l’Agence aux directions générales. Les conseillers en gestion financière (CGF) de la DGAR appuient également les gestionnaires du programme en fournissant des conseils tactiques et en assumant un rôle de remise en question pour les engagements enregistrés dans le REF. La responsabilité de l’examen des dépenses réelles et des engagements ainsi que de l’élaboration de prévisions incombe aux gestionnaires de programme. Les examens sont effectués par les gestionnaires de centre de coûts (GCC) en consultation avec les gestionnaires des affaires de la direction générale et les CGF, en vue de garantir que les prévisions de fin d’année reflètent exactement le plan opérationnel de chaque division. Cette activité inclut l'évaluation de la validité, de l'exactitude et de l'exhaustivité des dépenses. Les gestionnaires des affaires des directions générales sont responsables de garantir que l'exercice de REF est mené correctement et documenté, notamment l’obtention de signature du REF à divers niveaux de gestion. Ce processus est considéré comme un contrôle principal pour les rapports financiers. En 2014‑2015, le processus de REF a été effectué à quatre occasions prédéterminées pendant l’année (juin, août, octobre et décembre). Attestation et signature des REF par le gestionnaire de centre de coûts
Les auditeurs ont constaté que la vérification de l'exhaustivité, de la validité et de l'exactitude des dépenses et des engagements enregistrés dans SAP répondait aux critères d’audit. La vérification de l’exhaustivité, de la validité et de l’exactitude des dépenses salariales appuyait l’attestation du GCC des paiements postérieurs des dépenses salariales en vertu de l’article 34 de la LGFP. Les REF étaient signés par le directeur régional, le directeur général et les responsables des directions générales, et conservées par les directions générales et le BDPF. On a également constaté, dans le cadre de l’audit, que dans la plupart des cas, l’approbation des REF par les détenteurs et gestionnaires de budget à des niveaux inférieurs à celui du directeur général et du directeur régional était obtenue verbalement ou par courriel, et que les REF n'étaient pas signés physiquement. Par conséquent, il existe une preuve insuffisante que l’attestation des paiements postérieurs en vertu de l’article 34 de la LGFP a été obtenue des GCC pour les dépenses salariales. Recommandation 3
La direction souscrit à cette recommandation. Le Bureau du dirigeant principal des finances (BDPF) communiquera l’exigence d’obtenir la signature des rapports sur les écarts financiers de tous les gestionnaires de centre de coûts. Le BDPF développera un processus de surveillance continue axé sur le risque comme élément de la mise en œuvre d’un cadre de contrôle financiers internes pour le contrôle interne des rapports financiers (CIRF).
En conclusion, l'accès au SAP est restreint, mais la surveillance de la séparation des tâches doit être effectuée deux fois par année afin de garantir que la séparation des tâches est bien appliquée. 2.7	Examen des écritures de journal
examen de la demande de PJ par le bureau comptable responsable du traitement de la PJ et de la consignation de tous les documents; les transactions des PJ qui ont une incidence sur les états financiers de l’Agence ont été validées par un second agent financier.
La direction souscrit à cette recommandation. Les échantillons de l’audit révèlent que le contrôle a été amélioré depuis la mise en œuvre de la Norme sur les pièces de journal de l’Agence en novembre 2014. Une formation additionnelle sera offerte afin de garantir la conformité avec la norme actuelle.
Examen et clôture des accords de contribution L'examen et la clôture des accords de contribution sont nécessaires pour assurer que toutes les conditions générales ont été respectées et que les comptes client découlant d'un paiement en trop sont enregistrés dans le système financier de l’Agence et recouvrés, le cas échéant.
La direction souscrit à cette recommandation. La section sur la gestion financière des procédures d'exploitation normalisées sera modifiée afin de tenir compte clairement des rôles et responsabilités relatives aux subventions et aux contributions de l’équipe des opérations du Centre des subventions et des contributions (CSC) en ce qui concerne les procédures de clôture au moyen du SGISC. Pour garantir l’exhaustivité et le respect de toutes les exigences, une formation sera offerte à l’équipe des opérations qui comprend l’exécution des documents actuels de vérification financière comme le flux de trésorerie, la liste de contrôle des paiements et le sommaire financier, ainsi que l’utilisation d’une liste de contrôle du contenu de dossier qui précise les étapes et les outils à utiliser (par exemple, une copie des remboursements, lettre de clôture et lettre de rappel concernant la clôture d’un projet). 3.2	Dépenses liées aux traitements et aux salaires
Examen des registres de paie par le vérificateur de la rémunération Selon la Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye et la Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière pour l'administration de la paye, émises par le SCT, les responsabilités relatives à l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP doivent être partagées entre les gestionnaires de centre de coûts et les conseillers en vérification du centre de rémunération à différentes étapes du cycle d'administration de la paye.
Examen d'assurance de la qualité en vertu de l'article 33 de la LGFP Le BDPF assure l’acceptabilité et la fiabilité du processus de vérification des comptes relativement aux transactions de paye. La Directive sur la vérification des comptes du SCT stipule que : « Les agents financiers ont la responsabilité de s’assurer que les paiements et les règlements interministériels sont vérifiés en exerçant l'autorité de payer concernant des paiements conformément à l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques. ». La Directive stipule également que : « bien que la vérification des comptes soit normalement exécutée avant le paiement, il est permis de payer certaines factures avant de vérifier les comptes dans certaines situations. »
L’audit a révélé que pendant l’exercice 2014‑2015, l’Agence n’a pas reçu une assurance que les contrôles exercés sur les transactions de paye sont efficaces, autre qu’un seul rapport d’examen d'assurance de la qualité qui couvrait les transactions de mars et d’avril 2014. Il s’agit d’une difficulté dans l’ensemble du gouvernement. L’Agence a donc utilisé le processus de production de rapports sur les écarts financiers comme contrôle compensatoire pour garantir l’exactitude des transactions de paye. Depuis avril 2015, les examens de l’assurance de la qualité ont repris. Le premier rapport trimestriel d’examen de l’assurance de la qualité de 2015‑2016 a été présenté à l’Agence en août 2015. Une rencontre pangouvernementale devrait être tenue avec le fournisseur de services communs au cours de l’exercice 2015‑2016, afin de discuter des lettres de déclaration devant être émises et du plan d’action de la direction relativement aux examens de l’assurance de la qualité.
Rapport de rapprochement officiel Les acquisitions par carte d'achat sont réglées avant que le titulaire de la carte complète le rapprochement des achats et l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP, comme il est permis selon la Directive sur la vérification des comptes du SCT. Afin de garantir l'exactitude et l'exhaustivité des acquisitions par carte d'achat, les titulaires de carte d'achat sont responsables d'effectuer le rapprochement des transactions avec leur état de compte.
La DOF-PSP surveille ces rapprochements pour veiller à ce qu'ils soient effectués adéquatement. D'après les documents examinés, on s'acquitte adéquatement de ce rôle. L’audit a révélé que la surveillance des rapprochements est effectuée. Assurance de la qualité portant sur les cartes d'achat En plus de la surveillance mensuelle des rapprochements, les agents financiers effectuent l'examen de l'assurance de la qualité des transactions par carte d'achat. Toutes les transactions sont soumises à une procédure d'assurance de la qualité minimale pour veiller à ce que tous les articles figurant à l'état de compte soient rapprochés dans SAP et que l'article 34 de la LGFP soit documenté de façon appropriée. Les transactions à risque élevé sont soumises à un examen de l'assurance de la qualité complet, tandis que celles à faible risque sont soumises à un processus complet d'assurance de la qualité par échantillonnage. Comme il est souligné à la section 2.2, un échantillon de transactions à faible risque est inclus à l'exercice d'échantillonnage statistique au moyen de SAP, comme c'est le cas des transactions relatives aux comptes créditeurs. Lors de cet examen, on examine les transactions choisies pour ce qui est des documents et des autorisations appropriés. Les erreurs relevées lors de cet examen sont enregistrées, et des plans d’action sont élaborés pour régler les questions soulevées. Au cours du présent audit, on a examiné un échantillon d'états de compte mensuels, lequel comprenait des transactions qui ont été soumises à une assurance de la qualité complète, pour déterminer s'ils avaient été effectués de façon adéquate et appropriée. L’audit a révélé que l'examen de l'assurance de la qualité des transactions par carte d'achat est effectué de façon adéquate. Même si des erreurs ont été décelées dans les transactions par carte d’achat, comme il est souligné à la section 2.2, le taux d’erreurs sur les cartes d’achat est demeuré élevé malgré les démarches pour le réduire. Une recommandation a été formulée à la section 2.2 du présent rapport (voir la recommandation 2). Dans l’ensemble, le rapprochement des paiements avec les transactions effectuées à l'aide d'une carte d'achat est efficace, et un examen de l’assurance de la qualité a été effectué. Toutefois, des améliorations s’imposent pour réduire le taux d’erreurs dans les transactions par carte d'achat.
Dénombrement physique des immobilisations La Division de la gestion du matériel et des biens-PSP effectue l’examen annuel des immobilisations de l'Agence. Cet examen est conforme aux exigences énoncées dans la Politique sur la gestion des biens de l'Agence. Dans le cadre de l’audit, on a examiné les rapports produits à la suite de l'examen annuel ainsi que les procédures d'assurance de la qualité, pour déterminer si les mesures appropriées ont été prises pour résoudre les problèmes soulevés dans les rapports. L’examen a révélé que le dénombrement physique de la liste des immobilisations a été effectué et que des mesures appropriées ont été prises pour résoudre les problèmes soulevés.
Les contrôles portant sur la tenue des cartes de spécimen de signature garantissent la validité de la délégation des pouvoirs de signature en matière financière.
2.2 Processus d’assurance de la qualité relativement aux attestations en vertu de l’article 34 de la LGFP
L’assurance de la qualité relativement aux attestations en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques est effectuée efficacement.
3.1 Paiements de subventions et contributions
Le rapprochement des demandes de paiement du SGISG au SAP est effectué. Les accords de contribution sont examinés et clos pour veiller à ce que les comptes client découlant d’un paiement en trop soient enregistrés.
Les commandes de plus de 10 000 $ sont examinées quant à l’exactitude, à l’exhaustivité et à la validité.
3.4 Achats effectués à l’aide d'une carte d’achat
La surveillance mensuelle des rapprochements des cartes d’achat et l’examen de l’assurance de la qualité des transactions par carte d’achat sont effectués.
L’examen annuel des immobilisations est tenu pour garantir la comptabilisation appropriée des immobilisations.
Les progrès réalisés par rapport aux recommandations de l’année précédente
1. Délégation des pouvoirs de signature en matière financière
DOF-PSP
2. Assurance de qualité en vertu de l’article 34 de la LGFP
DOF-PSP / BDPF
3. Attestation en vertu de l’article 33 de la LGFP
4. Examen par la direction des dépenses et des engagements (REF)
5. Charges à payer à la fin de l’exercice
DGAR / CSC
6. Accès au système et séparation des tâches
7. Examen des entrées dans le journal
1a. Rapprochement des demandes de paiement du SGISC au SAP
1b. Examen et clôture des accords de contribution
des améliorations mineures 2. Assurance de qualité des transactions de paye (vérification par les pairs)
DSRH-PSP
3. Examen de marchés de plus de 10 000 $
4. Rapprochement des états de compte des cartes d’achat
5. Dénombrement physique des immobilisations DOF-PSP / BDPF
Cadre de contrôle interne des rapports financiers (CIRF) Environnement de contrôle Contrôles à l’échelle de l’entité
Affectation des fonds et des ressources Revenus/Comptes débiteurs/Recettes
Mise à jour du grand livre général Processus de clôture de l’exercice Préparation des états financiers
Régularisations et estimations des budgets de la direction Information et Communication
Transactions à risque élevé Seuil
Factures des comptes créditeurs généraux Supérieur à 25 000 $ Subventions et contributions
Dommages-intérêts accordés par le tribunal (fédéral et autre) et autres réclamations contre la Couronne Paiements à titre gracieux Honoraires
Voyage – autre que les fonctionnaires Frais d’adhésion (p. ex., frais liés aux titres professionnels)
Transactions à faible risque Seuil
Factures des comptes créditeurs généraux
Voyage – les fonctionnaires
Voyage pour des soins de santé non assurés
Recommandation 1 Responsable Footnote *
Modifier le texte d’attestation relatif à l’examen des écarts financiers pour veiller à ce qu’il reflète la nature du travail réalisé dans le cadre de l’examen des dépenses salariales; modifier le processus de gestion des écarts financiers de manière à inclure l’approbation au niveau des gestionnaires de centre de coûts, ainsi qu’à servir de preuve quant à l’attestation des dépenses salariales en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
Bureau du dirigeant principal des finances (BDPF)
Mesures Date initiale ÉtatNote de bas de page *
1. Travailler avec la Division des opérations et des systèmes comptables, afin d’assurer que le texte d’attestation est modifié, précisant davantage le travail à accomplir relativement aux dépenses salariales.
2. Communiquer le besoin d’obtenir l’approbation des prévisions de l’examen des écarts financiers par tous les gestionnaires de centres de coûts.
Recommandation 2 Responsable Examiner et renforcer les contrôles d’accès au système financier ministériel pour veiller à ce que des rôles incompatibles ne soient pas attribués à un même utilisateur.
Division des opérations et systèmes comptables, DOF, Partenariat de services partagés
Mesures Date initiale État
1. Examiner l’accès sécurisé des utilisateurs qui ont des tâches incompatibles et modifier les rôles liés à la sécurité ou retirer aux utilisateurs l’accès aux rôles liés à la sécurité. 2015-03-31
2. Effectuer une surveillance trimestrielle des employés du SAGIR ayant accès à la saisie de factures et le traitement du paiement à des fins de soutien à la production, pour veiller à ce qu’aucune transaction ne soit comptabilisée. 2015-03-31
Recommandation 3 Responsable Mener des activités de surveillance cycliques et continues des paiements de salaire
Ressources humaines, Direction générale des services de gestion, dans le cadre du Partenariat de services partagés