Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/2014?documento=legcol&contexto=legcol_09e47688bb09011ce0530a010151011c&vista=STD-PC
Timestamp: 2019-08-17 11:20:44
Document Index: 282790354

Matched Legal Cases: ['artículo 7', 'artículo 289', 'artículo 83', 'artículo 37', 'artículo 38', 'artículo 46', 'artículo 37', 'artículo 38', 'artículo 29']

CIRCULAR EXTERNA 201-000011 DE 01 DE DICIEMBRE DE 2014
CONTENIDO:SOCIEDADES COMERCIALES, SUCURSALES DE SOCIEDADES EXTRANJERAS, EMPRESAS UNIPERSONALES, EMPRESAS EN ACUERDO RECUPERATORIO, EN LIQUIDACIÓN JUDICIAL, Y CLUBES CON DEPORTISTAS PROFESIONALES CONVERTIDOS A SOCIEDADES ANÓNIMAS. SE LES IMPARTEN INSTRUCCIONES CON RESPECTO A LA PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS CORRESPONDIENTES AL AÑO 2014.
TEMAS ESPECÍFICOS:BALANCE GENERAL, ESTADO FINANCIERO, SOCIEDAD ANÓNIMA, PROCESO DE LIQUIDACIÓN JUDICIAL, INTERVINIENTES EN EL DERECHO COMERCIAL, SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES, SOCIEDAD, SOCIEDAD EXTRANJERA, EMPRESA COMERCIAL UNIPERSONAL, ESTADO FINANCIERO DE PERÍODO INTERMEDIO, CLUB DEPORTIVO, SUCURSAL DE SOCIEDAD EXTRANJERA
CIRCULAR EXTERNA 201-000011 DE 2014
Ref.: Solicitud de estados financieros correspondientes al año 2014.
Esta superintendencia, con base en las atribuciones de inspección, vigilancia y control otorgadas por la ley, se encuentra facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica o administrativa a las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, en la forma, detalle y términos que considere procedentes, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, numerales 2º y 3º del artículo 7º del Decreto 1023 del 18 de mayo de 2012 y en los decretos 4350 del 4 de diciembre de 2006 y 2300 del 25 de junio de 2008.
1. Estados financieros a 31 de diciembre de 2014 y documentos adicionales.
Por medio de este acto administrativo se establecen los plazos y requisitos mínimos para la presentación de los estados financieros a 31 de diciembre de 2014, junto con los correspondientes documentos adicionales requeridos en el informe 1 (formulario empresarial), los cuales deben diligenciarse en miles de pesos.
Por mandato del artículo 289 del Código de Comercio, están obligadas a enviar los estados financieros a 31 de diciembre de 2014, certificados y dictaminados, con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, sin necesidad de orden expresa de carácter particular y concreto emitida por esta superintendencia, las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, que estén sometidas a vigilancia o control de esta entidad.
Así mismo, están obligadas a remitir la información las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales sometidas a inspección, a las cuales en ejercicio de la atribución contenida en el artículo 83 de la Ley 222 de 1995, mediante acto administrativo de carácter particular y concreto, dirigido a la dirección de notificación judicial registrada en cámara de comercio, les sea impartida la orden respectiva. Se exceptúan de lo anterior aquellas sociedades que se encuentren en proceso de liquidación voluntaria, las cuales deberán manifestar tal situación mediante correo electrónico dirigido a la dirección webmaster@supersociedades.gov.co. En el “asunto” del correo electrónico deberá indicarse lo siguiente: “Grupo de arquitectura de datos: Formulario empresarial - sociedad en liquidación voluntaria”.
1.2. Plazos para el envío de los estados financieros a 31 de diciembre de 2014.
Los estados financieros individuales (informe 1 - Formulario empresarial), con corte a 31 de diciembre de 2014, certificados y dictaminados, deberán ser entregados en el año 2015 dentro de las fechas señaladas a continuación (tabla 1), de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad, sin incluir el de verificación (DV).
01-05 Lunes 6 de abril 51-55 Lunes 20 de abril
06-10 Martes 7 de abril 56-60 Martes 21 de abril
11-15 Miércoles 8 de abril 61-65 Miércoles 22 de abril
16-20 Jueves 9 de abril 66-70 Jueves 23 de abril
21-25 Viernes 10 de abril 71-75 Viernes 24 de abril
Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año deberán diligenciar la información correspondiente a cada ejercicio en forma independiente y presentarla en las fechas señaladas anteriormente, previa solicitud de autorización de envío dirigida al grupo de informes empresariales.
Los estados financieros solo se entenderán recibidos con la presentación de los documentos adicionales relacionados a continuación, los cuales deberán ser allegados dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha otorgada como plazo para el envío de la información financiera según su número de NIT.
1.3.1. Las sociedades vigiladas y controladas deberán presentar los siguientes documentos:
a) El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros remitidos a la entidad cumplen lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrito adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina en cumplimiento del artículo 38 ibídem. Este documento deberá presentarse escaneado del original en formato .pdf y deberá indicar el número del documento de identidad, bien sea el de la cédula de ciudadanía, el de la cédula de extranjería, o el número de identificación del pasaporte, así como las firmas del representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere y la indicación del número de tarjeta profesional en el caso de los contadores;
b) El informe de gestión que los administradores deben presentar a la asamblea o junta de socios para su aprobación o improbación, de conformidad con el artículo 46 de la Ley 222 de 1995, el cual además debe contener el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad. Este informe deberá presentarse escaneado del original en formato .pdf. Es pertinente aclarar que esta obligación no se les exige a las sucursales de sociedades extranjeras;
c) El dictamen del revisor fiscal, escaneado del original en formato .pdf;
d) Las notas explicativas de los estados financieros cuyo texto forma parte integral de los mismos, escaneado del original en formato .pdf.
Con excepción de los documentos que deben enviarse en formato .pdf, según las indicaciones que anteceden, toda la información financiera deberá remitirse por medio del programa Storm conforme a las instrucciones que aparecen en el portal www.supersociedades.gov.co para la instalación y uso de la aplicación (bajo la sección presentación de informes empresariales). Una vez cumplido el procedimiento para el uso del Storm, la aplicación generará un archivo de extensión .str que deberá adjuntarse y enviarse como se indica en la misma sección del portal.
Tan pronto como se envíe este archivo de extensión .str a través del portal web, el sistema suministrará un número de radicación que servirá para el envío de los documentos adicionales. Una vez cuente con este número de radicación, deberán cargarse los mencionados documentos adicionales, escaneados del original en formato .pdf, a través de la sección (envío de documentos adicionales) del portal www.supersociedades.gov.co.
A cada archivo con extensión .pdf, se le asignará un nombre, para lo cual se debe emplear una sola palabra. El tamaño de cada archivo no debe exceder de 1 Mb. Las instrucciones para la creación de un archivo .pdf, de modo que no exceda de 1 Mb de tamaño, pueden verse en el numeral 10.10.
1.3.2. Las sociedades inspeccionadas deberán presentar los siguientes documentos:
a) El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los estados financieros remitidos a la entidad cumplen lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, suscrito adicionalmente por el revisor fiscal que los dictamina en cumplimiento del artículo 38 ibídem. Este documento deberá presentarse escaneado en formato .pdf, el cual debe contener las cédulas y las firmas del representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere, y tarjeta profesional en el caso de los contadores;
b) Las notas explicativas de los estados financieros, cuyo texto forma parte integral de los mismos, por medio de archivos con extensión .pdf.
La presentación de los estados financieros solo se considerará completa una vez se cuente con los dos números de radicación que genera el sistema como constancia del envío, el primero para el archivo .str y el segundo para los documentos adicionales cargados en formato .pdf.
El informe 42 (prácticas empresariales) deberá ser remitido por las sociedades comerciales y empresas unipersonales sujetas a vigilancia o control.
La responsabilidad por el diligenciamiento, el contenido del informe de prácticas empresariales y la fidelidad de la información recae sobre los administradores de las sociedades, quienes tienen el conocimiento directo de la información solicitada. Tal régimen jurídico está previsto en los artículos 23, 24 y 43 de la Ley 222 de 1995.
Debe advertirse, por lo demás, que el informe 42 no debe ser remitido por las sociedades inspeccionadas, las sucursales de sociedades extranjeras, ni las sociedades que se encuentren en estado de liquidación obligatoria, judicial o voluntaria, en concordato, o en acuerdo recuperatorio.
El informe 42 relativo a prácticas empresariales correspondiente al año 2014, deberá ser remitido en las fechas del 2015, señaladas a continuación (tabla 2), de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la sociedad (sin incluir el de verificación DV):
01-10 Lunes 11 de mayo 51-60 Martes 19 de mayo
11-20 Martes 12 de mayo 61-70 Miércoles 20 de mayo
21-30 Miércoles 13 de mayo 71-80 Jueves 21 de mayo
31-40 Jueves 14 de mayo 81-90 Viernes 22 de mayo
41-50 Viernes 15 de mayo 91-00 Lunes 25 de mayo
Las sociedades que tengan más de un cierre contable en el año deberán presentar la información de prácticas empresariales respecto de lo ocurrido durante todo el año 2014 en un solo informe.
Las matrices o controlantes(1) inspeccionadas destinatarias de acto administrativo particular y concreto en que se solicite la remisión de estados financieros individuales de fin de ejercicio y las matrices o controlantes vigiladas obligadas a remitir estados financieros individuales por mandato legal, deberán enviar además los estados financieros consolidados en el informe 07 (estados financieros consolidados), diligenciado en miles de pesos, a más tardar el 15 de mayo de 2015.
• Certificación de los estados financieros consolidados
• Notas a los estados financieros consolidados
• Informe especial de acuerdo con lo establecido en el artículo 29 de la Ley 222 de 1995
• Dictamen del revisor fiscal
Los estados financieros consolidados solo se entenderán recibidos oportunamente con la presentación de los documentos adicionales en el plazo establecido.
Las sociedades que se encuentren en trámite o proceso concursal recuperatorio a 31 de diciembre de 2014, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio en el informe 30 (información periódica acuerdo recuperatorio) y sus documentos adicionales, escaneados del original en formato .pdf., con observancia de las pautas fijadas en la Circular Externa 100-000004 del 31 de mayo de 2013 (L. 550/99 y L. 1116/2006).
Con excepción de los documentos que deben enviarse en formato .pdf según las indicaciones que anteceden, toda la información financiera deberá remitirse por medio del programa Storm conforme a las instrucciones que aparecen en el portal www.supersociedades.gov.co para la instalación y uso de la aplicación (bajo la sección presentación de informes empresariales). Una vez cumplido el procedimiento para el uso del Storm, la aplicación generará un archivo de extensión .str que deberá adjuntarse y enviarse como se indica en la misma sección del portal.
Los clubes deportivos con deportistas profesionales convertidos en sociedades anónimas deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio en el informe 40 (clubes de fútbol con deportistas profesionales) y sus documentos adicionales escaneados del original en formato .pdf, con observancia de las pautas fijadas en la Circular Externa 200-000002 del 22 de febrero de 2013.
En caso de encontrarse en trámite o proceso concursal recuperatorio a 31 de diciembre de 2014, deberán reportar la información en el informe 30 (información periódica de acuerdo recuperatorio).
Las sociedades vigiladas que se encuentren en proceso de liquidación judicial a 31 de diciembre de 2014, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio en el informe 28 (periodos intermedios y de fin de ejercicio para liquidación judicial), con observancia de las pautas fijadas establecidas en la Circular Externa 100-0001 del 26 de febrero de 2010, y sus documentos adicionales, escaneados en formato .pdf.
7. Presentación de estados financieros de las sociedades en proceso de liquidación voluntaria a 31 de diciembre de 2014.
Los entes económicos vigilados o controlados que estén en proceso de liquidación voluntaria deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio en el informe 16 (estado de liquidación voluntaria) del aplicativo Storm, a más tardar el 30 de mayo de 2015. Los mencionados estados financieros deberán acompañarse de las notas a los estados financieros y de la certificación firmada por el liquidador, el contador y el revisor fiscal, si lo hubiere.
En la sección presentación informes empresariales del portal www.supersociedades.gov.co los usuarios podrán encontrar la información necesaria para la presentación de cualquier tipo de informe, incluyendo información sobre cómo:
— Efectuar el registro de las sociedades.
— Crear, cambiar o recuperar la contraseña.
— Enviar archivo con extensión .str generado en el aplicativo storm.
— Enviar los documentos adicionales escaneados en archivo .pdf.
— Consultar respuesta a posibles errores de envío.
— Inscribir participantes en capacitaciones para sociedades nuevas.
La presentación de los estados financieros, prácticas empresariales o cualquier otro tipo de informe diligenciado en el aplicativo Storm deberá cumplirse mediante la sección “Presentación de informes empresariales” del portal www.supersociedades.gov.co.
10. Generalidades sobre el uso del aplicativo.
10.1. Una vez instalado el aplicativo, se encontrarán todos los tipos de informes requeridos por la Superintendencia de Sociedades. La instalación inicial basta para el diligenciamiento de cualquier informe solicitado, mediante la creación de un nuevo informe dentro del mismo programa.
10.2. Ubicación de los archivos generados por el aplicativo: Los archivos con extensión .str generados desde el aplicativo Storm se almacenan en una carpeta según la versión del sistema operativo instalado en el computador, así:
Para versiones Vista y 8 de Windows la ruta es:
10.3. Para prestar un mejor servicio a sus usuarios, la Superintendencia de Sociedades ofrece en su portal capacitaciones virtuales sobre la descarga, instalación, diligenciamiento y envío de la información, en las que se explica paso por paso cada procedimiento.
Para las sociedades requeridas por primera vez para presentar estados financieros e informes de prácticas empresariales, la superintendencia ofrecerá capacitaciones sobre las herramientas y servicios electrónicos correspondientes a través del portal www.supersociedades.gov.co. La inscripción a estas capacitaciones estará disponible a partir del 12 de febrero de 2015 mediante registro en el portal web.
10.4. La información básica reportada a los sistemas de información de la superintendencia debe ser actualizada siempre que sufra modificación. Para tal efecto, el representante legal deberá remitir la solicitud de actualización mediante correo electrónico dirigido a webmaster@supersociedades.gov.co, con indicación del cambio o novedad respectivos, bajo el asunto “Grupo de informes empresariales - modificación de información”.
10.5. La información enviada a esta superintendencia es de carácter reservado y solo podrá ser utilizada en los términos establecidos por ley.
10.6. No podrán hacerse modificaciones al aplicativo obtenido vía Internet o por cualquier medio, ni podrá alterarse su estructura o forma de diligenciamiento, so pena de las sanciones a que haya lugar.
10.7. El archivo con extensión .str generado de manera automática por el aplicativo Storm no debe ser modificado en manera alguna, pues cualquier alteración a su estructura, nombre o ubicación compromete la integridad del archivo.
10.10. Para escanear los documentos adicionales, deberá habilitar en la configuración de su escáner la resolución de 90 ppp (puntos por pulgada). Esto permitirá que los documentos sean escaneados en baja resolución de manera que el tamaño del archivo final no exceda de 1 Mb. Recuerde que en esta configuración deberá seleccionar la opción de guardar como archivo .pdf.
10.11. La superintendencia solicita estados financieros certificados y dictaminados con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, y en ningún caso admite estados financieros de prueba, preliminares o en proceso de auditoría.
10.12. La atención al público para la radicación de documentos y consultas sobre el diligenciamiento se cumplirá de lunes a viernes en jornada continua, de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
10.13. Los medios electrónicos disponibles en el portal www.supersociedades.gov.co lo están las veinticuatro horas del día.
Los siguientes mecanismos adicionales de soporte estarán también disponibles para todas las sociedades:
• Correo electrónico efinancieros@supersociedades.gov.co.
• Chat en la página web de la Superintendencia de Sociedades (de lunes a viernes en el horario de 9:00 a.m. a 11:00 a.m.).
Bogotá: 3245777 - 2201000, ext. 7177
— Bucaramanga: 6386810 - 6381544 - 6781541 - 6781533
N. del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales, contadores, revisores fiscales, sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras, empresas unipersonales, empresas en acuerdo recuperatorio, en liquidación judicial y clubes con deportistas profesionales convertidos en sociedades anónimas.