Source: https://www.skolaprofi.cz/33/pokladna-a-jeji-vedeni-uniqueidmRRWSbk196FNf8-jVUh4EtT2BQk7GrC-y1mVaDem0e0/?uri_view_type=5
Timestamp: 2020-02-27 10:09:25+00:00
Document Index: 28546016

Matched Legal Cases: ['§ 13', '§ 4', '§ 24', '§ 11', '§ 35', '§ 29', '§ 30', '§ 252', '§ 254']

Pokladna a její vedení | ©kolaprofi.cz - zákony, smìrnice, právní rady a úèetnictví pro ¹koly
Pokladna a její vedení
4.1.2019, Jaroslava Svobodová, Zdroj: Verlag Dashöfer
Pøíspìvkové organizace, které úètují podle zákona è. 563/1991 Sb., o úèetnictví, ve znìní pozdìj¹ích pøedpisù (dále jen „ZoÚ”), podle vyhlá¹ky è. 410/2009 Sb., kterou se provádìjí nìkterá ustanovení zákona è. 563/1991 Sb., o úèetnictví, ve znìní pozdìj¹ích pøedpisù, pro nìkteré vybrané úèetní jednotky, ve znìní pozdìj¹ích pøedpisù, a podle Èeských úèetních standardù (dále jen „ÈÚS”) è. 701 a¾ 710, úètují o pokladní hotovosti na základì pøíjmových a výdajových pokladních dokladù. Pøíjmy a výdaje penì¾ních prostøedkù jsou úètovány v pokladní knize.
NahoruPokladní kniha
Pokladní kniha je deníkem v souladu s § 13 ZoÚ. Proto¾e není ustanovena ani forma pokladní knihy, je na úèetní jednotce, jakou pokladní knihu povede, buï pou¾ije poèítaèový program nebo ji povede v listinné podobì („ruènì”). Zápisy v pokladní knize se provádìjí v okam¾iku pøíjmu nebo výdeje z pokladny na základì pøíjmových nebo výdajových pokladních dokladù. Pro ka¾dou pokladnu se vede pokladní kniha samostatnì, to znamená i pro pokladnu vedenou v cizí mìnì. Podle § 4 odst. 12 ZoÚ jsou úèetní jednotky povinny vést úèetnictví v penì¾ních jednotkách èeské mìny.
NahoruValutová pokladna
Cizí mìna se na èeskou mìnu pøepoèítává k okam¾iku uskuteènìní úèetního pøípadu a ke konci rozvahového dne nebo k jinému okam¾iku, k nìmu¾ se sestavuje úèetní závìrka.
Pro pøepoèet cizí mìny na èeskou mìnu mù¾e úèetní jednotka pou¾ít jednu z mo¾ností uvedenou v § 24 odst. 6 a 7 ZoÚ:
pevný kurz, který si stanoví ve své vnitøní smìrnici a bude ho pou¾ívat po pøedem stanovenou dobu, je¾ nesmí pøesáhnout úèetní období. Pro stanovení pevného kurzu pou¾ije úèetní jednotka kurz devizového trhu vyhlá¹eného ÈNB k prvnímu dni období, pro které bude pevný kurz pou¾íván. V prùbìhu stanovené doby mù¾e organizace tento pevný kurz zmìnit svým vnitøním pøedpisem. V pøípadech vyhlá¹ení devalvace i revalvace èeské koruny musí být pevný kurz zmìnìn v¾dy. Pevný kurz nemù¾eme pou¾ít pro pøepoèet cizí mìny na èeskou ke konci rozvahového dne. Tento zpùsob se v¹ak v organizacích pou¾ívá jen výjimeènì.
aktuální denní kurz ÈNB ke dni pohybu penìz,
kurz z toho dne, ve kterém byla cizí mìna nakoupena nebo prodána.
NahoruPravidla pro vedení pokladny
Pravidla pro vedení pokladny si organizace vydá ve svých vnitøních smìrnicích. Minimálnì by mìly být stanoveny tyto zásady:
stanovení podpisových vzorù a urèení, kdo a do jaké vý¹e má oprávnìní schvalovat výplatu penìz,
zpùsob úschovy a manipulace s hotovostí,
organizace, vedení a úètování pokladny,
stanovení denního limitu pokladní hotovosti, který nemù¾e být vy¹¹í, ne¾ je uvedeno v uzavøené pojistné smlouvì organizace,
stanovení zpùsobu pou¾ívání a pøepoètu valut,
povinnosti odpovìdného zamìstnance podle písemnì uzavøené dohody o odpovìdnosti k ochranì hodnot svìøených zamìstnanci,
zpùsob odvodu pokladní hotovosti, zvlá¹tì vìt¹ích èástek, do banky nebo výbìru z banky, pravidla pro vyúètování záloh a podobnì,
pravidla pro vydávání záloh na slu¾ební cesty, vystavování cestovních pøíkazù a jejich vyúètování,
zásady pro provádìní inventury pokladny.
NahoruPøíjmové a výdajové pokladní doklady
V zákonì o úèetnictví není uvedeno, ¾e pøíjmové a výdajové pokladní doklady jsou povinné, i kdy¾ dokládají pøíjem nebo výdej pokladní hotovosti. Zákon o úèetnictví stanoví nále¾itosti úèetního dokladu, ale nezná pojmy „pøíjmový pokladní doklad” nebo „výdajový pokladní doklad”. Pokladní doklad s pøilo¾enými podklady (paragony, výdejkami za zbo¾í apod.) po doplnìní nále¾itostí, které zaji¹»ují jeho prùkaznost, a s podpisovými záznamy osoby odpovìdné a s okam¾iky pøipojení podpisových záznamù za pokladní operaci a pokladníka se stane úèetním dokladem, tzn. prùkazným úèetním záznamem.
NahoruNále¾itosti úèetního dokladu
Zákon o úèetnictví v § 11 stanovuje obsah úèetního dokladu: oznaèení úèetního dokladu, obsah úèetního pøípadu a jeho úèastníky, penì¾ní èástku, okam¾ik vyhotovení úèetního dokladu, okam¾ik uskuteènìní úèetního dokladu, není-li shodný s okam¾ikem vyhotovení úèetního dokladu, podpisový záznam osoby odpovìdné za úèetní pøípad, podpisový záznam osoby odpovìdné za jeho zaúètování a také podpis pøíjemce hotovosti. Tyto skuteènosti prokazuje úèetní jednotka úèetním dokladem.
NahoruOpravy chyb
Úèetní jednotky jsou povinny vyhotovovat úèetní doklady bez zbyteèného odkladu po zji¹tìní skuteèností, které se jimi zachycují, a to takovým zpùsobem, aby bylo mo¾no urèit obsah ka¾dého jednotlivého úèetního pøípadu tak, aby bylo úèetnictví úèetní jednotky srozumitelné a dal se zjistit jednotlivì i v souvislostech spolehlivì a jednoznaènì obsah úèetních pøípadù, obsah úèetních záznamù a vazba mezi úèetním záznamem vzniklým seskupením a dílèími úèetními záznamy.
Pokud se v úèetní jednotce zjistí, ¾e v dùsledku opravy nebo doplnìní v úèetních záznamech do¹lo k neúplnosti, neprùkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepøehlednosti úèetnictví, musí být neodkladnì provedena oprava tak, aby bylo mo¾no urèit osobu odpovìdnou za provedení ka¾dé opravy, okam¾ik jejího provedení a zjistit jak obsah opravovaného úèetního záznamu pøed opravou, tak jeho obsah po opravì (viz § 35 ZoÚ). Za opravu se nepova¾uje doplnìní informace v úèetním dokladu
Správnì opravujeme pøe¹krtnutím pùvodního údaje a vepsáním nového údaje s uvedením data a podpisu osoby, která opravu provedla.
Nejsou pøípustné opravy provedené pøelepením nebo pøebílením pùvodního údaje a dopsáním údajem nového, dále pøepsáním, pøípadnì za¹krtáním pùvodního údaje, které vedou k neèitelnosti.
Zásadnì na pokladních dokladech neopravujeme èástky penì¾ní operace jak v èíselném, tak slovním vyjádøení a dále údaje ovlivòující prùkaznost operace, a to ani pøe¹krtnutím s uvedením èástky nové. Stejnì tak jsou záva¾né pøípadné nesouhlasy mezi èíselným a slovním vyjádøením èástky. Jestli¾e jsme zjistili, ¾e jsme na pokladním dokladu vepsali nesprávnou èástku, vystavíme nový pokladní doklad a pùvodní doklad stornujeme nebo znehodnotíme.
Neopravujeme datum na pokladním dokladu. Doklad stornujeme nebo znehodnotíme a vystavíme nový.
Abychom nemuseli na pokladním dokladu v záhlaví nic pøe¹krtávat nebo doplòovat, je vhodné si radìji poøídit ji¾ pøedèíslované pøíjmové doklady s vypsaným plným textem jako „pøíjmový pokladní doklad” a výdajové pokladní doklady s oznaèením „výdajový pokladní doklad”. Èasto se v takových pøípadech stává, ¾e nesprávným doplnìním nebo pøe¹krtnutím mù¾e dojít k zámìnì pøíjmového pokladního dokladu s výdajovým pokladním dokladem a mù¾eme tak zcela zkreslit skuteèný stav pokladní hotovosti.
Zjistí-li se chyba v pokladní knize a¾ následnì, napøíklad a¾ po provedení fyzické inventury, v¾dy se provede oprava v okam¾iku jejího zji¹tìní. Vy¾aduje-li to povaha operace, bude oprava provedena úèetním zpùsobem, tj. stornem pùvodního zápisu a zapsáním nového zápisu. Mo¾ný je dodateèný zápis s èásteèným stornem.
NahoruProkazování osoby pøíjemce hotovosti
U výdajových pokladních dokladù je dùle¾ité potvrzení pøíjemcem hotovosti jeho vlastnoruèním podpisem:
U cizích nebo neznámých osob si pokladník pøi výplatì finanèní èástky na výdajovém pokladním dokladu u pøíjemce provìøí jeho toto¾nost. Pro tyto pøípady se ovìøuje toto¾nost obèanským prùkazem, cestovním pasem nebo jiným prùkazným dokladem.
Jiné osobì je mo¾né vyplatit hotovost pouze na základì písemného zmocnìní od osoby, která je oprávnìna hotovost pøijmout. Na plné moci musejí být uvedeny úèel, pro jaký byla vystavena, a datum termínu, do kdy je plná moc platná. Mù¾e jít o jednorázovou plnou moc nebo o plnou moc na dobu urèitou.
Pokud na vystavování pokladních dokladù pou¾íváme úèetní program, je vedení pokladny snaz¹í, proto¾e pøi vedení pokladní knihy prostøednictvím softwaru (poèítaèovì) je mo¾né tisknout pokladní doklady s ji¾ pøedti¹tìným datem, pøípadnì i èasem vyhotovení.
Dùle¾itá je identifikace úèetní jednotky, která musí být pøipojena k úèetnímu záznamu, aby bylo jednoznaènì urèeno, o jakou organizaci se jedná.
Dùle¾ité pro vedení pokladny jsou:
stanovení pravidel pro vedení pokladní knihy a provádìní inventury pokladny,
denní limit pokladní hotovosti nastavený øeditelem organizace,
písemnì uzavøená dohoda s odpovìdným pracovníkem,
oddìlení pokladen na pokladnu s Kè, euro apod. – pokladny v úèetnictví analyticky oddìlíme,
èíselnou øadou oznaèené pokladní doklady, a to buï jednou èíselnou øadou pøíjmové pokladní doklady a druhou èíselnou øadou výdajové pokladní doklady nebo jednotné èíslování pro v¹echny pokladní doklady.
NahoruInventura
Inventura pokladní hotovosti se provádí v souvislosti se sestavením mimoøádné nebo øádné úèetní závìrky podle pokynù øeditele organizace, napø. ve vnitøní smìrnici. Pøi zmìnì pracovníka odpovìdného za vedení poklady je vhodné provést fyzickou inventuru pokladní hotovosti (ovìøení stavu zùstatku). Pøedsedou inventarizaèní komise by nemìl být pracovník, který provádí bì¾nou kontrolu pokladní knihy, a èlenem komise by mìla být osoba odpovìdná za pokladní èinnost. Øeditel by mìl ve vnitøní smìrnici nebo v pokynu k provedení inventarizace vymezit okruh osob, které budou odpovìdné za provedení inventury, a osob, které provedou fyzickou a dokladovou inventuru pokladny. Pøi provádìní inventury pokladny musejí být pøítomné alespoò dvì osoby. Pøi inventuøe pokladny se zejména fyzicky zji¹»ují stavy jednotlivých penì¾ních hotovostí (tzn. podle druhu), zapisují se v inventurním soupise (viz § 29 a § 30 ZoÚ, tj. v prùkazném úèetním záznamu) a skuteènì zji¹tìný stav se porovnává se stavem v úèetnictví. Je také vhodné v pøípadì zmìny odpovìdného pracovníka v pokladnì vyhotovit zápis, který stvrzují svými podpisy pokladník a osoba, je¾ kontrolu finanèní hotovosti provádìla.
NahoruOdpovìdnost zamìstnance
Jestli¾e byla se zamìstnancem podle § 252 ZP uzavøena dohoda o odpovìdnosti k ochranì hodnot svìøených zamìstnanci k vyúètování, za které se pova¾uje hotovost, s ní¾ má zamìstnanec mo¾nost osobnì disponovat po celou dobu, po kterou mu byly svìøeny, odpovídá za schodek vzniklý na tìchto hodnotách. S podepsáním dohody musí být zaji¹tìno, ¾e pøístup ke svìøeným hodnotám má výhradnì a jedinì osoba, která odpovìdnost pøevzala. Podmínkou platnosti písemnì uzavøené dohody o odpovìdnosti k ochranì hodnot svìøených k vyúètování je platný pracovnìprávní vztah. I kdy¾ podmínkou platnosti není provedení inventury pokladny, je zamìstnavatel povinen ji provést podle § 254 ZP pøi uzavøení dohody o odpovìdnosti, pøi jejím zániku, pøi výkonu jiné práce, pøi pøevedení zamìstnance na jinou práci nebo na jiné pracovi¹tì, pøi jeho pøelo¾ení a pøi skonèení pracovního pomìru. Na pracovi¹tích, kde pracují zamìstnanci spoleènì zavázaní k vyúètování svìøených hodnot, je pak zamìstnavatel povinen inventuru provést se v¹emi zamìstnanci. Neprovedení inventury pokladny v uvedených pøípadech má pro zamìstnavatele ten dùsledek, ¾e musí jinými dùkazními prostøedky prokázat stav hodnot, za které zamìstnanec pøevzal odpovìdnost, a skuteènost, zda do¹lo ke ¹kodì. Zamìstnanec se zprostí odpovìdnosti zcela nebo zèásti, jestli¾e proká¾e, ¾e schodek vznikl zcela nebo zèásti bez jeho zavinìní. Dohoda o odpovìdnosti za svìøené hodnoty zaniká dnem skonèení pracovního pomìru nebo dnem, kdy bylo odstoupení od této dohody doruèeno zamìstnavateli. Zamìstnanec mù¾e od dohody odstoupit, je-li pøevádìn na jinou práci nebo také v pøípadì, ¾e mu zamìstnavatel nevytvoøil podmínky k zaji¹tìní ochrany svìøených vìcí proti jejich ztrátì. Odstoupení musí být…
FKSP povinná dokumentace mateøské ¹koly hospitace vnitøní smìrnice registr smluv smìrnice FKSP vzor smìrnice FKSP odpisový plán nové platové tabulky evidence pracovní doby spisový a skartaèní øád mateøské ¹koly nové platové tabulky pro uèitele m¹ vyhlá¹ka o FKSP vnitøní smìrnice hana poláková vnitøní platový pøedpis