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Timestamp: 2019-11-20 17:11:19+00:00
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Matched Legal Cases: ['art.5', 'art.8', 'art.4', 'art.5', 'art.5', 'art.6', 'art.6', 'art.8', 'art.2220', 'art. 101', 'art.5']

La tenuta informatica dei registri e dei documenti assicurativi. Luci ed ombre del Regolamento Isvap n.27 del 14 ottobre 2008
di Luca Giacopuzzi – Avvocato – Studio Legale Giacopuzzi
Componente Consiglio Direttivo ANORC – www.anorc.it
Dal 1 luglio 2009[1] anche i registri e i documenti assicurativi potranno essere conservati su supporti informatici.
L’indicazione è contenuta nel Regolamento Isvap n.27 del 14 ottobre 2008, provvedimento del quale si offre una breve ricognizione, circoscritta – beninteso – ai precetti che attengono alla dematerializzazione.
Tre, in particolare, sono le norme che a tal fine vengono in rilievo: gli artt.4, 5 e 8.
Il primo di essi disciplina la compilazione dei registri assicurativi; gli altri delineano (in modo, in verità, tutt’altro che esaustivo e immune da censure) il procedimento di conservazione, rispettivamente dei registri (art.5) e dei documenti (art.8). Esaminiamoli in dettaglio, seppur senza alcuna pretesa di completezza.
L’art.4 esordisce con una chiara indicazione di principio: i registri assicurativi[2] possono essere formati, alternativamente, su supporti cartacei o informatici, “nel rispetto delle regole tecniche stabilite dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n.82 e dalle relative norme di attuazione, nonché del decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 (omissis)”.
Imprecisione lessicale a parte (l’articolato del Codice dell’Amministrazione Digitale[3] non è composto da “regole tecniche”, bensì da veri e propri precetti giuridici), si noti che il Regolamento riconduce i registri assicurativi alla categoria dei documenti rilevanti a fini tributari, atteso che – come noto – il DM 23 gennaio 2004 detti ha ad oggetto.
I commi successivi forniscono, per lo più, istruzioni “applicative”, in relazione alla tempistica da osservare (“le annotazioni nei registri sono eseguite non oltre sessanta giorni dalla data cui le operazioni si riferiscono”) o ad altri aspetti (si segnala, tra gli altri, la necessità di registri in via di principio[4] distinti per la gestione vita e per la gestione danni nonché per l’assicurazione diretta e la riassicurazione).
L’art.5 disciplina, come già rilevato, la conservazione dei registri assicurativi. Degno di nota il comma 4, che ammette espressamente la conservazione elettronica degli stessi (sia di quelli formati su supporto informatico sia di quelli formati su supporto cartaceo), la quale deve avvenire “nel rispetto delle regole stabilite per la conservazione dei documenti originali dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e dalle relative disposizioni di attuazione”.
E’dunque il Codice dell’Amministrazione Digitale l’unico impianto normativo ad essere citato ai fini della conservazione. Nulla è detto circa il DM 23 gennaio 2004[5] né circa la Deliberazione Cnipa n.11/04, provvedimenti che a nostro avviso dovevano essere parimenti richiamati.
Non è questa, tuttavia, l’unica “defaillance” del comma ora in esame. Nel contesto in cui è inserito, l’impiego del termine “originali” (“la conservazione dei registri formati su supporti informatici e la conservazione digitale sostitutiva dei registri formati su supporti cartacei avviene nel rispetto delle regole stabilite per la conservazione dei documenti originali…”) appare pleonastico, se non addirittura improprio, poiché non è corretto richiamare il concetto di documento originale in relazione ad un documento informatico.[6]
Ciò precisato, non possono sfuggire le seguenti ulteriori indicazioni, date dal medesimo comma: la conservazione dei registri (che devono essere conservati per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione) va effettuata con cadenza trimestrale[7].
L’art.5 termina prendendo in esame l’esibizione dei registri oggetto di conservazione. Dispone al proposito il comma 8 che “i registri assicurativi sono resi leggibili e, a richiesta dell’Isvap, disponibili su supporto cartaceo presso il luogo di conservazione dei registri nel caso di verifiche, controlli o ispezioni”.
La norma, sebbene apprezzabile, a nostro avviso dimentica di consentire l’esibizione del registro anche per via telematica, facoltà invece prevista dall’art.6 DM 23 gennaio 2004 e dall’art.6 Deliberazione Cnipa n.11/04, precetti certo non ignoti a chi ha adottato il Regolamento.
Resta, da ultimo, da riferire dell’art.8, che ha ad oggetto la conservazione dei documenti assicurativi[8].
Il primo comma ne disciplina la tempistica, prevedendo che gli stessi devono essere conservati per dieci anni.
Il terzo comma, invece, si sofferma sulle modalità operative del processo, fornendo indicazioni che, da un punto di vista strettamente giuridico, ci paiono tutt’altro che impeccabili.
Subito un’imprecisione, laddove si afferma che “le imprese possono effettuare la conservazione digitale sostitutiva dei documenti…secondo le disposizioni di cui all’art.2220 del codice civile”. La norma richiamata, infatti, in tema di dematerializzazione “cede il passo” ad altre disposizioni, più pertinenti.
Ed ancora. Dopo aver precisato che i contratti di assicurazione e i contratti generali di riassicurazione sono documenti analogici originali unici (indicazione, com’è evidente, non scevra da implicazioni pratiche), il comma 3 ne prescrive la conservazione “nel rispetto delle regole stabilite…dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n.82, e dalle relative disposizione di attuazione”.
Come già è accaduto per i registri, anche in relazione alla conservazione dei documenti nessuna menzione è fatta al DM 23 gennaio 2004 né alla Deliberazione Cnipa n.11/04. Colpevole dimenticanza o ponderata esclusione? Noi propendiamo per la prima ipotesi.
[1] data di entrata in vigore del Regolamento Isvap in commento.
[2] trattasi dei registri di cui all’art. 101 del Decreto Legislativo 7 settembre 2005, n.209.
[3] id est, il Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n.82.
[4] sono presenti, infatti, deroghe.
[5] menzionato, invece, all’articolo che precede, in tema di “compilazione” dei registri. La mancanza di richiamo all’art.5, pertanto, sembra essere più frutto di una svista che di una scelta.
[6] come noto, ai fini della dematerializzazione la distinzione dei documenti in “originali” e in “copie” ha luogo solamente con riguardo ai documenti analogici.
[7] diversamente, i contratti emessi nei rami vita vanno conservati per venti anni.
8] vi rientrano le proposte di assicurazione, i contratti di assicurazione, i trattati, i certificati medici, i fascicoli di sinistro, le comunicazioni delle imprese delegatarie, delle imprese cedenti e delle imprese gestionarie e, in genere, la documentazione di supporto per le annotazioni nei registri assicurativi.