Source: https://www.beschaffung.admin.ch/bpl/de/home/beschaffung/beschaffungsleitfaden/bestimmung-des-verfahrens.html
Timestamp: 2019-12-09 18:38:06
Document Index: 389182345

Matched Legal Cases: ['Art. 2', 'Art. 5', 'Art. 6', 'Art. 3', 'Art. 7', 'Art. 7', 'Art. 14', 'Art. 15']

Bestimmung des Verfahrens
Zurück Zurück Informationen für Bedarfsstellen
Bestimmung des Verfahrens selected
Klären Sie den Bedarf, die Finanzierung sowie allfällige zusätzlich benötigte Ressourcen mit Ihrem Auftraggeber, Ihrer Auftraggeberin ab. Auch die Zuständigkeiten gilt es vor dem Start eines Beschaffungsprojektes zu klären.
Die Auftraggeberin formuliert aufgrund der im Vorfeld der Beschaffung gemachten Voranalyse ihre Bedürfnisse und Anforderungen an die Anbieterin in Form von Eignungskriterien sowie Anforderungen an den Beschaffungsgegenstand
bzw. an die zu erbringende Leistung in Form von technischen Spezifikationen und Zuschlagskriterien. Die Kriterien können frei gewählt werden, sofern diese keine Anbieterinnen diskriminieren und nicht vergabefremd sind.
Allenfalls ist zur Unterstützung bei der Bedarfsklärung eine separate externe Leistung vorab zu beschaffen.
Beachten Sie dabei speziell die Themen: „Vorbefassung, Folgebeschaffung, Option".
Was wird beschafft?
Güter: Handelt es sich um eine militärische Auftraggeberin?
Befindet sich das zu beschaffende Gut auf der Liste (VöB, Anhang 1) der zivilen Materials für Verteidigung und Zivilschutz, welche dem BöB unterstehen?
Dienstleistungen: Fällt die Dienstleistung in eine der Kategorien nach Anhang 1a VöB?
Bauleistungen: Handelt es sich im Rahmen der Realisierung um Hoch- und Tiefbauleistungen, bzw. Baudienstleistungen (gemäss Anhang 1 BöB/VöB)?
Überprüfen Sie, ob Ihre Beschaffung unter eine der vom BöB vorgesehenen Ausnahmeklauseln fällt, für die keine öffentliche Ausschreibung notwendig ist?
Handelt es sich um Aufträge, die:
im Rahmen von Agrar- oder Ernährungshilfsprogrammen erteilt werden
Aufgrund eines völkerrechtlichen Vertrages zwischen den Vertragsstaaten des GATT-Übereinkommens oder der Schweiz und anderen Staaten über ein gemeinsam zu verwirklichendes und zu tragendes Objekt vergeben werden.
Aufgrund eines besonderen Verfahrens einer internationalen Organisation vergeben werden.
An Behinderteninstitutionen, Wohltätigkeitseinrichtungen oder Strafanstalten vergeben werden?
Bei Beschaffungen handelt es sich um Projekte, welche nach den Methoden des Projektmanagements abgewickelt werden. Dazu gehören auch die Auftrags- und Ressourcen- und Zuständigkeitsklärung.
Klären Sie ab wie Sie das Projekt organisieren möchten, in welchem Zeitraum die Beschaffung vollzogen wird und ob Sie über die nötigen Hilfsmittel verfügen.
Falls Sie bei der Vorbereitung einer Beschaffung auf externe Hilfe angewiesen sind, definieren Sie diese genau (technisch, administrativ) und stellen Sie die Finanzen sicher.
Stellen Sie sicher, dass sämtliche Akten während des ganzen Verfahrens unter Verschluss gehalten sind und alle beteiligten Personen eine Unbefangenheitserklärung unterschrieben haben.
Die Marktanalyse hilft Ihnen das richtige Verfahren zu bestimmen.
Abschätzen des voraussichtlichen maximalen Auftragswertes unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben, z.B.
Wert aller Leistungen, die sachlich oder rechtlich eng zusammenhängen
Einrechnen aller Bestandteile der Vergütung (Prämien, Gebühren, Kommissionen, Zinsen)
Einrechnen des Laufzeitwertes (für eine bestimmte Laufzeit oder eine unbestimmte Laufzeit)
Einrechnen aller Optionen
Detaillierte Abklärungen zum Beschaffungsgegenstand
Die Anzahl und der Differenzierungsgrad der Kriterien sowie deren Formulierung sind stark von der Komplexität des Beschaffungsgegenstandes sowie von der konkreten Vorstellung der erwarteten Leistung abhängig.
Bei standardisierten Gütern kann der Zuschlag ausschliesslich nach dem Kriterium des niedrigsten Preises erfolgen.
Bei komplexen Geschäften ist es oft notwendig, eine ausreichend grosse Anzahl Haupt- und Unterkriterien festzulegen. Ist Ihnen nur das Ziel bekannt, können Sie auf die konkrete Umschreibung der zu beschaffenden Leistung verzichten und statt dessen nur die Ziele vorgeben, die sie mit der Beschaffung erreichen wollen („funktionale" Ausschreibung). Sie haben aber dennoch die Mindestanforderungen zu definieren und die wichtigsten Eckwerte der Leistung anzugeben.
Für die Prüfung, ob ein öffentliches Beschaffungsgeschäft des Bundes im Anwendungsbereich des BöB vorliegt, sind die folgenden vier Fragen bzw. Voraussetzungen relevant:
Handelt es sich um eine Auftraggeberin nach BöB (Art. 2 BöB)?
Untersteht der Beschaffungsgegenstand dem Gesetz (Art. 5 BöB)?
Ist der massgebliche gesetzliche Schwellenwert erreicht (Art. 6 BöB)?
Liegt keine Ausnahme vom Gesetz vor (Art. 3 BöB)?
Sind die genannten Fragen alle mit „JA" zu beantworten bzw. sind diese Voraussetzungen erfüllt, handelt es sich um eine Beschaffung im Anwendungsbereich des BöB.
In diesem Fall sind die Bestimmungen für öffentliche Beschaffungen nach BöB anzuwenden.
Schematischer Überblick über die einzelnen Vergabeverfahren (PDF, 237 kB, 04.05.2016)
Die Wahl des korrekten Beschaffungsverfahrens liegt in der Verantwortung der zuständigen Beschaffungsstelle.
Die Verwaltungseinheiten entscheiden unter Beizug eines Rechtsdienstes, welches Vergabeverfahren im konkreten Fall Anwendung findet.
Die nachfolgenden Vorgaben sind bei der Bemessung des voraussichtlichen Auftragswertes einzuhalten:
Ein Auftrag darf nicht in der Absicht aufgeteilt werden, dadurch den WTO-Schwellenwert für öffentliche Ausschreibungen zu unterschreiten (Art. 7 Abs. 1 BöB).
Bedarfsträger der Verwaltungseinheiten sind verpflichtet, die Schätzung des entstehenden wertmässigen Aufwandes
(Auftragswert) aufgrund der bekannten Umstände vorzunehmen (Art. 7 BöB und Art. 14a VöB).
Für die Auftragswertberrechnung ist grundsätzlich der Wert über die gesamte Vertragsdauer relevant (Art. 15 VöB).
Aufgrund der im Vorfeld der Beschaffung gemachten Voranalyse legt die Bedarfsstelle ihre Bedürfnisse sowie die Anforderungen an ihre künftige Vertragspartnerin und den Leistungsgegenstand fest.
Die Verfahrensgrundsätze (Gleichbehandlung, Transparenzgebot) verlangen, dass sowohl die Kriterien zur Beurteilung der Anbieterinnen (Eignungskriterien: EK), als auch des Angebotes (Technische Spezifikationen TS und Zuschlagskriterien ZK) als Vergabekriterien im Voraus zu definieren sind.
Sämtliche Spezifikationen müssen in der Ausschreibung („simap-Maske", dort mind. EK sowie Gegenstand und Umfang des Auftrages) und in den Ausschreibungsunterlagen (Pflichtenheft und allenfalls bei Bedarf ein zusätzlicher „Kriterienkatalog" in welchen nebst den EK und Gegenstand und Umfang des Auftrags (Leistungsgegenstand) auch die TS und ZK mit der Gewichtung (nur ZK) und Bewertungsmethode) erwähnt werden. Ausschliesslich aufgrund dieser Kriterien darf später der Zuschlag erfolgen.
Die Kriterien können frei gewählt werden, sofern diese keine Anbieterinnen diskriminieren und nicht vergabefremd sind.
Bei komplexen Geschäften ist es oft notwendig, eine ausreichend grosse Anzahl Haupt- und Unterkriterien festzulegen.
Ist Ihnen nur das Ziel bekannt, können Sie auf die konkrete Umschreibung der zu beschaffenden Leistung verzichten und stattdessen nur die Ziele vorgeben, die sie mit der Beschaffung erreichen wollen („funktionale" Ausschreibung). Sie haben aber dennoch die Mindestanforderungen zu definieren und die wichtigsten Eckwerte der Leistung anzugeben.
Übersicht über die Kriterienarten
Bestimmen Sie die Kriterien, die zur Evaluation der Anbieterinnen (Nachweis der finanziellen, wirtschaftlichen und technischen Leistungsfähigkeit) herangezogen werden sollen.
Bestimmen Sie die technische Spezifikationen, die sich auf das Produkt beziehen und zwingend eingehalten werden müssen.
Bestimmen Sie jetzt die Zuschlagskriterien, deren Gewichtung und Bewertungsmethode die zur Evaluation des Angebotes herangezogen werden sollen.
Weitere Vorabklärungen
Überlegen Sie sich zudem, ob Sie Varianten ausschliessen oder beschränken, Lose bilden oder eventuell optionale Leistungen benötigen.
Falls Sie verschiedene Lösungen evaluieren möchten, eignet sich insbesondere im Baubereich die Durchführung eines anonymen Planungs- oder Gesamtleistungswettbewerbs (4. Kapitel VöB, sowie Anhang 6 VöB) oder auch die Vergabe eines Studienauftrages.
Bei komplexen Beschaffungen oder bei Beschaffungen von intellektuellen Dienstleistungen, können Sie zudem unter gewissen Bedingungen die von den Anbieterinnen vorgeschlagenen Lösungswege im Dialog weiterentwickeln.
Auf sämtliche dieser verschiedenen Möglichkeiten zur Gestaltung der Ausschreibung, gilt es bei der Publikation der Ausschreibung hinzuweisen.
https://www.beschaffung.admin.ch/content/bpl/de/home/beschaffung/beschaffungsleitfaden/bestimmung-des-verfahrens.html