Source: https://lawsolutions.eu/polityka-samochodowa-abc-pracodawcy/
Timestamp: 2019-05-26 06:17:49+00:00
Document Index: 100950350

Matched Legal Cases: ['art. 124', 'Art. 11', 'art. 12', 'art. 12', 'SA/Wa ', 'art. 11', 'Art. 11']

Prawo pracy i prawo nieruchomości – Nowicki & Ziemczyk – Kancelaria Prawna – Polityka samochodowa – ABC pracodawcy
W obecnych czasach posiadanie służbowego samochodu traktowane jest przez wielu pracowników jako standardowy element otrzymywany od pracodawcy niejako „w pakiecie” z wynagrodzeniem. Nie może więc dziwić fakt, że coraz więcej pracodawców zainteresowanych jest pozyskiwaniem flot samochodowych. Dysponowanie taką flotą wiąże się dla pracodawcy z istotnym ryzykiem, w szczególności finansowym. Stąd warto, aby pracodawca zabezpieczył swoje interesy, tworząc np. Politykę samochodową w swojej firmie.
Protokół zdawczo – odbiorczy powinien posłużyć do udokumentowania wydania, jak również odbioru pojazdu służbowego przez pracownika. W tym dokumencie należy dokładnie opisać stan pojazdu w chwili jego przekazania oraz odbioru – do protokołu można dołączyć dokumentację zdjęciową.
Wskazać w tym miejscu należy, że pracownik, któremu powierzono mienie pracodawcy z obowiązkiem zwrotu, odpowiada za nie w sposób bardziej rygorystyczny, bo nie – jak standardowo przewidują to przepisy Kodeksu pracy do wysokości 3 – krotności wynagrodzenia – ale stosownie do brzmienia art. 124 § 2 Kodeksu pracy w pełnej wysokości.
5) monitorowanie pracowników (GPS)
Coraz popularniejszym rozwiązaniem stosowanym przez pracodawców jest stałe kontrolowanie lokalizacji, w której znajduje się pracownik, poprzez wbudowany nadajnik GPS w jego samochodzie służbowym.
Dopuszczalność stosowania monitoringu wprost dopuszcza doktryna, o czym świadczy pogląd zaprezentowany przez D. Dorre-Kolasa, zgodnie z którym: „Monitoring to nic innego jak kontrola stosowana przy użyciu nowoczesnych metod. W praktyce możemy mieć do czynienia z monitoringiem rozmów telefonicznych, poczty elektronicznej, korzystania z zasobów internetowych, a także z monitoringiem aktywności pracowników przy użyciu kamer. Wszelkie formy monitorowania aktywności pracowników powinny mieć oparcie w realizacji uzasadnionego celu pracodawcy, który powinien być podany do powszechnej wiadomości pracowników. Jakiekolwiek wykroczenie poza wyznaczone tym celem ramy nadzoru, w tym także stosowanie metod nieadekwatnych do jego osiągnięcia, jest niedopuszczalne z uwagi na potencjalną możliwość naruszenia godności pracowników czy ich prawa do prywatności. Ukryte monitorowanie należy stosować jedynie wyjątkowo, gdy służy realizacji celu niemożliwego do osiągnięcia przy użyciu innych metod.” (tak D. Dorre-Kolasa, Art. 11(1) KP red. Sobczyk 2015, wyd. 2, Legalis).
Mając powyższe na uwadze, warto aby w Polityce samochodowej pracodawca wprost uregulował, że pracownik rozpoczynając podróż samochodem służbowym zobowiązany jest do uruchomienia systemu nawigacji GPS oraz określenia punktu docelowego przejazdu. Ponadto, warto zobowiązać pracownika, aby korzystał z systemu nawigacji GPS w celu wyboru najbardziej optymalnej trasy przejazdu, celem ograniczenia kosztów po stronie pracodawcy.
6) zasady bezpieczeństwa
Polityka samochodowa to również miejsce, w którym należy zamieścić zapisy dotyczące podstawowych zasad bezpieczeństwa, które pracownicy powinni zachować korzystając z pojazdów służbowych. W szczególności wskazać w niej należy, że prawo do do korzystania z samochodów służbowych przysługuje wyłącznie tym pracownikom, którzy posiadają ważne prawo jazdy oraz aktualne badania lekarskie. Pracownicy powinni zostać również zobowiązani do natychmiastowego poinformowania pracodawcy o utracie uprawnień do prowadzenia pojazdu.
Dodatkowo, warto wskazać przykładowe przeciwskazania do korzystania z pojazdu służbowego przez pracownika, tj. zażycie leków, narkotyków, spożycie alkoholu czy też przemęczenie.
Bez wątpienia istotne jest przypomnienie pracownikom, że podczas korzystania z pojazdów służbowych zobowiązani są oni do przestrzegania przepisów ruchu drogowego, w tym w szczególności do korzystania z pasów bezpieczeństwa. Warto, aby pracodawca wyraźnie wskazał, że wszelkie mandaty, które otrzyma pracownik podczas korzystania z samochodu służbowego zobowiązany będzie pokryć we własnym zakresie.
7) zasady rozliczania kosztów użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych
Wprowadzenie dopuszczalności korzystania przez pracownika z pojazdu służbowego do celów prywatnych powoduje konieczność uregulowania zasad rozliczania kosztów wynikających z ww. faktu. W związku z tym pracodawca powinien rozważyć, w jaki sposób będzie rozliczał koszty użytkowania pojazdu służbowego do celów prywatnych przez swoich pracowników. Może się bowiem okazać, że konieczne będzie prowadzenie przez nich np. ewidencji przebiegu pojazdu.
W przypadku, gdy pracodawca zdecyduje się finansować pracownikom paliwo do jazd prywatnych, koniecznym może się okazać prowadzenie przez pracowników zestawień dotyczących ilości zużytego paliwa do takich jazd, jak również dokumentowanie sprzedaży tego paliwa przez pracodawcę przy pomocy kas rejestrujących.
Wszystkie ww. informacje będą miały bowiem istotne znaczenie w kontekście obowiązków podatkowych, zarówno pracodawcy, jak i pracownika, o czym szerzej poniżej.
Podatkowe problemy związane z użytkowaniem samochodu służbowego
Z wykorzystywaniem pojazdów służbowych przez pracowników wiąże się kilka istotnych problemów podatkowych.
1) ryczałt z tytułu korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych
Możliwość wykorzystywania przez pracownika samochodu służbowego do celów prywatnych stanowi jego przychód ze stosunku pracy, który opodatkowany jest ryczałtem w wysokości 250 zł albo 400 zł, stosownie do postanowień art. 12a ustawy z dnia 26 lipca 191 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.), dalej określanej jako „ustawa o PIT”:
Niemniej jednak aktualnie największe wątpliwości z uwagi na odmienne stanowiska izb skarbowych i sądów administracyjnych budzi kwestia, czy ww. ryczałt obejmuje również koszt paliwa zakupionego przez pracodawcę, zużytego następnie przez pracownika na jego cele prywatne. W kontekście powyższego warto przytoczyć najświeższe stanowisko zaprezentowane przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 5 maja 2016 r., zgodnie z którym: „Z art. 12 ust. 2a ustawy z 26.7.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.) wynika, że określony w nim ryczałt z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych obejmuje także wydatki na paliwo. Na takie rozumienie wskazuje też przyjęta przez ustawodawcę konstrukcja określania wysokości ryczałtu.” (sygn. akt III SA/Wa 1925/15, Legalis numer 1450483).
2) miejsce parkowania samochodu służbowego
W związku z wykorzystywaniem pojazdów służbowych przez pracowników warto również zwrócić uwagę na konsekwencje ustanowienia miejsca parkingowego w miejscu zamieszkania pracownika. Powyższe skutkować będzie, że trasa „praca – dom – praca”, pokonywana przez pracownika, będzie traktowana co do zasady jako przejazdy służbowe, a tym samym wykorzystywanie samochodu służbowe na ww. trasie nie będzie stanowiło przychodu ze stosunku pracy pracownika.
Powyższe znajduje potwierdzenie w stanowisku zaprezentowanym przez Dyrektora Izby Skarbowej w Interpretacji Indywidualnej z 19 maja 2010 r., a mianowicie: „Zatem należy stwierdzić, że przydzielenie samochodu służbowego pracownikom i wyznaczenie przez płatnika miejsca garażowania w miejsca zamieszkania tych osób gwarantującym jego bezpieczeństwo, a tym samym stałą gotowość do użytkowania i osiągania przychodu, wynikające z charakteru pracy na danym stanowisku nie stanowi przychodu pracownika ze stosunku pracy o ile samochody te będą wykorzystywane w celach służbowych. W konsekwencji przejazdy z oraz do miejsca garażowania nie będą również generowały przychodu ze stosunku pracy. Przejazdy te bowiem będą stanowiły realizację celu służbowego jakim jest dbałość o powierzone mienie Spółki wyrażająca się poprzez garażowanie samochodu służbowego w miejscu zamieszkania.” (IPPB2/415-168/10-2/AS).
Polityka samochodowa a struktura organizacyjna
Na zakończenie warto nadmienić, że z wprowadzeniem Polityki samochodowej wiąże się konieczność podjęcia przez pracodawcę szeregu decyzji o charakterze biznesowym.
W szczególności, pracodawca musi określić, dla jakiej grupy pracowników przydzielone zostaną samochody służbowe. Najczęściej wybierane są przez pracodawców grupy przedstawicieli handlowych (ponieważ ich praca wiąże się z ciągłym przemieszczaniem się samochodem po różnych obszarach), jak również dla kadry zarządzającej (dla której samochód służbowy jest tzw. dodatkowym bonusem).
Przy dobieraniu kryteriów, które zadecydują o wyborze osób, które finalnie otrzymają służbowy samochód nie można jednak tracić z pola widzenia jednej z podstawowych zasad prawa pracy, a mianowicie obowiązku pracodawcy do równego traktowania pracowników, o której mowa w art. 11(2) Kodeksu pracy:
Art. 11(2) Kodeksu pracy
Równie istotnym jest rozważenie przez pracodawcę, kto będzie decydował o wyborze konkretnej floty, a następnie konkretnego modelu samochodu dla pracownika. Niejednokrotnie taką decyzję podejmuje samodzielnie pracodawca, aczkolwiek zdarzają się przypadki, gdy prawo wyboru pozostawione jest samemu pracownikowi.
Warto również określić, kiedy pracownik może zostać pozbawiony na stałe pojazdu służbowego (oczywiście pracodawca może zawsze żądać zwrotu samochodu służbowego). Dlatego rekomendowanym rozwiązaniem jest stworzyć katalog otwarty, który będzie zawierał przykładowe sytuacje, uprawniające do odebrania pracownikowi samochodu służbowego w związku z niewłaściwym jego wykorzystywaniem, np. wówczas, gdy pracownik utraci prawo jazdy albo wielokrotnie otrzyma mandaty drogowe.
Pracodawca może również zamieścić w Polityce samochodowej obowiązek odbycia przez każdego pracownika szkolenia lub kursu z zasad bezpieczeństwa lub przejścia przez niego weryfikacji poprawności jazdy pojazdem przed profesjonalnym instruktorem albo zapewnić szkolenie z zakresu prowadzenia samochodu w trudnych warunkach (doskonalenie techniki jazdy). Takie dodatkowe kursy mogą stanowić dla pracowników benefit skłaniający do podjęcia pracy w danej firmie lub poprawiający wizerunek pracodawcy.
Polityka samochodowa to regulamin, który powinien zostać wprowadzony przez każdego pracodawcę, który dysponuje flotą samochodową. W ww. dokumencie pracodawca może skutecznie zabezpieczyć swoje interesy, wprowadzając określone prawa i obowiązki pracowników, jak również szczegółowo uregulować zasady korzystania z pojazdów służbowych. Przy okazji decydowania się przez pracodawcę na zakup aut służbowych, warto również rozważyć wszelkie aspekty podatkowe, które wiążą się z takim przedsięwzięciem.