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Timestamp: 2019-02-19 03:05:34
Document Index: 62745290

Matched Legal Cases: ['ARTÍCULO 3', 'artículo 3', 'artículo 8', 'artículo 19', 'artículo 35', 'artículo 1', 'artículo 93', 'artículo 2', 'artículo 2', 'artículo 3', 'artículo 25', 'artículo 209', 'artículo 4', 'artículo 11', 'artículo 8', 'artículo 5', 'artículo 6', 'artículo 7', 'artículo 1', 'artículo 47', 'artículo 40', 'artículo 38']

﻿ ACUERDO 30 DE 2013
ACUERDO 30 DE 17 DE SEPTIEMBRE DE 2013
CONTENIDO:ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR. DEROGA LOS ACUERDOS 7 DE 2008, 31 DE 2012 Y 21 DE 2013.
VIGENCIA:DEROGADO POR EL ACUERDO 65 DE 2015 ARTÍCULO 3° DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS EN EL EXTERIOR.
Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios en el Exterior
“Por medio del cual se adopta el manual de contratación del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Mariano Ospina Perez” (Icetex)”.
(Nota: Derogado por el Acuerdo 65 de 2015 artículo 3° del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios en el Exterior)
En ejercicio de sus facultades legales y en especial las que le confieren el Decreto-Ley 3155 de 1968, el artículo 8º de la Ley 1002 de 2005, lo señalado en los numerales 1º, 3º y 4º del Decreto 1050 de 2006, lo señalado en los artículos 13 y 15 de la Ley 1150 de 2007, numerales 1º y 4º del artículo 19 y artículo 35 del Acuerdo 13 de 2007,
ART. 1º—El objeto del presente manual consiste en regular el régimen de contratación del Icetex. El régimen contractual del Icetex es el previsto en el presente manual y en lo establecido en los artículos 8º de la Ley 1002 de 2005, 13 y 15 de la Ley 1150 de 2007, al señalar que los contratos que celebre el Icetex se regirán por las disposiciones del derecho privado y los principios generales de la actividad contractual señalados en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política de Colombia.
El presente manual no regula los contratos que realice el Icetex que correspondan a crédito educativo, los cuales se regirán por el reglamento especial que la junta directiva del Icetex expida para el efecto.
El Icetex es una entidad financiera de naturaleza especial, vinculado al Ministerio de Educación Nacional, reestructurado mediante decretos 3155 de 1968 y transformado por la Ley 1002 de 2005, decretos 380 y 381 de 2007, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio.
El Icetex es una entidad del Estado que promueve y financia el acceso y la permanencia en la educación Superior en Colombia y el exterior; a través del otorgamiento de créditos educativos, la gestión de recursos de cooperación internacional y de terceros, con criterios de equidad, cobertura, calidad y pertinencia, priorizando la población de bajos recursos económicos y aquella con mérito académico para elevar la del país.
La presidencia del Icetex es la autoridad competente para ordenar y dirigir los procesos de selección de los contratistas y la celebración de contratos, pudiendo mediante resolución delegar total o parcialmente estas actuaciones con observancia de las disposiciones constitucionales y legales vigentes. Las delegaciones en materia contractual serán ejercidas directamente por el funcionario delegatario, quien no podrá subdelegarlas.
Principios rectores y políticas institucionales que rigen la contratación en el Icetex
ART. 2º—Principios rectores. Sin perjuicio del régimen privado aplicable a la contratación de conformidad con lo establecido en los artículos 8º de la Ley 1002 de 2005, 13 y 15 de la Ley 1150 de 2007 y demás normas que en esta materia la reglamenten y le apliquen, todas las actuaciones contractuales continuarán desarrollándose bajo los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política de Colombia.
Con el fin de garantizar el cumplimiento de los principios de la función administrativa y los establecidos en la Ley 80 de 1993, se tendrá en cuenta en todo proceso de contratación lo siguiente:
1. Autonomía de la voluntad. Este principio confiere a las partes contratantes, total libertad en el acuerdo de las cláusulas contractuales, siempre que no sean estas contrarias a la Constitución, a la ley, el orden público y a las buenas costumbres. En consecuencia, el Icetex podrá ejercer íntegramente la autonomía de su voluntad contractual, celebrando todo tipo de contratos previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o los contratos innominados derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad, y todos aquellos expresamente regulados en la ley, pactando las cláusulas que considere pertinentes y convenientes, bajo las orientaciones anteriormente descritas.
2. Principio de igualdad. En virtud del principio de igualdad, buscará en los procesos de contratación que se adelanten mediante invitación pública o privada, que todas las personas que se encuentren en las mismas condiciones de igualdad de hecho y de derecho y que participen en los procesos de selección, reciban el mismo tratamiento y las mismas condiciones previstas para cada proceso; así como en brindar la igualdad de oportunidades para todos los sujetos interesados en contratar.
3. Principio de la buena fe. En desarrollo del principio de la buena fe, en la celebración y ejecución de los contratos, las partes actuarán de manera honesta y leal, bajo los valores de la confianza, seguridad y credibilidad, que deben gobernar las relaciones contractuales. Quienes actúen en nombre del Icetex deberán hacerlo en todo momento en procura de velar y proteger los intereses de la entidad, debiendo manifestar oportunamente toda circunstancia objetiva que configure conflicto de intereses de conformidad con el presente manual.
4. Principio de moralidad. En desarrollo del principio de moralidad, todas las actuaciones del Icetex y la de sus funcionarios se desarrollarán con observancia de los intereses colectivos y en atención al cumplimiento de los fines que la ley le ha otorgado a la entidad.
5. Principio de eficacia. Es la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera obtener sin demoras y sin trabas innecesarias. En virtud de este principio, y ante eventos que no afecten de manera grave el proceso de contratación, se adoptarán las medidas previstas en el presente manual con el fin de que los procesos de contratación logren su finalidad, previendo y removiendo de oficio y saneando las inconsistencias meramente formales que impidan el cumplimiento de la finalidad del contrato que se pretenda celebrar.
6. Principio de economía. En desarrollo del principio de economía, los procesos de contratación se adelantarán, teniendo en cuenta la optimización de los recursos, utilización de procedimientos y etapas estrictamente necesarias para la selección objetiva de la propuesta más favorable, el impulso oficioso de las actuaciones, y buscando las mejores condiciones contractuales, entre otras, precio y forma de ejecución del contrato.
7. Principio de conmutatividad. La contratación debe establecer la igualdad y equilibrio entre las prestaciones y derechos que caracterizan los contratos conmutativos con el fin de detectar y corregir los desequilibrios que se produzcan en la ejecución contractual.
8. Principio de celeridad. En virtud del principio de celeridad, el Icetex y sus funcionarios impulsarán oficiosamente los procesos de contratación, de tal manera que las etapas precontractuales, contractuales y poscontractuales se desarrollen en los términos y condiciones señalados en el proceso de contratación.
9. Principio de interpretación. El presente manual deberá ser interpretado de manera integral y sistemática, en concordancia con las normas del derecho privado y público cuando corresponda. Ningún funcionario del Icetex podrá aplicar políticas, lineamientos generales y procedimientos distintos a los previstos en el presente manual y los que se desarrollen con ocasión de este.
10. Principio de planeación. Toda la contratación debe responder a una planeación previa, encaminada al cumplimiento de los objetivos institucionales, fundamentándose en planes programas o proyectos, estudios de mercadeo, presupuesto previos y en la elaboración previa de estudios y análisis serios y completos antes de iniciar cualquier procedimiento de selección.
11. Principio de calidad. Los funcionarios designados para la supervisión y/o interventoría de los contratos deben controlar la calidad de las obras, bienes y servicios, que se obtengan como resultado de la ejecución de los respectivos compromisos en los casos que así lo exija el Icetex. En este sentido exigirán que las obras, los bienes, y servicios adquiridos se ajusten a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias de carácter nacional o aquellos expresamente establecidos por el Icetex.
12. Principio de imparcialidad. En desarrollo del principio de imparcialidad, en los procesos de contratación que impliquen la revisión y evaluación de varios ofrecimientos, estos se revisarán teniendo en cuenta exclusivamente los criterios de evaluación y las condiciones de los bienes o servicios requeridos previamente definidos en los estudios previos.
13. Principio de transparencia. En las actuaciones contractuales puede definirse como la virtud de la probidad y pulcritud con que las partes contratantes participan en los procesos precontractuales, contractuales y poscontractuales, correspondientes. El Icetex propenderá en todo momento porque la información relacionada con los procesos contractuales sea de pleno conocimiento de los potenciales contratistas y de la ciudadanía en general mediante la determinación de reglas claras en los anteriores procesos.
14. Principio de la selección objetiva. El Icetex debe garantizar que la selección de sus contratistas se efectúe sin ningún tipo de consideración subjetiva, siguiendo los procedimientos previamente establecidos, divulgados y conocidos que permitan seleccionar la oferta más favorable para los intereses del Icetex, de conformidad con los criterios objetivamente establecidos en los estudios previos y en los pliegos de condiciones según la modalidad de selección que corresponda.
15. Principio de publicidad. En desarrollo del principio de publicidad, el Icetex adelantará los procesos de manera pública, de tal forma que suministre información previa a través de su página web y/o en el sistema electrónico para la contratación pública (Secop) y/o por cualquier otro medio de difusión que considere pertinente.
16. Principio de responsabilidad. Los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato.
17. Marco ético. En los procesos de contratación que se adelanten bajo el régimen de este manual, prevalecerán los compromisos éticos al interior de la institución y en la interacción con terceros.
18. Debido proceso. Todo trámite se surtirá con observancia formal y material de las normas que determinen la ritualidad del proceso, en los términos de la ley y del presente reglamento.
ART. 3º—Ámbito de aplicación. El presente manual de contratación regula y se aplica a la totalidad de los contratos y convenios que celebre el Icetex en calidad de contratante. En las normas que se disponen a continuación se regulará la fase de planeación, las modalidades de selección y la celebración, ejecución y liquidación de los contratos y convenios que celebre el Icetex.
PAR.—(Modificado).* Se exceptúan los contratos que correspondan a crédito educativo, acuerdos interinstitucionales y/o internacionales, convenios de administración de recursos destinados a créditos educativos, y/o ayudas educativas y de cooperación interinstitucional entre entidades con fines educativos, y/o alianzas estratégicas, así como los servicios públicos.
Los contratos que celebre el Icetex con entidades públicas sometidas al estatuto general de contratación de la administración pública, diferentes a las excepciones enunciadas anteriormente, seguirán el régimen que para los contratos interadministrativos contempla dicho estatuto.
*(Nota: Modificado por el Acuerdo 19 de 2014 artículo 1° del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios en el Exterior)
ART. 4º—Regímenes especiales. Los contratos financiados en su totalidad, o en sumas superiores al cincuenta (50%) por ciento del valor total del mismo, con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales, podrán someterse a los reglamentos de tales entidades. En caso contrario, se regirán por las normas establecidas en el presente manual de contratación.
Cuando Icetex sea designado administrador, ejecutor o coejecutor de recursos de la banca multilateral o de cualquier otro organismo externo de carácter financiero o de cooperación, ayuda o asistencia, podrán aplicar en sus procesos de contratación las reglas que le sean impuestas por tales organismos.
ART. 5º—Sujeción a la ley colombiana. Para todos los efectos y para la determinación de la validez del contenido del contrato y los actos a que el Icetex se compromete, así como para la interpretación de todos esos aspectos, se aplicará en lo pertinente la normatividad vigente en la República de Colombia. No obstante, los contratos y convenios que deban ejecutarse fuera del territorio nacional pueden someterse a la ley extranjera correspondiente.
ART. 6º—Competencia para contratar. La competencia para contratar a nombre del Icetex, se encuentra en cabeza del representante legal del Icetex.
El representante legal del Icetex, podrá delegar dicha competencia mediante Resolución que para tal propósito expida; no obstante para todos los efectos, se aplicarán las disposiciones generales contenidas en la Ley 489 de 1998 y demás normas que la modifiquen.
ART. 7º—Publicación de documentos contractuales. El Icetex realizará la publicidad de las actuaciones relacionadas con los procesos contractuales a través de su página web y/o en el sistema electrónico para la contratación pública (Secop).
En los procesos de selección, deberán publicarse como mínimo, los siguientes documentos:
1. Para la modalidad selección pública:
a) Estudio previo;
b) Proyecto de pliegos de condiciones;
c) Observaciones al proyecto de pliegos de condiciones;
d) Respuesta a las observaciones sobre el proyecto de los pliegos de condiciones;
e) Acto administrativo de apertura del proceso;
f) Pliegos de condiciones;
g) Observaciones a los pliegos de condiciones;
h) Respuesta a las observaciones presentadas a los pliegos de condiciones;
i) Adendas, aclaraciones o modificaciones a los pliegos de condiciones;
j) Informe de evaluación;
k) Observaciones al informe de evaluación;
l) Respuesta a las observaciones presentadas al informe de evaluación y a las propuestas presentadas;
m) Acto administrativo que contiene la decisión de la adjudicación o de declaratorio de desierto;
n) Contrato;
o) Adiciones, prórrogas y modificaciones de los contratos.
2. Para la modalidad selección por lista corta.
b) Invitación a cotizar;
c) Pliegos de condiciones;
d) Evaluación;
e) Contrato;
d). Adiciones, prórrogas y modificaciones de los contratos.
3. Para la modalidad contratación directa.
b) Contrato;
c) Adiciones, prórrogas y modificaciones de los contratos.
ART. 8º—Interpretación. El presente manual deberá ser interpretado de manera integral, sistemática y contextual, en concordancia con las normas del derecho privado y público cuando corresponda con las previsiones del presente manual.
ART. 9º—Control ciudadano. Sin importar la modalidad de selección del contratista, el objeto y el valor del contrato, en todas las actuaciones contractuales se propiciará la participación de las veedurías ciudadanas y se garantizará la participación ciudadana de conformidad con lo previsto en la Constitución y la ley.
ART. 10.—Indemnidad. En los contratos que celebre el Icetex se deberá incorporar la cláusula de indemnidad conforme a la legislación vigente, mediante la cual el contratista se obliga a mantener indemne al Icetex de cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del contratista.
ART. 11.—Comité de contratación del Icetex. Con el propósito de definir los lineamientos que regirán la actividad precontractual, contractual y poscontractual se conforma el Comité de Contratación del Icetex que a su vez funcionará como órgano asesor y consultor en los diferentes procesos contractuales que la entidad adelante, el comité de contratación estará integrado por:
1. Un delegado designado por el Presidente, quien lo presidirá.
3. El jefe del área que requiera la contratación o quien haga sus veces.
4. El jefe de la oficina asesora jurídica o quien haga sus veces.
5. El coordinador del grupo de contratación o quien haga sus veces quien actuará como secretario técnico.
6. El vicepresidente financiero o quien haga sus veces, únicamente para los procesos de selección pública e invitación por lista corta.
7. El jefe de la oficina de control interno, con voz pero sin voto.
PAR.—El Presidente del Icetex, podrá designar un delegado adicional a aquel permanente que se encuentra previsto en el comité de contratación del Icetex, cuando lo considere necesario, quien actuará con voz pero sin voto.
De la misma manera el Presidente y/o el comité, podrá invitar o convocar a cualquier otro funcionario o funcionarios quienes tendrán voz pero no voto en el Comité de Contratación del Icetex.
Las calidades y el perfil profesional o técnico de los funcionarios designados o seleccionados para ejercer la función en dicho comité, deberán garantizar al Icetex, la estricta aplicación del deber de selección objetiva.
ART. 12.—Objetivos del comité de contratación. Son objetivos del comité, los siguientes:
1. Propender por la óptima coordinación de las acciones de gestión precontractual, contractual y poscontractual para la cobertura de las necesidades al interior del Icetex, en cumplimiento de sus objetivos misionales, funciones, programas y proyectos.
2. Asesorar al representante legal o a quien este delegue, en la realización de los procesos contractuales y celebración de los diferentes actos jurídicos para el cumplimiento de los fines del Icetex y de las normas que rigen la contratación.
ART. 13.—Funciones del comité de contratación. Son funciones del comité de contratación las siguientes:
1. Revisar y asesorar al representante legal o a sus delegados en relación con los procesos contractuales de selección pública del contratista, invitación por lista corta, contratación directa y subasta, incluida la viabilidad y/o ratificación para celebrar los contratos que correspondan a la financiación de crédito educativo con instituciones de educación superior, acuerdos interinstitucionales y/o internacionales y en general convenios de administración de recursos públicos y/o privados destinados a créditos educativos de educación superior, y/o ayudas educativas y de cooperación interinstitucional entre entidades con fines educativos, y/o alianzas estratégicas, todos estos destinados a la financiación de educación superior, orientándolos sobre los criterios mínimos que deberán seguirse para garantizar la calidad y transparencia de la contratación en general que adelante el Icetex.
2. Formular recomendaciones al representante legal en relación con la adopción de políticas y procedimientos de contratación; la expedición y modificación de disposiciones sobre asuntos contractuales, así como analizar y efectuar recomendaciones sobre los mecanismos de selección y contratación utilizados.
3. Realizar sugerencias, proponer ajustes tendientes a garantizar la eficiencia, eficacia y oportunidad en el trámite de la contratación del Icetex.
4. Revisar y emitir opinión acerca de los posibles proponentes a ser invitados en cada proceso contractual, teniendo en cuenta el directorio de proponentes y/o contratistas de la entidad, la experticia y el conocimiento técnico de cada miembro del comité y el estudio de mercado realizado por el área solicitante. Esto no es aplicable al proceso de selección pública.
5. Solicitar apoyo o concepto de expertos, cuando lo considere conveniente para tal efecto, podrá asesorarse de expertos externos o internos a la entidad, en temas relacionados con los asuntos de su competencia.
6. Analizar las solicitudes de contratación presentadas por las diferentes áreas de la entidad y efectuar las recomendaciones del caso, verificando que las mismas contengan la totalidad de lo requerido en los estudios previos.
7. Revisar y emitir opinión respecto de los pliegos de condiciones que elabora el grupo de contratación con base en los requerimientos, estudios previos, documentos técnicos, etc. que presentan las áreas que requieran la obra, el bien o servicio, así como las adendas que los aclaren o modifiquen, para su publicación.
8. Podrá recomendar la designación de los supervisores quienes ejercerán la vigilancia y control de los contratos u órdenes que suscriba la entidad y efectuar el respectivo seguimiento que dichas labores comprendan, a efectos de garantizar la labor de supervisión y de interventoría. Así mismo, el comité podrá recomendar la designación de la labor de supervisión y/o interventoría en los casos que lo amerite la naturaleza del contrato a través de un comité interdisciplinario de funcionarios.
9. Aprobar y recomendar al representante legal o a quien este delegue las acciones que deban ejecutarse ante el incumplimiento de los contratistas con fundamento en los informes presentados por el interventor o supervisor del contrato, a través del secretario del comité.
10. Evaluar y conceptuar sobre la viabilidad y conveniencia institucional de adiciones, cesiones y suspensiones relacionadas con los contratos que haya recomendado celebrar como resultado de un proceso de selección, previo informe técnico, financiero y de conveniencia del supervisor y/o interventor del contrato.
11. Asistir y participar en las audiencias que se generen dentro del proceso contractual.
12. Analizar, estudiar, verificar y resolver las inquietudes presentadas al proyecto de pliegos de condiciones a fin de consolidar los pliegos de condiciones definitivos, de acuerdo con su competencia funcional.
13. Analizar y proponer cuando sea el caso las modificaciones a los pliegos de condiciones definitivos, a fin de expedir adendas.
14. Analizar y estudiar las observaciones formuladas hasta el cierre del proceso de contratación, así como las respuestas que emitirá la entidad a las mismas, previo proyecto e informe del jefe del área que requirió la contratación o quien haga sus veces.
15. Guardar la debida reserva respecto de los hechos o informaciones que conozca con motivo del ejercicio de sus funciones, sin perjuicio de los deberes y responsabilidades que le corresponden en virtud de las normas que regulan el secreto o la reserva administrativa.
16. Otorgar a todos los proponentes y contratistas igualdad de trato, es decir que no medien diferencias que de acuerdo con las normas vigentes, puedan considerarse para establecer una prelación.
17. Mantener la independencia de criterio, y el deber de selección objetiva determinado en la ley.
18. Deliberar a título de consulta cuando lo requiera el representante legal o su delegado cuando así lo estimen conveniente para tratar asuntos relativos a la actividad contractual de la entidad.
19. Asesorar cuando se aprecien graves irregularidades en la presentación de una oferta, que amenace o entorpezca el proceso de selección que se lleva a cabo, es obligación del comité informar, para dar trámite a la acción que para el efecto corresponda.
20. Velar porque las dependencias que integran la estructura orgánica del Icetex definida en el Decreto 380 del 12 febrero de 2007, presenten en la secretaría general las necesidades de contratación que requieran, una vez se apruebe por la junta directiva el presupuesto anual de la siguiente vigencia. Así mismo, la secretaría general del Icetex, consolidará dicho plan anual de adquisiciones y lo presentará al comité de contratación para su respectiva aprobación.
PAR. 1º—Los procesos contractuales que deba adelantar la entidad que no sobrepasen la mínima cuantía, requerirán únicamente la aprobación de tres (3) miembros del mismo, el jefe de la oficina asesora jurídica, la secretaría general y el jefe del área que requiera el bien, obra o servicio del Icetex, lo cual podrá realizarse de manera virtual.
PAR. 2º—Para que las recomendaciones que realice el comité de contratación tengan fuerza vinculante, de carácter general, deberán ser aceptadas por el presidente del Icetex o en quien delegue la ordenación del gasto. Cada uno de los integrantes del comité de contratación responderá por las recomendaciones emitidas, teniendo en cuenta su formación profesional y las funciones propias de su cargo.
ART. 14.—Sesiones y funcionamiento del comité de contratación. El comité de contratación sesionará y funcionará bajo los siguientes parámetros:
1. Se reunirá de manera ordinaria una vez a la semana, según convocatoria efectuada por la secretaría técnica, y de manera extraordinaria cuando las necesidades del servicio lo requieran o cuando lo estime conveniente quien presida el comité de contratación o por su secretario técnico.
2. Para todas y cada una de las sesiones se deberá tener una agenda u orden del día, que será conformada con los asuntos que deba revisar y aprobar el comité y aquellos que hayan sido puestos a su consideración.
3. El comité de contratación deliberará con la presencia de la mitad más uno de los miembros con derecho a voto. Las decisiones se tomarán por votación unánime de los miembros que integran el comité. Este comité podrá celebrar reuniones presenciales por regla general, sin embargo, se podrán celebrar reuniones no presenciales, siempre que los miembros puedan deliberar y decidir los temas sometidos a su consideración por cualquier medio, que permita dar certeza de su autenticidad. En los procesos de contratación directa, el comité de contratación podrá deliberar con la presencia de por lo menos cuatro (4) de sus miembros con derecho a voto.
4. El día de la sesión se dará lectura de la agenda u orden del día por parte del secretario(a) técnico del comité y los casos sometidos a consideración del comité serán expuestos por el interesado o responsable del mismo absolviendo las dudas e inquietudes que se le formulen. Al término de su intervención los miembros del comité deliberarán sobre el asunto y adoptarán las determinaciones que se estimen oportunas y procedentes.
ART. 15.—Actas del comité de contratación. De las sesiones del Comité de Contratación la Secretaría Técnica dejará constancia en acta la cual contendrá las decisiones o determinaciones adoptadas por el comité. El acta deberá ser levantada durante el desarrollo de la sesión y será suscrita por quien presida el comité y el secretario técnico del comité una vez sea aprobada por todos sus miembros.
Las actas estarán a disposición de cada uno de los miembros, así como de los servidores públicos interesados y reposarán en los archivos de la secretaría técnica y harán parte integral de las mismas, junto con los insumos, las observaciones del comité y todos los soportes documentales presentados para su estudio.
La secretaría técnica elevará actas de las sesiones virtuales, en las cuales constará la fecha en la que se envió el asunto a someter a evaluación y aprobación, la fecha en la que dieron respuesta los miembros del comité, así como las copias de los correos electrónicos donde consten las observaciones presentadas por cada uno de los miembros del comité.
ART. 16.—Funciones del presidente del comité de contratación. Son funciones del presidente del comité de contratación:
1. Presidir las sesiones que realice el comité.
2. Convocar al comité a través de la secretaría técnica a las sesiones extraordinarias cuando sea el caso.
3. Disponer que se realice invitación a los servidores públicos y contratistas del Icetex, diferente a los designados como miembros del comité, cuando a su juicio sea indispensable para la toma de decisiones.
4. Suscribir las actas en las que consten las decisiones adoptadas por el comité de contratación, una vez la secretaría técnica y los miembros del comité hayan aprobado su contenido.
ART. 17.—Secretaría técnica. El comité de contratación contará con un secretario técnico permanente, el cual estará a cargo del coordinador del grupo de contratación del Icetex o quien haga sus veces, quien tendrá voz y voto sin restricción como miembro del comité y ejercerá las funciones que se le asignen.
ART. 18.—Funciones de la secretaría técnica del comité de contratación. Son funciones del secretario del comité de contratación las siguientes:
1. Remitir a los miembros del comité, con una antelación no inferior a dos (2) días a la fecha indicada para cada sesión ordinaria, el correspondiente orden del día, indicando el lugar y hora de la reunión, así como el insumo y los documentos anexos de cada uno de los asuntos a tratar. Igualmente podrá convocar al comité a las sesiones extraordinarias cuando sea necesario.
2. Citar a los miembros del comité por solicitud de quien preside el comité o cuando las necesidades del servicio así lo requieran, a sesiones extraordinarias, anexando el correspondiente orden del día, indicando el lugar, fecha y hora de la reunión, así como el insumo y los documentos anexos de cada uno de los asuntos a tratar.
3. Extender invitación a los servidores públicos de la entidad que tengan relación con los procesos de selección o cuando el concepto de estos sea necesario para la toma de decisiones.
4. Elaborar las actas en cada sesión del comité, las cuales se numerarán consecutivamente con indicación del día, mes y año de la respectiva reunión.
5. Tener la custodia y administrar el archivo de las actas, sus anexos y demás documentos relacionados con el comité.
6. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité.
7. Preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal y a los miembros del comité cada seis (6) meses.
8. Proyectar y someter a consideración del comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de planeación y gestión contractual.
9. Proyectar para firma del representante legal o a quien este delegue, cuando sea el caso, los oficios y actos mediante los cuales se acojan sus recomendaciones en materia de selección de contratistas.
10. Las demás que le asigne el comité.
ART. 19.—Comité evaluador del Icetex. Con el propósito de evaluar las propuestas presentadas en desarrollo de cada proceso de selección del Icetex se conforma el Comité Evaluador del Icetex que estará integrado por:
7. El vicepresidente de crédito y cobranza o quien haga sus veces.
8. El jefe de la oficina de control interno, con voz pero sin voto.
De la misma manera el comité evaluador, podrá invitar o convocar a cualquier otro funcionario o funcionarios quienes tendrán voz pero no voto en el comité.
Las calidades y el perfil profesional o técnico de los funcionarios designados o seleccionados para ejercer la función en dicho comité, deberán garantizar al Icetex, la estricta aplicación del deber de selección objetiva y la correcta evaluación de las ofertas.
ART. 20.—Funciones del comité evaluador. Son funciones del comité las siguientes:
1. Solicitar apoyo o concepto de expertos, cuando lo considere conveniente para tal efecto, podrá asesorarse de expertos externos o internos a la entidad, en temas relacionados con los asuntos de su competencia.
2. Para los casos de selección en los que proceda, y se haya establecido en los pliegos de condiciones y/o en sus respectivas adendas, asistir a las audiencias del proceso, interviniendo en lo que resulte de su competencia.
3. Con base en la presentación e informe de la valoración técnica de las propuestas a evaluar, que realice el Jefe del área que requiera la contratación, el comité deberá analizar y evaluar las ofertas o propuestas presentadas dentro de los procesos de selección pública, invitación por lista corta y contratación directa, quienes podrán solicitar a cada proponente las aclaraciones y documentos que consideren necesarias. Las aclaraciones que rinda el proponente no podrán modificar ni mejorar la propuesta presentada.
4. Responder las observaciones presentadas por los proponentes a los informes de evaluación realizados.
5. Recomendar al presidente del Icetex o a quien este haya delegado la asignación u ordenación del gasto, en el informe de evaluación respectivo, la propuesta y el proponente que de acuerdo a los criterios de selección previamente establecidos y a las necesidades de la entidad, se constituye en el mejor y más conveniente ofrecimiento para esta.
6. Verificar el cumplimiento de todos los aspectos económicos y financieros establecidos en los pliegos de condiciones, así como de los indicadores financieros objeto de evaluación.
7. Guardar la debida reserva respecto de los hechos o informaciones que conozca con motivo del ejercicio de sus funciones, sin perjuicio de los deberes y responsabilidades que le corresponden en virtud de las normas que regulan el secreto o la reserva administrativa.
8. Otorgar a todos los proponentes y contratistas igualdad de trato, es decir que no medien diferencias que de acuerdo con las normas vigentes, puedan considerarse para establecer una prelación.
9. Mantener la independencia de criterio, y el deber de selección objetiva determinado en la ley.
10. Cuando se aprecien graves irregularidades en la presentación de una oferta, que amenace o entorpezca el proceso de selección que se lleva a cabo, es obligación del comité informar, para dar trámite a la acción que para el efecto corresponda.
11. Elaborar el estudio, la evaluación y calificación detallada de las ofertas presentadas, de tal forma que se garantice no sólo el deber de selección objetiva, sino la verificación y revisión de las ofertas a evaluar constatando que estas cumplan con todos y cada uno de los requisitos exigidos en los pliegos de condiciones y en la ley.
12. Suscribir el informe sobre la evaluación realizada, dejando constancia de todas las circunstancias de tiempo, modo y lugar que ocurrieran en el desarrollo de su función evaluadora.
13. De acuerdo con el cronograma del proceso de selección pública del contratista e invitación por lista corta, o en el plazo establecido para tal fin en los demás procesos contractuales, se deben elaborar los estudios técnicos, económicos y jurídicos necesarios para la verificación y evaluación de las propuestas y para solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensables y que puedan realizarse de conformidad con la ley.
14. Verificar que las propuestas que se presenten y se evalúen en los diferentes procesos de selección cumplan con las especificaciones técnicas y particulares de las obras, los bienes y/o servicios a contratar, y que correspondan a las solicitadas y definidas en los pliegos de condiciones e invitaciones.
15. Dar respuesta a las observaciones sobre el informe de evaluación que presenten los proponentes, así como la verificación de los requisitos habilitantes que subsanen los mismos, dando estricta aplicación a la ley y a los pliegos de condiciones.
16. Verificar que los valores propuestos incluyan los impuestos de ley si a estos hubiere lugar.
PAR. 1º—En los procesos de contratación directa, de invitación por lista corta y de selección pública, la apertura de las propuestas se realizará ante la presencia de: (i) Un delegado de la oficina de control interno; (ii) El abogado del grupo de contratación responsable del proceso; (iii) Un delegado del área o dependencia que requirió la contratación; y, (iv) Un delegado del grupo de correspondencia. En el acto de apertura se dejará constancia y relación de las propuestas recibidas dentro del término otorgado y se procederá a foliarlas en su totalidad. A partir de ese momento la custodia quedará a cargo del área que requirió la contratación, quien procederá a elaborar la presentación del informe de la valoración técnica de las propuestas a evaluar, a ser expuesto ante el comité evaluador.
ART. 21.—Sesiones y funcionamiento del comité evaluador. El comité sesionará y funcionará bajo los siguientes parámetros:
1. Se reunirá cuando el jefe del área solicitante de la contratación, comunique al secretario técnico del comité o quien haga sus veces, que se ha elaborado el informe previo de evaluación técnica de las propuestas presentadas, para ser sometido a consideración del comité evaluador.
3. El comité evaluador deliberará con la presencia de la mitad más uno de los miembros con derecho a voto. Las decisiones se tomarán por votación unánime de los miembros que integran el comité. En los procesos de contratación directa el comité podrá deliberar con la presencia de por lo menos cuatro (4) de sus miembros con derecho a voto.
ART. 22.—Informe del comité evaluador. De las sesiones del comité evaluador elaborarán informe de evaluación el cual contendrá la totalidad de lo estudiado y evaluado por el comité. El informe de evaluación deberá ser suscrito por la totalidad de los miembros del comité.
ART. 23.—Plan anual de adquisiciones. El Icetex tendrá anualmente su plan de adquisiciones.
Corresponde a la secretaría general del Icetex velar porque las dependencias que integran la estructura orgánica del Icetex definida en el Decreto 380 del 12 febrero de 2007, presenten las necesidades de contratación que requieran, una vez se apruebe por la junta directiva de la entidad el presupuesto anual de la siguiente vigencia. La secretaría general consolidará el plan anual de adquisiciones y lo presentará ante el comité de contratación para su evaluación, con el fin que sea aprobado por el presidente del mismo.
Para elaborar los planes, las referidas dependencias que integran la estructura orgánica del Icetex definida en el Decreto 380 del 12 febrero de 2007, deberán tener en cuenta precios de lista al público, precios del mercado, elaborando el correspondiente estudio de mercado, mediante mínimo tres (3) cotizaciones en los casos en que exista pluralidad de proveedores. Para el caso de contratos de prestación de servicios profesionales se hará a través de contratos anteriores celebrados por el Icetex u otras entidades con objeto similar y deberá estar justificado técnicamente, por el área que requiera satisfacer la necesidad.
Cualquier modificación o adición al plan anual de adquisiciones deberá ser presentada y justificada por la dependencia pertinente ante la secretaría general, quien previa aprobación del comité de contratación la incluirá en dicho plan.
PAR.—El cumplimiento del principio de planeación contractual, así como de la etapa precontractual del proceso de contratación, entendida como el aprestamiento administrativo y logístico para la consecución de los documentos previos de índole legal, presupuestal y técnico; la estructuración de los estudios de mercado, de precios y técnicos y del estudio previo, así como los soportes presentados son de responsabilidad y competencia, de los Jefes de áreas que generen la necesidad de contratación.
La planeación contractual inicia con la presentación de un proyecto y/o iniciativa que apunte al cumplimiento del plan de acción del Icetex y por lo tanto, cada proceso de contratación debe generarse de dicho plan y/o iniciativa.
ART. 24.—Estructuración y análisis previo a la presentación del estudio previo. El área que requiera la necesidad de adelantar el proceso de contratación deberá tener en cuenta para la estructuración del estudio previo los siguientes aspectos:
1. Estructurar las especificaciones técnicas del contrato, las cuales deberán estar en los pliegos de condiciones cuando se trate de procesos de contratación de invitación por lista corta o de selección pública o en las invitaciones a contratar en los procesos de contratación directa.
2. Cuando se pretenda adelantar contrataciones donde no haya pluralidad de oferentes, el área solicitante deberá aportar las certificaciones de exclusividad correspondientes sobre el bien o servicio.
3. Debe, según el caso, prever dentro del plazo de ejecución del contrato, de acuerdo con su objeto o naturaleza, el tiempo previsto para la obtención de licencias o permisos, y para la debida ejecución, y finalización del contrato. Cuando así se requiera, asimismo deberá preverse el proceso de empalme con el objeto de garantizar la continuidad en la prestación del servicio o suministro.
4. Estructurar en detalle el presupuesto del contrato que soporte el valor estimado del mismo.
ART. 25.—Estudios previos. Los estudios previos que se elaboren para la celebración de contratos deben contener como mínimo lo siguiente:
1. Indicar el nombre del proyecto y/o la iniciativa de acuerdo con el plan de acción de la entidad.
2. Justificación de la necesidad, conveniencia y oportunidad del contrato a celebrar e indicar los antecedentes de contratación sobre el mismo tema aunque con diferentes productos y/o actualizaciones de los mismos.
3. El objeto y actividades a realizar.
4. El Valor estimado del contrato indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación, las actividades, elementos, servicios que lo componen y discriminando los impuestos de acuerdo con el objeto a contratar.
5. Cuando se trate de contrato de consultoría para persona natural o jurídica o contrato de prestación de servicios profesionales, se deben incluir los requisitos de idoneidad exigidos para ejecutar el contrato así como la experiencia específica que debe cumplir el contratista; así mismo, se debe señalar en el estudio previo los contratos de objeto similar consultados para establecer el valor estimado de la consultoría o la prestación del servicio.
6. Cuando el valor del contrato se base en cantidades de obra y precios unitarios, este detalle debe estar incluido en el estudio previo.
7. Forma de pago, plazo y lugar de ejecución.
8. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.
9. Especificaciones del bien, obra o servicio requerido y cantidades, en caso de requerirse.
10. Condiciones de entrega del bien, agua o servicio requerido.
11. Requisitos de experiencia técnica especial o específica que se requiere en caso de ser necesario.
12. Los productos y/o entregables del bien, obra o servicio.
13. La justificación que permita la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.
14. El análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del contrato.
15. Las demás propias de la naturaleza del objeto.
PAR. 1º—El contenido de los estudios y documentos previos podrá ser ajustado por el Icetex antes de la apertura del proceso. En caso de que la modificación de los elementos mínimos señalados en el presente artículo implique cambios fundamentales en los mismos, la entidad, con fundamento en lo establecido en el artículo 93 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y en aras de proteger el interés público o social, podrá revocar el acto administrativo de apertura.
PAR. 2º—Cuando el objeto de la contratación involucre diseño y construcción, la entidad deberá poner a disposición de los oferentes, además de los elementos mínimos a los que hace referencia el presente artículo, todos los documentos técnicos disponibles para el desarrollo del proyecto.
ART. 26.—Reglas de subsanabilidad. En los procesos de selección de contratistas primará lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia no podrá rechazarse una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad en el pliego de condiciones.
Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por el Icetex en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, sin que tal previsión haga nugatorio el principio contemplado en el inciso anterior.
Sin perjuicio de lo anterior, será rechazada la oferta del proponente que dentro del término previsto en el pliego o en la solicitud, no responda al requerimiento que le haga la entidad para subsanarla.
En ningún caso la entidad podrá señalar taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones, ni permitir que se subsane la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso, así como tampoco que se adicione o mejore el contenido de la oferta.
ART. 27.—Oferta con valor artificialmente bajo. Cuando de conformidad con la información a su alcance la entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Analizadas las explicaciones, el comité evaluador, recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones.
Procederá la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de selección, cuando el valor de la misma responde a circunstancias objetivas del proponente y su oferta, que no ponen en riesgo el proceso, ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales en caso de que se adjudique el contrato a dicho proponente.
ART. 28.—Pliegos de condiciones. La secretaría general a través del grupo de contratación o quien haga sus veces elaborará los pliegos de condiciones que incluirán, además de lo contemplado en el estudio previo, lo siguiente:
a) La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, definiendo reglas que no induzcan a error a los proponentes y contratistas;
b) Método de selección del contratista y los criterios para su escogencia;
c) Requisitos para participar, entre los cuales se deberá incluir capacidad jurídica, capacidad administrativa y financiera y experiencia;
d) Criterios de evaluación, de selección técnica y económica y criterios de desempate;
e) Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso;
f) Documentos que deberán presentarse con la propuesta;
g) Minuta de contrato;
h) Cuando sea el caso, garantía bancaria, póliza de seguros u otro tipo de garantía que se exigirá;
i) Certificado de disponibilidad presupuestal;
j) Fecha para la recepción de la propuesta y mecanismo de recepción de la misma;
k) Cronograma hasta la suscripción del contrato.
PAR. 1º—No se requiere de pliego de condiciones cuando se seleccione al contratista bajo alguna de las causales de contratación directa y de mínima cuantía; sin embargo, deben existir las condiciones técnicas mínimas del objeto a contratar y los requisitos de participación y/o de evaluación.
PAR. 2º—Para el cumplimiento de los requisitos sobre capacidad jurídica y condiciones de experiencia, capacidad financiera, multas y de organización de los proponentes, a los que referencia los literales b y c, el Icetex podrá tener en cuenta la certificación que de tales requisitos realicen las cámaras de comercio, especialmente el registro único de proponentes.
PAR. 3º—Disposición del pliego para consulta y/o retiro. Los pliegos de condiciones serán puestos a disposición para consulta en la secretaría general del Icetex, así mismo, podrá accederse a ellos a través de la página web de la entidad y/o en el sistema electrónico para la contratación pública (Secop).
ART. 29.—De las garantías. La modalidad, los amparos, el valor asegurado y la vigencia de las garantías y/o seguros para la celebración de un contrato, se determinarán teniendo en cuenta la naturaleza del mismo, su objeto, los riesgos que se deban cubrir y/o la forma de ejecución de las prestaciones a cargo de cada una de las partes.
La garantía deberá estar vigente hasta la liquidación del contrato y la prolongación de sus efectos. Podrá descartarse el uso de las garantías en los contratos de mínima cuantía y en los contratos interadministrativos. La póliza de garantía debe ser expedida en formato único a favor de entidades estatales.
La garantía única debe pactarse, por regla general, en los contratos que celebre el Icetex y será establecida bajo las siguientes condiciones mínimas:
1. Seriedad del ofrecimiento. El valor de esta garantía no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del monto de las propuestas o del presupuesto estimado, según se establezca en los pliegos de condiciones y su vigencia se extenderá desde el momento de la presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual.
La no presentación de la garantía de seriedad de forma simultánea con la oferta, será causal de rechazo de esta última.
2. Buen manejo y correcta inversión del anticipo. El valor de esta garantía deberá ser equivalente al ciento por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de anticipo, en dinero o en especie, para la ejecución del contrato y su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato.
3. Pago anticipado. El valor de esta garantía deberá ser equivalente al ciento por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de pago anticipado, en dinero o en especie y su vigencia se extenderá hasta la liquidación del contrato.
4. Cumplimiento. El valor de esta garantía será como mínimo equivalente al monto de la cláusula penal pecuniaria, y en todo caso, no podrá ser inferior al diez por ciento (10%) del valor total del contrato. El contratista deberá otorgarla con una vigencia igual al plazo del contrato garantizado más el plazo contractual previsto para la liquidación de aquel. En caso de no haberse convenido por las partes término para la liquidación del contrato, la garantía deberá mantenerse vigente por el término legal previsto para ese efecto.
5. Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. El valor de esta garantía no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y deberá extenderse por el plazo del contrato y tres años más.
6. Estabilidad y calidad de la obra. El valor de esta garantía se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato. La vigencia no será inferior a cinco (5) años, salvo que la entidad contratante justifique técnicamente la necesidad de una vigencia inferior.
7. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados. El valor de estas garantías se determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato, en todo caso no será mayor al 35% del valor total del contrato. Su vigencia deberá establecerse con sujeción a los términos del contrato, y deberá cubrir por lo menos el lapso en que de acuerdo con la legislación civil o comercial, el contratista debe responder por la garantía mínima presunta.
8. Calidad del servicio. El valor y la vigencia de estas garantías se determinarán en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato.
9. Responsabilidad extracontractual. El valor asegurado en las pólizas que amparan la responsabilidad extracontractual que se pudiera llegar a atribuir al Icetex con ocasión de las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas, no podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor del contrato, y en ningún caso inferior a doscientos salarios mínimos mensuales legales vigentes (200 smlmv) al momento de la expedición de la póliza. La vigencia de esta garantía se otorgará por todo el período de ejecución del contrato.
En el evento en que se deban amparar otros riesgos, la suficiencia de la garantía deberá fijarse por la entidad contratante, teniendo en cuenta el objeto del contrato y la naturaleza de tales riesgos.
PAR.—Para la ejecución de los contratos de interventoría es obligatoria la constitución y aprobación de la garantía de cumplimiento hasta por el mismo término de la garantía de estabilidad del contrato principal.
ART. 30.—Para el desarrollo de sus fines y garantizar el cumplimiento de su misión, el Icetex podrá celebrar todo tipo de contratos previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o los contratos innominados derivados del ejercicio de la autonomía de la voluntad, y todos aquellos expresamente regulados en la ley, contratos con personas naturales o jurídicas de derecho público o privado; nacionales o extranjeras, para crear, modificar o extinguir obligaciones.
En el Icetex los contratos se clasifican así:
1. Comunicación de aceptación: aplica para contratos cuya cuantía sea hasta los treinta (30) salarios mínimos legales vigentes.
2. Órdenes contractuales: están diseñadas para la contratación de bienes y/o servicios, con cuantía superior a treinta (30) salarios mínimos legales mensuales vigentes e inferior a cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
3. Contratos: son aquellos con cuantía superior a 100 salarios mínimos legales mensuales vigentes (smlmv), los de cuantía indeterminada y los que por su naturaleza requieren tramitarse conforme a lo establecido en el presente capítulo y previa recomendación del Comité de Contratación del Icetex.
4.(Nota: Adicionado por el Acuerdo 19 de 2014 artículo 2° del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios en el Exterior)
5. (Nota: Adicionado por el Acuerdo 19 de 2014 artículo 2° del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios en el Exterior)
ART. 31.—Etapas del proceso de contratación. El proceso de contratación en el Icetex se desarrollará en cuatro (4) etapas, que se detallan así:
1. Preparatoria: en esta etapa se realiza la planeación del contrato a celebrar por la entidad y por tanto, se concentra en la planificación y el análisis de conveniencia y oportunidad de la contratación, los estudios de mercado y en la determinación de los riesgos previsibles; constituye la base sustancial de cualquier procedimiento de escogencia de contratista la cual debe adelantar para cualquier clase de contrato. El producto de esta etapa debe finalizar con los estudios de conveniencia y oportunidad denominados estudios previos y con la determinación de los riesgos previsibles en las modalidades de selección que se detallan más adelante.
2. Precontractual: define los trámites que debe realizar la administración dependiendo de la clase de contrato a realizar, desde la publicación de prepliegos de condiciones y/o la apertura del proceso de selección hasta la adjudicación o declaratoria de desierta del proceso contractual.
3. Contractual: es el periodo comprendido entre la suscripción del contrato, el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato y el vencimiento del plazo para el cumplimiento de las obligaciones estipuladas en el contrato.
4. Liquidación: etapa que se inicia al vencimiento del plazo de ejecución de las obligaciones pactadas en el contrato y el lapso previsto para su liquidación de conformidad con lo previsto en el presente manual. Precisa el procedimiento para la elaboración y suscripción de actas de liquidación de los contratos, con el fin de culminar el proceso de contratación y el establecimiento y seguimiento de obligaciones poscontractuales.
ART. 32.—Reglas de participación. Se establecerán los requisitos jurídicos, técnicos, financieros y económicos que los proponentes deberán cumplir para que su oferta pueda ser aceptada. Tales requisitos deberán ser adecuados y proporcionales a la naturaleza del contrato a suscribir. En todos los casos las reglas de participación establecerán como requisitos mínimos para la presentación de las ofertas, la acreditación de experiencia en la ejecución de contratos de iguales o superiores características a las del objeto a contratar, en los aspectos establecidos en las reglas de participación.
PAR.—(Modificado).* El Icetex podrá modificar las reglas de participación mediante adenda. La entidad podrá expedir adendas hasta el día hábil anterior al vencimiento del plazo para presentar ofertas, salvo en los procesos de selección pública cuya publicación debe hacerse con tres (3) días de anticipación al plazo previsto para presentar ofertas. La publicación de estas adendas así como de todos los demás documentos que se expidan con ocasión del proceso de selección solo se podrán realizar en días hábiles y horarios laborales, entre las 7:00 a.m. y las 7:00 p.m.
*(Nota: Modificado por el Acuerdo 19 de 2014 artículo 3° del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios en el Exterior)
ART. 33.—Requisitos comunes a los procesos de selección.
1. Plan de compras y plan de contratación (conjuntamente plan anual de adquisiciones). Describe la programación de adquisición de bienes, obras y/o servicios, requeridos para el logro de los objetivos y metas institucionales, para el buen funcionamiento del Icetex durante la vigencia fiscal, el cual debe estar alineado de acuerdo al presupuesto de compras de la misma anualidad.
De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 380 de 2007, a la secretaría general le corresponde la preparación y la planeación de la contratación de la entidad.
2. Estudios y documentos previos. Constituyen un requisito común a todas las formas de selección de contratistas y estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte a la elaboración del proyecto de pliego de condiciones de manera que los interesados puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por el Icetex, así como la distribución de riesgos que la entidad propone. Igualmente, deben hacer parte de los mismos, los estudios de mercado elaborados por el área que genera la necesidad.
Los documentos de solicitud de proceso contractual y estudios previos deberán ser elaborados por el área o dependencia interesada en la contratación y contará con el visto bueno del comité de contratación y del representante legal o por quien este delegue. Deberá contener como mínimo lo establecido en el artículo 25. Los elementos mínimos enlistados, se complementarán con los exigidos de manera puntual en las diversas modalidades de selección.
El Icetex podrá modificar y/o ajustar los estudios previos con anterioridad a la apertura del proceso de selección siempre y cuando se trate de modificaciones y/o ajustes en el monto que no altere la variable de su estimación o de cambios en elementos no esenciales al contrato a celebrar.
3. Los contratos que celebre el Icetex, deben constar siempre por escrito y no requerirán ser elevados a escritura pública, con excepción de aquellos que impliquen mutación del dominio o imposición de gravámenes y servidumbres sobre bienes inmuebles y en general aquellos que conforme a las normas legales vigentes deban cumplir con dicha formalidad.
ART. 34.—Prohibición de contratar. En desarrollo del artículo 209 de la Constitución Política no podrán contratar con el Icetex aquellas personas que estén incursas en causales constitucionales y legales de inhabilidad o incompatibilidad y aquellas que incurran en conflicto de intereses.
ART. 35.—Directorio de contratistas. El Icetex conformará y actualizará un directorio interno de contratistas, el cual podrá servir de base para contratar directamente, o para la conformación de las listas cortas que requiera el Icetex, según sea el caso; cualquier persona podrá ser inscrita en el directorio de contratistas del Icetex. El Icetex podrá invitar a contratar a personas no inscritas en dicho directorio.
La secretaría general del Icetex diseñará e implementará el formulario para inscribirse en este directorio, teniendo en consideración las condiciones que deberán acreditar los interesados, conforme las necesidades y requerimientos del Icetex.
ART. 36.—(Modificado).* Formas de selección del contratista. El Icetex seleccionará a sus contratistas a través de los siguientes mecanismos: selección pública del contratista, invitación por lista corta, contratación directa, mínima cuantía y subasta inversa.
*(Nota: Modificado por el Acuerdo 19 de 2014 artículo 4° del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios en el Exterior)
ART. 37.—Selección pública del contratista. Para celebrar contratos cuya cuantía sea igual o superior a mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (1000 smlmv), el Icetex seleccionará al contratista mediante un procedimiento de selección pública de contratista en el que se observarán las siguientes reglas:
a) Se publicará el proyecto de pliegos de condiciones;
b) Una vez publicado el proyecto de pliegos de condiciones los interesados podrán presentar observaciones al mismo a través de los medios que se establezcan en dicho proyecto de pliegos, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su publicación;
c) El pliego de condiciones definitivo podrá incluir los temas planteados en las observaciones, siempre que se estimen relevantes, para lo cual el Icetex lo publicará en la página del Icetex;
d) El proceso de selección pública iniciará con la publicación del acto de apertura en la página web del Icetex y/o en el sistema electrónico para la contratación pública (Secop) junto con los pliegos de condiciones definitivos;
e) Cualquier persona podrá presentar observaciones a los pliegos de condiciones. Estas observaciones podrán ser presentadas hasta cinco (5) días calendario antes de la fecha señalada para la recepción de las propuestas;
f) El Icetex dará contestación a las observaciones recibidas mediante publicación en su página web, hasta tres (3) días hábiles anteriores de la fecha de cierre. Las áreas o dependencias técnicas que se requieran según cada caso, serán las encargadas de sustentar las correspondientes respuestas a las observaciones formuladas por los interesados en el proceso contractual. En el mismo término, el Icetex podrá modificar los pliegos de condiciones mediante adenda publicada en su página web y/o en el sistema electrónico para la contratación pública (Secop);
g) Después de la fecha de cierre, y teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 y siguientes sobre el comité de contratación y el comité evaluador, el Icetex publicará en la página web y/o en el sistema electrónico para la contratación pública (Secop) los informes de evaluación de los aspectos técnicos y económicos de las propuestas presentadas, por un término de tres (3) días hábiles para que los oferentes, durante dicho término, presenten sus observaciones por escrito en la secretaría general del Icetex;
h) Los proponentes, cuyas propuestas hayan sido objeto de observaciones, podrán contestar tales observaciones en un plazo de dos (2) días calendario contados a partir de la publicación en el Secop y/o en la página web del Icetex de la respectiva observación. Los proponentes no podrán adicionar ni modificar sus propuestas;
i) El Icetex expedirá el informe final, que incluirá un pronunciamiento sobre las observaciones planteadas a las propuestas y las respuestas a ellas y la decisión sobre la adjudicación;
j) Acto de adjudicación o de declaratoria desierta, lo cual podrá realizarse en audiencia.
PAR. 1º—Cuando se requiera contratar la adquisición de bienes muebles o suministro de los mismos por el procedimiento de selección pública, el Icetex podrá, además de la publicación en la página web y/o en el sistema electrónico para la contratación pública (Secop), formular invitaciones a proveedores o distribuidores mayoristas, la cual no será limitante para la participación de otros oferentes, para garantizar la concurrencia de oferentes en sus procesos y la calidad de los productos.
PAR. 2º—En caso de no lograrse la adjudicación, la entidad declarará desierto el proceso mediante acto administrativo que se publicará en el Secop y/o la página web de la entidad.
PAR. 3º—En caso de declararse desierto el proceso de selección pública, la entidad podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto.
Si el proponente, sin justa causa, se abstuviere de suscribir el contrato adjudicado quedará inhabilitado para contratar con el Estado por un término de cinco (5) años, para lo cual se deberá seguir el procedimiento establecido en la ley para el efecto, de conformidad con lo señalado en el numeral 1º del artículo 8º de la Ley 80 de 1993 y en sus decretos reglamentarios.
PAR. 4º—(Modificado).* La selección del contrato de consultoría entendidos como aquellos que celebre la entidad referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión y aquellos que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos, así como el proceso de selección del intermediario de seguros, deberá realizarse a través de la modalidad de selección pública del contratista, señalado en el presente artículo.
*(Nota: Modificado por el Acuerdo 19 de 2014 artículo 5° del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios en el Exterior)
ART. 38.—Invitación por lista corta. Para los contratos cuya cuantía sea igual o superior a cuatrocientos salarios mínimos legales mensuales vigentes (400 smlmv) e inferior a mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (1000 smlmv), el Icetex seleccionará al contratista a partir de tres invitaciones, cuando menos, que deben ser presentadas de conformidad con los respectivos pliegos de condiciones.
La invitación para formular una propuesta será por escrito y deberá contener la información sobre la dirección en Internet donde podrán consultarse los pliegos de condiciones. Los invitados podrán formular observaciones a los mismos en el término que se determine en cada caso. El Icetex podrá modificar los pliegos de condiciones mediante adenda publicada en su página web y/o en el sistema electrónico para la contratación pública (Secop) hasta el día hábil anterior al cierre del proceso.
El Icetex publicará en su página web y/o en el sistema electrónico para la contratación pública (Secop), el informe de evaluación del cual dará traslado a los proponentes por un término de un día y publicará la decisión sobre la adjudicación.
PAR. 1º—En caso de no lograrse la adjudicación, la entidad declarará desierto el proceso mediante comunicación escrita que se publicará en la página web de la entidad y/o en el sistema electrónico para la contratación pública (Secop).
En caso de declararse desierto el proceso de invitación por lista corta, la entidad podrá iniciarlo de nuevo. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto.
PAR. 2º—Si el proponente, sin justa causa, se abstuviere de suscribir el contrato adjudicado quedará inhabilitado para contratar con el Estado por un término de cinco (5) años, para lo cual se deberá seguir el procedimiento establecido en la ley para el efecto.
ART. 39.—(Modificado).* Contratación directa. El Icetex podrá contratar directamente, teniendo en cuenta las condiciones y precios del mercado, mediante solicitud mínima de tres (3) cotizaciones cuando la cuantía del contrato sea inferior a cuatrocientos (400) salarios mínimos legales mensuales.
Así mismo, el Icetex, podrá contratar directamente, mediante solicitud de una sola cotización:
a) Cuando no exista pluralidad de oferentes;
b) Cuando se trate de contratos de prestación de servicios profesionales o consultorías de personas naturales;
c) Cuando se trate de urgencia extrema o manifiesta, que no permita llevar a cabo los procesos de selección establecidos en el presente manual. La urgencia de la contratación debe ser justificada y certificada por el representante legal del Icetex;
d) Cuando se trate de la enajenación de bienes del Icetex;
e) Cuando se trate de la compra o arriendo de bienes inmuebles para el Icetex;
f) Directamente con un proveedor extranjero cuando los bienes o servicios no puedan ser ofrecidos por ningún proveedor nacional;
g) Directamente con un proveedor extranjero aun cuando este cuente con representante o distribuidor autorizado en Colombia, solamente en aquellos casos en que el solicitante justifique que el beneficio técnico y económico de la adquisición directa es superior al ofrecido por el representante o distribuidor domiciliado en Colombia.
Al contratar directamente, el Icetex dejará constancia escrita de los criterios con base en los cuales se llevó a cabo la selección del contratista escogido.
PAR. 1º—En caso de no lograrse la adjudicación, la entidad declarará desierto el proceso mediante comunicación escrita.
En caso de declararse desierto el proceso de contratación directa, la entidad podrá iniciarlo de nuevo. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto.
*(Nota: Modificado por el Acuerdo 19 de 2014 artículo 6° del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios en el Exterior)
ART. 40.—(Modificado).* Contratación mínima cuantía. Cuando el valor de la contratación sea igual o menor a treinta (30) salarios mínimos legales mensuales vigentes, el Icetex podrá contratar tomando como única consideración las condiciones del mercado, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas.
Cuando el Icetex adquiera bienes o servicios en establecimientos que correspondan a la definición de “gran almacén” señalada por la Superintendencia de Industria y Comercio, se presume que ha adquirido a precios de mercado.
Mediante la comunicación de aceptación de la oferta, la entidad manifestará la aceptación expresa e incondicional de la misma, los datos de contacto de la entidad y del supervisor o interventor designado. Con la publicación de la comunicación de aceptación en la página web de la entidad el proponente seleccionado quedará informado de la aceptación de su oferta.
En caso de no lograrse la adjudicación, la entidad declarará desierto el proceso mediante comunicación escrita que se publicará en la página web de la entidad y/o en el sistema electrónico para la contratación pública (Secop).
En caso de no lograrse su adjudicación, la entidad podrá iniciarlo de nuevo.
(Nota: Modificado por el Acuerdo 19 de 2014 artículo 7° del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios en el Exterior)
*(Nota: Modificado por el Acuerdo 32 de 2015 artículo 1° del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios en el Exterior)
ART. 41.—Subastas. Definición de subasta inversa para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. Una subasta inversa es una puja dinámica efectuada presencial o electrónicamente, mediante la reducción sucesiva de precios durante un tiempo determinado, de conformidad con lo establecido en los pliegos de condiciones y en las reglas previstas a continuación:
1. Aplicación de la subasta inversa en la contratación de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. En las subastas inversas para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, se tendrá como único criterio de evaluación el precio. En caso de que estos bienes o servicios estén sometidos a situaciones de control de precios mínimos, la entidad deberá valorar la factibilidad de llevar a cabo una subasta inversa, o aplicar la modalidad de selección que corresponda.
Las subastas podrán tener lugar por ítems o por lotes, entendidos estos como un conjunto de bienes agrupados con el fin de ser adquiridos como un todo, cuya naturaleza individual corresponde a la de aquellos de características técnicas uniformes y de común utilización.
El resultado de la subasta se presentará a consideración del comité, a efecto de que el mismo formule la recomendación pertinente a quien corresponda.
PAR.—El Icetex, podrá abstenerse de exigir garantía de seriedad de la oferta, para participar en procesos de subasta inversa para la adquisición de los bienes y servicios a los que se refiere el presente artículo.
Si el proponente, sin justa causa, se abstuviere de suscribir el contrato adjudicado quedará inhabilitado para contratar con el Estado por un término de cinco (5) años.
2. Estudios previos para la subasta inversa. Como parte del contenido de los estudios y documentos previos del presente acuerdo, cada bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización a ser adquirido mediante subasta inversa, tendrá una ficha técnica que incluirá sus características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad cuya elaboración será responsabilidad de cada entidad.
Las fichas técnicas deberán contener, como mínimo:
a) Denominación de bien o servicio;
b) Denominación técnica del bien o servicio;
3. Contenido de la propuesta inicial. En el momento señalado en el pliego de condiciones, los proponentes presentarán una propuesta completa, incluyendo la información sobre la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes y una propuesta inicial de precio, la cual solo será abierta al momento de inicio de la puja. En caso de que el proponente no haga nuevas posturas de precio durante el certamen, dicho precio inicial se considerará su propuesta final.
4. Verificación de los requisitos habilitantes. Para que una subasta pueda llevarse a cabo en los términos del presente artículo deberán resultar habilitados para presentar lances de precios por lo menos dos (2) proponentes.
El resultado de la verificación de los requisitos habilitantes se publicará en la página web de la entidad. En dicho informe se señalarán los proponentes que no se consideran habilitados y a los cuales se les concederá un plazo para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de documentos habilitantes, so pena del rechazo definitivo de sus propuestas. Luego de verificados y subsanados los requisitos habilitantes, si a ello hubiere lugar, las entidades procederán a llevar a cabo la subasta dentro de los plazos fijados en los pliegos de condiciones.
Si no se presentara ningún proponente para participar en la subasta, la entidad ampliará el plazo para la presentación de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio, por el término indicado en los pliegos de condiciones, el cual en ningún caso podrá ser mayor de la mitad del inicialmente previsto. Si en este evento no se presentara ningún proponente, la entidad declarará desierto el proceso de selección.
PAR. 1º—Según se disponga en los pliegos de condiciones y a efecto del ajuste de la oferta a que se refiere el presente artículo, la entidad invitará al proponente habilitado a una negociación en la que, en aplicación de los principios de economía y transparencia, obtenga un menor precio de la oferta inicialmente presentada por parte del único habilitado, cuyo rango de mejora no podrá ser inferior al descuento mínimo indicado en el pliego.
Si fracasara la negociación, la entidad declarará desierto el proceso contractual, caso en el cual podrá reiniciarlo nuevamente en los términos previstos para este proceso de selección en el presente artículo. En este caso, si se hubiere solicitado garantía de seriedad de los ofrecimientos, la misma no se hará efectiva por parte de la entidad ni podrá ser utilizada en la negociación para obtener acuerdo alguno.
PAR. 2º—En caso de declararse desierto el proceso de subasta regulado en el presente artículo, la entidad podrá iniciarlo de nuevo, prescindiendo de la publicación del proyecto de pliego de condiciones. De ser necesario se modificarán los elementos de la futura contratación que hayan sido determinantes en la declaratoria de desierta, sin que en ningún caso se cambie el objeto de la contratación, sin perjuicio de ajustes en las cantidades y el presupuesto.
5. Modalidades de subasta inversa. La subasta inversa podrá tener una de las siguientes modalidades:
a) Subasta inversa electrónica, caso en el cual la misma tendrá lugar en línea a través del uso de recursos tecnológicos;
b) Subasta inversa presencial, caso en el cual los lances de presentación de las propuestas durante esta se harán con la presencia física de los proponentes y por escrito.
PAR.—En desarrollo de la adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes o de común utilización a través de subastas inversas, la entidad usará la modalidad electrónica, salvo que la entidad certifique que no cuentan con la infraestructura tecnológica para ello, caso en el cual podrán llevar a cabo los procedimientos de subasta de manera presencial.
6. Márgenes mínimos de mejora de ofertas. Los pliegos de condiciones determinarán márgenes mínimos de mejora de ofertas por debajo de los cuales los lances no serán aceptables.
En la subasta presencial solo serán válidos los lances que, observando el margen mínimo, mejoren el precio de arranque si se trata del primer lance, o el menor lance de la ronda anterior en lo sucesivo. En la subasta electrónica, los lances serán válidos si superan el margen mínimo de mejora en relación con el precio de arranque si se trata del primer lance, o el último lance válido ocurrido durante la subasta en lo sucesivo.
7. Procedimiento de subasta inversa presencial. Antes de iniciar la subasta, a los proponentes se les distribuirán sobres y formularios para la presentación de sus lances. En dichos formularios se deberá consignar únicamente el precio ofertado por el proponente o la expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de precios.
La subasta inversa presencial se desarrollará en audiencia pública bajo las siguientes reglas:
a) La entidad abrirá los sobres con las ofertas iniciales de precio y comunicará a los participantes en la audiencia, únicamente, cuál fue la menor de ellas;
b) La entidad otorgará a los proponentes un término común señalado en los pliegos de condiciones para hacer un lance que mejore la menor de las ofertas iniciales de precio a que se refiere el literal anterior;
c) Los proponentes harán sus lances utilizando los sobres y los formularios suministrados;
e) La entidad registrará los lances válidos y los ordenará descendentemente. Con base en este orden, dará a conocer únicamente el menor precio ofertado;
f) Los proponentes que presentaron un lance no válido no podrán en lo sucesivo seguir presentando lances, y se tomará como su oferta definitiva al último válido;
g) La entidad repetirá el procedimiento descrito en los anteriores literales, en tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior;
h) Una vez adjudicado el contrato, la entidad hará público el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes.
PAR.—Cuando no haya más lances de mejora de precio y exista empate, se adjudicará el contrato al que presentó la menor propuesta inicial. De persistir el empate, se desempatará por medio de sorteo.
8. Autenticidad e integridad de los mensajes de datos en el curso de una subasta electrónica. En las subastas inversas electrónicas se deberá garantizar y otorgar plena seguridad sobre el origen e identidad del emisor del mensaje de datos y sobre su integridad y contenido, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y según lo señalado en el pliego de condiciones.
ART. 42.—Contratos de cupo fijo. Cuando se trate de la adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, el Icetex podrá suscribir un contrato por un cupo de hasta el ciento por ciento (100%) de la apropiación destinada para cubrir la necesidad del respectivo año, en el cual los pagos se realizarán solo en la medida en que el contratista entregue los bienes y servicios, por solicitud del Icetex. Dichos contratos podrán celebrarse independientemente de la forma de selección del contratista. En estos contratos el Icetex podrá pactar que no tendrá la obligación de adquirir el ciento por ciento (100%) del cupo fijo contratado.
PAR.—Son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.
ART. 43.—Suspensión o cancelación del proceso de selección. El Icetex podrá suspender el proceso se selección por un término no superior a quince (15) días hábiles, señalado en el acto motivado que así lo determine, cuando a juicio de la entidad se presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse, y que puedan afectar la normal culminación del proceso. Este término podrá ser mayor si la entidad así lo requiere, de lo cual se dará cuenta en el acto que lo señale.
Así mismo el Icetex podrá cancelar el proceso de selección hasta el día anterior a la fecha prevista para la publicación del pliego definitivo, mediante decisión motivada.
Forma y perfeccionamiento de los contratos
ART. 44.—Forma y perfeccionamiento de los contratos. Todos los contratos que celebre el Icetex deberán constar por escrito y se perfeccionarán al ser suscritos por las partes, aceptación de la propuesta por parte del Icetex, y la aceptación por parte del contratista cuando se trate de órdenes.
La minuta del contrato podrá ser objeto de ajustes acordados por la secretaría general con el proponente seleccionado, solo en cuanto tales ajustes no afecten las condiciones que fueron objeto de comparación para seleccionar al contratista, ni se modifiquen los requisitos exigidos para participar.
ART. 45.—Minutas y modelos. La secretaría general del Icetex determinará las minutas y modelos que deban utilizarse para la celebración de los contratos o convenios, en cuanto sea pertinente.
ART. 46.—Requisitos para la ejecución de los contratos. Los contratos que celebre el Icetex requerirán para su ejecución:
a) La aprobación de la garantía bancaria, póliza de seguros, u otro tipo de garantía, según haya sido contemplado en los pliegos de condiciones, órdenes y/ o contrato;
c) El contratista debe acreditar que se encuentra al día en el pago de los aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral y demás pagos establecidos en la ley.
PAR.—El requisito establecido en el literal c) deberá acreditarse para la realización de cada pago derivado del contrato y para su liquidación.
ART. 47.—Modificaciones - adiciones a los contratos. Si durante la ejecución del contrato, es necesario modificar, la entidad podrá hacerlo mediante contrato modificatorio, prórroga para la ampliación de plazos y si se requiere adicionar recursos se debe elaborar una adición al contrato y si se refiere a actividades, bienes u obras adicionales, del objeto contratado se deberá suscribir un contrato adicional.
El Icetex podrá acordar las modificaciones de los contratos que estime convenientes y necesarias mientras se trate de elementos accidentales del contrato. Las modificaciones deberán justificarse técnicamente en forma expresa y previa.
Los contratos no podrán adicionarse en más del 50% de su valor inicial, expresado este en salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Los contratos podrán tener modificaciones en el plazo que la entidad estime pertinente, de acuerdo con el análisis efectuado de las condiciones y desarrollo del contrato, siempre y cuando esta situación no sea dada por incumplimiento del contratista, en los términos y obligaciones del respectivo contrato.
En todo caso cualquier adición o modificación en plazo deberá estar debidamente justificada por la parte que la solicita debidamente avalada por el interventor o supervisor del contrato, sin la cual no se le dará el trámite correspondiente.
Cuando la modificación o adición implique un costo adicional, el Icetex apropiará los recursos necesarios antes de la suscripción del documento respectivo.
ART. 48.—Solución de controversias contractuales. El Icetex estipulará en los contratos la posibilidad de acudir al arreglo directo, la transacción y a la conciliación, como mecanismos alternativos de solución de conflictos.
ART. 49.—Expediente único. Todo proceso de contratación contará con un expediente en el que se encuentre la totalidad de los documentos relativos al mismo, organizado archivísticamente y de manera integral los documentos producto de la ejecución de las actividades de los procedimientos contractuales, incluyendo los relativos a ejecución, pagos, interventoría o supervisión y liquidación del contrato. Todas las dependencias que tengan o reciban dicha documentación deberán remitirla al archivo central del Icetex. Los documentos que consten en medio magnético también deberán formar parte del expediente.
Supervisión o interventoría
ART. 50.—Supervisión o interventoría. Todo contrato será supervisado directamente por funcionarios vinculados a la planta de personal del Icetex; no obstante el Icetex podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean necesarios. La designación del supervisor estará a cargo del representante legal o a quien delegue la ordenación del gasto para la suscripción del contrato. En caso de que no cuente con personal especializado o idóneo para esa labor, el Icetex podrá contratar el interventor para su realización.
En cuanto sea el caso, la contratación de un interventor debe realizarse a la par con el proceso para suscribir el contrato al cual se le va a realizar la interventoría, con el fin de que inicien simultáneamente su labor.
Cuando el Icetex lo encuentre justificado y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o contrato dentro de la interventoría. Los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podrá ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el artículo 47 del presente manual.
Los interventores y supervisores responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio al Icetex, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventoría. De igual manera, los consultores y asesores externos responderán civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio al Icetex, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan actividades de consultoría o asesoría, de conformidad con lo señalado en el Estatuto Anticorrupción, Ley 1474 de 2011.
ART. 51.—Funciones de la supervisión o interventoría. Los parámetros y funciones que deben tener en cuenta el interventor o supervisor para ejercer su función en los diferentes contratos para lo cual se designan son, entre otros, los siguientes, de acuerdo con la clase de contrato:
1. Sobre vigilancia del cumplimiento de las obligaciones objeto del contrato.
a) Tener conocimiento completo y detallado del contrato, cronograma de ejecución y de cualquier otro documento que haga parte del mismo;
b) Verificar que el objeto y los términos del contrato se cumplan en las condiciones estipuladas;
c) Velar porque los recursos del Icetex sean ejecutados de conformidad con el objeto contractual;
d) Adelantar todas las actuaciones relacionadas con el contrato en forma escrita y con copia al expediente único.
2. Sobre la ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato.
a) Rechazar los servicios, bienes u objetos que no se ajusten a las condiciones pactadas ordenando, si es del caso, su respectivo cambio;
b) Verificar que los bienes se reciban en las condiciones del contrato para lo cual deberá comprobar su funcionamiento;
c) Verificar que los servicios se realicen en las condiciones del contrato, para lo cual deberá comprobar su idoneidad;
d) Ordenar la suspensión de los trabajos que se estén ejecutando en forma incorrecta hasta tanto el contratista cumpla con las especificaciones previstas en el contrato y el pliego de condiciones que forma parte integral del contrato;
e) Inspeccionar los trabajos verificando el cumplimiento de las normas técnicas y especificaciones exigidas por el respectivo contrato;
f) Ejercer permanentemente control sobre la calidad de los materiales y elementos, vigilando su utilización y almacenamiento, rechazando oportunamente aquellos que no cumplan las especificaciones o condiciones;
g) El Icetex, por medio de sus interventores, verificará que los contratistas cumplan con el sistema de seguridad social.
3. Sobre el seguimiento permanente de la ejecución del contrato en sus diferentes etapas.
a) Rendir los informes parciales que se le soliciten y el informe final de ejecución y certificar el cumplimiento del objeto contractual, acompañado del respectivo informe contable;
b) Someter a consideración previa de la oficina de la cual hace parte la interventoría, las modificaciones relativas a los términos o condiciones del contrato. Toda solicitud de modificación, deberá estar acompañada de la correspondiente justificación técnica y económica y la viabilidad presupuestal y financiera correspondiente;
c) Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente;
d) Conceptuar sobre la necesidad de las actividades o ítems complementarios no previstos y los correspondientes precios unitarios propuestos por el contratista, analizando su incidencia en el valor del contrato;
e) Efectuar evaluaciones periódicas de la ejecución del contrato para establecer, si es del caso, los incumplimientos del contratista, y solicitar la aplicación de las sanciones a que hubiere lugar, todo con la debida sustentación y antelación;
f) Velar porque la ejecución del contrato no ocasione daños a terceros y si esto llegare a suceder, tomar las medidas necesarias para evitar el riesgo de futuras reclamaciones al Icetex;
g) Vigilar el cumplimiento por parte del contratista, de las disposiciones legales de carácter laboral vigente y exigir que en la obra se apliquen las normas de seguridad industrial que sean de cumplimiento obligatorio;
h) Verificar en cada pago que el contratista se encuentra al día en el pago de los aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social integral y demás pagos contemplados en la ley.
4. Sobre la formulación de recomendaciones tendientes a la debida ejecución del contrato o informar cualquier anomalía.
a) Comunicar por escrito a la dependencia respectiva en forma inmediata todas las determinaciones tomadas y enviar copia de todas las comunicaciones u órdenes dirigidas al contratista;
b) Atender las reclamaciones, sugerencias y demás solicitudes elevadas por el contratista, resolviendo aquellas que sean de su competencia o dando traslado de las que no lo sean, adjuntando su concepto al respecto;
c) Solo en los casos fortuitos o de fuerza mayor no previsibles por las partes, se solicitará con la debida anticipación a la secretaría general, la respectiva autorización para incrementar las cantidades de obra no previstas en el contrato, siempre que guarden coherencia con el objeto general y específico del contrato, previa expedición del certificado de disponibilidad presupuestal, siempre que no exceda el monto máximo permitido para la adición de los contratos previsto en el presente estatuto;
d) Comunicar al representante legal o a su delegado en la suscripción del contrato y a la secretaría general, en forma inmediata, todas las determinaciones tomadas en desarrollo de los trabajos y enviar copia de todas las comunicaciones.
ART. 52.—Multas y procedimiento previo para su imposición. En desarrollo de la autonomía de la voluntad, el Icetex podrá pactar expresamente multas en los contratos y el procedimiento para su cobro, para lo cual se hace necesario que en el contrato celebrado el contratista acepte y autorice el descuento de las cuentas que actualmente se le adeuden.
Por lo anterior, el Icetex, podrá declarar el incumplimiento, cuantificando los perjuicios del mismo, imponer las multas y sanciones pactadas en el contrato y hacer efectiva la cláusula penal.
En caso que se evidencie un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, el Icetex, observará el siguiente procedimiento:
a) El interventor o supervisor del contrato presenta al comité de contratación y a quien haya suscrito el contrato un informe detallado, indicando las obligaciones incumplidas y las pruebas en que se funda el incumplimiento;
b) El comité de contratación y quien suscribió el contrato analizan y evalúan el informe presentado por el interventor o supervisor del contrato;
c) Si es del caso el comité de contratación recomienda al representante legal o a quien este delegue informar a la oficina asesora jurídica a efectos de que esta dependencia inicie el siguiente procedimiento:
Se enviará una citación escrita al contratista con el fin de llevar a cabo una audiencia para debatir lo ocurrido, la cual, hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan, acompañando el informe de interventoría o de supervisión en el que se sustente la actuación y enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación.
Dicha citación será remitida también al garante del contrato, cuando la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros.
En la misma comunicación, se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia, la que podrá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
En el evento en que la garantía de cumplimiento consista en póliza de seguros, el garante será citado de la misma manera;
d) En desarrollo de la audiencia, el representante legal o quien este delegue, presentará las circunstancias de hecho que motivan la actuación, enunciará las normas o cláusulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para el contratista en desarrollo de la actuación.
Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del contratista o a quien lo represente y al garante, para que presenten sus descargos, en desarrollo de lo cual, podrá rendir las explicaciones del caso, aportar pruebas y controvertir las presentadas por el Icetex.
Recibidos los descargos, el representante legal o quien este delegue decide sobre la imposición de la multa. Decisión que se notifica en la misma audiencia, a efectos de garantizar plenamente el debido proceso al contratista. Este podrá presentar en la misma audiencia sus contraargumentos a la decisión por la cual se impone la multa, evaluados los argumentos presentados el representante legal o quien este delegue toma la decisión final, la cual se entenderá notificada en la misma audiencia.
e) En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el representante legal o quien este delegue podrá suspender la audiencia cuando de oficio o a petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación surtida.
En todo caso al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia.
El representante legal o quien este delegue podrá dar por terminado el procedimiento en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento;
f) El Icetex, requerirá al contratista para el pago de la misma, en un término máximo de diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de la celebración de la referida audiencia. Si no realiza el pago, el contratista acepta que se le descuente el valor de la multa del pago que tenga pendiente. Dicha aceptación deberá constar expresamente en los contratos. En caso de que no existan pagos pendientes, o los pagos que adeude el Icetex al contratista no cubran la suma impuesta a título de multa, el Icetex solicitará al contratista o al garante el pago de la multa impuesta.
ART. 53.—Liquidación del contrato. Todos los contratos que celebre el Icetex de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolonguen en el tiempo, y los demás que lo requieran requerirán de liquidación de común acuerdo entre las partes contratantes, procedimiento que se efectuará dentro del término de cuatro (4) meses siguientes a la terminación del contrato.
En el acta de liquidación constará el porcentaje del objeto contractual ejecutado, el cumplimiento de las obligaciones a cargo de las partes, y los saldos a favor de las partes, si los hubiere. También se determinarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y, si es del caso, se declararán a paz y salvo.
Si no se logra un acuerdo en relación con la liquidación, el Icetex podrá efectuar una constancia de terminación y liquidación del contrato.
La liquidación a que se refiere el presente artículo no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, conforme a lo establecido en el Decreto 19 de 2012.
ART. 54.—El Icetex podrá adquirir bienes y/o servicios de procedencia internacional mediante órdenes contractuales o contratos, en cualquiera de las siguientes situaciones:
3. Directamente con un proveedor extranjero aun cuando este cuente con representante o distribuidor autorizado en Colombia, solamente en aquellos casos en que el solicitante justifique que el beneficio técnico y económico de la adquisición directa es superior al ofrecido por el representante o distribuidor domiciliado en Colombia.
La adquisición de bienes que requieran trámite de importación deberá adelantarse conjuntamente por la secretaría general, por el comité de contratación y por la oficina de relaciones internacionales, quien tendrá la responsabilidad de garantizar el cumplimiento de la normatividad que aplique a los trámites aduaneros y cambiarios, sin importar su valor, forma de pago y financiación.
El Icetex como Contratista
ART. 55.—Régimen aplicable. El Icetex se sujetará al régimen legal aplicable al contratante. Sin perjuicio de lo anterior, en la revisión que se efectúe a las minutas de los contratos a suscribir no se aceptarán cláusulas que resulten lesivas para la entidad.
El Icetex negociará en todos los contratos el pago de un anticipo o de un primer pago a la firma del acta de inicio que facilite iniciar la ejecución del objeto contractual, siempre y cuando el contratante cumpla con las condiciones legales establecidas tanto para el anticipo o el pago anticipado.
Para el caso de que el Icetex, sea contratista, los contratos también serán suscritos por el presidente o por quien este delegue.
ART. 56.—Con el fin de facilitar el uso de esta herramienta y homogeneizar el vocabulario que frecuentemente se emplea en la actividad contractual del Icetex se exponen los conceptos de algunos términos:
Adenda: son los documentos que se expiden dentro de un proceso contractual con posterioridad a la expedición del pliego de condiciones, con el fin de aclarar, modificar o precisar los términos de este y que forman parte del mismo.
Adición: es la modificación del valor de los contratos que se encuentran en ejecución el cual no podrá ser superior al 50% del valor inicialmente pactado. Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato.
Adjudicación: es la decisión que pone término a un proceso de selección, por medio de la cual se determina la persona natural o jurídica que resultó favorecida, por ser la propuesta más conveniente para el Icetex.
Acta de inicio: es el documento que firma el supervisor o interventor y el contratista en el cual se estipula la fecha en la que inicia el plazo para la ejecución del contrato.
Acta de reinicio: es el documento mediante el cual se levanta la suspensión y se ordena el reinicio del plazo de ejecución el cual debe estar firmado por las partes y se genera la obligación de actualizar las garantías suscritas.
Acta de suspensión: es el documento mediante el cual la entidad y el contratista acuerdan suspender la ejecución del contrato, cuando se presente una circunstancia especial ajena a los contratantes que amerite la interrupción del desarrollo del mismo.
Acta de liquidación: documento mediante el cual se realiza un balance final o ajuste de cuentas, entre el Icetex y el contratista, con miras a finiquitar de una vez por todas la relación jurídica obligacional. En ella las partes dan cuenta de las salvedades a que haya lugar de manera detallada y concreta.
Alianzas estratégicas: son convenios que establece el Icetex con las administraciones del orden territorial o nacional, sector solidario y sector privado, para contar con mayores recursos económicos que permitan atender a más colombianos interesados en financiar su ingreso a la educación superior, y que cumplan con las condiciones que los aportantes y el Icetex definan como criterios prioritarios para atender a una población determinada.
Anticipo: se entiende como un préstamo realizado por el Icetex a los contratistas, cuyo fin es financiar la iniciación y parte del objeto contratado, debe ser invertido por los contratistas en los gastos para lo cual ha sido solicitado, de acuerdo con el plan de inversión del mismo y debe amortizarse en cada pago y/o acta de recibo parcial, en ningún caso podrá pactarse por más del 50% del valor del contrato.
Bienes y servicios de características uniformes y de común utilización: son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas, y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.
Por bienes y servicios de común utilización entiéndanse aquellos requeridos por el Icetex y ofrecidos en el mercado, en condiciones equivalentes para quien los solicite en términos de prestaciones mínimas y suficientes para la satisfacción de sus necesidades.
Caso fortuito: se configura como hechos de un tercero o actos de autoridad que interrumpen de forma temporal la ejecución del contrato y que afectan la economía del mismo.
Tienen la misma consecuencia jurídica desde el punto de vista del Código Civil colombiano, es decir, exoneran de responsabilidad a quien la sufre. Se llama fuerza mayor o caso fortuito, al imprevisto a que no es posible resistir y es producida después de la celebración del contrato, con ausencia de culpa de quien la padece o la sufre. Ejemplos: hechos producidos por la naturaleza (naufragio, terremoto) o por un tercero (el apresamiento de enemigos, los actos de autoridad ejercidos por un funcionario público, la detención de autoridad pública.)
Cedente de un contrato: quien efectúa una cesión de los derechos y obligaciones dimanantes de un contrato a favor de un tercero.
Certificado de disponibilidad presupuestal: documento mediante el cual se afecta de manera preliminar un rubro presupuestal y que garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de afectación y suficiente para respaldar el compromiso que se pretende adquirir con la contratación.
Cesión de un contrato: consiste en la sustitución de las obligaciones y derechos que surjan de un contrato, en un tercero, para lo cual el contratista original deberá contar con la autorización previa y escrita del representante legal o por quien este delegue.
Cesionario de un contrato: tercero a cuyo favor efectúa el adjudicatario la cesión de los derechos y obligaciones dimanantes de un contrato.
Cláusula penal: aquella en que una persona, para asegurar el cumplimiento de una obligación, se sujeta a una pena, que consiste en dar o hacer algo en caso de no ejecutar o retardar la obligación principal.
Conflicto de intereses: todo servidor público deberá declararse impedido para actuar en un asunto cuando tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho. Cuando el interés general, propio de la función pública, entre en conflicto con un interés particular y directo del servidor público deberá declararse impedido. De conformidad con lo establecido en el artículo 40 de la Ley 734 de 2002.
Consorcio: cuando dos o más personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conformen.
Consultor: persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal a quien se le ha adjudicado un contrato de consultoría, como es el caso de estudios y diseños para proyectos o estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos.
Contratista: persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal a quien se le ha adjudicado un contrato de acuerdo con las modalidades de selección previstas en el presente manual.
Contrato: acuerdo de voluntades celebrado entre el Icetex y el oferente favorecido con la adjudicación de un proceso contractual, en el cual se establece el objeto, valor, plazo y las demás pautas que rigen la naturaleza de los bienes o servicios, derechos y obligaciones de las partes y los términos para su liquidación.
Contrato de concesión: contrato que se suscribe con el objeto de otorgar a una persona llamada concesionario, la prestación, operación, explotación, organización o gestión, total o parcial, de una obra o bien, destinados al servicio o uso público, así como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada prestación o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la entidad concedente, a cambio de una remuneración que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorización, o en la participación que se le otorgue en la explotación del bien, o en una suma periódica, única o porcentual y en general, en cualquier otra modalidad de contraprestación que las partes acuerden.
Contrato de colaboración entre el sector público y el sector privado: contrato que podrá ser utilizado para la obtención de prestaciones complejas o afectadas de una cierta indeterminación inicial y cuya financiación puede ser asumida, en un principio, por el operador privado, mientras que el precio a pagar por el Icetex podrá acompasarse a la efectiva utilización de los bienes y servicios que constituyan su objeto.
Las asociaciones público-privadas son un instrumento de vinculación de capital privado, que se materializan en un contrato entre una entidad estatal y una persona natural o jurídica de derecho privado, para la provisión de bienes públicos y de sus servicios relacionados, que involucra la retención y transferencia, riesgos entre las partes y mecanismos de pago, relacionados con la disponibilidad y el nivel de servicio de la infraestructura y/o servicio.
Contrato de consultoría: los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.
Contrato de mandato: es un contrato según el cual una parte llamada mandante (propietario del acto jurídico), encarga a otra llamada mandatario, la gestión de uno o más negocios, por cuenta y riesgo de la primera.
Contrato de obra: son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.
En los contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de licitación o concurso públicos, la interventoría deberá ser contratada con una persona independiente de la entidad contratante y del contratista, quien responderá por los hechos y omisiones que le fueren imputables.
Contrato de prestación de servicios: son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos solo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados.
Contratos interadministrativos: es el acuerdo de voluntades en donde participan entidades públicas de las que tratan el artículo 38 de la Ley 489 de 1998.
Control ciudadano: el control ciudadano es una modalidad de participación ciudadana en los asuntos públicos con contenidos de vigilancia, crítica, seguimiento, evaluación, deliberación y sanción social, condicionada a la autonomía e independencia de los actores y poderes sociales.
Convenio: acuerdo suscrito entre dos o más personas jurídicas de derecho público o privado, entre una o varias entidades públicas y una o varias personas jurídicas privadas sin ánimo de lucro, tendiente a aunar esfuerzos para el logro de un objetivo común.
Convenios o contratos interadministrativos: son los que suscriben entre sí las entidades estatales para el cumplimiento de sus fines.
Criterios de adjudicación: parámetros de valoración de las ofertas. A efectos de adjudicar el contrato, referidos a características de la prestación objeto del mismo.
Daño emergente: entiéndase por daño emergente el perjuicio o la pérdida que proviene de no haberse cumplido la obligación o de haberse cumplido imperfectamente, o de haberse retardado su cumplimiento.
Declaración de desierta: un proceso de selección se declara desierta cuando en el proceso no se presenta ningún proponente o ninguno de estos cumple los requisitos del pliego de condiciones.
Días corrientes o calendario: es cualquier día del calendario, sin tener en cuenta si se trata o no de un día hábil.
Días hábiles: son los días comprendidos entre los lunes y los viernes de cada semana, excluyendo de estos los fines de semana y los días feriados determinados en la ley.
Ejecución: es la etapa del desarrollo del contrato la cual comienza una vez se suscribe el acta de inicio, previa aprobación de la garantía única y de la acreditación por parte del contratista de encontrase al día en el pago de las obligaciones relativas al sistema de seguridad social integral.
Ejecutoriado: se considera que un acto administrativo se encuentra debidamente ejecutoriado o en firme cuando contra el mismo no procede ningún recurso por la vía gubernativa, esto es ante la propia entidad que lo profirió.
Encargo fiduciario: es un contrato escrito y expreso por el cual se instruye a una fiduciaria, para que de manera irrevocable, con carácter temporal y por cuenta del constituyente, cumpla diversas finalidades, tales como gestión, inversión, tenencia o guarda o administración a favor del propio constituyente o de un tercero llamado beneficiario. No implica una transferencia de propiedad de los bienes a un patrimonio autónomo, sino simplemente un encargo para que sean administrados con un fin específico.
Estados financieros: los estados financieros son un conjunto de informes que tienen el fin de dar a conocer la situación financiera y los resultados de la operación de la entidad en un período determinado. Los cuales son el Balance general, estado de resultados, estado de cambios en la situación financiera, estado de flujo de efectivo y estado de cambios en el patrimonio.
Estudios previos: es el diagnóstico de las necesidades de la entidad teniendo en cuenta la conveniencia, oportunidad, adecuación a los planes de inversión, adquisición o compras y las apropiaciones respectivas.
Estudios técnicos, económicos y jurídicos: son los análisis y diagnósticos que realiza el Icetex, para abrir un proceso de contratación y hacen parte de los estudios previos.
Factores de selección: son los parámetros que el Icetex utiliza para la comparación de las propuestas que se presentan en un proceso de selección de contratista.
Fondos en administración: son recursos económicos que administra el Icetex provenientes de entidades de carácter público o privado, cuyo propósito es invertir en el acceso y la permanencia de una población en el sistema educativo del país.
Fiducia pública: es un negocio fiduciario realizado como un contrato de fiducia mercantil o con encargo fiduciario, en virtud del cual actúa como fideicomitente una entidad de derecho público que transfiere o entrega uno o más bienes a una entidad fiduciaria para que se cumpla la finalidad de interés público pretendida por el constituyente.
Fuerza mayor: se configura como hechos de la naturaleza que interrumpen de forma temporal la ejecución del contrato y que afectan la economía del mismo.
Garantías: es el mecanismo de cobertura del riesgo y por lo cual los contratistas prestarán garantía única para el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato.
Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general, en los demás mecanismos de cobertura del riesgo autorizados.
Gastos de funcionamiento: son los que garantizan el funcionamiento y la marcha del Icetex. Entre los gastos de funcionamiento se encuentran los gastos de personal, los gastos generales y gastos de operación.
Los gastos de personal son los necesarios para el pago de sus funcionarios. Los gastos generales son los necesarios para adquirir las dotaciones en general para que el Icetex pueda funcionar, ejemplo papelería.
Gastos de inversión: puede definirse como la erogación destinada a la adquisición o producción de bienes instrumentales o de capital, que incrementen el activo fijo del Icetex y sirvan como instrumentos de producción, para el propio Icetex, de los bienes y servicios públicos.
Gran almacén: sociedad, establecimiento, almacén de cadena, almacén distribuido por departamentos, supermercados, hipermercados y punto de mercadeo de productos de las cajas de compensación familiar o conjunto de ello cuando conformen un mismo partícipe, una de cuyas actividades principales implique ofrecer al público para que sean adquiridos, bienes por medida, sea al por mayor o al detal.
Interventor: es la persona natural o jurídica que tiene la obligación contractual de desarrollar las actividades que implican la vigilancia y seguimiento del cumplimiento de las obligaciones contractuales. La cual puede ser ejercida por un funcionario del Icetex o contratista independiente.
Imprevistos: son aquellas actividades suplementarias a las inicialmente contratadas que deberán ser autorizadas y ejecutarse previo acuerdo del justo precio de conformidad a las especificaciones técnicas.
Informe de evaluación: documento en el cual el Comité Evaluador del Icetex consolida el resultado de la evaluación de las ofertas, presentadas en un proceso de selección de contratistas.
Inhabilidades e incompatibilidades: circunstancias previstas por la Constitución y la ley que impiden a una persona participar en un proceso de selección específico o celebrar un determinado contrato con el Icetex. Tienen carácter particular y concreto (no general), aplican a una persona para un caso determinado (no para todos). Se constituyen en una prohibición o restricción para contratar con el Icetex. Y, tienen carácter general las previstas en los artículos 8º de la Ley 80 de 1993, 18 de la Ley 1150 de 2007, las previstas en la Ley 1474 de 2011 y las demás normas que establezcan inhabilidades e incompatibilidades.
Interventor y/o supervisor: es la persona natural o jurídica que representa al Icetex en el contrato y que está encargada de vigilar su ejecución y hacer cumplir las obligaciones que de este se derive, realizando una supervisión, coordinación y control a los diferentes aspectos que intervienen en el desarrollo del contrato o de una orden, llámese de servicio, consultoría, obra, trabajo, compra, suministro, etc., que se ejerce a partir de la firma y perfeccionamiento del mismo y hasta la liquidación definitiva.
Lucro cesante: es la ganancia o provecho que deja de reportarse a consecuencia de no haberse cumplido la obligación, o cumplido imperfectamente, o retardado su cumplimiento.
Multas: consiste en la sanción pecuniaria que tiene como finalidad el constreñimiento, coerción o apremio al contratista con el fin de que cumpla con sus obligaciones pactadas en el contrato.
Notificación: es dar a conocer el contenido de un acto administrativo a los interesados en la decisión.
Nulidad: es la declaratoria de invalidez de los negocios jurídicos. Expresa una valoración negativa del contrato: a) Por su deficiencia estructural definitiva, es decir, por la falta o por la imposibilidad originaria de un elemento constitutivo, o b) Por su carácter socialmente dañino, esto es, su ilicitud.
Obras complementarias: obras que no están incluidas en las condiciones iniciales del contrato, pero que hacen parte inseparable de las actividades objeto del contrato o son necesarias para su ejecución y que por lo tanto corresponden a ítems no previstos, cuya forma de pago deberá pactarse con el contratista antes de su ejecución, mediante un contrato adicional.
Operación de registro presupuestal: es el documento que certifica la operación mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación.
Orden de pago: documento suscrito por el ordenador del gasto por medio del cual se efectúa el pago por parte del Icetex, al contratista/consultor/proveedor y/o prestador del servicio, entre otros, por las labores ejecutadas durante el período respectivo y su liquidación de acuerdo con la modalidad de pago acordada en el contrato.
Ordenador del gasto: es la persona designada por el representante legal del Icetex para adelantar el proceso de selección y suscribir los documentos que se generen dentro de las etapas precontractual, contractual y poscontractual.
Otrosí: documento que se hace a un contrato o convenio para modificarlo, ya sea adicionando o suprimiendo estipulaciones en él contenidas.
Pago anticipado: es el reconocimiento por parte de Icetex, de su obligación de cancelar parte del valor convenido, lo cual realiza antes de que se hayan ejecutado las obligaciones a cargo del contratista.
Dichos dineros son de propiedad del contratista desde el momento en que el Icetex realice su transferencia, razón por la cual el contratista dispone totalmente de la administración y manejo de los mismos a menos que en el contrato respectivo se acuerde algo diferente. Conforme a lo establecido en la Directiva Presidencial 4 de 2003, se prohíbe pactar pagos anticipados, no obstante se podrá pactar solamente en casos excepcionales plenamente justificados y motivados.
Pesos o COL $: esta es la moneda de curso legal en la República de Colombia.
Plan anual de adquisiciones: es aquel plan que consiste en una estimación razonable de los bienes, obras o servicios que se requieren para realizar las actividades que le permitan al Icetex cumplir con los objetivos y fines para los cuales fue creado.
Planeación: es la etapa de concepción del contrato o de definición de los requerimientos de una contratación. Todo trámite contractual deberá corresponder a una cuidadosa planeación, para contribuir en forma eficiente al logro de los objetivos institucionales, estableciéndose previamente las necesidades de la entidad para el cumplimiento del servicio público que le ha sido encomendado, la disponibilidad de los recursos suficientes para respaldar la contratación, las condiciones, los riesgos, plazos, valor y el esquema que implementará para establecer el seguimiento y control a la actividad, servicios o bienes contratados.
Plazo: período comprendido entre la fecha de iniciación y el vencimiento del término para la ejecución del contrato o de una de las etapas del contrato.
Plazo de ejecución: es el período dentro del cual se deben cumplir las obligaciones pactadas por las partes en el contrato.
Plazo presentación de propuestas: es el período comprendido entre la fecha de apertura y la fecha y hora de cierre de un proceso contractual.
Pliegos de condiciones: documentos en el que se consigna el conjunto de requerimientos jurídicos, financieros, técnicos y económicos que se establecen para una contratación. Por regla general está integrado por las condiciones genéricas y específicas de la contratación.
Pluralidad de oferentes: cuando exista más de una persona inscrita en el registro único de proponentes (RUP) y cuando no exista una sola persona que pueda proveer el bien o el servicio por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos de autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo.
Precio basado en fórmula: es el sistema de precios mediante el cual se pacta el valor del contrato con base en un valor relacionado con un índice de carácter nacional o internacional, para lo cual se deberá especificar tanto la publicación en la cual se registra este índice, como la metodología a aplicar en la fórmula para obtener el precio.
Precio global: es el sistema de precios mediante el cual se pacta el valor del contrato en una suma global, con independencia de las cantidades de trabajo o de bienes. Dicho valor global comprende todos los costos directos e indirectos, incluidos los gastos de administración, imprevistos y utilidades
Precios unitarios: es el sistema de precios mediante el cual se pacta el valor del contrato por unidades de recurso, obras, trabajo, servicio o bienes, a cada una de las cuales le corresponde un precio determinado, en el que están comprendidos todos los costos directos e indirectos, incluidos los gastos de administración, imprevistos y utilidades. El valor total del contrato será la suma de los resultados que se obtengan al multiplicar las cantidades ejecutadas, por el precio unitario pactado para el respectivo ítem.
Procedimiento: forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Proceso: es un conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactuarán para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Proceso de selección: son los mecanismos mediante los cuales se selecciona al contratista por parte del Icetex. En el Icetex existen cuatro mecanismos o modalidades de selección, a saber: selección pública, invitación por lista corta, contratación directa y proceso de selección de mínima cuantía y subasta inversa.
Proponente: es la persona natural, jurídica, consorcio o unión temporal, que bajo cualquier modalidad de asociación permitida por la ley presenta una propuesta para participar en un proceso de selección de contratistas.
Propuesta: se entiende por tal la oferta de negocio jurídico presentada por un proponente dentro de un proceso de selección, siempre que reúna los requisitos.
Prórroga: consiste en acuerdo celebrado entre el Icetex y el contratista para la ampliación del plazo de ejecución inicialmente previsto en el contrato. Debe constar en un documento firmado con antelación al vencimiento del plazo inicial por las partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato inicial.
Proveedor: persona natural o jurídica con quien se suscribe un contrato de suministro.
Registro presupuestal: es la operación presupuestal mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que esta no sea desviada a ningún otro fin.
Registro único de proponentes (RUP): es aquel registro público que tiene por objeto la inscripción, la clasificación y la calificación de todas las personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar contrato.
Requerimiento: se entiende como el documento mediante el cual se exige a un proponente información adicional sobre la propuesta presentada y/o los documentos que certifican su capacidad jurídica, las condiciones de experiencia, capacidad administrativa, operacional y financiera, para poder realizar a cabalidad el procedimiento de evaluación de propuestas. La exigencia de información adicional en cuanto a criterios técnicos y económicos, a través de requerimiento no admite de manera alguna, la posibilidad de que el oferente pueda completar, adicionar, modificar o mejorar su propuesta, por el contrario esta información es requerida para garantizar el cumplimiento de los principios de transparencia y selección objetiva.
Requisitos habilitantes: son la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes que son exigidos a estos para la participación en el proceso de selección, de manera adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.
Para la verificación de los requisitos habilitantes el Icetex los exigirán en los pliegos de condiciones.
Resolución de apertura: es un acto de trámite que señala el término del proceso de selección, expedido por el representante legal del Icetex o por quien este delegue. En los considerandos se deben incluir las exigencias previas; por ser un acto de trámite no tiene recursos.
Responsabilidad fiscal: declaración jurídica en la cual se precisa con certeza que un determinado servidor público o particular que ejerza funciones públicas debe asumir las consecuencias que se derivan de sus actuaciones irregulares en la gestión fiscal que se ha realizado y que está obligado a reparar el daño causado al erario, por dolo o culpa grave. Tiene por objeto el resarcimiento de los daños ocasionados al patrimonio público como consecuencia de la conducta señalada de quienes realizan gestión fiscal, mediante el pago de una indemnización pecuniaria que compense el perjuicio sufrido por el Icetex.
Riesgo: es la probabilidad de ocurrencia de un evento que produce unas consecuencias negativas.
Riesgo legal: es la posibilidad de pérdida en que incurre el Icetex al ser sancionado u obligado a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales.
Riesgo operacional: se entiende por riesgo operacional, la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional, asociados a tales factores.
Riesgos previsibles: son todos aquellos hechos que afectan el equilibrio económico del contrato.
Salarios mínimos legales mensuales vigentes o smlmv: es el salario mínimo legal, mensual, vigente en la República de Colombia en un período determinado. A menos que de manera expresa se dispusiere algo diferente, cuando en este manual se hiciere referencia a una cuantía expresada en smlmv, para la determinación de estos no se incluirá el IVA.
Suspensión: interrupción por un tiempo determinado de la ejecución del contrato.
Subcontratista: tercero con el que el contratista concierta la realización parcial de la prestación, por regla general el Icetex en sus procesos contractuales no acepta la figura de la subcontratación.
Unión temporal: asociación de dos o más personas, las cuales en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal.
Valor final del contrato: resultante de la suma de todos los pagos y deducciones efectuadas al contratista, en el momento de hacer la liquidación del contrato, incluyendo los reajustes.
Veeduría ciudadana: es el mecanismo democrático de representación que le permite a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre la gestión pública, respecto a las autoridades administrativas, políticas, judiciales, electorales, legislativas y órganos de control, así como de las entidades públicas o privadas, organizaciones no gubernamentales de carácter nacional o internacional que operen en el país, encargadas de la ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la prestación de un servicio público.
Vigencia: año fiscal que comienza el 1º de enero y termina el 31 de diciembre.
Vigencia futura: es la autorización dada por la junta directiva para comprometer apropiaciones de vigencias fiscales futuras, cuando su ejecución se inicie con cargo al presupuesto de la vigencia fiscal en curso y el objeto del compromiso se lleve a cabo en más de una vigencia.
ART. 57.—Información en la página web. Sin perjuicio de lo señalado en artículos anteriores del presente manual, el Icetex publicará en su página web y/o en el Secop la siguiente información:
a) El proyecto del pliego de condiciones;
b) Acto de apertura del proceso y los pliegos de condiciones;
c) Las observaciones a los pliegos de condiciones;
d) Las respuestas a las observaciones a los pliegos de condiciones;
e) Las adendas a los pliegos de condiciones;
f) Los informes de evaluación;
g) Las observaciones de los proponentes a los informes de evaluación;
h) Las respuestas de las observaciones de que trata el literal anterior por parte de los proponentes cuyas propuestas fueron objeto de observaciones;
i) El informe final de evaluación;
j) El acto de adjudicación y el acta de la audiencia pública de adjudicación en los casos de selección pública del contratista, este último en cuanto se realice audiencia;
k) El acto de declaratoria de desierta de las formas de selección contempladas en el presente manual de contratación;
l) El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre las sanciones que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a esta;
m) El acta de liquidación del contrato;
Esta información se deberá publicar inmediatamente, pero en todo caso dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su expedición, se mantendrá en dicha página durante el término de ejecución del contrato y cuatro (4) meses más.
ART. 58.—Utilización de medios electrónicos. El proceso de selección y la ejecución del contrato podrán tramitarse por medio electrónico, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, y en cuanto la Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología del Icetex certifique la posibilidad técnica para hacerlo y por lo tanto, hacen parte del expediente contractual.
PAR.—El Icetex, dará cumplimiento a lo señalado en la Circular Externa 1 del 21 de junio de 2013, expedida por la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente, mediante la cual se dispone la obligación de que las Entidades que contraten de acuerdo con regímenes especiales deben publicar la actividad contractual en el Secop utilizando la clasificación “régimen especial”, sin que sea relevante para esta exigencia el régimen jurídico, naturaleza de público o privado o la pertenencia a una u otra rama del poder público.
ART. 59.—Copia del manual de contratación. Copia del manual de contratación deberá estar a disposición del público, tanto en medio físico como a través de la página web del Icetex.
ART. 60.—Procedimientos en curso. Los procesos de contratación y contratos que se encuentren en curso se continuarán rigiendo por la normatividad y manuales anteriores.
ART. 61.—Derogatoria. El presente manual rige desde la fecha de su publicación y deroga las disposiciones y reglamentos internos que le sean contrarios y que se hayan expedido anteriormente sobre la materia, en especial los acuerdos 7 de 2008, 31 de 2012 y 21 de 2013.
Dado en Bogotá, D.C., a 17 de septiembre de 2013.