Source: http://ergo.team-ware.de/p_datenschutz.htm
Timestamp: 2019-04-23 05:51:43
Document Index: 310030550

Matched Legal Cases: ['Art. 9', 'Art. 4', 'Art. 6', 'Art. 9', 'Art. 6', '§ 302', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', '§ 26', 'Art. 6', '§ 630', '§ 203', 'Art. 6', 'Art. 6']

Praxis für Ergotherapie - Impressum
Praxis für Ergotherapie Christine Reff-Richter
Stand des Dokuments: 31.05.2018
Die Datenschutz-Grundverordnung DSGVO bzw. EU-DSGVO verpflichtet alle Organisationen, Unternehmen und Freiberufler einen angemessenen Datenschutz für die gespeicherten bzw. „verarbeiteten" personenbezogenen Daten sicherzustellen. Ein Datenschutz-Management ist zu implementieren und zu dokumentieren.
Das vorliegende Dokument zeigt, welche Vorkehrungen und Regelungen (Strukturen und Verfahren) in der Praxis für Ergotherapie Christine Reff-Richter eingerichtet wurden, um den Anforderungen des Datenschutzes gerecht zu werden.
Das Recht auf Schutz der personenbezogenen Daten ist jedoch kein uneingeschränktes Recht. Es steht dem gesellschaftlichen Bedarf an freiem Verkehr auch personen-bezogener Daten gegenüber. Ziel und Aufgabe des Datenschutzrechtes ist daher die Schaffung eines gerechten Interessenausgleichs zwischen den Verarbeitern von Daten und den Betroffenen. So muss der Schutz der personenbezogenen Daten unter Wahrung des Verhältnismäßigkeitsprinzips gegen andere Grundrechte abgewogen werden. Die DSGVO verwendet in diesem Zusammenhang den Begriff „Treu und Glauben", im Sinne einer fairen Verarbeitung von Daten.
„Personenbezogene Daten" sind im Sinne der DSGVO alle Informationen, die sich auf eine (identifizierte oder identifizierbare) natürliche Person beziehen. Dies sind z.B.
Die DSGVO spricht bei diesen natürlichen Personen von der „etroffenen Person" und formuliert damit den Personenkreis, welcher mir besonderen Informations-, Auskunft und Abwehrrechten ausgestattet wird.
Jede Verwendung von personenbezogenen Daten wird in der DSGVO als „erarbeitung" personenbezogener Daten bezeichnet.
Vor diesem Hintergrund beschreibt das vorliegende Dokument die Konzepte sowie die organisatorische Umsetzung des Datenschutzes, also den Schutz „personenbezogener Daten" in der Praxis für Ergotherapie Christine Reff-Richter.
2 Verarbeitungstätigkeit
„Verantwortlicher" ist im Sinne der DSGVO die natürliche oder juristische Person, welche über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.
Der vom Unternehmen benannte Datenschutzbeauftragte ist:
3 Verarbeitungsverzeichnis
Nach Artikel 30 DSGVO hat jeder Verantwortliche ein Verzeichnis aller Verarbeitungs-tätigkeiten (personenbezogener Daten) zu erstellen. Das Verarbeitungsverzeichnis soll folgende Angaben enthalten:
Branchentypisch werden Personen, welche ärztliche oder andere medizinische Leistungen in Anspruch nehmen als „Patienten" bezeichnet.
Kunden sind dann jene Personen, die Leistungen erhalten, welche keine ärztlichen oder medizinischen Leistungen erhalten, wie z.B. Therapiemittel aus dem Reffina ErgoShop. Kunden können auch Patienten sein.
Bei dem Großteil der in der Praxis für Ergotherapie Christine Reff-Richter verarbeiteten Daten handelt es sich um sogenannte Daten besonderer Kategorien (Art. 9 DSGVO) in Form von Gesundheitsdaten (Art. 4 Nr. 15 DSGVO), welche unter dem besonderen Schutz der Rechtsordnung und der DSGVO stehen.
Die Verarbeitung erfolgt aufgrund der Erfüllung einer vertraglichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 b, Art. 9 Abs. 2 h, Abs. 3 DSGVO), ggf. auch auf Basis vorvertraglicher Maßnah-men. Für die Speicherung der Daten und für die Kommunikation mit Ärzten und Krankenkassen erfolgt die Verarbeitung teilweise aufgrund gesetzlicher (rahmen-vertraglicher) Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 c DSGVO). Die Weitergabe der Gesundheitsdaten an das Rechenzentrum (i.S. § 302 Abs. 2 S. 2 SGB V) und der Bankverbindungsdaten an die Hausbank ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO).
Die Weitergabe der Bankverbindungsdaten an die Hausbank der Praxis erfolgt zum Zweck des SEPA-Lastschrifteinzugsverfahrens zur Begleichung von Eigenanteil- oder Privatrechnungen.
Die Löschfristen können mit einem konkreten Zeitraum / Zeitpunkt angegeben werden oder im Form von Bedingungen, zu deren Eintritt die Löschung erfolgt. Der letztgenannte Punkt wurde hier gewählt.
So liegt es in der Regel im Interesse der Behandlungsqualität und damit des Patienten, wenn auf die Kranken- / Behandlungshistorie bei erneuter Therapie, auch nach längerer Zeit, noch zurückgegriffen werden kann.
- Daten zum Fachbereich / Leistungsangebot der Arzt-Praxis
Die Zusammenarbeit der Heilmittelerbringer mit Ärzten ist in den GKV-Rahmenverträgen als auch in der Heilmittelrichtlinie vorgeschrieben. Die Verarbeitung erfolgt insofern auf Grund gesetzlicher (rahmenvertraglicher) Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1c DSGVO i.V.m. mit dem GKV-Rahmenvertrag und der Heilmittelrichtlinie HeilMRl).
Die Weitergabe der Daten erfolgt je nach Zweck der Verarbeitung an den Kostenträger, welche die Leistungen bezahlt und ggf. an den Patienten, für den eine Verordnung ausgestellt wurde und ggf. an andere Ärzte und Leistungserbringer, die an der Behandlung des Patienten beteiligt sind, für die ein Arzt eine Verordnung ausgestellt hat. Eine Datenweitergabe erfolgt ferner an das Rechenzentrum. Details siehe Tabelle der Verarbeitungstätigkeiten.
Verarbeitet werden die Daten der Mitarbeiterinnen des Betriebes.
- die Datenweitergabe an den Steuerberater für die Lohnbuchhaltung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO) bzw. als zulässige Weiterverarbeitung (Art. 6 Abs. 4 DSGVO).
Die Weitergabe der Daten erfolgt je nach Zweck der Verarbeitung an das Lohnbüro, die Buchhaltung, die zuständige Krankenkasse oder die gesetzliche Sozialversicherung. Details siehe Tabelle der Verarbeitungstätigkeiten.
Vorvertragliches Rechtsverhältnis durch Eingang der Bewerbungsunterlagen (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO i.Vm. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG).
Die Speicherung der Bewerbungsunterlagen bis zu drei Monate nach der Mitteilung der Nichteinstellung erfolgt in Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO) zur Abwehr von ungerechtfertigter Inanspruchnahme aus AGG.
4 Grundsätze der Verarbeitung
Dies sind in der Regel Patienten, Kunden, Ärzte, Kostenträger, Mitarbeiter, Bewerber, Lieferanten sowie sonstige Wirtschaftssubjekte zu denen Kontakte bestehen oder geplant sind.
Für diese Verwendung besteht in der Regel ein Erlaubnistatbestand nach Artikel 6. Abs. 1 lit (b) DSGVO. Er umfasst die Erfüllung eines Vertrages sowie auch die vorvertraglichen Maßnahmen. Dies ist in der Regel der zwischen der Praxis und den Patienten bestehende Behandlungsvertrag gem. § 630a BGB. Abweichende Erlaubnistatbestände sind in Kapitel Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.3 sowie in der Tabelle (Verarbeitungsverzeichnis) ausgewiesen.
Bei den verarbeiteten Daten handelt es sich um die Minimaldaten, welche für eine qualifizierte Geschäftsanbahnung und Geschäftsabwicklung üblich und erforderlich sind. Die Verarbeitung entspricht im Umfang und im Inhalt dem, was der betroffene Personenkreis erwarten würde oder aus vergleichbaren Beziehungen kennt.
Der Zweck der Verarbeitung ist die Anbahnung, Durchführung und Pflege von Geschäftsbeziehungen entsprechend dem Geschäftszweck des Unternehmens. Die Zwecke der Verarbeitung sind in Kapitel 3 sowie in der Tabelle (Verarbeitungsverzeichnis) dokumentiert. Eine Datenverarbeitung erfolgt nur zu den hier ausgewiesenen Zwecken.
Die Richtigkeit der Daten liegt bereits im Interesse des Unternehmens, da sonst die Unternehmenszwecke nicht erreicht werden können.
Aus falschen Daten entstehen der Person in der Regel keine Nachteile. Hinweise auf unrichtige Daten werden vom Unternehmen aufgenommen. Die Angaben werden sodann verifiziert. Die Datensätze werden entsprechend umgehend korrigiert.
Personenbezogene Daten werden in Ansehung des Verarbeitungszweckes nur so lange wie unbedingt notwendig gespeichert. Für alle Datenkategorien werden allgemeine Löschfristen festgelegt. Alle Datensätze werden in regelmäßigen Abständen auf Löschungsreife hin untersucht und gegebenenfalls einer sicheren Löschung zugeführt. Bei jeder Löschung von Daten sind durch technische und organisatorische Maßnahmen angemessene Garantien zur Wahrung der Rechte und Freiheiten der Betroffenen implementiert.
Die Praxis für Ergotherapie hat in Ansehung des Schutzbedarfs der verarbeiteten Daten und des mit den Verarbeitungstätigkeiten einhergehenden Risikos technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um einen angemessenen Schutz der Rechte und Freiheiten der Betroffenen zu erreichen.
Dies ist zum einen der Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung. Zum anderen ist dies der Schutz vor dem Verlust und der Zerstörung personenbezogener Daten. Diese Aspekte sind weiter unter den Stichworten Zugriffsschutz und Daten-sicherung behandelt. Die Grundziele der Informationssicherheit, Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit werden beachtet.
Das vorliegende Dokument beschreibt die Konzeption und Organisation des Umgangs mit „ersonenbezogenen Daten" im Unternehmen.
5 Beurteilung des Schutzbedarfs
Dies sind personenbezogene Daten, welche weitgehend frei zugänglich sind, entweder aus Veröffentlichungen der Person / Organisation selbst (z.B. Homepage, Broschüre) oder über allgemeine Verzeichnisse (Telefonbuch, Adressbücher, Verbandsverzeichnis, Mitgliederverzeichnis.)
Dies sind personenbezogene Daten, deren missbräuchliche Verwendung vermutlich keine besondere Beeinträchtigung darstellt, die jedoch nicht jedermann zugänglich sind. Hierzu gehören z.B. die Telefon-Durchwahlnummer, oder die interne Zuständigkeit in einer Organisation.
Dies sind personenbezogene Daten, deren Missbrauch die betroffene Person in ihrer gesellschaftlichen Stellung, dem Ansehen oder in den wirtschaftlichen Verhältnissen beeinträchtigen kann. Hierzu gehören Daten zu Einkommen, Sozialleistungen, Steuern, Ordnungswidrigkeiten.
Dies sind personenbezogene Daten, deren Missbrauch die betroffene Person ihn ihrer gesellschaftlichen Stellung, dem Ansehen oder in den wirtschaftlichen Verhältnissen in besonderem Maße (an die Existenz gehend) beeinträchtigen kann. Hierzu gehören Daten über Straftaten, Unterbringung in Anstalten, Schulden, Pfändungen, Insolvenzen, psychologisch-medizinische Untersuchungsergebnisse, dienstliche Beurteilungen.
Je nach Inhalt der Gesundheitsinformation erwartet der Betroffene eine hohe Vertrau-lichkeit. Da jedoch sämtliche Informationen über die Behandlung dem Berufsgeheimnis (§ 203 Abs. 1 Nr. 1 StGB) unterliegen, ist die generelle Einordnung von Patientendaten in die Schutzklasse D gerechtfertigt.
Jeder Betroffene hat Anspruch auf den Schutz seiner nicht allgemein bekannten personenbezogenen Daten. Die von einer Heilmittelpraxis verarbeiteten „Gesundheitsdaten" unterliegen einem erhöhten Schutzbedarf.
6.1 Sensibilisierung und Schulung
Ein wesentlicher Risikofaktor ist der Mensch.
Datenschutz beginnt mit der Auswahl geeigneter Mitarbeiter. Bereits im Bewerbungsprozess werden die Unterlagen der Bewerber systematisch analysiert und auf Plausibilität geprüft. Bei Anzeichen auf Unzuverlässigkeit oder Unregelmäßigkeiten bei vorherigen Arbeitgebern, werden diese hinterfragt. Bereits im Arbeitsvertrag werden Mitarbeiter auf die Einhaltung von Vertraulichkeit und Datenschutz verpflichtet.
In regelmäßigen Abständen erfolgt eine Schulung bzw. Wiederholungsschulung der Themen des Datenschutzes, der Umsetzung des Unternehmens sowie der Handlungsanweisungen, die von den Mitarbeitern zu beachten sind.
- Persönliche Gespräche (z.B. im Rahmen der Therapie, werden so geführt, dass Unbefugte nicht zuhören können.
- Es wird ein Schließsystem verwendet bei dem unbefugte nicht selbst Schlüssel nachmachen lassen können.
- Jeder eingerichtete Computer-Zugang ist über Login- und Passwort geschützt. Passworte müssen der Sicherheitsstufe X genügen und mindestens alle 3 Monate neu bestimmt werden.
- Es wird sichergestellt, dass personenbezogene Auskünfte nur an Personen geleistet werden, deren Identität verifiziert ist. Dies gilt insbesondere für telefonische Auskunftsersuchen. (Sprecherverifizierung)
- Es ist per Dienstanweisung festgelegt, dass Unterlagen mit personenbezogenen Daten, die zu entsorgen sind, immer über den Aktenvernichter entsorgt werden. (Korrespondenzentwürfe, Altakten usw.)
- Bei der Weitergabe via E-Mail wird das S/MIME-Verfahren eingesetzt, das eine digitale Signatur erzeugt und auch den Inhalt der Nachricht verschlüsselt.
- Beim Transport von papierhaften Unterlagen (z.B. Patientenakten) ist besondere Sorgfalt anzuwenden. Zu Hausbesuchen sind diese Unterlagen immer in einer (abschließbaren) Aktenmappe zu transportieren.
6.7 Eingabekontrolle
Zur Gewährleistung der Eingabekontrolle werden folgende Maßnahmen im Betrieb durchgeführt:
- Die Software THEORG ermöglicht es, die wesentlichen Änderungen an den von ihr verwaltenden personenbezogenen Daten nachzuvollziehen.
- Es ist per Dienstanweisung festgelegt, dass Änderungen an Patientenkarteikarten mit dem Namenskürzel gekennzeichnet sind.
6.8 Auftragskontrolle
Zur Gewährleistung der Auftragskontrolle werden folgende Maßnahmen im Betrieb durchgeführt:
Die Datenweitergabe an den Steuerberater für die Lohnbuchhaltung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO) bzw. als zulässige Weiterverarbeitung (Art. 6 Abs. 4 DSGVO) zu bewerten.
In diesem Sinne wurden mit folgenden Unternehmen entsprechende Vereinbarungen getroffen:
- SOVDWAER GmbH, Franckstr. 5, 71636 Ludwigsburg, für die Hotline zur Software THEORG
- Limmer & Geissen Treuhandgesellschaft mbH, Maillingerstr. 5, 80636 München, für das Lohnbüro und die Buchführung
- UniCredit Bank AG, Arabellastr. 12, 81925 München, für Gehaltsüberweisungen und SEPA-Sammellastschriften
6.9 Verfügbarkeitskontrolle
Neben der Abwendung dieser Ursachen, liegt der wesentliche Schutz darin, regelmäßig Kopien der Daten herzustellen. Daher erstellt das Unternehmen von den wesentlichen Daten täglich eine Kopie auf ein getrenntes System.
- Es wird jeden Tag eine verschlüsselte Sicherungskopie (Datensicherung) aller relevanten Daten in die Cloud gespeichert. Jede Sicherungskopie wird 30 Tage aufbewahrt.
- Jede Woche wird eine Sicherungskopie (Datensicherung) aller relevanten Daten auf einem externen Medium erstellt.
- Sicherungsmedien werden verschlossen aufbewahrt.
- Alle Arbeitsstationen und der Server sind mit einem Virenscanner versehen. Diese Software wird regelmäßig aktualisiert.
- Arbeitsplatzcomputer, Server und Laptops sind gegen Diebstahl gesichert. (Kensington-Schloss / abgeschlossener Serverraum)