Source: http://docplayer.cz/153772-Jak-na-zakladni-registry.html
Timestamp: 2018-07-20 20:51:34+00:00
Document Index: 34923919

Matched Legal Cases: ['zákona č. 111', 'zákona č. 111', 'zákona č. 111', 'zákona č. 111', 'zákona č. 111', 'zákona č. 500', 'zákona č. 128', 'zákona č. 56', 'zákona č. 449', 'zákona č. 128', 'zákona č. 111', 'zákona č. 111', 'zákona č. 254', 'zákona č. 128', 'zákona č. 56', 'zákona č. 449', 'zákona č. 111', 'zákona č. 111', 'zákona č. 111', 'zákona č. 365', 'zákona č. 111', 'zákona č. 111', 'zákona č. 500', 'zákona č. 133', 'zákona č. 227', 'zákona č. 128', 'zákona č. 634', 'zákona č. 129', 'zákona č. 250', 'zákona č. 500']

Jak na základní registry? - PDF
Download "Jak na základní registry?"
1 Příručka pro kraje a obce 20mm Jak na základní registry? 15mm 9mm 7mm 5mm Ministerstvo vnitra mm
2 Jak na základní registry? Příručka pro kraje a obce Zpracovalo Ministerstvo vnitra 20mm
3 Obsah 1. kapitola ÚVOD 4 Účel brožury 4 Smysl a účel základních registrů 4 Základní legislativní rámec 5 2. kapitola REFERENČNÍ ÚDAJE, AGENDY, ÚŘADY 7 Příprava dočasného řešení přístupu k údajům v základních registrech v situaci neúplného naplnění Matice rolí a oprávnění 8 Nedokladování referenčních údajů občanem/klientem 9 Rozeslání změn referenčních údajů třetím osobám 10 Proces reklamace kapitola DOPADY SPUŠTĚNÍ ZÁKLADNÍCH REGISTRŮ NA SAMOSPRÁVU 12 I. Komunikace s registry 12 II. Zajištění editorské povinnosti 13 III. Uživatel referenčních údajů 16 IV. Editace údajů v jednotlivých registrech kapitola ÚPRAVY FORMULÁŘŮ kapitola PROCESNÍ VYUŽITÍ ÚDAJŮ ZR kapitola VZOROVÉ PŘÍKLADY PRÁCE V AGENDÁCH 27 Změna místa trvalého pobytu 27 Změna názvu ulice 29 Vznik příspěvkové organizace 30 Oznámení vykonávání působnosti v agendě 31 Zahájení řízení dle správního řádu 33 Průběh správního řízení 38 Vydání rozhodnutí 38 Odeslání (doručení) účastníkům řízení kapitola Smart Administration 40 Cíle strategie Smart Administration: kapitola Otázky a odpovědi kapitola ÚPRAVY nastávají Na základě PRACOVNÍCH ČINNOSTÍ ÚŘEDNÍKŮ kapitola Definice pojmů a specifikace základních vztahů
4 1. kapitola ÚVOD Účel brožury Cílem tohoto dokumentu je poskytnout informace užitečné pro úředníky a zástupce krajů, měst, obcí i dalších organizací, kterých se dotkne účinnost zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech (dále jen ZZR). Dokument shrnuje smysl a účel základních registrů, legislativní rámec řešené problematiky i konkrétní dopady zákona č. 111/2009 Sb. do vnitřního chodu organizace veřejné správy s tím, že dopady ZZR jdou napříč organizací a dotknou se práce jak metodiků úřadů, právníků, informatiků, tak i vedení úřadu. Tento dokument neposkytuje legislativní výklad zákona. Úředník by měl brožuru brát jako jeden ze zdrojů, který mu může stručně nastínit, jak od 1. července 2012, tedy po zavedení základních registrů, pracovat. Na zřetel by měl mj. brát skutečnost, že základní registry jsou jediným relevantním zdrojem referenčních údajů. Cílovými skupinami jsou úředníci a zástupci: krajů statutárních měst a městských obvodů územně členěných statutárních měst obcí s rozšířenou působností obcí s pověřeným obecním úřadem a obcí základního typu organizací zřizovaných krajem nebo obcí Nejzásadnější dopady zákona se týkají: procesní oblasti a postupu práce zaměstnanců úřadu při výkonu činností veřejné správy. Ta se týká nejen nově vzniklých povinností, které je potřeba uvnitř úřadu organizačně zajistit (editace referenčních údajů, ověřování správnosti údajů v případě jejich zpochybnění, ohlašování působnosti, apod.), ale také pracovního postupu v průběhu vydávání úředního rozhodnutí. technologické oblasti a způsobu využívání agendových informačních systémů, které předpokládají komunikaci se základními registry. Smysl a účel základních registrů Počátkem roku 2007 schválila vláda ČR základní cíle strategie Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby (Smart Administration) pro období Jedním z těchto cílů je vytvoření centrálních registrů veřejné správy, jejichž pomocí bude možné sdílet data v rámci veřejné správy. Prostřednictvím základních registrů dojde k odstranění roztříštěností, nejednotnosti a vícenásobného výskytu dat v zásadních databázích veřejné správy. Smyslem a účelem základních registrů tedy je: poskytovat bezpečně vybrané právně závazné referenční údaje o definovaných objektech a subjektech, propagovat změny v těchto údajích provedené oprávněnými editory do celé veřejné správy (VS), umožnit bezpečné a transparentní poskytování údajů i z dalších informačních systémů ve VS, zavést kontrolu subjektů údajů nad údaji o nich vedených, zásadně zjednodušit ohlašovací povinnost, vytvořit předpoklady pro optimalizaci a sjednocení procesů veřejné správy. Základní legislativní rámec Základní legislativní rámec pro oblast základních registrů je tvořen následujícími právními předpisy: Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů. Vymezuje obsah základních registrů, informačního systému základních registrů a stanoví práva a povinnosti, které souvisí s jejich vytvářením, užíváním a provozem. Nařízení vlády č. 161/2011 Sb., o stanovení harmonogramu a technického způsobu provedení opatření podle 64 až 68 zákona o základních registrech. Tímto nařízením vláda ČR definuje harmonogram plnění povinností vyplývajících ze zákona č. 111/2009 Sb., a to na straně Správy základních registrů (SZR), správců registrů, ústředních správních úřadů (ÚSÚ) a orgánů veřejné moci územní samosprávy. Zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy, ve znění pozdějších předpisů. Stanoví práva a povinnosti správců informačních systémů veřejné správy (ISVS) a dalších subjektů, jež souvisejí s vytvářením, užíváním, provozem a rozvojem informačních systémů veřejné správy. Vyhláška č. 528/2006 Sb., o formě a technických náležitostech předávání údajů do IS, který obsahuje základní informace o dostupnosti a obsahu zpřístupněných ISVS. 4 5
5 Tato vyhláška je klíčovým dokumentem, který upravuje formu a technické náležitosti předávání údajů do veřejného informačního systému. Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů. Správní řád upravuje postup orgánů, které vykonávají působnost v oblasti veřejné správy. Zákon o základních registrech tyto definované postupy rozšiřuje o povinnost OVM využívat při své činnosti referenční údaje obsažené v příslušném základním registru, viz 5 odst. 1 zákona č. 111/2009 Sb. Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů. Základním účelem zákona je definice povinností při zpracování osobních údajů a stanovení podmínek nakládání s nimi. OVM jsou mj. povinny zabránit sdružování osobních údajů, které může nastat při nevhodném způsobu zajištění výkonu agend lokálními IS/AIS a přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému či nahodilému přístupu k osobním údajům (tato opatření musí být řádně zdokumentována). Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád. Zákon č. 227/2009 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o základních registrech. Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 142/2012 Sb., o změně některých zákonů v souvislosti se zavedením základních registrů. Vyhláška č. 359/2011 Sb., o základním registru územní identifikace, adres a nemovitostí. 2. kapitola REFERENČNÍ ÚDAJE, AGENDY, ÚŘADY 3 DOPORUČENÍ: Úřad by měl zaměstnance prokazatelně seznámit s existencí, významem a dopadem základních registrů a to minimálně v případě, kdy zajišťují výkon agendy pracující s referenčními údaji. Zvláštní důraz by pak měl být kladen na zaměstnance vydávající úřední rozhodnutí a pověřené editací referenčních údajů, u nichž je dopad na změnu pracovního postupu nejzásadnější. K 1. červenci 2012 jde o cca 120 nejdůležitějších osobních údajů vyjmenovaných v ZZR, které poprvé v historii naší veřejné správy tvoří soubor údajů, jejichž správnost a aktuálnost garantuje stát. Úředník jejich správnost nekontroluje a po občanovi je nesmí požadovat dokládat, pokud už jsou zanesené v registrech. Referenční údaj je považován za správný a právně závazný, pokud není prokázán opak nebo pokud nevznikne oprávněná pochybnost o správnosti referenčního údaje. Jedná se o údaje o: fyzických osobách vedené v Registru obyvatel (ROB) právnických osobách vedené v Registru osob (ROS) územních prvcích vedené v Registru územní identifikace (RÚIAN) orgánech veřejné moci (OVM) a jejich rozhodnutích vedené v Registru práv a povinností (RPP) Tyto referenční údaje jsou udržovány aktuální prostřednictvím přesně určených editorů a podle pravidel daných příslušnými zákony. Editoři prostřednictvím základních registrů informují celou veřejnou správu o rozhodnutích, která učinili, a v souladu s případným zmocněním od subjektu informují také vybrané soukromoprávní subjekty o změně vybraných referenčních údajů (viz strana 10). Přístup OVM k referenčním údajům je možný pouze prostřednictvím: registrovaných Agendových informačních systémů (tj. AIS majících certifikát pro komunikaci s ISZR vydaný SZR a disponujících oprávněními podle registrované agendy) - prostřednictvím volání služeb vnějšího rozhraní informačního systému základních registrů (ISZR) 6 7
6 datových schránek (na základě formuláře žádosti a formuláře odpovědi) CzechPOINT (přes JIP KAAS, na základě formuláře žádosti a formuláře odpovědi) Příprava dočasného řešení přístupu k údajům v základních registrech v situaci neúplného naplnění Matice rolí a oprávnění Zavedením základních registrů vzniká datová základna pro referenční údaje ve veřejné správě. Platí obecný princip, že k referenčním údajům bude mít přístup pouze úředník, který má patřičné oprávnění. Toto oprávnění se definuje zákonným zmocněním. V praxi celá věc funguje tak, že jsou konkrétní právní úpravou definovány agendy, v rámci nichž jsou definovány činnosti a jednotlivé úřední role pro úředníky. Teprve v rámci kombinace agenda > agendová činnost > role > oprávnění bude mít konkrétní úředník přístup k danému rozsahu referenčních údajů. Proto je tak zásadní naplnění Matice rolí a oprávnění a naplnění údajů v rámci Registru práv a povinností. Celý proces postupuje tak, že nejprve ústřední správní úřad na základě konkrétního zákona ohlásí danou agendu a také definuje orgány veřejné moci, v jejichž působnosti je agenda vykonávána. Jednotlivé orgány veřejné moci jsou správcem RPP po registraci agendy obeslány a oznamují svou působnost v agendě v rámci jejich činností a rolí. Pokud dojde k nějakému rozporu, je vedeno takzvané rozporové řízení, v němž ohlašovatel agendy případně rozhodne o změně působností, nebo o změně činností a rolí. V případě změny jsou opět vyzvány patřičné OVM, aby se k působnosti přihlásily. K procesu registrace agend ve vztahu k zákonu o základních registrech je třeba ještě zmínit fakt, že se jedná a bude vždy jednat o proces kontinuální. Pokud i v budoucnu bude zákonem provedena změna výkonu agendy a působnosti orgánu veřejné moci, musí se to opět promítnout do RPP a jednotlivých oprávnění a to opětovným procesem registrace a ohlášení agendy. Pro úředníky pro přístup k základním registrům existují 3 technické cesty: 1. Centrální nebo vlastní agendové informační systémy, které jsou využívány orgány veřejné moci Agendové informační systémy jsou informační systémy a aplikace, které slouží pro elektronickou podporu výkonu dané agendy. Jednotlivé AIS budou se základními registry komunikovat prostřednictvím služeb vnějšího rozhraní informačního systému základních registrů. 2. Přístup k datům prostřednictvím funkcionality systému CzechPOINT Bude existovat sada formulářů, žádostí a výstupů v rámci prostředí 3. Přístup pomocí formulářů a výstupů s využitím datových schránek OVM V rámci zjišťování stavu přípravy na spuštění základních registrů je zřejmé, že k datu ostrého spuštění základních registrů, tedy k 1. červenci 2012, nebude dokončen proces registrace všech agend a přidělení všech činnostních rolí, a tedy nebude naplněna v plném rozsahu Matice rolí a oprávnění. V souvislosti s výše uvedeným vzhledem k závažnosti možných sporů o nutnost a povinnost využívat referenční údaje úředníky pro jejich úřední činnost připravuje Ministerstvo vnitra řešení problému, kdy úředník z obecné povahy ( 5 zákona) má využívat referenční údaje ze základních registrů, ale k 1. červenci nebude dokončen proces registrace jeho agendy a jeho činnostní role. Nejdéle po dobu 1 roku od nabytí účinnosti zákona (tedy nejdéle do ) bude možno využít prostřednictvím systému a prostřednictvím systému datových schránek přístup k referenčním údajům dle obecné agendy k tomu určené. Jak je uvedeno, týká se tento způsob přístupu k referenčním údajům pouze využívání systému a využívání datových schránek. Ministerstvo vnitra proto zřizuje v rámci zákonného zmocnění podle 5, zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, zvláštní agendu pro výše popsaný přístup úředníků k referenčním údajům v základních registrech a ohlásí ji tak, že působnost vznikne všem orgánům veřejné moci. Další podrobnosti tohoto konkrétního řešení byly, nebo brzy budou specifikovány ze strany MV v následujícím období. Tím poskytneme ještě zcela výjimečný prostor pro dokončení registrací a ohlášení působnosti u všech současně vykonávaných agend a zároveň tím zamezíme neúnosnému odkládání tohoto procesu a to tím, že tento přístup bude omezen výhradně na 2 zmíněné cesty a časově nejdéle na 1 rok. Nedokladování referenčních údajů občanem/klientem Klient nemusí na základě 5 odst. 1 ZZR dokládat referenční údaje, které jsou o něm vedeny. Tyto referenční údaje si OVM zjišťuje sám prostřednictvím základních registrů. Výjimku tvoří případy, kdy referenční údaje: nejsou v základním registru obsaženy jsou označeny jako nesprávné 8 9
7 vznikne oprávněná pochybnost o správnosti referenčního údaje, nebo jsou nezbytné pro bezpečnostní řízení podle jiného právního předpisu Toto ustanovení však nemá vliv na povinnost identifikovat žadatele nebo předmět jeho podání prostřednictvím čísla elektronicky čitelných identifikačních dokladů (občanský průkaz, cestovní pas, průkaz o povolení k pobytu) nebo kombinací údajů podle 36 zákona č. 500/2004 Sb. (přestože se jedná o referenční údaje): jméno, popřípadě jména, a příjmení datum a místo narození adresa místa trvalého pobytu Toto ustanovení zákona o základních registrech fakticky navazuje na 6 správního řádu, který upravuje postup správního orgánu tak, aby dotčenou osobu co možná nejméně zatěžoval. Podklady od dotčené osoby vyžaduje jen tehdy, stanoví-li tak právní předpis. Lze-li však potřebné údaje získat z úřední evidence, kterou správní orgán sám vede, a pokud o to dotčená osoba požádá, je povinen jejich obstarání zajistit. V případě pochybnosti editor označí referenční údaj jako nesprávný. Toto označení editor odstraní neprodleně poté, co ověří správnost údajů ( 4 odst. 4 ZZR). Po celou dobu, kdy je údaj editorem označen jako nesprávný, má pouze informativní hodnotu. Proces reklamace je obecně řešen ve 3 krocích: občan nebo organizace doloží chybu orgánu veřejné moci, který s daným údajem pracuje. Tím vznikne oprávněná pochybnost o správnosti evidovaného údaje a OVM uvědomí příslušného editora ( 5 odst. 2 zákona o základních registrech) editor zpochybněného údaje označí tento údaj jako nesprávný editor ověří správnost evidovaného údaje a podle výsledku buď údaj opraví, nebo reklamaci zamítne ( 4 odst. 4 ZZR) Rozeslání změn referenčních údajů třetím osobám Klient může na základě podané žádosti umožnit přístup ke změnám vybraných referenčních údajů o své osobě třetím subjektům. V žádosti klient identifikuje, které změny referenčních údajů mají být předávány kterým konkrétním subjektům. Tímto způsobem nemusí klient dokladovat změny referenčních údajů o něm vedených i mimo veřejnou správu, tzn. je možné tyto údaje prostřednictvím notifikací zasílat např. bankám, utilitním společnostem, lékařům do jejich datových schránek. Tento souhlas může klient opět na základě žádosti kdykoli odvolat. Samotné informování vybraných subjektů o změněných referenčních údajích zajišťuje ISZR. Subjekt územní samosprávy pouze přijímá a zadává žádost klienta do CzechPOINT. Proces reklamace Referenční údaj je považován za správný, pokud není prokázán opak nebo pokud nevznikne oprávněná pochybnost o správnosti referenčního údaje
8 3. kapitola DOPADY SPUŠTĚNÍ ZÁKLADNÍCH REGISTRŮ NA SAMOSPRÁVU I. Komunikace s registry Se základními registry resp. s informačním systémem základních registrů (ISZR) je možné (kromě komunikačních kanálů CzechPOINT a Datových schránek) komunikovat pouze prostřednictvím agendových informačních systémů (AIS). V případech, kdy krajský úřad, statutární město či obec s rozšířenou působností působí v roli editora, musí k základním registrům vždy přistupovat prostřednictvím agendových informačních systémů, které jsou ve velké většině provozované centrálně. V ostatních případech však bude přistupovat k základním registrům zpravidla prostřednictvím lokálních AIS integrovaných s rozhraním ISZR. Mohou však nastat situace, kdy kraj, statutární město nebo obec s rozšířenou působností v rámci výkonu působnosti v agendě potřebuje využívat referenční údaje ze základních registrů, ale: Pro výkon agendy nepoužívá žádný informační systém není vedena jakákoli elektronická evidence a data jsou uložena v papírové podobě, např. v sešitě, do kterého jsou zapisovány. Pro výkon agendy používá jednoduchý kancelářský program, např. tabulka v prostředí MS Excel. Pro výkon agendy využívá lokální specializovaný ISVS, který není integrovaný s rozhraním ISZR. Jeho integrace není možná z důvodu technologického omezení nebo neúměrných finančních nákladů, které integrace vyžaduje ve srovnání s potenciálními přínosy (např. malá opakovanost výkonu agendy, malé zefektivnění práce) a je tedy výrazně neekonomická. V těchto případech je možné využít pro přístup k základním registrům: FAIS tedy formulář v prostředí CzechPOINT, který umožňuje komunikaci se základními registry online, datovou schránku, prostřednictvím které zašle formulář se žádostí o referenční údaje Správě základních registrů a prostřednictvím datové schránky (formuláře) dostane odpověď, centrální AIS jiného správce (pokud je k dispozici, např. ROS-IAIS). Naproti tomu obce či organizace zřizované městy, obcemi a kraji v současné době pro výkon svých agend: nemusí používat žádný informační systém (data jsou uložena v papírové podobě), používají jednoduchý kancelářský program (např. MS Excel), využívají lokální specializovaný informační systém, používají centrální systém. Aby mohl zaměstnanec v průběhu výkonu agendy komunikovat se základními registry v potřebném rozsahu a v souladu s požadavky ZZR, musí být zajištěna aplikační podpora vykonávané agendy jedním z následujících způsobů: 1. Využitím Formulářového AIS (FAIS) tedy sady formulářů v prostředí CzechPOINT, které umožňují komunikaci se základními registry. Pokud obec nemá zřízen přístup k požádá Ministerstvo vnitra o jeho zpřístupnění, a to na základě vyplnění formuláře, který je třeba podepsat kvalifikovaným elektronickým podpisem oprávněné osoby nebo vytisknout, opatřit podpisem oprávněné osoby a zaslat na adresu Ministerstvo vnitra ČR, odbor rozvoje služeb a projektů egovernment, náměstí Hrdinů 1643/3, Praha 4, je možné jej zaslat i prostřednictvím datové schránky. 2. Datovou schránkou, prostřednictvím které zašle obec formulář se žádostí o referenční údaje Správě základních registrů a prostřednictvím datové schránky rovněž obdrží odpověď. 3. Využitím centrálního AIS (pokud je pro výkon této agendy k dispozici; v případě některých agend je jeho využití dokonce povinné). 4. Současný informační systém musí být změněn tak, aby umožnil komunikaci se základními registry a zároveň splnil všechny požadavky plynoucí ze ZZR (na logování, zabezpečení přístupu apod.). V případě, že informační systém nemá v servisní smlouvě zajištěnu legislativní podporu v dostatečném rozsahu, provede tuto úpravu dodavatel za finanční úplatu. II. Zajištění editorské povinnosti Editorem referenčních údajů v základních registrech je OVM, který je oprávněn zapisovat referenční údaje do základního registru a provádět změny 12 13
9 zapsaných referenčních údajů ( 2 ZZR). Editor zapisuje referenční údaje do základního registru prostřednictvím AIS. Editor je na základě zákona o základních registrech: zodpovědný za to, že jím zapsané referenční údaje jsou v souladu s údaji uvedenými v dokumentech, na jejichž základě jsou údaje do příslušného základního registru zapsány ( 4 odst. 2). povinen zapsat referenční údaj do základního registru nebo provést jeho změnu bez zbytečného odkladu nejpozději však do 3 pracovních dnů ode dne, kdy se o vzniku nebo o změně skutečnosti dozví. v případě pochybnosti označit referenční údaj jako nesprávný a ověřit jeho správnost. Editor je povinen zajistit dostatečnou bezpečnost svého AIS a zodpovídá za přidělování a odebírání rolí (práv) pro přístup k AIS. Editor je zodpovědný za ( 56 odst. 3 ZZR): určení úředních osob, které působí v jednotlivých rolích, a za provádění změn v těchto určeních, zabránění neoprávněného přístupu k údajům vedeným v AIS a k referenčním údajům vedeným v základních registrech. Součástí provedení změny referenčních údajů v ROB a ROS je OVM povinen provést zápis rozhodnutí, na základě kterého se tak děje, do RPP. Zápis těchto rozhodnutí resp. údaje o těchto rozhodnutí, jsou zapisována prostřednictvím příslušného editačního AIS současně s provedením změny referenčních údajů. Zápis rozhodnutí o změně referenčních údajů nebude vyžadovat od editora žádný zápis do AIS editačního, neboť zápis vybraných metadat o správním rozhodnutí bude řešen automatickou kompozitní službou. Obecně platí, že referenční údaje jsou považovány za správné, pokud není prokázán opak nebo pokud nevznikne oprávněná pochybnost o správnosti referenčního údaje. V případě pochybnosti editor označí referenční údaj jako nesprávný; toto označení 3 příklad: Fyzická osoba (FO) nemá v agendě ukončenou činnost, agenda obdrží upozornění od jiného OVM na to, že FO již činnost ukončila. Agenda neví, kdy činnost byla ukončena; označí proto nenaplněný údaj datum zániku nebo datum výmazu z evidence podle jiných právních předpisů na hodnotu nesprávný a zahájí zjišťovací řízení. Podle zjištěné skutečnosti pak údaj opraví (buď nastaví datum, nebo ponechá údaj prázdný) a nastaví atribut správnosti na správný. editor odstraní neprodleně poté, co ověří správnost údajů. Po celou dobu, kdy je údaj editorem označen jako nesprávný, má pouze informativní hodnotu. Proces reklamace je obecně řešen ve 3 krocích: občan nebo organizace doručí podnět orgánu veřejné moci, který s daným údajem pracuje. Tím vznikne oprávněná pochybnost o správnosti evidovaného údaje a OVM uvědomí příslušného editora ( 5 odst. 2 zákona o základních registrech). editor zpochybněného údaje označí tento údaj jako nesprávný. editor ověří správnost evidovaného údaje a podle výsledku buď údaj opraví, nebo reklamaci zamítne ( 4 odst. 4 ZZR). Kraje působí v roli editora: registru obyvatel při zapisování údajů do Informačního systému evidence obyvatel (zápis údajů o nabytí státního občanství ČR udělením, prohlášením, o pozbytí státního občanství ČR nabytím cizího státního občanství, prohlášením o vzdání se státního občanství ČR) registru osob při udělování oprávnění k činnosti, registraci nebo rozhodování o vzniku: o fyzické osoby provozovatelé stanice technické kontroly o fyzické osoby poskytovatelé zdravotních služeb o fyzické osoby poskytovatelé sociálních služeb o právnické osoby svazky obcí o právnické osoby zájmová sdružení právnických osob o právnické osoby příspěvkové organizace registru územní identifikace, adres a nemovitostí při zápisu : o stavebního objektu a adresního místa v rámci speciálního stavebního úřadu registru práv a povinností při oznamování působnosti OVM v agendě Statutární město a obce s rozšířenou působností působí v roli editora: registru obyvatel: o při zápisu údaje o adrese místa trvalého pobytu o matriční činnosti (např. při zápisu údajů o narození, o změně pohlaví, změně příjmení, určení otcovství, osvojení, uzavření manželství, úmrtí) registru osob: o při zřizování příspěvkových organizací dle zákona č. 128/2000 Sb., o obcích o při zápisu fyzických osob provozovatelů stanic měření emisí dle zákona č. 56/2001 Sb., o podmínkách provozu vozidel na pozemních komunikacích 14 15
10 o při zápisu honebních společenstev dle zákona č. 449/2001 Sb., o myslivosti registru územní identifikace, adres a nemovitostí při zápisu: o ulice o stavebního objektu, který nevyžaduje stavební povolení ani ohlášení stavebnímu úřadu o adresního místa, jestliže nevzniká spolu se stavebním objektem vyžadujícím povolení nebo ohlášení stavebnímu úřadu o údaje o stavebním objektu, který vyžaduje stavební povolení nebo ohlášení stavebnímu úřadu (pouze obec se stavebním úřadem) o adresního místa, které vzniká spolu s uvedeným stavebním objektem (pouze obec se stavebním úřadem) registru práv a povinností při oznamování působnosti OVM v agendě Obce působí v roli editora: registru obyvatel: o při zápisu údaje o adrese místa trvalého pobytu a adrese pro doručování o matriční činnosti (např. při zápisu údajů o narození, o změně pohlaví, změně příjmení, určení otcovství, osvojení, uzavření manželství, úmrtí) registru osob: o při zřizování příspěvkových organizací dle zákona č. 128/2000 Sb., o obcích registru územní identifikace, adres a nemovitostí při zápisu: o ulice o stavebního objektu, který nevyžaduje stavební povolení ani ohlášení stavebnímu úřadu o adresního místa, jestliže nevzniká spolu se stavebním objektem vyžadujícím povolení nebo ohlášení stavebnímu úřadu o údaje o stavebním objektu, který vyžaduje stavební povolení nebo ohlášení stavebnímu úřadu (pouze obec se stavebním úřadem) o adresního místa, které vzniká spolu s uvedeným stavebním objektem (pouze obec se stavebním úřadem) registru práv a povinností při oznamování působnosti OVM v agendě III. Uživatel referenčních údajů Úřední osoba je povinna využívat údaje ze základních registrů při výkonu činnosti, aniž by ověřovala jejich správnost. Při výkonu své činnosti provádí ztotožnění vůči ZR u klientů, kteří jsou subjekty řízení. Počet a okamžik validace těchto údajů je věcí konkrétní úpravy procesního postupu každého z úřadů. Toto ztotožnění úřední osoba provádí na základě identifikace klienta, kterou po bude možné provést prostřednictvím čísla elektronicky čitelného identifikačního dokladu (občanského průkazu, cestovního pasu, povolení k pobytu, vízový štítek a pobytový štítek) nebo na základě alternativních údajů umožňujících jednoznačnou identifikaci (uvedením jména, příjmení, adresy trvalého bydliště a data narození). Správní řád ( 36, odst. 4) či jiné speciální právní předpisy definují úkony účastníků řízení, které opravňují úřední osobu vyzvat účastníka řízení k předložení průkazu totožnosti. Doložení referenčních údajů je od klientů vyžadováno pouze, pokud: nejsou v základním registru obsaženy, jsou označeny jako nesprávné, vznikne oprávněná pochybnost o správnosti referenčního údaje, nebo jsou nezbytné pro bezpečnostní řízení podle jiného právního předpisu. Z výše uvedeného vyplývá, že není možné požadovat po klientovi doložení referenčních údajů, které si musí OVM zjistit v rámci svým kompetencí vykonávat příslušnou agendu. V případě, že orgán veřejné moci, který není editorem daného údaje v základním registru, při své činnosti zjistí nesoulad referenčních údajů vedených v základním registru se skutečným stavem, anebo vznikne-li u něj oprávněná pochybnost o správnosti referenčního údaje, uvědomí o tom neprodleně editora. Pokud jde o městské části, jsou považovány za OVM pouze v případě městských částí hlavního města Prahy. Tyto městské části mají veškeré povinnosti vyplývající ze ZZR jako každý jiný orgán veřejné moci. V případě ostatních statutárních měst nejsou městské části/obvody samostatnou právnickou osobou (nemají vlastní IČO), proto veškeré povinnosti vyplývající ze ZZR zajišťuje příslušný magistrát. IV. Editace údajů v jednotlivých registrech REGISTR OBYVATEL Editory údajů do registru obyvatel jsou Ministerstvo vnitra a Policie ČR, a to prostřednictvím svých agendových informačních systémů. U Ministerstva vnitra se jedná o agendový informační systém evidence obyvatel, agendový informační systém občanských průkazů, agendový informační systém 16 17
11 cestovních dokladů a agendový informační systém datových schránek. Policie ČR edituje údaje prostřednictvím agendového informačního systému cizinců. Z daného vyplývá, že mezi nejdůležitější editorské systémy patří agendový informační systém evidence obyvatel (AISEO) a agendový informační systém cizinců. Editace probíhá automatizovanými procesy přes ISZR, což znamená, že úředníkovi se nenavýší pracovní úkony. I po spuštění základních registrů (tedy po ) bude úředník zapisovat údaje do AISEO stejným způsobem jako doposud. Jedná se zejména o zápis narozených fyzických osob na území České republiky, kdy matriční úřad prostřednictvím aplikace zapíše tuto skutečnost do AISEO a stejným způsobem bude vykonávat úředník například ohlášení adresy místa trvalého pobytu, nabytí občanství. Výhodou základních registrů je správnost údajů, které budou přes služby ISZR aktualizovány i do ostatních AIS. REGISTR ÚZEMNÍ IDENTIFIKACE, ADRES A NEMOVITOSTÍ Přímo s RÚIAN nebude přicházet do styku žádný uživatel. Vše budou zajišťovat služby základních registrů prostřednictvím informačního systému základních registrů (ISZR). Pro RÚIAN jsou stanoveny dva editorské agendové informační systémy (AIS). Informační systém katastru nemovitostí (ISKN) a informační systém územní identifikace (ISÚI). Editoři RÚIAN v územní samosprávě a v přenesené státní správě v území jsou: Stavební úřad Podle 42 zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů (ZZR) zapisuje stavební úřad údaje o stavebním objektu, který vyžaduje stavební povolení nebo ohlášení stavebnímu úřadu. Zapisovanými údaji jsou: Identifikační údaje (název katastrálního území, parcelní číslo, část obce a číslo popisné/evidenční nebo údaj o tom, že se č.p./č.ev. nepřiděluje) Definiční bod stavebního objektu Typ stavebního objektu (s č.p., č.ev. nebo bez č.p./č.ev.) Způsob využití Technicko-ekonomické atributy Údaje o hranici stavebního objektu a typu a způsobu ochrany nezapisuje stavební úřad, ale jsou přebírány z Informačního systému katastru nemovitostí (ISKN). Stavební úřad podle 44 odst. 2 zákona o základních registrech dále zapisuje údaje o adresním místě, které vzniká spolu s výše uvedeným stavebním objektem (číslo popisné nebo evidenční, případně název ulice a č. orientační pokud existují, vazba na stavební objekt, definiční bod adresního místa). Dokud nebudou k dispozici vyšší služby základních registrů, editují stavební úřady zákonem stanovené položky RÚIAN v informačním systému ISÚI. Obec Podle 42 až 44 zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů (ZZR), zapisuje obec údaje o: Ulici, která je pojmenována (vazba na obec, název ulice) Stavebním objektu, který nevyžaduje stavební povolení ani ohlášení stavebnímu úřadu (viz výše) Adresním místě, jestliže nevzniká spolu se stavebním objektem vyžadujícím povolení nebo ohlášení stavebnímu úřadu (číslo popisné nebo evidenční, případně název ulice a č. orientační pokud existují, vazba na stavební objekt, definiční bod adresního místa). Obce editují zákonem stanovené položky RÚIAN v informačním systému ISÚI. Kromě zápisu těchto údajů má obec podle 43 zákona o základních registrech povinnost sdělit správci registru, tedy Českému úřadu zeměměřickému a katastrálnímu (ČÚZK), údaje o: Definiční čáře ulice Části obce Městském obvodu nebo městské části, je-li obec statutárním městem a v případě Prahy Údaje o správním obvodu v hlavním městě Praze Krajský úřad Podle 104 odst. 2 zákona č. 254/2001 Sb. v platném znění (vodní zákon) je krajský úřad vodoprávním úřadem. Pokud tedy v rámci činností podle 107 vodního zákona vede stavební řízení o objektu zapisovaném do RÚIAN ( 29 odst.1 písm. c) zákona o základních registrech), bude zapisovat příslušný stavební objekt i adresní místo do RÚIAN. Dále při rozdělení obcí zašle kraj opis pravomocného rozhodnutí správci registru, tj. Českému úřadu zeměměřickému a katastrálnímu ( 43 odst. 1 písm. a) bod 3. zákona o základních registrech). Krajské úřady editují zákonem stanovené položky RÚIAN v informačním systému ISÚI. Bližší informace o projektu RÚIAN/ISÚI jsou na webu Uživatelská podpora (HelpDesk) pro všechny externí uživatele je dosažitelná na adrese 18 19
12 REGISTR OSOB Záznamy do ROS budou provádět příslušné editorské agendy. Jde o orgány a instituce, které již v současnosti mají zákonnou povinnost osoby registrovat. Jedná se o obchodní rejstřík, rejstřík živnostenského podnikání, evidence nebo informační systémy vybraných ministerstev a ústředních orgánů státní správy, profesních komor, obcí a krajů. Krajské úřady vstupují do role editora z důvodu udělování oprávnění k činnosti nebo rozhodování o vzniku následujících osob: a) fyzické osoby provozovatel stanice technické kontroly, b) fyzické osob poskytovatel zdravotních nebo sociálních služeb, c) právnické osoby svazek obcí, d) právnické osoby zájmové sdružení právnických osob, e) právnické osoby příspěvková organizace. Obecní úřady vstupují do role editora registru osob (ROS) z důvodu zřizování příspěvkových organizací dle zákona č. 128/2000 Sb., o obcích. Obce s rozšířenou působností budou dále editory fyzických osob provozovatelů stanic měření emisí dle zákona č. 56/2001 Sb., o podmínkách provozu vozidel na pozemních komunikacích a dále honebních společenstev dle zákona č. 449/2001 Sb., o myslivosti. V praxi to znamená, že obce a kraje budou tyto subjekty do registru osob zapisovat, přidělovat jim IČO a aktualizovat referenční údaje. Editaci registru osob budou krajské úřady a obce zajišťovat v integrovaném informačním systému ROS-IAIS. Systém je navržen tak, aby umožnil paralelní a nezávislý provoz více agend a byl schopen komunikovat se všemi relevantními službami základních registrů. ROS-IAIS nemusí sloužit pouze pro připojování k systému základních registrů, ale pokud to bude třeba i pro celkové vedení agendy. Umožní totiž evidenci jakýchkoliv údajů o osobách podle specifických požadavků příslušného uživatele. ROS-IAIS bude dále zaznamenávat historii změn o jednotlivých osobách a jeho součástí budou také sdílená data (např. lokální obraz RÚIAN, nebo sdílené číselníky obecného či technologického charakteru). Správcem ROS-IAIS je Český statistický úřad, který bude zajišťovat v rámci implementace registru osob nasazení systému ROS-IAIS pro jednotlivé agendy a v rámci provozu registru osob také provoz ROS-IAIS. 4. kapitola ÚPRAVY nastávají Na základě PRACOVNÍCH ČINNOSTÍ ÚŘEDNÍKŮ A to na základě oznamování o výkonu působnosti, vzniku výkonu nových činností na základě implementace ZZR do organizace, rozšíření povinností příslušných zaměstnanců v metodické oblasti a to jak směrem dovnitř do úřadu, tak do území, nových povinností vyplývajících přímo ze zákona o základních registrech. Pracovní náplň všech zaměstnanců úřadu vykonávající agendy, jejichž působnost byla oznámena: Zaměstnanec je povinen poskytnout editorovi referenčních údajů v základním registru potřebnou součinnost pro ověření správnosti údajů Zaměstnanec je povinen využívat při své činnosti referenční údaje obsažené v příslušném základním registru v rozsahu, v jakém je oprávněn tyto údaje využívat podle zákona č. 111/2009 Sb. nebo jiných právních předpisů Pracovní náplň zaměstnance pověřeného editací referenčních údajů v základních registrech: Provádí zápis referenčního údaje do základního registru prostřednictvím příslušného agendového informačního systému nebo jeho změnu, a to bez zbytečného odkladu, nejpozději do 3 pracovních dnů ode dne, kdy se o vzniku nebo změně skutečnosti, kterou referenční údaj popisuje, dověděl. V případě pochybností o správnosti referenčního údaje je povinen označit referenční údaj jako nesprávný a neprodleně ověřit správnost údajů Je povinen provádět čištění referenčních údajů v souladu s pokyny jednotlivých správců základních registrů ve stanovených termínech a rozsahu Pracovní náplň zaměstnance pověřeného metodickou podporou a koordinací implementace zákona o základních registrech do OVM: Na základě oznámení o registraci agendy obdrženém do datové schránky úřadu provede zaměstnanec oznámení o vykonávané působnosti úřadu v agendě (prostřednictvím AIS RPP Působnostní) v souladu s požadavky 20 21
13 zákona č. 111/2009 Sb. Počty úředních osob zaměstnanec zjišťuje na základě organizačního řádu, pracovních náplní a konzultací s příslušnými vedoucími pracovníky úřadu, právníkem a vedením úřadu Odeslání oznámení o vykonávání působnosti provádí zaměstnanec až na základě souhlasu tajemníka/ředitele V případě, že oznámení o registraci agendy vykazuje chyby, konzultuje tuto skutečnost s právníkem a na základě jeho doporučení zahájí proces reklamace agendy V rámci svých znalostí a možností zajišťuje metodickou podporu pro ostatní zaměstnance úřadu v oblasti implementace zákona č. 111/2009 Sb. a koordinuje úpravu dotčených formulářů Koordinuje aktualizaci vnitřních předpisů a interních dokumentů na základě oznámené působnosti tak, aby byl zajištěn soulad se skutečným stavem Pracovní náplň informatika/správce IS: Provádí registraci AIS určených pro komunikaci se základními registraci do IS o ISVS v souladu s požadavky zákona č. 365/2000 Sb. a zákona č. 111/2009 Sb. Zajišťuje připravenost informačních a komunikačních technologií úřadu pro komunikaci s ISZR v souladu s požadavky zákona č. 111/2009 Sb. Provádí ve spolupráci s Metodikem základních registrů a personálním oddělením správu uživatelských účtů agendových informačních systémů. Zajišťuje registraci AIS do JIP. Aktualizuje informační koncepci v souladu se zákonem č. 365/2000 Sb. Provádí správu certifikátů pro zajištění komunikace AIS s ISZR. 5. kapitola ÚPRAVY FORMULÁŘŮ Jakýkoliv úřad může po občanech vyžadovat vyplnění pouze těch formulářů, které jsou centrálně stanoveny, tzn. mají oporu v právním předpisu (jejich podoba je přesně dána speciálním zákonem nebo prováděcím předpisem). Tyto speciální zákony zpravidla upravují povinnosti podání, v těchto případech je možno doporučit doplnění těchto náležitostí formulářů o číslo elektronicky čitelného identifikačního dokladu pro efektivnější kontrolu správnosti uvedených údajů na žádosti vůči základním registrům obdobně, jako proběhne úprava formulářů na centrální úrovni pro přímý a přenesený výkon státní správy. Proto je nezbytné, aby jednotlivé územní samosprávné celky zajistily úpravu vlastních formulářů pro přijetí podání občanů v rámci výkonu samosprávných agend. Úpravu těchto formulářů můžou zajistit pouze ústřední správní úřady. V případech, kdy nejsou náležitosti podání upraveny speciálním zákonem, ale jsou v režimu zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, dle 37 odst. 3 správního řádu: Fyzická osoba v podání uvede: - jméno a příjmení, - datum narození, - místo trvalého pobytu, popřípadě jinou adresu pro doručování podle 19 odst. 3 správního řádu. V podání souvisejícím s její podnikatelskou činností fyzická osoba uvede: - jméno a příjmení, popřípadě dodatek odlišující osobu podnikatele nebo druh podnikání vztahující se k této osobě nebo jí provozovanému druhu podnikání, - identifikační číslo osoby, - adresu zapsanou v obchodním rejstříku nebo jiné zákonem upravené evidenci jako místo podnikání, popřípadě jinou adresu pro doručování. Právnická osoba v podání uvede: - název nebo obchodní firmu - identifikační číslo osoby nebo obdobný údaj - adresu sídla, popřípadě jinou adresu pro doručování 22 23
14 Nemá-li podání předepsané náležitosti nebo trpí-li jinými vadami, pomůže správní orgán podateli nedostatky odstranit nebo ho vyzve k jejich odstranění a poskytne mu k tomu přiměřenou lhůtu. Právě z důvodu jednoznačné identifikace se doporučuje při kontrole podání provést ztotožnění vůči základním registrům, kdy v případě zjištění vad je účastník povinen předložit na výzvu oprávněné úřední osoby průkaz totožnosti (z něho je možné pro identifikaci zjistit i jiný údaj, např. číslo elektronicky čitelného identifikačního dokladu). Proto se doporučuje o toto číslo elektronicky čitelného identifikačního dokladu rozšířit formuláře pro podání. V případě podání mimo režim správního řádu a povinnosti využít centrální formuláře pak ZZR ukládá orgánu veřejné moci povinnost využívat při své činnosti referenční údaje obsažené v příslušném základním registru v rozsahu, v jakém je oprávněn tyto údaje využívat, a to aniž by ověřoval jejich správnost. Občan pak může pro svou identifikaci poskytnout pouze číslo elektronicky čitelného identifikačního dokladu (občanského průkazu, cestovního pasu, povolení k pobytu, vízového štítku a pobytového štítku) nebo dobrovolně uvést jméno, příjmení, místo trvalého pobytu a datum narození. 6. kapitola PROCESNÍ VYUŽITÍ ÚDAJŮ ZR Následující tabulky detailněji popisují možné body přístupu do ZR pro uživatele v roli čtenáře. Číslo 01 Fáze procesu Identifikace referenčních údajů ze žádosti oproti ZR Popis Žádost může být přijata buď papírově, nebo elektronicky. Papírový příjem žádosti může být buď osobní (na kontaktním místě), nebo doručovací službou. Nevýhoda druhého způsobu příjmu žádosti je, že případné nejasnosti, či rozpory v podání, není možné řešit přímo na místě s žadatelem. Elektronický příjem žádosti může být prostřednictvím DS, u, nebo prostřednictvím webové aplikace. Pověřená úřední osoba provede kontrolu údajů na žádosti včetně zjištění, zdali se podařilo identifikovat příslušné referenční údaje (např. údaje o fyzické osobě, právnické osobě, adrese). Předpokládané vstupy Vyplněný formulář žádosti. Předpokládané výstupy Prověřené údaje žádosti podle referenčních údajů ze ZR. Číslo 02 Fáze procesu Kontrola správnosti použitých referenčních údajů při kontaktu s dalšími subjekty Popis V procesu realizace konkrétního případu v rámci agendy dochází k situacím, kdy je třeba kontaktovat další subjekty, které se výkonu dané agendy účastní (např. vyjádření se k danému případu, zaslání stanoviska apod.). V tomto případě je doporučeno provést dotaz do ZR za účelem zjištění aktuálních referenčních údajů, které budou využity při komunikaci s dalšími subjekty (např. kontrola, nebo doplnění údajů fyzické osoby, která žádost podávala, nebo kontrola správnosti adresních údajů apod.). Předpokládané vstupy Záznam rozpracovaného případu v rámci agendy. Předpokládané výstupy Aktualizované údaje rozpracované agendy proti referenčním údajům ze ZR
15 Číslo 03 Fáze procesu Popis Předpokládané vstupy Předpokládané výstupy Dotazování se na referenční údaje ZR pro potřeby výkonu dané agendy V průběhu realizace konkrétního případu v rámci agendy dochází k situacím, kdy je třeba provést dotaz do systému ZR na konkrétní referenční údaje a s nimi dále pracovat. Zpravidla se jedná o ověření údajů vůči ZR v případě pochybností, nebo za účelem zjišťování podkladů pro rozhodnutí. Iniciace tohoto bodu přístupu může být pro každou agendu v jiném okamžiku, nebo nemusí být iniciován vůbec. Záznam rozpracovaného případu v rámci agendy. Doplnění údajů rozpracované agendy údaji ze ZR. Číslo 04 Fáze procesu Kontrola správnosti použitých referenčních údajů při vyřízení případu v rámci agendy Popis Při uzavírání případu konkrétní agendy je nutné prověřit použité referenční údaje případu vůči referenčním hodnotám uvedených v ZR. Pokud by tento bod přístupu nebyl vykonán a výstupem vyřízení případu v rámci agendy je rozhodnutí či usnesení, které se následně zasílá zpět žadateli, vystavuje se OVM riziku, že použité údaje o subjektu nemusí být aktuální. Předpokládané vstupy Záznam rozpracovaného případu v rámci agendy. Předpokládané výstupy Aktualizované údaje rozpracované agendy proti referenčním údajům ze ZR. 7. kapitola VZOROVÉ PŘÍKLADY PRÁCE V AGENDÁCH V této kapitole je demonstrován postup práce ve vybraných situacích běžných pro výkon veřejné správy. Jde o praktickou ukázku práce s referenčními údaji a povinnostmi editorů. Změna místa trvalého pobytu Změnu místa trvalého pobytu zapíše do ISEO ohlašovna podle nového místa trvalého pobytu na základě občanem vyplněného přihlašovacího lístku k trvalému pobytu: překontroluje správnost vyplněného přihlašovacího tiskopisu podle předkládaných dokladů v rámci této kontroly provede ohlašovna kontrolu údajů vůči základním registrům oddělí vyznačenou část občanského průkazu vybere od občana správní poplatek v hodnotě 50 Kč vydá občanovi potvrzení o změně místa trvalého pobytu kopii potvrzení zašle obecnímu úřadu obce s rozšířenou působností, který vydal občanský průkaz na přecházející adrese trvalého pobytu bezodkladně provede zápis údaje o adrese místa trvalého pobytu do ISEO Počátek trvalého pobytu ohlašovna zapíše shodně s datem ohlášení změny trvalého pobytu, které je uváděno na přihlašovacím tiskopisu. Ohlašovny, které nemohou zápis provést z důvodu nepřipojení se k předají kopii přihlašovacího tiskopisu, nejpozději však následující pracovní den po oznámení změny ohlašovně, s níž mají pro účely zápisu údaje o místu trvalého pobytu uzavřenou veřejnoprávní smlouvu. Schematicky lze průběh procesu znázornit následujícím způsobem (viz str ) Náležitosti podání jsou stanoveny v 10 zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel, ve znění pozdějších předpisů v odst. 6: Při ohlášení změny místa trvalého pobytu podle odstavce 5 je občan povinen a) vyplnit a podepsat přihlašovací lístek k trvalému pobytu (dále jen přihlašovací tiskopis ), který obsahuje údaje o: 1. jménu, popřípadě jménech, příjmení a rodném čísle, předchozí a nové adrese místa trvalého pobytu občana; 26 27
16 Změna referenčních údajů v ROB Zápis rozhodnutí do RPP Ověření údajů vůči ZR (ROB, RÚIAN) Oddělení vyznačené části občanského průkazu Výběr správního poplatku Vydání potvrzení o změně místa trvalého pobytu Zaslání kopie potvrzení příslušnému ORP Bezodkladné zapsání do ISEO Změněná adresa trvalého pobytu Příjem přihlašovacího tiskopisu Kontrola úplnosti podání Byly zjištěny nedostatky nebo rozpor s údaji v ZR? Vyzvání občana k odstranění 2. vlastníku objektu, kterým se rozumí jméno, příjmení a adresa místa trvalého pobytu u fyzické osoby nebo název a sídlo u právnické osoby; b) předložit občanský průkaz, u něhož není oddělena jeho vyznačená část v důsledku změny místa trvalého pobytu; občan po ukončení pobytu v cizině předkládá cestovní pas, občan po nabytí státního občanství České republiky předkládá doklad o nabytí státního občanství; c) doložit vlastnictví bytu nebo domu, nebo doložit oprávněnost užívání bytu, anebo předložit úředně ověřené písemné potvrzení oprávněné osoby o souhlasu s ohlášením změny místa trvalého pobytu. Takové potvrzení se nevyžaduje v případě, že oprávněná osoba potvrdí souhlas na přihlašovacím tiskopisu k trvalému pobytu před zaměstnancem ohlašovny. Za oprávněnou osobu se považuje osoba starší 18 let, způsobilá k právním úkonům, která je oprávněna užívat objekt nebo jeho vymezenou část (např. byt nebo obytnou místnost), anebo je provozovatelem ubytovacího zařízení, kde se občan hlásí k trvalému pobytu. V případě, kdy jsou při hlášení místa trvalého pobytu shledány nedostatky v předkládaných dokladech nebo rozpory uváděných údajů s údaji v základním registru obyvatel nebo v informačním systému, vyzve ohlašovna občana k jejich odstranění. Změna názvu ulice Podle článku XCVIII zákona č. 227/2009 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o základních registrech, platí, že: Pokud názvy ulic, silnic, náměstí, parků a mostů, jakož i dalších veřejných prostranství v téže obci, čísla popisná či evidenční v téže části obce a čísla orientační v téže ulici jsou shodná, obec rozhodne o změně jejich názvů, popřípadě čísel, do 1 roku ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona. Účinnost výše uvedeného zákona nastala Názvy ulic a jiných veřejných prostranství, jejichž tvorba je podle zákona č. 128/2000 Sb., o obcích v kompetenci obcí, mají být jednoznačné v rámci obce. Tak bude zajištěno, že např. ulice Krátká bude v dané obci (Příbram) pouze jednou. Tím je také umožněno, aby ulice procházející přes více částí obce měla v celém svém průběhu právě jeden název. Jiná situace nastává u číslování čísly popisnými, kdy je v zákoně o obcích výslovně řečeno, že každé popisné nebo evidenční číslo budovy musí být v rámci části obce jedinečné ( 31 odst. 5). 3 příklad: Ve městě existují dvě ulice, které mají stejný název ulice Družstevní v části XXX i v části YYY (nejedná se tedy o jednu ulici přesahující z jedné části obce do sousední). Toto je v rozporu s výše uvedeným zákonem
17 Postup: 1. Zastupitelstvo města svým usnesením rozhodne o rozdělení a přejmenování této ulice tak, že ulice v části YYY je přejmenována na ulici Družstevní I a ulice v části XXX zůstane beze změny (tedy Družstevní) 2. Prostřednictvím ISÚI založte ulici Družstevní I jako novou 3. Dále je potřeba prostřednictvím ISÚI u všech dotčených adresních míst změnit název ulice z Družstevní na Družstevní I, případně je možné upravit čísla orientační (pokud jsou v ulici zavedena) 4. Zašlete na ČÚZK definiční čáru ulice (bezodkladně po svém rozhodnutí o pojmenování či změně průběhu ulice) Detailní postup je uveden v dokumentaci ČÚZK, viz Uživatelské postupy v ISÚI Založení ulice a změna příslušnosti adresního místa k ulici 3 upozornění: Občanům, kterým se tímto úkonem změnila adresa trvalého pobytu, bude třeba provést výměnu občanských průkazů (OP) z moci úřední, neboť údaje o adrese trvalého pobytu jsou po přejmenování ulice neplatné (jiný název ulice). Obec vyzve občany k výměně OP. Každý občan je povinen si vyměnit OP, který obsahuje neplatné (respektive nesprávné) údaje (celý OP je pak neplatný). Výměna je prováděna bezplatně (bez správního poplatku viz 8 odst. 2 písm. b) zákona č. 634/2004 o správních poplatcích). K výše uvedené situaci se vztahuje zákon č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel a rodných číslech a o změně některých zákonů (zákon o evidenci obyvatel), ve znění pozdějších předpisů, který ukládá povinnost (pokud došlo ke změně údajů v Informačním systému evidence obyvatel změna názvu ulice) ohlašovně (obce s rozšířenou působností) přistoupit k výměně OP. Dále pak zákon č. 328/1999 Sb., o občanských průkazech, ve znění pozdějších předpisů, upravuje skončení platnosti OP v 11 odst. 2 písm. a) u OP, který obsahuje nesprávné údaje (jiný název ulice). Vznik příspěvkové organizace Příspěvkové organizace zřizuje zastupitelstvo kraje podle 35 odst. 1 písm. j) zákona č. 129/2000 Sb., o krajích a zastupitelstvo obce podle 84, odst. 2 zákona 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů, které schvaluje a vydává jejich zřizovací listiny podle 27 zákona 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů. Vznik příspěvkové organizace se oznamuje Ústřednímu věstníku České republiky. Zápis do ROS provádí zřizovatel dané příspěvkové organizace, tj. příslušná obec nebo kraj, a to z důvodu, že se jedná o tzv. konstitutivní agendu. Zápis příspěvkové organizace do Obchodního rejstříku je již pouze deklaratorní. U data vzniku je rozhodující datum uvedené v rozhodnutí zřizovatele o vzniku příspěvkové organizace a nikoli datum zápisu do Obchodního rejstříku či datum vydání Zřizovací listiny (viz 27, odst. 7 zákona č. 250/2000 Sb.). Příspěvková organizace se zapisuje do obchodního rejstříku; návrh na zápis podává zřizovatel. Zřizovatel zažádá po zadání názvu příspěvkové organizace, datu počátku platnosti (datu vzniku) a kódu adresního místa sídla příspěvkové organizace (vyhledáním v RÚIAN) o přidělení identifikačního čísla příspěvkové organizace, doplní statutární orgán vyhledáním fyzické osoby v ROB a provede uložení referenčních údajů osoby interaktivní prací s aplikací umístěnou na internetové stránce. Pro jednotlivé kroky je připraven detailní interaktivní průvodce. Uplynutím data počátku dojde k automatickému zápisu do ROS. ROS-IAIS bude zpřístupňovat došlé reklamace zapsaných referenčních údajů osoby a umožní zasílat reklamace do ROB a RÚAIN. Vlastní zápis do ROS je možné provést prostřednictvím ROS-IAIS, který je správcem registru poskytován bezúplatně. ROS-IAIS umožňuje: zasílání žádostí o přidělení IČO příslušnou egon službou a zpracování výsledku přidělení IČO vyhledání fyzické osoby v ROB (případně ISEO nebo CIS) za účelem přidělení AIFO vyhledávání adresních míst a územních prvků v lokální adresní části RÚIAN, vytvoření referenční vazby adres osob na prvky RÚIAN zasílání zápisů do ROS a RPP příslušnými egon službami včetně zápisu rozhodnutí, příjem reklamací údajů osob reklamování údajů RÚIAN, ROB a ROS Oznámení vykonávání působnosti v agendě Územní samosprávný celek, kterému byla svěřena působnost v oblasti veřejné správy, musí oznámit Ministerstvu vnitra jako správci Registru práv a povinností vykonávání působnosti v agendě do 30 dnů ode dne registrace agendy
18 Výzvu k oznámení působnosti zašle Ministerstvo vnitra do datové schránky každému OVM, které tuto působnost ze zákona má vykonávat (dle registrované agendy). Oznámení vykonávání působnosti v agendě provede OVM prostřednictvím Agendového informačního systému RPP Působnostního. Podmínkou práce v AIS RPP Působnostní je zřízení účtu uživateli, který bude oznámení provádět ve Správě dat aplikace Seznam OVM nastavte roli Ohlašovatel působnosti v agendě. Oznámení vykonávání působnosti v agendě se provádí vyplněním: počtu úředních osob podílejících se na výkonu dané činnostní role, celkového počtu úředních osob podílejících se na výkonu agendy. Vyplnění formuláře oznámení působnosti v AIS RPP Působnostní tedy předpokládá znalost počtu úředních osob, které se na výkonu dané agendy podílí, za tímto účelem je vhodné provést analýzu a přiřazení těchto osob k jednotlivým agendám, kdy nejvhodnějším zdrojem pro tuto analýzu je organizační řád úřadu a pracovní náplně jednotlivých zaměstnanců. V případě, že OVM bude chtít změnit počet oznámených úředních osob (např. doposud nevykonávaná agenda/činnostní role má být na základě rozhodnutí Zastupitelstva vykonávána, při oznámení působnosti bylo zadáno špatné číslo apod.): po spuštění cílové aplikace (přibližně ke konci dubna 2012) bude k dispozici v aplikaci funkcionalita, která umožní každému OVM průběžně aktualizovat počty úředních osob v závislosti na změnách v úřadu. V případech, kdy registrovaná agenda vykazuje chybné údaje (např. špatně uvedené OVM k činnostní roli, špatný zákon, chybné přístupy k referenčním údajům), může OVM iniciovat zahájení rozporového řízení (agendu reklamovat). Schematicky je postup uveden na následujícím obrázku (viz str ). Obecné životní situace podle správního řádu Situace popisuje obecný postup v rámci správního řízení v kontextu základních registrů. Správní řízení je postup správního orgánu, jehož účelem je vydání rozhodnutí, jímž se v určité věci zakládají, mění nebo ruší práva nebo povinnosti jmenovitě určené osoby nebo jímž se v určité věci prohlašuje, že taková osoba práva nebo povinnosti má nebo nemá. Správní řízení upravuje v České republice zejména správní řád (zákon č. 500/2004 Sb.), který stanoví obecný postup ve správním řízení a kterého se užije, nestanoví-li jiné zákony postup zvláštní. Správní řízení se dělí do několika navazujících fází, které na sebe logicky i časově navazují. Správní řízení začíná zahájením řízení. Po zahájení řízení se opatřují podklady pro vydání rozhodnutí (součástí této fáze může být zejména dokazování), poté správní orgán zhodnotí shromážděné podklady a na základě nich vydá rozhodnutí. Rozhodnutí pak písemně vyhotoví či ústně vyhlásí. Poté je oznámí účastníkům v případě písemného vyhotovení je doručí účastníkům, v druhém případě je ústní vyhlášení vlastně současně oznámením rozhodnutí. Tím řízení v zásadě končí, avšak účastník řízení má poté ještě možnost domáhat se v opravném řízení změny či zrušení rozhodnutí (nejčastěji na základě odvolání proti rozhodnutí). Viz schéma na str Zahájení řízení dle správního řádu Správní řád rozlišuje řízení zahájené na základě žádosti účastníka a řízení zahájené z moci úřední. Žádost musí mít zejména základní náležitosti jako každé podání ( 37 odst. 2 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů) z podání musí být patrno, kdo je činí, které věci se týká a co se navrhuje (ze žádosti musí být patrné, co žadatel žádá či čeho se domáhá). Fyzická osoba uvede v podání: jméno a příjmení, datum narození, místo trvalého pobytu, popřípadě jinou adresu pro doručování podle 19 odst. 3. V podání souvisejícím s její podnikatelskou činností uvede fyzická osoba: jméno a příjmení, popřípadě dodatek odlišující osobu podnikatele nebo druh podnikání vztahující se k této osobě nebo jí provozovanému druhu podnikání, identifikační číslo osob, adresu zapsanou v obchodním rejstříku nebo jiné zákonem upravené evidenci jako místo podnikání, popřípadě jinou adresu pro doručování
19 Odstranění nedostatků v ohlášení agendy ohlašovatelem Vyzvání ohlašovatele k odstranění nedostatků Ano Vykazuje agenda nedostatky Ne Registrace agendy Ministerstvem vnitra Rozeslání sdělení příslušným subjektům o registraci agendy Příjem oznámení o registraci agendy v datové schránce OVM Ohlášení agendy ústředním správním úřadem Pracovní náplně Vykazuje agenda chybné údaje? Ne Ano Zahájení rozporového řízení Oznámení vykonávání působnosti v AIS RPP Působnostní (tj. identifikace a zadání počtu úředních osob vykonávající jednotlivé činnostní role/agendy) Činnosti vykonávané OVM Činnosti vykonávané ÚSÚ nebo Ministerstvem vnitra (jakožto správcem RPP) Organizační řád Popisy procesů, kompetenční model Registrace OVM pro výkon agendy Ministerstvem vnitra Zaregistrovaná působnost OVM v agendě 34 35
20 Ověření údajů vůči ZR Ověření údajů vůči ZR v případě pochybnosti Zajišťování podkladů pro rozhodnutí v ZR a AIS Zápis údajů o rozhodnutí do RPP (v případě, že má dopad na referenční údaje) Ověření údajů vůči ZR Zahájení řízení Průběh správního řízení Vydání rozhodnutí Odeslání účastníkům řízení Případ #1 Případ #n Příjem podání Vyhotovení rozhodnutí Odeslání rozhodnutí 36 37