Source: https://www.fdm.uni-hannover.de/?id=90
Timestamp: 2019-11-15 00:38:56
Document Index: 73811348

Matched Legal Cases: ['Art. 6', '§ 3', '§ 3', 'Art. 6', '§ 3', '§ 3', 'Art. 6', 'Art. 6']

Datenschutz – Forschungsdatenmanagement – Leibniz Universität Hannover
Brühlstraße 27 30169 Hannover
Website des Service-Teams Forschungsdaten
Website des Sachgebiets 42
Das Service-Team Forschungsdaten kann per E-Mail an die allgemeine Funktions-Adresse forschungsdaten@uni-hannover.de oder über die individuelle Adresse eines Team-Mitglieds kontaktiert werden. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.
E-Mails an die Funktions-Adresse können grundsätzlich von allen Mitgliedern des Service-Teams Forschungsdaten eingesehen werden. Auch E-Mails an die individuelle Adresse eines Teammitglieds werden in dem für alle Teammitglieder einsehbaren Postfach abgelegt, wenn sie einen inhaltlichen Bezug zum Thema Forschungsdaten haben. Sollte eine Nachricht inhaltliche Bezüge zu anderen Bereichen der Forschungsberatung und -verwaltung aufweisen, kann sie ggf. auch an andere zuständige Stellen innerhalb der LUH oder der TIB weitergeleitet werden. Eine Weitergabe der Daten an Dritte außerhalb der LUH und der TIB, beispielsweise zur Einbindung externer Expertise, erfolgt nur in Ausnahmefällen und mit der ausdrücklichen Zustimmung der Betroffenen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 NHG sowie § 3 Abs. 1 S. 1 Nr. 4 NHG. Das berechtigte Interesse an der Verarbeitung der in der E-Mail enthaltenen personenbezogenen Daten liegt in der Bearbeitung des Anliegens.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und auch keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten der Löschung entgegenstehen. Dies ist der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.
Nimmt ein Nutzer per E-Mail Kontakt mit uns auf, so kann er der Speicherung seiner personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.
Beratungen von Angehörigen der Leibniz Universität Hannover und der Technischen Informationsbibliothek
Bezieht sich die Konversation auf ein Forschungsprojekt an der LUH oder unter Beteiligung der LUH, sind die dazugehörigen E-Mails Teil der Beratungsdokumentation. Es gelten somit die im Abschnitt „Dokumentation von Beratungen“ erläuterten Rechtsgrundlagen und Löschfristen.
Das Service-Team Forschungsdaten hat den dienstlichen Auftrag, Angehörige der LUH zum Thema Forschungsdatenmanagement zu beraten und bei der Umsetzung von entsprechenden Maßnahmen zu unterstützen. Da häufig mehrere Teammitglieder an einer Beratung beteiligt sind und sich Beratungsprozesse über lange Zeiträume erstrecken können, ist es notwendig, Beratungskontakte und -inhalte zu dokumentieren. Das schließt das Erfassen von personenbezogenen Daten zu den beratenen Personen wie Name, dienstlichen Kontaktdaten und Funktion/Position innerhalb eines Projektes oder Instituts ein. Die Dokumentation erfolgt in einem an der Technischen Informationsbibliothek gehosteten Wiki auf Basis der Software Confluence. Dieses Wiki ist nur für Mitglieder des Service-Teams Forschungsdaten einsehbar. Zusätzlich werden beratungsrelevante E-Mails in einem von allen Teammitgliedern gemeinsam genutzten Postfach abgelegt, das von den Leibniz Universität IT Services gehostet wird.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO, in Verbindung mit § 3 NDSG und § 3 Abs. 1 S. 1 Nr. 6 NHG.
Die im Rahmen einer Beratung erhobenen personenbezogenen Daten werden fünf Jahre nach Ende der Projektlaufzeit, bzw. nach dem letzten projektbezogenen Beratungskontakt, gelöscht, je nachdem, welches Datum später liegt.
Das Service-Team Forschungsdaten nutzt Mailinglisten auf der Basis des Typo3-PlugIns „PowerMail“ oder der Software LISTSERV, in die sich Interessierte mittels eines Onlineformulars eintragen können. Die Listen dienen der Einladung zu bestimmten Veranstaltungen und dem Zusenden von zielgruppenspezifischen Informationsmaterialien. Bei der Nutzung des Onlineformulars werden die Daten aus der Eingabemaske an uns übermittelt. Darüber hinaus werden noch Datum und Uhrzeit der Anmeldung und bei der Nutzung von LISTSERV auch die IP-Adresse des aufrufenden Rechners erhoben und verarbeitet. Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Anmeldevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten nach Anmeldung für eine Mailingliste durch den Nutzer ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
Die Erhebung der E-Mail-Adresse des Nutzers dient dazu, die gewünschten Info-Mails zuzustellen. Die Erhebung sonstiger personenbezogener Daten im Rahmen des Anmeldevorgangs dient dazu, die aktive Eintragung auf der Mailingliste durch den Nutzer nachweisen zu können und ggf. einen Missbrauch der Dienste oder der verwendeten E-Mail-Adresse zu verhindern. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Die E-Mail-Adresse des Nutzers wird demnach solange gespeichert, wie der Eintrag in die Mailingliste aktiv ist.
Die Einwilligung in die Übersendung der Info-Mails kann durch den betroffenen Nutzer jederzeit mit einer formlosen E-Mail an forschungsdaten@uni-hannover.de widerrufen werden. In E-Mails, die über LISTSERV-Listen versendet werden, ist alternativ auch ein Link für eine automatisierte Abmeldung enthalten.
Das Service-Team Forschungsdaten führt Schulungen und Informationsveranstaltungen durch. Die organisatorische Abwicklung erfolgt über LUH-interne Stellen, wie das Sachgebiet Personalentwicklung oder die Graduiertenakademie, oder über externe Einrichtungen, wie die an der Medizinischen Hochschule Hannover angesiedelte Hochschulübergreifende Weiterbildung. Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Veranstaltungen, die von diesen Stellen organisiert werden, entnehmen Sie bitte den Datenschutzerklärungen der jeweiligen Einrichtung.
Einige Veranstaltungen werden direkt vom Service-Team Forschungsdaten organisiert. In diesen Fällen erfolgt die Anmeldung über ein Onlineformular im Webauftritt des Service-Teams Forschungsdaten. Die folgenden Angaben beziehen sich ausschließlich auf diese selbstorganisierten Veranstaltungen:
Bei der Nutzung des Onlineformulars werden die Daten aus der Eingabemaske an uns übermittelt. Darüber hinaus werden noch das Datum und Uhrzeit der Anmeldung erhoben und verarbeitet. Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Anmeldevorgangs Ihre Einwilligung eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen. Es erfolgt im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung für die Durchführung der Veranstaltung keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung verwendet.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten nach Anmeldung für eine Veranstaltung ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Die Erhebung der E-Mail-Adresse des Nutzers dient dazu, die Anmeldung zu bestätigen, um ggf. über Änderungen im Veranstaltungsablauf (z.B. Ort und Zeit) zu informieren und um Veranstaltungs-Unterlagen zu versenden. Die Erhebung sonstiger personenbezogener Daten im Rahmen des Anmeldevorgangs dient dazu, die Anmeldung durch den Nutzer nachweisen zu können und ggf. einen Missbrauch der Dienste oder der verwendeten E-Mail-Adresse zu verhindern.
Die digital gespeicherten personenbezogenen Daten werden spätestens sechs Wochen nach der Veranstaltung gelöscht, sofern sie nicht aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten länger aufgehoben werden müssen. Die Anzahl der Teilnehmenden und die (anonyme) Einrichtungszugehörigkeit werden dauerhaft für statistische Zwecke gespeichert, z.B. um erkennen zu können, ob das Veranstaltungsangebot von allen Fachbereichen gleichermaßen angenommen wird.