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Timestamp: 2019-06-27 01:16:17+00:00
Document Index: 112898495

Matched Legal Cases: ['art. 20', 'art. 20', 'art. 10', 'art. 3', 'art. 9', 'art. 20', 'art. 20', 'art. 15', 'art. 2', 'art. 101', 'art. 123']

Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica pubblicate ai sensi dell’art. 20, comma 4, del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 – 19 dicembre 2018 [9069661] – Progetto Privacy
[doc. web n. 9069661]
Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica pubblicate ai sensi dell’art. 20, comma 4, del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 – 19 dicembre 2018
n. 513 del 19 dicembre 2018
VISTO il Codice in materia di protezione dei dati personali, d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (di seguito “Codice”), così come modificato dal predetto d.lgs. n. 101 del 2018,
VISTO il d.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, recante “Codice dei beni culturali e del paesaggio”, ai sensi dell’art. 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137;
L´osservanza di tali regole non deve, in ogni caso, pregiudicare l´indagine, la ricerca, la documentazione e lo studio ovunque svolti, in relazione a figure, fatti e circostanze del passato.
Si è ritenuto di riformulare il Titolo del Capo II in “Disposizioni generali per gli archivisti e liceità dei relativi trattamenti” e la rubrica dell’art. 3 in “Disposizioni generali”, nonché il titolo del Capo III in ”Disposizioni generali per gli utenti e condizioni per la liceità dei relativi trattamenti” e la rubrica dell’art. 9 in “Disposizioni generali”, al fine di prevenire sovrapposizioni tra le presenti regole deontologiche con i futuri codici di condotta, che potranno essere adottati ai sensi degli artt. 40 e ss. RGPD.
I predetti elementi, relativi all’aggiornamento della disciplina in materia, sono recepiti nelle “Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o di ricerca storica” in ragione di quanto disposto dall’art. 20, comma 4, del d.lgs. 101/2018 e riportate nell’allegato 1 al presente provvedimento e che ne forma parte integrante. Tali “Regole deontologiche” sono volte a disciplinare i trattamenti in questione in attesa di un auspicabile aggiornamento delle stesse ai sensi degli artt. 2-quater e 101 e ss. del Codice. Pertanto, si dispone la trasmissione delle suddette “Regole deontologiche” all´Ufficio pubblicazione leggi e decreti del Ministero della giustizia per la relativa pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana, nonché al Ministero della giustizia per essere riportato nell´Allegato A) al Codice.
ai sensi dell’art. 20, comma 4, del d.lgs. n. 101/2018, verificata la conformità al Regolamento delle disposizioni del codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici, allegato A.2 al Codice, dispone che le medesime, riportate nell’allegato 1 al presente provvedimento e che ne forma parte integrante, siano pubblicate come “Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o di ricerca storica” e ne dispone, altresì, la trasmissione all´Ufficio pubblicazione leggi e decreti del Ministero della giustizia per la sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana, nonché al Ministero della giustizia per essere riportato nell´Allegato A) al Codice.
1. Le presenti regole sono volte a garantire che l´utilizzazione di dati di carattere personale acquisiti nell´esercizio della libera ricerca storica e del diritto allo studio e all´informazione, nonché nell´accesso ad atti e documenti, si svolga nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone interessate, in particolare del diritto alla riservatezza e del diritto all´identità personale.
2. Le presenti regole riguardano i trattamenti di dati personali effettuati per scopi storici in relazione ai documenti conservati presso archivi delle pubbliche amministrazioni, enti pubblici ed archivi privati dichiarati di notevole interesse storico. Le regole deontologiche si applicano, senza necessità di sottoscrizione, all´insieme dei trattamenti di dati personali comunque effettuati dagli utenti per scopi storici.
4. La competente sovrintendenza archivistica riceve comunicazione da parte di proprietari, possessori e detentori di archivi privati non dichiarati di notevole interesse storico o di singoli documenti di interesse storico, i quali manifestano l´intenzione di applicare le presenti regole nella misura per essi compatibile.
1. Nell´applicazione delle presenti regole deontologiche si tiene conto delle definizioni e delle indicazioni contenute nella disciplina in materia di trattamento dei dati personali. Ai medesimi fini si intende, altresì:
Art. 3. Disposizioni generali�
d) sviluppare misure idonee a prevenire l´eventuale distruzione, dispersione o accesso non autorizzato ai documenti e adottare, in presenza di specifici rischi, particolari cautele quali la consultazione in copia di alcuni documenti e la conservazione degli originali in cassaforte o armadi blindati.
3. L´archivista informa il ricercatore sui documenti estratti temporaneamente da un fascicolo perché esclusi dalla consultazione.
Art. 7. Esercizio dei diritti�
1. L´archivista favorisce l´esercizio del diritto degli interessati alla rettifica o all´integrazione dei dati, garantendone la conservazione secondo modalità che assicurino la distinzione delle fonti originarie dalla documentazione successivamente acquisita.
2. Ai fini dell´applicazione dell’art. 15 RGPD, in presenza di eventuali richieste generalizzate di accesso ad un´ampia serie di dati o documenti, l´archivista pone a disposizione gli strumenti di ricerca e le fonti pertinenti fornendo al richiedente idonee indicazioni per una loro agevole consultazione.
3. In caso di esercizio di un diritto, concernente persone decedute ai sensi dell’art. 2-terdecies del Codice, da parte di chi vi abbia interesse proprio o agisce a tutela dell’interessato, in relazione a dati personali che riguardano persone decedute e documenti assai risalenti nel tempo, la sussistenza dell´interesse è valutata anche in riferimento al tempo trascorso.
Art. 9. Disposizioni generali�
2. In applicazione del principio di cui al comma 1, gli utenti utilizzano i documenti sotto la propria responsabilità e conformandosi agli scopi perseguiti e delineati nel progetto di ricerca, nel rispetto dei principi di pertinenza ed indispensabilità di cui all´art. 101, comma 2, del Codice.
3. L´autorizzazione alla consultazione dei documenti di cui al comma 2 può essere rilasciata prima della scadenza dei termini dal Ministro dell´interno, previo parere del direttore dell´Archivio di Stato o del sovrintendente archivistico competenti e udita la Commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti di archivio riservati istituita presso il Ministero dell´interno, secondo quanto previsto all’art. 123 del d.lgs. n. 42 del 2004.
4. Al momento della diffusione dei dati il principio della pertinenza è valutato dall´utente con particolare riguardo ai singoli dati personali contenuti nei documenti, anziché ai documenti nel loro complesso. L’utente può diffondere i dati personali se pertinenti e indispensabili alla ricerca e se gli stessi non ledono la dignità e la riservatezza delle persone.
5. L´utente può utilizzare i dati elaborati o le copie dei documenti contenenti dati personali, accessibili su autorizzazione, solo ai fini della propria ricerca, e ne cura la riservatezza anche rispetto ai terzi.
Art. 12. Applicazione delle regole deontologiche�
2. Nel caso degli archivi degli enti pubblici e degli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, le sovrintendenze archivistiche promuovono la diffusione e l´applicazione delle regole deontologiche.
Art. 13. Violazione delle regole deontologiche�
3. La violazione delle prescrizioni delle presenti regole deontologiche da parte degli utenti è comunicata agli organi competenti per il rilascio delle autorizzazioni a consultare documenti riservati prima del decorso dei termini di legge, ed è considerata ai fini del rilascio dell´autorizzazione medesima. L´amministrazione competente, secondo il proprio ordinamento, può altresì escludere temporaneamente dalle sale di studio i soggetti responsabili della violazione delle regole delle presenti regole deontologiche. Gli stessi possono essere esclusi da ulteriori autorizzazioni alla consultazione di documenti riservati.