Source: http://lois-laws.justice.gc.ca/fra/lois/P-8.6/20051128/P1TT3xt3.html
Timestamp: 2017-12-13 10:55:33+00:00
Document Index: 303036991

Matched Legal Cases: ['art. 2', 'art. 103', 'art. 7', 'art. 97', 'art. 81', 'art. 98', 'art. 82', 'art. 1', 'art. 2', 'art. 2']

ARCHIVÉE - Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques
Version du document du 2005-11-28 au 2007-04-14 :
Sanctionnée 2000-04-13
Loi visant à faciliter et à promouvoir le commerce électronique en protégeant les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués dans certaines circonstances, en prévoyant l’utilisation de moyens électroniques pour communiquer ou enregistrer de l’information et des transactions et en modifiant la Loi sur la preuve au Canada, la Loi sur les textes réglementaires et la Loi sur la révision des lois
1 Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques .
PARTIE 1Protection des renseignements personnels dans le secteur privé
2 (1) Les définitions qui suivent s’appliquent à la présente partie.
activité commerciale Toute activité régulière ainsi que tout acte isolé qui revêtent un caractère commercial de par leur nature, y compris la vente, le troc ou la location de listes de donneurs, d’adhésion ou de collecte de fonds. (commercial activity)
commissaire Le Commissaire à la protection de la vie privée nommé en application de l’article 53 de la Loi sur la protection des renseignements personnels . (Commissioner)
document Tous éléments d’information, quels que soient leur forme et leur support, notamment correspondance, note, livre, plan, carte, dessin, diagramme, illustration ou graphique, photographie, film, microforme, enregistrement sonore, magnétoscopique ou informatisé, ou toute reproduction de ces éléments d’information. (record)
entreprises fédérales Les installations, ouvrages, entreprises ou secteurs d’activité qui relèvent de la compétence législative du Parlement. Sont compris parmi les entreprises fédérales :
a) les installations, ouvrages, entreprises ou secteurs d’activité qui se rapportent à la navigation et aux transports par eau, notamment l’exploitation de navires et le transport par navire partout au Canada;
b) les installations ou ouvrages, notamment les chemins de fer, canaux ou liaisons télégraphiques, reliant une province à une autre, ou débordant les limites d’une province, et les entreprises correspondantes;
c) les lignes de transport par bateaux à vapeur ou autres navires, reliant une province à une autre, ou débordant les limites d’une province;
g) les banques;
h) les ouvrages qui, bien qu’entièrement situés dans une province, sont, avant ou après leur réalisation, déclarés par le Parlement être à l’avantage général du Canada ou à l’avantage de plusieurs provinces;
j) les installations, ouvrages, entreprises ou secteurs d’activité auxquels le droit, au sens de l’alinéa a) de la définition de droit à l’article 2 de la Loi sur les océans , s’applique en vertu de l’article 20 de cette loi et des règlements pris en vertu de l’alinéa 26(1)k) de la même loi. (federal work, undertaking or business)
organisation S’entend notamment des associations, sociétés de personnes, personnes et organisations syndicales. (organization)
renseignement personnel Tout renseignement concernant un individu identifiable, à l’exclusion du nom et du titre d’un employé d’une organisation et des adresse et numéro de téléphone de son lieu de travail. (personal information)
renseignement personnel sur la santé
renseignement personnel sur la santé En ce qui concerne un individu vivant ou décédé :
a) tout renseignement ayant trait à sa santé physique ou mentale;
b) tout renseignement relatif aux services de santé fournis à celui-ci;
c) tout renseignement relatif aux dons de parties du corps ou de substances corporelles faits par lui, ou tout renseignement provenant des résultats de tests ou d’examens effectués sur une partie du corps ou une substance corporelle de celui-ci;
d) tout renseignement recueilli dans le cadre de la prestation de services de santé à celui-ci;
e) tout renseignement recueilli fortuitement lors de la prestation de services de santé à celui-ci. (personal health information)
Note marginale :Notes de l’annexe 1
2000, ch. 5, art. 2;
3 La présente partie a pour objet de fixer, dans une ère où la technologie facilite de plus en plus la circulation et l’échange de renseignements, des règles régissant la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels d’une manière qui tient compte du droit des individus à la vie privée à l’égard des renseignements personnels qui les concernent et du besoin des organisations de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à des fins qu’une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances.
4 (1) La présente partie s’applique à toute organisation à l’égard des renseignements personnels :
b) soit qui concernent un de ses employés et qu’elle recueille, utilise ou communique dans le cadre d’une entreprise fédérale.
a) aux institutions fédérales auxquelles s’applique la Loi sur la protection des renseignements personnels ;
c) à une organisation à l’égard des renseignements personnels qu’elle recueille, utilise ou communique à des fins journalistiques, artistiques ou littéraires et à aucune autre fin.
Note marginale :Autre loi
Note de bas de page *(3) Toute disposition de la présente partie s’applique malgré toute disposition — édictée après l’entrée en vigueur du présent paragraphe — d’une autre loi fédérale, sauf dérogation expresse de la disposition de l’autre loi.
Retour à la référence de la note de bas de page *[Note : Paragraphe 4(3) en vigueur le 1er janvier 2001, voir TR/2000-29.]
4.1 (1) Dans le cas où a été délivré au titre de l’article 38.13 de la Loi sur la preuve au Canada un certificat interdisant la divulgation de renseignements personnels concernant un individu donné avant le dépôt par celui-ci d’une plainte au titre de la présente partie relative à la communication de ces renseignements, les dispositions de cette partie concernant le droit d’accès de l’individu aux renseignements personnels le concernant ne s’appliquent pas aux renseignements visés par le certificat.
(2) Par dérogation aux autres dispositions de la présente partie, dans le cas où a été délivré au titre de l’article 38.13 de la Loi sur la preuve au Canada un certificat interdisant la divulgation de renseignements personnels concernant un individu donné après le dépôt d’une plainte de refus d’accès au titre de la présente partie relativement à la demande de communication de ces renseignements :
a) toute procédure — notamment une enquête, une vérification, un appel ou une révision judiciaire — prévue par la présente partie et portant sur ces renseignements est interrompue;
c) le commissaire renvoie les renseignements à l’organisation qui les a fournis dans les dix jours suivant la publication du certificat dans la Gazette du Canada .
Note marginale :Précaution à prendre
(3) Dans l’exercice de leurs attributions prévues par la présente partie, le commissaire et les personnes agissant en son nom ou sous son autorité ne peuvent communiquer, et prennent toutes les précautions pour éviter que ne soient communiqués, les renseignements visés par un certificat délivré au titre de l’article 38.13 de la Loi sur la preuve au Canada .
(4) Le commissaire ne peut déléguer la tenue d’une enquête portant sur des renseignements visés par un certificat délivré au titre de l’article 38.13 de la Loi sur la preuve au Canada qu’à un de ses collaborateurs choisi parmi quatre des cadres ou employés du commissariat et qu’il désigne spécialement à cette fin.
2001, ch. 41, art. 103.
SECTION 1Protection des renseignements personnels
Note marginale :Obligation de se conformer aux obligations
5 (1) Sous réserve des articles 6 à 9, toute organisation doit se conformer aux obligations énoncées dans l’annexe 1.
Note marginale :Emploi du conditionnel
Note marginale :Fins acceptables
Note marginale :Conséquence de la désignation d’une personne
6 La désignation d’une personne en application de l’article 4.1 de l’annexe 1 n’exempte pas l’organisation des obligations énoncées dans cette annexe.
Note marginale :Collecte à l’insu de l’intéressé et sans son consentement
7 (1) Pour l’application de l’article 4.3 de l’annexe 1 et malgré la note afférente, l’organisation ne peut recueillir de renseignement personnel à l’insu de l’intéressé et sans son consentement que dans les cas suivants :
Note marginale :Utilisation à l’insu de l’intéressé et sans son consentement
c) l’utilisation est faite à des fins statistiques ou à des fins d’étude ou de recherche érudites, ces fins ne peuvent être réalisées sans que le renseignement soit utilisé, celui-ci est utilisé d’une manière qui en assure le caractère confidentiel, le consentement est pratiquement impossible à obtenir et l’organisation informe le commissaire de l’utilisation avant de la faire;
Note marginale :Communication à l’insu de l’intéressé et sans son consentement
a) la communication est faite à un avocat — dans la province de Québec, à un avocat ou à un notaire — qui représente l’organisation;
c) elle est exigée par assignation, mandat ou ordonnance d’un tribunal, d’une personne ou d’un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la production de renseignements ou exigée par des règles de procédure se rapportant à la production de documents;
c.2) elle est faite au titre de l’article 7 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes à l’institution gouvernementale mentionnée à cet article;
Note de bas de page *c.2) elle est faite au titre de l’article 7 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité à l’institution gouvernementale mentionnée à cet article;
Retour à la référence de la note de bas de page *[Note : L’alinéa 7(3)c.2), édicté par l’alinéa 97(1)a) du chapitre 17 des Lois du Canada (2000), sera abrogé ultérieurement.]
d) elle est faite, à l’initiative de l’organisation, à un organisme d’enquête, une institution gouvernementale ou une subdivision d’une telle institution et l’organisation, selon le cas, a des motifs raisonnables de croire que le renseignement est afférent à la violation d’un accord ou à une contravention au droit fédéral, provincial ou étranger qui a été commise ou est en train ou sur le point de l’être ou soupçonne que le renseignement est afférent à la sécurité nationale, à la défense du Canada ou à la conduite des affaires internationales;
e) elle est faite à toute personne qui a besoin du renseignement en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de toute personne et, dans le cas où la personne visée par le renseignement est vivante, l’organisation en informe par écrit et sans délai cette dernière;
g) elle est faite à une institution dont les attributions comprennent la conservation de documents ayant une importance historique ou archivistique, en vue d’une telle conservation;
h.1) il s’agit d’un renseignement réglementaire auquel le public a accès;
Note marginale :Utilisation sans le consentement de l’intéressé
(4) Malgré l’article 4.5 de l’annexe 1, l’organisation peut, dans les cas visés au paragraphe (2), utiliser un renseignement personnel à des fins autres que celles auxquelles il a été recueilli.
Note marginale :Communication sans le consentement de l’intéressé
(5) Malgré l’article 4.5 de l’annexe 1, l’organisation peut, dans les cas visés aux alinéas (3)a) à h.2), communiquer un renseignement personnel à des fins autres que celles auxquelles il a été recueilli.
2000, ch. 5, art. 7, ch. 17, art. 97;
2001, ch. 41, art. 81;
2004, ch. 15, art. 98.
Note marginale :Demande écrite
8 (1) La demande prévue à l’article 4.9 de l’annexe 1 est présentée par écrit.
Note marginale :Aide à fournir
(2) Sur requête de l’intéressé, l’organisation fournit à celui-ci l’aide dont il a besoin pour préparer sa demande.
Note marginale :Délai de réponse
(3) L’organisation saisie de la demande doit y donner suite avec la diligence voulue et, en tout état de cause, dans les trente jours suivant sa réception.
(4) Elle peut toutefois proroger le délai visé au paragraphe (3) :
(i) l’observation du délai entraverait gravement l’activité de l’organisation,
(ii) toute consultation nécessaire pour donner suite à la demande rendrait pratiquement impossible l’observation du délai;
b) de la période nécessaire au transfert des renseignements visés sur support de substitution.
Dans l’un ou l’autre cas, l’organisation envoie au demandeur, dans les trente jours suivant la demande, un avis de prorogation l’informant du nouveau délai, des motifs de la prorogation et de son droit de déposer auprès du commissaire une plainte à propos de la prorogation.
(5) Faute de répondre dans le délai, l’organisation est réputée avoir refusé d’acquiescer à la demande.
Note marginale :Coût
(6) Elle ne peut exiger de droits pour répondre à la demande que si, à la fois, elle informe le demandeur du montant approximatif de ceux-ci et celui-ci l’avise qu’il ne retire pas sa demande.
Note marginale :Refus motivé
(7) L’organisation qui refuse, dans le délai prévu, d’acquiescer à la demande notifie par écrit au demandeur son refus motivé et l’informe des recours que lui accorde la présente partie.
(8) Malgré l’article 4.5 de l’annexe 1, l’organisation qui détient un renseignement faisant l’objet d’une demande doit le conserver le temps nécessaire pour permettre au demandeur d’épuiser ses recours.
Note de bas de page *a.1) à la détection, à la prévention ou à la dissuasion du recyclage des produits de la criminalité;
Retour à la référence de la note de bas de page *[Note : L’alinéa 9(2.3)a.1), édicté par l’alinéa 97(1)c) du chapitre 17 des Lois du Canada (2000), sera abrogé ultérieurement.]
(iii) ni le fait que l’institution ou la subdivision s’oppose à ce que l’organisme acquiesce à la demande.
d) les renseignements ont été fournis uniquement à l’occasion d’un règlement officiel des différends.
2001, ch. 41, art. 82.
12 (1) Le commissaire procède à l’examen de toute plainte et, à cette fin, a le pouvoir :
c) de recevoir les éléments de preuve ou les renseignements — fournis notamment par déclaration verbale ou écrite sous serment — qu’il estime indiqués, indépendamment de leur admissibilité devant les tribunaux;
d) de visiter, à toute heure convenable, tout local — autre qu’une maison d’habitation — occupé par l’organisation, à condition de satisfaire aux normes de sécurité établies par elle pour ce local;
Note marginale :Mode de règlement des différends
(2) Il peut tenter de parvenir au règlement de la plainte en ayant recours à un mode de règlement des différends, notamment la médiation et la conciliation.
(3) Il peut déléguer les pouvoirs que les paragraphes (1) et (2) lui confèrent.
Note marginale :Renvoi des documents
(5) Chaque personne à qui les pouvoirs visés au paragraphe (1) sont délégués reçoit un certificat attestant sa qualité, qu’il présente, sur demande, au responsable du local qui sera visité en application de l’alinéa (1)d).
13 (1) Dans l’année suivant, selon le cas, la date du dépôt de la plainte ou celle où il en a pris l’initiative, le commissaire dresse un rapport où :
b) il fait état de tout règlement intervenu entre les parties;
c) il demande, s’il y a lieu, à l’organisation de lui donner avis, dans un délai déterminé, soit des mesures prises ou envisagées pour la mise en oeuvre de ses recommandations, soit des motifs invoqués pour ne pas y donner suite;
Note marginale :Aucun rapport
(2) Il n’est toutefois pas tenu de dresser un rapport s’il est convaincu que, selon le cas :
c) le délai écoulé entre la date où l’objet de la plainte a pris naissance et celle du dépôt de celle-ci est tel que le rapport serait inutile;
d) la plainte est futile, vexatoire ou entachée de mauvaise foi.
Le cas échéant, il en informe le plaignant et l’organisation, motifs à l’appui.
Note marginale :Transmission aux parties
Audience de la Cour
14 (1) Après avoir reçu le rapport du commissaire, le plaignant peut demander que la Cour entende toute question qui a fait l’objet de la plainte — ou qui est mentionnée dans le rapport — et qui est visée aux articles 4.1.3, 4.2, 4.3.3, 4.4, 4.6, 4.7 ou 4.8 de l’annexe 1, aux articles 4.3, 4.5 ou 4.9 de cette annexe tels que modifiés ou clarifiés par la section 1, aux paragraphes 5(3) ou 8(6) ou (7) ou à l’article 10.
(2) La demande est faite dans les quarante-cinq jours suivant la transmission du rapport ou dans le délai supérieur que la Cour autorise avant ou après l’expiration des quarante-cinq jours.
(3) Il est entendu que les paragraphes (1) et (2) s’appliquent de la même façon aux plaintes visées au paragraphe 11(2) qu’à celles visées au paragraphe 11(1).
Note marginale :Exercice du recours par le commissaire
15 S’agissant d’une plainte dont il n’a pas pris l’initiative, le commissaire a qualité pour :
Note marginale :Réparations
16 La Cour peut, en sus de toute autre réparation qu’elle accorde :
a) ordonner à l’organisation de revoir ses pratiques de façon à se conformer aux articles 5 à 10;
17 (1) Le recours prévu aux articles 14 ou 15 est entendu et jugé sans délai et selon une procédure sommaire, à moins que la Cour ne l’estime contre-indiqué.
(2) À l’occasion des procédures relatives au recours prévu aux articles 14 ou 15, la Cour prend toutes les précautions possibles, notamment, si c’est indiqué, par la tenue d’audiences à huis clos et l’audition d’arguments en l’absence d’une partie, pour éviter que ne soient divulgués, de par son propre fait ou celui de quiconque, des renseignements qui justifient un refus de communication de renseignements personnels demandés en vertu de l’article 4.9 de l’annexe 1.
SECTION 3Vérifications
Note marginale :Contrôle d’application
18 (1) Le commissaire peut, sur préavis suffisant et à toute heure convenable, procéder à la vérification des pratiques de l’organisation en matière de gestion des renseignements personnels s’il a des motifs raisonnables de croire que celle-ci a contrevenu à l’une des dispositions de la section 1 ou n’a pas mis en oeuvre une recommandation énoncée dans l’annexe 1; il a, à cette fin, le pouvoir :
a) d’assigner et de contraindre des témoins à comparaître devant lui, à déposer verbalement ou par écrit sous la foi du serment et à produire les documents ou pièces qu’il juge nécessaires pour procéder à la vérification, de la même façon et dans la même mesure qu’une cour supérieure d’archives;
f) d’examiner ou de se faire remettre des copies ou des extraits des documents contenant des éléments utiles à la vérification et trouvés dans le local visé à l’alinéa d).
(2) Il peut déléguer les pouvoirs que le paragraphe (1) lui confère.
(3) Le commissaire ou son délégué renvoie les documents ou pièces demandés en vertu du présent article aux personnes ou organisations qui les ont produits dans les dix jours suivant la requête que celles-ci lui présentent à cette fin, mais rien n’empêche le commissaire ou son délégué d’en réclamer une nouvelle production.
(4) Chaque personne à qui les pouvoirs visés au paragraphe (1) sont délégués reçoit un certificat attestant sa qualité, qu’il présente, sur demande, au responsable du local qui sera visité en application de l’alinéa (1)d).
19 (1) À l’issue de la vérification, le commissaire adresse à l’organisation en cause un rapport où il présente ses conclusions ainsi que les recommandations qu’il juge indiquées.
Note marginale :Incorporation du rapport
(2) Ce rapport peut être incorporé dans le rapport visé à l’article 25.
SECTION 4Dispositions générales
20 (1) Sous réserve des paragraphes (2) à (5), 13(3) et 19(1), le commissaire et les personnes agissant en son nom ou sous son autorité sont tenus au secret en ce qui concerne les renseignements dont ils prennent connaissance par suite de l’exercice des attributions que la présente partie confère au commissaire.
Note marginale :Intérêt public
(2) Le commissaire peut rendre publique toute information relative aux pratiques d’une organisation en matière de gestion des renseignements personnels, s’il estime que cela est dans l’intérêt public.
Note marginale :Communication de renseignements nécessaires
(3) Il peut communiquer — ou autoriser les personnes agissant en son nom ou sous son autorité à communiquer — les renseignements qui, à son avis, sont nécessaires pour :
a) examiner une plainte ou procéder à une vérification en vertu de la présente partie;
b) motiver les conclusions et recommandations contenues dans les rapports prévus par la présente partie.
Note marginale :Communication dans le cadre de certaines procédures
(4) Il peut également communiquer — ou autoriser les personnes agissant en son nom ou sous son autorité à communiquer — des renseignements soit dans le cadre des procédures intentées pour l’infraction visée à l’article 28 ou pour l’infraction visée à l’article 132 du Code criminel (parjure) se rapportant à une déclaration faite en vertu de la présente partie, soit lors d’une audience de la Cour prévue par cette partie ou lors de l’appel de la décision rendue par celle-ci.
(5) Dans les cas où, à son avis, il existe des éléments de preuve touchant la perpétration d’infractions au droit fédéral ou provincial par un cadre ou employé d’une organisation, le commissaire peut faire part au procureur général du Canada ou d’une province, selon le cas, des renseignements qu’il détient à cet égard.
Note marginale :Qualité pour témoigner
21 En ce qui concerne les questions venues à leur connaissance par suite de l’exercice des attributions que la présente partie confère au commissaire, le commissaire et les personnes agissant en son nom ou sous son autorité n’ont qualité pour témoigner que dans le cadre des procédures intentées pour l’infraction visée à l’article 28 ou pour l’infraction visée à l’article 132 du Code criminel (parjure) se rapportant à une déclaration faite en vertu de la présente partie, lors d’une audience de la Cour prévue par cette partie ou lors de l’appel de la décision rendue par celle-ci.
Note marginale :Immunité du commissaire
22 (1) Le commissaire et les personnes agissant en son nom ou sous son autorité bénéficient de l’immunité en matière civile ou pénale pour les actes accomplis, les rapports établis et les paroles prononcées de bonne foi par suite de l’exercice effectif ou censé tel des attributions que la présente partie confère au commissaire.
a) les paroles prononcées, les renseignements fournis ou les documents ou pièces produits de bonne foi au cours d’une vérification ou de l’examen d’une plainte effectué par le commissaire ou en son nom dans le cadre de la présente partie;
b) les rapports établis de bonne foi par le commissaire dans le cadre de la présente partie, ainsi que les relations qui en sont faites de bonne foi pour des comptes rendus d’événements d’actualités.
Note marginale :Consultation avec les provinces
23 (1) S’il l’estime indiqué ou si tout intéressé le lui demande, le commissaire peut, pour veiller à ce que les renseignements personnels soient protégés de la façon la plus uniforme possible, consulter toute personne ayant, au titre d’une loi provinciale essentiellement similaire à la présente partie, des attributions semblables à celles du commissaire.
(2) Il peut conclure des accords avec toute telle personne en vue :
a) de coordonner l’activité de leurs bureaux respectifs, notamment de prévoir des mécanismes pour instruire les plaintes dans lesquelles ils ont un intérêt mutuel;
b) de faire des recherches liées à la protection des renseignements personnels et d’en publier les résultats;
c) d’élaborer des contrats types portant sur la protection des renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués d’une province à l’autre ou d’un pays à l’autre.
Note marginale :Promotion de l’objet de la partie
24 Le commissaire :
a) offre au grand public des programmes d’information destinés à lui faire mieux comprendre la présente partie et son objet;
b) fait des recherches liées à la protection des renseignements personnels — et en publie les résultats —, notamment toutes telles recherches que le ministre de l’Industrie demande;
c) encourage les organisations à élaborer des politiques détaillées — notamment des codes de pratiques — en vue de se conformer aux articles 5 à 10;
d) prend toute autre mesure indiquée pour la promotion de l’objet de la présente partie.
25 (1) Dans les meilleurs délais après la fin de l’année civile, le commissaire dépose devant le Parlement son rapport sur l’application de la présente partie, sur la mesure dans laquelle les provinces ont édicté des lois essentiellement similaires à celle-ci et sur l’application de ces lois.
(2) Avant de rédiger son rapport, le commissaire consulte les personnes dans les provinces qui, à son avis, sont en mesure de l’aider à faire un rapport concernant les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués d’une province à l’autre ou d’un pays à l’autre.
26 (1) Le gouverneur en conseil peut, par règlement :
a) préciser, pour l’application de toute disposition de la présente partie, les institutions gouvernementales et les subdivisions d’institutions gouvernementales, à titre particulier ou par catégorie;
a.01) préciser, pour l’application des alinéas 7(3)d) ou h.2), les organismes d’enquête, à titre particulier ou par catégorie;
a.1) préciser tout renseignement ou toute catégorie de renseignements pour l’application des alinéas 7(1)d), (2)c.1) ou (3)h.1);
b) prendre toute mesure d’application de la présente partie.
(2) Il peut par décret :
a) prévoir que la présente partie lie tout mandataire de Sa Majesté du chef du Canada qui n’est pas assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels ;
b) s’il est convaincu qu’une loi provinciale essentiellement similaire à la présente partie s’applique à une organisation — ou catégorie d’organisations — ou à une activité — ou catégorie d’activités —, exclure l’organisation, l’activité ou la catégorie de l’application de la présente partie à l’égard de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de renseignements personnels qui s’effectue à l’intérieur de la province en cause.
27 (1) Toute personne qui a des motifs raisonnables de croire qu’une autre personne a contrevenu à l’une des dispositions de la section 1, ou a l’intention d’y contrevenir, peut notifier au commissaire des détails sur la question et exiger l’anonymat relativement à cette dénonciation.
(2) Le commissaire est tenu de garder confidentielle l’identité du dénonciateur auquel il donne l’assurance de l’anonymat.
27.1 (1) Il est interdit à l’employeur de congédier un employé, de le suspendre, de le rétrograder, de le punir, de le harceler ou de lui faire subir tout autre inconvénient, ou de le priver d’un avantage lié à son emploi parce que :
a) l’employé, agissant de bonne foi et se fondant sur des motifs raisonnables, a informé le commissaire que l’employeur ou une autre personne a contrevenu à l’une des dispositions de la section 1, ou a l’intention d’y contrevenir;
b) l’employé, agissant de bonne foi et se fondant sur des motifs raisonnables, a refusé ou a fait part de son intention de refuser d’accomplir un acte qui constitue une contravention à l’une des dispositions de la section 1;
c) l’employé, agissant de bonne foi et se fondant sur des motifs raisonnables, a accompli ou a fait part de son intention d’accomplir un acte nécessaire pour empêcher la contravention à l’une des dispositions de la section 1;
d) l’employeur croit que l’employé accomplira un des actes prévus aux alinéas a), b) ou c).
(2) Le présent article n’a pas pour effet de restreindre les droits d’un employé, que ce soit en général ou dans le cadre d’un contrat de travail ou d’une convention collective.
(3) Dans le présent article, employé s’entend notamment d’un travailleur autonome et employeur a un sens correspondant.
28 Quiconque contrevient sciemment aux paragraphes 8(8) ou 27.1(1) ou entrave l’action du commissaire — ou de son délégué — dans le cadre d’une vérification ou de l’examen d’une plainte commet une infraction et encourt, sur déclaration de culpabilité :
a) par procédure sommaire, une amende maximale de 10 000 $;
b) par mise en accusation, une amende maximale de 100 000 $.
Note de bas de page *29 (1) Le Parlement désigne ou constitue un comité, soit de la Chambre des communes, soit mixte, chargé spécialement de l’examen, tous les cinq ans suivant l’entrée en vigueur de la présente partie, de l’application de celle-ci.
Retour à la référence de la note de bas de page *[Note : Partie 1 en vigueur le 1er janvier 2001, voir TR/2000-29.]
(2) Le comité examine les dispositions de la présente partie ainsi que les conséquences de son application en vue de la présentation, dans un délai d’un an à compter du début de l’examen ou tout délai supérieur autorisé par la Chambre des communes, d’un rapport au Parlement où seront consignées ses conclusions ainsi que ses recommandations, s’il y a lieu, quant aux modifications de la présente partie ou de ses modalités d’application qui seraient souhaitables.
SECTION 5Dispositions transitoires
30 (1) La présente partie ne s’applique pas à une organisation à l’égard des renseignements personnels qu’elle recueille, utilise ou communique dans une province dont la législature a le pouvoir de régir la collecte, l’utilisation ou la communication de tels renseignements, sauf si elle le fait dans le cadre d’une entreprise fédérale ou qu’elle communique ces renseignements pour contrepartie à l’extérieur de cette province.
(1.1) La présente partie ne s’applique pas à une organisation à l’égard des renseignements personnels sur la santé qu’elle recueille, utilise ou communique.
Note de bas de page *(2) Le paragraphe (1) cesse d’avoir effet trois ans après l’entrée en vigueur du présent article.
Retour à la référence de la note de bas de page *[Note : Article 30 en vigueur le 1er janvier 2001, voir TR/2000-29.]
Note de bas de page *(2.1) Le paragraphe (1.1) cesse d’avoir effet un an après l’entrée en vigueur du présent article.
PARTIE 2Documents électroniques
autorité responsable S’agissant d’une disposition d’un texte législatif, s’entend de ce qui suit :
b) si le texte législatif est un texte pris sous le régime d’une loi fédérale ou en vertu d’une prérogative royale, la personne ou l’organisme qui l’a pris;
c) malgré les alinéas a) et b), toute personne ou tout organisme désigné par le gouverneur en conseil en vertu du paragraphe (2). (responsible authority)
signature électronique Signature constituée d’une ou de plusieurs lettres, ou d’un ou de plusieurs caractères, nombres ou autres symboles sous forme numérique incorporée, jointe ou associée à un document électronique. (electronic signature)
signature électronique sécurisée Signature électronique qui résulte de l’application de toute technologie ou de tout procédé prévu par règlement pris en vertu du paragraphe 48(1). (secure electronic signature)
texte législatif Loi fédérale ou tout texte, quelle que soit son appellation, pris sous le régime d’une loi fédérale ou en vertu d’une prérogative royale, à l’exception d’un texte pris sous le régime de la Loi sur le Yukon , de la Loi sur les Territoires du Nord-Ouest ou de la Loi sur le Nunavut . (federal law)
(2) Le gouverneur en conseil peut par décret, pour l’application de la présente partie, désigner toute personne, notamment un membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada, ou tout organisme comme autorité responsable d’une disposition d’un texte législatif, s’il est d’avis que les circonstances le justifient.
32 La présente partie a pour objet de prévoir l’utilisation de moyens électroniques, de la manière prévue dans la présente partie, dans les cas où les textes législatifs envisagent l’utilisation d’un support papier pour enregistrer ou communiquer de l’information ou des transactions.
Note marginale :Collecte, mise en mémoire, etc.
33 Tout ministre, ministère, direction, bureau, conseil, commission, office, service, personne morale ou autre organisme dont un ministre est responsable devant le Parlement peut faire usage d’un moyen électronique pour créer, recueillir, recevoir, mettre en mémoire, transférer, diffuser, publier ou traiter de quelque autre façon des documents ou de l’information, si aucun moyen particulier n’est prévu à l’égard de ces actes par un texte législatif.
Note marginale :Paiements par voie électronique
34 Tout paiement qui doit être remis au gouvernement du Canada peut être fait sous forme électronique, de la manière que le receveur général précise.
Note marginale :Version électronique des formulaires d’origine législative
35 (1) L’autorité responsable, à l’égard de toute disposition d’une loi fédérale dans laquelle figure un formulaire, peut prendre des règlements prévoyant une version électronique essentiellement semblable, qui peut être utilisée aux mêmes fins que le formulaire figurant dans la disposition.
Note marginale :Mode de dépôt électronique d’origine législative
(2) L’autorité responsable, à l’égard de toute disposition d’une loi fédérale qui prévoit un mode de dépôt non électronique d’un document, peut prendre des règlements prévoyant le dépôt d’une version électronique du document. La version électronique du document déposée conformément à ces règlements est assimilée au document déposé conformément à la disposition.
Note marginale :Mode de transmission de l’information d’origine législative
(3) L’autorité responsable, à l’égard de toute disposition d’une loi fédérale qui prévoit un mode de transmission non électronique de l’information, peut prendre des règlements en prévoyant un mode de transmission électronique. L’information transmise conformément à ces règlements est assimilée à l’information transmise conformément à la disposition.
Note marginale :Pouvoir de prescrire des formulaires
(4) Le pouvoir conféré par un texte législatif de publier, de prescrire ou d’établir un formulaire, ou d’établir un mode de dépôt d’un document ou un mode de transmission de l’information comprend le pouvoir de publier, de prescrire ou d’établir une version électronique du formulaire, ou d’établir un mode de dépôt électronique du document ou un mode de transmission électronique de l’information, selon le cas.
Définition de dépôt
Note marginale :Preuve par documents
36 La disposition d’un texte législatif qui prévoit qu’un certificat ou autre document portant la signature d’un ministre ou d’un fonctionnaire public fait foi de son contenu et est admissible en preuve vise également, sous réserve du texte législatif, la version électronique du certificat ou autre document si la version électronique porte la signature électronique sécurisée du ministre ou du fonctionnaire public.
Note marginale :Conservation des documents
37 Dans le cas où une disposition d’un texte législatif exige la conservation d’un document pour une période déterminée, à l’égard d’un document électronique, la conservation du document électronique satisfait à l’obligation si les conditions suivantes sont réunies :
a) le document électronique est conservé pour la période déterminée sous la forme dans laquelle il a été fait, envoyé ou reçu, ou sous une forme qui ne modifie en rien l’information qu’il contient;
c) si le document électronique est envoyé ou reçu, l’information qui permet de déterminer son origine et sa destination, ainsi que la date et l’heure d’envoi ou de réception, doit être conservée.
Note marginale :Actes notariés
38 La mention, dans une disposition d’un texte législatif, d’un document reconnu dans la province de Québec comme un acte notarié vaut également mention de la version électronique du document si les conditions suivantes sont réunies :
b) la disposition ou le texte législatif est inscrit sur la liste figurant à l’annexe 2 ou 3.
Note marginale :Sceaux
39 Dans le cas où une disposition d’un texte législatif exige l’apposition du sceau d’une personne, la signature électronique sécurisée qui s’identifie comme le sceau de cette personne satisfait à l’obligation si la disposition ou le texte législatif est inscrit sur la liste figurant à l’annexe 2 ou 3.
Note marginale :Obligation de fournir des documents ou de l’information
40 Dans le cas où une disposition d’un texte législatif — à l’exclusion d’une disposition visée aux articles 41 à 47 — exige qu’une personne fournisse à une autre un document ou de l’information, la fourniture du document ou de l’information sous forme électronique satisfait à l’obligation si les conditions suivantes sont réunies :
a) la disposition ou le texte législatif est inscrit sur la liste figurant à l’annexe 2 ou 3;
b) les intéressés ont convenu de la fourniture du document ou de l’information sous forme électronique;
c) le document ou l’information sous forme électronique sera mis à la disposition exclusive de la personne à qui le document ou l’information est fourni et sera lisible ou perceptible de façon à pouvoir servir à la consultation ultérieure.
Note marginale :Documents sous forme écrite
41 Dans le cas où une disposition d’un texte législatif exige qu’un document soit fait par écrit, un document électronique satisfait à l’obligation si les conditions suivantes sont réunies :
b) les règlements visant l’application du présent article à la disposition ont été observés.
Note marginale :Documents originaux
42 Dans le cas où une disposition d’un texte législatif exige l’original d’un document, un document électronique satisfait à l’obligation si les conditions suivantes sont réunies :
b) le document électronique comporte une signature électronique sécurisée, ajoutée lors de la production originale du document électronique dans sa forme définitive, pouvant être utilisée pour établir que le document électronique n’a pas été modifié depuis;
c) les règlements visant l’application du présent article à la disposition ont été observés.
43 Sous réserve des articles 44 à 46, dans le cas où une disposition d’un texte législatif exige une signature, la signature électronique satisfait à l’obligation si les conditions suivantes sont réunies :
Note marginale :Déclarations sous serment
44 Dans le cas où une disposition d’un texte législatif exige une déclaration sous serment ou une affirmation solennelle, celle-ci peut être faite sous forme électronique si les conditions suivantes sont réunies :
a) l’auteur appose à la déclaration ou à l’affirmation sa signature électronique sécurisée;
b) le commissaire aux serments devant qui a été faite la déclaration ou l’affirmation appose à celle-ci sa signature électronique sécurisée;
c) la disposition ou le texte législatif est inscrit sur la liste figurant à l’annexe 2 ou 3;
d) les règlements visant l’application du présent article à la disposition ont été observés.
Note marginale :Déclarations
45 Dans le cas où une disposition d’un texte législatif exige une déclaration attestant la véracité, l’exactitude ou l’intégralité d’une information fournie par le déclarant, la déclaration peut être faite sous forme électronique si les conditions suivantes sont réunies :
b) la disposition ou le texte législatif est inscrit sur la liste figurant à l’annexe 2 ou 3;
Note marginale :Signatures devant témoin
46 Dans le cas où une disposition d’un texte législatif exige la signature d’un témoin, un document électronique satisfait à l’obligation si les conditions suivantes sont réunies :
47 Dans le cas où une disposition d’un texte législatif exige la transmission d’un ou de plusieurs exemplaires d’un document, la transmission d’un document électronique satisfait à l’obligation si les conditions suivantes sont réunies :
48 (1) Sous réserve du paragraphe (2), le gouverneur en conseil peut, sur recommandation du Conseil du Trésor, prendre des règlements pour prévoir des technologies ou des procédés pour l’application de la définition de signature électronique sécurisée au paragraphe 31(1).
(2) Le gouverneur en conseil ne peut prévoir une technologie ou un procédé que s’il est convaincu qu’il peut être établi ce qui suit :
a) la signature électronique résultant de l’utilisation de la technologie ou du procédé est propre à l’utilisateur;
b) l’utilisation de la technologie ou du procédé pour l’incorporation, l’adjonction ou l’association de la signature électronique de l’utilisateur au document électronique se fait sous la seule responsabilité de ce dernier;
c) la technologie ou le procédé permet d’identifier l’utilisateur;
Note marginale :Effet d’une disposition modifiée ou abrogée
(3) La modification ou l’abrogation d’une disposition d’un règlement pris en vertu du paragraphe (1) qui a pour effet de supprimer une technologie ou un procédé du règlement n’a pas pour effet d’invalider la signature électronique résultant de l’utilisation de la technologie ou du procédé qui était mentionné dans le règlement.
49 Pour l’application des articles 38 à 47, l’autorité responsable, à l’égard d’une disposition d’un texte législatif, peut par décret modifier l’annexe 2 ou 3 par adjonction ou suppression de la mention du texte législatif ou de la disposition.
50 (1) Pour l’application des articles 41 à 47, l’autorité responsable, à l’égard d’une disposition d’un texte législatif, peut prendre des règlements visant l’application de ces articles à la disposition.
e) la technologie ou le procédé à utiliser pour faire ou vérifier une signature électronique et la manière d’utiliser cette signature;
f) tout ce qui est utile à l’application des articles 41 à 47.
Note marginale :Règles minimales
(3) Sans que soit limitée la portée générale du paragraphe (1), si une disposition visée à l’un des articles 41 à 47 exige qu’une personne fournisse à une autre un document ou une information, les règles établies dans les règlements visant l’application de cet article à la disposition peuvent exiger que :
a) les intéressés aient convenu de la fourniture du document ou de l’information sous forme électronique;
b) le document ou l’information sous forme électronique soit mis à la disposition de la personne à qui le document ou l’information est fourni et soit lisible ou perceptible de façon à pouvoir servir à la consultation ultérieure.
Note marginale :Effet d’une disposition supprimée de la liste
51 La suppression de l’inscription d’une disposition ou d’un texte législatif sur la liste figurant à l’annexe 2 ou 3 n’a pas pour effet d’invalider un acte accompli conformément aux règlements relatifs à cette disposition ou à ce texte législatif, pris en vertu de l’article 50, alors que la disposition ou le texte était inscrit sur la liste figurant à l’annexe.
PARTIE 3Modification de la Loi sur la preuve au Canada
52 à 57 [Modifications]
PARTIE 4Modification de la Loi sur les textes réglementaires
58 et 59 [Modifications]
PARTIE 5Modification de la Loi sur la révision des lois
60 à 71 [Modifications]
PARTIE 6Entrée en vigueur
Note de bas de page *72 Les parties 1 à 5 ou telle de leurs dispositions entrent en vigueur à la date ou aux dates fixées par décret, sur la recommandation :
a) dans le cas des parties 1 et 2 ou de telle de leurs dispositions, du ministre de l’Industrie;
Retour à la référence de la note de bas de page *[Note : Parties 2, 3 et 4 en vigueur le 1er mai 2000, partie 1 en vigueur le 1er janvier 2001, voir TR/2000-29.]
ANNEXE 1(article 5)Principes énoncés dans la norme nationale du Canada intitulée Code type sur la protection des renseignements personnels, CAN/CSA-Q830-96
4.1 Premier principe — Responsabilité
Une organisation est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une ou des personnes qui devront s’assurer du respect des principes énoncés ci-dessous.
Il incombe à la ou aux personnes désignées de s’assurer que l’organisation respecte les principes même si d’autres membres de l’organisation peuvent être chargés de la collecte et du traitement quotidiens des renseignements personnels. D’autres membres de l’organisation peuvent aussi être délégués pour agir au nom de la ou des personnes désignées.
Il doit être possible de connaître sur demande l’identité des personnes que l’organisation a désignées pour s’assurer que les principes sont respectés.
Une organisation est responsable des renseignements personnels qu’elle a en sa possession ou sous sa garde, y compris les renseignements confiés à une tierce partie aux fins de traitement. L’organisation doit, par voie contractuelle ou autre, fournir un degré comparable de protection aux renseignements qui sont en cours de traitement par une tierce partie.
Les organisations doivent assurer la mise en oeuvre des politiques et des pratiques destinées à donner suite aux principes, y compris :
a) la mise en oeuvre des procédures pour protéger les renseignements personnels;
b) la mise en place des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y donner suite;
c) la formation du personnel et la transmission au personnel de l’information relative aux politiques et pratiques de l’organisation; et
d) la rédaction des documents explicatifs concernant leurs politiques et procédures.
4.2 Deuxième principe — Détermination des fins de la collecte des renseignements
L’organisation doit documenter les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis afin de se conformer au principe de la transparence (article 4.8) et au principe de l’accès aux renseignements personnels (article 4.9).
Le fait de préciser les fins de la collecte de renseignements personnels avant celle-ci ou au moment de celle-ci permet à l’organisation de déterminer les renseignements dont elle a besoin pour réaliser les fins mentionnées. Suivant le principe de la limitation en matière de collecte (article 4.4), l’organisation ne doit recueillir que les renseignements nécessaires aux fins mentionnées.
Il faudrait préciser à la personne auprès de laquelle on recueille des renseignements, avant la collecte ou au moment de celle-ci, les fins auxquelles ils sont destinés. Selon la façon dont se fait la collecte, cette précision peut être communiquée de vive voix ou par écrit. Par exemple, on peut indiquer ces fins sur un formulaire de demande de renseignements.
Avant de se servir de renseignements personnels à des fins non précisées antérieurement, les nouvelles fins doivent être précisées avant l’utilisation. À moins que les nouvelles fins auxquelles les renseignements sont destinés ne soient prévues par une loi, il faut obtenir le consentement de la personne concernée avant d’utiliser les renseignements à cette nouvelle fin. Pour obtenir plus de précisions sur le consentement, se reporter au principe du consentement (article 4.3).
Les personnes qui recueillent des renseignements personnels devraient être en mesure d’expliquer à la personne concernée à quelles fins sont destinés ces renseignements.
Ce principe est étroitement lié au principe de la limitation de la collecte (article 4.4) et à celui de la limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation (article 4.5).
Note : Dans certaines circonstances, il est possible de recueillir, d’utiliser et de communiquer des renseignements à l’insu de la personne concernée et sans son consentement. Par exemple, pour des raisons d’ordre juridique ou médical ou pour des raisons de sécurité, il peut être impossible ou peu réaliste d’obtenir le consentement de la personne concernée. Lorsqu’on recueille des renseignements aux fins du contrôle d’application de la loi, de la détection d’une fraude ou de sa prévention, on peut aller à l’encontre du but visé si l’on cherche à obtenir le consentement de la personne concernée. Il peut être impossible ou inopportun de chercher à obtenir le consentement d’un mineur, d’une personne gravement malade ou souffrant d’incapacité mentale. De plus, les organisations qui ne sont pas en relation directe avec la personne concernée ne sont pas toujours en mesure d’obtenir le consentement prévu. Par exemple, il peut être peu réaliste pour une oeuvre de bienfaisance ou une entreprise de marketing direct souhaitant acquérir une liste d’envoi d’une autre organisation de chercher à obtenir le consentement des personnes concernées. On s’attendrait, dans de tels cas, à ce que l’organisation qui fournit la liste obtienne le consentement des personnes concernées avant de communiquer des renseignements personnels.
Il faut obtenir le consentement de la personne concernée avant de recueillir des renseignements personnels à son sujet et d’utiliser ou de communiquer les renseignements recueillis. Généralement, une organisation obtient le consentement des personnes concernées relativement à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels au moment de la collecte. Dans certains cas, une organisation peut obtenir le consentement concernant l’utilisation ou la communication des renseignements après avoir recueilli ces renseignements, mais avant de s’en servir, par exemple, quand elle veut les utiliser à des fins non précisées antérieurement.
Suivant ce principe, il faut informer la personne au sujet de laquelle on recueille des renseignements et obtenir son consentement. Les organisations doivent faire un effort raisonnable pour s’assurer que la personne est informée des fins auxquelles les renseignements seront utilisés. Pour que le consentement soit valable, les fins doivent être énoncées de façon que la personne puisse raisonnablement comprendre de quelle manière les renseignements seront utilisés ou communiqués.
Une organisation ne peut pas, pour le motif qu’elle fournit un bien ou un service, exiger d’une personne qu’elle consente à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements autres que ceux qui sont nécessaires pour réaliser les fins légitimes et explicitement indiquées.
La forme du consentement que l’organisation cherche à obtenir peut varier selon les circonstances et la nature des renseignements. Pour déterminer la forme que prendra le consentement, les organisations doivent tenir compte de la sensibilité des renseignements. Si certains renseignements sont presque toujours considérés comme sensibles, par exemple les dossiers médicaux et le revenu, tous les renseignements peuvent devenir sensibles suivant le contexte. Par exemple, les nom et adresse des abonnés d’une revue d’information ne seront généralement pas considérés comme des renseignements sensibles. Toutefois, les nom et adresse des abonnés de certains périodiques spécialisés pourront l’être.
Dans l’obtention du consentement, les attentes raisonnables de la personne sont aussi pertinentes. Par exemple, une personne qui s’abonne à un périodique devrait raisonnablement s’attendre à ce que l’entreprise, en plus de se servir de son nom et de son adresse à des fins de postage et de facturation, communique avec elle pour lui demander si elle désire que son abonnement soit renouvelé. Dans ce cas, l’organisation peut présumer que la demande de la personne constitue un consentement à ces fins précises. D’un autre côté, il n’est pas raisonnable qu’une personne s’attende à ce que les renseignements personnels qu’elle fournit à un professionnel de la santé soient donnés sans son consentement à une entreprise qui vend des produits de soins de santé. Le consentement ne doit pas être obtenu par un subterfuge.
La façon dont une organisation obtient le consentement peut varier selon les circonstances et la nature des renseignements recueillis. En général, l’organisation devrait chercher à obtenir un consentement explicite si les renseignements sont susceptibles d’être considérés comme sensibles. Lorsque les renseignements sont moins sensibles, un consentement implicite serait normalement jugé suffisant. Le consentement peut également être donné par un représentant autorisé (détenteur d’une procuration, tuteur).
Le consentement peut revêtir différentes formes, par exemple :
a) on peut se servir d’un formulaire de demande de renseignements pour obtenir le consentement, recueillir des renseignements et informer la personne de l’utilisation qui sera faite des renseignements. En remplissant le formulaire et en le signant, la personne donne son consentement à la collecte de renseignements et aux usages précisés;
b) on peut prévoir une case où la personne pourra indiquer en cochant qu’elle refuse que ses nom et adresse soient communiqués à d’autres organisations. Si la personne ne coche pas la case, il sera présumé qu’elle consent à ce que les renseignements soient communiqués à des tiers;
c) le consentement peut être donné de vive voix lorsque les renseignements sont recueillis par téléphone; ou
d) le consentement peut être donné au moment où le produit ou le service est utilisé.
Une personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve de restrictions prévues par une loi ou un contrat et d’un préavis raisonnable. L’organisation doit informer la personne des conséquences d’un tel retrait.
4.4 Quatrième principe — Limitation de la collecte
Les organisations ne doivent pas recueillir des renseignements de façon arbitraire. On doit restreindre tant la quantité que la nature des renseignements recueillis à ce qui est nécessaire pour réaliser les fins déterminées. Conformément au principe de la transparence (article 4.8), les organisations doivent préciser la nature des renseignements recueillis comme partie intégrante de leurs politiques et pratiques concernant le traitement des renseignements.
L’exigence selon laquelle les organisations sont tenues de recueillir des renseignements personnels de façon honnête et licite a pour objet de les empêcher de tromper les gens et de les induire en erreur quant aux fins auxquelles les renseignements sont recueillis. Cette obligation suppose que le consentement à la collecte de renseignements ne doit pas être obtenu par un subterfuge.
Ce principe est étroitement lié au principe de détermination des fins auxquelles la collecte est destinée (article 4.2) et à celui du consentement (article 4.3).
Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. On ne doit conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.
Les organisations qui se servent de renseignements personnels à des fins nouvelles doivent documenter ces fins (voir article 4.2.1).
Les organisations devraient élaborer des lignes directrices et appliquer des procédures pour la conservation des renseignements personnels. Ces lignes directrices devraient préciser les durées minimales et maximales de conservation. On doit conserver les renseignements personnels servant à prendre une décision au sujet d’une personne suffisamment longtemps pour permettre à la personne concernée d’exercer son droit d’accès à l’information après que la décision a été prise. Une organisation peut être assujettie à des exigences prévues par la loi en ce qui concerne les périodes de conservation.
On devrait détruire, effacer ou dépersonnaliser les renseignements personnels dont on n’a plus besoin aux fins précisées. Les organisations doivent élaborer des lignes directrices et appliquer des procédures régissant la destruction des renseignements personnels.
Ce principe est étroitement lié au principe du consentement (article 4.3), à celui de la détermination des fins auxquelles la collecte est destinée (article 4.2), ainsi qu’à celui de l’accès individuel (article 4.9).
4.6 Sixième principe — Exactitude
Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
Le degré d’exactitude et de mise à jour ainsi que le caractère complet des renseignements personnels dépendront de l’usage auquel ils sont destinés, compte tenu des intérêts de la personne. Les renseignements doivent être suffisamment exacts, complets et à jour pour réduire au minimum la possibilité que des renseignements inappropriés soient utilisés pour prendre une décision à son sujet.
Une organisation ne doit pas systématiquement mettre à jour les renseignements personnels à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les fins auxquelles ils ont été recueillis.
Les renseignements personnels qui servent en permanence, y compris les renseignements qui sont communiqués à des tiers, devraient normalement être exacts et à jour à moins que des limites se rapportant à l’exactitude de ces renseignements ne soient clairement établies.
4.7 Septième principe — Mesures de sécurité
Les mesures de sécurité doivent protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées. Les organisations doivent protéger les renseignements personnels quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.
La nature des mesures de sécurité variera en fonction du degré de sensibilité des renseignements personnels recueillis, de la quantité, de la répartition et du format des renseignements personnels ainsi que des méthodes de conservation. Les renseignements plus sensibles devraient être mieux protégés. La notion de sensibilité est présentée à l’article 4.3.4.
Les méthodes de protection devraient comprendre :
a) des moyens matériels, par exemple le verrouillage des classeurs et la restriction de l’accès aux bureaux;
b) des mesures administratives, par exemple des autorisations sécuritaires et un accès sélectif; et
c) des mesures techniques, par exemple l’usage de mots de passe et du chiffrement.
Les organisations doivent sensibiliser leur personnel à l’importance de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels.
Au moment du retrait ou de la destruction des renseignements personnels, on doit veiller à empêcher les personnes non autorisées d’y avoir accès (article 4.5.3).
4.8 Huitième principe — Transparence
Une organisation doit faire en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à toute personne.
Les organisations doivent faire preuve de transparence au sujet de leurs politiques et pratiques concernant la gestion des renseignements personnels. Une personne doit pouvoir obtenir sans efforts déraisonnables de l’information au sujet des politiques et des pratiques d’une organisation. Ces renseignements doivent être fournis sous une forme généralement compréhensible.
Les renseignements fournis doivent comprendre :
a) le nom ou la fonction de même que l’adresse de la personne responsable de la politique et des pratiques de l’organisation et à qui il faut acheminer les plaintes et les demandes de renseignements;
b) la description du moyen d’accès aux renseignements personnels que possède l’organisation;
c) la description du genre de renseignements personnels que possède l’organisation, y compris une explication générale de l’usage auquel ils sont destinés;
d) une copie de toute brochure ou autre document d’information expliquant la politique, les normes ou les codes de l’organisation; et
e) la définition de la nature des renseignements personnels communiqués aux organisations connexes (par exemple, les filiales).
Une organisation peut rendre l’information concernant sa politique et ses pratiques accessibles de diverses façons. La méthode choisie est fonction de la nature des activités de l’organisation et d’autres considérations. Par exemple, une organisation peut offrir des brochures à son établissement, poster des renseignements à ses clients, offrir un accès en ligne ou établir un numéro de téléphone sans frais.
Une organisation doit informer la personne qui en fait la demande du fait qu’elle possède des renseignements personnels à son sujet, le cas échéant. Les organisations sont invitées à indiquer la source des renseignements. L’organisation doit permettre à la personne concernée de consulter ces renseignements. Dans le cas de renseignements médicaux sensibles, l’organisation peut préférer que ces renseignements soient communiqués par un médecin. En outre, l’organisation doit informer la personne concernée de l’usage qu’elle fait ou a fait des renseignements et des tiers à qui ils ont été communiqués.
Une organisation peut exiger que la personne concernée lui fournisse suffisamment de renseignements pour qu’il lui soit possible de la renseigner sur l’existence, l’utilisation et la communication de renseignements personnels. L’information ainsi fournie doit servir à cette seule fin.
L’organisation qui fournit le relevé des tiers à qui elle a communiqué des renseignements personnels au sujet d’une personne devrait être la plus précise possible. S’il lui est impossible de fournir une liste des organisations à qui elle a effectivement communiqué des renseignements au sujet d’une personne, l’organisation doit fournir une liste des organisations à qui elle pourrait avoir communiqué de tels renseignements.
Une organisation qui reçoit une demande de communication de renseignements doit répondre dans un délai raisonnable et ne peut exiger, pour ce faire, que des droits minimes. Les renseignements demandés doivent être fournis sous une forme généralement compréhensible. Par exemple, l’organisation qui se sert d’abréviations ou de codes pour l’enregistrement des renseignements doit fournir les explications nécessaires.
Lorsqu’une personne démontre que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, l’organisation doit apporter les modifications nécessaires à ces renseignements. Selon la nature des renseignements qui font l’objet de la contestation, l’organisation doit corriger, supprimer ou ajouter des renseignements. S’il y a lieu, l’information modifiée doit être communiquée à des tiers ayant accès à l’information en question.
Lorsqu’une contestation n’est pas réglée à la satisfaction de la personne concernée, l’organisation prend note de l’objet de la contestation. S’il y a lieu, les tierces parties ayant accès à l’information en question doivent être informées du fait que la contestation n’a pas été réglée.
4.10 Dixième principe — Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes
Toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec le ou les personnes responsables de les faire respecter au sein de l’organisation concernée.
La question de la désignation de la personne responsable du respect des principes dans l’organisation fait l’objet de l’article 4.1.1.
Les organisations doivent établir des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements concernant leurs politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels et y donner suite. Les procédures relatives aux plaintes devraient être facilement accessibles et simples à utiliser.
Les organisations doivent informer les personnes qui présentent une demande de renseignements ou déposent une plainte de l’existence des procédures pertinentes. Il peut exister un éventail de ces procédures. Par exemple, certaines autorités réglementaires acceptent les plaintes concernant les pratiques de gestion des renseignements personnels des entreprises relevant de leur compétence.
Une organisation doit faire enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, l’organisation doit prendre les mesures appropriées, y compris la modification de ses politiques et de ses pratiques au besoin.
ANNEXE 2(articles 38 à 47, 49 et 51)
1 Loi sur les immeubles fédéraux et les biens réels fédéraux Articles 3, 5 à 7, 11 et 16
2000, ch. 5, ann. 2;
DORS/2004-309, art. 1.
ANNEXE 3(articles 38 à 47, 49 et 51)
Règlements et autres textes
Règlement ou autre texte
1 Règlement concernant les immeubles fédéraux Articles 9 et 11 [DORS/2005-407]
1 Règlement concernant les immeubles fédéraux Articles 9 et 11 [DORS/2004-309, art. 2]
2000, ch. 5, ann. 3;
DORS/2004-309, art. 2;
DORS/2005-407.