Source: https://issuu.com/kansallisarkisto/docs/al_akti_2_16_sivuittain
Timestamp: 2017-04-24 06:09:41+00:00
Document Index: 5485737

Matched Legal Cases: ['kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ']

Akti 2/2016 by Kansallisarkisto - issuu
Arkistolaitoksen asiakaslehti 2/2016
on yhä tarpeen
Luotsi- ja
majakkalaitos elää
kuvina verkossa
Tutkimus hyötyy
digirekistereistä
4	Lyhyet
6	Organisaation omista tarpeista lähtevää
tiedonohjausta tarvitaan jatkossakin.
Uusi teos tarkastelee reformaation vaikutusta
Ruotsin valtakunnassa 1500- ja 1600-luvuilla.
Ev.lut. kirkko otti käyttöön sähköisen
asianhallintajärjestelmän.
ISSN 1798-2065 (painettu)
ISSN 2341-6327 (verkkojulkaisu)
tiedottaja Marko Oja, Kansallisarkisto
ylitarkastaja Nina Eerikäinen, Kansallisarkisto
johtaja Vuokko Joki, Oulun maakunta-arkisto
ylitarkastaja Jani Karell, Kansallisarkisto
ylitarkastaja Ville Kontinen, Kansallisarkisto
ylitarkastaja Taina Tammenmaa, Kansallisarkisto
kehittämispäällikkö Anne Wilenius, Kansallisarkisto
Minna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti
Pääkirjoituksen kuva
Arkistolaitos täyttää 200 vuotta. Sen
ydintehtävät ovat säilyneet yllättävän
muuttumattomina, toteaa pääkirjoitus.
tutkijasalin päivystäjä
10 Kansallisarkiston
Pertti Vuorinen siirtyy tiskin toiselle puolelle.
12 Luotsi- ja majakkalaitoksen upea kuva-arkisto
löytyy nyt Flickr-palvelusta.
14 Sibeliuksen päiväkirja eli pitkän reissuelämän
ennen julkistamista.
15 Siirtolaisuusinstituutti tutkii siirtolaisuutta
Suomessa, Suomesta ja Suomeen.
16 Rewellien sukuarkisto on ikkuna vaasalaisen
säätyläissuvun elämään 1800- ja 1900-luvuilla.
19 Arkistouralla: Mika Tukiainen, Verohallinto
20 G. A. Gripenbergin päiväkirjat taustoittavat
Suomen itsenäisyyden ensimmäisiä
22 In memoriam: Raimo Viikki
23 Julkishallinnon sähköinen rekisteritieto on
tutkimukselle aarreaitta.
Arkistolaitos täyttää tänä vuonna 200 vuotta. Taival
alkoi, kun Venäjän keisari perusti 25.11.1816 Turussa toimineeseen senaatin arkistoon pysyvän arkistoviran. Arkisto muutti
Helsinkiin 1819 ja hyvin pian sen tehtävät suuntautuivat hallintoon ja tutkimukseen. Arkisto avattiin tutkijoille 1859. Senaatin
arkisto muuttui valtionarkistoksi kymmenen vuotta myöhemmin.
Lokakuun ensimmäisenä päivänä Kansallisarkiston vanhin
asiakirja, kuningas Birgerin suojeluskirje Karjalan naisille,
saavuttaa 700 vuoden iän. Sitä juhlistetaan Turun kirjamessuilla,
joilla arkisto­laitos järjestää keskiajan tutkimusta käsitteleviä keskustelu­tilaisuuksia, esittelee osastollaan keskiaikaisia
asiakirjoja ja julkistaa Diplomatarium Fennicum -tietokannan
uudistetun kehitysversion.
Vanha ja uusi kohtaavat mielenkiintoisesti arkistolaitoksen historiassa. Hallinnon ja tutkimuksen digitalisoituminen on modernisoinut arkistolaitoksen tehtäviä, mutta ydin on säilynyt yllättävän
muuttumattomana. Tietyt tänä päivänä puhuttavat asiat löytävät historiallisen vastineensa. Budjettirahoitus ei ole ennenkään
ollut ainoa rahoituskanava, vaan erillisrahoitusta on haettu
etenkin tutkimusta edistävään toimintaan.
Arkistolaitoksen aineistojen uudelleenkäyttöä on rahoitettu
erillisin määrärahoin 1920-luvulta alkaen ja Suomea koskevan
aineiston hankintaa ja kopiointia ulkomailta 1800-luvulta lähtien.
Kansainvälinen yhteistyö keskittyi pitkään aineistojen hankintaan ensin Ruotsista, 1920-luvulta alkaen Neuvostoliitosta ja
1950-luvulta lähtien myös muualta Euroopasta. Historiaa on
popularisoitu asiakirjanäyttelyin 1930-luvulta lähtien ja aineistojen saatavuutta edistetty lähdejulkaisuin jo senaatin arkistossa.
Nykyiset tutkimustietokannat voi hyvin rinnastaa moderneiksi
lähdejulkaisuiksi.
Arkistolakien painotukset ovat vaikuttaneet eniten asiakirjahallinnan ja arkistoinnin ohjaamiseen. Nykyinen arkistolaki
kavensi huomattavasti tätä tehtäväkenttää. Syntysähköisten
aineistojen vastaanoton ja säilyttämisen kehittäminen käynnistyi
1970-luvun lopussa, mutta taloudellisten muutosten ja vaihtuneiden hallinnollisten linjausten takia asia on edelleen kesken.
Lisää arkistolaitoksen mielenkiintoisista vaiheista voi lukea
pääjohtaja Jussi Nuortevan ja allekirjoittaneen kirjoittamasta,
joulukuussa julkaistavasta 200-vuotishistoriasta.
Teksti: Päivi Happonen, tutkimusjohtaja, Kansallisarkisto
Kara palkittiin elämäntyöstä
Arkistolaitoksen asiakaspalvelu on 1.9.2016 lähtien tuttuun tapaan avoinna arkisin klo 9–16.
Juhlapyhinä arkistolaitoksen toimipaikat ovat kiinni ja
juhlapyhien aattoina avoinna klo 9–16. Tutkijasalit ovat
avoinna arkisin vähintään klo 9–16 lukuun ottamatta
Vaasan maakunta-arkistoa ja Mikkelin maakuntaarkistoa, joiden tutkijasalit ovat maanantaisin kiinni.
Tutkijasalien tarkemmat aukioloajat löytyvät kunkin
toimipaikan kohdalta arkistolaitoksen kotisivuilta
www.arkisto.fi/fi/yhteystiedot.
Arvid Berghmanin heraldinen säätiö on palkinnut
Kimmo Karan (s. 1919) hänen elämäntyöstään
heraldiikan parissa ja erityisesti suomenkielisen vaakuna­
selityksen kehittämisestä. Karan teokset "Heraldiikan
opas" (1998, toim.) ja "Vaakunaselitys" (1989, 2. uudistettu
painos 2010) kuuluvat suomalaisen heraldisen kirjallisuuden
kulmakiviin.
Kirjoituksissaan Kara on selvittänyt heraldiikan sisäistä
logiikkaa sekä sitä, miten sen tulisi toimia modernissa
heraldisessa suunnittelussa. Kara on ollut aktiivinen toimija
suomalaisessa heraldiikassa 1950-luvulta lähtien, jolloin hän
suunnitteli kolme kunnanvaakunaa (Nastola 1954, Kuru 1956
ja Haapasaari 1957).
Palkinnon luovutti säätiön hallituksen puheenjohtaja,
riksbibliotekarie Gunilla Herdenberg (Ruotsi) Kansallis­
arkistossa 29.6.2016.
Arkistolista siirtyi Facebookiin
Arkistolaitos sai vieraita Valko-Venäjältä elokuussa 2016:
Valko-Venäjän tasavallan oikeusministeriön arkistojen
ja asiakirjahallinnon departementin johtaja Vladimir
Adamuškon, Kansallisarkiston johtaja Viktor Kurašin ja
valtion historiallisen arkiston johtaja Dmitri Jatsevitšin.
Vierailun aikana keskusteltiin yhteistyöstä arkistojen välillä
ja vieraat tutustuivat Kansallisarkistoon (KA) ja Hämeenlinnan maakunta-arkistoon. Ylitarkastaja Jenni Einola (oik.)
esitteli KA:n konservointitiloja ja -laitteita. Kuvassa ovat
lisäksi Jatsevitš (vas.), kehittämispäällikkö Dmitri Frolov
KA:sta, Adamuško, tutkija Anna Vartiala KA:sta ja Kuraš.
Arkistolista-sähköpostilistan kanavaa on vaihdettu.
Nyt arkistoalan asioista voi lukea ja keskustella
Facebook-ryhmässä, joka kulkee tutulla Arkistolista-nimellä.
Ryhmän jokainen jäsen voi vapaasti julkaista alaan liittyviä
juttuja ja vaikka kysellä neuvoja kollegoilta. Tervetulleita
ovat myös vinkit kiinnostavista uutisista, näyttelyistä ja
avoinna olevista työpaikoista. Arkistolista-ryhmässä on jo
lähes 450 jäsentä.
Sote-aineistoille lupapalvelu
Kansallisarkiston ja Suomen itsenäisyyden juhlarahasto
Sitran uudessa ”Kansallinen lupapalvelu ja informaatioja tukipalvelu” -hankkeessa tuotetaan käyttörajoitteisten
hyvinvointi- ja terveysaineistojen käyttöä edistäviä palveluita.
Hanke kestää 30.9.2017 asti.
Hankkeessa luodaan kansallinen lupapalvelu, joka mahdollistaa käyttöluvan hakemisen sosiaali-, terveys- ja hyvinvointi­
tietoja sisältäviin rekistereihin ja tilastoaineistoihin yhdestä
ja samasta paikasta. Hankkeessa kehitettävästä informaatioja tukipalvelusta puolestaan saa tukea ja neuvontaa rekisteri­
tutkimusten ja muiden hyvinvointi- ja terveystutkimusten
toteuttamiseen liittyvissä kysymyksissä sekä informaatiota
sosiaali- ja terveysalan tietojen muunlaisesta toissijaisesta
hyödyntämisestä. Palvelujen myötä julkishallinnon aineistojen
löydettävyys, saatavuus ja käytettävyys paranevat merkittävästi ja eri lupien hakeminen onnistuu joustavasti.
aloitti uuden kauden
Arkistolaitoksen toimintaa tukee neuvottelukunta,
joka käsittelee arkistolaitoksen kehittämissuuntia,
toimintalinjoja ja suunnittelua sekä edistää arkistolaitoksen
ja sen sidosryhmien välistä yhteistyötä. Neuvottelukunnan
uusi toimikausi alkoi 1.5.2016. Sen puheenjohtaja on arkisto­
laitoksen pääjohtaja Jussi Nuorteva ja sihteerinä toimii
kehittämispäällikkö Kristiina Laine Kansallisarkistosta. Heidän
lisäkseen neuvottelukuntaan kuuluu kaksi muuta arkisto­
laitoksen henkilöstön edustajaa, yksi pysyvä asiantuntija ja 14
jäsentä, jotka edustavat eri yliopistoja, muistiorganisaatioita,
ministeriöitä ja muita organisaatioita.
Gerardin neuvostopassi.
Yllättävä aineistolöytö Saksasta
Vuosina 1905–1908 Suomen kenraalikuvernöörinä
toimineen Nikolai Gerardin (1838–1929) alkuperäis­
aineistot löytyivät yllättäen Saksasta viime vuonna. Gerardin
suvun yksityisomistuksessa olevat harvinaislaatuiset aineistot
saapuivat Kansallisarkistoon digitoitaviksi 8.6.2016. Aineistot
digitoitiin kesän aikana ja palautetaan seuraavaksi Saksaan.
Aineistoista julkaistaan kirja Turun kirjamessuilla Suomen
juhlavuonna 2017, minkä jälkeen myös koko digitoitu aineisto
avautuu kaikkien nähtäville ja käytettäväksi arkistolaitoksen
Digitaaliarkistoon.
Aineistoja on kolme kansiollista ja niihin sisältyy esimerkiksi
Gerardin laaja, käsinkirjoitettu omaelämäkerta, jossa hän
kertoo ajastaan Suomessa, sekä hänen kirjeenvaihtoaan
ja neuvostopassinsa. Merkittävässä kokonaisuudessa on
mukana myös Venäjän keisari Nikolai II:n allekirjoittama
Gerardin nimitysasiakirja Suomen kenraalikuvernööriksi
Kansallisarkiston sivuilla
Flickr-kuvapalvelussa
(www.flickr.com/photos/
kansallisarkisto/) voi
tutustua jo suurimpaan
osaan arkistolaitoksen
toimipisteistä valokuvien
kautta. Uusimmat kuvat,
viereinen mukaan lukien,
ovat Hämeenlinnan
maakunta-arkistosta.
Tiedonohjausta
Kansallisarkiston strategia ei poista tiedonohjauksen tarvetta, jonka tulisi olla organisaation omasta motivaatiosta lähtevää.
Arkistolaitoksen vuoden 2012 lopussa voimaan
astuneet seulontastrategia ja -politiikka linjaavat, että syntysähköinen asiakirjatieto säilytetään sähköisessä muodossa
ja että asiankäsittelyjärjestelmissä samaan tehtäväluokkaan
kuuluvat asiakirjatiedot saavat pääsäännön mukaan saman
säilytysajan (pysyvä tai määräaikainen säilytys). Arkistolaitos
on viimeaikaisilla seulontapäätöksillään määrännyt muun
muassa ministeriöiden asiakirjatietojen pysyvästä säilytyksestä nimenomaan tehtävätasolla.
Kansallisarkiston vuoteen 2020 ulottuva yleisstrategia
korostaa digitalisaation roolia vieläkin terävämmin. Sähköisesti syntyvä tieto säilytetään sähköisesti koko elinkaarensa
ajan ja hallinnon substanssitehtävissä käytettävien tieto­
järjestelmien ja rekisterien tietosisällöt säilytetään pysyvästi
digitaalisessa muodossa.
Viimeaikaiset strategiset linjaukset ovat herättäneet kysymyksiä
asiakirjahallinnon ammattilaisten keskuudessa: Miksi ylläpitää
hienojakoista tiedonohjaussuunnitelmaa, kun päätös säilytysajoista tehdään joka tapauksessa näin yleisellä tasolla? Mihin
enää tarvitaan tiedonohjausta tai SÄHKE2-normia?
Oma motivaatio ohjaksiin
On hyvä muistaa, että tiedonohjaussuunnitelman ainoa
funktio ei ole säilytysaikojen määrittämisessä, eikä sitä laadita arkistolaitosta varten. Motivaation tiedonohjaussuunnitelman laadintaan on lähdettävä organisaatiosta itsestään:
halusta hallita tietoa ja sen käsittelyä.
Kuten SÄHKE2:n mukaan toteutettu tiedonhallinta yleensäkin,
toimivaksi laadittu TOS takaa tietojärjestelmään integroituessaan muun muassa kansalaisen oikeusturvan toteutumisen
julkisuusarvojen oikeellisuuden ja henkilötietojen luotettavien
käsittelykäytäntöjen kautta, huolehtii siitä, että määräajan
säilytettävät asiakirjatiedot hävitetään ja ohjaa tietyin osin
asian aukotonta käsittelyketjua.
Kaikenkattavan tiedonohjaussuunnitelman laadinnan ei
tarvitse nousta kynnykseksi prosessien sähköistämiselle,
vaan tiedonohjaus voidaan ottaa käyttöön vaikka prosessi
kerrallaan. Myös arkistolaitoksen päätökset säilytysmuodosta
ja -ajoista voidaan antaa osissa.
Yhteentoimivuus turvattava
Kansallisarkiston uusi yleisstrategia korostaa myös tieto­
järjestelmien semanttisen yhteentoimivuuden ja yhteisten
tietorakenteiden merkitystä. Tässä SÄHKE2 on yhä lyömätön:
normi on huomioitu osana julkishallinnon tietoarkkitehtuuria
ja viimeisimpänä SAPA-toimeenpanosuunnitelmassa
(sähköisen arkistoinnin palvelukokonaisuus). SÄHKE2 on
varma pohja käsittelyprosessin sisältävien tietokokonaisuuksien hallintaan nyt ja tulevaisuudessa.
Metatietojen ja niiden sisältöjen merkityksen yhtenäistäminen
on olennainen osa julkishallinnon tietoarkkitehtuuria ja tätä
tiedonohjaus pitkälti toteuttaa. Käytännössä semanttinen
yhteentoimivuus tarkoittaa käsitteistön yhtenäistämistä
siten, että tietojärjestelmä pystyy yhdistelemään eri lähteistä
vastaanottamaansa tietoa ja käsittelemään sitä tavalla, jossa
tietojen merkitys säilyy.
Yhtenäisten tietorakenteiden ja niiden sisältöjen merkitys
korostuu erityisesti organisaatiorajat ylittävissä monitoimija­
prosesseissa.
SÄHKE2 takaa laadun
SÄHKE2:n mukainen tiedonhallinta on laadukasta ja toteuttaa hallintolaista, julkisuuslaista, henkilötietolaista, tietohallintolaista ja tietoturvaohjeistuksesta tulevia vaatimuksia. SÄHKE2:n mukaan toteutettu tiedonohjaus takaa, että
organisaation asiakirjatiedot ovat luotettavia ja niiden
käsittely­vaiheet dokumentoituvat järjestelmään ja meta­
tietoihin niin, että ne vastaavat myös kriittisen tutkimuksen
ja muuttuvan tutkimusprosessin tarpeisiin.
Teksti: Nina Eerikäinen, ylitarkastaja, Kansallisarkisto
Kuva: Marko Oja, tiedottaja, Kansallisarkisto
Uusi teos reformaation
saapumisesta Suomeen
Vuonna 2017 tulee kuluneeksi 500 vuotta siitä, kun Luther julkisti 95 teesiään, joissa hän
kritisoi katolisen kirkon harjoittamaa anekauppaa. Syksyllä julkaistava tietokirja
”Pohjoinen reformaatio” tarkastelee reformaation vaikutuksia Ruotsin valtakunnassa,
erityisesti nykyisen Suomen alueella.
Reformaatio nähtiin historiantutkimuksen piirissä
pitkään suurena murroskohtana, joka oli yksi keskiaikaa
ja uuden ajan alkua erottavista tekijöistä. Uudemmassa
tutkimuksessa on sen sijaan korostettu ennemminkin
jatkumoita ja muutosten hitautta.
Myös ”Pohjoinen reformaatio” -teoksessa reformaatiota
tarkastellaan pohtimalla sen vaikutuksia yhtäältä osana
myöhäiskeskiajan kulttuuria ja toisaalta 1600-lukua, jolloin
reformaation mukanaan tuomat muutokset tulivat osaksi
ihmisten arkea myös Suomessa.
Laaja näkökulma ilmiöön
Teos lähestyy reformaatiota laajana kulttuurisena ja yhteis­
kunnallisena ilmiönä, jota tarkastellaan seitsemästä eri näkökulmasta liikkuen hallitsijoiden ja aatelin reformaatiosuhteesta
kaupunki- ja kirkkotilan muutoksiin sekä ihmisten arkeen.
Arkielämä ei mullistunut
Tästä huolimatta monet muut muutokset olivat hitaita.
Ihmisten arjessa uudet ihanteet eivät välttämättä juuri
poikenneet vanhoista, ja esimerkiksi kaupunkikuvaa
muuttivat enemmän tulipalot kuin reformaatio.
Vaikka luostarit ja konventit autioituivat suhteellisen lyhyessä
ajassa, säilyivät esimerkiksi pyhimysten juhlapäivät ajoittamisen apuna pitkään. Samoin kirkkotilat ja niiden esineistö
tai jumalanpalveluksien toimittaminen eivät muuttuneet heti
ratkaisevalla tavalla, eikä katolisen ajan taiteesta ollut kiire
päästä eroon. Reformaation jälkeen kirkkoja koristeltiin edelleen värikkäästi ja osin samoin kuva-aihein kuin aiemmin.
Huomiota kiinnitetään myös suomen kirjakielen syntyyn
sekä kirkon hallinnon ja luostarilaitoksen murroksiin. Lisäksi
teoksessa on Eurooppa-katsauksia, joissa esitellään kutakin
ilmiötä jonkin muun maan kontekstissa.
”Pohjoinen reformaatio” -kirjan kansikuva muistuttaakin osaltaan tästä suurelta osin kadonneesta perinteestä.
Kannessa on Armas Lindgrenin maalaus Raahen Saloisten
kirkosta, jonka seinämaalaukset valmistuivat reformaation
oppien jo vahvistuttua 1640-luvulla. Saloisten kirkko paloi
vuonna 1930, mutta esimerkiksi Uudenkaupungin Pyhä­
maan uhrikirkossa on yhä mahdollista saada käsitys
reformaatioajan kirkkojen sisustuksesta.
Hallinnolliset muutokset nopeita
Teksti: Meri Heinonen, tutkijatohtori, Turun yliopisto
Osallistuminen kirjan toimittamiseen oli kaltaiselleni
keskiajantutkijalle opettavainen ja myös silmiä avaava
prosessi. Ruotsissa reformaatio oli toisaalta nopea ja toisaalta
hyvin hidas. Uusi testamentti ilmestyi ruotsiksi jo vuonna
1526, vain muutama vuosi Lutherin saksannoksen jälkeen,
ja Västeråsin resessin myötä kuninkaasta tuli seuraavana
vuonna kirkon pää, ja kirkon ”ylimääräinen” omaisuus takavarikoitiin valtiolle.
Myös Suomen alueelle reformaation ensimmäiset viestit
saapuivat 1520-luvun alkupuolella. Petrus Särkilahtea, joka
palasi opintomatkaltaan Turkuun vuoden 1523 paikkeilla, on
pidetty ensimmäisenä virallisen avioliiton solmineena Ruotsin
valtakunnan pappina. Suomenkielisen messun toimittamiseen velvoitettiin tuomiokirkoissa ja mahdollisuuksien
mukaan myös muissa kirkoissa vuodesta 1537 alkaen.
& Räsänen,
Marika (toim.)
2016: Pohjoinen
reformaatio.
Studies ja Turun
toimittaneet meri heinonen & marika Räsänen
Kirkko otti käyttöön sähköisen
asianhallintajärjestelmän
Kirkkohallitus/Kuvapankki
Ev.lut. kirkko on ottanut käyttöön sähköisen asianhallintajärjestelmän. Myös yksittäisten
seurakuntien toivotaan liittyvän sen käyttäjiksi: se yhtenäistäisi kirkon asiakirjahallintoa ja
säästäisi selvää rahaa.
Kirkkohallituksessa ja Helsingin tuomiokapitulissa
otettiin käyttöön sähköinen Domus-asianhallintajärjestelmä
1.1.2016. Vantaan seurakuntayhtymä sekä Seinäjoen seurakunta seurasivat helmi- ja maaliskuussa.
Kesällä täysistunto kokonaisuudessaan liittyy mukaan järjestelmään, syksyllä mm. Keravan seurakunta, muut tuomio­
kapitulit sekä loppuvuodesta Kirkolliskokous. Kysyntä ja
kiinnostus ovat lisääntyneet huomattavasti.
Kirkkohallituksen pääkäyttäjät sekä järjestelmävalvoja
(allekirjoittanut) pitävät yllä eAMS:aa eli sähköistä arkiston­
muodostussuunnitelmaa, joka on Domukseen sisään­
rakennettu ohjausjärjestelmä. Mikäli seurakunnille tulee
tarvetta tehtäväluokitusmuutoksiin, lisäasiakirjoihin tai
vastaaviin, ne ottavat yhteyttä ja muutokset tehdään
Kirkkohallituksessa. Tämä on toiminut erittäin hyvin ja
yhteistyö seurakuntiin on sujunut mutkattomasti ja
Pientä viilausta ja säätöä
Byrokratia karsittu minimiin
Käyttökokemukset ovat olleet hyviä Kirkkohallituksessa ja
muissa organisaatioissa, joissa järjestelmä on käytössä.
Toki siirtymävaiheessa on ollut pientä viilausta ja säätöä,
mutta koulutukset ovat edenneet hyvin ja niihin ovat
osallistuneet juuri ne henkilöt, jotka käyttävät asianhallintajärjestelmää päivittäisessä työssään.
Kaikkiin yhteydenottoihin vastataan mahdollisimman pian
niin seurakuntiin päin kuin oman organisaation sisälläkin.
Olemme alusta alkaen sopineet asianhallintatyöryhmän
kanssa joustavasta ja mutkattomasta työtavasta niin, että
byrokratia on karsittu minimiin.
Hevikäyttäjät on koulutettu useamman päivän kestävissä koulutuksissa. Pieniä korjauksia tehdään koko ajan sitä mukaa, kun
saamme virheilmoituksia. Kokonaisuudessaan järjestelmän
toiminnallisuus vaikuttaa hyvältä ja käyttäjäystävälliseltä.
Päätöksenteko ei kierrä kokouksesta toiseen odottaen
pitkiä aikoja pöydällä, ja kokouksissa on aina mukana henkilö,
jonka kautta päätökset saadaan tehtyä mahdollisimman
pikaisesti. Toki on asioita, jotka vaativat johtotason käsittelyä,
mutta nekin on saatu ratkaistua todella nopeasti.
Työryhmiin on valittu henkilöt, jotka tietävät ja tuntevat asiakirjahallintoa. Asiakirjahallinto muodostuu ammattitaitoisesta,
kokeneesta tiimistä, joka toimii sujuvasti yhteistyössä. Myös
IT-puoli on ollut kiitettävästi mukana projektissa ja yhteistyö heidän kanssaan on sujunut mutkattomasti. Projekti on
edennyt alusta loppuun saakka positiivisessa ja nykyaikaisessa
hengessä. Skype-kokoukset kuuluvat olennaisena osana työskentelyyn, ja niitä on opittu käyttämään kiitettävästi.
Yhdeksi tavoitteeksi projektissa asetettiin työskentely­
tapojen yhtenäistäminen ja paperinkulutuksen vähentäminen. Tästä aiheesta puhumme aina kokousten yhteydessä
ja allekirjoittanut muistuttaa kopiokoneella tarpeettomasta
tulostamisesta. Selkeästi paperinkäyttö on vähentynyt ja
läppäreiden käyttö kokouksissa lisääntynyt.
Tukea ja neuvoja pyydettäessä
Domus-järjestelmän valtakunnallinen tuki aloitti samoin
toimintansa vuoden alusta, ja ensimmäisen viikon aikana se
melkein tukkeutui tukipyynnöistä. Allekirjoittanut päivysti toisen projektipäällikön kanssa ensimmäisen viikon ajan tiiviisti.
Tällä hetkellä tukeen tulee kymmenkunta pyyntöä viikossa. Tosin olemme varautuneet siihen, että mitä enemmän
järjestelmään liittyy organisaatioita, sitä enemmän tulee
tukipyyntöjä.
Oman organisaation sisällä olemme jalkautuneet kahden
pääkäyttäjän kanssa osastoille avustamaan tarvittaessa
viranhaltijapäätösten sekä päätösehdotuksien tekemisessä.
Lisäksi olemme laatineet kaikista prosesseista hyvät ohjeet
Intranetiin, josta ne ovat helposti saatavilla. Niistä olemmekin
saaneet positiivista palautetta.
Seulontaa tarvitaan yhä
Lisäksi annamme seurakunnille neuvontaa ja konsultaatiota
niin sähköisen asiakirjahallinnon kuin paperiarkistojen osalta
– saamme varsin paljon yhteydenottoja eri puolilta Suomea
ja kaikkiin vastataan. Olemme vierailleet myös pienemmissä
seurakunnissa tehden paperiarkistojen järjestely-, seulontaja hävitystyötä. Teemme töitä asiakirjojen arvonmäärityksen
ja seulonnan kanssa. Vaikka olemme siirtyneet sähköiseen
järjestelmään ja paperiarkiston kasvu on vähentynyt, niin
kokonaan se ei ole pysähtynyt: seulonnalla pystymme
rajoittamaan sitä. Arvonmääritystä on vahvistettava niin, että
otamme talteen vain kaikkein arvokkaimman aineiston.
Seurakunnat mukaan!
Seurakuntien on mahdollista liittyä Domus-asianhallinta­
järjestelmään järjestelmän käyttäjiksi. Tämä toisi seurakunnille taloudellista hyötyä, koska yhteiskäyttö tulisi
huomattavasti edullisemmaksi kuin seurakuntien itsenäisesti
kilpailuttamat järjestelmät. Kaikki keskusrahastolle toteutettu toiminnallisuus olisi myös seurakuntien käytettävissä.
Artikkelin kirjoittaja Seija Järnfors on asiakirjahallinnon
asiantuntija ja toimii Kirkkohallituksessa projektipäällikkönä.
Kokonaisuus mahdollistaa muun muassa sähköisen kokous­
tamisen, sähköisen allekirjoittamisen, sähköisen pitkäaikaissäilytyksen, sopimustenhallinnan sekä luottamushenkilörekisterin ja luottamushenkilöportaalin käytön.
Tehtäväluokitukseen pohjautuva eAMS on rakennettu siten,
että sitä voidaan käyttää myös seurakunnissa.
Tehtäväluokituksen suunnittelu ja toteuttaminen on tyypillisessä käyttöönottoprojektissa yli vuoden kestävä työ, ja
yhteisen järjestelmän kautta sen saa valmiina. Tämä
tarkoittaa taloudellisia säästöjä, sillä harvalla seurakunnalla on
resursseja tehtäväluokituksen tekemiseen ja oman asianhallintaprojektin läpivientiin. Mitä useampi seurakunta on
mukana saman järjestelmän piirissä, sitä enemmän asiakirja­
hallinto yhtenäistyy.
Liittyminen edellyttää seurakunnilta yhteisen eAMS:an
käyttöönottoa. Järjestelmän käyttökustannukset seura­
kunnille muodostuvat kertaluonteisesta käyttöönotto­
kustannuksesta sekä käyttäjämäärään pohjautuvasta
kuukausiveloituksesta. Seurakuntien toivotaan miettivän
liittymistä yhteiseen sähköiseen asianhallintajärjestelmään
nimenomaan taloudellisten säästöjen sekä asiakirjahallinnon
yhteneväisten toimintatapojen vuoksi.
Teksti: Seija Järnfors, projektipäällikkö, Kirkkohallitus
ja tiedon
Kansallisarkiston tutkijasalin päivystäjänä vuodesta 1984 työskennellyt Pertti Vuorinen,
”lukemattomien verkostojen hyväntahtoinen lukki”, suunnittelee eläkkeellä jatkavansa
omia tutkimusprojektejaan ja haaveilee talven vietosta etelän lämmössä.
Kansallisarkiston tutkijasalin päivystäjänä yli 30 vuotta työskennellyt Pertti Vuorinen nähdään varmastikin eläkepäivilläkin
tutkijasalissa, tosin tiskin toisella puolen.
Kansallisarkiston tutkijapalvelun tutkija Pertti
Vuorinen on aitiopaikaltaan tutkijasalin päivystäjän tiskin
takaa saanut seurata maailman ja arkiston menoa jo yli 30
vuotta. Uransa alkuaikoina hän työskenteli puolipäiväisesti
Sukututkimusseurassa ja toisen puolen päivästä Kansallis­
arkistossa. Työpäivät saattoivat venyä 11–12 tuntiin. Ja
lauantait päälle, tietenkin.
Haasteita työ on siis tarjonnut. Työmäärä on myös kasvanut
vuosien varrella muun muassa organisaatiomuutosten myötä.
Vuorinen kertoo kuitenkin työssään säästyneensä nykyään
niin monia vaivaavalta stressiltä.
”Jälkikäteen ajatellen se oli kyllä aika hurjaa”, Vuorinen
naurahtaa nyt.
Ei fyysisesti raskasta, eikä juuri psyykkisestikään. Vuorinen
saapuu töihin aamuseitsemän tienoossa ja lähtee iltapäivällä
kolmen jälkeen kotiin. Vaikka työhön liittyvät kysymykset
voivat joskus pyöriä mielessä vapaa-ajallakin, ei tekemättömiä töitä varsinaisesti tarvitse kotona murehtia.
Työtunnit ovat sittemmin tasaantuneet. Työn haastavuus ja
viehätys sen sijaan eivät ole karisseet.
Historiasta kiinnostuneelle tutkijasali on antoisa paikka.
Tutkijapalvelussa ei tule vastaan kahta samanlaista päivää.
Aamusta alkaen päivystäjä voi joutua vastaamaan mitä
erikoisimpiin kysymyksiin, nykyään myös sähköpostin
välityksellä saapuneisiin.
Oppaana tiedon äärelle
Vaikka arkistossa ja työnkuvassa on tapahtunut muutoksia
vuosien varrella, työn perusluonne on kuitenkin pysynyt
samana. Päivystäjä opastaa edelleen tiedonhaluisia
eteenpäin Kansallisarkistoon tallennetun, typerryttävän
tietomäärän äärelle.
”Tämähän on kivaa työtä”, hän kuittaa, kun kysyn, mikä työssä
on motivoinut jaksamaan.
Maailman muutos näkyy arkistossa
Millaisia muutoksia työssä ja asiakaskunnassa on tapahtunut?
Vuorinen mainitsee kaksi seikkaa, joista ensimmäinen
on se, että asiakkaita on vähemmän. Sähköiset aineistot
tuntuvat vähentäneen erityisesti Kansallisarkistossa vierailevien sukututkijoiden määrää.
Toisaalta tutkijapalveluun tulevissa kysymyksissä näkyy
mahdollisesti Internetin ja hakukoneiden aikaan liittyvä
ajatustavan muutos. Siinä missä ihmiset ennen tulivat
itse arkistoon etsimään tietoja, saattavat he nykyisin
lähett ää tutkijapalveluun vaikkapa k ysymyksen
J. Kalervo / Kansallisarkisto
kuten: ”mitä kaikkea arkistosta mahtaisi löytyä minun
iso-iso-isoisääni liittyen”.
Tällaisiin kysymyksiin on luonnollisesti vaikea vastata,
vaikka sitäkin tutkijapalvelussa Vuorisen mukaan kyllä
yritetään, sikäli kun vastauksia on järkevästi löydettävissä.
Maailman muutos näkyy arkistossa Vuorisen mukaan erityisesti digitalisaation etenemisenä. Kansallisarkistoon kertyneestä huimasta tietomäärästä on digitoitu vasta jokunen
prosentti, mutta määrä kasvaa taatusti tulevaisuudessa.
Tutkijasali tuskin muuttuu nykyistä täydemmäksi, kun sähköisesti saatavilla olevat aineistot yleistyvät ja tieto pyritään
enenevästi tarjoamaan tutkijoille kotiin. Salin käyttäjämäärät
ovat kuitenkin viime aikoina pysyneet kohtuullisen vakaina,
Vuorinen huomauttaa. Arkisto ja siellä tehtävä tutkimus
lienee monelle elämäntapa, ja tutkijasali fyysisenä tilana
tarjoaa monen elämälle rytmiä esimerkiksi työuran jo päätyttyä. Kenties se pitää muistiakin terässä, Vuorinen pohtii.
Uusi sukupolvi, uusi näkökulma
Entä mitä pitäisi tutkia, mitä on jäänyt tonkimatta? Vuorisen
näkemys suomalaisesta historiantutkimuksesta on positiivinen. Täysin tutkimattomia, valkoisia läiskiä ei juuri ole, vaikka
etenkin vanhempia aikakausia tutkitaan yhä vähemmän.
Vanha sota-arkisto on oma maailmansa, jonka aineistossa
on myös vielä kampaamista. Toisaalta Vuorinen pohtii myös,
että kun niin paljon on tutkittu, olisi hyvä välillä pitää
taukoa. Uusi sukupolvi uusine näkökulmineen tulee
varmasti löytämään jo tutkituista aineistoista uusia, mielen­kiintoisia piirteitä.
”Suosituin aineisto on ehdottomasti edelleen vuoden 1918
asiakirjat. Mielenkiintoista nähdä, mitä uutta vielä voi löytyä”,
Aikaa omille projekteille
Vaikka Vuorinen on jäämässä eläkkeelle, nähdään häntä
arkistossa vastakin.
”Ensimmäisenä eläkepäivänä tulen natisemaan”, hän nauraa.
Suunnitelmissa on saattaa loppuun omia tutkimusprojekteja,
joista osa on odotellut väljempiä aikoja jo pitkään. Yhtenä
pitkäaikaisena kiinnostuksen kohteenaan Vuorinen mainitsee 1900-luvun alkupuolella vaikuttaneen keksijä Eric
Tigerstedtin. Myös Helsingin kartanoiden omistus- ja
hankintahistoria sekä säätyläisten velkaantumiskuviot
odottavat selvittämistään.
Vuorinen on tyytyväinen, että tutkimusta voi tehdä omasta
kiinnostuksestaan eikä pätevöitymisen vuoksi. Ylipäätään
hän on omien sanojensa mukaan välttynyt CV kainalossa
kulkemiselta.
Vuonna 1999 digitalisaatio ei ollut vielä mullistanut tutkijasalin
”1980-luku, 1990-luku ja 2000-luvun alku ovat olleet hyviä
aikoja”, Vuorinen sanoo.
Muita yksityiskohtaisia suunnitelmia eläkepäiviä varten ei
Vuorisella kuulemma ole luonnosteilla. Matkustelu olisi toki
mukavaa, ja Suomen kylmää talveakin voisi kenties paeta
johonkin lämpimämmän ilmanalan maahan.
Työ ja tutkijat ovat opettaneet
Vuorinen on tyytyväinen, että on saanut työskennellä
Kansallisarkistossa halki vuosikymmenien ja oppia kokeneilta historioitsijoilta, sukututkijoilta ja arkistovirkailijoilta.
Kaiken oppinsa hän katsoo saaneensa nimenomaan näiden
osaajien työskentelyä seuraamalla. Hän on mielissään myös
siitä, että on saanut olla näkemässä, miten ala muuttuu.
Entä mitä Vuorinen haluaisi sanoa taloon jääville
kollegoilleen? Ei kuulemma mitään ihmeellistä.
”Tämä työ opettaa itse itseään”, Vuorinen vain toteaa.
Ja tutkijat opettavat. Tutkijoiden työtä seuraamalla oma
ymmärrys ja taidot karttuvat.
”Varkaitahan me ollaan”, hän naurahtaa.
Teksti: Hanna Lehtinen, HuK, Turun yliopisto
Taiteellinen otos Lågskärin majakan
tornista vuodelta 1920.
Luotsi- ja majakkalaitoksen
arkistoaarteista on moneksi
Kun luotsi- ja majakkalaitoksen työntekijä kohdisti kameransa Bengtskärin majakkaan ja
painoi laukaisimesta pilvisenä päivänä vuonna 1907, hän ei voinut aavistaakaan, että kuva on
jonain päivänä sähköisessä muodossa koko maailman nähtävillä ja käytettävissä.
Luotsi- ja majakkalaitos otti toimintansa aikana tuhan­sia kuvia majakoista, majakkalaivoista, merimaisemista ja muista
kohteista. Kuvat ovat kulkeneet monien käsien ja vaiheiden
kautta luotsiviranomaiselta aina Flickr-kuvapalveluun asti.
Luotsi- ja majakkalaitoksen arkisto on talletettu Kansallisarkistoon, ja se on yhteensä 133 hyllymetriä pitkä. Arkistoon kuuluu valokuvien lisäksi muun muassa luotsimajurin,
luotsi-inspehtorin ja ylihallituksen kirjediaareja, kuulutuksia ja tiedonantoja merenkävijöille, omaisuusluetteloita,
maakirjoja, väyläselostus- ja merenmittausasiakirjoja sekä
karttoja ja piirustuksia.
Materiaalin runsaudesta käy ilmi, että autonomian ajan
asetusta luetteloinnista, kirjauksista ja säännöllisistä tarkastuksista noudatettiin hyvin.
Konservoinnista digitointiin
Luotsi- ja majakkalaitoksen arkiston valokuvat ovat lasi­
negatiiveja eli noin A5-kokoisia ohuita lasilaattoja sekä sellu­
loosapohjaisia nitraattinegatiiveja. Negatiiveista vanhimmat
ovat vuodelta 1889 ja uusimmat 1920-luvulta, joten ne ovat
nähneet aikaa. Ennen kuin kuvia päästiin digitoimaan, ne oli
Kuvat toimitettiin makasiineista konservointiin, jossa lasinegatiivien kuvapuoli pyyhittiin kuivalla kuituliinalla ja toinen
puoli lisäksi tarvittaessa kostealla. Nitraattinegatiivit vain kuivapuhdistettiin, joten niiden putsaus oli nopeampaa kuin lasisten.
Kuvien konservointi oli tarkkaa puuhaa: lasinegatiivit ovat
herkkiä ja niihin ei saa koskea paljain käsin, koska sormen­
jäljet jäävät niihin pysyvästi kiinni. Yhteensä luotsi- ja
majakkalaitoksen valokuvakokoelmassa on noin 2 600
negatiivia ja ne kaikki on konservoitu – viimeisimmät
vuoden 2016 tammikuussa.
Puhdistuksen jälkeen negatiivien kotelot ja pussit vaih­dettiin, ja kuvat pakattiin laatikoihin ja kuljetettiin Kansallis­
arkiston Siltavuoren toimipisteeseen digitoitavaksi.
Digitointiin on päässyt osallistumaan lukuisia käsipareja:
Kansallisarkiston työntekijöitä ja erityisesti Keskuspuiston
ammattiopiston työharjoittelijoita monissa eri pätkissä
vuosina 2015 ja 2016.
Digitoinnin kautta verkkoon
Luotsi- ja majakkalaitoksen negatiiveja pääsi käsittelemään
myös kaksi arkeologian opiskelijaa Helsingin yliopistosta.
He suorittivat työelämäkurssinsa Kansallisarkistossa huhtitoukokuussa 2016. Ensin opiskelijat digitoivat kuvia ja
testasivat samalla digitoinnissa käytettäviä laitteita Kansallisarkiston CO:OP-hanketta varten. CO:OP- eli Community as
Opportunity -hankkeessa järjestetään digitointipäiviä, joissa
myös aloittelijat digitoivat esimerkiksi kotiseutuyhdistysten
vanhoja kuvia ja tekstejä talteen.
Arkeologiaopiskelijat totesivat, että osa lasinegatiiveista oli
jo niin vahingoittuneita, ettei niitä voinut digitoida: tärkeä
muistutus digitointityön merkityksestä.
Suomen luotsi- ja
majakkalaitos
•	Toimi vuosina 1812–1917
•	Laitoksen ensimmäinen ohjesääntö julkaistiin 1812
• Sotilaallisesti järjestetty virasto
• Viraston alla toimi enimmillään seitsemän luotsipiiriä
• Tehtäviin kuuluivat luotsauspalvelu, väylien ja merenkulun turvalaitteiden ylläpito ja meren	mittaus sekä 1800-luvun loppupuolella
yhteys- ja kelirikkoliikenteestä huolehtiminen,
ml. jäänmurtajatoiminta
• Venäjän meriministeriön alaisuuteen 1912
• Toiminta siirrettiin Suomen itsenäistymisen
jälkeen Merenkulkuhallitukselle 1917
Kun digitointia oli harjoiteltu, opiskelijat saivat uuden tehtävän:
he siirsivät luotsi- ja majakkalaitoksen jo digitoidut kuvat
Digitaaliarkistosta Flickr-palveluun. He myös lisäsivät kuviin
keskeisimmät tiedot (esimerkiksi lisenssitiedot ja mahdollisen nimen tai tunnisteen) sekä tageja eli tunniste- ja asiasanoja hakujen helpottamiseksi. Flickr-palvelussa kuvat ovat
vielä helpommin saatavissa kuin Digitaaliarkistossa, koska
Flickrissä kuvat eivät ole monen klikkauksen takana ja
samalla sivulla näkyy monta kuvaa samanaikaisesti.
Bengtskärin majakka vuonna 1907.
Aineistojen saatavuuden parantaminen onkin erittäin tärkeää.
Mitä iloa olisi tuhansista upeista kuvista, jos ne vain lepäisivät
makasiinien uumenissa eikä kukaan näkisi niitä?
Aineisto monipuolisessa käytössä
Digitaaliarkiston ja Flickr-palvelun lisäksi luotsi- ja majakkalaitoksen arkiston kuvat ja piirustukset ovat löytäneet tiensä
tietokirjaan ja työpajan aineistoksi. John Nurmisen Säätiön
vuonna 2009 julkaisemassa teoksessa ”Valo merellä –
Suomen majakat 1753–1906” on mukana kokoelma aikaisemmin julkaisemattomia luotsi- ja majakkalaitoksen arkiston
arkkitehtuuripiirustuksia Suomen historiallisista majakoista.
Vahingoittuneitakin aineistoja voi digitoinnin ansiosta
käyttää. Kuvassa majakkalaiva Qvarken (Snipan) kuvattu
vuonna 1893.
Lisäksi kesäkuussa 2016 järjestettiin yhteistyössä Wikimedia
Suomi ry:n kanssa Wikipedia-työpaja, jossa täydennettiin
Wikipedian majakka-artikkeleita luotsi- ja majakkalaitoksen
arkiston kuvilla. Työpajarupeama muistutti myös, että arkisto­
laitoksen aineistoilla on Wikipedialle paljon annettavaa.
Luotsi- ja majakkalaitoksen arkiston aineistot ovat esimerkki
monipuolisesta aineistonkäytöstä parhaimmillaan. Arkisto
osoittaa kuvineen, karttoineen ja piirustuksineen myös,
että Kansallisarkisto pitää sisällään muutakin kuin valtion­
hallinnon tekstiasiakirjoja.
Teksti: Laura-Kaisa Maijala, viestintäharjoittelija, Kansallisarkisto
Kuvat: Luotsi- ja majakkalaitoksen valokuvakokoelma/
Kokoelma sisältää myös työkuvia. Hitsaaja rautaromun
keskellä Bogskärin majakassa, kuvausajankohta ei tiedossa.
Elämäkerran ensimmäinen osa valmistui jo 1965, mutta
viides ja viimeinen osa vasta 1989. Siten Sibeliuksen arkisto
päiväkirjoineen tuli viettäneeksi Katajanokan Luotsikadulla
Tawaststjernan perheessä 30 vuotta.
1990-luvun alussa Sibeliuksen oikeudenomistajat lahjoittivat
arkiston Kansallisarkistolle. Suurin osa aineistosta oli suhteellisen hyvässä kunnossa, mutta päiväkirjavihkot olivat
pahasti hajoamassa, sivut irrallaan ja reunat teipeillä paikatut.
Syy tähän selvisi Erik Tawaststjernan puolison Carmen
Tawaststjernan muistelmista 2005. Perheen kissan Lallun
mieluisin nukkumapaikka oli ”työpöydän pyöreässä korissa
Sibeliuksen kirjeiden ja päiväkirjojen päällä”.
Professori Fabian Dahlströmin toimittama
1909–1944"
ilmestyi viime vuonna suomeksi Sibeliuksen
150-juhlavuoden kunniaksi. Ei ole aivan
itsestään selvää, että säveltäjämestarin
mietteet ovat kaikkien luettavissa.
Sibelius mainitsee useasti päiväkirjassaan, että se on
hänen hyvä ystävänsä ja uskottunsa, jolle ”saattoi rupatella
tiehensä surullisen tuokion” (19.9.1914). Hänen kommenttinsa,
tokaisunsa ja sadattelunsa eivät olleet ”tarkoitettu vieraille silmille. Eipä ei – pelkästään minulle ja läheisimmilleni. Minulle,
jotta saan jutustella ikävänä hetkenä ja rauhoittua”( 4.2.1915).
Elämäkerturin käsiin
Aino Sibelius antoi päiväkirjan, kaksi paksuhkoa vihkoa,
Sibeliuksen elämäkerran kirjoittajaksi valitulle professori
Erik Tawaststjernalle jo kolmisen vuotta Sibeliuksen
kuoleman jälkeen.
Aino oli varmasti lukenut tarkasti päiväkirjan, sillä muutaman merkinnän ohessa on hänen ponteva vastalauseensa.
Hän siis tiesi Sibeliuksen kannan päiväkirjan luovuttamisesta
muille, mutta katsoi silti voivansa antaa sen lähdeaineistoksi
laajan kirjeenvaihdon lisäksi.
Vielä hurjemmalta kuulosti, että päiväkirja matkasi parin­
kymmenen vuoden ajan kesäisin perheen kesäsaarelle
Saimaalle. Lukuisat matkatavarakollit lähetettiin juna- tai
lentorahtina Lappeenrantaan, sieltä autolla Saimaan rantaan ja veneellä saareen. Carmen Tawaststjerna muisteli,
että ”päiväkirjoja vartioitiin huolellisesti – jopa huviretkille
ne otettiin mukaan. Olihan varkaitten ja tulipalon teoreettinen mahdollisuus aina olemassa”.
Konservaattoreiden käsiin
Kansallisarkistossa päiväkirja pääsi heti konservaattoreiden
käsittelyyn, mutta jäi silti erittäin hauraaksi. Osittain tekstiäkin oli jo hävinnyt murtuneiden sivujen myötä.
Päiväkirja herätti nopeasti tutkijoiden mielenkiinnon, mutta
perikunta antoi aluksi hyvin kitsaasti käyttölupia ja vain
tarkoin valittuihin kohtiin, jotka kopioitiin luvan saajalle.
Käytännössä nämä kohdat oli ensin etsittävä, mikä ei aina
ollut ihan yksinkertaista. Sibeliuksen päivämäärämerkinnöissä
kuukausi ja vuosiluku vaihtelivat, sivunumerointia ei ollut,
merkinnät oli kirjoitettu välillä melkein toisiinsa kiinni ja käsiala oli hankala – ja irralliset sivut eivät olleet vielä kohdallaan.
Kaikkien silmille
1990-luvun puolivälissä Kansallisarkisto sai opetusministeriöltä
rahoituksen päiväkirjan digitointiin. Lähes 250-sivuinen päivä­kirja oli pian luettavissa kokonaisuudessaan CD-levyiltä.
Tämän jälkeen perikunta alkoi antaa tutkijoille käyttölupia koko
päiväkirjaan. 2000-luvun alussa katkelmia päiväkirjasta ilmestyi jopa Internetiin, kun Helsingin Suomalainen Klubi julkaisi
perikunnan luvalla massiivisen Sibelius-verkkosivuston.
Teksti: Marja Pohjola, sektorijohtaja, eläkkeellä Kansallisarkistosta
tutkii muuttoliikkeitä
Muuttoliikkeet ovat aina ajankohtaisia, ja näinä aikoina niihin liittyvää keskustelua on vaikea
välttää. Erityisesti maahanmuutto on herättänyt laajaa pohdintaa, mutta myös muutto ulkomaille ja maan sisällä ovat yhteiskunnallisesti merkittäviä ilmiöitä. Suomessa näitä muuttoliikkeitä tutkii Siirtolaisuusinstituutti.
Siirtolaisuusinstituutti on muuttoliikkeiden tutkimukseen ja dokumentaatioon erikoistunut tutkimuslaitos,
jolla on laaja arkisto ulkosuomalaisuutta käsittelevää aineistoa. Tutkimusprofiiliin lukeutuvat maastamuutto, maahanmuutto ja maan sisäinen muuttoliike sekä etnisyyteen liittyvät erilaiset kysymykset.
Instituutti on tärkeä tukipiste ulkosuomalaisten tutkimukselle. Tutkimuksen lisäksi instituutissa järjestetään usein
tapahtumia, joihin kuluvana vuonna lukeutuvat kaksi Karjalan
evakkoihin liittyvää seminaaria ja tieteellinen FinnForum IX
-konferenssi. Syyskuisen FinnForumin teema on tällä kertaa
suomalaisyhteisöjen yhteydet yli rajojen.
Maahanmuutto on noussut vähitellen keskeiseksi tutkimusalueeksi. Tutkimushankkeet ovat käsitelleet muun muassa
kansainvälisiä opiskelijoita ja pakolaisuutta. Lisäksi kansainvälisestä perhe- ja avioliittomuutosta on tehty lukuisia tutkimuksia, sillä ne muodostavat keskeisimmän kansainvälisen
muuttovirran työperusteisen muuton lisäksi – seikka, joka
on jäänyt pakolaispainotteisen julkisen keskustelun varjoon.
Verkko ja verkostot tärkeitä
Siirtolaisuusinstituutti on ajassa kiinni ja pyrkii löytämään
yleisönsä myös uusilla tavoilla. Näkyvyys digitaalisessa
mediassa on tärkeää ja olemme viime aikoina panostaneet
Facebookiin ja jossain määrin myös Twitteriin. Digitaalisten
palvelujen kehitys on varsin nopeaa ja sitä varten olemme
aloittamassa myös nettisivujen uudistushankkeen, joka on
tarkoitus saada valmiiksi vuoden 2017 aikana.
Aktiiviset verkostot niin Suomessa kuin ulkomailla ovat
tärkeitä. Instituutti on mukana useissa kotimaisissa yhteisöissä ja keskeisissä alansa kansainvälisissä verkostoissa.
Siirtolaisuusinstituutin päätoimipiste sijaitsee Turussa ja sillä
on työntekijöitä myös Seinäjoella ja Kruunupyyssä. Instituutti
on perustettu vuonna 1974 ja sitä rahoittaa opetus- ja
kulttuuri­ministeriö.
Teksti: Tuomas Martikainen, johtaja, Siirtolaisuusinstituutti
Siirtolaisuusinstituutin arkisto
Aineistot helposti saataville
Arkistotoimintamme keskeisenä kehitysalueena on digi­tali­
saatio. Vaikka aineistoja on laajasti jo digitoitu, niin tekemistä
­riittää yhä. Lisäksi selvitämme parhaillaan mahdollisuuksia
verkottua osaksi Finna-hakupalvelua, jolloin aineistomme
olisivat aikaisempaa laajemmin saavutettavissa.
Suurin osa arkistomateriaalistamme koskettaa ulkosuomalais­
yhteisöjä, mutta myös maahanmuuttajista löytyy joitakin aineistoja. Esimerkiksi pitkäaikainen turkulainen maahanmuuttaja­
vaikuttaja Hissu Kytö lahjoitti yksityisarkistonsa instituutille.
Julkaisutoiminnassa otamme huomioon instituutin roolin
tiedonjakajana ja olemme siirtymässä mahdollisimman
laajalti avoimen julkaisemisen piiriin. Avoin julkaiseminen
haastaa kustantamisen ansaintalogiikan, mutta on perusteltua laajemman saavutettavuuden vuoksi. Lisäksi kilpailu
tieteellisistä käsikirjoituksista on kovenemassa julkaisufoorumin vuoksi, ja siihen vastataksemme olemme perustaneet
uuden vertaisarvioidun kirjasarjan.
Satoja tuhansia suomalaisia muutti
1960- ja 1970-luvuilla Ruotsiin
leveämmän leivän perässä.
Oskar ja Sonja Rewell saivat kuusi lasta. Vanhimmat pojat Ilmari
(1892–1945) ja Eino (1896–1973) kuvattiin isänsä kanssa Grönroosin
kuvaamossa Vaasassa 1900-luvun alussa. Lähde: Oskar Rewellin arkisto.
Rewellin sukuarkisto
– helmi arkistojen joukossa
Vaasan maakunta-arkistoon luovutettiin vuoden 2015 alussa Rewellien sukuarkisto.
Kolmen sukupolven elämästä kertova arkisto peilaa vaasalaisen säätyläis- ja kulttuurisuvun
kautta koko suomalaisen yhteiskunnan kehitystä 1800- ja 1900-luvuilla.
Laiva n va r u sta ja n p o i k a G a b ri e l R e we l l
(1809–1892) syntyi Uudessakaupungissa. Hän muutti
Vaasaan vain 14-vuotiaana. Aluksi hän työskenteli kauppaapulaisena Jacob Calamniuksen kauppaliikkeessä ja perusti
myöhemmin oman kaupan. Kauppias- ja porvarinoikeudet
hänelle myönnettiin 1835.
valittiin johtamaan Pohjanmaan museon perustamista
Vaasaan. Oskar Rewellin taidekokoelma oli merkittävä ja
hänet tunnettiin taiteen asiantuntijana. Myös kirjat olivat
hänen intohimonsa.
Raatimies Gabriel Rewell oli yksi Vaasan rikkaimmista liikemiehistä. Hän oli myös yksi suomenkielisen Vaasan lyseon
ja kauppakoulun perustajista. Hänen yli 2,5 hyllymetriä
käsittävä arkistoaineistonsa tarjoaa tutkimukselle mahdolli­
suuden täydentää kuvaa Vaasan talouselämästä, meren­
kulusta ja kaupungin ja maaseudun kauppayhteyksistä.
Oskar Rewellin laaja yksityiskirjasto, joka käsitti noin
10 000 nidettä, jaettiin myöhemmin perillisten kesken.
Kirjaston teokset koskevat pääosin oikeus- ja valtiotiedettä;
kauppaneuvos Tauno Rewell on luovuttanut niistä osan
Vaasan hovioikeuteen.
Kulttuurin edistämistä
Gabriel Rewell oli myös mesenaatti ja kulttuurin edistäjä.
Albert Edelfeltin maalaama Vaasan kirkon alttaritaulu on
Gabrielin ja hänen vaimonsa Amandan (o.s. Hällfors)
tilaama. Pariskunnan muotokuvat ovat puolestaan Pekka
Halosen maalaamat. Amanda Rewellin (1830–1911)
arkistoon sisältyy lapsilta ja sukulaisilta saapuneita kirjeitä.
Mittava yksityiskirjasto
Oskar Rewellin arkistoon sisältyy tietoja kirjastosta. Hänen
mittava ja osittain uniikki väitöskirjakokoelmansa 1660-luvulta
1880-luvulle on luovutettu jo aiemmin Vaasan maakuntaarkiston kirjastoon.
Oskar Rewell avioitui Sofia (Sonja) Aurora Blåfieldin
(1867–1943) kanssa vuonna 1891. Sonja Rewellin arkisto
on sekin merkittävä. 1,22 hyllymetriä pitää sisällään yli 600
kirjettä ja joukon Blåfieldin sukua koskevia asiakirjoja.
Gabrielille ja Amandalle syntyi 11 lasta, joista kolme eli
aikuisiksi asti. Tyttärien Idan ja Julian arkistoihin sisältyy
lähinnä saapuneita kirjeitä. Ida oli naimisissa professori
ja kulttuurintutkija Eliel Aspelin-Haapkylän kanssa. Julia
avioitui professori N.I. Fellmanin kanssa. Oskar Rewellin
(1857–1930) arkiston 3,2 hyllymetriä kertovat laajasti
Oskarin kouluvuosista, opiskelusta, työstä, toiminnasta ja
harrastuksista.
Suomalaisuusaatteen paloa
Oskar Rewell valmistui ylioppilaaksi Vaasan ruotsalaisesta
lyseosta 1874, minkä jälkeen opinnot jatkuivat Helsingissä.
Hän valmistui oikeustieteen kandidaatiksi 1887 ja varatuomari hänestä tuli 1889. Hän toimi vuodesta 1890 eri
tehtävissä Vaasan hovioikeudessa. Hän erosi hovioikeuden­
neuvoksen virasta 1913 ja suuntasi energiansa liike- ja
kulttuurielämään sekä suomenkielisten oppilaitosten
perustamiseen Vaasassa.
Kulttuurivaikuttajana Oskar Rewellin johtotähtiä olivat
suomalaisuusaate ja kansallisromantiikka. Niinpä hänet
Veneet olivat Oskar Rewellin rakas harrastus. 42-jalkainen
s/s Salmi oli yksi Rewelleille suunnitelluista veneistä.
Lähde: Oskar Rewellin arkisto.
Rewellien sukuarkistoon sisältyvät myös Oskarin ja Sonjan
lasten Ilmarin, Einon, Ainon, Eeron ja Viljon arkistot.
Laajin lasten arkistoista on Vaasan hovioikeuden presidentti
Eero Rewellin arkisto. Se kattaa lähes kaksi hyllymetriä
asiakirjoja vuosilta 1911–1987. Eero Rewell oli sotaylioikeuden
jäsen ja sotaylituomari 1943–1948.
Eero Rewell avioitui Gunvor Enrothin kanssa 1939. Puolisoiden arkistot kätkevät sisäänsä traagisen rakkaustarinan.
Eero osallistui sekä talvi- että jatkosotaan. Jatkosodan
aikana Gunni toimi lottana ja riemuitsi syyskuussa 1942
pääsystä miehensä luo Juntusrantaan, mutta menehtyi
marraskuussa ilmapommituksessa.
Vain kolme vuotta kestänyt avioliitto kuvankauniin Gunnin
kanssa jäi Eeron ainoaksi. Hän omistautui työlleen,
Vaasan liike-elämän luottamustehtäville ja järjestötoiminnalle.
Hän matkusteli paljon, mistä todisteena on säilynyt laaja
Ainutlaatuinen näkökulma
Rewellin sukuarkisto tarjoaa ainutlaatuisen näkökulman
1800-luvun säätyläisperheen elämään ja sosiaalisiin
verkostoihin. Vastaavaa kirjemäärää ei enää tänä päivänä
sisälly moneenkaan arkistoon.
Tiedot Oskarin opiskeluvuosista Helsingissä pitävät sisällään
niin Runebergin hautajaiset, Bobrikovin murhan kuin suomalai­suusaatteen voimistumisen. Kirjeet ja muut asiakirjat peilaavat ihmisten elämää ja suomalaisen yhteiskunnan kehitystä
1800-luvulla ja 1900-luvun alkuvuosina. Rewellin sukuarkisto
on kaunis ja kirkas helmi Vaasan maakunta-arkiston 80
vuoden aikana vastaanottamien yksityisarkistojen joukossa.
Teksti: Arja Rantanen, Vaasan maakunta-arkiston johtaja
Kuvat: Marko Oja, tiedottaja, Kansallisarkisto
Sonja ja Oskar Rewellin toisilleen lähettämiä kirjeitä on
säilynyt noin sata kappaletta. Mm. kultu, Sonjuschka,
Pikku Eukko ja Sydämeni Kukka olivat Oskarin vaimostaan
käyttämiä hellittelysanoja. Lähde: Sonja Rewellin arkisto.
Luovutus vaatii
Yksityisarkistojen hankinta vaatii monesti hienotunteisuutta, pitkämielisyyttä ja neuvottelutaitoa.
Luottamuksen rakentaminen arkistonluovuttajaan
on avainasemassa, kun Rewellin suvun kaltaisen
aineiston sijoituspaikkaa harkitaan.
Yli kymmenen vuotta sitten kauppaneuvos Tauno
Rewell esitteli minulle Rewellin sukuarkistoa.
En tiedä kuinka hyvin onnistuin peittelemään
innostustani: museohuoneen täyttäneet asiakirjat
kertoivat perheen ja Vaasan historiasta aina
1800-luvun alkupuolelta 1900-luvun jälkipuolelle.
Vielä ei ollut kuitenkaan oikea hetki arkiston
luovuttamiseen.
Joulukuussa 2014 aika arkistonluovutukselle oli
vihdoin kypsä, kun Veli Rauhalan ja Sirpa Sainion
toimittama teos "Rewellien kirjeitä 1867–1942"
valmistui Tauno Rewellin 90-vuotispäivän kunniaksi.
Professori Irma Rewell ja miehensä Tauno olivat
kustantaneet jo aiemmin Marja-Riitta YlikangasAnnolan kirjoittaman kirjan Oskar Rewellistä.
Nämä kaksi julkaisua ja ennen kaikkea Rewellin
suvun korvaamaton taloudellinen tuki edistivät
arkiston järjestämistyötä. Kiitos järjestämis- ja
luettelointityöstä kuuluu FM Hanna Tienvierelle.
Arkisto on nyt tutkijoiden vapaasti käytettävissä.
Arkistouralla-palstalla tutustumme
arkistoalan ammattilaisiin eri
organisaatioissa. Tässä numerossa
Aktin kysymyksiin vastaa ylitarkastaja
Mika Tukiainen Verohallinnosta. Hän
on osaltaan luotsaamassa verokarhun
asiakirjahallintoa digiaikaan ja osallistuu somessa Hyvän tiedon hallitsijat
-verkostoryhmään.
Siirtyikö verokarhu suosiolla digiaikaan?
Verohallinto on viime vuosikymmeninä tehokkaasti hyödyntänyt
tietotekniikkaa ja sähköisiä palvelukanavia. Käytännössä Vero­
hallintoon ei enää saavu paperisia verotusasiakirjoja. Vuoteen
2019 mennessä lähes kaikki verotuksen nykyiset tietojärjestelmät korvataan yhdellä verotusjärjestelmällä. Tämä tarkoittaa
massiivista tiedon säilytysaikojen tarkastamista tai määrittelyä,
tietojen konvertointia uuteen järjestelmään sekä pysyvästi säilytettävän tiedon siirtoa arkistolaitokseen. Verohallinto voisi
päästä vuoteen 2030 mennessä eroon suurista paperiarkistoista.
Verohallinnossa joudutaan tekemään paljon töitä sen eteen,
että sähköinen pysyvästi säilytettävä tieto saadaan siirretyksi
arkistolaitokseen. Lähes 50 tietojärjestelmälle on hankittu
säilytys­aikapäätös arkistolaitokselta – näistä lähes 15 sisältää
pysyvästi säilytettävää tietoa. Siirrot ovat haastavia, sillä tieto­
järjestelmät ovat ajalta ennen SÄHKE2:a. Toisaalta olemme
myös pystyneet korvaamaan paperiarkistoja sähköisellä siirrolla
tähän mennessä noin kolmen hyllykilometrin verran. Vielä
1–1,5 km paperia voidaan korvata tietokantapoiminnoilla.
Millaisia tehtäviä työpäivä sisältää?
Varmasti työpäivä on hyvin samanlainen kuin asiakirjahallinnon
tehtävissä työskentelevillä kollegoilla muissa virastoissa. Viime
aikoina tehtäviin on kuulunut Tullista Verohallintoon siirtyvien
tehtävien osalta arkistojen ja asiankäsittelyn suunnittelua sekä
asian- ja dokumentinhallinnan projektin valmistelua. Lakkaavien
tietojärjestelmien osalta työstämme suunnitelmaa siitä, miten
niistä saadaan toteutettua siirrot sähköisesti arkistolaitokseen.
Miten levität sähköisen arkistoinnin
ilosanomaa?
Verokarhua
digitoimassa
Miten päädyit arkistoalalle?
Opiskelin historiaa yliopistossa. Sain kokeilla lukion tuntiopettajan töitä kolme lukuvuotta, mutta opettajan työ ei
ollut se ”juttu”. Pääsin sivariksi Kansallisarkiston virkaarkisto­yksikköön. Palveluksessa vierähti sitten viisi vuotta.
Vuodesta 2007 alkaen olin VM:ssä ja Valtion IT-palvelu­
keskuksessa sähköisten asiointipalveluiden kehittämis­
tehtävissä. Verohallintoon tulin vuonna 2012 verotuksen
asianhallintajärjestelmän sovellusomistajan tehtäviin.
Verohallinnon näkökulmasta ollaan hankalassa tilanteessa
VAPA:n päätyttyä. Ilosanoman levittäminen on vaikeaa, kun työvälineet puuttuvat. Valmis-hankkeessa sähköinen käsittely­
prosessi, tiedon säilyttäminen sekä hävittäminen ja sähköinen
pysyväissäilytys ovat olleet tavoitetilassa alusta saakka. Oma
haaste on vanhan diaarijärjestelmän uusimisesta asianhallinta­
järjestelmäksi saatavien hyötyjen viestittäminen hallinnossa.
Hyvän tiedon hallitsijat -verkosto toimii sosiaalisen median
LinkedIn-palvelussa ja siihen voi liittyä kuka tahansa tieto­
työläinen. Ryhmän tavoitteena on edistää hyvää tiedonhallinta­
tapaa julkishallinnon organisaatioissa. Se järjestää vapaa­
muotoisia tilaisuuksia, joissa vaihdetaan kuulumisia ja
käydään läpi jonkin asian tiimoilta valmisteltuja esityksiä.
Viimeksi verkostotapaaminen pidettiin Verohallinnossa ja
paikalla oli noin 40 aktiivista ja hyvää tiedonhallitsijaa.
Onko elämää arkiston ulkopuolella?
Voi on. Kaikki vapaa-aika menee salilla, juoksennellessa tai
matkalla jonnekin. Tänä vuonna on pari Jenkkilän reissua.
Jotain pientä opiskeluakin mahtuu vielä tähän vuoteen, mutta
nyt pitää laajemmista opinnoista vähän huilia.
Päiväkirjojen kätköstä
Kansallisarkisto)
Lähettiläs Georg
Achates Gripenberg
(1890–1975) oli yksi
taustavaikuttajista.
Hän työskenteli
koko diplomaatti­
uransa ulkomailla.
Tehtäviään hän hoiti
– itsenäisesti, mutta
ei omapäisesti
– suoraan päättäjien
kanssa. Kolmen
presidentin ketju:
Ryti–Mannerheim –
Paasikivi oli Gripenbergin palveluksien
J. K. Paasikivi arvosteli rankasti Suomen ulkopolitiikkaa
– usein silloinkin, kun hän itse oli tavalla tai toisella ”jäävi”.
Kuuluisissa päiväkirjoissa äkeänoloinen arvostelu kohdistuu
eritoten ulkomaanedustuksen kenttädiplomaatteihin ja ministeriön virkamiehiin tyyliin: ”[N. N.] on hauska ja siivo mies,
mutta hänkin näyttää mielestäni jo saaneen ulkoministeriössä
huonoja vaikutuksia. Saa nähdä, meneekö hänkin pilalle.”
Pian Gripenbergkin kutsuttiin takaisin aktiivipalvelukseen.
Hänestä tuli lähettiläs keskeiseksi kontaktikohteeksi luultuun
Vatikaaniin. Sitten häntä tarvittiin Suomen Tukholman-lähetti­
lääksi. Asemapaikka puolueettomassa Tukholmassa nosti
Gripenbergin keskelle sotaa – niin kuin diplomaatti sen
kokee. Töitä riitti kellon ympäri. Kotimaanmatkat ylläpitivät
kosketusta maan ja kansakunnan tuntoihin, oloihin ja elämään.
Lähettiläs G. A. Gripenbergiä Paasikivi ei jostain
syystä moittinut. Herrojen yhteistoiminta alkoi jatkosodan
Tukholmassa, mutta heidän olentonsa ”kohtasivat” erikoisella tavalla jo 1930-luvun alussa. Mannerheim ajoi Suomen
Lontoon-lähettilääksi sukulaismiestään Gripenbergiä ja pyysi
”presidentin kaveri” Paasikiveä edistämään asiaa. Tämä teki
työtä käskettyä niin tarmokkaasti, että ulkoministeriössä
arveltiin hänen itsensä pyrkivän tehtävään. Lontooseen valittiin
Gripenberg, mutta muutaman vuoden kuluttua Paasikivi
”ylipuhuttiin” Suomen Tukholman-lähettilääksi. Näppinsä
pelissä oli tällöinkin Mannerheimilla.
Tärkeimmän panoksensa Gripenberg antoi kuitenkin
Ruotsin pääkaupungissa. Ulkoministeri Henrik Ramsayn
läheisenä uskottuna hän oli mukana tilanteiden kehittelyssä –
tai ainakin hyvin perillä siitä, missä mentiin. Yhteistyö Ruotsin
viranomaisten ja hallituksen kanssa sujui; melkein kaikesta
kerrottiin tuoreeltaan Ruotsin ulkoministeriölle.
Vaikka Paasikivi Tukholmassa ja Gripenberg Lontoossa
tekivät parhaansa, suurpolitiikka valutti hukkaan heidän
ponnistelunsa. Maailmansota esinäytöksineen painoi päälle.
Suomi ajautui talvisotaan ja katkeraan rauhaan.
Keväällä 1940 Gripenberg oli ehdolla ulkoministeriksi.
Hän kuitenkin kursaili ja kieltäytyi – hyvin perustein. Jatko­
sodan välirikko Englannin kanssa lennätti Gripenbergin
disponibiliteettiin Helsinkiin. Tiedonhankinnan ammatti­
laisena Gripenberg löysi ”joutomiehenäkin” tiensä sekä
politiikan että sodan johtajien luo. Hänen päiväkirjoi­hinsa
kertyi runsaasti sisäpiiritietoa, kannanottoja politiikasta,
sotatilanteesta ja mielialoista.
Eräässä keskustelussa kevättalvella 1942 Gripenberg
sai kuulla, että Paasikivi olisi Moskovassa laiminlyönyt
yhteyden­pidon Englannin suurlähettiläs Stafford Grippsin
kanssa. Englantilaismielisestä Gripenbergistä se oli
”suuri virhe” ja osoitti, ettei Paasikivellä ollut käsitystä
diplomatian perimmäisestä olemuksesta. (Sir Stafford
oli Labour-puolueen vasemmalta laidalta Moskovaan
”käsin poimittu” poliittinen lähettiläs, jonka sanottiin olleen
bolsevistisempi kuin bolsevikit itse.) Kun Gripenberg
pian tapasi Paasikiven, sujui ”keskustelu” valtioneuvoksen
yksin­puhelun merkeissä eikä siitä ole merkin merkkiä
tämän muistivihoissa.
Paljon ei Gripenbergin päiväkirjakaan kohtaamisesta
kostunut. Paasikiven mielipiteet Stalinista ja Englannin
asemasta tulivat kirjatuiksi. Ensimmäiseksi Gripenberg
kuitenkin pani merkille valtioneuvoksen rumat, kenties
pesemättömät tekohampaat. Kysymystä diplomatian
syvimmästä olemuksesta ei ilmeisesti sivuttu.
Suurlähettiläs G. A. Gripenberg (takana)
ja ulkoministeri Carl Enckell Tukholman
lähetystön edustalla vuonna 1946.
Paasikiven ja Gripenbergin yhteistyö käynnistyi jatkosodan
kolmannen sotatalven Tukholman rauhantunnusteluiden
myötä. Tukholman lähetystössä neuvottelivat ulkoministerin uskottu ja presidentin mies. Paasikivi sai käyttöönsä
Gripenbergin työstämän laajan salaisen aineiston. Hän
halusi kuulla Gripenbergin mielipiteen asian käänteistä
ennen neuvosto-osapuolen kanssa käymiään keskusteluja
ja informoi lähettilästä heti niiden jälkeen.
Lähettiläs oli läsnä myös, kun neuvotteluista kerrottiin Ruotsille. Gripenberg taivasteli – ehkäpä ihastelikin
– Paasikiven käytöstä tapaamisissa Ruotsin ulkoasiainjohdon kanssa. Paasikivi totesi, että edessä oli ”huono,
’hirmuinen’ ja kuohuttava rauha”, koska Suomen politiikka
oli ollut ”järjettömän mielenvikaista”. Hän selitti ”rauhallisella, mutta puheliaalla ja melko humoristisella” tavalla,
etteivät lyömätön armeija ja kansa tule ymmärtämään huonoa
rauhaa. Se oli saanut miehen miettimään, ”miten voisi juosta­
karkuun” rauhanneuvottelijan tehtävästä.
Gripenbergiä huvitti, kun Paasikivi valehteli Tukholman
lehdille kuin hevoshuijari: ”Paasikivi on keskustellut ’koko
maailman nähden’ madame Kollontayn kanssa, koko maailma tuntee venä­läisten ehdot, mutta virallisesti kukaan ei
tiedä yhtään mitään.”
Tunnustelujen ja sodan kanssa kävi talvella 1944
niin kuin kävi. Paasikivi poistui hetkeksi näyttämöltä, mutta
vain hetkeksi. Gripenberg sen sijaan jatkoi lähellä politiikan ja
sodanjohdon ydintä. Kun suunta syksyllä muuttui, hän uskoi
joutuvansa syrjään muutosten tieltä. Uudessa tilanteessa
presidentti Mannerheimin näkemykset olivat lähempänä
Gripenbergin ajatusmaailmaa kuin pääministeri Paasikiven
käytännölliset ratkaisut. Talvisesta hyvästä yhteistyöstä huolimatta Gripenberg arveli Paasikiven haluavan eroon aatelisesta Tukholman-lähettiläästä.
Selvästikin Paasikivi halusi lopulta pitää Gripenbergin Tukholmassa, Suomen tärkeimmällä lähettilään paikalla. Gripenberg
jäikin Tukholmaan koko Paasikiven valtakaudeksi, missä hän tuli
palvelleeksi ennätykselliset kolmetoista vuotta (1943–1956).
In memoriam: Raimo Viikki
Mikkelin maakunta-arkiston eläkkeellä ollut
johtaja Raimo Viikki kuoli yllättäen hiihto­
ladulla saamansa sairauskohtauksen seurauksena 29.2.2016. Viikki teki pitkän ja
ansiokkaan uran arkistolaitoksen palveluksessa ja edisti merkittävästi alan koulutusta
ja tutkimusta Etelä-Savossa.
Raimo Viikki syntyi
Hankasalmella
24.12.1936. Hän kirjoitti
ylioppilaaksi Jyväskylän
lyseosta vuonna 1957
ja valmistui vuonna 1964
filosofian maisteriksi
Jyväskylän kasvatuso p i l l i s e s t a ko r ke a ­
Viikin ura arkistolaitoksessa alkoi vuonna 1963 Valtion­arkiston tilapäisenä arkistoavustajana. Vuonna 1967 hänet
nimitettiin Jyväskylän maakunta-arkiston ensimmäiseksi
maakunta-arkiston hoitajaksi ja vuonna 1972 silloisen
Savo-Karjalan maakunta-arkiston hoitajaksi Mikkeliin.
Eläkkeelle Mikkelin maakunta-arkiston johtajan virasta
Viikki jäi 1.7.2001.
Maakunta-arkiston vahvistaja
Mikkelissä tuoretta maakunta-arkiston hoitajaa odotti
laaja arkistopiiri, ahdas ja epäkäytännöllinen arkisto­
rakennus sekä maakunta-arkiston siirtouhka. Raimo Viikki
torjui arkiston siirtouhan, ajoi lisärakennuksen rakentamista
ja laajensi maakunta-arkiston toimintaa.
Mikrofilmien varmuusvarasto Naisvuoren luolastoon valmistui vuonna 1988. Seuraavana vuonna maakunta-arkisto sai
valtakunnallisen erikoistehtävän valmistaa diatsokopioita
kirkonkirjamikrofilmeiltä. Lakkautettujen seurakuntien
keskusarkisto liitettiin maakunta-arkistoon vuonna 1990.
Pitkään odotettu lisärakennus valmistui vuonna 1997.
Raimo Viikin laajaa asiantuntemusta käytettiin hyväksi
monissa työryhmissä ja toimikunnissa. Hän kuului muun
muassa 1970- ja 1980-lukujen arkistolakityöryhmiin ja
evankelis-luterilaisen kirkon arkistotoimikuntaan.
Tietotekniikan hyödyntäjä
Viikki näki varhain tietotekniikan merkityksen julkishallinnossa,
asiakirjahallinnassa ja tutkimuksessa. Hän oli erityisen
kiinnostunut arkistoaineistojen saatavuuden ja käytettävyyden edistämisestä.
Laajan yhteistyöverkostonsa avulla hän pystyi viemään
asioita läpi. Viikkiä voidaan pitää Suomen Elinkeinoelämän
keskusarkiston sekä Karjala-tietokantasäätiön isänä. Hän
vaikutti merkittävästi Kansalliskirjaston digitointi- ja konservointikeskuksen perustamiseen Mikkeliin ja arkistotoimen
opetuksen aloittamiseen Mikkelin kauppaopistossa, mikä
myöhemmin johti Mikkelin ammattikorkeakoulun sähköisen
arkistoinnin koulutukseen ja tutkimukseen.
Raimo Viikki nautti suurta arvostusta Mikkelissä ja EteläSavossa. Mikkelin kaupunki myönsi hänelle Pro Mikkeli
-tunnustuksen kaupungin hyväksi tehdystä työstä. Hänelle
myönnettiin myös Suomen Leijonan ritarikunnan I luokan
ritarimerkki.
Intensiivistä tutkimustyötä
Virkatyön ohella Viikillä riitti tarmoa tehdä tutkimustyötä.
Hänen laajaan julkaisutoimintaansa kuuluu arkistoalan,
historiantutkimuksen ja genealogian tutkimuksia ja artikkeleita, muun muassa korkeatasoiset ja perusteelliset
Huittisten ja Joroisten pitäjänhistoriat.
Eläkkeelle jäätyään Raimo Viikki jatkoi intensiivistä tutkimus­
työtä. Hän kävi usein tutkijasalissa ja jutteli leppoisasti
entisten työtovereitten kanssa. Hän seurasi urheilua ja
kuntoili säännöllisesti. Mielilaji oli murtomaahiihto.
Maakunta-arkiston henkilökunta arvosti suuresti johtajansa
asiantuntemusta ja ahkeruutta sekä hänen työtään arkiston
ja sen henkilökunnan puolesta. Raimo Viikki johti arkistoa
vähäeleisesti ja isällisesti. Henkilökunta muistaa lämpimästi
huumorintajuista ja sydämellistä johtajaansa.
Teksti: Tytti Voutilainen, Mikkelin maakunta-arkiston johtaja
rekisteritieto on
tutkimukselle aarre
Kansallisarkiston strategisena tavoitteena on, että julkishallinnon lakisääteisten
tehtävien hoitamisessa käytettävien rekisterien tietosisällöt säilytetään pysyvästi
Rekisteritiedot tulisi saada talteen rakenteisessa
muodossa. Esimerkiksi XML-rakenteisen tiedon käytettävyys
on huomattavasti parempaa kuin PDF- tai kuva­muotoisten
tiedostojen. Haut toimivat rakenteisessa sisällössä
sutjakkaasti, tietojen analysointi ja vertailu helpottuu ja
tietojen hyödyntämisessä voidaan käyttää informaatio­
teknologian mahdollistamia moderneja menetelmiä.
Tutkimuksessa painottuvat lähihistorian aiheet ja toisaalta
laajojen aineistojen yhdisteleminen toisiinsa rekistereitä hyödyntämällä. Esimerkiksi kansalaisen henkilötunnus toimii
avainmuuttujana kansalaisia koskevien rekisteriaineistojen
pohjalta tehtävässä tutkimuksessa. Tämänkaltaista tutkimusta
olisi käytännössä mahdotonta toteuttaa paperiaineistolla.
Paperinen diaari ei toimi
Sähköisessä muodossa säilytettävät viranomaisen diaarit
ovat käytettävyydeltään aivan eri tasolla kuin paperille
tulostetut raportit tai paperilla alun perin pidetyt diaarit.
Jokainen voi eläytyä tutkijan asemaan ja miettiä, kumpi on
tiedonhaun kannalta kätevämpää: satoja sivuja tulostettua
paperia vai sähköiset tiedot, joiden hakeminen onnistuu
useilla vaihtoehtoisilla kriteereillä alta aikayksikön. Enää ei
ole tarpeen etsiä neulaa heinäsuovasta.
Paperisista diaaritulosteista tulee viimeistään nyt luopua: ne
eivät enää palvele hallinnon eivätkä tutkimuksen tarpeita.
Kansallisarkisto valmistelee tämän vuoden aikana tätä
koskevan yleisen päätöksen.
Digitaalisaatio auttaa asiakasta
Kansallisarkiston uudessa, vuoteen 2020 ulottuvassa
strategiassa korostetaan asiakaslähtöisyyttä. Keskeisiä
Kansallisarkiston asiakkaita ovat tutkijat ja julkinen hallinto.
Tavoitteena on edistää hallinnon digitalisaatiota määräämällä
myös vanhojen, sähköiseen muotoon jopa kymmenien
vuosien ajan kertyneiden ja pysyvästi säilytettävien rekisterija asiakirjatietojen sähköisestä säilytysmuodosta.
Sähköisen säilytysmuodon hyödyt verrattuna paperiaineiston
arkistointiin konkretisoituvat parhaimmillaan huomattavina
kustannussäästöinä, kuten seuraava verohallinnon esimerkki
osoittaa. Samalla tutkimus hyötyy.
Biteillä miljoonasäästöt
Verohallinnon arkistotiloihin oli kertynyt 3,5 hyllykilometrin
verran arkistolaitoksen päätöksellä pysyvästi paperilla
säilytettäviä vuoden 1990 verotuslaskelmia sekä henkilö- ja
yhteisöasiakkaiden vuosien 1989–2005 julkisia verotus­
tietoja. Verohallinnossa kuitenkin havaittiin vastaavien tietojen
olevan tallessa myös sähköisessä muodossa.
Arkistolaitoksen uudella päätöksellä kyseisten tietojen
säilytysmuoto päivitettiin sähköiseksi, ja ne siirrettiin sähköisinä siirtopaketteina arkistolaitokseen.
Tämän aineiston kunnostaminen paperisiirtoa varten olisi
maksanut verohallinnon arvion mukaan palkka-, materiaalija kuljetuskustannuksineen noin 1,8 miljoonaa euroa – ja
arkistotilojen hinta olisi kohonnut vielä monin verroin
korkeammaksi. Ison sähköisen tietomassan siirtokuntoon
saattaminen maksoi verohallinnolle alle 100 000 euroa.
Sähköistä arkistointia edistää myös alkukesästä käynnistynyt kartoitustyö, jossa selvitetään julkishallinnon organisaatioiden hallussa olevat sähköiset tietoaineistot, joiden
pysyväksi säilytysmuodoksi on määrätty paperi tai joiden
säilytysarvoa arkistolaitos ei ole toistaiseksi määritellyt.
Regine Mosiman
Miikka Lappalai
Hannu Sormun
NA LEON
KA PUOT
I LAAKS
ROBIN • HEL
Samanaikaises
Turun RuokaViinimessut!
Arkistolaitoksen lehti