Source: http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/2899-PGP.html?identifiant=BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40-20180720
Timestamp: 2019-06-26 18:16:48+00:00
Document Index: 85365283

Matched Legal Cases: ["l'article 54", '§ 80', "l'article 289", '§ 30', 'arrêt ', "l'article 1367"]

2899-PGPBIC - Obligations déclaratives - Obligations fiscales et comptables dans le cadre du régime du réel normal d'imposition - Conservation et représentation des livres, documents et pièces comptables dans le cadre d'une comptabilité informatisée3
BOI-BIC-DECLA-30-10-20-40-20180720
2018-07-20T16:58:48.000+02:00
Conformément aux dispositions du Plan Comptable Général, qui adapte les règles de la comptabilité manuelle à l’environnement informatique, et en application des dispositions de l’article 38 quater de l’annexe III au code général des impôts (CGI), qui imposent aux redevables le respect des obligations édictées par le PCG, sous réserve de leur compatibilité avec les textes établissant l’assiette de l’impôt, le présent document commente :
Il précise également le périmètre de contrôle d’une comptabilité informatisée ainsi que les obligations de présentation et de conservation des données concourant directement ou indirectement à la détermination du résultat fiscal et des déclarations, prévues par l'article L. 102 B du LPF et l'article 54 du CGI.
L’article R. 123-173 du code de commerce, relatif aux obligations comptables des commerçants et de certaines sociétés, impose de tenir obligatoirement un livre-journal et un grand livre.
L’article R. 123-174 du code de commerce précise que les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise sont enregistrés opération par opération et jour par jour pour le livre-journal.
L’article R. 123-175 du code de commerce indique que les écritures du livre-journal sont portées sur le grand livre et ventilées selon le plan comptable.
Enfin, l’article R. 123-177 du code de commerce énonce que les données d'inventaire sont conservées dans les conditions prévues à l'article L. 123-22 du code de commerce et organisées de manière à justifier le contenu et le mode d'évaluation de chacun des postes du bilan. ».
S’il s’agit de documents informatiques, les documents doivent être identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve conformément à l’article R. 123-173 du code de commerce.
Le troisième alinéa de l'article L. 123-12 du code de commerce énonce que toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant « doit établir des comptes annuels à la clôture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable ».
L’article 921-4 du plan comptable général énonce de même qu'une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l'intangibilité des enregistrements est mise en œuvre au plus tard avant l'expiration de la période suivante.
On définit la période comme un intervalle de temps durant lequel des écritures sont enregistrées de manière chronologique, conformément à l’article 921-2 du plan comptable général et à l’article L. 123-12 du code de commerce, en vue de leur centralisation (mois ou trimestre par exemple) afin d’établir des situations intermédiaires en cours d’exercice comptable.
L’article L. 10 du LPF précise que l'administration des impôts contrôle les déclarations ainsi que les actes utilisés pour l'établissement des impôts, droits, taxes et redevances. Elle contrôle également les documents déposés en vue d'obtenir des déductions, restitutions ou remboursements. À cette fin, elle peut demander aux contribuables tous renseignements, justifications ou éclaircissements relatifs aux déclarations souscrites ou aux actes déposés.
L’article 54 du CGI pose comme principe que les contribuables sont tenus de représenter à toute réquisition de l'administration tous documents comptables, inventaires, copies de lettres, pièces de recettes et de dépenses de nature à justifier l'exactitude des résultats indiqués dans leur déclaration.
Le IV de l’article L. 13 du LPF énonce que lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, le contrôle porte sur l'ensemble des informations, données et traitements informatiques qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l'élaboration des déclarations rendues obligatoires par le code général des impôts ainsi que sur la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements.
En revanche, les données relatives au fonctionnement de l’entreprise, sans lien direct ou indirect avec la comptabilité ou les déclarations obligatoires, n’entrent pas dans le champ d’application du IV de l’article L. 13 du LPF.
Les dispositions de l’article L. 13 du LPF étendent l’obligation pour les entreprises d’établir, de conserver et de présenter une documentation relative à l’ensemble des systèmes d’information visés au IV de l'article L. 13 du LPF.
La documentation doit être tenue en français conformément à l’article 2 de la loi n° 94- 665 du 4 août 1994 relative à l'emploi de la langue française.
L’article L. 102 B du LPF définit les obligations de conservation des documents sur lesquels l’administration peut exercer son contrôle.
L’article 54 du CGI prévoit quant à lui les obligations de présentation : les contribuables sont tenus de représenter à toute réquisition de l'administration tous documents comptables, inventaires, copies de lettres, pièces de recettes et de dépenses de nature à justifier l'exactitude des résultats indiqués dans leur déclaration.
Il s’applique également, pour ces documents et ceux mentionnés par l'article L. 83 du LPF à l'article L. 96 B du LPF, dans le cadre de l’exercice du droit de communication prévu à l’article L. 81 du LPF.
S'agissant plus spécifiquement des règles de conservation des factures papier et électroniques et documents constitutifs des contrôles établissant une piste d'audit fiable, il convient de se reporter au II-A § 80 et suivants du BOI-CF-COM-10-10-30-10.
Les entreprises qui émettent ou reçoivent des factures électroniques selon les modalités prévues au VII de l'article 289 du CGI ont une obligation de conservation des factures dans leur format et contenu originels, durant le délai de reprise triennal (BOI-CF-COM-10-10-30-10).
- soit elles conservent cette facture dans les conditions précisées au II § 30 du BOI-CF-COM-10-10-30-20.
A contrario, l’archivage des fichiers de données en format propriétaire placera l’entreprise dans l’obligation de convertir ces informations, si elle demande à l’administration de réaliser des traitements dans le cadre de la mise en œuvre du c du II de l’article L. 47 A du LPF ou lorsqu'en cas d'option pour le b du II de l'article L. 47 A du LPF l'administration demande une copie des documents, données et traitements soumis au contrôle (BOI-CF-IOR-60-40-30).
L’obligation de conservation de la documentation relative à l’organisation du système comptable et des applications de gestion résulte de l'application combinée de l’article 911-2 du plan comptable général, concernant la présentation d’un document, et de l'article L. 13 du LPF.
L'archivage peut également porter sur le fichier des écritures comptables répondant aux normes fixées par l'article A. 47 A-1 du LPF qui doit être remis à l'administration fiscale, en application du I de l'article L. 47 A du LPF, en cas de vérification ou d'examen de comptabilité (BOI-CF-IOR-60-40-10 et BOI-CF-IOR-60-40-20).
A contrario, l’archivage en format propriétaire placerait l’entreprise dans l’obligation de convertir ses informations, lorsque l’entreprise entend se placer dans le c du II de l'article L. 47 A du LPF, ou lorsqu'en cas d'option pour le b du II de l'article L. 47 A du LPF l'administration demande une copie des documents, données et traitements soumis au contrôle.
S'agissant du format du fichier des écritures comptables qui doit être remis à l'administration fiscale, en application du I de l'article L. 47 A du LPF, en cas de vérification ou d'examen de comptabilité, il convient de se reporter au BOI-CF-IOR-60-40-20.
En effet, un arrêt de la Cour de Cassation (Cass. crim., 8 décembre 1999, n° 98-84752) a sanctionné pénalement la suppression et la modification d’écritures comptables d’une comptabilité informatisée.
Le régime de droit commun énoncé à l’article R. 123-173 du code de commerce applicable pour la comptabilité tenue en mode manuel prévoit que le livre journal et le grand-livre peuvent être cotés et paraphés, dans la forme ordinaire et sans frais, à la demande du commerçant, par le greffier du tribunal dans le ressort duquel le commerçant est immatriculé. Chaque livre reçoit un numéro d'identification répertorié par le greffier sur un registre spécial.
Conformément à l'article 1367 du code civil, lorsque la signature est électronique, elle consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’État.
S'agissant de la remise du fichier des écritures comptables à l'administration fiscale, en application du I de l'article L. 47 A du LPF, en cas de vérification ou d'examen de comptabilité, il convient de se reporter au BOI-CF-IOR-60-40-10.
A cet égard, la jurisprudence a précisé que la remise à l’administration de copies de fichiers informatiques ne constitue pas un emport de documents originaux, susceptible de vicier la procédure (CAA Lyon du 29 avril 1998, n° 95LY01221 et CE du 5 mai 1999, n° 197379 « SA ARDEX »)
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