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Timestamp: 2017-08-20 17:50:38
Document Index: 98760161

Matched Legal Cases: ['artículo 8', 'artículo 7', 'artículo 173', 'Artículo 43', 'Artículo 59', 'artículo 61', 'artículo 64', 'artículo 45', 'artículo 15', 'Artículo 67', 'artículo 19', 'artículo 21', 'Artículo 9']

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Ángela Romero Piñeiro
1 Página 1 de 64 CONTENIDO 1 OBJETIVO DESTINATARIOS ALCANCE Y RESPONSABLES GLOSARIO REFERENCIAS NORMATIVAS GENERALIDADES REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Planeación Producción Creación y Diseño de Documentos Medios y Técnicas de Producción Reprografía e Impresión Tipos de Soporte Diplomática en Términos de Formalidad Gestión y Trámite de Documentos Recepción y Distribución de Documentos Trámite de los Documentos Desglose de Expedientes Elaborado por: Revisado y Aprobado por: Aprobación metodológica por: Nombre: Bibiana Morales Pedro Felipe Tapia Nombre: Juan David Duque Botero Cargo: Secretario General Nombre: Giselle Johanna Castelblanco Muñoz Cargo: Coordinadora Centro de Fecha: Cargo: Representante de la Dirección para el Documentación e Información Director Administrativo Sistema de Gestión de Calidad Fecha: Fecha: Firma: (Original firmado) Firma: (Original firmado) Firma: (Original firmado) Cualquier copia impresa, electrónica o de reproducción de este documento sin la marca de agua o el sello de control de documentos, se constituye en copia no controlada. SC01-F02 Vr2 ( )
2 Página 2 de Organización de los Documentos Procedimiento Organización Documental y Responsables Conformación de Expedientes Físicos Archivo de Gestión Archivo Central Reconstrucción de Expedientes Transferencia de Documentos Transferencias Primarias Del Archivo De Gestión Al Archivo Central Transferencias Secundarias del Archivo Central al Archivo Histórico (Archivo General de la Nación) Disposición de Documentos Procedimiento Administración Tabla De Retención Documental TRD Procedimiento de Administración Tabla de Valoración Documental TVD Eliminación Documental Preservación a Largo Plazo Conservación de Documentos Limpieza de las Áreas de Archivo Limpieza de la Documentación Archivo Central: Riesgos Potenciales Aseguramiento de la Información en Diferentes Medios y Soportes Valoración ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI, EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y EL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL SIGI: ACTUALIZACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ANEXOS... 64
3 Página 3 de 64 1 OBJETIVO Enmarcar las estrategias para la adopción de políticas, procedimientos y prácticas, en la ejecución del Programa de Gestión Documental de la SIC, de manera que cumpla las expectativas de la entidad conforme con la legislación colombiana y los entornos propios de la entidad. Objetivo específico: Formular las políticas, establecer los procedimientos, los programas y actividades necesarias para que la gestión documental de la Superintendencia de Industria y Comercio, sea soporte para el adecuado cumplimiento de las funciones institucionales. Objetivos secundarios: Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, los cuales se constituyen en elementos necesarios para la participación ciudadana, la transparencia y el control de la gestión pública. Racionalizar y controlar la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales. Contribuir con el cuidado del medio ambiente mediante el uso adecuado de materiales, soportes y equipos de calidad Normalizar procedimientos para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Mejorar continuamente la organización documental, actualizando y dando aplicación al Programa de Gestión Documental, a los manuales, al Cuadro de Clasificación Documental, y a las Tablas de Retención Documental. Facilitar la recuperación de la información de manera eficiente y oportuna. 2 DESTINATARIOS El Programa de Gestión Documental (PGD), está dirigido a los funcionarios, contratistas, pasantes y demás personal que tenga algún vínculo contractual con la entidad, para el correcto desarrollo de sus labores. Así como a los usuarios personas naturales o jurídicas que establezcan relación con la entidad o que quieran conocer acerca de su funcionamiento. 2.1 Alcance y Responsables El Programa de Gestión Documental (PGD), se aplicará en el manejo y gestión de la información contenida en la documentación y en los archivos tanto físicos como electrónicos de la entidad.
4 Página 4 de 64 Las actividades establecidas en el Programa de Gestión Documental (PGD), son de obligatorio cumplimiento por parte de todos los funcionarios de la Superintendencia de Industria y Comercio. Los Delegados, Secretario General, Directores, Jefes de las dependencias, y los Coordinadores de Grupo, son responsables de la adecuada implementación. El Coordinador del Centro de Documentación e Información es quien lidera el programa, igualmente, se identifican como Autoridad Archivística Institucional el Comité de Archivo y el Comité de Desarrollo Administrativo. 3 GLOSARIO Acceso: conjunto de medidas establecidas para recuperar los registros y permitir su consulta a las áreas y/o personal autorizado. Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley. Acta: Documento en que consta lo sucedido o acordado en una reunión. Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos. Afuera: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas. Almacenamiento: Lugar donde se ubican y guardan los registros. Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados por la Superintendencia de Industria y Comercio, en el transcurso de la gestión, conservados respetando el orden para servir como testimonio e información para la SIC y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivo central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, y que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
5 Página 5 de 64 Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Archivo satélite: Corresponde a documentos del archivo de gestión de una dependencia, resguardados y organizados por la misma, aunque se encuentran en un espacio físico diferente. Se sujetan a las mismas estipulaciones del archivo de gestión, siendo requisito para su funcionamiento que los espacios físicos que los alberguen cumplan con las condiciones técnicas ambientales mínimas para la conservación de documentos. Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Área: Sección de la descripción archivística que comprende datos de una categoría o un conjunto de categorías. Asunto: Es cada uno de los documentos que se encuentran relacionados con un trámite específico que debe ser evaluado o atendido por una dependencia. Biodeterioro: Cambio no deseado en las propiedades de los materiales de archivo por la acción de organismos tales como hongos y bacterias. Carga de polvo: Peso de material particulado que se deposita en una unidad de área y unidad de tiempo. Carga microbiana: Número de unidades formadoras de colonias (U.F.C.) de microorganismos (hongos y bacterias) presentes en un volumen (m 3 ) de aire analizado. Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Comité de archivo: Grupo asesor de la Alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
6 Página 6 de 64 Comunicación: Documento informativo de interés público para determinada comunidad. Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término correspondencia, hasta el momento en que se adoptó la definición de comunicaciones oficiales señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación. Condiciones medioambientales: se refiere a los agentes ambientales directamente relacionados con la conservación de los documentos tales como la humedad, la luz, la temperatura y polución. Conservación: Comprende los planes y prácticas específicas, relativos a la protección de los materiales de archivos y bibliotecas frente al deterioro, daños y abandono, incluyendo los métodos y técnicas desarrollados por el personal técnico. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. Conservación permanente: Decisión que se aplica a aquellos documentos que tienen valor histórico, científico o cultural, que conforman el patrimonio documental de una persona o entidad, una comunidad, una región o de un país y por lo tanto no son sujeto de eliminación. Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Contrato: Documento legal que involucra dos partes, contratistas y contratados. El contrato se aplica a todo acuerdo de voluntades reconocido por el derecho civil, dirigido a crear obligaciones civilmente exigibles. Control de autoridad: El control de términos normalizados, incluidos los nombres (personal, corporativo o geográfico) usados como puntos de acceso. Copia: Reproducción exacta de un documento. Copia autenticada: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original. Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo. Correspondencia externa: Es aquella que se produce entre la Superintendencia de Industria y Comercio y personas o entidades externas, con el propósito de iniciar, continuar o finalizar un asunto específico.
7 Página 7 de 64 Correspondencia interna: (Traslado): Es la que se produce entre las dependencias de la Superintendencia de Industria y Comercio, con el propósito de iniciar, continuar o finalizar un asunto específico. Correspondencia personal: Se considera correspondencia personal toda aquella que está dirigida a nombre de un funcionario, que tiene carácter privado o personal y que no tiene relación con los asuntos que se tramitan en la Superintendencia. Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad. Una de las funciones fundamentales de un servicio de archivo consistente en asegurar la protección material de los documentos y su accesibilidad. Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo. Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. Descripción archivística: La creación de una representación precisa de una unidad de descripción y sus partes componentes, por el proceso de captura, cotejo, análisis y organización de cualquier información que sirva para identificar el material de archivo y explicar el contexto donde se producen. Descriptor: Término normalizado que define el contenido de un documento y se utiliza como elemento de entrada para la búsqueda sistemática de información. Deshumidificador: Aparato que sirve para disminuir la cantidad de humedad del aire y para obtener un aire más seco y más sano, aspira el aire del ambiente, lo condensa para retirar el agua que contiene y devuelve un aire seco. Desinsectación: Eliminación de insectos que afectan los soportes documentales, especialmente el papel y cartón. Desratización: Eliminación de ratones. Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
8 Página 8 de 64 Devolución: Actividad que realiza el Grupo Centro de Documentación e Información, a la dependencia emisora, en el momento en que un documento no es entregado al destinatario por parte de la empresa prestadora del servicio de correo o por la mensajería interna, contemplando entre otros motivos de devolución: Dirección errada, Dirección no existe, No reside, Dirección deficiente, otros. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información. Dispositivos de transporte: son aquellos medios o mecanismos utilizados para el movimiento horizontal de los materiales embalados, en el trayecto desde los depósitos de los archivos al vehículo de mudanza y desde éste al depósito nuevo. Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional. Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico. Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
9 Página 9 de 64 Documento público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Documentos audiovisuales: Son aquellos en los cuales el mensaje está estructurado a partir de la conjugación de imágenes en movimiento y sonidos. Inicialmente se conformaba exclusivamente por documentos fílmicos, los cuales carecían de datos sonoros en sus primeros ejemplares. Posteriormente se sumaron el video y los nuevos formatos electrónicos. Al igual que en el caso anterior se han ido modificando con los avances tecnológicos y requieren de equipo adecuado para registro y consulta. Documentos especiales: Son aquellos que presentan una o ambas de las siguientes características: a) el lenguaje que emplean para transmitir la información es distinto al textual, pudiendo ser iconográfico, sonoro o audiovisual; b) el soporte en que se presentan es distinto al papel. O aun siendo de tal material, su formato varia a los que usualmente se encuentran en los archivos, exigiendo condiciones particulares para su instalación. Documentos iconográficos: Se valen fundamentalmente de un lenguaje visual basado en imágenes, formas, líneas, colores y signos no textuales para transmitir el mensaje. Estos rasgos permiten incluir en esta categoría los documentos de naturaleza fotográfica y cartográfica, así como los planos y dibujos. Los datos se plasman por medios mecánicos, electrónicos o químicos, en el caso de la fotografía tradicional. Se puede o no requerir de algún equipo para su consulta, dependiendo del formato que presenten. Documentos sonoros: Transmiten la información por medio de un lenguaje verbal o mediante sonidos. Requiere determinado equipo tecnológico tanto el registro de los datos en el soporte, como su consulta. Son diversos los formatos y soportes, mismos que reflejan la evolución de la tecnología. Documentos textuales: Presentan los datos por medio de una escritura alfabética (por lo menos en el caso de la cultura occidental), quedando plasmados en el soporte en forma de texto escrito. La fijación de la escritura puede ser por medios mecánicos (manuscritos, mecanografiados o impresos por cualquier medio), o electrónicos en el caso de documentos generados en un ámbito informático. Se puede o no requerir de algún equipo para su consulta, dependiendo del formato que presenten. Durabilidad: Resistencia de los materiales al uso, la manipulación y al deterioro cuando son sometidos a esfuerzos físico mecánicos. Elemento de descripción: Palabra o frase, o grupo de caracteres que representa una unidad de información archivística diferenciada y que forma parte de un área de la descripción archivística. Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Embalaje: son todos los materiales, procedimientos y métodos que sirven para acondicionar, presentar, manipular, almacenar, conservar y transportar material documental. El embalaje debe satisfacer tres
10 Página 10 de 64 requisitos: ser resistente, proteger y conservar el producto (impermeabilidad e higiene). Adicionalmente debe informar sobre sus condiciones de manejo y composición básicamente. Estabilidad: Propiedad de los materiales de conservar sus propiedades físicas y químicas en condiciones ambientales estables. Estantería: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación. Evento: Es una etapa de un asunto o trámite compuesto por varias actuaciones que puede presentarse a lo largo de un trámite. Se utiliza generalmente en aquellos trámites en los que se requiere identificar etapas dentro de un asunto y en los que poseen sus propias actuaciones. Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. Expediente electrónico: Conjunto de documentos electrónicos de archivo relacionados entre sí. Factores de deterioro: Sistemas con capacidad de inducir cambios en las características propias a la naturaleza de los materiales, son denominados también causas de deterioro y pueden ser internos o externos a los materiales. Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos. Firma electrónica: Cualquier método que permita identificar una persona siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente. Firmante: Persona que posee los datos de creación de la firma y que actúa en nombre propio o por cuenta de la persona a la que representa. Foliar: Acción de numerar hojas. Folio: Hoja. Fondo: Conjunto de documentos, cualquiera sea su formato o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor. Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.
11 Página 11 de 64 Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban. Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. Formato: Documento preestablecido para desarrollar determinado proceso. Esquema establecido para consignar el desarrollo de una actividad específica. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Humedad relativa: Es la relación porcentual entre la cantidad de vapor de agua real que contiene el aire en un volumen determinado y la que necesitaría contener para saturarse a una misma temperatura. Indicadores de deterioro: Todas aquellas manifestaciones mediante las cuales se puede determinar o deducir los procesos deteriorantes. Indicadores de Deterioro Biológico por Hongos: - Micelio: Conjunto de hifas que forman la colonia de hongos y puede verse microscópicamente de textura algodonosa o aterciopelada y de manera superficial sobre los soportes documentales. - Pigmentación: Producto del metabolismo de los microorganismos sobre el soporte, pueden ser ácidos orgánicos, inorgánicos o mico toxinas que varían de color desde violeta, marrón, amarillo, ocre hasta gris. Indicadores de Deterioro Biológico por Insectos: - Abrasión: Degradación mecánica superficial del soporte, causada principalmente por el insecto Lepisma saccarina (pescadito de plata). Inicialmente el deterioro es superficial, pero su avance puede ocasionar faltantes y pérdida total del documento. - Galerías: Perforaciones de tamaño irregular, que pueden involucrar las encuadernaciones o el cuerpo de la unidad, realizadas por los insectos durante su proceso de alimentación del material. Indicadores de Deterioro Químico: - Cambio cromático de los soportes: Variación del color original de los soportes debido a la degradación de los materiales constitutivos como consecuencia de su naturaleza ácida y a su reacción frente a factores medioambientales de deterioro. - Acidez por contacto: Alteración cromática parcial o generada por la migración por contacto de la acidez de soportes de mala calidad, al documento.
12 Página 12 de 64 Indicadores de Deterioro Físico: - Manchas: Acumulaciones de diversa procedencia que llegan al documento por accidente o por haberse agregado intencionalmente, son frecuentes las manchas de humedad, tintas, por contacto con material metálico, adhesivos, entre otras. - Roturas: Son aquellas que se producen dentro de los formatos sin comprometer los bordes, causando rompimientos y con frecuencia se extienden hasta producir faltantes ó pérdida de soporte. - Rasgaduras: Son separaciones que se inician en los bordes del papel y que a veces llegan hasta fragmentar o separar en dos, o más partes el soporte. - Faltantes: Pérdida parcial del soporte ocasionado por esfuerzos mecánicos o agresivos sobre el material. - Deformación de plano: Consiste en la alteración o modificación de la superficie plana o regular del documento, que en algunos tipos de papeles deja marcas irreversibles. Ésta puede ser total cuando sucede en todo el documento, o localizada en una zona específica. - Suciedad: Se refiere a la acumulación sobre el soporte de polvo, hollín, huellas de pisadas y demás partículas sólidas que se depositan sobre la superficie y que por lo regular está asociado a la falta de mantenimiento o descuido. Inocuo: nos referimos al material que no hace daño o causa deterioro a la documentación, es un material estable ante el medio ambiente. Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación. Limpieza documental: Eliminación mecánica de todo material particulado (polvo, hollín, entre otros.) que se deposita sobre la superficie de la unidad documental. Limpieza mecánica: Método por el cual se remueve con aspiradora, brocha o bisturí, los restos de micelio de hongos y suciedad consistente, con el fin de que el proceso de saneamiento sea eficiente. Limpieza superficial: Acción de conservación preventiva de unidades de almacenamiento y mobiliario de archivo, la cual no implica una alteración en la estructura física de los documentos, unidades de almacenamiento y del mobiliario. Mancha: Área con tonalidad y características diferentes a la del soporte, como consecuencia de la acción de microorganismos, humedad, entre otros.
13 Página 13 de 64 Mantenimiento correctivo: Acción tomada para eliminar la causa de un problema detectado u otra situación no deseable. Mantenimiento preventivo: Conjunto de medidas para mitigar las causas de un problema potencial u otra situación no deseable. Material particulado: son micro partículas de polvo y metales que se encuentran en el ambiente, las cuales se acumulan en la superficie de los documentos, unidades de almacenamiento y mobiliario de archivo. Memorando: Comunicación interna que puede ser sustantiva o facilitativa. Escrito utilizado para establecer comunicaciones internas que se emplea para transmitir información, orientación, pautas y recordatorios que agilicen la gestión institucional. Metadatos: Información estructurada o semiestructurada que permite la creación, la gestión y la utilización de documentos de archivo a lo largo del tiempo, tanto dentro de los ámbitos en que se crearon como entre ellos. Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución. Monitoreo Ambiental: Realizar mediciones periódicas de parámetros físicos y microbiológicos en un área determinada. Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos. Nivel de descripción: Situación de la unidad de descripción en la jerarquía del fondo. Nivel Freático: Agua procedente del suelo que por acción capilar asciende por los muros. Cantidad de agua retenida en éstos. Oficio: Es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras. Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos. Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
14 Página 14 de 64 Perfil del trámite: Es un conjunto de datos que se encuentran relacionados con un trámite en particular, los cuales definen el comportamiento de dicho trámite. Está compuesto por eventos, actuaciones y dependencias, entre otros, que pueden presentarse dentro de un trámite. Adicionalmente identifica información como dependencia responsable y el tiempo estimado para resolverlo (interno y de ley), entre otros. Pieza Documental: unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe. Véase unidad documental. Plan de Transferencias: Es la programación preparada por el Archivo Central, para realizar los traslados de documentos de los archivos de gestión al archivo central y que debe ser difundida y acatada por los responsables del proceso para la correcta aplicación de las Tablas de Retención Documental, TRD. Preservación: Comprende todas las actividades económicas y administrativas, que incluyen el depósito y la instalación de los materiales, la formación del personal, los planes de acción, los métodos y técnicas referentes a la preservación de los materiales de archivos y bibliotecas y a la información contenida en los mismos. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Productor: Entidad, familia o persona que ha producido, acumulado y conservado los documentos en el desarrollo de su propia actividad. Punto de acceso: Nombre, término, palabra clave, grupo de palabras o código que se utiliza para buscar, identificar y localizar una descripción archivística. Radicación de Comunicaciones Oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las dependencias de la Superintendencia de Industria y Comercio, asignan un número único consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. Razón social: Nombre que identifica a una empresa. Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.
15 Página 15 de 64 Registro 1 : Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. NOTA 1: Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas. NOTA 2: En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión. Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. Reprografía: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel. Resolución: Acto administrativo por el cual la Superintendencia de Industria y Comercio ejerce su voluntad creando, modificando o extinguiendo situaciones jurídicas de interés particular o general. Restauración: Comprende las técnicas y conocimientos utilizados por el personal técnico responsable de reparar los daños causados por el uso, el tiempo y otros factores en los materiales de archivos y bibliotecas. Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. Salud Ocupacional: Programa dentro de una entidad encargado de proteger la capacidad productiva de los trabajadores, mediante acciones de promoción, mantenimiento y recuperación de la salud, a través de intervenciones orientadas a la identificación, evaluación y control de riesgos laborales. Cuenta con los siguientes subprogramas: Medicina Preventiva, Higiene Ocupacional, Seguridad Ocupacional, Comité Paritario y Sistema de Vigilancia Epidemiológico. Saneamiento: aplicación de sustancias activas, aplicadas mediante diferentes métodos con el objeto de destruir, contrarrestar, neutralizar, impedir la acción o ejercer un control sobre organismos y microorganismos biológicos causantes del deterioro de la documentación y de enfermedades a servidores públicos. Conjunto de medidas tendientes a prevenir la enfermedad laboral. Saneamiento Ambiental: Proceso establecido para reducir la carga microbiana ambiental, garantizar un espacio salubre y evitar procesos posteriores de biodeterioro en la documentación mediante la aplicación de sustancias activas, aplicadas por medio de diferentes métodos con el objeto de destruir, contrarrestar, neutralizar, impedir la acción o ejercer un control sobre organismos y microorganismos biológicos causantes del deterioro de la documentación y de enfermedades al personal que labora en la entidad. 1 Tomado de la norma NTC ISO 9000:2005, Sistemas de Gestión de la calidad. Fundamentos y Vocabulario.
16 Página 16 de 64 Conjunto de técnicas, servicios o dispositivos, destinados a reducir la carga microbiana, con el objeto de conservar la salud, prevenir las enfermedades y preservar la documentación. Saneamiento Documental: Eliminación de los agentes biológicos (microorganismos o insectos) deteriorantes de los soportes documentales por métodos físicos ó químicos a nivel puntual o masivo. Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos. Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también depuración y expurgo. Sentencia: Es una decisión judicial dictada por un juez o tribunal que pone fin al pleito o juicio. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Servicio de casillero: Servicio mediante el cual se asigna un espacio físico que se pone a disposición de un usuario externo por solicitud del interesado, para recibir las comunicaciones de aquellos actos que profiera la Superintendencia en ejercicio de sus competencias y que de conformidad con las disposiciones legales vigentes, no requieren de otro medio de comunicación. SGDEA: Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo. Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo. Sistema de trámites: Sistema de información de la Superintendencia de Industria y Comercio que como tal se constituye en una herramienta importante de control de la prestación de sus servicios, del cumplimiento de sus funciones y del seguimiento de los procedimientos establecidos. Está implementado sobre una base de datos que permite el registro, seguimiento y control de todos los asuntos que cursan en la Superintendencia de Industria y Comercio desde que se solicitan, hasta el momento en que se resuelven. Sistema Integrado de Conservación: Conjunto de estrategias de conservación preventiva, tiene como principal objetivo garantizar la conservación y permanencia de los acervos documentales, producidos y custodiados por las entidades del Distrito, en las diferentes fases del ciclo vital del documento. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
17 Página 17 de 64 Suciedad: Se refiere a la acumulación sobre el soporte de polvo, hollín, huellas de pisadas y demás partículas sólidas que se depositan sobre la superficie y que por lo regular está asociado a la falta de mantenimiento o descuido. Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. Termohigrómetro: Equipo que mide la temperatura y la humedad relativa del aire y del medio ambiente, es un instrumento muy útil y práctico, los datos que se obtienen por medio de él son fáciles de interpretar. Testigo: véase Afuera Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión. Trámite: Conjunto de pasos o acciones que se deben llevar a cabo para la atención de los temas a cargo de la Superintendencia y para el cumplimiento de sus funciones, los cuales sirven para resolver los asuntos que son de su competencia. Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa. Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. Unidad de descripción: Documento o conjunto de documentos, cualquiera que sea su forma física, tratado como un todo y que como tal constituye la base de la única descripción. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
18 Página 18 de 64 Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada. Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad. Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública. Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley. Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional. Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.} Volumen: División de un expediente. Se establece para facilitar la gestión del contenido, mediante la creación de unidades que no resulten demasiado grandes o difíciles de manejar. Se realizan en función de criterios más prácticos que intelectuales (ej. Cantidad de documentos de archivo que lo componen, series de números o lapsos de tiempo). 4 REFERENCIAS NORMATIVAS Jerarquía de la norma Numero / Fecha Título Artículo Aplicación Específica Constitución Política 1991 De los derechos sociales, económicos y culturales 8,15, 20, 23, 27, 61, 63, 70, 71 74, 113 Proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación, Derecho a rectificar información que se tenga en entidades del estado; inviolabilidad de la correspondencia personal; derecho a presentar peticiones; protección de la propiedad intelectual; derecho a acceder a los documentos públicos; ramas del poder público.
19 Página 19 de 64 Jerarquía de la norma Numero / Fecha Título Artículo Aplicación Específica Ley 23 de 1982 Sobre derechos de autor Ley 57 de 1985 Publicidad de actos y documentos oficiales Ley 80 de 1989 Crea el Archivo General de la Nación Ley 44 de 1993 Modifica Ley 23 de 1982, sobre derechos de autor Ley 80 de 1993 Estatuto general de la Administración Pública Normas para el ejercicio de Ley 87 de 1993 control interno en entidades y organismos del Estado Se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Ley 190 de 1995 administración pública, se fijan disposiciones para erradicar la corrupción administrativa Ley 223 de 1995 Normas sobre racionalización tributaria Ley 270 de 1996 Ley estatutaria de la administración de justicia , 96 Políticas, reglamentos Libro fiscal, factura de venta o documento equivalente Atribución funciones jurisdiccionales, Tecnología al servicio de la administración de justicia Ley 300 de 1996 Ley 527 de 1999 Ley general de turismo 70 Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, el comercio electrónico y de las firmas digitales, se establece las entidades de certificación. Del control y las sanciones Parte I Parte General; Parte III Firmas digitales, certificados y entidades de certificación. Ley 594 de 2000 Ley general de archivos Ley 599 de 2000 Código Penal ; 269A-269H; ; Aplicación Total Capitulo VII. De la violación a la intimidad, reserva e interceptación de comunicaciones. Título VII Bis. De la protección de la información y de los datos. Título VIII De los delitos contra los derechos de autor. Capítulo III De la falsedad en documentos. Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único
20 Página 20 de 64 Jerarquía de la norma Numero / Fecha Ley 909 de 2004 Ley 909 de 2005 Ley 962 / 2005 Ley Ley Ley 1150 de de de 2009 Ley 1437 / 2011 Ley Ley Ley Ley Ley Decreto Decreto 1474 de de de de de de de 1954 Título Artículo Aplicación Específica Regula el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y otras disposiciones. Se crea el acta de informe de gestión Racionalización de trámites y procedimientos administrativos Disposiciones sobre la contratación pública Normas en materia de protección de la competencia Se establece el régimen de los servicios postales y se dictan otras disposiciones Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Se expide el estatuto del consumidor Código General del proceso Disposiciones generales para la protección de datos personales Reglamenta la actividad de avaluador y se dictan otras disposiciones Autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se conduce valor probatorio a las copias fotostáticas Microfilmación documentos de Título I, Capítulo I 21 Título I, Capítulo II; Título II, Capítulo I, Capítulo IV, Capítulo V Art. 24, 25, 26, 27, 34, 37 Disposiciones comunes a toda la administración pública, derechos de las personas; notificación, entrega de información, atención al público, correo electrónico, supresión de sellos, presunción de validez de firmas Libre competencia, competencia desleal y protección del consumidor en el mercado de los servicios postales. Derechos, deberes, prohibiciones, impedimentos y recusaciones, derechos de las personas, deberes de las personas, deberes de las autoridades en la atención al público ; Derecho de petición; Utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo; Publicaciones, citaciones, comunicaciones y notificaciones Expedientes, Pruebas; Documentos; Notificaciones; Proceso verbal Autorregulación en la actividad del avaluador; Función disciplinaria; Entidades reconocidas de autorregulación; Requisitos; Negación o cancelación de inscripciones; Autoridades.
21 Página 21 de 64 Jerarquía de la norma Numero / Fecha Título Artículo Aplicación Específica Decreto 2974 de 1968 Reorganiza el Ministerio de Fomento Capítulo II Superintendencia de Industria y Comercio Decreto 1400 de 1970 Código de procedimiento civil Título VIII; Título X Copias, certificación y desgloses; Documentos; Expedientes Decreto 410 de 1971 Decreto 152 de 1976 Decreto 234 de 1983 Decreto 2153 de 1992 Código de Comercio Modifica la estructura del Ministerio de Desarrollo Económico Se fijan tarifas y se autoriza a la Superintendencia de Industria y Comercio a recaudarlas Por el cual se reestructura la Superintendencia de Industria y Comercio y se dictan otras disposiciones. Título III; Título VII 19 Del registro mercantil; De las Cámaras de Comercio Consejo Nacional de Industria y Turismo Decreto 856 de 1994 Decreto Decreto Decreto Decreto Decreto Decreto Decreto 1748 de de de de de de de 2000 Reglamenta el funcionamiento del registro de proponentes en las Cámaras de Comercio Archivos laborales informáticos Se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública Se reglamenta el artículo del Estatuto Tributario Se reglamentan los artículos 437-2, 615, 616-1, 616-2, 617, 618 y del Estatuto Tributario Se derogan, modifican y adicionan algunos artículos del Decreto 1748 de 1995 Se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las entidades y organismos de la Administración Pública del orden nacional y territorial 11; 12 Libros y archivos del registro único de proponentes; Información sobre licitaciones, contratos, multas y sanciones 23; 35 Certificaciones laborales de empleadores Título I, Capítulo I; Art ; Capítulo XIV; Reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo Capítulo III Régimen general, Actuaciones Generales; Publicaciones en el Diario Oficial; Departamento Administrativo de la Función Pública. Factura electrónica Factura Certificaciones laborales de empleadores Facultades de la Superintendencia de Industria y Comercio
22 Página 22 de 64 Jerarquía de la norma Decreto Numero / Fecha 2539 de 2000 Decreto 1474 / 2002 Decreto Decreto Decreto Decreto Decreto Decreto 1227 de de de de de de 2011 Decreto 4886 / 2011 Decreto 19 / 2012 Título Artículo Aplicación Específica relacionado con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales Se modifica parcialmente el Decreto 2145 de 1999 Se promulga el Tratado de la OMPI, Organización Mundial de la Propiedad Intelectual, sobre Derechos de Autor (WCT), Se reglamenta la Ley 909 de 2004 y el Decreto- Ley 1567 de 1998 Se adopta el Modelo de Control Interno para el Estado Colombiano Se modifica el artículo 8 del Decreto 1227 de 2005 Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Industria y Comercio y se determinan las funciones de sus dependencias. Operación del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP Se reasignan funciones del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN- y a la Superintendencia de Industria y Comercio Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Industria y Comercio y se determinan las funciones de sus dependencias. Se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. 20 Nombramiento de los Jefes de Control Interno Art. 12 Art. 3-6 Título I, Capítulo I; Capítulo II, Capítulo XI Obligaciones relativas a la información sobre la gestión de derechos Carrera administrativa Encargos o nombramientos provisionales Protección de los usuarios de servicios turísticos, investigaciones, cobro coactivo Principios y normas generales aplicables a los trámites y procedimientos administrativos; notificaciones, trámites, procedimientos y regulaciones del sector administrativo de comercio, industria y turismo.
23 Página 23 de 64 Jerarquía de la norma Numero / Fecha Título Artículo Aplicación Específica Decreto Decreto Decreto Decreto 2364 de de de de 2012 Decreto 805 de 2013 Decreto 1515 de 2013 Acuerdo 07 de 1994 Acuerdo 12 de 1995 Acuerdo 11 de 1996 Acuerdo 36 de 2000 Decreto Decreto 1377 de de 2013 Se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999 Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental Se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia Se reglamenta el artículo 173 del Decreto 019 de 2012 (Código de Comercio) Se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos. Se modifica el Reglamento General de Archivos Se establecen criterios de conservación y organización de documentos Por el cual se aprueba la tabla de Retención Documental presentada por la Superintendencia de Industria y Comercio. Se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012 Se reglamenta el sistema de compras y contratación pública 7 Firma electrónica Libros de comercio en archivos electrónicos 4 Comité de Archivo Protección de datos personales Aplicación parcial
24 Página 24 de 64 Jerarquía de la norma Numero / Fecha Acuerdo 47 de 2000 Acuerdo 48 de 2000 Acuerdo 49 de 2000 Acuerdo 50 de 2000 Acuerdo 56 de 2000 Acuerdo 60 de 2001 Acuerdo 016 de 2002 Título Artículo Aplicación Específica Se desarrolla el Artículo 43 del Capítulo V Acceso a los documentos de archivo, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre Restricciones por razones de conservación Se desarrolla el Artículo 59 del Capítulo VII Conservación de documentos, del Reglamento General de Archivos sobre Conservación preventiva, conservación y restauración documental Se desarrolla el artículo 61 Capítulo VII Conservación de documentos, del Reglamento General de Archivos sobre Condiciones de edificios y locales destinados a archivos Por el cual se desarrolla del artículo 64 del Capítulo VII Conservación de Documentos, del Reglamento General de Archivos sobre Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Por el cual se desarrolla el artículo 45 del Capítulo V Requisitos para la consulta, del Reglamento General de Archivos sobre Acceso a los documentos de archivo "Se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas" Se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio 1 Procedimiento registros públicos
25 Página 25 de 64 Jerarquía de la norma Numero / Fecha Acuerdo 37 de 2002 Acuerdo 38 de 2002 Acuerdo 42 de 2002 Acuerdo 002 de 2004 Acuerdo 27 / 2006 Acuerdo 4 de 2013 Acuerdo 5 de 2013 Título Artículo Aplicación Específica Se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía Se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de Responsabilidad del servidor público documentos y archivos. Por la cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la ley General de Archivos. Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados Se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de Actualiza el Reglamento General de Archivos, en su Artículo 67 y en lo correspondiente al uso del Glosario Se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
26 Página 26 de 64 Jerarquía de la norma Numero / Fecha Resolución 938 de 1994 Resolución 102 de 1996 Resolución de 2001 Título Artículo Aplicación Específica Por la cual se determina el sistema de control interno en la Superintendencia de Industria y Comercio y se dictan otras disposiciones Por la cual se crea el Comité de Archivo de la Superintendencia y se asignan funciones. Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental para la Superintendencia de Industria y Comercio. Resolución 884 de 2006 Manual de procesos y procedimientos de la SIC Resolución Resolución Resolución Resolución Resolución Resolución 5448 de de de de de de 2009 Por la cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en la Superintendencia de Industria y Comercio. Por la cual se modifica la Resolución 0938 de Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. Por la cual se adoptan en la Superintendencia de Industria y Comercio los mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral, así como el procedimiento para superar las que ocurran (Comité de Convivencia Laboral) Por la cual se reglamenta el crédito educativo de los funcionarios de la SIC. Se integra el Comité de Promoción Profesional. Se conforma el Comité Paritario de Salud Ocupacional Por la cual se crea el Grupo de Trabajo "Centro de Documentación e Información" adscrito a la Secretaría General.
27 Página 27 de 64 Jerarquía de la norma Resolución Resolución Resolución Resolución Numero / Fecha 2940 de de de de 2011 Título Artículo Aplicación Específica Por la cual se crea el Comité de Inversiones de la Superintendencia de Industria y Comercio Por la cual se reorganiza el Comité de Coordinación de Control Interno de la Superintendencia de Industria y Comercio Por la cual se adopta el Manual de Administración de Bienes Devolutivos y de Consumo (Comité de Bajas) Por la cual se crean los Comités de Coordinación y Seguimiento de áreas institucionales y el de Gestión en cada una de las dependencias de la Superintendencia de Industria y Comercio Resolución de 2011 Se conforma el Comité Asesor en Contratación Resolución Resolución Resolución Resolución de de de de 2012 Se crea el Comité de Dirección de la Superintendencia de Industria y Comercio Por la cual se conforma el Comité de Conciliación de la Superintendencia de Industria y Comercio y se expide su reglamento Por la cual se conforma el Comité de Convivencia Laboral de la Superintendencia de Industria y Comercio Por medio de la cual se autoriza el uso de la firma mecánica en algunos documentos expedidos dentro de los trámites adelantados por la Delegatura para el Control y Verificación de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal relacionados con las facultades legales conferidas por los artículos 11 y 12 del Decreto número 2876 de 1984.
28 Página 28 de 64 Jerarquía de la norma Resolución Resolución Numero / Fecha de de 2012 Resolución 128 de 2010 Resolución Resolución Resolución Resolución de de de de 2012 Título Artículo Aplicación Específica Por la cual se modifican los Títulos X y XI de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio. (Propiedad Industrial: CD- ROM o DVD-ROM; PDF o en su defecto TIFF) Por el cual se modifica la Resolución N de 2011, por la cual se crea el Comité de Dirección de la Superintendencia de Industria y Comercio Se actualiza la metodología de evaluación de TRD y de TVD, se deroga la Resolución del 13 de marzo de 2000 y se conforma el Pre-Comité Evaluador de Documentos Por la cual se modifica la Resolución N de 2011, por la cual se conforma el Comité Asesor en Contratación de la Superintendencia de Industria y Comercio Modifica la Resolución 102 de 1996, mediante la cual se creó el Comité de Archivo de la Superintendencia de Industria y Comercio, en sus artículos 4 y 7. Por la cual se modifica la Resolución N del 25 de enero de 2010, por la cual, se crea el Comité de Inversiones de la Superintendencia de Industria y Comercio Por la cual se adopta el Sistema Integral de Gestión Ambiental y Seguridad y Salud Ocupacional en la Superintendencia de Industria y Comercio (Conformación del Comité Integral de Gestión Ambiental y Seguridad y Salud Ocupacional)
29 Página 29 de 64 Jerarquía de la norma Resolución Resolución Resolución Resolución Resolución Resolución Numero / Fecha de de de de de de 2013 Título Artículo Aplicación Específica Por la cual se crea el Comité de Sostenibilidad Contable de la Superintendencia de Industria y Comercio Por la cual se modifica la Resolución N de 2011 por la cual se reorganiza el Comité de Coordinación de Control Interno de la Superintendencia de Industria y Comercio Por la cual se modifica la Resolución N de 2011, por la cual, se crea el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y el Comité de Tecnología de la Información y Comunicaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio Por la cual se autoriza el uso de la firma mecánica en algunos actos administrativos expedidos dentro de los trámites adelantados en la Dirección de Signos Distintivos de la Delegatura para la Propiedad Industrial relacionados con las facultades legales conferidas por el artículo 19 del Decreto 4886 de Por la cual se señala el procedimiento para la autorización de las operaciones de integración empresarial y se adoptan unas guías. Por la cual se derogan la Resolución de 2011, los artículos primero, segundo y tercero de la Resolución de 2011, las resoluciones número 8228 y de 2012 y se crea el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo.
30 Página 30 de 64 Jerarquía de la norma Resolución Resolución Numero / Fecha de de 2013 Título Artículo Aplicación Específica Por el cual se crea el Comité del Modelo Estándar de Control Interno - MECI Por la cual se derogan las Resoluciones números de 2012 y 652 de 2013 y se organiza la Secretaría Técnica de la Red Nacional de Protección al Consumidor. Resolución de 2013 Por la cual se asignan funciones jurisdiccionales Circular AGN Circular AGN Circular SIC Circular DAFP, AGN 2 de de 1999 Única de de 2003 Circular 6 de 2005 Circular COINFO Circular COINFO 4 de de 2010 Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas Tecnologías en los archivos públicos Producción documental: uso de tintas de escritura. No se deben utilizar micropunta o esferos de tinta húmeda Se reúnen en un solo cuerpo normativo todas las reglamentaciones e instrucciones generales de la Superintendencia de Industria y Comercio que se encuentran vigentes Organización de las Historias Laborales Implementación del sistema de gestión de la calidad en las entidades del estado obligadas por la ley 872 de 2003, su Decreto 4110 de 2004 y la norma técnica de calidad para la Gestión pública NTCGP 1000:2004. Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos. CONTEXTO Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos. Anexo I
31 Página 31 de 64 Jerarquía de la norma Circular AGN Circular AGN Circular AGN Circular DAFP Circular AGN Circular AGN Circular SIC Numero / Fecha 3 de de de de de de de 2012 Circular 1 de 2013 Circular SIC Circular SIC Memorando SIC Manual AGN Manual AGN Manual CIA 7 de de Título Artículo Aplicación Específica Obligación de transferir a los Archivos Generales los documentos de valor secundario. Directrices o Lineamientos al Manejo y Administración de los Archivos de Entidades Señaladas en la Ley 1444 de Prohibición para enviar los originales de documentos de archivo a otro tipo de unidades de información Nominación de los jefes de Control Interno o quien haga sus veces a partir de la entrada en vigencia de la Ley 1474 de Adquisición de herramientas tecnológicas de gestión documental Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel Eficiencia administrativa y cero papel Directrices para el cumplimiento e implementación del Decreto 2578 de 2012 Políticas de racionalización y reducción de impresiones y consumo de papel Programa eficiencia administrativa y cero papel Prohibición de salida de documentos de la Entidad Mini/Manual N 4 TRD y transferencias documentales. Directrices básicas e instructivos para su elaboración Fondos Acumulados. Manual de organización Documentos electrónicos: Manual para archiveros
32 Página 32 de 64 Jerarquía de la norma Manual MinTic Manual SIC Manual SIC Directiva Presidencial Numero / Fecha 2010 GD01-M01 de 2012 GD01-M02 de de 2012 Decisión 351 / 1993 Norma Técnica ICONTEC Norma Técnica ICONTEC Norma Técnica ICONTEC Norma Técnica CIA NTC 3393 de 1996 NTC 4095 de 1997 NTC 4436 de 1998 ISAD (G) de 2000 Título Artículo Aplicación Específica Manual para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en línea de la República de Colombia Versión 2010 Manual de archivo y retención documental Manual de Correspondencia y Sistema de Trámites Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la Administración Pública Régimen Común Andino sobre derechos de autor y derechos conexos Documentación. Elaboración de cartas comerciales. Norma general para la descripción archivística Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad (Homologación de la Norma ISO 11108). Norma internacional general de descripción archivística Norma Técnica ICONTEC NTC 5029 de 2001 Norma sobre medición de archivos Norma Técnica ISO Norma Técnica ISO Norma Técnica ICONTEC Norma Técnica ICONTEC de DE 2002 NTC 5174 de 2003 NTC 5238 de 2004 Códigos para la representación de los idiomas principales del mundo Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental Procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata Micrografía. Microfilmación de series. Procedimientos de operación
33 Página 33 de 64 Jerarquía de la norma Numero / Fecha Título Artículo Aplicación Específica Norma Técnica ICONTEC Norma Técnica ICONTEC Norma Técnica ICONTEC Norma Técnica ICONTEC Norma Técnica ICONTEC Norma Técnica ISO Modelo MinTic Modelo Comisión Europea NTC-ISO de 2004 NTC- ISO/IEC de 2006 NTC- OHSAS de 2007 NTCGP 1000 de 2009 NTC-ISO de de Sistemas de gestión ambiental. Requisitos con orientación para su uso Tecnología de la información. Técnicas de seguridad. Sistemas de gestión de la seguridad de la información (SGSI). Requisitos. Sistemas de gestión en seguridad y salud ocupacional. Requisitos. Norma técnica de la calidad en la gestión pública Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1. Generalidades Códigos para la representación de los nombres de los países Modelo de seguridad de la información para la estrategia de gobierno en línea 2.0 Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Especificación MoReq 5 GENERALIDADES El Grupo Centro de Documentación e Información en cumplimiento a lo establecido en el Capítulo II artículos 10 al 15 del Decreto 2609 de 2012 y a lo estipulado en el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, el cual establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos., ha elaborado el Programa de Gestión Documental. Este documento formula las políticas y establece las actividades a realizar en el corto, mediano y largo plazo, a fin de que la Gestión Documental se desarrolle atendiendo los siguientes procesos: a. Planeación b. Producción
34 Página 34 de 64 c. Gestión y Trámite d. Organización e. Transferencia f. Disposición de Documentos g. Preservación a largo plazo h. Valoración Así mismo, establece un modelo conceptual que indica la relación media entre los documentos y las actividades de la entidad, frente a los aspectos económicos, administrativos y tecnológicos que permitan establecer con participación activa a nivel directivo y los funcionarios en general, la mejora de todo el sistema de gestión documental. El Comité de Archivo y el Comité de Desarrollo Administrativo de la Entidad, se identifican como Autoridad Archivística Institucional y son los responsables de la actualización del presente documento. La Superintendencia de Industria y Comercio ha implementado acciones de mejora continua en la Gestión Documental dando aplicación a la normatividad, los manuales, y demás documentos que están establecidos en el Sistema Integral de Gestión Institucional SIGI, el cual se encuentra certificado en las normas ISO 9001, ISO 14001, OHSAS y NTCGP 1000, lo que garantiza que la gestión documental sea eficiente y de calidad. La información y las actividades que se proyectan en el presente documento, están basadas en el resultado de una revisión interna que inició con el diagnóstico documental en el año 2012, en desarrollo del Contrato de Consultoría No.142 del mismo año, y las diferentes necesidades identificadas en cuanto a rediseño o cambio en los procesos y procedimientos documentales. El contenido del documento se desarrolla ordenadamente en el punto 6, iniciando con los requerimientos para el desarrollo del PGD, luego con los lineamientos para los procesos de la Gestión Documental según el ciclo de vida de todos los documentos, como son la planeación, producción, gestión, trámite y disposición final, posteriormente, las fases de implementación del PGD y los programas específicos, la armonización con el MECI y con el Sistema de Gestión de Calidad y el SIGI. El Programa de Gestión Documental de la Superintendencia de Industria y Comercio, es un documento susceptible de mejoras continuas, por lo que, el Centro de Documentación e Información de la mano con la Oficina de Control Interno, estará encargado de realizar el seguimiento necesario y permanente para generar y adaptar los cambios que este documento requiera, así mismo de elaborar los planes y programas que complementen el PGD. El Comité de Archivo y el Comité de Desarrollo Administrativo avalarán los cambios y la Oficina Asesora de Planeación hará lo propio para la actualización y normalización en el Sistema Integral de Gestión Institucional SIGI. 6 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA Normativos: Se desarrollan en el numeral 4 de este documento.
35 Página 35 de 64 Tecnológicos: La Superintendencia de Industria y Comercio, cuenta con instrumentos técnicos previos como manuales, procedimientos y formatos para los diferentes procesos de la entidad, igualmente se han definido las tablas de retención documental, tablas de valoración documental (en proceso de elaboración), adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital de los documentos y cuenta con Unidad de Correspondencia (Centro de Documentación e Información). Mediante los procesos de Gestión Documental, Gestión de Tecnologías de la Información y la Comunicación, Sistema integral de Gestión y Gestión Administrativa, se controlan los diferentes parámetros de información documental de la SIC, complementariamente con los sistemas de información en software que utilizan los funcionarios y contratistas: SIIF, Sistema de Control de Trámites y de Gestión Documental, Sistema de Gestión de Archivo, Sistema de Control de Providencias, Sistema de Propiedad Industrial - Signos Distintivos, Sistema de Propiedad Industrial - Nuevas Creaciones, Registro de Productores e Importadores, Sistema de Denuncias, Aplicativo de Supervisión Empresarial, Integraciones Económicas, Informes de Cámaras de Comercio, Sistema de Recursos Humanos, Sistema de Intranet, y Sistema Integral de Gestión. (Ver GS01- M01 Manual de Seguridad Informática). Económicos y Administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el Programa de Gestión Documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atención a la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental, atender aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. La SIC a través de los Proyectos de Inversión Actualización del Sistema de Atención al Ciudadano y Fortalecimiento y Modernización del Sistema de Atención al Ciudadano, tiene planeadas las siguientes acciones para desarrollar como trabajo de avance del Programa de Gestión Documental de la SIC: 1. Contratación del servicio de organización, digitalización e indexación y el inventario de documentación de gestión de diferentes dependencias de la SIC, bajo los parámetros de calidad establecidos por la Entidad. 2. Elaborar un programa de documentos vitales o esenciales asociados al plan de riesgo operativo de la entidad en caso de emergencia. 3. Contratar los servicios especializados en administración de gestión documental que incluye: Los servicios de correspondencia (recepción, registro, radicación, digitalización y distribución) fax, correo electrónico, mensajería interna y externa, la organización, clasificación, incorporación, préstamo, cuidado y custodia de documentos que se encuentran en los diferentes depósitos de archivo de gestión, Central y demás servicios que se requiera en el campo de la gestión documental.(ver Anexo 2 - Cronograma y presupuesto anual para la implementación del PGD) 7 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
36 Página 36 de Planeación La documentación que se genera en la entidad, atiende a los parámetros establecidos para la gestión de calidad, es así como, todo documento que se produce debe cumplir lo establecido tanto en el MANUAL INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL SIGI SC01-M01, como en el procedimiento DOCUMENTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL SIGI SC01-P01, en los cuales, se plantean tanto las generalidades como la metodología para la elaboración, la actualización, distribución, eliminación y el control de los documentos que forman parte del Sistema Integral de Gestión Institucional. El Centro de Documentación e Información tomará parte activa en la planeación y análisis archivístico de la documentación que se cree en las diferentes dependencias, para formar parte del Sistema Integral de Gestión Institucional SIGI. 7.2 Producción Creación y Diseño de Documentos Se describen los diferentes tipos de documentos que produce la Superintendencia de Industria y Comercio, en cumplimiento de sus funciones, de igual manera se presentan los modelos de documentos y los aspectos técnicos inmersos en la producción de dicha documentación aplicados por la Entidad. Para la elaboración de Manuales, Procedimientos, Instructivos, Planes, Programas, Reglamentos y Formatos, se deben seguir los parámetros establecidos en el procedimiento SC01-P01 DOCUMENTACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - SIGI Para la elaboración de informes, memorandos, cartas, autos, circulares, consultas, resoluciones y actas de reunión, se debe utilizar el tipo de letra Arial, tamaño 12 puntos, siguiendo los parámetros establecidos en los documentos CS01-I01 INSTRUCTIVO MARCA INSTITUCIONAL y GD01-I02 INSTRUCTIVO PAUTAS PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS, y utilizando los formatos que se encuentran disponibles en la IntraSIC, en la pestaña Plantillas ; allí mismo, se halla el formato para elaborar presentaciones en PowerPoint. En la pestaña de Plantillas se tiene la opción de utilizar un buen número de formatos de la Delegatura de Propiedad Industrial. Para cada dependencia, en la IntraSic en la pestaña del Sistema Integral de Gestión Institucional en su respectivo proceso, se hallan los diferentes Formatos que se emplean en el desarrollo de sus funciones Medios y Técnicas de Producción Reprografía e Impresión La Superintendencia cuenta con una línea de impresoras multifuncionales, suministradas mediante outsourcing, empresa que se encarga de proveer los insumos, el servicio de mantenimiento y los informes periódicos que debe rendir en cuanto al uso general y particular de este servicio.
37 Página 37 de Fotocopiado El servicio de fotocopiado se presta en dos modalidades: 1. Servicio centralizado, 2. Fotocopiadoras por dependencias o áreas laborales. Servicio Centralizado: ubicado en el tercer piso, ala norte del edificio. Con este servicio se suple la necesidad de las dependencias de procesar trabajos de reprografía de volúmenes medios y altos. Para la prestación del servicio, se tendrá en cuenta: - La reproducción o fotocopiado de documentos se atenderá en orden de llegada previo diligenciamiento y entrega del formato Solicitud de Servicios al Centro de Documentación e Información, GD01-F05 firmado por el Superintendente, Superintendentes Delegados, Secretario General, Jefes de Oficina, Directores, Coordinadores de Grupo, Asesores del Despacho del Superintendente y Secretarios Ad-Hoc. - Los formatos deberán diligenciarse detallando la descripción del documento a fotocopiar. En caso que esto no suceda se devolverá a la dependencia para que complemente la información. - Las fotocopias deben ser única y exclusivamente relacionadas con las funciones de la Superintendencia de Industria y Comercio. - Para la reproducción de documentos con destino a usuarios externos de la Superintendencia de Industria y Comercio, se seguirá lo previsto en el procedimiento GJ04 P06 Solicitud de Copias. Fotocopiadoras por dependencias o áreas laborales: Ubicadas en los diferentes pisos de la Entidad, prestan el servicio de fotocopiado, impresión y escaneo de documentos. Todo el servicio de fotocopiado tiene seguimiento automatizado que establece códigos por usuario, con lo que se lleva registro y control estadístico de uso del servicio Tipos de Soporte La Superintendencia de Industria y Comercio atiende los lineamientos contemplados en el Acuerdo 060 de 2001 del AGN, Artículo 9 Conservación documental, el cual establece que Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Con base en lo anterior, la Entidad utilizará para la elaboración de sus documentos, papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de ph esté en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con la NTC 4436 Papel para documentos de archivo requisitos para la permanencia y durabilidad. Así mismo, se establecerán los parámetros que deberán cumplir otros tipos de soporte documental que se utilizan en la entidad y la manera óptima de guardar y preservar la información por ellos contenida.
38 Página 38 de Diplomática en Términos de Formalidad Imagen Corporativa El logo y sigla de propiedad de la Superintendencia de Industria y Comercio, solo podrá ser utilizada en los términos establecidos en el Instructivo CS01-I01 Marca Institucional Firmas Autorizadas Documentos físicos y Cero Papel Los funcionarios autorizados para firmar los diferentes documentos para atender asuntos de carácter oficial, siguiendo lo estipulado en el documento GD01-M02 Manual de Correspondencia y Sistema de Trámites, son los siguientes: - Superintendente de Industria y Comercio, Superintendentes Delegados, Secretaria General, Jefes de Oficina, Directores y Coordinadores. - El Superintendente de Industria y Comercio puede firmar la correspondencia de todas las dependencias y los Superintendentes Delegados, el Secretario General, los Jefes de Oficina y Directores, la de las dependencias a su cargo. - Los funcionarios comisionados por el Secretario General para la práctica de pruebas de los procesos disciplinarios están autorizados para firmar la documentación relacionada con esta etapa del proceso. - Los Secretarios generales ad-hoc nombrados por la Secretaría General para el desempeño de funciones de certificados y autenticación, podrán suscribir la correspondencia relacionada. - Los asesores del Despacho del Superintendente de Industria y Comercio podrán suscribir comunicaciones para adelantar actuaciones relacionadas con solicitudes de información. - Funcionario designado expresamente por el Superintendente de Industria y Comercio para atender asuntos especiales. NOTA: El Grupo Centro de Documentación e Información se abstendrá de tramitar aquella documentación que venga firmada, por un funcionario que no esté autorizado. Cero Papel Por medio de la resolución de 2012, en la cual se autoriza el uso de la firma mecánica en algunos documentos expedidos mediante trámite adelantados por la Delegatura para el Control y Verificación de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal. La firma mecánica está autorizada para las comunicaciones a través de las cuales se trasladan a otras entidades por competencia, quejas, los recursos y demás peticiones que no sean de competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio, así como las comunicaciones en las cuales se informa a los quejosos sobre los traslados de escritos y el tramite que se surte en esta Entidad.
39 Página 39 de 64 Las solicitudes de explicaciones y requerimientos dentro del trámite de las investigaciones administrativas por incumplimiento de la normatividad de control de precios y especulación indebida. Los actos administrativos sancionatorios y de archivo dentro del trámite de las investigaciones administrativas por incumplimiento de la normatividad de control y precios y especulación indebida. Por medio de la resolución de 2012, por la cual se autoriza el uso de la firma en algunos actos administrativos expedidos dentro de los tramites adelantados en la Dirección de los Signos Distintivos de la Delegatura para la Propiedad Industrial. Se autoriza la firma mecánica del Coordinador del Grupo de Trabajo de Registro para los siguientes actos administrativos 1. Oficios de requerimiento 2. Las órdenes de publicación. 3. Oficios mediante los cuales se ordenan los desgloses de documentos y tasas. Autoriza la firma mecánica al Coordinador del Grupo de Trabajo de Fondo para la expedición de los actos administrativos mediante los cuales ejecutan los requerimientos. Autoriza la firma mecánica al Coordinador del Grupo de Trabajo de Oposiciones y Cancelaciones para la expedición de los siguientes actos administrativos. 1. Oficios de requerimiento 2. Oficios de traslado de oposiciones y acciones de cancelación. Módulo Cero Papel La Superintendencia ha implementado la política Cero Papel, para la producción de documentos bajo esta modalidad, las firmas autorizadas son: - Señor Superintendente. - Secretario General. - Delegados. - Directores. - Jefes de Oficina. - Coordinadores de Grupo. 7.3 Gestión y Trámite de Documentos El sistema de gestión documental utilizado por la Superintendencia de Industria y Comercio para la administración, seguimiento y control de los asuntos que cursan trámite en la Entidad, se denomina Sistema de Trámites y se encuentra desarrollado su funcionamiento en el documento GD01-M02 Manual de Correspondencia y Sistema de Trámites Recepción y Distribución de Documentos
40 Página 40 de 64 Las comunicaciones que se reciben durante el horario de atención al usuario externo (8:00 horas a las 16:30 horas) a través de fax, correo tradicional o de correo electrónico deben ser radicadas en el sistema el mismo día en que se reciben, en el caso de comunicaciones recibidas mediante fax y correo electrónico luego del horario establecido se radican con fecha del día hábil siguiente. Las políticas y normas de aplicación general para recepcionar, registrar, radicar, distribuir y enviar las comunicaciones oficiales de Entrada, de Traslado y de Salida se encuentran establecidas en el documento GD01-M02 Manual de Correspondencia y Sistema de Trámites. En la distribución de comunicaciones oficiales y como medio de trazabilidad se utiliza el Sistema de Trámites, como sistema de gestión documental de la Entidad, el cual asigna la siguiente codificación: Código Dependencia Nombre de la Dependencia 0 Despacho del Superintendente 1 Asesores 10 Oficina Asesora Jurídica 11 Grupo De Cobro Coactivo 12 Grupo De Regulación 20 Oficina De Tecnología e Informática 23 Grupo Trabajo Infraestructura Tecnológica y Seguridad 24 Grupo Trabajo Gestión de Información y Proyectos Informáticos 25 Grupo Trabajo Sistemas de Información 30 Oficina Asesora de Planeación 37 Grupo de Trabajo de Estudios Económicos 50 Oficina de Control Interno 60 Grupo de Gestión Judicial 70 Oficina de Servicios al Consumidor y de Apoyo Empresarial 71 Grupo de Trabajo de Formación 72 Grupo de Trabajo de Atención al Ciudadano 73 Grupo de Trabajo de Comunicación 100 Secretaría General 101 Grupo Centro de Documentación e Información 103 Grupo de Control Disciplinario 104 Grupo de Notificaciones y Certificaciones 105 Grupo De Contratación 111 Grupo de Trabajo de Talento Humano 130 Dirección Financiera 131 Grupo Trabajo Administrativo 140 Dirección Administrativa 1000 Despacho del Superintendente Delegado para Protección de la Competencia 1003 Grupo de Trabajo de Competencia Desleal y Propiedad Industrial 1004 Grupo de Protección de la Competencia 1005 Grupo de Integraciones Empresariales 1006 Grupo de Trabajo Interdisciplinario de Colusiones
41 Página 41 de Dirección de Cámaras de Comercio 1021 Grupo de Trabajo de Trámites Administrativos Adscrito a la Dirección de Cámaras de Comercio 1022 Grupo de Trabajo de Vigilancia a las Cámaras de Comercio y a los Comerciantes adscritos a la Dirección de Cámaras de Comercio 2000 Despacho del Superintendente Delegado para la Propiedad Industrial 2010 Dirección de Signos Distintivos 2011 Grupo de Fondo 2013 Grupo de Oposiciones y Cancelaciones 2014 Grupo de Registro 2016 Grupo de Trabajo de Forma 2020 Dirección de Nuevas Creaciones 2023 Grupo Banco Patentes 2025 Grupo de Trabajo del Sector de Ingenierías 2026 Grupo de Trabajo de Ciencias Químicas 2027 Grupo de Trabajo de Ciencias Farmacéuticas y Biológicas 3000 Despacho del Superintendente Delegado para la Protección del Consumidor 3003 Grupo de Trabajo de Apoyo a la Red Nacional de Protección al Consumidor 3100 Dirección de Investigaciones de Protección al Consumidor 3110 Grupo de Trabajo de Supervisión Empresarial y Seguridad de Producto 3200 Dirección de Investigaciones de Protección de Usuarios de Servicios de Comunicaciones 3210 Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas de Protección de Usuarios de 3211 Servicios de Comunicaciones Grupo de Trabajo de Supervisión, Control y Vigilancia Regímenes de Protección de Usuarios de Servicios de Comunicaciones 4000 Despacho del Superintendente Delegado para Asuntos Jurisdiccionales 4002 Grupo de Trabajo de Defensa del Consumidor 4005 Grupo de Trabajo de Calificación Despacho del Superintendente Delegado para el Control y Verificación de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal Dirección de Investigaciones para el Control y Verificación de Reglamentos Técnicos y Metrología Legal 7000 Despacho del Superintendente Delegado para la Protección de Datos Personales 7100 Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales 7110 Grupo de Trabajo de Habeas Data 7111 Grupo de Trabajo de Investigaciones Administrativas 9001 Secretario Ad-Hoc Delegatura para la Propiedad Industrial 9003 Despacho Superintendente 9036 Comisión de Personal 9037 Comité de Convivencia Laboral Tabla Códigos y Dependencias
42 Página 42 de Trámite de los Documentos En la Superintendencia de Industria y Comercio, para la administración, seguimiento y control de los asuntos que cursan trámite en la Entidad se utiliza el Sistema de Trámites, tal como se desarrolla en el numeral 6 del documento GD01-M02 Manual de Correspondencia y Sistema de Trámites. Mediante el Sistema de Trámites se desarrollan entre otras las labores de registro y radicación; se le da el direccionamiento a la dependencia competente de acuerdo con el contenido o asunto del documento y queda especificado con el tipo de Trámite, Evento y Actuación que están predefinidas en la Entidad; es el medio de control y seguimiento y permite establecer la trazabilidad de la documentación que ingresa o se produce en la Superintendencia; el Sistema de Trámites de acuerdo con parámetros establecidos determina la disponibilidad de los documentos, permite la solicitud en préstamo o la consulta de los mismos Consulta y préstamo documental El procedimiento para el préstamo de documentos se encuentra detallado en GD01-M01 Manual de Archivo y Retención Documental y el Instructivo GS01-I04 Préstamo de Expedientes a Usuarios Internos Consulta y Préstamo Documental Archivo Central (Módulo del Sistema de Gestión de Archivo) Generalidades Sistema de Gestión de Archivo El ingreso al Sistema de Gestión de Archivo se realiza de la misma forma que para el Sistema de Trámites. De esta manera al usuario con permiso de ingreso al Sistema de Trámites es posible configurarle un conjunto de opciones para el Sistema de Gestión de Archivo sin necesidad de asignarle una nueva clave. Pantalla Ingreso al Sistema de Trámites
43 Página 43 de 64 En el menú izquierdo inferior del Sistema de Tramites se encuentra la opción Sistema de Gestión de Archivo, al seleccionarla se desplegará el MENÚ PRINCIPAL en donde dependiendo del perfil del usuario saldrán una serie de opciones agrupadas. Todas las herramientas en el Sistema de Gestión de Archivo tienen comportamientos similares que se describen a continuación: - Mensaje de ayuda en campo de formulario: En los formularios de registro de información es posible encontrar un icono de ayuda. Pasando el puntero del ratón por encima se despliega el mensaje de ayuda correspondiente al campo a diligenciar. - Botones de Guardar, Modificar, Nuevo, Anular: Al final de cada formulario se encuentran los botones para aplicar al registro diligenciado. Si se diligencia un registro nuevo el botón que aparecerá es solamente el de Guardar de otra forma será mostrado los botones de Modificar, Nuevo, Anular. El botón Nuevo despliega el formulario en blanco para poder diligenciar un registro nuevo. - Registro de fechas: En donde sea necesario diligenciar un campo tipo fecha, se mostrara un botón en puntos suspensivos que al hacerle click desplegara una herramienta para seleccionar de forma interactiva, el día correspondiente en una tabla de la misma manera que en un calendario. Contiene un botón de ayuda?, de cerrado x, dos botones para desplegar y seleccionar el año << y >> hacia adelante o hacia atrás respectivamente y dos botones para seleccionar el mes < y >. Pantalla Opciones de Búsqueda Sistema Gestión de Archivo - Validación de información correcta: Todos los formularios validaran la calidad de la información diligenciada. Cuando se presente un fallo en el diligenciamiento aparecerá un mensaje de advertencia con la lista de campos con errores. La modificación o registro no será finalizada hasta tanto no se corrija y se vuelva a intentar aplicando el cambio.