Source: http://docplayer.pl/24942744-Wystapienie-pokontrolne.html
Timestamp: 2018-06-22 21:22:27+00:00
Document Index: 25104827

Matched Legal Cases: ['art. 7', 'art. 9', 'art. 10', 'art. 10', 'art. 10', 'art. 10', 'art. 40', 'art. 10', 'art. 10', 'art. 4', 'art. 10', 'art. 14', 'art. 14', 'art. 23', 'art. 23', 'art. 24', 'art. 18', 'art. 14', 'art. 14', 'art. 18', 'art. 20', 'art. 20', 'art. 4', 'art. 24', 'art. 4', 'art. 24', 'art. 28', 'art. 28', 'art. 40', 'art. 3', 'art. 3', 'art. 4', 'art. 24', 'art. 14', 'art. 15', 'art. 40', 'art. 14', 'art. 15', 'art. 20', 'art. 20', 'art. 20', 'art. 20', 'art. 4', 'art. 15', 'art. 24', 'art. 4', 'art. 15', 'art. 18', 'art. 26', 'art. 18', 'art. 26', 'art. 26', 'art. 26', 'art. 26', 'art. 26', 'art. 26', 'art. 18', 'art. 26', 'art. 26', 'art. 26', 'art. 27', 'art. 4', 'art. 24', 'art.5', 'art. 4', 'art. 24', 'art. 4', 'art.24', 'art. 4', 'art. 4', 'art. 26', 'art. 5', 'art. 18', 'art. 18', 'art. 249', 'art. 53', 'art. 45', 'art. 53', 'art. 45', 'art. 20', 'art. 11', 'art.23', 'art.20', 'art.23']

1 Kielce, dnia 31 marca 2011 r. WK Pan Zdzisław Oleksiewicz Wójt Gminy Łopuszno Wystąpienie pokontrolne Regionalna Izba Obrachunkowa w Kielcach na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) przeprowadziła w dniach od 10 marca 1 lipca 2010 r. oraz w dniach stycznia 2011 r. kompleksową kontrolę gospodarki finansowej Gminy Łopuszno w wybranych okresach od 2006 roku do dnia przeprowadzenia kontroli, ze szczególnym uwzględnieniem działalności w 2009 roku. Protokół kontroli omówiono i podpisano w dniu 3 lutego 2011 r. W wyniku kontroli stwierdzono niżej opisane nieprawidłowości i uchybienia, które powstały na skutek nie przestrzegania obowiązujących przepisów prawa przez osoby odpowiedzialne za gospodarkę finansową Gminy. Przedstawiając ustalenia kontroli Regionalna Izba Obrachunkowa w Kielcach na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych wnosi o ich wykorzystanie w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości poprzez realizację niżej przedstawionych wniosków pokontrolnych oraz podjęcie innych niezbędnych działań w celu niedopuszczenia do powstania podobnych nieprawidłowości w dalszej działalności. 1. Dokumentacja przyjętych zasad (polityka) rachunkowości wprowadzona zarządzeniem Wójta Gminy Nr 70/2009 z dnia r. nie określa: metod wyceny aktywów i pasywów budżetu gminy oraz zasad ustalania wyniku wykonania budżetu, zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej w zakresie ewidencji budżetu gminy, przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej w zakresie ewidencji księgowej jednostki Urząd Gminy, opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym 1
2 w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji, wykazu faktycznie prowadzonych ksiąg rachunkowych w tym kont ksiąg pomocniczych, zasad funkcjonowania kont oraz prowadzenia kont księgi głównej, kont analitycznych i kont szczegółowych w zakresie ewidencji podatków i opłat nie dostosowano zasad funkcjonowania kont Urzędu do przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761). Nieprawidłowość narusza art. 10 ust. 2 w związku z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.) zwanej w dalszej części niniejszego wystąpienia również ustawą o rachunkowości. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy. Wniosek pokontrolny Nr Opracować i przyjąć do stosowania dokumentację przyjętych zasad (politykę) rachunkowości, zawierającą wszystkie obligatoryjne elementy jak również wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone przepisami prawa, stosownie do art. 10 ust. 2 w związku z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, z uwzględnieniem art. 40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.) oraz przepisów rozporządzeń Ministra Finansów: z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861), i z dnia 25 października 2010 roku w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375). 1.2 Przestrzegać obowiązku bieżącego aktualizowania polityki rachunkowości, stosownie do art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. 2. Do ksiąg rachunkowych Urzędu Gminy w 2009 roku wprowadzono konta na których ujmowano operacje gospodarcze pomimo, że nie były one wymienione w obowiązującej polityce rachunkowości, dotyczy to kont o symbolach: 102, 103, 105, 106, 241, 242, 243, 244, 426, 428, 429, 430, 432, 437, 440, 441, 442, 443, 444, 445, 446, 447, 460, 462, 465, 466 i 480. Nieprawidłowość narusza art. 10 ust. 1 pkt 3 lit a) ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym zapisów operacji gospodarczych występujących w jednostce należy dokonywać na kontach przewidzianych do stosowania w zakładowym planie kont, ustalającym wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej w związku z 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu 2
3 terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz z późn. zm.) zwanego w dalszej części wystąpienia również rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku. Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponosi Skarbnik Gminy. Wystąpienie pokontrolne Nr Zapisów operacji gospodarczych występujących w jednostce dokonywać na kontach przewidzianych do stosowania w zakładowym planie kont, w związku z art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W przypadku gdy w zakładowym planie kont liczba kont syntetycznych jest niewystarczająca w stosunku do potrzeb prowadzenia prawidłowej ewidencji uzupełnić zakładowy plan kont o konta dodatkowe, zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont, zgodnie z 15 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861) zwanego w dalszej części wystąpienia również rozporządzenie Ministra Finansów: z dnia 5 lipca 2010 r Ująć w zakładowym planie kont konta wszystkie stosowane konta i ustalić przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń na tych kontach, z uwzględnieniem zasad ich funkcjonowania, stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy o rachunkowości. 3. W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2009 r. - dziennika - stwierdzono, że zapisy nie były uporządkowane w kolejności chronologicznej chronologia zapisów była zachowana tylko dla poszczególnych rodzajów dokumentów księgowych, co narusza art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.). Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi Skarbnik Gminy. Wniosek pokontrolny Nr 3 Dziennik prowadzić w taki sposób, aby zawierał chronologiczne ujęcie zdarzeń, stosownie do art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.). 4. Zapisy księgowe nie zawierały daty dokonania operacji gospodarczej oraz określenia rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego daty. Nieprawidłowość stanowi naruszenie art. 23 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz z późn. zm.). Ponadto zapisy dotyczące rozrachunków nie zawierały wskazania terminu płatności, co uniemożliwia ustalenie stanu zobowiązań wymagalnych oraz zaległości. Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponosi Skarbnik Gminy. 3
4 Wniosek pokontrolny Nr 4 W zapisach księgowych zawierać wszystkie elementy określone w art. 23 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz z późn. zm.), w tym datę dokonania operacji gospodarczej oraz określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego daty. Ponadto w zapisach dotyczących rozrachunków wskazywać termin płatności, stosownie do art. 24 ust. 4 pkt 2 ustawy o rachunkowości. 5. Obroty dziennika Urzędu Gminy za poszczególne okresy sprawozdawcze w 2009 r. uwzględniają obroty kont pozabilansowych i w związku z tym były niezgodne z sumą obrotów wynikającą z zestawień obrotów i sald, co narusza art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, zgodnie z którym obroty zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej powinny być zgodne z obrotami dziennika oraz art. 14 ust. 1 tej ustawy zgodnie z którym, bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponosi Skarbnik Gminy. Wniosek pokontrolny Nr 5 Obroty zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej uzgadniać z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych, stosownie do art. 14 ust. 1 oraz art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223). 6. W 2009 r. nie prowadzono kont ksiąg pomocniczych, m.in. do kont: 260 Zobowiązania finansowe w ewidencji budżetu zapewniających możliwość ustalenia stanu zobowiązań z poszczególnymi kontrahentami wg tytułów zobowiązań pomimo, że zobowiązania posiadano w BGK i WFOŚiGW, 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych w ewidencji Urzędu według poszczególnych dłużników z poszczególnych tytułów należności, zespołu 7 w ewidencji Urzędu wg pozycji planu finansowego (podziałek klasyfikacji) oraz w sposób umożliwiający sporządzenie rachunku zysków i strat, Fundusz jednostki według tytułu zwiększeń i zmniejszeń funduszu jednostki. Nieprowadzenie kont ksiąg pomocniczych do ww. kont narusza zasady prowadzenia ewidencji analitycznej do poszczególnych kont określone w załącznikach Nr 1 i Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz z późn. zm.) oraz 12 ust. 1 pkt 5 tego rozporządzenia. Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponosi Skarbnik Gminy. 4
5 Wniosek pokontrolny Nr 6 Prowadzić odpowiednie konta ksiąg pomocniczych (ewidencję analityczną) do poszczególnych kont księgi głównej, stosownie do 15 ust. 1 pkt 5, 16 ust. 1 oraz zasad funkcjonowania kont, określonych w Załącznikach Nr 2 i Nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. 7. W zakresie ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi na koncie 223 Rozliczenie wydatków budżetowych stwierdzono, że wydatki dokonane przez jednostki budżetowe w wysokości wynikającej ze sprawozdań (Rb-28S) ujmowano w korespondencji z kontem 902 w okresach kwartalnych zamiast miesięcznych, co narusza zasady funkcjonowania konta 223 określone w Załączniku Nr 1 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w związku z 14a ust. 2 tego rozporządzenia oraz art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponosi Skarbnik Gminy. Wniosek pokontrolny Nr 7 Na stronie Ma konta 223 Rozliczenie wydatków budżetowych ujmować wydatki budżetowe zrealizowane przez jednostki budżetowe w wysokości wynikającej z okresowych (miesięcznych) sprawozdań tych jednostek, zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont określonymi w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. i przepisem 18 ust. 2 tego rozporządzenia oraz art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości. 8. W księgach rachunkowych Urzędu Gminy pod datą r. ujęto należności i przychody będące dochodami budżetu, realizowane przez wyodrębnione jednostki budżetowe - szkoły. Dochody te, dotyczyły odsetek od środków na rachunkach bankowych wyodrębnionych jednostek budżetowych oraz czynszu najmu na podstawie umowy zawartej przez Dyrektora Zespołu Szkół w Łopusznie. Pobierane przez poszczególne jednostki budżetowe wszelkie dochody budżetowe powinny być ujmowane w ich księgach rachunkowych, wykazywane w sprawozdaniach Rb-27S poszczególnych jednostek oraz przekazywane na dochody budżetu gminy. Stwierdzona nieprawidłowość stanowi naruszenie art. 4 ust. 1 i ust. 2 oraz art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz z późn. zm.). Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponosi Skarbnik Gminy. Wniosek pokontrolny Nr Zaprzestać ujmowania w księgach Urzędu przychodów będących dochodami budżetu, realizowanymi przez wyodrębnione jednostki organizacyjne, stosownie do art. 4 ust. 1 i 2 oraz art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. 8.2 Operacje dotyczące przekazania na rachunek bankowy budżetu gminy dochodów realizowanych przez gminne jednostki inne niż Urząd Gminy, ujmować wyłącznie w ewidencji księgowej budżetu w sposób następujący: 5
6 wpływ zrealizowanych przez jednostki dochodów na rachunek budżetu Wn 133 Rachunek budżetu, Ma 222 Rozliczenie dochodów budżetowych, rozliczenie zrealizowanych dochodów na podstawie sprawozdań okresowych o dochodach budżetowych składanych przez jednostki: Wn 222 Rozliczenie dochodów budżetowych, Ma 901 Dochody budżetu, stosownie do zasad funkcjonowania tych kont określonych w załączniku Nr 2 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku. 8.3 Zobowiązać kierowników jednostek, aby realizowane przez jednostki dochody budżetu były ujmowane w ich ewidencji następująco: przypis należności: Wn 221 Należności z tytułu należności budżetowych, Ma 720 Przychody z tytułu dochodów budżetowych wpłata należności: Wn 130 Rachunek bieżący jednostki lub Wn 101 Kasa wpłaty gotówkowe, Ma 221 Należności z tytułu należności budżetowych, odprowadzenie zrealizowanych dochodów na rachunek budżetu gminy: Wn 222 Rozliczenie dochodów budżetowych, Ma 130 Rachunek bieżący jednostki, przeksięgowanie zrealizowanych dochodów na podstawie sprawozdań Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych: Wn 800 Fundusz jednostki, Ma 222 Rozliczenie dochodów budżetowych, stosownie do zasad funkcjonowania tych kont określonych w Załączniku Nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku. 9. W ewidencji analitycznej do konta 011 Środki trwałe (wg stanu na r.) ujęto grunty, np. działki w m. Łopuszno nr 370/4, 370/5, 370/6, 370/6, 370/8, 370/9, 123/3/, 123/4, 364/3, 364/4, 368/10, 587, 365/13 oraz działki pod drogami np. w m. Łopuszno dz. nr 615/21, 433/4, 370/3, 370/7, 366/10 dla których nie określono wartości, co narusza art. 28 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz z późn. zm.) zgodnie z którym jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu oraz narusza zasady funkcjonowania konta 011 określone w załączniku nr 2 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz z późn. zm.), zgodnie z którymi, ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 011 powinna umożliwić ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych. 6
7 Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość ponoszą Inspektor Referatu Finansowego oraz Skarbnik Gminy. Wniosek pokontrolny Nr W ewidencji księgowej ustalić wartość początkową nieruchomości stanowiących własność gminy na podstawie decyzji oraz protokołów zdawczo odbiorczych sporządzonych na okoliczność przejęcia mienia z mocy prawa. 9.2 W przypadku braku decyzji oraz protokołów zdawczo odbiorczych, cenę nabycia gruntów ustalić zgodnie z art. 28 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz z późn. zm.). 9.3 Ewidencję analityczną środków trwałych, w tym gruntów, prowadzić w podziale na grupy, podgrupy i rodzaje środków trwałych, zgodnie z klasyfikacją rodzajową środków trwałych określoną rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.), stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów art. 40 ust. 3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. Nr 88, poz. 439 z późn. zm.). 9.4 Środki trwałe stanowiące własność gminy, w tym grunty, ujmować ilościowo i wartościowo w księgach rachunkowych w sposób umożliwiający ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych, zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 011 Środki trwałe, określonymi w Załączniku Nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 112, poz. 861). 10. Na koncie 011 Środki trwałe w ewidencji Urzędu Gminy oraz w ewidencji środków trwałych wg stanu na r. ujęte były środki trwałe wykorzystywane do działalności Zakładu Gospodarki Komunalnej w Łopusznie (zakładu budżetowego) o wartości ,24 zł, co narusza art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym do aktywów zalicza się kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych oraz 2 pkt 5 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz z późn. zm.). Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponosi Skarbnik Gminy. Wniosek pokontrolny Nr Uregulować formę prawną korzystania z majątku (ruchomości) służącego do działalności statutowej Zakładu Gospodarki Komunalnej Środki trwałe użytkowane i przeznaczone na potrzeby Zakładu Gospodarki Komunalnej wyksięgować z ewidencji Urzędu i zobowiązać Kierownika Zakładu do ujęcia ich w księgach 7
8 Zakładu stosownie do 2 pkt 5 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w związku z art. 3 ust. 1 pkt 12, art. 4 ust. 1 i art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. 11. W księgach Urzędu Gminy 2009 r. zaangażowanie ujmowano na koncie 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego kwartalnie do wysokości planu w pierwszym, drugim i trzecim kwartale 2009 r., natomiast na koniec roku skorygowano do wysokości zrealizowanych wydatków, zamiast ujmować na bieżąco. Ewidencjonowanie zaangażowania po dokonaniu wydatku lub w wysokości planowanych wydatków narusza zasady ewidencji zaangażowania określone w zasadach funkcjonowania konta "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego" określone w Załączniku Nr 2 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz z późn. zm.), zgodnie z którymi na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień. Zaangażowanie jest etapem poprzedzającym realizację wydatków i na koncie 998 powinno być ujmowane przed dokonaniem wydatku, zgodnie z zachowaniem zasady chronologii, stosownie do art. 14 ust. 1 i art. 15 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz z późn. zm.). Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponosi Zastępca Skarbnika oraz Skarbnik Gminy. Wniosek pokontrolny Nr Na bieżąco ujmować zaangażowanie wydatków na koncie 998 "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, stosownie do art. 40 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240) i zasad funkcjonowania tego konta określonych w Załączniku Nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 112, poz. 861) Zaangażowanie wydatków ujmować w księgach rachunkowych przed dokonaniem wydatku, pod faktyczną datą powstania zaangażowania, stosownie do art. 14 ust. 1 i art. 15 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. 12. W księgach rachunkowych Urzędu do kosztów m-ca listopada 2009 roku zaliczono koszty dotyczące poprzedniego okresu sprawozdawczego - m-ca października 2009 r. tytułem wynagrodzeń dla pracowników interwencyjnych, wpłat na PFRON, remontu dróg, zakupu materiałów i usług. Faktury zewnętrzne dot. zakupów wpłynęły do UG 4 i 5 listopada 2009 r. zatem winny były zostać ujęte w księgach okresu sprawozdawczego, którego dotyczyły (października 2009 r.). Nieprawidłowość narusza art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 8
9 1994 roku o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz z późn. zm.), zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Odpowiedzialność za stwierdzone nieprawidłowości ponosi Skarbnik Gminy. Wniosek pokontrolny Nr 12 Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzać, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.). 13. W 2009 roku w ewidencji księgowej Urzędu nie dokonywano na bieżąco przypisów i odpisów należności z tytułu dochodów budżetowych na kontach 221 i 750, które ujmowano kwartalnie na podstawie dokumentów PK. Stwierdzona nieprawidłowość narusza art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym w księgach okresu sprawozdawczego należy ujmować zdarzenia jakie wystąpiły w okresie sprawozdawczym (miesiącu). Powyższe narusza ponadto w zakresie dochodów podatkowych zasady funkcjonowania kont 221 i 750 określone w 17 i 22 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761) oraz 4 ust. 2 powołanego wyżej Rozporządzenia, zgodnie z którym do udokumentowania przypisów i odpisów służą m.in. deklaracje i decyzje, jak również zasady funkcjonowania wyżej wskazanych kont określone w Załączniku Nr 2 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142 poz z późn. zm.). Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Skarbnik Gminy. Wniosek pokontrolny Nr Należności z tytułu dochodów budżetowych w tym z tytułu podatków i opłat lokalnych przypisywanych na podstawie decyzji ustalających ich wysokość lub na podstawie deklaracji podatkowych, ujmować na bieżąco w księdze głównej Urzędu następująco: - przypis należności: Wn 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych, Ma 720 Przychody z tytułu dochodów budżetowych, - odpisy należności: Wn 720 Przychody z tytułu dochodów budżetowych, Ma 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych, zgodnie z zasadami funkcjonowania w/w kont określonymi w Załączniku Nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. oraz 17 i 20 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu 9
10 kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375) Przypisy, odpisy i wpłaty należności podatkowych ujmować w ewidencji księgowej na bieżąco, stosownie do art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz z późn. zm.), na podstawie dokumentów wymienionych w 4 powołanego wyżej Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. 14. Stwierdzono przypadki, że w 2009 r. koszty inwestycji rozpoczętych (środków trwałych w budowie) klasyfikowano do kosztów prostych i ujmowano na koncie 460 (konto zespołu 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie ) zamiast ewidencjonować na koncie 080 Inwestycje (środki trwałe w budowie). Nieprawidłowość narusza art. 4 ust. 2, art. 15 ust. 1 i art. 24 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Odpowiedzialność za nieprawidłowość ponosi Skarbnik Gminy. Wniosek pokontrolny Nr Zaprzestać ujmowania wydatków dotyczących zwiększeń aktywów trwałych (w tym inwestycji) na kontach zespołu 4 Koszty według rodzaju i ich rozliczenie, stosownie do art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.) Zapisów operacji gospodarczych dotyczących zakupu środków trwałych oraz inwestycji, w księgach rachunkowych dokonywać w porządku systematycznym, zgodnie z ustaleniami prawidłowo opracowanego zakładowego planu kont, w związku z przepisami art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, a mianowicie: faktura za inwestycje: Wn 080 Inwestycje (środki trwałe w budowie), Ma 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, zapłata rachunków i faktur: Wn 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, Ma 130 Rachunek bieżący jednostki, zapis równoległy: Wn 810 Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje, Ma 800 Fundusz jednostki, przeniesienie wartości zrealizowanego zadania inwestycyjnego: Wn 011 Środki trwałe, Ma 080 Inwestycje (środki trwałe w budowie), stosownie do zasad funkcjonowania kont określonych w załączniku nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). 10
11 15. W 2009 roku w ewidencji Urzędu na koncie 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych przypisy z tytułu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych ujmowano kwartalnie, do wysokości zrealizowanych dochodów. Ponadto nie prowadzono ewidencji szczegółowej wg dłużników osób, którym wydano zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych. Nieprawidłowość narusza zasady funkcjonowania konta 221 określone w Załączniku Nr 2 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142 poz z późn. zm.). Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponosi Skarbnik Gminy. Wniosek pokontrolny Nr Przypisu z tytułu opłat za wydane zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych dokonywać na koncie 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych, zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta określonymi w Załączniku Nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r Założyć i prowadzić do konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych ewidencję analityczną należności z tytułu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych wg dłużników i klasyfikacji budżetowej, stosownie do zasad funkcjonowania tego konta, określonych w/w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku, w celu umożliwienia kontroli terminowości wpłat, co w przypadku opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych ma szczególne znaczenie, ponieważ stosownie do przepisów art. 18 ust. 12 pkt 5 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, w przypadku niedokonania opłaty za korzystanie z zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w terminach wskazanych w przepisach art ust. 7 tej ustawy - zezwolenie wygasa. 16. Inwentaryzacją drogą spisu z natury przeprowadzonego w dniach r r. objęto składniki majątku podlegające inwentaryzacji w drodze weryfikacji tj. grunty, trudno dostępne budowle (sieci wodociągowe i kanalizacyjne) oraz programy komputerowe, czym naruszono art. 26 ust. 1 pkt 1 i pkt 3 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którymi właściwą metodą inwentaryzacji dla tych składników jest weryfikacja porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja wartości tych składników. Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponoszą Skarbnik i Wójt Gminy. Stwierdzona nieprawidłowość może stanowić naruszenie dyscypliny finansów publicznych o którym mowa w art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 roku o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 ze zm.), polegające na przeprowadzeniu inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Osobami odpowiedzialnymi za naruszenie dyscypliny finansów mogą być Pani Barbara Kluk Skarbnik Gminy i Pan Zdzisław Oleksiewicz Wójt Gminy. 11
12 Wniosek pokontrolny Nr 16 Inwentaryzację środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, a także aktywów i pasywów niewymienionych w art. 26 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości oraz wymienionych w tych punktach, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe w tym wartości niematerialnych i prawnych - przeprowadzać drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników, stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz z późn. zm.). 17. Na dzień roku i roku nie przeprowadzono inwentaryzacji następujących składników majątkowych: środków trwałych w budowie (ujętych na koncie 080); rozrachunków tj. należności i zobowiązań ujętych w ewidencji księgowej jednostki- Urząd Gminy oraz ewidencji księgowej budżetu gminy, co dodatkowo potwierdzają nieprawidłowości opisane w pkt. 18 niniejszego wystąpienia. oraz innych składników dla których inwentaryzację należy przeprowadzać w drodze weryfikacji, co narusza art. 26 ust. 1 pkt 3 i art. 26 ust. 3 pkt. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Ponadto na dzień roku nie przeprowadzono inwentaryzacji w drodze weryfikacji środków trwałych trudno dostępnych (budowli), gruntów, wartości niematerialnych i prawnych, co narusza art. 26 ust. 1 pkt 3 i art. 26 ust. 3 pkt. 1 ustawy o rachunkowości. Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponoszą Skarbnik i Wójt Gminy. Stwierdzona nieprawidłowość może stanowić naruszenie dyscypliny finansów publicznych o którym mowa w art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 roku o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 ze zm.), polegające na zaniechaniu przeprowadzenia inwentaryzacji. Osobami odpowiedzialnymi za naruszenie dyscypliny finansów mogą być Pani Barbara Kluk Skarbnik Gminy i Pan Zdzisław Oleksiewicz Wójt Gminy. Wniosek pokontrolny Nr Przeprowadzać inwentaryzację aktywów i pasywów, stosownie do art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz z późn. zm.) Przestrzegać terminów i częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów, stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 3 oraz art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości Dokumentować wyniki inwentaryzacji oraz powiązania ich z zapisami ksiąg rachunkowych, stosownie do art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. 12
13 18. Bilans z wykonania budżetu, sporządzony na dzień 31 grudnia 2009 r. w zakresie wykazanych stanów na początek roku oraz na koniec roku ( r.) sporządzono na podstawie danych wynikających z ksiąg rachunkowych. W bilansie (stan na koniec roku) w aktywach, w pozycji Pozostałe należności wykazano kwotę ,42 zł stanowiącą sumę sald kont 223 i 224 natomiast w pasywach, w pozycji Pozostałe zobowiązania kwotę ,73 zł saldo konta 240. Natomiast stan na początek roku pozostałych należności stanowiło per saldo konta 223, a pozostałych zobowiązań per saldo konta 224. Dla w/w stanów wykazanych w bilansie, nie można ustalić ich treści ekonomicznej, co potwierdza nieprawidłowość opisaną w pkt. 17 niniejszego wystąpienia, polegającą na zaniechaniu przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze weryfikacji stanów zobowiązań i należności zarówno na dzień r. jak i na dz r. Wykazanie w bilansie budżetu kwot nie odzwierciedlających faktycznej sytuacji (faktycznego stanu rozrachunków) narusza art. 4 ust. 1 i 2, art. 24 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości. Ponadto w ewidencji budżetu, wg stanu na dzień r. na kontach 224 i 962 była ujęta umorzona w 2006 roku pożyczka przez WFOŚiGW. Wartość umorzonej pożyczki została przez byłą Skarbnik Gminy ujęta w ewidencji budżetu w 2006 roku natomiast obecna Skarbnik ponownie ją bezpodstawnie wprowadziła do ksiąg rachunkowych na konta 224 i 962 co spowodowało, że na dzień r. i roku nie została zachowana równość sald pomiędzy bilansem zamknięcia a bilansem otwarcia, co narusza art.5 ust.1 ustawy o rachunkowości. Powyższe spowodowało wykazywanie nierzetelnych danych w ewidencji i bilansach z wykonania budżetu na koniec 2007 i 2008 roku, co również narusza art. 4 ust. 1 i ust. 2, art. 24 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości. Jednocześnie stwierdzona nieprawidłowość potwierdza, że nie dokonywano weryfikacji stanu rozrachunków budżetu nie przeprowadzano inwentaryzacji. Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponosi Skarbnik Gminy. Wniosek pokontrolny Nr Zdarzenia gospodarcze ujmować w księgach rachunkowych i wykazywać w sprawozdaniach finansowych w tym bilansie wykonania budżetu zgodnie z ich treścią ekonomiczną, stosownie do art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz z późn. zm.) Księgi rachunkowe prowadzić rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie, aby zapisy odzwierciedlały stan rzeczywisty, stosownie do art.24 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości Wyjaśnić treść ekonomiczną poszczególnych sald na kontach: 223, 224 i 240 ujętych w ewidencji budżetu w drodze inwentaryzacji przeprowadzonej metodą weryfikacji stanów oraz dokonać odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych, tak aby były rzetelne, stosownie do art. 4 ust. 1 w związku art. 4 ust. 3 pkt 3 i art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów ujmować w tej samej wysokości, w otwartych na następny rok obrotowy księgach rachunkowych, stosownie do przepisów art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości. 13
14 19. W sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych gminy i rocznym sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów samorządowych jednostek budżetowych i jednostek samorządu terytorialnego na koniec 2009 roku nieprawidłowo wykazano następujące dane: zaniżono skutki z tytułu obniżenia górnych stawek w podatku od nieruchomości o kwotę 5.748,50 zł. zaniżono skutki z tytułu udzielonych ulg i zwolnień w podatku od nieruchomości o kwotę ,10 zł, Powyższe spowodowane było następującymi przyczynami: skutki z tytułu zwolnień budynków mieszkalnych zawyżono na skutek przyjmowania szacunkowych danych w przypadku nie złożenia przez podatników informacji podatkowych (przyjęto liczbę numerów budynków x średnia powierzchnia) - zawyżenie w kolumnie zwolnienia wynosi ,93 zł, do skutków z tytułu zwolnienia gruntów pod drogi dojazdowe do pól nie zaliczane do kategorii dróg publicznych, sklasyfikowane w ewidencji jako dr nie ujęto wszystkich zwolnionych powierzchni - zaniżenie skutków w kolumnie zwolnienia wynosi 1.697,10 zł, a skutków obniżenia górnej stawki ,08 zł, skutki z tytułu obniżenia górnych stawek zaniżono o kwotę 7.555,17 zł z powodu pomyłki polegającej na tym, że powierzchnie budynków zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej przeliczono przez stawkę19,18 zł zamiast przez 19,81 zł. nie wykazano skutków z tytułu zwolnień podatku od nieruchomości zajętych na potrzeby prowadzenia działalności statutowej przez gminne jednostki organizacyjne nie korzystające ze zwolnień ustawowych oraz bezpodstawnie ujęto do zwolnień skutki od budynku mieszkalnego w GOZ - w związku z tym zaniżono skutki obniżenia górnej stawki o kwotę ,46 zł i zaniżono skutki w kolumnie zwolnienia o kwotę o kwotę ,00 zł. Stwierdzona nieprawidłowość narusza 9 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.) oraz 3 ust. 1 pkt 9 i pkt 10 w związku z 7 ust. 3 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik Nr 34 do tego Rozporządzenia. Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponoszą: Inspektorzy Referatu Finansowego, Skarbnik oraz Wójt Gminy. Wniosek pokontrolny Nr W sprawozdaniach Rb-27S oraz Rb-PDP wykazywać prawidłowe kwoty skutków z tytułu obniżenia górnych stawek podatków oraz udzielonych ulg, umorzeń i zwolnień w podatkach, zgodnie z 9 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) oraz zgodnie z zasadami wynikającymi z 3 ust. 1 pkt 9 i pkt 10 w związku z 7 ust. 3 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej Załącznik Nr 39 do tego Rozporządzenia. 14
15 19.2 Sporządzić skorygowane sprawozdania Rb-27S oraz Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych gminy za 2009 rok oraz przekazać je w formie papierowej i elektronicznej do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Kielcach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do sprawozdań załączyć informację o wielkościach dokonanych korekt i wskazać, że korekty zostały dokonane w wyniku kontroli przeprowadzonej przez RIO. 20. W jednostkowych sprawozdaniach Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych Urzędu Gminy na dzień 31 marca, 30 czerwca, 30 września i 31 grudnia (rocznym) 2009 r. nie wykazywano danych w kolumnie 9 Saldo końcowe należności pozostałe do zapłaty. Kolumny te uzupełniano w zbiorczych sprawozdaniach Rb-27S przekazywanych do RIO. Z ksiąg rachunkowych wynikały należności w związku z powyższym w/w sprawozdania jednostkowe były niezgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, np. dzień 30 września 2009 r. suma sald kont ksiąg pomocniczych do konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych wynosiła Wn (należności) ,94 zł i Ma (nadpłaty) 4.350,07 zł i stanowi różnicę pomiędzy stanem wynikającym z ksiąg a wykazanym w sprawozdaniu Rb-27S Urzędu Gminy sporządzonym na ten sam dzień, wg którego saldo końcowe należności wynosi zero. Nieprawidłowość narusza 6 ust.1 pkt 1 w związku z 9 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej, zgodnie z którym kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej oraz zasady sporządzania Rb-27S określone w Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik Nr 34 do tegoż rozporządzenia. Stwierdzona nieprawidłowość może stanowić naruszenie dyscypliny finansów publicznych o którym mowa w art. 18 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 roku o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.), polegające na wykazaniu w sprawozdaniu budżetowym danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych może ponosić Pan Zdzisław Oleksiewicz Wójt Gminy. Wykazanie w sprawozdaniu zbiorczym danych nie wynikających ze sprawozdań jednostkowych narusza 6 ust.1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.), zgodnie z którym zbiorcze sprawozdania budżetowe należy sporządzać na podstawie sprawozdań jednostkowych podległych jednostek oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu. Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponoszą Skarbnik i Wójt Gminy. Wniosek pokontrolny Nr Sprawozdania jednostkowe z wykonania planu dochodów budżetowych (Rb-27S) sporządzać na podstawie ksiąg rachunkowych, przestrzegając aby kwoty wykazane w sprawozdaniu były zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, stosownie 15
16 do 6 ust. 1 pkt 1 i 9 ust.2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) W odpowiednich kolumnach Saldo końcowe sprawozdania Rb-27S wykazywać należności pozostałe do zapłaty, zaległości oraz nadpłaty ustalone na podstawie ksiąg rachunkowych, zgodnie z zasadami wynikającymi z 3 ust. 1 pkt 7 w związku z 3 ust. 2 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej Załącznik Nr 39 do tego Rozporządzenia. 21. W sprawozdaniu Urzędu Gminy Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych sporządzonym za okres od początku roku do dnia 30 września 2009 r. wykazane w kolumnie Zobowiązania ogółem są niezgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej (kont zespołu 2). Różnice w zakresie porównania zobowiązań wykazanych w sprawozdaniu ze zobowiązaniami wynikającymi z ksiąg rachunkowych przedstawia poniższa tabela: Dział Rozdział razem: Paragraf Kwota zobowiązań wykazana w sprawozdaniu Rb-28S 3 146, , , ,05 96,90 345,00 353, ,00 0,00 0,00 0, , , ,07 Kwota zobowiązań wynikająca z ksiąg rachunkowych podlegająca wykazaniu w sprawozdaniu 3 146, ,00 555, ,31 96,90 345,00 353, , , ,00 989, , , ,03 Różnica 0,00 0, , ,74 0,00 0,00 0, , , ,00-989,35 0,00 0,00 Stwierdzona nieprawidłowość narusza 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U Nr 115, poz. 781 z późn. zm.), zgodnie z którym sprawozdania należy sporządzać rzetelnie, a kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponosi Skarbnik Gminy oraz Wójt Gminy. Stwierdzona nieprawidłowość może stanowić naruszenie dyscypliny finansów publicznych o którym mowa w art. 18 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 roku 16
17 o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 z późn. zm.), polegające na wykazaniu w sprawozdaniu budżetowym danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych może ponosić Pan Zdzisław Oleksiewicz Wójt Gminy. Wniosek pokontrolny Nr 21 Sprawozdanie Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych sporządzać rzetelnie, na podstawie danych wynikających z ewidencji księgowej, stosownie do 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). 22. Sprawozdanie zbiorcze Rb-28S za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2009 r. zostało sporządzone na podstawie sprawozdań jednostek podległych oraz sprawozdań jednostkowych Urzędu, a ponadto na podstawie sprawozdań otrzymanych od podmiotów nie uprawnionych do złożenia sprawozdań Rb-28S takich jak: zakład budżetowy, osoby fizyczne. Jednostkowe sprawozdania złożyły podmioty, którym przekazywano środki na realizację programu integracji społecznej, którego beneficjentem była Gmina Łopuszno. Środki przekazywane z rachunku budżetu do podmiotów realizujących program nieprawidłowo ujmowano na koncie 223 w ewidencji budżetu, a na podstawie sprawozdań Rb-28S lub sprawozdań z realizacji programu ujmowano na koncie 902. W związku z powyższym sprawozdanie zbiorcze Rb-28S zostało sporządzone na podstawie ewidencji budżetu wydatki wykonane wynikające z konta 902 zamiast na podstawie sprawozdań jednostkowych. Ponadto Urząd Gminy sporządził więcej niż jedno sprawozdanie jednostkowe Rb-28S, w odrębnych sprawozdaniach wykazano wydatki związane z realizacją programu integracji społecznej. Stwierdzona nieprawidłowość narusza zasady wykonywania budżetu, zgodnie z którymi wydatki nie mogą być realizowane przez podmioty inne niż urząd i podległe jednostki budżetowe. W zakresie sporządzania sprawozdań nieprawidłowość narusza 6 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.) oraz 6 ust. 1 pkt 1 w związku z 9 ust. 2 w/w rozporządzenia Ministra. Ujmowanie na koncie 223 Rozliczenie wydatków budżetowych innych rozliczeń niż z jednostkami budżetowymi narusza zasady funkcjonowania tego konta określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponosi Skarbnik Gminy. Wniosek pokontrolny Nr W poszczególnych okresach sprawozdawczych sporządzać po jednym sprawozdaniu jednostkowym każdego rodzaju jako jednostki (Urząd Gminy) i jako organu, obejmującym dane ze wszystkich urządzeń księgowych, stosownie do 4 pkt 3 lit. b) Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). 17
18 22.2 Sprawozdania zbiorcze sporządzać na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorządu terytorialnego, jako jednostki budżetowej i jako organu, zgodnie z 6 ust. 1 pkt 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103) W planie finansowym Urzędu Gminy ujmować wszystkie wydatki budżetowe nieujęte w planach finansowych innych podległych jednostek budżetowych, stosownie do art. 249 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.) W ewidencji budżetu na koncie 223 Rozliczenie wydatków budżetowych ujmować tylko rozliczenia z podległymi jednostkami budżetowymi z tytułu przekazanych środków na pokrycie wydatków ujętych w ich planach finansowych, stosownie do zasad funkcjonowania tego konta określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. 23. Otrzymywane w 2009 roku jednostkowe sprawozdania budżetowe z podległych jednostek nie były sprawdzane pod względem formalno-rachunkowym, co narusza 9 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponosi Skarbnik Gminy. Wniosek pokontrolny Nr 23 Składane przez podległe jednostki sprawozdania finansowe sprawdzać pod względem formalno-rachunkowym, stosownie do 9 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). 24. Sprawozdania finansowe dwóch instytucji kultury za rok 2008 rok nie zostały przedłożone do zatwierdzenia Radzie Miejskiej, co narusza art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Jednocześnie stwierdzono, że przyjęto bez zastrzeżeń sprawozdania instytucji kultury, które nie zawierały informacji dodatkowej i sprawozdanie Gminnego Ośrodka Zdrowia, które nie zawierało informacji dodatkowej oraz rachunku zysku i strat, co narusza art. 45 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponosi Skarbnik Gminy. Wniosek pokontrolny Nr Składane przez podległe jednostki sprawozdania finansowe przedkładać do zatwierdzenia Radzie Miejskiej, stosownie do art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości Zobowiązać Kierowników nadzorowanych jednostek (instytucji kultury i GOZ) do składania kompletnych sprawozdań finansowych składających się z: bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej, stosownie do art. 45 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. 18
19 25. Nie opracowano na 2009 rok planu finansowego dla jednostki budżetowej Urząd Gminy, co narusza obowiązujący do roku art. 20 ust. 4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz z późn. zm.), zgodnie z którym podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej jest plan dochodów i wydatków. W konsekwencji nie prowadzono ewidencji planu finansowego wydatków na koncie pozabilansowym 980 Plan finansowy wydatków budżetowych w ewidencji księgowej Urzędu, co narusza zasady funkcjonowania tego konta określone w Załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. Odpowiedzialność za stwierdzoną nieprawidłowość ponosi Wójt Gminy. Wniosek pokontrolny Nr Na każdy rok budżetowy sporządzać plan finansowy Urzędu Gminy, będący podstawą gospodarki finansowej jednostki i na bieżąco dokonywać jego zmian, stosownie do art. 11 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.) Prowadzić ewidencję planu finansowego i jego zmian na koncie 980 Plan finansowy wydatków budżetowych, stosownie do zasad funkcjonowania tego konta określonych w załączniku Nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. 26. W zakresie gospodarki kasowej stwierdzono następujące nieprawidłowości: a) W raportach kasowych wydatków budżetowych za miesiąc październik 2009 roku nie wskazywano numeru dowodu źródłowego, na podstawie którego dokonano zapisu, co narusza art.23 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości, b) Kasjer nie przestrzegała obowiązku odprowadzania na rachunek bankowy gotówki ponad kwotę ustalonego pogotowia kasowego zgodnie z wymogami 2 Zarządzenia Nr 45/2008 Wójta Gminy Łopuszno z dnia 28 października 2008 roku w sprawie zasad gospodarki kasowej w Urzędzie Gminy, stosownie z którym pogotowie kasowe ustala się w wysokości 5.000,00 zł: Np. w dniu 06 lutego 2009 roku w kasie jednostki znajdowała się kwota11.542,24 zł, tj. o 6.542,24 zł ponad kwotę ustalonego pogotowia kasowego, lub w dniu 06 marca 2009 r. w kasie jednostki znajdowała się kwota ,38 zł, tj. o ,38 zł ponad kwotę ustalonego pogotowia kasowego. c) W raporcie kasowym nie wymieniono pojedynczo operacji dotyczących rozchodów (wypłaty z kasy) tytułem rozliczenia kosztów podróży służbowej, co narusza art.20 ust.3 pkt. 1 ustawy o rachunkowości. Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowość ponosi kasjer oraz Skarbnik Gminy. Wniosek pokontrolny Nr W raportach kasowych wskazywać numery dowodów źródłowych, na podstawie których dokonano zapisu, stosownie do art.23 ust.2 pkt. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.). 19