Source: https://journaldemonaco.gouv.mc/en/Journaux/2019/Journal-8433/Deliberation-n-2019-52-du-17-avril-2019-de-la-Commission-de-Controle-des-Informations-Nominatives-portant-avis-favorable-a-la-mise-en-oeuvre-du-traitement-automatise-d-informations-nominatives-ayant-pour-finalite-Gestion-des-acces-a-la-plateforme-dediee
Timestamp: 2019-07-16 22:34:24+00:00
Document Index: 81384138

Matched Legal Cases: ["l'article 3", "l'article 4", "l'article 3", "l'article 42", "l'article 3", "l'article 10", "l'article 5", "l'article 3", "l'article 14", "l'article 4", "l'article 2", "l'article 5", "l'article 10"]

Délibération n° 2019-52 du 17 avril 2019 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du tra... / Newspaper 8433 / Year 2019 / Journaux / Home - Journal de Monaco
Délibération n° 2019-52 du 17 avril 2019 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du tra...
Conformément à l'article 3 de l'Ordonnance Souveraine n° 6.713 du 14 décembre 2017 portant application de l'Accord multilatéral entre autorités compétentes portant sur l'échange des déclarations pays par pays, « toute Entité déclarante, résidente fiscale de Monaco, est tenue de transmettre à la Direction des Services Fiscaux une Déclaration pays par pays portant sur son exercice fiscal déclarable conformément aux dispositions des articles 5 et 6 » dans les délais mentionnés à l'article 4 de celle-ci.
Afin d'organiser la collecte de ces déclarations qui elles-mêmes ne contiennent pas d'informations nominatives, la Direction des Services Fiscaux (DSF) s'appuie sur la plateforme technique dénommée « Portail d'Échange Automatique d'Informations » accessible à l'adresse https://eai.gouv.mc, permettant aux Entités déclarantes d'effectuer la déclaration visée à l'article 3 de l'Ordonnance Souveraine n° 6.713 du 14 décembre 2017.
À cet égard, l'article premier de l'arrêté ministériel n° 2019‑37 du 14 janvier 2019 portant application de l'Ordonnance Souveraine n° 6.713 du 14 décembre 2017 portant application de l'Accord multilatéral entre autorités compétentes portant sur l'échange des déclarations pays par pays dispose qu'« il est ajouté une fonctionnalité au téléservice mis en œuvre par la Direction des Services Fiscaux conformément à l'article 42 de l'Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011, susvisée, intitulée « Portail d'Échange Automatique d'Informations » accessible à l'adresse https://eai.gouv.mc, permettant aux Entités déclarantes d'effectuer la déclaration visée à l'article 3 de l'Ordonnance Souveraine n° 6.713 du 14 décembre 2017, susvisée ».
Le présent traitement a pour finalité « Collecte d'informations nominatives et financières, dans le cadre de l'obligation d'échange automatique d'informations à des fins fiscales ». Il est dénommé : « Enregistrement et connexion des utilisateurs des entités déclarantes ».
Le responsable de traitement indique qu'il concerne « les personnes dûment habilitées (utilisateurs) ».
À l'examen du dossier, la Commission considère que « les agents de la DSF [dûment habilités qui] contrôlent la recevabilité des informations renseignées par l'utilisateur primaire, ainsi que les documents fournis, puis approuvent l'enregistrement via la plateforme » sont également des personnes concernées.
« Le traitement de collecte d'informations nominatives et financières se fait au travers de la plateforme EAI (Échange Automatique d'Informations).
L'accès à la plateforme EAI se fait via le Portail EAI (Échange Automatique d'Informations) : application web accessible via internet aux utilisateurs des entités déclarantes qui devront effectuer des déclarations à destination d'autres juridictions du cadre inclusif BEPS.
Fonctionnalités : enregistrement et/ou modification et connexion des utilisateurs d'une entité déclarante (MNE) ;
Étape 1 : Soumission du formulaire d'enregistrement (préalablement à la première connexion) ;
Étape 2 : Délivrance de l'accusé d'enregistrement et délivrance des accès par la DSF ;
Étape 3 : Connexion des utilisateurs (primaires ou secondaires) d'une entité déclarante ».
À l'examen du dossier, la Commission constate que le traitement dont s'agit a également pour fonctionnalité d'identifier l'Institution Financière déclarante et les utilisateurs, et pour ces derniers, notamment au moyen de la collecte de la copie d'un document officiel (pièce d'identité ou passeport en cours de validité) barré et en noir et blanc et d'un document d'habilitation.
À cet égard, elle rappelle que l'exploitation de ces documents doit être conforme à sa délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d'identité officiels.
Aussi, la Commission relève que le traitement dont s'agit lui a été soumis sous la finalité « Collecte d'informations nominatives et financières, dans le cadre de l'obligation d'échange automatique d'informations à des fins fiscales ».
Or, considérant que la finalité doit être déterminée, explicite et légitime, conformément à l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, elle modifie la finalité ainsi qu'il suit : « Gestion des accès à la plateforme dédiée pour le dépôt de la déclaration pays par pays (action 13 BEPS) ».
À cet égard, les textes visés figurent dans les visas et le préambule de la présente délibération.
- adresses et coordonnées : adresse email, numéro de téléphone portable ;
- diplômes – vie professionnelle : fonction exercée au sein de l'entité déclarante ;
- autres documents collectés : document d'identité (copie de la pièce d'identité ou du passeport en cours de validité, en noir et blanc et barrée), document d'habilitation (lettre d'autorisation signée par la direction de l'entité déclarante) ;
À l'exception des logs de connexion qui sont générés par le système, les informations ont pour origine la personne concernée et leur collecte est prévue par l'article 5 de l'arrêté ministériel n° 2019-37 du 14 janvier 2019 portant application de l'Ordonnance Souveraine n° 6.713 du 14 décembre 2017 portant application de l'Accord multilatéral entre autorités compétentes portant sur l'échange des déclarations pays par pays.
Par ailleurs, la Commission constate que, conformément à l'article 3 de l'arrêté ministériel n° 2019-37 susmentionné, « aux fins de leur identification, les Entités déclarantes doivent renseigner les éléments d'identification obligatoires suivants : [nom de l'Entité, type d'entité, adresse] ».
Le responsable de traitement indique que l'information préalable des personnes concernées est effectuée par le biais d'une mention sur la plateforme informatique de collecte, jointe au dossier.
À la lecture du document joint, la Commission observe que la finalité à laquelle il est fait référence se rapporte uniquement aux obligations déclaratives liées à l'échange automatique d'informations en matière fiscale.
En conséquence, elle demande que celle-ci soit complétée par la finalité du traitement dont s'agit.
Par ailleurs, constatant que les agents de la Direction des Services Fiscaux sont également des personnes concernées par le traitement, la Commission demande que le responsable de traitement s'assure de leur information préalable, conformément à l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
Le droit d'accès est exercé sur place à la Direction des Services Fiscaux ou par un accès en ligne à son dossier après authentification.
- la Direction des Services Fiscaux : réception et consultation des informations nominatives des utilisateurs pour approbation d'enregistrement sur la plateforme ;
- la Direction des Réseaux et Systèmes d'Information : accès pour la maintenance, modification d'un utilisateur primaire d'une MNE (accès aux données nominatives sous une gouvernance préétablie avec accord préalable) ;
- les prestataires externes : accès pour la maintenance, modification d'un utilisateur primaire d'une MNE (accès aux données nominatives sous une gouvernance préétablie avec accord préalable).
À cet égard, la Commission rappelle que ces accès doivent être limités aux seuls personnels dûment habilités de la Direction des Services Fiscaux et de la Direction des Réseaux et Systèmes d'Information.
Par ailleurs, la Commission constate que, conformément à l'article 4 de l'arrêté ministériel n° 2019-37 du 14 janvier 2019 portant application de l'Ordonnance Souveraine n° 6.713 du 14 décembre 2017 portant application de l'Accord multilatéral entre autorités compétentes portant sur l'échange des déclarations pays par pays, « l'utilisateur primaire du compte de chaque Entité déclarante, mentionné à l'article 2, a accès, pour celle-ci, à l'ensemble des services proposés par la fonctionnalité liée à la déclaration pays par pays, à savoir en particulier, la création, l'affichage, la modification, le téléchargement, la soumission d'une déclaration, la création et la gestion d'utilisateurs secondaires ».
Les informations nominatives sont conservées pour « la durée de l'habilitation plus 3 ans (dès lors que le profil devient inactif) ». Les logs sont conservés 1 an.
La Commission constate que ces durées de conservation sont en adéquation avec le dernier alinéa de l'article 5 de l'arrêté ministériel n° 2019-37 du 14 janvier 2019 portant application de l'Ordonnance Souveraine n° 6.713 du 14 décembre 2017 portant application de l'Accord multilatéral entre autorités compétentes portant sur l'échange des déclarations pays par pays.
Aussi, elle considère que ces durées ne sont pas excessives au sens de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
Modifie la finalité ainsi qu'il suit : « Gestion des accès à la plateforme dédiée pour le dépôt de la déclaration pays par pays (action 13 BEPS) ».
Considère que les agents de la Direction des Services Fiscaux sont également des personnes concernées.
- l'exploitation des copies de documents d'identité officiels doit être conforme à sa délibération n° 2015-113 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d'identité officiels ;
- les accès au présent traitement doivent être limités aux seuls personnels dûment habilités de la Direction des Services Fiscaux et de la Direction des Réseaux et Systèmes d'Information ;
- l'information des personnes concernées soit complétée par la finalité du présent traitement ;
- le responsable de traitement s'assure de l'information préalable des agents de la Direction des Services Fiscaux.
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d'État, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des accès à la plateforme dédiée pour le dépôt de la déclaration pays par pays (action 13 BEPS) » de la Direction des Services Fiscaux.