Source: https://samorzad.infor.pl/sektor/organizacja/rodo-2018/780779,RODO-w-Centrach-uslug-wspolnych.html
Timestamp: 2019-02-22 23:43:50+00:00
Document Index: 111528787

Matched Legal Cases: ['art. 10', 'art. 10', 'art. 10', 'art. 10', 'art. 10', 'art. 10', 'art. 10', 'Art. 28', 'art. 28', 'art. 28', 'art. 28', 'art. 28']

RODO w Centrach usług wspólnych - RODO 2018 - Organizacja - Infor.pl
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Sektor publiczny > Organizacja > RODO 2018 > RODO w Centrach usług wspólnych
Przepisy RODO zaczniemy stosować już 25 maja 2018 r. W Centrach usług wspólnych zmienią się reguły przetwarzania danych osobowych. Wiele gmin utworzyło Centra usług wspólnych w celu prowadzenia połączonej obsługi m.in. kadrowo-księgowej gminnych jednostek organizacyjnych np. szkół i przeszkoli. Centra usług wspólnych pracują na licznych danych osobowych np. uczniów, nauczycieli i innych pracowników szkół. RODO zmienia reguły przetwarzania danych osobowych w Centrum usług wspólnych.
Status prawny Centrum usług wspólnych
Zgodnie z art. 10b ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (dalej: u.s.g.), wspólną obsługę mogą prowadzić urząd gminy, inna jednostka organizacyjna gminy, jednostka organizacyjna związku międzygminnego albo jednostka organizacyjna związku powiatowo-gminnego. Jednocześnie Centrum usług wspólnych działa na podstawie uchwały Rady gminy, która określa w szczególności jednostki obsługujące, jednostki obsługiwane oraz zakres obowiązków powierzonych jednostkom obsługującym w ramach wspólnej obsługi (por. art. 10b ust. 2 u.s.g.). Niekiedy gminy decydują się na powołanie zupełnie nowej jednostki organizacyjnej bezpośrednio dedykowanej do realizacji wspólnej obsługi. Wówczas podstawą działania Centrum usług wspólnych będą zarówno ww. uchwała Rady gminy w sprawie organizacji wspólnej obsługi jak i statut nowej jednostki organizacyjnej o nazwie najczęściej „Centrum usług wspólnych w gminie(…)”. W świetle powyższych uwag Centrum usług wspólnych działa na rzecz jednostek obsługiwanych, ale jest podmiotem odrębnym organizacyjnie i prawnie. Centrum usług wspólnych nie jest filią lub oddziałem jednostek obsługiwanych.
Na mocy art. 10d u.s.g. Centrum usług wspólnych jest uprawnione do przetwarzania danych osobowych przetwarzanych przez jednostkę obsługiwaną w zakresie i celu niezbędnych do wykonywania zadań w ramach wspólnej obsługi tej jednostki. Ustawodawca miał świadomość, że realizacja wspólnej obsługi wiąże się głównie z pracą na danych osobowych przekazywanych przez jednostki obsługiwane i chciał zapewnić Centrum usług wspólnych ustawowe umocowanie do przetwarzania tych. W związku z powyższym uchwały Rad gmin w sprawie organizacji wspólnej obsługi najczęściej nie regulują kwestii powierzenia przetwarzania danych osobowych. Nie wykształciła się także praktyka zawierania umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, albowiem jednostki obsługujące i jednostki obsługiwane zgodnie uznawały, że art. 10d u.s.g. reguluje analizowaną kwestię w sposób wyczerpujący.
Nie analizując bliżej skuteczności art. 10d u.s.g. i związanych z nim licznych wątpliwości zgłaszanych w doktrynie i orzecznictwie, należy pamiętać, że w dniu 25 maja 2018 r. wchodzi w życie rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO). Rozporządzenie będzie mieć pierwszeństwo przed przepisami prawa krajowego, w szczególności art. 10d u.s.g. Zatem w pierwszej kolejności powierzenie przetwarzania danych osobowych Centrum usług wspólnych przez jednostkę obsługiwaną musi być zgodne z postanowieniami RODO. Tym samym postanowienia RODO praktycznie wyłączają zastosowanie art. 10d u.s.g. od dnia 25 maja 2018 r.
Powierzenie przetwarzania danych od 25 maja 2018 r.
Art. 28 ust. 1 RODO stawia zasadniczy warunek, że administrator danych osobowych (np. szkoła, dom pomocy społecznej, centrum inicjatyw senioralnych czy gminny dom kultury) może korzystać wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających (Centrum usług wspólnych), które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą. Jednocześnie na podstawie art. 28 ust. 3 RODO, przetwarzanie przez podmiot przetwarzający odbywa się na podstawie umowy lub innego instrumentu prawnego, które podlegają prawu Unii lub prawu państwa członkowskiego i wiążą podmiot przetwarzający i administratora, określają przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą, obowiązki i prawa administratora. Ta umowa lub inny instrument prawny stanowią w szczególności, że podmiot przetwarzający:
d) przestrzega warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego, o których mowa w ust. 2 i 4; e) biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomaga administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III;
Uchwała Rady gminy w sprawie organizacji wspólnej obsługi może być uznana - w rozumieniu art. 28 ust. 3 RODO - za instrument prawny prawa polskiego, który wiąże zarówno Centrum usług wspólnych jak i jednostki obsługiwane. Zatem wspomniana uchwała może uzasadniać powierzenia przetwarzania danych osobowych pod warunkiem, że będzie zawierać wszystkie informacje wymagane cytowanym wyżej przepisem. Niezależnie od powyższego, jednostka obsługiwana może podpisać z Centrum usług wspólnych umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych na warunkach określonych w art. 28 RODO.
Powierzenie przetwarzania danych osobowych ma miejsce tylko wtedy gdy Centrum usług wspólnych działa w imieniu jednostki obsługiwanej. Odmiennie należy oceniać sytuację gdy (a) uchwała Rady Gminy w sprawie organizacji wspólnej obsługi albo (b) przepis prawa wyraźnie stanowią, że kierownik Centrum usług wspólnych będzie ponosić odpowiedzialność za wycinek działalności jednostki obsługiwanej, który został przekazany do wspólnej obsługi i jednocześnie zwalniają kierownika danej jednostki obsługiwanej z odpowiedzialności w tym zakresie. W zależności od okoliczności danego przypadku nie można wykluczyć, że czasami taki zespół czynności na danych osobowych będzie realizowany przez Centrum usług wspólnych we własnym imieniu i powierzenie przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO nie będzie mieć miejsca.
Centrum Usług Wspólnych (CUW), ochrona danych osobowych, RODO, RODO 2018
RODO w Centrach usług wspólnych./fot. Shutterstock