Source: https://www.rp.pl/Kadry/303149993-Dokumentacja-pracownicza---zmiany-w-formalnosciach.html&cid=44&template=restricted
Timestamp: 2019-11-18 03:33:22+00:00
Document Index: 58232138

Matched Legal Cases: ['art. 7', 'art. 94', 'art. 94', 'art. 94', 'art. 944', 'art. 7', 'art. 291', 'art. 291']

Dokumentacja pracownicza - zmiany w formalnościach - Kadry - rp.pl
Aktualizacja: 14.03.2019, 06:30
Dokumentacja pracownicza - zmiany w formalnościach
Przy czym, należy zaznaczyć, że powyższe okresy przechowywania odnoszą się do dokumentacji dotyczącej stosunków pracy nawiązanych począwszy od 1 stycznia 2019 r. (tj. od dnia wejścia w życie powołanej wyżej ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Natomiast okres przechowywania dokumentacji dotyczącej stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie ww. ustawy ustala się zgodnie z art. 7 ust. 2 tej ustawy, tj. na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem jej wejścia w życie.
Dokumentację pracowniczą (w tym także np. rozkłady) należy przechowywać w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b k.p. w brzmieniu nadanym powołaną wyżej ustawą z 10 stycznia 2018 r.). W przypadku jednak, gdy przechowywana dokumentacja pracownicza (np. rozkład czasu pracy) może stanowić dowód w postępowaniu, a pracodawca jest stroną postępowania, to obowiązany jest on przechowywać tę dokumentację do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do końca okresu, o którym mowa w art. 94 pkt 9b k.p. Natomiast w przypadku, gdy pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b k.p, przedłuża się o 12 miesięcy (art. 944 k.p.).Przy czym, należy zaznaczyć, że powyższe okresy przechowywania dotyczą dokumentacji odnoszącej się do stosunków pracy nawiązanych począwszy od 1 stycznia 2019 r. (tj. od dnia wejścia w życie powołanej wyżej ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Natomiast okres przechowywania dokumentacji odnoszącej się do stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie ww. ustawy ustala się zgodnie z art. 7 ust. 2 tej ustawy, tj. na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem jej wejścia w życie. W tym miejscu należy podkreślić, że przepisy obowiązujące przed 1 stycznia 2019 r. nie wskazywały okresu przechowywania rozkładów czasu pracy (służących prawidłowemu rozliczaniu czasu pracy pracownika w ramach obowiązującego go okresu rozliczeniowego czasu pracy). W doktrynie prawa pracy przeważał jednak pogląd, że wskazane jest przechowywanie takiej dokumentacji (tj. rozkładów czasu pracy) przez okres 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, z uwagi na fakt, iż ewentualne roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym dane roszczenie stało się wymagalne (art. 291 k.p.). Jak już zaznaczono wyżej dokumentację pracowniczą tworzą: akta osobowe – prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika oraz dokumentacja związana z jego stosunkiem pracy – także prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika (§ 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, DzU poz. 2369). Zbiorcze listy obecności pracowników (prowadzone ewentualnie w przypadku przyjęcia u danego pracodawcy takiego sposobu potwierdzania przybycia do pracy oraz obecności w pracy) nie są zindywidualizowanymi dokumentami prowadzonymi oddzielnie dla konkretnego pracownika. Tym samym nie są one ani (w przeciwieństwie np. do ewidencji czasu pracy) częścią dokumentacji pracownika w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, ani częścią jego akt osobowych. Zarówno dotychczasowe, jak i obecnie obowiązujące przepisy nie określały/nie określają okresu przechowywania wspomnianych wyżej list. Jednak ze względu na fakt, iż ewentualne roszczenia pracowników ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym dane roszczenie stało się wymagalne, w doktrynie prawa pracy przeważał pogląd, że wskazane jest przechowywanie takich list przez okres 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy (art. 291 k.p.). (...)
Grafiki można wyrzucić po trzech latach
Dokumentacja pracownicza: wielka zagadka
Czas trzymania teczek w niezgodzie z RODO