Source: https://issuu.com/fundacja_fenomen/docs/biblioskan._raport_-_finanse_miejsk
Timestamp: 2019-09-19 03:45:21+00:00
Document Index: 61839629

Matched Legal Cases: ['art. 8', 'art. 9', 'art. 19', 'Art. 37', 'art. 4', 'Art. 37', 'art. 37', 'art. 44']

Biblioskan. Raport z analizy finansów miejskich bibliotek publicznych w Łodzi za lata 2010-2014 by Fundacja Fenomen - Issuu
Niniejszy raport powstał w wyniku analizy budżetów z lat 2010-2014 pięciu miejskich bibliotek publicznych (MBP) w Łodzi1. Szczególną uwagę zwrócono na wydatki związane z zakupem zbiorów, zatrudnianiem pracowników, kosztami stałymi i administracyjnymi, wpływającymi na efektywność zarządzania środkami publicznymi. Analiza sytuacji łódzkich bibliotek została przeprowadzona z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawnych, a wybrane dane porównano z wynikami osiąganymi przez biblioteki publiczne w Gdańsku i Wrocławiu – miastach, w których odbyły się wizyty studyjne w ramach projektu Biblioskan. Uzupełnieniem raportu są wnioski i rekomendacje, które mogą wspomóc władze miasta i zarządzających bibliotekami we wprowadzaniu reform.
Jednostki samorządu terytorialnego zobowiązane są do organizowania i prowadzenia instytucji kulturalnych na mocy „Ustawy o samorządzie gminnym”2 oraz „Ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej”3. Aktem prawnym, który dodatkowo
bibliotekach”4.
W dokumencie tym przeczytamy m.in., że podstawą finansowania książnic są coroczne dotacje przyznawane przez organizatora. Prawodawca w art. 8 ust. 25 sformułował jednoznaczny zapis, używając stwierdzenia „organizatorami bibliotek są”, nie ma zatem możliwości, by wskazane podmioty uchylały się od nałożonego na nie obowiązku6. Ważny dla funkcjonowania publicznych książnic jest zapis art. 9, ust. 1: „Organizator zapewnia warunki działalności i rozwoju biblioteki, odpowiadające jej zadaniom”, z którego jednoznacznie wynika konieczność dostosowania wysokości środków finansowych do powierzonych placówce funkcji. 1
Miejska Biblioteka Publiczna Łódź-Bałuty, Miejska Biblioteka Publiczna Łódź-Górna, Miejska Biblioteka Publiczna Łódź-Polesie, Miejska Biblioteka Publiczna Łódź-Śródmieście, Miejska Biblioteka Publiczna Łódź-Widzew. 2 Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, Dz. U. z 2013 r. poz. 594. 3 Ustawa z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, Dz.U. 1991 Nr 114 poz. 493 z pozn. zm. 2012 r. poz. 406, z 2014 r. poz. 423, z 2015 r. poz. 337. 4 Ustawa z dnia 27 czerwca 1997 o bibliotekach. Dz.U. 1997 Nr 85 poz. 539 z póz. zm. Dz. U. z 2012 r. poz. 642, poz. 908, z 2013 r. poz. 829. 5 Tamże. 6 J. Ciechorski, Rola organizatora w funkcjonowaniu biblioteki publicznej, „Bibliotekarz” 2012, nr 5, s. 2.
Z kolei w ust. 2 „Ustawy o bibliotekach” wymieniono podstawowe warunki, które muszą zostać zapewnione.
i prowadzenie bieżącej działalności, a także na dokształcanie kadr7. Należy zwrócić uwagę, że wymienione tu działania mają charakter obligatoryjny, ale zarazem określają jedynie minimalne wymogi stawiane organizatorowi. Co więcej środki muszą zostać zapewnione nie tylko na rozpoczęcie działalności, ale także jej kontynuowanie. Coroczna dotacja organizatora powinna zatem pokrywać całość kosztów funkcjonowania instytucji, gdyż ta, jako instytucja non-profit, ma bardzo ograniczone możliwości w pozyskiwaniu przychodów własnych8.
Ostatnim zapisem, o którym warto wspomnieć w kontekście obowiązku finansowania bibliotek przez organizatora, jest art. 19 ust. 1 „Ustawy o bibliotekach”: „Biblioteki publiczne są
bibliotecznych i informacji”. Jest to przepis o charakterze normy programowej, kierunkowej, co oznacza, że nie został tu nałożony żaden konkretnie sprecyzowany obowiązek, a jedynie organom założycielskim podano określony cel działania książnic, nie przewidując jednocześnie żadnych sankcji w przypadku braku jego realizacji. Należy zwrócić uwagę, że zapewnienie
i informacji nie polega wyłącznie na ustaleniu dogodnej lokalizacji, choć oczywiście jest to czynnik istotny. “Odpowiedni dostęp” powinien odnosić się także do zapewnienia aktualnego i użytecznego zbioru publikacji czy choćby takiej liczby pracowników etatowych, która może sprostać wyzwaniom stawianym przez środowisko lokalne9.
Obowiązek utrzymania łódzkich bibliotek publicznych spoczywa na mieście Łodzi, w którym powołano do życia pięć odrębnie zarządzanych książnic. Podstawą funkcjonowania każdej z nich jest corocznie przyznawana dotacja z budżetu miasta. Środkami na kulturę 7
Ustawa z dnia 27 czerwca 1997 o bibliotekach, dz. cyt. J. Ciechorski, Ustawa o bibliotekach. Komentarz, Warszawa 2012, s.36-40. 9 Tamże, s.94-95. 8
rozporządza Wydział Kultury Urzędu Miasta Łodzi, którego jednym z zadań jest finansowanie instytucji kultury, dla których organizatorem jest miasto Łódź.
Zdaniem autora raportu pt. „Kultura w budżecie. Analiza budżetów miasta Łodzi z lat 20102014” trudno jest dokładnie określić wysokość nakładów ponoszonych przez miasto na kulturę. Wynika to z faktu, że wydatki sklasyfikowane w budżecie jako „kultura” nie odnoszą się wyłącznie do aktywności uznawanych powszechnie za działalność kulturalną. Z drugiej strony część środków przeznaczonych na taką działalność jest ponoszona przez inne niż Wydział Kultury jednostki, dotyczy to np. działań związanych z turystyką. Autor przyjął jednak określone dane liczbowe, które zamieszczono w tabeli 110.
Tabela 1. Wydatki na kulturę i ochronę dziedzictwa narodowego w ramach zadań własnych w latach 2010-2014. Rok
Procentowy udział wydatków na kulturę w budżecie miasta
135 934 548
163 219 926
197 223 550
196 165 482
Źródło: Łukasz Biskupski, Kultura w budżecie. Analiza budżetów miasta Łodzi z lat 2010-2014 [online], Łódź 2014 [dostęp 5.09.2015]. Dostępny w: http://lodzkibudzet.pl/wpcontent/uploads/2014/10/2014-10-21_Biskupski-L.-2014-Kultura-w-budzecie.pdf.
Łukasz Biskupski, Kultura w budżecie. Analiza budżetów miasta Łodzi z lat 2010-2014 [online], Łódź 2014 [dostęp 5.09.2015]. Dostępny w: http://lodzkibudzet.pl/wp-content/uploads/2014/10/2014-10-21_Biskupski-L.-2014-Kultura-wbudzecie.pdf.
Odwołując się do powyższych kalkulacji, warto przyjrzeć się, jaką część budżetu miejskiego na kulturę przyznano bibliotekom publicznym. Jak widać na poniższym zestawieniu (tab. 2), procentowy udział wydatków na kulturę w całości budżetu miasta Łodzi malał w kolejnych latach. W 2013 roku odnotowano największy spadek dotacji dla bibliotek, o czym będzie
jeszcze mowa w dalszej części raportu.
Tabela 2. Procentowy udział wydatków na biblioteki w budżecie na kulturę w latach 20102014. Rok
Budżet łączny bibliotek
Procentowy udział budżetu na biblioteki w budżecie na kulturę
14 955 300
15 522 440
15 382 459
14 765 233
14 777 427
W celu lepszej wizualizacji zmian w wysokości dotacji dla MBP w ciągu pięciu lat przygotowano dwa poniższe wykresy – pierwszy prezentuje budżety dla poszczególnych miejskich bibliotek publicznych, drugi zsumowane dla wszystkich. Dane finansowe za lata 2010-2014
tabelach,
poszczególnych MBP. Stanowią one załączniki do niniejszego raportu.
Wykres 1. Wysokość dotacji z budżetu miasta w latach 2010-2014 przyznana poszczególnym MBP.
4150000 4312800 4301300 4129750 4114700
2022200 2087000 2076359 2000300 2022637
2528800 2638400 2604400 2497600 2501300
2840200 2967850 2915300 2788283 2785740
3414100 3516390 3485100 3349300 3353050
Wykres 2. Wysokość dotacji z budżetu miasta w latach 2010-2014 przyznana łącznie MBP. 2012
14765233 DOTACJA
15382459
W skład budżetu bibliotek, oprócz dotacji z Urzędu Miasta Łodzi, wchodzą także przychody własne generowane m.in. z dobrowolnych wpłat czytelników, regulaminowych opłat za nieterminowy zwrot książek, usług, wpływów z kiermaszów książek. Należy pamiętać (o czym już w tekście wspominano), że biblioteki mają znacząco ograniczone możliwości wypracowywania przychodów własnych, dlatego dotacja organizatora stanowi główne źródło ich utrzymania. W toku rozmów z dyrekcjami pięciu łódzkich MBP ustalono, że pieniądze te przeznaczane są głównie na zakup zbiorów (jeśli nie wszystkie przychody własne, to przynajmniej te uzyskiwane z dobrowolnych wpłat czytelników).
Warto zauważyć, że kwoty są stosunkowo wysokie. W 2014 roku przychody wypracowane łącznie przez miejskie biblioteki sięgnęły niemal miliona złotych. Przyznana w tym samym czasie dotacja z UMŁ wyniosła niecałe 15 mln. Poniżej zestawiono przychody własne instytucji na przestrzeni pięciu lat. W dalszej części raportu dane te zostaną włączone w sumę budżetu bibliotek. Tabela 3. Przychody własne bibliotek. Przychody własne MBP w latach 2010-2014 Dzielnica
Aby dowiedzieć się, jak wygląda tryb rozdzielania środków między poszczególne biblioteki, do Urzędu Miasta Łodzi wystosowano zapytanie o dostęp do informacji publicznej, o następującej treści: „Zwracamy się z prośbą o określenie kryteriów, według których poszczególne Miejskie Biblioteki Publiczne otrzymują z budżetu miasta dotację o określonej wysokości. Będziemy także wdzięczni za wyjaśnienie przyczyny zmian wysokości dotacji w latach 2010-2014.
Odpowiedź sformułowana 16 kwietnia 2015 r. przez p. Małgorzatę Krupot-Błasiak, p.o. Dyrektora Wydziału Kultury, brzmiała następująco: „Wysokość przyznanej dotacji dla poszczególnych miejskich bibliotek przede wszystkim uzależniona jest od ilości filii, zatrudnienia i wysokości stałych kosztów utrzymania instytucji, na które składają się: 1.
Energia i inne media
Materiały (wybrane)
Usługi (wybrane)
Co roku Wydział Kultury jako nadzorujący obecnie 25 instytucji kultury, w tym biblioteki, otrzymuje limit środków na wydatki. Z tych środków planowane są dotacje podmiotowe, celowe i pozostała działalność w zakresie kultury i
określane są założenia do projektu budżetu na kolejny rok. Wysokość limitu zależy od sytuacji finansowej Miasta.
Z przedstawionego zestawienia dotacji podmiotowych dla miejskich bibliotek wynika, że w latach 2011-2012 dotacje były większe w stosunku do 2010 r. Natomiast w 2013 roku odnotowujemy spadek dotacji w stosunku do 2012 r. Niższe dotacje, nie tylko dla miejskich bibliotek, były wynikiem ograniczonych możliwości budżetowych miasta”.
Zaprezentowane wyżej stanowisko Wydziału Kultury dowodzi, że kluczowe znaczenie w przyznawaniu dotacji mają tzw. koszty stałe, czyli związane z utrzymaniem lokali i etatów. Nic nie wskazuje na to, by jednostka rozdzielająca fundusze brała pod uwagę aktywność kulturalno-edukacyjną filii czy też w znaczącym stopniu uzależniała kwestie finansowe od analizy corocznie przedstawianych sprawozdań merytorycznych11.
Obniżenie dotacji dla łódzkich instytucji kultury w 2013 roku odbiło się szerokim echem w środowisku. Dyrektorzy wystosowali list do Prezydenta Miasta Łodzi, w którym apelowali o cofnięcie decyzji i sugerowali, że nie pozostanie to bez znaczenia dla jakości oferty kulturalnej. Cięcia te uzasadniono jednak ogólną złą sytuacją miasta i kraju, która najbardziej negatywnie odbiła się właśnie na budżetach bibliotek12.
Biblioteki jako instytucje finansowane z budżetu samorządów, podlegają przepisom „Ustawy o finansach publicznych”13. Zadaniem tychże jest zapewnienie prawidłowego 11
Na fakt braku powiązania wysokości przyznawanej dotacji z oceną wartości merytorycznej działań prowadzonych przez instytucje kultury zwrócono uwagę w publikacji Raporty o stanie kultury. Wnioski i rekomendacje. Źródło: Jerzy Hausner i in., Raport o finansowaniu i zarządzaniu instytucjami kultury. W: Raporty o stanie kultury. Wnioski i rekomendacje [online], Warszawa 2009, s. 19. Dostępny w: http://www.kongreskultury.pl/library/File/aktualnosci/KKP_RAP_male.pdf. Można zatem domniemywać, że tendencja ta jest typowa dla wszystkich polskich instytucji kultury, co jednak nie zwalnia nikogo z obowiązku poszukiwania racjonalnych rozwiązań w tym zakresie. 12 Łukasz Kaczyński, Urząd Miasta Łodzi oszczędza na kulturze. Drastyczne cięcia budżetów instytucji kultury w Łodzi, „Dziennik Łódzki” [online] z dn. 19.09.2012 [dostęp 5.09.2015]. Dostępny w: http://lodz.naszemiasto.pl/artykul/urzad-miasta-lodzi-oszczedza-na-kulturze-drastyczneciecia,1542685,art,t,id,tm.html. 13 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych, Dz.U. 2009 Nr 157 poz. 1240 z póz. zm. Dz. U. z 2013 r. poz. 885, 938, 1646, z 2014 r. poz. 379, 911, 1146, 1626, 1877, z 2015 r. poz. 238, 532.
funkcjonowania poszczególnych sektorów życia publicznego i społecznego14. W związku z powyższym gospodarowanie środkami budżetowymi podlega kilku rygorom. Muszą być one wydatkowane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów15. Każda instytucja zobowiązana jest do przedstawienia planu finansowego, a wydatki w nim przewidziane „powinny stanowić nieprzekraczalną granicę dopuszczonej do wydatkowania kwoty (limit), co w dużym stopniu zapewni racjonalność wydatkowania środków”16. Dopuszcza się jednak możliwość zwiększenia wydatków, w przypadku gdy osiągnięto przychody wyższe od prognozowanych lub gdy zwiększenie kosztów nie spowoduje zwiększenia dotacji z budżetu lub zwiększenia planowanego stanu zobowiązań17.
Celowe dysponowanie finansami publicznymi przejawia się adekwatnością wydatków do celów statutowych instytucji oraz optymalizacją metod i środków, które przyczyniły się do ich osiągnięcia. O celowych wydatkach mówi się wówczas, gdy zostały one zaplanowane, zrealizowane, a także były niezbędne. Oszczędność z kolei nie polega wyłącznie na wydatkowaniu jak najniższej kwoty, ale na uzyskaniu najlepszej relacji jakości w stosunku do ceny.
Stosowanie się do zapisów ustawy z pewnością powinno pozytywnie wpływać na racjonalizację kosztów, którą należy rozumieć jako uzyskanie najkorzystniejszej relacji między nakładami a uzyskanymi efektami. Powinno dążyć się do tego, by wydatkując jak
J. Hołda, Finanse publiczne [online], [dostęp 9.09.2015]. Dostępny w: http://pracujwkulturze.nck.pl/artykuly/102008finanse-publiczne.html. 15 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych, dz. cyt. 16 E. Ostapowicz, Wydatki ze środków publicznych w instytucjach kultury [online], [dostęp 5.09.2015]. Dostępny w: http://pik.prawodlapraktykow.pl/wydatki-ze-srodkow-publicznych-w-instytucjach-kultury/. 17 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych, dz. cyt.
najmniejszą kwotę ze środków publicznych, osiągnąć zakładane cele.
Wydatek można
uznać za racjonalny, jeśli: 
„jest niezbędny do realizacji określonego celu, zgodnego z zadaniami oraz celami statutowymi,
odzwierciedla optymalny, pod względem ekonomicznym i technicznym, sposób wykonania zadania lub osiągnięcia celu,
jest spójny z obowiązującymi przepisami prawa”18.
Biblioteka, prowadząc gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie19, jest również zobligowana do sporządzenia planu finansowego, a także przygotowania sprawozdania z jego wykonania. Zgodnie zaś z zapisami „Ustawy o rachunkowości”20, roczne sprawozdanie finansowe jednostki, w tym biblioteki, podlega zatwierdzeniu przez odpowiedni organ, nie później niż sześć miesięcy od dnia bilansowego. Organ zatwierdzający sprawozdanie powinien zostać określony w statucie instytucji21. W statutach łódzkich bibliotek publicznych widnieje zapis: „Roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez dyrektora wydziału właściwego do spraw kultury Urzędu Miasta Łodzi”22.
Podstawową funkcją bibliotek publicznych jest udostępnianie księgozbioru, dlatego też pozycja budżetowa związana z zakupem publikacji jest jedną z bardziej znaczących dla zapewnienia czytelnikom odpowiedniej oferty. Poniżej zestawiono wydatki ponoszone na ten cel przez pięć miejskich książnic w latach 2010-2014. Należy zauważyć, że zsumowane kwoty przeznaczane na zakup księgozbioru po 2011 roku ulegają zmniejszeniu, co
E. Ostapowicz, dz. cyt. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych, dz. cyt. 20 Ustawa z dnia 29 września 1994 o rachunkowości. Dz.U. 1994 Nr 121 poz. 591 z póz zm. Dz. U. z 2013 r. poz. 330, 613, z 2014 r. poz. 768, 1100, z 2015 r. poz. 4.. 21 Ustawa z dnia 29 września 1994 o rachunkowości, dz. cyt. 22 Więcej o zapisach w dokumentacji wewnętrznej MBP można przeczytać w rozdziale „Raport z analizy dokumentów obowiązujących w łódzkich bibliotekach publicznych”. 19
najprawdopodobniej powiązane jest z faktem obniżenia wysokości łącznych budżetów tych placówek.
Warto zwrócić uwagę na jeszcze jedną kwestię. Jak już wspomniano wcześniej, przychody własne wypracowywane przez biblioteki w znacznej mierze przeznaczane są na zakup zbiorów (informacja pozyskana w toku rozmów z dyrektorami MBP). Tymczasem całkowita kwota wydatkowana przez pięć łódzkich bibliotek w 2014 roku na ten cel wyniosła niecałe pół miliona, a wypracowane przez nie w tym samym okresie środki finansowe osiągnęły kwotę prawie miliona złotych. Zatem można z tego wnioskować, że biblioteki muszą poszukiwać dodatkowych źródeł finansowania, aby pokryć wszystkie niezbędne wydatki. Jest to w pewnym sensie tendencja sprzeczna z obowiązującym prawem, gdyż zgodnie z analizą aktów prawnych, zaprezentowaną na początku niniejszego raportu, zapisy „Ustawy o bibliotekach” mówią: „Organizator zapewnia warunki działalności i rozwoju biblioteki,
zadaniom”.
z podstawowych zadań organizatora jest zapewnienie środków na wyposażenie bibliotek i prowadzenie bieżącej działalności23. Nie można jednak jednoznacznie stwierdzić, że dotacja organizatora jest zbyt niska, dopóki wnikliwej analizie nie zostanie poddany sposób zarządzania środkami.
Ustawa z dnia 27 czerwca 1997 o bibliotekach. dz. cyt.
Tabela 3. Wydatki na zakup księgozbioru w latach 2010-2014 przez poszczególne MBP. Wydatki na zakup księgozbioru w latach 2010-2014 Dzielnica
W celu lepszej wizualizacji danych zamieszczono poniżej dwa wykresy, z których pierwszy prezentuje wysokość funduszy przeznaczonych na zakup książek w pięciu kolejnych latach z podziałem na dzielnice, a drugi zsumowane fundusze na ten cel.
Wykres 3. Wysokość wydatków na zakup książek w poszczególnych MBP w latach 20102014.
178302 157 255 170292 146493 119771
104509 134468 97074
93143 81070 65844 67634
78198 85186 87267
135336 106299
87253 100021 99029 97997 91091
Wykres 4. Wysokość wydatków na zakup książek w latach 2010-2014 – łącznie dla wszystkich MBP.
Tabela 3a. Wydatki na zakup księgozbioru – porównanie Łódź-Gdańsk-Wrocław Wydatki na zakup księgozbioru w latach 2010-2014 Miasto
748 436
Źródło: Opracowanie własne. Na podstawie informacji dostarczonych przez dyrekcje bibliotek.
W tabeli 3a zestawiono wydatki poniesione w latach 2010-2014 na zakup nowych książek. Tendencje łódzkie porównano z danymi pozyskanymi podczas wizyt studyjnych w WBP w Gdańsku oraz MBP we Wrocławiu. Z łatwością można zauważyć, że nakłady finansowe ponoszone w związku z zakupem książek są w Łodzi znacząco niższe niż w Gdańsku i Wrocławiu. Potwierdzenie faktu, że na poszerzanie oferty wydawnictw zwartych w łódzkich bibliotekach przeznacza się niewielkie fundusze, odnajdziemy w danych statystycznych opublikowanych przez Instytut Książki i Czytelnictwa Biblioteki Narodowej24. Średnio w Polsce liczba dostępnych w bibliotekach woluminów w przeliczeniu na 100 mieszkańców wyniosła w 2013 r. 340 (w Łodzi w 2014 r. jedynie 180). Z kolei ogólnopolska średnia liczba nowych książek zakupionych w 2013 r. wyniosła 7,6 woluminów na 100 mieszkańców, a w 2014 w Łodzi – 3,1.
Pracownia Bibliotekoznawstwa. Instytut Książki i Czytelnictwa BN, Stan bibliotek w Polsce 2013 r. Wybrane dane i wskaźniki [online], [dostęp 9.09.2015]. Dostępny w: http://www.bn.org.pl/download/document/1423562439.doc. 24 Informacje pozyskane od dyrekcji bibliotek.
Zapewnienie dostępu do literatury jest kluczową funkcją bibliotek. W latach 2010-2014 wydatki na wydawnictwa zwarte w Łodzi stanowiły od ok. 3% do ok. 4% budżetu rocznego (dotacja z UMŁ i przychody własne). W Gdańsku na ten cel wydatkowano 5,8% budżetu (budżet na 2014 r.: 12 275 471 PLN, na książki wydano 713 277 PLN). We Wrocławiu sytuacja wygląda bardzo podobnie – na zbiory w tym samym czasie wydano 5,7% budżetu (budżet na 2014 r.: 13 963 134 PLN, na książki wydano 797 592 PLN)25. Zarówno w wartościach procentowych, jak i w liczbach bezwzględnych w Łodzi wydaje się na książki mniej, niż w miastach, w których odbyto wizyty studyjne w ramach projektu Biblioskan.
Całkowite wydatki roczne łódzkich bibliotek na zakup wydawnictw zwartych w latach 20102014 wyniosły w zaokrągleniu od 444 tys. zł do 590 tys. zł. Znając ogólnie obowiązujące prawa rynku, można z dużym prawdopodobieństwem założyć, że większy klient może liczyć na wyższe rabaty. Obecne rozproszenie zakupów dokonywanych przez łódzkie biblioteki (z uwagi na podział sieci miejskiej na pięć odrębnie zarządzanych MBP) stawia je na gorszej pozycji negocjacyjnej. Aby stwierdzić, czy ze strony dostawców pojawia się wola udzielania lepszych warunków cenowych w przypadku większego odbiorcy, wystosowano zapytania (e-mailowe i telefoniczne) do sześciu największych dystrybutorów książek w Polsce. Były to firmy: Super Siódemka, OSDW Azymut, Rema, Firma Księgarska Olesiejuk, Platon oraz WIKR. Pięć z nich potwierdziło, że wysokość rabatu jest wprost proporcjonalna do wielkości zamówienia. Tylko jedna firma stwierdziła, że preferencyjne warunki, na których już w tej chwili biblioteki mogą nabywać towary, są maksymalnie atrakcyjną ofertą.
Na ogół w każdej dużej firmie księgarskiej powoływane są specjalne działy lub osoby, odpowiedzialne za obsługę bibliotek, a także te mające za zadanie przystępować do przetargów i odpowiadać na zapytania ofertowe. Szczegółowe warunki są negocjowane dla
rzeczywistych klientów, trudno zatem mówić o konkretach, mając do czynienia z hipotetyczną sytuacją scalenia zamówień dla wszystkich łódzkich bibliotek publicznych. Mimo tego niektóre firmy w odpowiedzi na zapytanie podawały przedziały, w jakich mogłyby mieścić się rabaty, inne powoływały się na tajemnicę służbową i zachęcały do złożenia konkretnej oferty, uwzględniającej przede wszystkim wielkość zakupów i punkty dostaw. Wydaje się zatem, że podjęcie rozmów w imieniu wszystkich łódzkich bibliotek publicznych z dostawcami książek jest uzasadnione, podobnie jak uzasadnione byłoby wyłonienie reprezentanta (działu gromadzenia) pięciu MBP, dokonującego wspólnego zakupu.
Zarówno w rozmowach z bibliotekarzami, jak i dostawcami publikacji można spotkać się ze stwierdzeniem, że połączenie budżetów przeznaczonych na zakup książek niesie ryzyko w postaci konieczności ogłaszania przetargów na duży zakup. Zdaniem niektórych procedura ta utrudnia szybki wpływ nowości wydawniczych, a także z powodu ograniczenia do konkretnego dostawcy – uniemożliwia uzupełnianie zbiorów o niektóre tytuły. Ograniczeń takich jednak nie dostrzega Wojewódzka i Miejska Biblioteka Publiczna w Gdańsku. Podczas wizyty studyjnej realizatorzy projektu otrzymali informację, że książnica ogłasza przetargi na dostawę książek. W 2014 roku zamówienia realizowane były przez dwie firmy, w 2015 roku dokonywał tego jeden dostawca. Pracownicy odpowiedzialni za gromadzenie księgozbioru nie wskazali ograniczeń związanych z takim systemem dostaw.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, że od 16 kwietnia 2014 roku w wyniku zmian ustawy „Prawo zamówień publicznych”26 znacząco podwyższono kwotę, po której przekroczeniu zleceniodawca jest zobowiązany do ogłaszania przetargu. Nowelizacja zwalnia ze 26
Ustawa z dnia 14 marca 2014 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2014 poz. 423.
publicznych”27
„których
przedmiotem są dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z
gromadzeniem materiałów
bibliotecznych przez biblioteki lub muzealiów, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności”28, w przypadku gdy ich wartość jest niższa niż wyrażona w złotych równowartość tzw. progu unijnego, czyli 207 tys. euro. Zapis dotyczący zakupów materiałów bibliotecznych znalazł się w ustawie na wniosek dr. Tomasza Makowskiego, dyrektora Biblioteki Narodowej, z poparciem Bogdana Zdrojewskiego, Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego29. Poprzednie przepisy nakazywały organizowanie przetargu, gdy kwota zakupu przekraczała 14 tys. euro w stosunku rocznym.
Ten sam dokument wprowadził również zmiany w „Ustawie o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej”30, polegające na dodaniu rozdziału 4a w brzmieniu: „Udzielanie zamówień
Art. 37a. Podmiot prowadzący działalność kulturalną, udzielając zamówienia, o którym mowa w art. 4 pkt 8b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych, którego wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30 000 euro, zamieszcza ogłoszenie o udzielanym zamówieniu na swojej stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej.
Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, Dz.U. 2004 Nr 19 poz. 177. Ustawa z dnia 14 marca 2014 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw, dz. cyt. 29 Biblioteki kupią zbiory bez przetargu do 207 tys. euro [online], [dostęp 5.09.2015]. Dostępny w: http://www.bn.org.pl/aktualnosci/691-biblioteki-kupia-zbiory-bez-przetargu-do-207-tys.-euro.html. 30 Ustawa z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, dz. cyt. 28
Art. 37b. Zamówienie, o którym mowa w art. 37a, jest udzielane w sposób zapewniający przejrzystość, równe traktowanie podmiotów zainteresowanych wykonaniem zamówienia oraz z uwzględnieniem okoliczności mogących mieć wpływ na jego udzielenie (...)”.
Wynika z tego, że jedyne, do czego biblioteki są zobowiązane, gdy dokonują zakupu na kwotę powyżej 30 tys. euro, to zamieszczenie ogłoszenia w swoim Biuletynie Informacji Publicznej. Ani nowelizacja „Prawa zamówień publicznych”, ani też towarzysząca jej nowela do „Ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej”, nie nakładają na zamawiającego obowiązku posiadania regulaminu czy instrukcji dotyczących procedur dokonywania zamówień. Jednakże z uwagi na zastrzeżone nowelą zasady przejrzystości, równego traktowania wykonawców zamówienia oraz wspomnianej już wcześniej zasady racjonalnego wydatkowania środków publicznych31, Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego sugeruje „mocowanie w formie aktów wewnętrznych obowiązujących w danej instytucji kultury reguł dokonywania zamówień korzystających ze wspomnianego specyficznego wyłączenia”32. Zdaniem MKiDN dokument taki uporządkuje kompetencje i wyznaczy zakresy odpowiedzialności za prawidłowość prowadzonych postępowań, a także będzie pomocny w przypadku ewentualnej kontroli33.
Biorąc pod uwagę wydatki, które obecnie łódzkie biblioteki ponoszą w związku z zakupem książek (od 67 tys. do 119 tys. zł w poszczególnych dzielnicach w 2014 roku), w żadnym przypadku nie zaszłaby potrzeba zastosowania wyżej opisanej procedury. Oczywiście należy pamiętać, że nowe przepisy obowiązują od 16 kwietnia 2014 roku, a zatem
Zob. art. 44 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych, dz. cyt. Przykładowy projekt regulaminu znajduje się na stronach MKiDN. Zob. http://www.mkidn.gov.pl/media/docs/2014/20140408przykladowy_projekt_regulaminu.doc. 33 Przykład regulaminu udzielania zamówień na dostawy i usługi z zakresu działalności kulturalnej [online], [dostęp: 9.09.2015]. Dostępny w: http://www.mkidn.gov.pl/pages/strona-glowna/ministerstwo/pytania-i-odpowiedzi/prawo-zamowienpublicznych/przyklad-regulaminu-udzielania-zamowien-na-dostawy-i-uslugi-z-zakresu-dzialalnosci-kulturalnej.php. 32
w rozważanym roku kalendarzowym obowiązywały regulacje, mówiące o konieczności zorganizowania przetargu w przypadku zamówień przekraczających 14 tys. euro.
Zastanawiając się nad potencjalnym połączeniem budżetów wszystkich MBP na zakup książek w celu wynegocjowania lepszych warunków finansowych warto uwzględnić nowe przepisy zwalniające z obowiązku organizowania przetargu przez łódzkie książnice, ponieważ łączna wartość wydatków na ten cel w 2014 r. wyniosła 443 780 zł, a więc nie przekroczono progu 207 tys. euro. Warto także nadmienić, że Miejska Biblioteka Publiczna we Wrocławiu nawet przed zmianą przepisów nie przystępowała do procedury przetargowej. Wystąpiono do urzędu skarbowego o indywidualną interpretację, w której potwierdzono, że zakup książek nie musi być prowadzony w oparciu o przetarg. Książka ma własny tytuł i inną treść, a zatem nie trzeba traktować takiego zakupu jako nabywania towarów jednej kategorii.
W obliczu zmian, które zaszły w prawodawstwie, obecnie żadna z łódzkich bibliotek nie przystępuje do procedury przetargowej w związku z zakupem książek. Wewnętrzne regulaminy stosuje się w przypadku zamówień na inne produkty, gdy wartość zamówienia nie przekracza 30 tys. euro.
Wśród zbiorów bibliotecznych najliczniejszą grupę stanowią książki. Drugim ważnym elementem zasobów bibliotecznych są wydawnictwa ciągłe. Poniżej zestawiono wydatki ponoszone na prenumeratę prasy przez pięć miejskich książnic w latach 2010-2014. Łatwo zauważyć, że po roku 2011 lub 2012 także i w tym przypadku mamy do czynienia z tendencją spadkową.
Tabela 5. Wydatki poszczególnych MBP na prenumeratę wydawnictw ciągłych w latach 2010-2014. Dzielnica
Wykres 5. Wysokość wydatków na prenumeratę czasopism w poszczególnych MBP w latach 2010-2014. 2011
11646 9822
20003 19565 21508
20790 20775 22180 16249 18795
14924 16480
13155 13315
23316 20992 19379
23994 28541 27511 20922 22586
Wykres 6. Wysokość wydatków na prenumeratę czasopism w latach 2010-2014 – łącznie dla wszystkich MBP. 2012
Podobnie jak w przypadku książek, dokonując zakupu czasopism na większą skalę można liczyć na wyższe upusty. Obecnie prasę nabywa się głównie za pośrednictwem firm kolporterskich, z którymi podpisywane są roczne umowy na dostawę periodyków. Niektóre tytuły z uwagi na niskie nakłady lub brak współpracy wydawców z dystrybutorami, nabywa się bezpośrednio u wydawcy.
Aby potwierdzić potencjalną możliwość uzyskania większych rabatów na zakup wydawnictw ciągłych w przypadku połączenia budżetów pięciu MBP, realizatorzy projektu skontaktowali się z największymi kolporterami prasy w Polsce, tj. Ruchem, Kolporterem i firmą Garmond Press.
negocjacyjnych, potwierdzając, że są gotowi zaoferować lepsze warunki finansowe większym odbiorcom.
Większość popularnych tytułów czasopism, w szczególności prasy codziennej jest dostępna także w wersji elektronicznej. Warto rozważyć taką opcję prenumeraty z uwagi na niższe koszty i dodatkowe możliwości oferowane przez dostawców. Poniżej zebrano informacje, dotyczące wersji online popularnych gazet.
„Rzeczpospolita” – cena prenumeraty rocznej podstawowej wersji papierowej to 1185,60 zł, wersji elektronicznej – 848,70 zł. Możliwości dostępu online są dwie – z zapisem danego numeru na dysku dwóch urządzeń oraz w trybie online z wykorzystaniem loginu i hasła. Pierwsza opcja umożliwia tworzenie archiwum numerów na maksymalnie dwóch urządzeniach, nie pozwala jednak na dalsze przetwarzanie pliku z gazetą. W tej opcji zatem można zapewnić z jednego abonamentu dostęp do zasobów dwóm bibliotekom.
Korzystanie z dostępu online umożliwia dzielenie loginu i hasła przez kilka bibliotek – z zastrzeżeniem, że jednocześnie z danych do logowania może korzystać jedno urządzenie. Opcja ta nie pozwoliłaby na korzystanie z „Rzeczpospolitej” na dowolnym komputerze, a jedynie na urządzeniach bibliotecznych. Nie ma zatem możliwości, by czytelnik zyskał dostęp do zasobów np. na swoim domowym komputerze.
Ciekawą opcją dla bibliotek chcących mieć dostęp do archiwum dziennika jest wykupienie dostępu do zasobów, które obejmują wszystkie numery opublikowane po 1983 roku. Koszt takiej usługi to 1990 zł netto za rok z możliwością negocjowania ceny w przypadku wykupienia kilku dostępów.
„Gazeta Wyborcza” oferuje dostęp zdalny do bieżących numerów oraz do płatnych serwisów WWW w cenie 300 zł za rok. Prenumerata wersji drukowanej na taki sam okres to koszt 942,40 zł. Dostęp do wersji online uzyskuje się poprzez login i hasło. Istnieje możliwość udostępniania zasobów przez wi-fi – wówczas wszystkie osoby znajdujące się w zasięgu mogą jednocześnie korzystać z „Gazety Wyborczej” na podstawie identyfikacji numerów IP. Dostęp do archiwum numerów wydawanych po 1989 r. to dodatkowy koszt w wysokości 245 zł miesięcznie.
Ostatnią grupę wydatków przeznaczanych na poszerzanie zbiorów bibliotecznych, na którą postanowiono zwrócić uwagę w niniejszym raporcie, stanowią koszty zakupu multimediów. Są to zarówno zbiory na nośnikach fizycznych (tj. książki elektroniczne, audiobooki, filmy czy gry komputerowe), jak i zasoby dostępne wyłącznie zdalnie, niemające fizycznej formy magazynowanej
najpopularniejszej na polskim rynku, jest platforma oferująca dostęp do książek elektronicznych, zarządzana przez Wydawnictwo Naukowe PWN – Ibuk Libra34. Dostęp do tych zasobów wykupiły cztery MBP (z wyjątkiem MBP Łódź-Górna). Zakup odbywa się za pośrednictwem konsorcjum, które koordynowane jest przez Wojewódzką Bibliotekę Publiczną w Łodzi. W jego skład wchodzi 27 bibliotek publicznych regionu (stan na czerwiec 2015 r.).
Każda książnica musi wydatkować na zbiory Ibuka jedynie kwotę odpowiadającą minimum określonemu przez dostawcę, aby zyskać dostęp do zasobów oferowanych dla całej sieci. Pomysłodawcą tworzenia konsorcjów bibliotek w celu wykupienia dostępu do platformy były władze bibliotek wrocławskich. Rozwiązanie przyjęło się w wielu regionach, dzięki czemu czytelnicy mają dostęp do szerokiej oferty książek elektronicznych. Zakup za
Platforma IBIK Libra [online], [dostęp: 9.09.2015]. Dostępny w: http://libra.ibuk.pl/.
pośrednictwem konsorcjum jest znaczniej bardziej korzystny finansowo, niż miałoby to miejsce w przypadku wykupywania dostępów przez pojedyncze biblioteki, a podjęta współpraca jest dowodem na to, że warto myśleć o łączeniu budżetów kilku placówek.
Na poniższych wykresach zaprezentowano wydatki na multimedia, poniesione przez łódzkie biblioteki na przestrzeni lat 2010-2014. Nakłady na ten cel w poszczególnych okresach różnie rozkładały się w dzielnicach, ale z łącznych wydatków jednoznacznie wynika, że w 2014 roku koszty te znacząco wzrosły. Główną przyczyną było wykupienie dostępu do książek online, dostępnych na platformie Ibuk Libra. Można przypuszczać, że w kolejnych latach wydatki związane z multimediami będą wzrastać, a rozszerzanie oferty będzie zwiększać atrakcyjność biblioteki. Warto wspomnieć, że już w tej chwili łódzkie książnice oferują dostęp do konsoli gier35, a także wprowadzają możliwość wypożyczania czytników książek elektronicznych36. Oczywiste jest zatem, że aby sprzęty te mogły być wykorzystywane intensywnie, konieczne będą kolejne inwestycje związane z zakupem gier i e-booków.
Zmiany te są zbieżne z obserwowanymi w społeczeństwie polskim tendencjami do coraz intensywniejszego korzystania z technologii. Jak pokazują dane zawarte w raporcie „Diagnoza społeczna 2013” systematycznie rośnie w naszym kraju liczba osób korzystających z Internetu (63%), komputerów (64%), telefonów komórkowych (87,4%), w tym smartfonów. Z żadnej technologii nie korzysta zaledwie 11,6% Polaków37.
Dostępne w wybranych filach na Bałutach, Polesiu i Śródmieściu. Usługę tę po wpłaceniu kaucji oferuje MBP Łódź-Bałuty. 37 J. Czapiński, T. Panek (red.), Diagnoza społeczna 2013. Warunki i jakość życia Polaków [online], Warszawa 2014, s. 325-326 [dostęp 6.09.2015]. Dostępny w: http://analizy.mpips.gov.pl/images/stories/publ_i_raporty/DS2013/Raport_glowny_Diagnoza_Spoleczna_2013.pdf. 36
Tabela 6. Wydatki poszczególnych MBP na multimedia w latach 2010-2014. Dzielnica
Wykres 7. Wysokość wydatków na zakup publikacji multimedialnych, w tym książek elektronicznych, także w wersji online w poszczególnych MBP w latach 2010-2014. 2011
4962 1680
1495 GÓRNA
486 682 287 414 BAŁUTY
5874 5596
Wykres 8. Wysokość wydatków na zakup publikacji multimedialnych, w tym książek
elektronicznych, także w wersji online w latach 2010-2014 – łącznie dla wszystkich MBP.
Po przyjrzeniu się wydatkom na zakup materiałów bibliotecznych, warto zwrócić uwagę na koszty związane z zatrudnianiem pracowników. Poniżej zamieszczono wykresy pokazujące, jak kształtowały się one na przestrzeni pięciu lat. Dodano także, jako ważny element uzupełniający, wizualizację wielkości zatrudnienia. Z przedstawionych danych wynika, że w okresie 2010-2014 w łódzkich bibliotekach spadła liczebność kadry, co jednocześnie wpłynęło na obniżenie łącznej wysokości wynagrodzeń. Tendencja redukcji personelu nie musi oznaczać gorszej jakości obsługi klienta. Wiele procesów bibliotecznych uległo w ostatnich latach automatyzacji, co znacząco wpłynęło na usprawnienie pracy ludzkiej. Ponadto w bibliotekach zatrudniane są osoby coraz lepiej przygotowane do zawodu, często po studiach wyższych, w tym bibliotekoznawczych. Ma to zapewne wpływ na efektywniejsze wywiązywanie się z powierzanych obowiązków, lepszą organizację pracy czy gotowość do
poszerzania zakresu swoich działań, na przykład o inicjatywy związane z edukacją czytelników czy organizacją imprez kulturalnych.
Bibliotekarze to grupa zawodowa wynagradzana bardzo nisko. Na początku 2015 roku nagłośniono protesty pracowników krakowskich książnic, którzy domagali się podwyżki płac38, ale i łódzcy bibliotekarze podjęli walkę o swój byt materialny. Uświadamiali władzom miasta, że wielu z nich mimo wyższego wykształcenia i długiego stażu pracy zarabia 1500 zł netto, co sprawia, że żyją na skraju ubóstwa. Stworzyli oni także chwytliwe hasło, że w ciągu roku bibliotekarz zarabia tyle, ile kosztowało posadzenie dwóch drzewek w centrum miasta39. Dzięki protestom i pojawianiu się na obradach Rady Miejskiej w sierpniu 2014 roku, udało się wygospodarować z budżetu miasta dodatkowe pieniądze. W 2015 roku pensje powinny wzrosnąć średnio o około 250 zł na osobę. Miasto zadeklarowało, że przeznaczy na podwyżki 850 tys. zł40.
W czerwcu 2015 roku głos w sprawie niskich wynagrodzeń pojawił się także ze strony pracowników Wojewódzkiej
Biblioteki Publicznej w Łodzi. Pracownicy merytoryczni
domagają się 500 zł podwyżki, gdyż są niezadowoleni z faktu, że ich pensje są niewiele wyższe od średnich uposażeń kadry najniższego szczebla, a jednocześnie niższe od administracyjnej41.
B. Maria Morawiec, Krakowscy bibliotekarze mówią DOŚĆ! [online], [dostęp 9.09.2015]. Dostępny w: http://www.lustrobiblioteki.pl/2015/02/krakowscy-bibliotekarze-mowia-dosc.html. 39 Ł. Kaczyński, Bibliotekarze z Łodzi żądają podwyżek. W rok zarabiają mniej niż koszt dwóch drzewek w woonerfie, „Dziennik Łódzki” [online] z dn. 27.08.2014 [dostęp 6.09.2015]. Dostępny w: http://www.dzienniklodzki.pl/artykul/3553455,bibliotekarze-z-lodzi-zadaja-podwyzek-w-rok-zarabiaja-mniej-niz-kosztdwoch-drzewek-w-woonerfie,id,t.html. 40 B. Krasnodębski, W 2015 roku będzie więcej pieniędzy dla pracowników bibliotek, „Dzień Dobry Łódź” [online] z dn. 23.12.2014 [dostęp 6.09.2015]. Dostępny w: http://ddlodz.pl/w-2015-roku-bedzie-wiecej-pieniedzy-dlapracownikow-bibliotek/. 41 A. Gwizdała, "Jest ciężko, ledwo wystarcza do pierwszego". Pracownicy biblioteki skarżą się na swoje pensje. [online], [dostęp 9.09.2015]. Dostępny w: https://www.radiolodz.pl/posts/15875-jest-ciezko-ledwo-wystarcza-dopierwszego-pracownicy-biblioteki-skarza-sie-na-swoje-pensje.
Poniżej zamieszczono tabelę zestawiającą informację o liczbie etatów i średniej wysokości płac w łódzkich bibliotekach publicznych w 2014 r.
Tabela 7. Etaty i płace w MBP w 2014 r. MBP
Średnia liczba etatów w 2014 r.
W tym etaty merytoryczne
Procentowy udział kadry merytorycznej w całości zatrudnienia
Średnia płaca brutto pracowników merytorycznych
Wykres 9. Wysokość wydatków na wynagrodzenia w poszczególnych MBP w latach 2010-2014.
1254276 1287739 1287659 1295067 1294905
1662610 1668909 1707553 1666994 1699945
1941278 1997102 1916367 1889259 1856639
2131931 2171876 2129476 2085218 2075596
2844794 2921616 2878097 2795736 2831311
Wykres 10. Wysokość wydatków na wynagrodzenia w latach 2010-2014 – łącznie dla wszystkich MBP. 2011
10 047 242
9 834 889
Wykres 11. Wielkość zatrudnienia w poszczególnych MBP w latach 2010-2014. 2011
57 57 55 55 55
64,7 64,4 61,6 59,25 59
95 94 91 90 90
Wykres 12. Wielkość zatrudnienia w latach 2010-2014 – łącznie dla wszystkich MBP. 2011
Badania prowadzone w Polsce pokazują, że biblioteki przeznaczają na wynagrodzenia przeciętnie 70%42 dostępnych środków, na utrzymanie lokali 20%, a na zakup zbiorów jedynie 10%43. Pierwsze dwie pozycje to tzw. sztywne wydatki, których obniżenie jest niemalże niemożliwe. A zatem gdy zmniejszeniu ulega dotacja przyznawana przez organizatora, oszczędności dokonuje się kosztem aktualizacji zbiorów. Łódzkie biblioteki wpisują się w ogólnopolskie tendencje – stosunek wysokości płac do całości budżetu (dotacja z UMŁ i przychody własne) nie przekroczył na przestrzeni lat 2010-2014 66%, co obrazuje poniższa tabela. W tym samym czasie w Gdańsku na pensje wydatkowano od 51% do 54,9%, a we Wrocławiu od 67,3% do 69,7% budżetu.
Dyrektor WBP w Krakowie w wywiadzie z początku 2015 r. podał, że w ich bibliotece koszty przeznaczane na wynagrodzenia stanowią nawet 90% dotacji. Źródło: http://www.lustrobiblioteki.pl/2015/02/bo-potrzebny-jest-dialogwywiad-z.html. 43 L. Biliński, Prawo biblioteczne na co dzień, Warszawa 2006, s. 85.
Tabela 8. Wydatki na płace w MBP w Łodzi w latach 2010-2014. Rok
Łączny budżet MBP
Łączne płace
na Procentowy udział wydatków na płace w budżecie MBP
15 068 800
9 870 713
15 972 440
9 991 418
15 632 459
9 919 152
14 790 233
9 732 224
14 943 540
9 758 396
Z wielkością zatrudnienia związana jest niewątpliwie liczba filii bibliotecznych. Zmiany w tym zakresie na przestrzeni lat 2010-2014 w Łodzi nie były znaczące. W mieście istnieje od dłuższego czasu około 80 placówek (bez oddziałów i punktów bibliotecznych), a zatem jest to jedna z najbardziej rozbudowanych sieci miejskich bibliotek publicznych w Polsce (więcej bibliotek publicznych z filiami jest tylko w Warszawie). Przyczyna takiego stanu to najprawdopodobniej brak centralizacji zarządzania instytucją.
Liczba bibliotek przekłada się także na koszty utrzymania lokali. Bardzo rozbudowana struktura, na którą składają się instytucje o niewielkim metrażu jest mniej efektywna niż równomiernie rozmieszczone w całymi mieście placówki o powierzchni kilkuset metrów kwadratowych. Działania zmierzające do utworzenia takiej sieci prowadzone są zarówno w Gdańsku, jak i we Wrocławiu. Na przestrzeni nieco ponad 20 lat sieć bibliotek miejskich Wrocławia została znacząco zmodyfikowana – w 1991 roku liczyła 91 placówek, w 2000 roku – 67, a w 2015 roku – 37, osiągając niemal optymalny kształt. Ponieważ sieć bibliotek gdańskich nie była nigdy zbytnio rozbudowana, zmiany w liczebności filii nie są aż tak
znaczące. W 2000 roku istniało 40, w 2015 roku – 30. Jak widać tendencja i w tym mieście jest spadkowa.
Łódzkie miejskie biblioteki publiczne zajmują 83 lokale (łącznie z punktami bibliotecznymi, np. przy szpitalach czy domach pomocy społecznej). Nieco mniej niż połowę z nich stanowią te, których właścicielem jest gmina. Pozostałe należą do spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych, kilka do instytucji, które zgodziły się oddać powierzchnie w nieodpłatne użytkowanie. W celu sprawdzenia kosztów, jakie generuje utrzymanie lokali, wystosowano do Urzędu Miasta Łodzi prośbę o dostęp do informacji publicznej. Poproszono o podanie cen użytkowania poszczególnych bibliotek. Na kwotę tę miał składać się czynsz, energia cieplna i elektryczna oraz woda. Z przesłanego zestawienia wynika, że najniższy koszt użytkowania m2 wynosi 4,35 zł, najwyższy 35,97 zł. Szczegółowe dane zestawiono w poniższej tabeli.
Tabela 9. Lokale biblioteczne MBP
Liczba lokali Najmniejsza/najwięk gminnych sza powierzchnia (m2)
Najniższa/najwyższa cena za użytkowanie m2
5,27/18,12
31/740
8,90/22,04
8,97/21,24
4,35/7,45
9,66/35,97
Jednym z kluczowych punktów rozmów z dyrekcjami bibliotek, w których odbyły się wizyty studyjne w ramach projektu Biblioskan, były kwestie finansowe44. Poproszono o wskazanie obszarów, w których wprowadzono zmiany pozwalające na zracjonalizowanie kosztów funkcjonowania instytucji. Obie instytucje działają jako sieci bibliotek, a zatem procesy takie jak gromadzenie i opracowanie księgozbioru prowadzone są przez jednostki centralne. W Gdańsku działy te zatrudniają 10 osób, ale planowana jest reorganizacja. Po połączeniu jednostek zadania zostaną powierzone siedmiu pracownikom (w tym kierownikowi). We Wrocławiu gromadzeniem i opracowaniem zbiorów zajmuje się 11 osób – w strukturze znajduje się także sekcja ds. kontroli księgozbiorów.
Ważną funkcję w sieci pełnią jednostki metodyczne i szkoleniowe, nadzorujące prace merytoryczne wszystkich filii, a także zajmujące się organizowaniem procesu dokształcania kadr. Na rzecz wszystkich bibliotek miejskich pracują również działy promocji, które mają ogląd funkcjonowania całości sieci, dzięki czemu możliwe jest dobre zaplanowanie budżetu marketingu i podejmowanie działań w sposób uporządkowany i jednolity. Działy promocji inicjują i nadzorują przebieg imprez kulturalnych oraz akcji propagandowych, w które zaangażowane są wszystkie lub wiele filii.
Wspólna dla całej sieci jest także obsługa administracyjna, księgowa i prawna. Również kwestie związane z informatyzacją leżą w kompetencjach jednostek centralnych – we Wrocławiu jest to Dział Informatyczny, zatrudniający trzech specjalistów. W Gdańsku pracuje trzech informatyków i administrator sieci komputerowej. Wydzielono także stanowisko bibliotekarza systemowego, który czuwa nad oprogramowaniem bibliotecznym nie tylko miejskich książnic, ale i tych zlokalizowanych w regionie, jeśli zdecydowały się one na korzystanie z oprogramowania Patron. Centralizacja podstawowych procesów 44
Dodatkowe informacje nt. funkcjonowania bibliotek publicznych w Gdańsku i Wrocławiu zawarto w rozdziale „Wizyty studyjne”.
bibliotecznych oraz wprowadzenie ogólnobibliotecznych jednostek świadczących usługi na rzecz całej sieci musi skutkować redukcją kosztów45.
Dość kontrowersyjną kwestią bywa często likwidowanie małych filii bibliotecznych na rzecz tworzenia większych. Z finansowego punktu widzenia korzystniejsze jest utrzymywanie jednej prężnie działającej placówki zamiast kilku. Zdarza się, że funkcjonują one w budynkach, których właścicielem nie jest miasto, a zatem nie ma możliwości znaczącego obniżenia lub anulowania opłaty za użytkowanie lokalu. Przeciwnicy tej opcji podnoszą argumenty, że takie działania powodują oddalenie biblioteki od miejsca zamieszkania czytelnika, rozluźnianie więzi między małym zespołem bibliotekarzy a niewielką społecznością lokalną, co może powodować gorsze rozpoznawanie potrzeb czytelniczych i utratę części stałych bywalców.
Kluczem do osiągnięcia konsensusu jest znalezienie dogodnej lokalizacji (choćby pod względem komunikacyjnym) dla nowej filii, do której czytelnicy likwidowanych placówek będą mieli optymalny dostęp. Aby usunąć barierę dostępności, wprowadza się także usługi dostawy książek do domu. Rozpoznawanie potrzeb czytelniczych z kolei nie odbywa się wyłącznie w trakcie bezpośrednich kontaktów z użytkownikiem. Istnieją inne narzędzia umożliwiające dobór adekwatnych zbiorów. Jeśli materiały biblioteczne są na odpowiednim poziomie (często poddawane aktualizacji i selekcji), a instytucja nowoczesna, zadbana i dobrze zaprojektowana, ma się niemalże gwarancję, że liczba czytelników będzie wzrastać. We Wrocławiu dzięki powstaniu prężnie działających filii, nastąpił dwukrotny wzrost zainteresowania ofertą książnic46, a zatem nie tylko nie utracono czytelników, ale i pozyskano nowych. 45
A. Ociepa, Biblioteki publiczne Wrocławia na progu XXI wieku. W: J. Słowik (red.) Biblioteki publiczne wielkich miast, Wrocław 2002, s. 17. 46
Biblioteka Grafit rusza we wtorek [online], [dostęp 9.09.2015]. Dostępny w: http://www.wroclaw.pl/biblioteka-grafitrusza-we-wtorek.
Wspomina się także o tym, że nowopowstające placówki są bardzo nowoczesne, w pełni skomputeryzowane, a sporą część ich zbiorów stanowią media elektroniczne. Zdaniem niektórych jest to wadą bibliotek, gdyż osoby niekorzystające z technologii komputerowych mogą poczuć się zagubione w nowej rzeczywistości. Warto jednak zauważyć, że te przystające do współczesności placówki prowadzą szkolenia (w szczególności skierowane do seniorów) z zakresu korzystania z ICT, co pozytywnie wpływa na wzrost kompetencji w tym zakresie. Uczestnicy kursów zyskują umiejętność wyszukiwania informacji w katalogu bibliotecznym online, ale potrafią także posługiwać się Internetem i komputerem. We Wrocławiu nie zauważono spadku czytelnictwa wśród seniorów. Wręcz przeciwnie – w latach 2010-2014 (w okresie powstawania nowoczesnych filii) liczba użytkowników w wieku 60+ wzrosła o 38%47.
Mimo kontrowersji, które wzbudza proces reorganizowania sieci bibliotek miejskich, wydaje się, że warto ponosić taki trud. Powstają dzięki temu miejsca na miarę XXI wieku – pełniące nie tylko rolę wypożyczalni książek, ale tzw. trzeciego miejsca, czyli przestrzeni publicznej, w której społeczność funkcjonuje w czasie wolnym od pracy. Ten cel można osiągnąć, zapewniając przede wszystkim odpowiednią lokalizację, metraż, aranżację architektoniczną i godziny otwarcia. Współczesne biblioteki, nawet jeśli powstają w lokalach adaptowanych, są projektowane przez fachowców, biorących pod uwagę potrzeby personelu i czytelników. Nowoczesne placówki otwarte są od rana do wieczora i w soboty, co pozwala zainteresowanym korzystać z ich oferty o dogodnej dla siebie porze. Dowodem na to, iż to dobry kierunek zmian są wskaźniki – liczba czytelników, wypożyczeń i odwiedzin w nowych filiach we Wrocławiu wzrosła nawet o 100%.
P. Witkowski, Biblioteki. Przedsiębiorstwa czy instytucje publiczne. Raport, „Gazeta Wyborcza – Tygodnik Wrocław” z dn.17.07.2015, s. 13.
Przestronne wnętrze daje potencjał do organizowania imprez o charakterze kulturalnym i działań edukacyjnych. Planowanie oferty np. z rocznym wyprzedzeniem umożliwia kadrze odpowiednie przygotowanie się do ich realizacji, a skuteczna promocja zapewnia uczestników spotkań. Dobrze zaplanowana przestrzeń często gwarantuje także oddzielne miejsce do pracy cichej i grupowej, co korzystnie wpływa na atrakcyjność biblioteki48.
Dowodem na to, że łączenie małych placówek jest opłacalne i spotyka się z aprobatą środowiska użytkowników, są dane statystyczne Wojewódzkiej i Miejskiej Biblioteki Publicznej w Gdańsku. Biblioteka Manhattan (ulokowana w centrum handlowym) powstała z połączenia 4 filii, które łącznie na koniec 2011 r. miały 7608 zarejestrowanych czytelników oraz wykazały 138 510 wypożyczeń. W pierwszym roku funkcjonowania Manhattanu zarejestrowano 23 299 czytelników (wzrost o 206%), którym udostępniono 320 072 woluminów (wzrost o 131%). W kolejnych latach notowano powiększanie się liczby osób zainteresowanych ofertą książnicy (w 2014 r. 30 219 zarejestrowanych czytelników – co dało wzrost o niemal 300% w stosunku do statystyk czterech małych filii), a zatem można wnioskować, iż efekt ten zostanie podtrzymany.
W 2013 r. połączono dwie sąsiadujące ze sobą filie o podobnych modelach udostępniania, które łącznie na koniec roku 2012 r. miały 3756 zarejestrowanych czytelników, a liczba wypożyczeń wyniosła 49 964 woluminów. W 2014 r. w nowej bibliotece było zarejestrowanych 4188 osób (wzrost o 11%), którym udostępniono 51 325 woluminów (wzrost o 3%). Przykład ten pokazuje, że tworzenie większych, lepiej wyposażonych filii skutkuje wzrostem najważniejszych wskaźników bibliotecznych i zasada ta sprawdza się nie
Większość obaw i uwag krytycznych związanych z procesem reorganizacji sieci miejskiej zebrano w artykule: P. Witkowski, Biblioteki. Przedsiębiorstwa czy instytucje publiczne. Raport, „Gazeta Wyborcza – Tygodnik Wrocław” z dn. 17.07.2015, s. 12-13. Polemikę podjął: S. Kubów, Dwugłos o bibliotekach wrocławskich [online], [dostęp 20.07.2015]. Dostępny w: http://stefankubow.blogspot.com/2015/07/dwugos-o-bibliotekach-wrocawskich.html. Największe zmiany w Polsce w zakresie łączenia filii bibliotecznych zaszły właśnie we Wrocławiu, stąd tak żywa dyskusja trwająca w mieście.
tylko przy tworzeniu dużych centrów multimedialnych, jakim jest np. Biblioteka Manhattan49.
W środowisku bibliotekarskim kontrowersyjną kwestią jest także tworzenie bibliotek publicznych, pełniących jednocześnie funkcję szkolnych. Pojawiają się negatywne opinie na temat tworzenia tego typu placówek50, jednakże we Wrocławiu współpraca ze szkołami układa się dobrze – rozwiązanie sprawdziło się w praktyce. Nie znalazły potwierdzenia obawy, że uczniom może grozić jakieś niebezpieczeństwo ze strony innych użytkowników biblioteki. Przez te wszystkie lata nie doszło do żadnej sytuacji konfliktowej, a pozytywne głosy dochodzą także ze strony uczniów i społeczności lokalnych51.
We Wrocławiu, na mocy porozumienia zawartego pomiędzy MBP a Urzędem Miasta Wrocławia oraz umów pomiędzy MBP a poszczególnymi szkołami, działają biblioteki publiczne, pełniące funkcje bibliotek szkolnych. Wśród 37 filii sieci miejskiej aż 14 mieści się w budynkach placówek oświatowych. Zapewniają one obsługę zarówno uczniów, jak i mieszkańców miasta. Wszystkie tego typu biblioteki są umiejscowione na parterze i mają dwa wejścia – jedno dostępne dla uczniów, bezpośrednio ze szkoły (zamykane po zajęciach lekcyjnych), drugie z zewnątrz, od ulicy.
Wśród korzyści dla środowiska oświatowego, wynikających z zastosowanego rozwiązania, należy wymienić przede wszystkim godziny pracy bibliotek, które zostały wydłużone w porównaniu ze standardowymi godzinami funkcjonowania bibliotek szkolnych. Nie są one także zamykane na czas ferii zimowych i wakacji. Wręcz przeciwnie – personel oferuje w tych okresach dodatkowe zajęcia dla uczniów. 49
Więcej o specyfice działania filii bibliotek gdańskich i wrocławskich w rozdziale „Wizyty studyjne”. B. Fredyk, Pracowałam w bibliotece publiczno-szkolnej [online], [dostęp 6.09.2015]. Dostępny w: http://bibliotekawszkole.pl/glos_z_polaczonej_biblioteki.pdf. 51 A. Pezda, M. Żuchowicz, Czy szkolne biblioteki przeżyją? [online], [dostęp 6.09.2015]. Dostępny w: http://www.edulandia.pl/edukacja/1,101559,6712380,czy_szkolne_biblioteki_przezyja_.html. 50
Placówki realizują wszystkie zadania bibliotek szkolnych, w tym zajęcia z zakresu edukacji czytelniczej i medialnej. Uczniowie stanowią wyróżnioną grupę odbiorców, korzystają z bibliotek na szczególnych warunkach. W filiach zatrudniane są osoby z przygotowaniem pedagogicznym, a kadra na bieżąco współpracuje z nauczycielami.
38 Księgozbiór filii publiczno-szkolnych jest kształtowany w taki sposób, aby z jednej strony zaspokajał potrzeby uczniów i nauczycieli, a z drugiej – także innych użytkowników, m.in. rodziców i dziadków uczniów. Z uwagi na zastosowaną racjonalizację wydatków (podział między szkołę i MBP) możliwe jest takie dysponowanie funduszami, aby zapewniony był stały dostęp do aktualnej literatury. Łączenie sił dwóch jednostek daje możliwość sytuowania ich w przestronnych lokalach z nowoczesnym wyposażeniem i dobrym zapleczem kulturalno-oświatowym.
Rozwiązanie choć z pewnością korzystne z punktu widzenia finansów, nie zawsze jest możliwe do wdrożenia. Tworzenie bibliotek publiczno-szkolnych wymaga wybudowania lub adaptowania odpowiednich lokali do specyficznych potrzeb takich placówek. By osiągnąć tak sformułowany cel, konieczna jest także współpraca władz samorządowych, dyrekcji bibliotek i szkół.
Zarówno w Gdańsku, jak i we Wrocławiu w procesie łączenia filii nie likwidowano etatów bibliotekarzy. W związku z poszerzaniem oferty edukacyjnej i kulturalnej, a także wydłużaniem godzin otwarcia, nowe placówki potrzebowały większej obsady. Liczba pracowników systematycznie spadała, ale działo się to wyłącznie w wyniku wygaszania etatów osób odchodzących na emeryturę. Od pracowników oczekuje się rzeczywistego zaangażowania w wykonywanie obowiązków, poszerzania swoich kompetencji i zakresu działań – jednakże przekłada się to na wzrost pensji. Dyrektor MBP we Wrocławiu jest
przekonany, że problemy finansowe bibliotek często wynikają z przerostów zatrudnienia i rosnących kosztów stałych związanych z utrzymaniem budynków52.
Aby zracjonalizować wydatki, w Gdańsku zdecydowano się nawet na rezygnację z zatrudniania na etacie osób utrzymujących porządek. Obecnie o czystość w placówkach bibliotecznych dba firma zewnętrzna, co pozwoliło na obniżenie kosztów o ⅔. Także służby ochraniające
zatrudniane
(w pozostałych filiach zainstalowano monitoring). Również obsługa prawna zapewniona jest dla całej sieci, a realizatora wyłoniono w oparciu o zapytanie ofertowe. W MBP we Wrocławiu postanowiono natomiast znacząco zminimalizować zakres działań tamtejszej introligatorni, w której zatrudniona jest tylko jedna osoba. Obecnie naprawie poddawane są wyłącznie zbiory szczególnie cenne. Większość książek w przypadku zniszczenia podlega ubytkowaniu. W dwóch łódzkich MBP (na Bałutach i w Śródmieściu) funkcjonują introligatornie, które łącznie zatrudniają cztery osoby.
Zmiana struktury kosztów zarówno w Gdańsku, jak i we Wrocławiu skutkuje lepszym wykorzystaniem funduszy publicznych. Dzięki oszczędnościom w wyżej wymienionych obszarach, możliwe jest między innymi zwiększenie wydatków na poszerzanie zbiorów i pensje pracowników.
Wszelkie zmiany, które pozytywnie wpływają na efektywność wydatkowania środków publicznych, są warte adaptowania w kolejnych jednostkach. Polskie biblioteki publiczne powinny czerpać wzajemnie ze swoich doświadczeń, by wypracowywać jak najlepsze modele zarządzania.
A. Ociepa, dz. cyt., s. 16.
Z pewnością w tej sferze konieczne są znaczące zmiany – nie tylko w książnicach, ale szerzej – w placówkach kultury. W powstałym w 2009 roku „Raporcie o stanie kultury” wyraźnie wskazano, że efektywność wydatkowania środków publicznych w sferze kultury jest niska. Jedna z przyczyn to niski poziom dofinansowywania tych jednostek ze źródeł prywatnych. Niewielki jest tu także poziom inwestowania pieniędzy publicznych w działania kreatywne, czy te mające być inwestycją w przyszłość. Właściwie nie podejmuje się zadań zmierzających do zwiększania samodzielności finansowej instytucji kultury, a jedynie dofinansowuje się działalność statutową. Zwrócono także uwagę na drastycznie niskie wynagrodzenia pracowników, co na ogół skutkuje niską jakością kadr i małą wydajnością pracy. Antidotum na taki stan rzeczy jest jedynie zmiana systemu zarządzania publicznymi jednostkami kulturalnymi i wprowadzenie do nich sprawnych menadżerów53.
Z pewnością niektóre zmiany można by zacząć wprowadzać już dziś – na przykład dzięki upowszechnianiu dobrych praktyk, funkcjonujących w wybranych polskich instytucjach. Bardziej radykalne posunięcia mogą wymagać zmiany prawa, ale i to nie powinno być barierą dla rozwoju sektora kultury, który (w co realizatorzy projektu mocno wierzą) pełen jest kreatywnych osobowości, którym rozwój społeczeństwa leży na sercu.
J. Hausner i in., Raport o finansowaniu i zarządzaniu instytucjami kultury. W: Raporty o stanie kultury. Wnioski i rekomendacje [online], Warszawa 2009, s. 19 , 21 [dostęp 7.09.2015]. Dostępny w: http://www.kongreskultury.pl/library/File/aktualnosci/KKP_RAP_male.pdf.
Analiza budżetów MBP w Łodzi – wnioski i rekomendacje
Wnioski 1. Dotacja podmiotowa przyznawana przez samorząd nie wystarcza na zabezpieczenie kosztów podstawowej działalności miejskich bibliotek publicznych. Instytucje muszą wypracowywać przychody własne i poszukiwać dodatkowych źródeł finansowania, by zaspokoić wszystkie potrzeby. Jest to tendencja sprzeczna z obowiązującym prawem. Nie można jednak jednoznacznie stwierdzić, że dotacja organizatora jest zbyt niska, gdyż możliwe, iż problemem jest sposób zarządzania środkami. Decentralizacja administracji oraz podstawowych procesów bibliotecznych z dużym prawdopodobieństwem przyczynia się do zwiększania kosztów funkcjonowania łódzkich MBP. 2. Wydatki na zakup księgozbioru, które gwarantują realizację podstawowego zadania bibliotek, są zbyt małe w stosunku do całości budżetu. W znacznej mierze kwoty te są uzależnione od wypracowanych przychodów własnych, w szczególności dobrowolnych wpłat czytelników. Nie gwarantuje to prowadzenia przemyślanej polityki gromadzenia zbiorów, a zatem może przekładać się na niższą jakość usług i niezadowolenie środowiska odbiorców. 3. Sieć bibliotek miejskich w Łodzi jest zbyt rozbudowana. Przykłady Gdańska i Wrocławia pokazują, że mniejsza liczba jednostek jest w stanie zaspokoić potrzeby czytelnicze mieszkańców, a tworzenie dużych i nowoczesnych filii przyczynia się do wzrostu liczby użytkowników. Proces racjonalizacji sieci byłby z pewnością łatwiejszy do realizacji w przypadku scentralizowanego zarządzania MBP. Z pewnością przyczyniłoby się to także do wzrostu rangi biblioteki jako miejskiej instytucji kultury.
Rekomendacje 1.
Rekomenduje się zmniejszanie liczby filii bibliotecznych przy jednoczesnym zwiększaniu ich powierzchni użytkowej. Działanie takie powinno skutkować ograniczeniem kosztów utrzymania lokali, szczególnie w przypadku, gdy biblioteki powstawałyby w dużych lokalach miejskich. W Gdańsku 11 z 28 (39,3%), a we Wrocławiu 28 z 37 (75,7%) filii zlokalizowano w budynkach, których właścicielem jest miasto. W Łodzi – 39 z 83 (47%). Konsekwencją łączenia filii i redukcji liczebności bibliotek miejskich będzie potencjalne zwiększenie odległości książnicy od miejsca zamieszkania czytelnika. Kluczowe czynniki, które należy brać pod uwagę w trakcie tego procesu, opisano w raporcie. Dane statystyczne z bibliotek publicznych Gdańska i Wrocławia nie pozostawiają wątpliwości, że nowoczesne lokale biblioteczne wpływają na wzrost zainteresowania użytkowników ofertą książnic.
2. Warto rozważyć tworzenie bibliotek publicznych, pełniących jednocześnie funkcje bibliotek szkolnych. Rozwiązanie takie z powodzeniem stosowane jest zarówno w Gdańsku, jak i we Wrocławiu. Wymaga ono porozumienia na szczeblu samorządowym oraz między dyrekcjami bibliotek i szkół, a także dostosowania lokali do potrzeb nowopowstałej placówki. 3. Z finansowego punktu widzenia korzystne jest tworzenie jednostek centralnych. Wspólne dla całego miasta mogą być działy: 
promocji (obecnie w ogóle nie istnieje),
prawno-księgowy.
Oszczędności przynosi także rezygnacja w pewnych obszarach z etatów na rzecz podwykonawstwa (na przykład usługi firm sprzątających i ochroniarskich, obsługa prawna, informatyczna). 4. Warto poddać analizie stan zatrudnienia na stanowiskach merytorycznych. W wyniku łączenia
W pierwszym etapie procesu ani w bibliotekach gdańskich, ani wrocławskich nie redukowano liczebności zatrudnienia, jednakże w kolejnych latach stosowano wygaszanie etatów przy jednoczesnym zwiększaniu uposażenia bibliotekarzy. 5. Z dużym prawdopodobieństwem można stwierdzić, że w Łodzi konieczna jest redukcja liczby stanowisk administracyjnych. Udział etatów bibliotekarskich w całości zatrudnienia w bibliotekach publicznych w Łodzi wynosi 74%, w Gdańsku – 88,5%, a we Wrocławiu – 81%. 6. W raporcie wykazano, że dostawcy książek, prasy czy zbiorów elektronicznych (także tych dostępnych online) są gotowi udzielać wyższych rabatów w przypadku większych zamówień. W związku z powyższym uzasadnione wydaje się stworzenie wspólnego budżetu na zakup zbiorów do łódzkich MBP. Procedura ta byłaby łatwiejsza do przeprowadzenia w przypadku centralizacji sieci miejskiej i powstania wspólnego działu gromadzenia. 7. Uzasadnione jest wprowadzenie wspólnego oprogramowania bibliotecznego dla wszystkich książnic miejskich – szczególnie z punktu widzenia użytkownika. Oddzielne katalogi funkcjonujące w poszczególnych dzielnicach uniemożliwiają jednoczesne przeszukiwanie całości zasobów miejskich bibliotek. Informacja jest rozproszona, więc klient nie ma możliwości sprawdzenia w jednym miejscu dostępności danej pozycji w zbiorach bibliotek publicznych. Wspólne oprogramowanie jest korzystne również dla zarządzania filiami, ponieważ umożliwia ujednolicenie statystyk i sprawozdawczości. Zebranie danych w jednym programie daje bardziej przejrzysty obraz czytelnictwa i uczestnictwa w kulturze
mieszkańców miasta. Ponadto jedna baza czytelników daje między innymi możliwość pozyskania informacji na temat dłużników, czy prowadzenia centralnego gromadzenia i opracowania zbiorów. 8. Wprowadzenie wspólnego dla wszystkich łódzkich MBP oprogramowania ułatwiłoby stosowanie jednej karty bibliotecznej w obrębie miasta. Takie rozwiązanie jest korzystne dla użytkowników, ale także obniża koszty, gdyż danej osobie wydaje się jedną (zgodnie z „Ustawą o bibliotekach” – bezpłatną) kartę. Przy decentralizacji procesu wypożyczania konieczne jest stosowanie kilku dokumentów. 9. Wspólny katalog wszystkich łódzkich MBP powinien być ulokowany w strategicznym miejscu strony internetowej. Obecnie każda z pięciu bibliotek ma własną witrynę, co powoduje rozproszenie informacji i wymaga od użytkownika większej ilości czasu koniecznego do zapoznania się z bieżącą ofertą książnic. Zainwestowanie we wspólną stronę WWW z pewnością przełożyłoby się na lepszą promocję i wzmocnienie marki. 10. Połączenie sił łódzkich MBP umożliwiłoby organizację dużych imprez kulturalnych i edukacyjnych, adresowanych do wszystkich mieszkańców miasta (niezależnie od zamieszkiwanej dzielnicy). Działania takie wymagają odpowiednich nakładów finansowych,
promocyjnej,
decentralizacja nie sprzyja przeprowadzaniu wydarzeń na dużą skalę. Większej organizacji łatwiej pozyskać sponsorów, a także aplikować o zewnętrzne granty, które można przeznaczyć na taki cel. Opracowanie Aleksandra Marciniak Projekt okładki: Mariusz Milewski Zdjęcie na okładce: Arek Olek, CC BY Raport udostępniony na licencji CC BY 4.0 Fundacja Normalne Miasto-Fenomen, Łódź 2015
Raport powstał w związku z realizacją projektu “Biblioskan - kontrola obywatelska w łódzkich bibliotekach publicznych” finansowanego z Funduszy EOG w ramach programu Obywatele dla Demokracji.
z podziałem na dzielnice.
Tabela 1. Zestawienie przychodów i wydatków 2010-2014 MBP Łódź-Bałuty. Zestawienie przychodów i wydatków 2010-2014 MBP Łódź-Bałuty Nazwa przychodu/ l.p. wydatku 2010 2011 2012 2013 2014 1. Przychody własne ogółem 244405 314586 262663 302055 330684 2. z tego: wpływy z usług 65296 55774 48532 43067 43229 3. Dotacja z budżetu 4150000 4312800 4301300 4129750 4114700 Przychody ogółem 4394405 4627386 4563963 4431805 4445384 Koszty działalności ogółem 4447504 4694883 4603589 4477164 4497416 1. Zakup książek 178302 157 255 170292 146493 119771 2. Zakup czasopism 23994 28541 27511 20922 22586 Zakup materiałów audiowizualnych, w tym książek elektronicznych 3. (także baz online) 2080 3375 4801 5874 5596 Zakup/utrzymanie oprogramowania 4. bibliotecznego 0 0 0 0 0 Zakup/utrzymanie sprzętu 5. komputerowego 28647 47464 41227 26140 23811 6. Wynagrodzenia ogółem 2844794 2921616 2878097 2795736 2831311 7. Czynsze 452870 480393 479966 482701 494194 8. Usługi remontowe 103613 54329 36866 57345 0 9. Zużycie energii 75168 77819 77636 72579 72579 10. Zużycie materiałów 64186 90110 80619 67438 67438 Dane uzupełniające 1. Średnie zatrudnienie (etaty) 95 94 91 90 90 Liczba zakupionych 2. woluminów 5472 7 416 8120 6948 5680 3. Liczba czytelników 35890 37 063 36701 35905 36012 4. Liczba filii 20 20 20 19 19 Źródło: Opracowanie własne.
Tabela 2. Zestawienie przychodów i wydatków 2010-2014 MBP Łódź-Górna.
Zestawienie przychodów i wydatków 2010-2014 MBP Łódź-Górna l.p. Nazwa przychodu/ wydatku 2010 2011 2012 2013 1. Przychody własne ogółem 119704 119067 108285 139000 2. z tego: wpływy z usług 20153 17729 8508 4950 3. Dotacja z budżetu 3414100 3516390 3485100 3349300 Przychody ogółem 3533804 3635457 3593385 3488300 Koszty działalności ogółem 3547967 3623064 3570103 3513037 1. Zakup książek 87253 100021 99029 97997 2. Zakup czasopism 23316 20992 19379 13155 Zakup materiałów audiowizualnych, w tym książek elektronicznych (także baz 3. online) 486 682 287 414 Zakup/utrzymanie 4. oprogramowania bibliotecznego 7365 7683 Zakup/utrzymanie sprzętu 5. komputerowego 12070 10472 6. Wynagrodzenia ogółem 2131931 2171876 7. Czynsze 440950 460716 8. Usługi remontowe 38805 60403 9. Zużycie energii 72681 67971 10. Zużycie materiałów 59918 58583 Dane uzupełniające 1. Średnie zatrudnienie (etaty) 77 77 2. Liczba zakupionych woluminów 4324 4 544 3. Liczba czytelników 27911 28 043 4. Liczba filii 17 17 Źródło: Opracowanie własne.
2014 175655 2894 3353050 3528705 3530705 91091 13315
22451 2129476 457048 4782 70104 63639
38276 2085218 465622 36618 67952 39455
30713 2075596 465372 32152 67263 61020
75 4 558 26 874 17
70 4 589 27 449 17
70 4 746 26 570 17
Tabela 3. Zestawienie przychodów i wydatków 2010-2014 MBP Łódź-Polesie.
Zestawienie przychodów i wydatków 2010-2014 MBP Łódź-Polesie Nazwa przychodu/ l.p. wydatku 2010 2011 2012 2013 2014 1. Przychody własne ogółem 90437 84703 77492 114160 108854 2. z tego: wpływy z usług 12769 10382 8040 13296 13700 3. Dotacja z budżetu 2840200 2967850 2915300 2788283 2785740 Przychody ogółem 2930637 3052553 2992792 2902443 2894594 Koszty działalności ogółem 3077219 3095252 2978387 2930829 2897967 1. Zakup książek 135336 106299 78198 85186 87267 2. Zakup czasopism 41615 34340 24292 14924 16480 Zakup materiałów audiowizualnych, w tym książek elektronicznych 3. (także baz online) 7225 397 360 2964 2230 Zakup/utrzymanie oprogramowania 4. bibliotecznego 5563 5563 5563 5563 0 Zakup/utrzymanie sprzętu 5. komputerowego 5006 3689 7302 5726 14353 6. Wynagrodzenia ogółem 1941278 1997102 1916367 1889259 1856639 7. Czynsze 177659 195034 213206 226991 230626 8. Usługi remontowe 2435 4052 27367 5900 7000 9. Zużycie energii 135512 125367 111127 103337 106908 10. Zużycie materiałów 81336 60898 47702 39258 42671 Dane uzupełniające 1. Średnie zatrudnienie (etaty) 64,4 64,7 61,6 59,25 59 Liczba zakupionych 2. woluminów 6 234 5140 3602 3943 4103 3. Liczba czytelników 17147 17035 16884 16772 16771 4. Liczba filii 18 18 18 18 18 Źródło: Opracowanie własne.
Tabela 4. Zestawienie przychodów i wydatków 2010-2014 MBP Łódź-Śródmieście. Zestawienie przychodów i wydatków 2010-2014 MBP Łódź-Śródmieście 2010 2011 2012 2013 2014 l.p. Nazwa przychodu/ wydatku 139498 129116 153028 130154 164222 1. Przychody własne ogółem 30745 24153 21896 6086 4267 2. z tego: wpływy z usług 2528800 2638400 2604400 2497600 2501300 3. Dotacja z budżetu Przychody ogółem 2668298 2767516 2757428 2627754 2665522 Koszty działalności ogółem 2625160 2758155 2775019 2639456 2691620 65278 93143 81070 65844 67634 1. Zakup książek 20790 20775 22180 16249 18795 2. Zakup czasopism Zakup materiałów audiowizualnych, w tym książek elektronicznych (także baz 1495 5782 3516 2598 5106 3. online) Zakup/utrzymanie 0 0 0 29900 0 4. oprogramowania bibliotecznego Zakup/utrzymanie sprzętu 8925 14861 21959 18443 8764 5. komputerowego Wynagrodzenia ogółem 1662610 1668909 1707553 1666994 1699945 6. 220915 228557 238147 223730 219967 7. Czynsze 14509 49069 31065 0 21342 8. Usługi remontowe 94674 113791 114143 109748 94699 9. Zużycie energii 58825 62802 63911 63195 51638 10. Zużycie materiałów Dane uzupełniające 57 57 55 55 55 1. Średnie zatrudnienie (etaty) 2759 3 841 3 344 2 760 3 106 2. Liczba zakupionych woluminów Liczba czytelników 21056 21 693 21 271 19 600 19 887 3. 13 13 13 13 13 4. Liczba filii Źródło: Opracowanie własne.
Tabela 5. Zestawienie przychodów i wydatków 2010-2014 MBP Łódź-Widzew. Zestawienie przychodów i wydatków 2010-2014 MBP Łódź-Widzew l.p. Nazwa przychodu/ wydatku 2010 2011 2012 2013 1. Przychody własne ogółem 74051 106062 103069 137420 2. z tego: wpływy z usług 28374 38507 40862 29265 3. Dotacja z budżetu 2022200 2087000 2076359 2000300 Przychody ogółem 2100751 2193062 2179428 2137720 Koszty działalności ogółem 2116474 2188214 2192404 2163880 1. Zakup książek 104509 134468 97074 50201 2. Zakup czasopism 20003 19565 21508 11646 Zakup materiałów audiowizualnych, w tym książek elektronicznych (także baz 3. online) 4014 4962 2950 1680 Zakup/utrzymanie oprogramowania 4. bibliotecznego 6696 6400 6535 4274 Zakup/utrzymanie sprzętu 5. komputerowego 46556 24060 3453 0 6. Wynagrodzenia ogółem 1254276 1287739 1287659 1295067 7. Czynsze 258076 281063 296404 341089 8. Usługi remontowe 36988 24955 18168 31556 9. Zużycie energii 42688 44106 39987 32232 10. Zużycie materiałów 47053 93424 89320 28663 Dane uzupełniające 1. Średnie zatrudnienie (etaty) 47 48 48 48 2. 3. 4.
Liczba zakupionych woluminów Liczba czytelników Liczba filii
5 176 11 222 11
6986 12065 11
5591 12465 11
2670 12294 11
2014 177885 27575 2022637 2200522 2233770 78017 9822
1912 27500 1294905 357525 25295 34853 36052 48 4457 12625 11
Załącznik 2. Skrócone zestawienie przychodów i wydatków łódzkich MBP – z podziałem na kolejne lata (2010-2014). Tabela 1. Zestawienie przychodów i wydatków 2010 r. Zestawienie przychodów i wydatków 2010 r.
l.p. Nazwa przychodu/ wydatku 1.
Przychody własne ogółem
MBP Łódź-Górna (kwota w PLN)
MBP ŁódźPolesie (kwota w PLN)
MBP ŁódźŚródmieście (kwota w PLN)
MBP Łódź-Widzew (kwota w PLN)
Zakup czasopism Zakup publikacji multimedialnych, w tym książek elektronicznych, także w wersji online Zakup/utrzymanie oprogramowania bibliotecznego
Zakup/utrzymanie sprzętu komputerowego
MBP ŁódźBałuty (kwota w PLN)
Dane uzupełniające 1.
Liczba zakupionych woluminów
Tabela 2. Zestawienie przychodów i wydatków 2011 r. Zestawienie przychodów i wydatków 2011
l.p. Nazwa przychodu/ wydatku
MBP ŁódźPolesie (kwota w PLN) 84703
Zakup czasopism
Zakup publikacji multimedialnych, w tym książek elektronicznych, także w wersji online
Zakup/utrzymanie oprogramowania bibliotecznego
1 645 763
Dane uzupełniające 94
Tabela 3. Zestawienie przychodów i wydatków 2012 r. Zestawienie przychodów i wydatków 2012 r.
Przychody ogółem Koszty działalności ogółem
4563963 4603589
3593385 3570103
2992792 2978387
2757428 2775019
2179428 2192404
16086996 16119502
Zakup czasopism Zakup publikacji multimedialnych, w tym książek elektronicznych, także w wersji online
Zakup/utrzymanie oprogramowania bibliotecznego Zakup/utrzymanie sprzętu komputerowego
Dane uzupełniające 75 61,6
Tabela 4. Zestawienie przychodów i wydatków 2013 r. Zestawienie przychodów i wydatków 2013 r.
Tabela 5. Zestawienie przychodów i wydatków 2014 r. Zestawienie przychodów i wydatków 2014 r.
3530705
Dane uzupełniające 90
Biblioskan. Raport z analizy finansów miejskich bibliotek publicznych w Łodzi za lata 2010-2014
Raport powstał w związku z realizacją projektu “Biblioskan - kontrola obywatelska w łódzkich bibliotekach publicznych” finansowanego z Fundu...