Source: https://www.lubricity.co/politica-proteccion-datos/
Timestamp: 2019-01-21 05:57:07
Document Index: 213651159

Matched Legal Cases: ['ARTÍCULO 15', 'Artículo 15', 'Artículo 269', 'Artículo 6', 'Artículo 7', 'artículo 12', 'Artículo 23']

Política de protección de datos | Lubricity
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Política de protección de datos	Administrador	2017-12-30T13:15:35+00:00
QUE EXPIDE LUBRICITY SAS
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013
El ARTÍCULO 15.De la CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA establece:
“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. La Ley 1581 de 2012, regula la recolección y tratamiento de los datos de carácter personal y establece las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información”.
En cumplimiento de los derechos contenidos en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Ley 1581 de 2012 y Ley 1273 de 2009 y normas concordantes corresponde tanto a las directivas de LUBRICITY SAS como a sus colaboradores internos y externos observar, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular imparta LUBRICITY SAS SAS respecto de los datos de carácter personal, cuya divulgación o indebido uso pueda generar un perjuicio a sus titulares.
Para cumplir con la normatividad citada en el numeral anterior LUBRICITY SAS, sociedad legalmente constituida mediante Asamblea de Accionistas de fecha diez (10) de agosto de dos mil doce (2.012), inscrita el doce (12) de septiembre de dos mil doce (2.012) bajo el número 00013437 en el Libro IX de la Cámara de Comercio de Duitama identificada con NIT No.900.554.198-1, por el presente documento LUBRICITY SAS SAS, expide la POLITICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES (en adelante la POLITICA) que contiene el marco normativo y el procedimiento que desarrolla la seguridad de la información para el tratamiento de datos personales y se adecuan a los estándares internacionales en materia de protección de datos personales:
Se adoptan las siguientes definiciones consagradas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.
Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación
Custodio de la base de datos.Es la persona natural que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de LUBRICITY SAS.
Propietario de la base de datos.En los procesos de negocios de LUBRICITY SAS, es propietaria de la base de datos el área que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de los mismos, los gestiona y los tiene bajo su control.
Violación de datos personales.Es el delito creado por la Ley 1273 de 2009, contenido en el Artículo 269 F del Código Penal Colombiano: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”
El objeto de la POLITICA es el establecimiento de las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal recolectados, tratados y/o almacenados por LUBRICITY SAS en desarrollo de su objeto social, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento, en cuanto a la garantía de la intimidad de las personas, ejercicio del habeas data y protección de datos personales, en concordancia con el derecho a la información, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en LUBRICITY SAS y se pueda prevenir su vulneración.
Los principios y disposiciones contenidos en la POLITICA se aplicarán a cualquier base de datos personal que se encuentre en custodia de LUBRICITY SAS, bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento. Todos los procesos organizacionales de LUBRICITY SAS que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en la POLITICA
Personal interno de LUBRICITY SAS, directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal.
Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a LUBRICITY SAS bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se efectúe cualquier tratamiento de datos de carácter personal. Esta previsión deberá incluirse en todos los contratos.
La POLITICA está sometida a los siguientes principios con base en los cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales; se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia; son principios aplicables a la POLITICA, los consagrados en normas internacionales, en la leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal especialmente los siguientes consagrados en la Ley 1581 de 2012:
Consentimiento Informado o principio de Libertad: El tratamiento de datos personales al interior de LUBRICITY SAS, sólo puede hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular.
El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los sujetos de la Ley 1581 de 2012 y normas concordantes deben sujetarse a lo dispuesto en ella.
Calidad o veracidad del Dato: Los datos de carácter personal recolectados por LUBRICITY SAS deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.
Pertinencia del Dato: Los datos personales que recabe LUBRICITY SAS deberán ser adecuados, pertinentes y no excesivos, teniendo en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.
Acceso y Circulación restringida: Los datos personales que recolecte o trate LUBRICITY SAS serán usados por ella solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros. Los datos personales bajo custodia de LUBRICITY SAS no podrán estar disponibles en internet o en cualquier otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, lo anterior con el fin de brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley.
Temporalidad del Dato: Agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, LUBRICITY SAS deberá cesar en su uso y adoptará las medidas de seguridad pertinentes a tal fin.
Seguridad del Dato: LUBRICITY SAS, en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. LUBRICITY SAS, conforme a la clasificación de los datos personales, implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: LUBRICITY SAS y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligación que subsiste aún finalizada la relación contractual. LUBRICITY SAS implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.
Deber de Información: LUBRICITY SAS informará, a los titulares de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado por LUBRICITY SAS, así como la finalidadorga y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Informará además sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.
Protección especial de datos sensibles: El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, LUBRICITY SAS informará al Titular:
Que cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
Adicionalmente LUBRICITY SAS tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin LUBRICITY SAS ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en su Manual de Políticas y Procedimientos, de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadas y aliados comerciales.
PARAGRAFO: Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, LUBRICITY SAS sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, LUBRICITY SAS deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de LUBRICITY SAS, tienen los derechos descritos en la Constitución Política y la ley, especialmente los siguientes:
Derecho a la revocatoria del consentimiento: El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilita a LUBRICITY SAS para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.
Derecho de Oposición: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. LUBRICITY SAS, con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, tomará la decisión pertinente.
El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos. Previo a ello deberá haber agotado el ejercicio de su derecho frente a LUBRICITY SAS conforme a la ley 1581 de 2012.
En desarrollo del principio del consentimiento informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en LUBRICITY SAS.
LUBRICITY SAS solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por LUBRICITY SAS, tales como:
Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por LUBRICITY SAS.
IMPORTANTE: En ningún caso LUBRICITY SAS asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.
DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE LA POLITICA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS.
Deberes para los responsables del Tratamiento: Cuando LUBRICITY SAS o cualquiera de los destinatarios de la POLITICA, asuma la calidad de responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la normatividad vigente:
Solicitar y conservar en las condiciones previstas en la POLITICA, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la POLITICA y en la ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. LUBRICITY SAS cumple con esta obligación a través de la adopción de la POLITICA.
Cuando LUBRICITY SAS o cualquiera de los destinatarios de la POLITICA, asuma la calidad de encargado del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y normatividad que rija su actividad:
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la POLITICA y en normatividad vigente.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares. LUBRICITY SAS cumple con dicha obligación a través de la adopción de la POLITICA.
Registrar en la base de datos la leyenda “RECLAMO DE HABEAS DATA EN TRAMITE” en relación con la información personal que se discuta o cuestione por los titulares, acorde con la forma en que se regule en la ley.
Insertar en la base de datos la leyenda “INFORMACION SOBRE HABEAS DATA EN DISCUSION JUDICIAL” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Además de los deberes antes descritos en cabeza de LUBRICITY SAS y de cualquiera otra persona que asuma su condición de responsable o encargado del tratamiento, de manera complementaria asumirán los siguientes deberes cualquiera que sea su condición:
Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasificación de los datos personales que trata LUBRICITY SAS.
Auditar de forma periódica el cumplimiento de la POLITICA por parte de los destinatarios de la misma.
Aplicar la POLITICA sobre protección de datos personales en armonía con el “procedimiento de Seguridad de la Información”.
En desarrollo del derecho constitucional de Hábeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del titular de datos personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, LUBRICITY SAS adopta el siguiente procedimiento:
La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse en soporte escrito, sea este físico o digital. La solicitud de ejercicio de los derechos mencionados podrá dirigirse a la dirección principal o al correo electrónico habilitado por LUBRICITY SAS para el ejercicio del Hábeas Data. LUBRICITY SAS podrá disponer de otros medios para que el titular de los datos personales ejerza sus derechos.
Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición al tratamiento y/o revocatoria del consentimiento. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que LUBRICITY SAS proceda, como responsable de la base de datos, a dar respuesta.
Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, LUBRICITY SAS así lo comunicará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Hábeas Data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. LUBRICITY SAS podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, LUBRICITY SAS indicará que se trata de un reclamo en trámite. En la respectiva base de datos (PQR) se deberá consignar una casilla en la que se aparezcan las siguientes leyendas: “RECLAMO POR HABEAS DATA EN TRAMITE” y “RECLAMO POR HABEAS DATA RESUELTO”
Cuando LUBRICITY SAS sea responsable de la base de datos personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días si se trata de una consulta; y de quince días (15) días si se trata de un reclamo. En los mismos plazos anteriores se pronunciará Cuando LUBRICITY SAS verifique que en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.
En los casos en que LUBRICITY SAS detente la condición de encargado del tratamiento informará tal situación al titular o interesado en el dato personal, y comunicará al responsable del dato personal la solicitud, con el fin de que este dé respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. Copia de tal comunicación será dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho.
LUBRICITY SAS documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia de LUBRICITY SAS. Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descritos.
LUBRICITY SAS, como responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, en desarrollo de su actividad empresarial, así como respecto de aquellos en los cuales tenga la calidad de encargado del tratamiento, dispondrá de un registro central en el cual relacionará cada una de las bases de datos contenidas en sus sistemas de información y demás archivos de LUBRICITY SAS.
Inscribir toda base de datos personales contenida en los sistemas de información y demás archivos de LUBRICITY SAS. A cada base se le asignará un número de registro.
La inscripción de las bases de datos personales indicará: (i) El tipo de dato personal que contiene; (ii) La finalidad y uso previsto de la base de datos; (iii) Identificación del área de LUBRICITY SAS que hace el tratamiento de la base de datos; (iv) Sistema de tratamiento empleado (automatizado o manual) en la base de datos; (v) Indicación del nivel y medidas de seguridad que aplican a la base de datos en virtud del tipo de dato personal que contiene; (vi) Ubicación de la base de datos en los sistemas de información de LUBRICITY SAS; (vii) El colectivo de personas o grupo de interés cuyos datos están contenidos en la base de datos; (viii) La condición de LUBRICITY SAS como RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento de las bases de datos; (ix) Autorización de comunicación o cesión de la base de datos, si existe; (x) Procedencia de los datos y procedimiento en la obtención del consentimiento; (xi) Empleado de LUBRICITY SAS custodio de la base de datos; (xii) Los demás requisitos que sean aplicables conforme a la normatividad vigente.
De manera mensual se registrarán para efectos de cumplimiento y auditoria los cambios surtidos en las base de datos personales en relación con los requisitos antes enunciados. En caso de que las bases de datos no hayan sufrido cambios así se dejará constancia por el custodio.
La ocurrencia e historial de los incidentes de seguridad que se presenten contra alguna de las bases de datos personales custodiadas por LUBRICITY SAS serán documentados en este registro central.
El registro indicará las sanciones que llegaren a imponerse respecto del uso de la base de datos personales, indicando la causa de la misma.
La cancelación de la base de datos personales será registrada indicando los motivos y las medidas técnicas adoptadas por LUBRICITY SAS para hacer efectiva la cancelación.
Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de LUBRICITY SAS, en calidad de responsable o encargado de los mismos, se regirán por los siguientes parámetros.
LUBRICITY SAS tratará los datos personales de sus empleados, contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de sus servicios.
Tratamiento antes de la relación laboral:
LUBRICITY SAS informará, de manera anticipada a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección; y obtendrá la autorización requerida para entregar dicha información a terceros y para cualquiera otra finalidad distinta a la de participar en este proceso.
Una vez agote el proceso de selección LUBRICITY SAS informará el resultado negativo y devolverá a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados; cuando ello no fuere posible se procederá a su destrucción para lo cual habrá informado previamente al titular. La información obtenida por LUBRICITY SAS respecto de quienes no fueron seleccionados, concretamente los resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de la finalidad.
Cuando LUBRICITY SAS contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso en cumplimiento de la POLITICA. Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en LUBRICITY SAS, serán almacenados en archivos determinados para el efecto, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad que tal información contenga datos de carácter sensible.
La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de LUBRICITY SAS y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto su uso para fines diferentes está prohibido.
LUBRICITY SAS almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de estos. El tratamiento y acceso a esta información, en formato físico o digital, será procedente acorde con los procedimientos establecidos por el área de Recursos Humanos.
El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en LUBRICITY SAS. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a la persona designada por LUBRICITY SAS evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.
Tratamiento de Datos después de la Terminada la Relación Contractual.
Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa LUBRICITY SAS procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles.
LUBRICITY SAS tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares.
LUBRICITY SAS solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a LUBRICITY SAS, por su naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor que sea persona física, consecuencia de un proceso de selección, esta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en la POLITICA y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.
LUBRICITY SAS recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de este, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor. Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por LUBRICITY SAS, tendrá como única finalidad verificar su idoneidad y competencia de tales empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, LUBRICITY SAS podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.
Cuando LUBRICITY SAS entregue datos de sus empleados a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en la POLITICA. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. LUBRICITY SAS verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.
Tratamiento de datos personales en procesos de contratación:
Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con LUBRICITY SAS accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados de LUBRICITY SAS y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en la POLITICA así como las medidas de seguridad que le indique LUBRICITY SAS según el tipo de dato de carácter personal tratado.
Para tal efecto se incluirá la previsión de verificación respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. LUBRICITY SAS verificará y controlará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento.
Tratamiento de datos personales de compradores de LUBRICITY SAS
Respecto de los datos personales de compradores LUBRICITY SAS los recolectará y tratará para los fines contractuales, comerciales y publicitarios propios de la relación existente con ellos.
El proceso de compra directa definirá el tratamiento conforme las necesidades particulares que surjan de la dinámica comercial con los compradores, aplicando lo aquí dispuesto.
La recolección de datos de personas físicas que LUBRICITY SAS trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia del desarrollo de su objeto social o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en la POLITICA. Para el efecto, previamente LUBRICITY SAS informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice que estén relacionados con estas actividades.
En cada uno de los casos antes descritos las áreas de LUBRICITY SAS que desarrollen los procesos de negocios en los que se involucren datos de carácter personal, deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva las disposiciones aquí adoptadas además de prevenir posibles sanciones legales.
En desarrollo de la POLITICA de seguridad de la información personal de LUBRICITY SAS, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.
LUBRICITY SAS prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de LUBRICITY SAS. El incurrir en esta prohibición por parte de los empleados de LUBRICITY SAS acarreará las sanciones a que haya lugar de conformidad con la ley
El incurrir en esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con LUBRICITY SAS dará lugar a las consecuencias previstas en la ley para tales efectos, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar.
En los contratos con los proveedores, en lo que el objeto contratado tenga relación con datos personales, se pactará una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a LUBRICITY SAS como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente o negligente del proveedor.
LUBRICITY SAS prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización de LUBRICITY SAS. La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de LUBRICITY SAS y contar con la autorización del custodio de la base de datos.
LUBRICITY SAS prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría en aplicación de la POLITICA sobre el buen uso de sus recursos informáticos y/u otras normas expedidas por LUBRICITY SAS para estos fines.
Los datos sensibles que llegaren a identificarse en el proceso de auditoría, serán informados al usuario del recurso informático, con el fin de que este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, LUBRICITY SAS procederá a eliminarlos de manera segura.
LUBRICITY SAS prohíbe a los destinatarios de la POLITICA cualquier tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009 y normatividad vigente. Salvo que se cuente con la autorización del titular del dato y/o de LUBRICITY SAS, según el caso.
LUBRICITY SAS solamente procederá el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad con el consentimiento expreso, previo e informado de sus representantes y/o de las personas que ostenten la representación del menor, para las finalidades requeridas en relación con el ejercicio de su actividad empresarial y en todo caso se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia.
Está prohibida la transferencia de datos personales a cualquier persona cuyo asiento sea un país no seguro para la protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio. De manera excepcional se podrán efectuar transferencias internacionales de datos por LUBRICITY SAS cuando:
La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y LUBRICITY SAS como responsable y/o encargado del tratamiento.
Al momento de presentarse una transferencia internacional de datos personales, previo envío o recepción de los mismos, LUBRICITY SAS suscribirá los acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surges para las partes intervinientes.
Corresponderá a LUBRICITY SAS dar concepto favorable sobre los acuerdos o contratos que conlleven una transferencia internacional de datos personales, atendiendo como directrices los principios aplicables y recogidos en la POLITICA. Así mismo le corresponderá hacer las consultas pertinentes ante la Superintendencia de Industria y Comercio para asegurar la circunstancia de “país seguro” en relación con el territorio de destino y/o procedencia de los datos.
La responsabilidad en el adecuado tratamiento de datos personales al interior de LUBRICITY SAS, está en cabeza de todos los empleados. En consecuencia al interior de cada área que maneje los procesos de negocios que involucren tratamiento de datos personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la POLITICA, dada su condición de custodios de la información personal que está contenida en los sistemas de información de LUBRICITY SAS.
En el tratamiento de datos personales que efectúa LUBRICITY SAS, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, LUBRICITY SAS procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.
En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en la POLITICA, LUBRICITY SAS adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los datos personales tratados. En desarrollo del principio de seguridad de los datos personales LUBRICITY SAS adoptará una directriz general sobre estas medidas, que serán de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de la POLITICA.
TRATAMIENTO Y FINALIDADES AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES TRATADOS POR LUBRICITY SAS
LUBRICITY SAS, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:
Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos) realizados por LUBRICITY SAS;
Controlar el acceso a las oficinas de LUBRICITY SAS y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;
Transferir la información recolectada a distintas áreas de LUBRICITY SAS y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros);
Registrar sus datos personales en los sistemas de información de LUBRICITY SAS y en sus bases de datos comerciales y operativas;
Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de LUBRICITY SAS.
Para cumplir las obligaciones contraídas por LUBRICITY SAS con sus Clientes y Consumidores al momento de adquirir nuestros productos;
Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por LUBRICITY SAS;
Enviar información sobre ofertas relacionadas con nuestros productos que ofrece LUBRICITY SAS 2.4.Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Consumidores y Clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio;
Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos
Capacitar vendedores y agentes en aspectos básicos de gestión comercial de los productos ofrecidos por LUBRICITY SAS;
Permitir que compañías vinculadas a LUBRICITY SAS, con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado tratamiento de los datos personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés;
Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de LUBRICITY SAS, incluyendo descargas de contenidos y formatos;
Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de LUBRICITY SAS, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;
Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por LUBRICITY SAS;
Para hacer el registro en los sistemas de LUBRICITY SAS;
Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de LUBRICITY SAS;
LUBRICITY SAS comunica a los destinatarios de la POLITICA el régimen de sanciones previsto por la Ley 1581 de 2012 en su Artículo 23, que materializa los riesgos que se asume por un indebido tratamiento de personales:
La notificación de un procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad relacionado con el tratamiento de datos personales, deberá ser comunicada de manera inmediata a la gerencia de LUBRICITY SAS, con el fin de tomar las medidas tendientes a defender el accionar de LUBRICITY SAS y evitar la imposición de las sanciones previstas en la legislación colombiana, en particular las consignadas en el Título VI, Capítulo 3 de la Ley 1581 de 2.012.
ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES:
Cuando las autoridades del Estado soliciten a LUBRICITY SAS el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad) y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los datos personales entregados y los riegos que con lleva su indebido uso e inadecuado tratamiento.
RESTRICCIONES EN EL USO DE LA POLITICA:
LA POLITICA es para uso exclusivo de LUBRICITY SAS, por tanto, está prohibida su copia, reproducción, distribución, cesión, publicación, traducción y cualquiera otro uso por persona distinta a LUBRICITY SAS, en atención al respeto de la propiedad intelectual que ostentan sus creadores así como por razones de seguridad de la información.
La POLITICA ha sido adoptada por la gerencia de LUBRICITY SAS y rige a partir del XXXX (XX) de diciembre de dos mil diecisiete (2017).