Source: https://nebenkosten-blog.de/bestandteile-einer-formell-wirksamen-nebenkostenabrechnung/
Timestamp: 2019-09-17 20:57:17
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Matched Legal Cases: ['BGH', '§ 2', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH', 'BGH']

Welche Bedingungen eine formell ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung grundsätzlich erfüllen muss, haben wir schon gezeigt. Dieser Beitrag beschäftigt sich ausführlich mit den einzelnen formellen Bedingungen und gibt dem Leser Beispiele, wodurch eine formell nicht ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung gekennzeichnet ist. Die Bestandteile einer formell wirksamen Nebenkostenabrechnung sind:
Zusammengefasste Abrechnungspositionen
Getrennte Angabe trotz einer Nummer in der BetrKV
Zusammenfassung bei gleicher Entstehungsart möglich
Positionsbezeichnung „Versicherungen“
Hausmeisterkosten einzeln oder zusammengefasst?
Folgen falscher Positionsbezeichnungen
Endlich erledigt: Problem der bereinigten Gesamtkosten
2. Angabe und ggf. Erläuterung der Umlageschlüssel
Verwendung unterschiedlicher Umlageschlüssel
Nicht verständliche Umlageschlüssel
Umlageschlüssel bei verbrauchsabhängiger Abrechnung
3. Berechnung des Mieteranteils
4. Abzug der Vorauszahlungen des Mieters
Sonderfall: mehrere Abrechnungen
5. Erläuterungen (gedankliche Verständlichkeit)
Ergebnis: Bestandteile einer formell wirksamen Nebenkostenabrechnung
Bei der Zusammenstellung der Gesamtkosten kann man seit der unten erwähnten BGH-Entscheidung eigentlich nur noch einen Fehler machen. Das wäre, wenn man die Kostenarten unzulässig vermischt und nicht kleinteilig genug in die Abrechnung aufnimmt. Um diesen Fehler zu vermeiden, müssen dem Mieter die Kostenarten in der Abrechnung so mitgeteilt werden, wie sie auch im Mietvertrag aufgeführt sind.01)OLG Düsseldorf GE 2009, 1489 Damit kann der Mieter einfach und ohne Hindernisse prüfen, ob die Abrechnung nur Kostenarten enthält, die auch vereinbart wurden.
Sind demnach mietvertraglich die Kosten „gemäß § 2 Betriebskostenverordnung“ vereinbart, müssen auch die dortigen Kostenbezeichnungen angegeben werden. Hierbei gibt es vier Einschränkungen bzw. Besonderheiten:
Die Kosten der Müllentsorgung und der Straßenreinigung dürfen nicht zusammen angegeben werden, sondern benötigen einen jeweils separaten Ausweis. Gleiches gilt für die Kosten der Gebäudereinigung und der Ungezieferentsorgung. Auch hier sind zwei getrennte Positionen zu bilden.
Entstehen Kosten auf die gleiche Art und Weise (bspw. Wasserversorgung und Entwässerung dadurch, dass beide Arten durch den gleichen Zähler errechnet werden), ist ein getrennter Ausweis dieser Position nicht erforderlich.02)BGH VIII ZR 322/08 GE 2010, 477 Diese Position darf dann Wasserversorgung / Entwässerung genannt werden oder Be- und Entwässerung.
Obgleich in der Betriebskostenverordnung Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung steht, darf der Vermieter diese Abrechnungsposition auch unter Versicherungen zusammenfassen und dahinter die Kosten der Sachversicherungen und der Gebäudeversicherung abrechnen. Wir empfehlen jedoch, sofern eine Trennung der Kosten möglich ist, auch getrennt abzurechnen: Falls gegen eine der beiden Positionen vom Mieter Einwendungen erhoben werden, bleibt wenigstens die andere vielleicht ohne Beanstandungen.
Übernimmt der Hausmeister / Hauswart mehrere weitere Aufgaben (Hausreinigung, Gartenpflege, etc.), müssen die Kosten des Hausmeisters nicht gesondert auf diese weiteren Positionen aufgeteilt werden.03)BGH VIII ZR 45/11 WuM 2011, 684 Es versteht sich dann aber von selbst, dass in den betroffenen Positionen dann keine weiteren Kosten für Arbeitsleistungen enthalten sein dürfen.
Werden Betriebskostenpositionen in der Abrechnung falsch bezeichnet oder falsch zusammengefasst, sind dann auch nur die betroffenen Positionen formell falsch.04)BGH VIII ZR 285/09 GE 2010, 1613
Früher bestand folgendes Problem: Der Vermieter ist verpflichtet, für nicht umlagefähige Kostenanteile einen Vorwegabzug vorzunehmen (bspw. Materialkosten bei Wartungsrechnungen; Instandhaltungsanteile bei den Hausmeisterkosten). Tat er das nicht, lag ein materieller Mangel der Abrechnung vor, kein formeller Mangel. Hat er aber den Vorwegabzug zwar richtigerweise vorgenommen, ihn aber in der Abrechnung nur nicht erläutert, lag ein formeller Mangel vor. Und das nur deshalb, weil dem Mieter in der Abrechnung nicht die Gesamtkosten, sondern nur die bereinigten Kosten mitgeteilt wurden.
Diesem wirklich sachlich nicht begründbaren Dilemma ist der Bundesgerichtshof mit zwei Entscheidungen05)BGH VIII ZR 22/13 GE 2013, 1651 06)BGH VIII ZR 201/13 GE 2014, 659 entgegen getreten. Er hat darin deutlich gemacht, dass er an seiner bisherigen Rechtsprechung07)früher: BGH VIII ZR 1/06 NZM 2007, 196 oder BGH VIII ZR 1/07 GE 2007, 1378 oder BGH VIII ZR 118/11 NZM 2012, 155 nicht mehr festhalten wird.
Um diesem Problem bisher aus dem Weg zu gehen, haben die meisten professionellen Vermieter und Verwalter mit den Hausmeistern und den Hausmeisterunternehmen separate Verträge gemacht: Einen Vertrag für die umlagefähigen Kostenbestandteile und einen weiteren über die nicht umlagefähigen Kosten. Denn paradoxerweise ist (bzw. war) es dann das Ergebnis, dass die nicht umlagefähigen Verträge nicht in der Abrechnung als Vorwegabzug angegeben werden mussten. Das Risiko einer formell falschen Abrechnung war damit eliminiert.
Folgende Umlageschlüssel bedürfen in der Abrechnung keiner Erläuterung,08)BGH VIII ZR 295/07 GE 2009, 189 weil sie selbsterklärend sind:
Auch sei die Angabe eines Prozentsatzes der Wohnfläche ausreichend.09)BGH VIII ZR 286/10 GE 2012, 402 Wir halten das jedoch für gefährlich. Es könnte sein, dass das bereits das gedankliche und rechnerische Verständnis des Mieters überfordert. Ohnehin ist es rechnerisch der gleiche Dreisatz, weshalb eine Umrechnung der Wohnflächen in Prozentsätze nur einen zwecklosen Umweg darstellt.
In formeller Hinsicht genügt die Angabe der Anteile des Mieters und die Angabe der Gesamtfläche. Auch eine nicht erläuterte Veränderung der Gesamtfläche im Vergleich zum Vorjahr bedeutet keinen formellen Mangel der Abrechnung. Gleiches gilt für die Abrechnung nach Anzahl Personen oder sogar nach Personenmonaten, obgleich dabei eine pro Kopf und Zeit vorgenommene Gewichtung erfolgt. Die Angabe „32,20 Personenmonate x 4,3470004 Euro je Personenmonat = 139,98 Euro“ soll formell ordnungsgemäß sein.10)BGH VIII ZR 97/14 GE 2014, 1645; anderer Auffassung: LG Berlin GE 2009, 980 für „Personen x Tage“
Verwendet der Vermieter in einer Abrechnung verschiedene Umlageschlüssel für verschiedene Abrechnungspositionen, so muss er sie jeweils angeben. Beispiel:
Grundsteuer Wohnraum – Wohnfläche
Grundsteuer Gewerberaum – Gewerbefläche
Straßenreinigung – Gesamtfläche
Aufzugkosten – Fläche Aufzug
Das gilt auch für enorm komplexe Abrechnungen, bei der nahezu jede Kostenart mit einem anderen Umlageschlüssel abzurechnen ist.11)BGH VIII ZR 27/10 NZM 2011, 401 Eine Erläuterung, welche Flächen bei den von der Gesamtfläche abweichenden Umlageschlüsseln ausgenommen sind, ist nicht erforderlich.12)BGH VIII ZR 227/09 GE 2010, 1191
Folgende Umlageschlüssel sind nicht verständlich mit der Folge, dass die jeweiligen Abrechnungspositionen an formellen Mängeln leiden:
Q3 Umlage nach Quadratmeter Wohnfläche x Monate 3816,00 1176,00 1213)BGH VIII ZR 84/07 GE 2008, 795
366 Tage Gesamtfläche des Hauses in qm-Wohnfläche x Tage bewohnt. Gesamt: 376649,5214)AG Leipzig ZMR 2004, 120
HB-Koste15)BGH VIII ZR 295/07 GE 2009, 189
AUFZ. 51,816)BGH VIII ZR 295/07 GE 2009, 189
MEA17)LG Leipzig NZM 2005, 14
Anmerkung vom nebenkosten-blog.de-Team: Miteigentumsanteile sollten immer erläutert und ausgeschrieben werden!
Zwar kein formeller Mangel, aber ein inhaltlicher Fehler der Abrechnung liegt vor, wenn bei verbrauchsabhängigen Kosten nur als Umlageschlüssel „lt. Zähler“ angegeben ist.18)BGH VIII ZR 322/08 GE 2010, 477 Die Zählerstände und der sich daraus ergebende Verbrauch des Mieters sind immer mit anzugeben, damit die Abrechnung nicht nur formell, sondern auch materiell wirksam ist.
Hier können eigentlich nur Rechenfehler auftreten. Rechenfehler sind allerdings nie ein formeller Mangel, da der Mieter sie erkennen kann, indem er einen Taschenrechner zur Hand nimmt und die Positionen einzeln nachrechnet. Sie sind ein inhaltlicher Mangel der Abrechnung.
In formeller Hinsicht muss der Rechenweg für den Mieter nur Schritt für Schritt nachvollziehbar sein.
Es versteht sich von selbst, dass an irgendeiner Stelle die Vorauszahlungen des Mieters von den Kosten abgezogen werden müssen, um zu einem Ergebnis zu gelangen. Das kann auch im Anschreiben oder in einem Beiblatt erfolgen.
Unterlässt der Vermieter den Abzug der Vorauszahlungen, handelt es sich dem Wesen nach nur um eine Kostenzusammenstellung, nicht jedoch um eine Abrechnung. Jedoch soll nach Ansicht des Bundesgerichtshofes die Angabe von „0,00 Euro Vorauszahlungen“19)BGH VIII ZR 286/10 GE 2012, 402 schon ausreichen, um eine formell wirksame Abrechnung zu erteilen – unabhängig davon, ob der Mieter tatsächlich keine Vorauszahlungen zahlte oder der Vermieter nur keine in die Abrechnung einstellen wollte (etwa wegen einer streitigen Verrechnung einer Mietminderung).
Der BGH ist sogar der Auffassung, dass die Forderung klarzumachen, dass keine Vorauszahlungen abgezogen werden, bloße Förmelei sei.20)BGH VIII ZR 197/11 GE 2012, 609 Demnach sollen „keine Vorauszahlungen“ mit „0,00 Euro Vorauszahlungen“ gleichzusetzen sein. Diese Auffassung überzeugt nicht, da der Mieter gänzlich ohne Angabe keinen Anhaltspunkt dafür hat, wo er mit seinen Fragen anfangen soll.
Lange Zeit war fraglich, ob bereits ein formeller Mangel der Abrechnung vorliegt, wenn der Vermieter nur die geschuldeten Vorauszahlungen des Mieters (Soll-Vorauszahlungen) in die Abrechnung einstellt. Der BGH hat entschieden: Auch Nebenkostenabrechnungen mit Soll-Vorauszahlungen sind formell wirksam.21)BGH VIII ZR 286/10 GE 2012, 402 22)BGH VIII ZR 240/10 GE 2012, 98 23)BGH VIII ZA 2/08 GE 2009, 1489
Besteht die Nebenkostenabrechnung aus allen Abrechnungspositionen mit Ausnahme der Wasserversorgung und Entwässerung, weil hierüber gesondert auf einem Extrablatt abgerechnet wird und werden in der eigentlichen Abrechnung die Vorauszahlungen abgezogen, soll das formell zulässig sein, weil diesem Abrechnungsergebnis dann die weitere Forderung (Wasserversorgung und Entwässerung) hinzuzurechnen ist.24)BGH VIII ZR 75/07 NZM 2008, 442
Das überzeugt nicht: Dem Vermieter wäre es ein leichtes, auch die extra berechneten Kosten in seine Abrechnung aufzunehmen mit dem Verweis, dass der errechnete Betrag sich aus einer Anlage zur Abrechnung ergibt.
Weniger ist mehr: Präzise muss eine Abrechnung sein.
Erläuterungen von Kostensteigerungen im Vergleich zum Vorjahr sind für die formelle Wirksamkeit der Abrechnung nicht in der Abrechnung selbst erforderlich. Der Mieter kann Kostensteigerungen aus dem Vergleich mit der Vorjahresabrechnung erkennen und nachfragen, so dass höchstens ein inhaltlicher Mangel der Abrechnung vorliegt. Gleiches gilt für geänderte Gesamtflächen im Vergleich zum Vorjahr.25)BGH VIII ZR 261/07 NZM 2008, 567
Erläuterungen in der Abrechnung selbst sind eigentlich nur notwendig, wenn ohne sie ein angewandter Umlageschlüssel nicht aus sich selbst heraus verständlich ist.
In der Praxis begegnen wir häufig der Auffassung vieler Vermieter oder Verwalter, dass Erläuterungen generell eine formelle Anforderung einer Betriebskostenabrechnung seien. Insbesondere gelte das bei der Vermietung von preisgebundenem Wohnraum.
Das ist schlicht falsch! Zum Einen sind Erläuterungen nur in äußerst engen Grenzen überhaupt ein formeller Bestandteil der Nebenkostenabrechnung – demnach weit überwiegend nur eine Frage der materiellen Richtigkeit. Zum Anderen ist der BGH der Auffassung, dass an die Erläuterungen keine besonders hohen Anforderungen zu stellen sind.26)BGH VIII ZR 137/09 NZM 2010, 274: auch bei preisgebundenem Wohnraum reichen die obigen fünf Bestandteile einer formell wirksamen Nebenkostenabrechnung
Es ist also nicht erforderlich oder geboten, der Abrechnung einen langen Text mit Angabe der Versorger, Entstehungsgeschichte der Kosten oder einen Vergleich mit Vorjahreskosten beizufügen!
Unserer Erfahrung nach muss eine Nebenkostenabrechnung präzise und knapp sein. Je mehr (nicht erforderlicher) Text und anderes „Schmuckwerk“ beigegeben wird, desto weniger verstehen die Mieter bzw. desto mehr „Einladung zum Nachfragen“ verspürt der Mieter.
01. ↑ OLG Düsseldorf GE 2009, 1489
02, 18. ↑ BGH VIII ZR 322/08 GE 2010, 477
03. ↑ BGH VIII ZR 45/11 WuM 2011, 684
04. ↑ BGH VIII ZR 285/09 GE 2010, 1613
05. ↑ BGH VIII ZR 22/13 GE 2013, 1651
06. ↑ BGH VIII ZR 201/13 GE 2014, 659
07. ↑ früher: BGH VIII ZR 1/06 NZM 2007, 196 oder BGH VIII ZR 1/07 GE 2007, 1378 oder BGH VIII ZR 118/11 NZM 2012, 155
08, 15, 16. ↑ BGH VIII ZR 295/07 GE 2009, 189
09, 19, 21. ↑ BGH VIII ZR 286/10 GE 2012, 402
10. ↑ BGH VIII ZR 97/14 GE 2014, 1645; anderer Auffassung: LG Berlin GE 2009, 980 für „Personen x Tage“
11. ↑ BGH VIII ZR 27/10 NZM 2011, 401
12. ↑ BGH VIII ZR 227/09 GE 2010, 1191
13. ↑ BGH VIII ZR 84/07 GE 2008, 795
14. ↑ AG Leipzig ZMR 2004, 120
17. ↑ LG Leipzig NZM 2005, 14
20. ↑ BGH VIII ZR 197/11 GE 2012, 609
22. ↑ BGH VIII ZR 240/10 GE 2012, 98
23. ↑ BGH VIII ZA 2/08 GE 2009, 1489
24. ↑ BGH VIII ZR 75/07 NZM 2008, 442
25. ↑ BGH VIII ZR 261/07 NZM 2008, 567
26. ↑ BGH VIII ZR 137/09 NZM 2010, 274: auch bei preisgebundenem Wohnraum reichen die obigen fünf Bestandteile einer formell wirksamen Nebenkostenabrechnung