Source: https://www.steuerschroeder.de/Steuerrechner/Aufbewahrungsfristen.html
Timestamp: 2019-11-15 00:47:59
Document Index: 151359375

Matched Legal Cases: ['§ 146', '§ 239', '§ 146', '§ 146', '§ 145', '§ 147', '§ 97', '§ 147', '§ 146', '§ 239', '§ 147', '§ 147', '§ 147', '§ 147', '§ 14', '§ 145', '§ 63', '§ 147', '§ 100']

Wie lange muss ich Kontoauszüge + Rechnungen aufbewahren? Was darf in den Reißwolf? Gesetzliche Aufbewahrungsfristen 2018 mit Rechtsgrundlagen von A bis Z - Alle Fristen im Überblick.
Übersicht Aufbewahrungspflichten
Aufbewahrung + Vorlage nach HGB
Welche Dokumente, Belege, Unterlagen etc. Sie aufbewahren müssen und welche Sie wegwerfen können. Ermitteln Sie mit meinem Rechner die Aufbewahrungsfristen: Privatpersonen, Kontoauszüge, Lieferscheine, Rechnungen, Steuerbescheide, HGB etc.
Aufbewahrungsfristen berechnen
Jahr der Vernichtung: 2020 2019 2018 2017 2016 2015 2014 2013 2012 2011 2010 2009 2008 2007 2006 2005 2004
Dokument, Unterlage, Beleg:
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Steuertipp: Steuern sparen mit Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften nutzen verstärkt das Onlinebanking-Verfahren. Kontoauszüge werden daher zunehmend in digitaler Form von den Banken an die Kunden übergeben. Zudem sehen die allgemeinen Geschäftsbedingungen zum Online-Banking die Übermittlung von Kontoauszugsdaten häufig nur noch in elektronischer Form vor. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten (z. B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z. B. als csv-Datei). Sofern eine elektronische Übermittlung der Kontoauszüge erfolgt, sind diese aufbewahrungspflichtig, da es sich hierbei um originär digitale Dokumente handelt. Der Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten der §§ 146 , 147 AO. Der Ausdruck stellt lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs dar und ist beweisrechtlich einem originären Papierkontoauszug nicht gleichgestellt.
Gem. § 239 Abs. 4 HGB , § 146 Abs. 5 AO können Bücher und sonst erforderliche Aufzeichnungen auch auf Datenträgern geführt werden. Die Form der Buchführung und das dabei angewandte Verfahren müssen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) entsprechen. Diese Grundsätze sind insbesondere auch für den Fall der maschinellen Weiterverarbeitung der Kontoauszugsdaten zu beachten.
Die ausschließlich digitale Aufbewahrung setzt nach den GoBS voraus, dass standardisierte Sicherheitsverfahren eingesetzt werden und die Verfahren und die vorhandenen Daten den Anforderungen der AO , den GoB und den GoBS in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit entsprechen.
Aus der System- und Verfahrensdokumentation muss erkennbar sein, auf weiche Weise elektronische Eingangsdokumente aufbewahrt, archiviert und weiterverarbeitet werden.
Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden, erfasst werden und zudem nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können (§ 146 Abs. 4 AO ). Bei originär digitalen Dokumenten muss hard- und softwaremäßig sichergestellt sein, dass während des Übertragungsvorgangs auf das Speichermedium eine Bearbeitung nicht möglich ist.
Die Übermittlung von Kontoumsatzdaten an den Bankkunden in auswertbaren Formaten (z. B. als xls- oder csv-Datei) dient in der Regel der maschinellen Weiterverarbeitung der Umsatzdaten im empfangenden System. Bei dieser Form der Übermittlung ist insbesondere die Unveränderbarkeit der empfangenen Daten von der Einspielung in das System bis zum erfassten und verarbeiteten Buchungssatz sicherzustellen. Soweit also Kontoinformationen in digitaler Form an DV-gestützte Buchführungssysteme über werden, sind sie dort aber – z. B. in Form von Buchungssatzvorschlägen – änderbar oder unterdrückbar, ist lediglich die digitale Aufbewahrung der xls- oder csv-Datei nicht ausreichend. Das eingesetzte System muss die Unveränderbarkeit der Daten bis zur buchungsmäßigen Verarbeitung des Geschäftsvorfalls gewährleisten und dies muss auch in der Verfahrensdokumentation entsprechend beschrieben werden.
Im Privatkundenbereich (Steuerpflichtige ohne Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach § 145 AO ff.) besteht mit Ausnahme der Steuerpflichtigen i. S. des § 147a AO , für die obige Grundsätze sinngemäß gelten, keine Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge. Zur Aufbewahrung von privaten Belegen als Beweis im Besteuerungsverfahren, vgl. Karte 1 zu § 97 AO . Bayerisches Landesamt für Steuern v. 19.05.2014 - S 0317 .1.1-3/3 St42
Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen;
Steuerliche Anerkennung elektronischer Kontoauszüge
Steuerpflichtige nutzen zunehmend Onlinebanking-Verfahren. Hierbei überuntenln die Kreditinstitute dem Bankkunden die Kontoauszüge vermehrt ausschließlich in elektronischer Form. Die elektronischen Kontoauszüge sind als originär digitale Dokumente steuerlich anzuerkennen, wenn deren Richtigkeit erkennbar geprüft und deren Unveränderbarkeit gewährleistet ist.
1. Prüfung und Dokumentation der Richtigkeit
In Abkehr von der bisherigen Verwaltungsauffassung sind elektronische Kontoauszüge nunmehr als Buchungsbelege steuerlich anzuerkennen, wenn sie im Rahmen des internen Kontrollsystems (IKS) gemäß Nr. IV der GoBS bei Eingang vom Steuerpflichtigen auf ihre Richtigkeit (Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts) überprüft werden und dieses Vorgehen dokumentiert wird. Insoweit sind an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu stellen.
2. Sicherstellung der Unveränderbarkeit
Die Archivierung der elektronischen Kontoauszüge hat nach Maßgabe des § 147 Abs. 2 und 5 AO zu erfolgen. Dabei gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützer Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) insbesondere hinsichtlich der Unveränderbarkeit der elektronischen Kontoauszüge ab Eingang beim Steuerpflichtigen. Die Beachtung dieser Grundsätze liegt in allen Fällen in der Verantwortungssphäre des Steuerpflichtigen.
Die Unveränderbarkeit ist in § 146 Abs. 4 AO und § 239 Abs. 2 HGB normiert. Danach darf eine Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.
Zur Gewährleistung der Unveränderbarkeit muss ausweislich Nr. VIII lit. b Nr. 2 der GoBS hard- und softwaremäßig sichergestellt sein, dass während des Übertragungsvorgangs auf das Speichermedium eine Bearbeitung des elektronischen Kontoauszugs als originär digitales Dokument nicht möglich ist. Hierzu ist dieser mit einem unveränderbaren Index als technische Ausgestaltung des IKS zu versehen. Der so archivierte elektronische Kontoauszug kann ausschließlich unter dem zugeteilten Index bearbeitet und verwaltet werden. Die Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem Dokument zu speichern. Das bearbeitete Dokument ist als Kopie zu kennzeichnen. Diese Erfordernisse können beispielsweise durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems erfüllt werden.
Ergänzend oder alternativ kann der Steuerpflichtige die ordnungsgemäße Archivierung der elektronischen Kontoauszüge auch mit Hilfe anderweitiger Maßnahmen des IKS sicherstellen, soweit das von ihm eingesetzte DV-System die dargestellten technischen Anforderungen nicht erfüllt. Dabei muss die Unveränderbarkeit des Datenbestands allerdings ebenfalls gewährleistet sein (vgl. Nr. I.2. lit. a der GDPdU).
Lediglich mit dem Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs genügt der Steuerpflichtige den Aufbewahrungspflichten nicht, da es sich bei dem elektronisch überuntenlten Auszug um das originär digitale Dokument handelt.
3. Übermittlungsform
Stellt der Steuerpflichtige die Einhaltung der vorstehend dargestellten Grundsätze sicher, sind elektronische Kontoauszüge unabhängig von der Übermittlungsform (z. B. als PDF-Dokument im Anhang einer E-Mail) anzuerkennen.
4. Grundsätzliche keine Aufbewahrungspflicht im Privatbereich
Steuerpflichtige, die Überschusseinkünfte erzielen und nicht dem Regelungsbereich des § 147a AO unterfallen, trifft keine Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge.
5. Entscheidung über die Ordnungsmäßigkeit der Archivierung
Die Entscheidung, ob die Archivierung der elektronischen Kontoauszüge ordnungsgemäß erfolgt ist, kann von der Finanzverwaltung ausschließlich im Rahmen einer Außenprüfung beim einzelnen Steuerpflichtigen getroffen werden. Diese Rundvfg. ersetzt die Rundvfg. vom 19.02.2014.
Siehe auch Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützer Buchführungssysteme (GoBS)
Im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt zur Aufbewahrung der Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern (im Folgenden: Geräte) erfassten Geschäftsvorfälle Folgendes:
Seit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen i. S. des § 147 Abs. 1 AO , die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO ). Die vorgenannten Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen seit diesem Zeitpunkt neben den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)” vom 7. November 1995 (BStBl 1995 I S. 738 ) auch den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)” vom 16. Juli 2001 (BStBl 2001 I S. 415 ) entsprechen (§ 147 Abs. 6 AO ). Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen i. S. des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.
Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der vorgenannten Geräte sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren (vgl. § 145 Abs. 1 AO , § 63 Abs. 1 UStDV ). Einsatzort bei Taxametern und Wegstreckenzähler ist das Fahrzeug, in dem das Gerät verwendet wurde. Außerdem müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden. Die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen müssen aufbewahrt werden, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO ).
Die vorgenannten Ausführungen gelten auch für die mit Hilfe eines Taxameters oder Wegstreckenzählers erstellten digitalen Unterlagen, soweit diese Grundlage für Eintragungen auf einem Schichtzettel im Sinne des BFH-Urteils vom 26. Februar 2004, XI R 25/02 (BStBl 2004 II S. 599 ) sind. Im Einzelnen können dies sein:
Das BMF-Schreiben zum „Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen bei Einsatz elektronischer Registrierkassen” vom 9. Januar 1996 (BStBl 1996 I S. 34 ) wird im Übrigen hiermit aufgehoben.
Aufbewahrung + Vorlage von von Unterlagennach HGB
(4) Die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Absätze 1 bis 3 gelten sinngemäß.
(1) Ordnungswidrig handelt, wer als Handelsmakler 1.	vorsätzlich oder fahrlässig ein Tagebuch über die abgeschlossenen Geschäfte zu führen unterlässt oder das Tagebuch in einer Weise führt, die dem § 100 Abs. 1 widerspricht oder
Mehr Infos zur Aufbewahrungspflicht im Steuerlexikon:
Steuergesetze zum Thema: Aufbewahrung
EStG 41; 99;
EStR 5.2;
EStDV 50; 73d;
UStG 14; 14b; 25c;
AO 87c; 87d; 146; 146a; 147; 147a; 148; 216; 298; 87c; 87d; 146; 146a; 147; 147a; 148; 216; 298;
UStAE 4.12.6; 4.20.1; 4.20.3; 6.5; 6a.5; 12.6; 12.8; 12.11; 13b.14; 14.5; 14b.1; 15.11; 22.1; 22.3a; 4.12.6; 4.20.1; 4.20.3; 6.5; 6a.5; 12.6; 12.8; 12.11; 13b.14; 14.5; 14b.1; 15.11; 22.1; 22.3a;
UStR 39c; 81; 106; 108; 131; 167; 169; 171; 182a; 184a; 185; 190b; 255;
AEAO 146; 147; 147a; 148; 193;
HGB 8a; 96; 100; 103; 157; 239; 257; 258; 259; 260; 261; 354; 379; 391; 467; 539; 542; 576;
EStH 5.2; 5.7.4; 6.11;
StbVV 9;
KStH 4.5;
LStH 3.51;
GrStR 11; 37;
StBerG 21; 66;
BGB 66; 237; 304; 383; 630f; 689; 690; 692; 693; 695; 696; 699; 702; 702a; 703; 966; 980; 1236;
Aufbewahrung: Wie lange dürfen Bewerberdaten gespeichert werden?
BStBK: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
XI R 42/17 - Rückstellung für die Kosten der Aufbewahrung von Mandantendaten (und Handakten) im DATEV-Rechenzentrum bei einer Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft
X R 44/14 - Doppelte Besteuerung von Altersvorsorgeaufwendungen und Altersbezügen - keine Pflicht zur zeitlich unbegrenzten Aufbewahrung von Einkommensteuerbescheiden - Revisionsantrag
X R 47/13 - Im Wesentlichen inhaltsgleich mit BFH-Urteil vom 16.12.2014 X R 29/13 - Aufforderung des Finanzamts zur Vorlage von elektronischen Daten - Pflicht eines Apothekers zur Überlassung von Kassendateien an den Betriebsprüfer - Aufzeichnungspflicht, Aufbewahrungspflicht und Erstqualifikationsrecht - Geltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung im Steuerrecht - Keine Bindung der Gerichte an norminterpretierende Verwaltungsvorschriften
X R 29/13 - Aufforderung des Finanzamts zur Vorlage von elektronischen Daten - Pflicht eines Einzelhändlers zur Vorlage einer Kassendatei - Aufzeichnungspflicht, Aufbewahrungspflicht und Erstqualifikationsrecht - Geltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung im Steuerrecht - Keine Bindung der Gerichte an norminterpretierende Verwaltungsvorschriften