Source: https://www.scribd.com/document/66349738/61-HALLAZGOS-DE-CONTRALORIA-UNIAMAZONIA-Auditoria-2010-UA
Timestamp: 2017-10-23 21:04:11
Document Index: 329067431

Matched Legal Cases: ['artículo 267', 'artículo 3', 'artículo 27', 'artículo 37', 'artículo 18', 'artículo 9', 'artículo 32', 'artículo 32', 'artículo 6', 'artículo 39', 'artículo 53', 'artículo 37', 'artículo 3', 'artículo 4', 'artículo 34', 'artículo 48', 'artículo 70', 'artículo 37', 'artículo 6', 'artículo 34', 'artículo 22', 'artículo 34', 'artículo 33', 'artículo 93', 'artículo 34', 'artículo 48', 'artículo 25', 'artículo 34', 'artículo 33', 'artículo 34', 'artículo 34', 'artículo 48', 'artículo 22', 'artículo 49', 'artículo 30', 'artículo 2', 'artículo 34', 'artículo 48', 'artículo 4', 'artículo 1', 'artículo 48', 'artículo 34', 'artículo 48', 'artículo 34', 'artículo 48', 'artículo 49', 'artículo 34', 'artículo 30', 'artículo 34', 'artículo 270', 'artículo 7', 'artículo 34', 'artículo 56', 'artículo 61', 'artículo 34', 'artículo 15', 'artículo 70', 'artículo 5', 'artículo 15', 'artículo 1', 'artículo 34', 'artículo 34', 'artículo 48']

GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR
UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA VIGENCIA 2010
CGR - CDSME -GDC N°: -: Julio de 2011
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Álvaro Miguel Navas Patrón
Contralora Delegada Sector Social
Margarita Jiménez Quintero
Luz Amparo Villegas Durán
Responsable de Subsector
Sonia Alexandra Gaviria Santacruz
Supervisor Nivel Nacional
Armando Robayo Bello
César Augusto Cabrera Silva
Jesús Antonio Doncel Calderón
Aracely Olarte Hurtado - Líder Paola Andrea Vélez Otálora Diana Carolina Calderón López
EN EL PERIODO AUDITADO
2.1 GESTiÓN Y RESUL TADOS 2.1.1 Gestión Misional 2.1.1.1 Negocio Misional 2.1.1.2 Evaluación del Sistema de Control Interno 2.1.2.3 Cumplimiento del Plan de Mejoramiento 2.1.1.4 Administración del Talento Humano 2.1.2 Gestión en los Recursos Públicos 2.1.2.1 Gestión Contractual 2.1.2.2 Gestión Presupuestal o Financiera 2.2 CONCEPTO SOBRE GESTiÓN Y RESULTADOS 2.3 OPINiÓN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES 2.4 FENECIMIENTO DE CUENTA 2.5 CUMPLIMIENTO NORMATIVO 2.5.1 Medio Ambiente 2.5.2 Equidad de Género y Diversidad 2.5.3 Denuncias 2.6. EVALUACiÓN AMBIENTE DE TECNOLOGíA DE LA INFORMACiÓN 2.7. RELACiÓN DE HALLAZGOS 3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 3.1 EVALUACiÓN DE LA GESTiÓN Y RESULTADOS 3.1.1 Gestión Misional 3.1.1.1 Negocio Misional 3.1.1.2 Sistema de Control Interno 3.1.1.3 Cumplimiento de Plan de Mejoramiento 3.1.1.4 Gestión del Talento Humano 3.1.2 Gestión en los Recursos Públicos 3.1.2.1 Gestión contractual 3.1.2.2 Gestión Presupuestal o Financiara 3.2 EVALUACiÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES 3.2.1 Proceso Contable 3.2.2 Evaluación de la Cuenta 3.3 EVALUACiÓN AMBIENTE DE TECNOLOGíA DE LA INFORMACiÓN 3.4 CUMPLIMIENTO NORMATIVO 3.4.1 Medio Ambiente 3.4.2 Equidad de Género y Diversidad 3.4.3 Denuncias Ciudadanas 4. ANEXOS
19 20 20 22 22 23 23 23 24 24 24 25 25 25 256 25 25 26 14 14 14 14 18 20 22 29 292 43 45 45 46 48 49 49 50 50 55
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La Universidad de la Amazonia se localiza en una de las zonas de menor nivel de desarrollo del país, haciendo presencia en los Departamentos de Caquetá, Huila, Putumayo y Amazonas que corresponde al 12.5% del territorio nacional, brindando educación superior presencial y no presencial. Su sede principal funciona en la ciudad de Florencia, capital con mayor concentración de población y actividades urbanas de la Amazonia Colombiana. La Universidad de la Amazonia ofrece 16 Programas de Pregrado distribuidos en seis (06) facultades. Durante el periodo 2005 - 2010, se crearon siete (7) programas de pregrado y cuatro (4) tecnologías las que aun no se han aperturado; en formación a nivel de posgrado se cuenta con tres (3) maestrías y cuatro (4) especi aIizaciones. Las matrículas a nivel de pregrado entre 2005 - 2010 pasó de 4149 a 6860 estudiantes con incremento superior al 60% (fuente: Informe Gestión Uniamazonia 2005-2010), contribuyendo en la formación educativa para el desarrollo de la Región Amazónica. A 31 de diciembre de 2010 mediante Acuerdo 28 del 3 de septiembre de 2010 emanado por el Consejo Superior, la Universidad de la Amazonia amplió la Planta de Personal en 40 nuevos cargos, de los que 25 son de tiempo completo y 15 de medio tiempo, realizaron nombramiento de 37 docentes financiados con recursos propios, igualmente se cumplió el nombramiento de las 13 vacantes que venian de la planta anterior, financiadas con recursos de la Nación. La situación de liquidez de la Universidad de la Amazonia, viene financiada con créditos Bancarios en las vigencias: 2007, 2008, 2009 Y en el año 2010 se obtuvo igualmente un crédito por $2.500.0 millones, con el Banco de Occidente con el fin de realizar la construcción del Bloque de Aulas de la Facultad de Derecho en la Sede Centro, garantizado con la pignoración de Ingresos por concepto de matriculas; recursos desembolsados el 15 de diciembre de 2010 Y que sirvieron para aliviar los sobregiros bancarios que traia la Entidad. La Universidad de la Amazonia, obtuvo en la vigencia 2010 la Certificación de Calidad Nacional NTCGP: 1000: 2009 y la certificación Internacional ISO: 9001: 2008, para todos sus procesos misionales, el Sistema de Gestión de Calidad permite a la Universidad estructurarse como ente competitivo, organizado y coherente en el desarrollo de su función misional.
Magister LEONIDAS RICO MARTíNEZ Rector UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA Florencia-Caquetá
La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral modalidad Regular a la UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA, a través de la evaluación de los principios de la gestión fiscal: economía, eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en las áreas, actividades o procesos examinados, el examen del Balance General a 31 de Diciembre de 2010 Y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social por el año terminado en esa fecha. Dichos estados contables fueron examinados y comparados con los del año anterior, los cuales fueron auditados por la Contraloría General de la República. La auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Asimismo, evaluó el Sistema de Control Interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la Universidad de la Amazonia y analizada por la Contraloría General de la República. Igualmente, es responsable por la preparación y correcta presentación de los estados contables de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y prescritos por la Contaduría General de la Nación. Esta responsabilidad incluye: diseñar, implementar y mantener un sistema de control interno adecuado para el cumplimiento de la misión institucional y para la preparación y presentación de los estados contables, libres de errores significativos, bien sea por fraude o error; seleccionar y aplicar las políticas contables apropiadas; así como, efectuar las estimaciones contables que resulten razonables en las circunstancias. La responsabilidad de la Contraloría General de la República consiste en producir un informe que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta, con fundamento en: el concepto sobre la gestión y resultados adelantados por la administración de la entidad en las áreas o procesos auditados, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables.
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El Representante Legal de la Universidad de la Amazonia, rindió la cuenta anual consolidada de la vigencia fiscal del año 2010, dentro de los plazos previstos en la Resolución Orgánica N° 6016 de 2008. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoría (NIA's) y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental con enfoque integral prescritos por la Contraloría General de la República. Tales normas requieren que planifique y efectúe la auditoría para obtener seguridad razonable acerca de si los estados contables están libres de errores significativos. Una auditoría gubernamental con enfoque integral incluye examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que soporta las cifras, las revelaciones en los estados contables, los documentos que soportan la gestión y resultados de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento. Los procedimientos de auditoría seleccionados dependen del juicio profesional del auditor, incluyendo la evaluación de los riesgos de errores significativos en los estados contables y de la gestión y resultados de la Entidad. En la evaluación del riesgo, el auditor considera el control interno de la Entidad como relevante para todos sus propósitos, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría que sean apropiados en las circunstancias. Una auditoría también incluye, evaluar los principios de contabilidad utilizados y las estimaciones contables significativas hechas por la administración, así como evaluar la presentación general de los estados contables. Consideramos que la auditoría proporciona una base razonable para expresar nuestro concepto y la opinión. La Auditoria fue articulada con la Asociación de Ingenieros Forestales Capitulo Caquetá, pero en el desarrollo de la misma, no existió participación ni aportes. En el trabajo de auditoría no se presentaron limitaciones que afectaran el alcance de nuestra labor de Auditoría, aunque se presentó mora en alguna información solicitada por escrito, esta se obtuvo de manera directa de la fuente. Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del desarrollo de la auditoría, las respuestas de la administración fueron analizadas y se incorporaron en el informe, las que fueron debidamente soportadas. 2.1 GESTiÓN Y RESULTADOS Para llevar a cabo la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral en la modalidad regular, su alcance se enmarcó en las siguientes Líneas de auditoría:
Gestión Misional Negocio Misional Evaluación del Sistema de Control Interno - Cumplimiento del Plan de Mejoramiento - Administración de Talento Humano. Gestión en los recursos públicos - Gestión Contractual - Gestión Presupuestal o Financiera EVALUACION DE LOS ESTADOS CONTABLES - Proceso Contable - Evaluación de la Cuenta CUMPLIMIENTO NORMATIVO - Medio Ambiente - Equidad de Género y Diversidad - Denuncias Ciudadanas EVALUACION AMBIENTE DE TECNOLOGIA DE LA INFORMACION
La Universidad de la Amazonia no dio cumplimiento a lo preceptuado en la normatividad que la rige: la Constitución Política de Colombia, la Ley 30 de 1992, por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior, la Ley 60 de 1982 por medio de la cual se creó la Universidad de la Amazonía, Ley 850 de 2003, Ley 594 de 2000, Decreto 1295 de 2010, Estatuto General Acuerdo N° 62 de 2002, el Acuerdo N° 31 de 2007, Estatuto de Contratación; Acuerdo N° 04 de 2009, Estatuto de Presupuesto, Acuerdo W 08 de 2008, Acuerdo N° 32 de 2010, Acuerdo N° 19 de 2004, Acuerdo N°05 de 2004, Acuer do N°22 de 2008; Acuerdo N° 17 de 1993 y Acuerdo 28 de 2010, conllevando a que se detectaran deficiencias que afectaron su Gestión Institucional. 2.1.1 Gestión Misional
2.1. 1. 1 Negocio Misional
El Plan de Desarrollo Institucional "Unlverskied compromiso académico, social regional 2004 -2010": aprobado mediante Acuerdo 045 de 2004 correspondiente a la administración saliente; su Plan Operativo Anual ajusto las metas propuestas con las del Plan de Desarrollo Institucional. La Entidad contempló que el rango superior al 76% sería un estado de cumplimiento de las metas, por lo tanto la Universidad de la Amazonia calificó con el 94% el cumplimiento de la Gestión del Plan de Desarrollo Institucional.
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Las deficiencias evidenciadas como resultado de la auditoría adelantada por la Contraloría General de la República inciden en el desarrollo Institucional lo que conllevo a conceptuar la gestión y resultados con observaciones, consecuente con la calificación de 66.27; resultante de ponderar los diferentes componentes misionales. La cobertura de la educación superior decreció en la vigencia 2010 debido a que vencieron los convenios CERES suscritos con el MEN, minimizando el accionar de la Universidad en los Departamentos del Caquetá, Huila y Putumayo, así mismo no se ha fortalecido la oferta educativa en Leticia Amazonas, que permita ampliar la cobertura académica de acuerdo a la inversión de infraestructura que viene siendo subutilizadas y expuestas al deterioro y abandono institucional. Las tasas promedio de Deserción para los programas curriculares de pregrado, reportados por la Universidad al Ministerio de Educación Nacional mediante el sistema de información SPADIES- Sistema de Prevención y Análisis de la Deserción en las Instituciones de Educación Superior refleja un comportamiento de deserción en 15 programas de pregrado, dos a distancia y trece presencial, así: Porcentaje Deserción Periodo 15,33% 2008-1 12,18% 2008-2 10,80% 2009-1 13,31 % 2009-2 10,06% 2010-1 12,94% 2010-2
.. Oficina de Planeacíón UNIAMAZONIA
Evidenciándose en los últimos dos años crecimiento de un semestre respecto al siguiente. Concluyendo que la deserción es creciente y directamente proporcional al número de estudiantes matriculados y deja ver que las estrategias emprendidas por la Universidad no causan el impacto deseado en la Comunidad Educativa. Como buenas prácticas se registra que la Universidad de la Amazonia durante los últimos años ha venido desarrollando proceso de formación de los docentes, lo que ha llevado a la disminución de de docentes con pregrado, para el año 2005 era del 36,4% y en el año 2010 disminuyó al 25,9 %; se incremento los docentes con titulo de magister de 16,5% en 2005 paso a 26,8% de los docentes con titulo de Maestrías. Por lo que la Universidad cuenta con talento humano para impactar en calidad de los procesos de Docencia y resultados en Investigación. (Fuente:
Indicadores SUE)
La Universidad de la Amazonia durante el periodo 2005 a 2010, incremento cobertura estudiantil en un promedio del 60% de estudiantes matriculados
pasando de 4149 en el 2005 a 6860 en el 2010, esto debido a la oferta de nuevos programas académicos, dos de pregrado (Ingeniería de sistemas y química), dos programas de especialización (Sistemas sostenibles y Pedagogía) y dos maestrías (en agroforestería y ciencias de la educación); efecto demostrado en el mayor interés de inscribirse en los programas de pedagogía infantil e incremento el número de grupos en el primer semestre para los programas de medicina veterinaria y zootecnia, contaduría pública y derecho. 2.1.1.2 Evaluación del Sistema de Control Interno El Sistema de Control Interno de la Universidad de la Amazonia en cuanto a la existencia, aplicación y efectividad de los diferentes componentes, presentó calificación de 31.56%, que la ubica en un nivel de calificación global del sistema de control interno CONFIABLE. A pesar de que la Entidad adoptó el modelo de Operación por Procesos dentro del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad y obtuvo en el 2010 por INCONTEC la Certificación de Calidad Nacional NTCGP: 1000: 2009 y la Certificación Internacional ISO: 9001: 2008, no se ha avanzado en su implementación, pues todos los funcionarios aun no tienen conocimiento del SGC y en algunas áreas no se vienen aplicando los procedimientos. Sin embargo se considera como buenas prácticas que permiten el desarrollo Institucional. En la evaluación de las áreas auditadas se observó bajo nivel de desarrollo de la Operatividad del Control Interno con calificación de 2.3 que se traduce en INEFICIENTE, afectado por deficiencias en los procedimientos de Investigación, Docencia y Extensión, Inaplicabilidad de los diferentes Acuerdos emitidos por el Consejo Superior, falta de control y seguimiento a los proyectos de Investigación desarrollados en las Granjas, no se realiza seguimiento al funcionamiento y a las decisiones tomadas en el seno de los cuerpos colegiados de la Universidad, se evidenció desactualización del Estatutos el de contratación, Estatuto Docente y estructura de la Universidad. Deficiencias en la entrega y recibo de la correspondencia interna y externa. Bienes en Comodato sin gestionar la restitución. No se evidenciaron planes de contingencia para los problemas tecnológicos que inciden en el desarrollo institucional y no permite otorgar confianza en los controles generales establecidos por la Universidad de la Amazonia. 2.1.2.3 Cumplimiento del Plan de Mejoramiento El Plan de Mejoramiento aprobado con oficio 80182-5196 del 27 de octubre de 2010 Y verificada la información allegada con oficio OACI-011 del 16 de febrero de 2011 como acciones de mejoramiento evidenciamos que el Plan está conformado
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por 21 hallazgos y 45 metas de las cuales se logró mejoramiento de 36 metas; 9 metas no se cumplieron 5 tienen plazo vencido el 31 de diciembre de 2010 y 4 están vigentes hasta el 30 de junio de 2011. Alcanzando cumplimiento del 88.59% y avance del 78.37%, encontrándose un Plan de Mejoramiento en CUMPLIMIENTO de acuerdo a lo establecido en el Parágrafo Único del articulo vigésimo segundo de la Resolución Orgánica 5872 de 2007.
2.1. 1.4 Administración
La Universidad de la Amazonia durante la vigencia 2010 mantuvo vinculación de personal 878 de los cuales el 83% son contratados, solo el 17% corresponde a funcionarios de planta. Personal Administrativo lo componen 330 trabajadores donde el 83% son contratados. Los docentes de planta, ocasionales y catedráticos son 522 de los cuales el 84% son de contrato, al terminar la vigencia 2010 se amplió la planta de personal para el año 2011 en 40 nuevos docentes mediante Acuerdo 28 del 3 de septiembre de 2010 emanado por el Consejo Superior, 25 de medio tiempo y 15 de tiempo completo, disminuyendo al 77% los docentes contratados. Colocando la labor docente y académica de la Universidad en un 58% por catedráticos, en un 26% por ocasionales y solamente en un 23% por docentes de planta. 2.1.2 Gestión en los Recursos Públicos
2. 1.2. 1 Gestión Contractual
La Universidad de la Amazonia en la vigencia 2010 reportó la suscripción de 1929 contratos por valor de $20.646.17 millones en las modalidades de Órdenes de Prestación de Servicios, Órdenes de Compra, Contratos de Obras, Contratos de Suministro, Contratos de personal Administrativo y Docentes, de los cuales se auditaron 65 por valor de $5.596.53 millones, del total de 89 de la muestra seleccionada, correspondiendo al 27% del presupuesto contratado. El 70% de la Contratación realizada por la Universidad corresponde a contratación Directa, cuantías inferiores a $20.0 millones de pesos. La Universidad de la Amazonía adoptó el Acuerdo 31 del 18 de diciembre de 2007, como Estatuto de Contratación, sin embargo se evidencia algunos vacíos jurídicos con relación a la normatividad actual que amerita su revisión y acondicionamiento, así mismo se observaron deficiencias en los procesos contractuales de las distintas modalidades de contratación, como ausencia de estudios de mercado, deficiencias en interventoría, realización de estudios previos, no exigencia de pólizas de seriedad, faltante en obras, entre otros detallados en el informe.
2. 1.2.2 Gestión Presupuesta!
o Financiera
La Gestión Financiera de la Universidad de la Amazonia, cumple con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación y los estados financieros presentan razonablemente la situación financiera de la Entidad, reflejando activos por valor de $30.982.6 millones, pasivos por valor de $4.858.2 millones y patrimonio institucional de $26.024.3 millones, comparada las dos vigencias 2010 Y 2009 la Universidad de la Amazonia tuvo un crecimiento en sus Activos totales de $3.704 millones, equivalentes al 14%; en los Pasivos totales de $1.464 millones, equivalentes al 30%; y en el Patrimonio de $1.240 millones, equivalentes al 9%, representados por los registros de propiedad planta y equipo de las construcciones en infraestructura que entraron en servicio y la donación de la Granja Macagual, así mismo el pasivo aumento por el Crédito Bancario obtenido a 36 meses de plazo. 2.2 CONCEPTO SOBRE GESTiÓN Y RESULTADOS Con base en las conclusiones y observaciones hechas, la Contraloría General de la República como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión y resultados, es con observaciones, consecuente con la calificación de 66.27; resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:
Componentes Subcomponentes Calificación sin ponderar 61,15 31,56 88,59 62,13 64,69 84,69 Factor de ponderación 0,20 0,15 0,10 0,05 0,50 0,25 0,25 0,50 1,00 Calificación total 12,23 4,73 8,86 3,11 28,93 16,17 21,17 37,34 66,27 66,27
Neoocio Misional Evaluación Sistema CI Gestión Misional Cumplimiento P.M. Gestión Talento H Subtotal Gestión Misional Gestión en los Recursos Gestión Contractual Públicos Gestión Presupuestal Subtotal Gestión en los Recursos Públicos Calificación Final Expresar con base al 100%
2.3 OPINiÓN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES En nuestra opinión, los estados contables, presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera del Sujeto de Control Universidad de la Amazonia a 31 de diciembre de 2010, así como los resultados de las operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por la Contaduría General de la Nación. ..JAt
2.4 FENECIMIENTO
Con base en el Concepto sobre la Gestión y resultados que fue con observaciones y la Opinión sobre los Estados Contables sin salvedades, la Contraloría General de la República fenece la cuenta de la entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2010.
CONCEPTO/PINIÓN Favorable Con Observaciones Desfavorable SIN SALVEDADES Fenece Fenece No fenece CON SALVEDADES Fenece Fenece No fenece NEGATIVA No fenece No fenece No fenece ABSTENCiÓN No fenece No fenece No fenece
2.5 CUMPLIMIENTO 2.5.1 Medio Ambiente
La Gestión Ambiental de la Universidad de la Amazonia, por cuanto los avances en la mitigación de los impactos en la Matriz de identificación, no contribuyeron de manera de las condiciones ambientales del Ente Universitario y su 2.5.2 Equidad de Género y Diversidad
se considera deficiente ambientales contenidos efectiva al mejoramiento entorno.
La Universidad de la Amazonía respecto a las políticas y proyectos 2009-2010 en pro de las negritudes, grupos étnicos, población en situación desplazamiento y discapacitados, tiene implementado los Acuerdos N° 01 de 2004 y N° 20 de 2004, evidenciándose que durante el año 2010 ingresaron 177 estudiantes pertenecientes a las Comunidades Afrocolombianas y 66 de Comunidades Indígenas y además a construido accesos para los discapacitados. 2.5.3 Denuncias Se recibieron y evaluaron las Denuncias 2011-15914-801814-0, 2011-14669808184-0, 2011-14666-80181-0, cuyo resultado se registro en el presente informe. 2.6. EVALUACiÓN AMBIENTE DE TECNOLOGíA DE LA INFORMACiÓN
La evaluación de TI de la Universidad de la Amazonia, arrojó un diagnóstico de complejidad del ambiente de TI del 87%, COMPLEJO, lo que resulto difícil para profundizar en el área, sin embargo se evaluaron los procesos significativos que inciden en la parte misional de la Entidad.
2.7. RELACiÓN DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron sesenta y un (61) hallazgos administrativos, de los cuales once (11) con incidencia fiscal en cuantía de $504.80 millones, diecisiete (17) con incidencia disciplinaria, de los cuales serán trasladados ante la autoridad competente, una Función de Advertencia y un hallazgo corregido. 2.8 PLAN DE MEJORAMIENTO La Administración de la Universidad de la Amazonia debe elaborar el Plan de Mejoramiento, con acciones y actividades que permitan eliminar la causa de los hallazgos detectados y comunicados durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El Plan de Mejoramiento debe ser entregado a la Gerencia Departamental Caquetá, dentro de los 15 días hábiles siguientes al recibo del informe, de acuerdo con la Resolución Orgánica 5872 de 2007. Bogotá, D. C,
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ca para el Sector Social
Gerente Departamental Responsable Subsector: Supervisor Nivel Central: Supervisor Gerencia: Líder Cesar Augusto Cabrera Silva Sonia Gaviria Alexandra_taviria Santacruz~ Armando Robayo Bell~ Jesús Antonio Doncel Calíferón Aracely Olarte Hurtado
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3. RESULTADOS 3.1 EVALUACiÓN
DE LA AUDITaRlA
DE LA GESTiÓN Y RESULTADOS.
El Plan de Desarrollo Institucional "Universidad compromiso académico, social y regional 2004 -2010"; aprobado mediante Acuerdo 045 de 2004 correspondiente a la administración saliente; su Plan Operativo Anual ajustó las metas propuestas con las del Plan de Desarrollo Institucional. La Entidad contempló que el rango superior al 76% sería un estado de cumplimiento de las metas, por lo tanto la Universidad de la Amazonia calificó con el 94% el cumplimiento la Gestión del Plan de Desarrollo Institucional. Las deficiencias evidenciadas como resultado de la auditoría adelantada por la Contraloría General de la República inciden en el desarrollo Institucional lo que conllevo a conceptuar la gestión y resultados con observaciones, consecuente con la calificación de 66.27; resultante de ponderar los diferentes componentes misionales. 3.1.1 Gestión Misional
3. 1. 1. 1 Negocio Misional Hallazgo N° 1. Relaciones Interinstitucionales (A)
La Universidad de la Amazonia no dio cumplimiento a los artículos 13 y 14 del acuerdo 05 de 2004, debido a que la Oficina de Relaciones Interinstitucionales no tiene implementado sus funciones institucionales, se encuentra subutilizada respecto al deber operativo de esta oficina, en la actualidad no tienen centralizado el manejo de todos los convenios suscritos por la Universidad con diferentes Organizaciones Gubernamentales Nacionales e Internacionales, ni los convenios de Apoyos Educativos en posgrados otorgados por la Universidad y que maneja la Vicerrectoría de Investigaciones; Convenios que ejecutan recursos considerables y que le permitiría conocer y direccionar su gestión. Los Convenios son manejado de manera dispersa en varias dependencias sin el adecuado control y seguimiento de esta Oficina. Así mismo cotejada la información de la Ejecución Presupuestal de trece (13) convenios que no presentan movimiento de recursos, con los archivos de la Oficina de Relaciones Interinstitucionales se encontró evidencia de los mismos. Lo anterior ocasionado por deficiencias del sistema de control Interno y la inaplicación de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad incidiendo en la participación del personal universitario (Estudiantes y Docentes) y por ende el desarrollo institucional.
Hallazgo N° 2. Labor Académica (A) La Universidad de la Amazonia, no dio cumplimiento a los artículos 19, 20, 24 Y 27 del Acuerdo 08 de 2008, que reglamenta la Labor Académica, debido a que se aprobaron y asignaron actividades a docentes de planta y ocasionales durante el primer y segundo semestre del año 2010, inobservando los lineamientos establecidos, tales como: • • Se aprobaron labores académicas sin tener en cuenta el número máximo permitido de horas semanales. No se tiene definida la distribución del tiempo de las diferentes actividades desarrolladas por los coordinadores de programa de pregrado y posgrado en la Labor Académica, teniendo en cuenta la cantidad de alumnos inscritos. A algunos docentes se les asignó un mayor número de horas semanales para la Asesoría de Estudiantes e investigación de las permitidas. A algunos docentes se les asignó un mayor número de horas para la labor de docencia (14-16 horas), sin que exista autorización previa del Consejo de Facultad. En ocasiones los informes parciales y finales del cumplimiento de la Labor Académica por parte de los docentes, no son sometidos al análisis del Comité de Currículo, para ser remitidos posteriormente al Consejo de Facultad. No hay claridad frente a la asignación de la labor académica de cada uno de los docentes, toda vez que el artículo 3 del Acuerdo 08 establece que el docente será quien presente el Plan ante el Comité de Currículo en tanto que el artículo 27 del Acuerdo define que será una propuesta del Jefe de Programa. No existe documento en el que se evidencie el cumplimiento de las actividades mensuales y semestrales del docente, que permita realizar la cancelación de su salario, es decir, no hay un enlace cierto entre los Jefes de Programa y la oficina de Talento Humano.
Lo anterior es ocasionado por la falta de cuidado en la elaboración de la Labor Académica por parte del docente y Jefe de Programa y a la no verificación por parte de la Vicerrectoría Académica, lo que conllevó a que los docentes no cumplieran con el número de horas establecidas y al desarrollo de la docencia, investigación, extensión y proyección social al mismo nivel, funciones misionales de la Universidad de la Amazonia. Hallazgo N° 3. Actividades Inherentes a la Vida Universitaria (A) La Universidad de la Amazonia, no dio cumplimiento a los principios de la función administrativa y de la contratación, en atención de los artículos 19, 20, 24 Y 27 del Acuerdo 08 de 2008 y el artículo 37 del Acuerdo 62 de 2002, canceló 3.141 horas
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correspondientes a Otras Actividades Inherentes a la Vida Universitaria a docentes de planta y ocasionales durante la vigencia 2010, contempladas en el artículo 18 del Acuerdo 8 de 2008, sin tener claramente definida las actividades que se desarrollan en este tipo de Labor Académica y sin que se evidenciara soporte de la realización de ellas en los informes parciales y semestrales de cumplimiento presentados por los docentes. Lo anterior es ocasionado por la falta de direccionamiento de la política académica de la Universidad ya la inoperancia del Sistema de Gestión de Calidad, conllevando a que la Universidad de la Amazonia a incurrir en mayores costos, ya que la cancelación de estas horas denominadas como Otras Actividades Inherentes, puede suplir la masiva contratación de docentes de cátedra y así dedicar más tiempo a la Investigación y Extensión dentro de la Labor Académica de los docentes. Hallazgo N° 4. Acuerdo 08 de 2008 (A) La Universidad de la Amazonia, no dio cumplimiento a los artículos 2, 6, 19, 29 de la Ley 30 de 1992, los artículos 1, 6, 10, 12 Y 37 del Acuerdo 62 del 29 de noviembre de 2002 que adopta el Estatuto General de la Universidad de la Amazonia, en razón a que la Política y Objetivos de Calidad de la Entidad está dirigida solamente a la docencia vista como cátedra, basados en el Acuerdo 08 de 2008, que reglamenta la Labor Académica, debido a que autoriza a los docentes que dentro de su Labor Académica no se incluyan actividades de investigación y extensión, permitiéndole asignar un curso o módulo más. Así mismo, la calificación académica del talento humano docente exigida por el ente universitario como requisito de admisión, no permiten el desarrollo de la investigación, la ciencia, la tecnología, las artes, la innovación, la extensión y la proyección social. Lo anterior obedece a la falta de direccionamiento de la Universidad y a la no aplicación del Sistema de Gestión de Calidad, conllevando a que las actividades institucionales recaigan exclusivamente en la docencia, olvidando el desarrollo al mismo nivel de las funciones misionales correspondiente a la investigación y proyección social. Hallazgo N° 5. Proyectos de Investigación (A) La Universidad de la Amazonia, no dio cumplimiento al Decreto 1599 de 2005 en cuanto a la implementación del Sistema de Gestión de Calidad y el Acuerdo 22 del 24 de noviembre de 2008, mediante el cual se adopta la Política y Objetivos de calidad, ya que no cumplió con los Procedimientos PD-M-IV-03 de presentación y aprobación de propuestas de investigación y PD-M-IV-05 para el desarrollo de los proyectos de investigación. Lo anterior se debe a la falta de seguimiento del Comité de investigaciones y de la Vicerrectoría de Investigaciones, a la no aplicación del Sistema de Gestión de Calidad y a la inoperancia del Sistema de Control Interno, conllevando a que el Ente Universitario invirtiera en el año 2010 la
suma de $144.37 millones, en incentivo de investigación, sin obedecer los procesos requeridos en las actividades de investigación desde el momento de su aprobación hasta la generación de productos. Hallazgo N° 6. Actas de Comités y Consejos de la Universidad (A) La Universidad de la Amazonia, no dio cumplimiento los artículos 62 y 63 de la Ley 30 de 1992, los lineamientos y directrices del Manual de Calidad, la Ley 594 del 14 de julio de 2000, el Acuerdo 22 del 24 de noviembre de 2008, debido a que el Ente Universitario no ha diseñado un procedimiento para el control, seguimiento y registro de las decisiones de los Comités Decisivos y Consultivos que operan en la Institución Educativa. Lo anterior se debe a la inoperancia del Sistema de Control Interno y a la no aplicación del Sistema de Gestión de Calidad, generando inseguridad del contenido de las decisiones y desconocimiento de los intervinientes en ellas, ya que existen Cuerpos Colegiados del Ente Universitario que no sesionaron durante la vigencia 2010, reposan actas sin foliar y firmar, actas que no se encuentran debidamente suscritas por todos los miembros de los cuerpos colegiados y en algunos casos no están transcritas e impresas.
Hallazgo N° 7. Acreditación de Programas Curriculares (A) La Universidad de la Amazonia, no observa los lineamientos del Consejo Nacional de Acreditación, el artículo 9 del Decreto 1295 de 2010, el artículo 32 de la Ley 30 de 1992, la Resolución 1258 del 30 de julio de 2007 y el Acuerdo 13 de 2006 del Consejo Académico, toda vez que no asumió en el año 2010 como principios institucionales el direccionamiento y liderazgo al interior de sus Programas Curriculares, los procesos de autoevaluación para iniciar el paso hacia la Acreditación de la Calidad, Lo anterior es ocasionado porque no se ha construido y difundido una cultura de evaluación en la comunidad académica que permita diagnosticar las fortalezas y debilidades de la Institución, ya que solamente el 22% de los Comités de Acreditación de Programas Curriculares están conformados y trabajando en su evaluación (Biología, Licenciatura en Matemáticas y Física, Contaduría Pública, Ingeniería Agroecológica, Ingeniería de Alimentos y Medicina Veterinaria y Zootecnia), conllevando a que solo el 13% de los 22 Programas Académicos ofertados, se hayan acreditado a la fecha como es el caso de Biología y se reacreditaran Licenciatura en Matemáticas y Física y Medicina Veterinaria y Zootecnia.
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Hallazgo N° 8. Acreditación
Institucional (A)
La Universidad de la Amazonia, no observa los lineamientos del Consejo Nacional de Acreditación, el artículo 32 de la Ley 30 de 1992 y el Acuerdo 13 de 2006 del Consejo Académico, ya que en el año 2010 no implementó una Política definida, fuerte, permanente y participativa para iniciar y realizar la Autoevaluación Institucional de las condiciones de Calidad, que llevara a cabo un proceso evaluativo interno, crítico, serio y profundo de los criterios e indicadores establecidos por el Consejo Nacional de Acreditación en busca de la excelencia. Lo anterior es ocasionado por la falta de direccionamiento institucional de imponer la autoevaluación como una estrategia permanente, que le permita tener herramientas para garantizar el mejoramiento de sus procesos misionales, lo que ha generado que no exista un amplio reconocimiento social y estatal de la Universidad, en cuanto a la calidad de sus Programas Académicos, su organización y funcionamiento. Hallazgo N° 9. Veedurías Ciudadanas (A) La Universidad de la Amazonia, no cumple con las directrices y lineamientos de la Ley 850 del 18 de noviembre de 2003 que reglamentan las veedurías ciudadanas y el Decreto 1599 de 2005 en cuanto a la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, ya que en los procesos de contratación, suscripción de convenios y convocatorias de concurso docente, realizados durante la vigencia del año 2010, no se evidencia la participación de las Veedurías Ciudadanas. Lo anterior ocurre por la no reglamentación por parte del Claustro Universitario, para la conformación de las Veedurías y la falta de seguimiento del Sistema de Control Interno, conllevando a que no se realice una vigilancia sobre la gestión pública, respecto a las actividades desarrolladas por el Ente Universitario. 3.1.1.2 Sistema de Control Interno La Universidad de la Amazonia en la Evaluación Conceptual de Control Interno por Componentes, la calificación del riesgo, fue medio para Ambiente de Control y Valoración del Riesgo, en razón a que la entidad ajusto su Mapa de Riesgos Institucional donde se establecieron los riesgos por procesos, su administración, calificación y tratamiento. Referente a las actividades de Control, Monitoreo e Información y Comunicación le correspondió calificación del riesgo alto que evaluados integralmente los procesos y procedimientos en las áreas auditadas, en cuanto a la existencia, aplicación y efectividad de los diferentes componentes del Sistema de Control Interno presentó una calificación de 31.56%, que la ubica en un nivel de calificación global del sistema de control interno CONFIABLE.
Hallazgo N° 10. Control Interno (A) La Universidad de la Amazonia, en la vigencia 2010 inobservó lo preceptuado en la Ley 872 de 2003, Decreto 1599 de 2005, Ley 87 de 1993, además de las normas del SGC reglamentarias de procesos y procedimientos, no se avanzó en la implementación y la evaluación de las áreas auditadas observó bajo nivel de desarrollo de la Operatividad del Sistema de Control Interno, con una calificación de 2.3 que se traduce en INEFICIENTE, afectado por deficiencias en los procedimientos de Investigación, Docencia y Extensión, Inaplicabilidad de los Acuerdos emitidos por el Consejo Superior, falta de control y seguimiento a los proyectos de Investigación desarrollados en las Granjas, desactualización de los estatutos de: Contratación, Docentes y Estructura de la Universidad, entre otros; las auditorías internas no cumplen con las exigencias de las Norma de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS), principios fundamentales de auditoría, ni con la aplicación de las Directrices contenidas en la Norma ISO 19011 :2002. Lo anterior en razón a deficiencias de planeación estratégica, control interno y registros en papeles de trabajo, lo que hace imposible constatar la efectividad de las auditorías, así como la suscripción de acciones de mejoramiento por las áreas auditadas y seguimiento de las mismas. Incidiendo en el desarrollo institucional, cumplimiento de metas y optimización de recursos. Hallazgo N° 11. Procesos Judiciales (A) La Universidad de la Amazonía, incumplió el Acuerdo 22 del 24 de noviembre de 2008, mediante el cual se adoptó la política y objetivos de calidad, toda vez que no tiene establecido dentro de su mapa de procesos un procedimiento específico que establezca lineamientos para el desarrollo y seguimiento de las actuaciones dentro de los procesos judiciales donde es parte la Universidad de la Amazonia; lo anterior es ocasionado por deficiencias del sistema de control interno, que no le permite realizar un debido seguimiento a los informes de los procesos presentados por los abogados externos y se presenten dentro de los mismos actuaciones contrarias a los intereses de la Universidad; como sucedió con el proceso Ordinario Laboral de Mayor Cuantía No.2007-00171-00, donde ésta terminó sancionada por el juzgado primero laboral del circuito por la no asistencia del apoderado de la Universidad a la primera audiencia de conciliación y/o trámite. Hallazgo N° 12. Proyecto Doble Propósito (A) La Universidad de la Amazonia inobservó lo establecido en el artículo 6 de la Ley 87 de 1993 y demás normas reglamentarias al Sistema de Control Interno, conllevando a que no se implemente control y seguimiento a las inversiones realizada al Proyecto de Establecimiento de un Sistema Doble Propósito, para
producción de Animales Reproductores y Reemplazo, como método estratégico para el Mejoramiento Genético y Repoblamiento Bovino en el Departamento del Caquetá, para lo que la Entidad adquirió en el año 2006, 20 semovientes hembras paridas por valor de $50.00 millones, a la fecha se registro 54 crías, de los cuales se acredito ventas de crías machos y hembras y una semoviente madre, pero no se acreditaron informes de la evolución, investigaciones y beneficios del proyecto. Lo anterior debido a la falta de procedimiento de control, evaluación y seguimiento a las inversiones destinadas a proyectos, incidiendo en el desarrollo institucional, reconocimiento regional y calidad educativa del programa MVZ. 3.1.1.3 Cumplimiento de Plan de Mejoramiento El Plan de Mejoramiento aprobado con oficio 80182-5196 del 27 de octubre de 2010 Y verificada la información allegada con oficio OACI-011 del 16 de febrero de 2011 como acciones de mejoramiento evidenciamos que el Plan está conformado por 21 hallazgos y 45 metas de las cuales se logró mejoramiento de 36 metas; 9 metas no se cumplieron 5 tienen plazo vencido el 31 de diciembre de 2010 y 4 están vigentes hasta el 30 de junio de 2011. Alcanzando cumplimiento del 88.59% y avance del 78.37%, encontrándose un Plan de Mejoramiento en CUMPLIMIENTO de acuerdo a lo establecido en el Parágrafo Único del articulo vigésimo segundo de la Resolución Orgánica 5872 de 2007. A continuación se registra los hallazgos no corregidos; HALLAZGO 1103100 - Cumplimiento Normas Discapacitados: La Entidad acreditó cronograma de obras para acceso de discapacitados con fecha 31 de enero de 2011 por la administración actual de la Universidad y fecha de cumplimiento hasta junio 30 de 2012, lo que significa que este cronograma debe tenerse en cuenta con la suscripción del próximo plan de mejoramiento que consolida todas los hallazgos, sin embargo se considera como cumplida la meta 1, en cuanto a las metas 2 y 3 se observó avance de algunas obras. argumenta la entidad que el cumplimiento de estas metas requiere disponibilidad de presupuesto y viene avanzando en la construcción de accesos para discapacitados, se consideran metas con plazo vigente. HALLAZGO 1501002 - Procedimiento Evaluación Docente: Los argumentos de la Administración no controvierten el análisis de la CGR, en razón a que este hallazgo corresponde a la parte misional de la Entidad conducente a mejorar la calidad de la formación académica que orientan los Docentes vinculados a la Universidad, el mejoramiento debe ser integral con el cumplimiento de las dos metas propuestas, proyecto de acuerdo de fecha 3 de agosto de 2010, observándose poca disponibilidad de la administración para implementar esta 20
normatividad pues pasados 10 meses no se ha adoptado y menos implementado, sin embargo se considera una meta cumplida y una vigente a junio 2011. HALLAZGO 1504001 - Sistema de Información Convenios: Los argumentos de la Entidad respecto a las acciones y metas cumplidas no dan solución a las deficiencias detectadas por la CGR, el procedimiento de SGC se orientó a definición de términos en los requisitos, continúan planteando los mismos que venían. La CGR detectó en el examen practicado al manejo de convenios por parte de la Vicerrectoría de Investigaciones: desorden, incongruencia de información, convenios sin firmas ni fechas, varias cartas convenios parciales, pólizas vencidas. Sin embargo argumenta la administración que se cumplió con el número de actividades suscritas en el plan de mejoramiento, el procedimiento y acto administrativo da cumplimiento a tres metas, pero no se acreditó los informes de seguimiento por lo que se confirma una meta no corregida con término vencido el 31 de 12 de 2010. HALLAZGO 1402015 - Deficiencias de Junta de Adquisiciones y Licitaciones: La entidad mediante acto administrativo reglamentó la conformación y el Quórum de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones con el Acuerdo N° 001 de febrero de 2011, suscrito por la Vicerrectoría Administrativa, quien no tiene la competencia legal para emitir este tipo de actos administrativos, ya que no se encuentra establecido como funciones de la Junta de Licitaciones y Adquisiciones, artículo 39 del Acuerdo 031 de 2007, resultando improcedente auto-regularse, se considera cumplida una meta y otra vigente hasta 30 de junio de 2010. HALLAZGO 2103001 - Vertimiento Aguas Servidas: Inspeccionadas las obras civiles contratadas para minimizar las deficiencias de Vertimiento y Aguas Servidas, se estableció que estas obras no dieron solución a la situación ambiental de las granjas, así mismo no se les realiza mantenimiento. Se da por hallazgo no corregido, debido a que se trata que la Universidad realice la acción de corrección y que esta sea efectiva y lleve a desaparecer la irregularidad y no a generar otra como es el caso de la realización de los Pozos Sépticos. Por lo que se considera como meta no cumplida y hallazgo no corregido con término vencido a 31 de diciembre de 2010. HALLAZGO 1404010- Convenio N° 382 -Apoyo al Proyecto Subsidio Alimentario: Argumentando la administración que el proceso se cumplió y de conformidad con el artículo 53 de la ley 734 de 2002 encontró que este trabajador no se consideraba sujeto disciplinable, sin embargo se compromete a dar traslado a otras instancia competente, así mismo verificada las acciones de mejoramiento respecto al hallazgo, evidenciamos que en cuanto a la primera meta se cumplió, la segunda igualmente se cumplió porque adelanto el proceso, pero la tercera se
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considera no cumplida en atención a que debió tramitarse a otra instancia dada la gravedad de los hechos evidenciados, además este trabajador había suscrito un contrato individual de trabajo con la Universidad de la Amazonia, que a su vez contemplaba obligaciones y deberes que debió cumplir, por lo tanto declararse la Universidad no competente para seguir con la investigación del trabajador, no da solución a la deficiencia detectada, se considera el hallazgo parcialmente corregido con una meta vencida el 31 de diciembre de 2010. HALLAZGO- 1404004- Programas Académicos: manifiesta la administración que se adjuntó un ejemplo de la acción de mejoramiento, lo evaluado por la CGR no cumple con las metas suscritas: meta 1:" Evaluar lo ejecutado vs lo planeado de las actividades académicas realizadas por la institución". Debía cumplir con 6 informes de actividad no se presento ninguno. Meta 2: " Realizar seguimiento y evaluación de las actividades ejecutadas". No se acreditó ninguna acción de seguimiento. Lo adjuntado corresponde a un oficio remitido por la Decana de Ciencias Contables al Vicerrector Académico, documento que no corresponde a las metas propuestas es tan solo insumos para realizar las actividades descritas en las metas, por lo tanto los soportes acreditados no controvierten ni dejan ver las acciones de mejoramiento realizadas. Por lo que se considera el Hallazgo no corregido con dos metas vencidas el 31 de diciembre de 2010. 3.1.1.4 Gestión del Talento Humano La Universidad de la Amazonia durante la vigencia 2010 presento gastos de personal por valor de $19.945,36 millones de los cuales el 49,06% corresponden al personal de contrato del nivel asesor, administrativo, médicos, docentes ocasionales y catedráticos. De la evaluación de los procesos se evidenciaron situaciones que se detallan a continuación:
Hallazgo N° 13. Estatuto del Profesor Universitario (A) La Universidad de la Amazonia, no observa los artículos 65, 75, 76 Y 77 de la Ley 30 de 1992, el artículo 37 del Acuerdo 62 de 2002 y los lineamientos del numeral 5.7 del Decreto 1295 del 20 de abril de 2010, ya que no ha actualizado y ajustado el Acuerdo 17 del 27 de abril de 1993 por el cual se adoptó el Estatuto del Profesor Universitario de la Universidad de la Amazonia, a las directrices del numeral 5.7 del Decreto 1295 del 20 de abril de 2010 y al Decreto 1279 del 19 de Junio de 2002, por el cual se establece el régimen salarial y prestacional de los docentes de las Universidades Estatales. De igual manera, no se han incorporado entre otros, los Acuerdos 12, 44, 47 Y 74 de 1996, el Acuerdo 59 del 2002 y el 22
Acuerdo 13 de 2010 del CSU, por el cual se reglamentó el Sistema de Bonificaciones por Productividad Académica de los Docentes en la Universidad de la Amazonia. Lo anterior obedece a la falta seguimiento y control a las políticas generales de la institución del Consejo Superior Universitario ya la inoperancia del Sistema de Control Interno. Lo que conlleva a que no estén claramente establecidos los lineamientos que rigen la administración de talento humano, al presentar normatividad dispersa que corresponde al Estatuto Docente.
Hallazgo N° 14. Seminarios de Profundización (A) La Universidad de la Amazonia, no dio cumplimiento a los artículos 40, 41,42 Y 43 del Estatuto del Profesor Universitario, los artículos 1, 34 Y 39 del Acuerdo 21 de 2009 del CSU y los artículos 1, 2, 6 Y 8 del Acuerdo 15 de 2005, mediante los cuales se reglamentan las opciones de grado, ya que no existe un procedimiento para evaluar a los docentes de los Seminarios de Profundización que oferta el ente universitario en los diferentes programas curriculares, como Opción de Grado. Lo anterior obedece a la falta de reglamentación por parte del Consejo Académico y a la inoperancia del Sistema de Control Interno. Lo que conlleva a que esta actividad contemplada en la labor académica de los educadores no pueda ser evaluada por parte de los estudiantes y del Comité Curricular, impidiendo que se puedan realizar ajustes y desarrollar acciones para el mejoramiento de estos seminarios.
Hallazgo N° 15. Labores Adicionales (A) La Universidad de la Amazonia, no cumplió los principios de la función administrativa y de la contratación, ya que basado en los artículos 1, 2, 3 y 4 del Acuerdo 8 de 2008 por el cual se reglamenta la Labor Académica y los artículos 1, 2 Y 3 del Acuerdo 03 del 25 de febrero de 2009 por el cual se reglamenta la Labor Adicional de los Docentes de la Universidad de la Amazonia, se suscribieron en los dos semestres de 2010 contratos y resoluciones de hora cátedra con docentes ocasionales y catedráticos del ente universitario, por el valor de $114.56 millones, bajo la modalidad de Labor Adicional. Lo anterior es ocasionado por el mal direccionamiento de los criterios que regulan la Labor Académica, ya que establece un número de horas para actividades que no armonizan con la Política Educativa del Ente Universitario, conllevando a que la Universidad de la Amazonía incurriera en mayores costos en la contratación de talento humano y que estas horas cátedra no se vean reflejadas como actividad adicional en la Labor Académica. 23
Hallazgo N° 16. Planta Docentes (A) La Universidad de la Amazonia, no da cumplimiento a los artículos 3 y 4 del Acuerdo 28 del 3 de septiembre de 2010 del Consejo Superior Universitario, toda vez que en su artículo 3 se estableció que al crear los 40 nuevos cargos de carrera se disminuirían en 40 el número de docentes de tiempo completo y éste solo se disminuyó en 35 y así mismo el artículo 4 determina que para garantizar las necesidades académicas y el cumplimiento de las funciones misionales de la institución los educadores ocasionales contratados sería de 90, clasificados 70 de tiempo completo y 20 de medio tiempo, pero para el primer semestre de 2011 se tienen contratados 103 docentes ocasionales, 82 de tiempo completo y 21 de medio tiempo. Lo anterior es ocasionado por falta de control en la contratación de docentes, lo que conlleva a que la Universidad incurra en mayores gastos.
Hallazgo N° 17. Convenios de Apoyo por Capacitación (A) La Universidad de la Amazonia, no observó los principios de la función administrativa, los artículos 8 y 9 del Acuerdo 62 de 2002, Estatuto General de la Universidad, toda vez que otorgó estímulos económicos a 208 funcionarios de la Universidad entre estos docentes de planta, ocasionales y de cátedra al igual que a administrativos de planta y por contrato entre los años 2006 a 2010, por valor superior a los $300.0 millones, para apoyar los procesos de formación a nivel de posgrados a través de la suscripción de cartas convenios en las cuales se presentan las siguientes irregularidades: • Las cartas convenio no poseen numeración consecutiva lo que impide llevar control de la cantidad celebrada y de la identificación de las mismas. • Algunas cartas convenio no poseen siquiera la identificación del día, mes y año de celebración, lo que conlleva a desconocer la iniciación de algunos convenios, además que, en aquellas carpetas donde hay varias copias de carta convenio sea imposible identificar si se trata de la misma o de una carta convenio distinta y además, que se pueda llevar control de la cantidad de dinero entregado a esa persona. • La mayoría de las cartas convenio tienen pólizas expiradas, es decir, sin garantía segura alguna, dejando en riesgos los recursos invertidos por la Universidad, toda vez que, al no cumplimiento de los convenios la recuperación de los recursos se va a limitar el cobro de un titulo valor. • No se exige por parte de la Universidad de la Amazonia, a aquellas personas que suscriben las cartas convenios, un límite para culminar los estudios de posgrados, lo que permite que muchas de las personas que reciben el estímulo lleven más de 5 años, sin que a la fecha se haya obtenido título alguno, lo que
conlleva a que en esos convenios sea incierto la obtención de alguna contraprestación, además que, con esas personas sea casi imposible determinar la cuantía del estímulo o ayuda aportada por la Universidad para lograr su recuperación. • Se asigna el estímulo no solo a los docentes o funcionarios de planta sino a docentes ocasionales y catedráticos, y ha funcionarios administrativos por contrato lo que ha generado en muchos de los casos que la Universidad invierta un recurso inocuo sin obtener una contraprestación, al tratarse de personal que no es constante en la Universidad. • Casi en la totalidad de los convenios se han suscritos varias cartas convenios parciales, es decir, por el valor de cada semestre y luego se ha intentado suscribir una general, por el valor de todo el posgrado pero al comparar los valores parciales entregados estos superan lo que se establece en el convenio general de la persona beneficiaria del estímulo. Lo anterior es causado por carencia de reglamentación eficaz, eficiente y completa para la asignación de ésta clase de estímulos, además de una dependencia en la cual se centre el control físico y financiero de los mismos, lo que genera que la Universidad esté invirtiendo una gran cantidad de recursos en la capacitación de un personal que no ésta reflejándose en el desarrollo institucional de la misma. Hallazgo N° 18. Apoyos por Capacitación (A) (01) (F1) La Universidad de la Amazonia, incumplió el Acuerdo 002 del 11 de marzo de 2008, los principios de la función administrativa, los artículos 8 y 9 del Acuerdo 62 de 2002, Estatuto General de la Universidad, incurriendo en el numeral 1 del artículo 34 y el numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, toda vez que entregó estímulos económicos a 10 docentes y administrativos de la Universidad, para apoyar los procesos de formación a nivel de posgrados en cuantía de $44.70 millones, sin que recibiera por esto contraprestación o beneficio alguno de parte de los usuarios de los estímulos, algunos de los beneficiarios se retiraron de la Universidad mucho antes de recibir el titulo o una vez lo recibieron se les dio por terminado el contrato de trabajo sin que éstos pudiesen retribuir el apoyo dado por el ente universitario. Lo anterior es ocasionado por la falta de lineamientos claros, precisos y eficientes en la asignación de ésta clase de estímulos, lo que genera detrimento al patrimonio de la Universidad en cuantía de $44.70 millones por los recursos invertidos en la formación de 11 funcionarios que ya no pertenecen a la Universidad.
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Hallazgo N° 19. Formación Académica Docente (A) La Universidad de la Amazonia, transgredió el artículo 70 de la Ley 30 de 1992, el artículo 37 del Estatuto General Acuerdo 62 de 2002, el numeral 5.7 del Decreto 1295 de 2010, por el cual se reglamenta el registro calificado y desarrollo de programas académicos de educación superior, debido a que la cualificación de los docentes no cumple con la normatividad vigente, puesto que en el segundo semestre del año 2010, la Universidad incorporó 86 docentes en la modalidad de planta, 146 ocasionales y 325 catedráticos, donde solamente el 2% tienen doctorado, 27% Maestría y 57% especialización. Lo anterior obedece a la falta de exigencia de parte de la Universidad a los docentes en el fortalecimiento de sus calidades académicas y al direccionamiento institucional de un plan de formación docente que esté encaminado hacia la excelencia académica, ocasionando que las actividades académicas no estén dirigidas a la calidad educativa en procura de una acreditación institucional. Hallazgo N° 20. Labor Académica Docente de MVZ (A) (02) (F2)
La Universidad de la Amazonia, no dio cumplimiento a lo establecido en el Acuerdo 08 de 2008 y artículo 6 de la Ley 87 de 1993, incurriendo en el numeral 1 del artículo 34 de la ley 734 de 2002, en razón a que asumió mayores costos académicos, debido a la falta de control y seguimiento a la labor académica de un Docente ocasional, vinculado por medio tiempo en 2009 y primer semestre de 2010 y tiempo completo en el segundo semestre de 2010, ya que no cumplió con las horas asignadas en su Labor Académica, en relación a la no presentación de acuerdos pedagógicos, reuniones académicas, asesoría estudiantes y actividades inherentes. Así mismo, la Facultad de MVZ y la Vicerrectoría de Investigaciones no tienen conocimiento y soportes de la actividad denominada "Establecimiento de un programa de selección y manejo de bovino en Macagual - Proyecto de Vicerrectoría de Investigaciones". Situación ocasionada por la ausencia de control y seguimiento al cumplimiento de la Labor Académica del docente, lo que constituye incumplimiento de las obligaciones académicas pactadas con la Universidad. Lo que conllevó a que se generara presunto detrimento fiscal, por valor de $8.80 millones, situación ocasionado por el incumplimiento de las obligaciones por parte del docente, e incidiendo en la calidad de la formación académica orientada a la comunidad estudiantil. La Entidad no acredito en cumplimiento la labor académica faltante. Hallazgo N° 21. Trabajo Suplementario (A) (IP) La Universidad de la Amazonia, trasgredió lo establecido en el artículo 22 de la Ley 50 de 1990 y los artículos 36, 37, 39 Y 40 del Decreto 1042 de 26
1978,incurriendo en lo previsto en los numerales 1 y 8 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, en razón a que en la vigencia 2010, pago Trabajo Suplementario o Horas Extras por valor de $351.87 millones sin que existiera documentos que acrediten la programación, autorización, reconocimiento y control de las actividades cumplidas, con el agravante que el Formato FO-A-TH-11-02 establecido como instrumento para autorización, liquidación y control de Trabajo Suplementario o Horas Extras en la mayor parte no se encuentra firmado por el Jefe de la Dependencia, el responsable del reporte y en algunos casos solo registra el visto bueno de la Vice Rectora -Administrativa, así mismo se evidenciaron pagos por este concepto que superan el salario mensual devengado por el trabajador, llegando hasta el 197% y por ende el total pagado por Trabajo Suplementario o Horas Extras en el año alcanza el 88% adicional al salario pagado, sobrepasando el límite mensual de 50% de horas extras respecto a la remuneración básica mensual del funcionario. ocasionando incertidumbre respecto al cumplimiento de las actividades de cada funcionario, dado que no existe documentos que demuestren la autorización y cumplimiento de haber laborado el tiempo suplementario, Situación ocasionada por deficiencias de Control Internos, falta de procedimientos y seguimiento, lo que incide en la adecuada ejecución de recursos de la Entidad. La Entidad no acredito el excesivo trabajo suplementario pagado en la vigencia, por lo que se determinó adelantar Indagación Preliminar para establecer la cuantía del presunto daño Causado a los recursos de la Entidad. Hallazgo N° 22. Programación Horas Extras (A) La Universidad de la Amazonia, inobservó el artículo 33 del Acuerdos N°s: 004 y 031 de 2009, debido a que no realizó una adecuada programación de Trabajo Suplementario o Horas Extras, pues contablemente se registró gastos por este concepto en cuantía de $351.87 millones, mientras que en el rubro presupuestal de horas extras registró $128.33 millones, evidenciándose exceso por valor de $223.54 millones respecto a lo programado; lo que llevó a que se afectaran los rubros de servicios técnicos, supernumerarios y mantenimiento en esa cuantía, a pesar de que está establecido la exclusividad de las apropiaciones. Así mismo en el formato F23 reportan horas extras por de $229.21 millones, la cuenta contable 720803003 registra horas extras y festivos por $11.52 millones y no detalla correctamente el concepto del registro, lo denomina como "otros ingresos de nómina", situación que está limitando el análisis, presenta deficiente programación de trabajo suplementario que lleva afectar varios rubros presupuestales, reportando incongruencia de la información.
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Hallazgo N° 23. Planta de Personal
La Universidad de la Amazonia en la vigencia 2010, sin observar el estado de viabilidad económica realizó la ampliación de la Planta de Personal en 40 nuevos cargos de los cuales 25 son de tiempo completo y 15 de medio tiempo, realizando nombramientos de 37, financiados con recursos propios, igualmente se cumplió el nombramiento de los 13 vacantes que venían de la planta anterior, financiadas con recursos de la Nación, con lo que la entidad tendrá que asumir mayores gastos al futuro; de cuya ampliación de planta se observo lo siguiente: • El Consejo Superior en acta N° 05 del 20 de mayo de 2010 había declarado INVIABLE la ampliación de la planta de personal por el posible Impacto Financiero presente y futuro que le causaría a la Universidad por no contar con los recursos suficientes para garantizar el proyecto y se ordenó el archivo definitivo. • Pasados 103 días, en acta N° 009 del 3 de septiembre de 2010 el Consejo Superior, cambió la decisión y determinó la creación de 40 nuevos cargos, sin que el panorama económico de la Universidad hubiera cambiado respecto del análisis del 20 de mayo, que le permitiera recibir mayores ingresos propios y garantizar la sostenibilidad del crecimiento de los gastos de personal en las vigencias siguientes. • La apropiación presupuestal inicial para la vigencia 2011 en gastos de personal fue reducida en el 3.6% respecto al año 2010, situación que controvierte los argumentos de sostenibilidad económica para asumir nuevos compromisos laborales con recursos propios. • La Universidad no dio cumplimiento a la reducción de 40 docentes ocasionales en la contratación del año 2011. • La situación de liquidez de la Universidad de la Amazonia, viene financiada con créditos Bancarios en las vigencias 2007, 2008, 2009 Y en el año 2010 se obtuvo también un crédito por $2.500.00 millones con el Banco de Occidente, con el fin de realizar la construcción del Bloque de Aulas de la Facultad de Derecho en la Sede Centro, garantizado con la pignoración de Ingresos por concepto de matriculas; recursos desembolsados el 15 de diciembre de 2010 Y que sirvieron para aliviar los sobregiros bancarios que traía la Entidad. • Los recursos provenientes del Crédito Bancario fueron utilizados en un 50% para pagos de gastos de personal como sueldos, vacaciones, trabajo suplementario, entre otros al cierre de la vigencia. • La falta de liquidez de la Entidad, ocasionó que durante los años 2009 y 2010, tuviera que recurrir a sobregiros bancarios para poder atender las obligaciones institucionales, los que le causaron mayores gastos en cuantía de $11.22 millones, por concepto de intereses de sobregiros. 28
Lo que indica que la Universidad de la Amazonia no cuenta con liquidez, ni recursos propios suficientes que respalden la carga laboral y prestacional asumida en la vigencia 2010, con lo que puede colapsar la situación financiera de la Entidad y podría representar daño económico y social afectando la imagen Institucional e incidiendo en el desarrollo de su gestión misional de impartir Educación Superior en la Amazonia colombiana. Por lo anterior la CGR advierte sobre los riesgos que esta decisión pueda ocasionarle a la Entidad.
3.1.2 Gestión en los Recursos Públicos 3. 1.2. 1 Gestión contractual
La Universidad de la Amazonía adoptó el Acuerdo 31 del 18 de diciembre de 2007, como Estatuto de Contratación, sin embargo se evidencia algunos vacíos jurídicos con relación a la normatividad actual que amerita su revisión y acondicionamiento, así mismo se observaron deficiencias en los procesos contractuales de las distintas modalidades de contratación, como ausencia de estudios de mercado, deficiencias en interventoría, realización de estudios previos, no exigencia de pólizas de seriedad, faltante en obras, entre otros. Hallazgo N° 24. Contrato de Prestación de Servicios N° 579 de 2010 (A) (03) (F3) La Universidad de la Amazonía, transgredió lo preceptuado en los artículos 3, 23, 26, 32, de la Ley 80 de 1993, el artículo 93 de la Ley 30 de 1992 y los artículos 1, 2, 19,20, 21, 22 del Acuerdo 31 del 18 de diciembre de 2007, incurriendo en el numeral 1 del artículo 34 y el numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, debido a que suscribió, canceló y liquidó el Contrato de Prestación de Servicios N° 579 del 6 de septiembre de 2010, por el valor de $15.00 millones, cuyo objeto consistió en la revisión, ajuste y actualización del Estatuto de Contratación, sin que este arrojara resultados efectivos y reales a las necesidades jurídicas del manual de contratación y así mismo se evidenció que a la fecha el Ente Universitario no ha realizado las modificaciones mediante la expedición de un nuevo Acuerdo. Lo anterior obedece a la inoperancia del Sistema de Control Interno, al no hacer seguimiento a las políticas de organización administrativa de la Institución, conllevando a que se generara presunto detrimento patrimonial por la suma de $15.00 millones. Hallazgo N° 25. Naturaleza de Contratos (A) (04) La Universidad de la Amazonía, transgredió lo preceptuado en los artículos 3, 23, 24, 25 Y 26 de la Ley 80 de 1993 y los artículos 1, 2, 19, 20, 21, 22, Y literales 1 y 3 del artículo 25 del Acuerdo 31 del 18 de diciembre de 2007, el artículo 34 de la Ley 29
734 de 2002, por el cual se expidió el Estatuto de Contratación de la Universidad, toda vez que al momento de celebrar contratos de obra, el ente universitario le dio una denominación de Ordenes de Prestación de Servicio, distinto a lo establecido en la ley, tal como ocurrió durante la vigencia 2010 cuando suscribió las Ordenes de Prestación de Servicios N° 1000002 del 15-01-2010 por valor de $20.000.000; N° 1000003 del 15-01-2010 por valor de $19.73 millones; N° 1000104 del 17-032010 por valor de $20.30 millones; N° 1000233 del 04-10-2010 por valor de $16.89 millones y N° 1000277 del 20-12-2010, para contratar la construcción, mantenimiento y adecuación de obras. Lo anterior es causado por el desconocimiento de las Leyes, Decretos y Estatuto que regulan la contratación, lo que origina la suscripción de contratos sin el cumplimiento de los requisitos legales exigidos. Hallazgo N° 26. Convocatoria Pública N° 002-2010 (A) (05) La Universidad de la Amazonia, incumplió el artículo 33 numeral 3 del Estatuto de Contratación, numeral 1 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 y los principios de transparencia, objetividad y publicidad de la contratación pública, toda vez que adelantó proceso de Convocatoria Pública N° 002 de 2010, mediante la cual se suscribió contrato de obra N° 027 de 2010, para la construcción de la primera etapa del bloque de aulas de la facultad de derecho y solo se pública en diario de amplia circulación en el territorio el 9 de diciembre de 2010, el mismo día en que se dio apertura a la convocatoria, sin permitir la posibilidad de conocimiento al público antes de su apertura por lo menos de 10 días calendario como lo establece el propio estatuto de la Universidad, lo anterior es ocasionado por la inobservancia de los requisitos esenciales en los procesos de contratación y de los principios de la contratación pública aplicables a todo proceso contractual, lo que genera procesos contractuales deficientes, viciados, sin el lleno de los requisitos legales, toda vez que se limita el acceso de los interesados a los mismos. Hallazgo N° 27. Contratos de Suministro N°016 y N°020 de 2010 (A) (F4) ((06) La Universidad de la Amazonia, incumplió los artículos 22, 44, 46, 54 31, 32, Y 33 del Estatuto de Contratación y los numerales 1 y 2 del artículo 34 y el numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, toda vez que suscribió y liquidó los contratos N°016 y N'020 de 2010, por valor de $209.25 millones, para el suministro de 28 y 15 Aires Acondicionados respectivamente, presentándose las siguientes irregularidades: • Teniendo en cuenta que la entidad no está obligada a consultar precio SICE y que se deben realizar estudios de mercado previo a la elaboración de los Estudios de Necesidad y de la expedición del COP, se evidencia presunto
sobrecosto en el Contrato N° 016, por valor de $41.65 millones, derivado de las cotizaciones realizadas por la comisión auditora. • Celebró los contratos de suministro N° 016 Y N° 020 de 2010, por el valor de $209.25 millones, por medio de los cuales se suministraron 43 Aires Acondicionados, mediante la modalidad de contratación directa cuando debió desarrollarse una Convocatoria Pública, por tratarse de contratos con el mismo objeto, desarrollados durante la misma vigencia y con el mismo contratista. • Por deficiencias de interventoría en el Contrato 020-2010, la Universidad recibió la totalidad de los Aires Acondicionados con características distintas a las pactadas, ya que el contrato describía el suministro de Aires con capacidad de 36.000 BTU y los suministrados corresponden a Aires con capacidad de 33.000 BTU, ocasionando que se generara un presunto patrimonial en cuantía de $99.22 millones ya que no corresponde al objeto contractual y que no existen en el mercado. Lo anterior es ocasionado por deficiencias de interventoría, por la indebida aplicación de los requisitos exigidos para la modalidad de contratación y por deficiencias de planeación, lo que genera procesos de contratación deficientes y violación a los principios de selección objetiva, transparencia y publicidad, y un presunto detrimento patrimonial en cuantía de $140.87 millones. Hallazgo N° 28. Contrato N° 001 de 2010 (A) (07) La Universidad de la Amazonia, incumplió el artículo 22.Principio de Responsabilidad numeral 1, 2 Y 3 y artículo 49 numeral 5 del estatuto de contratación, toda vez que recibió y pagó el 19 de julio de 2010 obra a contratista en cuantía de $71.41 millones, a pesar del incumplimiento de éste en el plazo para la entrega de la misma y de que ya se había declarado por parte de la rectora encargada la ocurrencia del riesgo de incumplimiento y buen manejo del anticipo y se había ordenado liquidar el Contrato N° 001 de 2010 en el estado en que se encontrara, mediante Resolución N° 1219 del 25 de junio de 2010. Lo anterior es ocasionado por el desconocimiento e inaplicación del estatuto de contratación, por la falta de objetividad y permisibilidad en el seguimiento de los procesos contractuales, lo que origina que no haya responsabilidad, seriedad, cumplimiento, objetividad en el desarrollo de los procesos contractuales por parte de los contratistas y de la misma Universidad, permitiendo a el contratista el no cumplir con el objeto contratado sin que esto le origine sanción alguna por parte de la Universidad.
Hallazgo N° 29. Proceso de Contratación (A) La Universidad de la Amazonía, transgredió lo preceptuado en los artículos 209 y 210 de la Constitución Política, los artículos 3 y 4 de la Ley 489 de 1998, en concordancia con los principios y lineamientos del Acuerdo N° 31 de 2007, Estatuto de Contratación de Uniamazonia, toda vez que verificada la muestra seleccionada se evidenció la falta de cumplimiento de los procedimientos y requisitos exigidos para llevar a cabo los procesos contractuales en las tres modalidades que aplica la Entidad, detallando los que causan mayor impacto en la gestión misional, así: • No existe oficio u acto administrativo donde se observe la autorización expresa del Ordenador del Gasto para la suscripción de Contratos, Órdenes de Compra y Órdenes de Prestación de Servicio, de acuerdo a lo señalado por el numeral 3 del artículo 30 del Acuerdo 31 de 2007. • No realizó el registró en el Portal del SICE de los Contratos N°s: 025, 017, 010, 011, de acuerdo al Decreto 3512 del 2003. • No registro en el Portal SICE en el término establecido los Contratos N°s: 015 y 007, lo que le generó alarma por extemporaneidad. • Los contratistas y/o proveedores no se encuentran registrados en el SICE, por ejemplo de los Contratos N°s: 025, 017, 010, 011, 024, 015 Y 007. • Se observa que no se dio aplicación al numeral 3 por cuanto no se hizo estudio para tener en cuenta los precios del mercado, como aconteció en los Contratos N°s: 581, 019, 643, 716 Y las Ordenes de Prestación de Servicios N°s: 1000056 del 09-02-2010, 1000104 del 17-03-2010, 1000120 del 12-04-2010, 1000156 del 02-06-2010 y Orden de Compra N° 1000000342 del 16-12-2010. • Se expidieron CDP sin existir estudios previos en los Contratos N°s: 27 y 22 de 2010, las Ordenes de Prestación de Servicios N°s: 1000056 del 09-02-2010, 10002 del 15-01-2010, 100104 del 17-03-2010, entre otros. • En los casos que se elaboraron Estudios Previos, estos no reúnen los requisitos establecidos, pues no describen la necesidad, los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de la contratación y el análisis estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la respectiva contratación. • La solicitud realizada a los oferentes, no es radicada con sello de la empresa en personas jurídicas o personas naturales con firma y cédula de ciudadanía. • No realiza la designación de interventoría para hacer seguimiento y control al cumplimiento del objeto contractual • En los contratos de interventoría no se evidencia dentro de los expedientes, actas de inicio, actas de terminación, actas de liquidación, informe del interventor y seguimiento realizado por la Vicerrectoría Administrativa, según corresponda. 32
• No se realiza la notificación del contratista favorecido, dentro del término de cinco días, ni se elabora oficio de comunicación a los oferentes no favorecidos, tampoco se les cita a las Audiencias Públicas. • Las propuestas presentadas por los oferentes no tienen número de radicación de recibido por parte de la Universidad de la Amazonía. • El Estatuto de Contratación no tiene reglamentado el término para la apertura y cierre de la Invitación para presentar ofertas dentro de los procesos contractuales, lo que conlleva a que la entidad manipule los términos y no se dé cumplimiento al principio de transparencia. • No se evidencio actas de recibo de las obras ejecutadas, como aconteció en los Contratos N°s: 017 y 024 Y no se elaboraron actas de inicio, actas de finalización y actas de liquidación en el Contrato N°s: 003-2010 Y 016 Y las Órdenes de Prestación de Servicios N°s: 1000056 del 09-02-2010, entre otros. • Se observó Acta de Modificación de obra en la misma fecha de la liquidación del contrato, tal como aconteció en la Orden de Prestación de Servicios N° 1000104 del 17-03-2010, mayo de 2010, en la misma fecha que se liquidó la Orden de Prestación de Servicios, se suscribió Acta de Modificación de Obra N°01 (interventor, rector y contratista), donde se realizaron modificaciones a las cantidades, debiendo haberse realizado antes de la liquidación del contrato. • No se evidencia un real y efectivo seguimiento al cumplimiento del objeto contractual de las Órdenes de Prestaciones de Servicios, debido a que no existe interventoría que realice la supervisión a la ejecución de las obras, tal como se observó en las N°s: 1000056 del 09-02-2010, 100002 del 15-01-2010, 100104 del 17-03-2010, 1000120 del 12-04-2010. • La Universidad no exigió la póliza de seriedad de la propuesta presentada por el contratista, en las Órdenes de Prestación de Servicios N°S: 100104 del 17-032010, 1000233 del 04-10-2010. • La Universidad le adjudicó a la Compañía de Seguros La Previsora el Contrato N° 009 de fecha 15 de febrero de 2010, sin que ésta hubiese presentado la Póliza de Seriedad, exigida mediante Invitación N° 08 de 2010 en el numeral 2.2.3., tal como si se evidenció y exigió en los Contrato N°S: 003 - 2010 Invitación Pública 003-2010 Y 013 - Invitación Pública 012-2010. • Los adendos realizados en las Convocatorias Públicas no se realizan en Audiencia Pública, ni se resuelven en el Comité de Licitaciones y Adjudicaciones, tal como se evidenció en los Contratos N°s: 006, 022 y 027 de 2010. • No existe control y seguimiento a las observaciones dadas a los pliegos de condiciones, ya que no se anexan de manera completa al expediente y no se da respuesta en reuniones del Comité de Licitaciones, a través de Actas y las resoluciones de adjudicación no se hacen en audiencia pública. Además se observa que no se hace un control a las publicaciones en los diarios oficiales.
Lo anterior es ocasionado por deficiencias de interventoría, ausencia de planeación, operatividad del Sistema de Control Interno e Implementación del Sistema de gestión de Calidad, por la indebida aplicación de los requisitos exigidos para la modalidad de contratación y la falta de control jurídico a los diversas formas contractuales, a falta de seguimiento y control a la Junta de Licitaciones, lo que genera procesos de contratación deficientes y violación a los principios de selección objetiva, transparencia y publicidad. Hallazgo N° 30. Suministro de Combustible (A) La Universidad de la Amazonía, no dio cumplimiento a la Ley 87 de 1993, artículo 2, 22, 44, 46 del estatuto de contratación de la Universidad de la Amazonia y Decretos reglamentarios, toda vez que suministró combustible al vehículo de placas OlM065 de propiedad de la Universidad durante la vigencia 2010, sin que mediara control alguno respecto a la utilización del combustible y del desplazamiento del vehículo; lo anterior es ocasionado por deficiencias de control interno, falta de implementación de procedimientos y mecanismos efectivos para el control del suministro de combustible a los diferentes vehículos con que cuenta la Universidad. Hallazgo N° 31. Orden de Compra N° 1000000342 de 2010 (A) La Universidad de la Amazonía, transgredió lo preceptuado en los artículos 209 y 210 de la Constitución Política, los artículos 3 y 4 de la Ley 489 de 1998, en concordancia con los artículos 2, 11 Y 22 del Acuerdo N° 31 del 18 de diciembre de 2007, por el cual se expide el Estatuto de Contratación de la Universidad de la Amazonía, toda vez que suscribió y canceló la Orden de Compra N°1000000342 del 16 de diciembre de 2010, con el fin de adquirir 200 ejemplares del Libro "Huellas Empresariales Caqueteñas", por valor de $0,50 millones cada uno, escrito por un docente de carrera del Programa de Administración en el año 2009, quien tiene parentesco de afinidad con el ordenador del gasto, sin que mediara justificación y requerimiento alguno por parte de los cuerpos colegiados de la Universidad y de la comunidad educativa y sin verificar la existencia del ejemplar en librerías y su costo comercial ya que éste nunca ha sido comercializado fuera de la institución. Lo anterior es ocasionado por la falta de implementación de un procedimiento para la autorización de libros escritos por docentes de la Universidad y por la no aplicación del Sistema de Gestión de Calidad, lo que conllevó a que se invirtieran recursos en cuantía de $10.00 millones, sin planeación. La Entidad acredito la entrega de los libros a la Biblioteca y los diferentes Jefes de Programas y Decanos, por lo que se dispusieron los ejemplares a la consulta y optimización Académica, sin embargo persiste la deficiencia de orden administrativo.
Hallazgo N° 32. Contrato de Obra N° 010 de 2010 (A) La Universidad de la Amazonía, transgredió lo preceptuado en los artículos 209 y 210 de la Constitución Política, los artículos 3 y 4 de la Ley 489 de 1998, en concordancia con los artículos 2, 11 Y 22 del Acuerdo N° 31 del 18 de diciembre de 2007, por el cual se expide el Estatuto de Contratación de la Universidad de la Amazonía, toda vez que suscribió y liquidó el contrato de obra N° 010-2010 para la construcción de tres salones en la Sede de Leticia, por valor de $127.02 millones, con actividades contractuales que se ejecutaron parcialmente y que son necesarias para asegurar la estabilidad de la obra, tales como que algunas áreas de los muros internos de las aulas no están pintadas, solo presentan estuco; la pintura exterior no es tipo coraza; no se evidencia la existencia de las cunetas de concreto, es muy probable que estén ocultas en la maleza; no se han instalado los vidrios de las ventanas ni las cerraduras de las puertas y hacen falta unos apagadores. Lo anterior es ocasionado por deficiencias de interventoría y la falta de seguimiento y control a las obras ejecutadas en las Sedes de la Universidad en Leticia, lo que conlleva a que la inversión sea subutilizada, ya que no existe demanda de estudiantes, dejándola expuesta a los vándalos y al deterioro, que en un futuro podría constituirse en una lesión al erario público. Hallazgo N° 33. Contrato de Obra N° 017 de 2010 (A) (08) (F5) La Universidad de la Amazonía, transgredió lo preceptuado en los artículos 209 y 210 de la Constitución Política, los artículos 3 y 4 de la Ley 489 de 1998, en concordancia con los artículos 2, 11 Y 22 del Acuerdo N° 31 del 18 de diciembre de 2007, por el cual se expide el Estatuto de Contratación de la Universidad de la Amazonía y el numeral 1 del artículo 34 y numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, toda vez que liquidó el contrato de obra N° 017-2010, para la construcción de la cafetería y adecuación de salones en la Sede de Leticia, por el valor de $58.15 millones, con actividades contractuales que se ejecutaron parcialmente, tales como: una ventana en lámina con reja en varilla cuadrada de 3/8" pero sin vidrio y la cubierta en teja ondulada de asbesto cemento de aproximadamente 2.00 mi, pero no en canaleta 90 como estaba contratado. Así mismo, la cubierta se sostiene sobre muros laterales y perfiles metálicos en e de 3" x 1 W' y no sobre correas metálicas N° 4 H=0.20 mi como se estableció contractualmente. Además están instaladas dos cerchas de alturas 0.15 y 0.22 MI con hierros de ~" y celogías de 3/8", las cuales tampoco coinciden con el contrato. Internamente se observa un mesón con lavaplatos enchapado con cerámica difiriendo del acabado en granito pulido. No se encuentran instalados los tomacorrientes, la caseta tiene
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como cubierta una losa en concreto, no hay tablero de circuitos ni lámparas fluorescentes. De igual manera, no se encuentra instalado el cielorraso en PVC ni se evidencia la construcción de cunetas. Actualmente de acuerdo a la visita realizada la obra aún no ha sido entregada a la comunidad educativa de la Sede de Leticia y no se tienen las llaves de acceso a la caseta de la cafetería. Lo anterior se ocasionó a deficiencias de interventoría, ya que recibió mayores cantidades de obra que las realmente ejecutadas, conllevando a que se generara un presunto daño al patrimonio por el valor de $12.97 millones. Hallazgo N° 34. Contrato de Obra N° 011 de 2010 (A) La Universidad de la Amazonía, transgredió lo preceptuado en los artículos 209 y 210 de la Constitución Política, los artículos 3 y 4 de la Ley 489 de 1998, en concordancia con los artículos 2, 11 Y 22 del Acuerdo N°31 del 18 de diciembre de 2007, por el cual se expide el Estatuto de Contratación de la Universidad de la Amazonía, toda vez que liquidó el contrato N° 011, cuyo objeto consistió en la construcción de seis pozos sépticos con redes hidráulicas en la Granja Santo Domingo, por el valor de $41.32 millones, el cual presenta deficiencias por el no mantenimiento rutinario respectivo, tal como lo establece el manual del fabricante anexado al informe final del interventor, permitiendo que llegasen a colapsar. Además algunos pozos sépticos y sus respectivos pozos de absorción se encuentran en montados propiciándose deterioro en el tiempo. De igual manera, los pozos de absorción no cuentan con la debida señalización, puesto que estos pozos son en síntesis unas zanjas de profundidad aproximada de 1.3m y de sección de 1.5x1.5m aproximadamente, lo cual genera peligro al personal que circula por estas zonas. Lo anterior es ocasionado por la falta de planeación y deficiencias de interventoría, lo que conlleva a que las obras ejecutadas por la Universidad no estén prestando el servicio para la cual fueron concebidas, conllevando a que sea inoperante parte del sistema, localizado en el bloque de dirección y el bloque de frutales. Hallazgo N° 35. Contrato de Obra N° 019 de 2010 (A) (09) La Universidad de la Amazonía, transgredió lo preceptuado en el Decreto 3100 de 2003, el parágrafo 1 del artículo 4 de la Resolución 1433 de 2004 y el artículo 1 de la Resolución 2145 de 2005 emitidas por el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial y los artículos 22, 27 Y numeral 20 y 38 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, los artículos 209 y 210 de la Constitución Política, los artículos 3 y 4 de la Ley 489 de 1998, en concordancia con los artículos 2, 11 Y 22 del
Acuerdo N° 31 del 18 de diciembre de 2007 por el cual se expide el Estatuto de Contratación de la Universidad de la Amazonía, toda vez que suscribió y liquidó el contrato N° 019-2010, presentándose deficiencias en la parte ambiental del sistema, ya que se encuentra rota una tubería Sanitaria de 4" en el tramo de caja de inspección de las porquerizas-sistema de pozos sépticos, lo cual hace que se haga vertimiento de agua residual sin tratar, proveniente de las porquerizas a la fuente hídrica aledaña. Lo anterior es ocasionado por la falta de operatividad del sistema de control interno y deficiencias en planeación e interventoría, lo que conlleva a que la Universidad esté generando efectos e impactos ambientales al recurso hídrico del Departamento, sin determinar su magnitud, afectando negativamente el entorno ambiental de los seres que utilizan este recurso natural como medio de supervivencia. Hallazgo N° 36. Contrato de Obra N° 018 de 2010 (A) (010) (F6) La Universidad de la Amazonía, transgredió lo preceptuado en los artículos 209 y 210 de la Constitución Política, el numeral 1 del artículo 34 y numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, los artículos 3 y 4 de la Ley 489 de 1998, en concordancia con los artículos 2, 11 Y 22 del Acuerdo N° 31 del 18 de diciembre de 2007, por el cual se expide el Estatuto de Contratación de la Universidad de la Amazonía, toda vez que liquidó el contrato N° 018-2010, cuyo objeto consistió en contratar la obra del refuerzo del estribo del puente sobre la quebrada Mochilerito que cruza por la Granja Santo Domingo, por valor de $92.91 millones, con inconsistencias en cantidades contractuales, ya que revisada la obra y el contrato con respecto al capítulo 4 Generación de Cauce Mochilerito, se evidencia en el ítem 4.1 Excavación mecánica para la generación de nuevo cauce de la quebrada Mochilerito, que según cantidades reportadas en acta de liquidación final se muestran 50 horas maquina de las 50 horas presupuestadas, en actas de corte de obra efectivamente soportan las 50 horas maquina, las cuales no se encuentran totalmente soportadas según la bitácora de obras reportadas, evidenciándose solo 31 horas, faltando 19 horas maquina por sustentar. Lo anterior conlleva a que se presente un presunto detrimento patrimonial en cuantía de $5.10 millones, ocasionado por deficiencias de planeación y de interventoría e inoperancia del Sistema de Control Interno. Hallazgo N° 37. Orden de Prestación de Servicios N° 1000277 de 2010 (A) La Universidad de la Amazonía, transgredió lo preceptuado en los artículos 209 y 210 de la Constitución Política, los artículos 3 y 4 de la Ley 489 de 1998, en concordancia con los artículos 2, 11 Y 22 del Acuerdo N° 31 del 18 de diciembre de 2007, toda vez que liquidó la Orden de Prestación de Servicios N° 1000277 de 2010, cuyo objeto consistió en realizar adecuación y mejoras locativas, por el valor 37
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de $18.98 millones, ya que de acuerdo a la revisión de campo, se pudo determinar que algunas actividades contractuales no cumplieron el objeto para la cual fueron concebidas, como por ejemplo los ítem 1 Localización y Replanteo para construcción de cunetas y sardineles, ítem 5 Concreto 1:2:3 para cunetas, ítem 6 Sumideros de 1.2x1.2 con rejilla horizontal. Lo anterior obedece a deficiencias en la etapa de Planeación del proyecto por parte de la Universidad, de Interventoría aunque si bien esta hizo la anotación en su informe final, no debió permitir la ejecución de las obras en los sumideros sin antes hacer el respectivo sondeo sugerido para destapar los tramos de tuberías existentes a la cual se iban a empalmar. La Entidad acredito acciones de mejoramiento en los tramos afectados, sin embargo la deficiencia persiste, pues corresponde a un plan de mantenimiento rutinario y no hacerlo se inhabilitaría nuevamente el sistema de drenaje. Hallazgo N° 38. Contrato 1- 020. (A) (011) (F7) La Universidad de la Amazonia, incumplió los artículos 22, 44, 46, 54, 31, 32, 33 del Acuerdo N° 31 del 18 de diciembre de 2007 del Estatuto de Contratación, incurriendo en el numeral 1 del artículo 34 y numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, toda vez que suscribió el contrato N° 1- 020 de 2010 para realizar el montaje de la red lógica y eléctrica en la sala de sistemas Carlos Muñoz y el montaje de la sala de comunicaciones de la sala de profesores de la Universidad de la Amazonía, por valor de $126.00 millones, presentándose las siguientes irregularidades: • • • • La instalación de la red lógica y eléctrica no cumple con las normas estándares. El cableado de la red lógica no está certificado. No existe numeración o identificación en los puntos de red. El gabinete de comunicación En la sala Carlos Muñoz no es óptimo para el manejo ya que se evidencia desorden de cableado, además los organizadores del gabinete se encuentran ubicados al contrario y sin tapas, provocando dificultad al momento de identificar algún daño en la red. • En la sala Carlos Muñoz la red se presupuesto para 60 equipos de cómputo pero en estos momentos solo se encuentran funcionando 14 equipos con percances por el desorden que se presenta en el montaje eléctrico, lo que vislumbra la imposibilidad operativa para los 60 equipos. • Por deficiencias y protección se quemaron 21 equipos de cómputo de la sala de profesores. • Teniendo en cuenta que la entidad no está obligada a consultar precio SICE y que se deben realizar estudios de mercado previo a la elaboración de los Estudios de Necesidad y de la expedición del COP, se evidencia un presunto sobrecosto por el valor de $32.80 millones, derivado de las cotizaciones realizadas por la comisión auditora.
Lo anterior es ocasionado por deficiencias de planeación e ineficiente interventoría del contrato, lo que genera procesos de contratación deficientes y violación a los principios de selección objetiva, transparencia y publicidad y a un presunto detrimento patrimonial en cuantía de $32.80 millones. Hallazgo N° 39. Orden de Prestación de Servicios N°1000027 de 2010. (A) La Universidad de la Amazonia, inobservando el artículo 49 del Acuerdo 31 de 2007, conllevo a incurrir en el numeral 1 del artículo 34 de 2002, debido a que pasados cerca de 5 meses no se exigió el cumplimiento, ni se dio terminación unilateral por parte de la Entidad de la Orden de Prestación de Servicios N° 1000027 del 29 de enero de 2010, suscrita para realizar la instalación de 188 metros cuadrados de cielorraso en DRY WALL, para el primer piso del edificio de la sala de profesores de la Universidad de la Amazonia, por valor de $9.74 millones, obra que no se cumplió, pero a cambio se usufructo el dinero con la permisividad de la Universidad hasta el 2 de julio de 2010 por parte de la contratista, fecha en que lo devolvió a la Entidad. Situación ocasionada por el deficiente sistema de control internos e inaplicabilidad de los instrumentos de calidad, conllevando a la pérdida del valor adquisitivo en cuantía indeterminada y uso personal del anticipo, afectando la gestión misional de la Universidad. Hallazgo N° 40. Contrato de Suministro N° 014 de 2010 (A) (012) (F8) La Universidad de la Amazonia no dio cumplimiento a lo previsto en el artículo 30 del acuerdo 31 de 2007, debido a que no consulto los precios de mercado para la suscripción del Contrato de Suministro N° 0014 de 2010, numeral 1 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, mediante el cual se adquirieron 10 televisores Plasma SAMSUNG modelo PL50V450B1XZL de 50 PULGADAS a un costo unitario incluido IVA de $6.45 millones para un total de $64.50 millones, para lo que se practicó verificación de precios de mercado para la fecha de la suscripción del Contrato estableciéndose que Televisores de las mismas especificaciones tenían un precio de entre $2.00 millones y $ 2.40 millones, por lo que se determina el valor más alto para efectuar la comparación con el precio de compra sin IVA realizado por la Universidad, evidenciándose que se incurrió en sobreprecios de $31.57 millones por la compra de 10 Televisores SAMSUNG de 50" Plasma, sumado a esto la modalidad contractual utilizada por la Entidad fue "Convocatoria Privada", inexistente en el Estatuto Contractual de la Universidad lo que confunde y limita a los proveedores interesados, constituyendo un presunto detrimentos a los recursos en cuantía de $31.57 millones. Lo anterior ocasionado por las deficiencias del Sistema de Control Interno e inaplicabilidad de los procedimientos contractuales, lo que afecta la situación económica y reduce el cumplimiento de 39
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metas institucionales. Se acredita por la Entidad estudio de mercado acompañado de cotizaciones, documentos que no hicieron parte del original del expediente del contrato que se entregó a la CGR debidamente foliado, pudiendo estar incurso en falsedad documento elaborado posteriormente a la comunicación de la Observación. Hallazgo N° 41. Contrato de Compraventa N° 023 de 2010 (A) (013) (F9) La Universidad de la Amazonia inobservando el Acuerdo No. 031 de 2007 y Acuerdo No. 062 de 2002, respecto a la adecuada planeación y procedimientos que deben cumplir los Proyectos de Investigación situación evidenciada en la compra realizada mediante Contrato de Compraventa No. 0023 de 2010, objeto: adquisición de 5 embriones sexados hembras, RAZA GYR puro registrado, implantados cada uno en una receptora RAZA F1, el segundo tercio de la gestación, para el desarrollo del proyecto de investigación de selección y mejoramiento genético y transferencia de embriones bovinos en el programa de medicina veterinaria y zootecnia de la Universidad de la Amazonia. Del que hemos evidenciado lo siguiente: • La cláusula segunda, obligaciones del contratista, no exigió de manera explícita y específica la garantía científica para comprobar "la calidad genética". • La apropiación presupuestal (cláusula octava) señala el rubro de "Incentivo a la investigación", a pesar de que no existe el proyecto de investigación señalado en el objeto del contrato y que es llamado de diferentes maneras en varios documentos del expediente contractual. • No existe acta del Comité de investigaciones que aprobó el proyecto, ni el investigador principal o los investigadores, patrocinios externos (Colciencias, etc.) que tenga, los avances de investigación que hubiese para ameritar la inversión. • Informes técnicos rendidos en los formatos que para ello existen en la Vicerrectoría de investigaciones, no se acreditó ningún origen del proyecto. • La compra de Embriones sexados hembras, no adjuntó certificado de un médico veterinario que diera la certeza de la sexada de embriones mediante ULTRASONOGRAFIA realizada a los 55 días de gestación. • No Acreditó Certificado de genotificación de los padres, por laboratorio avalado ante ASOCEBU. • No Acreditó Certificado de la Empresa que realizó la Transferencia de los Embriones • Se facturó el día 20 de diciembre de 2010 el valor de $45.00 millones, se suscribió contrato el 15 de diciembre, se pagó el 27 de diciembre de 2010, la entrada al almacén se realizó el mismo 27 de diciembre de 2010, realizándose ese mismo día la entrega en la granja y el interventor certifica que ingresaron 40
los embriones a la universidad el día 21 de diciembre de 2010 citando números del 1 al 5, los cuales no corresponden a los embriones comprados, igualmente no se cumplió con lo pactado en la cláusula sexta del contrato 023 del 15 diciembre de 2010, como se observa se presenta incongruencia en la información. • Los embriones que nacieron en el mes de febrero de 2011, fueron tres hembras y dos machos, incumpliéndose lo pactado en el contrato que correspondía a embriones hembras en el 100% y solo fueron en un 60%. La compra de Embriones Sexados en las condiciones que la realizó la universidad sin ninguna acreditación de los requisitos de Geneotipificación y con los incumplimientos contractuales evidenciados, se cotizó en la región valor que costarían en esas condiciones la compra, certificando entre $1.50 millones y $5.0 millones, optándose por el valor más alto por cada Embrión sexados hembras, RAZA GYR, implantados cada uno en una receptora RAZA F1, el segundo tercio de la gestación, por lo tanto el mayor costo incurrido por la Universidad por la compra inadecuada seria de $20.00 millones, valor que constituye un presunto detrimento a los recursos destinados a proyectos de Inversión de la Entidad, situación causada por el deficiente sistema de control interno y seguimiento que se ejercen a las inversiones de investigación, incidiendo en la calidad educativa de la comunidad universitaria. Hallazgo N° 42. Impuesto de IVA (A) La Universidad de la Amazonia no dio cumplimiento a lo establecido en el artículo 270 de la Ley 223 de 1995, al suscribir contratos de obras civiles No. 010 Y 017 de 2010 facturando Impuesto al Valor Agregado-IVA por $1.80 millones, a pesar de estar expresamente prohibido para bienes y servicios del Departamento del Amazonas, conllevando a encarecer el valor contratado y minimizar los recursos destinados a la inversión, situaciones ocasionadas por el deficiente sistema de control interno e inaplicabilidad de los procesos normativos en la entidad. Hallazgo N° 43. Concentración de Contratistas (A) La Universidad de la Amazonia no dio cumplimiento a los proceso contractuales preceptuado en el Acuerdo No. 031 de 2007, debido que en las vigencias 2009 y 2010 presentó concentración de contratos en diez personas que fueron recurrentes y obtuvieron más del 70% de la contratación en compras de equipos, suministros, materiales de construcción y obras civiles, destacándose los siguientes: Ingenieros de Sistemas Asociados -ISA LIMITADA con $1.103.81 millones; Mundo Office con $737.73 millones; seguido de Edith Silva con $127.76 millones y Ferretería Noriega con $184.66 millones, entre otros, algunos fueron
proveedores de todo tipo de productos, los objetos contractuales fueron repetidos, conllevando a una concentración de contratistas que obtienen gran parte del presupuesto de la Entidad, con el agravante que la Junta de Licitaciones centró las invitaciones a contratar a estos proveedores limitando la participación de otros, inobservando los procesos y principios contractuales y constitucionales respecto a la pluralidad de oferentes que garanticen selección objetiva, económica y de calidad. Situación ocasionada por deficiencias del Sistema de Control Interno e inaplicabilidad de los procedimientos contractuales, incidiendo en la Gestión Misional de la Entidad. Hallazgo N° 44. Convenio 4 de 2006 (A) La Universidad de la Amazonia inobservado lo establecido en la Ley 87 de 1993 y demás normas reglamentarias al sistema de control interno a conllevado a que no se realicen control y seguimiento al Convenio suscrito el 4 de diciembre de 2006 con el Comité Departamental de Ganaderos del Caquetá para el desarrollo del proyecto piloto de producción de crías F1 (Bos taurus x Bos indicus), como estrategia para dinamizar el proceso de mejoramiento genético y repoblamiento bovino Departamental y Fortalecer la Acción de Transferencia en Sistemas de Doble Propósito, proyecto desarrollado en la finca Macagual, ingresando ganado bovino Cebú en el año 2006, del que se registra reporte de dos liquidaciones en el año 2009, donde la Universidad obtuvo $8.49 millones, correspondiente al 30%, ya que el 70% es para el Comité de Ganaderos, en la actualidad hay un inventario de 65 semovientes. El Ganado Criollo ingreso a la granja en el 2008, actualmente existen 37 de los cuales no se ha realizado ninguna liquidación, teniendo existencias a la fecha de 102 semovientes de propiedad del Comité de Ganaderos, llama la atención las pocas liquidaciones de ganado realizadas en más de cuatro años, así mismo no se registran informes de los beneficios obtenidos por la Universidad durante la existencia del Convenio, constituyéndose incumplimiento del proyecto, pues no se acreditan investigaciones y resultados de las mismas. Lo anterior ocasionado por la falta de procedimientos para realizar control y seguimientos a los proyectos que se ejecutan en la Granja, incidiendo en el desarrollo institucional, reconocimiento regional y calidad educativa del programa MVZ. Hallazgo N° 45. Crédito FODESEP (A) (014) (F10) La Universidad de la Amazonia, no dio cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley 781 de 2002, incurriendo en lo preceptuado en el numeral 1 del artículo 34 la ley 734 de 2002, debido a que suscribió Contrato de Mutuo con el Fondo de Desarrollo de la Educación Superior -FODESEP- para obtener crédito por
$1.000.00 millones, sin autorización previa del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, requisito que se pretendió cumplir por la Universidad cuando ya se había desembolsado el crédito, lo que no fue aceptado por el Ministerio, por lo que la Universidad optó por terminar unilateralmente el contrato de mutuo y hacer la devolución del valor total del crédito. Lo anterior se debe a una deficiente planeación e inobservancia de los procesos y procedimientos, que le ocasionó presunto daño patrimonial por valor de $33.81 millones, por los gastos Notariales por hipoteca de Inmueble, cancelación de la misma, impuestos de timbre y del 4x1000, en que incurrió la Universidad, debido a la negación del registro del Contrato de Empréstito en la base de Datos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, afectando los recursos destinados a la misión institucional. Hallazgo N° 46. Archivo Documental (A) La Universidad de la Amazonia, no cumple con los lineamientos de la Ley 594 del 14 de julio de 2000, los artículos 17, 18, 19 Y 20 del Acuerdo 005 de 2004 (Estructura Interna de la Universidad), el artículo 56 del Acuerdo 31 de 2007 (Estatuto de Contratación), debido a que las Órdenes de Compra y Ordenes de Prestación de Servicios, no se encuentran debidamente organizadas en un expediente que contenga los diferentes documentos que se producen durante todo el proceso contractual, a cargo de una sola dependencia responsable de custodiar y conservarlos; los documentos de los expedientes de los contratos están separados, pues los pagos no están anexos. Así mismo, no existe control en la correspondencia interna y externa del ente universitario, ya que los números de oficio, números y fechas de radicación son llevados por cada oficina, sin que exista centralización y radicación consecutiva. Esto obedece a la falta de aplicación de las Tablas de Retención Documental, del Sistema de Gestión de Calidad y a la inoperancia del Sistema de Control Interno. Lo anterior genera que se presente desorden y dificultad en la ubicación de los requerimientos documentales en forma oportuna y a la no confiabilidad de la información que se radica interna y externamente en la institución. 3.1.2.2 Gestión Presupuesta!
o Financiara
en la vigencia 2010,
El comportamiento del presupuesto de Ingresos obtenidos comparados con el año anterior corresponde a lo siguiente:
PREUPUESTO DE INGRESOS (Millones
2009 Ppto Definitivo 10.839,57 10.839,57 Ejecutado 11.163,57 11.163,57
2010 Ppto Definitivo 11.944,41 11.944,41 Ejecutado 13.257,61 13.257,61
Crecimiento Ppto. Definitivo 2010/2009 1.104,84 1.104,84
Crecimiento % 10,19 10,19
1.RECURSOS ADTRADOS.X ENTIDAD A. INGRESOS CORRIENTES
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ttCrQ!\l SOC'.'
B. RECURSOS DE CAPITAL 11. PORTES DE LA NACION A TOTA INGRESOS
1.266,67 16.684,17 27.523,74
1.787,09 16.684,16 27.847,73
2.908,49 19.143,24 31.087,65
2.962,15 17.661,22 30.918,83
1.641,82 2.459,07 3.563,91
129,62 14,74 12,95
La Universidad de la Amazonia, contó en la vigencia 2010 con presupuesto de ingresos definitivo por $31.087.6 millones, el cual aumento en el 12.95% respecto a la vigencia anterior, de los cuales $19.143.2 millones corresponden a aportes del orden Nacional que equivalen al 62% y recursos propios $11.944.4 millones, que corresponden al 30% y el 8% a crédito de tesorería en cuantía de $2.500.0 millones, concedido por el Banco de Occidente, destinado a Inversión. Hallazgo N° 47. Proyecto de Presupuesto. (A) La Universidad de la Amazonia, no observó los artículos 5 y 9 del Acuerdo 004 del 17 de abril de 2009, que reglamentó el Estatuto de Presupuesto de la Entidad, en la elaboración y aprobación del presupuesto de la vigencia 2010, debido a que no todas las facultades, departamentos, programas y demás unidades académicas formularon y allegaron los planes operativos anuales a las dependencias encargadas de la formulación del Proyecto de Presupuesto General, así mismo el Acta del Consejo Superior donde se realizó la presentación y discusión del Proyecto de Presupuesto no registra los aportes de los señores miembros del Consejo, el documento allegado al Concejo Superior corresponde a la proyección de ingresos y gastos, sin determinar el componente misional y de apoyo, donde se direccionaran los recursos, conforme la exigencia contemplada en el principio de planificación. El Presupuesto Anual de la Entidad no refleja los objetivos y metas de los planes y programas que deben ser aprobados previamente por el Consejo Superior de acuerdo con las unidades académicas y administrativas, contemplando además el Plan Financiero y Plan Operativo Anual de Inversiones. Así mismo el Plan de Acción y Planes Operativos reportados en la cuenta no son cuantificados, ni medibles, situación causada por deficiencias en el cumplimiento de los procesos y procedimientos establecidos en el estatuto presupuestal, conllevando a una inadecuada orientación de recursos y centralización de los mismos en actividades que no redundan en el beneficio misional del Ente Universitario. Hallazgo N° 48. Banco de Proyectos. (A) La Universidad de la Amazonia no observó el artículo 61 del Acuerdo 004 del 17 de abril de 2009, que reglamenta el Estatuto de Presupuesto de la Entidad, debido a que no cuenta con el Banco de Proyectos que le permita controlar, realizar seguimiento y agilizar la consecución de recursos para el desarrollo universitario regional, situación causada por deficiencias en el cumplimiento de los procesos y 44
procedimientos establecidos en el estatuto desarrollo institucional universitario. 3.2 EVALUACiÓN
lo que incide en el
En nuestra opinión, los estados contables, presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera del Sujeto de Control Universidad de la Amazonia a 31 de diciembre de 2010 así como los resultados de las operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por la Contaduría General de la Nación.
3.2.1 Proceso Contable
El comportamiento de los Estados corresponde a lo siguiente:
DICIEMBRE 31 DE 2009 3.164,73 206,34 21.632,62 2.274,68 27.278,37 2.410,96 1.083,33 3.494,29 23.784,08 27.278,37
NOMBRE ACTIVO CORRIENTE ACTIVO NO CORRIENTE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO OTROS ACTIVOS TOTAL ACTIVO PASIVO CORRIENTE PASIVO NO CORRIENTE TOTAL PASIVO PATRIMONIO INSTITUCIONAL TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
Fuonto, Estados Financieros
DICIEMBRE 31 DE 2010 5.573,75 167,32 22.953,67 2.287,94 30.982,68 2.458,28 2.500,00 4.958,29 26.024,39 30.982,68
AUMENTOS DISMINUCIONE S 2.409,02 (39,02) 1.321,05 13,26 3.704,31 47,32 1.416,67 1.463,99 2.240,31 3.704,30
VARIACiÓN % 76 (19) 6 1 14 2 131 42 9 14
PARTICIPACI ÓNVERTICAL 18 1 74 7 100
2009·2010-llNIAMAZONIA
La Universidad de la Amazonia, a 31 de diciembre de 2010, posee Activos totales por valor de $30.982.68 millones; Pasivos por valor de $4.958,29 millones, y un Patrimonio de $26.024,39 millones. Analizadas estas cifras se observa que los Activos respaldan las obligaciones, presentando un buen posicionamiento financiero, donde la mayor participación es de la propiedad planta y equipo con el 74.09% Y el activo corriente con el 17.99%, incremento ocasionado por el Crédito de Tesorería en cuantía de $2.500.0 millones, destinados a inversión. Así mismo, la situación de recursos nacionales de ingresos al finalizar la vigencia fue:
CONCEPTO INGRESOS FISCALES VENTA DE SERVICIOS DICIEMBRE 31 DE 2009 41,40 6.742,62 DICIEMBRE 31 DE 2010 1.422,33 6.997,35 AUMENTOS DISMINUCIONES 1.380,93 254,73 VARIACION % 3.336 4
COH-TfIU,l.,(l<AiA
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TRANSFERENCIAS TOTAL INGRESOS OPERACIONALES GASTO SOCIAL GASTOS OPERACIONALES TOTAL COSTOS Y GASTOS EXCEDENTE (DEFICITl OPERACIONAL OTROS INGRESOS OTROS GASTOS EXCEDENTE (DEFICIT) DEL EJERCICIO
Fuente. Estados FinanCieros 2009-2010-UNIAMAZONIA
16.684,17 23.468,19 15.390,53 6.676,02 22.066,55 1.401,64 340,55 124,04 1.618,15
19.143,24 27.562,92 17.028,90 8.022,97 25.051,87 2.511,05 561,31 62,21 3.010,15
2.459,07 4.094,73 1.638,37 1.346,95 2.985,32 1.109,41 220,76 (61,83) 1.392,00
15 17 11 20 14 79 65 -50 86
3.2.2 Evaluación
La Universidad de la Amazonia, rindió el informe de Gestión anual consolidado por la vigencia fiscal del año 2010 dentro de los plazos previstos en la Resolución Orgánica N° 6016 de 2008. Igualmente, con base en la Opinión a los Estados contables sin salvedades y concepto sobre la Gestión con observaciones, la cuenta fue fenecida. La Evaluación del Sistema de Control Interno Contable para registro en AUDIBAL, la calificación es EFICIENTE debido a que los controles específicos de las líneas o áreas examinadas mitigan en forma permanente los riesgos para los cuales fueron establecidos. Con base en la Evaluación de la Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación, el sistema de Control Interno Contable de la Universidad de la Amazonia se obtuvo un puntaje 4,43 que significa la existencia de un ADECUADO Sistema de Control Internos Contable. Calificación obtenida para la Etapa de Reconocimiento, Etapa de Revelación y otros Elementos de Control demuestran un adecuado Control Interno Contable como resultado de un mejoramiento continúo para el área contable. Hallazgo N° 49. Pagos por Red Bancaria (A) La Universidad de la Amazonia no realiza algunos pagos a contratistas y proveedores a través de la Red Bancaria, para el caso del pago de salarios se hace a 299 funcionaras mediante giro de cheques, sumado a estos los cheques que también se giran a proveedores y contratistas, lo que requiere mayor disponibilidad de personal para el área de tesorería, actualmente hay 5 personas, lo que causa mayores costos económicos a la Entidad, además de no estar acorde con el desarrollo tecnológico e institucional, situación ocasionada por la falta de implementación de políticas control, incidiendo en la situación financiera de la Universidad. 46
Hallazgo N° 50. Traslados Interbancarios (A) La Universidad de la Amazonia, debido a la falta de planeación y adecuada aplicación del Plan Mensualizado de Caja, realizó traslados internos entre cuentas bancarias para cubrir obligaciones contraídas por la Entidad, haciendo unidad de caja con los recursos de destinación especifica como son los de Inversión de la Nación y recursos de Convenios; dineros que presuntamente son devueltos a las cuentas bancarias respectivas, resultando difícil de establecer y realizar seguimiento, puesto que los traslados son de manera general y no detallan las obligaciones a pagar, ni la prioridad de las mismas. Así mismo, se evidenció en la cuenta corriente de recursos propios que se registró al cierre de vigencia, el valor de $30.00 millones que corresponden al Convenio IICA y que en la cuenta corriente convenio 3357/2008 se registró consignación de $130.00 millones, que correspondía a recursos propios. Lo anterior es ocasionado por deficiencias en el Sistema de Control Interno e inaplicabilidad de los Procesos del Sistema de Gestión de Calidad e que incide en el flujo de recursos de la Entidad. Hallazgo N° 51. Baja de Semovientes (A) La Universidad de la Amazonia, durante la vigencia 2010, no dio aplicación al acuerdo N° 09 de 2003 en su numeral 3.6.3 que regla menta el procedimiento de venta y baja de bienes de propiedad de la Entidad, igualmente no tiene establecidos criterios para determinar el precio de venta de semoviente bovinos y porcinos, no se registran parámetros para establecer el precio del kilo, no se detallan los motivos de venta y el cliente. Igualmente se evidenció que los mayordomos son los que registran el pago de las ventas y no el cliente, así mismo las muertes reportadas no adjuntan diagnóstico del deceso, el formato de certificado tiene las mismas firmas del Coordinador de Granjas, como ejemplo se cita la baja N° 312 que se realizó con el acta de avalúo N° 008 de diciembre de 2009, que se generó por venta de 12 bovinos por el valor de $8.69 millones, pagado en la caja de la Universidad por un docente. Además, las bajas 311, 313, 313 por valor de $17.95 millones, informan en la resolución de baja que son semovientes salidos a las granjas desde los años 2006, 2007, 2008 Y 2009, sin que se hayan ingresados al almacén para ejecutar las bajas por venta, muerte y experimentación, valores que corresponde al 58% del total dado de bajas en el 2010. Situación ocasionada por el deficiente control y seguimiento que se realiza a las inversiones en semovientes que se encuentran en las Granjas Macagual y Santo Domingo, lo que conlleva a un inadecuado manejo de las bajas en semovientes por muertes y ventas que pueden causar pérdidas para la entidad, con la incidencia que representa en los ingresos institucionales.
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3.3 EVALUACiÓN AMBIENTE DE TECNOLOGíA
La evaluación de TI de la Universidad de la Amazonia, arrojó un diagnóstico de complejidad del ambiente de TI del 87%, COMPLEJO, lo que resultó difícil para profundizar en el área, sin embargo se evaluaron los procesos significativos que inciden en la parte misional de la Entidad. Hallazgo N° 52. Aplicativo GESTASOFT (A) La Universidad de la Amazonia incurrió en la vigencia 2010 en gastos por valor de $126.03 millones, en la implementación de aplicativo GESTASOFT, sin que a la fecha de terminación del proceso auditor se evidencie avance que beneficie la Entidad en la integralidad de sus procesos académicos y administrativos; reporta el interventor del convenio que para el segundo semestre de 2010 con el acompañamiento de una contadora y un ingeniero de Unipamplona se inicia procesos integrados todos los módulos de GESTASOFT, en este ejercicio detectaron inconvenientes de forma en la aplicación, debido a que la normatividad interna de Uniamazonia no se ajusta a lo contemplado. Igualmente se evidencia que el objeto y obligaciones pactadas en el Convenio Interadministrativo suscrito entre la Universidad de la Amazonia y la Universidad de Pamplona de fecha 29 de enero de 2010, por valor de $25.16 millones, no contempla la implementación y puesta en marcha del Aplicativo GESTASOFT, lo que puede llevar a la Universidad a incurrir en mayores costos a los ya pagados, lo anterior debido a la falta de una adecuada planeación y programación del proceso de implementación de los Aplicativos, incidiendo en desgaste económico de la Entidad. Hallazgo N° 53. Sistemas de Información (A) La Universidad de la Amazonia mediante Acuerdo No 010 de abril de 2010 adoptó la Política de Desarrollo Tecnológico cuyo cumplimiento fue afectado en cuanto a los sistemas de información computarizados por fallas de redes eléctricas, de comunicaciones, pérdida de la información, los cuales se evidenciaron en la vigencia 2010 Y lo corrido del 2011 cuando se afectó el período de matrículas del primer semestre de 2011 ocasionados por daños tecnológicos, conllevando que tanto los docentes como estudiantes no pudieran ingresar al VORTAL. Igualmente la inclusión de 122 computadores en el mes de enero de 2010 Y solo puestos en servicio hasta el mes de octubre del mismo año y retirados posteriormente por daños ocasionados por la red eléctrica que no estaba diseñada para soportar la carga exigida. Estos computadores se encuentran almacenados sin prestar ningún servicio acortando su vida útil y con riesgos de obsolescencia tecnológica. Con el agravante que solo el 35% del personal de la Universidad cuenta con acceso a la tecnología informática, actualmente al cuerpo docente no se le han asignado los
equipos de cómputo adquirido hace más de 15 meses y mucho menos cuentan con acceso de internet en la sala de profesores. Lo anterior obedece a una falta de planeación contractual y a la falta de direccionamiento tecnológico de la entidad. Situaciones que no permiten mejorar la formación académica y científica de docentes y estudiantes de la Universidad de la Amazonia. Todo esto limita el avance y desarrollo de la Política de Desarrollo Tecnológico. 3.4 CUMPLIMIENTO NORMATIVO
3.4.1 Medio Ambiente
La Universidad de la Amazonia no registró avance significativo en el desarrollo de la política ambiental, no se han socializado e interiorizados a la comunidad educativa y estudiantil respecto a la obligaciones de preservar el medio ambiente y contribuir a minimizar los impactos ambientales, en los que le son obligatorios como ente universitario ubicado en nuestra región amazónica. Hallazgo N° 54. Gestión Ambiental (A) La Universidad de la Amazonia, inobservó el acuerdo N° 023 del 25 noviembre de 2008 debido a que no se han ejecutado en su totalidad las estrategias de los programas de Uso Eficiente y ahorro de agua, el cual sólo alcanzó un 40% de cumplimiento; en relación con el consumo de energía no se menciona el cumplimiento de la meta propuesta y en lo relacionado con el consumo de papel solamente se presenta un ahorro de 52 resmas. En lo relacionado con la operatividad de la política Ambiental en los aspectos de investigación, proyección a la comunidad, asesoramiento social e institucional y la proyección de aspectos relevantes en el contexto amazónico, no han sido involucrados dentro del proceso de gestión ambiental, igualmente el manejo ambiental en las granjas y otras propiedades de la Universidad no se ha incorporado al proceso de gestión ambiental, por lo anterior los indicadores presentados no expresan la realidad ambiental de la Entidad y su avance durante la vigencia 2010, fue mínimo. Con el agravante que no existe evidencia digital de los formatos de actualización de los indicadores de seguimiento y control al comportamiento ambiental. Lo anterior es ocasionado por deficiencias del Sistema de Control Interno, planeación y gestión, generando como consecuencia una muy baja participación del Ente Universitario en el contexto amazónico, así como un bajo acercamiento a la sociedad que habita el sur de la amazonia colombiana.
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3.4.2 Equidad de Género y Diversidad
La Universidad de la Amazonía respecto a las políticas y proyectos 2009-2010 en pro de las negritudes, grupos étnicos, población en situación desplazamiento y discapacitados, solamente tiene implementado el Acuerdo 01 de 2004, por el cual se dictan disposiciones especiales acerca del Ingreso a la Universidad de bachilleres miembros de las minorías étnicas y el Acuerdo 20 de 2004 por el cual se reglamenta el proceso de administración de la demanda, admisión y selección de ingreso. Durante el año 2010 se evidencia que para el primer semestre ingresaron 84 estudiantes pertenecientes a las Comunidades Afrocolombianas y 32 de Comunidades Indígenas y en el segundo semestre 93 Afrocolombianos y 34 Indígenas, es decir, el 2% del total de estudiantes inscritos.
3.4.3 Denuncias Ciudadanas
En la Auditoria se recibieron la Denuncia 2011-15914-801814-0, relacionada con presuntas irregularidades en la adquisición de 122 Equipos de Cómputo, la Denuncia 2011-14669-808184-0 relacionada con el período de prueba de dos docentes y la Denuncia 2011-14666-80181-0 en relación a los procedimientos de convocatorias a concurso docente de méritos de la Universidad de la Amazonía, de las cuales se determinaron lo siguiente: Hallazgo N° 55. Procedimiento Selección Docentes (A) (015) La Universidad de la Amazonia, no dio cumplimiento a los artículos 70 de la Ley 30 de 1992, los artículos 14 y 15 del Acuerdo 17 de 1993, mediante el cual se adoptó el Estatuto del Profesor Universitario, los artículos 97 y 99 del Acuerdo 05 de 2004 y el numeral 1 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, ya que incumplió el procedimiento estipulado en la selección del personal docente en virtud de las Convocatorias realizadas en noviembre de 2010, de acuerdo a los siguientes hechos: • La Universidad realizó convocatoria a través de un único medio de comunicación de circulación Nacional el diario el Tiempo, además ésta comunicación no contenía o describía los cargos a convocar, los requisitos para el mismo, el lugar y fecha de inscripción, los documentos que el candidato debía presentar ni las fechas de las pruebas correspondientes. El Consejo Superior Universitario delegó al Consejo Académico mediante Acuerdo 28 del 3 de septiembre de 2010, para establecer criterios y requisitos 50
mínimos de inscripción y demás aspectos que se requirieran en procura de surtir el proceso de selección en las convocatorias, cuando la función de reglamentación de éste proceso esta en cabeza exclusiva del Consejo Superior. • La Universidad cuando realizó las convocatorias para concurso de mérito docente, no tuvo en cuenta las asesorías realizadas por parte de los Comités de Currículo en los perfiles y docentes de planta requeridos en cada uno de los programas, como en el caso del Programa de Licenciatura en Educación Básica con énfasis en Ciencias Sociales, donde el Comité de Currículo de éste Programa mediante Acta N° 11 del 10-11-2010 define las necesidades de docentes de planta para el programa: un (1) filósofo, un (1) sociólogo, un (1) licenciado en ciencias sociales, un (1) historiador, un (1) geógrafo, un (1) antropólogo y mediante oficio PLCS- 254 del 10 de noviembre informa al Consejo Académico las necesidades, pero al momento de realizar la convocatoria N° 259 del 19 de noviembre de 2010 para el programa en el área de Geografía y Ambiente, el perfil que convoca es el de un ingeniero ambiental cuando lo requerido por el comité es el de un Geógrafo. La Universidad de la Amazonia, no estableció criterios claros y unificados para realizar las convocatorias para concurso de mérito docente, ya que mientras en algunas convocatorias se establece perfiles profesionales con énfasis puntuales para la orientación de áreas como en el caso de la convocatoria N° 026, donde se exigió el perfil de biólogo con énfasis en Biorrecursos para orientar el área de biología de la conservación, en otras, como en el caso de la Convocatoria N° 119 de Ciencias Agropecuarias, se exigió un profesional graduado en Medicina Veterinaria y Zootecnia, con estudios o título de posgrado, preferiblemente de doctorado, sin que ésta especialización tenga relación con el área del concurso, siendo una competencia del Consejo Superior Universitario, reglamentar las condiciones del concurso de méritos, no debería generarse al interior de las convocatorias la posibilidad de éstas contradicciones. La Universidad de la Amazonia, no orienta la selección del personal docente bajo los criterios de transparencia y objetividad, debido a que el parágrafo 2 del artículo 15 del Estatuto del Profesor Universitario (Acuerdo 17 de 1993), permite que al momento de proveer el cargo, el Rector vincule como docente a uno de los tres primeros candidatos que hayan aprobado el concurso y sean presentados por el Comité de Personal Docente. Lo anterior es ocasionado porque no se tienen en cuenta los principios de la política para la administración del talento humano, lo que genera que el personal que ingrese al ente universitario en muchas ocasiones sea el más meritorio.
Lo anterior es ocasionado por deficiencias en las políticas de administración de talento humano, lo que conlleva a que se incorporen docentes a la planta de personal de la Institución Educativa, sin el cumplimiento de los requisitos exigidos. Hallazgo N° 56. Requisitos de Admisión de Docentes (A) La Universidad de la Amazonia, inobservó lo establecido en el artículo 70 de la Ley 30 de 1992 y el Decreto 1295 de 2010 en su artículo 5, toda vez que mediante Acuerdo 28 del 9 de noviembre de 2010 en su artículo primero emitido por el Consejo Académico, estableció que el perfil profesional exigido a los docentes que se presentaran a los concursos públicos abiertos de mérito, se contara con estudios o título de postgrado, sin hacer distinción entre el poseer simplemente estudios y tener el título. Es decir, que se realizaron convocatorias donde se enuncia este perfil. Lo anterior se debe a la falta de reglamentación seria y objetiva sobre los procesos de convocatorias de docentes, que se ajuste a la política de administración de talento humano de la Institución. Lo que conlleva a que personas sin estudios culminados a nivel de posgrado se vinculen a la planta docente de la Universidad, transgrediendo lo exigido por la Ley en parámetros de calidad y a que se diera igualdad en los aspirantes que tenían título de posgrado con aquellos que hasta ahora iniciaban su proceso de matrícula en un posgrado. Hallazgo N° 57. Asignación de Jurados Convocatorias Docentes (A)
La Universidad de la Amazonia, transgredió el numeral 2 del artículo 15 del Acuerdo 17 de 1993, ya que en las Convocatorias de docentes del mes de noviembre de 2010, no se cumplió el procedimiento de designación de Jurados para la evaluación de las pruebas objetivas presentadas por los aspirantes, al no ser asignados en su totalidad por los Comités de Currículo de cada Programa, sino por el Consejo de Personal Docente, debido a que los miembros del Comité de Currículo se declararon impedidos, por tener interés en estas convocatorias. Lo anterior es ocasionado porque la Universidad no tiene definido en su Estructura Interna (Acuerdo 05 de febrero 26 de 2004), la exigencia de que los miembros que integran los cuerpos consultivos y decisorios del ente Universitario sean docentes de planta, que permita la toma de decisiones imparciales, lo que conlleva a que no exista direccionamiento objetivo y continuo de estos procesos, debido a la fluctuación de docentes ocasionales en estos cargos. Hallazgo N° 58. Elaboración de Pruebas Objetivas (A) La Universidad de la Amazonia, transgredió el artículo 1 del Acuerdo 19 de 2004, el Capitulo 3 del Acuerdo 17 de 1993, en concordancia con los lineamientos del 52
Acuerdo 8 de 2010, por el cual se adoptó la Política de Administración del talento Humano, debido a que la prueba seleccionada para las convocatorias de noviembre de 2010, consistió en la elaboración de una propuesta para desarrollar un proyecto de investigación, en donde algunos docentes que fueron admitidos, presentaron propuestas de investigaciones ya adelantadas por ellos en la Universidad. Lo anterior se debe a la falta de reglamentación seria y objetiva sobre los procesos de convocatorias de docentes, que se ajuste a la política de administración de talento humano de la Institución, lo que permitió que no existieran parámetros para una evaluación objetiva por parte de los diferentes jurados asignados para la evaluación de dicha prueba en relación a los otros aspirantes. Hallazgo N° 59. Período de Prueba (A) La Universidad de la Amazonia, transgrede lo establecido en los artículos 5 y 11 del Estatuto del Profesor Universitario y los artículos 1, 2 Y 4 del Acuerdo 32 de 2010, concepto 2011EE15120 de fecha 01-04-2011 emanado del Ministerio de Educación Nacional, ya que está permitiendo que un docente sin culminar su período de prueba, ejerza un cargo del Área Administrativa del ente universitario sin estar inscrito en el escalafón docente y realizando funciones diferentes a las exigidas como requisito para el ingreso a la carrera docente. Lo anterior es ocasionado por inobservancia de los acuerdos que regulan el período de prueba de los docentes de la Universidad de la Amazonia, lo que conlleva a que no se cumpla el período de prueba y por lo tanto no pueda ser inscrito en el escalafón docente. La Entidad acreditó la terminación de la comisión concedida al funcionario con resolución No. 1198 de junio 20 de 2011, reintegrándose al personal docente para cumplir su periodo de prueba conforme las disposiciones establecidas por la Universidad de la Amazonia. Hallazgo N° 60. Inscripción al Escalafón Docente (A) (016)
La Universidad de la Amazonia, transgredió lo establecido en los artículos 5 y 11 del Estatuto del Profesor Universitario, y el numeral 1 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 y concepto 2011EE15120 de fecha 01-04-2011 emanado del Ministerio de Educación Nacional, ya que permitió que un docente, durante el desarrollo de su período de prueba, ejerciera cargos del Área Administrativa del ente universitario con funciones diferentes a las exigidas como requisito para el ingreso a la carrera docente y a pesar de esto, fue inscrito en el escalafón docente mediante Resolución N° 1414 del 5 de agosto de 2009. Lo anterior es ocasionado por inobservancia de las normas que regulan el período de prueba de los docentes de la Universidad de la Amazonia, lo que conlleva a que se hagan inscripciones en el escalafón docente sin el cumplimiento de las exigencias legales para éste. 53
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Hallazgo N° 61 Convocatoria Pública N° 006 Equipos de Computo (A) (017) (F11) La Universidad de la Amazonia, incumplió los artículos 22, 44, 46, 54, 31, 32, 33 del Acuerdo N° 31 del 18 de diciembre de 2007 del Estatuto de Contratación y numerales 1 y 2 del artículo 34 y numeral 34 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002, toda vez que suscribió el contrato N° 006 de 2010 para el suministro de 122 equipos de computo, por valor de $362.90 millones, pagado a través del Comprobante de Egreso N°1 00000748 de fecha 05-03-2010, presentándose las siguientes irregularidades: • Se suscribe el contrato sin que existiera la infraestructura tecnológica, eléctrica y lógica para la instalación de los equipos en la Sala de Profesores de la Universidad, lo que generó la quema de fuentes de algunos equipos y por tanto que fuera necesario recoger los 104 equipos restantes a los docentes y custodiarlos en la Bodega de la Universidad, hasta tanto no se diera solución al problema eléctrico y lógico de las instalaciones. La Universidad a través del contrato de suministro N° 006 de 2010 adquirió 122 equipos HP con Disco Duro de 500GB, pero recibió 32 equipos Marca Compaq con Disco Duro de 320GB que no corresponden a lo contratado, lo anterior obedece a una ineficiente interventoría. Dentro del proceso contractual se evidencia que las observaciones no reposan totalmente en el expediente y que sus respuestas no fueron debatidas por la Junta de Licitaciones. No aparece soporte de la asistencia técnica personalizada prestada por el contratista como garantía postventa durante los 12 meses. Teniendo en cuenta que la entidad no está obligada a consultar precio SICE y que se deben realizar estudios de mercado previo a la elaboración de los Estudios de Necesidad y de la expedición del CDP, se evidencia un presunto sobrecosto por el valor de $159.15 millones derivado de las cotizaciones realizadas por la comisión auditora.
Lo anterior es ocasionado por deficiencias de interventoría, por la indebida aplicación de los requisitos exigidos para la modalidad de contratación, por deficiencias de planeación y la falta de control jurídico a las Órdenes de Compra, lo que genera procesos de contratación deficientes y violación a los principios de selección objetiva, transparencia y publicidad, y un presunto detrimento patrimonial en cuantía de $159.15 millones.
4. NEXOS.
Anexo 1. Estados Contables Anexo 2. Matriz de codificación de hallazgos
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