Source: https://www.weh.rwth-aachen.de/datenschutz/
Timestamp: 2019-07-18 03:12:53
Document Index: 26868282

Matched Legal Cases: ['Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 21', 'Art. 6']

Studentenwohnheim Walter-Eilender-Haus Aachen (WEH e.V.): Datenschutz
DATENSCHUTZERKLÄRUNG DES WEH e.V.
Sehr geehrter Bewohner, sehr geehrte Bewohnerin,
im Nachfolgenden informieren wir Sie über die Verarbeitung von Ihren personenbezogenen Daten sowie die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Rechten.
1. Wer ist für die Datenverwaltung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlich für die Datenerhebung ist der Vorstand des WEH:
E-Mail: sprecher@remove-this.weh.rwth-aachen.de
Unseren internen Datenschutzbeauftragter, welcher nicht Mitglied des Vorstands sowie der Netz-AG sein darf um einen Interessenkonflikt zu vermeiden, erreichen Sie unter:
datenschutz@remove-this.weh.rwth-aachen.de
Diesen können Sie bei Fragen oder Beschweren jederzeit kontaktieren.
2. Allgemeines über die Datenerhebung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Ihrer Einwilligung. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist.
Bei den von dem Verein erhobenen Daten liegen folgende Rechtsgrundlagen vor:
a) Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1b DS-GVO)
b) Einwilligung der betroffenen Person (Art. 6 Abs. 1a DS-GVO)
c) Wahrung der Interessensabwägungen (Art. 6 Absatz 1f DS-GVO)
Gültige Schriftformen für eine Einwilligung sind schriftlich, mündlich und konkludentes Handeln.
Folgende Rechte stehen Ihnen gemäß der DS-GVO grundlegend zu:
• Auskunftsrecht der betroffenen Person nach Artikel 15 DS-GVO:
• Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO:
Sie haben das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung hat die betroffene Person das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten, auch mittels einer ergänzenden Erklärung, zu verlangen.
• Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO:
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO:
Sie haben das Recht von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DS-GVO:
Sie haben das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie einem Verantwortlichen bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern
Bei der Ausübung ihres Rechts auf Datenübertragbarkeit gemäß hat die betroffene Person das Recht, zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Dieses Recht darf nicht Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigen. Dieses Recht gilt nicht für eine Verarbeitung, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.
• Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO:
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e (öffentlichem Interesse) oder f (berechtigtem Interesse) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Werden Ihre Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie die betroffene Person das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DS-GVO:
Jede betroffene Person hat unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt. In dem Fall des WEH e.V. ist dies die zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (NRW) (www.ldi.nrw.de)
3. Beitritt des Vereins
Beim Beitritt des WEH e.V. werden folgende Daten von Ihnen erhoben:
· das Datum des Vereinseintrittes
Die Angabe der Handynummer ist optional und dient lediglich dazu das Mitglied einfacher zu erreichen
Weiterhin werden gespeichert, sobald wir die Information erhalten, das Vereinsaustritts- sowie das Auszugsdatum und bei Bestehen eines Untermietvertrages der Beginn und das Ende dieses.
Dem Bewohner wird eine Mail-Adresse ([Benutzername]@weh.rwth-aachen.de) erstellt, die aus technischen Gründen an die RWTH-Aachen ohne Angaben über den Besitzer der Adresse weitergegeben wird. Zur besseren Kommunikation ist jedes Mitglied im Vereinsnetz in der Lage, über die Mailadresse [Zi.-Nr.]@weh.rwth-aachen.de Mails an andere Hausbewohner zu verschicken. Die Mail wird dann an die von dem Mitglied dem Verein hinterlegte Mailadresse weitergeleitet([Benutzername]@weh.rwth-aachen.de). Gleichzeitig ist die Mailadresse des Empfängers für den Sender der E-Mail nicht einsehbar.
2. Auf welcher Rechtsgrundlage geschieht dies?
Die Erhebung dieser Daten basiert auf der Erfüllung der Satzung des Vereins zur Selbstverwaltung des WEH e.V. Hierbei gilt die Art. 6 Abs. 1b DS-GVO als Rechtsgrundlage.
3. Welchen Zweck erfüllt die Datenerhebung?
Der Zweck für diese Datenspeicherung liegt in dem Interesse, die Vereinsmitglieder erreichen, identifizieren und somit eine Verwaltung realisieren zu können.
Die Daten werden bei dem Vereinsaustritt aus der Verwaltungssoftware gelöscht. Die Anmeldeformulare werden allerdings gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist sechs Jahre lang aufbewahrt und anschließend vernichtet.
5. Wer Hat Zugang zu den Daten?
Zugang zu diesen Daten haben der Vorstand sowie die Netz-AG. Letztere verwaltet die Registrierung der Mitglieder.
Sie haben gemäß der DS-GVO das Recht Ihre Einwilligung bezüglich dieser Datenerhebung jederzeit zurückzuziehen. Ihre Daten werden dann gelöscht. Dies ist jedoch gleichbedeutend eines Vereinsaustrittes, woraufhin die von uns angebotenen Leistungen nicht mehr genutzt werden können.
4. Die Nutzung des von dem Verein eingerichtetes Internets sowie der Website und den Hausdrucker
Wir erheben folgende Daten zu folgenden Zeitpunkten:
· Bei Zugriff auf die Website www.weh.rwth-aachen.de: Speicherung der IP-Adresse
· Bei der Nutzung des WLAN bzw. bei Login an einem Access-Point: Zeitpunkt des Logins, der Access-Point an welchem die Anmeldung erfolgte, Benutzername, IP-Adresse und die Mac-Adresse
· Während der Internetnutzung: Weitergabe der Mac-Adressen an einem DHCP-Server zur Zuweisung von IP-Adressen
· Bei Nutzung des Internets via LAN-Kabel: Anfertigung einer Traffic Statistic
Die Erhebung der IP-Adresse bei Zugriff auf die Website basiert auf dem berechtigten sicherheitstechnischen Interesse und stützt sich somit auf Art. 6 Abs. 1f DS-GVO. Die Daten, welche im Zuge der Nutzung des von dem Verein organisiertem Internets automatisch erhoben werden, sind einerseits technisch notwendig (wie die Arbeit des DCHP-Server) und legitimieren sich somit aus Art. 6 Abs. 1b DS-GVO, dienen andererseits dem berechtigtem sicherheitstechnischem Interesses dieses Netzwerk vor Angriffen zu schützen und sind folglich in Art. 6 Abs. 1f DS-GVO abgewickelt.
Zum einem ist die Datenerhebung technisch für die Bereitstellung des Internets notwendig, wie die Weitergabe der Mac-Adresse an den DHCP-Server. Zum anderen setzt der Verein sich das Ziel ein sicheres Internet sowie eine sichere Website breitzustellen. Zur Gewährleistung dieser Ziele ist diese Datenerhebung notwendig (Siehe 4.2)
Die beim Zugriff auf die Website erhobenen Daten werden 2 Wochen lang gespeichert. Die Informationen aus den Anmeldungen an den WLAN Access-Points werden für eine Woche aufgehoben, sicherheitskritische Eingriffe allerdings für einen Monat vermerkt. Die Traffic-Statistik ist für 2 Jahre verfügbar und wird anschließend gelöscht.
Zugriff auf diese Daten hat allein die Netz-AG des WEH e.V.
Es besteht gemäß der DS-GVO ein Widerspruchsrecht. Da die Nutzung aller Dienstleitungen des Vereins auf der vereinseigenen Website bzw. auf dem von dem Verein gestellten Internet basieren, stellt sich bei einem Widerspruch allerdings die Frage, inwieweit eine weitere Vereinsmitgliedschaft sich als sinnvoll gestaltet. Möglicherweise ist die Folge somit ein Vereinsausschluss. Wird Widerspruch gegen die Website ausgesprochen, kann, da die Maßnahmen technisch notwendig sind um eine sichere Website zu garantieren, der Zugriff auf die Website infolge verwehrt werden.
5. Die Nutzung des von dem Verein angebotenen Waschsystem
Bei der Buchung eines Waschtermins werden Name, Zimmernummer und die Uhrzeit des Waschtermins gespeichert.
Bei Nutzung des Waschmarkentransfersystems, wobei Waschmarkenkäufe bei den Wasch-AG Mitgliedern auch über dieses Systems laufen, wird das Datum des Transfers, die Anzahl der transferierten Waschmarken sowie der Namen und die Zimmernummer des Empfängers und des Absenders gespeichert.
Beide Datenerhebung erfolgen auf Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1b DS-GVO, da die Verarbeitung der Daten für die auf Anfrage der betroffenen Personen erfolgende Nutzung der Waschmaschine bzw. die Nutzung des Waschsystems erforderlich ist. Näheres kann in der hausinternen Waschordnung nachgelesen werden, welches als Vertragsgrundlage für die Nutzung der Angebote der Wasch-AG gilt.
Die Datenerhebung bei der Buchung eines Waschtermins dient vor allem den Zweck eines reibungsfreien Ablaufs zwischen den Benutzern der Waschmaschine/Trockners (siehe Waschordnung). Da die Waschmaschinen zudem Vereinseigentum sind, gilt es als berechtigtes Interesse die Möglichkeit zu haben, die Buchungen nachvollziehen zu können.
Bezüglich des Waschmarkentransfers ist die Speicherung der Daten notwendig für die Buchhaltung und Abrechnung der Vereinseinnahmen. Um das Transfersystem transparent zu halten, kann jedes Vereinsmitglied zudem die Transfers sechs Monate einsehen, an denen die betroffene Person beteiligt war.
Die bei der Buchung eines Waschtermins erhobenen Daten werden zwei Wochen lang gespeichert und anschließend anonymisiert. Die Speicherfrist für die Waschmarkentransfers liegt, da es sich bei diesen um steuerrechtliche Informationen handelt, bei der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
Zugriff zu den Daten besitzt die Netz-AG und die Wasch AG. Bei den Daten des Waschmarkenverkaufs hat zusätzlich noch der Kassenwart und der stellvertretende Kassenwart des WEH e.V. Zugriff, da diese Daten eine wichtige Relevanz für die Abrechnung besitzen. Die Daten (Name, Zimmernummer und die Uhrzeit), welche bei der Buchung des Waschtermins erhoben werden, sind zudem bis drei Stunden nach Beginn des Waschtermins für alle Vereinsmitglieder innerhalb des Hausnetzes frei zugänglich. Bei einem Waschmarkentransfer sind die erhobenen Daten für Empfänger und Sender sechs Monate rückwirkend absehbar.
Sie können jederzeit dieser Datenerhebung widersprechen. Dies hätte allerdings zur Folge, dass Sie die Dienste der Wasch-AG nicht weiter beanspruchen könnten.
6. Raumbuchung des Wohnzimmers des Tischtennisraumes und der Sport Geräte
Bei der Buchung werden Buchungszeitraum, Name und Zimmernummer erhoben. Bei der Buchung des Wohnzimmers bzw. des Tischtennisraumes ist zudem die Wahl eines Titels für die Veranstaltung notwendig, der auch gespeichert wird.
Beide Datenerhebungen erfolgen auf Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1b DS-GVO, da die Verarbeitung für die Nutzung des Buchungssystems, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgt, essentiell ist.
Die Datenerhebung bei der Buchung eines Raumes bzw. eines Sport Gegenstandes dient vor allem dazu, einen reibungsfreien Ablauf der Buchung herzustellen. Da die beiden Räume private Räume des WEH sind und das Sportequipment Eigentum des WEH ist, gilt es als berechtigtes Interesse die Möglichkeit zu haben die Buchungen nachvollziehen zu können.
Die Daten werden zwei Wochen lang gespeichert und anschließend anonymisiert.
Zugang zu den Daten besitzt die Netz-AG und die betreffende Arbeitsgemeinschaft (Wohnzimmer-AG oder Sport-AG). Der eingetragene Titel sowie der Buchungszeitraum sind, um Überschneidungen zu vermeiden, für alle Vereinsmitglieder im Hausnetz einsehbar.
Sie haben ein Widerspruchsrecht und können die Daten beseitigen lassen, was allerdings zur Folge hat, dass Sie die entsprechende Dienstleistung nicht mehr benutzen können.
7. Nutzung sonstiger Dienste
1. Der Vereinsdrucker
Bei der Benutzung des Vereinsdruckers wird bei dem Erstellen des Druckauftrages die Zimmernummer, das Druckdatum und -uhrzeit, Anzahl der Seiten und Dateiname gespeichert. Rechtsgrundlage hierfür stellt die Art. 6 Abs. 1b DS-GVO dar. Die Anzahl der gedruckten Seiten wird bis zur Abrechnung gespeichert. Der Dateiname wird bis zur Abrechnung (im folgenden Semester) aufbewahrt und anschließend gelöscht. Zugriff auf die Daten hat die Netz-AG. Sie können der Datenverarbeitung widersprechen, was allerdings zur Folge hätte, dass Sie den Drucker nicht mehr benutzen könnten.
2. Die Benutzung des Mail Servers
Jedes Vereinsmitglied hat die Möglichkeit E-Mails über den vereinsinternen E-Mail-Server zu verschicken. Diese werden dort solange gespeichert, wie das Mitglied dies erwünscht (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1b DS-GVO). Die Speicherung dient dazu, dass die Nutzer die Möglichkeit haben die Mails auch in der Zukunft aufrufen zu können. Spätestens zwei Monate nach Vereinsaustritt werden die E-Mails allerdings gelöscht.
3. Engagement in einem AG-Posten
Bei dem Beitritt einer AG im WEH werden Name und Zimmernummer der betreffenden Person auf die AG-Liste ergänzt, die sich auf den Etagen befinden. Dies ist notwendig, um eine Kommunikation zwischen den Bewohnern und den AG-Mitgliedern zu realisieren. Damit besteht die Rechtsgrundlage zu dieser Datenerhebung und der internen Veröffentlichung in Art. 6 Abs. 1b DS-GVO, da dieser Schritt mit dem AG-Beitritt verbunden ist. Bei Austritt aus der AG wird der Name von der Liste entfernt. Es besteht die Möglichkeit dieser Datenveröffentlichung zu widersprechen, was allerdings dem Ausschluss aus der AG zu Folge hat.
8. Kameraüberwachung des Waschkellers
Der Waschkeller wird mit Fokus auf die Eingangstür videoüberwacht.
Die Aufnahmen werden aufgrund des berechtigten Interesses zum Schutz der vereinseigenen Waschmaschinen, Trockner und Spülmaschinen vor Diebstahl und Vandalismus erstellt. Damit ist Art. 6 Abs. 1f der DS-GVO die Rechtsgrundlage dieser Videoüberwachung. Die besondere Gefährdung dieses Vereinseigentumes resultiert aus der Tatsache, dass in der Vergangenheit bereits Waschmaschinen und Trockner gestohlen wurden.
Die Kameraüberwachung dient dem Zweck im Falle eines Diebstahles von Waschmaschinen, Trockner oder der Spülmaschine sowie deren Einzelteile und Vandalismus Beweismaterial zu sammeln und so den Diebstahl bzw. den Vandalismus aufzuklären. Zudem hat die Kamera durch Abschreckung eine vorbeugende Wirkung.
4. Wie lang werden die Daten gespeichert?
Die Aufnahmen werden 7 Tage aufbewahrt und anschließend gelöscht. Dies wird damit begründet, dass sich durch die ehrenamtliche Tätigkeit keine Verpflichtung zu einer ständigen Verfügbarkeit ableiten lässt. Folglich ist eine gewisse Reaktionszeit konservativ abzuschätzen, um den oben genannten Zweck zu erfüllen.
Zugriff auf die Daten hat ausschließlich der Vorstand des WEH e.V. und die Netzwerk-AG aus verwaltungstechnischen Gründen., wobei bei dessen Auswertung ein konkreter Anlass wie Diebstahl oder Vandalismus vorliegen muss. Zudem wird ein Verzeichnis zur Auswertung der Aufnahmen geführt. Der Vorstand behält sich das Recht ein, Dritte, soweit es die Situation erfordert, Einsicht in das Videomaterial zu gewähren.
Gemäß der DS-GVO haben Sie ein Widerspruchsrecht. Eine weitere Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt nicht mehr, es sei denn, für die Verarbeitung liegen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. (vgl. Art. 21 (1) DS-GVO)
9. Repräsentation des Vereinslebens
Zur Erfüllung der Vereinssatzungssatzung zur Förderung von Studierenden ist es erstrebenswert, das Vereinsleben für nachkommende Generationen zu archivieren, unter anderem durch z.B. Fotos von Feiern. Hierfür wird allerdings stets das Einverständnis der betreffenden Person vorausgesetzt, womit die Rechtsgrundlage auf Art. 6 Abs. 1a DS-GVO basiert. Diese Fotos werden nur solange aufbewahrt, wie die betreffende Person zustimmt. Die Löschung dieser Daten ist jederzeit möglich.
© 2007 - 2019 Letzte Änderung: 05.02.2019