Source: https://interpretacje-podatkowe.org/koszty-uzyskania-przychodow/ibpbi-2-4510-317-15-kp
Timestamp: 2017-09-22 04:28:18+00:00
Document Index: 120235202

Matched Legal Cases: ['art. 14', 'art. 31', 'art. 775', 'art. 15', 'art. 15', 'art. 15', 'art. 16', 'art. 16', 'art. 15', 'art. 12', 'art. 16', 'art. 12', 'art. 77', 'art. 16', 'art. 16', 'SA/Wr ', 'art. 15', 'art. 15', 'art. 15', 'art. 16', 'art. 16', 'art. 15', 'art. 12', 'art. 16', 'art. 16', 'art. 16', 'art. 12', 'art. 13', 'art. 18']

Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu należności wypłacanych pracownikowi z tytułu zwrotu wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową
IBPBI/2/4510-317/15/KPinterpretacja indywidualna
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 613) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z 17 marca 2015 r. (data wpływu do tut. Biura 19 marca 2015 r.) uzupełnionym 27 maja 2015 r. dotyczącej m.in. podatku chodowego od osób prawnych, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu należności wypłacanych pracownikowi z tytułu zwrotu wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową (pytanie oznaczone we wniosku Nr 2) – jest prawidłowe.
W dniu 19 marca 2015 r. do tut. Biura wpłynął wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu należności wypłacanych pracownikowi z tytułu zwrotu wydatków poniesionych w związku z podróżą służbową. Wniosek nie spełniał wymogów formalnych, dlatego też pismem z 20 maja 2015 r., Znak: IBPBI/2/4510-317/15/KP, wezwano do jego uzupełnienia. Uzupełnienia wniosku dokonano 27 maja 2015 r.
Wnioskodawca, (dalej również: „Pracodawca” lub „Spółka”) jest przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą w branży motoryzacyjnej. Wnioskodawca zatrudnia m.in. pracowników, których obowiązki wiążą się z koniecznością odbywania przez nich podróży służbowych. Polecenia wyjazdów służbowych Wnioskodawca wydaje zarówno pracownikom wyższego szczebla - zajmującym stanowiska menedżerskie, jak również pracownikom operacyjnym zajmującym stanowiska niezwiązane z funkcjami kierowniczymi w Spółce. Wnioskodawca poza zakładem produkcyjnym położonym w X ma wyodrębnione trzy oddziały: Oddział w B, Oddział w M , Oddział w D - posiadające status odrębnego pracodawcy.
Wnioskodawca planuje stosować opisane w zdarzeniu przyszłym zasady zarówno w Spółce jak również w każdym z wymienionych oddziałów Spółki. W związku z tym niniejszy wniosek Spółka składa w imieniu własnym oraz w imieniu wyżej wymienionych oddziałów.
Zgodnie z art. 31 ustawy podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. (t.j. Dz.U. z 2012. poz. 361 ze zm., dalej również: „ustawa PIT”) Wnioskodawca jest płatnikiem zobowiązanym do obliczania i pobierania w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy m.in od osób, które uzyskują od Wnioskodawcy przychody ze stosunku pracy. Wnioskodawca, w celu poprawy efektywności przepływu dokumentacji w ramach wewnętrznej struktury organizacyjnej oraz w celu usprawnienia zasad archiwizowania dokumentacji podróży służbowych pracowników planuje unowocześnienie dotychczasowego systemu dokumentowania wyjazdów służbowych pracowników poprzez wykorzystanie systemu informatycznego. W tym celu Wnioskodawca zamierza wdrożyć i korzystać z powszechnie dostępnego dla pracodawców systemu informatycznego, przeznaczonego m.in. do ewidencjonowania i dokumentowania podróży służbowych pracowników. Funkcjonowanie systemu informatycznego za pomocą automatycznego łącza jest bezpośrednio powiązane z systemem SAP i stanowi powszechnie używane narzędzie, w szczególności przez dużych przedsiębiorców zatrudniających dużą liczbę pracowników. Pracownicy Spółki korzystają z systemu informatycznego na podstawie odrębnej licencji. Dostęp do systemu będą mieli z poziomu swoich komputerów w ramach wewnętrznej sieci internetowej Pracodawcy wszyscy pracownicy, odbywający podróże służbowe i ich przełożeni. Wszelkie dokumenty będą generowane, zatwierdzane i przesyłane pomiędzy pracownikami i jednostkami organizacyjnymi pracodawcy w formie elektronicznej (w formie plików informatycznych). Wnioskodawca zamierza wprowadzić system we wszystkich wewnętrznych jednostkach organizacyjnych. Celem wprowadzenia systemu jest w szczególności uporządkowanie zasad dokumentowania polecania i odbywania podróży służbowych przez pracowników Wnioskodawcy dla celów podatkowych, rozliczeniowych i porządkowych, co jest niezbędne z uwagi na znaczną liczbę zatrudnionych przez Spółkę pracowników. Rezygnacja z papierowej formy druku polecenia wyjazdu służbowego wynika z konieczności podnoszenia standardów obiegu dokumentów u Pracodawcy oraz zamiaru archiwizowania dokumentacji podróży służbowej w jednym miejscu, w sposób ułatwiający odtworzenie dotychczas wygenerowanych dokumentów. W celu wykonania przez pracownika zadania służbowego poza siedzibą pracodawcy lub stałym miejscem wykonywania pracy przez pracownika będzie wydawał pracownikowi polecenie wyjazdu służbowego. Będzie to podróż służbowa zgodnie z art. 775 kodeksu pracy, tj:
podróż odbywać się będzie na polecenie pracodawcy,
W związku z wprowadzeniem informatycznego systemu Spółka zrezygnuje z dokumentowania polecenia wyjazdu służbowego w formie pisemnej. Całość dokumentacji związanej z odbywaniem podróży służbowej przetwarzana będzie w formie elektronicznej w informatycznym systemie obiegu dokumentów.
Pracownik, który odbył podróż służbową, po jej zakończeniu zobowiązany będzie do wygenerowania w ramach systemu dokumentu potwierdzającego wszystkie warunki odbytej podróży służbowej (dalej: „dokument podróży służbowej”). W dokumencie podróży służbowej znajdować się będą m.in. informacje wynikające z wydanego przez Pracodawcę polecenia wykonania podróży służbowej, w szczególności: zdefiniowany cel podróży służbowej (zadanie służbowe), do którego zobowiązany był pracownik, miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży, terminy odbywania podróży służbowej. Sporządzony w powyższy sposób w formie elektronicznej dokument podróży służbowej będzie zarazem stanowił udokumentowanie warunków wydanego przez Wnioskodawcę polecenia wyjazdu służbowego.
Merytoryczna akceptacja całości wygenerowanego przez pracownika dokumentu podróży służbowej i załączonych do niego dokumentów potwierdzających poniesione przez pracownika koszty podróży, w szczególności weryfikacja, czy pracownik prawidłowo wprowadził do systemu informatycznego dane podróży służbowej wynikające z wydanego pracownikowi polecenia podróży służbowej, należeć będzie wyłącznie do kompetencji Wnioskodawcy. Potwierdzenie to będzie odbywało się przez zatwierdzenie dokumentu podróży służbowej wyrażone w formie elektronicznej w systemie przez przełożonego pracownika, który odbył podróż służbową. Zasady dokumentowania i rozliczania przez pracownika z Pracodawcą podróży służbowych i ich kosztów będą uregulowane w wewnętrznej procedurze dotyczącej podróży służbowej podanej do wiadomości pracowników i obowiązującej u Pracodawcy. Zgodnie z tą procedurą:
akceptacja dokumentu podróży służbowej przez przełożonego pracownika w systemie informa-tycznym będzie stanowiła udokumentowanie wydanego wcześniej przed podróżą służbową pra-cownika polecenia jej odbycia.
Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca jest uprawniony do zaliczenia kosztów poniesionych w związku z podróżą służbową pracownika (tj. diet i innych należności przyznanych pracownikowi) do kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 i art. 15 ust. 4g ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa o CIT”)... (pytanie oznaczone we wniosku Nr 2)
Zdaniem Wnioskodawcy, art. 15 ust. 1 ustawy o CIT wskazuje, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, niewymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Wydatki poniesione przez Pracodawcę na pokrycie należności wypłacanych pracownikom z tytułu podróży służbowych nie znalazły się w grupie kosztów, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Jednocześnie, zgodnie z art. 15 ust. 4g ustawy o CIT, należności z tytułów o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361, ze zm.), oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o CIT. Z kolei do przychodów pracownika ze stosunku pracy wskazanych w art. 12 ust.1 ustawy PIT zalicza się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W szczególności z przepisów kodeksu pracy wynika obowiązek pracodawcy do dokonania pracownikowi zwrotu kosztów poniesionych z tytułu podróży służbowej. W świetle art. 77(5) § 1 kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. W dalszej treści przepis ten odsyła do Rozporządzenia, zgodnie z którym z tytułu podróży służbowej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
Z treści cytowanych przepisów wynika, że kwoty wydatkowane tytułem diet oraz zwrotu kosztów poniesionych podczas podróży służbowych przez pracownika można uznać za koszty uzyskania przychodu w miesiącu, za który są należne, jednak pod warunkiem, że zostały one wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy. W przypadku niedotrzymania ww. terminu należy stosować art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy CIT. Niezależnie, w zakresie podatku CIT kluczowe jest wykazanie związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością gospodarczą. Niewątpliwie podróże służbowe pracowników pozostają w ścisłym związku z uzyskaniem przez Spółkę przychodów. Co do zasady, podróże służbowe pracowników podejmowane są w celu realizacji zadań służbowych, a te z kolei są wyrazem zamiaru, uzyskania przychodu przez Wnioskodawcę. Ponieważ Wnioskodawca zobowiązany jest do ponoszenia ww. kosztów przepisami prawa i spełniają one przesłanki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, a jednocześnie nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 16 ustawy o CIT, to należy uznać, że pełna wysokość wypłaconych pracownikowi świadczeń z tytułu kosztów podróży służbowej stanowi dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodu.
Powyższe potwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu w prawomocnym wyroku z 1 kwietnia 2004 r. (sygn. akt: I SA/Wr 2273/01), zgodnie z którym Diety i inne należności za czas podróży służbowej wypłacone pracownikowi stanowią u pracodawcy zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT koszt uzyskania przychodu. Oczywiście warunkiem koniecznym jest istnienie związku pomiędzy przychodami firmy a odbywaną przez pracownika podróżą służbową.
W związku z powyższym Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w opisanym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia kosztów poniesionych w związku z podróżą służbową pracownika (tj. diet i innych należności przyznanych pracownikowi) do kosztów uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 i art. 15 ust. 4g ustawy o CIT.
Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 updop), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem koszów wymienionych w art. 16 ust. 1 updop. Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Przez koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami należy rozumieć te koszty, których poniesienie wpływa bezpośrednio na uzyskanie przychodu z danego źródła. Są to więc wszelkie koszty, których poniesienie jest niezbędne, aby określone źródło przychodów przyniosło konkretne przychody. Aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów nie jest konieczne w każdym przypadku wykazanie między nim a przychodem bezpośredniego związku. Należy zaznaczyć, że kosztami uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, w tym również w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. Wobec powyższego, kosztami będą również koszty pośrednie związane z uzyskiwanymi przychodami, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.
musi zostać poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źró-dła przychodów,
Zgodnie z art. 15 ust 4g updop, należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.), oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57 updop.
W katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych ujętym w art. 16 ust. 1 updop, nie zawarto zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia, co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez pracodawcę na diety bądź inne należności wypłacane pracownikowi z tytułu odbywania podnóży służbowych. Jedyne ograniczenie co do momentu zaliczenia tego rodzaju wypłat, wynika z art. 16 ust. 1 pkt 57 updop, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułów określonych w art. 12 ust. 1 i 6, art. 13 pkt 2 i 4-9 oraz w art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (...).
Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca posiada kilka oddziałów w różnych miejscowościach i każdy z nich jest odrębnym pracodawcą. Wnioskodawca zatrudnia m.in. pracowników, których obowiązki wiążą się z koniecznością odbywania przez nich podróży służbowych. Polecenia wyjazdów służbowych otrzymują zarówno pracownicy wyższego szczebla - zajmujący stanowiska menedżerskie, jak również pracownicy operacyjni zajmując stanowiska niezwiązane z funkcjami kierowniczymi w Spółce. Wątpliwości Spółki dotyczą możliwości zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodu, należności wypłacanych z tytułu zwrotu pracownikowi wydatków poniesionych w związku z odbytą podróżą służbową (tj. diet i innych należności przyznanych pracownikowi).
Mając na uwadze powyższe przepisy oraz przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe, należy stwierdzić, że koszty związane ze zwrotem pracownikowi wydatków poniesionych w związku z odbywaniem podróży służbowych, Wnioskodawca ma prawo zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodu w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Natomiast w przypadku uchybienia temu terminowi należności te mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w momencie ich zapłaty.
Zatem stanowisko Wnioskodawcy, w zakresie pytania oznaczonego we wniosku Nr 2, należy uznać za prawidłowe.
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Koszty uzyskania przychodów > IBPBI/2/4510-317/15/KP