Source: https://www.riigiteataja.ee/akt/13260980
Timestamp: 2019-12-07 08:11:04+00:00
Document Index: 4605440

Matched Legal Cases: ['§ 30', '§ 53', '§ 3', '§ 14', '§ 6', '§ 15', '§ 15', '§ 17', '§ 17', '§ 7', '§ 7', '§ 30']

Määrus kehtestatakse «Kohaliku omavalitsuse korralduse seadus» § 30 lg 1 p 2, Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määrusega nr 80 kehtestatud «Asjaajamiskorra ühtsed alused» § 53 lg 4 ning Võru Linnavolikogu 14. oktoobri 2009. a määrusega nr 110 kehtestatud «Ühtse asjaajamiskorra kehtestamise volitamine» alusel.
6) asjaajamise üleandmist ametniku teenistussuhte peatumise või lõppemise korral ning töötaja töö tegemisest keeldumise õiguse või töösuhte lõppemise korral.
8) dokumendiregister on dokumendihaldussüsteemi osa, andmekogu, mis võimaldab dokumente arvestada liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete alusel.
§ 3. Üldised nõuded asutuste asjaajamisele
3) kiire ringluse,
4) lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile,
5) kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise,
6) tähtaegse täitmise ning kontrolli asjade lahendamise üle,
7) tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade jooksul.
3) järjekindlus ja õiguspärane ootus – ametnik või töötaja on oma haldustegevuses järjekindel ning juhindub põhimõttest, mille kohaselt on igaühel õigus tegutseda mõistlikus ootuses, et rakendatav õigusakt jääb püsima;
(2) Asutuste sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides määratakse kindlaks, millised struktuuriüksused, ameti- või töökohad korraldavad järgmisi asjaajamistoiminguid:
(1) Asutuste ühtne dokumendihaldussüsteem GoPro Case Professional (edaspidi DHS) koosneb järgmistest abivahenditest, infosüsteemidest ja andmekogudest:
2) vormistada dokumenti vastavalt kehtestatud vorminõuetele ja säilitada muutumatuna kõik vormielemendid kogu dokumendisarjale kehtestatud säilitustähtaja jooksul;
11) avalikustada juurdepääsupiiranguta õigusaktide eelnõud ja vastu võetud juurdepääsupiiranguta õigusaktid;
(3) Kui allkirjastatud paberdokumendi fail sisestatakse dokumendisüsteemi või kui dokumendisüsteemis loodud dokument allkirjastatakse paberil, vastutab dokumendi sisestaja või looja (koostaja) faili teksti ja paberil allkirjastatud dokumendi teksti samasuse eest.
(1) Planke hoitakse lukustatud hoiukohas.
(1) Dokumendi koostaja vormistab dokumendi üldjuhul DHS-is vastavalt selle kasutusjuhistele, lisades vajalikud failid. Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka elektrooniliselt, tagatakse nende identsus. Vormistamisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda:
2) kuupäev – § 14 kohaselt;
(3) Digitaaldokument võib olla allkirjata või allkirjadeta, kui see on dokumendisüsteemi sisestatud või seal loodud § 6–8 kohaselt.
2) adressaat – § 15 kohaselt;
3) kasutusmärge – dokumendi menetlemise korda, ettevalmistuse astet, originaalsust, terviklikkust või juurdepääsu reguleeriv märge kantakse suurtähtedega dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka (EELNÕU, ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE, KIIRE, ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS või AK);
6) lisaadressaat – § 15 kohaselt, paljude adressaatide puhul võib adressaatide nimekirja koostada eraldi lehele;
10) viit – § 17 kohaselt;
(1) Kuupäev ja kellaaeg märgitakse dokumendil vastavalt Eesti Standardile EVS 8 «Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas». Lubatud on kasutada ka eesti kirjakeele normi.
(4) Paljude erinevate adressaatide puhul koostatakse adressaatide nimekiri eraldi lehele. Sel juhul tehakse kirja asutusse jääva ärakirja adressaadiväljale märkus «vastavalt nimekirjale».
(1) Dokumendid registreeritakse «Võru linna ametiasutuse ja tema hallatavate asutuste dokumentide loetelus» (edaspidi dokumentide loetelu) sätestatud dokumendiliikide kaupa omaette numeratsiooniga.
(1) Enne andmete DHS-i kandmist kontrollib pädev ametnik või töötaja dokumendi terviklikkust, allkirjade olemasolu, dokumendis märgitud lisade olemasolu, adressaadi õigsust ning juurdepääsupiirangu seadmise kohustust sisaldava teabe olemasolu dokumendis.
(1) Asutuse DHS-is registreeritakse:
11) linnavolikogu ja ametiasutuse õigusaktid;
(1) Dokumendi kohta kantakse DHS-i õigusaktides vastava dokumendiliigi kohta nõutavad andmed. Andmete koosseis on määratud DHS-i vastava ekraanivormi kohustuslike väljadega.
(3) Saabunud paberdokumendi esimese lehekülje alla parempoolsele nurgale tehakse saabumismärge, mis peab sisaldama vähemalt asutuse nime, saabumise kuupäeva ja viidet vastavalt § 17.
(3) Juurdepääsupiiranguga teavet sisaldava paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse märge «ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS» või lühend AK, märkele lisatakse viide asjakohasele õigusakti sättele, juurdepääsupiirangu vormistamise kuupäev ja lõpptähtpäev.
(5) Juurdepääsupiiranguga teavet sisaldava väljasaadetava digitaaldokumendi faili tehakse märge «ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS», märkele lisatakse viide asjakohasele õigusakti sättele, juurdepääsupiirangu vormistamise kuupäev ja lõpptähtpäev.
(2) Andmed dokumendi liikumise kohta läbivaatajalt täitjale ja ühelt täitjalt teisele ning täitmise tähtaeg märgitakse DHS-is.
(9) Kirjadele vastamist ja DHS-i kantud dokumentide tähtajalist täitmist kontrollib selleks määratud isik või asjaajamise eest vastutav isik.
(4) Paberkandjal väljasaadetud kirja asutusse jääv ärakiri allkirjastatakse. DHS-is säilitatakse väljasaadetava paberkandjal kirja fail ilma allkirjata. Dokumendi sisestaja või looja (koostaja) vastutab faili teksti ja paberil allkirjastatud dokumendi teksti samasuse eest § 7 lõike 3 kohaselt.
(11) Asutuse kirjaplangile vormistatud dokumendile kirjutab alla ametiasutuses linnapea, tema asendaja või linnapea poolt volitatud isik ning hallatavates asutustes asutuse juht või kirjalikult teda asendama määratud isik.
(14) Vastavate õigustega ametnik või töötaja saab DHS-is dokumente digitaalselt allkirjastada § 7 lõike 4 kohaselt. Digitaaldokument allkirjastatakse selliselt, et allkiri lisandub või allkirjad lisanduvad dokumendile ja moodustub üks allkirjastatud dokument.
(1) Dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ning asjade tähtaegset lahendamist kontrollitakse DHS-i abil.
(2) Järelvalvet DHS-is registreeritud dokumentide (õigusaktide) täitmise üle teostab struktuuriüksuse juht või selleks määratud isik, hallatavates asutuste asutuse juht või selleks määratud isik.
2) dokumendi ärakiri, väljavõte ja väljatrükk tõestatakse märkega, mis koosneb suurtähtedega sõnadest «KINNITAN ÄRAKIRJA (VÄLJAVÕTTE, VÄLJATRÜKI) ÕIGSUST», dokumendi tõestanud isiku allkirjast ja selle dešifreeringust, tõestamiskuupäevast ja pitserist;
§ 30. Dokumentide hoidmise üldnõuded
(1) Ametiasutus kehtestab asutuste tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks dokumentide loetelu Vabariigi Valitsuse kehtestatud «Arhiivieeskirjas» sätestatud korras.
(3) Dokumente, millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse asutuses, need hävitatakse või antakse avalikku arhiivi kooskõlas «Arhiivieeskirjaga».
(1) Lahendatud digitaaldokument salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja formaadis, mis tagab selle säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt ettenähtud säilitustähtaja jooksul.
2) pooleli olevate õigusaktide eelnõude loetelu,
(1) Asutuste juhid võivad kehtestada lisanõudeid asjaajamisele kooskõlas seaduste, standardite ja Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001 määrusega nr 80 «Asjaajamiskorra ühtsed alused».
Linnapea Anneli VIITKIN