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Timestamp: 2018-06-22 08:36:34
Document Index: 222450361

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Para concluir con el análisis del nuevo esquema. Comprobantes fiscales digitales. (3a. y última parte) Bouzas, Reguera, Gonzalez y Asociados, S.C. - PDF
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María Soledad Quintana Alcaraz
1 TEMAS DE ACTUALIDAD Comprobantes fiscales digitales (3a. y última parte) PRÓLOGO Para concluir con el análisis del nuevo esquema de comprobantes fiscales, en esta tercera y última parte se incluyen los lineamientos aplicables a los comprobantes fiscales digitales (CFD), mismos que se pueden aplicar en 2011, bajo ciertos requisitos. Principales lineamientos para su aplicación en TEMA 6 COMPROBANTES FISCALES DIGITALES Introducción La expedición de los CFD en 2011 es opcional para los contribuyentes que emitan sus propios comprobantes, y que no quieran depender de un proveedor autorizado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para que valide su certificado de sello digital (CSD) y el contenido de sus comprobantes. Cabe destacar que su equivalente sería la impresión de comprobantes fiscales por medios propios, opción que estuvo vigente hasta Bouzas, Reguera, Gonzalez y Asociados, S.C. C.P.C. Alfonso Pérez Reguera Martínez de Escobar, Socio `
2 86 Por otra parte, el proceso a seguir para la expedición del CFD, consiste en lo siguiente: 1. El contribuyente obtendrá el CSD. 2. Éste es el responsable de la emisión del CFD. 3. También es responsable de asignar y agregar el folio a los comprobantes que expida. 4. De igual manera será el responsable de conservar almacenados los CFD. 5. Se debe enviar mensualmente al SAT un reporte de los CFD emitidos en el mes anterior. Las reglas que regulan su funcionamiento se comentan a continuación: 6.1. Facilidad para expedir CFD en lugar de CFDI 1 (regla I ) La regla I de la Resolución Miscelánea Fiscal (RM) para señala los casos en los cuales los contribuyentes tienen la opción de emitir sus CFD por medios propios, sin necesidad de recurrir a proveedores externos que certifiquen su CSD, así como la información de sus CFD. Su contenido es el siguiente: Facilidad para expedir CFD en lugar de CFDI I Para los efectos de lo dispuesto por el artículo Décimo, fracción III de las Disposiciones Transitorias del CFF, del Decreto por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones de las Leyes del Impuesto sobre la Renta, del Impuesto a los Depósitos en Efectivo y del Impuesto al Valor Agregado, del Código Fiscal de la Federación y del Decreto por el que se establecen las obligaciones que podrán denominarse en Unidades de Inversión; y reforma y adiciona diversas disposiciones del Código Fiscal de la Federación y de la Ley del Impuesto sobre la Renta, publicado el 1 de abril de 1995, publicado en el DOF del 7 de diciembre de 2009, los contribuyentes que durante el ejercicio fiscal de 2010 y anteriores hayan optado por expedir CFD al amparo de lo dispuesto por el artículo 29 del CFF, vigente hasta el 31 de diciembre de 2010 y los hayan emitido efectivamente, podrán optar por continuar generando y emitiendo directamente CFD, sin necesidad de remitirlos a un proveedor de certificación de CFDI para la validación de requisitos, asignación de folio e incorporación del sello digital del SAT. Como se puede observar, el principal requisito a cumplir es que los contribuyentes se encuentren emitiendo sus CFD desde el 2010, aunque sea a partir de diciembre de ese año. La regla es importante, debido a que significa que el SAT no contempla actualmente dar esta opción a contribuyentes que deseen acogerse a la expedición de los CFD a partir de enero de Por tanto, sólo se van a poder emitir los CFD siempre y cuando el contribuyente haya iniciado su expedición en el ejercicio de Así, los contribuyentes que inicien la expedición de comprobantes fiscales digitales en 2011 sólo podrán hacerlo vía CFDI RFC 3 en los CFD con el público en general y con residentes en el extranjero (regla I ) La regla I de la RM para 2010 se refiere a los datos genéricos que deben incluir los CFD que se expidan en ese tipo de operaciones. A la letra señala lo siguiente: RFC en los CFD s con el público en general y con residentes en el extranjero I Para los efectos del artículo 29, fracción III, segundo párrafo del CFF, se tendrá por cumplida la obligación a que se refiere el artículo 29-A, fracción IV del CFF, para aquellos CFD s, que amparen una o más operaciones efectuadas con el público en general o con residentes en el extranjero que no se encuentren inscritos en el RFC cuando en el mismo se consigne el RFC genérico a que se refiere la regla I La regla se refiere a las características que deben tener los CFD expedidos en operaciones con el público en general y con residentes en el extranjero. Los requisitos ya no se repiten y sólo se hace referencia a la regla I de la RM para Para efectos del CFD, los comprobantes con el público en general deberán cumplir con los requisitos del artículo 29, anotando en el dato del RFC, un registro genérico con la clave XAXX Comprobante Fiscal Digital a través de Internet o Factura Electrónica 2 La RM para 2010 se dio a conocer en el DOF del 11-VI Conforme a su artículo primero transitorio, ésta se encuentra vigente a partir del 12 de junio de ese año, excepto la regla I y el anexo 17, los cuales entraron en vigor el 1 de julio del año citado 3 Registro Federal de Contribuyentes 4 Los comentarios de esta regla aparecen en el tema 5 COMPROBANTES FISCALES DIGITALES A TRAVÉS DE INTERNET O FACTURA ELECTRÓNICA (CFDI)
3 para todas las operaciones de este tipo que realicen, en lugar de los datos anteriores. En el caso de clientes extranjeros, lo anterior se cumple anotando el RFC genérico con la clave XEXX Almacenamiento de los CFD (regla I ) La regla I de la RM para 2010 contiene los requisitos para el almacenamiento de los CFD, la cual establece textualmente lo siguiente: Almacenamiento de CFD Almacenamiento del CFD en medios electrónicos 5 I Para los efectos del artículo 29, fracción V, tercer párrafo del CFF, los contribuyentes que emitan y reciban los CFD s a que se refiere la regla I , deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, debiendo, además, cumplir con los requisitos y especificaciones a que se refieren los rubros I.B y I.C del Anexo 20. Obligación de mantener el medio electrónico de resguardo actualizado 5 Los contribuyentes deberán mantener actualizado el medio electrónico, óptico o de cualquier otra tecnología, durante el plazo que las disposiciones fiscales señalen para la conservación de la contabilidad, así como tener y poner a disposición de las autoridades fiscales, un sistema informático de consulta que permita a estas últimas, localizar los CFD s expedidos y recibidos, así como la revisión del contenido de los mismos. Generación de CFD s de sucursales 5 Los CFD s emitidos en los sistemas electrónicos de sucursales o establecimientos se generarán exclusivamente a partir del registro electrónico contenido en el sistema de facturación o punto de venta, debiendo de mantener almacenados temporalmente los CFD s y los registros electrónicos que les dieron origen y transmitirlos dentro del término que señala la regla II , fracción II, segundo párrafo dejando evidencia de la fecha y hora de transmisión. El almacenamiento temporal se deberá hacer, como mínimo, por un plazo de tres meses. Cumplimiento requisitos almacenamiento vía la NOM El SAT también considerará que se cumple con los requisitos para almacenar los CFD s 5 Títulos sugeridos por el autor establecidos en esta regla, cuando los contribuyentes almacenen y conserven los citados comprobantes sujetándose estrictamente a lo dispuesto por la Secretaría de Economía en la Norma Oficial Mexicana No. 151 vigente (NOM- 151), publicada en el DOF y mantengan en todo momento a disposición del SAT los elementos necesarios para su verificación y cotejo. Esta regla solicita lo siguiente: a) Almacenar los comprobantes fiscales emitidos. En ese caso, el medio de almacenamiento debe cumplir con los requerimientos técnicos solicitados por las autoridades. b) Mantener actualizado el medio de almacenamiento. Se vuelve obligación de los contribuyentes mantener actualizado el medio en el cual se almacene la información de las facturas electrónicas. Este punto es vital, hablando de informática, pues se dan casos en los cuales las empresas cambian sus sistemas informáticos por otros nuevos más actualizados. Sin embargo, se olvidan de dar mantenimiento a los anteriores, y en dado caso la información que se queda en esos sistemas ya no puede leerse o utilizarse. En cuanto al plazo, piden que se conserve el actual aplicable a la conservación de la contabilidad. Como antecedente, el artículo 30, cuarto párrafo del Código Fiscal de la Federación (CFF), da facultades al SAT para pronunciarse y definir el plazo en el cual deben conservarse los comprobantes digitales. Al respecto, el tercer párrafo del artículo 30 del CFF, como regla general, obliga a conservar la contabilidad y los documentos que la soporten durante un plazo de cinco años contados a partir de la fecha en la cual se presentaron o debieron presentarse las declaraciones relacionadas con ella. c) Poner a disposición de las autoridades un sistema informático de consulta para acceso a su sistema. La idea es que el sistema permita a la autoridad el acceso a la información que se encuentra en el medio de almacenamiento, para su revisión. d) Asimismo, establece reglas para los comprobantes que se expiden en las sucursales, puntos de 87
4 88 venta y similares. Además, obliga a dejar evidencia de la fecha y hora de transmisión. e) Permite, para cumplir con el almacenamiento de la información del CFD, sujetarse a lo dispuesto en la NOM 151 vigente, la cual establece los requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos Obligaciones de los contribuyentes que hayan optado por expedir los CFD en lugar de CFDI (regla II ) La regla II de la RM para 2010 especifica los requisitos principales que deben cumplir los contribuyentes que deseen emitir sus CFD, cuyo contenido se transcribe en seguida: Obligaciones de los contribuyentes que hayan optado por expedir CFD en lugar de CFDI II Para los efectos de la regla I , los contribuyentes que ejerzan la opción a que se refiere la regla en cuestión deberán cumplir adicionalmente a lo señalado en el artículo 29 del CFF, con lo siguiente: I. Llevar su contabilidad mediante sistema de registro electrónico. II. Expedir los CFD s exclusivamente por medios propios. III. Asignar un número de folio, y en su caso serie, correspondiente a cada CFD que expidan conforme a lo siguiente: a) Establecer un sistema electrónico de emisión de folios que cumpla con lo dispuesto por la regla II b) Solicitar previamente la asignación de folios, y en su caso series, al SAT de conformidad con lo dispuesto por la ficha 109/CFF Solicitud de folios para la emisión de CFD contenida en el Anexo 1-A. IV. Proporcionar mensualmente al SAT, a través de medios electrónicos, la información correspondiente a los CFD s que se hayan expedido con los folios y en su caso series asignados, utilizados en el mes inmediato anterior a aquél en que se proporcione la información, de conformidad con lo dispuesto por la regla II V. Proporcionar a sus clientes, cuando así lo soliciten, la representación impresa de los CFD s que expida. Procedimiento para desistirse de la opción 5 Los contribuyentes que hayan optado por expedir CFD, podrán desistirse de dicha opción conforme a lo siguiente: Una vez tomada la opción, deberán presentar aviso de desistimiento en el mismo ejercicio, dentro de los treinta días posteriores al cual haya optado por expedir CFD y siempre que no haya emitido ningún comprobante de este tipo. El aviso de desistimiento deberá presentarse conforme a lo señalado en la ficha 156/CFF Aviso de desistimiento de opción para expedir CFD en lugar de CFDI contenida en el Anexo 1-A. La presentación del aviso de desistimiento no libera al contribuyente del cumplimiento de las obligaciones que a la fecha del mismo estén pendientes de cumplir con relación a la expedición y recepción de CFD, incluyendo la presentación de información mensual de operaciones realizadas con CFD. De la misma forma, la presentación del aviso de desistimiento, no libera al contribuyente del cumplimiento de las obligaciones ya generadas en materia de conservación de los CFD s emitidos y recibidos a que hace referencia la regla I El contribuyente que habiendo optado por expedir CFD al amparo de la regla I , incumpla con alguno de los requisitos establecidos en las fracciones I a III de esta regla, perderá el derecho de aplicar esta facilidad a partir de que se presente el citado incumplimiento, quedando desde dicha fecha obligado a aplicar las disposiciones generales en la materia. Los requisitos son adicionales a los enumerados en el artículo 29 del CFF. A continuación, los comentaremos de manera breve: a) Llevar la contabilidad mediante un sistema electrónico. El requisito es lógico y básico. Más adelante la regla II de la RM para 2010 detalla algunas de las condiciones que debe reunir ese sistema. b) Expedir los CFD exclusivamente por medios propios. El sistema que elabore el CFD no puede ser manejado por un tercero que maquile la expedición de ese comprobante. c) Necesidad de asignar un folio y, en su caso, serie a cada CFD. La fracción obliga al contribuyente a que su sistema electrónico de facturación aplique el folio asignado por el SAT y, en su caso, serie a los CFD. Con esto, el sistema de cómputo es el único medio para asignar la serie y el folio a los CFD.
5 Además, se dan requisitos adicionales para ello en la regla II de la RM para d) Proporcionar un reporte mensual al SAT. El reporte se refiere a todos los CFD expedidos el mes anterior, lo cual le da al SAT la información del 100% de los comprobantes que expidan este tipo de contribuyentes. Los requisitos y la información que debe incluir ese reporte se encuentran en la regla II de la RM para e) Proporcionar la representación impresa de los CFD que expida, cuando así se lo soliciten. La obligación aparece en el propio artículo 29 y se ratifica en esta regla. Las características que debe tener la representación impresa de los CFD, se mencionan en la regla II de la RM para Todas las reglas que se acaban de mencionar se comentan más adelante. La segunda parte de la regla incluye el procedimiento que debe seguirse cuando el contribuyente quiera dejar de expedir los CFD, así como los casos en los cuales se pierde el derecho para expedir el CFD Información mensual de emisores de CFD (regla II ) Acabo de comentar la obligatoriedad para los contribuyentes de emitir un reporte mensual con la información relativa a la expedición de las facturas digitales en el mes. La regla II de la RM para 2010 señala los elementos que debe contener el citado informe, como sigue: Información mensual de emisores de CFD Fecha en que debe presentarse el reporte 5 II Para los efectos de lo dispuesto en la fracción IV, de la regla II , los contribuyentes que hayan optado por generar y expedir CFD, deberán presentar de manera mensual, la información relativa a las operaciones realizadas con dichos comprobantes en el mes inmediato anterior, la cual se deberá presentar dentro del mes siguiente a aquél del que se informa. Archivo electrónico que debe generarse 5 Para la presentación de la información, el sistema informático utilizado por los contribuyentes a que se refiere la regla II , deberá generar un archivo que contenga un reporte mensual con los datos señalados en la fracción IV de la citada regla. Características técnicas del archivo 5 El archivo generado deberá reunir las características técnicas a que se refiere el rubro I.A Características técnicas del archivo que contenga el informe mensual de comprobantes fiscales digitales emitidos del Anexo 20. Obligación de expedir el reporte en forma automática 5 El sistema electrónico a que se refiere la regla II , fracciones I, II, III y IV, deberá ser programado por los contribuyentes para generar automáticamente el archivo con el reporte mensual a que hace mención esta regla, el cual deberá ser enviado a través de la página de Internet del SAT. Reporte de no expedición de CFD 5 Aquellos contribuyentes que optaron por expedir CFD y que durante el mes de calendario, no hubiesen emitido los citados comprobantes, deberán presentar de forma mensual a través de la página de Internet del SAT, un reporte de no expedición de CFD; dicha información deberá presentarse utilizando su FIEL dentro del mes inmediato siguiente a aquél del que se informa. Me parece de suma importancia enfatizar la necesidad de que el reporte se genere en forma automática en el propio sistema de cómputo. Asimismo, ese reporte se presentará mensualmente y debe incluir los CFD expedidos el mes anterior. Por principio, ese reporte debe elaborarse en forma automática desde el sistema que genere los CFD. Su presentación se hará mediante un archivo electrónico. Asimismo, el formato del archivo y las características técnicas del mismo aparecen con detalle en el multicitado anexo 20 Medios electrónicos de la RM para 2010 (DOF 23-IX-2010). En ese caso, el archivo distingue dos tipos de registro: el primero, se refiere al encabezado, donde aparece la información relativa al contribuyente que emite los comprobantes digitales, así como los datos del periodo que se reporta. El segundo tipo de registro es el detalle de las operaciones, y en el rubro A del anexo 20 de la RM para 2010 se indican las características de cada uno de los campos o datos que deben incluirse. La información que se requiere incluir en el reporte es la siguiente: 89
6 90 Dato RFC del cliente Serie Folio del comprobante fiscal Número de aprobación Fecha y hora de expedición Monto de la operación Monto del impuesto Estado del comprobante Efecto del comprobante Pedimento Fecha de pedimento Aduana Descripción Clave del RFC del contribuyente receptor del comprobante fiscal Para CFD y comprobantes fiscales impresos por establecimientos autorizados, caracteres alfabéticos en mayúsculas (incluye la Ñ). Se permite el valor nulo Número del folio del comprobante fiscal Número de aprobación otorgado por el Sistema Integral de Comprobantes Fiscales (SICOFI) derivado de la solicitud de rangos o asignación de folios de comprobantes fiscales: a) Para CFD el formato es yyyy + número del 1 al b) Para comprobantes fiscales impresos por establecimientos autorizados, número entre 1 y a) Para CFD el formato es: dd/mm/yyyy hh:mm:ss b) En el caso de los comprobantes impresos por establecimientos autorizados dd/mm/yyyy 00:00:00 a) Monto total de la transacción que ampara el comprobante b) Valor numérico igual o mayor de cero c) En caso de que sea mayor de cero debe ser menor o igual a Monto del impuesto al valor agregado (IVA) trasladado Puede ser nulo, cero o un número menor o igual a Debe ser menor que el monto de la operación (campo 6) a) 0.- cancelado b) 1.- vigente Utilización de una letra en mayúscula, conforme al tipo de comprobante: a) I, para Ingreso b) E, para Egreso c) T, para Traslado a) Número de pedimento aduana b) En caso de contemplarse más de un pedimento, éstos deberán separarse con una coma (,) dentro del mismo campo c) Se pueden incorporar n pedimentos d) 15 posiciones numéricas por cada pedimento a) Fecha de pedimento aduanero, formado por: dd/mm/aaaa b) En caso de contemplarse más de un pedimento, se deberá incorporar la fecha de cada uno de ellos, separándose por una coma (,) dentro del mismo campo c) Se pueden incorporar n fechas de pedimento, que deberán corresponder cada una a su pedimento a) Nombre de la aduana b) Si se incluye más de un pedimento, se deberá contemplar la aduana que le corresponda, delimitadas de igual manera por una coma (,) dentro del mismo campo El rubro A del anexo 20 de la RM para 2010 señala los requerimientos técnicos desde el punto de vista informático de cada uno de esos campos, y la manera respecto a cómo se deben presentar en el reporte electrónico. También indica cuáles campos son obligatorios y cuáles opcionales. Los datos referentes al pedimento, fecha de pedimento y aduana son opcionales, pues no aplican en todos los casos.
7 En mi opinión, en un corto plazo este reporte, conjuntamente con las copias de los CFDI que va a recibir el SAT, serán el medio de fiscalización más poderoso para el organismo, pues le servirán como medio de comprobación de la información de ingresos de los contribuyentes que se declaran para efectos del IVA, impuesto sobre la renta (ISR) e impuesto empresarial a tasa única (IETU). Por tanto, sugiero que el sistema de cómputo que genere el reporte, permita también su impresión en papel, lo cual será de gran utilidad en los primeros meses en los cuales se implante el sistema. Finalmente, la regla indica que en los meses en los cuales no se hayan expedido CFD, los contribuyentes deberán presentar en su lugar un reporte de no expedición de CFD en el mes. Ese reporte también se deberá realizar por Internet Procedimiento para expedir CFD (regla II ) La regla II de la RM para 2010 indica el procedimiento para emitir el CFD como sigue: Procedimiento para expedir CFD Requerimiento generación del CSD 5 II Los contribuyentes que hayan optado por expedir CFD al amparo de lo dispuesto por la regla I , deberán generar a través del software SOLCEDI, a que se refiere la ficha 102/CFF Solicitud de certificado de sello digital contenida en el Anexo 1-A, dos archivos conteniendo uno la clave privada y el otro el requerimiento de generación de CSD. Solicitud del CSD 5 Posteriormente, los contribuyentes deberán solicitar a través de la página de Internet del SAT su CSD. Dicha solicitud, deberá contener la FIEL del contribuyente. Obtención del CSD 5 Para realizar la solicitud del CSD, los contribuyentes deberán acceder a la página de Internet del SAT. En ésta, los contribuyentes podrán solicitar un certificado para la emisión de comprobantes en su domicilio fiscal y, en su caso, como máximo uno para cada una de sus sucursales o establecimientos; en el caso de unidades de transporte utilizarán el CSD del domicilio fiscal, sucursal o establecimiento al cual estén asignados. Descarga del CSD 5 Los certificados solicitados se podrán descargar de la sección Entrega de certificados de la página de Internet del SAT, utilizando para ello la clave del RFC del contribuyente que los solicitó. Validez del CSD 5 Para verificar la validez de los CSD proporcionados por el SAT, esto se podrá hacer de conformidad con lo establecido en las secciones FIEL o FACTURACION ELECTRONICA, de la página de Internet del SAT. Solicitud asignación de series y folios 5 Los contribuyentes deberán solicitar la asignación de folios y en su caso series, a través de la página de Internet del SAT, en el Sistema Integral de Comprobantes Fiscales (SICOFI), en el módulo de Solicitud de asignación de series y folios para CFD. Dicha solicitud, deberá contener la FIEL del contribuyente. 91
8 Reglas relativas al sello digital y su certificado El esquema de las disposiciones relativas al sello digital y el certificado son: Entrar al software SOLCEDI conforme a lo señalado en la ficha técnica 102/CFF Generar un par de archivos con: La clave privada El requerimiento de generación del certificado de sello digital Solicitar posteriormente el CSD del SAT El medio para la solicitud es la página del SAT La solicitud debe llevar la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) del contribuyente La solicitud del certificado se obtiene en la página electrónica del SAT Se puede solicitar un certificado para la matriz También otro, como máximo, para cada una de las sucursales, locales y establecimientos La entrega de los CSD se descarga en la sección del mismo nombre de la página de Internet del SAT Se requiere utilizar la clave del RFC del contribuyente que los solicitó La validez del certificado del sello digital se puede hacer conforme a lo establecido en las secciones siguientes, de la página electrónica del SAT: FIEL Facturación electrónica 92 Reglas para asignar el folio Parar asignar las series y los folios de las facturas, los contribuyentes deberán: a) Requerir la asignación de los mismos al SAT, por medio de la página de ese órgano. b) Se solicitan en el SICOFI, en el módulo de Solicitud de asignación de series y folios para comprobantes fiscales digitales. c) La solicitud deberá contener la FIEL del contribuyente Requisitos adicionales y características del sistema electrónico de emisión de folios y generación de sellos digitales para CFD (regla II ) La regla II de la RM para 2010 enumera una serie de disposiciones relevantes, cuyo contenido es el siguiente: Requisitos adicionales y características del sistema electrónico de emisión de folios y generación de sellos digitales para CFD II Los contribuyentes que ejerzan la opción para expedir CFD, a que se refiere la regla I , además deberán cumplir los siguientes requisitos: I. Que los registros que realice el sistema electrónico en el que lleven su contabilidad, apliquen el folio asignado por el SAT y en su caso serie, a los CFD s. II. Que al asignarse el folio, y en su caso serie, se registre de manera electrónica y automática en la contabilidad, al momento de la emisión del CFD la referencia exacta de la fecha, hora, minuto y segundo, en que se generó el CFD conforme al formato señalado en el rubro I.B del Anexo 20. Tratándose de la emisión de CFD en lugar distinto al domicilio, se considerará que se cumple con el requisito señalado en el párrafo anterior cuando se registre electrónicamente la información contable dentro del término de 24 horas siguientes a la generación del CFD. Este registro deberá hacer referencia exacta de la fecha, hora, minuto y segundo en que se generó el CFD conforme al formato señalado en el rubro I.B del Anexo 20. III. Que el sistema electrónico en que se lleve la contabilidad tenga validaciones que impidan al momento de asignarse a los CFD s, la duplicidad de folios, y en su caso de series, asegurándose que el número de aprobación, año de solicitud, folio y serie en su caso, corresponda a los otorgados para los CFD. IV. Que el mencionado sistema genere un archivo con un reporte mensual, el cual deberá incluir la FIEL del contribuyente, y contener la siguiente información del CFD:
9 a) RFC del cliente. En el caso de CFD s que amparen operaciones efectuadas con el público en general o con residentes en el extranjero que no se encuentren inscritos en el RFC, éstas se podrán reportar mediante la elaboración de un sólo comprobante mensual respectivamente, utilizando el RFC genérico a que se refiere la regla I b) Serie. c) Folio del CFD. d) Número y año de aprobación de los folios. e) Fecha y hora de emisión. f) Monto de la operación. g) Monto del IVA trasladado. h) Estado del comprobante (cancelado o vigente). i) Efecto del CFD. j) Números de pedimento. k) Fechas de los pedimentos. l) Aduanas donde se expidieron los pedimentos. V. Que se cumpla con las especificaciones técnicas previstas en el rubro I.B Estándar de comprobante fiscal digital del Anexo 20. El SAT, a través de dicho Anexo, podrá publicar los requisitos para autorizar otros estándares electrónicos diferentes a los señalados en la presente regla. VI. Que genere sellos digitales para los CFD s, según los estándares técnicos y el procedimiento descrito en el rubro I.C Generación de sellos di gitales para comprobantes fiscales digitales del Anexo 20. La adopción del sistema de emisión de comprobantes digitales implicará la necesidad de realizar modificaciones importantes en los sistemas de cómputo de la empresa, pues éste resulta clave para lograr que el SAT autorice su emisión por cuenta del contribuyente. Para ello, el SAT en el primer párrafo de esta regla se refiere a ese tema, y precisa la necesidad de que el sistema de cómputo que emita la factura realice lo siguiente: a) Asigne automáticamente el folio y la serie, en su caso b) Afecte el registro contable en forma simultánea a la expedición del comprobante digital. La afectación sólo se refiere a la fe- se permite a la empresa utilizar distintos sellos digitales por cada local en el cual realice operaciones y, a su vez, poder manejar distintos números de series para las diferentes operaciones que realice cha, hora, minuto y segundo en el cual se generó el CFD c) Valide para evitar duplicidades d) Elabore un reporte mensual al SAT de los comprobantes fiscales digitales e) Cumpla con las especificaciones técnicas previstas f) Debe generar los sellos digitales A continuación, comentaré cada uno de los incisos arriba mencionados. a) Asignación del folio La primera fracción obliga al contribuyente a que su sistema electrónico de facturación aplique el folio asignado por el SAT y, en su caso, la serie a los CFD. Con esto, el sistema de cómputo es el medio para asignar tanto la serie, como el folio a los CFD, los cuales anteriormente ya venían en la factura preimpresa en papel. Debe recordarse cómo el nuevo procedimiento permite asignar varios números de serie a tales comprobantes, y cada serie con sus propios folios. Adicionalmente, se permite a la empresa utilizar distintos sellos digitales por cada local en el cual realice operaciones y, a su vez, poder manejar distintos números de series para las diferentes operaciones que realice, como se muestra en el siguiente cuadro. 93
10 Utilización de los números de los sellos digitales y los números de serie Sellos digitales Números de serie Pueden ser para todos los locales o bien, tramitar uno para cada local Pueden ser uno solo o solicitarse números de serie distintos para identificar distintas operaciones del contribuyente Fundamento Artículo 29, décimo párrafo, fracción I del CFF Fundamento Regla II de la RM para 2010 Ejemplos: Serie A Operaciones de venta de unidades Serie B Venta de refacciones Serie C Ventas de servicio Serie D Notas de cargo, etcétera 94 b) Registro en la contabilidad de forma simultánea la referencia exacta a la fecha de expedición del comprobante Éste es un cambio importante para los sistemas informáticos, pues la gran mayoría genera el registro contable en una etapa posterior a la emisión de la factura o están desconectados de la misma. Por mi parte, coincido con la disposición, pues un punto necesario en un sistema que emita facturas digitales es que éstas reflejen la fecha de su expedición automáticamente en la contabilidad de la empresa. Los datos que se deben registrar son: Fecha. Hora. Minuto. Segundo. El formato solicitado en el anexo 20 para lo anterior es aaaa-mm-ddthh:mm:ss, el cual lo toma el SAT de acuerdo con la especificación ISO Desde el punto de vista informático, resulta urgente que las empresas adapten sus sistemas al proceso de la emisión de los documentos digitales. El proceso de adaptar el sistema de cómputo para conectar la factura con los datos adicionales que requiere el registro contable no debe ser muy complejo, pero es sólo un primer paso en la transformación que debe darse en los procesos internos de la empresa, para trabajar en todas las fases de éstos con documentos digitales. La disposición también se refiere a la emisión del CFD en lugares distintos al domicilio, permitiendo que el registro se haga dentro del plazo de las siguientes 24 horas, siempre y cuando el registro haga referencia exacta a la fecha, hora, minuto y segundo en el cual se generó el CFD. Al respecto, en la sección de Preguntas y respuestas, de la página del SAT, aparece una pregunta cuya respuesta nos puede resultar útil en este tema: Cómo se interpreta el registro de manera simultánea a las cuentas y subcuentas contables para la emisión de CFD? Al realizar la emisión de un CFD, éste deberá quedar registrado en la operación de ventas o módulo de facturación para su posterior afectación al resto del sistema contable, considerando fecha, hora, minuto y segundo en que fue generado el CFD. No es necesario afectar todas las partes de la contabilidad al momento de la emisión, siempre que exista un registro inicial y se replique el movimiento en un segundo paso de manera automática y que guarde consistencia entre lo registrado al momento de la emisión del CFD y lo reflejado al resto de la contabilidad. (Artículo 29, Fracción IV, párrafo segundo del CFF, así como la Regla I Fracción II de la RMF 2010). c) Validaciones del sistema para evitar duplicidades Nuevamente se aprecia un requerimiento de la autoridad que es una mejora para el control interno de la empresa y sus sistemas informáticos. Es un punto en el cual los analistas y diseñadores de sistemas de cómputo estarían de acuerdo, pero no todos lo logran.
11 La dificultad en este tema es la comprobación de que esas situaciones no están ocurriendo en el sistema. En la práctica informática, esto puede solucionarse analizando a fondo el diagrama de flujo del sistema, los programas, y elaborando pruebas documentales que acrediten su funcionamiento. Sin embargo, ningún sistema informático está exento de errores, los cuales se van minimizando conforme el sistema se prueba y depura en la práctica cotidiana. d) Elaboración de un reporte mensual al SAT de los CFD Se requiere que el sistema genere un reporte mensual, el cual deberá incluir la FIEL del contribuyente y contener la siguiente información del CFD: a) RFC del cliente. En el caso de CFD s que amparen operaciones efectuadas con el público en general o con residentes en el extranjero que no se encuentren inscritos en el RFC, éstas se podrán reportar mediante la elaboración de un solo comprobante mensual respectivamente, utilizando el RFC genérico a que se refiere la regla I b) Serie. c) Folio del CFD. d) Número y año de aprobación de los folios. e) Fecha y hora de emisión. f) Monto de la operación. g) Monto del IVA trasladado. h) Estado del comprobante (cancelado o vigente). i) Efecto del CFD. j) Números de pedimento. k) Fechas de los pedimentos. l) Aduanas donde se expidieron los pedimentos. Desde un punto de vista técnico, el reporte mensual es sencillo y fácil de incorporar al sistema de cómputo. Como ya se comentó, la obligatoriedad del reporte constituye un arma poderosa de control de las operaciones de los contribuyentes por parte del SAT, puesto que al hacerlo obligatorio a todos los contribuyentes, podrá tener un conocimiento casi exacto de las operaciones que acrediten ingresos y deducciones, lo cual le facilitará su labor de fiscalización contra las declaraciones fiscales de los mismos. e) Cumplir con las especificaciones técnicas previstas En términos generales, el rubro 1.B del anexo 20 de la RM para 2010 tiene una serie de consideraciones técnicas de tipo informático, las cuales deben cubrirse en la expedición de CFD. A manera de ejemplo, el anexo incluye información relativa a: Las especificaciones técnicas para expedir el comprobante fiscal. El código fuente que debe utilizarse, el cual es Código XML. Los atributos que deben contener cada uno de los campos que permitirán la elaboración del CFD. No es objeto de este trabajo referirse a detalle a los aspectos informáticos, por lo cual recomendamos a los interesados recurrir al contenido del anexo 20 de la RM para f) Generar los sellos digitales El sello digital es exclusivo para el contribuyente que emite CFD. Como se menciona en la fracción I del artículo 29 del CFF, la empresa puede obtener un sello digital por cada uno de sus locales o sucursales. Desde el punto de vista informático, el CSD es parecido al de la FIEL, y una vez que se conozca, éste deberá ser incorporado en la factura. El rubro 1C del anexo 20 de la RM para 2010 se refiere básicamente a: Los elementos utilizados para la generación de los sellos digitales. Se habla, entre otros temas, de la Cadena original, la cual es el elemento clave para sellar un comprobante digital. Los datos para la programación de los CSD. Se refiere a los algoritmos de criptografía de la clave pública de la FIEL Requisitos de las representaciones impresas de los CFD (regla II ) La expedición del comprobante electrónico no está reñida con la impresión en papel del mismo. En ese caso, la factura no requiere su impresión en un formato preimpreso, por lo cual puede imprimirse cuantas veces sea necesario. La infalsificabilidad del documento ahora estará dada por sus características informáticas: sello digital y la cadena original con que éste fue generado. En el momento en el cual se imprime un comprobante, se requiere cumplir con los requisitos aplicables en el CFF, a la expedición de documentos. 95
12 96 En esos casos, debe entenderse que el comprobante original es el CFD, y los comprobantes impresos sólo son copias del mismo. Sin embargo, para efectos fiscales, la regla le dará validez a la copia impresa que cumpla con los requisitos de la misma. Para ello, las autoridades emitieron la regla II de la RM para 2010, cuyo texto es el siguiente: Requisitos de las representaciones impresas de CFD II Para los efectos del artículo 29, fracción V, primer párrafo del CFF, las representaciones impresas del CFD, deberán cumplir con los requisitos señalados en el artículo 29-A, fracciones I a VII del CFF y contener lo siguiente: I. La cadena original con la que se generó el sello digital. Tratándose de contribuyentes que adicional a la impresión del CFD, pongan a disposición de sus clientes el comprobante en su formato electrónico, podrán no incluir el requisito establecido en esta fracción. II. Sello digital del emisor del CFD. III. Número de serie del CSD del emisor del CFD. IV. Número de referencia bancaria o número de cheque con el que se efectúe el pago (opcional). V. La leyenda: Este documento es una representación impresa de un CFD. VI. Para los efectos de lo señalado en el artículo 29-A, fracción IV del CFF, se tendrá por cumplida dicha obligación en los casos de CFD s que amparen una o más operaciones efectuadas con el público en general o con residentes en el extranjero que no se encuentren inscritos en el RFC, cuando en el mismo se consigne el RFC genérico a que se refiere la regla I VII. Para los efectos de lo señalado en el artículo 29-A, fracción VI del CFF, se deberán incluir adicionalmente los montos de los impuestos retenidos en su caso. VIII. Unidad de medida, en adición a lo señalado en el artículo 29-A, fracción V del CFF. IX. Hora, minuto y segundo de expedición, en adición a lo señalado en el artículo 29-A, fracción III del CFF. Alcance del documento impreso Al respecto, cabe mencionar que la fracción V del artículo 29 del CFF, que entró en vigor el 1 de enero de 2011, permite la impresión de los comprobantes digitales. Por tanto, la impresión en papel de la factura tiene los mismos alcances y efectos que el comprobante digital que le dio origen. Requisitos de los comprobantes La disposición nos recuerda que, al ser una factura o comprobante impreso en papel, éste debe reunir algunos de los requisitos del artículo 29-A del CFF, los cuales son: Fracción Descripción I. Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del Registro Federal de Contribuyentes de quien los expida. Tratándose de contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, deberán señalar en los mismos el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes. II. Contener impreso el número de folio. III. Lugar y fecha de expedición. IV. Clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien se expida. V. Cantidad y clase de mercancía o descripción del servicio que amparen. VI. Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, en su caso. VII. Número y fecha del documento aduanero, así como la aduana por la cual se realizó la importación, tratándose de ventas de primera mano de mercancías de importación. Para este tipo de comprobantes, se excluyen las siguientes fracciones: Fracción VIII. IX. Descripción Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado. Tratándose de comprobantes que amparen la enajenación de ganado, la reproducción del hierro de marcar de dicho ganado, siempre que se trate de aquél que deba ser marcado.
13 Como puede observarse, estos últimos datos no son aplicables en la impresión de la factura electrónica y, por lo mismo, se eliminaron para la utilización de ese documento. También se recomienda tomar en consideración que el artículo 29, en su décimo primero y décimo segundo párrafos del CFF, obliga al señalamiento expreso de la forma de pago del comprobante fiscal, indicando si éste se realiza en una sola exhibición o en parcialidades. Requisitos adicionales para impresión en papel del comprobante digital El tercer párrafo del citado artículo 29 señala los requisitos adicionales que deben cumplirse para la impresión de la factura. A continuación, se muestra un ejemplo de la impresión en papel de una factura electrónica. Es importante señalar que en los datos incluidos en la cadena original se pueden identificar algunos datos de la factura, tales como: el RFC, la fecha de la factura, su importe, el IVA y el total de la factura con el IVA, entre otros. 97
14 Servicios de validación del CFD (regla II ) La regla II de la RM para 2010 establece lo siguiente: Servicios de validación del CFD II Para los efectos del artículo 29, tercer párrafo del CFF, el SAT a través de su página de Internet, sección Comprobantes Fiscales, proporcionará un servicio en el que se deberán ingresar todos los datos que la plantilla electrónica requiera, para con esto obtener el resultado de la validación de la autenticidad de los folios asignados y de la vigencia de los CSD utilizados. Este tipo de reglas y facilidades son positivas, pues dan mayor seguridad a los contribuyentes. En ese caso, el contribuyente podrá verificar la autenticidad de los folios asignados, así como los sellos digitales en la página del SAT Resumen Este esquema es opcional para los contribuyentes que deseen emitir sus propios CFD y que no quieran depender de un proveedor autorizado por el SAT para que valide su CSD y el contenido de sus CFD. Su equivalente sería la impresión de comprobantes fiscales por medios propios que estuvo vigente hasta El proceso a seguir para la expedición del CFD, consiste en: a) El contribuyente obtiene el CSD. b) Éste es el responsable de la emisión del CFD. c) El mismo también es responsable de agregar el folio a los comprobantes. d) Finalmente es el responsable de conservar almacenados los CFD. Sólo se podrán emitir los CFD si el contribuyente inició la expedición de éstos en el ejercicio Por tanto, los contribuyentes que inicien la expedición de comprobantes fiscales digitales en 2011 sólo podrán hacerlo vía CFDI. Los principales requisitos adicionales para la expedición del CFD son: a) Llevar la contabilidad mediante un sistema electrónico. b) Expedirlos exclusivamente por medios propios. c) Es necesario que el sistema de cómputo asigne en forma automática un folio y, en su caso, serie a cada CFD. d) Se debe proporcionar su representación impresa, cuando así se lo soliciten. e) Proporcionar un reporte mensual al SAT. Este reporte incluirá información de todos los CFD expedidos el mes anterior, lo cual le dará a ese organismo la información sobre el 100% de los CFD que expidan este tipo de contribuyentes. En mi opinión, en poco tiempo, este reporte, conjuntamente con las copias de los CFDI que recibirá el SAT, se convertirá en un poderoso instrumento de fiscalización hacia los contribuyentes, pues servirán como medio de comprobación de la información de ingresos de los contribuyentes que se declaran para efectos del IVA, ISR e IETU. Recientemente, las autoridades han decidido suprimir la obligatoriedad del dictamen fiscal. Suponemos que parte de la decisión tomada está basada en los nuevos controles que adquirirán sobre los contribuyentes mediante este tipo de datos que se generarán con la factura electrónica.