Source: https://ottawa.ca/fr/hotel-de-ville/responsabilisation-et-transparence/cadre-de-responsabilisation/acces-linformation-la-protection-de-la-vie-privee/protection-de-la-vie-privee
Timestamp: 2019-12-09 20:56:57+00:00
Document Index: 298629463

Matched Legal Cases: ['art.10', 'art. 8', 'art. 8', 'art. 19', 'art. 10', 'art. 14', 'art. 10', 'art. 10', 'art. 26']

Protection de la vie privée | Ville d'Ottawa
Accès à l'information / la protection de la vie privée
La protection de la vie privée dans le cadre du fonctionnement quotidien d'une administration municipale est l'un des principes de base sur lesquels repose la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP).
Les principes relatifs à la protection de la vie privée, énoncés à la Partie II de la LAIMPVP et qui reflètent des pratiques équitables de gestion des renseignements personnels reconnues dans le monde entier, se fondent sur les deux convictions suivantes
toute personne a le droit de gérer les renseignements personnels qui la concernent
les règles en matière de protection de la vie privée qui régissent la collecte, l'utilisation, la divulgation, la conservation et l'élimination des renseignements personnels sont nécessaires
Les règles en matière de protection de la vie privée s'appliquent à tous les renseignements personnels qui sont sous la garde ou la responsabilité d’une administration municipale, qu'ils fassent ou non l'objet d'une demande d'accès, à l'exception des documents publics et de certains documents portant sur les relations de travail.
La Ville d'Ottawa s'engage à respecter les normes en matière de protection de la vie privée établies par la Loi. La Ville dispense la formation pertinente sur ce sujet à ses employés et le Bureau de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée est appelé régulièrement à leur fournir des conseils sur la collecte, l'utilisation, la divulgation, la conservation et l'élimination des renseignements personnels.
Voyez les genres de renseignements personnels conservés par la Ville d’Ottawa.
Apprenez comment vous y prendre et où vous adresser pour demander une rectification de vos renseignements personnels.
Informez-vous sur la marche à suivre afin de déposer une plainte concernant la protection de la vie privée pour violation de votre sécurité ou de vos renseignements personnels.
Voyez quelles sont les trois banques de renseignements personnels (listes de données auxquelles le personnel municipal a accès) tenues par la Ville d’Ottawa :
Banque de renseignements personnels des Services des finances, Bureau du greffier municipal, Services novateurs pour la clientèle, Bureau du vérificateur général
Banque de renseignements personnels des Opérations municipales
Banque de renseignements personnels des Services d'infrastructure et Viabilité des collectivités
Opérations municipales Banques de renseignements personnels
Nom de la banque et service responsable
Données conservées et utilisations
Services de protection et d'urgence - Inspection du zonage - Rapport de plainte Emplacement : Services des règlements municipaux Citoyens d'Ottawa Personnel des Services des règlements municipaux Articles 8, 11 et 425 à 427 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001. Système de classification des documents généraux D02-04. Les données sont conservées 23 ans, puis détruites. Rapport de plainte relative à une inspection du zonage, produit par le plaignant. Sont indiqués le nom, l'adresse et le numéro de téléphone du plaignant et le nom et l'adresse du propriétaire concerné.
Services de protection et d'urgence - Lettres et ordonnances concernant les normes de biens-fonds Emplacement : Services des règlements municipaux Citoyens d'Ottawa Personnel chargé des normes de biens-fonds Articles 8 à 10 et 127 à 129 et 132 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux D16-01. Les données sont conservées 13 ans, puis détruites. Dossiers de cas d'application des normes concernant des éléments résidentiels non conformes. Sont indiqués le nom, l'adresse et le numéro de téléphone du propriétaire et le numéro du rôle d'évaluation de la propriété.
Services de protection et d'urgence - Activités bingo : groupes réguliers / membres désignés
Emplacement : Services des règlements municipaux Citoyens d'Ottawa Personnel chargé de la délivrance de permis de loterie Article 9, paragraphe 10(2) et partie IV de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux E01-01. Les données sont conservées 4 ans, puis détruites. Formulaire servant à consigner les groupes réguliers et les membres désignés des organisations qui tiennent des activités de bingo. Sont indiqués le nom et le numéro de téléphone des personnes concernées.
Services de protection et d'urgence - Membres désignés- Responsables d'une organisation qui tient des activités de bingo Emplacement : Services des règlements municipaux Citoyens d'Ottawa Personnel chargé de la délivrance de permis de loterie Article 9, paragraphe 10(2) et partie IV de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux E01-01. Les données sont conservées 4 ans, puis détruites. Formulaire servant à désigner les membres responsables d'une organisation qui dépose une demande pour la tenue d'une activité de bingo. Sont indiqués le nom, l'adresse et le numéro de téléphone des responsables.
Services de protection et d'urgence - Rapport de rapprochement sur les activités de bienfaisance
Emplacement : Services des règlements municipaux Citoyens d'Ottawa Personnel chargé de la délivrance de permis de loterie Article 9, paragraphe 10(2) et partie IV de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux E01-06. Les données sont conservées 4 ans, puis détruites. Le rapport de rapprochement sur les activités de bienfaisance est rempli après chaque activité de bingo. Sont indiqués le nom, ainsi que l'adresse et le numéro de téléphone domiciliaires de l'organisateur.
Services de protection et d'urgence - Demande d'enregistrement pour animaux domestiques
Emplacement : Services des règlements municipaux Citoyens d'Ottawa Personnel chargé de la délivrance de permis Article 8 du Règlement 200377 sur le contrôle et les soins des animaux. Système de classification des documents généraux E01-09. Les données sont conservées 3 ans, puis détruites. Formulaire de demande pour l'enregistrement d'un chat ou d'un chien. Sont indiqués le nom, l'adresse, le numéro de téléphone (à domicile, au travail et cellulaire) et l'adresse électronique de l'auteur.
Services de protection et d'urgence - Véhicules enregistrés - Demande pour les vendeurs autorisés
Emplacement : Services des règlements municipaux Citoyens d'Ottawa Personnel chargé de la délivrance de permis d'exploitation de taxi Articles 9 et 156, paragraphe 10(2) et partie IV de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux
E01-14. Les données sont conservées 2 ans après avoir été remplacées, puis détruites.
Formulaire de demande d'enregistrement de véhicules immatriculés au nom d'un chauffeur de taxi en règle. Sont indiqués le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, le numéro de permis de conduire et le numéro d'immatriculation de l'auteur.
Services de protection et d'urgence - Demande d'activités spéciales - Cantines mobiles/vendeurs itinérants, permis d'exposition Emplacement : Services des règlements municipaux Citoyens d'Ottawa Personnel chargé de la délivrance de permis Par. 210(1), (5) et (11) de la Loi sur les municipalités, L.R.O. 1990, chap. M.45. Système de classification des documents généraux E01-16; E01-17; E01-18 et E-10-19. Les données sont conservées 2 ans après avoir été remplacées, puis détruites. Formulaire de demande visant une exposition ou l'enregistrement d'une cantine mobile ou d'un vendeur itinérant. Sont indiqués le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et le numéro de cellulaire de l'auteur.
Services de protection et d'urgence - Demande pour les propriétaires de taxis (enregistrement et immatriculation) Emplacement : Services des règlements municipaux Citoyens d'Ottawa Personnel chargé de la délivrance de permis d'exploitation de taxi Articles 9 et 156, paragraphe 10(2) et partie IV de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux E01-20. Les données sont conservées 2 ans après avoir été remplacées, puis détruites. Formulaire de demande d'enregistrement d'un taxi déjà immatriculé. Sont indiqués le nom, l'adresse et le numéro de téléphone.
Services de protection et d'urgence - Demande de permis de chauffeur de taxi Emplacement : Services des règlements municipaux Citoyens d'Ottawa Personnel chargé de la délivrance de permis d'exploitation de taxi Articles 9 et 156, paragraphe 10(2) et partie IV de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux E01-21. Les données sont conservées 2 ans après avoir été remplacées, puis détruites. Formulaire de demande de permis de chauffeur de taxi. Sont indiqués le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de l'auteur.
Services de protection et d'urgence - Demande d'activités spéciales Emplacement : Services des règlements municipaux Citoyens d'Ottawa Personnel chargé de la délivrance de permis Article 9, paragraphe 10(2) et partie IV de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux E01-24. Les données sont conservées 2 ans après avoir été remplacées, puis détruites. Formulaire de demande pour la tenue d'une activité spéciale. Sont indiqués le nom, l'adresse, le numéro de téléphone (à domicile, au travail, cellulaire), le numéro de télécopieur et l'adresse électronique.
Services de protection et d'urgence - Formulaire d'approbation d'un événement pyrotechnique
Emplacement : Services des règlements municipaux Citoyens d'Ottawa Personnel des Services des règlements municipaux Par. 210 (1), (5) et (11) de la Loi sur les municipalités, L.R.O. 1990, chap. M.45. Système de classification des documents généraux E01-25. Les données sont conservées 2 ans après avoir été remplacées, puis détruites. Formulaire d'approbation pour l'enregistrement d'un spectacle pyrotechnique. Sont indiqués le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et le numéro de télécopieur du pyrotechnicien.
Services de protection et d'urgence - Formulaire d'approbation de la tenue d'un spectacle pyrotechnique Emplacement : Services des règlements municipaux Citoyens d'Ottawa Personnel des Services des règlements municipaux Par. 210 (1), (5) et (11) de la Loi sur les municipalités, L.R.O. 1990, chap. M.45. Système de classification des documents généraux E01-27. Les données sont conservées 2 ans après avoir été remplacées, puis détruites. Formulaire d'approbation autorisant la tenue d'un spectacle pyrotechnique. Sont indiqués le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur et le numéro de carte de crédit du superviseur.
Services de protection et d'urgence - Demandes de permis d'exploitant de chasse-neige
Emplacement : Services des règlements municipaux Citoyens d'Ottawa Personnel des Services des règlements municipaux Article 9, paragraphe 10(2) et partie IV de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux
E01-34. Les données sont conservées 2 ans après avoir été remplacées, puis détruites. Formulaire de demande de permis d'exploitant de chasse-neige. Sont indiqués le nom, l'adresse et le numéro de téléphone.
Services de protection et d'urgence - Demande de permis d'organisation de danses nocturnes continues
Emplacement : Services des règlements municipaux Citoyens d'Ottawa Personnel des Services des règlements municipaux Article 9 et paragraphe 10(2) de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux
E01-35. Les données sont conservées 2 ans après avoir été remplacées, puis détruites. Formulaire de demande pour la tenue d'une danse nocturne continue. Sont indiqués le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de l'auteur.
Services de protection et d'urgence - Demande de permis d'entrepreneur de taxis Emplacement : Services des règlements municipaux Citoyens d'Ottawa Personnel chargé de la délivrance de permis d'exploitation de taxi Articles 9 et 156, paragraphe 10(2) et partie IV de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux
E01-36. Les données sont conservées 2 ans après avoir été remplacées, puis détruites. Documents servant à délivrer les permis d'exploitant de taxis. Sont indiqués le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de l'exploitant.
Services de protection et d'urgence - Rapports d'incident relatif à un règlement municipal
Emplacement : Règlements municipaux et traitement des plaintes Citoyens d'Ottawa Personnel des Services des règlements municipaux Articles 8 à 10 et 151 à 160 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux E02-01. Les données sont conservées 6 ans, puis détruites. Rapport d'incident servant à consigner une plainte relative à un règlement municipal. Sont indiqués le nom, l'adresse et le numéro de téléphone du plaignant.
Services de protection et d'urgence - Dossiers des plaintes faisant l'objet d'un contentieux
Emplacement : Règlements municipaux et traitement des plaintes Citoyens d'Ottawa Personnel des Services des règlements municipaux Articles 8 à 10 et 151 à 160 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux E02-02. Les données sont conservées 6 ans, puis détruites. Dossiers de plaintes et d'application des règlements municipaux utilisés dans le système judiciaire pour traiter les plaintes de cette nature. Sont indiqués le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et le numéro du rôle d'évaluation de l'auteur d'une infraction à un règlement municipal ainsi que le nom, l'adresse, le numéro de téléphone du plaignant.
Services de protection et d'urgence - Plaintes relatives aux contraventions de stationnement
Emplacement : Application des règlements sur le stationnement Citoyens d'Ottawa Personnel chargé du contrôle du stationnement et de la circulation Articles 8, 11, 425 et 439 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001. Système de classification des documents généraux E03-01. Les données sont conservées 6 ans, puis détruites. Plaintes écrites logées par les résidents qui contestent une contravention de stationnement. Sont indiqués le nom, l'adresse et le numéro de téléphone du résident.
Services de protection et d'urgence - Contrôle du stationnement et de la circulation; stationnement - questions en litige - Avis d'intention de comparaître
Emplacement : Application des règlements sur le stationnement Citoyens d'Ottawa Personnel chargé du contrôle du stationnement et de la circulation Articles 8, 11, 425 et 439 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001. Système de classification des documents généraux E03-02. Les données sont conservées 3 ans après le règlement de l'affaire, puis sont détruites. Avis d'intention de comparaître concernant une contravention de stationnement. Sont indiqués le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de l'intéressé.
Services de protection et d'urgence - Contraventions de stationnement
Emplacement : Application des règlements sur le stationnement Citoyens d'Ottawa Personnel chargé du contrôle du stationnement et de la circulation Articles 8, 11, 425 et 439 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001. Système de classification des documents généraux E03-03. Les données sont conservées 7 ans, puis détruites. Contraventions de stationnement émises contre un résident. Le numéro de permis de conduire y figure.
Services de protection et d'urgence - Contrôle des animaux - Rapports de morsure
Emplacement : Services des règlements municipaux Citoyens d'Ottawa Personnel des Services des règlements municipaux Articles 8, 11 et 103 à 105 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001. Système de classification des documents généraux E04-05. Les données sont conservées 6 ans après avoir été remplacées, puis détruites. Formulaire servant à consigner les cas de morsure d'animal. Sont indiqués le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et la date de naissance de la personne mordue ainsi que la date de naissance et le nom, l'adresse et le numéro de téléphone du propriétaire de l'animal.
Services de protection et d'urgence - Contrôle des animaux - Déclaration de témoin relative à une morsure
Emplacement : Services des règlements municipaux Citoyens d'Ottawa Personnel des Services des règlements municipaux Articles 8, 11 et 103 à 105 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001. Système de classification des documents généraux E04-05. Les données sont conservées 6 ans après avoir été remplacées, puis détruites. Formulaire dans lequel le témoin consigne sa déposition au sujet d'une morsure d'animal. Sont indiqués le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et la date de naissance du témoin.
Services de protection et d'urgence - Contrôle des animaux - Ordonnances concernant une attaque, une morsure, la tenue en laisse ou le musellement
Emplacement : Services des règlements municipaux Citoyens d'Ottawa Personnel des Services des règlements municipaux Articles 8, 11 et 103 à 105 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001. Système de classification des documents généraux E04-05. Les données sont conservées 6 ans après avoir été remplacées, puis détruites. Ordonnance concernant une attaque, une morsure, la tenue en laisse ou le musellement, émise à la suite d'une attaque par un animal. Sont indiqués le nom et l'adresse du propriétaire de l'animal.
Service des incendies - Registres des casernes
Emplacement : Services ruraux Citoyens d'Ottawa Personnel des opérations rurales et des opérations urbaines Articles 8 à 10, 128 et 467 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux E05-02. Le stockage des données est permanent. Registre des activités quotidiennes de chaque caserne : EG, approvisionnement, instruction, congés de maladie, réponses à un appel d'incendie, etc. Dans bien des cas, la présence d'un pompier sur le lieu d'un incendie est uniquement consignée dans ce registre, qui est très utile à long terme pour les réclamations auprès de la CSPAAT, les prestations au conjoint survivant, les litiges, etc.
Service des incendies - Communications et répartition
Emplacement : Service des incendies Citoyens d'Ottawa Personnel des opérations rurales et des opérations urbaines Articles 8 à 10, 128 et 467 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux E05-03. Les données sont conservées 6 ans, puis détruites. Contient des données personnelles et médicales recueillies lors des interventions d'urgence, notamment le nom, l'adresse et la date de naissance des personnes concernées.
Service des incendies - Ordonnances d'inspection préventive
Emplacement : Service des incendies Citoyens d'Ottawa Personnel chargé de la prévention des incendies Articles 8 à 10, 128 et 467 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux E06-01. Les données sont conservées 2 ans après l'inspection, puis sont détruites. Ordonnance d'inspection émise lorsqu'un bâtiment présente un risque d'incendie. Sont indiqués le nom et l'adresse du propriétaire.
Service des incendies - Rapports d'inspection ou de visite préventive
Emplacement : Service des incendies Citoyens d'Ottawa Personnel chargé de la prévention des incendies Articles 8 à 10, 128 et 467 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux E06-01. Les données sont conservées 2 ans après l'inspection, puis sont détruites. Rapports utilisés de façon générale et pour les rénovations et les inspections préventives. Sont indiqués le nom, l'adresse et le numéro de téléphone.
Service des incendies - Programme d’intervention des jeunes incendiaires
Emplacement : Service des incendies Citoyens d'Ottawa Personnel chargé de la prévention des incendies Articles 8 à 10, 128 et 467 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux E06-10. Les données sont conservées 1 an une fois l'affaire classée, puis sont détruites. Sert à répertorier les jeunes incendiaires. Sont indiqués le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et les données médicales des personnes concernées.
Service des incendies - Rapports d'intervention
Emplacement : Service des incendies Citoyens d'Ottawa Personnel chargé de la prévention des incendies Articles 8 à 10, 128 et 467 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux E07-01. Le stockage des données est permanent. Un rapport pour consigné chaque appel d'incendie auquel a répondu le Service des incendies d'Ottawa. Il contient des renseignements personnels, notamment des adresses et des numéros de téléphone.
Service des incendies - Rapport d'enquête
Emplacement : Service des incendies Citoyens d'Ottawa Personnel chargé de la prévention des incendies Articles 8 à 10, 128 et 467 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux E07-02 Le stockage des données est permanent. Rapport d'enquête dans lequel est consignée de l'information sur les enquêtes concernant un incendie. Il renferme des photos, des dépositions de témoins, etc., ainsi que le nom, l'adresse et le numéro de téléphone.
Service paramédic d'Ottawa - Communications et répartition
Emplacement : Service paramédic Citoyens d'Ottawa Superviseurs, coordinateurs, chef adjoint, adjoint administratif, personnel technique d'amélioration de la qualité, et représentant du MSSLD sur place responsables des communications, qui relèvent tous du Service paramédic Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé, art.10 et Loi sur les municipalités, art. 8 et 11. Système de classification des documents généraux E08-01. Le stockage des données est permanent. Documents concernant les registres de quarts, les interventions importantes (adresse du lieu indiquée), les rapports de défaillance du matériel, les plans d'urgence, l'organisation de conférences et les rapports de notification du chef des opérations. Les noms et les adresses des intéressés y figurent.
Service paramédic d'Ottawa - Plainte concernant une urgence médicale
Emplacement : Service paramédic Citoyens d'Ottawa Superviseurs, coordinateurs, chef adjoint, adjoint administratif, personnel technique d'amélioration de la qualité, et représentant du MSSLD sur place responsables des communications, qui relèvent tous du Service paramédic Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé, Loi sur les municipalités, art. 8 et 11, et Loi sur les ambulances, art. 19. Système de classification des documents généraux E08-02. Les données sont conservées 7 ans, puis détruites. Rapport sommaire d'enquête dans lesquels sont indiqués le nom du plaignant, le nom du patient ainsi que les adresses et les données médicales de ce dernier.
Service paramédic d'Ottawa - Enquête sur une intervention médicale d'urgence
Emplacement : Service paramédic Employés et citoyens de la Ville d'Ottawa Coordonnateur de gestion du rendement, agents d'examen de la qualité, chefs d'équipe du Service paramédic, personnel technique d'amélioration de la qualité Loi sur les ambulances, Règl. de l'Ont. 257/00, normes concernant les documents sur les services d'ambulances, et normes concernant l'autorisation des services d'ambulances terrestres. Système de classification des documents généraux E08-03. Le stockage des données est permanent. Contient : les noms du plaignant, du patient, des témoins et des paramédics, des rapports d'appel d'ambulance, des rapports d'incident, des résumés d'entrevues et des rapports sommaires d'enquête.
Service paramédic d'Ottawa - Rapport quotidien sur les quarts de travail
Emplacement : Service paramédic Employés et citoyens de la Ville d'Ottawa Coordonnateur de gestion du rendement, agents d'examen de la qualité et personnel technique d'amélioration de la qualité Loi sur les ambulances, Règl. de l'Ont. 257/00, normes concernant les documents sur les services d'ambulances, normes concernant l'autorisation des services d'ambulances terrestres, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé, art. 10, et Loi sur les hôpitaux publics, art. 14. Système de classification des documents généraux E08-09. Les données sont conservées 20 ans, puis détruites. Contient : le nom et l'adresse du patient, les noms des paramédics et les données médicales personnelles figurant dans le rapport d'appel d'ambulance et les rapports d'incident.
Service paramédic d'Ottawa - Base de données Grover
Emplacement : Service paramédic Employés et citoyens de la Ville d'Ottawa Coordonnateur de gestion du rendement, agents d'examen de la qualité et personnel technique d'amélioration de la qualité Loi sur les ambulances, Règl. de l'Ont. 257/00, normes concernant les documents sur les services d'ambulances, normes concernant l'autorisation des services d'ambulances terrestres, et Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé, art. 10. Base de données (application). Stockage continu. Contient : le nom et l'adresse du patient, les noms des paramédics et les données médicales personnelles figurant dans le rapport d'appel d'ambulance et les rapports d'incident.
Service paramédic d'Ottawa - Base de données Rampart CST
Emplacement : Service paramédic Citoyens d'Ottawa Coordonnateur de gestion du rendement, agents d'examen de la qualité et personnel technique d'amélioration de la qualité Loi sur les ambulances, Règl. de l'Ont. 257/00, normes concernant les documents sur les services d'ambulances, normes concernant l'autorisation des services d'ambulances terrestres, Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé, art. 10. Base de données (application). Stockage continu. Contient : le nom et l'adresse du patient et les données médicales personnelles recueillies dans les dossiers électroniques du patient.
Service des incendies - Rapports d'incident impliquant des matières dangereuses
Emplacement : Service des incendies Employés de la Ville d'Ottawa Personnel du Service des incendies Articles 8 à 10, 128 et 467 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux
E09-05. Le stockage des données est permanent. Un rapport d'incident est produit pour chaque intervention du Service des incendies d'Ottawa relative à des matières dangereuses.
Bibliothécaire de la Ville - Demandes en vertu de la LAIMPVP
Emplacement : Services de bibliothèques Citoyens d'Ottawa Personnel des bibliothèques Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, art. 26. Système de classification des documents généraux R08-00. Les données sont conservées 3 ans, puis détruites. Lettre ou formulaire de demande visant des documents de la bibliothèque. L'auteur y indique son nom, son adresse, son numéro de téléphone et son adresse électronique.
Bibliothécaire de la Ville - Fichiers d'inscription aux programmes
Emplacement : Services de bibliothèques Citoyens d'Ottawa Personnel des bibliothèques Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux R08-00. Les données sont conservées 3 ans, puis détruites. Fichiers servant à aviser les participants de l'annulation d'un programme. Sont indiqués le nom des enfants et le nom, le numéro de téléphone et l'adresse électronique des parents.
Bibliothécaire de la Ville - Liste de diffusion du bulletin électronique
Emplacement : Services de bibliothèques Citoyens d'Ottawa Personnel des bibliothèques Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux R08-00. Les données sont conservées 3 ans, puis détruites. Sert à diffuser le bulletin électronique de la bibliothèque. Sont indiqués le nom et l'adresse électronique des abonnés.
Bibliothécaire de la Ville - Rapports d'incident
Emplacement : Services de bibliothèques Citoyens d'Ottawa Personnel des bibliothèques Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux R08-00. Les données sont conservées 3 ans, puis détruites. Rapports servant à consigner les vols, les actes de vandalisme et les incidents liés au comportement. Sont indiqués le nom et le code à barres de l'usager ainsi qu'une description et le numéro d'immatriculation de son véhicule.
Bibliothécaire de la Ville - Avis d'expulsion
Emplacement : Services de bibliothèques Citoyens d'Ottawa Personnel des bibliothèques Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux R08-00. Les données sont conservées 3 ans, puis détruites. Utilisé pour signifier l'expulsion à un usager de la bibliothèque. Sont indiqués le nom, l'adresse, le code à barres et le numéro de téléphone de l'usager.
Bibliothécaire de la Ville - Listes des donateurs
Emplacement : Services de bibliothèques Citoyens d'Ottawa Personnel des bibliothèques Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux R08-00. Les données sont conservées 3 ans, puis détruites. Listes utilisées pour tenir à jour un répertoire des noms des donateurs pour les besoins des campagnes à venir. Sont indiqués le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse électronique des donateurs.
Bibliothécaire de la Ville - Courriels par le site Web de la Bibliothèque publique d'Ottawa
Emplacement : Services de bibliothèques Citoyens d'Ottawa Personnel des bibliothèques Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux R08-00. Les données sont conservées 6 ans, puis détruites. Pour l'administration du concours de création littéraire pour les jeunes. Sont indiqués l'adresse électronique, le numéro de téléphone et le numéro de carte de bibliothèque des usagers concernés.
Bibliothécaire de la Ville - Dossiers des usagers (système Internet de la Bibliothèque)
Emplacement : Services de bibliothèques Citoyens d'Ottawa Personnel des bibliothèques Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux R08-04. Les données sont conservées 6 ans, puis détruites. Pour les prêts et les demandes de documents de la bibliothèque. Sont indiqués le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse électronique, le code à barres et le numéro d'usager du détenteur de la carte.
Bibliothécaire de la Ville - Formulaires d'inscription au camp d'été de lecture
Emplacement : Services de bibliothèques Citoyens d'Ottawa Personnel des bibliothèques Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux R08-06. Les données sont conservées 6 ans, puis détruites. Pour l'administration du Club de lecture d'été. Sont indiqués le nom, le sexe et l'âge du membre.
Bibliothécaire de la Ville - Inscriptions au concours d'écriture Super auteurs
Emplacement : Services de bibliothèques Citoyens d'Ottawa Personnel des bibliothèques Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux R08-07. Les données sont conservées 6 ans, puis détruites. Pour l'administration du concours de création littéraire pour les jeunes. Sont indiqués le nom et l'âge de l'enfant et le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse électronique des parents.
Service des parcs, des loisirs et de la culture - Réservations liées aux installations et aux programmes de la Ville - Formulaire de demande pour l'utilisation de salles, d'ateliers ou de gymnases
Emplacement : Direction des installations sportives et récréatives, des parcs et des programmes Citoyens d'Ottawa Personnel des parcs et des loisirs Par. 11(1) et (5) de la Loi sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25. Système de classification des documents généraux A05-06. Les données sont conservées 5 ans, puis détruites. Formulaire de demande pour la réservation d'une salle, d'un atelier spécial ou d'un gymnase; utilisé pour le traitement des demandes et aux fins de gestion des programmes de culture et de loisirs de la Ville d'Ottawa. Sont indiqués le nom, l'adresse, le numéro de téléphone (à domicile et au travail), le numéro de télécopieur et l'adresse électronique de l'auteur.
Service des parcs, des loisirs et de la culture - Réservations liées aux installations et aux programmes de la Ville - Convention clé générale; un contrat de gérance et un accord clé avec le contrôleur sont remplis au moment de donner l'accès aux installations
Emplacement : Direction des installations sportives et récréatives, des parcs et des programmes Citoyens d'Ottawa Personnel des parcs et des loisirs Par. 11(1) et (5) de la Loi sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25. Système de classification des documents généraux A05-06. Les données sont conservées 5 ans, puis détruites. Convention clé générale; un contrat de gérance et un accord clé avec le contrôleur sont remplis au moment de donner l'accès aux installations. Sont indiqués le nom, l'adresse, le numéro de téléphone (à domicile et au travail), le numéro de télécopieur et l'adresse électronique de l'auteur.
Service des parcs, des loisirs et de la culture - Contrat avec un moniteur indépendant
Emplacement : Direction des relations avec la clientèle, de l'intégration des activités et du financement Citoyens d'Ottawa Personnel des parcs et des loisirs Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux R00-02. Les données sont conservées 1 an après le changement de moniteur, puis sont détruites. Contrat de travail utilisé pour les cours donnés au public par des moniteurs indépendants dans le cadre des programmes de culture et de loisirs de la Ville. Sont indiqués le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur et l'adresse électronique du moniteur.
Service des parcs, des loisirs et de la culture - Liste des moniteurs
Emplacement : Direction des relations avec la clientèle, de l'intégration des activités et du financement Citoyens d'Ottawa Personnel des parcs et des loisirs Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux R00-02. Les données sont conservées 1 après le changement de moniteur, puis sont détruites. Liste des moniteurs des différents programmes de la Ville d'Ottawa, utilisée pour entrer en contact avec un moniteur. Sont indiqués le nom et le numéro de téléphone des moniteurs.
Service des parcs, des loisirs et de la culture - Programmes de sports aquatiques - Programme de natation par le jeu
Emplacement : Direction des installations sportives et récréatives, des parcs et des programmes Citoyens d'Ottawa Personnel des parcs et des loisirs Par. 11(1) et (5) de la Loi sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25. Système de classification des documents généraux R01-01. Les données sont conservées 6 ans, puis détruites. Formulaire de préinscription d'enfants au Programme de natation par le jeu. Sont indiqués le nom et le numéro de téléphone (au travail et à domicile) des parents.
Service des parcs, des loisirs et de la culture - Programmes de sports aquatiques - Demande de location d'installations (piscine)
Emplacement : Direction des installations sportives et récréatives, des parcs et des programmes Citoyens d'Ottawa Personnel des parcs et des loisirs Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux R01-01. Les données sont conservées 6 ans, puis détruites. Demande de location d'installations récréatives (ex. : une piscine). Sont indiqués le nom, le numéro de client, l'adresse, le numéro de téléphone et le numéro de permis de l'auteur.
Service des parcs, des loisirs et de la culture - Programmes de sports aquatiques - Fiches d'évaluation (natation)
Emplacement : Direction des installations sportives et récréatives, des parcs et des programmes Citoyens d'Ottawa Personnel des parcs et des loisirs Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux R01-01. Les données sont conservées 6 ans, puis détruites. Fiches servant à évaluer les compétences acquises dans les cours de natation. Sont indiqués le nom, l'adresse et le numéro de téléphone du participant.
Service des parcs, des loisirs et de la culture - Programmes de sports aquatiques - Fiche de classement (cours de natation)
Emplacement : Direction des installations sportives et récréatives, des parcs et des programmes Citoyens d'Ottawa Personnel des parcs et des loisirs Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux R01-01. Les données sont conservées 6 ans, puis détruites. Fiche de classement utilisée pour évaluer le niveau atteint par les nageurs inscrits au programme de natation. Sont indiqués le nom, l'âge et le numéro de téléphone (à domicile et au travail) du participant.
Service des parcs, des loisirs et de la culture - Demande d'accès à des installations aquatiques de la Ville d'Ottawa
Emplacement : Direction des installations sportives et récréatives, des parcs et des programmes Citoyens d'Ottawa Personnel des parcs et des loisirs Par. 11(1) et (5) de la Loi sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25. Système de classification des documents généraux R01-02. Les données sont conservées 4 ans après la mise à jour ou le retrait des données du programme, puis sont détruites. Formulaire utilisé pour traiter les demandes et aux fins de la gestion des programmes de culture et de loisirs de la Ville. Sont indiqués le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur et l'adresse électronique de l'auteur.
Service des parcs, des loisirs et de la culture - Programmes de sport - Listes des moniteurs de l'école de ski
Emplacement : Direction des installations sportives et récréatives, des parcs et des programmes Citoyens d'Ottawa Personnel des parcs et des loisirs Par. 11(1) et (5) de la Loi sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25. Système de classification des documents généraux R02-01. Les données sont conservées 6 ans, puis détruites. Listes des moniteurs de ski utilisées pour les besoins des différentes installations sportives. Sont indiqués le nom, l'adresse, le numéro de téléphone (à domicile et cellulaire) et l'adresse électronique du moniteur ainsi que le nom et le numéro de téléphone de la personne à prévenir en cas d'urgence.
Service des parcs, des loisirs et de la culture - Programmes de sport - Liste des personnes à contacter en cas d'urgence pour le personnel
Emplacement : Direction des installations sportives et récréatives, des parcs et des programmes Employés de la Ville d'Ottawa Personnel des parcs et des loisirs Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux R02-01. Les données sont conservées 6 ans, puis détruites. Liste de coordonnées du personnel, à utiliser en cas d'urgence. Sont indiqués le nom et le numéro de téléphone (à domicile et cellulaire) des personnes concernées.
Service des parcs, des loisirs et de la culture - Programmes de sport - Formulaire d'inscription pour la ligue de hockey d'été et de hockey junior
Emplacement : Direction des installations sportives et récréatives, des parcs et des programmes Citoyens d'Ottawa Personnel des parcs et des loisirs Par. 11(1) et (5) de la Loi sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 Système de classification des documents généraux R02-01. Les données sont conservées 6 ans, puis détruites. Formulaire d'inscription des participants du programme de la ligue de hockey d'été et de hockey junior. Sont indiqués le nom, l'adresse, le numéro de téléphone (à domicile et cellulaire) et la date de naissance des joueurs.
Service des parcs, des loisirs et de la culture - Programmes de sport - Formulaire de sélection du programme de placement de Leaders in Training
Emplacement : Direction des installations sportives et récréatives, des parcs et des programmes Citoyens d'Ottawa Personnel des parcs et des loisirs Par. 11(1) et (5) de la Loi sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25. Système de classification des documents généraux R02-01. Les données sont conservées 6 ans, puis détruites. Formulaire de sélection utilisé pour le placement dans le cadre du programme récréatif Leaders in Training. Sont indiqués le nom et l'adresse des personnes concernées.
Service des parcs, des loisirs et de la culture - Programmes de sport - Formulaire d'inscription à la ligue municipale de hockey
Emplacement : Direction des installations sportives et récréatives, des parcs et des programmes Citoyens d'Ottawa Personnel des parcs et des loisirs Par. 11(1) et (5) de la Loi sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25. Système de classification des documents généraux R02-01. Les données sont conservées 6 ans, puis détruites. Formulaire d'inscription des joueurs au programme municipal de hockey. Sont indiqués le nom, l'adresse et le numéro de téléphone (à domicile et cellulaire) des joueurs ainsi que le nom, l'adresse et le numéro de téléphone (à domicile et cellulaire) des représentants.
Service des parcs, des loisirs et de la culture - Programmes de loisirs et de culture - Demande d'aide financière
Emplacement : Service des parcs, des loisirs et de la culture Citoyens d'Ottawa Personnel du Service des parcs, des loisirs et de la culture Par. 11(1) et (5) de la Loi sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25. Système de classification des documents généraux
Si une personne est d'avis qu'une institution a recueilli, utilisé, divulgué, conservé ou détruit de façon inappropriée des renseignements personnels la concernant, elle peut demander à ce que le Commissaire à l'information et à la vie privée fasse enquête. Toute violation des dispositions relatives à la protection de la vie privée prévues à la Partie II de la LAIMPVP contrevient à cette loi.
Si vous estimez que la Ville d'Ottawa n'a pas respecté le caractère confidentiel des renseignements personnels dont elle dispose sur vous, nous vous encourageons à communiquer avec le Bureau de l’accès à l'information et de la protection de la vie privée. La Ville d'Ottawa s'efforce par tous les moyens de régler ce genre de plainte à l'amiable à la satisfaction tant du plaignant que de la Ville. Il arrive parfois qu'une simple explication suffise pour apaiser les préoccupations exprimées. Le plaignant conserve cependant le droit de soumettre une plainte officielle au Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario.
Services d'infrastructure et viabilité des collectivités – Banques de renseignements personnels
Titre et emplacement de la banque
Individus dans la banque
Conservation et destruction des données
Maintien et utilisation des données
Urbanisme et Gestion de la croissance - Relations publiques - Demandes de consultation et de communication Emplacement : Services du Code du bâtiment Citoyens d'Ottawa Commis aux dossiers techniques et personnel des Services du Code du bâtiment Règlement 2003-69 de la Ville d'Ottawa : 3(1), 5(1) et 6(1); Loi de 2001 sur les municipalités : 8(1) et 11 Système de classification des dossiers municipaux C10-01. Période de conservation avant la destruction : 6 ans Demandes de consulter et de recevoir les renseignements figurant sur le permis de construire : nom, adresse, numéro de téléphone/cellulaire et courriel
Urbanisme et Gestion de la croissance - Consultations du zonage pour les foyers de groupe Emplacement : Services du Code du bâtiment Citoyens d'Ottawa Personnel, Examen des projets d'aménagement et d'infrastructure Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25 : 8, 11, 425-427. Système de classification des dossiers municipaux D02-05. Période de conservation avant la destruction : 4 ans Formulaire de demande en vue de la consultation du zonage pour les foyers de groupe : nom du requérant, adresse, nom de l'organisme et description des résidents éventuels
Urbanisme et Gestion de la croissance - Processus de consultation préalable aux demandes d'aménagement Emplacement : Urbanisme et Gestion de la croissance Citoyens d'Ottawa Personnel, Services d'aménagement Loi sur l'aménagement du territoire, L.R.O. 1990, chap. 13, modifiée : 1.0.1 Système de classification des dossiers municipaux D04-01. Période de conservation avant la destruction : 10 ans après que l'étude de conception a été remplacée Processus de consultation préalable aux demandes d'aménagement en vue de la création d'un formulaire des résultats : nom, adresse, numéro de téléphone et courriel
Urbanisme et Gestion de la croissance - Dénomination des rues privées Emplacement : Services du Code du bâtiment Citoyens d'Ottawa Représentants des services à la clientèle, analystes des politiques, coordonnateurs de projets, agents responsables des adresses et enseignes municipales, conseillers et adjoints, gestionnaires de programme, gestionnaires et directeur des Services du Code du bâtiment Règlement 2002-521 et Règlement 2007-521 sur les chemins privés Système de classification des dossiers municipaux D07-09. Période de conservation jusqu'à la destruction après que la demande a été approuvée : 50 ans Traitement de la demande, administration et approbation de la dénomination d'une rue privée. Nom, adresse, numéro de téléphone et courriel des requérants et des propriétaires fonciers
Urbanisme et Gestion de la croissance - Demandes de dérogation mineure au Règlement sur les enseignes Emplacement : Services du Code du bâtiment Citoyens d'Ottawa Représentants des services à la clientèle, analystes des politiques, coordonnateurs de projets, agents responsables des adresses et enseignes municipales, conseillers et adjoints, gestionnaires de programme, gestionnaires et directeur des Services du Code du bâtiment Règlement 2005-439 sur les enseignes permanentes sur les rues privées : 16; Loi de 2001 sur les municipalités : 8 et 11 Système de classification des dossiers municipaux D07-10. Période de conservation avant la destruction : 6 ans Traitement de la demande, administration et approbation des demandes de dérogation mineure au Règlement sur les enseignes : nom, adresse, numéro de téléphone et courriel des requérants et des propriétaires fonciers
Comité de dérogation - Demande d'autorisation (Disjonction) Emplacement : Comité de dérogation Citoyens d'Ottawa Employés du Comité de dérogation Loi sur l'aménagement du territoire, L.R.O. 1990, chap. P.13, modifiée Système de classification des dossiers municipaux D08-01. Conservation permanente Formulaire de demande utilisé par la personne qui souhaite lotir sa propriété en vue d'en vendre une partie : nom, numéro de téléphone et de télécopieur du propriétaire enregistré et de son représentant
Comité de dérogation - Demande de dérogation mineure/permission Emplacement : Comité de dérogation Citoyens d'Ottawa Employés du Comité de dérogation Loi sur l'aménagement du territoire, L.R.O. 1990, chap. P.13, modifiée Système de classification des dossiers municipaux D08-02. Période de conservation avant la destruction : 6 ans Formulaire de demande utilisé par la personne qui souhaite une utilisation du sol non conforme au Règlement de zonage : nom, numéro de téléphone et de télécopieur du propriétaire enregistré et de son représentant
Comité de dérogation Demande de pouvoir de vente (vente d'une propriété) Emplacement : Comité de dérogation Citoyens d'Ottawa Employés du Comité de dérogation Loi sur l'aménagement du territoire, L.R.O. 1990, chap. P.13, modifiée Système de classification des dossiers municipaux D08-03. Période de conservation avant la destruction : 6 ans Formulaire de demande utilisé par la personne qui souhaite céder sa propriété en vertu d'un pouvoir de vente : nom, numéro de téléphone et de télécopieur du propriétaire enregistré et de son représentant
Comité de dérogation - Demande de validation de titre Emplacement : Comité de dérogation Citoyens d'Ottawa Employés du Comité de dérogation Loi sur l'aménagement du territoire, L.R.O. 1990, chap. P.13, modifiée Système de classification des dossiers municipaux D08-04. Conservation permanente Formulaire de demande utilisé par la personne qui souhaite faire valider son titre de propriété : nom, numéro de téléphone et de télécopieur du propriétaire enregistré et de son représentant
Urbanisme et Gestion de la croissance - Demande de profil 911 relative à la dénomination de rue Emplacement : Services du Code du bâtiment Citoyens d'Ottawa Personnel des Services du bâtiment Règlement 2005-303 sur les adresses municipales Système de classification des dossiers municipaux D11-01. Conservation permanente Traitement de la demande de dénomination de rue : nom, adresse, numéro de téléphone et courriel des requérants et propriétaires fonciers
Urbanisme et Gestion de la croissance - Permis d'enseignes permanentes Emplacement : Services du Code du bâtiment Citoyens d'Ottawa Personnel des Services du bâtiment Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10; Règlement 2003-446 de la Ville d'Ottawa Système de classification des dossiers municipaux D12-01. Période de conservation avant la destruction après que le dossier est devenu inactif : 50 ans Traitement de la demande, administration et approbation des permis d'enseignes permanentes : nom, adresse, numéro de téléphone et courriel des requérants et des propriétaires fonciers
Urbanisme et Gestion de la croissance - Permis - Empiétement temporaire sur la voie publique Emplacement : Services du Code du bâtiment Citoyens d'Ottawa Personnel, Règlements municipaux, Inspections et Sécurité de la circulation Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10; Règlement 2003-446 de la Ville d'Ottawa Système de classification des dossiers municipaux D12-03. Période de conservation avant la destruction après le changement de l'utilisation : 5 ans Formulaire de demande utilisé par le requérant pour obtenir le droit d'empiéter temporairement sur la voie publique : nom et adresse
Urbanisme et Gestion de la croissance - Permis - Empiétement permanent sur la voie publique Emplacement : Services du Code du bâtiment Citoyens d'Ottawa Personnel, Règlements municipaux, Inspections et Sécurité de la circulation Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10; Règlement 2003-446 de la Ville d'Ottawa Système de classification des dossiers municipaux D12-04. Conservation permanente Formulaire de demande utilisé par le requérant pour obtenir le droit d'empiéter de manière permanente sur la voie publique : nom et adresse
Urbanisme et Gestion de la croissance - Permis - Voie d'accès privée temporaire ou permanente (par nom de rue) Emplacement : Services du Code du bâtiment Citoyens d'Ottawa Personnel, Règlements municipaux, Inspections et Sécurité de la circulation Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10; Règlement 2003-446 de la Ville d'Ottawa Système de classification des dossiers municipaux D12-05. Période de conservation avant la destruction : 7 ans Formulaire de demande utilisé par le requérant pour obtenir un permis de voie d'accès privée (par nom de rue) : nom, adresse et numéro de téléphone
Urbanisme et Gestion de la croissance - Permis - Voie d'accès privée temporaire ou permanente (par adresse) Emplacement : Services du Code du bâtiment Citoyens d'Ottawa Personnel, Règlements municipaux, Inspections et Sécurité de la circulation Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10; Règlement 2003-446 de la Ville d'Ottawa Système de classification des dossiers municipaux D12-05. Période de conservation avant la destruction : 7 ans Formulaire de demande utilisé par le requérant pour obtenir un permis de voie d'accès privée (par adresse) : nom, adresse et numéro de téléphone
Urbanisme et Gestion de la croissance - Permis de construire Emplacement : Services du Code du bâtiment Citoyens d'Ottawa Personnel, Approbation des permis, Inspections du bâtiment, Intégration de l'entreprise, Service d'incendie, Règlements municipaux et Services juridiques Code du bâtiment de l'Ontario : 2(9); Règlement 2005-303 en matière de bâtiments de la Ville d'Ottawa : 4 et 13; Loi de 2001 sur les municipalités : 8 et 11 Système de classification des dossiers municipaux D13-01. Conservation permanente Traitement de la demande de permis de construire : nom, adresse, numéro de téléphone et courriel des requérants et des propriétaires fonciers
Urbanisme et Gestion de la croissance - Services du bâtiment - Banque de données sur les permis de construire Citoyens d'Ottawa Personnel, Services du bâtiment Code du bâtiment de l'Ontario : 2(9); Règlement 2005-303 en matière de bâtiments de la Ville d'Ottawa : 4 et 13; Loi de 2001 sur les municipalités : 8 et 11 Banque de données : maintien continu Administration et gestion des renseignements relatifs aux permis de construire
Urbanisme et Gestion de la croissance - Bâtiment/Construction Demandes de permis de plan directeur Emplacement : Services du Code du bâtiment Citoyens d'Ottawa Personnel, Approbation des permis, Inspections du bâtiment, Intégration de l'entreprise, Service d'incendie, Règlements municipaux et Services juridiques Code du bâtiment de l'Ontario : 2(9); Règlement 2005-303 en matière de bâtiments de la Ville d'Ottawa : 4 et 13; Loi de 2001 sur les municipalités : 8 et 11 Système de classification des dossiers municipaux D13-02. Conservation permanente Traitement de la demande relative aux plans directeurs : nom, adresse, numéro de téléphone, courriel des requérants et des propriétaires fonciers
Urbanisme et Gestion de la croissance - Bâtiment/Construction Demandes et permis de construire annulés Emplacement : Services du Code du bâtiment Citoyens d'Ottawa Personnel, Approbation des permis, Inspections du bâtiment, Intégration de l'entreprise, Service d'incendie, Règlements municipaux et Services juridiques Code du bâtiment de l'Ontario : 2(9); Règlement 2005-303 en matière de bâtiments de la Ville d'Ottawa : 4 et 13; Loi de 2001 sur les municipalités : 8 et 11 Système de classification des dossiers municipaux D13-03. Période de conservation avant la destruction : 12 ans Traitement de la demande et des permis de construire annulés : nom, adresse, numéro de téléphone et courriel des requérants et des propriétaires fonciers
Comité de dérogation Dossiers secondaires du personnel Emplacement : Comité de dérogation Employés du Comité de dérogation Secrétaire-trésorier et secrétaire-trésorier adjoint Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8, 9 et 227 Système de classification des dossiers municipaux H02-01. Période de conservation avant la destruction après la cessation d'emploi : 50 ans Collecte de données relatives aux employés : nom, adresse, numéro de téléphone, date de début d'emploi et numéro d'assurance sociale
Urbanisme et Gestion de la croissance - Opinions légales et demandes de renseignements : rapports de conformité Emplacement : Services du Code du bâtiment Citoyens d'Ottawa Représentants des services à la clientèle, commis aux dossiers techniques, agents des rapports de conformité, gestionnaires de programmes, gestionnaires et directeur des Services du Code du bâtiment Règlement 2003-69 sur la conformité : 3; Loi de 2001 sur les municipalités, L.O., chap. 25 : 8 et 11 Système de classification des dossiers municipaux L06-03. Période de conservation avant la destruction : 10 ans Traitement des demandes, administration et délivrance de rapports de conformité : nom, adresse, numéro de téléphone et courriel des requérants et propriétaires fonciers
Services de transport en commun - Banque de données sur les demandes de congé et la déclaration du temps de travail des employés de Para Transpo Emplacement : Para Transpo Employés de la Ville d'Ottawa Employés de Para Transpo Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10 Système de classification des dossiers municipaux F16-02. Période de conservation avant la destruction : 6 ans Administration et gestion des congés et des obligations de travail : nom et numéro de l'employé
Services de transport en commun Réservations et soutien à l'exploitation Déclaration du temps de travail Emplacement : Para Transpo Employés de la Ville d'Ottawa Personnel d'OC Transpo Loi de 2000 sur les normes d'emploi, L.O. 200, chap. 41 : 15.1, 22, 46, 48 et 50 Système de classification des dossiers municipaux
T11-02. Période de conservation avant la destruction : 7 ans Les dossiers de réservations sont reliés aux feuilles de pointage des présences : nom et numéro d'employé
Services de transport en commun - Plaintes relatives à Para Transpo Emplacement : Para Transpo Citoyens d'Ottawa Personnel d'OC Transpo Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10 Système de classification des dossiers municipaux T11-05. Période de conservation avant la destruction : 7 ans Nom, adresse et numéro de téléphone à utiliser en cas de plaintes au sujet des services de transport en commun, y compris réservations, soutien à l'exploitation et questions de sécurité
Services de transport en commun - Correspondance générale de Para Transpo Emplacement : Para Transpo Citoyens d'Ottawa Gestionnaires, superviseurs et coordonnateur des services de Para Transpo Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10 Système de classification des dossiers municipaux T14-00. Période de conservation avant la destruction : 3 ans Pour référence future : nom et adresse du client demandant des renseignements ou présentant des commentaires/suggestions à l'égard du service
Services de transport en commun - Lettre défaut de paiement du tarif de Para Transpo Emplacement : Para Transpo Citoyens d'Ottawa Personnel, gestionnaire et superviseur de Para Transpo Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10 Système de classification des dossiers municipaux T14-00. Période de conservation avant la destruction : 3 ans À des fins administratives : nom, adresse et numéro d'enregistrement
Services de transport en commun - Lettres Annulation, défaut de se présenter, politiques Para Transpo Emplacement : Para Transpo Citoyens d'Ottawa Employés de Para Transpo; gestionnaire et superviseur, Administration et Services à la clientèle Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10 Système de classification des dossiers municipaux T14-00. Période de conservation avant la destruction : 3 ans Pour référence future : nom, adresse et numéro d'enregistrement du client
Services de transport en commun - Lettres clarification et refus Para Transpo Emplacement : Para Transpo Citoyens d'Ottawa Personnel de Para Transpo Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10 Système de classification des dossiers municipaux T14-00. Période de conservation avant la destruction : 3 ans Pour référence future : nom, adresse et date de naissance du client
Services de transport en commun - Para Transpo Clients pris en retard Emplacement : Para Transpo Chauffeurs de Para Transpo Personnel de Para Transpo; gestionnaires, superviseurs et coordonnateur du service Para Transpo Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10 Système de classification des dossiers municipaux T14-00. Période de conservation avant la destruction : 3 ans Pour vérifier les clients pris en retard tel que signalé par le contractant : nom et numéro du chauffeur
Services de transport en commun - Demande de carte d'accompagnateur ou de siège prioritaire Para Transpo Emplacement : Para Transpo Citoyens d'Ottawa Personnel de Para Transpo Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10 Système de classification des dossiers municipaux T14-01. Période de conservation avant la destruction après désabonnement : 1 an Administration et gestion des usagers de Para Transpo : nom, adresse et numéro de téléphone du requérant
Services de transport en commun - Enregistrement des clients de Para Transpo Emplacement : Para Transpo Citoyens d'Ottawa Personnel de Para Transpo Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10 Système de classification des dossiers municipaux T14-01. Période de conservation avant la destruction après désabonnement : 1 an Formulaire de demande de service par autobus de Para Transpo : nom, adresse et date de naissance
Services de transport en commun - Enregistrement des clients de Para Transpo Hiver seulement Emplacement : Para Transpo Citoyens d'Ottawa Personnel de Para Transpo Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10 Système de classification des dossiers municipaux T14-01. Période de conservation avant la destruction après désabonnement : 1 an Formulaire de demande de service par autobus de Para Transpo : nom, adresse et date de naissance
Services de transport en commun - Enregistrement des clients de Para Transpo inactifs Emplacement : Para Transpo Citoyens d'Ottawa Personnel de Para Transpo Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10 Système de classification des dossiers municipaux T14-01. Période de conservation avant la destruction après désabonnement : 1 an Clients inactifs, mais qui ont de motifs valides d'être inscrits à nouveau : nom, adresse et date de naissance
Services de transport en commun - Inscription des clients temporaires de Para Transpo Emplacement : Para Transpo Citoyens d'Ottawa Personnel de Para Transpo Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10 Système de classification des dossiers municipaux T14-02. Période de conservation avant la destruction après désabonnement : 1 an Formulaire de demande de Para Transpo pour le service temporaire en autobus
Services de transport en commun - Plaintes des clients de Para Transpo Emplacement : Para Transpo Citoyens d'Ottawa Personnel de Para Transpo Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10 Système de classification des dossiers municipaux T14-02. Période de conservation avant la destruction après désabonnement : 1 an Lettres de plaintes reçues de FirstBus Ltd., Coventry Connections et West Way Taxi Ltd. : nom, adresse et numéro de téléphone
Services de transport en commun - Inscription temporaire pour obtenir la carte d'accompagnateur ou de siège prioritaire de Para Transpo Emplacement : Para Transpo Citoyens d'Ottawa Personnel de Para Transpo Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10 Système de classification des dossiers municipaux T14-02. Période de conservation avant la destruction après désabonnement : 1 an Administration et gestion des usagers de Para Transpo : nom, adresse et numéro de téléphone des requérants
Services de transport en commun - Compliments des clients de Para Transpo Emplacement : Para Transpo Citoyens d'Ottawa Personnel de Para Transpo Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10 Système de classification des dossiers municipaux T14-04. Période conservation avant la destruction : 7 ans Lettres contenant des expressions de satisfaction reçues de FirstBus Ltd., Coventry Connections et West Way Taxi Ltd. : nom, adresse et numéro de téléphone
Services de transport en commun - Rapports d'accidents de Para Transpo Emplacement : Para Transpo Chauffeurs de Para Transpo Personnel de Para Transpo Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10 Système de classification des dossiers municipaux T14-04. Période conservation avant la destruction : 7 ans Détails des accidents impliquant des chauffeurs de Para Transpo : nom, adresse et numéro de téléphone des passagers
Services de transport en commun - Rapports des chauffeurs de Para Transpo Emplacement : Para Transpo Chauffeurs de Para Transpo Personnel de Para Transpo; gestionnaire et superviseur Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10 Système de classification des dossiers municipaux T14-04. Période conservation avant la destruction : 7 ans Pour consultation future dans d'éventuels contacts avec les clients : nom et numéro du chauffeur et numéro d'enregistrement du client
Services environnementaux - Soutien à l'exploitation - Enquêtes sur les demandes de service (ligne 24 h) Emplacement : Planification et Réacheminement des déchets Citoyens d'Ottawa Personnel du service à la clientèle Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8, 9, 10, 78-87, 91, 93, 96 et 97 Système de classification des dossiers municipaux
W05-01. Période de conservation avant la destruction : 2 ans Traitement des demandes de service du public (enquêtes sur les égouts pluviaux et séparatifs, pluviomètres, entretien du compteur d'eau et emplacement des services publics) : nom, adresse, numéro de téléphone et courriel
Services environnementaux - Soutien à l'exploitation - Enquêtes sur les déchets solides - Demandes de service Emplacement : Services, Déchets solides Citoyens d'Ottawa Personnel, Déchets solides Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8, 9, 10 et 76 Système de classification des dossiers municipaux
W05-01. Période de conservation avant la destruction : 2 ans Traitement des appels de demandes de service du public : nom, adresse, numéro de téléphone et courriel
Services environnementaux - Soutien à l'exploitation - Enquêtes portant sur l'eau Emplacement : Planification et Réacheminement des déchets Citoyens d'Ottawa Personnel, Qualité de l'eau Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8, 9, 10, 78-87, 91 et 93 Système de classification des dossiers municipaux W05-02. Conservation permanente. Demandes d'enquêtes relatives à l'eau reçues au Service à la clientèle : nom, adresse et numéro de téléphone
Services environnementaux - Permis d'utilisation d'une prise d'incendie Emplacement : Services, Eau et Eaux usées Citoyens d'Ottawa Employés de la Ville d'Ottawa, gestionnaires, superviseurs, Finances Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10 Système de classification des dossiers municipaux W05-02. Conservation permanente. Renseignements sur les clients (nom, adresse, numéro de téléphone, numéro et permis du véhicule, numéro d'unité), capacité du véhicule en gallons, courriel, copies du permis, signature du requérant, consommation, copie de la facture SAP
Services environnementaux - Dossiers de stérilisation et d'échantillonnage Emplacement : Planification et Réacheminement des déchets Citoyens d'Ottawa Employés de la Ville d'Ottawa, gestionnaires, superviseurs, inspecteurs du génie Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10, 78 - 87, 91, 93, 444-446 Système de classification des dossiers municipaux W05-02. Conservation permanente. Adresse municipale, numéro de cellulaire de l'entrepreneur/inspecteur, emplacement et schéma de la conduite, ampleur et date de l'écouvillon, feuille de données de la chloration, feuille de chaîne de possession, lettre en service
Services environnementaux - Soutien à l'exploitation - Enquêtes en matière d'eaux usées Emplacement : Planification et Réacheminement des déchets Citoyens d'Ottawa Personnel, Qualité de l'eau Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8, 9, 10, 78-87, 91 et 93 Système de classification des dossiers municipaux W05-03. Conservation permanente. Demandes d'enquêtes sur les eaux usées présentées par les citoyens : nom, adresse et numéro de téléphone
Services environnementaux - Soutien à l'exploitation - Enquêtes en matière de déchets solides - Boîte à lettre au sujet des déchets solides Emplacement : Planification et Réacheminement des déchets Citoyens d'Ottawa Personnel, Déchets solides Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8, 9, 10 et 76 Système de classification des dossiers municipaux W05-04. Conservation permanente. Traitement des plaintes du public en matière de déchets solides : nom, adresse, numéro de téléphone et courriel
Services environnementaux - Soutien à l'exploitation - Enquêtes en matière de déchets solides - Avis d'infraction Emplacement : Planification et Réacheminement des déchets Citoyens d'Ottawa Personnel, Déchets solides Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8, 9, 10 et 76 Système de classification des dossiers municipaux W05-02. Conservation permanente. Avis d'infraction envoyés aux propriétaires fonciers conformément au Règlement 2009-396 sur la gestion des déchets solides : nom, adresse et numéro de téléphone
Services environnementaux - Dossiers des compteurs d'eau Emplacement : Renseignements à la clientèle Citoyens d'Ottawa Employés de la Ville d'Ottawa, gestionnaires, superviseurs, directeur Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10, 78-87, 91, 93 et 444-446 Système de classification des dossiers municipaux W05-06. Maintien continu dans la banque de données ITX Renseignements sur les compteurs d'eau (dimensions et emplacement), travaux effectués relatifs au compteur d'eau, propriétaire foncier (nom, adresse et numéro de téléphone), ordres de travail connexes
Services environnementaux - Soutien à l'exploitation - Enquêtes sur les eaux pluviales Emplacement : Traitement des eaux pluviales Citoyens d'Ottawa Ingénieur, Gestion des eaux pluviales Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8, 9, 10, 87, 96 et 97 Système de classification des dossiers municipaux W05-08. Conservation permanente. Plaintes en matière d'installations de traitement des eaux pluviales (clôtures endommagées, débris, castors, vandalisme, etc.) menant à une enquête : nom, adresse et numéro de téléphone
Services environnementaux - Dossiers de projet Emplacement : Renseignements sur les clients Citoyens d'Ottawa Employés, gestionnaires, superviseur, directeur, Finances et Services juridiques, le cas échéant Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10, 78-87, 91, 93 et 444-446 Système de classification des dossiers municipaux W05-99. Période conservation en raison de questions juridiques : 6 ans Renseignements sur les clients (nom, adresse et numéro de téléphone), nom et numéro de l'entreprise, ordres de travail, renseignements sur l'infrastructure, permis signés, coût du travail, copies des dossiers ITX et SAP, tous les travaux connexes, main-d'œuvre, matériel et matériaux
Services environnementaux - Projet de revitalisation - Correspondance avec les résidents concernés portant sur les égouts privés Emplacement : Perception Citoyens d'Ottawa Personnel, Services d'égout Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8, 9, 10 et 76 Système de classification des dossiers municipauxW08-03. Conservation permanente. Le projet de revitalisation de l'infrastructure d'Ottawa suit un cycle de 20 ans. La correspondance préparée en la matière contient nom et adresse.
Services environnementaux - Banque de données sur les prises d'incendie Emplacement : Planification et Réacheminement des déchets Citoyens d'Ottawa Employés municipaux, gestionnaires, superviseurs, Finances Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10 Banque de données; maintien continu Aux fins de facturation et d'enregistrement de la quantité d'eau utilisée : nom de l'entreprise, capacité du camion, identification du client, date de la demande, permis numéro/gallons, adresse et numéro de téléphone
Services environnementaux - Plaintes relatives à la collecte des déchets solides Emplacement : Perception Citoyens d'Ottawa Personnel, Collecte des déchets Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8, 9, 10 et 76 Système de classification des dossiers municipaux
W20-03. Période de conservation avant la destruction : 2 ans Plaintes reçues en matière de collecte et d'élimination des déchets : nom, adresse et numéro de téléphone
Services environnementaux - Banque de données ITX de gestion de l'entretien Emplacement : Planification et Réacheminement des déchets Citoyens d'Ottawa Employés municipaux, gestionnaires, superviseurs, directeur, Finances, Services juridiques Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10 Banque de données; maintien continu Banque de données sur l'eau et les égouts portant sur tous les renseignements sur l'eau/égout, l'infrastructure et les travaux effectués sur l'infrastructure (main-d'œuvre, matériel et matériaux), nom, adresse et numéro de téléphone du client
Services environnementaux - Banque de données Partenariat d'applications SIG municipales Emplacement : Planification et Réacheminement des déchets Citoyens d'Ottawa Employés municipaux, gestionnaires, superviseurs, directeur, Finances Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10, 312, 314, 315 et 317 Banque de données; maintien continu Tous les renseignements pertinents pour le client, adresse du propriétaire, renseignements sur la propriété, taxes, travaux effectués sur la propriété, appels relatifs aux règlements municipaux
Services environnementaux - Banque de données SAP Emplacement : Planification et réacheminement des déchets Citoyens d'Ottawa Employés municipaux, gestionnaires, superviseurs, directeur, Finances, Services juridiques Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10 Banque de données; maintien continu Tous les renseignements appropriés sur les dossiers de projet (nom, adresse et numéro de téléphone du client), copies des factures inscrites
Services environnementaux - Système de facturation de l'eau AquaCIS Emplacement : Services financiers et Information à la clientèle Citoyens d'Ottawa Employés des Services financiers et des Services à la clientèle Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiée : 8-10, 78–87, 91, 93 et 444-446 Banque de données; maintien continu Dossier de renseignements complet sur chaque client et l'histoire de son compte. Système de facturation, renseignements sur le compteur d'eau : nom, adresse et numéro de téléphone, antécédents en matière de crédit, renseignements sur la facturation et sur l'histoire du compte
Les renseignements personnels sont des renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié. Cela s'entend notamment :
Des renseignements concernant la race, l'origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l'âge, le sexe, l'orientation sexuelle, l'état matrimonial ou familial de celui-ci
Des renseignements concernant l'éducation, les antécédents médicaux, psychiatriques, psychologiques, criminels ou professionnels de ce particulier ou des renseignements reliés à sa participation à une opération financière
D'un numéro d'identification, d'un symbole ou d'un autre signe individuel qui lui est attribué
De l'adresse, du numéro de téléphone, des empreintes digitales ou du groupe sanguin de ce particulier
De ses opinions ou de ses points de vue personnels, sauf s'ils se rapportent à un autre particulier
De la correspondance ayant explicitement ou implicitement un caractère personnel et confidentiel, adressée par le particulier à une institution, ainsi que des réponses à cette correspondance originale susceptibles d'en révéler le contenu
Des opinions et des points de vue d'une autre personne au sujet de ce particulier
Du nom du particulier, s'il figure parmi d'autres renseignements personnels qui le concernent, ou si sa divulgation risque de révéler d'autres renseignements personnels au sujet du particulier.
Catégories de renseignements personnels que possède la Ville d'Ottawa
Chaque institution est tenue de dresser une liste des Banques de renseignements personnels (BRP) qui sont sous sa garde et son contrôle afin de faciliter la protection de la vie privée des particuliers. La Loi définit une banque de renseignements personnels comme un " ensemble de renseignements personnels systématisés et susceptibles de récupération d'après le nom d'un particulier, d'après un numéro d'identification ou un signe individuel qui lui est attribué ". Toutes les banques de renseignements personnels précisent :
Le titre du renseignement personnel
L'autorité légale à l'appui de la création de la banque
Les catégories de renseignements personnels qui s'y trouvent
La façon dont les renseignements personnels sont utilisés
Les personnes ou organismes à qui les renseignements personnels sont divulgués de façon régulière
Les catégories de personnes au sujet desquelles la Ville possède et met à jour des renseignements personnels
Les délais de conservation et de suppression des renseignements personnels.
Services des finances, bureau du greffier municipal, services novateurs pour la clientèle, bureau du vérificateur général
Pour de plus amples renseignements au sujet des BRP de la Ville, veuillez communiquer avec le Bureau de l’accès à l'information et de la protection de la vie privée, au 613-580-2424, poste 21898.
Comment et à qui demander la rectification des renseignements personnels vous concernant?
Il se peut que vous estimiez que les renseignements personnels qu'une institution municipale possède sur vous soient erronés ou incomplets. Pour obtenir que l'erreur ou l'omission soit corrigée, remplissez un Formulaire d'accès/de rectification relatif à la LAIMPVP [ PDF – 56 Ko] que vous vous procurerez à la réception de tout service municipal ou auprès du Bureau de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée.
Vous devriez aussi préciser dans une lettre l'information vous concernant que vous jugez inexacte, incomplète ou ambiguë ainsi que la rectification ou la modification que vous souhaitez y faire apporter en vertu de la Loi.
Après avoir reçu votre demande, la Ville d'Ottawa apportera la rectification ou la modification voulue ou vous avisera de la raison pour laquelle elle ne l'a pas fait. Vous ne pouvez pas simplement demander la modification d'une opinion qui vous est attribuée. Dans certains cas, une demande de modification de renseignements personnels devra être accompagnée de la preuve documentaire pertinente.
Si votre demande de rectification ou de modification de renseignements personnels est refusée, vous avez le droit :
d'exiger que soit annexée à ces renseignements une déclaration de désaccord (une photocopie de la demande de rectification peut suffire
d'obtenir que la personne ou l'entité à qui les renseignements ont été divulgués au cours des douze (12) derniers mois soit avisée de la rectification ou de la déclaration de désaccord
d'interjeter appel de la décision auprès du Commissaire à l'information et à la vie privée.
Services des finances, Bureau du greffier municipal, Services novateurs pour la clientèle, Bureau du vérificateur général – Banques de renseignements personnels
Nom et emplacement de la banque
Maintien et utilisation des renseignements
Direction des recettes – Compte d’eau et d’égout ou de taxes – Correspondance générale des contribuables
Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel de perception des taxes Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. F04-00 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés trois ans, puis détruits. Lettre envoyée par des résidents relativement au compte d’eau et d’égout ou de taxes. Contient les nom, adresse et numéros de téléphone et de télécopieur du propriétaire.
Direction des recettes – Fichiers d'évaluation foncière Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel de perception des taxes Articles 8 à 10, 340, 341, 343 et 344 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. F04-01 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après leur remplacement, puis détruits. Les fichiers contiennent des renseignements sur l'évaluation du propriétaire. Contient les nom et adresse du contribuable et, parfois, le numéro au rôle de taxes.
Direction des recettes – Évaluation foncière – Demande de réduction des taxes foncières
Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel de perception des taxes Article 364 de la Loi de 2001 sur les municipalités et Règlement de l’Ontario 325/01, tels que modifiés. F04-02 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après leur remplacement, puis détruits. Formulaire de demande employé pour établir l'admissibilité à une réduction des taxes foncières et le montant de celle-ci relativement aux édifices commerciaux et industriels vacants. Contient les nom, adresse et numéros de téléphone et de télécopieur du propriétaire de même que le numéro au rôle de taxes.
Direction des recettes – Application du système fiscal – VTAX de Vailtech Inc. Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Gestion des risques, Services juridiques et Rapports Articles 8 et 11 de la Loi de 2001 sur les municipalités et article 11 de la Loi sur l’évaluation foncière. Banque de données. Continuellement mise à jour. L'application VTAX fournit des renseignements sur l'évaluation foncière. Contient les nom et adresse du propriétaire et du locataire, de même que le numéro au rôle de taxes.
Direction des recettes – Rôle des taxes foncières – Évaluation foncière supplémentaire Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel de perception des taxes Articles 8 à 10, 340, 341, 343 et 344 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. F04-05 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après leur remplacement, puis détruits. Avis d'évaluation foncière supplémentaire expédié à tous les nouveaux propriétaires. Contient les nom et adresse du propriétaire, de même que le numéro au rôle de taxes.
Direction des recettes – Demande de remboursement de taxes Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel de perception des taxes Articles 8 à 10, 340, 341, 343 et 344 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. F04-05 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après leur remplacement, puis détruits. Formulaire de demande de remboursement de taxes utilisé quand il y a encours de crédit au compte de taxes. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone du propriétaire de même que le numéro au rôle de taxes.
Recettes municipales - AquaCIS - Comptes de services d’eau et d’égouts – Détails du compte Résidents d’Ottawa Personnel de la Direction des recettes Articles 8-10 de la Loi sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux F27-06. La période de conservation est de 7 ans, après laquelle les documents sont détruits. Détails concernant leurs comptes d’eau et d’égout. Comporte le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et de télécopieur, l’adresse courriel, la consommation, l’historique des paiements et l’information bancaire pour les clients inscrits aux régimes de paiements préautorisés.
Recettes municipales – Réseau d’applications Web Itron - Facturation des services d'eau et d'égout – Dossiers de consommation d’eau Résidents d’Ottawa Personnel de la Direction des recettes Articles 8-10 de la Loi sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, modifiés. Système de classification des documents généraux F27-06. La période de conservation est de 7 ans, après laquelle les documents sont détruits. Rapports horaires de compteurs d’eau, par transmission automatisée des relevés de compteurs. Comporte l’adresse de la propriété et la consommation d’eau.
Direction des recettes – Paiements ou frais en souffrance
Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel de perception des taxes Articles 8 à 10, 340, 341, 343, 344 et 345 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. F04-17 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après leur fermeture, puis détruits. Correspondance des contribuables qui ont des paiements ou frais en souffrance associés à leur évaluation foncière. Contient les nom et adresse du propriétaire, de même que ses renseignements bancaires.
Direction des recettes – Demande d'exemption de taxes
Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel de perception des taxes Articles 357 et 358 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25. F04-24 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après leur fermeture, puis détruits. À utiliser quand on demande une exemption de taxes. Contient les nom, adresse, numéro de demande, numéro de plainte, numéro d'appel et numéro au rôle de taxes.
Direction des recettes – Lettres de résidents demandant une exemption de taxes
Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel de perception des taxes Articles 357 et 358 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25. F04-24 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après leur fermeture, puis détruits. Lettre reçue de résidents qui demandent une exemption de taxes en raison d'un incendie ou d'une démolition. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone.
Direction des recettes – Certificats de taxes foncières
Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel de perception des taxes Articles 8 à 10 et 352 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. F04-26 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. Certificat de taxes foncières fourni pour aviser le contribuable de la somme à payer. Contient les nom et adresse, de même que le numéro au rôle de taxes.
Direction des recettes – Banque de données de Stellent Inc. pour les certificats de taxes foncières
Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel des Services financiers Articles 8 et 11 de la Loi de 2001 sur les municipalités et articles 11 et 14 de la Loi sur l’évaluation foncière. Banque de données. Continuellement mise à jour. Banque de données stockant tous les certificats de taxes foncières sur un serveur de gestion des documents pour un enregistrement et une consultation faciles. Contient les nom et adresse, de même que le numéro au rôle de taxes.
Direction des recettes – Certificats de redevance d'eau et d'égouts
Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel de perception des taxes Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. F04-28 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. Certificat de redevance d'eau et d'égouts fourni pour aviser le contribuable de la somme à payer. Contient les nom et adresse, de même que le numéro au rôle de taxes.
Direction des recettes – Facturation des services d'eau et d'égout – Formulaire d'autorisation de retraits bancaires – Programme de paiements préautorisés des factures des services d'eau et d'égout
Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel de perception des taxes Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. F04-28 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. Formulaire d'inscription au programme de paiements préautorisés des factures des services d'eau et d'égout. Contient les numéro du compte d'eau, nom, adresse et numéros de téléphone au domicile et au travail.
Direction des recettes – Demande de remboursement d'eau et d'égout
Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel de perception des taxes Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. F04-28 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. Demande de remboursement d'eau et d'égout du résident. Utilisation à des fins administratives seulement. Contient les numéro du compte, nom, adresse et numéro de téléphone.
Direction des recettes – Demande de modification aux comptes de taxes ou d'eau et d'égout
Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel de perception des taxes Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. F04-28 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. Demande de modification aux comptes de taxes ou d'eau et d'égout. Utilisation à des fins administratives seulement. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone.
Direction des recettes – Feuille de calcul Excel – Outil de suivi des plaintes relatives aux comptes de taxes ou d'eau et d'égout
Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel des Services financiers Articles 8 à 10, 78 à 87, 91, 93 et 444 à 446 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. Banque de données. Continuellement mise à jour. Système de suivi des plaintes des clients sur les comptes de taxes ou d'eau et d'égout. Banque de données qui assure le suivi des demandes et de la distribution. Contient les nom, adresse, numéro au rôle de taxes et numéro du compte d'eau.
Direction des recettes – Entente autorisant la facturation directe du locataire
Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel de perception des taxes Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. F04-28 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. Entente autorisant la facturation directe du locataire, telle que demandée par le propriétaire. Contient le numéro du compte d'eau et d'égout et les nom, adresse et numéro de téléphone du propriétaire et du locataire.
Direction des recettes – Changement de propriétaire Emplacement : Services finances Résidents d’Ottawa Personnel de perception des taxes Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. F04-29 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. Lettre reçue de contribuables annonçant un changement de propriétaire. Contient les nom et adresse, de même que le numéro au rôle de taxes.
Direction des recettes – Régime de paiements préautorisés de taxes (PPT)/Prélèvement automatique (RPA) – Formulaires d'inscription au plan ordinaire et de demi-année
Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel de perception des taxes Articles 8 à 10, 340, 341, 343 et 344 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. F04-31 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. Formulaire de demande à signer dans le cadre du PPT. Contient le numéro au rôle de taxes et les nom, adresse et numéros de téléphone au domicile et au travail.
Direction des recettes – Factures finales de taxes foncières Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel de perception des taxes Articles 8 à 10, 340, 341, 343 et 344 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. F04-31 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. Facture finale de taxes foncières envoyée aux propriétaires et précisant la somme due à la Ville. Contient les nom et adresse du propriétaire, de même que le numéro au rôle de taxes.
Direction des recettes – Demande du Programme de report de taxes foncières
Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Gestionnaire de programme, comptes débiteurs Règlement no 2007-452 de la Ville d’Ottawa. F04-99 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après la fin du projet, puis détruits. Utilisation pour établir si le demandeur est admissible au programme de report de taxes foncières. Contient les nom, adresse, numéro au rôle de taxes, numéro de téléphone, date de naissance et revenu du ménage.
Direction des services financiers – Remboursements aux employés Emplacement : Services des finances Employés de la Ville d’Ottawa Personnel des comptes fournisseurs Articles 8, 283 et 284 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. F07-02 – Classification des documents généraux;
les documents sont gardés sept ans, puis détruits. Les dossiers relatifs aux paiements faits aux employés par la Ville, comme les frais de déplacement, le stationnement et le kilométrage. Contient les nom, numéro d'identification et adresse de l'employé.
Contrôleur – Régime de paiements préautorisés (RPP)/Accord de prélèvement automatique (APA) – formulaire d'inscription Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Spécialiste financier II Articles 8 à 10, 340, 341, 343 à 348 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. F08-00 – Classification des documents généraux;
les documents sont gardés trois ans, puis détruits. Utilisation pour administrer et recouvrer les comptes débiteurs de la Ville d’Ottawa. Contient les numéro de client, nom, adresse et numéros de téléphone au domicile et au travail du client.
Contrôleur – Dossiers financiers des employés
Emplacement : Services des finances Employés de la Ville d’Ottawa Spécialiste de l'administration de la paie Article 227 et paragraphe 283(2) de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. H02-02 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés 50 ans après le départ de l'employé, puis détruits. Numéro d'identification, nom complet, numéro d'assurance sociale, date d'embauche ou de départ et taux de rémunération de l'employé. Peut correspondre à la date du renouvellement du PRC ou CRC. Peut parfois comprendre des commentaires sur le numéro de téléphone au domicile et l'adresse ou un autre numéro de téléphone au travail que l'employé doit utiliser pour les dépôts directs; les demandes de renseignements personnels; les calculs de la paye et du régime de retraite; les retours d'impôt; le changement de nom ou d'adresse; l'achat de bons ou le départ.
Contrôleur – Services de la paie Emplacement : Administration de la paie Employés de la Ville d’Ottawa Spécialiste de l'administration de la paie Articles 8, 9, 227, 286 et paragraphe 283(2) de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. F08-16 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. Sert à l'administration de la paie. Renseignements personnels comprenant l'adresse, le numéro d'employé et les renseignements bancaires.
Contrôleur – Administration de la paie – Banque de données WinTOD
Emplacement : Administration de la paie Employés de la Ville d’Ottawa Spécialiste de l'administration de la paie Articles 8, 9, 227, 286 et paragraphe 283(2) de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. Banque de données. Continuellement mise à jour. Utilisation pour la préparation de la paie des employés – calcule les retenues salariales. Contient les nom, adresse, numéro d'identification et renseignements bancaires de l'employé.
Direction des recettes – Agence de recouvrement
Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel des Services financiers Articles 8, 11 et 349 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001. F08-17 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. Correspondance avec les agences de recouvrement relativement aux contribuables qui doivent de l'argent à la Ville. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone du propriétaire.
Direction des recettes – Dossiers des cas de recouvrement des trop-payés
Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Coordonnateur du recouvrement Articles 8 et 11 de la Loi de 2001 sur les municipalités et article 42 de la Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail. F08-21 – Classification des documents généraux;
les documents sont gardés sept ans après le recouvrement du trop-payé, puis détruits. Utilisation par l'Unité de recouvrement des trop-payés pour aider au recouvrement des sommes dues à la Ville. Contient les nom, adresse et numéros de dossier et de carte de crédit.
Direction des recettes – Dossiers des cas de recouvrement des trop-payés – États financiers Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Coordonnateur du recouvrement Articles 8 et 11 de la Loi de 2001 sur les municipalités et article 42 de la Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail. F08-21 – Classification des documents généraux;
les documents sont gardés sept ans après le recouvrement du trop-payé, puis détruits. Unité de recouvrement des trop-payés pour aider au recouvrement des sommes dues à la Ville. Contient les nom, adresse, numéro de dossier, revenu mensuel et dépenses.
Direction des recettes – Correspondance générale des contrevenants relativement aux infractions provinciales - comptes Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel de perception des taxes Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. F08-22 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. Lettre reçue de résidents qui ont contrevenu à la Loi sur les infractions provinciales. Contient les nom et adresse du contrevenant.
Direction des recettes – Banque de données des infractions provinciales (POD) – Collecte et application des amendes impayées
Emplacement : Infractions provinciales Résidents d’Ottawa Personnel des Services financiers Articles 8 et 11 de la Loi de 2001 sur les municipalités et articles 11 et 14 de la Loi sur l’évaluation foncière Banque de données. Continuellement mise à jour. Cette banque de données sert au recouvrement et à l'application des amendes impayées. Contient les nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de permis de conduire et date de naissance du contrevenant.
Direction des recettes – Banque de données ICON – Amendes des infractions provinciales et mesures connexes
Emplacement : Infractions provinciales Résidents d’Ottawa Personnel des infractions provinciales Articles 8 et 11 de la Loi de 2001 sur les municipalités, article 165 de la Loi sur les infractions provinciales et article 205 du Code de la route. Banque de données. Continuellement mise à jour. Banque de données provinciale qui regroupe toutes les amendes des infractions provinciales et les mesures connexes. La Direction des recettes utilise le système conjointement avec le recouvrement des amendes impayées. Contient les nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de permis de conduire et date de naissance du contrevenant.
Direction des recettes – Entente relative à la prorogation du délai de paiement
Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Gestionnaire de programme, comptes débiteurs Articles 8 à 10 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. F08-22 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. Formulaire de demande utilisé pour établir l'admissibilité d'un demandeur à une prorogation du délai de paiement avec la section Collecte et application des amendes impayées selon la Loi sur les infractions provinciales. Contient les nom, date de naissance, adresse, numéros de téléphone au domicile et au travail, renseignements sur l'employeur du contrevenant, de même que nom de sa succursale bancaire, numéro de compte et revenu mensuel.
Direction des recettes – Recouvrement des subventions pour la garde d'enfants payées en trop – États financiers Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Coordonnateur du recouvrement Articles 8 et 11 de la Loi de 2001 sur les municipalités et article 2.2 de la Loi sur les garderies. F08-23 – Classification des documents généraux;
les documents sont gardés sept ans après le recouvrement du trop-payé, puis détruits. Utilisation pour établir un calendrier de remboursement de la subvention pour la garde d'enfants. Contient les nom, numéros de compte et d'assurance sociale, date de naissance, numéros de téléphone au domicile et au travail, nom et adresse de l'employeur, banque et numéro de compte bancaire de la personne.
Contrôleur – Dossiers des clients Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel des comptes débiteurs Articles 8 à 10, 340, 341, 343 à 348 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. F08-28 – Classification des documents généraux;
les documents sont gardés sept ans après la fermeture du dossier, puis détruits. Lettre envoyée par des clients relativement à leurs factures émises par l'Unité des comptes débiteurs. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone.
Direction des recettes – Programme de subvention pour la dialyse à domicile
Emplacement : Services des finances Patients bénéficiant de dialyse à domicile Personnel des Services financiers Article 107 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. F08-99 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après la fermeture du dossier, puis détruits. Renseignements sur les patients bénéficiant de dialyse à domicile, y compris le programme de traitement, pour soutenir une subvention permettant le remboursement des coûts supplémentaires en eau. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone du patient.
Direction des recettes – Programme de subvention pour la dialyse à domicile – Banque de données
Emplacement : Services des finances Propriétaires et locataires d’Ottawa Personnel des Services financiers Article 107 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. Banque de données. Continuellement mise à jour. Renseignements sur les patients bénéficiant de dialyse à domicile, y compris le programme de traitement, pour soutenir une subvention permettant le remboursement des coûts supplémentaires en eau. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone du patient.
Direction des recettes – Subventions et prêts – Programme de subventions pour terres agricoles
Emplacement : Services des finances Agriculteurs d’Ottawa Personnel des Services financiers Article 107 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. F18-04 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. Extraction annuelle de données sur les propriétés agricoles à partir du système de taxation. Le paiement des taxes sur ces propriétés peut être reporté à la fin de l'exercice avec remboursement des intérêts et pénalités s'il est effectué à temps. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone de l'agriculteur.
Direction des recettes – Subventions et prêts – Programme de subventions pour terres agricole – Banque de données
Emplacement : Services des finances Agriculteurs d’Ottawa Personnel des Services financiers Article 107 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. Banque de données. Continuellement mise à jour. Extraction annuelle de données sur les propriétés agricoles à partir du système de taxation. Le paiement des taxes sur ces propriétés peut être reporté à la fin de l'exercice avec remboursement des intérêts et pénalités s'il est effectué à temps. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone de l'agriculteur.
Direction des recettes – Subventions et prêts – Programme de subventions aux propriétaires résidentiels
Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel des Services financiers Article 107 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. F18-04 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans, puis détruits. Programme de subventions de 2003 visant le remboursement des contribuables résidentiels touchés par la hausse importante de l'évaluation foncière découlant du déplacement du fardeau fiscal des commerçants. Géré à même le système de taxation, y compris la production et la compensation des chèques, entre autres. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone du demandeur.
Direction des recettes – Subventions et prêts – Programme de subventions aux propriétaires résidentiels – Banque de données
Emplacement : Services des finances Résidents d'Ottawa Personnel des Services financiers Article 107 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. Banque de données. Continuellement mise à jour. Programme de subventions de 2003 visant le remboursement des contribuables résidentiels touchés par la hausse importante de l'évaluation foncière découlant du déplacement du fardeau fiscal des commerçants. Géré à même le système de taxation, y compris la production et la compensation des chèques, entre autres. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone du demandeur.
Direction des recettes – Cautions d'exécution – Lettres de crédit – Permis de terrassement de routes
Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel des Services financiers Règlement no 50-2000 de la Ville d’Ottawa. F24-01 – Cautions – Terrassement de routes – Classification des documents généraux;
les documents sont gardés sept ans après la fin du projet, puis détruits. On exige des cautions afin de veiller à ce que tous les travaux soient faits d'après l'accord de terrassement. Contient les nom et adresse du demandeur.
Direction des recettes – Cautions d'exécution – Lettres de crédit – Accords de lotissement
Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel des Services financiers Accord de lotissement légal. F24-03 – Cautions – Lotissement – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans après la fin du projet, puis détruits. On exige des cautions afin de veiller à ce que tous les travaux soient faits d'après l'accord de lotissement. Contient les nom et adresse du demandeur.
Direction des recettes – Cautions d'exécution – Lettres de crédit – Accords de plan d'implantation Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel des Services financiers Accord de plan d'implantation. F24-04 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans après la fin du projet, puis détruits. On exige des cautions afin de veiller à ce que tous les travaux soient faits d'après l'accord de plan d'implantation. Contient les nom et adresse du demandeur.
Direction des recettes – Cautions d'exécution – Lettres de crédit – Divers
Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel des Services financiers Articles 8 et 9 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. F24-05 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans après la fin du projet, puis détruits. On exige diverses cautions afin de veiller à ce que tous les travaux soient faits d'après les accords applicables. Contient les nom et adresse du demandeur.
Direction des recettes – Cautions d'exécution – Cautionnement – Approvisionnement
Emplacement : Services des finances Résidents d’Ottawa Personnel des Services financiers Articles 8 et 9 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. F24-06 – Cautions – Contrats d'approvisionnement – Classification des documents généraux; les documents sont gardés sept ans après la fin du projet, puis détruits. Les contrats d'approvisionnement correspondent à toute caution n'étant pas associée à un lotissement, à un plan d'implantation ou au terrassement de routes. Contient les nom et adresse du demandeur.
Service du greffier municipal – Réunions du Conseil municipal et des comités permanents – Rapports des comités et du Conseil Emplacement : Conseil et comités permanents Résidents d’Ottawa Personnel du Service du greffier municipal et membres du Conseil Article 253 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. Règlement de procédure révisé pour les comités consultatifs (2007-104). G01-00 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés trois ans, puis détruits. Lettre reçue en faveur ou contre les propositions devant les comités ou le Conseil. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone.
Service du greffier municipal – Gouvernance et gestion – Demandes de renseignements au maire et au Conseil
Emplacement : Services de soutien au Conseil municipal Résidents d’Ottawa Personnel du Conseil et des comités; membres du Conseil; contribuables faisant partie des jurys de sélection Articles 8, 224, 227 et 228 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. G00-09 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés trois ans, puis détruits. Demande de renseignements faite au maire et au Conseil par la population. Comprend aussi les membres de diverses associations au sein de la Ville d’Ottawa. Contient les nom, adresse et numéro de téléphone du demandeur.
Service du greffier municipal – Élections – Reçu – Contribution à la campagne d’un candidat – Programme de remise des contributions
Emplacement : Élections municipales et LAIMPVP Contributeurs à la campagne électorale d'un candidat au Conseil municipal Personnel du Bureau des élections Article 82 de la Loi de 2001 sur les municipalités et Règlement no 2005-505 de la Ville d’Ottawa. G10-00 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés quatre ans, puis détruits. Nom du contributeur et adresse postale des personnes, personnes morales ou syndicats ontariens qui ont contribué à la campagne électorale d'un candidat au Conseil municipal. Le candidat est admissible au Programme de remise des contributions.
Service du greffier municipal – Élections – Demande de remise de contribution
Emplacement : Élections municipales et LAIMPVP Contributeurs à la campagne électorale d'un candidat au Conseil municipal Personnel du Bureau des élections Article 82 de la Loi de 2001 sur les municipalités et Règlement no 2005-505 de la Ville d'Ottawa. G10-00 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés quatre ans, puis détruits. Nom, adresse postale, somme de la remise consentie au contributeur d'un candidat pendant les élections qui présente une demande de remise.
Service du greffier municipal – Élections – Déclaration de candidature Emplacement : Élections municipales et LAIMPVP Toute personne qui souhaite se présenter aux élections municipales ou scolaires Personnel du Bureau des élections Article 29 de la Loi de 2001 sur les municipalités. G10-02 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés en permanence. Nom, adresse d'admissibilité, adresse postale, numéros de téléphone au domicile et au travail, numéro de télécopieur et courriel des personnes qui souhaitent se présenter aux élections.
Service du greffier municipal – Élections – Avis de prolongation de la période de campagne
Emplacement : Élections municipales et LAIMPVP Tout candidat qui accuse un déficit à la fin de la période de campagne ordinaire Personnel du Bureau des élections Paragraphe 68(1) de la Loi de 2001 sur les municipalités. G10-02 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés en permanence. Nom et adresse, numéros de téléphone et de télécopieur et courriel du candidat qui accuse un déficit à la fin de la période de campagne ordinaire.
Service du greffier municipal – Élections – Établissement des bureaux de vote
Emplacement : Élections municipales et LAIMPVP Divers employés d'édifices dans Ottawa Personnel du Bureau des élections Article 45 de la Loi de 2001 sur les municipalités. G10-06 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après les élections, puis détruits. Nom et titre du mandant, nom et adresse des bureaux de vote, espace réservé, personne-ressource sur place et son numéro de téléphone, nom de l'organisme, du groupe ou de l'établissement à des fins de paiement, adresse postale à des fins de paiement, numéro de téléphone du bénéficiaire et somme versée pour l'utilisation des installations durant les élections.
Service du greffier municipal – Élections – Personnel des bureaux de vote
Emplacement : Élections municipales et LAIMPVP Toute personne de 16 ans ou plus qui souhaite travailler à titre de membre du personnel électoral Personnel du Bureau des élections Paragraphe 15(1) de la Loi de 2001 sur les municipalités. G10-14 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après les élections, puis détruits. Nom, adresse, numéros de téléphone au domicile et/ou au travail, expérience électorale, emploi à la Ville, langues parlées, conjoint d'un candidat, utilisation d'une voiture, assignation et somme versée. Renseignements utilisés lors de la demande de travail en tant que membre du personnel électoral.
Service du greffier municipal – Élections – États financiers des candidats
Emplacement : Élections municipales et LAIMPVP Candidats qui ont fait une déclaration de candidature pour un poste au sein du Conseil municipal ou scolaire Personnel du Bureau des élections Article 78 de la Loi de 2001 sur les municipalités. G10-15 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après les élections ordinaires suivant celles applicables, puis détruits. Nom et adresse postale, numéros de téléphone au domicile et/ou au travail et de télécopieur, et courriel du candidat qui a soumis une déclaration de candidature pour un poste au sein du Conseil municipal ou scolaire.
Service du greffier municipal – Élections – Nomination d'un mandataire Emplacement : Élections municipales et LAIMPVP Tout électeur d’Ottawa qui n'est pas en mesure de voter dans une section de vote donnée durant le processus électoral Personnel du Bureau des élections Article 44 de la Loi de 2001 sur les municipalités. G10-13 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés 120 jours après l'annonce des résultats électoraux, puis détruits. Numéros de quartier et de section de vote, nom et adresse d'admissibilité complète de l'électeur qui désigne un mandataire, nom et adresse d'admissibilité complète du mandataire et lien entre l'électeur et son mandataire (le cas échéant). Utilisé par l'électeur qui ne peut pas aller voter au bureau de scrutin.
Vérificateur général – Vérification interne et conseil – Vérifications précises telles qu'établies dans le plan de vérification annuel du Bureau du vérificateur général
Emplacement : Bureau du vérificateur général Employés de la Ville d’Ottawa Personnel du Bureau du vérificateur général Articles 8, 11 et 223.20 de la Loi de 2001 sur les municipalités et Règlement no 2005-507 de la Ville d'Ottawa. G14-10 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés 20 ans après la vérification, puis détruits. Utilisation pour la tenue de vérifications. Comprend les fichiers relatifs à la gestion interne des vérifications et/ou à la vérification, au conseil et à l'enquête.
Vérificateur général – Vérification interne et conseil – Enquêtes du Bureau du vérificateur général Emplacement : Bureau du vérificateur général Employés de la Ville d’Ottawa Personnel du Bureau du vérificateur général Articles 8, 11 et 223.20 de la Loi de 2001 sur les municipalités et Règlement no 2005-507 de la Ville d'Ottawa. G14-03 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés 20 ans après la fin de l'enquête, puis détruits. Utilisation pour la tenue d'enquêtes. Comprend les fichiers relatifs à la gestion interne des enquêtes.
Vérificateur général – Vérification interne et conseil – Vérifications spéciales et examens Emplacement : Bureau du vérificateur général Employés de la Ville d’Ottawa Personnel du Bureau du vérificateur général Articles 8, 11 et 223.20 de la Loi de 2001 sur les municipalités et Règlement no 2005-507 de la Ville d'Ottawa. G14-04 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés 20 ans après la vérification, puis détruits. Utilisation pour la tenue de vérifications et d'examens. Comprend les fichiers relatifs à la gestion interne des enquêtes.
Vérificateur général – Vérification interne et conseil – Banque de données Audit Command Language – utilisée pour, entre autres, la détection des fraudes
Emplacement : Services financiers Résidents d’Ottawa Personnel du Bureau du vérificateur général Articles 8, 11 et 223.20 de la Loi de 2001 sur les municipalités et Règlement no 2005-507 de la Ville d'Ottawa. Banque de données. Continuellement mise à jour. Audit Command Language (ACL) est un progiciel utilisé par les professionnels de la vérification et de la finance pour effectuer l'extraction de données, l'analyse de données, la détection des fraudes et un suivi continu. Contient les nom et numéro d'identification de l'employé.
Service du greffier municipal – Bénévoles – Recrutement relatif aux comités consultatifs
Emplacement : Comités consultatifs Résidents d’Ottawa Personnel du Conseil et des comités; membres du Conseil; contribuables faisant partie des jurys de sélection Article 253 de la Loi de 2001 sur les municipalités, L.O. 2001, chap. 25, telle que modifiée. Règlement de procédure révisé pour les comités consultatifs (2007-104). H03-01 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés trois ans après le départ du bénévole de l'appareil municipal, puis détruits. Les fichiers sur le recrutement relatif aux comités consultatifs, conseils et offices au sein desquels le Conseil effectue des nominations. Contient les nom, adresse, numéro de téléphone et courriel du bénévole.
Services novateurs pour la clientèle – Griefs – Projets spéciaux et enquêtes Emplacement : Relations de travail et Litiges Employés de la Ville d’Ottawa Personnel des Relations de travail et des Services juridiques Articles 8 et 11 de la Loi de 2001 sur les municipalités, article 1 du Règlement no 2005-507 de la Ville d'Ottawa, articles 15, 15.1 et 16 de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi et article 57 de la Loi de 1995 sur les relations de travail. H13-99 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés six ans après la fin du projet, puis détruits. Enquêtes qui ne sont pas liées à des griefs. Comprend les nom, paie, régime de retraite, date de naissance, renseignements médicaux, entrevues, enquêtes et mesures disciplinaires.
Services novateurs pour la clientèle – Griefs des employés
Emplacement : Relations de travail et Litiges Employés de la Ville d’Ottawa Personnel des Relations de travail et des Services juridiques Articles 8 et 11 de la Loi de 2001 sur les municipalités, article 1 du Règlement no 2005-507 de la Ville d'Ottawa, articles 15, 15.1 et 16 de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi et article 57 de la Loi de 1995 sur les relations de travail. H13-01 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés 21 ans après la résolution du grief, puis détruits. Enquêtes qui sont liées à des griefs des employés. Comprend les nom, grief, paie, régime de retraite, date de naissance, renseignements médicaux, entrevues, enquêtes et mesures disciplinaires.
Services novateurs pour la clientèle – Plaintes à la Commission ontarienne des droits de la personne Emplacement : Relations de travail et Litiges Employés de la Ville d’Ottawa Personnel des Relations de travail et des Services juridiques Articles 8 et 11 de la Loi de 2001 sur les municipalités, article 1 du Règlement no 2005-507 de la Ville d'Ottawa, articles 15, 15.1 et 16 de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi et article 57 de la Loi de 1995 sur les relations de travail. H18-06 – Classification des documents généraux; les documents sont gardés en permanence. Utilisation à des fins d'enquête. Comprend le nom du plaignant, les témoins, les contrevenants, la description de l'incident, les fichiers des entrevues et les enquêtes.
Services novateurs pour la clientèle – Commission canadienne des droits de la personne
Emplacement : Relations de travail et Litiges Employés de la Ville d’Ottawa Personnel des Relations de travail et des Services juridiques Articles 8 et 11 de la Loi de 2001 sur les municipalités, article 1 du Règlement no 2005-507 de la Ville d'Ottawa, articles 15, 15.1 et 16 de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi e
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