Source: https://www.prawo.pl/kadry/akta-osobowe-pracownikow-zmiany-w-2019-roku,300044.html
Timestamp: 2020-05-27 22:18:02+00:00
Document Index: 80660540

Matched Legal Cases: ['art. 22', 'art. 22', 'art. 22', 'art. 22', 'art. 22', 'art. 22']

Akta osobowe pracowników. Zmiany w 2019 roku
Rewolucja w aktach pracowników. Będzie czwarta część
Początek 2019 roku przyniesie ważne zmiany w zakresie czasu przechowywania akt pracowników. Resort pracy przygotowuje też zupełnie nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. W aktach osobowych pracowników pojawi się dodatkowa, czwarta część. Działy kadr muszą przygotować się do zmian.
Ostateczna treść przepisów różni się znacznie od projektu przedstawionego do konsultacji. Tu znajdziesz nowsze informacje na ten temat >
Jak teraz wyglądają akta osobowe?
w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika
Czytaj też: Nowe okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej >
Sam zakres informacji gromadzonych w poszczególnych częściach nieco się zmieni, ale rewolucji nie będzie - zmiany wynikają z konieczności dostosowania rozporządzenia m.in. do wymagań RODO. Z tego powodu zrezygnowano np. z wyliczenia w rozporządzeniu dokumentów, które należy gromadzić w związku z rekrutacją na dane stanowisko i zastąpiono je odesłaniem bezpośrednio do art. 22(1) kodeksu pracy (określa katalog danych, których pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie). Pracodawca będzie mógł żądać udokumentowania tych danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. W przypadku zatrudnienia kopie dokumentów przedstawionych przez pracownika w trakcie jego rekrutacji oraz już po jego zatrudnieniu, poświadczające przekazane dane osobowe, pracodawca będzie mógł włożyć do akt osobowych pracownika - odpowiednio do części A lub B.
Czytaj też: Kwestionariusz osobowy po wejściu w życie RODO >
Od 2019 roku akta osobowe pracownika będą składać się z 4 części i obejmą:
w części A - oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, obejmujące dane osobowe, o których mowa w 22(1) § 1 lub 4 oraz art. 22la § 1 lub art. 22lb § I Kodeksu pracy, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia;
w części B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
oświadczenia lub dokumenty, obejmujące dane osobowe, o których mowa w art. 22(1) § 3 lub 4 oraz projektowanym art. 22(la) § 1 lub art. 22(1b) § 1 Kodeksu pracy,
umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków,
zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z 19 grudnia 2008 roku o emeryturach pomostowych,
- z treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia,
- z informacjami o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia,
- z dodatkowymi informacjami o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie tych warunków zatrudnienia.
- z informacją o celu. zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu,
- z informacją o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
- z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy,
potwierdzenie otrzymania przez przedstawiciela ustawowego pracownika młodocianego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się,
dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu,
dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego,
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat,
dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego,
dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego obejmujące:
- wniosek pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopie rodzicielskim oraz urlopie ojcowskim,
- wniosek pracownika o przesunięcie terminu urlopu,
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich
wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
pisemne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.
Wskazany katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych nie jest wyczerpujący i obejmuje oświadczenia lub dokumenty, których podstawę prawną pozyskania stanowi Kodeks pracy. Trudno bowiem przewidzieć, jakiego rodzaju dokumenty mogłyby być dodatkowo składane w trakcie zatrudnienia przez pracownika, a także jakiego rodzaju dokumenty muszą znaleźć się w aktach osobowych pracownika w związku z szeregiem szczególnych regulacji prawnych dotyczących określonych grup pracowników, wymagających ich pozyskania (np. orzeczenie o stopniu niepełnosprawności w przypadku pracowników niepełnosprawnych). Zatem oświadczenia lub dokumenty pozyskiwane od pracowników na podstawie przepisów szczególnych, także będą umieszczane w części B akt osobowych pracownika.
w części C - dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Czytaj też: Do końca września trzeba dostosować monitoring do RODO >
w części D - oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:
dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w
związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką
Podobnie, jak w części B akt osobowych, katalog oświadczeń lub dokumentów gromadzonych i przechowywanych w części D – nie został sformułowany w sposób wyczerpujący.
Czytaj też: Jak udokumentować urlop okolicznościowy zgodnie z RODO? >
Dodatkowe przepisy w nowym rozporządzeniu
To nowe regulacje, które zostaną wprowadzone 1 stycznia 2019 roku przez ustawę z 10 stycznia 2018 roku
o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Nowe okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej >
Raport informacyjny - nowy obowiązek płatnika składek >
Prowadzenie akt osobowych pracowników na przykładach >