Source: http://www.hesystem.net/cms/pagina/politica
Timestamp: 2020-05-30 08:00:08
Document Index: 183111342

Matched Legal Cases: ['ARTÍCULO 15', 'Artículo 15', 'Artículo 269', 'Artículo 6', 'Artículo 7', 'artículo 12', 'Artículo 23', 'ARTÍCULO 23']

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SOBRE HE System
Política HE System
POLÍTICA HE SYSTEM DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, INFORMACIÓN ENVIADA A USUARIOS, INFORMACIÓN PRESENTADA EN LA WEB Y USO DE MARCAS O LOGOSÍMBOLOS.
La Política HE SYSTEM definida para el tratamiento de datos personales, información enviada a Usuarios, información presentada en la Web y uso de marcas o logo símbolos, está acorde a las normas vigentes en Colombia, país de origen de la plataforma y cualquier reclamación es acorde con las leyes colombianas.
I. POLÍTICA HE SYSTEM DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Política de tratamiento de datos personales, bases de datos, registro ante RNBD da cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, al Decreto Reglamentario 1377 de 2013, al Decreto Reglamentario 090 de 2018 y normas relacionadas.
CONSIDERANDOS, teniendo en cuenta que:
1. El ARTÍCULO 15 de la CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA establece: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectiﬁcar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. La Ley 1581 de 2012, regula la recolección y tratamiento de los datos de carácter personal y establece las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información”.
2. En cumplimiento de los derechos contenidos en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Ley 1581 de 2012 y Ley 1273 de 2009 y normas concordantes, corresponde tanto a las directivas de HE SYSTEM como a sus colaboradores internos y externos, observar, acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular imparta HE SYSTEM respecto de los datos de carácter personal, cuya divulgación o indebido uso pueda generar un perjuicio a sus titulares.
3. El decreto 090 del 18 de enero de 2018, fijó los requisitos que deben cumplir las sociedades o personas obligadas a registrar sus bases de datos ante el RNBD.
4. Para cumplir con la normatividad citada en los numerales anteriores, HE SYSTEM, Marca registrada y Software con registro de derechos de autor, de propiedad de Oscar Álvarez Duarte, con cédula de ciudadanía 79.356.876, expide la POLÍTICA HE SYSTEM DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (en adelante la POLITICA), la cual contiene el marco normativo y el procedimiento que desarrolla la seguridad de la información para el tratamiento de datos personales, adecuada a los estándares nacionales e internacionales en materia de protección de datos personales:
Se adoptan las siguientes deﬁniciones consagradas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013:
f. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.
g. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación.
h. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las ﬁnalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
i. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oﬁcio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oﬁciales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
j. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o ﬁlosóﬁcas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Otras deﬁniciones:
a. Base de datos automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.
b. Base de datos no automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.
c. Cesión de datos. Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al titular del dato o distinta de quien está habilitado como cesionario.
d. Custodio de la base de datos. Es la persona natural que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de HE SYSTEM.
e. Fuentes accesibles al público. Se reﬁere a aquellas bases contentivas de datos personales cuya consulta puede ser efectuada por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales datos. Tienen esta condición de fuentes accesibles al público las guías telefónicas, los directorios de la industria o sectoriales, entre otras, siempre y cuando la información se limite a datos personales de carácter general o que contenga generalidades de ley. Tendrán esta condición los medios de comunicación impresos, diario oﬁcial y demás medios de comunicación.
f. Habeas Data. Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectiﬁcar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
g. Procedimiento de análisis y creación de información. Es la creación de información respecto de una persona, a partir del análisis y tratamiento de los datos personales recolectados y autorizados, para ﬁnes de analizar y extraer perﬁles o hábitos de comportamiento, que generan un valor agregado sobre la información obtenida del titular de cada dato personal.
h. Procedimiento de disociación. Hace referencia a todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identiﬁcada o identiﬁcable.
i. Principios para el tratamiento de datos. Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales con el derecho a la información.
j. Propietario de la base de datos. En los procesos de negocios de HE SYSTEM, es propietaria de la base de datos el área que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de los mismos, los gestiona y los tiene bajo su control.
k. Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.
l. Violación de datos personales. Es el delito creado por la Ley 1273 de 2009, contenido en el Artículo 269 F del Código Penal Colombiano: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modiﬁque o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ﬁcheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”.
El objeto de la POLITICA es el establecimiento de las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal recolectados, tratados y/o almacenados por HE SYSTEM en desarrollo de su objeto social, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento, en cuanto a la garantía de la intimidad de las personas, ejercicio del habeas data y protección de datos personales, en concordancia con el derecho a la información, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en HE SYSTEM y se pueda prevenir su vulneración.
Los principios y disposiciones contenidos en la POLITICA se aplicarán a cualquier base de datos personal que se encuentre en custodia de HE SYSTEM, bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento. Todos los procesos organizacionales de HE SYSTEM que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en la POLITICA.
Son destinatarios de la POLITICA y obligados a cumplirla las siguientes personas:
a. Personal interno de HE SYSTEM, directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal.
b. Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a HE SYSTEM bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se efectúe cualquier tratamiento de datos de carácter personal. Esta previsión deberá incluirse en todos los contratos.
c. Aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario, contractual, entre otras.
d. Personas públicas y privadas en condición de usuarios de los datos personales.
e. Las demás personas que establezca la ley.
5. PRINCIPIOS APLICABLES.
La POLITICA está sometida a los siguientes principios con base en los cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales; se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conﬂictos que se susciten en esta materia; son principios aplicables a la POLITICA, los consagrados en normas internacionales, en la leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal especialmente los siguientes consagrados en la Ley 1581 de 2012:
a. Consentimiento Informado o principio de Libertad: El tratamiento de datos personales al interior de HE SYSTEM, sólo puede hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular.
b. El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los sujetos de la Ley 1581 de 2012 y normas concordantes deben sujetarse a lo dispuesto en ella.
c. Finalidad del Dato: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una ﬁnalidad legítima, acorde con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que este exprese su consentimiento.
d. Calidad o veracidad del Dato: Los datos de carácter personal recolectados por HE SYSTEM deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.
f. Pertinencia del Dato: Los datos personales que recabe HE SYSTEM deberán ser adecuados, pertinentes y no excesivos, teniendo en cuenta la ﬁnalidad del tratamiento y/o de la base de datos. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la ﬁnalidad para la cual se obtienen.
g. Acceso y Circulación restringida: Los datos personales que recolecte o trate HE SYSTEM serán usados por ella solo en el ámbito de la ﬁnalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros. Los datos personales bajo custodia de HE SYSTEM no podrán estar disponibles en internet o en cualquier otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, lo anterior con el ﬁn de brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley.
h. Temporalidad del Dato: Agotada la ﬁnalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, HE SYSTEM deberá cesar en su uso y adoptará las medidas de seguridad pertinentes a tal ﬁn.
i. Seguridad del Dato: HE SYSTEM, en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y conﬁabilidad de los datos personales. HE SYSTEM, conforme a la clasiﬁcación de los datos personales, implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el ﬁn de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
j. Conﬁdencialidad: HE SYSTEM y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligación que subsiste aún ﬁnalizada la relación contractual. HE SYSTEM implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.
k. Deber de Información: HE SYSTEM informará, a los titulares de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado por HE SYSTEM, así como la ﬁnalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Informará además sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.
l. Protección especial de datos sensibles: El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, HE SYSTEM informará al Titular:
b. Que cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la ﬁnalidad del Tratamiento.
c. Adicionalmente HE SYSTEM tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y conﬁdencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este ﬁn HE SYSTEM ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en su Manual de Políticas y Procedimientos, de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadas y aliados comerciales.
PARAGRAFO: Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes.
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, HE SYSTEM sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, HE SYSTEM deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS:
Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de HE SYSTEM, tienen los derechos descritos en la Constitución Política y la ley, especialmente los siguientes:
1. Derecho de Acceso: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la ﬁnalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales y sobre las comunicaciones y/o cesiones efectuadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.
2. Derecho de Actualización: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando estos hayan tenido alguna variación.
3. Derecho de Rectiﬁcación: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de modiﬁcar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.
4. Derecho de Cancelación: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.
5. Derecho a la revocatoria del consentimiento: El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilita a HE SYSTEM para un tratamiento con determinada ﬁnalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.
6. Derecho de Oposición: Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. HE SYSTEM, con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, tomará la decisión pertinente.
7. Derecho a presentar quejas y reclamos o a ejercer acciones. El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos. Previo a ello deberá haber agotado el ejercicio de su derecho frente a HE SYSTEM conforme a la ley 1581 de 2012.
8. Derecho a otorgar autorización para el tratamiento de datos. En desarrollo del principio del consentimiento informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en HE SYSTEM.
HE SYSTEM solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.
Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por HE SYSTEM, tales como:
8.1. Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por HE SYSTEM.
8.2. De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia.
8.3. Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.
IMPORTANTE: En ningún caso HE SYSTEM asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.
4. Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para ﬁnes históricos, estadísticos o cientíﬁcos.
En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, sí tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales y la normatividad vigente.
PARAGRAFO: El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.
El ejercicio del Habeas Data, constituye una potestad personalísima y corresponderán al titular del dato de manera primigenia, salvo las excepciones de ley.
7. DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE LA POLITICA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS.
Deberes para los responsables del Tratamiento: Cuando HE SYSTEM o cualquiera de los destinatarios de la POLITICA, asuma la calidad de responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la normatividad vigente:
1. Garantizar al titular en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
2. Solicitar y conservar en las condiciones previstas en la POLITICA, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la ﬁnalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Por solicitud del titular, rectiﬁcar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la POLITICA y en la ley.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. HE SYSTEM cumple con esta obligación a través de la adopción de la POLITICA.
12. Informar al encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya ﬁnalizado el trámite respectivo.
Cuando HE SYSTEM o cualquiera de los destinatarios de la POLITICA, asuma la calidad de encargado del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y normatividad que rija su actividad:
3. Realizar oportunamente la actualización, rectiﬁcación o supresión de los datos en los términos de la ley.
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la POLITICA y en normatividad vigente.
6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares. HE SYSTEM cumple con dicha obligación a través de la adopción de la POLITICA.
7. Registrar en la base de datos la leyenda “RECLAMO DE HABEAS DATA EN TRAMITE” en relación con la información personal que se discuta o cuestione por los titulares, acorde con la forma en que se regule en la ley.
8. Insertar en la base de datos la leyenda “INFORMACION SOBRE HABEAS DATA EN DISCUSION JUDICIAL”, una vez notiﬁcado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o por otra autoridad competente.
10. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los “Códigos de Seguridad” y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Además de los deberes antes descritos en cabeza de HE SYSTEM y de cualquiera otra persona que asuma su condición de responsable o encargado del tratamiento, de manera complementaria asumirán los siguientes deberes cualquiera que sea su condición:
a. Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasiﬁcación de los datos personales que trata HE SYSTEM.
b. Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a las base de datos que contengan datos personales.
c. Adoptar procedimientos de respaldo o back up de la base de datos que contienen datos personales.
d. Auditar de forma periódica el cumplimiento de la POLITICA por parte de los destinatarios de la misma.
e. Gestionar de manera segura las bases de datos que contengan datos personales.
f. Aplicar la POLITICA sobre protección de datos personales en armonía con el “procedimiento de Seguridad de la Información”.
g. Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de la base de datos.
i. Disponer de un procedimiento para gestionar los incidentes de seguridad respecto de las bases de datos que contengan datos personales.
8. PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE INFORMACIÓN, ACCESO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACION, CANCELACION Y OPOSICION.
En desarrollo del derecho constitucional de Hábeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectiﬁcación, cancelación y oposición por parte del titular de datos personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, HE SYSTEM adopta el siguiente procedimiento:
La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse en soporte escrito, sea este físico o digital. La solicitud de ejercicio de los derechos mencionados podrá dirigirse a la dirección principal o al correo electrónico habilitado por HE SYSTEM para el ejercicio del Hábeas Data. HE SYSTEM podrá disponer de otros medios para que el titular de los datos personales ejerza sus derechos.
- Nombre e identiﬁcación del titular del dato personal, y de sus representantes, de ser el caso.
- Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectiﬁcación, cancelación, oposición al tratamiento y/o revocatoria del consentimiento. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que HE SYSTEM proceda, como responsable de la base de datos, a dar respuesta.
- Dirección física y/o electrónica para notiﬁcaciones. Documentos que soportan la solicitud, si a ello hay lugar.
Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, HE SYSTEM así lo comunicará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Hábeas Data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. HE SYSTEM podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, HE SYSTEM indicará que se trata de un reclamo en trámite. En la respectiva base de datos (PQR) se deberá consignar una casilla en la que se aparezcan las siguientes leyendas: “RECLAMO POR HABEAS DATA EN TRAMITE” y “RECLAMO POR HABEAS DATA RESUELTO”
Cuando HE SYSTEM sea responsable de la base de datos personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días si se trata de una consulta; y de quince días (15) días si se trata de un reclamo. En los mismos plazos anteriores se pronunciará cuando HE SYSTEM veriﬁque que en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.
En los casos en que HE SYSTEM detente la condición de encargado del tratamiento informará tal situación al titular o interesado en el dato personal, y comunicará al responsable del dato personal la solicitud, con el ﬁn de que este dé respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. Copia de tal comunicación será dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho.
HE SYSTEM documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia de HE SYSTEM. Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descritos.
9. REGISTRO CENTRAL DE BASES DE DATOS PERSONALES.
HE SYSTEM, como responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, en desarrollo de su actividad empresarial, así como respecto de aquellos en los cuales tenga la calidad de encargado del tratamiento, dispondrá de un registro central en el cual relacionará cada una de las bases de datos contenidas en sus sistemas de información y demás archivos de HE SYSTEM.
a. Inscribir toda base de datos personales contenida en los sistemas de información y demás archivos de HE SYSTEM. A cada base se le asignará un número de registro.
b. La inscripción de las bases de datos personales indicará: (i) El tipo de dato personal que contiene; (ii) La ﬁnalidad y uso previsto de la base de datos; (iii) Identiﬁcación del área de HE SYSTEM que hace el tratamiento de la base de datos; (iv) Sistema de tratamiento empleado (automatizado o manual) en la base de datos; (v) Indicación del nivel y medidas de seguridad que aplican a la base de datos en virtud del tipo de dato personal que contiene; (vi) Ubicación de la base de datos en los sistemas de información de HE SYSTEM; (vii) El colectivo de personas o grupo de interés cuyos datos están contenidos en la base de datos; (viii) La condición de HE SYSTEM como RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento de las bases de datos; (ix) Autorización de comunicación o cesión de la base de datos, si existe; (x) Procedencia de los datos y procedimiento en la obtención del consentimiento; (xi) Empleado de HE SYSTEM custodio de la base de datos; (xii) Los demás requisitos que sean aplicables conforme a la normatividad vigente.
c. De manera mensual se registrarán para efectos de cumplimiento y auditoria los cambios surtidos en las base de datos personales en relación con los requisitos antes enunciados. En caso de que las bases de datos no hayan sufrido cambios así se dejará constancia por el custodio.
d. La ocurrencia e historial de los incidentes de seguridad que se presenten contra alguna de las bases de datos personales custodiadas por HE SYSTEM serán documentados en este registro central.
e. El registro indicará las sanciones que llegaren a imponerse respecto del uso de la base de datos personales, indicando la causa de la misma.
f. La cancelación de la base de datos personales será registrada indicando los motivos y las medidas técnicas adoptadas por HE SYSTEM para hacer efectiva la cancelación.
Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de HE SYSTEM, en calidad de responsable o encargado de los mismos, se regirán por los siguientes parámetros.
Datos personales relacionados con la gestión del recurso humano: HE SYSTEM tratará los datos personales de sus empleados, contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de sus servicios.
Tratamiento antes de la relación laboral: HE SYSTEM informará, de manera anticipada a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección; y obtendrá la autorización requerida para entregar dicha información a terceros y para cualquiera otra ﬁnalidad distinta a la de participar en este proceso.
Una vez agote el proceso de selección HE SYSTEM informará el resultado negativo y devolverá a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados; cuando ello no fuere posible se procederá a su destrucción para lo cual habrá informado previamente al titular. La información obtenida por HE SYSTEM respecto de quienes no fueron seleccionados, concretamente los resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de la ﬁnalidad.
Cuando HE SYSTEM contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso en cumplimiento de la POLITICA. Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en HE SYSTEM, serán almacenados en archivos determinados para el efecto, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad que tal información contenga datos de carácter sensible.
La ﬁnalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de HE SYSTEM y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto su uso para ﬁnes diferentes está prohibido.
Tratamiento de datos durante la relación laboral: HE SYSTEM almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identiﬁcada con el nombre de cada uno de estos. El tratamiento y acceso a esta información, en formato físico o digital, será procedente acorde con los procedimientos establecidos por el área de Recursos Humanos.
El uso de la información de los empleados para ﬁnes diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en HE SYSTEM. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a la persona designada por HE SYSTEM evaluar la competencia y eﬁcacia de la orden de la autoridad competente, con el ﬁn de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.
Tratamiento de Datos después de la Terminada la Relación Contractual: Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa HE SYSTEM procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles.
HE SYSTEM tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede conﬁgurar una desviación en la ﬁnalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares.
Salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.
Tratamiento de Datos Personales de Proveedores: HE SYSTEM solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la ﬁnalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a HE SYSTEM, por su naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor que sea persona física, consecuencia de un proceso de selección, esta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en la POLITICA y que prevengan a terceros sobre la ﬁnalidad de la información que se divulga.
HE SYSTEM recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de este, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor. Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por HE SYSTEM, tendrá como única ﬁnalidad veriﬁcar su idoneidad y competencia de tales empleados; por tanto, una vez veriﬁcado este requisito, HE SYSTEM podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.
Cuando HE SYSTEM entregue datos de sus empleados a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en la POLITICA. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. HE SYSTEM veriﬁcará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la ﬁnalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.
Tratamiento de datos personales en procesos de contratación: Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con HE SYSTEM accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados de HE SYSTEM y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en la POLITICA así como las medidas de seguridad que le indique HE SYSTEM según el tipo de dato de carácter personal tratado.
Para tal efecto se incluirá la previsión de veriﬁcación respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. HE SYSTEM veriﬁcará y controlará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la ﬁnalidad del tratamiento.
Tratamiento de datos personales de compradores o usuarios de HE SYSTEM: Respecto de los datos personales de compradores o usuarios de HE SYSTEM los recolectará y tratará para los ﬁnes contractuales, comerciales y publicitarios propios de la relación existente con ellos.
El proceso de compra directa deﬁnirá el tratamiento conforme las necesidades particulares que surjan de la dinámica comercial con los compradores, aplicando lo aquí dispuesto.
Tratamiento de datos personales de la comunidad en general: La recolección de datos de personas físicas que HE SYSTEM trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia del desarrollo de su objeto social o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en la POLITICA. Para el efecto, previamente HE SYSTEM informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice que estén relacionados con estas actividades.
En cada uno de los casos antes descritos las áreas de HE SYSTEM que desarrollen los procesos de negocios en los que se involucren datos de carácter personal, deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva las disposiciones aquí adoptadas además de prevenir posibles sanciones legales.
En desarrollo de la POLITICA de seguridad de la información personal de HE SYSTEM, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.
a. HE SYSTEM prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de HE SYSTEM. El incurrir en esta prohibición por parte de los empleados de HE SYSTEM acarreará las sanciones a que haya lugar de conformidad con la ley.
El incurrir en esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con HE SYSTEM dará lugar a las consecuencias previstas en la ley para tales efectos, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar.
En los contratos con los proveedores, en lo que el objeto contratado tenga relación con datos personales, se pactará una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a HE SYSTEM como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente o negligente del proveedor.
b. HE SYSTEM prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización de HE SYSTEM. La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de HE SYSTEM y contar con la autorización del custodio de la base de datos.
HE SYSTEM prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegaren a ser identiﬁcados en un procedimiento de auditoría en aplicación de la POLITICA sobre el buen uso de sus recursos informáticos y/u otras normas expedidas por HE SYSTEM para estos ﬁnes.
Los datos sensibles que llegaren a identiﬁcarse en el proceso de auditoría, serán informados al usuario del recurso informático, con el ﬁn de que este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, HE SYSTEM procederá a eliminarlos de manera segura.
c. HE SYSTEM prohíbe a los destinatarios de la POLITICA cualquier tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009 y normatividad vigente. Salvo que se cuente con la autorización del titular del dato y/o de HE SYSTEM, según el caso.
12. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS:
Está prohibida la transferencia de datos personales a cualquier persona cuyo asiento sea un país no seguro para la protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares ﬁjados por la Superintendencia de Industria y Comercio. De manera excepcional se podrán efectuar transferencias internacionales de datos por HE SYSTEM cuando:
La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y HE SYSTEM como responsable y/o encargado del tratamiento.
Al momento de presentarse una transferencia internacional de datos personales, previo envío o recepción de los mismos, HE SYSTEM suscribirá los acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surges para las partes intervinientes.
Los acuerdos o contratos que se celebren deberán atender lo dispuesto en la POLITICA, así como en la legislación y jurisprudencia que fuera aplicable en materia de protección de datos personales.
Corresponderá a HE SYSTEM dar concepto favorable sobre los acuerdos o contratos que conlleven una transferencia internacional de datos personales, atendiendo como directrices los principios aplicables y recogidos en la POLITICA. Así mismo le corresponderá hacer las consultas pertinentes ante la Superintendencia de Industria y Comercio para asegurar la circunstancia de “país seguro” en relación con el territorio de destino y/o procedencia de los datos.
13. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES
La responsabilidad en el adecuado tratamiento de datos personales al interior de HE SYSTEM, está en cabeza de todos los empleados. En consecuencia al interior de cada área que maneje los procesos de negocios que involucren tratamiento de datos personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la POLITICA, dada su condición de custodios de la información personal que está contenida en los sistemas de información de HE SYSTEM.
En caso de duda respecto del tratamiento legal de los datos personales, se acudirá a la gerencia para que indique la directriz a seguir según el caso.
ARTÍCULO CATORCE:
En el tratamiento de datos personales que efectúa HE SYSTEM, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la ﬁnalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la ﬁnalidad para la cual se recolectaron los datos, HE SYSTEM procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.
ARTÍCULO QUINCE:
15. MEDIDAS DE SEGURIDAD:
En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en la POLITICA, HE SYSTEM adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasiﬁcan en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los datos personales tratados. En desarrollo del principio de seguridad de los datos personales HE SYSTEM adoptará una directriz general sobre estas medidas, que serán de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de la POLITICA.
16. TRATAMIENTO Y FINALIDADES AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES TRATADOS POR HE SYSTEM
HE SYSTEM, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signiﬁque limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o ﬁnalidades:
Finalidades generales para el tratamiento de Datos Personales.
a. Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales realizados por HE SYSTEM;
b. Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos;
c. Controlar el acceso a las oﬁcinas de HE SYSTEM y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;
d. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales; Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signiﬁque limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las ﬁnalidades antes mencionadas.
e. Transferir la información recolectada a distintas áreas de HE SYSTEM y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros);
f. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
g. Registrar sus datos personales en los sistemas de información de HE SYSTEM y en sus bases de datos comerciales y operativas;
h. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de HE SYSTEM.
Para cumplir las obligaciones contraídas por HE SYSTEM con sus Clientes y Consumidores al momento de adquirir nuestros productos O SERVICIOS;
a. Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por HE SYSTEM.
b. Enviar información sobre ofertas relacionadas con nuestros productos que ofrece HE SYSTEM .
Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información ﬁnanciera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
Capacitar vendedores y agentes en aspectos básicos de gestión comercial de los productos ofrecidos por HE SYSTEM.
Permitir que compañías vinculadas a HE SYSTEM, con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado tratamiento de los datos personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés.
Controlar el acceso a las oﬁcinas de HE SYSTEM y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.
Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de HE SYSTEM, incluyendo descargas de contenidos y formatos.
a. Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y caliﬁcación de los participantes y la veriﬁcación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
b. Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de HE SYSTEM, tales como nómina, aﬁliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
c. Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
d. Contratar beneﬁcios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
e. Notiﬁcar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
f. Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.
g. Planiﬁcar actividades empresariales.
Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por HE SYSTEM.
Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones; Para hacer el registro en los sistemas de HE SYSTEM.
Para procesar sus pagos y veriﬁcar saldos pendientes.
Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de HE SYSTEM.
Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las ﬁnalidades anteriormente mencionadas.
17. PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES:
HE SYSTEM comunica a los destinatarios de la POLITICA el régimen de sanciones previsto por la Ley 1581 de 2012 en su Artículo 23, que materializa los riesgos que se asume por un indebido tratamiento de personales:
“ARTÍCULO 23. SANCIONES. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:
1. Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
2. Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6)meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
3. Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
4. Cierre inmediato y deﬁnitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.
PARÁGRAFO. Las sanciones indicadas en el presente artículo sólo aplican para las personas de naturaleza privada. En el evento en el cual la Superintendencia de Industria y Comercio advierta un presunto incumplimiento de una autoridad pública a las disposiciones de la presente ley, remitirá la actuación a la Procuraduría General de la Nación para que adelante la investigación respectiva.”
La notiﬁcación de un procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad relacionado con el tratamiento de datos personales, deberá ser comunicada de manera inmediata a la gerencia de HE SYSTEM, con el ﬁn de tomar las medidas tendientes a defender el accionar de HE SYSTEM y evitar la imposición de las sanciones previstas en la legislación colombiana, en particular las consignadas en el Título VI, Capítulo 3 de la Ley 1581 de 2.012.
18. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES:
Cuando las autoridades del Estado soliciten a HE SYSTEM el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se veriﬁcará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la ﬁnalidad expresada por la autoridad y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, conﬁabilidad e integridad) y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los datos personales entregados y los riegos que conlleva su indebido uso e inadecuado tratamiento.
ARTÍCULO DIECINUEVE:
19. RESTRICCIONES EN EL USO DE LA POLITICA:
LA POLITICA es para uso exclusivo de HE SYSTEM, por tanto, está prohibida su copia, reproducción, distribución, cesión, publicación, traducción y cualquiera otro uso por persona distinta a HE SYSTEM, en atención al respeto de la propiedad intelectual que ostentan sus creadores así como por razones de seguridad de la información.
La POLITICA ha sido adoptada por la gerencia de HE SYSTEM y rige a partir del quince (15) de enero de dos mil diecisiete (2018).
II. POLÍTICA HE SYSTEM DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN ENVIADA A USUARIOS
La información enviada ha sido autorizada previamente mediante correo con este fin, o solicitada previamente por las Instituciones, servicios o profesionales.
III. POLÍTICA HE SYSTEM DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PRESENTADA EN LA WEB
La información presentada en la web, ha sido tomada de información pública de paginas web, así como de información suministrada en forma directa por parte de Agremiaciones, Instituciones o Profesionales, entes Acreditadores, Certificadores o que otorgan premios de Calidad o Emprendimiento. Los indicadores presentados por las Instituciones, Servicios o Profesionales, hacen parte de un proceso de autoevaluación, donde HE SYSTEM no define o controla, solamente suministra herramientas de ayuda para hacer estos registros, obtener resultados y socializarlos a la comunidad médica y publico en general. Algunas Instituciones, servicios o profesionales certificados o acreditados, esta herramienta puede ser parte de sus Sistemas de Gestión de Calidad, Seguridad o Centro de Excelencia y ser auditada o certificada por los entes certificadores o acreditadores. Toda la información de cada Institución, Servicio o Profesional es susceptible de complementación, actualización o eliminación por el usuario especifico en la plataforma o por comunicación directa a HE SYSTEM. Cualquier responsabilidad de esta información es exclusiva de la Institución, Servicio o Profesional que la maneja.
IV. POLÍTICA HE SYSTEM DE TRATAMIENTO DE USO DE MARCAS O LOGO SÍMBOLOS.
Las marcas o logo símbolos presentados en ilustración a las Instituciones, servicios o profesionales, requieren la autorización de estas para ser presentados.
ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA HE SYSTEM DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, INFORMACIÓN ENVIADA A USUARIOS, INFORMACIÓN PRESENTADA EN LA WEB Y USO DE MARCAS O LOGOSÍMBOLOS.
La POLITICA va a ser re evaluada anualmente y ajustada a las necesidades y normas vigentes.
INGRESO USUARIOS HE SYSTEM
1. USUARIOS GENERALES
Los usuarios generales acceden a través de la pagina web www.hesystem.net y pueden dirigirse al correo electrónico de información establecido en la misma en las secciones de contacto e inscríbete o directamente al director de HE SYSTEM por medio del correo oscar.alvarez@hesystem.net.
2. USUARIOS INSTITUCIONES, SERVICIOS Y PROFESIONALES
Los usuarios Inscritos formalmente pueden acceder usando el vínculo en el menú principal de Usuarios. Allí acceden a su perfil privado en donde podrán modificar los datos de sus servicios e indicadores, así como los datos de su perfil. La información se almacena de manera segura y encriptada por contraseña.
La marca HE System con su logo se encuentran registrados y el software tiene derechos de autor.
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