Source: https://openhr.pl/akta-osobowe-od-1-stycznia-2019-r/
Timestamp: 2020-07-07 12:27:14+00:00
Document Index: 57979805

Matched Legal Cases: ['art. 229', 'art. 29', 'art. 291', 'art. 29', 'art. 291', 'art. 1821', 'art. 1867', 'art. 174', 'art. 1741', 'art. 229', 'art. 229', 'art. 10111', 'art. 15176', 'art. 10121']

AKTA OSOBOWE OD 1 STYCZNIA 2019 R
Z dniem 01 stycznia 2019 roku weszło w życie Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, regulujące m.in. zakres, sposób i warunki prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.
Część A - w tej części pracodawca gromadzi i przechowuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia. (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu pracy), które pracownik przedkłada pracodawcy przed nawiązaniem stosunku pracy.
Nowością jest poświadczenie za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę, odpisów i kopii dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie.
Część B - pracodawca gromadzi i przechowuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 Kodeksu pracy),
n) dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821eKodeksu pracy),
o) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867Kodeksu pracy),
q) dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741Kodeksu pracy),
wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy)
okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy)
s) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 10111 Kodeksu pracy),
t) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 15176 Kodeksu pracy),
v) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
Część C - pracodawca gromadzi i przechowuje oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:
f) umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 10121 Kodeksu pracy),
Część D - (to nowa część w aktach), pracodawca gromadzi w niej i przechowuje odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. W tej części akt osobowych przechowujemy kary upomnienia, kary nagany i kary pieniężne.
Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje, a każda z części akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, które są powiązane ze sobą tematycznie (np. kolejno zawierane umowy o pracę), można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. Tak samo część D można zastosować podział na D1, D2 itd.
Nowe przepisy dotyczące zakresu i sposobu prowadzenia akt osobowych stosujemy w odniesieniu do pracowników zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019 r. Akta osobowe pracowników pozostających w stosunku pracy lub pracowników, których stosunek pracy ustał przed 1 stycznia 2019 r., prowadzimy według przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie nowego rozporządzenia. Pracodawca może, ale nie musi dostosować dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, pozostających w stosunku pracy w dniu wejścia w życie nowego rozporządzenia.
Pracodawca jest zobowiązany zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych. W okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie nowych przepisów pracodawcy dostosowują warunki przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do warunków określonych w par. 8 nowego rozporządzenia:
Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności poprzez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.
Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 r
Zmiany w prawie pracy i nie tylko od 1 stycznia 2019 roku – w pigułceZmiany w szkoleniach BHP dla pracowników administracyjno-biurowych i inne zmiany w zakresie BHP