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Timestamp: 2020-02-17 14:16:51
Document Index: 333848438

Matched Legal Cases: ['§ 13', '§ 2', '§ 1', '§2', '§ 5', '§26', '§13', '§ 8', '§13', '§ 10', '§ 11', '§ 12', '§13', '§13', '§13']

Vorstandsinformationen | Eurasier-Klub e.V. Sitz Weinheim
Kategorie: Vorstandsinformationen
Diese Geschäftsordnung gilt für den Vorstand nach § 13 Abs. 2 der Satzung. Sie regelt die interne Arbeitsweise und Aufgabenverteilung innerhalb des Vorstands.
(1) Diese Geschäftsordnung kann durch den Vorstand jederzeit geändert, oder aufgehoben werden. Eine Beteiligung anderer Vereinsorgane ist weder vorgesehen noch erforderlich.
(2) Die Geschäftsordnung ist wirksam, sobald Sie allen Vorstandsmitgliedern in Textform bekannt gegeben worden ist.
C. Interne Aufgaben und Zuständigkeitsverteilung
§ 2Grundsatz
Alle Vorstandsmitglieder wirken gemeinsam an allen Geschäftsführungsmaßnahmen durch Beschlussfassung mit. Damit gilt der Grundsatz der Gesamtgeschäftsführung.
Der Vorstand hat intern folgende Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung beschlossen.
Der Grundsatz in § 1 bleibt hiervon unberührt:
Die 1. Vorsitzende ist insbesondere zuständig für:
– Gewährleisten und Erfüllen der satzungsgemäßen Zwecke
– Präsentation des Vereins
– Bindeglied zwischen Verein und Öffentlichkeit
– Vorsitz bei Sitzungen und Versammlungen
– Vorbereitung der Delegiertenversammlung und Aufstellung der Tagesordnung
– Einberufung der Delegiertenversammlung
– Erstellung eines Rechenschafts- und Geschäftsberichts
– Ausführung der Beschlüsse der Delegiertenversammlung
– Vorstandsinformation über vereinsinternes- und externes Geschehen
– Unterrichtung der Mitglieder über das aktive Vereinsgeschehen
– Mündliche und schriftliche Anweisungen zur Funktionalität des Vereinslebens
– Berufungen/Abberufungen lt. Satzung in Zusammenarbeit mit den anderen Vorstandsmitgliedern
– Imagepflege
– Aufbau einer Beziehung zwischen Organisationen und Mitgliedern/Interessenten
– Koordination der Vereinsaufgaben
– Organisation von Veranstaltungen des Gesamtvereins
– Vertretung des Vorstandes bei Veranstaltungen der Landesgruppen
– Führung einer Liste mit allen ehrenamtlichen Helfern des Vereins
– Vorlage und Umsetzung der Ehrungen von Mitgliedern
– Abstimmung zwischen den Landesgruppen in organisatorischen Belangen
– Vorbereitung und Überwachung der Umsetzung von Beschlüssen des Vorstandes (in Abstimmung mit der 1. Vorsitzenden)
Der Finanzvorstand ist insbesondere zuständig für:
Der Finanzvorstand ist zuständig und verantwortlich – in seiner Abwesentheit der Stv. Finanzvorstand – für die Finanzen (Einnahmen/Ausgaben) des Vereins, die ordnungsgemäße Buchführung, die Erstellung des Jahresabschlusses und der Steuererklärungen. Hierzu kann der Finanzvorstand externe Dienstleister auf Kosten des Vereins, wie z.B. Steuerberatungskanzleien, Burchhalter u.a., in Anspruch nehmen. Der Finanzvorstand vertritt den EKW vor den deutschen Finanzbehörden.
Zum Aufgabenbereich des Finanzvorstands gehören ferner:
– die Erstellung des Haushaltsplans für das folgende Geschäftsjahr,
– die Kontrolle und Einziehung der Mitgliedsbeiträge,
– die Erstellung des jährlichen Rechenschaftsberichts zur Delegiertenversammlung,
– die Unterzeichnung von Spendenbescheinigungen,
– die Überwachung geschlossener Verträge,
– die Überprüfung bestehender Gebühren- und Kostenerstattungsordnungen,
– die Erledigung berechtigter Zahlungen; sie erfolgen ein bis höchstens zweimal pro Monat.
Dem Finanzvorstand wird im Rahmen seines Aufgabenbereichs der Stv. Finanzvorstand zur Seite und Unterstützung gestellt. Seine Aufgaben betreffen
– die Überprüfung sämtlicher Kostenerstattungsanträge und Abrechnungen von Ausstellungen auf ihre Übereinstimmung hinsichtlich Berechtigung und der Gebühren- und Kostenerstattungsordnung; das Ergebnis wird dem Finanzvorstand in aufbereiteter Form zur weiteren Erledigung zugeleitet.
– Überprüfung sämtlicher eingehender Rechnungen auf ihre Richtigkeit und Weiterleitung an den Finanzvorstand,
– Monatliche Zusammenstellung der Unterlagen zur Verarbeitung an den mit der Buchhaltung beauftragten externen Dienstleister,
– Anforderung der Quartalsabrechnungen der Landesgruppen, die Überprüfung der Abrechnungen anhand der Belege und Klärung von Unstimmigkeiten.
Der Zuchtvorstand ist insbesondere zuständig für:
– Vorschlagsrecht der Zuchtwarte und Zuchtleiter, welche von dem Vorstand berufen werden
– Einberufung des Zuchtausschusses
– Widerruf der Zuchtzulassung bzw. Ankörung, beim nachträglichen Bekanntwerden von zuchtausschließenden oder sonstigen schwerwiegenden Fehlern der Zuchttiere
– Schriftliche Zustimmung bei Einzelbewertungen
– Verpaarungen mit Hunden, die außerhalb des EKW stehen und dem VDH und den FCI Zuchtverbänden im In- und Ausland angehören
– Zustimmungsrecht beim Einsatz von EKW-Rüden in anderen, dem VDH/FCI angehörenden Eurasiervereinen im In- und Ausland
– Entscheidung über Samenspende für Auslandshündinnen
– Genehmigungsrecht für Zwingergemeinschaften
– Organisation, Koordination, Verwaltung, Archivierung und Überwachung von Gesundheitsunterlagen, Befunden, Dokumenten und Daten der EKW Hunde
– Information des Zuchtausschusses über zuchtrelevante Ereignisse im EKW, den Partnervereinen und der IFEZ
– ‚Ansprechpartner in allen Zuchtangelegenheiten für alle Mitglieder
– Überwachung und Gewährleistung der Erfüllung der Zucht- und Körordnung durch Züchter und Zuchtverantwortliche
– Gemeinschaftliche Zuchtleitung mit den Zuchtleitern
Jedes Vorstandsmitglied kann zur Erfüllung spezieller Aufgaben zeitlich befristet weitere Vereinsmitglieder einbinden. Dies ist den anderen Vorstandsmitgliedern mitzuteilen.
Jede in eigener Verantwortung getroffene Entscheidung ist den anderen Vorstandsmitgliedern in geeigneter Form (z.B. per E-Mail) mitzuteilen (Transparenz der Vorstandsarbeit)
Der Vorstand bleibt trotz der in §2 genannten Aufgabenverteilung für alle Entscheidungen verantwortlich.
D. Vertretung der Vorstandsmitglieder im Verhinderungsfall
§ 5 Vertretung nach §26BGB
Gem. §13 Abs. 2 der Satzung vertritt jedes Vorstandsmitglied den Verein einzeln.
(1)Kann ein Vorstandsmitglied die oben aufgeführten internen Ausgaben der Geschäftsführung aufgrund von Abwesenheit, Krankheit etc. nicht wahrnehmen, gilt folgende Vertretungsregelung:
– Der 1. Vorsitzende wird vertreten durch den 2. Vorsitzenden
– Der 2. Vorsitzende wird vertreten durch den 1. Vorsitzenden
– Der Finanzvorstand wird vertreten durch den stellvertretenden Finanzvorstand
– Der Geschäftsführer / Schriftführer wird vertreten durch den stellvertretenden Geschäftsführer/ Schriftführer.
– Der Zuchtvorstand wird vertreten durch den stellvertretenden Zuchtvorstand.
Die übrigen Vorstandsmitglieder sind hiervon und über die voraussichtliche Dauer der Vertretung zu informieren.
E. Vorstandsitzungen
(1)Die Vorstandssitzungen finden bei Bedarf statt.
(2) Die Sitzungen werden durch den 1. Vorsitzenden, bei dessen Verhinderung von dem 2. Vorsitzenden, unter Angabe der Tagesordnung in Textform einberufen.
§ 8 Ladungsfrist
(1)Die Ladungsfrist beträgt gem. §13 Abs. 5 der Vereinssatzung 3 Tage.
(2)In dringenden Fällen kann auf die Ladungsfrist verzichtet werden
(3) Die Tagesordnung wird vom 1. Vorsitzenden erstellt. Vorschläge der Vorstandsmitglieder sind von ihm zu berücksichtigen. Sie enthält damit alle Anträge, die dem 1. Vorsitzenden vorgelegt werden. Die Tagesordnungspunkte können bei Bedarf verändert werden.
§ 10 Ablauf der Sitzungen
Die Sitzungen werden vom 1. Vorsitzenden geleitet. Im Vertretungsfall greifen die oben genannten Regelungen.
Es wird ein Protokoll erstellt und unter Berücksichtigung des Datenschutzes und der Persönlichkeitsrecht veröffentlicht.
§ 11 Öffentlichkeit
(1) Die Vorstandssitzungen sind nicht öffentlich.
(2) Bei Bedarf können zu einzelnen Tagesordnungspunkten weitere Personen geladen werden.
§ 12 Befangenheit
An Beratungen und Entscheidungen über Beschlussgegenstände, an denen ein Vorstandsmitglied direkt oder indirekt betroffen ist, dürfen diese nicht teilnehmen. Im Zweifel entscheidet der Vorsitzende.
(1) Alle Vorstandsmitglieder haben Sitz und Stimme.
(3) Die Stimmabgabe erfolgt grundsätzlich per Handzeichen.
(4) Bei Beschlussfassung entscheidet die Mehrheit der abgegebenen, gültigen Stimmen.
(5) Ein Vorstandsbeschluss kann auch auf schriftlichem oder elektronischem Weg (Mail / Fax) gefasst werden.
(6) Dazu sind die Stimmen aller Vorstandsmitglieder einzuholen. Ein Beschluss kommt durch die Mehrheit gemäß der Regelung in §13 Abs. 4 zustande. Diese Beschlüsse sind ins Beschlussbuch aufzunehmen und bei der nächsten Sitzung zu unterschreiben.
Die Beschlüsse des Vorstandes sind gem. §13 Abs. 5 der Vereinssatzung zu Beweiszwecken in ein Beschlussbuch einzutragen und von den Teilnehmern zu unterschreiben. Die Niederschrift soll Ort und Zeit der Vorstandssitzung, die Namen der Teilnehmer, den Verlauf, die gefassten Beschlüsse und das Abstimmungsverhalten enthalten. Das Beschlussbuch ist zur Sicherung auch elektronisch zu archivieren. Den Delegierten ist jederzeit Einblick in das Beschlussbuch zu gewähren (elektronisch).
F. Zusammenarbeit mit anderen Organen und Ausschüssen
(1) Der Vorstand kann zur Aufgabenerledigung gem. §13 Abs. 8 der Satzung Ausschlüsse berufen.
(2) Die Berufung erfolgt nach Bedarf und ist nicht an Inhalte und Aufgabenstellungen gebunden. Der Vorstand entscheidet insoweit nach freiem Ermessen.
(3) Die Ausschüsse haben keine Entscheidungsbefugnis. Sie dienen der Beratung und Meinungsbildung für den Vorstand und bereiten Entscheidungen vor. Sie können für den Vorstand Beschlussvorlagen vorbereiten und einbringen.
Diese Geschäftsordnung tritt mit Wirkung vom 20.09.2015 in Kraft.