Source: https://rachunkowosc.com.pl/dokumentacja_pracownicza_cz_ii_o_co_mozna_pytac_kandydata_do_pracy
Timestamp: 2020-02-21 02:38:40+00:00
Document Index: 45121232

Matched Legal Cases: ['art. 6', 'art. 24', 'art. 28', 'art. 29', 'art. 221', 'art. 221']

Obowiązujące od 1.01.2019 rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU z 2018 poz. 2369, dalej rdp) nie zawiera już pomocniczych wzorów kwestionariuszy osobowych dla ubiegających się o zatrudnienie. Nie ma jednak przeszkód, by nadal nadawać tę nazwę oświadczeniu z kilkoma podstawowymi informacjami o kandydacie do pracy, odbieranemu od niego podczas rekrutacji. Zresztą pomocnicze wzory kwestionariuszy osobowych – zarówno dla kandydata do pracy, jak i dla pracownika – resort pracy zamieścił na swojej stronie internetowej (przykład aktualnego kwestionariusza – patrz dalej).
⇒ Dokumentacja pracownicza (cz. I) – nowe zasady ⇐.
Od 4.05.2019 skorygowano zakres danych osobowych, których zatrudniający może żądać od kandydata do pracy we wskazanym kwestionariuszu (a kandydat ma obowiązek je podać). Przede wszystkim nie wolno już domagać się od niego podania imion rodziców i miejsca zamieszkania. Wskazuje on jedynie wybrane przez siebie dane kontaktowe, np. telefon, e-mail, miejsce zamieszkania, skrytka pocztowa. Informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia można wymagać tylko w zakresie niezbędnym na oferowanym stanowisku.
To ważna zmiana, ponieważ poprzednio osoba rekrutowana miała obowiązek ujawnić w oświadczeniu swoje wykształcenie i pełny przebieg dotychczasowego zatrudnienia na podstawie stosunku pracy i umów cywilnoprawnych (wyrok SN z 11.01.2017, I PK 25/16).
Dane o wykształceniu i karierze zawodowej
Spółka prowadzi rekrutację na stanowisko referent ds. księgowości. Zgodnie z opisem stanowiska pracy, zamieszczonym w taryfikatorze płac w regulaminie wynagradzania, kandydat musi się wykazać co najmniej średnim wykształceniem kierunkowym, 5-letnim ogólnym stażem zatrudnienia i 3-letnim stażem specjalistycznym. W pisemnym oświadczeniu ma obowiązek podać właśnie te dane. Informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym przewyższającym wskazane wymogi może podać dobrowolnie (o czym dalej).
Oprócz tego starający się o angaż musi od 4.05.2019 podać dane osobowe niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (wcześniej dane osobowe – jeśli obowiązek ich podania wynikał z przepisów odrębnych).
Dane takie wynikają głównie z pragmatyk służbowych, czyli aktów powszechnie obowiązujących, regulujących w miarę kompleksowo i zwykle inaczej niż Kp kwestie zatrudnienia poszczególnych grup pracowników sfery budżetowej.
Oto przykłady takich danych:
informacja o niekaralności w zakresie skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe – w przypadku kandydata na pracownika samorządowego zatrudnionego na umowę o pracę na stanowisku urzędniczym lub na podstawie wyboru i mianowania (art. 6 ustawy z 21.11.2008 o pracownikach samorządowych, DzU z 2018 poz. 1260),
uregulowany stosunek do służby wojskowej – w przypadku kandydata do pracy na stanowisko strażnika gminnego (art. 24 ustawy z 29.08.1997 o strażach gminnych, DzU z 2018 poz. 928),
niepełnosprawność – w przypadku osoby niepełnosprawnej ubiegającej się o zatrudnienie w służbie cywilnej i zamierzającej skorzystać z pierwszeństwa zatrudnienia (art. 28 i art. 29a ustawy z 21.11.2008 o służbie cywilnej, DzU z 2018 poz. 1559).
Jakich danych osobowych można żądać od kandydata do pracy (bez jego zgody)
do 3.05.2019 od 4.05.2019
imiona rodziców –
miejsce zamieszkania (adres do korespondencji, jeśli jest inny niż miejsce zamieszkania) dane kontaktowe wskazane przez kandydata do pracy
wykształcenie wykształcenie niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku
przebieg dotychczasowego zatrudnienia przebieg dotychczasowego zatrudnienia niezbędny do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku
– kwalifikacje zawodowe niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku
dane osobowe wynikające z odrębnych przepisów dane osobowe niezbędne do realizacji uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa
kandydat udostępnia dane w formie oświadczenia; pracodawca ma prawo żądać ich udokumentowania kandydat udostępnia dane w formie oświadczenia; pracodawca ma prawo żądać ich udokumentowania w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia
Od 4.05.2019 inne „zwykłe” dane osobowe (poza dotyczącymi wyroków skazujących), czyli inne niż obowiązkowe, osoba starająca się o pracę podaje za swoją zgodą – z inicjatywy podmiotu zatrudniającego bądź własnej. Dotyczy to głównie wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, wykraczających poza dane konieczne na danym stanowisku pracy.
Zgoda na dobrowolne podanie „zwykłych” danych
Zgodnie z opisem stanowiska pracy „starszy handlowiec”, zamieszczonym w regulaminie płac spółki, kandydat powinien się wykazać co najmniej średnim wykształceniem (jakimkolwiek). Podczas rozmowy kwalifikacyjnej osoba rekrutująca zasugerowała mu, że dobrze by było, gdyby w oświadczeniu podał wszystkie dane nt. swojego wykształcenia. Zatrudniający ma prawo do takich sugestii (nie można sugerować podania informacji o wyrokach skazujących i danych „wrażliwych”).
Kandydat może ujawnić te informacje, o ile wyrazi na to zgodę, która może brzmieć: W pełni świadomie i dobrowolnie podaję spółce X informacje nt. wyższego wykształcenia. Informacje te spółka będzie przetwarzała w celu rekrutacji na stanowisko handlowca (miejsce, data i podpis kandydata do pracy). Taką zgodę można też zawrzeć w kwestionariuszu osobowym dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (patrz przykład kwestionariusza); nie musi ona przybierać formy osobnego pisma.
„Wrażliwe” dane osobowe (nazywane przez RODO danymi szczególnych kategorii) kandydat do pracy od 4.05.2019 również ujawnia dobrowolnie, ale wyłącznie z własnej inicjatywy. Dotyczy to pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub światopoglądowych, przynależności do związków zawodowych, danych genetycznych i biometrycznych, dotyczących zdrowia, seksualności i orientacji seksualnej. Zatrudniający nie ma prawa skłaniać do podania tych informacji, a tym bardziej przymuszać (zgodę wyrażoną w tych warunkach będzie można uznać za nieważną). W zgodzie na dobrowolne podanie danych wrażliwych kandydat do pracy powinien zaznaczyć, że ujawnia je z własnej inicjatywy.
Podanie danych „wrażliwych”
Pan Adam ubiega się o zatrudnienie u pracodawcy o statusie partii politycznej, której jest sympatykiem. Aby zwiększyć swoje szanse, dobrowolnie może ujawnić zatrudniającemu w kwestionariuszu osobowym poglądy polityczne. Pismo wyrażające zgodę może mieć np. następującą treść: W pełni świadomie i dobrowolnie zawiadamiam podmiot zatrudniający, że od lat solidaryzuję się z partią ZIELONI RAZEM i jestem jej sympatykiem. Dane te podaję w celu naboru na stanowisko rekrutera personalnego, wyłącznie z własnej inicjatywy (miejsce, data oraz imię i nazwisko kandydata do pracy). Nic nie stoi na przeszkodzie, by taka zgoda była zawarta w kwestionariuszu osobowym dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
Do przetwarzania „wrażliwych” danych osobowych pracodawca dopuszcza wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do ich przetwarzania (np. pracownik działu kadr, specjalista ds. płac, księgowa). Osoby te są zobowiązane do zachowania wskazanych informacji w tajemnicy, a ww. upoważnienie trzeba załączyć do części B ich akt personalnych.
1) Imię (imiona) i nazwisko ..................................................................................
2) Data urodzenia ...................................................................................................
3) Dane kontaktowe wskazane przez kandydata do pracy
(Kandydat podaje wybrane przez siebie dane kontaktowe: telefon, e-mail, miejsce zamieszkania lub skrytkę pocztową)
4) Wykształcenie niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku
(Kandydat podaje m.in. nazwę szkoły wyższej i rok jej ukończenia, ukończone bądź trwające kursy, studia podyplomowe, datę ukończenia albo rozpoczęcia nauki)
5) Kwalifikacje zawodowe niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku
(Kandydat podaje nabyte kwalifikacje lub umiejętności potrzebne do wykonywania oferowanej pracy, np. zawód, specjalność, tytuł zawodowy/naukowy, znajomość języków obcych i obsługi komputera, kategoria prawa jazdy, umiejętności zdobyte podczas pracy u poprzednich pracodawców, np. obsługa programu kadrowo-płacowego)
6) Przebieg dotychczasowego zatrudnienia niezbędny do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku
(Kandydat wskazuje okresy zatrudnienia w ramach stosunku pracy lub umów cywilnoprawnych, jeśli dopuszczają to przepisy wewnątrzzakładowe pracodawcy, a także zajmowane stanowiska czy wykonywane czynności)
7) Dane osobowe podawane przez kandydata do pracy obowiązkowo, niezbędne do realizacji uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa
(Dane te wynikają głównie z pragmatyk służbowych, są to np. informacja o niekaralności, o nieposzlakowanej opinii, uregulowany stosunek do służby wojskowej, obywatelstwo, niepełnosprawność, dane o stanie zdrowia)
(miejscowość i data) ..........................................
Brak zgody kandydata do pracy na udostępnienie innych danych niż obowiązkowe oraz danych „wrażliwych” nie może skutkować dla niego żadnymi negatywnymi konsekwencjami ani stanowić przyczyny jakiegokolwiek niekorzystnego traktowania.
.................................. (podpis kandydata do pracy)
Dane wymagane lub podawane dobrowolnie kandydat do pracy co do zasady ujawnia pracodawcy w oświadczeniu. Najczęściej jest nim kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, ale czasami pracodawcy zastępują go dwoma pismami – curriculum vitae i listem motywacyjnym. Jest to dopuszczalne, ale w każdym przypadku pracodawca powinien zadbać o zamieszczenie w drukach klauzuli (wymagającej podpisania przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie) zgody na przetwarzanie – dla celów odpowiedniej rekrutacji – większej ilości danych niż obligatoryjne. Czasami pracodawcy zawierają taką klauzulę już w ogłoszeniu rekrutacyjnym, zastrzegając, że bez wyrażenia tej zgody nie będą przetwarzać danych „nadobowiązkowych”.
1. [Tożsamość i dane administratora oraz – gdy ma to zastosowanie – tożsamość i dane przedstawiciela] Administratorem przekazywanych danych osobowych (podmiot werbujący) jest firma Asterix sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Lubelskiej 66/77, 03-987 Warszawa.
3. [Cele i podstawa prawna przetwarzania] Przekazane dane osobowe będą przetwarzane na potrzeby rekrutacji na stanowisko specjalista ds. księgowości, na podstawie art. 221 § 1, 2, 4 i 5 i art. 221a Kodeksu pracy.
4. [Informacja o odbiorcach danych osobowych] Administrator nie przekazuje danych osobowych kandydatów do pracy na zewnątrz firmy.
6. [Okres przetwarzania danych] Przekazane dane osobowe administrator będzie przetwarzał do zakończenia procesu rekrutacji na stanowisko specjalisty ds. księgowości, a potem zostaną one zniszczone.
● Pani/Panu informacji o podjętych działaniach bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca, a w razie potrzeby – z uwagi na skomplikowany charakter żądania – może ten termin wydłużyć o kolejne 2 mies., informując o tym Panią/Pana w ciągu miesiąca od zgłoszenia żądania i podając przyczynę opóźnienia,
15. [Charakter obowiązku przekazania danych] Dane osobowe wymagane Kodeksem pracy i odrębnymi przepisami ma Pani/Pan obowiązek podać w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko specjalisty ds. księgowości. Pozostałe dane podaje Pani/Pan dobrowolnie.