Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/resolucion-4721-de-1999?documento=legcol&contexto=legcol_759920419069f034e0430a010151f034&vista=STD-PC
Timestamp: 2018-08-21 12:52:02
Document Index: 193603493

Matched Legal Cases: ['ARTÍCULO 4', 'artículo 4', 'artículo 267', 'artículo 268', 'artículo 6', 'artículo 268', 'artículo 268', 'artículo 6', 'artículo 268', 'artículo 31', 'artículo 268']

﻿ RESOLUCIÓN 4721 DE 1999
RESOLUCIÓN 4721 DE 03 DE MARZO DE 1999
CONTENIDO:CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. SE ESTABLECEN LAS NORMAS DE AUDITORÍA GUBERNAMENTALES COLOMBIANAS.
DIARIO OFICIAL N°:43526 DE MARZO 15 DE 1999
VIGENCIA:DEROGADA POR LA RESOLUCIÓN 5364 DE 2002 ARTÍCULO 4º DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.
RESOLUCIÓN 4721 DE 1999
“Por la cual se establecen las normas de auditoría gubernamentales colombianas”.
*(Nota: Derogada por la Resolución 5364 de 2002 artículo 4º de la Contraloría General de la República).
Que de acuerdo con el artículo 267 de la Constitución Política de Colombia, “el control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación”;
Que el artículo 268, numeral 12 de la Constitución Política de Colombia, establece como atribución del Contralor General de la República, la de “dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades públicas del orden nacional y territorial”;
Que el artículo 6º de la Ley 42 de 1993, señala que: “Las disposiciones de la presente ley y las que sean dictadas por el Contralor General de la República, en ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 268, numeral 12 de la Constitución Nacional primarán en materia de control fiscal sobre las que puedan dictar otras autoridades”;
Que para una efectiva función del control fiscal, se deben establecer normas de auditoría gubernamentales colombianas, como guía de desarrollo y evaluación del trabajo, en la aplicación de los sistemas de control fiscal a través del proceso de auditoría, en cumplimiento del mandato legal contemplado en la Ley 42 de 1993;
Que el comité operativo de la Contraloría General de la República en sesión extraordinaria, aprobó el contenido de las normas de auditoría gubernamentales colombianas y determinó formalizarlas, según consta en acta de octubre 15 de 1998,
ART. 1º—Establecer las normas de auditoría gubernamentales colombianas como guía de desarrollo y evaluación de trabajo, en la aplicación de los sistemas de control fiscal a través del proceso de auditoría, para la Contraloría General de la República y contralorías territoriales; las cuales se describen a continuación:
Aspectos generales de las normas
NAGG – Normas de auditoría gubernamental generales
NAGP – Normas de auditoría gubernamental personales
NAGT - FP – Normas de auditoría gubernamental colombianas relativas al trabajo de auditoría
La Contraloría General de la República, de conformidad con las disposiciones del orden constitucional y legal, y acorde con los postulados normativos internacionales y nacionales de carácter técnico, quiere dotar a sus funcionarios y a los de las contralorías del orden territorial, de un instrumento que describa y armonice las normas de auditoría gubernamental generales, personales y las aplicables en las distintas fases del “proceso de la auditoría”.
Es así, como se describen las normas de auditoría gubernamental colombianas, debidamente codificadas y comentadas, para que el auditor gubernamental las considere en su trabajo.
Este documento se encuentra estructurado de la siguiente manera:
El capítulo primero, presenta los aspectos generales relacionados con las normas de auditoría gubernamental colombianas, en lo referente al objetivo, marco legal, estructura y mantenimiento productivo total.
En el segundo capítulo se trata lo referente a los postulados básicos, los cuales se constituyen en los fundamentos que contribuyen al desarrollo de las normas de auditoría gubernamentales.
En el tercer capítulo se describen las normas de auditoría gubernamental generales, que son las que definen los parámetros globales, dentro de las cuales se desarrollan las actividades, requisitos y condiciones mínimas exigidas, que deben observar los organismos que ejercen el control fiscal, para obtener una adecuada y eficaz gestión fiscalizadora en cumplimiento de su mandato constitucional y legal.
El cuarto capítulo se refiere a normas de auditoría gubernamental personales, relacionadas con las cualidades y calidades del auditor gubernamental y su fundamento profesional en la ejecución y desarrollo del trabajo de auditoría.
Por último, el capítulo quinto presenta las normas de auditoría gubernamental relativas al trabajo, las que incorporan y describen los postulados y criterios que guían el proceso de auditoría en sus fases de planeación, examen, informe y seguimiento.
Estas normas deben ser consideradas y aplicadas dentro del contexto de la auditoría integral y los sistemas de control, el control de calidad, los principios de economía eficiencia, eficacia, equidad.
Por lo anterior, las normas citadas se constituyen en un mandato de carácter obligatorio, en su cumplimiento y acatamiento por parte de la Contraloría General de la República, así como de todas las contralorías del orden municipal, distrital y departamental.
Cabe resaltar que este trabajo fue realizado en la Contraloría General de la República con el concurso de quince (15) contralorías territoriales y la asesoría de un consultor internacional.
El objetivo de las normas de auditoría gubernamental colombianas es el de unificar y estandarizar los lineamientos, generales y específicos, que deben ser considerados y aplicados por los auditores gubernamentales en el proceso de auditoría que desarrollen los organismos fiscalizadores del orden nacional y territorial.
Las normas de auditoría gubernamental colombianas, establecen los criterios o medidas con las que se evalúan las cualidades y calidades de los auditores gubernamentales y de los resultados de la actividad auditora.
El fundamento legal para la expedición y adopción de las normas de auditoría gubernamental colombianas, está dado por la Constitución Política Colombiana en su artículo 268, numeral 12, donde se le atribuye la facultad al Contralor General de la República de “dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades públicas del orden nacional y territorial”.
El artículo 6º de la Ley 42 de 1993, señala que: “Las disposiciones de la presente ley y las que sean dictadas por el Contralor General de la República, en ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 268, numeral 12 de la Constitución Nacional primarán en materia de control fiscal sobre las que puedan dictar otras autoridades”.
Igualmente, en la Ley 106 de 1993, artículo 31, numeral 1º, señala como función específica del despacho del Contralor General la de “Fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestión del control fiscal del Estado, de conformidad con la Constitución y la ley”.
Las normas de auditoría gubernamental colombianas, se encuentran divididas en cuatro partes:
Normas de auditoría gubernamental generales.
Normas de auditoría gubernamental personales.
Normas de auditoría gubernamental relativas al trabajo.
Las normas de auditoría gubernamental colombianas se encuentran estructuradas mediante una codificación, descripción y comentario.
Las normas de auditoría gubernamental colombianas serán objeto de un mantenimiento productivo total permanente, para tal efecto la actualización, modificación, ampliación y supresión de normas, descritas, se efectuará con base en estudios técnicos realizados por iniciativa propia de la oficina de planeación o por solicitud de las direcciones sectoriales, oficinas asesoras y/o contralorías territoriales.
El procedimiento metodológico aplicable para cualquier variación será a través de hojas intercambiables, donde se indicará el código de la norma a modificar, ampliar o suprimir, el tema correspondiente y el capítulo que se afecte o que se pretenda incluir, esta labor estará a cargo de la oficina de planeación de la Contraloría General de la República, quien proyectará la resolución correspondiente para la firma del Contralor General de la República.
La oficina de planeación de la Contraloría General de la República dará a conocer ampliamente, al interior de la entidad y de las contralorías territoriales, los ajustes que se realicen a las normas de auditoría gubernamental colombianas.
Están constituidos por premisas coherentes, principios lógicos y requisitos que contribuyen al desarrollo de las normas de auditoría gubernamentales.
Estos se describen a continuación:
P - 01 – La naturaleza del control.
P - 02 – Auditoría integral.
P - 03 – Sistemas de control.
P - 04 – Principios marco para la acción del control fiscal.
P - 05 – Propósito de las normas de auditoría.
P - 06 – Alcance y aplicación de las normas en el proceso de auditoría.
P - 07 – Auditoría financiera como base.
P - 08 – Juicio imparcial.
P - 09 – Responsabilidad de “dar cuenta”.
P - 10 – Responsabilidad administrativa por la información rendida.
P - 11 – Sistema de control interno.
P - 12 – Contribución de las entidades fiscalizadoras a la administración pública en sus técnicas de valoración.
P - 13 – Conflicto de intereses
P - 01 – La naturaleza del control. El control es mucho más que detectar fallas; control es asegurar el buen funcionamiento de las organizaciones, a través de la escogencia de los insumos y del diseño de los sistemas para asegurar el logro de objetivos trazados.
Comentario. El control es fundamentalmente intrínseco a nuestras acciones; es mucho más que algo ejercido por un controlador externo. Es, por lo tanto, un fenómeno distribuido en las organizaciones, es el resultado de miles de actividades de todos los miembros de la organización y no solamente de unos pocos ejecutivos.
El control en un contexto organizacional está directamente relacionado con la comprensión de “cómo funciona el sistema”. Un sistema puede ser definido como un “todo” complejo. No es posible entender cada detalle del funcionamiento de un sistema. Pero si deseamos entender cómo un sistema está bajo control, necesitamos ser capaces de apreciar cómo funciona el todo.
P - 02 – Auditoría integral. La auditoría integral es un examen sistemático, constructivo, profesional e independiente, con el fin de evaluar la gestión y los resultados de los administradores que manejan bienes o recursos públicos, observando la entidad como un todo y en relación con su propósito en el entorno e identidad en los sistemas a la que pertenece o la contienen; para lo cual, podrá aplicar en forma combinada los sistemas de control.
La auditoría integral se fundamenta en un proceso de comunicación entre el auditor, la entidad y los que interactúan con la entidad en el entorno con el fin de:
• Interactuar con la administración para lograr un entendimiento común del propósito de la entidad y su desarrollo, y de la problemática institucional en su entorno.
• Dictaminar sobre la razonabilidad de los estados financieros y los niveles de desempeño de la gestión y los resultados del administrador, de acuerdo con los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad.
• Acordar compromisos de mejoramiento con los administradores, con el fin de lograr una revisión de la forma en que los directivos asumen sus responsabilidades tendientes a asegurar el mejor funcionamiento de las instituciones y sistemas que la contienen.
• Verificar que los compromisos se han cumplido en los términos acordados y determinar su impacto en la eficacia del desempeño de la institución, en relación con su aporte al mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos.
Comentario. La auditoría integral, contempla un proceso metodológico que permite una mayor efectividad en el conocimiento y control de los organismos públicos sujetos a la vigilancia de la acción del control fiscal. Dentro de este enfoque, se aplica de manera combinada los diferentes sistemas de control fijados por el órgano superior de control, de conformidad con la Constitución y la ley.
El proceso de auditoría es llamado integral porque permite evaluar las instituciones de manera global e integrada, reconociendo sus relaciones internas y con el entorno (sector económico), a través de la aplicación de los sistemas de control.
La auditoría gubernamental adopta como pilar fundamental del ejercicio del control fiscal, la teoría general de sistemas, para establecer en primer lugar, un diagnóstico de la efectividad de las organizaciones y en segundo lugar, la aplicación propia de los sistemas de control, de tal manera, que permita a la Contraloría General de la República agregar valor a los servicios que ofrecen las entidades públicas a sus clientes y determinar aspectos estructurales de los sistemas de comunicación y autocontrol de aquéllas.
P-03- Sistemas de control. Dentro del marco de los sistemas de control, las contralorías podrán aplicar entre otras, las siguientes metodologías:
Auditoría de gestión y resultados.
Auditoría a la gestión ambiental.
Auditoría de proyectos financiados por organismos internacionales.
Auditoría de informática.
Auditoría a los procesos de privatización.
Auditoría a los planes de desarrollo.
Comentario. Los sistemas de control adoptados por la Contraloría General de la República, tienen su propia metodología, la cual es extensiva a las contralorías territoriales en caso de que éstas no tengan adoptadas sus propias metodologías.
Si en las contralorías territoriales no existe una de las metodologías enunciadas, se entenderá la aplicabilidad de los que estén formalmente adoptados. Por esta razón, la norma es extensiva de acuerdo con los sistemas de control o metodologías que cada organismo haya diseñado y desarrollado.
P-04- Principios marco para la acción del control fiscal. Los auditores gubernamentales en los procesos de auditoría deberán tener como marco de referencia, tanto en su trabajo como en las actividades que se estén evaluando o analizando, la debida consideración que se haya hecho por los siguientes principios:
Comentario. En la medida en que los administradores de los recursos públicos, guarden la debida consideración por cada uno de los principios enumerados dentro de sus responsabilidades y funciones, se obtendrá un mayor grado de beneficio para la sociedad.
Las contralorías son garantes del uso racional de los recursos públicos, tendiente a favorecer la equidad social, la estabilidad y crecimiento económico, la descentralización y el desarrollo sostenible desde el punto de vista ambiental, en armonía con las metas del plan nacional de desarrollo.
P-05- Propósito de las normas de auditoría. El propósito de las normas es el de establecer las directrices mínimas que los auditores gubernamentales deben seguir para medir la calidad del trabajo de auditoría, logrando que sus actuaciones sean objetivas, sistemáticas e imparciales.
Comentario. Esta norma da una connotación y sentido de estandarización y armonización de las reglas que se han especificado como normas de auditoría. Los auditores gubernamentales, mediante su aplicación obtienen resultados concretos y homogéneos durante todo el proceso de la auditoría.
Las normas de auditoría están enmarcadas como un sistema general para dirigir y llevar a cabo las labores de control fiscal dentro de unos propósitos y parámetros previamente establecidos.
P- 06- Alcance y aplicación de las normas en el proceso de auditoría. Las normas de auditoría gubernamental deberán considerarse en todo proceso de auditoría, por parte de las contralorías, sin desconocer el criterio profesional del auditor gubernamental.
Comentario. En la medida en que las contralorías y los auditores gubernamentales se apoyen para su trabajo en las normas de auditoría gubernamental colombianas, se tendrán criterios estándar en el desarrollo de los mismos, que permitirán la obtención de unos resultados homogéneos y satisfactorios en términos de calidad.
La aplicación de esta norma constituye un requisito previo para alcanzar la unidad de criterio y coherencia de quienes tienen la responsabilidad de emitir informes y opinar sobre los resultados del proceso y/o actividades de control fiscal.
P-07- Auditoría financiera como base. La auditoría financiera dentro del contexto de la auditoría integral se tendrá como base de la aplicación de los demás sistemas de control fiscal.
Comentario. La auditoría financiera permite pronunciarse sobre la razonabilidad de los estados financieros, el dictamen sobre ellos debe considerarse punto de partida en la aplicación de los demás sistemas de control.
P-08- Juicio imparcial. Los organismos de control fiscal del ámbito nacional y territorial, durante todo el proceso de auditoría, deberán mantener un juicio imparcial que garantice la objetividad y confiabilidad del trabajo y de los resultados obtenidos.
Comentario. La observancia de esta norma garantiza que durante todo el proceso de auditoría, el organismo fiscalizador, estará al margen de cualquier situación que influya sobre sus decisiones y opiniones.
P-09- Responsabilidad de “dar cuenta”. Toda persona que maneje o disponga de recursos públicos, tiene la responsabilidad de “dar cuenta” plena, sobre la utilización y destino de los mismos, responsabilidad originada de acuerdo con los mandatos y/o facultades conferidas por una autoridad superior y por ella aceptadas.
De la misma forma, las entidades fiscalizadoras superiores, en cumplimiento de su mandato constitucional y legal, tienen la responsabilidad de pronunciarse sobre la gestión realizada y la información rendida por los responsables en mención.
Comentario. El “dar cuenta” hace referencia a la obligación que tienen los administradores de recursos públicos de responder por su gestión ante la comunidad que le confirió el mandato, presentando los informes necesarios que reflejen todas las actividades realizadas, los logros obtenidos y el grado de cumplimiento de la misión institucional para la cual fueron asignados.
Igualmente, el administrador debe presentar su gestión para mejorar la capacidad estructural de la organización, cumplir con su propósito e informar sobre los avances que ha logrado en materia de relaciones con la comunidad y participación ciudadana.
El “dar cuenta” del administrador se da en el ámbito de un proceso conversacional entre el auditor, el auditado y los interesados.
Los funcionarios públicos, los organismos de control y los ciudadanos en general, desean y necesitan saber, no sólo si los recursos públicos se administran correctamente y de conformidad con las leyes y reglamentos aplicables sino, también, si se están cumpliendo los fines para los cuales fueron autorizados, si se han alcanzado con el debido cuidado por su economía y eficiencia, si la institución ha fortalecido su capacidad de operación y si ha desarrollado mecanismos efectivos de control intrínseco para mejorar su capacidad de desempeño.
P-10- Responsabilidad administrativa por la información rendida. La administración pública, a través de unos sistemas idóneos de información, control, evaluación y presentación de informes, debe responder por la información suministrada en cuanto a su forma y contenido, y facilitar el proceso de “dar cuenta”.
Comentario. La exactitud, pertinencia, oportunidad y suficiencia de la información rendida por parte de los responsables de la administración pública, deben ser características que permitan expresar su situación financiera y del resultado de sus operaciones y actividades.
P-11- Sistema de control interno. Los organismos públicos deben tener estructurado y adoptado un sistema de control interno, acorde con los preceptos constitucionales y legales reguladores de la materia.
Comentario. La existencia de un sistema de control interno apropiado, reduce el riesgo de errores e irregularidades.
La entidad auditada debe asegurar que dichos controles se aplican y funcionan de forma tal, que garanticen el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias respectivas y que todas sus actividades se encuentren orientadas al logro de sus objetivos y misión institucional.
P-12- Contribución de las entidades fiscalizadoras a la administración pública en sus técnicas de valoración. Las entidades fiscalizadoras deben contribuir al perfeccionamiento de las técnicas de autocontrol que aplique la administración pública y las medidas utilizadas para la valoración de su gestión y resultados.
Comentario. El mayor alcance de las labores del auditor gubernamental, le exige determinar, si la entidad auditada aplica criterios razonables y válidos para la medición de su gestión y de sus resultados.
P-13- Conflicto de intereses. Las entidades fiscalizadoras deben evitar los conflictos de intereses entre los auditores gubernamentales y la entidad auditada.
Comentario. Para cumplir con esta función, el organismo auditor debe garantizar la adopción de medidas que prevengan o detecten la existencia de incompatibilidades o inhabilidades, que limiten o impidan conservar su independencia y objetividad. La aplicación de las normas de auditoría gubernamental, pertinentes, contribuyen al cumplimiento de estos requisitos.
NAGG-Normas de auditoría gubernamental generales. Las normas de auditoría gubernamental generales, definen los parámetros globales, dentro del cual se desarrollan las actividades, requisitos y condiciones mínimas exigidas que deben observar los organismos que ejercen el control fiscal, para obtener una adecuada y eficaz gestión fiscalizadora, en cumplimiento de su mandato constitucional y legal.
Éstas se describen a continuación:
NAGG -01- Articulación del proceso de auditoría con el propósito de la entidad.
NAGG -02- Plan general de auditoría.
NAGG -03- Independencia institucional.
NAGG -04- Control de calidad.
NAGG -05- Política de administración del recurso humano.
NAGG -06- Comunicación de irregularidades e ilícitos.
NAGG -07- Supervisión y revisión.
NAGG -01- Articulación del proceso de auditoría con el propósito de la entidad. Todo proceso de auditoría debe ser orientado para fundamentar la evaluación del cumplimiento del propósito de las entidades a auditar y del cumplimiento de los acuerdos hechos por la institución con los distintos grupos de interés que la conforman y permiten desarrollar su razón de ser.
Comentario. El proceso de control fiscal debe identificar el propósito de las entidades y sistemas que audita, con el fin de fundamentar la evaluación que se realiza a través de las diferentes herramientas de control, articulados con los acuerdos que la entidad desarrolla con sus distintos grupos de interés.
Esta norma implica que el proceso de auditoría es un proceso conversacional entre el auditor, los grupos de interés y la entidad, el cual busca construir confianza responsable (entendiendo responsabilidad como la capacidad de lograr los acuerdos en los términos inicialmente planteados), en las relaciones de ésta con su entorno a través de la evaluación del cumplimiento de dichos acuerdos y del desarrollo de nuevos acuerdos y agendas para el mejoramiento del desempeño de la entidad o sistema.
Del mismo modo, la auditoría es un proceso de aprendizaje tanto para la entidad como para el auditor y los grupos de interés en la comprensión de la entidad y del sistema que la incluye. Esto permite que el sistema o entidad se modifique en la medida en que los nuevos acuerdos se concretan en acciones por realizar.
El reto del proceso de auditoría consiste en permitir lograr el mejoramiento de los índices de desempeño de las entidades auditadas. Un mejor desempeño es proporcional al logro de los acuerdos de las entidades con los distintos grupos de interés, y en particular en lo relacionado con el cumplimiento del propósito en los términos acordados por las instituciones planteadas.
Cualquier proceso de auditoría debe reflejar esta norma.
NAGG -02- Plan general de auditoría. Las entidades fiscalizadoras deben diseñar un plan general anual de auditoría, que contenga el conjunto de elementos, instrumentos, conceptos y actividades propias de la auditoría y de otras actividades relacionadas con este proceso que garantice su armonización en cumplimiento de sus objetivos y misión institucional.
Comentario. La norma hace referencia a que los entes fiscalizadores deben programar, en el ámbito institucional, las actividades de control que pretenda realizar durante el año fiscal.
El plan debe contener como mínimo. La descripción de las políticas institucionales, objetivos de control, entidades sujetos de control, herramientas de auditoría, tiempo y recursos requeridos (humanos, físicos, tecnológicos y financieros) para su ejecución en cada auditoría y áreas o dependencias responsables de su realización.
Así mismo, su armonización con otras funciones señaladas en el mandato constitucional y legal que se cumplen con base en los resultados obtenidos a través de la ejecución del plan general anual de auditoría.
Este plan permite el monitoreo, seguimiento y evaluación de los objetivos, metas y resultados obtenidos en el desarrollo del ejercicio del control fiscal. Del mismo modo, el plan debe ser evaluado periódicamente, por medio de la consolidación mensual de informes de avance y procesos conversacionales en el seno de un comité operativo de auditoría.
NAGG -03- Independencia institucional. Los organismos fiscalizadores, deben tener independencia tanto del poder legislativo como del ejecutivo para la realización de su actividad fiscalizadora y la credibilidad de sus resultados.
Comentario. Si bien los organismos fiscalizadores deben observar las leyes aprobadas por el Congreso, su independencia requiere que este último no interfiera en la programación, planificación y ejecución de las auditorías. Los entes fiscalizadores, han de gozar de libertad para determinar la dirección de sus actividades y programarlas de acuerdo con su mandato y para adoptar las metodologías en cada caso.
Los organismos fiscalizadores pueden dar a conocer a los miembros del poder legislativo los hechos recogidos en sus informes de auditoría, pero es importante que mantengan su independencia ante las influencias políticas, con el fin de conservar una posición imparcial en el ejercicio de sus funciones de auditaje, lo cual significa que los organismos fiscalizadores no deben responder, a los deseos de intereses políticos concretos.
NAGG -04- Control de calidad. Los organismos fiscalizadores, deben disponer de un apropiado sistema de control de calidad que garantice la aplicación de las normas y obtención de significativos niveles de eficiencia y eficacia en su trabajo y en los diferentes procesos, operaciones y actividades que se desarrollen en el ejercicio del control fiscal.
Este sistema hace referencia también, a la calidad de la información y evidencia requeridas para desarrollar el proceso de auditoría.
Comentario. Es importante para mantener un alto grado de calidad en el proceso de auditoría y sus resultados, que se haga llegar al personal involucrado las disposiciones que fijen los organismos fiscalizadores y que se posean las diferentes guías y manuales debidamente actualizados, en los que se establezcan, además de los procedimientos, las políticas, normas y prácticas aplicables por el ente fiscalizador.
NAGG -05- Políticas de administración del recurso humano. Los organismos fiscalizadores deben adoptar políticas y procedimientos idóneos para selección, contratación, promoción, capacitación de los auditores gubernamentales y del resto del personal, para lograr un mejoramiento continuo en la labor de auditoría.
Comentario. La consideración por esta norma contribuye a que en la selección de los auditores gubernamentales, se tenga en cuenta el perfil requerido para el ejercicio de la auditoría que garantice un grado de preparación y experiencia adecuada para realizar sus tareas eficazmente y permita obtener una calidad óptima y sostenida del trabajo que coadyuve a la eficacia del ente fiscalizador en el ámbito nacional e internacional.
Así mismo, se hace necesario adoptar medidas oportunas para proporcionar al auditor gubernamental un continuo perfeccionamiento profesional en técnicas y métodos aplicables a los sectores de fiscalización, a través de programas de capacitación y políticas que permitan el desarrollo profesional y personal del auditor por medio de la promoción y reconocimiento de méritos.
NAGG -06- Comunicación de irregularidades e ilícitos. Cuando en cualquier fase del proceso de auditoría se determine la evidencia suficiente, confiable y pertinente de irregularidades o presuntos actos ilícitos, estos deberán ser comunicados en forma inmediata y oportuna a las instancias respectivas y a las demás autoridades competentes.
Comentario. Esta norma faculta a los auditores gubernamentales para que, sin necesidad de esperar el informe final del proceso de auditoría u otra actividad del control fiscal, informen y pongan en conocimiento de las instancias judiciales, administrativas y penales los actos determinados como irregularidades e ilícitos.
El auditor gubernamental debe proceder con el debido cuidado profesional, al detectar indicios de posibles irregularidades y actos ilícitos, de manera que no interfiera con las investigaciones y/o procedimientos legales que puedan emprenderse en el futuro. En determinadas circunstancias, las leyes o políticas aplicables exigirán que el auditor, antes de ampliar las pruebas o procedimientos de auditoría, informe de inmediato acerca de los indicios de ciertos tipos de irregularidades y actos ilícitos.
Así, se pueden tomar acciones oportunamente sobre los funcionarios responsables y evitar hechos fraudulentos que menoscaben los bienes y recursos de las entidades fiscalizadas.
Sin perjuicio de lo anterior, es importante resaltar que esta actividad debe tender a ser residual, en la medida en que el ejercicio de la auditoría gubernamental logre los efectos positivos de mejoramiento del aparato estatal que se espera.
NAGG -07- Supervisión y revisión. En todas las fases del proceso de auditoría se debe garantizar, por parte de los auditores gubernamentales, la debida dirección, orientación, coordinación, monitoreo, control y adaptación a la realidad de la entidad en la cual se esté realizando la auditoría, y la documentación debe ser revisada por un miembro experimentado del equipo fiscalizador.
Comentario. Los resultados del control fiscal, en cuanto a cumplimiento de objetivos, procedimientos, evidencias, informes, calidad del trabajo, observaciones, recomendaciones y opiniones, depende, en gran medida, de la supervisión adecuada que se realice a través del proceso.
La supervisión implica dirigir los esfuerzos de los auditores gubernamentales, involucrados en el proceso de auditoría, para determinar si se están alcanzando los objetivos de la misma.
Entre las funciones de supervisión se incluyen: instruir a los miembros del equipo de trabajo, mantenerse informado de problemas significativos encontrados, revisar el trabajo realizado, proporcionar orientación y capacitación en el campo, negociar recursos según las prioridades, desarrollar una consistente articulación de los distintos frentes, llevar a cabo un oportuno seguimiento y monitoreo, asegurar el control de la auditoría y adaptarla a las nuevas técnicas aplicadas y realidad de la entidad auditada.
En cuanto a la supervisión del trabajo de auditoría, éste puede variar dependiendo de la importancia del mismo o de la experiencia del personal y debe garantizar que:
Las evaluaciones y conclusiones están firmemente fundamentadas y documentadas.
Las observaciones se describan y documenten adecuadamente y/o se resuelvan de manera satisfactoria y que se sometan a análisis de un funcionario de más jerarquía de los organismos fiscalizadores.
Los cambios y las mejoras indispensables para la realización de futuras auditorías han sido descritos, anotados y tenidos en cuenta en planes de auditoría posteriores y en los programas de capacitación y perfeccionamiento del personal.
NAGP - Normas de auditoría gubernamental personales. Las normas de auditoria gubernamental personales están relacionadas con las cualidades y calidades del auditor gubernamental, su buen juicio y criterio en la ejecución y desarrollo del trabajo, sus consideraciones en la evaluación y análisis y la redacción y presentación del informe respectivo. Lo anterior, enmarcado dentro de las directrices, políticas, filosofía, objetivos y metas del ente fiscalizador.
El comportamiento del auditor gubernamental difícilmente puede ser parametrizado: Emana del ser y es el producto de una reflexión personal. Por lo tanto, estas normas buscan ser la pauta para la reflexión.
NAGP - 01 - Capacidad profesional.
NAGP - 02 - Idoneidad personal.
NAGP - 03 - Independencia.
NAGP - 04 - Diligencia profesional.
NAGP - 05 - Ética.
NAGP - 05 - 1- Integridad.
NAGP - 05 - 2- Responsabilidad.
NAGP - 05 - 3- Confidencialidad.
NAGP - 06 - Relaciones del auditor en su trabajo.
NAGP - 07 - Compromiso.
NAGP - 08 - Capacidad de observación.
NAGP - 01 - Capacidad profesional. Los auditores gubernamentales asignados para el ejercicio del control fiscal deben poseer, en su conjunto, entrenamiento técnico, capacidad y experiencia profesional para realizar, con él más alto nivel de calidad, las tareas que se requieren en las distintas fases del proceso de auditoría.
Comentario. Los auditores gubernamentales, responsables del proceso de auditoría, deben poseer los conocimientos y experiencia necesaria para llevar a cabo las labores de auditoría, además, poseer un amplio conocimiento del ámbito gubernamental, el sector específico al cual pertenece la entidad auditada y las características propias de la organización, en relación con la naturaleza de las herramientas de auditoría que se va a aplicar.
Los organismos de control tendrán la obligación de promover y desarrollar programas especializados de capacitación que permitan incrementar la capacidad profesional integral de todos los auditores gubernamentales.
NAGP -02- Idoneidad personal. El equipo responsable de planear y realizar un trabajo de auditoría, debe tener en su conjunto, los conocimientos básicos y la experiencia suficiente para lograr la evidencia necesaria y formular las estrategias de acción, conclusiones y recomendaciones que sean pertinentes.
Comentario. Los conocimientos sobre normas, procedimientos de auditoría, principios éticos y madurez de juicio, son requisitos imprescindibles para que el auditor gubernamental desarrolle con eficacia las funciones propias de la auditoría.
La experiencia y habilidad se adquiere con la práctica constante bajo una supervisión adecuada y estudio permanente de las herramientas de control.
NAGP -03- Independencia. El auditor gubernamental debe tener independencia mental en todo lo relacionado con su trabajo para garantizar la objetividad en sus opiniones, conclusiones, juicios y recomendaciones.
Comentario. Además de objetividad e imparcialidad, el auditor debe tener una actitud mental independiente y alejada de todo prejuicio, tanto de la entidad como de sus actividades y operaciones.
Los auditores gubernamentales no sólo deben tener en cuenta su independencia sino que, sus actitudes y convicciones deben permitirles actuaciones libres de cuestionamientos que llegaren a originarse por situaciones confusas en el ejercicio de sus funciones.
Los auditores gubernamentales deben considerar tres clases de impedimentos a su independencia: personales, externos y organizacionales. Si uno o más de estos impedimentos limita la capacidad del auditor para realizar su trabajo y para informar sobre su resultado con imparcialidad, el auditor deberá abstenerse de practicar la auditoría o manifestar su impedimento en la parte del informe que se refiera al alcance de la auditoría.
En los casos en que se integren funcionarios de la entidad auditada al equipo de auditoría, se hará constar este hecho en el informe de auditoría.
NAGP -04- Diligencia profesional. Los auditores gubernamentales deben emplear la debida diligencia y el máximo interés en el cumplimiento de las normas de auditoría gubernamental colombianas y en todo lo relacionado con su trabajo, con base en la planeación, examen, comunicación de resultados y seguimiento del proceso de auditoría.
Comentario. La norma implica la responsabilidad del auditor de cumplir con las normas de auditoría gubernamental y aplicar su juicio profesional, lo cual debe quedar evidenciado en papeles de trabajo.
La diligencia profesional significa, también emplear correctamente el criterio para determinar el alcance de la auditoría y para seleccionar los métodos, técnicas, pruebas y demás procedimientos de auditoría que habrán de aplicarse.
Igualmente, el auditor gubernamental debe prestar atención a las situaciones significativas que se evidencien en todas las actividades propias de la organización auditada, que estén causando efectos negativos o positivos en su gestión.
De la misma manera, la diligencia profesional hace referencia a la consideración que, como fiscalizador, se debe tener en cuenta para el análisis de los hallazgos que puedan ser o no controvertidos por la entidad auditada, y que deben quedar dentro de los informes de auditoría.
Aunque esta norma establece que tanto el auditor como los organismos fiscalizadores son responsables de ejercer la debida diligencia profesional en el desempeño de un trabajo de auditoría, ello no implica una responsabilidad ilimitada ni tampoco implica infalibilidad por parte del auditor gubernamental o del ente fiscalizador.
NAGP -05- Ética profesional. El auditor gubernamental deberá abstenerse de hacer cualquier acto que pueda afectar negativamente la buena reputación o repercutir de alguna forma en el descrédito personal o institucional. Considerando la función social que implica el ejercicio del control fiscal, se está obligado a sujetar su conducta pública y privada a los más elevados conceptos de la moral universal.
En concordancia con lo anterior, la norma contempla, entre otros, los siguientes principios éticos:
NAGP -05- 1- Integridad. El auditor gubernamental deberá mantener incólume su integridad moral en el ejercicio de su actividad laboral, esperándose de él rectitud, probidad, dignidad y honestidad en cualquier circunstancia.
Comentario. Este principio tiene relación con otras normas de conducta y actuación profesional, sin que sea necesario describirlas por ser inherentes a la persona como: la conciencia, la moral, la lealtad, la veracidad y equidad entre otros, básicos y fundamentales en el auditor gubernamental.
El auditor gubernamental que realice labores de auditoría, deberá abstenerse de hacer cualquier acto que afecte su buena reputación personal y/o institucional y, para ello, debe tener en cuenta que por la función social del ejercicio del control fiscal está obligado a sujetar su conducta pública y privada a los conceptos más elevados de la moral universal.
Está norma tiene relación con otras normas de conducta y actuación profesional. Sin que sea necesario describirlas, por ser inherentes a la persona, se consideran básicas y fundamentales para el auditor gubernamental: la conciencia, la moral, la lealtad, la veracidad y la equidad, entre otros aspectos.
NAGP-05-2- Responsabilidad. La responsabilidad, como principio de la ética profesional, se encuentra implícitamente comprendida en los procesos de auditoría. Por ello el auditor gubernamental es responsable de su trabajo y de las opiniones que emita en cumplimiento de sus funciones.
Comentario. El auditor gubernamental debe responder por todos los actos inherentes al cumplimiento de las funciones de auditoría, tales como: las opiniones que emita en relación con los exámenes practicados, el cumplimiento de las más elevadas normas éticas y morales, su propio desarrollo profesional y por mantener el debido cuidado durante el examen y preparación de los informes.
NAGP-05-3- Confidencialidad. El auditor gubernamental debe considerar la confidencialidad de la información que maneje en cumplimiento de su trabajo, y no debe revelarla a terceros sin la autorización específica y sólo podrá hacerlo, sin perjuicio del debido proceso, cuando exista requerimiento judicial.
Comentario. Esta norma es relevante si se tiene en cuenta que una indiscreción en revelar inoportunamente información obtenida en desarrollo de la acción fiscalizadora, puede generar malos entendidos o llevar a la entidad a situaciones de riesgo.
El acceso a información exclusiva de la entidad fiscalizada, conocida por el auditor gubernamental, no debe ser revelada por ningún motivo excepto por solicitud de las autoridades jurisdiccionales. La confidencialidad conjuga todos los conceptos que conforman la ética.
NAGP-06-Relaciones del auditor en su trabajo. El auditor gubernamental debe relacionarse efectivamente con las personas y grupos de interés que conforman la entidad y su entorno, con el fin de conocer y comprender mejor la organización, y su desempeño frente a las expectativas de los grupos de interés que la conforman. Del mismo modo, el auditor debe compartir sus experiencias y diagnósticos con los auditores de entidades relacionadas con el propósito de construir una visión compartida de los sectores económicos en las que sus entidades hacen parte.
Comentario. Las organizaciones modernas deben atender eficientemente las expectativas de los grupos de interés que la rodean, que conforman su razón de ser y permiten que exista. El auditor gubernamental debe desarrollar una visión global del entorno y del papel de la entidad en él, a través de conversaciones tanto con los actores y funcionarios como con los terceros que afecten la vida de la entidad.
Del mismo modo, el auditor debe profundizar con sus compañeros auditores, de otras entidades relacionadas, un diagnóstico del sector al que pertenecen las mencionadas entidades; esto permite desarrollar una perspectiva útil en la comprensión de la entidad y descubrir situaciones en el sistema que, de otro modo, no se pueden detectar.
NAGP-07- Compromiso. El auditor gubernamental debe tener una relación de compromiso en el cumplimiento de la misión, visión, objetivos y metas institucionales de la contraloría donde preste sus servicios.
Comentario. Esta norma implica que el auditor gubernamental debe, desde su vinculación a la contraloría, identificarse con los propósitos institucionales, asumiendo con responsabilidad y profesionalismo las funciones que le sean asignadas. Su actitud debe estar encaminada hacia el crecimiento continuo personal y del ente fiscalizador que representa.
Lo anterior conlleva a que las contralorías, para asegurar el compromiso de sus funcionarios, adopten políticas y programas de manejo de recursos humanos que contemplen:
Atracción. Crear estrategias para hacer atractiva la entidad en el mercado laboral calificado, garantizando la vinculación de excelentes profesionales.
Retención. A través de políticas salariales competitivas, de oportunidades de crecimiento profesional, de bienestar y de adecuados recursos físicos y tecnológicos; permitir el logro de la satisfacción laboral del auditor gubernamental y demás funcionarios calificados y por ende su permanencia en la institución.
Motivación. Está referida a la creación de un equilibrio armónico de las condiciones físicas, ambientales, personales y culturales requeridas para motivar al auditor gubernamental y demás funcionarios del control fiscal, en el desarrollo de sus funciones y cumplimiento de sus responsabilidades.
NAGP -08- Capacidad de observación. El auditor gubernamental debe tener la capacidad de observar la organización, o parte de ella, desde una perspectiva general de comprensión del todo y sus relaciones con su entorno. Dicha observación se denominará holística.
Comentario. Las organizaciones complejas son organismos vivos donde las personas interactúan con un propósito común. La fragmentación de la observación de estas organizaciones, impide ver su funcionamiento en forma articulada y desconoce las relaciones entre las distintas partes. Es imperativo enfocar la atención del auditor en la comprensión del todo, y retroalimentándose con la observación final del detalle.
Frente a este paradigma, nace el concepto de organización recursiva que hace parte de una organización superior y contiene organizaciones que la conforman. Aparece el concepto de “sistema”, forjando la auditoría integral. Un sistema es un conjunto de elementos que se relacionan entre sí con un propósito acordado y cuyas relaciones lo caracterizan.
Esta perspectiva permite desarrollar auditorías no sólo a las entidades sino, también, a los sistemas en las que se articulan y que suelen ser sectores económicos en el Estado. Dichos sistemas son objetos construidos por el observador, en contraste con las entidades que(sic) con entes ya existentes. Del mismo modo, el auditor puede observar grandes temas de la actualidad, construyendo también el objeto a analizar (calidad de vida, nivel de desarrollo, empleo, probidad, etc.).
NAGT - Normas de auditoría gubernamental colombianas relativas al trabajo de auditoría. Las normas de auditoría gubernamental colombianas, relativas al trabajo, de auditoría, incorporan y describen los postulados y criterios que guían el proceso de auditoría en sus fases de: planeación, examen, informe y seguimiento. Los auditores gubernamentales deben observar en su trabajo el cumplimiento de las fases y considerar los recursos disponibles con el ánimo de alcanzar los objetivos planteados para toda la auditoría y para cada una de sus fases.
NAGT -FP- Normas de auditoría gubernamental colombianas relativas al trabajo - Fase de planeación. En esta fase inicial del proceso de auditoría denominada de “planeación”, se deben planear todas las tareas, de manera tal, que se asegure la realización de una auditoría de alta calidad y que sus resultados sean obtenidos con economía, eficiencia, eficacia y prontitud debida.
NAGT - FP - 01 - Planificación del trabajo de auditoría.
NAGT - FP - 02 - Conformación del equipo de auditoría.
NAGT - FP - 03 - Permanencia de los miembros del equipo de trabajo.
NAGT - FP - 04 - Objetivos de auditoría.
NAGT - FP - 05 - Elaboración de entrevistas, matrices y/o cuestionarios de control interno.
NAGT - FP - 06 - Examen y evaluación del sistema de control interno.
NAGT - FP - 07 - Áreas técnicas o especializadas.
NAGT - FP - 08 - Alcance de la auditoría.
NAGT - FP - 09 - Importancia relativa.
NAGT - FP - 10 - Evaluación del riesgo.
NAGT - FP - 11 - Criterios de auditoría.
NAGT - FP - 12 - Memorando de planeación.
NAGT - FP - 13 - Elaboración de programas de auditoría.
NAGT -FP- 01 - Planificación del trabajo de auditoría. Los funcionarios y auditores gubernamentales responsables del trabajo de una auditoría deberán realizar, previamente a la ejecución de cada auditoría, una adecuada planeación de los objetivos, alcance, procedimientos, naturaleza, cronograma de actividades y tiempos y oportunidad de los trabajos a desarrollar, considerando su importancia relativa.
Comentario. Planificar el trabajo de una auditoría implica determinar su alcance, el momento para practicarla, los objetivos, los criterios, la metodología a emplear y los recursos requeridos para asegurar la calidad de sus resultados.
Lo importante para planificar bien una auditoría, consiste en conocer y entender perfectamente la organización auditada, su propósito y sus relaciones con el entorno. El auditor gubernamental debe entender lo que la entidad hace y bajo qué autoridad opera, así como sus objetivos, metas, recursos y productos/servicios que genera.
NAGT -FP- 02 - Conformación del equipo de auditoría. La asignación de los recursos humanos debe orientarse a conformar el grupo de trabajo de manera multidisciplinaria, enmarcado en políticas y procedimientos especializados, según la naturaleza de la auditoría integral y del tipo de sistema de control aplicable, de manera que el equipo formado para cada proceso de auditoría, reúna las características técnicas y experiencia necesaria.
Comentario. El equipo de trabajo debe estar integrado por funcionarios competentes, dotados de un alto grado de responsabilidad, con las mejores cualidades y calidades humanas, experiencia y entrenamiento adecuado, que garanticen el cumplimiento de los objetivos trazados en desarrollo de la auditoría o actividad de control planteada.
Igualmente, para la conformación de los equipos de trabajo, se debe tener en cuenta el alcance proyectado, naturaleza y tipo de entidad a auditar. Además, es conveniente que el grupo de trabajo sea multidisciplinario y que uno de sus miembros tenga las funciones de jefe o supervisor del mismo.
NAGT -FP- 03 - Permanencia de los miembros de equipo de trabajo. El equipo de auditoría permanecerá en las oficinas de la entidad hasta la terminación y conclusión del trabajo. El equipo de auditoría debe permanecer completo hasta que se hayan realizado las pruebas y verificaciones pertinentes para lograr el objetivo de la auditoría.
Comentario. La importancia de que el equipo de auditoría permanezca completo radica en que si se presentan interrupciones o cambio de personal, se entorpece el desarrollo, coherencia y profundidad de la actividad que se esté ejecutando. Además, la conservación del equipo de auditoría en la entidad facilita la consulta oportuna en la fuente.
Por otro lado, pueden ocurrir situaciones de fuerza mayor que conduzcan al retiro de funcionarios de la comisión antes de la fecha prevista para la terminación del trabajo y que deben ser analizadas.
NAGT -FP- 04 - Objetivos de auditoría. Estos objetivos deben conducir a las acciones y procedimientos de fiscalización que ofrezcan una garantía razonable para lograr el cumplimiento de los mismos.
Comentario. Con la formulación de objetivos se inicia la planificación del trabajo de auditoría, previo el conocimiento de la entidad a ser auditada mediante la conformación, verificación o actualización del archivo permanente y la información obtenida de auditorías anteriores.
Los objetivos son aquellos que la auditoría debe lograr, identifican los asuntos de la auditoría y los aspectos operativos y consideraciones con respecto a los hallazgos que se deben incluir en la presentación de los informes. Los objetivos de la auditoría se pueden formular en términos de preguntas acerca de las actividades que el auditor gubernamental debe abordar a lo largo del proceso de auditoría.
NAGT -FP- 05 - Elaboración de entrevistas, matrices y/o cuestionarios de control interno. Como parte integral de los programas de auditoría, se deben elaborar entrevistas, matrices y/o cuestionarios de control interno, que se aplicarán en la evaluación de la situación real de cumplimiento en las áreas, operaciones, actividades y/o procesos objeto de examen. Además, para determinar si el programa de auditoría, en la parte de procedimientos aplicables, es el adecuado o es necesario modificarlo.
Comentario. Las entrevistas, matrices y/o cuestionarios de control interno se consideran como instrumentos de los que debe disponer el auditor gubernamental a fin de determinar, a través de las preguntas y otros medios, las debilidades y deficiencias del programa de auditoría para realizar los ajustes pertinentes. Igualmente, esta evaluación servirá para establecer la naturaleza, oportunidad, alcance y profundidad de las pruebas a aplicar mediante los procedimientos de auditoría.
NAGT -FP- 06 - Examen y evaluación del sistema de control interno. El auditor gubernamental, para determinar la extensión y el alcance de la fiscalización, debe examinar y valorar el grado de confiabilidad del sistema de control interno; para ello se efectuará una cuidadosa comprensión y evaluación de su estructura, que permita formular recomendaciones para su fortalecimiento y mejora, determinando las áreas que requieran un examen más detallado y definiendo las acciones a seguir.
Dependiendo de los resultados de la evaluación del control interno, el auditor gubernamental puede fijar, de manera real, el alcance de la aplicación de los procedimientos de control.
Comentario. El examen y evaluación del control interno se debe ejecutar antes de iniciar la aplicación de los procedimientos de control de la auditoría, ya que sus resultados conducen a observar inconsistencias, fallas en los procesos, errores operacionales, incumplimiento de normas y/o procedimientos, áreas críticas y otras debilidades que permiten al auditor gubernamental, reorientar o ajustar los programas para profundizar la auditoría en las actividades que lo requieran.
NAGT -FP- 07 - Áreas técnicas o especializadas. El auditor gubernamental solicitará la participación de especialistas en el equipo de trabajo por el tiempo que sea necesario, según programación, para examinar áreas, actividades u operaciones especiales o de alto nivel técnico cuando, a su juicio, lo considere pertinente.
Comentario. Cuando se requieran los servicios de profesionales especializados en una auditoría, éstos deberán desempeñar sus labores bajo la dirección del responsable auditor (supervisor o coordinador), los resultados obtenidos de las labores de verificación técnica se incluirán en el informe, y los documentos que sustentan su evaluación pasarán a formar parte del archivo de papeles de trabajo, identificándolos con un índice especial.
NAGT -FP- 08 - Alcance de auditoría. Dentro de las actividades que se deben desarrollar en el planeamiento del trabajo de auditoría, es necesario establecer el alcance de la misma.
Comentario. El alcance es el límite de la auditoría, incluye el período y el número de áreas que se van a cubrir y tiene, además, relación con los recursos y procedimientos que se van aplicar.
Este alcance general de la auditoría está limitado al buen juicio y criterio del auditor gubernamental, de acuerdo con las circunstancias.
El alcance de una auditoría puede tener limitaciones de tiempo y recursos, de acceso a la información, del sistema de control interno y de aquéllas impuestas por la administración de la entidad.
NAGT -FP- 09 - Importancia relativa. El auditor gubernamental deberá determinar y considerar todos los componentes, transacciones y operaciones que son de mayor significancia, para establecer su importancia relativa y su relación con el riesgo de auditoría.
Comentario. El concepto de la importancia relativa radica en la magnitud o significación cuantitativa o cualitativa de una situación o de una inexactitud de información que, probablemente, modificará el criterio de una persona razonable, que se base en esos datos para tomar decisiones. La importancia relativa es una magnitud que puede variar dentro de una auditoría.
El auditor gubernamental debe valerse de la importancia relativa al planificar una auditoría. El criterio en cuanto a los posibles errores o inexactitudes de información, debe servir de guía para establecer los procedimientos de auditoría y hacer muestreos y pruebas de las operaciones.
El criterio cuantitativo de la importancia relativa debe ser considerado para determinar el margen de error que el auditor gubernamental está dispuesto a aceptar en la muestra a examinar, de acuerdo con el criterio que le merece la calidad del sistema de control interno de cada uno de los componentes, transacciones, cuentas o áreas sujetas de examen. Sin embargo, conviene señalar que no sólo deben examinar los componentes significativos sino, también, aquéllos que no lo son. Además, se debe tener presente que éste puede no ser importante en cuanto a su monto, pero sí adquirir importancia por el volumen de su movimiento e incidencia en el área examinada.
NAGT -FP- 10 - Evaluación del riesgo. El auditor gubernamental deberá obtener una comprensión de los sistemas de información y del control interno suficientes para planear la auditoría y desarrollar un enfoque de auditoría efectivo. Así mismo, deberá utilizar su juicio profesional para evaluar el riesgo, reducirlo a niveles bajos, y diseñar procedimientos de auditoría.
Comentario. Esta norma significa que el auditor gubernamental debe evaluar el riesgo y dar una opinión o emitir un informe de auditoría inapropiado, cuando la información financiera o de gestión, ha sido presentada por la entidad auditada en forma errónea o distorsionada de manera significativa.
El riesgo tiene tres categorías: Inherente, de control y de detección.
NAGT -FP- 11 - Criterios de auditoría. Los auditores gubernamentales deberán identificar los criterios de auditoría aplicables para examinar la actividad, área o proceso auditable.
Comentario. Los criterios de auditoría son “el deber ser”, es decir, lo que una persona razonable e informada esperaría de una administración en una situación o circunstancia dada. La administración pública y los particulares que administran recursos de la Nación, generalmente deben observar la Constitución Política, la ley y la normatividad aplicable en cada caso específico, por lo cual, estas normas se constituyen en fuentes de criterios de auditoría, sin ser las únicas.
Los criterios de auditoría se constituyen en parámetros o condiciones ideales que utiliza el auditor gubernamental, para comparar una situación observada y determinar los hallazgos de auditoría y realizar el análisis de los mismos.
Los criterios que aplique el auditor deben ser construidos, acordados y compartidos en una visión conjunta con la administración de la entidad auditada, de acuerdo con prácticas generalmente aceptadas.
Estos criterios son especificados para cada auditoría en particular y los mismos deben ser revisados para constatar su validez en una nueva auditoría, así sea en la misma organización auditada.
La aplicación de los criterios debe considerar el entorno en el cual opera la entidad que está siendo auditada.
En las organizaciones donde se hayan establecido prácticas administrativas generalmente aceptadas, el auditor gubernamental debe auditar con base en ellas. Donde existan éstas, pero se juzguen inadecuadas, se sugiere que el auditor gubernamental las mejore para constituirlas en criterios de mayor calidad; donde se carezca de criterios, los auditores gubernamentales deben desarrollarlos. En ausencia de algún criterio explícito, el auditor gubernamental debe aplicar su juicio profesional y conocimientos para desarrollar criterios aplicables a una situación en particular.
NAGT -FP- 12 - Memorando de planeación. Al finalizar la fase de planeación, el equipo de auditoría deberá preparar un memorando de planeación como síntesis de los principales asuntos resultantes, los cuales se constituyen en la base para describir específicamente las tareas y acciones necesarias para llevarse a cabo en las fases de examen e informe.
Comentario. El memorando de planeación se constituye como punto importante de control durante el proceso de auditoría.
El memorando de planeación debe contener como mínimo:
• Detalle del conocimiento y comprensión de la entidad auditada.
• Descripción general sobre el estado del sistema del control interno.
• Identificación de áreas significativas.
• Determinación, alcance y enfoque de la auditoría.
• Riesgos de auditoría.
• Requerimiento de recursos humanos, físicos y financieros.
• Distribución del trabajo.
• Cronograma detallado de actividades.
El memorando de planeación sirve para la elaboración de los programas de auditoría.
NAGT -FP- 13 - Elaboración de programas de auditoría. Esta norma hace relación a que el auditor gubernamental, debe conducir el diseño y elaboración de los programas de auditoría para cada actividad auditable que se ejecute en la fase de examen. Estos programas deben contemplar un esquema detallado del trabajo por realizar y los procedimientos a emplearse, determinando el alcance y la oportunidad en que serán aplicados, así como los papeles de trabajo que han de ser elaborados.
Los programas de auditoría deben tener la siguiente estructura:
• Evaluación preliminar del control interno relacionado con el área a auditar.
• Riesgos inherentes.
Comentario. El programa de auditoría se constituye en una guía y control para el desarrollo del trabajo a ejecutar. Igualmente, los programas de auditoría sirven como registro de la labor de auditoría al efectuar las pruebas de cumplimiento, sustantivas y otras necesarias, evitando olvidarse de la aplicación de algún procedimiento.
Los procedimientos descritos deben estar acordes con la herramienta de control, áreas, operaciones, procesos y actividades que se pretendan realizar y aplicar en la práctica. Además, los programas se constituyen como base para la determinación de los recursos que se van a utilizar en el proceso de auditoría.
NAGT -FE- Normas de auditoría gubernamental relativas al trabajo - Fase de examen. En la fase de examen o trabajo de campo se aplican y desarrollan los programas de auditoría para las áreas, operaciones, actividades y procesos propios de la entidad objeto de examen, incluyendo la verificación de la revisión y evaluación preliminar del sistema de control interno y la aplicación de procedimientos y pruebas de auditoría contenidas en el programa.
En esta fase se obtiene la evidencia soporte del informe de auditoría.
La ejecución del trabajo constituye la fase fundamental del proceso de auditoría, ya que en ésta se realizan las pruebas que servirán para la obtención y evaluación de las evidencias necesarias para la formulación de las conclusiones y recomendaciones específicas con respecto a los hallazgos de auditoría y, en general; para fundamentar las opiniones del auditor y/o equipo de trabajo.
NAGT - FE - 01 - Aplicación y desarrollo de los programas de auditoría.
NAGT - FE - 02 - Verificación del cumplimiento de leyes, reglamentos y normas.
NAGT - FE - 03 - Aplicación de pruebas de auditoría.
NAGT - FE - 04 - Desarrollo de hallazgos de auditoría.
NAGT - FE - 05 - Evaluación de causas y efectos.
NAGT - FE - 06 - Conclusiones y recomendaciones.
NAGT - FE - 07 - Evidencia de auditoría.
NAGT - FE - 08 - Papeles de trabajo.
NAGT - FE - 09 - Manejo y custodia de los papeles de trabajo.
NAGT -FE- 01 - Aplicación y desarrollo de los programas de auditoría. El auditor gubernamental, una vez aprobados los programas de auditoría, debe iniciar la aplicación del mismo mediante la realización de pruebas y verificaciones con base en los procedimientos e instrucciones indicadas en el programa. Estas pruebas deben ser documentadas y referenciadas en papeles de trabajo por los auditores y servirán como medio de control para la fase de examen e informe de auditoría.
Comentario. Cualquiera que sea la clase de programa (estándar o específico) que se utilice, el auditor gubernamental debe ser consciente, que son guías que orientan su trabajo y que, por lo tanto, debe estar atento a modificarlos si en el proceso de su aplicación lo considera necesario. Por lo anterior, los programas de auditoría son lo suficientemente flexibles, de tal manera que permiten efectuar ajustes cuando a juicio del auditor o responsable auditor (supervisor o coordinador) se considere pertinente.
Los programas de auditoría como parte integral de los papeles de trabajo, deben estar debidamente referenciados.
NAGT -FE- 02 - Verificación del cumplimiento de leyes, reglamentos y normas. En el examen de la auditoría se debe verificar la conformidad con las leyes, reglamentos y normas. El auditor gubernamental debe diseñar procedimientos de auditoría que ofrezcan una garantía razonable para que se detecten errores, irregularidades y actos ilícitos que puedan repercutir directa y sustancialmente sobre el área, actividad o proceso que se esté auditando o que puedan afectar significativamente a los objetivos y alcance de la auditoría.
Comentario. El examen de la conformidad con las leyes, reglamentos y normas, tiene una importancia particular en la auditoría de las entidades públicas sujetos de control y los particulares que administren recursos de la Nación, ya que los responsables tienen la obligación del acatamiento legal dentro de un contexto de ordenamiento jurídico que rige a los organismos públicos y sus diferentes procesos administrativos.
El incumplimiento de la normatividad por parte de los funcionarios responsables debe inducir al auditor gubernamental a evaluaciones oportunas de estas situaciones significativas, pues tienen que conducir a la toma de acciones inmediatas que no dan espera a la presentación del informe final.
NAGT -FE- 03 - Aplicación de pruebas de auditoría. El auditor gubernamental deberá a través de la aplicación de pruebas de cumplimiento y sustantivas, determinar los hallazgos sobre los cuales desarrollará su análisis.
Comentario. Las pruebas de auditoría se refieren a la aplicación de determinados procedimientos y deben ser pertinentes y oportunas. Igualmente, considerar la utilización de técnicas y procedimientos de auditoría, cuidadosamente elegidas, tales como: inspección, observación, investigación, confirmación, entre otras.
El auditor gubernamental deberá asegurarse de que las técnicas empleadas son suficientes para detectar de una forma razonable, los errores e irregularidades cuantitativamente esenciales.
NAGT -FE- 04 - Desarrollo de hallazgos de auditoría. Los hallazgos de auditoría son situaciones determinadas durante la aplicación de las pruebas de auditoría, que se deben complementar estableciendo sus causas y efectos.
Comentario. Los hallazgos de auditoría pueden ser positivos o negativos.
Un hallazgo es positivo cuando la condición (situación determinada en el examen de auditoría) es igual al criterio de evaluación (deben ser de la situación). Frente a este tipo de hallazgos, no necesariamente se tiene que realizar un análisis de causa y efecto aunque éste podría ser útil tomando como fundamento el hecho de que la auditoría debe agregar valor a los procesos administrativos, señalando oportunidades de mejoramiento continuo aún de lo que se esté haciendo bien.
Los hallazgos negativos son las determinaciones de las desviaciones de la condición frente al criterio. En este caso, es absolutamente necesario establecer y evaluar la causa y el efecto de los mismos; y deben ir reportados en le informe.
NAGT -FE- 05 - Evaluación de causas y efectos. Los orígenes de un hallazgo de auditorías y las consecuencias que estén generando, las debe determinar el auditor gubernamental a través de la evaluación causa-efecto.
Comentario. En un proceso de auditoría, la consideración de las causas y efectos es un aspecto fundamental. El auditor gubernamental al evaluar estos elementos, debe tener en cuenta, como mínimo, lo siguiente:
Que están interrelacionados y el conocimiento de uno ayuda en el entendimiento de otro.
Que las causas de un hallazgo pueden originarse interna o externamente y su efecto tener impacto no sólo en la organización, sino en su entorno.
Que el análisis de la causa debe inducir a la formulación de estrategias de mejoramiento o solución de las situaciones evidenciadas y conducentes a eliminar el efecto negativo.
Que el efecto debe, en lo posible, ser cuantificado.
Que la causa y el efecto pueden ser ocurrencias aisladas o competentes de un sistema que está funcionando de manera irregular.
NAGT -FE- 06 - Conclusiones y recomendaciones. El auditor gubernamental debe, después de considerar la evaluación de la causa-efecto de un hallazgo, proceder a concluir sobre la situación examinada para emitir las recomendaciones procedentes.
Comentario. La conclusión es la certeza, a juicio y buen criterio del auditor gubernamental, de la realidad de cómo se está presentando el hallazgo evidenciado, el cual complementado con el análisis de causa-efecto y su conclusión, tiene estructuralmente la connotación de “observación de auditoría”.
El enfoque de las recomendaciones es indicar “qué” requiere mejoras y no el indicar específicamente “cómo” lograrlos. El cómo se desarrollan dichas mejoras, es responsabilidad de la administración.
Las recomendaciones son más constructivas cuando se encaminan a atacar las causas de los problemas observados, teniendo en cuenta que las medidas que se recomiendan sean factibles y que su costo corresponda a los beneficios esperados.
Al formular recomendaciones se debe considerar:
Las circunstancias que influencian la “causa”; esto es, aquellos factores que restringen la adhesión a los criterios así como aquéllos que la promueven.
Alternativas de acción. Los efectos sobre toda la entidad o parte de ella, tanto positivos como negativos, que pudieran surgir si las recomendaciones del auditor gubernamental son o no implementadas.
La factibilidad de implementar la alternativa sugerida. El auditor gubernamental siempre debe asegurarse que todas las recomendaciones sugeridas, hayan sido profundamente consideradas y revisadas con la administración, para determinar su posibilidad, aplicabilidad, costo/beneficio y consistencia.
NAGT -FE- 07 - Evidencia de auditoría. El auditor gubernamental debe obtener evidencia suficiente, competente, pertinente y relevante para fundamentar, razonablemente, los juicios y conclusiones que formule.
La evidencia es el insumo primordial del informe, obtenida durante el proceso de auditoría.
Comentario. Los calificativos suficiente, competente, pertinente y relevante están interrelacionados y se aplican a la evidencia que se obtiene, tanto en las pruebas sustantivas como en las de cumplimiento.
El término suficiente se refiere a la cuantificación de la evidencia de auditoría que se obtuvo, el término competente se relaciona con la importancia y confiabilidad de la evidencia, el término pertinente se refiere a la relación de la evidencia con los hechos que se examina y el término relevante se refiere a su grado de importancia.
En muchas ocasiones el auditor puede obtener la evidencia en diversas fuentes o de una naturaleza diferente para apoyar una afirmación.
La evidencia debe quedar registrada en los papeles de trabajo a lo largo del proceso de auditoría y la evidencia se puede clasificar en física, documental, testimonial y analítica.
La evidencia física se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o sucesos; puede presentarse en forma de memorandos, fotografías, gráficos, cuadros, diagramas, mapas o en general muestras materiales.
La evidencia documental consiste en información elaborada como la contenida en cartas, directivas gerenciales, contratos, registros contables, facturas y documentos de la administración relacionados con su desempeño.
La evidencia testimonial se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas.
La evidencia analítica preparada por el auditor gubernamental comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y separación de la información en sus componentes.
La evidencia, según su tipo, puede ser obtenida internamente en la entidad o por terceros.
NAGT -FE- 08 - Papeles de trabajo. Los papales de trabajo evidencian la labor realizada y constituyen el nexo entre el trabajo de auditoría y el informe.
Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos u otros medios técnicos, debidamente referenciados, en los cuales el auditor registra el trabajo realizado durante el proceso de auditoría.
Comentario. Los papeles de trabajo deben obtenerse y elaborarse con claridad, pulcritud y exactitud, y consignar toda la información referente al análisis, comprobación y conclusiones sobre las pruebas realizadas y la descripción de las situaciones identificadas en el proceso de verificación.
Igualmente, deben contener la descripción de las desviaciones o variaciones que se presentan respecto de los criterios y normas establecidas, hasta donde dicha información sea necesaria para soportar, de manera indudable, la suficiencia, competencia y pertinencia de la evidencia en que se basen las observaciones, conclusiones, recomendaciones y opiniones contenidas en el informe de auditoría.
El auditor debe tener en cuenta que el contenido y la disposición de los documentos de trabajo reflejan su grado de preparación, experiencia y conocimiento. Los papeles de trabajo deben ser lo suficientemente completos y detallados como para permitir a un auditor experimentado, que no haya tenido previa relación con la auditoría, descubrir a través de ellos el trabajo realizado para fundamentar las conclusiones.
Los papeles de trabajo deben estar debidamente referenciados y codificados de tal manera que permitan al usuario su fácil identificación y acceso mediante un sistema uniforme que el ente fiscalizador adopte. Se organizan en un archivo permanente y uno corriente.
En el archivo permanente se incluyen los documentos que contienen información básica, que puede ser utilizada en posteriores auditorías o exámenes especiales.
El archivo corriente, de los papeles de trabajo, corresponde a los documentos obtenidos y generados en el proceso de una auditoría específica, por tanto no hacen parte integral de otro proceso de auditoría, aunque sirve de guía y fundamentación para una nueva auditoría y/o para una acción de seguimiento.
NAGT -FI- normas de auditoría gubernamental relativas al trabajo - Fase de informe. En esta fase se consolidan y formalizan los resultados del trabajo realizado por el grupo de auditoría y se obtiene, como producto final, el informe de auditoría que sirve para comunicar a la administración y usuarios en general, los hechos importantes determinados en el proceso de auditoría.
Con estas normas se pretende dar unos parámetros generales sobre la discusión, elaboración y presentación de los informes de auditoría que sirvan de ayuda al auditor gubernamental en los casos específicos o informes especiales que se deban rendir.
NAGT - FI - 01 - Consolidación de resultados.
NAGT - FI - 02 - Discusión de resultados.
NAGT - FI - 03 - Forma.
NAGT - FI - 04 - Oportunidad.
NAGT - FI - 05 - Contenido y presentación del informe.
NAGT - FI - 06 - La respuesta opinión o respuestas de la entidad.
NAGT -FI- 01 - Consolidación de resultados. Como primer paso en esta fase, el grupo de auditoría debe consolidar los resultados obtenidos con el fin de proyectar una versión preliminar del informe final, que será presentado a la administración para su discusión y comentarios.
Comentario. El coordinador de la comisión, conjuntamente con el grupo auditor, realiza un análisis de los resultados de auditoría en cuanto a su materialidad e importancia relativa, con el fin de considerar su pertinencia para la inclusión en el informe final que serán presentadas a la alta dirección de la entidad auditada para su discusión.
NAGT -FI- 02 - Discusión de resultados. Una vez consolidado, la versión preliminar del informe final, se debe comunicar, formalmente, a la alta dirección de la entidad auditada, con el fin de que ésta conozca los resultados del trabajo realizado por el grupo auditor y se pronuncie oportunamente sobre cualquier comentario que considere pertinente.
Comentario. La presentación y discusión de estos resultados se realizará de manera formal dentro de un enfoque constructivo, para lo cual se podrán utilizar diferentes metodologías tales como: presentación por parte del grupo de auditoría y posterior pronunciamiento por escrito de la administración; mesas de trabajo conjuntas de las cuales se dejarán memorias o actas o la combinación de estas dos metodologías.
NAGT -FI- 03 - Forma. Los auditores gubernamentales deben preparar el informe de auditoría por escrito para comunicar los resultados de la auditoría. Los informes deben caracterizarse por un estilo en el cual la claridad no dé lugar a interpretaciones distintas a las verdaderas intenciones de los auditores correspondientes.
Comentario. La importancia de que los informes se presenten por escrito radica en: expresar los resultados de manera clara, imparcial, concisa, precisa y uniforme a los diferentes usuarios (alta dirección, otros organismos estatales nacionales o internacionales y a la ciudadanía en general); evitar malos entendidos en cuanto a los hallazgos y recomendaciones; efectuar un adecuado seguimiento y definir las acciones correctivas que se han tomado, entre otras.
Para ello el lenguaje debe ser preciso, en cuanto a decir justamente lo que se quiere informar; conciso, en cuanto a evitar decir con muchas palabras lo que se puede decir en pocas. Por último, los informes deben estar previstos del rigor idiomático.
NAGT -FI- 04 - Oportunidad. Los informes deben emitirse con la debida oportunidad, para que su contenido pueda ser utilizado adecuadamente en la toma de decisiones o acciones, ya sea por parte de los funcionarios de la administración, el ente fiscalizador u otros usuarios que tengan interés en el mismo.
Comentario. Para que sea de la mayor utilidad posible, el informe debe ser oportuno. Un informe con resultados significativos puede convertirse de poca o de ninguna utilidad si se entrega tarde para quienes deban tomar decisiones, por tanto el auditor gubernamental debe prever la preparación oportuna del informe y tener presente este propósito al planear la auditoría.
Igual cuidado merecen los términos y plazos establecidos con organismos internacionales de crédito.
NAGT -FI- 05 - Contenido y presentación del informe. El informe de auditoría debe ser presentado de una manera pulcra y ordenada; así mismo debe contener unos elementos mínimos como:
• Identificación del organismo de control.
• Identificación de la entidad auditada.
• Fecha de emisión del informe.
• Firma del directivo autorizado del organismo de control.
Un informe de auditoría gubernamental debe contener como mínimo:
• Los objetivos de la auditoría.
• Alcance de la auditoría.
• Evaluación del control interno.
• Opinión, conceptos y/o pronunciamientos.
• Logros significativos.
• Aspectos que requieran un estudio adicional.
• Declaración de cumplimiento.
• Eventos subsecuentes, y
• Pronunciamientos de la administración.
Comentario. Los objetivos deben expresar claramente la finalidad de la auditoría y delimitar el asunto materia de examen.
El alcance debe indicar la profundidad y cobertura del trabajo que se haya realizado para cumplir con los objetivos de la auditoría, igualmente, se debe expresar que la auditoría se realizó con base en normas de auditoría gubernamental colombianas y demás normatividad aplicable, con el fin de que se constituya en una base razonable para emitir la opinión concepto y/o pronunciamiento.
Se debe presentar en el informe el resultado de la evaluación del control interno, bien sea como parte integral de la opinión, concepto y/o pronunciamiento o emitirse en forma separada y simultánea.
La opinión, concepto o pronunciamiento, es la expresión de los resultados obtenidos que se ha formado el auditor gubernamental durante el proceso de auditoría una vez evaluados los hallazgos individualmente y en conjunto, en relación con los criterios previamente establecidos.
Los auditores gubernamentales deben incluir en sus informes las observaciones y recomendaciones con respecto a las medidas que se consideren apropiadas para corregir las situaciones anormales y mejorar la gestión.
Los logros significativos se refieren, a que el auditor gubernamental debe incorporar en el informe, no solamente las debilidades administrativas sino los puntos y logros fuertes que han contribuido a mejorar ostensiblemente el desempeño de la organización.
El informe de auditoría debe incluir aquellos aspectos que siendo objeto de análisis en el proceso de auditaje, requieren con base en el criterio del grupo de auditoría, una mayor profundidad en su estudio y análisis por lo tanto, esta declaración tiene que quedar claramente formulada, ya que los resultados respectivos presentados sobre estos aspectos, no tienen una connotación definitiva.
La declaración de cumplimiento se refiere en el informe de auditoría, a la manifestación expresa que se hace sobre la observancia de las leyes, reglamentos y demás normatividad aplicable de acuerdo con la entidad que se esté auditando, los eventos subsecuentes son ciertas condiciones, que al evaluarse en conjunto, indican que pueden existir dudas importantes con respecto a la habilidad de la entidad para continuar como negocio en marcha, por un período de tiempo razonable. El significado de tales condiciones o eventos dependerá de las circunstancias y algunos sólo tendrán importancia cuando se consideren en conjunto con otros.
En los informes de auditoría gubernamental, referidos a aspectos especiales donde se apliquen análisis específicos, debe incluirse la metodología utilizada, explicando claramente las técnicas que se han empleado, para obtener y analizar la evidencia necesaria que apunte al cumplimiento de los objetivos de la auditoria.
Los pronunciamientos de la administración se refieren a la aceptación o no de los resultados obtenidos en la auditoría y pueden incluir las acciones para llevar a cabo las recomendaciones propuestas por el equipo de auditoría.
El informe debe ir acompañado de una carta de presentación.
NAGT -FI- 06 - La opinión o respuestas de la entidad. Las contralorías deben garantizar que los informes de auditoría incluyan la opinión o respuestas de la entidad auditada.
Comentario. Esta norma es especialmente aplicable, cuando las opiniones o respuestas de las entidades auditadas no son coincidentes con los resultados de la auditoría. Obedece a un principio de profesionalismo, más si se tiene en cuenta que nuestras opiniones deben estar debidamente evidenciadas y fundamentadas.
NAGT-S Normas de auditoría gubernamental relativas al trabajo - Seguimiento. La fase de seguimiento es la última de un proceso de auditoría, su naturaleza está dada para verificar, en un proceso de trabajo concreto y corto, si la administración responsable de una entidad auditada ha tomado los correctivos pertinentes para mejorar una situación negativa evidenciada por los organismos de control fiscal. De igual manera, si los funcionarios responsables han seguido fortaleciendo las acciones positivas reportadas en los informes de auditoría.
NAGT - S - 01 Seguimiento.
NAGT - S - 02 Informe de seguimiento.
NAGT - S - 03 Acuerdos y compromisos.
NAGT -S- 01 Seguimiento. El auditor gubernamental debe efectuar un seguimiento de los hallazgos y recomendaciones significativas que han sido formuladas como resultado de auditorías anteriores.
Comentario. La finalidad es determinar si se emprendieron acciones correctivas por parte de los funcionarios de las organizaciones auditadas y establecer los eventos y causas donde no se haya podido implementar las recomendaciones.
Esta norma tiene que ser observada de manera necesaria, cuando se inicia una nueva actuación de auditaría.
NAGT-S-02 Informe de seguimiento. El informe de auditoría de seguimiento debe revelar el estado de las acciones preventivas y/o correctivas, los hallazgos y las recomendaciones significativas de las auditorías anteriores.
Comentario. Gran parte del beneficio que se obtiene de un trabajo de auditoría, no lo constituyen los hallazgos reportados o las recomendaciones efectuadas, sino la efectiva implementación de sus correctivos y acciones concretas.
La administración de la entidad auditada, es responsable de implementar las recomendaciones y de mantener un proceso para efectuar el seguimiento que pueda contribuir a que la administración cumpla con esta responsabilidad.
NAGT-S-03 Compromisos. El equipo de auditoría que realice el seguimiento a los resultados de un proceso de auditoría, deberá focalizar su trabajo a la verificación puntual del cumplimiento de los acuerdos y compromisos suscritos y asumidos por la administración de la entidad evaluada.
Comentario. El informe de seguimiento deberá detallar, en este punto, qué acuerdos y compromisos fueron realmente asumidos por la entidad y su grado de desarrollo, igualmente, cuáles fueron asumidos de manera parcial y los que definitivamente no se llevaron a cabo. Para el primer caso, se debe reseñar su impacto y para los dos restantes, consignar las razones por las cuales no se cumplieron y su grado de incidencia en la gestión.
Los compromisos pueden ser de orden:
• Operativos. Se refieren a las acciones correctivas en los procesos operacionales.
• Estratégicos. Se relacionan con políticas, planes, programas y estrategias que deben ser reconsideradas.
• Normativos. Son los cambios que se refieren a la necesidad de modificar normas que tienen relación con el funcionamiento de la entidad.
Actividad. Conjunto de operaciones o tareas que debe realizar el organismo fiscalizador, el auditor gubernamental o la entidad fiscalizada, en un período determinado.
Alcance de auditoría. Es el marco o límite de una auditoría en el que se determina el tiempo que se va a emplear, las materias o áreas que se van a cubrir, la profundidad de las pruebas a realizar, los objetivos y la metodología aplicable.
Archivo corriente de papeles de trabajo. Es el conjunto de documentos recopilados durante la vigencia de una auditoría, ordenados de tal forma que faciliten su acceso y consulta.
Archivo permanente de papeles de trabajo. Este archivo contiene la información de interés y de utilización continua o necesaria en auditorías subsiguientes. Al igual que el archivo corriente, debe organizarse de tal forma que facilite su uso y actualización; y contener un registro que explique lo que se ha hecho con el archivo corriente de auditorías anteriores.
Armonización. Se refiere a las normas, sistemas o herramientas aplicadas de manera coherente, sistemática y uniforme, en cada una de sus fases, por parte de los organismos fiscalizadores del orden nacional y territorial, como elementos fundamentales de un sistema nacional de control.
Auditor gubernamental. Funcionario de un organismo de control fiscal que a través de un proceso de auditoría, desempeña una importante y delicada función en procura de velar por los intereses de la comunidad, mediante el control de los recursos públicos.
Coherencia. Es la relación de hechos, actuaciones o actividades que presentan consistencia en términos de unidad.
Conciso. Criterio relacionado con la exactitud y extensión del informe de auditoría, en el sentido que el exceso de detalles, distrae la atención y puede ocultar el mensaje o confundir y desanimar al lector.
Confiabilidad. Expresa la seguridad y certeza que refleja un trabajo y/o una opinión.
Confidencialidad. Hace referencia a la discreción y reserva que el auditor gubernamental debe guardar sobre un hallazgo o evento concreto detectado durante el proceso de auditoría, que cause impacto tanto en el interior de la entidad, como en su entorno.
Coordinador. Es el funcionario que dentro de un grupo de trabajo en un proceso de auditoría, ejerce las funciones de dirigir y orientar las tareas previamente planeadas y programadas.
Criterios de auditoría. Son normas estandarizadas y opiniones de expertos usadas para evaluar una situación y determinar si un programa satisface o supera las expectativas, proporcionando el contexto para entender los resultados de la auditoría, por lo cual éstos deben ser, razonables y alcanzables.
Dar cuenta. Es la obligación de suministrar la información requerida por una responsabilidad que ha sido conferida. Presume la existencia de por lo menos dos personas: aquélla que confiere la responsabilidad y aquélla que la acepta con la consecuente obligación de reportar sobre la manera en que la ha ejercido.
Directrices. Son parámetros establecidos para encausar acciones tendientes al logro de un propósito u objetivo.
Evidencia. Es el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor. Es la información específica obtenida durante la labor de auditoría a través de la observación, inspección, entrevista y examen de los registros.
Guía o manual. Se define como el documento que describe en forma sistemática y metodológica, los objetivos, técnicas y procedimientos de las diferentes herramientas de control, para realizar los estudios, análisis y evaluaciones a las entidades o sujetos de control,
Hallazgo. Es toda situación irregular encontrada durante el proceso de una auditoría. En su descripción se debe incluir toda aquella información necesaria para que el lector pueda entender y juzgar el hallazgo sin explicación adicional.
Importancia relativa. La importancia relativa o materialidad es la determinación por parte de los auditores de un juicio profesional, enmarcado por la percepción de las necesidades razonables de una persona que confiará en los estados financieros, considerando factores circundantes de cantidad y calidad.
Juicio. Es el pronunciamiento objetivo e imparcial emitido por el auditor gubernamental, como resultado de la revisión, análisis y evaluación de una actuación o situación planteada.
Materialidad. Se define como la magnitud de una omisión o diferencia en la información contable, que hace posible que el juicio del auditor confíe o no en dicha información. El juicio preliminar de materialidad debe estar enfocado hacia el error tolerable para una cuenta, partida o situación.
Metas. Son la magnitud o nivel específico de resultados proyectados de una auditoría, cuyo resultado es el producto, efectos o impactos que se puedan alcanzar. Su medición debe hacerse en términos de tiempo, cantidad y, si es posible, calidad.
Objetivo. Es la finalidad hacia la cual se orientan las actividades o acciones, para el logro de una actividad, un plan, programa o proyecto.
Papeles de trabajo. Constituyen el conjunto de documentos u otros medios de información en los cuales el auditor registra el trabajo realizado durante el proceso de una auditoría en cada una de sus fases. Sirven además para sustentar los hallazgos y como punto de apoyo para verificaciones y futuras auditorías.
Pertinencia. Se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso. La información que se utilice para demostrar o refutar si un hecho será relevante, si guarda una relación lógica y patente con ese hecho. Si no lo hace, será irrelevante y por consiguiente no deberá incluirse como evidencia.
Políticas. Son orientaciones generales para el desarrollo de una actividad. Regulan y limitan las acciones, formulando una línea de conducta general y asegurando la uniformidad de actividades similares llevadas a cabo por diferentes personas, grupos o unidades.
Postulados. Son hipótesis básicas, premisas coherentes, principios lógicos y requisitos que contribuyen al desarrollo de las normas de auditoría y sirven a los auditores gubernamentales para formar sus opiniones y elaborar sus informes, especialmente en los casos en que no existan normas específicas aplicables.
Principios y criterios marco en la gestión administrativa
– Economía. Se refiere a los términos y condiciones bajo los cuales se adquieren al menor costo, recursos financieros, humanos y físicos, en igualdad de condiciones de cantidad, calidad, oportunidad y garantía.
– Eficiencia. Es la correspondencia que existe entre la relación de bienes y servicios producidos y los recursos utilizados para producirlos, en términos de productividad.
– Eficacia. Es el logro de los resultados en forma oportuna de la gestión, en relación con los objetivos y metas.
— Equidad. Busca determinar que los costos y beneficios se distribuyan entre los diferentes agentes económicos y sociales que intervienen en determinada acción en forma justa.
— Valoración de costos ambientales. Busca determinar la cuantificación del impacto que causan los distintos agentes económicos por el uso y deterioro de los recursos naturales y del medio ambiente. Además, sirve para evaluar la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos.
Procedimientos de auditoría. Comprobaciones, instrucciones y detalles incluidos en el programa de auditoria, que se deben llevar a cabo en forma sistemática y razonable.
Procedimientos de control. Son métodos y parámetros empleados para verificar que los procesos, actividades y operaciones que desarrolle una entidad, se ejecuten de acuerdo con las políticas, objetivos, planes y programas preestablecidos.
Proceso. Es el desarrollo lógico y secuencial de una actividad determinada por fases o etapas, tendiente al logro de un objetivo.
Programa de auditoría. Es un esquema detallado del trabajo por hacer y los procedimientos para realizar una auditoría específica. Su elaboración es responsabilidad del auditor gubernamental.
Pruebas de cumplimiento. Es la evaluación de los procedimientos relativos a los controles contables con el fin de determinar si están siendo aplicados tal como fueron diseñados. Estas pruebas se ocupan de evaluar si se llevaron a cabo los procedimientos necesarios, cómo se llevaron y quién los realizó.
Pruebas sustantivas. Estas pruebas se efectúan para detectar errores o irregularidades importantes, incluidas en los componentes del saldo de las cuentas, transacciones y revelaciones de los estados financieros y de la información proporcionada por la administración de la entidad respecto a su gestión. Se diseñan para obtener evidencia de que los datos producidos por el sistema de contabilidad y demás sistemas, están completos, son exactos y válidos.
Relevancia. Se refiere a desarrollar u obtener evidencia de importancia para que se evite invertir tiempo en preparar papeles de trabajo que aportan muy poco para fundamentar los hallazgos de auditoría.
Riesgo de auditoría. Es la probabilidad de que el auditor en el desarrollo de la auditoría no detecte errores o irregularidades significativas, en el caso de que existieran. Lo cual tendría incidencia en la opinión que se emita como resultado del proceso de auditoría.
Riesgo de detención. Es la probabilidad de que a pesar de que existan los controles administrativos y de que el auditor aplique sus procedimientos de auditoría, estos no detecten errores e irregularidades significativas.
Riesgo inherente. Tiene directa relación con la naturaleza de las transacciones o cuentas y consiste en la exposición a errores o irregularidades significativas, antes de considerar la efectividad de los controles establecidos.
Riesgo de control. Es el riesgo de que los sistemas de control, incluyendo la auditoría interna, no puedan evitar o detectar errores, o irregularidades significativas en forma oportuna.
Sistemas o herramientas de control. Son metodologías de examen y evaluación que disponen los organismos de control fiscal, para el ejercicio de la función encomendada por la Constitución y la ley en la vigilancia de las entidades públicas y demás sujetos de control.
Supervisión. La supervisión es una actividad de control, que se realiza durante el proceso de auditoría por parte del jefe del equipo de trabajo, quien tiene la responsabilidad de revisar y orientar las labores ejecutadas y los criterios aplicados por los miembros del grupo.
ART. 2º—Las normas de auditoría gubernamentales colombianas que se están expidiendo por parte de la Contraloría General de la República, podrán ser igualmente adoptadas por las contralorías departamentales, distritales y municipales; en virtud de la atribución constitucional número 12 del artículo 268, conforme a la parte motiva de esta resolución.
ART. 3º—La presente resolución rige a partir de su fecha de expedición.