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Timestamp: 2018-09-22 13:35:13
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RESOLUCIÓN 119 DE 27 DE ABRIL DE 2006
CONTENIDO:ENTES PÚBLICOS. SE ADOPTA EL MODELO ESTÁNDAR DE PROCEDIMIENTOS PARA LA SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PÚBLICA.
DIARIO OFICIAL N°:46256 DE MAYO 2 DE 2006
“Por la cual se adopta el modelo estándar de procedimientos para la sostenibilidad del sistema de contabilidad pública”.
en uso de las atribuciones establecidas en el artículo 354 de la Constitución Política, y las que le confiere la Ley 298 de 1996, el Decreto 2539 de 2000 y el Decreto 143 de 2004, y
Que el artículo 354 de la Constitución Política le asigna al Contador General la facultad de llevar la contabilidad general de la Nación y consolidarla con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, así como determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la ley.
Que de acuerdo con el literal f) del artículo 3º de la Ley 298 de 1996, es función del Contador General de la Nación “Impartir instrucciones de carácter general sobre aspectos relacionados con la contabilidad pública”.
Que de conformidad con el literal a) del artículo 4º de la Ley 298 de 1996, corresponde a la Contaduría General de la Nación “Determinar las políticas, principios y normas sobre contabilidad, que deben regir en el país para todo el sector público”.
Que el literal k) del artículo 3º de la Ley 298 de 1996 establece que el Contador General de la Nación tiene la función de diseñar, implantar y establecer políticas de control interno, conforme a la ley.
Que el literal r) del artículo 4º de la Ley 298 de 1996, establece que la Contaduría General de la Nación tiene la función de coordinar con los responsables del control interno y externo de las entidades señaladas en la ley, el cabal cumplimiento de las disposiciones contables.
Que la Corte Constitucional, mediante la Sentencia C-487 de 1997 ratificó las atribuciones constitucionales y legales del Contador General de la Nación, de expedir normas de carácter obligatorio y vinculante a todas las entidades del sector público, respecto del alcance de las facultades que en materia de control interno le corresponden al Contador General de la Nación y que están contenidas en el literal k) del artículo 3º de la Ley 298 de 1996.
Que el Consejo de Estado, en sucesivos fallos, ha ratificado la competencia constitucional, legal y reglamentaria del Contador General de la Nación para expedir normas preventivas y de obligatorio cumplimiento para los diferentes servidores públicos con niveles de autoridad y responsabilidad frente al sistema de control interno contable.
Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, determinan el marco general sobre la obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno por parte de las entidades y organismos del sector público.
Que el artículo 3º de la Ley 87 de 1993, establece que el sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación y operacionales de la respectiva entidad.
Que el artículo 7º del Decreto 1914 de 2003 señala que el representante legal y el máximo organismo colegiado de dirección, según sea la entidad pública que se trate, serán responsables de adelantar las gestiones necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna.
Que es necesario promover en los funcionarios públicos el desarrollo de una cultura del autocontrol, dado que este es considerado como uno de los fundamentos del modelo estándar de control interno adoptado mediante el Decreto 1599 de 2005.
Que el Decreto 1537 de 2001 dispone la regulación necesaria para establecer en el sector público una administración por procesos y la obligatoriedad de administrar los riesgos.
Que en razón a lo anterior, la Contaduría General de la Nación debe expedir disposiciones relacionadas con las actividades mínimas que deben realizar los responsables de la información financiera, económica y social en los entes públicos, para garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema de contabilidad que produzca información razonable y oportuna.
ART. 1º—Adóptase el modelo estándar de procedimientos para la sostenibilidad del sistema de contabilidad pública, cuyo contenido se incorpora a la presente resolución, para desarrollar las actividades mínimas que deben realizar los responsables de la información financiera, económica y social en los entes públicos, que garanticen la producción de información razonable y oportuna.
ART. 2º—El modelo estándar de procedimientos para la sostenibilidad del sistema de contabilidad pública debe ser aplicado por los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del plan general de contabilidad pública, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución 400 de 2000 y en las demás normas que la modifiquen o la sustituyan.
ART. 3º—Los jefes de control interno, auditores o quienes hagan sus veces, de conformidad con lo establecido en la Ley 87 de 1993, tendrán la responsabilidad de evaluar continuamente la implementación del control interno contable, necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica y social del ente público, de tal manera que haga sostenible el proceso de saneamiento contable efectuado.
ART. 4º— La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.
Dada en Bogotá, D.C. a 27 de abril de 2006.
1. Fundamentos para la sostenibilidad de los sistemas contables.
El modelo estándar de procedimientos para la sostenibilidad del sistema de contabilidad pública orienta a los responsables de la información financiera, económica y social en las entidades públicas para que adelanten las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna, de conformidad con lo señalado en la Ley 716 de 2001 y especialmente el artículo 7º del Decreto 1914 de 2003.
2. Características de la información contable en el contexto de la sostenibilidad.
2.1.1. Registro de la totalidad de las operaciones.
2.1.2. Individualización de bienes, derechos y obligaciones.
2.1.3. Reconocimiento de cuentas valuativas.
2.1.4. Ajuste a valores reales.
Los bienes, derechos y obligaciones del ente público deberán permanecer registrados en la contabilidad a valores reales, para lo cual adelantarán las actualizaciones de los costos históricos que sean necesarias. En el caso de los bienes muebles e inmuebles, los avalúos se harán atendiendo lo dispuesto en la Circular Externa 60 de 2005 y en las demás normas que la modifiquen o la sustituyan.
2.1.5. Soportes documentales.
Son documentos soporte las relaciones, escritos, contratos, escrituras, matrículas inmobiliarias, facturas de compra, facturas de venta, títulos valores, comprobantes de pago o egresos, comprobantes de caja o ingreso, extractos bancarios y conciliaciones bancarias, entre otros, los cuales respaldan las diferentes operaciones que realiza el ente público.
2.1.6. Conciliaciones de información.
2.1.7. Libros de contabilidad.
2.1.8. Estructura del área contable y gestión por procesos.
La información fluye en las entidades a través de los documentos soporte, por lo cual estos deben identificarse claramente para establecer posteriormente su relación y efecto sobre la contabilidad. Los flujogramas como representación gráfica de los procedimientos y prácticas adelantadas en las entidades se convierten en un importante instrumento para determinar los puntos críticos donde se deben implementar la mayor cantidad de controles.
2.1.9. Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones.
2.1.10. Comité técnico de sostenibilidad del sistema contable.
2.1.11. Responsabilidad de los contadores de entidades que agregan o consolidan información.
2.1.12. Actualización permanente y formación continuada.
En este sentido, los entes públicos deberán emplear mecanismos de actualización que sean efectivos, para garantizar el cumplimiento de las normas técnicas y los procedimientos de contabilidad que expida la Contaduría General de la Nación. Para estos efectos, la página web www.contaduria.gov.co es una herramienta informativa que fue creada por este organismo regulador como un medio para difundir todos los desarrollos, avances y demás disposiciones relacionados con la contabilidad pública.
2.2.1. Responsabilidad en la continuidad del proceso contable.
2.2.2. Eficiencia de los sistemas de información contables y financieros.
2.2.3. Celeridad en el flujo de documentos.
De conformidad con el desarrollo de la gestión contable por procesos y los manuales de procedimientos implementados en las entidades, se deberá hacer un análisis y evaluación de los diferentes tipos de documentos que sirven de soporte a las operaciones llevadas a cabo, así como la forma y eficiencia de su circulación entre las dependencias y entre la entidad y los usuarios externos, con el propósito de tomar las medidas que sean necesarias para garantizar un eficiente y rápido flujo de documentos.
2.2.4. Fundamentos para el cierre contable.
2.2.5. Elaboración y presentación de informes y estados contables.
2.2.6. Análisis, interpretación y comunicación de la información.
2.2.7. Coordinación entre las diferentes dependencias.
2.2.7.1. Responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable.
2.2.7.2. Visión sistémica de la contabilidad y compromiso institucional.
3.1. Actividades del proceso contable.
3.1.3. Registro y ajustes.
3.1.4. Elaboración y presentación de los estados contables y demás informes.
Es el resultado del proceso contable, expresado en el diseño y entrega oportuna de los estados e informes contables, los cuales deben contener la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos realizados. Así mismo, deben permitir a los usuarios construir indicadores de seguimiento y evaluación de acuerdo con sus necesidades e informar sobre el grado de avance de planes, programas y proyectos del ente público.
3.1.5. Análisis, interpretación y comunicación de la información.
4. Situaciones que comprometen la razonabilidad.
1. Identificación 1. Carencia o falta de idoneidad del documento soporte.
2. Clasificación 1. Asociación inadecuada entre el marco conceptual y el CGC, por falta de coherencia y sistematicidad, para el hecho realizado.
3. Registro y ajustes 1. Imputación en una cuenta o código diferentes.
4. Elaboración y presentación de estados contables y demás informes 1. Estados contables sin soporte en los libros de contabilidad.
5. Análisis, interpretación y comunicación de la información 1. Rendición inoportuna de cuentas a la CGN y a organismos de inspección, vigilancia y control.
5. Revelación inconsistente de cuentas según los cuadros algebraicos reconocidos técnicamente.
9. Preparación de información solo para efectos de rendir cuentas a la Contaduría General de la Nación y organismos de inspección, vigilancia y control.
5. Controles asociados al proceso contable.
Actividades Controles
1. Identificación 1. Adoptar una política mediante la cual todos los hechos económicos, financieros y sociales realizados en cualquier dependencia del ente público, sean debidamente informados al área de contabilidad a través de los documentos fuente o soporte de las operaciones, para que sean canalizados en el proceso contable.
2. Clasificación 1. Establecer la existencia de conciliaciones de saldos del disponible e inversiones, entre las áreas de presupuesto, contabilidad, tesorería, y demás áreas de la entidad, examinando simultáneamente los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de la información.
6. Evaluar, de acuerdo con los requerimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación, el proceso adelantado por el área financiera y contable del ente público, para lograr la conciliación de saldos recíprocos con las entidades, que incluya la confirmación de saldos a través de circularizaciones periódicas entre las entidades objeto de conciliación.
3. Registro y ajustes 1. Comprobar la existencia de los libros de contabilidad, debidamente registrados según lo establece el plan general de contabilidad pública.
4. Elaboración y presentación de estados contables y demás informes 1. Comprobar que la información revelada en los estados contables corresponde con la registrada en los libros de contabilidad reglamentados en el plan general de contabilidad pública.
5. Análisis, interpretación y comunicación de la información 1. Verificar que la información contable suministrada a la administración esté acompañada de un adecuado análisis e interpretación, soportada en cálculos de indicadores de gestión y financieros, útiles para mostrar la realidad financiera, económica y social de la entidad pública.
6. Apoyo y verificación de la Contaduría General de la Nación.