Source: http://vohma.kovtp.ee/et/privaatsuspoliitika
Timestamp: 2018-06-21 01:21:22+00:00
Document Index: 5212880

Matched Legal Cases: ['§ 12', '§ 12', '§ 23', '§ 31', '§ 51', '§ 13', '§ 35', '§ 26', '§ 19', '§ 12']

Privaatsuspoliitika - Võhma Linn
Võhma Linnavalitsuse isikuandmete töötlemise kord
Võhma linna omavalitsusorganid, Võhma Linnavolikogu ja Võhma Linnavalitsus, vastavate organite moodustatud komisjonid ning Võhma Linnavalitsus kui ametiasutus (edaspidi ametiasutus) töötleb isikute andmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume isikuandmete kaitse seadusest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.
Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku enda algatus (taotlus, avaldus, märgukiri, teabenõue jne – edaspidi nimetatud kiri) või isiku pöördumine ametiasutuse või omavalitsusorganite poole. Isiku algatuse või osaluseta töötleb ametiasutus isikuandmeid ainult siis, kui seadus näeb ette vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks.
Dokumente säilitatakse Võhma Linnavalitsuses vastavalt dokumentide liigitusskeemis märgitud säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Asjaajamisest väljunud dokumentide andmed salvestatakse dokumendiregistri arhiivi kuni nende kustutamiseni sealt.
Eraisikute kirjad (nii asutusse saabunud kui ka asutusest välja saadetud) registreeritakse Võhma Linnavalitsuse digitaalses dokumendiregistris.
Avaliku teabe seadusest (§ 12 lg 3) lähtuvalt märgitakse dokumendiregistrisse kirja saatja ja saaja kohta nimi, aadress ja muud kontaktandmed. Dokumendiregistri avalikust vaatest ei ole näha eraisikust saatja või saaja nimi ega initsiaalid. Kui kirja saatjaks on teine ametiasutus, on avalikus vaates näha asutuse nimi.
Kirja saabumisel ametiasutusele paberkandjal ei ole võimalik kirja dokumendiregistri avalikust vaatest kätte saada. Elektrooniliselt saabunud kiri, kui see ei sisalda isikuandmeid või teavet, mis annab aluse dokumendile juurdepääsupiirang kehtestada, on e-kiri avaliku teabe seaduse § 12 lõike 41 alusel dokumendiregistrist kõigile kättesaadav. Kirja saatja võib kirjas avaldada, et ei soovi kirja dokumendiregistri kaudu avalikustamist.
Kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse alusel (§ 23 lg 5, § 31 lg 1, § 51 lg 6 ja 7) on Võhma Linnavolikogu ja Võhma Linnavalitsuse õigusaktid (määrused, otsused ja korraldused) ning omavalitsusorganite istungite ja organite moodustatud komisjonide koosolekute protokollid igaühele kättesaadavad. Korraldused ja Võhma Linnavalitsuse poolt moodustatud komisjonide koosolekute protokollid on avalikustatud ametiasutuses kantseleis. Õigusakti või protokolli ei avalikustata, kui selle sisu on valdavalt asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave. Õigusakt avalikustatakse koos isikuandmetega juhul, kui vastav kohustus tuleneb seadusest.
3. haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha ja haldusakt ei kuulu avalikustamisele Riigi Teatajas.
Internetipõhises väljaandes „Ametlikud teadaanded" avalikustab ametiasutus isikuandmeid ka juhul, kui seda näeb ette eriseadus või selle alusel antud õigusakt (vt Riigi teataja seadus § 13, Ametlike Teadaannete põhimäärus, Ametlikud teadaanded).
Isiku otsese osaluseta ja seadusest tuleneva aluseta edastab ametiasutus Võhma Linnalehele vastsündinute nimed, et õnnitleda uusi linnakodanikke ja nende vanemaid.
Isikuandmeid sisaldavad kõik kandideerimisega seotud dokumendid (avaldus koos juurdekuuluvate dokumentidega, kirjavahetus kandidaadiga, avalikest allikatest kandidaadi kohta kogutav teave).
Kandideerimisega seotud kirjavahetus registreeritakse Võhma Linnavalitsuse dokumendiregistris. Avalikus dokumendiregistris kuvatakse dokumentide registriandmed ja kandidaadi initsiaalid, dokumentidele dokumendiregistri kaudu avalikku juurdepääsu ei võimaldata.
Kõik isiku kandideerimisega seotud dokumendid on juurdepääsupiiranguga. Avalikustamisele ei kuulu ka teave inimese osalemise kohta konkursil. Teave kandidaadi ametisse nimetamise kohta on avalik.
Kandideerija dokumentidele võimaldatakse juurdepääs ametnikele ja isikutele, kes on seotud konkursi otsustusprotsessiga.
Kandideerijate avaldused koos juurdekuuluvate dokumentidega säilitatakse vastavalt Võhma Linnavalitsuse dokumentide loetelule.
Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud dokumendid on valdavalt juurdepääsupiiranguga, kuna õigusaktidega sätestatud nõuetest lähtuvalt sisaldab isiku kiri selle saatja ja saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-posti aadressi. Need andmed on isiku eraelu puutuv teave ning see ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Juurdepääsupiirangute juhud sätestab avaliku teabe seadus (§ 35).
Kui kirjaga, mis on saadetud ametiasutusele või ametiasutusest väljastatud, soovitakse tutvuda teabenõude korras (alus: avaliku teabe seaduse 3. peatükk), peab ametiasutus teabenõude saamisel otsustama, kas taotletavat dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusse. Kaetakse alati väljastatavas dokumendis kirja saaja kontaktandmed (aadress, e- posti aadress, telefoninumber).
Ametiasutus avaldab isikuandmeid oma töös ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt, s.o asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.
Isikuandmete kaitse seaduse (§ 26), avaliku teenistuse seaduse ning Võhma linna põhimääruse alusel on Võhma Linnavolikogu, Võhma Linnavalitsuse ja nende moodustatud komisjonide liikmed nii volituste kehtivuse ajal kui ka pärast volituste lõppemist ning ametiasutuse teenistujad nii teenistussuhte ajal kui ka pärast selle lõppemist kohustatud hoidma salajas teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning muud konfidentsiaalsena saadud informatsiooni.
Väärteoteate esitaja andmed avaldab ametiasutus teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikus ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust (v.a seadustes sätestatud juhtudel). Jõustunud väärteootsused registreeritakse karistusregistris. Ligipääs karistusregistrisse on piiratud, andmeid saab küsida karistusregistri seaduse 3. peatükis sätestatud korras.
Isikuandmete kaitse seaduse (§ 19) alusel on igal isikul õigus teada saada
1. pöörduda suulise järelepärimisega telefoni teel (linnasekretär, sekretär-asjaajaja) või ametniku vastuvõtul;
2. esitada kirjalik taotlus (Tallinna 15, 70603 Võhma, Viljandimaa, e- post vohma@vohma.ee);
Teabenõude korras väljastatakse taotlejale tema isikuandmetega seotud dokumentide koopiad või väljatrükid või juhendatakse isik avalikustatud teabe juurde. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui viie tööpäeva jooksul nõuetekohaselt esitatud teabenõude registreerimisel järgnevast tööpäevast. Kui teabenõuet on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib ametiasutus teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendusega teavitatakse teabenõude esitajat.
Riiklikest registritest (Eesti Rahvastikuregister, sotsiaalteenuste- ja toetuste andmeregister, majandustegevuse register, riiklik ehitisregister, riigi maakataster, kinnistusraamat, Eesti Hariduse Infosüsteem, Haigekassa, kohustusliku kogumispensioni register, e-toimiku infosüsteem), millesse andmeandja on ametiasutus, saab enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse (rubriik „Kodanikule") kaudu.
Igal isikul on õigus nõuda enda või oma esindatava ebaõigete isikuandmete parandamist. Selleks tuleb kas suuliselt või kirjalikult teha vastav tähelepanek ametiasutusele. Asjakohase teabe võib edastada kas asja menetlevale või menetlenud ametnikule või ametiasutuse üldkontaktidele (tel 437 7228, e-post vohma@vohma.ee või post Tallinna 15, 70603 Võhma, Viljandimaa). Paranduste tegemiseks võib ametiasutus nõuda täiendavaid tõendeid.
Kui isikuandmete töötlemise nõue ei tulene seadusest, peab ametiasutus isikuandmete töötlemiseks saama vabal tahtel kirjaliku nõusoleku (vt isikuandmete kaitse seaduse § 12).
Võhma Linnavalitsuse toimingute peale isikuandmete töötlemisel on isikul õigus esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile või halduskohtule.