Source: http://www.rozliczeniedelegacji.pl/artykul,230,2072,rozliczenie-delegacji-zagranicznej--pracownika.html
Timestamp: 2014-04-19 06:56:36+00:00
Document Index: 72851849

Matched Legal Cases: ['art. 775', 'art. 775', 'art. 15', 'art. 11', 'art. 30', 'art. 30']

Rozliczenie delegacji zagranicznej pracownika – www.rozliczeniedelegacji.pl
Aktualnie jesteś: Strona g��wna » Podr�e zagraniczne » Rozliczenie delegacji zagranicznej pracownika A
Gazeta Podatkowa nr 28 (860) z dnia 5.04.2012
Rozliczenie koszt�w podr�y s�u�bowej pracownika
Na pokrycie niezb�dnych kosztów podró�y s�u�bowej pracownik zazwyczaj otrzymuje zaliczk�. Rozliczenie zagranicznych delegacji upraszcza zastosowanie do przeliczenia kosztów wyra�onych w walucie obcej kursu, po jakim wyceniona zosta�a wyp�acona pracownikowi zaliczka.
Pracownikowi wykonuj�cemu na polecenie pracodawcy zadanie s�u�bowe poza miejscowo�ci�, w której znajduje si� siedziba pracodawcy lub poza sta�ym miejscem pracy przys�uguj� nale�no�ci na pokrycie kosztów zwi�zanych z podró�� s�u�bow�. Wynika to z art. 775 § 1 Kodeksu pracy. Zasady ustalania nale�no�ci z tytu�u krajowej i zagranicznej podró�y s�u�bowej przys�uguj�cych pracownikowi zatrudnionemu w pa�stwowej lub samorz�dowej jednostce sfery bud�etowej okre�li� Minister Pracy i Polityki Spo�ecznej w dwóch rozporz�dzeniach, które zosta�y opublikowane w Dz. U. z 2002 r. nr 236, pod pozycjami: 1990 ze zm. i 1991 ze zm. Warunki wyp�acania nale�no�ci z tytu�u podró�y s�u�bowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy (tj. ze sfery pozabud�etowej) okre�la si� w uk�adzie zbiorowym lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o prac�, je�eli pracodawca nie jest obj�ty uk�adem zbiorowym pracy lub nie jest obowi�zany do ustalania regulaminu wynagradzania. Przy czym postanowienia uk�adu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o prac� nie mog� ustala� diety za dob� podró�y s�u�bowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysoko�ci ni�szej ni� dieta z tytu�u podró�y s�u�bowej na obszarze kraju okre�lona dla pracownika sfery bud�etowej (art. 775 § 4 Kodeksu pracy).
W przypadku gdy uk�ad zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o prac� nie zawiera postanowie� dotycz�cych omawianych nale�no�ci, pracownikowi przys�uguj� nale�no�ci na pokrycie kosztów podró�y s�u�bowej okre�lone dla pracowników sfery bud�etowej.
Z tytu�u odbywanej podró�y s�u�bowej pracownikowi przys�uguj� diety oraz zwrot kosztów:
przejazdów i dojazdów, noclegów, innych wydatków, okre�lonych przez pracodawc� odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Z rozporz�dze� wymienionych wcze�niej wynika, �e w razie odbywania podró�y krajowej pracodawca przyznaje - na wniosek pracownika - zaliczk� na niezb�dne koszty podró�y. Natomiast w przypadku podró�y s�u�bowej odbywanej poza granicami kraju pracownik otrzymuje zaliczk� w walucie obcej na niezb�dne koszty podró�y i pobytu poza granicami kraju. Za zgod� pracownika zaliczka mo�e by� wyp�acona w walucie polskiej, w wysoko�ci stanowi�cej równowarto�� przys�uguj�cej mu zaliczki w walucie obcej.
Pracownik obowi�zany jest dokona� rozliczenia kosztów podró�y w terminie 14 dni od daty jej zako�czenia. Przy czym w przypadku zagranicznej podró�y rozliczenie kosztów dokonywane jest w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej.
Koszty podró�y s�u�bowej (krajowej i zagranicznej) musz� by� w�a�ciwie udokumentowane. W praktyce koszty te rozlicza si� na podstawie dowodu "Rozliczenie podró�y s�u�bowej", na którym ujmuje si� wszystkie poniesione wydatki. Do tego dowodu do��cza si� dokumenty potwierdzaj�ce poszczególne wydatki (np. rachunki, faktury, paragony). Nie dotyczy to diet i wydatków obj�tych rycza�tami.
Ewidencja kosztów podró�y s�u�bowej
Generalnie koszty podró�y s�u�bowej pracownika zalicza si� do kosztów dzia�alno�ci operacyjnej. Ujmuje si� je w ksi�gach rachunkowych na koncie 40 "Koszty wed�ug rodzajów" (w analityce: Pozosta�e koszty - podró�e s�u�bowe) lub na odpowiednim koncie w zespole 5.
Ewidencja operacji dotycz�cych podró�y s�u�bowej mo�e przebiega� zapisami:
1. Zaliczka wyp�acona pracownikowi na pokrycie kosztów podró�y s�u�bowej - np. na podstawie dowodu KW (kasa wyp�aci):
- Wn konto 23 "Rozrachunki z pracownikami",
2. Koszty podró�y s�u�bowej - na podstawie rozliczenia wyjazdu s�u�bowego:
- Wn konto 40 "Koszty wed�ug rodzajów" (w analityce: Pozosta�e koszty - podró�e s�u�bowe),
- Ma konto 23 "Rozrachunki z pracownikami".
3. KP - przyj�cie do kasy kwoty zaliczki niewykorzystanej przez pracownika:
Kurs walut do przeliczenia wydatków
Koszty poniesione w walutach obcych przelicza si� na z�ote wed�ug kursu �redniego og�aszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzaj�cego dzie� poniesienia kosztu. Wynika to z art. 15 ust. 1 ustawy o pdop oraz art. 11a ust. 2 ustawy o pdof. Identyczne zasady wyceny wynikaj� z art. 30 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowo�ci.
W praktyce przyjmuje si�, �e w przypadku zagranicznych podró�y s�u�bowych dniem poniesienia kosztu jest dzie� rozliczenia tej podró�y. Zatem wszystkie koszty wyra�one w walucie obcej przelicza si� po kursie �rednim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzaj�cego dzie� rozliczenia delegacji.
W sytuacji gdy pracownikowi wyp�acono z kasy walutowej zaliczk� na pokrycie kosztów zagranicznej podró�y s�u�bowej, to w takim przypadku rozchód �rodków z kasy walutowej wycenia si� po kursie, po jakim wyceniono walut� w momencie jej przyj�cia do kasy walutowej, przy zastosowaniu metody wyceny rozchodu okre�lonej w przyj�tych przez jednostk� zasadach (polityce) rachunkowo�ci. Przyk�adowo, w sytuacji gdy waluta zosta�a nabyta w kantorze, jej wp�yw do kasy walutowej zosta� wyceniony po kursie kantorowym. Je�eli w kasie walutowej nie by�o innych �rodków, wówczas rozchód waluty spowodowany wyp�at� pracownikowi zaliczki na pokrycie kosztów zagranicznej podró�y s�u�bowej zostanie równie� wyceniony po tym samym kursie kantorowym, po którym nast�pi� jej zakup. Ten sam kurs mo�na zastosowa� do wyceny zaliczki niewykorzystanej przez pracownika i wp�aconej przez niego do kasy walutowej po powrocie z podró�y.
Je�eli kurs zastosowany do wyceny zaliczki ró�ni si� od kursu zastosowanego do rozliczenia zagranicznej podró�y s�u�bowej, powstan� ró�nice kursowe, które zgodnie z art. 30 ust. 4 ustawy o rachunkowo�ci zalicza si� do przychodów lub kosztów finansowych.
Z uwagi na to, �e koszty zagranicznej podró�y s�u�bowej s� op�acane z wyp�aconej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, w takim przypadku cz�sto przyjmuje si� do przeliczenia kosztów kurs, po jakim wyceniona zosta�a ta zaliczka. Nie powstan� wówczas ró�nice kursowe. Przyj�cie tego kursu znacznie upraszcza rozliczenie kosztów delegacji, co przedstawia przyk�ad.
W dniu 12 marca 2012 r. wyp�acono pracownikowi z kasy walutowej na pokrycie zagranicznej podró�y s�u�bowej 600 euro, które by�y zakupione w kantorze po kursie 4,10 z�/euro. Zaliczka w z�otych wynios�a 2.460 z�. Z rozliczenia kosztów podró�y przed�o�onego przez pracownika w dniu 19 marca 2012 r. wynika, �e koszty tej podró�y wynios�y ogó�em 554 euro. Niewykorzystan� zaliczk� w kwocie 46 euro pracownik wp�aci� do kasy walutowej w dniu 19 marca 2012 r. Do jej przeliczenia na z�ote zastosowano kurs, po jakim wyceniono zaliczk�, tj. 4,10 z�/euro. W dokumentacji opisuj�cej przyj�te przez jednostk� zasady (polityk�) rachunkowo�ci zapisano, �e koszty podró�y s�u�bowej wyra�one w walucie obcej przelicza si� na z�ote po kursie �rednim NBP z dnia poprzedzaj�cego dzie� ich rozliczenia. Koszty zagranicznej podró�y s�u�bowej po przeliczeniu na z�ote wynios�y 2.291,73 z� (554 euro × 4,1367 z�/euro, tj. �redni kurs NBP z dnia 16 marca 2012 r.).
1. KW - wyp�ata zaliczki na pokrycie wydatków zagranicznej podró�y s�u�bowej:(600 euro × 4,10 z�/euro) =
2.460,00 z�
2. Rozliczenie zagranicznej podró�y s�u�bowej:(554 euro × 4,1367 z�/euro) =
2.291,73 z�
3. KP - zwrot niewykorzystanej zaliczki: (46 euro × 4,10 z�/euro) =
188,60 z�
4. PK - dodatnia ró�nica kursowa: 554 euro(4,1367 z�/euro - 4,10 z�/euro) =
20,33 z�
Ksi�gowania
- jak w przyk�adzie 1, z tym �e w dokumentacji opisuj�cej przyj�te zasady (polityk�) rachunkowo�ci zapisano, �e koszty zagranicznej podró�y s�u�bowej przelicza si� po kursie przyj�tym do wyceny zaliczki wyp�aconej pracownikowi w walucie obcej. Tak wycenione koszty zagranicznej podró�y s�u�bowej wynios�y 2.271,40 z� (554 euro × 4,10 z�/euro).
2. Rozliczenie zagranicznej podró�y s�u�bowej: (554 euro × 4,10 z�/euro) =
2.271,40 z�
3. KP - zwrot niewykorzystanej zaliczki: