Source: http://docplayer.fi/2616850-Raportti-tampereen-kaupunki-2013-merja-haapoja-kuntademokratiayksikko.html
Timestamp: 2017-12-16 09:52:19+00:00
Document Index: 12253587

Matched Legal Cases: ['kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ', 'kko ']

Raportti Tampereen kaupunki 2013 Merja Haapoja Kuntademokratiayksikkö - PDF
Raportti Tampereen kaupunki 2013 Merja Haapoja Kuntademokratiayksikkö
Download "Raportti Tampereen kaupunki 2013 Merja Haapoja Kuntademokratiayksikkö"
Anneli Kouki
1 KUNTALAISTEN OSALLISTUMISEN JÄRJESTÄMISEN NYKYTILANNE VIRKAMIESNÄKÖKULMASTA Raportti Tampereen kaupunki 2013 Merja Haapoja Kuntademokratiayksikkö
2 Sisällysluettelo 1. Johdanto Kuntalaisten osallistumisen järjestämisen nykytilanne Vastaajien jakautuminen toimialoittain Osallistumismenetelmien käyttäminen ja käytettävyyden arviointi Tiedottaminen ja kuuleminen Osallistumisohjeiden ja päätösten tunteminen Yhteenveto ja kehittämisnäkökulmia osallistumisen järjestämiseen... 9 LIITTEET...11
3 1. Johdanto Tässä raportissa selvitetään kuntalaisten osallistumisen järjestämisen nykytilannetta virkamiesnäkökulmasta. Raportti pohjaa Tampereen kaupungin konsernihallinnon kuntademokratiayksikön virkamiehille tekemään E lomakekyselyyn. Kyselyllä kerättiin tietoja ajalla Tavoitteena oli kartoittaa osallistumisen järjestämisen nykytilanne prosesseissa, yksiköissä ja projekteissa. Samalla koottiin ideoita ja toiveita menetelmien kehittämiseksi ja uudistamiseksi. Kyselyn avulla kerättiin tietoa pormestarin nimittämän asukasdemokratiatyöryhmän käyttöön. Tampereen kaupungille laaditussa strategiassa Yhteinen Tampere näköalojen kaupunki 2025 kuvataan painotuksia ja tavoitteita, joita kaupunginvaltuusto pitää tärkeimpinä. Strategia sisältää keskeiset viestit Tampereen kehittämiselle ja on perusta kaupungin johtamiselle. Kaupunkistrategian ja toimintasuunnitelmien lähtökohtana on pormestari Anna Kaisa Ikosen Uusi Tampere, tervetuloa! pormestariohjelma Tampereen kaupungin strategisia asiakirjoja ovat kaupunkistrategia ja toimintasuunnitelmat sekä tuottajien toimintaa ohjaavat strategiset asiakirjat. 1 Yksi strategian painotuksena ja tavoitteena on yhdessä tekeminen, sen toteuttamista tukee kaikki kaupungin asukkaat mukaan ottava toiminta näkemällä kuntalaiset ja yhteisöt aktiivisina toimijoina. 2 Palvelujen kehittämisessä ja päätöksenteossa tavoitellaan laajaa osallistumista, jonka odotetaan tukevan palvelujen asiakaslähtöisyyttä ja kustannustehokuutta. Kaupungin tuottaman tiedon tulee olla avointa ja tukevan omaehtoista toimintaa. Strategian mukaan kaupungin pormestarimallin ja tilaaja tuottaja mallin uudistaminen tulee perustua yhteisöllisyyteen, asiakaslähtöisyyteen, vaikuttavuuteen ja tuottavuuden parantamiseen. 3 Tampereella on kehitetty edustuksellista demokratiaa täydentämään käytäntöjä, joiden avulla kuntalaiset voivat suoremmin vaikuttaa päätöksentekoon. Tampereen kaupungin laatimissa päätöksenteon ohjeissa on määritelty kuntalaisten ja muiden osapuolten osallistumisen järjestäminen osaksi laadukasta asianvalmistelua. Ohjeen mukaan valmistelutekstissä tulee kertoa, onko osallistumista järjestetty, miten, milloin ja keille, sekä arvioida osallistumisen vaikutus. Tampereella käytetään alueellisen osallistumisen kanavaa Alvaria ja sähköistä Valma foorumia sekä tarpeen mukaan muita osallistumistapoja, esimerkiksi yleisötilaisuuksia sekä asiakasraateja. 4 Tampereen pormestari on asettanut kuntademokratian kehittämistä varten kaksi työryhmää: käyttäjädemokratiatyöryhmän ja asukasdemokratiatyöryhmän. Työryhmien tehtävänä on arvioida nykyiset osallistumisen mallit, käynnistää erilaisia demokratian kokeiluhankkeita, ottaen huomioon sähköiset osallistumisen mallit, kuulla kuntalaisia ja yhteistyökumppaneita ja tehdä esityksiä tarvittavista lainsäädäntö ja/tai johtosääntömuutoksista. 1 Tampereen kaupunkistrategia 2025, 5 2 Tampereen kaupunkistrategia 2025, Tampereen kaupungin strategia 2025, 18 4 Päätöksenteon ohjeet TRE: 8848/ /2009, s. 5. 1
4 2. Kuntalaisten osallistumisen järjestämisen nykytilanne Virkamiehille suunnatussa kyselyssä kuntalaisten osallistumisen järjestämisen nykytilannetta tarkasteltiin neljän eri osa alueen kautta. Kyselyssä virkamiehiltä pyydettiin tietoja käytetyistä ja sopivimpina pidettävistä osallistumismenetelmistä sekä niihin liittyvistä käytännöistä. Tietoa kerättiin myös osallistumiseen liittyvästä tiedotuksesta ja kuulemisesta. Lisäksi kyselyssä kartoitettiin virkamiesten käsityksiä ja mielipiteitä nykyisistä osallistumismenetelmistä sekä kehittämisideoita. Kyselyn avulla selvitettiin myös osallistumisohjeiden ja päätösten tuntemista. Kyselyn toivottiin tavoittavan vastaajia jokaisesta sen toimialoihin kuuluvasta yksiköstä. Osallistumispyyntö lähetettiin sähköpostitse tilaajapäälliköille ja tilaajan suunnitteluryhmälle sekä hyvinvointipalveluryhmään, josta sitä toivottiin jaettavan eteenpäin. Kysely tehtiin avoimella E lomakkeella, johon pääsi vastaamaan sähköpostikutsussa ilmoitetun linkin kautta. Ensimmäinen kyselypyyntö lähetettiin ja muistutus päivää ennen vastausajan päättymistä Käytännössä vastausajaksi jäi 9 työpäivää itsenäisyyspäivän ajoittuessa vastausajalle. Vastauksia saatiin 29 kappaletta, mitä voidaan pitää hyvänä määränä odotettuun n. 30 vastaajaan nähden. 2.1 Vastaajien jakautuminen toimialoittain Kysely tavoitti vastaajia jokaiselta toimialalta (kuvio 1). Toimialojen edustavuutta raportin johtopäätöksiä arvioidessa on syytä kiinnittää huomiota siihen, että lähes neljänneksen (24 %) vastaajan työ kohdistuu osaamisen ja elinkeinojen asioihin ja viidenneksen (21 %) terveyteen ja toimintakykyyn. Kyselyllä tavoitettiin yksi vastaaja, jonka työ kohdistuu kaupunkiympäristön kehittämiseen, kaavoituskysymyksiin ja maankäyttöön. Raportissa on pyritty huomauttamaan, mikäli toimialojen sisällä on ilmennyt yhtenäistä vastauslinjaa tietyn asiakokonaisuuden sisällä. Kuvio 1. Vastaajien edustamien toimialojen absoluuttinen jakauma 8 7 Lasten ja nuorten palvelut 7 6 Ikäihmisten palvelut Osaamisen ja elinkeinojen asiat 4 4 Kulttuurin ja liikunnan palvelut Terveys ja toimintakyky Kaupunkiympäristön kehittäminen, kaavoituskysymykset ja maankäyttö Konsernihallinto 2
5 2.2 Osallistumismenetelmien käyttäminen ja käytettävyyden arviointi Virkamiehille suunnatulla kyselyllä kartoitettiin mitä osallistumismenetelmiä on käytössä kuntalaisten ja asiakkaiden kuulemiseen valmistelussa, kehittämisessä ja asiakaspalvelutyössä. Samalla tiedusteltiin, mitkä osallistumismenetelmät heidän mielestään ovat sopivimpia asiakkaiden ja kuntalaisten kuulemiseen. Vastaajat pitivät käytetyimpiä osallistumismenetelmiä kyselyä, palautetta ja omia yleisötilaisuuksia myös sopivimpina (taulukko 1). Nämä menetelmät olivat käytetyimpien menetelmien joukossa jokaisessa vastaajaryhmässä. Vastaajien teettämät kyselyt oli suunnattu useille eri tahoille. Kohderyhmiä olivat mm. kuntalaiset yleisesti kohdennettua markkinointia hyödyntäen, verkostotoimijat, palvelujen käyttäjät ja asiakkaat, perheet, tilaisuuksien läsnäolijat, opiskelijat ja heidän vanhempansa, henkilöstö, työpaikkaohjaajat/yrittäjät, kolmannen sektorin yhteistyökumppanit, viranomaiset ja hanketoimijat. Toimialojen välisessä vertailussa voidaan todeta, että lasten ja nuortenpalveluissa käytössä oli useammin työpajat, ikäihmisten palveluissa ja osaamisen ja elinkeinon asioissa osallisryhmät, kulttuuri ja liikuntapalveluissa asiakasraadit sekä terveyteen ja toimintakykyyn liittyvissä Valma, neuvostot ja Alue Alvarit. Vastaajien antamien arviointien mukaan yksiköissä, prosesseissa ja projekteissa käytettiin osallistumismenetelmiä keskimäärin 10 kertaa vuodessa (min=1, max=40, s= 10.86), arvioissa oli laajasti hajontaa myös toimialaryhmien sisällä. Kulttuurin ja liikunnan sekä lasten ja nuorten palveluissa osallistumismenetelmiä arvioitiin käytettäväksi vuositasolla arvioiden eniten. Konsernihallinnossa ja ikäihmistenpalveluissa arvioitiin osallistumismenetelmiä käytettäväksi selvästi vähiten keskiarvon jääden molemmissa alle 5 kertaan vuodessa. Taulukko 1. Vastaajien käyttämät ja sopivimpana pidettävät osallistumismenetelmät Käytetyt Sopivimmat Kyselyt 79 % 55 % Palaute 72 % 45 % Omat yleisötilaisuudet 62 % 45 % Osallisryhmät 38 % 41 % Valma 34 % 17 % Työpajat 31 % 31 % Asiakasraadit 31 % 41 % Neuvostot 31 % 24 % Muu 24 % 17 % Alue Alvarit 21 % 10 % Asukasillat 17 % 21 % Postiringit 10 % 7 % Näyttelyt 10 % 10 % otakantaa.fi palvelut 10 % 3 % Karttapohjaiset kyselyt 7 % 0 % Kävelyt 7 % 3 % Lähes neljännes vastaajista ilmoitti käyttäneen ryhmään muu kuuluvia osallistumismenetelmiä. Tähän ryhmään lukeutui varsin runsas joukko erilaisia osallistumismenetelmiä, joista mainittakoon mm. 3
6 Perheverkko, Päiväkoti ikäisten ja koululaisten aktiivivanhempien ryhmä, erilaiset oppilaiden ja opiskelijoiden neuvottelukunnat, vanhempainillat ja ryhmät, ammatillinen neuvottelukunta, hoitotyön neuvottelukunta, Wilma, Elonpolkuja verkosto, ASKPOLE. Lisäksi vastauksissa mainittiin asiantuntijapankki sekä kokemusasiantuntijatoiminta. Osallistumistavoitteiden osalta voidaan todeta, että virkamiehistä yli 60 %:lla on työssään asetettu kuntalaisten osallistumista koskevia tavoitteita ja niiden toteutumista seurataan (kuvio 2). Niukasti yli puolet ilmoitti, että kuulemisen järjestäminen on osoitettu tietylle henkilölle. Huomion arvoista on, että vain reilulla neljänneksellä on työssään ohje kerätyn tiedon käyttämiseen. Vastaajista 24 % ilmoitti tiedon keruusta ja sen käyttämisestä olevan vastuussa esimies, 21 % valmistelija ja 24 % muu taho. Liki kolmanneksen (31 %) mukaan tiedon keruusta ja sen käytöstä ei ollut nimetty tiettyä vastuuhenkilöä. Kuvio 2. Osallistumistavoitteet ja niiden toteutuminen 52 % 62 % Asetettu kuntalaisten osallistumista koskevia tavoitteita Seurataan tavoitteiden toteutumista 28 % 66 % Ohje kerätyn tiedon käyttämiseen Kuulemisen järjestämisestä vastaava henkilö Vastaajilla oli mahdollisuus arvioida myös nykyisten osallistumismenetelmien käytettävyyttä asteikolla heikko (1) erinomainen (5) (kuvio 3). Suurin osa vastaajista (61 %) piti nykyisiä menetelmiä hyvinä ja lähes kolmanneksen mielestä käytettävyys on tyydyttävää tasoa. Erinomaiseksi menetelmien käytettävyyttä ei arvioinut yksikään vastaajista. Kuvio 3. Vastaajien arvio nykyisten osallistumismenetelmien käytettävyydestä 4 % 3 % 32 % Heikko Tyydyttävä 61 % Hyvä Erittäin hvyä 4
7 Nykyisten osallistumismenetelmien käytettävyyden osalta osa vastaajista piti Valmaa vanhentuneena ja toivottiin vuorovaikutteista sähköistä järjestelmää. Myös palvelujen käyttäjien osallistumista pidettiin alueellisuutta merkittävämpänä ja käyttökelpoisempana osallistumismuotona. Osallistumismenetelmien osalta kyselyssä pyydettiin vastaajia arvioimaan erityisesti Alue Alvari mallin toimivuutta (kuvio 4). Yli puolet vastanneista virkamiehistä ei osannut ottaa mallin toimivuuteen kantaa, lähes kolmanneksen mielestä malli ei ole ollut toimiva ja vain 14 % piti mallia toimivana. Erityisesti Alue Alvari mallin osalta kritisoitiin osallistujien pientä määrää ja painottumista aktiivisiin kuntalaisiin sekä osallistujien vinoutunutta ikäjakaumaa. Kuvio 4. Vastaajien arvio Alue Alvari mallin toimivuudesta 14 % On ollut toimiva 55 % 31 % Ei ole ollut toimiva En tiedä Virkamiehille suunnatun E lomakekyselyn lopuksi tiedusteltiin vapaamuotoisesti heidän yksikkönsä kannalta kehittämisen arvoisia ja tarpeellisia osallistumismenetelmiä sekä ideoita osallistumisen järjestämiseen. Useiden vastaajien kommenteissa nousi tärkeäksi sähköisten menetelmien tarpeellisuus ja kehittäminen. Toisaalta osallistumista ja siitä tiedottamista toivottiin vietäväksi ihmisten pariin sosiaaliseen mediaan ja julkisiin tiloihin (mm. kirjastoihin, terveyskeskuksiin, kauppakeskuksiin ja tapahtumiin). Laajan osallistujajoukon lisäksi vastaajat kaipasivat toisaalta myös kokemusasiantuntijuuden ja asiakasraatien kehittämistä ja hyödyntämistä. Haasteena osallistumismenetelmien valinnassa ja kehittämisessä mainittiin erityisryhmien huomioiminen (mm. näkövammaiset). Erityisryhmiin liittyen, niiden tilastolliseen painoarvoon toivottiin kiinnitettävän huomiota heidän erityistarpeita koskevissa asioissa. Myös osallistumisjärjestelyissä tulisi kiinnittää huomiota erityisryhmien tarpeisiin. Toisena erityistapauksena mainittiin SOS hankkeen asiakasraati ja raatilaisten hyödyntäminen hankkeen loppumisen jälkeen. SOS hankkeen osalta haluttiin nostaa esille vaikeus saada heikoimmassa asemassa olevat kuntalaiset mukaan, mutta myös ja edelliseen nähden, toiminnan jatkuvuuden ja jatkohyödyntämisen tärkeys. Useissa vastauksissa ilmeni tarve hyödyntää kuntademokratiayksikön ammattitaitoa yksiköiden konsultoimisessa ja käytännön järjestelyissä osallistumiseen liittyen. 5
8 2.3 Tiedottaminen ja kuuleminen Virkamieskyselyn perusteella voidaan todeta, että tulevista suunnitelmista tiedotetaan erittäin hyvin (93 %). Tiedotusajankohta sijoittuu suunnittelun alkuun (38 %) ja etenemisvaiheisiin (46 %). Pienessä osassa vastauksia (8%) todettiin tiedottamisen seuraavan suunnitelman valmistumista. Vastaajista 72 % ilmoitti tiedottavan kuntalaisille tehdyistä päätöksistä. Virkamiehistä lähes puolet (48 %) ilmoitti yksikön itse ja lähes kolmannes (31 %) viestinnän hoitavan kuntalaisten ja asiakkaiden kuulemiseen liittyvää viestintää. Viestinnän hoitamisessa ei ilmoitettu käytettävän konsulttia lainkaan. Muiden vastaajien osalta ilmoitettiin, ettei nimettyä henkilöä ollut (14 %) tai muu taho (7 %) huolehti kuulemiseen liittyvän viestinnän hoitamisesta. Näistä muita tahoja ovat mm. projektihenkilöstö, tuottajat ja vammaisasiamies. Kuntalaisten ja asiakkaiden kuulemiseen liittyvän viestinnän hoitamisessa ei voida osoittaa vastaajien taustatietojen perustella yhteistä linjaa. Merkittävään yli viidenneksen osuuteen nousi kysymykseen vastaamatta jättäneiden määrä tarkasteltaessa kuntalaisten ja asiakkaiden tiedottamista palautteen ja kommenttien käyttämisestä valmistelussa ja kehittämisessä (kuvio 5). Koska ero on merkittävä verrattuna muiden kysymysten vastaamisaktiivisuuteen, on syytä olettaa taustalla vaikuttavan huolimattomuuden lisäksi muitakin tekijöitä. Vastaamatta jättäminen voi ilmentää vaikeutta kysymyksen tulkinnassa. On mahdollista, että vastaajien näkökulmasta palautteen antamisen käsite voidaan mieltää muunkin kuin kolmen annetun vastausvaihtoehdon kautta. Kyselyyn osallistuneista 27 % ilmoitti, että palautetta ei anneta. Niukka enemmistö kyselyyn osallistuneista ilmoitti tiedottavansa palautteen ja kommenttien käyttämisestä suunnitelmassa esitetyssä yhteenvedossa ja vastineessa tai sisällyttävän päätösesitykseen tietoa osallistumisesta vaikutuksineen. Yleistäen voidaan todeta, että osallistumisen huomioinnista annetaan palautetta ja tiedotetaan useammin kuin jätetään antamatta. Kuvio 5. Kuntalaisille ja asiakkaille tiedottaminen palautteen ja kommenttien käyttämisestä Ei vastausta 21 % Ei palautetta 27 % Suunnitelmassa 31 % Päätösesityksessä 21 % 6
9 Valmisteilla oleviin asioihin liittyvän kuulemisen osalta selvitettiin, kuinka vastauksissa mainitut kuulemiset jakautuvat eri kuultujen ryhmien välillä (kuvio 6). Kuulluista suurimman ryhmän muodosti henkilöstö. Kolmeen seuraavaksi suurimpaan ryhmään lukeutuivat kuntalaiset yleensä, lapset ja nuoret sekä järjestöt. Alue Alvarit ja yrittäjät mainittiin kuultuina ryhminä selvästi muita harvemmin. Ryhmään muu lukeutuvina ryhminä vastaajat mainitsivat mm. vammaisneuvoston, ammatillisen neuvottelukunnan, oppilaitokset, työpaikkaohjaajat, huoltajat, projektihenkilöt, asiakkaat, 3. sektori, yksityinen sektori ja yritysyhteistyökumppanit, opiskelijat sekä maahanmuuttajaneuvostot. Kuvio 6. Kuulemisen jakautuminen ryhmien välillä Kuntalaiset Alue Alvarit yleensä Lapset ja nuoret Ikäihmiset Yrittäjät Järjestöt Henkilöstö Muu 7
10 2.4 Osallistumisohjeiden ja päätösten tunteminen Virkamiehille suunnatussa kuntalaisten osallistumisen nykytilannetta kartoittavassa kyselyssä tiedusteltiin myös, kuinka tunnettuja osallistumisohjeet ovat virkamiesten keskuudessa. Kaiken kaikkiaan osallistumisohjeiden tuntemisessa olisi parannettavaa (kuvio 7). Kaikki vastaajat tunsivat Tampereen kaupunkistrategia 2025:n, samoin Pormestariohjelma tunnettiin laajalti. Mutta päätöksenteon ohjeet 2013 tunsivat vain niukasti yli puolet (55 %) vastaajista ja lapsinäkökulman huomioon ottamista koskeva ohjeen enää 38 % vastaajista. Erityisessä tarkastelussa tuntemisen osalta olivat Palvelufoorumit alueellisen osallistumisen malli 2006, Pysyväismääräys Valman käytöstä 2007, Valman soveltamisohje 2007, Alueellisten työryhmien toimintasääntö 2009, Lapsinäkökulman huomioon ottaminen päätöksenteossa 2008 (pormestarin pysyväismääräys), Päätöksenteon ohjeet 2013, Ohje osallistumisen järjestämisestä 2011, Tampereen kaupunkistrategia 2025 sekä Pormestariohjelma Vastaajat saivat mainita myös muita tuntemiaan osallistumisohjeita, joista mainittiin vammaisneuvoston toimintasääntö, pysyväismääräys kokoontumisten esteettömyydestä, ohjeet esteettömän tapahtuman järjestämisestä, määräykset kaavoitusprosessin julkisuudesta, elinvoima ja hyvinvointisuunnitelma sekä Tampereen kaupungin ja yhdistysten väliset periaatteet (kh ). Kuvio 7. Osallistumisohjeiden ja päätösten tunteminen Tunnetaan Ei tunneta Muu Pormestariohjelma Tampereen kaupunkistrategia Ohje osallistumisen järjestämisestä Päätöksenteon ohjeet Lapsinäkökulman huomioon ottaminen 11 Alueellisten työryhmien toimintasääntö Valman soveltamisohje Pysyväismäärys Valman käytöstä Palvelufoorumit alueellisen osallistumisen 0 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % 8
11 3 Yhteenveto ja kehittämisnäkökulmia osallistumisen järjestämiseen Tässä raportissa käsiteltiin virkamiehille suunnattua E lomakekyselyä kuntalaisten osallistumisen järjestämisen nykytilanteesta. Vastauksia kyselyyn saatiin hyvin suhteellisen lyhyt vastausaika ja odotettu osallistujamäärä huomioon ottaen. Vastausten määrä osoittaa virkamiesten tiedostavan kuntalaisten ja asiakkaiden osallistumisen järjestämisen ja menetelmien kehittämisen tärkeyden. Vastaajien jakautuminen toimialoittain olisi voinut olla tasaisempaa ja tämä edustavuuden puute voi hieman vaikuttaa johtopäätösten yleistämiseen. Toisaalta on kuitenkin syytä todeta, että kysymyskohtaisessa tarkastelussa eroavaisuuksia ei esiinny niinkään toimialojen välillä vaan toimialakohtainen sisäinen vaihtelu on yleisempää. Perinteisiä virkamieslähtöisiä osallistumismuotoja käytetään yleisesti. Valmistelussa, kehittämisessä ja asiakaspalvelussa kuntalaisten / asiakkaiden kuulemisessa käytetyimmät osallistumismenetelmät ovat kyselyt, palaute ja omat yleisötilaisuudet, joita virkamiehet pitivät myös työnsä kannalta sopivimpina. Näitä menetelmiä käytettiin kaikissa vastaajaryhmissä. Keskinäisessä vertailussa toimialat profiloituvat hieman käytettyjen osallistumismuotojen osalta. Lasten ja nuorten palveluissa korostui työpajat, ikäihmisten palveluissa sekä osaamisen ja elinkeinon asioissa osallisryhmät. Puolestaan kulttuuri ja liikuntapalveluissa korostui asiakasraadit sekä terveyteen ja toimintakykyyn liittyvissä asioissa Valma, neuvostot ja Alue Alvari. Osallistumismenetelmiä arvioitiin käytettävän n. 10 kertaa vuodessa, arvioissa oli hajontaa myös toimialaryhmien sisällä. Vastauksissa ilmeni tarve hyödyntää kuntademokratiayksikön osallistumisen ammattitaitoa yksiköiden konsultoimisessa ja käytännön järjestelyissä. Kuntalaisten osallistumista koskevia tavoitteita on asetettu ja näiden tavoitteiden toteutumista seurataan (yli 60 %). Kuitenkin vain lähes kolmanneksella on työssään ohje kerätyn tiedon käyttämiseen. Osallistumisen vaikuttavuuden parantamiseksi kerätyn tiedon käyttäminen tulisi olla suunnitelmallisempaa. Virkamiehet pitivät nykyisten osallistumismenetelmien käytettävyyttä hyvinä. Virkamiehien vastauksissa ilmeni kokemusasiantuntijuuden sekä asiakkaiden / käyttäjien osallistumisen ja kuulemisen arvostus. Kolmannes vastaajista ei koe Alue Alvari mallia toimivaksi ja toisaalta suurin osa ei osannut ottaa toimivuuteen kantaa. Alue Alvarin osalta on vielä todettava, että alueellisen osallistumisen ohjeita ei tunneta lähes lainkaan. Virkamiehet toivoivat vuorovaikutteisten sähköisten osallistumismenetelmien kehittämistä ja toisaalta toivottiin osallistumista vietävän enemmän sinne missä kuntalaiset ovat (sosiaalinen media, julkiset tilat). Vaikeasti mukaan saatavien osalta osallistumistoiminnan jatkuvuuden merkitys on tärkeää. Tulevista suunnitelmista tiedotetaan erittäin hyvin (93 %) ja suurin osa tiedottamisesta sijoittuu aikaan ennen suunnitelman valmistumista. Tehdyistä päätöksistä kuntalaisille ilmoitetaan myös hyvin (72 %). Kuntalaisten osallistumiseen ja asiakkaiden kuulemiseen liittyvää viestintää hoitaa pääsääntöisesti joko yksikkö itse tai viestintä. Palautteen ja kommenttien käyttämisestä valmistelussa ja kehittämisessä olisi tiedotettava kuntalaisille ja asiakkaille useammin (52 % ilmoittaa tiedottavansa). Suuren vastaamatta jättäneiden osuuden vuoksi tätä palautteen ja kommenttien käyttämiseen liittyvää palautekäytäntöä sekä palautekäsitteen määrittelyä on syytä selvittää jatkossa tarkemmin, onhan yksi osallistumisen motivaatio vaikuttavuuden kokeminen. 9
12 Myös osallistumisohjeiden tunnettavuuteen tulisi kiinnittää huomiota ja arvioida siihen liittyviä ongelmakohtia esim. tiedon siirtymisessä henkilöstön vaihtuessa. Ohjeen ja päätöksen tuoreudella näyttäisi olevan vaikutusta tunnettavuuteen, sillä vanhimmat ohjeet ja päätökset tunnetaan heikoiten. Vain kolmen osallistumisohjeen voidaan todeta saavuttaneen virkamiesten enemmistön tietoisuuden. (Tampereen kaupunkistrategia 2025, Pormestariohjelma ja Päätöksenteon ohjeet 2013). Alueellisten työryhmien toimintasääntöä 2009 ja Palvelufoorumit alueellisen osallistumisen mallia 2006 ei tunneta juuri lainkaan. Puutteellinen työohjeiden tunteminen vaikuttaa väistämättä kuntalaisten osallistumisen järjestämisen aktiivisuuteen sekä monipuoliseen osallistumismenetelmien käyttöön. Tampereen kaupungin strategian mukaisesti kehittämisen ja päätöksenteon tulee perustua yhteisöllisyyteen, asiakaslähtöisyyteen, vaikuttavuuteen ja tuottavuuden parantamiseen. Osallistuminen ei ole vain virkamiehen työkalu vaan erityisesti kuntalaisten asia. Osallistumismenetelmien käytettävyyden arviointi ja kehittäminen tulisi siten arvioida myös kuntalais ja asiakaslähtöisesti. 10
13 LIITTEET Liite 1 E lomakekysely: KUNTALAISTEN OSALLISTUMISEN JÄRJESTÄMISEN NYKYTILANNE Kyselyn vastausaika: Tällä kyselyllä kerätään tietoa pormestarin nimittämän asukasdemokratiatyöryhmän käyttöön. Tavoitteena on kartoittaa osallistumisen järjestämisen nykytilanne prosesseissa, yksiköissä ja projekteissa. Samalla kootaan ideoita ja toiveita menetelmien kehittämiseksi ja uudistamiseksi. Pormestari on asettanut kuntademokratian kehittämistä varten kaksi työryhmää: käyttäjädemokratiatyöryhmän ja asukasdemokratiatyöryhmän. Työryhmien tehtävänä on arvioida nykyiset osallistumisen mallit, käynnistää erilaisia demokratian kokeiluhankkeita, ottaen huomioon sähköiset osallistumisen mallit, kuulla kuntalaisia ja yhteistyökumppaneita ja tehdä esityksiä tarvittavista lainsäädäntöja/tai johtosääntömuutoksista. Toimialatiedot 1. Työnne kohdistuu (pakollinen pudotusvalikko) Lasten ja nuorten palveluihin Ikäihmisten palveluihin Osaamisen ja elinkeinojen asioihin Kulttuurin ja liikunnan palveluihin Terveyteen ja toimintakykyyn Kaupunkiympäristön kehittämiseen, kaavoituskysymyksiin ja maankäyttöön Konsernihallintoon Osallistumismenetelmät ja niiden käyttäminen 2 a. Mitä menetelmiä käytätte valmistelussa, kehittämisessä ja asiakaspalvelutyössä kuntalaisten / asiakkaiden kuulemiseen? (valintaruuturyhmä) Alue Alvarit Valma Asukasillat Omat yleisötilaisuudet Osallisryhmät Kyselyt Karttapohjaiset kyselyt Postiringit Kävelyt Näyttelyt Työpajat Asiakasraadit Palaute Neuvostot otakantaa.fi palvelut Muu 2b. Onko käytössänne muita kuin em. osallistumismenetelmiä? Mitä ne ovat? (tekstialue) 3. Mikä menetelmä on työnne kannalta sopivin kuntalaisten / asiakkaiden kuulemiseen? Voitte valita useita vaihtoehtoja. (valintaruuturyhmä) Alue Alvarit Valma Asukasillat Omat yleisötilaisuudet Osallisryhmät Kyselyt Karttapohjaiset kyselyt Postiringit Kävelyt Näyttelyt Työpajat Asiakasraadit Palaute Neuvostot otakantaa.fi palvelut Muu 4. Mikäli olette käyttäneet kyselyjä, keille ne on suunnattu? (tekstikenttä) 11
14 5. Arvioikaa numeerisesti kuinka monta kertaa vuodessa käytätte em. menetelmiä yhteensä. (tekstikenttä) 6. Tavoitteet ja niiden toteuttaminen (radionapit) Kyllä Ei Onko teillä asetettu kuntalaisten osallistumista koskevia tavoitteita? Seurataanko osallistumista koskevien tavoitteiden toteutumista? Onko teillä ohjetta kerätyn tiedon käyttämiseen? Onko teillä henkilöä, joka vastaa kuntalaisten / asiakkaiden kuulemisen järjestämisestä? 7. Kuka vastaa tiedon keruusta ja sen käytöstä? (pakollinen pudotusvalikko) Esimies Valmistelija Muu Ei ole nimetty Tiedottaminen 8. Oletteko tiedottaneet tulevista suunnitelmista? (pakollinen pudotusvalikko) Kyllä Ei 9 a. Jos tulevista suunnitelmista on tiedotettu niin missä vaiheessa? (pudotusvalikko) Suunnittelun alkaessa Suunnittelun edetessä Suunnitelman valmistuttua Muu 9 b. Mikäli on tiedotettu muussa kuin em. vaiheessa niin milloin? (tekstikenttä) 10. Miten tiedotatte kuntalaisille / asiakkaille palautteen ja kommenttien käyttämisestä valmistelussa, kehittämisessä ym.? (pudotusvalikko) Suunnitelmassa esitetään yhteenveto ja vastineet Päätösesityksessä tietoa osallistumisesta ja sen vaikutuksista Ei palautetta 11. Tiedotatteko kuntalaisille tehdyistä päätöksistä? (pakollinen pudotusvalikko) Kyllä Ei 12a. Kuntalaisten / asiakkaiden kuulemiseen liittyvää viestintää hoitaa (pudotusvalikko) Viestintä Yksikkönne Konsultti Muu Ei vastuuhenkilöä 12 b. Mikäli kuulemiseen liittyvää viestintää hoitaa muu kuin em. taho, mikä? (tekstikenttä) 12
15 Kohderyhmien kuuleminen 13 a. Keitä on kuultu valmisteilla olevissa asioissa? (valintaruuturyhmä) Kuntalaiset yleensä Alue Alvarit Lapset ja nuoret Ikäihmiset Yrittäjät Järjestöt Henkilöstö Muu 13 b. Mitä muita ryhmiä tai erityisryhmiä olette kuulleet valmisteilla olevissa asioissa? (tekstialue) Osallistumismenetelmien käytettävyyden arviointi 14. Nykyisten osallistumismenetelmien käytettävyys (radionapit) Heikko Tyydyttävä Hyvä Erittäin hyvä Erinomainen Arvosana menetelmien toimivuudesta 15 a. Onko Alue Alvari malli ollut mielestänne toimiva? (pakollinen pudotusvalikko) Kyllä Ei En tiedä 15 b. Miksi se on mielestänne ollut toimiva / miksi se ei ole toiminut? (tekstialue) Osallistumisohjeiden ja päätösten tunteminen 16 a. Mitkä osallistumista koskevat valtuuston päätökset ja konserniohjeet tunnette? (valintaruuturyhmä) Palvelufoorumit alueellisen osallistumisen malli 2006 Pysyväismäärys Valman käytöstä 2007 Valman soveltamisohje 2007 Alueellisten työryhmien toimintasääntö 2009 Lapsinäkökulman huomioon ottaminen päätöksenteossa 2008 (pormestarin pysyväismääräys) Päätöksenteon ohjeet 2013 Ohje osallistumisen järjestämisestä 2011 Tampereen kaupunkistrategia 2025 Pormestariohjelma Muu 16 b. Mitä muita kuin em. valtuuston päätöksiä ja konserniohjeita osallistumisesta tunnette? (tekstikenttä) Ideoita ja palautetta 17. Millaisia menetelmiä kuntalaisten kuulemiseen olisi yksikkönne kannalta tarpeellisina kehittää (sähköiset, asiakasraadit ym.)? Ideoitanne osallistumisen järjestämiseen. (tekstialue) 13