Source: http://seguroseinversiones.com.co/web/politicas-de-tratamiento-de-la-informacion/
Timestamp: 2019-10-16 03:13:17
Document Index: 190055330

Matched Legal Cases: ['artículo 7', 'artículo 17', 'artículo 3', 'artículo 21', 'artículo 15', 'artículo 15']

Políticas de tratamiento de la información – Seguros e Inversiones
Llámanos: (57 4 ) 444 25 06 | Carrera 35A No. 15B - 35 Oficina 204 Medellín
Política de privacidad en Internet y uso de página Web
1. IDENTIFICACIÓN RESPONSABLE TRATAMIENTO DE DATOS.
Nombre o razón social: SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA.
Domicilio: Medellín – Antioquia
Dirección: Carrera 34 No. 15 b 35, oficina 204.
Correo electrónico: info@seguroseinversiones.com.co
Teléfonos: 4442506 – 2661115.
2. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS ANTE CUAL EL TITULAR DE LA INFORMACIÓN PUEDE EJERCER SUS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR DATO Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.
• BASE DE DATOS CLIENTES Y ASEGURADOS ACTUALES
Nombre encargado: MARIA ISABEL ISAZA PELAEZ.
Documento: C.C. 43.870.640.
Domicilio: Medellín – Antioquia.
Correo Electrónico: maria.isaza@seguroseinversiones.com.co
Teléfono: 4442506 – 2661115.
• BASE DE DATOS PROSPECTOS
• BASE DE DATOS EMPLEADOS Y EX EMPLEADOS
• BASE DE DATOS SOCIOS
3. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO CUANDO NO SE HAYA INFORMADO MEDIANTE AVISO DE PRIVACIDAD.
A. Datos Públicos
SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, advierte que trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos, documentos públicos, resoluciones administrativas, sentencias judiciales ejecutoriadas no sometidas a reserva legal. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia.
B. Datos sensibles
SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable para la ejecución de contratos laborales, de prestación de servicios, y para la prestación oportuna y eficaz del servicio prestado, así mismo, solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (personas naturales, personas jurídicas, representantes legales, apoderados, causahabientes, entre otros) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento para efectos diferentes a la prestación del servicio y de las relaciones contractuales existentes.
SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:
• El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.
• El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial o administrativo confiado a la firma.
En adición a lo anterior, SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, cumple con las siguientes obligaciones:
a. Informar al titular que, por tratarse de datos sensibles, no está obligado a autorizar su tratamiento.
b. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos son objeto de Tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
c. No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles, salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo, tales como la defensa de sus intereses ante las autoridades administrativas o judiciales.
Así mismo, SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, se acoge a la regla general según la cual el Tratamiento de datos sensibles está prohibido por la Ley, salvo en los siguientes casos:
a. Cuando el titular ha autorizado expresamente el Tratamiento.
b. Cuando por ley no sea requerido el arrogamiento de dicha autorización.
c. Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.
d. El Tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial o administrativo.
C. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes
El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está proscrito excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
a. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para atender el asunto.
La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto.
De acuerdo con lo previsto en la Constitución Política de Colombia en sus artículos 44 y 45 en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de niños, niñas y adolescentes deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y, por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748/11 de la Corte Constitucional, las opiniones de niños, niñas y adolescentes deben ser tenidos en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.
II. PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES
SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales:
a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, en su condición de responsable del Tratamiento.
b. Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización.
c. Recibir información por parte de SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
f. Tener conocimiento y acceder en formar gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
III. DEBERES DE SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, EN RELACIÒN AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refiere y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, hará uso de dichos datos, solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, atenderá los deberes previstos para los Responsables y Encargados del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hàbeas data;
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
a. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
b. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
c. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
d. Informar a la autoridad de protección de datos personales cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
e. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
IV. DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD
SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado y que estén bajo su vigilancia, sea éste de carácter personal, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones con SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA,, y para estos efectos hará constar por escrito el principio de confidencialidad y sigilo profesional que rige en las relaciones contractuales que maneja.
El incumplimiento del deber del secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Manual interno de trabajo y la legislación vigente.
V. GENERALIDADES SOBRE LA AUTORIZACIÒN
Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).
En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, informará al titular de los datos lo siguiente:
V.I Medio y manifestaciones para otorgar la autorización
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.
V.I.I Prueba de la autorización
SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
V.I.I.I Casos en que no se requiere la autorización
4. DERECHOS DEL TITULAR DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, garantizará el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que corresponden a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular.
Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Respecto al derecho de acceso a los datos personales contenidos en los registros públicos, este se regirá por lo establecido en el Código de Comercio, el Decreto 898 de 2002 y las demás normas que regulan esta materia.
A. Del derecho de consulta
Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA. En consecuencia, SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrados a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA.
SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, garantiza:
• Establecer formularios, sistemas y otros métodos que se informarán en el Aviso de Privacidad;
Independiente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo, las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
B. Del derecho a reclamar
El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos, puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, podrán presentar reclamación ante el Responsable o Encargado del tratamiento de SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA. El reclamo lo podrá presentar el titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de recibido de un reclamo que no sea competencia de SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
C. Del derecho a la rectificación y actualización de datos
SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados. Al respecto SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, tendrá en cuenta lo siguiente:
• En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
• SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web u oficinas de SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA.
D. Del derecho a la supresión de datos
El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, la supresión (eliminación) de sus datos personales, teniendo en cuenta los siguientes supuestos:
a. Que los mismo no estén siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente sobre Protección de Datos Personales.
c. Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fueron recogidos.
Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los archivos, bases de datos o tratamiento realizados por SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA.
El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, como el responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
d. Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tiene como finalidad su publicación.
E. Del derecho a revocar la autorización
Todo titular de datos personales que corresponda a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al titular revocar su consentimiento.
En los casos en los que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:
a. Total: sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.
b. Parcial: sobre ciertas finalidades consentidas, en este caso SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
b) La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
F. Protección De Datos En Los Contratos
En los contratos laborales, SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas, en estas cláusulas, se hace mención de las presentes políticas.
En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiere de datos personales, SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA,, le suministrará dicha información siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del Titular de los datos personales para esta transferencia, quedando excluida de esta autorización, los datos personales de naturaleza pública definido en el numeral 2º del artìculo3º del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y los contenidos en los registros públicos. Dado que en estos casos, los terceros son Encargados del tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, y delimitan de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento.
Por su parte, SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, al momento de recibir datos de terceros y Encargados del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentren vigentes y que el contenido de la finalidad éste relacionado con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultando para recibir y tratar dichos datos personales.
G. Reglas generales aplicables
SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, sensibles y de niños, niñas y adolescentes, como es el cuidado de las bases de datos, ficheros electrónicos e información personal.
a. SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, obtendrá y utilizará los datos personales que en efecto se requieren para el desarrollo de su objeto, para cumplir con los deberes legales y para atender en debida formal la relación que establezca con el titular del dato; de forma tal que evitará solicitar información ajena a dichos propósitos.
b. SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, utilizará los datos personales conforme a las finalidades con las que tales datos sean obtenidos.
c. Tales datos personales corresponderán a los de sus clientes, colaboradores, proveedores, administradores, aliados y en general, a los de todas aquellas personas naturales con la que SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, se relaciona para el cumplimiento pleno de su objeto.
d. SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, obtendrá y utilizara datos personales siempre que se encuentre facultado para ello, bien porque la ley así lo dispone, bien porque ello se lo deriva de la naturaleza de la relación que tiene con el titular de los datos o bien por que el titular del dato lo autoriza expresamente para el efecto.
e. Cuando quiera que se precise autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales:
• SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, informará al titular sobre la finalidad de tal tratamiento y obtendrá de él su consentimiento expreso e informado.
• La autorización se obtendrá en forma previa al tratamiento de los datos personales y, en todo caso, a más tardar al momento de la recolección inicial de tal información.
• La autorización podrá darse a través de cualquier medio que permita su adecuada conservación, así como su consulta posterior.
f. SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, implementará mecanismos que le permitan tener a disposición de los titulares la información de sus datos personales, las finalidades para las cuales han sido tratados y el tratamiento que se ha dado a los mismos.
g. En los eventos en donde SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, requiera utilizar datos personales para una finalidad distinta a la inicialmente informada a su titular y autorizada por este o diferente a la señalada en la Ley o ajena a la naturaleza de la relación que lo vincula con SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, se deberá obtener del titular de los datos una nueva autorización.
h. SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, no tendrá que solicitar una nueva autorización al titular cuando, conforme al ordenamiento jurídico, el nuevo uso sea razonablemente previsible por parte del titular de dato al momento de consentir en su utilización, en el marco de su relación con SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA.
i. SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, ha previsto que siempre que los datos personales sean suministrados por un tercero, ese tercero debe contar con la autorización del titular que le permita compartir la información con SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, o estar amparado en la ley para ello.
j. En los casos en el que SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, contacte al titular del dato a partir de los Datos Públicos que haya obtenido, entendidos estos como aquellos para cuyo tratamiento no se requería la autorización previa del mismo, SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, deberá contar con su autorización bien dada por la ley o como consecuencia de la naturaleza de la relación con el titular o bien por solicitar del titular su autorización para obtener datos adicionales, caso en el cual le informará acerca de las finalidades para las que serán tratados los nuevos datos que le sean suministrados.
k. En el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes, SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, tendrá en cuenta el interés superior de los mismos, así como la prevalencia de sus derechos. Adicionalmente, en los eventos en que los derechos de tales niños, niñas y adolescentes sean ejercidos por un tercero, SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, verificará que ese tercero esté autorizado conforme a la ley para ello.
l. En el evento en que la información recopilada corresponda a Datos Sensibles, entendidos éstos como aquellos que afectan su intimidad o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, debe informar al titular de la misma acerca del carácter de sensible de los datos que suministra y acerca de la posibilidad que tiene de suministrar o no dicha información.
m. SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, no condicionará la existencia y el mantenimiento de su relación con el titular al suministro de Datos Sensibles por parte de éste, a menos que tales datos en efecto deban obtenerse por ser indispensables para la existencia y/o mantenimiento adecuado de la relación o para el cumplimiento de los deberes a cargo de SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, y/o del titular.
n. SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, velará porque los datos personales que se encuentran en sus archivos y bases de datos sean almacenados y administrados en razonables condiciones de seguridad y confidencialidad.
o. Son confidenciales los datos personales, excepto aquellos que tiene el carácter de públicos. La información clasificada como confidencial debe ser conocida y manejada exclusivamente por los colaboradores autorizados por SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, para ello.
p. Es responsabilidad de todos los colaboradores de SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, velar por la confidencialidad y seguridad de dicha información y velar porque los terceros que acceden a la misma (proveedores o contratistas) también se responsabilicen de ella.
q. El deber de reserva de los colaboradores frente a los datos personales a los que tengan accesos se extiende después de finalizada la actividad realizada por éste en relación con el tratamiento.
r. SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, informará a las autoridades competentes en los términos que señala la Ley las situaciones relevantes relativas a la administración de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de ella.
s. SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, conservará los archivos o bases de datos que contengan datos personales por el período que la normatividad vigente así lo exija o lo permita y la vigencia de las bases de datos estará atada al ejercicio del objeto social de SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA.
t. Sin perjuicio de lo anterior, el período mínimo de conservación de los datos personales del titular corresponderá al término de duración de su relación legal o contractual con ésta o a aquel que sea requerido para que SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, cumpla con sus obligaciones o aquel necesario para que se puedan ejercer los derechos por parte del titular del dato en el marco de la naturaleza de la relación que los vincula.
u. SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, velará porque se registren en los términos de la normatividad vigente, las bases de datos que contengan datos personales objeto de tratamiento por su parte.
v. SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, incorporará a sus procesos los mecanismos para que los titulares de datos personales que administra puedan conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, así como revocar la autorización que para su utilización tales titulares han otorgado, siempre que tal revocación conforme al ordenamiento jurídico proceda, es decir, siempre que con la revocación de la autorización no se vulnere un deber legal o contractual.
w. Igualmente, los procedimientos aplicados por SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, preverán la divulgación de la presente política y de sus modificaciones en forma adecuada y oportuna.
x. Los procedimientos se ajustarán de tal forma que las consultas o reclamos de los titulares sean atendidos en forma clara, sencilla y oportuna, y en todo caso, en un término que no podrá superar el previsto en la normatividad vigente. SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, velará por la suficiencia y claridad de las respuestas a tales consultas y reclamos.
y. Adicionalmente, en los procedimientos internos SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, adoptará medidas de seguridad con el fin de: (i) evitar el daño, pérdida, alteración, hurto o destrucción de los datos personales, lo cual implica velar por la correcta operación de los procesos operativos y tecnológicos relacionados con esta materia; (ii) prevenir el uso, acceso o tratamiento no autorizado de los mismos, para lo cual se preverán niveles de acceso y circulación restringida de dicha información; (iii) incorporar los criterios de seguridad de los datos personales como parte integral de la adquisición, desarrollo y mantenimiento de los sistema de información.
z. Es responsabilidad de la Administración la implementación de estas políticas.
5. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS A CONOCER, RECLAMAR (ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR) Y REVOCAR LA AUTORIZACIÒN.
a. Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido a SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho.
b. Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o se trate de niños, niñas y adolescentes, casos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo evento será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.
c. No se exigirá ningún valor o tasa por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales que no hagan parte de los registros públicos.
d. Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, ha puesto a disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad.
e. Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA,, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales-) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.
a. Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto ( Física o Electrónica) y el teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
b. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, este es info@seguroseinversiones.com.co, adjuntando la información anteriormente relacionada.
c. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en cualquiera de las bases de datos de SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, adjuntando la información anteriormente relacionada.
d. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, atenderá la solicitud siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos:
• Comunicación escrita.
TERCERO/ RESPRESENTANTE/ APODERADO
• Carta de autorización o documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
• Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada
Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
EL Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad sobre la Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento.
El reclamo lo podrá presentar el titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y las `presentes reglas:
a. Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
c. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos días hábiles.
Así mismo el titular de la información puede ejercer en cualquier momento estos derechos, previo cumplimiento de los requisitos establecidos para ello por SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA. Al respecto, SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, tendrá en cuenta lo siguiente:
b. SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, considere pertinentes.
c. SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
El titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
a. Considere que los mismos no están siendo tratados conformes a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b. Hayan dejado de ser necesarias o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos de tratamiento realizados.
Requisitos para la atención de Reclamos, Rectificaciones, Actualizaciones o Supresión de datos
a. El reclamo se formula mediante solicitud escrita dirigida a SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, y la comunicación debe contener como mínimo fecha de solicitud, descripción clara y detallada de los hechos que dan lugar al reclamo, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación, así mismo debe venir acompañada del formato de reclamación de tratamiento de datos personales; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
b. Para ejercer este derecho por medio de correo electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la reclamación por medio de correo electrónico destinado por SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, para tal fin, este es: info@seguroseinversiones.com.co, adjuntando la información anteriormente relacionada.
c. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en la oficina de SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, adjuntando la información anteriormente relacionada.
d. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho; SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, atenderá la solicitud siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos:
• Fotocopia del documento de identificación
TERCERO/ REPRESENTANTE/ APODERADO
• Fotocopia del documento de identificación del Titular y la persona autorizada.
Términos para la atención de Reclamos
El término máximo para atenderlo serpa de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
3. Revocar autorización
Todo titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, con esta segunda modalidad se da la revocación parcial del consentimiento, se mantiene a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
Requisitos para la atención de revocación de autorizaciones
a. La comunicación sea física o electrónica debe contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (Física o Electrónica) y teléfono para efectos de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación, si es el caso.
b. Para ejercer este derecho por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta por medio del correo electrónico destinado por SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, para tal fin, este es info@seguroseinversiones.com.co. Adjuntando la información anteriormente relacionada.
c. Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá dictar la consulta en la oficina de SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, adjuntando la información anteriormente relacionada.
Términos para la atención de Revocatorias
6. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA,
SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, como responsable del tratamiento de datos personales al área de Protección de Datos Personales, o la dependencia que haga sus veces, como la persona que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia encargadas del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entraran a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre la protección de datos personales.
En el evento en que considere que SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación dirigida a la Oficina de Protección de Datos Personales de SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, Dirección: Carrera 35 A No. 15 B 35 oficina 204. De Medellín – Antioquia, Correo electrónico: info@seguroseinversiones.com.co.
2. Encargados
SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, como organización, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuará como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; y las distintas dependencias actuaran como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO de Datos Personales.
SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, distingue entre encargado interno y encargado externo. Los encargados internos son empleados de SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, mientras que los encargados externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, les suministra para la realización de una tarea asignada (proveedores, consultores, empresas de tercerización, aseguradoras etc.)
A. Encargados Internos.
ENCARGADOS INTERNOS – SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA.
CLIENTES Y ASEGURADOS ACTUALES
Documento: CC. 43870640.
Documento: C.C. 43870640.
EMPLEADOS Y EX EMPLEADOS
B. Encargados Externos
• Empresas que llevan a cabo procesos de tercerizados.
• Contratistas.
7. LEGISLACIÓN APLICABLE, CONTACTO Y VIGENCIA
• Ley 1581 de 2015.
• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013.
• Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008, y C- 748 del 2011.
• Avisos de Privacidad.
• Aviso de prensa.
• Reglamento Interno de Trabajo.
• Contratos de prestación de servicios.
B. Información de contacto
Si tiene alguna pregunta sobre este manual y las políticas en él contenidas, comuníquese con SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, o envíe su consulta directamente o a través de los siguientes medios de comunicación:
Mediante comunicación escrita a través del correo electrónico info@seguroseinversiones.com.co o personalmente en la oficina ubicada en la carrera 35 No. 15 B 35 oficina 204 de Medellín – Antioquia.
C. Vigencia
La presente política para el tratamiento de datos personales rige a partir del mes de Octubre del año 2016 y tendrá una duración indefinida. Las bases de datos en las que reposan los datos personales tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos.
ACTUALIZACIONES DE LA POLÍTICA: SEGUROS E INVERSIONES ISAZA Y CIA LTDA, podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas y procedimientos como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones.