Source: https://bip.um.opole.pl/?id=34961&zwin=0
Timestamp: 2020-02-20 00:05:23+00:00
Document Index: 78599438

Matched Legal Cases: ['art. 5', 'art. 11', 'ustawy 21', 'art. 11', 'art. 11', 'art. 2', 'art. 4', 'art. 5', 'art. 4', 'art. 5', 'art. 5', 'art. 5', 'art. 5', 'art. 5']

KWiA – I –0913/14/09
Opole, 20 sierpnia 2009 r.
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 29/09
od 2 lipca do 12 sierpnia 2009 r.
Prawidłowości procedury przetargowej na program sterylizacji kotów.
Małgorzata Rabiega – naczelnik w Wydziale Ochrony Środowiska i Rolnictwa
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- główny specjalista w Wydziale Ochrony Środowiska i Rolnictwa
Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ochronie zwierząt (Dz. U. Nr 111, poz.724 z późniejszymi zmianami)
Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 sierpnia 1998 r. w sprawie zasad i warunków wyłapywania bezdomnych zwierząt (Dz.U. Nr 116, poz. 753
Uchwała nr XLII/425/08 Rady Miasta Opola z dnia 16 grudnia 2008 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta Opola na 2009 r.
6. Zarządzenie Nr OR.I-0151-807/08 Prezydenta Miasta Opola z dnia 20 maja 2008 r. w sprawie zasad udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty 14.000 EURO netto w Urzędzie Miasta Opola.
7. Zarządzenie Nr OR.I-0152-94/06 Prezydenta Miasta Opola z dnia 1 sierpnia 2006 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Opola.
Celem kontroli była ocena prawidłowości procedury przetargowej na program sterylizacji kotów.
Zapoznano się z przepisami regulującymi obowiązek wykonywania zadania dotyczącego sterylizacji kotów. Zespół kontrolny zapoznał się z procedurą wyłonienia wykonawcy za 2009r. i porównał przeprowadzone postępowanie z obowiązującymi przepisami.
W Referacie Księgowości Wydatków Budżetowych Urzędu Miasta Opola ustalono dotychczasowe wydatki dotyczące sterylizacji kotów - pozycja usługi weterynaryjne.
Zespół kontrolny na podstawie faktur znajdujących się w Referacie ustalił kwoty i rodzaje poszczególnych wydatków i ich związek z realizacją zadania dokwoty 14.000,00 EURO netto ze szczególnym uwzględnieniem istotnych warunków zamówienia zawartych w zapytaniu ofertowym.
Kontrolujący porównali istotne warunki zamówienia zawarte w zapytaniu ofertowym na 2009 rok z istotnymi warunkami zamówienia w latach poprzednich i ustalili różnice. Na podstawie dokumentacji oraz rozmów z pracownikami merytorycznymi ustalono przyczyny stwierdzonych różnic.
Zgodnie z art. 11 p-kt 1 ustawy 21 sierpnia 1997 r. o ochronie zwierząt zapewnianie opieki bezdomnym zwierzętom oraz ich wyłapywanie należy do zadań własnych gmin.
Zgodnie z p-ktem 2 powyższego artykułu minister właściwy do spraw administracji publicznej w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw środowiska określi, w drodze rozporządzenia, zasady i warunki wyłapywania bezdomnych zwierząt.
Zgodnie z p-ktem 3 powyższego artykułu wyłapywanie bezdomnych zwierząt oraz rozstrzyganie o dalszym postępowaniu z tymi zwierzętami odbywa się wyłącznie na mocy uchwały rady gminy podjętej po uzgodnieniu z powiatowym lekarzem weterynarii oraz po zasięgnięciu opinii upoważnionego przedstawiciela organizacji społecznej, której statutowym celem działania jest ochrona zwierząt.
Zgodnie z p-ktem 4 powyższego artykułu organizacje społeczne, których statutowym celem działania jest ochrona zwierząt, mogą zapewniać bezdomnym zwierzętom opiekę i w tym celu prowadzić schroniska dla zwierząt, w porozumieniu z właściwymi organami samorządu terytorialnego.
Zgodnie z art. 11a p-kt 1 ustawy o ochronie zwierząt rada gminy może w drodze uchwały przyjąć program zapobiegający bezdomności zwierząt obejmujący w szczególności:
Zgodnie z p-ktem 2 powyższego artykułu koszty realizacji programu, o którym mowa w ust. 1, ponosi gmina.
Na podstawie art. 11 ust. 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ochronie zwierząt oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 sierpnia 1998 r. w sprawie zasad i warunków wyłapywania bezdomnych zwierząt Rada Miasta Opola uchwaliła w dniu 13 lipca 2000 r. uchwałę nr XXVII/415/00 w sprawie zasad i warunków wyłapywania bezdomnych zwierząt na terenie miasta Opola.
Zgodnie z § 8 powyższej uchwały wyłapane zwierzęta z oznakami choroby przewlekłej lub nieuleczalnej podlegają eutanazji, natomiast pozostałe zwierzęta winne być poddane sterylizacji na podstawie opinii lekarsko - weterynaryjnej.
Zgodnie z §29 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola do zakresu działania Wydziału Ochrony Środowiska i Rolnictwa należy m.in. prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ochronie zwierząt.
W zakresie przeprowadzania procedury przetargowej dotyczącej usług weterynaryjnych:
Zgodnie z uchwałą nr XLII/425/08 Rady Miasta Opola z dnia 16 grudnia 2008 r. w sprawie uchwalenia budżetu Miasta Opola na 2009 r. w dziale 900 „Gospodarka komunalna i ochrona środowiska”, rozdział 90095 „Pozostała działalność” na usługi weterynaryjne została ustalona kwota 15.000,00 zł.
Zgodnie z art. 2 p-kt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro.
Zgodnie z § 2 p-kt 1 zarządzenia nr OR.I-0151-807/08 Prezydenta Miasta Opola z dnia 20 maja 2008 r. w sprawie zasad udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty 14.000 EURO netto w Urzędzie Miasta Opola kierownik komórki organizacyjnej posiadający upoważnienie do podejmowania decyzji finansowych do 3000 EURO netto może realizować zamówienia w ramach posiadanych środków finansowych zapisanych w budżecie. P-kt 2 ww. paragrafu mówi, że zamówienia, o których mowa w ust. 1 dokonuje się z należytą starannością i zostają udokumentowane w postaci rachunków lub faktur VAT odpowiednio opisanych.
Zgodnie z § 3 p-kt 1 ww. zarządzenia jednorazowych zamówień powyżej 3000 EURO netto dokonuje się na podstawie zasad wyboru oferty, określonych w załączniku nr 7.
Zgodnie z p-ktem 2 powyższego załącznika zamówienia dokonywane są przez komórki organizacyjne odpowiedzialne za realizację budżetu w ramach posiadanych środków finansowych. Pozostałe komórki organizacyjne składają, w formie pisemnej, wnioski o realizację zamówienia do tych komórek organizacyjnych, które są dysponentami środków finansowych.
Zgodnie z p-ktem 3 powyższego załącznika zaproszenie do składania ofert odbywa się w drodze zapytania ofertowego kierowanego do kontrahentów w formie pisemnej, ustnej lub elektronicznej z podaniem terminu składania ofert.
Zgodnie z p-ktem 4 powyższego załącznika kryterium wyboru oferty stanowią: cena, koszty eksploatacji, gwarancje, walory użytkowe, estetyczne i jakościowe.
Zgodnie z p-ktem 5 powyższego załącznika liczba ofert winna być nie mniejsza niż 3, chyba że spełnione są warunki określone w pkt 7.
Zgodnie z p-ktem 6 powyższego załącznika w przypadku, gdy liczba potencjalnych kontrahentów w danej branży jest mniejsza niż 3, możliwe jest przeprowadzenie wyboru oferty przy mniejszej liczbie ofert. Uzasadnienie tego typu postępowania znajduje swoje odzwierciedlenie w formularzu.
Zgodnie z p-ktem 7 powyższego załącznika w przypadku, gdy liczba ofert jest większa niż 3, należy użyć dodatkowego arkusza formularza i w części poświęconej ofertom dopisać dodatkowe oferty.
Zgodnie z p-ktem 8 powyższego załącznika zamawiający obowiązany jest rozpatrzyć wszystkie oferty zgłoszone w wymaganym terminie.
Zgodnie z p-ktem 9 powyższego załącznika rozpatrzeniu podlegają także oferty złożone przez kontrahentów, do których nie zostało skierowane zapytanie ofertowe.
Zgodnie z p-ktem 10 powyższego załącznika proces wyboru oferty dokumentuje się w Formularzu Wyboru Oferty, zwanym dalej formularzem, według wzoru określonego w załączniku nr 8.
Zgodnie z p-ktem 11 powyższego załącznika formularz winien być wypełniony w całości, w sposób czytelny, przez osobę wyznaczoną przez przełożonego do prowadzenia postępowania.
Zespół kontrolny ustalił, że na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa w dniu 10.12.2008 r. opracował Zapytanie ofertowe znak OSR.II.BK.7080-58/08. W Zapytaniu określono sposób przygotowania, miejsce i termin złożenia oferty. Wydział sporządził także Wykaz wysłanych zapytań w procedurze małego zamówienia publicznego, z którego wynika, że zapytania zostały wysłane do 23 oferentów.
Kontrolujący ustalili, że kryterium wyboru oferty określonym w zapytaniu ofertowym była cena. Na kryterium ceny składały się podkryteria i ich wagi. Podano wzór wg którego zostanie wyliczona punktacje każdego podkryterium. Określono także sposób w jaki zostanie obliczona punktacja oferty najkorzystniejszej.
Zespół kontrolny ustalił, ze w dniu 30.12.2008 r. Przychodnia Weterynaryjna EDEN zwróciła się do Wydziału Ochrony Środowiska i Rolnictwa z prośbą o wyjaśnienie kilku niezrozumiałych pojęć zawartych z zapytaniu ofertowym. Na piśmie tym pracownik wydziału sporządził odręczną notatkę, z której wynika, że w miarę możliwości szczegółowo wyjaśnił niezrozumiałe pojęcia zawarte w zapytaniu ofertowym i przedstawiciel Przychodni na zapytanie uzyskał odpowiedź ustną.
Kontrolujący ustalili, że w dniu 9.01.2009 r. wydział sporządził Formularz wyboru oferty zgodnie z obowiązującym wzorem określonym w załączniku nr 8zarządzenia Prezydenta Miasta Opola w sprawie zasad udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej kwoty 14.000 EURO. Z Formularza wynika, że wpłynęły cztery oferty. Wybrano ofertę nr 1 lekarza weterynarii (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))prowadzącego prywatną Praktykę Weterynaryjną.
Wszystkie zgłoszone ofert wpłynęły w wymaganym terminie, jednak trzy oferty nie spełniły wymogów pkt. 1d Zapytania ofertowego i z przyczyn formalnych zostały odrzucone. W uzasadnieniu wyboru wpisano, że wybrano ofertę, która spełnia wszystkie wymogi zapytania ofertowego.
Wyboru dokonała komisja składająca się z czterech osób: naczelnika oraz dwóch pracowników Wydziału Ochrony Środowiska i Rolnictwa i skarbnika Towarzystwa Opieki nad Zwierzętami w Opolu.
Zespół kontrolny dokonał analizy ofert biorących udział w postępowaniu i sprawdził zasadność wyboru oferty nr 1 i odrzucenia pozostałych ofert. Dokonane ustalenia przedstawia poniższa tabela.
Zgodność z istotnymi warunkami zamówienia (IWZ)
W ofercie dot. leczenia chirurgicznego wpisano koszt za godzinę zabiegu, co jest niezgodne z przeliczeniem wskazanym w IWZ, tj. kosztem leczenia 1 zwierzęcia
Brak wyszczególnienia propozycji kosztów dot. leczenia opisanego w p-kcie 1d, tj. leczenia internistycznego:
pierwszej, drugiej i następnych wizyt, leczenia chirurgicznego oraz farmakologicznego
Zespół kontrolny ustalił, że w dniu 19.01.2009 r. wydział sporządził Zestawienie, porównanie i ocena ofert. Z wyjaśnień pracownika wydziału wynika, że zestawienie takie jest sporządzane w przypadku wszystkich zamówień celem poinformowania oferentów o wyniku przeprowadzonego postępowania.
Kontrolujący ustalili, że na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych w dniu 2.02.2009 r. została zawarta umowa pomiędzy Gminą Opole, a panem(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)), która była zgodna ze zgłoszoną ofertą.
Zgodnie z § 1 p-kt 1 realizacja umowy obejmuje sterylizację samic i kastrację samców (wraz ze znakowaniem) oraz odpchlenie i leczenie (w razie potrzeby) bezdomnych kotów dostarczanych przez upoważnionych działaczy Towarzystwa Opieki nad Zwierzętami w Opolu.
W § 2 p-kt 1 umowy zostały opisane ceny jednostkowe brutto za poszczególne zabiegi medyczne.
Zgodnie z § 2 p-kt 2 umowy całkowita wartość usługi w okresie od zawarcia umowy do 15 grudnia 2009 r. nie przekroczy kwoty (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))zł.
Zgodnie z § 3 p-kt 1 umowy podstawę rozliczenia za wykonanie usługi w danym miesiącu stanowić będzie protokół stwierdzający wykonanie usługi podpisany przez Zamawiającego.
Zespół kontrolny ustalił w Referacie Księgowości Wydatków Budżetowych Urzędu Miasta Opola dotychczasowe wydatki dotyczące usług weterynaryjnych (akta kontroli Nr 09/29/I/1). Do dnia 31.07.2009 r. wykonano 78,56 % planu wydatków w powyższym zakresie, tj. 11.784,50 zł. Zestawienie realizacji wydatków na usługi weterynaryjne wynikające z powyższej umowy przedstawia tabela nr 1.
Opis z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta
Zespół kontrolny ustalił, że wszystkie faktury zostały wystawione na usługi weterynaryjne w zakresie objętym umową, tj.:
sterylizacja ze znakowaniem,
kastracja ze znakowaniem,
Kontrolujący ustalili, że we wszystkich przypadkach pracownik Wydziału Ochrony Środowiska i Rolnictwa dokonał opisu faktur oraz sporządził protokoły odbioru robót. We wszystkich przypadkach ww. protokoły zostały podpisane przez dwóch pracowników wydziału oraz pracownika Towarzystwa Opieki nad Zwierzętami (akta kontroli Nr 09/29/I/2-11).
Ustalono, że wszystkie badane faktury zostały wystawione zgodnie z podpisaną umowa i przedmiot jej realizacji nie budzi zastrzeżeń.
UMOWY W LATACH 2005-2009
Zespół kontrolny ustalił, że umowy na usługi weterynaryjne podpisywane są od 2005 roku. Szczegółowe dane w tym zakresie przedstawia poniższa tabela.
Nazwa wyłonionego oferenta
Z powyższych danych wynika, że oferta Praktyki Weterynaryjnej - (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))również została wybrana w 2007 roku.
W dniu 17.07.2009 r. prezes Towarzystwa Opieki nad Zwierzętami pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))złożyła w Wydziale Ochrony Środowiska i Rolnictwa pismo nr L.dz. 52/07/2009. Z ww. pisma wynika, że Towarzystwo jest usatysfakcjonowane poziomem usług świadczonych przez lek. weterynarii (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) (akta kontroli Nr 09/29/I/20).
PORÓWNANIE Z ZAPYTANIEM OFERTOWYM Z 2008 R.
Kontrolujący porównali istotne warunki zamówienia zawarte w zapytaniu ofertowym na 2009 rok z istotnymi warunkami zamówienia w 2008 r. Wyniki tej analizy umieszczono w poniższej tabeli.
ZAPYTANIE OFERTOWE NA 2008 R.
ZAPYTANIE OFERTOWE NA 2009 R.
Świadczenie usług weterynaryjnych polegać będzie na sterylizacji bezdomnych kotów.
a)sterylizacji samic bezdomnych kotów wraz ze znakowaniem,
b)kastracji samców bezdomnych kotów wraz ze znakowaniem,
c)odpchleniu (w razie potrzeby) bezdomnych kotów (kocury, kotki),
d)leczeniu (w razie potrzeby) bezdomnych kotów (kocury, kotki), tj.:
- leczeniu internistycznemu:
· pierwsza wizyta,
· druga wizyta i następne,
- leczeniu chirurgicznemu,
- leczeniu farmakologicznemu.
Sterylizacja odbywać się będzie na terenie lecznicy wybranego lekarza.
Usługi weterynaryjne – sterylizacja i kastracja wraz ze znakowaniem oraz odpchlenie i leczenie, odbywać się będą na terenie lecznicy wybranego lekarza.
Lecznica winna być czynna minimum 8 godz. na dobę (od poniedziałku do piątku).
Koty przeznaczone do sterylizacji są wyłącznie kotami bezdomnymi, dostarczanymi i odbieranymi po wykonaniu zabiegu przez działaczy Towarzystwa Opieki nad Zwierzętami.
Koty przeznaczone do sterylizacji, kastracji wraz ze znakowaniem oraz do leczenia i odpchlenia są wyłącznie kotami bezdomnymi, dostarczanymi i odbieranymi po wykonaniu zabiegu (leczeniu, odpchleniu) przez działaczy Towarzystwa Opieki nad Zwierzętami.
W ofercie należy podać cenę brutto realizacji przedmiotu umowy wraz z wartością podatku VAT w przeliczeniu na jedno zwierzę (osobno dla kotki i kocura).
W ofercie należy podać cenę brutto realizacji przedmiotu umowy wraz z wartością podatku VAT w przeliczeniu na jedno zwierzę (osobno dla kazdej pozycji wyszczególnionej w pkt. 1a-d).
Zamawiający wybierze 1 najtańszą ofertę stanowiącą średnią cenę sterylizacji kotki i kocura spośród ofert spełniających warunki zapytania ofertowego.
Zamawiający wybierze 1 najtańszą ofertę spośród ofert spełniających warunki zapytania ofertowego wg kryterium ceny składającej się z podkryteriów i ich wag..
Na podstawie badanej dokumentacji ustalono, że różnice dotyczyły rozszerzenia w 2009 roku istotnych warunków zamówienia o nowe usługi weterynaryjne, polegające na wykonywaniu zabiegów medycznych w razie potrzeby, w zależności od stanu zdrowia zwierzęcia. Do zabiegów tych zaliczono odpchlenie, leczenie internistyczne, chirurgiczne oraz farmakologiczne. Dodatkowo sterylizacja i kastracja kotów ma być dokonywana wraz ze znakowaniem zwierząt. Z wyjaśnień pracownika Wydziału Ochrony Środowiska i Rolnictwa wynika, że wpływ na modyfikację warunków zamówienia miały starania i prośby działaczy Towarzystwa Opieki nad Zwierzętami w Opolu.
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono naczelnikowi Wydziału Ochrony Środowiska i Rolnictwa pani Małgorzacie Rabiedze.
Załączniki do pobrania: 2010-02-26 14:47:29 - wnioski pokontrolne (55.00 kB)
2010-02-26 14:51:55 - wystąpienie pokontrolne (34.00 kB)
Ilość odwiedzin: 8857
Nazwa dokumentu: Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa
Data wytworzenia informacji: 2010-02-26 14:38:55
Data udostępnienia informacji: 2010-02-26 14:38:55
Data ostatniej aktualizacji: 2010-02-26 14:56:54