Source: https://meetingsplus.gavle.se/committees/kommunstyrelsen/mote-2020-01-14
Timestamp: 2020-07-11 08:49:29+00:00
Document Index: 8659637

Matched Legal Cases: ['§ 7', '§ 5', '§ 56', '§ 1', '§ 1', '§ 156', '§56', '§57', '§55']

10:00 - 15:00 Festsalen, Rådhuset
Instruktion för kommunstyrelsens utskott
Inför den nya mandatperioden beslutade kommunstyrelsen den 22 januari 2019 att anta samordnade instruktioner för fem beredande utskott till kommunstyrelsen; arbetsgivarutskott, finansutskott, socialt hållbarhetsutskott, näringslivs- och upphandlingsutskott samt samhällsbyggnadsutskott.
För tydlighetens skull kan också nämnas att det finns ett krisledningsutskott inrättat under kommunstyrelsen.
Vid kommunstyrelsens sammanträde i augusti 2019 gjordes en utvärdering av utskottens funktion och dess instruktioner. En fråga som lyftes såväl då som vid andra tillfällen är möjligheten till närvarorätt för politiska sekreterare.
För att alla partier ska ha en möjlighet att följa beredningen av kommunstyrelsens ärenden kan det vara rimligt att ge närvarorätt i utskotten till de politiska sekreterare som är anställda för att biträda de förtroendevalda i det politiska arbetet. Utskottens funktion är att vara i huvudsak beredande inom kommunstyrelsens ansvarsområde med möjlighet till viss beslutanderätt i de fall kommunstyrelsen fattat särskilda beslut om delegerad beslutsrätt. Idag är det endast samhällsbyggnadsutskottet som har delegerad beslutanderätt. Den i huvudsak beredande funktionen för utskotten innebär att stor vikt måste läggas vid frågan huruvida de eventuella handlingar som bifogas kallelsen är att anse som allmänna eller inte (se § 7 i instruktionen vad gäller frågan om handlingar till kallelsen).
Handlingar som sänds ut – görs tillgängliga för en mindre krets – endast som ett led i beredningen av ett ärende som slutligen ska hanteras av kommunstyrelsen omfattas inte av regleringen i 2 kap 9 § TF och för att eventuellt kunna anses upprättade måste handlingarna vid varje tillfälle bedömas enligt 2 kap 10 § TF. Detta är viktigt att beakta för att utskotten ska kunna upprätthålla sin beredande funktion till kommunstyrelsen.
Tjänsteskrivelse 2020-01-08 - Förändring av § 5 i instruktionerna såvitt gäller närvarorätt.pdf
Informationshanteringsplan för Kommunstyrelsen
Arkivlagen (1990:782) föreskriver att myndigheter ansvarar för förvaltandet av sina arkiv. Till detta ansvar inräknas eventuell gallring.
Arkivlagens huvudregel är att allmänna handlingar ska bevaras. Myndigheter har i den utsträckning det inte äventyrar insynsrätten möjligheten att gallra i sina arkiv. Gallring av allmänna handlingar kräver formellt beslut från ansvarig myndighet (i kommunens fall nämnd) för att vara laglig.
Även om tvång att gallra endast gäller i särskilda undantagsfall blir gallring av allmänna handlingar i praktiken ofta en nödvändighet. Arkivmaterial kan annars växa i en omfattning som vore ohanterlig, utan att medföra några fördelar från en insyns- och informationssynpunkt. Arkivbeständig lagring blir utan gallring över tid besvärligare och dyrare då kommunens kapacitet att under ändamålsenliga förhållanden lagra och förvalta arkiven inte nödvändigtvis ökar i proportion med arkivens storlek. Gallring har därför en ekonomisk rationalitet.
Digital information i kommunens verksamhetssystem utgör också allmänna handlingar. Informationen är ofta föränderlig och uppdateras med regelbundenhet, vilket är att betrakta som gallring från en rättslig synpunkt. Det blir därför nödvändigt att också besluta om gallring för information i dessa system för att effektivt kunna arbeta med dem.
Kommunstyrelsens senaste gallringsbeslut fattades 1998, och berörde endast handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Det kompletterade gallringsbeslutet från 1987 som idag är inaktuellt. För att möjliggöra gallring utifrån Kommunstyrelsens och sektorns nuvarande behov måste ett nytt gallringsbeslut fattas.
Under 2019 har kommunarkivet på uppdrag av administrativ chef arbetat med att ta fram en ny informationshanteringsplan för kommunstyrelsen och sektor styrning och stöd. Som del i arbetet sammanställdes ett förslag över handlingar att gallra för kommunstyrelsen och sektorn. Vid värderandet av om en handling skall sparas eller gallras och hur lång gallringsfristen bör vara har projektgruppen främst utgått ifrån intern dokumentation och intervjuer med handläggare från verksamheterna där handlingarna förekommer, samt i mindre utsträckning ifrån SKL:s allmänna gallringsråd. Förslag till gallring har därefter utvärderats eller lagts fram av kommunarkivet med utgångspunkt i arkivlagens mål för offentlig arkivbildning och övriga lagkrav som styr eller påverkar arkivbildningen.
Tjänsteskrivelse - Informationshanteringsplan för Kommunstyrelsen.pdf
Kompletteringsbehov för informationshanteringsplan (IHP).pdf
Om informationshanteringsplanen - Bakgrund till IHP-projektet och några detaljer om dess utförande.pdf
Utdrag ur kommunstyrelsens informationshanteringsplan 2019.pdf
Kommentarer till månadsrapport januari-november 2019 - Styrning och stöd.pdf
Detaljerad resultaträkning januari-november 2019 - Styrning och stöd.pdf
Investeringsuppföljning januari-november 2019 - Styrning och stöd.pdf
Månadsuppföljning exploatering och markförsäljning november 2019.pdf
Kommunrevisionens tillgång till information med anledning av kommunledningskontorets beslut om begränsningar i Platina
Den 9 oktober 2018 beslutade kommunledningskontoret (numera sektor styrning- och stöd Gävle) att stänga myndighetsgränserna i verksamhetssystemet Platina. Platina är ett dokument- och ärendehanteringssystem som används som både diarium (register) och förvaring av handlingar. Tidigare fanns alla nämnders diarium med tillhörande handlingar sökbara över myndighetsgränserna (varje nämnd är en egen myndighet).
I anledning av denna åtgärd lämnade kommunrevisorerna in en skrivelse till kommunstyrelsen. Kommunrevisionen ville ha ett svar från kommunstyrelsen om det är styrelsens mening att ”försvåra för de förtroendevaldas arbete, då rättslig grund synes saknas för vidtagna åtgärder”. Revisorerna är av uppfattningen att 12 kap. 9 § KL ger dem en rättighet att få full tillgång till samtliga diarier med tillhörande handlingar i Platina.
Kommunstyrelsen beslutade den 19 mars 2019 § 56 att återremittera ärendet för ytterligare beredning. Kommunstyrelsen uttalade vid samma tillfälle att de inte hade för avsikt att försvåra de förtroendevaldas arbete.
Sektor styrning- och stöd har inhämtat kompletterande utredning från SKL (numera SKR) och har också tillställt datainspektionen frågor men tyvärr inte fått något svar därifrån. Kommunrevisionen har också gjort en JO anmälan som inte tagits upp till prövning.
Eftersom datainspektionen inte uttalat sig särskilt om Gävle kommuns användning av Platina biläggs ett tidigare tillsynsärende med efterföljande dom samt ett senare tillsynsärende.
Det finns ingen tvekan om att revisorerna har rätt till de upplysningar de behöver för revisionsarbetet. Det framgår tydligt av 12 kap 9 § kommunallagen.
För att direktåtkomst ska vara möjlig måste diarierna dock vara uppbyggda så att direktåtkomst endast sker till allmänna handlingar som är offentliga. Uppgiftsskyldigheten i 12 kap 9 § KL utgör laglig grund för behandling av personuppgifter men dataskyddsförordningen och ”dataskyddslagen” innebär att den lagliga grunden måste kompletteras med en bedömning av nödvändighet och proportionalitet. Detta kan inte garanteras vid en direktåtkomst till handlingar.
För att ändå underlätta för revisorerna i deras arbeta att kunna inhämta information har styrning och stöd vidtagit kompletterande åtgärder. Revisionskontorets medarbetare har getts behörighet att ta ut kommunens diarier som olika digitala rapporter. Revisionen kan därmed identifiera de ärenden de eventuellt vill granska och begära ut att tillhörande handlingar.
Sammanfattningsvis är bedömningen att åtgärden att stänga myndighetsgränserna i Platina som styrning och stöd har vidtagit i egenskap av systemägare är korrekt och inte bör omprövas. En eventuell omprövning måste dessutom – med beaktande av dataskyddsförordningens regler – underställas varje enskild nämnd för prövning.
E-posthandling tillhörande skrivelse angående Kommunrevisionens tillgång till information.pdf
Handling som delades ut till KS sammanträde 2019-03-19 angående Kommunrevisionens tillgång till information i Platina.pdf
E-posthandling tillhörande handling som delades ut till KS sammanträde 2019-03-19 angående Kommunrevisionens tillgång till information i Platina .pdf
E-posthandling - Fråga samt svar om kommunrevisorernas rätt till uppgifter och handlingar i samband med att de utför sitt uppdrag.pdf
Information om JO-anmälan 2019-04-30 - Skrivelse som skickats till JO.pdf
E-posthandling med information om JO-anmälan 2019-04-30 .pdf
Beslut 2019-05-22 angående JO-anmälan.pdf
Yttrande 2019-08-23 från Sveriges Kommuner och Landsting SKL gällande revisorernas återkomst till diarier.pdf
Kopia på dom 2012-04-24 Förvaltningsrätten i Stockholm - Tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) - PUL. Länsstyrelsen i Västra Götalands län.pdf
Kopia på beslut 2019-08-20 Datainspektionen - Tillsyn enligt EU:s dataskyddsförordning 2016/679 - Skellefteå kommun.pdf
Tjänsteskrivelse 2020-01-10 - Kommunrevisionens tillgång till information med anledning av kommunledningskontorets beslut om begränsningar i Platina.pdf
Föreläggande i mål 5887-19 från Förvaltningsrätten i Falun
Fullmäktige antog den 28 oktober 2019 en ny renhållningstaxa. Beslutet har sedermera överklagats genom laglighetsprövning varför förvaltningsrätten förelagt Gävle kommun att yttra sig.
De uppgifter som finns i yttrandet kan vara föremål för sekretess enligt 19 kap. 9 § OSL eftersom kommunens ställning som part kan försämras om uppgiften röjs. Uppgifterna får därför inte röjas för utomstående.
Utlåtande över motion – Motion (V) Förbättra tillgänglighet och information för döva
Svar angående översiktsplan för Älvkarleby kommun år 2050 - utställning.pdf
Beslut 2019-11-29 från Länsstyrelsen Gävleborg - Förlängning av förordnande som biträdande notarius publicus med verksamhetsområde Gävle kommun.pdf
Skrivelse angående maxtaxa och kvalitetssäkrande åtgärder mm - Förordning (2001:160) om statsbidrag till kommuner som tillämpar maxtaxa inom förskola och fritidshem.pdf
Cirkulär 19:49 från SKR - Kommunala ansvarsåtaganden för egna hem och småhus i bostadsrättsform.pdf
Protokoll 2019-11-22 - Ostkustbanan 2015 AB.pdf
Kommunala Pensionärsrådet KPR - Protokoll 2019-11-26 §§ 1-13.pdf
Budget 2020 - Gästrikerådet.pdf
Budget och avgift för Gästrikerådet 2020.pdf
Budget och medlemsavgift för Gästrikerådet 2020.pdf
Sammanträdesdatum 2020 - Gästrikerådet.pdf
Verksamhetsrapport 2019 - Gästrikerådet.pdf
Remissvar från Arbetsmarknads- och funktionsrättsnämnden gällande personlig assistans för samtliga hjälpmoment som avser andning och måltider i form av sondmatning (S2019/04168/FST).pdf
Svar på frågor om Gasklockornas verksamhet från Kultur- och Fritid i samråd med Samhällsbyggnad och Ekonomiavdelningen .pdf
Frågor från VISITA Svensk besöksnäring angående Gävle kommuns verksamhet i Gasklockorna.pdf
Cirkulär 19:47 från SKL - Ändringar till Överenskommelse om lönestatistik - SÖK T samt ny handbok AID, Arbetsidentifikation, och justeringar av etikettlista .pdf
Protokoll 2019-11-14 - Svenska Kommun Försäkrings AB (KSFAB) .pdf
Cirkulär 19:50 från SKR - Principöverenskommelse om Allmänna bestämmelser m.m. samt partsgemensamma arbeten med Lärarförbundets och Lärarnas Riksförbunds Samverkansråd.pdf
Cirkulär 19:52 från SKR - Principöverenskommelse - Nytt kompetens- och omställningsavtal och därtill hörande ändringar i Allmänna bestämmelser m.m..pdf
Cirkulär 19:53 från SKR - Överenskommelse om prolongering av Principöverenskommelse Lokala omställningsmedel (TLO-KL) och ändrad turordningsbestämmelse i Allmänna bestämmelser.pdf
Information om medlemsbidrag till Gästrike Räddningstjänstförbund 2020.pdf
Protokoll 2019-11-15 §§ 1-5 - Gästrikerådet.pdf
Protokoll 2019-12-11 - Samordningsförbund Gävleborg.pdf
Verksamhetsplan budget 2020-2022 - Samordningsförbund Gävleborg.pdf
Cirkulär 19:55 från SKR - Kompletterande information i anledning av höjd avgångsålder i lagen om anställningsskydd, LAS fr.o.m. den 1 januari 2020.pdf
Cirkulär 19:54 från SKR - Hyreshöjning fr.o.m. den 1 januari 2020 för lokaler med avtal knutna till konsumentprisindex (KPI) .pdf
Revisorernas bedömning delår 2 2019 - Gästrike Räddningstjänstförbund.pdf
Cirkulär 19:57 från SKR - Omsorgsprisindex (OPI).pdf
Meddelande 18/2019 från Styrelsen SKR - Rekommendation om överenskommelse om samverkansregler för den offentligt finansierade hälso- & sjukvården, läkemedels-medicintekniska-, laboratorietekniska 2020.pdf
Cirkulär 19:61 från SKR - AFA:s styrelse har beslutat om premier för år 2020.pdf
Rapport - Resultat telefon- och e-postundersökning Gävle kommun KKiK 2019.pdf
Resultat telefon- och e-postundersökning Gävle kommun KKiK 2019 - E-postmatris Gävle (Excel-fil).pdf
Resultat telefon- och e-postundersökning Gävle kommun KKiK 2019 - Gävle Telematris (Excel-fil).pdf
Protokollsutdrag 2019-12-12 § 156 Omvårdnadsnämnden - Remissvar till Socialdepartementet gällande Digifysiskt vårdval (SOU 2019:42).pdf
Tjänsteskrivelse Omvårdnadsnämnden - Remissvar till Socialdepartementet gällande Digifysiskt vårdval (SOU 2019:42).pdf
E-posthandling med bilagor - Remissvar till Socialdepartementet från Gävle kommun gällande (SOU 2019:42), diarienr S2019/04058/FS.pdf
E-posthandling med bilaga till SCB gällande Gävle kommuns namnsatta aggregat av DESO-områden.pdf
Bilaga - Sammanställning av Gävle kommuns namnsatta aggregat av DESO-områden.pdf
Remissyttrande till Lantmäteriet angående nya statistiska tätorter efter SCB:s tätortsavgränsning 2018 .pdf
Protokoll 2019-12-13 - Ledningsgruppsmöte BIG.pdf
Aktuellt från Brottsförebyggarna i Gävle BIG-gruppen 2019-12-13.pdf
Protokoll 2019-12-06 Styrelsemöte - Svenska Kommun Försäkrings AB (SKFAB).pdf
Inbjudan - Arkitekturpolicy remisseminarium .pdf
Cirkulär 19:65 från SKR - Överenskommelser om ändrade villkor för avgiftsbestämd ålderspension med anledning av förlängt arbetsliv.pdf
E-posthandling med länk - Cirkulär 19:65 från SKR - Överenskommelser om ändrade villkor för avgiftsbestämd ålderspension med anledning av förlängt arbetsliv.pdf
Statistiska centralbyrån SCB - Kommunalekonomisk utjämning för kommuner - utfall år 2020 - kommunen.pdf
Cirkulär 19:56 från Sveriges Kommuner och Regioner SKR - Jusek och Civilekonomerna går samman och bildar fackförbundet Akavia .pdf
Beslut från Nordanstigs kommun 2019-12-16 - Val till nya Inköp Gävleborg.pdf
Yttrande till Folkhälsomyndigheten från Samhällsbyggnadsnämnden gällande remiss - ändring av Folkhälsomyndighetens föreskrifter och allmänna råd (HSLF-FS 2015:18).pdf
Cirkulär 19:64 från SKR - Höjd tidigaste uttagsålder för allmän pension och införande av riktålder m.m. .pdf
Cirkulär 19:60 från SKR - Slutligt utfall av 2018 års kommunala fastighetsavgift samt prognos för åren 2019, 2020 och 2021.pdf
Beslut 2019-11-29 i mål 2543-19 från Kammarrätten i Sundsvall - Kammarrätten avslår ansökan om återställande av försutten tid.pdf
Erbjudande om förvärv till Försvarsmakten gällande fastigheten Överhärde 63:1 m.fl., Rörbergs flygplats.pdf
Erbjudande om förvärv till Gävlebygdens Flygklubb gällande fastigheten Överhärde 63:1 m.fl., Rörbergs flygplats.pdf
Avtal om Gävle kommuns utträde ur Inköp Gävleborg.pdf
Skrivelse angående Gävle kommuns verksamhet i Gasklockorna.pdf
§56 SBU Gävle Västra - program för detaljplan.pdf
§57 SBU Beslut om granskning av fördjupad översiktsplan Norra Brynäs.pdf
Delegationsbeslut 2019-12-11 - Lokalt utvecklingsbidrag beviljas till Föreningen Norrlandets Utvecklingsgrupp.pdf
Delegationsbeslut 2019-12-04 - Beviljat bidrag till projekt Trygghetsgården i Andersberg - Somaliska föreningen i Gävle .pdf
Delegationsbeslut 2019-12-12 - Beviljat sponsorstöd till Hille IF.pdf
582kb Ladda ner dokument
§55 SBU Underhandsbeslut lokalisering nytt reningsverk i Gävle.pdf
Delegationsbeslut 2020-01-07 - Remittering av e-petition #55522 Dags att förbjuda fyrverkerier för djurens skull.pdf
1. Om allmänna handlingar - Anna-Karin Wågberg Sperring och Eva Lindelöw Sjöö
Protokoll skapad KS 2020-01-22 17.12.17.pdf
Protokoll skapad KS 2020-01-15 10.55.51.pdf