Source: https://steuerberater-jehle.de/mandantenbereich/aufbewahrungsfristen/
Timestamp: 2019-01-17 14:55:39
Document Index: 332736999

Matched Legal Cases: ['§ 257', '§ 147', '§ 165', '§ 257', '§ 147', '§ 146', '§ 239']

Aufbewahrungsfristen - Wolfgang Jehle · Steuerberater
Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§ 257 HGB), vor allem aber aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.
Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen nur zum Teil überein. Aus steuerrechtlichen Gründen sind sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstigen Unterlagen aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt. Im folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften dargestellt.
10 Jahren für: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege.
6 Jahren für: Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO,
Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen.
Die Aufbewahrung im Original ist nur in Ausnahmefällen vorgeschrieben. Eröffnungsbilanzen, die Jahresabschlüsse und die Konzernabschlüsse müssen nach § 257 Abs. 3 S. 1 HGB und § 147 Abs. 2 S.1 AO innerhalb der Aufbewahrungsfrist im Original aufbewahrt werden, auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern aufgezeichnet sind.
Nach der steuerlichen Vorschrift (§ 146 Abs. 2 AO) ist das aufbewahrungspflichtige Schriftgut in der Bundesrepublik Deutschland, aufzubewahren. Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen Ort vor, doch müssen die Unterlagen in einer angemessenen Frist vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 HGB).
Das Merkblatt wurde mit der gebotenen Sorgfalt zusammengestellt. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit kann jedoch keine Gewähr übernommen werden.
Folgende Unterlagen aus dem Jahr 2012 und früher können ab 1.1.2019 vernichtet werden:
Einspruchsschreiben,
Anlagevermögensbücher,
Gehaltslisten – soweit nicht Protokolle und -karteien -,
Anträge auf Arbeitsnehmer-Geschäftsberichte,
Sparzulageunterlagen,
Bankbürgschaftsunterlagen,
Bilanzunterlagen,
Versicherungspolicen – soweit verfallen,
Verträge – soweit verfallen,
Wechsel – soweit verfallen.
Folgende Unterlagen aus dem Jahr 2008 und früher können ab 1.1.2019 vernichtet werden:
Abrechnungsunterlagen, Kontenpläne und Kontenplanänderungen,
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung,
Angestelltenversicherung (Belege),
Kreditorenlisten,
Arbeitsanweisung für EDV-Buchführung,
Belege – soweit Buchfunktion,
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen,
Magnetbänder mit Buchfunktion als Bewertungsunterlage,
Mietunterlage,
Pachtunterlagen,
Postbankbelege,
Buchungsanweisungen,
Darlehensunterlagen,
Prüfungsberichte über Jahresabschlussprüfung,
Debitorenlisten soweit Bilanzunterlagen,
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen),
Einnahme/Überschuss-Rechnungen,
Geschenknachweise,
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung,
Spendenbescheinigungen (betriebliche Spenden),
Gutschriftsanzeigen,
Hauptabschlussübersicht (als Bilanzersatz),
Wareneingangs- und -Ausgangsbücher,
Investitionszulagen (Unterlagen),
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent,
Zollbelege,
Kassenbücher- und Blätter, Kassenberichte.
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