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Timestamp: 2020-01-26 22:45:31
Document Index: 78392993

Matched Legal Cases: ['Art. 1', 'Art. 2', 'Art. 3', 'Art. 4', 'Art. 5', 'Art. 6', 'Art. 7', 'Art. 8', 'Art. 9', 'Art. 10', 'Art. 11', 'Art. 12', 'Art. 12', 'Art. 12', 'Art. 13', 'Art. 14', 'Art. 16', 'Art. 18', 'Art. 21', 'Art. 22', 'Art. 23', 'Art. 24', 'Art. 25', 'Art. 26', 'Art. 27', 'Art. 27', 'Art. 28', 'Art. 30', 'Art. 31', 'Art. 32', 'Art. 33', 'Art. 34', 'Art. 36', 'Art. 8', 'Art. 9', 'Art. 11', 'Art. 41', 'Art. 11', 'Art. 3', 'Art. 51', 'Art. 61', 'Art. 31', 'Art. 71', 'Art. 101', 'Art. 111', 'Art. 11', 'Art. 12', 'Art. 12', 'Art. 14', 'Art. 26', 'Art. 16', 'Art. 16', 'Art. 181', 'Art. 16', 'Art. 201', 'Art. 16', 'Art. 231', 'Art. 241', 'Art. 271', 'Art. 17', 'Art. 21', 'Art. 27', 'Art. 17', 'Art. 281', 'Art. 31', 'Art. 28', 'Art. 8', 'Art. 1', 'Art. 2', 'Art. 41', 'Art. 51', 'Art. 61', 'Art. 71', 'Art. 9', 'Art. 101', 'Art. 111', 'Art. 12', 'Art. 12', 'Art. 12', 'Art. 13', 'Art. 14', 'Art. 16', 'Art. 181', 'Art. 201', 'Art. 21', 'Art. 22', 'Art. 231', 'Art. 241', 'Art. 25', 'Art. 26', 'Art. 271', 'Art. 27', 'Art. 281', 'Art. 30', 'Art. 31', 'Art. 32', 'Art. 33', 'Art. 34', 'Art. 1', 'Art. 2', 'Art. 3', 'Art. 41', 'Art. 51', 'Art. 61', 'Art. 71', 'Art. 8', 'Art. 9', 'Art. 10', 'Art. 111', 'Art. 12', 'Art. 12', 'Art. 12', 'Art. 13', 'Art. 14', 'Art. 16', 'Art. 181', 'Art. 201', 'Art. 21', 'Art. 22', 'Art. 231', 'Art. 241', 'Art. 25', 'Art. 26', 'Art. 271', 'Art. 27', 'Art. 281', 'Art. 30', 'Art. 31', 'Art. 32', 'Art. 33', 'Art. 34', 'Art. 36', 'Art. 1', 'Art. 8', 'Art. 9', 'Art. 2', 'Art. 3', 'Art. 11', 'Art. 41', 'Art. 11', 'Art. 3', 'Art. 51', 'Art. 61', 'Art. 31', 'Art. 71', 'Art. 8', 'Art. 9', 'Art. 10', 'Art. 111', 'Art. 11', 'Art. 12', 'Art. 12', 'Art. 12', 'Art. 13', 'Art. 14', 'Art. 26', 'Art. 16', 'Art. 16', 'Art. 181', 'Art. 16', 'Art. 201', 'Art. 21', 'Art. 16', 'Art. 22', 'Art. 231', 'Art. 241', 'Art. 25', 'Art. 26', 'Art. 271', 'Art. 17', 'Art. 21', 'Art. 27', 'Art. 17', 'Art. 281', 'Art. 30', 'Art. 31', 'Art. 33', 'Art. 28', 'Art. 34', 'Art. 8', 'Art. 36', 'Art. 37', 'Art. 38']

Ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données (OLPD)
Ordinanza del 14 giugno 1993 relativa alla legge federale sulla protezione dei dati (OLPD)
1. Kapitel: Bearbeiten von Personendaten durch private Perso...
1. Abschnitt: Auskunftsrecht
Art. 1 Modalitäten
Art. 2 Ausnahmen von der Kostenlosigkeit
2. Abschnitt: Anmeldung der Datensammlungen
Art. 3 Anmeldung
Art. 4 Ausnahmen von der Anmeldepflicht
3. Abschnitt: Bekanntgabe ins Ausland
Art. 5 Veröffentlichung in elektronischer Form
Art. 6 Informationspflicht
Art. 7 Liste der Staaten mit angemessener Datenschutzgesetzg...
4. Abschnitt: Technische und organisatorische Massnahmen
Art. 8 Allgemeine Massnahmen
Art. 9 Besondere Massnahmen
Art. 10 Protokollierung
Art. 11 Bearbeitungsreglement
Art. 12 Bekanntgabe der Daten
5. Abschnitt: Datenschutzverantwortlicher
Art. 12a Bezeichnung des Datenschutzverantwortlichen und Mit...
Art. 12b Aufgaben und Stellung des Datenschutzverantwortlich...
2. Kapitel: Bearbeiten von Personendaten durch Bundesorgane
Art. 13 Modalitäten
Art. 14 Auskunftsbegehren an die diplomatischen Vertretungen...
Art. 16 Anmeldung
Art. 18 Ausnahmen von der Anmeldepflicht
Art. 21 Bearbeitungsreglement
Art. 22 Datenbearbeitung im Auftrag
Art. 23 Berater für den Datenschutz
5. Abschnitt: Besondere Bestimmungen
Art. 24 Beschaffung von Personendaten
Art. 25 Persönliche Identifikationsnummer
Art. 26 Bekanntgabe der Daten
Art. 27 Verfahren bei der Bewilligung von Pilotversuchen
Art. 27a Evaluationsbericht bei Pilotversuchen
3. Kapitel: Register der Datensammlungen, Eidgenössischer Da...
1. Abschnitt: Register und Registrierung von Datensammlungen
Art. 28 Register der Datensammlungen
2. Abschnitt: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkei...
Art. 30 Sitz und Rechtsstellung
Art. 31 Beziehungen zu anderen Behörden und privaten Persone...
Art. 32 Dokumentation
Art. 33 Gebühren
Art. 34 Prüfung der Datenbearbeitung von Personendaten
3. Abschnitt: Verfahren vor dem Bundesverwaltungsgericht
Art. 36 Änderung des bisherigen Rechts
vom 14. Juni 1993 (Stand am 16. Oktober 2012)
gestützt auf die Artikel 6 Absatz 3, 7 Absatz 2, 8, 11a Absatz 6, 16 Absatz 2, 17a und 36 Absätze 1, 4 und 6 des Bundesgesetzes vom 19. Juni 19921 über den Datenschutz (DSG) und auf Artikel 46a des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 19972,3
1. Kapitel: Bearbeiten von Personendaten durch private Personen
1 Jede Person, die vom Inhaber einer Datensammlung Auskunft darüber verlangt, ob Daten über sie bearbeitet werden (Art. 8 DSG), muss dies in der Regel in schriftlicher Form beantragen und sich über ihre Identität ausweisen.
2 Das Auskunftsbegehren sowie die Auskunftserteilung können auf elektronischem Weg erfolgen, wenn der Inhaber der Datensammlung dies ausdrücklich vorsieht und angemessene Massnahmen trifft, um:
die Identifizierung der betroffenen Person sicherzustellen; und
die persönlichen Daten der betroffenen Person bei der Auskunftserteilung vor dem Zugriff unberechtigter Dritter zu schützen.1
3 Im Einvernehmen mit dem Inhaber der Datensammlung oder auf dessen Vorschlag hin kann die betroffene Person ihre Daten auch an Ort und Stelle einsehen. Die Auskunft kann auch mündlich erteilt werden, wenn die betroffene Person eingewilligt hat und vom Inhaber identifiziert worden ist.
4 Die Auskunft oder der begründete Entscheid über die Beschränkung des Auskunftsrechts (Art. 9 und 10 DSG) wird innert 30 Tagen seit dem Eingang des Auskunftsbegehrens erteilt. Kann die Auskunft nicht innert 30 Tagen erteilt werden, so muss der Inhaber der Datensammlung den Gesuchsteller hierüber benachrichtigen und ihm die Frist mitteilen, in der die Auskunft erfolgen wird.
5 Werden eine oder mehrere Datensammlungen von mehreren Inhabern gemeinsam geführt, kann das Auskunftsrecht bei jedem Inhaber geltend gemacht werden, sofern nicht einer von ihnen für die Behandlung aller Auskunftsbegehren verantwortlich ist. Wenn der Inhaber der Datensammlung zur Auskunftserteilung nicht ermächtigt ist, leitet er das Begehren an den Zuständigen weiter.
6 Betrifft das Auskunftsbegehren Daten, die im Auftrag des Inhabers der Datensammlung von einem Dritten bearbeitet werden, so leitet der Auftraggeber das Begehren an den Dritten zur Erledigung weiter, sofern er nicht selbst in der Lage ist, Auskunft zu erteilen.2
7 Wird Auskunft über Daten von verstorbenen Personen verlangt, so ist sie zu erteilen, wenn der Gesuchsteller ein Interesse an der Auskunft nachweist und keine überwiegenden Interessen von Angehörigen der verstorbenen Person oder von Dritten entgegenstehen. Nahe Verwandtschaft sowie Ehe mit der verstorbenen Person begründen ein Interesse.
1 Fassung gemäss Ziff. I der V vom 28. Sept. 2007, in Kraft seit 1. Jan. 2008 (AS 2007 4993).
2 Fassung gemäss Ziff. I der V vom 28. Sept. 2007, in Kraft seit 1. Jan. 2008 (AS 2007 4993).
1 Eine angemessene Beteiligung an den Kosten kann ausnahmsweise verlangt werden, wenn:
der antragstellenden Person in den zwölf Monaten vor dem Gesuch die gewünschten Auskünfte bereits mitgeteilt wurden und kein schutzwürdiges Interesse an einer neuen Auskunftserteilung nachgewiesen werden kann. Ein schutzwürdiges Interesse ist insbesondere gegeben, wenn die Personendaten ohne Mitteilung an die betroffene Person verändert wurden;
die Auskunftserteilung mit einem besonders grossen Arbeitsaufwand verbunden ist.
2 Die Beteiligung beträgt maximal 300 Franken. Der Gesuchsteller ist über die Höhe der Beteiligung vor der Auskunftserteilung in Kenntnis zu setzen und kann sein Gesuch innert zehn Tagen zurückziehen.
1 Datensammlungen (Art. 11a Abs. 3 DSG) sind beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (Beauftragter) anzumelden, bevor die Datensammlung eröffnet wird.1 Die Anmeldung enthält folgende Angaben:
Name und Adresse des Inhabers der Datensammlung;
Name und vollständige Bezeichnung der Datensammlung;
Person, bei welcher das Auskunftsrecht geltend gemacht werden kann;
Zweck der Datensammlung;
Kategorien der bearbeiteten Personendaten;
Kategorien der Datenempfänger;
Kategorien der an der Datensammlung Beteiligten, das heisst Dritte, die in die Datensammlung Daten eingeben und Änderungen an den Daten vornehmen dürfen.
2 Jeder Inhaber einer Datensammlung aktualisiert diese Angaben laufend. 2
2 Satz aufgehoben durch Ziff. I der V vom 28. Sept. 2007, mit Wirkung seit 1. Jan. 2008 (AS 2007 4993).
Art. 41Ausnahmen von der Anmeldepflicht
1 Ausgenommen von der Pflicht zur Anmeldung der Datensammlungen sind die Datensammlungen nach Artikel 11a Absatz 5 Buchstaben a und c–f DSG sowie die folgenden Datensammlungen (Art. 11a Abs. 5 Bst. b DSG):
Datensammlungen von Lieferanten oder Kunden, soweit sie keine besonders schützenswerten Personendaten oder Persönlichkeitsprofile enthalten;
Datensammlungen, deren Daten ausschliesslich zu nicht personenbezogenen Zwecken verwendet werden, namentlich in der Forschung, der Planung und der Statistik;
archivierte Datensammlungen, die nur zu historischen oder wissenschaftlichen Zwecken aufbewahrt werden;
Datensammlungen, die ausschliesslich Daten enthalten, die veröffentlicht wurden oder welche die betroffene Person selbst allgemein zugänglich gemacht und deren Bearbeitung sie nicht ausdrücklich untersagt hat;
Daten, die ausschliesslich der Erfüllung der Anforderungen nach Artikel 10 dienen;
Buchhaltungsunterlagen;
Hilfsdatensammlungen für die Personalverwaltung des Inhabers der Datensammlung, soweit sie keine besonders schützenswerten Personendaten oder Persönlichkeitsprofile enthalten.
2 Der Inhaber der Datensammlungen trifft die erforderlichen Massnahmen, um die Angaben (Art. 3 Abs. 1) zu den nicht der Anmeldepflicht unterliegenden Datensammlungen auf Gesuch hin dem Beauftragten oder den betroffenen Personen mitteilen zu können.
Art. 51Veröffentlichung in elektronischer Form
Werden Personendaten mittels automatisierter Informations- und Kommunikationsdienste zwecks Information der Öffentlichkeit allgemein zugänglich gemacht, so gilt dies nicht als Übermittlung ins Ausland.
Art. 61Informationspflicht
1 Der Inhaber der Datensammlung informiert den Beauftragten vor der Bekanntgabe ins Ausland über die Garantien und Datenschutzregeln nach Artikel 6 Absatz 2 Buchstaben a und g DSG. Ist die vorgängige Information nicht möglich, so hat sie unmittelbar nach der Bekanntgabe zu erfolgen.
2 Wurde der Beauftragte über die Garantien und die Datenschutzregeln informiert, so gilt die Informationspflicht für alle weiteren Bekanntgaben als erfüllt, die:
unter denselben Garantien erfolgen, soweit die Kategorien der Empfänger, der Zweck der Bearbeitung und die Datenkategorien im Wesentlichen unverändert bleiben; oder
innerhalb derselben juristischen Person oder Gesellschaft oder zwischen juristischen Personen oder Gesellschaften, die einer einheitlichen Leitung unterstehen, stattfinden, soweit die Datenschutzregeln weiterhin einen angemessenen Schutz gewährleisten.
3 Die Informationspflicht gilt ebenfalls als erfüllt, wenn Daten gestützt auf Musterverträge oder Standardvertragsklauseln übermittelt werden, die vom Beauftragten erstellt oder anerkannt wurden, und der Beauftragte vom Inhaber der Datensammlung in allgemeiner Form über die Verwendung dieser Musterverträge oder Standardvertragsklauseln informiert wurde. Der Beauftragte veröffentlicht eine Liste der von ihm erstellten oder anerkannten Musterverträge und Standardvertragsklauseln.
4 Der Inhaber der Datensammlung trifft angemessene Massnahmen um sicherzustellen, dass der Empfänger die Garantien und die Datenschutzregeln beachtet.
5 Der Beauftragte prüft die Garantien und die Datenschutzregeln, die ihm mitgeteilt werden (Art. 31 Abs. 1 Bst. e DSG) und teilt dem Inhaber der Datensammlung das Ergebnis seiner Prüfung innert 30 Tagen ab dem Empfang der Information mit.
Art. 71Liste der Staaten mit angemessener Datenschutzgesetzgebung
Der Beauftragte veröffentlicht eine Liste der Staaten, deren Gesetzgebung einen angemessenen Datenschutz gewährleistet.
1 Wer als Privatperson Personendaten bearbeitet oder ein Datenkommunikationsnetz zur Verfügung stellt, sorgt für die Vertraulichkeit, die Verfügbarkeit und die Integrität der Daten, um einen angemessenen Datenschutz zu gewährleisten.1 Insbesondere schützt er die Systeme gegen folgende Risiken:
unbefugte oder zufällige Vernichtung;
zufälligen Verlust;
technische Fehler;
Fälschung, Diebstahl oder widerrechtliche Verwendung;
unbefugtes Ändern, Kopieren, Zugreifen oder andere unbefugte Bearbeitungen.
2 Die technischen und organisatorischen Massnahmen müssen angemessen sein. Insbesondere tragen sie folgenden Kriterien Rechnung:
Zweck der Datenbearbeitung;
Art und Umfang der Datenbearbeitung;
Einschätzung der möglichen Risiken für die betroffenen Personen;
gegenwärtiger Stand der Technik.
3 Diese Massnahmen sind periodisch zu überprüfen.
2 Aufgehoben durch Ziff. I der V vom 28. Sept. 2007, mit Wirkung seit 1. Jan. 2008 (AS 2007 4993).
1 Der Inhaber der Datensammlung trifft insbesondere bei der automatisierten Bearbeitung von Personendaten die technischen und organisatorischen Massnahmen, die geeignet sind, namentlich folgenden Zielen gerecht zu werden:
Zugangskontrolle: unbefugten Personen ist der Zugang zu den Einrichtungen, in denen Personendaten bearbeitet werden, zu verwehren;
Personendatenträgerkontrolle: unbefugten Personen ist das Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen von Datenträgern zu verunmöglichen;
Transportkontrolle: bei der Bekanntgabe von Personendaten sowie beim Transport von Datenträgern ist zu verhindern, dass die Daten unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder gelöscht werden können;
Bekanntgabekontrolle: Datenempfänger, denen Personendaten mittels Einrichtungen zur Datenübertragung bekannt gegeben werden, müssen identifiziert werden können;
Speicherkontrolle: unbefugte Eingabe in den Speicher sowie unbefugte Einsichtnahme, Veränderung oder Löschung gespeicherter Personendaten sind zu verhindern;
Benutzerkontrolle: die Benutzung von automatisierten Datenverarbeitungssystemen mittels Einrichtungen zur Datenübertragung durch unbefugte Personen ist zu verhindern;
Zugriffskontrolle: der Zugriff der berechtigten Personen ist auf diejenigen Personendaten zu beschränken, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgabe benötigen;
Eingabekontrolle: in automatisierten Systemen muss nachträglich überprüft werden können, welche Personendaten zu welcher Zeit und von welcher Person eingegeben wurden.
2 Die Datensammlungen sind so zu gestalten, dass die betroffenen Personen ihr Auskunftsrecht und ihr Recht auf Berichtigung wahrnehmen können.
Art. 101Protokollierung
1 Der Inhaber der Datensammlung protokolliert die automatisierte Bearbeitung von besonders schützenswerten Personendaten oder Persönlichkeitsprofilen, wenn die präventiven Massnahmen den Datenschutz nicht gewährleisten können. Eine Protokollierung hat insbesondere dann zu erfolgen, wenn sonst nicht nachträglich festgestellt werden kann, ob die Daten für diejenigen Zwecke bearbeitet wurden, für die sie erhoben oder bekannt gegeben wurden. Der Beauftragte2 kann die Protokollierung auch für andere Bearbeitungen empfehlen.
2 Die Protokolle sind während eines Jahres revisionsgerecht festzuhalten. Sie sind ausschliesslich den Organen oder privaten Personen zugänglich, denen die Überwachung der Datenschutzvorschriften obliegt, und dürfen nur für diesen Zweck verwendet werden.
1 Die Berichtigung vom 16. Okt. 2012 betrifft nur den italienischen Text (AS 2012 5521).
2 Ausdruck gemäss Anhang 2 Ziff. 3 der Öffentlichkeitsverordnung vom 24. Mai 2006, in Kraft seit 1. Juli 2006 (AS 2006 2331). Diese Änd. ist im ganzen Erlass berücksichtigt.
Art. 111Bearbeitungsreglement
1 Der Inhaber einer meldepflichtigen automatisierten Datensammlung (Art. 11a Abs. 3 DSG), die nicht aufgrund von Artikel 11a Absatz 5 Buchstaben b–d DSG von der Meldepflicht ausgenommen ist, erstellt ein Bearbeitungsreglement, das insbesondere die interne Organisation sowie das Datenbearbeitungs- und Kontrollverfahren umschreibt und die Unterlagen über die Planung, die Realisierung und den Betrieb der Datensammlung und der Informatikmittel enthält.
2 Der Inhaber der Datensammlung aktualisiert das Reglement regelmässig. Er stellt es dem Beauftragten oder dem Datenschutzverantwortlichen nach Artikel 11a Absatz 5 Buchstabe e DSG auf Anfrage in einer für sie verständlichen Form zur Verfügung.
Der Inhaber der Datensammlung meldet dem Datenempfänger die Aktualität und die Zuverlässigkeit der von ihm bekannt gegebenen Personendaten, soweit diese Informationen nicht aus den Daten selbst oder aus den Umständen ersichtlich sind.
5. Abschnitt:4 Datenschutzverantwortlicher
Art. 12a Bezeichnung des Datenschutzverantwortlichen und Mitteilung an den Beauftragten
1 Will der Inhaber der Datensammlung nach Artikel 11a Absatz 5 Buchstabe e DSG von der Pflicht zur Anmeldung der Datensammlung befreit werden, so muss er:
einen betrieblichen Datenschutzverantwortlichen bezeichnen, der die Anforderungen von Absatz 2 und von Artikel 12b erfüllt; und
den Beauftragten über die Bezeichnung des Datenschutzverantwortlichen informieren.
2 Der Inhaber der Datensammlung kann einen Mitarbeiter oder einen Dritten als Datenschutzverantwortlichen bezeichnen. Dieser darf keine anderen Tätigkeiten ausüben, die mit seinen Aufgaben als Datenschutzverantwortlicher unvereinbar sind, und muss über die erforderliche Fachkenntnis verfügen.
Art. 12b Aufgaben und Stellung des Datenschutzverantwortlichen
1 Der Datenschutzverantwortliche hat namentlich folgende Aufgaben:
Er prüft die Bearbeitung von Personendaten und empfiehlt Korrekturmassnahmen, wenn er feststellt, dass Datenschutzvorschriften verletzt wurden.
Er führt eine Liste der Datensammlungen nach Artikel 11a Absatz 3 DSG, die vom Inhaber der Datensammlungen geführt werden; diese Liste ist dem Beauftragten oder betroffenen Personen, die ein entsprechendes Gesuch stellen, zur Verfügung zu stellen.
2 Der Datenschutzverantwortliche:
übt seine Funktion fachlich unabhängig aus, ohne diesbezüglich Weisungen des Inhabers der Datensammlung zu unterliegen;
verfügt über die zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlichen Ressourcen;
hat Zugang zu allen Datensammlungen und Datenbearbeitungen sowie zu allen Informationen, die er zur Erfüllung seiner Aufgabe benötigt.
Artikel 1 und 2 sind auf die an Bundesorgane gerichteten Auskunftsbegehren sinngemäss anwendbar.
Art. 14 Auskunftsbegehren an die diplomatischen Vertretungen der Schweiz im Ausland
1 Die Vertretungen der Schweiz im Ausland sowie die Missionen bei den Europäischen Gemeinschaften und bei internationalen Organisationen übermitteln Auskunftsgesuche, die bei ihnen gestellt werden, der zuständigen Stelle im eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten. Das Departement regelt die Zuständigkeiten.1
2 Im Übrigen gelten für die Auskunftsbegehren über die Militärkontrolle im Ausland die Bestimmungen der Verordnung vom 10. Dezember 20042 über das militärische Kontrollwesen.3
1 Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. 3 der Öffentlichkeitsverordnung vom 24. Mai 2006, in Kraft seit 1. Juli 2006 (AS 2006 2331).
2 SR 511.22
3 Fassung gemäss Ziff. I der V vom 28. Sept. 2007, in Kraft seit 1. Jan. 2008 (AS 2007 4993).
1 Aufgehoben gemäss Art. 26 Abs. 2 der Archivierungsverordnung vom 8. Sept. 1999 (AS 1999 2424).
Art. 16 Anmeldung1
1 Die verantwortlichen Bundesorgane (Art. 16 DSG) melden alle von ihnen geführten Datensammlungen vor deren Eröffnung beim Beauftragten an. Die Anmeldung enthält folgende Angaben:
Name und Adresse des verantwortlichen Bundesorgans;
das Organ, bei dem das Auskunftsrecht geltend gemacht werden kann;
Rechtsgrundlage und Zweck der Datensammlung;
Kategorien der Empfänger der Daten;
Kategorien der an der Datensammlung Beteiligten, das heisst Dritte, die Daten in eine Datensammlung eingeben und verändern dürfen.
2 Das verantwortliche Bundesorgan aktualisiert diese Angaben laufend.3
1 Aufgehoben durch Ziff. I der V vom 28. Sept. 2007, mit Wirkung seit 1. Jan. 2008 (AS 2007 4993).
Art. 181Ausnahmen von der Anmeldepflicht
1 Folgende Datensammlungen unterliegen nicht der Anmeldepflicht, sofern die Bundesorgane sie ausschliesslich für verwaltungsinterne Zwecke verwenden:
Korrespondenzregistraturen;
Adressensammlungen, die einzig der Adressierung dienen, soweit sie keine besonders schützenswerten Personendaten oder Persönlichkeitsprofile enthalten;
Listen für Entschädigungszahlungen;
Hilfsdatensammlungen für die Personalverwaltung des Bundes, soweit sie keine besonders schützenswerten Personendaten oder Persönlichkeitsprofile enthalten;
Bibliothekdatensammlungen (Autorenkataloge, Ausleiher- und Benutzerverzeichnisse).
2 Ebenfalls nicht der Anmeldepflicht unterliegen:
Datensammlungen, die beim Bundesarchiv archiviert sind;
Datensammlungen, die der Öffentlichkeit in Form von Verzeichnissen zugänglich gemacht werden;
Datensammlungen, deren Daten ausschliesslich zu nicht personenbezogenen Zwecken verwendet werden, namentlich in der Forschung, der Planung und der Statistik.
3 Das verantwortliche Bundesorgan trifft die erforderlichen Massnahmen, um die Angaben (Art. 16 Abs. 1) zu den nicht der Anmeldepflicht unterliegenden Datensammlungen auf Gesuch hin dem Beauftragten oder den betroffenen Personen mitteilen zu können.
Gibt ein Bundesorgan gestützt auf Artikel 6 Absatz 2 Buchstabe a DSG Personendaten ins Ausland bekannt, so gilt Artikel 6.
1 Fassung gemäss Ziff. I der V vom 28. Sept. 2007, in Kraft seit 1. Jan. 2008 (AS 2007 4993, 2008 189).
Art. 201Grundsätze
1 Die verantwortlichen Bundesorgane treffen die nach den Artikeln 8–10 erforderlichen technischen und organisatorischen Massnahmen zum Schutz der Persönlichkeit und der Grundrechte der Personen, über die Daten bearbeitet werden. Bei der automatisierten Datenbearbeitung arbeiten die Bundesorgane mit dem Informatikstrategieorgan Bund (ISB) zusammen.
2 Die verantwortlichen Bundesorgane melden dem Datenschutzverantwortlichen nach Artikel 11a Absatz 5 Buchstabe e DSG oder, falls kein solcher besteht, dem Beauftragten unverzüglich alle Projekte zur automatisierten Bearbeitung von Personendaten, damit die Erfordernisse des Datenschutzes sogleich berücksichtigt werden. Die Meldung an den Beauftragten erfolgt über das ISB, wenn das Projekt auch bei diesem angemeldet werden muss.2
3 Der Beauftragte und das ISB arbeiten im Rahmen ihrer Aktivitäten betreffend die technischen Massnahmen zusammen. Der Beauftragte holt die Stellungnahme des ISB ein, bevor er solche Massnahmen empfiehlt.
4 Im Übrigen sind die Weisungen anwendbar, die von den verantwortlichen Bundesorganen gestützt auf die Bundesinformatikverordnung vom 26. September 20033 erlassen wurden.4
1 Fassung gemäss Anhang Ziff. II 7 der Bundesinformatikverordnung vom 23. Febr. 2000 (AS 2000 1227).
3 SR 172.010.58
4 Fassung gemäss Ziff. I der V vom 28. Sept. 2007, in Kraft seit 1. Jan. 2008 (AS 2007 4993).
1 Die verantwortlichen Bundesorgane erstellen ein Bearbeitungsreglement für automatisierte Datensammlungen, die:
besonders schützenswerte Daten oder Persönlichkeitsprofile beinhalten;
durch mehrere Bundesorgane benutzt werden;
Kantonen, ausländischen Behörden, internationalen Organisationen oder privaten Personen zugänglich gemacht werden; oder
mit anderen Datensammlungen verknüpft sind.
2 Das verantwortliche Bundesorgan legt seine interne Organisation in dem Bearbeitungsreglement fest. Dieses umschreibt insbesondere die Datenbearbeitungs- und Kontrollverfahren und enthält alle Unterlagen über die Planung, Realisierung und den Betrieb der Datensammlung. Das Reglement enthält die für die Meldepflicht erforderlichen Angaben (Art. 16) sowie Angaben über:
das für den Datenschutz und die Datensicherheit der Daten verantwortliche Organ;
die Herkunft der Daten;
die Zwecke, für welche die Daten regelmässig bekannt gegeben werden;
die Kontrollverfahren und insbesondere die technischen und organisatorischen Massnahmen nach Artikel 20;
die Beschreibung der Datenfelder und die Organisationseinheiten, die darauf Zugriff haben;
Art und Umfang des Zugriffs der Benutzer der Datensammlung;
die Datenbearbeitungsverfahren, insbesondere die Verfahren bei der Berichtigung, Sperrung, Anonymisierung, Speicherung, Aufbewahrung, Archivierung oder Vernichtung der Daten;
die Konfiguration der Informatikmittel;
das Verfahren zur Ausübung des Auskunftsrechts.
3 Das Reglement wird regelmässig aktualisiert. Es wird den zuständigen Kontrollorganen in einer für diese verständlichen Form zur Verfügung gestellt.
2 Das Bundesorgan, das Personendaten durch Dritte bearbeiten lässt, bleibt für den Datenschutz verantwortlich. Es sorgt dafür, dass die Daten auftragsgemäss bearbeitet werden, insbesondere was deren Verwendung und Bekanntgabe betrifft.
3 Untersteht der Dritte dem DSG nicht, vergewissert sich das verantwortliche Organ, dass andere gesetzliche Bestimmungen einen gleichwertigen Datenschutz gewährleisten, andernfalls stellt es diesen auf vertraglichem Wege sicher.
Art. 231Berater für den Datenschutz
1 Die Bundeskanzlei und die Departemente bezeichnen jeweils mindestens einen Berater für den Datenschutz. Dieser Berater hat folgende Aufgaben:
Unterstützung der verantwortlichen Organe und Benützer;
Förderung der Information und der Ausbildung der Mitarbeiter;
Mitwirkung beim Vollzug der Datenschutzvorschriften.
2 Wollen Bundesorgane nach Artikel 11a Absatz 5 Buchstabe e DSG von der Pflicht zur Anmeldung ihrer Datensammlungen befreit werden, so sind die Artikel 12a und 12b anwendbar.
3 Die Bundesorgane verkehren mit dem Beauftragten über den Berater.
Art. 241Beschaffung von Personendaten
Ist die befragte Person nicht zur Auskunftserteilung verpflichtet, so muss sie vom Bundesorgan, das die Personendaten systematisch mittels Fragebogen beschafft, auf die Freiwilligkeit der Auskunftserteilung hingewiesen werden.
1 Fassung gemäss Ziff. I der V vom 4. Juni 2010, in Kraft seit 1. Dez. 2010 (AS 2010 3399).
1 Das Bundesorgan, welches für die Verwaltung seiner Datensammlung eine persönliche Identifikationsnummer einführt, schafft eine nichtsprechende Nummer, die im eigenen Aufgabenbereich verwendet wird. Eine nichtsprechende Nummer ist jede eindeutige oder umkehrbar eindeutige Summe von Zeichen, die jeder Person, die in einer Datensammlung registriert ist, zugeteilt wird, und aus der keine Rückschlüsse auf die Person gezogen werden können.
2 Die Verwendung der persönlichen Identifikationsnummer durch andere Organe des Bundes oder der Kantone sowie durch private Personen muss vom betroffenen Bundesorgan genehmigt werden.
3 Die Genehmigung kann erteilt werden, wenn ein enger Zusammenhang zwischen der vorgesehenen und derjenigen Datenbearbeitung besteht, für welche die persönliche Identifikationsnummer geschaffen wurde.
4 Im Übrigen wird die Verwendung der AHV-Nummer von der AHV-Gesetzgebung geregelt.
Das verantwortliche Bundesorgan meldet dem Datenempfänger die Aktualität und die Zuverlässigkeit der von ihm bekannt gegebenen Personendaten, soweit diese Informationen nicht aus den Daten selbst oder aus den Umständen ersichtlich sind.
Art. 271Verfahren bei der Bewilligung von Pilotversuchen
1 Vor der Konsultation der interessierten Verwaltungseinheiten legt das für den Pilotversuch zuständige Bundesorgan zu Handen des Beauftragten dar, wie die Einhaltung der Anforderungen nach Artikel 17a DSG gewährleistet werden soll, und lädt ihn zur Stellungnahme ein.
2 Der Beauftragte nimmt zur Frage Stellung, ob die Bewilligungsvoraussetzungen nach Artikel 17a Absätze 1 und 2 DSG erfüllt sind. Das zuständige Bundesorgan stellt ihm alle dazu notwendigen Unterlagen zur Verfügung, insbesondere:
eine allgemeine Beschreibung des Pilotversuches;
einen Bericht, der nachweist, dass die Erfüllung der gesetzlich vorgesehenen Aufgaben die Bearbeitung von besonders schützenswerten Personendaten oder Persönlichkeitsprofilen erfordert und dass eine Testphase vor dem Inkrafttreten des Gesetzes im formellen Sinn zwingend erforderlich ist (Art. 17a Abs. 1 Bst. c DSG);
eine Beschreibung der internen Organisation sowie der Datenbearbeitungs- und Kontrollverfahren (Art. 21);
eine Beschreibung der Sicherheits- und Datenschutzmassnahmen;
den Entwurf oder das Konzept einer Verordnung, welche die Einzelheiten der Bearbeitung regelt;
die Informationen betreffend die Planung der verschiedenen Phasen des Pilotversuches.
3 Der Beauftragte kann weitere Dokumente anfordern und zusätzliche Abklärungen vornehmen.
4 Das zuständige Bundesorgan informiert den Beauftragten über jede wichtige Änderung, welche die Einhaltung der Anforderungen von Artikel 17a DSG betrifft. Der Beauftragte nimmt, falls erforderlich, erneut Stellung.
5 Die Stellungnahme des Beauftragten ist dem Antrag an den Bundesrat beizufügen.
Art. 27a1Evaluationsbericht bei Pilotversuchen
Das zuständige Bundesorgan legt dem Beauftragten den Entwurf des Evaluationsberichts an den Bundesrat (Art. 17a Abs. 4 DSG) zur Stellungnahme vor. Die Stellungnahme des Beauftragten ist dem Bundesrat zur Kenntnis zu bringen.
1 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 28. Sept. 2007, in Kraft seit 1. Jan. 2008 (AS 2007 4993).
3. Kapitel: Register der Datensammlungen, Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter5 und Verfahren vor dem Bundesverwaltungsgericht6
Art. 281Register der Datensammlungen
1 Das vom Beauftragten geführte Register enthält die Informationen nach den Artikeln 3 und 16.
2 Das Register ist für die Öffentlichkeit online zugänglich. Der Beauftragte erstellt auf Gesuch hin kostenlos Auszüge.
3 Der Beauftragte führt ein Verzeichnis der Inhaber von Datensammlungen, die ihrer Pflicht zur Anmeldung der Datensammlungen nach Artikel 11a Absatz 5 Buchstaben e und f DSG enthoben sind. Dieses Verzeichnis ist für die Öffentlichkeit online zugänglich.
4 Wenn der Inhaber der Datensammlung seine Datensammlung nicht oder nicht vollständig anmeldet, setzt ihm der Beauftragte eine Frist, um seinen Verpflichtungen nachzukommen. Nach Ablauf der Frist kann er gestützt auf die Angaben, die ihm zur Verfügung stehen, von Amtes wegen die Datensammlung registrieren oder die Einstellung der Bearbeitung empfehlen.
2. Abschnitt: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter
1 Sitz und Sekretariat des Beauftragten befinden sich in Bern.
2 Das Arbeitsverhältnis des Sekretariats des Beauftragten bestimmt sich nach dem Bundespersonalgesetz vom 24. März 20001 sowie nach dessen Vollzugsbestimmungen.2
3 Das Budget des Beauftragten wird in einem besonderen Abschnitt des Budgets der Bundeskanzlei aufgeführt.3
3 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 28. Sept. 2007, in Kraft seit 1. Jan. 2008 (AS 2007 4993).
Art. 31 Beziehungen zu anderen Behörden und privaten Personen
1 Der Beauftragte verkehrt mit dem Bundesrat über den Bundeskanzler.1 Dieser übermittelt dem Bundesrat alle Empfehlungen und Berichte des Beauftragten, selbst wenn er diesen nicht zustimmen kann.
1bis Der Beauftragte übermittelt die für die Bundesversammlung bestimmten Berichte direkt den Parlamentsdiensten.2
2 Der Beauftragte verkehrt direkt mit den anderen Verwaltungseinheiten, den eidgenössischen Gerichten, den ausländischen Datenschutzbehörden und mit allen anderen Behörden und privaten Personen, die der Datenschutzgesetzgebung des Bundes oder der Gesetzgebung über das Öffentlichkeitsprinzip der Verwaltung unterstehen.3
2 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 4. Juni 2010, in Kraft seit 1. Dez. 2010 (AS 2010 3399).
3 Fassung gemäss Ziff. II 24 der V vom 8. Nov. 2006 über die Anpassung von Bundesratsverordnungen an die Totalrevision der Bundesrechtspflege, in Kraft seit 1. Jan. 2007 (AS 2006 4705).
1 Die Bundesorgane legen dem Beauftragten alle Rechtsetzungsentwürfe vor, welche die Bearbeitung von Personendaten, den Datenschutz sowie den Zugang zu amtlichen Dokumenten betreffen.1 Im Bereich des Datenschutzes teilen ihm die Departemente und die Bundeskanzlei ihre Entscheide in anonymisierter Form sowie ihre Richtlinien mit.2
2 Der Beauftragte muss über eine für seine Tätigkeit ausreichende Dokumentation verfügen. Er betreibt ein unabhängiges Informations- und Dokumentationssystem für die Verwaltung, Indexierung und Kontrolle der Korrespondenz und der Dossiers sowie für die Publikation von Informationen von allgemeinem Interesse und des Registers der Datensammlungen im Internet.3
3 Das Bundesverwaltungsgericht hat Zugriff auf die wissenschaftliche Dokumentation des Beauftragten.4
2 Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. 3 der Öffentlichkeitsverordnung vom 24. Mai 2006, in Kraft seit 1. Juli 2006 (AS 2006 2331).
4 Fassung gemäss Ziff. II 24 der V vom 8. Nov. 2006 über die Anpassung von Bundesratsverordnungen an die Totalrevision der Bundesrechtspflege, in Kraft seit 1. Jan. 2007 (AS 2006 4705).
1 Für die Gutachten (Art. 28 DSG) des Beauftragten wird eine Gebühr erhoben. Die Bestimmungen der Allgemeinen Gebührenverordnung vom 8. September 20041 sind anwendbar.2
2 Gegenüber Verwaltungseinheiten des Bundes, Behörden und der Kantone wird keine Gebühr erhoben.
1 Für die Abklärung des Sachverhalts nach den Artikeln 27 und 29 DSG, insbesondere bei der Prüfung der Rechtmässigkeit der Datenbearbeitung, kann der Beauftragte vom Inhaber der Datensammlung insbesondere folgende Auskünfte verlangen:
technische und organisatorische Massnahmen (Art. 8–10, 20), die getroffen wurden oder geplant sind;
die Regelungen betreffend Berichtigung, Sperrung, Anonymisierung, Speicherung, Aufbewahrung und Vernichtung von Personendaten;
die Verknüpfungen mit anderen Datensammlungen;
die Art der Bekanntgabe der Daten;
Art und Umfang des Zugriffs der Benutzer auf die Daten der Datensammlung.
2 Bei Bekanntgaben ins Ausland kann der Beauftragte zusätzliche Angaben verlangen, insbesondere über die Bearbeitungsmöglichkeiten des Datenempfängers oder über die zum Datenschutz getroffenen Massnahmen.
1 Das Bundesverwaltungsgericht kann verlangen, dass ihm Datenbearbeitungen vorgelegt werden.
2 Es gibt dem Beauftragten seine Entscheide bekannt.
1 Fassung gemäss Ziff. II 24 der V vom 8. Nov. 2006 über die Anpassung von Bundesratsverordnungen an die Totalrevision der Bundesrechtspflege, in Kraft seit 1. Jan. 2007 (AS 2006 4705).
1. und 2. 1
3.–8. 2
1 Aufgehoben durch Anhang Ziff. II 7 der Bundesinformatikverordnung vom 23. Febr. 2000 (AS 2000 1227).
2 Die Änderungen können unter AS 1993 1962 konsultiert werden.
1 Die Datensammlungen, die bei Inkrafttreten des Datenschutzgesetzes und dieser Verordnung in Bearbeitung stehen, sind beim Beauftragten bis zum 30. Juni 1994 anzumelden.
2 Die technischen und organisatorischen Massnahmen (Artikel 8–11, 20 und 21) sind innerhalb von fünf Jahren nach Inkrafttreten der vorliegenden Verordnung für sämtliche automatisierten Bearbeitungen und Datensammlungen zu verwirklichen.
AS 1993 1962
1 SR 235.12 SR 172.0103 Fassung gemäss Ziff. I der V vom 28. Sept. 2007, in Kraft seit 1. Jan. 2008 (AS 2007 4993).4 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 28. Sept. 2007, in Kraft seit 1. Jan. 2008 (AS 2007 4993).5 Ausdruck gemäss Anhang 2 Ziff. 3 der Öffentlichkeitsverordnung vom 24. Mai 2006, in Kraft seit 1. Juli 2006 (AS 2006 2331).6 Ausdruck gemäss Ziff. II 24 der V vom 8. Nov. 2006 über die Anpassung von Bundesratsverordnungen an die Totalrevision der Bundesrechtspflege, in Kraft seit 1. Jan. 2007 (AS 2006 4705). Diese Änd. ist im ganzen Erlass berücksichtigt.
(OLPD)
du 14 juin 1993 (Etat le 16 octobre 2012)
vu les art. 6, al. 3, 7, al. 2, 8, 11a, al. 6, 16, al. 2, 17a et 36, al. 1, 4 et 6, de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données (LPD)1, vu l’art. 46a de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration fédérale (LOGA)2,3
Chapitre 1 Traitement de données personnelles par des personnes privées
Section 1 Droit d’accès
Art. 1 Modalités
1 Toute personne qui demande au maître du fichier si des données la concernant sont traitées (art. 8 LPD) doit en règle générale le faire par écrit et justifier de son identité.
2 La demande d’accès et la communication des renseignements demandés peuvent être faites par voie électronique, pour autant que le maître du fichier le prévoie expressément et qu’il prenne des mesures adéquates afin:
d’assurer l’identification de la personne concernée, et
de protéger les données de la personne concernée de tout accès de tiers non autorisés lors de la communication des renseignements.1
3 D’entente avec le maître du fichier ou sur proposition de celui-ci, la personne concernée peut également consulter ses données sur place. Si elle y a consenti et qu’elle a été identifiée, les renseignements peuvent également lui être fournis oralement.
4 Les renseignements sont fournis dans les 30 jours suivant réception de la demande. Il en va de même d’une décision restreignant le droit d’accès (art. 9 et 10 LPD); celle-ci doit être motivée. Si les renseignements ne peuvent être donnés dans les 30 jours, le maître du fichier en avertit le requérant en lui indiquant le délai dans lequel interviendra la réponse.
5 Si plusieurs maîtres de fichier gèrent en commun un ou plusieurs fichiers, le droit d’accès peut être exercé auprès de chacun d’eux, à moins que l’un d’eux soit responsable du traitement de l’ensemble des demandes de renseignements. Si le maître de fichier n’est pas autorisé à communiquer le renseignement demandé, il transmet la requête à qui de droit.
6 Si le traitement des données faisant l’objet d’une demande d’accès est effectué par un tiers pour le compte du maître de fichier et que ce dernier n’est pas en mesure de fournir le renseignement demandé, il transmet la demande au tiers pour qu’il y donne suite.2
7 La consultation des données d’une personne décédée est accordée lorsque le requérant justifie d’un intérêt à la consultation et qu’aucun intérêt prépondérant de proches de la personne décédée ou de tiers ne s’y oppose. Un intérêt est établi en cas de proche parenté ou de mariage avec la personne décédée.
1 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).
2 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).
Art. 2 Exception à la gratuité des renseignements
1 Une participation équitable aux frais peut exceptionnellement être demandée lorsque:
les renseignements désirés ont déjà été communiqués au requérant dans les douze mois précédant la demande, et que ce dernier ne peut justifier d’un intérêt légitime, telle la modification non annoncée des données le concernant;
la communication des renseignements demandés occasionne un volume de travail considérable.
2 Le montant prélevé s’élève à 300 francs au maximum. Le requérant est préalablement informé du montant et peut retirer sa requête dans les dix jours.
Section 2 Déclaration des fichiers
1 Les fichiers (art. 11a, al. 3, LPD) sont déclarés au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (préposé) avant d’être opérationnels.1 La déclaration contient les informations suivantes:
les nom et adresse du maître du fichier;
le nom et la dénomination complète du fichier;
la personne auprès de laquelle peut être exercé le droit d’accès;
le but du fichier;
les catégories de destinataires des données;
les catégories de participants au fichier, c’est-à-dire les tiers qui sont en droit d’introduire des données dans le fichier ou d’y procéder à des mutations.
2 Chaque maître de fichier tient ces informations à jour. ...2
2 Phrase abrogée par le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, avec effet au 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).
Art. 41Exceptions à l’obligation de déclarer
1 Ne sont pas soumis à déclaration les fichiers couverts par l’art. 11a, al. 5, let. a et c à f, LPD, ainsi que les fichiers suivants (art. 11a, al. 5, let. b, LPD):
les fichiers de fournisseurs ou de clients, dans la mesure où ils ne contiennent pas de données sensibles ni de profils de la personnalité;
les fichiers dont les données sont traitées uniquement à des fins ne se rapportant pas aux personnes concernées, notamment dans le cadre de la recherche, de la planification ou de la statistique;
les fichiers qui sont archivés et dont les données ne sont conservées qu’à des fins historiques ou scientifiques;
les fichiers contenant exclusivement des données qui ont été publiées ou qui ont été rendues accessibles au public par la personne concernée sans que cette dernière se soit formellement opposée au traitement;
les fichiers dont les données sont traitées uniquement aux fins de réaliser les exigences prévues à l’art. 10;
les pièces comptables;
les fichiers auxiliaires concernant la gestion du personnel du maître du fichier dans la mesure où ils ne contiennent pas de données sensibles ni de profils de la personnalité.
2 Le maître du fichier prend les mesures nécessaires afin de pouvoir communiquer, sur demande, au préposé ou aux personnes concernées les informations relatives aux fichiers qui ne sont pas soumis à déclaration (art. 3, al. 1).
Section 3 Communication à l’étranger
Art. 51Publication sous forme électronique
La publication de données personnelles au moyen de services d’information et de communication automatisés afin d’informer le public n’est pas assimilée à une communication à l’étranger.
Art. 61Devoir d’information
1 Le maître du fichier informe le préposé, avant la communication à l’étranger, des garanties et des règles de protection des données visées à l’art. 6, al. 2, let. a et g, LPD. S’il n’est pas en mesure d’informer préalablement le préposé, l’information a lieu immédiatement après la communication.
2 Une fois les garanties et les règles de protection des données annoncées au préposé, le devoir d’information du maître du fichier est réputé également rempli pour toutes les communications:
qui se basent sur les mêmes garanties, pour autant que les catégories de destinataires, les finalités du traitement et les catégories de données communiquées soient similaires, ou
qui sont effectuées au sein d’une même personne morale ou société ou entre des personnes morales ou sociétés réunies sous une direction unique, aussi longtemps que les règles de protection des données fournies permettent de garantir une protection adéquate.
3 Le devoir d’information est également réputé rempli lorsque des données sont communiquées au moyen de contrats-modèles ou de clauses standards établis ou reconnus par le préposé et que le maître du fichier informe le préposé qu’il recourt à ces contrats-modèles ou à ces clauses standards. Le préposé publie une liste des contrats-modèles ou des clauses standards établis ou reconnus par lui.
4 Le maître du fichier prend les mesures adéquates pour s’assurer que le destinataire respecte les garanties et les règles de protection des données concernées.
5 Le préposé examine les garanties et les règles de protection des données qui lui sont annoncées (art. 31, al. 1, let. e, LPD) et communique le résultat de son examen au maître du fichier dans un délai de 30 jours à compter de la date de leur annonce.
Art. 71Liste des Etats disposant d’une législation assurant un niveau de protection adéquat
Le préposé publie une liste des Etats qui disposent d’une législation assurant un niveau de protection adéquat.
Section 4 Mesures techniques et organisationnelles
1 La personne privée qui traite des données personnelles ou qui met à disposition un réseau télématique assure la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité des données afin de garantir de manière appropriée la protection des données.1 Elle protège les systèmes notamment contre les risques de:
destruction accidentelle ou non autorisée;
erreurs techniques;
falsification, vol ou utilisation illicite;
modification, copie, accès ou autre traitement non autorisés.
2 Les mesures techniques et organisationnelles sont appropriées. Elles tiennent compte en particulier des critères suivants:
but du traitement de données;
nature et étendue du traitement de données;
évaluation des risques potentiels pour les personnes concernées;
développement technique.
3 Ces mesures font l’objet d’un réexamen périodique.
2 Abrogé par le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, avec effet au 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).
Art. 9 Mesures particulières
1 Le maître du fichier prend, en particulier lors de traitements automatisés de données personnelles, des mesures techniques et organisationnelles propres à réaliser notamment les objectifs suivants:
contrôle des installations à l’entrée: les personnes non autorisées n’ont pas accès aux locaux et aux installations utilisées pour le traitement de données personnelles;
contrôle des supports de données personnelles: les personnes non autorisées ne peuvent pas lire, copier, modifier ou éloigner des supports de données;
contrôle du transport: les personnes non autorisées ne peuvent pas lire, copier, modifier ou effacer des données personnelles lors de leur communication ou lors du transport de supports de données;
contrôle de communication: les destinataires auxquels des données personnelles sont communiquées à l’aide d’installations de transmission peuvent être identifiés;
contrôle de mémoire: les personnes non autorisées ne peuvent ni introduire de données personnelles dans la mémoire ni prendre connaissance des données mémorisées, les modifier ou les effacer;
contrôle d’utilisation: les personnes non autorisées ne peuvent pas utiliser les systèmes de traitement automatisé de données personnelles au moyen d’installations de transmission;
contrôle d’accès: les personnes autorisées ont accès uniquement aux données personnelles dont elles ont besoin pour accomplir leurs tâches;
contrôle de l’introduction: l’identité des personnes introduisant des données personnelles dans le système, ainsi que les données introduites et le moment de leur introduction peuvent être vérifiés a posteriori.
2 Les fichiers doivent être organisés de manière à permettre à la personne concernée d’exercer ses droits d’accès et de rectification.
Art. 101Journalisation
1 Le maître du fichier journalise les traitements automatisés de données sensibles ou de profils de la personnalité lorsque les mesures préventives ne suffisent pas à garantir la protection des données. Une journalisation est notamment nécessaire, lorsque, sans cette mesure, il ne serait pas possible de vérifier a posteriori que les données ont été traitées conformément aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou communiquées. Le préposé peut recommander la journalisation pour d’autres traitements.2
2 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés durant une année et sous une forme répondant aux exigences de la révision. Ils sont accessibles aux seuls organes ou personnes chargés de vérifier l’application des dispositions de protection des données personnelles, et ils ne sont utilisés qu’à cette fin.
1 Erratum du 16 oct. 2012, ne concerne que le texte italien (RO 2012 5521).
Art. 111Règlement de traitement
1 Le maître d’un fichier automatisé soumis à déclaration (art. 11a, al. 3, LPD) qui n’en est pas exempté en vertu de l’art. 11a, al. 5, let. b à d, LPD élabore un règlement de traitement décrivant en particulier l’organisation interne et les procédures de traitement et de contrôle des données, et comprenant les documents relatifs à la planification, à l’élaboration et à la gestion du fichier et des moyens informatiques.
2 Le maître du fichier met régulièrement à jour le règlement de traitement. Il le met, sur demande, à la disposition du préposé ou du conseiller à la protection des données au sens de l’art. 11a, al. 5, let. e, LPD sous une forme qui lui est intelligible.
Art. 12 Communication des données
Le maître du fichier indique au destinataire l’actualité et la fiabilité des données personnelles qu’il communique, dans la mesure où ces informations ne ressortent pas des données elles-mêmes ou des circonstances.
Section 54 Conseiller à la protection des données
Art. 12a Désignation du conseiller à la protection des données et communication au préposé
1 Lorsque le maître du fichier entend être délié de son devoir de déclaration en vertu de l’art. 11a, al. 5, let. e, LPD, il est tenu:
de désigner un conseiller à la protection des données qui remplit les conditions de l’al. 2 et de l’art. 12b, et
d’en informer le préposé.
2 Le maître du fichier peut désigner un collaborateur ou un tiers en qualité de conseiller à la protection des données. Celui-ci ne doit pas exercer d’activités incompatibles avec ses tâches de conseiller à la protection des données et doit avoir les connaissances professionnelles nécessaires.
Art. 12b Tâches et statut du conseiller à la protection des données
1 Le conseiller à la protection des données a notamment pour tâches:
de contrôler les traitements de données personnelles et de proposer des mesures s’il apparaît que des prescriptions sur la protection des données ont été violées;
de dresser l’inventaire des fichiers gérés par le maître du fichier mentionné à l’art. 11a, al. 3, LPD et de le tenir à la disposition du préposé ou des personnes concernées qui en font la demande.
2 Le conseiller à la protection des données:
exerce sa fonction de manière indépendante et sans recevoir d’instructions de la part du maître du fichier;
dispose des ressources nécessaires à l’accomplissement de sa tâche;
a accès aux fichiers, aux traitements et aux informations nécessaires à l’accomplissement de sa tâche.
Chapitre 2 Traitement de données par des organes fédéraux
Art. 13 Modalités
Les art. 1 et 2 de la présente ordonnance s’appliquent par analogie aux demandes de renseignements adressées à des organes fédéraux.
Art. 14 Demande de renseignements aux missions suisses à l’étranger
1 Les représentations suisses à l’étranger ainsi que les missions auprès des Communautés européennes et auprès des organisations internationales transmettent les requêtes qui leur sont adressées au service compétent du Département fédéral des affaires étrangères. Le département règle les compétences.1
2 L’ordonnance du 10 décembre 2004 sur les contrôles militaires2 s’applique aux demandes de renseignements relatives aux contrôles militaires à l’étranger.3
1 Nouvelle teneur selon le ch. 3 de l’annexe 2 à l’O du 24 mai 2006 sur la transparence, en vigueur depuis le 1er juillet 2006 (RO 2006 2331).
2 RS 511.22
3 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).
1 Abrogé par l’art. 26 al. 2 de l’O du 8 sept. 1999 sur l’archivage (RO 1999 2424).
Art. 16 Déclaration1
1 Les organes fédéraux responsables (art. 16 LPD) déclarent tous leurs fichiers au préposé2 avant qu’ils ne soient opérationnels. La déclaration contient les informations suivantes:
les nom et adresse de l’organe fédéral responsable;
l’organe auprès duquel peut être exercé le droit d’accès;
la base juridique et le but du fichier;
les catégories de participants au fichier, c’est-à-dire les tiers qui sont en droit d’introduire des données dans le fichier ou d’y procéder à des mutations;
2 Chaque organe fédéral responsable tient ces informations à jour.4
2 Nouvelle abréviation selon le ch. 3 de l’annexe 2 à l’O du 24 mai 2006 sur la transparence, en vigueur depuis le 1er juillet 2006 (RO 2006 2331). Il a été tenu compte de cette modification dans tout le présent texte.
3 Abrogée par le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, avec effet au 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).
4 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).
1 Abrogé par le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, avec effet au 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).
Art. 181Exceptions à l’obligation de déclarer
1 Ne sont pas soumis à déclaration les fichiers suivants, dans la mesure où ils sont utilisés exclusivement à des fins administratives internes:
les fichiers usuels d’enregistrement de la correspondance;
les fichiers d’adresses servant uniquement à l’envoi de correspondance, dans la mesure où ils ne contiennent pas de données sensibles ni de profils de la personnalité;
les listes destinées au paiement des indemnités;
les fichiers auxiliaires concernant la gestion du personnel de la Confédération, dans la mesure où ils ne contiennent pas de données sensibles ni de profils de la personnalité;
les fichiers des bibliothèques (catalogues, listes de prêts et d’utilisateurs).
2 Ne sont pas non plus soumis à déclaration:
les fichiers déposés aux Archives fédérales;
les fichiers rendus accessibles au public sous forme d’annuaires;
les fichiers dont les données sont traitées uniquement à des fins ne se rapportant pas aux personnes concernées, notamment dans le cadre de la recherche, de la planification ou de la statistique.
3 L’organe fédéral responsable prend les mesures nécessaires afin de pouvoir communiquer, sur demande, au préposé ou aux personnes concernées les informations relatives aux fichiers qui ne sont pas soumis à déclaration (art. 16, al. 1).
Lorsqu’un organe fédéral communique des données à l’étranger et qu’il se fonde sur l’art. 6, al. 2, let. a, LPD, l’art. 6 s’applique.
1 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993, 2008 189).
Art. 201Principes
1 Les organes fédéraux responsables prennent, conformément aux art. 8 à 10, les mesures techniques et organisationnelles propres à protéger la personnalité et les droits fondamentaux des personnes dont les données sont traitées. Ils collaborent avec l’Unité de stratégie informatique de la Confédération (USIC) lorsque le traitement des données est automatisé.
2 Ils annoncent, dès le début, au conseiller à la protection des données au sens de l’art. 11a, al. 5, let. e, LPD ou, à défaut, au préposé tout projet de traitement automatisé de données personnelles, afin que les exigences de la protection des données soient immédiatement prises en considération. L’annonce au préposé a lieu par l’intermédiaire de l’USIC lorsqu’un projet doit également être annoncé à cette unité.2
3 Le préposé et l’USIC collaborent dans le cadre de leurs activités relatives aux mesures techniques. Le préposé prend l’avis de l’USIC avant de recommander de telles mesures.
4 Au demeurant, les instructions édictées par les organes fédéraux en vertu de l’ordonnance du 26 septembre 2003 sur l’informatique dans l’administration fédérale (OIAF)3 sont applicables.4
1 Nouvelle teneur selon le ch. II 7 de l’annexe à l’O du 23 fév. 2000 sur l’informatique dans l’administration fédérale, en vigueur depuis le 1er avril 2000 (RO 2000 1227).
3 RS 172.010.58
Art. 21 Règlement de traitement
1 Les organes fédéraux responsables établissent un règlement de traitement pour les fichiers automatisés qui répondent à l’un des critères suivants:
contenir des données personnelles sensibles ou des profils de la personnalité;
être utilisés par plusieurs organes fédéraux;
être accessibles aux cantons, à des autorités étrangères, à des organisations internationales ou à des personnes privées;
être connectés à d’autres fichiers.
2 L’organe fédéral responsable précise dans le règlement de traitement son organisation interne. Il y décrit en particulier les procédures de traitement et de contrôle des données et y intègre les documents relatifs à la planification, à l’élaboration et à la gestion du fichier. Le règlement contient les informations nécessaires à la déclaration des fichiers (art. 16) et les indications suivantes:
l’organe responsable de la protection et de la sécurité des données;
la provenance des données;
les buts dans lesquels des données sont régulièrement communiquées;
les procédures de contrôle et en particulier les mesures techniques et organisationnelles visées à l’art. 20 de la présente ordonnance;
la description des champs de données et des unités d’organisation qui y ont accès;
l’accès des utilisateurs au fichier, ainsi que la nature et l’étendue de cet accès;
les procédures de traitement des données, notamment les procédures de rectification, de blocage, d’anonymisation, de sauvegarde, de conservation, d’archivage ou de destruction des données;
la configuration des moyens informatiques;
la procédure d’exercice du droit d’accès.
3 Le règlement est régulièrement mis à jour. Il est mis à la disposition des organes chargés du contrôle sous une forme qui leur est intelligible.
Art. 22 Traitement de données sur mandat
2 L’organe fédéral qui fait traiter des données personnelles par un tiers demeure responsable de la protection des données. Il veille à ce que les données soient traitées conformément au mandat, notamment quant à leur utilisation et à leur communication.
3 Lorsqu’un tiers n’est pas soumis à la LPD, l’organe responsable veille à ce que d’autres dispositions légales assurent une protection équivalente ou, à défaut, garantit une telle protection par des clauses contractuelles.
Art. 231Conseiller à la protection des données
1 La Chancellerie fédérale et chaque département désignent respectivement et au minimum un conseiller à la protection des données. Ce conseiller a pour tâches de:
conseiller les organes responsables et les utilisateurs;
promouvoir l’information et la formation des collaborateurs;
concourir à l’application des prescriptions relatives à la protection des données.
2 Si les organes fédéraux entendent être déliés de leur devoir de déclarer leurs fichiers conformément à l’art. 11a, al. 5, let. e, LPD, les art. 12a et 12b sont applicables.
3 Ils communiquent avec le préposé par l’intermédiaire de leur conseiller à la protection des données.
Section 5 Dispositions particulières
Art. 241Collecte de données personnelles
Si une personne interrogée n’est pas tenue de fournir des renseignements, l’organe fédéral qui collecte systématiquement des données personnelles au moyen de questionnaires doit l’informer du caractère facultatif de sa réponse.
1 Nouvelle teneur selon le ch. I de l'O du 4 juin 2010, en vigueur depuis le 1er déc. 2010 (RO 2010 3399).
Art. 25 Numéro personnel d’identification
1 L’organe fédéral qui introduit, pour la gestion de ses fichiers, un numéro personnel d’identification crée un identifiant non signifiant réservé à son champ d’activité. Est un identifiant non signifiant tout ensemble de caractères attribué de manière biunivoque à chaque personne enregistrée dans un fichier et qui ne livre par lui-même aucune information sur la personne.
2 L’utilisation d’un numéro personnel d’identification par un autre organe fédéral ou cantonal, ainsi que par une personne privée est soumise à l’autorisation de l’organe concerné.
3 L’organe concerné peut donner son accord si les traitements de données prévus sont en relation étroite avec le domaine pour lequel l’identifiant requis a été créé.
4 Au demeurant, l’utilisation du numéro AVS est régie par la législation sur l’AVS.
Art. 26 Communication des données
L’organe fédéral responsable indique au destinataire l’actualité et la fiabilité des données personnelles qu’il communique, dans la mesure où ces informations ne ressortent pas des données elles-mêmes ou des circonstances.
Art. 271Procédure d’autorisation d’essais pilotes
1 Avant de consulter les unités administratives concernées, l’organe fédéral responsable de l’essai pilote communique au préposé de quelle manière il est prévu d’assurer que les exigences de l’art. 17a LPD sont remplies et l’invite à prendre position.
2 Le préposé prend position sur le respect des exigences de l’art. 17a, al. 1 et 2, LPD. A cet effet, l’organe fédéral responsable lui remet tous les documents nécessaires et en particulier:
un descriptif général de l’essai pilote;
un rapport démontrant que l’accomplissement des tâches légales nécessite le traitement de données sensibles ou de profils de la personnalité et rend indispensable une phase d’essai avant l’entrée en vigueur de la loi au sens formel (art. 17a, al. 1, let. c, LPD);
un descriptif de l’organisation interne et des processus de traitement et de contrôle des données (art. 21);
un descriptif des mesures de sécurité et de protection des données;
un projet d’ordonnance réglant les modalités de traitement ou les grandes lignes de cet acte législatif;
les informations concernant la planification des différentes phases de l’essai pilote.
3 Le préposé peut exiger d’autres documents et procéder à des vérifications complémentaires.
4 L’organe fédéral responsable informe le préposé de toute modification essentielle portant sur le respect des conditions de l’art. 17a LPD. Le cas échéant, le préposé prend à nouveau position.
5 La prise de position du préposé est annexée à la proposition adressée au Conseil fédéral.
Art. 27a1Rapport d’évaluation de l’essai pilote
L’organe fédéral responsable soumet pour avis au préposé le projet de rapport d’évaluation à l’intention du Conseil fédéral (art. 17a, al. 4, LPD). La prise de position du préposé est portée à la connaissance du Conseil fédéral.
1 Introduit par le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).
Chapitre 3 Registre des fichiers, Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence et Procédure devant le Tribunal administratif fédéral5
Section 1 Registre des fichiers et enregistrement
Art. 281Registre des fichiers
1 Le registre des fichiers géré par le préposé contient les informations énoncées aux art. 3 et 16.
2 Le registre est accessible en ligne au public. Sur demande, le préposé communique gratuitement des extraits du registre.
3 Le préposé tient une liste des maîtres de fichiers qui sont déliés de leur devoir de déclarer leurs fichiers en vertu de l’art. 11a, al. 5, let. e et f, LPD. Cette liste est accessible en ligne au public.
4 Si le maître du fichier ne déclare pas son fichier ou le fait de manière incomplète, le préposé l’invite à s’acquitter de son obligation dans un délai déterminé. A l’expiration du délai et sur la base des informations dont il dispose, le préposé peut procéder d’office à l’enregistrement du fichier ou recommander la cessation du traitement des données.
Section 2 Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence6
Art. 30 Siège et statut
1 Le siège du préposé et de son secrétariat est à Berne.
2 Les rapports de travail du secrétariat du préposé sont régis par la loi du 24 mars 2000 sur le personnel de la Confédération1 et ses dispositions d’exécution.2
3 Le budget du préposé figure dans une rubrique spécifique du budget de la Chancellerie fédérale.3
3 Introduit par le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).
Art. 31 Relations avec les autres autorités et les personnes privées
1 Le préposé communique avec le Conseil fédéral par l’intermédiaire du chancelier de la Confédération.1 Celui-ci transmet au Conseil fédéral tous les rapports et propositions du préposé, même s’il ne peut y adhérer.
1bis Le préposé transmet les rapports destinés à l’Assemblée fédérale directement aux Services du Parlement.2
2 Le préposé communique directement avec les autres unités administratives, les tribunaux fédéraux, les autorités étrangères de protection des données et toutes les autres autorités ou personnes privées soumises à la législation fédérale sur la protection des données ou à celle sur le principe de la transparence dans l’administration.3
2 Introduit par le ch. I de l'O du 4 juin 2010, en vigueur depuis le 1er déc. 2010 (RO 2010 3399).
3 Nouvelle teneur selon le ch. II 24 de l’O du 8 nov. 2006 portant adaptation d’ordonnances du Conseil fédéral à la révision totale de la procédure fédérale, en vigueur depuis le 1er janv. 2007 (RO 2006 4705).
Art. 32 Documentation
1 Les organes fédéraux communiquent au préposé tous leurs projets législatifs concernant le traitement de données personnelles, la protection des données et l’accès aux documents officiels.1 En matière de protection des données, les départements et la Chancellerie fédérale lui communiquent leurs décisions sous forme anonyme, ainsi que leurs directives.2
2 Le préposé doit avoir à sa disposition la documentation nécessaire à son activité. Il gère un système d’information autonome pour la documentation, l’enregistrement, la gestion, l’indexation et le contrôle de la correspondance et des dossiers, ainsi que pour la publication en ligne d’informations d’intérêt général et du registre des fichiers.3
3 Le Tribunal administratif fédéral a accès à la documentation scientifique du préposé.4
2 Nouvelle teneur selon le ch. 3 de l’annexe 2 à l’O du 24 mai 2006 sur la transparence, en vigueur depuis le 1er juillet 2006 (RO 2006 2331).
4 Nouvelle teneur selon le ch. II 24 de l’O du 8 nov. 2006 portant adaptation d’ordonnances du Conseil fédéral à la révision totale de la procédure fédérale, en vigueur depuis le 1er janv. 2007 (RO 2006 4705).
Art. 33 Emoluments
1 Les avis (art. 28 LPD) du préposé sont soumis à émolument. L’ordonnance générale du 8 septembre 2004 sur les émoluments1 est applicable.2
2 Aucun émolument ne peut être prélevé auprès des autorités fédérales ou cantonales.
Art. 34 Examen des traitements de données personnelles
1 Lorsqu’en application des art. 27 et 29 LPD le préposé est amené à éclaircir les faits, notamment pour apprécier la licéité d’un traitement, il peut demander au maître du fichier des informations relatives notamment:
aux mesures techniques et organisationnelles prises ou envisagées (art. 8 à 10 et 20);
aux règles relatives à la rectification, au blocage, à l’anonymisation, à la sauvegarde, à la conservation et à la destruction des données;
à la configuration des moyens informatiques;
aux connexions de fichiers;
au mode de communication des données;
à la description des champs de données et des unités d’organisation qui y ont accès;
à la nature et à l’étendue de l’accès des utilisateurs au fichier.
2 Lorsque des données sont communiquées à l’étranger, le préposé peut demander des informations complémentaires ayant trait notamment aux possibilités de traitement des données par le destinataire ou aux mesures de protection des données.
Section 3 Procédure devant le Tribunal administratif fédéral
1 Le Tribunal administratif fédéral peut exiger que des traitements de données lui soient présentés.
2 Il communique ses décisions au préposé.
1 Nouvelle teneur selon le ch. II 24 de l’O du 8 nov. 2006 portant adaptation d’ordonnances du Conseil fédéral à la révision totale de la procédure fédérale, en vigueur depuis le 1er janv. 2007 (RO 2006 4705).
1. et 2. 1
3. à 8. 2
1 Abrogés par le ch. II 7 de l’annexe à l’O du 23 fév. 2000 sur l’informatique dans l’administration fédérale (RO 2000 1227).
2 Les mod. peuvent être consultées au RO 1993 1962.
1 Les fichiers en exploitation à l’entrée en vigueur de la LPD et de la présente ordonnance doivent être annoncés au préposé d’ici au 30 juin 1994.
2 Les mesures techniques et organisationnelles (art. 8 à 11, 20, 21) doivent être prises dans un délai de cinq ans à compter de la date de l’entrée en vigueur de la présente ordonnance pour l’ensemble des traitements automatisés de données et des fichiers existants.
La présente ordonnance entre en vigueur le 1er juillet 1993.
RO 1993 1962
1 RS 235.12 RS 172.0103 Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).4 Introduite par le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1er janv. 2008 (RO 2007 4993).5 Nouvelle expression selon le ch. II 24 de l’O du 8 nov. 2006 portant adaptation d’ordonnances du Conseil fédéral à la révision totale de la procédure fédérale, en vigueur depuis le 1er janv. 2007 (RO 2006 4705). Il a été tenu compte de cette modification dans tout le présent texte.6 Nouvelle dénomination selon le ch. 3 de l’annexe 2 à l’O du 24 mai 2006 sur la transparence, en vigueur depuis le 1er juillet 2006 (RO 2006 2331).
Ordinanza relativa alla legge federale sulla protezione dei dati
del 14 giugno 1993 (Stato 16 ottobre 2012)
visti gli articoli 6 capoverso 3, 7 capoverso 2, 8, 11a capoverso 6, 16 capoverso 2, 17a e 36 capoversi 1, 4 e 6 della legge federale del 19 giugno 19921 sulla protezione dei dati (LPD); visto l’articolo 46a della legge del 21 marzo 19972 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA),3
Capitolo 1: Trattamento dei dati personali da parte di privati
Sezione 1: Diritto di accesso
Art. 1 Modalità
1 Di norma ogni persona che domanda al detentore di una collezione di dati se sono trattati dati che la concernono (art. 8 LPD), lo deve fare per scritto e provare la propria identità.
2 La domanda d’informazione e la comunicazione delle informazioni richieste possono avvenire per via elettronica purché il detentore della collezione di dati lo preveda esplicitamente e prenda misure adeguate al fine di:
assicurare l’identificazione della persona interessata; e
proteggere i dati della persona interessata dall’accesso di terzi non autorizzati in occasione della comunicazione delle informazioni.1
3 D’intesa col detentore di una collezione di dati o su proposta di quest’ultimo la persona interessata può anche consultare i dati sul posto. Se la persona interessata è consenziente e l’identità provata, le informazioni possono pure essere fornite a voce.
4 Le informazioni sono fornite entro 30 giorni dopo aver ricevuto la domanda. Lo stesso dicasi di una decisione che limita il diritto d’accesso (art. 9 e 10 LPD), la quale deve essere motivata. Se non è possibile fornire le informazioni entro 30 giorni, il detentore della collezione di dati avverte il richiedente indicandogli il termine entro il quale sarà data la risposta.
5 Se parecchi detentori di collezioni di dati gestiscono in comune una o parecchie collezioni di dati, il diritto d’accesso può essere esercitato presso ognuno di loro, eccetto che uno sia responsabile del trattamento di tutte le domande d’informazioni. Se non è autorizzato a comunicare l’informazione richiesta, il detentore della collezione di dati trasmette la domanda a chi di diritto.
6 Se il trattamento dei dati richiesti è effettuato da un terzo per conto del detentore della collezione di dati e se quest’ultimo non è in grado di fornire l’informazione richiesta, la domanda è trasmessa al terzo per il disbrigo.2
7 Informazioni su dati di persone decedute sono rilasciate se il richiedente prova di avervi interesse e non vi si oppongono interessi preponderanti di congiunti della persona deceduta o di terzi. L’interesse è presunto in caso di stretta parentela o di matrimonio con la persona deceduta.
1 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).
2 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).
Art. 2 Eccezione alla gratuità delle informazioni
1 Un’equa partecipazione alle spese può essere eccezionalmente domandata quando:
le informazioni richieste sono già state comunicate al richiedente nei 12 mesi prima dell’inoltro della domanda, a meno che questi provi un interesse degno di protezione, segnatamente la modificazione dei dati che lo concernono senza che ne sia stato informato;
la comunicazione delle informazioni richieste causa un lavoro considerevole.
2 La partecipazione è di al massimo 300 franchi. Il richiedente è preventivamente informato dell’importo e può ritirare la richiesta entro dieci giorni.
Sezione 2: Notifica4 delle collezioni di dati
Art. 3 Notifica
1 Le collezioni di dati (art. 11a cpv. 3 LPD) sono notificate all’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (Incaricato) prima di essere rese operative.1 La notifica contiene le informazioni seguenti:
nome e indirizzo del detentore della collezione di dati;
nome e denominazione completa della collezione di dati;
persona presso la quale si può far valere il diritto d’accesso;
scopo della collezione di dati;
categorie di destinatari dei dati;
categorie di partecipanti alla collezione di dati, vale a dire i terzi autorizzati a introdurre dati nella collezione o a procedere a mutamenti.
2 Ogni detentore di una collezione di dati tiene aggiornate le informazioni. ...2
2 Per. abrogato dal n. I dell’O del 28 set. 2007, con effetto dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).
Art. 41Eccezioni all’obbligo di notifica
1 Non sono sottoposte a notifica le collezioni di dati di cui all’articolo 11a capoverso 5 lettere a e c–f LPD, come pure le seguenti collezioni (art. 11a cpv. 5 lett. b LPD):
le collezioni di dati di fornitori o di clienti, sempreché non contengano dati personali degni di particolare protezione o profili della personalità;
le collezioni i cui dati sono utilizzati esclusivamente per scopi impersonali, segnatamente nell’ambito della ricerca, della pianificazione o della statistica;
le collezioni archiviate i cui dati sono conservati unicamente a scopi storici o scientifici;
le collezioni che contengono esclusivamente dati pubblicati o dati che la persona interessata ha reso accessibili al pubblico senza opporsi formalmente al loro trattamento;
le collezioni i cui dati sono trattati unicamente al fine di adempiere le condizioni di cui all’articolo 10;
i documenti contabili;
le collezioni ausiliarie concernenti la gestione del personale del detentore della collezione di dati, sempreché non contengano dati personali degni di particolare protezione o profili della personalità.
2 Il detentore della collezione di dati prende le misure necessarie per poter comunicare, su richiesta, all’Incaricato o alle persone interessate le informazioni relative alle collezioni di dati non sottoposte all’obbligo di notifica (art. 3 cpv. 1).
Sezione 3: Comunicazione all’estero
Art. 51Pubblicazione in forma elettronica
La pubblicazione di dati personali mediante servizi automatizzati di informazione e comunicazione al fine di informare il pubblico non è assimilata a una comunicazione di dati all’estero.
Art. 61Obbligo di informare
1 Il detentore della collezione di dati informa l’Incaricato, prima della comunicazione all’estero, sulle garanzie e sulle regole di protezione dei dati di cui all’articolo 6 capoverso 2 lettere a e g LPD. Se non è in grado di informare anticipatamente l’Incaricato, l’informazione ha luogo subito dopo la comunicazione.
2 Se le garanzie e le regole di protezione dei dati sono state comunicate all’Incaricato, l’obbligo di informare del detentore della collezione di dati è pure considerato adempito per tutte le comunicazioni che:
si fondano sulle stesse garanzie, sempreché le categorie dei destinatari, gli scopi del trattamento e le categorie di dati comunicati siano analoghi; o
hanno luogo all’interno della stessa persona giuridica o società oppure tra persone giuridiche o società sottostanti a una direzione unica, sempreché le regole sulla protezione dei dati fornite consentano di garantire una protezione adeguata.
3 L’obbligo di informare è altresì considerato adempito se i dati sono trasmessi mediante contratti modello o clausole standard allestiti o riconosciuti dall’Incaricato e se il detentore della collezione di dati informa in modo generale l’Incaricato dell’impiego di tali contratti modello o clausole standard. L’Incaricato pubblica un elenco dei contratti modello o delle clausole standard da lui allestiti o riconosciuti.
4 Il detentore della collezione di dati prende misure adeguate per garantire che il destinatario rispetti le garanzie e le regole sulla protezione dei dati.
5 L’Incaricato esamina le garanzie e le regole sulla protezione dei dati che gli sono state comunicate (art. 31 cpv. 1. lett. e LPD) e comunica il risultato del suo esame al detentore della collezione di dati entro un termine di 30 giorni dalla ricezione dell’informazione.
Art. 71Elenco degli Stati che dispongono di una legislazione che assicuri una protezione adeguata dei dati
L’Incaricato pubblica un elenco degli Stati che dispongono di una legislazione che assicuri una protezione adeguata dei dati.
Sezione 4: Misure tecniche e organizzative
Art. 8 Misure generali
1 Il privato che tratta dati personali o che mette a disposizione una rete telematica assicura il carattere confidenziale, la disponibilità e l’integrità dei dati allo scopo di garantirne in modo appropriato la protezione.1 Egli protegge i sistemi segnatamente contro i rischi di:
distruzione accidentale o non autorizzata;
perdita accidentale;
errori tecnici;
falsificazione, furto o uso illecito;
modificazione, copia, accesso o altro trattamento non autorizzati.
2 Le misure tecniche e organizzative devono essere appropriate. In particolare esse tengono conto dei seguenti criteri:
scopo del trattamento dei dati;
natura e estensione del trattamento dei dati;
valutazione dei rischi potenziali per le persone interessate;
sviluppo tecnico.
3 Tali misure sono periodicamente riesaminate.
2 Abrogato dal n. I dell’O del 28 set. 2007, con effetto dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).
Art. 9 Misure particolari
1 Il detentore di una collezione di dati adotta, in particolare per i trattamenti automatizzati di dati personali, le misure tecniche e organizzative appropriate alla realizzazione soprattutto dei seguenti obiettivi:
controllo dell’entrata nelle installazioni: le persone non autorizzate non hanno accesso ai locali e alle installazioni utilizzate per il trattamento dei dati personali;
controllo dei supporti di dati personali: le persone non autorizzate non possono leggere, copiare, modificare o rimuovere supporti di dati;
controllo del trasporto: le persone non autorizzate non possono leggere, copiare, modificare o cancellare dati personali al momento della comunicazione o del trasporto di supporti di dati;
controllo di comunicazione: i destinatari ai quali vengono comunicati dati personali con l’ausilio di impianti di trasmissione possono essere identificati;
controllo di memoria: le persone non autorizzate non possono né introdurre dati personali nella memoria né prendere conoscenza di dati memorizzati, modificarli o cancellarli;
controllo di utilizzazione: le persone non autorizzate non possono utilizzare i sistemi di trattamento automatizzato di dati personali con l’ausilio di impianti di trasmissione;
controllo d’accesso: le persone autorizzate hanno accesso soltanto ai dati personali di cui abbisognano per svolgere i loro compiti;
controllo dell’introduzione: è possibile verificare a posteriori le persone che introducono dati personali nel sistema nonché i dati introdotti e il momento dell’introduzione.
2 Le collezioni di dati devono essere organizzate in modo da permettere alla persona interessata di esercitare i diritti d’accesso e di rettifica.
Art. 10 Verbalizzazione1
1 Il detentore di una collezione di dati verbalizza i trattamenti automatizzati di dati personali degni di particolare protezione o di profili della personalità se le misure preventive non sono sufficienti a garantire la protezione dei dati. La verbalizzazione deve avere luogo in particolare qualora, senza tale misura, non fosse possibile verificare a posteriori se il trattamento dei dati è avvenuto in conformità con gli scopi per cui questi sono stati collezionati o comunicati. L’Incaricato può raccomandare la verbalizzazione di altri trattamenti.2
2 I verbali sono conservati per un anno e in forma adeguata alle esigenze della revisione. Sono accessibili ai soli organi o persone incaricati di verificare l’applicazione dei dispositivi di protezione dei dati personali e sono utilizzati soltanto a questo scopo.3
1RU 2012 5521
2 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993, 2012 5521).
3RU 2012 5521
Art. 111Regolamento per il trattamento
1 Il detentore di una collezione di dati automatizzata sottoposta a notifica (art. 11a cpv. 3 LPD), che è esonerato dall’obbligo di notifica in virtù dell’articolo 11a capoverso 5 lettere b–d LPD, elabora un regolamento che descrive in particolare l’organizzazione interna e le procedure di trattamento e di controllo dei dati e comprende i documenti relativi alla pianificazione, elaborazione e gestione della collezione e dei mezzi informatici.
2 Il detentore della collezione di dati aggiorna regolarmente il regolamento. Su richiesta, lo mette a disposizione dell’Incaricato o del responsabile della protezione dei dati ai sensi dell’articolo 11a capoverso 5 lettera e LPD in una forma a lui comprensibile.
Art. 12 Comunicazione di dati
Al momento di ogni comunicazione il destinatario deve essere informato sull’attualità e l’affidabilità dei dati personali nella misura in cui non risultino da quest’ultimi o dalle circostanze.
Sezione 5:5 Responsabile della protezione dei dati
Art. 12a Designazione del responsabile della protezione dei dati e comunicazione all’Incaricato
1 Se il detentore della collezione di dati vuole essere esonerato dall’obbligo di notifica conformemente all’articolo 11a capoverso 5 lettera e LPD, deve:
designare un responsabile della protezione dei dati che soddisfi le condizioni del capoverso 2 e dell’articolo 12b; e
informarne l’Incaricato.
2 Il detentore della collezione di dati può designare un collaboratore o un terzo quale responsabile della protezione dei dati. Quest’ultimo non può esercitare attività inconciliabili con la sua funzione di responsabile della protezione dei dati e deve disporre delle conoscenze tecniche necessarie.
Art. 12b Compiti e statuto del responsabile della protezione dei dati
1 Il responsabile della protezione dei dati ha segnatamente i seguenti compiti:
controlla i trattamenti di dati personali e propone provvedimenti correttivi, se risulta che sono state violate prescrizioni sulla protezione dei dati;
allestisce un inventario delle collezioni di dati gestite dal detentore della collezione di dati secondo l’articolo 11a capoverso 3 LPD e lo mette a disposizione dell’Incaricato o delle persone interessate che ne fanno richiesta.
2 Il responsabile della protezione dei dati:
esercita la sua funzione in modo indipendente e senza ricevere istruzioni dal detentore della collezione di dati;
dispone delle risorse necessarie all’adempimento del suo compito;
ha accesso a tutte le collezioni e trattamenti di dati così come a tutte le informazioni necessarie all’adempimento del suo compito.
Capitolo 2: Trattamento di dati da parte degli organi federali
Sezione 1: Diritto d’accesso
Art. 13 Modalità
Gli articoli 1 e 2 si applicano per analogia anche alle domande d’informazione rivolte agli organi federali.
Art. 14 Domanda d’informazioni alle missioni svizzere all’estero
1 Le rappresentanze svizzere all’estero e le missioni presso le Comunità europee e le organizzazioni internazionali trasmettono le domande di informazioni a loro presentate al servizio competente presso il Dipartimento federale degli affari esteri. Il Dipartimento disciplina le competenze.1
2 L’ordinanza del 10 dicembre 20042 sui controlli militari resta applicabile alle domande d’informazione relative ai controlli militari all’estero.3
1 Nuovo testo giusta il n. 3 dell’all. 2 all’O del 24 mag. 2006 sulla trasparenza, in vigore dal 1° lug. 2006 (RU 2006 2331).
3 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).
1 Abrogato dall’art. 26 cpv. 2 dell’O dell’8 sett. 1999 sull’archiviazione (RU 1999 2424).
Sezione 2: Notifica delle collezioni di dati
Art. 16 Notifica1
1 Gli organi federali responsabili (art. 16 LPD) notificano all’Incaricato2 le collezioni di dati prima che quest’ultime siano operative. La notifica contiene le seguenti informazioni:
nome e indirizzo dell’organo federale responsabile;
nome e denominazione completa della collezione;
organo presso cui si può far valere il diritto d’accesso;
base giuridica e scopo della collezione;
categorie di partecipanti alla collezione, vale a dire i terzi che hanno il diritto di introdurre dati nella collezione o di procedere a mutazioni;
2 L’organo federale responsabile aggiorna regolarmente tali informazioni.4
2 Nuova espr. giusta il n. 3 dell’all. 2 all’O del 24 mag. 2006 sulla trasparenza, in vigore dal 1° lug. 2006 (RU 2006 2331). Di tale mod. è tenuto conto in tutto il presente testo.
3 Abrogata dal n. I dell’O del 28 set. 2007, con effetto dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).
4 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).
1 Abrogato dal n. I dell’O del 28 set. 2007, con effetto dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).
Art. 181Eccezioni all’obbligo di notifica
1 Le seguenti collezioni di dati non sottostanno all’obbligo di notifica, sempreché gli organi federali li utilizzino esclusivamente a scopi amministrativi interni:
le collezioni di dati usuali di registrazione della corrispondenza;
le collezioni d’indirizzi che servono unicamente all’invio della corrispondenza, sempreché non contengano dati personali degni di particolare protezione o profili della personalità;
gli elenchi destinati al pagamento d’indennità;
le collezioni ausiliarie concernenti la gestione del personale della Confederazione, sempreché non contengano dati personali degni di particolare protezione o profili della personalità;
le collezioni di dati di biblioteche (cataloghi, elenchi di prestiti e di utenti).
2 Non sono parimenti soggette all’obbligo di notifica:
le collezioni di dati depositate presso l’Archivio federale;
le collezioni di dati resi accessibili al pubblico in forma di annuari;
le collezioni i cui dati sono utilizzati esclusivamente per scopi impersonali, segnatamente nell’ambito della ricerca, della pianificazione o della statistica.
3 L’organo federale responsabile prende le misure necessarie per poter comunicare, su richiesta, all’Incaricato o alle persone interessate le informazioni relative alle collezioni di dati non sottoposte all’obbligo di notifica (art. 16 cpv. 1).
Se un organo federale comunica dati personali all’estero fondandosi sull’articolo 6 capoverso 2 lettera a LPD, si applica l’articolo 6.
1 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993, 2008 189).
Art. 201Principi
1 In conformità agli articoli 8–10, gli organi federali responsabili prendono le misure tecniche e organizzative atte a proteggere la personalità e i diritti fondamentali delle persone di cui vengono trattati i dati. Collaborano con l’Organo strategia informatica della Confederazione (OSIC) se il trattamento dei dati è automatizzato.
2 Gli organi federali responsabili annunciano senza indugio al responsabile della protezione dei dati secondo l’articolo 11a capoverso 5 lettera e LPD o, in mancanza di tale responsabile, all’Incaricato ogni progetto di trattamento automatizzato di dati personali affinché le esigenze della protezione dei dati siano immediatamente prese in considerazione. L’annuncio all’Incaricato si svolge per il tramite dell’OSIC quando un progetto deve essere annunciato anche a quest’ultimo.2
3 L’Incaricato e l’OSIC collaborano nel quadro delle attività relative alle misure tecniche. L’Incaricato consulta l’OSIC prima di raccomandare misure del genere.
4 Per il resto si applicano le istruzioni emanate dagli organi federali responsabili in virtù dell’ordinanza del 26 settembre 20033 sull’informatica nell’Amministrazione federale (OIAF).4
1 Nuovo testo giusta il n. II 7 dell’all. all’O del 23 feb. 2000 sull’informatica nell’Amministrazione federale, in vigore dal 1° apr. 2000 (RU 2000 1227).
Art. 21 Regolamento per il trattamento
1 Gli organi federali responsabili emanano un regolamento per il trattamento delle collezioni di dati automatizzati che presentano una delle seguenti caratteristiche:
contengono dati personali degni di particolare protezione o profili della personalità;
sono utilizzate da parecchi organi federali;
sono accessibili a Cantoni, autorità estere, organizzazioni internazionali o privati;
sono collegate ad altre collezioni di dati.
2 L’organo federale responsabile precisa l’organizzazione interna nel regolamento. In particolare descrive le procedure di trattamento e di controllo dei dati e integra i documenti relativi alla pianificazione, all’elaborazione e alla gestione della collezione di dati. Il regolamento contiene le informazioni necessarie per la notifica delle collezioni (art. 16) e dà indicazioni su:
l’organo responsabile della protezione e della sicurezza dei dati;
la provenienza dei dati;
gli scopi per i quali i dati sono regolarmente comunicati;
le procedure di controllo e in particolare le misure tecniche e organizzative previste dall’articolo 20;
la descrizione dei campi di dati e delle unità organizzative che hanno accesso;
il modo d’accesso degli utenti alla collezione di dati nonché l’estensione dell’accesso;
le procedure di trattamento dei dati, segnatamente le procedure di rettificazione, di blocco, di anonimizzazione, di salvaguardia, di conservazione, di archiviazione e di distruzione dei dati;
la configurazione dei mezzi informatici;
la procedura di esercizio del diritto d’accesso.
3 Il regolamento è aggiornato periodicamente. È messo a disposizione degli organi incaricati del controllo in una forma per loro intelligibile.
Art. 22 Trattamento di dati su mandato
2 L’organo federale che incarica un terzo di trattare dati personali è responsabile della protezione dei medesimi. Sorveglia che i dati siano trattati in conformità del mandato, segnatamente in merito all’utilizzazione e alla comunicazione.
3 Se un terzo non è sottoposto alla LPD, l’organo responsabile vigila che altri disposti legali assicurino una protezione equivalente o, in mancanza di essi, garantisce tale protezione mediante clausole contrattuali.
Art. 231Consulente per la protezione dei dati
1 La Cancelleria federale e i dipartimenti designano ciascuno almeno un consulente per la protezione dei dati. Il consulente ha i seguenti compiti:
fornire consulenza agli organi responsabili e agli utenti;
promuovere l’informazione e la formazione dei collaboratori;
contribuire all’applicazione delle prescrizioni sulla protezione dei dati.
2 Se gli organi federali vogliono essere esonerati dall’obbligo di notifica delle loro collezioni di dati conformemente all’articolo 11a capoverso 5 lettera e LPD, si applicano gli articoli 12a e 12b.
3 Gli organi federali comunicano con l’Incaricato per il tramite del loro consulente per la protezione dei dati.
Sezione 5: Disposizioni particolari
Art. 241Raccolta di dati
Se la persona interrogata non è tenuta a fornire un’informazione, l’organo federale che raccoglie sistematicamente dati mediante moduli deve informarla del carattere facoltativo della sua risposta.
1 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 4 giu. 2010, in vigore dal 1° dic. 2010 (RU 2010 3399).
Art. 25 Numero personale d’identificazione
1 L’organo federale che, per la gestione delle sue collezioni di dati, introduce un numero personale d’identificazione, crea un elemento identificante non significante riservato al suo campo d’attività. È un elemento identificante non significante un insieme di caratteri attribuito in modo biunivoco a ogni persona registrata in una collezione di dati e che non dà, preso in sé, nessuna informazione sulla persona.
2 L’utilizzazione di un numero personale d’identificazione da parte di un altro organo federale o cantonale nonché di un privato è sottoposta all’approvazione dell’organo interessato.
3 L’organo interessato può concedere l’approvazione se i trattamenti previsti dei dati sono in rapporto stretto con il settore per cui è stato creato l’elemento identificante richiesto.
4 Se del caso, l’utilizzazione del numero dell’AVS è retta dalla legislazione sull’AVS.
Art. 26 Comunicazione dei dati
L’organo federale responsabile informa il destinatario dei dati sull’attualità e l’affidabilità dei dati personali nella misura in cui non è dato desumerle da quest’ultimi o dalle circostanze.
Art. 271Procedura d’autorizzazione di sistemi pilota
1 Prima di consultare le unità amministrative interessate, l’organo federale competente del sistema pilota comunica all’Incaricato come viene garantito il rispetto delle esigenze di cui all’articolo 17a LPD e lo invita a esprimere un preavviso.
2 L’Incaricato esprime un preavviso sul rispetto delle condizioni di cui all’articolo 17a capoversi 1 e 2 LPD. A tal fine, l’organo federale competente gli mette a disposizione tutti i documenti necessari, e in particolare:
una descrizione generale del sistema pilota;
un rapporto attestante che l’adempimento dei compiti previsti dalla legge richiede il trattamento di dati degni di particolare protezione o profili della personalità e rende imperativa una fase sperimentale prima dell’entrata in vigore della legge in senso formale (art. 17a cpv. 1 lett. c LPD);
una descrizione dell’organizzazione interna e delle procedure di trattamento e di controllo dei dati (art. 21);
una descrizione delle misure di sicurezza e di protezione dei dati;
un progetto di ordinanza che disciplini le modalità di trattamento o le grandi linee di tale atto legislativo;
le informazioni concernenti la pianificazione delle diverse fasi del sistema pilota.
3 L’Incaricato può esigere altri documenti e procedere a verifiche complementari.
4 L’organo federale competente informa l’Incaricato di ogni modifica importante che concerne il rispetto delle condizioni poste dall’articolo 17a LPD. Se necessario, l’Incaricato esprime un nuovo preavviso.
5 Il preavviso dell’Incaricato è allegato alla proposta indirizzata al Consiglio federale.
Art. 27a1Rapporto di valutazione sul sistema pilota
L’organo federale competente sottopone per parere all’Incaricato il progetto di rapporto di valutazione destinato al Consiglio federale (art. 17a cpv. 4 LPD). Il preavviso dell’Incaricato è comunicato al Consiglio federale.
1 Introdotto dal n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).
Capitolo 3: Registro delle collezioni di dati, Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza6 e Procedura davanti al Tribunale amministrativo federale7
Sezione 1: Registro e registrazione delle collezioni di dati
Art. 281Registro delle collezioni di dati
1 Il registro delle collezioni di dati gestito dall’Incaricato contiene le informazioni di cui agli articoli 3 e 16.
2 Il registro è accessibile al pubblico online. Su richiesta, l’Incaricato allestisce estratti gratuitamente.
3 L’incaricato stila un elenco dei detentori di collezioni di dati esonerati dall’obbligo di notifica secondo l’articolo 11a capoverso 5 lettere e ed f LPD. Questo elenco è accessibile al pubblico online.
4 Se il detentore della collezione di dati non notifica la collezione o lo fa incompiutamente, l’Incaricato lo invita a rimediare entro un determinato termine. Trascorso il termine e sulla base delle informazioni di cui dispone, l’Incaricato può procedere d’ufficio alla registrazione della collezione o raccomandare la cessazione del trattamento dei dati.
Sezione 2: Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza
Art. 30 Sede e statuto
1 Sede dell’Incaricato e del segretariato è Berna.
2 I rapporti di lavoro del segretariato dell’Incaricato sono retti dalla legge del 24 marzo 20001 sul personale federale e dalle relative disposizioni esecutive.2
3 Il budget dell’Incaricato figura in una voce specifica del budget della Cancelleria federale.3
3 Introdotto dal n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).
Art. 31 Relazioni con altre autorità e privati
1 L’Incaricato comunica con il Consiglio federale per il tramite del cancelliere della Confederazione.1 Questi trasmette al Consiglio federale rapporti e raccomandazioni dell’Incaricato, anche se non li approva.
1bis L’Incaricato trasmette i rapporti all’attenzione dell’Assemblea federale direttamente ai Servizi del Parlamento.2
2 L’Incaricato comunica direttamente con le altre unità amministrative, i Tribunali della Confederazione, le autorità estere di protezione dei dati e ogni altra autorità o persona privata sottoposta alla legislazione federale sulla protezione dei dati o a quella sul principio di trasparenza dell’amministrazione.3
2 Introdotto dal n. I dell’O del 4 giu. 2010, in vigore dal 1° dic. 2010 (RU 2010 3399).
3 Nuovo testo giusta il n. II 24 dell’O dell’8 nov. 2006 concernente l’adeguamento di ordinanze del Consiglio federale alla revisione totale dell’organizzazione giudiziaria federale, in vigore dal 1° gen. 2007 (RU 2006 4705).
Art. 32 Documentazione
1 Gli organi federali comunicano all’Incaricato tutti i disegni di atti legislativi concernenti il trattamento di dati personali, la protezione dei dati e l’accesso a documenti ufficiali.1 In materia di protezione dei dati, i dipartimenti e la Cancelleria federale gli comunicano le loro decisioni in forma anonima nonché le loro direttive.2
2 L’Incaricato deve disporre della documentazione necessaria per la sua attività. Gestisce un sistema d’informazioni e di documentazione autonomo per la registrazione, la gestione, l’indicizzazione e il controllo della corrispondenza e delle pratiche, così come per la pubblicazione online di informazioni d’interesse generale e del registro delle collezioni di dati.3
3 Il Tribunale amministrativo federale ha accesso alla documentazione scientifica dell’Incaricato.4
2 Nuovo testo giusta il n. 3 dell’all. 2 all’O del 24 mag. 2006 sulla trasparenza, in vigore dal 1° lug. 2006 (RU 2006 2331).
4 Nuovo testo giusta il n. II 24 dell’O dell’8 nov. 2006 concernente l’adeguamento di ordinanze del Consiglio federale alla revisione totale dell’organizzazione giudiziaria federale, in vigore dal 1° gen. 2007 (RU 2006 4705).
Art. 33 Emolumenti
1 I pareri dell’Incaricato (art. 28 LPD) sono sottoposti a emolumento. Si applicano le disposizioni dell’ordinanza generale dell’8 settembre 20041 sugli emolumenti.2
2 Non si prelevano emolumenti presso autorità federali o cantonali.
Art. 34 Esame del trattamento di dati personali
1 Se, in applicazione degli articoli 27 e 29 LPD, deve procedere all’accertamento di fatti, in particolare per valutare la legittimità di un trattamento, l’Incaricato può chiedere al detentore di una collezione di dati informazioni relative segnatamente a:
misure tecniche e organizzative prese o previste (art. 8 a 10, 20);
norme relative alla rettificazione, al blocco, all’anonimizzazione, alla salvaguardia, alla conservazione e alla distruzione dei dati;
configurazione dei mezzi informatici;
connessioni delle collezioni di dati;
modo di comunicazione dei dati;
descrizione dei campi di dati e di unità organizzative che hanno accesso;
accesso degli utenti alla collezione di dati, nonché natura e estensione di questo accesso.
2 In caso di comunicazioni all’estero l’Incaricato può chiedere informazioni complementari relative in particolare alle possibilità di trattamento dei dati da parte del destinatario o alle misure di protezione dei dati.
Sezione 3: Procedura davanti al Tribunale amministrativo federale
1 Il Tribunale amministrativo federale può esigere che gli siano presentati trattamenti di dati.
2 Esso comunica le decisioni all’Incaricato.
1 Nuovo testo giusta il n. II 24 dell’O dell’8 nov. 2006 concernente l’adeguamento di ordinanze del Consiglio federale alla revisione totale dell’organizzazione giudiziaria federale, in vigore dal 1° gen. 2007 (RU 2006 4705).
Art. 36 Modificazione del diritto vigente
1. e 2. 1
3. a 8. 2
1 Abrogati dal n. II 7 dell’all. all’O del 23 feb. 2000 sull’informatica nell’Amministrazione federale (RU 2000 1227).
2 Le mod. possono essere consultate alla RU 1993 1962.
1 Le collezioni di dati in esercizio al momento dell’entrata in vigore della LPD e della presente ordinanza devono essere annunciate all’Incaricato entro il 30 giugno 1994.
2 Le misure tecniche e organizzative (art. 8 a 11, 20 e 21) sono prese entro il termine di cinque anni a decorrere dalla data dell’entrata in vigore della presente ordinanza per l’insieme dei trattamenti automatizzati di dati e delle collezioni esistenti.
La presente ordinanza entra in vigore il 1° luglio 1993.
RU 1993 1962
1 RS 235.12 RS 172.0103 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).4 Nuova espr. giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993). Di detta mod. è stato tenuto conto in tutto il presente testo.5 Introdotta dal n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993).6 Nuova espr. giusta il n. 3 dell’all. 2 all’O del 24 mag. 2006 sulla trasparenza, in vigore dal 1° lug. 2006 (RU 2006 2331). 7 Nuova espr. giusta il n. II 24 dell’O dell’8 nov. 2006 concernente l’adeguamento di ordinanze del Consiglio federale alla revisione totale dell’organizzazione giudiziaria federale, in vigore dal 1° gen. 2007 (RU 2006 4705). Di detta mod. é stato tenuto conto in tutto il presente testo.
of 14 June 1993 (Status as at 16 October 2012)
based on Articles 6 paragraph 3, 7 paragraph 2, 8, 11a paragraph 6, 16 paragraph 2, 17a and 36 paragraphs 1, 4 and 6 of the Federal Act of 19 June 19921 on Data Protection (DPA) and on Article 46a of the Government and Administration Organisation Act of 21 March 19972,3
Chapter 1 Processing of Personal Data by Private Persons
Section 1 Right of Access
Art. 1 Modalities
1 Anyone who requests information from the controller of a data file on whether data concerning them is being processed (Art. 8 DPA) must normally request the information in writing and provide proof of their identity.
2 Requests for information as well as the provision of information may also be made online if the controller of the data file expressly arranges for this and takes appropriate measures to:
guarantee the identification of the data subject; and
protect the personal data of the data subject when providing information against unauthorised access by third parties.1
3 With the agreement of the controller of the data file or at his suggestion, the data subject may inspect their data in situ. The information may also be provided verbally if the data subject has consented and has been identified by the controller.
4 The information or the substantiated decision on the restriction of the right of access (Art. 9 and 10 DPA) is provided within 30 days of receipt of the request for information. If the information cannot be provided within 30 days, the controller of the data file must notify the applicant of this and of the date by which the information will be provided.
5 If one or more data files are jointly held by two or more controllers, the right of access may be asserted against each controller, unless one of them is responsible for processing all requests for information. If the controller of the data file is not authorised to provide information, he shall pass the request on to the person responsible.
6 If the request for information relates to data that is being processed by a third party on behalf of the controller of the data file, the controller shall pass the request on to the third party for processing if the controller is not able to provide the information himself.2
7 If information is requested on data relating to deceased persons, it must be provided if the applicant proves an interest in the information that is not countered by the overriding interests of relatives of the deceased or third parties. Close relatives and persons who have been married to the deceased have a justified interest.
1 Amended in accordance with No. I of the Ordinance of 28 Sept. 2007, in force since 1 Jan. 2008 (AS 2007 4993).
2 Amended in accordance with No. I of the Ordinance of 28 Sept. 2007, in force since 1 Jan. 2008 (AS 2007 4993).
Art. 2 Exceptions to the exemption from costs
1 The payment of an appropriate share of the costs may by way of exception be requested if:
the applicant has already been provided with the requested information in the twelve months prior to the application and no legitimate interest in the further provision of information can be proven. A legitimate interest is constituted in particular if the personal data has been modified without notice being given to the data subject;
the provision of information entails an exceptionally large amount of work.
2 The share of the costs amounts to a maximum of 300 francs. The applicant must be notified of the amount of the share before the information is provided and may withdraw his request within ten days.
Section 2 Registration of Data Files
Art. 3 Registration
1 Data files (Art. 11a para. 3 DPA) must be registered with the Federal Data Protection and Information Commissioner (the Commissioner) before their operational use.1 The registration contains the following information:
the name and address of the controller of the data file;
the name and complete designation of the data file;
the person against whom the right of access may be asserted;
the purpose of the data file;
the categories of data recipients;
the categories of persons participating in the data file, i.e. third parties who are permitted to enter and modify data in the data file.
2 Each controller of a data file shall update this information on an ongoing basis. 2
2 Second sentence repealed by No. I of the Ordinance of 28 Sept. 2007, with effect from 1 Jan. 2008 (AS 2007 4993).
Art. 41Exemptions from the duty to register
1 Exempt from the duty to register data files are data files as defined in Article 11a paragraph 5 letters a and c–f DPA as well as the following data files (Art. 11a para. 5 let. b DPA):
data files from suppliers or customers, provided they do not contain any sensitive personal data or personality profiles;
data files whose data is used exclusively for purposes unrelated to specific persons, in particular in research, planning and statistics;
archived data files and the data that are preserved solely for historical or scientific purposes;
data files that contain only data that has been published or that the data subjects have themselves made generally accessible and whose processing they have not expressly prohibited;
data that exclusively serves to fulfil the requirements of Article10;
secondary data files for personnel management of the controller of the data file, provided they do not contain any sensitive personal data or personality profiles.
2 The controller of the data files shall take the measures required to be able to provide the Commissioner or the data subjects on request with the information (Art. 3 para. 1) on data files not subject to the duty to register.
Section 3 Transborder Disclosure
Art. 51Publication in electronic form
If personal data is made generally accessible by means of automated information and communications services for the purpose of providing information to the general public, this is not deemed to be transborder disclosure.
Art. 61Duty to provide information
1 The controller of the data file shall inform the Commissioner prior to transborder disclosure with regard to the safeguards and data protection rules under Article 6 paragraph 2 letters a and g DPA. If information cannot be provided in advance, it must be provided immediately after disclosure.
2 If the Commissioner has been informed of the safeguards and the data protection rules, the duty to provide information for all additional disclosures is regarded as fulfilled if such disclosures:
are made subject to the same safeguards, provided the categories of recipient, the purpose the processing and the data categories remain essentially unchanged; or
take place within the same legal person or company or between legal persons or companies that are under the same management, provided the data protection rules continue to ensure an adequate level of protection.
3 The duty to provide information is also regarded as fulfilled if data is transmitted on the basis of model contracts or standard contract clauses that have been drawn up or approved by the Commissioner, and the Commissioner has been informed about the use of these model contracts or standard contract clauses by the controller of the data file. The Commissioner shall publish a list of the model contracts and standard contract clauses that he has drawn up or approved.
4 The controller of the data file shall take appropriate measures to ensure that the recipient complies with the safeguards and the data protection rules.
5 The Commissioner examines the safeguards and the data protection rules that have been notified to him (Art. 31 para. 1 let. e DPA) and notifies the controller of the data file of the result of his examination within 30 days of receipt of the information.
Art. 71List of states with adequate data protection legislation
The Commissioner shall publish a list of the states whose legislation ensures an adequate level of protection.
Section 4 Technical and organisational measures
Art. 8 General measures
1 Anyone who as private individual processes personal data or provides a data communication network shall ensure the confidentiality, availability and the integrity of the data in order to ensure an appropriate level of data protection.1 In particular, he shall protect the systems against the following risks:
unauthorised or accidental destruction;
technical faults;
forgery, theft or unlawful use;
unauthorised alteration, copying, access or other unauthorised processing.
2 The technical and organisational measures must be adequate. In particular, they must take account of the following criteria:
the purpose of the data processing;
the nature and extent of the data processing;
an assessment of the possible risks to the data subjects;
the current state of the art.
3 These measures must be reviewed periodically.
2 Repealed by No. I of the Ordinance of 28 Sept. 2007, with effect from 1 Jan. 2008 (AS 2007 4993).
Art. 9 Special measures
1 The controller of the data file shall, in particular for the automated processing of personal data, take the technical and organisational measures that are suitable for achieving the following goals in particular:
entrance control: unauthorised persons must be denied the access to facilities in which personal data is being processed;
personal data carrier control: unauthorised persons must be prevented from reading, copying, altering or removing data carriers;
transport control: on the disclosure of personal data as well as during the transport of data carriers, the unauthorised reading, copying, alteration or deletion of data must be prevented;
disclosure control: data recipients to whom personal data is disclosed by means of devices for data transmission must be identifiable;
storage control: unauthorised storage in the memory as well as the unauthorised knowledge, alteration or deletion of stored personal data must be prevented;
usage control: the use by unauthorised persons of automated data processing systems by means of devices for data transmission must be prevented;
access control: the access by authorised persons must be limited to the personal data that they required to fulfilment their task;
input control: in automated systems, it must be possible to carry out a retrospective examination of what personal data was entered at what time and by which person.
2 The data files must be structured so that the data subjects are able to assert their right of access and their right to have data corrected.
Art. 10 Records
1 The controller of the data file shall maintain a record of the automated processing of sensitive personal data or personality profiles if preventive measures cannot ensure data protection. Records are necessary in particular if it would not otherwise be possible to determine subsequently whether data has been processed for the purposes for which it was collected or disclosed. The Commissioner1 may also recommend that records be maintained of other processing.2
2 The records must be stored for one year in a state suitable for auditing. They are accessible only to those bodies or private persons whose duty it is to supervise compliance with the data protection regulations, and may be used only for this purpose.
1 Term in accordance with Annex 2 No. 3 of the Freedom of Information Ordinance of 24 May 2006, in force since 1 July 2006 (AS 2006 2331). This amendment has been made throughout this Ordinance.
2 Correction of 12 Oct. 2012, concerns only the Italian text (AS 2012 5521)
Art. 111Processing policy
1 The controller of an automated data file subject to registration (Art. 11a para. 3 DPA) that is not exempted from the registration requirement in terms of Article 11a paragraph 5 letters b–d DPA shall issue a processing policy that describes in particular the internal organisation and the data processing and control procedures and contain documents on the planning, realisation and operation of the data file and the information technology used.
2 The controller of the data file shall update the processing policy regularly. He shall make it available to the Commissioner or the data protection officer under Article 11a paragraph 5 letter e DPA on request in a form that is comprehensible to them.
Art. 12 Disclosure of data
The controller of the data file shall notify the data recipient as to how up-to-date and reliable the personal data that he has disclosed is, unless this information is evident from the data itself or from the circumstances.
Section 54 Data Protection Officers
Art. 12a Appointment of the data protection officer and notice to the Commissioner
1 If the controller of the data file under Article 11a paragraph 5 letter e DPA wishes to be exempted from the duty to register the data file, he must:
appoint an operational data protection officer who fulfils the requirements of paragraph 2 and of Article 12b; and
notify the Commissioner of the appointment of the data protection officer.
2 The controller of the data file may appoint an employee or a third party as the data protection officer. This person may not carry out any other activities that are incompatible with his duties as a data protection officer, and must have the required specialist knowledge.
Art. 12b Duties and position of the data protection officer
1 The data protection officer has the following duties in particular:
he audits the processing of personal data and recommends corrective measures if he ascertains that the data protection regulations have been infringed.
he maintains a list of the data files in accordance with Article 11a paragraph 3 DPA that are operated by the controller of the data files; this list must be made available to the Commissioner or on request to data subjects.
2 The data protection officer:
carries out his duties independently and without instructions from the controller of the data file;
has the resources required to fulfil his duties;
has access to all data files and data processing as well as to all information, that he requires to fulfil his duties.
Chapter 2 Processing of Personal Data by Federal Bodies
Art. 13 Modalities
Articles 1 and 2 apply by analogy to requests for information made to federal bodies.
Art. 14 Requests for information made to Swiss diplomatic representations abroad
1 Swiss representations abroad as well as the missions to the European Communities and to international organisations shall forward requests for information made to them to the office responsible in the Federal Department of Foreign Affairs. The Department regulates the responsibilities.1
2 In addition, the provisions of the Ordinance of 10 December 20042 on Military Controls apply to requests for information on military controls abroad.3
1 Amended in accordance with Annex 2 No. 3 of the Freedom of Information Ordinance of 24 May 2006, in force since 1 July 2006 (SR 152.31).
3 Amended in accordance with No. I of the Ordinance of 28 Sept. 2007, in force since 1 Jan. 2008 (AS 2007 4993).
1 Repealed by Art. 26 para. 2 of the Archiving Ordinance of 8 Sept. 1999 (SR 152.11).
Art. 16 Registration1
1 The federal bodies responsible (Art. 16 DPA) shall register with the Commissioner all the data files that they maintain before they are opened. The registration contains the following details:
the name and address of the responsible federal body;
the body against whom the right of access may be asserted;
the legal basis and purpose of the data file;
the categories of processed personal data;
the categories of the recipients of the data;
the categories of the participants in the data file, i.e. third parties who may enter or modify data in the file.
2 The responsible federal body shall update these details regularly.3
1 Repealed by No. I of the Ordinance of 28 Sept. 2007, with effect from 1 Jan. 2008 (AS 2007 4993).
Art. 181Exemptions from the duty to register
1 Following data files are exempted from the duty to register, provided the federal bodies use them exclusively for the internal administrative purposes:
common correspondence registers;
data files of supplier or clients, provided they do not contain sensitive personal data or personality profiles;
collections of addresses used solely for addressing correspondence, provided they do not contain sensitive personal data or personality profiles;
lists for compensation payments;
accounting documents;
secondary data files for federal personnel management, provided they do not contain sensitive personal data or personality profiles;
library data files (catalogues of authors, borrower and user lists).
2 The following are also exempted from the duty to register:
data files archived in the Federal Archives;
data files that are made available to the general public in the form of directories;
data files where the data is used exclusively for purposes not related to specific persons, in particular in research, planning and statistics.
3 The competent federal body shall take the measures required to be able to provide the Commissioner or the data subjects on request with the information (Art. 16 para. 1) on data files exempted from the duty to register.
If a federal body makes a transborder disclosure of personal data on the basis of Article 6 paragraph 2 letter a DPA known, Article 6 applies.
1 Amended in accordance with No. I of the Ordinance of 28 Sept. 2007, in force since 1 Jan. 2008 (AS 2007 4993, 2008 189).
Art. 201Principles
1 The federal bodies responsible shall take the technical and organisational measures required under Articles 8-10 to protect the privacy and the fundamental rights of persons whose data is being processed. In the case of the automated data processing, the federal bodies shall cooperate with the Federal Strategy Unit for IT (FSUIT).
2 The federal bodies responsible shall immediately notify the data protection officer under Article 11a paragraph 5 letter e DPA or, if no officer has been appointed, the Commissioner of all projects involving the automated processing of personal data, so that data protection requirements are taken into account without delay. Notice is given to the Commissioner by way of FSUIT if the project must also be registered with the latter.2
3 The Commissioner and FSUIT shall cooperate on technical measures within the scope of their activities. The Data Protection Commissioner shall consult with FSUIT before recommending such measures.
4 In addition, directives apply that have been issued by the federal bodies responsible based on the Federal Information Technology Ordinance of 26 September 20033.4
1 Amended in accordance with Annex No. II 7 of the Ordinance on Federal Information Technology of 23 Feb. 2000 [AS 2000 1227].
4 Amended in accordance with No. I of the Ordinance of 28 Sept. 2007, in force since 1 Jan. 2008 (AS 2007 4993).
Art. 21 Processing policy
1 The federal bodies responsible shall issue a processing policy for automated data files that:
contain sensitive data or personality profiles;
are used by two or more federal bodies;
are disclosed to cantons, foreign authorities, international organisations or private persons; or
are connected to other data files.
2 The federal body responsible shall determine its internal organisation in the processing policy. These shall in particular describe the data processing and control procedures and contain all documents on the planning, realisation and management of the data file. The policy shall contain the details required for registration (Art. 16) as well as information on:
the body responsible for the protection and security of the data;
the source of the data;
the purposes for which the data is regularly disclosed;
the control procedures and in particular the technical and organisational measures in terms of Article 20;
the description of the data fields and the organisational units that have access to them;
the access by users of the data files as well as on the nature and extent of such access;
the data processing procedures, in particular the procedure for the rectification, blocking, anonymising, storing, safeguarding, archiving or destruction of the data;
the configuration of the information technology used;
the procedure for exercising the right of access.
3 The policy shall be updated regularly. They shall be made available to the control bodies responsible in a form comprehensible to them.
Art. 22 Data processing by third parties
2 A federal body that arranges for personal data to be processed by third parties remains responsible for data protection. It ensures that the data is processed in accordance with its instructions, in particular with regard to its use and disclosure.
3 If the third party is not subject to the DPA, the responsible body shall satisfy itself that other statutory provisions ensure equivalent data protection, and if this is not the case, it shall ensure protection by contractual means.
Art. 231Advisor on data protection
1 The Federal Chancellery and the Departments shall each appoint at least one advisor on data protection. This advisor has the following duties:
advising the responsible bodies and users;
encouraging the provision of information and the training of staff;
participating in the implementation of the data protection regulations.
2 If federal bodies under Article 11a paragraph 5 letter e DPA wish to be exempted from the duty to register their data files, Articles12a and 12b apply.
3 The federal bodies consult with the Commissioner with regard to the advisor.
Section 5 Special Provisions
Art. 241Collection of personal data
1 Where a federal body collects personal data systematically by means of questionnaires, it must inform persons who are not obliged to provide information that the provision of information is voluntary.
1 Amended in accordance with No. 1 of the Ordinance of 4 June 2010, in force since 1 Dec. 2010 (AS 2010 3399).
Art. 25 Personal identification number
1 The federal body that introduces a personal identification number for the administration of its data file shall create a non-speaking number that is used in its own area of responsibility. A non-speaking number is any set of clear or clearly identifiable characters allocated to each person registered in a data file that does not permit any conclusions to be drawn as to the person to which it relates.
2 The use of the personal identification number by other federal or cantonal bodies or by private individuals must be approved by the federal body concerned.
3 The approval may be granted if there is a close connection between the planned data processing and the processing for which the personal identification number has been created.
4 In addition, the use of the AHV number is regulated by the AHV legislation.
Art. 26 Disclosure of data
The federal body concerned shall notify the data recipient of the up-to-dateness and the reliability of the personal data that it discloses, provided this information is not evident from the data itself or from the circumstances.
Art. 271Procedure for the authorisation of pilot scheme
1 Before consulting the interested administrative units, the federal body responsible for the pilot scheme shall inform the Commissioner as to how it is intended to ensure compliance with the requirements of Article 17a DPA, and invite him to comment thereon.
2 The Commissioner shall comment on the issue of whether the licensing requirements in terms of Article 17a paragraphs 1 and 2 DPA are fulfilled. The federal body responsible shall provide him with all the documents required, and in particular with:
a general description of the pilot scheme;
a report that proves that the fulfilment of tasks provided for by law requires the processing of sensitive personal data or personality profiles and that a test phase before the formal enactment comes into force is indispensable (Art. 17a para. 1 let. c DPA);
a description of the internal organisation as well as the data processing and control procedures (Art. 21);
a description of the security and data protection measures;
the draft of or the concept for an ordinance that regulates the details of the processing;
information relating to the planning of the various phases of the pilot scheme.
3 The Commissioner may request further documents and carry out additional investigations.
4 The federal body responsible shall inform the Commissioner of any important modification relating to compliance with the requirements of Article 17a DPA. If required, the Commissioner shall again state his views thereon.
5 The opinion of the Commissioner must be included in the application to the Federal Council.
Art. 27a1Analysis report for pilot schemes
The federal body responsible shall submit the draft of the analysis report for the Federal Council (Art. 17a para. 4 DPA) to the Commissioner for comment. The Federal Council must be informed of the opinion of the Commissioner.
1 Inserted by No. I of the Ordinance of 28 Sept. 2007, in force since 1 Jan. 2008 (AS 2007 4993).
Chapter 3 Register of Data Files, Federal Data Protection and Information Commissioner5 , and Procedures before the Federal Administrative Court6
Section 1 Register and Registration of Data Files
Art. 281Register of data files
1 The register maintained by the Commissioner contains the information in terms of Articles 3 and 16.
2 The register is accessible to the general public online. The Commissioner shall provide extracts on request free of charge.
3 The Commissioner maintains a list of the controllers of data files who are exempted from the requirement to register data files in terms of Article 11a paragraph 5 letters e and f DPA. This list is accessible to the general public online.
4 If the controller of the data file does not register his data file or does not do so completely, the Commissioner shall allow him a period within which to comply with his obligations. On expiry of the period, he may, based on the information available to him, register the file ex officio or recommend that the data processing be terminated.
Section 2 Federal Data Protection and Information Commissioner
Art. 30 Headquarters and legal status
1 The Commissioner’s headquarters and secretariat are located in Bern.
2 The employment of the members of the Commissioner’s secretariat is governed by the Federal Personnel Act of 24 March 20001 together with its implementing provisions.2
3 The Commissioner’s budget is contained in a special section of the Federal Chancellery budget.3
3 Inserted by No. I of the Ordinance of 28 Sept. 2007, in force since 1 Jan. 2008 (AS 2007 4993).
Art. 31 Relations with other authorities and private individuals
1 The Commissioner deals with the Federal Council via the Federal Chancellor.1 The Federal Chancellor shall pass on any recommendations and reports from the Data Protection Commissioner irrespective of whether he or she concurs with them.
1bis The Commissioner passes on the reports intended for the Federal Assembly directly to the Parliamentary Services.2
2 The Commissioner deals directly with other administrative units, the federal courts, foreign data protection authorities and with all other authorities and private persons that are subject to federal data protection legislation or the legislation on the principle of freedom of information in government.3
2 Inserted by No. 1 of the Ordinance of 4 June 2010, in force since 1 Dec. 2010 (AS 2010 3399).
3 Amended in accordance with No. II 24 of the Ordinance of 8. Nov. 2006 on the Amendment of Federal Council Ordinances in accordance with the Total Revision of the Provisions on the Administration of Federal Justice, in force since 1 Jan. 2007 (AS 2006 4705).
1 The federal bodies shall submit to the Commissioner any draft legislation that relates to the processing of personal data, data protection or access to official documents.1 In the area of the data protection, the departments and the Federal Chancellery notify him of their decisions in anonymised form as well as their guidelines.2
2 The Commissioner must have sufficient documentation made available to him in order to carry out his activities. He operates an independent information and documentation system for the administration, indexing and control of correspondence and the files as well as for the online publication of information of general interest and of the registers of data files.3
3 The Federal Administrative Court has access to the Commissioner’s scientific documentation.4
2 Amended in accordance with Annex 2 No. 3 of the Freedom of Information Ordinance of 24 May 2006, in force since 1 July 2006 (SR 152.31).
4 Amended in accordance with No. II 24 of the Ordinance of 8. Nov. 2006 on the Amendment of Federal Council Ordinances in accordance with the Total Revision of the Provisions on the Administration of Federal Justice, in force since 1 Jan. 2007 (AS 2006 4705).
Art. 33 Fees
1 A fee is charged for expert opinions (Art. 28 DPA) from the Commissioner. The provisions of the General Fees Ordinance of 8 September 20041 apply.2
2 No fee is charged to federal administrative units, authorities and the cantons.
Art. 34 Examination of the processing of personal data
1 For the investigation of the circumstances under Articles 27 and 29 DPA, and in particular the examination of the lawfulness of data processing, the Commissioner may request the following information in particular from the controller of the data file:
technical and organisational measures (Art. 8–10, 20) that have been taken or that are planned;
the regulations relating to the correction, blocking, rendering anonymous, storing, safeguarding and destruction of personal data;
links with other data files;
the manner of the disclosure the data;
the nature and extent of access by users to the data in the data file.
2 In the case of transborder disclosure, the Commissioner may request additional information, in particular on the processing possibilities of the data recipient or on the data protection measures taken.
Section 3 Procedure before the Federal Administrative Court
1 The Federal Administrative Court may request the submission of processed data.
2 It notifies the Commissioner of its decisions.
1 Amended in accordance with No. II 24 of the Ordinance of 8. Nov. 2006 on the Amendment of Federal Council Ordinances in accordance with the Total Revision of the Provisions on the Administration of Federal Justice, in force since 1 Jan. 2007 (AS 2006 4705).
Art. 36 Amendment of current law
1.–2. 1
3. –8. 2
1 Repealed by Annex No. II 7 of the Ordinance on Federal Information Technology of 23 Feb. 2000 [AS 2000 1227].
2 The amendments may be consulted under AS 1993 1962.
Art. 37 Transitional provisions
1 Data files that are being processed when the DPA and this Ordinance come into force must be registered with the Commissioner by 30 June 1994.
2 The technical and organisational measures (Article 8–11, 20 and 21) must be carried out in relation to all automated processing and data files within five years of this Ordinance coming into force.
Art. 38 Commencement
This Ordinance comes into force on 1 July 1993.
1 SR 235.12 SR 172.0103 Amended in accordance with No. I of the Ordinance of 28 Sept. 2007, in force since 1 Jan. 2008 (AS 2007 4993).4 Inserted by No. I of the Ordinance of 28 Sept. 2007, in force since 1 Jan. 2008 (AS 2007 4993).5 Term in accordance with Annex 2 No. 3 of the Freedom of Information Ordinance of 24 May 2006, in force since 1 July 2006 (AS 2006 2331).6 Term in accordance with No. II 24 of the Ordinance of 8 Nov. 2006 on the Amendment of Federal Council Ordinances in accordance with the Total Revision of the Provisions on the Administration of Federal Justice, in force since 1 Jan. 2007 (AS 2006 4705). This amendment is taken into account throughout this Ordinance.