Source: http://www.ref-ag.ch/wikiref/protokolle_-_glossar.html
Timestamp: 2018-12-15 22:45:50
Document Index: 46135615

Matched Legal Cases: ['§ 46', '§ 48', 'Art. 179', '§ 9', '§ 49', '§ 19', '§ 19', '§ 9', '§ 19']

Sachlich richtige, klar und kurz gefasste Protokolle sind hilfreiche Arbeitsinstrumente für Behörden und Kommissionen. Protokolle sollen neben den Beschlüssen und Anträgen auch die wichtigsten Argumente und Gedankengänge festhalten, die zu den Beschlüssen geführt haben. Das hilft später, den Werdegang eines Beschlusses nachvollziehen zu können. Faustregel: Je komplexer und bedeutender ein Geschäft, desto detaillierter sollte das Protokoll die Überlegungen wiedergeben, die zum Entscheid geführt haben.
Das Protokoll der Kirchenpflege muss nicht vom Aktuariat oder von einem anderen Mitglied der Kirchenpflege verfasst werden; es kann auch vom Sekretariat geführt werden. Für das Sekretariat gilt in diesem Fall ebenfalls die Schweigepflicht.
Funktionen des Protokolls
▪Archivierung: Ein Protokoll dient dazu, dass Beteiligte und Nicht-Beteiligte später Entscheidungen nachvollziehen können: Was wurde wann, warum und wie entschieden? Wichtig dafür sind unter anderem die Lückenlosigkeit der Protokolle und deren Unveränderbarkeit. Eine sinnvolle Registrierung in der Kirchgemeinde erleichtert es zudem, auf frühere Beschlüsse rasch zuzugreifen. Verschiedene Programme können die Protokollführerinnen und -führer bei der Erfassung, Registrierung und Ablage der Protokolle und der Pendenzen unterstützen.
▪Nachvollziehbarkeit von Beschlüssen für Abwesende und Nicht-Teilnehmende. Zu letzteren gehören nicht-delegierte Ordinierte in Gemeinden mit einem Delegationsprinzip. Sie dürfen Protokolle und andere Unterlagen zu Kirchenpflegesitzungen lesen.
▪Arbeitsinstrument für die Teilnehmenden: Wer hat allenfalls was bis wann zu erledigen? Dafür empfiehlt sich eine Spalte mit den Pendenzen (Verantwortlichkeit und Termin) oder eine separate Pendenzenliste.
▪Beweisfunktion: Protokolle können in einem Rechtsstreit Bedeutung erlangen.
▪Die Protokolle der Kirchgemeindeversammlung haben auch eine demokratische Funktion: Die Mitglieder der Kirchgemeinde können kontrollieren, ob die Beratungen und Beschlüsse korrekt erfasst wurden.
Geschäftsstruktur- und Archivplan
Pendenzenliste und Geschäftskontrolle
Protokolle der Kirchenpflege sind gemäss Kirchenordnung nicht öffentlich. Daraus folgt ein sorgsamer Umgang mit Protokollen:
▪Kein Versand per E-Mail über nicht verschlüsselte Verbindungen. Alternativen:
•verschlüsselte Mails wie z.B. IncaMail, ein Service der Post
•Ausdruck und Versand per Post oder Auflage in nicht allgemein zugänglichen Räumen
•Aufschaltung auf dem Intranet
▪Kein Versand an Nicht-Mitglieder. Ausnahme: In Gemeinden mit einem Delegationsprinzip sind die nicht-delegierten Ordinierten in den Verteiler aufzunehmen. Bei allen übrigen Nicht-Mitgliedern kann ein Versand von Auszügen nur mit Zustimmung des Gremiums erfolgen.
▪Ausdrucke von Protokollen gehören nicht ins Altpapier, sondern in den Shredder oder in die Kehrichtabfuhr.
In Kirchenpflege- und Kommissionssitzungen sind Aufnahmen auf Tonband oder digitale Tonträger nur zulässig, wenn alle Teilnehmenden zustimmen (ergibt sich aus dem Strafgesetzbuch). Aufnahmen in Kirchgemeindeversammlungen sind zulässig, da es sich um eine öffentliche Versammlung handelt. Verlangt eine Rednerin oder ein Redner, dass das Aufnahmegerät für ihr/sein Votum abzustellen ist, muss dieser Aufforderung Folge geleistet werden.
Alle Audioaufnahmen sollten vernichtet werden, wenn das Protokoll verabschiedet ist.
Protokolle der Kirchgemeindeversammlung dürfen gemäss Einschätzung der kantonalen Datenschutzbeauftragten nicht oder nur auszugsweise und ohne Namensnennung auf der Homepage aufgeschaltet werden.
Protokolle von Kommissionssitzungen sind für die Kommissionsmitglieder bestimmt. Die Kirchenpflege bestimmt, ob alle, keine oder einzelne ihrer Mitglieder ebenfalls ein Exemplar erhalten.
§ 46 Abs. 5 und § 48 Abs. 2 Kirchenordnung
Art. 179ter Strafgesetzbuch
Stellungnahme der kantonalen Datenschutzbeauftragten zur Publikation von Gemeindeversammlungsprotokollen auf dem Internet, die analog für Kirchgemeinden gilt
Gestaltungsspielraum für Kirchgemeinden
Bei Protokollen der Kirchenpflege und der Kommissionen ist die Kirchenpflege bzw. die Protokollführung frei, die folgenden Parameter festzulegen:
▪Detaillierungsgrad und Form (Wortprotokoll, Verlaufsprotokoll, Kurz-/Beschlussprotokoll): Damit die vom kirchlichen Recht verlangte Archivfunktion sichergestellt ist, muss ein Protokoll aber mindestens den Antrag, die in der Sitzung zusätzlich vorgetragenen Fakten und den Beschluss wiedergeben. Generell gilt: Je komplexer und bedeutender ein Geschäft, desto detaillierter sollte das Protokoll die Überlegungen wiedergeben, die zum Entscheid geführt haben.
▪Fristen für Abfassung/Genehmigung/Versand des Protokolls
▪Dauer der Aufbewahrung der Notizen der Protokollführung (sie sollten nicht unnötig lange aufbewahrt werden).
▪Umgang mit nachträglichen Änderungen. Variante 1: Protokoll wird mit dem Versand definitiv. Nachträgliche Änderungen werden in der nächsten Sitzung unter «Protokoll der letzten Sitzung» angebracht. Sie werden nur dort protokolliert; das Protokoll der letzten Sitzung wird nicht mehr geändert. Variante 2: Protokoll wird als provisorisch versandt. Änderungen werden an der nächsten Sitzung noch eingearbeitet. Erst mit der Genehmigung wird es definitiv.
Um ein Durcheinander mit verschiedenen Protokollversionen zu vermeiden empfiehlt sich Variante 1.
▪Umgang mit Protokollauszügen: Auszüge aus dem Protokoll dienen dazu, Personen, die nicht zum üblichen Kreis der Empfängerinnen und Empfänger gehören, über einen Beschluss zu orientieren. Ein Protokollauszug enthält keine Einzelheiten zum Beratungsverlauf oder zum Stimmenverhältnis bei der Beschlussfassung. Die Kirchenpflege bestimmt, wer einen Protokollauszug erhalten soll.
Zu den Protokollen der Kirchgemeindeversammlungen: § 9 Geschäftsordnung für Kirchgemeindeversammlungen
Rolle des Aktuariats bei Protokollen
Es ist nicht zwingend notwendig, dass die Aktuarin oder der Aktuar das Protokoll der Kirchenpflegesitzung verfasst oder unterzeichnet. Hingegen muss sie oder er das Protokoll der Kirchgemeindeversammlung mitunterzeichnen.
§ 49 Kirchenordnung
Aus dem kirchlichen Recht lässt sich entnehmen, dass ein Protokoll geführt werden muss für die folgenden Sitzungen und Versammlungen:
▪Kirchenpflegesitzung: ergibt sich aus § 19 Kap. III Ziff. 3 Archivordnung
▪Kirchgemeindeversammlung: § 19 Kap. III Ziff. 3 Archivordnung und ausführlich in § 9 Geschäftsordnung für Kirchgemeindeversammlungen
▪Kommissionssitzung: § 19 Kap. III Ziff. 3 Archivordnung
Muster Protokollvorlage (Word)
Praxistipps «Protokolle: Das müssen Sie wissen» der Beratungsfirma skribent
(Hinweis: Das bisherige Merkblatt zum Umgang mit Protokollen wurde in diesen Beitrag integriert)