Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/acuerdo-65-de-diciembre-16-de-2015?documento=legcol&contexto=legcol_b5653ad0266442108ce73c473ded9918&vista=STD-PC
Timestamp: 2018-09-25 21:39:03
Document Index: 79536983

Matched Legal Cases: ['ARTÍCULO 3', 'artículo 3', 'artículo 8', 'artículo 19', 'artículo 35', 'artículo 12', 'artículo 12', 'artículo 9', 'artículo 355']

ACUERDO 65 DE 16 DE DICIEMBRE DE 2015
VIGENCIA:SUBROGADO POR EL ACUERDO 16 DE 2016 ARTÍCULO 3° DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR.
ACUERDO 65 DE 2015
“Por el cual se adopta el Manual de contratación del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior “Mariano Ospina Pérez” (Icetex)”.
(Nota: Subrogado por el Acuerdo 16 de 2016 artículo 3° del Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior)
en ejercicio de sus facultades legales y en especial las que le confieren el Decreto-Ley 3155 de 1968, el artículo 8º de la Ley 1002 de 2005, lo señalado en los numerales 1º, 3º y 4º del Decreto 1050 de 2006, lo señalado en los artículos 13 y 15 de la Ley 1150 de 2007, numerales 1º y 4º del artículo 19 y artículo 35 del Acuerdo 13 de 2007.
Que mediante el Acuerdo 30 del 17 de septiembre de 2013, se adoptó el Manual de contratación del Icetex, modificado por los acuerdos 19 del 19 de junio de 2014 y 30 de septiembre de 2015, el cual tiene como objeto regular el régimen de contratación del Icetex.
Que la secretaría general del Icetex propuso a la junta directiva modificar el Manual de contratación del Icetex, con el objeto de actualizar y determinar con claridad el régimen contractual aplicable y la normatividad vigente a las mejores prácticas en la materia y a la estructura funcional y de delegaciones y desconcentraciones de la entidad.
Que la junta directiva en sesión virtual realizada los días 15 y 16 de diciembre de 2015, adoptó la propuesta de modificación del Manual de contratación del Icetex adoptado mediante Acuerdo 30 del 17 de septiembre de 2013, en los términos propuestos por la administración.
ART. 1º—Aprobar el Manual de contratación del Icetex el cual comprende los siguientes capítulos:
3. Competencias contractuales
4. Gestión y aprobación del proceso de adquisiciones
5. Planeación contractual
6. Presupuesto y pagos
7. Elaboración del pliego de condiciones
8. Proceso de compras y abastecimiento
9. Perfeccionamiento y ejecución del contrato
10. Acuerdos por niveles de servicio
11. Mecanismos alternativos de solución de controversias
12. Supervisión e interventoría de contratos
13. Terminación y liquidación del contrato
Anexo 1. Fichas técnicas de los procesos de contratación
Anexo 2. Fichas técnicas del proceso de contratación
Anexo 3. Pactos de transparencia (interno-contratistas)
Anexo 4. Gráfica del modelo de gestión y aprobación del proceso de adquisiciones Icetex.
ART. 3º—Vigencia y derogatorias. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación, deroga los acuerdos 30 del 17 de septiembre de 2013, 19 del 19 de junio de 2014 y 30 de septiembre de 2015.
PREÁMBULO 6
1. OBJETIVO 6
2. ASPECTOS GENERALES 7
2.1 Denominación y naturaleza jurídica 7
2.2 Referencia Normativa 7
2.3 Ámbito de aplicación y alcance 7
2.4 Principios 8
2.5 Compromiso ambiental 10
2.6 Comunicación entre la entidad, los oferentes y contratistas 11
2.7 Calidad de los Contratistas 11
2.8 Inhabilidades, Incompatibilidades y Conflictos de Interés 11
2.9 Consulta, aplicación y documentos asociados: articulación con el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad 12
2.10 Expediente único 12
3. COMPETENCIAS CONTRACTUALES 13
3.1 Ordenación del gasto 13
3.2 Delegación de contratación 13
4. GESTIÓN Y APROBACIÓN DEL PROCESO DE ADQUISICIONES 13
4.1 Comité de Adquisiciones 13
4.2 Coordinador del Plan Anual de Adquisiciones (PAA) 15
4.3 Comité Evaluador 16
4.4 Responsables de la Publicación 19
5. PLANEACIÓN CONTRACTUAL 20
5.1 Responsables de la elaboración de los Estudios Previos 20
5.2 Precisiones sobre la contratación 22
5.2.1 Determinación del objeto, alcance, clase de contrato y cláusulas 22
5.2.2 Determinación del Plan Anual de Adquisiciones (PAA) 22
5.2.3 Determinación del impacto socio-ambiental / Compras Sostenibles 24
5.2.4 Determinación de estudios y documentos previos. 25
5.2.5 Determinación del estudio del sector 26
5.2.6 Determinación de condiciones del mercado 27
5.2.7 Determinación del panorama de riesgos 28
5.2.8 Determinación de garantías. 28
5.2.9 Determinación de los permisos, licencias y autorizaciones requeridos 31
6. PRESUPUESTO Y PAGOS 32
6.1 Determinación del sistema de precios 32
6.2 Selección de la forma de pago 32
6.3 Estimación de costos por ajustes e imprevistos 33
7. ELABORACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES 33
7.1 Requisitos para participar 33
7.2 Factores para la evaluación 34
7.2.1 Criterios de desempate 34
7.3 Evaluación de las propuestas 36
7.4 Ponderación y procedimiento para la evaluación 36
7.4.1 Subsanabilidad 37
7.4.2 Oferta con precios anormales 37
7.4.3 Suspensión del Proceso Contractual 38
8. PROCESO DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO 38
8.1 Modalidades de Selección 38
8.1.1 Invitación Abierta 38
8.1.2 Solicitud de Oferta 39
8.1.3 Menor Cuantía 41
8.1.4 Subasta Inversa Electrónica 42
8.1.5 Acuerdos Marco 43
8.1.6 Bolsa de Productos 44
8.1.7 Contratación directa 45
9. PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO 46
9.1 Perfeccionamiento 46
9.2 Registro Presupuestal 48
9.3 Requisitos de ejecución 48
9.4 Pago de impuestos 49
9.5 Inicio del contrato 49
9.6 Modificaciones Contractuales – Otrosíes 49
9.6.1 Adición 50
9.6.2 Prórroga 50
9.6.3 Modificación 51
9.7 Cesión 51
9.8 Suspensión 52
9.9 Reanudación 52
9.10 Reconocimientos que no implican modificaciones 52
9.11 Reconocimientos que implican modificaciones 53
9.12 Ajustes - Revisión de precios - Por corrección monetaria - AU 54
9.13 Equilibrio Económico 55
10. ACUERDOS POR NIVELES DE SERVICIO 55
11. MECANISMOS ALTERNATIVOS DE SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS 56
12. SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA DE CONTRATOS 56
12.1 Perfil del supervisor 57
12.2 Designación del Supervisor 57
12.3 Funciones y actividades 57
12.3.1 Actividades técnicas de la Supervisión y/o interventoría 58
12.3.2 Actividades jurídicas de la Supervisión y/o interventoría 60
12.3.3 Actividades administrativas de la Supervisión y/o interventoría 62
12.3.4 Actividades financieras de la Supervisión y/o interventoría 63
12.3.5 Requerimientos frente a la entrega del anticipo 64
12.3.6 Actividades contables de la Supervisión y/o interventoría 64
12.4 Facultades y deberes 65
12.5 Prohibiciones 65
12.6 Responsabilidad 66
12.6.1 Responsabilidad de los supervisores 66
12.6.2 Responsabilidad de los interventores 67
12.7 Personal de apoyo a la labor de Supervisión 67
12.8 Ausencias temporales o definitivas del Supervisor 67
12.9 No concurrencia de la Supervisión y de la interventoría 67
12.10 Control Interno 68
13. TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO 68
13.1 Terminación 68
13.2 Liquidación 69
13.3 Cierre del expediente 70
14. DISPOSICIONES VARIAS 70
14.1 Revisión, actualización y capacitación 70
14.2 Aprobación 71
GLOSARIO 71
ANEXO 1. FICHAS TÉCNICAS DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN 74
ANEXO 2. FORMATOS 74
ANEXO 3. PACTOS DE TRANSPARENCIA (INTERNO – CONTRATISTAS) 74
ANEXO 4. GRÁFICA DEL MODELO DE GESTIÓN Y APROBACIÓN DEL PROCESO DE ADQUISICIONES ICETEX 74
El presente Manual contiene los principios, normas y procedimientos, con fundamento en los cuales se ejecutará la cadena de compras y adquisiciones que el ICETEX requiera para el desarrollo de sus funciones y competencias propias, abarcando las etapas propias del proceso contractual (Planeación, Selección, Ejecución, Liquidación y Cierre del expediente).
2.1 Denominación y naturaleza jurídica
2.2 Referencia Normativa
En consecuencia el ICETEX se regirá con las normas de derecho privado, de naturaleza comercial y civil y demás a que hubiere lugar.
2.3 Ámbito de aplicación y alcance
◌ Cuando se trate de Contratos de Colaboración, Asociación o Participación, Alianzas Estratégicas incluidos consorcios o uniones temporales que llegare a conformar o contratos societarios de cualquier tipo, que tengan por finalidad el desarrollo del objeto social del ICETEX.
◌ Cuando se trate de Convenios Internacionales, Contratos para el financiamiento de crédito con instituciones de educación superior IES, Convenios de fondos de administración y Convenios de fondos fases regionales.
◌ Cuando ICETEX actúe como contratista, proveedor, suministrador de un bien o prestador de un servicio o ejecutor de un trabajo a favor de un tercero.
Cuando el ICETEX actúe como contratista se sujetará al régimen legal aplicable al contratante. Sin perjuicio de lo anterior, en la revisión que se efectúe a las minutas de los contratos a suscribir no se aceptarán cláusulas que resulten lesivas para la entidad.
Para el caso en que el ICETEX sea contratista, los contratos también serán suscritos por el presidente o por quien este delegue.
Principio Aplicación
Transparencia La contratación debe realizarse con base en los procesos de selección regulados en este Manual, bajo reglas claras, necesarias para la escogencia objetiva, y gozando de plena publicidad oportuna y efectiva.
No obstante lo anterior, mientras la información no sea pública ningún servidor, contratista, o cualquier persona que preste servicios al ICETEX a cualquier título, podrá divulgar, compartir, socializar o dar a conocer a terceros por sí o por interpuesta persona, información de los procesos de contratación de la entidad.
Los recursos destinados para la contratación, deben ser administrados con austeridad en medios, tiempo y gastos.
Celeridad Las normas establecidas en este Manual, deberán ser utilizadas por los funcionarios como un medio para agilizar las decisiones, y para que los trámites de contratación se cumplan oportunamente, con eficiencia y eficacia.
Simplicidad Los requisitos que se establezcan en desarrollo del proceso contractual en la totalidad de sus fases deberán ser sencillos, los cuales carezcan de complejidad, estableciendo e indicando requisitos racionales y proporcionales a los fines que persigue la compra.
Vigilancia y control La totalidad de etapas del proceso deberá contar con mecanismos de control y vigilancia, los cuales serán eje fundamental de la efectividad de las finalidades de la compra.
Figura Nº 1. Principios aplicables al Proceso de Compras ICETEX.
2.5 Compromiso ambiental
ICETEX en concordancia con las políticas nacionales que en materia ambiental se desarrollan en especial lo relacionado con el Crecimiento Verde, se compromete en la revisión e incorporación de criterios de sostenibilidad que permitan adquirir bienes y servicios que tengan el menor impacto sobre el medio ambiente y la sociedad, para ello dará aplicación a las políticas, planes y programas que en la materia sean expedidos por las autoridades nacionales, y aplicará las herramientas que permitan la valoración de los costos ambientales(1) que se desprendan de las contrataciones realizadas en cumplimiento de su objeto misional.
2.6 Comunicación entre la entidad, los oferentes y contratistas
Con el fin de que los procesos de contratación cuenten con un mayor flujo de información, actualización y respuesta por parte de la entidad, se mantendrá permanentemente un link de comunicación electrónica a través de la página web de ICETEX www.ICETEX.gov.co , así como el correo electrónico institucional para información sobre etapas precontractuales contratos@ICETEX.gov.co .
2.7 Calidad de los contratistas
Podrán contratar con el ICETEX las personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, que gocen de capacidad jurídica de conformidad con el ordenamiento legal y las uniones temporales y/o consorcios y promesa de sociedad futura, que de conformidad con los estudios previos, se señalen en los correspondientes pliegos de condiciones.
2.8 Inhabilidades, Incompatibilidades y Conflictos de Interés
◌ Conflictos de Interés
2.9 Consulta, aplicación y documentos asociados: articulación con el Sistema de Gestión de Calidad de la entidad
La articulación del proceso con el Sistema de Gestión de Calidad, de acuerdo con lo establecido en el Manual de calidad en el numeral 6.13.4. (Adquisición de bienes y servicios), garantiza mediante la etapa precontractual el cumplimiento del requisito de selección de proveedores, y el cumplimiento de la evaluación a los mismos a través de los informes de Supervisión que se generen en la etapa contractual, permitiendo así establecer los criterios que permitan a la entidad disponer de productos y servicios que cumplan con los requisitos establecidos por el ICETEX.
2.10 Expediente único
Todo proceso de contratación contará con un expediente único en el que se encuentre la totalidad de los documentos relativos al mismo, organizando archivísticamente y de manera integral los documentos producto de la ejecución de las actividades surtidas en cada etapa del proceso contractual, incluyendo pagos e informes de Supervisión o interventoría (si hay lugar). Todas las dependencias que tengan o reciban dicha documentación deberán remitirla al Archivo Central del ICETEX, los documentos en medio magnético también hacen parte del expediente. Para lo anterior se tendrán en cuenta las tablas de retención documental aprobadas al interior de la Entidad.
La contratación del ICETEX será adelantada única y exclusivamente por las personas asignadas en el presente Manual.
3.1 Ordenación del gasto
3.2 Delegación de contratación
◌ Delegación General: Corresponde a la asignación de competencias al interior del ICETEX, para ordenar gasto y adelantar las actividades contractuales.
◌ Delegación Especial: Consiste en la asignación de competencias al interior del ICETEX, para ordenar gasto y adelantar los trámites contractuales que de manera especial se confieren en un determinado proceso contractual.
La gestión y aprobación de la actividad contractual estará en cabeza de las siguientes instancias; el modelo de gestión podrá ser consultado en el Anexo 4 del presente Manual:
4.1 Comité de Adquisiciones
b. Aprobar modificaciones al PAA, relacionados con la inclusión o exclusión de procesos de contratación y modificaciones en cuanto a modalidad de selección.
f. Dirimir los conflictos de interés (impedimentos y recusaciones) que se presenten en las diferentes etapas del proceso contractual de los funcionarios y contratistas de las áreas en donde se realice el procedimiento de compras, en los términos del artículo 12 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo CPACA, salvo los asignados a la Junta Directiva, Presidente y al Coordinador del Grupo de Contratación en relación con el Comité Evaluador.
g. Definir la aplicación de los criterios que en materia social, económica y ambiental deben ser aplicados en el proceso de compras.
h. Las demás que se deriven de la naturaleza del Comité.
◌ Secretario General quien lo presidirá
◌ Vicepresidente Financiero
◌ Jefe de la Oficina Asesora Jurídica
Los integrantes del Comité tendrán voz y voto para la adopción de decisiones. El Comité podrá invitar a otras dependencias a participar en las sesiones con voz pero sin voto, según las necesidades del proceso, de lo cual se les informará con suficiente antelación mediante correo electrónico o cualquier medio escrito.
El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación será participe del Comité de Adquisiciones con voz pero sin voto.
El Jefe del área solicitante de la compra, hará parte de este Comité solo y exclusivamente en las sesiones cuando se traten temas referentes a su dependencia, con voz pero sin voto.
El Coordinador del Grupo de Contratación será el secretario técnico del Comité, con voz pero sin voto, quien estará encargado de convocar las sesiones, coordinar la logística de las mismas, llevar la agenda de los asuntos a tratar, elaborar las actas del Comité de Adquisiciones y llevar el archivo y seguimiento de los asuntos tratados.
Nota: El Secretario General, como coordinador del PAA, aprobará modificaciones en cuanto a valores, códigos, rubro presupuestal, dependencia responsable y fechas estimadas de apertura en el Plan Anual de Adquisiciones, previo visto bueno del Vicepresidente Financiero, en los casos de modificaciones a valores y rubro presupuestal.
4.2 Coordinador del Plan Anual de Adquisiciones (PAA)
Garantiza la oportuna y eficiente coordinación en la preparación, elaboración, consolidación, aprobación y ajustes al Plan de anual de adquisiciones.
a. Coordinar la elaboración del PAA específico de cada una de las Dependencias Ordenadoras del gasto, de acuerdo con el procedimiento establecido.
b. Conformar el equipo de apoyo al PAA integrando a los responsables del PAA de cada Dependencia ejecutoras del gasto.
f. Revisar y someter a aprobación ante el Comité de Adquisiciones las modificaciones y actualizaciones al PAA cuando sea competencia de este.
g. Revisar y aprobar las modificaciones y actualizaciones del PAA en los casos que sea su competencia de acuerdo a lo previsto en el numeral 4.1.
h. Velar por realizar una capacitación una vez al año a los profesionales designados para elaborar el PAA de cada una de las Dependencias ejecutoras del gasto.
◌ Secretario General
4.3 Comité Evaluador
Es el equipo multidisciplinario encargado de evaluar las propuestas en todas las modalidades de selección, presentadas por los oferentes en los procesos de contratación, según el caso. Este Comité es responsable de recomendar a los Ordenadores del gasto el sentido de la decisión a adoptar de conformidad con la evaluación realizada.
En caso de presentarse inhabilidad, incompatibilidad, o recusación contra todos, algunos o uno de los miembros del Comité Evaluador, cada uno debe darle el respectivo trámite si resulta procedente y se harán las reasignaciones a que haya lugar si fuere el caso. En caso de impedimento, el evaluador lo indicará en el acta de entrega de ofertas para evaluación donde el Coordinador del Grupo de Contratación decidirá sobre el mismo en dicha acta, optando por cambiar de evaluador o mantener al evaluador inicial.
El trámite del impedimento o la recusación se adelantará en los términos del artículo 12 de la Ley 1437 de 2011 de acuerdo a los procedimientos internos del ICETEX.
a. Verificar los requisitos habilitantes de los oferentes y los requerimientos de subsanaciones solicitadas, así mismo, evaluar los requisitos ponderables o de calificación, con base en los documentos allegados en la oferta y en los pliegos de condiciones del proceso.
b. Este Comité deberá proyectar los informes de evaluación, recomendar al Ordenador del gasto el sentido de la decisión y adoptar de conformidad con la verificación y evaluación realizada. Sus funciones incluyen el proyecto de respuesta a las observaciones a la evaluación hechas por los proponentes y entes de control, así como las de los ciudadanos interesados y veedurías, hasta la adjudicación.
c. Realizar un informe final en donde recomendará la adjudicación, declaratoria de desierta o revocatoria al Ordenador del gasto de conformidad con la evaluación y la subsanación de los requisitos que no dan puntaje en los términos previstos en el ordenamiento jurídico en materia contractual y en el presente Manual.
d. La toma de decisiones será por mayoría absoluta, es decir la mitad más uno.
e. El Comité decidirá con base en los informes de verificación y evaluación que sean allegados a este.
Está compuesto al menos por tres (3) miembros, la cantidad de personas en el Comité dependerá de la naturaleza, complejidad y el valor de las adquisiciones. Está conformado por personal de las diferentes áreas (Técnica, Financiera y Legal) los cuales serán comunicados del inicio de la etapa de evaluación por el Secretario General, mediante documento escrito. En ningún caso el Comité podrá estar conformado por los profesionales que participaron en la estructuración de los estudios previos en el mismo proceso. Se comunicará mediante correo electrónico institucional o cualquier medio escrito a los profesionales a los que se les asigne esta actividad.
Cuando el proceso de selección se adelante a través de las modalidades de Invitación Abierta, Solicitud de Oferta y Menor Cuantía, el Comité deberá estar conformado por:
◌ Vicepresidente o Jefe del área requirente
Para los procesos de selección de adquisición de bienes y servicios con características técnicas uniformes y de común utilización (Subasta Inversa, Acuerdo Marco y Bolsa de Productos), el Comité estará conformado por los Coordinadores y Jefes de Dependencia, o quien haga sus veces.
En cualquiera de las dos circunstancias, el Comité también podrá estar conformado por contratistas del ICETEX, contratados para tal efecto.
El Coordinador del Grupo de Contratación será el secretario técnico del Comité, con voz pero sin voto, quien estará encargado de convocar las sesiones, coordinar la logística de las mismas, llevar la agenda de los asuntos a tratar, elaborar las actas del Comité Evaluador y llevar el archivo y seguimiento de los asuntos tratados.
De acuerdo a su profesión y experticia cada profesional adoptará un rol en el Comité evaluador:
◌ Rol Jurídico.
◌ Rol Financiero.
◌ Rol Técnico.
Las funciones de los integrantes, se determinan según el rol que ejerzan, así:
Rol Comité Evaluador Funciones
JURÍDICO a. Evaluar y verificar los documentos allegados por los proponentes.
b. Proyectar las respuestas jurídicas a las observaciones, reclamaciones y/o recursos que se presenten a los informes de verificación o evaluación.
e. Verificar que la garantía de seriedad de la oferta cumpla con los requisitos dispuestos en la normatividad vigente en materia contractual y en el respectivo pliego de condiciones.
f. Diligenciar, anexar y actualizar los soportes en los sistemas de información según competencia y procedimientos establecidos.
g. Mantener actualizado el expediente de contratación físico y electrónico desde la recepción de propuestas hasta la legalización del contrato. El Supervisor del contrato deberá enviar al Archivo Central del ICETEX el expediente de acuerdo con los procedimientos establecidos.
b. Remitir al rol jurídico del Comité los informes de verificación y evaluación.
d. Diligenciar, anexar y actualizar los soportes en los sistemas de información según competencia y procedimientos establecidos desde la recepción de propuestas hasta la legalización del contrato.
Figura Nº 2. Funciones roles Comité Evaluador. ICETEX
4.4 Responsables de la Publicación
De acuerdo con lo reglado en la Ley 1150 de 2007 y la Ley de Transparencia, todos los organismos sujetos a ella deben cumplir con lo establecido en cuanto a la publicidad de la contratación. En el ICETEX lo hará el funcionario o contratista encargado de esta actividad.
Colombia Compra Eficiente en su Circular 20(2), establece los mecanismos de publicidad para las entidades con regímenes especiales. ICETEX como buena práctica publicará toda la información referente al proceso contractual en el sistema electrónico para la Contratación Pública SECOP y en su página Web, las cuales deben ser coincidentes entre sí.
El (los) responsable(s) de publicar, se encargará(n) de:
a. Publicar toda la información correspondiente a la etapa de planeación y selección hasta la minuta contractual suscrita del proceso, en el SECOP dentro de los tres (3) días siguientes a la expedición del acto respectivo, y la que corresponda en la página Web del ICETEX de conformidad con el artículo 9º y 10 de la Ley 1712 de 2014.
b. Recibir y direccionar a los integrantes del Comité Evaluador y a los responsables de la estructuración de los estudios previos, según corresponda, las observaciones, contraobservaciones y en general toda comunicación que se allegue a la Entidad por parte de los oferentes o interesados, correspondientes a los procesos de selección.
c. Publicar la información correspondiente a la etapa de ejecución, en lo que concierne a actas de inicio, suspensión, reanudación y liquidación, hasta el cierre del expediente, en el SECOP y en la página Web del ICETEX.
d. Así mismo, deberá publicar cualquier tipo de otrosí (adición, prórroga, modificación) y demás documentos que por Manual o por ley deban publicarse en la ejecución, liquidación y cierre del expediente, que se realice a los contratos.
e. Las demás que por la naturaleza de su objeto el Comité de Adquisiciones disponga.
◌ Servidor(es) o contratista de nivel técnico o profesional que el Secretario General designe.
5.1 Responsables de la elaboración de los Estudios Previos
Son quienes estructuran y elaboran los estudios previos de carácter jurídico, técnico y financiero, y demás documentos precontractuales de todas las contrataciones que se lleven a cabo en el ICETEX. Debe ser designado para cada uno de los procesos de contratación. Estos responsables deben ser distintos en su integración al Comité evaluador permitiendo así mayor transparencia a los procesos. Estos responsables harán parte del área requirente de la contratación, quien tendrá la responsabilidad sobre la estructuración.
a. Elaboración de las solicitudes de cotización, la realización de los estudios de mercado, invitaciones a cotizar, proyección y firma de los estudios previos, anexos y demás documentos que sirvan como herramienta para establecer las condiciones y procedimientos por las cuales se regirá el proceso de contratación del que se trate.
b. Serán responsables de responder las observaciones y demás interlocuciones que se produzcan en el proceso precontractual, hasta el recibo de ofertas, así como apoyar en aclaración de dudas en la elaboración del pliego de condiciones.
Está conformado por personal del área requirente. El Ordenador del gasto designará de manera plural e impar los responsables al momento de iniciar los estudios y documentos previos para todas las modalidades de selección, salvo para Contratación Directa, donde podrá ser un solo integrante designado de la Dependencia requirente respectiva.
b. Preparar toda la documentación hasta la radicación en el Grupo de Contratación para la correspondiente elaboración del pliego de condiciones, invitación o solicitud de ofertas. (sobra de)
d. Llevar a cabo la preparación administrativa, económica y financiera de toda la documentación del proceso contractual en su etapa de planeación hasta la elaboración del pliego de condiciones.
e. Elaborar los estudios y documentos previos desde el punto de vista contable, económico y financiero para ello tendrá el apoyo de la Vicepresidencia Financiera cuando haya necesidad.
f. Definir las especificaciones técnicas, del bien o servicio requerido.
g. Preparar técnica y administrativamente toda la documentación.
h. Elaborar los estudios y documentos técnicos requeridos.
i. Elaborar el estudio de mercado.
j. Realizar el estudio de riesgos del proceso contractual.
k. Apoyar en la elaboración de los avisos, adendas y cualquier tipo de documentos contractuales.
l. Elaborar las respuestas técnicas a las observaciones, reclamaciones y/o recursos que se presenten, para que sean consolidadas por el abogado responsable del proceso.
m. Gestionar la elaboración de los certificados de disponibilidad CDP.
Figura Nº 3. Funciones Responsable(s) de la elaboración de los Estudios Previos. ICETEX
Parágrafo: En materia de riesgos el o los Responsables de la elaboración de los Estudios Previos podrán apoyarse en el Líder de Riesgos Operativos de la dependencia requirente. Para los procesos superiores de 1000 SMMLV independientemente de la modalidad de selección, la Oficina de Riesgos del ICETEX será la responsable de apoyar al Responsable.
5.2 Precisiones sobre la contratación
Para iniciar el respectivo proceso de abastecimiento y compras deberá determinarse cuidadosamente los aspectos que a continuación se establecen.
• Ver ficha técnica del proceso, Anexo Nº 1.
5.2.1 Determinación del objeto, alcance, clase de contrato y cláusulas
ICETEX dejará estipulado en cada uno de sus contratos la cláusula de indemnidad, la cláusula de confidencialidad, cláusulas de derechos patrimoniales de autor, Cláusula Penal Pecuniaria y la Cláusula de Multas salvo en aquellos contratos expresamente excluidos por el Comité de Adquisiciones; y las demás cláusulas que correspondan según la naturaleza y el objeto del contrato.
5.2.2 Determinación del Plan Anual de Adquisiciones (PAA)
◌ Preparación del Plan
Cada una de las Dependencias ejecutoras designará a un funcionario o contratista encargado de la elaboración del PAA, los cuales estarán bajo la dirección del Coordinador del PAA. Para ello el funcionario de cada Dependencia, adelantará un informe donde establezca la necesidad de la contratación, su justificación y la cuantía respectiva.
El Secretario General, lo actualiza conforme las competencias establecidas y gestiona su publicación, de acuerdo a las necesidades presentadas por la Dependencia ejecutora. Los responsables del PAA de las demás Dependencias ejecutoras conforman el equipo de apoyo de elaboración del PAA.
El Coordinador del PAA, es responsable de recopilar y consolidar la información suministrada por las Dependencias y gestionar la aprobación del Plan, este revisará periódicamente la ejecución del Plan en ICETEX, y solicitará su actualización cuando sea necesario producto de su seguimiento, con el objeto de que el Comité de Adquisiciones requiera a las dependencias que lo incumplan.
◌ Contenido del Plan Anual de Adquisiciones
Entre las especificaciones mínimas que debe contener el Plan Anual del ICETEX con respecto a cada contratación que se desee llevar a cabo, son:
Figura Nº 4. Contenido del PAA. ICETEX
◌ Actualizaciones y Modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones
La actualización del Plan se debe realizar por lo menos una vez al año en los términos señalados por Colombia Compra Eficiente.
El Comité de Adquisiciones aprobará las siguientes:
◌ Ajustes a la modalidad de selección.
◌ Cuando se incluyan nuevas obras, bienes y/o servicios.
◌ Cuando se excluyan obras, bienes y/o servicios.
El Secretario General aprobará las siguientes:
◌ Ajustes a los cronogramas de adquisición.
◌ Ajustes a los valores (se requerirá visto bueno del Vicepresidente Financiero).
◌ Ajustes en el origen de los recursos (se requerirá visto bueno del Vicepresidente Financiero).
◌ Cuando se modifique el presupuesto anual de adquisiciones.
◌ Demás que no sean competencia del Comité de Adquisiciones
5.2.3 Determinación del impacto socio-ambiental / Compras Sostenibles
◌ Cada contratación que desarrolla el ICETEX tiene sus particularidades, por lo tanto, para cada una de ellas se deberá efectuar una valoración específica teniendo en cuenta las características del bien o servicio a adquirir.
◌ Las fichas de sostenibilidad presentadas en la guía conceptual y metodológica de compras públicas sostenibles expedida por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y el Centro Nacional de Producción más Limpia y Tecnologías Ambientales, en el cual “se encuentran los bienes y/o servicios que por sus características y contexto estratégico en la compra pública de las entidades nacionales y locales, tienen un grado de relevancia en el marco de la estrategia de compra de bienes y servicios sostenibles de la Política Nacional de Producción y Consumo Sostenible. Sobre estos bienes y/o servicios se efectuó el análisis del ciclo de vida, así como la determinación de criterios básicos de sostenibilidad”.
◌ Los lineamientos establecidos en la Política de Producción y Consumo Sostenible, la Política Nacional de Producción más Limpia y el Plan Nacional de Mercados verdes, como estrategias definidas por el Estado colombiano para promover y enlazar el mejoramiento ambiental y la transformación productiva y competitividad empresarial.
◌ Para el caso de adquisiciones de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, se deberá tener en cuenta las características y especificaciones definidas por el Estado colombiano en los acuerdos marco de precios en los catálogos de precios y productos, los cuales permiten identificar de una manera estándar los bienes y/o servicios a los cuales se les ha aplicado criterios ambientales aplicables en cualquier compra estatal(3).
◌ Se debe propender por considerar en la adquisición de bienes y/o servicios, un análisis integral de los parámetros que causan efectos en el ambiente a lo largo del ciclo de vida, permitiendo tener información transparente y veraz sobre la calidad ambiental de los productos y procesos.
5.2.4 Determinación de estudios y documentos previos
◌ Descripción de la necesidad.
◌ Antecedentes de la contratación.
◌ Especificaciones del servicio a contratar entre los cuales podrá incorporar criterios de sostenibilidad en su contratación.
◌ Objeto a contratar.
◌ Autorizaciones, permisos y licencias necesarias para su ejecución.
◌ Fundamento jurídico que soporta la modalidad de selección.
◌ Valor estimado del contrato.
◌ Justificación de los factores de selección.
◌ Plazo del contrato.
◌ Análisis de riesgos.
◌ Análisis del sector.
◌ Garantías.
◌ Identificación de si requiere Supervisión o Interventoría.
◌ Ficha Técnica, cuando el objeto a contratar es un bien y servicio de características técnicas uniformes.
◌ Certificado de disponibilidad presupuestal.
◌ Forma de pago, en caso de requerir anticipo debe justificarse.
• Para la elaboración adecuada de estos estudios, tenga en cuenta el “Formato de estudios previos. ICETEX” Anexo 2. Para su validez tenga en cuenta que debe estar correctamente diligenciado y suscrito por las partes que intervinieron en su elaboración y aprobación.
5.2.5 Determinación del estudio del sector
ICETEX analizará el sector, es decir, el mercado relativo al objeto del proceso de contratación. El resultado del análisis debe plasmarse en los estudios y documentos previos del Proceso de Contratación. En los casos en que el valor del proceso precontractual sea inferior a 100 SMMLV y/o en las contrataciones directas independientemente de su cuantía, este análisis será una reflexión sintetizada acerca de las variables.
◌ El Comité de Adquisiciones será el encargado de dar lineamiento general.
◌ Los registros históricos propios de la Entidad y de otras entidades, al realizar los análisis respectivos.
◌ Precios de revistas especializadas (si las hay) de los bienes y servicios que se requieren.
◌ Los costos directos del contrato.
◌ Los riesgos de las partes con respecto al presupuesto y al valor del contrato.
◌ Consulta de información vía WEB con entidades similares que cuenten con información y análisis de sectores económicos.
◌ Cuando sea necesario y posible, cotizaciones de proveedores.
5.2.6 Determinación de condiciones del mercado
◌ Garantizar que los bienes y servicios requeridos sean contratados bajo las condiciones de mercado más favorables para ICETEX. Lo anterior, teniendo en cuenta criterios de calidad, condiciones técnicas, cantidades, servicios de instalación, garantía comercial y documentos a entregar, según el caso.
◌ Solicitar cotizaciones cuando se estime necesario, indicando claramente que se trata de estudio de mercado, revisar los precios de mercado que han sido objeto de análisis en la Dependencia ejecutora y consultar bases de datos especializadas, revistas especializadas, precios históricos del ICETEX o de otras empresas o entidades, entre otros, pues son instrumentos que sirven para calcular el presupuesto del contrato.
◌ Dado que este estudio responde a las necesidades de la Dependencia ejecutora, se requiere un estudio propio por cada proceso contractual.
◌ El estudio de mercado será una reflexión general sobre las variables técnicas y económicas del mercado cuando el valor de la contratación sea inferior a cien (100) SMMLV o cuando se trate de contratación directa.
◌ El Comité de Adquisiciones dará lineamientos para su realización en los casos en que se considere pertinente.
5.2.7 Determinación del panorama de riesgos
Se deben evaluar y establecer los riesgos que el proceso de contratación a realizar representa en las metas y objetivos del ICETEX. La evaluación debe hacerse sobre los “riesgos previsibles”(4). Para ello tenga en cuenta los siguientes criterios y demás lineamientos del comité de adquisiciones previa consulta a la Oficina de Riesgos y las Circulares y lineamientos expedidos por Colombia Compra Eficiente.
◌ Establecer el contexto en el cual se adelanta el proceso de contratación.
◌ Identificar y clasificar los riesgos del proceso de contratación.
◌ Hacer una evaluación por cada proceso contractual.
◌ Evaluar y calificar los riesgos.
◌ Asignar y tratar los riesgos.
◌ Monitorear y revisar la gestión de los riesgos.
◌ Garantizar que los riesgos sean proporcionales y razonables, en relación con el objeto a contratar.
5.2.8 Determinación de garantías
Los oferentes y contratistas deberán presentar para la aprobación respectiva, las correspondientes garantías que amparen el cumplimiento de las obligaciones surgidas a favor del ICETEX. El monto y las vigencias se estipularán en los estudios previos del proceso, de acuerdo con la naturaleza del objeto a contratar y atendiendo los criterios señalados por el Comité de Adquisiciones.
◌ Seguros expedidos por compañías aseguradoras legalmente autorizadas para funcionar en Colombia.
◌ Bancarias.
◌ Fiducia mercantil en garantía.
Se podrá prescindir de garantías en los eventos previstos en la reglamentación interna sobre la materia, cuando se concluya de manera motivada que el riesgo es bajo para el ICETEX o cuando se trate de contratos cuyo valor sea inferior a 100 SMMLV, contratos de empréstito, seguros, societarios de cualquier tipo e interadministrativos.
En caso que se exijan garantías según se trate la modalidad y el análisis de riesgos respectivo, se tendrán en cuenta los siguientes criterios:
GARANTÍA AMPARO OBJETO DEL CONTRATO Vigencia
BIENES SERVICIOS OBRAS
Cumplimiento Mínimo 10 % del valor del contrato Plazo del contrato y 4 meses más
Calidad del servicio - Mínimo 10 % del valor del contrato - Plazo del contrato y el término adicional que requiera el ICETEX de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en el contrato
Correcto funcionamiento Mínimo 10 % del valor del contrato - - Plazo del contrato y el término adicional que requiera el ICETEX de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en el contrato
Estabilidad de la obra - - Mínimo el 20 % del valor del contrato Cuando se reciba la obra a satisfacción y 5 años más
• El cinco por ciento (5%) del valor del contrato cuando éste sea superior a diez mil (10.000) SMMLV, caso en el cual el valor asegurado debe ser máximo setenta y cinco mil (75.000) SMMLV. Por el plazo del contrato
Figura Nº 5. Criterios para la solicitud de garantías. ICETEX
La aprobación de las garantías estará a cargo del abogado del Grupo de Contratación, mediante acta la cual deberá ser suscrita por el Secretario General.
5.2.9 Determinación de los permisos, licencias y autorizaciones requeridos
◌ Permiso de emisión de fuentes fijas y móviles.
◌ Certificados de disposición de residuos eléctricos y electrónicos.
◌ Certificados de disposición de escombros y sustancias nocivas para el ambiente.
6.1 Determinación del sistema de precios
6.2 Selección de la forma de pago
Atendiendo a la naturaleza y complejidad del objeto a contratar y las condiciones de ejecución de la misma, se deberá analizar la conveniencia de otorgar un anticipo o un Pago Anticipado, cuyo porcentaje será determinado por el Ordenador del gasto, sustentado en los requerimientos específicos de la planeación previamente aprobada y acatando la reglamentación interna sobre la materia.
El Anticipo y el Pago anticipado, únicamente podrán desembolsarse hasta por el 30% del valor total de la contratación siempre que esté debidamente justificado, caso en el cual el contratista deberá necesariamente presentar garantía sobre el buen manejo y correcta inversión del anticipo por el valor total del mismo. El Anticipo será administrado en cuenta separada no conjunta, el cual será vigilado por el Supervisor o interventor del contrato.
En los casos de servicios de suscripción o de licenciamiento de software por anualidad, la forma de pago podrá ser de un pago inicial hasta por el 100% del valor total contratado.
6.3 Estimación de costos por ajustes e imprevistos
Los pliegos de condiciones deberán contener las reglas que se constituirán en la ley particular de la contratación, por lo tanto estos deben ser completos, claros, coherentes y precisos es decir, debe evitarse a toda costa apartes que conduzcan a interpretaciones o decisiones de carácter subjetivo y que puedan conducir a declarar desierto el proceso. Se elaborarán y publicarán los pliegos de condiciones en el SECOP y en la página Web del ICETEX.
La estandarización y actualización de los pliegos estará en cabeza de la Secretaría General en su Grupo de Contratación.
7.1 Requisitos para participar
ICETEX, exigirá a los interesados en participar, los siguientes requisitos: Capacidad Legal (contraer derechos y obligaciones), Capacidad Financiera (suficiente apalancamiento financiero) y Capacidad técnica (tales como experiencia, equipo de trabajo y demás que se requieran según la naturaleza del objeto del contrato).
7.2 Factores para la evaluación
Modalidad de selección Criterios de Evaluación
Contratación Directa •Idoneidad y experiencia
Figura Nº 6. Criterios de evaluación. ICETEX.
7.2.1 Criterios de desempate
◌ Se priorizarán los factores de escogencia y calificación que hayan sido utilizados en el proceso de selección, ya sea precio o calidad u otro factor establecido en el pliego respectivo.
◌ Si persiste el empate, se preferirá la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros.
◌ Si continúa el empate, se preferirá la oferta presentada por un proponente colombiano frente a un extranjero.
◌ Si se presenta empate o este persiste y entre los empatados se encuentren Mipymes, se preferirá a la Mipyme nacional, sea proponente singular, o consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura, conformada únicamente por Mipymes nacionales.
◌ Si no hay lugar a la hipótesis prevista en el numeral anterior y entre los empatados se encuentran consorcios, uniones temporales o promesas de sociedad futura en los que tenga participación al menos una Mipyme, esta se preferirá.
◌ Si persiste el empate, se preferirá al proponente singular que acredite tener vinculado laboralmente por lo menos un mínimo del 10% de sus empleados en las condiciones de discapacidad, debidamente certificados por la oficina de trabajo de la respectiva zona, que hayan sido contratados con por lo menos un año de anterioridad y que certifique adicionalmente que mantendrá dicho personal por un lapso igual al de la contratación.
◌ En caso que no proceda la hipótesis anterior, y entre los proponentes se encuentren proponentes singulares o plurales conformados por consorcios, uniones temporales o promesas de sociedad futura conformados con al menos un integrante que acredite tener vinculado laboralmente por lo menos un mínimo del 10% de sus empleados en las condiciones de discapacidad, debidamente certificados por la oficina de trabajo, y que cumpla las mismas condiciones mencionadas en la viñeta inmediatamente anterior.
◌ Si persiste el empate se preferirá la persona jurídica que vincule personas en estado de discapacidad, madres cabeza de familia, minorías étnicas, desplazados o reinsertados a la sociedad civil.
◌ En caso que no proceda lo anterior, se preferirá a las personas naturales o jurídicas que cuenten con sistemas pos consumo (adicionales a los de ley), o modelos de responsabilidad social empresarial acordes con el objeto de la contratación(5).
◌ Si se mantiene el empate se privilegiará el orden de radicación.
◌ Y finalmente si persiste el empate, después de haber aplicado todos los criterios anteriores, se procederá a desempatar mediante métodos aleatorios, tal como lo disponga el pliego de condiciones.
7.3 Evaluación de las propuestas
◌ Apertura de propuestas.
◌ Causales de inadmisibilidad o rechazo.
◌ Posibilidad de subsanar y de aclarar.
◌ Factores objetivos de evaluación.
◌ Factores de ponderación.
◌ Factores de desempate.
◌ Procedimiento.
◌ Término para la evaluación.
◌ Negociación si hay lugar.
◌ Determinación de la favorabilidad económica.
◌ Demás propias del proceso de evaluación.
7.4 Ponderación y procedimiento para la evaluación
El o los Responsables de Estructurar los Estudios Previos establecerán los factores que se pretenda evaluar, así como los puntajes de cada uno y el procedimiento para distribuirlos o asignarlos. Se determinarán bajo un sistema de estimación matemática para cada uno de los factores escogidos, los cuales se distribuirán entre un total de mil (1000) puntos, permitiendo establecer la combinación de factores que aseguran el mejor resultado en términos de costo-beneficio.
• Ver fichas técnicas de los procesos de selección. Anexo Nº 1
7.4.1 Subsanabilidad
En ningún caso la entidad podrá señalar taxativamente los requisitos o documentos subsanables o no subsanables en el pliego de condiciones(6).
7.4.2 Oferta con precios anormales
◌ Análisis del sector y estudio de mercado con que se estimó el valor oficial del proceso.
◌ El promedio y análisis de las ofertas económicas recibidas en el cierre del proceso o en la realización de la subasta.
◌ La estructura de costos del oferente respectivo debidamente soportada.
◌ Explicaciones adecuadas y sustentadas que soporten el valor ofertado por el proponente, las cuales deben ser solicitadas por la entidad.
El Comité Evaluador solicitará al proponente una justificación adecuada de los precios anormales presentados la cual debe ser fundada en razones objetivas de la oferta y de su estructuración. En caso de que la sustentación no sea satisfactoria para el Comité Evaluador, se rechazará la oferta.
7.4.3 Suspensión del Proceso Contractual
ICETEX podrá suspender el proceso de contratación en cualquiera de sus etapas, por un término no superior a quince (15) días hábiles, cuando se presenten circunstancias de interés público o general que requieran analizarse y que puedan afectar el normal desarrollo del proceso o del contrato. Este término podrá ser mayor si la Entidad así lo requiere, lo cual se establecerá claramente en el documento que lo señale.
8.1 Modalidades de Selección
La escogencia del contratista se efectuará bajo las siguientes modalidades de selección objetiva y con base en las reglas establecidas para cada una:
8.1.1 Invitación Abierta
Selecciona de manera pública, en igualdad de condiciones la oferta más favorable para el ICETEX. La regla general para la escogencia de contratistas es la Invitación Abierta, salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre las excepciones previstas a través de otra modalidad.
Aplica • A todo contrato que no deba surtirse por otra modalidad de selección.
• A objetos contractuales mixtos. Ejemplo: Procesos cuyo objeto sea estudios, diseños y construcción.
Cuantía • A los anteriores contratos cuya suma sea igual o superior 1.000 SMMLV.
Disposiciones generales • El plazo para presentar ofertas contado a partir del día siguiente a la publicación del pliego de condiciones en la página Web de la Entidad y en el SECOP, será de ocho (8) días hábiles.
• Los proponentes tendrán tres (3) días hábiles contados a partir del día siguiente de la publicación del informe de verificación de requisitos habilitantes, para formular observaciones.
• Los proponentes tendrán el día hábil siguiente al vencimiento del término de condiciones para realizar las contraobservaciones únicamente a las observaciones realizadas a su propuesta. Para lo anterior, el ICETEX deberá publicar en su página Web y en el SECOP el día anterior las observaciones recibidas.
• Así mismo los proponentes tendrán un (1) día hábil contado a partir del día siguiente de la publicación del informe de evaluación de requisitos ponderables, para formular observaciones, exclusivamente sobre este informe.
• Se realizará audiencia de aclaraciones al pliego de condiciones.
• La adjudicación de esta modalidad de selección, se realizará en Audiencia pública y se suscribirá contrato.
• Si se declara desierto el proceso se podrá adelantar por Solicitud de Ofertas.
Figura Nº 7. Invitación Abierta. ICETEX.
8.1.2 Solicitud de Oferta
Es la modalidad de selección prevista para aquellos casos que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación y de su mercado especializado, pueda adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestión contractual.
Procede cuando la adquisición o suministro de bienes y servicios son diferentes a los de características técnicas uniformes.
Aplica • Para selección de intermediarios de seguros
• Contratos del giro ordinario del negocio del ICETEX, tales como Banca de inversión, Atención al usuario, Scoring Financiero y Bancario y otros que defina el Comité de Adquisiciones.
• Todo tipo de Consultorías
Cuantía • Indeterminada
• El plazo para presentar ofertas contado a partir del día siguiente a la remisión del pliego de condiciones a los invitados a participar en el proceso, será de cinco (5) días hábiles.
• La adjudicación de esta modalidad de selección, se realizará mediante comunicación escrita la cual será informada a todos los participantes, salvo que su cuantía exceda a los 1000 SMMLV, caso en el cual, se adjudicará mediante audiencia.
• Su publicidad en el SECOP y en la página Web del ICETEX se hará desde el acta de cierre y recepción de ofertas, hasta el cierre del expediente.
Figura Nº 8. Solicitud de Oferta. ICETEX.
8.1.3 Menor Cuantía
Es la modalidad de selección prevista para la contratación de los bienes, servicios y obras, cuando el valor del contrato sea inferior a 1000 SMMLV, salvo cuando la adquisición o suministro de bienes y/o servicios sean de características técnicas uniformes.
Aplica cuando • Para contratos cuyo proceso de Invitación Abierta se haya declarado desierto.
• Cuando el valor a contratar sea inferior a 1000 SMMLV.
• No se trate de adquisiciones de bienes y servicios de características técnicas y uniformes.
Cuantía • Inferior a 1000 SMMLV.
Disposiciones generales • El plazo mínimo para presentar ofertas contado a partir del día siguiente a la publicación del pliego de condiciones en la página Web de la Entidad y en el SECOP, será de tres (3) días hábiles.
• Los proponentes tendrán un (1) día hábil contado a partir del día siguiente de la publicación del informe de verificación de requisitos habilitantes para formular observaciones.
• La adjudicación de esta modalidad de selección, se realizará mediante comunicación escrita la cual será informada a todos los participantes.
• En los procesos cuya cuantía sea igual o inferior a 100 SMMLV, ICETEX podrá prescindir de la exigencia de capacidad financiera, según lo determine el estudio previo.
Figura Nº 9. Menor Cuantía. ICETEX.
8.1.4 Subasta Inversa Electrónica
Es la modalidad de selección que debe usarse cuando la contratación verse sobre bienes y/o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización e ICETEX no haga uso de los Acuerdo Marco.
Cuantía • Indeterminada. Es independiente de la cuantía.
Disposiciones generales • El plazo para presentar ofertas contado a partir del día siguiente a la publicación del pliego de condiciones en la página Web de la Entidad y en el SECOP, será de seis (6) días hábiles.
• Los proponentes tendrán tres (3) días hábiles contados a partir del día siguiente de la publicación del informe de evaluación, para formular observaciones.
• La adjudicación de esta modalidad de selección, se realizará mediante comunicación escrita la cual será informada a todos los participantes, una vez surtido el certamen electrónico.
• En el caso de no lograrse el acuerdo, ICETEX declarará desierto el proceso contractual y podrá reiniciarlo bajo el mismo proceso de selección, o a través de un acuerdo Marco o una Bolsa de Productos. Lo anterior aplica cuando se declare desierto por cualquier causa.
• Se publicarán todos los documentos del proceso desde la etapa de planeación hasta el cierre del expediente.
Figura Nº 10. Subasta Inversa Electrónica. ICETEX.
8.1.5 Acuerdos Marco
El Acuerdo Marco de Precios es un contrato entre un representante de los compradores y uno o varios proveedores, que contiene la identificación del bien o servicio, el precio máximo de adquisición, las garantías mínimas y el plazo mínimo de entrega, así como las condiciones a través de las cuales un comprador puede vincularse al acuerdo. Generalmente, los compradores se vinculan a un Acuerdo Marco de Precios mediante una manifestación de su compromiso de cumplir las condiciones del mismo y la colocación de una orden de compra para la adquisición de los bienes o servicios previstos en el acuerdo(7).
Aplica • Para la contratación de bienes y servicios con características técnicas uniformes y de común utilización disponibles en los catálogos de Acuerdos Marco de Precios de Colombia Compra Eficiente e ICETEX en sus estudios previos considere que es la mejor relación costo beneficio.
Cuantía • No aplica, es independiente de la cuantía
Disposiciones generales • La adjudicación se realizará bajo los procedimientos establecidos por Colombia Compra Eficiente.
• Se publicarán todos los documentos del proceso desde la etapa de planeación.
Figura Nº 11. Acuerdos Marco. ICETEX.
8.1.6 Bolsa de Productos
Son aquellas entidades que tiene por objeto social el servir de foro de negociación de —commodities—, o de bienes y servicios de características técnicas uniformes.
• La formación, celebración, perfeccionamiento, ejecución y liquidación de las operaciones que por cuenta de ICETEX se realicen dentro del foro de negociación de estas bolsas, se regirán por tales disposiciones.
Figura Nº 12. Bolsa de Productos. ICETEX.
8.1.7 Contratación directa
•Contratación de Empréstitos
• Convenios o contratos interadministrativos de conformidad con la Ley 489 de 1998
• Ejecución de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales
• Compra o arriendo de bienes inmuebles para el ICETEX
• Desarrollo de actividades científicas y tecnológicas
• Contratos Plan
• Contratos de Comodato
• Contratos de Servidumbre
• Contratos de Permuta
• Contratos de Canje
• Acuerdos de Cooperación Internacional
• Contratos cuyo valor sea menor o igual a 50 SMMLV.
Cuantía • Indeterminada, excepto para los contratos cuyo valor sea menor o igual a 50 SMMLV.
Disposiciones generales • Se dejará constancia escrita en los estudios previos de los criterios con base en los cual se llevó a cabo la selección del contratista escogido.
• Se suscribirá contrato, salvo en aquellos casos cuyo valor sea menos o igual a 50 SMMLV, los cuales se perfeccionarán mediante la expedición por parte de la Entidad de una Comunicación de Aceptación de la Propuesta del contratista escogido según las constancias que obren en los estudios previos.
a) Exista una necesidad inminente.
b) El servicio lo requiera y exista riesgo de afectar la continua y eficiente prestación de los servicios a cargo del ICETEX.
c) Exista riesgo de afectar los compromisos u obligaciones existentes, o los bienes del ICETEX.
d) Se podrá adelantar por una sola vez para el respectivo objeto contractual y cuando su tiempo de ejecución no sea mayor a tres (3) meses calendario.
e) Para esta causal se prescindirá del estudio previo y solo justificará la procedencia de la misma mediante documento escrito, suscrito por el Vicepresidente o Jefe del área requirente.
f) Deberá ser aprobada previamente por el Comité de Adquisiciones.
Figura Nº 13. Contratación Directa. ICETEX.
9.1 Perfeccionamiento
Una vez se dé el acuerdo sobre los elementos esenciales entre el Ordenador del Gasto del ICETEX y el contratista o su representante autorizado, se dará paso a la suscripción de las partes de la minuta contractual. Todos los contratos del ICETEX se consignarán en documento escrito.
El abogado designado en el Grupo de Contratación será el responsable de elaborar la minuta del contrato, de acuerdo a los modelos de minutas establecidas por el Grupo de Contratación y la publicada en el proceso de selección si fue por convocatoria pública. La minuta deberá suscribirse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la adjudicación del proceso de selección.
La documentación de los contratos se realizará de la siguiente manera:
◌ Para los contratos a suscribir, se deberán tener en cuenta y anexar al expediente contractual como mínimo lo siguiente:
c) Estudios y documentos previos, incluidos pliegos de condiciones
d) Inclusión en el PAA.
e) Oferta.
f) Hoja de vida del oferente con copia de los títulos de idoneidad si es persona natural o certificado de existencia y representación si es persona jurídica.
g) Certificado de Existencia y Representación legal, si está inscrito en Cámara de Comercio.
h) Certificado donde conste que el futuro contratista está al día en aportes al Sistema de Seguridad Social.
i) Registro Único Tributario RUT.
j) Copia de Libreta Militar, si hay lugar.
k) ICETEX podrá consultar en línea y en las páginas de las entidades nacionales respectivas, en los casos que aplique los certificados de: Antecedentes Disciplinarios, Antecedentes judiciales, Antecedentes fiscales, Antecedentes de inclusión de listas de lavado de activos y terrorismo SARLAFT.
◌ Para la contratación directa cuando el sustento invocado consista en la no existencia de pluralidad de oferentes, se deben anexar los documentos mediante los cuales se acredite que el oferente es el titular de los derechos de propiedad industrial o de autor o que es proveedor exclusivo y que no existen sustitutos en el mercado que puedan satisfacer dicha necesidad.
◌ Para los contratos de arrendamiento de inmuebles, se debe anexar el certificado de tradición y libertad del inmueble expedido por la autoridad competente, así como los linderos generales y específicos del inmueble en orden, el avalúo respectivo y actualizado del predio y la plena identificación del inmueble objeto del contrato, sin perjuicio de los demás requisitos previstos en la normativa vigente.
La estandarización y actualización de los modelos y minutas está a cargo de la Secretaría General en su Grupo de Contratación.
9.2 Registro Presupuestal
Esta operación se requiere para la ejecución de los contratos que afecten apropiaciones presupuestales, la certificación se expide en la Vicepresidencia Financiera, de acuerdo a los procedimientos presupuestales establecidos, dicha certificación respalda el valor del contrato y la totalidad de compromisos de pago pactados en el mismo.
Este procedimiento podrá adelantarse de manera paralela y simultánea a la aprobación de las garantías respectivas.
9.3 Requisitos de ejecución
◌ Conforme a las normas vigentes, en los contratos para los cuales se requiera la constitución de garantía de cumplimiento, éste podrá iniciar su ejecución, solo cuando se encuentre aprobada la garantía solicitada. Se verificará el cumplimiento de la garantía según los requisitos exigidos en el pliego de condiciones o en el contrato. Estos requisitos serán revisados por el funcionario designado en el Grupo de Contratación y aprobados por el Coordinador del Grupo de Contratación y firma del Secretario General, con el fin de verificar su conformidad con lo pactado. La aceptación de los seguros y garantías se realizará mediante acta suscrita por el funcionario designado en el Grupo de Contratación, el Coordinador del Grupo de Contratación y el Secretario General.
◌ Registro presupuestal.
◌ Los demás establecidos en el contrato (v.gr. Aprobación por parte de la Interventoría de las hojas de vida del personal propuesto, autorizaciones, entre otras).
9.4 Pago de impuestos
9.5 Inicio del contrato
Celebrado el contrato y cumplidos los requisitos previstos para la ejecución de su objeto, se iniciará éste. El profesional designado en el Grupo de Contratación elaborará una comunicación de la legalización del contrato, firmada por el Coordinador del Grupo de Contratación dirigida al Supervisor designado, con el fin de que este último elabore un Acta de Inicio y la suscriba junto con el interventor (si hay lugar) y el contratista; de ésta se remitirá copia al contratista de manera física o electrónica.
• Para la elaboración adecuada del acta tenga en cuenta el “Formato de acta de inicio. ICETEX” que se encuentra dentro del anexo de formatos del presente Manual. Anexo Nº 2.
9.6 Modificaciones Contractuales - Otrosíes
Ante cualquier situación que afecte la ejecución del contrato y que sea susceptible a cualquier tipo de modificación, deberá el Supervisor del contrato solicitar ante la correspondiente Dependencia Ordenadora del Gasto la elaboración del documento respectivo, el cual deberá señalar:
◌ Las razones técnicas, sociales, financieras o de cualquiera otra índole, que originan la modificación,
◌ El análisis de conveniencia del cambio, así como sus consecuencias frente a la ecuación económica del contrato y,
◌ Su plazo de ejecución (si hay lugar).
Para la elaboración de este documento se tomará el sustento realizado por escrito por el Supervisor o Interventor, el cual deberá indicar de manera clara y precisa las razones que dieron origen a la misma, así como la justificación para realizarla. Toda modificación contractual tendrá que ser revisada y aprobada por el Comité de Adquisiciones.
◌ Para toda modificación u otrosíes el valor no debe superar el límite máximo del 50 % del valor inicial del contrato expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes.
9.6.1 Adición
◌ Procede cuando se requiera agregar elementos no previstos en la etapa de planeación del contrato pero que son conexos con el objeto contratado y resultan necesarios o indispensables para cumplir las finalidades que tuvo ICETEX al contratar.
◌ Las obras, bienes o servicios objeto de la adición deben contar con una disponibilidad presupuestal previa y suficiente.
◌ El valor no debe superar el límite máximo del 50 % del valor inicial del contrato expresado en salarios mínimos legales mensuales vigentes.
◌ La aprobación será a cargo del Comité de Adquisiciones.
◌ La Adición del contrato requiere para su perfeccionamiento e inicio de ejecución las mismas condiciones enunciadas en el presente Manual para los contratos.
Los contratos de Interventoría podrán adicionarse y prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el contrato objeto de vigilancia.
9.6.2 Prórroga
Por medio de ésta se modifica el contrato, incrementando su plazo de ejecución. Se debe cumplir con las siguientes condiciones:
◌ Procede cuando se deba aumentar el término inicialmente previsto en el contrato para la realización de prestaciones de la misma naturaleza de las que son objeto del contrato.
◌ Esta modificación se deberá suscribir antes del vencimiento del plazo de ejecución estipulado en el contrato, y deberá contener: i. Las razones y motivos que justifican la prórroga; ii. Establecer la obligación por parte del contratista de ampliar los plazos de los amparos de la garantía única por el periodo igual al de la prórroga.
◌ Todos los costos que se generen por la prórroga serán por cuenta del contratista, incluyendo el valor del periodo adicional de Interventoría si fuere el caso y si se determina que las causas que surten la modificación son imputables al contratista.
El plazo prorrogado se cuenta para calcular el plazo total de ejecución del contrato.
9.6.3 Modificación
Por medio de ésta se modifica el contrato, y procede cuando se requiera realizar aclaraciones, enmiendas o reformas al texto del contrato o de algunos de los documentos que hacen parte integral del mismo. Se realizará cuando haya lugar a:
◌ Aclarar diferencias entre letras y números
◌ Corrección de datos de disponibilidad presupuestal
◌ Aclaración de nombres y documentos de identidad
◌ Aclaración de datos que coincidan con los contenidos en la oferta
◌ Aclaración de requisitos previstos en el pliego de condiciones
9.7 Cesión
La cesión no tiene efectos presupuestales, ya que de conformidad con el Estatuto Orgánico del Presupuesto, el contrato se ampara y respalda por el CDP y el Registro Presupuestal del contrato inicial. Por ello no es necesario expedir un nuevo CDP ni realizar un nuevo registro. El cesionario o nuevo contratista, deberá aportar garantía única que ampare los mismos riesgos del contrato inicial. Esta garantía deberá someterse a la aprobación del ICETEX.
9.8 Suspensión
El reinicio o prórroga de la suspensión, constará en documento suscrito por las partes que inicialmente lo celebraron.
• Para la elaboración adecuada del acta tenga en cuenta el “Formato de suspensión. ICETEX”. Anexo Nº 2.
9.9 Reanudación
• Para la elaboración adecuada del acta tenga en cuenta el “Formato de reanudación. ICETEX”. Anexo Nº 2.
9.10 Reconocimientos que no implican modificaciones
Las mayores cantidades no requieren de la formalización de adiciones, pero sí se deberá contar con previa justificación por parte del Supervisor, un CDP, un Registro Presupuestal, suscripción del acta respectiva y la aprobación de las garantías respectivas.
9.11 Reconocimientos que implican modificaciones
Los ítems no previstos corresponden a actividades o recursos no contemplados en la etapa de planeación del proceso. El Supervisor o el interventor (si hay lugar) justificará por escrito la necesidad de la utilización del ítem dentro del proyecto, haciendo una breve descripción de la consideraciones y causales que dieron soporte a la decisión.
Para ello, la Supervisión y/o interventoría realizará el balance económico del contrato realizando los ajustes a los ítems previstos en el contrato.
Requisitos a tener en cuenta cuando afectan el presupuesto:
◌ El ítem no debe coincidir con ninguno de los ítems inicialmente contratados, de igual manera no debe tener ninguna equivalencia técnica con los ítems contractuales iniciales.
◌ La descripción del ítem deberá contener la especificación general, particular o norma técnica que lo regula.
◌ Para la elaboración de los ítems no previstos, se tomará como referencia los insumos de los ítems contractuales.
◌ Para su aprobación se deben utilizar los precios del mercado a la fecha de su presentación, para cada uno de los componentes.
◌ Los ítems no previstos, se deben aprobar por parte de la Supervisión o Interventoría, antes de la ejecución de la(s) actividad(es).
◌ Los ítems serán cancelados con el precio provisional inicial que se pacte con la Supervisión o Interventoría.
◌ Una vez se fijen los precios definitivos, se efectuarán los correspondientes ajustes en el acta de recibo parcial inmediatamente posterior.
◌ Los Análisis de Precios Unitarios (APU), se deben presentar en el documento establecido por el ICETEX, debidamente firmado por el contratista y el Supervisor y/o Interventoría, con sus respectivos soportes técnicos y económicos, esquemas, cotizaciones, rendimientos, maquinaria, equipos, mano de obra, entre otros.
◌ La legalización del nuevo ítem se efectuará con la fecha de suscripción del acta de fijación de precios no previstos.
En el caso en que los ítems no previstos en el contrato generen implicación presupuestal para el ICETEX, se deberá tramitar la modificación al contrato de acuerdo con el numeral 9.6 Modificaciones Contractuales del presente Manual.
9.12 Ajustes - Revisión de precios - Por corrección monetaria - AU
La fórmula de ajuste en los contratos de obra se aplicará de forma creciente o decreciente con base en el Índice por Grupos o General de Obra del ICCP del DANE (de acuerdo con los pliegos de condiciones y los estudios previos), certificado para el mes calendario correspondiente a la ejecución de la obra, siempre y cuando la obra a ajustar corresponda a la ejecución de la misma y de acuerdo al calendario de ésta. El Comité de Adquisiciones podrá adoptar una determinación diferente, previa justificación.
Para el caso de los contratos de obra, se establecerá como costos indirectos la Administración (A) y las Utilidades (U). Éste deberá ser proporcional y razonable a los precios del mercado a la fecha del estudio previo, a la fecha de presentación de la oferta respectiva y al análisis del sector correspondiente. Los riesgos previsibles se costearán dentro de los costos indirectos.
9.13 Equilibrio Económico
◌ La alteración no puede ser imputable a quien la reclama
◌ Debe darse por hechos posteriores
◌ Ser causada por un hecho anormal
◌ Debe generar una afectación grave y anormal
En virtud de la autonomía de la voluntad de las partes, el ICETEX establecerá en los pliegos de condiciones, y pactará de común acuerdo con los contratistas en los contratos, acuerdos por niveles de servicio por medio de los cuales se establecerán una escala de valores verificables bajo los cuales se pague el objeto contratado de manera equitativa y gradual, con base en la efectiva prestación de los servicios. En consecuencia, dichas escalas propenderán por pagar un menor valor, cuando no se cumplan los estándares acordados entre las partes.
Los conflictos que se presentaren durante la ejecución del objeto contractual, se solucionarán mediante los mecanismos de arreglo directo, conciliación y cualquier otro mecanismo de solución de controversias autorizados por la ley y acorde con los lineamientos de la Agencia Jurídica del Estado. En caso de que estos mecanismos llegaren a fracasar, se acudirá a la jurisdicción competente.
En el caso de arbitramento la Entidad podrá incluir en los contratos la designación de un árbitro de común acuerdo entre las partes, o designado por la Cámara de Comercio si igualmente así lo disponen.
En el ICETEX, la Supervisión y/o interventoría es fundamental para hacer vigilancia y control permanente a los contratos suscritos. Por lo tanto los funcionarios del ICETEX que tienen a su cargo la vigilancia y control de la ejecución de los contratos suscritos por la Entidad como Supervisores, poseen una alta responsabilidad, así como los contratistas que realizan actividades de Interventoría. A continuación se toma como base la siguiente gráfica para dejar claras las características de estas dos figuras:
Figura 14. Características de la Supervisión e Interventoría(8)
12.1 Perfil del supervisor
Para la Supervisión se requiere un servidor público del nivel profesional o superior con formación o experiencia relacionada con el objeto del contrato; en el caso de la interventoría, ésta deberá ser contratada con un particular idóneo.
12.2 Designación del Supervisor
El Ordenador del gasto, designará al o a los profesionales encargados de la Supervisión de los contratos mediante correo electrónico u otro medio escrito, quienes además de tener experticia en la materia encomendada, preferiblemente contarán con conocimientos en contratación.
Para la designación de un supervisor, el Ordenador del gasto, deberá tener en cuenta la idoneidad o experiencia, el cargo, la capacidad de toma de decisiones, la formación profesional y la carga de trabajo del funcionario.
12.3 Funciones y actividades
La Supervisión se estructura en diferentes labores o aspectos que buscan que las actividades realizadas por el contratista se dirijan inequívocamente al cumplimiento del objeto contractual y siempre estén enmarcadas en los principios constitucionales y en los principios que rigen la función administrativa. Estos componentes son los siguientes:
Figura 15 Componentes funciones Supervisión / Interventoría. ICETEX.
◌ Función Técnica: Vigila y controla las labores encaminadas a determinar si las obras, servicios o bienes, se ajustan a las cantidades, especificaciones y calidades establecidas en los Pliegos de Condiciones y en el Contrato; o si las obras se ejecutan con sujeción a los diseños, proyectos y planos previamente aprobados.
◌ Función Administrativa: Impulsa la ejecución del contrato y verifica el cumplimiento por parte del contratista de los trámites y diligencias que debe realizar.
◌ Función Contable y financiera: Controla el buen manejo e inversión de los recursos del contrato y autoriza el pago a subcontratistas, trabajadores o proveedores, según se establezca en el contrato.
◌ Función Jurídica o legal: Asegura que las conductas de las partes durante la ejecución del contrato se ciñan a la ley.
12.3.1 Actividades técnicas de la Supervisión y/o interventoría
Se realizará el seguimiento al contrato para que se cumplan todas las cláusulas contractuales, especialmente las de calidad y oportunidad, y por lo anterior finalizar el contrato con un cumplimiento del 100 % del mismo. Entre otras, estas actividades consisten en las siguientes cuando apliquen según el objeto del contrato:
a. Suscribir el acta de inicio de los contratos o convenios a cargo cuando corresponda.
b. Verificar que antes de iniciar las obras o la prestación de los servicios, los permisos o licencias se encuentren vigentes.
c. Informar al superior jerárquico de la Dependencia Interesada que corresponda, sobre hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que pongan o puedan poner en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente sin que el contratista se haya allanado a cumplirlo ante los requerimientos que en tal sentido le haya formulado el Supervisor.
d. Verificar que los planos y estudios técnicos requeridos se encuentren actualizados para la ejecución del contrato cuando se trate de obra, y cuando aplique.
e. Elaborar y suscribir las actas de suspensión, reinicio, terminación y/o liquidación del contrato, cuando se presenten las causas que las originen, de conformidad con lo establecido por el presente Manual, previo visto bueno del Ordenador del gasto.
f. Recomendar oportunamente al Ordenador del gasto, las modificaciones necesarias al contrato para el cumplimento del objeto, que deban adelantarse mediante otrosí (adiciones, ampliaciones, suspensiones, entre otras), anexando los documentos requeridos y su justificación. El Supervisor deberá presentar su concepto técnico donde recomiende o no, realizar dicha modificación.
g. Verificar y exigir al contratista el cumplimiento de las especificaciones técnicas, calidad, normas técnicas y garantías de bienes, servicios y obras pactadas.
h. Verificar la experiencia, perfil, pago de honorarios y salarios según sea el caso del talento humano, de acuerdo con lo pactado.
i. Verificar y exigir el cumplimiento de las normas ambientales y requisitos de participación ciudadana de acuerdo con lo pactado y las normas propias del bien, servicio u obra a ejecutar.
j. Verificar la protección a la población vulnerable o con derechos excepcionales por su condición, cuando aplique.
k. Verificar que los bienes inmuebles sobre los cuales se ejecute la obra, sean propiedad del ICETEX.
l. Verificar cuando aplique el cumplimiento de las condiciones de seguridad y salud en el trabajo.
m. Verificar que los bienes importados, cumplan con los requerimientos fitosanitarios exigidos.
n. Verificar el cumplimiento del cronograma de ejecución y alertar al Ordenador del gasto y al Jefe de la Dependencia ejecutora, con evidencias técnicas o fácticas sobre posibles retrasos que pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, dentro de los plazos establecidos.
o. Informar al Ordenador del gasto y al Jefe de la Dependencia ejecutora sobre la ocurrencia de incumplimientos, para que se adopten las medidas respectivas.
p. Elaborar las actas de ejecución, de recibo a satisfacción y proyectar desde el punto de vista técnico las que motivan modificaciones al contrato.
q. Verificar que los equipos técnicos y maquinaria requerida, correspondan con los exigidos y operen con la calidad esperada.
r. Vigilar e informar al Ordenador del gasto, sobre la calidad de los bienes, servicios y obras hasta el vencimiento de las garantías postcontractuales, con el fin de iniciar oportunamente las acciones respectivas aplicables.
s. Solicitar al Grupo de Contratación, la elaboración de las actas de cesión del Contrato o de la cesión de pagos, cuando aplique.
t. Realizar empalmes con los supervisores entrantes o salientes, con informes técnicos, en forma detallada, para establecer cortes.
u. Diligenciar, anexar y actualizar los soportes en el expediente físico y los sistemas de información según competencia y procedimientos establecidos desde el inicio de la etapa de ejecución hasta el cierre del expediente del proceso de contratación.
v. Velar por el cumplimiento de los requerimientos de personal del contratista y su correspondencia con lo ofertado. Así mismo, verificar que el personal que ofreció el contratista esté vinculado en la ejecución del contrato bajo las exigencias de tiempo, modo y lugar convenidos, y en caso de cualquier cambio, solicitar las explicaciones respectivas al contratista, verificar que se cumplan las reglas previstas para su remplazo en caso de ser necesario, estableciendo que sea de las mismas o de superiores calidad del personal ofertado.
w. Obrar con diligencia de manera que evite sobrecostos o perjuicios para el contratista, por lo que en consecuencia, adelantará oportunamente las acciones a que hubiere lugar para que la ejecución del contrato no se vea afectada por negligencia alguna.
x. Realizar las reuniones necesarias para aclarar, precisar o dar impulso al desarrollo del contrato y dejar constancia de lo deliberado por escrito en actas de reunión.
12.3.2 Actividades jurídicas de la Supervisión y/o interventoría
Entre otras, estas actividades consisten en las siguientes cuando apliquen según el objeto del contrato:
c. Verificar el cumplimiento del plazo de ejecución del contrato y la vigencia de las garantías, solicitar su prórroga cuando sea necesario. Una vez suscrito el contrato, el Supervisor junto al Grupo de Contratación deben verificar que se constituya la garantía única de cumplimiento en los amparos y por el valor especificado en el contrato, y que se encuentren vigentes durante toda la ejecución de contrato. En caso de modificaciones, debe verificar que se incluya cualquier modificación en la cuantía y/o vigencia generada por variación del valor y/o plazo contractual. Antes de ser aprobadas por el Grupo de Contratación, deben contar con la revisión y visto bueno de Supervisor o Interventor, quien además deberá llevar una relación detallada de las pólizas del contrato.
d. Realizar seguimiento a los riesgos del contrato que puedan afectar la ecuación contractual.
e. Verificar el cumplimiento de las obligaciones respecto al sistema de seguridad social, en concordancia con la forma de pago pactada.
f. Verificar el cumplimiento de los derechos y obligaciones de las partes.
g. Informar a la aseguradora sobre las irregularidades presentadas sobre todas las modificaciones al contrato o hechos que le afecten y posibles incumplimientos por parte del contratista.
h. Verificar la existencia y suficiencia de los seguros de vida o pólizas colectivas de acuerdo con las exigencias pactadas.
j. Verificar el sustento jurídico de la suspensión, reinicio, adición, reducción, prórroga o modificación contractual de manera oportuna cuando se presenten hechos que ameriten dichas circunstancias.
k. Entregar a la Dependencia ejecutora, la información relacionada con el cumplimiento del contrato, con descripción detallada de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner en riesgo el cumplimiento del contrato.
l. Una vez el Supervisor o el interventor de un contrato ha evidenciado el posible incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, debe informar inmediatamente al Comité de Adquisiciones rindiendo para tal fin un informe detallado donde se sustente la razón y pruebas del posible incumplimiento. El Comité remitirá dicho informe aprobado a la Oficina Jurídica, para que esta defina la acción a seguir.
m. Deben proponer los ajustes que consideren necesarios para precaver o solucionar de manera expedita y eficaz las diferencias o situaciones litigiosas que se lleguen a presentar durante la vigencia de contrato o convenio.
El Supervisor será responsable de las actividades de Supervisión relacionadas en este Manual. En caso de que tenga inquietudes a nivel jurídico deberá apoyarse en el Grupo de Contratación. Si las inquietudes versan sobre aspectos financieros o presupuestales solicitará apoyo a la Vicepresidencia Financiera.
12.3.3 Actividades administrativas de la Supervisión y/o interventoría
La finalidad de estas obligaciones es permitir que se realicen los trámites administrativos y contractuales necesarios para que se desarrolle el contrato bajo las condiciones adecuadas dejando siempre constancia de las actividades realizadas por el Supervisor, el ICETEX o cualquier otro interviniente en la relación contractual. Entre otras, estas actividades consisten en las siguientes cuando apliquen según el objeto del contrato:
a. Verificar el cumplimiento de los aspectos administrativos que rigen el contrato.
b. El Interventor y Supervisor deben verificar que el cumplimiento de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, por parte del contratista, sea de manera oportuna. Debe además constatar que los aportes se realicen a las entidades respectivas, con base en los salarios estipulados en la oferta.
c. Verificar la presentación de los informes periódicos para certificar el pago en los términos pactados o en cualquier momento en caso de fuerza mayor o evento circunstancial que lo amerite.
d. Convocar al contratista a las reuniones necesarias para lograr la debida ejecución del contrato y elaborar las actas requeridas para una adecuada comunicación y documentación.
e. Servir de canal de comunicación efectiva entre el contratista y el ICETEX.
f. Elaborar informes periódicos de ejecución administrativa del contrato e informar al Ordenador del gasto, cuando se presenten incumplimientos, adicionalmente documentar con evidencia las irregularidades.
g. Rendir informes administrativos a los organismos de control y a la auditoría interna.
h. Rendir los informes periódicos que se requieran en el contrato al Ordenador del gasto, según corresponda, de la gestión realizada y el cumplimiento del contrato por parte del contratista para aprobar el pago. El informe mínimo debe contener: el avance de la ejecución de las obligaciones y cronograma, la relación de pagos efectuados a los contratistas, dificultades presentadas en la ejecución del contrato, y recomendaciones. Si en el contrato no se hubiere dispuesto actividades a este respecto, se rendirá mínimo un informe al finalizar la ejecución del contrato con la información aquí señalada.
i. Ordenar por escrito lo necesario, para que la ejecución de los trabajos se lleve a cabo sin perjuicios a terceros.
j. Resolver con oportunidad las consultas administrativas que presente el contratista y hacer las observaciones que estime conveniente.
k. Verificar el cumplimiento de la programación y el cumplimiento de la ejecución de las actividades del contrato.
l. Elaborar el acta de suspensión temporal del contrato, por circunstancias justificadas, entre otras de fuerza mayor o caso fortuito.
m. Elaborar acta de reanudación del contrato, suscrita por el contratista y el Supervisor, dejando constancia del tiempo total de suspensión y del vencimiento del contrato.
n. Elaborar el informe final de Supervisión y/o interventoría que servirá como fundamento del acta de liquidación del contrato.
o. Elaborar el acta de recibo del contrato.
p. Elaborar el acta de terminación, lo que significa que el contrato cesa con la ejecución de las actividades y/o entrega de productos.
q. Elaborar la liquidación del contrato cuando a ello haya lugar.
r. Diligenciar, anexar y actualizar los soportes en el expediente físico y los sistemas de información según competencia y procedimientos establecidos desde el inicio de la etapa de ejecución hasta el cierre del expediente del proceso de contratación.
s. Realizar el cierre del expediente contractual, para su aprobación, publicación y archivo respectivo.
12.3.4 Actividades financieras de la Supervisión y/o interventoría
Estas obligaciones tienen como finalidad realizar el seguimiento a los asuntos presupuestales y económicos del contrato para evitar cualquier tipo de anomalía en cuanto a los recursos y llevar el debido control sobre los mismos. Entre otras, estas actividades consisten en las siguientes cuando apliquen según el objeto del contrato:
e. Revisar las facturas o cuentas de cobro, junto con sus respectivos soportes, antes de que éstas sean tramitadas.
12.3.5 Requerimientos frente a la entrega del anticipo
12.3.6 Actividades contables de la Supervisión y/o interventoría
12.4 Facultades y deberes
◦ Facultades: Solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual (todos los registros deberán constar por escrito).
◦ Deberes: Mantener informado al Ordenador del Gasto de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados, como conductas punibles que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.
12.5 Prohibiciones
12.6.1 Responsabilidad de los supervisores
a. Responden como sujetos de derechos y obligaciones, afectando su patrimonio, respondiendo por la comisión de conductas punibles y aplicándoseles el régimen de responsabilidad propia de los servidores públicos.
12.6.2 Responsabilidad de los interventores
c. El interventor que no haya informado oportunamente al Ordenador del gasto de un posible incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con éste de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que le sean imputables al interventor.
d. Cuando el Interventor no conmine al contratista al cumplimiento de lo pactado o no adopte las medidas necesarias para salvaguardar el interés general y los recursos públicos involucrados, será responsable solidariamente con éste, de los perjuicios que se ocasionen.
12.7 Personal de apoyo a la labor de Supervisión
ICETEX podrá contratar el personal de apoyo, profesional, técnico, tecnológico, asistencial y operativo, de carácter multidisciplinario, para el desarrollo de las labores de Supervisión a través de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión que se requieran, sin que signifique la perdida de responsabilidad y el cumplimiento de sus obligaciones por parte del Supervisor.
12.8 Ausencias temporales o definitivas del Supervisor
Teniendo en cuenta que la Supervisión recae sobre un cargo situado en una dependencia, en el evento en que se presente la ausencia temporal del funcionario designado para tal fin, la Supervisión recaerá automáticamente en el Jefe inmediato del Supervisor hasta que otro funcionario sea encargado de las funciones del cargo del ausente.
12.9 No concurrencia de la Supervisión y de la interventoría
La tarea de la Supervisión siempre existirá en relación con cualquier contrato estatal, distinta de la tarea de la interventoría. Por regla general, no serán concurrentes en relación con un mismo contrato, las funciones de la Supervisión e interventoría. Por lo tanto el ICETEX debe dividir la vigilancia del contrato principal de acuerdo a las funciones a realizar, caso en el cual, en el contrato respectivo de interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor y otras que le hayan sido asignadas, y las demás quedarán a cargo del Supervisor respectivo.
12.10 Control Interno
13.1 Terminación
◌ Terminación Normal: En general, los contratos finalizan al término del plazo pactado o al agotamiento del objeto contratado o de los recursos del contrato.
◌ Terminación Anormal: Se presenta cuando las partes de común acuerdo, por orden de autoridad competente, o por iniciativa del ICETEX terminan la relación contractual antes del vencimiento del plazo de ejecución pactado en el contrato.
◌ ICETEX podrá terminar unilateral y anticipadamente por incumplimiento los contratos que se enmarquen en cualquiera de las siguientes características: i) En los casos en que el incumplimiento del contrato afecte la debida ejecución o amenace con paralizar la ejecución del contrato y con esto se ponga en riesgo la reputación de la Entidad ante terceros; ii) Los casos legales que permiten los Códigos Civil y de Comercio, como son: contratos de suministro, de arrendamiento de cosas, de mandato, de compraventa, entre otros establecidos en la ley.
13.2 Liquidación
Todos los contratos de ejecución sucesiva que se lleven a cabo en el ICETEX serán objeto de liquidación de común acuerdo con el contratista. En esta etapa del proceso se llegarán a los acuerdos a que haya lugar con el contratista, en cuanto a ajustes, revisiones y reconocimientos si es el caso.
La liquidación bilateral deberá realizarse en el término fijado en los pliegos de condiciones, o en su defecto, dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la finalización de la ejecución contractual o más tardar dentro del periodo de la prescripción contractual.
• Todo el desarrollo contractual (Modificaciones)
• Resumen de las cantidades ejecutadas en virtud del contrato
• Manejo de las garantías
• Los pagos efectuados
• Las solicitudes de reconocimiento (Desequilibrio Económico) presentadas
• Balance económico final del contrato
• Los paz y salvos y el listado de documentos necesarios para la culminación efectiva
• Salvedades
• Verificación del cumplimiento de las obligaciones de seguridad social
Para la elaboración adecuada de la liquidación tenga en cuenta el “Formato de Acta de liquidación. ICETEX”. Anexo Nº 2.
— Ver fichas técnicas de los procesos de selección. Anexo Nº 1
13.3 Cierre del expediente
Una vez hayan vencido las garantías que correspondan y dentro de los términos contractuales y legales, el Supervisor del contrato realizará el cierre del expediente una vez haya verificado que cuenta con todos los soportes técnicos, financieros y jurídicos, e informará al Grupo de Archivo para el trámite respectivo. En caso que el Supervisor se desvincule del ICETEX antes de esta etapa, éste deberá entregar una relación completa de los contratos a su cargo a su superior jerárquico para su reasignación, seguimiento y control.
14.1 Revisión, actualización y capacitación
El Manual de Contratación y sus anexos serán revisados y actualizados periódicamente por el Presidente, únicamente respecto de la caracterización de procedimientos, flujogramas, Acuerdos por Niveles de Servicio (ANS) y formatos, y dentro de los principios y reglas desarrolladas en el Manual a través de los procesos establecidos para el control de documentos y registros, en el Sistema de Gestión de Calidad del ICETEX.
Así mismo la Secretaría General capacitará dos (2) veces al año a los directivos y funcionarios en el contenido del Manual de Contratación y en aspectos contractuales.
14.2 Aprobación
El Manual de Contratación fue aprobado por la Junta Directiva del ICETEX, en su sesión del_________, según consta en___________.
TÉRMINO DEFINICIÓN(9)
Adición Modificación contractual que obedece al cambio en las condiciones estipuladas inicialmente en el clausulado del respectivo contrato. Como indica la definición gramatical del término, es figurativamente inyectar más dinero al contrato inicialmente pactado en aras a garantizar la existencia de recursos suficientes para continuar satisfaciendo la necesidad de la Administración –si todavía persiste- y de esta manera efectivizar el principio de economía, evitando procedimientos de selección innecesarios cuando se tiene conocimiento de la seriedad y calidad del contratista.
Contrato de Consultoría Son contratos de consultoría los que celebre ICETEX referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como las asesorías técnicas de coordinación, control y Supervisión; también los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
Contrato de Prestación de Servicios Son los que celebra ICETEX para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la Entidad. Estos contratos podrán celebrarse cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados.
Contratos del artículo 355 de la Constitución Política Contratos con entidades privadas sin ánimo de lucro y de reconocida idoneidad con el fin de impulsar programas y actividades de interés público acordes con el Plan Nacional y los planes seccionales de Desarrollo, reglamentados por él
Hecho del Príncipe Por actos de la administración como Estado
Interventor o supervisor Se entiende como agente que controla, vigila, supervisa o coordina la ejecución del contrato con el ánimo de que éste se cumpla a cabalidad o por el contrario, cuando hay dificultades, se tomen las medidas que sean pertinentes para requerir y sancionar a los contratistas incumplidos.
Riesgo previsible Son aquellas circunstancias, que siendo potenciales alteraciones del equilibrio económico, puedan preverse por su acaecimiento en contratos similares; por la probabilidad de su ocurrencia en relación con el objeto contractual o por otras circunstancias que permitan su previsión. Dicha previsibilidad genera la posibilidad de establecer responsabilidades y tratamientos específicos de asignación y mitigación
ANEXO 3. PACTOS DE TRANSPARENCIA (INTERNO – CONTRATISTAS)
ANEXO 4. GRÁFICA DEL MODELO DE GESTIÓN Y APROBACIÓN DEL PROCESO DE ADQUISICIONES ICETEX
2 Colombia Compra Eficiente, Circular Externa Nª 20 del 27 de agosto de 2015.
3 A manera de ejemplo, en el acuerdo marco para la adquisición de papelería y útiles de oficina, se establece dentro de las fichas técnicas del Acuerdo las características del producto Colores clasificación UNSPSC 44121700, el cual debe ser de material madera reforestada o madera libre de material de resina sintética, y cuya certificación relacionada asocia el “Forrest Stewardship Council” (FSC por sus siglas en inglés) o con certificación de uso de madera reforestada.
4 CONPES 3714 de 2011 “Del riesgo previsible en el marco de la política de contratación pública” y Circular 8 de Colombia Compra Eficiente.
5 Guía conceptual y metodológica de compras públicas sostenibles, Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, Página 91
6 Basado en el concepto de Jorge Hernán Beltrán Pardo, realizado para la “Guía para la Contratación Transparente”. Alcaldía Mayor de Bogotá, Distrito Capital, 2015.
7 http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/acuerdos_marco.pdf
8 Fuente: “Visión práctica de la reforma legal y la reglamentación del estatuto general de la contratación de la administración pública”. Beltrán Pardo, Jorge Hernán, Alcaldía Mayor de Bogotá D.C, 2013
9 Basadas en el contenido de PINZÓN, Alameda Alejandro. Diccionario de Contratación Estatal. Editorial LEGIS, 2014.