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Timestamp: 2020-01-17 18:13:45+00:00
Document Index: 126649560

Matched Legal Cases: ['art. 17', 'art. 17', 'art. 4', 'art. 4', 'art. 24', 'art. 11', 'art. 13', 'art. 37', 'art. 17', 'art. 13', 'art. 24', 'art. 4', 'art. 17', 'art. 17', 'art. 4', 'art. 4', 'art. 24', 'art. 17', 'art. 13', 'art. 24', 'art. 4']

Per questo motivo, le società, che si sono anche impegnate a raggiungere un accordo con le organizzazioni sindacali, dovranno adottare specifiche misure volte a garantire che le informazioni visibili o utilizzabili dalla app siano solo quelle di geolocalizzazione, impedendo l'accesso ad altri dati, quali ad esempio, sms, posta elettronica, traffico telefonico. E dovranno configurare il sistema in modo tale che sullo schermo dello smartphone compaia sempre, ben visibile, un'icona che indichi ai dipendenti che la funzione di localizzazione è attiva. I dipendenti dovranno essere ben informati sulle caratteristiche dell'applicazione (ad es., sui tempi e le modalità di attivazione) e sui trattamenti di dati effettuati dalle società. Nel dare l'ok il Garante ha ritenuto che il sistema sottoposto alla sua attenzione rispetti nel complesso i principi stabiliti dal Codice privacy. Il sistema infatti è conforme al principio di liceità perché consente di ottimizzare la gestione degli interventi tecnici, incrementando la velocità di risposta alle richieste dei clienti, soprattutto in caso di emergenze o calamità naturali. La localizzazione geografica, inoltre, rafforza le condizioni di sicurezza dei dipendenti permettendo l'invio mirato di soccorsi in caso di difficoltà. Il sistema risulta poi conforme anche ai principi di necessità, pertinenza e non eccedenza. La rilevazione dei dati di geolocalizzazione prospettata dalle società, infatti, non sarebbe continuativa, ma avverrebbe a intervalli stabiliti. È previsto che l'ultima rilevazione cancelli quella precedente. Come stabilito dal Codice privacy, prima di attivare il sistema le società dovranno notificare all'Autorità il trattamento di dati sulla localizzazione.
Trattamento di dati personali dei dipendenti effettuato attraverso la localizzazione di dispositivi smartphone - 9 ottobre 2014
Registro dei provvedimenti n° 448 del 9 ottobre 2014 [doc. web n. 3505371]
ESAMINATA la richiesta di verifica preliminare presentata da W.T. s.p.a. ai sensi dell'art. 17 del Codice;
1.1. W.T. s.p.a. (di seguito: la società) ha presentato il 28 maggio 2014 una richiesta di verifica preliminare ai sensi dell'art. 17 del Codice, in relazione al trattamento di dati personali connesso all'attivazione "di un'innovativa soluzione di Work Force Management (WFM), che prevede, tra l'altro, l'utilizzo di tecniche di geolocalizzazione del dispositivo mobile in dotazione ai […] dipendenti con qualifica di tecnico di rete" operanti sul territorio (pari a "circa 900" lavoratori; cfr. Allegato tecnico, comunicazione 28.5.2014, p. 4).
La nuova funzionalità di localizzazione di dispositivi smartphone – che verrebbero forniti in dotazione dalla società ai propri dipendenti nell'ambito di un sistema di Work Force Management (WFM) già esistente – verrebbe attivata attraverso l'installazione di ClickSoftware, prodotto che mediante l'utilizzo di una apposita applicazione (ClickMobile Touch) "installata sul dispositivo mobile del tecnico […] integrerà tutte le funzionalità di dialogo con la piattaforma WFM" (cfr. Allegato cit., p. 6).
• nell'ID del dispositivo aziendale affidato al tecnico;
• nelle coordinate GPS "del tecnico durante lo svolgimento dell'attività operativa";
• nelle coordinate GPS della "home base del tecnico per la determinazione dell'area di competenza".
1.3 Gli scopi che la società intende perseguire attraverso l'attivazione della menzionata funzionalità di localizzazione (cfr. Allegato cit., p. 8) sono volti a:
b. "supportare la gestione delle attività d'emergenza […] mediante la conoscenza della posizione dei tecnici e l'identificazione del tecnico più qualificato e più vicino al sito per il quale è richiesto l'intervento";
a. l'invio della posizione geografica del dispositivo al sistema di Work Force Management effettuata attraverso l'applicazione ClickMobile "non è continuativo ma periodico; la frequenza di rilevamento dei dati, infatti, è configurabile a sistema mediante un parametro specifico (ogni x minuti) ed è completamente scollegata dalla frequenza di utilizzo";
b. il dipendente può "abilitare o disabilitare la APP all'inizio e alla fine del servizio, così come durante il servizio stesso, qualora risulti necessario per esigenze personali, compatibilmente con le procedure aziendali in essere";
c. "la piattaforma WFM gestisce l'informazione relativa all'ultima posizione inviata dal dispositivo mobile del tecnico, cancellando quella immediatamente precedente e l'ultima rilevazione verrà cancellata nel momento in cui termina la sua giornata lavorativa";
d. "il sistema non esegue alcuna storicizzazione del dato di geolocalizzazione, impedendo sia una visione continuativa della posizione del singolo tecnico sia un'eventuale ricostruzione dei relativi percorsi".
1.5 Quanto all'osservanza della disciplina di settore posta in materia di controlli a distanza dei dipendenti, la società ha rappresentato che "attualmente sono in corso gli incontri [con] le rappresentanze sindacali aziendali per la revisione dell'accordo sindacale, in ossequio al disposto di cui all'art. 4 della L. 300/70" (cfr. Allegato cit., p. 7).
1.6. A seguito di una richiesta di chiarimenti ed integrazioni formulata dall'Autorità (in data 25.6.2014), la società ha successivamente precisato che:
a. benché l'intervallo temporale preimpostato dal fornitore del software relativamente all'invio delle coordinate riferite alla posizione geografica sia pari a tre minuti, si ritiene "che un intervallo di 10 minuti possa essere idoneo a garantire l'efficacia del sistema" (cfr. punto a), nota del 15.7.2014);
b. relativamente alla possibilità (o meno) di accedere alla posizione geografica del dispositivo in un momento dato al di fuori dell'intervallo temporale prestabilito, si è ribadito che "il dato rilevato è esclusivamente quello inviato dall'APP secondo la frequenza impostata sul sistema" (cfr. punto b), nota cit.);
d. "il dispositivo è ad uso promiscuo ed è pertanto sempre garantito l'utilizzo dello stesso a titolo personale" (cfr. cfr. punto c), nota cit.);
e. l'applicazione installata sul dispositivo smartphone "non ha nessuna interazione con le informazioni presenti sul dispositivo. […] La società Click Software, produttore responsabile della progettazione e dello sviluppo della soluzione in oggetto, comunica che non vi sono estensioni diverse dalle funzionalità per la quale l'APP è progettata"; pertanto "l'applicazione non dispone di interfacce […] in grado di interagire con dati attinenti alla vita privata del dipendente" (cfr. punto d) ed e), nota cit.);
f. i dipendenti potranno "agire sul dispositivo non solo al fine di disattivare le funzionalità di geolocalizzazione […] ma anche al fine di disattivare l'App a conclusione dell'attività lavorativa della giornata. Infatti, per garantire la massima autonomia/riservatezza del tecnico nella gestione dell'applicativo installato sul proprio smartphone è esclusa ogni possibilità di interventi da remoto, ivi inclusa la previsione di automatismi finalizzati a disattivare l'APP al termine dell'orario di lavoro" (cfr. punto f), nota cit.);
Il trattamento di dati personali che la società ha sottoposto a verifica preliminare è connesso all'attivazione di un'applicazione (ClickSoftware) del sistema di gestione della mano d'opera già in uso (WFM), in grado di interagire – attraverso l'applicazione ClickMobile Touch – con i dispositivi mobili geolocalizzati (smartphone) posti in dotazione ai tecnici che effettuano interventi sul campo.
Il descritto trattamento, rispetto alle ipotesi prese in considerazione dall'Autorità nel provvedimento di carattere generale n. 370 del 4 ottobre 2011, relativo all'utilizzo di sistemi di localizzazione dei veicoli nell'ambito del rapporto di lavoro [in www.garanteprivacy.it, doc. web n. 1850581], presenta caratteristiche particolari proprio in considerazione dell'utilizzo di un dispositivo smartphone messo a disposizione dei dipendenti allo scopo di procedere alla raccolta dei dati di localizzazione. Tali dispositivi, in considerazione delle normali potenzialità d'uso nonché in ragione dell'utilizzo oramai comune degli stessi, possono essere agevolmente impiegati anche per finalità diverse da quelle lavorative. Queste ulteriori (e comuni) modalità di impiego sono d'altra parte, ragionevolmente, consentite dalla società (cfr. punto 1.2 "è (…) sempre garantito l'utilizzo [del dispositivo] a titolo personale"). Inoltre lo smartphone è, per le proprie caratteristiche, destinato inevitabilmente a "seguire" la persona che lo detiene, indipendentemente dalla distinzione tra tempo di lavoro e tempo di non lavoro.
Il descritto trattamento pertanto presenta rischi specifici per la libertà (es. di circolazione e di comunicazione), i diritti (v. artt. 10, D.Lg. 276/2003 e 8, l. n. 300/1970) e la dignità del dipendente e richiede una specifica ed attenta valutazione da parte dell'Autorità.
3.1 Le finalità del trattamento, così come rappresentate dalla società, risultano lecite. La funzionalità di localizzazione geografica consente infatti di ottimizzare la gestione ed il coordinamento degli interventi effettuati dai tecnici sul campo, incrementandone la tempestività e migliorando la qualità del servizio, soprattutto in caso di emergenze e/o calamità naturali. La localizzazione consente altresì di rafforzare le condizioni di sicurezza del lavoro effettuato dai tecnici stessi, permettendo l'invio mirato di eventuali soccorsi soprattutto in aree remote o non facilmente raggiungibili e comunque di supportare più rapidamente i lavoratori in caso di difficoltà.
I trattamenti di dati personali, pertanto, sarebbero effettuati nell'ambito del rapporto di lavoro per soddisfare esigenze organizzative e produttive ovvero per la sicurezza del lavoro, coerentemente con quanto stabilito dalla disciplina di settore in materia di controllo a distanza dei dipendenti (cfr. artt. 11, comma 1, lett. a) e 114 del Codice e 4, legge n. 300/1970). In proposito la società ha dichiarato che i dati riferiti alla posizione geografica "non verranno in alcun modo utilizzati […] per finalità diverse da quella rappresentata né potranno essere usati per qualsivoglia fine disciplinare" (cfr. Allegato tecnico, comunicazione 28.5.2014, p. 8).
3.2 Pertanto, considerato anche che la società ha dichiarato di aver attivato le procedure previste dall'art. 4, comma 2, della legge n. 300/1970 visto che la localizzazione di dispostivi associati a dipendenti identificati può comportare il controllo a distanza dell'attività degli stessi, il menzionato trattamento potrà essere lecitamente effettuato anche senza il consenso degli interessati, per effetto del presente provvedimento che, in applicazione della disciplina sul c.d. bilanciamento di interessi (art. 24, comma 1, lett. g) del Codice), individua un legittimo interesse al trattamento di tale tipologia di dati (diversi da quelli sensibili) in relazione alle finalità rappresentate.
4.1 Il trattamento dei dati di localizzazione per le finalità sopra indicate appare altresì nel complesso conforme ai principi di necessità nonché di pertinenza e non eccedenza (artt. 3 e 11, comma 1, lett. d), del Codice), alla luce delle circostanze rappresentate nell'istanza e in particolare considerato che:
b. il sistema sarebbe configurato in modo tale da trattare l'informazione relativa all'ultima posizione inviata dallo smartphone cancellando quella immediatamente precedente, mentre "l'ultima rilevazione verrà cancellata nel momento in cui termina la sua giornata lavorativa".
a. adottare specifiche misure idonee a garantire che le informazioni presenti sul dispositivo mobile visibili o utilizzabili dall'applicazione installata siano riferibili esclusivamente a dati di geolocalizzazione nonché ad impedire l'eventuale trattamento di dati ultronei (es. dati relativi al traffico telefonico, agli sms, alla posta elettronica o altro);
b. configurare il sistema in modo tale che sul dispositivo sia posizionata un'icona che indichi che la funzionalità di localizzazione è attiva; l'icona dovrà essere sempre chiaramente visibile sullo schermo del dispositivo, anche quando l'applicazione Click Mobile Touch lavora in background.
5.2. In applicazione del principio di correttezza (art. 11, comma 1, lett. a) del Codice) i trattamenti in esame devono essere resi noti agli interessati, i quali devono essere posti nella condizione di conoscere chiaramente finalità e modalità del trattamento. A tal fine la società dovrà fornire ai dipendenti una puntuale informativa, comprensiva di tutti gli elementi contenuti nell'art. 13 del Codice.
a. considerato che il dispositivo che si intende installare comporta il trattamento di dati relativi alla localizzazione, la società è tenuta ad effettuare la notificazione ai sensi dell'art. 37, comma 1, lett. a), del Codice;
b. la società dovrà attenersi, in quanto applicabili, alle prescrizioni ed alle raccomandazioni contenute nel provvedimento n. 13 del 1° marzo 2007 "Linee guida per posta elettronica e internet" (doc. web n. 1387522) (es. in caso di trattamenti effettuati in occasione della predisposizione di idonee misure di sicurezza per assicurare la disponibilità e l'integrità di sistemi informativi e di dati; a seguito della riconsegna del dispositivo per interventi di manutenzione o a seguito della cessazione del rapporto di lavoro);
d. dovranno essere adottate le misure di sicurezza previste dagli artt. 31 ss. del Codice al fine di preservare l'integrità dei dati trattati e prevenire l'accesso agli stessi da parte di soggetti non autorizzati.
1. ai sensi dell'art. 17 del Codice, preso atto della richiesta di verifica preliminare presentata da W.T. s.p.a. in relazione ai trattamenti da effettuare mediante l'attivazione di una funzionalità di localizzazione di dispositivi mobili smartphone forniti in dotazione ai propri dipendenti per finalità organizzative, produttive e connesse alla sicurezza del lavoro, ritiene ammissibile il trattamento da effettuarsi nei termini di cui in motivazione, fermo restando che:
i. adottare specifiche misure idonee a garantire che le informazioni presenti sul dispositivo mobile visibili o utilizzabili dall'applicazione installata siano riferibili esclusivamente a dati di geolocalizzazione nonché ad impedire l'eventuale trattamento di dati ultronei (es. dati relativi al traffico telefonico, agli sms, alla posta elettronica o altro);
ii. configurare il sistema in modo tale che sul dispositivo sia posizionata un'icona che indichi che la funzionalità di localizzazione è attiva; l'icona dovrà essere sempre chiaramente visibile sullo schermo del dispositivo, anche quando l'applicazione Click Mobile Touch lavora in background (punto 5.1, lett. b.);
iii. consentire l'accesso ai dati trattati ai soli incaricati della società che, in ragione delle mansioni svolte o degli incarichi affidati, possono prenderne legittimamente conoscenza;
c. ai dipendenti della società, unitamente agli elementi previsti dall'art. 13 del Codice, dovranno essere fornite informazioni chiare e complete sulla natura dei dati trattati e sulle caratteristiche del dispositivo, tenuto conto delle finalità mediante lo stesso perseguite (punto 5.2); i dipendenti dovranno altresì essere compiutamente informati sulle ipotesi in cui è consentita la disattivazione della funzione di localizzazione nel corso dell'orario di lavoro nonché circa le eventuali conseguenze nel caso in cui la disattivazione avvenga con modalità non consentite;
d. la società dovrà attenersi, in quanto applicabili, alle prescrizioni ed alle raccomandazioni contenute nel provvedimento n. 13 del 1° marzo 2007 "Linee guida per posta elettronica e internet" (doc. web n. 1387522) (es. in caso di trattamenti effettuati in occasione della predisposizione di idonee misure di sicurezza per assicurare la disponibilità e l'integrità di sistemi informativi e di dati; a seguito della riconsegna del dispositivo per interventi di manutenzione o a seguito della cessazione del rapporto di lavoro);
f. dovranno essere adottate le misure di sicurezza previste dagli artt. 31 ss. del Codice al fine di preservare l'integrità dei dati trattati e prevenire l'accesso agli stessi da parte di soggetti non autorizzati.
2. ai sensi dell'art. 24, comma 1, lett. g) del Codice, in applicazione della disciplina sul c.d. bilanciamento di interessi, per effetto del presente provvedimento il trattamento descritto può essere effettuato senza che sia necessario acquisire il consenso degli interessati, individuando in capo a W.T. s.p.a., in relazione all'installazione di un sistema di localizzazione degli smartphone dati in dotazione ai dipendenti, un legittimo interesse volto a soddisfare esigenze organizzative, produttive e legate alla sicurezza del lavoro previa attivazione delle procedure previste dall'art. 4, comma 2, della legge n. 300/1970 (punto 3.2).
Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lg. n. 150/2011, avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all'autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all'estero
IL RELATORE, Califano
IL SEGRETARIO GENERALE, Soro
Trattamento di dati personali connesso ad una funzionalità di localizzazione di dispositivi smartphone - Verifica preliminare richiesta da E.T. s.p.a. - 11 settembre 2014
Registro dei provvedimenti n° 401 dell'11.09.2014 [doc. web n° 3474069]
ESAMINATA la richiesta di verifica preliminare presentata da E.T. s.p.a. ai sensi dell'art. 17 del Codice;
1.1. E.T. s.p.a. (di seguito: la società) ha presentato il 1° aprile 2014 una richiesta di verifica preliminare ai sensi dell'art. 17 del Codice, in relazione al trattamento di dati personali connesso all'attivazione di una nuova funzionalità di localizzazione di dispositivi smartphone che verrebbero forniti in dotazione dalla società ai propri dipendenti nell'ambito di un sistema di Work Force Management (WFM) già esistente.
Tali dispositivi, dotati di GPS (Global Positioning System) capace di effettuare la localizzazione geografica "con un'accuratezza di 31 m circa", sarebbero in grado di comunicare al sistema WFM la propria posizione con una periodicità temporale prestabilita pari a 15 minuti. Il dato relativo alla geolocalizzazione così raccolto non sarebbe acquisito in modo permanente dal sistema bensì automaticamente cancellato in modo tale che "sarà disponibile solo l'ultimo dato di localizzazione pervenuto, ovvero la nuova posizione rilevata annulla e sostituisce la precedente" (cfr. comunicazione dell'1.4.2014, par. 1, "Chiarimenti sul funzionamento del sistema di geo-localizzazione"). Secondo quanto dichiarato dalla società, pertanto, tramite l'attivazione di tale funzionalità "non viene mantenuto e non si ha a disposizione il tracciamento del percorso. Il sistema mantiene solo i dati master (ad esempio siti, attrezzature, ecc) mentre i dati transazionali (ad esempio dettaglio dei WO) vengono eliminati dal sistema dopo 16 giorni dalla chiusura. Dopo questo periodo di tempo i dati vengono distrutti" (cfr. comunicazione cit., par. 4, "Storicizzazione delle informazioni").
I dati personali complessivamente trattati dal sistema sarebbero: "cognome, nome, Service Area, Skill tecnico (es. radio, transmission, power, ecc), Home Base (ovvero dove il tecnico prende servizio), Attività svolta, dato dell'ultima localizzazione rilevato tramite funzionalità GPS dell'applicazione" (cfr. comunicazione cit., par. 4, "Trattamento Dati e Principio di base").
Gli scopi che la società intende perseguire (cfr. comunicazione cit., par. 2, "Specifica delle esigenze che impongono l'introduzione del sistema di geo-localizzazione") attraverso l'attivazione della menzionata funzionalità di localizzazione sono:
a. disporre l'intervento di propri tecnici in modo tale da consentire il rispetto dei termini contrattuali stipulati con i clienti, che risultano "particolarmente stringenti in quanto l'attività di manutenzione condotta [dalla società] deve supportare la continuità del servizio pubblico offerto dal cliente, inclusa la pronta gestione dei ripristini in caso di emergenze non ultime quelle generate da disastri naturali/ambientali";
c. migliorare il coordinamento operativo dei "circa 330 tecnici dislocati sul territorio", in modo tale da poter "indirizzare prontamente i tecnici in servizio con le idonee competenze più prossimi al sito oggetto dell'intervento richiesto";
La società ha inoltre dichiarato che fornirà ai tecnici specifiche istruzioni operative in ordine alla attivazione e disattivazione della "applicazione GPS […] per rendere possibile l'utilizzo alternativo dello «smart phone» durante l'orario di lavoro (con tracking GPS) e fuori orario di lavoro (senza GPS tracking)"; sarà inoltre data indicazione di "mantenere tale funzionalità attiva durante l'orario di lavoro fatti salvi gli usuali casi di interruzione previsti dal […] rapporto di lavoro, quali ad esempio il proprio turno mensa" (cfr. comunicazione cit., par. 4, "Attivazione e Disattivazione dell'applicazione"). La società ha inoltre dichiarato che provvederà a fornire agli interessati un'apposita informativa relativa alle caratteristiche del trattamento, anche attraverso la predisposizione di uno specifico "protocollo" (cfr. comunicazione cit., par. 7, "Informativa degli interessati").
Per quanto riguarda, infine, il rispetto della disciplina vigente in materia di controlli a distanza dei dipendenti la società si è impegnata "ad adottare le garanzie previste dall'art. 4 comma 2 della L. n. 300 del 1970 e quindi a raggiungere un accordo con le OO.SS. o, in difetto, ad acquisire l'autorizzazione del competente organo del Ministero del Lavoro e delle politiche sociali" (cfr. comunicazione cit., par. 6, "Liceità del trattamento e bilanciamento di interessi").
1.2. A seguito di una richiesta di chiarimenti ed integrazioni formulata dall'Autorità (in data 7.5.2014), la società ha successivamente precisato che:
a. il trattamento di dati personali relativi alla localizzazione dei dispositivi smartphone avviene mediante accesso dell'utente "all'applicazione «WFM Click Mobile Touch» attraverso un'autenticazione basata su userid e password"; la password deve essere modificata dopo il primo accesso rispettando determinati requisiti minimi di sicurezza (cfr. nota del 20.5.2014, p. 1);
b. la possibilità tecnica di accedere alla posizione geografica del dispositivo in un momento dato al di fuori dell'intervallo temporale prestabilito (15 minuti) "non sussiste" (cfr. nota cit., p. 5);
c. i dati c.d. transazionali, "di natura operativa e [che] contengono le informazioni relative agli ordinativi di lavoro […] sono memorizzati localmente e quindi sono presenti solo sul dispositivo mobile. [...] L'operazione di cancellazione compiuta dall'utente tramite la funzione «clear stored data» determina la rimozione dei suddetti dati dal dispositivo mobile" (cfr. nota cit., p. 5);
d. posto che "al termine dell'orario di lavoro ovvero in occasione delle consentite interruzioni dell'attività lavorativa (es. pausa pranzo) il dipendente può disattivare manualmente l'applicazione" in ogni caso, anche qualora il dipendente non provvedesse alla disattivazione manuale "l'applicazione si disattiverà automaticamente dopo 120 minuti di inattività" (cfr. nota cit., p. 5);
e. in caso di furto o smarrimento del dispositivo si prevede "l'immediato blocco dell'utenza mobile attraverso la denuncia alle AA.GG. e la richiesta di blocco all'operatore telefonico" (cfr. nota cit., p. 6);
f. quanto ai tempi di conservazione "il sistema WFM, relativamente ai dati di localizzazione, mantiene solo la località di partenza del FT e l'ultima posizione conosciuta. Nessuna informazione storica relativa alla localizzazione è mantenuta nel Sistema" (cfr. All. nota cit., punto 2.4 "Conservazione dei dati").
1.3 Con successiva nota del 30.6.2014, rispondendo ad ulteriori richieste dell'Autorità, la società ha infine specificato che:
a. "le informazioni che saranno scambiate tra il tecnico di campo ed il sistema WFM sono esclusivamente finalizzate all'assegnazione e gestione dei work order, non sono previste alla data interazioni con altre informazioni presenti sul dispositivo mobile (es. dati di traffico telefonico, sms, posta elettronica o altro)"; la società, in proposito, intende impartire ai dipendenti apposite istruzioni relative alla necessaria adozione di "misure organizzative procedurali da osservare per evitare trattamenti di dati non attinenti ai work order quali ad esempio: non riportare in eventuali aree di commento disponibili con gli SMS o email scambiate con il WFM riferimenti alla vita privata dei singoli, disattivare l'applicazione di geolocalizzazione presente sullo smart-phone al di fuori degli orari di lavoro" (cfr. nota 30.6.2014, p. 2);
b. il sistema consente (così rettificando quanto affermato in precedenti comunicazioni all'Autorità) la visualizzazione in tempo reale del dato di localizzazione benché "solo ed esclusivamente [in relazione] ad esigenze di assegnazione e gestione dei work order ai tecnici di campo, per soddisfare i requisiti dei servizi operati sulle reti dei Clienti operatori di telecomunicazioni" (cfr. nota cit., p. 3).
Il trattamento di dati personali che la società ha sottoposto a verifica preliminare è connesso all'attivazione di un'applicazione (Click Schedule) del sistema di gestione della mano d'opera già in uso (WFM), in grado di interagire – attraverso l'applicazione ClickMobile-WAP – con i dispositivi mobili geolocalizzati (smartphone) posti in dotazione ai tecnici che effettuano interventi sul campo.
Tale trattamento, rispetto alle ipotesi prese in considerazione dall'Autorità nel provvedimento di carattere generale n. 370 del 4 ottobre 2011, relativo all'utilizzo di sistemi di localizzazione dei veicoli nell'ambito del rapporto di lavoro [in www.garanteprivacy.it, doc. web n. 1850581], presenta caratteristiche particolari proprio in considerazione dell'utilizzo di un dispositivo smartphone messo a disposizione dei dipendenti allo scopo di procedere alla raccolta dei dati di localizzazione. Tali dispositivi, in considerazione delle normali potenzialità d'uso nonché in ragione dell'utilizzo oramai comune degli stessi, possono essere agevolmente impiegati anche per finalità diverse da quelle lavorative. Tali ulteriori (e comuni) modalità di impiego sono d'altra parte (ragionevolmente) consentite dalla società (cfr. punto 1.1 laddove ci si riferisce all'"l'utilizzo alternativo dello «smart phone» durante […] e fuori [l']orario di lavoro"). Inoltre lo smartphone è, per le proprie caratteristiche, destinato inevitabilmente a "seguire" la persona che lo possiede, indipendentemente dalla distinzione tra tempo di lavoro e tempo di non lavoro.
3.1 Le finalità del trattamento, così come rappresentate dalla società, risultano lecite. La funzionalità di localizzazione geografica consente infatti di ottimizzare la gestione ed il coordinamento degli interventi effettuati dai tecnici sul campo, incrementandone la tempestività a fronte delle richieste dei clienti, soprattutto in caso di emergenze e/o calamità naturali. La localizzazione consente altresì di rafforzare le condizioni di sicurezza del lavoro effettuato dai tecnici stessi, permettendo l'invio mirato di eventuali soccorsi soprattutto in aree remote o non facilmente raggiungibili e comunque di supportare più rapidamente i lavoratori in caso di difficoltà.
I trattamenti di dati personali, pertanto, sarebbero effettuati nell'ambito del rapporto di lavoro per soddisfare esigenze organizzative e produttive ovvero per la sicurezza del lavoro, coerentemente con quanto stabilito dalla disciplina di settore in materia di controllo a distanza dei dipendenti (cfr. artt. 11, comma 1, lett. a) e 114 del Codice e 4, legge n. 300/1970). In proposito la società ha dichiarato che le informazioni riferibili ai possessori dei dispositivi saranno utilizzate per finalità non riconducibili a quelle di controllo degli stessi, tanto che nessun "utilizzo dei dati potrà avvenire per finalità diverse da quelle dichiarate, come ad esempio per scopi disciplinari" (comunicazione 1.4.2014, par. 2.3). Il menzionato sistema, sempre in base a quanto sostenuto, non potrà interagire con altri sistemi aziendali, compresi quelli volti a valutare il corretto adempimento della prestazione lavorativa.
3.2 Pertanto, considerato anche che la società ha dichiarato che procederà ad attivare le procedure previste dall'art. 4, comma 2, della legge n. 300/1970 visto che la localizzazione di dispostivi associati a dipendenti identificati può comportare il controllo a distanza dell'attività degli stessi, il menzionato trattamento potrà essere lecitamente effettuato anche senza il consenso degli interessati, per effetto del presente provvedimento che, in applicazione della disciplina sul c.d. bilanciamento di interessi (art. 24, comma 1, lett. g) del Codice), individua un legittimo interesse al trattamento di tale tipologia di dati (diversi da quelli sensibili) in relazione alle finalità rappresentate.
b. il sistema sarebbe configurato in modo tale da memorizzare solo l'ultima informazione relativa alla localizzazione del dispositivo al termine di una determinata sessione di lavoro, procedendo a cancellare automaticamente la rilevazione precedente.
4.2 Tuttavia, posto che la società ha dichiarato che il sistema è configurato in modo tale da consentire agli utenti autorizzati all'accesso la visualizzazione in tempo reale dei dati di localizzazione, anche al di fuori della periodizzazione stabilita in via ordinaria (cfr. punto 1.3, lett. b.), l'Autorità ritiene di prescrivere, come misura posta a tutela dei diritti degli interessati, che tale eventuale trattamento di dati in tempo reale avvenga solo in presenza di specifiche esigenze (ad es. legate al verificarsi di situazioni di emergenza e/o di pericolo per il dipendente), individuate all'interno di appositi protocolli che individuino anche i soggetti legittimati ad accedere con tale modalità al sistema.
5.3 Si ritiene inoltre opportuno che tra le istruzioni da fornire ai dipendenti relativamente all'utilizzo del dispositivo, si raccomandi di effettuare periodicamente la pulizia dei dati memorizzati localmente attraverso l'attivazione della funzione "clear stored data" (cfr. punto 1.2, lett. c.), fatte salve eventuali esigenze di conservazione da parte del lavoratore .
1. ai sensi dell'art. 17 del Codice, preso atto della richiesta di verifica preliminare presentata da E.T. s.p.a. in relazione ai trattamenti da effettuare mediante l'attivazione di una funzionalità di localizzazione di dispositivi mobili smartphone forniti in dotazione ai propri dipendenti per finalità organizzative, produttive e connesse alla sicurezza del lavoro, ritiene ammissibile il trattamento da effettuarsi nei termini di cui in motivazione, fermo restando che:
iii. consentire l'eventuale trattamento dei dati in tempo reale solo in presenza di specifiche esigenze (ad es. legate al verificarsi di situazioni di emergenza e/o di pericolo per il dipendente), individuate all'interno di appositi protocolli (punto 4.2);
iv. consentire l'accesso ai dati trattati ai soli incaricati della società che, in ragione delle mansioni svolte o degli incarichi affidati, possono prenderne legittimamente conoscenza;
b. la società, quale misura opportuna, dovrà raccomandare ai dipendenti di effettuare periodicamente la pulizia dei dati memorizzati localmente attraverso l'attivazione della funzione "clear stored data", fatte salve eventuali esigenze di conservazione da parte del lavoratore (punto 5.3);
d. ai dipendenti della società, unitamente agli elementi previsti dall'art. 13 del Codice, dovranno essere fornite informazioni chiare e complete sulla natura dei dati trattati e sulle caratteristiche del dispositivo, tenuto conto delle finalità mediante lo stesso perseguite (punto 5.2); i dipendenti dovranno altresì essere compiutamente informati sulle ipotesi in cui è consentita la disattivazione della funzione di localizzazione nel corso dell'orario di lavoro nonché circa le eventuali conseguenze nel caso in cui la disattivazione avvenga con modalità non consentite;
e. la società dovrà attenersi, in quanto applicabili, alle prescrizioni ed alle raccomandazioni contenute nel provvedimento n. 13 del 1° marzo 2007 "Linee guida per posta elettronica e internet" (doc. web n. 1387522) (es. in caso di trattamenti effettuati in occasione della predisposizione di idonee misure di sicurezza per assicurare la disponibilità e l'integrità di sistemi informativi e di dati; a seguito della riconsegna del dispositivo per interventi di manutenzione o a seguito della cessazione del rapporto di lavoro);
g. dovranno essere adottate le misure di sicurezza previste dagli artt. 31 ss. del Codice al fine di preservare l'integrità dei dati trattati e prevenire l'accesso agli stessi da parte di soggetti non autorizzati.
2. ai sensi dell'art. 24, comma 1, lett. g) del Codice, in applicazione della disciplina sul c.d. bilanciamento di interessi, per effetto del presente provvedimento il trattamento descritto può essere effettuato senza che sia necessario acquisire il consenso degli interessati, individuando in capo ad E.T. s.p.a., in relazione all'installazione di un sistema di localizzazione degli smartphone dati in dotazione ai dipendenti, un legittimo interesse volto a soddisfare esigenze organizzative, produttive e legate alla sicurezza del lavoro previa attivazione delle procedure previste dall'art. 4, comma 2, della legge n. 300/1970 (punto 3.2).
Roma, 11.09.2014