Source: http://www.juramagazin.de/111442.html
Timestamp: 2020-02-18 12:25:03
Document Index: 112684583

Matched Legal Cases: ['§26', '§32', '§ 26', '§ 26', '§ 15', '§ 26', '§ 26', '§ 26', '§ 15']

2. Aufgaben und Dienstleistungen des Rathaus-Service
3. Mitunter fehlt die Orientierung an mittelfristigen Entwicklungszielen und die Anpassung und Flexibilität gegenüber Kundenwünschen ist gering. Zwischen Kernverwaltung und Serviceeinheit sollte eine Kunden-Lieferantenbeziehung entstehen, in der der Kunde Leistungen auswählt und für die Dienstleistung bezahlt und die Serviceeinheit die gewünschten Leistungen liefert und für diese bezahlt wird.
Der Rathaus-Service erbringt sehr unterschiedliche Dienstleistungen für diverse Kunden, z. B. für den Senat, die Senatskanzlei, Bürgerschaftskanzlei, Senatsämter, Fachbehörden und externe Nutzer (private Nutzer) des Rathauses und des Gästehauses des Senats.
Das Dienstleistungsspektrum des Rathaus-Service umfasst die Bauunterhaltung und Pflege des 1897 fertig gestellten Rathauses sowie des Gästehauses des Senats. So müssen kontinuierlich Wartungs- und Reparaturarbeiten u. a. von der Haustechnik durchgeführt werden. Baumaßnahmen werden begleitet, überwacht und teilweise selbst durchgeführt. Dabei sind u. a. immer die Belange des Denkmalschutzes zu beachten. Neben dem Rathaus, dem Gästehaus des Senats und dem Turm auf Neuwerk werden auch die angemieteten Räume in der Alten Post bewirtschaftet.
Für Veranstaltungen stellt der Bereich Facility-Management des Rathaus-Service die Technik im Rathaus und dem Gästehaus des Senats zur Verfügung und sorgt dafür, dass die technischen Anlagen jederzeit einsetzbar sind. Zu den Veranstaltungen zählen u. a. Sitzungen von Senat und Bürgerschaft, Senatsempfänge, Staatsbesuche, Konferenzen, Tagungen sowie Ausschusssitzungen. Mit steigender Tendenz müssen Veranstaltungen mit Technik unterstützt werden. Die Haustechnik arbeitet deshalb mit dem Bereich Veranstaltungsmangement eng zusammen.
Das Service-Management ist für die Termin- und Raumkoordination aller Veranstaltungen im Rathaus und Gästehaus des Senats und deren Planung, Vorbereitung, Durchführung sowie Nachbereitung verantwortlich. Im Jahr 2003 wurden insgesamt 2.772 Veranstaltungen durch den Bereich betreut. Der Dielendienst im Rathaus ist dafür verantwortlich, Abgeordneten der Bürgerschaft, Gästen sowie Besuchern des Rathauses Auskünfte zu erteilen.
Außerdem werden in dem Bereich die Rathausführungen koordiniert und von Ratsdienern in Zusammenarbeit mit externen Hostessen durchgeführt.
Der Interne Service des Rathaus-Service stellt die Infrastruktur im Rathaus bereit. So wird der Postein- und Umwandlung der Abteilung Rathaus-Service des Staatsamtes der Senatskanzlei in einen Landesbetrieb nach §26 Absatz 1 LHO zum 1. Januar 2005
Ergänzung des Haushaltsplan-Entwurfs 2005/2006 gemäß §32 LHO Gliederung
-ausgang der Senatskanzlei, der Bürgerschaftskanzlei und teilweise des Personalamtes über die Poststelle des Rathaus-Service abgewickelt. Eingehende Post wird nach den jeweiligen Behörden sortiert und an diese weitergeleitet.
Die Druckerei erstellt diverse Druckerzeugnisse unter anderem Senatsdrucksachen, Stellenausschreibungen der Freien und Hansestadt Hamburg und Pressespiegel. Eine Vielzahl von Bürgerinnen und Bürgern melden sich mit Anfragen telefonisch im Rathaus, mit der Bitte um Beratung und Auskunft. Die zentrale Telefonvermittlung leitet die Anrufer ggf. an die zuständigen Stellen weiter oder versucht direkt mit Sachauskünften zu helfen. Der Rathaus-Service führt außerdem die zentralen Beschaffungen für die Senatskanzlei durch und ist ebenfalls verantwortlich für die Registratur. Letztere arbeitet mit dem modernen elektronischen Archivierungssystem ELDORADO. Dokumente werden zentral eingelesen, in einer Datenbank abgelegt, so dass sie an allen Bildschirmarbeitsplätzen gesucht, gefunden und ggf. wieder ausgedruckt werden können.
3. Ziel der Errichtung eines Landesbetriebes nach § 26 Absatz 1 LHO
Die jetzige Organisationsstrukur des Rathaus-Service als Abteilung der Senatskanzlei ist nicht geeignet, die Wirtschaftlichkeit und damit den flexibleren Umgang mit den Ressourcen zu erhöhen. Nachteile der jetzigen Struktur sind relativ lange Verwaltungs- und Entscheidungswege sowie die geringe Eigenständigkeit und fehlende Eigenverantwortlichkeit für den Gesamtbetrieb. Dadurch dass der Rathaus-Service in eine kameralistische Haushaltsführung eingepasst ist, können nur wenige Aussagen zu Kosten und Aufwand getroffen werden. Ökonomisches Handeln wird erschwert. Zur Steigerung der Effizienz und Effektivität soll der Rathaus-Service in einen Landesbetrieb nach § 26 Absatz 1 LHO überführt werden. Hiermit verbunden ist die Einführung der kaufmännischen Buchführung sowie betriebswirtschaftlicher Instrumente. Die Kostentransparenz wird durch die Kosten- und Leistungsrechnung deutlich gesteigert. Über die Rechnungsstellung kann es beim Kunden durch die Transparenz und Kenntnis der Kosten zu einer veränderten Nachfrage und Verschiebung in den Leistungen des Rathaus-Service kommen. Dies bedeutet für den Rathaus-Service eine ständige Anpassung seiner Dienstleistungen. Das Kostenbewusstsein der Kunden und auch der Beschäftigten wird dadurch gestärkt.
Aus dem Leitbild und Unternehmenskonzept wird ein Controlling installiert, das eine systematische Planung, Steuerung und Kontrolle der betrieblichen Abläufe sowie Aussagen über den wirtschaftlichen und finanziellen Status des Betriebes ermöglicht.
Ziel des künftigen Landesbetriebes Rathaus-Service ist es, der Senats- und Bürgerschaftskanzlei, den Fachbehörden, Senatsämtern sowie den sonstigen Kunden ein leistungsstarker Partner zu sein, der seine Dienstleistungen nutzenund kundenorientiert erbringt. Für einen Übergangszeitraum von voraussichtlich 2 Jahren besteht ein Andienungsgebot der Senats- und Bürgerschaftskanzlei gegenüber dem Rathaus-Service. Die zu erbringenden Dienstleistungen werden in einem Rahmenvertrag mit der Senats- und Bürgerschaftskanzlei festgelegt. Für die Kunden des Rathaus-Service muss außerdem sichergestellt sein, dass
­ sie ein Budget zum „Einkauf" von Serviceleistungen erhalten,
­ sie die gewünschten Leistungen bei der Serviceeinheit bestellen und diese bezahlen,
­ sie über die Qualität und Quantität der Serviceleistungen entscheiden,
­ ein Katalog der Standardleistungen für die unterschiedlichen Produkte des Rathaus-Service mit den dazugehörigen Kosten definiert werden.
­ Die Kommunikation unter den Serviceeinheiten soll optimiert werden. Das „Wir-Gefühl" wird durch die Ressourcenverantwortung für den Personalbereich gestärkt und die innerbetriebliche Mobilität verbessert.
Hierzu zählt auch der Einsatz von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in anderen Bereichen des Rathaus-Service bei entsprechender ressortübergreifender Ausbildung.
Insgesamt wird sich hierdurch die Kenntnis über die unterschiedlichen Auslastungen innerhalb der ServiceEinheit erhöhen.
­ Die Optimierung der Qualität soll durch eine Verbesserung der Ablauforganisation und der Arbeitsabläufe erreicht werden. Arbeitsabläufe in der Ablauforganisation werden der neuen Struktur angepasst, finanzielle Mittel können bedarfsorientierter eingesetzt werden.
Die dadurch erreichbare größere Effizienz und Flexibilität führt zu einer Optimierung der Geschäftsprozesse.
­ Die Leistungstransparenz soll erhöht werden durch die Definition von Quantität und Qualität.
Die Entscheidung über das Ob einer Nutzung des Rathauses verbleibt bei Senats- und Bürgerschaftskanzlei. Damit wird die Priorität der Nutzungen von Regierung und Parlament gewahrt und die Verfügungsmacht von Senat und Bürgerschaft über die ihnen jeweils zugeordneten Räume bleibt uneingeschränkt bestehen.
4. Maßnahmen zur Erreichung der Ziele
Neue Organisationsform des Rathaus-Service als Landesbetrieb
Der Rathaus-Service hat einen abgrenzbaren Aufgabenbereich mit eindeutig zurechenbaren und quantifizierbaren Dienstleistungen. Anhand von verschiedenen Auswertungen wurden die Budgets für die Senats- und Bürgerschaftskanzlei ermittelt. Die Senatskanzlei und Bürgerschaftskanzlei als Kunden des Rathaus-Service erhalten ein Budget. Im Budget der Senatskanzlei sind die Kosten der Fachbehörden für Veranstaltungen enthalten, die aus dem zentralen Titel der Senatskanzlei finanziert werden. Durch die Einführung der doppelten Buchführung und einer Kosten- und Leistungsrechnung werden künftig die Kosten der Leistungserbringung den Verursachern direkt zugeordnet. Diese Kosten werden im Wirtschaftsjahr 2005 ermittelt und mittelfristig aus diesem Budget herausgelöst.
Hierdurch wird auch überprüft, ob die Budgets der Kunden richtig aufgeteilt wurden. In einem weiteren Schritt sollen dann die Mittel den Kunden des Rathaus-Service übertragen werden. Ab 2007 wird der Rathaus-Service seine Dienstleistungen den Kunden in Rechnung stellen.
Mit den beschriebenen Maßnahmen ist eine Verbesserung der Wirtschaftlichkeit verbunden. Die Transparenz der Kosten bei den Kunden des Rathaus-Service wird mittelfristig zu einer veränderten Nachfrage nach Dienstleistungen des Rathaus-Service führen. Der Rathaus-Service wird entsprechend seine Kostenstruktur der veränderten Nachfrage anpassen müssen. Hieraus ergeben sich Einsparun gen für den Haushalt. Der Zuschussbedarf aus dem Haushalt für den Landesbetrieb wird mittelfristig reduziert werden können.
Rechtsform Grundsätzlich ist die Rechtsform einer Organisation weder für die fachliche Qualität noch für die Wirtschaftlichkeit der Leistungserbringung der entscheidende Faktor. Die Wirtschaftlichkeit der Leistungserbringung hängt im Wesentlichen von der Kompetenz zur eigenverantwortlichen Steuerung, der Transparenz der Servicebeziehungen und der Führungsqualität der agierenden Personen ab.
Jedoch unterstützt die jeweilige Rechtsform und Struktur einer Organisation die Umsetzung bestimmter Prinzipien zur Erreichung von Zielen unabhängig von Personen. Im Rahmen der Reorganisationsuntersuchung wurde untersucht, welche Rechtsform für den Rathaus-Service am vorteilhaftesten wäre. Folgende Rechtsformoptionen wurden analysiert:
­ Verbleib des Rathaus-Service als Abteilung der Verwaltung
­ § 15 Absatz 1 LHO
­ § 26 Absatz 1 LHO
­ GmbH.
Im Ergebnis wurde die Umwandlung in einen Landesbetrieb nach § 26 Absatz 1 LHO empfohlen. Die Umwandlung in einen Landesbetrieb nach § 26 Absatz 1 LHO bietet die Möglichkeit, wesentliche betriebswirtschaftliche Instrumente zu nutzen und damit die Wirtschaftlichkeit zu erhöhen. Mit der Einrichtung des LHO-Betriebes sollen zugleich ein kaufmännisches Rechnungswesen und moderne Controlling-Instrumente eingeführt werden.
Darüber hinaus stellt die Gründung eines Landesbetriebes die weitgehendste Verselbständigungsform innerhalb der Verwaltung dar. Eine weniger flexible Lösungsmöglichkeit sollte deshalb nicht in Betracht gezogen werden.
Eine Beibehaltung der bisherigen Rechtsform würde im Ergebnis zu einer wesentlich geringeren Effizienzsteigerung führen. Einrichtungen, die nach § 15 Absatz 1 LHO arbeiten, buchen in der Regel kameralistisch. Eine periodengerechte Abgrenzung der Aufwendungen und Erträge ist deshalb nicht möglich und Pensionsrückstellungen können nicht gebildet werden. Gegen die Gründung einer GmbH sprechen steuerliche Aspekte. Eine GmbH ist umsatzsteuer- und gewerbesteuerpflichtig. Die Preise des Rathaus-Service würden sich deutlich erhöhen. Darüber hinaus hätte der Personalrat seine Zustimmung verweigert.
Der Landesbetrieb ist integraler Bestandteil der Verwaltung ohne eigene Rechtspersönlichkeit. Die Rechts- und Verwaltungsvorschriften der Freien und Hansestadt Hamburg finden weiterhin volle Anwendung. Dies gilt auch für die tarif- und personalrechtlichen Angelegenheiten. Als Verwaltungseinheit mit eigener Personalverantwortung wird der Landesbetrieb eine Dienststelle im Sinne des Hamburgischen Personalvertretungsgesetzes und erhält eine eigene Personalvertretung. Eine Überleitung des Personals ist wegen der weiteren Zugehörigkeit zur hamburgischen Verwaltung nicht erforderlich.
Der zuständige Personalrat der Senatskanzlei ist mit der Umorganisation einverstanden, Detailregelungen z. B. zur Fortgeltung von Dienstvereinbarungen werden gesondert vereinbart.
Aufsicht und Grundstruktur
Der Landesbetrieb wird der Aufsicht der Senatskanzlei unterstellt und unterliegt der globalen Steuerung durch die Senatskanzlei. Für den Landesbetrieb wird von der zuständigen Behörde eine Geschäftsleitung bestimmt.
Die/der Geschäftsleiterin/Geschäftsleiter wird zum Beauftragten für den Haushalt für den Bereich des Landesbetriebs bestellt. Für die Überwachung und strategische Steuerung des Betriebes soll ein Verwaltungsrat gebildet werden, der aus Vertretern der Senatskanzlei-, einem Vertreter der Bürgerschaftskanzlei und einem Vertreter der Mitarbeiter besteht.