Source: https://www.hanabi-pirna.de/datenschutzordnung-des-vereins.html
Timestamp: 2017-06-25 13:58:05
Document Index: 90603053

Matched Legal Cases: ['§4', '§4', 'Art. 7', 'BGH', '§35', 'Art. 16']

Datenschutzordnung des Sportfördervereins Feuerblume e. V.
„Das Erheben, Speichern, Verändern oder Übermitteln personenbezogener Daten oder ihre Nutzung als Mittel für die Erfüllung eigener Geschäftszwecke ist zulässig, 1. wenn es für die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines rechtsgeschäftlichen oder rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses mit dem Betroffenen erforderlich ist,2. soweit es zur Wahrung berechtigter Interessen der verantwortlichen Stelle erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung überwiegt, oder3. wenn die Daten allgemein zugänglich sind oder die verantwortliche Stelle sie veröffentlichen dürfte, es sei denn, dass das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung gegenüber dem berechtigten Interesse der verantwortlichen Stelle offensichtlich überwiegt.Bei der Erhebung personenbezogener Daten sind die Zwecke, für die die Daten verarbeitet oder genutzt werden sollen, konkret festzulegen.“
„ 1. Die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:a) … b) die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Antrag der betroffenen Person erfolgen;c) … “
Die Nutzung weiterer personengebundener Daten, die über die notwendigen Daten zur Vertragserfüllung hinausgehen, ist nur mit Einwilligung des Betroffenen zulässig (§4 BDSG Ziffer 1).
„1. Die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:a) Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben;b) … „
Hierzu wird in einer datenschutzrechtlichen Belehrung dargestellt, welche Daten der Verein zu welchem Zweck erhebt, welche Angaben freiwillig sind, welche Nachteile dem Betroffenen durch Nichtangabe entstehen können und in welchem Umfang die erhobenen Daten durch Funktionsträger des Vereins oder zur Übermittlung an Dritte genutzt werden. Die Einwilligung bedarf nach §4a Abs. 1 Satz 3 BDSG „ … der Schriftform, soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist.“ Der Verein sieht es als besonderen Umstand an, dass die Verwaltung des Vereins sowie die Organisation von Terminen vorwiegend online erfolgen. Weiter finden Trainings des Vereins an mehreren Standorten statt, so dass schriftliche Erklärungen nur mit einer zeitlichen Verzögerung von der verantwortlichen Stelle verarbeitet werden können. Die Einwilligung in Textform durch ein Kontrollkästchen (Pflichtfeld) im Online-Formular stellt daher eine angemessene andere Form dar. Nach Art. 7 (1) EU-DSGVO ist für eine Einwilligung keine besondere Form vorgeschrieben, sondern lediglich der Nachweis notwendig, dass die betroffene Person eingewilligt hat.
a) Nameb) Anschriftc) Geburtsdatumd) Geschlechte) Bei Minderjährigen eine Notfallrufnummer eines Sorgeberechtigten
Die notwendigen Daten nach Buchstaben a – d werden gleichzeitig Daten eines sportartenspezifischen Dachverbandes, sofern das Mitglied die Aufnahme im Dachverband beantragt. Sofern lediglich der Verein, nicht aber die einzelne Person Mitglied im Dachverband ist, werden notwendige Daten nach Buchstaben a – d nicht gleichzeitig Daten des Dachverbandes.Angaben nach Buchstaben e werden in keinem Fall Daten eines anderen Verbandes.
Der Verein erhebt Daten von anderen Personen als von Vereinsmitgliedern (Lieferanten, Gästen, Zuschauern, Besuchern, Teilnehmern an Veranstaltungen) soweit dies für berechtigte Interessen des Vereins notwendig ist und keine besonderen Schutzbedürfnisse der Betroffenen bestehen. Bei Gästen, Zuschauern und Besuchern beschränkt sich dies im Regelfall auf die Legitimation der Anwesenheit, also Identifizierung als Angehöriger eines Vereinsmitglieds oder sonstiger Interessent. Bei Teilnehmern an Veranstaltungen, welche letztlich dem Versicherungsschutz des Vereins unterliegen, erhebt der Verein notwendige und freiwillige Daten analog dem in Ziffer 2.1 beschriebenen Umfang und Verfahren.
Der Verein erhebt, speichert und übermittelt in Rahmen eines auf der Webseite implementierten Codes Zugriffe auf die Homepage an ein externes Unternehmen zur Datenerfassung und Auswertung, mit dem ein entsprechender Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen wurde. Hierbei wird die IP-Adresse gekürzt und anonymisiert, so dass es sich hierbei nicht mehr um personengebundene Daten handelt. Betroffenen wird der entsprechende Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung auf Verlangen offen gelegt. Die Erhebung dieser verkürzten Daten dient ausschließlich dem Zweck, die Reichweite der Homepage zu ermitteln und hieraus Schlüsse zur Verbesserung des Internetauftrittes zu ziehen. Gewonnene Daten werden statistisch verarbeitet. Da der Internetauftritt des Vereins wesentlicher Bestandteil der Mitgliederwerbung sowie der Einwerbung von Spenden für die Verwirklichung des Vereinszweckes ist, sieht der Verein insbesondere auch unter Verweis auf die datenschutzrechtliche Belehrung bei erstmaligem Aufruf der Seite, das „Opt-Out“ zur Abwahl der Datenerfassung und die Anonymisierung der IP-Adresse (und damit verbundenem Verlust der Personenbezogenheit) bereits vor Datenspeicherung keine Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes. Daten des Zugriffsprotokolls des Providers (Schutz vor Datenmissbrauch) werden nicht mit Daten des Anbieters der Analyse des Nutzerverhaltens (Verbesserung der Benutzerempfindung) kombiniert.
3. Speicherung personengebundener Daten
Der Verein trifft Maßnahmen nach Stand der Technik, um die Sicherheit personengebundener Daten in automatisierten Datenverarbeitungssystemen sowie manuellen Dokumenten zu gewährleisten. Hierzu gehören:- Zugangskontrolle und Beschränkung zu den Datenverarbeitungssystemen (online / offline) über Benutzername und Passwort- verschlüsselte Übertragung bei der Datenerhebung über Onlineformulare (https://)- verschlüsselte Übertragung bei der Bearbeitung, Speicherung und Nutzung in einem Online-Datenverarbeitungssystem (https://)- verschlüsselte Kommunikation über Mail-Accounts des Vereins (SSL/TLS)- Zugangskontrolle und Beschränkung zu manuellen Dokumenten- Versand von E-Mails an mehrere Empfänger nur über „bcc“ (=Blind Carbon Copy)
Der Verein erhebt Daten ausschließlich für den Zweck der Verfolgung eigener Vereinsziele und zur Mitgliederbetreuung und Verwaltung. 4.2 Nutzung von Daten Dritter
Nach Vereinssatzung ist eine außerordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen, wenn ein Viertel der Mitglieder dies schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe beantragt. Zur Wahrnehmung dieses Rechtes kann es erforderlich sein, die Kontaktdaten (postalische Anschrift) aller Vereinsmitglieder an den Initiator herauszugeben. Hierbei muss dieser jedoch versichern, die Kontaktdaten ausschließlich für den Zweck der Beantragung einer außerordentlichen Versammlung zu nutzen. Anstelle der Herausgabe der Kontaktdaten favorisiert der Verein die Veröffentlichung des Antrages durch Vereinsmedien und Rundschreiben durch den Verein.
Im Internet (Homepage & soziale Netzwerke) wird von Funktionsträgern der Vor- und Zuname veröffentlicht. Zur Kommunikation mit Funktionsträgern wird ein Kontaktformular über eine vereinseigene Mailadresse bereitgestellt, dessen Inhalt über den Verantwortlichen für die Datenverarbeitung an den jeweiligen Funktionsträger weitergeleitet wird. Weitergehende personengebundene Daten (Vita) der Funktionsträger werden nur mit ausdrücklicher Genehmigung im Internet veröffentlicht.
Bei Teilnahme von Vereinsmitgliedern an öffentlichen Veranstaltungen und Wettkämpfen werden die Namen der Teilnehmer und deren Ergebnisse bekanntgegeben. Soweit für die Wertung relevant, werden zusätzlich Geschlecht und Jahrgang des Mitgliedes bekanntgegeben. Die Veröffentlichung von Einzelfotos erfolgt nur, soweit das Vereinsmitglied dem ausdrücklich zustimmt. Eine entsprechende Abfrage erfolgt bereits mit dem Aufnahmeantrag. Jedem Vereinsmitglied steht das Recht zu, diese Erlaubnis zur Veröffentlichung für den Einzelfall oder insgesamt zu widerrufen. Hierfür wird auf der Homepage des Vereins ein entsprechendes Formular zur Verfügung gestellt. Ausnahmen gelten für Gruppenfotos von Veranstaltungen unter Bezug auf das Grundsatzurteil des BGH vom 28.05.2013 (Az.: VI ZR 125/12):„Die Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen bei Sportveranstaltungen sind zulässig, wenn durch ihre Verbreitung keine berechtigten Interessen der Darbietenden verletzt werden. Da sich die Teilnehmenden an sportlichen Wettkämpfen auf Foto- und Videoaufnahmen während des Wettbewerbs einstellen müssen, kommt es hierbei nicht auf die Anwesenheit eines Pressefotografen, die Anzahl der Teilnehmer oder die Dauer des Wettkampfes oder Turniers an.“
Innerhalb des Internetauftrittes des Vereins wird ein mittels Passwort geschützter Zugangsbereich nur für Vereinsmitglieder eingerichtet zur Veröffentlichung von vereinsinternen Mitteilungen und Fotos.Soweit an Veranstaltungen des Vereins Mitglieder anderer Vereine teilnehmen, erhalten diese einen auf die Veranstaltung begrenzten separaten Zugangsbereich.
5.1 Datenübermittlung an Arbeitgeber eines Mitgliedes und die Versicherung
Die Mitglieder des Vorstandes und der Verantwortliche für die Datenverarbeitung erhalten Vollzugriff auf die persönlichen Daten inklusive der Ergänzung, Änderung und Löschung von Daten. Alle Datenänderungen werden protokolliert.Der Verantwortliche für die Buchführung erhält Zugriff die Adressdaten sowie die für die Beitragsberechnung erforderlichen Daten wie Zugehörigkeit zu bestimmten Beitragsrollen. Der Zugriff beinhaltet eine Schreibberechtigung für Daten zur Beitragszahlung.Die Übungsleiter erhalten Lesezugriff auf die Adressdaten aller Mitglieder, die erfasste Notfallrufnummer bei Minderjährigen sowie die Angaben zu körperlichen Beeinträchtigungen oder Allergien.
Das Verfahren zur Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten richtet sich nach §35 BDSG bzw. Art. 16 und 17 EU-DSGVO.Personengebundene Daten sind zu berichtigen, wenn diese unrichtig sind.Personengebundene Daten müssen gelöscht werden, wenn:- ihre Speicherung unzulässig ist- die Kenntnis der Daten zur des Zwecks der Speicherung nicht mehr notwendig ist- der Sachverhalt, zu dem die Daten gespeichert wurden, erledigt ist und seid Entstehung des Grundes der Datenerhebung mehr als 3 Jahre vergangen sind- der Betroffene dies verlangt.Anstelle der Löschung sind personengebundene Daten für die weitere Verarbeitung zu sperren, wenn für Sachverhalte, für die diese Daten erhoben wurden, besondere Aufbewahrungsfristen gelten. Dies betrifft in nicht abschließender Aufzählung: Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und Verwendungsnachweise in Zusammenhang mit öffentlicher Förderung. Gleiches trifft zu, wenn die personenbezogenen Daten Bestandteil rechtlicher Ansprüche für oder gegen den Verein sind. Personengebundene Daten werden weiterhin gesperrt, soweit ihre Richtigkeit vom Betroffenen bestritten wird und sich weder die Richtigkeit noch Unrichtigkeit feststellen lässt.
Soweit gesperrte oder gelöschte personengebundene Daten zu einem früheren Zeitpunkt nach Ziffer 5.6 dieser Ordnung veröffentlicht wurden, wird der Verein unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologien und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen treffen, auch Links zu den personenbezogenen Daten zu löschen (Recht auf Vergessen). Hierzu wird auf der Internetpräsenz des Vereins auf allen Seiten eine Schaltfläche implementiert, über die eine Löschung beantragt werden kann.Beim Ausscheiden oder Wechseln von Funktionsträgern wird sichergestellt, dass sämtliche Mitgliederdaten entweder ordnungsgemäß gelöscht oder an einen anderen Funktionsträger des Vereins übergeben werden und keine Kopien und Dateien und auch keine Zugriffsberechtigungen beim bisherigen Funktionsträger verbleiben.
Personengebundene Daten in automatisierten Datenverarbeitungssystemen werden durch Entfernen des entsprechenden Datensatzes gelöscht. Da zur Aufrechterhaltung der Datenintegrität und Datensicherheit jedoch von der Datenbank nach Ziffer 3 dieser Ordnung Sicherheitskopien gefertigt werden, setzt der Verein die sichere Löschung von personengebundenen Daten wie folgt um:- Sicherungskopien der Datenbank werden spätestens 3 Jahre nach Erstellung der Sicherung durch mehrfaches Überschreiben sicher gelöscht. - einzelne personenbezogene Daten, die nicht in einem Datenverarbeitungssystem, sondern manuell erfasst wurden, wie eingescannte Dokumente, werden, sobald die Notwendigkeit für deren Speicherung entfällt, durch mehrfaches Überschreiben der einzelnen Datei sicher gelöscht.- E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten, werden durch Löschen und anschließendes Leeren des Ordners mit gelöschten Elementen gelöscht.- Datenträger des Vereins, auf denen personenbezogene Daten gespeichert wurden, werden durch mehrfaches Überschreiben des gesamten Datenträgers sicher gelöscht, bevor eine Weitergabe an Dritte oder Entsorgung erfolgt.- manuell erfasste oder dokumentierte personengebundene Daten in Papierform werden zur Vernichtung gesammelt (hierbei weiterhin als zu schützende Daten behandelt) und vom Verein an ein zertifiziertes Unternehmen zur Aktenvernichtung überstellt. Soweit Funktionsträger des Vereins beruflich Zugriff auf entsprechend zertifizierte Unternehmen haben und auch im Rahmen ihrer Tätigkeit als Angestellter oder Selbständiger den Datenschutzbestimmungen unterliegen, darf sich der Verein der Dienste dieser Funktionsträger bedienen, um in Papierform vorhandene personengebundene Daten einer gesicherten Vernichtung zuzuführen. Der entsprechende Nachweis der Vernichtung durch das zertifizierte Unternehmen ist dem Verein als Kopie zu überlassen.
Nach Prüfung des gesetzlichen Grundlagen (BDSG und EU-DSGVO) stellt der Verein fest, dass:- weniger als 10 Personen mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind- die notwendigen Daten zur Mitgliederverwaltung (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht) keine „sensiblen Daten“ enthalten - „sensible Daten“ nur aufgrund vorheriger Einverständniserklärung der Mitglieder freiwillig erfasst werden- personenbezogene Daten nicht zum Zweck geschäftsmäßiger Übermittlung dienen (Datenhandel).Somit liegt keine gesetzliche Verpflichtung vor, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Der Vereinsvorstand kümmert sich daher selbst um die Einhaltung des Datenschutzes durch den Verein.
Die Grundzüge der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personengebundenen Daten werden durch diese Datenschutzordnung geregelt. Sie tritt durch Beschluss des Vorstandes in Kraft und ist den Vereinsmitgliedern durch Veröffentlichung im internen Bereich der Homepage sowie per E-Mail mit Verweis auf den Veröffentlichungsort bekannt zu geben. Neben dieser Datenschutzordnung führt der Verein ein „Jedermannsverzeichnis“, in welchem in komprimierter Form die Regelungen dieser Datenschutzordnung zugänglich gemacht werden.
Vorstehende Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des SFV Feuerblume e. V. am 12.05.2017 beschlossen und ist mit Veröffentlichung in Kraft getreten.
Muster: "Diese Datenschutzerklärung wurde erstellt unter Verwendung der Handreichungen des Landesbeauftragten für den Datenschutz Baden-Württemberg⇗ sowie der darauf basierenden Datenschutzerklärung des SFV Feuerblume e. V. ⇗ und individuell angepasst."