Source: http://www.infrastructure.gc.ca/pd-dp/ia-vi/2016-fin-fra.html
Timestamp: 2017-12-15 23:41:05+00:00
Document Index: 63223942

Matched Legal Cases: ["l'article 32", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 33", "l'article 33", "l'article 34"]

Infrastructure Canada - Vérification des pouvoirs délégués en matière de finances
Existence de pouvoirs, de responsabilités et d'obligations de rendre compte
Caractère adéquat des instruments, des politiques et des procédures
Respect des pouvoirs financiers
La délégation de pouvoirs fait partie des contrôles internes fondamentaux qui sous tendent la gestion du gouvernement. La citation suivante du Bureau du Conseil privé est extraite d'un guide préparé à l'intention des ministres et des ministres d'État dans lequel est énoncé leur rôle au sein de leurs ministères respectifs :
Compte tenu de la portée et de la complexité des attributions dont sont investis les ministres, la majorité d'entre elles doivent, pour des raisons pratiques, être exercées par des fonctionnaires au nom du ministre, conformément aux principes de common law codifiés dans des textes de loi ou en vertu des pouvoirs qui leur sont expressément délégués par le ministre.Footnote 1
Les pouvoirs délégués permettent aux gestionnaires d'atteindre les objectifs ministériels et gouvernementaux, tout en assurant la responsabilisation par rapport aux décisions. Deux principaux types de pouvoirs liés aux activités quotidiennes de gestion gouvernementale sont délégués : les pouvoirs en matière de finances et les pouvoirs en matière de ressources humaines.
À Infrastructure Canada (INFC), les pouvoirs de signer des documents financiers sont délégués dans le cadre du document ministériel Délégation des pouvoirs de signer des documents financiers. Ce document est en fait composé de deux documents interreliés, à savoir la matrice de délégation, qui est approuvée par le ministre et l'administrateur général, et un guide connexe qui éclaire le contexte et présente des exemples des divers types de transactions, ainsi que des détails sur les restrictions applicables.
La vérification a pour objectif de fournir l'assurance qu'INFC administre ses pouvoirs délégués de signer des documents financiers conformément aux exigences des lois et des politiques. Elle vise notamment à déterminer les éléments suivants :
les politiques et les procédures internes de gestion financière sont adéquates, à jour et communiquées;
la conformité aux autorisations est surveillée.
La vérification vise la période allant d'avril 2013 à juin 2015 et se penche sur un échantillon de transactions, sur les politiques et les procédures ministérielles et sur les lois et politiques pertinentes établies par les organismes centraux pertinents. L'information obtenue jusqu'en décembre 2015 a également été prise en considération dans le cadre de l'analyse.
La vérification a relevé des cas où l'administration par INFC de ses pouvoirs délégués en matière de finances n'était pas conforme aux exigences des lois et des politiques. En particulier, en raison d'un libellé restrictif dans l'instrument de délégation et de la tenue inadéquate des cartes de spécimen de signature, le Ministère a effectué des paiements qui n'étaient pas en conformité avec la Loi sur la gestion des finances publiques.
Trois questions nécessitant une attention immédiate ont été cernées afin d'aborder la non-conformité aux exigences des lois et des politiques. Cinq autres points à améliorer ont également été relevés.
Pour répondre aux préoccupations immédiates, il est recommandé que le sous-ministre adjoint (SMA), Direction générale des services ministériels :
révise l'instrument de délégation afin d'autoriser les paiements sur des transactions que les fonctionnaires du Ministère sont tenus d'effectuer, mais que l'instrument de délégation actuel n'autorise pas;
s'assure que toutes les cartes de spécimen de signature reflètent les postes énumérés dans l'instrument de délégation et énoncent explicitement tous les pouvoirs qui sont délégués à la personne;
passe en revue tous les employés exerçant des pouvoirs délégués pour s'assurer que la formation indispensable a été suivie et que la (re)validation des connaissances ait eu lieu, au besoin.
Les quatre points à améliorer portent principalement sur l'amélioration de la clarté de l'instrument de délégation, l'amélioration des processus internes et la mise au point d'une formation ou d'une orientation propre au Ministère à l'intention des gestionnaires délégués.
envisage de réviser la formulation des sections de l'instrument de délégation qui ne sont pas conformes avec les autres politiques du Ministère ou du gouvernement;
mette à jour les procédures liées à l'administration de la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers, aux pièces de journal et aux primes;
élabore une trousse de formation, d'orientation ou de sensibilisation à l'intention des fonctionnaires ayant des pouvoirs délégués de signer des documents financiers;
établisse un processus de surveillance ou d'assurance de la qualité lié à la vérification et au paiement des factures.
La vérification recommande également que le SMA, Direction générale des services ministériels, le SMA, Direction générale des politiques et des communications, le SMA, Direction générale des opérations des programmes, le SMA, Ponts fédéraux de Montréal, et le DG, Vérification et Évaluation, réitèrent à leurs employés les responsabilités et les obligations de rendre compte escomptées dans l'exercice de pouvoirs délégués de signer des documents financiers.
Compte tenu de la portée et de la complexité des attributions dont sont investis les ministres, la majorité d'entre elles doivent, pour des raisons pratiques, être exercées par des fonctionnaires au nom du ministre, conformément aux principes de common law codifiés dans des textes de loi ou en vertu des pouvoirs qui leur sont expressément délégués par le ministre.Footnote 2
Pouvoirs délégués en matière de finances
La Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Conseil du Trésor, ainsi que d'autres instruments de politique connexes, énonce les principes et les éléments généraux du pouvoir de signer des documents financiers au gouvernement fédéral. Les pouvoirs financiers comportent trois principaux aspects :
Le pouvoir de dépenser englobe trois éléments :
pouvoir d'engagement des dépenses : pouvoir d'engager des dépenses ou de s'engager à obtenir des biens ou des services qui occasionneront des dépenses;
pouvoir d'engager des fonds : pouvoir d'exécuter une ou plusieurs fonctions particulières liées au contrôle des engagements financiers (voir l'article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques);
pouvoir d'exécuter une opération : pouvoir de conclure un marché, y compris les acquisitions par carte d'achat, ou d'approuver des droits énoncés dans la loi.
Pouvoir d'attestation : en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, pouvoir de certifier, avant un paiement, l'exécution d'un marché ainsi que le montant, les droits et l'admissibilité au titre du paiement. La capacité d'exercer un pouvoir en vertu de l'article 34 est généralement limitée à des centres de fonds en particulier.
Pouvoir de payer : pouvoir de faire des demandes de paiement en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques. En général, les transactions de valeur élevée nécessitent une approbation à un niveau supérieur.
Conformément au Rapport sur les plans et les priorités 2015-2016, INFC avait 370 employés et des dépenses prévues de plus de 3,6 milliards de dollars en 2015-2016. Le Ministère compte six cadres supérieurs aux échelons de sous-ministre, de sous-ministre délégué et de sous-ministre adjoint, de même que 27 cadres aux échelons de directeur général et de directeur. Des gestionnaires de divers groupes et niveaux appuient la direction dans l'ensemble du Ministère.
Les pouvoirs de signer des documents financiers ont été délégués aux titulaires de postes à INFC au moyen de la Délégation des pouvoirs de signer des documents financiers, qui est en fait composée de deux documents interreliés :
la matrice de délégation, approuvée par le ministre et l'administrateur général (AG), qui fournit un aperçu des types de transactions et précise quels postes ont des pouvoirs complets, des pouvoirs restreints (limités) ou aucun pouvoir;
un guide connexe qui éclaire le contexte et présente des exemples des divers types de transactions, ainsi que des détails sur les restrictions applicables.
Les deux documents stipulent explicitement qu'ils doivent être lus conjointement.
L'instrument de délégation actuel contient 32 pouvoirs précis (généralement des types de transactions) répartis entre six pouvoirs de gestion génériques (suivant la hiérarchie de la gestion du Ministère) et sept pouvoirs fonctionnels (notamment des pouvoirs précis pour le dirigeant principal des finances, le gestionnaire des marchés, le directeur général des ressources humaines et les agents financiers désignés).
Les adjoints administratifs ont souvent le pouvoir d'engager des fonds (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques);
La direction et la plupart des gestionnaires ont des pouvoirs d'attestation (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques);
Seuls les agents financiers désignés, l'adjoint au dirigeant principal des finances (ADPF) et le dirigeant principal des finances (DPF) ont le pouvoir de payer (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques).
Les pouvoirs de signer des documents financiers sont accordés à une personne dès qu'une carte de spécimen de signature, qui lie la personne à un poste énuméré dans la Délégation des pouvoirs de signer des documents financiers, est autorisée. La carte de spécimen de signature énoncé le nom de la personne, la date d'entrée en vigueur du pouvoir, le ou les centres de fonds où le pouvoir s'applique et toute autre restriction qui s'ajoute à celles incluses dans l'instrument de délégation.
Le pouvoir délégué suit la nature hiérarchique des centres de fonds; les postes assortis de pouvoirs délégués ont également les pouvoirs pour tous les centres de fonds qui sont plus bas dans leur hiérarchie respective.
Tableau 1: Exemple de hiérarchie des centres de fonds
Nom du centre de fonds
Numéro du centre de fonds
Pouvoirs du délégataire
Direction générale X
1000, 1100 et 1110
1100 et 1110
Les AG sont responsables d'établir le cadre de gestion de leurs ministères respectifs, et le Conseil du Trésor confie aux DPF le mandat d'appuyer leur AG dans la gestion des pouvoirs délégués.
Diagramme 1 – Aperçu des rôles et des responsabilités
Description textuelle du la diagramme 1
La vérification vise la période allant d'avril 2013 à juin 2015 et se penche sur un échantillon de transactions, sur les politiques et les procédures ministérielles et sur les lois et politiques pertinentes établies par les organismes centraux. L'information obtenue jusqu'en décembre 2015 a également été prise en considération.
Les transactions liées à la paye et au personnel (y compris, entre autres, les transactions liées à la paye normale, aux heures supplémentaires, aux avantages sociaux, aux déductions et aux congés) n'ont pas été incluses, car INFC passera au nouveau système de paye du gouvernement du Canada en avril 2016.
4. Stratégie de vérification
La stratégie et la méthode utilisées sont conformes aux pratiques, aux processus, aux procédures et aux normes de vérification internes généralement acceptés au gouvernement du Canada, et conformes à la Politique de vérification interne du Conseil du Trésor et aux Normes internationales pour la pratique de la vérification interne de l'Institut des vérificateurs internes.
La Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Conseil du Trésor, la Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements du Conseil du Trésor, la Directive sur l'administration de la formation indispensable du Conseil du Trésor et la Délégation des pouvoirs de signer des documents financiers d'INFC sont les principales sources des critères utilisés dans la présente vérification. La version la plus récente des contrôles de gestion fondamentaux du Bureau du contrôleur général, ainsi que les pratiques et les rapports pertinents d'autres ministères et organismes du gouvernement du Canada ont également été consultés.
Au cours de la phase d'examen de la vérification, divers tests ont été menés au besoin pour fournir des garanties raisonnables quant à l'administration des pouvoirs délégués de signer des documents financiers. Les vérificateurs ont interviewé des représentants ministériels, ont examiné la documentation et ont passé à travers les processus.
Un échantillon de transactions financières a été sélectionné à partir des données sur les transactions figurant dans le système financier ministériel.
Toutes les transactions incluent un code d'article lié à un bloc de codage à l'échelle du gouvernement qui précise le type de biens ou de services achetés, les paiements de transfert effectués, la source des revenus ou la cause des augmentations ou des diminutions des actifs ou des passifs. Quatre niveaux de classification des codes d'articles sont utilisés, suivant un ordre décroissant d'agrégation : catégories, sous catégories, articles de rapports et articles économiques.
Le principal critère de sélection était le code de l'article économique de la transaction. Cette considération a permis la segmentation de la population et a permis à la vérification interne de se pencher sur les secteurs à risque élevé. Les secteurs sélectionnés étaient discrétionnaires compte tenu de l'évaluation interne du risque relatif de la ou des transactions.
La considération secondaire visait les limites de pouvoirs, notamment le montant, et les éléments assortis d'exigences précises visant l'engagement des dépenses. Cette considération a contribué à mettre l'accent sur les transactions qui sont assujetties à des règles plus strictes.
Lorsque cela était approprié et possible, les transactions de divers centres de fonds ont été sélectionnées. La disposition des centres de fonds a également été prise en considération afin de déterminer si les questions étaient propres à des directions générales ou à des directions données ou étaient plus de nature systémique.
Pour veiller à ce que l'échantillon inclue une vaste gamme de directions générales et de centres de fonds, l'échantillon aléatoire généré était plus grand que nécessaire. Si une direction générale ou un centre de fonds n'était pas surreprésenté (selon le jugement du vérificateur), les transactions additionnelles dans l'échantillon étaient exclues. Toutefois, si une direction générale ou un centre de fonds était surreprésenté, une transaction mettant en cause la direction générale ou le centre de fonds était retirée (de façon discrétionnaire) et remplacée par une des autres transactions sélectionnées aléatoirement.
Pour chaque catégorie de transaction, un certain nombre de transactions ont été sélectionnées, pour un échantillon total de 123. Le nombre de transactions par année était sensiblement proportionnel au nombre relatif de transactions par exercice visé.
L'échantillon de pouvoirs financiers délégués est résumé au tableau 2.
Tableau 2: Échantillon versus population
Échantillon en pourcentage
Sous-catégorie d'article
1 362 840 $
Autres dépenses de sources internes ou aux
fins de comptabilité
5 386 884 $
Paiements de transfert…
…à l'industrie
5 174 048 $
…aux municipalités et aux organismes locaux
311 087 421
…aux organismes, y compris les sociétés
d'État et les organismes sans but lucratif
4 373 292
…aux provinces et aux territoires
185 232 022
505 866 783 $
Transferts à PJCCI
Transferts aux sociétés d'État et à
206 390 518 $
717 644 185 $
On s'attendait à ce que les instruments liés aux pouvoirs, aux responsabilités et à l'obligation de rendre compte soient établis et documentés, comme suit :
Les instruments de délégation des pouvoirs financiers, des responsabilités et de l'obligation de rendre compte étaient en règle générale établis et documentés. La vérification interne a révélé que l'instrument de délégation était approuvé par le ministre et précisait généralement clairement quels pouvoirs étaient délégués. Un cas faisant exception a donné lieu à des paiements à la société Les Ponts Jacques Cartier et Champlain Inc. (PJCCI) qui n'étaient pas conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques en raison d'un libellé trop restrictif dans l'instrument de délégation.
Une répartition des tâches a été constatée. L'instrument de délégation s'harmonisait avec les rôles et responsabilités officiels, et l'existence d'une évaluation des risques à l'appui de la délégation a été constatée.
Des changements immédiats sont recommandés pour réviser l'instrument de délégation afin d'autoriser le paiement pour certaines transactions qu'INFC est tenue de faire, mais qui lui sont interdites pour le moment.
Une occasion d'amélioration de l'uniformité du libellé entre les documents stratégiques internes a été cernée.
La Délégation des pouvoirs de signer des documents financiers est la délégation écrite des pouvoirs de signer des documents financiers à INFC. La plus récente version a été approuvée par le ministre le 25 février 2015.
En règle générale, l'instrument de délégation a été jugé clair. Toutefois, deux cas font exception :
En février 2014, la responsabilité du projet de corridor du nouveau pont pour le Saint Laurent est passée de Transports Canada à INFC. Dans le cadre de ce changement, INFC est devenu responsable de la surveillance de PJCCI, une société d'État fédérale.
Avant février 2014, aucune société d'État ne relevait des ministres d'INFC et, de ce fait, l'instrument de délégation à ce moment n'incluait pas de dispositions relatives aux paiements aux sociétés d'État. INFC a versé des paiements à PJCCI sans l'autorisation déléguée expresse du ministre, ce qui n'est pas conforme à la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Il convient de noter que les personnes qui ont signé pour autoriser ces paiements tenaient les positions qui auraient eu le pouvoir de signer sur ces types de paiements, si l'instrument de délégation avait autorisé les paiements aux sociétés d'État.
La situation a été causée par le libellé restrictif de certaines dispositions de la Délégation des pouvoirs de signer des documents financiers d'INFC; en particulier, le libellé concernant les pouvoirs conférés par les articles 34 et 33 de la LGFP. Avant le transfert de PJCCI, le libellé restrictif n'était pas un problème, car le Ministère n'avait pas eu à faire de transactions qui différaient des transactions prévues dans l'instrument de délégation pour lesquelles il existait des dispositions.
À moins que l'instrument de délégation ne soit mis à jour, la loi interdit aux fonctionnaires d'INFC de faire les paiements qu'ils sont tenus de faire.
Les seuils d'approbation indiqués dans l'instrument de délégation ne sont pas conformes aux seuils d'approbation énoncés dans la Directive sur les événements d'INFC. L'instrument de délégation indique toutefois qu'il énonce seulement le pouvoir maximum octroyé à un poste, et que des restrictions additionnelles peuvent aussi être en vigueur. De plus, l'instrument de délégation, de même que les cartes de spécimen de signature, indiquent qu'il appartient au titulaire du poste exerçant le pouvoir d'assurer que toutes les restrictions (de la matrice de délégation ou d'autres sources) sont respectées.
En raison des récents changements apportés au processus de recommandation et d'approbation des événements et de la formation, il serait possible d'harmoniser les deux documents.
Les postes indiqués dans la Délégation des pouvoirs de signer des documents financiers s'harmonisent généralement avec la hiérarchie de la gestion du Ministère, où chaque niveau de responsabilité coïncide raisonnablement avec le niveau respectif de gestion.
La politique du Conseil du Trésor exige que la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers soit fondée sur le risque. Le processus actuel de mise à jour de l'instrument de délégation inclut la consultation au sein du Ministère, de même que la comparaison avec ce qui a été fait par le partenaire du portefeuille d'INFC, Transports Canada.
Le niveau de responsabilités et d'obligations de rendre compte correspondait aux attentes et des documents attestaient de la tenue d'une évaluation des risques.
La répartition des tâches est un concept fondamental de contrôle qui établit que certaines activités devraient être séparées et effectuées par différentes personnes (ou groupes) pour réduire le risque de fraude ou d'erreur.
L'instrument de délégation sépare généralement les fonctions incompatibles. Par exemple, lorsque ce n'est pas le cas (comme pour ce qui est des pouvoirs octroyés à l'AG), il y a une disposition explicite qui énonce les fonctions incompatibles (qui ne peuvent pas être exercées ensemble), même si la personne a le pouvoir d'exercer toutes ces fonctions.
La répartition actuelle des tâches répond à toutes les obligations prévues dans les lois et les politiques; toutefois, il y a un cas où la répartition recommandée des tâches, telle qu'elle est énoncée dans la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Conseil du Trésor, n'est pas respectée. Le pouvoir d'exécuter une opération (marché) et le pouvoir d'attestation (article 34 de la LGFP) peuvent être exercés par une seule et même personne. Bien qu'INFC ait mis en place une mesure compensatoire selon laquelle le groupe de passation des marchés du Ministère inspecte toutes les factures liées au marché en fonction du marché correspondant avant de recommander le paiement, la directive du Conseil du Trésor recommande la séparation officielle de ces pouvoirs pour un organisme de la taille du Ministère.
Dans le cadre de la vérification interne, on projette de réaliser au cours du prochain exercice une vérification de l'approvisionnement afin d'examiner quels risques, le cas échéant, se rapportent à cette constatation. La vérification examinera également si la mesure compensatoire existante est suffisante.
Recommandation 1. Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, révise l'instrument de délégation afin d'autoriser les paiements relatifs aux transactions qui ne sont pas permises par l'instrument de délégation actuel. Cela assurera qu'INFC est en mesure d'effectuer légalement les paiements qu'il est tenu de faire.
Recommandation 2. Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, envisage de réviser l'instrument de délégation pour corriger le manque d'uniformité avec le libellé des autres politiques ministérielles ou gouvernementales. Cela réduira le risque d'erreur et assurera la clarté de toute restriction.
On s'attendait à ce que les instruments liés aux pouvoirs et aux politiques et procédures connexes soient adéquats, à jour et communiqués. En particulier :
Les instruments de délégation sont compatibles avec la structure organisationnelle;
Il y a un processus efficace de gestion des cartes de spécimen de signature;
Les pouvoirs délégués sont communiqués aux fonctionnaires en temps opportun et mis à leur disposition;
Les personnes sont désignées pour exercer des pouvoirs seulement après avoir reçu la formation requise;
L'instrument de délégation était compatible avec la structure organisationnelle; toutefois, les postes indiqués sur les cartes de spécimen de signature ne cadraient pas avec l'instrument de délégation. Les documents de politiques et de procédures n'étaient pas à jour et n'abordaient pas entièrement tous les secteurs escomptés. Les cartes de spécimen de signature n'étaient pas efficacement tenues, et un certain nombre de transactions ont été approuvées par des personnes qui ont exercé des pouvoirs qui ne leur avaient pas été explicitement accordés, ce qui a donné lieu à des paiements non conformes à la LGFP.
Des changements immédiats sont recommandés pour veiller à ce que les cartes de spécimen de signature énoncent les postes indiqués dans l'instrument de délégation et les pouvoirs délégués aux personnes.
Les pouvoirs délégués étaient communiqués en temps opportun.
Des points à améliorer ont été cernés pour ce qui est de mettre à jour les politiques et les procédures visant l'administration des pouvoirs délégués, et de fournir une formation et une orientation propres au Ministère à l'intention des fonctionnaires investis de pouvoirs délégués de signer des documents financiers.
La Délégation des pouvoirs de signer des documents financiers de 2015 résulte de la fusion en un seul instrument de la Délégation des pouvoirs de signer des documents financiers et de la Délégation des pouvoirs de passation des marchés et de gestion du matériel. Elle a également renommé un certain nombre de titres de poste officiels et créé quelques nouveaux postes. Bien que ces changements aient modifié la matrice, ils n'ont pas fondamentalement changé la façon dont l'instrument était lu ou appliqué.
Le changement des titres de poste a créé une situation où de nombreuses cartes de spécimen de signature ne sont plus conformes à la matrice. Bien que dans la plupart des cas il soit facile de déduire quel est le nouveau poste, ce n'est pas toujours le cas. Les transactions effectuées par des personnes exerçant des pouvoirs qui ne leur sont pas clairement et explicitement délégués ne sont pas conformes à la LGFP. Si les cartes de spécimen de signature sont mises à jour de façon à refléter les titres de postes indiqués dans la Délégation des pouvoirs de signer des documents financiers, les postes énumérés dans la matrice concorderaient étroitement avec la structure organisationnelle du Ministère.
De plus, en février 2015, la mise à jour de la Délégation des pouvoirs de signer des documents financiers approuvée par le ministre contenait un changement qui a abaissé le pouvoir de certifier un paiement (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques) sur certains paiements de transfert de l'échelon de sous-ministre adjoint à certains postes aux échelons de directeur et de directeur général. Les cartes de spécimen de signature individuelles n'ont pas été mises à jour en même temps. Comme l'autorisation d'une personne à exercer des pouvoirs délégués se limite aux pouvoirs qui lui sont explicitement accordés sur la carte de spécimen de signature applicable, nous avons relevé sept cas où des employés avaient exercé un pouvoir délégué de signer des documents financiers qu'ils n'avaient pas. Dans ces cas, les paiements n'étaient techniquement pas conformes à la LGFP. Toutefois, les personnes qui ont certifié les paiements auraient été en mesure de le faire si les mesures administratives pour la mise à jour de leurs cartes de spécimen de signature avaient été prises.
Une personne est seulement en mesure d'exercer un pouvoir qui lui est explicitement accordé sur sa carte de spécimen de signature. Toute transaction autorisée par une personne qui n'a pas le pouvoir explicite de le faire ne serait pas conforme à la LGFP.
Les procédures sont actualisées et mises à disposition
Nous avons constaté un manque de clarté dans les documents de procédures, notamment les procédures liées à la gestion des cartes de spécimen de signature, des pièces de journal et des primes.
Gestion des cartes de spécimen de signature
Il existe un document de procédure qui régit la création, la mise à jour ou la mise en application des pouvoirs délégués en matière de finances. Toutefois, il n'a pas été mis à jour depuis 2007, et les procédures qui y sont énoncées ne sont pas suivies. L'absence d'un document de procédures à jour a initialement été remarquée pendant l'évaluation des contrôles internes de 2013-2014, et un plan d'action avait été élaboré pour la mise à jour du document de procédures. La date d'échéance de la mise à jour avait initialement été fixée à décembre 2014, mais a ensuite été reportée à mars 2016.
Une pièce de journal n'est pas une imputation au Ministère; elle est plutôt utilisée pour ajuster les entrées existantes en cas d'erreur de codage (par exemple, le mauvais centre de fonds) ou pour apporter des modifications au codage financier (tels que les transferts de travaux en cours d'« immobilisation en cours » à « immobilisation »).
En ce qui a trait aux pièces de journal, le paiement a généralement déjà été fait. Toutefois, les pièces de journal peuvent potentiellement changer le crédit et/ou la catégorie de dépenses en vertu duquel la transaction a été facturée et sont donc assujetties aux limites énoncées dans la Délégation des pouvoirs de signer des documents financiers. La vérification interne a fait ressortir cinq cas dans notre échantillon où des transactions relatives à des pièces de journal avaient été approuvées en vertu de l'article 33 de la LGFP par des personnes qui n'étaient pas autorisées à le faire. Il y a un document de procédures pour la création et le traitement des pièces de journal, mais il n'aborde pas adéquatement la question de l'autorisation des transactions.
Primes instantanées et informelles
L'achat des primes instantanées et informelles est centralisé au sein de la Direction des ressources humaines et de l'administration; toutefois, les frais engagés sont facturés directement au centre de fonds où travaille l'employé. Dans quatre des dix transactions de notre échantillon, nous avons trouvé des cas où une personne de la Direction des ressources humaines et de l'administration avait autorisé des transactions à l'égard de centres de fonds où elle n'avait aucun pouvoir.
Des documents de politiques et de procédures à jour, bien tenus et facilement accessibles constituent un élément clé d'un processus opérationnel efficient et efficace. Ces documents expriment clairement les attentes de la direction. Le défaut de suivre les procédures établies augmente la probabilité de non-conformité aux exigences des lois ou des politiques.
Nous avons trouvé des cartes de spécimen de signature qui n'étaient pas bien tenues. Les cartes de spécimen de signature sont organisées en fonction du nom de la personne déléguée et non du centre de fonds; il est donc difficile de déterminer qui avait le pouvoir délégué à l'égard d'un centre de fonds particulier à un moment particulier. Nous avons également constaté dans le cadre de nos tests que quatre cartes de spécimen de signature liées aux transactions dans notre échantillon étaient manquantes.
De plus, nous avons relevé des situations où des pouvoirs délégués n'avaient pas été retirés en temps opportun. Par exemple, nous avons relevé de multiples cas de cartes de spécimen de signature qui n'avaient pas été désactivées après que les personnes avaient changé de poste ou quitté le Ministère.
Le défaut de retirer les pouvoirs en temps opportun place le Ministère à risque, par exemple un employé pourrait autoriser des transactions alors qu'il n'en a pas le pouvoir. Cela met également INFC en situation de non-conformité à la politique du Conseil du Trésor.
Une fois qu'elle a été approuvée par l'AG, la Délégation des pouvoirs de signer des documents financiers est affichée sur l'intranet d'INFC et est accessible à tous les employés.
La carte de spécimen de signature qui donne à la personne le pouvoir délégué de signer des documents financiers inclut également une déclaration signée selon laquelle les personnes exerçant des pouvoirs délégués doivent respecter la Délégation des pouvoirs de signer des documents financiers d'INFC, de même que les lois fédérales pertinentes, et les politiques, les directives, les règlements et les bulletins applicables du Conseil du Trésor, des autres organismes centraux et du Ministère.
La Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Conseil du Trésor prévoit qu'aucune personne ne peut exercer des pouvoirs délégués à moins d'avoir réussi la formation indispensable ou la validation des connaissances appropriées associées à ses responsabilités professionnelles ou juridiques.
La Directive sur l'administration de la formation indispensable du Conseil du Trésor prévoit qu'un employé qui exerce un pouvoir de signature délégué en matière de finances est responsable d'accomplir les tâches associées à son poste à l'exception des pouvoirs de signature délégués tant que la formation indispensable n'est pas réussie. L'École de la fonction publique du Canada (EFPC) est désignée à titre de fournisseur de services pour la formation indispensable, et la directive stipule que la vérification et la validation des connaissances liées aux pouvoirs de signature délégués doivent avoir lieu au moins aux cinq ans.
L'exigence de s'assurer que les employés ont réussi toutes les formations indispensables avant de leur accorder des pouvoirs délégués n'a pas été suivie de façon constante. Nous avons trouvé de multiples cas où des employés s'étaient vu accorder des pouvoirs délégués et avaient exercé ces pouvoirs sans avoir suivi la formation nécessaire, particulièrement parmi les employés qui exercent le pouvoir d'engager des fonds (article 32 de la LGFP) et le pouvoir de payer (article 33 de la LGFP). Ces pouvoirs sont généralement exercés par les titulaires de postes en soutien administratif et en opérations comptables, respectivement.
Bien que la formation de l'EFPC donne un bon aperçu de la délégation, elle ne reflète pas nécessairement le contexte opérationnel quotidien d'INFC. Les entrevues ont révélé que certains employés ne comprennent peut-être pas clairement les pouvoirs délégués qu'ils sont censés exercer, ainsi que les responsabilités et les obligations de rendre compte connexes qui découlent de l'exercice de ces pouvoirs délégués. Ce commentaire est également étayé par certaines des erreurs isolées qui ont été relevées dans notre échantillon. À la lumière de ces constatations, une formation ou une orientation quelconque à l'intention des personnes investies de pouvoirs délégués serait utile.
La politique du Conseil du Trésor prévoit que les employés ne peuvent pas exercer les pouvoirs délégués de signer des documents financiers à moins qu'ils ne réussissent l'évaluation et la validation des connaissances liées aux pouvoirs délégués de signature au moins une fois aux cinq ans. Toutes transactions autorisées par des personnes qui n'ont pas la formation nécessaire ne sont pas conformes à la politique du Conseil du Trésor et à la LGFP et augmentent le risque d'erreurs et de fraudes, ce qui pourrait avoir une incidence sur les états financiers d'INFC.
La Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Conseil du Trésor exige que l'instrument de délégation, les matrices connexes, les cartes de spécimen de signature et les processus connexes soient examinés au moins une fois par année. À l'heure actuelle, il n'y a pas de processus officiel pour l'examen de l'instrument de délégation en matière de finances. Un examen est réalisé au moins annuellement ou lorsque nécessaire; toutefois, à moins que cet examen ne donne lieu à des changements, la tenue de cet examen n'est pas documentée et rien ne prouve qu'elle a eu lieu.
Entre les mises à jour apportées à l'instrument de délégation, l'équipe Politique et contrôle interne prend note des modifications non urgentes à envisager au moment de la prochaine mise à jour de l'instrument.
Le défaut de documenter l'examen met INFC à risque de ne pas être en mesure de démontrer que l'examen a eu lieu, comme l'exige la politique du Conseil du Trésor.
Recommandation 3. Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, s'assure que toutes les cartes de spécimen de signature reflètent les postes énumérés dans l'instrument de délégation et énoncent explicitement tous les pouvoirs qui sont délégués à la personne. Si les cartes de spécimen de signature ne sont pas exactes et à jour, les transactions pourraient ne pas être conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques.
Recommandation 4. Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, crée ou mette à jour les procédures liées à l'administration du pouvoir délégué de signer des documents financiers, aux pièces de journal et aux primes. Des procédures claires et officielles sont requises pour veiller au respect des exigences des lois, ainsi que des politiques du Ministère et du Conseil du Trésor.
Recommandation 5. Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, s'assure que tous les employés exerçant des pouvoirs délégués ont suivi la formation indispensable et ont réussi la (re)validation des connaissances, au besoin.
Nous recommandons également que les employés qui n'ont pas suivi la formation nécessaire n'exercent pas les pouvoirs délégués avant d'avoir suivi et réussi la formation indispensable.
Recommandation 6. Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, élabore une trousse de formation, d'orientation ou de sensibilisation à l'intention des fonctionnaires ayant un pouvoir délégué de signer des documents financiers.
On s'attendait à ce que le respect des lois, des politiques et des pouvoirs en matière de gestion financière soit atteint et surveillé, comme suit :
Les résultats de la surveillance et de l'assurance de la qualité sont fournis en temps opportun aux responsables des finances et à la haute direction.
Il n'existe pas de processus officiel de surveillance ou d'assurance de la qualité. Il y a certaines mesures compensatoires en place, mais le volume d'erreurs isolées indique qu'il pourrait être nécessaire d'apporter des changements aux processus.
Une occasion d'amélioration a été cernée en ce qui a trait à la mise en place d'un processus de surveillance ou d'assurance de la qualité.
Processus officiel de surveillance
Dans le cadre du processus actuel, le service des Opérations comptables effectue 100 % du contrôle des factures avant le traitement des paiements. De ce fait, il n'existe aucun processus additionnel de surveillance ou d'assurance de la qualité.
Il y a un groupe quasi indépendant au sein du groupe Opérations et systèmes comptables, l'équipe Politique et contrôle interne, qui effectue des vérifications à l'appui de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor. Ce groupe met à l'essai la conception et le fonctionnement de divers contrôles, y compris l'échantillonnage de transactions individuelles, afin de vérifier la conformité aux lois, ainsi qu'aux politiques du Ministère et des organismes centraux. Il a été établi que l'équipe Politique et contrôle interne s'occupait bel et bien de repérer les lacunes sur le plan du contrôle et d'en assurer le suivi; toutefois, cela ne peut pas tenir lieu de processus officiel de surveillance ou d'assurance de la qualité. Cela dit, la présente vérification et les vérifications internes précédentes démontrent que le personnel des Opérations comptables a repéré diverses préoccupations et en a assuré la correction.
Le défaut de surveiller périodiquement la conformité du contrôle des factures et du traitement des paiements pourrait faire en sorte qu'INFC effectue des paiements qui ne sont pas conformes aux lois, ou aux politiques du Ministère ou des organismes centraux.
Pendant l'examen des transactions, la vérification interne a révélé plusieurs lacunes isolées, notamment des personnes qui exerçaient un pouvoir par intérim alors qu'aucun dossier n'indiquait que la nomination intérimaire avait été invoquée, conformément au processus ministériel, et une personne ayant attesté un paiement pour une transaction dont elle a retiré un avantage personnel (un cours de formation pour lequel l'approbation préalable à l'inscription a été reçue au niveau approprié, mais dont le paiement a été attesté par la personne qui a reçu la formation).
Ces cas isolés étaient généralement liés à la façon dont les pouvoirs délégués sont appliqués dans des circonstances précises, en particulier les questions liées au pouvoir de dépenser et au pouvoir d'attestation (articles 32 et 34 de la LGFP).
Bien que le service des Opérations comptables ait un rôle à jouer en matière de surveillance et de contrôle, la responsabilité ultime revient à la personne qui a exercé le pouvoir délégué de signer des documents financiers. Comme chaque étape du processus de paiement repose sur l'étape précédente, il est essentiel que le niveau approprié de prudence et de diligence soit exercé par les personnes ayant des pouvoirs délégués de signer des documents financiers de façon à réduire au minimum les erreurs et à respecter la LGFP et les autres politiques et directives applicables.
Recommandation 7a. Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, établisse un processus de surveillance ou d'assurance de la qualité lié à la vérification et au paiement des factures.
Recommandation 7b. Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, le SMA, Direction générale des politiques et des communications, le SMA, Direction générale des opérations des programmes, le SMA, Ponts fédéraux de Montréal et le DG, Vérification et évaluation, réitèrent à leurs employés les responsabilités et les obligations de rendre compte escomptées dans l'exercice de pouvoirs délégués de signer des documents financiers.
La vérification a relevé des cas où l'administration par INFC de ses pouvoirs délégués en matière de finances n'était pas conforme aux exigences des lois et des politiques. En particulier, en raison du libellé restrictif dans l'instrument de délégation et de la tenue inadéquate des cartes de spécimen de signature, le Ministère a effectué des paiements qui n'étaient pas en conformité avec la LGFP.
Trois questions nécessitant une attention immédiate ont été cernées afin d'aborder la non-conformité aux exigences des lois et des politiques. Quatre autres points à améliorer ont également été relevés.
Pour répondre aux préoccupations immédiates, il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels :
Il est également recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels:
envisage de réviser la formulation des sections de l'instrument de délégation qui ne sont pas conformes aux autres politiques du Ministère ou du gouvernement;
8. Énoncé de conformité
9. Réponse et plan d'action de la direction
Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, révise l'instrument de délégation afin d'autoriser les paiements relatifs aux transactions qui ne sont pas permises par l'instrument de délégation actuel. Cela assurera qu'INFC est en mesure d'effectuer légalement les paiements qu'il est tenu de faire.
L'instrument de délégation révisé qui sera approuvé en février 2016 par le ministre de l'Infrastructure et des Collectivités inclut des modifications (visant précisément l'article 34) afin de permettre à INFC d'effectuer légalement les paiements.
Date d'achèvement visée : 29 février 2016
Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, envisage de réviser l'instrument de délégation pour corriger le manque d'uniformité avec le libellé des autres politiques ministérielles ou gouvernementales. Cela réduira le risque d'erreur et assurera la clarté de toute restriction.
Aucun changement n'est requis à l'instrument de délégation. La Directive sur les événements désuète a été retirée d'INFRAnet en décembre 2015.
Les nouvelles procédures relatives aux événements seront fournies au CGH aux fins d'approbation et seront publiées sur INFRAnet.
Date d'achèvement visée : 31 mars 2016
Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, s'assure que toutes les cartes de spécimen de signature reflètent les postes énumérés dans l'instrument de délégation et énoncent explicitement tous les pouvoirs qui sont délégués à la personne. Si les cartes de spécimen de signature ne sont pas exactes et à jour, les transactions pourraient ne pas être conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques.
Un nouveau modèle de carte de spécimen de signature a été finalisé à l'automne 2015 (et est actuellement utilisé pour les nouvelles cartes de signature des nouveaux employés); il reflète les postes énumérés dans l'instrument et énonce explicitement tous les pouvoirs qui sont délégués à la personne. Lorsque l'instrument de délégation mis à jour aura été signé par le ministre de l'Infrastructure et des Collectivités en février 2016, toutes les cartes de signature seront révisées conformément au nouveau modèle.
Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, crée ou mette à jour les procédures liées à l'administration du pouvoir délégué de signer des documents financiers, aux pièces de journal et aux primes. Des procédures claires et officielles sont requises pour veiller au respect des exigences des lois, ainsi que des politiques du Ministère et du Conseil du Trésor.
Une procédure pour l'administration de la délégation du pouvoir de signer des documents financiers a été rédigée en décembre 2015 et sera communiquée avec les RH en janvier 2016 pour veiller à ce que les obligations de rendre compte et les responsabilités soient énoncées clairement. De plus, les procédures de vérification des comptes seront mises à jour de façon à inclure des sections sur les pièces de journal et les primes.
Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, s'assure que tous les employés exerçant des pouvoirs délégués ont suivi la formation indispensable et ont réussi la (re)validation des connaissances, au besoin.
Le nouveau modèle de carte de signature inclut la date d'échéance de la formation requise pour chaque employé ayant un pouvoir délégué. Les Finances travailleront avec les RH pour s'assurer que les renseignements liés à la formation indispensable soient communiqués aux Finances en temps opportun. Une procédure pour l'administration de la délégation du pouvoir de signer des documents financiers sera rédigée et inclura de l'information sur les conséquences de ne pas suivre la formation indispensable.
Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, élabore une trousse de formation, d'orientation ou de sensibilisation à l'intention des fonctionnaires ayant un pouvoir délégué de signer des documents financiers.
Une trousse à l'intention des fonctionnaires ayant un pouvoir délégué de signer des documents financiers sera préparée et partagée avec les employés.
Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, établisse un processus de surveillance ou d'assurance de la qualité lié à la vérification et au paiement des factures.
Un processus de surveillance et d'assurance de la qualité sera mis en œuvre par les Finances.
Des mesures correctives seront définies pour les employés qui n'exercent pas leur pouvoir délégué conformément à l'instrument de délégation.
Date d'achèvement visée : 30 juin 2016
Il est recommandé que le SMA, Direction générale des services ministériels, le SMA, Direction générale des politiques et des communications, le SMA, Direction générale des opérations des programmes, le SMA, Ponts fédéraux de Montréal et le DG, Vérification et évaluation, réitèrent à leurs employés les responsabilités et les obligations de rendre compte escomptées dans l'exercice de pouvoirs délégués de signer des documents financiers.
Les BPR réitèreront à leurs employés les responsabilités et obligations de rendre compte associées à leurs pouvoirs délégués. Les rapports de vérification seront également présentés au Comité de mise en œuvre horizontal et au Comité de gestion horizontal pour accroître la sensibilisation.
SMA, Direction générale des politiques et des communications
SMA, Ponts fédéraux de Montréal
DG, Vérification et évaluation
Termes utilisés dans les plans d'action de la direction :
INFRAnet: Intranet d'Infrastructure Canada.
CGH : Comité de gestion horizontal. Un comité composé d'employés aux échelons de directeur et de directeur général issus de l'ensemble du Ministère.