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Timestamp: 2017-02-26 15:08:25+00:00
Document Index: 179866187

Matched Legal Cases: ['art. 1', 'art. 1', 'art. 1', 'art. 21', 'art. 23', 'art. 44', 'art. 30', 'art. 29', 'art. 31', 'art. 43', 'art. 26', 'art. 23', 'art. 40', 'art. 41', 'art. 3', 'art. 1', 'art. 3', 'art. 9', 'art. 12', 'art. 13', 'art. 14', 'art. 72', 'art. 65', 'art. 65', 'art. 65', 'art. 65', 'art. 65', 'art. 68', 'art. 73', 'art. 59', 'art. 1', 'art. 22', 'art. 22', 'art. 22', 'art. 13', 'art. 44', 'art. 40', 'art. 18', 'art. 22']

FARNESINAInformateci dove siete nel mondo DOCUMENTO INFORMATICO - FORMAZIONE E CONSERVAZIONE - LA GESTIONE DIGITALE DEI FLUSSI DOCUMENTALI - ATTO PUBBLICO INFORMATICO REDATTO DAL NOTAIO - DOCUMENTO ANALOGICO
IL DOCUMENTO INFORMATICO LA GESTIONE DIGITALE DEI FLUSSI DOCUMENTALI 1. DOCUMENTO INFORMATICO - Definizione e tipologia La legislazione sul documento informatico nasce con la legge n. 59 del 1997 (c.d. Bassanini uno), e con il D.P.R. n. 513 del 1997. Le disposizioni di quest'ultimo decreto sono state successivamente abrogate e trasfuse con alcune modifiche nel D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000 (T.U. sulla documentazione amministrativa). Lo sviluppo della normativa è proseguito con la direttiva comunitaria sulla firma elettronica recepita in Italia con il D. Lgs. n. 10 del 23 gennaio 2002, anch'esso trasfuso nel D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000 attraverso il D.P.R. 7 aprile 2003 n. 137. L’art. 1, comma 1, lett. b), del D.P.R. n. 445/2000 e l'art. 1, comma 1, lett. p), del D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'Amministrazione digitale) definiscono il “DOCUMENTO INFORMATICO ”la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
La nostra normativa disciplina ben cinque tipi di documento informatico: 1)	il documento informatico con firma digitale, 2)	il documento informatico con firma elettronica, 3)	il documento informatico con firma elettronica avanzata, 4)	il documento informatico con firma elettronica qualificata (art. 1, D.P.R. n. 445/2000), ed infine, 5)	il documento informatico senza alcuna firma. 2. DOCUMENTO INFORMATICO - Valore probatorio
L'art. 21, commi 1 e 2 del D. Lgs. n. 82/2005 stabilisce che " 1. Il documento informatico, cui e' apposta una firma elettronica, sul piano probatorio e' liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualita', sicurezza, integrita' e immodificabilita'. 2. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilita' dell'autore, l'integrita' e l'immodificabilita' del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi
dia prova contraria".
3. La gstione dei flussi documentali - Compiti di DigitPA La gestione digitale dei flussi documentali è il complesso organizzato di risorse umane e strumentali destinato a rendere effettiva, con le tecnologie informatiche convenzionali e mobili, l’efficienza, l’efficacia, l’economicità e la trasparenza dell’azione amministrativa, a favore dei cittadini e delle imprese, attraverso:
- la razionalizzazione dei flussi documentali,
- l’eliminazione dei registri cartacei, - la riduzione degli uffici di protocollo, - l’introduzione diffusa del meta protocollo e del workflow, - la classificazione, l’organizzazione, l’assegnazione, il reperimento e la conservazione nei fascicoli dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni.
DigitPA, con il “Centro di Competenza del protocollo informatico e la trasparenza amministrativa” costituisce il riferimento tecnico e il punto di raccordo nazionale in materia di gestione digitale dei flussi documentali svolgendo funzioni di:
• indirizzo e coordinamento delle iniziative in atto e di quelle pianificate;
• promozione e sviluppo di ogni iniziativa rivolta alla diffusione e semplificazione dei procedimenti amministrativi;
• supporto, consulenza e assistenza alle singole amministrazioni pubbliche centrali e locali, enti ed organismi di diritto pubblico e privati;
• emanazione e pubblicazione di regole, standard e guide tecniche;
• vigilanza e controllo sul rispetto di norme e regole;
• monitoraggio della corretta esecuzione dei progetti di digitalizzazione avviati;
• predisposizione, realizzazione e gestione di interventi e progetti di innovazione formazione del personale delle pubbliche amministrazioni.
4. 5 AGOSTO 2011 - Pubblicata la bozza delle regole tecniche documento informatico e gestione documentale, protocollo informatico e sistema conservazione di documenti Sul sito di DigitPA è stata pubblicata, il 5 agosto 2011, la bozza delle Regole tecniche in materia di documento informatico, gestione documentale e sistema di conservazione dei documenti informatici. Fino al 10 settembre 2011 sarà possibile inviare commenti prima della loro emanazione definitiva. Le regole tecniche predisposte da DigitPA e dal Ministero per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione introdurranno una vera e propria rivoluzione che influirà anche sui soggetti che già da tempo sono soliti gestire e conservare informaticamente documenti e scritture.
Le regole in fase di emanazione disciplinano:
1) il documento informatico
La formazione del documento informatico comprende le attività di cui alle seguenti principali tipologie:
a) redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software; b) acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico, acquisizione per via telematica o su supporto informatico; c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni informatiche o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente; d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati, provenienti da
una o più basi dati anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.
2) il documento amministrativo informatico e i fascicoli, i registri e i repertori informatici della pubblica amministrazione
1. Le pubbliche amministrazioni istituiscono il servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi, così come previsto dall’articolo 61 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. 2. Al servizio di cui sopra è preposto un responsabile, che ai fini del presente decreto è definito come responsabile della gestione documentale, che ne garantisce il funzionamento. Tale figura può delegare in tutto o in parte le proprie attività di gestione a soggetti terzi, interni od esterni alla propria amministrazione.
3) Il documento amministrativo informatico di cui all’art. 23-ter del D. Lgs. n. 82/2005 (CAD - Codice dell'amministrazione digitale), comprensivo delle forme descritte nell’articolo 3, comma 1, del presente decreto, è identificato e trattato nell’ambito del sistema di gestione informatica dei documenti di cui al capo IV del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.
Per ognuno di questi documenti il provvedimento definisce le caratteristiche, il processo di formazione e di chiusura degli stessi, nonché il rilascio di copie, duplicati e estratti. Nel complesso ne scaturisce una perfetta equiparazione sul piano probatorio tra documento informatico e documento cartaceo.
Vengono definite le modalità con cui il gestore del documento può produrre copie, duplicati ed estratti, allegando, se necessario per la natura del documento, l'attestato di conformità del notaio o del pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
Vengono inoltre ridefiniti i ruoli dei soggetti che intervengono nel processo di conservazione ponendo una chiara distinzione tra chi produce il documento e chi lo conserva. Inoltre diviene obbligatoria la redazione del manuale della conservazione.
3) fascicoli informatici
I fascicoli di cui all’articolo 41 del CAD e all’articolo 64, comma 4, e all’articolo 65 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 fanno parte del sistema e dei processi di gestione dei documenti informatici e contengono l’insieme minimo dei metadati identificati al comma 2-ter del suddetto articolo 41 del CAD nel formato specificato nell’Allegato 5 del presente decreto e la classificazione di cui al citato articolo 64 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. Le Regole daranno attuazione al CAD secondo le modifiche introdotte nel Codice, da ultimo, dal D. Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235 (in vigore dal 25 gennaio 2011).
. Se vuoi accedere al sito DigitPA e scaricare la bozza del documento, clicca QUI. 5. LA CONSERVAZIONE DEL DOCUMENTO INFORMATICO 5.1. Le regole dettate dal Codice dell'Amministrazione Digitale - L'accreditamento Secondo quanto disposto dall'art. 44-bis, articolo inserito dall'art. 30, D.Lgs. 30 dicembre 2010, n. 235,
1) i soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, devono chiedere l'accreditamento presso DigitPA; 2) a questi soggetti si applicano, in quanto compatibili, gli articoli 26, 27, 29, ad eccezione del comma 3, lettera a) e 31;
3) i soggetti privati devono essere costituiti in società di capitali con capitale sociale non inferiore a euro 200.000. Dunque, si applicano ai conservatori gli stessi criteri di accreditamento previsti per i certificatori di firma digitale. In particolare in attuazione di quanto disposto dal CAD agli articoli 26 e 27 sui certificatori,
all'art. 29 (ad eccezione del comma 3, lettera a) sull'accreditamento e all' art. 31 sulla vigilanza, i conservatori devono: 1. dimostrare l'affidabilità organizzativa, tecnica e
finanziaria necessaria per svolgere l'attività di conservazione; 2. utilizzare personale dotato delle conoscenze specifiche, dell'esperienza e delle competenze necessarie per i servizi forniti, in particolare della competenza a livello gestionale, della conoscenza specifica nel settore della gestione documentale e
conservazione documenti informatici e della dimestichezza con procedure di sicurezza appropriate e che sia in grado di rispettare le norme del CAD e le regole tecniche previste dall'art. 43 del CAD in materia di sistema di conservazione di documenti informatici; 3. applicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e conformi a tecniche consolidate; 4. utilizzare sistemi affidabili e sicuri di conservazione di documenti informatici realizzati e gestiti in conformità alle disposizioni e ai criteri, standard e specifiche tecniche di sicurezza e di interoperabilità contenute nei decreti delle regole tecniche previste dal CAD; 5. adottare adeguate misure di protezione dei documenti idonee a garantire la riservatezza, l'autenticità, l'immodificabilità, l'integrità e la fruibilità dei documenti informatici oggetto di conservazione come descritte nel manuale di conservazione parte integrante del contratto/convenzione di servizio.
Il conservatore, se soggetto privato, in aggiunta a quanto previsto dai precedenti punti, deve inoltre: 1. avere forma giuridica di società di capitali e un capitale sociale di almeno 200.000 Euro i.v.; 2. garantire il possesso, oltre che da parte dei rappresentanti legali, anche da parte dei soggetti preposti alla amministrazione e dei componenti degli organi preposti al controllo, dei requisiti di
onorabilita' richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso banche ai sensi dell'art. 26 del D. Lgs. 1° settembre 1993, n. 385 recante il Testo unico delle leggi in materia bancaria e creditizia".
In attuazione a quanto disposto negli articoli 44 e 44 bis del Codice, DigitPA ha predisposto ai sensi dell’articolo 71 del Codice medesimo, le regole tecniche in materia di sistema di conservazione dei documenti informatici previste dall’articolo 20, commi 3 e 5-bis, dall’articolo 23-ter, comma 4 e dall’articolo 43, commi 1 e 3 del Codice medesimo.
. Se vuoi scaricare le regole tecniche del sistema di conservazione di documenti digitali, clicca QUI.
5.2. 8 FEBBRAIO 2012 - Domanda di accreditamento - DigitPA detta le regole Con la Circolare 29 dicembre 2011, n. 59 (pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n. 32 del 8 febbraio 2012), DigitPa ha individuato le modalità attuative, i requisiti necessari e la documentazione amministrativa, tecnica e organizzativa necessaria per l'iscrizione all'albo dei conservatori accreditati.
È possibile da subito presentare domanda di accreditamento come certificatori ma la relativa istruttoria rimane sospesa sino alla definitiva approvazione delle regole tecniche sui sistemi di conservazione previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
Per l'iscrizione deve essere presentata una domanda a DigitPa correlata da una serie di documenti amministrativi, tecnici e organizzativi. Ricevuta la domanda, la fase istruttoria è effettuata valutando la documentazione prodotta. In particolare, la domanda di accreditamento si considera accolta se non viene comunicato al conservatore il provvedimento di diniego entro novanta giorni dalla data di presentazione. Al termine dell'istruttoria, DigitPA, in base alla documentazione, accoglie o rigetta la domanda dandone comunicazione al conservatore. In caso di esito positivo, il richiedente è iscritto nell'elenco pubblico. I termini dell'istruttoria delle domande presentate restano per il momento sospesi sino all'emanazione delle regole tecniche. Sarà poi cura del conservatore completare la documentazione integrandola non solo con la dichiarazione di conformità del sistema realizzato agli standard sulla conservazione indicati nelle regole tecniche, ma anche con la copia del manuale della conservazione e del piano per la sicurezza.
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6. 12 GENNAIO 2015 - DOCUMENTI INFORMATICI DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE - Dettate le regole tecniche in materia di formazione e conservazione E’ stato pubblicato, sulla Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015, il D.P.C.M. 13 novembre 2014, recante “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”. Il testo del decreto con i suoi allegati viene riportato nei Riferimenti normativi.
Il provvedimento, in vigore dal 12 febbraio 2015:
digitale»; 2) detta le regole tecniche previste dall'art. 23-ter, commi 3 e 5, dall'art. 40, comma 1 e dall'art. 41, comma 2-bis del CAD in materia di documenti amministrativi informatici e
fascicolo informatico. Le disposizioni del presente decreto si applicano:
a) alle pubbliche amministrazioni, alle società interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione;
b) ai privati, cittadini italiani e dell'Unione europea, alle persone giuridiche, alle società di persone, agli enti, alle associazioni e ai comitati aventi sede legale in Italia o in uno dei Paesi dell'Unione europea”, ai sensi dell'art. 3 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, nonchè c) agli altri soggetti a cui è eventualmente affidata la gestione o la conservazione dei documenti informatici.
Il decreto in questione è strutturato in cinque capi, tre dei quali si riferiscono rispettivamente al documento informatico, al documento amministrativo informatico ed ai fascicoli informatici, registri e repertori informatici. Il decreto inoltre disciplina, con una suddivisione che si ripete per ciascuno di questi tre capi, le modalità di formazione, di trasferimento al sistema di conservazione ed, infine, le misure di sicurezza. Le disposizioni in parola si completano, poi, di cinque allegati funzionali che riguardano le definizioni, i formati, gli standard e le specifiche tecniche, le specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione ed i metadati.
6.2. Le modalità di formazione del documento informatico
Il documento informatico, quale “rappresentazione informatica di atti, fatti, dati giuridicamente rilevanti” (art. 1, comma 1, lett. p), del CAD), ai sensi dell’art. 3 del decreto, può essere formato mediante: a) la “redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti”; b) la “l’acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione di copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di documento analogico”; c) la “registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente”; d) la “generazione o il raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi di dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica”.
6.3. Documento Amministrativo informatico
Il Capo III (artt. 9-12), sul documento amministrativo informatico, si apre con un esplicito rinvio alle norme sul documento informatico, ad eccezione delle peculiarità proprie delle P.A.. Per ciò che attiene, poi, la trasmissione telematica dei documenti amministrativi informatici, nel decreto si prevede che le Pubbliche amministrazioni pubblicheranno sui loro siti gli standard tecnici di riferimento, le codifiche utilizzate e le specifiche per lo sviluppo degli applicativi software di colloquio rendendo disponibile, ove possibile gratuitamente, sul proprio sito il relativo software (art. 9, comma 10).
L’art. 12 dispone, inoltre, che i compiti in materia di sicurezza di gestione informatica siano affidati al Responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato, al Coordinatore della gestione documentale. Tale soggetto predispone, in accordo con il Responsabile della sicurezza e il Responsabile del sistema di conservazione, il piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti.
Queste ultime indicazioni confermano, quindi, l’obbligatorietà e il conseguente necessario coordinamento di specifiche figure professionali all’interno dell’ente pubblico (ma anche delle imprese).
6.4. Fascicoli, registri e repertori informatici della P.A.
Il Capo IV (artt. 13 - 16) viene dedicato si fascicoli informatici, ai registri e repertori informatici della Pubblica Amministrazione.
Per la formazione dei fascicoli informatici (art. 13) è stabilita l’attribuzione di un insieme tipico di metadati e viene previsto che tali aggregazioni informatiche siano gestite nel sistema di gestione informatica descritte nel manuale di gestione della P.A..
Per la formazione dei registri e dei repertori informatici (art. 14) si prevede che essi siano generati dal concorso di più aree organizzative omogenee descritte nel manuale di gestione previa individuazione di un’area organizzativa omogenea responsabile.
documenti informatici appartenenti al fascicolo o all'aggregazione documentale informatica. L'ATTO PUBBLICO INFORMATICO REDATTO DAL NOTAIO 1. La forma dell'atto notarile Gli atti notarili possono essere atti pubblici o scritture private autenticate. L’atto pubblico deve essere redatto dal notaio, mentre la scrittura privata può essere redatta anche da altri (e precisamente da chiunque). Il codice di deontologia notarile stabilisce che anche quando il notaio viene chiamato ad autenticare una scrittura privata redatta da altri (cioè dalle parti stesse o da professionisti o da altre persone di loro fiducia) deve controllare che tale documento sia conforme alla legge e corrisponda alla vera volontà delle parti, anche mediante la lettura prima che sia sottoscritto. Perciò la differenza tra l’atto pubblico e la scrittura privata autenticata dal notaio si è molto attenuata. In pratica le differenze principali sono le seguenti: •	l’atto pubblico deve essere redatto dal notaio; se non è stato scritto personalmente dal notaio, deve essere da lui letto alle parti, che devono essere tutte presenti contemporaneamente davanti al notaio; deve essere scritto in lingua italiana (eventualmente, con la traduzione in lingua straniera) ed essere sottoscritto dalle parti e dal notaio nello stesso momento; deve essere conservato (salvo casi eccezionali) nella raccolta degli atti del notaio, ed è quindi soggetto al controllo del conservatore dell’archivio notarile;
•	la scrittura privata può non essere redatta dal notaio, può non essere letta dal notaio alle parti e può essere autenticata anche da più notai (ciascuno dei quali attesta l’autenticità delle firme e l'identità delle parti che hanno sottoscritto l’atto in sua presenza). Inoltre il notaio non ha l’obbligo di conservarla, ma può rilasciarla in originale alle parti. Per gli atti soggetti a pubblicità immobiliare o commerciale, l'art. 72 della legge notarile (come modificata dalla legge 28 novembre 2005, n. 246 cd. di semplificazione per l'anno 2005) stabilisce però che il notaio deve conservare nella raccolta dei suoi atti anche le scritture private, se le parti non ne abbiano chiesto la restituzione. 1.1. L’atto notarile informatico
L’atto notarile informatico, firmato digitalmente dalle parti e dai notai, è un documento di cui viene garantita la formazione e la successiva conservazione per un tempo illimitato. In tal modo il notaio garantisce la stessa sicurezza giuridica del documento cartaceo. Attualmente è possibile non utilizzare la carta per alcuni tipi di atti “semplici” (come procure, piccole fideiussioni, etc.) che non devono obbligatoriamente essere conservati in originale dal notaio, ma sono rilasciati direttamente al cliente per suo libero utilizzo. 1.2. L’atto pubblico informatico
Oltre all'atto notarile informatico, sta ora per nascere anche "l'atto pubblico informatico": i notai potranno redigere tutti gli atti pubblici in formato elettronico e di sottoscriverli digitalmente.
Queste disposizioni acquisteranno efficacia in un prossimo futuro, quando saranno stabilite le necessarie regole tecniche.
2. L'atto pubblico informatico - La delega contenuta nell'art. 65 della legge n. 69/2009
Nell’art. 65 della legge 18 giugno 2009, n. 69 recante "Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile" (pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n. 140 del 19 giugno 2009 - Supplemento ordinario n. 95), sono stati dettati i principi e i criteri direttivi che dovranno essere seguiti nella stesura del decreto legislativo.
Si riporta di seguito il testo dell'art. 65:
2.1. 26 FEBBRAIO 2010 - Diramato lo schema di decreto di attuazione
In data 26 febbraio 2010 è stato diramato uno Schema di decreto legislativo recante disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio, approvato dal Consiglio dei Ministri del 1° marzo 2010 su proposta del Ministro della Giustizia, che dà attuazione alla delega conferita al Governo dall'art. 65 della legge n. 69 del 2009. Il provvedimento introduce disposizioni di dettaglio che consentano ai notai, coerentemente con quanto previsto dal Codice dell'Amministrazione digitale, di redigere atti pubblici in formato elettronico, nonché di sottoscrivere gli stessi atti e le scritture private utilizzando la firma digitale. Il testo verrà trasmesso alle Commissioni parlamentari per il parere.
. Schema di decreto legislativo recante: "Disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio, ai sensi dell'art. 65 della legge 18 giugno 2009, n. 69". 2.2. 24 GIUGNO 2010 - Dal Governo via libera all'atto notarile informatico Con specifico decreto legislativo (“Disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio, a norma dell'articolo 65 della legge 18 giugno 2009, n. 69”), il 24 giugno 2010, il Governo ha dato via libera all'atto notarile informatico: d'ora in poi sarà possibile stipularlo e sottoscriverlo con firma digitale, sempre alla presenza del notaio e con tutti i controlli preventivi di legalità che caratterizzano l'atto cartaceo, per l'acquisto della casa, il mutuo e la costituzione delle società.
Alcune disposizioni saranno immediatamente applicabili dopo la pubblicazione in G.U. del decreto senza necessità di decreti attuativi. In particolare:
•	il rilascio delle copie (art. 68-ter); •	l’attestazione di conformità di copie e di documenti formati su qualsiasi supporto (art. 73); •	la rettifica di errori mediante certificazione dello stesso notaio (art. 59-bis). Le altre disposizioni (relative all’atto pubblico e la sua conservazione) acquisteranno efficacia in tempi successivi con decreti ai quali è affidata la determinazione di regole tecniche.
2.3. 19 LUGLIO 2010 - Pubblicazione del decreto sulla Gazzetta Ufficiale E' stato pubblicato, sulla Gazzetta Ufficiale n. 166 del 19 luglio 2010, il decreto legislativo 2 luglio 2010, n. 110, recante "Disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio, a norma dell'articolo 65 della legge 18 giugno 2009, n. 69".
Il nuovo decreto entrerà in vigore il 3 agosto 2010.
Il provvedimento introduce disposizioni che consentano ai notai, coerentemente con quanto previsto dal Codice dell'Amministrazione digitale (D. Lgs. n. 82/2005), di redigere atti pubblici in formato elettronico, nonché di sottoscrivere gli stessi atti e le scritture private utilizzando la firma digitale.
Gli atti notarili potranno, dunque, essere direttamente originati in formato elettronico e come tali conservati.
Ma che cos'è l'atto notarile informatico?
Dal 2002 il Consiglio Nazionale del Notariato è Autorità di Certificazione per la firma digitale ed iscritto nell’elenco pubblico dei certificatori gestito dal CNIPA. Tutti i notai italiani, infatti, sono dotati di firma digitale, primo esempio di e-government nel settore. Con l’emanazione del nuovo decreto legislativo diventa così possibile:
•	utilizzare l’atto notarile informatico per gli atti relativi all’acquisto casa, al mutuo o la costituzione di società;
•	eliminare la carta nella fase di redazione e, in particolare, nella “conservazione” degli atti, con un notevole risparmio di costi relativi alla gestione documentale, che diventerà indubbiamente più semplice ed efficiente grazie al formato digitale.
Si tratta di una vera e propria rivoluzione all'interno degli studi notarili. Il repertorio (registro sul quale sono annotati tutti gli atti, con l'assegnazione a ciascuno di un numero progressivo) sarà in formato digitale. Inoltre, gli atti, che continueranno a nascere in forma cartacea, potranno essere convertiti in file e, nell'allestire la «raccolta», potranno essere affiancati a quelli direttamente rogati in forma elettronica.
Tutto questo sistema - dalla formazione dell'atto alla sua trasmissione e alla sua conservazione - avrà il suo perno sul fatto che il notaio è obbligatoriamente dotato della firma digitale. Con riguardo alla formazione dell'atto pubblico, la "scena" del rogito subirà una totale rivoluzione rispetto a quella attuale, consistente nella lettura e firma dell'atto cartaceo. D'ora innanzi, infatti, il notaio potrà:
Il supporto cartaceo e quello digitale diverranno pertanto equivalenti: all'atto digitale potranno essere allegati documenti formati digitalmente o documenti formati su carta e poi resi digitali; viceversa, all'atto cartaceo potrà essere allegata la stampa del documento formato digitalmente.
A questo punto il notaio eseguirà tutti gli adempimenti post stipula (registrazione, trascrizione, registro imprese, ecc.) in via totalmente elettronica, come peraltro già oggi accade; e consegnerà ai clienti una copia del rogito o stampandolo su carta oppure consegnando un dischetto o una chiavetta contenente l'atto in formato digitale oppure, ancora, spedendo il file via posta elettronica certificata, di cui ogni notaio già oggi è obbligatoriamente dotato.
Il decreto legislativo prevede, infatti, l'adozione di una serie di regolamenti di attuazione, per disciplinare, tra l'altro: - le tipologie di firma elettronica utilizzabili; - le regole per il funzionamento della struttura presso il Consiglio Nazionale del Notariato; - le regole per la trasmissione, la conservazione e la consultazione degli atti; - le regole per il rilascio di copie.
APPROFONDIMENTI E PROBLEMATICHE DI CARATTERE PARTICOLARE
1. COPIE AUTENTICHE E DOCUMENTO INFORMATICO Proponiamo alla Vostra attenzione uno Studio del Consiglio Nazionale del Notariato n. 3-2006/IG, dal titolo “Copie autentiche e documento informatico” (Approvato dalla Commissione Studi di Informatica Giuridica il 20 novembre 2006).
Sommario: 1. Documento e copia. - 2. Riproduzione e copia autentica. - 3. La copia autentica nel Codice Civile, nel Testo Unico della Documentazione Amministrativa, nell’ordinamento del notariato. - 4. Documento informatico e copia. - 5. Copie informatiche di documenti cartacei. - 6. Copia cartacea di documento informatico. - 7. Copie di documenti dinamici: cenni. - 8. Modalità operative: a) Copia autentica informatica di documento cartaceo. - 9. segue: b) copia cartacea documento informatico.
Lo studio, dopo aver ripercorso la normativa dettata dal nostro ordinamento in materia di copie del tradizionale documento cartaceo, pone in evidenza come il concetto stesso di copia perde di significato nel caso del documento informatico. La totale riproducibilità, l’indistinguibilità della riproduzione, la sostanziale indifferenza del supporto rendono irrilevante la diversità concettuale tra documento riprodotto ed il suo originale, con la conseguenza che non è allo stato ipotizzabile l’utilizzo dello strumento informatico relativamente a documenti dei quali debba essere garantita l’unicità (quali ad esempio i titoli di credito e le copie esecutive degli atti pubblici). La nozione classica della copia, come documento di secondo grado, si rivela inapplicabile in quanto mancano quelle variazioni, di natura anche fisica, atte a rendere significativa e quindi giuridicamente rilevante la distinzione tra originale e copia; è più corretto, perciò, utilizzare il termine “duplicato”.
Altra questione di notevole rilevanza operativa, che costituisce argomento specifico dello studio, è l’individuazione del valore giuridico della copia informatica dell’originale cartaceo e della copia cartacea dell’originale informatico nonché delle modalità operative che l’operatore giuridico, ai fini del rilascio, è tenuto ad adottare. Nelle indicate ipotesi riprende rilievo, già solo per il cambio di supporto, la natura rappresentativa di secondo grado della copia, e si palesano peculiarità che sono esaminate in modo specifico, dando conto di quanto disposto, sul punto, dal Codice dell’Amministrazione Digitale, come modificato dal D.Lgs. n. 159/2006.
Le norme di riferimento, volte ad agevolare la trasmissione dei documenti, costituiscono valido spunto per ipotizzare la spedizione in ambito nazionale e transfrontaliero di copie di documenti notarili ed in particolare di procure speciali.
Dopo brevi cenni ai documenti dinamici, lo studio si chiude con l’enunciazione di precetti operativi da seguire, secondo quanto disposto dal Codice dell’Amministrazione Digitale, per il rilascio di una copia autentica informatica di documento cartaceo e di una copia cartacea di documento informatico.
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2. LA COPIA CONFORMA DI UNA PAGINA WEB
Il Consiglio Nazionale del Notariato (CNN), con lo Studio n. 7-2007/IG dal titolo "La copia conforme di una pagina WEB: natura giuridica e modalità operative" (Approvato dalla Commissione Studi di Informatica Giuridica l’11 maggio 2007), ha affrontato l'argomento relativo alla possibilità di rilasciare una copia conforme di una pagina web.
Sommario: 1. Introduzione: le informazioni sul web e le esigenze connesse alla richiesta di copia di una pagina WEB. – 2. Fenomenologia della pagina WEB: elementi costitutivi e contenuti. – 3. L’ efficacia probatoria di una pagina web … . - .... e della sua copia conforme. – 4. La copia di una pagina web rilasciata dal notaio. A) Copia informatica. - B) Copia cartacea. – 5. Conclusioni operative. – 6. Formule per la copia conforme cartacea.
deve essere adattata alla tipica attività notarile di rilascio di copie, individuando gli elementi caratterizzanti tale tipologia di documento informatico dal punto di vista della sua realtà fenomenica.
Le componenti che caratterizzano questo particolare tipo di documento informatico rispetto ad un qualsiasi altro file di testo o di immagine e che il notaio dovrà certificare sono le seguenti:
• indirizzo internet;
• tipo di browser; • data e ora in cui la copia viene effettuata;
• dati relativi ad eventuali certificati di sicurezza per la verifica dell'identità del Sito (Normalmente si tratterà di un certificato server SSL - Secure Socket Layer).
3. DOCUMENTI ANALOGICI ORIGINALI UNICI - Emanato il regolamento 3.1. Premessa - Il documento analogico
Sono definiti documenti analogici quelli formati utilizzando grandezze fisiche che assumono valori continui, cioè i documenti che si materializzano su supporti cartacei (ad esempio, lo scritto, il dattiloscritto, la fotocopia) o su pellicole fotografiche, cinematografiche, microfiches o microfilm, su lastre o pellicole radiologiche, su cassette e nastri magnetici audio e video. La differenza sostanziale del documento analogico rispetto al documento informatico consiste nella circostanza che per la lettura del documento analogico non è necessaria alcuna elaborazione informatica. Per esempio, il contenuto di una videocassetta avviene tramite un dispositivo meccanico (le testine del videoregistratore) e non vi è alcun intervento o alcuna interpretazione per opera di programmi informatici.
Il documento analogico originale si distingue in “non unico” e “unico”.
Il documento originale non unico è quel documento analogico al cui contenuto è “possibile risalire attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi” (art. 1, comma 1, lett. c), D.Lgs. n. 82/2005).
La definizione di documento originale unico si ricava come antitesi rispetto alla definizione di documento originale non unico. Sono documenti originali “unici” quei documenti il cui contenuto non può essere desunto da altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la tenuta (come titoli all’ordine, assegni, cambiali, verbali di assemblea, ecc.).
3.2. Tipologie di documenti analogici originali unici per le quali permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico È stato pubblicato, sulla Gazzetta Ufficiale n. 131 del 6 giugno 2013, il D.P.C.M. del 21 marzo 2013, il quale interviene sulla questione dei documenti analogici originali unici che ha sollevato non poche perplessità, soprattutto relativamente alla loro esatta individuazione. Il decreto indica le particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la necessità di autenticare la loro conformità all'originale ad opera di un notaio o di un altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico ai sensi dell'art. 22, comma 5, del D.Lgs. n. 82 del 2005 (Codice dell'amministrazione digitale).
Con l'entrata in vigore del presente decreto l'obbligo generale di conservazione cartacea o di autenticazione della copia digitalizzata in caso di conservazione sostitutiva di documenti analogici originali unici è venuto meno, in quanto sono state individuate le particolari tipologie di documenti analogici originali unici interessati da questo obbligo ai sensi dell'art. 22 comma 5 del Codice dell'Amministrazione Digitale, elencate nella tabella dell'Allegato al decreto, ossia:
- i documenti che è possibile dematerializzare e conservare digitalmente, garantendo la conformità all'originale attraverso l'autenticazione da parte di un notaio o di un altro pubblico ufficiale (ad esempio: decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri, decreti ministeriali, interministeriali o ancora i titoli del debito pubblico);
- i documenti per i quali permane, invece, l'obbligo della conservazione dell'originale cartaceo (tra questi ultimi troviamo, a titolo di esempio, gli atti giudiziari, processuali o di polizia giudiziaria e gli atti notarili).
Resta ferma la facoltà per le Pubbliche Amministrazioni di conservare, in originale analogico unico, documenti diversi da quelli stabiliti dal decreto.
A decorrere dal 6 giugno 2013 (data di pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale del decreto) viene meno per le Pubbliche Amministrazioni l'obbligo previsto dall'art. 22, comma 6, del D.Lgs. n. 82/2005 della conservazione dei documenti originali analogici unici diversi da quelli oggetto del presente decreto oppure, in caso di conservazione sostitutiva degli stessi, dell'attestazione della loro conformità all'originale con dichiarazione autentica di un notaio o di altro pubblico ufficiale a cio' autorizzato, firmata digitalmente ed allegata al documento informatico. - Se vuoi scaricare uno studio dal titolo "DEMATERIALIZZAZIONE E
CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI" (Dicembre 2011), a cura della Commissione “Normativa ed adempimenti tecnologici studi professionali” del Consiglio Nazionale del dottori commercialisti ed esperti contabili, clicca QUI.
4. 16 APRILE 2014 - CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI – Circolare dell’Agenzia per l’Italia Digitale E’ stata pubblicata, sulla Gazzetta Ufficiale n. 89 del 16 aprile 2014, la circolare n. 65 del 10 aprile 2014, con la quale l’Agenzia per l’Italia Digitale ha fissato le modalità per l'accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (CAD).
In attuazione dell'art. 13 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013, la presente circolare definisce le modalità per l'accreditamento presso l'Agenzia e per la vigilanza dei soggetti di cui all'art. 44-bis del CAD che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici (“conservatori”) e intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza. La circolare ha, quindi fissato:
a) i requisiti richiesti per richiedere l’accreditamento;
b) le modalità di presentazione della domanda di accreditamento, che dovrà essere in formato elettronico e sottoscritta con firma digitale o firma elettronica qualificata ed inviata tramite PEC;
c) l’iter istruttorio della domanda;
d) le modalità di pubblicazione dell’Elenco dei conservatori accreditati.
Ai soggetti che abbiano presentato la domanda di accreditamento ai sensi della Circolare DigitPA n. 59 del 29 dicembre 2011, prima dell'entrata in vigore del citato D.P.C.M. 3 dicembre 2013 in materia di sistema di conservazione di documenti informatici, sarà richiesto di integrare e completare la documentazione presentata entro centottanta giorni a decorrere dal 16 aprile 2014 (data di pubblicazione in Gazzetta Ufficiale della presente Circolare). La domanda di accreditamento si considera accolta qualora non venga comunicato all'interessato il provvedimento di diniego entro novanta giorni dalla data di presentazione della documentazione integrativa. Il testo della circolare viene riportato nei Riferimenti normativi.
5. DICEMBRE 2015 - CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI - Le linee guida dell'Agenzia per l'Italia digitale Il D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale - CAD), all’art. 40, rubricato “Formazione di documenti informatici”, introduce un innovativo e fondamentale precetto: “Le pubbliche amministrazioni formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all'articolo 71”.
La norma richiamata stabilisce un preciso obbligo: i documenti delle Pubbliche Amministrazioni devono essere prodotti esclusivamente in modalità informatica. La dematerializzazione dei flussi documentali all’interno delle Pubbliche Amministrazioni non rappresenta solo un’opportunità o un percorso volto al raggiungimento di livelli di maggior efficienza, efficacia, trasparenza, semplificazione e partecipazione, ma rappresenta anche un preciso ed improrogabile precetto normativo.
Al pari dei documenti analogici anche i documenti informatici sono destinati ad essere conservati nel tempo ma, mentre per i documenti analogici le regole di archiviazione sono relativamente semplici, per i documenti informatici sono richiesti “particolari accorgimenti” in grado di garantire, durante l’intero ciclo di gestione degli stessi, il mantenimento del loro valore giuridico e legale.
Ecco quindi che il governo dei documenti informatici nell’ambito del loro ciclo di vita deve fondarsi sull’adozione di regole, di procedure giuridiche, legali, archivistiche, tecnologiche e funzionali e di strumenti in grado di assicurare, sin dalle prime fasi della loro gestione, una corretta produzione dei medesimi, poiché solo una corretta formazione del documento informatico ne consente una conservazione conforme alla norma a costi ragionevoli.
Per fornire alle Amministrazioni Pubbliche tutte le informazioni relative a requisiti, processi, attività e responsabilità in materia di conservazione dei documenti informatici, nel rispetto dei riferimenti normativi vigenti, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha pubblicato, sul proprio sito istituzionale, le “Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici”.
Il documento illustra le procedure e gli strumenti per l’avvio delle attività di conservazione dei documenti informatici da parte delle Pubbliche Amministrazioni.
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RIFERIMENTI NORMATIVI . AIPA - Deliberazione 23 novembre 2000, n. 51: Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell'art. 18, comma 3, del D.P.R. 10 novembre 1997, n. 513. . D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445: Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. (Testo coordinato con: D. Lgs. n. 10/2002; D.Lgs. n. 3/2003; D.P.R. n. 137/2003; D.P.R. n. 68/2005; D. Lgs. n. 82/2005).
. CNIPA - Deliberazione 19 febbraio 2004, n. 11: Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. . CENTRO NAZIONALE PER L'INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE - Deliberazione 17 febbraio 2005, n. 4: Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico. . D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82: Codice dell'amministrazione digitale. (In vigore dal 1° gennaio 2006). . Se vuoi scaricare il testo aggiornato del decreto dal sito NORMATTIVA, clicca QUI.
. CENTRO NAZIONALE PER L'INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE - Deliberazione 21 maggio 2009, n. 45: Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico. (Pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n. 282 del 3 dicembre 2009 - In vigore dal 3 settembre 2010). . D. Lgs. 2 luglio 2010, n. 110: Disposizioni in materia di atto pubblico informatico redatto dal notaio, a norma dell'articolo 65 della legge 18 giugno 2009, n. 69. . DigitPA - Circolare 29 dicembre 2011, n. 59: Modalita' per presentare la domanda di accreditamento da parte dei soggetti pubblici e privati che svolgono attivita' di conservazione dei documenti informatici di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. . D.P.C.M. 21 marzo 2013: Individuazione di particolari tipologie di documenti analogici originali unici per le quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a cio' autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico, ai sensi dell'art. 22, comma 5, del Codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni. . D.P.C.M. 21 marzo 2013 - ALLEGATO. . AGENZIA PER L'ITALIA DIGITALE - Circolare 10 aprile 2014, n. 65: Modalità per l'accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. . DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 novembre 2014: Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005. . DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 novembre 2014 - ALLEGATO 1 - Glossario / Definizioni. . DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 novembre 2014 - ALLEGATO 2 - Formati. . DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 novembre 2014 - ALLEGATO 3 - Standard e specifiche tecniche. . DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 novembre 2014 - ALLEGATO 4 - Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione. . DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13 novembre 2014 - ALLEGATO 5 - Metadati. Tutti i documenti elencati sono realizzati in formato PDF; per consultarli occorre installare sul proprio PC il software Adobe Reader Copyright © by TuttoCamere.it All Right Reserved.Pubblicato su: 2010-07-19 (4250 letture)[ Indietro ]
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