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Timestamp: 2018-05-24 02:37:29+00:00
Document Index: 306379506

Matched Legal Cases: ['art.10', 'art. 25', "l'article 15", "l'article 10", "l'article 42", "l'article 24", 'art 22', "l'article 25", 'art 25', "l'article 25", 'art24', "l'article 24", "l'article 24", "l'article 24"]

préparer et tenir une AG de changement de syndic | (question 544684)
préparer et tenir une AG de changement de syndic
25/01/2018 19h13 #1
Ce mémo précise surtout comment préparer puis mener une AG lors de la mise en concurrence du syndic. Certaines choses peuvent être également utiles à un syndic bénévole débutant ou à un conseil syndical pour une AG lambda.
Les textes auxquels il est fait référence sont les deux bibles de la copropriété, la LOI DE 1965 et le DECRET de 1967.
En préambule, il faut savoir que TOUT COPROPRIETAIRE peut mettre n’importe quelle question à l’ODJ,(cf décret 1967 art.10) dont la mise en concurrence du syndic, à tout moment. Ce n'est pas réservé au Conseil syndical (CS)
Le conseil syndical est tenu, depuis la loi Alur, de mettre en concurrence le syndic tous les trois ans (cf loi de 1965, article 21).
Ce qui ne l'empêche nullement de le faire AVANT ces trois ans.
Si vous êtes contents de votre syndic, ça n'est pas forcément pertinent de perdre du temps à chercher d'autres propositions. Un changement de syndic, ce n’est pas anodin, et on ne change pas de syndic juste pour économiser 3 francs six sous sur les honoraires.
Le CS peut alors demander à l'AG qui précède celle où il devrait faire cette mise en concurrence d'être dispensé de cette obligation. ATTENTION : être dispensé de l'obligation de mise en concurrence ne veut pas dire que vous ne pourrez plus mettre le syndic en concurrence. Ca veut juste dire que vous n'y êtes pas OBLIGES.
Vous pouvez, pour plus de clarté pour tous, syndic compris, rédiger par exemple ainsi la résolution de dispense :
Dispense au Conseil Syndical de mettre en concurrence le syndic (art. 25)
L’Assemblée Générale dispense le conseil syndical d’effectuer la mise en concurrence obligatoire telle que prévue à l’article 21 de la loi de 1965. Cette dispense n’interdit en aucun cas au conseil syndical de mettre le syndic en concurrence s’il le souhaite. Par ailleurs il est rappelé que tout copropriétaire a la faculté de mettre lui-même en concurrence le syndic.
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VOUS SOUHAITEZ EFFECTUER LA MISE EN CONCURRENCE
A) AVANT L'AG
1) Récupérer copie du maximum de documents avant de dire au syndic qu’on va changer. Notamment la comptabilité (grands livres) , les relevés de banque, les contrats en cours, les pièces de procédure, la feuille de présence de la dernière AG. Le syndic doit donner au CS TOUT ce qu’il demande, et c’est beaucoup plus facile à récupérer AVANT de partir qu’après. Ca peut vous économiser une procédure en récupération de pièces. Mais ne signez pas de bordereau de réception des pièces, ou alors vous notez que vous avez reçu la pièce dénommée comme vous le voyez écrit sur la pièce et pas autrement. Vous n’êtes pas des pros et on pourrait vous faire passer une pièce X pour une pièce Y (ça m’est arrivé).
2) Envoyer en RAR le nouveau contrat de syndic pour mise à l'Ordre du Jour (ODJ). Surtout, ne pas informer le syndic de son souhait de changer AVANT qu’il ait reçu le RAR. La parade classique est alors pour le syndic de convoquer l’AG rapidement, avant la date habituelle, et avant d’avoir reçu le contrat du concurrent. Et ne pas l’envoyer en courrier simple. Il pourrait alors ignorer votre courrier. Il faut l’envoyer suffisamment tôt pour que le syndic ne puisse pas arguer qu’il n’a pas eu le temps d’inclure la question dans la convocation. La convocation part en moyenne un mois avant la date de l’AG. Le syndic doit avoir reçu votre RAR au moins 15 jours avant d’envoyer les convocations. Comptez donc d’envoyer votre RAR au moins 7 semaines avant la date habituelle de l’AG
Il est inutile de présenter plusieurs concurrents. C’est même dangereux, et ça aboutit souvent à une dispersion des voix qui fait que personne n’est élu. De même, s’il voit qu’il y a plusieurs concurrents, le syndic postulant ne viendra pas à l’AG pour se présenter. Celui qui propose le changement de syndic doit donc choisir UN contrat et UN SEUL parmi ceux qu’il a pu recevoir.
Envoyer également, dans le même RAR, la question sur la désignation du secrétaire de séance. J'ai déjà vu un syndic ne jamais le mettre à l'ODJ, . Ce qui lui permet ensuite d'expliquer que puisque ça y était pas, le secrétaire ne peut être que le syndic, conformément à l'article 15 du décret de 1967, car on ne peut rajouter durant l'AG une question qui n’était pas à l'ODJ. Ce n'est pas forcément vrai juridiquement, la désignation du secrétaire et du bureau en général étant des actes substantiels, indispensables à la tenue même de l'AG, mais c'est plus simple si la question est dans la convocation.
3) Trouver un endroit qui peut être chez un propriétaire pour la tenue de l'AG. La tenir chez le syndic en place c'est prendre le risque qu'il vous mette dehors dès qu'il a été évincé. Il faut dans le même courrier signifier cet endroit au syndic.
Exemple de courrier au syndic
Conformément à l'article 10 du décret de 1967 stipulant que « A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu'elles soient inscrites à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l'ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale », je vous demande de mettre à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale les projets de résolution ci-dessous
En ce qui concerne le syndic DUPONT, vous trouverez ci-joint son contrat de mandat (X pages) que vous devez joindre aux convocations.
Je vous demande également de bien vouloir convoquer l'assemblée dans le lieu suivant (adresse, nom, étage... évitez le 5ème sans ascenseur s'il y des propriétaires peu en état de s'y rendre)
Ces projets de résolution sont à mettre à l'ordre du jour sans y apporter de modification.
a) Désignation du secrétaire de séance
L'assemblée désigne.................. comme secrétaire de séance
b) Désignation du président de séance
L'assemblée désigne.................. comme président de séance
c) Désignation des scrutateurs
L'assemblée désigne.................. comme scrutateur
d) Désignation du syndic
L’Assemblée désigne comme syndic le cabinet DUPONT, situé (adresse) , carte professionnelle n°TANT détenue par Mr NOM, garantie professionnelle par la compagnie NOM, n° de police TANT . Son mandat débute à la date de la présente assemblée, soit le (date à décider durant l'assemblée) et se terminera le (date à décider durant l'assemblée). Le montant du forfait annuel d’ honoraires est de TANT.
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1) Le Pré-PV
Dès réception de la convoc, vous retapez tout et vous préparez ce qu'on appelle un "pré-pv", , autrement dit les termes de la convocation, mais :
a) vous remplacez « convocation » par « procès-verbal de l'assemblée générale du syndicat X, ayant eu lieu le (DATE) à (LIEU) à (HEURE)»
b) Vous enlevez « projet de résolution » si le syndic l'a mis. Avant l'AG, c'est un projet, car l'AG peut tout à fait amender (modifier durant l'AG) les résolutions à condition de ne pas les dénaturer. (1) Après l'AG, ce n'est plus un projet.
c) Ne pas oublier de numéroter les pages du PV, et perso je mets en en tête « syndicat trucmuche PV assemblée générale du... »
d) Ce n'est pas DU TOUT obligatoire mais on peut noter en début de PV la liste exhaustive des copros et leurs tantièmes (si vous n'êtes pas trop nombreux, et sûrs d'être au courant, y compris si il y a eu des mutations, sinon vous risquez de faire des erreurs, donc mieux vaut s’abstenir), qui représente le syndic, qui a le pouvoir de qui, les arrivées tardives et départs anticipés .
Ca peut donc donner (exemple)
Copropriété : NOM et ADRESSE
Le …................... les membres du syndicat des copropriétaires de l'immeuble sis, …................... . se sont réunis en assemblée générale ordinaire à (LIEU), sur convocation régulière adressée par le syndic.
Pour mémoire, il est rappelé qu’à la date de l’assemblée le syndicat est composé des copropriétaires suivants : Dugenou(Xt) Duschmoll (X tantièmes) Dulapin (X tantièmes) Duracuire (X tantiàmes), Dubâteau (X tantièmes)
Il a été dressé une feuille de présence qui a été signée, par tous les copropriétaires présents et par les mandataires de ceux qui se sont fait représenter.
Le président de séance constate, d'après la feuille de présence tenue à l'entrée de la salle de réunion et certifiée exacte que :
…........................ ...................Présents................. ........Absents.......... .............Total
… est représenté par …
… arrivée après le vote du point …
… départ après le vote du point …
Liste des absents non représentés : …
Le syndic (NOM) est représenté par
Il a été délibéré sur l’ordre du jour suivant :
d) A la fin du PV vous notez : "la séance est levée à.........h.....
e) Juste dessous vous prévoyez la place pour les signatures (Président, secrétaire et scrutateurs). Si le syndic n'est pas secrétaire il n'a donc pas à signer.
f) Vous recopiez à la fin du PV également l'alinea 2 de l'article 42. Sans cet cet alinea, l'Assemblée reste contestable (2) ad vitam aeternam (ou au moins 10 ans je ne sais plus) . Cela peut être mis sur un courrier d'accompagnement, mais en fin de PV, juste sous les signatures, c'est plus facile de prouver qu'on l'a bien mis.
Loi 1965, article 42 alinea 2 : Les actions qui ont pour objet de contester les décisions des assemblées générales doivent, à peine de déchéance, être introduites par les copropriétaires opposants ou défaillants, dans un délai de deux mois à compter de la notification desdites décisions qui leur est faite à la diligence du syndic, dans un délai de deux mois à compter de la tenue de l'assemblée générale. Sauf en cas d'urgence, l'exécution par le syndic des travaux décidés par l'assemblée générale en application des articles 25 et 26 est suspendue jusqu'à l'expiration du délai mentionné à la première phrase du présent alinéa.
e) vous prévoyez sous chaque résolution et après les votes un blanc pour stipuler si la résolution est adoptée ou rejetée, ainsi que le nom des opposants et abstentionnistes. Attention, sans ces noms, la résolution est annulable. Enfin, si les « opposants » sont souvent les « contre », ça peut aussi être les « pour », (cf exemple ci-dessous). Les opposants sont, globalement, ceux qui n'ont pas obtenu gain de cause, la décision prise étant contraire à ce qu'ils ont voté. Le PV devra être envoyé en RAR à tous les opposants, il ne faut donc pas se tromper.
La formule que je préfère, car la plus claire, c'est (c'est un exemple, dans votre pré-PV vous mettrez des blancs là où il faut remplir).
Désignation du président de séance (article 24)
L'assemblée générale désigne ........................ comme président de séance.
Résultat du vote selon l'article 24 :
......................... .....................Copr opriétaires ......................... ............ Tantièmes
Pour..................... ......................... ....3 ......................... ......................... ... 50
Contre................... ......................... ..9...................... ......................... .....2500
Abstentions.............. .......................2. ......................... ......................... ...100
TOTAL.................... ........................1 4........................ ......................... ..2650
Opposants à la décision prise : .Dubâteau, Dugenou, Dulapin.................. .....
Se sont abstenus : Duracuire, Duschmoll................ ............
La résolution est rejetée............................ .......
Un petit « truc » aide-mémoire : surligner en couleur tous les blancs à remplir. Comme ça, sur l’écran, ça saute aux yeux du secrétaire stressé qu’il faut remplir… Et il enlève le surlignage au fur et à mesure.
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2) S'organiser pour l'AG
a) Vous choisissez celui qui se présentera comme secrétaire. Car si c'est le syndic en place, vous aurez un problème, il faudra changer de secrétaire dès son éviction, et il ne sera même plus là pour attester du contenu de la partie du PV qu'il avait en charge (s'il n'est pas parti avec.....). La personne choisie doit bien connaître le pré-PV, avant l'AG.
b) Choisir aussi qui se présentera comme président, et scrutateurs. Attention, celui qui dirige l’AG, ça n’est pas ABSOLUMENT PAS le syndic. D’ailleurs, une AG sans la présence du syndic peut parfaitement se tenir. Le syndic est là comme conseil, et pour répondre aux questions qu’on lui pose.
c) Préparez une ou plusieurs feuilles avec les tantièmes de tous pour le secrétaire, le président, et les scrutateurs.
d) Choisir qui se mettra à côté du secrétaire "novice" : quelqu'un pour l'aider, qui relira soigneusement ce qu'il écrit. Quand il y a du stress, le secrétaire novice peut faire des erreurs, (les syndics pros en font eux-mêmes à la pelle) erreurs que personne ne verra en fin d'AG au moment de signer.
e) Vous choisissez également avant l'AG quelqu'un qui aura pour tâche d'éviter que le syndic évincé parte avec les pouvoirs et la feuille de présence. Ce qu'ils essayent souvent de faire subrepticement. Et sans ces docs, votre AG ne vaut rien. C'est donc essentiel (3).
Dernière modification par Modérateur 02 ; 05/05/2018 à 06h42.
25/01/2018 19h27 #2
C) DURANT l'AG
Tout d’abord, il faut savoir qu’il n’y a plus depuis longtemps de quorum pour que l’AG puisse se tenir. Tout ce qui est requis c’est d’être deux minimum : un président, un secrétaire. Même le syndic n’est pas indispensable.
Si, donc, vous êtes dans une petite copro où les gens se sont organisés pour ne PAS venir (vécu…), pas de panique. Vous faites votre AG, que le syndic soit ou pas d’accord. Si, au nombre que vous êtes, vous avez au moins 1/3 des tantièmes de l’immeuble qui sont d’accord, vous pourrez statuer définitivement au moins tout ce qui est article 25 et 24, donc désigner le syndic et le CS. Sinon vous ne pourrez statuer définitivement que sur ce qui est article 24. Mais vous examinerez quand même toutes les questions, quitte à ce qu'elles soient rejetées faute de majorité suffisante.
1) Feuille de présence et pouvoirs
a) Le CS (ou ceux qui ont demandé le changement) doit arriver très en avance et s'imposer en demandant au syndic les pouvoirs, que ce ne soit pas le syndic qui les distribue.
b) Avant de commencer le vote, il faut vérifier la feuille de présence et les pouvoirs.
Que les pouvoirs sont valables, que les gens ont signé où il faut sur le mandat comme sur la feuille de présence. Sachant que si n’importe qui peut être mandataire (pas besoin d’être soi-même copropriétaire) le syndic ne peut pas l’être (art 22 loi 1965). Et il est déconseillé à un syndic postulant de l’être, car alors, s’il est élu, il devra donner ses mandats à quelqu’un d’autre ou les abandonner dès après son élection.
A moins que le mandant ait stipulé le contraire sur son mandat, celui qui a trop de mandats peut en rétrocéder à quelqu’un d’autre (4). Ou il doit en abandonner.
Faites cette vérification à plusieurs. Puis si arrivées tardives, il faut à nouveau vérifier. Ne pas hésiter à interrompre l'AG. Le président de séance doit certifier exacte la feuille de présence. Ca se fait souvent en fin d’AG. En fait, selon la loi, ça doit se faire au début (ce qui assez logique, on compte QUI est présent avant de voter). Mais du coup, si arrivées tardives il faut re-vérifier.
c) Ensuite, il faut donner au copro choisi avant l'AG la feuille de présence
2) Le PV
a) Ne pas oublier, de noter les arrivées tardives dans le corps du PV, avec l'heure, juste avant la première résolution votée par le retardataire. Même chose pour les départs avant la fin, il faut les noter, juste après la dernière résolution où ils ont voté. Et ne pas oublier de modifier à chaque fois les tantièmes en conséquence.
b) Si vous êtes chez l'un d'entre vous, une bonne idée est d'avoir un écran (tv par exemple) que tout le monde voit. Relié à l'ordinateur du secrétaire. Ou un projecteur et un drap ou mur blanc relié à l'ordi. Ainsi, tout le monde voit le PV se construire au fur et à mesure de l'AG , et tout le monde est à même de repérer une éventuelle erreur. En plus, ça force tout le monde à être carré et prendre son temps, sans "déborder" le secrétaire. . Enfin, si l'AG décide de modifier des projets de résolution, tout le monde a sous les yeux la nouvelle mouture avant de voter. Et en fin d'AG, vous imprimez avant de signer.
Une personne doit néanmoins, par sécurité au cas où l'ordinateur plante, consigner aussi les débats sur papier
c) En fin d'AG, il faut imprimer le PV et le signer. Prévoir donc une imprimante, et de l'encre.... NE PAS IMPRIMER LE PV RECTO-VERSO par souci (louable) de l’environnement, car le PV original devra être collé sur le registre des PV…
Avant de partir, si votre imprimante fait photocopieuse, vous copiez directement le PV signé, la feuille de présence et les pouvoirs, et le contrat du syndic signé, pour donner une copie au CS, avant de remettre les originaux au nouveau syndic.
Ou vous les prenez en photo. De nos jours, beaucoup de portables sont assez bons pour de l'écrit.
Au lendemain de l’AG, le bureau doit relire le PV à tête reposée. S’il y subsistait des erreurs, il doit rédiger un additif rectificatif, le signer et le communiquer au syndic pour être signifié en même temps que l’original signé en séance.
---------- Message ajouté à 20h20 ---------- Précédent message à 20h18 ----------
D) LA PROCEDURE DE VOTE
Si on sent que la décision est fragile, avant le vote le président demandera, au syndic sortant d’aller attendre dans le couloir. Ce qui évite qu’il tente d’influencer les votes.
Et il fera entrer le syndic postulant pour se présenter.
Puis le postulant sort aussi, et on passe au vote.
a) L'AG doit d'abord choisir l'ordre de vote.
Tout comme lorsque L'AG décide d'amender un projet de résolution, la loi ne dit pas comment l'AG doit s'y prendre. C'est de l'ordre du débat, et l'AG débat librement. On peut faire un sondage (sans valeur de vote), tirer au sort, laisser le choix au président d'AG...
Si l’ordre de vote n’est pas celui de la convocation (où le syndic sortant se met toujours en premier), il faut indiquer sur le PV l’ordre de vote choisi ou inverser carrément les résolutions sur l’ordinateur.
La loi ne l'interdisant pas, chacun est libre de voter OUI (ou non, ou abstention) à chaque vote.
Par conséquent, si on continue de voter alors que l'un des syndics a obtenu la majorité requise, on pourrait désigner plusieurs syndics, ce qui est illégal, et n'est pas le but.
L'AG est convoquée pour désigner LE syndic, et pas plusieurs. En désigner plusieurs pourrait mettre le syndicat dans une situation insoluble, sauf à passer (en vertu de l'article D46) par la case Tribunal de Grande Instance pour en faire désigner un.
Donc quand l'un a été élu, on s'arrête de voter, on écrit simplement « le syndic étant désigné, la résolution est sans objet » à la place du résultat du vote, sous les résolutions relatives aux candidatures qu'on n'aurait pas examiné.
---------- Message ajouté à 20h24 ---------- Précédent message à 20h20 ----------
Voici donc la procédure en détail:
Art25 (majorité des voix du syndicat)
1) candidat X, qui dit oui, qui dit non, qui s’abstient ?
X obtient la majorité 25, c’est fini, on a un syndic, on arrête de voter
sinon on passe à Y
2) candidat Y, qui dit oui, qui dit non, qui s’abstient ?
Y obtient la majorité 25, c’est fini, on a un syndic, on arrête de voter
si aucun syndic n'a eu la majorité 25, conformément à l'article 25-1 de la loi de 1965 , on passe au vote à l’article 24. Mais on ne peut pas le faire avant d'avoir voté art 25 sur les autres (art D19 du décret de 1967).
Art24 (majorité des voix des présents et représentés)
uniquement pour les candidats ayant, à l'article 25, eu au moins 1/3 des voix du syndicat POUR eux , ET n'ayant pas eu plus de 50% des voix du syndicat CONTRE eux (sans quoi leur candidature est définitivement rejetée)
Là vous rajoutez les lignes nécessaires dans le PV pour consigner les votes art24.
3) candidat X qui dit oui, qui dit non, qui s’abstient ?
Il a la majorité 24, c’est fini, on a un syndic, on arrête de voter
4) candidat Y, qui dit oui, qui dit non, qui s’abstient ?
Il a la majorité 24, c’est fini, on a un syndic,
sinon on a pas de syndic, puisqu'on a examiné tous les candidats.…
Si aucun des syndics n'a eu la majorité 25, ni n'a eu le tiers des voix nécessaires pour passer à l'article 24, on a la possibilité de re-convoquer une assemblée générale (dans un délai de trois mois maximum) pour revoter sur ces mêmes syndics, à l'article 24. D'où l'intérêt, même si on n'est pas suffisamment nombreux pour qu'un syndic puisse matériellement être désigné, de voter quand même.
Si on procède par « bulletin nominatif » , chaque bulletin doit indiquer le nom du copropriétaire, ses tantièmes, LE candidat, et OUI, NON, ABSTENTION (ou POUR, CONTRE, ABSTENTION, FAVORABLE/DEFAVORABLE/ABSTENTION, peu importe).
On ne met pas plusieurs candidats sur le même bulletin, même en indiquant qu'on peut en cocher plusieurs. Sans quoi on pourrait, là encore, désigner plusieurs syndics. Par bulletin comme à main levée, à l'article 24 comme 25, les votes ne peuvent être que successifs, de façon à pouvoir arrêter de voter lorsqu'un syndic est désigné.
Et voici UN LIEN UTILE
---------- Message ajouté à 20h27 ---------- Précédent message à 20h24 ----------
1) Cour de cassation, chambre civile 3, Audience publique du mercredi 15 avril 2015, N° de pourvoi: 14-13255 « Attendu qu'ayant exactement retenu qu'aucune disposition n'imposait la stricte identité de rédaction du projet de résolution et du texte définitivement adopté, sauf à nier la liberté de discussion et de vote des copropriétaires lors de l'assemblée générale »
2 ) décret de 1967 article 18 et Cour de cassation, chambre civile 3, Audience publique du mardi 18 février 2014, N° de pourvoi: 13-10307)
3) Cour de cassation, chambre civile 3, Audience publique du mardi 18 février 2014, N° de pourvoi: 13-10307)
4) Cour de cassation chambre civile 3 Audience publique du mercredi 18 décembre 2002 - N° de pourvoi: 01-02867« Qu'en statuant ainsi, alors qu'un mandataire afin de ramener le nombre de ses pouvoirs à celui légalement autorisé, peut, avant le vote de l'assemblée générale des copropriétaires, user de la faculté de subdéléguer les pouvoirs qui lui avaient été octroyés par l'un de ses mandants, la cour d'appel a violé les textes susvisés ; »
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