Source: https://www.dashoefer.de/dasfibuwissen/betriebspr%C3%BCfung-das-erste-mal.html?src=3
Timestamp: 2019-09-22 20:14:13
Document Index: 107434469

Matched Legal Cases: ['§ 194', '§ 199', '§ 195', '§ 26', '§ 2', '§ 90', '§ 196', '§ 118', '§ 193', '§ 193', '§ 193', '§ 126', '§ 193', '§ 171', '§ 198', '§ 200', '§ 146', '§ 201', '§ 202', '§ 12']

Betriebsprüfung – das erste Mal | dasFiBuWissen - Fachwissen von Experten für Ihren Erfolg.
Betriebsprüfung - das erste Mal
Bilanzierung [ Stand: 29.09.2014 ]
Betriebsprüfungen macht das Finanzamt nicht zum Selbstzweck. Timm Haase erläutert Ihnen hier den Sinn und Zweck von Betriebsprüfungen.
Die erste Betriebsprüfung steht ins Haus. Entweder kommt ein Schreiben mit der Post vom Finanzamt, in dem auf eine stattfindende Prüfung hingewiesen wird, oder es meldet sich ein Mitarbeiter des Finanzamtes vorab telefonisch und kündigt eine bevorstehende Prüfung freundlicherweise an.
Von einer Betriebsprüfung dürfte jeder schon einmal gehört haben. Doch was dahinter steckt, weiß man manchmal oft erst, wenn man bereits einige Prüfungen miterlebt hat. Die theoretischen Grundlagen dagegen sind klar. In der Abgabenordnung (AO), dem Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) und der Betriebsprüfungsordnung (BpO) sind die Rahmenbedingungen abgesteckt, die für steuerliche Außenprüfungen gelten.
Die Betriebsprüfung, von der im Allgemeinen die Rede ist, ist Teil der steuerlichen Außenprüfungen, von denen es eine Vielzahl gibt und auf die im Folgenden noch eingegangen wird. Viele Vorschriften und Regelungen sind für alle diese steuerlichen Außenprüfungen identisch, jedoch wird im Weiteren insbesondere auf die eigentliche Betriebsprüfung (oder auch kurz Prüfung) eingegangen.
1 Sinn und Zweck einer Prüfung
Grundsätzlich herrscht natürlich Vertrauen in die Zahlen, die ein Unternehmen liefert. Im Sinne einer gleichmäßigen und zutreffenden Besteuerung sowie der grundsätzlichen Steuerehrlichkeit sind aber Kontrollen unerlässlich, um die tatsächlichen Gegebenheiten eines Unternehmens beurteilen zu können. Nach § 194 Abs. 1 S. 1 AO dient eine Außenprüfung der Ermittlung der steuerlichen Verhältnisse, die für die Steuerpflicht und die Bemessungsgrundlage der Steuer entscheidend sind. Dabei ist nach § 199 Abs. 1 AO in beide Richtungen zu prüfen, zu Gunsten und zu Ungunsten des Steuerpflichtigen.
Laut einer Mitteilung des Bundesfinanzministeriums vom August 2013 führten die Betriebsprüfungen des Jahres 2012 zu einem Mehrergebnis von 19 Milliarden Euro.
Praxis-TippSteuerehrliche Unternehmen haben eine Betriebsprüfung nicht zu fürchten. Im Gegenteil, für diese Unternehmen kann es sogar sinnvoll sein, sich die Richtigkeit ihrer Buchführung durch eine beanstandungslose Prüfung bestätigen zu lassen. Oftmals sind im Rahmen einer Prüfung auch Würdigungen eines schwierigen Sachverhaltes durch den Betriebsprüfer möglich, die ebenfalls zu einer Rechtssicherheit im Unternehmen führen und Know-How von außen in das Unternehmen tragen.
2 Arten von steuerlichen Außenprüfungen
Eine Betriebsprüfung ist die umfassendste aller Außenprüfungen. Hier können grundsätzlich alle Steuerarten überprüft werden. Dagegen umfasst eine abgekürzte Betriebsprüfung lediglich einzelne Aspekte. Diese müssen nicht auf eine bestimmte Steuer begrenzt sein, sondern können sich auf einen speziellen Vorgang im Unternehmen beziehen, wie etwa auf den Bau eines Gebäudes oder den Erwerb einer Maschine. Auf eine abgekürzte Außenprüfung muss im Voraus hingewiesen werden. Der Wechsel zu einer regulären Betriebsprüfung ist jedoch jederzeit nach Erteilung einer neuen Prüfungsanordnung möglich.
Für die aufkommensstärkste Steuer, die Umsatzsteuer, wurde eine eigene Sonderprüfung eingerichtet, und zu ihrer Unterstützung mit der Umsatzsteuer-Nachschau ein weiteres Instrument geschaffen, das eine zeitnahe und praxisorientierte Überprüfung der unternehmerischen Sachverhalte ermöglichen soll. Insbesondere im Bereich der Umsatzsteuer bieten sich viele Anhaltspunkte, die einer Überprüfung durch die Finanzverwaltung bedürfen, da sie von außen nicht zwangsläufig einzusehen sind, so etwa durch
Die Umsatzsteuer-Sonderprüfung befasst sich, wie der Name bereits verrät, ausschließlich mit der Umsatzsteuer. Prüfer können sich hier gezielt auf umsatzsteuerliche Sachverhalte konzentrieren. Die Umsatzsteuer-Nachschau ist eine Sonderform der Umsatzsteuer-Sonderprüfung und hat den Vorteil für die Finanzverwaltung, dass eine vorherige Ankündigung nicht erfolgen muss. Prüfer können unangekündigt im Unternehmen erscheinen und Einsicht in die umsatzsteuerlichen Unterlagen nehmen.
Im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen werden lediglich die Spezialgebiete rund um die Lohnsteuer betrachtet. Hier liegt erfahrungsgemäß ein gewisses Potential an prüfungsrelevanten Themen, so etwa bei der Kfz-Versteuerung oder bei Geschenken und sonstigen Zuwendungen an Arbeitnehmer. Das Gegenstück zur Umsatzsteuer-Nachschau bildet im Bereich der Lohnsteuer die Lohnsteuer-Nachschau. Lohnsteuer-Außenprüfungen sind rechtzeitig vor Prüfungsbeginn anzukündigen und ermöglichen es den Prüfbehörden deshalb nicht, sich spontan ein zuverlässiges Bild über ein Unternehmen zu machen. Mit der Lohnsteuer-Nachschau möchte der Gesetzgeber die Finanzverwaltung in die Lage versetzen, sich einen Eindruck über die räumlichen Verhältnisse, das tatsächlich eingesetzte Personal und den üblichen Geschäftsbetrieb zu verschaffen. Sie dient als zeitnahe Kontrolle und muss nicht im Voraus angekündigt werden. Auch hier ist der Übergang zu einer regulären Betriebsprüfung unter bestimmten Voraussetzungen möglich.
3 Einstufung in Größenklassen
In der Praxis fällt auf, dass einige Betriebe öfter geprüft werden als andere. Dies hat einen Grund und geschieht nicht aus Zufall oder reiner Willkür der Finanzbehörden. Die Regel lautet hier, dass bestimmte Größenklassen entscheidend sind für die Häufigkeit einer Prüfung.
Die Steuersubjekte werden durch die Finanzbehörden in Größenklassen unterteilt. Dies hilft den Finanzämtern dabei, den Umfang und die zeitliche Abfolge von Außenprüfungen bei den einzelnen Steuersubjekten, also z.B. bei Unternehmen, besser beurteilen und steuern zu können. Es findet je nach Art des Unternehmens (z.B. Handels- oder Fertigungsbetrieb) und nach Abstufung der Umsatzerlöse und des steuerlichen Gewinns eine Unterteilung in die folgenden Größenklassen statt:
Kleinstbetriebe,
Mittelbetriebe und
Großbetriebe.
Insbesondere Großbetriebe unterliegen einer strengeren und lückenloseren Prüfung als etwa Kleinbetriebe. Die genannten Größenklassen werden regelmäßig durch BMF-Schreiben veröffentlicht. Unternehmen haben so die Möglichkeit, ihre Klassifizierung selbst zu ermitteln und daraus Rückschlüsse auf mögliche anstehende Außenprüfungen und deren Häufigkeit zu ziehen.
Nach der letzten Betriebsprüfungsstatistik des Bundesfinanzministeriums vom August 2012 beträgt der durchschnittliche Prüfungsturnus bei Großbetrieben etwa 4,5 Jahre, bei Mittelbetrieben etwa 15 Jahre und bei Kleinbetrieben ungefähr 30 Jahre. Kleinstbetriebe wurden statistisch nur alle 100 Jahre geprüft.
Das BMF hat mit Schreiben vom 22. Juni 2012 (IV A 4 – S 1450/09/10001) die ab Anfang 2013 geltenden Größenklassen mitgeteilt, die nachfolgend auszugsweise abgebildet sind (Beträge in Euro):
Wirtschaftswert der selbst bewirtschafteten Fläche oder
4 Zuständigkeiten der Finanzbehörden
Nach § 195 S. 1 AO gilt der Grundsatz, dass diejenigen Finanzämter für eine Betriebsprüfung zuständig sind, die auch für die Besteuerung der Steuerpflichtigen zuständig sind. Für Zwecke der Betriebsprüfung kann die Finanzverwaltung aber auch die Zuständigkeiten einzelner Ämter bündeln und diese einem einzelnen Finanzamt übertragen, so etwa bei einem Finanzamt für Groß- und Außenprüfungen. Hier weicht dann die Zuständigkeit für Außenprüfungen von der örtlichen Zuständigkeit eines Finanzamtes ab.
Ein Wechsel der Zuständigkeit ist durchaus möglich. Dieser kann erfolgen, indem entweder die Zuständigkeit durch ein Finanzamt selbst gewechselt wird oder indem ein Unternehmen seinen Sitz verlegt. Grundsätzlich entscheidend sind die Verhältnisse im Zeitpunkt des Erlasses der Prüfungsanordnung. Durch einen Wechsel des Firmensitzes während einer laufenden Prüfung kann ein Unternehmen sich den Prüfungshandlungen nicht entziehen. Unter den Voraussetzungen des § 26 AO und der Zustimmung des neuen zuständigen Finanzamtes kann die alte zuständige Behörde die Prüfung weiterführen.
Eine Außenprüfung ist ohne eine Begründung oder ohne weitere Voraussetzungen möglich, wenn entweder Gewinneinkünfte, also Einkünfte aus Gewerbebetrieb, Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft und Einkünfte aus selbständiger Arbeit, oder positive Überschusseinkünfte erzielt werden. Die positiven Überschusseinkünfte i.S.d. § 2 Abs. 1 Nr. 4 bis 7 EStG müssen dabei insgesamt den Wert von 500.000 Euro übersteigen.
Die Prüfungsanordnung muss eine konkrete Begründung dafür enthalten, dass der Steuerpflichtige die in § 90 Abs. 2 S. 3 AO genannten Pflichten zu erfüllen hatte. Zusätzlich muss in der Prüfungsanordnung konkret dargelegt werden, dass der Steuerpflichtige diese Pflichten nicht erfüllt hat. Dies wäre z.B. dann der Fall, wenn dem Finanzamt Informationen über ein Konto im Ausland vorliegen, über das der Steuerpflichtige aber keine Angaben macht bzw. machen möchte.
6 Die Prüfungsanordnung
Nach § 196 AO bestimmen die Finanzbehörden in einer schriftlich zu erteilenden Prüfungsanordnung den Umfang der Außenprüfung. Dieser Mitteilung ist eine Rechtsbehelfsbelehrung beizufügen. Insgesamt beinhaltet diese Prüfungsanordnung mehrere Verwaltungsakte gem. § 118 AO und ist schriftlich zu erteilen. Diese Verwaltungsakte können allesamt einzeln angefochten werden.
Einer ausdrücklichen schriftlichen Begründung bedarf es in der Prüfungsanordnung dann nicht, wenn dem Steuerpflichtigen der Grund für eine Prüfung im Voraus bekannt sein sollte, etwa deshalb, weil es zuvor schriftlichen und telefonischen Austausch beider Parteien über einen strittigen Sachverhalt gegeben hat, über dessen abschließende Beurteilung keine Klarheit erzielt werden konnte.
Es werden verschiedene Prüfungsanlässe unterschieden:
Routineprüfung,
Prüfungen mit einem besonderen Anlass,
Anschlussprüfung,
Richtsatzprüfungen und
Auftragsprüfungen.
Insbesondere bei den Steuerpflichtigen, die unter § 193 Abs. 1 AO fallen, finden Betriebsprüfungen in regelmäßigen Abständen statt. Bei einer solchen Routineprüfung braucht keine gesonderte Begründung beigefügt werden, da diesen betroffenen Gewerbetreibenden, Freiberuflern sowie Land- und Forstwirten grundsätzlich bekannt ist, dass sie regelmäßigen Außenprüfungen unterliegen.
Vor allem in den Fällen des § 193 Abs. 2 AO erfolgen Außenprüfungen aus einem bestimmten Anlass. Bei diesen Prüfungen ist den Steuerpflichtigen der Grund meist nicht sofort klar. Hier bedarf es einer Begründung der Prüfungsanordnung. Eine sog. Anlassprüfung findet z.B. in den Fällen statt, in denen eine Prüfung bestimmter Sachverhalte nur vor Ort und nicht an Amtsstelle, also im Finanzamt, Sinn macht. Ein Grund kann auch sein, dass ein Steuerpflichtiger seinen Mitwirkungspflichten nicht ausreichend nachkommt.
Praxis-TippKonzerne und Großbetriebe unterliegen einer lückenlosen und steten Prüfung durch die Finanzämter. Für diese sog. Anschlussprüfungen bedarf es keiner gesonderten Begründung, da diesen Unternehmen, ähnlich wie den Steuerpflichtigen nach § 193 Abs. 1 AO, grundsätzlich bekannt ist, dass sie einer regelmäßigen Außenprüfung unterliegen.
Vor allem bei diesen Konzernen und Großbetrieben finden lückenlose Prüfungen statt. Das bedeutet, dass kein Besteuerungszeitraum außer Acht gelassen wird, wobei bei einer Prüfung in der Regel mehrere Jahre betrachtet werden. Grundsätzlich sind die Finanzbehörden jedoch an keinen festen Prüfungszeitraum gebunden.
Die Finanzverwaltung erstellt Richtsatzsammlungen, mit deren Hilfe verschiedene Berufsgruppen und Unternehmensgrößen miteinander verglichen werden können. Zu deren Erhebung führen die Finanzbehörden sog. Richtsatzprüfungen durch. Bei diesen Prüfungen werden in erster Linie Daten erhoben. Allerdings stellen auch diese Kontrollen reguläre Außenprüfungen mit den entsprechenden Konsequenzen dar.
Bei einer Auftragsprüfung beauftragt ein sachlich und örtlich zuständiges Finanzamt ein anderes Finanzamt mit der Durchführung einer Außenprüfung. Die Prüfungsanordnung kann dabei entweder von dem beauftragendem oder von dem beauftragten Finanzamt erlassen werden. Für den Steuerpflichtigen ist dabei wichtig, dass sich aus der Prüfungsanordnung der Grund für die Beauftragung ergeben muss.
Gegen eine Prüfungsanordnung besteht das Rechtsmittel des Einspruchs unter Beachtung der geltenden Fristen. Insbesondere eine fehlende Begründung kann ein Grund für einen Einspruch sein. Der Steuerpflichtige sollte sich bei einem Einspruch gegen eine Prüfungsanordnung jedoch im Klaren sein, dass eine fehlende Begründung durch das Finanzamt nach § 126 Abs. 1 Nr. 2 AO nachgeholt werden kann. Ebenso muss bedacht werden, dass ein Einspruch keine guten Voraussetzungen für eine angenehme Stimmung während der Außenprüfung zwischen dem Prüfer und dem Steuerpflichtigen schafft.
Eine Prüfungsanordnung hat folgende Pflichtbestandteile:
Checkliste Pflichtbestandteile einer Prüfungsanordnung
Die für die stattfindende Außenprüfung maßgeblichen Rechtsgrundlagen müssen genannt werden
Das Prüfungssubjekt, also der zu prüfende Steuerpflichtige bzw. das zu prüfende Unternehmen, muss bezeichnet sein
In den Fällen des § 193 Abs. 2 AO muss eine Begründung enthalten sein
Die zu prüfenden Steuerarten müssen bezeichnet werden
Der Zeitraum, über den sich die Prüfung erstrecken soll, muss genannt sein
Eine Belehrung über Rechte und Pflichten während der Außenprüfung, denen der Steuerpflichtige unterliegt, muss in der Prüfungsanordnung enthalten sein
Eine Nennung und die Unterzeichnung des Sachgebietsleiters der Außenprüfungsstelle muss vorliegen
Die Prüfungsanordnung wird als Verwaltungsakt mit dem Inhalt, gegenüber dem Steuerpflichtigen und in dem Zeitpunkt wirksam, zu dem er bekannt gegeben wird. Bei Vorliegen schwerwiegender Mängel kann er jedoch von Anfang an nichtig sein.
Eine Nichtigkeit der Prüfungsanordnung liegt in den folgenden Fällen vor:
Checkliste Nichtigkeit einer Prüfungsanordnung
Die Bekanntgabe der Prüfungsanordnung erfolgt ausschließlich mündlich
Die zuständige Finanzbehörde wird nicht oder nur unzureichend benannt
Das Prüfungssubjekt, also der Steuerpflichtige oder das zu prüfende Unternehmen, ist nicht bestimmt genug genannt
Es werden unzureichende Angaben über die zu prüfenden Steuerarten gemacht oder diese Angaben fehlen ganz
Es werden unzureichende Angaben über den Prüfungszeitraum gemacht oder diese Angaben fehlen ganz
Die Prüfungsanordnung ergeht erst, nachdem die Betriebsprüfung bereits abgeschlossen ist
Ist die Prüfungsanordnung nichtig, darf keine Außenprüfung durchgeführt werden. Im Interesse einer guten Kooperation mit den Finanzbehörden sollte das zuständige Finanzamt jedoch rechtzeitig auf diese Mängel aufmerksam gemacht werden.
Für bestimmte Bestandteile der Prüfungsanordnung ist keine Schriftform erforderlich. Sie können somit entweder in der schriftlichen Prüfungsanordnung enthalten sein oder telefonisch mitgeteilt werden. Dies betrifft die folgenden Bestandteile einer Prüfungsanordnung:
Checkliste Wahlbestandteile einer Prüfungsanordnung
Der geplante Beginn der Prüfung
Der geplante Ort, an dem die Prüfung stattfinden soll
Der Name des Prüfers, der die Betriebsprüfung vornehmen soll
Oftmals werden der Beginn einer Prüfung sowie der Ort, an dem diese stattfinden soll, im Voraus mündlich zwischen den Parteien abgestimmt. Hier sollte der Steuerpflichtige darauf achten, dass alle für eine Prüfung notwendigen Personen in diesem Zeitraum anwesend sind, und nicht z.B. durch Krankheit oder Urlaub ausfallen. Zu diesen Personen zählen insbesondere ein interner oder externer Steuerberater, der zuständige Buchhalter sowie sonstiges auskunftsrelevantes Personal.
Praxis-TippAuch der Ort der Prüfung selbst sollte gut überlegt sein. Es kann Sinn machen, die Prüfung in den Geschäftsräumen des Steuerberaters des Unternehmens stattfinden zu lassen, wenn hier die Buchführungsunterlagen des Steuerpflichtigen gesammelt werden.
Grundsätzlich gibt das Gesetz eine Reihenfolge bei der Wahl des Prüfungsortes vor:
Die Geschäftsräume des Steuerpflichtigen,
Die Wohnräume des Steuerpflichtigen,
Im Finanzamt,
Als anderer Ort gelten dabei die Räumlichkeiten des Steuerberaters. In der Praxis sind die Betriebsprüfer es gewohnt, sich in den Büros des Steuerberaters einzufinden. Als Begründung reicht es hier aus, dass dort alle relevanten Unterlagen gesammelt werden.
Meist ist ein Steuerberater versierter im Umgang mit Steuerprüfern und sollte daher die Prüfung begleiten und beaufsichtigen. Insbesondere bei einer ersten Betriebsprüfung macht es Sinn, dass ein Prüfer die Räumlichkeiten eines Unternehmens kennen lernt und sich ein Bild von den betrieblichen Abläufen verschafft.
Bereits mit Bekanntgabe der Prüfungsanordnung werden die gesetzlichen Verjährungsfristen nach § 171 Abs. 4 AO gehemmt. Dies bedeutet, dass für alle Steuerarten, die in der Prüfungsanordnung enthalten sind, die Festsetzungsverjährung erst frühestens mit der Bestandskraft der aufgrund der Prüfung erlassenen Steuerbescheide eintritt.
7 Rechte und Pflichten bei einer Betriebsprüfung
Im Rahmen einer Außenprüfung haben sowohl der Steuerpflichtige als auch der Prüfer diverse Rechte und Pflichten, die es zu beachten gilt. So treffen den Betriebsprüfer nach den §§ 198 ff. AO u.a. die Pflichten
sich zu Beginn der Prüfung auszuweisen sowie Datum und Uhrzeit des Beginns der Prüfung zu protokollieren,
die Geschäftszeiten des zu prüfenden Unternehmens zu beachten,
die Prüfung zeitlich auf das notwendige Maß zu beschränken,
den Steuerpflichtigen über festgestellte Sachverhalte und deren Auswirkungen zu unterrichten,
Prüfungshandlungen auch zu Gunsten des Prüfungssubjekts durchzuführen sowie
eine Schlussbesprechung durchzuführen und einen Prüfungsbericht zu erstellen.
Gleichzeitig gilt, dass die Pflichten des Prüfers die Rechte des Steuerpflichtigen darstellen. Den Steuerpflichtigen treffen insbesondere umfangreiche Auskunfts- und Mitwirkungspflichten nach § 200 Abs. 1 AO. Dieser hat vor allem Auskünfte und Erläuterungen zu erteilen sowie Bücher und sonstige Aufzeichnungen vorzulegen.
8 Die E-Bilanz als Hilfsmittel für die Finanzverwaltung
Grundsätzlich sind die Inhalte der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung im Rahmen der abzugebenden Steuererklärungen für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2011 beginnen, durch Datenfernübertragung an die zuständigen Finanzämter zu übermitteln. Diese sog. E-Bilanz soll den Austausch von Daten zwischen den Steuerpflichtigen und den Finanzbehörden auf elektronischem Weg erleichtern. Grundlage für die zu übermittelnden Daten ist eine Taxonomie, in der insbesondere zu übermittelnde Konten bezeichnet sind. Das Resultat ist eine fast lückenlose Abbildung der Buchhaltung eines Unternehmens auf Kontensummenebene bei den Finanzbehörden.
Der Nutzen für die Finanzverwaltung liegt auf der Hand. Mussten die Finanzbeamten bis vor kurzem noch Bilanz und GuV auf Papierform betrachten, haben sie nun die Möglichkeit, elektronische Daten direkt am Computer auszuwerten. Mit dieser Sammlung an Daten bietet sich den Finanzbehörden eine Vielzahl von Möglichkeiten. So können bereits Auswertungen und vorweggenommene Prüfungshandlungen durchgeführt werden, ohne dass es zu einer eigentlichen Betriebsprüfung kommt. Die Daten der Unternehmen können verwendet werden, um Betriebsvergleiche aufzustellen, so etwa intern in dem betroffenen Unternehmen oder extern mit anderen branchengleichen Unternehmen.
Praxis-TippUnternehmen können bei der E-Bilanz grundsätzlich vor zwei Überlegungen stehen. Entweder fügt ein Unternehmen sich den Anforderungen der Finanzverwaltung, die aus der Taxonomie und den umfangreichen Angaben resultieren oder es wird die Möglichkeit der sog. Auffangpositionen unter Inkaufnahme eines größeren Betriebsprüfungsrisikos genutzt. Grundsätzlich kann die E-Bilanz auch bewirken, dass im Ergebnis weniger Unternehmen im Rahmen einer Außenprüfung geprüft werden, sondern stattdessen bereits mit den Daten vor Ort im Finanzamt eine Prüfung erfolgt.
Spätestens im Rahmen einer Betriebsprüfung werden den Prüfern die Buchführungsdaten der Unternehmen in elektronischer Form übergeben und somit auswertbar gemacht.
9 Werkzeuge der Betriebsprüfer
Nicht nur aufgrund der E-Bilanz läuft die Betriebsprüfung nahezu ausschließlich digital ab. Die Finanzverwaltung nutzt die Möglichkeiten, die die elektronische Verarbeitung der Buchhaltung eines Unternehmens mit sich bringt und lässt sich auf der Grundlage der §§ 146 und 147 AO die steuerrelevanten Daten in elektronischer Form zur Verfügung stellen.
Der Prüfer kann dabei entweder direkt auf das EDV-System des zu prüfenden Unternehmens zugreifen oder bekommt von diesem die Daten im sog. GDPdU-Format zur Verfügung gestellt. GDPdU steht dabei für Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. In der Regel verfügen die gängigen Datenverarbeitungssysteme wie DATEV, SAP oder Lexware über eine entsprechende Schnittstelle.
Werden dem Betriebsprüfer die Daten auf einem Datenträger übergeben, hat er diesen nach Beendigung der Prüfung zurückzugeben und zu versichern, dass er die Daten auf seinem System gelöscht hat und keine unternehmensspezifischen Daten gespeichert hat. Statistische Informationen (z.B. Gewinnmargen) darf er jedoch speichern.
In der Praxis ist es durchaus üblich, dem Prüfer bereits vorab für seine Tätigkeit im Finanzamt die Daten zur Verfügung zu stellen, damit er sich auf die Prüfung vorbereiten kann. Spätestens im Zeitpunkt dieser Auswertung hat die Betriebsprüfung bereits begonnen.
Betriebsprüfer bedienen sich einer bestimmten Prüfsoftware, die sich IDEA nennt. Dieses Programm unterstützt die Prüfungshandlungen und vereinfacht und beschleunigt diese enorm. Die Möglichkeiten der Betriebsprüfer sind bei der Auswertung und Prüfung der Daten vielfältig. Unter anderem können sie folgende Prüfungshandlungen digital vornehmen:
Mathematische Plausibilitätsprüfungen,
Reihenvergleiche,
Lückenanalysen,
Simulation von Kalkulationen,
Abgleich von Differenzen oder
Verprobung des Wareneinkaufs.
Der Chi-Quadrat-Test ist ein Test auf Signifikanz und wird zur Prüfung statistischer Annahmen verwendet. Insbesondere wird mit diesem Test die mathematische Verteilung von Häufigkeiten im Bereich von Einnahmen geprüft. Es soll dabei aufgedeckt werden, ob Einnahmen unzulässiger Weise manipuliert, also ausgedacht worden sind. Es wird unterstellt, dass bei erfundenen Einnahmen unbewusst öfter die gleichen Zahlen verwendet werden. Durch diesen Test können Hinweise aufgedeckt werden, denen der Prüfer im Detail nachzugehen hat. Eine sich aus diesem Test ergebende Auffälligkeit rechtfertigt allein noch keine Hinzuschätzungen bei den Einnahmen.
Beispiel:Ein Kiosk-Betreiber manipuliert regelmäßig seine Tageseinnahmen. In sein Kassenbuch trägt er dabei jeden Tag Werte ein, die etwa 10 bis 20 Prozent unter den tatsächlichen Tageseinnahmen liegen. Die Zahlen, die er sich dabei ausdenkt, enthalten häufig die Zahlen null und vier, da der Kiosk-Betreiber ein großer Fan von Schalke 04 ist.
Im Rahmen einer Betriebsprüfung würde diese ungleich verteilte Häufigkeit bei einem Chi-Quadrat-Test auffallen und zu einer detaillierteren Prüfung der Tageseinnahmen führen.
Eine weitere mathematische Plausibilitätsprüfung betrachtet die Häufigkeit niedriger Anfangsziffern einer Zahl, da diese statistisch häufiger vorkommen als große Anfangsziffern (sog. Benford's Law). Ähnlich dem Chi-Quadrat-Test wird hier eine statistische Häufigkeit mit den tatsächlichen unternehmerischen Gegebenheiten abgeglichen. Auch hier werden Auffälligkeiten zum Anlass genommen, um sich z.B. Einnahmen genauer anzuschauen.
Bei Reihenvergleichen werden Buchführungskonten über Perioden miteinander verglichen. Bei der Betrachtung von Monaten oder Jahren können so besondere Abweichungen offenkundig werden. Der Vorteil liegt hier im automatischen Abgleich, der dem Prüfer einen enormen zeitlichen Aufwand ersparen kann. Den entdeckten auffälligen Abweichungen im Zeitablauf kann der Prüfer dann nachgehen.
Mit Hilfe der Lückenanalyse lassen sich logische Reihenfolgen wie etwa Rechnungsnummern auf eine lückenhafte Abfolge hin überprüfen. Da Ausgangsrechnungen stets eine fortlaufende Rechnungsnummer aufweisen müssen, lassen sich mit diesem Test unter anderem nicht gebuchte Ausgangsrechnungen aufspüren.
Der Betriebsprüfer kann aus dem Datenbestand die Werte für z. B. Umsätze, Wareneingänge, Verkaufspreise, Umsatzsteuer und Vorsteuer verproben, indem er Kalkulationen simuliert. Unter anderem lassen sich so auch umsatzabhängige Kosten ermitteln und Abweichungen aufdecken.
Der Wareneinkauf kann grundsätzlich in vielfältiger Richtung untersucht werden. Mit Hilfe der IDEA-Software können Betriebsprüfer u.a.
Doppelbuchungen anhand der Rechnungsnummer sofort erkennen,
Außergewöhnliche Lieferanten anhand eines Vergleichs der Kreditorenstammdaten aufdecken,
Lieferantenbeziehungen zu Mitarbeitern oder ausländischen Geschäftspartnern erkennen oder
Gezielt einzelne Transaktionen hervorheben, die auffällige Beträge aufweisen.
Mit Hilfe dieses Tests kann der Prüfer auch erkennen, ob der Wareneinkauf zum erzielten Umsatz passt oder ob hier Unstimmigkeiten auftreten.
Beispiel:Der Kiosk-Betreiber, der regelmäßig seine Tageseinnahmen nach unten manipuliert, erfasst in seiner Buchführung den tatsächlichen Wareneinkauf.
Im Rahmen einer Betriebsprüfung fällt dem Prüfer sofort auf, dass die Höhe des Wareneinkaufs unmöglich mit der Höhe der erzielten Umsätze übereinstimmen kann. Er wird sich als Folge sowohl den Wareneinkauf als auch die Umsätze näher ansehen.
10 Übliche Prüfungsbereiche
Aus der Erfahrung heraus gibt es einige Prüfungsfelder, die sich jeder Betriebsprüfer ansieht und die ein gewisses Risiko für Auffälligkeiten bieten. Diese sind insbesondere:
Betriebsausgaben im Allgemeinen, aber im Speziellen nicht abzugsfähige Betriebsausgaben, wie etwa bei Geschenken und Bewirtungen,
Private Kfz-Nutzung und deren Versteuerung,
Ermittlung und Bewertung von Rückstellungen sowie
Privatentnahmen und –einlagen sowie eine damit im Zusammenhang stehende Geldverkehrsrechnung.
Je nach Prüfungsfeld, das der Betriebsprüfer betrachtet, können mehrere Steuerarten gleichzeitig beeinflusst werden. So kann sich ein Sachverhalt zugleich auf abziehbare Vorsteuerbeträge, auf die Abführung von Lohnsteuer sowie auf abzugsfähige Betriebsausgaben beziehen.
Neben der allgemeinen Angemessenheit von Betriebsausgaben und dem tatsächlichen Zusammenhang mit dem Betrieb wirft jeder Betriebsprüfer in der Regel ein Auge auf die nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben. Geprüft wird hier, ob zu Unrecht Betriebsausgaben gewinnmindernd berücksichtigt worden sind, obwohl sie nach dem Wortlaut des Gesetzes den Gewinn eines Unternehmens nicht mindern dürfen. In Frage kommen hier insbesondere Ausgaben für Geschenke an Mitarbeiter und Geschäftsfreunde, Ausgaben für betrieblich veranlasste Bewirtungen oder Ausgaben, die vollständig den privaten Lebensbereich betreffen.
Im Bereich von dem Betrieb zugeordneten Kraftfahrzeugen überprüfen die Finanzbehörden in der Regel die grundsätzliche Zuordnung zum Betriebsvermögen sowie die zutreffende Behandlung einer privaten Nutzung durch den Unternehmer selbst oder durch sein Personal. Hierzu kann der Prüfer Einblick in Lohnunterlagen nehmen sowie Fahrtenbücher oder sonstige Aufzeichnungen in Augenschein nehmen. Auch kann er analysieren, in welcher Häufigkeit und an welchem Ort getankt wird und ob dies z. B. mit dem Kraftstoffverbrauch eines Fahrzeuges übereinstimmt.
Beispiel:Laut der Buchhaltung eines Friseur-Salons wird mit dem betrieblichen Pkw wöchentlich für etwa 50 Euro getankt. Anhand der letzten Rechnung für einen Werkstattbesuch dieses Kfz ergibt sich für den zwei Jahre alten Wagen ein Kilometerstand von 4.000 km.
Nach Abgleich der Tankquittungen mit dem Kilometerstand könnte der Prüfer die Vermutung aufstellen, dass hier Tankquittungen aus dem privaten Bereich über das Geschäftskonto abgerechnet werden, da die Aufwendungen für Kraftstoff offensichtlich nicht mit der Fahrleistung des Kfz übereinstimmen können.
Beim Ansatz und der Bewertung von Rückstellungen bestehen für die Steuerpflichtigen eine Reihe von Wahlrechten und Spielräumen. Dass in der Bildung von Rückstellungen ein enormes Potential liegt, den Gewinn entsprechend zu mindern, ist auch der Finanzverwaltung bewusst. Daher wird jeder Prüfer die Ermittlung der Rückstellungen einer genauen Prüfung unterziehen. Aufgabe des Steuerpflichtigen muss es hier sein, seine Berechnungen anhand von genauen Dokumentationen stichhaltig nachweisen zu können.
Mit Hilfe der sog. Geldverkehrsrechnung kann der Betriebsprüfer schnell aufdecken, ob Privatentnahmen aus versteuerten Einnahmen getätigt werden oder ob mehr Geld entnommen wird, als eigentlich zur Verfügung steht. Hierzu betrachtet er alle Geldbewegungen in einem bestimmten Zeitraum und schließt dabei Entnahmen und Einlagen ein. Auffällig kann es auch sein, wenn ein Einzelhändler zu geringe Privatentnahmen tätigt. Dies kann ein Hinweis darauf sein, dass Einnahmen nicht aufgezeichnet werden.
Beispiel:Der Kiosk-Betreiber, der regelmäßig seine Tageseinnahmen nach unten manipuliert, tätigt im Monat Privatentnahmen von 500 Euro bar aus der Kasse. Im Gespräch erzählt er dem Prüfer aber, dass er ledig ist und allein in einer Wohnung lebt.
Dem Prüfer fällt im Zweifel auf, dass der Kiosk-Betreiber von 500 Euro im Monat nicht leben kann, wenn er nicht aus anderen Quellen Unterstützung erfährt. Hier liegt der Verdacht nahe, dass der Kiosk-Betreiber über unversteuerte Einnahmen verfügen könnte.
11 Abschluss der Betriebsprüfung
Zum Abschluss einer Betriebsprüfung führen
die Schlussbesprechung,
der Prüfungsbericht sowie letztendlich
die Steuerfestsetzung durch Steuerbescheide oder die Mitteilung über eine ergebnislose Prüfung.
Nach § 201 Abs. 1 AO ist über das Resultat einer Betriebsprüfung eine Schlussbesprechung abzuhalten, auf die der Steuerpflichtige aber auch verzichten kann. Eine Schlussbesprechung kann ebenfalls entfallen, wenn eine Prüfung zu keinem Ergebnis geführt hat. Sinn und Zweck einer Schlussbesprechung ist oft der endgültige Austausch mit den Finanzbehörden über steuerliche Sachverhalte.
Praxis-TippIn der Praxis kommt es häufig zu einer sog. tatsächlichen Verständigung über strittige Sachverhalte. Dabei einigen sich der Steuerpflichtige und der Prüfer meist auf eine Lösung, mit der beide Parteien leben können und die die erschwerte Ermittlung eines Sachverhaltes vermeidet und somit die Prüfung in die Länge zieht. Hier empfiehlt es sich auf die Erfahrung eines erfahrenen Steuerberaters zu vertrauen.
Über Ergebnisse, die sich aus der Betriebsprüfung ergeben und über die in der Schlussbesprechung eine Verständigung erzielt wurde, ist ein schriftlicher Prüfungsbericht nach § 202 Abs. 1 AO durch den Prüfer zu verfassen. Der Prüfungsbericht ist kein eigenständiger Verwaltungsakt, sondern bildet lediglich die Grundlage für zu erlassene Steuerbescheide. Der Prüfungsbericht gibt Auskunft über die getroffenen Feststellungen sowie deren Auswirkungen auf die steuerliche Bemessungsgrundlage.
In der Praxis ist es üblich, einen Entwurf über den Prüfungsbericht dem Steuerpflichtigen noch vor der Schlussbesprechung zu übermitteln, damit dieser sich besser auf die Besprechung vorbereiten kann bzw. um abweichende Auffassungen noch vor der Schlussbesprechung aus dem Weg zu räumen. Aus diesem Prüfungsbericht und anschließenden Diskussionen können sich weitere Prüfungsfelder ergeben, die ebenfalls noch Bestandteil der Betriebsprüfung sind.
Wird die Prüfung ohne eine Feststellung und ohne Änderungen der steuerlichen Bemessungsgrundlage beendet, so reicht hierüber eine formlose Mitteilung (§ 12 Abs. 3 BpO). In diesem Fall bildet diese Mitteilung den Abschluss der Betriebsprüfung.
Wurden Feststellungen getroffen, so ergehen daraufhin geänderte Steuerbescheide, sofern für die zu prüfenden Jahre bereits Steuerbescheide ergangen sind, ansonsten ergehen erstmalig Steuerbescheide für diese Jahre. Für die Änderung von Steuerbescheiden sind die entsprechenden Vorschriften der Abgabenordnung zu beachten.