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Timestamp: 2019-01-21 10:48:23
Document Index: 396001702

Matched Legal Cases: ['§238', '§257', '§257', '§147', '§165', '§ 147', '§ 147', '§257', '§14', '§147', '§14', '§14', '§ 283', '§399', '§82', '§147', '§274']

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Tipp: Hier können Sie kostenlos die Aufbewahrungsfristen & Aufbewahrungspflichten berechnen.
Generell müssen von Gewerbetreibenden nach §238 und §257 HGB HGB kaufmännische Dokumente über gewisse Zeiträume aufbewahrt werden. Nach §257 Abs. 1 HGB differenziert man zwischen der Sechs- und Zehn-Jahres-Frist. Daneben ist die Aufbewahrungspflicht im Bereich des Steuerrechts in der Abgabenordnung (AO) geregelt. Detaillierte Informationen sind ebenfalls zahlreichen dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu entnehmen (BMF). Dabei sind die wichtigsten Regelungen in den folgenden beiden Exemplaren verortet:
BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU).
Aufbewahrungspflichtig ist jeder, der eine Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht hat.
Beginn der Aufbewahrungsfrist ist jeweils das Ende des Kalenderjahres, in welchem Änderungen oder Neuanlagen der Unterlagen erfolgten. Die Aufbewahrungsfristen können sich verlängern, sofern die Dokumente z.B. für die Steuer notwendig sind und deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§147 Abs. 3 AO). Daher sind die Unterlagen
für eine begonnen Betriebsprüfung,
für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach §165 AO,
für anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,
für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren sowie
Die Aufbewahrungsfristen sollten durch das Jahressteuergesetzt 2013 (JStG 2013) eigentlich etappenweise gekürzt werden. Da jedoch keine Übereinstimmung im Bundestag und Bundesrat zustande kam, gelten weiterhin die bestehenden Fristen.
Die steuerlich aufbewahrungspflichtigen Unterlagen jedes Steuerpflichtigen sind in § 147 AO aufgelistet. Grundsätzlich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Im Einzelnen nennt § 147 Abs. 1 AO folgende Unterlagen:
Nach §257 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
Problematisch ist in der Praxis die richtige Einordnung der Unterlagen. Nicht jeder Brief ist ein Geschäftsbrief, nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg. Eine beispielhafte Übersicht finden Sie unten unter dem Gliederungspunkt
Wie müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?
Nach §14b Abs. 1 S. UStG müssen die Unterlagen zehn Jahre lesbar bleiben. Sprich falls nicht sichergestellt ist, dass die Originale in dieser Zeit lesbar bleiben, müssen sie kopiert werden; dies gilt u.a. für Thermokopierpapier.
Weitere Regelungen zu dem Thema sind im §147 Abs. 2 AO, §14, §14b UStG sowie im BMF-Schreiben vom 2. Juli 2012 definiert, ansonsten gilt die inhaltliche Wiedergabe, die eine maschinelle Auswertung ermöglicht.
Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht können schwerwiegende Folgen haben:
Verfolgung von Insolvenzstraftaten nach § 283 ff. Strafgesetzbuch (StGB),
Verfolgung nach den für die jeweiligen Rechtsformen maßgebenden Vorschriften, §399 ff. AktG, §82 GmbHG, §147 des Genossenschaftsgesetzes,
Verfolgung wegen Urkundenunterdrückung, sofern Buchführungsunterlagen vernichtet, beschädigt oder den Finanzbehörden im Rahmen der Prüfung für steuerliche Zwecke vorenthalten werden, §274 StGB,
wenn Bilanzunterlagen oder Buchungsbelege 6
wenn sonstige 10
als Buchungsbeleg 6
Lizenzen, Zollunterlagen etc.) 10
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei
EDV-Buchführung, wenn Buchungsbelege 10
soweit Buchungsbeleg 10
als Buchungsbeleg wie z.B. Rechnung und Gutschrift 6
Gutschriften im Sinne der „umgekehrten Rechnung“ 10
beglaubigte oder soweit im eigenen Interesse erforderlich 10
z.B. für Vorratsbewertung 10
wenn Tagessummenbons aufbewahrt werden, dann müssen keine Kassenzettel 10
wenn Buchungsbeleg 6
sofern als Belegnachweis v.a. i. Zshg. mit einer Rechnung 6
wenn Bewertungs- oder Buchungsunterlagen 6
Rechnung an Nichtunternehmer
im Zusammenhang mit Grundstücken (Hinweispflicht) 2
wenn Bilanzunterlagen 6
wenn nach Ablauf der Versicherung 10
Sie sehen, nicht nur wenn Sie eine Rechnung schreiben, einen Beleg oder eine Gutschrift erhalten, müssen Sie nach gesetzlichen Fristen aufbewahren.
Aber nicht nur Rechnungen und Belege: Es gibt noch spezielle Fristen im Aktien-, Arbeits-, Beamten-, Produkthaftungs-, Sozialversicherungs-, Steuer-, sowie Banken- und Versicherungsgesetz – und ebenfalls in der Röntgen- und Strahlenschutzverordnung und der Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe.
Für weitere Informationen und Aufbewahrungsfristen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater. Er kann Ihnen als Fachmann genau sagen, wie lange Sie das Dokument oder den Beleg aufbewahren müssen. Auch zuständiges Finanzamt gibt Ihnen gerne darüber Auskunft, wie lange Sie die jeweilige Geschäftsunterlage aufbewahren müssen. Mit dem Rechnungsprogramm lexoffice von Lexware können Sie problemlos uns schnell Belege bzw. Rechnungen scannen und archivieren.
Bitte haben Sie Verständnis, dass wir keine Gewähr für die Richtigkeit der Angaben übernehmen können.
Quelle: IHK Berlin und Stuttgart