Source: https://www.zakonypreludi.sk/zz/2002-628
Timestamp: 2019-10-19 05:17:13+00:00
Document Index: 10910712

Matched Legal Cases: ['§ 1', '§ 14', '§ 16', '§ 28', '§ 29', '§ 42', '§ 43', '§ 44', '§ 2', '§ 2', '§ 1', '§ 20', '§ 2', '§ 45', '§ 2', 'Čl. 3']

628/2002 Z. z. Vyhláška o archívoch a registratúrach | Aktuálne znenie
Vyhláška č. 628/2002 Z. z.Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky, ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov
(v znení č. 251/2005 Z. z., 242/2007 Z. z., 92/2013 Z. z., 92/2013 Z. z., 76/2017 Z. z.)
PRVÁ ČASŤ - HODNOTENIE ZÁZNAMOV, VYRAĎOVANIE REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV A PREBERANIE ARCHÍVNYCH DOKUMENTOV DO ARCHÍVU (§ 1 - § 14b)
DRUHÁ ČASŤ - OCHRANA ARCHÍVNYCH DOKUMENTOV A REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV (§ 16 - § 28)
TRETIA ČASŤ - EVIDENCIA ARCHÍVNEHO DEDIČSTVA SLOVENSKEJ REPUBLIKY A PRÍSTUP K ARCHÍVNYM DOKUMENTOM (§ 29 - § 42)
ŠTVRTÁ ČASŤ - PRECHODNÉ A ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA (§ 43 - § 44)
(2) Nehodnotí sa filmový záznam a zvukový záznam, ktorý vznikol do roku 1950, a záznam, ktorý je knižničným dokumentom1) alebo zbierkovým predmetom.2)
a) registratúrnymi záznamami pôvodcu I. kategórie sú tie, ktoré vznikli z činnosti štátnych orgánov, orgánov územnej samosprávy3) a ďalších orgánov verejnej správy,
(1) Pôvodca registratúry označuje znakom hodnoty „A" registratúrny záznam, ktorý spĺňa kritériá hodnotenia záznamu podľa tejto vyhlášky, vždy však kritérium obsahu, alebo registratúrny záznam, o ktorom to ustanovuje osobitný predpis. Pôvodca registratúry navrhuje znak hodnoty „A" v návrhu registratúrneho plánu pre každú vecnú skupinu takýchto registratúrnych záznamov; pre ostatné vecné skupiny registratúrnych záznamov znak hodnoty „A" v návrhu registratúrneho plánu nenavrhuje.
(2) Znak hodnoty „A" uvedený v návrhu registratúrneho plánu sa schvaľuje pri schvaľovaní registratúrneho plánu podľa kritérií hodnotenia záznamu.
(3) Pôvodca registratúry uvádza znak hodnoty „A" podľa schváleného registratúrneho plánu v registratúrnom denníku a na spisovom obale, ak ho pôvodca registratúry vyhotovil. Znak hodnoty „A" sa uvádza aj v zoznamoch vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie a v zozname odovzdávaných archívnych dokumentov.
(3) Pôvodca registratúry uvádza lehotu uloženia podľa schváleného registratúrneho plánu v registratúrnom denníku a na spisovom obale, ak ho pôvodca registratúry vyhotovil arabskou číslicou. Lehota uloženia sa uvádza aj v zoznamoch vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie a v zozname odovzdávaných archívnych dokumentov.
(1) Pôvodca registratúry vypracúva návrh na vyradenie registratúrnych záznamov, ktorým uplynula lehota uloženia. Súčasťou návrhu na vyradenie sú zoznamy všetkých vecných skupín registratúrnych záznamov usporiadaných podľa registratúrneho plánu platného v čase ich vzniku. Ak pôvodca registratúry nemal v čase vzniku registratúrnych záznamov určených na vyradenie vypracovaný registratúrny plán, súčasťou návrhu na vyradenie sú zoznamy vecných skupín registratúrnych záznamov usporiadané podľa pokynov archívu. Zoznamy sa zostavujú osobitne pre vecné skupiny registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A" a osobitne pre vecné skupiny registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A". Pôvodca registratúry môže vypracovať a predložiť návrh na vyradenie a zoznamy vecných skupín registratúrnych záznamov prostredníctvom elektronických služieb ministerstva. Vzor návrhu na vyradenie je uvedený v prílohách č. 1 a 1a.
(2) Ak osobitný predpis neustanovuje inak,6) zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie obsahuje tieto údaje:
(3) Vzor zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A" navrhnutých na vyradenie je uvedený v prílohe č. 2. Vzor zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A" navrhnutých na vyradenie je uvedený v prílohe č. 3.
(2) Vo vyraďovacom konaní možno po posúdení dokumentárnej hodnoty vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A" rozhodnúť o tom, že niektoré z nich majú trvalú dokumentárnu hodnotu, a preradiť ich do zoznamu vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A".
(4) Registratúrne záznamy označené v rozhodnutí znakom hodnoty „A" pôvodca registratúry odovzdá príslušnému archívu uvedenému v rozhodnutí o vyradení. Registratúrne záznamy bez znaku hodnoty „A" pôvodca registratúry zničí. Pôvodca registratúry vyznačí vyradenie a zničenie registratúrnych záznamov v evidencii registratúrneho strediska.
(1) Štátny ústredný archív a štátne archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou (ďalej len „štátny archív“) odovzdávajú prebraté elektronické archívne dokumenty, ktoré spĺňajú podmienky podľa osobitného predpisu6a) a je k nim pripojená špecifická informácia o elektronickom registratúrnom zázname (hash) na overenie integrity, do elektronického archívu ministerstva (ďalej len „elektronický archív“). Špecifická informácia o elektronickom registratúrnom zázname (hash) sa vytvorí z pôvodného elektronického registratúrneho záznamu použitím kryptografického algoritmu sha256 určeného elektronickým archívom. Vzor preberacieho protokolu elektronických archívnych dokumentov zverejňuje ministerstvo na svojom webovom sídle.
i) vyhotovenie konzervačnej kópie archívneho dokumentu (ďalej len „konzervačná kópia") a študijnej kópie archívneho dokumentu (ďalej len „študijná kópia").
(2) Archív nemožno umiestniť v budove nachádzajúcej sa na mieste, ktoré by mohlo ohroziť fyzický stav archívnych dokumentov, napríklad na mieste so zvýšeným nebezpečenstvom vzniku požiaru,9) na mieste s vysokou úrovňou spodnej vody a v inundačnom území.10) V priemyselných areáloch sa archív umiestňuje v priestoroch, ktoré nemôžu byť dotknuté závažnou priemyselnou haváriou.11)
a) priestory na štúdium archívnych dokumentov (ďalej len „bádateľňa"),
(1) Priestory archívu a priestory registratúrneho strediska sú vybavené výlučne prenosnými hasiacimi prístrojmi, pojazdnými hasiacimi prístrojmi alebo stabilnými hasiacimi zariadeniami s hasiacou látkou, ktorej použitie znižuje na najnižšiu možnú mieru ďalšie poškodenie fyzického stavu archívnych dokumentov a registratúrnych záznamov, ako sú plyn alebo prášok. Počet hasiacich prístrojov sa určuje podľa slovenskej technickej normy.12) Dvere ukladacích priestorov archívu ich musia vzduchotesne uzatvárať od okolia, musia byť plné a bez otvorov a musia mať vlastnosti požiarneho uzáveru najmenej EI 30 SC.13)
(2) Na vylúčenie a znižovanie účinkov degradačných činiteľov sa v ukladacích priestoroch jeden raz za týždeň merajú, zaznamenávajú a vyhodnocujú namerané hodnoty teploty a relatívnej vlhkosti vzduchu. Prípustná teplota je 16 oC s toleranciou ± 2 oC. Prípustná relatívna vlhkosť vzduchu je 50 % s toleranciou ± 5 % a pre uloženie fotografických materiálov 30 % až 50 %.
(4) V ukladacích priestoroch sa osvetlenie obmedzuje na čas nevyhnutný na vybratie a uloženie archívnych dokumentov. Ak denné svetlo alebo iné svetelné zdroje obsahujú podiel ultrafialového žiarenia v hodnote vyššej ako 75 µW/lm, musia sa použiť ultrafialové filtre, ktoré odstraňujú žiarenie s vlnovou dĺžkou kratšou ako 400 nm a znižujú hodnotu prijateľného podielu ultrafialového žiarenia na uvedenú hodnotu. V priestoroch archívu a vo výstavných priestoroch sa umiestňujú svetelné zdroje s intenzitou osvetlenia
(5) Prašnosť v ukladacích priestoroch sa znižuje podľa potreby mechanickými prostriedkami a technickými prostriedkami. Počet častíc prachu v ovzduší ukladacích priestorov nesmie presiahnuť hodnotu 50 µg/m3.
a) vypracovaním bezpečnostných požiadaviek pre hodnotenie elektronických registratúrnych záznamov z hľadiska informačnej bezpečnosti; to sa nevzťahuje na orgány a zariadenia verejnej správy,13a)
(5) V závislosti na výsledkoch bezpečnostného hodnotenia elektronického registratúrneho záznamu a kritériách bezpečnostnej politiky pôvodcu registratúry sa vykoná analýza bezpečnostných rizík a identifikované bezpečnostné riziká sa zmierňujú primeranými bezpečnostnými opatreniami. Pre kritické elektronické registratúrne záznamy13b), pri ktorých bola pri analýze bezpečnostných rizík identifikovaná potreba vysokej dostupnosti, sa použijú postupy a opatrenia na riadenie kontinuity činnosti podľa technickej normy.13c)
(6) Princípy a postupy na ochranu elektronických registratúrnych záznamov upravuje technická norma.13c)
(1) Archívne dokumenty sa vystavujú v uzatvorených prachotesných vitrínach. Celková hodnota osvetlenia nesmie presiahnuť hodnotu 18 000 lx.h/rok, ak ide o atramenty, farbivá a svetlocitlivé pigmenty. Teplota vo vitríne sa udržuje od 16 oC do 20 oC a relatívna vlhkosť vzduchu od 45 % do 55 %.
(1) Do Evidencie archívneho dedičstva Slovenskej republiky (ďalej len „evidencia archívneho dedičstva") sa zapisujú archívne fondy a archívne zbierky (ďalej len „súbor archívnych dokumentov").
(3) Evidenciu štátneho archívu tvoria evidenčné listy k súborom archívnych dokumentov, ktoré prevzal, a evidenčné listy k súborom archívnych dokumentov, ktoré sa nachádzajú v jeho územnom obvode (ďalej len „evidenčný list").
(2) Archívne pomôcky sa vyhotovujú v elektronickej forme v súlade s pravidlami všeobecného medzinárodného štandardu pre archívny opis14) a obsahujú najmä informácie o
(3) Archív poskytuje archívne dokumenty bádateľovi na štúdium po vyplnení bádateľského listu a žiadosti o prístup k archívnym dokumentom formou štúdia v archíve. Bádateľ vypĺňa bádateľský list pri každej zmene témy štúdia a na začiatku kalendárneho roka. Vzor bádateľského listu je uvedený v prílohách č.10 a 10a.
(1) Odpis archívneho dokumentu (ďalej len „odpis") je doslovnou písomnou reprodukciou celého textu archívneho dokumentu.
(2) Výpis z archívneho dokumentu (ďalej len „výpis") je doslovnou reprodukciou časti textu archívneho dokumentu.
(1) Odpis, výpis, potvrdenie alebo kópiu archívneho dokumentu, ktoré sa majú použiť na úradné účely, archív osvedčuje osvedčovacou doložkou a odtlačkom úradnej pečiatky. Vzor osvedčovacej doložky je uvedený v prílohe č. 11. Kópia elektronického archívneho dokumentu sa osvedčuje elektronickou osvedčovacou doložkou opatrenou kvalifikovanou elektronickou pečaťou15) a kvalifikovanou elektronickou časovou pečiatkou.16)
ZOZNAM VECNÝCH SKUPÍN REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV SO ZNAKOM HODNOTY „A" NAVRHNUTÝCH NA VYRADENIE
ZOZNAM VECNÝCH SKUPÍN REGISTRATÚRNYCH ZÁZNAMOV BEZ ZNAKU HODNOTY „A" NAVRHNUTÝCH NA VYRADENIE
1) § 2 ods. 2 zákona č. 126/2015 Z. z. o knižniciach a o zmene a doplnení zákona č. 206/2009 Z. z. o múzeách a o galériách a o ochrane predmetov kultúrnej hodnoty a o zmene zákona Slovenskej národnej rady č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov v znení zákona č. 38/2014 Z. z.
2) § 2 ods. 2 zákona č. 206/2009 Z. z. o múzeách a o galériách a o ochrane predmetov kultúrnej hodnoty a o zmene zákona Slovenskej národnej rady č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov.
Zákon č. 302/2001 Z. z. o samospráve vyšších územných celkov (zákon o samosprávnych krajoch) v znení neskorších predpisov
6a) Výnos Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry.
9) § 1 ods. 2 vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 121/2002 Z. z. o požiarnej prevencii.
10) § 20 zákona č. 7/2010 Z. z. o ochrane pred povodňami v znení neskorších predpisov.
11) § 2 písm. h) zákona č. 261/2002 Z. z. o prevencii závažných priemyselných havárií a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
12) STN 92 0202-1. Požiarna bezpečnosť stavieb. Vybavovanie stavieb hasiacimi prístrojmi.
13) § 45 vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 94/2004 Z. z., ktorou sa ustanovujú technické požiadavky na protipožiarnu bezpečnosť pri výstavbe a pri užívaní stavieb v znení vyhlášky č. 225/2012 Z. z.
13a) Výnos Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 55/2014 Z. z. o štandardoch pre informačné systémy verejnej správy v znení neskorších predpisov.
13b) § 2 písm. r) výnosu Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 525/2011 Z. z.
15) Čl. 3 ods. 27 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 910/2014 z 23. júla 2014 o elektronickej identifikácii a dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zrušení smernice 1999/93/ES (Ú. v. EÚ L 257, 28. 8. 2014).