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Timestamp: 2017-08-20 07:51:01
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Matched Legal Cases: ['Artículo 79', 'Artículo 11', 'Artículo 79', 'artículo 79', 'artículo 11', 'artículo 79']

CARLOS HECTOR CASTRO Gerente de Unidad (E) - Área de Estudios Previos - PDF
CARLOS HECTOR CASTRO Gerente de Unidad (E) - Área de Estudios Previos
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Raúl Alcaraz Gómez
1 * * Al contestar por favor cite estos datos: Radicado No.: Pública Privada Confidencial Bogotá D.C, PARA: DE: ASUNTO: CARMEN CECILIA HENAO ESPINOSA Sub Gerente Financiera (E) CARLOS HECTOR CASTRO Gerente de Unidad (E) - Área de Estudios Previos Respuesta a Memorando No , SOLICITUD DE ESTUDIO DE PRECIOS DE MERCADO Y ESTUDIO PREVIO PARA LA CONTRATACION DEL SERVICIO DE REVISORIA FISCAL. De acuerdo a su solicitud de elaborar los Estudios Previos y Estudio de Precios de Mercado para el desarrollo de del Servicio de Revisoría Fiscal y teniendo en cuenta la información suministrada por la Sub-Gerencia Financiera con el memorando de solicitud y alcance, nos permitimos dar respuesta en los siguientes términos. 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD A SATISFACER 1.1. ANTECEDENTES Creada en 1968 como un establecimiento Público denominado Fondo Nacional de Proyectos de Desarrollo FONADE -, mediante la expedición del Decreto Ley 3068, en el gobierno del presidente Carlos Lleras Restrepo. En 1992, se convierte en una Empresa Industrial y Comercial del Estado de carácter financiero y se l asigna la función de ser Agencia de Proyectos de Desarrollo. El Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo FONADE -, de acuerdo al Decreto 288 de 2004, es una Empresa Industrial y Comercial del Estado, de carácter financiero, dotada de personería jurídica, patrimonio propio, autonomía administrativa vinculada al Departamento de Planeación Nacional y vigilado por la Superintendencia Bancaria. El Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo FONADE- está comprometido con el impulso real al desarrollo socioeconómico del país a través de la preparación, evaluación, financiación, estructuración, promoción y ejecución de proyectos, principalmente aquellos incluidos en los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo. Para ello, incentiva la participación del sector social, la academia y en general del sector privado. El Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo FONADE-, tiene por objeto principal ser Agente en cualquiera de las etapas del ciclo de proyectos de desarrollo, mediante la preparación, financiación y administración de estudios, y la preparación, financiación, administración y ejecución de proyectos de desarrollo en cualquiera de sus etapas. En consecuencia y de acuerdo a lo señalado en el capítulo VIII del Código de Comercio, la Ley 43 de 1990, lo establecido en el Título I, Capítulo III, numeral 3 de la Circular Básica Jurídica 029 de 2014 y los artículos 11 y 12 del Decreto 1406 de 1999, sobre la Revisoría ANEXO 01 ESTUDIOS PREVIOS Página 1 de 20
2 Fiscal, Circular Externa 054 de 2008, así como toda aquella normatividad que al respecto sea expedida con fines complementarios, y con el fin de atender las obligaciones financieras, contables y tributarias con los diferentes entes de vigilancia y control, FONADE requiere de una Revisoría Fiscal que desarrolle todos las actividades inherentes a su función como órgano fiscalizador independiente. Teniendo en cuenta lo anterior FONADE debe contratar los servicios profesionales de personas naturales, personas jurídicas, consorcios o uniones temporales o cualquier otra modalidad de asociación prevista por la ley, que ejercerá las funciones de Revisoría Fiscal de la Entidad por el periodo económico que termina el 31 de diciembre de 2015 y en ese sentido adelante el proceso de auditoría y de análisis financiero, contable, tributario, administrativo y presupuestal, con el fin de verificar el cumplimiento de todas las normas legales que le son aplicables, entre ellas las derivadas de su condición de Entidad única vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, de acuerdo con lo previsto en las normas sobre Revisoría Fiscal vigentes. La designación definitiva la hará el Gobierno Nacional de conformidad con lo señalado en el numeral 2 del Artículo 79 Capítulo VIII del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero en concordancia con el Artículo 11 del Decreto No de Para la contratación de la Revisoría Fiscal del año 2014, por medio del proceso de selección OPC , se adjudicó el 14 de marzo de 2014 se adjudicó la contratación de dicha prestación del servicio a la firma AMEZQUITA & CIA.S.A, de conformidad con lo establecido en la Resolución N 189 de 13 de Marzo de (Ver Anexos) NECESIDAD DE LA CONTRATACIÓN FONADE debe contratar los servicios profesionales de una persona Jurídica, consorcio, o unión temporal que ejercerá las funciones de Revisoría Fiscal de la Entidad por el periodo fiscal que termina el 31 de diciembre de 2015 y en este sentido adelante el proceso de auditoría y de análisis financiero, contable, tributario, administrativo, y presupuestal, con el fin de verificar el cumplimiento de todas las normas legales que le son aplicables, entre ellas las derivadas de su condición de entidad única y vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, de acuerdo con lo previsto en las normas sobre la Revisoría Fiscal vigentes. La designación definitiva la hará el Gobierno Nacional de conformidad con lo señalado en el Numeral 2 del Artículo 79 Capítulo VIII del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en concordancia con el Articulo 11 del Decreto N 1890 de DESCRIPCIÓN Y ALCANCE DEL OBJETO A CONTRATAR 2.1. OBJETO El Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo FONADE, está interesado en contratar la PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE REVISORÍA FISCAL PARA EL FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO FONADE, proyectos y cuentas especiales que administre o llegue a administrar, así como la revisión y elaboración de los informes que se requieran en virtud del desarrollo de las actividades de la Entidad. ANEXO 01 ESTUDIOS PREVIOS Página 2 de 20
3 2.2. ALCANCE El Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo FONADE en su condición de entidad vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, y de acuerdo con lo previsto en las normas sobre Revisoría Fiscal vigentes, debe contratar la Revisoría Fiscal para el año fiscal 2015 quien finalmente será designado por el Gobierno Nacional de conformidad con los señalado en el numeral 2 y 3 del artículo 79 Capítulo VIII del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero en concordancia con el artículo 11 del Decreto 1890 de El oferente debe tener en consideración al elaborar su oferta, que en caso de ser seleccionado para desarrollar el objeto contractual debe definir una metodología, un plan de trabajo que dé cumplimiento en los plazos y actividades establecidas en: a. El libro segundo, Título I, Capítulo VIII (artículos 207,208 y 209) del código de comercio, b. Numeral 3, del Capítulo III, Título I, Parte I de la Circular Básica Jurídica 029 de 2014 expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia, c. Parte I, Título IV - Capítulo IV de la Circular Externa 007 Básica Jurídica expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia, d. La Circular Externa 054 de 2008, e. La Circular Básica Contable y Financiera de la Superintendencia Financiera y las demás normas que la complementan y adicionan, f. La Ley 43 de 1990, g. El Decreto 1406 de 1999 (artículos 11 y 12), h. El Decreto 302 del 20 de febrero de 2015, i. El pronunciamiento Nº 7 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, y j. La demás normatividad vigente aplicable. El examen se hará de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia (NAGAS) sobre los estados financieros del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo FONADE- al 31 de diciembre de 2015, preparados por la Entidad, bajo instrucciones y prácticas contables de la Superintendencia Financiera de Colombia. De igual forma se considerará el proceso de convergencia a Normas Internacionales de Información Financiera NIIF -, la Revisoría Fiscal deberá observas las normas relativas al aseguramiento de la información que apliquen para la vigencia fiscal correspondiente. Información general acerca de FONADE: - Del Negocio FONADE tiene suscritos convenios interadministrativos de Gerencia de Proyectos a través de los cuales se compromete a la ejecución de un proyecto en todos sus componentes, asumiendo la responsabilidad y riesgo por la realización el mismo, por lo tanto los recursos que recibe corresponde a la contraprestación por la ejecución del proyecto de inversión, incluyendo los costos administrativos asociados al mismo. Estos recursos son incorporados a los activos de FONADE formando parte de sus estados financieros. Por lo anterior la auditoría de estos recursos forma parte de la realizada a los estados financieros de la Entidad y no requieren opinión independiente. De igual manera suscribe convenios interadministrativos de Gestión de Proyectos a través de los cuales realiza tareas de acompañamiento para proyectos de desarrollo o parte de ellos, asumiendo obligaciones de intermediación con su cliente, compartiendo actividades y tareas específicas con el ejecutor, generando valor agregado de orden técnico, financiero, jurídico y de control al proyecto. Los recursos recibidos de estos convenios no se incorporan ANEXO 01 ESTUDIOS PREVIOS Página 3 de 20
4 a los estados financieros de FONADE sino que se manejan en cuentas fiduciarias (Cuentas 7) y sobre los cuales se debe emitir una opinión por parte del revisor fiscal. - Del Sistema Contable El sistema contable utilizado por FONADE es el sistema LIMAY el cual fue desarrollado por la Entidad de acuerdo a sus necesidades. Por otro lado, FONADE tiene implementado el aplicativo SEVINPRO para el registro, valoración y contabilización de inversiones. Adicionalmente cuenta con un módulo del mismo proveedor para la medición de riesgo de mercado bajo método estándar. La función de tesorería en la entidad esta segregada en 3 áreas: Negociación de Inversiones que efectúa las operaciones y negociaciones de títulos valores (Front Office), el área de Pagaduría que cumple la función de registro y valoración (Back office), además de la gestión de pagos de la entidad, y el área de Planeación y Riesgos que se encarga de la medición y seguimiento de los riesgos de liquidez y mercado, emisor y contraparte (Middle Office) y de coordinar la gestión de riesgo operativo y de lavado de activos y financiación del terrorismos. Desde el año 2004, FONADE no realiza operaciones activas de crédito en cumplimiento de las disposiciones del Gobierno Nacional y la Junta Directiva. Actualmente solo asigna créditos a empleados y tiene un crédito comercial en recuperación a través de proceso jurídico. - Del Seguimiento y Control FONADE es objeto de seguimiento y control de diferentes entes como la Superintendencia Financiera, Contraloría General de la República y Contaduría General de la Nación, y para el caso rinde los respectivos reportes. - Conformación de la Entidad Relación de miembros de Junta Directiva Delegado del Director del Departamento Nacional de Planeación Subdirector Territorial y de Inversión Pública del Departamento Nacional de Planeación Delegados de la Presidencia de la Republica (3) Principales Administradores de FONADE Gerente General Subgerente Técnico Subgerente Financiero Subgerente de Contratación Subgerente Administrativo La información también se puede validar en la página web: LUGAR DE EJECUCION ANEXO 01 ESTUDIOS PREVIOS Página 4 de 20
5 El desarrollo general del contrato tiene como lugar de ejecución las oficinas de FONADE, Calle 26 No , de la ciudad de Bogotá. 3. PLAZO DE EJECUCION DEL CONTRATO El plazo previsto para la ejecución del objeto contractual es de doce (12) meses, contados a partir de la suscripción del acta de inicio, previo el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato y de la previa designación por parte del Gobierno Nacional y la posesión ante la Superintendencia Financiera de Colombia. 4. ANÁLISIS DE LAS CONDICIONES ECONOMICAS DEL CONTRATO 4.1. METODOLOGIA DE CALCULO POE De acuerdo con el objeto del proyecto, se llevó a cabo el Estudio de Precios de Mercado de los costos directos teniendo en cuenta lo siguiente: a) Cotizaciones b) Indexación de Valor Histórico c) Costeo por la Metodología de FM (Factor Multiplicador) Cotizaciones: Se realizaron inicialmente 15 solicitudes de cotización, teniendo en cuenta las características de la necesidad, a proveedores de acuerdo a la solicitud requerida con base en las especificaciones señaladas por la Gerencia Financiera, de cuales solo se recibió respuesta por parte de la firma Ernest & Young Audit S.A.S la cual estimo un primer valor de NOVECIENTOS SIETE MILLONES, SETECIENTOS MIL PESOS ($ ) MC (incluido el valor del IVA, costos, gastos, impuestos, tasas y demás contribuciones a que hubiere lugar). Por este hecho fue preciso determinar dos valores adicionales para establecer un presupuesto oficial de la siguiente forma: Indexación de Valor Histórico: Teniendo en cuenta el valor de la adjudicación del proceso de selección OPC para contratar la prestación del servicio de revisoría fiscal del año 2014, con las mismas características estipuladas en este documento, y con base a la fórmula de indexación establecida por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística, se estableció un segundo valor de DOSCIENTOS CINCUENTA Y OCHO MILLONES, TRESCIENTOS CATORCE MIL, SETECIENTOS QUINCE PESOS ($ ) MC. ANEXO 01 ESTUDIOS PREVIOS Página 5 de 20
6 La fórmula mencionada contempla lo siguiente: VR = VH x (I.P.C. actual/i.p.c. inicial) VR: Corresponde al valor a reintegrar. VH: Monto cuya devolución se ordenó inicialmente. I.P.C: Índice de Precios al Consumidor Es así como el segundo valor resulta del siguiente procedimiento: OPC VALOR DE ADJUDICACIÓN INCLUIDO IVA MARZO IPC MARZO 2014 (INICIAL) 117,71 IPC FEBRERO 2015 (FINAL) 120,28 VALOR HISTORICO VH ,792 IPC FINAL / IPC INICIAL 1, (IPC FINAL / IPC INICIAL) X VH VALOR UNITARIO CON IVA Se toma el IPC de febrero/15 porque el Dane no ha emitido a la fecha el IPC para marzo/15. Costeo por la Metodología de FM (Factor Multiplicador): Para la estimación del tercer valor, se adopta la metodología de reembolso de sueldos reales del Contratista, afectados por un factor multiplicador aplicable sobre los sueldos, más costos directos, teniendo en cuenta el personal requerido por parte de la Subgerencia Financiera para la contratación. El reembolso se hace sobre la base de los sueldos presentados en la oferta, para el personal vinculado al servicio de la Contratista, afectados por un factor multiplicador, que tenga en cuenta las prestaciones sociales, los costos indirectos y los honorarios o utilidad del Contratista. El factor multiplicador se aplica únicamente sobre los sueldos, incluyendo dominicales y festivos, y partidas que tengan efectos sobre las prestaciones sociales, como las primas regionales. En la metodología del factor multiplicador, se hace una descripción detallada de los diversos componentes del factor multiplicador y se dan pautas para su cuantificación, FONADE ha estimado un factor multiplicador mínimo de 189% el cual aplicó a los costos del personal requerido para la ejecución de la revisoría. De acuerdo con la metodología expuesta anteriormente, el Área de Estudios Previos determinó un valor de TRECIENTOS VEINTIDOS MILLLONES, VEINTISEIS MIL SETENTA PESOS ($ ) MC. El valor del presupuesto incluye sueldos del personal utilizado para la realización del trabajo, afectados por el factor multiplicador, gastos administrativos, costos directos (arriendo oficina principal, computadores, muebles, papelería, ploteo de planos, servicios públicos, copias, ANEXO 01 ESTUDIOS PREVIOS Página 6 de 20
7 fotografías, desplazamiento aéreo, desplazamiento terrestre, hospedaje, ensayos de laboratorio, entre otros costos directos), así como el valor del IVA y demás tributos que se causen por el hecho de su celebración, ejecución y liquidación, así como los gastos administrativos generados durante la ejecución del mismo. Para la determinación de este presupuesto, el Área de Estudios Previos se basó en el modelo de análisis de costos mencionado y en los precios topes definidos por FONADE para sueldos y demás gastos que inciden en los contratos de consultoría y / o prestación de servicios, mediante la cual se determina el punto de referencia para realizar los análisis de estudio de precios de mercado y del factor multiplicador, proyectados al año (Ver anexo). Es así como el valor final y por medio de la metodología de FIJACION DE PRECIOS DE MERCADO: Metodología basada en la detección eficiente de datos atípicos, outliers o datos anómalos. Esta metodología permite referenciar el producto y filtrar adecuadamente los precios obtenidos, corriendo las pruebas sugeridas de detección de datos anómalos, calculando el promedio de la media aritmética usual, teniendo como resultado los cálculos finales representados con el valor representativo del producto analizado del mercado; y teniendo en cuenta los valores anteriormente mencionados y la metodología expuesta: RESUMEN DE VALORES OPC VALOR DE ADJUDICACIÓN INCLUIDO IVA MARZO VALOR DE LA UNICA COTIZACION RECIBIDA VALOR INDEXADO FEBRERO DE VALOR DEL COSTEO POR FACTOR MULTIPLICADOR POE - PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO (MEDIANTE ANÁLISIS DE FIJACIÒN DE PRECIOS) Se establece que el presupuesto oficial estimado (POE) será de DOSCIENTOS NOVENTA MILLONES, CIENTO SETENTA MIL, TRESCIENTOS NOVENTA Y TRES PESOS ( ) MC (incluido el valor del IVA, costos, gastos, impuestos, tasas y demás contribuciones a que hubiere lugar), 4.2. PERSONAL Suministrar y mantener, el personal requerido inicialmente o que resulte pertinentes durante la ejecución de la PRESTACION DE SERVICIOS y hasta la terminación de la mismo, el personal ofrecido y requerido para llevar a cabo el objeto contractual, relacionado a continuación, el cual deberá cumplir con las calidades técnicas o profesionales y la experiencia general y específica exigidas. ANEXO 01 ESTUDIOS PREVIOS Página 7 de 20
8 Cant PERSONAL MINIMO Se deberán presentar los soportes correspondientes que acrediten las calidades y la experiencia general y específica del siguiente personal mínimo requerido, para la ejecución del contrato, el cual se describe a continuación: Cargo a desempeñar 1 Revisor Fiscal Revisor Fiscal Suplente ASISTENTE DEL REVISOR FISCAL PROFESIONAL DE RIESGOS PROFESIONAL DE SISTEMAS PROFESIONAL EN DERECHO Formación Académica Contador público habilitado para ejercer la Revisoría Fiscal en Colombia Contador público habilitado para ejercer la Revisoría Fiscal en Colombia Contador Público con especialización en finanzas, o afines al campo administrativo y financiero Título profesional en carreras del área administrativa, con formación en gestión de riesgos TÌtulo profesional en Ingeniería de Sistemas, con especialización en Auditorias de Sistemas, Seguridad de la información o afines, con formación en Itil, y Cobit Abogado con título de pregrado, con especialización en derecho administrativo y o contractual Experiencia Específica Como o En: Durante: En: Revisor Fiscal Revisor Fiscal Análisis contable, administrativo y tributario implementación, gestión o auditoria de sistemas de administración de riesgos en entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera Planeación y ejecución de auditorías de sistemas Planeación y ejecución de auditorías en procesos de selección y contratación en entidades públicas Mínimo seis (6) años Mínimo seis (6) años Mínimo cuatro (4) años Mínimo cuatro (4) Entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia Mínimo tres (3) Entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia Mínimo dos (2) entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia Mínimo tres (3) años N.A Mínimo tres (3) años N.A Mínimo tres (3) años N.A % de dedicación en la duración total del contrato 20%. Deberá estar presente en las reuniones y/o comités, en la toma de decisiones y cuando FONADE lo requiera 40%. Deberá estar presente en las reuniones y/o comités, en la toma de decisiones y cuando FONADE lo requiera 100%. 40%. Deberá estar presente en las reuniones y/o comités, en la toma de decisiones y cuando FONADE lo requiera 20%. Deberá estar presente en las reuniones y/o comités, en la toma de decisiones y cuando FONADE lo requiera 20%. Deberá estar presente en las reuniones y/o comités, en la toma de decisiones y cuando FONADE lo requiera Se debe acompañar la hoja de vida de los profesionales postulados con el certificado de Vigencia de Inscripción y de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores, con vigencia no mayor de treinta (30) días, fotocopia de la matrícula profesional y la relación del personal de apoyo, así como las certificaciones respectivas acreditando la experiencia respectiva del personal mínimo requerido. Para el caso del Revisor Fiscal se deben presentar los documentos de un (1) posible candidato a prestar el servicio. En el caso de que esta hoja de vida no sea aceptada el oferente tendrá 3 días hábiles para presentar un nuevo candidato. Para el caso del Revisor Fiscal Suplente se deben presentar los documentos de dos (2) posibles candidatos a prestar el servicio. Para el caso del Auditor de Campo o Asistente del Revisor Fiscal deben presentar los documentos de dos (2) posibles candidatos a prestar el servicio PERSONAL PRINCIPAL A EVALUAR ANEXO 01 ESTUDIOS PREVIOS Página 8 de 20
9 Revisor Fiscal Principal 4.3. SISTEMA DE PAGO El sistema de pago aplicable al contrato es por PRECIO GLOBAL FIJO SIN FORMULA DE AJUSTE. En consecuencia, el precio previsto en el numeral 4, incluye todos los costos directos e indirectos, derivados de la celebración, ejecución y liquidación del contrato. Por tanto, en el valor pactado se entienden incluidos, entre otros, los gastos de administración, desplazamiento, transporte y almacenamiento de materiales, herramientas y toda clase de equipos necesarios; en general, todos los costos en los que deba incurrir el CONTRATISTA para el cabal cumplimiento de la ejecución del contrato. FONADE no reconocerá, por consiguiente, ningún reajuste realizado por el CONTRATISTA en relación con los costos, gastos o actividades adicionales que aquel requería para la ejecución del contrato y que fueron previsibles al momento de la presentación de la oferta. EL CONTRATISTA está obligado a ejecutar todas las actividades, servicios y obras que resulten necesarias para la ejecución del objeto contractual, incluyendo todas aquellas no contempladas en la oferta, o en el resultado de los estudios y diseños realizados, si a ello hubiere lugar. 5. MODALIDAD Y CRITERIOS DE SELECCIÓN 5.1. MODALIDAD El presente proceso de selección se adelanta mediante la modalidad de selección de qué trata el numeral 6.1 OFERTA PUBLICA del Manual de la actividad precontractual, contractual y post-contractual de derecho privado de Fonade, teniendo en cuenta que se trata de la una contratación cuya cuantía es superior a 250 SMMLV. El procedimiento a seguir será el previsto en el numeral 7.1 PROCEDIMIENTO DE OFERTA PÚBLICA del precitado manual CRITERIOS MINIMOS DE SELECCIÓN HABILITANTES El Área de Estudios Previos de Fonade, teniendo en cuenta las actividades que se desarrollarán durante la ejecución del contrato, su tipo, alcance, magnitud y complejidad, y en aras de propender por la selección de un contratista idóneo que ejecute el contrato con las mejores calidades, ha determinado que el oferente deberá cumplir con los siguientes requerimientos mínimos: EXPERIENCIA En este Estudio Previo se considera que el factor técnico de escogencia es la Experiencia Específica del Oferente, para la cual en el presente proceso se considera oportuno, objetivo ecuánime y razonable solicitar Experiencia Específica en Prestación de servicios de Revisoría Fiscal en entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, los cuales deben corresponder al desarrollo de dicha actividad en entidades públicas o privadas cuyos activos sean iguales o superiores a UN BILLÓN DE PESOS ($ ), al momento de la ejecución del contrato. La experiencia específica deberá ser acreditada con la ejecución de mínimo tres (3) contratos y máximo seis (6) contratos terminados, en los últimos SEIS (06) años, contados a partir de la fecha establecida para presentar oferta, así mismo el valor en cifras se debe ser acreditado con un documento de la entidad contratante y los estados financieros dictaminados de las firmas auditadas a la fecha de ejecución del contrato. ANEXO 01 ESTUDIOS PREVIOS Página 9 de 20
10 Los contratos aportados deberán sumar, en su conjunto, un valor igual o superior a 2.0 veces el POE expresado en SMMLV. Mínimo uno (1) de los contratos debe ser igual o superior al POE expresado en SMMLV. El valor de los contratos en dólares americanos (USD) se convertiría a pesos, utilizando para esta conversión la Tasa Representativa del Mercado TRM, vigente publicada por el Banco de la Republica al momento de terminación del respectivo contrato. Una vez se realice la conversión a la TRM vigente el valor se convertirá en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) colombianos del año en que se terminó el contrato, para efecto de contabilizar el valor requerido en las reglas de participación del proceso de selección. Nota: Se entiende por: 1. Revisoría Fiscal: La revisoría fiscal es un órgano de fiscalización que, en interés de la comunidad, bajo la dirección y responsabilidad del revisor fiscal y con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas, le corresponde dictaminar los estados financieros y revisar y evaluar sistemáticamente sus componentes y elementos que integran el control interno, en forma oportuna e independiente en los términos que le señala la ley, los estatutos y los pronunciamientos profesionales. [ CTCP,1999 ] 2. Auditoría Financiera: La auditoría financiera tiene como objetivo principal, dictaminar sobre la razonabilidad de los estados financieros preparados por la administración de las entidades públicas. 3. Auditoria de sistemas: Análisis de los procedimientos administrativos y de los sistemas de control interno de la compañía auditada. Al finalizar el trabajo realizado, los auditores exponen en su informe aquellos puntos débiles que hayan podido detectar, así como las recomendaciones sobre los cambios convenientes a introducir, en su opinión, en la organización de la compañía. Normalmente, las empresas funcionan con políticas generales, pero hay procedimientos y métodos, que son términos más operativos. Los procedimientos son también sistemas; si están bien hechos, la empresa funcionará mejor. La auditoría de sistemas analiza todos los procedimientos y métodos de la empresa con la intención de mejorar su eficacia. 4. Riesgos: El riesgo financiero se refiere a la probabilidad de ocurrencia de un evento que tenga consecuencias financieras negativas para una organización. El concepto debe entenderse en sentido amplio, incluyendo la posibilidad de que los resultados financieros sean mayores o menores de los esperados. De hecho, habida la posibilidad de que los inversores realicen apuestas financieras en contra del mercado, movimientos de éstos en una u otra dirección pueden generar tanto ganancias o pérdidas en función de la estrategia de inversión INDICES FINANCIEROS Teniendo en cuenta el objeto del proyecto, la complejidad y el valor del mismo, se considera conveniente que el futuro contratista cuente con un musculo financiero adecuado para ANEXO 01 ESTUDIOS PREVIOS Página 10 de 20
11 desarrollar eficazmente el objeto del contrato, y por lo tanto deberá demostrar de acuerdo con el RUP los siguientes índices y la capacidad residual: Donde: Capital de trabajo CT 20% del POE Índice de Liquidez LIQ = AC / PC 1.0 Nivel de Endeudamiento NE = PT / AT 0.70 CT POE AC PC PT AT Capital de Trabajo Presupuesto Oficial Estimado Activo Corriente Pasivo Corriente Pasivo Total Activo Total CAPITAL DE TRABAJO EN EL CASO DE PRESCINDIR DE ANTICIPO NO APLICA EXPERIENCIA ADICIONAL EXPECIFICA DEL OFERENTE PUNTUABLE Experiencia adicional específica del oferente (máximo 200 puntos) El Comité Evaluador evaluará la Experiencia adicional específica del oferente de aquellos contratos adicionales aportados por los oferentes para acreditar la experiencia, que cumplan lo establecido en las reglas de participación. EXPERIENCIA ADICIONAL Prestación de servicios de Revisoría Fiscal en entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera, los cuales deben corresponder PUNTOS al desarrollo de dicha actividad en entidades públicas o privadas cuyos activos sean iguales o superiores a UN BILLÓN DE PESOS ($ ). 4 contrato adicionales contrato adicionales contrato adicionales contrato adicional LICENCIAS, PERMISOS Y AUTORIZACIONES APLICABLES 6.1 Objeto Social El oferente deberá acreditar mediante el Certificado de Cámara y Comercio, que en su objeto social se encuentra incluida la prestación del servicio de Revisoría Fiscal. 6.2 Registro en la Junta Central de Contadores de la firma revisora fiscal El oferente deberá acreditar mediante el Certificado de vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios Personas Jurídicas expedido por la Junta Central de Contadores, que se encuentra registrado en la Junta Central de Contadores y que no presenta antecedentes Disciplinarios en los últimos cinco (5) años. ANEXO 01 ESTUDIOS PREVIOS Página 11 de 20
12 7 CONDICIONES DEL CONTRATO 7.1 TIPO DE CONTRATO En virtud de lo descrito en los numerales anteriores, el contrato a celebrar es un contrato de PRESTACIÓN DE SERVICIOS. 7.2 FORMA DE PAGO FONADE pagará al contratista el valor por el cual le fue adjudicado el contrato, mediante doce (12) pagos iguales mensuales vencidos, previa aprobación por el supervisor del contrato y el cumplimiento de los requisitos para el pago. El último pago se realizará una vez se haya liquidado el contrato. Para el primer pago, el contratista deberá adjuntar el Plan de Trabajo recibido a satisfacción por parte del supervisor. Para el desembolso, EL CONTRATISTA seleccionado deberá: Diligenciar y presentar el formato de solicitud de desembolso que para el efecto suministra FONADE. Anexar la respectiva factura. Presentar informe de actividades aprobado por el supervisor del contrato, en el formato establecido por FONADE. FONADE realizará los desembolsos mediante transferencia electrónica vía ACH previo diligenciamiento y envío por parte de EL CONTRATISTA del formato Autorización para Abono Directo a Cuenta. 7.3 ANTICIPO NO APLICA 7.4 OBLIGACIONES GENERALES En atención al tipo de contrato que se suscribirá, las obligaciones a tener en cuenta en las reglas de participación serán las aplicables a los contratos de PRESTACIÓN DE SERVICIOS. Además deberá tener en cuenta lo siguiente: a. Responder por cualquier tipo de reclamación judicial o extrajudicial, que instaure, impulse o en la que coadyuve al personal o a los subcontratistas contra FONADE, por causa o con ocasión del contrato. b. El contratista mantendrá indemne y defenderá a su propio costo a FONADE de cualquier pleito, queja o demanda y responsabilidad de cualquier naturaleza, incluyendo costos y gastos provenientes de actos y omisiones del contratista en el desarrollo del contrato. c. El contratista se obliga a evitar que sus empleados y/o familiares de los mismos, sus acreedores, sus proveedores y/o terceros, presenten reclamaciones (judiciales o extrajudiciales) contra FONADE, con ocasión o por razón de acciones u omisiones suyas, relacionadas con la ejecución del contrato. Si ello no fuere posible y se presentaran reclamaciones o demandas contra FONADE, esta Entidad podrá comunicar por escrito al contratista. En cualquiera de dichas situaciones, el contratista se obliga a acudir en defensa de los intereses de FONADE, para lo cual contratará ANEXO 01 ESTUDIOS PREVIOS Página 12 de 20
13 profesionales idóneos que representen a la Entidad y asumirá el costo de los honorarios de estos, del proceso y de la condena, si la hubiere. Si FONADE estima que sus intereses no están siendo adecuadamente defendidos, lo manifestara por escrito al contratista, caso en el cual acordará la mejor estrategia de defensa o, si FONADE lo estima necesario, asumirá directamente la misma. En este último caso, FONADE cobrará y descontará de los saldos a favor del contratista todos los costos que implique esa defensa, más un diez por ciento (10%) del valor de los mismos, por concepto de gastos de administración. Si no hubiere saldos pendientes de pago a favor del contratista, FONADE podrá proceder, para el cobro de valores a que se refiere este numeral, para la vía ejecutiva, para lo cual el contrato, junto con lo documento en los que se consignen dichos valores, prestará mérito ejecutivo. 7.5 OBLIGACIONES ESPECIFICAS Adicionalmente y considerando el alcance de las actividades a desarrollar en el proyecto, el Área de Estudios Previos considera conveniente incorporar las siguientes obligaciones específicas: a. Presentar el plan de trabajo que contenga la metodología, dentro de los quince (15) días siguientes a la suscripción del acta de inicio del contrato. b. Emitir un documento que contenga la opinión sobre los Estados Financieros de FONADE al corte del ejercicio anual, que incluya el análisis de las variaciones representativas. El examen se hará de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas en Colombia y bajo instrucciones y prácticas contables de la Superintendencia Financiera de Colombia y demás normatividad aplicable. c. Fiscalizar todas las operaciones y actos de FONADE, garantizando que la labor de la Revisoría Fiscal tenga la cobertura, permanencia, independencia de acción y criterios, y función preventiva. d. Realizar auditoría integral que cubra por lo menos los siguientes temas y presentar al representante legal de FONADE los informes correspondientes: Auditoría de gestión Auditoría de cumplimiento Auditoría al Sistema de Control Interno Auditoría de nómina Auditoria tributaria Auditoría de sistemas de información Auditoría a los Sistemas de Administración de Riesgos aplicables a la entidad en los términos previstos por la Superintendencia Financiera. Auditoría a los contratos suscritos por la entidad Auditoría ambiental Auditoría financiera, entre otras Auditoría al Portafolio de Inversiones e. Efectuar un examen de la información financiera de la Entidad a fin de expresar una opinión profesional e independiente sobre los estados financieros que contenga la evaluación y la supervisión de los sistemas de control teniendo en cuenta tanto los objetivos que la ley ha señalado como las indicaciones del Consejo Técnico de la Contaduría Pública. ANEXO 01 ESTUDIOS PREVIOS Página 13 de 20
14 f. Dictaminar los estados financieros, así como realizar la clasificación de las observaciones y limitaciones coyunturales o estructurales, la materialidad de las partidas que según él se constituyan en limitaciones y observaciones, y las respectivas recomendaciones para subsanarlas. g. Revisar y firmar las declaraciones tributarias que éste obligado FONADE a presentar, así como efectuar el respectivo seguimiento en el cumplimiento de las presentación, declaración y pago, en tiempo oportuno. h. Certificar cuando así lo requieran las Entidades Vigilantes, la Dirección de Impuestos Nacionales, Distritales o Municipales las operaciones realizadas por la Entidad o las que a través de requerimientos de información contable, financiera o fiscal se soliciten, así como el respectivo seguimiento al envío en los tiempos legales y/o establecidos por la Entidad para atender oportunamente la respuesta a esas solicitudes. i. Instrumentar los controles adecuados que le permitan detectar incumplimiento de las instrucciones vigentes para la prevención del lavado de activos, su gestión incluye el examen de las funciones que cumplen los administradores de la Entidad y el Oficial de Cumplimiento en relación con el SARLAFT. j. Verificar que FONADE ha cumplido con las disposiciones legales que le sean aplicables en el desarrollo de sus operaciones. k. Presentar informes trimestrales de la gestión de la Revisoría Fiscal a la Junta Directiva, al Representante Legal de FONADE en los términos y periodicidad prevista en el plan de actividades, así como los requeridos por la Superintendencia Financiera de Colombia, la Contaduría General de la Nación y las demás entidades de control y vigilancia aplicables. l. Presentar los resultados de las auditorías realizadas al Comité de Auditoría y Comité Integral de Riesgos según sus funciones y competencia. m. Efectuar un examen de la información financiera de los convenios que ejecuta FONADE a fin de expresar un dictamen sobre el manejo de los recursos entregados por los clientes, así como la administración del portafolio de inversiones incluyendo la valoración del mismo, en cumplimiento de la regulación interna y externa. n. Evaluar si el sistema de control interno de la Entidad, incluyendo, en éste, los sistemas de administración de riesgos implementados o que deban ser implementados de conformidad con las disposiciones que le resulten aplicables, promueve la eficiencia de la misma, reduce los riesgos de pérdida de activos operacionales y financieros; propicia la preparación y difusión de información financiera de alta calidad que muestre los resultados de la administración de los recursos de la entidad y los riesgos relevantes que la afectan, en forma tal que resulte útil para los usuarios de dicha información, así como analizar si los referidos sistemas le permitan a la administración garantizar el adecuado cumplimiento de las normas vigentes. o. Deberá poner oportunamente en conocimiento del representante legal de FONADE, y cuando sea del caso del Oficial de Cumplimiento, del Comité de Auditoría, del Auditor Interno y del Gerente del Área de Planeación y Gestión de Riesgos, según corresponda, las inconsistencias y fallas detectadas en cada uno de los Sistemas de Administración de Riesgo, así como todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia. ANEXO 01 ESTUDIOS PREVIOS Página 14 de 20
15 p. Asumir el pago de los salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones de todo el personal que ocupe en la ejecución del contrato, así como garantizar que la celebración y ejecución de los subcontratos necesarios no darán lugar al surgimiento de ningún tipo de vínculo laboral entre el personal subcontratado y FONADE. Por lo anterior, el contratista deberá dar cumplimiento a lo prescrito en el numeral 6 del artículo 79 del Estatuto Orgánico Financiero. q. Todas las demás que se deriven de los Requerimientos Mínimos, la Propuesta del Contratista y del contrato 7.6 SUPERVISIÓN La supervisión del contrato será ejercida por el Gerente General de la Entidad o su delegado, quien se encargará de vigilar el cumplimiento en las obligaciones contractuales, de la aprobación del Plan de Trabajo e informes mensuales de actividades presentados por el contratista y de emitir recomendaciones para mejorar el desarrollo de las actividades contractuales, además realizará el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico del contrato verificando además la correcta ejecución del objeto contratado. En particular el supervisor ejercerá las siguientes funciones: a) Aprobar la solicitud de desembolso que el CONTRATISTA le presente, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente contrato. b) Verificar que el contratista se encuentre al día con los pagos a seguridad social y parafiscal. c) Certificar la correcta ejecución del contrato y los resultados esperados. d) Informar oportunamente a FONADE sobre el desarrollo del contrato o bien sobre su cumplimiento. e) Las demás que fueren necesarias para vigilar el cabal cumplimiento del objeto contractual. PARAGRAFO: El supervisor del contrato está facultado a solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y será responsable por mantener informado a FONADE de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. Nota: si en el caso aplica supervisión, se debe dejar plasmado quien será el supervisor del contrato 8 GARANTIAS 8.1 GARANTIA DE SERIEDAD El oferente deberá anexar a su oferta, a favor del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo FONADE, una garantía que ampare la seriedad de su oferta, por un valor equivalente, como mínimo, al diez por ciento (10%) del valor del presupuesto oficial estimado y su término será desde el día de presentación de la oferta y por TRES (3) meses. Este plazo será prorrogable como máximo por tres (3) meses más. 8.2 GARANTIA DE CUMPLIMIENTO ANEXO 01 ESTUDIOS PREVIOS Página 15 de 20
16 Con el objeto de respaldar el cumplimento de todas y cada una de las obligaciones que surjan a cargo del contratista frente a la entidad, por razón de la celebración y ejecución del contrato, el estudio previo efectuado y la previsión de los posibles riesgos en la ejecución del mismo, se determinó la necesidad de establecer los siguientes amparos dentro de la garantías que el contratista deberá constituir a favor de Fonade. Atendiendo el objeto y las características del contrato así como la naturaleza de las obligaciones contenidas, FONADE solicitará al contratista la constitución de una garantía de acuerdo a los tipos admisibles establecidos en la circular 12 del 19 de julio de 2013 de la Subgerencia de Contratación de FONADE, que cubra los siguientes amparos así: TIPIFICACIÓN DEL RIESGO Cumplimiento Pago de salarios y prestaciones sociales Calidad del Servicio ESTIMACIÓN DEL RIESGO 20% del valor del contrato 5% del valor del contrato 30% del valor del contrato VIGENCIA Vigente por el plazo de ejecución del contrato y ocho (8) meses mas Vigente por el plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más. Vigente por tres (3) años contados a partir de la suscripción del acta de recibo final. RESPONSABLE Contratista 8.3 SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL NO APLICA 9 CLAUSULAS ESPECIALES A TENER EN CUENTA 9.1 CONFIDENCIALIDAD El contratista se obligará a conservar bajo secreto y confidencialidad la información que recibe por, obtiene y/o accesa como resultado de la ejecución del contrato, de igual forma se compromete a dar un manejo adecuado a la información preservando la integridad de la misma, absteniéndose a destruir, borrar, alterar, reproducir o difundir información de la entidad, o usarla con fines particulares, excepto que sea aprobado expresamente por FONADE. En todo caso el contratista debe guardar la prudencia y el sigilo que su actividad le amerita. Esta obligación se mantendrá incluso finalizado el contrato. 10 FORMATOS DE OFERTA ECONOMICA Aplica el formato establecido por el área de procesos de selección para la oferta económica. 11. TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO Conocer los riesgos que afectarían este proyecto, tanto en aspectos favorables como adversos, contribuye a asegurar los fines que el estado persigue con la contratación. Con ANEXO 01 ESTUDIOS PREVIOS Página 16 de 20
17 este propósito se preparó el estudio definido en este numeral, el cual permite revelar aspectos que deben ser considerados en la adecuada estructuración de ofertas, planes de contingencia y continuidad del proyecto a contratar (Ver anexo). Atentamente, (ORIGINAL FIRMADO) CARLOS HECTOR CASTRO Gerente de Unidad (E) - Área de Estudios Previos Anexos. Estudio de Precios de Mercado, Cotizaciones y Análisis de Riesgos Preparó: (Natali Palomá)- Profesional de Estudios Previos COSTEO FACTOR MULTIPLICADOR ANEXO 01 ESTUDIOS PREVIOS Página 17 de 20
18 ANEXO 01 ESTUDIOS PREVIOS Página 18 de 20
19 ANEXO 01 ESTUDIOS PREVIOS Página 19 de 20
20 ANEXO 01 ESTUDIOS PREVIOS Página 20 de 20
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