Source: http://legal.legis.com.co/document.legis/circular-externa-10-de-2005?documento=legcol&contexto=legcol_759920420baef034e0430a010151f034&vista=STD-PC
Timestamp: 2019-10-18 06:51:42
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Matched Legal Cases: ['artículo 39', 'artículo 10', 'artículo 3', 'artículo 4', 'artículo 323', 'artículo 323', 'artículo 15', 'artículo 23', 'artículo 209', 'artículo 103', 'artículo 102', 'artículo 107', 'artículo 2']

CIRCULAR EXTERNA 10 DE 05 DE AGOSTO DE 2005
CONTENIDO:ENTIDADES EMISORAS DE VALORES, BOLSAS DE VALORES Y ADMINISTRADORES DE SISTEMAS CENTRALIZADOS DE OPERACIONES O DE INFORMACIÓN PARA TRANSACCIONES. SE ACTUALIZA LA CIRCULAR EXTERNA 4 DE 1998, EN LO CORRESPONDIENTE A LOS MECANISMOS PARA LA PREVENCIÓN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS PROVENIENTES DE ACTIVIDADES ILÍCITAS A TRAVÉS DEL MERCADO DE VALORES. LA CIRCULAR EXTERNA 4 DE 1998 SERÁ APLICABLE, EN LO PERTINENTE, HASTA LA ENTRADA EN VIGENCIA DE LA PRESENTE CIRCULAR, FECHA A PARTIR DE LA CUAL QUEDARÁ TOTALMENTE DEROGADA. LA CIRCULAR, DIRIGIDA A LOS EMISORES DE VALORES SOMETIDOS AL CONTROL EXCLUSIVO O CONCURRENTE POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA DE VALORES, SE OCUPA DEL SISTEMA INTEGRAL DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA CONSERVACIÓN, ACCESO Y RESERVA DE INFORMACIÓN, CON EL PROPÓSITO DE AJUSTAR Y MEJORAR LOS MECANISMOS PARA EL FIN SEÑALADO Y CITA EL DECRETO 203 DE 2004 MODIFICATORIO DE LA ESTRUCTURA DE LA SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y LAS LEYES 190 DE 1995 O ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN Y 526 DE 1999, LA CUAL CREA LA UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO.
REVISTA LEGISLACIÓN ECONÓMICA N°:1270 DE SEPTIEMBRE 15 DE 2005, PG.224
Ref.:Mecanismos para la prevención y control del lavado de activos provenientes de actividades ilícitas a través del mercado de valores.
De acuerdo con el artículo 39 de la Ley 190 de 1995 el régimen previsto para las instituciones sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia Bancaria, a que se hace referencia en los artículos 102 a 107 del estatuto orgánico del sistema financiero (EOSF, D. 663/93), es aplicable a las entidades sometidas a la inspección, vigilancia o control de la Superintendencia de Valores y, por tanto, los emisores de valores están obligados a adoptar medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que en la realización de sus operaciones en el mercado público de valores puedan ser utilizados como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades ilícitas (C.P., art. 323), o para dar apariencia de legalidad a las actividades ilícitas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.
En consecuencia, los emisores de valores deben diseñar y poner en práctica procedimientos específicos y designar funcionarios responsables de verificar el adecuado cumplimiento de dichos procedimientos.
A la Superintendencia de Valores le corresponde instruir a las entidades sujetas a su supervisión sobre las características, periodicidad y controles en relación con la información a recaudar para la unidad administrativa especial de Información y análisis financiero (UIAF), de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 526 de 1999.
Teniendo en cuenta la experiencia nacional e internacional en la materia, la Superintendencia de Valores considera necesario actualizar la Circular Externa 4 de 1998 con el propósito de ajustar y mejorar los mecanismos para la prevención y control a través del mercado de valores del lavado de activos provenientes de actividades ilícitas. Por tanto, los emisores de valores deberán adoptar los mecanismos y reglas de conducta que se establecen en la presente circular.
1.1. Sujetos destinatarios de la circular. La presente circular se aplicará a los emisores de valores sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de Valores en los términos del artículo 3º del Decreto 203 de 2004 y a los emisores de valores sometidos a control concurrente en los términos del artículo 4º del mismo decreto; en este último caso, siempre y cuando la superintendencia que ejerza la vigilancia de la respectiva entidad no haya expedido normas sobre prevención y control de lavado de activos.
Así mismo, la presente circular se aplica a las entidades estatales emisoras de valores, con excepción de la Nación y el Banco de la República.
1.2. Ámbito de aplicación de la circular. La presente circular será aplicable exclusivamente en los siguientes eventos:
1.2.1. Mercado primario. Cuando el emisor coloque de manera directa en el mercado primario los valores emitidos, esto es, cuando dicha colocación no se realice por intermedio de una entidad vigilada por la Superintendencia de Valores o la Superintendencia Bancaria, en los términos del numeral 2.2.3.1 de la presente circular.
1.2.2. Mercado secundario. Cuando los valores del respectivo emisor se transfieran en el mercado secundario, en los términos del numeral 2.2.3.2 de la presente circular.
1.3. Objetivo. La prevención y el control del lavado de activos tiene como objetivo fundamental evitar que los emisores de valores sean utilizados como instrumentos para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de las actividades ilícitas señaladas en el artículo 323 del Código Penal, o para dar apariencia de legalidad a estas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.
Las reglas establecidas en la presente circular constituyen los requisitos mínimos que los emisores de valores deben cumplir en el diseño e implementación de sus propios sistemas de prevención y control del lavado de activos a través del mercado de valores.
Sistema integral en la prevención del lavado de activos
2.1. Sistema integral en la prevención del lavado de activos (Sipla). Para efectos de la presente circular se entiende por Sipla el conjunto de políticas, instrumentos, mecanismos y procedimientos diseñados e implementados para prevenir y controlar el lavado de activos mediante la adquisición de valores emitidos por el respectivo emisor.
El Sipla deberá estructurarse teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
a) Es deber de los emisores, sus órganos de administración y de control, su oficial de cumplimiento y demás funcionarios que intervengan en las transacciones relacionadas con valores o en las relaciones con los accionistas y tenedores de otros títulos, asegurar el cumplimiento de las normas encaminadas a prevenir y controlar el lavado, particularmente las contenidas en los artículos 102 a 105 del EOSF, con el propósito, no solo de contribuir a la realización de los fines del Estado y de cumplir la ley, sino de proteger la imagen y la reputación nacional e internacional de las mismas.
b) El lavado involucra activos de origen ilícito, es decir, aquellos que provienen de cualquiera de los delitos señalados en el artículo 323 del Código Penal y demás normas aplicables al delito de lavado de activos.
c) La reserva no es oponible a las solicitudes de información formuladas de manera específica por las autoridades dentro del ejercicio de sus funciones, conforme a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Nacional y en los artículos 63 del Código de Comercio, 288 del Código de Procedimiento Civil, 9º de la Ley 526 de 1999 y 105 del EOSF, o en aquellas normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan.
d) Para la prevención y control del lavado de activos es indispensable que los mecanismos e instrumentos establecidos internamente sean observados por parte de los funcionarios de los emisores de valores, particularmente aquellos involucrados en la colocación directa de los valores emitidos o en el registro de transferencias en el mercado secundario o pago de rendimientos a los inversionistas.
e) El Sipla debe prever procedimientos más estrictos para la vinculación de inversionistas que por su perfil o por las funciones que desempeñan podrían estar expuestos en mayor grado al riesgo de lavado. En tal sentido, los emisores de valores deben llevar un control más detallado de las inversiones que realizan personas que por razón de su cargo manejan recursos públicos, detentan algún grado de poder público o gozan de reconocimiento público. En estos casos se debe contar con procedimientos particulares para el conocimiento de los inversionistas.
f) Es imperativo anteponer la observancia de los principios éticos al logro de las metas comerciales, considerando que es primordial generar una cultura orientada a aplicar y hacer aplicar las normas establecidas para la prevención y detección del lavado de activos.
g) Se deberá prestar especial atención a las conductas relacionadas con actividades terroristas y su posible financiamiento.
2.2. El sistema que implementen los emisores de valores para la prevención y control del lavado de activos deberá contar con los siguientes elementos:
a) Participantes en la definición, gestión, control y aplicación del Sipla
b) Manual para la prevención del lavado de activos
c) Procedimientos de conocimiento de los inversionistas
d) Operaciones inusuales y operaciones sospechosas
e) Procedimientos de control y reporte
f) Recursos informáticos y tecnológicos
2.2.1. En la definición, gestión, control y aplicación del Sipla participan los siguientes órganos y funcionarios:
a) La junta directiva u órgano que haga sus veces
c) El oficial de cumplimiento
d) El revisor fiscal u órgano que haga sus veces
2.2.1.1. De la junta directiva u órgano que haga sus veces. Le corresponde a la junta directiva u órgano que haga sus veces las siguientes funciones:
a) Señalar las políticas para la prevención y lavado de activos de conformidad con lo previsto en la presente circular.
b) Aprobar el manual para la prevención del lavado de activos, así como sus actualizaciones, de acuerdo con los parámetros establecidos en el numeral 2.2.2 de la presente circular.
d) Designar al oficial de cumplimiento y su suplente de conformidad con las calidades y requisitos requeridos para ocupar dicho cargo.
e) Aprobar los recursos tecnológicos, humanos y físicos que requiera el oficial de cumplimiento para cumplir con sus funciones y ordenar a la administración de la entidad el suministro oportuno de los mismos.
f) Revisar y analizar en las reuniones de junta directiva los informes que presente el oficial de cumplimiento.
g) Evaluar por lo menos una vez al año el funcionamiento del Sipla y el cumplimiento del plan aprobado para la adecuada prevención y control del lavado de activos.
2.2.1.2. De la administración. En cumplimiento de la función asignada en el numeral 2º del artículo 23 de la Ley 222 de 1995 corresponden a los representantes legales, funcionarios de nivel directivo y demás administradores sociales de los emisores de valores las siguientes funciones:
a) Cumplir las políticas e instrucciones que en materia de prevención y control de lavado de activos fije la junta directiva.
b) Suministrar al oficial de cumplimiento los recursos tecnológicos, humanos y físicos que haya aprobado la junta directiva.
c) Asegurar que los manuales de operación de la entidad establezcan los requisitos y procedimientos necesarios para el adecuado funcionamiento del manual para la prevención del lavado de activos.
d) Atender los requerimientos o recomendaciones que realice el oficial de cumplimiento para el adecuado cumplimiento de sus funciones.
2.2.1.3. Oficial de cumplimiento. Es obligación de los emisores de valores designar, por medio de la junta directiva o del consejo de dirección o quien haga sus veces, a un funcionario como oficial de cumplimiento y su suplente, quienes deberá tener un alto nivel jerárquico y capacidad decisoria. El oficial de cumplimiento no tendrá que ser de dedicación exclusiva.
La entidad deberá proporcionarle las herramientas tecnológicas y los recursos humanos y físicos que le permitan el cumplimiento del objetivo de la presente circular.
La designación del oficial de cumplimiento no exime de responsabilidad ni a la entidad ni a los demás funcionarios de la obligación de aplicar los procedimientos de prevención y control de lavado de activos.
Los emisores de valores deberán remitir dentro de los quince (15) días corrientes siguientes a su designación, el nombre, número de identificación, cargo y nivel jerárquico del oficial de cumplimiento y de su suplente, tanto a la Superintendencia de Valores como a la UIAF.
Le corresponden al oficial de cumplimiento las funciones que le asigne la junta directiva y por lo menos las siguientes:
a) Vigilar el cumplimiento de todos los aspectos relacionados en la ley, en esta circular y aquellos que determine la propia entidad, referidos a la prevención del lavado de activos.
b) Velar por el adecuado funcionamiento dentro de la entidad de la totalidad de los mecanismos e instrumentos específicos que conforman el Sipla e implementar y desarrollar los procedimientos generales y específicos para las diferentes dependencias de la entidad, haciendo énfasis especial en las áreas con mayor riesgo de lavado de activos.
c) Reportar al superior jerárquico del funcionario que incumpla el Sipla, para que se adopten las medidas a que haya lugar.
d) Proponer modificaciones al manual para la prevención del lavado de activos y a los demás manuales de la entidad, para efectos del adecuado funcionamiento del Sipla.
e) Conformar un archivo de evidencia y soporte documental de los programas de pruebas, revisión, inspección, análisis e informes de conclusiones por él realizadas.
f) Realizar los reportes de que trata el numeral 2.2.5.2 de la presente circular.
g) Presentar a la junta directiva o al órgano que haga sus veces:
i) Los requerimientos de recursos tecnológicos, físicos y humanos necesarios para el cumplimiento de sus funciones.
ii) Tratándose de colocaciones directas en el mercado primario, un informe cada vez que finalice la vigencia de la respectiva oferta pública.
iii) Un informe anual en relación con el control de lavado de activos realizado a las transferencias en el mercado secundario.
Los informes a que hacen referencia los numerales ii) y iii) anteriores deberán contener, como mínimo, los siguientes aspectos: 1) las políticas y programas desarrollados para cumplir su función y los resultados de la gestión realizada; 2) la efectividad de los mecanismos e instrumentos de control y las medidas adoptadas para corregir las fallas; 3) los resultados de las órdenes y directrices fijadas por la junta directiva; 4) los resultados de las instrucciones y recomendaciones formuladas a la administración y demás funcionarios de la entidad; y 5) los programas y medidas que deben adoptarse para el mejor funcionamiento del Sipla.
h) Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud o diligencia de autoridad judicial o administrativa en materia de prevención y control de actividades delictivas.
2.2.1.4. De la revisoría fiscal u órgano que haga sus veces. En cumplimiento del deber de verificar que las actuaciones de la sociedad se ajusten a las normas legales, la revisoría fiscal u órgano que haga sus veces en la entidad emisora debe instrumentar los controles adecuados que le permitan detectar incumplimientos de las instrucciones que para la prevención de lavado de activos se consagran en la presente circular. Dicha gestión incluye el examen de las funciones que cumplen los administradores de la entidad y el oficial de cumplimiento en relación con el respectivo Sipla.
Dentro del informe que debe presentar al máximo órgano social, según lo dispuesto en el numeral 3º del artículo 209 del Código de Comercio, el revisor fiscal u órgano que haga sus veces deberá expresar las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas sobre prevención y control del lavado de activos.
2.2.2. Manual para la prevención del lavado de activos. El manual para la prevención del lavado de activos debe ser aprobado por la junta directiva u órgano que haga sus veces y establecer claramente los procedimientos para la ejecución de los distintos mecanismos de prevención y control que se adopten.
El manual debe contener por lo menos los siguientes aspectos:
b) Las funciones, responsabilidades y facultades de los administradores y demás funcionarios de la entidad a cargo del cumplimiento de las normas legales e internas en materia de prevención y control del lavado de activos.
c) Los criterios y procedimientos necesarios para prevenir y resolver conflictos de Interés que puedan surgir en el desarrollo de su objeto y, en especial, en la detección y análisis de operaciones inusuales y determinación y reporte de operaciones sospechosas.
d) Nivel de jerarquía, funciones y nivel de responsabilidad del oficial de cumplimiento en relación con el Sipla de la entidad.
e) Políticas y procedimientos de conservación de documentos.
f) El proceso a seguir para atender los requerimientos de información por parte de autoridades competentes.
g) Metodologías, criterios y señales de alerta para analizar y evaluar la información que permita detectar operaciones inusuales y sospechosas y el procedimiento para el reporte de las mismas.
h) Desarrollo de los demás elementos con que cuenta la entidad para protegerse del lavado de activos.
PAR. 1º—El manual para la prevención del lavado de activos deberá ser conocido y existir evidencia escrita de su recepción y lectura por parte de, al menos, los administradores del emisor, las personas que intervengan en la labor de colocación directa de los valores y los responsables del registro de transferencias en el mercado secundario o pago de rendimientos a los inversionistas.
PAR. 2º—Cualquier modificación a los mecanismos adoptados en el manual para la prevención del lavado de activos debe ser informada a la Superintendencia de Valores dentro del mes siguiente a su aprobación. Los manuales deben estar actualizados y permanecer a disposición de esta superintendencia, la cual podrá solicitar copia de los mismos cuando lo considere pertinente.
2.2.3. Procedimientos para el conocimiento de los inversionistas. Los emisores de valores deberán adoptar procedimientos que les permitan la identificación plena y confiable de sus inversionistas, así como la verificación de la información suministrada por estos, los cuales deben ser aplicados con la debida diligencia y responsabilidad.
Los emisores de valores podrán establecer formularios simplificados para el conocimiento del cliente cuando el monto de la transacción sea inferior a 66.000 UVR’s. Tratándose de valores que cotizan en bolsa, se considerará como monto de la transacción el que resulte de multiplicar el número de títulos transados por el precio base en bolsa. En el caso de valores que no cotizan en bolsa, el monto de la transacción se calculará con base en el valor intrínseco, si se trata de acciones, o el valor nominal, si se trata de otros títulos.
Cuando el control de lavado de activos lo realice una entidad vigilada por la Superintendencia Bancaria o de Valores, deberá comunicarse en todo caso al emisor cuando menos el nombre o razón social, documento de identidad, dirección y teléfono del inversionista.
2.2.3.1. Procedimientos para el conocimiento de los inversionistas. en el mercado primario. Los procedimientos establecidos con el objetivo de conocer al inversionista en el mercado primario, serán adecuados si en su diseño y aplicación se tienen en cuenta los siguientes parámetros mínimos:
a) El emisor de valores, salvo en los casos expresamente exceptuados en esta circular, debe verificar y asegurarse que el formulario de vinculación de inversionistas conforme al anexo I esté adecuadamente diligenciado y se hayan adjuntado todos los anexos requeridos.
b) El emisor de valores debe estar en capacidad de obtener un conocimiento de los inversionistas que comprenda la naturaleza de la actividad o negocios que realizan, y que le permita obtener la siguiente información: 1) identificación de la persona, empleando para el efecto, documentos, datos e información de una fuente independiente y confiable; 2) actividad económica; 3) características y montos de los ingresos y egresos; y 4) origen y procedencia de los fondos que va a utilizar en la adquisición de los valores, para lo cual deberá apoyarse, entre otros documentos que considere pertinentes con tal fin, en una declaración jurada del inversionista.
c) Tratándose de la vinculación de personas jurídicas, el conocimiento del cliente supone además conocer la estructura de su propiedad, es decir, la identidad de sus accionistas o asociados.
d) El emisor de valores debe realizar las diligencias necesarias para confirmar los datos suministrados por los inversionistas en el formulario de vinculación.
e) Cuando la información no pueda ser confirmada o sea inexacta o falsa, tal hecho deberá considerarse como una señal de alerta.
f) En los casos de inversionistas con dependencia económica de un tercero, se deberá solicitar la documentación de la o las personas de quienes provengan los recursos utilizados para la inversión.
El emisor deberá establecer en el prospecto de colocación y en el aviso de oferta que los inversionistas interesados en adquirir los valores, para poder participar en el proceso de colocación, deberán allegar el formulario de vinculación de inversionistas debidamente diligenciado con sus anexos, a más tardar al momento de aceptación de la oferta. Tratándose de colocaciones a través del mecanismo de subasta, la documentación mencionada deberá allegarse a más tardar antes de la hora prevista para la iniciación de la subasta.
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2.2.3.2. Procedimientos para el conocimiento de los inversionistas en el mercado secundario. Si se trata de valores nominativos, el emisor, antes de proceder a inscribir la respectiva enajenación en el libro de registro correspondiente, deberá solicitar el diligenciamiento del formulario de vinculación de inversionistas y realizar las gestiones necesarias para confirmar los datos suministrados, de acuerdo con los parámetros mínimos señalados en el numeral anterior, salvo que la enajenación se haya producido con la intermediación de una entidad vigilada por la Superintendencia Bancaria o de Valores, en cuyo caso el control de lavado de activos corresponderá a dicha entidad, debiendo el emisor dejar constancia de tal hecho en el libro de registro correspondiente.
Si se trata de valores a la orden, el emisor, antes de pagar los rendimientos al inversionista, deberá seguir el mismo procedimiento señalado en el párrafo anterior.
El emisor no podrá registrar transferencias ni pagar rendimientos a los inversionistas que no hayan allegado el formulario de vinculación debidamente diligenciado y la totalidad de los anexos requeridos.
Cuando la administración de la emisión haya sido delegada en un tercero, el emisor deberá asegurarse que en el respectivo contrato se haya incluido como obligación del administrador el cumplimiento de los procedimientos de control de lavado de activos previstos en esta circular, sin perjuicio del cumplimiento por parte del administrador de las disposiciones sobre lavado de activos que le resulten aplicables, cuando sea el caso.
Si los valores están desmaterializados, el emisor no estará obligado a realizar el control de lavado de activos de que trata el presente numeral, pues en este caso tal control deberá realizarlo la entidad depositante directa que se haya encargado de informar sobre la enajenación a la sociedad administradora del depósito centralizado de valores.
PAR.—Los emisores de acciones inscritas en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios deberán procurar actualizar y mantener actualizada la información señalada en el numeral 2.2.3.1 respecto de los accionistas que posean el uno por ciento (1%) o más de sus acciones en circulación, para lo cual deberán enviar el formulario de vinculación a la última dirección registrada, por lo menos una vez al año.
2.2.3.3. Excepciones a la obligación de diligenciar el formulario de vinculación de inversionistas.
Los requerimientos de información previstos en los numerales 2.2.3.1 y 2.2.3.2 de la presente circular no serán aplicables a los siguientes inversionistas:
a) Emisores de valores o entidades inscritas en el Registro Nacional de Valores e Intermediarios
b) Entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria
c) Organismos multilaterales
d) Entidades públicas del orden nacional, departamental y municipal, salvo que se trate de empresas industriales y comerciales del Estado, sociedades de capital público o sociedades de economía mixta que no estén vigiladas por la Superintendencia Bancaria
2.2.4. Operaciones inusuales y operaciones sospechosas. Para efectos de lo dispuesto en la presente circular, por los conceptos de operación inusual y operación sospechosa se entiende lo siguiente:
a) Operación inusual:
Es aquella operación cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica del inversionista.
La bolsas de valores y quienes administren sistemas centralizados de operaciones o de información para transacciones, en cumplimiento de lo establecido en el numeral 4.1 de la Circular Externa 3 de 2005 de la Superintendencia de Valores, deberán comunicar al mercado la información pertinente, para que los emisores hagan la evaluación correspondiente y, si es del caso, efectúen el reporte de operación inusual o sospechosa de conformidad con lo previsto en la presente circular.
b) Determinación de operaciones sospechosas
La confrontación de las operaciones detectadas como inusuales, con la información acerca de los inversionistas debe permitir, conforme al buen criterio de la entidad, identificar si una operación es o no sospechosa.
En este sentido, reviste especial importancia la información que sobre los inversionistas maneje el emisor, con el objeto de poder identificar y evaluar las operaciones inusuales que a su juicio se pueden considerar como sospechosas. El Sipla deberá establecer que en estos casos es necesario documentar el análisis y los resultados de la evaluación hecha por la entidad.
Con todo, el emisor podrá considerar como sospechosas aquellas operaciones del inversionista que, no obstante mantenerse dentro de los parámetros de su perfil financiero, la entidad con buen criterio estime en todo caso irregulares o extrañas, a tal punto que escapan de lo simplemente inusual.
El concepto de operación sospechosa incluye no solo las que efectivamente se hayan realizado, sino también aquellas que se intentó realizar pero que por cualquier razón no fueron efectivamente concluidas.
El emisor de valores estará adecuadamente protegido contra el lavado de activos si cuenta con procedimientos y herramientas eficaces para la determinación de operaciones sospechosas y sobre la forma como deben ponerse en conocimiento de las autoridades competentes.
Sin perjuicio de lo previsto en el numeral 2.2.3, el emisor de valores, de acuerdo con sus propias políticas, puede buscar los mecanismos legales tendientes a no establecer vínculo contractual con un inversionista cuando, a su juicio, resulte sospechosa en los términos indicados en este numeral. El emisor de valores no estará incumpliendo las disposiciones sobre control y prevención del lavado de activos por el solo hecho de establecer o mantener vigente dicho vínculo con el inversionista, pues su deber es el de informar inmediatamente de ello a las autoridades competentes y, de otro lado, puede no resultar jurídicamente posible la terminación del vínculo contractual.
2.2.5. Procedimientos de control y reporte. Los emisores deberán establecer como mínimo procedimientos y mecanismos de control que les permitan identificar las operaciones mencionadas en los siguientes numerales, así como procedimientos de reporte de las transacciones en efectivo y de operaciones sospechosas.
2.2.5.1. Control y registro de transacciones en efectivo. De conformidad con lo dispuesto en el numeral 1º del artículo 103 del EOSF, durante el período de colocación en el mercado primario de los valores emitidos, los emisores deben dejar constancia conforme al anexo III de esta circular, de la información relativa a transacciones en efectivo cuyo valor sea igual o superior a diez millones de pesos ($ 10.000.000) si es en moneda legal o a cinco mil dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (US $ 5.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa representativa del mercado del día en que se realice la operación.
2.2.5.2. Reportes. El Sipla que diseñe cada emisor de valores debe prever un sistema adecuado de reportes tanto internos como externos, que garanticen el funcionamiento de sus propios procedimientos de control de riesgos, así como el cumplimiento del deber legal de colaborar con las autoridades a cargo de la lucha contra el delito de lavado de activos.
a) Reporte interno sobre transacciones inusuales. El emisor de valores debe prever los procedimientos para que cada funcionario responsable de la detección de operaciones inusuales, reporte las mismas al área encargada de analizarlas. Un buen reporte debe indicar las razones que permiten considerar la operación como inusual.
b) Reporte interno sobre operaciones sospechosas. Se deben prever los procedimientos de reporte inmediato y por escrito al funcionario o instancia competente.
c) Reporte externo de operaciones sospechosas - ROS. Determinada la operación sospechosa, incluyendo aquellas que no se realizaron pero que se intentaron llevar a cabo, procede su reporte inmediato y directo a la UIAF, de acuerdo con las instrucciones impartidas por esta superintendencia, conforme al anexo II. Para efectos del ROS, no se requiere que el emisor de valores tenga certeza de que se trata de una actividad ilícita, así como tampoco debe identificar el tipo penal o que los recursos que maneja provienen de actividades ilícitas. Solo se requiere que la entidad considere que la operación es sospechosa. Por no corresponder el ROS a una denuncia penal, el mismo no tiene que ser firmado. La UIAF rechazará los reportes que no cumplan con los requisitos establecidos para el efecto.
d) Reporte de transacciones en efectivo. Una vez finalizado el período de colocación de los valores emitidos, los emisores de valores deben remitir a la UIAF el informe sobre las transacciones en efectivo a que se refiere el numeral 2.2.5.1 de la presente circular, mediante el diligenciamiento del formato previsto en el anexo III de esta circular.
Conservación, acceso y reserva de información
3.1. Conservación de documentos. Para garantizar un apoyo efectivo a las autoridades, los emisores de valores deben conservar los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prevención y control del lavado de activos, de conformidad con las normas que rigen la conservación de libros y papeles de comercio.
El Sipla debe prever el procedimiento a seguir para la organización y conservación de la información generada en desarrollo de las actividades de prevención y control del lavado de activos, de tal forma que permita atender de forma ágil y eficiente los requerimientos de las autoridades. Para el efecto, se tendrá en cuenta lo siguiente:
a) En los casos de procesos de reorganización empresarial, como la fusión, escisión y segregación, entre otros, las entidades resultantes deben garantizar la continuidad en el estricto cumplimiento de esta disposición.
b) En caso de liquidación, corresponde al liquidador adoptar las medidas necesarias para garantizar el archivo y protección de estos documentos.
c) Respecto de los documentos que soportan la decisión de determinar una operación como sospechosa, la entidad debe disponer la conservación centralizada de tales documentos con las debidas seguridades, junto con el respectivo reporte a la UIAF, con el propósito de hacerlos llegar en forma completa y oportuna a las autoridades cuando estas los soliciten.
d) En cuanto a los formularios establecidos para los reportes de que trata el numeral anterior, las entidades los deberán conservar debidamente organizados a disposición de las autoridades. La información deberá reposar como mínimo en la oficina de radicación durante los primeros tres (3) años sin perjuicio del deber de conservación de documentos establecido en el presente numeral. La información contenida en estos formularios debe organizarse internamente en forma centralizada en una base datos por orden alfabético, número de identificación y por oficina, de manera que permita atender de forma inmediata los requerimientos de las autoridades y ser utilizada eficientemente por cada entidad para la detección de operaciones inusuales y sospechosas.
La información que reciban los emisores de valores en virtud de lo previsto en esta circular está sometida a reserva y solo podrá ser utilizada para los fines aquí previstos.
3.2. Acceso a información en virtud de los controles adoptados. Sin perjuicio de la obligación de enviar a la unidad de información y análisis financiero (UIAF) los reportes mencionados en el numeral 2.2.5.2 de la presente circular, los emisores de valores estarán obligados a suministrar la información requerida por las autoridades competentes.
3.3. Reserva de la información reportada. Las personas vinculadas a los emisores de valores no podrán dar a conocer a quienes hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, que han reportado a la unidad de información y análisis financiero (UIAF) información sobre las mismas y, en consecuencia, los funcionarios de los emisores de valores deberán guardar reserva sobre la información reportada a la UIAF, de acuerdo a la obligación consagrada en el literal d), del numeral 2º, del artículo 102 del estatuto orgánico del sector financiero.
4.1. Sanciones. El incumplimiento de las disposiciones en materia de prevención y control del lavado de activos dará lugar a la imposición de las sanciones administrativas correspondientes, de conformidad con lo previsto en el artículo 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, sin perjuicio de las consecuencias penales a que hubiere lugar.
4.2. Adopción del manual para la prevención del lavado de activos. Los emisores de valores deberán elaborar el manual para la prevención del lavado de activos, conforme lo dispuesto por la presente circular. La Superintendencia de Valores en cualquier momento podrá verificar el cumplimiento de esta obligación.
4.3. Vigencia y derogatorias. La presente circular rige a partir del primero (1º) de octubre de 2005. La Circular Externa 4 de 1998 será aplicable, en lo pertinente, hasta la entrada en vigencia de la presente circular, fecha a partir de la cual quedará totalmente derogada.
Dada en Bogotá, D.C., a agosto 5 de 2005.
N . del D.: La presente circular externa va dirigida a representantes legales, miembros de junta directiva y revisores fiscales de entidades emisoras de valores, bolsas de valores y administradores de sistemas centralizados de operaciones o de información para transacciones.
Requisitos para la vinculación de inversionistas
A continuación se señalan las reglas que deben observar los emisores en la vinculación de inversionistas en los mercados primario y secundario.
Los emisores de valores, con excepción de los casos señalados en el artículo 2.2.3.3 de la presente circular, deberán obtener de todas las personas que se vinculen como inversionistas el diligenciamiento de un formulario como el descrito en el presente anexo.
Los formularios implementados por el emisor para la vinculación de inversionistas, deberán contener cuando menos la siguiente información:
PN: Vinculación persona natural PJ: Vinculación persona jurídica
Identificación del valor que se pretende adquirir X X
Número de identificación: cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, NIT, tarjeta de identidad, pasaporte, carné diplomático, sociedad extranjera sin NIT en Colombia, TAM tarjeta andina de inmigración, registro civil de nacimiento, otros. X X
Nombre y apellidos completos del representante legal y número de identificación. X X
Dirección y teléfono de oficina o residencia del representante legal X X
Dirección y teléfono de oficina o residencia del inversionista, correo electrónico X
Descripción actividad: Independiente, dependiente, cargo que ocupa. Actividad económica principal: comercial, industrial, transporte construcción, agroindustria, servicios financieros, etc., acorde con lo establecido en el código internacional CIIU (Código Internacional de Industria Uniforme).
Nombre, dirección, fax y teléfono de la oficina, empresa o negocio donde trabaja, si aplica. Dirección, teléfono, fax y ciudad de la oficina principal y de la sucursal o agencia que actúe como inversionista
Tipo de entidad que se vincula: Privada, pública o mixta X
Declaración voluntaria de origen de los bienes y/o fondos empleados en operaciones con el intermediario que aspira a vincularse, según el caso (puede usar un anexo) X X
Si el inversionista depende de un tercero, información detallada del tercero X X
Ingresos y egresos mensuales del inversionista X X
Detalle de otros ingresos o ingresos no operacionales u originados en actividades diferentes a la principal X X
Total activos, pasivos y patrimonio X X
Identificación de cuentas que posea en entidades financieras, fondos y otros X X
Firma y huella del inversionista o su representante y firma del funcionario que recepciona la información X X
El formulario debe contener espacios para recolectar la siguiente información, cuando quiera que la actividad del potencial inversionista suponga transacciones en moneda extranjera:
Tipo de operaciones que normalmente realiza en moneda extranjera X X
Cuentas que posea en moneda extranjera: Número de cuenta, banco, ciudad, país y moneda X X
2. Reglas especiales para el diligenciamiento del formulario.
Cuando el solicitante sea una persona jurídica de derecho público no exceptuada de diligenciar el formulario de vinculación, la firma y huella requerida en esta circular se impondrán por quien sea designado para el efecto por la respectiva entidad.
De otro lado, cuando se actúe por intermedio de apoderado, debe exigirse además la acreditación del poder por escrito debidamente firmado y autenticado con reconocimiento de firma, huella y contenido, documento donde debe aparecer la firma y huella del beneficiario. En caso de ser varios beneficiarios, estos deben estar registrados en el poder y necesariamente quien firma el poder debe ser uno de ellos.
2. Requisitos en materia de documentación anexa al proceso de vinculación de inversionistas.
El proceso de vinculación de inversionistas supone no solo el diligenciamiento de un formulario sino que incluye también la recolección de información documental que le permita a la entidad contar con información adicional sobre las características de un potencial inversionista y le facilite confirmar la veracidad de la información recibida.
Cada entidad establecerá, en su manual de procedimientos, las políticas y criterios que permitan determinar los casos en los cuales considera adecuado exigir documentación distinta a la señalada en el presente anexo.
Los siguientes documentos ayudarán a un conocimiento adecuado del inversionista al momento de su vinculación. No obstante, la entidad podrá determinar unos documentos diferentes de acuerdo con los criterios ya esbozados.
2.1. Anexos a personas naturales.
Para este tipo de personas se considera adecuado exigir que se adjunten los siguientes documentos al formulario de vinculación del inversionista:
• Fotocopia del documento de identificación;
• Constancia de ingresos (Honorarios, certificado de ingresos y retenciones o el documento que corresponda);
• Declaración de renta del último período gravable disponible;
• Estados financieros certificados o dictaminados a la fecha del último corte disponible al momento de la vinculación del inversionista, cuando aplique.
Estos documentos se deberán solicitar en la medida en que de acuerdo con las actividades económicas desarrolladas por el potencial inversionista, las normas legales le obliguen a elaborarlos y/o presentarlos.
2.2. Anexos a personas jurídicas.
Certificado de existencia y representación legal con vigencia no superior a tres meses, expedido por la cámara de comercio, o documento análogo;
Fotocopia del número de identificación tributaria (NIT);
Fotocopia del documento de identificación del representante legal;
Estados financieros certificados o dictaminados;
Lista de los socios titulares del 5% o más del capital social, si esta información no consta en el certificado de existencia y representación legal. Tratándose de entidades de naturaleza no societaria, se adjuntará una lista de los miembros de la junta directiva u órgano que haga sus veces, en caso que los mismos no constaren en el certificado de existencia y representación;
En el caso de inversionistas que dependan económicamente de un tercero se deberá solicitar la documentación antes referida, según el tipo de persona, del tercero de quien provengan los recursos a utilizar para las transacciones.
En atención a lo señalado en el literal c) del numeral 2.2.5.2 de la presente circular, los emisores de valores deben reportar a la UIAF aquellas operaciones que hayan determinado como sospechosas, para lo cual utilizarán el software “ros stand alone”, desarrollado por la citada unidad y teniendo en cuenta el formato que se describe más adelante.
La información debe remitirse a la carrera 7 Nº 74-56 piso 18, Bogotá, D.C., o a la dirección de correo electrónico: uiaf@uiaf.gov.co. Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que esta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas.
La UIAF indicará a cada entidad, vía correo electrónico, el número del consecutivo asignado al archivo, una vez este cumpla con los requisitos de calidad y oportunidad exigidos. Este número es la constancia de la entrega de la información. En todo caso la entidad reportante debe solicitar a la UIAF la asignación del consecutivo al reporte.
En caso de inconsistencia en el reporte de la información, la UIAF devolverá vía e-mail todo el archivo y procederá a informar las razones del rechazo a la entidad remitente, la cual tendrá un máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha en que se recibió el correo electrónico, para reenviar la información con sus respectivas correcciones. De igual manera, la UIAF informará tal circunstancia a la Superintendencia de Valores.
Por lo anterior, las entidades deben cumplir como mínimo las siguientes instrucciones al diligenciar el reporte, contribuyendo eficazmente al buen desarrollo del análisis de la operación sospechosa:
1. Se debe sugerir la importancia del reporte (alta, media o baja), considerando los hechos y su similitud con tipologías conocidas de lavado de activos y otras actividades delictivas. Se deben considerar especialmente las tipologías contempladas en los documentos publicados por la UIAF.
Para determinar la importancia de la operación reportada, resulta útil considerar la presencia de los siguientes elementos:
a. Incremento patrimonial no justificado o por fuera de los promedios del respectivo sector o actividad económica, de acuerdo con las categorías establecidas en el Sipla de la entidad.
b. Presunto uso indebido de identidades, por ejemplo: uso de números de identificación inexistentes, números de identificación de personas fallecidas, suplantación de personas, alteración de nombres.
c. Presentación de documentos o datos presuntamente falsos.
d. Actuación en nombre de terceros y uso de empresas aparentemente de fachada.
e. Relación con personas vinculadas o presuntamente vinculadas a actividades delictivas.
f. Relación con bienes de presunto origen ilícito.
Como sustento de la calificación de importancia, se deben ilustrar las razones por las cuales se ha considerado la operación como sospechosa, plasmando en el reporte los argumentos basados en el análisis de las características de la respectiva transacción.
2. Se debe identificar el reporte que se considera urgente, sugiriendo así la prontitud con la cual se debería actuar respecto del mismo. En tal sentido, un reporte será urgente por ejemplo cuando:
a. Sea inminente la disposición, transferencia o retiro de recursos vinculados a una presunta actividad de lavado de activos u otra delictiva.
b. Sea inminente el empleo de recursos en la realización de actividades terroristas u otras delictivas.
c. Cuando sea imperativa, a juicio de la entidad, la intervención de las autoridades para evitar la disposición, transferencia o circulación de recursos, en cualquier forma, presuntamente vinculados a operaciones de lavado de activos u otras modalidades delictivas.
Para efectos del presente informe utilizarán el software “ROS STAND ALONE”, desarrollado por la UIAF, de conformidad con el siguiente nivel de detalle:
1. Número del reporte 2. Fecha
AAAA M DD
3. Clase de reporte a Reporte inicial b Corrección a reporte anterior c Adición a reporte anterior
4. En caso de corrección o adición al reporte número
Sección I Información de la entidad que reporta
5. Nombre de la entidad 6. Tipo de entidad 7. Código de la entidad
Sucursal u oficina que presentó la operación sospechosa:
8. Código de la sucursal 9. Nombre de la sucursal
Sección II Información de las(s) persona(s) implicadas(s) en la operación sospechosa
10. Nombre completo o razón social 11. Número de identificación CC TI CE Pas NIT
12. Dirección domicilio 13. Departamento 14. Municipo
15. Teléfono(s) Número(s) de fax 16. Cámara de comercio
17. Dirección trabajo 18. Departamento 19. Municipio
20. Teléfono(s) Número(s) de fax Correo electrónico
21. Actividad económica 22. CIIU 23. Fecha de vinculación a la entidad (AAAA/MM/DD):
24. Relación de la persona con la entidad a Cliente c Accionista
b Empleado d Otra Cúal?
25. Está vinculada aún la Si no lo está, por qué?:
persona con la entidad a Si a Retiro voluntario
b No b Decisión de la institución
c Suspensión Fecha (AAAA/MM/DD):
26. Promedio de ingresos mensuales: Fecha del promedio:
Sección III Información de la operación sospechosa
27. Valor total de la operación sospechosa ($):
28. Tipo de operación: Operación nacional Operación internacional
29. Fecha de la operación sospechosa:
AAAA MM DD AAAA MM DD
Sección IV Descripción de la operación sospechosa
30. La descripción de la operación sospechosa constituye un aspecto fundamental en el diligenciamiento del reporte, ya que incide directamente en la forma como se entiendan los hechos asociados a dicha operación por parte de las autoridades competentes.
Por lo anterior, es deber de la entidad efectuar una descripción clara y precisa de la operación que está reportando, de forma que su contenido favorezca la comprensión y evaluación que efectúa la unidad de información y análisis financiero, UIAF, y, de esta manera, su divulgación a las autoridades encargadas de iniciar las actuaciones judiciales correspondientes.
A este efecto, las entidades deben atender como mínimo los siguientes aspectos al momento de describir la operación:
1. Realice una descripción de los hechos, de manera organizada, clara y completa, indicando (donde aplique) la forma en que se relacionan personas, productos financieros, transacciones, entidades y demás agentes de la operación sospechosa.
2. Tenga en cuenta en la medida de lo posible un ordenamiento cronológico de los eventos y la participación de cada persona o agente, esto ayuda al entendimiento de los mismos.
3. Mencione las características de la operación por las cuales se considera como sospechosa. Si la operación se relaciona con algún reporte realizado anteriormente por la institución o con otras operaciones.
4. Si la institución recibió alguna declaración, explicación, justificación u otro, que los implicados hayan dado y que se relacionen con la operación sospechosa, menciónela e indique la forma en que se hizo (escrita o verbalmente, a partir de un requerimiento formal de la institución, otros).
5. Adicionalmente, mencione cualquier irregularidad que haya detectado con las personas o transacciones implicadas en la operación sospechosa. No omita ningún dato conocido de la operación e indique cualquier hecho adicional que contribuya al análisis de la misma.
6. Tratándose de reportes referidos a inversionistas deben suministrar además los siguientes datos:
• Características y montos de los ingresos y egresos, así como la información patrimonial, en caso de poseerse.
• Descripción del perfil financiero del inversionista de acuerdo con lo establecido en el Sipla de la entidad.
• Comparación del inversionista con el sector económico al cual pertenece, de acuerdo con la segmentación contemplada en el Sipla de la entidad.
• Precisar si se solicitó al inversionista actualización de datos o aclaración sobre los hechos respectivos, señalando si la institución recibió del mismo alguna declaración, explicación o justificación que se relacione con la operación sospechosa. mencionar e indicar la forma en que se hizo (escrita o verbalmente, a partir de un requerimiento formal de la institución, otros).
7. Se debe indicar el procedimiento empleado para la detección de la operación reportada, ilustrando los motivos por los cuales fue inicialmente calificada como inusual y las razones por las cuales se determinó que era sospechosa. Si el procedimiento lo incluyó, se debe enunciar la tipología identificada o la señal de alerta activada en el Sipla de la entidad.
8. No se debe omitir ningún dato conocido de la operación. Además se debe mencionar cualquier hecho adicional que pueda contribuir al análisis de la misma.
9. Se debe relacionar la información de cualquier clase que soporte o explique la operación reportada.
31. Se ha notificado a otra autoridad? NO SI Cuál?
El presente reporte atiende a las normas legales establecidas referentes a la prevención, detección y lucha contra el lavado de activos en Colombia, a saber: Ley 526 del 12 de Agosto de 1999, Decreto 663 de 1993 artículos 102, 103, 104, 105, 106 y 107 “Estatuto Orgánico del Sistema Financiero”.
El reporte no constituye denuncia penal y es absolutamente reservado conforme a la ley. Quien lo realice se encuentra amparado por la exoneración de responsabilidad consagrada por la ley.
Instrucciones de diligenciamiento del reporte para entidades del mercado de valores
¿Cuándo hacer un reporte?
El reporte de operaciones sospechosas debe ser elaborado por los emisores de valores, cuando se presente cualquier operación que por sus características particulares sea sospechosa de lavado de activos.
Toda operación en la cual se tengan dudas fundamentadas sobre el origen ilícito de los recursos puede considerarse como sospechosa de actividades de lavado de activos.
Diligencie el formato de reporte de operaciones sospechosas en su totalidad. Si alguna de las celdas no aplica para su caso en particular, coloque una línea.
No envíe los documentos de soporte que se hayan utilizado para detectar la operación sospechosa, estos serán solicitados por parte de la UIAF en caso de ser necesario.
Guarde una copia del reporte de la operación sospechosa.
Envíe el reporte de la operación sospechosa a la unidad de información y análisis financiero (UIAF) por correo electrónico.
— Información del reporte
Numeral 1º: Indique el número del reporte según la asignación del consecutivo que lleve internamente la entidad a este respecto.
Numeral 2º: Indique la fecha del reporte en el orden: año, mes, día.
Numeral 3º: Seleccione la opción correspondiente según sea la clase de reporte.
Numeral 4º: En caso de que sea una corrección o una adición, indique el número del reporte con respecto al cual se hace.
— Información de la entidad reportante
Numeral 5º al 9º: Indique la información correspondiente para cada celda con respecto a la entidad que está reportando la operación sospechosa. Para el punto número 6, el tipo de entidad debe indicarse en palabras (por ejemplo, emisor de valores.). Para el número 7, código de la entidad, anote el código asignado por la Superintendencia de Valores a la respectiva entidad.
— Información de las personas implicadas en la operación sospechosa
Numeral 10: Indique el nombre completo o la razón social de las personas implicadas en la operación sospechosa, según sea persona natural o jurídica respectivamente.
Numeral 11: Marque con una X la casilla correspondiente del tipo de documento de identificación de las personas implicadas en la operación, e indique el número de dicho documento (CC= cédula de ciudadanía, TI= Tarjeta de identidad, CE= cédula de extranjería, Pas = pasaporte, NIT= número de identificación tributario).
Numerales 12 a 15: Indique la información correspondiente para cada celda con respecto a las personas implicadas en la operación sospechosa.
Numeral 16: En caso de persona jurídica, indique en la cámara de comercio en la cual está registrada.
Numerales 17 a 21: Indique la información correspondiente para cada celda con respecto a las personas implicadas en la operación sospechosa.
Numeral 22: El CIIU corresponde al Código Industrial Internacional Unificado. Si el CIIU no aplica en la actividad económica coloque una línea.
Numeral 23: Indique la fecha de vinculación a la institución de las personas implicadas.
Numeral 24: Indique la relación de las personas con la entidad.
Numeral 25: Indique si la relación de la entidad con las personas implicadas en la operación sospechosa aún se mantiene o si finalizó. En este último caso, especifique si fue por retiro voluntario, decisión de la institución o por suspensión, y la fecha en que ocurrió esto.
Numeral 26: Indique el promedio de ingresos mensuales de las personas implicadas según la información más reciente que tenga la entidad a este respecto.
— Respecto a la Información de la operación sospechosa
Numeral 27: Indique el monto total de la operación sospechosa en conjunto.
Numeral 28: Indique el tipo de transacción según sea nacional o internacional.
Numeral 29: Indique el lapso de tiempo en el cual se presentó la operación sospechosa. En caso de que la operación conste de una sola transacción, la fecha de inicio debe ser igual a la de finalización.
Para efectos del reporte, se deberá repetir la sección II de este formulario, por cada una de las personas vinculadas a la operación sospechosa.
A continuación se señalan las reglas que deben observar los emisores de valores en el reporte de transacciones en efectivo.
Los emisores deben remitir a la UIAF el formulario de transacciones en efectivo debidamente diligenciado, relativo a transacciones en efectivo cuyo valor sea igual o superior a lo dispuesto en el numeral 2.2.5.1 de la presente circular.
La información debe remitirse a la carrera 7 Nº 74-56, piso 18, Bogotá, D.C., o a la dirección de correo electrónico: uiaf@uiaf.gov.co.
Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que esta se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas.
La UIAF indicará a cada entidad vía correo electrónico, el número del consecutivo asignado al archivo, una vez este cumpla con los requisitos de calidad y oportunidad exigidos. Este número es la constancia de la entrega de la información. En todo caso la entidad reportante debe solicitar a la UIAF la asignación del consecutivo al reporte.
En caso de inconsistencia en el reporte de la información, la UIAF devolverá vía e-mail todo el archivo y procederá a informar las razones del rechazo a la entidad remitente, la cual, tendrá un máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha en que se recibió el correo electrónico, para reenviar la información con sus respectivas correcciones, de igual manera, la UIAF informará tal circunstancia a la Superintendencia de Valores.
El nombre del archivo deberá expresarse de la forma XXXXXMMAA, donde XXXXX corresponde al nombre de la entidad emisora que entrega la información y MMAA a los dígitos indicativos del mes y del año de la fecha de corte de la información. El informe deberá enviarlo a la dirección de correo electrónico uiaf@uiaf.gov.co, dentro del plazo establecido.
2. Estructura del archivo.
Se deberá entregar un (1) archivo plano, de tipo texto, con la extensión txt, grabado en código ASCII, con una longitud de registro de 92 posiciones o caracteres. La estructura del archivo contiene 3 tipos de registros, de acuerdo con las especificaciones del documento técnico:
• Tipo 1. Recoge la identificación de la entidad reportante. Existirá un registro por archivo (Cabecera del archivo).
• Tipo 2. Contiene información referente a las operaciones declaradas. El archivo contendrá tantos registros de este tipo, como operaciones reportadas.
• Tipo 3. Con el fin de realizar una verificación de la información entregada, se incluye esta parte en la que se totalizan los registros que figuran en el tipo 2 (Cola del archivo).
3. Diseño de los registros
3.1. Registro tipo 1 (Cabecera-1 por archivo)
Nº Nombre del campo Pos inicial Pos final Formato Contenido
1 Sector 1 2 Numérico — 03
2 Tipo de entidad 3 5 Numérico — Tipo de entidad asignado por la Superintendencia de Valores.
3 Código de la entidad 6 8 Numérico — Código de la entidad asignado por la Superintendencia de Valores.
4 Fecha de corte 9 16 Numérico — Fecha del corte bajo formato AAAAMMDD, y corresponde al último día del mes reportado.
— Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro con 0 a la izquierda. Ej. enero 1º del 2004 será 20040101.
4 Número total de registros del archivo 17 24 Numérico — Total de transacciones reportadas en el archivo.
5 Relleno 25 92 Alfanumérico — Llenado con una X hasta completar las 92 posiciones.
3.2. Registros tipo 2 (Detalle-Todas las transacciones reportadas)
1 Fecha 1 8 AAAAMMDD — Fecha de la transacción bajo formato AAAAMMDD.
2 Valor 9 22 Numérico — Valor de la transacción, sin incluir decimales.
— No incluir separadores de miles.
— Valores positivos.
— Valor en pesos. Si la transacción fue en otra moneda se debe convertir al valor en pesos, usando la TRM del día en que se efectuó la operación publicada por la Superintendencia Bancaria.
3 Moneda 23 23 Numérico — 1 Moneda nacional.
— 2 Moneda extranjera.
4 Código de la oficina 24 38 Alfanumérico — Oficina en donde se realiza la transacción.
5 Tipo de producto 39 41 Numérico — De acuerdo con la codificación anexa.
6 Tipo transacción 42 42 Numérico — 1 Débito (Si el inversionista recibe efectivo).
— 2 Crédito (Si el inversionista entrega efectivo).
7 Número de la cuenta (Si no existe, colocar 1) 43 62 Alfanumérico — Número que identifica a la cuenta o producto.
— No incluir guiones ni otros separadores.
8 Tipo de identificación del titular 63 63 Numérico — 1 Cédula.
— 2 Cédula extranjería.
— 3 NIT.
— 4 Tarjeta identidad.
— 5 Pasaporte.
— 6 Sociedad extranjera sin NIT en Colombia.
— 8 NUIP.
9 Número identificación del titular 64 78 Alfanumérico — Alineado a la izquierda.
— No incluir separadores de miles ni dígito de chequeo, ni (-) guión.
10 Código del municipio 79 84 Numérico — Municipio en donde se realizó la transacción, según codificación del DANE.
11 Consecutivo número de registro 85 92 Numérico — Inicia en 1.
3.3. Registro tipo 3 (uno por cada archivo al final del mismo).
2 Tipo de entidad 3 5 Numérico — Tipo de entidad según la Superintendencia de Valores.
4 Total de valores reportados 9 26 Numérico —- Sumatoria absoluta de los valores reportados en los registros tipo 2 en el campo valor.
5 Fin de registro 27 92 Alfanumérico — Llenado con X
Si durante el período de reporte no se presentó ninguna transacción, se deberá enviar un archivo conteniendo 0 registros de detalle. Se debe diligenciar el encabezado y cero (0) en las otras dos secciones.