Source: https://www.gulp.de/kb/lwo/steuverord/pflichtangaben_e-mails.html
Timestamp: 2019-01-21 20:33:27
Document Index: 156507929

Matched Legal Cases: ['§ 37', '§ 125', '§ 35', '§ 80', '§ 35', '§ 80']

GULP - Knowledge Base: Mehr Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails: Für welche Rechtsformen sie gelten + Muster
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Mehr Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails:
Für welche Rechtsformen sie gelten + Muster
Gewerbetreibende mit und ohne HR-Eintrag | Informationspflichten gängiger Rechtsformen | Gültigkeit der Informationspflichten
Autor: Max-Lion Keller, LL.M. (Rechtsanwalt Informationsrecht)
Der vor kurzem bei GULP veröffentlichte Artikel "Neues Gesetz verlangt mehr Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails" hat viele IT-Freiberufler verunsichert, wie zahlreiche Feedbacks auf den Artikel zeigten. Sie wissen nicht, inwieweit auch sie von diese Änderungen betroffen sind. GULP hat deshalb bei Rechtsanwalt Max-Lion Keller von der Münchner Kanzlei IT-Recht nachgefragt, für wen die neuen Pflichtangaben zwingend gelten und in welcher Form diese umgesetzt werden müssen.
Die neuen Pflichtangaben basieren auf dem am 1. Januar 2007 in Kraft getretenen "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" (EHUG). Dieses bringt unter anderem für die im Handelsregister (HR) eingetragenen Unternehmen die Neuerung mit sich, dass diese nun auch bei ihrer via E-Mail oder via Fax geführten Korrespondenz bestimmte formale Anforderungen einhalten müssen, die bisher nur für gedruckte Geschäftsbriefe galten.
Gewerbetreibende mit und ohne HR-Eintrag
So müssen die im Handelsregister eingetragenen Einzelunternehmer, die "Offenen Handelsgesellschaften", "Kommanditgesellschaften" (§ 37a HGB, § 125a HGB) sowie die "GmbHs" (§ 35a GmbHG,) und die "AGs" (§ 80 AktG) auf allen Briefen, Faxen wie auch E-Mails mit "geschäftlichem Bezug" folgende Informationen zwingend aufführen:
Rechtsformzusätze (wie etwa die Bezeichnung "eingetragener Kaufmann" bzw. "e.K." oder "e.Kfm", "eingetragene Kauffrau bzw. "e.Kfr.", "offene Handelsgesellschaft" bzw. "OHG", "Kommanditgesellschaft" bzw. "KG"),
Informationspflichten gängiger Rechtsformen
Im Folgenden stellt die IT-Recht Kanzlei den GULP Lesern Muster zur Verfügung, die für die gängigsten "Rechtsformen im Wirtschaftsverkehr" entwickelt worden sind:
Für den Einzelunternehmer ohne Handelsregister-Eintrag – wie etwa Selbstständige (Freiberufler und Gewerbetreibende) im IT-Bereich - gelten insoweit die folgenden Informationspflichten:
Erforderlich: Für die Geschäftsmail reicht der Vor- und Nachname des Unternehmers aus.
Für den Kaufmann mit Handelsregister-Eintrag gelten die folgenden Informationspflichten:
Erforderlich: Hier sind für die Geschäfts-E-Mail der Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen), der Rechtformzusatz (wie etwa die Bezeichnung "eingetragener Kaufmann" bzw. "e.K." oder "e.Kfm", "eingetragene Kauffrau bzw. "e.Kfr."), der Ort der Handelsniederlassung, das zuständige Registergericht sowie die Handelsregisternummer erforderlich.
"Motor Mustermann, e.Kfr. (der Name der Inhaberin braucht dagegen nicht veröffentlicht zu werden)
Registergricht: Amtsgericht München, HRA 11111"
Für die "Gesellschaft bürgerlichen Rechts" (GbR) gilt insoweit die folgende Informationspflicht:
"Max&Steffi GbR
Max Mustermann, Steffi Mustermann"
Für die "Offene Handelsgesellschaft" (OHG) gilt insoweit die folgende Informationspflicht:
Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen)
"Motor Mustermann OHG
Registergericht: Amtsgericht München, HRA 11111"
Für die "Kommanditgesellschaft" (KG) gilt insoweit die folgende Informationspflicht:
"Motor Mustermann KG
Für die "Gesellschaften mit beschränkter Haftung" (GmbH) gelten insoweit folgende Informationspflichten (vgl. § 35a GmbH):
Ausgeschriebener Vor- und Zuname aller Geschäftsführer, Rechtsformzusatz ("GmbH"),
"Mustermann GmbH
Sitz der Firma: Mustermannstr. 1, 80339 München (event. Zweigstelle?)
Die Geschäftsführer: Max Mustermann, Steffi Mustermann
(Falls es einen Aufsichtsrat geben sollte, bedarf es an dieser Stelle noch den Vor- und Zunamen des Aufsichtsratsvorsitzenden.)
Hinweis: Bei der GmbH & Co. KG gelten diese Angaben sowohl für die Komplementär-GmbH, als auch für die KG.
Für Aktiengesellschaften (AG) stellen sich die Informationspflichten wiederum wie folgt dar (vgl. § 80 AktG):
Ausgeschriebener Vor- und Zuname aller Vorstandsmitglieder, sowie des Aufsichtsratsvorsitzenden. (Der Vorstandsvorsitzender ist als solcher übrigens gesondert zu bezeichnen.),
Rechtsformzusatz ("AG"),
"Mustermann AG
Vorstand: Max Mustermann, Steffi Mustermann
Vorstandsvorsitzende: Steffi Mustermann"
Gültigkeit der Informationspflichten
All die aufgeführten Informationspflichten gelten für den gesamten externen Geschäftsverkehr – also Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen. Nicht betroffen sind dagegen Sendungen an einen unbestimmten Empfängerkreis, wie etwa bei Werbemails der Fall (diese könnten eher im wettbewerbsrechtlichem Sinne problematisch werden). Auch der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen (Filialen, Büros) eines Unternehmens sind in diesem Sinne unproblematisch.
Weitere Informationen zum Thema erhalten Sie bei Rechtsanwalt Max-Lion Keller, LL.M. (Informationsrecht), Angestellter der Münchner Kanzlei IT-Recht , die sich auf das IT- und Vergaberecht spezialisiert hat. Neben Datenschutz und IT-Security beschäftigt sich der Autor schwerpunktmäßig mit den Themen E-Commerce, Softwarelizenzrecht und IT-Vertragsrecht.
Der Autor behält sich alle Rechte am Artikel vor. © 2007 Rechtsanwalt Max-Lion Keller, LL.M
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"Eine Gesellschaftsform fehlt noch: Die Partnergesellschaft, also die Gesellschaftsform der Freiberufler (Februar 2007)"
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