Source: https://www.pa33.it/news/blog/2019/07/16/attuazione-delle-norme-sull-accesso-civico-generalizzato-c-d-foia-criteri-costi-e-controinteressati-363/
Timestamp: 2019-08-19 20:16:28+00:00
Document Index: 32402932

Matched Legal Cases: ['§1', 'art. 5', 'art. 24', '§2', 'art. 42', '§3', 'art. 5', 'art. 5', 'art. 5', 'art. 5']

A due anni dall’introduzione dell’istituto dell’accesso civico generalizzato (c.d. FOIA), il Ministero per la Pubblica Amministrazione ha elaborato la Circolare n. 1/2019, di concerto con l’Autorità Nazionale anticorruzione (A.N.AC.) e con il Garante per la protezione dei dati personali.
L’obiettivo ministeriale è quello di promuovere una sempre più efficace applicazione della disciplina FOIA, fornendo alle amministrazioni opportuni chiarimenti applicativi, mediante l’utilizzo di soluzioni tecnologiche per la presentazione e gestione delle istanze di accesso, così da semplificare le modalità di accesso dei cittadini e il lavoro di gestione delle richieste da parte delle amministrazioni.
Per espresso chiarimento Ministeriale, la Circolare in commento è adottata per integrare i seguenti riferimenti normativi:
Art. 5, D.lgs. n. 33/2013 (come modificato con D.lgs. n. 97/2016)
Delibera n. 1309/2016 dell’Autorità nazionale anticorruzione (A.N.AC.), “Linee guida recanti indicazioni operative ai fini della definizione delle esclusioni e dei limiti all’accesso civico"
Circolare del Ministero per la semplificazione e la pubblica amministrazione n. 2/2017, “Attuazione delle norme sull’accesso civico generalizzato (c.d. FOIA)”
Fermi restando i contenuti dei documenti sopra elencati, questo approfondimento intende evidenziare esclusivamente i profili di novità introdotti dal Ministero, rinviando per il resto ai princìpi e alle regole che già disciplinano la materia (definizioni, procedimenti, responsabilità).
§1 Criteri applicativi di carattere generale
La Circolare n. 1/2019 precisa che i regolamenti interni eventualmente adottati dalle Pubbliche Amministrazioni possono servire esclusivamente ad organizzare i profili procedurali ed organizzativi di carattere interno, con l’obiettivo di ottimizzare la rispondenza tra i principi normativi in materia e l’operato del singolo Ente.
Viceversa, è stabilito che detti regolamenti interni non possono “aggiungere” ipotesi di esclusione, limitazione e/o differimento dell’accesso civico generalizzato, diverse da quelle espressamente previste dal Legislatore e indicate all’art. 5-bis, comma 3, D.lgs. n. 33/2013, che rinvia al comma 1 dell’art. 24, della l. n. 241 del 1990.
Il nostro ordinamento, infatti, riserva all’A.N.A.C., d’intesa con il Garante per la protezione di dati personali, il potere di fornire indicazioni operative per l’applicazione delle esclusioni e dei limiti all’accesso generalizzato, mediante apposite Linee guida, i cui contenuti possono certamente essere recepiti all’interno dei regolamenti interni della singola amministrazione, così fungendo da strumento interno di interpretazione e di ricognizione normativa.
§2 Regime dei costi
Resta fermo che, in generale, l’istituto dell’accesso civico generalizzato è essenzialmente gratuito, soprattutto nelle ipotesi di consultazione in loco e di accesso elettronico o tramite registri.
In ogni caso, è possibile addebitare al richiedente soltanto il costo “effettivamente sostenuto e documentato dall’amministrazione per la riproduzione”, solo se riferibile alle seguenti voci:
oneri in materia di bollo e diritti di ricerca e visura previsti dalla normativa vigente
fotoriproduzione su supporto cartaceo;
copia o riproduzione su supporti materiali (ad es. CD-rom);
scansione di documenti disponibili esclusivamente in formato cartaceo, in quanto trattasi di attività assimilabile alla fotoriproduzione e, comunque, utile alla più ampia fruizione favorita dalla dematerializzazione dei documenti (art. 42, D.lgs. n. 82/2005);
spedizione dei documenti, qualora espressamente richiesta in luogo dell’invio tramite posta elettronica o posta certificata, e sempre che ciò non determini un onere eccessivo per la Pubblica Amministrazione.
In nessun caso, spiega la Circolare, può chiedersi il rimborso del costo per il personale impiegato nella trattazione delle richieste di accesso.
I costi rimborsabili dovrebbero essere predeterminati mediante un tariffario e, comunque, devono essere sempre indicati al richiedente prima delle attività di riproduzione. Le tariffe possono coincidere con quelle già adottate per l’accesso procedimentale o documentale ai sensi della Legge n. 241/90, se proporzionali e corrispondenti al costo effettivamente sostenuto e documentato dalla Pubblica Amministrazione.
In mancanza di uno specifico tariffario, occorrerà fare riferimento ai prezzi medi praticati nel mercato di riferimento (soluzione non sempre agevole).
§3 Notifica ai controinteressati
Sono soggetti controinteressati tutti coloro che possono subire un pregiudizio concreto agli interessi privati indicati dall’art. 5-bis, comma 2, del D.Lgs. n. 33/2013 (protezione dei dati personali, libertà e segretezza della corrispondenza, interessi economici e commerciali di una persona fisica o giuridica, ivi compresi proprietà intellettuale, diritto d'autore e segreti commerciali).
In tale quadro, la Circolare richiama espressamente il Regolamento (UE) 2016/679 (General Data Protection Regulation o GDPR) in materia di protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, che ha imposto numerosi obblighi a carico delle Pubbliche Amministrazioni, collegati ad un sistema sanzionatorio – peraltro già applicato a livello europeo – che non ha precedenti in termini economici.
Secondo la disciplina attuale, i controinteressati devono ricevere comunicazione dell’istanza di accesso civico generalizzato attraverso due modalità alternative (art. 5, comma 5, D.Lgs. n. 33/2013):
invio di copia della richiesta con raccomandata con avviso di ricevimento
invio per via telematica, ma solo per coloro che abbiano consentito tale forma di comunicazione
Tale previsione assicura l’esercizio del diritto di difesa di ciascun singolo controinteressato e, pertanto, le Pubbliche Amministrazioni non possono utilizzare altre modalità di comunicazione, neanche laddove il numero di destinatari sia particolarmente alto e/o l’adempimento dell’obbligo di legge comporti un costo rilevante per l’Ente.
In questi casi, infatti, dovranno innanzitutto utilizzarsi le caselle di posta elettronica certificata (PEC) dei soggetti interessati che le abbiano fornite per le comunicazioni con la Pubblica Amministrazione come proprio domicilio speciale. In mancanza, spiega il Ministero, qualora il numero di controinteressati sia così elevato da rischiare di arrecare un serio pregiudizio al buon andamento, a causa della onerosità dell’attività di notifica mediante raccomandata con avviso di ricevimento, l’amministrazione può consentire l’accesso parziale, oscurando i dati personali o le parti dei documenti richiesti che possano comportare un pregiudizio concreto agli interessi privati (art. 5-bis, comma 2, D.Lgs. n. 33/2013).
In altri termini, se e solo se si verificano le ipotesi eccezionali descritte, l’oscuramento può essere congeniale a rendere non identificabile il controinteressato e gli interessi privati di questo, facendo così venir meno l’esigenza (obbligo) di comunicazione.
Tuttavia, aggiungiamo noi, occorrerà pur sempre verificare se gli interessi così tutelati rientrano effettivamente nella previsione di legge (art. 5-bis, comma 2, cit.) e, soprattutto, se l’oscuramento e la correlata non conoscenza di alcuni dati da parte dell’interessato può porsi in contrasto con il principio cardine dell’accesso civico generalizzato, coincidente con il favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull'utilizzo delle risorse pubbliche e con il promuovere la partecipazione al dibattito pubblico.
Nei prossimi giorni torneremo sull'argomento, approfondendo la fase di riesame, gli strumenti a supporto dei cittadini, il Protocollo informatico e il Registro degli accessi.
Nel frattempo, per qualsiasi chiarimento, potete rivolgervi al nostro helpdesk.