Source: https://blog.cosinex.de/2020/04/03/pflicht-zur-e-vergabe-eine-betrachtung-der-zulaessigen-formvorschriften-entsprechend-%C2%A7-38-abs-4-uvgo/
Timestamp: 2020-06-02 22:58:18
Document Index: 96682764

Matched Legal Cases: ['§ 38', '§ 38', '§ 97', '§ 81', '§ 23', '§ 38', '§ 38', '§ 3', 'BGH', '§ 38', '§ 38', '§ 3', '§ 10', '§ 38', '§ 38', '§ 29', '§ 14', '§ 38', '§ 38', '§ 38']

E-Vergabe: Zulässige Formvorschriften entsprechend § 38 Abs. 4 UVgO
Alexander Weyland : „Pflicht zur E-Vergabe: Eine Betrachtung der zulässigen Formvorschriften entsprechend § 38 Abs. 4 UVgO“, in cosinex Blog. URL: https://blog.cosinex.de/pflicht-zur-e-vergabe-eine-betrachtung-der-zulaessigen-formvorschriften-entsprechend-%c2%a7-38-abs-4-uvgo/. (Abgerufen am: Uhr)
Die Welt des Vergaberechts ist komplex, äußerst komplex. Das Volumen der öffentlichen Vergaben beträgt in Deutschland mehrere hundert Milliarden Euro im Jahr – und ist damit längst zu einem bedeutenden Wirtschaftsfaktor geworden. Die öffentliche Verwaltung sieht sich seit Beginn der neunziger Jahre des letzten Jahrhunderts – auch aufgrund angespannter öffentlicher Haushalte – einem zunehmenden Konsolidierungsdruck ausgesetzt. Im Zuge dieser Entwicklung führten die jüngsten Novellen zu einer anwendungsorientierten Vereinheitlichung des Unter- und Oberschwellenrechts; so weit, so gut. Zur Wahrheit gehört aber auch, dass es bislang zu keiner Kodifizierung des alternierenden Paragraphendschungels gekommen ist.
Die Pflicht zur elektronischen Vergabe als Damoklesschwert über dem (noch) vorhandenen Wettbewerb?
Um den weitreichendsten aller Reformansätze in Wirkung zu bringen, wurde im Rahmen der europäischen Digitalisierungsstrategie die Einführung der elektronischen Vergabe (E-Vergabe) beschlossen. Der Gesetzgeber hat jene Pflicht zum vergaberechtlichen Grundprinzip erklärt (§ 97 Abs. 5 GWB). Als ein wesentliches Instrument zur Steigerung der Verwaltungseffizienz sind daraus resultierend grundsätzlich alle ober- und unterschwelligen Ausschreibungsprozesse zu digitalisieren. Das heißt, alle Ausschreibungen der öffentlichen Hand sind über eine digitale Plattform abzuwickeln. Diese Wandlung birgt die konkrete Gefahr, dass die zur Auftragsvergabe nötige Bieterschaft nicht oder jedenfalls nicht flächendeckend mitzieht, sich nicht mit der Diversität digitaler Signaturen, Ausschreibungsplattformen, Bietertools und Ähnlichem in nötigem Umfang beschäftigen möchte. Nur am Rande sei dazu – diese Problematik verkomplizierend – zu erwähnen, dass jeder öffentliche Auftraggeber eigens entscheiden darf, mit welchem Plattformanbieter zusammengearbeitet wird. In Konsequenz dessen, müssen sich jene Bewerber und Bieter, die (weiterhin) Bereitschaft zur Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen zeigen, auf verschiedenen, technisch sehr heterogenen Ausschreibungsplattformen registrieren und deren Umgebungslandschaft beherrschen.
Problemanriss:
Der schreitende Übergang zur verpflichtenden elektronischen Auftragsvergabe ist – zumindest hinsichtlich der eingeräumten Übergangsfristen – vollzogen. Die bisherige Wahlfreiheit bezüglich der Verwendung elektronischer Mittel endete für EU-weite Auftragsvergaben mit dem Ablauf der letzten Übergangsfrist zur Umsetzung der EU-Vergaberechtreform am 18. Oktober 2018 (§ 81 VgV, § 23 EU VOB/A).
Im Zuge der Anwendung der UVgO auf Bundesebene (2. September 2017) wurden auch unterschwellig entsprechende Übergangsfristen in Wirkung gebracht. Gemäß § 38 Abs. 2 UVgO hatte der Auftraggeber bereits seit dem 1. Januar 2019 die Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten mithilfe elektronischer Mittel zu akzeptieren, auch wenn er eine Übermittlung auf dem Postweg, durch Telefax oder durch einen anderen geeigneten Weg oder durch Kombination dieser Mittel vorgegeben hat. Ab jenem Zeitpunkt mussten sich öffentliche Auftraggeber (theoretisch) für die E-Vergabe gewappnet zeigen.
Zum 1. Januar 2020 endete die Übergangsfrist zur Etablierung der elektronischen Vergabe auch nach Unterschwellenrecht, sämtliche Kommunikation sowie der vollständige Vergabeprozess sind digital – also mit elektronischen Mitteln – durchzuführen. Ausnahmslos? Nein, der Ordnungsgeber lässt den Auftraggebern für unterschwellige Verfahren Spielraum! Spielraum, den der Verfasser dieser Einlassung unter Zugrundelegung der einschlägigen, vom Ordnungsgeber doch recht restriktiv gefassten Tatbestandsmerkmale und insbesondere im Kontext der durchaus heiklen Umstellung auf die E-Vergabe und der damit verbunden Herausforderung, eben keine Bieterschaft im Zuge jener Digitalisierung zu verlieren, grob skizzieren möchte.
Ausnahmetatbestände bei der E-Vergabe im Unterschwellenbereich
38 Abs. 4 UVgO statuiert Ausnahmen von den in § 38 Abs. 2 und 3 UVgO festgelegten Vorgaben.
Der Auftragswert unterhalb von 25.000 EURO netto:
Vergabeverfahren (Angebotsaufforderungen, Übermittlungen von Vergabeunterlagen, Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten etc.) mit einem geschätzten Netto-Auftragswert können also auch weiterhin, über den 31.12.2019 hinaus, in Papierform auf dem Postwege oder per Telefax durchgeführt werden. Innerhalb in Rede stehender Wertgrenzen darf der öffentliche Auftraggeber insoweit auch über den 31.12.2018 hinaus elektronisch eingereichte Teilnahmeanträge und Angebote zurückweisen und vom Vergabeverfahren ausschließen. Unter Hinweis auf § 3 Abs. 1 und 2 VgV gelten für die Ermittlung des geschätzten Auftragswertes (i. S. dieser Wertgrenze) dieselben Voraussetzungen, wie auch für die Ermittlung zur Berechnung des Schwellenwertes selbst. Ein pflichtgemäß geschätzter Auftragswert ist dabei der Wert, den ein umsichtiger und sachkundiger öffentlicher Auftraggeber nach sorgfältiger Prüfung des relevanten Marktsegments und auf dem Boden einer betriebswirtschaftlichen Finanzplanung veranschlagen würde (vgl. dazu exemplarisch OLG Celle, B. v. 19.08.2009 – Az.: 13 Verg 4/09). Summa summarum muss es sich um eine realistische, ernsthafte Prognose handeln, die nach rein objektiven Kriterien zu erfolgen hat (vgl. BGH, Urteil v. 27.11.2007 – Az.: X ZR 18/07; OLG Düsseldorf, B. v. 8.5.2002 – Az.: Verg 5/02).
Öffentliche Aufträge, die sich unter Zugrundelegung der UVgO innerhalb der Grenzen des relativ geringen, geschätzten Auftragswertes i. H. v. 25.000 EURO bewegen, dürfen damit weiterhin nach geübtem Prozedere vergeben werden. Die Intention des Gesetzgebers ist eindeutig, einstufige Vergaben mit niedrigen Auftragswerten sollen nicht durch die Formvorschriften der E-Vergabe „erschwert“ werden. Zu dieser Logik später mehr.
Ferner erlaubt auch die Wahl der Vergabearten der Beschränkten Ausschreibung und der Verhandlungsvergabe – jeweils im einstufigen Verfahren, ohne Teilnahmewettbewerb – den Rückgriff auf den Postweg, das Telefax oder eben auf andere geeignete Mittel i. S. d. § 38 Abs. 1 UVgO. Liegen insoweit sachliche Gründe für die Wahl der Verhandlungsvergabe vor oder erlaubt eine durch Ausführungsbestimmung festgelegte Wertgrenze die Durchführung einer solchen, greift die Ausnahme gemäß § 38 Abs. 4 Nr. 2 UVgO und der öffentliche Auftraggeber ist nicht verpflichtet, das Verfahren mit elektronischen Mitteln durchzuführen.
Die E-Mail scheidet aus:
Allerdings muss der Auftraggeber bei der gesamten Kommunikation sowie beim Austausch und der Speicherung von Informationen die Integrität der Daten und die Vertraulichkeit der Teilnahmeanträge und Angebote gewährleisten – § 3 Abs. 2 UVgO. Bei elektronischen Angeboten ist die durch das Vergaberecht geforderte Vertraulichkeit durch Verschlüsselung sicherzustellen. Gemäß § 10 VgV müssen elektronische Mittel gewährleisten, dass u. a. kein vorfristiger Zugriff auf die empfangenen Daten möglich ist und nur die Berechtigten nach dem festgesetzten Zeitpunkt Dritten Zugriff auf die empfangenen Daten oder auf einen Teil derselben einräumen dürfen. Keiner dieser Punkte kann mit einem E-Mail-Verfahren rechtssicher erfüllt werden – die Vertraulichkeit der Unterlagen ist in diesem Moment unwiederbringlich verloren.
Bei der Übermittlung von Angeboten per E-Mail besteht nach Vorangestelltem eine entsprechende Manipulationsgefahr, da die übermittelten E-Mails bereits vor Ablauf der Angebotsfrist geöffnet werden könnten. Daraus resultierend könnten Angebotsinhalte einzelner Bieter an Marktwettbewerber übermittelt werden. Wenn ein Auftraggeber nichtsdestoweniger eine Angebotsübermittlung mittels E-Mail zulässt und auch Angebote über dieses Format erhält, dann darf dieser Umstand keinen zwingenden Angebotsausschluss zur Folge haben. Immerhin hat sich der Bieter ausschließlich nach den Vorgaben des Auftraggebers gerichtet. Zur Heilung des Vergaberechtsverstoßes ist es stattdessen notwendig, das Vergabeverfahren zurückzuversetzen und den Bewerbern und Bietern eine Übermittlung ihrer Teilnahmeantrage und Angebote per vergaberechtskonformer Mittel zu ermöglichen respektive vorzugeben.
Ob die Ausnahmen, die von der Verpflichtung der E-Vergabe befreien sollen, insbesondere unter Berücksichtigung der unzweifelhaft dringend umzusetzenden Digitalisierungsstrategie den richtigen Impuls an die zur Umstellung auf die E-Vergabe aufgeforderten Vergabestellen senden, mag bezweifelt werden. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie hat in einer amtlichen Fußnote zu § 38 Abs. 4 UVgO erklärt, die Auswirkungen der Ausnahmen von der umfassenden Verpflichtung zur Übermittlung der Teilnahmeanträge und Angebote in elektronischer Form auf die Vergabepraxis innerhalb von zwei Jahren nach dem 1.1.2020 zu evaluieren. Inhaltliche Veränderungen bleiben insoweit abzuwarten.
Eine Vergabestelle auf die E-Vergabe umzustellen, ist auch arbeitsintensiv. Die dazu eingeräumten Übergangsfristen sind bereits verstrichen.
Rund ein Drittel der Vergabestellen haben die E-Vergabe noch nicht vollständig umgesetzt (Umfrage im DVNW).
Vielfach zu kurz kommt auch die Tatsache, dass es mit der Einrichtung der „elektronischen Vergabestelle“ längst nicht getan ist. Die E-Vergabe wirkt nur dann, wenn auf die elektronisch ausgeschriebenen Leistungen auch geboten wird – der Wettbewerb weiter ein vielfältiger bleibt. Insoweit gehört zur Umstellung eben auch (und gerade), die potentielle Bieterschaft abzuholen und bei selbiger auch um Akzeptanz für das neue, nicht selten zumindest initial doch umständlichere Prozedere zu werben.
Nach Meinung des Autors ist vor diesem Hintergrund zumindest die systematische Flucht in die Ausnahme gemäß § 38 Abs. 4 UVgO eher hinderlich oder zumindest destabilisierend dafür, den großen Coup der Umstellung auf die E-Vergabe für beide Seiten (Auftraggeber und Bewerber) zeitnah sicherzustellen. Einzig sporadische Rückgriffe auf alte Strukturen können nischenmarktbedingte Probleme im Kontext der E-Vergabe durchaus beheben.
Im Übrigen muss sich die Bieterschaft in den doch meist technisch heterogenen Systemlösungen der einzelnen Vergabeplattformen erst einmal zurecht finden. Es existiert keine Default-Lösung, an die sich die gesamte Bieterschaft sukzessive gewöhnen könnte. Die Teilnahme an einer Ausschreibung heute erfordert nicht selten ein (technisches) Umdenken und die Registrierung auf unterschiedlichen Plattformen für die Ausschreibung von morgen. Dabei hat der Gesetz-, Verordnungs- und Ordnungsgeber deutlich formuliert, dass der Auftraggeber in der Auftragsbekanntmachung eine elektronische Adresse anzugeben hat, unter der die Vergabeunterlagen unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden können – § 29 Abs. 1 UVgO für das Unterschwellenrecht. Wie passt diese Verpflichtung eigentlich zur Tatsache, dass sich sämtliche Bieter auf unterschiedlichen Plattformen erst einmal (kostenlos) registrieren müssen, um die Vergabeunterlagen dann auf zweiter Ebene – wie angepriesen – vollständig abrufen zu können? Uneingeschränkter Zugang sieht wahrlich anders aus. Der für die Bieterschaft undurchsichtige Dschungel an verschiedenen technischen Lösungen, Bietertools und anderen Veröffentlichungsportalen trägt leider initial wenig zur dringend nötigen Sensibilisierung und insbesondere auch wenig zum essentiell nötigen und nicht weniger wichtigen Gewinn an Akzeptanz für die E-Vergabe gegenüber der Bieterschaft bei.
In Summe stechen die Vorteile und Synergien der elektronischen Vergabe aber deutlich heraus. Verfahrenseffizienz, Nachhaltigkeit, Innovation, weniger Angebotsausschlüsse aufgrund überspitzter Förmelei (Containersignaturen etc.) sind nur exemplarische Verbesserungen, die die E-Vergabe mit sich bringt. Für jeden öffentlichen Auftraggeber gilt es (spätestens) jetzt, alle Bewerber und Bieter mitzunehmen, um für Akzeptanz zur Umstellung auf die E-Vergabe zu werben, (fernmündliche) Hilfe zur Selbsthilfe zu leisten, um den wirklichen Erfolg der Digitalisierung im Vergaberecht in Szene zu setzen – den auch über die E-Vergabe hinaus fortwährenden, funktionierenden Wettbewerb um die Vergabe von öffentlichen Aufträgen.
Sofern vorliegend auf Ausnahmen zur E-Vergabe-Pflicht eingegangen wurde, möchte der Verfasser aus aktuellem Anlass der Covid-19-Krise höchst vorsorglich ferner darauf hinweisen, dass die UVgO auch Spielräume für sog. Dringlichkeitsbeschaffungen einräumt.
Ausblick auf rechtskonforme Verfahrenseffizienz im „Covid-19-Krisenmodus“
Beschaffungen, die der Eindämmung und kurzfristigen Bewältigung der Corona-Epidemie und/oder der Aufrechterhaltung des Dienstbetriebs der öffentlichen Verwaltung dienen, können damit sehr schnell und verfahrenseffizient beschafft werden. Die einschlägigen Regelungen gelten insbesondere – insoweit nicht abschließend – für die Beschaffung von Heil- und Hilfsmitteln wie etwa Desinfektionsmittel, Einmalhandschuhe, Masken, Schutzkittel, Verbandsmaterialien, Tupfer, Bauchtücher und medizinisches Gerät wie etwa Beatmungsgeräte sowie für in diesen Krisenzeiten notwendige Leistungen (etwa mobiles IT-Gerät z. B. zur Einrichtung von Home-Office-Arbeitsplätzen, Videokonferenztechnik und IT-Leitungskapazitäten). Die Dringlichkeitsbeschaffungen erlauben auch nach Kartellvergaberecht entsprechende Verhandlungsverfahren – § 14 Abs. 4 Nr. 3 VgV wäre hierzu analog anzuwenden.
Im Ergebnis gewährt die UVgO auch nach Fristablauf zur Umstellung auf die E-Vergabe Möglichkeiten, Beschränkte Ausschreibungen und Verhandlungsvergaben – jeweils einstufig – und Vergabeverfahren mit einem geschätzten Auftragswert unter 25.000 EURO ohne elektronische Mittel durchzuführen. Die grundsätzliche Verpflichtung zur Anwendung der E-Vergabe besteht bereits. Ob die Ausnahmetatbestände in jetziger Form bestehen bleiben, wird sich bald zeigen. Sie mögen zurzeit (noch) opportun sein, sollten die Auftraggeber aber in keinem Fall dazu veranlassen, den bereits Gegenwart gewordenen Umstieg auf die E-Vergabe weiter zu verzögern. Nichts weniger als die Bereitschaft der Bieterschaft steht auf der Probe, sie strebt dabei nach klaren, einheitlichen Strukturen!
Nach dem Studium zum Dipl.-Wirt.-Jurist (FH) und der Weiterbildung zum Fachwirt für Insolvenzmanagement (DIAI) war Herr Weyland 10 Jahre als Mitarbeiter der Rechtsabteilung in einer saarländischen Landesbehörde beschäftigt und dabei u. a. hauptverantwortlich für die vergabe- und vertragsrechtliche Rechtskontrolle diverser nationaler und europaweiter Vergabeverfahren. Im November 2018 hat Herr Weyland die Leitung der Abteilung Beschaffungen / Vergabestelle im CISPA – Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit übernommen. Des Weiteren ist er Referent für Vergaberecht, im Rahmen dessen seit 2015 Dozent beim Kommunalen Bildungswerk und der Europäischen Akademie für Steuern, Wirtschaft & Recht. Herr Weyland hält seit dem Sommersemester 2016 einen Lehrauftrag für Vergaberecht an der Hochschule Trier, Standort Birkenfeld.
Veröffentlicht am 3. April 2020von Alexander Weyland
Dieser Eintrag wurde veröffentlicht inE-Vergabe, Öffentliche Beschaffung, Vergaberechtund verschlagwortet mitCovid-19, E-Vergabe, UVgO
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Ein Gedanke zu “Pflicht zur E-Vergabe: Eine Betrachtung der zulässigen Formvorschriften entsprechend § 38 Abs. 4 UVgO”
Kursawa, Klaus Peter sagte am 29. April 2020 um 17:10 :
Der Autor ist am Helmholtz-Zentrum in Berlin beschäftigt. In diesem Licht sind sicherlich seine Ausführungen zur unzulässigen Angebotseinholung per E-Mail zu sehen. Denn gerade der kommunale Vergabeerlass des Landes NRW vom 28.08.2018 in der zurzeit geltenden Fassung lässt die Angebotsabgabe per E-Mail gem. Ziffer 7 Satz 1 ausdrücklich zu.
Welche Auswirkungen hat nun der vorliegende Aufsatz auf die Regelungen im kommunalen Vergabeerlass in NRW?
Die Einlassung des Autors kann ich nur teilen, dass es sich letztlich bei dem E-Mail-Verfahren auch „nur“ um eine Art des elektronisches Verfahren handelt. Dafür stehen aber jetzt schon verschiedene e-Vergabe-Plattformen bereit. Letztlich birgt die Ausnahmeregelung der Auftragsvergabe per E-Mail nur unnötige zusätzliche Risiken, die der Autor in seinem Aufsatz aufzeigt. Alternativen zu der e-Vergabe im Sinne des § 38 Abs. 4 UVgO können meiner Meinung nach nur die in § 38 Abs. 1 Satz 1 UVgO genannten Wege sein.
Aus v. g. Gründen ist es daher dringend erforderlich, die Ausnahmeregelung in Ziffer 7 des kommunalen Vergabeerlasses NRW zu korrigieren und den Hinweis auf die Zulässigkeit des Vergabeverfahrens per E-Mail zu streichen.