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Timestamp: 2018-01-20 12:32:47
Document Index: 244008685

Matched Legal Cases: ['§ 239', '§ 146', '§ 147', '§ 146', '§ 146', '§ 146', '§ 147', 'Art. 97', '§ 19', '§ 371', '§ 371', '§ 371', '§ 371', '§ 144', '§ 264', '§ 240', '§ 290', '§ 290']

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Neben den traditionellen Papierdokumenten stellen digitale Dokumente, wie elektronische Faxe, Emails, Briefe usw., sowohl in Unternehmen als auch in der öffentlichen Verwaltung in zunehmendem Maße die Informationsgrundlage dar. Die daraus ergebende neue Herausforderung dieser Entwicklung ist deren langfristige Aufbewahrung (Archivierung) und Bereitstellung. Die Aufbewahrungsfristen von Unterlagen sind durch gesetzliche Bestimmungen festgelegt. Die neuen gesetzlichen Rahmenbedingungen erhöhen die Anforderungen an das langfristige Archivieren von Dokumenten durch das Einführen einer digitalen Steuerprüfung (GDPDU ) und die Ermessensausübung des Betriebsprüfers vom Finanzamt. Des Weiteren wird die elektronische Archivierung von der Abgabenordnung (AO) , der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchungssysteme (GoBS) und die zivile Prozessordung (ZPO) tangiert.
Zusätzlich ist der Begriff der Revisionssicherheit bzw. dessen Inhalte von besonderer Bedeutung, da hierin weitere gesetzliche Anforderungen festgelegt sind. Im Wesentlichen betrifft das aufbewahrungspflichtige Dokumente. Die Informationen müssen unveränderbar bzw. verfälschungssicher elektronisch archiviert sein. Mehr Informationen über die revisionssichere Archivierung finden Sie hier.
Diverse gesetzliche Vorschriften (u.a. gdpdu, GOB, GOBS, …) zur elektronischen Archivierung lassen sich in 10 Grundsätzen zusammenfassen:
Zur Übersichtsseite Gesetze der elektronischen Archivierung
(Quelle: VOI [VOI Verband Organisations- und Informationssysteme])
Sorgen Sie für Revisionssicherheit mit einer revisionssicheren Archivierung!
Der Begriff revisionssichere Archivierung ist elektronischen Archivsystemen zugeordnet, die den Anforderungen der GoBs (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) genügen, ordnungsgemäß betrieben werden und Dokumente unveränderbar und verfälschungssicher archivieren.
Der Begriff Revisionssicherheit bezieht sich auf die revisionssichere Archivierung für elektronische Archivsysteme, die in Deutschland den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen. Der Begriff orientiert sich damit am Verständnis der Revision aus wirtschaftlicher Sicht und betrifft aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente. Der Begriff revisionssichere Archivierung wurde 1992 von Ulrich Kampffmeyer geprägt und vom Fachverband der Dokumentenmanagementbranche, VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. in einem Code of Practice im Jahr 1996 allgemeingültig veröffentlicht. Revisionssicherheit im Zusammenhang mit der elektronischen Archivierung bezieht sich dabei nicht nur auf technische Komponenten sondern auf die gesamte Lösung. Revisionssicherheit schließt sichere Abläufe, die Organisation des Anwenderunternehmens, die ordnungsgemäße Nutzung, den sicheren Betrieb und den Nachweis in einer Verfahrensdokumentation ein. Wesentliches Merkmal revisionssicherer Archivierung ist, dass die Informationen datenbankgestützt wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind. Revisionssichere Archivierung ist ein wesentlicher Bestandteil für die Compliance von Informationssystemen.
Merkmale der Revisionssicherheit bei der elektronischen Archivierung
Die Anforderungen und deren Umsetzung sind im Detail den GoBS zu entnehmen. Der Begriff Revisionssicherheit oder revisionssichere Archivierung wird inzwischen auch auf die Archivierung von Informationen außerhalb des handels- und steuerrechtlichen Bereichs angewendet und synonym mit der verfälschungssicheren, langzeitigen Archivierung elektronischer Informationen benutzt.
Zertifizierung der Revisionssicherheit von elektronischen Archivsystemen
Die Überprüfung der Einhaltung der Vorgaben und die Zertifizierung von elektronischen Archivsystemen, bzw. in kaufmännische Anwendungen oder Dokumentenmanagement integrierte Archivkomponenten, erfolgt in der Regel durch Wirtschaftsprüfer beim Anwender vor Ort. Seitens des IDW, Institut der deutschen Wirtschaftsprüfer, gibt es hierfür mit den FAIT eigene Vorgaben.
Die Einhaltung der Revisionssicherheit kann auf Grundlage einer Verfahrensdokumentation auch durch den TÜV-IT zertifiziert werden. Basis hierfür sind die Prüfkriterien für Dokumentenmanagementlösungen (PK-DML) des VOI e.V.
Allgemein gültige Zertifizierungen für die Revisionssicherheit einzelner Hardware- oder Softwaresysteme wie z.B. optische Speicher gibt es nicht, da der individuelle Einsatz beim Anwender, die Ordnungsmäßigkeit des gesamten Verfahrens, die Qualität der Informationen und Prozesse sowie der sichere Betrieb Bestandteil der Revisionssicherheit sind.
Auf die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) beruft sich ein Finanzbeamter, wenn er bei Betriebsprüfungen auf die Computersysteme von Unternehmen zugreift.
Man unterscheidet 3 Arten des Datenzugriffs durch den Betriebsprüfer:
den unmittelbaren Lesezugriff (Z1),
den mittelbaren Zugriff über Auswertungen (Z2) und
die Datenüberlassung in verschiedenen Formaten (Z3).
Für die Datenüberlassung sind verschiedene Formate zugelassen. Mittlerweile gibt es auch eine Empfehlung des Bundesfinanzministeriums für einen entsprechenden Beschreibungsstandard zur Archivierung nach den GDPdU. Die Daten lassen sich dann vom Betriebsprüfer in eine Prüfersoftware einlesen.
Ferner werden darin Verfahren der elektronischen Prüfung geregelt, so zum Beispiel dass der Steuerprüfer keine Software auf dem Rechner des Prüflings bzw. Steuerberaters installieren darf und Anforderungen an Unternehmenssoftware definiert, so dass die betriebswirtschaftlichen Daten vom Prüfer bzw. der speziellen Prüfungssoftware erfasst werden können.
Sie wurden durch das Steuersenkungsgesetz vom 23. Oktober 2000 durch eine Änderung in der Abgabenordnung (AO) festgelegt und ergeben sich insbesondere aus § 147 Abs. 6 und § 146 Abs. 5 AO.
Die GDPdU sind in Bezug auf die Aufbewahrungspflichten in engem Zusammenhang mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu sehen. In diesem Zusammenhang ist die zur digitalen Betriebsprüfung gehörende Verfahrensdokumentation zu berücksichtigen. Neben der Bereitstellung der Daten in einem maschinell auswertbaren Format sollte das Verfahren der Zusammenstellung und Bereithaltung der Daten in einer Verfahrensdokumentation dokumentiert sein.
Zu den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten gehört u.a. geschäftsrelevante E-Mail-Kommunikation. Amerikanische Archivierungslösungen sind hier wiederum aufgrund der für deutsche Unternehmen geltenden, komplexen Rechtssituationen in aller Regel nicht anwendbar.
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GOB Grundsätze
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOB)
Übersichtlichkeit: Ein sachverständiger Dritter muss sich in der Buchführung in angemessener Zeit zurechtfinden und sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Vermögenslage des Unternehmens verschaffen können.
Vollständigkeit: Alle buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen richtig und vollständig erfasst sein; auch der Überblick über die Vermögens- und Ertragslage muss vollständig sein.
Ordnung: Geschäftsvorfälle müssen immer richtig zugeordnet werden.
Zeitgerechtheit: Die Geschäftsvorfälle sind (vor allem für die monatliche oder quartalsmäßige Umsatzsteuervoranmeldung) zeitgerecht zu erfassen.
Nachprüfbarkeit: Buchungen müssen durch Belege (z. B. durchnummerierte Rechnungen, Quittungen) nachgewiesen werden.
Richtigkeit: Einträge dürfen nicht nachträglich verändert werden (z. B. als Korrektur für Fehlbuchungen)
§§ 146 , 147 (AO)
§ 146 AO: Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
(1) 1Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. 2Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden.
(6) 1Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. 2Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. 3Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.
Fußnote§ 147 Abs. 3: Zur Anwendung vgl. Art. 97 § 19a AOEG 1977
§§ 371, 371a, 144 (ZPO)
§§ 371, 371a, 144 ZPO: Beweiskraft elektronischer Dokumente vs. Beweis durch Augenschein
§ 371: Beweis durch Augenschein
(1) Der Beweis durch Augenschein wird durch Bezeichnung des Gegenstandes des Augenscheins und durch die Angabe der zu beweisenden Tatsachen angetreten. Ist ein elektronisches Dokument Gegenstand des Beweises, wird der Beweis durch Vorlegung oder Übermittlung der Datei angetreten.
§ 371a: Beweiskraft elektronischer Dokumente
§ 144: Augenschein; Sachverständige(1) Das Gericht kann die Einnahme des Augenscheins sowie die Begutachtung durch Sachverständige anordnen. Es kann zu diesem Zweck einer Partei oder einem Dritten die Vorlegung eines in ihrem oder seinem Besitz befindlichen Gegenstandes aufgeben und hierfür eine Frist setzen. Es kann auch die Duldung der Maßnahme nach Satz 1 aufgeben, sofern nicht eine Wohnung betroffen ist.
Für Dokumente gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen. Die Art der Aufbewahrung spielt hier grundsätzlich keine Rolle – so müssen nicht unbedingt alle Dokumente in Papierform vorliegen, sondern können eingescannt werden. Die jeweiligen Aufbewahrungsfristen für Unterlagen werden durch unterschiedliche Gesetze geregelt. Neben den gängigen Fristen gibt es jedoch besondere branchenspezifische Vorschriften. Durch eine digitale Speicherung Ihrer Dokumente können Sie die Effizienz Ihrer Prozesse steigern und somit überflüssige Kopien vermeiden. In der folgenden Liste finden Sie Aufbewahrungsfristen für diverse Schriftgutarten.
(Stand 01.01.2007; kein Anspruch auf Vollständigkeit)
Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Angestelltenversicherung (Belege) 10
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) 10
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 6
Blockdiagramme, soweit Verfahrendokumentation 10
Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) 6
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) 10
Dateien, Beschreibungen der 10
Dateiverzeichnisse 10
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der 10
Essensmarkenabrechnungen 6
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung 10
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) 6
Grundbuchauszüge 6
Gutschriftsanzeigen 6
Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) 10
Inventare (§ 240 HGB) 10
Kassenzettel 6
Konzernabschluss (§ 290 HGB) 10
Konzernlagebericht (§§ 290, 350 HGB) 10
Kreditunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) 6
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