Source: https://www.rocas-heilpraxis.de/index.php/neues/f-a-q
Timestamp: 2020-04-07 18:07:29
Document Index: 17508935

Matched Legal Cases: ['§203', '§ 102', '§3', '§146', '§ 197', '§ 199', 'Art. 28', '§146', '§ 125']

RoCas Heilpraxis - F.A.Q.
In unserer FAQ beantworten wir häufig gestellte Fragen. Sie wird ständig erweitert und aktualisiert und kann als kleines Nachschlagewerk genutzt werden. Ihre Frage ist noch nicht dabei? Dann melden Sie sich bitte im Support.
Die GoBD sind eine steuerrechtliche Vorgabe, die im November 2014 veröffentlicht und im Januar 2015 Anwendung finden sollte. Seit Januar 2017 ist auch die Übergangsfrist abgelaufen. In Langform bedeutet diese Abkürzung "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Bü­chern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff". Es handelt sich hierbei um ein sehr komplexes Thema, über das wir einen Fachartikel in der Natur & Praxismanagement 2016 /2017 veröffentlicht haben, der Ihnen im Downloadbereich kostenlos zur Verfügung steht. Diese Vorgabe sollte in der Abrechnungs- bzw. Praxissoftware einer Heilpraktikersoftware umgesetzt sein, gilt allerdings für jedes Unternehmen.
Warum sind in Word® und Excel® geschriebene Rechnungen nicht GoBD konform?
Die GoBD schreiben unter anderem die Unveränderbarkeit von Rechnungen vor. Dies kann mit den in Officeprodukten (auch andere Programme als o. g.) erzeugten Dateiformaten nicht umgesetzt werden. Dies hat deutlichen Einfluss auf die Abrechnung, denn es sollte eine Stronierungsmöglichkeit gegeben sein. Diese haben wir mit einer sehr leichten und bequemen Gutschriftserstellung umgesetzt und dazu ein Video in den Tutorials hinterlegt. Ebenso muss eine Rechnungsnummer nachvollziehbar fortlaufend sein. Da Sie aber generell in der Lage sind, sogar Rechnungen in Officeformaten zu löschen, zu verändern und neu zu schreiben, ist ein solcher Nachweis nicht führbar. Ebenso haben Sie keine Möglichkeit einen Z3 Export zu erzeugen.
Was ist ein Z3 Export?
Der Z3 Export (früher GDPdU) ist ein Datenexport der Abrechnungs- und Buchführungsdaten, der in dieser Form mit den GoBD eingeführt wurde. Der Z3 Export (auch Z3 zugriff genannt) dient dem Betriebsprüfer und muss nach den Bestimmungen der Finanzbehörden bestimmte Formatierungen aufweisen, sowie eine XML Datei mitliefern. Dieser Export wurde von uns mit Version 1.6 der Praxissoftware flexibel umgesetzt, so dass Sie entscheiden können, welche Patientendaten (Diagnosen, Leistungstexte, etc.) anonymisiert werden sollen.
Für den Z3 Export wird ein Standardexport mitgeliefert, der die Diagnosen und Leistungstexte und Leistungsziffern zum jeweiligen Patienten ausblendet. Obwohl auf jeder Rechnung diese Daten enthalten sind, sind wir der Meinung, dass die Patientendaten einem besonderen Schutz unterliegen. Reicht der Patient seine Rechnungen für die Steuererklärung ein, ist er selber Herr seiner Daten. Nicht so, bei er Steuerprüfung eines Heilpraktikers vor Ort. Wir haben den Export so erstellt, dass Sie in der Lage sind, bei jeder Tabelle und jedem Datenbankfeld zu entscheiden, ob es exportiert, oder mit Sonderzeichen gefüllt übergeben wird. Eine einheitliche Regelung gibt es hierfür noch nicht, zumal der Heilpraktiker in der Schweigepflicht leider dem Arzt nicht gleichstellt wurde, aber auch hier sind die gesetzlichen Regelungen widersprüchlich. Siehe §203 (1 StGB) Schweigepflicht und § 102 Abs. 1 Nr. 3c Abgabenordnung. Die Finanzbehörden sind dagegen der Auffassung, dass die Einsichtnahme zulässig ist, soweit sie sich auf die Wiedergabe der finanziellen Beziehungen zwischen Arzt und Patient beschränken. Soweit hingegen aus den Unterlagen Diagnosen und Behandlungsmethoden des Arztes erkennbar sind, sei den Außenprüfern die Einsichtnahme verwehrt, es sei denn, die Unterlagen wurden anonymisiert. Zudem gehören Patientendaten zu den besonderen Arten personenbezogener Daten, die auch durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geschützt sind. Besonders schützenswerte personenbezogene Daten unterliegen einer weit strengeren Regulierung und dürfen nur in den seltensten Fällen gespeichert oder verarbeitet werden. Hierunter fallen Informationen über die Gewerkschaftszugehörigkeit einer Person, deren religiöse, philosophische oder politische Orientierung, ihrer rassischen und ethnischen Herkunft, Daten über ihre physische und psychische Gesundheit, von ihr begangenen Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten sowie Angaben zur Sexualität (Artikel 9 DSGVO / §3 Absatz 9 BDSG).
Wir wissen aus vielen Kundengesprächen, wie sehr einem Heilpraktiker die hochsensiblen Daten seiner Patienten am Herzen liegen und haben dies auf vielfachen Wunsch gerne flexibel umgesetzt. Herr Dr. Renè Sasse hat in einem seiner Newsletter hierzu eine sehr interessante juristische Sichtweise veröffentlicht.
Wer, wie wir, die DSGVO wirklich ernst nimmt und darin soviel Arbeit gesetzt hat, wird mit der generellen und pauschalen Auswertung der Diagnosen und Leistungstexte aller Patienten zum Zweck der Steuerprüfung nicht gänzlich konform gehen wollen. Man kann granulär bei den Patienten, bei denen es Abweichungen geben könnte, speziell in diese Rechnungen schauen. Das macht ein wenig mehr Arbeit, die es unseres Erachtens aus Gründen des Datenschutzes aber Wert ist. Wenn Sie als Anwender anderer Meinung sind und dies komplett übergeben wollen, ist dies zwei Klicks entfernt.
Zudem kann man auf unsere Statistik "Leistungserbringung" zurück greifen, diese Statistik enthält im ausgewählten Zeitraum alle erbrachten Leistungen, ohne Bezug zum Patienten oder dessen Diagnose. Aus unserer Sicht ist das eine datenschutzfreundliche Auswertungsmöglichkeit, ob die erbrachten Leistungen MwSt. befreit sind.
Ein Buchungsjournal gibt Auskunft über die Verbuchung der Geschäftsvorfälle in chronologischer Abfolge. Enthalten ist eine fortlaufende Nummer (ID), das Datum, die Belegart, der Buchtext, der Sachbearbeiter, Soll und Haben Angabe, sowie die Summe bezogen auf den Zeitraum. Es kann zur Einreichung der Steuererklärung herangezogen werden. In der RoCas Heilpraxis Software ist der Datumsbereich, sowie die Sortierung der Buchungen (Zahlungsausgang) einstellbar. Ebenso ist die Vorlage des Berichts anpassbar.
Sobald eine Rechnung gedruckt wurde, darf sie laut GoBD nicht mehr einfach abgeändert werden. In der RoCas Heilpraxis Software wurde dies erreicht, indem eine gedruckte Rechnung nicht mehr editierbar ist. Vor dem Druck ist es möglich, generell eine Seitenvorschau anzeigen zu lassen um alles kontrollieren zu können.
Sie haben die Möglichkeit eine Rechnung komplett durch eine Gutschrift zu stornieren, hierzu wird Ihnen zur Bearbeitung eine Rechnungskopie angeboten, die Sie zur Gutschriftserstellung nutzen können um in wenigen Sekunden die Abrechnung zu stornieren. Ebenso können Sie eine Rechnungskopie erzeugen um eine schnelle Rechnungskorrektur zu erstellen, denn alle erfassten Datensätze werden Ihnen mit neuer Rechnungsnummer editierbar angeboten. Hierzu finden Sie auf unserer Webseite unter Tutorials ein entsprechendes Videotutorial.
Das eigentliche Dokument mit den Vorgaben zum Thema Verfahrensdokumentation sind die GoBD. Einzusehen auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums.
der Indizierung
dem eindeutigen Wiederfinden
der Reproduktion der archivierten Informationen
Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben. Qualitativ ausreichend und vollständig ist die Verfahrensdokumentation, wenn ein unabhängiger Dritter auf Basis der Dokumentation den ordnungsgemäßen Einsatz der Lösung überprüfen kann.
Wie lange sind steuerlich relevante Daten aufzubewahren?
10 Jahre, bezogen auf des gesamte Geschäftsjahr. Achten Sie bitte bei Archivierungen auf optischen Datenträgern (CD / DVD) darauf, dass sie lichtgeschützt aufbewahrt werden. (Dunkle Hülle oder besondere Beschichtung durch den Hersteller.)
Was geschieht, wenn ich mich nicht an die GoBD halte?
Die Nichteinhaltung führt nicht zwangsläufig zur Steuerschätzung, bzw. zur Verwerfung Ihrer Buchführung, aber die Unschuldsvermutung, dass Ihre Buchführung richtig erstellt wurde, haben Sie dann verschenkt. Kommen weitere Abweichungen hinzu, kann dies tatsächlich zur Schätzung führen.
UPDATE: Wir haben hier in letzter Zeit (September 2019) von deutlichen Verschärfungen gehört, so dass der Prüfer bzw. die Prüferin nach §146a AO (Abgaben Ordnung) eine Schätzung eingeleitet haben soll, selbst wenn neben der Nichteinhaltung der GoBD keine Abweichungen gefunden worden sind, dies scheinen keine Einzelfälle zu sein. Im genannten Paragraphen sind auch schon deutlich die Vorgaben der KassenSichV zu erkennen. Bitte nehmen Sie Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.
Wie lange sind die Daten einer Patientenakte aufzubewahren?
Mindestens 10 Jahre. Achten Sie bitte bei Archivierungen auf optischen Datenträgern (CD / DVD) darauf, dass sie lichtgeschützt aufbewahrt werden. (Dunkle Hülle oder besondere Beschichtung durch den Hersteller.) Es kann Gründe für eine längere Aufbewahrung geben. Zum einen wenn der Patient damit (schriftlich, siehe DSGVO) einverstanden ist, zum anderen können andere rechtliche Gründe vorliegen, wie § 197, Abs. 1 Nr. 1 BGB, bzw. § 199, Abs. 2 BGB bis zu 30 Jahren. Bitte bedenken Sie, dass eine so lange sichere Aufbewahrung mit besonderen Herausforderungen verbunden ist. Auch hier kann man nur zur Datensparsamkeit raten, also der Löschung, sobald ein Patient 10 Jahre nicht mehr bei Ihnen in Behandlung war. Bitte denken Sie auch daran, dass Papierakten ebenso von der DSGVO reguliert werden. Z. B. die sichere Aufbewahrung, die Erwähnung im Verfahrensverzeichnis, wie auch die Auskunftspflicht und die sichere Löschung (z. B. Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P4) sollten angewendet werden.
Die europäische Datenschutzgrundverordnung (EU DSGVO) trat am 25.05.2018 in Kraft. Die Verordnung ersetzt die aus dem Jahr 1995 stammende Richtlinie 95/46/EG zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr. Die Neuregelungen sind weiter gefasst und stellen in einigen Fällen einen strikteren, überprüfbaren und vor allem genaueren Umgang mit personenbezogenen Daten dar. Vor allem neu ist jedoch, dass erhebliche Strafen möglich sein könnten. Auch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) hat weitreichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten, es ist angelehnt an die Bestimmungen der DSGVO, denn alle EU Staaten müssen diese Regelung beachten und für nationales Recht sind nur wenige Änderungen zur EU DSGVO zugelassen (Öffnungsklauseln).
Sie regelt einheitlich u.a.:
wie mit erhobenen personenbezogenen Daten umzugehen ist,
wie diese Daten gesichert werden müssen,
welche Informationsrechte der Kunde / Patient gegenüber dem datenerfassenden Unternehmen / Praxis hat (Recht auf Auskunft),
wann diese Daten gelöscht werden müssen (Recht auf Vergessen),
wie Vorgänge im Unternehmen / in der Praxis zu dokumentieren sind,
wie Dokumente aufzubewahren sind
Unternehmen / Praxen, die sich nicht an die DSGVO halten, müssen mit z. T. empfindlichen Strafen rechnen. Die Landesaufsichtsbehörden sind jederzeit (auch unangemeldet) befugt, die Einhaltung der DSGVO im Unternehmen / in der Praxis zu prüfen. Nach wie vor stehen gesundheitsbezogene Daten unter besonderem Schutz (siehe Artikel 9 DSGVO).
Die DSGVO ist dabei nicht auf das Verwaltungs- bzw. Warenwirtschaftssystem eines Unternehmens beschränkt. Insbesondere auch die Papierablage / Akten eines Unternehmens / einer Praxis oder personenbezogene Daten auf Webseiten (z. B. Newsletteranmeldungen oder der Account auf der Webseite) fallen unter die Regularien der DSGVO. Der Originaltext steht mit weiteren Erläuterungen u. a. auf der Seite datenschutz.org zur Verfügung, ebenso sind die Landesdatenschutzbehörden hilfreich, hier NRW.
Was ändert sich in der RoCas Heilpraxis zur EU DSGVO?
Neu eingeführt in Bezug zur DSGVO in der RoCas Heilpraxis wurden mit Version 1.6.1 unserer Praxissoftware Funktionen zur Löschung und zur Auskunftspflicht, sowie im Falle des Supports ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag.
Mit Version 1.6.1 haben wir eine Löschfunktion ausgeliefert, die einmal im Jahr automatisch aufgerufen wird, aber auch jederzeit manuell ausgeführt werden kann. Die Intervalle können in den Optionen auch auf halbjährlicher und quartalsweiser Ausführung eingestellt werden. Diese überschreibt personenbezogene Daten nach den definierten Löschfristen (siehe dazu Dokumentation). Ebenso haben wir einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag für den Support der RoCas Heilpraxis erstellt. Auch wurde mit dieser Version eine Patientendatenauskunft implementiert, die über die Druckfunktion aufgerufen werden kann und alle gespeicherten Daten zum Patienten aufführt. Das Therapeutenstammblatt wurde um fehlende Informationen erweitert und dient ebenso der Auskunftspflicht. Zu diesem Update haben wir ein Videotutorial bereitgestellt und die Online - Hilfe aktualisiert. Seien Sie bitte nicht enttäuscht, wenn Sie in der Testversion den Löschalgorithmus nicht direkt in Aktion sehen, denn er wird erst aktiv, wenn tatsächlich zu löschende Daten vorliegen. Sie können dazu Ihre Systemzeit kurzfristig auf 2007 setzen und Rechnungen erzeugen, die Sie später mit normaler Systemzeit löschen können, oder im Support nach entsprechenden (fiktiven) Testdaten fragen. In Aktion sehen Sie den Löschalgorithmus in unserem Videotutorial DSGVO. Außerdem haben wir einen kostenlosen Fachartikel zum Download bereitgestellt.
Mit Version 1.6.2 haben wir die Einstellungen zum Datenschutz jedes Patienten deutlich erweitert. Auch kann nun zentral die Verwendung von Google Maps verwaltet werden. Ebenso haben wir den passwortgeschützten Rechnungsversand per Mail anwenderfreundlich umgesetzt. Hierzu haben wir auch einen ausführlichen Beitrag einstellt, der den Reiter Datenschutz genauer erklärt.
Die Version 1.6.6 enthält auch eine Anlage zum Löschprotokoll, hierin wird die Ausführung der Löschung im Programm dokumentiert.
Was ist ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (A(D)VV)?
Ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag ist notwendig bei Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung von personenbezogenen Daten durch einen Dienstleister auf Weisung des Auftraggebers. Auch dieser ist nicht völlig neu und war bereits Bestandteil des BDSG diese Vorgabe wurde durch die DSGVO weiter verschärft. In Bezug auf die Nutzung der Praxissoftware RoCas Heilpraxis ist ein solcher Vertrag nicht nötig, da die RoCas Heilpraxis das Werkzeug ist, mit dem Sie diese Daten verarbeiten.
Innerhalb des Supports und der technischen Unterstützung bei Softwareproblemen handelt es sich um eine Auftragsdatenverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, sobald diese mittels "Fernwartungssoftware" erbracht wird. Dazu bieten wir allen Kunden einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag an, auch, wenn es in den meisten Fällen nur um die Möglichkeit der Wahrnehmung dieser Daten während der Sitzung geht. Support per Fernwartung ohne geschlossenen Vertrag müssen wir dementsprechend ablehnen, da dies erhebliche Strafen, auch für Kleinunternehmer nach sich ziehen kann, wie heise berichtet.
Denken Sie innerhalb des Vertrages daran, im betroffenen Personenkreis auch Mitarbeiter einzutragen, die mit uns in Ihrem Sinne Kontakt aufnehmen dürfen, dies können auch externe Dienstleister, oder Verwandte sein, die sich vor Ort um Ihre IT kümmern.
Ein Verfahrensverzeichnis dient dem Datenschutz, dies wurde nicht erst mit der am 25.05.2018 eingeführten EU DSGVO etabliert, sondern war bereits zuvor schon Bestandteil der Verordnungen. Hierin werden alle Prozesse aufgeführt, in denen personenbezogenen Daten verarbeitet und/oder gespeichert werden. Unter anderem sollten mindestens folgende Daten in das Verfahrensverzeichnis aufgenommen und bei Nachfrage / Prüfung vorgewiesen werden können:
Name der Praxis, Inhaber und Adresse
Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitng oder -nutzung
Eine Beschreibung der betroffenen Personengruppe und die erhobenen Daten
geplante Datenübermittlung an Drittstaaten, soweit dies in Frage kommt
sowie eine allgemeine Beschreibung über Maßnahmen zum Schutz der Daten, die auch Außenstehenden ermöglicht, die Sicherheit zu beurteilen
Bitte bedenken Sie in diesem Zusammenhang auch, den sicheren Umgang mit Backups und deren sichere Aufbewahrung, sowie die fristgerechte Löschung.
Außerdem haben wir einen kostenlosen Fachartikel zum Thema DSGVO zum Download bereitgestellt. In unserer Online_Hilfe haben wir die entsprechenden Aufbewahrungsfristen erläutert.
Diese Verordnung wird am 01.01.2020 in Kraft treten. Den kompletten Text können Sie beim Bundesfinanzministerium nachlesen. Diese Verordnung bezieht sich auf Kassen und "regelmäßige" Bareinnahmen. Dabei ist der Begriff regelmäßig nach Aussage einiger Steuerberater ein sehr dehnbarer Begriff, der auch für einmal monatliche Bareinnahmen herangezogen werden könnte, eine belastbare Geringfügigkeitsgrenze existiert leider nicht. Wir arbeiten gerade daran, wie genau dies auf unsere Software Einfluss hat und wie es umgesetzt werden kann. Einzelheiten zur Umsetzung klären wir auch mit unseren Stammkunden in der diesjährigen Kundenumfrage um möglichst vielen Anwendern gerecht zu werden.
Derzeit gibt es laut IHK Essen eine Nichtaufgriffsregelung bis zum 30.09.2020. Weitere Einzelheiten sind in §146a AO geregelt. Wir haben nun einen kostenlosen Fachartikel in den Downloadbereich gestellt.
Warum ist ein Umstieg von der CTO HP2000 zur RoCas Heilpraxis sinnvoll?
Die Heilpraxis 2000 wurde vor nunmehr 19 Jahren entwickelt und der Support zum Jahreswechsel 2015/16 endgültig eingestellt. Seit 2010 wurde dieses Praxisprogramm für Heilpraktiker nicht mehr weiterentwickelt, weil die technischen Möglichkeiten erschöpft sind, da die Weiterentwicklung der Datenbanken (Paradox), wie auch deren Treiber und Zugriffskomponenten von den jeweiligen Herstellern schon lange eingestellt worden sind. Sie werden wahrscheinlich bemerkt haben, dass Sie immer häufiger die Reorganisation des Programms bemühen müssen, um die Datenbank lauffähig zu halten. Dieses Verhalten wird sich immer weiter verstärken. Mittlerweile sind uns Fälle bekannt, in denen wir nur noch durch eine Datenbankreparatur die wertvollen Geschäftsdaten retten konnten, aber auch einzelne Fälle, bei denen eine Datenbankreparatur nicht mehr möglich war (Fehler können sich auch in Backups weiter fortsetzen und nicht direkt auffallen). Von einem Umstieg mit der HP2000 auf neuere Betriebssysteme können wir nur dringend abraten. Der Betrieb der HP2000 hat auf neueren Betriebssystemen schon mehrfach zu Datenschäden geführt, das Programm wurde von der CTO nie für diesen Gebrauch freigegeben und weit vor der Veröffentlichung von Windows 7 geschrieben und konzipiert, ebenso die Datenzugriffskomponenten der Dritthersteller. Bitte fertigen Sie in kurzen Abständen Backups auf einen externen Datenträger an (aber auch das ist, wie erwähnt kein 100%iger Schutz). Die derzeitige Heilpraxis hingegen wurde 2010 von uns entwickelt und ist seit 2012 als CTO Heilpraxis auf dem Markt. Sie basiert auf netzwerkfähigen SQL Datenbanken und entspricht neusten technischen Ansprüchen, so wurde sie bereits ausgiebig auf Windows 10 getestet und wird ständig weiterentwickelt. Außerdem sind neue gesetzliche Vorgaben auf Selbstständige und Freiberufler zugekommen, die auch im Abrechnungsprogramm umgesetzt sein müssen (GoBD / DSGVO). In der Version 1.6 unserer Praxissoftware wurde auch der Z3 Export für Steuerprüfer flexibel umgesetzt, dabei können z. B. Diagnosen, Leistungstexte und Ziffern anonymisiert werden um die sensiblen Patientendaten zu schützen. Dies ist flexibel einstellbar. In der Version 1.6.1 haben wir einen Löschalgorithmus für personenbezogene Daten, sowie Datenstammbläter für Patienten und Therapeuten implementiert. Bitte bedenken Sie, dass Sie mit einem Praxisprogramm aus dem Jahre 2000 diesen Anforderungen nicht gerecht werden können.
Ihre Datenbank kann in die Software RoCas Heilpraxis übernommen werden, so können Sie nahtlos weiterarbeiten. Wir bieten hierzu einen kostengünstigen Umzugsservice an (pauschal 60 € zzgl. MwSt. bei einem durchschnittlichen Zeitaufwand von 1,5 Stunden, bei Abschluss eines Update & Supportvertrags kostenlos), der per Fernwartung die RoCas Heilpraxis installiert und Ihre Daten aus der HP2000 importiert. Bitte vereinbaren Sie hierzu einen Termin, denn diese Arbeiten können bis zu zwei Stunden in Anspruch nehmen. Auch können Sie hierüber eine kurze Anleitung zum neuen Programm erhalten, der Mitarbeiter wird Ihnen die ersten Schritte am Telefon erläutern.
Vorab können Sie natürlich unsere Testversion installieren um das Programm kennen zu lernen. So gewährleisten wir Ihnen einen risikolosen Umstieg. Kunden die unser Angebot in Anspruch genommen haben, waren sehr zufrieden und kommen nach kurzer Eingewöhnung sehr gut mit der neuen Version zurecht.
Alle Funktionen der HP2000 wurden auch in der neuen Heilpraxis umgesetzt und weitere hinzugefügt. Außerdem hat die Praxissoftware RoCas Heilpraxis eine neue, moderne und benutzerfreundliche Oberfläche erhalten, die die Dateneingabe beschleunigt und die Daten übersichtlich darstellt.
Nahezu alle Funktionen sind über drei wahlweise zur Verfügung stehende Möglichkeiten erreichbar. So sind die Vorlieben zur Bedienung jedes Nutzers enthalten und natürlich haben wir auch die beliebte Datenübernahme mit [F5] beibehalten. Innerhalb der Fenster ist es möglich, die Felder über Tastaturfunktionen anzusprechen. Der zeitaufwendige Griff zur Maus ist weitestgehend verzichtbar. Eine weitere Erleichterung stellt die Übernahme von Patienten und Leistungen per "Drag&Drop" dar. Das Öffnen mehrerer Fenster, die bedienbar bleiben, erleichtert die Arbeit zudem. Viele Stammkunden darunter Heilpraktiker, sektorale Heilpraktiker, wie auch Osteopathen und Therapeuten machen bei den jährlichen Umfragen mit und helfen uns so, die Praxissoftware immer weiter auf neuere Bedürfnisse anzupassen. Jeder Kunde hat die Chance daran teilzunehmen und in jedem Update steckt etwas von diesen wertvollen Ideen.
Warum Update- & Supportvertrag?
Mit dem Kauf einer RoCas Heilpraxis erwerben Sie das Praxisprogramm in der aktuellen Version. Aber gerade bei Software im professionellen Einsatz sind Weiterentwicklungen und Programmpflege von besonderer Wichtigkeit. Zum einen unterliegen Abrechnungsprogramme steuerrechtlichen und gesetzlichen Vorgaben, die nun um die GoBD und die DSGVO erweitert wurden, zum anderen optimieren wir mit jedem Update die Arbeitsprozesse und die Bedienbarkeit. Wenn Sie beim Schreiben einer Rechnung 30 Sekunden einsparen, hört sich das nicht viel an, aber rechnen Sie das mal auf alle Rechnungen hoch, die Sie im Jahr schreiben. Was könnten Sie ansonsten mit dieser Zeit anfangen?
Alle Updates, die wir bislang veröffentlicht haben, beinhalteten auch Kundenvorschläge. Profitieren Sie auch von unserer schnellen und kundenorienterten Umsetzung, die Ihnen die Arbeit erleichtert, oder eine bestimmte Funktion, die Sie vermisst haben, erst möglich macht. Der Einzelkauf der jeweils neuen Version ist deutlich teurer als der Jahresbetrag zum Vertrag. So kostet das Update von älteren Versionen 299,00 € zzgl. MwSt. (siehe Preisliste)
Unter Programmänderungen sehen Sie wie die Praxissoftware RoCas Heilpraxis erweitert wurde. Diese Updates sind im Vertrag enthalten. Seit Oktober 2015 (Übernahme der Heilpraxis von der CTO Software) erhält dieses Produkt in kurzen Zyklen größere Updates (mind. 3 pro Jahr) und es wird ständig an Erweiterungen und Verbesserungen gearbeitet.
Auch in diesem Vertrag enthalten, ist der telefonische Support. Sie haben ein Problem oder eine Frage zur Bedienung? Dann können Sie kostenlos unsere Hotline anrufen. Hier werden Sie freundlich unterstützt und Ihr Problem wird schnellstmöglich behoben, evtl. mit Hilfe einer Fernwartung. Für alle Kunden ohne Update- und Supportvertrag stehen wir natürlich auch zur Verfügung aber bedenken Sie bitte, dass wir diesen Aufwand nicht kostenlos anbieten können. Derzeit berechnen wir diese Unterstützung mit 1,50 € zzgl. MwSt. pro Minute. So ist schon bei einer Problemlösung der Monatsbetrag des Update- und Supportvertrages schnell überschritten. Außerdem ist innerhalb des Vertrages der Stundenlohn für weitere Arbeiten von 90 € auf 60 € pro Stunde zzgl. MwSt. reduziert.
Support bedeutet für uns nicht, dass Sie eine kurze Antwort zu Ihrem Problem erhalten und dann allein gelassen werden, oder wir nur auf das Handbuch verweisen, denn wir wissen, dass dieses Buch kein spannender Krimi ist. Wir lösen das entstandene Problem, erläutern gerne auch die Bedienung und legen sehr viel Wert auf fachlich kompetente, freundliche und schnelle Hilfe. Der Support wurde bereits mehrfach gelobt und in den Referenzen immer wieder hervorgehoben. In der letzten Kundenumfrage erhielten wir eine Gesamtnote von 1,4 (Schulnotensystem) auch weil unser Support über das übliche Maß hinausgeht und Freundlichkeit für uns unbedingt dazugehört. Sie hängen bei uns nicht in einer Warteschleife, wir haben nicht einmal Musikeinspielungen in der Hotline, weil Sie direkt Ihren Ansprechpartner erreichen, oder innerhalb weniger Minuten zurückgerufen werden.
Wir denken, dass wir mit 12,50 € zzgl. MwSt. pro Monat hier eine sehr günstige und faire Möglichkeit geschaffen haben mit Ihrer Praxissoftware auf dem neusten Stand zu bleiben und Hilfestellung zu erhalten. Auch die tiefgreifenden, aufwendigen Änderungen zur GoBD und zur DSGVO haben bei uns nicht zu einer Preiserhöhung geführt. Obwohl wir Fachleute wie Rechtsanwalt und Steuerberater konsultiert und auch Schulungen zum Datenschutz besucht haben, also deutlichen Mehraufwand hatten, haben wir uns dennoch entschieden, die Preise beizubehalten. Diese Änderungen waren tatsächlich die größten innerhalb der letzten 30 Jahre, die auf Abrechnungsprogramme zugekommen sind. Unsere Regierung und auch die EU haben gerade mit den Regulierungen im "Neuland" Internet und insgesamt in der IT angefangen. Gerade in der Schwebe ist die e - privacy Verordnung, sowie die bereits beschlossene Kassensicherungsverordnung - KassenSichV, die 2020 in Kraft tritt. In wieweit diese Einfluss auf die RoCas Heilpraxis haben, ist eines der Dinge, die wir in Kürze klären werden. Inhaber eines Update- und Supportvertrages haben jedenfalls immer die aktuelle Version, die von uns an gesetzliche Gegebenheiten angepasst wird. Dies gehört bei uns, als verantwortungsvolle Entwickler, schlicht dazu. Ebenso versuchen wir, unsere Kunden bestmöglich bei diesen Neuerungen zu informieren und zu unterstützen. Auch erhalten unsere Kunden von uns einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag für den Support, darum muss sich in Bezug auf die RoCas Heilpraxis also keiner unserer Kunden kümmern.
Hier gelangen Sie zum Download des Vertrags.
Was ist ein EPC QR Code?
Antwort Ein EPC QR Code ist ein Barcode, in dem alle Informationen für eine Sepa Überweisung enthaltend sind. Dieser kann ab Version 1.6.3 auf Rechnungen gedruckt werden, da sich dies unsere Kunden in der Kundenumfrage gewünscht haben. Mit einem Smartphone kann man diesen Code scannen und die enthaltenen Daten in eine Banking App übernehmen. Dies halten wir für sehr hilfreich. Direkt unterstützt wird dieses Verfahren von folgenden Banken:
Volksbanken, Raiffeisenbanken
Sind Sammelleistungen Leistungsketten?
Antwort Ja, damit ist das selbe gemeint. Sie können aus allen Leistungen, also aus den bereits eingegebenen der GebüH und eigens angelegten, Leistungen und Artikel (wie Medikamente) zusammenstellen und diese als eine Position in eine Rechnung ziehen bzw. übertragen, ohne dies einzeln eingeben zu müssen, da sich bestimmte Behandlungsabläufe auch häufiger wiederholen. Das Programm löst diese Sammelleistung wieder auf, so dass alle Einzelpositionen auf der Rechnung erscheinen. Es stellt eine deutliche Arbeitserleichterung dar.
Wie schütze ich meine Daten vor Viren, Trojaner und Cyberattacken?
Die derzeitige Bedrohungslage hat das BSI als hoch eingeschätzt, jährlich werden hierzu Berichte herausgegeben, die bestätigen, dass auch kleinere Unternehmen, Praxen und Privatanwender durchaus stark gefährdet und immer wieder angegriffen werden. Der Virenschutz, aktuelle Updates und Datensicherungen, sowie eine funktionierende Firewall sollten keinesfalls vernachlässigt werden. Da dies ein komplexes, wichtiges Thema ist, haben wir dazu einen Fachartikel in der Natur & Praxismanagement 2017 / 2018 veröffentlicht, der Ihnen in unserem Downloadbereich zur Verfügung steht. Außerdem informieren wir über wichtige aktuelle Ereignisse aus diesem Bereich unter Aktuelles/Sicherheit und führen ausgewählte Produkte namhafter Hersteller, wie Backuplösungen und Virenscanner. Der Support berät Sie gerne (02163 / 8998088).
Benötige ich ein bedrucktes Praxispapier?
Nein, denn mit dem Formulardesigner kann Ihr Briefpapier, Ihr Rechnungsformular, aber auch Rezepte, Listen und alle weiteren Ausdrucke angepasst werden. Schon wenn Sie in der Kategorie "Praxis" innerhalb der Optionen alle Daten eingetragen haben, sind alle Ausdrucke mit Ihrem Logo und Ihren Daten vorbereitet. Weitere geschmackliche Anpassungen sind im Formulardesigner möglich, hier sind kaum Grenzen gesetzt, wie unser Video zeigt. Der Support ist hierbei gerne behilflich.
Benötige ich ein Office - Paket für Serienbriefe?
Nein, denn die Praxissoftware RoCas Heilpraxis bringt eine eigene komfortable Textverarbeitung mit. Hierin werden auch Einzelbriefe, Serienbriefe und Rundschreiben angeboten. Natürlich kann man hierbei auf die Datenbank des Programms zurückgreifen und so ganz leicht Felder in den Texten einbinden. Dennoch haben wir die Möglichkeit geschaffen z. B. die Patientendaten in Excel® zu importieren, oder die Termine aus Outlook® zu importieren.
Was kann im Reiter Datenschutz der Patientenverwaltung eingestellt werden?
Grundsätzlich wurde dieser Reiter erstellt, um die Einstellungen rund um den Datenschutz für jeden Patienten zu individualisieren und die DSGVO für jeden Anwender in der Praxissoftware zu vereinfachen.
Im ersten Panel Verträge haben Sie die Möglichkeit zu hinterlegen, welche Verträge bereits geschlossen wurden. Etwa der Behandlungsvertrag und auch, ob der Patient über den Datenschutz in Ihrer Praxis schriftlich aufgeklärt wurde und dies unterzeichnet hat. Ebenso finden Sie hier die individuelle Einstellung, ob auch für diesen Patienten Google Maps z. B. für die Suche der Adresse etwa für Hausbesuche genutzt werden darf, unabhängig von den globalen Einstellungen in den Optionen der Heilpraxis.
Im Panel Korrespondenz kann hinterlegt werden, ob der Patient von Ihnen brieflich kontaktiert werden möchte, wird dieses Häkchen entfernt, erhalten Sie eine Warnmeldung wenn Sie ihn z. B. in einem Serienbrief oder einen Einzelbrief übernehmen. Beim Start eines Rundschreibens, würde ein solcher Patient nicht mit angeschrieben. Beim geschützten EMail Versand können Sie ein Patientenpasswort (verschlüsselt) hinterlegen und somit Rechnungen als PDF passwortgeschützt direkt aus der Heilpraxis versenden. Es wird der Patient dann mit einer Mail angeschrieben, die eine hinterlegte Grußformel enthält und als Anhang die Rechnung im passwortgeschützten PDF Format. Weitere Schutzeinstellungen etwa zur Editierbarkeit der PDF lassen sich in der Vorschau der Rechnung einstellen.
Im Bereich Meldung haben Sie die Möglichkeit sich an patientenbezogene Ereignisse erinnern zu lassen, so etwa, dass ein Behandlungsvertrag für diesen Patienten noch nicht geschlossen wurde, oder beispielsweise eine schwere Allergie, die Sie vor jeder Behandlung beachten müssen. Der eingegebene Meldetext erscheint dann in einem Fenster wenn Sie den Patienten öffnen, wenn sie eine Rechnung oder Gutschrift (Vorgang) erzeugen, oder ihn in die Korrespondenz übernehmen. Hierbei ist auch eine Mehrfachauswahl möglich.
Unter Aufbewahrungsfristen sehen Sie, welche Fristen das System aus den letzten Rechnungen (und weiteren buchhalterichen Daten) sowie den Karteieinträgen errechnet hat. Denn diese müssen jeweils zehn Jahre aufbewahrt werden. Sollte die Aufbewahrungsfrist erreicht sein, so erscheint dieser Patient beim nächsten Durchlauf (automatisch einmal jährlich, weitere Optionen stehen zur Verfügung) in der Vorschlagsliste des automatischen Löschalgorithmuses (hier kann der Patient bei Bedarf aber erhalten bleiben).
Die erweiterte Aufbewahrungsfrist dient einer individuellen Eingabe, falls dieser Patient aus irgendeinem Grund länger aufbewahrt werden muss, diese Begründung kann natürlich hierzu eingegeben werden. Bis zum angegebenen Datum erscheint dieser Patient nicht in der Vorschlagsliste zur Löschung. Mit diesem Reiter war es uns möglich die Händelbarkeit der DSGVO deutlich zu steigern. Ein Video, das diese Dinge weiter veranschaulicht, auch z. B. das Einscannen der entsprechenden Verträge haben wir im Bereich Tutorials hinterlegt.
Muss ich ein Handbuch extra kaufen, gibt es keine Hilfe im Programm?
Es gibt eine ausführliche Hilfe im Programm, sie hat den Stand den die Praxissoftware aufweist. Ebenso können Sie mit Klick auf RoCas->Hilfe->Online-Hilfe aus dem Programm heraus auf unsere ständig aktualisierte Hilfe auf unserer Webseite zugreifen. Außerdem bieten wir kostenlose Videotutorials an. Was Sie in der Preisliste finden, ist die Druckausgabe in Buchform, hier haben wir lediglich die Satz- und Druckkosten umgelegt.
Muss ich unbedingt die CD extra kaufen?
Nein, denn das Praxisprogramm wird nach der Bestellung per Fernwartung kostenlos für Sie installiert. Die DVD Ausgaben sind für Inselsysteme ohne Internetzugang gedacht. Hierüber ist auch die Updatebestellung für Inselsysteme möglich, bzw. wenn Sie die DVD Ausgabe trotz Internetanschluss haben möchten.
Kann der 90 Tage Testzeitraum verlängert werden?
Ja, der Support kann den Testzeitraum einmal um 90 Tage verlängern, rufen Sie einfach an und testen Sie gleich unseren Support mit. (02163 / 8998088 bzw. )
Können meine Daten aus einem anderen Produkt importiert werden?
Ja, mit unserem Multi - Import - Tool, welches ständig erweitert wird, ist das für viele Produkte möglich. Sollte Ihr Produkt noch nicht dabei sein, aber Ihr Hersteller einen kompletten Export anbieten, können wir dies schnell umsetzen. Schwierig aber nicht unmöglich wird es dann, wenn der Hersteller die Datenbank verschlüsselt hat und keinen, oder nur einen teilweisen Export der Daten anbietet. Um Ihnen solche Steine nicht in den Weg zu legen, ist bei uns ein kostenloser Export aller Daten möglich.
Sie kaufen auch hier nicht "die Katze im Sack", denn ein Import ist per Fernwartung auf Ihrem System in der Testversion möglich. Sie müssen uns dazu natürlich keine Daten überlassen und sehen vor dem Kauf was wir übernehmen können. Evtl. sind bis zum perfekten Ergebnis noch kleinere Anpassungen nötig. Denn selbst wenn wir aus einem bestimmten Produkt importieren können, heißt das nicht, dass es auf Anhieb für jede Version oder jeden Release gilt. Ziel ist es aber all Ihre Daten komplett zu übernehmen, damit Sie nahtlos weiterarbeiten können.
Können Rechnungen und Mahnungen erstellt werden?
Rechnungen und Mahnungen sind aus unserer Sicht einer der Hauptbestandteile des Programms. Hier kann aus der vorgegebenen GebüH die Leistung direkt in die Rechnung übernommen werden, verschiedene Preisstufen angelegt werden, aber es können auch eigenen Leistungen und Artikel angelegt und verwaltet werden. Auch ist es möglich Sammelleistungen zu erstellen, die bestimmte Leistungen zusammenfassen, die somit schneller in die Rechnung übernommen werden können. Selbst die Abrechnung mehrwertsteuerpflichtiger Artikel ist möglich, auch Fremdwährungen können abgerechnet werden. Ebenso verfügt das Programm über einen automatisierten Mahnlauf. Rechnungen und Mahnungen können, wie alle anderen druckbaren Formulare selbst gestaltet werden. Eigene Formulare und Dokumente können erstellt und die Datenbankinformationen hierin eingebunden werden.
Welche Softwaredokumentationen bzw. Schulungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung (Handbuch, Online-Hilfe, FAQ, Support, ..)?
Das Handbuch (DIN A5 circa 260 Seiten, Paperback, hochwertige Fadenbindung) kann kostenpflichtig (17,90 € zzgl. MwSt.) bestellt werden. Auf unserer Internetseite befindet sich eine FAQ und ein Bereich Tutorials, in dem schriftlich und im Videoformat Anleitungen hinterlegt sind. Online- Hilfe im Umfang des Handbuchs ist im Programm hinterlegt und auf unserer Internetseite einsehbar, Support kann sowohl telefonisch als auch per Mail in Anspruch genommen werden. Mit Update- und Supportvertrag ist dies kostenlos, ansonsten 1,50 € pro Minute zzgl. MwSt.
Ist eine Kunden- bzw. Patientenverwaltung vorhanden?
Es ist eine sehr komfortable Patientenverwaltung vorhanden, die auch eine Bildverwaltung enthält, z. B. für die Speicherung bildgebender Diagnostik, es können auch direkt aus dem Programm heraus Bilder oder auch Verträge eingescannt werden. Auch können hierüber Briefe und Serienbriefe an die Patienten geschrieben und verwaltet werden. Ebenso Diagnose- und Karteieinträge und Notizen. Eine Geburtstagsliste ist ebenso vorhanden, damit der Patient zum Geburtstag angeschrieben werden kann.
Enthält die Software eine Terminplanung?
Eine Terminverwaltung ist Programmbestandteil. Sie erfasst nicht nur den Patienten, sondern auch den Therapeuten (falls mehrere Therapeuten in einer Praxis arbeiten) und den Ort mit der Möglichkeit, diesen in Google Maps® anzeigen zu lassen. Die Länge eines Termins ist frei wählbar und die Ansicht als Kalender skalierbar. Termine können aus Outlook® importiert werden.
Bei Abschluss eines Update- und Supportvertrages können Updates automatisch vom Programm gesucht und installiert werden. (Integrierte Updatefunktion)
Ohne Vertrag können Updates kostenpflichtig erworben werden, diese können als DVD Version (Mediensatz) oder auch über die Updatefunktion installiert werden.
Eignet sich die Software für eine Homöopathiepraxis?
Die RoCas Heilpraxis wurde als Abrechnungs- und Praxisverwaltungssoftware für Heilpraktiker und Therapeuten mit Privatliquidation entwickelt, es spricht nichts dagegen, sie in einer Homöopathiepraxis einzusetzen, wenn dort privat abgerechnet wird.
Eignet sich die Software für sektorale Heilpraktiker Physiotherapie und Osteopathen?
Ja, diese Software wird mehrfach in Osteopathie Praxen und bei sektoralen Heilpraktikern, auch gerade im Bereich Physiotherapie zur Privatliquidation eingesetzt, denn alle Preislisten lassen sich individuell erweitern und anpassen. Alle Leistungen aus der physikalischen Therapie gem. § 125 DGB V können eingetragen werden, auch mit den Sätzen der vdek. Ebenso können Preislisten mit einem Faktor multipliziert und Analogien im Leistungstext ergänzt werden. Der Support ist hierbei gerne behilflich.
Die RoCas Heilpraxis kostet derzeit 399,00 € zzgl. MwSt., der Update- und Supportvertrag 12,50 € zzgl. MwSt. monatlich. Die Installation und Ersteinrichtung per Fernwartung ist kostenlos, dabei geben wir gerne auch eine kleine Einführung (auch ohne Vertrag). Vereinbaren Sie dazu bitte einen Termin, damit wir uns Zeit für Sie nehmen können.
Auch die tiefgreifenden, aufwendigen Änderungen zur GoBD und zur DSGVO haben bei uns nicht zu einer Preiserhöhung geführt. Obwohl wir Fachleute wie Rechtsanwalt und Steuerberater konsultiert und auch Schulungen zum Datenschutz besucht haben, und auch in der Entwicklung deutlichen Mehraufwand hatten, haben wir uns dennoch entschieden, die Preise beizubehalten. Diese Änderungen waren tatsächlich die größten innerhalb der letzten 30 Jahre, die auf Abrechnungsprogramme zugekommen sind. Unsere Regierung und auch die EU haben gerade mit den Regulierungen im "Neuland" Internet und insgesamt in der IT angefangen. Gerade in der Schwebe ist die e - privacy Verordnung und die Kassensicherungsverordnung - KassenSichV. In wieweit diese Einfluss auf die Praxissoftware RoCas Heilpraxis hat, ist eines der Dinge, die wir in Kürze klären werden. Inhaber eines Update- und Supportvertrages haben jedenfalls immer die aktuelle Version, die von uns an gesetzliche Gegebenheiten angepasst wird. Dies gehört bei uns, als verantwortungsvolle Entwickler, schlicht dazu. Ebenso versuchen wir, unsere Kunden bestmöglich bei diesen Neuerungen zu informieren und zu unterstützen. Auch erhalten unsere Kunden von uns einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag für den Support, darum muss sich in Bezug auf die RoCas Heilpraxis also keiner unserer Kunden kümmern.
Welche Kosten entstehen für einen weiteren Arbeitsplatz?
Ein zusätzlicher Netzarbeitsplatz der RoCas Heilpraxis kostet derzeit 149,00 € zzgl. MwSt., der Update- und Supportvertrag 3,50 € zzgl. MwSt. monatlich. Die Installation und Ersteinrichtung per Fernwartung ist kostenlos. Die Netzarbeitsplätze müssen aus technischen Gründen auf dem gleichen Updatestand sein. Jeder weitere Arbeitsplatz braucht eine Netzwerklizenz. Brauchen Sie zwei Versionen die nicht vernetzt werden sollen? Dann sind wir so fair, Ihnen die zweite Version als Netzarbeitsplatz und nicht als weitere Vollversion zu berechnen.
Natürlich erhält auch der Mitarbeiter / die Mitarbeiterin am Netzarbeitsplatz den vollen Support. Bitte denken Sie dazu daran, Mitarbeiter in den betroffenen Personenkreis des Auftragdatenverarbeitungsvertrages mit einzutragen.
Auch die tiefgreifenden, aufwendigen Änderungen zur GoBD und zur DSGVO haben bei uns nicht zu einer Preiserhöhung geführt. Obwohl wir Fachleute wie Rechtsanwalt und Steuerberater konsultiert und auch Schulungen zum Datenschutz besucht haben, und auch in der Entwicklung deutlichen Mehraufwand hatten, haben wir uns dennoch entschieden, die Preise beizubehalten. Diese Änderungen waren tatsächlich die größten innerhalb der letzten 30 Jahre, die auf Abrechnungs- und Verwaltunsprogrammeprogramme zugekommen sind. Unsere Regierung und auch die EU haben gerade mit den Regulierungen im "Neuland" Internet und insgesamt in der IT angefangen. Gerade in der Schwebe ist die e - privacy Verordnung und die Kassensicherungsverordnung - KassenSichV. In wieweit diese Einfluss auf die RoCas Heilpraxis hat, ist eines der Dinge, die wir in Kürze klären werden. Inhaber eines Update- und Supportvertrages haben jedenfalls immer die aktuelle Version, die von uns an gesetzliche Gegebenheiten angepasst wird. Dies gehört bei uns, als verantwortungsvolle Entwickler, schlicht dazu. Ebenso versuchen wir, unsere Kunden bestmöglich bei diesen Neuerungen zu informieren und zu unterstützen. Auch erhalten unsere Kunden von uns einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag für den Support, darum muss sich in Bezug auf die RoCas Heilpraxis also keiner unserer Kunden kümmern.
Welche Kosten entstehen für einen weiteren Mandanten?
Keine. Die RoCas Heilpraxis ist Mehrmandantenfähig. Dies bedeutet, Sie können mehrere Mandanten mit der gleichen Installation der RoCas Heilpraxis ohne weitere Kosten verwalten. Besondere Vorteile ergeben sich daraus, wenn Sie z. B. einen Mandanten für reine Heilpraktikerleistungen ohne Mehrwertsteuer und einen weiteren für steuerpflichtige Abrechnungen anlegen.
Die Praxissoftware RoCas Heilpraxis verfügt über eine integrierte, automatische Datensicherung, die zeitlichen Abstände der Sicherung sind frei wählbar, ebenso das Laufwerk/Verzeichnis. Zudem kann man mit Boardmitteln einen "Sicherungsdienst" einrichten. Die erforderlichen Maßnahmen haben wir in einem Tutorial erläutert.
Ist die RoCas Heilpraxis auf einem Mac einsetzbar?
Die RoCas Heilpraxis ist ein leistungsfähiges Praxisprogramm, das nativ für die Nutzung unter Windows entwickelt wurde. Für eine Verwendung auf einem Mac ist die Installation einer Zusatzsoftware wie Parallels Desktop oder eine vergleichbare Software, sowie eine gültige Windows Lizenz (kann direkt bei der Installation von Parallels Desktop erworben werden) erforderlich. Die RoCas Heilpraxis wird z.T. auf einem Mac für Windows entwickelt. Die o. g. Installation wird mehrfach eingesetzt und wird bei jedem neuem Release getestet.
Welche Hardware benötige ich zum Betrieb der RoCas Heilpraxis?
Die Praxissoftware RoCas Heilpraxis ist genügsam. Im Grunde reicht ein Windows Rechner auf dem Windows 7 (oder höher) flüssig läuft, denken Sie jedoch bitte daran, dass ab Januar 2020 keine Sicherheitsupdates mehr für Windows 7 veröffentlicht werden, daher empfehlen wir Windows 10.
Um die Vorteile der MDI Oberfläche voll ausnutzen zu können, wäre ein Monitor mit mindestens 23" optimal, bedienbar ist die Heilpraxis aber auch mit kleineren Displays. Im Netzwerkbetrieb ist ein NAS System empfehlenswert, ebenso hat sich der Einsatz eines NAS für Backups als äußerst komfortabel herausgestellt. Um Ihnen die Auswahl, Installation und Konfiguration zu erleichtern, können wir Sie mit fertig eingerichteter Hardware beliefern und bieten über unseren Support entsprechende Beratung. Unsere aktuellen Sonderangebote finden Sie im Downloadbereich. Spezielle Angebote zur Praxisausstattung haben wir unter Angebote zusammengefasst.
Gibt es eine Cloudversion der RoCas Heilpraxis?
Nein, denn wir erachten die derzeitigen technischen Schutzmechanismen für gesundheitsbezogene Daten als nicht ausreichend. Eine Verschlüsselung, wie wir sie heute anwenden und als sicher erachten, ist nach gängiger Lehrmeinung (TU Darmstadt) durch stärkere Rechner in 20 Jahren überwindbar. Aber auch in 20 Jahren können mit diesen Daten Menschen kompromittiert werden. Es ist etwas anderes, wenn man nur Buchhaltungsdaten eines Unternehmens in die Cloud auslagert. Bei der Abrechnung eines Heilpraktikers sind aber auch Diagnosen und Leistungstexte, sowie GebüH Ziffern enthalten.
Mit dieser Meinung, gesundheitsbezogene Daten eines Heilpraktikers besser nicht in die Cloud zu legen, sind wir keineswegs allein. Der Chaos Computer Club hat auf dem Kongress 35C3 in Leipzig dazu einen Vortag abgehalten, der auch bei youtube veröffentlicht wurde. Er macht anschaulich, wie leicht sich manche Schutzmaßnahmen überwinden lassen. Wir haben dieses Video auf unserer Webseite verlinkt.
Auch der Bundesverband Freie Berufe macht darauf aufmerksam wie wichtig Datenschutz ist und das dieser unbedingt in Apps und Programmen eingehalten werden muss, dies sei in beruflicher Perspektive wichtiger als z. B. schnelles Internet. Dabei passieren immer wieder Datenlecks und Hackerangriffe. In einem französischen Cloudprojekt für medizinische Daten wurden 900.000 Patientendatensätze mit Bildern und sogar Zahlungsdaten öffentlich zugänglich, wie heise berichtet.
Zudem kommen noch Umweltaspekte. Cloudrechner bedürfen immenser Kühlung, denn es sind recht leistungsstarke Server. Hinzu kommt, dass sie oftmals redundant angelegt sind, also dass vieles doppelt vorhanden ist und spätestens bei einem Ausfall aktiviert wird, ebenso die Stromversorgung, die nicht selten auf Dieselaggregate zurückgreift. Außerdem sollte jedem bewusst sein, dass diese Rechenzentren 24 Stunden durchlaufen. Ein sehr interessantes Video dazu existiert von Prof. Dr. Harald Lesch, er referiert über die digitale Diktatur.
'Datenbankfehler. Fehler beim Speichern in die Tabelle tlog'
Problem Bei einer Datensicherung wird der Fehler "Datenbankfehler. Fehler beim Speichern in die Tabelle tlog" insbes. beim Speichern einer der größeren Tabellen (z.B. tRechnung_Position) gemeldet.
Grund Eine Einstellung des Datenbankmanagers sorgt für die Trennung der Verbindung, wenn 60 Sek. keine Verbindungsbestätigung durch den Client erfolgt. Dies kann bei sehr großen Datenbanken geschehen.
Öffnen Sie die Datei "my.ini" (in "C:\Programme\MariaDB 5.5\data" (64Bit) bzw "C:\Programme (x86)\MariaDB 5.5\data" (32Bit) und fügen Sie den folgenden Befehl in den Bereich [mysqld] ein:
Dieser Befehl verfünffacht die Wartezeit. Dies sollte idR. ausreichen.
Sollten Sie die my.ini nicht editieren können, weil sie z. B. auf einem NAS liegt, dann können Sie die Konfiguration auch innerhalb der RoCas Heilpraxis temporär setzen, indem Sie auf RoCas->Datenbank->Datenbankvoraussetzung klicken und hier auf Werte vorübergehend setzen.
'Größere Daten' werden nicht gespeichert
Problem Beim Speichern von größeren Daten (Hochauflösende Bilder, Korrespondenz, etc.) werden die Daten ohne Fehlermeldung verworfen.
Grund Das Übertragungsvolumen ist je nach DBMS (MySQL / MariaDB) und dessen Version oft auf 1MB eingeschränkt. Diese Datenmenge reicht dann nicht für die Übertragung aus und das DBMS weist die Information zurück.
Dieser Befehl versechzehnfacht das Datenvolumen. Dies sollte auch für große Bilder und lange Texte ausreichen.
Anmerkung: Die hier aufgeführten Informationen dienen lediglich der grundsätzlichen Orientierung innerhalb der Anwendung der RoCas Heilpraxis, sie stellen keinesfalls eine Rechts- oder Steuerberatung dar oder ersetzten diese. Ebenso sind unsere Anmerkungen zum Datenschutz keinesfalls vergleichbar mit der Konsultation eines Datenschutzbeauftragten, oder ersetzen diese. Wir können derartige Beratungen nicht ersetzen, zumal diese auf Ihre Praxis / Ihr Unternehmen abgestimmt sein muss.