Source: https://interpretacje-podatkowe.org/przechowywanie/ibpp2-4512-402-16-1-icz
Timestamp: 2018-01-17 01:24:42+00:00
Document Index: 93357989

Matched Legal Cases: ['art. 86', 'art. 14', 'art. 86', 'art. 86', 'art. 86', 'art. 88', 'art. 86', 'art. 106', 'art. 106', 'art. 106', 'art. 3', 'art. 106', 'art. 86', 'art. 88', 'art. 244', 'art. 112', 'art. 130', 'art. 134', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 86', 'art. 15', 'art. 114', 'art. 119', 'art. 120', 'art. 124', 'art. 86', 'art. 88', 'Art. 88', 'art. 88', 'art. 2', 'art. 3', 'art. 86', 'art. 15', 'art. 106', 'art. 88', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 285', 'art. 112', 'art. 52', 'art. 47', 'art. 53']

Czy faktury otrzymywane oraz przechowywane w opisany powyżej sposób uprawniają Spółkę do odliczenia podatku VAT naliczonego na nich zawartego (przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT?
IBPP2/4512-402/16-1/ICzinterpretacja indywidualna
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2015r. poz. 613 ze zm.) oraz § 2 i § 6 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 25 maja 2016r. (data wpływu 30 maja 2016r.), uzupełnionym pismem z 22 lipca 2016r. (data wpływu 25 lipca 2016r.), o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w kwestii uznania:
czy faktury otrzymywane oraz przechowywane w opisany powyżej sposób uprawniają Spółkę do odliczenia podatku VAT naliczonego na nich zawartego (przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT,
czy dopuszczalne jest skanowanie i przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę za pomocą Systemu papierowych faktur oraz ich udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej,
W dniu 30 maja 2016r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w kwestii uznania: czy faktury otrzymywane oraz przechowywane w opisany powyżej sposób uprawniają Spółkę do odliczenia podatku VAT naliczonego na nich zawartego (przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz czy dopuszczalne jest skanowanie i przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę za pomocą Systemu papierowych faktur oraz ich udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej.
Ww. wniosek został uzupełniony pismem z 22 lipca 2016r. (data wpływu 25 lipca 2016r.), będącym odpowiedzią na wezwanie tut. organu z 12 lipca 2016r. znak: IBPP2/4512-402/16/ICz.
W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa na terenie Polski towary i usługi od szeregu lokalnych dostawców będących podatnikami VAT (dalej: „Kontrahenci” lub „Sprzedawcy”). Realizowane dostawy oraz świadczone usługi są przez Kontrahentów dokumentowane poprzez wystawianie faktur VAT (dalej: „dokumenty”, „faktury”). Spółka otrzymuje faktury wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej.
Z uwagi na ilość przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie ilość otrzymywanych przez Spółkę faktur papierowych, Spółka wdrożyła elektroniczny system otrzymywania i przechowywania faktur papierowych M. (dalej: „System”). System pozwala na przeprowadzenie digitalizacji tychże faktur, to jest ich zapisu formacie elektronicznym (w formie skanu).
Spółka w relacjach z Kontrahentami podaje adres, na który powinny być wysyłane faktury wystawione w formie papierowej. Ponadto wskazuje Kontrahentom elementy, które powinna zawierać faktura (co ma w szczególności na celu uwzględnienie na fakturze elementów odnoszących się do danego zamówienia złożonego przez Spółkę). Przesyłane przez Sprzedawców faktury w formie papierowej są opatrywane datą otrzymania, a następnie skanowane, przy czym zachowana jest odpowiednia jakość skanu, tj. wersja elektroniczna zeskanowanej faktury jest wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Na etapie skanowania faktury, a także po jej wprowadzeniu do elektronicznego archiwum jakakolwiek modyfikacja treści faktury nie jest możliwa.
W ramach Systemu Spółka stosuje proces szczegółowej weryfikacji treści faktury z danymi w systemie księgowym, w szczególności z danymi z zamówienia (tzw. „P.”). Spółka nie dokonuje płatności na rzecz swoich Kontrahentów bez podania przez nich prawidłowego numeru zamówienia zgodnego z wprowadzonym do systemu księgowego Spółki. Faktura musi zawierać numer zamówienia dokładnie taki sam, jaki widnieje na związanym z nią zamówieniu.
Skan faktury jest wprowadzany do systemu księgowego Spółki wraz z określonymi danymi odnoszącymi się do dokumentu oraz związanego z nim zamówienia, takimi, jak w szczególności: data faktury, data wprowadzania do systemu księgowego, numer faktury, wartość brutto, wartość VAT oraz numer zamówienia. Każda kwota na fakturze jest dopasowywana do konkretnej linii w zamówieniu. Jeżeli pojawiają się nieścisłości pomiędzy zamówieniem, a fakturą, Spółka blokuje płatności na rzecz Kontrahentów do czasu ustalenia prawidłowych wpisów. Dodatkowo cena i ilość zamówienia z faktury jest dopasowywana do ceny i ilości wynikającej z zamówienia. Na podstawie wartości zamówienia wprowadzonej do systemu księgowego VAT jest ponownie przeliczany w sposób automatyczny przez System w celu porównania, czy VAT wynikający z zamówienia zgadza się z wartością VAT wykazaną przez Sprzedawcę na fakturze. W przypadku zgodności VAT wynikającego z zamówienia z VAT wykazanym na fakturze przez Sprzedawcę, System informuje o prawidłowości wprowadzonej faktury. Wówczas faktura taka jest traktowana jako faktura do zapłaty. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności, System informuje o tym poprzez wyświetlenie komunikatu o błędzie. W takim przypadku, płatność należna Kontrahentowi jest blokowana do momentu wyjaśnienia rozbieżności.
W sposób analogiczny do powyższego System pozwala także na dokonanie porównania danych dotyczących ilości zakupów: w przypadku zgodności pomiędzy fakturą, a zamówieniem, zaplata jest dokonywana, natomiast jeśli wystąpią niezgodności, zapłata jest blokowana.
Wszelkie niezgodności spowodowane poprzez rozbieżności pomiędzy wartością VAT lub ilością zakupionych towarów lub usług na fakturze oraz wynikającą z zamówienia są wyjaśniane z odpowiednimi pracownikami Spółki. W przypadku błędów na fakturze wystawionej przez Sprzedawcę (np. błędna kalkulacja VAT lub zastosowanie błędnej stawki VAT), Spółka zwraca się do niego z prośbą o wystawienie faktury korygującej. Ponadto Spółka blokuje płatności wobec Kontrahentów, dopóki towary lub usługi nie zostaną przyjęte w systemie księgowym Spółki (odbiór zakupów udokumentowanych fakturą musi zostać zarejestrowany w systemie księgowym Spółki).
Co do zasady, Spółka stosuje procedurę, zgodnie z którą faktury powinny być przypisane do konkretnego zamówienia. Niemniej jednak w określonych okolicznościach zdarzają się także faktury dokumentujące dostawy towarów lub świadczenie usług, które nie są realizowane na podstawie zamówienia. Faktury niezwiązane z zamówieniem są traktowane jako wyjątek od reguły oraz dodatkowo potwierdzane przez osoby odpowiedzialne za dany zakup. W przypadku dostaw, które nie są realizowane na podstawie zamówienia, weryfikacja treści faktury dokonywana jest w sposób analogiczny do przedstawionego powyżej poprzez potwierdzenie treści faktury przez odpowiednich pracowników Spółki (odpowiedzialnych za dany zakup).
Spółka dokonuje więc kontroli danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji Wnioskodawca będzie miał każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę, oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.
W przypadku użycia Systemu, wyeliminowana jest możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z faktury. Sposób przechowywania faktur papierowych w postaci skanów ma na celu wyłączenie możliwości edycji treści zeskanowanego dokumentu. Po ich zeskanowaniu faktury są w niezmienionej formie archiwizowane w Systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu mogą być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe.
Faktury są przechowywane przez Spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie). Skanowanie faktur w ramach Systemu pozwala także na zapobieganie degradacji faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie, co mogłoby mieć miejsce w przypadku przechowywania faktur w formie papierowej.
W celu uniknięcia wątpliwości Spółka pragnie zaznaczyć, że przedmiotem niniejszego zapytania są wyłącznie faktury dotyczące czynności opodatkowanych VAT, które nie korzystają ze zwolnienia z VAT. Niniejszy wniosek dotyczy wyłącznie faktur wystawianych na Spółkę dokumentujących nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych w stosunku do których w świetle art. 86 ust. 1 ustawy o VAT Spółce przysługuje pełne prawo do odliczenia VAT naliczonego. Jednocześnie Wnioskodawca podkreśla, że przedmiotem wniosku nie jest prawo do odliczenia VAT naliczonego od usług noclegowych i gastronomicznych, ani żadnych innych wyłączonych z możliwości skorzystania z prawa do odliczenia wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.
W piśmie uzupełniającym z 22 lipca 2016 r. Wnioskodawca doprecyzował opis sprawy i wyjaśnił, że stosowany przez Spółkę system otrzymywania i przechowywania faktur „M.” zapewnia autentyczność, integralność i czytelność treści od momentu otrzymania faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Czy dopuszczalne jest skanowanie i przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę za pomocą Systemu papierowych faktur oraz ich udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej?
Zdaniem Wnioskodawcy, faktury otrzymywane oraz przechowywane w opisany powyżej sposób uprawniają Spółkę do odliczenia podatku VAT naliczonego na nich zawartego (przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 86 ust. l ustawy o VAT).
Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne jest skanowanie i przechowywanie otrzymywanych przez Spółkę za pomocą Systemu papierowych faktur oraz ich udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej wyłącznie w formie elektronicznej.
Z powyższych przepisów wynika zatem, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. (i.) odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług, (ii.) podatnik posiada fakturę dokumentująca dokonany przez niego zakup towarów lub usług, (iii.) towary i usługi udokumentowane fakturą są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, oraz (iv.) gdy nabywane towary i usługi nie zostały wymienione w katalogu wydatków, w przypadku których podatek VAT naliczony na ich nabyciu nie podlega odliczeniu. Należy zatem uznać, że przepisy ustawy o VAT nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktur (papierowa czy elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik je przechowuje. Tym samym, w ocenie Spółki, jednakowo powinny być traktowane faktury papierowe i faktury w postaci zdematerializowanej (faktury elektroniczne).
Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy o VAT faktury wystawia się w co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.
Na mocy art. 106m ust. 2 ustawy o VAT przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
Zgodnie z art. 106m ust. 3 przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 piet 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
Spółka pragnie wskazać, że regulacje ustawy o VAT nie wskazują konkretnych okoliczności, które pozwalają na uznanie, że w danym przypadku występuje dostateczny poziom kontroli biznesowej, pozwalający na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (do których to pojęć referują przepisy ustawy o VAT). W tym zakresie pomocne mogą się jednak okazać wskazówki ujęte w wyjaśnieniach Ministra Finansów, wydane w związku z obowiązującymi przed 1 stycznia 2014 r. przepisami wykonawczymi dotyczącymi fakturowania. Minister wskazał w nich m.in., że: „Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć, jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest „dopasowywanie” do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty".
Ponadto Minister wskazał, że: „... co do zasady nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) i przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym w obu tych przypadkach musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia”.
Biorąc pod uwagę powyższe, należy uznać, że dla potrzeb przepisów o VAT w zakresie fakturowania pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku. VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Jednocześnie kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.
Natomiast pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” użyte w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług faktycznie miało miejsce. Przy czym należy jednak podkreślić, że dobór środków, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek nie został wskazany wprost przez ustawodawcę, a więc pozostawiony został uznaniu podatnika.
Po pierwsze należy zwrócić uwagę na fakt, że faktury papierowe wysyłane są pod dedykowany adres, który Spółka przekazuje swoim Kontrahentom. W związku z tym, zdaniem Wnioskodawcy, wyłączona jest możliwość otrzymania przez niego faktur od podmiotów, które nie pozostają w relacjach biznesowych ze Spółką. Jednocześnie Spółka na cele stosowania Systemu wskazuje swoim Kontrahentom elementy, które powinna zawierać faktura (co ma w szczególności na celu uwzględnienie na fakturze danych odnoszących się do danego zamówienia złożonego przez Spółkę).
Zdaniem Spółki szczególnie istotny jest bowiem fakt, iż System umożliwia porównanie otrzymanej faktury z danymi w systemie księgowym. Spółka dokonuje w szczególności porównania danych na otrzymanych dokumentach ze złożonymi zamówieniami („P.”). Dane na fakturze są dopasowywane do odpowiadającej im linii w zamówieniu. Jeżeli pojawiają się nieścisłości pomiędzy zamówieniem, a fakturą, Spółka blokuje płatności na rzecz Kontrahentów do czasu ustalenia prawidłowych danych. Dla prawidłowego zaksięgowania faktury wymagane jest m.in. aby cena i ilość zamówienia z faktury była zgodna z ceną i ilością wynikającą z zamówienia. Ponadto Spółka monitoruje fakt przyjęcia towarów lub usług - odbiór zakupów udokumentowanych daną fakturą powinien zostać zarejestrowany w systemie księgowym Spółki. System opiera się więc na przeprowadzaniu weryfikacji treści faktury z danymi w systemie księgowym Spółki w sposób szczegółowo opisany w stanie faktycznym, w szczególności z danymi odnoszącymi się do konkretnego zamówienia. W przypadku dostaw, które nie są realizowane na podstawie zamówienia, ich weryfikacja jest dokonywana w analogiczny sposób, natomiast dane na fakturze są potwierdzane z odpowiednimi pracownikami Spółki. Z tego względu, zdaniem Spółki, autentyczność pochodzenia i integralność treści jest zapewniona poprzez wyczerpujące sprawdzenie danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Jak wskazano w opisie stanu faktycznego, po zeskanowaniu wersja elektroniczna faktury jest wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Nie jest też możliwe dokonywanie modyfikacji treści faktury zarówno na etapie skanowania faktury, jak i po jej zarchiwizowaniu zachowana jest integralność treści dokumentu. Dodatkowo zdaniem Spółki należy uznać, że przechowywanie faktur papierowych w postaci skanów jest daleko doskonalsze od przechowywania ich w oryginalnej formie, gdyż zeskanowanie pozwala na zapobieganie degradacji faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie. Faktury w postaci skanów mogą być w każdym momencie udostępnione w formie obrazu czytelnego dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie).
Stanowisko przedstawione przez Wnioskodawcę w niniejszym wniosku znajduje potwierdzenie również w świetle ugruntowanej praktyki podatkowej. Minister Finansów w wydawanych interpretacjach podziela pogląd Wnioskodawcy w zakresie prawa do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur papierowych przechowywanych w formie elektronicznej (po ich zeskanowaniu).
Przykładem takiego stanowiska Ministra Finansów są następujące interpretacje:
interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 27 lutego 2015 r. (nr IBPP3/443-1391/14/JP);
interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 lipca 2016 r. nr IPPP1/4512-594/15-3/EK.
Reasumując zdaniem Wnioskodawcy w odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia VAT naliczonego na podstawie przechowywanych w opisany sposób faktur należy stwierdzić, że skoro System zapewnia autentyczność pochodzenia oraz integralność treści i czytelność tych faktur, to potwierdzają one prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w odpowiednich terminach, w świetle przepisów art. 86 ustawy o VAT, przy założeniu, że nabywane towary i usługi są wykorzystywane przez Spółkę do czynności opodatkowanych VAT i nie występują przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o VAT.
Na wstępie Spółka pragnie wskazać, że regulacje unijne nakładają na każdego podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 200 6/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347, str. 1 ze zm., dalej: „Dyrektywa”), każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.
Tymczasem na podstawie art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.
W świetle art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Z kolei zgodnie z art. 112a ust. 2 podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Na mocy ust. 3 art. 112a ust. 2 tego przepisu nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Zgodnie z art. 112a ust. 4 podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Spółka pragnie zaznaczyć, że w ocenie Wnioskodawcy pojęcie „dostęp on-line” nie powinien być rozumiany, jako stały dostęp do faktur (tj. przez 365 dni w roku i przez 24 godziny na dobę, nawet bez zgłoszenia żądania przez organ podatkowy/organ kontroli skarbowej), w ramach którego faktury mogą być w każdej chwili pobrane. Wymóg udzielenia dostępu on-line do faktur należy, zdaniem Spółki, rozumieć jako obowiązek udzielenia dostępu do faktur w przypadku zgłoszenia takiego żądania przez organ podatkowy / kontroli skarbowej i na okres, którego to żądanie dotyczy. Ponadto, zdaniem Spółki, powyższy wymóg może być spełniony zarówno poprzez udzielenie organowi bezpośredniego dostępu on-line do bazy faktur przechowywanych w formie elektronicznej, jak również poprzez udzielenie dostępu do tych danych za pośrednictwem innych, przekazanych organowi za jego zgodą nośników elektronicznych, np. DVD, CD czy też pamięci USB.
Jak wskazano w przedstawionym powyżej stanie faktycznym, zdaniem Wnioskodawcy, stosowany przez Spółkę System otrzymywania i elektronicznego archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej pozwala na zachowanie oryginalnej postaci faktur wystawionych przez Kontrahentów w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia, integralność treści i czytelność. System umożliwia niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym.
W ocenie Wnioskodawcy w odniesieniu do formy elektronicznej zachowana zostanie zachowana taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej. Wnioskodawca będzie mógł zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość zapewniającą wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność).
Spółka pragnie podkreślić, iż możliwość elektronicznego przechowywania faktur otrzymanych pierwotnie w formie papierowej jest akceptowana także przez organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych (por. przykładowo interpretacje indywidualne Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 20 listopada 2014 r., nr IPTPP4/443-632/14-2/UNR; Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 1 czerwca 2015 r., nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS; Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 3 lutego 2015 r., nr IPTPP2/443-870/14-3/JSz; Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 29 stycznia 2016 r., nr IBPP3/4512-768/15/ASz; Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 31 lipca 2015 r., nr IPPP3/4512-560/15-2/KP; Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 lipca 2016 r., nr IPPP1/4512-594/l5-3/EK).
W świetle powyżej przytoczonych przepisów oraz istniejącej praktyki należy uznać, że Wnioskodawca ma prawo do przechowywania faktur otrzymywanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznego zapisu (skanu) w Systemie. Ustawodawca nie zastrzegł bowiem formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów.
W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zaistniałego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego w kwestii uznania:
Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2016r., poz. 710 ze zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT – w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.
Art. 88 ustawy określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy – który stanowi, że obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.
Na podstawie art. 2 pkt 31 przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013r. poz. 262, z 2014r., poz. 1662 oraz z 2015r. poz. 1893 zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
Z opisu sprawy wynika, iż Wnioskodawca będący czynnym, zarejestrowanym podatnikiem VAT, jest podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie zaawansowanych technologii związanych z obszarem energii, w szczególności produkcji aparatury elektrycznej.
W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa na terenie Polski towary i usługi od szeregu lokalnych dostawców będących podatnikami VAT. Spółka otrzymuje faktury wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej.
W ramach Systemu Spółka stosuje proces szczegółowej weryfikacji treści faktury z danymi w systemie księgowym, w szczególności z danymi z zamówienia. Spółka nie dokonuje płatności na rzecz swoich Kontrahentów bez podania przez nich prawidłowego numeru zamówienia zgodnego z wprowadzonym do systemu księgowego Spółki. Faktura musi zawierać numer zamówienia dokładnie taki sam, jaki widnieje na związanym z nią zamówieniu.
W sposób analogiczny do powyższego System pozwala także na dokonanie porównania danych dotyczących ilości zakupów: w przypadku zgodności pomiędzy fakturą, a zamówieniem, zapłata jest dokonywana, natomiast jeśli wystąpią niezgodności, zapłata jest blokowana.
Faktury niezwiązane z zamówieniem są traktowane jako wyjątek od reguły oraz dodatkowo potwierdzane przez osoby odpowiedzialne za dany zakup. W przypadku dostaw, które nie są realizowane na podstawie zamówienia, weryfikacja treści faktury dokonywana jest w sposób analogiczny do przedstawionego powyżej poprzez potwierdzenie treści faktury przez odpowiednich pracowników Spółki (odpowiedzialnych za dany zakup).
W przypadku użycia Systemu, wyeliminowana jest możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z faktury.
Z okoliczności niniejszej sprawy wynika, że Spółka w relacjach z Kontrahentami podaje adres, na który powinny być wysyłane faktury wystawione w formie papierowej. Ponadto wskazuje Kontrahentom elementy, które powinna zawierać faktura (co ma w szczególności na celu uwzględnienie na fakturze elementów odnoszących się do danego zamówienia złożonego przez Spółkę). Przesyłane przez Sprzedawców faktury w formie papierowej są opatrywane datą otrzymania, a następnie skanowane, przy czym zachowana jest odpowiednia jakość skanu, tj. wersja elektroniczna zeskanowanej faktury jest wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Na etapie skanowania faktury, a także po jej wprowadzeniu do elektronicznego archiwum jakakolwiek modyfikacja treści faktury nie jest możliwa.
Wprowadzono ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług. W konsekwencji Wnioskodawca będzie miał każdorazowo pewność co do podmiotu, od którego otrzymał daną fakturę, oraz będzie w stanie w każdym czasie zweryfikować ten fakt.
Faktury są przechowywane przez Spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób umożliwiający otworzenie ich obrazu w formacie czytelnym dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę.
Stosowany przez Spółkę system otrzymywania i przechowywania faktur „M.” zapewnia autentyczność, integralność i czytelność treści od momentu otrzymania faktury do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Z przywołanych wcześniej przepisów art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.
Jak wynika z wniosku proponowana przez Wnioskodawcę metoda przechowywania i otrzymywanych faktur w systemie elektronicznym M., spełnia warunki autentyczności i integralności przechowywanych faktur, o których mowa w art. 106m ustawy o VAT oraz pozwala na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp w przypadku kontroli.
W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania – przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów – będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z uwzględnieniem wyjątków określonych w art. 88 ustawy w tym usług noclegowych i gastronomicznych nabywanych przez Spółkę.
Wobec powyższego, stanowisko Wnioskodawcy, w kwestii objętej pytaniem nr 1, jest prawidłowe.
Odnosząc się do stanowiska Wnioskodawcy w kwestii objętej zakresem pytania nr 2 należy wskaz na przepis art. 112 i art. 112a ustawy o VAT.
Wnioskodawca wyjaśnił, że w przypadku użycia Systemu, wyeliminowana jest możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z faktury. Sposób przechowywania faktur papierowych w postaci skanów ma na celu wyłączenie możliwości edycji treści zeskanowanego dokumentu. Po ich zeskanowaniu faktury są w niezmienionej formie archiwizowane w Systemie w sposób zapewniający natychmiastowy do nich dostęp. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu mogą być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe.
Mając na uwadze cytowane przepisy należy stwierdzić, że podatnik wystawiający faktury elektroniczne jest zobowiązany zapewnić organom dostęp do tych faktur. Obowiązek taki istnieje, ale tylko na żądanie organów podatkowych. Żądanie organów podatkowych musi wynikać z odrębnych przepisów. Powyższą kwestię regulują przepisy Ordynacji podatkowej, które określają, kiedy i na jakich warunkach organ podatkowy może żądać od podatnika wglądu w jego dokumentację. Będzie to kontrola podatkowa lub czynności sprawdzające. Przepisy określają dodatkowo, że dostęp ten ma być natychmiastowy, pełny i ciągły, drogą elektroniczną. Nie oznacza to jednak, że organ podatkowy ma dostęp do dokumentów 24 godziny na dobę. Dostęp ma być pełny i ciągły, ale na zasadach przewidzianych dla udostępniania innych dokumentów w trakcie kontroli lub postępowania sprawdzającego.
Przepisy nie określają jednak, że ma to być dostęp on-line i w siedzibie organu podatkowego. W przypadku kontroli podatkowej art. 285b Ordynacji podatkowe) wprost określa, że kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu podatkowego, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub kontrolowany zrezygnował z uczestniczenia w czynnościach kontrolnych, ale tylko za zgodą kontrolowanego. Kontrolowany ma obowiązek zapewnić dostęp w swojej siedzibie lub miejscu przechowywania dokumentacji, a nie w siedzibie organu podatkowego. Przepisy określają również czasowe ramy przeprowadzania kontroli w danym dniu, gdy kontrola nie jest przeprowadzana w siedzibie organu podatkowego. Kontrola może być przeprowadzona w godzinach prowadzenia działalności, a w przypadku skrócenia w toku kontroli czasu prowadzenia działalności czynności kontrolne mogą być prowadzone przez osiem godzin dziennie. Zasady udostępniania faktur nie są dowolne i niczym nieograniczone.
Przepisy umożliwiające podatnikom przechowywanie w dowolny sposób faktur przesłanych drogą elektroniczną nakładają na podatników obowiązek zapewnienia organom podatkowym i organom kontroli skarbowej bezzwłocznego dostępu do tych faktur. Dostęp ten musi być zapewniony jedynie na żądanie tych organów i zgodnie z odrębnymi przepisami. Przez „stały dostęp” należy rozumieć obowiązek podatnika do przechowywania faktur w taki sposób, aby w przypadku żądania organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej ich odszukanie i udostępnienie mogło nastąpić w jak najkrótszym czasie, bez zbędnej zwłoki spowodowanej przeszkodami natury organizacyjnej, np. nieobecnością w pracy pracownika odpowiedzialnego za tego rodzaju dokumentację.
Z kolei art. 112a ust. 3 ustawy o VAT wskazuje tylko na konieczność zapewnienia, w określonych okolicznościach, organom podatkowym i organom kontroli skarbowej dostępu on-line do faktur przechowywanych w postaci elektronicznej poza terytorium kraju.
Wskazane określenia („bezzwłoczny dostęp”, „dostęp on-line”) nie stanowią jednak synonimu terminu „stały dostęp”, a oznaczają konieczność zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej łatwego i szybkiego dostępu dla celów kontrolnych do faktur przesyłanych w formie elektronicznej, jednak wyłącznie na ich żądanie i zgodnie z odrębnymi przepisami.
Zatem ze względu na wskazane okoliczności w świetle przywołanych przepisów należy stwierdzić, że przechowywanie faktur w formie elektronicznej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu – jest zgodne z powyższymi przepisami. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji.
Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach, ul. Prymasa S. Wyszyńskiego 2, 44-101 Gliwice, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t.j. Dz. U. z 2016r., poz. 718 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Przechowywanie > IBPP2/4512-402/16-1/ICz