Source: http://denik.obce.cz/clanek.asp?id=6717168
Timestamp: 2019-03-19 07:41:20+00:00
Document Index: 5026884

Matched Legal Cases: ['§ 57', '§ 49', '§ 42', '§ 49', '§ 53', '§ 101', '§ 8']

(Ochrana osobních údajů při výkonu sociálně-právní ochrany dětí II.)
Datum: 20. 6. 2016, zdroj: OF 2/2016, rubrika: Sociální problematika
První ze série článků zabývajících se citlivou otázkou ochrany osobních údajů při práci s ohroženými dětmi a rodinami se popisoval postupy v oblasti veřejné správy (orgánů sociálně-právní ochrany). Do systému ochrany dětí však vstupují rovněž soukromoprávní subjekty, které jsou pověřeny k výkonu sociálně-právní ochrany (tzv. „pověřené osoby“). Toto pověření vydávají krajské úřady (v Praze magistrát).
Většinou jde o nestátní neziskové organizace, pověřením však disponuje i řada subjektů zřizovaných obcemi nebo kraji. Pověřenou osobou mohou být nejen právnické, ale i fyzické osoby. Zákon o sociálně-právní ochraně dětí definuje zhruba desítku činností, kterou mohou tyto subjekty vykonávat. Jde například o vyhledávání ohrožených dětí, poskytování poradenství rodičům nebo poskytování různých druhů služeb.
S určitou mírou zjednodušení lze konstatovat, že pověřené osoby jsou svébytným druhem sociálních služeb, které postupují podle zvláštní právní úpravy zákona o sociálně-právní ochraně dětí. Řada činností vykonávaných na základě pověření se ostatně kryje s úpravou obsaženou v zákoně o sociálních službách. Typická „pověřená osoba“ je zpravidla současně registrovaným poskytovatelem sociálních služeb. Podle stanoviska Ministerstva práce a sociálních věcí z roku 2013 stačí pro práci s ohroženými dětmi pouze jeden typ oprávnění – buď pověření k výkonu sociálně-právní ochrany, nebo registrace příslušné sociální služby. Dřívější výklad nutil organizace, aby měly oba typy oprávnění.
Větší praktický význam tak má v podstatě jen několik typů pověření, které nelze „ztotožnit“ s žádným z existujících druhů sociálních služeb. Na tato pověření se proto zaměříme i v tomto článku. Jde o služby odborné pomoci při výkonu náhradní rodinné péče (mezi odbornou veřejností jsou tyto služby označovány jako „doprovázení pěstounských rodin“, odtud „doprovázející organizace“), zajišťování příprav zájemců o poskytování náhradní rodinné péče a zařízení pro děti vyžadující okamžitou pomoc (krizové pobytové služby pro ohrožené děti).
Oprávnění ke zpracovávání osobních údajů
Na rozdíl od orgánů veřejné správy (sociálně-právní ochrany), jimž zákon o sociálně-právní ochraně dětí podrobně předepisuje způsob nakládání s osobními údaji (včetně obsahu spisové dokumentace, doby její archivace atd.), jsou pověřené osoby odkázány na několik stručných ustanovení.
Častým omylem je přístup, kdy jsou ustanovení určená orgánům sociálně-právní ochrany vztahována rovněž na pověřené osoby. V případě pověřených osob zákon upravuje pouze oprávnění ke zpracovávání osobních údajů a citlivých údajů (§ 57 odst. 3) a povinnost „vést záznamy o své činnosti související s poskytováním sociálně-právní ochrany v rozsahu odpovídající udělenému pověření“ (§ 49 odst. 10), aniž by bylo blíže specifikováno, jak mají tyto záznamy vypadat. Jedinou výjimkou jsou zařízení pro děti vyžadující okamžitou pomoc, které mají obsah spisové dokumentace podrobněji popsán ve zvláštním ustanovení (§ 42a odst. 2).
Od doby vydání prováděcí vyhlášky k zákonu o sociálně-právní ochraně dětí přibyla pověřeným osobám povinnost zpracovat pro vedení písemné nebo elektronické dokumentace vnitřní předpis, který má pravidla nakládání se spisy (tj. založení a uzavření spisu, nahlížení do dokumentace, pořizování kopií atd.) podrobně popsat. Mohlo by se tedy zdát, že pověřená osoba má právo upravit nakládání s údaji, resp. písemnými záznamy dle vlastního uvážení. Opak je pravdou. Co nenalézáme ve speciální úpravě zákona o sociálně-právní ochraně dětí, je nutno hledat v obecné normě, kterou je zákon o ochraně osobních údajů.
Jaké informace může pověřené osoba zpracovávat?
Zákon stanovuje, že pověřená osoba může zpracovávat pouze údaje, které jsou nezbytné pro plnění úkolů podle zákona o sociálně-právní ochraně dětí. Při zpracování vnitřního předpisu tak musí pověřená osoba tento zákon pečlivě prostudovat a podle jednotlivých činností obsah záznamů (spisové dokumentace) specifikovat.
Jako příklad můžeme uvést postup u pověřené osoby, která „doprovází pěstounské rodiny“. S každým pěstounem je uzavírána dohoda o výkonu pěstounské péče. Ta musí být v souladu s individuálním plánem ochrany dítěte (dokument, který povinně zpracovává orgán sociálně-právní ochrany) a rozhodnutím soudu, kterým se dítě svěřuje do péče pěstounů. Je tedy zřejmé, že pověřená osoba musí mít k dispozici tyto dokumenty, aby mohla smluvní vztah s pěstounem řádně uzavřít.
Další povinností pověřené osoby je zpracovat plán práce s pěstounskou rodinou („plán průběhu pobytu dítěte v pěstounské péči“) a následný vzdělávací plán pěstounů. Pro účely zpracování těchto dokumentů je nutno znát a vyhodnotit potřeby pěstounské rodiny a dítěte svěřeného do pěstounské péče. Je tedy logické, že součástí dokumentace budou nejen plány samotné, ale i podklady pro jejich sestavení (například zprávy ze sociálních šetření, odborné posudky, záznamy z rozhovorů s klienty atd.)
Pověřená osoba poskytuje rodině různé typy odborných služeb, mimo jiné i asistenci při realizaci kontaktu dítěte svěřeného do náhradní rodinné péče s jeho vlastní rodinou. Může se stát, že v rámci příprav na tento kontakt budou získávány i určité informace o rodičích dítěte a dalších příbuzných, ovšem pouze ty, které jsou pro realizaci odborné pomoci při kontaktu nezbytné. Služby jsou financovány veřejnými zdroji, je tedy nutné shromažďovat doklady prokazující účelné nakládání s těmito prostředky. A takto je možno pokračovat.
Pečlivým výčtem činností pověřené osoby a podkladů, které jsou pro jejich realizaci nezbytné, lze taxativním způsobem stanovit obsah spisové dokumentace. Lze se tím vyvarovat „úkroku stranou“, kdy organizace disponuje informacemi, které ke své činnost nezbytně nepotřebuje. V této souvislosti je nutno zdůraznit, že pověřená osoba je především poskytovatelem služeb. Spolupracuje s orgány sociálně-právní ochrany, ale nemůže jejich roli nahrazovat. Co je přípustné pro orgány veřejné správy, nemusí být akceptovatelné pro pověřenou osobu. Řada subjektů řeší tuto situaci „generálním“ souhlasem pěstounů se zpracováváním a případně i zveřejňováním všech osobních údajů. Ani takový souhlas však nemusí být dostačující. Pověřená osoba totiž nepracuje jen s osobními údaji pěstounů, ale i dalších osob, zejména svěřených dětí. Je přitom diskutabilní, kdo je oprávněn takový souhlas za dítě vyrůstající v náhradní rodinné péče vyslovit.
V případě pěstounské péče má dítě dva zákonné zástupce. Jednak rodiče, kteří zastupují dítě v podstatných záležitostech a zároveň pěstouny, kteří jsou kompetentní (podobně jako například ředitel zařízení pro děti vyžadující okamžitou pomoc) pouze k rozhodování v běžných záležitostech. V některých případech se k otázce nakládání s osobní i údaji může vyjadřovat i samo dítě. Jde o problematiku natolik složitou, že se jí budeme podrobněji věnovat samostatně v příštím čísle. Pro tuto chvíli lze konstatovat, že nejlepší prevencí proti případnému porušení platných pravidel je spíše zdrženlivý postoj k rozsahu shromažďovaných a zveřejňovaných osobních údajů.
Nahlížení do spisové dokumentace a její zapůjčování
Z výše uvedeného příkladu je zřejmé, že spisová dokumentace obsahuje informace o celé řadě osob. Osoby, které mohou do dokumentace nahlížet, lze rozdělit do tří skupin. V prvé řadě jde o zaměstnance pověřené osoby, druhou skupinu tvoří osoby, o nichž jsou informace shromažďovány a třetí kontrolní orgány. S údaji mohou pracovat pouze ti zaměstnanci, kteří jsou v přímém kontaktu s dítětem nebo rodinou a dále přímo nařízení pracovníci, kteří jejich práci kontrolují. Není třeba dodávat, že všichni jsou vázáni mlčenlivostí. Jak bylo řečeno, tato dokumentace může být vedena jak v listinné, tak elektronické podobně, obvyklá je kombinace obou variant. V rámci organizace je nutno provést taková technická opatření, aby se k příslušné dokumentaci (či elektronickému souboru dat) měli přístup pouze oprávněné osoby. Dokumentace by měla být zabezpečena proti náhodnému nebo úmyslnému vniknutí (tedy uložena v zamykatelné skříni nebo chráněna přístupovými hesly).
Tento princip je poměrně srozumitelný a v praxi relativně snadno realizovatelný. Časté otázky se objevují v souvislosti s působením stážistů či dobrovolníků, kteří nejsou zaměstnanci organizace. Je například možno „ukázat“ dokumentaci studentům, kteří jsou „na praxi“ a je tedy účelné, aby pronikly do všech zákoutí praktického výkonu sociální práce, včetně vedení záznamů? Odpověď zní: teoreticky ano, ovšem pouze v případě, že všechny „subjekty údajů“ s takovým zpřístupněním souhlasí. Jako příměr lze použít oblast zdravotnictví, kde je pacient při hospitalizaci běžně dotazován, zda souhlasí s tím, aby byla jeho zdravotnická dokumentace zpřístupňována medikům. Rozdíl spočívá v tom, že zdravotnická dokumentace zpravidla obsahuje údaje pouze o osobě, které se týká. Ve spise pověřené osoby jsou informace o dítěti, jeho rodičích, pěstounech, případně i o dalších osobách. Problematika získání kvalifikovaného souhlasu od všech dotčených osob již byla zmíněna.
Do dokumentace mohou nahlížet osoby, o nichž jsou údaje shromažďovány. V případě pověření, které zde uvádíme jako příklad, jde o pěstouny, děti svěřené do jejich péče (jim jsou v závislosti na jejich rozumové vyspělosti zpřístupňovány záznamy o konzultacích, které sociální pracovník prováděl přímo s dítětem) a ve zcela výjimečných případech i další osoby. Může jít například o (vlastní) rodiče dítěte, jimž jsou však zpřístupňovány pouze záznamy, které se jich bezprostředně týkají (například záznam z realizace zmíněného asistovaného kontaktu dítěte s rodičem). Je tedy nutné provést taková opatření, aby nebyly nahlížejícím osobám zpřístupněny údaje, které se týkají jiných osob. Dalšími subjekty, které mohou do dokumentace nahlížet, jsou kontrolní orgány. Činnost pověřených osob je kontrolována několika způsoby. Plnění základních zákonných podmínek (včetně povinnosti vést záznamy) kontroluje krajský úřad. Kvalitu poskytované péče monitoruje Inspekce poskytování sociálně-právní ochrany, která je zařazena pod Úřad práce ČR.
Žádná právní úprava neukládá pověřeným osobám zapůjčovat spisovou dokumentaci jiným subjektům. S ohledem na povinnost mlčenlivosti se doporučuje, aby pověřená osoba ve svém vnitřním předpisu tuto otázku vyřešila zcela jednoduše konstatováním, že spisovou dokumentaci zásadně nezapůjčuje. Jako obvykle, i zde existuje jedna výjimka. § 49 odst. 10 zákona o sociálně-právní ochraně dětí stanoví, že pověřená osoba je povinna předkládat na požádání záznamy orgánu, který rozhodl o vydání pověření. Slovo „předkládat“ lze samozřejmě vyložit několika způsoby, připusťme však, že jedním z možných výkladů je i zapůjčení spisu kontrolnímu orgánu. V praxi však zpravidla dochází ke kontrole spisu přímo na místě, bez nutnosti přemisťovat ho mimo sídlo pověřené osoby. Není nutno dodávat, že vypůjčitel nese plnou odpovědnost za ochranu údajů obsažených ve spisové dokumentaci.
Rozdíl mezi podáním informace a nahlížením do spisu
V minulém článku byly popsány tři režimy přenosu informací (aktivní oznamovací povinnost, podání informace na vyžádání, sdílení informací v rámci sociální práce). V souvislosti s předáváním informací je nutno rozlišovat mezi nahlížením do spisu a předáváním informace jiné osobě. Zatímco podání informace směřuje ke zjištění konkrétní (věcně ohraničené) záležitosti, nahlížení do spisu může vést k seznámení se skutečnostmi nad rámec takového zjišťování (například ze záznamů sociálního pracovníka, zápisů z jednání atd.). Do spisové dokumentace pověřené osoby tak například nemá právo nahlížet orgán sociálně-právní ochrany na úrovni obecního úřadu obce s rozšířenou působností, byť si může od pověřené osoby fakticky vyžádat jakékoliv informace, které k poskytování sociálně-právní ochrany potřebuje.
Podle § 53 zákona o sociálně-právní ochrany dětí má totiž pověřená osoba povinnost sdělit orgánům sociálně-právní ochrany bezplatně veškeré informace, které si od ní tento orgán vyžádá (informace „potřebné pro poskytnutí sociálně-právní ochrany). V tom se pověřené osoby liší od poskytovatelů sociálních služeb, kteří mají podle relativně nedávno doplněného ustanovení § 101a zákona o sociálních službách povinnost poskytnout informace pouze o tom, zda klientovi (ohroženému dítěti, jeho rodině nebo jiným osobám odpovědným za výchovu dítěte) poskytují nebo poskytovali sociální službu, a jakou službu jde a v jakém období byla zajišťována a „zhodnocení průběhu poskytování služby“. Mezi pověřenými osobami a orgány sociálně-právní ochrany je informační prostor významně „propustnější“, což je nutno zohledňovat i v případných úvahách o zřízení jednotného informačního systému.
Vůči jiným subjektům podobná povinnost pověřených osob neexistuje, platí tedy obecná povinnost mlčenlivosti. Její prolomení je možné pouze na základě zvláštních právních předpisů. Jako příklad můžeme uvést trestní řízení. Podle § 8 odst. 5 trestního řádu, nestanoví-li zvláštní zákon podmínky, za nichž lze pro účely trestního řízení sdělovat informace, na něž se vztahuje povinnost mlčenlivosti, lze tyto informace pro trestní řízení vyžadovat po předchozím souhlasu soudce. Zákon o sociálně-právní ochraně pověřeným osobám zvláštní podmínky pro případ trestního řízení nestanoví, postupuje se tedy podle citovaného ustanovení trestního řádu.
Co dál s údaji po skončení práce s klientem?
V okamžiku, kdy pověřená osoba přestane s dítětem nebo rodinou pracovat (poskytovat jí sociálně-právní ochranu), zaniká i její oprávnění zpracovávat příslušné osobní údaje. Veškerá dokumentace musí být neprodleně uzavřena (v případě elektronické dokumentace přesunuta z aktivní části systému do pasivního úložiště). Jediným důvodem, proč je nutno tuto dokumentaci po určitou dobu uchovávat, jsou následné kontroly. Činnost pověřených osob (alespoň těch, na něž se tento článek zaměřuje) je z velké části financována z veřejných zdrojů, prostřednictvím státních příspěvků. Je tedy třeba stanovit takovou dobu archivace dokumentů, aby bylo doložit „efektivní, účelné a hospodárné“ nakládání se státními prostředky. Obecná pravidla pro dobu archivace dokladů obsahuje zákon o účetnictví (5 let u účetních dokladů, 10 let u účetní závěrky a výročních zpráv). Pokud pověřená osoba stanoví dobu archivace spisové dokumentace například na 10 let, lze ji považovat za přiměřenou. Stejnou dobu například stanoví pravidla pro příjemce dotace na poskytování sociální služby. Po uplynutí této doby musí být dokumentace skartována (údaje vymazány ze systému).
Ochrana osobních údajů při výkonu sociálně-právní ochrany dětí, 19. 4. 2016
Ochrana osobních údajů při výkonu sociálně-právní ochrany dětí, 20. 6. 2016 (právě čtete)