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Timestamp: 2019-03-21 18:38:52
Document Index: 190133971

Matched Legal Cases: ['§ 51', '§ 34', '§ 45', '§ 18', '§ 51', '§ 5', '§ 51', '§ 51', '§ 51']

ArchivNotBek: Aufbewahrung, Abgabe und Vernichtung von Notariatsakten - Bürgerservice
Aufbewahrung, Abgabe und Vernichtung von Notariatsakten (ArchivNotBek)
JMBl. 2003 S. 20
Gemeinsame Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums der Justiz und des Bayerischen Staatsministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst
vom 29. November 2002 Az.: 1452 - IV - 8040/02
Auf Grund des § 51 Abs. 5 Satz 1 der Bundesnotarordnung (BNotO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 24. Februar 1961 (BGBl I S. 97), zuletzt geändert durch Gesetz vom 27. April 2002 (BGBl I S. 1467), wird über die Aufbewahrung, Abgabe und Vernichtung von Notariatsakten folgendes bestimmt:
1. Aktenverwahrung
1Der Notar ist verpflichtet, seine Akten, Bücher, Verzeichnisse und Urkunden (Unterlagen) sorgfältig zu verwahren (§ 34 Abs. 3 Satz 1, § 45 des Beurkundungsgesetzes vom 28. August 1969, BGBl I 1513, zuletzt geändert durch Gesetz vom 23. Juli 2002, BGBl I 2850, § 18 der Dienstordnung für Notarinnen und Notare - DONot - vom 25. Januar 2001, JMBl S. 43). 2Ist das Amt eines Notars erloschen oder wird sein Amtssitz in einen anderen Amtsgerichtsbezirk verlegt, so ist die Verwahrung der Akten, Bücher und Verzeichnisse des Notars sowie der ihm amtlich übergebenen Urkunden in der Regel gemäß § 51 Abs. 1 Satz 2 BNotO einem Notar, nach Möglichkeit dem Amtsnachfolger des ausgeschiedenen Notars, zu übertragen.
3. Aussonderung und Vernichtung von nicht dauernd aufzubewahrenden Unterlagen
Die nicht dauernd aufzubewahrenden Unterlagen nach Nummer 2.1 sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist durch den Notar auszusondern und zu vernichten, sofern nicht im Einzelfall ihre weitere Aufbewahrung erforderlich ist (§ 5 Abs. 4 Satz 4 DONot).
1Es ist sicherzustellen, dass Unbefugte keinen Einblick in die Unterlagen erhalten und Papier der Rohstoffverwertung zugeführt wird. 2Soweit die Vernichtung einem Privatunternehmen übertragen wird, muss die unverzügliche und datenschutzgerechte Vernichtung vertraglich nach dem Muster der Anlage 3 der Aussonderungsbekanntmachung Justiz vom 27. April 1994 (JMBl S. 71) in der jeweils geltenden Fassung gesichert werden. 3Insbesondere ist dafür Sorge zu tragen, dass die mit der Vernichtung beschäftigten Personen nach dem Verpflichtungsgesetz vom 2. März 1974 (BGBl I S. 547) in der jeweils geltenden Fassung auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obliegenheiten und zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. 4Die Vernichtung der Unterlagen soll unter Heranziehung der Deutschen Industrie Norm (DIN) 32757 erfolgen; der Sensibilität der zu vernichtenden Unterlagen ist Rechnung zu tragen.
5. Bei den Amtsgerichten verwahrte Unterlagen
1Die Bestimmungen der Nummern 2 bis 4 gelten auch für die bei den Amtsgerichten nach § 51 Abs. 1 BNotO verwahrten Unterlagen der Notare mit folgenden Maßgaben: 2Die Aussonderung der Unterlagen nach Nummern 3 und 4 und die Vernichtung nach Nummer 3 erfolgt durch die Amtsgerichte. 3Die in Nummer 4 genannten Unterlagen sind stets an die Staatsarchive abzugeben.
6. Verwahrung der Unterlagen bei den Staatsarchiven
1Die abgegebenen Unterlagen der Notare werden bei den Staatsarchiven nach den für die Staatsarchive geltenden Bestimmungen verwahrt und verwaltet. 2Die Justizbehörden, die abgebenden Notare sowie die Notare, denen die Verwahrung der Unterlagen gemäß § 51 Abs. 1 Satz 2 BNotO übertragen wurde, sind berechtigt, die den Staatsarchiven übergebenen Unterlagen zu entleihen.
Für die Erteilung von Ausfertigungen, vollstreckbaren Ausfertigungen und Abschriften aus den Notariatsakten gilt § 51 Abs. 5 Satz 2 BNotO.
7. Schlussvorschriften
1Diese Bekanntmachung tritt mit Wirkung vom 1. Februar 2003 in Kraft. 2Gleichzeitig tritt die Gemeinsame Bekanntmachung über die Aufbewahrung, Abgabe und Vernichtung von Notariatsakten vom 16. Mai 1972 (JMBl S. 83) außer Kraft.