Source: https://www.diritto.it/spool-di-stampa-e-omogeneita-nei-processi-di-digitalizzazione-documentale-come-interpretare-correttamente-le-norme-sulla-fatturazione-elettronica-e-sulla-conservazione-sostitutiva/
Timestamp: 2018-12-10 19:48:58+00:00
Document Index: 112711074

Matched Legal Cases: ['art. 6', 'art. 1', 'art. 44', 'art. 44', 'art. 1', 'art. 2712', 'art. 23', 'art. 4', 'art. 3', 'art. 1']

D'Urso Dario - Lisi Andrea
Siamo a pochi mesi dal previsto (o quanto meno presunto) avvio della fattura elettronica obbligatoria verso la P.A.[1], ma manca ancora il secondo e più importante Decreto attuativo, atteso per il mese di ottobre[2]; e poi sin dai primi mesi del 2009 anche in Italia si dovranno rompere gli indugi e partire!
L’Agenzia delle Entrate con la risoluzione nr. 260/2008[3] ci ha autorevolmente chiarito che è possibile tenere dei regimi misti di fatturazione, analogici e elettronici, e quindi – previa descrizione con apposite serie numeriche in sezionali anche di un unico Libro IVA – a regimi di conservazione sostitutiva anch’essi misti, in parte analogici (su supporto cartaceo) e in parte in modalità sostitutiva.
– una maggiore durata dei controlli
– la necessità di richiedere la riproduzione su carta anche dei documenti elettronici (previsto nell’art. 6 del D.M.E.F. del 23/01/2004).
C’è purtroppo un ostacolo forte a tale approccio: la posizione dell’Agenzia delle Entrate in merito alla conservazione sostitutiva del ciclo attivo emesso in modalità analogica, fortemente ribadito nella “famigerata” risoluzione n. 14 del 21/01/2008[4].
Proviamo a dare una lettura diversa in chiave evolutiva di quanto espresso in quella risoluzione e, più in generale, di cosa si ritiene che l’Agenzia abbia indicato come linea interpretativa su questo argomento[5].
Il punto cruciale è legato al passaggio diretto in conservazione sostitutiva degli “spool di stampa”. Possiamo affermare, come già fatto in passato, che l’Agenzia ha perfettamente ragione nel dichiararsi contraria a tale pratica. Sorvolando sulle spiegazioni tecniche, che ci convincono meno, diciamo che uno spool di stampa di fatture attive, prima di essere conservato, deve essere necessariamente trattato in modo tale che tutti i requisiti richiesti negli articoli 3 e 4 del D.M.E.F. del 23 gennaio 2004 siano rispettati[6]. Quindi, deve essere elaborato, “spezzato” in singoli documenti, che devono essere opportunamente stabilizzati e indicizzati. Che questo comporti incontrovertibilmente la stampa dei singoli documenti trattati e la loro successiva “scannerizzazione” è una interpretazione forzata (e, a tal proposito, si legga la Circolare 36 del 6 dicembre 2006 della stessa Agenzia che è giustamente meno perentoria su questo punto). Chi ha esperienza del trattamento degli spool a fini di gestione documentale sa bene, infatti, che la diretta trasposizione in un formato documentale “autoconsistente” (PDF, TIFF, JPEG, etc) è la via ideale per garantire controllo e integrità dei documenti stessi.
Inoltre, l’interpretazione fornita in passato dall’Agenzia in materia di “spool di stampa” non regge neppure dal punto di vista giuridico, in quanto il formato immagine del documento opportunamente trattato e poi portato in conservazione altro non è che un documento digitale, come individuato ai sensi dell’art. 1 lett. d) del D.M.E.F. 23 gennaio 2004[7].
Immaginiamo, invece, un procedura di trattamento dello spool, dettagliatamente descritta nel Manuale della conservazione e, quindi, sottoposta alla piena responsabilità del Responsabile della Conservazione che deve vigilare sull’intero processo di trattamento e conservazione: tutto e solo questo può assicurare controllo, sicurezza, velocità e, inoltre, convenienza (e qualche tonnellata di CO2 in meno!) all’intero sistema di conservazione di documenti.
Presidente ANORC – Associazione Nazionale Responsabili Conservazione Sostititutiva – www.anorc.it
Docente a contratto di Informatica Giuridica – Scuola Professioni Legali – Università del Salento
Coordinatore del Digital&Law Department Studio Legale Lisi – www.studiolegalelisi.it
Socio fondatore ANORC
[1] Secondo quanto prevede la legge 24 Dicembre 2007, n. 244, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n. 300 del 28 dicembre 2007 (Legge Finanziaria 2008).
[2] Nel mese di marzo 2008 è stato individuato nell’Agenzia delle Entrate il Gestore del sistema di interscambio della fattura elettronica (Decreto 7 marzo 2008 Ministero dell’Economia e delle Finanze – Individuazione del gestore del sistema di interscambio della fatturazione elettronica nonche’ delle relative attribuzioni e competenze – G.U. n. 103 del 3 maggio 2008)
[3] Per un commento alla Risoluzione n. 260 del 23 giugno 2008 si vedano sul sito dell’Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione digitale dei documenti (A.N.O.R.C. – www.anorc.it) gli articoli pubblicati alle pagine http://www.anorc.it/notizia/49_Agenzia_delle_Entrate__importanti_aperture_interpretative_su_fattura_elettr.html e http://www.anorc.it/notizia/50_La_convivenza_di_fatture_analogiche_e_fatture_elettroniche__brevi_note_alla.html.
[4] Per un primo commento alla risoluzione si consiglia la lettura dell’articolo pubblicato sul sito di ANORC alla pagina http://www.anorc.it/notizia/15_Fattura_Elettronica__prima_analisi_della_Risoluzione_del_21_01_2008_n._14_-.html.
[5] Si ricorda sullo stesso argomento la Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 161/E del 9 luglio 2007, commentata su SCiNTLEX alla pagina http://www.scintlex.it/notizia/288/143.html.
[6] Si ricorda in proposito che il Responsabile della conservazione deve ex lege predisporre un ambiente sicuro di conservazione dei documenti a lui affidati. Infatti, l’art. 44 del Codice dell’amministrazione digitale elenca nell’art. 44 i requisiti per la conservazione dei documenti informatici. In particolare, il sistema di conservazione dei documenti informatici deve garantire:
– l’integrità del documento.
– la leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi ì dati di registrazione e di classificazione originari;
– il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto.
[7] Come già spiegato in altre occasioni, a livello strettamente giuridico considerare in modo autonomo l’immagine digitalizzata di un documento analogico permette di rendere ammissibile la presenza nel nostro ordinamento di un “documento che abbia natura analogica, ma veste informatica” o, più propriamente, di un “documento digitale” rilevante fiscalmente secondo l’art. 1 lett. d) del DMEF 23 gennaio 2004, quale riproduzione informatica di documento analogico ai sensi e per gli effetti dell’art. 2712 c.c. (come riformulato dall’art. 23 1° comma del Codice dell’Amminstrazione Digitale – D. Lgs. 82/2005).
Si deve, quindi, riconoscere la possibilità di portare direttamente in conservazione l’immagine digitale del “documento-fattura”, generata da un gestionale (o comunque inoltrata quale documento analogico ai suoi destinatari) e acquisita come immagine nel processo di conservazione, purchè venga assicurata la tracciabilità di tutti i passaggi interni al processo e soprattutto vengano garantiti sicurezza e controllo costante al processo di fatturazione e successiva conservazione. Infatti, l’art. 4 del DMEF 23 gennaio 2004 specifica solo che il processo di conservazione digitale di documenti e scritture analogici rilevanti ai fini tributari deve avvenire mediante memorizzazione della relativa immagine, secondo le modalità di cui all’art. 3, commi 1 e 2. La normativa, pertanto, non prevede che debba effettuarsi una necessaria stampa del documento analogico, quando si è proceduto a generare un’immagine del documento acquisito dal proprio sistema informativo.
Inoltre, si condividono le riflessioni di Alessandro De Pasquale pubblicate su ANORC alla pagina http://www.anorc.it/notizia/55_L_Agenzia_delle_Entrate_ci_ripensa_.html, secondo le quali con la Risoluzione 354/E dell’8 agosto 2008 l’Agenzia delle Entrate ha già messo in discussione il suo precedente pensiero sugli “spool di stampa”, condividendo una lettura interpretativa più in linea con le fonti di legge e le esigenze aziendali.
Per concludere, l’immagine digitale di un documento non può configurarsi, ai fini fiscali, solo e soltanto come un documento analogico, ossia "formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui" (come riferito nella Ris. 14/2008 Ag. Entrate), ma anche come “documento digitale”, ai sensi dell’art. 1 lett. d) del D.M.E.F. 23 gennaio 2004.