Source: http://www.superfaktura.sk/blog/naskenovany-podpis-na-fakture-je-v-sulade-so-zakonom/
Timestamp: 2016-10-20 19:33:40+00:00
Document Index: 639379

Matched Legal Cases: ['§ 31', '§ 32', '§ 32', '§ 33', '§ 32', '§ 33']

Komentáre: 17 komentárov	|
Jednou z funkcií Superfaktúry je možnosť pridať do faktúry vopred naskenovaný podpis fakturanta (prostredníctvom voľby “Nastavenia” – “Logo a podpis”). Takúto hotovú faktúru je možné poslať odberateľovi (príp.jeho či svojmu účtovníkovi) emailom vo formáte .pdf. Šetrí sa tým čas potrebný na ručné podpisovanie a zasielanie poštou – táto funkcia podľa nás uľahčuje našim klientom každodenné podnikanie.
Nedávno nám však jeden z našich potenciálnych klientov zaslal otázku, ktorou trochu spochybnil, či je náš postup správny:
Ako máte ošetrené podpisovanie elektronických faktúr? Svojím klientom posielam faktúry vo formáte .pdf. Tieto však musia byť podpísané. Stačí, ak urobím “scan” svojho podpisu, ktorý budem pripájať ku každej vystavenej faktúre, ktorú pošlem svojim klientom?
Pre istotu som zaslal dopyt na FR SR, kde mi odpovedali toto:
Podľa § 31 zákona o účtovníctve, účtovný záznam (napr. faktúra) môže byť vyhotovený v písomnej alebo v technickej forme. Preukázateľnosť účtovného záznamu je definovaná v § 32 zákona o účtovníctve. Účtovný záznam určený na prenášanie musí byť podpísaný najneskôr v okamihu jeho odovzdania na prenos. Súčasťou účtovného záznamu pri prenose mimo účtovnú jednotku je:
– podpisový záznam, ktorým je elektronický podpis (zákon č. 215/2002 Z.z. o
elektronickom podpise), alebo
– iný záznam, nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme, na
ktorom sa účtovné jednotky vzájomne dohodli (napr. čiarkový kód, šifra
a pod) a považujú ho za preukázateľný.
Na základe uvedeného, ak prenášaný účtovný doklad obsahuje vyššie uvedené náležitosti, je považovaný za účtovný doklad. Oskenovaný podpis a pečiatka nie sú z pohľadu zákona o účtovníctve uznané za vlastnoručný podpis a z tohto dôvodu ani nespĺňajú požiadavky na platné a preukazné doklady.
Čo vy na to? K dohode medzi dodávateľom a odberateľom – musí mať papierovú formu? To mám spísať zmluvu s každým svojím odberateľom, ktorých je niekoľko desiatok z celej SR? Alebo odberateľ udeľuje automatický súhlas s podpisom a podobou elektronickej faktúry práve jej uhradením?
Tu je naša odpoveď. Sedeli sme nad ňou viacerí a pretelefonovali hodiny s metodikmi Finančného riaditeľstva.
Faktúra ako účtovný doklad
Faktúra zasielaná odberateľovi sa v terminológii zákona o účtovníctve považuje za “účtovný záznam”. V prípade, ak faktúru jej vystavovateľ (dodávateľ) zasiela odberateľovi, vzťahujú sa naňho ustanovenia o tzv. “prenose účtovného záznamu”, uvedené v § 32 ods. 2 a 3 a v § 33 spomínaného zákona. Záznam, určený na prenášanie mimo účtovnej jednotky (tj faktúra odosielaná z firmy) prostredníctvom informačného systému (Superfaktúra, účtovný softvér, email) musí spĺňať tieto podmienky:
musí obsahovať podpisový záznam, ktorým môže byť účtovnými jednotkami vzájomne uznávaný obdobný preukázateľný účtovný záznam v technickej forme. Podpisovým záznamom sa rozumie účtovný záznam, ktorého obsahom je vlastnoručný podpis, alebo obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme. Na obidve formy podpisového záznamu sa pritom prihliada rovnako a obidve sa môžu použiť na mieste, kde sa vyžaduje vlastnoručný podpis (§ 32 ods. 2 a 3).
prenos záznamu musí dodávateľ zabezpečiť pred jeho zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi doň a neoprávnenými prístupmi k nemu (§ 33).
tým, že do faktúry ešte pred jej finálnym skompletizovaním a odoslaním vložíte podpis, ktorý ste vopred naskenovali, pôjde o obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme. Ak druhá strana – teda odberateľ – takto zaslanú faktúru akceptuje (teda napríklad proti forme faktúry neprotestuje, prípadne nevyžaduje jej podpísanie elektronickým podpisom či inak), záznam je “vzájomne uznávaný” – nie je teda potrebný jeho (písomný či iný) súhlas, dohoda ani sa za súhlas nepovažuje úhrada faktúry.
faktúra vo formáte .pdf , zabezpečená proti modifikovaniu, spĺňa v bežnej obchodnej praxi za určitých okolností požiadavku nemožnosti neoprávnených zásahov, poškodenia, zničenia či zneužitia. Podstatným je, aby mal k zaslanej faktúre prístup iba adresát, tj odberateľ a nikto iný.
Odpoveď, ktorú metodici zaslali na odpoveď nášmu klientovi (a teda najmä navrhované formy zabezpečenia, akými sú kód, šifra, heslo), pochádza z metodického usmernenia k novelám zákona o účtovníctve z r. 2009. Metodické usmernenie však nie je právne záväzné, navrhuje len možný výklad. Právne záväzný je len zákon. Ustanovenia zákona o účtovníctve je teda možné vykladať viacerými spôsobmi a jedným z nich je aj náš výklad, odobrený ako možný práve metodikmi Finančného riaditeľstva SR. V praxi však z neho vychádzajú aj mnohé účtovné softvéry, ktoré umožňujú do faktúr či iných účtovných záznamov pridávať vopred naskenovaný podpis.
Faktúra v zmysle zákona DPH
Platitelia DPH a ostatné firmy registrované pre DPH z iného titulu (napríklad tieto) sú okrem účtovných predpisov – ktoré sme rozobrali vyššie – povinné dodržiavať aj pravidlá zo zákona o DPH. Ten pri faktúrach stanovuje dodávateľovi povinnosť ” zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť faktúry od jej vydania do konca obdobia na uchovávanie faktúry”. Ako spôsob zabezpečenia vierohodnosti pôvodu, neporušenosti obsahu a čitateľnosti faktúry možno použiť – okrem iného – tieto spôsoby:
zaručený elektronický podpis podľa osobitného predpisu
elektronickú výmenu údajov – tj systém EDI
No a tento iný spôsob zákon ani žiadne zo súvisiacich usmernení nešpecifikuje. Použiť je teda možné akýkoľvek spôsob, ktorý zabezpečí “vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť faktúry”. Faktúra vo formáte .pdf, do ktorej bol pridaný vopred naskenovaný podpis a ktorá je zasielaná odberateľovi emailom, tieto podmienky podľa nás spĺňa.
Pre úplnosť: Aký je rozdiel medzi faktúrou ako účtovným dokladom a faktúrou podľa zákona o DPH? Prečítaj si viac
Dnes pokračujeme v téme “Auto v podnikaní”. Prešli sme si režim “firemné auto” a ukázalo sa, že skôr sa oplatí platiteľom DPH a pri kúpe novších resp. drahších áut. Súkromné auto sa na druhej strane oplatí tým druhým: neplatiteľom DPH so staršími autami, no pomôže aj tým ostatným. Opäť najprv vyjasnenie termínov – “súkromné auto” je […]
Večná otázka: kúpiť si podnikateľské auto na firmu alebo na súkromnú osobu? Odpoveď závisí od viacerých faktorov. V nasledujúcich 2 článkoch si prejdeme 2 najbežnejšie režimy: firemné auto a súkromné auto v podnikaní. Začneme tým prvým: kúpiť auto “na firmu” je prvým, čo podnikateľa napadne. Čo ide do nákladov pri firemnom aute? “Firemné auto” je […]
Reagovať na príspevok	Ja posielam svojim zakaznikom faktury bez oskenovaného podpisu. Ak je príležitosť (napr osobný kontakt s účtovníčkou), faktúru občas podpíšem. Niektorý to vyžadujú viac, iný vôbec.
Reagovať na príspevok	Ja posielam svojim zakaznikom faktury bez oskenovaného podpisu. Ak je príležitosť (napr osobný kontakt s účtovníčkou), faktúru občas podpíšem. Niektorí to vyžadujú viac, iný vôbec.
Reagovať na príspevok	Pripájam sa k názoru, že možnosť používať elektronický podpis, ale nie okamžite ZEP, by bola veľkým prínosom.
Reagovať na príspevok	Momentálne neuvažujeme nad pridávaním elektronického podpisu, aj vzhľadom na spomenuté informácie.
Reagovať na príspevok	Zdravím :) otázkou ešte je, ako naskenovať kvalitne podpis a pečiatku z papierového vzoru, resp. ako to upraviť. Kto to skúšal asi vie, že to dá zabrať. Strávil som nad tým celý deň a skutočne kvalitný sken s čistým bielym pozadím sa mi nepodaril…
Reagovať na príspevok	To už je skôr úloha pre grafika. Skúste nejakého šikovného osloviť, určite to vyrieši…
Reagovať na príspevok	Ja používam Superfaktúru od jej vzniku a k dnešnému dňu cca. 90% mojich klientov akceptuje faktúru s naskenovaným podpisom, zaslanú e-mailom.
Reagovať na príspevok	“iný záznam, nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme, na
Reagovať na príspevok	Dobrý deň, toto zatiaľ nemáme v pláne pridávať. Tak ako je písané v záavere článku, pdf faktúru s naskenovaným podpisom podľa nás spĺňa zákonné podmienky.
Reagovať na príspevok	Superfaktúru (zatiaľ) nepoužívam, ale zaujíma ma toto – ak chápem zákon správne, oskenovaný podpis stačí, ak je zároveň splnená podmienka, že je zabezpečená “vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry”. Je toto nejakým spôsobom ošetrené? Je vygenerovaná faktúra zamknutá len na čítanie pomocou certifikátu, alebo…?
Reagovať na príspevok	Dobrý deň! Chcem sa opýtať ako je to v prípade, ak sa posielajú faktúry poštou, ale sú na nich vytlačené podpisy a pečiatka a nie vlastnoručný podpis s pečiatkou? Faktúra sa pripraví v systéme a v ňom pracovníčka vloží do faktúry aj podpis a pečiatku. Teda ich scan. Ďakujem
Reagovať na príspevok	Pečiatka je jednoduchým riešením, ako splniť požiadavky Obchodného zákonníka – tj uvádzať na všetkých obchodných dokumentoch firmy firemné údaje. Na faktúre však byť nemusí, lebo tieto údaje sú súčasťou faktúry. Podpis: práve v článku píšeme o tom, že podľa nášho výkladu je naskenovaný/vytlačený podpis v súlade so zákonmi.
Reagovať na príspevok	Da sa prevodny prykaz v banke podpisat elektronickym podpisom
Reagovať na príspevok	Je to trochu mimo témy články a neviem, aký prevodný príkaz myslíte – určite však je možné robiť prevody prostredníctvom internet bankingu
Reagovať na príspevok	Naskenovanú žiadosť s podpisom mi obecný úrad neakceptoval. Oboznámili ma, že do 5 dní som mala na OÚ osobne prísť žiadosť podpísať. Je to pravda, Prosím Vás, poraďte mi. Ďakujem
Reagovať na príspevok	Toto je podľa všetkého iná situácia, než o akej sme písali v článku – ten bol o faktúrach. Je dosť možné, že úrady naskenované žiadosti neakceptujú – i keď je to smutné, pravdepodobne Vám neostáva len akceptovať ich postupy.