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Timestamp: 2016-10-24 22:26:35
Document Index: 187107050

Matched Legal Cases: ['artículo 2', 'artículo 77', 'artículo 241', 'artículo 7', 'artículo 1', 'artículo 39', 'artículo 39', 'Artículo 1']

⭐CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS. FONDO DE INVERSION SOCIAL En Liquidación Informe deauditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos
CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS. FONDO DE INVERSION SOCIAL En Liquidación Informe deauditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos
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José María Montero Quiroga
1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS FONDO DE INVERSION SOCIAL En Liquidación Informe deauditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos del 01 de enero al 31 de diciembre de 2007 Guatemala, mayo 20082 ÍNDICE Fondo de Inversión Social Página Resumen Gerencial Antecedentes Objetivos de Auditoría Alcance de Auditoría 373 Dictamen 374 Estados Financieros y Notas a los Estados Financieros 376 Informe Relacionado con Control Interno 380 Informe Relacionado con Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables 395 Seguimiento a Recomendaciones de Auditorías Anteriores 407 Funcionarios Responsables 4083 370 RESUMEN GERENCIAL ANTECEDENTES El Fondo de Inversión Social, es una entidad estatal descentralizada y autónoma, con personalidad jurídica y patrimonio propio, creada mediante el Decreto No del Congreso de la República el 4 de mayo de 1993, con una duración de ocho años. A travéz de los Decretos Nos y , se prorrogo su vigencia a trece años, que vencieron el 31 de mayo de Para el cumplimiento de su objetivo el Fondo de Inversión Social ha invertido en el desarrollo de programas y proyectos, incluyendo la pre-inversión, en las áreas que a continuación se indican, ejecutados por los grupos beneficiarios o por las entidades ejecutoras por ellos designados: Salud y nutrición para reducir los indicadores de mortalidad, morbilidad y desnutrición infantil. Educación, especialmente en las etapas iniciales de formación. Entrenamiento orientado al trabajo productivo. Proyectos productivos de grupos que reúnan los criterios de elegibilidad que establecerá la Junta Directiva, siempre que fortalezcan la economía local y que promuevan su autogestión. Infraestructura social y apoyo para el mejoramiento de la calidad de vida de la población objetivo del Fondo de Inversión Social. Actividades que protejan y promuevan el medio ambiente y las demás áreas de desarrollo y asistencia social, acordes con los objetivos que se señalan en la presente ley, que decida su Junta Directiva. Todas las acciones descritas en el presente artículo se han desarrollado en beneficio de la población a la que se refiere el artículo 2 de la presente ley. De conformidad con el artículo 77 del Decreto No.13-93, el Fondo de Inversión Social, a partir del uno de junio 2006, entró en proceso de liquidación y mantiene su personalidad jurídica, hasta que el proceso concluya, de acuerdo al artículo 241 del Decreto Legislativo No.2-70 Código de Comercio, el cual es aplicado supletoriamente según lo indica el artículo 7 del Decreto No Ley que regula las funciones y atribuciones de la Comisión Liquidadora del Fondo de Inversión Social, cambiando su denominación a Fondo de Inversión Social en Liquidación, abreviada FIS en Liquidación. El 27 de marzo de 2006, a través del Acuerdo No. JD.07/18.06 de conformidad a lo que determina el artículo No.77 del Decreto No.13-93, fue nombrada la Comisión Liquidadora, y entró en funciones a partir del 01 de junio de 2006 y debería concluir en un período que finaliza el 31 de enero de 2008, sin embargo, con Decreto No el Congreso de la República, reforma el artículo 1 del Decreto No que regula las funciones y atribuciones de la Comisión Liquidadora, extendiendo el plazo para el cumplimiento de sus funciones hasta el 31 de octubre de Ingresos Al Fondo de Inversión Social en Liquidación, se le asignó un presupuesto inicial de Q32,395,224.00, mismo que fue ampliado mediante Acuerdos Nos. CL 15/06.07, CL 09/09.07, CL 07/16.07, CL 05/25.07, CL 07/31.076, CL 07/74.07, CL 05/82.07 y CL 07/87.07 por la cantidad de Q551,258, para un Presupuesto modificado de Q583,653,536.93, devengándose la cantidad Q553,660, Egresos4 371 Para cumplir con las funciones asignadas, objetivos y metas, al Fondo de Inversión Social, en Liquidación, inicialmente se le aprobó un presupuesto de Egresos de (Q32,395,224.00), el mismo fue modificado por aumentos netos de Q551,258,312.93, quedando un presupuesto vigente de quinientos ochenta y tres millones seiscientos cincuenta y tres mil quinientos treinta y seis quetzales con noventa y tres centavos (Q583,653,536.93), ejecutándose la cantidad deq368,344,665.44, equivalente al 63%.5 372 General OBJETIVOS DE AUDITORÍA Emitir opinión sobre la razonabilidad de la ejecución del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Fondo de Inversión Social en Liquidación para el Ejercicio Fiscal 2007, a efecto de determinar si la entidad cumplió con las políticas de gobierno, políticas sectoriales, visión y misión institucional y si los Estados Financieros reflejan razonablemente la situación financiera de la entidad. Específicos: Verificar que los recursos financieros se destinen a cubrir proyectos para las comunidades pobres y en extrema pobreza del área rural. Comprobar si se está cumpliendo con la ley orgánica, reglamento, manuales, acuerdos y circulares internas. Verificar en los expedientes de los proyectos si existen informes de supervisión, previo a los pagos. Comprobar si el control interno responde a las necesidades específicas de control sobre el avance físico y financiero de los proyectos. Comprobar el cumplimiento de las funciones y obligaciones por parte de la comisión liquidadora.6 373 ALCANCE DE AUDITORÍA Para el examen de la liquidación presupuestaria del ejercicio 2007, se aplicaron los criterios contenidos en la planificación específica, en la forma siguiente: La revisión del Área financiera se efectuó sobre cuentas de Balance, Caja y Bancos, Activos Varios Inmovilizados, pasivos no exigibles de Retenciones por pagar y Cuentas Exigibles por pagar. La evaluación se efectuó sobre los siguientes aspectos: En Caja y Bancos, se comprobó que los recursos provenientes tanto de Gobierno Central, como de fuentes externas estuvieran constituidos en cuentas bancarias específicas, que se encontraran debida y oportunamente contabilizados, la existencia física del efectivo reflejado en los saldos de los estados financieros, las medidas de control respecto a la seguridad en el manejo de los fondos. En los Activos Varios Inmovilizados, se verificó la existencia de inventarios de activos fijos en buen estado, expedientes conformados y en trámite de bajas del inventario e inventario de los bienes objeto de traslado a otras instituciones de gobierno como consecuencia de la Liquidación del Fondo de Inversión Social. En relación a los Pasivos no exigibles, se verificaron las Retenciones por pagar y Cuentas Exigibles por pagar en cuanto a las políticas adoptadas a la fecha de la auditoría y por adoptar a la fecha de liquidación. Se analizó el Fideicomiso, pese a estar registrado como cuentas de Orden, por su importancia relativa del beneficio financiero del mismo y dada la función tutelar del en Liquidación. Ingresos El FIS en Liquidación, sus ingresos privativos no fueron significativos. Egresos La revisión de los egresos comprendió la evaluación de los siguientes aspectos: Políticas de gobierno, sectoriales e institucionales, misión, visión de la entidad. Proceso de modificaciones presupuestarias. Mecanismos establecidos en la normativa interna para la ejecución de los proyectos (Procesos de contratación, supervisión y vigilancia, etc.). Procedimientos legales y administrativos, así como su correcta aplicación. Que la documentación que integra los expedientes de los proyectos fuera suficiente, competente y pertinente. Se verificó la modalidad operativa de las transferencias de contra partida local proveniente de los recursos del Estado, efectuadas por el Ministerio de Finanzas Públicas, a través de un CUR de egresos a la Secretaría de Coordinación Ejecutiva de la Presidencia (SCEP), quien autoriza que éstos sean transferidos a la cuenta bancaria en Liquidación.7 DICTAMEN Señores Comisión Liquidadora Fondo de Inversión Social en Liquidación Ciudad Hemos auditado el Balance General, Estado de Superávit y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos adjuntos del Fondo de Inversión Social en Liquidación al 31 de diciembre de Estos estados financieros son responsabilidad de la Administración de la Entidad. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre estos estados financieros, basados en nuestra auditoría. Efectuamos nuestra revisión de acuerdo con Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y de Auditoría Gubernamental. Estas normas requieren que el examen sea planificado y realizado para obtener certeza razonable que los estados financieros no contienen errores importantes. Una auditoría incluye el examen sobre una base selectiva, de la evidencia que soporta las cantidades y revelaciones presentadas en los estados financieros. Incluye también la evaluación de los Principios de Contabilidad utilizados y de las estimanciones importantes hechas por la administración, así como una evaluación de la presentación general de los estados financieros. opinión Consideramos que nuestra auditoría provee una base razonable para nuestra Se observó que el saldo de Caja y Bancos según estados financieros al 31 de diciembre de 2007, asciende a la cantidad de Q190,450,356.82, y mantuvo un saldo mensual promedio durante dicho período de Q236,359,639.00, lo que evidencia que no hubo optimización en el uso de los recursos económicos, ya que por ejemplo las Cuentas BANRURAL Nos.: FIS/Saldo BID 1162 GOBIERNO "En Liquidación", se mantuvieron sin movimiento durante el ejercicio con saldo de Q572,738.87; la FIS/Gobierno Escuelas Stan "En Liquidación", con saldo de Q10,420, sin movimiento por más de un año, desde su apertura el 15 de junio de 2006; FIS/Gobierno Reconstrucción Stan II "En Liquidación" de poco movimiento en el ejercicio, con saldo de Q14,138,693.16; la FIS/ Gob. Reconstrucción Stan "En Liquidación" con saldo de Q30,509,872.79; FIS/Gobierno Escuelas del Futuro "En Liquidación", cuenta sin movimiento en todo el período, con un saldo promedio mensual de Q5,012, y FIS/Gobierno Emergencia Stan "En Liquidación", con saldo de Q8,043, Que los recursos ociosos no generaran rentabilidad. (Hallazgo de Control Interno No.2) Se estableció que la Comisión de Depuración y Actualización del Inventario de esta Institución, instruyó a través de Actas Nos. DSG-INV y DSG-INV de fechas 15 y 29 de noviembre de 2007 respectivamente, que se le diera ingreso a bienes encontrados como sobrantes en las oficinas departamentales de Cobán, Alta Verapaz y Santa Cruz de El Quiché, los cuales no fueron inventariados, ni cargados a funcionarios y empleados como responsables durante la vida operativa de la misma. Extravío de los bienes y que la institución no cuente con el inventario real a la fecha de su liquidación. (Hallazgo de Control Interno No.3) Se observó que el Departamento de Contabilidad, no concilia saldos mensuales de Estados Financieros con los saldos de la Unidad de Inventarios, toda vez que según fotocopia certificada del Libro de Inventario de bienes no fungibles, se observa un saldo de Q18,407, y el Estado de Situación Financiera al 31 de diciembre de 2007, el rubro de Activos Varios Inmovilizados refleja el valor de Q18.135,815.71, generando una diferencia no registrada por el Departamento de Contabilidad de Q272,8 Que los estados financieros no presenten información completa en el area de inventarios. (Hallazgo de Control Interno No.4) 4 Se encontró registrado en el Libro de Inventarios de la institución el vehículo tipo pick up, marca Mazda, modelo 2005, color negro metálico/gris Titaniun, línea B-2900, doble cabina, 4 x 4, Chasis número MM7UNY , motor W9AT , Placas P- 899BYS, con valor de Q109,900.00, sin embargo, en la inspección física y documental se estableció que la institución carece de documentos de legitima propiedad, ya que éstos están a nombre de Arrendadora Pamplona. Que los estados financieros no reflejen la realidad de lo que legalmente la entidad auditada posee en el área de Activos Varios Inmovilizados, Cuenta Equipo de Transporte. (Hallazgo de Control Interno No.5) En NO nuestra opinión, excepto OFICIAL por el efecto de lo mencionado en los párrafos precedentes, los estados financieros arriba mencionados presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera de la entidad al 31 de diciembre de 2007, los resultados de sus operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con Principios Presupuestarios y de Contabilidad Generalmente Aceptados. Guatemala, 30 de mayo de 20089 ESTADOS FINANCIEROS Y NOTAS A ESTADOS FINANCIEROS10 11 12 13 380 Señores Comisión Liquidadora Fondo de Inversión Social en Liquidación Ciudad INFORME RELACIONADO CON CONTROL INTERNO En la planeación y ejecución de nuestra auditoría de el Balance General, Estado de Superávit y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos adjuntos del Fondo de Inversión Social en Liquidación, por el año terminado al 31 de diciembre de 2007, evaluamos la estructura de control interno, para determinar nuestros procedimientos de auditoría con el propósito de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros y no para proporcionar seguridad del funcionamiento de la estructura de control interno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos en relación a su funcionamiento, que consideramos deben ser incluidos en este informe para estar de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y de Auditoría Gubernamental. Los asuntos que nos llaman la atención y que están relacionados con deficiencias en el diseño y operaciones de la estructura de control interno, que podrían afectar negativamente la capacidad de la entidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera uniforme con las aseveraciones de la Entidad en los estados financieros, son los siguientes: 1 Archivo de expedientes, incompleto y sin folear Exceso de disponibilidad en caja y bancos 2 3 (Hallazgo No.1) (Hallazgo No.2) Bienes no fueron inventariados y registrados oportunamente (Hallazgo No.3) 4 5 Falta de conciliación de saldos con los estados financieros (Hallazgo No.4) Vehículo inventariado no legalizado (Hallazgo No.5) 6 Falta de documentos técnicos de respaldo (Hallazgo No.6) Guatemala, 30 de mayo 200814 381 HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 1 Archivo de expedientes, incompleto y sin folear Condición Se comprobó que actualmente la documentación soporte de la ejecución de los proyectos, en el archivo de proyectos en proceso, se archiva en carpetas que contienen algunos documentos en original, otros en fotocopias y sin secuencia numérica y cronológica de los mismos. Criterio El Acuerdo No , del Contralor General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, norma 1.11 ARCHIVOS, indica: "Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir con base en las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para que en todas las unidades administrativas de la organización, creen y mantengan archivos ordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que sea fácil localizar la información. La documentación de respaldo de las operaciones financieras y administrativas que realice la entidad, deberá estar archivada en las unidades establecidas por los órganos rectores, siguiendo un orden lógico, de fácil acceso y consulta, de tal manera que facilite la rendición de cuentas." Asimismo, la norma 2.6 DOCUMENTOS DE RESPALDO, indica: "Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrá la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis." El Administrador no ha girado instrucciones por escrito sobre este tipo de controles. Causa HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO Efecto Dificultad en la fiscalización e incertidumbre sobre la transparencia en la ejecución física y financiera de los proyectos. Recomendación El Administrador de la entidad debe girar instrucciones precisas y por escrito a efecto se unifiquen los archivos, para evitar inconvenientes al efectuar la liquidación de la entidad. Comentarios de la administración En oficio No, AL de fecha 14 de abril de 2008, el miembro titular de la Comisión Liquidadora y Administrador del FIS en Liquidación, manifiesta: "En el Archivo de proyectos se opera un control sistematizado de los documentos que lleva la carpeta a su ingreso indicando el número de hojas que contiene cada uno y posteriormente se van agregando a la carpeta y a dicho sistema el numero de documentos que ingresan al Archivo (estimaciones, prorrogas, incrementos, decrementos, etc.) durante el proceso de ejecución del Proyecto hasta su finalización. Teniéndose un total de los documentos ingresados. En relación a las fotocopias, estas se adjuntan a la carpeta en cada estimación para facilitar su revisión ya que para efectos de pago estas son requeridas al ejecutor y supervisor para su trámite (Bitácoras, CIC-3, CIC-4, copia de informe de Supervisión, copia de Orden de Inicio y otros). Posteriormente se depura los documentos duplicados en los expedientes antes de ser traslados para su liquidación. Por último y después de haber pasado por el proceso descrito anteriormente, se procede a liquidar documentalmente los proyectos elaborándose y adjuntando sus cuadros de integración de pagos, su acta de liquidación y copias de los vouchers de cheques de sus pagos respectivos, debidamente ordenados, siendo en esta fase cuando se realiza la última revisión de las carpetas y se folean todos los documentos que contienen, contando así15 382 con un expediente completo, y foleado para su posterior consulta. Con respecto a las normas Generales de Control Interno Gubernamental que se menciona; el FIS ha cumplido con las regulaciones legales y las políticas administrativas creando Archivos específicos para mantener ordenados los documentos que se generan según su naturaleza, en forma lógica definiendo su contenido para su fácil consulta, siendo estos: 1 Archivo de Proyectos (carpetas de proyectos) 2 Archivo Financiero (Vouchers de cheques con sus documentos de soporte por fuente) 3 Archivo Jurídico (Contratos y Fianzas) 4 Archivo General (Carpetas de proyectos Liquidados, Archivos por Unidades Operativas, Gerencia General, Presidencia etc.) Por lo descrito anteriormente, en el Archivo de Proyectos se lleva un control y custodia de los documentos que las Unidades Operativas van ingresando a dicho Archivo, siendo estas Unidades las responsables de mantener al día el avance documental de cada carpeta de proyecto." Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, toda vez que las carpetas solicitadas durante la ejecución de la auditoría, presentaban las deficiencias mencionadas y en el comentario únicamente tratan de justificar acciones tomadas a diferentes niveles administrativos. Sanción económica, de conformidad con el Decreto No , del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 22, para el Ex Administrador de la Acción Correctiva entidad, por la cantidad de Q8,16 383 HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 2 Exceso de disponibilidad en caja y bancos Condición Se observó que el saldo de Caja y Bancos según estados financieros al 31 de diciembre de 2007, asciende a la cantidad de Q190,450,356.82, y mantuvo un saldo mensual promedio durante dicho período de Q236,359,639.00, lo que evidencia que no hubo optimización en el uso de los recursos económicos, ya que por ejemplo las Cuentas BANRURAL Nos.: FIS/Saldo BID 1162 GOBIERNO "En Liquidación", se mantuvieron sin movimiento durante el ejercicio con saldo de Q572,738.87; la FIS/Gobierno Escuelas Stan "En Liquidación", con saldo de Q10,420, sin movimiento por más de un año, desde su apertura el 15 de junio de 2006; FIS/Gobierno Reconstrucción Stan II "En Liquidación" de poco movimiento en el ejercicio, con saldo de Q14,138,693.16; la FIS/ Gob. Reconstrucción Stan "En Liquidación" con saldo de Q30,509,872.79; FIS/Gobierno Escuelas del Futuro "En Liquidación", cuenta sin movimiento en todo el período, con un saldo promedio mensual de Q5,012, y FIS/Gobierno Emergencia Stan "En Liquidación", con saldo de Q8,043, El Acuerdo No , emitido por el Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Criterio Control Interno, norma 2.10 FUNCIONAMIENTO DE LA ALTA DIRECCIÓN, indica: "Como apoyo en la toma de decisiones y conducción de las operaciones de las instituciones, es fundamental la existencia y funcionamiento de la Alta Dirección, independientemente de la forma que ésta se constituya. El rol de la alta dirección (Junta de Directores, Comité de Coordinación, etc.), es guiar y apoyar la ejecución y control de áreas específicas con objetivos precisos que guarden relación con la visión y misión institucionales." Asimismo, la norma 4.12 PROGRAMACION ANUAL DE LA EJECUCION RESUPUESTARIA, establece: "Los responsables de los programas y proyectos deben realizar la programación anual en forma técnica y de acuerdo a las políticas para la programación de la ejecución presupuestaria, tomando en cuenta la oportunidad para: la producción de bienes y servicios, inicio y avance de obras físicas, adquisición de insumos, personal y recursos financieros, dejando evidencia escrita de los resultados del análisis realizado para fijar el monto de las cuotas de compromiso, devengado y pagado". La norma 6.17 COLOCACIÓN DE EXCEDENTES DE CAJA., indica: "El Ministerio de Finanzas Públicas a través de la Tesorería Nacional debe establecer y normar los procedimientos para el control y orientación del uso eficiente de los saldos disponibles de caja. La Tesorería Nacional y las unidades especializadas de los entes públicos, deben cumplir con los procedimientos y normas establecidos para la colocación de excedentes de caja, debiendo procurar que estos sean colocados en títulos y valores del Estado o en su defecto de primer orden, maximizando el rendimiento y minimizando el riesgo." Causa Los miembros de la Comisión Liquidadora y Director de Finanzas no observaron lo establecido en la normativa citada. Efecto Que los recursos ociosos no generaran rentabilidad. Recomendación Los miembros de la Comisión Liquidadora deben girar instrucciones al Administrador de la entidad, a efecto se tomen las medidas pertinentes para prevenir la pérdida de recursos económicos. Comentarios de la administración En oficio No, AL de fecha 14 de abril de 2008, el Licenciado Julio Inocente García Gálvez, miembro titular de la Comisión Liquidadora y Administrador del FIS en Liquidación, manifiesta: La disponibilidad de17 384 Caja y Bancos al 31 de diciembre de 2007 no es un excedente de caja, razón por la cual no le aplica la norma 6.17, debido a que estos recursos financieros los trasladó el Ministerio de Finanzas Públicas al Fondo de Inversión Social En Liquidación, para solventar los compromisos pendientes de pago de los proyectos que se encuentran en ejecución, los finalizados, inconclusos y los que se encuentran en ejecución de fianza, de conformidad con lo que establece el Decreto No del Congreso de la República de Guatemala, Ley que Regula las Funciones y Atribuciones de la Comisión Liquidadora del Fondo de Inversión Social (FIS), por lo que dicho saldo estaba comprometido para estos fines: Las normas 2.10 y 4.12 si fueron cumplidas por la Institución. A continuación se exponen algunas circunstancias que incidieron en la optimización del uso de las disponibilidades financieras para inversión, las cuales se fundamentan en tres aspectos importantes: 1) La situación actual del Fondo de Inversión Social y los factores que incidieron en su gestión. 2) Inconvenientes para la reactivación de la Institución, que causaron un efecto directo en las disponibilidades de Caja y Bancos, por los inconvenientes para poder efectuar los desembolsos de ejecución. 3) La no conveniencia de inversiones en Instituciones Financieras. En el primer aspecto, es importante tomar en cuenta que el FIS ya no actúa ni cuenta con elementos favorables como una institución en marcha desde el 1 de junio de 2006, debido a que está en proceso de liquidación; en este sentido, en el transcurso del año 2007 incidieron en su gestión, aspectos trascendentales como: a) Fue hasta el día 1 de marzo de 2007 que se publicó en el Diario de Centroamérica el Decreto Número , y fue a partir de entonces que se empezaron a superar los inconvenientes que no le permitían la flexibilidad necesaria para operar, y se comenzó a planificar y reorganizar las actividades de la Institución, con las normas específicas de dicha Ley; de Presupuesto No donde se autorizó la transferencia presupuestaria por Q.375,028, b) Fue hasta el día 19 de abril de 2007 que el Ministerio de Finanzas Públicas, emitiera el Acuerdo Ministerial correspondiente al ejercicio fiscal Con respecto a los Inconvenientes para la reactivación de la Institución, que causaron un efecto directo en las disponibilidades de Caja y Bancos, por los contratiempos para poder efectuar los desembolsos de ejecución, derivado de lo expresado en el párrafo anterior, la Institución tuvo que resolver y tomar decisiones a tenor del Decreto Número , sobre un sin número de situaciones complejas y atípicas para poder reactivar la ejecución de proyectos; lograr nuevamente la confianza institucional con los Ejecutores y Supervisores para que no desistieran de concluir los proyectos debido a que tenían desconfianza sobre la situación jurídica y funcional del FIS; crear los procedimientos administrativos para levantar la suspensión de los proyectos; rescatar algunos proyectos en ejecución de fianza; determinación y trámite de ampliación de plazos de ejecución; y otras decisiones para la terminación de la mayor cantidad de proyectos dentro del limitado plazo de liquidación. Todo este proceso se tradujo en el siguiente historial de ejecución presupuestaria en millones de quetzales durante el año 2007: Enero cero ejecución; Febrero cero ; Marzo Q.2.9; Abril Q.18.0; Mayo Q.41.6; Junio Q.40.2; Julio Q.37.5; Agosto Q.29.5; Septiembre Q.22.5; Octubre Q.24.5; Noviembre Q.44.9 y Diciembre Q.30.5, Total Q En este mismo análisis, se comenta que de los Q ya se desembolsaron entre el 1 de enero y el 8 de abril de 2008 la cantidad de Q.55.4 millones; el saldo de Q millones, es insuficiente para cubrir los compromisos para terminar de ejecutar los proyectos en el año 2008 y sus gastos administrativos, debido a que el Ministerio de Finanzas Públicas le asignó y le desembolsó para el año 2008 únicamente la cantidad de Q millones (Q.5.0 para funcionamiento y Q.5.7 para contrapartidas). Por último, sobre la no conveniencia de inversiones en Instituciones Financieras, se comenta que debido a que la Institución por estar en liquidación y con un plazo extremadamente corto para llevarla a cabo, debe contar con la disponibilidad inmediata de los recursos financieros para efectuar los pagos correspondientes a un considerable número de proyectos con saldos por pagar, los cuales de no ser terminados por el FIS deberán ser trasladados a otras entidades del estado con sus recursos financieros para terminarlos. Y en cuanto a invertir dichos fondos para maximizar su rendimiento, es importante tomar en cuenta que tanto el Decreto como el Decreto norman lo siguiente: Prohibición de inversiones en instituciones financieras. Queda prohibido a las entidades de la Administración Central y Entidades descentralizadas que reciben aporte del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, realizar cualquier tipo de inversión en instituciones financieras. A solicitud de la Contraloría General de Cuentas, se adjunta la integración de los recursos recibidos del PROGRAMA STAN (Q.210,060,592.97) desde el 28/11/2005 al correspondientes a las asignaciones presupuestarias por Q.230,394,500.00, de los cuales el Ministerio de Finanzas Públicas tiene pendiente de transferir los recursos financieros por Q.20,000, de los18 385 Q.90,000, aprobados en el Decreto Número (Solo trasladó Q.70,000,000.00); y el correspondiente listado de 407 proyectos escriturados comprometidos por un monto total de Q.222,674, Anexo información digital. Comentarios de auditoría Se confirma el presente hallazgo, toda vez que las dificultades que se estaban dando para las diferentes etapas de ejecución y liquidación de los proyectos, hacían necesario realizar un plan de inversión y flujo del efectivo correspondiente para optimizar el uso de los fondos. Adicionalmente, en su comentario citan los Decretos Números y , Prohibición de inversiones en instituciones financieras, pero no citan el final del artículo aludido, que indica: Salvo aquellos que sean autorizados por acuerdo Gubernativo o por ley específica, gestión que era permisible, pero que no se realizó. Acción Correctiva Sanción económica, de conformidad con el Decreto No del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el ex Coordinador de la Comisión Liquidadora, ex Administrador y los tres ex miembros titulares de la Comisión Liquidadora y el ex Director de Finanzas, por valor de Q4, para cada uno.19 386 HALLAZGO DE CONTROL INTERNO No. 3 Bienes no fueron inventariados y registrados oportunamente Condición Se estableció que la Comisión de Depuración y Actualización del Inventario de esta Institución, instruyó a través de Actas Nos. DSG-INV y DSG-INV de fechas 15 y 29 de noviembre de 2007 respectivamente, que se le diera ingreso a bienes encontrados como sobrantes en las oficinas departamentales de Cobán, Alta Verapaz y Santa Cruz de El Quiché, los cuales no fueron inventariados, ni cargados a funcionarios y empleados como responsables durante la vida operativa de la misma. Criterio La Circular No. 3-57, Instrucciones sobre la formación, control y rendición de inventarios de oficinas públicas, en su apartado ADICIONES AL INVENTARIO, indica: "De cualquier adición que se haga al inventario, deberá darse aviso inmediatamente al Departamento de Contabilidad de la Dirección de Contabilidad del Estado, indicando si la adquisición fue por donación de alguna entidad, si se compró con cargo a las asignaciones presupuestarias respectivas, citando en su caso el número de orden de compra y pago correspondiente, o si fue por medio de Fondo Rotativo, indicarlo claramente." Causa El encargado de inventarios no ejerció un adecuado control y registro oportuno sobre los bienes de la institución. Extravío de los bienes y que la institución no cuente con el inventario real a la fecha de su liquidación. Efecto Recomendación El Administrador de la entidad, debe girar instrucciones a la Comisión de Depuración y Actualización del Inventario para que se tenga el cuidado y se tomen en consideración los posibles casos de sobrantes o faltantes, evitando complicaciones en el proceso de liquidación de dicha entidad. Comentarios de la administración En oficio No, AL de fecha 14 de abril de 2008, el Licenciado Julio Inocente García Gálvez, miembro titular de la Comisión Liquidadora y Administrador del FIS en Liquidación, manifiesta: Respondiendo a la Condición presentada donde se expone que no fueron inventariados, ni cargados a funcionarios y empleados como responsables bienes encontrados, la unidad de inventarios siguiendo los procedimientos estipulados en la Circular Número 3-57 para la operación y manejo de los registros del inventario, presenta la documentación de respaldo para los ingresos de los bienes mencionados en el Actas DSG-INV de la siguiente manera: Fotocopia de las Hojas del Libro de Inventario y autorizadas por Contraloría General de Cuentas, fotocopia de Tarjetas de Responsabilidad Números , , , , también autorizadas por Contraloría General de Cuentas, fotocopia de los formularios FIN-01, FIN-02, de la Dirección de Contabilidad del Estado con las alzas al inventario para el año Con respecto al bien que aparece en el Acta DSG-IN se adjunta Tarjeta de Responsabilidad No autorizada por Contraloría General de Cuentas, debido a que el Decreto del Congreso de la República y en su Articulo No. 1 donde se estipula que se deberá concluir en un período que finaliza el 31 de enero de 2007 y por haberse efectuado un inventario físico general detallado para tener listo todos los registros solicitados en los primeros días del año 2008, fue susceptible el error técnico de no incluir este bien en el Libro de Inventario al 31 de Diciembre de 2007, por lo que se ingresara en el periodo La unidad de Inventario sigue los procedimientos de la Circular Número 3-57 en donde se estipulan las Instrucciones sobre la formación, control y rendición de inventarios de oficinas públicas, presentando oportunamente las alzas del año." 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