Source: http://cosumsas.com/quienes-somos/politica-de-tratamiento-de-datos-personales
Timestamp: 2019-06-27 08:58:53
Document Index: 214774625

Matched Legal Cases: ['artículo 17', 'artículo 18', 'artículo 3', 'artículo 8', 'artículo 17', 'artículo 14', 'artículo 14']

COMERCIALIZACION Y SUMINISTROS DE MATERIALES S.A.S.
COSUM S.A.S.
NIT 900.739.270-1
Para COSUM S.A.S. empresa comprometida con el más estricto cumplimiento de la ley y la protección de los derechos de las personas, y en desarrollo de nuestra política de Responsabilidad Total, es muy importante la conservación, protección e integridad de los datos personales que usted ha puesto a nuestra disposición. Por esta razón, hemos diseñado estas políticas de almacenamiento, tratamiento y uso de sus datos personales.
1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este documento fue elaborado de conformidad con los mandatos de la Constitución Política de Colombia (arts. 15 y 20), la Ley 1581 de 2012 "por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y el Decreto 1377 de 2013 "por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012".
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Este documento aplica para el tratamiento de los datos personales que obtenga y administre COSUM S.A.S.
3. BASES DE DATOS. Estas políticas y manual de tratamiento aplicarán para los datos personales de clientes, proveedores y trabajadores, cuando el contacto que se haga o el tratamiento de sus datos escapen del ámbito propio de la relación comercial y laboral que se mantiene con ellos, respectivamente.
4. OBJETO. Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 y en el literal f) del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, que regulan los deberes que asisten a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales, así como a lo dispuesto en el Capítulo Tercero del Decreto 1377 de 2013 sobre "Políticas de Tratamiento", dentro de los cuales se encuentra la obligación de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley, en especial para la atención de consultas y reclamos, y velar porque los Encargados del Tratamiento lo cumplan.Igualmente, este documento tiene el objeto de regular los procedimientos de recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos de carácter personal que realizan COSUM S.A.S, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de los datos que tienen todas las personas naturales.
5. DEFINICIONES. Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se entiende por:
g) Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
h) Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
6. PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por COSUM S.A.S en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales.
a) Principio de finalidad: el Tratamiento de los datos personales recogidos por COSUM S.A.S debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informado el Titular.
d) Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de COSUM S.A.S, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por parte de COSUM S.A.S. se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
7. AUTORIZACIÓN. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de COSUM S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. COSUM S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales contenidos en sus bases de datos y de Las Sociedades, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
8. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. El contenido de la autorización otorgada para la recolección y tratamiento del dato será emitido por COSUM S.A.S. y será puesta a disposición del Titular previo al Tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102.
La autorización que en todo caso solicitará COSUM S.A.S. al titular del dato es una declaración que lo informa sobre:
a) Quién recopila el dato (responsable o encargado);
b) Qué datos recopila;
9. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. COSUM S.A.S. adoptará todas las medidas necesarias para mantener registros de la obtención de autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.
10. AVISO DE PRIVACIDAD: El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El Aviso de Privacidad de COSUM S.A.S. será enviado por correo electrónico desde el correo corporativo de la organización Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
11. CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD. El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo,
12. AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. COSUM S.A.S. conservará el modelo del Aviso de Privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de este deriven. Para el almacenamiento del modelo, COSUM S.A.S. podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.
13. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a COSUM S.A.S., en su condición de Responsable y Encargado del Tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a COSUM S.A.S., en su condición de Responsable y Encargado del Tratamiento.
c) Ser informado por COSUM S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
14. DEBERES EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. COSUM S.A.S. tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas naturales a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente en la autorización obtenida al momento de recabar el dato, y respetando en todo momento los mandatos de la Constitución, la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales y el Decreto 1377 de 2013 que la reglamenta. De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, COSUM S.A.S. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de tener datos.
A continuación COSUM S.A.S. le presenta los derechos que puede hacer valer ante nosotros, en su condición de titular de la información, y los mecanismos que tenemos a su disposición para ello.
15. DERECHO DE ACCESO: El poder de disposición o decisión que tiene el Titular sobre la información de la que es titular implica el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de Tratamiento, así como su alcance. COSUM S.A.S. garantiza al Titular su derecho de acceso de la siguiente forma:
a) El titular de la información podrá conocer, si lo solicita, si efectivamente su(s) dato(s) está(n) siendo tratado(s) por COSUM S.A.S.
b) El Titular podrá tener acceso a sus datos personales que estén en posesión del responsable.
c) COSUM S.A.S. informará al Titular, en el momento de obtener su información, sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el Tratamiento.
PARÁGRAFO: COSUM S.A.S. garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del Titular o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, de manera gratuita, el detalle de sus datos personales a través de medios físicos o electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos, de forma que el Titular pueda hacer efectivo su derecho de rectificar, corregir o solicitar la supresión de todos sus datos o de parte de estos.
16. CONSULTAS. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, COSUM S.A.S. garantizará el derecho de consulta, suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales COSUM S.A.S. garantiza:
Tener habilitada sus líneas de atención al público (8) 7701440–(8) 7701317 - 3208524092, así como la cuenta de correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. y otros que considere pertinentes en su momento y que serán efectivamente anunciados mediante modificaciones a su Aviso de Privacidad.
17. RECLAMOS. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y con inclusión de los documentos que soporten la reclamación. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que COSUM S.A.S. no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en un término no mayor a dos (2) días hábiles, en la base de datos, una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.3) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informarán al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
18. SUPRESIÓN DE DATOS. El Titular tiene el derecho, en todo momento, de solicitar a COSUM S.A.S. la eliminación de sus datos personales cuando:
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por COSUM S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo en los siguientes casos:
19. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR CONSULTAS Y RECLAMOS. En cualquier momento el Titular o su representante podrán solicitar a COSUM S.A.S. información sobre el uso de sus datos personales, la rectificación, actualización o supresión de estos, previa acreditación de su identidad.Los derechos aquí mencionados únicamente se podrán ejercer por:
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, con el fin de proteger los datos de las personas, COSUM S.A.S tomará el reclamo por no presentado.
Toda solicitud debe ser presentada a través de los medios habilitados por COSUM S.A.S., señalados en el Aviso de Privacidad, y contener, como mínimo, la siguiente información:
COSUM S.A.S. garantiza que los medios puestos a disposición de los titulares de la información permitan dar una respuesta en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012.
Cada vez que COSUM S.A.S. ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su correo electrónico y en su Aviso de Privacidad.
20. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. El titular de la información deberá solicitar claramente si la revocación de su autorización versa sobre la totalidad de las finalidades consentidas inicialmente, esto es, que COSUM S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del Titular, o si la revocación de su consentimiento recae sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.
En vista de lo anterior, será necesario que el Titular, al momento de elevar la solicitud de revocatoria de consentimiento a COSUM S.A.S., indique en esta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En el segundo caso, se deberá indicar con cuál tratamiento no está conforme el Titular.
21. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, COSUM S.A.S. adoptará las medidas técnicas, de su recurso humano y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
22. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. COSUM S.A.S. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para sus colaboradores con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:
23. COSUM S.A.S. designa como responsables de dar trámite a las peticiones, consultas y reclamos de los titulares de la información, de las BASES DE DATOS DE COSUM S.A.S. a quien se deberá dirigir las solicitudes cuando se hagan por medio escrito, y quienes en todo caso se encargará de la obtención de la información y la gestión necesaria al interior de COSUM S.A.S. para dar respuesta a los Titulares que así lo soliciten.
24. VIGENCIA. El presente documento rige a partir del 1º de marzo de 2014 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique.