Source: http://www.bip.warszawa.sko.gov.pl/?cid=251
Timestamp: 2016-07-28 06:34:33+00:00
Document Index: 97354827

Matched Legal Cases: ['art. 1', 'art. 13', 'art. 1', 'art.113', 'art. 127', 'art.\n74', 'art. 54', 'art. 20']

﻿	Instrukcja kancelaryjna - BIP - Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Warszawie
Zamówienia publiczne Strona główna > Organizacja Kolegium > Organizacja pracy > Instrukcja kancelaryjna	Instrukcja kancelaryjna	Instrukcja kancelaryjna
w Warszawie z dnia
w sprawie zmiany Instrukcji Kancelaryjnej.
Na podstawie § 31 Regulaminu Organizacyjnego Samorządowego
Kolegium Odwoławczego w Warszawie zarządzam, co następuje:
1. Zmieniam
„Instrukcję Kancelaryjną w Samorządowym Kolegium Odwoławczym w Warszawie” wprowadzając
tekst w brzmieniu określonym w załączniku.
zarządzenia powierza się Kierownikowi Biura.
wchodzi w życie z dniem 1 kwietnia 2010 r.
Bożena Zembska Sawicka
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia nr 6 /2010 Prezesa Samorządowego
Kolegium Odwoławczego w
Warszawie z dnia 22.03.2010 r.
Samorządowego Kolegium
Odwoławczego w Warszawie
1. Instrukcja Kancelaryjna, zwana
dalej „Instrukcją” określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w
Samorządowym Kolegium Odwoławczym w Warszawie, zwanym dalej „Kolegium”.
2. Określony w Instrukcji tryb i
zasady wykonywania czynności kancelaryjnych, zapewnia jednolity sposób
tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów.
3. Przepisy Instrukcji nie
uchybiają przepisom o ochronie tajemnicy państwowej, skarbowej i służbowej,
ochrony danych osobowych, postępowania z dokumentacją tajną. §2
1) Samorządowe Kolegium
Odwoławcze w Warszawie jest organem administracji publicznej, działającym na
zasadach określonych w ustawie z dnia 12 października 1994 r. o samorządowych kolegiach
odwoławczych (t. jedn. Dz. U. 2001, Nr
79, poz. 856 ze zm.) i załatwiającym sprawy wskazane w art. 1 i 2 w. w. ustawy. 2) Przez użyte w Instrukcji
następujące określenia należy rozumieć:
3) Biuro – Biuro Samorządowego Kolegium
Odwoławczego w Warszawie, działające na podstawie art. 13 ustawy z dnia 12
października 1994 r. o samorządowych
kolegiach odwoławczych (t. jedn. Dz. U. 2001, Nr 79, poz. 856 ze zm.). 4) Prezes – Prezes Samorządowego
Kolegium Odwoławczego w Warszawie. 5) Członek kolegium – członek etatowy lub
pozaetatowy Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie, orzekający w
poszczególnych sprawach.
6) Przewodniczący składu
orzekającego – członek Kolegium upoważniony przez Prezesa do przewodniczenia
składom orzekającym.
7) Sprawozdawca – członek
Kolegium merytorycznie przygotowujący sprawę na posiedzenie (rozprawę). 8) Kierownik Biura – kierownik
Biura Kolegium.
9) Asystentka – pracownik
Biura zobowiązany do obsługi spraw.
10)Kancelaria - pracownicy Biura
prowadzący biuro podawcze, elektroniczny Dziennik korespondencji i wykonujący
inne funkcje. 11) Sekretariat - stanowiska
pracy w Biurze.
12)Wydział – jednostka
organizacji wewnętrznej Kolegium, obejmująca sprawozdawców i obsługujące ich
Asystentki, zgodna z podziałem spraw według właściwości rzeczowej.
13)Przewodniczący Wydziału –
członek Kolegium, wybrany przez członków Wydziału i upoważniony przez Prezesa.
14) K.p.a. – Kodeks postępowania administracyjnego.
15) Ordynacja podatkowa – ustawa
z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. 2005 Nr 8 poz. 60 ze
16) Dokument – każde pismo mające
znaczenie dowodu, ustanawiające uprawnienie lub stwierdzające prawdziwość
określonych w nim zdarzeń lub danych (w szczególności odpis aktu stanu
cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo itp., także odpis lub uwierzytelniona
kopia takiego pisma). 17) Korespondencja – każde pismo
wpływające do Kolegium (wpływ) i wysłane
z Kolegium (wysyłka).
18) Sprawa organizacyjna –
podanie, pismo, dokument wymagający ujęcia w ewidencji i podjęcia czynności
dotyczącej organizacji pracy Kolegium.
19) Sprawa administracyjna –
dokumenty lub akta, ułożone w kolejności wpływu, wymagające rozstrzygnięcia
indywidualnego zgodnie z przepisami K.p.a. lub Ordynacji podatkowej.
20) Akta sprawy – cała
dokumentacja dotycząca tego samego zdarzenia (pisma, dokumenty, notatki,
formularze, plany, fotokopie i in. dowody) zawierające dane, które mogą być
istotne przy rozpatrywaniu sprawy.
21) Przesyłka – każdy oddzielnie
zapieczętowany list, paczka.
22) Załącznik – każdy dokument
zawierający treść odnoszącą się do pisma przewodniego i tworzący z nim pod
względem treści całość, niezależnie od fizycznego połączenia z pismem
przewodnim.
23) Pieczęć urzędowa – okrągła,
metalowa pieczęć z wizerunkiem orła pośrodku i nazwą (Samorządowe Kolegium
Odwoławcze w Warszawie) w otoku.
24) Pieczęć – pieczęcie (stemple)
nagłówkowe, wpływu, datowniki, prezentaty, imienne do podpisu itp.
25)Elektroniczna skrzynka
podawcza - dostępny
publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania
informacji w formie elektronicznej do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu
powszechnie dostępnej sieci teleinformatycznej. Elektroniczna skrzynka podawcza
Kolegium utrzymywana jest na platformie EPUAP MSWiA.
26)Dziennik korespondencji –
rejestr komputerowy, połączony z repertorium, nadający i zawierający numery
wpływającej do Kolegium korespondencji, oraz jej dane identyfikacyjne.
27) Repertorium – komputerowy
rejestr spraw administracyjnych zawierający dane pozwalające na identyfikację sprawy, oraz dokumentację czynności
wykonywanych w sprawie przez Kolegium.
28)Rejestr na nośniku papierowym - „Kat A”- wydruk z repertorium
zawierający numer sprawy, dane strony, przedmiot i opis sporu, sposób
rozstrzygnięcia, skład zespołu orzekającego, daty wpływu i zakończenia oraz w
sprawach z biegiem sądowym rozstrzygnięcie sądowe. §3
1. Pracownicy Biura Kolegium
wykonują czynności kancelaryjne i biurowo-techniczne w zakresie załatwiania
spraw administracyjnych oraz obsługi spraw organizacyjnych. 2. Pracownicy Biura Samorządowego
Kolegium Odwoławczego w Warszawie są obowiązani znać przepisy prawa, którymi
posługują się przy wykonywaniu czynności służbowych, a w szczególności
podstawowe przepisy kodeksu postępowania administracyjnego oraz ustawy z dnia
29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. 2005 Nr 8 poz. 60 ze zm.)
zwanej dalej Ordynacją podatkową. Do dnia 30 czerwca każdego roku dokonywane są okresowe oceny znajomości przepisów prawa przez pracowników
Biura. Wyniki tej oceny stanowią jedno z kryteriów oceny pracy poszczególnych
pracowników Biura.
3. Pracownicy Biura zobowiązani są do
wykonywania każdej czynności zgodnie z przepisami prawa, szybko, sprawnie i
dokładnie, przy czym powinni kierować się w szczególności dbałością o umacnianie
poszanowania prawa i powagi urzędu, kulturalnie odnosić się do interesantów
oraz dążyć do stałego usprawniania pracy.
4. Osoby obsługujące repertoria
komputerowe obowiązane są ze szczególną starannością dokonywać wpisów do
repertoriów, dbając o jednolitą formę i właściwą treść wpisów, a w przypadku
dostrzeżenia rozbieżności formalnych zgłaszać je do Kierownika Biura.
5. Obowiązujące zasady obsługi programu
Repertorium 2 oraz wpisów do repertoriów
komputerowych określone są w instrukcji obsługi programu, wprowadzonej odrębnym
zarządzeniem Prezesa Kolegium. 6. Prezes Kolegium może wyznaczyć
pracownika Biura do udzielania osobom zgłaszającym się w Kolegium informacji o
zasadach załatwiania spraw przez Kolegium i jego Biuro. Zasady te podane są
także w Biuletynie Informacji Publicznej Samorządowego Kolegium Odwoławczego w
Warszawie, utrzymywanym pod adresem www.bip.warszawa.sko.gov.pl. 7. Czynności Biura w zakresie obsługi
kancelaryjno-biurowej Kolegium obejmują w szczególności:
· obsługę wszystkich czynności
związanych z prowadzeniem spraw
załatwianych przez Kolegium, w tym prowadzenie: komputerowych rejestrów,
repertoriów, akt, a także ich przechowywanie i archiwizację, · obsługę biurowych urządzeń
· wykonywanie zarządzeń i obsługę czynności dokonywanych przez Prezesa Kolegium, · wykonywanie zarządzeń i czynności
przewodniczących składów orzekających i członków sprawozdawców, podejmowanych w
załatwianych sprawach,
· protokołowanie na rozprawach i
posiedzeniach składów orzekających,
· wykonywanie czynności przewidzianych
w przepisach ogólnych oraz w szczególnych uregulowaniach wewnętrznych Kolegium.
Kierownik Biura kieruje załatwianiem spraw przez Biuro oraz określa
zakres i tryb zadań wykonywanych przez poszczególnych pracowników Biura.
Przyjmowanie i rozdział korespondencji
(wpływów)
§4 Kancelaria Kolegium
1. Wpływająca do Kolegium
korespondencja jest przyjmowana przez pracowników kancelarii Kolegium i
niezwłocznie rejestrowana w elektronicznym Dzienniku korespondencji pod
nadawanym automatycznie kolejnym numerem wpływu (P/numer/rok). Pisma
wszczynające postępowania administracyjne lub dotyczące tych postępowań,
rejestrowane są w dziale „Orzecznictwo”, pozostałe w dziale „Administracja”. Po
pokwitowaniu wpływu, korespondencja otrzymuje pieczęć - prezentatę –
zawierającą: nazwę Kolegium, datę wpływu pisma, odręcznie wpisany numer wpływu,
liczbę załączników i podpis osoby przyjmującej pismo na piśmie przewodnim. Do
pisma załącza się kopertę, w której nadesłano pismo wraz z nienaruszonym
znaczkiem pocztowym (stemplem), opatrzoną również prezentatą z datownikiem.
Pieczęciami na piśmie przewodnim oznacza się sposób składania pisma (pocztą,
osobiście, gońcem). 2. Pisma nadawane za pomocą poczty
elektronicznej na adres e-mail Kolegium są odbierane przez osoby wyznaczone do
obsługi poczty elektronicznej Kolegium, drukowane i przekazywane do kancelarii,
gdzie nadawany jest im zwykły bieg. 3. Pisma opatrzone
podpisem elektronicznym rejestruje się w Dzienniku korespondencji i nadaje się
im zwykły bieg. Jeżeli pismo nie wszczyna sprawy administracyjnej, a nadawca
żąda odpowiedzi w takiej samej formie, na polecenie Prezesa odpowiedzi tej
udziela osoba dysponująca podpisem elektronicznym. W innym przypadku pismo
przekazuje się sprawozdawcy. 4. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca
się bezzwłocznie do urzędu pocztowego.
5. Na żądanie osoby wnoszącej pismo do
Kolegium, fakt przyjęcia korespondencji poświadcza się na kopii pisma lub w
książce doręczeń.
6. Pisma adresowane ze wskazaniem
imienia i nazwiska Prezesa Kolegium
otrzymują prezentatę tylko na kopercie i doręcza się je Prezesowi bez otwierania koperty.
· Prezesowi Kancelaria przekazuje również kierowaną do Samorządowego
Kolegium Odwoławczego w Warszawie korespondencję:
· - od administracji publicznej i sądów, w szczególności
ministrów, wojewodów, prezydentów miast, sygnujących pismo własnoręcznym
podpisem osób pełniących funkcje publiczne i funkcje organów administracji
· - skargi i wnioski dotyczące działalności Kolegium;
· - zastrzeżoną przez Prezesa;
· - protokoły kontroli i zarządzenia pokontrolne z
kontroli przeprowadzonych przez organy kontrolne;
· - dotyczące spraw osobowych pracowników Kolegium.
7. Pracownikom i członkom Kolegium kancelaria przekazuje korespondencję
imiennie do nich adresowaną.
8. Korespondencję dotyczącą spraw
organizacyjnych Kolegium, skierowaną do Prezesa, pochodzącą od różnych podmiotów, rejestruje
się w elektronicznym dzienniku podawczym w dziale „Administracja”, zaś
odpowiedzi wypływające z Kolegium do tych jednostek rejestruje się w odręcznym
dzienniku korespondencji wychodzącej.
9. Korespondencja w sprawach
administracyjnych jest kierowana przez pracowników
Kancelarii do poszczególnych wydziałów według właściwości rzeczowej.
10. W przypadkach wątpliwości co do kwalifikacji rzeczowej lub miejscowej,
pracownik Kancelarii może przedstawić pisma pełniącemu dyżur przewodniczącemu
składu orzekającego, w razie zaś dalszych wątpliwości Prezesowi Kolegium, w
celu ustalenia dalszego biegu sprawy. Prezesowi
przedstawiane są także pisma, z których wynikać może wszczęcie postępowania
administracyjnego z urzędu.
1. Sprawy administracyjne przydzielane
są do wydziałów Kolegium zgodnie z właściwością rzeczową. Asystentki
obsługujące sprawozdawców w poszczególnych wydziałach rejestrują przekazane
sprawy w repertoriach komputerowych działających w ramach programu Repertorium
2 - OSO. 2. Po otrzymaniu korespondencji,
oznaczonej jako kierowana do sprawy w toku, Asystentka odnotowuje ten wpływ w
repertorium komputerowym. Po otrzymaniu korespondencji oznaczonej jako nowa
sprawa, Asystentka dokonuje rejestracji nowej sprawy w repertorium komputerowym
w kolejności wpływu, wypełniając pola repertorium umożliwiające ustalenie
sprawozdawcy, uzyskanie numeru stanowiącego sygnaturę akt sprawy i
identyfikację indywidualnych cech sprawy (gmina lub dzielnica, sygn. akt I
instancji, rodzaj sprawy, data i sposób wpływu, nazwa lub nazwisko strony,
przedmiot, zwięzły opis sprawy). 3. Kierownik Biura przekazuje
Asystentkom informację o wyłączeniach wpisów dla poszczególnych członków etatowych w przypadku urlopu lub innych
nieobecności w pracy.
4. Prezes Kolegium lub Przewodniczący
Wydziału zarządza o wyłączeniu bloków wpływających spraw do rozdzielenia ich
dla członków pozaetatowych. 5. Asystentki dokonują dalszych wpisów
w repertorium komputerowym, w szczególności w zakresie:
· - przekazywania akt sprawy
sprawozdawcy,
· - czynności dokonywanych w sprawie,
· - wezwań oraz wpływu dodatkowej
· - zamknięcia postępowania,
· - przekazania dokumentacji.
6. Po dokonaniu niezbędnych wpisów akta
sprawy lub inna korespondencja przekazywana jest niezwłocznie przez Asystentkę
właściwemu sprawozdawcy - datę przekazania sprawy do sprawozdawcy odnotowuje
się w repertorium i na obwolucie akt.
7. Asystentka wykonuje zlecenia
sprawozdawcy w związku z czynnościami podejmowanymi w sprawie, odnotowując w
repertorium i aktach podręcznych: datę otrzymania akt ze zleceniem, datę i
sposób jego wykonania, a następnie datę przekazania akt. Zlecenia te wydawane są w formie pisemnej.
8. Prezes Kolegium w odrębnym
zarządzeniu określi, którzy z pracowników Biura wypełniają czynności
pracowników Kancelarii i Asystentek.
rejestracja i znakowanie spraw
1. W Kolegium obowiązuje
bezdziennikowy system kancelaryjny (rzeczowo-rejestrowy), powiązany z rejestrem spraw merytorycznych
Kolegium, opartym na jednolitym rzeczowym wykazie akt
2. Jednolity rzeczowy wykaz akt
stanowi rzeczową klasyfikację akt powstających w toku działalności Kolegium
oraz zawiera ich archiwalną klasyfikację. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z
zakresu działalności Kolegium oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami,
hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji,
łączenia i przechowywania akt. Symbol składa się z pierwszej cyfry,
oznaczającej klasę pierwszego stopnia oraz następnych, oznaczających klasy dalszych
3. W Kolegium stosuje się
jednolity rzeczowy wykaz akt, ustalony przez Prezesa Kolegium, w porozumieniu z
Dyrektorem Archiwum Państwowego m.st. Warszawy. 4. W uzasadnionych przypadkach,
Prezes może rozbudować rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z
zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej.
5. Oprócz haseł, jednolity
rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenia kategorii archiwalnej akt.
6. Do materiałów archiwalnych,
oznaczonych symbolem “A”, zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość
historyczną, przewidzianą do przekazania do Archiwum Państwowego.
7. Do dokumentacji
niearchiwalnej, oznaczonej symbolem “B” z dodatkiem cyfr arabskich,
określających liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym, zalicza się
dokumentację mającą czasowe znaczenie praktyczne, na zasadach określonych przez
właściwe archiwum państwowe.
8. Do dokumentacji oznaczonej
symbolem "Bc" zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą
krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej
wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego, lecz w
porozumieniu i na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe.
9. Dokumentacja zaliczana do
kategorii "BE", przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną
liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe
archiwa państwowe dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej
tej dokumentacji.
10. Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji
(klas I rzędu od 0 do 3), pozycji
jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw. Wszystkie pisma
(dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić w sposób umożliwiający
ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy.
11. Spisy spraw
organizacyjnych i teczki zakłada się w
zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Nie jest konieczne założenie od
razu z dniem 1 stycznia każdego roku wszystkich spisów spraw według ustalonego rzeczowego wykazu
akt i odpowiadających im teczek.
Poszczególne spisy spraw i teczki zakłada się w miarę napływu spraw. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby
korespondencji, prowadzenie teczek przez dłużej niż jeden rok.
1. Sprawy organizacyjne i
administracyjne rejestruje się w elektronicznym dzienniku korespondencji
prowadzonym w kancelarii. Numer wpływu w dzienniku korespondencji jest podstawą
rejestracji nowej sprawy administracyjnej w repertorium komputerowym, a także
dołączenia pisma w toku postępowania. 2. Sprawę (nie pismo) rejestruje
się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z
zewnątrz, lub na polecenie Prezesa. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz
dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym, zapisując numer dziennika
korespondencji. 3. Po dokonaniu rejestracji
sprawy w repertorium, sprawie nadaje się numer, będący jej sygnaturą.
Asystentka, dokonująca rejestracji, wpisuje tę sygnaturę w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu. 4. Sygnatura sprawy
administracyjnej jest stałą cechą rozpoznawczą tej sprawy. Każde pismo
dotyczące tej samej sprawy jest oznaczane identyczną sygnaturą.
5. Znak sprawy organizacyjnej
· - symbol literowy komórki organizacyjnej,
· - symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,
· - liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie
· - dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.
6. Poszczególne elementy znaku
sprawy oddziela się kropką, kreską
poprzeczną, np. SKO/Org./0012-15/04, gdzie "Org." - oznacza symbol
Kierownika biura, "0012" - oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej
z jednolitego rzeczowego wykazu akt, "15" - oznacza liczbę kolejną ze
spisu spraw, "04" - oznacza dwie ostatnie cyfry roku.
7. Sprawy administracyjne i
organizacyjne nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w
roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych
spisów spraw.
8. Nie podlegają rejestracji:
· publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty
· potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,
· rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe,
· zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.
9. Sprawy administracyjne, jednorodne, będące
przedmiotem działalności Kolegium wpisywane są do rejestrów komputerowych –
repertoriów, które prowadzone są w układzie rzeczowym.
10. Każde repertorium posiada własny symbol (znak - sygnaturę).
11. Rejestry prowadzone są dla
każdego roku oddzielnie.
12. W Kolegium prowadzone są
następujące rejestry komputerowe – repertoria:
1) KO –
wszystkie sprawy rozpatrywane w latach 1990 - 1993
2) KOA –
sprawy z gmin i powiatów Województwa Mazowieckiego (w latach 1994-1998
Województwa Warszawskiego), należących do właściwości Samorządowego Kolegium
3) KOB –
sprawy z gmin warszawskich, poza Gminą Warszawa Centrum (prowadzonew latach
1994–2002 r.)
4) KOC –
sprawy z Gminy Warszawa Centrum (1994 – 2002), później z m.st. Warszawy i
5) KOP –
odwołania od decyzji Starostów Powiatowych (1999-2000)
6) KOW –
odwołania od decyzji Marszałka Województwa Mazowieckiego (1999-2000)
7) KOX –
sprawy dotyczące aktualizacji opłat, stawki procentowej oraz bonifikat w
opłatach za użytkowanie wieczyste nieruchomości, załatwiane na podstawie
przepisów art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 12 października 1994 r. o samorządowych kolegiach odwoławczych
(t. jedn. Dz. U. 2001, Nr 79, poz. 856)
w związku z przepisami ustawy z dnia 29
kwietnia 1985 r. o gospodarce gruntami i wywłaszczaniu nieruchomości (Dz. U. z 1991 r. Nr 30, poz. 127 z póżn. zm.) a od
1998 r. - ustawy z dnia 21 sierpnia
1997 r. o gospodarce nieruchomościami (t. jedn. Dz. U. 2004 Nr 261 poz. 2603 ze
8) KOK –
sprawy tymczasowe (informacje o toczących się postępowaniach, prośby o
przysłanie akt etc., odwołania przysłane do Kolegium z pominięciem pośrednictwa
organu I instancji).
9) KOS – w
latach 1996-2003 rejestr przekazywanych z Naczelnego Sądu Administracyjnego
skarg z wezwaniem do udzielenia odpowiedzi, od roku 2004 - rejestr skarg do
Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego i Naczelnego Sądu Administracyjnego.
Rejestr dokumentuje także wezwania do przekazania niezbędnych akt, w innych
przypadkach żądania ich przez sądy administracyjne.
10) KOT –
rejestr uchylonych przez sądy administracyjne orzeczeń Kolegium. 13. Prowadzenie innych
rejestrów, niż wymienione w ust. 1, a także zamykanie
istniejących, możliwe jest za zgodą Prezesa.
14. Sprawy przekazane do Kolegium przez Wojewódzki Sąd
Administracyjny albo Naczelny Sąd Administracyjny i podlegające ponownemu rozpoznaniu przez Kolegium przydziela się sprawozdawcom, którzy
poprzednio rozpoznawali sprawę jako sprawozdawcy. Natomiast sprawy przekazane
przez sądy po sprawozdawcach już niepracujących przydziela się wg. kolejności
sprawozdawcom w poszczególnych wydziałach w zależności od rodzaju sprawy.
15. Jeśli wyrok Wojewódzkiego Sądu
Administracyjnego w Warszawie uchyla obydwie decyzje Kolegium, sprawę przydziela się pierwszemu sprawozdawcy. W przypadku gdy
wyrok uchyla tylko decyzję podjętą w II
instancji, sprawa wraca do sprawozdawcy,
który rozstrzygał w tej instancji.
16. Wyroki Sądu w sprawach, w
których Kolegium orzekało w dwóch instancjach, doręcza się zarówno pierwszemu
jak i drugiemu sprawozdawcy.
17. Sprawy dotyczące sprostowania
oczywistych omyłek (art.113 kpa.) rejestrowane są jako nowa sprawa tylko wtedy, gdy wniosek
jest złożony przez stronę. W innym wypadku orzeczenie prostujące oczywistą
omyłkę jest wydawane pod starym numerem. 18. Sprawy dotyczące wydawania
zaświadczeń rejestruje się według rodzajów we wszystkich wydziałach. 19. W przypadku wyłączenia członka
Kolegium z rozpoznania sprawy, zmiany referatu z inicjatywy sprawozdawcy,
któremu sprawa została przydzielona, lub w razie niemożności wykonania przez
sprawozdawcę czynności, dla której upływa termin procesowy, Wiceprezes
przydziela taką sprawę lub zleca wykonanie określonej czynności innemu
sprawozdawcy.
20. Postanowienia o podjęciu postępowania
po jego zawieszeniu i orzeczenia merytoryczne kończące sprawę wydawane są pod
tą samą sygnaturą; to samo dotyczy postanowień o wznowieniu postępowania przed
Kolegium i orzeczeń merytorycznych kończących sprawę wznowienia, a także
wszystkich postanowień Kolegium, na które nie służy zażalenie.
21. Wnioski o podjęcie zawieszonego
postępowania rejestrowane są w referacie sprawozdawcy, który prowadził sprawę
zakończoną postanowieniem o zawieszeniu.
Sposób prowadzenia akt spraw administracyjnych
§ 8 Akta główne Kolegium
1. W przypadku prowadzenia sprawy przez Kolegium w pierwszej instancji zakłada
się akta główne sprawy, a na ich grzbiecie umieszcza się sygnaturę Kolegium.
2. Zbiór urzędowych dokumentów
stanowiących akta sprawy powinien być ułożony w porządku chronologicznym, od najstarszego dokumentu poczynając, złączony w sposób
trwały przez przeszycie lub przekłucie metalowym łącznikiem (tzw. wąsami) i
obłożony obwolutą tekturową lub plastikową. Napływające dokumenty i pisma
dołącza się w kolejności ich wpływu i rejestruje w wykazie według numerów
3. Wszystkie karty zapisanych stron
powinny być kolejno ponumerowane. Na
wewnętrznej stronie obwoluty należy oznaczyć liczbę kart.
Akta główne innych organów
W przypadku wpłynięcia do Kolegium sprawy w trybie odwoławczym wraz z
aktami należącymi do innego organu, po wykonaniu czynności procesowych akta te,
przed ich zwrotem, należy uzupełnić o dokumentację wykonanych czynności
(notatki, protokoły i inne dokumenty stanowiące dowody w postępowaniu
drugoinstancyjnym) przez włączenie do akt kopii tych pism. Dołączyć należy też
oryginał orzeczenia kończącego sprawę, oraz kartę przeglądową z wymienionymi
dołączonymi przez Kolegium dokumentami i ich numeracją.
Podobnie postępuje się z aktami
innych organów wypożyczonymi przez Kolegium w prowadzonym postępowaniu
pierwszoinstancyjnym. Oryginały pism kierowanych do
Kolegium pozostają w aktach Kolegium, do akt organu I instancji dołącza się
kopie tych pism.
Akta podręczne 1. W przypadku wysyłki akt głównych
należących do Kolegium poza siedzibę Kolegium, zakłada się teczkę zastępczą
Kolegium. 2. W przypadku spraw
prowadzonych w trybie odwoławczym, w
których do Kolegium wpłynęły akta należące do innego organu, wraz z nadaniem
numeru sprawie wpływającej do Kolegium, zakłada się akta podręczne Kolegium. 3. Na grzbiecie akt
podręcznych Kolegium umieszcza się sygnaturę akt Kolegium. Dołącza się do nich
akta główne I instancji.
4. Akta (podręczne i główne) w toku
załatwiania sprawy przez Kolegium powinny znajdować się w szafach u
sprawozdawców będących członkami etatowymi, za wyjątkiem czasu przeznaczonego
na wykonanie czynności przez Biuro Kolegium lub pisanie projektu decyzji; w
takim przypadku sprawozdawca jest zobowiązany w razie potrzeby niezwłocznie
dostarczyć akta do sekretariatu Kolegium. Zasadę tę stosuje się również do akt
spraw załatwianych przez sprawozdawców niebędących członkami etatowymi, z tym,
iż akta takie znajdują się w sekretariacie, w przeznaczonej do tego celu
5. Przekazując akta sprawozdawcy należy
na obwolucie, obok podstawowych danych dotyczących sprawy, podać informacje o
załączonych do sprawy aktach innych organów oraz aktach Kolegium o innych
numerach łączących się z tą sprawą. W
przypadkach szczególnych – na zlecenie sprawozdawcy - sporządza się dla tomu
akt kartę przeglądową.
6. Sygnatura sprawy administracyjnej
· oznaczenia stałego tj. dwóch liter
pisanych wersalikami KO,
· oznaczenia sekcji repertorium tj. pojedynczej litery pisanej
wersalikami (np. A, C, X),
· po znaku „ / ” oznaczenia numeru kolejnego sprawy cyframi arabskimi,
· po znaku „ / ” symbolu oznaczającego
rodzaj sprawy(np. Ar, Lo, Go, Wo, In etc.)
· po znaku „ / ” dwucyfrowej
końcówki roku rejestracji sprawy. 7. W treści pism Kolegium należy się
posługiwać następującym oznaczeniem sygnatury akt (przykładowo): KOC/1234/Ar/04
8. Podziału rzeczowego na sekcje,
określenia liter na oznaczenie sekcji i rodzaju sprawy dokonuje Prezes Kolegium
w odrębnym zarządzeniu. 9. Akta podręczne po zakończeniu
postępowania powinny zawierać :
· odpis orzeczenia Kolegium,
· zarządzenia sprawozdawcy i Prezesa
Kolegium, · pismo dotyczące zwrotu kosztów,
· inne dokumenty wskazane przez
sprawozdawcę,
· oryginał protokołu z rozprawy,
· oryginały zwrotnych potwierdzeń
W aktach podręcznych umieszcza się
też kserokopie: 1) orzeczenia lub innego aktu I instancji stanowiącego
podstawę wszczęcia postępowania, 2) wniosku, odwołania bądź skargi,
3) wyroku WSA , NSA lub innych orzeczeń sądowych.
Wszelkie pozostałe dokumenty
odzwierciedlające dokonywanie czynności procesowych, a także bieg sprawy,
dołącza się do akt głównych innych organów według zasad określonych w § 8. 12.
Kserokopie orzeczeń WSA i NSA włącza
się ponadto do odrębnych teczek założonych dla każdego ze sprawozdawców.
Kopię orzeczenia SKO wydanego w
trybie art. 127 § 3 k.p.a. lub 221 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.
Ordynacja podatkowa (t. jedn. Dz. U 2005 Nr 8 poz. 60 ze zm.) pracownik
dokonujący wysyłki orzeczenia sporządza i przekazuje do wiadomości sprawozdawcy
sprawy, która podlegała ponownemu rozpoznaniu.
Zawartość teczek w zależności od
rodzaju sprawy i fazy postępowania określają zarządzenia Prezesa Kolegium.
Przeglądanie i przesyłanie akt
1. Sprawozdawca, Kierownik Biura lub
upoważniony przez niego pracownik zezwala na przejrzenie akt głównych sprawy w
obecności pracownika biura. Czynność ta zostaje odnotowana w aktach sprawy, na
wniosku strony, z zaznaczeniem kto i
kiedy przeglądał akta.
2. Stronom - na ich wniosek - należy
umożliwić przejrzenie akt sprawy w każdym przypadku, w szczególności przed
posiedzeniem składu orzekającego, chyba, że zachodzą przyczyny określone w art.
74 k.p.a.
3. Sprawozdawca lub Kierownik Biura
może również zezwolić na przejrzenie akt w sekretariacie upoważnionemu
przedstawicielowi organu administracji państwowej, a także innej instytucji
państwowej lub organizacji społecznej, bądź osobie, która wykaże uzasadnioną
potrzebę przejrzenia akt.
4. W uzasadnionych wypadkach sprawozdawca albo Kierownik
Biura może zezwolić na wykonanie przez Kolegium kserokopii pism. Czynność ta
jest zapisywana na skrzydełku teczki podręcznej sprawy.
5. W przypadku złożenia opłaconego wniosku o wydanie z akt sprawy kopii dokumentu poświadczonej
za zgodność z oryginałem lub z dokumentem z akt sprawy, dokonuje się takiego
poświadczenia zgodności. Opłaty dokonuje się w trybie przepisów ustawy z dnia
16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej – Załącznik do
ustawy – część 2 poz. 4 (Dz.U.2006, Nr
225, poz.1635 ze zm.),
6. Ministrowi Sprawiedliwości, Sądowi
Najwyższemu, Sądom Administracyjnym oraz Prokuraturze Generalnej akta sprawy
przesyła się na każde ich żądanie po dokonaniu niezbędnych czynności. Sądom,
prokuratorowi oraz Rzecznikowi Praw Obywatelskich przesyła się akta, jeżeli
pozwala na to bieg sprawy. O przeszkodzie w przesłaniu akt należy niezwłocznie
zawiadomić organ, który zażądał akt.
7. Innym organom administracji
państwowej przesyła się akta w uzasadnionych wypadkach, jeżeli pozwala na to
bieg sprawy.
8. Osobom ubiegającym się o
udostępnienie informacji publicznej, informację tę udostępnia się na zasadach
określonych w odrębnej ustawie.
9. Akta główne innych organów po wykorzystaniu
zwraca się organowi, który nadesłał je do Kolegium, chyba że sprawozdawca
zarządzi inaczej.
Po zwrocie lub przekazaniu akt
głównych, zainteresowanemu, na jego żądanie, należy udzielić informacji, gdzie
Wydawanie dokumentów z akt
1. W toku postępowania wolno wydać stronie złożony przez
nią dokument na zarządzenie sprawozdawcy lub przewodniczącego składu
orzekającego, a po ukończeniu postępowania - na zarządzenie sprawozdawcy.
Czynność ta jest dokumentowana pisemnie w teczce podręcznej sprawy. 2. Wydanie dokumentu w trakcie
postępowania może być uzależnione od złożenia do akt odpisu lub wyciągu z tego
dokumentu. W wypadkach szczególnie uzasadnionych sprawozdawca może zarządzić
sporządzenie takiego odpisu lub wyciągu z dokumentu przez Biuro Kolegium.
§ 13 Załączniki
1. Jeżeli strona nie załączyła do
odwołania albo żądania dokumentów wskazanych w nim jako dowody, sprawozdawca wzywa ją do złożenia odpisów
tych dokumentów albo ich oryginałów. 2. W razie wezwania strony do
uzupełnienia wniosku, uzupełnienie może nastąpić również poprzez złożenie przez
stronę oświadczenia do protokołu w Kolegium. Protokół taki sporządzić można
jedynie przed składem orzekającym, który reprezentuje Kolegium jako organ.
1. Wezwania powinny zawierać
informację, w jakiej sprawie, w jakim charakterze i celu oraz w jakim miejscu i
czasie ma się stawić wzywana do Kolegium osoba oraz wskazanie czy stawiennictwo
jest obowiązkowe, a także zawierać uprzedzenie o skutkach niestawiennictwa.
2. W razie wzywania strony do
osobistego stawiennictwa należy doręczyć wezwanie tej stronie także wówczas,
gdy ustanowiła ona pełnomocnika.
3. Zawiadomienia o terminie posiedzenia
albo wezwania na rozprawę powinny być wysłane co najmniej na miesiąc wcześniej,
tak aby w razie stwierdzenia przeszkód w ich doręczeniu można było wysłać je
ponownie albo odwołać rozprawę i zawiadomić o tym osoby, którym zawiadomienia
zostały już wysłane.
4. Z zastrzeżeniem przepisu powyższego, wezwanie powinno zostać
doręczone nie później niż na 7 dni przed terminem określonym w wezwaniu. § 15
1. Doręczeń należy dokonywać przede wszystkim przez
pocztę. Doręczenia w inny sposób (np. pocztą elektroniczną) dokonuje się, gdy
uzasadniają to szczególne okoliczności albo gdy zostanie to uzgodnione
bezpośrednio z organem administracji albo ze stroną.
2. Korespondencję przeznaczoną dla
żołnierzy zasadniczej służby wojskowej przesyła się z odpowiednim pismem do
dowódcy jednostki, w której adresat
pełni służbę.
3. Korespondencję przeznaczoną dla osób
pozbawionych wolności przesyła się z odpowiednim pismem do administracji
zakładu karnego lub aresztu śledczego.
4. Pisma i orzeczenia wysyłane przez
Kolegium doręcza się adresatom za potwierdzeniem odbioru, zawierającym datę
doręczenia, sygnaturę akt oraz określenie rodzaju doręczanego pisma. Zwrotne
poświadczenia doręczenia pism dołącza się do akt sprawy.
5. Kopie pisma wysłanego przez Kolegium
pozostawia się w aktach sprawy z adnotacją o dacie jego wysłania.
6. W odpowiedzi na otrzymane pismo
podaje się datę i sygnaturę pisma, którego odpowiedź dotyczy.
7. Do doręczenia niektórych terminowych
pism miejscowych bezpośrednio adresatom służy książka doręczeń, w której
adresat kwituje ich odbiór. Szczegółowe zasady i tryb doręczania pism w
indywidualnych sprawach z zakresu administracji państwowej regulują KPA oraz
inne przepisy proceduralne.
1. W sprawach organizacyjnych
pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej
dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie
pionowym lub poziomym i powinno zawierać:
2. W razie potrzeby pismo powinno również
zawierać dalsze następujące określenia:
1) pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza - liczbę przesyłanych
2) jeżeli treść pisma ma być poza
adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, przez przesłanie
im kopii pisma , adresy tych instytucji i osób umieszcza się pod treścią
pisma z lewej strony pod klauzulą:
„Otrzymują do wiadomości”.
3. Przy załatwianiu spraw należy
wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.
4. Orzeczenia administracyjne
składów Kolegium odpowiadają przepisom prawa – co do formy i treści.
1. Wzory blankietów
korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych stosowanych w Kolegium oraz wzory pieczęci do podpisu ustala się
2. Pieczęć urzędową umieszcza się
określonych czynności prawnych, np. uprawomocnienie decyzji. Odcisku pieczęci
nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych
pismach wysyłanych z Kolegium.
3. Wzór pieczęci urzędowej, o
której mowa w ust. 1, oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy. § 18
1. Najpóźniej w dwudziestym szóstym
dniu od daty wpływu skargi do Kolegium, projekt odpowiedzi na skargę wraz z
aktami sprawy Asystentka przekazuje do sekretariatu Prezesa Kolegium, tak aby
podpisana odpowiedź została przekazana do sekretariatu najpóźniej w 29 dniu
biegu terminu.
2. W przypadku nienadesłania akt sprawy
do Kolegium w terminie umożliwiającym wysyłkę odpowiedzi na skargę wraz z
aktami, odpowiedź na skargę opracowaną na podstawie akt podręcznych wysyła się
do WSA przed upływem 30 dniowego terminu. Nadesłane akta przekazuje się
niezwłocznie do Sądu.
3. W przypadku powtarzającego się
przekroczenia terminu nadesłania do Kolegium akt, na skutek czego Kolegium nie
jest w stanie wykonać dyspozycji art. 54 § 2 ustawy z dnia 30 sierpnia
2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. 2002,
Nr 153, poz. 1270 ze zm.) Kancelaria powiadamia Prezesa Kolegium o zaistnieniu
warunków do zastosowania art. 20 ustawy z dnia 12 października 1994 r. o
samorządowych kolegiach odwoławczych (t. jedn. Dz. U. 2001, Nr 79, poz. 856 ze zm.).
W przypadku złożenia do Kolegium sprzeciwu w zakresie
spraw rejestrowanych w repertorium
KOX, dotyczących aktualizacji opłat za użytkowanie wieczyste, kierownik sekcji
KOX bezzwłocznie przedkłada sprawozdawcy projekt pisma o przekazaniu akt sprawy do właściwego sądu
powszechnego. § 20
Postępowanie z orzeczeniami sądów
1. Orzeczenia sądów administracyjnych
wpływające do Kolegium, po wykonaniu zwykłych czynności biura podawczego, są
przez wyznaczonego pracownika Kancelarii kopiowane, odnotowywane w rejestrze
komputerowym i umieszczane w znajdującym się w Kancelarii zbiorze. Trzy
dodatkowe kopie wyroków przekazywane są Asystentce.
2. Asystentka wpina kopię każdego
nieprawomocnego wyroku: · do teczki podręcznej SKO,
· jedną z tych kopii Kolegium niezwłocznie
przekazuje ze stosownym pismem do wiadomości organu I instancji, który może
podjąć inicjatywę co do ew. kasacji;
· jedna kopia umieszczana jest w rejestrze wyroków sprawozdawcy.
3. Wyrok prawomocny, którego sentencja
nie została przekazana wcześniej do Kolegium, jest przekazywany do rejestru wyroków sprawozdawcy i do teczki
sprawy, a do organu I instancji tylko wówczas, jeśli nie był wcześniej przekazany.
Wyroki uchylające lub
stwierdzające nieważność orzeczeń Kolegium
4. Nieprawomocny wyrok uchylający orzeczenie Kolegium,
lub stwierdzający jego nieważność przekazywany jest niezwłocznie Asystentce,
która jest zobowiązana do przedłożenia
sprawozdawcy akt podręcznych wraz z wyrokiem, w celu wykonania przez niego
czynności przewidzianych w § 25a ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego SKO
(wyrażenie stanowiska w sprawie kasacji). 5. W przypadku nieobecności sprawozdawcy trwającej dłużej
niż pięć dni roboczych, Asystentka przekazuje akta podręczne Prezesowi lub
Przewodniczącemu Wydziału, w celu wyznaczenia innego członka składu wydającego
uchyloną decyzję do zajęcia stanowiska w sprawie wniesienia skargi kasacyjnej. 6. Po zwrocie wyroku przez Prezesa - jeżeli nie zostanie
nadany bieg skardze kasacyjnej - akta podręczne z nieprawomocnym wyrokiem
oczekują na klauzulę prawomocności w wydzielonym miejscu w szafie Sekretariatu
- pod opieką Asystentki. 7. Po nadejściu
wyroku opatrzonego klauzulą prawomocności i akt sprawy z sądu
administracyjnego, w zależności od rozstrzygnięcia:
· asystentka przedkłada
akta sprawy sprawozdawcy w celu zwrotu kosztów, oraz zwrócenia akt do organu I instancji, albo
· kancelaria zakłada nowy
8. W przypadku nadania biegu skardze kasacyjnej,
Asystentka zakłada nowy numer i teczkę sprawy, a sporządzoną skargę wraz z
dowodem wpłaty wpisu wysyła się do
Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Kopię skargi kasacyjnej Asystentka
przekazuje do rejestru prowadzonego w sekretariacie Prezesa Kolegium.
Wyroki oddalające skargi na orzeczenia Kolegium
9. Prawomocne wyroki oddalające skargi odsyła się wraz z
aktami do organu I instancji. 10. W przypadku przekazania do Kolegium odpisu skargi
kasacyjnej sporządzonej przez inny podmiot, Asystentka niezwłocznie przedkłada
sprawozdawcy akta podręczne wraz z odpisem skargi, w celu wykonania czynności
określonych w § 25a pkt. 3 Regulaminu Organizacyjnego SKO (ustosunkowanie się
do skargi). 11. W przypadku nieobecności sprawozdawcy trwającej dłużej
niż trzy dni robocze, Asystentka przekazuje akta podręczne Prezesowi lub
Przewodniczącemu Wydziału w celu wyznaczenia innego członka składu wydającego
decyzję SKO do zajęcia stanowiska w sprawie udzielenia odpowiedzi na skargę kasacyjną. Postanowienia sądów
Doręczone do Kolegium nieprawomocne
postanowienie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego lub Naczelnego Sądu
Administracyjnego Asystentka przekazuje niezwłocznie sprawozdawcy, wraz z
pobranymi z archiwum aktami podręcznymi oraz kopią postanowienia. Sprawozdawca
niezwłocznie wydaje pisemną dyspozycję w sprawie. 13.
Kopię postanowienia Kolegium
przekazuje ze stosownym pismem do wiadomości organu I instancji. 14.
Postanowienie prawomocne, którego
sentencja nie została przekazana wcześniej do Kolegium, jest przekazywane do
organu I instancji tylko wówczas, jeśli nie było wcześniej przesłane.
W przypadku zgłoszenia przez
Kolegium zażalenia na postanowienie Sądu, sporządzone zażalenie wraz z dowodem
wpłaty wpisu wysyła się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.
Po zwrocie postanowienia przez sprawozdawcę - jeżeli nie zostanie nadany
bieg zażaleniu - akta podręczne z nieprawomocnym postanowieniem oczekują na
klauzulę prawomocności w wydzielonym miejscu w szafie w Sekretariacie - pod
opieką Asystentki. Po nadejściu odpisu prawomocnego postanowienia akta
podręczne zwracane są do archiwum. 17.
Wszelkie wątpliwości co do trybu postępowania
z orzeczeniami Sądu i aktami sprawy powinny być zgłaszane sprawozdawcy w formie
pisemnej i w taki sposób wyjaśniane. § 21 1. Na żądanie stron lub uczestników postępowania
informacji o biegu spraw, terminach i czynnościach udziela Biuro telefonicznie
lub w siedzibie Kolegium, z wyłączeniem spraw prowadzonych w trybie ordynacji
podatkowej, które podlegają przepisom o tajemnicy skarbowej i w których stronom
postępowania nie udziela się informacji telefonicznej, a organom administracji
jedynie wtedy, gdy pracownik Kolegium telefonuje do siedziby organu na znany
Kolegium numer.
2. Biuro Kolegium otwarte jest dla
interesantów w godzinach pracy, a w przypadkach określonych przez Prezesa
Kolegium, również w innym czasie. Informację o godzinach otwarcia Biura
Kolegium należy umieścić przy drzwiach
wejściowych do budynku Kolegium.
3. Strony, ich pełnomocnicy i
reprezentanci zainteresowanych organów, są przyjmowani w sprawach skarg i
wniosków przez Prezesa Kolegium w dniach
i godzinach określonych zarządzeniem Prezesa Kolegium. Informację w tej
sprawie wywiesza się w kancelarii i
sekretariatach Kolegium oraz na tablicy ogłoszeń w hallu wejściowym. § 22
1. W przypadku wydawania orzeczenia
zaopatrzonego w klauzulę prawomocności, każdą stronę tekstu pieczętuje się
pieczęcią okrągłą Kolegium. Pieczęci okrągłej może używać wyłącznie Kierownik
Biura Kolegium albo pracownik przez niego upoważniony.
2. Klauzulę prawomocności podpisuje Prezes
Kolegium, Wiceprezes, Kierownik Biura
Kolegium, lub upoważniony pracownik.
3. O wydaniu orzeczenia (ugody)
zaopatrzonego w klauzulę prawomocności czyni się wzmiankę w aktach sprawy.
4. W wyjątkowych przypadkach stronie
można wydać następny egzemplarz z klauzulą prawomocności z zaznaczeniem, że
jest to duplikat.
5. Ten sam tryb stosuje się odpowiednio
w przypadku wydawania poświadczeń orzeczeń ostatecznych Kolegium zamieszczając
informację o treści: "Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Warszawie
zaświadcza, że niniejsza decyzja (postanowienie) sygn. akt ........................ z dnia
.................................. wydana na wniosek .........................
................................................................. jest
ostateczna i podlega wykonaniu.” 6. W taki sam sposób postępuje się z
orzeczeniami z zakresu aktualizacji opłat za użytkowanie wieczyste, z tym, że
informacja brzmi wówczas następująco: "Samorządowe Kolegium Odwoławcze
w Warszawie zaświadcza, że niniejsze orzeczenie sygn. akt ........................ z dnia
.................................. wydane na wniosek .........................
prawomocne i podlega wykonaniu.” ROZDZIAŁ VI
1. Akta spraw przechowuje się w
pomieszczeniach biurowych (sekretariacie Prezesa, Kierownika Biura,
księgowości, u sprawozdawców i Asystentek) oraz w archiwum zakładowym.
2. W pomieszczeniach biurowych
przechowuje się akta spraw załatwianych, przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego, a także akta spraw, w
których toczy się postępowanie sądowoadministracyjne.
3. Przykładowy opis teczki
aktowej zawiera załącznik nr 1 niniejszej instrukcji. Rozdział VII
1. W celu przechowywania akt spraw
ostatecznie załatwionych Kolegium
2. Akta spraw ostatecznie
załatwionych, dotyczących organizacji biura, przekazuje się do archiwum
zakładowego po upływie 2 lat, kompletnymi rocznikami.
3. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu
zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt. 4. Uporządkowanie akt to:
1) takie ułożenie dokumentów wewnątrz teczek, by sprawy następowały po
sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od
najwcześniejszej sprawy(od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w
obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma
rozpoczynającego sprawę,
3) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych
odniesieniu do akt kategorii A – spięcie całości akt klipsem plastikowym,
ponumerowanie stron ołówkiem zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej
stronie okładki oraz na oddzielnej karcie wewnątrz teczki liczby stron
zawartych w teczce.
5. Spisy zdawczo-odbiorcze
sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A i w
trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej
kategorii pozostaje u przekazującego
akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik
prowadzący archiwum zakładowe. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik
nr 2 niniejszej instrukcji.
6. Spisy zdawczo-odbiorcze
sporządzają:
· akta spraw dotyczących organizacji pracy SKO pracownicy przekazujący
akta w kolejności teczek według wykazu akt.
· akta spraw administracyjnych – pracownik archiwum lub Kierownik Biura 7. Spisy zdawczo-odbiorcze
podpisują: pracownik przekazujący akta i pracownik prowadzący archiwum
8. Do akt przekazanych archiwum
zakładowemu dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.
9. Akta spraw ostatecznie
załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po
dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu ich
w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one
10. Do obsługi archiwum Kolegium
stosowany jest program komputerowy ARCHSYS, wspomagający wymienione czynności. § 25
Indywidualne sprawy administracyjne, załatwiane przez Kolegium w trybie
ustawy o samorządowych kolegiach odwoławczych 1. Akta spraw administracyjnych
ostatecznie załatwionych, należących do właściwości Kolegium, ze względu na ich
dużą liczbę, przekazuje się do archiwum zakładowego sukcesywnie w ciągu roku. 2. Spisy zdawczo-odbiorcze
sporządza pracownik archiwum.
3. Spisy zdawczo-odbiorcze
podpisuje pracownik archiwum i kierownik biura.
4. Akta spraw do końca danego
roku i przez rok następny przechowywane są w archiwum podręcznym (ze względu na
częste wypożyczanie akt) po czym przekazywane są do archiwum głównego.
Szczegółowy tryb postępowania przy
przekazywaniu akt do archiwum zakładowego, układ akt, tryb korzystania z tych
akt, organizację pracy w archiwum zakładowym określa ustawa z dn. 14 lipca 1983
r o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. jedn. Dz. U. 2006, Nr 97,
poz. 673 ze zm.) zaś zasady przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum
państwowego określa rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r.
w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i
kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do
archiwów państwowych. (Dz. U 2002, Nr 167, poz. 1375)
Wykorzystanie informatyki w
czynnościach kancelaryjnych
1. Dopuszcza się szerokie
wykorzystanie informatyki w Kolegium, pod warunkiem ochrony danych
przechowywanych w zbiorach informatycznych.
2. Zaleca się wykorzystanie
informatyki w celu:
· przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej
poczty elektronicznej (adres dostępny w Biuletynie Informacji Publicznej),
· udostępnienia upoważnionym pracownikom:
zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w
· - edytorów tekstów,
· - arkuszy kalkulacyjnych,
· - baz danych,
· - programów graficznych,
· - oprogramowania antywirusowego,
zakupionych baz danych, a w szczególności prawnych
· tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów,
· umieszczania na wykupionych stronach Internetu stale aktualizowanej
informacji o Kolegium (zgodnie z przepisami ustawy z dnia 6 września
2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198, z późn.
· informowania interesantów o procedurach wymaganych przy załatwianiu
wybranych typów spraw.
1. Dane przechowywane w pamięci
komputerów zabezpiecza się przez:
a) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników,
2. Dostęp do zbiorów danych
zawartych w komputerach ogranicza się przez:
haseł identyfikujących pracownika,
haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie
posiadającym odpowiednich uprawnień.
3. Dane gromadzone w pamięciach
komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez:
przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników
· operacyjnego,
· narzędziowego,
· aplikacyjnego,
archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych
przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach
informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i
zabezpieczonym pomieszczeniu.
4. W przypadku gromadzenia danych
osobowych, do ich przechowywania i zabezpieczania należy stosować przepisy o
ochronie danych osobowych, a w szczególności Politykę Bezpieczeństwa Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie,
wprowadzoną zarządzeniem Prezesa Kolegium na podstawie ustawy o ochronie danych
§ 29 1. W Kolegium prowadzony jest
zbiór biblioteczny, który służy potrzebom pracowników.
2. W zasobach bibliotecznych
przechowywane są w szczególności:
· Kodeksy: cywilny, handlowy, postępowania administracyjnego, postępowania cywilnego, rodzinny i
opiekuńczy, · Zbiory orzecznictwa: Naczelnego
Sądu Administracyjnego, Sądu Najwyższego, Sądów polskich, Trybunału
· Encyklopedie, słowniki:
angielsko-polski, francusko-polski, łacińsko-polski, rosyjsko-polski, języka
polskiego, mitów i tradycji kultury, ortograficzny, poprawnej polszczyzny,
wyrazów bliskoznacznych, wyrazów obcych, inne według potrzeb, · Książki dotyczące: gospodarki
nieruchomościami, gruntów warszawskich, ochrony środowiska, ordynacji
podatkowej, podatków i opłat lokalnych, prawa budowlanego, prawa mieszkaniowego, samorządu terytorialnego,
użytkowania wieczystego, zagospodarowania przestrzennego, · Publikacje dotyczące ustaw, z
komentarzami i przepisami wykonawczymi,
· Roczniki Dzienników Ustaw,
Dzienników Województwa Mazowieckiego, Monitora Polskiego (od 2003 r. w formie elektronicznej).
· Zbiory: uchwał rad gmin, Rady
Warszawy, upoważnienia rad gmin. · Miejscowe plany zagospodarowania
· Czasopisma z dziedziny prawa i
orzecznictwa oraz samorządu terytorialnego. ROZDZIAŁ X
§ 30 Postępowanie z dokumentacją po reorganizacji bądź
likwidacji kolegium.
reorganizacji bądź likwidacji Kolegium obowiązuje zabezpieczenie dokumentacji
powstałej w toku działalności Kolegium.
reorganizacji Kolegium archiwum zakładowe przechodzi do jego prawnego następcy
na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Kopię protokołu przekazuje się do
wiadomości Archiwum Państwowego.
3. W razie ustania
działalności Kolegium należy przekazać na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych:
archiwalne w stanie uporządkowanym do Archiwum Państwowego,
akta kategorii B
– następcy prawnemu, a w przypadku jego braku – właściwemu rzeczowo organowi
4. Do końcowych akt
likwidacyjnych Kolegium należy dołączyć całą dokumentację działalności archiwum
Kolegium. ROZDZIAŁ XI
Inne czynności związane z
obsługą kancelaryjną i obiegiem akt nie uregulowane Instrukcją, określa Prezes
Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Warszawie. Do wszelkich czynności Biura, w zakresie nie
uregulowanym w Regulaminie Organizacyjnym, niniejszej Instrukcji oraz zarządzeniach Prezesa Kolegium, stosuje się
odpowiednie przepisy prawa.
nr 1 do instrukcji kancelaryjnej
/ DZIELNICA
SPORU - OPIS SPRAWY
I NAZWISKO / NAZWA I ADRES STRONY
DATA WPŁYWU DATA ZAKOŃCZENIA
NUMER ZE SPISU ZDAWCZO
Załącznik nr 2 do instrukcji kancelaryjnej
SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY NR …....
Tytuł teczki lub
przechowywania akt w składnicy
Data zniszczenia lub archiwizacji
Wytworzył: Agata Nowak	(22 sierpnia 2006)	Opublikował: Maria Górzyńska (25 czerwca 2009, 10:01:48)	Ostatnia zmiana: Maria Górzyńska (20 kwietnia 2010, 11:33:34)	Zmieniono: wprowadzenie zmienionej instrukcjirejestr zmian tej informacji »	Liczba odsłon: 17350	Ostatnia aktualizacja BIP:
27.07.2016 13:37	Polityka Cookies