Source: http://www.efaktury.org/koniecznosc_drukowania_i_przechowywania_kopii_faktur_w_wersji_papierowej
Timestamp: 2020-01-26 21:33:28+00:00
Document Index: 25038892

Matched Legal Cases: ['art. 14', 'FSK ', 'art. 106', 'FSK ', 'art. 14', 'art. 216', 'art. 217', 'art. 14', 'art. 14', 'art. 236']

Konieczność drukowania i przechowywania kopii faktur w wersji papierowej - Efaktury.org
Konieczność drukowania i przechowywania kopii faktur w wersji papierowej
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki Akcyjnej, reprezentowanej przez pełnomocnika, przedstawione we wniosku z dnia 14 czerwca 2010 r. (data wpływu: 21 czerwca 2010 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie konieczności drukowania i przechowywania papierowych kopii faktur - jest nieprawidłowe.
W dniu 21 czerwca 2010 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie konieczności drukowania i przechowywania papierowych kopii faktur.
Wnioskodawca jest podatnikiem podatku od towarów i usług i w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą wystawia na rzecz swoich kontrahentów coraz większe ilości faktur VAT dokumentujących sprzedaż. Dotychczas Bank wystawia faktury w formie papierowej, a także w formie papierowej kopie tych faktur pozostawia we własnych dokumentach. Narastająca ilość faktur VAT przechowywana w formie papierowej staje się dla Banku poważnym utrudnieniem w prowadzeniu działalności, zarówno w związku z warunkami technicznymi, jak i koniecznością ich przechowywania w stanie umożliwiającym ich odczyt.
Bank jest również narażony na dodatkowe koszty związane z wydrukiem faktur i ich odpowiednią segregacją.
Czy wystawiając na rzecz kontrahentów faktury VAT w formie papierowej, Bank jest uprawniony do przechowywania kopii tych faktur w formie elektronicznej, pod warunkiem zagwarantowania nienaruszalności treści i danych faktur jakim opatrzono faktury wysyłane do kontrahentów...
Zdaniem Wnioskodawcy, wystawiając na rzecz kontrahentów faktury VAT w formie papierowej, Bank jest uprawniony do przechowywania kopii tych faktur w formie elektronicznej, pod warunkiem zagwarantowania nienaruszalności treści i danych faktur jakim opatrzono faktury wysyłane do kontrahentów. Dopiero dla potrzeb organów podatkowych Bank zobowiązany będzie odtwarzać i drukować kopie papierowe.
Zgodnie z § 21 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty, o których mowa przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Spółka zwraca uwagę na fakt, ze powyższe przepisy rozporządzenia, jak również przepisy ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), a także przepisy Ordynacji podatkowej nie zabraniają przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej. Ponadto brak jest w polskim prawie podatkowym przepisu nakazującego przechowywanie kopii faktur w formie papierowej.
Z historycznego punktu widzenia, forma przechowywania kopii faktur została ukształtowana na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług z roku 1993, tj. w innych realiach technicznych. Zatem w sytuacji, gdy zmianie uległy te realia, a wykładnia językowa obecnie obowiązujących przepisów nie daje jednoznacznej odpowiedzi co do formy przechowywania kopii faktur, wydaje się, że dotychczasowe rozumienie przepisów, przechowywanie kopii faktur odbywa się na zasadzie bezwładności i przyzwyczajeń, wynikającej z praktyki ukształtowanej w poprzednich latach.
W ocenie Banku za prawnie dopuszczalne uznać należy, żeby podatnik wystawił fakturę i drukował jej oryginał przeznaczony dla kontrahenta, natomiast kopię przechowywał w systemie księgowym bez możliwości modyfikacji treści jej zapisów z możliwością wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie. Za istotną przesłankę powyższego stanowiska uznać należy funkcję jaką pełni konieczność przechowywania kopii faktur. Jest to funkcja kontrolna. Z punktu widzenia tej właśnie funkcji nie ma przeszkód do przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej, bowiem w każdym czasie faktura ta, w razie ewentualnej kontroli podatkowej, może zostać wydrukowana.
Za poglądem Spółki w zakresie przechowywania kopii faktur w formie elektronicznej przemawiają także względy ekologiczne i ekonomiczne, bowiem narastająca ilość faktur VAT przechowywana w formie papierowej, staje się dla Banku poważnym utrudnieniem w prowadzeniu działalności, zarówno w związku z warunkami technicznymi jakie ich przechowanie wymaga, jak również naraża Bank na dodatkowe koszty związane z ich wydrukiem i odpowiednią segregacją.
Bez znaczenia jest fakt, czy wraz z ujęciem w ewidencji księgowej i rejestrze należnego podatku od towarów i usług zostanie wydrukowany oryginał i kopia faktury, czy też sam oryginał, bowiem decydujące znaczenie ma to, czy wystawiona faktura została ujęta w ewidencji księgowej i rejestrze podatku należnego oraz to, czy sposób przechowywania faktury wyklucza możliwość zmodyfikowania treści jej zapisów po wystawieniu i ujęciu w ewidencji.
Nie jest istotne, czy kopia faktury zostanie wydrukowana wraz z wydrukowaniem oryginału, czy też w innym czasie, skoro wszelkie wymogi dotyczące wystawiania faktur określone ww. rozporządzeniem są spełnione już w chwili wystawienia i wydrukowania oryginału faktury.
Spółka zwraca ponadto uwagę na fakt, że istota przechowywania kopii faktur sprowadza się do przechowywania nośników informacji. Podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to w formie drukowanej, czy to w formie elektronicznej ponosi przecież wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione, bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur.
Na potwierdzenie swojego stanowiska, Bank powołuje wyrok NSA z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. akt I FSK 1169/08, w którym Sąd uznał, że przepisy wykonawcze do ustawy o VAT nie nakazują posiadania wyłącznie papierowych kopii faktur. NSA przyjął, że wystawienie faktury to zgromadzenie informacji do ich sporządzenia, a nie wydrukowanie dokumentu. Jeżeli podatnik będzie mógł wydrukować kopię faktury na każde żądanie kontrolującego, to funkcja dokumentacyjna zostanie spełniona.
W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia: określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne przedmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym artykule, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.
Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca jako czynny podatnik podatku od towarów i usług, w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą wystawia na rzecz swoich kontrahentów coraz większe ilości faktur VAT dokumentujących sprzedaż. Narastająca ilość faktur VAT przechowywana w formie papierowej staje się dla Banku poważnym utrudnieniem w prowadzeniu działalności, zarówno w związku z warunkami technicznymi, jak i koniecznością ich przechowywania w stanie umożliwiającym ich odczyt. Bank jest również narażony na dodatkowe koszty związane z wydrukiem faktur i ich odpowiednią segregacją.
W świetle powołanych wyżej regulacji prawnych oraz w odniesieniu do opisu zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że Spółka będzie zobowiązana do drukowania i przechowywania papierowych kopii faktur, bowiem obowiązujące przepisy nie dają możliwości przechowywania kopii wystawianych faktur tylko w formie elektronicznej, nawet jeżeli program, za pomocą którego faktury będą przechowywane gwarantuje nienaruszalność treści i danych zawartych w fakturach wysłanych do kontrahentów.
Jednocześnie należy wskazać, iż powołane w treści wniosku orzeczenie sądu administracyjnego z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. akt I FSK 1169/08 nie może wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Nie negując tego orzeczenia, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego należy stwierdzić, iż zdaniem organu podatkowego teza badanego rozstrzygnięcia nie ma zastosowania w przedmiotowym postępowaniu. Przy zaistniałym podobieństwie zdarzenia przyszłego oraz rozważań prawnych organ podatkowy uważa, iż w badanej sprawie należy jednak uznać stanowisko Wnioskodawcy za nieprawidłowe.
Słowa kluczowe: faktura elektroniczna, faktura vat, kopia faktury, przechowywanie dokumentów
Data aktualizacji: 06/12/2011 22:26:24
Czy można dokonać odliczenia podatku naliczonego z faktur dokumentujących zakup paliwa na...
POSTANOWIENIE W dniu 27.10.2005r. spółka wystąpiła do tut. Organu podatkowego z wnioskiem o udzielenie pisemnej interpretacji, co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, w której nie toczy się postępowanie...
Określenie wymogów w zakresie zawartości faktur elektronicznych
Działając na podstawie art. 14a, art. 216 i art. 217 ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), po rozpatrzeniu wniosku Spółki z dnia 14.12.2006 r. (data wpływu do tut. organu podatkowego: 18.12.2006...
Czy przychody finansowe uzyskane z odsetek z rachunku i lokat bankowych stanowią przychody...
Na podstawie art. 14a 1, 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005r. Nr 8 poz. 60 z późn.zm.) po rozpatrzeniu wniosku z dnia 28.02.2007r. (data wpływu 02.03.2007r.) w sprawie interpretacji przepisów prawa...
Opodatkowanie podatkiem od towarów i usług premii pieniężnych
Czy pozostała część podatku zawarta w fakturze stanowi podatek naliczony?
Naczelnik Urzędu Skarbowego w Łasku, działając na podstawie art. 14a 1 i 4, art. 236 2 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja Podatkowa (Dz. U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), postanawia uznać stanowisko Podatnika przedstawione we wniosku...
VAT w zakresie sposobu udokumentowania sprzedaży towarów na pokładzie samolotuVAT - w zakresie w zakresie nabycia wewnątrzwspólnotowego oraz dokumentowania sprzedaży fakturą VATDokumentowanie dokonanej sprzedażyWnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT z wystawionych fakturCzy podatnik ma obowiązek wystawić fakturę korygującą i notę korygującą w przypadku braku numeru NIP na fakturze?