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Timestamp: 2019-12-06 05:57:57
Document Index: 219411739

Matched Legal Cases: ['§ 147', '§ 147', '§ 147', '§ 140', '§ 239', '§ 147']

"Aufbewahrungsfristen nach HGB und AO: Wie lange müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?"
02.08.18 07:00 | juse
Aufbewahrungspflichten und -fristen nach HGB und AO
Unternehmen, die von einem papierlosen Büro träumen, müssen nicht nur sicherstellen, dass die technischen Voraussetzungen gegeben sind, sie müssen auch die rechtlichen Aspekte beachten.
Für die Geschäftspraxis sind in erster Linie die Aufbewahrungsfristen nach dem
Handelsrecht (HGB) und
Steuerrecht (AO)
relevant. Die Vorschriften stimmen zwar in weiten Teilen überein, in der Praxis müssen Unternehmen allerdings in erster Linie die steuerrechtlichen Anforderungen beachten – konkret § 147 Abgabenordnung (AO).
Für wen gelten die Aufbewahrungspflichten?
Die Aufbewahrungsfristen gelten für alle Unternehmen und Organisationen, die nach Steuer- bzw. Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind.
Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO
§ 147 AO regelt grundsätzlich, dass sämtliche Bücher und Aufzeichnungen, welche zur Besteuerung wichtig sind, aufbewahrt werden müssen.
Für folgende Geschäftsunterlagen gilt nach dem Steuerrecht eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren:
Unterlagen, die zum Verständnis der genannten Unterlagen erforderlich sind (Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen)
ATLAS-Unterlagen, wenn die Zollbehörde auf eine Vorlage verzichtet hat oder diese nach Vorlage zurückgegeben wurden
Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre
Für bestimmte Geschäftsunterlagen gilt eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht. Dazu gehören Unterlagen wie
empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe und
andere Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung relevant sind.
Hinweis: Die AO verweist in § 140 darauf, dass sich die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten nicht nur aus den Vorschriften der AO ergeben, sondern auch aus „anderen Gesetzen“, solange diese für die Besteuerung relevant sind. In erster Linie ist hier das Umsatzsteuergesetz (UStG) zu beachten. Außerdem gibt es eine Vielzahl an Gesetzen und Verordnungen für bestimmte Berufe oder Tätigkeiten.
So muss z. B. im Personal- und Lohn- bzw. Gehaltswesen zusätzlich das Sozialrecht berücksichtigt werden. Welche Aufbewahrungspflichten in diesem Geschäftsbereich einzuhalten sind, ist im Handbuch „Das GmbH-Recht“ ausführlich dargestellt.
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Beginn der Aufbewahrungsfrist und Aufbewahrungsort
Die Aufbewahrungsfristen beginnen stets mit dem Schluss jenes Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Beim Inventar ist also der Schluss des Kalenderjahres, in dem es aufgestellt wurde oder eine Änderung stattgefunden hat, maßgeblich. Beim Jahresabschluss und Lagebericht zählt das Ende des Jahres, in dem das Dokument erstellt wurde.
Bei der Frage nach dem Ort der Aufbewahrung machen Handels- und Steuerrecht unterschiedliche Vorgaben:
AO: Die aufbewahrungspflichtigen Dokumente müssen in Deutschland gelagert werden.
HGB: Hier finden sich keine Angaben zum konkreten Aufbewahrungsort. Die Unterlagen müssen lediglich auf Anfrage in einem angemessenen Zeitrahmen vorgelegt werden können.
Aufbewahrungspflichten für digitale Dokumente
Grundsätzlich dürfen jene Dokumente, für die eine Aufbewahrungspflicht besteht, auch digital archiviert werden. Beachten müssen Unternehmen, dass steuerrechtlich relevante Dokumente, die bereits in digitaler Form an die Finanzbehörde übermittelt wurden, auch digital aufzubewahren sind. Es ist also nicht zulässig, einen elektronischen Kontoauszug ausgedruckt zu archivieren und das digitale Dokument zu löschen.
Für die Aufbewahrung in digitaler Form müssen Unternehmen neben den genannten gesetzlichen Regelungen eine Vielzahl von BMF-Schreiben berücksichtigen. Die wichtigsten sind:
BMF-Schreiben vom 16.07.2001 (IV D 2 – S 0316 – 136/01): „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“
BMF-Schreiben vom 14.11.2014 (IV A 4 – S 0316/13/10003): „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“
Die GoBD lösen die GDPdU und die Vorgängerregelung GoBS in ihrer Funktion ab und regeln die Aufbewahrungsfristen sämtlicher handels- und steuerrechtlich relevanter Daten.
Für die Geschäftspraxis ergibt sich aus diesen Schreiben, dass Daten und Dokumente, die digital abgelegt worden sind,
im Laufe der gesamten Aufbewahrungszeit jederzeit abrufbar sowie
unveränderbar, nachvollziehbar, vollständig und richtig verfügbar sowie maschinell auswertbar sein müssen.
Ein im Unternehmen eingesetztes Dokumenten-Management-System muss mindestens diesen Anforderungen genügen (Stichwort „Revisionssicherheit“).
Hinweis: Für digital archivierte Dokumente gelten dieselben Aufbewahrungsfristen von zehn oder sechs Jahren wie für Unterlagen in Papierform.
Sind digitale Aufzeichnungen beweiskräftig genug?
Dürfen Unterlagen, die digital erfasst wurden, also vernichtet werden? Und reicht die digitale Aufzeichnung im Zweifel aus, um in einem Rechtsstreit beweiskräftig zu sein?
Bei einfachen elektronischen Dokumenten, die in einem Zivilprozess vorgelegt werden, liegt es im Ermessensspielraum des Richters, ob das Dokument als Beweis zugelassen wird.
Ist das Dokument mit einer digitalen Signatur versehen und ist somit nachvollziehbar, wer das Dokument, wann und auf welche Weise gespeichert hat, kann dem mehr Beweiskraft beigemessen werden. Eine Garantie, dass der Richter das genauso sieht, gibt es aber nicht. Vom Gesetz her hat eine elektronische Signatur nicht die gleiche Beweiskraft wie eine Urkunde.
Hinweis: Unternehmen sollten auch deshalb mit der Vernichtung der eingescannten Unterlagen warten, weil Originale erst nach einer Datensicherung vernichtet werden dürfen. Zu berücksichtigen sind dabei die §§ 239 Abs. 4 bzw. 257 Abs. 3 HGB sowie § 147 Abs. 2 AO. Bei bestimmten Urkunden wie Versicherungsscheinen oder Hypothekenbestellungsurkunden führt allerdings kein Weg daran vorbei: Sie müssen im Original aufbewahrt werden.
In jedem Fall sollten Unternehmen beim Scannen der Dokumente die Anforderungen der Technischen Richtlinie „BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN)“ einhalten, die das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) im März 2017 veröffentlicht hat.
Der Logistikdienstleister Rhenus Logistics hat eine übersichtliche Tabelle erstellt, in der die allgemeinen Dokumentenaufbewahrungsfristen dargestellt sind.
Dokument Jahre Dokument Jahre
Abrechnungsunterlagen 10 Konzernabschluss / Konzernlagebericht 10
Änderungsnachweis der EDV-Buchführung 10 Kostenpläne / -planänderungen 10
Anlagevermögensbücher und -karteien 10 Krankmeldungen 10
Anlieferungsscheine 10 Kreditunterlagen 10
Arbeitsanweisungen 10 Lieferscheine / Leistungsnachweise 10
Aufträge / Auftragsannahme 10 Lohnbelege / Lohnscheine 10
Ausfuhrunterlagen 10 Lohnlisten 10
Ausgangsrechnungen 10 Magnetbänder mit Buchfunktion 10
Außendienstabrechnungen 10 Mahnbescheide 10
Bankbelege 10 Mietunterlagen 10
Bankbürgschaften 10 Nachnahmebelege 10
Begleitscheine 10 Nebenbücher 10
Beitragsabrechnung 10 Organisationsunterlagen / EDV-Buchführung 10
Belege mit Buchfunktion 10 Pachtunterlagen 10
Bestandsaufnahmen und -meldungen 10 Personalakten 10
Betriebsabrechnungsbögen 10 Prozessakten 10
Betriebskostenabrechnung 10 Prüfungsberichte 10
Betriebsprüfungsberichte 10 Quittungen 10
Betriebstagebuch 10 Rechnungen 10
Bewertungsunterlagen 10 Reisekostenabrechnungen 10
Bewirtungsunterlagen 10 Sachkonten 10
Bilanzen (Jahresbilanzen) 10 Saldenbilanzen 10
Bilanzunterlagen 10 Scheck- und Wechselunterlagen 10
Buchungsanweisungen / Buchungsbelege 10 Speicherbelegungsplan / EDV-Buchführung 10
Darlehensunterlagen 10 Spendenbescheinigungen 10
Dauerauftragsunterlagen 10 Steuerunterlagen 10
Debitorenlisten 10 Stundennachweise 10
Handelsregisterauszüge 10 Tagesberichte 10
Hauptabschlussübersicht (an Bilanz-Stelle) 10 Überstundenlisten 10
Inventare 10 Urlaubsanträge 10
Investitionszulage 10 Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 10
Jahresabschlüsse 10 Verkaufsbücher 10
Jahresabschlusserläuterungen 10 Vermögensverzeichnis 10
Journale 10 Vermögenswirksame Leistung (Unterlagen) 10
Kalkulationsunterlagen 10 Versicherungspolicen 10
Kassenberichte 10 Verträge 10
Kassenbücher, -blätter, -belege 10 Wareneingang- und Zahlungsausgangsbücher 10
Kassenzettel 10 Zahlungsanweisungen 10
Kontenpläne 10 Zwischenbilanz 10
Quelle (Tabelle): Rhenus Logistics
6 Preislisten 6
6 Protokolle 6
Prüfbücher / Wartungsbücher Kfz
6 Reklamationen 6
Schulungs- und Ausbildungsnachweise
6 Statistiken 6
6 Unfallanzeige / Unfallprotokoll 6
Gutachtliche Stellungnahmen 6 Zollbelege 6
Personalmanagement GmbH Personal Dokumente