Source: http://www.datenschutz-bayern.de/print/tbs/tb19/k3.html
Timestamp: 2013-05-22 05:50:25
Document Index: 370872004

Matched Legal Cases: ['Art. 4', '§ 301', 'Art. 27', 'Art. 27', 'Art. 6', 'Art. 6', '§ 218', 'Art. 10', 'Art. 9', 'Art. 6', '§ 15', '§ 15']

19. TB: Gesundheitswesen
Zur Zusammenführung der mittels verschiedener Erhebungsbögen erhobenen Daten wird ein 6-stelliger Code verwendet, der sich folgendermaßen zusammensetzt: Zweiter Buchstabe des Vornamens, zweiter Buchstabe des Nachnamens, Geschlecht (m/w), letzte Ziffer des Geburtsjahres, letzte Ziffer des Geburtsmonats und letzte Ziffer des Geburtsjahres des Verstorbenen.
Es dürfen keine personenbezogenen bzw. personenbeziehbaren Daten an das Institut übermittelt werden, um die Schweigepflicht der befragten Ärzte, Psychologen, Sozialarbeiter, etc. nicht in unzulässiger Weise zu durchbrechen. In den Erhebungsbögen für die Polizei und die Staatsanwaltschaft, für Einrichtungen der Drogenhilfe, Entgiftungs-Einrichtungen und in dem Interview für Angehörige wird nicht das genaue Geburtsdatum des Verstorbenen sondern nur dessen Geburtsjahr erhoben, um eine ausreichende Anonymisierung im Sinne des Art. 4 Abs. 8 BayDSG zu gewährleisten.
Im Gesetzgebungsverfahren wurde aus finanziellen Erwägungen und aus Gründen der Verwaltungsvereinfachung vorgeschlagen, die bisherige Trennung von Vertrauens- und Registerstelle entfallen zu lassen. Dem habe ich aus datenschutzrechtlicher Sicht mit Erfolg widersprochen: Zu einer datenschutzrechtlich vertretbaren Ausgestaltung des Krebsregisters gehört unbedingt die räumliche, organisatorische und personelle Trennung von Vertrauens- und Registerstelle. Dieses System ist wesentlicher Bestandteil der umfassenden Abwägung zweier einander gegenüberstehender Interessen, nämlich der Erforschung von Krebserkrankungen zu deren besseren Bekämpfung einerseits und dem informationellen Selbstbestimmungsrecht der betroffenen Patienten andererseits. Mit dieser Konzeption sowie einem genau geregelten Verfahren der Ver- und Entschlüsselung der Patientendaten, die der Registerstelle nur in nicht personenbezogener Form vorliegen, wird eine Art "informationeller Gewaltenteilung" als Mittel des Datenschutzes eingesetzt. Der Betroffene hat bei dieser Trennung die Sicherheit, dass seine medizinischen Daten nicht ohne weiteres mit seiner konkreten Person zusammengeführt werden können. Um diesen besonderen Schutz zu gewährleisten, können beide Stellen nicht in einer Dienststelle zusammengefasst werden, da sonst z. B. die Geheimhaltung der für die Chiffrierung und die Bildung der Kontrollnummern entwickelten und eingesetzten Computerprogramme nicht ausreichend gewährleistet wäre.
Weiterhin habe ich darauf hingewiesen, dass an dem bisherigen Melderecht der Ärzte und Zahnärzte festgehalten werden sollte. Die Einführung einer Meldepflicht hielte ich aus datenschutzrechtlicher Sicht nur dann für zulässig, wenn Patienten, die in eine solche Meldung nicht einwilligen, nur anonymisiert gemeldet werden. Im BayKRG wurde das Melderecht beibehalten. Schließlich begrüße ich es, dass an der grundsätzlichen Informationspflicht des Arztes oder Zahnarztes gegenüber dem Patienten festgehalten wurde. Die einschlägige Bestimmung des BayKRG sieht deren Pflicht vor, den Patienten von einer Meldung zum frühestmöglichen Zeitpunkt - u.a. unter Hinweis auf sein Widerspruchsrecht - zu unterrichten. Nur in begründeten Ausnahmefällen, solange anzunehmen ist, dass dem Patienten gesundheitliche Nachteile entstehen könnten, darf der Arzt oder Zahnarzt von einer Unterrichtung absehen. Die Information des Patienten über sein Widerspruchsrecht dient dazu, ihm eine freie und informierte Entscheidung über die Ausübung dieses Rechts zu ermöglichen. Verschiedentlich wurde von ärztlicher Seite vorgetragen, dass eine allgemeine Information - z. B. über die Medien - genügen müsse. Dieser Auffasssung bin ich unter Hinweis auf die Möglichkeit der Verwendung von Merkblättern entgegen getreten, da sonst von einer informierten Entscheidung bei vielen Patienten nicht mehr die Rede sein kann.
Ein eigenständiges Berechtigungskonzept gibt es für die Behandlungsdaten im engeren Sinn, das heißt für medizinische Dokumente und Diagnosen. Dieses ist grundsätzlich dahingehend ausgestaltet, dass Ärzte und sonstiges Fachpersonal eine Zugriffsberechtigung auf den Datenbestand lediglich für die Abteilungen erhalten, in denen sie regelmäßig, wenn auch möglicherweise nur "in Vertretung", tätig sind. Dies sind daher, etwa bei Ärzten, in der Regel mindestens zwei Abteilungen. Die hier vergebenen Berechtigungen sehen in zeitlicher Hinsicht vor, dass das Pflegepersonal noch einen Tag, der Verwaltungsbereich (Schreibkräfte) noch drei Monate und die Ärzte noch sechs Monate nach der Entlassung des Patienten (Sperrfristen) in unterschiedlichem Umfang Zugriff auf den Datenbestand des konkreten Patienten haben; letzteres wird neben der Anfertigung von Arztbriefen insbesondere mit Anfragen von weiterbehandelnden Ärzten und Kostenträgern sowie der Erstellung von Gutachten begründet.Darüber hinaus hat das geprüfte Krankenhaus einen behandlungsbezogenen Zugriffsschutz für Dokumente und Diagnosen programmiert. Dies bedeutet, dass die berechtigten Personen außerhalb ihrer oben beschriebenen Berechtigungen unter bestimmten Voraussetzungen (z. B. Notfälle) Zugriff auf Dokumente und Diagnosen anderer Abteilungen und/oder nach dem Beginn der Sperrfrist nehmen können. In beiden Fällen wird der Zugriff aber erst nach Eingabe einer Begründung durch den Zugreifenden freigegeben. Diese Begründung wird protokolliert und das Protokoll wird von der für die Erstellung des Berechtigungskonzepts zuständigen Person auf Plausibilität durchgesehen. Ferner wird die Auswertung an den internen Datenschutzbeauftragten weitergegeben und bei Bedarf besprochen. Dieses Konzept halte ich aus datenschutzrechtlicher Sicht für vertretbar und sehr anwenderfreundlich. Die grundsätzliche Beschränkung der Zugriffsberechtigungen der Mitarbeiter eines Krankenhauses auf die jeweilige(n) Abteilung(en) habe ich bereits in meinem 18. Tätigkeitsbericht gefordert. Wünschenswert wäre es, wenn der Programmhersteller diese Erweiterung allgemein anbieten würde.
Das oben dargestellte Berechtigungskonzept bezieht sich nur auf Diagnosen und Dokumente, jedoch nicht auf den so genannten Stammdatensatz. Dieser orientiert sich am Katalog des § 301 Abs. 1 SGB V. Eine zeitliche Zugriffsbeschränkung auf die Stammdaten im Sinne einer Sperrung ist im Programm nicht vorgesehen. Es können also grundsätzlich alle Personen, die Diagnosen und Dokumente einsehen können, sowie die berechtigten Mitarbeiter der Verwaltung, den Stammdatensatz aller (auch ehemaliger) Patienten des Krankenhauses (ohne zeitliche Einschränkung) einsehen. Ich habe hierzu klargestellt, dass aus datenschutzrechtlicher Sicht die Einschränkung des unbegrenzten Zugriffs auf den Stammdatensatz erforderlich ist. Problematisch ist insbesondere, dass die Stammdaten auch längere Zeit nach Verlassen des Krankenhauses abrufbar sind. Zumindest sei die Zugriffsmöglichkeit auf einen stark reduzierten "Kernstammdatensatz" zu beschränken. Dieser hat sich daran zu orientieren, inwieweit die Daten in Notfällen oder in der Nachtaufnahme erforderlich sind; es muss erkennbar bleiben, dass der Patient bereits im Haus behandelt wurde und welche Abteilung für seine Betreuung zuständig war. Auch diese Zugriffe sollten allerdings protokolliert werden. Das Krankenhaus hat diesen Vorschlag aufgegriffen und einen Antrag auf Entwicklung eines "Kernstammdatensatzes" an den Entwickler der Software gestellt.
Ferner habe ich bei der Prüfung festgestellt, dass eine Löschung der im System gespeicherten Daten nach wie vor nicht vorgesehen ist. Eine solche ist jedoch vor allem im Hinblick auf die Fälle, in denen das Krankenhaus keine Leistung erbracht hat, erforderlich. Solche Fälle liegen z. B. vor, wenn ein Patient vor Erbringung einer Leistung das Krankenhaus wieder verlässt oder in ein anderes Krankenhaus weitergeleitet wird. Auch zur Löschung hat das Krankenhaus einen Entwicklungsantrag gestellt.
Das Projekt "Bayerische Gesundheitschipkarte und Kommunikation" (BGK) will einen Einstieg in die Nutzung von Patientenkarten schaffen. In einer ersten Anwendungsebene sollen verschiedene Routineanwendungen, wie z. B. die Überweisung, die Einweisung, die Entlassung, der Arztbrief und das Rezept in die Chipkartentechnologie umgesetzt werden. In einer späteren zweiten Anwendungsebene sollen dann komplexere Kommunikationsansprüche bewältigt werden. In einer Besprechung mit den Betreibern dieses Verfahrens habe ich u.a. auf die datenschutzrechtlichen Anforderungen der Nutzung von Chipkarten im Gesundheitswesen (vgl. auch den 17. TB, Nr. 3.1.1) hingewiesen. Im Rahmen des Projekts "Telemedizin in Ostbayern" finden u.a. so genannte "Telekonsile" statt. Dabei wendet sich der anfragende Arzt direkt an einen ihm bekannten Spezialisten der Uniklinik Regensburg. Die Konsile laufen unter Wahrung der Anonymität des Patienten, dennoch wird vorher seine Einwilligung eingeholt. Bei der Beratung des Projekts habe ich klar gestellt, dass einem Konsiliarius in der Regel keine patientenbezogenen Geheimnisse offenbart werden müssen. Sollte dies im Einzelfall doch erforderlich sein, müsste eine Offenbarungsbefugnis vorliegen. Da ein Konsiliarius nicht vor-, mit- oder nachbehandelnder Arzt ist, liegen bei Krankenhausärzten die Voraussetzungen der Art. 27 Abs. 5 Satz 2 BayKrG in der Regel nicht vor. Deshalb empfiehlt sich das Einholen der (ausdrücklichen) Einwilligung des Patienten. In Einzelfällen (Notfälle, Bewusstlosigkeit etc.) halte ich es aus datenschutzrechtlicher Sicht für zulässig, eine mutmaßliche Einwilligung des Patienten anzunehmen, wenn der Arzt im Interesse und mit dem mutmaßlichen Einverständnis des Betroffenen handelt und kein entgegenstehender Wille des Patienten erkennbar ist. In dem Projekt "Neue Kommunikationstechnologien in der Notfallmedizin" (NOAH II) will das Universitätsklinikum Regensburg in Zusammenarbeit mit dem Landkreis Cham und dem Telezentrum in Stamsried ein flächendeckendes multimediales Kommunikationsnetz in der Region Ostbayern mit Einbindung zahlreicher Krankenhäuser sowie Praxen aufbauen. Das Projekt "ENDOTEL" der TU München bietet die Telekonsulation, die Telediagnostik und die Teleausbildung im Bereich der Endoskopie an.
Art. 27 Abs. 5 Satz 2 BayKrG bestimmt allerdings u.a., dass eine Offenbarung von Patientendaten an Vorbehandelnde zulässig ist, soweit das Einverständnis der Patienten anzunehmen ist. Aus datenschutzrechtlicher Sicht halte ich es für einen gewissen Übergangszeitraum bis zur Schaffung einer klaren Rechtsgrundlage für vertretbar, aufgrund dieser Regelung bestimmte Patientendaten innerhalb eines eng begrenzten Zeitraums nach dem Notfall (bis max. 48 Stunden) durch das Krankenhaus an den Notarzt zu übermitteln, soweit diese Daten für dessen individuelle "Qualitätssicherung" erforderlich sind. Die Übermittlung muss sich auf aus medizinischen Gründen erforderliche Patientendaten beschränken. Die Erforderlichkeit ist aus medizinischer Sicht zu beurteilen. Solange es sich lediglich um die Aktualisierung bereits vom Notarzt erhobener Daten (Verlaufswerte) handelt, spricht vieles dafür, dass diese Befunde abgefragt werden können, da insoweit die Annahme des mutmaßlichen Patienteneinverständnisses vertretbar erscheint, es sei denn, es liegen gegenteilige Hinweise vor. Sollte allerdings die Einwilligung eines Patienten eingeholt werden können, geht diese Möglichkeit vor. Der Patient sollte - soweit möglich - über dieses Vorhaben informiert werden. Ein Widerspruch des Patienten wäre zu beachten. Schließlich dürfen die übermittelten Daten grundsätzlich auch nicht gespeichert werden, da sie nur der persönlichen Qualitätskontrolle des Notarztes dienen.
Die Bayerische Arbeitsgemeinschaft für Qualitätssicherung in der stationären Versorgung (BAQ) führt u.a. ein Qualitätssicherungsprojekt im Bereich der Peri- und Neonatologie durch. Ziel dieses Vorhabens ist die kontinuierliche Verbesserung der Behandlungsqualität. Hierzu werden Daten von Müttern und Neugeborenen an die BAQ übermittelt, zum Teil mit Erhebungsbögen, die von den mitwirkenden Krankenhäusern ausgefüllt werden, zum Teil mit EDV-Unterstützung. Bei der Datenübermittlung mit Erhebungsbögen erfolgt die zur Datenverarbeitung erforderliche Datenerfassung durch die BAQ, die die Daten auch auf ihre Plausibilität überprüft; anschließend werden die Erhebungsbögen vernichtet.Die Datenübermittlung in Papierform ist aus datenschutzrechtlicher Sicht problematisch. Vom Personal der Krankenhäuser werden in den Bögen zwar weder die Namen oder die Adresse von Mutter und Kind noch das Geburtsdatum der Mutter, wohl aber weitere genaue Zeitpunkte (z.B. der Geburt des Kindes, der Entlassung bzw. Wiederaufnahme von Mutter und Kind etc.) erfasst, obwohl für die Qualitätssicherung an sich die Ermittlung bestimmter Zeiträume ausreichen würde. Durch das genaue Erfassen dieser Zeitpunkte wird jedoch das Risiko einer Deanonymisierung von Mutter und Kind erheblich vergrößert. Durch die EDV-gestützte Lösung können diese Probleme weitgehend vermieden werden, da bereits bei der Eingabe Zeiträume errechnet und nur diese an die BAQ weitergegeben werden. Die papiergestützte Übermittlung ist daher nur als Übergangslösung anzusehen, die zunehmend - soweit die mitwirkenden Krankenhäuser hierzu in der Lage sind - abgelöst werden muss. Die BAQ hat mir versichert, dass eine solche EDV-gestützte Übermittlung auch in ihrem Interesse ist, da sie den eigenen Arbeitsaufwand deutlich reduziere.In den von der BAQ verwendeten Erhebungsbögen ist zur Erlangung gebietsbezogener Auswertungsergebnisse die Übermittlung der um die letzte Stelle gekürzten Postleitzahl des Wohnorts von Mutter und Kind vorgesehen. Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist die Übermittlung eines Erhebungsbogens mit der vollen Postleitzahl nicht zulässig, da es keine gesetzliche Grundlage für eine Übermittlung dann häufig personenbeziehbarer Daten an die BAQ gibt. Eine Übermittlung genauer Postleitzahlen würde nämlich - vor allem im ländlichen Bereich - den Kreis der Betroffenen häufig so stark einengen, dass eine Deanonymisierung nicht mehr auszuschließen wäre.
Ferner wurde ich zur datenschutzrechtlichen Beratung für das Projekt "Freiwillige Krankenhausvergleiche zur externen Qualitätssicherung in der Psychiatrie" herangezogen. Es handelt sich hierbei um ein Modellprojekt zur externen, freiwilligen Qualitätssicherung für Einrichtungen, die in der stationären Psychiatrie tätig sind. Hierzu werden die sog. BADO-Daten, die der internen medizinischen Basisdokumentation dienen, zumindest teilweise an die auswertende Stelle im Bezirksklinikum Regensburg übermittelt.Von dem BADO-Datensatz werden z.B. der Name, der Vorname und der Geburtsname gestrichen. Das Geburtsdatum wird durch eine Patientenidentifikationsnummer (PIN) ersetzt. Ferner werden die Daten Geburtsort, Beruf, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Wohnort, Telefonnummer, Staat, Familienstand und Religion nicht übermittelt. Übermittelt wird dagegen die sog. Gemeindekennzahl, so dass in der Regel der Name des Landkreises aus dem der psychiatrische Patient stammt, weitergegeben wird. Ich habe hierzu ausgeführt, dass das Vorhaben den Anforderungen an eine ausreichende (faktische) Anonymisierung genügt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
3.7.2. Gutachterliche Struktur- und Trendanalyse des Rettungsdienstes in Bayern Einige Sozialverbände sind mit dem Wunsch an mich herangetreten zu prüfen, ob die vom Bayerischen Staatsministerium des Innern bei dem Klinikum Innenstadt der Ludwig-Maximilians-Universität München in Auftrag gegebene "Gutachterliche Struktur- und Trendanalyse des Rettungsdienstes in Bayern" den datenschutzrechtlichen Bestimmungen entspricht. Mit dieser Analyse des Rettungsdienstes sollen Vorschläge für die Optimierung der rettungsdienstlichen Vorhaltung unter Vermeidung eines weiteren erheblichen Kostenanstiegs erarbeitet werden. Hierzu soll eine Bestandsaufnahme sowie eine exakte Erfassung des Einsatzgeschehens erfolgen. Dafür werden sowohl Daten von Patienten als auch vom Personal der Rettungsdienste an die Gutachter übermittelt. Aus datenschutzrechtlicher Sicht war insbesondere auf eine hinreichende Anonymisierung dieser Daten hinzuwirken.
Auch auf die Übermittlung des Geburtsdatums der transportierten Personen wird verzichtet. Datenschutzrechtlich zulässig ist die Übermittlung des Geburtsjahrs oder Lebensalters (in Jahren) der Patienten. Bezüglich der Daten zum Ausgangs- und Endpunkt der Transporte entfällt die Übermittlung der Hausnummern. Unbedenklich ist dagegen die Übermittlung der jeweiligen Straßennamen und einer noch zu erarbeitetenden Bezeichnung für Wachbereiche. Dies sind die bestehenden Zuständigkeitsbereiche von Rettungswachen. Im Hinblick auf die Befürchtung, dass aufgrund der zu übermittelnden Daten auch eingesetztes Personal der Rettungsdienste identifiziert werden könne, war ich angesichts der Tatsache, dass dem Gutachter keine Dienstpläne der Rettungsdienste übermittelt werden, der Auffassung, dass eine Identifizierung des eingesetzten Personals nicht möglich sei.
Für die interne Organisation der Gesundheitsabteilung eines Landratsamtes gibt es Mustergeschäftsverteilungspläne für die Landratsämter in der Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums des Innern vom 04. Januar 1996 (IZ7-0211.4). Die dort vorgeschlagene Aufteilung der Gesundheitsabteilung in drei Sachgebiete entspricht den datenschutzrechtlichen Anforderungen des Art. 6 Abs. 1 Satz 5 Gesundheitsdienstegesetz (GDG), wonach die Wahrung der Geheimhaltungspflichten und Verwertungsverbote durch angemessene Maßnahmen auch organisatorisch sicher zu stellen ist. Die organisatorische Absicherung des Verwertungsverbots des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 GDG erfolgt dadurch, dass einem Sachgebiet der Bereich der freiwilligen gesundheitlichen Aufklärung und Beratung, der einem besonderen Schutz unterliegt, übertragen ist. Dagegen obliegen die hoheitlichen Aufgaben weitgehend den beiden anderen Sachgebieten. Hinsichtlich der datenschutzgerechten Ausgestaltung der Schwangeren(-konflikt)beratung weise ich zunächst auf den 16. TB (Nr. 2.4.2) und den 17. TB (Nr. 3.5.1, Ziffer 4) hin. Im Rahmen der Prüfung hat sich gezeigt, dass nicht alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt waren: Nach dem Bayerischen Schwangerenberatungsgesetz (BaySchwBerG) soll möglichst frühzeitig, jedenfalls vor Beginn des Beratungsgesprächs, in geeigneter Weise über die umfassende Schweige- und Geheimhaltungspflicht aller in der Beratungsstelle tätigen Personen und die Möglichkeit der anonymen Beratung informiert werden. Dafür bietet sich bereits in der Regel die telefonische Vereinbarung eines Gesprächstermins an. Ferner sollten ein oder mehrere deutlich sichtbare Schilder im Eingangsbereich der Beratungsstelle angebracht werden, die die Frauen auf die Schweigepflicht und auf die Möglichkeit der anonymen Beratung aufmerksam machen. Ferner darf im Terminkalender der Berater kein Name, sondern nur ein Sachvermerk (z. B. § 218) angebracht werden. Wichtig für die Anonymität der Beratung ist auch die räumliche Unterbringung der Beratungsstelle. In der geprüften Gesundheitsabteilung befinden sich die Zimmer der Berater im Erdgeschoss im Eingangs- und Wartebereich der Gesundheitsabteilung. Für dort Wartende ist es ohne weiteres erkennbar, dass und welche Frauen zur Schwangerenberatung kommen. Dies wird allenfalls dadurch abgemildert, dass die Frauen bei der Terminabsprache am Telefon auf den genauen Weg zu den Beratungszimmern hingewiesen werden. Die Anonymität der Schwangerenberatung könnte besser gewährleistet werden,z. B. durch ein Verlegen der Beratungszimmer in ein oberes Stockwerk, durch das Verlegen des allgemeinen Wartebereichs oder durch das Schaffen eines eigenen - abgetrennten - Wartebereichs. Außerdem habe ich bei meiner Kontrolle festgestellt, dass - zumindest einige - Zimmer der Berater von Passanten der vorbeiführenden Fußgängerzone aus eingesehen werden können und die Lamellenrollos wegen des dann fehlenden Tageslichts nicht geschlossen werden. Ich habe angeregt, falls die Schwangerenberatung nicht in andere Räume verlegt werden kann, zumindest geeignete Schutzmaßnahmen, z. B. das Anbringen blickdichter Gardinen, zu ergreifen. Weiterhin habe ich festgestellt, dass die bei der Schwangerenkonfliktberatung verwendeten Vordrucke "Beratungsbescheinigung" und "Protokoll zur Schwangerenkonfliktberatung" zwar getrennt voneinander aufbewahrt werden, jedoch Unsicherheiten hinsichtlich der Vernichtung der Unterlagen bestehen. Außerdem werden die Beratungsbescheinigungen und die Protokolle in einfachen Holzschränken und jeweils in der Reihenfolge ihres Entstehens aufgehoben. Hierzu habe ich der Gesundheitsabteilung mitgeteilt, dass gem. Art. 10 Abs. 2 Satz 2 BaySchwBerG die Beratungsbescheinigungen sorgfältig unter Verschluss zu halten und nach Ablauf von fünf Jahren zu vernichten sind. Die Beratungsprotokolle sind sorgfältig und getrennt von den Beratungsbescheinigungen unter Verschluss zu halten und nach Ablauf von drei Jahren zu vernichten, Art. 9 Abs. 1 BaySchwBerG. Datenschutzrechtlich bedenklich ist die Aufbewahrung dieser Unterlagen in einfachen Holzschränken. Ich habe angeregt, diese Schränke durch Schränke mit Stahltüren bzw. Stahlschüben zu ersetzen. Bedenklich ist ferner die Aufbewahrung der Durchschriften der Beratungsbescheinigungen und der Protokolle in chronologischer Reihenfolge, da diese nachträglich zusammengeführt werden können und sich aus der Beratungsbescheinigung bei nicht anonymer Beratung der Name der beratenen Frau ergibt. Es muss daher regelmäßig umsortiert werden.
Weiterhin habe ich festgestellt, dass sich die Akten der Gesundheitsabteilung in den jeweiligen Sachgebieten bzw. bei den zuständigen Sacharbeitern befinden. Sie werden bei Bedarf mit Hilfe der Zentralkartei zusammengeführt. Die Akten aus der freiwilligen gesundheitlichen Beratung und Begutachtung werden in jedem Fall getrennt von den übrigen Aktenbeständen der Gesundheitsabteilung geführt.Unterlagen der Gesundheitsabteilung über die selbe Person aus freiwilliger Beratung oder Begutachtung einerseits und hoheitlicher Tätigkeit andererseits dürfen nicht in einer Einheitsakte geführt werden, weil sonst beim Ziehen der Akte zum Vollzug hoheitlicher Maßnahmen die durch Art. 6 GDG besonders geschützten vertraulichen Angaben zur Kenntnis genommen würden (vgl. 17. TB, Nr. 3.5.1, Ziffer 1 und Seite 26, 2. Spiegelstrich). Es hat also eine strikte Trennung der Akten aus dem Bereich der freiwilligen gesundheitlichen Beratung und Begutachtung von den übrigen Aktenbeständen der Gesundheitsabteilung zu erfolgen. In der geprüften Gesundheitsabteilung war diese Trennung gewährleistet. Auch die Ausgestaltung der Zentralkartei stieß auf keine datenschutzrechtlichen Bedenken. Diese Zentralkartei wird als reine Suchkartei auf weißen Karteikarten geführt, die alphabetisch geordnet sind. Darauf vermerkt sind der Name, der Vorname und das Geburtsdatum des Betroffenen und ein Hinweis, wegen welcher Vorgänge jemand im Amt war. Die Vorgänge sind dann im jeweiligen Sachgebiet zu finden. Die Suchkartei enthält keine Hinweise auf Vorgänge einer freiwilligen Beratung, so dass ein Zusammenführen der Unterlagen nur möglich ist, wenn der Betroffene einen Hinweis gibt. Die Zentralkartei darf keine inhaltlichen Hinweise auf bestimmte Erkrankungen oder persönliche Lebensumstände neben den notwendigen Suchmerkmalen enthalten, wenn damit Informationen aus der freiwilligen Beratung an andere Tätigkeitsbereiche der Gesundheitsabteilung gelangen können (vgl. 10. TB, Nr. 2.3.1 und 11. TB, Nr. 2.2). Zumindest die Unterlagen über Beratung und Begutachtung müssen im jeweiligen Sachgebiet verbleiben. Die Aufgabe einer Suchkartei kann auch damit erfüllt werden, dass nur formale Hinweise darauf aufgenommen werden, in welchen Sachgebieten Vorgänge zu der betreffenden Person vorhanden sind. Aus der Angabe eines bestimmten Sachgebiets dürfen jedoch keine Rückschlüsse auf bestimmte Erkrankungen möglich sein, die bei freiwilliger Beratung/Begutachtung angesprochen worden sind. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn diesem Sachgebiet nur bestimmte Krankheiten zugewiesen sind (vgl. 15. TB, Nr. 2.4). Ferner habe ich bei der Prüfung festgestellt, dass in der Gesundheitsabteilung gegenwärtig keine automatisierte Datenverarbeitung benutzt wird. Computer werden nur zur Textverarbeitung verwendet. Wegen des zukünftig beabsichtigten Einsatzes der automatisierten Datenverarbeitung habe ich darauf hingewiesen, dass dieselben Grundsätze wie bei einer Zentraldatei gelten. Das DV-System darf keine Angaben über gesundheitliche Probleme, die die Gesundheitsabteilung bei freiwilliger Beratung oder Begutachtung erfahren hat, für die Sachbearbeitung außerhalb dieser Tätigkeit zur Verfügung stellen (vgl. hierzu 15. TB, Nr. 2.4). Dies gilt sowohl intern in der Gesundheitsabteilung als auch gegenüber den anderen Abteilungen des Landratsamts. Die Art der Erkrankung, die bei freiwilliger Beratung oder Begutachtung bekannt wurde, darf am Bildschirm nur dem für diese freiwillige Beratung und Begutachtung zuständigen Mitarbeiter angezeigt werden. Zulässig ist die Anzeige der Nummern der Sachgebiete, die sich in freiwilliger Beratung oder Begutachtung mit dem Besucher befasst haben, solange die Sachgebietsnummern so vergeben sind, dass sie nicht auf ein bestimmtes gesundheitliches Problem hinweisen.
Hinsichtlich der Organisation des Posteinlaufs habe ich zunächst auf meinen 17. TB (Nr. 3.5.1, Ziffer 5 und 1. Spiegelstrich) verwiesen. Ergänzend war zu bemerken, dass den Ratsuchenden empfohlen werden könnte, auf ihren Sendungen geeignete Zusätze anzubringen. Ein entsprechender Hinweis auf die Kenntlichmachung "sensibler Briefe" (z.B. durch "persönlich", "Schwangerenberatung" etc.) könnte auch gut sichtbar in der Dienststelle angeschlagen werden.Im Rahmen der Prüfung habe ich zudem festgestellt, dass der Posteinlauf über die Poststelle des Landratsamts gem. § 15 der dortigen Geschäftsordnung erfolgt. Von der Haupt- und Personalverwaltung des Landratsamts wurden die Bediensteten der Poststelle mündlich angewiesen, dass als Arztbefunde bzw. -schreiben an die Schwangerenberatungstelle oder die Aidsberatung erkenntliche Sendungen ungeöffnet an die Gesundheitsabteilung weitergeleitet werden müssen. In der Gesundheitsabteilung wird der Posteinlauf in ein Posteingangsbuch eingetragen und an den für die Bearbeitung Zuständigen weitergeleitet. Ich habe darauf hingewiesen, dass die oben dargestellten Maßgaben des 17. TB, die den Landratsämtern vom Staatsministerium des Innern im Schreiben vom 07.12.1995 mitgeteilt wurden, den Bediensteten der Poststelle nicht nur mündlich sondern auch schriftlich bekannt zu geben sind. Ggf. bietet sich auch das Erstellen einer Dienstanweisung an. § 15 der Geschäftsordnung des Landratsamts aus dem Jahre 1989 war immer noch auf den Eingang "normaler" Behördenpost in einem Landratsamt ohne Gesundheitsabteilung zugeschnitten und berücksichtigte nicht die besondere Tätigkeit einer Gesundheitsabteilung.Wegen Fragen der Abschottung von Datenbeständen der Gesundheitsabteilung bei zentraler EDV verweise ich auf Nr. 17.3.6 dieses Berichts.