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Timestamp: 2018-12-17 20:28:37
Document Index: 75755778

Matched Legal Cases: ['artículo 3', 'artículo 6', 'artículo 57', 'artículo 6', 'artículo 6', 'artículo 114']

Resolución de 19 de julio de 2016, de la Subsecretaría, por la que se autoriza la eliminación de determinadas series documentales relativas a gestión económica de gastos y a contratación.
Publicado en BOE núm. 231 de 24 de Septiembre de 2016
Vigencia desde 25 de Septiembre de 2016
La Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, crea la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos y regula las cuestiones relativas a la conservación del Patrimonio Documental, como parte integrante del Patrimonio Histórico Español, incluyendo, dentro del mismo, a los documentos generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad pública, sea cual sea su soporte material.
Asimismo exige garantías para su conservación y protección, manteniéndolos en lugares apropiados y debiendo recabar la autorización del órgano competente, para excluir o eliminar todo o parte de los mismos, mediante el procedimiento que se establezca por vía reglamentaria.
El procedimiento previsto en los artículos 55 y 58 de dicha Ley, para la determinación de los valores a lo largo del ciclo de vida de los documentos de la Administración General del Estado, su régimen de conservación y custodia y su posible eliminación, cuando proceda, ha sido desarrollado por medio de diversas normas, siendo las principales:
Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del Patrimonio Documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.
Real Decreto 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos.
En el artículo 3.º, del Real Decreto 1401/2007 se dispone que la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos pueda crear, en su seno, Grupos de Trabajo o Subcomisiones, de carácter interdepartamental o interministerial con la composición, funciones y objetivos que se acuerden. Por ello, en la reunión plenaria de la citada Comisión del 16 de octubre de 2012, se creó el Grupo de Trabajo Interdepartamental sobre series y funciones comunes de la Administración General del Estado con el objetivo de realizar estudios de identificación y valoración de series comunes, así como estudios comparativos de series complementarias y paralelas de los distintos organismos y su ubicación para elaborar propuestas de conservación o eliminación y calendarios de conservación.
Ese Grupo de Trabajo ha elevado a dicha Comisión varias propuestas de valoración de documentos resultantes de procedimientos transversales y funciones compartidas por toda la Administración General del Estado, en varias materias, siendo una de ellas la de la gestión económica de los gastos y otra la de contratación de determinados bienes y servicios, propuestas cuyos dictámenes de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos han sido favorables a la eliminación parcial de esos expedientes.
Estos dictámenes son de aplicación a toda la Administración General del Estado y si un Departamento Ministerial u Organismo Público quiere acogerse a un dictamen deberá hacerlo mediante la publicación en el «Boletín Oficial del Estado» de una Resolución; cuando haya transcurrido el plazo para la interposición de recursos, tras la destrucción formal, se deberá elevar a la Secretaría Permanente de la CSCDA el acta de eliminación de la documentación destruida.
En su virtud, de acuerdo con lo previsto en el artículo 6.1 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, resuelvo:
Primero. Autorizar al Archivo Central de este Departamento para que proceda a la eliminación total, con determinados plazos y desde la firmeza de esta Resolución, de:
1.º «Expedientes de Contratación de suministros) (1965- )»: eliminación total a los 15 años de la adjudicación, como dispone el Dictamen 12/2014 de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, guardando como muestra un expediente por año.
2.º «Expedientes Económicos de gasto. Indemnizaciones por razón del servicio (23) (1940- )»: eliminación total a los 10 años, como dispone el Dictamen 10/2015 de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, guardando como muestra un expediente por año.
Quedan exceptuados de la eliminación, los expedientes económicos de asistencias a Tribunales de pruebas selectivas que se conserven en el contexto de la documentación de los propios Tribunales, que son de conservación permanente, según dictamen 46/2014.
3.º «Expedientes Económicos de gasto. Gastos corrientes en bienes y servicios: suministros (221) (1965- )»: eliminación total a los 15, como dispone el Dictamen 11/2015 de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, guardando como muestra un expediente por año y por modalidad de tramitación de suministro (la muestra de bienes de adquisición centralizada, estará a cargo del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas).
4.º «Expedientes Económicos de Gasto. Gastos de Personal: Gastos Sociales de Personal – Acción Social (162.04) (1957- )»: eliminación total a los 6 años, para los pagos de las ayudas a través de Nómina y a los 10 años para los pagos a terceros, previa factura, como dispone el Dictamen 12/2015 de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos,
Segundo. Conforme a lo previsto en el artículo 57.2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común y en el artículo 6.2 b) del Real Decreto 1164/2002, de 25 de junio, que regula la conservación del Patrimonio Documental con valor histórico, la eficacia de la autorización de destrucción quedará demorada hasta transcurridos tres meses desde la publicación de esta resolución en el ««Boletín Oficial del Estado»», y condicionada a que en ese plazo no haya constancia de la interposición de recurso de cualquier naturaleza contra la misma. En caso de que sea impugnada, no podrá procederse a la destrucción de documentos hasta que esta resolución adquiera firmeza.
Tercero. Una vez producida la eficacia de la autorización de esta resolución, se procederá a la destrucción de la documentación citada, con métodos que garanticen la imposibilidad de reconstrucción de la misma y su posterior utilización, mediante controles que garanticen la seguridad, eficacia y confidencialidad de todo el proceso, de acuerdo con los artículos 7 y 8 del citado Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, y con las recomendaciones emitidas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos en sus documentos de trabajo.
Asimismo, se dará de baja en los inventarios y demás instrumentos de control correspondientes y se remitirá al Secretariado Permanente de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, un ejemplar del acta de destrucción, expresiva del dictamen aplicado.
Cuarto. Ordenar la publicación de esta resolución en el ««Boletín Oficial del Estado»», en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 6.1 del Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre.
Quinto. Contra la presente resolución se podrá interponer recurso de alzada ante el Ministro de Economía y Competitividad, en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», de acuerdo con el artículo 114 y siguientes de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.