Source: http://www.slideshare.net/vicentemazo/guia-dafp
Timestamp: 2016-07-01 05:52:43
Document Index: 61715648

Matched Legal Cases: ['artículo 5', 'artículo 209', 'artículo 3', 'artículo 366', 'artículo 4', 'artículo 2', 'Artículo 2', 'artículo 4', 'artículo 3', 'artículo 4', 'artículo 4']

Mapa conceptual janeth
by yesiliceth12
Alberto Jesus Rosero Mejia
Cartillas de Administración Pública Departamento Administrativo de la Función Pública República de Colombia 7 Guía de Administración del Riesgo
Cartillas de Administración Pública GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
ESCUELA SUPERIORDE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA –ESAP-CREADA MEDIANTELEY 19 DE 1958.DIRECTIVAS ESCUELA SUPERIORDE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVOHonorio Miguel Henríquez Pinedo DE LA FUNCIÓN PÚBLICADirector NacionalLuz Amparo González AgudeloSubdirectora de Proyección InstitucionalMauricio Villalobos RodríguezSubdirector Académico Elizabeth Rodríguez TaylorMaría Magdalena Forero Moreno DirectoraSubdirectora de Alto Gobierno Carla Liliana Henao CarmonaYolanda Monsalve Medina Subdirectora GeneralSubdirectora Administrativa y FinancieraÉdgard Sierra Cardozo Claudia Patricia Hernández LeónSecretario General Directora JurídicaRubén Darío Calderón Jaramillo María del Pilar Arango VianaJefe de la Oficina Asesora Jurídica Directora de Control InternoGermán Insuasty Mora y Racionalización de TrámitesJefe de la Oficina Asesora de Planeación José Fernando Berrío BerríoEurípedes González Ordóñez Director de Desarrollo OrganizacionalJefe Control InternoLuz Amparo González Agudelo Alberto Medina AguilarLilia Inés Rojas Parra Director de Empleo PúblicoMargarita María Ricardo ÁvilaEquipo Coordinador Celmira Frasser Acevedo Jefe Oficina Asesora de PlaneaciónAndrés Felipe Álvarez GrajalesDecano Facultad de Pregrado Alfonso Jairo de la Espriella BurgosZoraida Celis Carrillo Jefe Oficina de Control InternoDecana Facultad de PosgradoCarlos Roberto Cubides Olarte Victoria Eugenia Díaz AcostaDecano Facultad de Investigaciones Jefe Oficina de Sistemas
GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO DEPARTAMENTo ADMINISTRATIvo DE LA FuNCIÓN PÚBLICA Elaboración de textos: Alberto Medina Aguilar Marie Anne Salnave Sanín Williams Pulido Trujillo Cuarta Edición Actualización: Juan Felipe Rueda Bogotá, D. C., noviembre de 2009
CONTENIDOPresentación .......................................................................................................... 9Introducción .......................................................................................................... 11Objetivos de la Administración del Riesgo .......................................................... 13 General ............................................................................................................ 13 Especíﬁcos ...................................................................................................... 13Marco Legal .......................................................................................................... 15Marco Conceptual ................................................................................................. 17Deﬁniciones de Términos ..................................................................................... 23Metodología .......................................................................................................... 25 Directrices generales ....................................................................................... 25Contexto Estratégico ............................................................................................. 27 GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGOIdentiﬁcación de riesgos ....................................................................................... 29 Formato de identiﬁcación de riesgos .............................................................. 30 Clasiﬁcación del riesgo ................................................................................... 30Análisis del riesgo ................................................................................................. 31 Matriz de caliﬁcación, evaluación y respuesta a los riesgos ........................... 34 Caliﬁcación del riesgo..................................................................................... 34 Evaluación del riesgo ...................................................................................... 34Valoración del riesgo ............................................................................................ 35Políticas de administración de riesgos .................................................................. 37 Elaboración del mapa de riesgos por proceso y el institucional ..................... 39 Formato de mapa de riesgos ........................................................................... 39 Descripción del mapa de riesgos..................................................................... 39Monitoreo y revisión ............................................................................................. 41Bibliografía ........................................................................................................... 43 7 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
PRESENTACIÓN E l dinamismo de la Administración Pública en la actualidad implica que las políticas públicas se encuentran en constante revisión y redimensio-namiento; por ello el Departamento Administrativo de la Función Pública pre-senta este documento sobre la Administración del Riesgo, que tiene como finhacer énfasis en la necesidad imperiosa de que las entidades públicas tenganinmersos en sus procesos los controles necesarios para lograr prestar serviciosy productos con altos estándares de calidad. Así mismo, esta guía es un complemento de lo establecido en el ModeloEstándar de Control Interno con respecto al Componente Administración deRiesgos, y plantea la metodología por seguir para dar cumplimiento a lo esta- GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGOblecido en dicho modelo. La Administración de los Riesgos permitirá a las entidades tener controlsobre el desarrollo y funcionamiento de los procesos, lo cual llevará no soloa una gestión pública más eficiente, sino también servirá para que se cumplacon los objetivos misionales de cada una de las entidades públicas y a su vez alcumplimiento de los fines esenciales del Estado. ELIZABETH RODRÍGUEZ TAYLOR Directora 9 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
INTRODUCCIÓN E l tema de la Administración de Riesgos ya no es un tema nuevo para las entidades públicas, en virtud de que el Estado colombiano mediante elDecreto 1537 de 2001 estableció que todas las entidades de la AdministraciónPública deben contar con una política de Administración de Riesgos tendientea darles un manejo adecuado a los riesgos, con el fin de lograr de la maneramás eficiente el cumplimiento de sus objetivos y estar preparados para enfren-tar cualquier contingencia que se pueda presentar. En este sentido, las entidades de la Administración Pública no pueden serajenas al tema de los riesgos y deben buscar cómo manejarlos y controlarlos,partiendo de la base de su razón de ser y de su compromiso con la sociedad;por esto se debe tener en cuenta que los riesgos no solo son de carácter econó- GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGOmico y están directamente relacionados con entidades financieras o con lo quese ha denominado riesgos profesionales, sino que hacen parte de cualquiergestión que se realice. A través del Decreto 1599 del 20 de mayo del 2005 se adoptó el ModeloEstándar de Control Interno para todas las entidades del Estado de las quehabla el artículo 5º de la Ley 87 de 1993; este modelo presenta tres Subsistemasde Control: el Estratégico, el de Gestión y el de Evaluación. La Administracióndel Riesgo ha sido contemplada como uno de los componentes del Subsistemade Control Estratégico y ha sido definida en el Anexo Técnico “como el con-junto de Elementos de Control que al interrelacionarse, permiten a la entidadpública evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, quepuedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventospositivos, que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimien-to de su función. Se constituye en el componente de control que al interactuarsus diferentes elementos le permite a la entidad pública autocontrolar aquelloseventos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos”. 11 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
Al ser un componente del Subsistema de Control Estratégico, la Administración del Riesgo se sirve de la planeación estratégica (misión, visión, establecimiento de objetivos, metas, factores críticos de éxito), del campo de aplicación (procesos, proyectos, unidades de negocio, sistemas de información), del componente ambiente de control y todos sus elementos (acuerdos, compromisos y protocolos éticos, las políticas de desarrollo del talento humano y el estilo de dirección), de la identificación de eventos (internos y externos) y de los resultados generados por el componente direccionamiento estratégico y sus elementos de control (planes y programas, modelo de operación y estructura organizacional). Así mismo, debe tener en cuenta el elemento de control “controles” del Subsistema de Gestión al momento de realizar la valoración de los riesgos (identificación, medición y priorización) y la formulación de la política (o respuesta al riesgo: evitar, aceptar, reducir, transferir). Esta mirada sistémica contribuye a que la entidad no solo garantice la gestión institucional y el logro de los objetivos, sino que fortalece el ejercicio del control interno en las entidades de la Administración Pública. El riesgo es un concepto que se puede considerar fundamental, por su vínculo con todo el quehacer; se podría afirmar que no hay actividad de la vida que no incluya la palabra riesgo. Por ello la humanidad desde sus inicios ha buscado maneras de protegerse contra las contingencias y desarrolló, al igual que la mayoría de las especies animales, maneras de evitar, minimizar o asumir riesgos a través de acciones preventivas. Para efectos de esta guía, se va a considerar el riesgo como toda posibilidad de un evento que pueda entorpecer o impedir el normal desarrollo de las funciones de la entidad y afectar el logro de sus objetivos, por lo que se entrega a la Administración Pública como una herramienta que les permita a las instituciones hacer un manejo adecuado de los riesgos desde la planeaciónGUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO y contribuir así al logro de los objetivos. La actualización de la cartilla Guía Administración del Riesgo obedece a la adopción del Modelo Estándar de Control Interno y a la armonización de la metodología planteada por la Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites del Departamento Administrativo de la Función Pública con el MECI 1000:2005, con el fin de facilitarles a las entidades el ejercicio de la Administración del Riesgo. Además, esta metodología apunta a fortalecer los principios de la función administrativa, enunciados en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, el artículo 3º de la Ley 489 de 1998 y el Decreto 1537 de 2001, así como a dar cumplimiento a los principios constitucionales de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, los cuales se ejercen mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones, recordando que una de las finalidades sociales del Estado es el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población, acorde con los enunciados contenidos en el artículo 366 de la Carta Magna y el artículo 4º de la Ley 489 de 1998. 12 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGOGENERAL F ortalecer la implementación y desarrollo de la política de la adminis- tración del riesgo a través del adecuado tratamiento de los riesgos paragarantizar el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales de las enti-dades de la Administración Pública.ESPECÍFICOS Generar una visión sistémica acerca de la administración y evaluación de GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGOriesgos, consolidada en un Ambiente de Control adecuado a la entidad y unDireccionamiento Estratégico que fije la orientación clara y planeada de lagestión dando las bases para el adecuado desarrollo de las Actividades deControl. Proteger los recursos del Estado, resguardándolos contra la materializaciónde los riesgos. Introducir dentro de los procesos y procedimientos las acciones de mitiga-ción resultado de la administración del riesgo. Involucrar y comprometer a todos los servidores de las entidades de la Ad-ministración Pública en la búsqueda de acciones encaminadas a prevenir yadministrar los riesgos. Propender a que cada entidad interactúe con otras para fortalecer su desa-rrollo y mantener la buena imagen y las buenas relaciones. Asegurar el cumplimiento de normas, leyes y regulaciones. 13 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
MARCO LEGAL L ey 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del con- trol interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otrasdisposiciones, artículo 2º literal a) Proteger los recursos de la organización,buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afectan.Artículo 2 literal f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectary corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedanafectar el logro de los objetivos. Ley 489 de 1998. Estatuto Básico de Organización y Funcionamiento de laAdministración Pública. Decreto 2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGOde Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Públi-ca del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones. Modificadoparcialmente por el Decreto 2593 del 2000. Directiva Presidencial 09 de 1999, lineamientos para la implementación dela Política de Lucha contra la Corrupción. Decreto 1537 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sis-tema de Control Interno de las entidades y organismos del Estado que en elparágrafo del artículo 4º señala los objetivos del Sistema de Control Interno(…) define y aplica medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir lasdesviaciones… y en su artículo 3º establece el rol que deben desempeñar lasoficinas de control interno (…) que se enmarca en cinco tópicos (…) valoraciónde riesgos. Así mismo, establece en su artículo 4º la administración de riesgos,como parte integral del fortalecimiento de los Sistemas de Control Interno enlas entidades públicas (…). 15 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
Decreto 188 de 2004, por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública y se dictan otras disposiciones. Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado colombiano y se presenta el anexo técnico del MECI 1000:2005.GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 16 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
MARCO CONCEPTUAL L a Administración Pública, al ocuparse de los fenómenos de organización y gestión, no puede ser ajena a las herramientas disponibles y a lasnuevas tendencias en administración, para lo cual requiere estar en constanteactualización y abierta al cambio y a la aplicación de diferentes instrumentosque les permitan a las entidades ser cada vez más eficientes, por lo que se hacenecesario tener en cuenta todos aquellos hechos o factores que puedan afectaren un momento determinado el cumplimiento de los objetivos institucionales. Por lo anterior, se hace necesario introducir el concepto de la Administracióndel Riesgo en las entidades, teniendo en cuenta que todas las organizaciones, GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGOindependientemente de su naturaleza, tamaño y razón de ser, estánpermanentemente expuestas a diferentes riesgos o eventos que pueden poneren peligro su existencia. Desde la perspectiva del control, el modelo COSOinterpreta que la eficiencia del control es la reducción de los riesgos, es decir,el propósito principal del control es la eliminación o reducción de los riegospropendiendo a que el proceso y sus controles garanticen de manera razonableque los riesgos están minimizados o se están reduciendo y por lo tanto que losobjetivos de la organización van a ser alcanzados. Para el caso de las organizaciones públicas, dada la diversidad yparticularidad de las entidades en cuanto a funciones, estructura, manejopresupuestal, contacto con la ciudadanía y el carácter del compromisosocial, entre otros, es preciso identificar o precisar las áreas, los procesos, losprocedimientos, las instancias y controles dentro de los cuales puede actuarsee incurrirse en riesgos que atentan contra la buena gestión y la obtención deresultados para tener un adecuado manejo del riesgo. 17 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
Igualmente, es importante tener en cuenta que los riesgos están determi- nados por factores de carácter externo, también denominados del entorno, y factores de carácter interno. Entre los factores externos se destacan: la normatividad (a manera de ejemplo se pueden mencionar cambios constitucionales como el de 1991, que propuso un Estado Social de Derecho); jurisprudenciales, como los que se ex- presan en sentencias que declaran sin efecto normas que venían aplicándose y que en un momento determinado pueden afectar las funciones específicas de una entidad pública y por lo tanto sus objetivos. También pueden mencionarse las reformas a la Administración y los constantes recortes presupuestales que afectan la capacidad de gestión de las entidades públicas, lo cual, sumado a la reducción o eliminación total del pre- supuesto de inversión, obliga a considerar en todo momento el riesgo en que incurren las entidades al no poder cumplir con su objeto social. Entre los factores internos se destacan: el manejo de los recursos, la estruc- tura organizacional, los controles existentes, los procesos y procedimientos, la disponibilidad presupuestal, la forma como se vinculan las personas a las entidades, los intereses de los directivos, el nivel del talento humano, la moti- vación y los niveles salariales, entre otros. El Componente de la Administración del Riesgo en el Subsistema de Control Estratégico del Modelo Estándar de Control Interno habilita a las entidades para emprender las acciones necesarias que les permitan el manejo de eventos (riesgos) que puedan afectar negativamente el logro de los objetivos institucionales. Para ello se integran cinco Elementos de Control: el Contexto Estratégico, que permite establecer los factores internos y externos que generan posibles situaciones deGUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO riesgo; la Identificación de Riesgos, que define las causas (factores internos o externos) y efectos de las situaciones de riesgo; el Análisis de Riesgos, que aporta probabilidad de ocurrencia; la Valoración de Riesgos, para medir la exposición de la entidad a los impactos del riesgo. Todos estos elementos conducen a la definición de criterios base a la formulación del estándar de control que se consolida en las Políticas de Administración de Riesgos. Para la implementación de este componente se toman como base los Planes y programas, el Modelo de Operación y sus diferentes niveles de despliegue, a fin de establecer los posibles riesgos de los procesos y las actividades. Este com- ponente toma como base la identificación de los factores internos o externos y de operación que puedan afectar el desarrollo de la función administrativa de la entidad; una vez identificados se asocian a los procesos, analizándolos, valorán- dolos y calificándolos en términos de su impacto en la gestión. Finalmente, este resultado permitirá definir las directrices para la Administración del Riesgo. Al terminar la implementación del Componente de Administración de Riesgo se espera obtener los siguientes productos: 18 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
Ilustración. Insumos y productos del Componente la Administración del Riesgo INSUMOS PRODUCTOS Análisis de los aspectos externos e Diagnóstico estratégico para la internos que implican exposición al riesgo gestión de la Entidad SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO Planes y programas que regulen Componente: ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Reconocimiento de situaciones de riesgo y orienten el desarrollo de la o los riesgos que afectan el cumplimiento Elementos de los objetivos de la entidad función constitucional * Contexto estratégico * Identificación de riesgos Modelo de operación que * Análisis de riesgos garantice una gestión efectiva Medidas de respuesta ante los riesgos * Valoración de riesgos identificados * Políticas de administración de riesgos Estructura organizacional flexible y efectiva Políticas de administración de riesgos identificados a) Análisis de los factores externos e internos que implican exposición al riesgo. b) Reconocimiento de situaciones de riesgo o los riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos de la entidad. c) Medidas de respuesta ante los riesgos identificados. d) Políticas de Administración de Riesgos identificados. Para adelantar este proceso se considera importante señalar los roles delos diferentes actores de acuerdo al Manual de Implementación del MECI1000:2005. GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGORoles y responsabilidades del representante de la Direccióncon relación a la Administración del Riesgo 1. Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseño e imple- mentación del Componente de la Administración del Riesgo. 2. Asegurar que se desarrollen a cabalidad cada una de las etapas previs- tas para el diseño e implementación del Componente de la Administra- ción del Riesgo. 3. Informar a la alta dirección sobre la planificación y avances del proyec- to de diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo. 4. Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI. 5. Coordinar con los directivos o responsables de cada área o proceso las actividades que requiere realizar el Equipo MECI, en armonía y cola- boración con los servidores de dichas áreas. 19 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
6. Hacer seguimiento a las actividades planeadas para el diseño e imple- mentación del Componente de la Administración del Riesgo, aplicando correctivos donde se requiera. 7. Someter a consideración del Comité de Coordinación de Control Inter- no las propuestas de diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo, para su aprobación. Roles y responsabilidades del Equipo MECI El Equipo cumplirá los siguientes roles y responsabilidades: 1. Adelantar el proceso de diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo bajo las orientaciones del representante de la dirección. 2. Capacitar a los servidores de la entidad en el Modelo y el Componente de la Administración del Riesgo. 3. Asesorar a las áreas de la entidad en el diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo. 4. Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propues- tas de diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo al representante de la dirección, para su aplicación. 5. Trabajar en coordinación con los servidores designados por área en aquellas actividades requeridas para el diseño e implementación del Componente de la Administración del Riesgo.GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Roles y responsabilidades de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, los cuales son de dos clases, directos o indirectos Rol directo: Asesorar el proceso de identificación de los riesgos instituciona- les y con base en ellos realizar recomendaciones preventivas y/o correctivas con los responsables de los procesos. Igualmente, la Oficina de Control Interno debe hacer seguimiento a la evolución de los riesgos y al cumplimiento de las acciones propuestas, con el fin de verificar su cumplimiento y proponer mejoras. Rol indirecto: Verificar que en la entidad se implementen políticas de la Ad- ministración del Riesgo y se implementen mecanismos reales para la Admi- nistración del Riesgo. Así mismo, dentro del rol de asesor asignado a la Oficina de Control Inter- no, el Decreto 1537 de 2001 en su artículo 4º dice: “Administración de riesgos”, especifica que la identificación y el análisis del riesgo debe ser un proceso per- 20 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
manente e interactivo entre la Administración y las oficinas de control internoo quien haga sus veces, con miras a establecer acciones efectivas, representa-das en actividades de control, acordadas entre los responsables de las áreas oprocesos y dichas oficinas. Por último, es importante resaltar que esta herramienta gerencial conlleva,al igual que los roles anteriores, al ejercicio analítico de la gerencia pública enlos asuntos misionales específicos de cada sector, a través de la implementaciónde mecanismos que permitan visualizar y estar atento a la aparición de nuevosriesgos que se generen por los desarrollos socioeconómicos y tecnológicos. En este sentido, la metodología presentada contiene ajustes relaciona-dos con la implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI)1000:2005; además, se incluyen modificaciones que responden a la experienciarecogida durante la divulgación de la cartilla anterior, a través de talleres,asesorías directas a las entidades y la participación en diferentes foros tantocon entidades del sector público como con empresas del sector privado quetrabajan el tema desde hace varios años. GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 21 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
DEFINICIONES A ceptar el Riesgo: Decisión informada de aceptar las consecuencias y probabilidad de un riesgo en particular. Administración de Riesgos: Conjunto de Elementos de Control que al inte-rrelacionarse permiten a la Entidad Pública evaluar aquellos eventos negati-vos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro desus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificaroportunidades para un mejor cumplimiento de su función. Se constituye en elcomponente de control que al interactuar sus diferentes elementos le permite ala entidad pública autocontrolar aquellos eventos que pueden afectar el cum-plimiento de sus objetivos. GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Análisis de Riesgo: Elemento de Control que permite establecer la probabi-lidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de susconsecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidadde la entidad pública para su aceptación y manejo. Se debe llevar a cabo un usosistemático de la información disponible para determinar cuán frecuentemen-te pueden ocurrir eventos especificados y la magnitud de sus consecuencias. Autoevaluación del Control: Elemento de Control que basado en un con-junto de mecanismos de verificación y evaluación determina la calidad yefectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada áreaorganizacional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejora-miento del control requeridas. Se basa en una revisión periódica y sistemáticade los procesos de la entidad para asegurar que los controles establecidos sonaún eficaces y apropiados. Compartir el Riesgo: Cambiar la responsabilidad o carga por las pérdidasque ocurran luego de la materialización de un riesgo mediante legislación,contrato, seguro o cualquier otro medio. 23 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
Consecuencia: El resultado de un evento expresado cualitativa o cuantita- tivamente, sea este una pérdida, perjuicio, desventaja o ganancia, frente a la consecución de los objetivos de la entidad o el proceso. Evaluación del Riesgo: Proceso utilizado para determinar las prioridades de la Administración del Riesgo comparando el nivel de un determinado riesgo con respecto a un estándar determinado. Evento: Incidente o situación, que ocurre en un lugar determinado durante un periodo determinado. Este puede ser cierto o incierto y su ocurrencia puede ser única o ser parte de una serie. Frecuencia: Medida del coeficiente de ocurrencia de un evento expresado como la cantidad de veces que ha ocurrido un evento en un tiempo dado. Identificación del Riesgo: Elemento de Control que posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no bajo el control de la Entidad Pública, que ponen en riesgo el logro de su Misión, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia. Se puede entender como el proceso que permite determinar qué podría suceder, por qué sucedería y de qué manera se llevaría a cabo. Monitorear: Comprobar, supervisar, observar o registrar la forma en que se lleva a cabo una actividad con el fin de identificar posibles cambios. Pérdida: Consecuencia negativa que trae consigo un evento. Probabilidad: Grado en el cual es probable que ocurra un evento, que se debe medir a través de la relación entre los hechos ocurridos realmente y la cantidad de eventos que pudieron ocurrir.GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Proceso de Administración de Riesgo: Aplicación sistemática de políticas, procedimientos y prácticas de administración a las diferentes etapas de la Administración del Riesgo. Reducción del Riesgo: Aplicación de controles para reducir las probabilidades de ocurrencia de un evento y/o su ocurrencia. Riesgo: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencias. Riesgo Residual: Nivel de riesgo que permanece luego de tomar medidas de tratamiento de riesgo. Sistema de Administración de Riesgo: Conjunto de elementos del direccionamiento estratégico de una entidad concerniente a la Administración del Riesgo. 24 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
METODOLOGÍA L as entidades de la Administración Pública deben darle cumplimiento a su misión constitucional y legal a través de los objetivos institucionales,los cuales desarrollan programas y proyectos a partir del diseño y ejecuciónde los diferentes planes. El cumplimiento de dichos objetivos se puede verafectado por la presencia de riesgos, ocasionados por factores tanto internoscomo externos, razón por la cual se hace necesario contar con accionestendientes a administrarlos dentro de la entidad. El adecuado manejo de los riesgos favorece el desarrollo y crecimiento de laentidad. Con el fin de asegurar dicho manejo, es importante que se establezcael entorno de la entidad, la identificación, análisis, valoración y definición de GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGOlas alternativas de acciones de mitigación de los riesgos: – Contexto estratégico – Identificación de riesgos – Análisis de riesgos – Valoración de riesgos – Políticas de Administración de RiesgosDirectrices generales Las etapas sugeridas para una adecuada Administración del Riesgo son lassiguientes: Compromiso de la alta y media dirección: Para el éxito en la implementación deuna adecuada Administración del Riesgo, es indispensable el compromiso dela alta gerencia como encargada, en primera instancia, de estimular la culturade la identificación y prevención del riesgo y, en segunda instancia, de defi-nir las políticas. Para lograrlo es importante la definición de canales directos 25 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
de comunicación y el apoyo a todas las acciones emprendidas en este sentido, propiciando los espacios y asignando los recursos necesarios. Así mismo, debe designar a un directivo de primer nivel para que asesore y apoye todo el proceso de diseño e implementación del Componente de Administración del Riesgo. Conformación de un Equipo MECI: Es importante conformar un equipo que se encargue de liderar el proceso de administración del riesgo dentro de la entidad y cuente con un canal directo de comunicación con el designado de la dirección y las personas designadas para trabajar el tema en las diferentes dependencias. Dicho equipo lo deben integrar personas de diferentes áreas que conozcan muy bien la entidad y el funcionamiento de los diferentes procesos, para que se facilite la administración del riesgo y la construcción de los mapas de riesgos institucionales. Capacitación en la metodología: Definido el Equipo MECI, debe capacitarse a sus integrantes en la metodología de la Administración del Riesgo y su relación con los demás Subsistemas y Elementos de Control del MECI 1000:2005, para lo cual se podrá contar con el apoyo del Departamento Administrativo de la Función Pública. Así mismo, los gerentes públicos en el proceso de actualización de sus asuntos misionales deben integrar a partir de las problemáticas de su entorno los factores de riesgo inherentes al desarrollo institucional y administrativo. Ilustración: proceso de Administración del Riesgo1 Contexto Estratégico Organizacional Administración de RiesgosGUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO C Identificación de Riesgos M O ¿Qué puede suceder? O M ¿Cómo puede suceder? N U I N T I O C Análisis de Riesgos R A Determinar Probabilidades E R Determinar Consecuencias A Estimar nivel de riesgo R Y Y C O R N E S Valoración del Riesgo V U Identificar controles I L existentes S T Verificar efectividad de los A A controles R R Establecer prioridades de tratamiento Políticas de Administración del Riesgo 1 Comunicar y consultar es una actividad que se refiere al conocimiento previo que deben tener quienes participan en la adminis- tración del riesgo, con el fin de lograr que las decisiones en la materia se tomen con base en información pertinente y actualizada. 26 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
CONTEXTO ESTRATÉGICO P ara la formulación y operacionalización de la política de administración del riesgo es fundamental tener claridad de la misión institucional,sus objetivos y tener una visión sistémica de la gestión, de manera que nose perciba esta herramienta gerencial como algo aislado del mismo accionaradministrativo. Por ende, el diseño se establece a partir de la identificación delos factores internos o externos a la entidad que pueden general riesgos queafecten el cumplimiento de sus objetivos. Así, el anexo técnico del Decreto 1599 de 2005 se define como “Elementode Control, que permite establecer el lineamiento estratégico que orienta lasdecisiones de la entidad pública, frente a los riesgos que pueden afectar elcumplimiento de sus objetivos producto de la observación, distinción y análisis GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGOdel conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventosque originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su función, misióny objetivos institucionales”. Este contexto estratégico es la base para la identificación de los riesgos enlos procesos y actividades. El análisis se realiza a partir del conocimiento desituaciones del entorno de la entidad, tanto de carácter social, económico,cultural, de orden público, político, legal y/o cambios tecnológicos, entreotros; se alimenta también con el análisis de la situación actual de la entidad,basado en los resultados de los componentes de ambiente de control,estructura organizacional, modelo de operación, cumplimiento de los planes yprogramas, sistemas de información, procesos y procedimientos y los recursoseconómicos, entre otros. Se recomienda la aplicación de varias herramientas y técnicas; por ejemplo:entrevistas estructuradas con expertos en el área de interés, reuniones con directivosy con personas de todos los niveles en la entidad, evaluaciones individualesusando cuestionarios, lluvias de ideas con los servidores de la entidad, entrevistase indagaciones con personas ajenas a la entidad, usar diagramas de flujo, análisis 27 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
de escenarios y hacer revisiones periódicas de factores económicos y tecnológicosque puedan afectar a la organización, entre otros. Igualmente, pueden utilizarse diferentes fuentes de información de laentidad, tales como registros históricos, experiencias significativas registradas,opiniones de especialistas y expertos, informes de años anteriores, los cualespueden proporcionar información importante. La técnica utilizada dependeráde las necesidades y naturaleza de la entidad. Con la realización de esta etapa se busca que la entidad obtenga lossiguientes resultados: – Identificar los factores externos que pueden ocasionar la presencia de riesgos, con base en el análisis de la información externa y los planes y programas de la entidad. – Identificar los factores internos que pueden ocasionar la presencia de riesgos con base en el análisis de los componentes Ambiente de Control, Direccionamiento Estratégico y demás estudios que sobre la cultura organizacional y el clima laboral se hayan adelantado en la entidad. – Aportar información que facilite y enriquezca las demás etapas de la Administración del Riesgo. El Contexto Estratégico debe tener en cuenta el contexto organizacional en elcual se verifican los objetivos de la entidad y de los procesos para comprenderhacia dónde va la entidad y cuál es su misión. De esta manera se logra centrardesde su inicio el proceso de Administración de Riesgos en la consecución delos objetivos que se ha planteado la entidad. Así mismo, es necesario que en este punto la entidad se plantee cuál esel contexto en que se desarrolla la Administración del Riesgo, estableciendolas metas, los objetivos, estrategias, alcance y parámetros para llevarla a cabo,teniendo en cuenta que esta no es un fin en sí misma, sino un medio paralograr el cumplimiento de los objetivos propuestos. EJEMPLO DE FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS DE RIESGO FACTORES EXTERNOS FACTORES INTERNOS Económicos: Disponibilidad de capital, Infraestructura: Disponibilidad de activos, emisión de deuda o no pago de esta, capacidad de los activos, acceso al capital liquidez, mercados financieros, desempleo, desempleo, Personal: Capacidad del personal, salud, competencia. seguridad , Medioambientales: Emisiones y residuos, Procesos: Capacidad diseño, ejecución, , energía, catástrofes naturales, desarrollo proveedores, entradas, salidas, sotenible conocimiento Políticos: Cambios de Gobierno. Tecnología: Integridad de datos, Legislación, políticas públicas, regulación disponibilidad de datos y sistemas, desarrollo, producción, mantenimiento Sociales: Demografía, responsabilidad social, terrorismo Tecnológicos: Interrupciones comercio , electrónico, datos externos, tecnología emergente
Identificación de riesgos El proceso de la identificación del riesgo debe ser permanente e interactivo,basado tanto en el resultado del análisis del Contexto Estratégico como en elproceso de planeación y debe partir de la claridad de los objetivos estratégicosde la entidad para la obtención de resultados. El Decreto 1599 de 2005 lo define como Elemento de Control, que posibilitaconocer los eventos potenciales, estén o no bajo el control de la EntidadPública, que ponen en riesgo el logro de su Misión, estableciendo los agentesgeneradores1, las causas y los efectos de su ocurrencia. La identificación de los riesgos se realiza a nivel del Componente deDireccionamiento Estratégico, identificando los factores internos o externos ala entidad, que pueden ocasionar riesgos que afecten el logro de los objetivos.Es la base del análisis de riesgos que permite avanzar hacia una adecuadaimplementación de políticas que conduzcan a su control. Una manera para que todos los servidores de la entidad conozcan yvisualicen los riesgos es a través de la utilización del formato de identificaciónde riesgos, el cual permite hacer un inventario de aquellos, definiendo enprimera instancia las causas o factores de riesgo, tanto internos como externos,los riesgos, presentando una descripción de cada uno de estos y finalmentedefiniendo los posibles efectos. Es importante centrarse en los riesgos mássignificativos para la entidad relacionados con el desarrollo de los procesos ylos objetivos institucionales. Es allí donde, al igual que todos los servidores, lagerencia pública adopta un papel proactivo en el sentido de visualizar en suscontextos estratégicos y misionales los factores o eventos que pueden afectar el GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGOcurso institucional, dada la especialidad temática que manejan en cada sectoro contexto socioeconómico. Entender la importancia del manejo del riesgo implica conocer con másdetalle los siguientes conceptos: Proceso: Nombre del proceso Objetivo del proceso: Se debe transcribir el objetivo que se ha definido para elproceso al cual se le están identificando los riesgos. Riesgo: Representa la posibilidad de ocurrencia de un evento que puedaentorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y afectar ellogro de sus objetivos. Causas (factores internos o externos): Son los medios, las circunstancias yagentes generadores de riesgo. Los agentes generadores que se entiendencomo todos los sujetos u objetos que tienen la capacidad de originar un1 Los agentes generadores se incluyen dentro de las causas del riesgo, en la metodología propuesta. 29 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
riesgo; se pueden clasificar en cinco categorías: personas, materiales, comités, instalaciones y entorno. Descripción: Se refiere a las características generales o las formas en que se observa o manifiesta el riesgo identificado. Efectos (consecuencias): Constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la entidad; generalmente se dan sobre las personas o los bienes materiales o inmateriales con incidencias importantes tales como daños físicos y fallecimiento, sanciones, pérdidas económicas, de información, de bienes, de imagen, de credibilidad y de confianza, interrupción del servicio y daño ambiental. Formato de identificación de riesgos PROCESO CAUSAS OBJETIVO DEL (Factores internos EFECTOS RIESGO DESCRIPCIÓN PROCESO y externos, agente (CONSECUENCIAS) generador) Clasificación del riesgo2 Durante el proceso de identificación del riesgo se recomienda clasificarlos teniendo en cuenta los siguientes conceptos: Riesgo Estratégico: Se asocia con la forma en que se administra la entidad. ElGUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO manejo del riesgo estratégico se enfoca a asuntos globales relacionados con la misión y el cumplimiento de los objetivos estratégicos, la clara definición de políticas, diseño y conceptualización de la entidad por parte de la alta gerencia. Riesgos Operativos: Comprende los riesgos relacionados tanto con la parte operativa como con la técnica de la entidad, incluye riesgos provenientes de deficiencias en los sistemas de información, en la definición de los procesos, en la estructura de la entidad, la desarticulación entre dependencias, lo cual conduce a ineficiencias, oportunidades de corrupción e incumplimiento de los compromisos institucionales. Riesgos Financieros: Se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad, que incluye la ejecución presupuestal, la elaboración de los estados financieros, los pagos, manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes de cada entidad. De la eficiencia y transparencia en el manejo de los recursos, así 2 Cada entidad puede clasificar los riesgos de acuerdo a su actividad particular, la lista que se encuentra en esta guía puede ser adaptada a cada una de las entidades agregando nuevas clasificaciones. 30 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
como de su interacción con las demás áreas, dependerá en gran parte el éxitoo fracaso de toda entidad. Riesgos de Cumplimiento: Se asocian con la capacidad de la entidad paracumplir con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en generalcon su compromiso ante la comunidad. Riesgos de Tecnología: Se asocian con la capacidad de la entidad para que latecnología disponible satisfaga su necesidades actuales y futuras y soporte elcumplimiento de la misión. PROCESO EN EL QUE IMPACTA FUENTES DEL RIESGO Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3 Proceso 4 Proceso 5EstratégicoOperativoFinancieroCumplimientoTecnología Formato clasificación del riesgo La anterior tabla muestra cómo se asocia la Identificación del Riesgo a losprocesos de la entidad; también es posible adaptar la tabla a las actividadesde los procesos cuando se trata del proceso de Administración del Riesgo porProcesos. Con la realización de esta etapa se busca que la entidad obtenga los siguien-tes resultados: GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO – Determinar las causas (factores internos o externos) de las situaciones identificadas como riesgos para la entidad. – Describir los riesgos identificados con sus características. – Precisar los efectos que los riesgos puedan ocasionar a la entidad.Análisis del riesgo El análisis del riesgo busca establecer la probabilidad de ocurrencia de losriesgos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos, conel fin de obtener información para establecer el nivel de riesgo y las accionesque se van a implementar. El análisis del riesgo dependerá de la informaciónobtenida en el formato de identificación de riesgos y de la disponibilidad dedatos históricos y aportes de los servidores de la entidad. El Decreto 1599 de 2005 establece: “Elemento de Control, que permiteestablecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos (riesgos) positivosy/o negativos y el impacto de sus consecuencias (efectos), calificándolos y 31 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pública para su aceptación y manejo”. Se han establecido dos aspectos para tener en cuenta en el análisis de los riesgos identificados, Probabilidad e Impacto. Por la primera se entiende la posibilidad de ocurrencia del riesgo; esta puede ser medida con criterios de Frecuencia, si se ha materializado (por ejemplo: Número de veces en un tiempo determinado), o de Factibilidad, teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos que pueden propiciar el riesgo, aunque este no se haya materializado. Por Impacto se entiende las consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo. Para adelantar el análisis del riesgo se deben considerar los siguientes aspectos: – La Calificación del Riesgo: Se logra a través de la estimación de la proba- bilidad de su ocurrencia y el impacto que puede causar la materializa- ción del riesgo. La primera representa el número de veces que el riesgo se ha presentado en un determinado tiempo o puede presentarse, y la segunda se refiere a la magnitud de sus efectos. Para determinar de manera objetiva la probabilidad, se puede utilizar la siguiente tabla: NIVEL CONCEPTO DESCRIPCIÓN A Casi certeza Se espera que ocurra en la mayoría de las circunstancias B Probable Probablemente ocurrirá en la mayoría de las circunstancias C Posible Podría ocurrir en algún momento D Improbable Pudo ocurrir en algún momento E Raro Puede ocurrir sólo en circunstancias excepcionalesGUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Para determinar el impacto se pueden utilizar las siguientes tablas, que re- presentan los temas en que suelen impactar la ocurrencia de los riesgos3: Impacto de confidencialidad de la información4 Tabla 1. Impacto de confidencialidad de la información VALOR DESCRIPCIÓN 5 Reservada institucional 4 No sensible institucional 3 Institucional 2 Sensible personal 1 Personal 3 Las tablas propuestas representan los impactos de mayor ocurrencia en las entidades del Estado; no obstante, cada entidad puede incluir otros tipos de impacto según su particularidad. 4 El impacto de confidencialidad de la información se refiere a la pérdida o revelación de esta. Cuando se habla de información reservada institucional se hace alusión a aquella que por la razón de ser de la entidad solo puede ser conocida y difundida en esta; así mismo, la sensibilidad de la información depende de la importancia que esta tenga para el desarrollo de la misión de la entidad. 32 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
Impacto de credibilidad5 Tabla 2. Impacto de credibilidad VALOR DESCRIPCIÓN 5 País 4 Ciudad 3 Usuarios 2 Todos los funcionarios 1 Grupo de funcionariosImpacto financiero6 Tabla 3. Impacto Financiero, establecido en salarios mínimos mensuales legales vigentes VALOR DESCRIPCIÓN 5 Más de 2000 4 1501-2000 3 1001-1500 2 501-1000 1 0-500 – La Evaluación del Riesgo: Permite comparar los resultados de su califica- ción con los criterios definidos para establecer el grado de exposición de la entidad al riesgo; de esta forma es posible distinguir entre los riesgos aceptables, tolerables, moderados, importantes o inaceptables y fijar las prioridades de las acciones requeridas para su tratamiento. Con el fin de facilitar la calificación y evaluación de los riesgos, a continua- GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGOción se presenta una matriz que contempla un análisis cualitativo, que hacereferencia a la utilización de formas descriptivas para presentar la magnitudde las consecuencias potenciales (impacto) y la posibilidad de ocurrencia (pro-babilidad), tomando las siguientes categorías: leve, moderada y catastrófica enrelación con el impacto y alta, media y baja respecto a la probabilidad. Así mismo, presenta un análisis cuantitativo, que contempla valores numé-ricos que contribuyen a la calidad en la exactitud de la calificación y evalua-ción de los riesgos. Tanto para el impacto como para la probabilidad se handeterminado valores múltiplos de 5. La forma en la cual la probabilidad y elimpacto son expresados y combinados en la matriz provee la evaluación delriesgo.5 El impacto de credibilidad se refiere a la pérdida de esta frente a diferentes actores sociales o dentro de la entidad.6 El impacto financiero se refiere a la pérdida de dineros o bienes públicos, es decir, al detrimento del patrimonio público. 33 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
Matriz de calificación, evaluación y respuesta a los riesgos IMPACTO PROBABILIDAD INSIGNIFICANTE (1) MENOR (2) MODERADO (3) MAYOR (4) CATASTRÓFICO (5) E (raro) 1 B B M A A D (improbable) 2 B B M A E C (moderado) 3 B M A E E B (probable) 4 M A A E E A (casi certeza) 5 A A E E E B: Zona de riesgo Baja, asumir el riesgo. M: Zona de riesgo Moderada, asumir el riesgo, reducir el riesgo. A: Zona de riesgo Alta, reducir el riesgo, evitar el riesgo, compartir o transferir. E: Zona de riesgo Extrema, evitar el riesgo, reducir el riesgo, compartir o transferir. Calificación del riesgo Se debe calificar cada uno de los Riesgos según la matriz de acuerdo a las siguientes especificaciones: Probabilidad casi certeza se califica con 5, Probabilidad probable con 4, Probabilidad moderada con 3, Probabilidad improbable con 2 y Probabilidad raro con 1, de acuerdo al número de veces que se presenta o puedeGUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO presentarse el riesgo. Y el impacto si es insignificante con 1, si es Menor con 2, Moderado con 3, Mayor con 4 y si es Catastrófico con 5; para poder determinarlo se toma el mayor valor que se ha obtenido según las tablas de impacto. Evaluación del riesgo Para realizar la Evaluación del Riesgo se debe tener en cuenta la posición del riesgo en la matriz, según la celda que ocupa, aplicando los siguientes criterios: Si el riesgo se ubica en la Zona de Riesgo Baja, significa que su Probabilidad es rara, improbable o moderada y su Impacto es insignificante o menor, lo cual permite a la entidad asumirlo. Es decir, el riesgo se encuentra en un nivel que puede aceptarlo sin necesidad de tomar otras medidas de control diferentes a las que se poseen. Si el riesgo se ubica en la Zona de Riesgo extrema, su Probabilidad es moderado, probable o casi certeza y su Impacto moderado, mayor o catastrófico; por tanto, es aconsejable eliminar la actividad que genera el riesgo en la medida que 34 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
sea posible. De lo contrario, se deben implementar controles de prevenciónpara evitar la Probabilidad del riesgo, de protección para disminuir el Impactoo compartir o transferir el riesgo si es posible a través de pólizas de seguros uotras opciones que estén disponibles. Si el riesgo se sitúa en cualquiera de las otras zonas (riesgo, moderada o alta),se deben tomar medidas para llevar en lo posible los riesgos a la zona moderadao baja. Siempre que el riesgo sea calificado con Impacto catastrófico, la entidaddebe diseñar planes de contingencia, para protegerse en caso de su ocurrencia. Con la realización de esta etapa se busca que la entidad obtenga lossiguientes resultados: – Establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos, que pueden dismi- nuir la capacidad institucional de la entidad, para cumplir su propósito. – Medir el impacto de las consecuencias del riesgo sobre las personas y los recursos o coordinar las acciones necesarias para alcanzar los obje- tivos institucionales o desarrollar los procesos. – Establecer criterios de calificación y evaluación de los riesgos que per- miten tomar decisiones pertinentes sobre su tratamiento.Valoración del riesgo El Decreto 1599 de 2005 establece: Elemento de Control, que determinael nivel o grado de exposición de la entidad pública al impacto del riesgo,permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento. GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO La valoración del riesgo es el producto de confrontar los resultados dela evaluación del riesgo con los controles identificados en el Elemento deControl, denominado “Controles”, del Subsistema de Control de Gestión, conel objetivo de establecer prioridades para su manejo y fijación de políticas.Para adelantar esta etapa se hace necesario tener claridad sobre los puntosde control existentes en los diferentes procesos, los cuales permiten obtenerinformación para efectos de tomar decisiones. Para realizar la valoración de los controles existentes es necesario recordarque estos se clasifican en: – Preventivos: Aquellos que actúan para eliminar las causas del riesgo, para prevenir su ocurrencia o materialización. – Correctivos: Aquellos que permiten el restablecimiento de la actividad después de ser detectado un evento no deseable; también permiten la modificación de las acciones que propiciaron su ocurrencia. 35 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
El procedimiento para la valoración del riesgo es el siguiente Para adelantar la evaluación de los controles existentes es necesario describirlos estableciendo si son preventivos o correctivos y responder a las siguientes preguntas: 1. ¿Los controles están documentados? 2. ¿Se están aplicando en la actualidad? 3. ¿Son efectivos para minimizar el riesgo? Una vez ha respondido todas las preguntas proceda a realizar la valoración, así: Calificados y evaluados los riesgos, analícelos frente a los controles existentes en cada riesgo. Pondérelos según la tabla establecida, teniendo en cuenta las respuestas a las preguntas anteriormente formuladas (los controles se encuentran documentados, se aplican y son efectivos). Ubique en la Matriz de Calificación, Evaluación y Respuesta a los riesgos, el estado final de riesgo, de acuerdo a los resultados obtenidos en la valoración del mismo. CRITERIOS VALORACIÓN DEL RIESGO Se mantiene el resultado de la evaluación antes de No existen controles controlesGUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Los controles existentes no son Se mantiene el resultado de la evaluación antes de efectivos controles Cambia el resultado a una casilla inferior de la matriz Los controles existentes son efecti- de evaluación antes de controles (el desplazamiento vos pero no están documentados depende de sí el control afecta el impacto o la proba- bilidad) Los controles son efectivos y están Pasa a escala inferior (el desplazamiento depende de documentados. si el control afecta el impacto o la probabilidad) En el siguiente cuadro se pueden observar ejemplos de distintos tipos de control: 36 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
Controles de Gestión Políticas claras aplicadas Seguimiento al plan estratégico y operativo Indicadores de Gestión Tableros de Control Seguimiento a Cronograma Evaluación del desempeño Informes de Gestión Monitoreo de RiesgosControles Operativos Conciliaciones Consecutivos Verificación de firmas Listas de chequeo Registro controlado Segregación de funciones Niveles de autorización Custodia apropiada Procedimientos formales aplicados Pólizas Seguridad física Contingencias y respaldo Personal capacitado Aseguramiento y calidadControles Legales Normas claras y aplicadas Control de Términos Tomado de Superintendencia Financiera Con la realización de esta etapa se busca que la entidad obtenga los siguien-tes resultados: – Identificación de los controles existentes para los riesgos identificados GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO y analizados. – Priorización de los riesgos de acuerdo con los resultados obtenidos de confrontar la evaluación del riesgo con los controles existentes, a fin de establecer aquellos que pueden causar mayor impacto a la entidad en caso de materializarse. – Elaborar el mapa de riesgos para cada proceso.Políticas de administracion de riesgos Para la consolidación de las Políticas de Administración de Riesgos se de-ben tener en cuenta todas las etapas anteriormente desarrolladas en el ejerciciode la administración del riesgo. El Decreto 1599 de 2005 establece: Elemento de Control, que permite estruc-turar criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamientode los riesgos y sus efectos al interior de la entidad pública. 37 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
Las políticas identifican las opciones para tratar y manejar los riesgos basadas en la valoración de riesgos, permiten tomar decisiones adecuadas y fijar los lineamientos de la Administración del Riesgo, a su vez transmiten la posición de la dirección y establecen las guías de acción necesarias a todos los servidores de la entidad. Se deben tener en cuenta algunas de las siguientes opciones, las cuales pueden considerarse cada una de ellas independientemente, interrelacionadas o en conjunto. – Evitar el riesgo, tomar las medidas encaminadas a prevenir su materiali- zación. Es siempre la primera alternativa a considerar, se logra cuando al interior de los procesos se generan cambios sustanciales por mejora- miento, rediseño o eliminación, resultado de unos adecuados controles y acciones emprendidas. Un ejemplo de esto puede ser el control de calidad, manejo de los insumos, mantenimiento preventivo de los equi- pos, desarrollo tecnológico, etc. – Reducir el riesgo, implica tomar medidas encaminadas a disminuir tanto la probabilidad (medidas de prevención), como el impacto (medidas de protección). La reducción del riesgo es probablemente el método más sencillo y económico para superar las debilidades antes de aplicar medidas más costosas y difíciles. Se consigue mediante la optimización de los procedimientos y la implementación de controles. – Compartir o transferir el riesgo, reduce su efecto a través del traspaso de las pérdidas a otras organizaciones, como en el caso de los contratos de seguros o a través de otros medios que permiten distribuir una porción del riesgo con otra entidad, como en los contratos a riesgo compartido.GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Es así como por ejemplo, la información de gran importancia se puede duplicar y almacenar en un lugar distante y de ubicación segura, en vez de dejarla concentrada en un solo lugar. – Asumir un riesgo, luego de que el riesgo ha sido reducido o transferido puede quedar un riesgo residual que se mantiene, en este caso el ge- rente del proceso simplemente acepta la pérdida residual probable y elabora planes de contingencia para su manejo. Para el manejo de los riesgos se deben analizar las posibles acciones a emprender, las cuales deben ser factibles y efectivas, tales como: la implementación de las políticas, definición de estándares, optimización de procesos y procedimientos y cambios físicos entre otros. La selección de las acciones más conveniente debe considerar la viabilidad jurídica, técnica, institucional, financiera y económica y se puede realizar con base en los siguientes criterios: a) La valoración del riesgo 38 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
b) El balance entre el costo de la implementación de cada acción contra el beneficio de la misma. Para la ejecución de las acciones, se deben identificar las áreas o dependenciasresponsables de llevarlas a cabo, definir un cronograma y unos indicadores quepermitan verificar el cumplimiento para tomar medidas correctivas cuandosea necesario. Con la realización de esta etapa se busca encauzar el accionar de la entidadhacia el uso eficiente de los recursos, la continuidad en la prestación de losservicios, la protección de los bienes utilizados para servir a la comunidad.Igualmente, se busca que la entidad tenga claridad sobre las políticas deAdministración del Riesgo, las acciones de manejo de riesgo y el compromisode la dirección y de los servidores de la entidad.Elaboración del mapa de riesgos por proceso y el institucional. El mapa de riesgos contiene a nivel estratégico los mayores riesgos a loscuales está expuesta la entidad, permitiendo conocer las políticas inmediatasde respuesta ante ellos tendientes a evitar, reducir, compartir o transferir elriesgo; o asumir el riesgo residual, y la aplicación de acciones, así como losresponsables, el cronograma y los indicadores. No obstante se considera recomendable, elaborar un mapa de riesgos porcada proceso para facilitar la administración del riesgo, el cual debe elaborarseal finalizar la etapa de Valoración del Riesgo.Formato: Mapa de riesgos GUÍA DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Evaluación Controles Valoración OpcionesRiesgo Impacto Probabilidad Acciones Responsables Cronograma Indicador riesgo existentes riesgo manejoDescripción del Mapa de riesgos Riesgo: posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer elnormal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de susobjetivos. Impacto: consecuencias que puede ocasionar a la organización lamaterialización del riesgo. Probabilidad: entendida como la posibilidad de ocurrencia del riesgo; éstapuede ser medida con criterios de Frecuencia, si se ha materializado (porejemplo: No. de veces en un tiempo determinado), o de Factibilidad teniendo 39 Departamento Administrativo de la FUNCIÓN PÚBLICA República de Colombia
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