Source: http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=64738
Timestamp: 2018-06-20 19:08:16
Document Index: 251198439

Matched Legal Cases: ['artículo 30', 'artículo 5', 'artículo 10', 'artículo 116', 'artículo 121', 'artículo 3', 'artículo 3', 'ARTÍCULO 1', 'ARTÍCULO 2', 'ARTÍCULO 3', 'ARTÍCULO 4', 'ARTÍCULO 5', 'ARTÍCULO 6', 'ARTÍCULO 7', 'ARTÍCULO 8', 'ARTÍCULO 9', 'ARTÍCULO 10', 'ARTÍCULO 11', 'ARTÍCULO 12']

Resolución 603 de 2015 Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático - IDIGER
RESOLUCIÓN 603 DE 2015
"Por la cual se adopta la Estrategia Institucional de Respuesta del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático – IDIGER".
EL DIRECTOR DEL INSTITUTO DISTRITAL DE GESTIÓN DE RIESGOS Y CAMBIO CLIMÁTICO –IDIGER-
En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el Acuerdo Distrital 546 de 2013; así como las designadas por el Decreto Distrital 173 de 2014 y los Acuerdos Nos. 001 de 2014, 003 y 004 de 2015 proferidos por el Consejo Directivo del IDIGER, y
Que el Acuerdo Distrital 546 de 2013, transforma el Sistema Distrital de Prevención y Atención de Emergencias (SDPAE), en el Sistema Distrital de Gestión de Riesgo y Cambio Climático (SDGR-CC), el cual tiene por objeto "articular las políticas, estructuras, relaciones funcionales, métodos, recursos, procesos y procedimientos de las entidades públicas y privadas, las comunidades y la ciudadanía en el ámbito de sus competencias, con el propósito común de generar sinergia en los procesos que integran la gestión de riesgos y cambio climático de Bogotá, D.C".
Que el Decreto 172 de 2014 en el parágrafo del artículo 30, establece que cada entidad adoptará los Planes de Acción Institucional referentes a la Gestión de Riesgos y Cambio Climático, en el marco de las orientaciones definidas en los instrumentos Distritales de Gestión de Riesgos y Cambio Climático.
Que mediante Decreto Distrital 579 del 22 de diciembre de 2015, se adopta el Plan Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático PDGR-CC, aprobado por Acuerdo 002 de 2015 del Consejo Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático, el cual se constituye como instrumento de planificación y gestión del Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático; cuya implementación, de conformidad con el artículo 5 del Decreto 579 de 2015, es de responsabilidad de las entidades del Sector Central, el Sector Descentralizado, funcionalmente o por servicios y el Sector de las Localidades de Distrito Capital.
Que el artículo 10 del Decreto 579 del 22 de diciembre de 2015, establece que todas las entidades públicas que hacen parte del SDGR-CC, deben adoptar las Estrategias Institucionales de Respuesta –EIR en concordancia con la Estrategia Distrital de Respuesta e incorporarla al Sistema Integrado de Gestión de la entidad.
Que el artículo 116 del Acuerdo 02 de 2015 del Consejo Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático, establece que el objetivo de la Estrategia Distrital de Respuesta- EDR es orientar la atención integral, oportuna, eficiente y eficaz de las situaciones de emergencia, calamidad y/o desastre, integrando procesos, procedimientos, protocolos, responsabilidades y recursos del SDGR-CC.
Que el artículo 121 del mencionado Acuerdo, señala que corresponde a las entidades que integran el SDGR-CC de acuerdo a sus competencias responder al marco de actuación definidos en la Estrategia Distrital de Respuesta.
Que en el artículo 3 numeral 4 del Decreto Distrital 173 de 2014, establece que el IDIGER ejerce las funciones de dirección, coordinación, seguimiento y evaluación del conjunto de las actividades administrativas, operativas y de comunicaciones que sean indispensables para la ejecución de la Estrategia Distrital de Respuesta en las diferentes situaciones de emergencia, calamidad y/o desastre.
Que en el mismo artículo numeral 4.6 se señala como función del IDIGER la de coordinar el Puesto de Mando Unificado del Distrito; instalado durante la respuesta a situaciones de emergencia, calamidad y/o desastre, y liderar los protocolos y procedimientos para la respuesta de emergencias en las que el IDIGER sea responsable principal de acuerdo con la Estrategia Distrital de Respuesta.
Que en el artículo 3 numeral 4.9 del mismo Decreto Distrital se señala que es función del IDIGER coordinar la asistencia técnica, humanitaria y logística para la atención a la población afectada, de manera directa o indirecta por incidentes, emergencias y/o desastres que requieran la activación del SDGR-CC.
Que mediante el Acuerdo 002 de 2014, el Consejo Directivo del IDIGER estableció la estructura administrativa y funciones de las dependencias del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático, fundamental para definir las responsabilidades de cada una de las áreas que lo integran.
Que a través del Acuerdo 003 de 2015, proferido por el Consejo Directivo del IDIGER, se modificó la estructura organizacional y las funciones de las dependencias del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático.
Que el Acuerdo 004 de 2015, emitido por el Consejo Directivo del IDIGER modificó la planta de personal del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático.
Que mediante la Resolución 112 de 2015 se modificó el manual de funciones y competencias laborales del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático.
ARTÍCULO 1. Adopción. Adóptese la Estrategia Institucional de Respuesta (EIR) del IDIGER de conformidad con la Estrategia Distrital de Respuesta, la cual se incorporará al Sistema Integrado de Gestión de la Entidad.
ARTÍCULO 2. Objetivo. Garantizar el cumplimiento de las funciones y protocolos de respuesta asignadas al IDIGER, en el marco de actuación de la Estrategia Distrital de Respuesta a través de la atención integral, oportuna, eficiente y eficaz de las situaciones de emergencia, calamidad o desastre que se presenten en Bogotá D.C.
ARTÍCULO 3. Organización de la EIR. El esquema organizacional definido para la atención de emergencias está basado en la Estrategia Distrital de Respuesta y se encuentra armonizado con la estructura organizacional del IDIGER de acuerdo con los perfiles y funciones del cargo. La organización corresponde a un grupo de funciones que inicia con el nivel de emergencias uno (1), expandiéndose hasta el nivel cinco (5) de acuerdo con su evolución.
PARÁGRAFO: En la implementación de la EIR del IDIGER para las emergencias, calamidades y/o desastres cada uno de los participantes en el esquema organizacional deberá desarrollar las actividades descritas en el documento uno (1) "Guía del marco de actuación del IDIGER".
ARTÍCULO 4. Participación en la Estrategia. Es obligatoria la participación de todos los servidores públicos dentro de la EIR, conforme a la relación legal y reglamentaria y las funciones asignadas a cada cargo de la planta de personal, como soporte principal de la EIR y a las obligaciones contractuales establecidas en los contratos de prestación de servicios para las personas naturales, como apoyo al mismo.
PARÁGRAFO: La EIR se soporta en un esquema de turnos de disponibilidad de los empleados públicos que ocupan los cargos definidos en la planta de personal y es apoyado por los servidores contratados por prestación de servicios.
ARTÍCULO 5. Esquema de Turnos. El Esquema de turnos busca garantizar la respuesta a emergencias 24 horas al día, siete (7) días a la semana y la continuidad del servicio, a través de cuatro turnos denominados A, B, C y D, la rotación de los turnos semanales se realizará los días miércoles, entre el horario 4:00 p.m. y 6:00 p.m. según el documento dos (2) "Asignación de funciones, roles y procedimientos del personal a activar". Así mismo durante el último mes de año y el primero del año inmediatamente siguiente, se realizará la programación anual del esquema de Turnos, desarrollado en el documento tres (3) "Programación Anual de Turnos".
PARÁGRAFO 1: El turno implica disponibilidad del servidor público en horario diferente a la jornada laboral conforme a lo relacionado en la Resolución 288 de 2015.
PARÁGRAFO 2: Los servidores públicos deberán reportar las novedades que conlleven a la modificación de la distribución y asignación semanal de turnos y programación anual del esquema de turnos a los supervisores o líderes de área del IDIGER y estos a la Subdirección de Resiliencia y Coordinación de Emergencias para la respectiva actualización.
PARÁGRAFO 3. Las áreas funcionales de Subdirección Corporativa y Asuntos Disciplinarios - Gestión del Talento Humano y la Oficina Asesora Jurídica –Gestión Contractual o quienes hagan sus veces, deberán informar a la Subdirección de Resiliencia y Coordinación de Emergencias, según corresponda, acerca de las situaciones administrativas en que se encuentren los empleados públicos o las modificaciones contractuales con el fin de mantener actualizado el documento dos (2) "Asignación de funciones, roles y procedimientos del personal a activar".
PARÁGRAFO 4. Cada vez que se realice la actualización del esquema y programación de turnos, se publicará en la intranet de la entidad y se remitirá a los correos electrónicos institucionales.
ARTÍCULO 6. Funciones. Los roles, funciones y procedimientos que deberá cumplir el servidor público en el momento de la activación en el marco del esquema organizacional de la EIR están definidos en el documento uno (1) "Guía del marco de actuación del IDIGER".
ARTÍCULO 7. Capacitación y Divulgación. Todos los servidores públicos recibirán información de la EIR, formación y entrenamiento para que estén en capacidad de actuar de conformidad a los roles, funciones y procedimientos, así como las medidas de seguridad y salud en el trabajo.
PARÁGRAFO 1. Derogado por el art. 1, Resolución IDIGER 132 de 2016. A partir de la entrada en vigencia de la presente resolución, todos los servidores públicos deberán obtener la constancia de capacitación de la EIR en un plazo de tres (3) meses.
PARÁGRAFO 2. El documento 2 "Esquema de turnos del personal a activar" podrá ser actualizado cuando se presenten cambios en los servidores públicos, cambios en la contratación de personal o por razones de fuerza mayor, de acuerdo a lo descrito en el Esquema de Turnos, caso en el cual se publicará en la intranet de la entidad y se realizará un proceso de capacitación, cuando así lo amerite.
PARÁGRAFO 3. El documento 3 "Programación Anual de Turnos" deberá ser actualizado cuando se modifiquen las fechas asignadas a los turnos o en los cambios de año, caso en el cual se publicará en la intranet de la entidad y se realizará un proceso de capacitación, cuando así lo amerite.
ARTÍCULO 8. Articulación de la EIR con el Plan de Emergencias y Contingencias del IDIGER. Se deberán articular las funciones de soporte contenidas en la EIR con el Plan de Emergencias y Contingencias del IDIGER para garantizar las condiciones de seguridad y salud en el trabajo establecidas en Decreto 1072 de 2015.
ARTÍCULO 9. Articulación con el Sistema Integrado de Gestión. La EIR hará parte del Sistema Integrado de Gestión para lo cual el Comité del SIG, creado mediante la Resolución del IDIGER 360 de 2015, realizará los ajustes pertinentes para su funcionamiento y estrategias de mejora continua.
ARTÍCULO 10. Auditoria. Será responsabilidad de la Oficina Asesora de Control Interno del IDIGER la auditoría de la EIR, la cual tendrá como producto un informe que relacionará las observaciones evidenciadas que servirán como soporte para el levantamiento del respectivo plan de mejoramiento.
ARTÍCULO 11. Hace parte integral de la presente resolución los siguientes documentos:
1. Guía del marco de actuación del IDIGER: Incluye la participación del IDIGER en protocolos distritales de respuesta, criterios para definir los niveles de emergencia, matriz nivel de emergencia vs. protocolos, estructura organizacional, articulación de procedimientos internos vs. funciones de respuesta, procedimientos de activación de acuerdo a niveles de emergencia, esquema de turnos, plan de información pública, Centro Estratégico de Reserva – CER, implementación, actualización y sistematización.
2. Esquema de turnos del personal a activar: Se establecen los nombres de los servidores públicos del IDIGER que tienen participación en la Estrategia Institucional de Respuesta - EIR.
3. Programación Anual de Turnos: Se refiere a la asignación anual de la rotación semanal de los turnos definidos de acuerdo con el esquema de turnos.
ARTÍCULO 12. Vigencias y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas las normas que sean contrarias.
Estrategia Institucional de Respuesta -EIR
Documento anexo a la Resolución No. 603 del 29 de diciembre de 2015
3. PARTICIPACIÓN DEL IDIGER EN PROTOCOLOS DISTRITALES DE RESPUESTA
4. CRITERIOS PARA DEFINIR LOS NIVELES DE EMERGENCIA
5. MATRIZ NIVEL DE EMERGENCIA VS PROTOCOLOS
6.1.1 Staff Dirección – Comité Directivo IDIGER
6.1.2 Staff de Comando
6.1.3 Staff General – Sección Planificación
6.1.4 Staff General – Sección Manejo de Emergencias
6.1.5 Staff General – Sección Gestión Humanitaria
6.1.6 Staff General – Sección Logística
6.1.7 Staff General – Sección Administrativa y Financiera
7. ARTICULACIÓN DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS VS FUNCIONES DE RESPUESTA
8. PROCEDIMIENTOS DE ACTIVACIÓN DE ACUERDO A NIVELES DE EMERGENCIA
8.1 ACTIVACIÓN
8.2 MOVILIZACIÓN
8.3.1 MATRIZ NIVELES DE EMERGENCIA VS ACCIONES ESPERADAS IDIGER EN PROTOCOLOS
8.4 DESMOVILIZACIÓN
9. ESQUEMA DE TURNOS (MARCO CONCEPTUAL)
10. PLAN DE INFORMACION PÚBLICA
10.2 PARTICIPACIÓN DEL EQUIPO DE COMUNICACIÓN:
10.3 REDES SOCIALES
10.4 USUARIOS DE LA INFORMACION
10.5 OBJETIVO GENERAL DEL COMPONENTE DE COMUNICACIONES
10.5.1 Objetivos Específicos.
10.6 MODELOS DE INFORME
10.6.1 INFORME DE SITUACIÓN N. 1
10.6.2 Informe de situación N. 2
10.6.3 Informe de situación N. 3
10.7 BOLETIN DE PRENSA
10.7.1 EJEMPLO DE BOLETIN DE PRENSA
10.8 MANEJO DE REDES SOCIALES
10.8.1 FLUJOS DE INFORMACIÓN:
10.8.2 PROCESOS DE MONITOREO DE INFORMACIÓN (MEDIOS, FUENTES):
10.8.3 PROCESOS DE UBICACIÓN Y GEO-LOCALIZACIÓN DE EVENTOS
10.8.4 PROCESOS DE CATEGORIZACIÓN DE EVENTOS
10.8.5 PROCESO DE VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN
10.8.6 PROCESOS DE EMISIÓN DE REPORTES
10.8.7 PROCESO DE ANÁLISIS ESTADÍSTICO DE INFORMACIÓN Y CRUCES DE DATOS
11. CENTRO ESTRATÉGICO DE RESERVA - CER.
12. IMPLEMENTACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN
12.1 IMPLEMENTACIÓN Y CAPACITACIÓN
12.2 ACTUALIZACIÓN
12.3 EVALUACIÓN - AUDITORIA
12.4 DOCUMENTACIÓN DE EMERGENCIAS EN BOGOTA SISTEMATIZACIÓN
13. Control de Cambios
14. Aprobación.
DOCUMENTO 2: ESQUEMA DE TURNOS DEL PERSONAL A ACTIVAR
DOCUMENTO 3: PROGRAMACIÓN ANUAL DE TURNOS
La Estrategia Institucional de Respuesta define los lineamientos para que el Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático – IDIGER responda de manera adecuada y oportuna ante la ocurrencia de situaciones de calamidad, desastre o emergencia, por intermedio de sus servidores públicos. Define los lineamientos para que la entidad desarrolle un esquema organizacional efectivo, con lo cual se constituye en el plan de respuesta para atender las emergencias que ocurran en Bogotá D.C, durante los 365 días del año las 24 horas al día.
Incluye las actividades y acciones esperadas a realizar de acuerdo a la participación y responsabilidad de la entidad en los protocolos distritales de respuesta y a la activación, según la clasificación de los niveles de emergencia del Plan de Emergencias de Bogotá, los cuales están estrechamente relacionados con la misión institucional y a la estructura organizacional interna adoptada por el Acuerdo 002 de 2014.
En situaciones especiales en las que se tengan requerimientos de índole nacional o internacional, el IDIGER creará comisiones especiales para brindar el apoyo solicitado por el SNGRD, de acuerdo a los protocolos definidos.
Garantizar la respuesta eficiente, eficaz y efectiva a las situaciones de emergencia, calamidad o desastre que se presenten en Bogotá en cumplimiento de las funciones de respuesta asignadas al IDIGER a través de los protocolos distritales establecidos en la Estrategia Distrital de Respuesta1, a fin de proteger la vida, brindar una atención integral y digna, priorizando la atención y los derechos de la población afectada así como la preservación de los bienes, infraestructura, la economía y el medio ambiente
* Definir la estructura organizacional para la atención de las emergencias que ocurran en Bogotá D.C con la participación de los servidores públicos del IDIGER, de acuerdo a los niveles de emergencia establecidos en el Documento Técnico Soporte de la Estrategia Distrital de Respuesta.
* Definir los grupos responsables de aplicar los procedimientos internos que permitan dar cumplimiento a la participación del IDIGER en los protocolos Distritales.
* Organizar un esquema de turnos que permita operativizar la estructura organizacional para dar una respuesta oportuna y eficiente a las emergencias que se presenten en la ciudad de manera permanente y continua.
* Definir y asignar funciones al personal del IDIGER incluido en el esquema de turnos a fin de dar claridad en el rol a desempeñar y las actividades a realizar.
1.1. Identificación de Población Afectada
1.2. Montaje de Alojamientos Temporales
1.3.1. EAH Alimentarias
1.3.2. EAH No Alimentaria
2. Sistemas Generales, Hábitat y Medio Ambiente
2.2. Afectación en Hábitat
2.3. Evaluación de la Afectación Distrital
3.1.1. Incendios Estructurales
3.1.2 Incendios Forestales
3.2. Materiales Peligrosos
3.3. Búsqueda y Rescate
3.4. Atención Pre-hospitalario
3.5. Evacuación y Relocalización Transitoria
3.6. Poda y Tala.
3.7. Desbordamientos e Insuficiencia de Drenaje
3.8. Fenómenos de Remoción en Masa
4.1. Atención Médica de Emergencias
4.2.1. Atención al Medio Ambiente
4.2.2 Atención en salud pública a sobrevivientes
4.2.3 Salud Mental
4.3 Asistencia Médica Veterinaria
4.4 Manejo de Cadáveres
5. Administración de la Emergencia
5.1. Plan de Acción de la Emergencia
5.2. Reacondicionamiento y Recuperación del Personal
5.3. Manejo de Suministros
5.4. Sistemas de Comunicación
5.5. Informática
5.6. Rehabilitación y Construcción
5.7. Medios de Transporte
5.8. Instalaciones
6.1. Seguridad Física y Convivencia
6.2. Seguridad Operacional
6.3. Aspectos Jurídicos y Judiciales
6.6. Información Pública
Cuadro 1: Participación Protocolos
La clasificación de las emergencias guía la primera respuesta y facilita la organización rápida de las entidades operativas del SDGR-CC, mediante una escala ascendente de 5 niveles definen la magnitud y complejidad de la emergencia.
Tabla 06. Guía de clasificación
Capacidad del SDGR-CC
Tipo de Suministros y servicios logísticos utilizados
SDGR-CC / SNGRD
Tiempo operacional
Menor a 8hr
Entre 8 y 48 horas
Mayor a 72 horas
Nula o Puntual
Zonal - Local
Zonal - Local - Distrital
Posibilidad de crisis en algún sector de la localidad
Dificultad de gobernabilidad en la localidad y/o probabilidad de crisis en el Distrito
Dificultad de gobernabilidad en el Distrito
Menor a 8 horas
Menor o igual a 24 horas
Menor o igual a 72 horas
Nula o Evacuados -
Evacuados, Heridos
Nula o Recuperable y localizada
Recuperable y localizada
Recuperable y extensiva
En bajo riesgo de desprestigio
En medio riesgo de desprestigio
En alto riesgo de desprestigio
Cuadro 2: Guía de Clasificación de emergencias.2
Existen en la ciudad situaciones de emergencia que se pueden clasificar según la tabla anterior en un determinado nivel, pero que por la afectación en la imagen, gobernabilidad u otros factores, pueden generar un impacto negativo en los habitantes de la ciudad. Para estos casos la aplicación de la Estrategia Institucional de Respuesta del IDIGER, adoptará la estructura organizacional correspondiente, garantizando los recursos suficientes para la atención y fortaleciendo la estrategia de información pública.
Para efectos de la Estrategia Institucional de Respuesta IDIGER y teniendo en cuenta la función de Coordinación del SDGR-CC, según el Decreto Distrital 172 de 2014, en la ciudad se pueden presentar eventos de emergencia Nivel 3, 4 o 5 pero que el IDIGER podrá atender con una estructura organizacional diferente a las aquí establecidas. Para estos casos, se adoptará la estructura organizacional más favorable para la Coordinación de Servicios de Respuesta a Emergencias de acuerdo a los lineamientos impartidos desde la Dirección y/o Subdirección de Resiliencia y Coordinación de Emergencias. En caso de presentarse la situación contraria, la entidad podrá adoptar una estructura organizacional correspondiente a un nivel de emergencia superior a la realmente establecida según los criterios para definir los niveles de emergencia detallados en esta sección.
Otra situación que se puede presentar en la ciudad es la ocurrencia múltiple de emergencias de nivel 1 o 2, pero dado a la cantidad de estas se debe implementar una estructura organizacional administrativa que coordine a las anteriores.
De acuerdo a lo establecido en el Plan de Emergencias de Bogotá las emergencias se clasifican ascendentemente en 5 niveles en relación con la capacidad de respuesta y con el impacto de la emergencia, buscando guiar la activación interna del IDIGER para la primera respuesta, el manejo y cierre.
La Estrategia Institucional de Respuesta del IDIGER se basa en estructuras organizacionales que dependen de la clasificación de las emergencias creando para ello, una estructura por cada nivel de emergencia.
Parte fundamental de la Estrategia Institucional de Respuesta es la participación institucional que se tiene en los protocolos, razón por la cual la siguiente tabla muestra una relación de los protocolos distritales en los cuales el IDIGER tiene participación vs los niveles de emergencia, así:
AREA 1. Atención Social
Protocolo 1,1
Identificación de Población Afectada
Protocolo 1,2
Montaje Alojamiento Temporales
Protocolo 1,3,1
RP,R, A
Entrega de Ayudas Humanitarias Alimentaria
Protocolo 1,3,2
Entrega de Ayudas Humanitarias No Alimentaria
AREA 2. Sistemas Generales, Hábitat y Medio Ambiente
Protocolo 2,2
Afectación de Hábitat
Protocolo 2,3
Evaluación de la Afectación Distrital
AREA 3. Servicios de Emergencias
Protocolo 3,1,1
Protocolo 3,1,2
Protocolo 3,2
Protocolo 3,3
Protocolo 3,4
Atención Pre-hospitalario
Protocolo 3,5
Evacuación y Relocalización Transitoria
Protocolo 3,6
Protocolo 3,7
Preparación y Atención ante Desbordamientos y/o Insuficiencia del Sistema de Drenaje de la Ciudad
Protocolo 3,8
Atención de Fenómenos de Remoción en Masa
AREA 4. Servicios de Salud
Protocolo 4,1
Protocolo 4,2,1
Protocolo 4,2,2
Atención en Salud Pública a Sobrevivientes
Protocolo 4,2,3
Protocolo 4,3
Protocolo 4,4
AREA 5. Administración de la Emergencia
Protocolo 5,1
Plan de Acción de la Emergencia
Protocolo 5,2
Reacondicionamiento y Recuperación del Personal
Protocolo 5,3
Protocolo 5,4
Protocolo 5,5
Protocolo 5,6
Protocolo 5,7
Protocolo 5,8
AREA 6. Gobernabilidad
Protocolo 6,2
Protocolo 6,3
Asuntos Jurídicos y Judiciales
Protocolo 6,6
Cuadro 3: Protocolos Vs Niveles de Emergencia
El esquema organizacional definido para la atención de las emergencias, el cual se enuncia a continuación, está basado en lo establecido en el Documento Técnico Soporte para la Estrategia Distrital de Respuesta y corresponde a un grupo de funciones organizadas que inicia con la implementación de acciones básicas como es el caso en las emergencias de nivel 0, siendo estas eventos o incidentes recurrentes que demandan pocos recursos del SDGR-CC, presentan una baja afectación, y se caracterizan por presentar una baja probabilidad de expansión del riesgo. Normalmente se manejan con instancias de tarea en el área operativa, representadas en puestos de comando por cada una de las entidades involucradas en el manejo. Usualmente no se requiere la activación de muchas entidades. Como ejemplo: conatos de incendio, accidentes vehiculares rutinarios, daños recurrentes en redes, empozamientos pequeños, etc.
Las emergencias nivel 0, normalmente requieren únicamente la activación de nivel de Comandante de Incidente3, quién por los medios de comunicación establecidos, coordinará y realizará el seguimiento a la evolución de la situación de emergencia.
Las emergencias de nivel 1, corresponden a incidentes diarios sin posibilidades de expansión, muy baja afectación a la población y atendidas con los recursos del nivel local y en algunas ocasiones se requiere la entrega de ayudas humanitarias de carácter pecuniario y no pecuniario y/o evaluación de daños físicos en uno o dos predios. La estructura organizacional aplicable en el IDIGER para este nivel de emergencia es la siguiente:
Grafico 1: Estructura Organizacional emergencia Nivel 1
Los niveles de emergencia 2 ocurren con una menor frecuencia a los anteriores, con mínima posibilidad de expansión o generación de otros riesgos, afectando a un número mayor de población que las definidas en el nivel 1, demandando algunos recursos puntuales del IDIGER, son atendidas en periodos operacionales menores a 8 horas. La estructura organizacional aplicable en el IDIGER para este nivel de emergencia es la siguiente:
Grafico 2: Estructura Organizacional emergencia Nivel 2
Los niveles de emergencia 3 ocurren con baja frecuencia, pueden ocurrir en uno o varios puntos de la ciudad y generan un impacto importante en algún sector específico de la ciudad, afectando a un número mayor de población, respecto a los niveles de emergencia 1 y 2, con la posibilidad de generar nuevos riesgos los cuales pueden ser controlados, son atendidas en periodos operacionales mayores a 8 horas y pueden generar un impacto medio en la gobernabilidad de la ciudad. La estructura organizacional aplicable en el IDIGER para este nivel de emergencia es la siguiente:
Grafico 3: Estructura Organizacional emergencia Nivel 3
Los niveles de emergencia 4 y 5 ocurren con muy baja frecuencia pero generan un impacto importante o catastrófico sobre varios sectores de la ciudad, afectando a un importante número de población, incluyendo víctimas fatales en gran cantidad, con la posibilidad de generar nuevos riesgos, son atendidas en periodos operacionales de más de 48 horas y pueden generar un impacto alto en la gobernabilidad de la ciudad. Los recursos logísticos para el manejo de estos niveles de emergencia pueden requerir el apoyo del sistema nacional e internacional, las emergencias nivel 5 afectan adicionalmente la funcionalidad de la ciudad y un alto impacto sobre la economía de la ciudad, la región y la nación, llegando a la necesidad de la declaratoria de desastre o calamidad pública.
Aunque la estructura organizacional para los niveles 4 y 5 es la misma, se diferencia la una de la otra en la cantidad de recursos que son activados
Adicionalmente, las funciones del esquema organizacional no requieren ser implementadas en un solo lugar de trabajo, ya que algunas podrán estar en el CEMCOE4, otras en los PMU5 y otras posiblemente en la zona de impacto. El esquema organizacional aplicable en el IDIGER para este nivel de emergencia es el siguiente:
4 CEMCOE – Centro de Monitoreo , Control y Coordinación de Emergencias
5 PMU- Puesto de Mando Unificado
Grafico 4: Estructura Organizacional emergencia Nivel 4 y 5
La Estrategia Institucional de Respuesta del IDIGER se basa en las anteriores estructuras organizacionales. Sin embargo, en la ciudad se pueden presentar situaciones de emergencia clasificadas según los criterios para definir sus niveles, en un nivel mayor pero que para el caso de la entidad, no requiere desplegar completamente alguna de las estructuras referidas anteriormente. Para estos casos, el Comandante de Incidente podrá definir las funciones a desplegar del Esquema Organizacional según la naturaleza del evento de emergencia.
El grupo está encargado de definir las políticas en Atención de Emergencias direccionando de manera estratégica y funcional el esquema de la Estrategia Institucional de Respuesta. Además es el grupo de interacción política con la Administración Distrital, Regional, Nacional e Internacional.
Comandante De Incidente: Es el responsable de coordinar la respuesta oportuna, eficiente, eficaz y de forma integral, de las situaciones de emergencia, calamidad y/o desastres incluyendo el desarrollo e implementación de decisiones estratégicas y la solicitud y aprobación de recursos, asumir las funciones que no tengan una asignación directa y velar porque las personas de la estructura organizacional desarrollen las funciones asignadas, así mismo debe consolidar y garantizar que se cargue en el SIRE al finalizar la emergencia toda la documentación del incidente. Diligencia Formato "SCI 201 Información del Incidente CAE-DE-02".
Los Jefes de la Sección de Manejo de Emergencias relacionados en el Documento 2 "Esquema de turnos del personal a activar", serán activados de acuerdo a la clasificación del nivel de la emergencia así: En las emergencias clasificadas como nivel 0, 1 o 2, se activará el profesional del grupo de servicios de respuesta a emergencias que se encuentre en turno. Para las emergencias nivel 3 se activará a los Coordinadores de Grupo de la Subdirección de Resiliencia y Coordinación de Emergencias por intermedio del profesional del Grupo de servicios de Respuesta a Emergencias de turno, para las emergencias niveles 4 y 5 se activará a la Subdirectora de Resiliencia y Coordinación de Emergencias y al Director de la entidad.
Apoyo al Comandante de Incidente Emergencias nivel 3, 4 y 5: El profesional del Grupo de servicios de Respuesta a Emergencias que se encuentre en turno será el responsable de asesorar al Comandante de Incidente en los niveles de emergencia 3, 4 y 5 así como monitorear que todas las actividades desarrolladas por otras entidades del SDGR-CC se realicen en forma coordinada y articulada, propendiendo por el cumplimiento de los objetivos establecidos a nivel distrital. Garantiza el diligenciamiento del "SCI 201 Información del Incidente CAE-DE-02".
Enlace del SDGR: Para las emergencias clasificadas como nivel 3, 4 o 5, serán responsables de adelantar los contactos y las acciones necesarias con los representantes de las entidades locales, distritales, regionales, nacionales e internacionales y/o instituciones públicas y privadas, y/o instancias que se consideren necesarios para el fortalecimiento de la respuesta en la situación de emergencia. Se debe garantizar el diligenciamiento del Formato "SCI 214 registro de actividades CAE-DE-08".
Información Pública: Responsable de la formulación y emisión de información acerca de la emergencia a los medios de prensa, comunidad, otras instituciones y organizaciones relevantes, así como de evaluar la funcionalidad y aplicabilidad del Protocolo Distrital de Respuesta 6.6 Información Pública, se debe garantizar el diligenciamiento del formato "SCI 214 registro de actividades CAE-DE-08"
Asesoría Jurídica: Responsable de garantizar que las operaciones y actuaciones administrativas que se realicen durante la fase de respuesta a la emergencia estén respaldadas por el marco jurídico y por las acciones del Protocolo Distrital de Respuesta "Asuntos Jurídicos y Judiciales", se debe garantizar el diligenciamiento del "Formato SCI 214 registro de actividades CAE-DE-08"
JEFE DE SECCIÓN DE PLANIFICACIÓN: Responsable de la recolección de información acerca del desarrollo de la emergencia, del procesamiento, organización, compilación y entrega de la misma a las demás secciones de la estructura organizacional, responde por el estado de los recursos, elabora los Planes de Acción, proporciona predicciones periódicas acerca del potencial del incidente y genera alternativas de solución, manteniendo informado al Comandante de Incidente acerca de las actividades desarrolladas. Así mismo, es responsable de verificar el adecuado diligenciamiento de los diferentes formatos requeridos, incluyendo el diligenciamiento del "Formato SIC 202 Plan de Acción del incidente CAE-DE-03 y/o Formato SCI 214 registro de actividades CAE-DE-08"
UNIDAD SITUACIONAL Y DE ANALISIS: Conformada por la sección Situacional, Análisis de Necesidades, Análisis de Riesgos y SIG.
Situacional: Responsable de la recolección y organización de información acerca del estado de la situación de las emergencias que están siendo atendidas y las demás que puedan generarse, así como confirmar la funcionalidad y aplicabilidad del Protocolo Distrital de Respuesta de la Función 5.1 Definición, Implementación, Seguimiento y Control del Plan de Acción de la Emergencia, Seguimiento a Entidades CEMCOE consolidando el formato: "Planilla registro de eventos CAE-FT-01", a partir de la información reportada por Articulación Local y la información contenida en la bitácora del módulo de emergencias del SIRE. Diligencia "Formato Reporte Situacional"
Análisis de Riesgos: Es la función encargada de identificar, valorar y priorizar los riesgos de expansión de la emergencia, definiendo acciones de control y medidas de intervención a fin de evitar la propagación del mismo. Dentro de este análisis de riesgos se debe tener en cuenta el riesgo sísmico, procesos de remoción en masa, inundaciones, colapsos estructurales, redes, materiales peligrosos, Sistema de Alertas Tempranas, posibles áreas de afectación, entre otros. Teniendo en cuenta que la entidad cuenta con un amplio portafolio de profesionales especializados los cuales prestan sus servicios al IDIGER, los Analistas de Riesgos podrán solicitar activación de aquellos que por su formación profesional contribuyan a la construcción del análisis de riesgo. Diligencia el "Formato Análisis de riesgos"
Análisis de Necesidades: Es la función responsable de priorizar y solicitar o sugerir recursos para la respuesta a emergencias de forma eficiente y eficaz, a partir del consolidado de evaluación de daños realizado en la sección de manejo de emergencias, diligenciando hasta el numeral 4 del "Formato SCI 211 Registro y control de recursos CAE-DE-07" y entrega a la sección de logística para la consecución de dichos recursos.
SIG - Sistema de Información Geográfica: Responsable de realizar la georreferenciación y generar la cartografía de la zona de afectación de la emergencia, para su posterior análisis. Así mismo es responsable de garantizar el acceso a la documentación e información consignada en el Sistema de Información para la gestión del riesgo y atención de emergencias – SIRE. "Formato SCI 214 registro de actividades CAE-DE-08"
GESTIÓN DOCUMENTAL: Responsable de mantener los archivos completos y precisos del incidente, garantizando su almacenamiento para cualquier finalidad legal, analítica o histórica. De igual manera consolida información de todas las ramas y unidades de la estructura organizacional del incidente, diligencia el "Formato SCI 201 Información del Incidente CAE-DE-02", siendo aprobado por el mismo. Los demás integrantes de esta unidad deberán diligencia el "Formato SCI 214 registro de actividades CAE-DE-08"
ARTICULACIÓN LOCAL: Para los cinco niveles de emergencia, serán los responsables de interactuar con las entidades, principalmente con las que conforman los Consejos Locales de Gestión de Riesgos y Cambio Climático – CLGR-CC con base en los artículos 21 a 25 del Decreto 172 de 2014 y en concordancia con el objeto de ser "instancia de coordinación, asesoría, planeación, consulta, seguimiento y evaluación de la administración local, para garantizar la efectividad y articulación de los procesos de gestión de riesgos y cambio climático en la respectiva localidad, en armonía con las disposiciones del Plan Distrital de Gestión de Riesgos y el Plan Distrital de Mitigación y Adaptación al Cambio Climático y las orientaciones y directrices trazadas por el Consejo Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático."
articulación local tiene como funciones: trasmitir, reportar y solicitar información de las localidades afectadas por situaciones de emergencia, hacer seguimiento de eventos y consolidación de información por localidad, socializar los lineamientos y recomendaciones para la implementación de la Estrategia de Respuesta, hacer seguimiento a la recuperación post evento y a los compromisos delegados y adquiridos por las organizaciones locales, comunidad y por las entidades, entre otras. Diligencia el formato "Planilla registro de eventos CAE-FT-01"
JEFE DE SECCIÓN MANEJO DE EMERGENCIAS: Responsable de dirigir, coordinar, ejecutar y responder por las operaciones definidas en el Plan de Acción de la emergencia para cumplir los objetivos propuestos, tales como: evaluación de daños físicos, afectación funcional, afectación a personas, demoliciones, control de deslizamientos y control de inundaciones y las demás que se requieran, supervisa el estado general de los recursos asignados, inventarios, asignaciones tácticas y realiza los requerimientos necesarios de suministros y servicios, garantizando el manejo y control de la situación, la seguridad del personal de la operación y la comunicación al Comandante de Incidente acerca de las actividades desarrolladas. Diligencia el "Formato SCI 204 Asignaciones Tácticas CAE-DE-04"
COMANDANTE DE INCIDENTE DE APOYO EN MULTIPLES PUESTOS DE MANDO UNIFICADOS: Responsable de ejercer las funciones de Comandante de Incidente cuando se presenten múltiples eventos que ameriten la implementación de Puestos de Mando Unificados en diferentes localidades de la ciudad. Esta función se constituye en un apoyo a la coordinación del manejo de emergencias para todos los niveles de emergencia ya definidos.
EVALUACIÓN DE DAÑOS: Responsable de realizar la Evaluación de Daños, priorizando la población, los Sistemas Generales, el Hábitat y el Medio Ambiente, realizando la primera aproximación de lo ocurrido en la emergencia para establecer la magnitud, gravedad y localización de los efectos de la emergencia en forma cuantitativa y cualitativa, permitiendo estimar parcialmente las consecuencias del evento y proponiendo acciones prioritarias con la mayor objetividad.
Evaluación de Daños Físicos y Afectación Funcional: Es el responsable de realizar la evaluación técnica de los daños de la infraestructura o zonas afectadas en la emergencia, a través de la verificación, ajuste, consolidación y validación de información, con el fin de definir las recomendaciones necesarias, permitiendo apreciar con mayor precisión las consecuencias del evento, identificando puntos críticos y cuantificando económicamente los daños, emitiendo las actas de evacuación por riesgo inminente, emergencia, y/o reparación o reconstrucción. Diligencia Formatos "GAR-FT-01 Visita Técnica" y "GAR-FT-02 Solicitud de Evacuación o Restricción Parcial de uso" este último se diligencia dependiendo el resultado de la visita técnica. Esta función puede ser desarrollada adicionalmente a los relacionados en el cuadro de Programación de Turnos incluido en el Documento 3 "Programación Anual de Turnos", para emergencias niveles 3 o superior, por cualquier profesional en las ramas de ingeniería civil, arquitectura o afines, que cuente la entidad en cualquiera de sus grupos funcionales.
Gestión Predial: Responsable de gestionar la adquisición de los predios declarados en zona de alto riesgo cumpliendo los procedimientos y trámites establecidos en las normas pertinentes.
OPERACIONES ESPECIALES: Responsable de realizar tareas específicas tendientes a reducir o disminuir los daños y pérdidas que se puedan presentar (mitigación del riesgo), o a evitar que se genere riesgo (prevención de riesgo), reduciendo las condiciones de amenaza, cuando sea posible, y la vulnerabilidad existente.
Esta función puede ser desarrollada adicionalmente a los relacionados en el cuadro del Documento 3 "Programación Anual de Turnos", para emergencias niveles 3 o superior, por cualquier profesional en las ramas de ingeniería civil, arquitectura o afines, que cuente la entidad en cualquiera de sus grupos funcionales.
Obras y Demoliciones de Emergencia: Responsable de realizar las obras de emergencia para la contención y estabilización de terrenos inestables que por su estado de deterioro ponen en peligro la seguridad o la salubridad de los habitantes del mismo o de otras personas, previa visita técnica de quien tenga la competencia y de los estudios y diseños para obra de emergencia, diligenciando el "Formato Operaciones Especiales" y entrega al Jefe de la sección de Manejo de Emergencias. Así mismo realiza las demoliciones controladas y en condiciones seguras de toda construcción que amenace ruina o que por su estado de deterioro ponen en peligro la seguridad o la salubridad de los habitantes de la misma o de otras personas, previa visita técnica registrada en el formato "GAR-FT-01 Visita Técnica" y notificación al dueño poseedor o tenedor de la edificación. Diligencia "Formato Operaciones Especiales" y entrega al Jefe de la sección de Manejo de Emergencias.
Para niveles de emergencia 3 o superior así como en múltiples emergencias nivel 1 y/o 2, apoyan la función de Evaluación de Daños Físicos y Afectación Funcional – EDAN, a solicitud del Comandante de Incidente de turno, caso en el cual deberán diligenciar los formatos referidos en dicha sección.
Diseños de Emergencia: Responsable de realizar los diseños para implementar las obras de emergencia garantizando la reducción de los riesgos y teniendo en cuenta elementos ecológicos que aporten al proceso de adaptación al cambio climático. Diligencia "Formato Operaciones Especiales" y entrega al Jefe de la sección de Manejo de Emergencias.
Control Forestales: Responsable de realizar las actividades de emergencia para el control de incidentes forestales que ponen en peligro la seguridad o la salubridad de los habitantes, previa visita técnica de quien tenga la competencia o siguiendo las recomendaciones técnicas pertinentes. Diligencia "Formato Operaciones Especiales" y entrega al Jefe de la sección de Manejo de Emergencias
Control Inundaciones: Responsable de realizar las actividades de emergencia para el control de inundaciones que ponen en peligro la seguridad o la salubridad de los habitantes o encharcamientos que afecten la funcionalidad de uno o varios sectores de la ciudad, previa visita técnica de quien tenga la competencia o siguiendo las recomendaciones técnicas pertinentes. Permanecerán mínimo dos personas en cada turno, uno actuará como coordinador y será quien reciba los reportes de la Base de Comunicaciones del IDIGER, consolida la información, activa al segundo de turno y da recomendaciones operativas. El segundo en turno corresponde a quién se debe desplazar para realizar y coordinar las acciones operativas en campo reportando frecuentemente a su coordinador. Este esquema se rotará en el siguiente turno, es decir, el coordinador será el operativo y viceversa. Diligencia "Formato Operaciones Especiales" y entrega al Jefe de la sección de Manejo de Emergencias
JEFE DE SECCIÓN GESTIÓN HUMANITARIA: Responsable del manejo integral de la atención social de la emergencia de manera eficiente, eficaz y efectiva, como insumo de los procesos de rehabilitación temprana consignado en el Plan de Acción de la emergencia, manteniendo informado al Comandante de Incidente acerca de las actividades desarrolladas. Diligencia el "Formato SCI – 214 registro de actividadesCAE-DE-08".
REGISTRO DE FAMILIAS AFECTADAS Y AYUDAS NO PECUNIARIAS: Responsable de realizar el levantamiento de la información de familias afectadas por situaciones de emergencia, calamidad y/o desastre; De igual manera apoya a la población ubicada en zonas de riesgo, a través de la verificación, ajuste, consolidación y validación de información, con el fin de establecer las ayudas humanitarias de carácter no pecuniario a que tienen derecho. Diligencia "Formato FT-05 Registro de población afectada" construido conjuntamente entre SDIS y FOPAE (hoy IDIGER), en el marco del SDPAE (hoy SDGR-CC).
AYUDAS HUMANITARIAS PECUNIARIAS: Responsable de gestionar la documentación para el reconocimiento del pago de ayuda humanitaria de carácter pecuniario, de acuerdo a la información suministrada por el grupo de Registro de Familias Afectadas y Ayudas No Pecuniarias. Diligencia Formato GMR-FT-30 Registro de Familias Afectadas"
ALOJAMIENTOS TEMPORALES: Apoyar la localización, montaje y funcionamiento de los alojamientos temporales que se requieran para atender a la población afectada por la situación de emergencia. Diligencia el "Formato SCI – 214 registro de actividadesCAE-DE-08".
MEDIOS DE VIDA: Responsable de proponer, tramitar y/o gestionar los medios que permiten mantener o restablecer las necesidades vitales de las personas afectadas por la ocurrencia de situaciones de calamidad, desastre o emergencia, incluyendo las capacidades, activos y actividades requeridas de tipo económicas, auto empleo, medios sociales y culturales, análisis de políticas y prácticas, diagnóstico, planeación, gestión de recursos y creación de estrategias encaminadas al restablecimiento de los derechos de los hogares que han sido afectados, vulnerados y en especial al de garantizar la recuperación de los ingresos de las familias. Diligencia el "Formato Registro de actividades función medios de vida".
REESTABLECIMIENTO DEL DERECHO A LA EDUCACIÓN: Responsable de verificar la información levantada de niños, niñas y jóvenes afectados por una situación de emergencia de manera directa –in situ- así como los niños, niñas y jóvenes que se ven desescolarizados por la situación de emergencia en cualquiera de las jornadas académicas. A partir del polígono de afectación determina las áreas internas o externas de la infraestructura escolar, que cumplan con las condiciones de seguridad para el restablecimiento de la educación. Adicionalmente acompaña y verifica, en cumplimiento de la legislación vigente y a partir de los lineamientos de la SED y la SDIS, que se restablezca la educación en el menor tiempo posible. Diligencia el "Formato SCI – 214 registro de actividades CAE-DE-08"
INFORMACIÓN Y ORIENTACIÓN AL CIUDADANO: Responsable de orientar e informar a la población afectada, acerca de los procedimientos y/o requisitos para la obtención de ayudas humanitarias y demás trámites relacionados con el funcionamiento de la entidad y de ser posible de entidades del SDGR-CC. Adicionalmente realizan consultas de antecedentes en el sistema de información SIRE y demás bases de datos que se consideren pertinentes. Para todos los niveles de emergencia se debe garantizar la información y orientación al ciudadano durante y post evento en un lugar cercano a la zona afectada y durante el tiempo que entre la Subdirección de Resiliencia y Coordinación de Respuesta, conjuntamente con el Grupo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental establezcan necesario. "Diligencia Formato Control de Atención al Ciudadano Presencial y Telefónica"
JEFE DE SECCIÓN DE LOGÍSTICA: Responsable de las acciones de abastecimiento, recepción, almacenamiento, control y manejo de inventarios. Provee suministros, servicios (instalaciones, informática, medios de transporte, personal, etc.) y los recursos contemplados en el plan de acción para atender la emergencia, manteniendo informado al Comandante de Incidente acerca de las actividades desarrolladas. Diligencia el "Formato SCI – 214 registro de actividades CAE-DE-08" y el "Formato SCI 211 Registro y control de recursosCAE-DE-07", cuando no tiene desplegada la rama de aprovisionamiento y distribución
TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES: Responsable de elaborar, crear, implementar y mantener los sistemas de procesamiento de información, incluyendo hardware y software, implementar procesos de transmisión de datos de modo automático, el funcionamiento en todo momento del SIRE, mantenimiento de los equipos pertenecientes a las redes de monitoreo de amenazas presentes en la ciudad garantizando la operatividad de instrumentos, equipos, instalaciones, estaciones, el envío y recepción de los datos, recomendar la adquisición de equipos y/o tecnología aplicable al monitoreo específico de las amenazas. En el componente de las Comunicaciones, es el encargado de garantizar y mantener las comunicaciones en la emergencia entre todo el personal y zonas activadas en la emergencia, incorporar en la bitácora del SIRE o donde corresponda, la información referente a las acciones desarrolladas en cada emergencia reportada por radio comunicaciones, celular, comunicación PTT (push to talk) o el medio de comunicaciones que se encuentre en operación. Debe diligenciar y mantener actualizados los formatos "SCI 205 Distribución de canales y frecuencias en el incidente CAE-DE-05"p ara el componente de comunicaciones, y "SCI – 214 registro de actividades CAE-DE-08"y entregarlo al jefe de logística.
ACONDICIONAMIENTO DE INSTALACIONES: Responsable de disponer de manera adecuada los recursos, suministros y el mantenimiento que sea necesario para garantizar la operatividad de las instalaciones y las condiciones de trabajo del personal activado, incluyendo las necesarias para pernoctar y servicios sanitarios.
APROVISIONAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN: Responsable de los procesos de abastecimiento, recepción, almacenamiento, gestión, control, mantenimiento y los inventarios de todos los suministros. Igualmente se encarga de la distribución, entendida como el proceso de consolidación y alistamiento de los pedidos a transportar y entregar, dentro de los que se encuentran equipos, herramientas, accesorios y/o suministros que requiera cualquier función de la estructura organizacional para la atención de la emergencia, así como la entrega de ayudas humanitarias no pecuniarias que previamente se identificaron por parte de la sección Gestión Humanitaria. Debe diligenciar Formato "CAE-FT-06 Entrega Ayuda Humanitaria Cliente Externo CER" o "CAE-FT-07 Acta Entrega cliente interno" y "Formato SCI 211 Registro y control de recursos CAE-DE-07"
MEDIOS DE TRANSPORTE: Encargado de hacer que los suministros y el personal lleguen a los diferentes puntos requeridos según la función o misión a desarrollar. Los medios de transporte para la atención de emergencias se realizarán de acuerdo al "Protocolo para el uso de vehículos". Adicionalmente incluye la consecución y desplazamiento de maquinaria pesada como apoyo a las operaciones. Diligencia "Formato Planilla de Recorridos"
JEFE DE SECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: Es el responsable de los aspectos financieros, de recopilar y analizar los costos de atención de la emergencia, proporcionar presupuestos, controlar los gastos y mantener al día la documentación administrativa, contable y financiera que sea requerida. De igual forma es responsable de garantizar el bienestar laboral de los servidores del IDIGER, manteniendo informado al Comandante de Incidente acerca de las actividades desarrolladas. Diligencia el "Formato SCI – 214 registro de actividades CAE-DE-08"
ADMINISTRACIÓN Y SEGURIDAD DE PERSONAL: Es el encargado de maximizar la productividad del personal mediante la aplicación de técnicas adecuadas que faciliten la ejecución de las labores asignadas en periodos de tiempo razonables según lo definido en el esquema de turnos de este documento, así mismo se encarga de brindar condiciones de seguridad física y operacional optimas, mediante la entrega de Elementos de Protección Personal acordes con las actividades a desarrollar. Diligencia los Formatos "ADM-FT-14 Acta de Entrega de Bienes" y "ADM-FT-36 Solicitud de Bienes"
BIENESTAR DEL PERSONAL OPERATIVO: Encargado de brindar al personal de planta y contratistas que realizan las labores de atención de la emergencia, las condiciones adecuadas para su reacondicionamiento y recuperación como son: Transporte, apoyo psicológico, apoyo familiar, alimentación, salud, instalaciones, alojamiento o sitio de descanso en las mejores condiciones, entre otros. Adicionalmente, debe realizar el control de tiempos de personal, así como establecer el plan médico del personal. Diligencia "Formato SCI – 214 registro de actividades CAE-DE-08"
SOPORTE ADMINISTRATIVO: Encargado de realizar los contratos con los proveedores correspondientes de acuerdo a las necesidades de las demás funciones incluidas en el esquema organizacional para la atención de emergencias. Diligencia "Formato SCI – 214 registro de actividades CAE-DE-08"
COSTOS DE ATENCIÓN DE EMERGENCIA: Es el responsable de recolectar y registrar todos los costos y las operaciones financieras y económicas de la entidad para apoyar la atención de la emergencia. Adicionalmente está encargado de realizar análisis de costos de la emergencia, de tal forma que se tenga información contable y financiera veraz, oportuna y fidedigna para la toma de decisiones. Diligencia "Formato Costos de Atención de Emergencia"
En las Estructuras Organizacionales presentadas anteriormente existen varias funciones de apoyo administrativo y operacional (Documentación, Atención al Ciudadano, Medios de Transporte, etc.). Según las necesidades propias del evento de emergencia atendido, el Comandante de Incidente podrá realizar activaciones de más recurso humano para garantizar un oportuno y eficiente servicio a la comunidad afectada.
En la implementación de la Estrategia Institucional de Respuesta del IDIGER para el manejo de emergencias, calamidades y/o desastres, cada uno de los participantes en el esquema organizacional deberá desarrollar las actividades descritas de acuerdo a su función, existiendo subordinación a la estructura en el caso de los funcionarios públicos que ocupan los cargos definidos en la planta de personal del IDIGER.
Parte fundamental de la Estrategia Institucional de Respuesta es la participación institucional que se tiene en los protocolos, razón por la cual se presenta la relación entre los protocolos distritales de respuesta a emergencias en los cuales el IDIGER participa con los procedimientos internos.
Cuadro 4: Protocolos Vs Procedimientos
La Estrategia Institucional de Respuesta del IDIGER se activa cuando la central de radio reciba el reporte de una situación de emergencia, calamidad y/o desastre en la ciudad, debiendo transmitir toda la información vía radiocomunicaciones al comandante de incidente de turno, quien asignará el nivel inicial de la emergencia de acuerdo a los ocho criterios establecidos en el Plan de Emergencias de Bogotá. Con la información inicial recibida, el comandante de incidente de turno procederá a confirmar y/o ampliar la información con las fuentes disponibles, reclasificando el nivel de la emergencia si hay lugar a ello.
Para las emergencias clasificadas como nivel 1, 2, 3, 4 o 5 se implementará total o parcialmente de acuerdo al reporte de la central de radio, los esquemas organizacionales relacionados en el este documento.
El Comandante de Incidente de turno solicita a jefes de sección activación de la función respectiva y estos activan el personal de acuerdo con las funciones requeridas. (Cada Jefe de Sección debe contar con la información de quiénes son las personas que integran su turno, para poder realizar la activación correspondiente por sección, los datos personales para el contacto de personal de disponibilidad sólo podrán ser suministrados por la base de comunicaciones del IDIGER a los jefes de sección).
Una vez se activa al personal, se hará la respectiva entrega de Elementos de Protección Personal por parte del IDIGER (para el personal que no cuente con dicho EPP asignado con anterioridad), de acuerdo al tipo de emergencia, calamidad o desastre a atender. Dicha entrega se hará de acuerdo al "Formato CAE-FT-07 Acta entrega cliente interno".
Para garantizar la disponibilidad del personal en turno, la base de comunicaciones en horas de la mañana y en cualquier momento del día podrá pedir reporte vía radio, el cual permitirá verificar el personal atento a dicho medio.
El personal requerido para la atención de la emergencia, desastre y/o calamidad se moviliza al sitio indicado por el Comandante de Incidente en la móvil asignada por el responsable de medios de transporte. Algunas de las funciones establecidas en la estructura organizacional se pueden desempeñar desde las instalaciones de la entidad u otros espacios diferentes al sitio en donde se está atendiendo la emergencia.
Cada responsable en la cadena de activación debe informar a las personas correspondientes, cuales elementos de protección personal y suministros deben llevar consigo hasta el sitio de la emergencia para el adecuado desarrollo de sus funciones en el marco de esta Estrategia Institucional de Respuesta.
La estructura de movilización del personal del IDIGER, obedece a la estrategia de administración de vehículos definida por la entidad.
Constituye el conjunto de actividades orientadas a proporcionar o apoyar el manejo y control inmediato y adecuado a situaciones de emergencia, calamidad o desastre, a través de las cuales se coordina, controla y supervisa el registro de novedades, la distribución y entrega de recursos y el avance en el manejo de la situación.
Se desarrollan las funciones asignadas al personal de acuerdo a lo establecido en los protocolos distritales de respuesta y los procedimientos internos de la entidad.
A continuación se relacionan las acciones esperadas en cada uno de los protocolos distritales en los cuales el IDIGER tiene participación, según los niveles de emergencia:
Cuadro 5: Niveles de Emergencia Vs Acciones Esperadas IDIGER en Protocolos
Existen dos clases de desmovilizaciones: La primera cuando se realiza un cambio de turno pero continúan las operaciones de atención de la emergencia, denominándose "terminación del periodo operacional". La segunda cuando el Comandante de Incidente da por terminadas todas las funciones de la estructura organización en razón a que ya se superó la situación de emergencia, denominándose "terminación de atención por situación de emergencia".
Una vez terminado el periodo operacional o la atención por situación de emergencia, cada jefe de sección en coordinación con el Comandante de Incidente determinan la necesidad de iniciar el retiro del lugar de acuerdo a la seguridad física del entorno, los medios de transporte disponibles propios y de la entidad. Estará incluida la sección logística que realizará el desmonte de las instalaciones y los recursos y los trasladará hacia su lugar de origen.
Para los cambios de turno se debe garantizar la entrega o transferencia del cargo de manera personal a quien recibe a fin de informar las acciones realizadas y pendientes, estado actual de la emergencia según su función (Qué paso, Qué se ha logrado, Qué se tiene, Qué se necesita), riesgos y consideraciones de seguridad, objetivos y prioridades, organización actual y asignación de recursos, recursos solicitados, instalaciones establecidas, plan de acción de la emergencia y de comunicaciones para el respectivo periodo operacional. La documentación correspondiente se debe entregar según lo establecido en la sección el "esquema Organizacional", hasta llegar al Comandante de Incidente, quién garantizará su gestión documental conforme los procedimientos internos de la entidad.
Una vez finalice la intervención por parte de la entidad, el Comandante de Incidente define el cierre de la atención de la emergencia, conservando los formatos diligenciados, informes y en general toda la documentación relacionada con la atención de la emergencia, para la correspondiente gestión documental.
El esquema de turnos debe:
* Garantizar la respuesta a emergencias con una disponibilidad de 24 horas del día, 7 días de la semana
* Mantener la continuidad de servicio
* Asignar personal a los roles y funciones definidos en el Esquema Organizacional
* Dar cumplimiento a los Procedimientos de Activación
Para ello, el Esquema de Turnos de la Estrategia Institucional de Respuesta del IDIGER se soportará en los funcionarios públicos que ocupan los cargos definidos en la planta de personal y será apoyado por los servidores contratados por prestación de servicios en la teniendo en cuenta las obligaciones contractuales.
Se definen para ello cuatro turnos denominados A, B, C y D, los cuales rotarán semanalmente así:
Cuadro 6: Esquema de Turnos
Al momento de presentarse una emergencia, se realizará la activación del turno que se encuentre en disponibilidad principal e iniciará la ejecución de las operaciones correspondientes sin superar las 12 horas continuas de labores. Pasado este período operacional, será relevado por el turno de Apoyo máximo por el mismo periodo operacional y así sucesivamente hasta la fase de Cierre, siguiendo la programación anual de la rotación de turnos incluida en el Documento 3 "Programación Anual de Turnos". Mientras tanto, los otros dos turnos continuarán realizando las actividades rutinarias de la entidad garantizando la operación habitual de la misma.
La programación anual equipara los turnos principales en los fines de semana con festivos. Por lo tanto, la rotación cuenta con excepciones para algunos fines de semana festivos. Anualmente durante el mes de diciembre, se actualizará la programación anual para el año inmediatamente siguiente, debiendo ser publicada en la intranet de la entidad.
Para todas las áreas es importante tener en cuenta que no se deben enviar cuadros de turnos adicionales a la Base de Comunicaciones, el único Esquema de Turnos válido es el incluido en el Documento 2 "Esquema de turnos del personal a activar" y Documento 3 "Programación Anual de Turnos" o aquellos que surjan del procedimiento de Actualización.
En el Esquema de Turnos se asignará - en lo posible - mínimo un cargo de la planta de personal para cada uno de los cuatro turnos los cuales serán complementados y apoyados por el personal contratista de la entidad
NOTA 1: En el horario laboral de 8 am a 5:30 pm toda la entidad estará disponible para la atención de emergencias y las activaciones se realizarán a través de los líderes de área y supervisores quienes designarán a la persona de su grupo que consideren para la función requerida, por fuera de este horario las activaciones se harán de acuerdo a lo establecido en el Documento 2 "Esquema de turnos del personal a activar". Dicho esquema de turnos podrá ser modificado según necesidades de la institución
NOTA 2: Entiéndase por disponible en jornada de 8 am a 5:30 pm a cualquier persona que puede ser requerida por su supervisor o líder de área para la atención de emergencias, entiéndase por disponible para horario diferente al laboral a la persona que se encuentra en turno de acuerdo al Documento 2 "Esquema de turnos del personal a activar" la cual debe estar alerta y en estado de respuesta en el momento de ser activado por el jefe de sección correspondiente.
* Los turnos de disponibilidad tienen una duración de 8 días iniciando el día miércoles a las 18:00 (6:00pm) y finalizando el miércoles siguiente a las 18:00 (6:00 pm), el inicio de la transferencia de información y radio de comunicaciones se hace desde las 16:00 horas (4:00 pm). La transferencia de información y radio de comunicaciones es una corresponsabilidad entre el turno que termina y el turno que entra.
* En las funciones donde hay más de una persona por turno, cuando dicho turno este como principal, inicia utilizando el radio de comunicaciones la persona que esté en la primera fila, luego cuando nuevamente el turno este como principal recibirá el radio la persona de la siguiente fila hacia abajo y así sucesivamente.
* Para la activación de los móviles se tendrá en cuenta la programación realizada por la Subdirección Corporativa y Asuntos Disciplinarios del IDIGER. Los turnos se harán semanalmente y estarán disponibles tres móviles (3) ubicadas estratégicamente para atender las situaciones que se presenten en la ciudad. La identificación radial de cada persona está relacionada en la columna "I.D. RADIO" del esquema de turnos y será con este código con el cual se tendrá que reportar a la Base de Comunicaciones o de acuerdo al Plan de Comunicaciones establecido para el manejo de la emergencia.
* Cuando por razones de fuerza mayor alguna persona deba cambiar el turno, debe comunicarlo al líder de área o supervisor el cual deberá reportar la modificación a los siguientes correos: pperdomo@idiger.gov.co, fruiz@idiger.gov.co, egarcia@idiger.gov.co y yrubio@idiger.gov.co, estos cambios deberán reportarse a más tardar los martes a las 17:00 horas
* Cuando una persona sea activada en horario diferente al establecido de 8 am a 5:30 pm deberá reportar la novedad a su supervisor o líder de área.
NOTA 3: Los cambios de turnos y asignaciones que se hagan durante el desarrollo de las actividades de Atención de Emergencia se deben reportar al responsable de la sección correspondiente (Planeación Manejo de Emergencias, Gestión Humanitaria, Logística o Administración y Finanzas).
NOTA 4: Los cambios de turnos, temporales o definitivos, que se deban realizar con ocasión de la dinámica propia de los servidores públicos (vacaciones de funcionarios, incapacidades, renuncias, nuevos nombramientos, terminación de contrato, nueva contratación de personal, etc.) deberán ser reportados oportunamente a la Subdirección de Resiliencia y Coordinación de Emergencias por la(s) Subdirección(es) encargada(s) de la administración de la información laboral y/o contractual del IDIGER para la actualización del Documento 2 "Esquema de turnos del personal a activar".
* Los cambios de turno se deben informar a la Base de Comunicaciones vía radio por el turno entrante.
* La persona disponible en el turno principal debe reportarse con la base en la mañana manifestando que se encuentra 5.8, Recuerde reportarse 5.7 en caso de que tenga que abandonar la frecuencia indicando en que número telefónico se puede ubicar en caso de situación de emergencia.
Para la comunicación vía radio PTT (push to talk), tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:
Verificar Radio encendido
Ubicar radio en posición vertical
Obturar Botón PTT
Hablar hacia el micrófono manteniendo una distancia de 2.5 a 5 cm.
Soltar el botón PTT para escuchar.
Los mensajes deben ser claros y concretos
Utilice indicativos y códigos para acortar los comunicados
No haga discursos por el canal de radio.
No polemice por el radio. Hágalo por otros medios.
Comunicados grupales consume la batería de todos.
Piense que otros necesitan el canal.
No guarde su radio encendido en bolsos o maletas. Este se puede obturar sin que usted se dé cuenta.
Recuerde que los comunicados son para reportar emergencias.
No siempre el que más habla es el más eficiente
No pase información redundante
La cortesía ayudará a reducir el estrés de todos
Antes de hablar cerciórese que la frecuencia esté libre, en caso de estar ocupada espere.
Verifique siempre llevar consigo su carné institucional que lo autoriza para utilizar radiocomunicaciones.
Lleve consigo una batería de repuesto cargada
Desconecte el cargador después de usarlo
No tome el radio por la antena
Utilice adecuadamente el clip del radio
En caso de alguna novedad con su equipo consulte al Área de Comunicaciones
El canal por el que normalmente deberán reportarse es el "Canal Principal". El Canal de Apoyo será utilizado cuando la Base de Comunicaciones lo solicite.
Cuando el radio se deba entregar a una persona que tiene radio de manera permanente, la persona responsable de entregarlo deberá guardarlo por la semana de turno, preferiblemente en la oficina y entregarlo entonces a quien corresponda del turno siguiente y que no tenga radio permanente.
Los radios NO se deben entregar en la Subdirección de Resiliencia y Coordinación de Emergencias, Base de Comunicaciones o Almacén a menos que él contratista o funcionario termine sus labores en el IDIGER de modo permanente o se requiriera algún tipo de mantenimiento por falla en el equipo.
Al comunicarse vía radio, utilice los siguientes códigos de comunicaciones de acuerdo a la siguiente tabla:
Cuadro 7: Códigos de Comunicación
RECEPCION DEBIL
RECOJA TRIPULANTE(S)
QUE MISION CUMPLE
CESE COMUNICADO
RECIBIDO - ENTENDIDO
COMO ME ESCUCHA?
PASE COMUNICADO - SIGA
VEHICULO PONAL 9-42
OCUPADO - ESPERE
PATRULLA DE PONAL
REPITA COMUNICADO
PATRULLA DE TRANSITO
EN MISION TEMPORAL
CARRO TALER
FARMACIA DISPONIBLE
ALERTA - OBSERVE ORDEN
INSPECTOR SALE AL LUGAR
SE REQUIERE ESCOLTA
TERMINE MISION
CAMBIE DE UBICACIÓN
COMUNICADO EQUIVOCADO
INFORME PERSONAL EN SERVICIO
UBICACION - LUGAR
REFUERZO URGENTE
ANÚLE ULTIMO COMUNICADO
HE LLEGADO AL LUGAR
MISION CONFIDENCIAL
PERMISO PARA COMUNICARSE CON ...
SI HAY OTRA UNIDAD HAGA 5-38
GRUPO ANTI-SUBVERSION
CUMPLA ORDEN
GRUPO ANTI-SECUESTRO
GRUPO ANTI-NARCOTICOS
PONAL NECESITA ASIST MEDICA
APOYO URGENTE A PONAL
GRUPO DE AUTOMOTORES
GRUPO DE INV GENERALES
ALARMA GENERAL 5-3, 5-8
ESCUADRON CARABINEROS
CONTROL SALIDA DE CIUDAD
APOYO POLICIA JUDICIAL
ARMAMENTO DE LARGO ALCANCE
RODEE ZONA 5-13
ARMAMENTO AUTOMATICO
MIEMBRO PONAL 9-01
MIEMBRO PONAL 9-11
EQUIPO ANTI-GAS
FINALIZO TURNO
DEJE AL JEFE DE TURNO
RECOJA AL JEFE DE TURNO
DEJE TRIPULANTE(S)
Cuadro 8: Código 5 Red Distrital de Emergencias
ACCION SUBVERSIVA
RAPTO (SECUESTRO SIMPLE)
ACAPARAMIENTO ESPECULACION
ASALTO A INSTALACIONES PONAL
ACTOS CONTRA SIMB PATRIOS
HURTO SIMPLE (RAPONAZO)
ACTOS CONTRA REC NATURAL
SABOTAJE A ESPECTAC PUB
DESACATO O IRRESP A AUTORIDAD
DAÑOS PROPIEDAD PUBLICA
FUNCIONAMIENTO INDEBIDO
HURTO CALIFICADO VEHICULO
FUGA DE RETENIDOS O PRESOS
MENDICIDAD INJUSTIFICADA
PERSONA TRATANDO ENTRAR
MENOR EN ESTABL PUBLICO
PERSONA PIDIENDO AUXILIO
SUPLANTACION DE AUTORIDAD
DESVALIJAD. DE VEHICULOS
DAÑOS EN SERVICIOS PUBLICOS
CONSTRUCCION AMENAZA RUINA
CASO DE NARCOTICOS
CASO DE MATERNIDAD
HALLAZGO ELEMENTOS EXPLO
RECUPERACION DE ELEMENTOS
QUEMA EN VIA PUBLICA
INUNDACION(ES)
POLICIA CIVICA
EXPLOSION(ES)
PROSTITUCION EN 9-32
COHECHO O CONCUSION
USO ILICITO DE COMUNICAC
INUNDACION DE BASURAS
COMPRUEBE LA QUEJA
PERSONA TENDIDA EN LA VÍA
ANIMAL(ES) EXTRAVIADO(S)
ACTOS TRAVIESOS
CONTAMINACION DE ...
PESCA ILICITA
OBSTRUCCION DE TRANSITO
MANIFESTACION(ES)
9-32 CON PERIFONEO
ASISENCIA MILITAR
Cuadro 9: Código 9 Red Distrital De Emergencias
La comunicación es un derecho fundamental de las personas, las organizaciones y las comunidades. Es responsabilidad de las entidades oficiales garantizar la oportuna información y la entrega de la misma sin manipulaciones, ni intermediarios que puedan reinterpretar las causas, magnitudes y posibles efectos de un evento de desastre y/o emergencia.
Los funcionarios están en la obligación de explicar de manera clara y comprensible para todos los públicos las situaciones, las causas, la magnitud, tipo de afectación a la que está expuesta y especialmente dar siempre las recomendaciones básicas para la actuación de la población.
La información como la Estrategia Institucional de Respuesta define los lineamientos para que los profesionales del equipo de comunicaciones del Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático – IDIGER se articulen con responsabilidades específicas y de manera adecuada y oportuna con el resto de los funcionarios y contratistas del IDIGER en los turnos establecidos y de acuerdo al nivel de la emergencia que se atienda.
El profesional del área de comunicaciones, que esté en turno, es el responsable de la gestión de información interna y externa durante eventos de emergencia que se presenten en el Distrito Capital, garantizando que todos los actores sociales reciban la información oportuna respecto de la situación en tiempo real, relacionadas con las acciones y actividades de respuesta y recuperación durante y después de la emergencia.
El Plan de Respuesta del IDIGER prevé la definición de niveles de emergencia lo cual facilita la organización rápida de las entidades operativas del SDGR-CC y al mismo tiempo las posibles necesidades de comunicación en cada uno de los niveles. De la misma manera facilita la proyección de las funciones y actividades específicas de los delegados del equipo de comunicación de la entidad en cada evento dependiendo la magnitud y complejidad de la emergencia.
El protocolo tiene por objeto establecer los pasos, actividades, acciones que se deben realizar y los formatos que se deben diligenciar desde los profesionales y técnicos del equipo de comunicaciones como el asesor(a) para asegurar la entrega oportuna de la información en todos los niveles de la emergencia.
La propuesta del quehacer del equipo de comunicación en el marco de la Estrategia Institucional de Respuesta tendrá como base la clasificación de las emergencias previstas en el Distrito Capital referidas en el ítem 4. Criterios para definir los Niveles de Emergencia.
El equipo de comunicaciones para la Estrategia Institucional de Respuesta del IDIGER se ajustará de acuerdo a las estructuras organizacionales que se formen en cada nivel de emergencia.
El responsable de información pública debe asegurarse que los insumos de información sobre la situación de emergencia, las recomendaciones técnicas, antecedentes, informes de riesgos, reportes oficiales de daños y otros reportes institucionales sirvan como fuente para:
* Boletines de prensa.
* Conferencia o atención a medios de comunicación.
* Entrevistas a voceros institucionales.
* Enviar insumos audiovisuales para los medios de comunicación en caso de ser requeridos.
Actividades propias del manejo de comunicación:
* Crear mensajes claros, concisos y coherentes.
* Crear materiales informativos, notas descriptivas, boletines de prensa que puedan ser usados por medios de comunicación y entidades del SDGR-CC, dando sugerencias sobre el quehacer para superar la emergencia.
* Hacer documentación audiovisual del desarrollo del PMU y de la emergencia en general.
* Actualizar las listas de medios de comunicación:
Esta actividad se tiene en cada oficina de prensa de forma digital e impresa en el equipo de comunicaciones.
La actividad consiste en recopilar la información y entregar en tiempo real la información correspondiente, con énfasis en anunciar la pronta recuperación de la normalidad, la atención por parte del Sistema y la presencia en el sitio de las entidades competentes.
Así mismo se hace seguimiento a las reacciones que pueda generar la situación y se amplia, precisa o rebate con demostraciones la información que vaya saliendo.
Si la situación lo amerita y genera opinión en contra se busca ampliar, aclarar, precisar a través de los medios masivos de comunicación en entrevistas directas y/o por medio de comunicados de prensa.
Considerando la estructura administrativa del Distrito y del SDGR-CC, se puede determinar que los usuarios de la información durante una situación de emergencia desastres son:
Nivel de Toma de Decisiones: Entidades que conforman el SDGR-CC desde las diferentes instancias distritales, funcionarios de nivel gerencial responsables de toma de decisiones durante la situación de emergencia, incluyendo representantes del COE.
Nivel Técnico y Profesional: Personal que cumple funciones de asesoría y evaluación en gestión de riesgos en eventos de emergencia y planifican acciones de prevención y mitigación. Profesionales que cumplen funciones de asesoría y evaluación del riesgo ante situaciones de emergencia, de igual manera planifica las acciones de prevención y mitigación y aquellos que participan en procesos de recuperación y reconstrucción.
Nivel Operativo: Equipos que apoyan durante la respuesta y que brindan asistencia técnica y logística a la emergencia.
Nivel Comunitario: Líderes comunitarios, CLGR-CC, asociaciones comunitarias, grupos de voluntariado, etc.
INFORMACION QUE DEMANDA
Nivel toma de decisiones
*Normativa técnica, evaluación de riesgo, informe de situación del evento, antecedentes, situaciones similares que se han presentado en la ciudad
*Análisis de la situación previa al desastre o emergencia
*Información recopilada por el profesional del área de comunicaciones
*Información histórica de eventos o condiciones análogas
*Estudios técnicos desarrollados en la zona de impacto si los hay.
*Normatividad existente
*Profesional de las entidades del SDGR-CC que hacen parte del PMU
*Técnicos de las entidades a quienes les competa la situación de emergencia
*Profesionales o asesores jurídicos de las entidades
*Guías, normas internacionales sobre respuesta humanitaria
*Normas y códigos internacionales para el manejo de población vulnerable
*Reporte de situación permanente
*Profesionales del SDGR-CC
*Responsable de información pública quien recopila la información
*Recomendaciones generales de seguridad
*Nivel profesional y técnico que atiende la emergencia
Cuadro 10: Usuarios de la información
Asegurar la recolección oportuna de la información oficial, realizar el procesamiento adecuado de la misma y garantizar su distribución así como prever la menor tergiversación en el tránsito que hace entre los diferentes medios, canales y actores.
* Establecer un protocolo para la activación oficial al responsable de comunicaciones para asistir a las reuniones del Puesto de Mando Unificado cuando sea estrictamente necesario.
* Establecer una cadena o protocolo de entrega de la información con los datos obtenidos en las reuniones y/o en otros espacios de decisión.
* Elaborar un formato básico para los comunicados de prensa de acuerdo al nivel de la emergencia.
* Establecer el proceso de entrega del comunicado a los medios de comunicación y al personal que atiende la emergencia con el objetivo de presentar una información unificada.
* Actualizar y disponer permanentemente de los directorios de los medios de comunicación, de los gestores locales de IDIGER, de los Consejeros Locales, y del Consejo Consultivo de Gestión de Riesgos y Cambio Climático –CLGR-CC-.
* Actualizar la base de datos de medios de comunicación comerciales y comunitarios y clasificarlos por territorios de tal forma que se pueda seleccionar el medio más efectivo y eficiente para emitir la información.
* Recolectar, procesar y entregar la información gráfica de forma oportuna para los medios de comunicación en caso de que no puedan tener acceso al lugar.
* Realizar la capacitación a todo el equipo de comunicaciones en el manejo de los equipos de comunicación como avantel y radio.
En relación con la Información Pública el responsable de medios de la entidad debe garantizar la formulación y emisión de información acerca de la emergencia a los medios de prensa, comunidad, otras instituciones y organizaciones relevantes en los niveles 1y 2. Y el asesor(a) del despacho cuando el nivel de la emergencia sea 3 o superior evaluará la funcionalidad y aplicabilidad del Protocolo Distrital de Respuesta 6.6 Información Pública, se debe garantizar el diligenciamiento del formato "SCI 214 registro de actividades CAE-DE-08"
Descripción: Inundación Rio XXXXX, 15 de agosto de 2015
Centro de Operaciones XXXX
1. Contexto de la emergencia: Georreferenciación
2. Evaluación de daños: Se buscará dar información sobre daños físicos, ambientales, humanos, teniendo como base la información del COE de turno. Esta información solo se hará en cifras si es entregada en cifras por la entidad o alguna entidad de forma oficial.
3. El SDGR-CC mantiene el nivel de emergencia 3 esto significa que se explica las características de la gravedad sin dejar de mencionar SIEMPRE que las entidades del Sistema ya tienen control de la situación.
4. Antecedentes: Se intentará recoger los antecedentes acudiendo en primer lugar al SIRE, el observatorio y el resto de la entidad.
5. Respuesta de las entidades del SDGR-CC (Recursos): Se mencionan las entidades y las características de las respuestas.
6. Población afectada: Con las entidades del Sistema, las Alcaldías Locales y las personas activadas de la Estrategia Institucional de Respuesta.
Estos informes de situación permiten a los asistentes del PMU mantener información real y actualizada sobre el avance de la atención de la emergencia y su incidencia en el territorio afectado, y a las comunidades ganar tranquilidad sobre la emergencia.
Es importante que el profesional de comunicación pueda consolidar la información en promedio máximo de dos horas para mantener actualizada la situación, la consolidación de la información dependerá básicamente del nivel de emergencia que se esté atendiendo.
1. Resumen de la situación general (daños, población afectada, traslado de personas, etc.)
2. Prioridades de respuesta de las entidades del SDGR-CC
3. Recomendaciones a la población afectada y aledaña al sitio de la emergencia.
3. Normalidad de la situación
Los informes de situación dependen del nivel de la emergencia y su incidencia dentro de la afectación de la población, son necesarios para que los tomadores de decisiones y el personal operativo y técnico tengan información en tiempo real sobre la situación de la atención a la emergencia.
Se utilizarán boletines de prensa cuando la situación de una emergencia ocupa el Sistema por más de ocho horas y/o ha alcanzado el nivel 3. Se realizará para difundir de actuación de las entidades y recomendaciones a la comunidad; cuando se requiera dar una explicación más amplia sobre lo ocurrido y/o cuando el nivel de emergencia se mantenga en Nivel 3 o aumente. Se emitirá un boletín cada vez que durante la emergencia haya una reunión del PMU.
El boletín dará respuesta en el primer y segundo párrafo a estas preguntas básicas.
Deberá siempre ir con la ciudad, fechado y con hora de emisión. Esto no debe faltar, dadas las implicaciones de la respuesta operativa así como de las posibilidades de transformación de la emergencia.
Los informes de situación son la base de los contenidos de los comunicados de prensa que además deben incorporar:
Antecedentes: Sólo si se tienen y se sabe que las entidades del Sistema o del Distrito han realizado actividades al respecto. Si es una denuncia y las entidades no habían actuado no se nombrarán.
Respuesta de las entidades del SDGR-CC (Recursos): Se mencionan los recursos aportados por las entidades y las características de las respuestas. No mencionaremos costos de los mismos. Los recursos para efectos del comunicado estarán asociados a las personas y equipos.
Población afectada: Cuidando SIEMPRE de guardar y proteger la dignidad de las personas nombraremos las poblaciones afectadas destacando siempre su valor, su papel y cualquier aporte que estas hayan tenido. Llamaremos siempre a tener confianza en las entidades y daremos tranquilidad en la medida de lo posible.
Siempre que se pueda se indicará los lugares en los que se encuentran las personas rescatadas, hospitalizadas, o en sitios de albergues temporales.
Para documentar este comunicado la fuente oficial es el COE y en todos los casos debe ser aprobado por el director del IDIGER.
El Sistema Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático atiende desbordamiento del río XXXXX en la localidad de San Cristóbal, tras 24 horas de lluvia intensa en la ciudad que ya deja XXXX familias afectadas.
El río XXXXX se desbordó al alcanzar su máximo nivel en la madrugada del martes XXXX de agosto. El director del IDIGER explicó que las causas de las emergencias radican en la falla que sufrió el talud ubicado en la calle XX con carrera XXX debido al aumento de la cantidad de lluvias en las últimas horas como producto de la temporada de lluvias.
Las familias ubicadas en la parte baja del río hacia la localidad de XXXXX en la carrera XX con calle XXX debieron ser evacuadas por los organismos de respuesta y ya están siendo atendidas en los albergues que la Secretaría de Integración Social dispuso para ello. Los albergues están ubicados en la Carrera XX con calle XXX en la Sede del Salón Comunal. La SDIS manifestó que las personas están siendo atendidas de forma integral garantizando las mejores condiciones posibles para ellos y priorizando la atención de los niños, las personas adultas mayores.
El desbordamiento sucedió hacia las tres de la madrugada y se espera que la emergencia esté totalmente controlada por las entidades del Sistema hacia las doce del mediodía de hoy, cuando las aguas retomen el curso natural y el talud entre en un proceso de reforzamiento estructural y aumento de altura del mismo.
Bogotá Agosto XX de 2015 9:00 A.M.-
OFICINA DE COMUNICACIONES IDIGER,
Nota aclaratoria: El IDIGER sólo emitirá boletín prensa en los casos en los cuales las emergencias en el nivel que sean correspondan con los temas de gestión de riesgos y cambio climático cuidando de mantenerse en los temas de su competencia. Los boletines que se generen en el marco del PMU por otras entidades serán replicados por el IDIGER.
Los medios de comunicación digital, son herramientas perfectas para procurar un acercamiento con la ciudadanía desde la Administración Distrital. Las redes sociales promueven la participación ciudadana e incentivan a la generación propia de contenido, al debate y a la réplica de información de interés.
El énfasis que se hará desde la estrategia de redes será asegurar el reporte oportuno del desarrollo de la emergencia mostrando siempre que se avanza en la superación de la emergencia.
Cada vez se construirá una referencia de acuerdo a la emergencia y siempre irá en los link de la entidad.
Se mantendrán los protocolos distritales y nos apoyaremos siempre que sea necesario en la Red Distrital.
Descripción: El siguiente es el marco de referencia para la actuación del equipo de comunicaciones en el componente de comunicación digital, para ello se definieron dos variables:
* Variables Independientes: corresponden a todos los eventos naturales que representen una amenaza para la estabilidad social.
* Variables Dependientes: corresponde a toda la información, que dependen de los eventos naturales, de la afectación y/o las necesidades que demandan el ecosistema social para regresar a su estabilidad natural, por ejemplo: cantidad de personas/familias afectadas, niños y niñas, madres lactantes, adulto mayor, indígenas, afrodescendientes, personas heridas, fallecidas, personas que requieren alojamiento temporal, infraestructura utilizada como alojamiento, infraestructura y redes públicas y privadas afectadas, aspectos económicos afectados,
Los flujos de información que circulen a partir de las cuentas propias tendrán como base la información suministrada por el CI.
A continuación se incluye a manera de ejemplo, la relación de la información y su contenido que es base para el equipo de comunicaciones.
Distrito -> Distrito
Flujos de información oficial y normalmente confidencial. Este flujo representa normalmente cruces y validaciones de información.
Distrito -> Ciudadanía
Flujos de información oficiales, normalmente públicos. Este flujo se presenta normalmente en comunicados de prensa e información pública (prevención, alerta, respuesta).
Ciudadanía -> Distrito
Flujos de información no oficiales, normalmente públicos. Estos flujos se caracterizan por ser caóticos y descentralizados, corresponden normalmente a denuncias, veedurías, y control sobre las etapas de la emergencia.
Ciudadanía -> Ciudadanía
Flujos de información no oficiales, normalmente públicos. Estos flujos se caracterizan por ser caóticos y descentralizados, corresponden normalmente a comentarios y conexiones colectivas de ideas.
Cuadro 11: Flujos de información
Teniendo en cuenta lo anterior, el encargado de las redes sociales deberá atender el flujo de información que esté circulando y mantener informado de forma permanente al COE y presentará un resumen analítico al PMU en cada momento de reunión.
El primer proceso del sistema corresponde a la captura de datos. En este proceso el ejercicio de monitorear fuentes de información se consolida como fundamental, siendo este el insumo de los procesos posteriores.
Luego de ser capturada, digitalizada y sistematizada la información a través de las fuentes identificadas, cada evento debe ser georreferenciado y almacenado en bases de datos para este tipo de datos.
El proceso de categorización corresponde a la organización de información en categorías y subcategorías. Esta organización permite una ubicación sistemática de los datos preparando estos para diseño de reportes.
El proceso de verificación de información corresponde a un nivel de análisis de datos donde se implementa un proceso (previamente diseñado) de verificación de la calidad de la fuente de los datos. Este proceso puede incluir visitas de campo, llamadas de confirmación a la fuente, y cualquier otro proceso que permita caracterizar la fuente y la calidad de la información.
Este proceso corresponde a la síntesis de información. Es decir, en los anteriores procesos, se recolecta (monitoreo), se georreferencia (ubicación), y se categoriza (organiza); en la emisión de reportes se complementa con los anteriores y se sintetiza y puntualiza en objetos de información previamente acordados (reportes semanales, informes de situación, boletines de prensa).
Un último proceso que se identifica, corresponde al análisis de datos, donde se comparan, se cruzan, toda la data recopilada, sistematizada y caracterizada en los procesos anteriores.
En función de la gestión colaborativa de la información se plantea los principios básicos de diseño de la herramienta tecnológica. A partir de este planteamiento se conciben los procesos de diseño y definiciones de estructuras de datos, para luego terminar en casos de uso y prototipos de interfaz de usuario. Como se ha resaltado en apartes de este documento, el presente estudio ofrece herramientas conceptuales y técnicas como base para el detalle en la sistematización y automatización de procesos.
A continuación se describe por cada red social en la que se centrará nuestra comunicación en los protocolos específicos para su uso:
En Facebook: https://www.facebook.com/IDIGER
En Twitter: @IDIGER
Serán empleadas para:
* Difundir información oficial en caso de emergencia o desastres.
* Redireccionar información publicada por otras personas a canales oficiales de comunicación para ser verificada.
* Referenciar con claridad el sitio del suceso, hora, tipo de evento, efectos inmediatos evidentes, condición actual de quien reporta, solicitud específica del tipo de ayuda si se requiere y la fuente de la información.
Ejemplo de etiquetas en Twitter:
Las etiquetas, numerales o hashtag que se utilizarán en la red social Twitter son según el caso:
Evento Sismo: #TemblorBogotá #SismoBogotá
Evento inundación: #InundaciónBogotá o #Inundación+Lugar del evento. Ejemplo: #InundaciónKennedy
Evento incendio: #IncendioBogotá o #Incendio + Lugar del evento. Ejemplo: #IncendioSanVictorino
Necesidad + Bogotá
Qué no hacer en las redes sociales: Facebook (tomado de Social blablá)
1. Confundir los perfiles con las páginas de fans.
Es un error común que las organizaciones utilicen perfiles en vez de páginas de fans.
La primera razón por la que la gente deja de seguir a una página en Facebook es porque publican demasiadas veces.
3. Conexiones débiles
Estar atento a las publicaciones de otros en la página, ya que estas personas son las que quieren conectarse con el perfil propio.
4. Ausencia de Call-to-Actions
Ubicar un call-to-action justo en la parte donde aparece la información debajo del avatar de la página, con un enlace para redirigir a la comunidad, a la página que deseemos.
5. No aprovechar la imagen de portada
La imagen de portada es un gran escaparate que se debe aprovechar. En el lanzamiento de un nuevo producto, o si se realiza una nueva se debe aprovechar este espacio para la difusión de la misma.
NOTA: Esta información fue extractada de documento completo que reposa en el área de comunicaciones del IDIGER
El Centro Estratégico de Reserva – CER tiene como objeto administrar debidamente los elementos y equipos requeridos para la atención de emergencias, garantizando su disponibilidad y funcionalidad. Para ello cuenta con personal disponible las 24 horas del día, 7 días a la semana, quienes se encargan de mantener los inventarios actualizados, realizar revisiones permanentes y mantenimientos preventivos a los equipos, herramientas, y accesorios para mantenerlos en perfecto estado de tal forma que al momento de ser requeridos, están disponibles y 100% funcionales.
Los equipos, herramientas y accesorios para la atención de eventos y emergencias, se discriminan en forma muy general, en equipos para búsqueda y rescate en estructuras colapsadas, inundaciones, forestales, alturas, materiales peligrosos y otros que pueden ser utilizados en todas las emergencias.
En situaciones de emergencia el personal del CER se encarga de hacer llegar a los lugares donde se presenten eventos o situaciones de emergencia, calamidad o desastre, los equipos, herramientas, accesorios que requieran las entidades operativas del SDGR-CC.
Adicionalmente, durante las 24 horas, los 7 días de la semana, se apoya en la entrega de ayudas humanitarias no pecuniarias a las personas que resultan afectadas en emergencias, calamidad y/o desastre, de acuerdo con la identificación y registro que realiza las entidades del SDGR-CC.
12 IMPLEMENTACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN
Dentro de la estrategia de implementación se deberán desarrollar las siguientes actividades:
* Reuniones de validación de la estructura organizacional y el personal de los turnos de activación con los responsables de área y jefes de grupo de la entidad.
* Simulaciones o simulacros con el personal definido en el esquema de turnos de activación.
* Capacitación en generalidades de la Estrategia Institucional de Respuesta, (Decreto 579 de 2015, Acuerdo 002 del CDGR-CC, Resolución de Adopción, definiciones, proceso de construcción, niveles de emergencia, participación IDIGER en protocolos por niveles de emergencia, estructura organizacional según nivel de emergencia, funciones y manejo de formatos, procedimiento de activación, esquema de turnos de activación, implementación, seguimiento y control y operación de radio de comunicaciones)
El cronograma de capacitaciones para la vigencia 2016 se relaciona a continuación:
Cuadro 12: Cronograma de Capacitaciones.
Se realizarán actualizaciones de la Estrategia Institucional de Respuesta del IDIGER en los siguientes casos:
* Cuando se realicen modificaciones de fondo en el documento 1 "Guía del marco de actuación del IDIGER".
* Cuando se presenten cambios en los servidores públicos o en la entidad que afecten el Documento 2 "Esquema de turnos del personal a activar", ya sea por cambios en la contratación, planta de personal o por razones de fuerza mayor, de acuerdo a lo descrito en el Esquema de Turnos.
* Cuando se modifique total o parcialmente el Documento 3 "Programación Anual de Turnos".
* Producto de las evaluaciones internas o externas (con entidades del SDGR-CC) relacionadas con el manejo de emergencias y desastres.
* Cuando se considere necesario por parte de las directivas de la institución.
Cada vez que se realice una actualización se publicará en la intranet de la entidad, ingresando por el link "Estrategia Institucional de Respuesta" ubicado en la sección "Accesos Directos", la cual constituye una herramienta de implementación y divulgación y se remitirá vía correo electrónico cuando se considere pertinente.
Toda Actualización de fondo en el documento 1 "Guía del marco de actuación del IDIGER" debe ser validada por el Director de la entidad siendo responsabilidad del Área Resiliencia Funcional y Preparativos el proceso de actualización.
Los cambios realizados en el documento 2 "Esquema de turnos del personal a activar" o en el documento 3 "Programación Anual de Turnos" deben ser relacionados en el cuadro "Control de Cambios", ubicado al inicio del documento 1, de tal forma que permita conocer el progreso, los cambios y la trazabilidad del documento Estrategia Institucional de Respuesta.
Como soporte a este proceso se desarrollará una auditoria al año teniendo en cuenta que éste es el proceso sistemático, independiente y documentado que genera una evaluación de las evidencias de manera objetiva con el fin de determinar hasta qué punto la entidad cumple los objetivos y requisitos referenciados en la Estrategia Institucional de Respuesta, dicha auditoria será realizada por la Oficina Asesora de Control Interno, quien con total autonomía evaluará la pertinencia y efectividad de este documento a través de la respectiva lista de chequeo elaborada por el grupo de preparativos, dicha auditoria tendrá como producto un informe que relacionará las observaciones evidenciadas que servirán como soporte para el levantamiento del respectivo plan de mejora que conllevará al mejoramiento continuo.
Para garantizar que la información resultante de la coordinación y administración del manejo de emergencias, calamidades y/o desastres se almacene digitalmente en el SIRE o donde disponga la oficina Asesora en Tecnología de la entidad, los Comandantes de Incidentes definidos en el documento 2 "Esquema de turnos del personal a activar" deberán sistematizar los formatos, mapas, planos, imágenes, etc. a más tardar semanalmente durante el cambio de turno, realizando un balance rápido de las emergencias vigentes y atendidas para proceder al cierre operativo en el SIRE, de las que puedan ser cerradas.
Adicionalmente al realizar el cierre de una emergencia, calamidad y/o desastre, el Comandante de Incidente debe verificar que la información consignada en la Bitácora del SIRE, corresponda a la realidad y esté completa, lo cual incluye el inventario estimado de pérdidas, daños6 y los demás lineamientos que se establezcan en la metodología Desinventar7.
La información consignada en la Bitácora SIRE relacionada con Desinventar, debe ser presentada por el Comandante de Incidente en la siguiente Mesa de Trabajo para el Manejo de Emergencias y Desastres según lo establecido en el Decreto 172 de 2014, consolidando las atenciones realizadas con el ánimo de ser aprobada por las entidades que conforman la referida mesa. En caso de no ser aprobada, deberá realizarse los correctivos pertinentes a la información, en caso contrario quedará en firme la información contenida en la Bitácora del SIRE y por la tanto Desinventar tomará oficialmente la información y alimentará automáticamente la base de datos del Observatorio Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio Climático.
Emisión del documento - Se reformula la versión anterior del PIRE FOPAE en La Estrategia Institucional de Respuesta teniendo en cuenta los cambios normativos en Gestión de Riesgos (Ley 1523/12, Acuerdo 546/13, Decreto 172/14, Decreto 173/14 y Decreto 174/14), la nueva estructura organizacional, los servidores públicos teniendo en cuenta el manual especifico de funciones y de competencias laborales para los empleos de la planta de personal del IDIGER y las obligaciones generales y específicas de los contratistas así como el enfoque basado en derechos. Se adopta por Resolución IDIGER 2015.
Paula Andrea Perdomo Ramírez –