Source: https://professional.sunstargum.com/it/codice-etico.html
Timestamp: 2020-08-07 18:22:21+00:00
Document Index: 71073069

Matched Legal Cases: ['art. 25', 'art. 2497', 'art. 2497', 'art. 23', 'art. 2409', 'art. 2104']

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E’ convincimento della SUNSTAR ITALIANA s.r.l. (di seguito e per brevità “Sunstar”) che l’etica nella gestione degli interessi sottesi al raggiungimento della mission societaria sia condizione imprescindibile per una sana e corretta efficienza, per il successo dell’impresa stessa nonché strumento per la promozione dalla propria immagine, elemento quest’ultimo, che rappresenta un valore primario ed essenziale per la Società.
A tal fine, la SUNSTAR ha deciso di adottare un codice etico che, in linea con i principi di comportamento di lealtà e onestà già condivisi dall’azienda, è volto a regolare, attraverso norme comportamentali, l’attività dell’azienda stessa fissando i principi generali cui deve conformarsi.
1. Presentazione del codice etico
1.1. Il Codice Etico
Il documento che segue non serve ad accrescere il grado di conformità alla legge o la reputazione della SUNSTAR, perché responsabilità legale, osservanza delle leggi e correttezza sono una condizione imprescindibile per l’esistere stesso dell’Azienda, e non possono quindi essere considerati obiettivi di un Codice Etico.
Obiettivo primario del Codice Etico è rendere comuni e diffusi i valori in cui l’Azienda si riconosce, a tutti i livelli, facendo sì che chiunque, ogniqualvolta è chiamato a prendere una decisione, si ricordi con chiarezza che a essere in gioco non sono soltanto gli interessi, i diritti e i doveri propri, ma anche quelli degli altri.
In altre parole si deve essere consapevoli che il benessere e il rispetto di tutti, devono essere sempre ed esplicitamente presi in considerazione in ogni fase dell’agire quotidiano.
1.2. Ambito di applicazione del codice etico
Destinatari del Codice Etico sono tutti gli Esponenti Aziendali, senza alcuna eccezione, e tutti coloro che, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente instaurano rapporti o relazioni con la SUNSTAR ed operano per perseguirne gli obiettivi.
SUNSTAR richiede, inoltre, a tutti i fornitori, appaltatori e subappaltatori, una condotta in linea con i principi generali del presente Codice.
Gli Esponenti Aziendali della SUNSTAR hanno l’obbligo di conoscere le norme, astenersi da comportamenti contrari ad esse, rivolgersi al superiore o all’Organo Amministrativo o all’Organismo di Vigilanza preposto per chiarimenti o denunce, collaborare con le strutture deputate a verificare le violazioni e non nascondere alle controparti l’esistenza di un Codice.
L’osservanza delle norme del Codice Etico, unitamente al “codice di condotta” ed al “regolamento per il corretto utilizzo dei sistemi informatici” è parte essenziale delle obbligazioni contrattuali di tutti i dipendenti ai sensi dell’Art. 2104 del Codice Civile.
2. Rapporti con gli stakeholders
2.1 Un approccio cooperativo con gli stakeholders 1
La SUNSTAR aspira a mantenere e sviluppare il rapporto di fiducia con i suoi stakeholders, cioè con quelle categorie di individui, gruppi o istituzioni il cui apporto è richiesto per realizzare la missione della SUNSTAR o che hanno comunque un interesse in gioco nel suo perseguimento.
Sono stakeholders coloro che compiono investimenti connessi alle attività della SUNSTAR, e, quindi, i collaboratori, i dipendenti, i clienti, i fornitori e i partner d'affari.
In senso allargato sono inoltre stakeholder tutti quei singoli o gruppi, nonché le organizzazioni e istituzioni che li rappresentano, i cui interessi sono influenzati dagli effetti diretti e indiretti delle attività della SUNSTAR e che abbiano, a qualunque titolo contatti con SUNSTAR e/o abbiano un interesse nelle attività che l’azienda pone in essere nonché legittime aspettative derivanti da tali attività.
Clienti e Committenti
SUNSTAR manifesta una costante sensibilità ed un concreto impegno alla salvaguardia ed al monitoraggio della qualità della relazione con i terzi, siano essi pubblici o privati.
Ai terzi devono essere sempre fornite informazioni complete, veritiere, esaurienti ed accurate.
Nel rapporto con i terzi deve essere costantemente garantita la massima riservatezza e rispettate tutte le norme in materia di privacy.
Nell’avviare relazioni commerciali, ovvero nel gestire relazioni già in essere, devono essere evitati i rapporti, anche indiretti, con soggetti dei quali sia conosciuta o sospettata l’appartenenza ad organizzazioni criminali, anche di stampo mafioso o terroristiche, o comunque implicati in attività illecite.
È da evitare, inoltre, ogni contatto con soggetti privi dei necessari requisiti di serietà ed affidabilità commerciale, ovvero che svolgano attività che, anche in maniera indiretta, ostacolino lo sviluppo umano e contribuiscano a violare i diritti fondamentali della persona.
In relazione ad eventuali problemi che possano insorgere nel rapporto con i clienti, va privilegiata la ricerca di soluzioni amichevoli, nella prospettiva di superare le posizioni divergenti e giungere ad una conciliazione.
Nei rapporti con i terzi, chi agisce per conto della SUNSTAR non deve accettare od offrire compensi di alcun tipo ed entità, omaggi che non siano di modico valore o trattamenti di favore, nell’intento di favorire illecitamente gli interessi della SUNSTAR.
SUNSTAR valuta attentamente la congruità e la fattibilità delle prestazioni richieste, con particolare riguardo alle condizioni normative, tecniche ed economiche, in modo da rilevare tempestivamente le anomalie (ovvero non assumendo impegni contrattuali) che possano pregiudicare la qualità della prestazione e dei servizi, ovvero il sistema della sicurezza del lavoro a tutela di tutti i dipendenti.
Nei rapporti con eventuali committenti, SUNSTAR assicura correttezza e chiarezza nelle trattative commerciali e nell’assunzione dei vincoli contrattuali, nonché il fedele e diligente adempimento degli stessi.
Nei rapporti di appalto, approvvigionamento e, in genere, di fornitura di beni e/o servizi, SUNSTAR valorizza l’importante contributo dei propri fornitori, la collaborazione dei quali rende possibile la concreta realizzazione quotidiana della propria attività.
Tutti i processi di acquisto intrapresi da SUNSTAR devono mirare a conciliare, ad un tempo, la ricerca del massimo vantaggio competitivo dell’Azienda stessa e la concessione delle medesime opportunità a ciascun fornitore, in un contesto di reciproca lealtà, correttezza e imparzialità.
SUNSTAR s’impegna a promuovere nei confronti dei fornitori il rispetto delle condizioni ambientali e sociali.
Collaboratori - Dipendenti
SUNSTAR riconosce la centralità delle risorse umane nella convinzione che il principale fattore di successo di ogni impresa sia costituito dal contributo professionale delle persone che vi operano, in un quadro di lealtà e fiducia reciproca.
SUNSTAR tutela la sicurezza e la salute nei luoghi di lavoro e ritiene fondamentale, nell’espletamento dell’attività economica, il rispetto dei diritti dei lavoratori.
La gestione dei rapporti di lavoro è orientata a garantire pari opportunità e a favorire la crescita professionale di ciascuno.
Associazioni, Organizzazioni politiche, organizzazioni sindacali
L’eventuale finanziamento da parte della SUNSTAR ad organizzazioni no-profit, associazioni, fondazioni, comitati, deve avvenire nel rispetto della legge e delle normative vigenti.
La corresponsione di detti finanziamenti deve essere comunque espressamente autorizzata da parte delle funzioni interne preposte alla gestione di tali rapporti.
SUNSTAR può aderire alle associazioni e/o organismi economici e sindacali, di lavoro e di servizio.
3. Valori
3.1 Onestà e Trasparenza
L’onestà rappresenta il principio fondamentale per tutte le attività della SUNSTAR, le sue iniziative, i suoi rendiconti e le sue comunicazioni e costituisce elemento essenziale della gestione aziendale. I rapporti con gli stakeholders, a tutti i livelli, devono essere improntati a criteri e comportamenti di correttezza, coerenza, lealtà e reciproco rispetto.
SUNSTAR dialoga in modo chiaro, trasparente, accurato e tempestivo, con i suoi stakeholder.
3.2 Centralità della persona
In coerenza con la propria visione etica di fondo la SUNSTAR promuove il valore della persona attraverso il rispetto dell’integrità fisica, culturale e morale e il rispetto della dimensione di relazione con gli altri. SUNSTAR sostiene e rispetta i diritti umani in ogni ambito del proprio agire e della propria sfera d’influenza.
3.3 Tutela del lavoro
SUNSTAR s’impegna a non usufruire, neppure indirettamente, sia del lavoro forzato sia del lavoro minorile. Rifiuta ogni discriminazione in base all’età, al sesso, alla sessualità, allo stato di salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose; ripudia ogni forma di discriminazione nelle politiche di assunzione e nella gestione delle risorse umane.
SUNSTAR s’impegna a impedire ogni forma di mobbing e di sfruttamento del lavoro, sia diretto che indiretto, e a riconoscere nel merito, nelle prestazioni di lavoro e nelle potenzialità professionali i criteri determinanti per gli sviluppi retributivi e di carriera.
3.4. Rispetto delle norme
Nell’ambito della loro attività professionale, i dipendenti e i collaboratori della SUNSTAR sono tenuti a rispettare con diligenza le leggi vigenti, il presente Codice etico, i regolamenti interni qui citati e, ove applicabili, le norme di deontologia professionale.
In nessun caso il perseguimento dell’interesse della SUNSTAR può giustificare una condotta in violazione di tali norme.
4. Norme e standard di comportamento
4.1. Conflitti di interesse
Nella conduzione di qualsiasi attività di interesse della SUNSTAR, devono sempre essere ridotte al minimo le situazioni ove i soggetti coinvolti siano in conflitto di interesse.
Si ritiene sussistente un conflitto di interesse sia nel caso in cui un dipendente, un collaboratore o un dirigente persegua un obiettivo diverso da quello perseguito da SUNSTAR o si procuri volontariamente un vantaggio personale in occasione del compimento di attività svolte nell’interesse della SUNSTAR, sia nel caso in cui i rappresentanti dei clienti, degli appaltatori, dei subappaltatori, dei fornitori o delle istituzioni pubbliche o private, agiscano in contrasto con i doveri fiduciari legati alla loro posizione.
4.2. Regali, omaggi, e benefici.
Questo articolo si rende opportuno stante la previsione dell’art. 25 del DLvo cit., in relazione alle ipotesi delittuose ivi contemplate per tutte le casistiche che potrebbero derivare dai rapporti commerciali con le farmacie pubbliche (sul punto leggasi il modello di gestione pg. 14 e ss).
È vietato, nei rapporti con i pubblici ufficiali e gli incaricati di pubblico servizio, dare o promettere denaro o altra utilità sotto qualsiasi forma, sia che la condotta sia realizzata nell’interesse esclusivo del soggetto agente, sia che sia posta in essere a vantaggio o nell’interesse della Sunstar.
È vietato altresì effettuare qualsiasi forma di regalo, omaggio, o concedere benefici a soggetti che hanno rapporti commerciali e/o imprenditoriali con la SUNSTAR, fatto salvo il caso in cui tali forme di regalo, omaggio o beneficio siano di modico valore e rientrino nelle ordinarie prassi e consuetudini.
In ogni caso ciascun dipendente o collaboratore della SUNSTAR, ivi compresi il personale parasubordinato (a titolo esemplificativo gli agenti commerciali) prima di procedere ad effettuare una qualsiasi forma di regalo, omaggio o beneficio che superi il modico valore così come usualmente considerato deve chiedere espressa autorizzazione al responsabile dell’ufficio e/o dell’unità organizzativa con la quale collabora, affinché sia concordata la condotta da tenere.
Il responsabile dell’ufficio e/o dell’unità organizzativa deve chiedere l’autorizzazione al proprio superiore gerarchico per le iniziative che ritiene di assumere direttamente.
In ogni caso, chiunque opera in nome e per conto della SUNSTAR, si dovrà astenere da pratiche non consentite dalla legge, dagli usi commerciali o dai codici etici – se noti – degli interlocutori pubblici e/o privati con cui ha rapporti sia in Italia che all’estero.
I dipendenti e i collaboratori della SUNSTAR che in ragione dell’attività svolta per la società ricevono regali, omaggi o benefici in qualsiasi forma sono tenuti a darne comunicazione al responsabile dell’ufficio e/o dell’unità organizzativa alle cui dipendenze operano, se lavoratori dipendenti, ovvero con cui collaborano, se collaboratori, o, sempre se dipendenti, al diretto superiore gerarchico, che provvederà ad informare l’Organo amministrativo, qualora l’entità dei regali, omaggi o benefici superi il modico valore valutato secondo gli usi e le consuetudini in vigore nel luogo e per il settore di attività in cui opera il dipendente o il collaboratore.
La stessa disposizione dovrà applicarsi anche a tutto il personale parasubordinato come gli agenti di commercio.
4.3. Normativa antitrust e organi regolatori.
La SUNSTAR riconosce la libera concorrenza in un’economia di mercato quale fattore decisivo di crescita e costante miglioramento aziendale. La Società intende tutelare il valore della concorrenza leale astenendosi da comportamenti collusivi, predatori e di abuso di posizione dominante.
La SUNSTAR dà piena e scrupolosa osservanza ai principi e alle regole della libera concorrenza e alla normativa antitrust. L’Organo amministrativo definisce la politica della concorrenza e fornisce il necessario supporto al management.
La SUNSTAR non nega, occulta o ritarda alcuna informazione richiesta dall’autorità antitrust e dagli altri organi di regolazione nelle loro funzioni ispettive e collaborano attivamente nel corso delle procedure istruttorie.
4.4. Trasparenza della contabilità, documentazione e rendicontazione
SUNSTAR si adopera affinché le performance economico/finanziarie siano tali da salvaguardare ed accrescere il valore dell’impresa, al fine di remunerare adeguatamente il rischio assunto con l’investimento dei propri capitali.
Per tenere fede a questo impegno, la Società adotta standard di pianificazione finanziaria e di controllo e sistemi di contabilità coerenti ed adeguati ai principi contabili applicabili alla Società.
Nell’espletare tale prassi, la SUNSTAR opera con la massima trasparenza contabile coerentemente con le migliori pratiche di business, tanto da assoggettarsi a numerosi controlli in materia di approvazione del bilancio, come meglio descritto nel modello di gestione. Tali controlli sono affidate a primarie società del settore che operano in completa sinergia ma in assoluta indipendenza.
Tale trasparenza si fonda sulla verità, accuratezza e completezza dell’informazione di base per le relative registrazioni contabili.
Per ogni operazione è conservata agli atti un’adeguata documentazione di supporto dell’attività svolta, tale da consentire l’agevole registrazione contabile, l’individuazione dei diversi livelli di responsabilità e la ricostruzione accurata dell’operazione.
Ciascuna registrazione contabile, a sua volta, deve riflettere esattamente ciò che risulta dalla documentazione di supporto.
4.5. Controllo interno
SUNSTAR riconosce la massima importanza al controllo interno inteso come un processo, svolto dagli Esponenti Aziendali, finalizzato ad agevolare la realizzazione degli obiettivi aziendali, a salvaguardare le risorse, ad assicurare la conformità alle leggi ed ai regolamenti applicabili, a predisporre bilanci e dati economico-finanziari attendibili, veritieri e corretti.
Per questo fine la SUNSTAR ha creato e sviluppato nel tempo un insieme di strumenti, procedure e meccanismi idonei a gestire il funzionamento ed il monitoraggio dell’organizzazione.
Ben consapevole che il sistema di controllo interno rappresenta un elemento che caratterizza una buona gestione dell’Azienda, SUNSTAR s’impegna ad operare affinché la sensibilità del personale alla necessità del controllo possa essere accresciuta a tutti i livelli organizzativi.
Allo stesso tempo, tutti gli Esponenti Aziendali devono sentirsi responsabili dell’aggiornamento e gestione di un efficace sistema di controllo interno. Per questo motivo la dirigenza non deve limitarsi a partecipare al sistema di controllo nell’ambito delle proprie competenze, ma deve impegnarsi a condividerne valori e strumenti con ciascun collaboratore o collega.
Tutti devono sentirsi responsabili della salvaguardia dei beni dell’Azienda (siano essi materiali o immateriali) e del loro corretto utilizzo. È fatto divieto di utilizzare in modo improprio o danneggiare i beni e le risorse dell’Azienda e di consentire ad altri di farlo.
4.6. Corruzione e concussione
SUNSTAR s’impegna a mettere in atto tutte le misure necessarie a prevenire ed evitare fenomeni di corruzione e concussione, sul punto si richiama integralmente in precedente articolo 4.2.
Non è consentito che siano versate somme di denaro, esercitate altre forme di corruzione allo scopo di procurare vantaggi diretti o indiretti all’Azienda stessa. Si fa divieto di accettare doni o favori da parte di terzi che oltrepassino le normali regole di ospitalità e cortesia.
Questo vale sia nel caso in cui un Esponente Aziendale persegua un interesse diverso dalla missione di impresa o si avvantaggi personalmente di opportunità d’affari.
4.7. Diversità e pari opportunità
SUNSTAR evita ogni forma di discriminazione in tutte le decisioni che influiscono sulle relazioni con i propri stakeholders.
4.8. Diligenza e correttezza nella gestione dei contratti
I contratti e gli incarichi di lavoro devono essere eseguiti secondo quanto stabilito consapevolmente dalle parti. Per una corretta gestione dei rapporti contrattuali SUNSTAR s’impegna a non sfruttare posizioni di dominio rispetto alle proprie controparti ed a garantire una informativa ampia ed esaustiva verso tutti i dipendenti e collaboratori coinvolti nelle attività previste dai contratti stipulati.
5. Area Risorse Umane
SUNSTAR garantisce un adeguato grado di professionalità nell’esecuzione dei compiti assegnati ai propri collaboratori. A tal fine, è impegnata a valorizzare ed accrescere le competenze delle proprie risorse umane, mettendo a disposizione delle medesime idonei strumenti di formazione, di aggiornamento professionale e di sviluppo.
Ai collaboratori, la cui l’integrità fisica e morale è considerata valore primario della Società, vengono garantite condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale, in ambienti di lavoro sicuri e salubri.
5.1. Selezione del personale
La valutazione del personale da assumere da parte della SUNSTAR è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei candidati rispetto a quelli attesi e alle esigenze aziendali, nel rispetto della normativa di legge applicabile e delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati.
Le informazioni richieste sono strettamente collegate alla verifica degli aspetti previsti dal profilo professionale e psico-attitudinale, nel rispetto della sfera privata e delle opinioni del candidato.
5.2. Costituzione del rapporto di lavoro
Il personale della SUNSTAR è assunto con regolare contratto di lavoro; non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare o di “lavoro nero”.
Alla costituzione del rapporto di lavoro ogni collaboratore/dipendente riceve accurate informazioni relative a:
1) caratteristiche della funzione e delle mansioni da svolgere;
2) elementi normativi e retributivi, come regolati dal contratto collettivo nazionale di lavoro;
3) norme e procedure da adottare al fine di evitare i possibili rischi per la salute associati all’attività lavorativa;
4) Il codice etico, il codice di condotta ed il regolamento “per il corretto utilizzo dei sistemi informatici aziendali”.
Tali informazioni sono presentate al collaboratore in modo che l’accettazione dell’incarico sia basata su un’effettiva comprensione di ogni elaborato.
5.3. Gestione del personale
La SUNSTAR evita qualsiasi forma di discriminazione nei confronti dei propri collaboratori. Nell’ambito dei processi di gestione e sviluppo del personale, così come in fase di selezione, le decisioni prese sono basate sulla corrispondenza tra profili attesi e profili posseduti dai collaboratori (ad esempio in caso di promozione o trasferimento) e/o su considerazioni di merito (ad esempio assegnazione degli incentivi in base ai risultati raggiunti).
L’accesso a ruoli e incarichi è anch’esso stabilito in considerazione delle competenze e delle capacità; inoltre, compatibilmente con l’efficienza generale del lavoro, sono favorite quelle flessibilità dell’organizzazione del lavoro che agevolano la gestione dello stato di maternità e in generale della cura dei figli.
5.4. Valorizzazione e formazione delle risorse
I responsabili utilizzano e valorizzano pienamente tutte le professionalità presenti nella struttura mediante l’attivazione delle leve disponibili per favorire lo sviluppo e la crescita dei propri collaboratori (ad esempio, affiancamenti a personale esperto).
In quest’ambito, riveste particolare importanza la comunicazione da parte dei responsabili dei punti di forza e di debolezza del collaboratore, in modo che quest’ultimo possa tendere al miglioramento delle proprie competenze anche attraverso una formazione mirata.
La SUNSTAR mette a disposizione di tutti i collaboratori strumenti informativi e formativi con l’obiettivo di valorizzare le specifiche competenze e conservare il valore professionale del personale.
5.5. Interventi sull’organizzazione del lavoro
Nel caso di riorganizzazione del lavoro, è salvaguardato il valore delle risorse umane prevedendo, ove necessario, azioni di formazione e/o di riqualificazione professionale.
5.6. Sicurezza e salute
SUNSTAR s’impegna a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza sviluppando la consapevolezza dei rischi, promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i collaboratori; inoltre opera per preservare, soprattutto con azioni preventive, la salute e la sicurezza dei lavoratori, nonché l’interesse degli altri stakeholders.
A tal fine, verranno previsti interventi di natura tecnica ed organizzativa, attraverso:
• l’introduzione di un sistema integrato di gestione dei rischi e della sicurezza;
• una continua analisi del rischio e della criticità dei processi e delle risorse da proteggere;
• l’adozione delle migliori tecnologie;
• il controllo e l’aggiornamento delle metodologie di lavoro;
• l’apporto di interventi formativi e di comunicazione.
5.7. Tutela della privacy
La privacy del collaboratore è tutelata adottando standard che specificano le informazioni che l’impresa richiede al collaboratore e le relative modalità di trattamento e conservazione.
Tali standard prevedono inoltre il divieto, fatte salve le ipotesi previste dalla legge, di comunicare/diffondere i dati personali senza previo consenso dell’interessato e stabiliscono le regole per il controllo, da parte di ciascun collaboratore, delle norme a protezione della privacy. È esclusa qualsiasi indagine sulle idee, le preferenze, i gusti personali e, in generale, la vita privata dei collaboratori.
5.8. Tutela dell’integrità della persona
SUNSTAR s’impegna a tutelare l’integrità morale dei collaboratori garantendo il diritto a condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona. Per questo motivo salvaguarda i lavoratori da atti di violenza psicologica, e contrasta qualsiasi atteggiamento o comportamento discriminatorio o lesivo della persona, delle sue convinzioni e delle sue preferenze (per esempio, nel caso di ingiurie, minacce, isolamento o eccessiva invadenza, limitazioni professionali).
Non sono ammesse molestie sessuali e devono essere evitati comportamenti o discorsi che possano turbare la sensibilità della persona (per esempio, l’esposizione di immagini con espliciti riferimenti sessuali, allusioni insistenti e continuate).
Il collaboratore che ritiene di essere stato oggetto di molestie o di essere stato discriminato per motivi legati all’età, al sesso, alla sessualità, alla razza, allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze religiose, ecc., deve segnalare l’accaduto all’azienda che valuterà l’effettiva violazione del Codice di Comportamento. Le disparità non saranno considerate tali se motivate e supportate da giustificate o giustificabili criteri oggettivi.
5.9. Tutela dei beni aziendali
Ogni collaboratore è tenuto ad operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne l’utilizzo, documentando con precisione il loro impiego. In particolare, ogni collaboratore deve:
• utilizzare con scrupolo e parsimonia i beni a lui affidati;
• evitare utilizzi impropri dei beni aziendali che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza, o comunque in contrasto con l’interesse dell’azienda;
• attuare quanto previsto dalle politiche aziendali in tema di sicurezza delle informazioni per garantirne l’integrità.
L’azienda si riserva il diritto di impedire utilizzi distorti dei propri beni ed infrastrutture attraverso l’impiego di sistemi contabili, di reporting di controllo finanziario e di analisi e prevenzione dei rischi, fermo restando il rispetto di quanto previsto dalle leggi vigenti (Legge sulla Privacy, Statuto dei Lavoratori, ecc.).
Per quanto riguarda le applicazioni informatiche, ogni collaboratore è tenuto a:
• adottare scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza aziendali, al fine di non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici;
• non inviare messaggi di posta elettronica minatori ed ingiuriosi, non ricorrere a linguaggio di basso livello, non esprimere commenti inappropriati che possano recare offesa alla persona e/o danno all’immagine aziendale;
• non navigare su siti internet con contenuti indecorosi ed offensivi / PTP (peer-to-peer).
6. Area relazioni con i clienti
6.1. Acquisizione delle commesse
L’attività di SUNSTAR volta all’acquisizione delle commesse dovrà svolgersi nel rispetto di corretti principi economici, in un regolare contesto di mercato ed in leale competizione con i concorrenti, nell’osservanza delle norme legislative e regolamentari applicabili.
6.2. Contratti e comunicazioni ai clienti
I contratti e le comunicazioni ai clienti di SUNSTAR sono:
• conformi alle normative vigenti, senza ricorrere a pratiche elusive o comunque scorrette;
• completi, così da non trascurare alcun elemento rilevante ai fini della decisione del cliente;
• tempestivamente comunicati e adeguatamente supportati da idonea documentazione.
6.3. Stile di comportamento dei collaboratori verso i clienti
Lo stile di comportamento di SUNSTAR nei confronti della clientela è improntato alla disponibilità, al rispetto e alla cortesia, nell’ottica di un rapporto collaborativo e di elevata professionalità.
7. Area relazioni con i fornitori
7.1. Scelta del fornitore
Nel rispetto della normativa di legge applicabile, i processi di acquisto sono improntati alla ricerca di fornitori in possesso di requisiti in grado di soddisfare le esigenze di SUNSTAR, alla concessione delle pari opportunità per ogni fornitore, alla lealtà, alla correttezza e all’imparzialità: il tutto in relazione alla particolare tipologia delle forniture necessarie e necessitanti alla SUNSTAR: In particolare, i collaboratori addetti a tali processi sono tenuti a:
• non precludere ad alcun soggetto in possesso dei requisiti richiesti la possibilità di competere alla stipula di contratti, adottando nella scelta della rosa dei candidati criteri oggettivi e documentabili;
• assicurare una concorrenza sufficiente, ad esempio considerando varie imprese, in un numero non inferiore a 3, nella selezione del fornitore; eventuali deroghe devono essere autorizzate e documentate.
Per SUNSTAR sono requisiti di riferimento:
• la disponibilità opportunamente documentata di mezzi, anche finanziari, strutture organizzative, capacità e risorse progettuali, know-how, ecc.;
• l’esistenza ed effettiva attuazione, nei casi in cui siano previsti, di sistemi di qualità aziendali adeguati (come ad esempio le certificazioni ISO).
7.2. Integrità e indipendenza nei rapporti
Le relazioni con i fornitori sono regolate da principi comuni e sono oggetto di un costante monitoraggio.
La stipula di un contratto con un fornitore deve sempre basarsi su rapporti di estrema chiarezza, evitando forme di dipendenza.
8. Area Comunicazioni e Informazioni Societarie
8.1. Trattamento delle informazioni
Le informazioni degli stakeholders sono trattate da SUNSTAR nel pieno rispetto delle norme sulla riservatezza e sulla privacy.
A tal fine sono applicate e costantemente aggiornate politiche e procedure specifiche per la protezione delle informazioni; in particolare la società:
• ha definito un’organizzazione per il trattamento delle informazioni che assicuri la corretta separazione dei ruoli e delle responsabilità;
• classifica le informazioni per livelli di criticità crescenti e adotta opportune contromisure in ciascuna fase del trattamento.
In particolare è cura della Società sottoporre ai soggetti terzi che intervengono nel trattamento delle informazioni, anche di natura non strettamente confidenziale, ivi comprese quelle di natura commerciale, pubblicitaria e promozionale, degli accordi di riservatezza, ovvero un non disclosure agreement, il cui modello base viene allegato al presente codice come parte integrante. (all. x).
8.2. Comunicazione all’esterno.
La comunicazione della SUNSTAR verso i suoi stakeholders è improntata al rispetto del diritto all’informazione; in nessun caso è permesso divulgare notizie o commenti falsi o tendenziosi.
Ogni attività di comunicazione rispetta le leggi, le regole, le pratiche di condotta professionale, ed è realizzata con chiarezza, trasparenza e tempestività salvaguardando, tra le altre, le informazioni “sensibili” e i segreti industriali.
9. Corporate Governance ed Organismo preposto al monitoraggio
9.1 Corporate Governance
SUNSTAR adotta un modello organizzativo conforme a quanto delineato dalla legge e allineato alle best practices nazionali ed internazionali.
In particolare, l’Organismo di Vigilanza e Controllo si colloca, diventandone parte integrante, in un ambito di corporate governance orientato:
• al controllo dei rischi d’impresa;
• alla trasparenza nei confronti di tutti i portatori di interessi;
• al rispetto delle leggi nazionali e internazionali.
Si descrivono nei paragrafi successivi le norme, gli obblighi e gli standard di comportamento che permettono alle strutture di governance di SUNSTAR di conseguire gli obiettivi della società.
9.2. L’Organo Amministrativo della SUNSTAR
Giova premettere che la società SUNSTAR è soggetta, ex art. 2497 c.c., alla direzione e coordinamento della società “capogruppo” SUNSTAR EUROPE S.A. che detiene il 100% delle quote della società SUNSTAR.
In termini generali, può affermarsi che la formula “direzione e coordinamento” equivale a “gestione unitaria” o “direzione unitaria”, intesa come elemento qualificante del gruppo (cui si affianca il “controllo” per i gruppi di subordinazione o “verticali”).
Viene anche perlopiù affermato che “direzione e coordinamento”, per essere giuridicamente tali, non basta siano potenziali (ossia che non è sufficiente il mero controllo o la mera presenza del contratto o della clausola di cui all'art. 2497 septies): devono essersi invece concretizzati in una effettiva gestione unitaria del gruppo come avviene nel caso di specie.
Ruolo dell’Organo Amministrativo
Lo Statuto di SUNSTAR prevede che l’amministrazione della società sia retta da un sistema monistico (Consiglio di Amministrazione) come da visura camerale che viene allegata, quale parte integrante di questo documento.
In tale contesto, il Consiglio Di Amministrazione, nei limiti di cui alla predetta attività di direzione coordinamento,
• attribuisce e revoca le deleghe ad uno o più Procuratori, definendone limiti e modalità di esercizio;
• riceve periodicamente, un’esauriente informativa dai Procuratori circa l’attività svolta nell’esercizio delle deleghe, in particolare per quanto concerne le operazioni atipiche, inusuali o con parti correlate, la cui approvazione non sia riservata ad esso stesso;
• determina la remunerazione dei Procuratori che ricoprono particolari cariche;
• definisce l’assetto organizzativo generale della SUNSTAR e la struttura societaria della stessa, verificandone l’adeguatezza rispetto agli obiettivi più generali d’impresa;
• vigila sul generale andamento della gestione sociale, utilizzando le informazioni ricevute dai Procuratori e verificando periodicamente il conseguimento dei risultati programmati;
In ogni caso, al Consiglio di Amministrazione competono tutti i poteri di ordinaria e straordinaria amministrazione, senza limite alcuno, salvo quanto inderogabilmente previsto dalla legge. Sul punto si richiamano integralmente le norme contenute nello statuto societario.
Il sistema di controllo interno di SUNSTAR.
In materia di controllo interno la Società si è dotata di un sistema in grado di:
(a) accertare l’adeguatezza dei diversi processi aziendali in termini di efficacia, efficienza ed economicità;
(b) garantire l’affidabilità e la correttezza delle scritture contabili e la salvaguardia del patrimonio aziendale;
(c) assicurare la conformità degli adempimenti operativi alle normative interne ed esterne ed alle
direttive ed indirizzi aziendali aventi la finalità di garantire una sana ed efficiente gestione.
Il sistema di controllo interno si articola nell’ambito della SUNSTAR in due distinte tipologie di attività:
• il “controllo di gestione”, costituito dall’insieme delle attività di controllo che le singole unità operative svolgono sui propri processi. Tali attività di controllo sono demandate alla responsabilità primaria del management operativo e sono considerate parte integrante di ogni processo aziendale;
• il “controllo di compliance” finalizzato all’identificazione ed al contenimento dei rischi aziendali mediante un’azione di monitoring dei controlli di linea. Questa tipologia di controllo è prevalentemente sviluppata dai Revisori dei conti, nell’ambito delle prerogative e dei poteri previsti dal Codice Civile.
Nel presupposto che il sistema protocollare per la prevenzione dei reati, perfezionato sulla base delle modificazioni fornite dalle linee guida di Confindustria, dalle Sentenze e delle “best pratices” internazionali, è stato realizzato con specifico riferimento alle attività sensibili, con ciò intendendo le attività il cui ambito possano essere potenzialmente commessi dei reati previsti dal legislativo, si è giunti alla conclusione di strutturare il modello di gestione – nella parte dei sistemi protocollari - con specifico riferimento alle attività sensibili.
Allo scopo, e sulla base di quanto ancora oggi confermato dalle linee guida di Confindustria, il modello di gestione per le sole attività sensibili sarà così perfezionato:
Principi di Prevenzione Generale
I Principi di Prevenzione Generali rappresentano le regole di base del Sistema di Controllo Interno definito dalla Società per aderire al Decreto e sono di seguito rappresentati:
Esistenza di esposizioni aziendali idonee a fornire principi di comportamento, regole decisionali e modalità operative per lo svolgimento delle attività sensibili, nonché modalità di archiviazione delle documentazione rilevante;
Ogni operazione relativa all’attività sensibile deve essere, ove possibile, adeguatamente documentata;
Il processo di decisione, autorizzazione e svolgimento dell’attività sensibile deve essere verificabile ex post, anche tramite appositi supporti documentali e, in ogni caso, devono essere disciplinati con dettaglio i casi e le modalità dell’eventuale possibilità di cancellazione o distruzione delle registrazioni effettuate;
Separazione dei compiti:
Separazione delle attività tra chi esegue, chi autorizza e chi controlla. Tale segregazione è garantita dall’intervento, all’interno di uno stesso macro processo aziendale, di più soggetti al fine di garantire indipendenza e obiettività dei processi. La separazione delle funzioni è attuata anche attraverso l’utilizzo di sistemi informatici che abilitano certe operazioni solo a persone identificate ed autorizzate;
Procure e deleghe:
i poteri autorizzativi e di firma assegnati devono essere:
Coerenti con le responsabilità organizzative e gestionali assegnate, prevedendo, ove richiesto, indicazione delle soglie di approvazione delle spese;
Chiaramente definiti e conosciuti all’interno della Società. Devono essere definiti i ruoli aziendali ai quali è assegnato il potere di impegnare la Società in determinate spese specificando i limiti e la natura delle stesse. L’atto attributivo di funzioni deve rispettare gli specifici requisiti eventualmente richiesti dalla legge (es. delega e sub-delega in materia di salute e sicurezza dei lavoratori).
Protocolli di Prevenzione Generali
Con riferimento alle attività sensibili individuate per ciascuna tipologia di reato (si vedano le successive Parti Speciali del Modello), i Principi di Prevenzione Generali vengono declinati in prima battuta, in protocolli di Prevenzioni Generali. In particolare i Protocolli di Prevenzione Generali prevedono che:
Per tutte le operazioni, la formazione e l’attuazione delle decisioni della Società rispondano ai principi e alle prescrizioni contenute nelle disposizioni di legge, dell’atto costitutivo, del Codice Etico, nel codice di condotta e delle procedure aziendali;
Siano definite e adeguatamente comunicate le disposizioni aziendali idonee a fornire principi di comportamento, regole decisionali e modalità operative per lo svolgimento delle attività sensibili, nonché modalità di archiviazione della documentazione rilevante;
Per tutte le operazioni:
Siano formalizzate le responsabilità di gestione, coordinamento e controllo all’interno dell’azienda, nonché i livelli di dipendenza gerarchica e la descrizione delle relative responsabilità;
Siano documentabili e ricostruibili, ove possibile, le fasi di formazione degli atti;
Siano formalizzati e documentabili i livelli autorizzativi di formazione degli atti, a garanzia della trasparenza delle scelte effettuate;
La Società adotti strumenti di comunicazione dei poteri di firma conferiti che ne garantiscano la conoscenza nell’ambito aziendale;
L’assegnazione e l’esercizio dei poteri nell’ambito di un processo decisionale sia congruente con le posizioni di responsabilità e con la rilevanza e/o la criticità delle sottostanti operazioni economiche;
Non vi sia identità soggettiva fra coloro che assumono o attuano le decisioni, coloro che devono dare evidenza contabile delle operazioni decise e coloro che sono tenuti a svolgere sulle stesse i controlli previsti dalla legge e dalle procedure contemplate dal sistema di controllo interno;
L’accesso ai dati della Società sia conforme al D.lgs n. 196 del 2003 e successive modifiche e integrazioni, anche regolamentari;
L’accesso e l’intervento sui dati della Società sia consentito esclusivamente alle persone autorizzate;
Sia garantita la riservatezza nelle trasmissione delle informazioni;
I documenti riguardanti la formazione delle decisioni e l’attuazione delle stesse siano archiviate e conservati, a cura della funzione competente, con modalità tali da non permetterne la modificazione successiva, se non con apposita evidenza. L’accesso ai documenti già archiviati è consentito solo alle persone autorizzate i base alle norme interne, nonché al Collegio Sindacale, alla Società di Revisione e all’O.d.V.;
È prevista un’attività di monitoraggio finalizzata all’aggiornamento periodico/tempestivo di procure, deleghe di funzioni nonché del sistema di controllo, in coerenza con il sistema decisionale e con l’intero impianto della struttura organizzativa. Tale attività è di competenza della Funzione deputata alla gestione degli affari legali e societari per quanto riguarda le procedure aziendali e della Funzione deputata alla gestione dell’organizzazione aziendale per quanto concerne le deleghe di funzioni. Infine il protocollo prevede l’esistenza di controlli di processo svolti dai Responsabili di Processo o da un ente terzo sovraordinato.
Responsabile di Processo
È formalmente riconosciuto dal sistema organizzativo aziendale (es. deleghe interne, job description, procedure), nel rispetto degli eventuali requisiti di efficacia stabiliti dalla legge per l’atto attributivo di funzioni;
È dotato di tutte le leve necessarie per perseguire gli obiettivi interni del processo stesso, nel rispetto dei tempi e dei principi che lo regolano;
È in grado di sovraintendere a tutte le fasi principali del processo interessato, coordinando e attivando i diversi soggetti appartenenti alle unità organizzative che vi partecipano, o che lo stesso ritenga di dover far partecipare;
Ha piena visibilità su tutto il processo nonché accesso (diretto o indiretto) a tutte le informazioni a riguardo.
Il Responsabile del Processo ha la specifica responsabilità di:
Garantire che il processo sia svolto in conformità alle disposizioni interne (es. procedure aziendali e linee guida) e alla normativa vigente in materia;
Garantire che vengano eseguiti, da parte dei singoli soggetti che partecipano al processo, tutti i punti di controllo sulle attività sottostanti;
Assicurare che l’intero processo venga svolto nel rispetto dei principi di trasparenza e tracciabilità, in base ai quali ogni operazione deve essere dotato di adeguato supporto documentale;
Informare periodicamente l’O.d.V. secondo quanto definito dal precedente punto e dalle procedure operative specifiche, e comunque immediatamente qualora si riscontrino anomalie o si verifichino particolari situazioni critiche (es. violazioni o sospetto di violazioni del Modello, casi di inefficacia, inadeguatezza e difficoltà di attenuazione dei protocolli di controllo).
Nome relative all’osservanza delle sanzioni interdittive.
Nel caso cui vengano applicate sanzioni o misure cautelari interdittive alla Società ex art. 23 del Decreto:
o È fatto divieto a chiunque di porre in essere qualunque operazione in violazione degli obblighi e divieti di tale sanzione;
o I Responsabili di Processo esercitano la necessaria supervisione al fine di identificare preliminarmente le eventuali operazioni che, ancorché solo potenzialmente, possano costituire una violazione degli obblighi e dei divieti di cui alle sanzioni o misure cautelari interdittive.
I Responsabili di Processo, nel caso in cui rilevino in una determinata operazione caratteristiche riconducibili anche in parte ad una violazione, ancorchè solo potenziale, degli obblighi derivanti dalle sanzioni o dalle misure cautelari interdittive;
o Sospendono ogni attività inerente l’operazione in oggetto;
o Inviano tempestivamente specifica informativa alla Funzione deputata alla gestione degli affari legali e societari che analizza, anche per il tramite di legali esterni, l’operazione, fornendo l’interpretazione ed il dettaglio dell’iter procedurale da intraprendere.
Copia della nota informativa predisposta dai Responsabili di Processo e della documentazione predisposta alla Funzione deputata alla gestione degli affari legali e societari è tempestivamente trasmetta all’O.d.V..
Il controllo contabile
Il soggetto che effettua l’attività di revisione svolge le funzioni di cui all’art. 2409- quinquiesdecies del Codice Civile.
10. L’Organismo di Vigilanza e Controllo
Il compito di vigilare sull’osservanza del Codice di Comportamento è affidato all’Organismo di Vigilanza e Controllo, organo istituzionalmente preposto al monitoraggio del funzionamento e osservanza del Modello di Organizzazione e Gestione adottato da SUNSTAR ai sensi del D.Lgs. 231/2001 e successive modificazioni, e dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo.
L’Organismo opera con imparzialità, autorità, continuità, professionalità, autonomia e a tal fine:
a) è libero di accedere a tutte le fonti di informazione della SUNSTAR;
b) ha facoltà di prendere visione di documenti e consultare dati;
c) suggerisce eventuali aggiornamenti del Codice di Comportamento, anche sulla base delle segnalazioni fornite dai dipendenti;
d) può effettuare controlli, anche periodici, sull’osservanza del Codice di Comportamento;
11. Violazioni del Codice di Comportamento e Sanzioni Osservanza del Codice di Comportamento
L’osservanza delle norme del Codice di Comportamento deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti ai sensi e per gli effetti dell’art. 2104 del Codice Civile.
Essa deve altresì considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali assunte anche dai collaboratori non subordinati e/o soggetti aventi relazioni d’affari con la SUNSTAR.
Nel rispetto della disciplina civile, penale ed amministrativa, l’accertata violazione del presente codice può costituire motivo di determinazione di sanzioni disciplinari da parte degli organi competenti.
12. Sistema sanzionatorio e disciplinare Rinvio
Per quanto attiene al Sistema sanzionatorio e disciplinare - contenente (compatibilmente con la Legge n. 300/1970 e con i CCNL applicati ai dipendenti e dirigenti) le procedure d’accertamento delle violazioni del Codice etico e del Modello organizzativo da parte dei soggetti tenuti alla loro osservanza nonché le relative sanzioni – si rinvia al corrispondente paragrafo del vigente “Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.lgs. 231/2001” approvato dall’Organo amministrativo della SUNSTAR.
1 In economia con il termine stakeholder (o portatore di interesse) si indica genericamente un soggetto (o un gruppo di soggetti) influente nei confronti di un'iniziativa economica, sia essa un'azienda o un progetto.
Fanno, ad esempio, parte di questo insieme: i clienti, i fornitori, i finanziatori come banche e azionisti (o shareholder), i collaboratori, ma anche gruppi di interesse locali o gruppi di interesse esterni, come i residenti di aree limitrofe all'azienda e le istituzioni statali relative all'amministrazione locale.
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