Source: http://docplayer.pl/2646573-Szkolenie-pt-zasady-wspolpracy-z-ksiegowoscia-w-ngo-szkolenie-w-dniach-24-26-04-2013-r-palczew-k-warki.html
Timestamp: 2018-04-27 01:54:14+00:00
Document Index: 45162845

Matched Legal Cases: ['art.4', 'art.3', 'art.10', 'art.12', 'art.50', 'k 4/1 ', 'art.4', 'art.10', 'ART.3']

Szkolenie pt.: "Zasady współpracy z księgowością w NGO" Szkolenie w dniach: r., Palczew k. Warki - PDF
Szkolenie pt.: "Zasady współpracy z księgowością w NGO" Szkolenie w dniach: r., Palczew k. Warki
Download "Szkolenie pt.: "Zasady współpracy z księgowością w NGO" Szkolenie w dniach: 24-26.04.2013 r., Palczew k. Warki"
1 1 Szkolenie pt.: "Zasady współpracy z księgowością w NGO" Szkolenie w dniach: r., Palczew k. Warki Trenerki: Barbara Hermak, Joanna Krasnodębska
2 2 Co powinna zawierać Pięta Achillesowa organizacji czyli Zakładowa Polityka Rachunkowości i plan kont Każda organizacja bez względu czy prowadzi pełną czy uproszczoną księgowość musi posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości zwaną zakładową polityką rachunkowości (art..4 ust.3 ustawy o rachunkowości). Ustala ją kierownik (prezes, dyrektor, zarząd) na podstawie wydanej przez siebie decyzji (uchwały, zarządzenia), gdyż zgodnie z ustawą o rachunkowości art.4 ust.3 pkt 5 za rachunkowość w firmie odpowiada kierownik jednostki zarząd. Przez zakładową politykę rachunkowości rozumie się zgodnie z art.3 ust.1 pkt.11 ustawy o rachunkowości wybrane i stosowane przez jednostkę, odpowiednie do jej działalności, rozwiązania dopuszczone przepisami ustawy i zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych Przyjęta przez jednostkę zakładowa polityka finansowa zgodnie z art.10 ustawy o rachunkowości powinna odpowiadać na następujące pytania: 1. jak wygląda rok obrotowy i ewentualne wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze?. 2. jakie metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalania wyniku finansowego przyjęła organizacja? 3. Jak są prowadzone księgi rachunkowe w tym: a/ zakładowy plan kont (konta syntetyczne) tzw wykaz ksiąg księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń i operacji gospodarczych, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej (inaczej mówiąc konta analityczne) b/ wykaz ksiąg rachunkowych, a w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury 4. Gdzie są prowadzone księgi rachunkowe a także jaki jest sposób ochrony danych? /miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych; jeżeli prowadzimy księgowość przy pomocy komputera należy podać nazwę programu; opis systemu przetwarzania danych tzn opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji (tutaj należy się powołać na instrukcję i opis programu) ; b/system służący ochronie danych i ich zbiorów ( w tym opis dowodów księgowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywania zapisów) 5. Jak należy przechowywać i archiwizować dokumentację księgową? 6. Jak udostępniamy zbiory komputerowe i dokumenty księgowe osobom trzecim?
3 3 Odpowiedź pytanie Pierwszym rokiem obrachunkowym ustala się okres od dnia do dnia.. roku. Każdy następny rok obrachunkowy stanowi okres od 1 stycznia do 31 grudnia. 2. Sprawozdania finansowe sporządza się: 1. miesięczne zestawienie przychodów i wydatków w rozbiciu na sponsorów - projekty 2. na dzień kończący rok obrotowy oraz zgodnie z art.12 ust2 ustawy, składają się na nie: A/ bilans, B/ rachunek zysków i strat C/ informacja dodatkowa W przypadku nie osiągnięcia dwóch z trzech wielkości, o których mowa w art.50 ust 2, bilans można sporządzić w wersji uproszczonej, stanowiącej załącznik nr 1 do ustawy, wykazując w nim dane dotyczące pozycji oznaczonych literami i cyframi rzymskimi. Rachunek zysków i strat sporządzony w wersji 1 wariantu porównawczego, stanowiącej załącznik 4/1 do ustawy. Informacja dodatkowa sporządzona będzie odpowiednio w formie uproszczonej Odpowiedź pytanie 2. Zgodnie z postanowieniem art.4 ust.3 pkt.4 i ust.5 oraz art.10 ust.1 pkt 2 ustawy o rachunkowości (Dz.U.121 z z późniejszymi zmianami), ustala się następujące zakładowe metody wyceny aktywów i pasywów do stosowania w sposób ciągły (w okresie wieloletnim) nie rzadziej niż na koniec roku obrotowego i na każdy inny dzień bilansowy. Środki trwałe, środki trwałe w budowie i wartości niematerialne i prawne wycenia się w zależności od sposobu ich nabycia (wytworzenia) i późniejszego wykorzystywania według: cen nabycia (zakupu) kosztów wytworzenia wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych) pomniejszonych o odpisy umorzeniowe (amortyzacyjne) oraz o ewentualne odpisy z tytułu trwałej utraty ich wartości. Cena nabycia składnika aktywów (trwałych i obrotowych) jest ceną zakupu obejmującą kwotę brutto należna sprzedającemu, powiększona koszty związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do użytkowania wraz z kosztami transportu, załadunku, wyładunku, składowania pomniejszona o rabaty, upusty i inne drobne zmniejszeni i odzyski. W przypadku braku możliwości ustalenia ceny nabycia składnika aktywów przyjętego w szczególności nieodpłatnie (także w formie darowizny), jego cenę ustala się dokonując wyceny według cen sprzedaży takiego samego lub podobnego aktywu. Koszt wytworzenia środków trwałych, środków trwałych w budowie oraz wartości niematerialnych i prawnych zawiera ogół poniesionych kosztów za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia do dnia bilansowego lub do dnia przyjęcia danego składnika aktywów trwałych do użytkowania w tym także: koszty obsługi zaciągniętych zobowiązań w celu sfinansowania aktywów trwałych i ujemne różnice kursowe, pomniejszone o przychody uzyskane z tych tytułów
4 4 Trwała utrata wartości następuje w sytuacji dużego prawdopodobieństwa że posiadany przez Stowarzyszenie / Fundacje składnik aktywów nie przyniesie w znacznej części w przyszłości lub nie przyniesie w ogóle korzyści ekonomicznych. Jest to uzasadnieniem do dokonania odpisu aktualizującego - doprowadzającego wartość składnika wynikającą z ksiąg rachunkowych do ceny sprzedaży netto a w przypadku jej braku do ustalonej w inny sposób wartości godziwej. Wartość godziwa stanowi kwotę za jaką dany składnik aktywów mógłby zostać wymieniony a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkowej, pomiędzy zainteresowanymi, poinformowanymi i niepowiązanymi stronami. Wartość początkową środków trwałych stanowiącą cenę nabycia lub koszt wytworzenia środka trwałego powiększają koszty jego ulepszenia, modernizacji, rozbudowy, przebudowy, rekonstrukcji powodujące po zakończeniu ulepszenia, przewyższenie wartości użytkowej danego środka trwałego w stosunku do wartości posiadanej przy przyjęciu do użytkowania, mierzonej okresem użytkowania. Wartość początkową środka trwałego zmniejszają dokonywane odpisy umorzeniowe(amortyzacyjne). Umorzenia (amortyzacja) środków trwałych dokonywane są na zasadzie planowanego systematycznie rozłożenia ich wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Rozpoczęcie umorzeń powinno nastąpić nie wcześniej niż po przyjęciu środka trwałego do użytkowania a ich zakończenie nie później niż z chwilą zrównania wartości umorzeń z wartością początkową środka trwałego lub przeznaczenia go do sprzedaży, likwidacji bądź stwierdzenia niedoboru. Na dzień przyjęcia środka trwałego do użytkowania ustala się metodę i stawkę odpisów umorzeniowych (amortyzacyjnych). Ustalona metoda i stawka umorzeniowa (amortyzacyjna) musi być zgodna z wykazem rocznych stawek amortyzacyjnych (ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z z późniejszymi zmianami). W przypadku zakupu środków trwałych z dotacji państwowych, l samorządowych lub ze środków z bezzwrotnej pomocy umorzenie następuje w 100% a koszt zakupu stanowi koszt statutowy danego projektu. Stowarzyszenie jako mały podatnik może odpisywać jednorazowo w koszty wartości niematerialne i prawne oraz środki trwałe zaliczone do grupy 3-8 klasyfikacji z wyłączeniem samochodów osobowych do nieprzekraczającej w roku podatkowym równowartości euro. Wartości niematerialne i prawne wycenia się dokonując umorzeń (amortyzacji) w podobny sposób jak środki trwałe. Wartość należności podlega aktualizacji z uwzględnieniem stopnia prawdopodobieństwa ich zapłaty na zasadzie dokonania odpisów aktualizujących ich wartość w następujących przypadkach: posiadania należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub upadłości do wysokości nie objętych gwarancją lub innym zabezpieczeniem zgłoszonymi likwidatorowi lub sędziemu w postępowaniu upadłościowym. Posiadania należności od dłużników, co do których oddalony został wniosek o ogłoszenie upadłości nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego w pełnej wysokości.
5 5 dysponowania należnościami kwestionowanymi przez dłużników lub gdy dłużnicy zalegają z ich zapłatą, natomiast ocena sytuacji majątkowej i finansowej danego dłużnika wskazuje, że ściągnięcie zależności w kwocie umownej nie jest możliwe. Posiadania należności przeterminowanych lub nie przeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa ich nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności, w wysokości wiarygodnie oszacowanych kwot odpisów na nieściągalne należności. Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych w zależności od rodzaju należności której dotyczy aktualizacja. Należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne zmniejszają uprzednio dokonane odpisy aktualizujące ich wartość, natomiast w przypadku gdy nie wystąpiła uprzednia aktualizacja to zalicza się je odpowiedni do kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych. Środki pieniężne w walutach obcych wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy po średnim kursie NBP ustalonym na ten dzień. Różnice kursowe dotyczące środków pieniężnych w walutach obcych i operacji sprzedaży tych walut zalicza się odpowiednio do kosztów lub przychodów finansowych. W uzasadnionych przypadkach różnice kursowe zalicza się do kosztów wytworzenia środków trwałych lub ustalenia wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych. Rozliczenia międzyokresowe kosztów oraz pozostałych rozliczeń a także odnoszenia ich skutków finansowych Stowarzyszenia / Fundacji dokonuje w następujący sposób: czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy wynikających w szczególności: - ze świadczeń wykonanych na rzecz Stowarzyszenia przez dostawców (wykonawców), których kwotę zobowiązań można oszacować w wiarygodny sposób Odpisy czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, w koszty danego okresu sprawozdawczego Stowarzyszenia/Fundacji powinny być dokonywane stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń podlegających rozliczeniu w czasie. Zobowiązania ujęte jako bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów zmniejszają koszty okresu sprawozdawczego w którym stwierdzono, że zobowiązania te nie powstały. Rozliczenia międzyokresowe przychodów dokonywane z zachowaniem zasady ostrożności oraz odnoszenie ich skutków finansowych obejmują w szczególności: równowartość otrzymanych od odbiorców lub należnych środków (głównie finansowych z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w przyszłych okresach sprawozdawczych), otrzymane środki pieniężne na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym środków trwałych w budowie oraz prac rozwojowych jeżeli stosownie do odrębnych przepisów nie zwiększają one funduszu; zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwoty zwiększają równolegle odpisy amortyzacyjnych - umorzeniowych pozostałe przychody operacyjne; do środków trwałych i koszt prac rozwojowych sfinansowanych z tych źródeł zasady te stosowane są odpowiednio w odniesieniu do przyjętych nieodpłatnie (także w formie darowizny)
6 6 środków trwałych, środków trwałych w budowie oraz wartości niematerialnych i prawnych otrzymane środki na realizację umów są przenoszone na przychody statutowe proporcjonalnie do ponoszonych w danym m-cu kosztów Operacje gospodarcze wyrażone w walutach obcych ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień przeprowadzenia operacji po kursie średnim ustalonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego dokonania płatności Transakcje gotówkowe mogą być realizowane przez Stowarzyszenie, przy czym nie mogą one przekraczać kwoty euro (stosuje się przelicznik według średniego kursu euro z NBP z dnia dokonania transakcji). W przypadku Fundacji trzeba pamiętać o tym, że z mocy ustawy o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy taka organizacja musi spełniać pewne kryteria (regulamin, osoba przeszkolona, sprawozdania, itp.) Rachunek zysków i strat sporządzany jest metodą porównawczą
7 7 Odpowiedź pytanie 3 WYKAZ KSIĘGI GŁÓWNEJ (KONTA SYNTETYCZNE) Zespół 0 aktywa trwałe 010 ŚRODKI TRWAŁE 020 WNIP 030 DŁUGOTERMINOWE AKTYWA FINANSOWE UMORZENIE ŚR.TRWALYCH 078 UMORZENIE WNIP 079 ODPISY AKTUALIZUJĄCE DŁUGOTERMINOWE AKTYWA FINANSOWE 080 ŚRODKI TRWAŁE W BUDOWIE Zespół 1 środki pieniężne, rachunki bankowe oraz inne krótkoterminowe aktywa finansowe KASA 101 KASA WALUTOWA 131 RACHUNKI BANKOWE 132 RACHUNEK LOKAT BANKOWYCH 137 KREDYTY BANKOWE 139 ŚRODKI PIENIĘŻNE W DRODZE 140 KRÓTKOTERMINOWE AKTYWA FINANSOWE Zespół 2 rozrachunki i roszczenia 201 ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI/NALEŻNOŚCI ROZRACHUNKI Z DOSTAWCAMI/ ZOBOWIAZANIA 221 VAT NALICZONY 222 VAT NALEZNY 223 ROZRACHUNKI Z US Z TYTUŁU VAT 225 ROZRACHUNKI Z BUDŻETEM Z TYTUŁY PDOF ROZRACHUNKI Z BUDŻETEM Z TYTUŁY PDOP 229 ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE 231 ROZRACHUNKI Z TYT.WYNAGRODZEŃ 234 POZOSTAŁE RORACHUNKI Z PRACOWNIKAMI POZOSTAŁE ROZRACHUNKI 245 ROSZCZENIA SPORNE 250 ODPISY AKTUALIZUJĄCE ROZRACHUNKI Zespół 3 Zespół 4 materiały i towary 310 ZAPASY MATERIAŁOW 330 ZAPASY TOWARÓW 340 ODPISY AKTUALIZUJĄCE MATERIAŁY 343 ODPISY AKTUALIZUJĄCE TOWARY koszty wg. rodzajów 401 ZUŻYCIE MATERIAŁÓW I ENERGII 402 USŁUGI OBCE
8 8 403 PODATKI I OPŁATY 404 WYNAGRODZENIA 405 ŚWIADCZENIA NA RZECZ PRACOWNIKÓW 406 POZOSTAŁE KOSZTY 407 AMORTYZACJA 490 ROZLICZENIE KOSZTÓW Zespół 5 Zespół 6 Zespół 7 Zespół 8 koszty wg. prowadzonej działalności KOSZTY DZIAŁALNOŚCI STATUTOWEJ KOSZTY DZIAŁ.STATUTOWEJ ODPŁATNEJ 540 KOSZTY DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ 570 KOSZTY ADMINISTRACYJNE produkty i rozliczenia międzyokresowe 640 ROZLICZENIA MIĘDZYOKRESOWE CZYNNE ROZLICZENIA MIĘDZYOKRESOWE BIERNE przychody i koszty związane z ich wytworzeniem 700 PRZYCHODY DZIAŁALNOŚC STATUTOWA 710 PRZYCHODY DZIAŁ.STATUTOWAJ ODPŁATNA 720 PRZYCHODY DZIAŁANOŚĆ GOSPODARCZA 730 SKŁADKI CZŁONKOWSKIE 735 PRZYCHODY Z 1% PRZYCHODY FINANSOWE 751 KOSZTY FINANSOWE 760 POZOSTAŁE PRZYCHODY OPERACYJNE(ART.3 UST.1 PKT 32 USTAWY O RACHUNKOWOŚCI) 761 POZOSTALE KOSZTY OPERACYJNE 770 ZYSKI NADZWYCZAJNE 771 STRATY NADZWYCZAJNE fundusze, fundusze specjalne, rezerwy i wynik finansowy 800 FUNDUSZ JEDNOSTKI 801 FUNDUSZ REZERWOWY/ZASOBOWY 820 ROZLICZENIE WYNIKU FINANSOWEGO REZERWY 845 PRZYCHODY PRZYSZŁYCH OKRESÓW 860 WYNIK FINANSOWY 870 OBOWIĄZKOWE OBCIĄŻENIE WYNIKU FINANSOWEGO
9 9 Zasady wyceny i prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązanie z kontami syntetycznymi 1. KSIĘGI GŁÓWNEJ zgrupowane są w ośmiu zespołach kont: Zespół 0 - Zespół 1 - Zespól 2 - Zespól 3 - Zespół 5 - Zespól 6 - Zespół 7 - Zespól 8 - Aktywa trwałe Środki pieniężne, rachunki bankowe oraz inne krótkotrwałe aktywa finansowe Rozrachunki Materiały i towary Koszty według prowadzonej dział. statutowej i gospodarczej Produkty i rozliczenia międzyokresowe Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem Fundusze, przychody przyszłych okresów i wynik finansowy 2. Nazwa konta syntetycznego oparta na symbolice trzycyfrowej i oznacza: X X X przynależność do zespołu kont konto syntetyczne zbiorcze 3. Nazwa konta analitycznego oparta jest na symbolice dwóch znaków w poziome drugim i dwóch znaków w poziomie trzecim XXX.XX.XX poziom drugi - przynależność do danego sponsora (źródło finansowania) poziom trzeci - konta analityczne (pozycje budżetowe) 4. Ewidencja analityczna środków trwałych jest prowadzona do konta 010 Środki trwałe w powiązaniu z odpisami umorzeniowymi(amortyzacyjnymi) ujmowanymi na koncie 071 umorzenia środków trwałych A/ Stowarzyszenie prowadzi księgi inwentarzowe w podziale na środki małowartościowe tzw. wyposażenie (wartość zł) oraz środki trwałe o wartości 3500 zł. Środki małowartościowe umarza się jednorazowym odpisem natomiast środki trwałe amortyzowane są metodą liniową w oparciu o stawki procentowe, ustalone zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych obwiązującej w danym roku obrachunkowym. Środki trwałe amortyzowane są metodą liniową w oparciu o stawki procentowe, ustalone zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych obwiązującej w danym roku obrachunkowym, jeżeli nie można dokonać jednorazowej amortyzacji. B/ według zbiorów stanowiących pomocnicze księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych w podziale na grupy środków trwałych zgodnie z ich klasyfikacją
10 10 5. Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest na koncie 020 i jest powiązana z odpisami umorzeniowymi dokonywanymi na kocie Ewidencja szczegółowa środków trwałych w budowie jest prowadzona na księgach pomocniczych do konta 080 Środki trwałe w budowie z wyodrębnieniem poszczególnych zadań przedsięwzięć budowlanych. 7. Ewidencja księgowa środka trwałego otrzymanego nieodpłatnie (darowizna) o wartości powyżej 3500 zł jest księgowana zapisem Wn 01 / Ma 840 Rozlicz. międzyokresowe przychodów Ujęcie na koncie 840 kwoty zwiększa stopniowo przychody statutowe równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od tych środków zapisem: A/ odpis amortyzacyjny Wn konto 407 / Ma konto 071 Wn konto 550.xx.xx / Ma 490 B/ zarachowanie do przychodów statutowych stopniowo równolegle do dokonanych odpisów amortyzacyjnych - części przychodów przypadających na bieżący okres sprawozdawczy z poz. A/ zapisem: Wn konto 840 / Ma konto Ewidencja szczegółowa do konta 101 Kasa jest prowadzona za pomocą raportów kasowych. Środki pieniężne w kasie objęte są raportem kasowym, w którym obroty ujmuje się bieżąca. Raport kasowy sporządza się za okres miesiąca; a w razie większej ilości obrotów częściej. Inwentaryzację środków pieniężnych w kasie przeprowadza się poprzez spis z natury wg stanu na koniec roku obrotowego 9. Środki pieniężne na rachunku bankowym objęte są raportem bankowym sporządzanym miesięcznie. Stan rachunku bankowego potwierdza się wg stanu na koniec roku obrotowego 10. Ewidencja szczegółowa rozrachunków z odbiorcami i dostawcami (konta 201, 202) jest prowadzona za pomocą zbiorów pomocniczych z uwzględnieniem obrotów i sald na kontach pomocniczych. W przypadku konieczności wyodrębnienia konta rozrachunki dla danego projektu wyodrębnia się go na drugim poziome. W szczególnych przypadkach rozrachunki prowadzone są wg realizowanych sponsorów. 11. ewidencja szczegółowa rozrachunków z tytułu podatku VAT odbywa się na kontach 221 VAT naliczony 222 VAT należy 223 VAT rozrachunki z U.S. W chwili obecnej Stowarzyszenie/Fundacja nie jest płatnikiem podatku VAT i konta są nieczynne 12. Ewidencja szczegółowa do konta 225 Rozrachunki z budżetem pdof, jest prowadzona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej z podziałem na konta szczegółowe poszczególnych rodzajów podatków i tak:
11 rozrach. z budż. pdof od wynagrodzeń 13. Ewidencja szczegółowa do konta 229 Rozrachunki publicznoprawne jest prowadzona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej z podziałem na konta szczegółowe poszczególnych rodzajów ubezpieczeń społecznych i tak rozrach.publ.-prawne ub.spoleczne+fp rozrach.publ.-prawne ub.zdrowotnne 14. Ewidencja szczegółowa do konta 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń jest prowadzona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej z podziałem na konta szczegółowe poszczególnych rodzajów wynagrodzeń i tak: rozrach. z tyt.um. o pracę rozrach. z tyt.um.zleceń i o dzieło Dla rozrachunków z pracownikami prowadzi się imienne karty wynagrodzeń wg wymogów podatkowych i ubezpieczeniowych. Dla rozrachunków ze zleceniobiorcami prowadzi się zbiorcze karty podatkowe wg wymogów podatkowych i ubezpieczeniowych. Na koniec roku wystawiane są roczne zeznania podatkowe 15. Ewidencja szczegółowa do konta Pozostałe rozrachunki z pracownikami jest prowadzona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej z podziałem na konta szczegółowe poszczególnych pracowników. 16. Ewidencja szczegółowa do konta Pozostałe rozrachunki jest prowadzona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej z podziałem na konta szczegółowe poszczególnych rozrachunków. 17. Ewidencja szczegółowa do konta Zapasy materiałów jest prowadzona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej z podziałem na konta szczegółowe poszczególnych zapasów materiałów. W chwili obecnej nie prowadzimy magazynu materiałów a wiec to konto nie jest czynne. 18. Ewidencja szczegółowa do konta Towary jest prowadzona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej z podziałem na konta szczegółowe poszczególnych tytułów wydawnictw. W chwili obecnej nie prowadzimy magazynu towarów a wiec to konto nie jest czynne 19. Ewidencja szczegółowa na kontach zespołu 4 jest prowadzona wg analityki umożliwiającej zarządowi przeprowadzenie oceny pełnych kosztów Stowarzyszenia / Fundacji. Ewidencja szczegółowa kosztów wg prowadzonej działalności statutowej księgowana jest na kontach księgi głównej zespołu 5. Prowadzona jest ona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej z podziałem na konta kosztów statutowych, administracyjnych, działalności gospodarczej tak szczegółowy podział jest niezbędny do podejmowania decyzji gospodarczych i finansowych oraz do sporządzania sprawozdań
12 12 finansowych w celu rozliczenia otrzymanych grantów, dotacji u sponsora. Rodzaje kont analitycznych są spójne z prowadzoną działalnością Stowarzyszenia. Konta trzeciego poziomu w przypadku kosztów odpowiadają pozycjom budżetowym jakie widnieją w podpisanych umowach. Koszty administracyjne ewidencjonowane są analityczne wg pozycji wymaganych w rachunkach zysków i strat metodą porównawczą, przy czym suma sald kont analitycznych równa się saldu konta zespołu 5 syntetycznemu. Ustala się następujące zespoły kont odpowiadające działalności zgodnej ze statutem KOSZTY DZIAŁ.GOSPODARCZEJ KOSZTY ADMINISTRACYJNE 20. Ewidencja szczegółowa do konta Zapasy produktów jest prowadzona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej z podziałem na konta szczegółowe poszczególnych wydawnictw. W chwili obecnej konto jest nieczynne 21. Ewidencja szczegółowa do konta Odchylenia od cen ewidencyjnych produktów jest prowadzona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej z podziałem na konta szczegółowe poszczególnych produktów. W chwili obecnej konto jest nieczynne 22. Ewidencja szczegółowa do konta Rozliczenia międzyokresowe czynne jest prowadzona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej z podziałem na konta szczegółowe poszczególnych rozliczeń i podlega rozliczeniu w czasie operacji. 23. Ewidencja szczegółowa do konta Przychody z działalności statutowej jest prowadzona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej z podziałem na konta szczegółowe poszczególnych zadań statutowych, które otrzymują dotacje podstawowe (dotacja na działalność Stowarzyszenia / Fundacji) oraz dotacje celowe (dotacje na poszczególne formy działalności statutowej - Stowarzyszenia / Fundacji).
13 Ewidencja szczegółowa do konta Przychody z działalności gospodarczej jest prowadzona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej z podziałem na konta szczegółowe poszczególnych form działalności gospodarczej. Rejestry sprzedaży usług stanowiące pomocnicze księgi rachunkowe do konta 701, oraz konta 222 są prowadzone zgodnie z wymogami przepisów dotyczących VAT, to jest według ustalonej w tych przepisach struktury sprzedaży, miejsc jej wykonywania i stawek podatku Vat. 25. Ewidencja szczegółowa do konta Przychody z 1% OPP jest prowadzona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej Nie tworzy się kont analitycznych do tego konta syntetycznego. 26. Ewidencja szczegółowa do konta Składki członkowskie jest prowadzona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej. W Fundacjach nie ma tego konta. 27. Ewidencja szczegółowa do konta Wartość sprzedanych towarów jest prowadzona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej. W chwili obecnej konto jest nieczynne 28 Rejestry stanowiący pomocniczą księgę rachunkową do konta 750 Przychody finansowe jest prowadzona według rodzajów przychodów finansowych zgodnie z prowadzoną działalnością statutową i ogólnozakładową. 29. Rejestry stanowiący pomocniczą księgę rachunkową do konta 751 Koszty finansowe jest prowadzona według rodzajów kosztów finansowych. 30. Rejestry stanowiący pomocniczą księgę rachunkową do konta 760 Pozostałe przychody finansowe jest prowadzona według rodzajów przychodów finansowych 31. Ewidencja szczegółowa do konta 840 Rozliczenie międzyokresowe przychodów jest zbiorem pomocniczym księgi rachunkowej i zapewnia identyfikację rezerw wg. ich klasyfikacji ustawowej oraz tytułów ich tworzenia. Księgowane tutaj są wszystkie otrzymane dotacje (umowy) i na podstawie poniesionych kosztów w m-cu przenoszone na odpowiednie konto zespołu 700 poleceniem księgowania. Ma tu zastosowanie zasada współmierności kosztów do przychodów. Na koniec okresu sprawozdawczego saldo tego konta wskazuje na nie wydane dotacje, które zgodnie z umową przechodzą na następny okres sprawozdawczy albo podlegają zwrotowi 32. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej zwanej dalej dowodami źródłowymi 1. zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów, 2. zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentowi 3. wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe: 1- zbiorcze służące do dokonywania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które maga być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, 2- korygujące poprzednie zapisy, 3- zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego
14 Ze względu na specyfikę rozliczania dotacji otrzymanych ze środków europejskich dokumenty, które kosztowo zostały zaliczone do realizacji z tych środków w danym projekcie, są zbierane w jednym segregatorze w kolejności otrzymania. W przypadku faktur, rachunków dzielonych pomiędzy dwóch sponsorów oryginał znajduje w segregatorze dotyczącym wydatków finansowanych ze środków unijnych a w pozostałych segregatorach znajdują się kopie z odpowiednią adnotacją. 34. Każdy dowód źródłowy musi być opisany merytorycznie przez pracownika odpowiedzialnego ze wskazaniem miejsca jego księgowania tzn powinien zawierać opis celowości wydatku a także wskazywać miejsce jego przynależności a także źródło finansowania. Za ten opis odpowiada koordynator projektu. Wszystkie dokumenty źródłowe muszą być akceptowane przez zarząd/dyrektora i specjalistę ds. finansowo-administracyjnych Stowarzyszenia/Fundacji. Księgowy sprawdza dokumenty pod względem formalno-rachunkowym. Przy każdym dekrecie podawana jest liczba która wskazuje na numer rejestru księgowego. Po zamknięciu m-ca księgowy sporządza wydruk/zestawienia w podziale na projekt i źródło finansowania. Na podstawie tych wydruków/zestawień koordynatorzy projektów zarządzają projektami a także sporządzają wszelkie sprawozdania finansowe. Przy sporządzania sprawozdań finansowych należy uwzględnić saldo konta rozrachunki jakie jest powiązane z danym projektem (jeżeli taka konieczność wynika ze specyfiki projektu).w sprawozdaniu należy uwzględnić tylko zapłacone faktury, rachunki (metoda kasowa). Wydruki/zestawienia te stanowią podstawę do kontroli realizacji projektu Pomyłki i błędy stwierdzone przez koordynatora w czasie analizy wydruków są korygowane przez księgowego za pomocą poleceń księgowań (PK). Dokumenty księgowe dotyczący projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej mające okres przechowywania inny niż pozostałe dokumenty podatkowe (wynika on z terminów realizacji tych projektów) powinny być wydzielone, opisane i archiwizowane zgodnie z wytycznymi. 35. Inwentaryzację środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych znajdujących się na terenie Stowarzyszenia/Fundacji (teren strzeżony) przeprowadza się raz na 4 lata. Decyzję o przeprowadzeniu inwentaryzacji podejmuje Zarząd/Dyrektor. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych sporządzając odpowiednie raporty. Rozliczenia inwentaryzacji dokonuje księgowy.
15 15 Odpowiedź pytanie 4 Księgi prowadzone są i archiwizowane w siedzibie organizacji w języku polskim i w walucie polskiej. Księgi prowadzone są przy pomocy programu komputerowego firmy.,. Księgi rachunkowe prowadzone są ręcznie w postaci księgi handlowej. Ochrona przed zniszczeniem bądź uszkodzeniem zbiorów zawierających dane. Po zamknięciu miesiąca systemy są archiwizowane na dyskach typu CD poprzez przegranie całej zawartości. Przechowuje się kopie z ostatnich trzech miesięcy. Kopie przechowywane są w dziale księgowym Zabezpieczenie danych przed dostępem osób niepowołanych Wszystkie zbiory danych są tak skonstruowane, że dostęp do nich jest możliwy tylko przez odpowiednie narzędzia programowe. Wejście do programów jest kodowane i tylko pracownicy znający swój własny kod mogą pracować w w/w systemach. Zapewnienie właściwego stosowania programów przetwarzania danych Wszystkie operacje w systemie księgowym związane z księgowaniem przeprowadzane są automatycznie w sposób uniemożliwiający użytkownikowi ingerencję i przeprowadzeniem niedozwolonej operacji.. Użytkownik ma możliwość uzgodnienia wszystkich operacji na rejestrze zewnętrznym, po zaksięgowaniu rejestru każda korekta może być dokonywana jedynie przez zapis korygujący- storno.
16 16 Odpowiedź pytanie 5 Zatwierdzone sprawozdania roczne podlegają trwałemu przechowywaniu. Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres: - księgi rachunkowe 5 lat od końca roku w którym złożono sprawozdanie - karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat - dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego, za dany rok obrotowy, - dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności - dokumenty inwentaryzacyjne 5 lat - pozostałe dowody księgowe i dokumenty 5 lat - w przypadku realizacji umów z których wynika dłuższy okres przechowywania dokumentów źródłowych, dokumenty te powinny zostać wyodrębnione (oddzielne segregatory) od pozostałych dokumentów. -
17 17 Odpowiedź pytanie 6 Udostępnianie osobie trzeciej zbiorów lub ich części do wglądu na terenie jednostki wymaga zgody członka zarządu lub osoby przez niego upoważnionej. Udostępnianie osobie trzeciej zbiorów lub ich części do wglądu poza siedzibą jednostki wymaga pisemnej zgody członka zarządu oraz pozostawienia w jednostce spisu przejętych dokumentów.