Source: http://docplayer.es/15756638-Superintendencia-financiera-de-colombia-anexo-1-modificado-por-la-circular-externa-007-de-2011.html
Timestamp: 2018-05-26 09:07:23
Document Index: 132590575

Matched Legal Cases: ['artículo 10', 'artículo 9', 'artículo 7', 'artículo 4', 'artículo 2', 'artículo 2', 'artículo 6', 'artículo 281', 'artículo 44', 'Artículo 50', 'artículo 4', 'artículo 3', 'artículo 10', 'artículo 68', 'artículo 68', 'artículo 3', 'artículo 88']

Josefina Fidalgo Mora
1 Anexo 1 (Modificado por la Circular Externa 007 de 2011) ENCUESTA CÓDIGO PAÍS. CÓDIGO DE MEJORES PRÁCTICAS CORPORATIVAS - COLOMBIA Nombre del emisor: Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. - Bancóldex NIT del Emisor: Nombre del Representante Legal: José Alberto Garzón Gaitán Documento de identificación: Período evaluado: 01/01/ /12/2011 Naturaleza jurídica de la Entidad: Establecimiento Bancario Código de entidad asignado SFC: Tipo 22 Código 1 Convocatoria de la asamblea I. ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS Pregunta 1 Pregunta: En la última Asamblea General de Accionistas, fue puesta a disposición de aquellos, dentro del término de la convocatoria y en el domicilio social, la documentación necesaria para su debida información sobre los temas a tratar? (Medida 1) SI NO La información relacionada con la Asamblea de Accionistas estuvo a disposición de los accionistas por el término de ley Pregunta 2 Pregunta: La información puesta a disposición de los accionistas, durante el término de la Convocatoria a la Asamblea General de Accionistas, contiene la propuesta de candidatos a integrar la Junta Directiva? (Medida 2) SI NO Se incluyó el tema en el orden del día, pero la propuesta fue presentada durante la reunión Pregunta 3 Supuesto: En caso de que el emisor tenga vinculación con una matriz y/o subordinadas, responda la pregunta, en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El emisor tuvo a disposición de los accionistas la información financiera sobre las sociedades subordinadas y la matriz del emisor? (Medida 2). Con anterioridad a la realización de la Asamblea de Accionistas, el Banco tuvo a disposición de los accionistas la información consolidada con sus subordinadas * Este modelo exige un pronunciamiento concreto sobre las razones por las cuales no se adoptó la recomendación y permite que las entidades puedan voluntariamente añadir cualquier otra información, aclaración o modalidad relacionadas con sus prácticas de gobierno corporativo en la medida que resulten relevantes para la comprensión de las respuestas.
2 Pregunta 4 Supuesto: En caso de que el emisor tenga página Web, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: La convocatoria de la última Asamblea General de Accionistas y de cualquier otra información necesaria para el desarrollo de la misma, fue difundida en la página Web del emisor? (Medida 3) Se publicaron los avisos de las Asambleas que se realizaron en el 2011 en la página Web del Banco en el link Información de interés para accionistas y demás inversionistas. Adicionalmente, se publicaron de acuerdo con los estatutos en un diario de amplia circulación nacional y como información relevante en la página Web de la Superintendencia Financiera de Colombia. Pregunta 5 Pregunta: Se desagregaron los diferentes asuntos por tratar en el orden del día establecido para las Asambleas de Accionistas llevadas a cabo durante el período evaluado? (Medida 4) Se realizaron dos Asambleas de Accionistas, en las dos se desagregaron los diferentes asuntos por tratar en el orden del día. Sin embargo, para el caso de la Asamblea Extraordinaria de Accionistas los asuntos se desagregaron en el orden del día y en la convocatoria mientras que para la Asamblea Ordinaria sólo se hicieron en el orden del día. Celebración de la asamblea Pregunta 6 Supuesto: En el caso de haberse adelantado una segregación en los términos del glosario responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: La segregación fue aprobada por la Asamblea General de Accionistas? (Medida 5) Sí, la Asamblea General de Accionistas aprobó el orden del día propuesto. Pregunta 7 Supuesto: En el caso de haberse adelantado una segregación en los términos del glosario responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: La segregación fue incluida en la Convocatoria de la Asamblea dónde fue adoptada? (Medida 6) Para el caso de la Asamblea Extraordinaria de Accionistas el Orden del día propuesto fue incluido en la Convocatoria de la Asamblea
3 Pregunta 8 Supuesto: En el caso de haberse modificado el objeto social del emisor responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: El cambio de objeto social fue incluido en la Convocatoria de la Asamblea dónde fue adoptada? (Medida 6) No se presentaron modificaciones al objeto social del Banco Pregunta 9 Supuesto: En el caso de haberse adoptado en la asamblea de accionistas la renuncia al derecho de preferencia en la suscripción, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: La renuncia al derecho de preferencia en la suscripción, fue incluida en la Convocatoria de la Asamblea dónde fue adoptada? (Medida 6) Durante el período evaluado no hubo emisión ni suscripción de acciones. Pregunta 10 Supuesto: En el caso en que la Asamblea de Accionistas haya modificado el domicilio social, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: El cambio del domicilio social, fue incluido en la Convocatoria de la Asamblea dónde fue adoptada? (Medida 6) No se modificó el domicilio social Pregunta 11 Supuesto: En el caso en que la Asamblea de Accionistas haya adoptado la disolución anticipada, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: La disolución anticipada, fue incluida en la Convocatoria de la Asamblea dónde fue adoptada? No se adoptó la disolución anticipada
4 Pregunta 12 Pregunta: El emisor cuenta con mecanismos electrónicos que permitan a los accionistas que no pueden asistir a la Asamblea de Accionistas, accedan a información sobre su desarrollo? (Medida 7) El Banco realiza todas las publicaciones establecidas por la ley y por la Superintendencia Financiera de Colombia, encaminadas a informar de manera suficiente y clara, la realización de las Asambleas de Accionistas. De otra parte, el Decreto 089 de 2008 y la reglamentación de la Superintendencia Financiera exigen la publicación en página WEB, de la información financiera considerada por la Asamblea de Accionistas. Así mismo, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 2555 de 2010 el Vicepresidente Jurídico Secretario General divulga en forma veraz, clara, suficiente y oportuna al mercado a través de la Superintendencia Financiera de Colombia las decisiones relevantes de la Asamblea de Accionistas en la página de la mencionada Superintendencia. Aprobación de Operaciones Relevantes Pregunta 13 Supuesto: En el caso en que durante el período evaluado se hayan realizado operaciones relevantes con vinculados económicos diferentes a aquellas respecto de las cuales concurran simultáneamente las siguientes condiciones: a. Que se realicen a tarifas de mercado, fijadas con carácter general por quien actúe como suministrador del bien o servicio del que se trate, y b. Que se trate de operaciones del giro ordinario del emisor, que no sean materiales? Responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: Las operaciones relevantes realizadas con vinculados económicos a que hace referencia el supuesto, salvo que por disposición legal expresa el emisor no pueda adelantar, fueron aprobadas por la Asamblea General de Accionistas? (Medida 8) Las operaciones realizadas con vinculados económicos en 2011 cumplen con los requisitos, por lo tanto, no se da el supuesto de la pregunta Derecho y trato equitativo de los accionistas Pregunta 14 Pregunta: El emisor da a conocer al público con claridad, exactitud e integridad, los derechos y obligaciones inherentes a la calidad de accionistas? (Medida 9) El documento que contiene los derechos y las obligaciones de los accionistas se encuentra publicado en la página Web del Banco en el link Información de interés para accionistas y demás inversionistas, para el conocimiento de todos los accionistas, inversionistas y de la ciudadanía en general. Así mismo, en el artículo 10 de los Estatutos Sociales del Banco, se establece que los accionistas e inversionistas del Banco contarán con todos los derechos
5 que le corresponden de acuerdo con lo establecido en la Ley. Por otra parte, en el numeral 4.10 del Código de Buen Gobierno del Banco se establece la difusión de los derechos y obligaciones de los accionistas y demás inversionistas del Banco. Así mismo, en los prospectos de información de las emisiones de Bonos del Banco, se relacionan los derechos y obligaciones de los tenedores de bonos. Por último, en los prospectos de información de las emisiones de Bonos del Banco se relacionan los derechos y obligaciones de los tenedores de bonos. Adicionalmente, en la Asamblea General de Accionistas que se realizó el 14 de marzo de 2012 se presentó el Informe de Gobierno Corporativo Gestión 2011, en el cual se presentaron los avances que se realizaron sobre la materia en el año objeto de la revisión en la presente encuesta. Así mismo, y para el conocimiento de los accionistas que no pudieron asistir a la Asamblea, y del público en general se decidió publicarlo en la página del Banco en el link de Información de interés para accionistas y demás inversionistas. Por último, se informa que el Código de Buen Gobierno, los Estatutos Sociales del Banco, el prospecto de información de los bonos y el Informe de Gobierno Corporativo Gestión , se encuentran a disposición de los accionistas, inversionistas y del público en general en la página Web del Banco Pregunta 15 Pregunta: El emisor pone en conocimiento del público de manera permanente las clases de acciones emitidas? (Medida 10) El Banco da a conocer al público de manera permanente la clase de acciones emitidas a través de la página Web del Banco en donde se encuentra publicado los Estatutos Sociales de Bancóldex. En el artículo 9 de los Estatutos Sociales del Banco se establece con claridad las clases de acciones que componen el capital social del Banco. Pregunta 16 Pregunta: El emisor pone en conocimiento del público de manera permanente la cantidad de acciones emitidas? (Medida 10) SI NO En la página Web de Bancóldex en el link Presentación Institucional, se encuentra publicada la composición accionaria del Banco. En el Informe de Gobierno Corporativo Gestión 2011 se publicó la cantidad de acciones emitidas por Bancóldex, el cual se encuentra en la página Web de esta Entidad, para el conocimiento del público en general. Adicionalmente, en el Certificado de Existencia y Representación expedido por la Cámara de Comercio del Banco, el cual es un documento de carácter público al que tiene acceso cualquier ciudadano, se indica el número de acciones emitidas por el Banco.
6 Pregunta 17 Pregunta: El emisor pone en conocimiento del público de manera permanente la cantidad de acciones en reserva para cada clase de acciones? (Medida 10) En el Certificado de Existencia y Representación expedido por la Cámara de Comercio del Banco, el cual es un documento de carácter público al que tiene acceso cualquier ciudadano, se indica el número de acciones en reserva con las que cuenta actualmente el Banco. Pregunta 18 Pregunta: El emisor cuenta con un reglamento interno de funcionamiento de la asamblea general de accionistas? (Medida 11) SI NO El Reglamento Interno de funcionamiento de la Asamblea General de Accionistas se encuentra a disposición de los accionistas, inversionistas y público en general en la página Web del Banco en el link Información de interés para accionistas y demás inversionistas Pregunta 19 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Asamblea de Accionistas, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Asamblea General de Accionistas incluye medidas sobre su Convocatoria? (Medida 11) El Reglamento de Funcionamiento de la Asamblea General de Accionistas incluye medidas sobre la convocatoria en el artículo quinto. Pregunta 20 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Asamblea de Accionistas, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Asamblea General de Accionistas incluye medidas sobre su Celebración? (Medida 11) El Reglamento de Funcionamiento de la Asamblea General de Accionistas incluye medidas sobre su celebración en el artículo cuarto. II. JUNTA DIRECTIVA
7 Tamaño, Conformación y Funcionamiento Pregunta 21 Pregunta: La Junta Directiva del emisor esta conformada por un número impar de miembros suficiente para el adecuado desempeño de sus funciones? (Medida 12) SI NO La Junta Directiva de Bancóldex está conformada por un número impar de miembros para el adecuado desempeño de sus funciones, cuenta con cinco (5) miembros principales y cinco (5) miembros suplentes. Pregunta 22 SI Pregunta: La Junta Directiva del emisor se reúne al menos una vez por mes? (Medida 13) La Junta Directiva del Banco se reúne por lo menos una vez al mes NO Pregunta 23 Pregunta: La Junta Directiva cuenta con Reglamento Interno de Funcionamiento? (Medida 14) SI NO Los miembros de la Junta Directiva de Bancóldex cuentan con un Reglamento de Funcionamiento, este Reglamento está a disposición de los accionistas, inversionistas y al público en general a través de la página Web del Banco en el link Información de interés para accionistas y demás inversionistas. Pregunta 24 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Junta Directiva fue informado a todos los accionistas del emisor? (Medida 14) Los miembros de la Junta Directiva de Bancóldex cuentan con un Reglamento de Funcionamiento, este Reglamento está a disposición de los accionistas, inversionistas y al público en general a través de la página Web del Banco en el link Información de interés para accionistas y demás inversionistas. Pregunta 25 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Junta Directiva tiene carácter vinculante para todos los miembros de la misma? (Medida 14)
8 El reglamento de funcionamiento de la Junta Directiva fue aprobado por unanimidad por dicho órgano en su sesión del 25 de marzo de 2010 y obliga a todos los miembros. Pregunta 26 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Junta Directiva contempla el tema de la información que se debe poner a disposición de los miembros de Junta Directiva nombrados por primera vez y en general lo sugerido en la Medida 18? (Medida 14) El artículo 7 del Reglamento Interno de la Junta Directiva establece que la administración del Banco será responsable de entregar a los nuevos miembros de la Junta Directiva del Banco, una vez se le haya notificado su nombramiento, y éste haya aceptado el ejercicio del cargo, toda la información necesaria para que el nuevo miembro conozca en detalle el funcionamiento del Banco y el sector en el cual desarrolla sus actividades, así como los deberes, derechos y obligaciones que incorpora el ejercicio del cargo. Pregunta 27 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: El reglamento interno de funcionamiento de la Junta Directiva contempla que en las actas de las reuniones se identifiquen los soportes que sirvieron de base para la toma de decisiones, así como las razones de conformidad o disconformidad tenidas en cuenta para la toma de las mismas y en general lo sugerido en la Medida 19? (Medida 14) En el artículo 4 del Reglamento de Funcionamiento de la Junta Directiva de Bancóldex se establece que en las actas se incorporarán los documentos que hayan servido de soporte para la toma de decisiones. Así mismo, que se dejará constancia en las actas de la Junta Directiva del sentido de los votos de los miembros y de las razones que los sustentan. Pregunta 28 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: El reglamento interno de funcionamiento de la Junta Directiva contempla el término de antelación a la reunión de Junta Directiva dentro del cual se presentará la información a los miembros y en general lo sugerido en la
9 Medida 20? (Medida 14) En el artículo 2 del Reglamento de la Junta Directiva de Bancóldex se estableció que la citación o convocatoria a la junta se hará mediante nota escrita a los miembros principales y suplentes, la cual será enviada con una antelación no inferior a dos (2) días hábiles anteriores a la fecha de realización de la respectiva reunión. Adicionalmente, y como una práctica de mejora el Comité de Gobierno Corporativo en sesión del 31 de octubre de 2011, instruyó a la administración para remitir un resumen por correo electrónico de los temas más importantes en los que se adoptarán decisiones, para que esos temas sean conocidos por los miembros de la Junta con antelación a la celebración de la misma. Esta práctica se ha venido cumpliendo por parte de la Administración de acuerdo por las instrucciones impartidas por el Comité de Gobierno Corporativo. Pregunta 29 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: El término de antelación a la reunión dentro del cual se presentará la información a los miembros de Junta estipulado en el Reglamento Interno de Funcionamiento es inferior a dos (2) días? (Medida 20) En el artículo 2 del Reglamento de la Junta Directiva de Bancóldex se estableció que la citación o convocatoria a la junta se hará mediante nota escrita a los miembros principales y suplentes, la cual será enviada con una antelación no inferior a dos (2) días hábiles anteriores a la fecha de realización de la respectiva reunión. Adicionalmente, se estableció que los miembros de la Junta Directiva deberán contar con la información que sea relevante para la toma de decisiones que se deban dar en desarrollo de la respectiva reunión. Pregunta 30 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Junta Directiva establece los medios a través de los cuales los miembros de Junta Directiva podrán recabar la información presentada a los mismos antes de la reunión? (Medida 20) En el artículo 6 del Reglamento de funcionamiento de la Junta Directiva de Bancóldex se ordenó que para el correcto ejercicio de sus funciones, los miembros de la Junta directiva podrán solicitar la información que sea relevante para la toma de decisiones, de acuerdo con el orden del día contenido en la convocatoria. La información estará a disposición de los miembros de la junta en la Vicepresidencia Jurídica Secretaria General del Banco. Lo anterior, sin
10 perjuicio de la información adicional que requieran los miembros de la Junta, la cual deberá ser tramitada a través de la misma Vicepresidencia. Pregunta 31 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Junta Directiva contempla la posibilidad que dicho órgano, a solicitud de cualquiera de sus miembros, pueda contratar un asesor externo para contribuir con elementos de juicio necesarios para la adopción de determinadas decisiones? (Medida 22) En el artículo Duodécimo del Reglamento de Funcionamiento de la Junta Directiva de Bancóldex se estableció que en los eventos que se requiera, por petición y a juicio de los miembros de la Junta Directiva, se podrá solicitar a la Administración, la contratación de los asesores externos o capacitadores que se requieran para aportar elementos de juicio adicionales para la toma de determinadas decisiones por parte de los directivos. En octubre de 2010 se creó el Comité de Gobierno Corporativo, que tiene a su cargo recomendar la contratación de asesores externos en este tema. Pregunta 32 Supuesto: En el caso en que el emisor cuente con un reglamento interno de Funcionamiento de la Junta Directiva, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: El Reglamento Interno de Funcionamiento de la Junta Directiva contempla las condiciones bajo las cuales dicho órgano, a solicitud de cualquiera de sus miembros, puede contratar un asesor externo para contribuir con elementos de juicio necesarios para la adopción de determinadas decisiones? (Medida 22) En el artículo Duodécimo del Reglamento de Funcionamiento de la Junta Directiva de Bancóldex se estableció que en los eventos que se requiera, por petición y a juicio de los miembros de la Junta Directiva, se podrá solicitar a la Administración, la contratación de los asesores externos o capacitadores que se requieran para aportar elementos de juicio adicionales para la toma de determinadas decisiones por parte de los directivos. Adicionalmente, dentro de las funciones del Comité de Gobierno Corporativo se estableció la de recomendar a la Junta Directiva la contratación de asesorías externas y programas de capacitación que aporten elementos de juicio adicionales para la toma de determinadas decisiones por parte de los directivos. Pregunta 33 SI NO
11 Pregunta: Para designar un miembro de la Junta Directiva, el emisor tiene en cuenta que el potencial miembro cumpla con requisitos de trayectoria profesional, formación académica y de experiencia para el mejor desarrollo de sus funciones? (Medida 15) Antes de la designación, la Asamblea evalúa las condiciones del candidato cuando se trata del renglón que le corresponde nombrar. Lo anterior, dado que de conformidad con el numeral 3 del artículo 281 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, la composición de la Junta Directiva del Banco tiene carácter legal. No obstante, previamente a adelantar la posesión del nuevo miembro de la Junta Directiva, se verifican las condiciones requeridas por la Superintendencia Financiera de Colombia. Pregunta 34 Pregunta: La mayoría de los miembros de la Junta Directiva u órgano que haga sus veces es independiente? (Medida 16) Los miembros de la Junta Directiva del Banco cuentan con las condiciones de independencia enunciadas en el artículo 44 de la Ley 964 de Deberes y derechos del miembro de Junta Directiva Pregunta 35 Pregunta: Los miembros de Junta Directiva informan la existencia de relaciones directas o indirectas que mantienen con algún grupo de interés, de las que puedan derivarse situaciones de conflicto de interés o influir en la dirección de su opinión o voto? (Medida 17) Cuando estas circunstancias se presentan, los miembros afectados lo manifiestan a la Junta Directiva y se apartan de la discusión y decisión del tema en concreto. Pregunta 36 Pregunta: El emisor pone a disposición de sus miembros de Junta Directiva nombrados por primera vez, la información suficiente para que pueda tener un conocimiento específico respecto del emisor y del sector en que se desarrolla? (Medida 18) En el Reglamento de Funcionamiento de la Junta Directiva en el artículo séptimo se determinó que la administración del Banco será responsable de entregar a los nuevos miembros de la Junta Directiva del Banco, una vez se les haya notificado su nombramiento, y éste haya aceptado el ejercicio del cargo, toda la información necesaria para que el nuevo miembro conozca en detalle el funcionamiento del Banco y el sector el cual se desarrolla sus actividades, así como los deberes, derechos y obligaciones que incorpora el ejercicio del cargo.
12 Adicionalmente, se estableció que los miembros de la Junta Directiva deberán contar con la información que sea relevante para la toma de decisiones que se deban dar en desarrollo de la respectiva reunión. Pregunta 37 Pregunta: El emisor pone a disposición de sus miembros de Junta Directiva nombrados por primera vez, la información relacionada con las responsabilidades, obligaciones y atribuciones que se derivan del cargo? (Medida 18) La administración del Banco pone en conocimiento del nuevo miembro de Junta Directiva la información relacionada con las responsabilidades, atribuciones y obligaciones que se derivan del cargo. Pregunta 38 Pregunta: Las actas de las reuniones de Junta Directiva identifican los estudios, fundamentos y demás fuentes de información que sirven de base para la toma de decisiones? (Medida 19) El texto de las actas incorpora la información que se presentó a la Junta Directiva como sustento para la toma de una determinada decisión. Pregunta 39 Pregunta: Las actas de las reuniones de Junta Directiva incluyen las razones de conformidad y disconformidad tenidas en cuenta para la toma de decisiones? (Medida 19) El texto de las actas incorpora las manifestaciones que en uno u otro sentido realizan los miembros de la Junta Directiva respecto de un determinado tema sometido a su consideración. Pregunta 40 Pregunta: El emisor pone a disposición de los miembros de la Junta Directiva, con por lo menos dos (2) días o más de anticipación la información que sea relevante para la toma de decisiones, de acuerdo con el orden del día contenido en la Convocatoria? (Medida 20) De acuerdo con las instrucciones impartidas por el Comité de Gobierno Corporativo en sesión del 31 de octubre de 2011, la Administración de Bancóldex está remitiendo un resumen por correo electrónico de los temas más importantes en los que se adoptarán decisiones, para que estos temas sean conocidos por los miembros de la Junta Directiva con antelación a la celebración de la misma. Igualmente, se remiten informes relevantes para las sesiones.
13 Pregunta 41 Supuesto: En el caso en que la junta directiva del emisor cuente con miembros suplentes, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: El emisor cuenta con mecanismos que permitan que los Miembros Suplentes se mantengan adecuadamente informados de los temas sometidos a consideración de la Junta Directiva, de manera que cuando reemplacen a los miembros principales, cuente con el conocimiento necesario para desempeñar esta labor? (Medida 21) Los miembros suplentes son invitados a todas las reuniones, conocen las actas, y cuando no están presentes, la Administración les remite los documentos que son sometidos a consideración de ese órgano. Pregunta 42 Pregunta: El emisor cuenta con una partida presupuestal que respalda la eventual contratación de un asesor externo, por parte de la Junta Directiva, a solicitud de cualquiera de sus miembros, para contribuir con elementos de juicio necesarios para la adopción de determinadas decisiones? (Medida 22) En el presupuesto aprobado para el 2011, se estableció una partida administrada por la Vicepresidencia Jurídica Secretaría General para apoyar todos los temas de gobierno corporativo y para la contratación de los asesores externos que sean requeridos por la Junta Directiva. Comités de apoyo Pregunta 43 Supuesto: En el caso en que exista un comité permanente, diferente al exigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas de nombramientos y retribuciones, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: El comité de Nombramientos y Retribuciones esta conformado con por lo menos un miembro de la Junta Directiva? (Medida 23) No existe un comité permanente de nombramientos y retribuciones. La competencia radica en la Junta Directiva. Pregunta 44 Supuesto: En el caso en que exista un comité permanente, diferente al exigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas de nombramientos y retribuciones, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: El comité de Nombramientos y Retribuciones apoya a la Junta Directiva en la revisión del desempeño de la
14 alta gerencia, entendiendo por ella al Presidente y a los funcionarios del grado inmediatamente inferior? (Medida 24) Aunque no existe un comité de nombramientos y retribuciones, por disposición de los Estatutos del Banco, se establece que la Junta Directiva adoptará mecanismos que le permitan la evaluación de las actividades de los administradores, principales ejecutivos y directores. Para dar cumplimiento a este mandato, se han establecido los siguientes mecanismos: (i) La Junta Directiva, previamente a la reunión de la Asamblea General de Accionistas, evaluará el informe anual del Presidente y determinará el resultado de la gestión. (ii) La Junta Directiva podrá adoptar el informe anual del Presidente y determinará el resultado de la gestión. (iii) La Junta Directiva deberá establecer mecanismos de auto evaluación de sugestión, y de la evaluación de la administración, y de sus principales ejecutivo, de acuerdo con la misión, visión y objetivos del Banco. (iv) La Junta Directiva deberá considerar los informes presentados por el Revisor Fiscal en los que se haga la evaluación de la gestión de la entidad. (Artículo 50 parágrafo 2 ). Tales funciones se encuentran replicadas en el artículo del Código de Gobierno Corporativo del Banco. Pregunta 45 Supuesto: En el caso en que exista un comité permanente, diferente al exigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas de nombramientos y retribuciones, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: El comité de Nombramientos y Retribuciones propone una política de remuneraciones y salarios para los empleados del emisor, incluyendo la alta gerencia? (Medida 24) No existe un comité permanente de nombramientos y retribuciones. La competencia radica exclusivamente en la Junta Directiva. Pregunta 46 Supuesto: En el caso en que exista un comité permanente, diferente al exigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas de nombramientos y retribuciones, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: El comité de Nombramientos y Retribuciones propone el nombramiento, remuneración y remoción del Presidente de la compañía o quien haga sus veces? (Medida 24) No existe un comité permanente de nombramientos y retribuciones. La competencia radica en la Junta Directiva. Pregunta 47 Supuesto: En el caso en que exista un comité permanente,
15 diferente al exigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas de nombramientos y retribuciones, responda la pregunta si o no y en caso contrario, responda N/A. Pregunta: El comité de Nombramientos y Retribuciones propone los criterios objetivos por los cuales el emisor contrata a sus principales ejecutivos? (Medida 24) No existe un comité permanente de nombramientos y retribuciones. La competencia radica en la Junta Directiva. Pregunta 48 Supuesto: En el caso en que exista un comité permanente, diferente al exigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas gobierno corporativo, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: El comité de Gobierno Corporativo esta conformado con por lo menos un miembro de la Junta Directiva? (Medida 23) El Banco cuenta con un Comité de Gobierno Corporativo que está conformado por dos miembros de la Junta Directiva. El Vicepresidente Jurídico - Secretario General de la Entidad actúa como Secretario de este Comité. Pregunta 49 Supuesto: En el caso en que exista un comité permanente, diferente al exigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas gobierno corporativo, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: El comité de Gobierno Corporativo propende por que los accionistas y el mercado en general, tengan acceso de manera completa, veraz y oportuna a la información del emisor que deba revelarse? (Medida 25) Dentro de las funciones del Comité de Gobierno Corporativo está la de sugerir mejoras al sistema de información y comunicaciones con los accionistas, los grupos de interés y el mercado en general, con el fin de lograr que éstos tengan acceso de manera completa, veraz y oportuna a la información relevante del Banco. Adicionalmente, el Comité de Auditoria tiene entre sus funciones, la de velar por la transparencia de la información financiera que prepara el Banco y su apropiada revelación. Para ello, vigila que existan los controles necesarios y los instrumentos adecuados para verificar que los estados financieros revelan la situación de la empresa y el valor de sus activos.
16 Pregunta 50 Supuesto: En el caso en que exista un comité permanente, diferente al exigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas gobierno corporativo, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: El comité de Gobierno Corporativo informa acerca del desempeño del Comité de Auditoría? (Medida 25) El desempeño del Comité de Auditoría es evaluado directamente por la Junta Directiva en forma anual, al igual que por la Asamblea General de Accionistas. Pregunta 51 Supuesto: En el caso en que exista un comité permanente, diferente al exigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas gobierno corporativo, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: El comité de Gobierno Corporativo revisa y evalúa la manera en que la Junta Directiva dio cumplimiento a sus deberes durante el período? (Medida 25) Dentro de las funciones del Comité de Gobierno Corporativo se encuentra la de revisar la evaluación anual de la gestión de la Junta Directiva, y formular sugerencias para mejorar la metodología de evaluación. Así mismo se encuentra la de recomendar a la Junta Directiva y a la Administración un plan de trabajo a seguir de acuerdo con los resultados obtenidos en la evaluación anual. Pregunta 52 Supuesto: En el caso en que exista un comité permanente, diferente al exigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas gobierno corporativo, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: El comité de Gobierno Corporativo monitorea las negociaciones realizadas por miembros de la Junta con acciones emitidas por la compañía o por otras compañías del mismo grupo? (Medida 25) Dentro de las funciones que tiene el Comité de Gobierno Corporativo está la de monitorear las negociaciones realizadas por miembros de la junta directiva con acciones emitidas por el Banco o por otras compañías del mismo grupo, si a ello hubiere lugar. Pregunta 53 Supuesto: En el caso en que exista un comité permanente, diferente al exigido legalmente, que tenga como función, entre otras, apoyar a la Junta Directiva en temas gobierno
17 corporativo, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: El comité de Gobierno Corporativo supervisa el cumplimiento de la política de remuneración de administradores? (Medida 25) La Junta Directiva y el Comité de Auditoría tienen estas competencias. Pregunta 54 Además de las funciones establecidas en la ley o los estatutos, el Comité de Auditoría se pronuncia, mediante la producción de un informe escrito, respecto de las posibles operaciones que se planean celebrar con vinculados económicos? (Medida 26) Este informe se incluye en los documentos que se someten a consideración de la Junta Directiva y la Asamblea General de Accionistas para la reunión ordinaria de accionistas. Pregunta 55 Además de las funciones establecidas en la ley o los estatutos, el Comité de Auditoría verifica que las posibles operaciones que se planean celebrar con vinculados económicos se realicen en condiciones de mercado y que no vulneran la igualdad de trato entre los accionistas? (Medida 26) La Administración hace esta verificación, e incluye el resultado en el informe especial que es considerado por el Comité de Auditoría y la Junta Directiva para la reunión ordinaria de la Asamblea General de Accionistas. Pregunta 56 Además de las funciones establecidas en la ley o los estatutos, el Comité de Auditoría establece las políticas, criterios y prácticas que utilizará el emisor en la construcción, revelación y divulgación de su información financiera? (Medida 26) El Comité de Auditoría revisa los procedimientos de control interno y los informes de los órganos de control, así como las respuestas de la Administración, de manera que se acojan las recomendaciones y se implementen las políticas, criterios y prácticas adecuadas a todos los procesos del Banco, incluida la revelación y divulgación de la información financiera. Pregunta 57 Además de las funciones establecidas en la ley o los estatutos, el Comité de Auditoría define mecanismos para consolidar la información de los órganos de control del emisor para la presentación de la información a la Junta Directiva? (Medida 26) SI NO
18 El Comité de Auditoría tiene entre sus funciones, la de evaluar los informes de control interno practicados por la Contraloría y los revisores fiscales, verificando que la administración haya atendido sus sugerencias y recomendaciones. Además, el Comité de Auditoría tiene por función, la de colaborar con la Administración del Banco y con su Junta Directiva, en la elaboración del informe sobre las labores desarrolladas por el Comité, que la Junta Directiva deberá presentar a la Asamblea General de Accionistas al cierre del ejercicio económico respectivo. III. REVELACIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y NO FINANCIERA Solicitudes de información Pregunta 58 Pregunta: El emisor cuenta con un punto de atención o de contacto, a disposición de sus inversionistas que sirve de canal de comunicación entre estos y aquella? (Medida 27) En el artículo 4.10 del Código de Gobierno Corporativo del Banco, se establece que los accionistas y demás inversionistas indicados en las normas legales y reglamentarias podrán canalizar sus requerimientos basados en las disposiciones legales, a través de la Vicepresidencia Jurídica - Secretaría General de Bancóldex, que actuará como Oficina de Atención al Inversionista. Pregunta 59 Cuando a criterio del emisor, se considera que la respuesta a un inversionista puede colocarlo en ventaja, éste garantiza el acceso a dicha respuesta a los demás inversionistas de manera inmediata, de acuerdo con los mecanismos que el emisor ha establecido para el efecto, y en las mismas condiciones económicas? (Medida 28) De acuerdo con lo establecido en el artículo 3.9 del Código de Gobierno Corporativo y en el artículo 10 de los Estatutos Sociales del Banco, Bancóldex, velará porque los accionistas e inversionistas indicados en las normas legales y reglamentarias tengan un tratamiento equitativo, tengan un tratamiento equitativo, de acuerdo con su naturaleza y en los términos establecidos en la ley. Pregunta 60 Pregunta: Un grupo de accionistas puede solicitar la realización de auditorias especializadas? (Medida 29) El parágrafo del artículo 68 de los Estatutos del Banco establece en cabeza de los accionistas y demás inversionistas del Banco, la facultad de encargar la realización de auditorías especializadas. La misma previsión se encuentra establecida en el numeral 3.6 del Código de Buen Gobierno del Banco.
19 Pregunta 61 Supuesto: En el caso en que un grupo de accionistas pueda solicitar la realización de auditorias especializadas, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: Existe un procedimiento que precise el porcentaje accionario a partir del cual se puede solicitar auditorias especializadas? (Medida 30) No se requiere de un porcentaje específico. Cualquier accionista o inversionista las puede requerir, siempre que se agote el procedimiento establecido para tal efecto en el Código de Buen Gobierno del Banco. Pregunta 62 Supuesto: En el caso en que un grupo de accionistas pueda solicitar la realización de auditorias especializadas, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: Existe un procedimiento que precise las razones por las cuales se definió el porcentaje accionario a partir del cual se puede solicitar auditorias especializadas? (Medida 30) Como se indicó en la pregunta anterior, cualquier accionista o inversionista del Banco puede solicitar la realización de auditorías especializadas. En cuanto a las razones que se debe esgrimir para realizar la auditoría, sólo se exige el respeto de la confidencialidad de cierta información relevante para el negocio desarrollado por el Banco y la asunción de los gastos por cuenta del solicitante. Pregunta 63 Supuesto: En el caso en que un grupo de accionistas pueda solicitar la realización de auditorias especializadas, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: Existe un procedimiento que precise los requisitos de la solicitud de auditoria especializada? Para la realización de la auditoría especializada, se requiere de la previa suscripción de un acuerdo de confidencialidad entre en el Banco y el accionista que la solicita, y un acuerdo de confidencialidad entre el Banco y la firma que va a realizar la auditoría. La auditoría sólo podrá referirse a temas específicos y no podrá versar sobre temas sujetos a reserva comercial o bancaria. La firma que realice la auditoría debe contar con una reconocida reputación y experiencia en el sector financiero. Pregunta 64 Supuesto: En el caso en que un grupo de accionistas pueda solicitar la realización de auditorias especializadas, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: Existe un procedimiento que precise a quién corresponde la práctica de la auditoria especializada y cómo
20 se procede a su designación? (Medida 30) Dado que los accionistas interesados asumen los costos de la auditoría, son ellos quienes los designan, no obstante lo cual, el Código de Buen Gobierno, define que la firma que realice la auditoría, debe contar con una reconocida reputación y experiencia en el sector financiero. Pregunta 65 Supuesto: En el caso en que un grupo de accionistas pueda solicitar la realización de auditorias especializadas, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: Existe un procedimiento que precise quién debe asumir el costo de la auditoría especializada? (Medida 30) En el artículo 68 de los estatutos del Banco y en el artículo 3.6 del Código de Gobierno Corporativo del Banco, se establece que los costos que se deriven de la realización de auditorías especializadas correrán por cuenta del accionista o del inversionista interesado en su realización. Pregunta 66 Supuesto: En el caso en que un grupo de accionistas pueda solicitar la realización de auditorias especializadas, responda la pregunta, en caso contrario responda N/A. Pregunta: Los plazos previstos para cada una de las etapas o pasos del procedimiento relativo a la contratación de la auditoría especializada, son precisos? (Medida 30) No se tienen plazos para las etapas de contratación de la auditoría especializada, dado que el procedimiento corresponde a los accionistas interesados. Información al mercado Pregunta 67 Pregunta: Existen mecanismos previstos por el emisor, que permiten divulgar a los accionistas y demás inversionistas, los hallazgos materiales resultantes de actividades de control interno? (Medida 31) Al Comité de Auditoría del Banco le corresponde a analizar los informes de control interno, cuyos resultados son presentados a la Junta Directiva. A su turno, el resultado de esos informes es presentado a la Asamblea General de Accionistas. Adicionalmente, en el artículo del Código de Buen Gobierno, se establece que es función del Comité de Auditoría la de poner a disposición de los accionistas y demás inversionistas indicados por las normas legales y reglamentarias los apartes pertinentes de sus actas, relativos a los hallazgos relevantes y al seguimiento del Sistema de Control Interno. Adicionalmente, en la Asamblea General de Accionistas celebrada el 14 de marzo de 2012, se presentó a los accionistas el Informe de Gobierno Corporativo Gestión 2011 en donde se informaban las actividades y logros realizados en esta materia durante el año Así mismo, y para el
21 conocimiento de la ciudadanía en general de las actividades realizadas en materia de gobierno corporativo se publicó este informe en la página Web del Banco en el link de Información de interés para accionistas y demás inversionistas. Pregunta 68 (Medida 32). El emisor divulga al mercado las políticas generales aplicables a la remuneración y a cualquier beneficio económico que se concede a: Miembros de Junta Directiva Representante legal Revisor Fiscal Asesores externos Auditores externos En el Código de Buen Gobierno se establecieron las políticas de remuneración para los miembros de la Junta Directiva, de los principales ejecutivos del Banco y de remuneración del Revisor Fiscal. Así mismo, en el Código se determinaron que la Revisoría Fiscal, la Superintendencia Financiera de Colombia, la Contraloría General de la República son las clases de auditorías externas del Banco. Por lo anterior, al señalar las políticas de remuneración del Revisor Fiscal también se está determinando la política de remuneración de los auditores externos. Por lo anterior, y a través de la publicación del Código de Buen Gobierno en el página Web del Banco en link Información de interés para accionistas y demás inversionistas, esta Entidad divulga al mercado las políticas generales aplicables a la remuneración y cualquier beneficio económico que concede a los miembros de la Junta Directiva, Representante Legal, Revisor Fiscal y Auditores Externos. Pregunta 69 Pregunta: El emisor divulga al mercado los contratos celebrado con sus directores, administradores, principales ejecutivos y representantes legales, incluyendo sus parientes, socios y demás relacionados? (Medida 33) La política del Banco es la de no realizar transacciones con accionistas o administradores. Solamente se realizan operaciones con estos que se vayan a ejecutar en condiciones de mercado, y para satisfacer necesidades específicas de vivienda, educación, salud y transporte. En el informe presentado por la administración a la Asamblea General de Accionistas se incluye un capítulo específico en el que se hace referencia a las operaciones de este tipo que realizó el Banco. Pregunta 70 Pregunta: El emisor divulga al mercado sus normas internas sobre resolución de conflictos? (Medida 34) SI NO
22 Las normas sobre conflictos de intereses se encuentran contenidas en el Código de Gobierno Corporativo del Banco, el cual es un documento público que se encuentra publicado en la página Web del Banco. Pregunta 71 Pregunta: El emisor divulga al mercado los criterios aplicables a las negociaciones que sus directores, administradores y funcionarios realicen con las acciones y los demás valores emitidos por ellas, como por ejemplo el derecho de preferencia? (Medida 35) En los Estatutos del Banco se encuentran previstos los criterios aplicables a las negociaciones de acciones. Pregunta 72 Pregunta: El emisor divulga al mercado las hojas de vida de los miembros de las Juntas Directivas y de los órganos de control interno, y de no existir éstos, de los órganos equivalentes, al igual que de los representantes legales, de tal manera que permitan conocer su calificación y experiencia, con relación a la capacidad de gestión de los asuntos que les corresponda atender? (Medida 36) En los prospectos de información de las diferentes emisiones de bonos que ha realizado el Banco se mencionan a los administradores de la sociedad y se realiza una breve mención a sus hojas de vida, esta información también se encuentra publicada en la información relevante que debe ser suministrada el mercado por los emisores de valores. Adicionalmente, esta información es administrada por la Vicepresidencia Jurídica - Secretaría General del Banco, quien podrá suministrarla, previo estudio de la solicitud presentada. Revisor Fiscal Pregunta 73 Pregunta: El emisor designó como revisor fiscal a personas o firmas que hayan recibido ingresos de la compañía y/o de sus vinculados económicos, que representan el 25% o más de sus últimos ingresos anuales? (Medida 37) No se designó a un revisor fiscal que cumpla las características descritas. Pregunta 74 Pregunta: El emisor o sus vinculados económicos contratan con el Revisor Fiscal servicios distintos a los de auditoria? (Medida 38) No se contratan con el Revisor Fiscal servicios distintos a los de auditoría.
23 Pregunta 75 Pregunta: Los contratos del emisor con el revisor fiscal establecen cláusulas de rotación de las personas naturales que efectúan la función de revisoria con una periodicidad de cinco (5) años? (Medida 39) Se incluyeron en los términos de referencia para la contratación de los servicios de la revisoría fiscal que hacen parte integral del contrato que siempre que el servicio se extienda por un periodo superior a cinco (5) años la firma de Revisoría Fiscal deberá comprometerse a rotar en ese momento a las personas naturales que ejercen las labores de revisorías fiscal en cada entidad. Pregunta 76 Pregunta: El emisor exige al revisor fiscal que la persona que haya sido rotada deba esperar por lo menos dos (2) años para retomar la revisoria de la misma compañía? (Medida 39) Así mismo, en la los términos de referencia para la contratación de la firma de la revisoría fiscal que hacen parte integral del contrato que la firma de revisoría se compromete que las personas naturales rotadas no podrán volver a ejercer el cargo en alguna de las entidades hasta tanto hayan transcurrido dos (2) años desde la fecha en la que se registró la rotación. IV. RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS Pregunta 77 Pregunta: El emisor adopta medidas necesarias para informar a sus accionistas del procedimiento jurisdiccional con que cuentan para hacer efectiva la protección de sus derechos ante la Superintendencia Financiera de Colombia? (Medida 40) En el artículo del Código de Buen Gobierno del Banco, se establece que los conflictos que se originen por el ejercicio del Derecho de Inspección, serán resueltos por la entidad que ejerza funciones de inspección y control sobre el Banco, es decir, la Superintendencia Financiera de Colombia. Pregunta 78 Pregunta: El emisor ha adoptado, para la solución de conflictos que se presenten entre el emisor con los accionistas, entre los accionistas y administradores y entre los accionistas, la vía de arreglo directo? (Medida 41) En el artículo 88 de los Estatutos del Banco se establece la existencia de una cláusula compromisoria para resolver las diferencias que surjan de la ejecución del contrato de sociedad.