Source: http://docplayer.cz/2212116-.html
Timestamp: 2018-02-17 23:50:25+00:00
Document Index: 31104380

Matched Legal Cases: ['čl. 40', 'čl. 1', 'čl. 9', 'čl. 12', 'čl. 30', 'čl. 14', 'čl. 17', 'čl. 22']

1 MEZINÁRODNÍ ORGANIZACE PRÁCE ROZPOČTOVÁ PRAVIDLA VYDÁNÍ Z ROKU Znění účinné od března / 28
2 OBSAH I. PRAVOMOCI A PŮSOBNOST 1.10 REFERENCE 1.20 VYMEZENÍ POJMŮ 1.30 PŮSOBNOST 1.40 PROVÁDĚNÍ 1.50 DODATEČNÉ POKYNY 1.60 ODBOR ROZPOČTU 1.70 POSTUPY MIMO RÁMEC MOP 1.80 FINANČNÍ PROSTŘEDKY Z EXTERNÍCH ZDROJŮ II. NÁVRH ROZPOČTU 2.10 FORMA ROZPOČTU 2.20 PŘÍPRAVA NÁVRHU ROZPOČTU 2.30 ODHAD NÁKLADŮ III. VÝBĚR PŘÍSPĚVKŮ, OSTATNÍ PŘÍJMY 3.10 VÝBĚR PŘÍSPĚVKŮ 3.20 ÚČTOVÁNÍ PŘÍJMŮ 3.30 OSTATNÍ PŘÍJMY 3.31 PLATBY DO REVOLVINGOVÉHO PUBLIKAČNÍHO FONDU 3.32 PŘÍJMY Z PRONÁJMU 3.40 VÝNOSY Z PRODEJE ZAŘÍZENÍ 3.50 PŘIJÍMÁNÍ FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ ÚŘEDNÍKY 3.60 PÍSEMNÉ DOKLADY IV. ROZPOČTOVÉ POLOŽKY, ALOKACE 4.10 PLNĚNÍ SCHVÁLENÉHO ROZPOČTU 4.20 ALOKACE FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ 4.30 ÚČEL A POVAHA ALOKACE FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ 4.40 REVIZE VÝDAJOVÉ SITUACE 4.50 PŘESUNY V RÁMCI SCHVÁLENÉHO ŘÁDNÉHO ROZPOČTU 2 / 28
3 V. KONTROLA ZÁVAZKŮ 5.10 ZÁVAZKY UZAVÍRANÉ PLNĚ OPRÁVNĚNÝMI ÚŘEDNÍKY 5.20 NÁVRHY S FINANČNÍMI NEBO ROZPOČTOVÝMI DOPADY 5.30 KONTROLA ZÁVAZKŮ 5.40 ZÁVAZKY UZAVÍRANÉ V SOULADU S ROZPOČTEM 5.50 NÁMITKY PROTI NAVRŽENÝM ZÁVAZKŮM 5.60 POSTUPNÉ VYŘIZOVÁNÍ ZÁVAZKŮ VI. PŘEDKLÁDÁNÍ A AUDIT NÁROKŮ 6.10 PLATBY PROVÁDĚNÉ NA ZÁKLADĚ NÁROKŮ 6.20 NÁROKY DOLOŽENÉ KOPIÍ OBJEDNÁVKY 6.30 LHŮTY PRO PŘEDKLÁDÁNÍ NÁROKŮ 6.40 AUDIT NÁROKŮ 6.50 NÁROKY ČLENŮ VÝBORŮ 6.60 NÁROKY DOLOŽENÉ POTVRZENÍM O PŘEVZETÍ 6.70 ZABEZPEČENÍ 6.80 NÁMITKY PROTI NÁROKŮM VII. PLATBY 7.10 POTVRZENÍ O PLATBÁCH 7.20 PLATBY VE PROSPĚCH PLNĚ OPRÁVNĚNÝCH OSOB 7.30 ÚŘEDNÍCI OPRÁVNĚNÍ K PROVÁDĚNÍ PLATEB 7.40 ODMĚNY, NÁHRADY 7.50 ZÁLOHOVÉ A ČÁSTEČNÉ PLATBY 7.60 LHŮTY PRO PLATBY 7.70 MĚNY ÚČETNICTVÍ, SMĚNNÉ KURSY MĚN 7.80 ODPOVĚDNOST ZA PLATBY 7.90 MIMOŘÁDNÉ PLATBY VIII. SPRÁVA FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ 8.05 SPRÁVA POKLADNY 8.10 FINANČNÍ PROSTŘEDKY V BANKÁCH 8.20 OPERACE NA BANKOVNÍCH ÚČTECH 8.30 INVESTOVÁNÍ FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ 8.40 ZTRÁTA HOTOVOSTI NEBO PŘEVODITELNÝCH CENNÝCH PAPÍRŮ, PODVODY 8.50 SMĚNY MEZI MĚNAMI 3 / 28
4 IX. POKLADNÍK, PŮJČKY Z FONDŮ 9.05 JMENOVÁNÍ POKLADNÍKŮ 9.10 HOTOVOSTNÍ ZÁLOHY (VČETNĚ ZÁPŮJČEK DROBNÉ HOTOVOSTI) 9.20 ÚČTOVÁNÍ HOTOVOSTNÍCH ZÁLOH 9.30 PŮJČKY Z FONDŮ EXTERNÍM KANCELÁŘÍM A KANCELÁŘÍM VEDOUCÍCH TECHNICKÝCH PORADCŮ 9.40 OSTATNÍ HOTOVOSTNÍ PŮJČKY X. VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ ÚŘEDNÍCI OPRÁVNĚNÍ K UZAVÍRÁNÍ SMLUV KONKURENČNÍ NABÍDKY A INZERCE VÝJIMKY Z INZERTNÍCH POŽADAVKŮ PŘIDĚLENÍ ZAKÁZEK PÍSEMNĚ DOLOŽENÉ NÁKUPY PÍSEMNÁ ZJIŠTĚNÍ XI. MAJETEK ZÁZNAMY O MAJETKU INVENTURA MAJETKU VYUŽITÍ MAJETKU NEBO SLUŽEB MOP ZTRÁTA AKTIV, NEDOBYTNÉ POHLEDÁVKY DAROVANÝ MAJETEK NADBYTEČNÝ MAJETEK XII. ÚČTY VEDENÍ ÚČTŮ VEDLEJŠÍ ÚČTY XIII. ODPOVĚDNOST PODVODY, POKUSY O PODVOD, PODEZŘENÍ NA PODVOD NÁHRADA ZTRÁT VÝBOR PRO ODPOVĚDNOST ODEPISOVÁNÍ ZTRÁT XIV. INTERNÍ AUDIT HLAVNÍ INTERNÍ AUDITOR JMENOVÁNÍ A ODVOLÁNÍ HLAVNÍHO INTERNÍHO AUDITORA PROVÁDĚNÍ INTERNÍHO AUDITU 4 / 28
5 VYSVĚTLIVKY Předpisy = Rozpočtové předpisy (vydání z r. 2003) Pravidla = Rozpočtová pravidla (vydání z r. 2001) OSN = Organizace spojených národů MOP = Mezinárodní organizace práce MÚP = Mezinárodní úřad práce členské státy = členské státy Mezinárodní organizace práce Konference = Mezinárodní konference práce USD = americký dolar CHF = švýcarský frank předcházející rozpočtové období / kalendářní rok = rozpočtové období / kalendářní rok X-1 dané(ý) rozpočtové období / kalendářní rok = rozpočtové období / kalendářní rok X nadcházející rozpočtové období / kalendářní rok = rozpočtové období / kalendářní rok X+1 5 / 28
6 I. PRAVOMOCI A PŮSOBNOST 1.10 REFERENCE Pravidla jsou zpracována dle čl. 40 Předpisů VYMEZENÍ POJMŮ Pro účely Pravidel platí následující definice: Hlavní pokladník: pokladník a finanční kontrolor MOP. Odbor rozpočtu: odbor rozpočtu (v rámci sekce rozpočtu a financí) v ústředí MOP v Ženevě. Schvalující úředník: úředník pověřený hlavním pokladníkem ke schvalování rozpočtové nebo finanční správnosti navržených závazků nebo vyplacených částek. Pokladník: úředník oprávněný dle čl Pravidel k přijímání a vyplácení hotovosti a převoditelných cenných papírů. Externí kanceláře: kanceláře MOP mimo Ženevu, včetně kanceláří národních korespondentů, kromě kanceláří vedoucích technických poradců. Vedoucí technický poradce: úředník jmenovaný jako vedoucí technický poradce projektu technické spolupráce MOP nebo samostatný odborník, kterému byly svěřeny podobné funkce. Program: činnosti plánované pro konkrétní oblast nebo oblasti a stanovené období. Manažer programu: úředník odpovědný za organizační jednotku, na kterou byly ředitelem odboru rozpočtu za účelem realizace programu alokovány finanční prostředky v rámci interního systému MOP zaměřeného na plánování programů a kontrolu PŮSOBNOST Pravidla se vztahují na řádný rozpočet MOP a na ostatní finanční prostředky, které má MOP k dispozici, nestanoví-li pro ně hlavní pokladník působnost zvláštních předpisů a pravidel PROVÁDĚNÍ Hlavní pokladník je odpovědný generálnímu řediteli za aplikaci a provádění Pravidel. Hlavní pokladník je oprávněn delegovat konkrétní pravomoci jemu svěřené. Úředníci, na které byly konkrétní pravomoci delegovány, jsou odpovědní hlavnímu pokladníkovi v rozsahu pravomocí na ně delegovaných DODATEČNÉ POKYNY V rámci Předpisů a Pravidel je hlavní pokladník oprávněn vydávat dodatečné pokyny nebo zavádět postupy nutné k zajištění účinné interní finanční kontroly, řádné správy fondů a hospodárnosti. Tyto pokyny nebo postupy mohou být měněny pouze na základě předchozího souhlasu hlavního pokladníka. Hlavní pokladník je oprávněn stanovit rozsah aplikace Pravidel v externích kancelářích, kancelářích vedoucího technického poradce a v případě nezávislých odborníků mimo ústředí. Je oprávněn pro tyto kanceláře a úředníky stanovit zvláštní finanční pravidla, pokyny nebo postupy, přičemž bere v úvahu jejich zvláštní podmínky a požadavky. Zvláštní finanční pravidla, pokyny nebo postupy se standardním způsobem začleňují do komplexních manuálů finanční a správní praxe a postupů sestavených pro kanceláře mimo ústředí. Zvláštní pravidla, pokyny nebo postupy mohou být měněny pouze na 6 / 28
7 základě předchozího souhlasu hlavního pokladníka. Pravomoci svěřené úředníkům mimo ústředí jsou vykonávány dle relevantních pravidel, pokynů a postupů schválených hlavním pokladníkem. V záležitostech neupravených v rámci zvláštních pravidel, pokynů nebo postupů jsou aplikována Pravidla ODBOR ROZPOČTU Odbor rozpočtu je odpovědný hlavnímu pokladníkovi za provádění a dohled nad rozpočtovými, finančními a účetními operacemi a za vedení a monitoring aplikace politiky a postupů souvisejících s finančními operacemi POSTUPY MIMO RÁMEC MOP Postupy směřující k získání dodatečných finančních prostředků nebo zdrojů a výjimky z existujících finančních předpisů, pravidel nebo ustanovení MOP mohou být mimo Kancelář nebo v rámci Kanceláře realizovány pouze na základě předchozího písemného souhlasu generálního ředitele, hlavního pokladníka nebo ředitele odboru rozpočtu FINANČNÍ PROSTĚDKY Z EXTERNÍCH ZDROJŮ Úředníci jsou oprávněni přijímat odpovědnost za manipulaci nebo správu finančních prostředků náležejících vládě nebo jinému orgánu oficiálního nebo polooficiálního charakteru, se kterým je MOP spojena, nebo se kterým je tento úředník v kontaktu vzhledem ke svému postavení úředníka MOP, pouze na základě předchozího oficiálního rozhodnutí generálního ředitele. 7 / 28
8 II. NÁVRH ROZPOČTU 2.10 FORMA ROZPOČTU Návrh řádného rozpočtu je dle čl. 1 až 4 Předpisů předkládán na rozpočtové období MOP PŘÍPRAVA NÁVRHU ROZPOČTU Hlavní pokladník je spolu s odborem rozpočtu odpovědný generálnímu řediteli za poskytování poradenství v oblasti rozpočtové a finanční politiky a za přípravu odhadů příjmů a výdajů zahrnutých do návrhu programu a rozpočtových dokumentů určených k předložení Programovému, rozpočtovému a správnímu výboru, Správní radě a Konferenci. Pro tento účel hlavní pokladní zavede postupy, kritéria a termíny nutné k zajištění včasné prezentace kvalitního a reálného návrhu rozpočtu, odpovídajícího Předpisům ODHAD NÁKLADŮ Sekce rozpočtu a financí je odpovědná za přípravu odhadu nákladů, které mohou vzniknout v souvislosti s činnostmi MOP, včetně odhadu nákladů na projekty, schůzky, platy zaměstnanců a mise. Úředníci jsou oprávněni vydat odhad nákladů určený k použití mimo Kancelář pouze na základě předchozího písemného souhlasu hlavního pokladníka. 8 / 28
9 III. VÝBĚR PŘÍSPĚVKŮ, OSTATNÍ PŘÍJMY 3.10 VÝBĚR PŘÍSPĚVKŮ Ředitel odboru rozpočtu je odpovědný hlavnímu pokladníkovi za výběr a účtování příspěvků hrazených členskými státy dle čl. 9 a 10 Předpisů ÚČTOVÁNÍ PŘÍJMŮ Příjmy jsou účtovány s minimálním možným zpožděním. Vyměřené příspěvky obdržené MOP jsou účtovány k datu přijetí, dle potřeby i 31. prosince. Dary jsou účtovány na předběžném účtu do doby schválení jejich přijetí MOP dle čl. 12 Předpisů OSTATNÍ PŘÍJMY Ostatní příjmy MOP zahrnují následující kategorie: (i) příjmy z úroků, které nemusí být účtovány ve prospěch fondu, ze kterého pocházejí; (ii) příjmy z prodeje publikací včetně souvisejících honorářů a poplatků; (iii) rozdíly mezi výnosy a ztrátou při směně, s výjimkou výnosů a ztrát při směně v rámci ocenění rozpočtových příjmů a výdajů a revalvace pravidelných rozpočtových aktiv a pasiv v měnách jiných než USD; (iv) částky získané v souvislosti s platbami provedenými MOP, obdržené po skončení finančního období, ve kterém byla příslušná platba provedena; (v) šeky neproplacené po dobu 12 měsíců po datu vystavení, jejichž zrušení proběhne v jiném rozpočtovém období; (vi) zůstatky z nezlikvidovaných závazků vzniklých v předcházejícím rozpočtovém období; a (vii) jiné příjmy. Dle čl a 3.32 Pravidel jsou čisté ostatní příjmy účtovány ve prospěch kontrolního vyrovnávacího účtu PLATBY DO REVOLVINGOVÉHO PUBLIKAČNÍHO FONDU Až 100 % příjmů z prodeje publikací včetně souvisejících honorářů a poplatků může být dle uvážení generálního ředitele účtováno ve prospěch revolvingového publikačního fondu a použito dle zvláštních pravidel upravujících správu tohoto fondu, která schvaluje Správní rada PŘÍJMY Z PRONÁJMU Příjmy z pronájmu prostor jsou účtovány ve prospěch fondu budov a ubytování, ze kterého mohou být finanční prostředky vybrány pouze se svolením Správní rady, a to pro konkrétní účely související s prostorami MOP, zejména pak k pokrytí nákladů na stavby, úpravy, opravy a renovace. Příjmy z pronájmu jsou účtovány ve prospěch fondu po odečtení příslušné částky na vytápění, osvětlení a další zařízení a služby s ním spojené, uskuteční-li se výdaje a náhrady související s těmito zařízeními a službami v tomtéž rozpočtovém období. Odečtené částky jsou účtovány ve prospěch rozpočtových položek, ve kterých výdaje vznikly, v opačném případě je celá částka příjmu z pronájmu účtována ve prospěch fondu. 9 / 28
10 3.40 VÝNOSY Z PRODEJE ZAŘÍZENÍ Výnosy z prodeje zařízení mohou být kompenzovány nákupem zařízení nového, proběhnou-li prodej a nákup v tomtéž rozpočtovém období. V opačném případě jsou tyto výnosy účtovány do ostatních příjmů. (c) 3.50 PŘIJÍMÁNÍ FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ ÚŘEDNÍKY Platby ve prospěch MOP jsou prováděny přímo na bankovní účet MOP, je-li to možné. Kromě pokladníků jmenovaných dle čl Pravidel jmenuje hlavní pokladník úředníky oprávněné přijímat finanční prostředky jménem MOP a vydávat o tom oficiální doklady. Ostatní úředníci, kteří přijmou finanční prostředky jménem MOP, jsou povinni částku zaslat okamžitě a v plné výši pokladníkovi nebo jinému úředníkovi oprávněnému k přijímání finančních prostředků. V opačném případě jsou povinni uložit částku na bankovní účet MOP a obratem poskytnout detailní informaci o vkladu řediteli odboru rozpočtu PÍSEMNÉ DOKLADY Na částky obdržené v hotovosti jsou vydávány oficiální písemné doklady ve dvou vyhotoveních, přičemž kopie originálů jsou uschovávány. Doklady na šeky jsou vydávány jen na požádání. 10 / 28
11 IV. ROZPOČTOVÉ POLOŽKY, ALOKACE 4.10 PLNĚNÍ SCHVÁLENÉHO ROZPOČTU Hlavní pokladník je odpovědný generálnímu řediteli za nepřekročení odhlasovaných položek při uskutečňování výdajů řádného rozpočtu MOP a za použití částek pouze k účelům schváleným Konferencí. Hlavní pokladník je dále odpovědný za sledování monetárních nebo jiných omezení zavedených v souvislosti s finančními prostředky, které má MOP k dispozici, s výjimkou případů, kdy Konference nebo Správní rada svěří odpovědnost za finanční prostředky úředníkovi jiného orgánu než MÚP ALOKACE FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ Na základě programových rozhodnutí učiněných generálním ředitelem v rámci schváleného rozpočtu MOP (po poradě s vedoucím kanceláře programových rozpočtů a řízení prostřednictvím vydání zápisu o programovém rozhodnutí), nebo na základě podmínek aplikovatelných na ostatní finanční prostředky, které má MOP k dispozici, ředitel odboru rozpočtu informuje manažery programů o částkách alokovaných na jejich programy v rámci každého zdroje finančních prostředků na dané nebo daná rozpočtová období. Zajistí provádění změn alokací dle Předpisů nebo ostatních pravidel, kterými se řídí využívání dotčených finančních prostředků a také v rámci interního systému plánování programů a kontroly. Pomocí postupů kontroly závazků zajistí nepřekročení alokací ÚČEL A POVAHA ALOKACE FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ Alokace finančních prostředků manažerům programů jsou prováděny dle čl Pravidel, aby byla co nejpodrobněji vyjádřena finanční oprávnění nutná pro účetnictví a finanční kontrolu. Alokace finančních prostředků musí být prováděny písemně a musí být podepisovány ředitelem odboru rozpočtu nebo úředníkem jím jmenovaným. Je nutné uvádět všechny podmínky spojené s uvolňováním finančních prostředků. (c) Manažeři programů v ústředí, kterým jsou finanční prostředky alokovány, jsou oprávněni rozhodnout o jejich využití v zájmu daného programu. Finanční závazky však mohou vzniknout pouze dle ustanovení vztahujících se k finančnímu zúčtování a postupům při uzavírání smluv dle kap. V a X Předpisů. Alokace finančních prostředků manažerovi programu sama o sobě neznamená formální oprávnění realizovat objednávky a vstupovat do smluvních vztahů dle čl a Pravidel. Manažer programu, kterému byly přiděleny finanční prostředky, může delegovat všechny nebo část pravomocí dle čl písm. c) Pravidel na podřízeného úředníka nebo podřízené úředníky, přičemž o delegování pravomocí písemně informuje sekci rozpočtu a financí. (d) Úředníci mimo ústředí, kterým jsou finanční prostředky sekcí rozpočtu a financí alokovány, jsou oprávněni rozhodovat o jejich využití v zájmu daného programu a vykonávat v souvislosti s jeho řízením pravomoci výslovně stanovené při alokaci finančních prostředků, nebo stanovené v jiných relevantních pravidlech, pokynech nebo postupech dle čl a 1.60 Pravidel REVIZE VÝDAJOVÉ SITUACE Ředitel odboru rozpočtu zajistí pro manažery programů snadný přístup k informacím o výdajích a nevyřízených závazcích zaznamenaných v rámci jim přidělených finančních prostředků. Sekce rozpočtu a financí monitoruje míru využití přidělených finančních 11 / 28
12 prostředků a zpracovává pro generálního ředitele zprávy o aktuálně přidělených, splatných a vynaložených částkách a očekávaných budoucích výdajích v rámci přidělených finančních prostředků PŘESUNY V RÁMCI SCHVÁLENÉHO ŘÁDNÉHO ROZPOČTU Přesuny mezi položkami v téže části výdajového rozpočtu mohou být prováděny pouze na základě předchozího zvláštního usnesení Správní rady. Přesuny v rámci položek výdajového rozpočtu nebo mezi položkami v téže části výdajového rozpočtu jsou prováděny prostřednictvím interního systému kontroly a plánování programů a prostřednictvím alokačních postupů, jež v případě přesunů dle čl písm. a) Pravidel podléhají schválení Správní radou. 12 / 28
13 V. KONTROLA ZÁVAZKŮ 5.10 ZÁVAZKY UZAVÍRANÉ PLNĚ OPRÁVNĚNÝMI ÚŘEDNÍKY Uzavřít smlouvu nebo učinit objednávku jménem MOP mohou pouze úředníci k tomu účelu písemně oprávnění hlavním pokladníkem NÁVRHY S FINANČNÍMI NEBO ROZPOČTOVÝMI DOPADY Návrhy pro Správní radu nebo její výbory s předpokládanými přímými nebo nepřímými finančními nebo rozpočtovými dopady, jsou původním útvarem nebo nadřízeným úředníkem postoupeny řediteli odboru rozpočtu a hlavnímu pokladníkovi, kteří provedou finanční posouzení před tím, než je návrh předložen generálnímu řediteli. Před vydáním takového dokumentu se sekce oficiálních vztahů ujistí, že toto pravidlo bylo dodrženo. Podobné předběžné finanční posouzení musí být prováděno i před požadováním schválení jiných dokumentů nebo sdělení s přímými nebo nepřímými finančními nebo rozpočtovými dopady KONTROLA ZÁVAZKŮ Smlouvy, jmenování do funkcí, příkazy ke služebním cestám, povolení k nákupům a další dokumenty, spojené se vznikem finančního závazku pro MOP, musí být v časovém předstihu předloženy úředníkovi oprávněnému hlavním pokladníkem k poskytování finančního vyrovnání dle čl. 30 Předpisů, s výjimkou případů popsaných v čl písm. d) Pravidel. Úředník oprávněný k poskytování finančního vyrovnání vykonává tuto pravomoc pouze na základě předchozího ujištění o souladu navrhovaného výdaje s Předpisy, Pravidly a se schváleným rozpočtem, a o disponibilních zůstatcích na daných alokacích. Rovněž zajistí dodržování zásady hospodárnosti. O vzniklých nebo předpokládaných závazcích jsou vedeny záznamy, a to formou schválenou sekcí rozpočtu a financí. Tyto záznamy budou sloužit účelům popsaným v čl. 14 Předpisů jakožto záznamy o vzniklých závazcích. (c) Zavazující dokumenty mimo MOP mohou být vydány pouze na základě předchozího souhlasu oprávněného úředníka a potvrzení o disponibilitě finančních prostředků. (d) Oprávněný úředník může vydávat souhlas na jednorázové částky určené k uhrazení malých pravidelných nákupů zahrnujících jednotlivé výdaje, z nichž žádný nepřesáhne částku 1 000,- USD. Jednorázový souhlas je zaznamenám v účtech jako platný závazek. (e) Vznik velkých závazků je předem koordinován s kompetentními správními a finančními odbory v ústředí ZÁVAZKY UZAVÍRANÉ V SOULADU S ROZPOČTEM Závazky mohou vznikat jen v přísném souladu s daným rozpočtem. Zavazující dokumenty předložené k finančnímu vyrovnání jsou doprovázeny označením příslušné účetní klasifikace, v případě pochybností určí správnou klasifikaci, v rámci které má vyrovnání proběhnout, ředitel odboru rozpočtu NÁMITKY PROTI NAVRŽENÝM ZÁVAZKŮM Nemůže-li oprávněný úředník schválit zavazující dokument předložený ke schválení, 13 / 28
14 formuluje své námitky písemně. V případě nesouhlasu žadatele s námitkami je záležitost předána k rozhodnutí hlavnímu pokladníkovi POSTUPNÉ VYŘIZOVÁNÍ ZÁVAZKŮ Není-li již část nebo celá částka nadále požadována jako závazek pro původně předpokládané účely, podnikne manažer odpovědný za program nezbytné kroky k její úpravě. 14 / 28
15 VI. PŘEDKLÁDÁNÍ A AUDIT NÁROKŮ 6.10 PLATBY PROVÁDĚNÉ NA ZÁKLADĚ NÁROKŮ Platby jsou prováděny pouze v případě jejich nárokování příjemcem, s výjimkou výplaty platů, mezd, pravidelně vyplácených příspěvků a částek splatných dle smluv uzavřených s experty o externí spolupráci. Platby splatné v rámci smluv uzavřených s experty o externí spolupráci jsou prováděny na základě žádostí o platbu předložených oprávněnými úředníky, zpracovávaných stejně jako nároky. U každého předloženého nároku je dokládána oprávněnost a správnost nároku a potvrzení o zatímním neobdržení platby související s daným nárokem. (c) V případě existence zvláštních formulářů musí být nároky předkládány na těchto formulářích NÁROKY DOLOŽENÉ KOPIÍ OBJEDNÁVKY Nároky předkládané k proplacení musí být obvykle opatřeny kopií příslušné objednávky, která dokládá i registrační číslo odpovídajícího závazku. (c) (d) 6.30 LHŮTY PRO PŘEDKLÁDÁNÍ NÁROKŮ Úředníci oprávnění k uzavírání závazků zajistí v co nejkratší lhůtě předložení všech splatných nároků. Zvláštní péče je věnována účtování všech nevyřízených závazků v rámci běžného rozpočtového období. Nároky související s oficiálně schválenými služebními cestami jsou předkládány do osmi dnů po jejich skončení. Nároky zahrnující slevu za rychlou úhradu jsou výrazně označeny a jsou zpracovávány s minimálním časovým prodlením. (c) 6.40 AUDIT NÁROKŮ Schvalující úředník každý nárok pečlivě přezkoumává před schválením jeho proplacení a vede záznamy o všech nárocích určených k proplacení. Nároky jsou k proplacení schvalovány pouze v případě jasného stanovení jejich platnosti. Úředníci oprávnění k uzavírání závazků předávají schvalujícímu úředníkovi všechny informace nutné pro audit nároků. (c) 6.50 NÁROKY ČLENŮ VÝBORŮ Odbory odpovědné za organizování zasedání výborů zajistí včasné předání nároků členů výborů a expertů schvalujícímu úředníkovi, aby mohl provést jejich pečlivý audit. Nároky by měly být předloženy nejpozději jeden celý pracovní den před rozpočtovým obdobím, pro které je platba požadována. Neumožňuje-li disponibilní čas provedení auditu, je žadatelům poskytnuta před odjezdem odhadnutá záloha nepřesahující 80 % částky předpokládaného nároku. Zbývající částka jejich nároku jim je obvykle zaslána na jejich domácí adresu co nejdříve po skončení zasedání výboru. Nároky členů výborů jsou schvalovány z hlediska správnosti tajemníkem výboru nebo 15 / 28
16 úředníkem odboru organizujícího zasedání výboru NÁROKY DOLOŽENÉ POTVRZENÍM O PŘEVZETÍ Nároky založené na obstarávání zboží nebo služeb jsou předkládány schvalujícímu úředníkovi spolu s odsouhlaseným potvrzením o převzetí, indikujícím, zda byly zboží nebo služby obstarány dle specifikací objednávky a zda je nárok administrativně schválený k proplacení. Přijímající úředník navíc potvrdí, že obdržené zboží bylo zaneseno do registru zásob nebo inventáře. Hlavní pokladník je oprávněn prominout splnění požadavku na předložení potvrzení o převzetí v případě standardních služeb, jako jsou veřejné služby atd. (c) U zboží doručeného na místo mimo stát umístění objednávajícího útvaru může být platba schválena po převzetí dokumentů dokládajících odeslání zboží do místa určení s řádným pojištěním. Řádně vystavené potvrzení o převzetí musí být předáno schvalujícímu úředníkovi nejpozději do jednoho měsíce od převzetí zboží. (d) Úředník, postupující nárok dle čl písm. c) Pravidel, potvrdí odeslání zboží s řádným pojištěním ZABEZPEČENÍ Úředníci oprávnění k uzavírání závazků a schvalující úředník činí nezbytné kroky za účelem předcházení dvojímu proplácení nároků. Úředníci mohou být pověřeni zároveň dvěma z následujících funkcí: nákup, přijímání zboží nebo služeb, provádění auditu nebo proplácení, pouze v případech, kdy se tomu nelze vyhnout NÁMITKY PROTI NÁROKŮM Uplatní-li ředitel odboru rozpočtu nebo úředník oprávněný k provádění plateb námitky proti plné nebo částečné úhradě nároku, sdělí tyto námitky úředníkovi, který nárok předložil. Pokud tento s námitkami nesouhlasí, může se řádným způsobem odvolat ke generálnímu řediteli. Rozhodne-li generální ředitel o proplacení nároku bez ohledu na námitky ředitele odboru rozpočtu, musí být toto rozhodnutí generálního ředitele oznámeno externímu auditorovi. 16 / 28
17 VII. PLATBY 7.10 POTVRZENÍ O PLATBÁCH Platby mohou být prováděny pouze na základě předchozího schválení schvalujícím úředníkem, s výjimkou plateb učiněných z hotovostních záloh. Jsou-li nároky obdrženy v návaznosti na písemnou objednávku ze strany MOP, je k nim připojena i kopie dané objednávky. (c) Platby nesmí být prováděny na základě slovního schválení PLATBY VE PROSPĚCH PLNĚ OPRÁVNĚNÝCH OSOB Platby jsou prováděny pouze ve prospěch plně oprávněných osob, tj. osob, kterým jsou určeny, nebo jejich právním zástupcům. Platby jsou obvykle prováděny na bankovní účet vedený na jméno plně oprávněné osoby. Ředitel odboru rozpočtu může odmítnout provedení výplaty platu, dávky nebo jiné platby třetí straně nárokující platbu jménem oprávněné osoby. V případě provedení platby třetí straně je v dokladu o platbě uváděn druh oprávnění, na základě kterého byla provedena. Souhlas nebo jiné oprávnění je buď připojeno k dokladu, nebo ředitel odboru rozpočtu na dokladu o platbě potvrdí předložení dostatečného oprávnění ÚŘEDNÍCI OPRÁVNĚNÍ K PROVÁDĚNÍ PLATEB Platby provádějí oprávnění úředníci sekce pokladní a účetní, a to po schválení schvalujícím úředníkem, s výjimkou plateb provedených: zaměstnanci, kterým je poskytnuta záloha pro účely MOP; plně oprávněnými úředníky v externích kancelářích a kancelářích vedoucích technických poradců; (c) zástupci UNDP (Rozvojového programu OSN), jednají-li jako zástupci MOP; (d) osobami, které byly pro tyto účely speciálně pověřeny hlavním pokladníkem ODMĚNY, NÁHRADY Platy a mzdy jsou vypláceny dle Služebního a pracovního řádu MOP nebo jiných relevantních pravidel. Částky odvozené od platů jsou placeny co nejdříve na účty oprávněných osob. Příspěvky na důchod nebo do podpůrných fondů jsou běžně převáděny před koncem měsíce, za který jsou splatné. Cestovní náhrady zaměstnanců jsou poskytovány dle Služebního a pracovního řádu MOP nebo jiných relevantních pravidel. (c) Cestovní náhrady členů Správní rady a cestovní náhrady členů výborů MOP, oprávněných pro takové náhrady ze strany MOP, jsou poskytovány dle pravidel schválených Správní radou ZÁLOHOVÉ A ČÁSTEČNÉ PLATBY Hlavní pokladník je oprávněn schválit zařazení ustanovení o poskytnutí zálohy nebo částečné platby za probíhající práce do smlouvy, jak by to mohlo být požadováno v rámci běžné obchodní praxe a v zájmu MOP. Platba může být provedena pouze po převzetí zboží nebo 17 / 28
18 služeb, s výjimkou případů, kdy bylo takovéto poskytnutí zařazeno do smlouvy po schválení hlavním pokladníkem a případů dle čl písm. c), d) Pravidel. Nároky na zálohové a částečné platby jsou předkládány dle čl Pravidel. (c) 7.60 LHŮTY PRO PLATBY Platby jsou prováděny bezprostředně po kontrole jejich správnosti. Náležitá pozornost je věnována závazkům nabízejícím slevu v případě okamžité platby. Platby prováděné v rámci řádného rozpočtu po skončení daného rozpočtového období jsou účtovány v daném rozpočtovém období pouze v případě, že nebyly do účetnictví daného rozpočtového období účtovány jako nevyřízené závazky dle čl. 17 odst. 1 Předpisů. (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) 7.70 MĚNY ÚČETNICTVÍ, SMĚNNÉ KURSY MĚN Účty MOP jsou vedeny v USD, s výjimkou i) vedlejších účtů pro příspěvky vyměřené členským státům a pro fond provozního kapitálu, které jsou vedeny v CHF, a ii) vedlejších účetních záznamů, které mohou být vedeny v jiných měnách. Jako směnné kursy pro účely mezinárodního účetnictví jsou používány účetní směnné kursy OSN platné pro den přijetí nebo proplacení dané částky ze strany MOP, s výjimkou případů stanovených Předpisy nebo Pravidly. Příjmy z příspěvků v daném rozpočtovém období jsou účtovány v USD jako rozpočtový příjem na základě rozpočtového směnného kursu mezi USD a CHF platného pro dané rozpočtové období. Výdaje v CHF jsou účtovány v USD jako rozpočtový výdaj na základě rozpočtového směnného kursu mezi USD a CHF platného pro dané rozpočtové období. Rozdíly mezi takto vypočítanými částkami v USD a částkami vypočítanými na základě platného účetního směnného kursu OSN jsou účtovány jako výnosy nebo ztráty ze směny na účet kursových rozdílů. Výnosy nebo ztráty ze směn, plynoucí z revalvace řádných rozpočtových aktiv a pasiv vedených v jiných měnách než v USD, jsou účtovány ve prospěch nebo na vrub účtu kursových rozdílů. Měny pro vyplácení platů a dávek úředníkům MOP (bez ohledu na měnu, ve které jsou nároky vyjádřeny) stanoví hlavní pokladník po konzultacích s ostatními organizacemi v rámci systému OSN. Jsou-li platy a dávky vyplaceny v jiné než vyjádřené měně, pro platbu je zpravidla používán účetní směnný kurs OSN platný v den vzniku nároku. Zálohy úředníků na platy, dávky a výdaje (včetně záloh na vzdělávací granty) vyjádřené v USD jsou účtovány v USD, doplatky jsou prováděny v takové výši, aby účtovaná částka byla plně pokryta. Zálohy úředníků na platy, dávky a výdaje vyjádřené v měně jiné než v USD jsou zaznamenány v původní měně, v ostatních případech v USD, přičemž částka účtovaná v USD je vypočítávána na základě směnného kursu OSN platného v den zálohy. Jsou-li výdaje vzniklé zástupcům MOP nebo jiným oprávněným osobám propláceny v jiné měně než té, ve které vznikly, pro platbu je používán účetní směnný kurs OSN platný v den vzniku výdaje, s výjimkou následujících případů: i) dotčená osoba musela sama zakoupit měnu v dané datum a předloží bankovní doklad dokazující směnný kurs, za který byly finanční prostředky získány, konverze pak může být provedena s tímto kursem; ii) záloha byla poskytnuta v měně jiné než v té, ve které MOP výdaje proplácí; v tomto případě jsou vzniklé výdaje do výše zálohy konvertovány dle směnného kursu, podle kterého byla záloha zajištěna, a iii) konečné platby prováděné MOP v souvislosti 18 / 28
19 se vzdělávacími granty na konci školního roku, po zaúčtování všech záloh poskytnutých v průběhu roku, mohou být vypočítávány dle zvláštního směnného kursu ODPOVĚDNOST ZA PLATBY Pokyn nadřízeného úředníka nezbavuje úředníka odpovědného za provádění plateb odpovědnosti za nesprávnou platbu, pokud před jejím provedením neobdržel od ředitele odboru rozpočtu písemnou informaci o tom, že jeho pochybnosti ohledně správnosti uvedené platby byly nepodložené. Pokyn nadřízeného úředníka nezbavuje odbor rozpočtu odpovědnosti za nesprávnou platbu, pokud ředitel odboru rozpočtu před jejím provedením neupozornil písemně na tuto nesprávnost generálního ředitele a pokud jeho námitka nebyla zamítnuta. Zamítnutí jsou zpracovávána písemně a jsou oznamována externímu auditorovi MIMOŘÁDNÉ PLATBY Generální ředitel je oprávněn schvalovat mimořádné platby, které považuje za nutné v zájmu MOP. Informace o takových platbách jsou předkládány externímu auditorovi spolu se souvisejícími účty. 19 / 28
20 VIII. SPRÁVA FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ 8.05 SPRÁVA POKLADNY Ředitel odboru rozpočtu je odpovědný hlavnímu pokladníkovi za pokladní správu finančních prostředků spravovaných generálním ředitelem FINANČNÍ PROSTŘEDKY V BANKÁCH Finanční prostředky, které nejsou okamžitě třeba a za které je odpovědný generální ředitel, jsou ukládány v bance nebo bankách, jež mají mezinárodně uznávané postavení a které určí hlavní pokladník OPERACE NA BANKOVNÍCH ÚČTECH Bankovní účty jsou obvykle spravovány společně dvěma nebo více úředníky, určenými hlavním pokladníkem INVESTOVÁNÍ FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ Finanční prostředky disponibilní v rámci řádného rozpočtu a fondu provozního kapitálu mohou být investovány dle čl. 22 Předpisů. Ostatní finanční prostředky, za které je odpovědný generální ředitel, jsou investovány dle relevantních předpisů, v případě jejich neexistence jsou investovány podobným způsobem jako finanční prostředky disponibilních v rámci řádného rozpočtu ZTRÁTA HOTOVOSTI NEBO PŘEVODITELNÝCH CENNÝCH PAPÍRŮ, PODVODY Ztráta hotovosti nebo převoditelných cenných papírů a případy podvodu nebo pokusů o podvod musí být okamžitě oznámeny hlavnímu pokladníkovi, který dle čl Pravidel zajistí přijetí vhodných následných opatření a předložení kompletních podrobností spolu se souvisejícími účty externímu auditorovi SMĚNY MEZI MĚNAMI Úředníci odpovědní za operace na bankovních účtech MOP nebo za držení hotovosti nebo převoditelných cenných papírů MOP jsou oprávněni provádět směnu jedné měny na druhou pouze v rozsahu nezbytném pro provedení transakce při oficiálním obchodu. 20 / 28
MEZINÁRODNÍ ORGANIZACE PRÁCE ROZPOČTOVÉ PŘEDPISY Vydání z roku 2003 1 1 Rozpočtové předpisy byly schváleny na 29. zasedání MKP v r. 1946; aktuální vydání zahrnuje změny schválené do 91. zasedání MKP v