Source: http://www.datenschutz.hessen.de/tf001.htm
Timestamp: 2013-06-18 03:39:39
Document Index: 160682228

Matched Legal Cases: ['§ 7', '§ 7', '§ 7', '§ 1', '§ 6', '§ 11', '§ 10', '§ 7', '§ 1', '§ 6', '§ 7', '§ 10', '§ 8', '§ 8', '§ 10', '§ 7']

Checkliste zur Vorabkontrolle nach § 7 HDSG - Der Hessische Datenschutzbeauftragte
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Hinweise, Checkliste und Ablauf zur Vorabkontrolle nach § 7 Abs. 6 Hessisches Datenschutzgesetz
Vor dem Einsatz oder der wesentlichen Änderung eines Verfahrens zur automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten ist nach § 7 Abs. 6 HDSG die sogenannte "Vorabkontrolle" durchzuführen. Dies ist eine Untersuchung, ob durch die beabsichtigte automatisierte Datenverarbeitung das in § 1 Abs. 1 Nr. 1 HDSG beschriebene Recht der informationellen Selbstbestimmung (das Datenschutzrecht als Persönlichkeitsrecht des Einzelnen) gefährdet wird. Die in Zusammenarbeit mit dem Hessischen Innenministerium und einigen behördlichen Datenschutzbeauftragten entwickelte inhaltliche Checkliste und das Ablaufschema bieten zwar für die meisten Fälle eine gute Orientierung, können aber nicht alle denkbaren Aspekte der Vorabkontrolle abdecken. Unterschiede in Intensität und relevanten Prüfungspunkten entstehen zwangsläufig wegen der unterschiedlichen Sensitivität der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten, der unterschiedlichen Risikofaktoren und der unterschiedlichen Sicherheitskonzepte.
Für Standardverfahren, die ohne Anbindung an eine bestimmte Verwaltungsaufgabe übergreifend als "Werkzeug" für verschiedene Aufgaben eingesetzt werden (z.B. einfache Telefonanlagen, Textverarbeitung), ist für die Einsatzfelder, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden sollen, eine Vorabkontrolle durchzuführen. Ein Verfahrensverzeichnis ist für das Standardverfahren als solches nicht notwendig (Erlass des HMdI zu §§ 6 und 15 HDSG, StAnz 17/1999, S. 1226). Zweck der Vorabkontrolle solcher Verfahren ist festzustellen, ob der geplante Einsatz zur Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig ist; insbesondere muss sichergestellt sein, dass mögliche Risiken erkannt und durch entsprechende Sicherheitsmaßnahmen minimiert werden. Bei dem Einsatz einer Telefonanlage wird deshalb z.B. zu untersuchen sein, welche Daten dort und wozu gespeichert werden, ob dies von der Rechtsgrundlage gedeckt ist, wer Zugriff auf diese Daten hat und wann sie gelöscht werden müssen.
Vor dem Einsatz eines Textprogramms, mit dem auch personenbezogene Daten verarbeitet werden (und seien es nur Anschriften in Briefen), sollte die Stelle sich klar werden, für welche personenbezogene Arbeiten die Textverarbeitung eingesetzt werden soll. Für weniger kritische Einsatzfelder (z.B. Einsatz in der allgemeinen Verwaltung zum Schriftverkehr mit Firmen im Rahmen der Beschaffung, Schriftverkehr mit Bürgern und Behörden, bei dem außer der Anschrift kaum personenbezogene und keine sensitiven Daten ausgetauscht werden) wird die Vorabkontrolle schnell erledigt sein: Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist § 11 HDSG, es sind nur geringe Risiken anzunehmen und es werden in der Regel einfache Maßnahmen der Zutritts-, Benutzer- und Zugriffskontrolle genügen.
Kritische und sensible Einsatzfelder gebieten strengere Anforderungen - z.B. im Sozialamt für die Bearbeitung von Anträgen, den Verkehr mit dem Gesundheitsamt; in der Personalabteilung für Personallisten mit Beurteilungsnoten, für Beurteilungen und Zeugnisse; in Prüfungsämtern für Zeugnisse, Beurteilungen und Notenlisten; im Krankenhaus für das Schreiben von Arztberichten und Gutachten. Die Rechtmäßigkeit ist hier sorgfältig zu prüfen und die dem höheren Risiko entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen (z.B. Verschlüsselungen, spezieller Zugriffsschutz, spezieller Speicherort oder Netzabsicherung) und organisatorische Vorkehrungen müssen anhand des § 10 Abs. 2 HDSG im Einzelnen festgelegt werden. Für alle Anwendungskategorien sollten Löschungsfristen festgelegt werden.
Die Vorabkontrolle nach § 7 Abs. 6 HDSG soll sicherstellen, dass durch die beabsichtigte automatisierte Datenverarbeitung das in § 1 Abs. 1 Nr. 1 HDSG beschriebene Recht der informationellen Selbstbestimmung (das Datenschutzrecht als Persönlichkeitsrecht des Einzelnen) nicht gefährdet wird. Diese Untersuchung stellt für die beabsichtigte automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten den Schutzbedarf und die Risiken fest und bewertet, insbesondere unter Berücksichtigung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, ob Gefahren für das Persönlichkeitsrecht angemessen verhindert werden. Verfährt man nach dem nachfolgenden Schema, hat das den Vorteil, dass im Hinblick auf das ausgewählte Verfahren Doppelarbeit vermieden wird, weil bereits Festlegungen abgefragt werden, die ohnehin für das nach § 6 HDSG zu erstellende Verfahrensverzeichnis erforderlich sind.
zur datenverarbeitenden Stelle (Nr. 1) zur Zweckbestimmung (Nr. 2.1) zur Rechtsgrundlage (Nr. 2.3) zur Art der gespeicherten Daten (Nr. 3) zur Schutzbedürftigkeit der Daten, insbesondere bei sensitiven Daten im Sinne von § 7 Abs. 4 HDSG oder sonst besonders schutzbedürftigen Daten
von der angegebenen Zweckbestimmung und Rechtsgrundlage (Nr. 2) gedeckt sind, insbesondere auch unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Datensparsamkeit nach § 10 Abs. 2 HDSG. Ist dies nicht der Fall, muss geprüft werden, ob Änderungen im Verfahren möglich sind, die zu einem positiven Ausgang der Prüfung führen. Falls dies nicht möglich ist, ist die Alternative auszuschließen.
3. Prüfung, ob die Rechte der Betroffenen nach § 8 HDSG gewahrt sind.
Ist sichergestellt, dass der Betroffene in Fällen des § 8 Abs. 2 HDSG seine Rechte ohne unvertretbaren Aufwand geltend machen kann?
sowie zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 10 HDSG (Nr. 7)
7. Abgleich der Risikofaktoren unter besonderer Berücksichtigung der Schutzbedürftigkeit der personenbezogenen Daten mit den getroffenen Sicherheitsmaßnahmen und Entscheidung, ob das Restrisiko unter Anwendung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes tragbar ist. Ist das Restrisiko zu hoch, ist zu prüfen, ob eine Nachbesserung der Technik des Verfahrens oder der technischen und organisatorischen Maßnahmen eine positive Bewertung ergibt. Ist dies nicht der Fall, ist die Alternative auszuschließen. Bei vertretbarem Restrisiko endet die Vorabkontrolle dieser Alternative mit positivem Ergebnis.
Ablauf einer Vorabkontrolle Zunächst ist für die Prüfung der Verfahrensalternativen jeweils wie folgt zu verfahren:
Nach § 7 Abs. 6 HDSG ist schriftlich festzuhalten, welche Alternativen geprüft wurden, die Risikoabwägung und die Gründe für die Auswahl der Alternative.