Source: http://www.juramagazin.de/29743.html
Timestamp: 2020-03-28 20:42:18
Document Index: 215535862

Matched Legal Cases: ['§ 18', '§ 107', '§ 19', '§ 18', '§ 10', '§ 19', '§ 80', '§ 78']

﻿ Mit der elektronischen einrichtungsübergreifenden Fallakte soll die Qualität der Behandlung verbessert werden
Mit der elektronischen einrichtungsübergreifenden Fallakte soll die Qualität der Behandlung verbessert werden
CIMECS ist eine internetbasierte Kommunikationsplattform, die über ein gesichertes Netzwerk (Branchennetzwerk Gesundheit von T-Systems) berechtigten Ärzten Patientendaten zur Verfügung stellen soll. Dabei soll jeder Behandler nach wie vor unverändert seine eigene nach Berufsrecht vorgeschriebene Dokumentation seiner Behandlung führen. Die elektronische Fallakte soll auf der Basis einer Einwilligung des Patienten eingerichtet und genutzt werden. Die Einwilligung des Patienten bezieht sich auf einen konkreten Behandlungsfall.
Mit der elektronischen einrichtungsübergreifenden Fallakte soll die Qualität der Behandlung verbessert werden. Auch aus datenschutzrechtlicher Sicht ist es allerdings von zentraler Bedeutung, dass zuvor verbindlich geklärt und festgelegt wird, welche Stelle für welche Aufgaben bzw. Inhalte verantwortlich ist.
Nach einer ersten allgemeinen Besprechung mit den Projektbeteiligten habe ich in einer schriftlichen Stellungnahme die aus datenschutzrechtlicher Sicht noch klärungsbedürftigen Punkte für die Projektbeteiligten zusammengestellt. Hierzu zählen insbesondere die folgenden Punkte:
- Wer ist die für die zentrale elektronische Fallakte verantwortliche Daten verarbeitende Stelle?
- Welchen Inhalt haben die Patienteninformation und Patienteneinwilligung?
- Wie wird die Nutzung der Fallakte protokolliert? Es muss nachvollziehbar sein, wer welche Dokumente oder Links einstellt und/oder abruft, d.h. welcher Arzt bzw. welche Institution welche Informationen bei der Behandlung zur Verfügung hatte.
- Wie sieht das Verfahren aus, mit dem die Zugriffsberechtigungen für behandelnde Ärzte vergeben werden?
- Wie sind die Patientenrechte im Verfahren ausgestaltet?
- Welche Datensicherheitsmaßnahmen sollen ergriffen werden? Liegt ein Datensicherheitskonzept vor?
- Wie werden Integrität und Authentizität der in CIMECS zur Verfügung gestellten Befunde gewährleistet?
Prüfung der Datenverarbeitung ausgewählter Gesundheitsämter
Die Prüfung der Archive in fünf ausgewählten Gesundheitsämtern hat ergeben, dass die Lagerung der Akten, der Zugang zu den Unterlagen sowie die getroffenen Maßnahmen zur Vernichtung einzelner Aktenbestände im Wesentlichen den datenschutzrechtlichen Vorgaben entsprachen. In wenigen Einzelfällen waren die Speicherfristen einzelner Unterlagen nicht ausreichend berücksichtigt worden. Nach wie vor mangelt es jedoch an einem Gesamtkonzept für Speicherfristen von medizinischen Unterlagen im Gesundheitsamt.
Im Jahr 2006 habe ich mit der Prüfung von Archiven in fünf ausgewählten Gesundheitsämtern begonnen, die im Jahr 2007 abgeschlossen wurde. Zum Zeitpunkt der Prüfung gab es das Gesetz über den öffentlichen Gesundheitsdienst (HGöGD) noch nicht. Die Vorgaben der seinerzeit gültigen Rechtsgrundlagen waren aber ähnlich (vgl. Ziff. 5.8.1). In dem Beitrag sind gleichwohl auch die Vorschriften des HGöGD zitiert, soweit diese statt bisheriger Rechtsgrundlagen künftig anzuwenden sind.
Art der in Gesundheitsämtern gelagerten Akten Unterlagen, die in Gesundheitsämtern anfallen, sind in der Regel medizinischer Natur und zum größten Teil personenbezogen. Einem Kontakt mit dem Gesundheitsamt kann man sich kaum entziehen. Ob Schuleingangsuntersuchung, amtsärztliche Begutachtung im Zusammenhang mit der Einstellung in den öffentlichen Dienst oder bei privaten Arbeitgebern, dem Infektionsschutz, Beurteilung der Voraussetzung zur Erteilung von Waffenscheinen oder Sammlung der Leichenschauscheine, um nur einige Beispiele zu nennen. Die Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung sind ebenso vielfältig: so ist z. B. für die Schuleingangsuntersuchung die Verordnung über die Zulassung und Ausgestaltung von Untersuchungen und Maßnahmen der Schulgesundheitspflege einschlägig, für Maßnahmen zum Infektionsschutz das Infektionsschutzgesetz, für ärztliche Untersuchungen das Gesetz über den öffentlichen Gesundheitsdienst (HGöGD) vom 28. September 2007 (GVBl. I S. 659).
In vielen Fällen ist das Gesundheitsamt selbst aktiv oder wird von anderen Stellen eingeschaltet. Kein Wunder also, dass hier eine Fülle papierner und elektronischer Daten anfallen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt auch wieder vernichtet bzw. gelöscht werden müssen.
Rechtliche Grundlagen für die Speicherung
Die Aufbewahrungsvorschriften für medizinische Unterlagen sind in einigen Bereichen - wenn überhaupt - allenfalls rudimentär geregelt. In anderen speziellen Vorschriften wie z. B. der Verordnung über die Zulassung und Ausgestaltung von Untersuchungen und Maßnahmen der Schulgesundheitspflege (StAnz. 2000 S. 752, verlängert durch VO vom 9. August 2004, StAnz. 2004 S. 2852) hingegen gibt es klare Vorgaben für die Aufbewahrungsdauer der personenbezogenen Unterlagen der Schülerinnen und Schüler (hier: bis zur Vollendung des 23. Lebensjahres). Ein anderes Beispiel für eine eindeutige Speicherfrist ergab sich zum Prüfzeitpunkt für die Aufzeichnungen des amtsärztlichen Dienstes, die im Zusammenhang mit dienst- und arbeitsrechtlichen Angelegenheiten erstellt wurden. Nach § 18a der Zweiten Durchführungsverordnung zum Gesetz über die Vereinheitlichung des Gesundheitswesens waren diese bis zur Vollendung des 70. Lebensjahres der untersuchten Person, im Falle ihres Todes oder Ausscheidens vor Vollendung des 65. Lebensjahres noch fünf Jahre aufzubewahren. Dies entspricht im Wesentlichen den Fristen, die auch im Personalaktenrecht (§§ 107 ff. HBG) und im Hessischen Archivgesetz geregelt sind.
Die Aufbewahrung anderer personenbezogener Unterlagen ist nicht durch besondere Aufbewahrungsvorschriften geregelt.
Dies betrifft insbesondere die Leichenschauscheine oder aber die Akten des sozialpsychiatrischen Dienstes, soweit er amt62 lich, also durch andere öffentliche Stellen beauftragt, tätig wird. Das Regelungsdefizit führt deshalb bei den betroffenen Stellen immer wieder zu Unsicherheiten. Leider sind die Aufbewahrungsfristen auch im neuen HGöGD nicht konkretisiert worden (s. Ziff. 5.8.1).
In allen Ämtern werden nicht mehr benötigte Unterlagen in Räumen eingelagert, die als Archiv dienen. Während im Gesundheitsamt des Schwalm-Eder-Kreises die Akten einzelner Bereiche in jeweils getrennten Räumen eingelagert wurden, sind bei den anderen Stellen einzelne, große Räume oder mehrere zusammenhängend begehbare Lagerstätten eingerichtet.
Wesentliches Kriterium bei einer gemeinsamen Einlagerung ist, dass die Aktenbestände übersichtlich voneinander getrennt sind. Dies war in allen Fällen gewährleistet.
Der Zugang zu den verschlossenen Archiven erfolgt grundsätzlich über eine zentrale Stelle, welche in der Regel die Schlüsselabholung protokolliert. In einigen Stellen gibt es mehrere Schlüssel, über welche die für das Archiv zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verfügen.
Aufbewahrung einzelner Unterlagen 5.8.4.5.1 Leichenschauscheine
Mit jedem Todesfall erhält das Gesundheitsamt eine Kopie der von einem Arzt ausgestellten Bescheinigung. In der Regel werden diese Unterlagen in den Ämtern über einen Zeitraum von 30 Jahren hinweg gespeichert. Dies ist keine gesetzlich festgelegte Frist, sondern eine von den Gesundheitsämtern vereinbarte Dauer, die in einem Arbeitspapier der Verwaltungsleiter fixiert ist. Bei einigen Stellen war dieser Zeitraum überschritten, zwei Ämter hatten noch nie derartige Unterlagen vernichtet, weil man sich nicht darüber im Klaren war, über welchen Zeitraum hinweg eine Aufbewahrung zu erfolgen hat.
5.8.4.5.2 Pockenschutzimpfungen
In fast allen Ämtern waren personenbezogene Unterlagen zu den Impfungen in Form von Listen vorhanden. Die Angaben zu den Betroffenen reichten bis in die fünfziger Jahre hinein. Seit 1970 werden keine Säuglinge mehr gegen Pocken geimpft, seit 1982 ist das Gesetz über die Verpflichtung zur Teilnahme an einer Pockenschutzimpfung außer Kraft gesetzt. In diesem Bereich gibt es keine rechtlichen Vorgaben zur Speicherdauer. Deshalb hat sich die Speicherdauer hier nach den allgemeinen Vorgaben des HDSG auszurichten. Nach § 19 Abs. 3 HDSG sind personenbezogen Daten unverzüglich zu löschen, sobald feststeht, dass ihre Speicherung nicht mehr erforderlich ist. Demzufolge sind diese Akten zu vernichten.
5.8.4.5.3 Aufzeichnungen des amtsärztlichen Dienstes
Diese Akten, die im Zusammenhang mit dienst- und arbeitsrechtlichen Angelegenheiten erstellt wurden, waren bislang nach § 18a der Zweiten Durchführungsverordnung zum Gesetz über die Vereinheitlichung des Gesundheitswesens bis zur Vollendung des 70. Lebensjahres der untersuchten Person, im Falle ihres Todes oder Ausscheidens vor Vollendung des 65. Lebensjahres noch fünf Jahre aufzubewahren. In den meisten Fällen wurde dieser Vorgabe Rechnung getragen. Mittlerweile ist jedoch diese Rechtsgrundlage entfallen, weil das Gesetz über die Vereinheitlichung des Gesundheitswesens aus dem Jahre 1934 und die darin genannten Durchführungsverordnungen durch das HGöGD ersetzt wurden. Konkrete Aufbewahrungsfristen sind im HGöGD nicht genannt. Allerdings habe ich gefordert, dass in absehbarer Zeit durch Erlass neben anderen Bereichen auch der des amtsärztlichen Dienstes hinsichtlich der Speicherfristen geregelt werden muss.
5.8.4.5.4 Unterlagen des sozialpsychiatrischen Dienstes
Die Aufbewahrungsdauer von Unterlagen, die "von Amts wegen" - also durch die Beauftragung anderer öffentlicher Stellen - erstellt worden sind, sollte sich mangels spezialgesetzlicher Vorschriften an den Vorgaben des § 10 Abs. 3 der ärztlichen Berufsordnung orientieren. Darin ist festgelegt, dass ärztliche Aufzeichnungen zehn Jahre aufzubewahren sind. Nicht alle Stellen haben sich an dieser Frist orientiert. So kam es teilweise zu erheblichen zeitlichen Überschreitungen.
Zusammenfassung Grundsätzlich sind die Archive der geprüften Gesundheitsämter in einem respektablen Zustand, was die Aufbewahrung personenbezogener Unterlagen anbelangt. Auch bedingt durch fehlende gesetzliche Regelungen wurden einige wenige Unterlagen nicht rechtzeitig gelöscht bzw. vernichtet. Die Löschung muss nach § 19 Abs. 3 HDSG erfolgen, sobald die Daten für die Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind. In Bereichen mit klaren spezialgesetzlichen Normen - wie etwa den Schuluntersuchungen oder den Hepatitis-C-Unterlagen aus dem Bereich des Infektionsschutzes - waren die Vorgaben umgesetzt. Mit dem neuen HGöGD ist jetzt eine rechtliche Grundlage geschaffen, um auf dem Erlassweg die Aufbewahrungsfristen festzulegen. Einen entsprechenden Hinweis habe ich gegenüber dem Sozialministerium abgegeben. Auch das Regierungspräsidium Darmstadt hat in einem Brief an das Ministerium auf die Erforderlichkeit von klaren Fristen für die Datenspeicherung hingewiesen.
Weitere Ergebnisse der Prüfung 5.8.4.7.1 Aktenführung Kein Anlass zur Kritik in den geprüften Gesundheitsämtern ergab deren Aktenführung. Datenschutzbeauftragte anderer Bundesländer haben auch in der jüngeren Vergangenheit festgestellt, dass einzelne Ämter eine gemeinsame Akte zu Betroffenen führen. In einer solchen Akte werden Untersuchungsergebnisse, Gutachten u.a. verschiedener Fachbereiche zentral geführt. Dies ist jedoch nicht zulässig. Die datenschutzrechtliche Problematik besteht darin, dass bei einer zentralen Aktenführung sämtliche Kontakte eines Betroffenen mit dem Gesundheitsamt von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eingesehen werden können. Von der Schuleingangsuntersuchung bis hin zum Leichenschauschein, also von der Wiege bis zur Bahre, würde zu dem Betroffenen eine einzige Akte geführt. Dies widerspricht den datenschutzrechtlichen Grundsätzen der Erforderlichkeit und der Zweckbindung im Hinblick auf Kenntnisnahme und Verarbeitung personenbezogener (medizinischer) Daten.
In den von mir aufgesuchten Gesundheitsämtern war der Grundsatz einer dezentralen, fachbereichsbezogenen Aktenführung gewährleistet: es gab eine getrennte Aktenführung durch die jeweils zuständigen Stellen.
Verbesserungsbedürftig ist aber fast durchweg die gezielte Kontrolle und Aussonderung von Akten. Nur im Bereich der Schuluntersuchungen, die jahrgangsweise abgelegt werden, ist eine schnelle und gezielte Aussonderung einfach durchführbar und die Aussonderung war deshalb auch vollzogen. In allen anderen Bereichen bereitet es Probleme, eine fristenorientierte Aussonderung vorzunehmen, da in der Vergangenheit keine Kennzeichnungen der Aktenbestände vorgenommen wurden. In verschiedenen Ämtern hat man jedoch angefangen, klare Strukturen hierfür zu schaffen.
5.8.4.7.2 Posteingang
Bis auf ein Gesundheitsamt wurde bei allen anderen die Post ungeöffnet und direkt dem Amt zugestellt. Teilweise treten die Ämter in der Öffentlichkeit als eigenständige Behörde auf, teilweise sind sie als Teil der Kreis- oder Stadtverwaltung klassifiziert. Unabhängig davon muss gewährleistet sein, dass die Kommunikation mit dem Gesundheitsamt, insbesondere der Schriftverkehr, weitgehend vertraulich bleibt.
Beim Gesundheitsamt der Kreises Bergstraße war dies nicht gewährleistet. Die für das Amt eindeutig adressierte Post, die u.a. ärztliche Gutachten oder Betreuungsangelegenheiten zum Inhalt haben kann, wurde in der zentralen Posteingangsstelle geöffnet und mit einem Eingangsstempel versehen. Die gleiche Prozedur wurde im Gesundheitsamt selbst vollzogen. Die geöffnete Post konnte im Bereich der zentralen Annahme in der Kreisverwaltung und auf dem Weg von dort zum Gesundheitsamt hin von Unbefugten eingesehen werden.
Meiner Forderung, diese Praxis einzustellen und die Post ungeöffnet dem Gesundheitsamt zu übermitteln, wurde unmittelbar nachgekommen.
5.8.4.7.3 Sozialpsychiatrischer Dienst
In den vergangenen Jahren gab es immer wieder Diskussionen darüber, in welcher Form der Sozialpsychiatrische Dienst (SpD) als Organisationseinheit in die Strukturen des Gesundheitsamtes einzubeziehen ist. Hintergrund dieser Fragestellung ist die heterogene Aufgabenstellung des Dienstes. Einerseits steht er Hilfesuchenden für freiwillige Beratungen zur Verfügung. Andererseits wird der SpD auch amtlich tätig, insbesondere dann, wenn er von einem anderen Amt beauftragt wird, mit vermeintlich oder tatsächlich auffällig gewordenen Personen Kontakt aufzunehmen. Bei dieser Fallkonstellation wird eine Akte angelegt, die in der Regel zehn Jahre aufbewahrt wird.
In allen Ämtern war Sorge getragen, dass freiwillige Beratungen nicht in die Aktenführung des Amtes Eingang finden und die amtlichen Akten nur mit Einwilligung der Betroffenen anderen Organisationseinheiten des Amtes zugänglich gemacht werden.
5.8.4.7.4 Betreuungsstelle
In welcher Behörde die Betreuungsstelle angesiedelt wird, obliegt grundsätzlich der kommunalen Organisationshoheit. In vielen Fällen erfolgt dies beim Gesundheitsamt. Dies ist dann unproblematisch, wenn eine sachliche und personelle Trennung zu anderen Bereichen innerhalb des Gesundheitsamts umgesetzt ist. Vor allem personelle Sachzwänge haben es in einzelnen Ämtern erforderlich gemacht, dass Mitarbeiter des SpD auch in der Betreuungsstelle tätig sind. Das kann die Konstellation zur Folge haben, dass ein Mitarbeiter zunächst im Wege einer psychologischen Beratung Kontakt zu einem oder einer Betroffenen erhält, um im Anschluss für dieselbe Person eine Betreuung einzuleiten. Hier verquicken sich unterschiedliche Aufgabenstellungen. Auch in diesen Fällen ist eine strikte Trennung der Aktenbestände zu gewährleisten. Es muss jederzeit erkennbar sein, in welchem Kontext ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin für den SpD tätig werden und wann dieselbe Person in der Funktion als Beschäftigte der Betreuungsstelle aufgetreten ist. Damit wird auch transparent, welche Daten für welche Aufgabenstellung verwendet werden und es ist nachvollziehbar, ob die vorgegebene Zweckbindung eingehalten wurde.
Prüfung beim MDK Sachsen-Anhalt
Die Auftragsdatenverarbeitung des MDK Sachsen-Anhalt für den MDK Hessen, welche die elektronische Aufbereitung von Akten des MDK Hessen über Begutachtungen im Krankenhaus beinhaltet, entspricht im Wesentlichen den Vorgaben des § 80 SGB X i.V.m. § 78a SGB. Allerdings fehlte es an den erforderlichen Verfahrensverzeichnissen.
Die fristgerechte Vernichtung von Akten aus einem anderen Auftragsdatenverarbeitungsverhältnis war nicht erfolgt.