Source: https://blog.mailrelay.com/es/2016/02/23/e-mail-marketing-cumpliendo-la-ley-normas-para-una-campana-legal
Timestamp: 2018-10-15 12:41:16
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Inicio E-mail marketing cumpliendo la Ley: normas para una campaña legal
Publicado por Marina Brocca en febrero 23, 2016
¿Cómo llevar a cabo una campaña de email marketing legal? Son muchos los requisitos legales que debemos tener en cuenta. Veamos cuáles son y cómo poner en marcha campañas que cumplan con la legalidad.
El e-mail marketing es una estrategia comercial incontestable.
Tener una buena lista de distribución a quien dirigirnos de manera directa es el activo más poderoso de cualquier negocio y por eso debes cuidarlo desde el inicio.
De la calidad de tu lista de distribución dependerá el éxito de cualquier campaña y por esa razón, debes conocer todas las reglas que regulan las comunicaciones comerciales por medios electrónicos.
1 Las normas a tener en cuenta en una campaña de e-mail marketing legal
2 Las reglas para un e-mail marketing legal
2.1 ► La primera regla para un e-mail marketing legal es notificar a la Agencia Española de Protección de datos la existencia de este fichero.
2.2 ► La segunda regla para un e-mail marketing legal es la información
2.3 ► La tercera regla para un e-mail marketing legal es el consentimiento
2.4 ► La cuarta regla para un e-mail marketing legal es el derecho a oponerse a nuevas comunicaciones
3 Como obtener datos para una campaña de e-mail marketing legal
3.1 Otras fuentes de captación de datos legales para campañas de e-mail marketing
4 Comunicaciones electrónicas no deseadas: motivo recurrente de sanción
Las normas a tener en cuenta en una campaña de e-mail marketing legal
No puedes administrar una lista de suscripción ni gestionar una campaña de mail marketing si no conoces las reglas legales que las regulan y que son fundamentalmente dos:
La LOPD (ley orgánica de Protección de datos): La LOPD protege el dato personal, es decir, afecta solo al tratamiento de datos de personas físicas y regula los derechos y obligaciones en cuanto a esta información
La LSSI (Ley de la Sociedad de la información y el comercio electrónico): La LSSI no distingue entre persona física y persona jurídica, regula todas las comunicaciones que realices de forma electrónica ya sea con personas o empresas
Pero estas normas que hacen del el e-mail marketing legal, muchas empresas y profesionales las desconoce o sencillamente, no las cumple y este descuido puede ser el peor error estratégico que puedes cometer.
Piensa en alguna de estas 3 situaciones:
1#. ¿Has pensando comprar una base de datos alguna vez para tus campañas de marketing?
2#. ¿Se te ha ocurrido coger emails de contacto de otras webs o internet para realizar una campaña de e-mail marketing?
3#. ¿Incluyes a todo el que te contacta, te da su tarjeta y coincides en el bar en tu lista de suscripción?
Si has respondido en positivo a alguna de las 3 situaciones, es que no conoces de nada la LOPD y la LSSI, pero conoces menos sobre e-mail marketing efectivo.
Es importante que tengas presente que gracias a la LOPD y a la LSSI, nuestra bandeja de entrada no está atestada de mensajes de personas o empresas a las que no conocemos de nada.
Ambas regulaciones, entre otras cosas, pretenden evitar la sobreexposición de los usuarios al SPAM y la publicidad engañosa. De no existir, casi la totalidad de nuestra jornada laboral estaría destinada a eliminar correos no deseados.
Las reglas para un e-mail marketing legal
► La primera regla para un e-mail marketing legal es notificar a la Agencia Española de Protección de datos la existencia de este fichero.
Antes de recoger cualquier información o dato personal, lo primero que debes hacer es Inscribir el fichero en la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ese fichero
Una vez identificado el fichero según el objeto de tratamiento (clientes, usuarios, suscriptores, empleados, etc) declararlos en la AEPD, es un requisito obligatorio e indispensable para que puedas gestionar la información de esas personas y establecer contacto con ellas.
Almacenar los datos, aunque no envíes información, también implica tratamiento, y por lo tanto, debes inscribir previamente ese fichero.
Notificar e inscribir debidamente a la AEPD los ficheros que contengan datos personales de los destinatarios de la campaña, lo normal es declarar el fichero de usuarios y suscriptores de la web.
En esa declaración no puedes olvidar informar de la la transferencia internacional de datos si trabajas tu e-mail Marketing con Mailchimp que tiene sus servidores en EEUU, por esto de la disolución de Safe Harbor.
► La segunda regla para un e-mail marketing legal es la información
Este es un principio fundamental de la LOPD: el derecho del usuario de ser informado según establece el artículo 5 de la LOPD.
Antes de solicitar datos personales en una web o un blog, los usuarios deberán ser previamente informados de modo expreso, preciso e inequívoco:
b) del carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que les sean planteadas
e) de la identidad y dirección del responsable del tratamiento o, en su caso, de su representante
El reglamento establece que en todas y cada una de las páginas web desde las que se recojan datos de carácter personal se incluirá claramente visible la información a la que hace referencia el artículo 5 de la LOPD, que el usuario deberá poder obtener con facilidad y de forma directa y permanente.
¿Lo estás haciendo en tu web?
Para garantizar este derecho se recomienda incorporar en todas esas páginas un texto o un botón adecuadamente etiquetado que, al ser seleccionado mediante un “clic”, permita obtener la citada información, como “acepto política de Privacidad” con un enlace a la misma o una coletilla informativa al pie del formulario de contacto (la que yo te recomiendo)
► La tercera regla para un e-mail marketing legal es el consentimiento
Lo más importante es entender que la principal diferencia entre un e-mail marketing legal y ser un spammer está en el consentimiento.
¿Qué significa el consentimiento?
Significa que cada persona de quien se recojan datos personales dé su autorización para que se utilicen para la finalidad concreta para la que se le han pedido, es decir: para mandarles boletines, correos publicitarios, etc.
Debes saber que entre los derechos fundamentales que asisten a los ciudadanos está el de la autodeterminación informativa, es decir, decidir la facultad de toda persona para ejercer control sobre su propia información personal.
Por tanto, es en el e-mail marketing donde el consentimiento adquiere especial relevancia, porque es la manifestación de voluntad del propio ciudadano sobre sus datos personales.
En una campaña de e-mail marketing se debe atender al consentimiento antes de utilizar información personal con fines comerciales.
Cuando un usuario facilita voluntariamente sus datos de carácter personal a través de un formulario de suscripción, se entenderá que consiente en el tratamiento de los mismos en los términos de los que ha sido convenientemente informado en el momento de la recogida, es decir, suscribirse a un boletín, si piensas además mandar ofertas y publicidad, deberás advertirlo en el propio formulario o en la política de privacidad de tu blog.
Por tanto, como se han obtenido los datos marca la distancia entre lo legal y lo que no lo es.
Nunca debes comprar bases de datos
Nunca debes extraer direcciones de correo de páginas web (no son fuentes accesibles al público)
Nunca debes utilizar datos que no cumplan con estas condiciones, no solo es ilegal, te aseguro que además es completamente ineficaz.
► La cuarta regla para un e-mail marketing legal es el derecho a oponerse a nuevas comunicaciones
Un aspecto clave en el e-mail marketing legal es el derecho del usuario a darse de baja de tu lista.
Según prevé el apartado 5 del artículo 4 de la LOPD, “los datos de carácter personal serán cancelados a propia iniciativa del responsable del fichero cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados. Igualmente serán cancelados cuando así lo solicite el interesado”
Por tanto, sin son usuarios inactivos, debes darlos de baja de tu lista y desde luego, siempre que el usuario así lo requiera. En este sentido, es una ventaja trabajar con plataformas como Mailrelay que automatizan este proceso y te ahorran sobresaltos.
El marketing para que sea efectivo y legal, debe ser un marketing consentido, un marketing de permiso. El no entender esto te expone a acabar en la lista negra de los servidores, ser tachado de Spam, recibir denuncias y sanciones de la AEPD, perder toda credibilidad y como si fuera poco, echar a la borda tu reputación.
Como obtener datos para una campaña de e-mail marketing legal
Para contactar con nuevos clientes, la mejor manera de hacerlo es tener un formulario de suscripción en tu página web o blog, sin duda, no solo es la mas efectiva desde el punto de vista legal, también lo es si quieres resultados y efectividad en tus campañas.
Los usuarios que se suscriben son siempre los ideales para recibir tus campañas de e-mail marketing porque así lo han elegido de manera voluntaria.
También puedes ponerte en contacto telefónicamente y pedirle autorización para enviarle información, pero desde luego, si son ellos quien te requieren entrar en tu lista, siempre tendrás constancia escrita y una ventaja añadida.
Un formulario de suscripción a través de una plataforma de e-mail marketing adecuada a la LOPD como Mailrelay te permitirá contar con el consentimiento explícito del usuario para que puedas enviarle información, aunque para ello, deberás advertirle sobre:
El uso que harás que sus datos
Tus datos identificativos completos
Como cancelar sus datos y desistir de nuevas comunicaciones comerciales.
Validar su dirección de correo a través de mecanismos doble opt-in
Requerir su conformidad explícita con los términos y condiciones de tu web o blog.
Utiliza plataformas de envío de correos como Mailrelay, te ayudarán a cumplir con algunas normas de la regulación en materia de protección de datos, Mailrelay (que es la que mejor conozco) ofrece varias ventajas:
Permite validar direcciones de usuarios ya que envía de forma automática un mail de verificación (doble opt-in), requisito obligatorio de la LOPD
Permite ejercitar el derecho del usuario a oponerse (darse de baja) de manera sencilla y automática, otro requisito imprescindible
Evita el envío masivo de correos multiremitente sin copia oculta, uno de los motivos que mas sanciones acumula
Otras fuentes de captación de datos legales para campañas de e-mail marketing
Personas que han aceptado en recibir correos electrónicos a través de un formulario en papel, en una formación, evento o Meet Up por ejemplo
Son válidos los datos de personas que optaron por recibir tus correos electrónicos en un sitio de coregistro, por ejemplo un webinar de varios bloggers
Las personas que han comprado uno de tus productos o servicios, o asistieron a un evento, y te facilitaron sus correos electrónicos para poder recibir tu boletín
Por eso, antes de empezar a gestionar tu lista, es indispensable que te asegures de que estas administrando tu base de datos de manera segura y siguiendo las normas de la LOPD.
También es imprescindible que escojas al mejor proveedor en materia de e-mail marketing si quieres avanzar sin zancadillas y complicaciones con la LOPD o la LSSI.
El envío de correos electrónicos comerciales, SMS, WhatsApp, mensajería privada en redes sociales es un recurso sencillo, ágil y muy económico para las empresas que ha propiciado y extendido la práctica del spam.
El spam constituye una intrusión en tu intimidad y una vulneración de derechos contemplados en la LSSI-CE y el la LOPD y la peor estrategia si pretendes captar nuevos clientes.
Recuerda: Los abusos a los derechos de los usuarios son el gran obstáculo al desarrollo de la economía digital ya que minan la confianza de los consumidores.
Respeta a tus usuarios, apuesta por un e-mail marketing legal, no contamines tu estrategia con malas prácticas.
No seas el intruso.
Hay dos realidades que gobiernan en el e-mail marketing:
Se acabó la eficacia de la publicidad tradicional unidireccional, intrusiva y masiva (banners y pop-ups publicitarios)
Los usuarios demandan la customización de las acciones comerciales y un marketing selectivo
Por tanto, el e-mail marketing legal también es el e-mail marketing efectivo.
Debes saber que el envío de comunicaciones comerciales no solicitadas o expresamente autorizadas es particularmente grave cuando se realiza en forma masiva.
El envío de mensajes comerciales sin el consentimiento previo está prohibido por la legislación española.
La Agencia Española de Protección de Datos tiene la competencia para sancionar la comisión de este tipo de infracciones tipificadas en los artículos 38.3 c), d) e i) y 38.4 d), g) y h) de la LSSI, según dispone el artículo 43.1 de dicha Ley. II
1. “Queda prohibido el envío de comunicaciones publicitarias o promocionales por correo electrónico u otro medio de comunicación electrónica equivalente que previamente no hubieran sido solicitadas o expresamente autorizadas por los destinatarios de las mismas.
Normas a seguir para evitar sanciones en una campaña de e-mail marketing
2) No enviar e-mails de contenido publicitario a aquellas personas que no lo han solicitado, ni autorizado ni consentido expresamente a menos que exista una relación contractual previa.
3) Establecer un sistema de captura de datos como los formularios de suscripción ya que permiten obtener el consentimiento expreso, válido y legal del suscriptor.
4) Identificar el remitente del correo electrónico de forma bien clara. De hecho, se prohíbe enviar e-mails de contenido comercial en los que se oculte o no se especifique claramente la identidad de la organización que lo envía (art. 20 LSSI). Además, se recomienda indicar al pie del mensaje, los datos de contacto básicos de la empresa u organización remitente.
5) Facilitar un enlace para revocar el consentimiento otorgado con anterioridad, de forma que el usuario pueda darse de baja con un solo click y deje de recibir publicidad.
6) Si se trata de comunicaciones comerciales que den a conocer descuentos, promociones, participaciones a concursos etc., es importante que las bases legales y además condiciones de participación sean fácilmente accesibles y comprensibles para el usuario.
Desatender cualquiera de estas normas es exponerte a una sanción por infracción del artículo 21 de la LSSI, en los términos indicados por el citado artículo 38.4.d).
b) Plazo de tiempo durante el que se haya venido cometiendo la infracción
Sin duda, otro factor decisivo a la hora de estimar el monto de la sanción será el grado de diligencia manifestada por el infractor para evitar, prevenir o subsanar ese error.
La falta de diligencia opera como agravante.
Por ese motivo, es muy recomendable trabajar con plataformas fiables, que impidan el envío masivo y que cancelen de forma automática los datos de los usuarios que ya no quieren formar parte de tu lista ni recibir tus campañas de e-mail marketing.
Por último, quiero invitarte a una reflexión:
¿Crees que la LOPD o la LSSI te atan las manos o son un aliado en tus campañas de e-mail marketing legal?
18/07/2018 - 11:37:10 Publicar una respuesta
Enhorabuena por tu comparativa, muy util. Por mi parte, también hago uso de Mailrelay, la veo una muy buena plataforma, aunque me inquieta desde hace unos meses el hecho de que no es posible eliminar totalmente los datos de un suscriptor a tu lista, lo que pudiese afectar al cumplimiento de la LOPD si no me equivoco. Un saludo
24/10/2017 - 20:59:01 Publicar una respuesta
Hola Miguel, sí se pueden borrar totalmente los registros, pero lo debes solicitar. Imagina que haces spam, y alguien se queja, borras todos los registros, y entonces ¿cómo se comprueba?
25/10/2017 - 08:23:05 Publicar una respuesta
Hola, lei su información respecto a las leyes del Email Marketing pero al parecer hace referencia a España. Acá en Perú tengo entendido que mi base de datos debo enviarlos a una entidad del estado (indecopi). Por otro lado, quisiera saber si es cierto que en Holanda y Rusia no aplica esta ley?
03/07/2017 - 14:23:27 Publicar una respuesta
¡Hola Jhonattan! Sí, esto es sobre la legislación Española, en tu caso concreto es mejor que consultes a un experto en tu país, para que la información sea mejor.
03/07/2017 - 14:34:00 Publicar una respuesta
¿Se podría enviar un formulario de suscripción a un e-mail corporativo, recopilado de la página web de la empresa, para obtener su consentimiento y poder enviar posteriormente campañas promocionales?
14/06/2017 - 12:18:22 Publicar una respuesta
¡Hola Ana! Normalmente los formularios insertados en un email no funcionan. Y en cualquier caso, enviar un email para pedir permiso para enviar emails 😀
14/06/2017 - 12:21:31 Publicar una respuesta
Magnífico artículo!!!.
Tengo una GRAN duda pero intentaré ser lo más breve posible.
Voy a crear una empresas de servicios a profesionales y me gustaría enviar un e-mail a varias empresas de la localidad donde resido.
El ayuntamiento tiene un listado de empresa y me ha dicho que ese listado es precisamente para eso… para que contactemos unas empresas a otras y que al ser correos a empresas no incumplo la LOPD.
Además llamé a AEPD y me dijeron que eso era correcto y que si el correo que enviaba a las empresas no era para hacer una oferta concreta, sino para dar a conocer la empresa y qué servicios ofrecía (de manera general) tampoco incumplía la LSSI…
Leyendo vuestro artículo me ha asaltado esa duda;
¿Es legal enviar un correo a un listado de empresas público y dar a conocer mi empresa sin necesidad de tener consentimiento previo?
05/05/2017 - 16:51:52 Publicar una respuesta
¡Hola Óscar! Bueno esto queda fuera de mi campo de experiencia, creo que es mejor que contactes directamente con un asesor en LOPD, quizá la persona que ha escrito el post https://www.linkedin.com/in/marinabrocca/?ppe=1
05/05/2017 - 21:15:07 Publicar una respuesta
Este artículo es de febrero de 2016. ¿Ha habido algún cambio en la legislación a día de hoy 24-03-2017?
Tengo una correduría de seguros y según tu artículo, al haber una relación contractual previa con mis clientes podría enviarles emails con promociones sin el consentimiento previo? Aunque claro, el contrato lo están firmando con una compañía de seguros con mi intermediación, y yo aparezco en el contrato como intermediario, ¿eso cambia las cosas?
24/03/2017 - 05:54:29 Publicar una respuesta
¡Hola Eduardo! El artículo es informativo / orientativo. Nosotros tampoco somos expertos. Ante dudas concretas lo mejor es que te pongas en contacto con un profesional que pueda ayudarte. Yo no puedo indicarte nada seguro sobre tu consulta, lo siento.
24/03/2017 - 08:25:25 Publicar una respuesta
Efectivamente, ha entrado en vigor el nuevo reglamento europeo de protección de datos que será de obligado cumplimiento a partir de mayo de 2018 y que impone importantes modificaciones respecto al tratamiento de datos. Tu caso concreto tendría que analizarlo detenidamente para conocer el alcance de la adecuación a realizar.
09/10/2017 - 12:58:33 Publicar una respuesta
https://blog.mailrelay.com/es/2016/09/13/ley-de-proteccion-de-datos-email-marketing-legal
09/10/2017 - 13:01:23 Publicar una respuesta
tengo una duda y no encuentro información que me la resuelva. Tengo 2 tiendas online similares bajo la misma razón social. Puedo enviarles a los que se han dado de alta en una tienda, publicidad de la otra? Ambas webs están bastante relacionadas.
27/12/2016 - 12:41:59 Publicar una respuesta
¡Hola Jaime! La verdad que creo que es mejor que te pongas en contacto con un profesional en LOPD. Aunque desde aquí te puede comentar que los suscriptores lo verán “raro” pues esos son clientes de una tienda, y les llegaran mailings desde otra. Aunque fuera legal, que no lo se, yo creo que no es tan buena idea.
Puedes enviarles un mailing pidiendo que se suscriban a la lista de la otra tienda, igual eso es lo mejor.
27/12/2016 - 12:54:42 Publicar una respuesta
27/12/2016 - 13:00:09
Muchas Gracias por el artículo, tengo una duda, he pensado hacer mis campañas de email marketing haciendo los boletines con Mailpoet y usar mailrelay para el envio configurandolo por SMTP. En la Agencia Española de protección de datos, creo que tengo que incluir a mi hosting como encargado del tratamiento, pues es donde voy a guardar mi fichero, mi pregunta es si debo poner también a Mailrelay como encargado de tratamiento, muchas gracias.
17/11/2016 - 22:27:05 Publicar una respuesta
¡Hola Miguel! Pues es un caso muy particular que sería mejor que comentases con un experto en el tema. Pues en este caso Mailrelay nunca tendría los datos, y solo lanzaría el email por smtp.
18/11/2016 - 08:44:12 Publicar una respuesta
Una duda, ¿es legal que para que un cliente se desuscriba, previamente tenga que indicar los motivos de la desuscripción?
26/10/2016 - 15:22:51 Publicar una respuesta
¡Hola Alberto! Pues supongo que mientras sea opcional y no obligatorio no pasa nada.
26/10/2016 - 15:24:29 Publicar una respuesta
11/07/2016 - 02:01:46 Publicar una respuesta
¡Hola Daniel! Me imagino que sí, si no ha habido contacto profesional previo, ni han dado su consentimiento, no deberías poder enviarles nada.
11/07/2016 - 09:22:20 Publicar una respuesta
Se indica en el artículo:
“Toda comunicación comercial debe haber previamente solicitada o expresamente consentida por el destinatario, a menos que exista una relación comercial previa o haya sido obtenida de fuentes accesibles al Público”.
En ningun caso el email marketing autoriza a enviar comunicaciones a datos obtenidos de fuentes accesibles al publico, no es una excepción.
Entendí mal o no te has expreasado bien
13/04/2016 - 17:56:42 Publicar una respuesta
Hola Indi, La ley indica palabra por palabra lo que dice ese parrafo que es solo una trasncripción de la Ley. Justamente las fuentes accesibles al público son las que están exentas del deber de consentimiento o autorización, pero Ojo, internet no se considera fuente accesible al público.Para que los ficheros sean fuente accesible al público es preciso
que su acceso sea libre, con o sin pago de un precio a cambio.
Podrán considerarse incluidos en fuentes accesibles al público
los datos que hayan sido objeto de difusión a través de prensa,
radio y televisión (convencional o digital)
Las revistas puramente científicas no deberían considerarse
fuente accesible al público a los efectos de la aplicación de la
LOPD. Internet no es, a los efectos de protección de datos, fuente de acceso publico .
26/04/2016 - 16:32:40 Publicar una respuesta
Una duda, si no se va a hacer actividad comercial (la web no genera dinero de ninguna forma, es un simple blog por hobby) sino ques implemente se va a informar a los seguidores de la página de que ha aparecido un nuevo post. ¿Hay que facilitar todos los datos de domicilio a los seguidores?
22/03/2016 - 20:00:31 Publicar una respuesta
Desde el momento que gestionas o almacenas información personal, estás obligado a informar de la identidad del responsable de esa gestión y de los términos en que vas a gestionar esa información según estipula la LOPD.
26/04/2016 - 16:34:21 Publicar una respuesta
Buenos dias desde Colombia, soy usuario con varias pasantes o practicantes de negocios internacionales de la plataforma mailrelay.com
Nosotros desde la plataforma en Colombia llamamos como empresa a EEUU, verificamos con las empresas via telefonica o via skype , emails de los jefes de importaciones, pedimos consentimiento escrito, y enviamos correos masivos en tandas de 50 correos ( consentidos) y sacamos los telefonos de bases de datos compradas concretas para el mercado del cafe , que previamente han sido consentidos ( en idioma ingles ) nos afecta de alguna manera que http://www.mailrelay.com este como plataforma en España ????
Quedo a la espera de su profesional respuesta, para hacer lo pertinente.
24/02/2016 - 15:59:34 Publicar una respuesta
¡Hola Alvaro! Si estáis enviando a ciudadanos norteamericanos, deberéis cumplir la legislación norteamericana. La legislación explicada en el artículo es para cuando se realizan mailings a ciudadanos españoles. No importa nada la ubicación de la plataforma, la legislación es la misma se emplee la plataforma que se emplee, y depende de cada país.
24/02/2016 - 16:08:35 Publicar una respuesta
Gracias Flavia por tu comentario y me alegra mucho saber que vas a trabajar tu email marketing sobre seguro desde el primer día, hacerlo atendiendo a reglas regales y los derechos de tu audiencia será la mejor estrategia de mail marketing.
23/02/2016 - 12:08:48 Publicar una respuesta
Un artículo perfecto que e viene de parlas ahora que voy a empezar con el Email Marketing en mi blog.
Muchas gracias por una información tan clara,
23/02/2016 - 12:00:09 Publicar una respuesta