Source: https://www.slideserve.com/mili/l-archivio-come-bene-della-vita-dalla-classificazione-alla-formazione-del-fascicolo
Timestamp: 2019-04-21 03:17:56+00:00
Document Index: 40641301

Matched Legal Cases: ['art. 56', 'art. 2', 'art. 20', 'art. 4', 'art. 50', 'art. 64', 'art. 68', 'art. 67', 'art. 67', 'art. 4', 'art. 5', 'art. 4', 'art. 7', 'art. 6', 'art. 14', 'art. 113', 'art. 328', 'sentenza ', 'art.24', 'art. 21', 'sentenza ', 'art. 93', 'art. 87']

PPT - L’archivio come bene della vita: dalla classificazione alla formazione del fascicolo PowerPoint Presentation - ID:939780
L’archivio come bene della vita: dalla classificazione alla formazione del fascicolo PowerPoint Presentation
L’archivio come bene della vita: dalla classificazione alla formazione del fascicolo
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L’archivio come bene della vita: dalla classificazione alla formazione del fascicolo - PowerPoint PPT Presentation
L’archivio come bene della vita: dalla classificazione alla formazione del fascicolo. Gianni Penzo Doria. PROTOCOLLO. Il protocollo ha una duplice funzione. PROTOCOLLO «REGISTRATURA» ELEMENTI DI CARATTERE GIURIDICO-PROBATORIO. PROTOCOLLO «GESTIONALE» ELEMENTI DI CARATTERE
L’archivio come bene della vita:dalla classificazione alla formazione del fascicolo
Il protocollo ha una duplice funzione
«REGISTRATURA»
GIURIDICO-PROBATORIO
«GESTIONALE»
Il protocollo gestionale(la gestione integrata dei documenti)
E DEI PROCEDIMENTI
La amministrazione pubblica opera principalmente attraverso i documenti...
per lavorare bene, i documenti devono essere gestiti in modo corretto: efficacia, efficienza e trasparenza.
Registrazione (di protocollo)
Fascicolo e Diritto di accesso
Obblighi per la amministrazione pubblica
Le amministrazioni pubbliche hanno ora l’obbligo di:
gestire i flussi documentali integrati con il protocollo informatico
introdurre dei piani di classificazione (titolario di classificazione)
fascicolare dei documenti
elaborare dei piani di conservazione (massimario di selezione)
L’ordine è sempre:
“percepito” da chi lo attua
“soggettivo” rispetto agli strumenti di chi lo elabora
Segnalata da Valeria Bosco
Protocollo (registratura)
La registrazione di protocollo attesta che un determinato documento è stato prodotto (arrivato, spedito o interno) in una data determinata.
Il protocollo inteso come Registratura ha una rilevanza notarile, una efficacia probatoria,pertanto attesta:
DATA CERTA = Cert(ificat)a
PROVENIENZA CERTA = Cert(ificat)a
Obbligatorietà della classificazione nel nucleo minimo (DPR 445/2000, art. 56)
La registrazione di protocollo, riguardo al nucleo minimo del protocollo (“operazioni necessarie e sufficienti”), si effettua tramite:
I primi due sono elementi obbligatori immodificabili, mentre la classificazione è elemento obbligatorio, ma modificabile.
Cos’è un titolario?(piano di classificazione)
A cosa serve un titolario? 1/2
In un sistema informativo documentario tutti i documenti prodotti (arrivati, spediti o interni) devono essere gestiti e conservati secondo un modello organizzativo determinato.
Anche i documenti non protocollati devono essere gestiti e, pertanto, classificati.
A cosa serve un titolario? 2/2
Permette di organizzare i documenti secondo un ordinamento logico con riferimento alle funzioni (l’ordinamento fisico/logico spetta alla fascicolazione)
I - AMMINISTRAZIONE
1. Leggi e rispettive circolari applicative
5. Stemma, gonfalone e sigillo
6. Sistema informativo e sistema informatico e telematico
8. Informazioni e relazioni con il pubblico
Il titolario di classificazione va progettato tenendo conto delle funzioni di un ente produttore.
Funzioni strumentali o di supporto
Il lessico archivistico
Invece di “funzioni” (e subfunzioni) è possibile trovare indicato:
attività (o macro-attività)
competenze (termine sconsigliato)
La funzione è logica, astratta e perciò avulsa dalla organizzazione
La competenza è l’aspetto concreto, cioè il “come” un ente produttore si organizza mediante l’istituzione di uffici e la destinazione di risorse (umane e materiali) per adempiere alle funzioni che deve svolgere.
Quindi, la competenza corrisponde alla funzione esercitata in un arco di tempo determinato da una unità organizzativa, cioè da un ufficio, una sezione, una ripartizione, una divisione (UOR)
FunzioneC
CompetenzaUfficioB
CompetenzaUfficioC
CompetenzaUfficioA
L’organizzazione tra funzioni e competenze
Decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29Art. 5 (oggi abrogato D.Lgs. 165/2001)
1. Le amministrazioni pubbliche sono ordinate secondo i seguenti criteri:
Criteri per la redazione del titolario
FUNZIONE PRIMARIA - COSTITUTIVAMission - Raison d’être - Statuto - Funzioni trasversali
FUNZIONI GESTIONALIOrgani di governo, gestione, consulenza e garanzia
FUNZIONI FINALIFunzioni operative nell’ambito della funzione primaria
FUNZIONI STRUMENTALI E DI SUPPORTOPersonale - servizi - beni mobili e immobili
Funzione primariacostitutiva
Funzionifinali
Funzioni strumentalie di supporto
II - Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia
III - Didattica, di ricerca, programmazione e sviluppo
IV - Attività giuridico-legale
V - Studenti e laureati
VI - Strutture didattiche, di ricerca e di servizio
VII - Personale
VIII - Finanza, contabilità e bilancio
IX - Edilizia e territorio
X - Patrimonio, provveditorato ed economato
XI - Oggetti diversi
I gradi divisionali
1° grado divisionale
2° grado divisionale
3° grado divisionale
4° grado divisionale
5° grado divisionale
… fascicolo
Riepilogo delle definizioni di titolario
È un atto di organizzazione(decreto legislativo 29 del 1993)
Appartiene alla sfera amministrativo-gestionale(decreto legislativo 165 del 2001)
È un quadro di classificazione gerarchicodistinto per funzioni omogenee
+ voci = + complessità
Un buon titolario non deve superare le 200 voci, altrimenti diventa ingestibile
L’archivio (meno correttamente, il protocollo) attribuisce titolo e classe al documento in arrivo
Tuttavia è il RPA il responsabile della verifica della correttezza della classificazione.
La classificazione (elemento obbligatorio, ma modificabile) può essere successivamente integrata dal responsabile del procedimento amministrativo, assegnatario dei documento, o da un suo delegato o dall’archivio stesso.
L’impostazione concettuale
Non esiste il miglior titolario
La caratteristica più importante per la sua applicazione è la coerenza (electa una via…)
Il titolario di classificazione va progettato tenendo conto che deve essere stabile per:
normalizzare nel tempo la gestione dei documenti
ma anche dinamico, cioè accogliere ogni funzione assegnata all’ente produttore
per evitare un’inefficienza gestionale e quindi una sostanziale inapplicazione
Inefficacia retroattiva
Il titolario non ha efficacia retroattiva, cioè non va applicato al pregresso
L’adozione del titolario
L’adozione (cioè anche la modifica, integrazione o sostituzione) del titolario di classificazione spetta all’organo o alla funzione dirigenziale di gestione e organizzazione:
segretario generale di un comune
direttore amministrativo di un Ateneo
Il titolario entra in vigore (viene confermato, integrato o modificato) il
Decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29Art. 2 (oggi abrogato D.Lgvo 165/2001)
1. Le amministrazioni pubbliche sono ordinate secondo disposizioni di legge e di regolamento ovvero, sulla base delle medesime, mediante atti di organizzazione;
D.Lgvo 165/2001 - art. 2
Le amministrazioni pubbliche definiscono, secondo principi generali fissati da disposizioni di legge e, sulla base dei medesimi, mediante atti organizzativi secondo i rispettivi ordinamenti, le linee fondamentali di organizzazione degli uffici.
Legge 15 marzo 1997, n. 59art. 20 comma 5 lettera f) e g)
f) trasferimento a organi monocratici o ai dirigenti amministrativi di funzioni anche decisionali che non richiedano, in ragione della loro specificità, l’esercizio in forma collegiale, e sostituzione degli organi collegiali con conferenze di servizi o con interventi, nei relativi procedimenti, dei soggetti portatori di interessi diffusi;
Decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165art. 4 comma 2
Ai dirigenti spetta l’adozione degli atti e provvedimenti amministrativi, compresi tutti gli atti che impegnano l’amministrazione verso l’esterno, nonché la gestione finanziaria, tecnica e amministrativa mediante poteri autonomi di spesa, di organizzazione delle risorse umane, strumentali e di controllo.
Essi sono responsabili in via esclusiva dell’attività amministrativa, della gestione e dei relativi risultati.
Il titolario ora è previsto per legge... (1/6)
Il titolario ora è previsto per legge... (2/6)
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 50 comma 4
Ciascuna amministrazione individua, nell’ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse.
Direttiva PCM 28.10.1999:Il protocollo come sistema integrato
La definizione e l’applicazione di sistemi di classificazione di archivio – a cura delle singole amministrazioni – rappresentano il presupposto indispensabile per la realizzazione e lo sviluppo dei sistemi di gestione informatica dei flussi documentali.
L’obiettivo è la costruzione di un sistema integrato di informazioni sui documenti.
Il titolario ora è previsto per legge... (3/6)
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 64 comma 4
Il titolario ora è previsto per legge... (4/6)
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 68 comma 1
Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle disposizioni contenute nel decreto del Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409, e successive modificazioni ed integrazioni.
Il titolario ora è previsto per legge... (5/6)
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 comma 1
Il titolario ora è previsto per legge... (6/6)
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - art. 67 comma 2 e 3
Due titolari a distanza di 100 anni in Gazzetta
Il titolario per i comuni:
Circolare del Ministero dell’Interno del 1° marzo 1897, n. 17100-2
Il titolario per le università:
D.R. 11 dicembre 1997 Unipd(Gazzetta Ufficiale 29.12.1997, n. 301)e Circolare UCBA del 16.03.1998)
Circolare MT-RGS/AIPA/ISTAT
Allegato 1 alla circolare n.1 del 7 gennaio 1999 del Ministero del Tesoro RGS, istruzioni per l’attuazione del d.lgt n.29/93 concernente il monitoraggio della spesa del personale – esercizio 1998 GU 19 gennaio 1999 supplemento n.17 ) come esempio di analisi delle funzioni e delle attività delle pubbliche amministrazioni condotte secondo criteri uniformi.
Si tratta di un primo punto di partenza per la definizione di un titolario con particolare riferimento alle voci che si riferiscono alle attività di funzionamento e autogestione
La classificazione da sola non è efficace
La classificazione individua il documento all’interno di una catena logica funzionale.
Il documento deve essere fascicolato e poi individuato attraverso l’indice di classificazione collegato al repertorio dei fascicoli, assieme alle responsabilità previste dalla legge.
Smistamentoall’UOR
Assegnazioneal RPA
Trattazione dell’affare o del procedimento amministrativo
Records management ottimale
Documento in arrivo
Istruzione del fascicolo
Gestione del titolario e massimario
Creazione delle banche dati
Legge 7 agosto 1990, n. 241art. 4 comma 1
Legge 7 agosto 1990, n. 241art. 5 comma 1
1. Il dirigente di ciascuna unità organizzativa provvede ad assegnare a sè o ad altro dipendente addetto all’unità la responsabilità dell’istruttoria e di ogni altro adempimento inerente il singolo procedimento nonchè, eventualmente, dell’adozione del provvedimento finale.
2. Fino a quando non sia effettuata l’assegnazione di cui al comma 1, è considerato responsabile del singolo procedimento il funzionario preposto alla unità organizzativa determinata a norma del comma 1 dell’art. 4.
3. L’unità organizzativa competente e il nominativo del responsabile del procedimento sono comunicati ai soggetti di cui all’art. 7 e, a richiesta, a chiunque vi abbia interesse.
Legge 7 agosto 1990, n. 241art. 6
1. Il responsabile del procedimento: a) valuta, ai fini istruttori, le condizioni di ammissibilità, i requisiti di legittimazione ed i presupposti che siano rilevanti per l’emanazione del provvedimento; b) accerta di ufficio i fatti, disponendo il compimento degli atti all’uopo necessari, e adotta ogni misura per l’adeguato e sollecito svolgimento dell’istruttoria. In particolare, può chiedere il rilascio di dichiarazioni e la rettifica di dichiarazioni o istanze erronee o incomplete e può esperire accertamenti tecnici ed ispezioni ed ordinare esibizioni documentali; c) propone l’indizione o, avendone la competenza, indìce le conferenze di servizi di cui all’art. 14; d) cura le comunicazioni, le pubblicazioni e le notificazioni previste dalle leggi e dai regolamenti; e) adotta, ove ne abbia la competenza, il provvedimento finale, ovvero trasmette gli atti all’organo competente per l’adozione.
WORKFLOW, 241/90
EFFICACIA PROBATORIA(Attestazione notarile)
Numero f.to AIPA
UfficioA
UfficioC
UfficioB
Il fascicolo è un output trasversale
Il fascicolo va repertoriato
2007 - V / 6.24
Numerodel fascicolo
In archivistica...
Segnatura archivistica(repertoriazione del fascicolo)
Logica e fisica...
Per lo studente la classificazione è
0 = qualsiasi classe
Le partizioni del fascicolo
Numerodel sottofascicolo
2007 - V / 6.24.2.1
Numero dell’inserto
In archivistica si legge così
Fascicolo aperto nel 2007, classificato nel titolo V, classe 6, repertoriato con il numero 24, sottofascicolo 2, inserto 1
Primo inserto del sottofascicolo 2, del ventiquattresimo fascicolo aperto nella classe 6 del titolo quinto nell’anno 2007.
Il fascicolo e l’efficacia
Il fascicolo garantisce non solo l’efficienza della gestione documentale, ma anche, in certi casi, l’efficacia della azione amministrativa e del relativo provvedimento
Consiglio Stato sez. IV, 4 febbraio 1997, n. 89 (il fascicolo)
Non ricorre il vizio di difetto di motivazione dell’atto amministrativo quando le ragioni poste a base del provvedimento risultano enunciate in precedenti atti del procedimento.
c. Marchesiello
Consiglio Stato sez. IV, 26 gennaio 1998, n. 66 (il fascicolo)
La funzione della motivazione del provvedimento amministrativo è quella di consentire la possibilità di valutare ed eventualmente di contestare la ragionevolezza delle scelte dell’amministrazione; tale funzione risulta soddisfatta anche nel caso in cui, ancorché nel provvedimento finale non risultano chiaramente e compiutamente esplicitate le ragioni sottese alla scelta, nondimeno queste possono essere agevolmente colte dalla lettura degli atti del procedimento, richiamati nel provvedimento finale.
c. Pres. Cons. e altro
Il fascicolo e il diritto di accesso
Il fascicolo garantisce l’esercizio del diritto di accesso, che si esercita non sui singoli documenti, ma sull’intero fascicolo (e relative eccezioni).
Consiglio di Stato, sez. V, 28 gennaio 2005, n. 188Diritto di accesso anche sugli allegati
N.B. Ora il testo del DPR 352/19992 si trova nel DPR 184/2006,
Si accede quindi al fascicolo, non al singolo documento.
Costituzione – art. 113
Regola dell’ostensibilità del fascicolo (Sandulli)
Nessun atto amministrativo lesivo di diritti od interessi legittimi si può sottrarre al sindacato dei giudici.
Quindi esiste il dovere da parte della pubblica amministrazione di consentire ai soggetti toccati da provvedimenti amministrativi nei propri D.S. od I.L. di prendere visione dei provvedimenti stessi, degli atti del relativo procedimento e degli altri atti presupposti (rifiuto sanzionabile ex art. 328 c.p.).
Regolamento per la gestione, tenuta e tutela dei documentiAdunanza del Consiglio Comunale di Cento 17 dicembre 2003, n. 134
1. Gli uffici uniformano la propria attività al principio della trasparenza dell’azione amministrativa, del diritto di accesso ai documenti dell’archivio corrente e dell’archivio di deposito, nonché della ostensibilità del fascicolo archivistico.
Linee guida per la gestione e la tenuta dei documentiDPGR 16 giugno 2004, n. 115
TAR Lazio, III, 16 aprile 2003, n. 8356
(L’archivio disordinato non è una scusa! È un BENE DELLA VITA)
La difficoltà di reperimento del fascicolo non può costituire ostacolo all’esercizio del diritto di accesso, se protratto oltre termini ragionevoli.
TAR Piemonte, 29 dicembre 2004, n. 3892
L’interesse alla conoscenza dei documenti amministrativi costituisce un bene della vita autonomo e distinto rispetto alla situazione legittimante all’impugnazione ovvero ad altra iniziativa giudiziale, tale interesse godendo di un autonomo sistema di protezione giurisdizionale.
Consiglio di Stato, sez. VI, 11 maggio 2007, n. 2314
Il diritto di accesso ai documenti amministrativi ha come fine quello di assicurare la trasparenza dell’attività amministrativa e di favorirne lo svolgimento imparziale, a qualsiasi soggetto vi abbia interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti. È questo un requisito di ordine sostanziale, che si deve riconoscere alla base della pretesa e che richiede una specifica indagine da parte del Giudice, essendo indubbio che tale interesse abbia una dimensione autonoma rispetto a quello che viene fatto valere in giudizio per ottenere “il bene della vita”; pur se autonomo, però, dall’interesse a ricorrere finale, esso è capace di qualificare autonomamente la posizione soggettiva che coincide col diritto di accesso.
… e, visto che siamo a Napoli,
e che il saggio “L’archivio come bene della vita”
verrà pubblicato su Scrinia,
vediamo qualche significativa e recentissima
sentenza partenopea.
TAR Campania, I, 11 maggio 2005, n. 788 1/2
La legittimazione ad accedere non sussiste solo in caso di legittimazione ad impugnare il provvedimento finale, essendo il diritto (rectius: interesse) di accesso sorretto oltre che da una finalità di tutela anticipata individuale anche da una funzione partecipativa e di controllo sulla trasparenza e sull’imparzialità dell’azione amministrativa (cfr. C.d.S., sez.IV, sent.20-2-1995, n.108), anche se l’interesse alla conoscenza dei documenti amministrativi deve assurgere a bene della vita autonomo, distinto rispetto alla situazione legittimante all’impugnazione.
Se quindi la regola emergente dall’art.24 della l.n.241/90, come affermato dalla giurisprudenza (Cons.St., Ad.plen., 4.2.1997, n.5), è quella della pubblicità dell’azione amministrativa, le ipotesi costituenti eccezioni al suddetto principio si consolidano innanzitutto attraverso l’enucleazione del segreto di Stato o comunque di interessi e valori di rilievo pubblicistico, mentre residua, sull’opposto versante delle situazioni di ascrizione privata, soltanto il caso della “riservatezza di terzi, persone, gruppi ed imprese”.
TAR Campania, I, 11 maggio 2005, n. 788 2/2
Considerato che nel caso di specie la ricorrente, da un lato, ha obiettivo interesse a conoscere i termini attraverso i quali si è dipanato l’iter procedimentale che ha condotto all’occupazione dell’area di sua proprietà, anche al fine di verificare l’opportunità di un’azione giurisdizionale, mentre, dall’altro, non sussiste alcuna delle ipotesi normativamente previste che impedisca il dispiegarsi del diritto all’ostensione, sussistono tutti i presupposti perché sia consentito l’accesso alla documentazione oggetto della richiesta appositamente avanzata in data 13.10.2004. Né, d’altra parte, le generiche difficoltà segnalate dall’Amministrazione di materiale rinvenimento negli uffici della documentazione richiesta possono apparire sufficienti ad interdire l’accesso, in assenza di speciali ed imprevedibili circostanze che abbiano sfavorevolmente inciso sul piano logistico od organizzativo.
TAR Campania, sez. III, 12 aprile 2007, n. 3454
Il nuovo art. 21 octies della L. 7 agosto 1990, n. 241 introdotto con la L. n. 15/2005, al comma 2, stabilisce che: Non è annullabile il provvedimento adottato in violazione di norme sul procedimento o sulla forma degli atti qualora, per la natura vincolata del provvedimento, risulti palese che il suo contenuto dispositivo non avrebbe potuto essere diverso da quello in concreto adottato. Trattasi all’evidenza di una norma di grande rilievo pratico che, nell’introdurre una distinzione tra illegittimità “forti” ed illegittimità “deboli”, ha inteso porre un freno all’operare incontrastato della sanzione invalidante, quale conseguenza inevitabile della riscontrata illegittimità, rompendo l’equazione illegittimità = annullabilità e la cui ratio ispiratrice è, in buona sostanza, riconducibile a quella concezione riduttiva della giurisdizione amministrativa come volta unicamente a statuire sulla legittimità o meno del provvedimento impugnato, dando, invece, spazio la logica di una giurisdizione di spettanza, intesa a stabilire la fondatezza o meno della pretesa sostanziale fatta valere in giudizio (ed, in tal senso può ritenersi l’insufficienza della pur riscontrata illegittimità formale ad impedire il riconoscimento diretto del bene della vita).
Ministero per le riforme e le innovazioni nella pubblica amministrazione direttiva 6 dicembre 2007, n. 8
Principi di valutazione dei comportamenti nelle pubbliche amministrazioni - Responsabilità disciplinare
Devono censurarsi quelle amministrazioni che giustificano il mancato rispetto dei termini procedimentali in considerazione delle mole di lavoro ovvero con la difficoltà nel reperimento della documentazione istruttoria. Tali comportamenti, peraltro, comportano censure di illegittimità da parte dell’autorità giudiziale amministrativa, in tutti quei casi in cui il trascorrere del termine per la conclusione del procedimento, equivale a provvedimento di diniego. Così la giurisprudenza amministrativa ha qualificato come illegittimo il rigetto dell’istanza, ove ciò sia ricondotto ad una “difficoltà di reperimento del fascicolo (TAR Lazio, sentenza 14 ottobre 2003 n. 8356)”.
Ora risulta necessario focalizzare il nostro discorso sul fascicolo, considerato strumento fondamentale per garantire l’imparziale esercizio del diritto di accesso e il “bene della vita”
Fascicolo di affare
Fascicolo di attività
Fascicolo di procedimento amministrativo
Il fascicolo di affare conserva i documenti relativi ad una competenza non procedimentalizzata, per la quale, dunque, non è previsto l’adozione di un provvedimento finale.
2005 – I/6.23 «Gruppo di lavoro sul sistema informativo»
Il fascicolo di attività conserva i documenti relativi ad una competenza proceduralizzata, per la quale esistono documenti vincolati o attività di aggiornamento di banche e per la quale, non è previsto l’adozione di un provvedimento finale.
2005 – V/1.14 «Richieste dei bollettini informativi dei corsi di studio»
Il fascicolo di procedimento amministrativo conserva i documenti relativi ad una pluralità di atti tra loro autonomi, scanditi nel tempo e destinati allo stesso fine, cioè alla emanazione di un provvedimento finale.
2005 – VII/2.14 «Concorso a tempo indeterminato per personale amministrativo di categoria C»
La situazione attuale in Unipd
Il fascicolo di personale è attualmente gestito da 11 UOR dell’Amministrazione centrale.
Infatti, se ne occupano
Servizio Concorsi e Carriere
Servizio Rapporti con le Aziende ospedaliere
Servizio Relazioni sindacali e assunzioni
Servizio Servizi sociali - provvidenze
Servizio Acquisti (per Legnaro)
... Archivio Generale di Ateneo
una frammentazione delle responsabilità
il nascere di fascicoli non autorizzati
Allora è nato il progetto:
I dati previsti
I dati previsti per il fascicolo del personale nel sistema informativo Titulus 97 riguardano esclusivamente la gestione, la tenuta e la tutela del fascicolo archivistico, inteso come complesso dei documenti relativi ad una persona fisica dipendente dell’Università degli Studi di Padova.
Trattandosi di dati archivistici, non deve essere prevista alcuna procedura finalizzata alla gestione del personale.
La descrizione dei dati, utilizzando anche le norme ISAAR-CPF (International Standard archival Authority Record - Corporate, Persons, Families), dovrà garantire la continuità del fascicolo archivistico anche con il cambio della figura professionale del dipendente.
Nominativo [Cognome & Nome]
L’organizzazione del fascicolo del personale dovrà prevedere:
La responsabilità della tenuta e tutela da parte di un unico ufficio (fino all’archivio di deposito);
L’organizzazione interna secondo una logica archivistica per carriera;
Lo scarto dei documenti inutili dopo una data determinata;
L’accesso ai documenti attraverso la consultazione informatica, limitando allo stretto necessario l'accesso ai locali di deposito;
L’utilizzo e l’archiviazione dei documenti informatici (in formato nativo).
Il pregresso ...
L’obiettivo è rendere disponibile on line il fascicolo del personale attraverso Titulus 97.
Il recupero del pregresso può avvenire in due modi:
Memorizzare in unico record (utilizzando la funzione Documenti non protocollati) tutti i documenti prodotti fino al 31.12.2000 in formato immagine senza descrittori, distinguendo per range di date;
Memorizzare in un proprio record ciascun documento in formato immagine con descrittori.
In discussione ...
Diritti su modifica, visualizzazione e archiviazione
Premesso che il fascicolo del personale conserva documenti e informazioni sui dati personali e sensibili, è opportuno limitare allo stretto necessario i diritti di modifica, visualizzazione e archiviazione.
Pertanto, ogni ufficio potrà visualizzare all'interno del fascicolo del personale solo i documenti per i quali è indicato come UOR o CC.
Solo l’ufficio individuato come responsabile della tenuta del fascicolo del personale sarà abilitato ai diritti di modifica, visualizzazione e archiviazione completi.
Il fascicolo di personale Il quadro normativo di riferimento
DPR 3 maggio 1957, n. 686 “Norme di esecuzione del testo unico delle disposizioni sullo statuto degli impiegati civili dello Stato”
DPR 445/2000 “Testo unico in materia di documentazione amministrativa”
D.Lgs. 196/2003 “Codice sulla privacy”
D.Lgs. 42/2004 “Codice dei beni culturali e del paesaggio”
Legge 15/2005 “Modifiche e integrazioni alla legge sul diritto di accesso”
D.Lgs. 159/2006 “Disposizioni integrative e correttive al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante codice dell'amministrazione digitale”
Il Capo III del DPR 686/1957 Fascicolo di personale e stato matricolare
Il fascicolo personale dell’impiegato, (…) corredato di un indice deve contenere:
i provvedimenti relativi alla nomina, allo stato, alla carriera ed al trattamento economico, nonché le decisioni giurisdizionali sugli atti medesimi;
i rapporti informativi e i giudizi complessivi;
i documenti relativi a titoli di studio conseguiti dopo la nomina all’impiego, a corsi di abilitazione, istruzione e perfezionamento, ad attività scientifica, di insegnamento ed in genere ogni altro documento relativo alla preparazione tecnica e professionale dell’impiegato;
i documenti relativi ad encomi per servizi resi nell’interesse dell’Amministrazione, a benemerenze di guerra ed a onorificenze;
6) i provvedimenti coi quali sono inflitte punizioni disciplinari con le relative deliberazioni della Commissione di disciplina ove prescritte, i provvedimenti di sospensione cautelare, di sospensione per effetto di condanna penale e quelli d’esclusione dagli esami e dagli scrutini previsti dall’art. 93 del testo unico approvato con D.P.R. 3/1957, le decisioni giurisdizionali ed i decreti che decidono ricorsi gerarchici o straordinari relativi a tali provvedimenti, i decreti di riabilitazione disciplinare previsti dall’art. 87 del testo unico approvato con D.P.R. 3/1957;
7) gli atti relativi ai giudizi di responsabilità verso l’Amministrazione e verso i terzi, previsti dal capo II del titolo II del testo unico approvato con D.P.R. 371957;
8) Ogni altro atto che possa interessare la carriera dell’impiegato;
9) Gli atti e i decreti di riscatto dei servizi non di ruolo e le relative decisioni giurisdizionali, gli atti ed i decreti relativi alla liquidazione del trattamento di quiescenza.
Le singole amministrazioni stabiliscono le modalità per la tenuta dei fascicoli personali
Il fascicolo di studente
RD 4 giugno 1938, n. 1269Approvazione del regolamento sugli studenti, i titoli accademici, gli esami di Stato e l'assistenza scolastica nelle università e negli istituti superiori
La segreteria conserva in appositi fascicoli personali tutti gli atti concernenti la carriera scolastica degli studenti, compreso l'esemplare autenticato della fotografia di ognuno di essi.La segreteria tiene altresì al corrente i registri della carriera scolastica degli studenti, distinti per corsi di laurea o diploma, e forma per ogni corso d'insegnamento a titolo ufficiale o privato l'elenco degli studenti che vi sono iscritti.Ciascun professore ha diritto di farsi rilasciare copia in ogni tempo dell'elenco dei propri iscritti.Più particolari norme circa l'organizzazione dei servizi di segreteria, la tenuta degli archivi e dei registri matricolari sono dettate dal regolamento interno.
Le tasse d'immatricolazione e d'iscrizione, le tasse di fuori corso, le sopratasse per esami di profitto e per quelli di laurea o diploma, le sopratasse di ripetizione di esame e il contributo per le opere sportive ed assistenziali si pagano alla cassa della università o istituto.Le tasse di concorso per l'ammissione alla facoltà di magistero e di laurea o diploma si pagano con vaglia postale intestato al procuratore del registro della circoscrizione in cui ha sede l'università o istituto e consegnato alla segreteria. Questa, presa nota dei vaglia nei fascicoli personali degli studenti e nei registri di carriera scolastica, li descrive in apposito elenco in duplice esemplare e li trasmette all'ufficio del registro cui sono diretti. L'ufficio del registro restituisce uno degli esemplari alla segreteria insieme con la bolletta per l'ammontare complessivo delle tasse risultanti dall'elenco.
Art. 22. (segue)
Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 e n. 2
per la gestione, tenuta e tutela
dal protocollo all’archivio storico
(CdA 5 dicembre 1997 – G.U. 29.12.1997, n. 301)
Decreto rettorale 11 dicembre 1997, n. 1 (artt. 68-71)
Il procedimento amministrativo il fascicolo
4. Ogni fascicolo ha una copertina (detta anche "camicia"), conforme al modello descritto nell'allegato 3 del presente regolamento, nella quale deve essere indicato il titolo, la classe, il numero del fascicolo, l'oggetto dell'affare o del procedimento amministrativo, nonché l'eventuale presenza di sottofascicoli o inserti.
I fascicoli del personale e degli studenti
2. Per repertorio dei fascicoli si intende l'elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all'interno di ciascuna classe e riportante, oltre che l'oggetto dell'affare o del procedimento amministrativo, l'indice di classificazione completo (titolo, classe) e numero del fascicolo.
Il fascicolo di persona fisica
Il fascicolo di persona fisica conserva i documenti relativi ad una persona fisica (personale dipendente, professionisti iscritti, studenti, etc.).
2005 – VII/0.135 «Contini Gianluigi»
Corsoperfezionamento
Titolo V. Studenti e laureati
Raggruppa la documentazione amministrativa riferita al complesso universo della popolazione studentesca, che in diversi modi interagisce con l’amministrazione di ateneo.
È articolato in 4 blocchi:
Classe 1: attività di orientamento e tutto ciò che riguarda lo studente prima che sia studente
Classi da 2 a 8: tradizionale gestione della carriera degli studenti in generale
Classe 9: funzioni di abilitazione
Classe 10: sostegno alle iniziative goliardiche
Orientamento, informazione e tutorato
Selezioni, immatricolazioni e ammissioni
Passaggi interni e trasferimenti da e per altra sede
Cursus studiorum e provvedimenti disciplinari
Diritto allo studio, assicurazioni, benefici economici, tasse e contributi
Tirocinio, formazione e attività di ricerca
Servizi di assistenza socio-sanitaria e a richiesta
Conclusione e cessazione della carriera di studio
Esami di Stato e ordini professionali
Associazionismo, goliardia e manifestazioni organizzate da studenti o ex studenti
studente iscritto al corso di laurea triennale
studente iscritto al corso di laurea specialistica
studente iscritto al corso di laurea a ciclo unico
studente iscritto ai corsi singoli
studente proveniente da Università estere iscritto ai corsi previsti dal progetto Socrates/Erasmus (cui è attribuito un numero identificativo, non una vera matricola).
studente iscritto al master nazionali ed internazionali
studente proveniente da Università estere iscritto a master internazionali (cui non è attribuito un n. di matricola)
studente iscritto ai corsi di perfezionamento
studente iscritto ai corsi di aggiornamento
studente iscritto ai corsi di alta formazione
studente iscritto alle scuole di specializzazione (professioni sanitarie)
studente iscritto alle scuole di specializzazione(non professioni sanitarie)
studente iscritto ai corsi speciali
studente iscritto ai premi (cui non è attribuito un n. di matricola)
studente iscritto agli esami di stato (cui dovrebbe essere attribuito lo stesso n. matricola della sua carriera)
Il fascicolo di persona giuridica
Il fascicolo di persona giuridica conserva i documenti relativi ad una persona giuridica (associazione, impresa, fondazione, etc.).
2005 – I/14.48 «Associazione Amici dell’Università»
2005 – VI/8.12 «Centro per la storia dell’Università»
gianni.penzo@unipd.it
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