Source: https://docs.italia.it/AgID/documenti-in-consultazione/lg-documenti-informatici-docs/it/bozza/formazione-dei-documenti-informatici.html
Timestamp: 2020-01-24 08:09:46+00:00
Document Index: 9828116

Matched Legal Cases: ['art. 2', 'art 53', 'art. 5', 'art. 40', 'art. 65', 'art. 53', 'art. 56']

Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici | 2. Formazione dei documenti informatici
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2. Formazione dei documenti informatici¶
2.1. Documento informatico¶
2.1.1. Formazione del documento informatico¶
Il documento informatico deve essere identificato in modo univoco e persistente. Nel caso della Pubblica Amministrazione [1], l’identificazione dei documenti oggetto di registrazione di protocollo è rappresentata dalla segnatura di protocollo univocamente accoppiata al documento. L’identificazione dei documenti non protocollati è affidata alle funzioni del sistema di gestione documentale. In alternativa l’identificazione univoca può essere realizzata mediante associazione al documento di una sua impronta crittografica basata su funzioni di hash che siano ritenute crittograficamente sicure.
Il documento informatico è immodificabile se la sua memorizzazione su supporto informatico in formato digitale non può essere alterata nel suo accesso, gestione e conservazione.
La certezza dell’autore è la capacità di poter associare in maniera certa e permanente il soggetto che ha sottoscritto il documento stesso.
Al momento della formazione del documento informatico immodificabile, devono essere generati e associati permanentemente ad esso i relativi metadati. L’insieme dei metadati del documento informatico è definito nell’allegato 5 “Metadati” alle presenti linee guida.
La disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico sono garantite attraverso l’adozione di specifiche politiche e procedure predeterminate dall’ente, in conformità con le disposizioni vigenti in materia di accesso e protezione dei dati personali. Nel caso della Pubblica Amministrazione, tali politiche e procedure sono contenute nel manuale di gestione documentale di cui al paragrafo 3.5. L’evidenza informatica corrispondente al documento informatico immodificabile è prodotta in uno dei formati contenuti nell’Allegato 2 “Formati di file e riversamento” alle presenti linee guida ove sono specificate, anche, le caratteristiche e i criteri di scelta del formato stesso.
[1] Si fa riferimento ai soggetti di cui all’art. 2 comma 2, lettera a) del CAD.
2.2. Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici¶
I requisiti tecnici per la certificazione di processo sono individuati nell’allegato 3 “Certificazione di Processo”.
2.3. Duplicati, copie ed estratti informatici di documenti informatici¶
La copia di un documento informatico è un documento il cui contenuto è il medesimo dell’originale ma con una diversa evidenza informatica rispetto al documento da cui è tratto, come quando si trasforma un documento con estensione “.doc” in un documento “.pdf”. L’estratto di un documento informatico è una parte del documento con una diversa evidenza informatica rispetto al documento da cui è tratto. Tali documenti hanno lo stesso valore probatorio dell’originale da cui hanno origine se la stessa conformità non viene espressamente disconosciuta. In particolare, la validità del documento informatico per le copie e/o estratti di documenti informatici è consentita mediante uno dei due metodi:
Il ricorso ad uno dei due metodi sopracitati assicura la conformità del contenuto della copia o dell’estratto informatico alle informazioni del documento informatico di origine.
La conformità della copia o dell’estratto informatico ad un documento informatico è garantita mediante l’apposizione della firma digitale o firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata, nonché del sigillo elettronico qualificato e avanzato da parte di chi effettua il raffronto.
Laddove richiesta dalla natura dell’attività, l’attestazione di conformità delle copie o estratti informatici di documenti informatici può essere inserita nel documento informatico contenente la copia o l’estratto. L’attestazione di conformità delle copie o dell’estratto informatico di uno o più documenti informatici può essere altresì prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia o estratto informatico. Il documento informatico contenente l’attestazione è sottoscritto con firma digitale o con firma elettronica qualificata o avanzata del notaio o del pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
2.4. Il documento amministrativo informatico¶
2.4.1. Formazione del documento amministrativo informatico¶
La Pubblica Amministrazione forma gli originali dei propri documenti attraverso gli strumenti informatici riportati nel manuale di gestione documentale del sistema di gestione informatica dei documenti oppure acquisendo le istanze, le dichiarazioni e le comunicazioni di cui agli articoli 5 -bis [2], 40 -bis [3] e 65 [4] del CAD.
Al documento amministrativo informatico viene associato un insieme di metadati, come indicato nell’allegato 5 “Metadati” alle presenti Linee guida, così come previsto ai sensi dell’art 53 del TUDA [5] per la registrazione di protocollo, nonché ai sensi dell’articolo 56 del TUDA [6] per i metadati relativi alla classificazione ed alla definizione dei tempi di conservazione, in coerenza con il piano di conservazione e dei metadati che definiscono la relazione con l’aggregazione documentale informatica d’appartenenza.
L’art. 5-bis, comma 1, del CAD prevede che “La presentazione di
istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avviene esclusivamente utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Con le medesime modalità le amministrazioni pubbliche adottano e comunicano atti e provvedimenti amministrativi nei confronti delle imprese”.
L’art. 40-bis del CAD prevede che “Formano comunque oggetto di
registrazione di protocollo ai sensi dell’articolo 53 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, le comunicazioni che provengono da o sono inviate a domicili digitali eletti ai sensi di quanto previsto all’articolo 3-bis, nonché le istanze e le dichiarazioni di cui all’articolo 65 in conformità alle regole tecniche di cui all’articolo 71”.
L’art. 65 del CAD disciplina “Le istanze e le dichiarazioni
presentate per via telematica alle pubbliche amministrazioni e ai gestori dei servizi pubblici”.
L’art. 53, comma 1, del TUDA prevede che “La registrazione di
protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni: a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili; f) l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile”.
L’art. 56 del TUDA prevede che “Le operazioni di registrazione
2.5. Copie su supporto informatico di documenti amministrativi analogici¶
Alle copie su supporto informatico di documenti amministrativi analogici si applicano le disposizioni di cui al paragrafo 2.2.
L’attestazione di conformità della copia informatica di un documento amministrativo analogico, formato dalla Pubblica Amministrazione, ovvero da essa detenuto, può essere inserita nel documento informatico contenente la copia informatica o essere prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia per immagine. Il documento informatico contenente l’attestazione è sottoscritto con firma digitale o con firma elettronica qualificata o avanzata del funzionario delegato.