Source: https://www.justiz.sachsen.de/content/4574.htm
Timestamp: 2020-01-21 14:50:18
Document Index: 139903565

Matched Legal Cases: ['§ 12', '§ 39', '§ 9', '§ 14', '§ 12', '§ 39', '§ 37', '§ 8', '§ 53']

﻿ Justiz in Sachsen - 4. Bearbeitungshinweise
4.1 Bezeichnung der Sendungen und Anlagen
4.3 Gebührenvorschuss
4.4 Verfahrensspezifische Besonderheiten
4.4.1 Hinweise zum Registerverfahren
4.4.1.1 Betreff
4.4.1.2 Begleitdokument
4.4.1.3 Anlagen
4.4.1.4 Dateierzeugung
4.4.1.5 Anmeldung (§ 12 HGB; § 39a BeurkG)
4.4.2 Hinweise zum Grundbuchverfahren
4.4.2.1 Übermittlung per EGVP
4.4.2.2 XML-Datensatz
4.4.2.3 Rangangaben
4.4.3. Hinweise zur Einreichung von Tabellen und Verzeichnissen zum Insolvenzverfahren
Bei der Übermittlung von elektronischen Dokumenten muss, sofern bekannt, in dem Betreff der Nachricht das gerichtliche Aktenzeichen angegeben werden. Dem Aktenzeichen dürfen in der Betreffzeilen keine erläuternden Zusätze vorangestellt werden (z. B. Aktenzeichen, Az.:). Soweit erläuternde Zusätze angefügt werden, dürfen diese keine Sonderzeichen ($ & % ´` ' ^°) enthalten.
In einer elektronischen Nachricht dürfen nur Schriftstücke zu einem Aktenzeichen (zu demselben Verfahren) versandt werden.
Bei verfahrenseinleitenden elektronischen Dokumenten und in den Fällen, in denen das gerichtliche Aktenzeichen sonst noch nicht bekannt sein kann, soll »Neueingang« angegeben werden (vgl. jedoch Abweichungen unter 4.4.1 beim Registerverfahren) .
Diese Angaben dienen der zügigen internen Weiterleitung der Sendungen.
Die elektronischen Dokumente sind grundsätzlich als Anlage zu einer Nachricht zu übermitteln.
Um Probleme bei der Weiterverarbeitung auf unterschiedlichen Plattformen zu vermeiden, dürfen auch die Dateinamen der Anlagen keine Sonderzeichen enthalten (insbesondere keine Schrägstriche oder Doppelpunkte) und nicht zu lang sein (maximal 60 Zeichen, keine Pfadangaben). Zur Erleichterung der Arbeit mit den elektronischen Dokumenten ist es ferner zweckmäßig, nähere Konventionen für die Namensgebung bei den Dateibezeichnungen einzuhalten, die gegebenenfalls unter 4.4 »Verfahrensspezifische Besonderheiten« aufgeführt werden.
reiner Text ohne Formatierungscodes und ohne Sonderzeichen
nur PDF/A-Standard
eine zum Dokument gehörende DTD oder Schema-Datei muss zugeordnet sein
Version 6 oder niedriger (CCITT/ TTS Gruppe 4)
keine aktiven Komponenten; nur .docx-Dateien (Word 2010 und aufwärts); keine .doc-Dateien
Ist für das eingeleitete Verfahren ein Gebührenvorschuss zu leisten, so kann eine Zustellung gefördert werden, indem in dem verfahrenseinleitenden, signierten Dokument eine Einzugsermächtigung bzw. ein Abbuchungsauftrag für die in diesem Verfahren anfallenden Gebühren erteilt werden oder indem eine Entrichtung in anderer Art und Weise erfolgt.
Zu den Registern sind einzureichen
die qualifiziert signierten und sonstigen elektronischen Dokumente,
eine Datei mit den strukturierten Daten im XML-Format gemäß XJustiz.Register.
Im Betreff sind anzugeben:
das gerichtliche Aktenzeichen und
die Angabe »Reg neu« bei Neueingängen.
Im Begleitdokument sind anzugeben:
die schlagwortartige Bezeichnung des Gegenstandes der Anmeldung, wie z. B. »Anmeldung«, »Beschluss« oder »Gesellschafterliste«,
die aktuell eingetragene Firma oder der Name des Rechtsträgers, auf den sich die Anmeldung bezieht,
die beantragte Firma oder der beantragte Name bei einer Neueintragung
die Bezeichnung der Person des Einreichers der Anmeldung (in der Regel der Notar).
Die erforderlichen Anlagen, wie
Gesellschaftsvertrag/Satzung,
Vertretungsnachweise,
Abtretungsurkunden
dürfen nicht mit der Anmeldung in einer Datei zusammengefasst werden, sondern sind grundsätzlich einzeln und unter Angabe ihrer spezifischen Dokumentart einzureichen. Dies gilt zwingend für folgende Dokumentarten:
Dauervollmachten (jede einzeln)
Zwingend einzeln einzureichen sind zudem folgende Dokumente der Dokumentart »sonstige Dokumente« bzw. »Dokumente zum internen Gebrauch«:
Staatliche Genehmigungen.
Dies ist dadurch begründet, dass die Dokumente einzeln über das Internet beauskunftet werden, so dass eine klare inhaltliche und formale Trennung die Erkennbarkeit und die Verständlichkeit der Dokumente im Online-Abruf erhöht. Die getrennte Einreichung gilt nicht für Anlagen gemäß § 9 Abs. 1 Satz 2 und § 14 BeurkG.
Für die Herstellung der zu übersendenden Dateien sind folgende Hinweise zu beachten:
möglichst geringe Größe (Scanner-Auflösung 200 oder 300 dpi),
Lesbarkeit der Dateien (Scanner-Einstellung schwarz-weiß, nicht: »Grautöne«,
Unveränderbarkeit (Formate PDF oder TIFF),
exaktes Erstellungsdatum der eingereichten Dokumente (dies wird in den gesetzlich vorgesehenen Fällen technisch ausgelesen und bei der Beauskunftung im Internet verwendet).
Aufgrund zu schwacher oder unscharfer Schrift nicht oder nur äußerst schwer lesbare Texte werden per Zwischenverfügung beanstandet.
Für eine rechtswirksame Anmeldung (vgl. § 12 HGB; § 39a BeurkG) gelten folgende Voraussetzungen:
Anmeldungsschreiben und die hiermit eingereichten notariell zu beurkundenden oder zu beglaubigenden Dokumente (Gründungsurkunden bei Kapitalgesellschaften nach § 37 Abs. 4 Nr. 1 AktG, § 8 Abs. 1 Nr. 1 GmbHG, Niederschriften über beurkundungspflichtige Gesellschafterversammlungen nach § 53 Abs. 2 GmbHG) sind einzeln qualifiziert zu signieren.
Die Signatur der Gesamtnachricht kann die Einzelsignatur nicht ersetzen.
Jahresabschlüsse und Gesellschafterlisten sind in einem ganzheitlichen Dokument als eine Datei einzureichen.
Bei Nachreichung von Unterlagen zu einer Anmeldung durch den Notar sind die Dokumente als Nachricht z. B. mit dem Programm XNotar (Anmeldefall »Sonstige Anmeldung/Mitteilung«) einzureichen, um die fehlerfreie Übernahme der Dokumente und Daten in das Fachverfahren RegisSTAR sicherzustellen.
Strukturierte Daten können beispielsweise von der Anwendung XNotar der Bundesnotarkammer erzeugt werden. Näheres dazu finden Sie unter dem unten stehenden Link »XNotar«.
Software für den elektronischen Rechtsverkehr
Allgemeines zur Registerführung im Freistaat Sachsen
unter der Rubrik Gerichte/Ordentliche Gerichtsbarkeit/Amtsgerichte/Registergericht finden Sie allgemeine Hinweise zur Führung der Register in Sachsen
Bei der Einreichung zum Grundbuchverfahren gibt es durch die Verarbeitung mit dem Fachverfahren SolumSTAR bei den Grundbuchämtern einige Besonderheiten zu beachten.
Bei der Übermittlung über das EGVP sind zu beachten:
das Erfordernis einer vollständigen und aktuellen Visitenkarte im EGVP
die Angaben in der EGVP-Visitenkarte für SolumSTAR
Adressangabe (für SolumSTAR)
die Erstellung angehängter Signaturdateien (detached)
keine Nutzung von embedded Signaturen (eingebettet im PDF-Dokument) sondern pkcs7- bzw. p7s-Dateien nutzen.
Für die Erstellung des XML-Datensatzes gilt:
Die Länge des Dateinamens darf 30 Zeichen nicht überschreiten. Dies gilt auch für ZIP-Dateien.
Der Dateiname darf nicht mit Leerzeichen beginnen, da dies für die weitere automatisierte Verarbeitung ein Problem darstellt.
Die Zeichenanzahl zum Aktenzeichen im Feld UR‑Nr./Eigenes Az. (Maske »Grundbesitz«) darf 20 Zeichen nicht überschreiten.
Keine Steuerzeichen im Aktenzeichen/in der URNr. Folgende Zeichen in den Feldern für Aktenzeichen und URNr. nicht verwenden: $ & % ' ' (Hochkomma, Apostroph) # ^
Bezeichnung »UR:« Im Feld UR-Nr./Eigenes Az. nicht »UR« vor die Urkundennummer schreiben (Maske "Anlagen/Dokumente") da »UR« automatisch von SolumSTAR hinzugefügt wird.
Vollzugsbehelfe
Jeder Vollzugsbehelf sollte als eigene Datei eingereicht werden.
Grunddaten (Vorbelegung prüfen)
Bei mehreren beteiligten Grundbuchblättern muss der jeweils zugehörige Grundbuchbezirk (Grundbuch von) ausgewählt sein.
Angaben der Beteiligten
Die Rollenbezeichnung muss bei jedem Beteiligten angegeben werden, da dieser sonst nicht in SolumSTAR übernommen wird.
Keine Hervorhebung des Rufnamens: Es dürfen keine Sonderzeichen oder Unterstreichung bei der Angabe mehrerer Vornamen zum Verdeutlichen des Rufnamens eingegeben werden.
Geburtsname nur wenn nötig. Der Geburtsname bei Beteiligten ist immer nur dann anzugeben, wenn dieser vom Nachnamen abweicht.
Feld Adresszusatz: In das Feld Adresszusatz gehören nur die c/o-Angaben. Hausnummerzusätze wie das »a« bei »28a«" sind im Feld »Hausnr.« einzutragen.
Zeichengleiche Bezeichnung des Gläubigers: Die Bezeichnung des Gläubigers muss zeichengleich dem Eintrag in der Urkunde entsprechen. Beispiel: Steht in der Urkunde »Deutsche Kreditbank Aktiengesellschaft«, darf nicht »Deutsche Kreditbank AG« übermittelt werden (Bezeichnung in der Urkunde ist für die Grundbucheintragung relevant, vorbelegt werden die Daten aus dem XML-Datensatz).
Angabe des Gläubigersitzes: Bei Gläubigern ist der im Handelsregister vermerkte Sitz anzugeben, keine abweichenden Postanschriften. Sollen Postanschriften gesondert beachtet werden, so können die Gläubiger nochmals als sonstige Beteiligte erfasst werden.
Bezeichnung des Belastungsgegenstands
Sind mehrere Flurstücke unter einer BV-Nummer gebucht und es sollen nicht alle belastet werden, so sind die betroffenen Flurstücke als Belastungsgegenstände einzeln zu erfassen.
Flurstücke sind grundsätzlich vollständig mit Gemarkung zu erfassen.
Angaben zum Rang sind derzeit nicht notwendig, da sie aktuell nicht von SolumSTAR verarbeitet werden können.
Eine Einreichung von Tabellen und Verzeichnissen zum Insolvenzverfahren im Dateiformat XML kann ab Freigabe der XJustiz-Version 3.1 erfolgen.
Die Einreichung soll, wenn und solange die Einreichung im Dateiformat XML nicht möglich ist, in der Regel im Dateiformat Adobe PDF erfolgen.