Source: http://rodorf.de/20_artikel33/recht/09.htm
Timestamp: 2018-04-22 23:43:19
Document Index: 274058137

Matched Legal Cases: ['§ 123', 'Art. 19', '§ 146', '§ 80', 'Art. 33', 'Art. 19', 'Art. 33', 'Art. 33', 'Art. 19', 'Art. 33', 'Art. 33', '§ 29', '§ 99', '§ 100', 'Art. 1', '§ 29']

09 Abgewiesene Bewerber
01 Mitteilung der Auswahlentscheidung
02 Konkurrentenstreitigkeiten
03 Einsichtnahme in Prüfungsakten
04 Akteneinsicht durch Bewerber
05 Protokollierung strukturierter Interviews
06 Vorlage von Prüfentscheidungen auf Anordnung des Gerichts
Zunächst ist innerhalb der Prüfkommission zu entscheiden, welche Bewerberinen/Bewerber für die Stellenbesetzung in Betracht kommen. Kann nur eine Stelle besetzt werden, ist der/die Leistungsstärkste zu ermitteln und dem Behördenleiter als Stellenbesetzungsvorschlag zu unterbreiten.
Verständlicherweise haben die Bewerberinnen und Bewerber ein großes Interesse daran, möglichst schnell über das Ergebnis der Auswahlentscheidung informiert zu werden. Dies gilt sowohl für erfolgreiche als auch für gescheiterte Bewerberinnen und Bewerber.
Der damit verbundene Schriftwechsel ist nicht zu den Personalakten zu nehmen.
Unabhängig davon sollte von der Möglichkeit Gebrauch gemacht werden, Bewerber zeitnah telefonisch über das vorläufige Ergebnis, das in der Auswahlkommission erzielt wurde, zu informieren.
Selbstverständlich muss bei dieser Vorabinformation auf den vorbehaltlichen Charakter des vorläufigen Ergebnisses hingewiesen werden, denn eine endgültige Entscheidung setzt sowohl das Einverständnis des Behördenleiters als auch die Zustimmung des Personalrates voraus.
Vorabinformationen sind aber allein deshalb sinnvoll, weil Benachrichtigungen mit großem zeitlichen Abstand nur Anlass für unnötige Spekulationen geben. Außerdem ist eine rasche Information der Bewerber auch aus rechtlicher Sicht geboten.
Hinsichtlich des Zeitpunktes, zu dem ein Auswahlverfahren als beendet zu betrachten ist, hat das Bundesverwaltungsgericht mit Urteil vom 16.08.2001, 2 A 3/00 entschieden, dass das mit der Ausschreibung begonnene und mit der Übertragung des Beförderungsdienstpostens an eine andere Bewerberin oder einen anderen Bewerber fortgeführte Stellenbesetzungsverfahren nicht vor der Ernennung (Beförderung) der Mitbewerberin oder des Mitbewerbers endgültig abgeschlossen ist.
"Wird die Bewerbung eines Beamten um einen Beförderungsdienstposten abgelehnt, so kann er um Rechtsschutz durch die Verwaltungsgerichte nachsuchen. Das mit der Ausschreibung begonnene und mit der Übertragung des Beförderungsdienstpostens an einen anderen Bewerber fortgeführte Stellenbesetzungsverfahren ist nicht vor der Ernennung (Beförderung) des anderen Bewerbers endgültig abgeschlossen. Weder die Beendigung der Ausschreibung noch die Übertragung des Beförderungsdienstpostens auf den Mitbewerber führt zu einer Erledigung des Konkurrentenstreits. War die Auswahlentscheidung zugunsten des Mitbewerbers rechtswidrig, so kann sie neu getroffen, durch eine andere Auswahlentscheidung ersetzt und gegebenenfalls die Übertragung des Dienstpostens auf den Mitbewerber rückgängig gemacht sowie der Beförderungsdienstposten anderweitig besetzt werden."
Außerdem ist unbestritten, dass den Bewerberinnen und Bewerbern um ein öffentliches Amt ein sogenannter Bescheidungsanspruch zusteht.
Näheres dazu entnehmen Sie bitte dem folgenden Link.
BVerfG  Bescheidungsanspruch
Durch die Bescheidung wird es abgewiesenen Bewerbern möglich, eine verwaltungsgerichtliche Überprüfung der Personalentscheidung herbeizuführen, wenn die dafür erforderlichen Voraussetzungen gegeben sind.
Für berufliche Auseinandersetzungen zwischen Dienstherrn und Beamten sind die Verwaltungsgerichte zuständig.
Im Gegensatz dazu werden zur Klärung arbeitsrechtlicher Auseinandersetzungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmern die Arbeitsgerichte angerufen.
Im Folgenden wird kurz die Verfahrensweise beamteter Bewerberinnen und Bewerber anlässlich von Konkurrentenstreitigkeiten dargestellt. Diese Verfahrensweise kann, trotz unterschiedlicher gerichtlicher Zuständigkeiten, im Analogieverfahren auch auf Angestellte übertragen werden.
Festzustellen ist, dass in Zeiten knapp werdender Stellen die Verwaltungsgerichte häufig mit Konkurrentenklagen befasst sind.
Wird anlässlich notwendig werdender Personalentscheidungen eine Auswahl getroffen, bei der eine Mitbewerberin oder ein Mitbewerber unberücksichtigt bleibt, wird die unberücksichtigt gebliebene Person davon in Kenntnis gesetzt und mit einem belastenden Verwaltungskat beschieden.
Gegen eine solche Entscheidung können unterlegene Mitkonkurrenten Rechtsmittel eingelegen.
Damit durch die Besetzung der Stelle die Behröde keine vollendete Tatsachen schafft, liegt es im Interesse unterlegener Mitkonkurrenten, Ansprüche möglichst schnell und effektiv im Rahmen eines Eilverfahrens verwaltungs- oder arbeitsgerichtlich sichern zu lassen.
Um diesem Rechtsanspruch nachkommen zu können, sind Bewerberinnen und Bewerber rechtzeitig vor dem Vollzug der getroffenen Personalentscheidung über das Ergebnis der Personalentscheidung zu informieren.
Um den Vollzug der getroffenen Personalentscheidung zu verhindern, ist es üblich, vor Klageerhebung eine einstweilige Anordnung in Bezug auf den Streitgegenstand zu erwirken.
Maßgebliche Rechtsnorm dafür ist § 123 VwG0.
Danach kann das Gericht auf Antrag auch schon vor Klageerhebung eine einstweilige Anordnung in Bezug auf den Streitgegenstand treffen, wenn die Gefahr besteht, dass durch eine Veränderung des bestehenden Zustands die Verwirklichung eines Rechts des Antragstellers vereitelt oder wesentlich erschwert werden könnte.
Das setzt auf Seiten des Antragstellers voraus, dass es diesem gelingt, die vorgetragenen Ansprüche vor Gericht glaubhaft zu machen. Kann der Antragsteller seinen Antragsgrund glaubhaft begründen, ist es üblich, einen sogenannten Hängebeschluss zu erwirken.
Ein solcher Beschluss dient der Druchsetzung des nach Art. 19 Abs. 4 GG von den Gerichten zu sichernden effektiven Rechtsschutzes.
Hängebeschlüsse beenden das Verfahren nicht, sondern verschaffen dem angerufenen Gericht lediglich einen Zeitraum, um sachgerecht über den vorläufigen Rechtsschutzantrag entscheiden zu können.
Einen Hängebeschluss wird das Gericht fassen, wenn die Behörde nicht von sich aus zusichert, von Vollstreckungsmaßnahmen (Besetzung der Stelle) einstweilig abzusehen. Derartige Zusicherungen werden auf Bitten des Gerichts grundsätzlich abgegeben.
Hängebeschlüsse sind deshalb die Ausnahme in einem Notfall.
Zu beachten ist, dass es sich bei Hängebeschlüssen nicht um Entscheidungen des Verwaltungsgerichts handelt, gegen die gemäß § 146 Abs. 1 VwGO die Beschwerde zulässig wäre. Sie sind vielmehr lediglich prozessleitende Verfügungen, die nicht mit der Beschwerde angefochten werden können.
Sollte die Verwaltungsbehörde dennoch Beschwerde gegen einen Hängebeschluss einlegen, könnte das Gericht diesen nach freiem Ermessen aufheben und statt dessen einen echten Beschluss auf der Grundlage des § 80 Abs. 5 VwGO erlassen.
Damit wäre die Beschwerde gegenstandslos.
Behörden sollten deshalb gegen Hängebeschlüsse keine Beschwerde einlegen.
Grundsätzliche Ausführungen zur Problematik von Konkurrentenklagen können einer Urteil des Bundesverwaltungsgerichts vom 21.08.2003 - BVerwG 2 C 14.02 entnommen werden.
In der Randnummer 15 dieses Urteils heißt es:
"Einstweiliger Rechtsschutz ist deswegen unter eingehender tatsächlicher und rechtlicher Prüfung des im Hauptsacheverfahren geltend gemachten Bewerbungsverfahrensanspruchs zu gewähren. Ein abgelehnter Bewerber, dessen subjektives Recht aus Art. 33 Abs. 2 GG durch eine fehlerhafte Auswahlentscheidung des Dienstherrn verletzt worden ist, kann eine erneute Entscheidung über seine Bewerbung zumindest dann beanspruchen, wenn seine Erfolgsaussichten bei einer erneuten Auswahl offen sind, seine Auswahl also möglich erscheint. Im Verfahren über seinen Antrag auf Erlass einer einstweiligen Anordnung ist derselbe Maßstab wie im Hauptsacheverfahren anzulegen. Die Anforderungen an die Glaubhaftmachung dürfen ebenfalls nicht über das hinausgehen, was für ein Obsiegen im Hauptsacheverfahren genügt."
BVerwG - Urteil im Volltext
Dennoch ist unklar, wann eine erlassene einstweilige Anordnung außer Kraft tritt. Es kann davon ausgegangen werden, dass der Hängebschluss bis zur Entscheidung im Hauptverfahren Gültigkeit haben wird.
Kommt es zu einem Verwaltungsstreitverfahren, ist deshalb in jedem Fall zu klären, welche Partei im Verwaltungsprozess die materielle Beweislast trägt.
In Anlehnung an dem o.g. Urteil des Bundesverwaltungsgerichts aus dem Jahre 2003 kann diesbezüglich grundsätzlich davon ausgegangen werden, dass die Beweislast für die Fehlerhaftigkeit einer Personalauswahlentscheidung von unterlegenen Mitkonkurrenten zu erbringen ist.
Das gilt jedoch nicht, wenn bereits die Grundlagen für eine ordnungsgemäße Auswahlentscheidung fehlerbehaftet war.
In solchen Fällen trägt die Behörde die materielle Beweislast dafür, dass der unterlegene Bewerber auch bei fehlerfreier Auswahl nicht zum Zuge gekommen wäre, denn die Beschaffung und die Erhaltung der für die Auswahlentscheidung erforderlichen Grundlagen liegt ausschließlich im Verantwortungs- und Verfügungsbereich der zuständigen Behörde.
Diese Position vertritt im Wesentlichen auch das Bundesverfassungsgericht, das bereits 1973 zum Rechtsschutz anlässlich von Konkurrentenstreitigkeiten festgestellt hat, dass das Verfahrensgrundrecht des Art. 19 Abs. 4 GG nicht nur das formelle Recht und die theoretische Möglichkeit beinhaltet, die Gerichte anzurufen, sondern auch die Effektivität des Rechtsschutzes garantiert.
"Der Bürger", so die Verfassungsrichter, "habe einen substantiellen Anspruch auf eine tatsächlich wirksame gerichtliche Kontrolle".
Die Bedeutung der grundgesetzlichen Gewährleistung sehen die Verfassungsrichter vornehmlich darin, die "Selbstherrlichkeit" der vollziehenden Gewalt im Verhältnis zum Bürger zu beseitigen.
Hinsichtlich der Glaubhaftmachung von Ansprüchen im Zusammenhang mit Auswahlentscheidungen stellten die Richter des Bundesverfassungsgerichts im Jahr 2002 fest (BVerfG, 2 BvR 857/02 vom 24.9.2002), dass es Beschwerdeführer überfordern würde, nachzuweisen, dass bei Vermeidung des geltend gemachten Fehlers der Antragsteller dem ausgewählten Mitbewerber vorgezogen worden wäre, denn bei der Ablehnung von Bewerbungen seien abgewiesene Bewerberinnen und Bewerber regelmäßig darauf angewiesen, dass der Dienstherr ermessens- und beurteilungsfehlerfrei über die Bewerbung entschieden habe.
Rechtsschutz sei somit unterlegenen Beamten zu gewähren, wenn seine Aussichten, beim zweiten Mal ausgewählt zu werden, offen sind, d.h., wenn seine Auswahl möglich erscheint.
BVerfG - Urteil im Volltext
Diesbezüglich enthält auch das bereits bekannte Urteil des BVerwG aus dem Jahre 2003 (BVerwG 2 C 14.02) wichtige Regelungen. In dem Urteil heißt es zum Beispiel, dass die Entscheidung darüber, ob der Bewerber den Anforderungen des zu besetzenden Dienstpostens und der Laufbahn genügt, der Dienstherr in Wahrnehmung der ihm zustehenden Beurteilungsermächtigung trifft.
Aufgrund der Beurteilungsermächtigung des Dienstherrn, so die Richter des Bundesverwaltungsgerichts, habe sich die verwaltungsgerichtliche Rechtmäßigkeitskontrolle darauf zu beschränken, ob die Verwaltung den anzuwendenden Begriff oder den gesetzlichen Rahmen, in dem sie sich frei bewegen kann, verkannt hat, ob sie von einem unrichtigen Sachverhalt ausgegangen ist, allgemeingültige Wertmaßstäbe nicht beachtet, sachwidrige Erwägungen angestellt oder gegen Verfahrensvorschriften verstoßen hat.
Ergänzend dazu heißt es, dass ein Beförderungsbewerber einen Anspruch darauf habe, dass der Dienstherr über seine Bewerbung ermessens- und beurteilungsfehlerfrei befindet.
Ein abgelehnter Bewerber, dessen subjektives Recht aus Art. 33 Abs. 2 GG durch eine fehlerhafte Auswahlentscheidung des Dienstherrn verletzt worden ist, kann eine erneute Entscheidung über seine Bewerbung zumindest dann beanspruchen, wenn seine Erfolgsaussichten bei einer erneuten Auswahl offen sind, seine Auswahl also möglich erscheint.
Im Verfahren über seinen Antrag auf Erlass einer einstweiligen Anordnung ist derselbe Maßstab wie im Hauptsacheverfahren anzulegen.
Von der Behörde sind folglich die eignungs-, leistungs- und befähigungsrelevanten Merkmale des Bewerbers zu ermitteln, die einen Vergleich nach den Anforderungen des Art. 33 Abs. 2 GG ermöglichen.
Auch dabei ist die originäre, durch die Verwaltungsgerichte nicht ersetzbare Beurteilungskompetenz des Dienstherrn zu beachten.
Hat dieser es indessen versäumt, die Auswahlentscheidung auf fehlerfreie Grundlagen zu stützen, und ist es nicht mehr möglich, eine gesicherte Vergleichsbasis zu rekonstruieren, so trägt der Dienstherr die materielle Beweislast dafür, dass der nicht ernannte Bewerber auch nach einem fehlerfreien Auswahlverfahren ohne Erfolg geblieben wäre.
Dies gilt sowohl für die nachzuholende Auswahl als auch für den Schadensersatz wegen unterbliebener Beförderung.
Fehlen jedoch bereits die Grundlagen für eine ordnungsgemäße Auswahlentscheidung, so trägt die Behörde die materielle Beweislast dafür, dass der unterlegene Bewerber auch bei fehlerfreier Auswahl nicht zum Zuge gekommen wäre, denn die Beschaffung und die Erhaltung der für die Auswahlentscheidung erforderlichen Grundlagen liegt ausschließlich in dem Verantwortungs und Verfügungsbereich der zuständigen Behörde (siehe insbesondere Rdnr. 24 im folgenden Urteil).
Mit Urteil vom 17. August 2005 (BVerwG 2 C 36.04) geht das Bundesverwaltungsgericht jedoch noch weiter, indem die Richter feststellen, dass die schuldhafte Verletzung des Anspruchs eines Beamten auf leistungsgerechte Berücksichtigung bei der Besetzung eines Beförderungsamtes sogar einen Schadenersatzanspruch auslösen kann, wenn der Rechtsverstoß adäquat kausal für die Nichtbeförderung war.
Das ist der Fall, wenn der Beamte bei Vermeidung des Rechtsverstoßes voraussichtlich ausgewählt und befördert worden wäre.
Hierfür muss festgestellt werden, welcher hypothetische Kausalverlauf bei rechtmäßigem Vorgehen des Dienstherrn voraussichtlich an die Stelle des tatsächlichen Verlaufs getreten wäre.
Zwar gehen die Richter des Bundesverwaltungsgerichts davon aus, dass grundsätzlich dem Beamten die materielle Beweislast dafür obliegt, dass er bei rechtsfehlerfreier Behandlung seiner Bewerbung um ein Beförderungsamt voraussichtlich zum Zuge gekommen wäre.
Aus dem Gebot des effektiven Rechtsschutzes gemäß Art. 19 Abs. 4 Satz 1 i.V.m. Art. 33 Abs. 2 GG folgt aber, dass dem Beamten nicht die Beweislast für diejenigen zur Beurteilung des hypothetischen Kausalverlaufs erforderlichen Tatsachen auferlegt werden darf, deren Ermittlung ihm aus tatsächlichen Gründen unmöglich ist.
Dies, so die Richter des Bundesverwaltungsgerichts, gilt jedenfalls für alle Vorgänge aus dem Verantwortungs- und Verfügungsbereich des Dienstherrn, die dem Einblick des Beamten entzogen sind.
Insoweit trifft die Behörden eine Darlegungspflicht und findet im Falle der Nichterweislichkeit dieser Tatsachen eine Umkehr der materiellen Beweislast zu Lasten des Dienstherrn statt.
Das hat zur Folge, dass immer dann, so die Richter in ihrem Urteil, wenn der Dienstherr Beförderungsentscheidungen nicht auf dienstliche Beurteilungen gestützt hat, aufgeklärt werden muss, welchen Verlauf die Dinge bei Vermeidung des Verstoßes gegen Art. 33 Abs. 2 GG voraussichtlich genommen hätten.
Es muss somit in Erfahrung gebracht werden, welche Handlungsalternativen der Dienstherr erwogen hat und aus welchen Gründen er sich für das rechtswidrige Vorgehen entschieden hat.
Bei dem Prozess der Entscheidungsfindung handelt es sich aber um interne Vorgänge aus dem Verantwortungsbereich des Dienstherrn, die sich dem Einblick des Beamten in aller Regel entziehen. Sie unterliegen nur der Verfügung des Dienstherrn.
Nur er kann Aufschluss darüber geben, welche Gründe den Ausschlag für ein bestimmtes Auswahlkriterium gegeben haben und welche anderen Kriterien alternativ in Erwägung gezogen worden sind.
Dieser Rechtsprechung folgen auch die Oberverwaltungsgerichte und die Verwaltunqsqerichte (Beispiel: OVG NRW, Beschluss 1. Senat vom 31.10.2005 - 1 B 1450/05).
OVG NRW - Beschluss im Volltext
Im Zusammenhang mit der Protokollierung von Vorstellungsgesprächen und Übungen, die in Assesment-Center-Verfahren durchgeführt werden, muss davon ausgegangen werden, dass jeder Proband einen Anspruch darauf hat, die Bewertungen einzelner Prüfer einzusehen.
Deshalb muss geklärt werden, wann eine Behörde dazu verpflichtet werden kann, Prüferbewertungen im Wege der Akteneinsichtnahme vorzulegen
Eine solche Verpflichtung könnte sich unmittelbar aus dem Verwaltungsverfahrensgesetz NRW ergeben.
§ 29 VwVerfG NRW
Sollte die Behörde die Akteneinsicht verweigern und kommt es zu einem Verwaltungsstreitverfahren, kann von der Klage führenden Partei letztendlich doch Akteneinsicht auf der Grundlage von § 99 und § 100 VwGO erwirkt werden.
Danach haben die Behörden dem Verwaltungsgericht die angeforderten Akten vorzulegen, die dann nicht nur von den Verfahrensbeteiligten eingesehen, sondern auch als Kopie mitgenommen werden können.
Unbestritten ist, dass Prüfungsakten von Prüflingen in Gänze eingesehen werden können. Ausgenommen von dem Recht auf Akteneinsichtnahme sind lediglich sogenannte Entscheidungsentwürfe. Darunter sind Ausarbeitungen von Formulierungen zu verstehen, aus denen die zu treffende Entscheidung entwickelt werden soll.
Nicht als Entscheidungsentwürfe oder Arbeiten zur unmittelbaren Vorbereitung einer Entscheidung sind jedoch Aktenvermerke, Berichte und Stellungnahmen anzusehen. Gleiches gilt wohl auch für die Randbemerkungen auf Prüfungsarbeiten und für die Inhalte von Beratungsprotokollen.
Insoweit kann davon ausgegangen werden, dass Aufzeichnungen, die Rater in einem formalisierten Beobachtungsverfahren aufschreiben, vorzulegen sind, zumal formalisierten Aufzeichnung von Prüfern dazu dienen, darauf ihre Bewertungen stützen bzw. begründen zu können.
Deshalb sollte im Zusammenhang mit Personalauswahlentscheidungen davon ausgegangen werden, dass die gesamte Prüfungsakte zur Akteneinsichtnahme Probanden zur Einsichtnahme vorzulegen ist.
Bei der Frage, ob Akten usw. zu einem Verfahren gehören, kommt es nicht auf den formellen äußeren Zusammenhang an, sondern auf den Inhalt, d. h. darauf an, ob der Inhalt einen konkreten Bezug auf die jeweils anhängige Sache hat.
Aktenbegriff
Der Begriff der Akte ist umfassend zu verstehen. Er beinhaltet alle das konkrete Verwaltungsverfahren betreffende Unterlagen wie Schriftsätze, Gutachten, Aktenvermerke, Randbemerkungen zu Schriftsätzen, Prüfungsaufgaben usw.
Dazu zählen auch alle in Betracht kommenden Aufzeichnungen, sofern auf ihnen Informationen enthalten sind, die das konkrete Verwaltungsverfahren betreffen.
Die h. M. geht auch davon aus, dass auch im Prüfrecht dem Prüfling ein uneingeschränktes Einsichtsrecht in Prüfunterlagen zusteht. Deshalb muss eine Prüfbehörde dafür sorgen, dass eine umfassende Akteneinsichtnahme möglich ist.
Insoweit ist es aus rechtlicher Sicht erforderlich, diesbezügliche gesetzliche Standards zu beachten, denn der Grundsatz der Selbstbindung der öffentlichen Verwaltung verbietet eine Verfahrensweise, die nicht gesetzeskonform ist (Art. 1 Abs. 3 GG).
Es wurde schon an anderer Stelle darauf hingewiesen, dass aus Rechtsgründen die Ergebnisse und Bewertungen von Verhaltensbeobachtungen zu dokumentieren sind.
Soweit es sich um die Protokollierung eines strukturierten Interviews handelt, ist davon auszugehen, dass die Bewertung unter Verwendung eines speziellen Vordrucksatzes erfolgt, auf dem sowohl die zu stellenden Fragen als auch die zu jeder Fragestellung gehörende Bewertungsskala sowie ein Textfeld gehört, in dem konkrete Beobachtungsnotizen gemacht werden können.
Kopp/Ramsauer: VwVfG Seite 408, Rdnr. 11
"Verpflichtung zum Führen von Akten. Mittelbar ergibt sich aus § 29 VwVfG die Verpflichtung der Behörden, ordnungsgemäße Akten zu führen und alle wesentlichen Vorgänge, die für Verwaltungsverfahren, insbesondere auch für das rechtliche Gehör der Beteiligten und für die Entscheidung der Behörde von Bedeutung sein können, in Niederschriften oder Aktenvermerken festzuhalten, d.h. "aktenkundig" zu machen. Diese Verpflichtung umfasst das Gebot der Aktenmäßigkeit des Verwaltungsverfahrens, also die Pflicht der Behörden, überhaupt Akten zu führen, ferner das Gebot der Vollständigkeit der Akten und schließlich das Gebot der Führung wahrheitsgetreuer Akten. Besondere Bedeutung kommt in diesem Zusammenhang dem Vollständigkeitsgebot zu. Es verpflichtet dazu, sämtliche wesentlichen Vorgänge zu dokumentieren und so aufzubewahren, dass sie ohne Weiteres auf das konkrete Verwaltungsverfahren bezogen und zur Kenntnis genommen werden können. (VG Kasses ZBR 1990, 185 für Auswahlerwägungen im beamtenrechtlichen Beförderungsverfahren). Es verbietet das Führen informeller Nebenakten (Geheimakten) ebenso wie die Entfernung oder Verfälschung von Aktenteilen. Die Verletzung der Pflicht zur ordnungsgemäßen Aktenführung kann eine Beweisumkehr zur Folge haben (OVG Greifwald NordÖR 2001, 129)."
Dass es sich bei Aufzeichnungen, die im Rahmen von strukturierten Interviews bzw. anderen Methoden der Verhaltensbeobachtung gefertigt werden, um Teile einer Prüfungsakte handelt, dürfte unbestreitbar sein.
Im Rahmen der Protokollierungspflichten der Prüfbehörde gibt die Rechtsprechung vor, dass die wesentlichen Auswahlerwägungen schriftlich niederzulegen sind. Über dieses formelle Begründungserfordernis hinaus muss die Begründung der Auswahlentscheidung inhaltlich den Bedingungen rationaler Abwägung genügen.
Die in einem strukturierten Interview/Vorstellungsgespräch gestellten Themen sowie die Antworten müssen deshalb in den Grundzügen ebenso wie der persönliche Eindruck der "Prüfer" zum Zweck der Nachprüfbarkeit zeitnah schriftlich festgehalten werden, denn erst durch die Protokollierung wird eine Selbstkontrolle der an der Auswahlentscheidung beteiligten Personen möglich.
Ferner werden die geprüften Probanden dadurch in die Lage versetzt, aufgrund ihrer Einsichtnahme in die Bewertung sachgerecht darüber befinden zu können, ob sie die zu ihren Ungunsten ausgefallene Auswahlentscheidung akzeptieren oder gerichtlichen Rechtsschutz in Anspruch nehmen wollen.
Vor allen Dingen dienst das Erfordernis der schriftlichen Begründung der Bewertung einzelner Prüfer dazu, wirksamen Rechtsschutz in Anspruch nehmen zu können.
Bewerberinnen und Bewerber haben insoweit einen Anspruch darauf, die maßgeblichen Gründe nachvollziehen zu können, die die Prüfer zu ihrer abschließenden Bewertung veranlasst haben.
Sie haben jedoch keinen Anspruch darauf, dass die Auswahlentscheidung in allen Einzelheiten nachvollzogen werden kann.
Entscheidend sind insoweit die Anforderungen an Inhalt und Umfang der Begründung, die dem Anspruch genügen müssen, die zur Bewertung führenden Gedankengänge rational nachvollziehen zu können.
2009 entschied das OVG NRW darüber, dass auch die von Prüfern zur Bewertung verwendeten Bewertungsbögen einschließlich ihrer Erinnerungsnotizen dem Gericht zur Eisichtnahme vorzulegen sind. Dies hatte die Prüfbehörde zuvor abgelehnt und dem Gericht lediglich unausgefüllte Bewertungsbögen (Blankovordrucke) vorgelegt.
Die Prüfbehörde hielt diese Vorgehensweise mit der Begründung für ausreichend, dass die Prüfer intensiv geschult seien und eine Fehlerkontrolle durch ein "Mehr-Augen-Prinzip" gewährleistet sei.
Diese Rechtsauffassung teilte das OVG NRW nicht.
Im Beschlussvom 17.11.2009  6 B 1493/09 heißt es u.a.:
"Trotz dieser Vorkehrungen (geschulte Prüfer und Mehr-Augen-Prinzip) ist es nicht ausgeschlossen, dass die "Rater" im Einzelfall Fehler begehen, die Anlass zu einer gerichtlichen Korrektur ihres Vorgehens geben. Im Übrigen liegt es auf der Hand, dass der Dienstherr sich nicht durch die Einführung einer Selbstkontrolle der gerichtlichen Kontrolle entziehen kann."
"Der Antragsteller (die Prüfbehörde) macht lediglich geltend, er lehne eine Offenlegung der Bewertungsbögen der "Rater" aus Geheimhaltungsgründen nach wie vor ab. Durch deren Offenlegung würden nicht nur "die grundsätzliche Systematik des Auswahlverfahrens, sondern darüber hinaus auch inhaltliche Bestandteile veröffentlicht", so dass künftige Bewerber sich auf ein anstehendes Auswahlverfahren vorbereiten könnten."
Diesem Standpunkt folgten die Richter ebenfalls nicht.
Sie sahen die Funktionsfähigkeit des Auswahlverfahrens durch die Vorlage der Bewertungsbögen nicht als gefährdet an, "wenn der Antragsteller Kenntnis von den ihn betreffenden Bewertungsbögen der "Rater" erlangt."
OVG NRW  Beschluss vom 17.11.2009  6 B 1493/09
Bewertungsbögen bzw. andere Vordrucke, die Prüfern zur Verfügung stehen, um Prüfleistungen bewerten zu können, sind somit auf Anforderung dem Gericht vozulegen.
Nur Behörden, die etwas zu "verbergen" haben, werden in Anlehnung an dieses Urteils, möglicherweise auch noch in Zukunft das jedem Bewerber und jeder Bewerberin zustehende Akteneinsichtsnahmerecht in Prüfakten verwehren.
Prüfer sind in jedem Fall gut beraten, die wesentlichen Gründe ihrer Bewertung so zu dokumentieren, dass sie nicht in Erklärungsnot geraten. Nur dann werden sie ihrer Prüferrolle gerecht.
Für Bewerberinnen und Bewerber ist es wichtig, zu wissen, welche Möglichkeiten ihnen zustehen, sich von der "Objektivität" einer getroffenen Personalentscheidung selbst überzeugen zu können.
Dazu gehört in erster Linie die Einsichtnahme in die Prüfunterlagen.
Danach kann dann entschieden werden, ob eine Konkurrentenklage Aussicht auf Erfolg hat.
Soweit es in Behörden üblich ist, Bewerberinnen und Bewerber vorab telefonisch über den Ausgang des Verfahrens zu unterrichten, sollte die Zeit bis zum schriftlichen Bescheid dafür genutzt werden, sich durch Einsichtnahme in die Bewertungsprotokolle ein Bild davon zu machen, wie sorgfältig Prüfer tatsächlich gearbeitet haben.
Wenn oberflächlich gearbeitet worden sein sollte, ist diese "Art und Weise der Findung von Personalentscheidungen", durchaus ein Grund dafür, sich mit einer Konkurrentenklage an das jeweils zuständige Verwaltungsgericht zu wenden.
Rechtsposition abgewiesener Bewerber