Source: http://www.actualicese.com/normatividad/2008/04/10/concepto-047-de-10-04-2008/
Timestamp: 2013-05-22 10:24:13
Document Index: 269554424

Matched Legal Cases: ['artículo 13', 'Artículo 25', 'Artículo 116', 'artículo 37', 'Artículo 57', 'artículo 56', 'artículo 57', 'Artículo 106', 'Artículo 25', 'Artículo 10', 'artículo 56', 'artículo 106']

Concepto 047 de 10-04-2008 | Normatividad - actualicese.com
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Concepto 047
“El Ministerio de Transporte es una entidad gubernamental del Sector Central, encargada entre otras funciones, la de autorizar o habilitar la operación del transporte público terrestre automotor para las modalidades de pasajeros y carga.
Con base en los decretos 170s otorga el permiso a las empresas que pretendan prestar el servicio arriba mencionado.
Una empresa nueva constituida por escritura pública NNNNN de la notaría NN de Bogotá D.C. del 3 de julio de 2004, NIT #######, domiciliada en Bogotá en la NNNNNNN amparada en el Decreto 174 del 5 de febrero de 2001, con radicado 016821 del 13 de julio de 2004, solicita habilitación para prestar el “Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Especial” aportando la documentación requerida según el artículo 13 del mencionado decreto entre otros los indicados en el numeral 11 que son “Estados Financieros básicos certificados de los dos (2) últimos años, con sus respectivas notas. Las empresas nuevas solo requerirán el balance general inicial”. (Subrayado nuestro).
Presentó Balance General Inicial con corte al 3 de julio de 2004 con la siguiente composición patrimonial:
Caja General 1 ‘500.000
Equipo de Oficina 10’900.000
Equipo de Cómputo 7’950.000
Equipo de Comunicación 1 ‘600.000
Equipo de Transporte 86’000.000
Total Activo 108’000.000
Aportes sociales 108’000.000
Firman el Gerente y la Contadora
Posteriormente al responder un requerimiento hecho por este Ministerio a través del cual se le solicita expresamente aportar las licencias de tránsito de los vehículos para establecer que son patrimonio de la empresa, y aportan otro Balance General Inicial con la siguiente composición patrimonial:
Equipo de Transporte 106’500.000
Total Activo 108’OOO.OOO
Aportes Sociales 108,000.000
El Decreto 174 de 2001, “Por el cual se reglamenta el Servicio Público de Transporte Terrestre Automotor Especial”, y en su articulo 13 señala: “La habilitación para empresas nuevas no estará sujeta al análisis de los factores financieros, pero sí a la comprobación del pago del capital o patrimonio líquido exigido.”
En este orden de ideas el Gerente explica que debido a que en el momento de legalizar los traspasos de los vehículos, estos quedaron avaluados en $106’500.000 y que hubo necesidad de excluir los otros activos para ajustar el patrimonio en los mismos se consolidó un patrimonio líquido en la suma de $108’000.000.
¿Estas dos presentaciones del Balance General Inicial a la misma fecha con diferente composición patrimonial, se puede considerar como la corrección de un error establecido, en el Capítulo sobre Revelaciones?, toda vez que se trata de una empresa nueva en razón a que no ha tenido movimientos anteriores, teniendo en cuenta lo contemplado en los artículos 115 y 116 del Decreto 2649 de 1993, en concordancia con el articulo 57 numeral 3 del Código de Comercio que contempla: “Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.”
2. CONSIDERACIONES DEL CONSEJO TÉCNICO:
Para comenzar, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública estima conveniente puntualizar que la interpretación y aplicación de las disposiciones que facultan a la entidad consultante a autorizar o habilitar la operación del transporte público terrestre automotor para las modalidades de pasajeros y carga, corresponde de manera exclusiva y excluyente a ese Ministerio, de suerte que las apreciaciones que se presentan en este documento, se limitan a proporcionar un soporte técnico científico para la toma de decisiones particulares que a esa autoridad le competen.
Entrando en materia, sea lo primero decir que el denominado Balance Inicial, se encuentra regulado como parte de la Sección I del Capítulo IV del Decreto 2649 de 1993, que se refiere precisamente a “Estados Financieros” y considera como uno de ellos, al Balance Inicial, el cual, según señala el Artículo 25 de tal Decreto, deberá permitir “conocer de manera clara y completa la situación inicial de su patrimonio”.
Así las cosas, cuando se difunda o se ponga a disposición de terceros un Balance Inicial de una sociedad o persona jurídica naciente, que por tanto se prepara por primera vez, el mismo debe elaborarse con fundamento en la información inicial consignada en los libros de contabilidad debidamente registrados ante la correspondiente cámara de comercio, en armonía con lo dispuesto por los Artículos 19, 28 y 29 del Código de Comercio y los Artículos 25,125 y 126 del Decreto 2649 de 1993, pues como se sabe, cuando una sociedad se constituye para realizar actos de comercio queda sometida a las obligaciones del comerciante, por corresponder su naturaleza a la del denominado comerciante colectivo.
En este contexto, se debe reiterar que este Balance Inicial debe ser tomado de libros registrados, señalándose que la carga del registro de tales libros se inicia al momento de surgir a la vida jurídica el ente moral, aunque desde un punto de vista práctico, dicho momento se difiere en el tiempo al efectivo ejercicio del objeto social, que, al tenor de lo previsto en el Artículo 116 de la norma en cita, debe estar precedido de la inscripción del contrato social en la cámara de comercio del domicilio principal. Por ello se puede afirmar que, inscrita la sociedad en el registro mercantil, en forma inmediata se deben presentar a la cámara sus libros de contabilidad con el fin de que sean registrados.
Ahora bien; resulta claro que la iniciación de actividades de una empresa es un evento cuya ocurrencia es única e irrepetible, de manera que el documento que represente su situación financiera en ese preciso momento es igualmente único e irrepetible y recibe, como ya se anotó, el nombre de Balance Inicial, el cual debe reflejar los Activos, Pasivos y el Patrimonio de la compañía de ese preciso momento, lo cuales por supuesto, deben contar con los necesarios comprobantes y soportes que respalden la información de la cual dan cuenta.
En este orden de ideas, no resulta de recibo ni puede aceptarse como Balance Inicial un Estado Financiero que ha sido objeto de modificaciones o correcciones posteriores al inicialmente presentado, ya sea por razón de valorizaciones por concepto de avalúos o por otros ajustes que implican la exclusión de Activos y la pertinente modificación del Patrimonio, pues ello implica que ya no se trata de un Balance Inicial que refleja la situación del ente económico en su nacimiento, sino por el contrario de otro Balance de tipo general, que contiene unos hechos económicos acaecidos con posterioridad, concernientes a la valorización de unos Activos y a la exclusión de otros; con los correspondientes efectos en el Patrimonio de la sociedad.
Reafirma lo anterior, el hecho que todo Estado Financiero que se emita o difunda, para el caso el Balance Inicial, debe encontrarse como mínimo certificado por el Representante Legal y el Contador Público bajo cuya responsabilidad se preparó, conforme lo ordena el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, que prescribe entre otros aspectos lo siguiente, “La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.”; todo lo cual significa que el Balance inicialmente enviado a esa entidad, debió haber cumplido plenamente con los postulados del Artículo 57 del Decreto 2649 de 1993 que versa sobre la “verificación de las afirmaciones”, en particular lo atinente con la existencia de Activos y Pasivos así como del Patrimonio, al igual que la integridad y valuación de todos los elementos que fueron reconocidos en dicho Balance Inicial.
Lo anterior aunado a la obligación de revelar la composición de los elementos del Balance Inicial mediante Notas, según las voces de los Artículos 116 y 117 del Decreto 2649 citado en precedencia, máxime cuando dicho Estado financiero debió ser tomado de los Libros Oficiales registrados por la compañía.
Lo expuesto, sin perjuicio que se advierta un error u omisión, circunstancia que se debe salvar con un nuevo asiento contable en la fecha en que éste se aprecie, guardando el debido orden cronológico, tal como se colige de lo previsto en el artículo 56 del mismo Decreto 2649 de 1993 que concuerda con el numeral 3° del artículo 57 del Código de Comercio, o en su caso del Artículo 106 del Decreto en mención, evento en el cual, luego de realizarse la corrección ya no podría tratarse de un Balance Inicial, pues las propias correcciones o modificaciones denotarían un momento diferente a aquel en que nació a la vida jurídica la respectiva sociedad.
Como se ha dicho, al comenzar sus actividades, todo ente económico debe elaborar un balance general que incluya la totalidad de los bienes, derechos y obligaciones, al igual que el Patrimonio con el cual tal ente inicia operaciones, reconociendo en él, todo lo concerniente a la creación de la respectiva sociedad o persona jurídica, tal como lo dispone el Artículo 25 del Decreto 2649 de 1993, que ordena que el Balance Inicial, deberá permitir “conocer de manera clara y completa la situación inicial de su patrimonio”.
En tal sentido, se puede afirmar que el Balance Inicial tomado de los libros de contabilidad debidamente registrados, que se encuentra certificado por el Representante Legal y el Contador Público bajo cuya responsabilidad se preparó (que por tanto debe cumplir con los postulados de los Artículos 57 y 116 del Decreto 2649 de 1993 y con el Artículo 10 de Ley 43 de 1990), es único e irrepetible, dado que reflejan la situación financiera de la sociedad en su nacimiento y al inicio de sus operaciones, razón por la cual no puede modificarse y seguirse llamando Balance Inicial, máxime como acontece en el presente caso, cuando ya fue difundido al ponerse a la consideración de las autoridades encargadas del trámite que dio origen a la presente consulta.
Así las cosas, si tenemos en cuenta que por reflejar un mero instante de la vida económica del ente, esto es, el de su nacimiento e inicio de operaciones, sólo es posible la existencia de un único Balance Inicial, todos aquellos registros que con posterioridad a él se realicen, deberán elaborarse conforme a las reglas del artículo 56 del Decreto 2649 de 1993 o del artículo 106, ibídem, caso en el cual los balances posteriores que con base en las correcciones se produzcan, no podrán ser considerados como Balance Inicial, toda vez que reflejan instantes y situaciones diferentes a las del nacimiento a la vida económica de la respectiva sociedad.
En síntesis, no se puede considerar como Balance Inicial un Estado financiero que contiene modificaciones y correcciones posteriores al Balance inicialmente presentado y que se encontraba debidamente certificado conforme a las disposiciones legales.
En este orden de ideas, en los términos anteriores se absuelve la consulta presentada, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información suministrada por el consultante, que su texto fue debatido y aprobado en sesión del 8 de abril de 2008, con ponencia del Consejero CP. Jaime A. Hernández V.
junio 5, 2007 — Decreto 2044 de 05/06/2007 noviembre 23, 2007 — Concepto 161 de 20-11-2007
marzo 11, 2009 — Concepto 220-049208 de 11-03-2009
octubre 31, 2011 — Resolución 11426 de 31-10-2011
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