Source: https://dp-a.be/fr/faq-deposit
Timestamp: 2020-06-01 08:28:52+00:00
Document Index: 32524917

Matched Legal Cases: ['art. 743', '§ 3', 'art. 1034', 'art. 14', 'art. 14', 'art. 743', 'art. 52']

FAQ DPA-Deposit | DPA
FAQ DPA-Deposit
ToutGénéralitésQuestions techniquesQuestions pratiquesQuestions administrativesQuestions à propos de la délégationQuestions à propos de la sécuritéBesoin d’aide?
Qu’est-ce que la DPA-Box ?
La DPA-Box est le système d’archivage personnel de l’avocat, dans lequel peuvent être conservés pendant une période de deux ans divers documents tels que :
relevé des transactions
accusés de réception des conclusions déposées
conclusions, dossiers de pièces ou autres documents reçus de confrères
Contrairement à DPA-Deposit, la DPA-Box n’est pas en liaison un-à-un avec l’e-Deposit de la Justice.
L’utilisation de la DPA-Box nécessite l’acceptation préalable des Conditions générales.
Quelle est la différence entre DPA-Deposit et DPA-Box ?
DPA-Deposit et DPA-Box font tous deux partie de la plateforme DPA, qui continue à se développer de manière à devenir une véritable plateforme de communication entre l’avocat et les autres acteurs de la Justice.
DPA-Deposit est un volet de transmission numérique qui vous permet de déposer ou d’envoyer des documents à n’importe quel tribunal belge, ou encore à vos confrères et à de tierces parties. Vous chargez les documents dans votre DPA-Box, et vous pouvez les envoyer ensuite par DPA-Deposit.
Suis-je obligé de passer par DPA-Deposit ?
Non. DPA-Deposit est une manière parmi d’autres de déposer vos documents auprès du tribunal ou de les envoyer à des confrères ou à des tiers.
Mais, si vous voulez procéder au dépôt électronique d’un document, vous ne pouvez le faire que via DPA-Deposit. L’accès à e-Deposit a été fermé le 17 octobre 2018 à tous les avocats ainsi qu’à leurs collaborateurs administratifs (non-avocats).
Le 16 octobre 2018 a été publié l’Arrêté royal modifiant l’Arrêté royal du 16 juin 2016 portant création de la communication électronique conformément à l’article 32ter du Code judiciaire. Il stipule que le ministre de la Justice peut imposer à certains groupes professionnels d’utiliser des systèmes informatiques gérés par leur organisation professionnelle pour avoir accès aux systèmes informatiques de la Justice. L’Arrêté royal a été immédiatement suivi d’un Arrêté ministériel qui stipule, avec prise d’effet immédiate, que, pour les avocats, l’accès aux systèmes e-Box et e-Deposit se fait via le système DPA avec la carte d’avocat.
Puis-je aussi envoyer des requêtes et du courrier au greffe ?
Oui. Outre le dépôt de conclusions et dossiers de pièces via DPA-Deposit, vous pouvez désormais aussi transférer en ligne tout type de courrier et de requêtes au greffe.
Vous recevrez automatiquement un accusé de réception à chaque dépôt.
Cela veut dire que pratiquement tout type de communication avec les cours et tribunaux peut s’effectuer via DPA-Deposit : déclarations d’intervention, lettres et demandes de constation, calendrier d’échange de conclusions, requêtes d’appel et demandes d’obtention d’une date de plaidoirie...
Sont exclus les assignations et les P.V. d’apparition volontaire.
Songez que, via nos services, vous pouvez envoyer tous vos documents de manière sécurisée et, le cas échéant, d’un seul et même geste en copie à un confrère ou à un tiers (client, expert judiciaire…). Outre la cour ou le tribunal, il vous suffit de sélectionner également l'avocat et le tiers.
Dans les affaires existantes, il est important d'indiquer le bon numéro de rôle et de choisir le type « lettre au tribunal » ou « pièce »
Dans les nouvelles affaires, envoyez le document introductif sous forme de « lettre au tribunal » ou de « pièce », avec le numéro de rôle spécifique de la cour ou du tribunal créé à cet effet. Vous trouverez ici un aperçu du numéro de rôle et du type de rubrique à utiliser par cour ou tribunal.
Nous vous recommandons en outre de donner comme nom de fichier au document envoyé, par exemple, le nom de la partie, le type de document (requête, lettre…), l’article du code judiciaire, etc. Vous aidez ainsi le greffier qui doit traiter le document.
N’oubliez pas que, si le paiement de frais de rétribution est nécessaire (20 €), il vous faut en joindre au préalable une preuve de paiement. Pour ce faire, scannez-la séparément et joignez-la à votre dépôt DPA-Deposit. Vous trouverez également ici le numéro de compte spécifique du tribunal ou de la cour.
Puis-je aussi envoyer des assignations et des P.V. d’apparition volontaire via DPA-Deposit ?
Non. Si vous pouvez envoyer pratiquement tout type de communication avec les cours et tribunaux via DPA-Deposit (déclarations d’intervention, lettres et demandes de constation, calendrier d’échange de conclusions, requêtes d’appel et demandes d’obtention d’une date de plaidoirie...), les assignations et les P.V. d’apparition volontaire en sont exclus.
Où trouver le numéro de rôle d’une nouvelle affaire ?
Dans les nouvelles affaires, pour envoyer le document introductif sous forme de « lettre au tribunal » ou de « pièce », vous devez utiliser un numéro de rôle créé à cet effet. Vous trouverez ici un aperçu du numéro de rôle et du type de rubrique à utiliser par cour ou tribunal.
Comment confirmer le paiement de frais de rétribution ?
Si le paiement de frais de rétribution est nécessaire (20 €), il vous faut en joindre au préalable une preuve de paiement. Pour ce faire, scannez-la séparément et joignez-la à votre dépôt DPA-Deposit. Vous trouverez également ici le numéro de compte spécifique du tribunal ou de la cour.
Dois-je signer ma requête ?
Il règne encore un certain flou quant à la signature de ce document, car l’art. 743, § 3 du C.jud. dispense de la signature pour les dépôts électroniques (le système lui-même assurant l’identification et l’authentification de l’expéditeur) ; mais cette dispense ne concerne que les conclusions. Pour ce qui est des requêtes, l’art. 1034 ter, 3e al. du C.jud. stipule que la signature est obligatoire sous peine de nullité. Voilà pourquoi nous vous recommandons de signer manuellement les requêtes et d’envoyer un scan du document signé.
Tous les tribunaux sont accessibles via DPA-deposit. Via DPA-deposit, vous pouvez également contacter les tribunaux aui ne relèvent pas de la justice.
Si ces tribunaux fonctionnent de manière numérique (via E-deposit), vous pouvez également envoyer électroniquement des conclusions et des documents via DPA-deposit. S’ils ne fonctionnent pas encore numériquement, vous pouvez choisir parmi d’autres canaux.
Vous envoyez vos documents à ces tribunaux par différents canaux en un seul clic, à partir d’un même environnement.
À quels tribunaux pouvez-vous déjà accéder numériquement?
Arrondissement Eupen
Arrondissement Hainaut
Arrondissement Luxemburg
Arrondissement Oost-Vlaanderen
Arrondissement Waals-Brabant
Par quels navigateurs Csam est-il pris en charge ?
Csam est pris en charge par tous les navigateurs courants. Des problèmes peuvent parfois survenir avec Firefox et Safari. Essayez alors avec un autre navigateur. Si vous rencontrez des problèmes avec Csam, surfez sur sma-help.fedict.belgium.be/fr ou contactez le service desk de Csam.
Puis-je charger des documents dans la DPA depuis mon logiciel de cabinet ?
L’intégration de la DPA à différents logiciels de cabinet est en cours. Si vous avez des questions concrètes à ce propos, veuillez prendre contact avec votre fournisseur de logiciel.
DPA-Deposit est-elle aussi disponible pour les utilisateurs de logiciels de cabinet ?
Tous les développeurs de logiciels de cabinet ont reçu les informations nécessaires pour intégrer la DPA dans leur logiciel. Vous pourrez ainsi déposer des documents auprès du tribunal depuis votre outil bureautique habituel. Dans le même temps, vous pourrez communiquer avec vos confrères ou avec des tiers. Prenez contact avec votre propre fournisseur de logiciel pour connaître l’état d’avancement de l’intégration.
Tous les navigateurs sont-ils pris en charge ?
Tous les navigateurs internet courants (Edge, Firefox, Chrome, Safari,…) sont pris en charge pour le fonctionnement de DPA-Deposit.
Internet Explorer est en revanche de plus en plus déconseillé, puisque ce navigateur n’est pratiquement plus pris en charge par Microsoft. Si, néanmoins, vous souhaitez tout même utiliser Internet Explorer, nous vous conseillons de suivre les étapes décrites dans ce manuel.
À quels logiciels de cabinet la DPA sera-t-elle intégrée ?
Tous les logiciels peuvent intégrer la plateforme DPA et DPA-Deposit. Plusieurs ont déjà procédé à cette intégration. Prenez contact avec votre fournisseur de logiciel pour en connaître l’état d’avancement.
Puis-je me servir de la DPA si je n’accepte pas les conditions générales ?
Non. Vous devez accepter les conditions générales avant d’avoir accès à la DPA-Box et de pouvoir effectuer un dépôt.
Recevoir mais ne pas consulter
Si vous n’avez pas encore accepté les conditions générales, vous pouvez certes recevoir des documents, mais non les consulter. Si vous avez reçu un document dans votre DPA-Box, vous recevez un e-mail qui vous en avertit. Si vous voulez aussi consulter le document, vous devrez d’abord vous enregistrer et accepter les conditions générales.
Vais-je recevoir du tribunal une confirmation de mon dépôt par DPA-Deposit ?
Oui, tout comme avec e-Deposit, vous recevez une confirmation du tribunal. Vous recevez un e-mail avec un lien vers votre DPA-Box, dans laquelle l’accusé de réception est enregistré.
Que se passe-t-il si mon dépôt électronique ne passe pas, ou pas dans les temps ?
Si, à cause de l’une ou l’autre défaillance technique, le dépôt électronique se passe mal ou ne se déroule pas dans les temps, vous pouvez réclamer une « attestation de dysfonctionnement ». Cette attestation tient lieu de preuve du dysfonctionnement du système informatique de la Justice, ou du système DPA relié au système informatique de la Justice, au sens de l’article 52, troisième et quatrième alinéas, du Code judiciaire. Elle peut être invoquée comme preuve de force majeure, comme le prévoient les articles 5 et 9 de l’Arrêté royal du 16 juin 2016 portant création de la communication électronique conformément à l’article 32ter du Code judiciaire. (voir conditions générales art. 14)
Puis-je effectuer des dépôts électroniques auprès de tous les tribunaux ?
Via la DPA, vous pouvez joindre tous les tribunaux belges. Vous pouvez joindre ceux qui peuvent recevoir des documents numériques par le canal électronique de DPA-Deposit. Quant aux tribunaux qui ne sont pas encore reliés à l’un ou l’autre système numérique de la Justice, vous pouvez les joindre par le canal bpost de DPA-Deposit.
Vous trouverez ici un aperçu des tribunaux que vous pouvez joindre par le canal électronique de DPA-Deposit.
Si vous utilisez cette option, n’oubliez pas de tenir compte du moment de livraison. Comme pour une lettre ordinaire, l’heure d’arrivée au greffe tient lieu d’heure de dépôt.
Pourquoi puis-je effectuer des dépôts électroniques auprès de certains tribunaux et pas auprès d’autres ?
Vous pouvez effectuer des dépôts auprès de tous les tribunaux belges via DPA-Deposit. Les tribunaux déjà reliés à un système de réception numérique de la Justice (tel que e-Deposit ou e-Box) peuvent être joints par le canal électronique de DPA-Deposit. Les tribunaux qui ne sont pas encore en mesure de recevoir des documents numériquement peuvent être joints par le canal bpost de DPA-Deposit. La DPA s’occupe dans ce cas de l’impression, de la mise sous enveloppe et de la remise du document chez bpost pour envoi. Vous pouvez ainsi joindre tous ces tribunaux depuis votre ordinateur.
Vous trouvez ici un aperçu des tribunaux que vous pouvez joindre par le canal électronique de DPA-Deposit.
Comment les documents déposés arrivent-ils au tribunal ?
Cela varie d’un tribunal à l’autre. Si vous envoyez des documents au tribunal par le canal électronique, ceux-ci arriveront soit automatiquement dans une banque de données de documents de la Justice, soit ils sortiront automatiquement de l’imprimante.
Pour les tribunaux qui ne peuvent pas encore recevoir de documents électroniquement, vous pouvez sélectionner le canal lettre. Les documents arrivent alors par courrier classique (par la poste). Avec le canal lettre, vous sélectionnez vous-même si vous souhaitez une impression en noir et blanc ou en couleur. Ce mode d’envoi est assorti de frais supplémentaires. Vous trouverez plus d’informations sur la tarification pratiquée par la DPA dans une autre rubrique de cette foire aux questions.
Existe-t-il des règles pour le formatage du numéro de rôle ?
Oui. Ces règles sont fixées par type de tribunal. Un exemple du format requis figure à côté du champ à compléter dans DPA-Deposit (sauf pour les tribunaux de police et les justices de paix).
Validation dans DPA-Deposit
Le format du numéro de rôle est toujours validé. Quand le numéro de rôle n’est pas connu pour le tribunal sélectionné, une erreur de validation s’affiche. Dans ce cas, vous ne pouvez pas envoyer le document par le canal électronique. Les autres canaux restent toutefois possibles.
Si vous ne connaissez pas le numéro de rôle exact, vous pouvez pour certains tribunaux (tribunaux de police et justices de paix) le chercher dans toutes les affaires où vous êtes impliqué pour le tribunal sélectionné.
Comment puis-je recevoir un avis de réussite/échec d’un envoi ?
En cas de dépôt électronique réussi auprès du tribunal, les systèmes de la Justice vous enverront (tant à l’avocat qu’à son assistant si ce dernier a effectué le dépôt) un accusé de réception par e-mail.
Si vous envoyez des documents par lettre recommandée, vous recevez un mail avec tracking code, de façon que vous puissiez suivre votre envoi.
Grâce aux codes couleur qui accompagnent les envois dans votre DPA-Box, vous voyez aussi si un envoi a abouti ou pas. Cliquez sur l’envoi en question pour voir en détail quels documents sont passés ou non.
Si, à cause de l’une ou l’autre défaillance technique, le dépôt électronique se passe mal ou ne se déroule pas dans les temps, vous pouvez réclamer une « attestation de dysfonctionnement ». Cette attestation tient lieu de preuve du dysfonctionnement du système informatique de la Justice, ou du système DPA relié au système informatique de la Justice, au sens de l’article 52, troisième et quatrième alinéas, du Code judiciaire. Elle peut être invoquée comme preuve de force majeure, comme le prévoient les articles 5 et 9 de l’Arrêté royal du 16 juin 2016 portant création de la communication électronique conformément à l’article 32ter du Code judiciaire.(voir conditions générales art. 14)
Quelles date et heure font foi comme preuve de dépôt ?
Le principe général est que le moment du dépôt est celui de l’arrivée au greffe.
En vertu de l’article 52 du Code judiciaire, la procédure par voie électronique n’est toutefois pas liée aux heures d’ouverture du greffe. L’envoi de conclusions et pièces par le canal électronique de DPA-Deposit peut se faire 24h/24, 7j/7. Mais si vous effectuez votre dépôt le dernier jour d’un délai, nous vous recommandons de faire l’enregistrement auprès de la DPA au moins deux heures avant la fin de la journée (donc avant 22 h). La date de réception est celle correspondant au moment où la réception est constatée par le système e-Deposit. Pour une lettre ou une lettre recommandée, le principe retenu est que, si elle est enregistrée pour envoi avant 16 h auprès de la DPA, elle partira vers bpost le jour même. À partir de là, c’est la durée de traitement normale chez bpost qui s’applique. Il va sans dire qu’ici, la date de dépôt est celle de la réception au greffe.
Les heures des greffes s’appliquent-elles aussi aux envois de pièces et conclusions via la DPA ?
En cas d’envoi par le canal électronique
En vertu de l’article 52 du Code judiciaire, la procédure par voie électronique n’est pas liée aux heures d’ouverture du greffe.
L’envoi de conclusions et pièces par le canal électronique de DPA-Deposit peut se faire 24h/24, 7j/7. Mais si vous effectuez le dépôt à la date ultime d’un délai, vous devez tenir compte du fait que la DPA effectue le dépôt électronique via le système e-Deposit du SPF Justice. Il peut dès lors s’écouler quelque temps (normalement quelques secondes, ou quelques minutes s’il s’agit de nombreux documents) avant que le dépôt enregistré auprès de la DPA n’arrive effectivement à la Justice. Pour les dépôts où la date et l’heure sont critiques (le dernier jour utile), nous vous recommandons dès lors de faire l’enregistrement auprès de la DPA au moins deux heures avant la fin de la journée (donc avant 22 h). Il reste ainsi suffisamment de temps pour transférer les documents du système DPA au système e-Deposit.
Si un problème technique survient inopinément lors du transfert de la DPA à e-Deposit, vous pouvez réclamer une attestation à la DPA. Cette attestation documentera en détail le dysfonctionnement des systèmes informatiques. Vous pourrez le cas échéant invoquer la prolongation du délai de dépôt jusqu’au jour ouvrable suivant, telle que prévue à l’article 52, troisième et quatrième alinéas, du Code judiciaire.
En cas d’envoi par lettre
Pour une lettre ou une lettre recommandée, le principe qui s’applique est que, si la lettre est enregistrée pour envoi avant 16 h auprès de la DPA, elle sera encore présentée chez bpost le jour même. À partir de là, c’est la durée de traitement normale chez bpost qui s’applique. Il va sans dire que la date de dépôt est celle de la réception au greffe. L’utilisation de la DPA pour l’envoi de lettres par le canal traditionnel de la poste ne peut en effet pas être qualifiée de « procédure par voie électronique ».
Une conclusion doit-elle encore être signée si elle est déposée électroniquement ?
Non. L’art. 743 du Code judiciaire stipule : les parties mentionnent dans leurs conclusions leurs nom, prénom et domicile ou adresse judiciaire électronique, ainsi que le numéro de rôle de la cause.
Les personnes morales justifient de leur identité selon les modalités prévues à l’article 703.
Les conclusions qui n’ont pas été déposées au moyen du système informatique visé à l’article 32ter sont signées par les parties ou leur conseil.
Oui. DPA-Deposit permet d’accéder également à d’autres juridictions qui ne relèvent pas du SPF Justice.
Vous pouvez envoyer des documents à toutes les cours et tous les tribunaux par au moins un canal.
Puis-je également envoyer des documents à des avocats via DPA-Deposit ?
Oui. Via DPA-Deposit, vous pouvez envoyer des documents aux tribunaux, aux avocats et à des tiers.
DPA-Deposit contient les coordonnées de tous les avocats qui sont membres d’un barreau belge.
L’avocat reçoit ces documents dans sa DPA-Box. S’il ne s’est encore jamais connecté à la DPA, il reçoit un e-mail l’avertissant de nouveaux documents dans sa DPA-Box.
Puis-je envoyer de la correspondance au parquet/procureur via la DPA ?
Pour l’instant, ce n’est pas possible via la DPA.
Puis-je télécharger d’autres types de fichiers que des PDF ?
Non. Les documents ne peuvent être envoyés qu’en PDF.
Certains dossiers peuvent être volumineux. Actuellement, la limite par document à charger est de 12 MB (en raison de limitations chez FEDICT).
Les documents de plus de 12 MB doivent être scindés en plusieurs fichiers. Nous vous indiquons infra comment faire. Veillez aussi à ce que votre fichier PDF ne soit pas protégé par un mot de passe. Il pourrait dans ce cas être illisible pour le destinataire.
Puis-je effectuer un dépôt par fax auprès des cours et tribunaux via DPA-Deposit ?
Non. Depuis le 19 février 2019, le canal fax pour le dépôt de documents auprès des cours et tribunaux via DPA-Deposit est fermé.
Le fax est un moyen de communication obsolète qui n’est plus utilisé que rarement, et les tribunaux ne sont pas tous joignables par fax. De plus en plus de greffes donnent la préférence au canal numérique, qui réduit la charge de travail et pour lequel il existe un cadre légal clair.
Vous pouvez bien sûr continuer à utiliser les autres canaux de DPA-Deposit : envoi électronique aux systèmes informatiques de la Justice ou par lettre (recommandée) via bpost.
Puis-je ajouter ultérieurement un document à mon dépôt ?
Non. Si vous avez oublié de joindre un document à votre dépôt, vous devrez effectuer un nouveau dépôt. Et payer à nouveau pour ce faire.
Comparez cela à un envoi par la poste. Si vous oubliez d’insérer un document dans l’enveloppe, vous devrez envoyer une nouvelle lettre dans une nouvelle enveloppe timbrée.
Comment des documents tels que des rapports annuels, des requêtes, des inventaires… sont-ils classés ?
Si ces documents sont des pièces justificatives qui font partie d’un dossier, vous pouvez les désigner comme « pièce ». Un inventaire du dossier peut être chargé comme pièce.
Les requêtes peuvent être chargées sous « autre ». Une requête unilatérale ne peut pas être envoyée par le canal électronique de la DPA, parce qu’une telle requête n’a pas encore de numéro de rôle.
Puis-je regrouper plusieurs affaires dans une seule et même transaction ?
Non. Une transaction est toujours liée à une seule affaire. Vous devez introduire un numéro de rôle.
Quelle est la taille maximale des fichiers qui peuvent être envoyés via DPA-Deposit ?
La taille maximale est de 12 MB par fichier. Vous pouvez aisément réduire la taille d’un fichier PDF trop volumineux en le scindant en plusieurs fichiers.
Pour scinder des documents PDF, nous vous recommandons de contacter en premier lieu votre département IT. Si vous ne disposez pas d’un département IT, vous pouvez aussi installer vous-même un logiciel.
Nous vous déconseillons vivement d’utiliser un service web en ligne, en raison du côté sensible des informations. Les informations ci-dessous ne sont données qu’à titre indicatif. Vous les utilisez sous votre propre responsabilité. PDFsam Basic (https://www.pdfsam.org/) est une application de bureau open source gratuite qui permet de scinder, assembler, faire pivoter des documents PDF. (La documentation est basée sur la version 3.3.2.)
Après l’installation, vous avez le choix entre plusieurs tuiles :
Sélectionnez votre fichier source, la taille à laquelle vous voulez le couper (par exemple 10 MB), l’emplacement du fichier de sortie, et cliquez sur « Exécuter ».
Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Ouvrir ».
Le document a été scindé en plusieurs fichiers de 10 MB et le nom de chaque fichier est précédé du numéro de la page où le document a été coupé. Vous pouvez à présent charger les documents sans dépasser la limite de 12 MB.
Puis-je faire un dépôt au nom d’un collègue du cabinet ?
Oui. Tous les avocats actifs peuvent effectuer un envoi pour leurs collègues actifs au sein du cabinet. Choisissez au nom de qui vous effectuez un envoi dans votre DPA-Box.
Tous les avocats d’un cabinet peuvent consulter toutes les DPA-Boxes des avocats de ce même cabinet.
Des documents peuvent-ils être (définitivement) supprimés ?
Les documents chargés peuvent être supprimés tant que le dépôt n’a pas été envoyé. Cliquez sur la corbeille.
Dès que le dépôt a été envoyé, les documents ne peuvent plus être supprimés.
Dans votre DPA-Box, vous trouvez un aperçu des documents envoyés et reçus. Vous ne pouvez pas les supprimer.
Je suis suspendu/radié. Ai-je encore accès à la DPA ?
Un avocat sous « suspension disciplinaire » peut encore se connecter à la DPA. Il peut consulter des dépôts précédemment envoyés/reçus, mais ne peut plus en effectuer lui-même. Un avocat/collaborateur du même cabinet peut en revanche encore effectuer des dépôts dans ces dossiers. Il le fait alors en son propre nom, mais non à celui de l’avocat suspendu.
Un avocat radié du tableau de l’Ordre ne peut plus se connecter à la DPA.
Si je change de cabinet, mes documents restent-ils liés à mon ancien cabinet dans la DPA ?
Oui. Les dossiers personnels et les dossiers associés à un cabinet y restent liés. Vous pouvez certes consulter à tout moment tous les dépôts dans un dossier via la DPA, mais vous ne pouvez plus y effectuer d’opérations.
Dans une phase ultérieure, ces dossiers pourront déménager avec vous vers votre nouveau cabinet.
Puis-je encore effectuer physiquement un dépôt auprès du greffe ?
Oui. Vous pouvez toujours déposer physiquement des documents auprès du greffe. Vous voulez gagner du temps ? Essayez DPA-Deposit.
Comment puis-je savoir quand un confrère m’a envoyé des documents via la plateforme DPA ?
Quand un avocat envoie des documents à un confrère par DPA-Deposit, ceux-ci arrivent dans la DPA-Box du destinataire.
L’avocat destinataire est averti par mail de l’arrivée de nouveaux documents dans sa DPA-Box.
Puis-je joindre une lettre de couverture à un dépôt de conclusions ?
Oui. Vous pouvez joindre une lettre de couverture à votre conclusion. Si vous chargez cette lettre sous « Conclusion » dans un même dépôt, cela n’occasionnera aucun frais supplémentaire.
Pourquoi dois-je payer pour DPA-Deposit ?
Pour déposer une conclusion, vous payez 9 euros. Pour déposer des pièces, le montant est de 6 euros. Pour l’envoi d’une lettre au tribunal, vous payez 3 euros. Envoyer d’« autres » documents vous coûtera 1 euro. Tous ces montants s’entendent hors TVA et indépendamment du nombre de pages/documents ou du nombre de destinataires.
Les avocats paient donc pour utiliser la plateforme. Les revenus ainsi générés sont investis dans l’extension de la DPA, afin qu’elle devienne une plateforme de communication universelle entre les avocats et les autres acteurs de la Justice.
Vous trouverez ici un aperçu général de la tarification.
Depuis septembre 2018, vous recevez chaque mois une facture pour vos dépôts du mois écoulé.
Les factures sont établies et envoyées par cabinet ou bureau personnel.
Veuillez noter que, dans certains cas exceptionnels, il peut arriver qu’une transaction effectuée le dernier jour du mois ne soit facturée que le mois suivant. Le dépôt peut parfois être effectué avec un certain retard, de sorte qu’il n’est créé en tant que « billable item » qu’après son traitement réussi, c’est-à-dire le lendemain.
Où puis-je consulter et/ou adapter mes données de facturation ?
Vous pouvez adapter vous-même les données de facturation en procédant comme suit :
Connectez-vous avec votre carte d’identité électronique au volet privé de l’Ordre des Barreaux francophones et germanophone (surfez sur www.avocats.be et cliquez sur « Pour les avocats »).
Choisissez l’organisation dont vous souhaitez adapter les données de facturation.
(Si, lors de votre choix d’organisation, vous ne voyez pas s’afficher les bons cabinets, prenez contact avec votre barreau principal pour effectuer la modification requise.)
Cliquez sur « Paramètres » –> « mon organisation » –> « gestion de la facturation ».
Adaptez les données.
Cliquez sur « Facturation – adapter les paramètres » pour sauvegarder.
Puis-je recevoir une facture par transaction ?
Non. Une seule facture est envoyée par mois par cabinet. Dans le détail de la facture apparaissent les différentes transactions.
Le coût total dépend du type de document et du canal que vous choisissez. Le prix (hors TVA) comprend :
Un prix à acquitter une seule fois pour l’envoi via le DPA-Deposit (les envois Pro Deo ont une autre tarification)
Conclusion : 9,00 € (3,00 €)
Pièces : 6,00 € (2,00 €)
Autres : 1,00 € (0,50 €)
Suppléments pour :
Le montant de ces suppléments dépend du nombre de pages et du choix que vous faites entre impression en couleur et impression en noir et blanc.
Vous trouvez ici un aperçu général de la tarification.
Quels sont les tarifs pour une affaire Pro Deo ?
Pour les affaires Pro Deo, d’autres tarifs sont d’application. Vous pouvez indiquer au début d’un dépôt s’il s’agit ou non d’une affaire dans le cadre d’un dossier du BAJ. Vous devez alors indiquer la référence du dossier BAJ. Les tarifs sont les suivants :
3 euros pour l’envoi de conclusions
2 euros pour l’envoi de pièces
0,5 euro pour l’envoi d’« autres » documents
3 euros pour l’envoi d’une « lettre au tribunal »
Ces tarifs s’entendent hors TVA et indépendamment du nombre de destinataires ou de documents dans un dépôt.
Comment puis-je veiller à ce que les dépôts effectués par mon assistant soient facturés au bon cabinet ?
Un mandat est donné dans le contexte d’un cabinet. L’assistant choisit pour quel cabinet il/elle souhaite effectuer des opérations. Si un mandat ne lui a été donné que pour un seul cabinet, ce menu de choix n’apparaît pas.
Questions à propos de la délégation
Mon assistant peut-il/elle déposer pour moi des conclusions et des documents ?
Oui. Votre assistant (non-avocat) peut effectuer des opérations en votre nom sur la plateforme DPA.
Vous pouvez mandater votre assistant via les paramètres de la plateforme DPA. Votre assistant pourra ensuite se connecter via eID ou Itsme.
Consultez le manuel ici
Puis-je mandater mon collaborateur à distance ?
Normalement, la personne qui confie un mandat doit d’abord se connecter avec sa carte d’avocat puis avec la carte eID du mandataire. À distance, cela peut se faire par l’authentification itsme du mandataire.
1. Cliquez sur « Ajouter un mandat »
3. Cliquez sur « Télécharger les données via FAS »
4. Cliquez sur « itsme »
5. Introduisez le numéro mobile du collaborateur que vous souhaitez mandater
6. Le collaborateur reçoit un message d’acceptation sur son smartphone.
7. Après acceptation, les données du collaborateur seront automatiquement chargées. Il faut encore ajouter l’adresse e-mail, confirmer et le mandat est attribué.
Chaque avocat doit-il établir séparément un mandat pour chaque assistant ?
Oui. Un mandat est personnel.
Un avocat peut bien sûr mandater plusieurs assistants. Mais il doit le faire dans le contexte d’un cabinet et d’un assistant à la fois.
Un assistant peut donc recevoir mandat de plusieurs avocats au sein d’un même cabinet. Il sélectionne alors pour quel avocat il/elle veut effectuer une opération.
Si un assistant reçoit mandat de plusieurs avocats travaillant dans des cabinets différents, il/elle doit alors sélectionner pendant la procédure de connexion pour quel cabinet il/elle veut se connecter.
En tant qu’assistant, puis-je effectuer des dépôts pour un avocat de mon cabinet qui ne m’a pas donné de mandat ?
Non. Un mandat est personnel. Vous ne pouvez donc effectuer de dépôts qu’au nom des avocats qui vous ont mandaté.
Quelles sont, en matière de délégation, les conséquences du changement de cabinet d’un avocat ?
La délégation est liée à une personne et à un cabinet. La personne mandatée voit exactement la même chose que l’avocat. Elle peut voir toutes les transactions que l’avocat a effectuées, même lorsqu’elle était encore attachée à un autre cabinet.
Quand un avocat change de cabinet, le mandat qu’il a donné à un assistant prend fin. L’assistant n’a plus alors accès à la DPA-Box de l’avocat.
Un intermédiaire peut-il recevoir un mandat d’un avocat ?
Un avocat peut mandater n’importe quel citoyen (non-avocat), donc aussi un intermédiaire. Cette personne peut alors effectuer des opérations sur la plateforme DPA au nom de l’avocat. Pour le moment, il s’agit du dépôt de documents auprès du tribunal ou de l’envoi de documents à des avocats ou à de tierces parties.
Comment me connecter en tant qu’assistant ?
En tant qu’assistant, vous avez le choix entre eID et Itsme pour vous connecter.
Via eID : glissez votre eID dans le lecteur de carte ; les données de votre carte s’affichent. Entrez votre code PIN. Vous avez accès à la DPA.
Via Itsme : créez un compte Itsme (plus d’info sur www.itsme.be), introduisez votre numéro de téléphone, vous recevrez une notification sur votre smartphone via l’application Itsme. Suivez la procédure dans l’application Itsme sur votre smartphone.
Des questions ou des problèmes avec Csam ? Surfez sur sma-help.fedict.belgium.be/fr ou contactez le service desk de Csam.
Normalement, vous utilisez aussi Csam pour vous connecter à Tax-on-web ou MyPension, des sites des pouvoirs publics. Vous pouvez éventuellement tester via ces applications si la connexion par Csam fonctionne et, au besoin, adapter la configuration.
Puis-je mandater plusieurs assistants ?
Oui. Vous pouvez donner mandat à plusieurs assistants dans le contexte d’un même cabinet. Vous devez le faire assistant par assistant, parce que le mandat est personnel. L’assistant doit donc être présent pour faire lire son eID et introduire son code PIN. C’est alors seulement que vous pourrez finaliser le mandat.
Si vous travaillez dans plusieurs cabinets, vous pouvez mandater des assistants dans tous vos cabinets. Vérifiez toutefois dans le contexte de quel cabinet vous êtes connecté.
Un assistant peut-il/elle recevoir plusieurs mandats d’avocats ?
Oui. Un avocat donne, en sa qualité et dans le contexte d’un cabinet, un mandat à un assistant. Cela implique que l’assistant peut effectuer des dépôts au nom de l’avocat.
Si vous recevez mandat de plusieurs avocats au sein du même cabinet, vous sélectionnez alors pour quel avocat vous souhaitez effectuer une opération.
Si vous recevez mandat de plusieurs avocats travaillant dans différents cabinets, vous sélectionnez pendant la procédure de connexion le cabinet pour lequel vous voulez vous connecter.
Comment puis-je annuler un mandat lorsque mon assistant quitte la firme ?
L’avocat qui a donné le mandat peut aussi le supprimer. Cliquez pour ce faire sur la corbeille à côté du mandat. Chaque avocat qui a mandaté l’assistant devra supprimer son mandat.
Le mandat expire automatiquement après deux ans et un nouveau mandat doit être créé.
Un mandat dure-t-il indéfiniment ?
Un mandat expire automatiquement après deux ans. Vous devez alors en créer un nouveau.
Si vous voulez supprimer le mandat plus tôt, allez dans les paramètres, où vous aurez une vue d’ensemble des mandats que vous avez décernés. Cliquez sur la corbeille à côté de celui que vous souhaitez supprimer.
Quand l’envoi de mon dépôt est-il garanti ?
Dépôt par la voie électronique
Même pour les dépôts qui s’effectuent par un canal électronique reconnu légalement (DPA-Deposit ou e-Deposit), il ne peut pas y avoir de garantie totale a priori de réussite du dépôt. Tous les systèmes informatiques sont faillibles. Si ces canaux échouent, l’utilisateur en sera averti presque immédiatement. La défaillance des systèmes informatiques est considérée comme un motif de force majeure dans le chef de l’avocat déposant. En cas d’échec du dépôt le dernier jour du délai, un jour (ouvrable) supplémentaire lui est accordé par la loi (art. 52 du Code judiciaire) pour effectuer valablement le dépôt.
Pour les dépôts qui se font par le canal électronique (via les systèmes informatiques du SPF Justice), l’expéditeur recevra un accusé de réception avec timbre horodateur délivré par les systèmes de la Justice via un e-mail à l’avocat et, le cas échéant, à l’assistant qui a effectué le dépôt au nom de l’avocat.
Dépôt par des canaux non numérique
Pour les dépôts qui s’effectuent par le canal non numérique (bpost), la DPA ne peut donner aucune garantie de succès de la livraison, ni de date et heure de la livraison. Cela dépend en effet par trop de facteurs externes qui échappent au contrôle de la DPA. Vis-à-vis des utilisateurs du canal non numérique, la DPA ne contracte dès lors qu’un engagement de moyens, celui (a) d’organiser la livraison selon les procédures décrites et (b) de donner, quand la chose est possible, un feedback à l’utilisateur en l’informant du résultat de l’envoi lorsqu’il est connu de la DPA.
Si l’utilisateur souhaite avoir la certitude que le dépôt a bien eu lieu, ou s’il souhaite en connaître la date et l’heure, il doit recevoir une confirmation du greffe à ce propos.
Comment la sécurité des documents conservés est-elle garantie ?
Les documents que vous chargez vous-même ou que vous recevez sont conservés dans votre DPA-Box. Ces documents sont conservés sur le territoire européen conformément à la législation européenne relative à la protection des données. Vous seul pouvez consulter ces documents lorsque vous êtes connecté avec votre carte d’avocat. Les avocats de votre cabinet ou les collaborateurs à qui vous avez octroyé individuellement certains droits ont également accès à ces documents.
Ni l’équipe DPA, ni les organisations derrière la DPA n’ont accès à vos documents.
Comment puis-je avoir la certitude que j’envoie les documents au bon avocat, par exemple dans le cas de noms qui prêtent à confusion ?
Dans DPA-Deposit, vous voyez s’afficher une liste de tous les avocats. Sélectionnez le barreau ou tapez les premières lettres du nom de l’avocat dans le champ de recherche pour restreindre votre choix.
Quand vous cliquez sur le nom d’un avocat dans la liste, vous voyez apparaître l’adresse de son cabinet. Ainsi, vous pouvez être sûr de sélectionner le bon avocat, même dans le cas de noms qui prêtent à confusion (deux avocats qui portent le même nom).
Des questions à propos de DPA-Deposit ?
Prenez contact avec le Service Desk via :
02 307 70 30 (néerlandais)
Heures d’ouverture : tous les jours ouvrables de 8h30 à 17h
Je n’arrive pas à me connecter à DPA-Deposit. Que faire ?
Vérifiez si un antivirus n’est pas actif sur votre ordinateur. Vous pouvez le désactiver provisoirement et réessayer.
Vérifiez si un deuxième lecteur de carte (d’une banque par exemple, ou d’Isabel6) n’est pas branché sur votre ordinateur.
Supprimez les cookies et les fichiers internet temporaires (cache) de votre navigateur.
Contrôlez si le site web n’est pas bloqué en raison du réglage de vos paramètres. Ajoutez ces sites web dans les paramètres de pop-up et dans l’aperçu des sites internet sûrs :
https://secure.dp-a.be
https://lawyer-eazyid.zetes.be
https://idp.dp-a.be
Réinstaller le logiciel eaZyLink
Désinstallez eaZyLink via « Supprimer et ajouter des programmes ».
Installez-le ensuite à nouveau.
Que faire si l’application est indisponible ?
Si un problème technique survient inopinément lors du transfert de DPA-Deposit vers un des systèmes numériques de la Justice, vous pouvez réclamer une attestation à la DPA. Cette attestation documentera en détail le dysfonctionnement des systèmes informatiques. Vous pourrez ensuite invoquer la prolongation du délai de dépôt jusqu’au jour ouvrable suivant, telle que prévue à l’article 52, troisième et quatrième alinéas du Code judiciaire.
Comment modifier la langue de l’écran de démarrage ?
Vous pouvez sélectionner la langue de votre choix en haut à droite. En principe, vous ne devrez le faire qu’une seule fois. Votre choix sera mémorisé.
Mon fichier est trop volumineux pour être envoyé. Comment le rendre plus petit ?
Le barreau dans lequel je cherche un confrère est inactif. Je ne trouve pas mon confrère.
Les anciens barreaux (Hasselt, Tongeren, Veurne, Ieper, Kortrijk, Brugge, Mechelen, Antwerpen, Turnhout) portent l’étiquette « inactif », mais sont toujours repris dans la vue d’ensemble de tous les barreaux.
Vous ne retrouverez pas d’avocats sous « Ordre des Avocats d’Ypres », qui a reçu l’étiquette « inactif », mais bien sous « Barreau de Flandre-Occidentale ». Vous trouverez le barreau de Flandre-Occidentale et le barreau de la Province d’Anvers dans le bas de la liste, le barreau du Limbourg au milieu de la liste. Vous pouvez faire défiler les différents barreaux de Belgique.
En haut à droite, vous trouvez le bouton « Nouveau dépôt ». Si vous cliquez sur celui-ci, vous pouvez effectuer un nouveau dépôt.
Le bouton n’apparaît pas ?
Faites alors défiler l’écran jusque tout en haut. Si vous n’arrivez pas à faire défiler l’écran et que vous ne voyez pas le bouton, vous devez mettre la fonction zoom de votre navigateur sur la position par défaut 100% dans les paramètres.
Je n’arrive pas à ouvrir un document ou je vois un document vide via DPA-Deposit. Que faire ?
Ce problème survient lorsque l’application de lecture des documents PDF n’est pas bien intégrée à votre navigateur.
Nous vous recommandons d’utiliser Adobe Reader.
Si Adobe est déjà installé et que vous continuez à rencontrer des problèmes, vérifiez si c’est bien la dernière version d’Adobe qui est installée en réinstallant Adobe.
Sous macOS avec le navigateur Safari
Les problèmes les plus courants concernent l’intégration avec le plug-in Adobe.
Procédez comme suit pour analyser les problèmes avec le plug-in Adobe :
Mettez à jour Adobe Reader : Installez la dernière version d’Adobe Reader.
Mode 32 bits : Le plug-in Adobe requiert que vous fassiez tourner Safari en mode 32 bits.
Pour être sûr que Safari démarre en mode 32 bits et que le plug-in a été correctement chargé, ouvrez Informations Programme et cliquez sur « Ouvrir en mode 32 bits ».
Doubles installations : Si vous avez installé plusieurs versions du plug-in Adobe Reader, effacez toutes les installations de plug-ins liés à Adobe et réinstallez Adobe Reader.
Ouvrez les PDF avec Adobe : Modifiez les paramètres de manière à ce que les fichiers PDF s’ouvrent avec Adobe au lieu d’« Exemple » d’Apple ou d’autres applications. Pour effectuer la modification, cliquez à droite sur un fichier PDF et consultez l’info. Choisissez « Adobe Reader » dans la liste « Ouvrir avec » et cliquez sur « Sauvegarder… ».
Si aucune des procédures ci-dessus ne résout le problème, nous vous recommandons d’utiliser Chrome ou Firefox comme navigateur.
Je ne reçois plus d’e-mails de DPA-Deposit ou DPA-RegSol. Que dois-je faire ?
Via la plateforme DPA, vous recevez un e-mail à chaque nouveau message dans votre DPA-Box, lorsque vous avez demandé un nouveau mot de passe (uniquement pour les avocats de l’OVB) ou encore lorsque nous vous tenons informé de l’existence d’une nouvelle fonctionnalité, de modifications, de la programmation de certains évènements…
Pourtant, il peut arriver que, brusquement, vous ne receviez plus d’e-mails de notre part.
Il se pourrait que notre e-mail ait été intercepté par votre filtre anti-spam. Voyez donc dans votre dossier Spam ou Courrier indésirable.
Pour éviter que nos e-mails ne soient considérés comme du Spam, vous pouvez les marquer comme « non indésirables » (ou toute autre désignation similaire dans votre application de messagerie électronique) et ajouter notre domaine ou notre adresse à vos contacts ou à votre carnet d’adresses.
Il se peut aussi que notre mail ait été arrêté par un filtre anti-spam sur le serveur de votre fournisseur de messagerie électronique. Il n’y a pas grand-chose à faire, sauf si cela arrive régulièrement. Vous pourriez alors demander à ce fournisseur d’autoriser les e-mails de dp-a.be, regsol.be, avocats.be, advocaat.be, ordevanvlaamsebalies.be, diplad.be (whitelisting, en jargon informatique).
Enfin, voyez aussi s’il n’y a pas de traitement automatique/règle susceptible d’avoir traité le mail.
Si, après avoir demandé un nouveau mot de passe, vous n’avez toujours pas reçu d’e-mail après dix minutes, vérifiez :
si vous n’avez pas fait d’erreur en tapant votre adresse e-mail. Si c’est le cas, refaites la demande après avoir rectifié votre adresse ;
si vous n’avez pas indiqué une adresse e-mail qui ne correspond pas à l’utilisateur. Contactez alors le Servicedesk 02 588 88 22 et choisissez l’option 2.
Notre Servicedesk peut chercher si vous vous êtes désinscrit par mégarde des e-mails que nous envoyons.