Source: https://www.blogmeter.it/informativa-gdpr.html
Timestamp: 2018-12-16 15:50:23+00:00
Document Index: 3498249

Matched Legal Cases: ['art.3', 'art.4', 'art.7', 'art.8', 'art. 32', 'art 2', 'art. 11', 'art. 16']

﻿ Informativa GDPR
Milano, 15 maggio 2018 INFORMATIVA AI SENSI DELLA LEGGE SULLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI PER RAPPORTI CONTRATTUALI – SOCIETA’ ME-SOURCE
Oggetto: Informativa ai sensi del Provv. 479 del 17.9.2015 e artt. 7 e 13-22 Regolamento Europeo 2016/679.
La presente comunicazione, a seguire, intende esclusivamente costituire un'informazione completa ed esauriente circa sulle modalità di trattamento dei dati e le relative misure di sicurezza messe in atto dalla nostra società.
Il Regolamento Europeo 2016/679, intendono come «trattamento»: qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione;
• I dati a Voi relativi, qualificati come personali dalla legge in oggetto, che Vi saranno richiesti e/o che ci verranno comunicati da terzi, vengono trattati in relazione alle esigenze contrattuali e per l’adempimento degli obblighi legali e contrattuali dalle stesse derivanti.
• In particolare per quanto concerne i Vs dati economici si precisa che gli stessi saranno acquisiti e trattati secondo il disposto degli artt. 13 e 14 Reg. Europeo 2016/679 e la loro conservazione sarà in linea con quanto indicato dagli artt. 16 - 22 Reg. Europeo 2016/679.
• I dati personali in questione saranno trattati su supporto elettronico e su supporto cartaceo, da soggetti autorizzati all’assolvimento di tali compiti, costantemente identificati, opportunamente istruiti e resi edotti dei vincoli imposti dal Reg. Europeo 2016/679, con l’impiego di misure di sicurezza atte a garantire la riservatezza del soggetto interessato i cui dati si riferiscono e ad evitare l’indebito accesso a soggetti terzi o a personale non autorizzato;
I dati personali, com’é facile comprendere, sono indispensabili per la prosecuzione del rapporto contrattuale esistente o per l’instaurazione di un nuovo rapporto
Per consentire la più completa cognizione della problematica, in allegato alla presente viene unita una copia del testo degli artt. 16 - 22 del Reg. Europeo 2016/679 inerenti i Vostri diritti in relazione al trattamento dei dati.
Circa il Provvedimento 479 sopra citato definito come "Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento dei dati personali effettuato a fini di informazione commerciale". Si evidenzia quanto segue.
• la definizione e i requisiti dell'informazione commerciale (artt.1 e 2) ("dato relativo ad aspetti patrimoniali, economici, finanziari, creditizi, industriali e produttivi di un soggetto")
• le sue fonti di provenienza e le modalità di trattamento (art.3)
• l'informativa agli interessati (art.4)
• l'utilizzazioni delle informazioni suddette (art.7)
• la conservazione delle stesse (art.8)
A questo proposito si precisa che la società:
• non tratta dati relativi a propri clienti definiti (ex Reg. Europeo 2016/679) come sensibili o giudiziari
• che, in ogni caso, i dati di cui sopra possono riguardare sia un interessato come persona fisica sia altre persone fisiche legate allo stesso sul piano giuridico e/o economico sia, infine, entità giuridiche dallo stesso rappresentate
• che i dati possono essere acquisiti presso il soggetto censito o presso fonti pubbliche assicurandone l'esattezza e la pertinenza per il fine perseguito
• che ne annota scrupolosamente la provenienza
• che ne provvede affinché ne sia predisposto l'eventuale aggiornamento
• che, per quanto concerne, l'utilizzo e la conservazione dei dati suddetti provenienti da fonti pubbliche si attiene alle disposizioni circa la loro conoscibilità e/o pubblicazione nelle fonti stesse da cui provengono
Infine, in termini di informativa agli interessati, si fa presente quanto segue:
• la responsabilità del trattamento è condivisa fra tutti gli incaricati ai quali sono state fornite precise istruzione sulle modalità di trattamento, sui loro compiti e sulle misure di sicurezza da mettere in atto
• l'informativa è stata predisposta e distribuita sia ai clienti continuativi della società sia ai clienti che solo saltuariamente si avvalgono dei suoi servizi
• come già per i dati personali di altro tipo, anche per i dati economici è possibile esercitare i diritti di cui agli artt. 16 e 17 Reg. Europeo 2016/679 nelle modalità già a Voi comunicate in precedenza
La società, inoltre, nel pieno rispetto della privacy dei propri clienti ed in linea con le norme europee in materia (GDPR 2016/679) fa presente quanto segue:
• La società ha provveduto a redigere un Documento sulla propria Privacy policy dove si mettono chiaramente in evidenza i principi salienti adottati e di futura adozione per la protezione dei dati da perdita e/o sottrazione e la cui responsabilità è in carico al Titolare del trattamento (S- Monotti Graziadei).
• La società si impegna a mantenere la piena riservatezza dei dati personali raccolti durante l'espletamento dei rapporti contrattuali mettendo in atto tutte le misure necessarie allo scopo (indicate in allegato) oltre a provvedere alla loro continua revisione (ex art. 32 d) e adattamento.
• La società si impegna a rispondere tempestivamente ad ogni chiarimento sulla protezione dei dati in essere e in caso di perdita dei dati
• La società si impegna a mettere in atto tutte le misure necessarie per far fronte ai diritti degli interessati ex artt. 13-20 del GDPR 2016/679
• La società si impegna a supportare i propri clienti nei casi di perdita di dati (ex artt. 33 e 34)
• La società, infine, si rende pienamente disponibile per il proprio supporto alla compilazione del Vostro Documento di Impatto per la Protezione dei dati (DPIA - ex artt. 35 (7) e 84).
Per ogni chiarimento contattate: privacy@me-source.com
Allegato 1 - Regolamento Europeo 2016/679
1. L'interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l'interessato ha il diritto di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.
1. Il titolare del trattamento comunica a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate a norma dell'articolo 16, dell'articolo 17, paragrafo 1, e dell'articolo 18, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato. Il titolare del trattamento comunica all'interessato tali destinatari qualora l'interessato lo richieda.
Allegato 2 - Misure di sicurezza adottate dalla società
Facciamo presente che la nostra società, ai sensi della normativa citata, ha provveduto a redigere la documentazione ufficiale di legge che teniamo a Vostra disposizione.
In ottemperanza al disposto di legge, Vi comunichiamo di aver adottato e documentato le seguenti misure:
Nomina dei Responsabili esterni del trattamento dei dati
La società ha provveduto a tale nomina assegnando a entità esterne il trattamento di alcuni dati richiedendo loro di fornire le misure di sicurezza attivate allo scopo.
La società ha provveduto a Nominare Amministratori di sistema le società o persone adibite alle attività previste ed indicate dal Provvedimento in materia dandone, ove richiesto, dovuta comunicazione alle parti interessate.
Misure per l’integrità e disponibilità dei dati
L’elaborazione dei Vs dati avviene attraverso apposito sw applicativo specifico che permette l’accesso separato agli archivi propri di ogni azienda.
Abbiamo predisposto adeguate misure per il salvataggio giornaliero dei Vs dati su supporti esterni. Tali misure sono state documentate ed è stato assegnato il compito a nostro personale incaricato.
Tali supporti sono mantenuti in armadi chiusi con copie corrispondenti ad ogni giorno della settimana nel quale è stato fatto il salvataggio dei dati stessi.
La chiave degli armadi è stata assegnata al nostro personale incaricato che ha la responsabilità della custodia delle copie stesse.
Le copie sono utilizzate a rotazione settimanale e sono contrassegnate con etichetta che identifica il giorno del relativo salvataggio.
I supporti sono utilizzati per un periodo non superiore ai 6 mesi, dopo di che sono sostituiti con nuovi supporti al fine di evitare l’impossibilità di lettura degli stessi in caso di bisogno.
Custodia di copie di sicurezza
Oltre a quanto già indicato al punto 4 precedente, facciamo presente che la nostra azienda dedica altrettanta attenzione anche alla custodia dei documenti cartacei contenenti dati personali. Tali documenti sono contenuti, in originale e in copia, in armadi chiusi a chiave a disposizione del solo personale addetto al loro trattamento.
Le procedure sono, secondo il disposto di legge, verificate ed eventualmente aggiornate almeno una volta all’anno.
Si ricorda inoltre che tutte le attrezzature e la documentazione trattata è coperta da polizza assicurativa contro i danni derivante da distruzione totale o parziale degli stessi.
Dismissione di supporti rimovibili
I supporti contenenti Vostri dati personali sono gestiti secondo il disposto di legge cioè si provvede a cancellarne il contenuto prima della loro definitiva dismissione o, nel caso di supporti fissi all’interno di attrezzature informatiche, a cancellarne il contenuto prima di trasferire l’attrezzatura stessa all’esterno dell’azienda per manutenzione o riparazione.
Cifratura e separazione dei dati sanitari
I dati sanitari attinenti il personale sono trattati separatamente dagli altri dati personali e comuni.
Tale trattamento separato assicura al contempo l’accesso agli stessi solo per le necessità e le finalità del trattamento (art 2 e 3 della legge) con le modalità consentite (art. 11) ed osservando il disposto di legge in caso di cessazione del trattamento (art. 16).
Trattamento senza l’ausilio di supporti elettronici
Alcuni trattamenti di dati che la nostra azienda effettua sono gestiti senza l’ausilio di mezzi elettronici, utilizzano cioè modulistica e supporti cartacei.
In questi casi l’azienda osserva le regole disposte dalla legge in materia per i diversi aspetti previsti:
Le operazioni sono state affidate a nostro personale incaricato
Il personale è stato opportunamente formato al trattamento, alla custodia e all’accesso agli stessi
I documenti trattati sono mantenuti in originale e in copia in appositi armadi chiusi a chiave
La chiave è a disposizione del solo personale addetto
Sono state impartite precise disposizioni in caso di accesso fuori orario di lavoro
Sistema di autenticazione delle informazioni
Ogni dipendente incaricato del trattamento di dati personali e sensibili dispone di una propria pw di accesso alle elaborazioni degli stessi.
Tale pw è gestita sotto la responsabilità dei singoli che hanno ricevuto regole scritte per le modalità di gestione nei diversi momenti della loro attività: normale periodo di lavoro, assenza limitata, assenza prolungata, passaggio ad altra attività, dimissione.
La struttura delle password segue il disposto di legge per quanto concerne la sua lunghezza minima e la sua modifica periodica in funzione della tipologia dei dati trattati.
Tali regole sono oggetto di aggiornamento almeno annuale secondo il disposto di legge.
In aggiunta alla creazione e distribuzioni di password, il nostro personale incaricato al trattamento dei dati personali, è stato autorizzato a specifiche operazioni sui Vostri dati e ne ha, quindi, ricevuto autorizzazione all’accesso ai programmi e alle funzioni applicative che ne permettono il trattamento.
Tali autorizzazioni sono appositamente documentate e sono state trasferite per iscritto agli incaricati al trattamento.
Lista di tutti gli incaricati al trattamento dei dati personali o di gruppi di essi
La nostra azienda ha provveduto a redigere una lista di incaricati al trattamento dei dati personali dei nostri clienti.
Tale lista è tenuta aggiornata, secondo il disposto di legge, con cadenza annuale.
Descrizione del sw anti intrusione
Tutte le nostre attrezzature informatiche che lo richiedono hanno installato apposito sw anti virus.
Tale sw è aggiornato attraverso un contratto di manutenzione attivato con una società esterna specializzata.
L’aggiornamento avviene in forma continua attraverso l’accesso agli ultimi rilasci via Web.
Il passaggio alle versioni successive avviene regolarmente al momento della loro disponibilità e, ad ogni modo, entro la scadenza semestrale prevista dalla legge.
Documentazione dell’aggiornamento dei programmi
I programmi che permettono il trattamento dei Vostri dati personali sono costantemente aggiornati, oltre che per l’inserimento di nuove funzionalità applicative e tecnologiche, anche per gli aspetti della sicurezza nel trattamento dei dati.
Abbiamo richiesto ai nostri fornitori dei programmi suddetti la documentazione relativa a eventuali nuove funzioni di sicurezza. Tali aggiornamenti, quando pervenuti, sono riportati nella nostra documentazione con regolarità e con scadenza, come previsto dalla legge, semestrale.
Procedure di salvataggio dei dati
Come già indicato in un punto precedente, il personale addetto al salvataggio dei Vostri dati personali segue specifiche procedure definite e documentate.
Tali procedure regolano la frequenza del salvataggio stesso (giornaliera e, quindi, abbondantemente entro il limite massimo settimanale definito dalla legge), le modalità in caso di normale operazioni ed in caso di emergenza, le registrazioni richieste, la custodia delle copie ottenute, il loro mantenimento, il loro test periodico, il loro riutilizzo, la loro dismissione.
Tali regole sono oggetto di verifica periodica al fine di analizzare eventuali miglioramenti operativi e/o tecnologici da apportare.
Dichiarazione scritta della conformità degli interventi esterni
La nostra azienda ha in atto contratti di assistenza hw e sw con società esterne fornitrici di attrezzature informatiche e di programmi applicativi particolarmente adatti a far fronte alle nostre esigenze.
A tali società è stata richiesta la Dichiarazione in oggetto che si è provveduto ad allegare alla nostra documentazione ufficiale di legge.
DATA PROTECTION NOTICE ACCORDING TO THE LAW FOR THE GENERAL DATA PROTECTION REGULATION OF PERSONAL DATA (G.D.P.R) IN CONTRACTUAL RELATIONSHIPS - COMPANY ME-SOURCE
Subject: Data Protection Notice according to the Prov. 479 of 17.9.2015 and Articles 7 and 13-22 European Regulation 2016/679.
The present communication, which follows, intends to exclusively provide complete and comprehensive information on the modalities of data processing and the security measures used by our company.
The indicated rules regulate the confidentiality of personal data and impose a series of obligations to those who draft information reported of other subjects. Among the implementations to respect there are those of:
- Informing the person and/or the company, to which the data refers to, with regards to the use of the concerned information
European Regulations 2016/679, considers “processing” as: any operation or set of operations which is performed on personal data or on sets of personal data, whether or not by automated means, such as collection, recording, organisation, structuring, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, restriction, erasure or destruction;
According to the above mentioned dispositions, we would like to inform you that:
• Your data, considered by the law as personal data, which will be required and/or which will be communicated to third parties, are processed according to the contract needs and to ensure compliance with legal and contract obligations deriving from them.
• In particular, as far as your economic data are concerned, they will be acquired and processed according to Articles 13 and 14 of the European Reg. 2016/679 and their storage will be according to what is indicated in Articles 16 – 22 of the European Reg. 2016/679.
• These personal data will be processed on electronic and paper supports, by parties authorized to the perform these tasks, consistently identified, properly trained and informed about the restraints set up in the European Reg. 2016/679, along with the employment of security measures apt to guarantee the confidentiality of the data subject, to which the data refers to, and to avoid the undue access by third parties or unauthorized staff;
Personal data, as it is easy to understand are essential for the continuation of the current contract or for the establishment of a new relation
All these data will be preserved even after the termination of the contract in order to pursue the fulfilments related to or deriving from the termination of the contract and for commercial purposes.
To allow the most complete knowledge on this issue, the annex includes a copy of the text of Articles 16-22 of European Reg. 2016/679 about your rights with regards to the processing of your data.
As for the above mentioned Provision 479 defined as the "Code of ethics and conduct in processing personal data for commercial purposes”. Attention is drawn to the following points.
The main points that the aforementioned provision is concerned with are:
• the definition and requirements of the commercial information (Articles 1 and 2) ("data related to financial, economic, financial, credit, industrial and productive aspects of a subject)
• its sources of origin and the methods of processing (Article 3)
• the provision of information to data subjects (Article 4)
• the use of such information (Article 7)
• the storage of the information (Article 8)
In this regard it must be specified that the company:
• does not process data of their clients that are defined as sensitive or judicial (former European Reg. 2016/679)
• that, in any case, the above mentioned data may concern both a natural individual or other natural individuals connected on the same legal and/or economic level, both, ultimately, legal entities represented by that individual
• that the data can be acquired from the surveyed subject or from public sources guaranteeing the exactness and relevancy for the pursued aim
• that the origin of the data is scrupulously noted
• that the data is taken care of until it is further updated
• that, with regards to the use and the storage of data coming from public sources, it complies with the instructions of the knowledge and/or publication of the same sources from which they come from
Finally, with regards to the informative report of data subjects, attention is drawn to the following:
• the responsibility of the data processing is shared among all those in charge who received specific instructions on the modalities of the processing, on their tasks and the security measures to put into place
• the informative report was prepared and distributed both to the regular customers of the company and to those customers that that are not using our services on a regular basis
• as it has already been the case for personal data of other types, as well as for economic data, it is possible to exercise the rights of Articles 16 and 17 of the European Reg. 2016/679 according to the methods that were previously communicated to you
The company, moreover, for the utmost respect of the privacy of their own customers and according to the concerned European regulation (GDPR 2016/679), communicates the following:
• The company has drafted a Document on their own Privacy policy where they have put clearly in evidence, the main principles already adopted and those of future adoption, for the protection of data derived from loss and/or removal and who is responsible and in charge as the Data controller (S- Monotti Graziadei).
• The company is committed to maintaining full confidentiality of personal data collected during the completion of contractual relationships taking all necessary measures for this purpose (indicated in the annex) beyond taking care of the continuous review (former Article 32 d) and updates of the data.
• The company is committed to replying in a timely manner to any clarification required on the existing protection of data and in the case of data loss.
• The company is committed to implementing all the measures necessary to meet the rights of the data subjects pursuant to Articles 13-20 of the GDPR 2016/679
• The company is committed to supporting their own customers in the cases of data loss (former Articles 33 and 34)
• The company, finally, is completely available to support you in the compilation of your Data Protection Impact Assessment (DPIA – former Articles 35 (7) and 84).
For any clarifications please contact: privacy@me-source.com
Annex 1- European Regulation 2016/679
1. The data subject shall have the right to obtain from the controller without undue delay the rectification of inaccurate personal data concerning him or her. Taking into account the purposes of the processing, the data subject shall have the right to have incomplete personal data completed, including by means of providing a supplementary statement.
1. The controller shall communicate any rectification or erasure of personal data or restriction of processing carried out in accordance with Article 16, Article 17(1) and Article 18 to each recipient to whom the personal data have been disclosed, unless this proves impossible or involves disproportionate effort. The controller shall inform the data subject about those recipients if the data subject requests it.
1. The data subject shall have the right to receive the personal data concerning him or her, which he or she has provided to a controller, in a structured, commonly used and
machine-readable format and have the right to transmit those data to another controller without hindrance from the controller to which the personal data have been provided, where:
Annex 2 - Safety measures adopted by the company
We communicate that our company, according to the regulation mentioned, has arranged to write up the official documentation of law that we have at your disposable.
Pursuing the legal provision, we communicate that we have adopted and documented the following measures:
1. Nomination of external data processors
The company has arranged for such nomination, assigning to external entities the processing of some data, demanding they supply the security measures activated to this scope.
The company has arranged to appoint as System Administrators the companies or the persons engaged in the activities envisaged and indicated in the Provision on this matter, giving, when requested, due notice to the interested parties.
3. Measures for data integrity and availability
• The processing of your data is done through a specific software application that allows separate access to the archives of each company.
• We have prepared appropriate measures for externally backing up your data on a daily basis. These measures have been documented and the task assigned to our staff.
• The aforementioned back up is kept in locked cabinets with corresponding copies from the day of the week in which the data has been saved.
• The key to the cabinets has been assigned to our dedicated staff who are responsible for the safekeeping of said copies.
• The copies are used on a weekly rotation and are marked with a label that identifies the day of the related saving.
• The backups are used for a maximum period of 6 months, after which they are replaced with new backups with the aim of avoiding that they are note readable anymore in case of need.
4. Safekeeping of security copies
• In addition to what has already been stated in point 4 above, we point out that our company devotes the same attention to the safekeeping of paper documents containing personal data. Such documents are kept, in original format and in copy, in key-locked cabinets. The documents are available only to the staff assigned to their processing.
• The procedures are, according to the legal provisions, verified and eventually updated at least once a year.
• We would also like to remember that all the processed equipment and documentation are covered by an insurance policy against any damages deriving from their partial or total destruction.
5. Dismissal of removable backup devices
• The backup devices containing your personal data are managed according to the law, that is any content will be deleted before their definitive dismissal or, in the event of fixed backup devices within information technology equipment, any content will be deleted before transferring said equipment outside of the company for maintenance or repair.
6. Coding and separation of the health data
• The health data concerning the staff are processed separately from other personal and common data.
• Such separate processing is only to assure that they are concurrently available for the necessary access for processing purposes (Articles 2 and 3 of the Law) with the allowed methods (Article 11) and observing the legal provision in the case of data processing termination (Article 16).
7. Processing without the aid of electronic devices
• Some data processing that our company carries out are managed without the aid of electronic devices, that is they use paper forms and platforms.
• In these cases, the company complies to the rules arranged by the law of the various foreseen aspects:
• The operations have been entrusted to our staff in charge
• The staff have been specifically trained for processing, safekeeping and accessing paper forms and platforms
• The processed documents are safeguarded in original form and in copy in designated locked cabinets
• The key is available only to the designated members of staff
• These staff received precise instructions for the case of access outside working hours
8. Information authentication system
• Every employee in charge of the processing of personal and sensitive data has a personal password to access data processing.
• Said password is managed under the responsibility of those who have received written rules for the management methods in the various moments of their activity: normal period of job, limited absence, extended absence, passage to other job, resignations.
• The structure of the password follows the law as much as concerns of its minimal length and its periodic modification according to the type of data being processed.
• Such rules are subject to update at least once a year as required by law.
9. Authorization system
• Besides the creation and distributions of passwords, our staff in charge of the processing of personal data, have been authorized to specific operations on your data and they have, therefore, received authorization to the access of the programs and the application functions that allow their processing.
• Such authorizations are specifically documented and have been transferred to a written form to the people in charge to the processing.
10. A list of all the people in charge of the processing of personal data or set of data
• Our company has arranged for the list of staff in charge of the processing of personal data of our customers to be written down.
• Such list is kept updated, according to legal provisions, on a yearly basis.
11. Description of the anti-intrusion software
• All our IT equipment that require it have an appropriate anti virus software installed.
• Such software is updated through a maintenance contract activated with an external technical company.
• The update is continuous thanks to the access to the last web releases.
• The transfer to subsequent versions happens regularly at the time of their availability and, in any case, within the 6 months expiration timeline as requested by law.
12. Documentation of programs update
• The programs that allow the processing of your personal data are constantly updated, with regards to the insertion of new applications and technological functionalities, and also with regards to the aspects of data treatment security.
• We have requested our suppliers of the aforesaid programs to provide any documentation of eventual new security functions. Such updates, when performed, are noted on our documentation on a regular basis and every six months, as requested by law.
13. Procedures of data saving
• As it has already been indicated in a previous point, the staff assigned to the saving of your personal data follows specific procedures that are defined and documented.
• Such procedures regulate the frequency of the saving procedure (daily, therefore, abundantly within a weekly timeline as requested by law), the procedures in case of normal operations and in emergency cases, the requested recordings, the safekeeping of the obtained copies, their maintenance, their periodic test, theirs re-use, their dismissal.
• Such rules are subject to periodic verification aimed at analysing any operational and/or technological improvement to be performed.
14. Written declaration of the conformity of the external interventions
• Our company has contracts of hardware and software assistance with external suppliers of IT equipment and application programs particularly suited to deal with our needs.
• Our company requested to these suppliers the Declaration in question that it is attached to our official legal documentation.