Source: https://www.brunsch-irene.de/datenschutz-2.htm
Timestamp: 2020-07-12 21:16:33
Document Index: 228670628

Matched Legal Cases: ['Art. 22', '§ 26', 'Art. 6', 'Art. 4', 'Art. 22', '§ 26', 'Art. 6', 'Art. 4']

Datenschutzerklärung Beratung und Projektmanagement Irene Brunsch, Industriebetriebswirtin - Datenschutz und Datenschutzmanagement Beratung und Projektmanagement - Irene Brunsch, Industriebetriebswirtin, Paderborn, NRW
Datenschutzerklärung - Seite 2 Stand: 06.07.2020
Allgemeine Hinweise zu Telefon-/Videokonferenzen und Web-
Seminare mit einem Videokonferenzsystem
G rundsätzlich ist es nicht erforderlich, ein eigenes Konto bei einem Anbieter anzumelden. Es besteht immer die Möglichkeit als eingeladener Gast über einen Browser teilzunehmen. Jedoch ist es im Sinne der Transparenz und der Einhaltung des Datenschutzes geboten, ein eigenes Konto mit einer gültigen E-Mail-Adresse anzulegen. Wir achten darauf, dass eine Videokonferenz, wenn möglich, nur für eingeladene Teilnehmer – durch Sperrung des Konferenzraumes oder das „Betreten“ eines Konferenzraumes nur mit einem Passwort (variiert je nach Anbieter) – durchgeführt wird. Bitte kontrollieren Sie vor Beginn einer jeden Konferenz (mindestens 10-15 Minuten vorher), ob die technischen Voraussetzungen für das jeweilige System valide eingestellt sind. Lassen Sie die anderen Teilnehmenden sowie den Organisator nicht unnötig warten. Klären Sie im Vorfeld die technischen Belange. Melden Sie sich rechtzeitig vor Beginn der Konferenz bei dem Organisator oder Moderator; wenn Sie noch Fragen zur Technik haben. Bitte beachten Sie, dass umgehend mit der Übertragung von Bildern automatisch personenbezogene Daten übertragen werden! Je nach Aufbau und Inhalt können sogar noch sensiblere oder weitere Daten von Dritten hinzukommen! Bei der Organisation achten wir bereits auf technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Datenschutz aller Teilnehmenden während der Konferenz dienen. Als teilnehmende Person bitten wir Sie, ihr Verhalten und ihre Interessen je nachdem, ob Sie an einer Einzelberatung oder an einer Gruppenveranstaltung teilnehmen, entsprechend anzupassen. 1 . Achten Sie auf Ihr Umfeld , sobald Kamera und Video eingeschaltet sind, dass o Keine fremden Personen im Hintergrund zu sehen sind. o Keine persönlichen Gegenstände (Private Bilder, Medikamente, Aktenordner mit Namen oder zu viel Privatsphäre gezeigt wird). o Keine Kinder im Hintergrund spielen. o Sie während der Konferenz nicht gestört werden! Weder von der Familie, sonstigen Dritten, Freunden oder Telefonaten. o Alternativ übermitteln Sie ein freundliches Bild, dass Sie im Hintergrund bei der Anmeldung des Konferenzsystems hinterlegen. o Manche Anbieter bieten die Möglichkeit den Hintergrund mit einem Bild anstelle der eigenen physikalischen Umgebung zu füllen. o Achten Sie grundsätzlich auf Höflichkeit. o Seien Sie sich bewusst, dass in einer Videokonferenz alle anderen Teilnehmenden zuhören. o Informieren Sie den Moderator bzw. Organisator oder andere Teilnehmer, wenn Sie feststellen, dass eine fremde Person den Konferenzraum betritt oder ohne Vorankündigung und Absprache eine Aufnahme der Videokonferenz gestartet wird. 2 . Überprüfen Sie vor/bei Beginn der Videokonferenz : o Welche Funktionen die Videokonferenz-Software zur Verfügung stellt. o Welche Funktionen deaktiviert wurden (ausgegraut, entsprechend markiert, bestimmte Voreinstellungen bei den Funktionen vorgenommen wurde, z. B. ausgeschaltete Kamera oder Mikrofon, Warteraum). 3 . Informieren Sie sich gerade im beruflichen Einsatzgebiet bei dem Organisator, über das Vorhandensein: o einer Datenschutzerklärung in Bezug auf die Durchführung einer Videokonferenz oder alternativ o der Bereitstellung einer Datenschutz-Kurzinformation. o Wenn beides nicht vorhanden ist, bitten Sie, um eine Erläuterung über die verschiedenen Funktionen und die Regelungen bei der Durchführung der Videokonferenz. o eines Moderators bei größeren Veranstaltungen. o Aufnahme/Speicherung von Veranstaltungen. o Einsatz von Aufmerksamkeitsanzeigen . o Integration von Sozialen Medien . 4 . Testen Sie die Funktionen zum Schutz Ihrer Privatsphäre: o Nutzen Sie bei größeren Vorträgen, Web-Seminaren oder Gruppenveranstaltungen die Funktionen: ▪ Stummschalten des Mikrofons ▪ Ausschalten der Videoübertragung o Nutzen Sie den Chatraum insbesondere bei Fragen in größeren Gruppen. Nutzen Sie den Direktchat, um gezielt einzelnen Personen eine Nachricht zu senden. Wir nutzen die Videokonferenz, um Ihnen die größtmögliche Sicherheit bei diesem Verfahren zu geben, zeichnen keine Konferenz ungefragt und ohne Vorankündigung auf und schon gar nicht ohne Ihr Einverständnis. Wir teilen auch keine Videokonferenz in Sozialen Medien. Das liegt nicht in unserem Verständnis einer vertrauensvollen Beratung. Der Teilnehmerkreis bei einer Gruppenveranstaltung wird Ihnen im Vorfeld mitgeteilt, um Missverständnisse zu unterbinden. Insbesondere bei Einzelberatungen achten wir gegenseitig auf die Einhaltung von Höflichkeit, Vertraulichkeit und gegenseitiger Achtsamkeit. Niemand ist perfekt, aber gemeinsam eingehaltene Regeln fördern eine gute Zusammenarbeit und Lernbereitschaft. Zusätzlich achten wir auf die Einhaltung der angegeben Zeiten für eine Video-/ Telefonkonferenz. Es gibt immer die Möglichkeit offene Themen auf einen nächsten Termin zu vertagen. Bereits bei der Planung achten wir auf den Umfang der Themen. Grundsätzlich führen wir während der Sitzung in einem Word-/Excel- oder sonstigen Dokument ein offenes Ergebnisprotokoll, das Ihnen nach der Veranstaltung per E-Mail oder auf einer gesicherten Cloud zur Verfügung gestellt wird. Erfolgt innerhalb der nächsten Tage kein Widerspruch oder eine Ergänzung zum Inhalt, gehen wir davon aus, dass der Inhalt der Konferenz korrekt wiedergeben wurde. Bei Übertragung von Dateien während der Konferenz, achten wir darauf, dass die Inhalte mit der Datenschutzverordnung konform sind. Sie achten selbst darauf, welche Inhalte Sie für die Nutzung während der Konferenz freigeben. Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Videokonferenzsystemen informieren.
Wir nutzen das Tool „Zoom“ oder „Circuit“ je nach Absprache, um Telefon-/ Videokonferenzen, und/oder Web-Seminare durchzuführen (nachfolgend: „Video- konferenz“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat und zu den Organisationen gehört, die sich an den Richtlinien der EU- DSGVO orientieren. Wahlweise benutzen wir „Circuit“. Das ist ein Service der Unify Software and Solutions GmbH & Co. KG, die Ihren Firmensitz in München, Deutschland haben. Bei der Veranstaltung einer Videokonferenz handelt es sich um eine gemeinsame Verarbeitung gem. Artikel 26 EU-Datenschutzverordnung. Unter Umständen können alle teilnehmenden Vertragsparteien, personenbezogene Daten in dem Gruppen-/Direkt- Chat, per Videoübertragung als Ton und/oder Bild oder durch die Übertragung von Dateien Daten übermitteln. Daher achten wir bei der Auswahl des Anbieters, dass dieser die Datenschutzverordnung nach dem Europäischen Recht und die technischen und organisatorischen Maßnahmen einhält.
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung von Seiten des Veranstalters, der im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Videokonferenzen stehen, ist das Unternehmen Beratung und Projektmanagement Irene Brunsch mit Sitz in Paderborn, NRW, Deutschland. Verantwortliche für die Datenverarbeitung von Seiten des/der Teilnehmenden, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Videokonferenzen stehen, sind eingeladene und/oder zugelassene Teilnehmer einer Sitzung, die dem Veranstalter bekannt sind.
Als Kunde wird in diesem Zusammenhang die Person oder Firma bezeichnet, die sich bei einem Videokonferenzsystem („Zoom“; „Circuit“) anmeldet und ein Konto dort führt.
Ein Gastgeber/Veranstalter ist eine Person, der mit einem eigenen Kundenkonto Video- /Telefonkonferenzen abhalten kann.
Nutzer, Teilnehmer, Sie
Mit „Nutzer“, „Teilnehmer“ oder „Sie“ ist jeder gemeint, der ein Videokonferenzsystem verwendet. Mit „Nutzer“ oder „Sie“ können auch Kunden gemeint sein. Handelt es sich jedoch um Informationen, die nur die Kunden betreffen, wird das Wort „Kunde“ verwendet, um es besonders hervorzuheben.
Personenbezogene Daten beziehen sich auf eine natürliche Person und sind zum Beispiel: • Persönliche Daten (Alter, Anschrift, Geburtsdatum und -ort, Name, Telefon- nummer, E-Mail-Adresse; Position) • Physische Merkmale (Geschlecht, Hautfarbe, Farbe der Augen, Größe) • Kennnummern (Personalausweis- oder Sozialversicherungsnummer, Personal- nummer) • Bankdaten: (Kontonummern, Auszüge) • Im Internet : IP-Adresse , u. a. Standortdaten, Kundendaten von Online-Bestel- lungen, Arbeitszeugnisse, Schulzeugnisse.
Ein Betroffener ist eine natürliche Person, deren Daten verarbeitet werden. Betroffene können z. B. Mitarbeiter, der Kunde oder Ansprechpartner eines Firmenkunden sein. Den Betroffenen räumt der Datenschutz Rechte ein.
Hinweis zur Nutzung von Zoom
Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Mit dem Aufruf der Internetseite von „Zoom“ laden Sie sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunter, sofern Sie noch kein Kunde sind. Falls Sie bereits ein Kunde sind, können Sie „Zoom“ nutzen, indem Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zur Videokonferenz direkt in die „Zoom“-App eingeben. Außerdem bietet Ihnen „Zoom“ die Möglichkeit, die Videokonferenz als Basisfunktionen über eine Browser-Version zu nutzen, die Sie direkt über die Website von „Zoom“ aufrufen. Beachten Sie, dass Sie u. U. aufgrund der Unternehmenspolicy über Sicherheits-Browsereinstellungen diesen Dienst nicht nutzen können. Dann sprechen Sie bitte Ihren IT-Fachmann und Ihren Datenschutzbeauftragten an.
Hinweis zur Nutzung von Circuit
Bei der Verwendung von Circuit können Sie, wenn Sie selbst kein Nutzer von Circuit sind, sich von einem Nutzer als Gast einladen lassen. Als Gastbenutzer erhalten Sie einen gesicherten Link und eine Einwahlinformationen (Einwahlnummern und PIN), um zur angegebenen Zeit an einer Konferenz teilzunehmen. Die Nutzungsbedingungen für diesen Service und deren Policy entnehmen Sie bitte nachfolgenden Links. Allgemeine Nutzungsbedingungen (ANB) für Unify Cloud Services: Firma Unify_Nutzungsbedingungen Vereinbarung über angemessene Nutzung Firma Unify_Cloud-Services-Nutzungsbedingungen Alternativ können Sie als Gast mit der Circuit Desktop App oder der Mobile App an einer Videokonferenz teilnehmen. Es liegt an Ihnen, ob Sie ein Bild oder ein Video von Ihnen übertragen wollen. Beachten Sie die Transparenz für andere Teilnehmer während einer Videokonferenz, um anderen Teilnehmenden die Zuordnung des Namens und Sprechers zu erleichtern.
Bei der Nutzung von Videokonferenzsystemen werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Soweit diese Informationen personenbezogene Daten enthalten, vereinbaren die Parteien ausdrücklich, dass diese Datenschutzvereinbarung für „Gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortliche (Joint-Controllership)“ anzuwenden ist, wobei beide Parteien die Rollen und Pflichten eines Verantwortlichen gemäß der EU- Datenschutzverordnung (Artikel 26 DSGVO gemeinsame Verantwortlichkeit) wie folgt wahrnehmen: · Der Kunde des jeweiligen Videokonferenzsystems (seitens des einladenden Systems bzw. Teilnehmenden bzw. Gastteilnehmenden) i ) definiert die Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten, i i ) ist verantwortlich für die sachliche Richtigkeit der personenbezogenen Daten, i i i ) trägt die Verantwortung dafür, die betroffenen Personen über die Verarbeitung personenbezogener Daten und die Modalitäten für die Ausübung ihrer Rechte zu informieren sowie i v ) bei Bedarf die zuständigen Datenschutzbehörden zu benachrichtigen (einschließlich der Meldung von Verletzungen des Schutzes personen- bezogener Daten). · Der Videokonferenzvermittler (hier: „Zoom“ bzw. „Circuit“) i ) definiert die Mittel der Verarbeitung und i i ) ist verantwortlich für die Implementierung der Sicherheitsmaßnahmen. Im Falle der Nutzung von „Zoom“ bestätigt der Kunde, dass er alle Informationen erhalten hat, die er für notwendig hält, um festzustellen, dass Zoom Video Communications, Inc. ausreichende Garantien in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten bietet. Im Falle der Nutzung von „Circuit“ bestätigt der Kunde, dass er alle Informationen erhalten hat, die er für notwendig hält, um festzustellen, dass Unify ausreichende Garantien in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten bietet. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung: Zu den Datenkategorien gehören sowohl Daten, die zur Verfügung gestellt werden als auch Daten, die die Systeme von Ihren Kunden erfassen. Daten, die Sie direkt an den Betreiber des Videokonferenzsystems geben oder die wir möglicherweise von Ihnen erhalten, um eine Telefon-/Videokonferenz zu organisieren: Art der Daten Zweckgebundene Daten Beispiele Daten, an denen Sie identifi- Erstellen eines Kundenkontos Für Kunden: ziert werden können. Bereitstellung von Videokon- Name des Kontoinhabers, ferenzdiensten Rechnungsname und -adresse, Kommunikation mit einem Zahlungsmethode Kunden Ihr Name, Ihr Benutzername Beantwortung von Support- und Ihre E-Mail-Adresse oder anfragen Telefonnummer, sofern Sie diese Daten den Konferenzsystemen bekannt gegeben haben oder diese nutzen. Die Telefonnummer, die ein Nutzer wählt. Ein Foto, das der Nutzer freiwillig bereitstellt. Weitere Kontodaten Erstellen eines Kundenkontos Die angegebene Telefonnummer, die Bereitstellen von Video- Spracheinstellung, das Passwort (so- konferenzdiensten fern kein SSO verwendet wird), Titel Abteilung. Kundeninhalte: Bereitstellen von Konferenz- Cloud-Aufzeichnungen; Informationen, die Sie oder diensten (Anbieter) Chat-/Sofortnachrichten; andere Teilnehmer hochladen, Speichern von Chat-Proto- Dateien; bereitstellen oder erstellen, kollen zur Überprüfung des Whiteboards; während Sie an der Video- Chat-Verlaufs. und andere Informationen, die konferenz teilnehmen. Speichern von Aufzeichnun- während der Nutzung des Dienstes gen, sofern dies vom Gast- geteilt werden. geber oder Kunden ausdrück- lich angefordert und schriftlich bestätigt wurde. Speichern von Voicemail für Telefonfunktionen. Daten, die vom Anbieter erfasst werden: Art der Daten Zweckgebundene Daten, die Beispiele vom Anbieter erfasst werden Technische Daten zu Geräten, Herstellung der Verbindung IP-Adresse, MAC-Adresse, • Netzwerk und zwischen dem Anbieter und andere Geräte-IDs (UDID), • Internetverbindung dem Nutzer sowie zur Verbesse- Gerätetyp rung der Dienste. Betriebssystemtyp und -version, Bereitstellung von Dashboards Client-Version, und Berichten für Kunden. Kameratyp, Beantwortung von Supportan- Mikrofon oder Lautsprecher, fragen. Art der Verbindung usw. Überwachung der Leistung der Die Telefonnummer einer Person Rechenzentren und Netzwerke. die mit Video-Diensten telefoniert. Durchführung von anonymi- sierten, aggregierten Analysen zur Verbesserung der Service- leistung. Ungefähre Position Herstellung der Verbindung mit Es wird Bezug auf die nächstgele- dem nächstgelegenen Rechen- gene Stadt jedoch nicht der zentrum. genaue Standort verfolgt. Einhaltung von Datenschutz- bestimmungen und anderen Gesetzen. Vorschlagen von Optionen wie z. B. Spracheinstellungen. Überwachen der Leistung der Rechenzentren und Netzwerke. Beantwortung von Support- anfragen. Daten über die Nutzung des Optimierung des Nutzererleb- Haben Sie VoIP oder einen Systems, jedoch NICHT / nisses. Telefonanruf verwendet? KEINE im Rahmen der Besprechung oder Chats Beantwortung von Support- Sind Sie vom mobilen Client übermittelten Informationen anfragen. zum Desktop gewechselt? oder Inhalte. Vom Benutzer gewählte Durchführung von anonymi- Haben Sie VoIP oder einen Tele- Daten über die Nutzung des sierten, aggregierten Analysen fonanruf verwendet? Systems, jedoch NICHT / KEINE im Rahmen der Besprechung oder Optimierung des Nutzererlebnisses. Sind Sie vom mobilen Client zum Chats übermittelten Informationen Desktop gewechselt? oder Inhalte. Beantwortung von Supportanfragen. Durchführung von anonymisierten, aggregierten Analysen zur Leistungs- verbesserung. Vom Benutzer gewählte Einstel- Bereitstellung von Wahlmöglichkeiten, Teilnahme ohne Video lungen wie Sie die Videokonferenzsysteme nutzen wollen. Meeting-Passwort anfordern. Aktivierung des Wartezimmers. Nur Bildschirmfreigabe des Gast- gebers zulassen. Metadaten Bereitstellen von Video-Diensten. Dauer des Anrufs. Bereitstellen von Dashboards und E-Mail-Adresse, Name oder andere Berichten für Kunden. Daten eines Teilnehmers zur Identifi- zierung. Beantwortung von Supportanfragen. Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme von Teilnehmern. Name der Besprechung. Geplante(s) Datum / Uhrzeit der Besprechung. Chat-Status (abhängig von den Nutzer- einstellungen). Abrufen von Datensätzen.
Im Vorfeld sind wir dafür verantwortlich, wenn Sie ein Teilnehmender einer Videokonferenz sind, Ihre schriftliche Zustimmung einzuholen. „Zoom“ weist die Teilnehmer automatisch darauf hin, wenn eine Aufzeichnung der Konferenz stattfinden soll.
Unsere Mindestanforderungen zur Teilnahme
P flichtangaben Optionale Angaben Angaben zum Benutzer Vorname und Nachname, Telefonnummer E-Mail-Adresse, Passwort (wenn “Single-Sign-On” Profilbild nicht verwendet wird), Namenskürzel Abteilung Metadaten Thema Beschreibung Teilnehmer-IP-Adressen Geräte-/Hardware-Informationen Beginn- und Ende-Zeit der Teilnahme von Teilnehmern Dauer des Anrufes Bei Aufzeichnungen (optional nach vorheriger Bekanntgabe) MP4-Datei aller Video, Audio- und Präsentations- aufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen Textdatei des Chats aller Teilnehmer Bei Einwahl mit dem Telefon Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit, IP-Adresse des Gerätes (sofern vorhanden)
Sie haben die Möglichkeit in einer Videokonferenz die Chat-(Gruppen-Chat, Direkt-Chat), Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Die von Ihnen gemachten Texteingaben werden verarbeitet, um diese in der Videokonferenz anzuzeigen und zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer der Besprechung die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit über die Funktionen in der Applikation ein-/ausschalten bzw. stummstellen. Die Mindestanforderung zur Teilnahme als Gast an einer Videokonferenz ist die Bekanntgabe Ihres vollen Zu- und Nachnamens. Dieser Name oder ein Kürzel wird über die Dauer der Konferenz allen Teilnehmer angezeigt. Für eine gesicherte Übertragung der Informationen wird eine verschlüsselte Besprechungs-ID vergeben, um sicherzustellen, dass nur berechtigte / eingeladene Teilnehmer sich im virtuellen Konferenzraum befinden.
Wir verwenden ein Videokonferenzsystem, weil wir für die Beratung, das Projektmanagement oder das durchzuführende Web-Seminar alle Alternativen vorab abgewogen haben, und dies die bestmögliche Lösung für diesen Zweck darstellt. Grundsätzlich erfolgt keine Aufzeichnung einer Sitzung. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen einer Videokonferenz erforderlich ist, werden Chat-Inhalte mit Ihrem Einverständnis protokolliert. Zur Protokollierung einer Sitzung, nutzen wir, um die Ergebnisse festzuhalten, das Whiteboard oder ein entsprechendes Word-/Exceldokument, die am Ende der Sitzung allen Teilnehmenden zur Verfügung gestellt werden. Im Falle von Web-Seminaren können für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung die gestellten Fragen von Web-Seminar-Teilnehmenden verarbeitet werden. Wenn Sie bei einem Anbieter als Kunde registriert sind, dann können Berichte über die Videokonferenz (Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Web- Seminaren, Umfragefunktion in Web-Seminaren) bis zu einem Monat bei dem Anbieter gespeichert werden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Beratung und Projekt- management Irene Brunsch verarbeitet werden, ist § 26 BDSG und Artikel 88 EU- DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von dem Anbieter personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung des Anbieters sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Videokonferenzen. Die Rechtsgrundlage gilt für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Video- konferenzen nach Artikel 5 und 6 EU-DSGVO, soweit diese im Rahmen von Vertragsbeziehungen oder vorvertraglichen Maßnahmen durchgeführt werden.
Für personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Videokonferenzen verarbeitet werden, erfolgt keine Weitergabe an Dritte. Diese ist ohne die Zustimmung des Betroffenen nicht zulässig. Wird eine Ausnahme erteilt, die schriftlich zu erfolgen hat, darf eine Datenübermittlung nur verschlüsselt und in abgetrennter Form erfolgen, um ein illegales Abgreifen der Daten zu verhindern, auch wenn diese Inhalte dazu dienen Informationen mit Ihnen als Kunden, Interessent oder mit einem Dritten zu kommunizieren. Auch soll ein unzulässiges Sammeln von Daten und Informationen über eine Person verhindert werden. Es kann sogar strafrechtlich verfolgt werden. Weitere Empfänger: der Anbieter des Videokonferenzsystems erhält notwendigerweise Kenntnis von den oben in der Tabelle genannten Daten. Dafür wurden entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge mit dem Anbieter des eingesetzten Videokon- ferenzsystems (gem. Artikel 28 EU-DSGVO) und den Kunden direkt abgeschlossen.
„Zoom“ ist eine Applikation, das von einem in den USA sitzenden Unternehmen erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit in einem Drittland statt. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., garantiert sowie durch den Abschluss der EU- Standardvertragsklauseln, die die Einhaltung der Europäischen Datenschutzverordnung garantieren.
Datenschutzbeauftragter / Verantwortliche gem. Art. 4 Abs. 7 EU-
Unseren Datenschutzbeauftragten bzw. Verantwortlichen erreichen Sie: Irene Brunsch, Mühlenteichstr. 25, 33106 Paderborn, als Verantwortliche des Unternehmens Beratung und Projektmanagement Irene Brunsch E-Mail: datenschutz@brunsch-irene.de Der Verantwortliche ist den zuständigen Behörden nicht verpflichtend zu melden. Weitere Informationen zum Datenschutz entnehmen Sie bitte der öffentlich zugänglichen Webseite: https://www.brunsch-irene.de/datenschutz.htm .
Personenbezogene Daten werden unmittelbar gelöscht, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis besteht immer dann, wenn die Daten für die Erfüllung vertraglicher Leistungen benötigt werden oder um Gewährleistungs- und/oder Garantieansprüche zu prüfen, gewähren oder abwehren zu können. Für vertragliche Leistungen bestehen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, daher kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
+49(0)151 61975710 +49(0)5254 9336111
Allgemeine Hinweise zu Telefon-/Videokonferenzen und
Web-Seminaren mit einem Videokonferenzsystem
G rundsätzlich ist es nicht erforderlich, ein eigenes Konto bei einem Anbieter anzumelden. Es besteht immer die Möglichkeit als eingeladener Gast über einen Browser teilzunehmen. Jedoch ist es im Sinne der Transparenz und der Einhaltung des Datenschutzes geboten, ein eigenes Konto mit einer gültigen E-Mail-Adresse anzulegen. Wir achten darauf, dass eine Videokonferenz, wenn möglich, nur für eingeladene Teilnehmer – durch Sperrung des Konferenzraumes oder das „Betreten“ eines Konferenzraumes nur mit einem Passwort (variiert je nach Anbieter) – durchgeführt wird. Bitte kontrollieren Sie vor Beginn einer jeden Konferenz (mindestens 10-15 Minuten vorher), ob die technischen Voraussetzungen für das jeweilige System valide eingestellt sind. Lassen Sie die anderen Teilnehmenden sowie den Organisator nicht unnötig warten. Klären Sie im Vorfeld die technischen Belange. Melden Sie sich rechtzeitig vor Beginn der Konferenz bei dem Organisator oder Moderator; wenn Sie noch Fragen zur Technik haben. Bitte beachten Sie, dass umgehend mit der Übertragung von Bildern automatisch personenbezogene Daten übertragen werden! Je nach Aufbau und Inhalt können sogar noch sensiblere oder weitere Daten von Dritten hinzukommen! Bei der Organisation achten wir bereits auf technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Datenschutz aller Teilnehmenden während der Konferenz dienen. Als teilnehmende Person bitten wir Sie, ihr Verhalten und ihre Interessen je nachdem, ob Sie an einer Einzelberatung oder an einer Gruppenveranstaltung teilnehmen, entsprechend anzupassen. 1. Achten Sie auf Ihr Umfeld, sobald Kamera und Video eingeschaltet sind, dass o Keine fremden Personen im Hintergrund zu sehen sind. o Keine persönlichen Gegenstände (Private Bilder, Medikamente, Aktenordner mit Namen oder zu viel Privatsphäre gezeigt wird). o Keine Kinder im Hintergrund spielen. o Sie während der Konferenz nicht gestört werden! Weder von der Familie, sonstigen Dritten, Freunden oder Telefonaten. o Alternativ übermitteln Sie ein freundliches Bild, dass Sie im Hintergrund bei der Anmeldung des Konferenzsystems hinterlegen. o Manche Anbieter bieten die Möglichkeit den Hintergrund mit einem Bild anstelle der eigenen physikalischen Umgebung zu füllen. o Achten Sie grundsätzlich auf Höflichkeit. o Seien Sie sich bewusst, dass in einer Videokonferenz alle anderen Teilnehmenden zuhören. o Informieren Sie den Moderator bzw. Organisator oder andere Teilnehmer, wenn Sie feststellen, dass eine fremde Person den Konferenzraum betritt oder ohne Vorankündigung und Absprache eine Aufnahme der Videokonferenz gestartet wird. 2. Überprüfen Sie vor/bei Beginn der Videokonferenz: o Welche Funktionen die Videokonferenz-Software zur Verfügung stellt. o Welche Funktionen deaktiviert wurden (ausgegraut, entsprechend markiert, bestimmte Voreinstellungen bei den Funktionen vorgenommen wurde, z. B. ausgeschaltete Kamera oder Mikrofon, Warteraum). 3. Informieren Sie sich gerade im beruflichen Einsatzgebiet bei dem Organisator, über das Vorhandensein: o einer Datenschutzerklärung in Bezug auf die Durchführung einer Videokonferenz oder alternativ o der Bereitstellung einer Datenschutz-Kurzinformation. o Wenn beides nicht vorhanden ist, bitten Sie, um eine Erläuterung über die verschiedenen Funktionen und die Regelungen bei der Durchführung der Videokonferenz. o eines Moderators bei größeren Veranstaltungen. o Aufnahme/Speicherung von Veranstaltungen. o Einsatz von Aufmerksamkeitsanzeigen. o Integration von Sozialen Medien. 4. Testen Sie die Funktionen zum Schutz Ihrer Privatsphäre: o Nutzen Sie bei größeren Vorträgen, Web-Seminaren oder Gruppenveranstaltungen die Funktionen: ▪ Stummschalten des Mikrofons ▪ Ausschalten der Videoübertragung o Nutzen Sie den Chatraum insbesondere bei Fragen in größeren Gruppen. Nutzen Sie den Direktchat, um gezielt einzelnen Personen eine Nachricht zu senden. Wir nutzen die Videokonferenz, um Ihnen die größtmögliche Sicherheit bei diesem Verfahren zu geben, zeichnen keine Konferenz ungefragt und ohne Vorankündigung auf und schon gar nicht ohne Ihr Einverständnis. Wir teilen auch keine Videokonferenz in Sozialen Medien. Das liegt nicht in unserem Verständnis einer vertrauensvollen Beratung. Der Teilnehmerkreis bei einer Gruppenveranstaltung wird Ihnen im Vorfeld mitgeteilt, um Missverständnisse zu unterbinden. Insbesondere bei Einzelberatungen achten wir gegenseitig auf die Einhaltung von Höflichkeit, Vertraulichkeit und gegenseitiger Achtsamkeit. Niemand ist perfekt, aber gemeinsam eingehaltene Regeln fördern eine gute Zusammenarbeit und Lernbereitschaft. Zusätzlich achten wir auf die Einhaltung der angegeben Zeiten für eine Video-/ Telefonkonferenz. Es gibt immer die Möglichkeit offene Themen auf einen nächsten Termin zu vertagen. Bereits bei der Planung achten wir auf den Umfang der Themen. Grundsätzlich führen wir während der Sitzung in einem Word-/Excel- oder sonstigen Dokument ein offenes Ergebnisprotokoll, das Ihnen nach der Veranstaltung per E-Mail oder auf einer gesicherten Cloud zur Verfügung gestellt wird. Erfolgt innerhalb der nächsten Tage kein Widerspruch oder eine Ergänzung zum Inhalt, gehen wir davon aus, dass der Inhalt der Konferenz korrekt wiedergeben wurde. Bei Übertragung von Dateien während der Konferenz, achten wir darauf, dass die Inhalte mit der Datenschutzverordnung konform sind. Sie achten selbst darauf, welche Inhalte Sie für die Nutzung während der Konferenz freigeben. Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Videokonferenzsystemen informieren.
Personenbezogene Daten beziehen sich auf eine natürliche Person und sind zum Beispiel: • Persönliche Daten (Alter, Anschrift, Geburtsdatum und -ort, Name, Telefonnummer, E- Mail-Adresse; Position) • Physische Merkmale (Geschlecht, Hautfarbe, Farbe der Augen, Größe) • Kennnummern (Personalausweis- oder Sozialversicherungsnummer, Personalnummer) • Bankdaten: (Kontonummern, Auszüge) • Im Internet: IP-Adresse, u. a. Standortdaten, Kundendaten von Online-Bestellungen, Arbeitszeugnisse, Schulzeugnisse.
Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Mit dem Aufruf der Internetseite von „Zoom“ laden Sie sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunter, sofern Sie noch kein Kunde sind. Falls Sie bereits ein Kunde sind, können Sie „Zoom“ nutzen, indem Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zur Videokonferenz direkt in die „Zoom“-App eingeben. Außerdem bietet Ihnen „Zoom“ die Möglichkeit, die Videokonferenz als Basisfunktionen über eine Browser-Version zu nutzen, die Sie direkt über die Website von „Zoom“ aufrufen. Beachten Sie, dass Sie u.U. aufgrund der Unternehmenspolicy über Sicherheits- Browsereinstellungen diesen Dienst nicht nutzen können. Dann sprechen Sie bitte Ihren IT- Fachmann und Ihren Datenschutzbeauftragten an.
Bei der Nutzung von Videokonferenzsystemen werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Soweit diese Informationen personenbezogene Daten enthalten, vereinbaren die Parteien ausdrücklich, dass diese Datenschutzvereinbarung für „Gemeinsam für die Verarbeitung Verantwortliche (Joint-Controllership)“ anzuwenden ist, wobei beide Parteien die Rollen und Pflichten eines Verantwortlichen gemäß der EU-Datenschutzverordnung (Artikel 26 DSGVO gemeinsame Verantwortlichkeit) wie folgt wahrnehmen: · Der Kunde des jeweiligen Videokonferenzsystems (seitens des einladenden Systems bzw. Teilnehmenden bzw. Gastteilnehmenden) i) definiert die Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten, ii) ist verantwortlich für die sachliche Richtigkeit der personenbezogenen Daten, iii) trägt die Verantwortung dafür, die betroffenen Personen über die Verarbeitung personenbezogener Daten und die Modalitäten für die Ausübung ihrer Rechte zu informieren sowie iv) bei Bedarf die zuständigen Datenschutzbehörden zu benachrichtigen (einschließlich der Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten). · Der Videokonferenzvermittler (hier: „Zoom“ bzw. „Circuit“) i) definiert die Mittel der Verarbeitung und ii) ist verantwortlich für die Implementierung der Sicherheitsmaßnahmen. Im Falle der Nutzung von „Zoom“ bestätigt der Kunde, dass er alle Informationen erhalten hat, die er für notwendig hält, um festzustellen, dass Zoom Video Communications, Inc. ausreichende Garantien in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten bietet. Im Falle der Nutzung von „Circuit“ bestätigt der Kunde, dass er alle Informationen erhalten hat, die er für notwendig hält, um festzustellen, dass Unify ausreichende Garantien in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten bietet. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung: Zu den Datenkategorien gehören sowohl Daten, die zur Verfügung gestellt werden als auch Daten, die die Systeme von Ihren Kunden erfassen. Daten, die Sie direkt an den Betreiber des Videokonferenzsystems geben oder die wir möglicherweise von Ihnen erhalten, um eine Telefon-/Videokonferenz zu organisieren: Art der Daten Zweckgebundene Daten Beispiele Daten, an denen Sie identifi- Erstellen eines Kundenkontos Für Kunden: ziert werden können. Bereitstellung von Videokon- Name des Kontoinhabers, ferenzdiensten Rechnungsname und -adresse, Kommunikation mit einem Zahlungsmethode Kunden Ihr Name, Ihr Benutzername Beantwortung von Support- und Ihre E-Mail- Adresse oder anfragen Telefonnummer, sofern Sie diese Daten den Konferenzsystemen bekannt gegeben haben oder diese nutzen. Die Telefonnummer, die ein Nutzer wählt. Ein Foto, das der Nutzer freiwillig bereitstellt. Weitere Kontodaten Erstellen eines Kundenkontos Die angegebene Telefonnummer, die Bereitstellen von Video- Spracheinstellung, das konferenzdiensten Passwort (sofern kein SSO verwendet wird), Titel, Abteilung. Kundeninhalte: Bereitstellen von Konferenz- Cloud-Aufzeichnungen; Informationen, die Sie oder diensten (Anbieter) Chat-/Sofortnachrichten andere Teilnehmer hochladen, Speichern von Chat-Proto- Dateien; bereitstellen oder erstellen, kollen zur Überprüfung des Whiteboards; und an- während Sie an der Video- Chat-Verlaufs. dere Konferenzdiensten konferenz teilnehmen. Speichern von Aufzeichnun- während der Nutzung gen, sofern dies vom Gast- des Dienstes geber oder Kunden ausdrück- geteilt werden. lich angefordert und schriftlich bestätigt wurde. Speichern von Voicemail für Telefonfunktionen. Daten, die vom Anbieter erfasst werden: Art der Daten Zweckgebundene Daten, die Beispiele vom Anbieter erfasst werden Technische Daten zu Geräten, Herstellung der Verbindung IP-Adresse, MAC- Netzwerk und Adresse, zwischen dem Anbieter und andere Geräte-IDs Internetverbindung dem Nutzer sowie zur Verbesse- (UDID), Gerätetyp rung der Dienste. Betriebssystemtyp und -version, Bereitstellung von Dashboards Client-Version, und Berichten für Kunden. Kameratyp, Beantwortung von Supportan- Mikrofon oder Lautsprecher, fragen. Art der Verbindung usw. Überwachung der Leistung der Die Telefonnummer einer Person Rechenzentren und Netzwerke. die mit Video-Diensten telefoniert. Durchführung von anonymi- sierten, aggregierten Analysen zur Verbesserung der Service- leistung. Ungefähre Position Herstellung der Verbindung mit Es wird Bezug auf die nächstgele- dem nächstgelegenen Rechen- gene Stadt jedoch nicht der zentrum. genaue Standort verfolgt. Einhaltung von Datenschutz- bestimmungen und anderen Gesetzen. Vorschlagen von Optionen wie z. B. Spracheinstellungen. Überwachen der Leistung der Rechenzentren und Netzwerke. Beantwortung von Support- anfragen. Daten über die Nutzung des Optimierung des Nutzererleb- Haben Sie VoIP oder einen Systems, jedoch NICHT / nisses. Telefonanruf verwendet? KEINE im Rahmen der Besprechung oder Chats Beantwortung von Support- Sind Sie vom mobilen Client übermittelten Informationen anfragen. zum Desktop gewechselt? oder Inhalte. Vom Benutzer gewählte Durchführung von anonymi- Haben Sie VoIP oder einen Tele- Daten über die Nutzung des sierten, aggregierten Analysen fonanruf verwendet? Systems, jedoch NICHT / KEINE im Rahmen der Besprechung oder Optimierung des Nutzererlebnisses. Sind Sie vom mobilen Client zum Chats übermittelten Informationen Desktop gewechselt? oder Inhalte. Beantwortung von Supportanfragen. Durchführung von anonymisierten, aggregierten Analysen zur Leistungs- verbesserung. Vom Benutzer gewählte Einstel- Bereitstellung von Wahlmöglichkeiten, Teilnahme ohne Video lungen wie Sie die Videokonferenzsysteme nutzen wollen. Meeting-Passwort anfordern. Aktivierung des Wartezimmers. Nur Bildschirmfreigabe des Gast- gebers zulassen. Metadaten Bereitstellen von Video-Diensten. Dauer des Anrufs. Bereitstellen von Dashboards und E-Mail-Adresse, Name oder andere Berichten für Kunden. Daten eines Teilnehmers zur Identifi- zierung. Beantwortung von Supportanfragen. Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme von Teilnehmern. Name der Besprechung. Geplante(s) Datum / Uhrzeit der Besprechung. Chat-Status (abhängig von den Nutzer- einstellungen). Abrufen von Datensätzen.
Pflichtangaben Optionale Angaben Angaben zum Benutzer Vorname und Nachname, Telefonnummer E-Mail-Adresse, Passwort (wenn “Single-Sign-On” Profilbild nicht verwendet wird), Namenskürzel Abteilung Metadaten Thema Beschreibung Teilnehmer-IP-Adressen Geräte-/Hardware-Informationen Beginn- und Ende-Zeit der Teilnahme von Teilnehmern Dauer des Anrufes Bei Aufzeichnungen (optional nach vorheriger Bekanntgabe) MP4-Datei aller Video, Audio- und Präsentations- aufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen Textdatei des Chats aller Teilnehmer Bei Einwahl mit dem Telefon Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit, IP-Adresse des Gerätes (sofern vorhanden)
Wir verwenden ein Videokonferenzsystem, weil wir für die Beratung, das Projektmanagement oder das durchzuführende Web-Seminar alle Alternativen vorab abgewogen haben, und dies die bestmögliche Lösung für diesen Zweck darstellt. Grundsätzlich erfolgt keine Aufzeichnung einer Sitzung. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen einer Videokonferenz erforderlich ist, werden Chat-Inhalte mit Ihrem Einverständnis protokolliert. Zur Protokollierung einer Sitzung, nutzen wir, um die Ergebnisse festzuhalten, das Whiteboard oder ein entsprechendes Word-/Exceldokument, die am Ende der Sitzung allen Teilnehmenden zur Verfügung gestellt werden. Im Falle von Web-Seminaren können für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeitet werden. Wenn Sie bei einem Anbieter als Kunde registriert sind, dann können Berichte über die Videokonferenz (Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Web- Seminaren, Umfragefunktion in Web-Seminaren) bis zu einem Monat bei dem Anbieter gespeichert werden. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Beratung und Projekt-management Irene Brunsch verarbeitet werden, ist § 26 BDSG und Artikel 88 EU-DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von dem Anbieter personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung des Anbieters sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Videokonferenzen. Die Rechtsgrundlage gilt für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Videokonferenzen nach Artikel 5 und 6 EU-DSGVO, soweit diese im Rahmen von Vertragsbeziehungen oder vorvertraglichen Maßnahmen durchgeführt werden.
Für personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Videokonferenzen verarbeitet werden, erfolgt keine Weitergabe an Dritte. Diese ist ohne die Zustimmung des Betroffenen nicht zulässig. Wird eine Ausnahme erteilt, die schriftlich zu erfolgen hat, darf eine Datenübermittlung nur verschlüsselt und in abgetrennter Form erfolgen, um ein illegales Abgreifen der Daten zu verhindern, auch wenn diese Inhalte dazu dienen Informationen mit Ihnen als Kunden, Interessent oder mit einem Dritten zu kommunizieren. Auch soll ein unzulässiges Sammeln von Daten und Informationen über eine Person verhindert werden. Es kann sogar strafrechtlich verfolgt werden. Weitere Empfänger: der Anbieter des Videokonferenzsystems erhält notwendigerweise Kenntnis von den oben in der Tabelle genannten Daten. Dafür wurden entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge mit dem Anbieter des eingesetzten Videokonferenzsystems (gem. Artikel 28 EU-DSGVO) und den Kunden direkt abgeschlossen.
„Zoom“ ist eine Applikation, das von einem in den USA sitzenden Unternehmen erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit in einem Drittland statt. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., garantiert sowie durch den Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln, die die Einhaltung der Europäischen Datenschutzverordnung garantieren.
Datenschutzbeauftragter / Verantwortliche gem. Art. 4 Abs.
7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO)