Source: http://docplayer.cz/89319-Kancelarsky-rad-hlava-prvni-kancelar-notare.html
Timestamp: 2018-06-20 10:17:50+00:00
Document Index: 23471058

Matched Legal Cases: ['zákona č. 358', 'zákona č. 358', 'zákona č. 352', 'zákona č. 21', 'zákona č. 253', 'zákona č. 40']

Kancelářský řád. HLAVA PRVNÍ Kancelář notáře - PDF
Download "Kancelářský řád. HLAVA PRVNÍ Kancelář notáře"
1 Předpis přijatý sněmem Notářské komory České republiky podle 37 odst. 3 písm. m) zákona č. 358/1992 Sb., o notářích a jejich činnosti (notářský řád), ve znění pozdějších předpisů, k němuž udělilo souhlas Ministerstvo spravedlnosti, znění platné od : Kancelářský řád HLAVA PRVNÍ Kancelář notáře 1 (1) Notářská kancelář (dále jen kancelář ) musí být umístěna v sídle notáře na jedné adrese. Spisovna notáře je součástí kanceláře a může být umístěna i mimo kancelář. Zřízení spisovny mimo kancelář notář oznámí notářské komoře, v jejímž obvodu má sídlo (dále jen příslušná notářská komora ). (2) Notáři společníci mohou zřídit společnou kancelář. 2 (1) Notář umístí před vchodem do budovy, ve které zřídil svou kancelář, nebo v jejích vstupních prostorách, informační tabuli zhotovenou podle vzoru uvedeného v příloze č. 1 A. Notáři společníci mohou mít společnou informační tabuli zhotovenou podle vzoru uvedeného v příloze č. 1 B. (2) Koná-li notář úřední dny, umístí před vchodem do budovy, ve které se úřední dny konají, nebo v jejích vstupních prostorách, informační tabuli zhotovenou podle vzoru uvedeného v příloze č. 1 C. (3) Notář může v budově, ve které zřídil svou kancelář nebo ve které koná úřední dny, a na veřejném prostranství v blízkosti kanceláře umístit orientační tabuli vyznačující směr příchodu k jeho kanceláři. 3 (1) Kancelář musí být pro veřejnost otevřena v pracovních dnech v časovém rozmezí od 7 do 18 hodin nejméně šest hodin denně. Oznámení o době otevření kanceláře pro veřejnost se umístí u vchodu do kanceláře. (2) Uzavře-li notář svou kancelář pro veřejnost na dobu přesahující jeden pracovní den, sdělí to neprodleně příslušné notářské komoře a u vchodu do kanceláře umístí oznámení o uzavření kanceláře. (3) Úřední dny je nutno vykonávat pravidelně, na jednom místě nejméně jednou za měsíc. Ustanovení odstavců 1 a 2 pro konání úředních dnů neplatí.
2 HLAVA DRUHÁ Pracovníci notáře 4 (1) Pracovníky notáře jsou notářští kandidáti, notářští koncipienti a další pracovníci notáře, kteří jsou uvedeni v 17, 21 a 26 zákona č. 358/1992 Sb., o notářích a jejich činnosti (notářský řád), ve znění pozdějších předpisů (dále jen notářský řád ). (2) Další pracovníci podle 26 notářského řádu a) vykonávající kancelářské práce používají označení kancelářský pracovník, b) vykonávající činnost na základě pověření notáře podle 26 odst. 1 věty druhé notářského řádu používají označení notářský tajemník. (3) Pracovníci notáře a další zaměstnanci notáře skládají notáři slib, který zní takto: Slibuji, že budu zachovávat mlčenlivost o všech věcech týkajících se výkonu činnosti notáře. Jsem si vědom toho, že povinnost mlčenlivosti je pro mě stanovena zákonem, je časově neomezená a mohu jí být zproštěn jen osobami, jejichž zájmy by mohly být porušením mlčenlivosti dotčeny. 5 Pověření pracovníků notáře (1) Přípravnými a dílčími úkony v činnosti podle 2 a 3 notářského řádu, ke kterým může notář písemně pověřit své pracovníky, jsou zejména samostatné podávání informací, vyřizování dotazů, sepisování žádostí účastníků o provedení notářských úkonů, shromažďování podkladů k provedení notářských úkonů, včetně podkladů k další činnosti notáře. (2) Notář může písemně pověřit notářské kandidáty, notářské koncipienty a další pracovníky notáře, kteří složili kvalifikační zkoušku podle 26 odst. 1 notářského řádu nebo jinou zkoušku, která se považuje nebo byla uznána za kvalifikační zkoušku (dále jen kvalifikační zkouška ) ke stanovení odměny notáře. (3) Pověření pracovníků notáře k výkonu činnosti notáře podle notářského řádu a dalších předpisů se založí do osobního spisu pracovníka notáře. Další vyhotovení tohoto pověření notář doručí příslušné notářské komoře. Přílohou pověření dalšího pracovníka notáře je doklad o kvalifikační zkoušce. (4) Pověření pracovníků notáře zanikají odvoláním nebo skončením pracovního poměru pracovníka notáře. Notář oznámí příslušné notářské komoře zánik pověření s uvedením dne zániku. HLAVA TŘETÍ Pravidla činnosti notáře Díl první Úvodní ustanovení
3 Úřední razítko notáře 6 (1) Úřední razítko notáře podle 9 odst. 3 notářského řádu (dále jen úřední razítko ) se používá, pokud to stanoví zákon nebo předpis Notářské komory České republiky (dále jen Komora ), k jehož platnosti je třeba souhlasu Ministerstva spravedlnosti České republiky (dále jen ministerstvo spravedlnosti ). (2) Náležitosti úředního razítka stanoví notářský řád a zvláštní právní předpis 1). Vzor otisku úředního razítka je uveden v příloze č. 2. Otisk úředního razítka se vyhotovuje v modré nebo fialové barvě. (3) Notář otisky všech úředních razítek zašle neprodleně po jejich pořízení ministerstvu spravedlnosti a příslušné notářské komoře. (4) S úředními razítky se nakládá tak, aby k nim neměly přístup nepovolané osoby; v době uzavření kanceláře se ukládají pod uzávěrou do trezoru umístěného v kanceláři (dále jen trezor ) nebo do kovové skříně umístěné v kanceláři (dále jen kovová skříň ). 7 (1) Ztrátu, odcizení, zničení nebo poškození úředního razítka notář neprodleně ohlásí ministerstvu spravedlnosti a příslušné notářské komoře a v případě odcizení též orgánu činnému v trestním řízení; stejně postupuje, zjistí-li, že došlo k padělání či zneužití úředního razítka. (2) V případě zničení, ztráty nebo odcizení úředního razítka pořídí notář nové úřední razítko s číselným označením navazujícím na dosavadní číslování úředních razítek. V případě poškození úředního razítka, pořídí notář nové úřední razítko se stejným číselným označením, jako mělo razítko poškozené. (3) Notář předá poškozené úřední razítko nebo ztracené úřední razítko, které se dodatečně objeví, příslušné notářské komoře do její úschovy. (4) Obdobně podle odstavců 1, 2 a 3 postupuje notář i v jiných odůvodněných případech, kdy nemůže úřední razítko dále používat. (5) Notář oznámí pořízení nového úředního razítka ministerstvu spravedlnosti a příslušné notářské komoře, uvede důvod, proč bylo nové razítko pořízeno a zašle jim otisk nového úředního razítka. 8 Podpisové vzory (1) Podpisové vzory se zasílají ministerstvu spravedlnosti a příslušné notářské komoře. (2) Notář zašle svůj podpisový vzor neprodleně po zahájení výkonu činnosti notáře. (3) Notář zašle podpisový vzor svého zástupce ustanoveného podle 24 odst. 1 notářského řádu neprodleně po jeho ustanovení. 1) 6 zákona č. 352/2001 Sb. o užívání státních symbolů České republiky.
4 (4) Notářský kandidát ustanovený zástupcem notáře podle 14 odst. 1 a 2 notářského řádu zašle svůj podpisový vzor neprodleně po svém ustanovení. (5) Příslušná notářská komora oznámí ministerstvu spravedlnosti ukončení zastupování notáře notářským kandidátem podle 14 odst. 1 a 2 a 24 odst. 1 notářského řádu. 9 Zastupování notářů společníků Notáři společníci doručí příslušné notářské komoře výpis z jejich smlouvy obsahující ustanovení o jejich vzájemném zastupování a oznámí příslušné notářské komoře změnu nebo zánik tohoto zastupování. Díl druhý Přijímání písemností 10 (1) Doručené písemnosti týkající se činnosti notáře je třeba opatřit datem doručení, údaji o počtu jejich vyhotovení a příloh a případně i o způsobu doručení. K těmto údajům připojí svůj podpis ten, kdo písemnost převzal. (2) Je-li písemnost podána osobně, na žádost podatele se potvrdí její převzetí. Díl třetí Vyhotovování a podepisování listin Notářské listiny 11 (1) Notářskými listinami jsou notářský zápis, včetně pokračování v notářském zápisu, stejnopis notářského zápisu, výpis z notářského zápisu a listina o ověření. Listinami o ověření jsou doložka o legalizaci, doložka o vidimaci a doložka o osvědčení, že byla předložena listina. (2) V notářských listinách nesmí být dodatečně nic doplňováno nebo opravováno; tím není dotčeno ustanovení 60 notářského řádu. Nedopsané souvislé řádky textu notářských listin musí být proškrtnuty. (3) Je-li notářská listina sepsána na několika samostatných listech, spojí se tyto listy tak, že se sešijí šňůrou nebo stuhou, jejíž uzel se překryje uzávěrou. Uzávěra se vyhotoví nálepkou, která překryje uzel šňůry nebo stuhy a spojí se mimo text s listinou. Otisk úředního razítka se umístí současně přes nálepku a listinu. (4) Notářský zápis se označí běžným číslem rejstříku NZ. Mimo toto označení může být notářský zápis označen i spisovou značkou rejstříku N ( 24). (5) Je-li přílohou notářského zápisu jiná písemnost, označí se v pravém horním rohu jako příloha a uvede se číslo NZ příslušného notářského zápisu. Pokud je takových příloh více, označí se pořadovými čísly. Přílohou může být pouze ta písemnost, na kterou se v notářském zápisu odkazuje. Přílohy se k notářskému zápisu připojují způsobem uvedeným v odstavci 3.
5 (6) Je-li přílohou notářského zápisu listina, doložka o ověření stejnopisu notářského zápisu podle 92 odst. 2 notářského řádu se umístí až za prostý opis přílohy a obsahuje též údaj, že stejnopis obsahuje také opis přílohy, který doslovně souhlasí s přílohou. Pokud je přílohou notářského zápisu pouze geometrický plán nebo jiné grafické zobrazení nebo jiná písemnost, kterou nelze ověřit, doložka o ověření stejnopisu notářského zápisu se umístí za opis notářského zápisu. (7) Stejnopis notářského zápisu se označí nadpisem Stejnopis. Výpis z notářského zápisu se označí nadpisem Výpis. 11a (1) Stejnopisy notářských zápisů, prosté opisy notářských zápisů, výpisy z notářských zápisů a potvrzení o skutečnostech známých ze spisů vydávané v elektronické podobě podle 94a notářského řádu se vyhotoví jako datová zpráva ve formátu PDF (Portable Document Format) verze 1.7 a vyšší. (2) Vydává-li stejnopis notářského zápisu v elektronické podobě notář, musí kvalifikovaný certifikát vydaný akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb (dále jen kvalifikovaný certifikát ), na němž je založen uznávaný elektronický podpis, obsahovat jeho jméno a příjmení, případně akademický titul, označení notář a sídlo notáře. (3) Vydává-li stejnopis notářského zápisu v elektronické podobě pověřený pracovník notáře, musí kvalifikovaný certifikát, na němž je založen uznávaný elektronický podpis, obsahovat jeho jméno a příjmení, případně akademický titul, jeho pracovní zařazení podle druhu pověření a údaje o notáři, z jehož pověření pracovník stejnopis notářského zápisu v elektronické podobě vydává, uvedené v odstavci 2. (4) Vydává-li stejnopis notářského zápisu v elektronické podobě notářský kandidát jako zástupce notáře podle 24 notářského řádu, musí kvalifikovaný certifikát, na němž je založen uznávaný elektronický podpis, obsahovat jeho jméno a příjmení, případně akademický titul, označení notářský kandidát a zástupce notáře a údaje o notáři, jehož notářský kandidát zastupuje, uvedené v odstavci 2. (5) Kvalifikované časové razítko se ke stejnopisu notářského zápisu v elektronické podobě připojí, vyžaduje-li to zvláštní právní předpis. (6) Při vydávání výpisů z notářských zápisů a potvrzení o skutečnostech známých ze spisů v elektronické podobě se postupuje obdobně podle odstavců 2 až Doložky o opravách chyb v psaní, počtech nebo jiných zřejmých nesprávností v notářských listinách dle 60 notářského řádu, jde-li o stejnopis notářského zápisu, výpis z notářského zápisu a listinu o ověření, podepisuje pouze notář. 13 Pokračování v notářském zápisu (1) Pro formu pokračování v notářském zápisu (dále jen pokračování ) platí ustanovení pro formu notářského zápisu s tím, že první strana pokračování se označí jako strana v pořadí následujícím po poslední straně notářského zápisu, ve kterém je pokračováno. Sepisuje-li pokračování notář, který sepsal notářský zápis, ve kterém je pokračováno, označí pokračování
6 novým běžným číslem rejstříku NZ. Sepisuje-li pokračování jiný notář, označí pokračování svým běžným číslem rejstříku NZ. (2) Pokračování sepsané notářem, který sepsal notářský zápis, v němž je pokračováno, tento notář pevně spojí s tímto notářským zápisem způsobem uvedeným v 11 odst. 3 a na místo pokračování podle číselné řady NZ zařadí do sbírky notářských zápisů jeho ověřený opis. (3) Má-li sepsat pokračování jiný notář (dále jen dožádaný notář ), vyhotoví notář, který sepsal notářský zápis, v němž má být pokračováno (dále jen dožadující notář ), ověřený opis tohoto notářského zápisu a založí ho do sbírky notářských zápisů na místo notářského zápisu; notářský zápis zašle do vlastních rukou dožádanému notáři. Dožádaný notář po sepsání pokračování vyhotoví ověřený opis pokračování, který založí do své sbírky notářských zápisů. Pokračování a notářský zápis, ve kterém bylo pokračováno, zašle do vlastních rukou dožadujícímu notáři. Dožadující notář pevně spojí způsobem uvedeným v 11 odst. 3 pokračování s notářským zápisem a založí je do své sbírky notářských zápisů na místo ověřeného opisu notářského zápisu. (4) Stejnopisy notářského zápisu, včetně jeho pokračování, vydává notář, který sepsal notářský zápis, ve kterém bylo pokračováno. Doložka o ověření stejnopisu podle 92 odst. 2 notářského řádu se umístí za pokračování a musí obsahovat i údaj o tom, že stejnopis notářského zápisu doslovně souhlasí s notářským zápisem včetně jeho pokračování. Ustanovení 11 odst. 5 zůstává nedotčeno. 14 Protokol (1) Protokol se označí spisovou značkou a obsahuje kromě náležitostí stanovených notářským řádem zejména den a místo sepsání, jméno, příjmení a sídlo notáře, označení projednávané věci, jméno zapisovatele, popřípadě osobní údaje svědků, tlumočníků, s údaji o způsobu zjištění jejich totožnosti. Při zjišťování totožnosti, nutnosti použít svědků totožnosti, svědků úkonu, tlumočníka, se postupuje obdobně podle 64 až 69 notářského řádu. (2) Protokol se sepíše trvalým způsobem a čitelně. Provádí-li se oprava protokolu, postupuje se obdobně podle 60 notářského řádu. Jestliže byl protokol sepsán na několika samostatných listech, platí ustanovení 11 odst. 3 obdobně. (3) V protokolu se uvede, že účastníci byli s jeho obsahem seznámeni a jakým způsobem se tak stalo. (4) Protokol podepisuje notář, zapisovatel a osoby, s nimiž byl protokol sepsán. Notář připojí ke svému podpisu otisk svého úředního razítka. Pokud se osoba, s níž byl protokol sepsán, odmítne podepsat nebo se podepsat nemůže, uvede se tato skutečnost do protokolu. 15 Záznam (1) Není-li notářským řádem předepsána forma protokolu, užije se ve spise, v němž je vedena věc v notářské a další činnosti podle 2 a 3 notářského řádu, k písemnému zachycení důležitých skutečností forma záznamu. Záznam se opatří datem a podpisem pracovníka, který jej pořídil, popřípadě též podpisem účastníka, byl-li záznam pořízen v jeho přítomnosti.
7 (2) Záznam, kterým se sepisuje žádost o úkon v notářské činnosti, obsahuje zejména označení žadatele, úkonu, o který žádá a stanoví-li se odměna notáře v závislosti na obvyklé ceně předmětu úkonu, prohlášení žadatele o tom, jaká je obvyklá cena předmětu úkonu. (3) Jde-li o sepsání závěti notářským zápisem, pořídí se záznam, který obsahuje též náležitosti uvedené v 83 odst. 1 písm. b) notářského řádu a podpis pořizovatele závěti. 16 Podepisování listin (1) Jestliže se na listinu, kterou podepisuje notář, nepřipojuje otisk jeho úředního razítka, musí být razítkem nebo jiným způsobem vyznačeno jeho jméno, příjmení, příp. akademický titul, označení notář a sídlo, pokud nejsou tyto údaje uvedeny v záhlaví listiny. (2) Na listinách, které z pověření notáře vydávají jeho pracovníci, musí být uvedeno vedle podpisu tohoto pracovníka čitelně jeho jméno a příjmení a doložka pověřený notářem. Jestliže se nepřipojuje úřední razítko, uvede se vedle podpisu tohoto pracovníka jméno, příjmení a sídlo notáře, z jehož pověření pracovník listinu vydává. Díl čtvrtý Postup při vidimaci, legalizaci a osvědčení o předložení listiny 17 (1) Předloženou listinou podle 72 odst. 2 notářského řádu je opis nebo kopie listiny, jejichž shoda s listinou má být ověřena, a listina, na které jsou podpisy, jejichž pravost má být ověřena. Předloženou listinou podle 72 odst. 3 notářského řádu je listina, jejíž předložení má být osvědčeno. (2) Je-li listina o ověření vyhotovena jako samostatná listina, spojí se s předloženou listinou způsobem uvedeným v 11 odst. 3 nebo se k předložené listině jinak pevně připojí a spoj se překryje uzávěrou tak, aby bylo znemožněno rozdělení předložené listiny a listiny o ověření bez poškození uzávěry. Při vyhotovení uzávěry se postupuje obdobně podle 11 odst. 3. (3) Je-li předložená listina vyhotovena na více samostatných listech, tyto se pevně spojí a pro jejich spojování platí ustanovení odstavce 2. To není třeba, jestliže je listina, na které jsou podpisy, jejichž pravost má být ověřena, již spojena předepsaným způsobem jiným notářem. (4) Opis nebo kopie listiny, jejichž shoda s listinou má být ověřena, se označí nadpisem Opis. (5) Je-li listina o ověření vyhotovena tak, že samotný text ověřovacích doložek podle 73 odst. 1 a 74 odst. 2 notářského řádu nebo samotný text osvědčovací doložky podle 75 notářského řádu je doplněn na samolepící etiketu, která je pevně připojena na listinu uvedenou v odstavci 1 způsobem znemožňujícím její oddělení bez poškození etikety nebo listiny, opatřuje se v tomto případě listina o ověření kromě otisku úředního razítka a podpisu notáře, umístěnými pod textem doložky, též otiskem úředního razítka, umístěným zčásti na etiketě a zčásti na listině.
8 Díl pátý Sbírka notářských zápisů 18 (1) Sbírku notářských zápisů trvale tvoří notářské zápisy, včetně jejich pokračování, a přílohy notářských zápisů a ověřené opisy pokračování v notářských zápisech. (2) Po dobu zapůjčení notářského zápisu podle 101 notářského řádu tvoří sbírku notářských zápisů též ověřený opis zapůjčeného notářského zápisu s připojenou žádostí o jeho zapůjčení. Po vrácení zapůjčeného notářského zápisu se jeho ověřený opis s připojenou žádostí vyřadí ze sbírky notářských zápisů a založí se do příslušného spisu. (3) Po dobu dožádání podle 13 odst. 3 tvoří sbírku notářských zápisů též ověřený opis notářského zápisu, ve kterém má být pokračováno jiným notářem. Po vrácení notářského zápisu se jeho ověřený opis vyřadí ze sbírky notářských zápisů a založí se do příslušného spisu. 19 (1) Notářské zápisy a ostatní listiny, které tvoří sbírku notářských zápisů (dále jen notářské zápisy ), musí být ukládány do sbírky notářských zápisů neprodleně po jejich vyhotovení. (2) Sbírka notářských zápisů musí být uložena v kanceláři notáře v jeho sídle pod uzávěrou v kovové skříni. (3) Notářské zápisy se v této sbírce ukládají podle pořadí běžných čísel notářských zápisů podle rejstříku N - NZ pro každý rok samostatně. Z těchto listin se tvoří svazky, které se vkládají do obalu nebo desek. Na obalech nebo na deskách se vyznačí ročník a běžná čísla notářských zápisů, které jsou ve svazku uloženy. (4) Notář uschovává notářské zápisy do té doby, než rozhodne o jejich skartaci. Při skartaci se postupuje podle skartačního řádu uvedeného v příloze č (1) Po uplynutí každého kalendářního roku provede notář nebo jím pověřený pracovník do 31. ledna následujícího roku kontrolu notářských zápisů sepsaných v předcházejícím roce a úplnosti sbírky notářských zápisů. (2) O kontrole se pořídí zápis, ve kterém se uvede výsledek kontroly, kdy byla kontrola provedena, kdo ji provedl a jeho podpis. Jestliže byla kontrola provedena pověřeným pracovníkem notáře, musí zápis o kontrole obsahovat notářem podepsaný dovětek, že vzal výsledek kontroly na vědomí. Zápis o výsledku kontroly se založí do věcného spisu vedeného pro kontroly. 21 Ztrátu notářského zápisu je notář povinen oznámit příslušné notářské komoře neprodleně po tomto zjištění.
9 Díl šestý Notářské spisy, jejich zapůjčování, ukládání a uschovávání Oddíl první Notářské spisy 22 (1) Notář založí notářský spis (dále jen spis ) pro činnost notáře podle 2 a 3 odst. 2 a 3 notářského řádu, a pokud to předpokládá zákon nebo stanoví tento předpis. Pro vidimaci a legalizaci notář založí spis, pokud je to vhodné. (2) Spis tvoří všechny písemnosti, které notář potřebuje k dokumentování těch skutečností, které mají pro určitou věc význam. Jsou to zejména protokoly, záznamy, písemné žádosti o provedení úkonů, kopie dopisů sepsaných notářem, opisy listin a prosté opisy stejnopisů notářských zápisů, doručenky a jiné doklady, prokazující doručení písemností. (3) Písemnosti se ve spisu řadí chronologicky. (4) Ze spisu musí být patrno, komu notář účtoval odměnu notáře, úhradu hotových výdajů a náhradu za promeškaný čas a způsob, jak byly jednotlivé účtované položky stanoveny. 23 Spisový obal Písemnosti, které tvoří spis, se vkládají do spisového obalu. Na spisovém obalu se uvede spisová značka a další údaje, které určí notář. 24 Spisová značka (1) Spis rejstříku N je opatřen spisovou značkou, která obsahuje písmeno N a běžné číslo N rejstříku N-NZ lomené číselným označením roku, v němž bylo běžné číslo přiděleno (např. N 45/2001). (2) Spis rejstříku R je opatřen spisovou značkou, která obsahuje písmeno R a běžné číslo rejstříku R (např. R 525). (3) Spis rejstříku I je opatřen spisovou značkou, která obsahuje písmeno I a běžné číslo rejstříku I (např. I 1/2009). 25 Přílohy (1) Přílohami spisu jsou listiny a spisy, které nezůstávají ve spise trvale založeny a které se po skončení věci vrací tomu, kdo je předložil.
10 (2) Přílohy se ve spisu uloží odděleně. Listiny se uloží v přílohové obálce, která se opatří spisovou značkou. (3) Ve spise se vyznačí kdy, komu a jakým způsobem byla příloha vrácena. 26 Ze spisu musí být patrno, kdy byla odeslána písemnost nebo proveden jiný pokyn notáře nebo pověřeného pracovníka. Oddíl druhý Zapůjčování spisů 27 Je-li zapůjčen spis podle 96 notářského řádu, založí se zvláštní spis s novou spisovou značkou, obsahující zejména žádost o zapůjčení spisu a doklad, potvrzující převzetí zapůjčeného spisu žadatelem. Oddíl třetí Ukládání spisů 28 Ukládání nevyřízených spisů Nevyřízené spisy se ukládají podle pokynu notáře tak, aby byla zajištěna jejich řádná evidence a dosažitelnost. 29 Ukládání vyřízených spisů Spisy se ukládají v číselném pořadí podle rejstříků nebo jiných pomůcek o nich vedených. Spisy notářů společníků se ukládají odděleně. Oddíl čtvrtý Úschova spisů 30 Notář uschovává spisy do té doby, než rozhodne o jejich skartaci. Při skartaci se postupuje podle skartačního řádu uvedeného v příloze č. 10. Díl sedmý Úschovy Oddíl první
11 Úschova listin 31 (1) Listiny přijaté do úschovy notář ukládá do bezpečnostní schránky v bance (dále jen bezpečnostní schránka ), do trezoru nebo do kovové skříně. (2) Smlouva s bankou o užívání bezpečnostní schránky musí obsahovat ustanovení, podle něhož dispoziční právo k bezpečnostní schránce mají též zástupce nebo náhradník notáře ustanovení příslušnou notářskou komorou podle 14 notářského řádu nebo notář jmenovaný do notářského úřadu uvolněného po smrti nebo odvolání notáře, který měl s bankou uzavřenou smlouvu o užívání bezpečnostní schránky, pokud tyto skutečnosti sdělí bance příslušná notářská komora. 32 (1) Závěti, listiny o vydědění, listiny o odvolání závětí a listiny o zrušení listiny o vydědění (dále jen závěti ) přijaté do úschovy se ukládají do obálky opatřené na spojích uzávěrou vyhotovenou postupem v 11 odst. 3. Na obálce se vyznačí běžné číslo seznamu závětí, jméno, příjmení, rodné číslo, a není-li, datum narození pořizovatele. Po úmrtí osoby, jejíž závěť je v úschově notáře, se s touto závětí nakládá v souladu se zvláštními předpisy 2). (2) Cenné papíry a jiné listiny přijaté do úschovy se vloží do obálky opatřené na spojích uzávěrou vyhotovenou postupem podle 11 odst. 3. Na obálce se vyznačí běžné číslo knihy notářských úschov, datum vyhotovení uzávěry a notář k tomuto zápisu připojí svůj podpis. Oddíl druhý Úschova peněz 33 (1) Ke zřízení účtu podle 85 odst. 3 notářského řádu uzavře notář s bankou smlouvou o běžném účtu, přičemž pro každou úschovu peněz musí být zřízen samostatný účet. Na tomto účtu nesmí mít notář uloženy své vlastní peněžní prostředky. Pro více majitelů lze účet zřídit, pouze jde-li o notáře společníky. V plné moci udělené majitelem účtu k nakládání s peněžními prostředky na účtu musí být stanoveno, že zaniká smrtí majitele účtu. (2) Smlouva o běžném účtu podle odstavce 1 musí obsahovat mimo náležitostí stanovených zákonem č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů, označení účtu slovy notářská úschova ( 85 odst. 3 notářského řádu), závazek notáře, že tento účet bude používat jen v souvislosti s činností notáře stanovenou zákonem, závazek banky, že nebude uplatňovat ve vztahu k účtu své nároky vůči majiteli účtu, a ujednání, že oprávnění nakládat s peněžními prostředky na tomto účtu mají též zástupce nebo náhradník notáře ustanovení podle 14 notářského řádu příslušnou notářskou komorou nebo notář jmenovaný do notářského úřadu uvolněného po smrti nebo odvolání notáře, který měl s bankou uzavřenou smlouvu o běžném účtu, pokud tyto skutečnosti sdělí bance příslušná notářská komora. 2) Vyhláška Ministerstva spravedlnosti České republiky č. 37/1992 Sb., o jednacím řádu pro okresní a krajské soudy, ve znění pozdějších předpisů
12 (3) Notář při převzetí peněz do úschovy poučí složitele, že k pojištění pohledávky z vkladu podle zákona č. 21/1992 Sb. o bankách, ve znění pozdějších předpisů, je třeba provést pro banku identifikaci skutečného vlastníka peněz. Oddíl třetí Převzetí peněz a cenných papírů při správě majetku 34 (1) Převezme-li notář peníze nebo cenné papíry v souvislosti s výkonem správy majetku podle 3 odst. 2 notářského řádu, postupuje obdobně podle 31 až 33. O převzetí peněz nebo cenných papírů vydá notář potvrzení, které podepíše a opatří otiskem úředního razítka. (2) Převzaté peníze a cenné papíry se zapisují do knihy notářských úschov. Oddíl čtvrtý Ohlašovací povinnost a kontroly 35 Ohlašovací povinnost (1) Pokud byly notáři připsány peníze na účet za účelem jejich vydání dalším osobám nebo v souvislosti s jím vykonávanou správou majetku, oznámí to neprodleně Komoře do centrálního informačního systému, který je upraven v organizačním řádu Notářské komory České republiky a notářských komor (dále jen organizační řád ). Oznámení se učiní rovněž při vydání peněz. (2) Notář oznámí do centrálního informačního systému tyto údaje: a) své jméno, příjmení a sídlo, b) spisovou značku, pod níž je veden příslušný spis rejstříku N, c) předpokládaný důvod převzetí peněz buďto označením úschova anebo označením svěřené peníze, d) připsanou částku s uvedením měny, e) číslo účtu, na němž jsou peníze uloženy, a kód banky, f) datum připsání peněz na účet. (3) Po vydání peněz notář oznámí do centrálního informačního systému tyto údaje: a) své jméno, příjmení a sídlo, b) spisovou značku, pod níž je veden příslušný spis rejstříku N, c) vydanou částku s uvedením měny, d) datum vydání peněz. (4) Při plnění ohlašovací povinnosti postupuje notář v souladu s příslušnými ustanoveními organizačního řádu. (5) O oznámení podle odstavců 2 a 3 se vyhotoví z centrálního informačního systému kontrolní výtisk, který podepíše osoba, která jej vyhotovila, a tento výtisk se založí do příslušného spisu.
13 36 Kontroly (1) Notář provede do 31. ledna každého roku kontrolu listin uložených v bezpečnostní schránce, v trezoru a v kovové skříni porovnáním skutečného stavu se zápisy v knize notářských úschov. (2) Notář provede do 31. ledna každého roku kontrolu závětí porovnáním kontrolního soupisu podle 15 předpisu Notářské komory České republiky, kterým se stanoví postup při vedení, správě a provozu Centrální evidence závětí se seznamem závětí a závěťmi v úschově. (3) Notář provede do 31. ledna každého roku kontrolu listin o ustanovení správce dědictví, listin o odvolání listin o ustanovení správce dědictví a listin o odvolání souhlasu s ustanovením do funkce správce dědictví (dále jen listiny o správě dědictví ) porovnáním kontrolního soupisu podle 15 předpisu Notářské komory České republiky, kterým se stanoví postup při vedení, správě a provozu Centrální evidence závětí, se seznamem listin o správě dědictví. (4) Notář provede do 31. ledna každého roku kontrolu úschov peněz porovnáním zápisů v knize notářských úschov se zápisy v centrálním informačním systému a s obsahem spisů. (5) O kontrolách podle odstavců 1 až 4 se pořídí zápis, ve kterém se uvede, kdy byly kontroly provedeny, jaký byl jejich výsledek, jak byly odstraněny případné nedostatky, a notář zápis podepíše. Zápisy o kontrolách a kontrolní soupisy podle odstavců 2 a 3 se zakládají do věcného spisu notáře vedeného pro kontroly. Díl osmý Ustanovení o činnosti notáře podle zvláštních zákonů 36b Na základě žádosti o sepsání veřejné listiny o identifikaci podle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, založí notář spis rejstříku I. Ze sepsané veřejné listiny o identifikaci se vyhotoví ověřený opis, který se do tohoto spisu založí. 36c Vyrozumění pořizovatele a správce dědictví podle 480d odst. 5 a 6 zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, notář provede zpravidla dopisem zaslaným na jejich poslední známou adresu do vlastních rukou. Má se za to, že k vyrozumění došlo, i když se na tuto adresu nepodařilo dopis doručit. Díl devátý Úkony notáře v souvislosti s Rejstříkem zástav 36d Zápis údajů Při zápisu údajů do Rejstříku zástav se postupuje podle předpisu Notářské komory České republiky, kterým se stanoví postup při vedení, provozu a správě Rejstříku zástav, postup při provádění zápisů a záznamů do tohoto rejstříku, výmazů z něj a při vydávání opisů a výpisů z něj (dále jen předpis o Rejstříku zástav ).
14 36e (1) Pro úkony, které notář provádí na žádost ( 18, 22, 26, 27 a 28 předpisu o Rejstříku zástav), notář zakládá spis rejstříku R. Spis kromě písemností podle 22 odst. 2 obsahuje listiny prokazující splnění předepsaných podmínek pro provedení požadovaného úkonu. (2) Potvrzení o zápisu do Rejstříku zástav podle 14 předpisu o Rejstříku zástav se zakládá do spisu rejstříku N založeného podle 22 odst. 1 pro sepsání zástavní smlouvy. HLAVA ČTVRTÁ Správa notářského úřadu 37 Notář vede agendu týkající se správy jeho notářského úřadu a kanceláře. 38 Věcný spis Věcné spisy se vedou pod označením podle hesel, která stanoví notář podle obsahu spisu. 39 Osobní spis Osobní spis se označí jménem a příjmením pracovníka, kterého se týká, a obsahuje zejména pracovní smlouvu, záznam o složení slibu, písemné pověření, doklady o kvalifikačních předpokladech. (1) Pro ukládání spisů platí přiměřeně Ukládání a úschova spisů (2) Osobní spisy se ukládají odděleně od jiných spisů. (3) Notář uchovává spisy rejstříku N vedené o úschovách notáře a správě majetku a spisy rejstříku N obsahující kontrolní výtisk o provedení zápisu podle 70 notářského řádu po dobu 10 let, ostatní spisy a ostatní dokumenty vzniklé v souvislosti s činností notáře po dobu 5 let. Tyto doby začínají běžet 1. ledna kalendářního roku následujícího po roce, v němž byla věc v rejstříku N odškrtnuta. (4) Po uplynutí doby uvedené v odstavci 3 notář spisy a ostatní dokumenty zničí, pokud je nepotřebuje k další činnosti. Notář o zničení spisů a ostatních dokumentů sepíše záznam, který obsahuje označení dokumentu, způsob a datum jeho zničení a podpis notáře. 40a (1) Notář vede evidenci kvalifikovaných certifikátů, jichž je notář držitelem a které byly vydány pro notáře nebo jeho pracovníky jako podepisující osoby, a to v rozsahu údajů a) sériové číslo certifikátu, b) počátek a konec platnosti kvalifikovaného certifikátu, c) heslo pro zneplatnění kvalifikovaného certifikátu,
15 d) datum a důvod zneplatnění kvalifikovaného certifikátu, e) obchodní firma akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb, f) identifikace podepisující osoby. (2) Pro evidenci podle odstavce 1 založí notář věcný spis označený heslem Certifikáty. HLAVA PÁTÁ Knihy, rejstříky a ostatní evidenční pomůcky 41 Úvodní ustanovení (1) Notář vede knihu protestů, knihu žádostí o výpis z evidence Rejstříku trestů (příloha č. 15), rejstříky a ostatní evidenční pomůcky, které nejsou veřejně přístupné. (2) Při zakládání a vedení knihy protestů, knihy žádostí o výpis z evidence Rejstříku trestů, rejstříků a ostatních evidenčních pomůcek se postupuje také podle příslušných příloh tohoto předpisu. (3) Notář, který byl jmenován do uvolněného notářského úřadu, po zahájení své činnosti zakládá evidenční pomůcky nově a to i v případě, že zahájil činnost v průběhu kalendářního roku. Tento notář dokončí zápisy v evidenčních pomůckách notáře, do jehož notářského úřadu byl jmenován, týkající se neskončených věcí. 42 Druhy rejstříků a ostatních evidenčních pomůcek (1) Notář vede tyto rejstříky: a) rejstřík N NZ (příloha č. 3), b) knihu notářských úschov (příloha č. 6), c) seznam závětí (příloha č. 7), d) rejstřík R (příloha č. 11), e) seznam listin o správě dědictví (příloha č. 7a), f) rejstřík V (příloha č. 12), g) rejstřík T (příloha č. 13), h) rejstřík I (příloha č. 14). (2) Notář vede tyto ostatní evidenční pomůcky: a) ověřovací knihu (příloha č. 4), b) knihu doporučených poštovních zásilek (příloha č. 8), c) doručnou knihu (příloha č. 9), d) seznam jmen k rejstříku N - NZ. 43 (1) Kniha protestů (příloha č. 5), seznam závětí, seznam listin o správě dědictví a rejstřík R se zakládají a vedou na celou dobu výkonu činnosti notáře. Pořadová (běžná) čísla jsou v seznamu závětí, seznamu listin o správě dědictví a rejstříku R přidělována postupně počínaje číslem 1. Ostatní rejstříky a evidenční pomůcky se zakládají a vedou pro každý kalendářní rok. (2) Ověřovací knihy se vedou ve svazcích, které vydávají příslušné notářské komory.
16 (3) Na titulní straně knihy protestů, knihy žádostí o výpis z evidence Rejstříku trestů, rejstříků a ostatních evidenčních pomůcek, jsou-li vedeny v knihách, se uvede jejich název a ročník, jsou-li podle ročníků vedeny, a opatří se otiskem úředního razítka notáře. Zapisování do rejstříků a ostatních evidenčních pomůcek 44 (1) Zápisy do rejstříků a ostatních evidenčních pomůcek (dále jen rejstříky ) se provádějí neprodleně poté, co nastal důvod pro jejich provedení. (2) Zápisy do rejstříků se provádějí trvalým způsobem. Výjimkou jsou dočasné zápisy prováděné ve sloupcích rejstříků určených pro poznámky. (3) Zápisy do rejstříků se provádějí čitelně. Nesprávné údaje musí být přeškrtnuty tak, aby byl škrtnutý text čitelný. 45 Je-li v příslušné příloze předepsáno odškrtávání, provede se znakem umístěným před běžné číslo rejstříku. 46 Knihu žádostí o výpis z evidence Rejstříku trestů a rejstříky, pokud nemusí být od počátku svázány do knih, lze vést v elektronické podobě. Data je třeba průběžně zálohovat a rejstříky vždy po ukončení kalendářního roku vytisknout. 47 Zapisuje-li se do rejstříků datum, uvádí se pouze označení kalendářního dne a měsíce. Číselné označení roku se uvede pouze tehdy, jedná-li se jiný kalendářní rok, než pro který je rejstřík veden nebo stanoví-li tak tento předpis. 48 (1) Nejsou-li rejstříky vedeny od počátku ve svázaných knihách, musí být nejpozději do konce následujícího kalendářního roku do knih svázány, nejedná-li se o rejstříky, které se podle ustanovení příslušných příloh nesvazují. Jednotlivé listy těchto rejstříků se po uplynutí kalendářního roku spojí způsobem uvedeným v 11 odst. 3. (2) Rejstřík R se svazuje do knih po 500 běžných číslech. Svázání se provede vždy do 6 měsíců od zápisu posledního běžného čísla. 49 (1) Notář uchovává notářské zápisy, seznam závětí, seznam listin o správě dědictví, rejstřík N NZ, seznam jmen k rejstříku N NZ, rejstřík Nd, knihu notářských úschov a knihu protestů do doby, než rozhodne o jejich skartaci. (2) Notář uchovává rejstříky neuvedené v odstavci 1 po dobu 10 let. Tato doba začíná běžet a) u rejstříků, které se vedou od počátku svázané v knihách, 1. ledna kalendářního roku následujícího po roce, v němž byl proveden v knize poslední zápis, b) u rejstříků, které se svazují, 1. ledna kalendářního roku následujícího po roce, v němž byl proveden v rejstříku poslední zápis,
17 c) u dokumentů založených v rejstřících, které se nesvazují, 1. ledna kalendářního roku následujícího po roce, v němž byl dokument do rejstříku založen, d) u rejstříku R 1. ledna kalendářního roku následujícího po roce, v němž došlo ke svázání tohoto rejstříku do knihy. Ustanovení 40 odst. 4 platí obdobně. HLAVA ŠESTÁ Převzetí notářského úřadu 50 Převzetí uvolněného a zrušeného notářského úřadu (1) Převzetí uvolněného notářského úřadu po smrti notáře nebo po jeho odvolání (dále jen uvolněný úřad ) v případě, že nebyl ustanoven podle 14 odst. 3 notářského řádu náhradník notáře (dále jen náhradník ), se zúčastní notář jmenovaný do uvolněného úřadu (dále jen přebírající notář ), zástupce příslušné notářské komory ustanovený k tomu jejím prezidiem (dále jen zástupce komory ) a osoba, která zajistí přístup do kanceláře notáře, který zemřel nebo byl odvolán (dále jen odstupující notář ), nebo při převzetí poskytne jinou potřebnou součinnost. (2) Při převzetí uvolněného úřadu převezme přebírající notář notářské zápisy, spisy, předměty úschov a evidenční pomůcky odstupujícího notáře ( 103 odst. 1 notářského řádu), spisy, evidenční pomůcky a předměty úschov týkající se činnosti odstupujícího notáře podle zvláštních právních předpisů a dostupná data v elektronické podobě, která odstupující notář pořídil v souvislosti s činností notáře. Jedná-li se o spisy soudu nebo o předměty úschov týkající se soudního řízení, v němž není přebírající notář oprávněn k vyřízení věci, předá je přebírající notář soudu bez zbytečného odkladu. (3) Úřední razítka odstupujícího notáře převezme při převzetí uvolněného úřadu zástupce komory ( 103 odst. 2 notářského řádu). (4) O převzetí uvolněného notářského úřadu vyhotoví přebírající notář zápis, který obsahuje zejména seznam převzatých, případně chybějících věcí nebo listin. Zápis podepíší osoby, které se převzetí zúčastnily a pořídí se v tolika vyhotoveních, aby přebírající notář, zástupce komory a osoba, která poskytla součinnost podle odstavce 1, obdrželi po jednom jeho vyhotovení. 4. (5) Při převzetí uvolněného úřadu náhradníkem se postupuje obdobně podle 50 odst. 1 až (6) Při převzetí uvolněného úřadu notáře, kterému byl ustanoven náhradník, nově jmenovaným notářem se postupuje obdobně podle 50 odst. 1 až 4. Převzetí se zúčastní náhradník, nově jmenovaný notář a zástupce komory. (7) Byl-li uvolněný notářský úřad zrušen, postupuje se obdobně podle odstavce 2. Převzetí se zúčastní náhradník notáře, jehož úřad byl zrušen, notář určený příslušnou notářskou komorou k převzetí ( 104 odst. 1 notářského řádu) a zástupce komory. Dostupná data v elektronické podobě pořízená v souvislosti s činností notáře převezme zástupce komory. Ustanovení odstavce 3 a 4 platí obdobně. (8) Jsou-li přebírající notář a notář určený podle 104 odst. 1 notářského řádu k tomu oprávněni, dokončí vyřízení všech neskončených věcí ve spisech, které převzali.
18 51 Převzetí při zastoupení notáře (1) Zástupce notáře ustanovený podle 14 odst. 1 a 2 notářského řádu (dále jen dočasný zástupce ) převezme notářské zápisy, spisy, předměty úschov, evidenční pomůcky zastoupeného notáře, spisy, evidenční pomůcky a předměty úschov týkající se činnosti zastoupeného notáře podle zvláštních právních předpisů a není-li dočasný zástupce notářem, převezme též úřední razítka zastoupeného notáře. Převzetí se zúčastní zastoupený notář nebo osoba, která zajistí přístup do kanceláře zastoupeného notáře nebo poskytne jinou potřebnou součinnost, dále dočasný zástupce a zástupce komory. Jedná-li se o spisy soudu nebo o předměty úschov týkající se soudního řízení, v němž není dočasný zástupce oprávněn k vyřízení věci, předá je dočasný zástupce soudu bez zbytečného odkladu. (2) Nepředá-li zastoupený notář dočasnému zástupci své přístupové kódy a hesla používaná při provozu Centrálního informačního systému, zajistí přístup dočasného zástupce do Centrálního informačního systému Komora. (3) Po ukončení činnosti dočasného zástupce převezme věci a listiny uvedené v odstavci 1 zastoupený notář. Převzetí se dále zúčastní dočasný zástupce a zástupce komory. (4) O převzetí podle odstavců 1 a 3 se vyhotoví zápis, přitom se postupuje obdobně podle 50 odst. 4. (5) Došlo-li k úmrtí zastoupeného notáře nebo k jeho odvolání, předá uvolněný úřad ustanovenému náhradníkovi, případně přebírajícímu notáři, dočasný zástupce. Postupuje se přitom obdobně podle 50 odst. 1 až 4. Přechodné ustanovení ke změnám, k nimž dalo souhlas Ministerstvo spravedlnosti dne , pod č.j. 75/2009-LO-SP/2: Notáři jsou povinni upravit své smlouvy s bankami ve smyslu 31 odst. 2 a 33 odst. 2. do Přechodné ustanovení ke změnám, k nimž dalo souhlas Ministerstvo spravedlnosti dne , pod čj. 305/2011-OD-DOH/4: Dosavadní svazky ověřovacích knih lze užívat i nadále až do vyčerpání jejich zásob. Při provádění zápisů v ověřovací knize se místo údaje o rodném čísle uvede datum narození.
19 Příloha č. 1 Vzory informačních tabulí notáře A NOTÁŘ JUDr. JOSEF NOVÁK B NOTÁŘI JUDr. Jan Novotný JUDr. Marie Nová C Notářka JUDr. Anna Nová Úřední dny každý čtvrtek od 8,00 do 16,00 hodin Ostatní pracovní dny: Brno, Česká 10 Poznámka: Vyobrazení a písmo se na informačních tabulích vyhotoví v černé barvě. Typ písma není těmito vzory stanoven.
20 Příloha č. 2 Vzory úředního razítka notáře