Source: http://cyfroteka.pl/ebooki/Dokumentacja_kadrowa__Wzory_dokumentow_i_wyjasnienia-ebook/p02041318i020
Timestamp: 2018-09-22 01:32:56+00:00
Document Index: 101676969

Matched Legal Cases: ['art. 7', 'art. 8', 'art. 8', 'art. 8', 'art. 7', 'art. 15', 'art. 37', 'art. 39', 'art. 51', 'art. 221']

Dokumentacja kadrowa. Wzory dokumentów i wyjaśnienia [Opracowanie zbiorowe] << KLIKAJ I CZYTAJ ONLINE
00028 004559 13085741 na godz. na dobę w sumie
ISBN: 978-83-65887-68-9 Data wydania: 2017-10-25
prawo pracy Praca zbiorowa Dokumentacja kaDrowa Wzory dokumentów i wyjaśnienia R E KO M E N D U J E D o k u m e n t a c j a k a D r o w a Dokumentacja kaDrowa Wzory dokumentów i wyjaśnienia Praca zbiorowa Dokumentacja kaDrowa Wzory dokumentów i wyjaśnienia R E KO M E N D U J E Grupa INFOR PL Prezes Zarządu Ryszard Pieńkowski Marzena Nikiel Dyrektor Centrum Wydawniczego W opracowaniu wykorzystano materiały opublikowane w Grupie Wydawniczej INFOR PL S.A. Zespół redakcyjny: Wioletta Chaczykowska – redaktor prowadzący Barbara Redzyńska, Joanna Pastuszka – korekta Jarosław Miller – redaktor graficzny Publikację polecają eksperci © Copyright by INFOR PL S.A. Warszawa 2017 INFOR PL S.A. 01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72 www.infor.pl Biuro Opiekunów Klienta 01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72 tel. 22 761 30 30, e-mail: bok@infor.pl Infolinia: 0 801 626 666 Księgarnia internetowa: www.sklep.infor.pl Druk: EDRUK ISBN: 978-83-65887-67-2 Profesjonalne księgarnie stacjonarne w kraju oraz księgarnie internetowe. Publikacja jest chroniona przepisami prawa autorskiego. Wykonywanie kserokopii bądź powielanie inną metodą oraz rozpowszechnianie bez zgody Wydawcy w całości lub części jest zabronione i podlega odpowiedzialności karnej. Rozdział 2. Ochrona danych osobowych . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Rozdział 3 . Przepisy wewnątrzzakładowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Spis treści Rozdział 1. Język polski w dokumentacji pracowniczej . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 9 Wykaz skrótów ......................................................................... 1.1. Język umowy o pracę ............................................................... 11 1.2. Język pozostałych dokumentów z zakresu prawa pracy ............................. 13 1.3. Nazwa stanowiska w języku obcym ................................................. 13 3.1. Regulamin pracy ................................................................... 18 3.1.1. Obowiązek tworzenia regulaminu pracy ..................................... 19 3.1.2. Procedura wprowadzenia regulaminu pracy ................................. 20 Reprezentatywna organizacja związkowa ................................... 21 3.1.3. Treść regulaminu pracy ..................................................... 22 Organizacja pracy ........................................................... 23 Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe .......... 25 Pora nocna ................................................................. 27 Termin i miejsce wypłaty wynagrodzenia ................................... 27 Wykaz prac wzbronionych młodocianym i kobietom ......................... 28 Obowiązki z zakresu bhp .................................................... 30 Sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy ........................ 30 Informacja o karach porządkowych ......................................... 32 Dodatkowe postanowienia regulaminu pracy ................................ 32 3.1.4. Wejście w życie regulaminu pracy ........................................... 32 3.1.5. Obowiązywanie regulaminu pracy wprowadzonego przed 1 stycznia 2017 r. .... 33 3.1.6. Zmiany regulaminu i jego likwidacja ........................................ 33 3.2. Regulamin wynagradzania ......................................................... 56 3.2.1. Zakładowe źródło prawa pracy .............................................. 56 3.2.2. Regulamin wynagradzania a układ zbiorowy pracy .......................... 58 3.2.3. Indywidualne warunki wynagradzania pracowników a zapisy regulaminu wynagradzania ............................................................. 58 3.2.4. Procedura ustalenia regulaminu ............................................ 59 5 Spis treści 3.2.5. Treść regulaminu wynagradzania ........................................... 60 3.2.6. Inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania w regulaminie wynagradzania ............................................................. 61 3.2.7. Zmiana regulaminu wynagradzania ......................................... 62 3.2.8. Rezygnacja z zfśs w regulaminie wynagradzania ............................. 63 3.2.9. Wejście w życie regulaminu wynagradzania ................................. 64 3.2.10. Uchylenie regulaminu wynagradzania ....................................... 65 3.2.11. Zawieszenie regulaminu wynagradzania .................................... 65 3.2.12. Najczęstsze błędy w regulaminie wynagradzania ............................ 65 Błędy ortograficzne ......................................................... 66 Zastosowanie niewłaściwego źródła prawa .................................. 66 Niejasno sformułowane stawki wynagrodzeń ................................ 66 Powtarzanie zapisów z Kodeksu pracy ...................................... 67 Premia uznaniowa zamiast premii regulaminowej ........................... 67 3.3. Regulamin zfśs ..................................................................... 73 3.3.1. Tworzenie regulaminu zfśs – na co zwrócić uwagę ........................... 74 Procedura ustalania regulaminu zakładowego funduszu świadczeń 3.3.2. socjalnych .................................................................. 75 3.4. Układ zbiorowy pracy .............................................................. 83 3.4.1. Tworzenie układu zbiorowego pracy – o czym warto pamiętać .............. 87 3.5. Obwieszczenie o systemach czasu pracy ............................................ 88 3.6. Informacja o równym traktowaniu w zatrudnieniu ................................. 89 5.1. Kwestionariusz osobowy ........................................................... 95 5.2. Badania lekarskie .................................................................. 95 5.3. Szkolenie wstępne bhp ............................................................. 99 5.4. Zakres obowiązków pracownika .................................................... 101 5.5. Zapoznanie z regulaminami pracy i wynagradzania ................................. 102 6.1. Zawarcie umowy o pracę ........................................................... 103 6.1.1. Treść umowy o pracę ....................................................... 103 6.1.2. Zmiana warunków umowy o pracę .......................................... 107 6.2. Informacja o warunkach zatrudnienia .............................................. 108 6.3. Zakaz konkurencji w czasie trwania stosunku pracy ................................ 110 6.4. Wspólna odpowiedzialność materialna ............................................. 111 6.5. Uprawnienia związane z rodzicielstwem ............................................ 112 6.6. Okresowe szkolenia bhp ............................................................ 116 6.7. Dokumentacja płacowa ............................................................. 118 6.8. Ewidencja czasu pracy ............................................................. 119 Rozdział 4. Akta osobowe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Rozdział 5. Zatrudnienie pracownika . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Rozdział 6. Przebieg zatrudnienia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 6 Rozdział 7. Zakończenie zatrudnienia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 6.9. Ruchomy czas pracy .............................................................. 122 6.10. Wyjścia prywatne ................................................................. 124 6.11. Potwierdzenie obecności w pracy ................................................. 124 6.12. Urlopy wypoczynkowe ............................................................ 126 6.12.1. Plan urlopów ............................................................. 126 6.12.2. Udzielanie urlopu ......................................................... 127 6.12.3. Odwołanie z urlopu ....................................................... 128 6.13. Kary porządkowe ................................................................. 128 6.14. Ewidencja odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej ...... 131 7.1. Wypowiedzenie umowy o pracę ................................................... 135 7.2. Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia .......................................... 136 7.3. Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron ..................................... 137 7.4. Wygaśnięcie stosunku pracy ...................................................... 137 7.5. Zakaz konkurencji po ustaniu stosunku pracy ..................................... 137 7.6. Świadectwo pracy ................................................................ 139 7.6.1. Zmiany w przepisach w sprawie świadectw pracy ........................... 141 Dłuższe terminy ............................................................ 142 Zmiana treści świadectwa pracy ............................................. 143 7.6.2. Instrukcja wypełniania świadectwa pracy ................................... 143 Wypełnienie świadectwa pracy – instrukcja „krok po kroku” ................ 144 Podstawa prawna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 Spis treści 7 Wykaz skrótów k.p. OSNP PIP SN – ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.) – Orzecznictwo Sądu Najwyższego Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych – Państwowa Inspekcja Pracy – Sąd Najwyższy ustawa o zfśs – ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2016 r. poz. 800 ze zm.) WSA – wojewódzki sąd administracyjny 9 Rozdział 1 Język polski w dokumentacji pracowniczej Zasadą jest, że dokumenty z zakresu prawa pracy, w tym w szczególności umowy o pracę, powinny być sporządzane w języku polskim. Przepisy Kodeksu pracy (dalej k.p.) nie określają języka, w którym powinny być sporządzane dokumenty kadrowe. Podstawowym aktem prawnym, który określa język dokumentacji pra- cowniczej, jest ustawa o języku polskim. Pracodawcy coraz częściej w kontraktach zawieranych z pracownikami używają języka obce- go. Takie postępowanie jest dopuszczalne, pod warunkiem że pracownik potrafi posługiwać się tym językiem. Na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy uży- wa się języka polskiego, jeżeli umowa o pracę ma być wykonana lub wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (art. 7 ustawy o języku polskim, j.t. Dz.U. z 2011 r. Nr 43, poz. 224 ze zm.). A zatem przepis ten wprowadza generalną zasadę, że podstawową przesłanką dla stosowania ję- zyka polskiego w stosunku pracy jest wykonanie lub wykonywanie umowy na terytorium Polski. Trybunał Konstytucyjny w uzasadnieniu wyroku z 13 września 2005 r. stwierdził, że język pol- ski jako podstawowy instrument komunikacji zapewnia obustronne rozumienie treści nawiązy- wanych stosunków prawnych, co jest szczególnie ważne w relacjach de facto nierównorzędnych, a więc w stosunkach pracowniczych. Język polski jest w Polsce dla ogromnej większości osób pod- stawowym językiem komunikacji i tym samym językiem najlepiej znanym i rozumianym. UWAGA! Wymóg stosowania języka polskiego w stosunkach pracy ma na celu ochro- nę interesów pracownika. 1.1. Język umowy o pracę Zasadą jest, że dokumenty z zakresu prawa pracy, w tym w szczególności umowy o pracę, po- winny być sporządzane w języku polskim (art. 8 ust. 1 ustawy o języku polskim). 11 Dokumentacja kadrowa Pracodawca nie może sporządzać umowy o pracę wyłącznie w języku obcym, nawet jeżeli jest on wymagany i powszechnie u niego używany. Pracodawca powinien więc przygotować umo- wę o pracę przede wszystkim w języku polskim. Przepisy ustawy pozwalają jednak na sporządzanie umowy o pracę w dwóch lub więcej wer- sjach językowych, pod warunkiem że chociaż jedna z nich będzie w języku polskim. Podstawą ich wykładni będzie wówczas wersja polskojęzyczna (jeżeli osoba świadcząca pracę jest oby- watelem Rzeczypospolitej Polskiej). PRZYKŁAD 1 Pracodawca podjął decyzję o kontynuowaniu zatrudnienia z jednym z pracowników, który jest obywatelem Polski, ale postanowił zawrzeć umowę o pracę na czas nieokreślony wy- łącznie w języku angielskim. Pracownik biegle posługuje się tym językiem, a poza tym jest to podstawowy język komunikacji w firmie. Pracodawca, zawierając umowę wyłącznie w języku angielskim, postępuje niezgodnie z przepisami ustawy o języku polskim. Powinien on przede wszystkim sporządzić ją w ję- zyku polskim, nawet jeżeli pracownik biegle posługuje się językiem angielskim. Ewentual- nie pracodawca może sporządzić umowę o pracę w dwóch wersjach językowych, tj. pol- skiej i angielskiej, jednak podstawą wykładni będzie wówczas umowa sporządzona w języku polskim. W pewnych sytuacjach ustawa o języku polskim dopuszcza możliwość sporządzenia umowy o pracę wyłącznie w języku obcym. W tym celu pracownik musi złożyć u pracodawcy odpo- wiedni wniosek i wykazać, że jest zdolny porozumiewać się w danym języku. Dodatkowo muszą być spełnione następujące warunki: ■■pracownik nie może być obywatelem polskim, ■■pracownik musi być pouczony o prawie do sporządzenia umowy lub innego dokumentu w języku polskim (art. 8 ust. 1b ustawy). PRZYKŁAD 2 Pracodawca chce zatrudnić na terenie Polski obywatela Bułgarii, który biegle posługuje się językiem niemieckim. W związku z tym pracodawca sporządził i zawarł z pracowni- kiem umowę wyłącznie w języku niemieckim. W takiej sytuacji pracodawca powinien po- prosić pracownika o złożenie stosownego wniosku. Warto, aby wniosek pracownika był w formie pisemnej i obejmował nie tylko umowę o pracę, ale również inne dokumenty z zakresu prawa pracy. Wniosek taki powinien być przechowywany w aktach osobowych pracownika. UWAGA! Kontrolę używania języka polskiego w stosunkach pracy sprawuje Państwo- wa Inspekcja Pracy. 12 Rozdział 1. Język polski w dokumentacji pracowniczej 1.2. Język pozostałych dokumentów z zakresu prawa pracy Podobnie jak umowy o pracę tak też inne dokumenty z zakresu prawa pracy powinny być sporządzane w języku polskim. Ewentualnie mogą być sporządzone w dwóch (lub więcej) wersjach językowych (w polskiej i obcojęzycznej). Dokumenty mogą być również sporządzo- ne wyłącznie w języku obcym, jednak musi się to odbyć na wniosek pracownika obcokrajow- ca, przy spełnieniu przesłanek określonych w art. 8 ust. 1b ustawy o języku polskim. UWAGA! Sporządzenie umowy o pracę lub innego dokumentu z zakresu prawa pracy wyłącznie w języku obcym zostało usankcjonowane karnie. Ustawodawca określił, że kto na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, wbrew przepisom art. 7 i 8, przy wykony- waniu przepisów z zakresu prawa pracy sporządza umowę lub inny dokument wyłącz- nie w języku obcym, podlega karze grzywny (art. 15 ust. 2 ustawy o języku polskim). Tak więc pracodawca jest co do zasady zobowiązany do tworzenia oraz gromadzenia wszel- kiej dokumentacji pracowniczej w języku polskim. Nie ma jednak przeszkód prawnych, aby dokumenty pracownicze były jednocześnie sporządzone w wersji lub wersjach obcojęzycz- nych. Podstawą ich wykładni jest wersja w języku polskim, jeżeli osoba świadcząca pracę jest obywatelem polskim. Natomiast umowa o pracę lub inny dokument wynikający z zakresu prawa pracy mogą być sporządzone w języku obcym na wniosek osoby świadczącej pracę, jeżeli: ■■włada ona tym językiem, ■■nie jest obywatelem polskim, ■■została pouczona o prawie do sporządzenia umowy lub innego dokumentu w języku polskim. W związku z przepisami ustawy i obowiązkiem sporządzania umów o pracę przede wszyst- kim w języku polskim pracodawcy często mają wątpliwości, czy w umowie o pracę sporzą- dzonej w języku polskim nazwa stanowiska może być sformułowana w obcym języku. W przypadku nazw stanowisk co do zasady należy stosować język polski. Użycie terminów obcojęzycznych powinno być wyjątkiem i mieć swoje uzasadnienie. Sytuacją, która uzasad- nia stosowanie nazwy obcej, jest fakt, że dane stanowisko nie posiada właściwego polskie- go odpowiednika. Jeżeli obcojęzyczna nazwa stanowiska posiada swój odpowiednik, to po- winna zostać użyta jego polska nazwa. Podobne zdanie zostało wyrażone przez Radę Języka Polskiego w Komunikacie RJP nr 2 (15) z 2004 r. 1.3. Nazwa stanowiska w języku obcym 13 Rozdział 2 Ochrona danych osobowych Gromadzona przez pracodawcę dokumentacja pracownicza stanowi zbiór da- nych osobowych, którego administratorem jest pracodawca. Pozyskiwanie, gro- madzenie, utrwalanie, przechowywanie i udostępnianie danych o pracownikach stanowi ich przetwarzanie i jest dopuszczalne tylko w określonych przypadkach. Pracodawca powinien upoważnić na piśmie pracowników zajmujących się sprawami pra- cowniczymi do przetwarzania danych osobowych (art. 37 ustawy o ochronie danych osobo- wych). Upoważnienie to sporządza się oddzielnie dla każdego pracownika i określa się w nim zakres upoważnienia do przetwarzania danych. Pracodawca powinien prowadzić ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych (art. 39 ustawy o ochronie danych osobowych). Przetwarzanie danych osobo- wych bez upoważnienia jest zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 2 lat. Ta sama kara grozi pracodawcy, który nie wyda pracownikowi zajmujące- mu się sprawami pracowniczymi stosownego upoważnienia (art. 51 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych). Pracownicy nie mogą przetwarzać danych osobowych bez pisemnego upoważnienia praco- dawcy. Przepisy prawa pracy ściśle wskazują, jakich danych pracodawca może żądać od osoby podej- mującej pracę. Pracodawca może wymagać od takiej osoby wyłącznie podania (art. 221 § 1 k.p.): ■■imienia (imion) i nazwiska, ■■imion rodziców, ■■daty urodzenia, ■■miejsca zamieszkania (adresu do korespondencji), ■■wykształcenia, ■■przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Pracodawca nie może więc żądać od kandydata do pracy innych danych, np. o stanie cywil- nym, rodzinnym itp. Żądanie od kandydata do pracy innych informacji, np. zaświadczenia o niekaralności, jest dopuszczalne tylko w sytuacji, gdy ze względu na rodzaj zatrudnienia ze- zwalają na to odpowiednie, powszechnie obowiązujące przepisy prawa, stanowiące, że okre- ślone stanowisko może objąć jedynie osoba wcześniej niekarana. W innych przypadkach żą- danie takiego zaświadczenia jest niedopuszczalne. 15
<a href="http://cyfroteka.pl/ebooki/Dokumentacja_kadrowa__Wzory_dokumentow_i_wyjasnienia-ebookRO/p02041318i020" target="_blank" title="Dokumentacja kadrowa. Wzory dokumentów i wyjaśnienia [Opracowanie zbiorowe] - KLIKAJ I CZYTAJ ONLINE" > <img src="http://cyfroteka.pl/images/BRD.png" style="border:none;background:none transparent;box-shadow:none;-webkit-box-shadow:none;-webkit-border-radius:0;border-radius:0;" alt="Dokumentacja kadrowa. Wzory dokumentów i wyjaśnienia [Opracowanie zbiorowe] - KLIKAJ I CZYTAJ ONLINE"/></a>