Source: https://www.slideshare.net/lmenini/la-memoria-digitale
Timestamp: 2017-06-27 13:21:11+00:00
Document Index: 48826000

Matched Legal Cases: ['art. 15', 'art. 3', 'art. 1', 'art. 3', 'art. 4', 'art. 5', 'art. 6', 'art. 7', 'art. 8', 'art. 58', 'art. 6', 'art. 51', 'art. 21', 'art. 67', 'art. 37', 'art. 40', 'art. 41', 'art. 42', 'art. 43', 'art. 44', 'art. 50']

Quale formazione per i nuovi archiv...
Applicazione del documento informatico nella pubblica amministrazione
Tags a4 - archivistica - multimedia
La gestione informatica dei documenti e degli archivi
Differenza tra “dato” e
 Dato = rappresentazione originaria e non interpretata di un fenomeno.
 Informazione = dato (o insieme di dati) che è stato sottoposto a un processo che lo ha reso significativo per il destinatario, e realmente importante per il suo processo decisionale presente e futuro; ha ragione di esistere solo se prodotta per essere destinata a qualcuno per qualche scopo.
 Un sistema informativo può essere definito come un insieme di elementi interconnessi che raccolgono, ricercano, elaborano, memorizzano e distribuiscono (dati per trasformarli in informazioni) per supportare le attività decisionali e di controllo di un’azienda.
L’impiego dell’ITC nella pubblica
 e­government (governo elettronico);
 Utilizzo dell’ITC, associato al cambiamento organizzativo, nella pubblica amministrazione;
 e­procurement (approvvigionamenti on line);
 Tecnologie, procedure e organizzazione che consentono di acquisire beni e servizi in modalità “on line”;
 e­commerce (commercio elettronico);
 (B2A) transazioni per via telematica tra imprese e pubblica amministrazione;
E-government 1/2
Piano d’azione italiano (2000):
 Dare ai cittadini e alle imprese la possibilità di accedere per via telematica ai servizi e alle informazioni delle pubbliche amministrazioni;
 Evitare che i cittadini siano costretti a trasmettere più volte, ad amministrazioni diverse, i dati che li riguardano;
 Promuovere l’integrazione tra i servizi di amministrazioni diverse.
Livello minimo: disponibilità su internet delle informazioni sui procedimenti amministrativi.
E-government 2/2
Quattro possibili livelli di interazione on line tra utenza e pubblica amministrazione:
 Informativo. Disponibilità on line delle informazioni necessarie per avviare la procedura che porta all’erogazione di un servizio;
 Download modulistica. Possibilità di scaricare on line i moduli necessari ad avviare la procedura che porta all’erogazione del servizio;
 Inoltro istanze. Oltre a scaricare la modulistica, avviare on line la procedura che porta all’erogazione del servizio;
 Esecuzione della transazione compresi l’eventuale pagamento e la consegna.
 Il protocollo informatico;
 La firma digitale;
 La posta elettronica certificata
 Certifica l'invio e la ricezione;
 Può essere usata sia da PA che da privati;
 Presso il CNIPA c'è un elenco dei gestori;
 I messaggi (busta + ricevute) devono essere firmati dal certificatore;
 PEC = Raccomandata AR
Costi del documento cartaceo
 Costi per il sistema Italia: > 30 mld euro > 2% PIL
 Costi diretti e indiretti
 Preparazione, trasmissione, classificazione, conservazione
 80% costi di personale
 Archivisti e protocollisti, camminatori e autisti, personale di segreteria, operatori di sportello
 20% costi diretti
 Gestione locali, costi di spedizione, materiali
“Se una cosa non è registrata nei nostri schedari vuol dire che non esiste”
L’archivista degli Archivi Jedi
(Star wars II. L’attacco dei cloni, 2002)
E' un servizio obbligatorio per la PA;
Ha il compito di registrare i documenti in entrata e in uscita;
Ogni documento, numerato, assegnato ad una determinata categoria e classe viene inserito in un fascicolo che garantisce l'organizzazione dell'archivio corrente.
 Sottosistema informativo (con un insieme di regole archivistiche) per la gestione informatica (tramite un SW che rispetti quelle regole) del protocollo e dei flussi documentali.
 La registrazione di protocollo fissa il momento di ingresso di un documento nell’archivio dell’ente.
 E’ un’operazione obbligatoria per i documenti ricevuti o spediti da una PA.
 Informazioni minime da registrare:
 Il numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
 La data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
 I dati identificativi del mittente o del destinatario, registrati in forma non modificabile;
 L’oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
 L’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica.
Servizi Timbro
o datario
Fax Timbro
datario D
D Timbro Rilascio
datario ricevuta
Utente a mano
Ricezione dei documenti cartacei
Verifica Classificazione MSG D
firma e Protocollazione
e­mail Non OK Documento
istituzionale ricevuto
SI Errore NO
MSG Trasmissione D
e­mail Notifica di
certificata eccezione
Ricezione dei documenti informatici
D Classificazione Scansione
e assegnazione (opzionale)
Titolario Inoltro agli
di archivio uffici
classificati D
Classificazione e protocollazione
NO Apertura D Valutazione Pratica in corso fascicolo
Seleziona F
Istruttore F
D Classificazione e
Documenti cartacei Documenti informatici
Affrancatura e MSG Messaggio
 È una cosa materiale;
 Sulla quale sono impressi, in modo stabile, dei segni rappresentativi di un fatto, una realtà;
 Di cui si vuole serbare memoria.
 Deve essere leggibile e comprensibile (proprio perché viene prodotto per avere memoria di atti o fatti);
 Deve avere efficacia probatoria.
Elementi costitutivi un documento
Il documento è una cosa artificiale, prodotta dall’uomo con un processo formativo che richiede tempo e può comprendere più fasi e coinvolgere più soggetti.
 L’autore è l’individuo o l’ente responsabile del contenuto intellettuale del documento;
 Lo scrittore è colui che materialmente redige il testo e quindi è responsabile dell’articolazione del contenuto;
 Il sottoscrittore è la persona fisica che se ne assume la paternità e ne sancisce l’autenticità, eventualmente rappresentando un organo pubblico, un’impresa o un’altra persona giuridica.
Un documento è autentico quando è integro, riconducibile con certezza al suo autore, originale o conforme all’originale.
Un documento deve sempre essere localizzato cioè prodotto in un determinato luogo e in una data certa.
quattro pilastri:  protocollo informatico,  firma digitale,  posta elettronica certificata,  archiviazione.
Il documento informatico è al centro dell’intero impianto normativo del Codice della PA digitale. Non si può avere una PA veramente “digitale” senza che la la formazione, trasmissione e conservazione della documentazione amministrativa sia realizzata interamente in forma elettronica.
I quattro pilastri del
procedimento informatizzato
La firma digitale 1/2
 Argomento complesso e controverso.
 Due tipi di sottoscrizione:
 Firma elettronica: è la forma più “leggera”, equivalente a tante pratiche di autenticazione già adottate in rete, come la semplice password, il PIN, il riconoscimento biometrico (iride, impronta digitale), lo stesso invio di posta elettronica. Quindi senza una certificazione accreditata.
 Firma digitale: La firma digitale vera e propria (o firma elettronica qualificata) ha invece l’efficacia della “scrittura privata”. L’utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che sia data prova contraria. Pertanto essa serve a conferire piena efficacia ai documenti informatici ed alle loro copie, secondo le prescrizioni del codice civile sulle copie degli atti. Le copie così sottoscritte sostituiscono anzi gli originali, ad ogni effetto di legge, e così è possibile rinunciare completamente a tutte le forme di validazione che sono legate alla carta: firma autografa, sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere.
La firma digitale 2/2
La firma digitale è strettamente personale, e deve riferirsi in maniera univoca ad una sola persona, la quale deve custodirne il dispositivo con diligenza, per evitare furti, smarrimenti o anche solo danneggiamenti. Per la sua generazione, serve un “certificato qualificato”, il quale viene fornito da un certificatore accreditato presso il CNIPA. Concretamente, questa tecnologia si basa su un sistema di cifratura a doppia chiave, costituito da una chiave privata ­ custodita all’interno di una carta dotata di microchip, assieme ai dati del titolare ­ e da una chiave pubblica, liberamente accessibile. Nel momento in cui c’è una trasmissione di documenti, mittente e destinatario possono verificare l’identità reciproca, grazie all’utilizzo delle rispettive chiavi, poiché lo scambio riesce solo se si combinano chiave pubblica e chiave privata di ciascuno.
Firma autografa e firma
Legata al documento attraverso il Legata indissolubilmente al contenuto supporto fisico del documento
Verifica diretta e soggettiva (attraverso Verifica indiretta e oggettiva (tramite il campione) una terza parte fidata)
Facilmente falsificabile, ma il falso è Non falsificabile senza conoscere il riconoscibile segreto, ma falso irriconoscibile
Deve essere autentica per impedire il Ripudio impossibile
L’evoluzione normativa: dal Regio Decreto ….
Al Codice dell’Amministrazione digitale
 Regio decreto 1 gennaio 1806
venivano date le seguenti istruzioni ai vice Prefetti del Regno d’Italia:
“Due oggetti, principalmente, sono indispensabili per regolare l’andamento di
qualunque ufficio:
Un registro dal quale si possa facilmente ed in ogni momento rilevare l’insinuazione e
l’evasione di ogni affare;
Un deposito di tutte le carte nel quale, siano custodite con sicurezza e con un ordine
tale per cui in ogni occorrenza possano essere prontamente ritrovate”.
“Sono inoltre persuaso che ciascun viceprefetto, conoscerà quanto l’osservanza delle presenti istruzioni debba riuscire opportuna e vantaggiosa per rendere più celere e, insieme, più ordinata l’evasione degli affari”
“Dovrà quindi essere loro cura di esaminare tutto il protocollo e l’indice per riconoscere che non siano lasciate lacune nell’uno e nell’altro caso, inoltre dovrà visitare frequentemente l’archivio ….”  Regio decreto 25 gennaio 1900
Approvazione del regolamento per gli Uffici di registratura e di archivio delle
Legge 15 marzo 1997, n. 59 (art. 15) Atti e documenti digitali
“Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici e telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di .
legge ”
Dal Testo unico …
Il DPR 445/2000 stabilisce che
tutte le amministrazioni pubbliche debbano dotarsi di sistemi
informatici finalizzati alla gestione del protocollo informatico e
di gestione documentale per l’automazione dei procedimenti
dalla Delibera n. 11/2004 …
 Conservazione sostitutiva di documenti informatici (art. 3)
Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici, anche sottoscritti ( … ) avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.
… al Codice dell'amministrazione digitale
 Le PP.AA. (art. 1, comma 2, D. Lgs. 165/2001)
 I privati
 I gestori di servizi pubblici
 Diritto all’uso delle tecnologie (art. 3)
 Diritto all’accesso e all’invio di documenti digitali (art. 4)
 Diritto ad effettuare qualsiasi pagamento in forma digitale (art. 5)
 Diritto a ricevere qualsiasi comunicazione pubblica per e­mail (art. 6)
 Diritto alla qualità del servizio e alla misura della soddisfazione (art. 7)
 Diritto alla partecipazione (art. 8)
 Diritto a trovare on­line tutti i moduli e i formulari validi e aggiornati (art. 58)
 La posta elettronica certificata – PEC (art. 6 e art. 51)
 La firma digitale (art. 21)
 I siti Internet della PA (artt. 56 ­57)  Le carte elettroniche (art. 67)
 I documenti informatici:
 La gestione informatica dei procedimenti (art. 37)
 Formazione di documenti informatici (art. 40)
 Procedimento e fascicolo informatico (art. 41)
 Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni (art. 42)
 Riproduzione e conservazione dei documenti (art. 43)
 Requisiti per la conservazione dei documenti informatici (art. 44)
 La trasmissione informatica dei documenti (art. 50 e segg.)
La gestione documentale comprende l'insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato; essa è effettuata mediante sistemi informativi autorizzati 38.
Il protocollo informatico e la gestione documentale rappresentano gli strumenti cardine per il raggiungimento degli obiettivi prefissati dal legislatore
Infatti debbono consentire la gestione del documento dal momento in cui questo si origina al momento in cui viene distrutto “Ciclo di Vita del documento”
Ciclo di vita del documento Gestione del Gestione del
documento fascicolo
Sistema di protocollo e gestione documentale Sottofascicoli,
Conservazione dossier
documenti, fascicoli
e procedimenti
 Archivio corrente: raccolta di tutta la documentazione a supporto corrente
delle attività correnti.
 Archivio di deposito: raccolta di quei documenti che non sono più Archivio di deposito
utilizzati per la gestione corrente delle attività, ma mantengono la propria rilevanza a fini legali, giuridici ed operativi per l’arco temporale definito dal massimario di selezione e scarto.
 Archivio storico: raccolta di documenti conservati in funzione del storico
proprio valore storico e che, pur avendo esaurito la rilevanza giuridica o amministrativa risultano o sono ipotizzati utili come possibile supporto alla ricerca, oltre a rappresentare un insostituibile patrimonio informativo e, in alcuni casi, un bene culturale per l’Impresa, per l’Ente o per la Comunità.
La gestione archivistica : Titolario di Classificazione  Una buona gestione documentale si basa su un titolario di classificazione che può definire per ogni foglia dell’albero le regole di trattamento e conservazione della tipologia di documenti rappresentati
 Il Dipartimento degli Archivi del Ministero di Beni Culturali, in collaborazione tra le sovraintendenze locali e gli enti pubblici locali e centrali, ha prodotti i titolari per diverse tipologie di enti pubblici  Il Centro di competenza per il protocollo e la gestione documentale del CNIPA ha prodotto il manuale di gestione che, in collaborazione del suddetto Dipartimento, tratta la problematica di conservazione e riporta i titolari citati 42.
Archiviazione sostitutiva  ai sensi della delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004
 Ai sensi delle norme sulla conservazione dei documenti emanate dal Dipartimenti degli archivi dei Beni Culturali I documenti registrati, all’atto del protocollo, possono essere riversati su supporto non riscrivibile