Source: http://www.e-commerce-magazin.de/fachartikel/die-neuen-anforderungen-der-finanzbehoerden-die-e-mail-speicherung-nach-dem-gobd
Timestamp: 2016-07-29 15:59:23
Document Index: 19039421

Matched Legal Cases: ['§ 238', '§ 257', '§ 240', '§ 242', '§ 242', '§ 242']

Die neuen Anforderungen der Finanzbehörden an die E-Mail-Speicherung nach dem GoBDDas Bundesministerium der Finanzen hat am 14. November 2014 die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht.
Handelsbücher sind die Bücher, welche zu führen der Unternehmer nach § 238 HGB verpflichtet ist. Diese sollen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ersichtlich zu machen.Handelsbriefe sind nach § 257 II HGB Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen dazu gehören z.B. Offerte, Annahme, Mängelrüge. Empfangene Handelsbriefe sind im Original zu archivieren. Weiterhin sind Wiedergaben der abgesendete Handelsbriefe zu archivieren. Die Archivierung kann als Kopie, Abdruck oder Abschrift aber auch auf anderen Datenträgern in Bild oder Schrift gestaltet werden. Nicht abgesendete Handelsbriefe sind nicht zu archivieren.Geschäftsbriefe umfassen alle Mitteilungen über geschäftliche Angelegenheiten nach außen. Dazu gehören alle Handelsbriefe s.o. Der weitere Begriff des Geschäftsbriefes umfasst aber auch Postkarten, Telebriefe, Faxe, Telegramme, Fernschreiben und E-Mail im Gegensatz zum Handelsbrief, welcher nur Schriftstücke erfasst.Das Inventar ist das genaue Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden mit Angabe ihrer Werte, § 240 I HGB.Die Bilanz ist der für den Schluss eines Geschäftsjahres das Verhältnis des Vermögens und der Schulden darstellende Abschluss. Hier werden die Aktiva und die Passiva gegenübergestellt, § 242 I, 247 HGB.Der Jahresabschluss besteht aus der Bilanz nach § 242 I HGB und der Gewinn- und Verlustrechnung nach § 242 II HGB.Alle genannten Dokumente sind zu archivieren. Daher fallen unter archivierungspflichtige Unterlagen als Geschäftsbrief jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, also z.B. Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Werden diese als E-Mail versendet müssen sie auch in dieser Form aufbewahrt werden.
Dokumentation der programminternen Vorschriften zur Generierung der Buchungen,Nachweis, dass die in der Dokumentation enthaltenen Vorschriften einem autorisierten Änderungsverfahren unterlegen haben,Nachweis der Anwendung des genehmigten Verfahrens undNachweis der tatsächlichen Durchführung der einzelnen Buchungen.5. Folgen unzureichender Archivierung
Autorin: Simone Rosenthal (im Bild), Rechtsanwältin, Schürmann Wolschendorf Dreyer Neuen Kommentar schreiben
Datum: 28.04.2015 Artikel bewerten: Bewertung auswählenMit 1/5 bewertenMit 2/5 bewertenMit 3/5 bewertenMit 4/5 bewertenMit 5/5 bewerten