Source: https://www.agr.gc.ca/fra/a-propos-de-notre-ministere/bureaux-et-emplacements/acces-a-linformation-et-protection-des-renseignements-personnels-agriculture/rapport-annuel-au-parlement/rapport-annuel-au-parlement-sur-lapplication-de-la-loi-sur-la-protection-des-renseignements-personnels/?id=1582830300850
Timestamp: 2020-08-06 01:51:05+00:00
Document Index: 113800652

Matched Legal Cases: ["l'article 72", "l'article 10", "l'article 26", "l'article 73", "l'article 51", "l'article 51"]

Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels - Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC)
Rapport annuel au Parlement sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels - 1 avril 2018 – 31 mars 2019
Interprétation et tendances du Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Plaintes, enquêtes et vérifications relatives à la protection des renseignements personnels
Politiques, lignes directrices, procédures et obligations relatives à la protection des renseignements personnels
Divulgations faites en vertu de l'alinéa 8(2)(m)
Instrument de délégation des pouvoirs : Annexes A et B
Rapport statistique Annexe C
Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) présente au Parlement son Rapport annuel sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la « Loi ») pour l'exercice financier 2018-2019 (1er avril 2018 au 31 mars 2019). Le présent rapport est préparé et déposé conformément à l'article 72 de la Loi.
La Loi vise à protéger la vie privée des personnes concernant leurs renseignements personnels détenus par les institutions fédérales et à leur accorder un droit d'accès à ces renseignements.
Conformément aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), le présent rapport fournit un aperçu des activités du Ministère dans l'administration de ses responsabilités conférées par la Loi. Le présent rapport devrait être examiné en parallèle avec le Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information 2018-2019 d'AAC, qui est déposé séparément.
Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est le point central pour le traitement des demandes d'accès à l'information et la protection des renseignements personnels à AAC. Au cours de l'exercice 2018-2019, AAC a répondu à toutes les demandes officielles liées à la protection des renseignements personnels qu'il a reçues dans les délais prescrits.
Le Ministère s'est engagé à protéger les renseignements personnels en sa possession et reconnaît que cela est une nécessité pour préserver la confiance du public et des employés envers le gouvernement. AAC continue d'exercer une gestion proactive des renseignements personnels en échangeant régulièrement avec son Bureau de l'AIPRP et en ayant recours à des pratiques efficaces d'évaluation des risques.
Le Bureau de l'AIPRP est le point central pour l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels à AAC. Ses principales responsabilités sont les suivantes :
assurer le traitement rapide de toutes les demandes touchant l'AIPRP;
fournir aux cadres supérieurs et à tout le personnel du Ministère des conseils et un encadrement sur les questions touchant l'AIPRP, y compris les pratiques exemplaires en matière de protection des renseignements personnels, et offrir de la formation et des séances de sensibilisation afin de favoriser l'adoption d'une approche uniforme dans tout le Ministère;
représenter AAC dans ses échanges et négociations avec des intervenants externes, notamment avec d'autres ministères, des tierces parties, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), les commissaires à l'information et à la protection de la vie privée du Canada et le grand public;
procéder à l'examen de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP);
rédiger les rapports annuels au Parlement et tenir à jour le chapitre d'Info Source qui est consacré au Ministère;
Le Bureau de l'AIPRP relève du directeur général (DG) des Services des communications, sous l'autorité de la sous-ministre adjointe (SMA) de la Direction générale des affaires publiques (DGAP). La SMA de la DGAP fournit l'appui et le leadership de la haute direction, et agit à titre de championne de la protection des renseignements personnels du Ministère.
L'équipe comprend des analystes des politiques sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, qui jouent un rôle crucial auprès du Ministère pour assurer le maintien de la conformité et l'atténuation des risques. Onze postes sont attribués au Bureau :
Analystes principaux de l'AI (3)
Analyste des politiques sur la PRP (1)
L'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet au ministre d'AAC de déléguer les tâches, les fonctions et les pouvoirs attribués par la Loi.
En ce qui touche l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels , les pouvoirs sont délégués à la SMA, Direction générale des affaires publiques, au DG, Services de communications, et au directeur de l'AIPRP, qui sont ainsi investis du plein pouvoir d'approuver les exceptions invoquées et les documents à communiquer en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels , conformément au nouvel instrument de délégation des pouvoirs approuvé par la ministre en juillet 2019. Le DG et le directeur de l'AIPRP sont également autorisés à trancher d'autres questions liées à la protection des renseignements personnels, notamment en ce qui concerne la communication de renseignements personnels sans le consentement de l'individu concerné, en application du paragraphe 8(2) de la Loi, et l'enregistrement de nouveaux fichiers de renseignements personnels, conformément à l'article 10. Certaines fonctions administratives sont aussi déléguées aux gestionnaires de l'AIPRP afin d'améliorer l'efficacité du traitement des demandes.
L'instrument de délégation des pouvoirs pour l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels figure aux annexes A et B du présent rapport.
5. Interprétation et tendances du Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Des rapports statistiques annuels sur l'administration de la Loi ont été préparés pour la première fois en 1983. Depuis 2011-2012, les institutions fédérales remplissent des formulaires de rapport statistique plus détaillés sur l'administration de la Loi, conformément aux directives du SCT. Le rapport statistique détaillé de 2018-2019 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l'annexe C.
Demandes touchant la protection des renseignements personnels reçues et traitées
Le Bureau de l'AIPRP a reçu 27 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2018-2019. Par rapport à l'exercice précédent, ce chiffre représente une diminution de 20 % du nombre total de demandes reçues liées à des renseignements personnels. Malgré cette baisse, le nombre de pages traitées en 2018-2019 a plus que doublé par rapport à la même période l'an passé, pour atteindre un total de 19 239 pages traitées. De ce nombre, 15 476 ont été communiquées intégralement ou en partie.
Les graphiques qui suivent donnent un aperçu des tendances relatives au nombre de demandes traitées par AAC au cours des quatre derniers exercices.
La description de l'image ci-dessus
Tendances du traitement des demandes de renseignements personnels
2015-2016 7 193 6 533
2016-2017 2 799 2 692
2017-2018 9 243 8 711
2018-2019 19 239 15 476
Le rapport statistique présenté en annexe fournit des détails concernant les types d'exceptions appliquées aux renseignements contenus dans les dossiers pour les demandes achevées. L'exception qui a le plus souvent été utilisée par AAC durant l'exercice est celle prévue à l'article 26 (renseignements personnels concernant une personne autre que celle qui fait la demande).
En vertu de la Loi, les délais de traitement des demandes de communication peuvent être prorogés pour 30 jours dans des cas précis, notamment en raison du volume élevé de documents associés à une demande ou s'il faut consulter d'autres ministères.
Pour la période considérée, les délais de quatre demandes ont été prorogés pour une période maximale de 30 jours à des fins de consultation ou en raison du volume élevé de documents à examiner.
Aux termes de la Loi, AAC doit également participer à des consultations avec d'autres institutions fédérales pour formuler des recommandations relatives à la communication de renseignements susceptibles de présenter un intérêt pour le Ministère.
Aucune demande de consultation n'a été reçue d'autres institutions durant la période visée par le rapport.
Personne n'a demandé de correction de ses renseignements personnels, ni n'a exigé la mention de corrections en vertu du paragraphe 12(2) de la Loi.
6. Plaintes, enquêtes et vérifications relatives à la protection des renseignements personnels
Aucune plainte n'a été reçue concernant les obligations légales d'AAC. Aucune enquête ni vérification n'a été réalisée.
En mai 2014, le SCT a mis à jour ses Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée pour refléter les modifications qui ont été apportées à la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée . Conformément aux nouvelles lignes directrices et à la directive, les ministères doivent désormais déclarer au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et au SCT toute atteinte substantielle à la vie privée. Aux termes des lignes directrices, les atteintes dites « substantielles » concernent les renseignements personnels sensibles et « […] pour lesquelles il sera raisonnable de croire qu'un dommage ou un préjudice grave pourrait être causé à une personne, ou implique un nombre élevé de personnes touchées ».
Aucune atteinte substantielle à la vie privée n'est rapportée pour la période concernée.
8. Politiques, lignes directrices, procédures et obligations relatives à la protection des renseignements personnels
Le Bureau de l'AIPRP met à jour ses politiques, lignes directrices et procédures, au besoin, pour assurer la conformité aux exigences législatives et autres, et pour aider les employés à gérer les renseignements personnels.
En outre, durant la période visée par le rapport, le Bureau de l'AIPRP a continué à jouer un rôle actif en soutenant les employés d'AAC dans la gestion efficace des renseignements personnels sous la garde du Ministère. Dans le cadre de processus bien définis, des clients d'AAC ont sollicité de façon constante les conseils du Bureau de l'AIPRP sur diverses questions liées à la protection des renseignements personnels. Les membres du Bureau de l'AIPRP ont également participé à des groupes de travail clés afin de contribuer de façon proactive à des initiatives ministérielles et interministérielles. Voici un aperçu des efforts déployés par le Bureau de l'AIPRP au cours de l'exercice :
Il a examiné 21 énoncés de sensibilité pour formuler des recommandations sur la tenue d'Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) ou sur l'instauration de protocoles concernant la protection des renseignements personnels pour tous les projets qui touchent l'adoption de technologies nouvelles ou améliorées.
Conformément à la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor, il a examiné les présentations au Conseil du Trésor liées aux nouveaux programmes afin de déterminer si une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est requise.
Il a rédigé ou a évalué des énoncés de confidentialité pour le Ministère.
Il a fourni des conseils à des clients sur des questions liées à la protection des renseignements personnels relevant des articles 4 à 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels , à leur demande.
Il a examiné des questions écrites adressées au Parlement et d'autres documents pouvant être visés par la Loi sur la protection des renseignements personnels avant leur publication ou leur divulgation.
Il a contribué à la réalisation de la mise à jour d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.
Il a participé à titre de membre aux réunions du Groupe de travail sur la sécurité ministérielle d'AAC; ces rencontres étaient une bonne occasion pour nos deux secteurs d'échanger sur les questions touchant à la fois la protection des renseignements personnels et la sécurité.
Il a examiné un total de 29 demandes et enquêtes relatives à la protection des renseignements personnels.
9. Formation sur l'AIPRP
Des cours sont offerts aux nouveaux employés et aussi aux unités des directions générales lorsqu'elles en font la demande. Le Bureau de l'AIPRP offre également une formation spécialisée aux directions générales qui participent à la collecte et au traitement des renseignements personnels requis pour appuyer divers programmes ministériels, afin de s'assurer qu'elles comprennent leurs responsabilités à l'égard de la protection des renseignements personnels. En outre, d'autres séances ont été élaborées dans le contexte du Programme de recrutement et de perfectionnement de professionnels en administration (PRPPA) afin de donner un aperçu général des responsabilités du personnel de soutien administratif chargé d'aider les cadres supérieurs à préparer les demandes d'AIPRP. Des séances de formation générales ont également été offertes à la haute gestion dans le cadre de présentations faites devant des comités de gestion des directions générales.
AAC utilise un système automatisé pour surveiller le traitement opportun des demandes liées à la protection des renseignements personnels. Cet outil de gestion du flux de travail retrace toutes les mesures prises et les dates d'échéance, conserve en mémoire les dossiers pertinents devant être examinés, tient des listes de contrôle, facilite l'utilisation de modèles standard, permet d'effectuer des recherches approfondies en vue de faciliter les analyses et génère des rapports d'étape et des rapports statistiques.
Le Bureau de l'AIPRP a tenu les cadres supérieurs informés de l'état d'avancement du traitement des demandes liées à la protection des renseignements personnels selon le strict principe du « besoin de savoir ».
11. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
AAC effectue des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et réalise des protocoles de protection de la vie privée pour évaluer les risques inhérents à la gestion des renseignements personnels dans les initiatives ou les programmes d'AAC, qu'ils soient nouveaux ou déjà en place, qui utilisent des renseignements personnels à des fins administratives.
Une ÉFVP a été mise à jour durant la période de rapport pour le Programme Agri-stabilité.
Les résumés des ÉFVP qui ont été réalisées sont publiés sur la page du bureau de l'accès à l'information et protection des renseignements personnels du Ministère.
12. Divulgations faites en vertu de l'alinéa 8(2)m)
En vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi, dans certains cas précis, des renseignements personnels peuvent être communiqués sans le consentement de l'individu concerné. Pour la période du rapport, aucune communication de renseignements en vertu de l'alinéa 8(2)m) n'a été faite.
Pour conclure, soulignons qu'AAC respecte à la lettre l'esprit de la Loi. Le Ministère continuera de déployer des efforts soutenus pour garantir la protection des renseignements personnels sur ses employés et sur le public qu'il a en sa possession.
Annexe A : Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels — Agriculture et Agroalimentaire Canada
En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels , la ministre de l'Agriculture et Agroalimentaire délègue aux titulaires des postes du ministère mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire les-dits postes, à exercer les pouvoirs et exécuter les tâches et attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, investie par les articles de la Loi mentionnées dans la liste en regard de chaque poste. Le présent décret de délégation remplace et annule tout décret antérieur.
Date : le 29 juillet 2019
Nom : Ministre de l'Agriculture et Agroalimentaire Canada
Annexe B — Délégation de pouvoir en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Directeur général, Services des communications
Directeur, AIPRP et Service de traduction
8(2)(j) Communiquer des renseignements personnels pour fins de recherche ou de statistique. X X X -
8(2)(m) Communiquer des renseignements personnels pour des raisons d'intérêt public ou lorsque l'individu concerné en tirerait un avantage certain. X X X -
8(4) Conserver une copie des demandes effectuées par des organismes d'enquête. X X X -
8(5) Donner au Commissaire à la protection de la vie privée un avis écrit de la communication des renseignements personnels pour des raisons d'intérêt public. X X X -
9(1) Faire un relevé des usages qui ne figurent pas dans InfoSource et joindre ce relevé aux renseignements personnels en cause. X X X -
9(4) Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée de l'usage compatible des renseignements personnels et mettre à jour le répertoire. X X X -
10 Verser les renseignements personnels dans les fichiers de renseignements. X X X -
14 Aviser par écrit le requérant et donner communication du document. X X X X
15 Proroger le délai et en aviser le requérant. X X X -
17(2)(b) Décider s'il y a lieu de traduire un document, ou s'il faut fournir les services d'un interprète. X X X X
17(3)(b) Communication sur support de substitution X X X X
18(2) Refuser la communication des renseignements personnels contenus dans un fichier inconsultable. X X X -
19(1) Refuser la communication des renseignements personnels obtenus confidentiellement d'un autre gouvernement. X X X -
19(2) Donner la communication des renseignements personnels seulement si la divulgation est autorisée par l'autre gouvernement. X X X -
20 Refuser la communication des renseignements personnels en vertu des affaires fédérales-provinciales. X X X -
21 Refuser la communication des renseignements personnels en vertu des affaires internationales et de la défense. X X X -
22 Refuser la communication des renseignements personnels relatifs à une/des enquête(s). X X X -
22.3 Exception - Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles. X X X -
23 Refuser la communication des renseignements personnels relatifs à des enquêtes de sécurité. X X X -
24 Refuser la communication des renseignements personnels d'individus condamnés pour une infraction. X X X -
25 Refuser la communication de renseignements personnels pouvant nuire à la sécurité d'individus. X X X -
26 Refuser la communication des renseignements personnels concernant un autre individu. X X X -
27 Refuser la communication des renseignements personnels protégés en vertu du secret professionnel des avocats. X X X -
28 Refuser la communication des renseignements personnels contenus dans des dossiers médicaux. X X X -
33(2) Présenter des observations au Commissaire à la protection de la vie privée, au cours d'une enquête. X X X -
35(1) Donner avis des mesures prises pour la mise en œuvre des recommandations du Commissaire à la protection de la vie privée. X X X -
35(4) Donner la communication des renseignements personnels au plaignant selon la recommandation du Commissaire à la protection de la vie privée. X X X -
36(3) Recevoir des rapports préparés par le Commissaire à la protection de la vie privée sur les enquêtes sur les fichiers inconsultables. X X X -
37(3) Recevoir un rapport préparé par le Commissaire à la protection de la vie privée sur les enquêtes de conformité. X X X -
51(2)(b) Demander que les recours visés dans l'article 51 aient lieu dans la région de la Capitale nationale. X X X -
51(3) Demander et avoir le droit de présenter des arguments au cours des auditions décrit dans l'article 51. X X X -
72(1) Préparer le rapport annuel pour présentation au Parlement. X X X -
9 Fournir des installation convenables et fixer un moment qui convienne à l'institution et à l'individu pour examiner les renseignements personnels X X X -
11(2) Avis que les corrections demandées ont été effectuées. X X X -
11(4) Avis que les corrections demandées ont été refusées. X X X -
13(1) Le cas échéant, autoriser la communication des renseignements personnels concernant l'état physique ou mental d'un individu à un médecin ou à un psychologue en situation légale d'exercice, afin que celui-ci puisse donner son avis quant à savoir si la prise de connaissance de ces renseignements par l'individu lui porterait préjudice. X X X -
14 Le cas échéant, communiquer les renseignements à l'individu en la présence d'un médecin ou d'un psychologue en situation légale d'exercice. X X X -
Rapports statistiques - Annexe C
1.1 Reçues pendant la période d'établissement de rapport et en suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 27
Total – demandes 29
1.2 Fermées pendant la période d'établissement de rapport et reportées à la prochaine période d'établissement de rapport
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 27
Total - Total – demandes 29
2.1 Disposition des demandes
Délai de traitement 31 à 60 jours
Total - Délai de traitement
Communication partielle 2 10 5 0 0 0 0 17
Aucun document n'existe 4 1 0 0 0 0 0 5
Demande abandonnée 3 0 0 0 0 0 0 3
Total - disposition des demandes 10 12 5 0 0 0 0 27
Communication partielle 4 13 0
Total - disposition 6 13 0
Communication totale 11 11 2
Communication partielle 19 228 15 465 17
Total - disposition des demandes 19 239 15 476 22
Communication totale 2 11 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 5 107 8 1 689 2 1 146 0 0 2 12 523
Total - disposition 10 118 8 1 689 2 1 146 0 0 2 12 523
Motif principal : External Consultation
Motif principal : Autre
Total - Nombre de demandes
Total - nombre de jours de retard 0 0 0
Total - Acceptées et refusées
Total - disposition des demandes de correction reçues 0
15(a)(ii) Consultation - Article 70
15(a)(ii) Consultation - Autres
Communication partielle 4 0 0 0
Total - disposition des demandes où le délai a été prorogé 4 0 0 0
16 à 30 jours 4 0 0 0
Total - durée des prorogations 4 0 0 0
Reçues pendant la période d'établissement de rapport et en suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente
Fermées pendant la période d'établissement de rapport et reportées à la prochaine période d'établissement de rapport
Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation - 1 à 15 jours
Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation - 16 à 30 jours
Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation - 31 à 60 jours
Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation - 61 à 120 jours
Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation - 121 à 180 jours
Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation - 181 à 365 jours
Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation - plus de 365 jours
Total - Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
Total - recommandation 0 0 0 0 0 0 0 0
De 101 à 500 pages traitées - Nombre de demandes
De 101 à 500 pages traitées - Pages communiquées
Total - nombre de jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Nombre d'Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée terminées : 0
Salaires 271 216 $
Biens et services 79 874 $
Biens et services - Contrats de services professionnels 59 846 $
Biens et services - Autres 20 028 $
Total - dépenses 351 090 $
Employés à temps plein 3,36
Experts-conseils et personnel d'agence 0,21
Total - ressources 3,57