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Timestamp: 2017-05-30 00:26:29
Document Index: 20873048

Matched Legal Cases: ['Artículo 8', 'Artículo 15', 'Artículo 20', 'Artículo 23', 'Artículo 27', 'Artículo 63', 'Artículo 70', 'Artículo 71', 'Artículo 72', 'Artículo 74', 'Artículo 95', 'Artículo 21', 'ARTÍCULO 21', 'Artículo 21', 'Artículo 19', 'Artículo 23', 'Artículo 74']

GESTION DOCUMENTAL GI by AURA SANCHEZ - issuu
TALLER DE CONSULTA E INVESTIGACIONAURA MARIA SANCHEZ TRUJILLOUNIVERSIDAD DEL QUINDIOCIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICAGESTION DOCUMENTAL GI
2011TALLER DE CONSULTA E INVESTIGACIONAURA MARIA SANCHEZ TRUJILLOLUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA DOCUMENTACION,
BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA.UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
GESTION DOCUMENTAL GI
2011CONSULTA E INVESTIGACION1. Construya su propio concepto de Archivo, Documento y Documento de
Archivo a partir de la definición que da el AGN.•ARCHIVO: Es el conjunto de documentos, pueden estar en
diferentes soportes, diferentes fechas y distintos materiales, los
cuáles se acumulan por proceso natural, por entidades públicas,
por el tiempo que se encuentra activa o tiene de vida de la entidad
o persona estos se encuentran en orden como se van generando
los documento para conservar la historia o memoria de estas
entidades o personas que lo generan.•DOCUMENTO: Es el soporte más importante de información ya
que este tiene todas las características, hechos y situación.•DOCUMENTO DE ARCHIVO: Es el registro de información
recibida o producida por una entidad pública o privada en razón de
sus actividades o funciones.2. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los
documentos.Constitución Política de Colombia.
Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas
culturales y naturales de la Nación”.
Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y
familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las
archivos de entidades públicas y privadas.
Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su
pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial,
y la de fundar medios masivos de comunicación”.
rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.
Artículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a
las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta
privadas para garantizar los derechos fundamentales”.
Artículo 27. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje,
investigación y cátedra”.
Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras
Artículo 70. ”El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la
cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la
educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional
en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional”.
Artículo 71. “La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres.
Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias
y, en general, a la cultura...”.
Artículo 72. “El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del
Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la
identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e
imprescriptibles.Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos
públicos salvo los casos que establezca la ley”.
Artículo 95. “Toda persona esta obligada a cumplir la Constitución y las leyes.3. ¿Cuál es la Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?Ley 594 de julio 14 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General
Archivos y se dictan otras disposiciones.4. ¿Qué dice La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de
Documentos, Artículo 21?TITULOV
GESTION DE DOCUMENTOSARTÍCULO 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas
deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar
el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán
observarse los principios y procesos archivísticos.5. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto
que emite el Archivo General de la Nación.•GESTION DOCUMENTAL: Abarca el ciclo de vida completo de los
documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se da a
los documentos desde que se producen o reciben en las distintas
unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en
función de su valor testimonial o histórico.6. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión
Un programa de gestión de documentos tiene como objeto dar un manejo
ordenado y eficiente en el flujo de información, que resuelva los problemas y
ayude a tomar decisiones. Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos
 Buscar la racionalización y control de la producción documental,
basándose en los procedimientos archivísticos, con el fin de evitar la
producción de documentos innecesarios o que documentos que no lo
ameriten sean conservados por más tiempo del necesario o el
 Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de
 Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida,
 Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización
como verdaderas unidades de información útiles no solo para la
administración sino también para la cultura.En cumplimiento de lo anterior, un sistema de información para el Programa de
Gestión Documental, debe concebirse desde su inicio como un sistema integral
que se ajuste conceptualmente a los principios archivísticos y a los objetivos de
dicho programa. Es por ello que no obstante, por desigual desarrollo
tecnológico, se recomienda que la metodología utilizada para el desarrollo o
adecuación del sistema de información, involucre y surta una etapa de análisis ydiseño conceptual del sistema integral, acorde con los parámetros y normas
archivísticas y en caso de automatizar el sistema, se determine y adopte la
plataforma tecnológica adecuada de conformidad con los alcances del proyecto.
.7 ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa
de Gestión Documental?Para realizar un programa de gestión de documentos se enmarca dentro del
concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como la producción,
recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final
de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la
obligación de la elaboración y adopción de las Tablas de Retención
Documental, instrumento archivístico que identifica para cada entidad, de
acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce,
recibe y debe conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la
función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como
elementos fundamentales de la administración pública, agentes dinamizadores
de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informativos.La Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21.
deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el
uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse
los principios y procesos archivísticos” y en el Artículo 19 “las entidades del
Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y
conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico,
informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes
requisitos: a) Organización archivística de los documentos. b) Realización de
estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos
como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la
soportes así como el funcionamiento razonable del sistema.”8. Mencione por qué es importante y cuáles son las ventajas que produce la
implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.
La aplicación de un programa de gestión documental permite un incremento
exponencial de la productividad empresarial, ya que facilita la ubicación y el
manejo de la información además que reduce en gran medida, el exceso de
documentos que generalmente se conservan en las organizaciones y que no
son importantes para la misma.
 Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos. Reducción de los costes de archivado Reducción de la recuperación de un documento. Acceso concurrente a un documento. Mejora de atención a los clientes. Reducción de costes legales. Reducción de costes de acceso a la documentación. Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental
específicos. Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.
9. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión
Documental” en su marco Legal dice que “Para que el Programa de Gestión
Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la
entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad,
y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a
la entidad.” A partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su
enunciado y haga a cada una su explicación.
NORMAEXPLICACIONCircular AGN No. 2 de 1997. Son
Parámetros a tener en cuenta para implementación y cambios en los
archivos públicos sobre los avances
en los archivos públicos.
tecnológicos que se den a los
archivos.Constitución política de Colombia
Artículo 23. “Toda persona tiene
respetuosas a las
autoridades por motivos de interés
general o particular y a obtener pronta
privadas para garantizar los derechos
fundamentales”.Es el derecho que tenemos los
ciudadanos acceder a la información.Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Fue la ley con la que se creo e inicio
Archivo General de la Nación, se el archivo general de la nación y el
el Sistema Nacional de Archivos y se sistema nacional de archivos quienes
son los encargados de la creación y
Artículo 74. Todas las personas tienen El derecho que tiene el ciudadano
derecho a acceder a los documentos
acceder al ala información publica
Públicos salvo los casos que establezca
teniendo en cuenta que hay unos caso
con excepción por que es información
que solo sabrá el gobierno o la
manejara.Ley 594 de 2000. Por medio de la cual Esta es la ley que rige en este
se dictara la Ley General de Archivos y momento y la mas importante para la
organización de un archivo en
entidades privadas y publicas.10. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental
(TRD) y cuáles son sus etapas.
Dada la importancia de las Tablas de Retención Documental como un elemento
indispensable en la Gestión documental y por ser un instrumento archivístico
esencial que permite la racionalización de la producción documental y la
central, e histórico de las entidades, éstas deberán se elaboradas y adoptadas
para la implementación del Programa de Gestión Documental, siguiendo
etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002:
Primera etapa: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes
documentales, comprende:
 Compilación de la información institucional contenida en disposiciones
legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional,
organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación
de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.
 Aplicación de la encuesta a los productores de los documentos con el fin
de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.
Segunda etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada,
 Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta las
funciones asignadas a las dependencias y los manuales de
 Identificación de los valores primarios de la documentación:
administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.
 Conformación de las series y subseries con sus respectivos tipos
 Establecimiento de los tiempos de retención o permanencia de las series
y subseries documentales en cada fase del archivo: gestión, central e
histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la
protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento
en que se produce el documento hasta su disposición final. Valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la
consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. Determinación del destino final de la documentación ya sea para su
conservación total, selección o eliminación. La selección puede
aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series
documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en
otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su
 En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de
muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de
muestreo y los criterios a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar,
teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.
Tercera etapa: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención
Documental para su aprobación: Incluye los siguientes pasos:
 El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención
Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que
tramita y administra cada dependencia, acompañada de introducción y
anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su
 El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un acta
avalando la propuesta.
 Las Secretarías Generales de las entidades oficiales o quienes hagan
sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes
dependan los archivos. remitirán a la instancia correspondiente el
proyecto de Tabla de Retención Documental para su evaluación y
Cuarta etapa: Aplicación. Comprende:
 Una vez sean aprobadas las Tablas de Retención Documental por la
instancia competente, el representante legal expedirá el acto
administrativo, que ordene su aplicación ante los servidores públicos de
 La unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la
Entidad para la aplicación de la TRD, así mismo, elaborará los
instructivos que refuercen y normalicen la organización de los
documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias
documentales. La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo:
gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de
 Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán
teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla
de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de
la documentación, eliminación del material metálico, identificación de
material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la
Unidad de Archivo de la Entidad.
 Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención
Documental, se destruirán y se dejará constancia en acta, suscrita por el
Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y de la dependencia
Quinta etapa: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención
Documental. Comprende:
 La unidad de archivo de cada entidad establecerá un cronograma de
seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de
Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento,
en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por
 Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del
seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán se evaluadas
por la unidad de archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de
Archivo de la misma.WEBGRAFIAhttp://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdfhttp://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1234#All pages:3456789101112InfoSaveLikeShareDownloadMoreGESTION DOCUMENTAL GI Published on Oct 18, 2011 TRABAJO DE CONSULTA E INVESTIGACIONaurast82FollowRead moreRead moreSimilar toPopular nowJust for youGo explore