Source: http://www.landesrecht-bw.de/jportal/portal/page/bsbawueprod.psml?pid=Dokumentanzeige&showdoccase=1&js_peid=Trefferliste&documentnumber=1&numberofresults=1&fromdoctodoc=yes&doc.id=VVBW-VVBW000015005&doc.part=X&doc.price=0.0
Timestamp: 2019-07-16 06:36:42
Document Index: 342601005

Matched Legal Cases: ['§ 4', '§ 3', '§ 15', '§ 3', '§ 3', '§ 11', '§ 32', '§ 20', '§ 7', '§ 16', '§ 114', '§ 4', '§ 3', '§ 15', '§ 32', '§ 20', '§ 16', '§ 13', '§ 36', '§ 115', '§ 4', '§ 7', '§ 13', '§ 1', '§ 13', '§ 13', '§ 14', '§ 115', '§ 115', '§ 33', '§ 33', '§ 115', '§ 1', '§ 15', '§ 15', '§ 15', '§ 21', '§ 9', '§ 32', '§ 10', '§ 10', '§ 71', '§ 11', '§ 32', '§ 20', '§ 11', '§ 20', '§ 20', '§ 9', '§ 16', '§ 18', '§ 16', '§ 90', '§ 16', '§ 16', '§ 18', '§ 57', '§ 18', '§ 55', '§ 3', '§ 115', '§ 18', '§ 4', '§ 36', '§ 13', '§ 3', '§ 13', '§ 36', '§ 15', '§ 36', '§ 23', '§ 3', '§ 71', '§ 114', '§ 36', '§ 11', '§ 71', '§ 9']

Gesamtvorschrift in der Gültigkeit zum 01.01.2015
Fundstelle: K.u.U. 2015, S. 15
Datenschutz an öffentlichen Schulen 05.12.2014
Inhalt 05.12.2014
Wichtige Stichwörter 05.12.2014
I. Allgemeines 05.12.2014
1. Zulässigkeit der Datenverarbeitung (§ 4 LDSG) 05.12.2014
2. Datenerhebung (§§ 3, 13 und 14 LDSG) 05.12.2014
3. Datenspeicherung, -veränderung, -nutzung (§ 15 LDSG) 05.12.2014
4. Datenlöschung (§§ 3, 5, 23 LDSG) und Datensperrung (§§ 3, 5, 24 LDSG) 05.12.2014
5. Auskunftsrecht 05.12.2014
6. Datengeheimnis, Datensicherung 05.12.2014
7. Verfahrensverzeichnis (§ 11 LDSG) 05.12.2014
8. Die Meldung an den Landesbeauftragten für den Datenschutz gemäß § 32 Absatz 1 LDSG 05.12.2014
9. Der Behördliche Datenschutzbeauftragte 05.12.2014
10. Videoüberwachung in Schulen (§ 20a LDSG) 05.12.2014
11. Die Nutzung privater Datenverarbeitungsgeräte durch Lehrkräfte 05.12.2014
12. Verarbeitung personenbezogener Daten durch andere Personen oder Stellen (Auftragsdatenverarbeitung), § 7 LDSG 05.12.2014
II. Verarbeitung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern sowie von deren Erziehungsberechtigten 05.12.2014
1. Die Wahrnehmung von Rechten minderjähriger Schülerinnen und Schüler 05.12.2014
2. Datenspeicherung zum Zwecke der weiteren Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern sowie von deren Erziehungsberechtigten 05.12.2014
3. Datenübermittlung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern sowie von deren Erziehungsberechtigten (§§ 16 ff. LDSG) 05.12.2014
4. Die Veröffentlichung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern sowie von deren Erziehungsberechtigten 05.12.2014
5. Datenlöschung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern 05.12.2014
6. Einsichtnahme in schulische Prüfungsarbeiten, Prüfungsprotokolle und Aushändigung von Prüfungsunterlagen 05.12.2014
III. Verarbeitung personenbezogener Daten von Lehrkräften durch öffentliche Schulen 05.12.2014
1. Rechtsgrundlage 05.12.2014
2. Datenverarbeitung personenbezogener Daten von Lehrkräften durch öffentliche Schulen 05.12.2014
3. Datenlöschung personenbezogener Daten von Lehrkräften 05.12.2014
4. Mitbestimmung und Beteiligungsverfahren 05.12.2014
IV. Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Schulevaluation (§ 114 SchG) 05.12.2014
1. Daten von Lehrkräften im Rahmen der Schulevaluation 05.12.2014
2. Daten von Schülerinnen und Schülern, deren Erziehungsberechtigten und anderen am Schulleben beteiligten Personen im Rahmen der Schulevaluation 05.12.2014
3. Umgang mit personenbezogenen Daten im Rahmen der Schulevaluation 05.12.2014
4. Übermittlung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Schulevaluation 05.12.2014
V. Inkrafttreten 05.12.2014
Anlage 1 05.12.2014
Zulässigkeit der Datenverarbeitung (§ 4 LDSG)
Datenerhebung (§§ 3, 13 und 14 LDSG)
Datenspeicherung, -veränderung, -nutzung (§ 15 LDSG)
Datengeheimnis, Datensicherung
Die Meldung an den Landesbeauftragten für den Datenschutz gemäß § 32 Absatz 1 LDSG
Videoüberwachung in Schulen (§ 20a LDSG)
Die Nutzung privater Datenverarbeitungsgeräte durch Lehrkräfte
Datenspeicherung zum Zwecke der weiteren Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern sowie von deren Erziehungsberechtigten
Datenübermittlung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern sowie von deren Erziehungsberechtigten (§§ 16 ff. LDSG)
Die Veröffentlichung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern sowie von deren Erziehungsberechtigten
Datenverarbeitung personenbezogener Daten von Lehrkräften durch öffentliche Schulen
Datenlöschung personenbezogener Daten von Lehrkräften
Aufbewahrungsfristen (II. 5.1., III. 2.6; IV. 4.3)
Ausbildungsbetrieb (II. 2.1, 3.1.3)
Cloud Computing (I. 12. 1 u. 2.)
Daten personenbezogene (Zulässigkeit Datenverarbeitung I 1)
Schülerinnen u. Schüler (II. 2.1)
Lehrkräfte (III. 2.7)
Einwilligungserklärung (I.; II. 1.1-1.3; 1.4),
Minderjährige (II. 1.1-1.3)
Erziehungsberechtigtenvertretung (II. 3.1.3)
E-Mail (II. 3.2)
Empfänger von Daten innerhalb des öffentlichen Bereichs (II. 3.1.1)
Empfänger von Daten außerhalb des öffentlichen Bereichs (II 3.1.3)
Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen (I. 11.2.; II. 3.6.)
Firewall (Anlage 1, S. 2)
Fotos, Filme im Internet / Intranet (II. 1.4)
Jahrbuch der Schule (II. 1.4)
Kirchen u. Religionsgemeinschaften (II. 3.1.2)
Kontrolle privater DV-Geräte (Anlage 1 S. 2)
Löschungsfristen (II. 5.2, I. 4.1)
nicht automatisierte Dateien (I. 6.4)
Personalvertretung (III. 4)
Prüfungen, Unterlagen (II. 6.)
Recht auf informationelle Selbstbestimmung (I.)
Schülerzeitschrift (II 1.4)
Schulhomepage (II. 1.4)
Schulnoten Bekanntgabe (II. 3.3)
Schulverwaltungsprogramme (I. 7.3)
Schulwechsel (II. 3.6.)
Sonderpädagog. Gutachten (I. 11.2)
Soziale Netzwerke (II. 3.7.)
Stunden- und Vertretungsplanprogramme (I. 7.3)
Technische und organ. Datenschutzmaßnahmen (I. 11.1; I. 12.1; Anlage 1)
Update Betriebssystem (Anlage 1, S. 2)
Virenschutz (Anlage 1, S. 2)
Verantwortliche Stelle (I. 1) Verantwortlichkeit
Verschlüsselung von Daten (I. 11.1, II. 4.2; Anlage 1 S. 2),
True Crypt (Anlage 1, S. 2)
VV-Online (I. 7.4)
Der Schutz des Einzelnen gegen unbegrenzte Erhebung, Speicherung, Verwendung und Weitergabe seiner persönlichen Daten in der modernen Datenverarbeitung ist im Grundgesetz verankert. Dieses Recht auf informationelle Selbstbestimmung gewährleistet die Befugnis des Einzelnen, grundsätzlich selbst über die Preisgabe und Verwendung seiner persönlichen Daten zu bestimmen.
In Schulen und in der Schulverwaltung werden zur Erledigung dienstlicher Aufgaben personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern, Erziehungsberechtigten und von Lehrkräften verarbeitet. Die nachfolgenden Regelungen sollen dazu beitragen, in Schulen eine datenschutzkonforme Verarbeitung personenbezogener Daten sicherzustellen.
Die Schulleiterin beziehungsweise der Schulleiter ist nach dem Landesdatenschutzgesetz (LDSG) für den Datenschutz an der Schule verantwortlich. Zu ihrer Unterstützung können sie einen behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellen.
Auf der Seite www.it.kultus-bw.de sowie auf der Seite http://lehrerfortbildung-bw.de/sueb/recht/form/ sind Formulare und Hinweise des Kultusministeriums zu den Themen “Einwilligungserklärungen zur Veröffentlichung von Fotos von Schülerinnen und Schülern sowie von Lehrkräften, Vertragsunterlagen zur Auftragsdatenverarbeitung, Nutzung privater Datenverarbeitungsgeräte usw ...” eingestellt.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur zulässig, wenn das Landesdatenschutzgesetz (zum Beispiel § 13ff. LDSG, § 36 LDSG) oder eine andere Vorschrift (zum Beispiel § 115 Schulgesetz, SchG) diese erlaubt oder der Betroffene, dessen Daten verarbeitet werden, entsprechend den Regelungen des § 4 Absatz 2 bis 4 LDSG eingewilligt hat.
Zur Wirksamkeit der Einwilligung, siehe Abschnitt II.4.2 und III.2.6.
Für die Einwilligung Minderjähriger gelten besondere Bestimmungen, siehe Abschnitt II.1.
Die Datenverarbeitung kann gemäß § 7 LDSG auch durch andere Personen oder Stellen erfolgen, siehe Abschnitt I.12.
Eine Datenerhebung ist zulässig, wenn die Kenntnis der personenbezogenen Daten zur Erfüllung der Aufgaben der erhebenden Stelle erforderlich ist (§ 13 Absatz 1 LDSG). Diese Voraussetzung liegt in den Fällen vor, in denen die Schulen ohne die erhobenen Daten ihren Erziehungs-, Bildungs- oder Fürsorgeauftrag (§ 1 SchG) sowie ihre Aufgaben im Bereich der Personalverwaltung nicht oder nicht vollständig erfüllen können. Es genügt also nicht, wenn die Daten nur “nützlich” für die Verwirklichung des gesetzlichen Auftrags sind. Keine Erhebung liegt vor, wenn die jeweilige Schule die Daten selbst erstellt (zum Beispiel: Leistungs- und Prüfungsdaten).
Rechtsgrundlage für die Erhebung von personenbezogenen Daten durch die Schule ist in der Regel § 13 LDSG. Die Datenerhebung hat grundsätzlich beim Betroffenen mit dessen Kenntnis zu erfolgen. Ausnahmen hiervon sind in § 13 Absatz 3 und 4 LDSG geregelt. Die Schule hat den Betroffenen grundsätzlich unter anderem über die Art und den Zweck der Datenverarbeitung, bei einer beabsichtigten Übermittlung über die Empfänger zu informieren; dabei ist § 14 LDSG zu beachten.
Eine bereichsspezifische Ausnahme von dem Grundsatz der Datenerhebung beim Betroffenen regelt § 115 Absatz 3 SchG. Dieser erlaubt einer Schule zum Zwecke des Schulwechsels und zu anderen schulübergreifenden Verwaltungszwecken, personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern, deren Erziehungsberechtigten und denjenigen, denen Erziehung oder Pflege einer Schülerin / eines Schülers anvertraut sind, bei einer anderen Schule zu erheben. In der Regel ist für diesen Zweck das Verfahren “Amtliche Schulverwaltung Baden-Württemberg” (ASV-BW) zu verwenden.
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in den Verfahren “Amtliche Schuldaten Baden-Württemberg” (ASD-BW) und ASV-BW sind die Regelungen des § 115 SchG und der Verordnung des Kultusministeriums über die Datenverarbeitung für statistische Erhebungen und schulübergreifende Verwaltungszwecke an Schulen zu beachten, siehe Abschnitt II.3.6.
Nach § 33 LDSG dürfen unter anderem Daten, aus denen die ethnische Herkunft, die religiöse Überzeugung oder die Gesundheit hervorgehen, nur verarbeitet werden, wenn eine besondere Vorschrift dies vorsieht oder der Betroffene ausdrücklich eingewilligt hat. Zu den Daten, aus denen die ethnische Herkunft oder die religiösen Überzeugungen hervorgehen, gehören auch Daten zur Verkehrssprache in der Familie beziehungsweise dem häuslichen Umfeld sowie Daten über die Religionszugehörigkeit. Die nach § 33 LDSG erforderliche besondere Vorschrift, die die Verarbeitung dieser Daten erlaubt, ergibt sich aus der auf Grund von § 115 des SchG erlassenen Verordnung des Kultusministeriums über die Datenverarbeitung für statistische Erhebungen und schulübergreifende Verwaltungszwecke an Schulen vom 10. Juli 2008 (GBl. S. 255, K.u.U.S. 175) mit Änderungen vom 9. Juli 2012 (GBl. S. 495; K.u.U.S. 159). Sie kann allerdings erst dann zur Anwendung kommen, wenn sicher ist, dass ein Bewerber in die Schule aufgenommen wird.
Das Speichern, Verändern und Nutzen personenbezogener Daten ist zulässig, wenn es zur Erfüllung der Aufgaben der Schule, also für ihren Erziehungs-, Bildungs- und Fürsorgeauftrag (§ 1 SchG) sowie ihre Aufgabe im Bereich der Personalverwaltung erforderlich ist und für Zwecke erfolgt, für welche die Daten erhoben worden sind (§ 15 Absatz 1 Nummer 1 und 2, 1. Halbsatz LDSG). Nur Personen, die für diese Aufgabe zuständig sind, dürfen diese personenbezogenen Daten verarbeiten.
Ist keine Erhebung vorausgegangen ‒ dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn die jeweilige Schule Leistungs- und Prüfungsdaten selbst erstellt ‒ dürfen Daten nur für Zwecke genutzt werden, für die sie erstmals gespeichert worden sind (§ 15 Absatz 1 Nummer 2, 2. Halbsatz LDSG).
Das Speichern, Verändern und Nutzen personenbezogener Daten für andere Zwecke (§ 15 Absatz 2 LDSG) kommt für Schulen in der Regel nicht in Betracht.
Den Betroffenen ist von der Schule auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erteilen über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, den Zweck der Verarbeitung sowie die Herkunft der Daten, soweit diese gespeichert oder sonst bekannt ist, und die Empfänger oder Gruppen von Empfängern, an die die Daten übermittelt werden sollen. (§ 21 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 bis 3 LDSG). Wegen der Ausübung der Rechte bei minderjährigen Schülerinnen und Schülern wird auf Abschnitt II.1 verwiesen.
Alle Personen an der Schule, welche im Rahmen ihrer Tätigkeit an der Schule personenbezogene Daten von Dritten zur Kenntnis erhalten (zum Beispiel SMV oder externe Mitarbeiter im Ganztagesbetrieb der Schule), sind, auch nach Beendigung ihrer Tätigkeit, verpflichtet, das Datengeheimnis zu wahren.
Die Schulleitung sorgt dafür, dass diese Personen über ihre Verpflichtung zur Wahrung des Datengeheimnisses belehrt werden. Entsprechende Formulare sind abrufbar (siehe I.).
Bei jeder automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten sind die in § 9 Absatz 2 und Absatz 3 LDSG genannten technischen und organisatorischen Maßnahmen einzuhalten. Dabei ist insbesondere sicherzustellen, dass die gespeicherten personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Befugt ist ein Zugriff, wenn ohne die Kenntnis der personenbezogenen Daten dienstliche Aufgaben nicht oder nur teilweise erfüllt werden könnten.
Werden personenbezogene Daten in nichtautomatisierten Dateien (zum Beispiel Karteien über Schülerinnen und Schüler, Lehrerkarteien) oder in Akten verarbeitet, sind Maßnahmen zu treffen, um zu verhindern, dass Unbefugte bei der Bearbeitung, der Aufbewahrung, dem Transport und der Vernichtung auf die Daten zugreifen können (zum Beispiel durch sorgfältige Auswahl, Schulung, Belehrung und Überwachung der damit Beschäftigten; Festlegung der Zugangsberechtigungen; Abschließen von Dienstzimmern und Registraturen bei Abwesenheit; Verwendung spezieller Versandformen, gesicherter Transport, gesicherte beziehungsweise DIN-gerechte Aktenvernichtung nach DIN 66399).
Gemäß § 32 Absatz 1 LDSG hat jede Schule, die keinen Datenschutzbeauftragten nach § 10 LDSG bestellt hat, dem Landesbeauftragten für den Datenschutz (LfD) den Einsatz und die wesentliche Veränderung eines automatisierten Verfahrens, mit dem personenbezogene Daten verarbeitet werden, mitzuteilen. Hierzu wird dem LfD der entsprechende Eintrag aus dem Verfahrensverzeichnis übermittelt (bei erstmaliger Erstellung des Verzeichnisses, das gesamte Verzeichnis).
Gemäß § 10 Absatz 1 LDSG kann jede Schule einen behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellen. Die Bestellung erfolgt schriftlich durch die Schulleiterin bzw. den Schulleiter. Der Personalrat hat nach § 71 Absatz 3 Nummer 1b des Landespersonalvertretungsgesetzes mitzubestimmen.
Erfolgt eine solche Bestellung, hat dieser das Verfahrensverzeichnis nach § 11 LDSG zu führen. Die Meldung an den Landesbeauftragten für den Datenschutz nach § 32 LDSG ist dann entbehrlich.
Mehrere Schulen können auch gemeinsam einen behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellen.
Ein behördlicher Datenschutzbeauftragter für eine oder mehrere Schulen kann auch bei der unteren Schulaufsichtsbehörde oder dem Schulträger bestellt werden. Dies bedeutet, dass in diesem Fall der Datenschutzbeauftragte der unteren Schulaufsichtsbehörde bzw. des Schulträgers diese Funktion auch an der Schule wahrnimmt.
§ 20a LDSG stellt eine spezielle Rechtsgrundlage für die Videoüberwachung dar, die den erheblichen Eingriff in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung unter sehr engen Voraussetzungen für zulässig erklärt. Bei öffentlichen Schulen entscheidet grundsätzlich der Schulträger für öffentlich zugängliche Bereiche und die Außenhaut des Gebäudes samt Stellflächen für PKW und Fahrräder, ob bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen von der Videoüberwachung Gebrauch gemacht werden soll. Der Schulträger ist datenschutzrechtlich verantwortlich für die Videoüberwachung und hat die Videoüberwachung als automatisiertes Verfahren in sein Verfahrensverzeichnis gemäß § 11 LDSG einzutragen. Während des Schulbetriebs ist eine Videoüberwachung auf dem Schulhof sowie den sonstigen für den Schulbetrieb genutzten Räumlichkeiten im Hinblick auf die strengen gesetzlichen Voraussetzungen in § 20 a LDSG grundsätzlich nicht zulässig. Vor dem erstmaligen Einsatz einer Videoüberwachung muss eine schriftliche Freigabe durch die verantwortliche Stelle nach § 20a Abs. 6 LDSG erfolgen.
http://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/videouberwachung-durch-offentliche-stellen/
http://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/31-taetigkeitsbericht-technik-und-medien/#A11.1.5
Lehrkräfte, die sich schriftlich zur Beachtung der datenschutzrechtlichen Hinweise der Anlage 1 zu dieser Verwaltungsvorschrift verpflichtet haben, dürfen mit Genehmigung der Schulleitung zur Erfüllung ihrer Aufgaben private Datenverarbeitungsgeräte zur Verarbeitung personenbezogener Daten verwenden. Sie haben sicherzustellen, dass diese Daten vor dem Zugriff Dritter geschützt sind.
Werden personenbezogene Daten auf Personal Computern und anderen Datenverarbeitungsgeräten wie Laptops, Tablets, Smartphones usw. verarbeitet, sind die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 9 Absatz 3 LDSG zu treffen.
Dabei ist insbesondere Folgendes zu realisieren:
Alle personenbezogenen Daten sind verschlüsselt zu speichern. Dies gilt auch für den Einsatz mobiler Speichermedien wie USB-Sticks, mobile Festplatten, CDs oder DVDs, Backups, sofern das Speichermedium nicht anderweitig (zum Beispiel durch Verschluss) gesichert ist.
Personenbezogene Daten, deren Kenntnis für die Lehrkraft nicht zur Aufgabenerfüllung notwendig ist, wie etwa über Krankheiten oder Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen, dürfen nicht auf privaten Datenverarbeitungsgeräten verarbeitet werden. Sofern Lehrkräfte im Rahmen ihrer Aufgaben personenbezogene Daten für sonderpädagogische Gutachten verarbeiten, sind diese Gutachten nach Fertigstellung auszudrucken und die personenbezogenen Daten auf den privaten Datenverarbeitungsgeräten unverzüglich zu löschen.
Kontaktdaten (zum Beispiel Telefonnummer, Faxnummer, Email)
Fahrschüler (ÖPNV)
Jahr des Zuzugs nach Deutschland (bei nicht deutschem Geburtsland)
Gesundheitliche Beeinträchtigungen, soweit sie für den Schulbesuch erheblich sind
Teilnahme am Unterricht (insbesondere Klasse, Bildungsgang, Fach, Unterrichtsfächer, Anforderungsniveau, Eigenschaft des Unterrichts, Kurse, Arbeitsgemeinschaften, Teilnahme an Stütz- und Fördermaßnahmen einschl. LRS- und Sprachheilkurse, sonderpädagogische Betreuung im Rahmen der Kooperation mit Sonderschulen, Teilnahme am Religionsunterricht beziehungsweise am Ethikunterricht, Abmeldung vom Religionsunterricht).
Schullaufbahn (vorzeitige Aufnahme, Eintritt in die Schule / Austritt / Grund, bisher besuchte Schulen und Bildungsgänge, Jahr der Ersteinschulung, Schulwechsel, Name und Anschrift der aufnehmenden Schule, schulische Herkunft, schulische Vorbildung, Wiederholungen von Klassen, Art der Wiederholung, Überspringen von Klassen, Fremdsprachenfolge und -dauer).
Schulanfänger (Nichteinschulung wegen Zurückstellung oder Befreiung)
Zusatzversicherungen für Schülerinnen und Schüler
Gastschülerinnen und Gastschüler / Zahl der teilnehmenden Schülerinnen und Schüler anderer Schulen
Teilnahme an Betreuungsangeboten (zum Beispiel Ganztagesschule, verlässliche Grundschule, Hortbesuch), Betreuungsumfang
Leistungsdaten, Prüfungsdaten (Noten, Punktzahl)
Bildungsziel (höchster angestrebter Abschluss)
Erworbener Schulabschluss (auch Teilnahme an Nichtschülerprüfung)
Teilnahme an Bundesjugendspielen (Sportart, Erwerb von Urkunden)
Erfolgreiche Teilnahme an Mentorenausbildungen (zum Beispiel Musik, Bildende Kunst)
Preise bei Wettbewerben (zum Beispiel Jugend musiziert, Jugendkunstpreis)
Schülerhelfer bei Begegnungskonzerten
Ausbildungsberuf, Beruf beziehungsweise berufliche Stellung (zum Beispiel mit beziehungsweise ohne Ausbildungsvertrag, Teilnahme an Praktikum, Förderungsmaßnahmen; Jungarbeiterin beziehungsweise Jungarbeiter)
Adresse und Kontaktdaten (zum Beispiel Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail) des Ausbildungsoder Beschäftigungsbetriebes, der Praxis- oder Praktikumsstelle oder sonstiger Institutionen und der nach dem Berufsbildungsgesetz zuständigen Stelle, dortiger Ansprechpartner
Zusatzdaten bei Schulen mit Heim
Sofern weitere personenbezogene Daten gespeichert werden sollen, sind die Voraussetzungen im Einzelnen besonders zu prüfen (siehe Abschnitt I. Nummer 3) und dies zu dokumentieren.
Es gelten unterschiedliche Voraussetzungen für die Übermittlung personenbezogener Daten an Stellen innerhalb des öffentlichen Bereichs (§ 16 LDSG), an Stellen der öffentlich-rechtlichen Religionsgemeinschaften und an Stellen außerhalb des öffentlichen Bereichs (§ 18 LDSG).
Als Empfänger von personenbezogenen Daten können insbesondere folgende Stellen in Betracht kommen:
Stellen innerhalb des öffentlichen Bereichs nach § 16 LDSG
andere öffentliche Schulen, (Einschränkungen siehe II.3.6):
zuständige öffentliche Archive,
Meldebehörden, Arbeits- und Ausländerämter nach Maßgabe der Gemeinsamen Verwaltungsvorschrift des Kultusministeriums und des Innenministeriums zur Durchsetzung der Schulpflicht vom 07.06.2013 (K. u. U. S. 96) in der jeweils geltenden Fassung,
Jugendämter (siehe § 90 Absatz 8 SchG),
Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Stellen innerhalb des öffentlichen Bereichs (§ 16 LDSG) ist ohne Einwilligung des Betroffenen zulässig, wenn die Voraussetzungen des § 16 LDSG vorliegen. Die Schule hat vor jeder Übermittlung zu prüfen, ob die Voraussetzungen erfüllt sind, insbesondere, ob die Übermittlung zur Erfüllung der Aufgaben der Schule oder des Empfängers erforderlich ist.
Stellen außerhalb des öffentlichen Bereichs nach § 18 LDSG
Erziehungsberechtigtenvertretungen im Sinne der §§ 57-60 des SchG, Schülerversicherungen (siehe § 18 Absatz 3 LDSG)
Mitverantwortliche für die Berufserziehung der Schülerin beziehungsweise des Schülers (Dienstherren, Leiterinnen und Leiter von Betrieben, Verantwortliche für Praktika u. ä.) oder deren Bevollmächtigte.
Die Schulen übermitteln ohne Einwilligung der Betroffenen grundsätzlich keine personenbezogenen Daten an Privatpersonen oder andere Stellen außerhalb des öffentlichen Bereichs. Soll ausnahmsweise dennoch eine Datenübermittlung ohne Einwilligung stattfinden, so ist dies nur zulässig, wenn es zur Abwehr einer Gefahr für Leib und Leben oder einer anderen schwerwiegenden Beeinträchtigung der Rechte einer anderen Person oder zur Aufgabenerfüllung der Schule erforderlich ist. Die Aufgaben der Schule ergeben sich aus ihrem Erziehungs-, Bildungs- und Fürsorgeauftrag. Demnach dürfen insbesondere folgende Übermittlungen erfolgen:
Die Erziehungsberechtigten der betreffenden Schülerinnen und Schüler sind in der letztgenannten Fallgruppe vor einer Datenübermittlung zu informieren.
E-Mail-Verkehr zwischen Lehrkräften und Erziehungsberechtigten sollte lediglich zur Terminvereinbarung für ein persönliches Gespräch dienen. Anfragen von Erziehungsberechtigten per E-Mail mit personenbezogenem Inhalt dürfen nur per E-Mail beantwortet werden, wenn die sendende Person ausdrücklich (zum Beispiel beim Klassenpflegschaftsabend) ihr Einverständnis zur Übermittlung der Antwort mit personenbezogenen Daten ihres Kindes über E-Mail erteilt hat und zuvor ausdrücklich auf die mit einer Übersendung über das Internet verbundenen Sicherheitsrisiken hingewiesen wurde. Liegt dieses Einverständnis nicht vor, ist vor der Übersendung personenbezogener Daten per E-Mail eine entsprechende Einwilligung einzuholen oder die E-Mail postalisch in Briefform zu beantworten.
Sonstiger dienstlicher E-Mail-Verkehr mit personenbezogenem Inhalt zwischen Schule und Dritten soll nach Möglichkeit über das Landesverwaltungsnetz (LVN) stattfinden. Ist dies nicht möglich (zum Beispiel weil der Dritte keinen Zugang zum LVN hat), müssen die personenbezogenen Daten bei der Übermittlung verschlüsselt sein.
Einzelne Schulnoten dürfen nicht vor der gesamten Klasse, sondern nur gegenüber der betroffenen Schülerin / dem betroffenen Schüler bekannt gegeben werden (zum Beispiel unter vier Augen). Zur Orientierung der Schülerinnen und Schüler genügt ein Notenspiegel (zahlenmäßiger Überblick über die Notenverteilung ohne Namensnennung).
Für die Übermittlung von Daten volljähriger Schülerinnen und Schüler an deren Erziehungsberechtigte gilt § 55 Absatz 3 des SchG.
Die Schulen haben die Übermittlungsvorgänge nach § 3 Absatz 2 Nummer 4 LDSG schriftlich oder elektronisch so zu dokumentieren, dass sie darüber Auskunft erteilen können.
Die in der Anlage zur Verordnung des Kultusministeriums über die Datenverarbeitung für statistische Erhebungen und schulübergreifende Verwaltungszwecke an Schulen (SchulStatDVV BW) genannten Stammdaten dürfen gemäß § 115 Absatz3 SchG an andere Schulen weitergegeben werden.
Die Übermittlung anderer personenbezogener Daten unterliegt folgenden Einschränkungen:
Beim Übergang von der Grundschule zur weiterführenden Schule werden ohne Einwilligung der Erziehungsberechtigten mit Ausnahme der Stammdaten keine personenbezogenen Daten weitergegeben. Zur Information der weiterführenden Schulen bietet die Grundschule den Erziehungsberechtigten an, auf einem Beiblatt zur Grundschulempfehlung gegebenenfalls eine Lese- oder Rechtschreibschwäche (LRS) einschließlich der durchgeführten Fördermaßnahmen zu dokumentieren. Nach dem Wegfall der verbindlichen Grundschulempfehlung dürfen bei einem Schulwechsel von der Grundschule zu einer weiterführenden Schule die Grundschulempfehlung und das Zeugnis nicht von der Grundschule an die weiterführende Schule übermittelt werden.
Am Deutsch-Französischem Gymnasium kann bei der Anmeldung die Vorlage der Halbjahresinformation Klasse 4 gefordert werden.
Wechselt ein Schüler während des laufenden Bildungsganges in eine andere Schule, so dürfen personenbezogene Daten (zum Beispiel Informationen zu besonderem Förderbedarf) weitergegeben werden, wenn sie zur Erfüllung der pädagogischen Aufgaben der aufnehmenden Schule erforderlich sind. Es reicht hierfür nicht aus, dass diese Daten für die Aufgabenerfüllung der aufnehmenden Schule nützlich sind. Insbesondere dürfen besonders sensible Daten der Schülerinnen und Schüler (Daten aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, die Gewerkschaftszugehörigkeit, die Gesundheit oder das Sexualleben hervorgehen) lediglich im Ausnahmefall übermittelt werden, sofern der Erziehungs-Bildungs- und Fürsorgeauftrag der aufnehmenden Schule ansonsten nicht oder nur teilweise erfüllt werden könnte.
Die dienstliche Nutzung von sozialen Netzwerken ist für eine Kommunikation von Lehrkräften mit anderen Lehrkräften oder mit Schülerinnen und Schülern, wenn dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, nicht erlaubt. Dies gilt nicht, sofern ein Soziales Netzwerk den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügt. Auf die Handreichung zum Einsatz von “Sozialen Netzwerken” an Schulen wird besonders hingewiesen (Anlage zum Infodienst Schulleitung Nummer 219/2013, siehe I.):
http://intranet.kv.bwl.net/cms/InfodienstSchulleitung-1087902.html
http://lehrerfortbildung-bw.de/sueb/recht/dsneu/soziale netze/
Die Veröffentlichung von personenbezogenen Daten und Bildern von Schülerinnen und Schülern sowie deren Erziehungsberechtigten in Druckwerken der Schule, in öffentlich- und privatrechtlichen Medien und auf der Homepage der Schule (Internet / Intranet) ist eine Datenübermittlung im Sinne von § 18 LDSG. Veranlasst die Schule die Veröffentlichung, muss sie zuvor die schriftlichen oder elektronischen Einwilligungen der jeweils betroffenen Person beziehungsweise Personen unter den Voraussetzungen des § 4 Absatz 2 bis 4 LDSG einholen. Die Einwilligungserklärung gilt bis zum Ende des Schulbesuchs und kann jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen werden.
Eine wirksame Einwilligung zur Veröffentlichung von personenbezogenen Daten im Internet liegt nur dann vor, wenn die Einwilligenden vor Erteilung der Einwilligung über die Risiken einer solchen Veröffentlichung aufgeklärt wurden. Dabei ist darauf hinzuweisen, dass die Verwendung der im Internet veröffentlichten personenbezogenen Daten in keiner Weise einzugrenzen ist, dass auf diese Daten weltweit, auch über Suchmaschinen, zugegriffen werden kann und sie Bestandteil von Datensammlungen von Internetnutzern sein oder mit Daten aus anderen Zusammenhängen verknüpft werden können.
Wer als Schülerin oder Schüler an einer öffentlichen Schule eine Prüfung abgelegt hat (einschließlich der Prüfungen für Schulfremde), kann nach Abschluss der Prüfung, beziehungsweise soweit diese aus mehreren Teilprüfungen besteht, nach Abschluss der gesamten Prüfungen, seine Prüfungsarbeiten einschließlich der Korrekturanmerkungen und gegebenenfalls einer Notenbegründung und die ihn betreffenden Prüfungsprotokolle der mündlichen Prüfungen einsehen. Das gleiche Recht steht bei minderjährigen Schülerinnen und Schülern deren Erziehungsberechtigten zu. Diese und volljährige Schülerinnen und Schüler können mit der Einsichtnahme einen volljährigen Bevollmächtigten betrauen. Die Vollmacht muss schriftlich erteilt sein.
Die Prüfungsunterlagen sind an der Schule einzusehen, an der die Prüfung abgelegt wurde. Die Einsichtnahme ist nur unter Aufsicht zulässig. Die Schule bestimmt den Termin der Einsichtnahme unter Berücksichtigung ihrer räumlichen und organisatorischen Möglichkeiten. Vor der Einsichtnahme in die Prüfungsunterlagen sind die personenbezogenen Daten anderer Betroffener unkenntlich zu machen. Befinden sich die Prüfungsunterlagen bei einer anderen Stelle, sind sie von dieser möglichst rasch der Schule zurückzugeben.
Die Einsicht Nehmenden können Auszüge aus den Prüfungsunterlagen anfertigen, abfotografieren, einscannen oder von der Schule kostenpflichtige Fotokopien anfordern.
Auf Antrag können den Prüfungsteilnehmerinnen und Prüfungsteilnehmern die Prüfungsunterlagen drei Jahre nach Abschluss ihrer Prüfung von der Schule, an der die Prüfung abgelegt wurde, ausgehändigt werden. Sofern die Prüfungsunterlagen von einem staatlichen oder kommunalen Archiv im Rahmen der für die Auswahlarchivierung von Schulunterlagen getroffenen Regelung archiviert werden, kann der Antragsteller auf eigene Kosten Kopien seiner Arbeiten erhalten. Wird kein Antrag gestellt, sind die Prüfungsunterlagen nach Ablauf von fünf Jahren nach der Schlusssitzung zu vernichten.
Die vorstehenden Bestimmungen gelten auch für Prüfungen, die an anerkannten Ersatzschulen nach staatlichen Vorschriften abgenommen werden.
Auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Dienst- und Arbeitsverhältnissen finden die Bestimmungen des LDSG, insbesondere § 36 i. V. m. §§ 13 bis 17 LDSG, Anwendung.
Personenbezogene Daten von Lehrkräften dürfen nur erhoben werden, soweit dies zur Eingehung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienst- oder Arbeitsverhältnisses oder zur Durchführung innerdienstlicher planerischer, organisatorischer, personeller, sozialer oder haushalts- und kostenrechnerischer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes, erforderlich ist oder eine Vorschrift, ein Tarifvertrag oder eine Dienst- oder Betriebsvereinbarung es vorsieht (§ 3 Absatz 2 Satz 2 Nummer 1, § 13 in Verbindung mit § 36 LDSG). Diese Grundsätze sind auch auf die Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen früherer, bestehender oder zukünftiger arbeitsrechtlicher Rechtsverhältnisse von Lehrkräften anzuwenden.
Personalaktendaten sind alle zur Personalakte gehörenden Unterlagen, welche die einzelne Lehrkraft betreffen, einschließlich der in Dateien gespeicherten Daten, soweit sie mit ihrem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen.
Für das Speichern, Verändern, Nutzen oder Übermitteln dieser Daten gelten die §§ 15 bis 20 LDSG. Danach ist das Speichern, Verändern, Nutzen oder Übermitteln personenbezogener Daten von Lehrkräften an öffentlichen Schulen zulässig, wenn es zur Erfüllung der Aufgaben der Schule erforderlich ist und für Zwecke erfolgt, für die die Daten erhoben worden sind. Ist keine Erhebung vorausgegangen, dürfen die Daten nur für Zwecke genutzt werden, für die sie erstmals gespeichert worden sind. Soweit es sich dabei um Personalaktendaten handelt, sind die beamtenrechtlichen Vorschriften (Verwaltungsvorschrift zum Landesbeamtengesetz) zu beachten. Personalaktendaten dürfen danach nur für Zwecke der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft gespeichert, verändert, übermittelt oder sonst genutzt werden.
Für Lehrkräfte im Angestelltenverhältnis gelten die für Beamtinnen und Beamte geltenden Vorschriften entsprechend, es sei denn, besondere Vorschriften oder tarifliche Vereinbarungen gehen vor (§ 36 Absatz 2 LDSG).
Vor der erstmaligen Speicherung ihrer Daten sind die Lehrkräfte von der Schulleitung zu unterrichten und nach der Erfassung der Daten mit einem Ausdruck über die gespeicherten Daten zu informieren. Des Weiteren stellen die Schulleitungen bei automatisierter Datenverarbeitung im Interesse der Transparenz und der Richtigkeit der gespeicherten Daten ihrer Lehrkräfte unaufgefordert in regelmäßigen Abständen einen Ausdruck der über sie gespeicherten Daten und der damit durchgeführten systematischen Auswertungen zur Verfügung.
Personenbezogene Daten von Lehrkräften dürfen im Internet und Intranet, in Filmen oder Druckwerken veröffentlicht werden, soweit eine schriftliche oder elektronische Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Eine Veröffentlichung der Daten für eine dienstliche Erreichbarkeit der Schulleiterin beziehungsweise des Schulleiters und deren Stellvertreterin beziehungsweise deren Stellvertreter ist als dienstlich erforderlich und somit auch ohne deren Einwilligung als zulässig anzusehen.
Eine wirksame Einwilligung zur Veröffentlichung im Internet liegt nur dann vor, wenn die Betroffenen vor Erteilung der Einwilligung über die Risiken einer solchen Veröffentlichung aufgeklärt wurden. Dabei ist darauf hinzuweisen, dass die Verwendung der im Internet veröffentlichten personenbezogenen Daten in keiner Weise einzugrenzen ist, dass auf diese Daten weltweit, auch über Suchmaschinen, zugegriffen werden kann und sie Bestandteil von Datensammlungen von Internetnutzern sein oder mit Daten aus anderen Zusammenhängen verknüpft werden können.
Die Schulen können danach folgende personenbezogenen Daten entsprechend den aus der nachfolgenden Liste ersichtlichen Maßgaben verarbeiten, wobei eine Verarbeitung mit dem Ziel einer Bewertung der Leistungen und des Verhaltens der Lehrkräfte außerhalb von dienstlichen Beurteilungen unzulässig ist:
Personalnummer /
Arbeitsgebiet LBV
Religionszugehörigkeit /
Erfassung nur für Lehrkräfte mit kirchlicher Lehrbefähigung (Vocatio bzw. Missio canonica)
Der Anspruch ist an die Gültigkeit des Schwerbehindertenausweises geknüpft.
Merkzeichen im Ausweis (zum Beispiel ‚G’ für Gehbehinderung)
* S: Schulart / Personengruppe, Z: Zweck, A: Ausprägungen / Angaben, F: Freiwilligkeit (falls zu S, Z, A oder F bei einem Merkmal keine Vorgaben stehen, gelten hierfür keine besonderen Auflagen)
Beschäftigungsverhältnis - Amtskennzahl
Beschäftigungsverhältnis – Dauer
(nur GHRS)
Bes ./ Verg. Gruppe
siehe “Unterrichtsfächer”, Angabe über die lehramtsspezifische Qualifikation
zum Beispiel Ergänzungsstudium, Qualifikation als Beratungslehrer
Datum der letzten Beurteilung Datum der letzten Beförderung/ Höhergruppierung
Berechnung der Mutterschutzfrist Beurlaubungen
an andere Schulen beziehungsweise Dienststellen (LS, RP)
Klassenlehrer / Tutor
Klassen- / Kursbezeichnung
Unterricht / Aufsicht Datum, Stunde, Klasse
zum Beispiel Erstellung von Prüfungsaufgaben für das Regierungspräsidium
Mitwirkung bei der Lehrerfortbildung
Auf die Ausführungen zur Datenlöschung oben im Abschnitt I. Nummer 4 wird verwiesen. Personenbezogene Daten von Lehrkräften, die nur vorübergehend für die Schule erforderlich sind, müssen gemäß den Regelungen von Abschnitt I Nummer 4 “Datenlöschung” gelöscht werden (§ 23 Absatz 1 Nummer 2 LDSG).
Vorübergehend für die Schule erforderlich sind folgende Angaben:
aus Gruppe 2:
“Beurlaubung / Teilzeitbeschäftigung”,
“Krankheitsstellvertreterstunden-Umfang”,
“Mutterschutz / Besonderheiten”,
“Stammschule”,
“weitere Schulen”;
Die Daten aus den Gruppen 3 und 4 sind jeweils schuljahresbezogen und dürfen nicht länger als bis zum Ende des folgenden Schuljahres automatisiert verarbeitet werden. Die Personalakte ist nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dem zuständigen Archiv (§ 3 LArchivG) anzubieten. Übernimmt das Archiv die Personalakte nicht, ist sie unverzüglich zu vernichten.
Gemäß § 71 Absatz 3 Nummer 13 Landespersonalvertretungsgesetz (LPVG) unterliegen die Einführung, Anwendung, wesentliche Änderung oder wesentliche Erweiterung technischer Einrichtungen und Verfahren, die der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten der Beschäftigten dienen, der Mitbestimmung. Die Zustimmung des örtlichen Personalrats zu solchen Maßnahmen, die seitens der Schule vorgenommen werden, muss vor deren Umsetzung eingeholt werden.
Lehrkräfte sind gemäß § 114 Absatz 1 SchG zur Mitarbeit bei der Selbst- und Fremdevaluation verpflichtet. Dies umfasst auch die Verpflichtung, an der Erhebung personenbezogener Daten anlässlich von evaluationsbezogenen schriftlichen und mündlichen Befragungen teilzunehmen und die erforderlichen Angaben zu machen, sowie die Verpflichtung, gegebenenfalls bei der Beobachtung von Unterrichtssituationen im Rahmen der Fremdevaluation mitzuwirken.
Bei der Selbst- und Fremdevaluation von Schulen handelt es sich um innerdienstliche, planerische und organisatorische Maßnahmen. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Lehrkräften, die für die Durchführung der Evaluation erforderlich sind, ist gemäß § 36 LDSG zulässig.
Die Schulleitung informiert die Lehrkräfte darüber, zu welchem Zweck sie die Daten erhebt und wie sie weiter verarbeitet werden. Insbesondere sind die Lehrkräfte auch über den Ort und die Dauer der Verarbeitung in Kenntnis zu setzen. Die Information muss in geeigneter Weise, in der Regel schriftlich, erfolgen.
Die Mitarbeit von Schülerinnen und Schülern und deren Erziehungsberechtigten bei der Evaluation ist grundsätzlich freiwillig. Gleiches gilt für alle anderen am Schulleben beteiligten Personen wie Ausbilderinnen / Ausbilder oder das Personal des Schulträgers. Eine Verpflichtung von Schülerinnen und Schülern besteht allerdings bei einer Beobachtung des Unterrichts im Rahmen einer Selbst- oder Fremdevaluation. Hier ist die Teilnahme für Schülerinnen und Schüler ‒ wie bei jedem anderen Unterricht auch ‒ verpflichtend. Bei der Befragung der Schülerinnen / Schüler über Daten ihrer Erziehungsberechtigten (zum Beispiel Alter, Berufsausbildung) ist auch die Einwilligung der Erziehungsberechtigten in diese Datenerhebung einzuholen. Dies ist nicht notwendig, wenn kein Personenbezug hergestellt werden kann.
Von Personen, die nicht zur Mitwirkung verpflichtet sind, muss zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten deren schriftliche Einwilligungserklärung eingeholt werden. Das Personal des Schulträgers und das im Landesdienst stehende nicht lehrende Personal kann vom Arbeitgeber beziehungsweise Dienstherrn auf der Grundlage des Beschäftigungsverhältnisses zur Teilnahme an einer Selbst- oder Fremdevaluation verpflichtet werden.
Bei der Einholung der Einwilligung muss der Betroffene darüber informiert werden, dass er nicht verpflichtet ist, personenbezogene Angaben zu machen und er eine erteilte Einwilligung auch widerrufen kann, siehe Abschnitt II. 4.1. Es muss darauf hingewiesen werden, dass eine Verweigerung der Einwilligung zu keinerlei Nachteilen führt. Darüber hinaus ist darüber zu informieren, zu welchem Zweck die Daten verarbeitet, also zum Beispiel wie, wo und wie lange die Daten in personenbezogener Form gespeichert werden, ob und gegebenenfalls an wen sie weitergegeben werden und wann sie gelöscht werden. Diese Information muss in geeigneter Weise, in der Regel schriftlich oder elektronisch, erfolgen.
Unabhängig von der datenschutzrechtlichen Bewertung gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit. Die Schulen müssen deshalb sowohl bei der Erhebung von Daten wie bei ihrer weiteren Verarbeitung aus den grundsätzlich denkbaren Maßnahmen diejenige auswählen, die einerseits zu sinnvollen Ergebnissen der Evaluation führt, andererseits aber in möglichst geringem Umfang datenschutzrechtliche Belange berührt.
Um bei der Selbst- und Fremdevaluation relevante Ergebnisse zu erzielen, ist es in der Regel nicht erforderlich, die gewonnenen Informationen bestimmten befragten Lehrkräften, Schülerinnen und Schülern, deren Erziehungsberechtigten und anderen am Schulleben beteiligten Personen zuzuordnen oder Aussagen über Einzelpersonen zu treffen. Deshalb soll auch bereits der erste Schritt ‒ die Erhebung der Daten ‒ so erfolgen, dass keine Zuordnung zu bestimmten Personen möglich ist. Dies kann zum Beispiel durch die folgenden Maßnahmen erreicht werden:
Es ist auf solche Erhebungsmerkmale zu verzichten, die es ermöglichen, dass ‒ auch ohne Namensangabe ‒ Daten einer bestimmten Person zugeordnet werden können. Dies kann zum Beispiel mit dem Verzicht auf Angaben des genauen Alters (stattdessen zum Beispiel Altersgruppen “von...bis” bilden) oder des Geschlechts erreicht werden.
Erhebungsunterlagen, zum Beispiel Fragebögen, sind so zu gestalten, dass zunächst notwendige personenbezogene Angaben (= Hilfsmerkmale) physisch abgetrennt werden können.
Bei der Datenerhebung durch Interviews oder Beobachtungen ist das Protokoll so zu führen, dass eine Zuordnung zu einzelnen Befragten nicht mer möglich ist.
Ist es nicht möglich, bereits im Zusammenhang mit der Datenerhebung einen Personenbezug zu vermeiden, sollte anschließend eine Anonymisierung erfolgen. Dazu gehört auch, dass personenbezogene Daten getrennt von den eigentlichen Daten aufbewahrt und sofort nach ihrer Auswertung vernichtet werden. Protokolle mit personenbezogenen Daten müssen für Unbefugte unzugänglich aufbewahrt werden und sind ebenfalls sofort nach ihrer Auswertung zu vernichten.
Die Verwendung von nicht personenbezogenen Daten, beispielsweise in schulinternen Qualitätsdokumentationen, bei der Selbstevaluation oder im Bericht der Fremdevaluation, oder deren Übermittlung an Dritte, zum Beispiel im Rahmen einer Gesamtlehrerkonferenz oder einer Schulkonferenz, ist datenschutzrechtlich unbedenklich.
Beim Einsatz elektronischer Evaluationsinstrumente, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist ein Verfahrensverzeichnis gemäß § 11 LDSG zu erstellen. Sofern personenbezogene Daten im Auftrag der Schule durch andere Personen oder Stellen verarbeitet werden, handelt es sich um eine Auftragsdatenverarbeitung, siehe Abschnitt I.12.
Neben den datenschutzrechtlichen Regelungen sind bei Einsatz von elektronischen Verfahren im Rahmen der Selbst- und Fremdevaluation, soweit diese zweckgerichtet für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten eingesetzt werden, auch die Beteiligungsrechte der Personalvertretungen gemäß § 71 Absatz 3 Nummer 13 LPVG zu beachten. Dies ist dann der Fall, wenn elektronische Verfahren umfangreiche Auswertungs- und Datenverknüpfungen zulassen.
Bei einer Übermittlung von Ergebnissen der Evaluation im Rahmen von beispielsweise schulinternen Qualitätsdokumentationen oder im Bereich der Fremdevaluation oder bei der Bekanntgabe zum Beispiel im Rahmen einer Gesamtlehrerkonferenz oder Schulkonferenz sind personenbezogene Daten so zusammenzufassen, dass eine Zuordnung bestimmter Personen unmöglich gemacht wird.
Ist es unumgänglich, in die Dokumentation der Selbstevaluation oder in den Fremdevaluationsbericht personenbezogene Daten aufzunehmen, sind bei der Entscheidung über die Datenübermittlung das Interesse der Schule an einer Qualitätsverbesserung und schutzwürdige Interessen Einzelner sorgfältig gegeneinander abzuwägen. Hiervon betroffene Personen sind zu informieren, ihre Zustimmung ist einzuholen.
Personenbezogene Daten von Lehrkräften, Schülerinnen und Schülern, Erziehungsberechtigten oder sonstigen einbezogenen Personen (insbesondere Personal des Schulträgers) dürfen nur mit deren Einwilligung an Dritte übermittelt werden. Dies gilt auch für personenbezogene Daten des Schulleiters und seines Stellvertreters. Dritte im datenschutzrechtlichen Sinn sind dabei sowohl die schulischen Gremien wie auch mittelbar am Schulleben Beteiligte (zum Beispiel Schulträger). Für die Einwilligung gilt das oben Ausgeführte entsprechend. Allein der Umstand, dass ein Gremium nicht öffentlich tagt, rechtfertigt für sich eine Datenübermittlung ohne Einwilligung davon betroffener Personen nicht.
Für die Übermittlung des Berichts der Fremdevaluation an die Schulaufsicht bedarf es keiner Einwilligung.
Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 1. Januar 2015 in Kraft. Gleichzeitig tritt die Verwaltungsvorschrift Datenschutz an öffentlichen Schulen vom 25. November 2009 (K.u.U. 2010 S. 59) außer Kraft.
Diese Verwaltungsvorschrift wird in Ausgabe B aufgenommen unter Nr. 0551-51.
Datenschutzrechtliche Hinweise für den
Gebrauch privater Datenverarbeitungsgeräte
durch Lehrkräfte zur Verarbeitung
Auf privaten Datenverarbeitungsgeräten dürfen lediglich die personenbezogenen Daten jener Schülerinnen und Schüler verarbeitet werden, die von der jeweiligen Lehrkraft selbst unterrichtet werden bzw. deren Klassenlehrerin / Klassenlehrer bzw. Oberstufenbetreuerin / Oberstufenbetreuer sie ist. Art und Umfang der verarbeiteten Daten orientieren sich an den herkömmlich etwa in einem Notenbuch geführten oder bei der manuellen Zeugniserstellung benötigten Daten. Besonders sensible Daten, etwa über Krankheiten oder Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen von Schülerinnen und Schülern, dürfen nicht auf dem privaten Datenverarbeitungsgerät verarbeitet werden.
Die personenbezogenen Daten müssen verschlüsselt gespeichert und verschlüsselt über Internet übermittelt werden. Diese Daten sind getrennt von privaten, persönlichen Daten zu speichern und gegen unbefugten Zugriff zu schützen. Empfohlen wird eine Speicherung dienstlicher personenbezogener Daten auf einem verschlüsselten USB-Stick, um eine Trennung von dienstlichen und privaten Daten zu gewährleisten.
Die Daten müssen spätestens nach dem Ende des nächsten Schuljahres gelöscht werden.
Die Schulleitung muss über Art und Umfang der vorgesehenen Verarbeitung personenbezogener Daten auf einem privaten Datenverarbeitungsgerät (PC, Laptop, Tablet, Wechseldatenträger wie DVD, USB-Stick, externe Festplatte usw.) einer Lehrkraft informiert sein und dieser Datenverarbeitung schriftlich zustimmen. Diese Anlage ist der Lehrkraft auszuhändigen.
Hierfür muss die Lehrkraft der Schulleitung eine Übersicht der verwendeten Hard- und Software sowie eine Bestätigung der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen (§ 9 Absatz 3 Landesdatenschutzgesetz) vorlegen. Das Kultusministerium stellt hierfür eine Vorlage unter www.it.kultus-bw.de zur Verfügung.
Bei der Festlegung der zu treffenden technischen und organisatorischen Maßnahmen müssen die folgenden Aspekte berücksichtigt werden:
Z. B. abschließbarer Raum oder abschließbarer Schrank, usw ...?
Z. B. geheimes Passwort für den Gerätezugang.
Wie wird gewährleistet, dass andere Benutzer des Gerätes, z. B. Familienangehörige, nicht auf die dienstlichen Daten zugreifen können?
Z. B. durch Einrichtung verschiedener Benutzerprofile wird der Zugriff auf die dienstliche Daten geschützt oder durch Ablage der Daten in einem speziellen Bereich des Dateisystems mit eingeschränkter Zugriffsberechtigung. Es wird empfohlen, dass das Benutzerkonto über keine administrativen Berechtigungen verfügt.
Datenträger und Speicherkontrolle (Verschlüsselung)
Wie wird sichergestellt, dass Unbefugte die gespeicherten Daten nicht lesen können?
Die Daten müssen in jedem Fall verschlüsselt abgelegt werden. Wie erfolgt die Verschlüsselung, welche Software zur Verschlüsselung wird eingesetzt? Eingesetzt werden sollte die Software “True-Crypt”.
Werden weitere Datenträger wie z. B. USB-Sticks oder externe Festplatten verwendet, müssen die dienstlichen Daten auch dort verschlüsselt sein. Welche Datenträger werden verwendet und wie erfolgt die Verschlüsselung?
Wohin werden welche Datenarten übermittelt? Wie und durch welche Software erfolgt die Verschlüsselung?
Auf welche Weise und wie häufig erfolgen Datensicherungen, sog. Backups?
Das Löschen mit Betriebssystemmitteln reicht i. d. R. nicht aus, weil Daten trotz dieser Löschung wiederhergestellt werden können.
Ferner ist Folgendes zu beachten
Bei der Nutzung von Webportalen darf das eingegebene Passwort nicht im Browser für weitere Sitzungen gespeichert werden. Dies verhindert die unberechtigte Nutzung des Webportals durch andere Nutzer Ihres privaten Umfelds, z. B. durch im Haushalt wohnende Kinder.
Die Nutzung fremder Internetzugänge (z. B. in Internet-Cafes oder Hot-Spots an öffentlichen Plätzen) ist grundsätzlich verboten, es sei denn, der Internetzugang verfügt über eine Verschlüsselung. Die Nutzung des eigenen WLAN darf nur erfolgen, wenn das WLAN sicher verschlüsselt ist (z. B. aktuelle WPA2-Verschlüsselung).
Für die Speicherung und sonstige Verarbeitung auch verschlüsselter personenbezogener Daten von privaten Datenverarbeitungsgeräten aus Clouds gelten die Anforderungen nach Nr. I 12.2 dieser Verwaltungsvorschrift.
Die Schulleitung und ggf. der Landesbeauftragte für den Datenschutz hat gegenüber der Lehrkraft einen Auskunftsanspruch über die auf den privaten Geräten gespeicherten dienstlichen personenbezogenen Daten. Die Lehrkraft muss daher schriftlich zusichern, dass sie die Datenverarbeitungsgeräte und Speichermedien nach Aufforderung in die Räume der Schule zu Kontrollzwecken bringen wird und eine Kontrolle der dienstlich verarbeiteten Daten durch dazu berechtigte Personen duldet.
Die Lehrkraft verpflichtet sich zudem, alle zukünftigen wesentlichen Änderungen (z. B. Neubeschaffung von Hardware, Einsatz neuer Software zur Verarbeitung dienstlicher personenbezogener Daten) der Schulleitung unverzüglich mitzuteilen.
Weitere Informationen zu diesen Themen finden Sie im Internet auf der Webseite des BSI für Privatpersonen, welche unter http://www.bsi-fuer-buerger.de zu erreichen ist und unter www.lehrerfortbildung-bw.de, Rubrik Recht / Schule ‒ Datenschutz.