Source: https://www.transparenz.bremen.de/vorschrift_detail/bremen2014_tp.c.144771.de
Timestamp: 2020-04-01 23:18:36
Document Index: 213828264

Matched Legal Cases: ['§ 92', '§ 88', '§ 15', '§ 199', '§ 24', '§ 50', '§ 8', '§ 3', '§ 23', '§ 85', '§ 87', '§ 88', '§ 92', '§ 94', '§ 6', '§ 7', '§ 8', '§ 9', '§ 10', '§ 14', '§ 17', '§ 32', '§ 7', '§ 11', '§ 95', '§ 8', '§ 2', '§ 840', '§ 15', '§ 199', '§ 24', '§ 50', '§ 8', '§ 3', '§ 23', '§ 85', '§ 87', '§ 88', '§ 92', '§ 94', '§ 6', '§ 7', '§ 8', '§ 9', '§ 10', '§ 14', '§ 17', '§ 32', '§ 7', '§ 11', '§ 95', '§ 8', '§ 2', '§ 840', '§ 88', '§ 50', '§ 85', '§ 85', '§ 85', '§ 85', '§ 85', '§ 92', '§ 7', '§ 8', '§ 167', '§ 87', '§ 3', '§ 24', '§ 10', '§ 199', '§ 167', '§ 3', '§ 95', '§ 167']

Transparenzportal Bremen - Verwaltungsvorschrift über die Verarbeitung von Personalaktendaten und die Führung von Personalakten (PAVwV)
Verwaltungsvorschrift über die Verarbeitung von Personalaktendaten und die Führung von Personalakten (PAVwV)
Zweiter Abschnitt Verarbeitung und Schutz von Personalaktendaten
2. Verarbeitung für Personalverwaltung und Personalwirtschaft
3. Zugang zu Personalaktendaten
4. Unterlagen über ärztliche und psychologische Untersuchungen, Behandlungen und Tests sowie andere vertrauliche Unterlagen
5. Automatisierte Verarbeitung von Personalaktendaten (§ 92 BremBG)
7. Gliederung und Inhalt
8. Andere Unterlagen
10. Verbot der doppelten Aktenführung
11. Beschäftigte mit Behinderung
13. Anhörung
14. Fortführung von Personalakten
15. Abgabe von Personalakten
16. Entfernung und Berichtigung von Vorgängen
17. Verwertungsverbot bei Disziplinarmaßnahmen und bei Abmahnungen
20. Übernahme durch das Staatsarchiv, Vernichtung
Vierter Abschnitt Auskunftsrechte
21. Auskunft an die betroffenen Beschäftigten (§ 88 BremBG)
22. Übermittlung von Personalakten und Auskunft aus Personalakten an nicht betroffene Personen
23. Einsicht durch die Öffentlichkeit
24. Inkrafttreten und Außerkrafttreten anderer Bestimmungen
Veröffentlichungsdatum:19.02.2020 Inkrafttreten01.03.2020 FundstelleBrem.ABl. 2020, 153
Bezug (Rechtsnorm)32016R0679, 31995L0046, AGG § 15, BGB § 199, BeamtStG § 24, BeamtStG § 50, BremAZV § 8, BremArchivG § 3, BremBG § 23, BremBG § 85, BremBG § 87, BremBG § 88, BremBG § 92, BremBG § 94, BremDG § 6, BremDG § 7, BremDG § 8, BremDG § 9, BremDG § 10, BremDG § 14, BremDG § 17, BremDG § 32, BremDSGVOAG § 7, BremLVO § 11, LHO § 95, RIG § 8, SGB 9 § 2, ZPO § 840
Zitiervorschlag: "Verwaltungsvorschrift über die Verarbeitung von Personalaktendaten und die Führung von Personalakten (PAVwV) (Brem.ABl. 2020, 153)"
Erlassdatum: 12.02.2020
Fassung vom: 12.02.2020
Normen: 32016R0679, 31995L0046, § 15 AGG, § 199 BGB, § 24 BeamtStG, § 50 BeamtStG, § 8 BremAZV, § 3 BremArchivG, § 23 BremBG, § 85 BremBG, § 87 BremBG, § 88 BremBG, § 92 BremBG, § 94 BremBG, § 6 BremDG, § 7 BremDG, § 8 BremDG, § 9 BremDG, § 10 BremDG, § 14 BremDG, § 17 BremDG, § 32 BremDG, § 7 BremDSGVOAG, § 11 BremLVO, § 95 LHO, § 8 RIG, § 2 SGB 9, § 840 ZPO
Fundstelle: Brem.ABl. 2020, 153
Verwaltungsvorschrift über die Verarbeitung von Personalaktendaten
(PAVwV)
Zweiter Abschnitt – Verarbeitung und Schutz von Personalaktendaten
Verarbeitung für Personalverwaltung und Personalwirtschaft
Dritter Abschnitt - Personalaktenführung
Übernahme durch das Staatsarchiv, Vernichtung
Vierter Abschnitt – Auskunftsrecht
Auskunft an die betroffenen Beschäftigten (§ 88 BremBG)
Übermittlung von Personalaktendaten und Auskunft von Personalakten an nicht betroffene Personen
(1) Diese Verwaltungsvorschrift wird auf der Grundlage von § 50 des Gesetzes zur Regelung des Statusrechts der Beamtinnen und Beamten in den Ländern (BeamtStG) vom 17. Juni 2008 (BGBl. I S. 1010) und § 85 Absatz 7 des Bremischen Beamtengesetzes (BremBG) vom 22. Dezember 2009 (Brem.GBl. S. 17/2010) erlassen und enthält Spezifizierungen der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung, Abl. L 119 vom 4.5.2016 S. 1, L 314 vom 22.11.2016, S. 72). Sie gilt für alle Beschäftigten der Freien Hansestadt Bremen (Land und Stadtgemeinde).
(2) Beschäftigte im Sinne dieser Verwaltungsvorschrift sind Beamtinnen und Beamte, Richterinnen und Richter, Tarifbeschäftigte sowie außertariflich Beschäftigte, die in einem öffentlich-rechtlichen oder privatrechtlichen Ausbildungsverhältnis Beschäftigten, Praktikantinnen und Praktikanten, Werkstudentinnen und Werkstudenten sowie Bewerberinnen und Bewerber, ehemalige Beschäftigte und versorgungsberechtigte Hinterbliebene. Keine Beschäftigten im Sinne dieser Vorschriften sind Personen, die weisungsunabhängig zeitlich befristet tätig sind und die nur punktuell in den Dienstbetrieb eingegliedert werden.
Verarbeitung und Schutz von Personalaktendaten
(1) Personenbezogene Daten (vgl. Artikel 4 Nummer 1 der Datenschutz-Grundverordnung) dürfen über Beschäftigte nur verarbeitet (vgl. Artikel 4 Nummer 2 der Datenschutz-Grundverordnung) werden, soweit dies im Rahmen der Personalverwaltung und Personalwirtschaft, insbesondere zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, einschließlich zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes, erforderlich ist und dadurch schutzwürdige Belange der oder des Beschäftigten nicht beeinträchtigt werden oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt (§ 85 Absatz 1 BremBG).
(2) Die Vorschriften des Bremischen Ausführungsgesetzes zur EU-Datenschutz-Grundverordnung (BremDSGVOAG) in der jeweils geltenden Fassung bleiben unberührt.
(1) Zugang zu Personalaktendaten dürfen nur Beschäftigte haben, die mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind, und nur soweit dies im Rahmen der Zweckbindung im Sinne von Nummer 2 Absatz 1 erforderlich ist.
(2) Auf Verlangen ist der oder dem behördlichen Datenschutzbeauftragten Zugang zur Personalakte zu gewähren. Dies gilt auch für die mit Angelegenheiten der Innenrevision beauftragten Beschäftigten, soweit sie die zur Durchführung ihrer Aufgaben erforderlichen Erkenntnisse nur auf diesem Weg und nicht durch Auskunft aus der Personalakte gewinnen können. Jede Einsichtnahme nach Satz 2 ist aktenkundig zu machen (§ 85 Absatz 9 BremBG).
(3) Zu den Aufgaben der Personalverwaltung und der Personalwirtschaft gehört auch die Datenschutzkontrolle. Gleiches gilt, soweit im Rahmen der Datensicherung oder der Sicherung des ordnungsgemäßen Betriebes einer Datenverarbeitungsanlage eine nach dem Stand der Technik nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand zu vermeidende Kenntnisnahme von Personalaktendaten erfolgt (§ 85 Absatz 10 BremBG).
(4) Personalaktendaten sind unter Verschluss zu halten. Sie sind insbesondere so aufzubewahren, dass Unbefugte ihren Inhalt weder verarbeiten noch deren Datenträger entwenden oder zerstören können. Hierzu reicht ein Abschließen des Raumes nicht aus; vielmehr ist die Datei selbst so zu verschließen, dass sie vor Personen geschützt ist, die zwar befugt den Raum betreten, aber die Datei nicht einsehen dürfen.
(5) Werden Personalakten, Dateien oder Teile daraus versandt, sind Versandart und Verpackung so festzulegen, dass eine unberechtigte Einsichtnahme verhindert wird. Dies gilt auch für den Versand innerhalb der Dienststelle. Ein elektronischer Versand von Personalaktendaten ist nur verschlüsselt und grundsätzlich digital signiert zulässig. Die im Einzelfall zu treffenden organisatorischen und technischen Maßnahmen sind von der jeweils zuständigen Behörde schriftlich festzulegen.
(1) Unterlagen, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist, sind den Beschäftigten unverzüglich zurückzugeben, wenn sie für den Zweck, zu dem sie vorgelegt worden sind, nicht mehr benötigt werden. Lediglich Ergebnisse von ärztlichen und psychologischen Untersuchungen, Behandlungen und Tests können zur Personalakte genommen werden (§ 85 Absatz 5 Satz 3 BremBG). Automatisiert verarbeitet oder genutzt werden dürfen von den ärztlichen und psychologischen Unterlagen ebenfalls nur die Ergebnisse, soweit sie die Eignung betreffen und ihre Verarbeitung oder Nutzung dem Schutz der oder des Bediensteten dient (§ 92 Absatz 3 BremBG).
(1) Personalaktendaten dürfen in automatisierten Verfahren nur im Rahmen der Zweckbindung im Sinne von Nummer 2 Absatz 1 verarbeitet werden. Für medizinische oder psychologische Unterlagen gelten die Sonderregelungen der Nummer 4 Absatz 1. Die Übermittlung von Personalaktendaten an Dritte ist nur nach Maßgabe von Nummer 23 zulässig. Ein automatisierter Datenabruf durch andere als die von Nummer 23 erfassten Behörden ist unzulässig, soweit nicht durch besondere Rechtsvorschriften anderes bestimmt ist.
(2) Die Verarbeitungs- und Nutzungsformen von zentral geführten automatisierten Personalverwaltungsverfahren sind zu dokumentieren (Artikel 30 Datenschutz-Grundverordnung). Dezentral geführte Verfahren sind ebenfalls nach Maßgabe von Satz 1 zu dokumentieren und den Beschäftigten in geeigneter Form bekannt zu geben. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten in Abrufverfahren oder gemeinsamen Verfahren sind Vereinbarungen zu treffen (§ 7 BremDSGVOAG, Artikel 26 Datenschutz-Grundverordnung).
(3) Den Beschäftigten ist bei erstmaliger Speicherung von Personalaktendaten die Art der über sie gespeicherten Daten gegen Empfangsbestätigung durch die personalverwaltende Dienststelle mitzuteilen1. Bei wesentlichen Änderungen sind sie zu benachrichtigen. Performa Nord sowie der Senator für Finanzen oder die Senatorin für Finanzen stellen den personalverwaltenden Stellen Übersichten über die in den zentralen Verfahren gespeicherten Dateien zur Verfügung.
(2) Zur Personalakte gehören alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten Daten, die die Beschäftigte oder den Beschäftigten betreffen, soweit sie mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Andere Unterlagen dürfen nicht in die Personalakte aufgenommen werden.
(3) Von Urkunden, wie z.B. Geburtsurkunden, Personenstandsurkunden, Zeugnissen, Ernennungsurkunden, Urkunden über Hochschulabschlüsse, Promotionsurkunden sollen nur beglaubigte Abschriften oder Ablichtungen zur Personalakte genommen werden. Eine Beglaubigung muss mindestens einen Vermerk, der bescheinigt, dass die Kopie oder Abschrift mit dem Original übereinstimmt, die Unterschrift der oder des Beglaubigenden sowie deren oder dessen Organisationskennzeichen und den Abdruck des Dienstsiegels enthalten.
(1) Die Personalakte gliedert sich in Grundakte, Teilakten und Nebenakten; sie kann in schriftlicher oder elektronischer Form geführt werden. Soweit sie elektronisch geführt wird, ist diese Verwaltungsvorschrift entsprechend dem Stand der Technik umzusetzen.
Vorgänge über Nebentätigkeiten und Beurteilungen, einschließlich der aus Anlass von erfolglosen oder im Laufe eines Auswahlverfahrens zurückgenommenen Bewerbungen erstellten dienstlichen Beurteilungen, soweit keine Teilakten geführt werden,
Unterlagen über Teilzeitbeschäftigung, vorübergehende Verkürzung der regelmäßigen Arbeitszeit gemäß § 8 Bremische Arbeitszeitverordnung zum Zwecke der gesundheitlichen Rehabilitation der Beamtinnen und Beamten, Elternzeit, Urlaub ohne Bezüge aus familiären oder sonstigen Gründen,
Dienstliche Beurteilungen, einschließlich der aus Anlass von erfolglosen oder im Laufe eines Auswahlverfahrens zurückgenommenen Bewerbungen erstellten dienstlichen Beurteilungen, sowie Dienst- und Arbeitszeugnisse können in einer Beurteilungsakte geführt werden. Anderenfalls sind die Vorgänge in der Grundakte zu führen.
Trennungsgeld- und Umzugskostenakte
Vorgänge zur Gewährung von Trennungsgeld und Umzugskosten sind in der Trennungsgeld- und Umzugskostenakte zu führen.
Vorgänge über dienstliche Abwesenheit durch Erholungsurlaub, Urlaub aus besonderen Anlässen, Bildungsurlaub, Zusatzurlaub, Krankheiten, Dienst- bzw. Arbeitsunfälle, Heil- und Kurverfahren sowie Wiedereingliederungen der tariflich und außertariflich Beschäftigten sind in der Urlaubs- und Krankheitsakte zu führen. Ausgenommen sind Vorgänge über Urlaub ohne Bezüge nach Nummer 7 Absatz 2 Nummer 21. Die Akte ist in die Abschnitte Urlaub und Krankheit zu gliedern. Den Vorgängen eines jeden Kalenderjahres ist eine Übersicht über Urlaub5 bzw. Krankheit6 vorzuheften. Dokumentation des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) nach § 167 (2) SGB IX gemäß Anlage 6a7.
(4) Nebenakten für Unterlagen, die sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befinden, dürfen nur geführt werden, wenn die personalverwaltende Organisationseinheit nicht zugleich Beschäftigungsdienststelle ist oder wenn mehrere personalverwaltende Organisationseinheiten für die Beschäftigte oder den Beschäftigten zuständig sind. Die Nebenakten dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betroffenen Behörde erforderlich ist. Die Führung einer Nebenakte über Beihilfeunterlagen sowie Dienstunfälle ist nicht gestattet.
Stellenausschreibungen, Arbeitsplatzbeschreibungen oder Stellenbeschreibungen und Stellenbewertungen,
(1) Soweit in dieser Verwaltungsvorschrift nichts anderes bestimmt ist, führt jede Dienststelle die Personalakten ihrer Beschäftigten. Werden personalverwaltende Aufgaben mehrerer Dienststellen bei einer Dienststelle zusammengefasst, kann ihr die Personalaktenführung übertragen werden. Nach Beendigung des Dienstverhältnisses werden die Personalakten bei der letzten personalaktenführenden Dienststelle aufbewahrt. Die Senatorin oder der Senator für Finanzen kann Ausnahmen zulassen.
Von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Beschäftigten ist, soweit sie ihren Status offenlegen und daraus Rechte abgeleitet werden sollen, ein Nachweis über die Anerkennung der Schwerbehinderteneigenschaft oder der Gleichstellung zur Personalakte zu nehmen. Dies gilt auch bei später eintretenden Veränderungen. Zur Einsatz- und Verwendungsfähigkeit (s. Nummer 8 Absatz 1 Nummer 6) können gesundheitliche Beeinträchtigungen nur mit schriftlichem Einverständnis der oder des Beschäftigten in der Personalakte dokumentiert werden.
Personalakten sollen stets vollständig sein; abgeschlossene Vorgänge sind deshalb unverzüglich zu den Akten zu nehmen. Die Schriftstücke sind nach der zeitlichen Reihenfolge einzuordnen, wobei zusammenhängende Vorgänge möglichst nicht getrennt werden sollen. In der Grundakte ist jedes Schriftstück fortlaufend zu nummerieren; die Blattnummern sind in der oberen rechten Ecke der Vorderseite anzugeben. In der Disziplinarakte ist für jedes Verfahren ein gesonderter Vorgang mit Nummerierung zu bilden.
Beamtinnen und Beamte sowie Richterinnen und Richter sind zu Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, die für sie ungünstig sind oder ihnen nachteilig werden können, vor deren Aufnahme in die Personalakte zu hören, soweit die Anhörung nicht nach anderen Rechtsvorschriften erfolgt (§ 87 BremBG). Tarifbeschäftigte und außertariflich Beschäftigte müssen gemäß § 3 Absatz 6 TV-L über Beschwerden und Behauptungen tatsächlicher Art, die für sie ungünstig sind oder ihnen nachteilig werden können, vor Aufnahme in die Personalakte gehört werden. Die Äußerung ist zur Personalakte zu nehmen. Wird von dem Anhörungsrecht kein Gebrauch gemacht, so ist dies ebenfalls in der Personalakte zu vermerken. Bei außertariflich Beschäftigten ist entsprechend der Sätze 2 bis 4 zu verfahren.
(1) Vorgänge, deren Aufnahme gemäß Nummer 2 Absatz 1 nicht zulässig war, sind aus den Personalakten zu entfernen.
(4) Mitteilungen in Strafsachen, soweit sie nicht Bestandteil einer Disziplinarakte sind, sowie Auskünfte aus dem Bundeszentralregister und Führungszeugnisse sind mit Zustimmung der Beamtin oder des Beamten nach drei Jahren zu entfernen und zu vernichten. Absatz 3 Satz 2 und 3 sowie Nummer 17 Absatz 2 und 3 gelten entsprechend.
(5) Für Tarifbeschäftigte und außertariflich Beschäftigte gelten die Absätze 3 und 4 entsprechend.
(6) Werden Vorgänge oder Unterlagen nach den Absätzen 1 bis 5 aus den Personalakten entfernt, so ist an diese Stelle ein Vermerk mit dem Wortlaut „Entnommen gemäß Nummer 16 PAVwV“ sowie Handzeichen, Organisationskennzeichen und Entnahmedatum aufzunehmen. Der entsprechende Eintrag im Inhaltsverzeichnis ist unkenntlich zu machen, bei Bedarf ist das bisherige Inhaltverzeichnis durch ein neues Inhaltsverzeichnis zu ersetzen.
(1) Dem Verwertungsverbot unterliegende Vorgänge sind aus den Disziplinarakten zu entfernen und zu vernichten. Aus den Personalakten dürfen anschließend keine Rückschlüsse mehr auf diese Vorgänge möglich sein. Das bisherige Inhaltsverzeichnis der Disziplinarakte ist durch ein neues zu ersetzen; wird die Disziplinarakte aufgelöst, so ist das bisherige Verzeichnis der Teilakten in der Grundakte durch ein neues zu ersetzen.
(2) Sechs Wochen vor Beginn des Verwertungsverbots ist der oder dem Beschäftigten die beabsichtigte Entfernung aus der Personalakte schriftlich anzukündigen.
(3) Die oder der Beschäftigte kann schriftlich beantragen, dass die Entfernung unterbleibt. Der Antrag ist innerhalb eines Monats zu stellen, nachdem die oder der Beschäftigte schriftlich auf die bevorstehende Entfernung, das Antragsrecht und die Antragsfrist hingewiesen worden ist. Wird der Antrag gestellt, so unterbleibt die Entfernung aus der Personalakte oder es erfolgt eine gesonderte Aufbewahrung. Das Verwertungsverbot ist auf den Vorgängen zu vermerken. Dieser Antrag kann jederzeit widerrufen werden.
(4) Das Verwertungsverbot von Vorgängen aus der Personalakte erfolgt
wenn sich Tarifbeschäftigte oder außertariflich Beschäftigte nach Abmahnungen hinsichtlich des konkreten Grundes der Abmahnung nicht mehr fehlverhalten haben. Die Abmahnung ist frühzeitiger aus der Personalakte zu entfernen, wenn ein rechtskräftiges arbeitsgerichtliches Urteil zur Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte dies vorsieht,
(5) Die Frist für das Verwertungsverbot beginnt
(6) Das Verwertungsverbot tritt nicht ein, solange
ein gerichtliches Verfahren über die Beendigung des Beamtenverhältnisses, Richterverhältnisses oder öffentlich-rechtlichen Ausbildungsverhältnisses oder wegen einer schuldhaften Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten durch Tarifbeschäftigte oder außertariflich Beschäftigte oder den in einem privatrechtlichen Ausbildungsverhältnis Beschäftigten oder über die Geltendmachung von Schadensersatz gegen die Beschäftigte oder den Beschäftigten anhängig ist.
wenn Beschäftige ohne versorgungsberechtigte Hinterbliebene verstorben sind, mit Ablauf des Todesjahres,
wenn Versorgungsansprüche nach dem Bremischen Beamtenversorgungsgesetz bestehen, mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Versorgungspflicht erlischt,
wenn keine Versorgungsansprüche nach dem Bremischen Beamtenversorgungsgesetz bestehen, mit Ablauf des Jahres der Vollendung der Regelaltersgrenze, in den Fällen des § 24 BeamtStG (Verlust der Beamtenrechte) und § 10 BremDG (Entfernung aus dem Beamtenverhältnis) jedoch erst, wenn mögliche Versorgungsempfängerinnen oder Versorgungsempfänger nicht mehr vorhanden sind,
bei Beschäftigten, die vom Geltungsbereich des Bremischen Ruhelohngesetzes erfasst werden, mit Ablauf des Jahres der Vollendung der Regelaltersgrenze nach dem Sechsten Buch Sozialgesetzbuch.
Die Dienststellen erhalten in den Fällen der Nummern 1 bis 4 dieses Absatzes eine Mitteilung von Performa Nord über den Zeitpunkt des Abschlusses der Personalakten.
(2) Für die in Absatz 1 Satz 2 Nummer 5 nicht genannten Beschäftigten, mit einem privatrechtlichen Dienst-, Arbeits- oder Ausbildungsverhältnis beginnt die fünfjährige Aufbewahrungsfrist nach Ablauf des Jahres, in dem das Dienst-, Arbeits- oder Ausbildungsverhältnis geendet hat.
(3) Ergeben sich aus der Personalakte Anhaltspunkte für mögliche Schadensersatzansprüche der Beschäftigten gemäß § 199 Absatz 2 BGB, die auf der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit oder Freiheit beruhen, sind die Personalakten abweichend von den vorstehenden Regelungen 30 Jahre ab dem Zeitpunkt des Schadensereignisses an aufzubewahren.
(4) Versorgungsakten sind fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungszahlung geleistet worden ist, aufzubewahren; besteht die Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs, sind die Akten 30 Jahre aufzubewahren.
(5) Unterlagen über Umzugs- und Reisekosten sind 10 Jahre, Unterlagen über Beihilfen, Freie Heilfürsorge, Heilverfahren, Vorschüsse, Abtretungen, Pfändungen, Erkrankungen sind fünf Jahre, Unterlagen über Urlaub drei Jahre nach Ablauf des Jahres aufzubewahren, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde. Die Dokumentation über die Durchführung eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) nach § 167 (2) SGB IX (Anlage 6b) ist drei Jahre nach Abschluss oder Abbruch des BEM-Verfahrens aufzubewahren.
(6) Die Aufbewahrungsfristen für Zahlakten und Nachversicherungsvorgänge ergeben sich aus der Landeshaushaltsordnung, dem Einkommensteuergesetz sowie dem Sozialgesetzbuch IV. Jahreslohnkonten von Beamtinnen und Beamten sind wegen einer möglichen Nachversicherung fünfzig Jahre aufzubewahren.
(1) Alle Grund- und Nebentätigkeitsakten, deren Aufbewahrungsfrist nach Nummer 18 Absatz 1 bis 3 abgelaufen ist, sind gemäß § 3 Bremisches Archivgesetz im Originalzustand dem Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten. Ohne Zustimmung des Staatsarchivs dürfen keine Akten nach Satz 1 vernichtet werden.
(2) Die personalaktenführende Dienststelle erfasst die auszusondernden Akten nach Absatz 1 listenförmig in einem Aussonderungsverzeichnis.8 Eine komplette Muster-Liste als Vorlage ist auf der Internetseite des Staatsarchivs abrufbar.
(3) Das Staatsarchiv kennzeichnet im Aussonderungsverzeichnis die archivwürdigen Akten, die an das Staatsarchiv abzuliefern sind, und die Akten, die durch die personalaktenführende Dienststelle datenschutzgerecht zu vernichten sind (Bewertungsverzeichnis).
(4) Die personalaktenführende Dienststelle erstellt zu den an das Staatsarchiv abzuliefernden Akten eine Abgabeliste, die in der Regel aus dem Aussonderungsverzeichnis erstellt wird, und liefert die Akten zusammen mit der Abgabeliste an das Staatsarchiv ab. Die Kosten von Anbietung und Ablieferung trägt die personalaktenführende Dienststelle.
(5) Nach Ablieferung von elektronischen Akten an das Staatsarchiv werden die Akten im elektronischen System der personalaktenführenden Dienststelle gelöscht. Zu löschen sind auch die elektronischen Akten, die nach Auskunft des Staatsarchivs nicht archivwürdig sind und nicht an das Staatsarchiv abgeliefert wurden.
(6) Unterlagen gemäß Nummer 18 Absatz 4 und 5 sind nach Ablauf der genannten Aufbewahrungsfristen ohne Beteiligung des Staatsarchivs zu vernichten.
(7) Nebenakten sowie gespeicherte Personalaktendaten, die zu den in Nummer 1 genannten Zwecken nicht mehr benötigt werden und auf die keine Aufbewahrungsfristen Anwendung finden, sind ohne Beteiligung des Staatsarchivs unverzüglich aufzulösen oder zu löschen.
(8) Die Akten sind so zu vernichten, dass auf Herkunft und Inhalt keine Rückschlüsse mehr möglich sind. Bis zu diesem Zeitpunkt sind sie durch die mit der Vernichtung beauftragten Beschäftigten vor Missbrauch jeder Art zu schützen. Die Vernichtung oder Löschung von Akten wird in der personalaktenführenden Dienststelle dokumentiert.
(1) Das Auskunftsrecht der Beschäftigten, auch nach Beendigung des Dienst- oder Arbeitsverhältnisses, Auskunft aus ihren Personalakten oder aus anderen Akten, die personenbezogene Daten über sie enthalten und für ihr Dienst- oder Arbeitsverhältnis verarbeitet werden, zu erhalten, umfasst auch die Einsichtnahme.
(2) Bevollmächtigten von Beschäftigten ist Auskunft zu gewähren, soweit dienstliche Gründe nicht entgegenstehen. Dies gilt auch für Hinterbliebene und deren Bevollmächtigte, wenn ein berechtigtes Interesse glaubhaft gemacht wird. Absatz 1 gilt entsprechend.
(3) Wird die Auskunft in Form der Einsichtnahme verlangt, so bestimmt die personalaktenführende Behörde, wo die Einsicht gewährt wird; sie soll dort erfolgen, wo die Akte geführt wird. Die Akteneinsicht wird grundsätzlich bei der personalaktenführenden Dienststelle unter Aufsicht einer oder eines für die Personalaktenführung verantwortlichen Beschäftigten gewährt. Über die Akteneinsicht oder sonstige Arten der Auskunft durch Beschäftigte dürfen außerhalb eines Verwaltungsverfahrens keine Vermerke aufgenommen werden. Auf Verlangen werden Auszüge, Abschriften, Ablichtungen, Ausdrucke oder elektronische Kopien gefertigt.
(5) Die Auskunft ist unzulässig,
soweit gesetzliche Bestimmungen entgegenstehen,
bei Sicherheitsakten oder
wenn Daten der betroffenen Person mit Daten Dritter oder geheimhaltungsbedürftigen nicht personenbezogenen Daten derart verbunden sind, dass die Trennung nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich ist. In diesem Fall ist den Beschäftigten in angemessenem Umfang Auskunft zu erteilen.
Übermittlung von Personalakten und Auskunft aus Personalakten an nicht betroffene Personen
(1) Die Übermittlung einer Personalakte und die Auskunft aus der Personalakte an Dritte, die nicht in Absatz 3 bis 6 genannt sind, sind nur mit Einwilligung der oder des Beschäftigten zulässig und sind auf den jeweils erforderlichen Umfang zu beschränken. Soweit eine Auskunft ausreicht, ist von einer Übermittlung abzusehen.
(2) Kann die oder der Beschäftigte in einem Eil- oder Notfall keine Entscheidung treffen, ist die Möglichkeit einer mutmaßlichen Einwilligung zu Auskünften an Dritte im Sinne des Absatzes 1 Satz 1 aus der Personalakte zu prüfen. Die Einwilligung zur Auskunft kann angenommen werden, wenn der oder dem Beschäftigten ohne sie ein erheblicher Nachteil oder Schaden entstehen würde. Inhalt und Adressat der Auskunft sind der oder dem Beschäftigten unverzüglich schriftlich mitzuteilen.
(3) Ohne Einwilligung der oder des Beschäftigten ist es zulässig, die Personalakte im Rahmen der Zweckbestimmung nach Nummer 2 Absatz 1 Satz 1 folgenden Stellen zu übermitteln:
Soweit eine Auskunft ausreicht, ist von einer Übermittlung abzusehen.
(5) Personenbezogene Daten aus einer Personalakte dürfen auch ohne Einwilligung der Beschäftigten genutzt oder an eine andere Dienststelle oder beauftragte Stelle übermittelt werden, soweit sie für die Festsetzung und Berechnung von Besoldung, Entgelt, Versorgung, Beihilfe oder Prüfung der Kindergeldberechtigung erforderlich sind.
(6) Gemäß § 95 der Haushaltsordnung der Freien Hansestadt Bremen in Verbindung mit den Regelungen des Bremischen Ausführungsgesetzes zur EU-Datenschutz-Grundverordnung (BremDSGVOAG) in der jeweils geltenden Fassung sind dem Rechnungshof der Freien Hansestadt Bremen zur Erfüllung seiner Aufgaben auf Verlangen Einsicht zu gewähren und Auskunft zu erteilen.
(8) Übermittlung und Auskunft sind auf den jeweils erforderlichen Umfang zu beschränken.
Vom Staatsarchiv übernommene Personalakten dürfen dort im Rahmen der Bestimmungen des Bremischen Archivgesetzes in der jeweils geltenden Fassung eingesehen und genutzt werden. Sofern zu übermittelnde Akten noch in den Dienststellen lagern, erfolgt die Einsichtnahme und Nutzung dort in analoger Anwendung des Bremischen Archivgesetzes.
(1) Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 1. März 2020 in Kraft.
(2) Gleichzeitig tritt die Verwaltungsvorschrift über die Erhebung von Personalaktendaten und die Führung von Personalakten vom 23. August 2010 (Brem.ABl. S. 777), geändert am 28. April 2014 (Brem.ABl. S. 295), außer Kraft.
Muster Anlage 1.
Muster Anlage 2.
Muster Anlage 3.
Muster Anlage 4.
Muster Anlage 5.
Muster Anlage 6.
Muster Anlage 6a.
Muster Anlagen 7 und 8.
Anlage Anlage 1: Gespeicherte Personalaktendaten
Anlage Anlage 2: Personalbogen
Anlage Anlage 3: Verzeichnis der Teil- und Nebenakten
Anlage Anlage 4: Inhaltsverzeichnis der Disziplinarakte
Anlage Anlage 5: Urlaubsübersicht
Anlage Anlage 6: Krankheitsübersicht
Anlage Anlage 6a: Datenblatt zur Dokumentation des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) gem. § 167 (2) SGB IX in der Krankenakte als Teilakte der Personalakte
Anlage Anlage 7: Aussonderung von Personalakten
Anlage Anlage 8: Verzeichnis zum Übernahmeangebot von Personalakten an das Staatsarchiv
Vorschrift Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Bremen (Bremisches Archivgesetz - BremArchivG -) vom 7. Mai 1991