Source: https://www.ekvalita.cz/gdpr-pro-svj-a-bd.htm
Timestamp: 2018-12-10 11:14:05+00:00
Document Index: 49245577

Matched Legal Cases: ['§ 1158', 'čl. 6', 'čl. 13', 'čl. 28', 'čl. 6', 'čl. 13']

GDPR pro SVJ a BD | UKQS (ekvalita.cz)
Jsme experti v GDPR (General Data Protection Regulation) - obecené nařízení na ochranu osobních údajů pro "společenství vlastníků jednotek" a "bytová družstva"
7.400,- Kč bez DPH ( 8.954,- Kč s DPH ) pro SVJ/BD do 40 bytových a nebytových jednotek
10.000,- Kč bez DPH ( 12.100,- Kč s DPH ) pro SVJ/BD nad 40 bytových a nebytových jednotek
INFORMACE O GDPR pro SVJ a BD
Je nezbytné zmapovat, jaký druh osobních údajů se zpracovává, např. osobní, citlivé údaje nebo údaje děti, kdo s nimi pracuje, jak jsou zabezpečeny a kde jsou uloženy. Pravděpodobně bude nezbytné přijmout v tomto směru nějakou směrnici nebo usnesení. Bude dobré revidovat dosavadní získané souhlasy a podrobněji je upravit, aby člen věděl, kdo zpracovává jeho osobní údaje, proč je zpracovává, jak dlouho budou uchovávány, a kdo další je získá.
• zjistit k jakému účelu jsou data zpracována (např. mzdová a personální agenda, seznam členů apod.)
• vydat interní opatření k zabezpečení osobních údajů a jmenovat osoby, které k nim mají přístup (může znamenat i změnu ve stanovách)
Pro jednotlivé činnosti vyplývající z GDPR je nutné znát, v jakém postavení je jednotlivý subjekt. Hlavní subjekty v SVJ a BD podle mého názoru zastávají tyto role:
člen SVJ/BD
nájemník člena SVJ
nájemník BD
dodavatel SVJ/BD, který je fyzickou osobou (např. uklízečka)
zaměstnanec SVJ/BD
smluvní správce (realitní kancelář, SBD apod.)
osoba, která zajišťuje odečítání a rozpočítávání nákladů na vodu, TUV a teplo
osoba, která provádí revizi plynu na společných částech domu v bytě
zdravotní pojišťovna (předpokládám, že zdravotní pojišťovna není orgán veřejné moci)
"Budou muset společenství vlastníků jednotek jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů?
Společenství vlastníků jednotek, jestliže provádějí pouze zpracování osobních údajů v souvislosti s činnostmi spočívajícími v zajišťování výkonu bytových spoluvlastnických práv a povinností tak, jak je upravuje zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (viz § 1158 a násl. občanského zákoníku), pověřence jmenovat nemusejí."
V rámci působení statutárního orgánu – v mém případě výbor SVJ bude nutné shromažďovat osobní údaje:
-je-li členem společenství právnická osoba, uvede se její název, adresa sídla, IČ a fyzická osoba – zástupce
-číslo domu a bytu člena,
-adresa trvalého pobytu,
-doručovací adresa, na které vlastník jednotky přebírá poštu, (dále jen doručovací adresa),
-e-mailová adresa člena, nebo jeho zástupce,
-váha hlasu při hlasování na shromáždění ve vztahu k jednotce.
-data narození v rámci formulářů plných mocí.
Tzv. citlivé údaje pravděpodobně nebude nutno evidovat.
Jak se budou osobní údaje chránit před zneužitím, to bude zajímavé, protože snad jen mimo data narození lze ostatní údaje získat z veřejně přístupných databází.
Takže jen nástin možností - trezor s písemnostmi, data na PC chráněná heslem
V případě, že jsou v BD/SVJ kamerové systémy:
Tato nová povinnost se na provozovatele kamerového systému nejspíše nebude vztahovat, a to proto, že vnitřní prostory v domě nejsou považovány za prostory veřejně přístupné. Je však nezbytné sledovat průběh adaptačního procesu.
Nařízení GDPR a ochrana osobních údajů nejen v případě SVJ a bytového družstva
Informujeme Vás, že dne 25.5.2018 vstoupí v účinnost nařízení GDPR, které upravuje ochranu osobních údajů. Nařízení se vztahuje rovněž na všechna bytová družstva, SVJ, správce domu, mzdovou účetní apod., neboť v rámci výkonu správy domu zpracováváte osobní údaje subjektu údajů, tj. svých členů, nájemníků, podnájemníků apod.
Zpracováním osobních údajů se rozumí také jejich pouhé shromažďování ať již v papírové nebo počítačové podobě.
V případě, že využíváte osobní údaje pouze v souvislosti s plněným Vašich povinností v rámci výkonu správy BD či SVJ, nepotřebujete souhlas subjektu údajů s jejich zpracováním /čl. 6 odst. 1 c) nařízení/, neboť tak činíte v rámci plnění Vaší právní povinnosti, v případě SVJ zejména dle NOZ a v případě bytových družstev dle ZOK, dále také např. dle mzdových předpisů. V případě, že osobní údaje zpracováváte rovněž pro jiné účely, například marketingové, pak již na takovéto zpracování souhlas subjektu údajů potřebujete.
V obou případech však musíte subjekt údajů vhodným způsobem informovat o tom, že jeho osobní údaje zpracováváte, za jakým účelem, na základě jakého právního podkladu, kdo je příjemcem osobních údajů, kdo je správcem osobních údajů atd. (čl. 13 a 14 nařízení GDPR).
Abychom Vám ulehčili Vaši práci, nejpozději do 4/2018 svým klientům takovýto informační dopis rozešleme a uveřejníme na našem webu. Tuto informaci můžete subjektu údajů poskytnout také prostřednictvím vašich webových stránek ve veřejné části – infodesky nebo prostřednictvím dokumentu, který na váš web umístíte a označíte jako viditelný pro všechny, tedy i pro nepřihlášené členy. Zajistíte tak informovanost všech subjektů osobních údajů, tj. i těch, na které nemáte kontakty. Na domovní nástěnce pak nezapomeňte uvést url na vaše webové stránky.
Informační dopis bude obsahovat údaje o zpracování osobních údajů v rámci komplexního výkonu správy, tj. nejen v rámci webových stránek.
Tuto cestu jsme zvolili jako optimální, neboť ke zpracování osobních údajů z Vaší strany dochází nejen v rámci našeho webu, ale v rámci dalších vašich činností při správě BD či SVJ.
Pokud ke zpracování osobních údajů využijete jinou osobu, tj. „zpracovatele“ – např. externího správce domu, účetní, mzdovou účetní, webové stránky, pak jste povinni využít pouze takového zpracovatele, který poskytuje dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby dané zpracování splňovalo požadavky daného nařízení a aby byla zajištěna ochrana práv subjektu údajů.
Zpracování prostřednictvím zpracovatele musí probíhat na základě uzavřené smlouvy nebo jiného právního aktu (např. odsouhlasením obchodních podmínek) a musí zavazovat zpracovatele vůči správci (BD či SVJ) ve smyslu čl. 28 nařízení GDPR. Naše obchodní podmínky budou do doby účinnosti nařízení GDPR v tomto smyslu upraveny a aktualizovány.
Nezapomeňte však aktualizovat také vaše smlouvy uzavřené se správcem domu, účetní apod. alespoň uzavřením dodatku ke smlouvě. Pro všechny případy doporučujeme také prověřit a případně aktualizovat pojištění odpovědnosti člena statutárního orgánu. Můžete také využít naši revizi pojistných smluv zdarma.
Z pohledu správce osobních údajů (BD a SVJ) se však nejedná v porovnání se současným zákonem č. 101/2000 Sb. na ochranu osobních údajů o nic tak převratného jak je medializováno. Více povinností však vznikne zpracovatelům osobních údajů, mezi které patří orgány veřejné moci, veřejné subjekty a zpracovatelé, kteří tak činí v rámci své hlavní činnosti a zpracování osobních údajů vyžaduje pravidelné a systematické monitorování subjektu údajů nebo zpracovávají zvláštní kategorie osobních údajů.
Nařízení GDPR (nesprávně označováno za směrnici) bude v praxi uplatňováno od 25.5.2018 a týká se všech, kdo zpracovávají osobní údaje, přičemž zpracováním se rozumí také pouhé shromažďování osobních údajů. Nařízení GDPR se tak dotýká každého SVJ, bytového družstva, každé mzdové účtárny apod.
Nejedná se však o nic tak převratného, jak je možná různě publikováno, neboť i dnes je potřeba nakládat s osobními údaji v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, který však upadl vlivem času do zapomnění a momentálně je ve stínu GDPR.
Vzhledem k tomu, že jako společenství vlastníků jednotek/bytové družstvo spravujete zřejmě výhradně údaje, které potřebujete k výkonu činnosti správy SVJ/BD, nepotřebuje pro zpracování těchto údajů souhlas subjektu údajů, tj. jednotlivých vlastníků. Údaje jsou zpracovávány ke splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje dle práva ČR /čl. 6 odst. 1 c) a odst. 3 b) nařízení GDPR/. V případě SVJ se jedná zejména o zákon č. 89/2012 Sb. Občanský zákoník, v případě bytových družstev se jedná zejména o zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech. Budete však muset subjekty osobních údajů (tj. členy SVJ/BD, případně další osoby jako nájemce, podnájemce) v souladu s čl. 13 až 14 nařízení GDPR vhodným způsobem informovat o tom, že jejich osobní údaje zpracováváte, za jakým účelem, na základě jakého právního předpisu, kdo je příjemcem těchto osobních údajů, kdo je zpracovatelem atd. K tomuto informování můžete využít také elektronické prostředky - například webové stránky Vašeho BD/SVJ či správce apod.
V případě, že ke zpracování osobních údajů využijete jiného zpracovatele (správce domu, účetní, budete mít webové stránky s osobními údaji), pak máte zákonnou povinnost využít pouze takového zpracovatele, který poskytuje dostatečnou záruku zavedení vhodných technických a organizačních opatření tak, aby dané zpracování splňovalo požadavky nařízení a aby byla zajištěna ochrana práv subjektu údajů.