Source: https://www.steuernetz.de/lexikon/auswaertstaetigkeit
Timestamp: 2018-02-25 13:34:48
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Matched Legal Cases: ['§ 9', '§ 3', '§ 9', '§ 9', '§ 9', '§ 9', '§ 9', '§ 9', '§ 9', '§ 9', '§ 9', '§ 9', '§ 9', '§ 9', '§ 3', '§ 40', '§ 8', '§ 8', '§ 9', '§ 9']

Was ist eine Auswärtstätigkeit?
Viele Arbeitnehmer sind nicht nur an ihrem festen Arbeitsplatz, sondern auswärts beruflich tätig. Seit 2008 werden unter dem Oberbegriff beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeiten und Fahrtätigkeiten zusammengefasst und steuerlich gleich behandelt.
Eine Auswärtstätigkeit in Form einer Diensteise liegt vor, wenn Sie aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb Ihrer Wohnung und außerhalb Ihrer ersten Tätigkeitsstätte zu tun haben und es sich nicht um eine Familienheimfahrt bei doppelter Haushaltsführung handelt (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 1 EStG). Bei Angestellten ist die erste Tätigkeitsstätte im Regelfall der Arbeitsplatz im Betrieb, bei Beamten der Schreibtisch in der Behörde, bei Lehrern die Schule.
Sind Sie bei Ihrer individuellen Tätigkeit typischerweise nur auf einem Fahrzeug tätig, gilt die Zeit auf dem Fahrzeug als Auswärtstätigkeit, da ein Fahrzeug keine ortsfeste Einrichtung ist und damit keine erste Tätigkeitsstätte sein kann. Auf einem Fahrzeug tätig sind insbesondere Berufskraft-/Lkw-Fahrer, Linienbusfahrer, Straßenbahnführer, Taxifahrer, Müllfahrzeugführer, Lokführer und Zugbegleitpersonal sowie Piloten und Seeleute.
Näheres zum Begriff der ersten Tätigkeitsstätte finden Sie im Beitrag zur Entfernungspauschale. Dort finden Sie auch Erläuterungen dazu, ob und wo Zeitarbeitnehmer, Außendienstmitarbeiter, Berufskraftfahrer usw. eine erste Tätigkeitsstätte haben.
Hat ein Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte, sind alle seine beruflichen Tätigkeiten außerhalb der eigenen Wohnung Auswärtstätigkeiten und keine Tätigkeiten an der ersten Tätigkeitsstätte . Das hat Auswirkungen auf die abzurechnenden Fahrtkosten und sonstigen Kosten. Bei einer Auswärtstätigkeit kann man höhere Kosten (= Reisekosten) steuerlich geltend machen als bei einer Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte. Die Auswärtstätigkeit beginnt mit der Abfahrt von zu Hause bzw. von der ersten Tätigkeitsstätte und sie endet mit der Rückkehr dorthin.
In der Steuererklärung tragen Sie Ihre Reisekosten in der Anlage N unter Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten ein. Dabei sind die Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten als Summe anzugeben und getrennt davon in eigenen Formularzeilen der Mehraufwand für Verpflegung.
Beruflich veranlasste Tätigkeit
Ihre Auswärtstätigkeit muss unmittelbar durch Ihre berufliche Tätigkeit veranlasst sein, um als solche zu gelten. Sie muss also auf Weisung oder mit Billigung Ihres Arbeitgebers unternommen bzw. für ihre Dauer als Arbeitszeit gewertet werden. Beruflich veranlasst können aber ebenso Reisen sein, die in Ihrem eigenen beruflichen Interesse liegen und die Sie außerhalb der Arbeitszeit unternehmen. Das gilt vor allem für die Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen aus eigenem Entschluss oder für den Besuch eines Vorstellungsgesprächs durch einen Stellenbewerber.
Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten sind beispielsweise Fahrten zu Kunden und Lieferanten, zur Ausführung beruflicher Arbeiten vor Ort (Montage, Kundendienst, Service, Auslieferung), zu dienstlichen Besprechungen, Teilnahme an fachlichen Tagungen, Kursen, Lehrgängen und Seminaren, Besuch von berufsbezogenen Messen und Ausstellungen, bei Lehrern Klassenfahrten, Schullandheimaufenthalte, Wandertage, Museumsbesuche u.Ä., bei Beamten befristete Abordnungen bis zu vier Jahren an andere Behörden.
Bei einer gemischten Dienstreise, bei der der berufliche Anlass weniger als 90 %, aber mindestens 10 % beträgt, dürfen die Reisekosten aufgeteilt werden (BFH-Beschluss vom 21.9.2009, GrS 1/06, BStBl. 2010 II S. 672). Das betrifft insbesondere die Kosten der An- und Abreise sowie für Unterkunft und Verpflegung. Aufteilungsmaßstab ist grundsätzlich der zeitliche Anteil des beruflich bedingten auswärtigen Aufenthalts an der Gesamtreisedauer.
Dauern beispielsweise die beruflichen Termine vor Ort drei Tage und bleiben Sie anschließend aus privaten Gründen noch einen weiteren Tag am Reiseort (z.B. um Sehenswürdigkeiten zu besichtigen), sind 3/4 der gemischten Reisekosten (z.B. Flug- und Hotelkosten) absetzbar, 1/4 nicht. Beträgt der berufliche Zeitanteil mindestens 90 %, sind die gesamten Reisekosten absetzbar, beträgt er weniger als 10 %, sind nur die rein beruflichen Kosten wie etwa Kursgebühren abziehbar.
Eine zeitliche Aufteilung wird das Finanzamt aber nicht akzeptieren, wenn kein Zeitabschnitt der Reise ausschließlich beruflichen Zwecken dient (BFH-Beschluss vom 5.2.2010, IV B 57/09, BFH/NV 2010 S. 880). Im Urteilsfall hatte ein Sportredakteur im Rahmen seines Erholungsurlaubs eine vierwöchige Survival-Reise ins Ausland unternommen, um anschließend darüber in seiner Redaktion einen Beitrag zu schreiben.
Vom Finanzamt werden Aufzeichnungen von Datum und Reisedauer, Anlass und Art der Tätigkeit sowie Reiseweg verlangt (R 9.4 Satz 5 LStR 2015). Hierfür bieten sich Fahrtenbuch, Schriftwechsel (Einladungsschreiben, Bestätigung eines Besuchstermins), Hotelrechnungen, Tankquittungen, Lehrgangsbescheinigungen (Anwesenheitsbestätigung, Teilnahmenachweis), Eintrittskarten bei Messebesuchen und Bescheinigungen des Arbeitgebers an.
Den Nachweis der Reisekosten führen Sie durch Auflistung aller Reisen mit Angabe der Kilometerstände zu Beginn und am Ende jeder Reise, um die Fahrtkosten zu ermitteln. Ferner sollten Sie für jede einzelne Reise die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, für Übernachtungs- und Reisenebenkosten in die Liste eintragen und den Verpflegungspauschbetrag entsprechend der Abwesenheitsdauer ermitteln sowie die erhaltene Reisekostenerstattung angeben. Wenn Sie für Reisenebenkosten keine Belege haben, sollten Sie nach jeder Auswärtstätigkeit einen Eigenbeleg mit Ort, Tag, Art und Betrag der Aufwendung anfertigen.
Das sind die abziehbaren Reisekosten
Auswärtstätigkeiten werden steuerlich erheblich besser honoriert als die gewöhnlichen Fahrten zur Arbeit. Alle Kosten, die Ihnen im Zusammenhang mit einer Auswärtstätigkeit entstehen, sind als Reisekosten im Rahmen der Werbungskosten abziehbar.
Ein Werbungskostenabzug ist nicht möglich, wenn die Reisekosten im unmittelbaren wirtschaftlichen Zusammenhang mit steuerfreien Einnahmen stehen (§ 3c EStG). Das ist z.B. der Fall, wenn der Arbeitslohn nach dem Auslandstätigkeitserlass steuerfrei ist. In diesen Fällen vermindern die Verpflegungspauschbeträge aber die steuerfreien Einnahmen, was sich steuermindernd auswirkt, wenn diese dem Progressionsvorbehalt unterliegen.
Im Rahmen einer Auswärtstätigkeit können Sie insbesondere folgende Fahrten steuerlich absetzen:
Fahrt von Ihrer Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte zum Zielort der Auswärtstätigkeit (auswärtige Tätigkeitsstätte, z.B. Filiale, oder Unterkunft, z.B. Hotel) und zurück;
Fahrten von einer auswärtigen Tätigkeitsstätte zur anderen sowie zwischen Tätigkeitsstätte und Unterkunft (H 9.5 Allgemeines LStH 2015);
Fahrt während der Auswärtstätigkeit zu einer Gaststätte zwecks Einnahme einer Mittagsmahlzeit (FG Baden-Württemberg vom 8.4.1992, 2 K 176/88, EFG 1992 S. 444);
Zwischenheimfahrten während einer längeren Auswärtstätigkeit (BFH-Urteil vom 24.4.1992, VI R 105/89, BStBl. 1992 II S. 664). Ob auch die Kosten für Besuchsfahrten des Ehepartners zum Tätigkeitsort des Steuerpflichtigen wegen dessen beruflicher Unabkömmlichkeit als Werbungskosten berücksichtigt werden können, ist Gegenstand einer Revision beim BFH (Az. VI R 22/14). Die Vorinstanz hatte dies bejaht (FG Münster vom 28.8.2013, 12 K 339/10 E, EFG 2014 S. 1289);
Fahrten innerhalb eines weiträumigen Tätigkeitsgebiets (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 4 EStG);
Umweg zur Erledigung dienstlicher Besorgungen auf der Fahrt zu Ihrer ersten Tätigkeitsstätte, zum Beispiel zwecks Abholen der Geschäftspost;
Fahrten zu Vorstellungsgesprächen (R 9.4 Satz 2 LStR 2015);
Fahrten im Zusammenhang mit beruflicher Fortbildung außerhalb eines Ausbildungsdienstverhältnisses (z.B. während der Arbeitslosigkeit, Elternzeit oder zwischen Ausbildung und Berufsantritt);
Fahrten im Zusammenhang mit einem beruflich veranlassten Wohnungsumzug.
Reisen Sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln, beispielsweise mit Bahn (auch erster Klasse), Straßenbahn, Bus, Flugzeug, Schiff, Taxi oder Mietwagen, können Sie Ihre Auslagen in voller Höhe als Werbungskosten absetzen (R 9.5 Abs. 1 Satz 2 LStR 2015).
Erwerben Sie eine BahnCard 25, 50 oder 100 der Deutschen Bahn, können Sie den Kaufpreis mit dem beruflichen Anteil als Werbungskosten absetzen. Dazu müssen Sie Ihre Gesamtfahrten aufteilen in privat bzw. zur ersten Tätigkeitsstätte unternommene Fahrten und Fahrten bei beruflicher Auswärtstätigkeit.
Führen Sie Fahrten bei Auswärtstätigkeit mit Ihrem eigenen Fahrzeug durch, können Sie Ihren tatsächlichen Kilometer-Kostensatz ansetzen. Wollen Sie die Kosten Ihres Autos nicht im Einzelnen nachweisen, können Sie alternativ Ihre Fahrtkosten mit der Reisekostenpauschale (auch Dienstreise- oder Kilometerpauschale genannt) abrechnen, und zwar für jeden gefahrenen Kilometer. Das gilt auch bei beruflichen Fahrten im Ausland mit Ihrem Pkw.
Erstattet Ihr Arbeitgeber die Reisekostenpauschale, können Sie in Ihrer Steuererklärung zum höheren Kilometer-Kostensatz wechseln und die Differenz als Werbungskosten geltend machen.
Wechseln Sie das Fahrzeug, ist auch während des Jahres ein Wechsel zum günstigeren Kostenansatz möglich (BFH-Urteil vom 7.4.1992, VI R 113/88, BStBl. 1992 II S. 854).
Handelt es sich um Dienstreisen mit einem Firmen- bzw. Dienstwagen, können Sie keine Reisekostenpauschale geltend machen, weil für diese Fahrten kein Nutzungswert versteuert wird (R 9.5 Abs. 2 Satz 3 LStR 2015). Das Gleiche gilt u.E. auch bei von einem Angehörigen kostenlos geliehenen Fahrzeug.
Fahren Sie wegen der beruflich veranlassten Mitnahme von Personen einen Umweg, gibt es seit 2014 keine Mitnahmepauschale mehr. Nur für den Umweg selbst sind u.E. die zusätzlichen Fahrtkilometer mit der Reisekostenpauschale absetzbar. Für die Mitnahme von Gepäck gibt es ebenfalls keine zusätzliche Pauschale.
Mit der Reisekostenpauschale sind alle gewöhnlichen , das heißt alle laufenden und typischen Fahrzeugkosten abgegolten: Abschreibung, Benzin, Inspektion, Kfz-Steuer, Kreditzinsen sowie Werkstattreparaturen infolge normalen Verschleißes.
Zusätzlich abziehbar sind aber außergewöhnliche Autokosten anlässlich einer beruflichen Fahrt, für die die Reisekostenpauschale zum Ansatz kommt (H 9.5 Pauschale Kilometersätze LStH 2015). Das sind Kosten wegen Unfalls, Beschädigungen, Diebstahls und nicht auf einem normalen Verschleiß beruhende Reparaturen (BFH-Beschluss vom 22.4.2009, VI B 128/08 ). Bei einem außergewöhnlichen Motorschaden sind die Reparaturkosten nur mit dem Anteil als Werbungskosten abzugsfähig, den die beruflich veranlassten Fahrten an der Gesamtfahrleistung des Pkw haben (FG Rheinland-Pfalz vom 24.6.2004, 6 K 1105/01, DStRE 2004 S. 1264).
Für die Mehrverpflegung anlässlich einer Auswärtstätigkeit können Sie nur Pauschbeträge geltend machen (§ 9 Abs. 4a EStG). Ein Einzelnachweis der Verpflegungskosten ist damit nicht möglich (R 9.6 Abs. 1 Satz 2 LStR 2015).
Verpflegungspauschbeträge (§ 9 Abs. 4a EStG)
am Kalendertag
von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte
Inlands-Pauschbetrag
– mehr als 8 bis unter 24 Stunden
– bis 8 Stunden
Für den Anreise- und Abreisetag bei einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit mit Übernachtung außerhalb der Wohnung wird unabhängig von der Abwesenheitsdauer der Verpflegungspauschbetrag von 12,00 € gewährt (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG).
Herr Rühmann hat vom 17.3. bis 22.3.2015 in Deutschland eine Dienstreise unternommen. Er hat Anspruch auf folgende Verpflegungspauschbeträge:
für den 17.3. (Anreisetag)
vom 18.3. bis 21.3. (Zwischentage)
für den 22.3. (Abreisetag)
Wenn Sie morgens ins Büro fahren und von dort aus Ihre Auswärtstätigkeit antreten, beginnt die Abwesenheitsdauer mit der Abfahrt aus dem Büro. Beginnen Sie die Auswärtstätigkeit zu Hause, ist die Abfahrtszeit von dort maßgebend.
Wird eine Auswärtstätigkeit nach 16:00 Uhr begonnen und vor 8:00 Uhr des folgenden Tages ohne Übernachtung beendet, wird ausnahmsweise die gesamte Abwesenheitsdauer an beiden Tagen zusammengerechnet. Zugeordnet wird der Pauschbetrag dann dem Tag, auf den die längere Abwesenheit entfällt (BMF-Schreiben vom 24.10.2014, BStBl. 2014 I S. 1412Rz. 46).
Bei mehreren Auswärtstätigkeiten an einem Kalendertag werden die Abwesenheitszeiten der einzelnen Auswärtstätigkeiten an diesem Tag zusammengerechnet und die Verpflegungspauschale für die Summe gewährt (BMF-Schreiben vom 24.10.2014, BStBl. 2014 I S. 1412Beispiel 29). Führt dabei nur eine Auswärtstätigkeit ins Ausland, können Sie für die gesamte Abwesenheitsdauer den höheren Verpflegungspauschbetrag für das betreffende Land beanspruchen, selbst wenn Sie die meiste Zeit in Deutschland unterwegs waren (R 9.6 Abs. 3 Satz 3 LStR 2015).
Für Auslandsdienstreisen gibt es ebenfalls die Zweiteilung bei den Verpflegungspauschbeträgen, wobei diese länderspezifisch 120 % (für jeden Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit) bzw. 80 % (für eintägige Reisen mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie für den An- und Abreisetag bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit) der nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzten Auslandstagegelder betragen. Diese Auslandspauschbeträge – für 2015 veröffentlicht im BMF-Schreiben vom 19.12.2014, BStBl. 2015 I S. 34 – werden vom Programm automatisch berücksichtigt. Für Länder, die nicht in der Länderliste des Programms enthalten sind, gilt der Verpflegungspauschbetrag für Luxemburg, und für nicht genannte Übersee- und Außengebiete eines Staates ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend (R 9.6 Abs. 3 Satz 2 LStR 2015).
Wie bei Inlandsreisen ist auch bei Auslandsreisen die Dauer der Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte am Reisetag maßgebend für die Höhe des Pauschbetrages. Die Pauschale bestimmt sich nach dem Ort, den Sie vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichen, oder, wenn dieser Ort im Inland liegt, nach dem letzten Tätigkeitsort im Ausland (§ 9 Abs. 4a Satz 5 EStG).
Sie starten morgens eine Auslandsdienstreise nach Belgien, fahren dann zu einem Kunden nach Luxemburg und kommen schließlich abends gegen 22 Uhr in Frankreich an, um dort anderntags einen weiteren Geschäftspartner zu besuchen. Für den Reisetag steht Ihnen der Verpflegungspauschbetrag für Frankreich zu.
Bei eintägigen Reisen ins Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des (letzten) Tätigkeitsorts im Ausland maßgebend, selbst wenn Sie nur kurze Zeit dort tätig sind und die überwiegende Fahrzeit auf Deutschland entfällt.
Bei Flugreisen ins Ausland gilt ein Land in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen ohne Übernachtung bleiben unberücksichtigt. Erfolgt die Landung erst am nächsten Tag, kann für den Abflugtag nur der Verpflegungspauschbetrag für Deutschland angesetzt werden. Für den Rückflugtag und für eintägige Flugreisen in das Ausland ist der Pauschbetrag des Landes maßgebend, in dem Sie zuletzt beruflich tätig waren.
Für die Tage einer Schiffsreise gibt es den Verpflegungspauschbetrag für Luxemburg. Für die Tage der Ein- und Ausschiffung gilt der für den Hafenort maßgebliche Pauschbetrag. Für Seeleute auf deutschen Schiffen gelten davon abweichende Regelungen (R 9.6 Abs. 3 Satz 4 Nr. 2 LStR 2015).
Wenn Sie im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung Auswärtstätigkeiten unternehmen, haben Sie keinen Anspruch auf zwei Verpflegungspauschbeträge (sowohl für den doppelten Haushalt als auch für die Auswärtstätigkeit). Es wird immer nur der höchste Pauschbetrag gewährt (§ 9 Abs. 4a Satz 12 EStG), also in den ersten drei Monaten meist der hohe Pauschbetrag von 24,00 €.
Die Verpflegungspauschbeträge dürfen Sie immer ungekürzt als Werbungskosten absetzen, unabhängig von den Verpflegungsbedingungen vor Ort (BFH-Urteil vom 13.12.2007, VI R 73/06, BFH/NV 2008 S. 936). Anzurechnen sind allerdings steuerfreie Erstattungen des Arbeitgebers.
Abzug auf drei Monate begrenzt
Verpflegungspauschbeträge können Arbeitnehmer nur für die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte im In- oder Ausland geltend machen (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Ab dem vierten Monat an derselben Tätigkeitsstätte sind also keine Verpflegungspauschalen mehr absetzbar. Die Drei-Monats-Frist ist verfassungsgemäß (BVerfG, Beschluss vom 7.7.2015, 2 BvR 2251/13 ).
Die Frist beginnt neu zu laufen, wenn die berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte für mindestens vier Wochen unterbrochen wird (§ 9 Abs. 4a Satz 7 EStG). Keine Rolle mehr spielt ab 2014 der Grund für die Unterbrechung (z.B. Krankheit, Urlaub, Arbeit an einer anderen Tätigkeitsstätte). Ob die Zweitwohnung während der Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit beibehalten wird oder nicht, spielt keine Rolle.
Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer dort an mindestens drei Tagen wöchentlich tätig wird. Nur dann beginnt die Dreimonatsfrist und Verpflegungspauschbeträge sind ab dem 4. Monat nicht mehr absetzbar.
Solange die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird, können Sie Verpflegungspauschbeträge somit zeitlich unbegrenzt absetzen (BMF-Schreiben vom 24.10.2014, BStBl. 2014 I S. 1412Rz. 55).
Herr Fuchs soll ab März 2015 arbeitstäglich an der Baustelle in Hanau für 5 Monate tätig werden. Tatsächlich beginnt er am 1.4.2015 dort zu arbeiten. Ab 20.5.2015 ist er nicht nur in Hanau, sondern einen Tag in der Woche auch an der Baustelle in Offenbach tätig, da dort ein Kollege ausgefallen ist.
Für die Tätigkeit in Hanau beginnt die Drei-Monats-Frist am 1.4.2015 und endet am 30.6.2015. Eine vierwöchige Unterbrechung liegt nicht vor, weil es sich immer nur um eintägige Unterbrechungen handelt. Für die Tätigkeit in Offenbach greift die Drei-Monats-Frist nicht, da er dort nur einen Tag in der Woche tätig ist. Somit kann er für die Tätigkeit dort zeitlich unbegrenzt Verpflegungspauschalen geltend machen (BMF-Schreiben vom 24.10.2014, BStBl. 2014 I S. 1412Beispiel 40).
Die Drei-Monats-Frist gilt ebenfalls nicht, wenn Sie auf mobilen, nicht ortsfesten betrieblichen Einrichtungen wie z.B. Fahrzeugen, Flugzeugen, Schiffen oder in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet arbeiten (BMF-Schreiben vom 24.10.2014, BStBl. 2014 I S. 1412Rz. 56). In diesen Fällen sind die Verpflegungspauschalen somit zeitlich unbegrenzt ansetzbar.
Als Werbungskosten anerkannt werden nur die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten (R 9.7 Abs. 2 LStR 2015). Pauschbeträge für Übernachtungen akzeptiert das Finanzamt nur bei der steuerfreien Erstattung durch den Arbeitgeber.
Bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte im Inland, die nicht die erste Tätigkeitsstätte ist, sind die beruflich notwendigen auswärtigen Unterkunftskosten nur in den ersten 48 Monaten in tatsächlich angefallener Höhe absetzbar (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a Satz 4 EStG). Die Kosten sind jedoch nicht begrenzt auf eine bestimmte Hotelkategorie oder Größe der Unterkunft (BMF-Schreiben vom 24.10.2014, BStBl. 2014 I S. 1412Rz. 114).
Dauert der auswärtige Einsatz an derselben Tätigkeitsstätte länger als 48 Monate (vier Jahre), gilt für den Werbungskostenabzug bzw. die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber eine monatliche Höchstgrenze von 1.000,00 € für die Unterkunftskosten (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a Satz 4 EStG). Bei Übernachtungen im Ausland im Rahmen einer längerfristigen Auswärtstätigkeit gilt die Höchstgrenze von 1.000,00 € nicht.
Maßgeblich für den Beginn der 48-Monats-Frist ist der jeweilige Beginn der längerfristigen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte. Eine Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn Sie an dieser mindestens an drei Tagen wöchentlich tätig werden. Solange Sie die Tätigkeitsstätte nur an zwei Tagen wöchentlich aufsuchen, sind Ihre Unterkunftskosten zeitlich unbegrenzt in voller Höhe absetzbar.
Eine Unterbrechung z.B. wegen Krankheit, Urlaub oder Arbeit an einer anderen Tätigkeitsstätte führt nur dann zu einem Neubeginn der 48-Monats-Frist, wenn sie mindestens sechs Monate dauert (BMF-Schreiben vom 24.10.2014, BStBl. 2014 I S. 1412Rz. 118 bis 122).
Ein Bankkaufmann arbeitet pro Woche zwei Tage lang am Hauptsitz seiner Bank (erste Tätigkeitsstätte) und an drei Tagen in einer entfernteren Filiale (zweite Tätigkeitsstätte), an deren Ort er übernachtet. Nach 48 Monaten sind die Übernachtungskosten nur noch bis 1.000,00 € monatlich als Werbungskosten absetzbar.
Abziehbar sind nur die reinen Übernachtungskosten, denn die Verpflegungskosten sind mit dem Verpflegungspauschbetrag abgegolten. Ist z.B. in der Hotelrechnung nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung ausgewiesen oder lässt sich bei einer Tagungspauschale der Preis für die Verpflegung nicht feststellen, muss zur Ermittlung der Übernachtungskosten der Gesamtpreis gekürzt werden für ein Frühstück um 4,80 € bzw. bei Übernachtung im Ausland um 20 % des länderspezifischen Verpflegungspauschbetrages für 24-stündige Abwesenheit und für Mittag- und Abendessen um jeweils 9,60 € bzw. bei Übernachtung im Ausland um jeweils 40 % des länderspezifischen Verpflegungspauschbetrages für 24-stündige Abwesenheit.
Bei Übernachtung im Ausland ist aber meist in den Übernachtungsrechnungen des Hotels das Frühstück nicht enthalten. Die Finanzverwaltung sieht in diesen Fällen von einer Kürzung ab, wenn Sie auf der Hotelrechnung handschriftlich vermerken, dass kein Frühstück enthalten ist (Verfügung der OFD Erfurt vom 5.3.2001, DStR 2001 S. 621).
Reist eine sonstige Person, die in keinem Arbeitsverhältnis zu Ihrem Arbeitgeber steht, privat mit (z.B. Ihr Ehegatte), können Sie nur die fiktiven Kosten für ein Einzelzimmer im Hotel absetzen (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a Satz 3 EStG). Die Kosten für ein Doppelzimmer werden nur akzeptiert, wenn die Person aus beruflichen Gründen mitfährt.
Bei Lkw-Fahrern, die im Führerhaus übernachten, erkennt das Finanzamt ohne Nachweis häufig keine Kosten an. Der Bundesfinanzhof hat aber einem Lkw-Fahrer ohne Belege für das Duschen und Toilettenbesuche auf Rastplätzen sowie die Reinigung der Schlafkabine pro Nacht eine Übernachtungspauschale von 5,00 € zugestanden (BFH-Urteil vom 28.3.2012, VI R 48/11, BStBl. 2012 II S. 926).
Zu den abziehbaren Reisenebenkosten (R 9.8 Abs. 1 LStR 2015) gehören zum Beispiel Auslagen für Fahrten am auswärtigen Tätigkeitsort, Parkgebühren, Autobahn-, Maut- oder Fährgebühren, Auslagen für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Auslagen für berufliche Telefonate und bei über einwöchiger Auswärtstätigkeit auch für ein 15-minütiges privates Telefonat wie bei doppelter Haushaltsführung (BFH-Urteil vom 5.7.2012, VI R 50/10, BStBl. 2013 II S. 282), Eintrittsgelder für berufliche Veranstaltungen, Beiträge zu einer auf Auswärtstätigkeiten beschränkten Reisegepäck- und Unfallversicherung, Unfallschaden auf einer Auswärtstätigkeit, Kosten für Internetzugang im Hotel (nicht aber für Minibar und Pay-TV), Kosten für einen Trolley bei einem Piloten (FG Hamburg vom 23.5.2011, 6 K 77/10 ).
Auch der Schaden aufgrund eines Diebstahls von beruflich genutzten Gegenständen (z.B. Laptop) in Höhe des Restwertes oder von persönlichem Reisegepäck mit dem fiktiven Buchwert während einer Auswärtstätigkeit ist absetzbar. Der Diebstahl von Geld oder Schmuck während der Reise ist steuerlich irrelevant, ausgenommen bei zweckbestimmtem Geld für die Auswärtstätigkeit wie ein Reisekostenvorschuss (FG Köln vom 29.10.1980, I (VII) 584/79 E, EFG 1981 S. 128; FG Hamburg vom 13.10.1982, II 392/81, EFG 1983 S. 344).
Wenn Sie für Reisenebenkosten keine Belege haben, empfiehlt es sich, nach jeder Auswärtstätigkeit einen Eigenbeleg mit Ort, Tag, Art und Betrag der Aufwendung anzufertigen. Erfahrungsgemäß erkennen viele Finanzämter für Reisenebenkosten auch einen geschätzten Betrag in plausibler Höhe an, beispielsweise für Piloten und Flugbegleiter pauschal 3,60 € für Trinkgelder an das Hotelpersonal je Übernachtung (Verfügung der OFD Berlin vom 14.12.2000, StEK § 9 EStG Nr. 754).
Eine Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber (Auslösung, Spesen, Bau- oder Montagezulagen, Tagegelder, Übernachtungsgelder, Verpflegungsgelder) ist steuerfrei möglich bis zu der Höhe, in der die Reiseaufwendungen als Werbungskosten abziehbar wären (§ 3 Nr. 13, 16 EStG). Den Erstattungsbetrag Ihres Arbeitgebers müssen Sie von Ihren Werbungskosten abziehen. Liegt der steuerfrei erstattete Betrag unter dem als Werbungskosten abziehbaren Betrag, wirkt sich die Differenz als Werbungskosten steuermindernd aus. Erstattet Ihnen der Arbeitgeber Ihre Reisespesen mit einem höheren als dem steuerfreien Betrag, so ist der übersteigende Betrag als Arbeitslohn steuerpflichtig. Ihr Arbeitgeber darf diesen Teilbetrag aber einheitlich als Verpflegungsgeld behandeln und wie dieses pauschal versteuern.
Zur Ermittlung der steuerfreien Erstattungen (Geld und Sachbezüge) dürfen die Erstattungen sowie die einzelnen Aufwendungsarten zusammengefasst werden. Der gesamte Erstattungsbetrag ist dann steuerfrei, soweit er die Summe der als Werbungskosten abziehbaren Beträge nicht übersteigt.
Der Arbeitgeber kann auch die Reisekostenerstattungen für mehrere Reisen in einer Abrechnung verrechnen und die Reisekosten in einem Betrag erstatten (R 3.16 Satz 2 LStR 2015). Diese Gesamtrechnung hat den Vorteil, dass höhere steuerpflichtige Erstattungsbeträge für eine Auswärtstätigkeit mit nicht ausgeschöpften steuerfreien Beträgen einer anderen Auswärtstätigkeit verrechnet werden können.
Erhalten Sie Ihre Reisekostenerstattung erst im nächsten Jahr, müssen Sie Ihre Reisekosten um die zu erwartende steuerfreie Erstattung des Arbeitgebers kürzen (Verfügung der OFD Hannover vom 17.1.2006, DStR 2006 S. 1135).
Der Arbeitgeber kann Ihnen Ihre Fahrtkosten für öffentliche Verkehrsmittel in nachgewiesener Höhe steuerfrei erstatten, bei einer BahnCard 100 aber nur, wenn die beruflichen Bahnkosten deren Kaufpreis übersteigen. Bei Benutzung des eigenen Pkw kann der Arbeitgeber die Reisekostenpauschale oder den tatsächlichen Kilometer-Kostensatz steuerfrei erstatten.
Eine pauschale Fahrtkostenerstattung ohne entsprechenden Aufwand des Arbeitnehmers ist dagegen steuerpflichtiger Arbeitslohn (Sächsisches FG vom 21.10.2010, 1 K 1564/06 ).
Der Arbeitgeber darf Ihre Essenskosten nur bis zu den steuerlichen Verpflegungspauschbeträgen, begrenzt auf drei Monate an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, steuerfrei erstatten. In Höhe des steuerfreien Ersatzes ist für Sie dann aber ein Abzug der Verpflegungspauschale als Werbungskosten ausgeschlossen. Darüber hinausgehender Spesenersatz ist grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn. Jedoch darf der Arbeitgeber die Erstattung höherer Verpflegungskosten als die Pauschbeträge bis zum Doppelten pauschal mit 25 % versteuern (§ 40 Abs. 2 Nr. 4 EStG), sodass die Erstattung für Sie steuerfrei bleibt.
Bei einer 12-stündigen Auswärtstätigkeit dürfen 12,00 € steuerfrei erstattet werden. Werden 24,00 € erstattet (das Doppelte), muss der Arbeitgeber pauschale Lohnsteuer von 25 % auf die übersteigenden 12,00 €, somit 3,00 € zahlen.
Nehmen Sie während der Auswärtstätigkeit kostengünstig an einer Gemeinschaftsverpflegung des Arbeitgebers teil (z.B. in der Kantine einer Zweigniederlassung oder einer Kaserne Ihres Arbeitgebers) oder erhalten Sie auf seine Veranlassung von einem Dritten eine kostenlose Verpflegung (z.B. im auswärtigen Tagungshotel, auch einen Snack bzw. Imbiss wie belegte Brötchen und Kuchen), liegt grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Dazu gehören ab 2015 auch die im Flugzeug, im Zug oder auf einem Schiff im Zusammenhang mit der Beförderung kostenlos angebotenen Mahlzeiten, sofern die Rechnung für das Beförderungsticket auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und von ihm erstattet wird (BMF-Schreiben vom 24.10.2014, BStBl. 2014 I S. 1412Rz. 65 und 130).
Belohnungsessen mit einem Preis von über 60,00 € sind mit dem tatsächlichen Preis als Arbeitslohn steuerpflichtig. Das gilt unabhängig davon, ob Sie einen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale haben oder nicht. Eine Kürzung der Verpflegungspauschale wird für solche Essen nicht vorgenommen (BMF-Schreiben vom 24.10.2014, BStBl. 2014 I S. 1412Rz. 62 und 86).
Beträgt der Wert der Mahlzeit nicht mehr als 60,00 € (einschließlich Getränke und Umsatzsteuer), ist diese nur in Höhe des im Vergleich zum tatsächlichen Essenspreis niedrigeren amtlichen Sachbezugswertes steuerpflichtig (§ 8 Abs. 2 Satz 8 EStG). Das ist der Fall, wenn Ihnen kein Verpflegungspauschbetrag zusteht, weil die Dienstreise kürzer als acht Stunden dauerte. Steht Ihnen aber ein Verpflegungspauschbetrag zu, ist die Mahlzeit steuerfrei, der Sachbezugswert also nicht zu versteuern (§ 8 Abs. 2 Satz 9 EStG).
Im Gegenzug muss gemäß § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG der als Werbungskosten abziehbare Pauschbetrag gekürzt werden für eine Auswärtstätigkeit im Inland um 4,80 € für ein Frühstück (20 % von 24,00 €) und um jeweils 9,60 € für ein Mittag- und ein Abendessen (40 % von 24,00 €). Wird der Arbeitnehmer den ganzen Tag verköstigt, bleibt somit kein Verpflegungspauschbetrag mehr übrig (4,80 € + 9,60 € + 9,60 € = 24,00 €). In der Lohnsteuerbescheinigung muss dies mit dem Großbuchstaben M vermerkt werden.
Beteiligen Sie sich an den Kosten für die vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit, erfolgt insoweit keine Kürzung (§ 9 Abs. 4a Satz 10 EStG).
Handelt es sich bei beruflicher Auswärtstätigkeit um geschäftliche Bewirtungen im ganz überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers (Geschäftsessen), entsteht für Sie kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil (R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR 2015).
Der Arbeitgeber darf die tatsächlich nachgewiesenen Übernachtungskosten oder bei Übernachtung in Deutschland 20,00 € je Übernachtung (R 9.7 Abs. 3 LStR 2015) bzw. für das Ausland den jeweiligen Übernachtungspauschbetrag steuerfrei erstatten. Für jede Nacht kann hier gewechselt werden. Bei einer Auswärtstätigkeit länger als 48 Monate an derselben inländischen Tätigkeitsstätte ist die steuerfreie Erstattung auf 1.000,00 € monatlich begrenzt.
Sind Ihre Übernachtungskosten höher als der erstattete jeweilige Pauschbetrag, können Sie die Differenz als Werbungskosten absetzen. Erstattet der Arbeitgeber dagegen nur die tatsächlichen Übernachtungskosten, obwohl der Pauschbetrag höher liegt, können Sie den Differenzbetrag nicht als Werbungskosten geltend machen (BFH-Urteil vom 8.7.2010, VI R 24/09, BStBl. 2011 II S. 288).
Die steuerfreie Erstattung der Pauschbeträge ist nicht möglich, wenn der Arbeitgeber oder aufgrund Ihres Arbeitsverhältnisses ein Dritter (z.B. Hotel) eine kostenlose oder verbilligte Unterkunft zur Verfügung stellt oder wenn die Übernachtung in einem Fahrzeug stattgefunden hat (z.B. Lkw).
Vergütungen des Arbeitgebers zur Erstattung von Reisenebenkosten sind steuerfrei, soweit sie die tatsächlichen Aufwendungen nicht übersteigen (R 9.8 Abs. 3 LStR 2015).