Source: http://www.csc-scc.gc.ca/publications/005007-2529-fra.shtml
Timestamp: 2017-12-11 17:22:37+00:00
Document Index: 38064364

Matched Legal Cases: ["l'article 33", "l'article 32", "l'article 32", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 33", "l'article 33", "l'article 33", "l'article 33", "l'article 33", "l'article 33", 'art. 32', "l'article 34", "l'article 33"]

﻿ Vérification des processus de passation de marchés et d’approvisionnement
Vérification des processus de passation de marchés et d’approvisionnement
378-1-288
4.1 Cadre de gestion pour les activités de passation des marchés et d'approvisionnement
4.2 Conformité aux lois, aux politiques et aux lignes directrices
La Vérification des processus de passation de marchés et d'approvisionnement était prévue au Plan de vérification axé sur les risques (PVAR) pour 2012 à 2015, et elle a été réalisée en même temps que la Vérification des contrats de faible valeur . Ces vérifications ont été effectuées séparément pour qu'il soit possible de tenir compte des différents risques associés aux marchés de faible valeur et aux marchés de plus de 25 000 $. Les deux vérifications se rapportent à la priorité du SCC liée à des « des pratiques de gestion efficaces et efficientes qui reflètent un leadership axé sur les valeurs », à l'Énoncé des valeurs du SCC, qui fait état d'équité et de responsabilisation, et au Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique .
La passation de marchés de biens et de services représente un investissement important pour le Service correctionnel du Canada (SCC). L'organisme achète toute une gamme de biens et de services pour assurer la garde de la population de délinquants et pour fournir des services dans certains domaines, comme les services de santé, la formation et l'informatique. En 2011Note de bas de page 1, le SCC a conclu 116 997 marchés totalisant 508 128 000 $Note de bas de page 2. De ce nombre, 624 avaient une valeur supérieure à 25 000 $, ce qui représente une dépense totale de 235 174 000 $. Ces dernières données correspondent à 1 % de tous les marchés attribués par le SCC et à 46 % des dépenses que l'organisme a engagées pour des marchés. Au total, 116 373 contrats de moins de 25 000 $ ont été octroyés, ce qui représente une dépense totale de 272 953 000 $. Cela correspond à 99 % de tous les marchés attribués par le SCC et à 54 % des dépenses qu'il a engagées pour des marchés.
évaluer dans quelle mesure un cadre est instauré, satisfait aux exigences du Conseil du Trésor ainsi que celles de l'organisme et fonctionne comme prévu;
donner l'assurance que les marchés de plus de 25 000 $ sont traités conformément aux lois, aux politiques et aux lignes directrices du gouvernement du Canada.
La vérification avait une portée nationale et a été effectuée dans les cinq régions et à l'administration centrale (AC). Elle concernait les marchés de biens et de services initialement évalués à plus de 25 000 $ qui ont été attribué de la part du SCC et de CORCANNote de bas de page 3 au cours de la période comprise entre le 1er avril 2011 et le 31 décembre 2012.
De manière générale, les résultats de cette vérification démontrent une amélioration par rapport à la vérification des marchés de biens et de service datant de 2007.
En ce qui concerne le premier objectif, la présente vérification a révélé que les directives, les guides et les manuels du SCC concordent avec les politiques du gouvernement sur la passation de marchés et l'approvisionnement, que les rôles et les responsabilités sont clairement définis, que la formation est offerte et suivie et que les exigences de l'extérieur concernant la surveillance et la préparation des rapports sont respectées.
Néanmoins, certains aspects du cadre de gestionrequiert une attention particulière :
le forum de communication régulier établie entre les gestionnaires du département des Contrats et de la Gestion du Matériels de l'administration centrale et ceux des régions doit être renforcé;
les exercices de rapport et supervision actuels sont inéfficaces.
Pour ce qui est du second objectif, les résultats de la vérification démontrent que les marchés sont traités conformément aux lois pertinentes, aux politiques des organismes centraux et aux lignes directrices du SCC. En général, les dossiers des marchés contiennent les documents requis, le CEM examine et approuve les marchés, et les renseignements sur les marchés sont divulgués proactivement comme il se doit.
Cependant, les faiblesses suivantes ont été identifiées :
les dossiers de marchés n'avaient pas toujours de pièces justificatives pour supporter les décisions relatives à l'administration des marchés, incluant la signature des les délais du marché et l'information relative à la prise de décision du CEM à travers les régions;
un processus normalisé documenté pour la certification et la vérification des factures soumises pour les marchés en application de l'article 33 de la LGFPn'avait pas été pleinement mis en œuvre.
Des recommendations ont été communiquées dans le rapport afin de rectifier ces faiblesses.
La direction est en accord avec les constatations et les recommandations présentées dans le rapport de vérification. Elle a préparé un plan d'action de la gestion détaillé en réponse aux points soulevés dans le cadre de la vérification et aux recommandations qui y sont associées. Le plan d'action de la gestion sera entièrement mis en œuvre d'ici au 31 mars 2014.
La Vérification des processus de passation de marchés et d'approvisionnement était prévue au Plan de vérification axé sur les risques (PVAR) pour 2012 à 2015 et se rapporte à la priorité du SCC liée à « des pratiques de gestion efficaces et efficiente qui reflètent un leadership axé sur les valeurs », à l'Énoncé des valeurs du SCC, qui fait état d'équité et de responsabilisation, et au Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique .
La haute direction avait qualifié ce domaine de sujet de préoccupations, compte tenu du volume d'activités et de son importance relative. De plus, la passation de marchés et l'approvisionnement peuvent être des fonctions exigeantes dans le secteur public, compte tenu de la complexité des politiques et des règlements établis par les organismes centraux et du fait que les activités y étant associées peuvent être examinées minutieusement par un grand nombre de personnes et d'entités, comme le public, d'éventuels fournisseurs, les médias, les tribunaux de surveillance et le Parlement. En conséquence, la présente vérification a pour objectif de donner l'assurance qu'un cadre de gestion est instauré pour la passation de marchés et l'approvisionnement et que les marchés sont traités conformément aux lois, aux politiques et aux lignes directrices pertinentes.
La présente vérification est réalisée en même temps que la Vérification des contrats de faible valeur , qui donne une assurance supplémentaire que des pratiques sont en place pour favoriser une utilisation efficace et conforme aux exigences des contrats de faible valeur. Ces vérifications ont été réalisées séparément pour qu'il soit possible de tenir compte des différents risques associés aux marchés de faible valeur et aux marchés de plus de 25 000 $. La vérification s'appuie également sur une vérification interne effectuée en 2007 par le SCC, la Vérification des marchés de biens et de services.
La Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) précise que le gouvernement du Canada s'engage à prendre les mesures indiquées pour favoriser l'équité, l'ouverture et la transparence du processus d'appel d'offres en vue de la passation avec Sa Majesté de marchés de fourniture, de marchés de services ou de marchés de travauxNote de bas de page 4.
Selon la Politique sur les marchés (la Politique ) du Conseil du Trésor (CT), « l'objectif des marchés publics est de permettre l'acquisitionde biens et de services et l'exécution de travaux de construction, d'une manière qui contribue à accroître l'accès, la concurrence et l'équité, qui soit la plus rentable ou, le cas échéant, la plus conforme aux intérêts de l'État et du peuple canadien. »Note de bas de page 5
La Politique précise également que « les marchés publics doivent être organisés de façon prudente et intègre, et ils doivent :
être conformes aux obligations de l'État aux termes de l'Accord de libre‑échange nord‑américain, de l'Accord relatif aux marchés publics – Organisation mondiale du commerce et de l'Accord sur le commerce intérieur. »Note de bas de page 6
le Règlement sur les marchés de l'État ;
les Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés du Conseil du Trésor.
Au SCC, les documents internes suivants fournissent des orientations supplémentaires :
la Directive financière (DF) 350‑3, Passation de marchés ;
l'Instrument de délégation national normalisé en matière de passation des marchés du SCC;
Aux termes de la Politique , un marché est un « accord conclu entre une autorité contractante et un particulier ou une entreprise, pour la fourniture d'un bien, l'exécution d'un service, la construction d'un ouvrage ou la location à bail d'un bien immobilier, moyennant une contrepartieNote de bas de page 8 ».
Au SCC, les activités de passation de marchés et d'approvisionnement sont importantes, tant pour leur nombre que pour leur valeur en argent. L'organisme doit faire l'acquisition d'une grande variété de biens et de services pour respecter son mandat, qui comprend la garde de sa population de délinquants et la prestation de services dans des domaines particuliers comme les services de santé, la formation et l'informatique. En 2011Note de bas de page 9, le SCC a conclu 116 997 marchés, totalisant 508 128 000 $. De ce nombre, 624 marchés étaient évalués à plus de 25 000 $, ce qui correspond à une dépense totale de 235 174 000 $. Cette somme représente 1 % de tous les marchés attribués par le SCC et 46 % des dépenses que l'organisme a engagées pour des marchés. Le tableau 1 donne plus de détails.
Tableau 1 – SCC Rapports d'activités d'acquisition 2008-2011
Marchés adjugés inférieurs à 25 k$ 77 660 98 600 $ 82 474 115 613 $ 78 971 107 694 $ 116 373 272 953
Marchés adjugés suppérieurs à 25 k$
Concurrentiel Marché concurrentiel 263 19 797 $ 242 19 596 207 20 998 185 22 303
Invitation électronique à soumissionner 429 84 445 $ 333 129 533 $ 282 136 834 $ 199 108 023
PAC 115 36 105 $ 185 47 035 $ 231 117 351 $ 120 60 935
Sous-Total 807 140 347 $ 760 196 164 $ 720 275 183 $ 504 191 261
Modifications 108 589 $ 199 843 110 063 26 127
Sous-Total 248 936 $ 396 007 $ 385 246 $ 217 388
Marché non-concurrentiel 88 7 459 72 7 659 74 8 111 120 15 648
Modifications 8 091 13 856 6 844 2 138
Sous-Total 15 550 21 515 14 955 17 786
Le SCC a recours à diverses méthodes pour la passation de marchés et l'approvisionnement en biens et en services de manière à obtenir la meilleure valeur et à assurer l'accès. Ces méthodes sont définies dans la DF 350‑3.
Les méthodes pour la passation de marchés comprennent les suivantes :
le marché concurrentiel : processus d'appel d'offres qui contribue à accroître l'accès, la concurrence et l'équité et qui donne à un nombre raisonnable et représentatif de fournisseurs l'occasion de présenter des soumissions;
l'invitation électronique à soumissionner – avis public sur les projets de marchés au moyen du Service électronique d'appel d'offres du gouvernement (SEAOG, MERX);
le préavis d'adjudication de contrat (PAC) – avis public d'intention d'attribuer un marché pour un bien, un service ou des travaux de construction à un entrepreneur sélectionné d'avance;
Un marché non concurrentiel est un marché qui n'a pas été précédé d'un appel d'offres ou marché qui a été précédé d'un appel d'offres, mais qui ne remplit pas les conditions d'un marché concurrentiel. L'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État prévoit quatre exceptions permettant à l'autorité contractante de se soustraire à l'obligation de lancer un appel d'offres :
Le SCC se sert aussi d'offres à commandes pour l'acquisition d'un large éventail de biens, comme les aliments et les produits pharmaceutiques, et de services, comme les services de courrier et l'aide temporaire. Les offres à commande sont passées par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) afin de fournir aux ministères une disposition administrative leur permettant de se procurer plus efficacement des biens et des services à des prix convenus à l'avance, dans des conditions préétablies et pour des périodes déterminées. Il y a actuellement cinq types d'offres à commande :
l'Offre à commandes individuelle et régionale (pour un ministère ou organisme d'une région en particulier);
l'Offre à commandes individuelle et ministérielle (pour un ministère ou organisme – c'est TPSGC et non l'organisme qui a le pouvoir de passer les contrats).
Les activités de passation de marchés et d'approvisionnement sont décentralisées au SCC. Il y a une équipe des Services de contrats et de gestion du matériel (SCGM) et un Comité d'examen des marchés dans chaque région et à l'administration centrale (AC). Bien que l'AC fournisse des orientations fonctionnelles pour l'organisme, les équipes régionales des SCGM se rapportent à leur région respective.
La Direction générale du contrôleur est responsable de la planification, de l'élaboration, de la mise en œuvre, de l'administration, de l'intégration et de la surveillance des activités de passation de marchés et d'approvisionnement au SCC. Les Services de contrats et de gestion du matériel (SCGM) à l'AC veillent :
Le diagramme ci-dessous décrit brièvement la structure organisationelle des marchés au SCC :
Renforcement de la capacité du groupe FI et gestion de la collectivité
Les administrateurs régionaux ou les chefs des SCGM relèvent des contrôleurs régionaux qui, pour leur part, relèvent des sous‑commissaires adjoints, Services corporatifs, de chacune des régions. Les SCGM des AR veillent :
à la mise en application continue d'initiatives et de mesures de suivi des marchés pour améliorer la productivité et favoriser le recours à des pratiques saines.
Les gestionnaires de budget et les chargés de projet responsables d'un marché, de tous les établissements et les secteurs sont chargés de veiller à ce que les pratiques du SCC et la politique du CT soient respectées pour tous les marchés relevant de leur pouvoir délégué Ils peuvent également communiquer avec les SCGM pour obtenir des conseils et du soutien. Cependant, ils ont la responsabilité de s'assurer que :
Comités d'examen des marchés (CEM)
La Politique du CT précise que « les autorités contractantes sont invitées à instituer un mécanisme officiel de contestation pour toutes les propositions contractuelles, notamment celles qui relèvent des pouvoirs du ministère concerné, celles qui sont envoyées au ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux du Canada et celles qui sont présentées au Conseil du TrésorNote de bas de page 11 ».
Le SCC a créé, à l'échelle locale et régionale, des CEM dont les membres se rencontrent toutes les semaines ou aux deux semaines, selon les besoins. Le CEM pour la région de l'AC sert aussi de CEM pour les marchés liés à des questions de portée nationale, comme les marchés avec d'anciens fonctionnaires. Les CEM sont chargés d'examiner et d'approuver les soumissions relevant de leurs pouvoirs respectifs, notamment les marchés de biens et de services de plus de 10 000 $, afin de s'assurer qu'elles respectent la législation régissant les marchés et que les marchés permettent d'optimiser les ressources. Les marchés d'une valeur inférieure à 10 000 $ n'ont pas à être approuvés par un CEM, sauf dans certains cas, comme les marchés de services avec un ancien fonctionnaire. Le site Web du SCC contient plus de détails sur le mandat du CEM.
évaluer dans quelle mesure le cadre est instauré, satisfait aux exigences du Conseil du Trésor ainsi que cellesde l'organisme et fonctionne comme prévu;
La vérification avait une portée nationale, elle a été effectuée dans les cinq régions et à l'AC et elle concernait les marchés de biens, de services et de travaux de construction initialement évalués à plus de 25 000 $Note de bas de page 12 et passés pour le SCC et CORCAN au cours de la période comprise entre le 1er avril 2011 et le 31 décembre 2012. Les marchés gérés par TPSGC, qui comprennent des contrats de travaux de construction dont la valeur est élevée, n'ont pas été examinés dans le cadre de la présente vérification.
Une évaluation des risques a été effectuée en fonction de renseignements recueillis dans le cadre d'entrevues avec le bureau de première responsabilité (BPR) et avec des membres de la Direction des services de contrats et de gestion du matériel (AC) et d'un examen des politiques, des travaux de vérification et évaluation de riques de fraudes antérieurs et d'autres documents concernant la passation de marchés et l'approvisionnement. Dans l'ensemble, l'évaluation a révélé que les principaux risques pour le SCC concernaient l'incidence que pourraient avoir pour l'organisme des cas perçus et réels de non-conformité avec les lois et les politiques.
La méthodologie de la vérification s'appuie sur une vérification interne effectuée par le SCC en 2007, la Vérification des marchés de biens et de services . Les éléments probants ont été recueillis à l'aide de diverses méthodes :
Entrevues : Des entrevues ont été effectuées et des questionnaires distribués à l'interne ont été remplis par 26 personnes, notamment des membres du personnel des SCGM et des cadres supérieurs à l'AC et aux AR. Ces méthodes de collecte d'information ont aussi été employées auprès de membres du personnel qui participent à la gestion et à l'administration des marchés dans les régions et dans les établissements et les unités opérationnelles sélectionnés.
Test : Un examen des dossiers a été réalisé dans le but de s'assurer que les marchés étaient traités conformément aux lois, aux politiques et aux procédures du SCC; il consistait notamment à vérifier si les formulaires étaient bien remplis, si les délais étaient respectés, si les biens avaient été reçus et si les approbations avaient été données par les personnes investies des pouvoirs délégués appropriés.
Un échantillon au jugé dirigé de 50 dossiers concernant des marchés évalués initialement à plus de 25 000 $ conclus au cours de la période comprise entre le 1er avril 2011 et le 31 décembre 2012 a été sélectionné dans les six régions, incluant CORCAN. L'échantillon comprend les catégories suivantes :
plus de 25 000 $, mais moins de 1 million de dollars;
1 million de dollars ou plus;
CORCAN, plus de 25 000 $
Les dossiers ont été sélectionnés à partir d'une évaluation des risques qui s'appuyait sur des critères comme le recours répété à un fournisseur, la méthode d'adjudication et la valeur en dollars. L'examen des dossiers a été réalisé à l'AC.
CORCAN, plus de 25 000 $ 6 528 203 $
25 000 $ à 999 999,99 $ 37 9 161 497 $
1 M$ et plus 7 9 674 718 $
Total 50 19 364 418 $
Ensemble des dossiers utilisés pour la sélection de l'échantillonNote de bas de page 13.
CORCAN, plus de 25 000 $ 267 98 715 936 $
25 000 $ à 999 999,99 $ 1 881 241 691 893 $
1 M$ et plus 94 142 231 353 $
Total 2 242 482 639 182 $
Le premier objectif de la vérification était de fournir l'assurance que des pratiques étaient en place pour soutenir les activités de passation de marchés et d'approvisionnement du SCC. Pour ce faire, l'équipe de vérification a évalué le cadre de gestion relatif à la passation de marchés selon quatre aspects : le cadre stratégique, les rôles et les responsabilités, la communication et la formation, de même que la surveillance et la préparation de rapports.
Nous nous attendions à ce que les Directives du commissaire (DC) et les Directives financières (DF) concordent avec les lois et avec les politiques du CT.
Les DC et les FD du SCC concordaient avec les lois et les politiques du CT qui sont pertinentes.
L'équipe de vérification a examiné la DF 350‑3 et d'autres documents d'orientation de l'organisme, comme l'instrument de délégation national normalisé en matière de passation de marchés, et a constaté qu'ils concordaient avec les lois et avec les politiques du CT. La vérification interne intitulée Vérification des marchés de biens et de services , effectuée en 2007 par le SCC, indiquait que les politiques établies par l'organisme relativement à la passation de marchés devaient être plus cohérentes et qu'elles devaient être mises à jour. En mars 2012, le SCC a approuvé la DF 350‑3 Passation de marchés ; il a ainsi entièrement mis en œuvre la recommandation formulée lors de la vérification de 2007.
De plus, les 26 personnes qui ont répondu au questionnaire (dont des gestionnaires de budget, des chargés de projet, des spécialistes de l'approvisionnement et des membres d'un CEM) ont affirmé que, dans l'ensemble, les politiques étaient claires.
Nous nous attendions à ce que la structure organisationnelle et les rôles et les responsabilités soient définis et documentés.
Les rôles et les responsabilités étaient définis et documentés.
Les rôles et les responsabilités sont clairement définis dans la DF 350‑3. Il existe un mandat pour tous les CEM, et les 26 personnes qui ont répondu au questionnaire ont affirmé qu'elles comprenaient leur rôle et leurs responsabilités.
Il y a, dans toutes les régions, des spécialistes de l'approvisionnement (groupe PG), qui relèvent du chef ou du gestionnaire régional des SCGM. Leurs responsabilités sont comparables, mais la charge de travail est répartie différemment, soit par établissement ou secteur, comme les Services de santé,ou par type de contrat, comme les travaux de construction.
D'autres différences ont été relevées, puisque certaines régions ont un membre du groupe PG dans la collectivité, qui relève du directeur adjoint de district, Services de gestion, plutôt que de l'équipe régionale des SCGM. D'autres régions ont des coordonnateurs dans les établissements, qui relèvent de leur propre équipe de direction. De plus, un grand nombre d'employés qui ne relèvent pas des SCGM participent à l'administration des marchés au sein de l'organisme.
Compte tenu de l'existence de multiples voies hiérarchiques, il y a une augmentation du risque de pratiques différentes et non conformes de passation de marchés et d'approvisionnement. Afin d'atténuer les risques associés à un contexte opérationnel décentralisé, il est nécessaire que la formation et les communications soient rigoureuses, tel que décris plus bas. L'équipe de vérification n'a pas relevé de problèmes de conformité pour ce qui est des marchés de plus de 25 000$, mais des préoccupations ont été notées dans le cadre de la Vérification des contrats de faible valeur .
Nous nous attendions à ce que la communication et la formation en vue de la passation des marchés soient accessibles et, au besoin, fournies.
La communication s'effectue entre l'AC et les régions cependant, le type et la fréquence des communications entre les groupes CEM de l'AC et des régions nécessite une attention particulière.
Une réunion par vidéo conférence avec tous les comptrolleurs régionaux, qui inclus le comptrolleur national, à lieu toutes les deux semaines pour pouvoir discuter des enjeux entourant les marchés. L'AR communique les changements apportés dans les politiques et les procédures au moyen de bulletins et de courriels internes (communiqués généraux) aux AR, qui, pour leur part, les communiquent à l'échelle locale dans des bulletins régionaux ou sur le site intranet de la région. Bien qu'il existe une communication à sens unique entre les CEM régionaux et le CEM de l'AC, les réponses au questionnaire distribué à l'interne indiquent que, dans cinq des six régions, on considérait qu'il faillait améliorer la communication entre l'AR et l'AC.
Pendant que la vérification s'effectuait, il n'y a pas eu de réunion entre les chefs/gestionnaires des CEM régionaux et le directeur du département des contrats et de gestion du matériel de l'AC. Jusqu'en décembre 2011, les chefs et gestionnaires des CEM régionaux avaient une réunion semi-annuelle pour permettre à ces derniers de discuter en personne d'aspects problématiques et de nouvelles idées par rapport à la gestion du matériel et des contrats. En l'absence de possibilités de communication régulière entre les personnes responsables du respect des directives du SCC et des politiques du CT, il y a un risque que les pratiques ne soient pas appliquées de manière uniforme dans le contexte opérationnel décentralisé de l'organisme. De plus, cela représente une occasion manquée de mettre en commun les sujets de préoccupation et les pratiques exemplaires et de tenir des consultations entre les régions et l'AC.
La formation obligatoire était offerte à l'échelle nationale et régionale pour les gestionnaires de budget et le personnel responsable de la passation de marchés.
Les Normes de formation obligatoires du SCC comprennent la formation obligatoire sur la délégation des pouvoirs, destinée aux spécialistes de l'approvisionnement (groupe PG) et aux gestionnaires de budget, qui est donnée par l'École de la fonction publique du Canada (EFPC). Tous les gestionnaires de budget, les gestionnaires régionaux des SCGM et les spécialistes de l'approvisionnement ont dit avoir suivi la formation requise L'équipe de vérification a vérifié cecic et l'information sur le cours fait l'objet d'un suivi par l'AC et est consignée dans le Système de gestion des ressources humaines (SGRH) et aucune préoccupation n'a été identifiée.
Nous nous attendions à ce que des pratiques et des systèmes de surveillance soient en places pour assurer la conformité avec les pratiques et les politiques relatives à la passation de marchés et à ce que les résultats de la surveillance fassent l'objet de rapports et soient accompagnés de mesures correctives.
Le SCC satisfait aux exigences qui lui sont imposées en ce qui concerne les rapports. Cependant, on a signalé que les processus actuels étaient inefficaces.
Le SCC assure une surveillance mensuelle des marchés de plus de 10 000 $, dans chaque région et à l'AC, afin de respecter l'obligation de divulguer de façon proactive les renseignements sur tous les marchés de plus de 10 000 $ et sur les modifications qui y sont apportées. La question de la divulgation proactive est examinée davantage dans la section 4.2.7.
Le personnel régional des SCGM obtient les données de tous les établissements et de toutes les unités opérationnelles dans la collectivité, et il les réunit dans un rapport sur les achats pour l'AC. L'AC examine tous les rapports, et si des erreurs ou des entrées contestables sont relevées, elle communique avec les régions pour obtenir des clarifications et pour que l'erreur soit corrigée au besoin, avant d'afficher le rapport sur le site Web externe de l'organisme. Le CEM de l'AC effectue un compte rendu hebdomadaire sur tous les contrats qui seront affichés sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOF)
Le SCC doit aussi faire rapport annuellement au Conseil du Trésor des activités d'approvisionnement. Ce rapport, le « DataCapNote de bas de page 14 », est produit à la fin de chaque exercice, et on mentionne que les employés responsables de sa production doivent y consacrer beaucoup de temps. Deux des régions ont mentionné que la préparation du rapport représentait un travail à temps plein pour un employé, et une autre région a signalé que deux employés devaient travailler pendant six semaines pour répondre aux exigences liées au rapport DataCap.
Les renseignements recueillis pour les rapports mensuels sur les achats sont les mêmes que ceux qui servent à produire le rapport de fin d'exercice DataCap, ce qui représente une utilisation inefficace des ressources affectées à l'approvisionnement, étant donné que les mêmes données sont saisies deux fois pour ces processus distincts. Lorsque le CT eu terminé les nouveaux critères relatif aux rapports Datacap, l'équipe de vérification a été informé que la reconciliation est entamé et que ceci va alléger la pression relative aux rapports de fin d'année.
La vérification a révélé qu'un cadre de gestion était en place et qu'il était conforme avec les politiques du CT. Les directives, les guides et les manuels du SCC concordent avec les politiques du gouvernement sur la passation de marchés et l'approvisionnement; les rôles et les responsabilités sont clairement définis, la formation est offerte et suivie et les exigences de l'extérieur concernant la surveillance et la préparation des rapports sont respectées.
Néanmoins, certains aspects du cadre de gestion pourraient être améliorés:
Recommandation 1 (La recommandation exige l'attention, la surveillance et le suivi de la part de la direction)
La commissaire adjointe, Services corporatifs, devrait rétablir des communications régulières entre le SCGM à l'AC et les SCGM des régions afin de favoriser l'application des politiques, d'augmenter les occasions de résoudre les problèmes et de mettre en commun l'information et pour permettre l'application uniforme de pratiques saines de passation des marchés partout au SCC.
améliorera les communications avec les gestionnaires régionaux, SCGM, en tenant des téléconférences mensuelles afin d'examiner les questions régionales courantes qui requièrent l'avis des responsables à l'échelle nationale.
continuera de travailler avec l'équipe des Systèmes financiers afin de fusionner le rapport « DataCap » et le rapport de divulgation proactive en un seul rapport mensuel simplifié.
Le second objectif de la vérification était de donner l'assurance que les marchés de plus de 25 000 $ sont traités conformément aux lois, aux politiques et aux lignes directrices du gouvernement du Canada.
Le processus de la passation de marchés et d'approvisionnement du SCC adopte un processus standard de sept étapes, selon la Politique:
La Planification des marches suivi par l'Initialisation des marchés suivi par l'Administration des marché suivi par la Facturation suivi par l'Approbation de paiement suivi par l'Évaluation postérieure aux marchés et la Divulgation proactive.
Cinquante dossiers ont été examinés afin de déterminer s'ils avaient été traités conformément aux politiques du CT et aux directives du SCC à chacune des étapes énumérées ci‑dessus.
Nous nous attendions à ce que les exigences des marchés soient définies et à ce que des méthodes contractuelles appropriées soient choisies.
Les exigences des marchés étaient définies et des méthodes contractuelles appropriées avaient été choisies; aucun signe de fractionnement de marché n'a été détecté.
Corporativement, le SCC produit annuellement un plan d'approvisionnement national afin de fournir aux industries et au publique de l'information anticipatoire par rapport aux activités de marché du SCC pour l'année fiscale à venir, incluant une liste des besoins important planififés en approvisionnement. L'apport de toutes les régions est solicité afin de compléter ce plan qui est ensuite approuvé par le comissaire et finalement affiché sur le site web externe du SCC.
Pour ce qui est des marchés individuels,la première étape du processus de passation des marchés exigée par la DF 350‑3 stipuleque le Formulaire 286 du SCC, intitulé « Demande de passation, de modification ou de prolongation d'un contrat », soit rempli pour tous les marchés de services soumis au CEM. Chacun des 50 dossiers examinés contenait le formulaire rempli et de l'information comme la justification du contrat, les exigences en matière de sécurité et la confirmation qu'une relation employeur/employé ne serait pas créée.
L'équipe de vérification a examiné un certain nombre de marchés, étant donné que le SCC a recours à différentes méthodes contractuelles. Le choix de la méthode appropriée se fait en évaluant les exigences du contrat en fonction des méthodes disponibles tout en respectant les politiques et les règlements. De plus, l'équipe de vérification a aussi cherché des signes de fractionnement de marché. L'équipe de vérification a déterminé qu'une méthode appropriée avait été séléctionnée pour tous les marchés examinés, et n'a pas detecté aucun fractionnement de marché. Une méthode en particulier fut examinée, soit celle appelée le préavis d'adjudication de contrats (PAC). Cette méthode fut sélectionnée puisque l'équipe de vérification a remarqué une augementation constante de ce type de marché de la part du SCC de 115 en 2008 à 231 en 2010 (voire le Tableau 2). Le PAC permet aux ministères et aux organismes d'afficher un préavis pendant au moins 15 jours civils, pour faire savoir à la collectivité des fournisseurs qu'ils ont l'intention d'attribuer un marché pour un bien, un service ou des travaux de construction à un entrepreneur sélectionné d'avanceNote de bas de page 15. Si aucun autre fournisseur ne soumet d'énoncé de capacités répondant aux exigences précisées dans le PAC pendant la période d'affichage, les exigences de la politique en matière de concurrence sont satisfaites. Si un fournisseur potentiel peut démontrer que ses capacités satisfont aux exigences précisées dans le PAC, l'organisme doit enclencher le processus d'appel d'offres complet afin d'adjuger le marchéNote de bas de page 16. De plus, si l'énoncé de capacités d'un fournisseur potentiel n'est pas accepté par le SCC, ce fournisseur peut contester la décision de l'organisme. Des 50 dossiers examinés, 15 étaient des PAC et ils contenaient tous une justification pour le recours au processus du PAC; cependant, leur longueur variait d'une à deux phrases dans certains dossiers à une page complète dans d'autres.
En 2011, le nombre de PAC a diminué de manière significative, se conformant ainsi avec la tendance observé dans d'autres ministères du gouvernement. L'équipe de vérification a également noté une augmentation de 10% des marchés non-concurentiel émis par le SCC, passant de 74/794 (9.3%) en 2010 à 120/624 (19.2%) en 2011. Bien que les nombres de marché émis par le SCC sont comparable avec la moyenne gouvernementale de 20,5%, une attention particulière devrait-être apporté à ceci afin de s'assurer que des procédures compétitives sont utilisées autant que possible afin de favoriser l'accès, la compétition et l'équité.
Tableau 2 Rapports sur les acquisitions de 2008 à 2010 – Comparaison du nombre de PAC
PAC en 2008
PAC en 2009
PAC en 2010
PAC en 2011
SCC 115 36 105 13 185 47 035 22 231 117 351 29 120 60,935 19
Ministère des Pêches et des Océans 178 37 034 15 177 37 038 13 70 19 106 7 55 18,049 2
Ministère de la Défense nationale 278 347 807 5 211 1 272 314 4 127 103 015 3 105 64,592 1
Conseil national de recherches 89 33 884 18 89 33 884 18 58 9 574 14 39 7 630 8
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 25 167 459 1 27 198 237 1 34 94 809 1 15 7 542 1
Nous nous attendions à ce que les marchés soient examinés et approuvés comme il se doit et à ce que les approbations appropriées en application de l'article 32 aient été obtenues.
Les approbations en application de l'article 32 avaient été obtenues avant l'engagement de dépenses.
Les approbations préalables avaient été obtenues pour tous les dossiers examinés, et les fonds avaient été engagés au moyen d'une demande ou d'un bon de commande dans Approvisionnement InternetNote de bas de page 17 ou d'un engagement dans le Système intégré de gestion des finances et du matériel (SIGFM).
Tous les marchés avaient été examinés et approuvés par le CEM comme il se doit. Cependant, les dossiers ne contenaient pas toujours de renseignements détaillés sur le processus décisionnel.
Comme on l'a expliqué dans la section 1.4, le SCC a créé un CEM dans chaque région et à l'AC. Le CEM de l'AC est également le Comité national d'examen des marchés qui est responsable de l'examen de questions portées nationales, comme les marchés avec d'anciens fonctionnaires.
Les procès‑verbaux et les registres des décisions des CEM ont été examinés pour les dossiers sélectionnés afin de vérifier s'ils contenaient une justification pour toutes les demandes et une preuve que le CEM avait décidé de donner son approbation. Tous les marchés avaient été approuvés par le CEM, et les registres ou les comptes rendus des décisions étaient au dossier. Cependant, les vérificateurs n'ont pas pu déterminer avec certitude quels documents avaient été fournis aux membres du CEM pour leur permettre de prendre une décision, et il n'y avait pas de comptes rendus détaillés du processus décisionnel au dossier.
Bien que l'information relative à la prise de décision soit enregistrée de manière électronique sur un lecteur partagé accessible à tous les employés, certaines régions sauvegardent toutes l'information sur le lecteur partagé, incluant les révisions juridiques, la correspondance par courriel et une copie signée du formulaire 286 du SCC, tandis que d'autres régions sauvegardent que certaines informations, comme par exemple des comptes rendus de décisions signés. L'équipe de vérification a été informé par l'AC que cette dernière est présentement en train de mettre en place un système pour unififer l'information qui est sauvegardé électroniquement.
La mise en œuvre complète de cette procédure va aider le SCC à identifier les documents clés et augmenter l'uniformité de l'information. Ceci va réduire le rique qu'il y ait un manque de documentation appropriée qui pourrait compromettre l'abilité de l'organisation à démontrer qu'un niveau élevé de supervision est effectué par le CEM par rapport au publique et les agences externes de surveillance.
Tous les marchés examinés contiennent des documents justificatifs, conformément aux politiques du CT et aux directives du SCC. Cependant, certains contrats n'avaient pas été signés avant la date de début.
La Politique exige que les dossiers des marchés soient documentés de façon à ce que toutes les options, les décisions, les approbations et les justifications soient consignées. Aux fins de la présente vérification, nous considérions que la piste de vérification était complète si le dossier contenait les éléments suivants : l'énoncé des travaux, l'échéancier, les produits livrables, les modalités de paiement, le calendrier des paiements, une preuve qu'il y avait eu un processus concurrentiel et une confirmation que le dossier avait été examiné, s'il y a lieu.
Tous les dossiers examinés contenaient l'information requise. Les dossiers de deux régionscontenaient tous une liste de vérification indiquant ce qui devait se trouver au dossier. Le personnel du SCC a informé l'équipe de vérification que l'AC se servait maintenant d'une liste de vérification obligatoire pour le contenu du dossier. Cependant, on a commencé à l'utiliser après la période pendant laquelle les dossiers ont été examinés, ce qui fait que son efficacité n'a pas pu être vérifiée.
Pour 11 des marchés examinés, les signatures provenant des personnes possèdant le pouvoir de passation des marchés n'avaient pas été inscrites à temps sur le contrat (en fait, un marché avait été conclu verbalement avant qu'il y est signature). Un des marchés examinés exigeait un paiement conformément à la facture de 13 000 $, étant donné que du travail avait été effectué avant la mise en place du marché. Selon la DF 350-3, le paiement conformément à la factur a été soumis au CEM pour approbation et un mémo contenant un avertissement et demandant des actions correctrices fut émis. Le risque pour le SCC est que, si les deux parties ne signent pas le contrat à temps, la validité du marché pourrait être remise en question, particulièrement en cas de situation défavorable pendant la période visée par le marché ou avant la signature.
Nous nous attendions à ce que les factures soumises satisfassent aux modalités du marché, fournissent suffisamment de renseignements pour l'obtention de l'attestation subordonnée au paiement et soient approuvées par une personne à laquelle a été délégué le pouvoir prévu sous l'autorité de l'article 34 de la LGFP.
Aucune source de préoccupation n'a été signalée en ce qui concerne l'attestation prévue par l'article 34 de la LGFP pour le paiement des factures.
Dans le cas de toutes les factures, l'attestation prévue par l'article 34 de la LGFP avait été obtenue de personnes auxquelles le pouvoir avait été délégué. De plus, toutes les factures contrôlées satisfaisaient aux modalités du marché.
Le processus normalisé documenté de vérification et de certification des factures en application de l'article 33 de la LGFP n'a pas été mise au point, mais aucun paiement inapproprié n'a été relevé.
Comme le précisait la Vérification des marchés de biens et de services de 2007, le SCC n'a pas mis au point ni entièrement mis en œuvre de processus documenté pour l'application de l'article 33 de la LGFP . La vérification s'éffectuait à 100% puisque toutes les factures présentaient la signature, le timbre de signature, les initiales ou la signature électronique de la personne autorisée aux termes de l'article 33, mais l'équipe de vérification n'a pas été en mesure de déterminer quelle activité de vérification ou de certification avait été effectuée pour prendre la décision associée à la signature tel que requis par l'article 33 de la LGFP.
CORCAN se sert d'un tableau national de vérification des paiements aux fournisseurs pour la vérification du paiement des marchés en application de l'article 33. Ce modèle exige que l'engagement des dépenses, les détails sur les dépenses, la conformité avec les politiques et les calculs de la facture soient vérifiés, et il donne différentes étapes pour les transactions supérieures et inférieures à 2 000 $. Tous les dossiers de CORCAN qui ont été examinés contenaient une liste de vérification signée et des indications que le travail à faire pour respecter la liste de vérification avait été accompli.
Les modèles d'évaluation de marché respectaient la politique du CT et étaient remplis correctement.
La Politique exige qu'à l'achèvement d'un marché de services, l'autorité contractante évalue le travail exécuté par le consultant ou le professionneNote de bas de page 18. En 2007, la Vérification des marchés de biens et de services effectuée par le SCC a révélé que le contenu de l'Évaluation du marché et de l'entrepreneur (formulaire du SCC 996) ne respectait pas la totalité des exigences de la politique du CT. Ce formulaire a été mis à jour et il respecte maintenant la politique du CT. La vérification de 2007 sur les marchés et la vérification du SCC sur l'Examen des contrats de construction de CORCAN de 2010 ont trouvé qu'une évaluation n'était pas toujours complété tel que stipulé. Le résultat de cette vérification démontre que le formulaire 996 du SCC a été mis-à-jour et qu'il respecte la politique et que tous les fichies examinés avaient une évaluation dans le dossier tel que requis.
Les renseignements sur les contrats et les modifications ont été divulgués comme il se doit.
Comme on l'explique à la section 4.1.4, chaque région prépare tous les mois une liste des contrats passés d'une valeur supérieure à 10 000 $, qu'on appelle le rapport sur les achats, lequel est envoyé à l'AC, où elle est examinée avant d'être affichée sur le site Web du SCC. Tous les dossiers examinés dans le cadre de la vérification ont été divulgués comme il se doit, ce qui représente une amélioration marqué par rapport à ce qui avait été constaté dans le cadre de la Vérification des marchés de biens et de services de 2007 où 16/131 (12%) des contrats n'étaient pas divulgués.
Les marchés de plus de 25 000 $ ont été traités conformément aux lois, aux politiques et aux lignes directrices du gouvernement du Canada, à quelques exceptions mineures près. Les dossiers des marchés contenaient les documents requis, le CEM examine et approuve les marchés, et les renseignements sur les marchés sont divulgués proactivement comme il se doit.
Cependant, les faiblesses suivantes ont été identifiées:
continuera d'améliorer ses outils en convertissant la liste de vérification actuelle en module de formation fondé sur la Trousse de soutien à la productivité des utilisateurs (TSPU), auquel tous les employés auront accès en ligne et qui précisera que le contrat doit être signé avant le début du travail;
vérifiera l'efficacité des procédures d'application de l'article 33 d'octobre 2013 à mars 2014 et améliorera au besoin les pratiques provisoires de vérification des comptes.
De facon générale, les resultats de la vérification a indiqué une amelioration de la vérification interne intitulée Vérification des marchés de biens et de services , effectuée en 2007 par le SCC.
1. Évaluer dans quelle mesure le cadre est instauré, satisfait aux exigences du Conseil du Trésor et de l'organisme et fonctionne comme prévu 1.1 Cadre stratégique – Les politiques, guides et manuels du SCC concordent avec les politiques du gouvernement sur la passation des marchés de biens et de services.
1.2 Rôles et responsabilités – La structure organisationnelle, les rôles et les responsabilités du SCC sont clairement définis, compris et documentés.
1.3 Communication et formation – La communication et la formation en vue de la passation des marchés sont accessibles et, au besoin, fournies en temps opportun.
1.4 Surveillance et préparation de rapports – Des pratiques de surveillance et des mesures de contrôle assurent la conformité aux politiques et pratiques contractuelles. L'information est consignée dans un rapport et assortie d'un mécanisme officiel de suivi.
2. Donner l'assurance que les marchés de plus de 25 000 $ sont traités conformément aux lois, politiques et lignes directrices du gouvernement du Canada. 2.1 Planification des marchés – Les exigences sont clairement définies, des méthodes contractuelles appropriées sont choisies, et la justification est documentée.
2.2 Approbation préalable – Les approbations appropriées sont mises en place pour chaque marché, et des fonds sont engagés (art. 32 de la LGFP).
2.3 Administration des marchés – Le contenu de chaque marché de biens et de services concorde avec les politiques et les directives du SCT et du SCC.
2.4 Facturation – Les factures soumises par les entrepreneurs satisfont aux modalités du marché et fournissent suffisamment de renseignements pour l'obtention de l'attestation prévue à l'article 34 de la LGFP.
2.5 Approbation de paiement – La vérification des factures, en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques, est conforme aux politiques et directives du SCT et du SCC.
2.6 Évaluation postérieure au marché – L'évaluation postérieure au marché est conforme aux politiques et aux lignes directrices.
Information obtenue du raport d'activité d'achat 2011 du conseil du trésor
CORCAN est un organisme de service spécial (OSS) au sein du SCC, ce qui lui permet de fonctionner comme une entreprise tout en respectant les politiques et les règlements du gouvernement. CORCAN est un programme de réadaptation clé du SCC, et il contribue à la sécurité des collectivités en offrant aux délinquants des possibilités d'emploi et une formation portant sur les compétences relatives à l'employabilité pendant leur incarcération dans des pénitenciers fédéraux et, pendant de brèves périodes, après leur mise en liberté.
Les Directives du comissaire (DCs) et Directives financières (DF) fournissent une orientation sur certains aspects législatifs de LSCMLC/RSCMLC et sur certains aspects fundamentaux du milieu correctionnel qui demande une application cohérente.
Source : Rapports sur les acquisitions du CT (les données de 2011 - publié le 17 juillet 2013).
Les marchés évalués au départ à moins de 25 000 $ dont la valeur a dépassé cette limite après des modifications sont examinés dans le cadre de la Vérification des contrats de faible valeur .
Rapports générés par le Système intégré des finances et du matériel (SIFM), datés de janvier 2013
DataCap est le nom qu'a donné le CT au rapport.
Politique du CT, paragraphe 10.7.13