Source: https://interpretacje-podatkowe.org/faktura/ippp2-4512-1101-15-2-mao
Timestamp: 2017-10-21 02:57:03+00:00
Document Index: 75374151

Matched Legal Cases: ['art. 14', 'art. 86', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 244', 'art. 106', 'art. 106', 'art. 106', 'art. 106', 'art. 2', 'art. 112', 'art. 70', 'art. 86', 'art. 3', 'art. 180', 'art. 181', 'art. 284', 'art. 284', 'art. 288']

Prawo do przechowywania faktur wystawionych, jak i otrzymanych od Klientów i kontrahentów, wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych.
IPPP2/4512-1101/15-2/MAOinterpretacja indywidualna
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. z 2015 r., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Strony, przedstawione we wniosku z dnia 16 listopada 2015 r. (data wpływu 19 listopada 2015 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania faktur wystawionych, jak i otrzymanych od Klientów i kontrahentów, wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych - jest prawidłowe.
W dniu 19 listopada 2015 r. wpłynął wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do przechowywania faktur wystawionych, jak i otrzymanych od Klientów i kontrahentów, wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych.
Wnioskodawca jest spółką jawną działającą pod nazwą M., której głównym przedmiotem działalności gospodarczej jest świadczenie usług prawniczych.Spółka jawna w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą jest czynnym podatnikiem VAT, w konsekwencji czego wystawia, jak również otrzymuje od klientów i kontrahentów zarówno faktury w wersji papierowej, jak i elektronicznej. W celu minimalizacji kosztów, a także w związku z usprawnieniem obiegu dokumentów pomiędzy Wnioskodawcą, a biurem księgowym spółka zamierza wdrożyć rozwiązanie informatyczne polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu faktur (także paragonów) otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej.
Procedura archiwizowania faktur w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco:
otrzymana w formie papierowej faktura będzie skanowana do formatu elektronicznego PDF przez pracowników Wnioskodawcy, przy czym wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i czytelnym odzwierciedleniem wersji papierowej, wprowadzona zostanie przez pracowników Wnioskodawcy do systemu połączonego z biurem księgowym, a następnie zostanie zaksięgowana i przechowywana wyłącznie w wersji PDF;
faktury elektroniczne nie będą drukowane, tylko księgowane w poszczególnych rejestrach i zapisywane tak jak faktury papierowe do elektronicznej bazy danych;
w przypadku każdej faktury będzie możliwość wyświetlenia jej czytelnego obrazu (skanu) na ekranie komputera mającego dostęp do systemu księgowego biura rachunkowego Wnioskodawcy. Będzie również możliwość dokonania wydruków skanów oraz zapisania ich na elektronicznym nośniku danych. Wnioskodawca będzie miał możliwość jednoznacznego ustalenia wystawcy każdej faktury archiwizowanej i przechowywanej w formie elektronicznej (autentyczność pochodzenia faktury). Dane zawarte w fakturze będą chronione przed ich przetwarzaniem i zmianą poprzez stosowany format PDF oraz ograniczony dostęp do faktur w ramach systemu księgowego biura rachunkowego;
faktury archiwizowane w wersji elektronicznej będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do faktur, za pomocą środków elektronicznych w trybie on-line, poprzez możliwość ich wyświetlenia w systemie księgowym biura rachunkowego, a także możliwość ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych;
po zarchiwizowaniu w wersji elektronicznej, z uwagi na ilość otrzymywanych faktur po zaksięgowaniu i wprowadzeniu do elektronicznej bazy danych, a w przypadku faktur będących podstawą zapisów w księgach rachunkowych po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, Wnioskodawca zamierza niszczyć wersje papierowe ww. faktur.
Czy przechowywanie przez Wnioskodawcę w wyżej przedstawiony sposób faktur wystawionych, jak również otrzymanych od Klientów i kontrahentów, wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych będzie zgodne z ustawą Ordynacja podatkowa oraz ustawą o podatku od towarów i usług...
Zdaniem Wnioskodawcy, opisana procedura archiwizowania i przechowywania faktur VAT oraz innych dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej jest dopuszczalna w świetle obowiązujących przepisów prawa, a Wnioskodawca zachowa na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
Zdaniem Wnioskodawcy dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej na opisanych zasadach faktur i innych dokumentów księgowych otrzymanych w formie papierowej, przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów otrzymanych w formie papierowej, albowiem w myśl art. 86 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, podatnicy zobowiązani są przechowywać księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W ww. przepisie na gruncie ustawy Ordynacja podatkowa, Ustawodawca nie nałożył na podatnika określonego sposobu przechowywania ww. dokumentów, zatem wskazane ww. obowiązki mogą wynikać z innych szczególnych przepisów prawa podatkowego.
Natomiast na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług, tj. w myśl art. 112 podatnicy są zobowiązania przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczenia podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT, podatnicy przechowują faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W myśl art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają Organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Regulacje prawa unijnego również nakładają na podatnika szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 2006/112/WEE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej, każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.
W myśl natomiast art. 106 m ust. 1 cyt. ustawy, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur.
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy o VAT).
Z kolei, pojęcie wiarygodna ścieżka audytu, oznacza, iż związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów) oraz zgodny z ustalonymi przez Wnioskodawcę procedurami. Funkcjonalność elektronicznego systemu pozwala na łatwe połączenie zeskanowanych faktur z pozycjami w księgach rachunkowych oraz rejestrach VAT. Ponadto, każda faktura jest poddana kontroli biznesowej poprzez proces weryfikacji pod względem formalnym oraz merytorycznym przez pracowników Wnioskodawcy odpowiedzialnych za rozliczenia z klientami i kontrahentami.
System informatyczny stosowany przez Wnioskodawcę, a w jego imieniu biuro rachunkowe posiada właściwości umożliwiające przechowywanie ww. dokumentów w sposób bezpieczny i trwały.
Ponadto faktura zapisana w elektronicznej bazie danych nie będzie modyfikowana, a jej elektroniczny obraz nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do faktury otrzymanej w formie papierowej. Wnioskodawca w przypadku potencjalnej kontroli podatkowej przeprowadzanej u Klienta czy też kontrahenta, na żądanie Organu podatkowego jest w stanie zapewnić pełny, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej. Powyższe przesądza w ocenie Wnioskodawcy, o tym że może on przechowywać bez negatywnych konsekwencji dla jego Klientów ww. faktury wyłącznie w formie elektronicznej.
Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie prawidłowości stanowiska w przedmiotowej sprawie. Prawidłowość stanowiska przedstawionego w sprawie potwierdza m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 27 lutego 2015 r., sygn. IBPP3/443-1389/14/EJ, oraz z 25 marca 2015 r., sygn. IPPP2/4512-8/15-4/IZ czy interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 6 maja 2015 r., sygn. IBPP3/4512-126/15/KG.
Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Na podstawie art. 2 pkt 31 ww. ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
Z kolei, pojecie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.
Według art. 112a ust. 1 pkt 2 cyt. ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Z przedstawionej treści wniosku wynika, że Wnioskodawca jest Spółką jawną świadczącą usługi prawnicze. Strona jest czynnym podatnikiem VAT wystawiającym, jak również otrzymującym od klientów i kontrahentów zarówno faktury w wersji papierowej, jak i elektronicznej. W celu minimalizacji kosztów, a także w związku z usprawnieniem obiegu dokumentów pomiędzy Wnioskodawcą a biurem księgowym, Strona zamierza wdrożyć rozwiązanie informatyczne polegające na archiwizowaniu i przechowywaniu faktur (także paragonów) otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej.
w przypadku każdej faktury będzie możliwość wyświetlenia jej czytelnego obrazu (skanu) na ekranie komputera mającego dostęp do systemu księgowego biura rachunkowego Wnioskodawcy. Będzie również możliwość dokonania wydruków skanów oraz zapisania ich na elektronicznym nośniku danych. Strona będzie miała możliwość jednoznacznego ustalenia wystawcy każdej faktury archiwizowanej i przechowywanej w formie elektronicznej (autentyczność pochodzenia faktury). Dane zawarte w fakturze będą chronione przed ich przetwarzaniem i zmianą poprzez stosowany format PDF oraz ograniczony dostęp do faktur w ramach systemu księgowego biura rachunkowego;
Wnioskodawca ma wątpliwości czy przechowywanie faktur wystawionych, jak również otrzymanych od Klientów i kontrahentów, wyłącznie w elektronicznej bazie danych po zniszczeniu wersji papierowych będzie zgodne z ustawą o podatku od towarów i usług.
Wobec prawa do stosowania wyłącznie elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej i elektronicznej należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie faktury w formie elektronicznej, tj. w formie obrazu elektronicznego, pozwalającego na każdorazowe odtworzenie formy papierowej na żądanie organu podatkowego, w jej oryginalnej postaci.
W niniejszych okolicznościach warunki zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług dotyczące sposobu przechowywania faktur i danych w nich zawartych zostały spełnione, gdyż przedstawiona procedura przechowywania faktur VAT w formie elektronicznej będzie zapewniać: przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe, łatwe odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność - od momentu otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wnioskodawca zapewni również bezzwłoczny dostęp do tych faktur na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej poprzez możliwość ich wyświetlenia w systemie księgowym biura rachunkowego, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Otrzymana w formie papierowej faktura będzie skanowana do formatu elektronicznego PDF przez pracowników Wnioskodawcy, przy czym wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i czytelnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Wersja elektroniczna faktury wprowadzona zostanie przez pracowników Spółki do systemu połączonego z biurem księgowym, a następnie zostanie zaksięgowana i przechowywana wyłącznie w wersji PDF. Faktury elektroniczne nie będą drukowane, tylko księgowane w poszczególnych rejestrach i zapisywane tak jak faktury papierowe do elektronicznej bazy danych. Po zarchiwizowaniu w wersji elektronicznej, z uwagi na ilość otrzymywanych faktur po zaksięgowaniu i wprowadzeniu do elektronicznej bazy danych, a w przypadku faktur będących podstawą zapisów w księgach rachunkowych po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, Strona zamierza niszczyć wersje papierowe ww. faktur.
Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą również tego, czy opisane we wniosku przechowywanie faktur będzie zgodne z ustawą Ordynacja podatkowa.
W myśl art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zm.), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Stosownie do art. 86 § 1 ww. ustawy, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Definicja ksiąg podatkowych zawarta jest w art. 3 pkt 4 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z tym przepisem księgami podatkowymi są: księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.
Stosownie do art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.
Tak więc, ze względu na wskazane okoliczności w świetle przywołanych przepisów ustawy o VAT oraz ustawy Ordynacja podatkowa należy stwierdzić, że przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej jak również w formie elektronicznej archiwizacji faktur - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur zakupowych na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z powyższymi przepisami. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji i umożliwia niszczenie dokumentów otrzymanych w wersji papierowej, niezależnie od formy, w jakiej Spółka otrzymała bądź będzie otrzymywać faktury zakupowe (tj. jako faktury papierowe lub jako faktury elektroniczne).
Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy, że opisana we wniosku procedura archiwizowania i przechowywania faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej jest dopuszczalna w świetle obowiązujących przepisów ustawy Ordynacja podatkowa i ustawy o podatku od towarów i usług, należało uznać za prawidłowe.
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Faktura > IPPP2/4512-1101/15-2/MAO