Source: http://wrs-steuerberatung.de/index.php/news/informationsbrief-zu-den-gobd
Timestamp: 2018-03-19 22:01:50
Document Index: 153679933

Matched Legal Cases: ['§ 90', '§ 22', '§ 4', '§ 4', '§ 4', '§ 41']

Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Bücher
Ausgestaltung der wichtigsten Grundsätze
a)	Belegwesen (Belegfunktion)
b)	Scannen von Belegen
c)	Kontierung von Papier und elektronischen Belegen versus ordnungsgemäße Ablage
d)	Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle (Buchung)
Die Finanzverwaltung hat mit Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 14.11.2014 die neuen GoBD dargestellt. Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Diese Verwaltungsregelung ist ab 01.01.2015 anzuwenden
„Steuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten ergeben sich sowohl aus der Abgabenordnung (z.B. §§ 90 Absatz 3, 141 bis 144 AO), als auch aus Einzelsteuergesetzen (z.B. § 22 Umsatzsteuergesetz, § 4 Absatz 3 Satz 5, § 4 Absatz 4a Satz 6, § 4 Absatz 7 und § 41 Einkommen-steuergesetz).“
Inwieweit es jedoch eine Rechtsgrundlage hierfür eine gültige Rechtsgrundlage gibt, ist m.E. sehr strittig.
2. Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Bücher
Demnach sind bei der Führung von Büchern in elektronischer oder in Papierform und sonst erforderlicher Aufzeichnungen in elektronischer oder in Papierform die folgenden Anforderungen zu beachten:
Diese Grundsätze müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar erfüllt werden und erhalten bleiben. Nachfolgend werden die für die Praxis wichtigsten und kritischsten Punkte dargestellt.
3. Ausgestaltung der wichtigsten Grundsätze
„Die Belege in Papierform oder in elektronischer Form sind zeitnah, d.h. möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern und müssen so vorgehalten werden, dass ein jederzeitiges Aufbereiten möglich ist.“
Für die Sicherung der Belege ist kein festes Verfahren von der Verwaltung vorgeschrieben. In der Praxis wird sich das eingesetzte Verfahren stark danach unterscheiden, ob es sich um einen Papierbeleg oder ein elektronisches Dokument handelt.
Bei Papierbelegen erfolgt eine Sicherung z.B.
Bei elektronischen Belegen kann die laufende Nummerierung automatisch vergeben werden (z.B. durch eine eindeutige Belegnummer). Die Belegsicherung kann organisatorisch und technisch mit der Zuordnung zwischen Beleg und Grund(buch)aufzeichnung oder Buchung verbunden werden.
Damit kommt ein ersetzendes Scannen fast für alle Unterlagen bis auf Spendenbelege, Kapitalertragssteuerbescheinigungen, … in Betracht.
Zur Erfüllung der Belegfunktion sind Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Papierbeleg erforderlich (Kontierungspflicht von Papierbelegen).
Bei elektronischen Belegen kann dies auch durch Verbindung mit einem Datensatz mit Angaben zur Kontierung erfolgen (Kontierungspflicht E-Belege).
Ausnahme: Ein Steuerpflichtiger hat andernfalls durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die Geschäftsvorfälle auch ohne Angaben auf den Belegen in angemessener Zeit progressiv und retrograd nachprüfbar sind (Ausnahme von der Kontierungspflicht).
Das BMF (Tz. 46) sieht dies konkret wie folgt:
„Eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen ist unbedenklich (vgl. BFH-Urteil vom 2.10.1968, BStBl 1969 II S. 157; BFH-Urteil vom 26.3.1968, BStBl 1968 II S. 527 zu Verbindlichkeiten und zu Debitoren). (…) Die Funktion der Grund(buch)aufzeichnungen kann auf Dauer auch durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage erfüllt werden.“
Wegen der Forderung nach zeitnaher chronologischer Erfassung der Geschäftsvorfälle ist nach Verwaltungsauffassung zu verhindern, dass die Geschäftsvorfälle buchmäßig für längere Zeit in der Schwebe gehalten werden und sich hierdurch die Möglichkeit eröffnet, sie später anders darzustellen, als sie richtigerweise darzustellen gewesen wären, oder sie ganz außer Betracht zu lassen und im privaten, sich in der Buchführung nicht niederschlagenden Bereich abzuwickeln.
Die 10-Tagesregel gilt nicht für Bargeschäfte. Hier bleibt es bei der bekannten täglichen Aufzeichnungspflicht.
durch organisatorische Vorkehrungen ist sichergestellt, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen, z.B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen, durch Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder durch elektronische Grund(buch)aufzeichnungen in Kassensystemen, Warenwirtschaftssystemen, Fakturierungssystemen etc.“
Mandant A bringt kurz nach Ablauf des jeweiligen Buchhaltungsmonats den Pendel-Ordner in die Steuerkanzlei. Die Steuerkanzlei bucht den Ordner jeweils spätestens bis zum Ablauf des Folgemonats (z.B. Januar bis Ende Februar) und schreibt alle Buchungen fest.
e)	Vorhalten der Daten (Unveränderbarkeit/Ordnungskritierium)
Die Vorgabe elektronische Daten elektronisch vorzuhalten und auch die Einzelgrundsätze der GoBD (z.B. hinsichtlich Unveränderbarkeit oder Nachprüfbarkeit) betreffen nicht nur die einzelnen Buchungen der Finanzbuchhaltung, sondern auch alle Vor- und Nebensysteme, in denen steuerrelevante Daten gespeichert werden.
Dabei hat die Finanzverwaltung folgenden Grundsatz aufgestellt (Tz. 122):
„Ein elektronisches Dokument ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen. Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Index und elektronischem Dokument muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. Es ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument unter dem zugeteilten Index verwaltet werden kann.“
Die Vorgabe der Finanzverwaltung erfordert eine Sensibilisierung von Mitarbeitern für den Umgang mit steuerlichen Daten.
Außendienstmitarbeiter A ist von Montag bis Donnerstag unterwegs. Er erstellt seine Spesenabrechnung unterwegs mit auf seinem Laptop mit dem Programm MS Excel. Als er am Freitag ins Büro kommt, druckt er die Spesenabrechnung aus und gibt diese in Papierform in der Personalabteilung ab. In der Personalabteilung wird der Papierbeleg bearbeitet und in Papierform abgeheftet. Die Excel-Datei speichert er auf seinem Laptop außerhalb des eigentlichen EDV-Systems des Unternehmens in einem Windows-Ordner mit der Bezeichnung „Spesenabrechnung A“ ab.
Die Excel-Datei hat steuerliche Relevanz. Daher sind die Vorgaben der GoBD zu beachten. Die Datei ist elektronisch vorzuhalten und nicht ausschließlich in Papierform. Diese Vorgabe wird von A zwar erfüllt, jedoch muss das eigentliche Vorhalten GoBD-konform erfolgen.
A muss das Abspeichern revisionssicher vornehmen; d.h. der Grundsatz der Unveränderbarkeit ist zu beachten. Dies ist bei einer Excel-Datei nicht gewährleistet. Daneben muss die Vorgabe der Indexierung beachtet werden.
Das Vorgehen ist somit nicht GoBD-konform.