Source: http://www.cbsa-asfc.gc.ca/agency-agence/reports-rapports/pia-efvp/aia-lai-20122013-fra.html
Timestamp: 2017-12-15 19:46:06+00:00
Document Index: 180326237

Matched Legal Cases: ["l'article 72", "l'article 27", "l'article 27", "l'article 8", "l'article 25", "l'article 68", "l'article 69"]

ARCHIVÉ - Loi sur l'accès à l'information : Rapport annuel 2012-2013
IV. Sensibilisation et formation
II.	Demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
X.	Plaintes et enquêtes
XI.	Appels
Annexe B – Rapport statistique TBS/SCT 350-62
L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) présente au Parlement, conformément à l'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information, son rapport annuel sur la gestion de cette loi. Le rapport décrit les activités qui témoignent de la conformité aux dispositions de la Loi sur l'accès à l'information pour l'exercice commençant le 1er avril 2012 et se terminant le 31 mars 2013. Au cours de cette période, l'ASFC a poursuivi ses activités dans la foulée des pratiques satisfaisantes mises en œuvre au cours des années précédentes.
« La Loi sur l'accès à l'information a pour objet d'élargir les lois canadiennes qui accordent au public un droit d'accès aux documents relevant de l'administration fédérale, et ce, conformément aux principes selon lesquels les renseignements détenus par le gouvernement devraient être mis à la disposition du public; les exceptions nécessaires à ce droit doivent être limitées et précises, et les décisions relatives à la divulgation de l'information gouvernementale doivent être contrôlées par une source indépendante du gouvernement. »[1]
Comme l'indique le paragraphe 72(1) de la Loi sur l'accès à l'information, « À la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale établit pour présentation au Parlement le rapport d'application de la présente loi en ce qui concerne son institution. »[2]
Durant l'exercice 2012-2013, l'ASFC a adopté des procédures et des pratiques qui lui permettront de continuer à dispenser promptement des services aux Canadiens qui cherchent à exercer leur droit d'accéder à des renseignements en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et qui témoigneront du leadership dont elle a fait preuve dans la gestion d'un nombre de plus en plus grand et complexe de demandes d'accès à l'information.
Depuis 2003, l'ASFC fait partie du portefeuille de Sécurité publique du Canada, créé pour veiller à la protection des Canadiens et contribuer à une société paisible et sécuritaire. À cet égard, l'ASFC est chargée de fournir des services frontaliers intégrés pour faciliter la libre circulation des personnes et des marchandises, y compris les aliments, les animaux et les végétaux, pour respecter les exigences prescrites par la loi.
La Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) comporte quatre unités: une section de l'administration, deux unités de gestion des cas et une unité de la politique et de la formation. La section de l'administration reçoit toutes les demandes et s'occupe des consultations, elle garantit le contrôle de la qualité de toute la correspondance à la sortie et elle appuie les deux unités de gestion des cas dans leurs activités quotidiennes. Les unités de gestion des cas transmettent à toutes les directions générales et régions les demandes d'extraction de renseignements; de façon quotidienne, elles donnent des orientations opérationnelles et prêtent leur soutien aux employés de l'ASFC. L'unité de la politique et de la formation élabore les politiques, les outils et les procédures nécessaires en matière d'AIPRP au sein de l'ASFC et elle dispense la formation utile aux employés de l'ASFC. En moyenne, 41 équivalents temps plein (ETP), 5 employés à temps partiel et occasionnels ainsi que 4 consultants travaillaient au sein de la Division de l'AIPRP au cours de l'exercice 2012-2013.
Le coordonnateur de l'AIPRP pour l'ASFC est le directeur de la Division de l'AIPRP. La Division de l'AIPRP fait partie de la Direction du secrétariat général de l'ASFC, qui relève du vice-président de la Direction générale des services intégrés de l'ASFC. Pour respecter les pratiques exemplaires recommandées par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT)[4], le titulaire du poste de coordonnateur de l'AIPRP est à trois niveaux du président, il jouit d'une délégation de pouvoirs et son supérieur hiérarchique direct est le directeur général, secrétariat général de l'ASFC, qui lui-même rend des comptes au vice-président de la Direction générale des services intégrés.
La Division de l'AIPRP travaille en étroite collaboration avec d'autres instances relevant du portefeuille de Sécurité publique du Canada, incluant le Service canadien du renseignement de sécurité, le Service correctionnel Canada, la Commission des libérations conditionnelles du Canada et la Gendarmerie royale du Canada, afin de mettre en commun les pratiques exemplaires et d'élaborer des processus simplifiés pour l'extraction de renseignements détenus conjointement afin de respecter le délai de 30 jours prescrit par la Loi sur l'accès à l'information.
L'ASFC s'attend à recevoir un nombre plus élevé de demandes compte tenu de son rôle de premier plan dans la mise en œuvre d'initiatives clés du gouvernement du Canada, tel que le Plan d'action Par-delà la frontière. À cette fin, la Division de l'AIPRP s'est montrée proactive et a lancé, par l'intermédiaire d'une offre à commandes, un processus visant à retenir les services professionnels de consultants intermédiaires, principaux et spécialisés en matière d'AIPRP afin d'accroître les ressources existantes et de composer avec l'augmentation de la charge de travail. Ces nouvelles ressources contribueront à la gestion et au traitement d'un portefeuille de demandes d'AIPRP ainsi qu'à l'élaboration et à la présentation de séances de formation liées à l'AIPRP.
En outre, le soutien en matière de programmes de la Division de l'AIPRP est de plus en plus sollicité par d'autres ministères et organisations du gouvernement comme Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) et Service Canada. Les exigences nécessaires à ces institutions sont liées aux demandes du grand public concernant la chronologie des dates d'arrivée au Canada. Pendant l'exercice 2012-2013, la Division de l'AIPRP a affecté 8 ETP au traitement de ces demandes.
Afin d'atténuer l'incidence qu'ont ces défis en matière de ressources sur le rendement et d'éviter de compromettre sa capacité opérationnelle, la Division de l'AIPRP croit fermement qu'elle devra investir davantage d'argent et de ressources pour que l'ASFC puisse maintenir un excellent rendement en ce qui concerne ses obligations en matière d'AIPRP.
L'ASFC a toujours joué un grand rôle en ce qui concerne le soutien et la promotion de l'accès à l'information, et l'exercice 2012-2013 n'y a pas fait exception.
La Division de l'AIPRP reçoit, coordonne et traite les demandes d'information présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et elle fournit un service rapide de grande qualité aux demandeurs. En outre, la Division de l'AIPRP dispose d'un réseau de 18 agents de liaison en matière d'AIPRP à travers l'Agence; ils aident à traiter les demandes en cherchant et en recueillant des dossiers et en coordonnant les recommandations au sein de leur direction générale ou de leur région. Cela permet à la Division de l'AIPRP d'optimiser l'efficacité du traitement des demandes afin que les demandeurs reçoivent leur information le plus rapidement possible.
La Division de l'AIPRP a renforcé l'administration du programme d'accès à l'information dans l'ensemble de l'ASFC en mettant en œuvre un processus de récupération des dossiers rigoureux et plus responsable. Depuis janvier 2013, toutes les directions générales et les régions doivent fournir une approbation venant d'un directeur et donner le nom d'experts en la matière pour chaque bureau de première responsabilité prenant part à la recherche, à la récupération et à la fourniture de recommandations touchant des dossiers en réponse à une demande d'accès à l'information. Le nouveau processus est une autre étape de la nouvelle méthode fonctionnelle de l'ASFC envers l'administration du programme.
L'ASFC était l'une des premières institutions du portefeuille de Sécurité publique du Canada à afficher des résumés des demandes d'accès à l'information traitées sur son site Web. En adoptant cette nouvelle initiative, l'ASFC fait la preuve de son engagement en matière de transparence et de responsabilité envers les citoyens canadiens. Durant l'exercice financier 2012-2013 l'ASFC a répondu de façon informelle à 290 demandes afin d'obtenir des copies des demandes affichées sur son site Web.
L'ASFC prend également part à l'initiative des solutions pangouvernementale de l'AIPRP dirigée par le SCT. Cette initiative est axée sur la recherche de solutions et de façons, pour tous les ministères et organismes fédéraux, de centraliser et de moderniser l'administration de l'AIPRP en améliorant la qualité du service et en facilitant l'accès pour les citoyens, tout en réduisant les coûts de traitement pour les institutions. L'une des solutions proposées consiste à envisager la création d'un logiciel de traitement des demandes d'AIPRP qui pourrait être utilisé par toutes les institutions du gouvernement fédéral.
L'ASFC a également une salle de lecture à la disposition des personnes qui souhaitent consulter nos publications ou d'autres documents publics. Les personnes intéressées peuvent avoir accès à notre salle de lecture en communiquant avec le Directeur de l'AIPRP de l'ASFC au 613-941-7431, ou par courriel à : atip-aiprp@cbsa-asfc.gc.ca. La salle de lecture est située à l'adresse suivante :
L'ASFC a reçu 3 147 demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information en 2012-2013. Le taux de conformité aux délais prescrits était de 88,1 %, une réalisation remarquable pour l'ASFC, étant donné que le nombre de demandes reçues a augmenté de 68,6 % par rapport à l'année précédente. Cela s'ajoute à l'augmentation de 16,1 % lors du dernier exercice.
Tel que stipulé dans la section « Défis prochains relativement aux ressources », l'augmentation du nombre de demandes d'accès à l'information s'explique en bonne partie par les personnes qui veulent des copies de la chronologie de leurs dates d'arrivée au Canada. Présentement, 37,6 % des demandes d'accès à l'information reçues par l'ASFC proviennent de personnes voulant leurs dossiers de voyageurs, et s'en servent pour faire la preuve de leur résidence dans le cadre de programmes d'avantages sociaux administrés par CIC et Service Canada. Compte tenu de l'augmentation des demandes relatives aux dossiers de voyageurs, l'ASFC a entrepris des discussions avec CIC dans le but de trouver une approche plus efficace pour lui donner accès à ces dossiers. À la suite de ces discussions, CIC a mis en œuvre un nouveau formulaire de demande de citoyenneté canadienne fondé sur le consentement, et le Centre de traitement des demandes de Sydney, en Nouvelle-Écosse, a obtenu un accès direct au système de l'ASFC qui génère les dossiers de voyageurs. Malgré la mise en œuvre de ces initiatives, les demandes relatives aux dossiers de voyageurs continuent d'être dirigées vers l'ASFC par d'autres secteurs de CIC. Ces demandes ont aussi une incidence directe sur les lignes téléphoniques du Service d'information sur la frontière de l'ASFC, car les gens utilisent cette ligne pour s'informer de l'état de leur demande. Certains demandeurs s'adressent même aux bureaux d'entrée et aux bureaux régionaux de l'ASFC pour tenter d'avoir accès à leur dossier de voyageur plus rapidement. L'augmentation du nombre de demandes a une incidence sur la capacité de la Division de l'AIPRP à respecter les délais prévus dans la loi; le taux de conformité à l'égard des demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information est passé sous le taux de rendement attendu de 90 %. En ce qui concerne les demandes d'accès à l'information, on observe un taux de conformité aux délais sous la barre des 90 % pour la première fois depuis 2007-2008. Bien que des progrès aient été réalisés, l'ASFC poursuivra ses discussions avec CIC et Service Canada et continuera d'étudier d'autres solutions pour répondre aux demandes de ces clients tout en réduisant le fardeau administratif pour l'ASFC.
La Division de l'AIPRP poursuit aussi la modernisation de son modèle de prestation de services. Tel qu'indiqué dans notre rapport annuel de 2011-2012, un nouveau processus de consultation électronique a été négocié avec CIC afin de promouvoir l'achèvement dans les délais opportuns de consultations de dossiers portant sur des cas d'immigration de clients habituels. Au cours de l'exercice 2012-2013, le processus de consultation électronique a été instauré et a permis la transmission de trousses de consultation sur des dossiers de clients de niveau « Protégé B » ou inférieur au moyen d'un processus de chiffrement des messages. Ce processus a amélioré et facilité le traitement des demandes d'AIPRP pour les deux parties, réduit la duplication des efforts et favorisé la cohérence.
L'ASFC continue à offrir par la voie électronique des réponses aux demandes d'accès à l'information, et dans les faits, les réponses électroniques constituent 22 % de toutes les demandes d'accès à l'information officielles fermées en 2012‑2013.
Au cours de la ronde IX du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG), l'ASFC a reçu une cotation « Forte » pour les trois sources de données du CRG : 12.4 – Accès à l'information, 12.5 – Vie privée et protection des renseignements personnels et 12.6 – Gouvernance et capacité. Afin que l'ASFC maintienne cette cote dans les prochaines évaluations du CRG, le SCT a fait les recommandations suivantes pour les sources de données 12.4 et 12.5 :
fournir des « principes sur l'assistance aux auteurs de demandes » de manière proactive et explicite aux auteurs de demandes;
établir un calendrier d'examen des politiques, des procédures et des documents d'appui;
clarifier la façon dont sont gérées les atteintes à la vie privée (pour la source de données 12.5 seulement).
L'ASFC a donné suite à toutes ces recommandations. Pour répondre à la première d'entre elles, un texte sur les principes d'assistance aux auteurs de demandes a été incorporé dans tous les modèles d'accusé de réception.
En réponse à la recommandation selon laquelle la Division de l'AIPRP devrait établir un calendrier d'examen de ses politiques, procédures et documents d'appui, un tableau d'examen des politiques et des procédures en matière de protection des renseignements personnels a été élaboré et il fixe des échéanciers pour la mise à jour de toutes les politiques et procédures clés de la Division.
Enfin, en réponse à la recommandation selon laquelle l'ASFC devrait clarifier la façon dont sont gérées les atteintes à la vie privée, un protocole complet a été élaboré en consultation avec la Direction de la sécurité et des normes professionnelles et approuvé par notre Comité exécutif. Le protocole sur les atteintes à la vie privée inclut un processus en quatre étapes qui comprend une liste de contrôle en cas d'atteinte à la vie privée, un rapport d'incident, une évaluation du risque assortie d'une matrice de cotation et des exemples de lettres d'avis. La matrice de cotation permet à l'Agence de déterminer le niveau de risque à la fois pour la personne concernée et pour l'Agence et, par le fait même, de procéder à des évaluations plus complètes de toutes les circonstances entourant une atteinte à la vie privée.
En nous fondant sur les progrès réalisés à jour, et en continuant de renforcer l'administration du programme d'AIPRP de l'ASFC, il est prévu que l'Agence maintiendra la cote « Fort » pour les trois sources de données lors des prochaines évaluations du CRG.
Trouver et recruter des personnes qui possèdent les compétences et l'expertise nécessaires dans le domaine de l'AIPRP est un défi que doivent relever toutes les institutions fédérales. Par conséquent, le marché des analystes en matière d'AIPRP est extrêmement compétitif. La création d'une bonne organisation avec des postes de bon niveau est essentielle pour assurer le succès de nos efforts de recrutement et du maintien en poste de nos employés.
La Division de l'AIPRP a mis en œuvre plusieurs stratégies sur les ressources humaines au cours des deux derniers exercices qui font que la Division est plus à même de maintenir son rendement actuel, et de réduire les répercussions sur cette dernière, malgré les augmentations prévues du côté de la charge de travail pour les demandes d'accès à l'information. Une partie du succès de la Division de l'AIPRP est attribuable à son excellent noyau d'employés expérimentés qui ont eu de nombreuses possibilités d'enrichir leurs connaissances et leur expertise au moyen d'occasions de nominations intérimaires et d'affectations. Tout ceci fait partie de stratégies mises en œuvre par la Division de l'AIPRP lors de l'exercice 2010‑2011 et qui se sont poursuivies en 2012-2013.
La Division de l'AIPRP a engagé six nouveaux ETP chargés de prêter main‑forte pour le traitement des demandes de personnes souhaitant obtenir une copie de la chronologie de leurs dates d'arrivée au Canada. La Division de l'AIPRP a aussi engagé un étudiant universitaire sur une base occasionnelle qui s'est joint à l'unité de la politique et de la formation et elle envisage de poursuivre cette pratique lors de l'exercice 2013-2014.
En 2012-2013, l'ASFC a continué de concentrer ses ressources dans les initiatives de formation bilingues visant à appuyer la mise en œuvre de procédures de traitement rationalisées et fondées sur la sensibilisation aux obligations en matière d'accès dans l'ensemble de l'ASFC. Spécifiquement, 17 séances se sont tenues à laquelle 377 employés de la région de la capitale nationale ont assisté. Ces séances sont conçues pour faire en sorte que les participants comprennent bien leurs responsabilités en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, tout en mettant l'accent sur les demandes présentées en vertu des lois et des principes d'obligation à prêter assistance, ainsi que les autres éléments obligatoires requis par le SCT. La même séance a aussi été donnée à 9 reprises à 166 employés dans 2 régions, et nous comptons l'offrir à d'autres régions au cours du prochain exercice.
La Division de l'AIPRP a aussi donné des séances personnalisées à certains auditoires dans des domaines très en demande. Spécifiquement, 2 séances personnalisées ont été offertes et bien accueillies par 63 employés de la Division des appels de l'ASFC. Des séances personnalisées et de la formation ciblée seront de nouveau offertes au cours du nouvel exercice.
La Division de l'AIPRP a travaillé en collaboration avec le programme de gestion de l'information à la conception d'un outil conjoint d'apprentissage virtuel en ligne sur la gestion de l'AIPRP et de l'information à l'intention des employés de l'ASFC. Cet outil permettra aux employés d'accroître leur connaissance de la gestion de l'information, de la Loi sur l'accès à l'information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que des politiques et directives applicables du SCT. En connaissant les mesures liées aux demandes d'AIPRP et l'importance de la gestion de l'information, les employés seront mieux à même de comprendre leur rôle et leurs responsabilités et d'aider le ministre à respecter ses obligations en vertu des deux lois susmentionnées. Selon ce qui est prévu, l'outil devrait être accessible à tous les employés dans le premier trimestre de l'exercice 2013-2014.
La Division de l'AIPRP a aussi organisé des activités d'apprentissage trimestrielles nationales à l'intention des agents de liaison de l'AIPRP sous la forme de conférences téléphoniques. L'objectif de ces conférences téléphoniques, qui réunissent 18 agents de liaison de l'AIPRP de différentes directions générales et régions, est d'échanger de l'information sur les défis à surmonter, discuter sur les dernières politiques et derniers développements procéduraux, ainsi que d'améliorer la relation entre la Division de l'AIPRP et les agents de liaison. De telles conférences téléphoniques continueront d'être organisées au cours du nouvel exercice afin d'assurer l'amélioration continue et de maintenir une communication qui fournit aux agents de liaison de l'AIPRP les outils et la formation dont ils ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions.
Enfin, la Division de l'AIPRP continue de participer activement à un groupe de travail sur le développement communautaire, dirigé par le SCT, qui est chargé de concevoir des modèles organisationnels génériques pour l'AIPRP, de rédiger des descriptions de poste et d'énoncer les compétences génériques qui y sont associées. Le but de ce groupe de travail est de permette aux organisations de faire face aux différents enjeux et défis qui ont été identifiés par les professionnels de l'AIPRP et pour appuyer le perfectionnement des employés et de l'organisation dans ce domaine à l'échelle de l'administration publique centrale.
Au cours des deux dernières années, l'ASFC a travaillé sans relâche pour donner suite aux recommandations du SCT visant l'amélioration de son chapitre dans Info Source. Le contenu du chapitre de l'ASFC dans Info Source est maintenant organisé par fonctions, programmes et activités de l'institution, et toutes les catégories de dossiers et fichiers de renseignements personnels figurent maintenant sous les programmes et activités auxquels ils se rapportent. Le chapitre de l'ASFC dans Info Source répond aux exigences du SCT, et l'ASFC continuera de réviser son chapitre dans Info Source tout au long de l'exercice 2013-2014, conformément aux exigences du SCT.
De plus, dans le cadre de l'initiative de modernisation d'Info Source, le SCT a lancé un projet pilote de publication décentralisée auquel l'ASFC a accepté de participer. Le SCT a d'ailleurs félicité l'ASFC pour sa participation et son appui. Le projet pilote permet de diminuer le fardeau inhérent à l'établissement de rapports de l'ASFC, d'enrichir l'information présentée sur son site Web, de favoriser l'ouverture et la transparence et de donner aux utilisateurs un accès à l'ensemble du contenu. Pour l'exercice 2013-2014, l'ASFC a accepté de continuer à collaborer à l'atteinte de l'objectif du SCT, qui souhaite que toutes les institutions publient elles‑mêmes leur chapitre dans Info Source d'ici décembre 2013. L'ASFC prêtera aussi main-forte au SCT pour l'établissement du processus de mise en œuvre temporaire et à long terme, l'élaboration de procédures appropriées, la mise en commun des pratiques exemplaires, l'amélioration de la fonctionnalité des publications dans Info Source et l'encadrement des nouvelles institutions qui se joindront au processus.
La Division de l'AIPRP a élaboré des directives sur les demandes de consultation qu'envoie l'ASFC, en réponse aux recommandations formulées par le Commissariat à l'information du Canada (CI), lié aux retards de traitement. Ces directives indiquent aux employés comment assurer l'adoption d'une approche unifiée dans la préparation des demandes de consultation envoyées aux autres ministères fédéraux en application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, afin que les décisions relatives aux prorogations de délai soient fondées sur les exigences et les processus de consultation et que les échéances soient respectées dans le traitement des demandes. De plus, la Division de l'AIPRP a élaboré des directives sur les demandes de consultation que reçoit l'Agence afin que ces demandes formulées par d'autres ministères en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels soient traitées rapidement, que tous les intervenants aient l'occasion de fournir des recommandations quant à leur communication et qu'on accorde à ces demandes la même importance que les demandes d'AIPRP que reçoit directement l'ASFC.
La Division de l'AIPRP continue de se charger officieusement de la préparation des dossiers de l'ASFC, pour les programmes internes, comme s'ils avaient été demandés en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. La Division de l'AIPRP a reçu 9 demandes officieuses de cette nature au cours de l'exercice 2012-2013.
En 2012-2013, l'ASFC a continué de raffiner ses pratiques pour maintenir un haut niveau de service aux demandeurs, tout en faisant face à une augmentation de la charge de travail. D'après les statistiques, ces améliorations ont eu un effet positif puisque le taux des demandes traitées dans les délais prévus par la loi est resté élevé.
L'ASFC a reçu 3 147 demandes d'accès à l'information en 2012-2013, une augmentation de 68,6 % par rapport à l'année précédente. L'ASFC a répondu à 2 891 de ces demandes en 2012‑2013, une proportion de 91,8 % du nombre total de demandes reçues. En tout, 334 demandes avaient été reportées de l'exercice 2011‑2012, et 590 demandes ont été reportées à l'exercice 2013-2014.
Pour le traitement des 2 891 demandes auxquelles elle a répondu, l'ASFC a passé en revue plus de 287 539 pages, ce qui représente une moyenne de 99,5 pages par demande. Elle a fait parvenir aux auteurs 18 847 pages complètes (6,6 % des pages traitées) et 264 304 pages contenant seulement de l'information partielle (la catégorie de réponse la plus fréquente, avec 91,9 % des pages traitées). Elle a dû invoquer une exemption complète pour 246 pages et une exclusion pour 14 pages (0,1 %, exemptions et exclusions combinées). Enfin, elle a passé en revue 4 128 pages (1,4 %) visées par des demandes qui ont finalement été abandonnées par leur auteur. L'augmentation du nombre de pages passées en revue au cours des dernières années a des répercussions sur le traitement des demandes, puisqu'il faut plus de temps pour la révision et l'approbation.
Quelque 2 641 demandes, soit 83,9 % de toutes les demandes reçues, provenaient du grand public. Viennent ensuite les demandes provenant des entreprises, soit 279 demandes ou 8,9 % de toutes les demandes reçues. L'ASFC a aussi reçu 189 demandes des médias (6 %), 37 demandes de la part d'organisations (1,2 %) et 1 demande provenant du secteur universitaire (moins de 0,1 %).
Sur les 2 891 demandes traitées au cours de l'exercice 2012-2013, l'ASFC a répondu à 2 043 demandes, une proportion de 71 % de toutes les demandes reçues, dans un délai de 30 jours ou moins. En outre, l'ASFC a répondu à 522 demandes (18 %) dans un délai de 31 à 60 jours, à 194 demandes (7 %) dans un délai de 61 à 120 jours, alors que 132 demandes (4 %) ont nécessité 121 jours ou plus pour leur traitement.
Sur toutes les demandes achevées, l'ASFC a réussi à répondre à 88,1 % d'entre elles à l'intérieur du délai réglementaire. Ce résultat témoigne de l'engagement qu'a pris l'ASFC de faire tous les efforts raisonnables pour répondre rapidement aux demandes.
Au total, le délai a été prorogé dans 408 cas en 2012-2013. De toutes les prorogations requises, 219 demandes (53,7 %) ont fait l'objet d'une prorogation de 30 jours ou moins. De ces 219 demandes, 130 cas (59,4 %) concernaient des consultations et 86 cas (39,3 %) concernaient des entraves au fonctionnement, tel le fait de faire une recherche en raison d'un grand nombre de dossiers ou parmi une quantité importante de dossiers. La Division de l'AIPRP s'est prévalue de la prorogation trois fois (1,3 %) pour donner avis à une tierce partie en application de l'article 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information.
Les autres 189 prorogations (46,3 %) ont dépassé 30 jours. De ces 189 demandes, des prorogations ont été nécessaires dans 106 cas (56,1 %) pour des consultations et dans 71 cas (37,6 %) pour des entraves au fonctionnement, tel le fait de faire une recherche en raison d'un grand nombre de dossiers ou parmi une quantité importante de dossiers. La Division de l'AIPRP s'est prévalue de la prorogation 12 fois (6,3 %) pour donner avis à une tierce partie en application de l'article 27(1) de la Loi sur l'accès à l'information.
Lorsque la prorogation est de plus de 30 jours, la Division de l'AIPRP en informe le CI et le demandeur.
Sur les 2 891 demandes d'accès traitées en 2012-2013, l'ASFC a communiqué la totalité des informations demandées dans 45 % des cas (1 300 demandes), le résultat le plus fréquent pendant la période visée. De plus, 34,8 % des cas (1 007 demandes) ont fait l'objet d'une communication partielle. Seulement 0,6 % des demandes (16 demandes) ont fait l'objet d'une exemption complète.
Sur les derniers 19,6 % des demandes achevées (568 demandes), 11 % (318 demandes) étaient des demandes pour lesquelles il n'existait aucune documentation. De plus, de toutes les demandes traitées, 8,1 % ont été abandonnées (234 demandes). Cela peut se produire en tout temps lors du traitement d'une demande et c'est plus fréquent en raison de l'absence de réponse de la part du demandeur. De plus, 0,4 % concernaient des dossiers qui ne relèvent pas de l'ASFC (12 demandes). Après l'examen initial, ces demandes ont été transmises aux institutions gouvernementales compétentes pour traitement, conformément à l'article 8 de la Loi sur l'accès à l'information. En application des articles 68 et 69 de la Loi sur l'accès à l'information, 0,1 % des demandes (3 demandes) ont été exclues. Enfin, moins de 0,1 % (1 demande) des demandes achevées ont été traitées de façon informelle.
Bien que la majorité des renseignements soient de nature délicate, l'ASFC fait tout pour communiquer le plus d'information possible tout en respectant l'esprit de la Loi sur l'accès à l'information et l'article 25 sur la divisibilité. La majorité des exceptions invoquées par l'ASFC relèvent de cinq articles de la Loi sur l'accès à l'information. L'article 16 portant sur l'application de la loi et les enquêtes criminelles a été invoqué 964 fois (32,8 % des demandes). L'article 19, qui protège les renseignements personnels, a été invoqué dans 824 cas (28 %). L'article 15, qui traite des relations internationales, de la défense et des activités subversives, a été invoqué pour 437 demandes (14,9 %). L'article 13, qui protège les renseignements obtenus à titre confidentiel, a été invoqué dans 335 cas (11,4 % des demandes). L'article 21, qui prévoit une exception pour les documents contenant des informations sur les processus décisionnels internes du gouvernement, a été invoqué 149 fois (5,1 %). Les autres exceptions ont été invoquées dans 229 cas (7,8 %).
En vertu de l'article 68, la Loi sur l'accès à l'information ne s'applique pas aux documents publiés ou mis en vente pour le public, aux documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence, ni aux documents déposés à Bibliothèque et Archives Canada. En outre, les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada sont exclus de l'application de la Loi sur l'accès à l'information, conformément à l'article 69.
Ainsi, on s'est prévalu d'exclusions 4 fois, soit pour 0,1 % des demandes traitées pendant l'exercice 2012-2013.
Exclusions invoquées en 2012-2013
Nombre d'exclusions invoquées
Alinéa 68a) 4
Alinéa 68.2a) 0
Alinéa 68.2b) 0
Alinéa 69 (1)a) 0
Alinéa 69 (1)c) 0
Alinéa 69 (1)e) 0
Alinéa 69 (1)f) 0
Alinéa 69 (1)g) concernant l'alinéa a) 0
Alinéa 69 (1)g) concernant l'alinéa b) 0
Alinéa 69 (1)g) concernant l'alinéa c) 0
Alinéa 69 (1)g) concernant l'alinéa d) 0
Alinéa 69 (1)g) concernant l'alinéa e) 0
Alinéa 69 (1)g) concernant l'alinéa f) 0
Paragraphe 69.1(1) 0
En tout, au cours de l'exercice 2012-2013, l'ASFC a reçu 366 demandes de consultation présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, que ce soit de la part d'autres institutions du gouvernement ou d'autres organisations. Lors de ce même exercice, elle a donné suite à 352 d'entre elles. Du nombre total de demandes, 34 étaient des demandes présentées en 2011-2012 et demeurées en suspens, et 48 ont été reportées à l'exercice 2013-2014.
Des 352 demandes de consultation auxquelles l'ASFC a donné suite au cours de l'exercice 2012-2013, 241 (68,5 %) ont été traitées en 30 jours ou moins. Des 241 demandes, la recommandation de divulgation complète a été appliquée à 125 demandes (51,9 %) et celle de divulgation partielle à 100 demandes (41,5 %). Aussi, l'ASFC a recommandé l'exemption complète de tous les dossiers pour 12 demandes de consultation (5 %). Enfin, l'ASFC a fait la recommandation de consulter avec une autre institution dans 2 cas (0,8 %), et d'autres recommandations ont été invoquées pour 2 demandes de consultation (0,8 %).
Le délai de traitement des 111 autres demandes de consultation (31,5 %) a été supérieur à 30 jours. La recommandation de divulgation complète a été appliquée à 37 cas (33,3 %) et celle de divulgation partielle à 67 cas (60,4 %). Aussi, l'ASFC a recommandé l'exemption complète de tous les dossiers pour 6 demandes de consultation (5,4 %). Enfin, d'autres recommandations ont été invoquées pour 1 demande de consultation (0,9 %).
X. Plaintes et enquêtes
Le paragraphe 30(1) de la Loi sur l'accès à l'information expose comment le CI reçoit les plaintes d'individus et fait enquête relativement à l'information détenue par une institution gouvernementale. Parmi les plaintes que le CI peut choisir d'instruire, mentionnons : le refus d'accès à l'information, l'allégation selon laquelle on a mal utilisé ou divulgué illicitement de l'information détenus par un organisme gouvernemental ou le cas où un particulier n'a pas eu accès à l'information dans la langue officielle de son choix.
Au cours de l'exercice 2012-2013, 41 plaintes relatives à l'accès à l'information ont été portées contre l'ASFC. Cela représente 1,4 % de toutes les demandes traitées au cours de la même période. Ces plaintes ont porté sur un retard (3), le refus de communiquer des renseignements ou des informations manquantes (6), le recours à des exceptions ou à des exclusions (19), la prorogation (3), l'utilisation ou la divulgation (4) et d'autres motifs (6).
Vingt-huit plaintes non réglées ont été reportées de l'exercice 2011-2012. L'ASFC a reçu 41 plaintes en 2012-2013. Pendant l'exercice 2012-2013, le CI a réglé 33 plaintes liées à l'accès à l'information qui avaient été déposées contre l'ASFC. Un total de 36 plaintes sont reportées à l'exercice 2013-2014.
Parmi les plaintes réglées, 15 se sont avérées fondées, 5 non fondées et 13 ont été abandonnées ou annulées. Dans le cas des plaintes justifiées, l'affaire est revue par des gestionnaires délégués et les processus sont modifiés, s'il y a lieu. À titre d'exemple, les prorogations peuvent faire l'objet d'un examen pour vérifier si le délai de traitement se justifie, par rapport à la complexité de la demande.
Plaintes réglées en 2012-2013
Fondées avec recommandations – réglées 7
Fondées avec recommandations – non réglées 0
Fondées sans recommandations - réglées 8
Non fondées 5
Abandonnées/annulées 13
Aucune question importante n'a été soulevée à la suite des plaintes déposées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et des enquêtes menées en application de cette même loi.
XI. Appels
Aucun appel n'a été interjeté devant la Cour fédérale au cours de l'exercice financier 2012-2013.
L'ASFC a eu à relever de nombreux défis au cours de l'exercice 2012-2013. La mise en place de nouveaux processus ainsi que la formation donnée aux employés ont contribué à la rationalisation des délais de traitement, une mesure devenue nécessaire compte tenu des volumes de plus en plus importants et de la complexité toujours plus grande des demandes. De plus, les activités de l'ASFC en matière de ressources humaines lui ont permis de rehausser son expertise au chapitre de l'AIPRP, de maintenir ses employés en poste et d'assurer leur perfectionnement. Cependant, certains défis demeurent, et le perfectionnement continu des employés ainsi que l'amélioration des programmes de l'Agence continueront d'être des priorités importantes en 2013-2014. Aussi, la mise en œuvre de nouvelles mesures et le déploiement d'efforts pour trouver des solutions à l'augmentation continue des demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information seront essentiels pour permettre à l'ASFC de se conformer aux exigences de la loi en matière de délais.
Site Web de l'Agence des services frontaliers du Canada, À notre sujet – Ce que nous faisons, consulté le 12 avril 2013.
Site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor, Rapport sur l'étude du SCT sur les Pratiques exemplaires pour les demandes d'accès à l'information faisant l'objet d'un traitement particulier, consulté le 12 avril 2013.