Source: http://www.europrogress.net/procedura-antiriciclaggio.php
Timestamp: 2018-10-23 06:31:03+00:00
Document Index: 127236035

Matched Legal Cases: ['art. 51', 'art. 52', 'art. 6', 'art. 42', 'art. 20', 'art.18', 'art. 3', 'art. 19', 'art. 23', 'art. 11', 'art. 24', 'art. 24', 'art. 41', 'art. 41', 'art. 2', 'art.1', 'art. 6']

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EUROPROGRESS S.R.L.: PROCEDURA ANTIRICICLAGGIO 2013
1. FINALITA’ DELLA PROCEDURA ANTIRICICLAGGIO
La presente Procedura fornisce una sintesi dei principali adempimenti operativi richiesti dal d.lgs 21.11.07, n. 231 e successive modifiche ed integrazioni (“Normativa antiriciclaggio”) e stabilisce conseguentemente l’iter interno ai fini della corretta applicazione della Normativa antiriciclaggio da parte di Europrogress s.r.l. (d’ora in avanti, il Mediatore creditizio).
Si precisa che la Normativa antiriciclaggio ha lo scopo di impedire o rendere comunque difficile la circolazione del denaro proveniente da azioni illegali, attraverso una serie di prescrizioni che, per gli intermediari finanziari, si sostanziano, in via generale, nella limitazione all’uso dei contanti e dei titoli al portatore, nella adeguata verifica della clientela di chi esegue operazioni soggette alla Normativa antiriciclaggio, nella corretta e ordinata conservazione dei dati così raccolti, nella segnalazione delle operazioni sospette, nell’attività di formazione del personale e, infine, nell’obbligo di comunicare al Ministero dell’economia e delle finanze le violazioni alle prescrizioni di cui all’art. 51 d.lgs. 231/2007.
2. IL RESPONSABILE ANTIRICICLAGGIO, IL RESPONSABILE DELLE SEGNALAZIONI DI OPERAZIONI SOSPETTE E IL RESPONSABILE DELLA FUNZIONE DI REVISIONE INTERNA
Si individuano due figure di responsabili interni ai fini della Normativa antiriciclaggio, rispettivamente il Responsabile della Funzione antiriciclaggio ed il Responsabile delle segnalazioni di operazioni sospette.
Per quanto riguarda la Funzione di revisione interna, tenuto conto del principio di proporzionalità su cui è basata la normativa Antiriciclaggio e della struttura minimale del Mediatore creditizio, si ritiene di non procedere all’istituzione della Funzione, ma alla sola nomina del Responsabile.
2.1 Il Responsabile della Funzione antiriciclaggio
Il Mediatore creditizio nomina il Responsabile Antiriciclaggio (RA).
La nomina e la revoca del RA è di competenza del Consiglio di Amministrazione, sentito il Collegio sindacale o il Sindaco unico.
Il RA ha le seguenti responsabilità:
garantire il rispetto della normativa antiriciclaggio;
assicurare una formazione interna specifica per ogni categoria di attività e responsabilità interna;
centralizzare e coordinare le informazioni concernenti transazioni sensibili o sospette;
informare il vertice del Mediatore creditizio circa le decisioni intraprese riguardo transazioni sospette o sensibili;
informare delle transazioni sospette il Responsabile delle segnalazioni antiriciclaggio
contribuire ad aumentare il livello di sensibilità del management e di tutto il personale al rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, garantendo una adeguata informazione sui rischi connessi al riciclaggio di denaro e su eventuali novità normative o di regolamenti interni.
Il RA non è delegato allo svolgimento di funzioni operative e non può essere inquadrato all’interno della funzione di Internal Audit. Questo ruolo può essere svolto dal Responsabile della funzione Risk Management o dal Responsabile della funzione Compliance.
Si precisa che la nomina del RA non pregiudica la responsabilità in materia di controllo assegnata dalla legge a ulteriori soggetti. Ciò è confermato anche dall’art. 52 del d.lgs. n. 231/2007, che prevede che “fermo restando quanto disposto dal codice civile e da leggi speciali, il collegio sindacale, il consiglio di sorveglianza, il comitato di controllo di gestione, l’organismo di vigilanza di cui all’art. 6, comma 1, lettera b), del d.lgs. n. 231/2001 e s.m.i., e tutti i soggetti incaricati del controllo di gestione comunque denominati (…) vigilano sull’osservanza delle norme”.
2.1.1 La terziarizzazione della Funzione antiriciclaggio
Lo svolgimento della Funzione antiriciclaggio può essere affidato a soggetti esterni dotati di idonei requisiti in termini di professionalità, autorevolezza e indipendenza, ferma in ogni caso la responsabilità del Mediatore creditizio per la corretta gestione dei rischi considerati.
L’esternalizzazione va formalizzata in un accordo che definisca, per lo meno, la compiuta indicazione degli obiettivi da perseguire, la frequenza minima dei flussi informativi nei confronti del referente interno e degli organi di vertice e di controllo aziendali (fermo l’obbligo di corrispondere tempestivamente a qualsiasi richiesta di informazioni e di consulenza), gli obblighi di riservatezza delle informazioni acquisite nell’esercizio della funzione, la possibilità di rivedere le condizioni del servizio al verificarsi di modifiche normative o nell’operatività e nell’organizzazione del Mediatore Creditizio, la possibilità per le Autorità di Vigilanza e la UIF di accedere alle informazioni utili per l’attività di supervisione e controllo.
In caso di terziarizzazione, il Mediatore creditizio nomina un responsabile interno alla funzione antiriciclaggio (referente interno), con il compito di monitorare le modalità di svolgimento del servizio da parte dell’outsourcer e adotta le cautele che sul piano organizzativo sono necessarie a garantire il mantenimento dei poteri di indirizzo e controllo da parte degli organi aziendali sulla funzione esternalizzata.
2.2 Il Responsabile delle segnalazioni di operazioni sospette
Ai sensi dell’art. 42 c.4 del d. lgs. 231/2007 va istituita la figura del Responsabile delle Segnalazioni di Operazioni Sospette (RSOS) e la relativa nomina va comunicata alla Unità di Informazione Finanziaria (UIF), secondo apposita procedura informatica.
L’incarico va assegnato al titolare dell’attività, al legale rappresentante dell’impresa o ad un suo delegato. Il RSOS deve essere in possesso di adeguati requisiti di indipendenza, autorevolezza e professionalità, essere privo di responsabilità dirette in aree operative, né dipendere gerarchicamente da soggetti di dette aree.
I compiti del RSOS sono:
valutare le segnalazioni di operazioni sospette pervenute da Servizi/Funzioni/Uffici o dipendenti del Mediatore creditizio;
trasmettere alla UIF le segnalazioni ritenute fondate.
Il ruolo e la responsabilità del RSOS devono essere resi pubblici all’interno del Mediatore creditizio.
Si individuano, ora, i vari adempimenti cui il Mediatore creditizio deve ottemperare.
3. ADEGUATA VERIFICA DELLA CLIENTELA
Gli obblighi di adeguata verifica della clientela ricorrono:
quando si instaura un rapporto continuativo e ogni volta che il cliente presenta formale richiesta di contratto di mediazione creditizia;
quando vi è il sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, indipendentemente da qualsiasi deroga, esenzione o soglia applicabile;
quando vi sono dubbi sulla veridicità o sull’adeguatezza dei dati in precedenza ottenuti ai fini dell’identificazione di un cliente.
Gli obblighi di adeguata verifica sono assolti commisurandoli al rischio associato al tipo di cliente, al rapporto continuativo, all’operazione, alla transazione in oggetto (risk based approach), secondo i criteri generali previsti dall’art. 20 del d.lgs. n. 231/2007. In particolare, a seguito della rilevazione di incongruenze/anomalie/errori nelle dichiarazioni e nelle azioni del cliente, tale analisi comporta un maggiore livello di dettaglio e di approfondimento, finalizzato a supportare le successive decisioni del Mediatore creditizio in merito all’esecuzione delle operazioni e/o all’accensione dei rapporti con la clientela.
Di seguito sono descritti gli obblighi fondamentali previsti dalla Normativa antiriciclaggio e le loro principali modalità operative. Gli obblighi di adeguata verifica, ex art.18 d.lgs. 231/2007, consistono nelle attività di seguito indicate.
3.2 Identificazione del cliente e verifica dell’identità
L’identificazione è svolta dai collaboratori del Mediatore creditizio e deve essere svolta in presenza del cliente o di un suo delegato (c.d. esecutore), mediante un documento di identità non scaduto, prima dell’instaurazione del rapporto continuativo o dell’esecuzione dell’operazione. Qualora il cliente sia una società o un ente è verificata in capo all’esecutore l’esistenza dell’effettivo potere di rappresentanza e sono acquisite le informazioni necessarie per individuare e verificare l’identità dei relativi rappresentanti delegati alla firma per l’operazione da svolgere.
In particolare, con riferimento ai dati identificativi devono essere acquisite le seguenti informazioni:
Estremi del documento di identificazione (tipo, numero, luogo e data di rilascio, data di scadenza, ente che ha rilasciato il documento). Si considerano validi per l'identificazione, i documenti d'identità e di riconoscimento di cui all’art. 3 dell’Allegato tecnico al d.lgs. 231/07, che rinvia agli artt. 1 e 35 del d.P.R. 445/2000, cioè: la carta d’identità o documenti ad essa equipollenti (passaporto, patente di guida, patente nautica, libretto di pensione, patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici, porto d'armi, tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da un'amministrazione dello Stato)
Soggetti diversi da persone fisiche
L’identificazione della clientela e la verifica dell’identità sono attestate mediante compilazione del modulo 1 da allegare a tutta la documentazione.
L’incaricato verifica che i documenti di identificazione presentati dalla clientela non presentino alterazioni o falsificazioni. Qualora si abbia qualche sospetto sulla veridicità, si potrà interpellare l’Autorità che ha rilasciato il documento, nonché la Questura, per verificare in tempo reale se si tratti di documenti smarriti o rubati.
Ciascun soggetto coinvolto nell’attività di identificazione si astiene dall’eseguire alcun tipo di operazione o accendere (o chiedere l’accensione di) qualsiasi tipo di rapporto se non dopo aver correttamente svolto le attività di raccolta documentazione, compilazione moduli antiriciclaggio, consultazione banche dati.
3.3 Identificazione del titolare effettivo (beneficial owner)
Avviene tramite la compilazione dell’apposito modulo 2 da parte del cliente o dell’esecutore (ad es. rappresentante legale, procuratore con diritto di firma, ecc.), in via contestuale alla identificazione del cliente e alla verifica della sua identità.
Per titolare effettivo si intende: la persona fisica per conto della quale è realizzata un’operazione o un’attività, o, nel caso di entità giuridica, la persona o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o controllano tale entità o ne risultano beneficiari secondo i criteri dettati dall’Allegato tecnico al d.lgs. 231/2007, cioè:
i) in caso di società:
1) la persona o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedano o controllino un'entità giuridica, attraverso il possesso o il controllo diretto o indiretto di una percentuale sufficiente delle partecipazioni al capitale sociale o dei diritti di voto in seno a tale entità giuridica, anche tramite azioni al portatore, purché non si tratti di una società ammessa alla quotazione su un mercato regolamentato e sottoposta a obblighi di comunicazione conformi alla normativa comunitaria o a standard internazionali equivalenti; tale criterio si ritiene soddisfatto ove la percentuale corrisponda al 25% più uno di partecipazione al capitale sociale;
2) la persona fisica o le persone fisiche che esercitano in altro modo il controllo sulla direzione di un'entità giuridica.
ii) in caso di entità giuridiche quali le fondazioni e di istituti giuridici quali i trust, che amministrano e distribuiscono fondi:
1) se i futuri beneficiari sono già stati determinati, la persona fisica o le persone fisiche beneficiarie del 25% o più del patrimonio di un'entità giuridica;
2) se le persone che beneficiano dell'entità giuridica non sono ancora state determinate, la categoria di persone nel cui interesse principale è istituita o agisce l'entità giuridica;
3) la persone o le persone fisiche che esercitano un controllo del 25% o più del patrimonio di un'entità giuridica.
Il modulo da utilizzare è il numero 2.
L’addetto che ha proceduto all’identificazione, verifica quanto dichiarato dal cliente. In situazioni particolari e specifiche si riserva la facoltà prevista di cui all’art. 19 d.lgs. 231/2007 di identificare e verificare l'identità del titolare effettivo facendo ricorso a pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque contenenti informazioni sui titolari effettivi ovvero ottenere le informazioni in altro modo. A tal fine, si utilizzano i moduli 3 e 4.
Nel caso in cui il cliente si rifiuti, senza fondate motivazioni, di presentare tutta la documentazione richiesta e di indicare il titolare effettivo, il Mediatore creditizio si astiene dall’instaurare il rapporto continuativo o dal compiere l’operazione, e può prendere in valutazione l’opportunità di attivare la procedura prevista per la segnalazione di operazione sospetta (v. infra).
Nel caso in cui, sulla base dei meccanismi di controllo interno e delle evidenze raccolte, si riscontrino incongruenze, anomalie o errori nella dichiarazione del cliente (nominativi differenti, errata interpretazione della vigente normativa, assenza non giustificata di titolare effettivo, ecc.), il Mediatore creditizio deve informare il cliente stesso delle incongruenze rilevate e decidere se:
eseguire l’operazione e/o accendere il rapporto in caso di ravvedimento del cliente e/o alla presenza di ulteriori evidenze fornite dello stesso, che dimostrino una errata valutazione da parte del Mediatore creditizio;
astenersi dall’eseguire l’operazione e/o accendere il rapporto in caso di mancato ravvedimento del cliente e/o in assenza di ulteriori evidenze fornite dello stesso a supporto della sua dichiarazione.
3.4 Controllo costante nel corso del rapporto continuativo
Il controllo nel corso del rapporto continuativo è svolto analizzando le transazioni concluse durante tutta la durata del rapporto in modo da verificare che tali transazioni siano compatibili con la conoscenza che il Mediatore creditizio ha del cliente, delle sue attività commerciali, del suo profilo di rischio, avendo riguardo, se necessario, all’origine dei fondi, e tenendo aggiornati i documenti, i dati e le informazioni detenute.
Non appena il personale dipendente e/o gli organi di amministrazione e controllo vengono a conoscenza della variazione di dati legati agli obblighi di adeguata verifica (es. residenza), l’Ufficio incaricato della gestione delle anagrafiche provvede tempestivamente all’aggiornamento degli stessi.
Nei casi in cui, nel corso del rapporto continuativo, il personale dipendente venga a conoscenza di fatti, eventi o situazioni costitutivi di un sospetto di riciclaggio e/o finanziamento del terrorismo, avvierà la procedura interna di segnalazione di operazione sospetta (v. infra). A titolo esemplificativo, tali situazioni possono verificarsi durante le fasi di contenzioso, in caso di modifiche contrattuali, di richieste di pagamento anticipato, di variazioni anagrafiche del cliente, ecc..
3.5 Rapporti, operazioni, prestazioni professionali in essere (art. 23 c.1-bis d.lgs. 231/07)
Qualora non sia possibile rispettare gli obblighi di adeguata verifica relativamente a rapporti continuativi già in essere od operazioni in corso di realizzazione, il Mediatore creditizio restituisce al cliente i fondi, gli strumenti e le altre disponibilità finanziarie di spettanza, liquidandone il relativo importo tramite bonifico su un conto corrente bancario indicato dal cliente stesso. Il trasferimento dei fondi è accompagnato da un messaggio che indica alla controparte bancaria che le somme sono restituite al cliente per l’impossibilità di rispettare detti obblighi. Tali incombenze sono curate dai collaboratori del Mediatore creditizio.
3.6 Obblighi semplificati
Il Mediatore creditizio non è soggetto agli obblighi di adeguata verifica se il cliente è:
intermediario finanziario (art. 11 cc. 1 e 2, lett. b e c del d.lgs. n. 231/2007);
un ente creditizio o finanziario comunitario soggetto alla direttiva antiriciclaggio;
un ente creditizio o finanziario situato in uno Stato extracomunitario, che imponga obblighi equivalenti a quelli previsti dalla direttiva antiriciclaggio e preveda il controllo del rispetto di tali obblighi (Il Ministro dell'economia e delle finanze, con proprio decreto, sentito il Comitato di sicurezza finanziaria, individua gli Stati extracomunitari il cui regime è ritenuto equivalente);
una società o un altro organismo quotato, i cui strumenti finanziari sono ammessi alla negoziazione su un mercato regolamentato ai sensi della direttiva 2004/39/CE in uno o più Stati membri, o una società o un altro organismo quotato di Stato estero soggetto ad obblighi di comunicazione conformi alla normativa comunitaria;
un ufficio della pubblica amministrazione o una istituzione o un organismo che svolge funzioni pubbliche conformemente al trattato sull'Unione europea, ai trattati sulle Comunità europee o al diritto comunitario derivato;
altri eventualmente individuati dalle autorità competenti.
In tali casi l’operatore si limita a verificare l’appartenenza del cliente alla categoria indicata e, se ciò è confermato, procede oltre senza altri adempimenti.
3.7 Obblighi rafforzati
Il Mediatore creditizio adotta misure rafforzate di adeguata verifica nei casi di seguito indicati:
a) quando il cliente non è fisicamente presente
A tal fine, si prevede alternativamente l’obbligo di:
accertare l’identità del cliente tramite documenti, dati o informazioni supplementari (almeno due documenti identificativi; es. carta di identità e patente);
assicurarsi che il primo pagamento relativo all’operazione sia effettuato tramite un conto intestato al cliente presso una banca.
Gli obblighi si considerano comunque assolti:
qualora il cliente sia già stato identificato in relazione a rapporto in essere presso il Mediatore creditizio purché le informazioni siano aggiornate;
per i clienti i cui dati identificativi e le altre informazioni da acquisire risultino da atti pubblici, scritture private autenticate o da certificati qualificati utilizzati per la generazione di una firma digitale associata a documenti informatici ai sensi dell’art. 24 del d.lgs. n. 82/2005.
b) rapporti con persone politicamente esposte
I rapporti con persone politicamente esposte (PPE) espongono il Mediatore creditizio a rischi reputazionali e/o legali, soprattutto per quanto riguarda Paesi in cui la corruzione è diffusa. Le PPE sono le persone fisiche residenti in Italia o all’estero che occupano o hanno occupato importanti cariche pubbliche ed i loro familiari diretti o coloro con i quali tali persone intrattengono notoriamente stretti legami, individuate sulla base dei criteri di cui all'allegato tecnico al d.lgs. 231/2007.
Per importanti cariche pubbliche si intende:
capi di stato, capi di governo, ministri e vice-ministri o sottosegretari
membri delle corti supreme, delle corti costituzionali e di altri organi giudiziari di alto livello le cui decisioni non sono generalmente soggette a ulteriore appello, salvo circostanze eccezionali
i membri delle corti dei conti e dei consigli di amministrazione delle banche centrali
gli ambasciatori, gli incaricati d’affari e gli ufficiali di alto livello delle forze armate
i membri degli organi di amministrazione, direzione o vigilanza delle imprese possedute dallo Stato.
Per familiari diretti si intendono il coniuge, i figli e i loro coniugi, coloro che nell’ultimo quinquennio hanno convissuto con PPE o loro familiari, i genitori.
Ai fini dell’individuazione dei soggetti con i quali le PPE intrattengono notoriamente stretti legami si intende:
qualsiasi persona fisica che ha notoriamente la titolarità effettiva congiunta di entità giuridiche o qualsiasi altra relazione d’affari con una PPE
qualsiasi persona fisica che sia unico titolare effettivo di entità giuridiche o soggetti giuridici notoriamente creati di fatto a beneficio della PPE
Per quanto riguarda le operazioni e i rapporti continuativi con PPE le procedure interne adottate dal Mediatore creditizio prevedono i seguenti presidi:
ottenere, da parte del soggetto segnalante, l’autorizzazione della Direzione Generale o di soggetto che svolge una funzione equivalente prima di avviare un rapporto continuativo con una PPE;
adottare ogni misura adeguata per stabilire l’origine dei fondi impiegati;
assicurare un controllo continuativo e rafforzato del rapporto continuativo, tramite analisi approfondita di ogni eventuale anomalia rilevata, e informare tempestivamente il RA che rappresenta la figura responsabile per la tenuta e l’aggiornamento dell’elenco delle PPE. Il controllo avrà cadenza trimestrale.
c) Clienti con profilo del rischio di riciclaggio medio-alto (modulo 3)
3.8 Modalità operative
In considerazione dell’attuale struttura organizzativa e della tipologia di clientela, si osserva la seguente condotta:
- nuovo cliente: si procede all’identificazione di persona ed alle conseguenti attività previste. Ove ciò non fosse possibile, si applicano le disposizioni sugli obblighi rafforzati, vale a dire si accerta l’identità del nuovo cliente tramite documenti, dati o informazioni supplementari (almeno due documenti identificativi; es. carta di identità e patente) o, in alternativa, ci si assicura che il primo pagamento relativo all’operazione sia effettuato tramite un conto intestato al cliente presso una banca;
- già cliente: gli obblighi si considerano assolti per il cliente a) che sia stato in precedenza identificato in relazione a rapporto in essere presso il Mediatore creditizio, purché le informazioni siano aggiornate; b) i cui dati identificativi e le altre informazioni da acquisire risultino da atti pubblici, scritture private autenticate o da certificati qualificati utilizzati per la generazione di una firma digitale associata a documenti informatici ai sensi dell’art. 24 del d.lgs. n. 82/2005.
4. LIMITAZIONI ALL’USO DEL CONTANTE E DEI TITOLI AL PORTATORE
La normativa dispone che per importi pari o superiori a 1.000 euro, vale a dire oltre € 999,99:
è vietato il trasferimento, anche frazionato, di denaro contante, di libretti di deposito bancari e postali al portatore o di titoli al portatore in euro o in valuta estera, effettuato a qualsiasi titolo tra soggetti diversi, a meno che il trasferimento non avvenga per il tramite di banche, istituti di moneta elettronica, istituti di pagamento o Poste Italiane S.p.A.;
gli assegni bancari e postali, gli assegni circolari, i vaglia postali e cambiari, ivi inclusi i vaglia della Banca d'Italia, devono essere emessi con la clausola di non trasferibilità.
E’ consentita l’emissione di assegni bancari e postali, assegni circolari e vaglia postali e cambiari liberi (cioè senza la clausola di “non trasferibilità”) per importi inferiori a € 1.000, previa richiesta in forma scritta e pagamento dell’imposta di bollo di € 1,50 per singolo modulo di assegno o vaglia.
4.1 Assegni
L’operazione di incasso tramite assegno può avvenire sia con consegna diretta a mano sia con invio a mezzo posta.
a) Assegni ricevuti a mano
Il dipendente del Mediatore creditizio deve eseguire le seguenti attività:
identificare il portatore dell’assegno mediante valido documento di riconoscimento;
acquisire una copia del documento di riconoscimento qualora il portatore dell’assegno non sia stato censito in anagrafica (es. nel caso di terzo esecutore mai identificato). Qualora l’esecutore materiale sia già stato in precedenza identificato ed anagrafato sarà sufficiente acquisire il nome e cognome e il “codice anagrafico” interno corrispondente;
compilare il modulo di identificazione antiriciclaggio e rilasciare una ricevuta per l’avvenuto pagamento;
trasmettere, tramite la posta interna, l’assegno, il modulo antiriciclaggio debitamente compilato e la copia del documento di riconoscimento agli uffici competenti per la registrazione (es. contabilità, recupero crediti);
l’ufficio competente per la registrazione censirà i dati del portatore dell’assegno ai fini della registrazione e conservazione dei dati.
L’eventuale ricezione di assegni ad opera di terzi soggetti (non dipendenti o collaboratori del Mediatore creditizio, ad esempio altro mediatore creditizio, società di recupero crediti, ecc.) e la relativa identificazione (compilazione del modulo + acquisizione di copia di documento di identità) devono essere disciplinate da apposita convenzione scritta che preveda modalità e termini di svolgimento delle attività previste dalle disposizioni antiriciclaggio e descritte nel capoverso precedente.
b) Assegni ricevuti per corrispondenza
Il dipendente o collaboratore del Mediatore creditizio trasmette l’assegno, corredato della evidenza della consegna tramite corrispondenza (es. busta lettera, ecc.), all’Amministrazione competente per la registrazione.
4.2 Terzo esecutore
Per soggetto “esecutore” si intende il soggetto che segue operazioni per conto di altro soggetto.
Si devono recepire i dati identificativi acquisiti anche con riferimento a un soggetto terzo esecutore, ossia, a titolo di esempio:
terzo soggetto che presenta assegno a proprio nome ma a valere sul conto/contratto di cliente;
terzo soggetto che esegue un bonifico da proprio conto corrente: in questo caso, ai fini dell’identificazione, sarà sufficiente acquisire nome, cognome, ABI e CAB del terzo ordinante (senza obbligo di acquisire i restanti dati identificativi).
Il modello da utilizzare è il modulo 1.
4.3 OBBLIGO DI COMUNICAZIONE AL MEF
Situazioni non conformi a quanto dettato dalla normativa in vigore dovranno essere comunicate dal Mediatore creditizio al Ministero dell’Economia e delle Finanze – Dipartimento del Tesoro – Direzione Valutaria Antiusura ed Antiriciclaggio. A tal fine, il Mediatore creditizio ha l‘obbligo di comunicare al Ministero dell’economia e delle finanze (MEF), entro 30 giorni dall’accaduto, qualunque infrazione agli obblighi sotto riportati:
divieto di trasferire denaro contante, libretti di deposito bancari o postali al portatore, titoli al portatore in euro o in valuta estera, a qualsiasi titolo tra soggetti diversi, quando il valore dell’operazione, anche frazionata, è complessivamente pari o superiore a € 1.000;
obbligo di indicare il nome o la ragione sociale del beneficiario e la clausola di non trasferibilità sugli assegni bancari e postali emessi per importi pari o superiori a € 1.000;
obbligo di girare unicamente per l’incasso a una banca o a Poste Italiane s.p.a. gli assegni bancari e postali emessi all’ordine del traente;
obbligo di emettere sempre con l’indicazione del nome o della ragione sociale del beneficiario e la clausola di non trasferibilità gli assegni circolari ed i vaglia postali e cambiari.
Il personale che viene a conoscenza di una delle infrazioni sopra riportate deve portarla immediatamente (entro le 24 ore successive) a conoscenza del RA trasmettendo la relativa documentazione probante.
IL RA provvederà ad effettuare la comunicazione al MEF, Ragioneria territoriale dello Stato competente, nei termini di legge.
L’obbligo di comunicazione al MEF delle infrazioni sopra menzionate non sussiste qualora oggetto dell’infrazione sia un’operazione di trasferimento segnalata in quanto sospetta alla UIF (art. 41 c.1 d.lgs. 231/07).
5. REGISTRAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DATI RACCOLTI
Il Mediatore creditizio non è tenuto ad istituire l’archivio unico informatico dei dati raccolti a seguito dell’identificazione della clientela, né a procedere all’invio all’UIF dei dati aggregati relativi alle operazioni (c.d. SARA). Deve, tuttavia, procedere a due incombenze:
trasmettere al rispettivo mandante non oltre il trentesimo giorno successivo al compimento dell'operazione ovvero all'apertura, alla variazione e alla chiusura del rapporto continuativo, all'eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni, i dati raccolti in sede di identificazione e adeguata verifica della clientela, affinché il mandante possa inserirli nei 30 (trenta) giorni successivi nel proprio archivio unico informatico.
conservare per 10 (dieci) anni copia cartacea o informatica della documentazione raccolta in fase di identificazione della clientela.
6. SEGNALAZIONE DI OPERAZIONI SOSPETTE
Il Mediatore creditizio adotta procedure interne e meccanismi di controllo che consentono di individuare eventuali transazioni che per la presenza di caratteristiche particolari possano generare il sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. I soggetti tenuti all’obbligo di segnalazione si astengono dal compiere l’operazione finché non hanno effettuato la segnalazione, tranne che l’astensione non sia possibile tenuto conto della normale operatività o possa ostacolare le indagini.
L’obbligo di inoltrare le segnalazioni concerne ogni rapporto e/o operazione, quindi anche quelle di importo inferiore alla soglia.
In base alle indicazioni contenute nell’art. 41 c.1 d.lgs. 231/2007, è operazione sospetta quella che: “per caratteristiche, entità, natura o qualsivoglia altra circostanza conosciuta a ragione delle funzioni esercitate, tenuto conto anche della capacità economica e dell’attività svolta dal soggetto cui è riferita, induca a ritenere, in base agli elementi a sua disposizione (del segnalante) che siano in corso o che siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio o di finanziamento al terrorismo”.
A tal proposito, l’art. 2 del d.lgs. 231/2007 definisce “riciclaggio” le seguenti azioni, se commesse intenzionalmente:
la conversione o il trasferimento di beni, effettuati essendo a conoscenza che essi provengono da un’attività criminosa o da una partecipazione a tale attività, allo scopo di occultare o dissimulare l’origine illecita dei beni medesimi o di aiutare chiunque sia coinvolto in tale attività a sottrarsi alle conseguenze giuridiche delle proprie azioni;
l’occultamento o la dissimulazione della reale natura, provenienza, ubicazione, disposizione, movimento, proprietà dei beni o dei diritti sugli stessi, effettuati essendo a conoscenza che tali beni provengono da un’attività criminosa o da una partecipazione a tale attività;
l’acquisto, la detenzione o l’utilizzazione di beni essendo a conoscenza, al momento della loro ricezione, che tali beni provengono da un’attività criminosa o da una partecipazione a tale attività;
la partecipazione ad uno degli atti di cui alle lettere precedenti, l’associazione per commettere tale atto, il tentativo di perpetrarlo, il fatto di aiutare, istigare o consigliare qualcuno a commetterlo o il fatto di agevolarne l’esecuzione.
Il riciclaggio è considerato tale anche se le attività che hanno generato i beni da riciclare si sono svolte nel territorio di un altro Stato comunitario o di un Paese terzo.
Si definisce finanziamento al terrorismo (art.1 c.1 lett. a), del d.lgs. n. 109/2007) “qualsiasi attività diretta, con qualsiasi mezzo, alla raccolta, alla provvista, all'intermediazione, al deposito, alla custodia o all'erogazione di fondi o di risorse economiche, in qualunque modo realizzati, destinati ad essere, in tutto o in parte, utilizzati al fine di compiere uno o più delitti con finalità di terrorismo o in ogni caso diretti a favorire il compimento di uno o più delitti con finalità di terrorismo previsti dal codice penale, e ciò indipendentemente dall'effettivo utilizzo dei fondi e delle risorse economiche per la commissione dei delitti anzidetti”.
6.1 Criteri di valutazione interna
La segnalazione deve scaturire da una valutazione degli elementi a disposizione del Mediatore creditizio ed è collegata all’esistenza di un sospetto, non è necessaria una vera e propria consapevolezza dell’origine illecita dei beni oggetto dell’operazione anomala.
In ogni caso saranno valutati i seguenti aspetti:
esito dell’adeguata verifica sul cliente e sul titolare effettivo;
esito dei controlli su banche dati, antecedente alla instaurazione del rapporto, al fine di verificare la eventuale iscrizione alle liste ufficiali antiterrorismo o coinvolgimento in altre attività criminose;
valutazione della coerenza dell’operazione con l’attività esercitata dal cliente;
informazioni da fonti non ufficiali ma facilmente accessibili (es. internet, articoli di giornale);
esito del monitoraggio nel corso del rapporto (es. monitoraggio pagamenti, ecc.);
il verificarsi di una delle situazioni riportate nel Provvedimento della Banca d’Italia del 24.8.2010.
Qualora una delle condizioni sopra riportate si realizzi o evidenzi anomalie, dovrà essere attivata la procedura di segnalazione di operazione sospetta, al fine anche di valutare l’eventuale sospensione dell’operazione.
Inoltre, qualora dall’esito dei controlli (b) ed (e) risulti che il cliente o il titolare effettivo sia (o sia diventato) una PPE, sarà applicata la procedura prevista dagli obblighi rafforzati (v. supra).
6.3 La procedura di segnalazione interna
Ciascun addetto ha il compito di eseguire un’analisi del grado di anomalia di un’operazione presumibilmente sospetta. Questi valuta la coerenza e la compatibilità dell’operazione con tutte le informazioni in possesso del Mediatore creditizio relative al cliente e, in particolare, con il profilo economico-finanziario del cliente e dell’operazione.
Eventuali incongruenze rispetto alle caratteristiche soggettive del cliente e alla sua normale operatività (valutata sia sotto il profilo quantitativo sia sotto quello degli schemi contrattuali) richiedono una comunicazione da parte dell’addetto al RSOS, affinché siano intraprese le opportune iniziative sull’operazione in oggetto. Qualora fossero riscontrate operazioni con caratteristiche considerate potenzialmente anomale, l’addetto, in coordinamento con il RSOS, si attiva per reperire tutte le informazioni necessarie alla ricostruzione dell’operazione in oggetto.
In particolare l’addetto, in accordo con il RSOS, deve provvedere ad effettuare una analisi dell’operazione per, eventualmente, disporre la sospensione della stessa ed esaminare la situazione complessiva già in essere. Contemporaneamente, provvede a formalizzare il tutto in una relazione che inoltra al RSOS. Questi, ricevuta la relazione, la esamina e, se ritiene fondato il sospetto, compila il modulo interno di segnalazione di operazione sospetta, Modulo 6, descrivendo il tipo di operazione, i soggetti coinvolti e i motivi che hanno indotto il sospetto.
L’iter valutativo deve essere ricostruibile su base documentale, per cui la segnalazione va accompagnata da una sintetica documentazione, idonea a ricostruire le motivazioni che hanno portato alla segnalazione stessa e deve contenere i riscontri contabili a supporto. La documentazione così predisposta deve essere inviata al RSOS a mano od all’indirizzo di posta elettronica europrogess@pec.it Una copia di tutta la documentazione rimane, sempre in modo riservato, agli atti del Responsabile a precostituire prova documentale.
Qualora, a seguito dell’analisi e degli eventuali approfondimenti svolti dall’addetto e/o dal Responsabile, l’operazione non presenti caratteristiche considerate anomale, si provvede a dare corso all’operazione o alla prosecuzione del rapporto, non attivando la procedura per la segnalazione di operazioni sospette. Anche in tale caso, il RSOS conserva copia della documentazione prodotta, garantendo la riservatezza delle informazioni contenute.
6.4 La segnalazione dell’operazione sospetta all’UIF
Il RSOS analizza le operazioni anomale inoltrategli. Dopo un’accurata verifica delle segnalazioni pervenutegli, utilizzando tutte le informazioni raccolte sul cliente, anche con l’ausilio delle registrazioni nell’archivio unico informatico, decide sull’eventuale inoltro della segnalazione alla UIF di Banca d’Italia:
in caso di decisione negativa, il RSOS specifica le motivazioni in base alle quali non ha ritenuto opportuno effettuare la segnalazione;
in caso di decisione positiva, il RSOS provvede alla compilazione e all’invio della segnalazione di operazione sospetta, a mezzo della postazione Infostat, all'UIF senza alcuna indicazione dei nominativi dei segnalanti.
La scheda di segnalazione, corredata della relativa documentazione, viene archiviata in un apposito raccoglitore, unitamente alla documentazione trasmessagli da cui era scaturito il sospetto. Nel caso di invio della segnalazione alla UIF, copia della segnalazione è conservata nello stesso raccoglitore. Tale raccoglitore deve essere custodito presso il RSOS.
I dati relativi alle operazioni sospette, indipendentemente dalla loro segnalazione all’UIF, sono riportati in apposito registro tenuto dal RSOS. Il registro e la documentazione di supporto sono conservati per 10 anni.
6.5 Riservatezza e divieto di comunicazione delle segnalazioni
L’intero iter valutativo e di segnalazione delle operazioni sospette, come previsto dagli artt. 45 e 46 del d.lgs. 231/2007, è coperto dalla massima riservatezza. Tutto il personale è tenuto ad evitare ogni diffusione non necessaria di informazioni sia all’interno del Mediatore creditizio sia all’esterno. L’identità delle persone che hanno effettuato la segnalazione può essere rivelata solo quando l’Autorità giudiziaria, con decreto motivato, lo ritenga indispensabile ai fini dell’accertamento dei reati per i quali si procede.
6.6 La sospensione delle operazioni e il rifiuto ad effettuare operazioni
Ai sensi dell’art. 6 c.7 lett. c) del d.lgs. 231/2007, l’UIF avvalendosi delle informazioni acquisite nello svolgimento delle proprie attività può sospendere, anche su richiesta del Nucleo speciale di polizia valutaria della Guardia di Finanza, della DIA e dell’Autorità giudiziaria, per un massimo di 5 giorni lavorativi, sempre che ciò non pregiudichi il corso delle indagini, operazioni sospette di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, dandone immediata notizia a tali organi.
Qualora ricorra la circostanza della sospensione dell’operazione, è fatto divieto a tutti i dipendenti, collaboratori e amministratori del Mediatore creditizio di informare il cliente.
Rifiuto di effettuare operazioni
Al fine di assicurare il corretto adempimento dell’obbligo di segnalazione delle operazioni sospette il Mediatore creditizio si rifiuta di effettuare operazioni ritenute anomale per tipologia, oggetto, frequenza o dimensioni e di instaurare rapporti che presentano profili di anomalia. Qualora ricorrano tali situazioni, soprattutto se l’operazione viene richiesta da soggetti sottoposti a indagini penali o a misure patrimoniali di prevenzione o da soggetti agli stessi collegati, l’incaricato informerà tempestivamente il RSOS. Il RSOS valuterà l’opportunità di preavvisare l’UIF per ricevere istruzioni sul comportamento da tenere.
In ogni caso le operazioni rifiutate o comunque non concluse per sospetti di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo dovranno essere obbligatoriamente segnalate alla UIF.
7. FINANZIAMENTO DEL TERRORISMO
Mediante il finanziamento del terrorismo risorse di origine lecita o illecita sono destinate ad attività illegali, altamente destabilizzanti per la società e per l'economia. A seguito degli attacchi terroristici dell'11.9.01, gli organismi internazionali e nazionali competenti hanno adottato iniziative volte a contrastare adeguatamente il terrorismo, non solo sul piano operativo ma anche su quello finanziario.
Analoga attenzione dovrà essere prestata per le operazioni effettuate con Paesi caratterizzati da basso grado di regolamentazione, ridotta efficacia dei controlli e forte tutela della riservatezza accompagnata da una imposizione fiscale contenuta, Paesi soggetti ad embarghi internazionali, individuati da risoluzioni del Consiglio di Sicurezza delle Nazioni Unite (tali embarghi devono essere adottati e rispettati da tutti gli Stati membri dell’ONU) o soggetti ad embargo dell’Unione Europea e degli USA (lista OFAC).
Qualora venga avanzata richiesta di eseguire operazioni con i sopra citati Paesi, dovranno essere eseguite le opportune annotazioni sulla documentazione prodotta dal cliente (allegando, eventualmente, per le operazioni commerciali copia dei documenti comprovanti il motivo del trasferimento). Ciò al fine di consentire, in caso di successiva visita ispettiva da parte di organi di controllo, una migliore comprensione delle motivazioni sottostanti a tali operazioni.
La frequente operatività da o verso i Paesi con regime fiscale privilegiato dovrà essere tenuta in considerazione sia nella valutazione del rischio di riciclaggio sia nella valutazione ai fini della individuazione di eventuali operazioni sospette.
Per quanto riguarda l’Italia, il MEF emana periodicamente la lista degli Stati Extracomunitari che sono considerati (tempo per tempo) come Stati che impongono obblighi equivalenti a quelli previsti dalla Direttiva 2005/60/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio del 26 ottobre 2005 e che prevedono il controllo del rispetto di tali obblighi.
Al fine di applicare gli obblighi di congelamento dei fondi e delle risorse economiche di persone collegate al terrorismo internazionale, occorre consultare le liste comunitarie dei soggetti da sottoporre a misure di congelamento. Le Federazioni comunitarie del settore del credito, in accordo con la Commissione Europea, hanno predisposto un database contenente la lista consolidata dei destinatari delle misure restrittive adottate a livello comunitario. La lista, costantemente aggiornata, e le altre misure restrittive sono consultabili accedendo al sito ufficiale dell'Unione Europea:
Inoltre, altre autorità hanno emanato specifiche liste di soggetti collegati al terrorismo internazionale, quali:
U.S. Treasury - SDN List
The Al-Qaida and Taliban Sanctions Committee - 1267
7.1 Modalità operative
Il controllo delle liste va effettuato per ogni nuovo cliente (e gli eventuali titolari effettivi) al momento dell’inizio del rapporto e, con cadenza semestrale, per l’intero portafoglio clienti in essere.
Qualora si riscontri che uno o più nominativi sono contenuti nelle liste, non si deve dar seguito al rapporto (se con nuovo cliente) o lo si sospende (se con già cliente) e si interessa entro le 48 ore successive il RSOS, che provvederà alla segnalazione dell’operazione sospetta all’UIF, come supra meglio specificato.
8. FORMAZIONE DEL PERSONALE
Nell’ambito dell’attività di formazione annuale pianificata per gli esponenti ed il personale del Mediatore creditizio è prevista la tenuta di un Corso di formazione sulle disposizioni antiriciclaggio ed i relativi riflessi sull’operatività. Per ogni nuovo assunto del Mediatore creditizio è previsto, a cura del RA, l’invio tramite e-mail della presente Procedura unitamente alla tenuta di un breve Corso illustrativo.
Annualmente, il RA deve sottoporre al Consiglio di Amministrazione una relazione in ordine all’attività di addestramento e formazione in materia di normativa antiriciclaggio.
Costituiscono parte integrante e sostanziale della presente Procedura i seguenti allegati:
Modulo 1: Identificazione della clientela
Modulo 2: Identificazione del Titolare effettivo
Modulo 3: Valutazione del rischio riciclaggio e finanziamento del terrorismo
Modulo 4: Scopo affari
Allegato 5: Provvedimento della Banca d’Italia del 24.8.2010
Modulo 6: Modulo interno di segnalazione di operazione sospetta
Procedura approvata con delibera del Consiglio di Amministrazione di Europrogress s.r.l. del 20.9.2013.
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