Source: http://www.formatsoftware.de/de/informationsblatt
Timestamp: 2019-11-18 11:48:34
Document Index: 142313664

Matched Legal Cases: ['Art. 13', 'Art. 13', 'Art. 18', 'Art. 6', 'Art. 88', '§ 26', 'Art. 22', 'Art. 28', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', '§ 257', '§ 147', 'Art. 77', 'Art. 28']

﻿ Informationspflichten
01.01 Informationsblatt gemäß Art. 13 DS-GVO (Kunden, Interessenten, Dienstleister und Lieferanten)
01.12 Informationsblatt gemäß Art. 13 DS-GVO für Bewerber
Die FORMAT Software Service GmbH nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und verarbeitet diese im Einklang mit den jeweils anwendbaren gesetzlichen Datenschutzanforderungen.
Personenbezogene Daten sind sämtliche Information, die einen Bezug auf Ihre Person aufweisen können (bspw. Name, Vorname, Adresse…).
Bitte geben Sie die in dem Schreiben enthaltenen Informationen auch an alle aktuell oder zukünftig vertretungsberechtigten Personen weiter, welche die Dienstleistungen der FORMAT Software Service GmbH nutzen.
Telefon: +49 (0)6103 / 9309-0
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen von unseren Kunden, Interessenten, Dienstleistern und Lieferanten erhalten. Des Weiteren verarbeiten wir – sollte dies für die Erbringung unserer Leistungen erforderlich sein – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen zulässigerweise gewinnen oder die uns von anderen Unternehmen innerhalb der FORMAT Software Service GmbH oder von sonstigen Dritten (z.B. Auskunftei) übermittelt werden. Die nachfolgenden Kategorien an Daten werden von uns verarbeitet:
Die FORMAT Software Service GmbH unterliegt unterschiedlichen rechtlichen Verpflichtungen, dies bedeutet gesetzlichen Anforderungen (z.B. zoll,- handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen nach der Zollbehörde, Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch). Zu den Zwecken der Verarbeitung zählen unter anderem auch die Erfüllung zollrechtlicher sowie steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten und auch die Risikobewertung und -steuerung im Unternehmen.
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen der FORMAT Software Service GmbH oder eines Dritten.
- Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts (z.B. Videoüberwachung -> siehe Aushang)
Innerhalb der FORMAT Software Service GmbH sind die Abteilungen zugriffsberechtigt, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch können von der
FORMAT Software Service GmbH sorgfältig ausgewählte und datenschutzkonforme Dienstleister zu diesen Zwecken Daten erhalten. Dies sind im wesentlichen Unternehmen in den Kategorien:
- Öffentliche Stellen oder Institutionen (z.B. Zollamt, Finanzbehörden, Aufsichtsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
- Andere Unternehmen innerhalb der FORMAT Software Service GmbH
(z.B. format Beratungs GmbH)
7. Welche Verpflichtung zur Bereitstellung und welche Folgen einer Nichtbereitstellung von Daten gibt es?
- gemäß Art. 18 DS-GVO das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie
1.1 Verantwortlicher ist:
1.2 Unseren externen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
2.1 Herkunft der Daten: Die Daten werden von Ihnen direkt erhoben.
2.2 Relevante Datenkategorien sind:
- Angaben zur Person (Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht etc.)
- Adress- und Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
- Bewerbungsdaten (z.B. Zeugnisse, Lebenslauf, Kenntnisse in Bezug auf die ausgeschriebene Stelle)
- Kontodaten in Fällen von Reisekostenerstattung
- Weitere Daten, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen
3.1 Die Erhebung dieser Daten erfolgt
- zur Begründung eines Ausbildungs-, Praktikanten-, Werkstudenten- oder Arbeitsverhältnisses;
- um mit Ihnen korrespondieren zu können;
- um unseren rechtlichen Verpflichtungen nachkommen zu können;
- um evtl. vorliegende Haftungsansprüche abwickeln zu können sowie Ansprüche gegen Sie stellen zu können.
3.2 Rechtsgrundlage der Verarbeitung:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO, Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG-neu zur Begründung oder zur Durchführung des Vertragsverhältnisses.
4.1 Innerhalb der FORMAT Software Service GmbH erhalten nur befugte Mitarbeiter/innen Einsicht in Ihre Bewerbungsdaten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Alle Auswahlentscheidungen werden im Einzelfall, nicht automatisiert getroffen (Art. 22 DS-GVO).
4.2 Daten können an bspw. unseren Steuerberater übermittelt oder durch unsere interne IT-Abteilung und extern verpflichtete Unternehmen bei der Wartung und Instandhaltung unserer Hardware, Software, Hosting unserer Website, Dienstleistern zur Dokumenten- und Datenträgervernichtung sowie weitere Dienstleister im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen (gemäß Art. 28 DS-GVO) eingesehen werden ( beim Bewerberportal wird als Auftragsverarbeiter die Prescreen International GmbH, https://prescreen.io/de/imprint/ eingesetzt ), soweit dies aus technischen Gründen zur Aufrechterhaltung der IT-Infrastruktur, IT-Sicherheit, vertraglichen oder gesetzlichen Vorgaben notwendig ist (im Rahmen unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f). Alle Mitarbeiter/innen und externen Dienstleister sind schriftlich / vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet und dürfen nur nach schriftlichen Weisungen Daten verarbeiten.
4.3 Des Weiteren können Dritte zu bestimmten Zwecken Daten erhalten, wenn dies im Rahmen Ihrer Bewerbung gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. Meldung an die Bundesagentur für Arbeit)
(gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO).
5.1 Die Daten werden 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht, soweit keine Anstellung erfolgt.
5.2 Eine darüberhinausgehende Speicherung erfolgt, wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben
(gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO)
5.3 wir aufgrund steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten
(z.B. § 257 Handelsgesetzbuch, § 147 Abgabenordnung), GoBD, Sozialgesetzbuch (SGB), Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und anderer relevanter Gesetze zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind
- gemäß Art. 77 DS-GVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmens wenden. Eine Liste der Aufsichtsbehörden (für den nichtöffentlichen Bereich) mit Anschrift finden Sie unter: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html
7. Werden Daten in Drittländer übermittelt?
Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Anbahnung und gegebenenfalls zum Abschluss eines Arbeitsvertrages oder eines anderen Vertrages mit Ihnen oder Dritten im Rahmen Ihrer Bewerbung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. steuerrechtliche oder
andere vorgeschriebene Meldepflichten), Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO. Werden Dienstleister in einem sogenannten Drittstaat einbezogen, sind diese an schriftliche Weisungen gebunden und durch eine Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.