Source: https://www.dr-weiss.com/ecm-dokumenten-management/erkennung-von-steuerbescheiden.html
Timestamp: 2018-12-13 22:59:47
Document Index: 130560513

Matched Legal Cases: ['§14', '§ 27', '§ 28', '§ 37', '§ 38', '§ 27', '§ 28', '§ 37', '§ 38', '§ 37', '§ 38', '§ 2', '§ 15', '§ 15', '§ 15', '§ 15', '§ 15', '§ 15']

Erkennung von Steuerbescheiden | Dr. Weiß Beratung
Beispiel für Dokumentenerkennung
Das Beispiel zeigt einen branchenspezifischen Anwendungsfall, der erhebliche Arbeitserleichterung im Prozess und bei der Ablage für alle Beteiligten mit sich bringt.
Umgesetzt wurde eine automatische Erkennung von Steuerbescheiden und digitale Mandantenakte mit Workflow im vorhandenen ECM-System.
Eine Kanzlei empfängt für ihre Mandanten Steuerbescheide und bearbeitet diese. Das bisherige Verfahren sieht so aus, dass alle Bescheide geöffnet und gestempelt werden und an die jeweiligen Steuerfachgehilfen bzw. Steuerberater verteilt werden.
Die Bescheide werden alle auf Papierbasis bearbeitet und in Ordner abgelegt. Außerdem wird ein Fristenkontrollbuch mit einer Excelliste manuell geführt.
Im Zuge der letzten Jahre hat man nach der Prüfung und Abzeichnung durch den Bearbeiter alle Bescheide eingescannt und elektronisch in das Dateisystem abgelegt.
Eine elektronische Übermittlung der Bescheide mit der vorhandenen Fachanwendung für Steuerberater war nicht gewünscht. Die Verwendung des ECM mit der vielfältigen Integration mit Exchange, anderen Anwendungen und den bereits vorhandenen Akten wurde bevorzugt.
Nachdem eine elektronische Eingangsrechnungsbearbeitung erfolgreich eingeführt wurde und Gewissheit herrscht, dass die Mandanten mit sehr hoher Trefferquote automatisch erkannt werden, möchte man die Steuerbescheide früh scannen und den Bearbeitern elektronisch zur Verfügung stellen.
Umsetzung der Erkennung
Das Erkennungsprojekt wird aufgesetzt, indem die Erkennungsverfahren der Rechnungserkennung genutzt und modifiziert werden. Beispielsweise erfolgt die Erkennung unter Einbeziehung der Steuernummer statt UiD. §14-Prüfungen werden deaktiviert wie auch die Betragserkennung.
Folgende Elemente sollen automatisch erkannt werden (rote Umrandung im Beispiel):
Adressierter Mandant bzw. Steuernummer des Mandanten
Bescheidtyp
Es wird eine Schnittstelle zur Erkennungslösng erstellt, indem die Stammdatenlösung für einen aktuellen Abgleich mit der Erkennungslösung verbunden wird.
Umsetzung Workflow
Der kurze Workflow inklusive Fristüberwachung („Fristenkontrollbuch“) wird eingerichtet. Die Fristüberwachung erfolgt derart, dass 20 Tage nach dem Bescheiddatum die zuständigen Bearbeiter eine Nachricht erhalten, wenn der Steuerbescheid noch nicht geprüft wurde.
Umsetzung Akte
Die Mandanten- bzw. Gesellschaftsakte wird automatisch aus den Schlagworten (Mandantennummer/Steuernummer) und einer festgelegten Hierarchie gebildet.
Jeder Schriftverkehr mit Bezug zum Steuerbescheid erhält dessen Indexwerte, sobald das Schriftstück mit dem Bescheid via Drag & Drop verbunden wird. Der Anwender wählt aus einer Liste mit vorgegeben Schrifttypen das betreffende aus und gibt den Betreff ein.
Damit wird die hier abgebildete Aktenstruktur automatisch befüllt und aufgebaut.
Das beschriebene Verfahren wurde mit einer normalen ECM-Lösung umgesetzt, die über eine automatische Dokumentenerkennung mit Datenextraktion verfügt.
Darüber hinaus verfügt die Lösung über gewisse Workflow-Funktionen, so dass eine Bearbeitungsmaske verfügbar ist und Bescheide nach einem entsprechenden Muster verteilt werden können.
Detail-Info: Steuerbescheidarten
Es werden ca. 70 Steuerbescheidarten erkannt, hier einige Beispiele:
Gewerbesteuer-Bescheid (Veranlagung und Festsetzung der Vorauszahlung)
Gewerbesteuer-Bescheid (Veranlagung und Festsetzung der Vorauszahlung) für atypisch stille Gesellschaft
Bescheid über den Gewerbesteuermessbetrag
Bescheid über den Gewerbesteuermessbetrag (Vorbehalt der Nachprüfung aufgehoben)
Bescheid über den Gewerbesteuermessbetrag atypisch stille Gesellschaft
Bescheid über den Gewerbesteuermessbetrag für Zwecke der Vorauszahlung
Bescheid über die gesonderte Feststellung des vortragsfähigen Gewerbeverlustes
Bescheid über die gesonderte Feststellung des vortragsfähigen Gewerbeverlustes (Vorbehalt der Nachprüfung aufgehoben)
Bescheid über die gesonderte Feststellung des vortragsfähigen Gewerbeverlustes für atypisch stille Gesellschaft
Bescheid über die Zerlegung des Gewerbesteuermessbetrages
Bescheid über Zinsen zur Gewerbesteuer
Stundungs- und Zinsbescheid
Bescheid über Erlass (Zinsen)
Bescheid über Körperschaftsteuer und Solidaritätszuschlag
Bescheid über Körperschaftsteuer und Solidaritätszuschlag (Vorbehalt der Nachprüfung aufgehoben)
Bescheid über die gesonderte Feststellung des verbleibenden Verlustvortrags zur Körperschaftsteuer
Bescheid über die gesonderte Feststellung des verbleibenden Verlustvortrags zur Körperschaftsteuer (Vorbehalt der Nachprüfung aufgehoben)
Vorauszahlungsbescheid über Körperschaftsteuer und Solidaritätszuschlag
Bescheid über die gesonderte Feststellung der Besteuerungsgrundlagen gem. § 27 Abs.2 S.1, § 28 Abs.1 S.3, § 37 Abs.2 und § 38 Abs.1 KStG
Bescheid über die gesonderte Feststellung der Besteuerungsgrundlagen gem. § 27 Abs.2 S.1, § 28 Abs.1 S.3, § 37 Abs.2 und § 38 Abs.1 KStG (Vorbehalt der Nachprüfung aufgehoben)
Bescheid über Zinsen zur Körperschaftsteuer
Bescheid über Verspätungszuschläge zur Körperschaftsteuer
Bescheid über Säumniszuschläge zur Körperschaftsteuer
Bescheid über die Festsetzung des Anspruchs auf Auszahlung des KSt Guthabens gem. § 37 Abs. 5 KStG / Bescheid über die Festsetzung des Körperschaftsteuererhöhungsbetrages gem. § 38 Abs. 5 und 6 KStG
Bescheid über die gesonderte Feststellung nach § 2 a EStG zum Schluss des Veranlagungszeitraums JJJJ
Körperschaftsteuer - Aussetzung der Vollziehung
Bescheid über die gesonderte und einheitliche Feststellung von Besteuerungsgrundlagen (und des verrechenbaren Verlustes nach § 15a Abs.4 EStG / § 15b Abs. 4 EStG)
Bescheid über die gesonderte und einheitliche Feststellung von Besteuerungsgrundlagen (und des verrechenbaren Verlustes nach § 15a Abs.4 EStG / § 15b Abs. 4 EStG) (Vorbehalt der Nachprüfung aufgehoben)
Bescheid über die gesonderte und einheitliche Feststellung von Besteuerungsgrundlagen (und des verrechenbaren Verlustes nach § 15a Abs.4 EStG / § 15b Abs. 4 EStG) für atypisch stille Gesellschaft
Aussetzung der Vollziehung des Feststellungsbescheids für JJJJ
Bescheid über Verspätungszuschläge zur gesonderten und einheitlichen Feststellung von Besteuerungsgrundlagen
Leistungen DWB
Analyse bestehende Arbeitsweise
Konzeption neue Prozesse für ECM-Lösung
Migrationskonzept für Übertragung der Bescheide aus dem Dateisystem in das ECM
Aufstellen der Testfälle
Durchführen Tests, Steuerung Testfallmanagement
Produktivsetzung neue Lösung
Mitarbeitertrainings für neue Lösung
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