Source: http://atre.cz/aktuality/nahled/id/%0A%09%09%09%09%0952
Timestamp: 2017-08-18 02:53:23+00:00
Document Index: 59438114

Matched Legal Cases: ['§ 86', 'zákona č. 499', 'zákona č. 190', '§ 9', '§ 13', '§ 70', '§ 3', '§ 3', '§ 2', '§ 3', '§ 8', '§ 5', '§ 53', '§ 16', '§ 63', 'zákona č. 499', 'zákona č. 190', '§ 11', 'zákona č. 227', '§ 2', '§ 66', 'zákona č. 499', '§ 2', 'zákona č. 227', 'zákona č. 440', '§ 2', 'zákona č. 227', 'zákona č. 440', '§ 2', '§ 2', '§ 69', 'zákona č. 499', 'zákona č. 190', '§ 69', 'zákona č. 499', 'zákona č. 190', '§ 2', 'zákona č. 111', '§ 70', 'zákona č. 499', 'zákona č. 190', '§ 2', '§ 17', 'zákona č. 300', '§ 17', '§ 69', '§ 15', 'zákona č. 499']

Ministerstvo vnitra stanoví podle § 86 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb., (dále jen "zákon") k provedení § 9 odst. 2, § 13 odst. 5 a § 70 odst. 1 zákona:
Tato vyhláška stanoví podrobnosti výkonu spisové služby, které se vztahují k původcům dokumentů, jimiž se pro účely vyhlášky rozumí určení původci1), obce, které nejsou určenými původci, organizační složky územních samosprávných celků a právnické osoby zřízené nebo založené územními samosprávnými celky v rozsahu, v jakém vykonávají spisovou službu podle zákona, (dále jen "původce").
(1) Doručené dokumenty se přijímají v místě k tomu určeném jiným právním předpisem2) nebo původcem (dále jen "podatelna"). Dokument předaný původci mimo podatelnu nebo dokument vytvořený z podání učiněného ústně se předá bez zbytečného odkladu podatelně, není-li dále stanoveno jinak. Dokumenty podléhající evidenci podle § 3 odst. 3 se podatelně nepředávají.
je dokument v souladu s jiným právním předpisem4) doručován původci do vlastních rukou,
je to nezbytné pro určení, kdy byl dokument podán k poštovní přepravě nebo kdy byl původci doručen jiným způsobem, nebo
údaje na ní uvedené jsou rozhodné pro stanovení adresy odesílatele.
(1) Je-li dokument v digitální podobě opatřen zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb5) (dále jen "uznávaný elektronický podpis"), elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb6) (dále jen "uznávaná elektronická značka") nebo kvalifikovaným časovým razítkem7), ověří původce jejich platnost způsobem stanoveným jiným právním předpisem8), pokud tyto údaje již nelze využít ze záznamu podle odstavce 2.
(3) Doručený dokument v digitální podobě se vždy zkontroluje, neobsahuje-li chybný datový formát nebo počítačový program způsobilý přivodit škodu na programovém vybavení původce, nebo na informacích zpracovávaných původcem, popřípadě není-li způsobilý poškodit původce zneužitím informací (dále jen "škodlivý kód"). Pokud je škodlivý kód zjištěn, dokument v digitální podobě, který obsahuje chybný datový formát nebo který obsahuje věcnou informaci, jíž může původce bezpečně využít ve vztahu k dalšímu zpracování dokumentu, a původce ho může bezpečně uložit mimo elektronickou podatelnu, původce uloží do zvláštního úložiště. Ostatní dokumenty, u kterých byl zjištěn škodlivý kód, původce neukládá, ale zničí; v takovém případě se dokument v digitální podobě považuje za nedoručený.
doručený nebo jím vytvořený dokument v digitální podobě opatří jednoznačným identifikátorem; jednoznačný identifikátor obsahuje zejména označení původce, popřípadě zkratku označení původce, a to ve formě číselného nebo alfanumerického údaje, anebo čárového kódu,
dokument v digitální podobě, který mu byl předán na nosičích dat, předá elektronické podatelně k uložení do úložiště doručených datových zpráv a zavedení do elektronického systému spisové služby,
doručený dokument v analogové podobě, jehož povaha to umožňuje, zpravidla převede prostředky autorizované konverze10), jiné konverze nebo provede převod dokumentu v analogové podobě do podoby digitální11); vzniklý dokument v digitální podobě opatří jednoznačným identifikátorem.
doručený dokument v analogové podobě, popřípadě jeho obálku, opatří v den doručení otiskem podacího razítka, popřípadě využije jiný technologický prostředek podle § 3 odst. 1; pokud je mu dokument v analogové podobě předán mimo podatelnu, nebo pokud je vytvořen z podání učiněného ústně, postupuje původce podle § 2 odst. 1,
jím vytvořený dokument v analogové podobě opatří číslem jednacím nebo evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů,
dokument v digitální podobě převede prostředky autorizované konverze10) nebo jiné konverze do analogové podoby, anebo provede převod dokumentu v digitální podobě do podoby analogové12); dokument v analogové podobě opatří číslem jednacím nebo evidenčním číslem ze samostatné evidence dokumentů a podacím razítkem, popřípadě jiným technologickým prostředkem podle § 3 odst. 1.
názvu původce,
datu doručení dokumentu, a stanoví-li tak jiný právní předpis, rovněž času jeho doručení,
čísle jednacím nebo evidenčním čísle ze samostatné evidence dokumentů,
počtu listů dokumentu,
počtu listinných příloh dokumentu v analogové podobě a o počtu listů těchto příloh, popřípadě počtu svazků listinných příloh dokumentu v analogové podobě; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh;
pořadové číslo dokumentu, pod nímž je evidován v evidenci dokumentů (dále jen "pořadové číslo"),
datum doručení dokumentu původci nebo datum vytvoření dokumentu původcem; datem vytvoření dokumentu původcem se rozumí datum jeho zaevidování v evidenci dokumentů. U doručeného dokumentu v digitální podobě se jako datum doručení vyznačí datum, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně15), nebo kdy se do datové schránky fyzické osoby nebo právnické osoby přihlásí fyzická osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k doručenému dokumentu16), anebo kdy je dokument dodán do datové schránky orgánu veřejné moci,
adresa odesílatele; jde-li o dokument vytvořený původcem, uvede se slovo "Vlastní",
číslo jednací odesílatele nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, je-li jím dokument označen,
počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,
označení útvaru původce, kterému byl dokument přidělen k vyřízení; pokud je původcem určena k vyřízení dokumentu fyzická osoba, uvede se její jméno, popřípadě jména, a příjmení,
způsob vyřízení, adresa adresáta, datum odeslání, počet listů dokumentu v analogové podobě, počet listů nebo počet svazků jeho příloh v listinné podobě; u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentu v digitální podobě počet příloh,
spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž dokument bude zařazen do skartačního řízení,
jednoznačný identifikátor dokumentu v digitální podobě, pokud se jedná o evidenci dokumentů v digitální podobě v elektronickém systému spisové služby.
(3) Číselná řada v evidenci dokumentů začíná pořadovým číslem 1 a je vždy složena z celých kladných čísel nepřetržitě po sobě jdoucích. Číselná řada je vedena od prvního kalendářního dne časového období, které původce stanoví pro vedení číselné řady v evidenci dokumentů (dále jen "určené časové období"), a to před zahájením určeného časového období. Evidence dokumentů vedená v elektronické podobě neumožní, aby na konci určeného časového období byl proveden zápis dalšího dokumentu s pořadovým číslem, které již bylo přiděleno v rámci tohoto určeného časového období, nebo aby byl proveden zápis dokumentu, jehož evidence náleží do následujícího určeného časového období. V listinné evidenci dokumentů se prázdné řádky pod posledním zápisem na konci stránky proškrtnou a doplní se záznam o datu provedení posledního zápisu a posledním použitém pořadovém čísle; záznam se formálně uvede ve tvaru "Ukončeno dne Ď pořadovým číslem Ď". K záznamu se připojí jméno, popřípadě jména, příjmení a podpis fyzické osoby pověřené vedením spisové služby.
Číslo jednací a evidenční číslo ze samostatné
spojováním dokumentů, potom se nový dokument zaeviduje v evidenci dokumentů a přidělí se mu číslo jednací nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. V evidenci dokumentů se u předcházejícího i nového dokumentu nebo spisu poznamenají vzájemné odkazy. Součástí spisu je vždy soupis vložených dokumentů nebo spisů s jejich čísly jednacími nebo evidenčními čísly ze samostatné evidence dokumentů,
spojováním dokumentů v digitální podobě v elektronickém systému spisové služby, potom je postup stanovený v písmenu a) nahrazen spojováním dokumentů v digitální podobě formou vytvoření křížových odkazů,
pomocí sběrného archu, potom jsou v evidenci dokumentů zaznamenány evidenční údaje o spisu a iniciační dokument je zaevidován ve sběrném archu. V iniciačním dokumentu se za číslo jednací doplní pomlčka nebo lomítko a číslo 1, v následujících dokumentech spisu se za původní číslo jednací doplní pomlčka nebo lomítko a následující celé kladné číslo podle pořadí dokumentu (pořadové číslo zápisu dokumentu ve sběrném archu), ve kterém je zaevidován ve sběrném archu. Ve sběrném archu se vedou údaje stanovené v § 8 odst. 2 a další údaje, které jsou obsažené v podacím razítku, popřípadě v jiném technologickém prostředku podle § 5 odst. 5.
číslo jednací sběrného archu, iniciačního nebo jiného, původcem určeného dokumentu vloženého ve spisu, nebo
jiné označení, které původce pro své účely obvykle užívá nebo je z jiných důvodů považuje za účelné.
(3) Skartačním znakem "A" (archiv) se označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení navržen k vybrání jako archiválie. Skartačním znakem "S" (stoupa) se označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. Skartačním znakem "V" (výběr) se označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a navržen k vybrání za archiválii, nebo ke zničení.
(4) Dokument se označuje jedním skartačním znakem. Spis se označuje skartačním znakem odpovídajícím skartačnímu znaku dokumentu v tomto spisu, který má nejvyšší hodnotu; pro účely označení spisu skartačním znakem má skartační znak "A" vyšší hodnotu než skartační znak "V" a skartační znak "V" má vyšší hodnotu než skartační znak "S".
počet příloh; u dokumentu v digitální podobě počet příloh, pokud to povaha dokumentu umožňuje určit,
počet listů, počet listů příloh nebo počet svazků příloh, jde-li o dokument v analogové podobě,
jméno, popřípadě jména, příjmení a funkce fyzické osoby pověřené jeho podpisem; stanoví-li to jiný právní předpis18), lze údaj o funkci fyzické osoby pověřené podpisem dokumentu nahradit jejím služebním číslem.
specifikace, zda se jedná o kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový certifikát,
heslo pro zneplatnění certifikátu,
datum a důvod zneplatnění certifikátu,
údaje o kvalifikovaném poskytovateli certifikačních služeb,
identifikace oprávněného uživatele zaručeného elektronického podpisu.
(7) Dojde-li k nevratnému poškození nebo zničení dokumentu v digitální podobě nebo nelze-li dokument v digitální podobě zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, poznamená se tato skutečnost do poznámky v evidenci dokumentů včetně čísla jednacího dokumentu, kterým bylo poškození nebo zničení řešeno. Dojde-li ke ztrátě nebo zničení dokumentu v analogové podobě, do evidence dokumentů se zapíše slovo "Ztráta" a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena.
(3) Dokumenty obsahující utajované informace20), které byly označeny skartačním znakem "S", se zařazují do skartačního řízení bez zrušení stupně utajení; pokud je pro účely posouzení dokumentů v rámci skartačního řízení nutné seznámit se s jejich obsahem, původce tyto dokumenty ze skartačního řízení vyřadí, změní u nich skartační lhůtu a zařadí je do skartačního řízení poté, kdy důvod pro utajení informace pominul a u těchto dokumentů tedy byl stupeň utajení zrušen. Dokumenty obsahující utajované informace, které byly označeny skartačním znakem "A", u nichž nelze zrušit stupeň utajení, se po dobu trvání důvodů utajení do skartačního řízení nezařazují, pokud není k jejich výběru oprávněn příslušný bezpečnostní archiv podle § 53 zákona.
(5) Původce sestaví seznamy dokumentů určených k posouzení ve skartačním řízení. V seznamech dokumentů, uspořádaných podle spisových znaků, uvede odděleně dokumenty se skartačním znakem "A" a dokumenty se skartačním znakem "S". Dokumenty se skartačním znakem "V" se posoudí a zařadí k dokumentům se skartačním znakem "A", nebo k dokumentům se skartačním znakem "S".
posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem"A" odpovídají požadavkům stanoveným zákonem k výběru za archiválie; pokud zjistí, že trvalou hodnotu nemají, přeřadí je k dokumentům navrženým ke zničení,
stanoví v součinnosti s původcem dobu a způsob předání archiválií k uložení do příslušného archivu.
(3) Po provedené archivní prohlídce sepíše zaměstnanec příslušného archivu protokol o provedeném skartačním řízení. V jeho příloze uvede seznam dokumentů, popřípadě úředních razítek, vybraných za archiválie a vydá souhlas se zničením dokumentů, popřípadě úředních razítek, označených skartačním znakem "S".
(5) Původce na základě souhlasu ke zničení dokumentů označených skartačním znakem "S", popřípadě úředních razítek, zabezpečí jejich zničení. Zničením dokumentů, popřípadě úředních razítek, se rozumí jejich znehodnocení tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu.
(2) Předávané vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, kterým neuplynula skartační lhůta, se zapíší do předávacího seznamu. V předávacím seznamu se uvede pořadové číslo, spisový znak, druh dokumentů, popřípadě spisu, doba jejich vzniku a množství (například slova "2 svazky"), jméno, popřípadě jména, příjmení fyzických osob odpovědných za provedení spisové rozluky a jejich podpisy. Předávané nevyřízené dokumenty a neuzavřené spisy se zapíší do předávacího seznamu, v němž se uvedou jednotlivé dokumenty, popřípadě spisy, doba jejich vzniku, rozsah (počet listů a příloh), jméno, popřípadě jména, příjmení fyzických osob odpovědných za provedení spisové rozluky a jejich podpisy.
formát výstupu z elektronického systému spisové služby,
formát dokumentu ukládaného v elektronické spisovně, která je součástí elektronického systému spisové služby,
formát pro předávání do digitálního archivu.
formát Portable Network Graphics (PNG, ISO/IEC 15948),
formát Tagged Image File Format (TIFF, revize 6 - nekomprimovaný), nebo
formát JPEG File Interchange Format (JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918).
video programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) Moving Picture Experts Group Phase 2 (MPEG-2, ISO/IEC 13818),
video programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) Moving Picture Experts Group Phase 1 (MPEG-1, ISO/IEC 11172), nebo
formát Graphics Interchange Format (GIF).
zvukový programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) MP2 (MPEG-1 Audio Layer 2),
zvukový programový nástroj pro komprimaci dat (kodek) MP3 (MPEG-1 Audio Layer 3), nebo
formát Waveform audio format (WAV), modulace Pulse-code modulation (PCM).
(1) V případě živelní pohromy, ekologické, průmyslové nebo jiné havárie, anebo v případě jiné mimořádné situace, v jejichž důsledku je původci znemožněno po omezené časové období užívání jím vykonávané spisové služby obvyklým způsobem (dále jen "mimořádná situace"), vede původce spisovou službu náhradním způsobem v listinné podobě v podacím deníku (dále jen "náhradní evidence"). Podrobnosti výkonu spisové služby v mimořádných situacích podle věty první, zejména označování a evidenci dokumentů, způsob jejich vyřizování, odesílání a ukládání, upraví původce ve spisovém řádu; pokud původce nevydává spisový řád3), uvede tyto skutečnosti v jiném vnitřním předpise, upravujícím výkon spisové služby.
méně než 48 hodin, přeevidují se dokumenty z náhradní evidence do řádné evidence původce,
déle než 48 hodin, dokumenty zůstávají pro účely výkonu spisové služby evidovány v náhradní evidenci a do řádné evidence se přeevidují pouze ty dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci.
Ustanovení § 16 odst. 4 se po dobu 3 let ode dne nabytí účinnosti této vyhlášky použije pouze pro ukládání dokumentů se skartačními znaky "A" nebo "V".
§ 63 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. 190/2009 Sb.
Například § 11 odst. 3 zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), § 2 odst. 1 vyhlášky č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách.
§ 66 zákona č. 499/2004 Sb.
Například zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád), ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů.
§ 2 písm. b) zákona č. 227/2000 Sb., ve znění zákona č. 440/2004 Sb.
§ 2 písm. c) zákona č. 227/2000 Sb., ve znění zákona č. 440/2004 Sb.
§ 2 odst. 6 písm. b) až e) vyhlášky č. 496/2004 Sb.
§ 2 odst. 9 vyhlášky č. 496/2004 Sb.
§ 69a odst. 4 a 7 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb.
§ 69a odst. 4 a 6 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb.
§ 2 písm. e) zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech.
§ 70 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění zákona č. 190/2009 Sb.
§ 2 odst. 1 vyhlášky č. 496/2004 Sb.
§ 17 odst. 3 zákona č. 300/2008 Sb.
§ 17 odst. 1 správního řádu.
§ 69 správního řádu.
§ 15 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb.