Source: https://issuu.com/ilprincipehotel/docs/scb-apex-per-web-2
Timestamp: 2017-01-18 03:24:40+00:00
Document Index: 49229551

Matched Legal Cases: ['art. 1321', 'art. 1322', 'art. 1325', 'art. 5', 'art. 24', 'art. 1385', 'art. 1386', 'art. 1406', 'art. 1341', 'art. 1341', 'art. 1456', 'art. 1341', 'art. 1229', 'art. 1341', 'art. 1341', 'art. 1341', 'art. 1227', 'art. 25', 'art. 1341', 'art. 1341', 'art. 1341', 'art. 1341', 'art. 5', 'art. 1406', 'art. 1407', 'art. 1407', 'art. 1341', 'art. 1456', 'art. 1457', 'art. 1454', 'art. 1453', 'art. 1454', 'art. 1463', 'art. 1464', 'art. 1467', 'art. 1341', 'art. 28', 'art. 1965', 'art. 1341', 'art. 1456', 'art. 2', 'art. 1456', 'art. 1456', 'art. 63', 'art. 5', 'art. 24', 'art. 24']

Scb apex per web 2 by Marco De Pinto - issuu
o sedi congressuali.
Ispirato al documento "APEX Contracts Accepted Practices"
ÂŠCopyright 2006 by Convention Industry Council
Contratti tra meeting planner
e alberghi o sedi congressuali
a cura di Gaetano SciatĂ , CMP
A questa prima stesura hanno partecipato le seguenti Associazioni di categoria
quanto segue è stato concepito nel corso dell’anno sociale MPI Italia 2011/2012. Anno di presidenza di Paola Casentini con me
Gaetano Sciatà President Elect e Angelina Domina Past President.
La nostra industria si trova ancora, come tante altre, in un periodo di grossa flessione economica ma noi crediamo che tale
situazione possa e debba essere sfruttata per fare alcune riflessioni. La tendenza, attualmente sempre più diffusa anche
presso molti di noi, a sottovalutare la funzione dell’etica e della correttezza nei rapporti tra organizzatori / fornitori / clienti,
rischia di diventare gravida di conseguenze negative per il futuro delle nostre attività. Ci rendiamo conto che le negoziazioni
“furbe”, nel momento in cui vengono accettate da una qualsiasi delle parti in causa portano ad un costante abbassamento del
livello di servizi resi e ricevuti. Sono invece vincenti quelle che portano a quel giusto livello di accordo che soddisfi veramente
Sappiamo ovviamente che trattandosi di attività economiche non possiamo lasciare la definizione degli accordi raggiunti
alla vecchia “stretta di mano”. Nasce quindi la necessità di regolamentare al meglio le infinite variabili che concorrono alla
realizzazione di quel potente strumento di crescita che è l’incontro tra persone, sia esso reale, virtuale o ibrido.
Le nazioni concorrenti in questo campo dedicano già da tempo molte risorse alla ricerca di nuovi strumenti, alla formazione
delle persone ed alla creazione di standard operativi condivisi. Tutto ciò non ha magari applicazioni pratiche immediate, ma
si dimostra decisiva in una scala temporale più lunga. Appare evidente che le società industriali, basate finora sul binomio
“materie prime / lavoro di manifattura”, si fonderanno invece sempre più sul binomio “conoscenza / lavoro”, dipenderanno cioè
dal continuo sviluppo della ricerca e dalla costante crescita tramite la formazione. I nostri operatori devono quindi essere messi
in condizione di attingere al patrimonio culturale nazionale e internazionale, di scambiare esperienze ai livelli più avanzati, di
confrontarsi con fiducia e sicurezza con i problemi della meeting industry contemporanea.
Auspichiamo che vi sia un segnale in questa direzione attraverso lo sviluppo di una cooperazione interassociativa sulle
questioni cruciali della nostra industria. Anche attraverso la moltiplicazione di momenti come quello che hanno portato a
questo documento condiviso. L’obiettivo è promuovere scambi di esperienze ed informazioni in materia di conoscenza e di
Colgo l’occasione per ringraziare fin d’ora il comitato Education di MPI Italia nella persona del suo coordinatore Mike Van der
Vijver, ma soprattutto Sicilia Convention Bureau che ha permesso con il suo contributo di tradurre il documento originale e di
stampare questa prima edizione del presente documento, in particolare il suo Direttore Generale Maja de’Simoni che fin dalle
prime battute ha creduto a questo progetto.
Un sentito grazie va anche a tutti coloro che hanno partecipato alla revisione e che hanno apportato il contributo proprio
e quello della associazione di categoria di cui fanno parte: Caterina Claudi Collegio revisori dei conti Fiavet, Cinzia Renzi
Presidente Fiavet, Doriana Briguglio di SITE Italy , Edoardo Massaglia Presidente Sicilia Convention Bureau, Federico Toja MPI
Italia, Graziella Pica SITE Italy, Daniela Baldelli e Luca Barion Melia Roma e Melia Milano, Mario Bevacqua Presidente Mondiale
UFTAA, Avv.Mario Mazzeo Studio Legale Mazzeo&Lucati, Mauro Zaniboni Federcongressi&eventi, Mike Van der Vijver MPI
Italia, Nico Torrisi Vice Presidente Nazionale Federalberghi, Paola Casentini Presidente MPI Italia Chapter, Paolo Missiaja Planner,
Stefano Ferri Media relation MPI Italia, Ugo Rendo Vice Presidente Federturismo Sicilia.
Gaetano Sciatà, CMP
Quante volte ci è capitato di avere problemi per un contratto stilato in modo superficiale, non esaustivo o addirittura non fatto,
quanto tempo abbiamo perso per prepararne uno che metta per iscritto tutto quanto si è faticosamente negoziato, senza
dimenticare niente.
Consci di queste problematiche, un folto gruppo di professionisti del settore, intervistando migliaia di organizzatori e fornitori,
ha creato nell’ambito del progetto APEX, Accepted Practice Excange, del CIC, Convention Industry Council, un documento
molto analitico ed esaustivo, testato ormai da anni in varie parti del mondo e conosciuto come “APEX Contracts Accepted
Practices” - © Copyright 2006 by Convention Industry Council, scaricabile da:
http://www.conventionindustry.org/Files/APEX/APEX_Contracts.pdf
Quanto segue è Ispirato a tale documento e nasce dal lavoro di professionisti italiani coinvolti a vario titolo nel settore MICE.
Essi lo hanno valutato e commentato, ognuno dal proprio punto di vista e/o da quello dell’Associazione a cui appartengono.
La sintesi così ottenuta ha costituito una bozza, più o meno condivisa che, dopo un momento di confronto, è diventata una
versione altrettanto funzionale utilizzabile dagli operatori italiani, sia dal punto di vista giuridico che da quelli logistico ed
La revisione e l’adattamento all’attuale legislazione italiana, fatta dallo Studio Legale Mazzeo&Lucati di Roma per e su richiesta
di MPI Italia Chapter ha portato a delle “Linee Guida” per la realizzazione di un modello di contratto compatibile con i principi
dell’ordinamento italiano. In particolare, il modello elaborato si rivolge agli operatori delle industrie convegnistica e turistico/
ricreativa con l’intento di rappresentare un utile riferimento, il più possibile completo, per regolare i complessi rapporti giuridici
sottesi all’organizzazione di eventi.
Dopo un’introduzione generale dedicata ad illustrare, con un linguaggio quanto più possibile comprensibile a tutti, le vicende
connesse al “contratto” genericamente considerato, è stato elaborato un breve “Glossario” utile per comprendere il significato
dei termini più ricorrenti nella stesura dei contratti. La terza parte dell’elaborato è dedicata ad un approfondimento degli
elementi e delle clausole contrattuali più frequentemente utilizzate dai meeting planner, dagli alberghi e dalle sedi congressuali.
Chiude questo testo un fac-simile di contratto standard utilizzabile nel settore con specificate, nella parte finale, tutta una serie
di clausole che sarà possibile aggiungere al testo per renderlo più compatibile con il caso concreto che si intende regolare.
Giova ricordare che questa “Guida” costituisce solamente una traccia per gli operatori del settore e non è in grado di sostituire
una consulenza specialistica che, in relazione alle diverse necessità degli utilizzatori, si suggerisce sempre di richiedere ai diversi
professionisti più competenti nei settori che si intende regolare. In nessun caso gli scriventi si possono ritenere responsabili di
eventuali danni o contestazioni in qualunque modo verificatesi in dipendenza di quanto contenuto nella Guida.
Definizione ed elementi del contratto
Per contratto s’intende, ai sensi dell’art. 1321 c.c., l’accordo di due o più parti per costituire, regolare o estinguere tra loro un
rapporto giuridico patrimoniale. Con il contratto, quindi, due o più soggetti possono regolare i propri interessi per realizzare
qualsiasi scopo, purché ritenuto dalla legge lecito e meritevole di tutela (art. 1322 c.c.).
La principale fonte del contratto è la volontà delle parti che lo pongono in essere, che rimangono libere di decidere in maniera
autonoma il contenuto dello stesso, di scegliere il contraente, di valutare a quali condizioni stipulare, di stabilire l’oggetto
delle reciproche prestazioni. Le parti possono agire anche per mezzo di rappresentanti se non possono o non vogliono farlo
direttamente. Le stesse possono, altresì, scegliere di stipulare uno dei contratti proposti e disciplinati dall’ordinamento (c.d.
contratti tipici o nominati) oppure concludere contratti da loro creati, che non trovino quindi un’espressa disciplina nella legge
(c.d. contratti atipici o innominati). Le parti possono, peraltro, stipulare un contratto tipico apportandovi delle modifiche con
l’introduzione di clausole particolari, magari mutuate da altri contratti tipici.
L’autonomia delle parti è comunque limitata. Queste devono, in ogni caso, rispettare i limiti che la legge impone con le
norme imperative inderogabili, previste per orientare le loro scelte verso il rispetto dei principi generali dell’ordinamento.
Devono, altresì, sottostare ai principi di ordine pubblico e alle regole del buon costume. La violazione delle disposizioni poste
dall’ordinamento giuridico determina la nullità del contratto o, quantomeno, della singola clausola che si trovasse a confliggere
con tali norme o principi.
Il codice civile, all’art. 1325, elenca quattro elementi essenziali che il contratto deve contenere perché possa essere ritenuto
valido. Essi sono:
§	l’accordo delle parti: consiste nella volontà comune delle parti di dar vita, tra loro, a un regolamento contrattuale.
La fattispecie contrattuale può dirsi perfezionata, in generale, nel momento in cui la parte proponente riceve
l’accettazione della controparte. Affinché l’accordo sia valido è necessario, in ogni caso, che le parti possiedano
adeguata capacità di agire, definita come la specifica facoltà di disporre validamente dei propri diritti, ponendo in
essere atti giuridicamente rilevanti;
§	l’oggetto: è la prestazione prevista nel contratto e deve sempre essere possibile, lecito, determinato o quantomeno
§	la causa: è la ragione essenziale del contratto e deve essere lecita e degna di tutela;
§	la forma, è la modalità (orale/scritta) con cui si deve materialmente comporre il contratto ed assume rilevanza
quando è prescritta dalla legge a pena di nullità dello stesso.
Accanto a questi elementi essenziali, la cui mancanza o irregolarità influisce sulla validità del contratto stesso, esistono degli
elementi che le parti possono inserire per regolare meglio i loro rapporti, detti elementi eventuali o accidentali i quali, una
volta introdotti nel contratto, acquisiscono una natura essenziale nel regolamento negoziale. I più frequenti sono: condizione,
termine e modo.
I contratti possono essere interessati da vizi che ne determinano l’invalidità, anche se spesso è possibile per le parti “rimediare”
ad alcuni di questi salvando il contenuto complessivo del loro accordo. In caso di invalidità non sanabili, le parti possono
esercitare le adeguate azioni giudiziali al fine di far dichiarare la nullità, l’annullamento o, infine, la rescissione del contratto
invalido. La differenza tra nullità e annullabilità sta nel fatto che la prima deriva da un vizio di natura generale che spesso è
assoluto e insanabile, come la violazione di norme imperative o l’illiceità dell’oggetto; la seconda riguarda, invece, vizi sanabili
di natura speciale e relativa, diretti principalmente a tutelare l’interesse di una parte rispetto all’altra (vizi del consenso delle
parti, incapacità dei contraenti). Il contratto è, invece, inesistente quando manchi totalmente di un fatto o di un atto necessario
a integrare l’accordo contrattuale e per questa ipotesi valgono gli stessi principi relativi alla nullità. La rescindibilità, infine, è una
forma di invalidità particolare a tutela di chi contrae a condizioni inique, ad esempio trovandosi in stato di pericolo o di bisogno.
È possibile ricavare dal codice civile il principio generale in forza del quale deve essere quanto più possibile conservata la validità
e l’efficacia della volontà delle parti quale emerge dal contratto (c.d. principio di conservazione del contratto). Ove non sia
possibile conservare il contratto, la parte interessata, per far valere gli eventuali vizi, deve promuovere un’azione giudiziale,
nel corso della quale il giudice accerta la validità del contratto con riguardo alla situazione di fatto e alle norme vigenti al
momento del suo perfezionamento. La nullità è la forma più grave di invalidità negoziale determinata da una mancanza degli
elementi essenziali del contratto o da vizi degli stessi. Il contratto nullo non può essere convalidato, se la legge non dispone
diversamente. Se non nasce un contrasto tra le parti, esse possono porre in essere un nuovo contratto, eliminando i vizi che
determinavano la nullità (c.d. rinnovazione). Il contratto è annullabile quando è affetto da vizi attinenti, generalmente, alla fase
della formazione dell’accordo tra le parti. Il contratto annullabile può essere sanato o conservato mediante convalida o rettifica.
Nella prima, l’attività di correzione è effettuata dalla parte che avrebbe il potere di esperire l’azione di annullamento; nella
seconda, invece, è eseguita dalla parte che non subisce le conseguenze dell’annullabilità.
Il contraente (debitore) è inadempiente nei casi di mancata o inesatta esecuzione della prestazione dovuta: in tali casi deve risarcire
i danni al contraente (creditore), salvo riesca a provare che l’inadempimento è stato determinato da causa a lui non imputabile.
La mancata esecuzione può anche desumersi dal comportamento del debitore tenuto prima della data per adempiere, oppure
dal rifiuto ad adempiere manifestato ancor prima della scadenza. Il ritardo equivale a definitivo inadempimento quando la
prestazione è diventata impossibile a causa dello scadere del termine, o il creditore non ha più interesse, o il termine non
rispettato era essenziale.
L’adempimento non conforme equivale ad inadempimento quando quello effettivamente conseguito è inesatto, cioè non
corrispondente per quantità o qualità a quanto pattuito, ovvero è senza le qualità promesse o essenziali per l’uso a cui
sia destinato, ovvero è fatto in un luogo diverso da quello stabilito, ovvero, infine, viola i doveri di correttezza diligenza o
informazione; è diverso da quello previsto, come nel caso di consegna di una cosa diversa da quella pattuita. Nei contratti a
prestazioni corrispettive quando uno dei contraenti non adempie le sue obbligazioni l’altro può agire in giudizio chiedendo
la risoluzione del contratto, purché l’inadempimento sia grave o importante (c.d. risoluzione giudiziale). In alcuni casi previsti
dalla legge il contratto si risolve senza ricorrere al giudice (c.d. risoluzione di diritto): sono i casi della diffida ad adempiere, della
clausola risolutiva espressa e del termine essenziale per una delle parti. In caso di risoluzione chi se ne giova può chiedere il
risarcimento dei danni conseguenti. Tale domanda di risoluzione non è accolta se la parte inadempiente prova che la prestazione
è divenuta impossibile per causa ad essa non imputabile.
Il risarcimento può consistere: nell’attribuire al creditore una somma di denaro che sostituisca la mancata prestazione (c.d.
risarcimento per equivalente) e che comprenda, altresì, le ulteriori conseguenze dannose; nella richiesta al debitore di ricostituire
la situazione che sarebbe derivata dall’esatto adempimento (c.d. risarcimento in forma specifica), salvo il risarcimento del
maggior danno per equivalente.
§	Nella redazione di qualsiasi contratto:
- Risulta opportuno identificare eventuali clausole che devono essere aggiunte, modificate o eliminate.
- E’ indispensabile identificare la/le persona/e autorizzata/e ad assumere impegni per conto dei soggetti che sono parti del contratto (potere di rappresentanza). A tal fine, nel caso delle persone giuridiche, può essere
utile richiedere un documento che chiaramente identifichi la persona fisica autorizzata a sottoscrivere il
contratto (es. visura dello statuto, delibera del consiglio d’amministrazione…).
- E’ consigliabile controllare ogni clausola per accertarsi che tutti i termini sono stati chiaramente definiti e spiegati.
- Risulta opportuno che ciascun argomento importante in un contratto sia trattato in una specifica clausola e
sufficientemente dettagliato.
§	Un’attenta riflessione, un valido parere legale e un chiaro linguaggio contrattuale permetteranno alle parti di capire
i propri diritti e rispettare i propri obblighi.
§	Alle parti viene consigliato di ottenere assistenza legale prima della stipula di qualsiasi contratto.
§	Gli avvocati svolgono un ruolo insostituibile nella revisione dei contratti, per assicurare la conformità legale del
linguaggio, per evitare diciture conflittuali e prevenire lacune nelle responsabilità. Pur non essendo obbligatoria, si
consiglia la forma scritta per i contatti relativi al settore in oggetto.
§	Devono essere specificate tutte le informazioni relative alle parti, incluso il nome dell’azienda/organizzazione, il
nome del legale rappresentante, l’indirizzo postale, il telefono, il fax, codice fiscale, Partita Iva e l’eventuale indirizzo
e-mail (per le aziende è opportuno segnalare l’indirizzo di Posta Elettronica Certificata obbligatoriamente detenuto
§	Un’efficace comunicazione tra le parti consente di aiutare le stesse ad affrontare potenziali problemi prima che
sorgano.
§	Entrambe le parti devono avere una copia originale (firmata) del contratto e degli eventuali allegati. E’ importante
documentare l’invio e la ricezione dei contratti qualora non sottoscritti in presenza.
§	E’ consigliabile che tutte le pagine siano siglate dai contraenti e sottoscritte per esteso con firma leggibile.
§	Ai sensi degli artt. 1175 e 1375 c.c. le parti devono comportarsi secondo i principi di correttezza e buona fede.
§	I contratti dovrebbero essere redatti con linguaggio semplice e comprensibile evitando espressioni di dubbia
Di seguito viene fornita una breve descrizione della terminologia utilizzata nella stesura dei contratti che, lungi dall’essere
esaustiva, potrà fornire utili indicazioni per la loro interpretazione.
Accessibilità disabili: Tutte le opere edilizie riguardanti edifici pubblici e privati aperti al pubblico, ivi comprese le strutture
recettive (alberghi, villaggi turistici, ecc.) devono adottare le prescrizioni tecniche necessarie a garantire l’accessibilità, l’adattabilità
e la visibilità, ai fini del superamento e dell’eliminazione delle barriere architettoniche, ai sensi dell’art. 5 del DM 14 giugno 1989,
n. 236 e dell’art. 24 della Legge 5 febbraio 1992, n. 104.
Accordo di divulgazione: clausola che impone alle parti, nell’ottica della maggior trasparenza possibile, lo scambio delle
informazioni ritenute rilevanti, sia in virtù di obblighi derivanti da disposizioni di legge o degli organi di controllo, sia per concorde
e libera volontà dei contraenti. Nel settore tale clausola può imporre di rivelare aspetti all’altra parte o a terzi quali ristorni,
supplementi o commissioni.
Addendum/Allegato: è un documento che viene aggiunto o da aggiungere al contratto ovvero una lista od una sezione
contente materiale aggiuntivo. Nel settore, un addendum viene utilizzato a volte per aggiungere articoli ad un contratto standard.
Se utilizzato per modificare un contratto già firmato dalle parti può essere chiamato “Rettifica”, può comportare un ulteriore
corrispettivo (consideration) e, per assumere valore, deve essere espressamente accattato (sottoscritto) da tutte le parti.
Arbitrato: è uno strumento di risoluzione non giudiziale e più celere delle controversie insorte o che possono insorgere tra privati.
Questi possono, infatti, scegliere di deferire la soluzione di una lite al giudizio di uno o più arbitri, solitamente professionisti dotati
di competenze tecniche specifiche, stipulando a tal fine una convenzione (o accordo) di arbitrato. Questo accordo può riguardare
sia le liti già insorte (e, in tal caso, si ha il compromesso) sia quelle che potranno eventualmente nascere in futuro (e, in questo
caso, si ha la clausola compromissoria). Le parti che hanno stipulato una convenzione di arbitrato sono obbligate a ricorrere ad
arbitri: se una di esse sottopone la controversia al giudice ordinario, la controparte può esibire l’accordo arbitrale e il giudice ha il
dovere di astenersi dal decidere la controversia.
Area dedicata al convegno: zona di una struttura che può essere prenotata da una persona o un’organizzazione per lo
svolgimento di eventi.
Auto-assicurazione o fondo autonomo di garanzia: piano con il quale un’azienda istituisce, attraverso proprie risorse, un
fondo speciale ovvero indica beni facenti parte del proprio patrimonio destinandoli a copertura di eventuali perdite. A differenza
delle ordinarie forme di assicurazione non vi è un contratto stipulato con una compagnia assicurativa.
Blocco (room block): 1. Numero complessivo di camere (in un centro congressuale, di pacchetti) riservate per un evento; 2.
Numero di stanze, posti o spazi riservati in anticipo per un gruppo; 3. Assegnazione di spazio.
1 Alcune definizioni dei seguenti termini contrattuali, utilizzati anche nell’ordinamento italiano, sono tratte dal Glossario Apex reperibile alla pagina
http://www.conventionindustry.org/glossary.
Capacità: l’ordinamento disciplina la capacità dei soggetti distinguendo tra capacità giuridica e capacità di agire. La capacità
giuridica è la generica facoltà di essere soggetti di diritto e, dunque, titolari di diritti e obblighi. La capacità di agire, invece, è la
specifica facoltà di disporre validamente dei propri diritti ponendo in essere atti giuridicamente rilevanti, tramite la costituzione
di nuovi rapporti giuridici, o la modificazione o estinzione di rapporti esistenti. Solo i soggetti aventi capacità di agire possono
concludere contratti e dar vita ad atti unilaterali per disporre del proprio patrimonio.
Caparra confirmatoria: La caparra confirmatoria (art. 1385 c.c.) corrisponde all’antica consuetudine di consegnare all’altra
parte una somma di denaro (o altre cose fungibili) a conferma del vincolo assunto. Se la parte che ha concesso la caparra si
rende inadempiente, l’altra parte può recedere dal contratto e trattenere la caparra. Se inadempiente è la parte che ha ricevuto la
caparra, l’altra parte può sempre recedere e richiedere il doppio di quanto versato. Si tratta in entrambi i casi di facoltà concessa
all’interessato che può comunque insistere per l’adempimento, e richiedere il risarcimento per l’ulteriore danno subito.
Caparra penitenziale: (art. 1386 c.c.) rappresenta il corrispettivo del diritto di recesso, stabilito convenzionalmente ed anche di
importo progressivamente più elevato all’approssimarsi della data dell’evento oggetto del contratto. Chi decide di recedere deve
dare all’altra parte quanto pattuito a titolo di caparra penitenziale e l’altra parte non potrà chiedere altro
Cessione: è l’accordo con il quale, ai sensi dell’art. 1406 c.c., il titolare di un rapporto contrattuale a prestazioni corrispettive non
ancora eseguite (cedente), sostituisce a sé un terzo (cessionario) con il consenso dell’altra parte (ceduto). I contratti per gli eventi,
a volte, includono una clausola che espressamente permette o vieta la cessione del contratto a terzi.
Clausola di garanzia: il termine garanzia, secondo la dottrina civilistica, indica, in un significato assai ampio, il mezzo diretto
ad assicurare l’adempimento di un obbligazione o il godimento di un diritto. La garanzia giuridica trova il fondamento della
sua esistenza nell’esigenza economica del garante di soddisfare il bisogno del garantito di dar vita ad operazioni economiche.
In termini giuridici, il nostro ordinamento prevede due tipi di garanzia. Una garanzia convenzionale ed una garanzia legale. La
prima è quella che trova fondamento in un contratto, nel quale le parti trasfondono le loro volontà, la seconda, invece, è prevista
specificamente dalle fattispecie di legge. Frequente è l’inserimento di clausole di garanzia con riferimento alle stanze, al cibo, alle
bevande ed ai pacchetti. Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento
che si tratta di clausola vessatoria (art. 1341, comma 2, c.c.).
Clausola penale: è una pattuizione mediante la quale le parti convengono che in caso di inadempimento o di ritardo
nell’adempimento, il contraente in difetto sia obbligato a pagare all’altro una determinata somma di denaro (o altra prestazione).
Essa viene inserita in un contratto per rendere certe le conseguenze dell’inadempimento o del ritardo con l’effetto di limitare
il risarcimento alla prestazione promessa, se non è stata convenuta la risarcibilità del danno ulteriore. La penale è dovuta
indipendentemente dalla prova del danno. Nel settore è di uso frequente una clausola che preveda il pagamento di una penale
a carico dell’ospite di un albergo o di un centro congressuale che lasci la struttura prima della data originariamente indicata nella
prenotazione o confermata all’arrivo. Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal
momento che si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.).
Clausola risolutiva espressa: ai sensi dell’art. 1456 c.c. con tale clausola i contraenti possono convenire espressamente che il
contratto si risolva nel caso in cui una determinata obbligazione non sia adempiuta secondo le modalità stabilite. La risoluzione si
verifica di diritto quando la parte interessata dichiari all’altra che intende valersi della clausola. Tale clausola se inserita nel contratto
deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.).
Clausola salvatoria: permette la salvezza delle restanti clausole nel caso in cui una o più clausole non siano ritenute valide,
fermo restando l’interesse delle parti all’esecuzione del contratto.
Clausole di limitazione o esclusione di responsabilità: ai sensi dell’art. 1229 c.c. è nullo qualsiasi patto che escluda o
limiti preventivamente la responsabilità del debitore per dolo o colpa grave. Tale clausola se inserita nel contratto deve essere
specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.).
Clausole vessatorie: ai sensi dell’art. 1341, 2 comma, c.p.c. le clausole che stabiliscono, a favore di colui che le ha predisposte,
limitazioni di responsabilità, facoltà di recedere dal contratto o di sospenderne l’esecuzione, ovvero sanciscono a carico dell’altro
contraente decadenze, limitazioni alla facoltà di opporre eccezioni, restrizioni alla libertà contrattuale nei rapporti coi terzi, tacita
proroga o rinnovazione del contratto, clausole compromissorie o deroghe alla competenza dell’autorità giudiziaria non hanno
effetto se non sono specificatamente approvate per iscritto e si considerano come non apposte.
Concessione: 1) accordo contrattuale in cui una parte, sussistendo determinate condizioni, offre beni o servizi che hanno un
valore per l’altra parte in cambio di una controprestazione. Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente
approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.). 2) concessione volontaria
a fronte di richiesta al fine di una transazione, un ristorno o una riduzione di prezzo; 3) merce o rinfreschi in vendita in loco, a
persone fisiche, in concomitanza di un evento.
Concorso del fatto colposo del creditore: art. 1227 c.c. Se il fatto colposo del creditore ha contribuito a produrre il danno che
questi lamenta di aver subito, il risarcimento è diminuito secondo la gravità della colpa e l’entità delle conseguenze che ne sono
derivate. Il risarcimento non è in alcun modo dovuto per i danni che il creditore avrebbe potuto autonomamente evitare usando
l’ordinaria diligenza (artt. 1175, 2056 c.c.).
Condizioni dei Locali: clausola che specifica lo stato dei locali al fine di consentire eventuali modificazioni degli stessi nel periodo
intercorrente tra la firma del contratto e l’inizio dell’evento. Può prevedere rimedi o procedure applicabili in caso di modifica delle
condizioni dei luoghi. Questa clausola viene utilizzata di rado per prenotazioni a breve termine.
Contestazione e metodi alternativi di risoluzione delle controversie: in caso di contestazioni sull’esecuzione del contratto,
le parti possono prevedere degli strumenti particolari di risoluzione delle controversie, alternativi ai procedimenti giurisdizionali.
Tra le modalità “classiche” di risoluzione della lite, alternative al giudizio, si ricordano l’arbitrato, la conciliazione, la mediazione o
Copyright: La legge sul diritto d’autore (Legge 22.04.1941 n. 633), impropriamente conosciuta come “copyright”, consente di
proteggere dal plagio diverse categorie di opere creative, in particolare le opere letterarie, musicali, cinematografiche, i disegni,
le fotografie ed i programmi per computer. Ciò che si protegge non è l’idea in sé di fornire un certo servizio o di realizzare
una certa opera, ma il modo in cui essa si esprime, la sua forma di attuazione tangibile. Il diritto morale di essere riconosciuto
autore dell’opera è inalienabile, irrinunciabile ed imprescrittibile. I diritti di utilizzazione economica sono, invece, trasferibili ed
in virtù dell’art. 25 l.a., durano per tutta la vita dell’autore e per settanta anni dopo la sua morte. Il diritto d’autore si acquista
originariamente per il solo fatto della creazione dell’opera, senza che sia necessario alcun tipo di adempimento amministrativo,
sia esso il deposito o la registrazione, come avviene, invece in materia di brevetti e marchi. Tuttavia depositare un’opera presso
gli uffici competenti presenta l’indubbio vantaggio di fornire all’autore prova certa della paternità e della data di creazione di un
determinato lavoro. Inoltre il deposito alla SIAE è indispensabile, in certi casi, per potere esercitare i diritti connessi.
Corrispettivo: prezzo pattuito per l’esecuzione dei servizi oggetto del contratto.
Mediazione: la mediazione ha lo scopo di far addivenire le parti ad una conciliazione attraverso l’opera di un mediatore, vale a
dire un soggetto professionale, qualificato e terzo che aiuti le parti in conflitto a comporre una controversia. Il mediatore assiste
le parti nella ricerca di una composizione non giudiziale del problema senza attribuire ragioni e torti ed in molte materie è oggi
condizione di procedibilità da rispettare prima di ritrasferire una controversia dinanzi ad un Giudice.
Eccessiva onerosità: nei contratti con prestazioni corrispettive, se la prestazione di una delle parti è divenuta eccessivamente
onerosa per il verificarsi di avvenimenti straordinari ed imprevedibili, la parte che deve tale prestazione può domandare la
risoluzione del contratto e non è tenuta al risarcimento del danno.
Oggetto: Considerando l’oggetto come elemento essenziale del contratto, è possibile affermare che esso sia costituito dai beni,
dalle attribuzioni patrimoniali ed, eventualmente, dalle prestazioni nello stesso dedotte. Consiste nell’insieme di ciò che le parti
hanno voluto realizzare mediante il contratto.
Esonero da responsabilità: clausola che giustifica la mancata esecuzione del contratto esonerando la parte inadempiente da
responsabilità se prova che l’inadempimento o il ritardo sia stato determinato da impossibilità della prestazione, derivante da
causa alla stessa non imputabile. In generale, tale prova coincide alternativamente con quella del caso fortuito o di forza maggiore
normalmente estranei alla colpa del debitore, quali gli eventi naturali, lo stato di necessità, ma anche il fatto del terzo o il fatto
dello stesso creditore. Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che
si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.).
Overbooking: la pratica di confermare posti o stanze in eccesso rispetto a quelli effettivamente disponibili.
Foro esclusivo e legge applicabile: con tale clausola viene stabilito, secondo la comune intenzione delle parti, che tutte
le controversie relative alla validità, efficacia, esecuzione, risoluzione e/o interpretazione del contratto saranno di competenza
esclusiva di uno specifico Foro e saranno regolate dalla normativa Italiana. Tale clausola se inserita nel contratto deve essere
Impossibilità sopravvenuta della prestazione: l’impossibilità sopravvenuta è causa di estinzione dell’obbligazione disciplinata
dagli artt. da 1256 a 1258 del Codice Civile. L’estinzione dell’obbligazione si realizza quando l’impossibilità è: sopravvenuta,
deve verificarsi dopo che è sorta l’obbligazione; oggettiva, l’adempimento deve essere divenuto impossibile per sé stesso,
indipendentemente dalle condizioni personali e/o patrimoniali della parte; assoluta, l’impedimento non può essere superato con
nessuna intensità di sforzo; non imputabile, l’impedimento non deve derivare da dolo o colpa della parte.
Inadempienza anticipata: inadempienza contrattuale prima della data di esecuzione.
Inadempimento: la parte contrattuale risulta inadempiente nei casi di mancata o di inesatta esecuzione della prestazione dovuta:
in tali casi è tenuta a risarcire i danni subiti dall’altra parte, salvo riesca a provare che l’inadempimento è stato determinato da una
Licenze, permessi e Assicurazione: alcune clausole possono elencare le specifiche licenze, permessi e assicurazioni che una
parte deve possedere. La clausola può prevedere che la parte fornisca una dichiarazione con la quale affermi di possedere la
specifica documentazione richiesta dal contratto o dalla legge o che ne provi altrimenti il possesso.
Manleva: obbligazione, assunta verso altri, di sollevarli dalle conseguenze patrimoniali dannose di eventi o di atti il cui verificarsi
sia del tutto eventuale; si distingue dalla fideiussione perché la garanzia non concerne solo il possibile inadempimento del debitore,
ma il pericolo che si verifichi un qualunque evento o atto obiettivamente dannoso. Tale clausola se inserita nel contratto deve
essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.).
Pacchetto Evento Completo (CMP – Complete Meeting Package): una formula “tutto compreso” offerta dai centri per
conferenze, comprensiva di alloggio, pasti e servizi di supporto (A/V).
Pacchetto meeting giornaliero (DMP - Day Meeting Package): una formula “tutto compreso” offerta dai centri per
conferenze, comprensiva di sale congressuali, pasto e servizi di supporto (A/V). Nel DMP non sono comprese le camere.
Patto d’opzione: con il patto d’opzione una parte (concedente) rimane vincolata alla propria proposta contrattuale, mentre
l’altra parte (opzionario od opzionato) ha facoltà di accettarla o meno, esprimendosi entro un certo termine. Un’opzione non è
legalmente vincolante se non vi è stato pagamento di un compenso per questa offerta. Una struttura invia un contratto, con
l’opzione per gli organizzatori di firmare e restituire il contratto entro una determinata data, altrimenti lo spazio potrà essere
svincolato dalla struttura. Un’opzione può anche essere utilizzata nel caso in cui due gruppi siano interessati allo stesso spazio
nelle stesse date. Il diritto di opzione può essere concesso a titolo oneroso oppure gratuito. Tale clausola se inserita nel contratto
Potere di firma: detto anche facoltà di firma. Fenomeno, sostanzialmente riconducibile nell’ambito della rappresentanza,
consistente nella legittimazione di un soggetto a sottoscrivere atti giuridici, assumendo così obblighi e acquisendo diritti in nome
e per conto altrui.
Preambolo: sezione introduttiva di un documento contenente l’identificazione delle parti, la dichiarazione d’intenti, le date ed il
nome o il titolo dell’evento oggetto del contratto. Nei contratti è anche chiamata “narrativa” o “premessa”.
Processo: procedimento attraverso il quale viene esercitata la funzione giurisdizionale.
Rappresentante: un soggetto che non voglia o non possa gestire direttamente uno o più affari può incaricare un altro soggetto
di sua fiducia di svolgere tale attività con i terzi. Si attua così la cosiddetta rappresentanza volontaria, grazie alla quale il soggetto
incaricato (rappresentante) compie delle operazioni giuridicamente vincolanti in nome e per conto del soggetto che ha conferito
l’incarico (rappresentato), i cui effetti di regola si ripercuotono nella sfera giuridica del rappresentato stesso. Quest’ultimo
attribuisce al rappresentante i poteri di rappresentanza mediante un atto giuridico unilaterale chiamato procura.
Recesso: il contratto può sciogliersi per recesso di una parte solo quando la legge lo preveda o quando le parti lo ammettano
espressamente nel contratto. Le parti, infatti, possono inserire clausole che riconoscano la facoltà di recedere a una di esse o a
entrambe. Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di
clausola vessatoria (art. 1341, comma 2, c.c.).
Resoconto di prenotazione (pick-up report): comunicazione al gruppo o all’organizzatore dell’evento del numero delle camere
prenotate (o dei pacchetti nel caso di centro congressuale) rispetto al totale assegnato al gruppo, man mano che si avvicina la data
dell’evento, e dopo l’evento, indica il numero di stanze effettivamente utilizzate sul totale di quelle riservate per l’evento.
Responsabilità alcolica: è possibile assegnare ad una parte del contratto il rischio e la responsabilità per lesione o danni causati
dalla vendita o dalla fornitura negligente o illegale di alcool; questa disposizione può essere compresa nella manleva. Tale clausola se
inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta di clausola vessatoria (ex art. 1341,
comma 2, c.c.).
Rimedio: mezzo per imporre un diritto oppure evitare o riparare un torto; riparazione legale o equa.
Rinnovo: nei contratti di settore, questa clausola specifica le circostanze e i termini nei quali un contratto può essere rinnovato.
Rinuncia: è un negozio unilaterale recettizio con il quale una delle parti rinuncia ad un suo diritto. Tale rinuncia può essere
espressa, ma può anche desumersi per facta concludentia. Se la rinuncia comporta un danno per l’altra parte può essere stabilito
Riprotezione (walk): si verifica quanto ad un ospite in possesso di una valida prenotazione per una notte viene negata la stanza
nella struttura di accoglienza dove ha prenotato e questi viene trasferito in un’altra struttura.
Risarcimento del danno: in caso di mancato o inesatto adempimento delle obbligazioni assunte con il contratto, la parte
inadempiente è tenuta al risarcimento del danno.
Rooming List: con tale clausola la struttura ospitante può richiedere di ottenere entro un termine determinato il programma
definitivo e dettagliato dell’evento e dei partecipanti.
SIAE: è possibile contrattualmente stabilire di richiedere all’organizzatore dell’evento di ottenere, se dovuti, dall’ufficio Siae di
competenza territoriale tutti i permessi e le autorizzazioni indispensabili per la messa in opera dell’evento previa, se dovuto, il
pagamento dei relativi diritti.
Trasferimento: stabilisce le conseguenze per la struttura ospitante nell’ipotesi in cui venga negata la camera ad un ospite in
possesso di una valida prenotazione alberghiera fatta tramite un gruppo o con una garanzia individuale.
Trattamento dei dati personali: clausola, applicabile solamente nei contratti che coinvolgano come parte almeno un soggetto
persona fisica, con la quale le parti vengono informate che i dati personali contenuti nel contratto ovvero comunicati o acquisiti
nel corso dell’esecuzione del rapporto da esso derivante dovranno essere trattati e protetti secondo le disposizioni previste dal
D.Lgs. n. 196/2003 e successive modifiche, nonché dall’Allegato B) al medesimo.
Elementi del contratto e clausole contrattuali
1. Accessibilità disabili
Definizione: Tutte le opere edilizie riguardanti edifici pubblici e privati aperti al pubblico, ivi comprese le strutture recettive
(alberghi, villaggi turistici, ecc.) devono adottare le prescrizioni tecniche necessarie a garantire l’accessibilità, l’adattabilità e
la visibilità, ai fini del superamento e dell’eliminazione delle barriere architettoniche, ai sensi del DM 14 giugno 1989, n. 236
e della Legge 5 febbraio 1992, n. 104. In particolare, l’art. 5.3, del predetto Decreto stabilisce che: “Ogni struttura ricettiva
(alberghi, pensioni, villaggi turistici, campeggi, etc.) deve avere tutte le parti e servizi comuni ed un determinato numero di
stanze accessibili anche a persone con ridotta o impedita capacità motoria. Tali stanze devono avere arredi, servizi, percorsi e
spazi di manovra che consentano l’uso agevole anche da parte di persone su sedia a ruote. Qualora le stanze non dispongano
dei servizi igienici, deve essere accessibile sullo stesso piano, nelle vicinanze della stanza, almeno un servizio igienico. Il numero
di stanze accessibili in ogni struttura ricettiva deve essere di almeno due fino a 40 o frazione di 40, aumentato di altre due
ogni 40 stanze o frazione di 40 in più. In tutte le stanze è opportuno prevedere un apparecchio per la segnalazione, sonora e
luminosa, di allarme. La ubicazione delle stanze accessibili deve essere preferibilmente nei piani bassi dell’immobile e comunque
nelle vicinanze di un “luogo sicuro statico” o di una via di esodo accessibile...”
§	Nella stipula di questo genere di contratti è necessario considerare che è statisticamente probabile che, fra i fruitori
dell’evento, vi possa essere un portatore di handicap. E’ pertanto necessario chiarire prima della conclusione del
contratto se la struttura in questione è o meno in grado di accogliere disabili.
§	Si consiglia agli organizzatori di predisporre i moduli di registrazione, i formulari per l’esposizione o altro materiale
a discrezione, in modo tale da consentire ai partecipanti diversamente abili di indicare l’esistenza di particolari
esigenze. In tal caso, gli organizzatori dell’evento devono mettere a disposizione del partecipante un’adeguata
sistemazione e prevedere, se del caso, la presenza di personale specializzato (anche medico e/o infermieristico) per
l’accoglienza e la cura di questi ospiti.
2. Cessione
Definizione: ai sensi dell’art. 1406 c.c., è l’accordo con il quale il titolare di un rapporto contrattuale a prestazioni corrispettive
non ancora eseguite (cedente), sostituisce a sé un terzo (cessionario) con il consenso dell’altra parte (ceduto). I contratti per gli
eventi, a volte, includono una clausola che espressamente permette o vieta la cessione del contratto a terzi.
§	Si consiglia di regolare sempre all’interno del contratto la possibilità di cessione definendo le modalità con cui,
eventualmente, le parti possono cedere i loro diritti.
§	L’art. 1407 c.c. prevede l’ipotesi in cui l’assenso alla cessione da parte del contraente ceduto venga manifestato
preventivamente rispetto alla cessione. La relativa clausola per lo più viene inserita nello stesso contratto che
potrebbe essere ceduto.
§	Le clausole di garanzia possono prevedere penali “per notte” o su “basi cumulative”. Le clausole di garanzia devono
stabilire, in tal caso, se il calcolo delle penali deve essere basato sulla tariffa della camera o al netto delle commissioni
§	Una volta che l’assenso alla cessione sia stato espresso da uno dei contraenti ai sensi dell’art. 1407 c.c. è comunque
richiesto, sia pure ai soli fini dell’efficacia nei riguardi del contraente ceduto, che il negozio di cessione sia notificato
o comunque accettato da costui.
§	Una clausola di garanzia deve definire in maniera chiara quali costi siano inclusi e come vengano calcolati.
3. Clausola di garanzia
Definizione: il termine garanzia, secondo la dottrina civilistica, indica, in un significato assai ampio, il mezzo diretto ad
assicurare l’adempimento di un’obbligazione o il godimento di un diritto. La garanzia giuridica trova il fondamento della sua
esistenza nell’esigenza economica del garante di soddisfare il bisogno del garantito di dar vita ad operazioni economiche.
In termini giuridici, il nostro ordinamento prevede due tipi di garanzia. Una garanzia convenzionale ed una garanzia legale.
La prima è quella che trova fondamento in un contratto, nel quale le parti trasfondono le loro volontà, la seconda, invece, è
prevista specificamente dalle fattispecie di legge. Frequente è l’inserimento di clausole di garanzia con riferimento alle stanze,
al cibo, alle bevande ed ai pacchetti.
§	Tale clausola se inserita nel contratto deve essere specificatamente approvata per iscritto dal momento che si tratta
di clausola vessatoria (ex art. 1341, comma 2, c.c.).
§	Il ricorso alla garanzia è consigliabile soprattutto a coloro i quali mettono a disposizione di terzi gli spazi necessari
ad ospitare persone ed eventi.
4. Clausola di garanzia Camere ospiti
Definizione: la garanzia copre la differenza tra il numero delle camere originariamente preventivato e l’effettivo numero
delle stesse utilizzate. In tal caso la clausola può prevedere delle cifre o delle indicazioni per la determinazione di un
eventuale adeguamento del corrispettivo.
§	In mancanza di una specifica clausola di garanzia si applica quanto previsto dalla legge.
§	I servizi accessori ed il noleggio delle sale possono essere inclusi nelle clausole di garanzia o possono essere oggetto
di una clausola separata.
§	Il mancato rispetto degli obblighi contrattuali può avere un impatto su eventuali concessioni concordate.
§	Per un centro congressi la clausola di garanzia può essere basata sulla differenza tra il numero previsto dal contratto
di pacchetti meeting completi, pacchetti giornalieri o numero totale dei pacchetti (o il ricavo dei pacchetti da
contratto) e il numero effettivo di pacchetti goduti oppure il ricavo dai pacchetti realizzati dal centro.
§	Se il contratto contiene delle clausole che prevedano una modifica della prenotazione del contingente di camere
prenotato, questo deve essere aggiornato nella clausola di garanzia; a titolo esemplificativo nel caso in cui vi sia una
modifica nel contingente di camere è necessario chiedersi se la clausola di garanzia ricomprenda tale ipotesi oppure
si è in presenza di una modifica contrattuale.
§	Spesso le clausole di garanzia comprendono delle indicazioni circa la liquidazione dei danni. In tal caso le parti
prevedono espressamente nel contratto l’ammontare o il criterio di calcolo degli stessi.
5. Clausola di Garanzia – Food and Beverage
Definizione: la garanzia copre la differenza tra il numero effettivo di coperti usufruiti o il totale speso per il servizio ristorazione,
e il numero di coperti o totale spesa previsti dal contratto. Come per la clausola di garanzia per le camere, una clausola di
garanzia per la ristorazione riguarda i servizi di cui l’organizzatore effettivamente gode.
§	La clausola di garanzia può essere basata su un minimo garantito di spesa per l’intero evento oppure su un elenco
specifico di servizi ristorativi o il numero dei partecipanti effettivi
§	Questo tipo di clausola può essere chiamato in vari modi: “Clausola di Garanzia per Servizi di ristorazione”,
“Prestazioni in merito alla Ristorazione” o “Servizi di ristorazione minimi garantiti”.
venga adempiuta secondo le modalità stabilite (art. 1456 c.c.);
6. Controllo/Audit
Definizione: 1) Un esame metodico e di revisione dei dati relativi a un evento. Per esempio, una verifica indipendente dei
dati di affluenza presentati dagli organizzatori di una fiera. 2) Un esame imparziale e una valutazione del bilancio di una
organizzazione. Può essere fatto internamente (da parte dei dipendenti dell’organizzazione) o esternamente (da una ditta
Scopo: lo scopo primario di un controllo è quello di raccogliere informazioni precise per poter verificare la prestazione
contrattuale e programmare eventi futuri.
§	L’Audit può comprendere la raccolta e la messa a disposizioni di informazioni relative a:
- Contingente camere prenotato
- Utilizzo dei servizi di ristorazione
- Partecipanti registrati
- nel caso in cui sia previsto un termine essenziale per adempiere e questo scada senza che la prestazione
venga adempiuta (art. 1457 c.c.);
- quando la parte non inadempiente richieda l’adempimento mediante diffida ad adempiere (art. 1454 c.c.).
§	La risoluzione per inadempimento: nei contratti con prestazioni corrispettive, quando uno dei contraenti non
adempie le sue obbligazioni, l’altro può a sua scelta chiedere l’adempimento o la risoluzione del contratto, salvo, in
ogni caso, il risarcimento del danno (art. 1453 c.c.). Il contratto non si può risolvere se l’inadempimento di una delle
parti ha scarsa importanza, avuto riguardo all’interesse dell’altra. Alla parte inadempiente l’altra può intimare per
iscritto di adempiere in un congruo termine, con dichiarazione che, decorso inutilmente detto termine, il contratto
s’intenderà senz’altro risolto (art. 1454 c.c.). In questo caso il termine non può essere inferiore a quindici giorni,
salvo diversa pattuizione delle parti o salvo che, per la natura del contratto o secondo gli usi, risulti congruo un
termine minore. Decorso il termine senza che il contratto sia stato adempiuto, questo è risolto di diritto.
§	La risoluzione per impossibilità sopravvenuta: la legge distingue la disciplina della risoluzione per impossibilità, a
seconda della sua natura:
- se si tratta di impossibilità totale (art. 1463 c.c.), la parte liberata della prestazione dovuta non può
chiedere la controprestazione e deve restituire quella già ricevuta, secondo le norme relative alla
ripetizione dell’indebito;
- se la prestazione di una parte è divenuta solo parzialmente impossibile, l’altra parte ha diritto a una
Definizione: con il termine risoluzione si indica lo scioglimento del vincolo contrattuale per fatti che si siano verificati
successivamente alla conclusione del contratto. Si determina un’alterazione della causa del contratto (es. lo scambio in cui
questa consiste non può più compiersi) e si parla di difetto funzionale che si manifesta in sede di esecuzione del contratto e
investe il rapporto contrattuale comportando la risoluzione dello stesso. La risoluzione del contratto si ha, quindi, per motivi
sopravvenuti. Tali ipotesi sono:
- la risoluzione di diritto, nei casi cioè previsti dalla legge;
- la risoluzione per inadempimento di una delle parti;
- la risoluzione per impossibilità sopravvenuta;
- la risoluzione per eccessiva onerosità.
§	La risoluzione di diritto si può invocare:
- nel caso in cui il contratto contenga una “clausola risolutiva espressa”, cioè quando i contraenti
convengono espressamente che il contratto si risolva nel caso in cui una determinata obbligazione non
corrispondente riduzione della prestazione da essa dovuta, e può anche recedere dal contratto qualora
non abbia un interesse apprezzabile all’adempimento parziale (art. 1464 c.c.).
§	La risoluzione per eccessiva onerosità: ai sensi dell’art. 1467 c.c., può chiedersi per i contratti a esecuzione continuata
o periodica, ovvero a esecuzione differita, se l’eccessiva onerosità si è verificata per avvenimenti straordinari e
imprevedibili. La parte contro la quale è domandata la risoluzione può evitarla offrendo di modificare equamente
le condizioni del contratto.
8. Commissioni, Ristorni, Danni
Definizione: la commissione rappresenta il compenso o la percentuale dei ricavi pagati ad una terza parte. Il ristorno, invece,
rappresenta la restituzione di una parte dell’importo pagato. La multa/accertamento, infine, costituisce una somma aggiuntiva
e straordinaria che viene applicata ad un soggetto in determinate circostanze.
Scopo: specificare i termini e le condizioni nelle quali una commissione, un ristoro o una multa trovano applicazione
§	Si suggerisce l’inserimento di tale clausola descrivendo dettagliatamente lo stato dei luoghi e prevedendo l’esclusione
di deterioramenti causati da usura o invecchiamento.
§	Specificare se le tariffe delle camere (ovvero, in un centro congressi, i pacchetti) sono soggetti o meno a commissioni.
Nel caso di un pacchetto sarebbe opportuno specificare se le commissioni vengano calcolate sulla quota delle
singole camere oppure sull’intero pacchetto.
§	Includere nel contratto la percentuale o l’importo della commissione, il ristorno o l’eventuale multa specificando se le
stesse vengano calcolate sulle singole camere oppure sul pacchetto. Sarebbe opportuno chiarire, inoltre, se le stesse
debbano essere pagate dal partecipante, dall’organizzazione oppure da terzi, come un’agenzia di viaggi.
§	Per alcuni eventi, quali ad esempio mostre e riproduzioni importanti, si suggerisce di considerare l’opportunità di
effettuare un’ispezione sommaria dei locali immediatamente prima e dopo l’evento al fine di stabilire le condizioni
degli stessi. Nel caso, il diritto di ispezione può essere pattuito contrattualmente. Può essere utile allo scopo
predisporre una checklist.
§	Nella prima fase della trattativa identificare se le tariffe comprendano delle commissioni/ristorni e, in caso affermativo,
valutare la possibilità di inserire un’apposita clausola all’interno del contratto.
§	Considerare l’inserimento di una clausola che specifichi che non verranno pagate commissioni.
§	Queste clausole se inserite nel contratto devono essere specificatamente approvate per iscritto dal momento che si
tratta di clausole vessatorie (ex art. 1341, comma 2, c.c.).
9. Concessioni
11. Costruzione/Ristrutturazione
Definizione: clausola che disciplina l’ipotesi in cui la struttura ricettiva intenda apportare opere di costruzione o ristrutturazione
all’interno della stessa in concomitanza con lo svolgimento dell’evento.
Scopo: specificare le incombenze che gravano sulla struttura al fine di consentire la normale esecuzione dell’evento.
Definizione: 1) accordo contrattuale in cui una parte, sussistendo determinate condizioni, offre beni o servizi che hanno
un valore per l’altra parte in cambio di una controprestazione; 2) merce o rinfreschi in vendita in loco, a persone fisiche, in
concomitanza di un evento.
§	Risulta opportuno inserire l’obbligo da parte della struttura ospitante di informare l’organizzatore nel caso in cui
siano previste delle opere di ristrutturazione o di costruzione nei locali oggetto del contratto. Sarà, quindi, opportuno
richiedere alla struttura ospitante di indicare eventuali soluzioni alternative per lo svolgimento del’evento.
§	Tutte le concessioni devono essere specificate.
§	L’ammontare e il tipo delle offerte possono essere determinate in base ai servizi richiesti.
10. Condizioni dei locali
Definizione: clausola che specifica lo stato dei locali al fine di valutare eventuali modifiche degli stessi nel periodo intercorrente
tra la firma del contratto e l’inizio dell’evento. Può prevedere rimedi o procedure applicabili in caso di controversia sullo stato
dei luoghi. Questa clausola viene utilizzata di rado per prenotazioni a breve termine.
Scopo: tutela dell’organizzatore nel caso in cui lo stato dei locali oggetto del contratto venga modificato o deteriorato nel
periodo intercorrente tra la firma del contratto e la data di svolgimento dell’evento.
12 . Prenotazione centro Congressi/Destinazione
a. Accordi per la Prenotazione della Destinazione/Lettera d’Intenti
Definizione: è un documento sottoscritto dalle parti durante la trattativa per la conclusione di un contratto, con il quale le
parti fissano i punti su cui sono già pervenute ad un accordo e disciplinano il prosieguo delle trattative, senza che questo le
impegni a concludere il contratto. Con tale accordo, ad esempio, viene stabilita un’intesa tra un ente di promozione dello
sviluppo economico della propria comunità attraverso i viaggi e il turismo (DMO - Destination Marketing Organization o un
CVB - Convention and Visitors Bureau) e l’organizzazione di un evento per l’utilizzo di spazi nelle strutture e di camere negli
alberghi della città durante un periodo specificato.
Scopo: stabilire, prima delle trattative e della firma dei contratti con gli alberghi, centri congressuali e/o altre strutture,
un’intesa tra una struttura ospitante e l’organizzatore al fine di consentire lo svolgimento di un evento in quella location.
- Infrazioni di Copyright
- Riproduzione brani musicali (SIAE)
- Fornitore esclusivo di servizio
- Manleva ed esoneri
- Limiti di responsabilità della struttura
- Nome e scopo dell’evento
- Periodo di tempo e utilizzo delle strutture
- Importo del noleggio
- Acconto su prenotazione
- Capacità di posti a sedere
- Clausola salvatoria
- Servizi forniti
- Eventi simultanei e aree comuni
- Restrizioni palco
- Modificazioni al contratto
§	Se sono necessarie camere negli alberghi e ulteriori spazi, questi devono essere oggetto di contratti separati.
§	Ciascun centro congressi ha un proprio contratto di licenza d’utilizzo, ma le presenti condizioni sono comuni a
molti di essi. Invece di includere ogni normativa o regolamento nel documento primario di licenza, la struttura può
utilizzare un insieme di norme e regolamenti di riferimento delineati nel contratto.
Normative e regolamenti delle strutture:
§	L’organizzatore dell’evento deve conoscere i rapporti intercorrenti tra i DMO/CVB, il centro congressi e le altre
strutture. E’ anche importante capire la tipologia di documenti utilizzati da questi enti per opzionare, confermare
e contrattualizzare gli spazi e le camere, in quanto possono essere diversi a seconda della località in cui si svolge
§	Compito principale dei DMO/CVB è quella di assistere gli organizzatori fornendo loro le informazioni ed i servizi
necessari per lo svolgimento degli eventi. A tal fine, vengono predisposti appositi accordi di prenotazione o lettere
§	L’opzione delle date dell’evento con gli alberghi e le strutture, fino alla firma dei contratti tra tutte le parti, non
rappresenta un accordo vincolante tra i DMO/CVB e l’organizzatore dell’evento.
b. Accordi con centri Congressi e Altre Strutture senza camere
Definizione: contratti di breve durata con lo scopo d’utilizzo per uno specifico evento di un luogo ricettivo quale un centro
congressi, un luogo di spettacolo, un auditorium o un anfiteatro.
Scopo: stabilire un accordo in merito all’utilizzazione, per un evento specifico, di uno spazio definito all’interno di una struttura
per un periodo determinato. Tale accordo concerne anche l’allestimento, lo svolgimento dell’evento stesso, il disallestimento e
lo sgombero del materiale.
Elenco delle condizioni più frequenti:
- Conformità con i Regolamenti della Struttura
- Conformità con le Leggi dello Stato
- Condizioni della struttura
§	E’ necessario essere a conoscenza delle normative e dei regolamenti prima di firmare un contratto.
§	Le normative ed i regolamenti di una struttura comprendono molti dettagli che non sono nel contratto, ma sono
vincolanti in quanto incorporati per riferimento, se non altrimenti concordato.
§	Le normative e i regolamenti possono incorporare tutti i servizi disponibili nella struttura e, a seconda di quali servizi
siano richiesti dall’organizzatore dell’evento, possono o meno specificare le tariffe supplementari imposte.
§	Regole Comuni e Normative:
- Servizi e attrezzature per i disabili
- Tariffe utenze e moduli di richiesta (per aria, acqua, gas ed elettricità)
- Deposito, magazzino
- Concessioni esclusive
- Dimensioni e planimetrie degli spazi
- Requisiti per la pianificazione degli spazi
- Limiti di carico dei pavimenti
- Utilizzo delle attrezzature della struttura
- Sistemi di riscaldamento e aria condizionata
- Esposizione di insegne, striscioni e manifesti
- Norme di sicurezza e salute
- Palloni a elio
- Movimentazione di strumenti musicali
- Orario di attività
- Ispezione della struttura
- Interruzioni durante lo spettacolo
- Norme per la vita, salute e sicurezza della persona
- Fossa orchestrale
- Utilizzo di tabelloni e schermi giganti
- Fornitori di servizio
- Norme per il fumo
- Aspetti fiscali (informazioni nazionali e locali)
- Movimentazione camion
- Regole sindacali
Definizione: con tale clausola viene stabilito, secondo la comune intenzione delle parti, che tutte le controversie relative alla
validità, efficacia, esecuzione, risoluzione e/o interpretazione del contratto saranno di competenza esclusiva di uno specifico
Foro e saranno regolate dalla normativa Italiana.
§	La designazione convenzionale di un Foro territoriale, anche se coincidente con uno di quelli previsti dalla legge,
non attribuisce a tale Foro carattere di esclusività in difetto di pattuizione espressa in tal senso, pattuizione che, pur
non dovendo rivestire formule sacramentali, non può essere desunta in via di argomentazione logica da elementi
presuntivi, dovendo per converso scaturire da una non equivoca e concorde manifestazione di volontà delle parti
volta ad escludere la competenza degli altri fori previsti dalla legge.
§	In difetto di tale clausola si applica la disciplina del Foro generale. In sede civile, il giudice che ha la competenza
generale in primo grado è il Tribunale al quale sono devolute tutte le controversie che, sulla base dei criteri della
materia e del valore (criteri di competenza verticale), non sono attribuite al Giudice di Pace (in linea di massima
quelle di minor valore fino ad € 5.000,00) o alla Corte di appello. Individuata la tipologia, occorre determinare
lo specifico giudice competente sul territorio nazionale (criterio di competenza orizzontale). La competenza per
territorio di norma appartiene a un solo ufficio giudiziario, solitamente quello della località in cui risiede la parte
convenuta, ma non mancano casi in cui essa spetta a più Fori concorrenti, sicché la parte che agisce può liberamente
indirizzare la domanda a uno di essi. Tranne nei casi espressamente previsti dalla legge (art. 28 c.p.c.), i criteri
di competenza territoriale sono derogabili. A tal fine, le parti possono accordarsi e attribuire la competenza per
l’eventuale controversia che dovesse tra loro insorgere nel futuro a un giudice che altrimenti sarebbe incompetente
14. Accordo di divulgazione (CDA - Confidential Disclosure Agreement)
Definizione: clausola che impone alle parti, nell’ottica della maggior trasparenza possibile, lo scambio delle informazioni
ritenute rilevanti, sia in virtù di obblighi derivanti da disposizioni di legge o degli organi di controllo, sia per concorde e libera
volontà dei contraenti. Nel settore, tale clausola può imporre di rivelare aspetti all’altra parte o a terzi quali ristorni, supplementi
Scopo: assicurare che le condizioni finanziarie e altre informazioni chiave vengano rese note ad entrambe le parti alla firma del
contratto e non successivamente.
§	La struttura deve rendere note tariffe, supplementi obbligatori o eventuali fornitori esclusivi che possano incidere
sull’organizzazione dell’evento.
§	Al perfezionamento del contratto la struttura deve rivelare eventuali regole interne che possano materialmente avere
un impatto sull’evento.
§	Tariffe ulteriori possono essere imposte, se reciprocamente concordate.
Definizione: la clausola di risoluzione delle controversie stabilisce le procedure (mediazione, arbitrato, Uffici Giudiziari) con le
quali le parti concordano di risolvere eventuali controversie derivanti dall’esecuzione del contratto. All’interno di tale clausola
possono essere fornite delle specifiche indicazioni (es. Foro esclusivo e legge applicabile) da utilizzare per la risoluzione delle
controversie. Il ricorso all’autorità giudiziaria, infatti, non rappresenta l’unica modalità praticabile. Esistono dei metodi alternativi
che le parti possono adottare per addivenire ad un accordo su di una lite, senza l’intervento decisorio del giudice.
Tra le modalità “classiche” di risoluzione della lite, alternative al giudizio, si ricordano:
1. l’arbitrato: le parti del contratto possono scegliere di deferire la soluzione di una lite al giudizio di uno o più
arbitri, solitamente professionisti dotati di competenze tecniche specifiche, stipulando a tal fine una convenzione (o
accordo) di arbitrato. Questo accordo può riguardare sia le liti già insorte (e, in tal caso, si ha il compromesso) sia
quelle che potranno eventualmente nascere in futuro (e, in questo caso, si ha la clausola compromissoria). Le parti che
hanno stipulato una convenzione di arbitrato sono obbligate a ricorrere ad arbitri: se una di esse sottopone la
controversia al giudice ordinario, la controparte può esibire l’accordo arbitrale e il giudice ha il dovere di astenersi dal
decidere la controversia. Il ricorso sempre più frequente all’arbitrato è dettato da alcuni vantaggi che esso offre:
rapidità nella soluzione delle controversie, analisi della lite da parte di persone esperte nella materia, riservatezza del
procedimento, gestione meno conflittuale della lite.
2. la transazione: è un accordo con il quale le parti si accordano per porre fine ad una controversia (esistente o che
potrebbe sorgere) facendoci reciproche concessioni (art. 1965 c.c.)
3. la mediazione: ha lo scopo di far addivenire le parti ad una conciliazione attraverso l’opera di un mediatore, vale a
dire un soggetto professionale, qualificato e terzo che aiuti le parti in conflitto a comporre una controversia. Il
mediatore assiste le parti nella ricerca di una composizione non giudiziale del problema senza attribuire ragioni e torti.
Scopo: concordare prima di qualsiasi controversia il ricorso alle modalità di risoluzione extragiudiziale della stessa.
§	In assenza di una clausola specifica per la risoluzione delle controversie, la parte ha sempre la possibilità di
intraprendere un’azione giudiziaria per difendere i propri diritti.
§	Si consiglia di richiedere un parere legale su quale sia il metodo migliore per la risoluzione della controversia.
§	Si consiglia, per quanto non sempre obbligatoria, l’assistenza di un legale in tutte queste procedure.
16. Area dedicata al convegno
Definizione: è un’area della struttura che può essere prenotata da una persona o da un’organizzazione per lo svolgimento
Scopo: identifica lo spazio in cui eseguire le prestazioni oggetto del contratto e/o costituisce l’oggetto del contratto.
§	Specificare le date e gli orari di prenotazione dei locali, comprensive di indicazioni relative alla durata necessaria per
la preparazione e l’allestimento dei locali.
§	Specificare le date e gli orari degli eventi stessi, se diversi dalle date/orari per i quali il locale è opzionato.
§	Specificare i nomi delle sale (o posizioni su una pianta) e le circostanze nelle quali possono essere cambiate indicando,
ad esempio, se ciò avviene a discrezione della struttura ricettiva oppure solo con il consenso dell’organizzatore.
17. Contingente camere/Tariffe
Definizione: il contingente camere identifica il numero e la tipologia di camere che una struttura ricettiva riserva per lo svolgimento
dell’evento. Comprende le tariffe concordate, oltre le tasse e/o i costi relativi all’utilizzo delle camere e, generalmente, chiarisce come
verranno calcolate le tariffe nel caso in cui il contratto venga firmato con alcuni anni di ritardo. Comprende le modalità e la data
limite di prenotazione, nonché la modalità di gestione delle camere incluse nel contingente e non ancora prenotate al momento
della data limite per la conferma.
Scopo: assicura che la struttura tenga a disposizione il numero di camere richiesto e le assegni all’organizzazione contraente ad una
tariffa concordata.
In una o più clausole, la dicitura della Clausola Contingente camere può comprendere:
Definizione: rappresenta un’obbligazione, assunta verso altri, di sollevarli dalle conseguenze patrimoniali dannose di eventi
o di atti il cui verificarsi sia del tutto eventuale; si distingue dalla fideiussione perché la garanzia non concerne solo il possibile
inadempimento del debitore, ma il pericolo che si verifichi un qualunque evento o atto obiettivamente dannoso. Un obbligo di
indennizzare la controparte contrattuale può comprendere il pagamento dei danni economici e delle spese sostenute. A titolo
esemplificativo, nel caso in cui un albergo o un centro congressi venga citato in giudizio per responsabilità dell’organizzatore in
quanto un partecipante si è infortunato durante l’evento, una clausola di manleva potrebbe prevedere che sia l’organizzazione a
difendere la struttura nel processo. Anche le assicurazioni stipulate extra contratto con le relative compagnie costituiscono una
specie di manleva.
Scopo: richiedere ad una parte (indennizzante) di garantire l’altra (indennizzata) nel caso in cui si verifichino dei danni dovuti a
negligenza, omissioni o atto illegittimo, ovvero in altre circostante specificamente dettagliate nel contratto.
§	Numero totale delle notti/persone da riservare per il convegno.
§	Schema di arrivo/partenza.
§	Tariffe concordate per l’organizzatore sulla base del tipo di camera.
§	Data limite di conferma per le prenotazioni.
§	Procedure di prenotazione.
§	Numero di camere gratuite. In tal caso sarebbe opportuno valutare se, in caso di camere gratuite inutilizzate, le stesse
siano o meno da scontare sul prezzo concordato (può essere oggetto di una clausola separata nel contratto).
§	Per convegni prenotati con largo anticipo si consiglia di valutare se includere delle scadenze per apportare eventuali
modifiche al contingente.
§	Tutte le tasse, supplementi e addizionali per persone supplementari ed eventuali ulteriori tariffe.
§	Tariffe applicabili alle camere prenotate successivamente alla scadenza della deadline.
§	L’indicazione se i pernottamenti ulteriori (rispetto alle date effettivamente previste nel contingente) vengano
conteggiati quale costo aggiuntivo ovvero incluso nella tariffa concordata con l’organizzatore.
§	L’indicazione di un’eventuale penale per partenza anticipata. In tal caso si consiglia di informare adeguatamente il
partecipante all’evento circa l’esistenza di tale penale e valutare se inserirla all’interno di una clausola di garanzia.
§	Le modalità con le quali verranno calcolate le tariffe per le camere nel caso in cui il contratto sia firmato prima della
definizione finale delle tariffe stesse.
§	In alcuni casi quest’obbligo può richiedere che la parte indennizzante conferisca mandato ad un avvocato per
assisterla in seguito ad un’eventuale richiesta di risarcimento dei danni avanzata nei suoi confronti da parte di terzi.
§	Ottenere, per iscritto, dalla propria compagnia assicurativa la conferma o meno che la polizza assicurativa copra
determinate fattispecie che possano ricadere all’interno della clausola di manleva.
Definizione: stabilisce la tipologia della copertura assicurativa che le parti debbono possedere.
Scopo: tale clausola garantisce ad una parte che l’altro contraente abbia i mezzi per poter coprire eventuali danni o perdite
delle quali è responsabile.
§	Si consiglia di ottenere un parere dai propri legali e/o intermediari assicurativi al fine di valutare le possibili polizze da
sottoscrivere. Queste possono comprendere, ma non limitarsi a: responsabilità generale commerciale, assicurazione
lavoratori, cancellazione eventi, interruzione attività, responsabilità derivante dalla violazione di specifiche disposizioni.
§	Considerare il massimale della copertura richiesta in base all’evento e all’attività da svolgere.
§	Valutare l’opportunità di precisare l’importo minimo della copertura assicurativa.
§	Un certificato di assicurazione consente di dimostrare che una parte sia in possesso di una specifica copertura
assicurativa in corso di validità.
20. Pacchetti Meeting
Definizione: i pacchetti meeting rappresentano delle specifiche formule, “tutto compreso” o meno, offerte dalle strutture
ospitanti. Le prenotazioni dei pacchetti meeting sono paragonabili a quelle delle camere negli alberghi e delle aree nei centri
congressi. I pacchetti devono specificare i servizi inclusi per persona, nonché la tariffa concordata comprensiva o meno delle
tasse. I pacchetti devono, inoltre, chiarire le modalità di prenotazione, la data limite della stessa decorsa la quale la struttura
non si ritiene più vincolata nella prenotazione.
Scopo: assicura all’organizzatore che l’albergo oppure il centro congressi metta a disposizione un numero sufficiente di camere
e/o sale meeting e che lo stesso le riservi alla tariffa concordata.
§	Specificare il numero complessivo di pacchetti da tenere opzionati per il convegno.
§	Specificare se si tratta di pacchetti standard oppure personalizzati.
§	Il nome della parte organizzatrice dell’evento che sottoscrive il contratto può non coincidere con il rappresentante
legale della stessa. Analogamente, il nome della struttura ospitante potrebbe non coincidere con il nome del
proprietario della stessa o della società che la gestisce.
22. Trasferimento (a volte chiamato “Clausola di Allontanamento” – Walk Clause o “Clausola
di Overbooking)
Definizione: stabilisce le conseguenze per la struttura ospitante nel caso in cui venga negata la camera ad un ospite in
possesso di una valida prenotazione alberghiera effettuata tramite un’organizzazione o con una garanzia individuale.
Scopo: disciplinare le soluzioni offerte in caso di overbooking.
§	Indicare i servizi inclusi nei pacchetti.
§	E’ possibile prevedere la sistemazione presso una vicina struttura equivalente senza ulteriori spese per l’ospite oppure
con un supplemento applicabile alla tariffa concordata.
§	Delineare uno schema arrivi/partenze.
§	E’ possibile stabilire una copertura delle spese necessarie per raggiungere la nuova struttura ospitante.
§	Chiarire la tariffa concordata, nonché l’ammontare dell’eventuale acconto e delle modalità di pagamento.
§	Specificare i termini di garanzia.
§	Indicare la data limite per le prenotazioni e le modalità delle stesse.
§	Specificare gli ulteriori costi quali penale per partenza anticipata o per mancato arrivo.
§	Indicare le tasse, le indennità, i supplementi, le tariffe extra per persone aggiunte.
§	E’ possibile prevedere la sistemazione dell’ospite in una camera differente rispetto a quella prenotata.
§	E’ possibile riaccreditare all’organizzazione dell’evento i costi delle stanze relative agli ospiti i quali non sono stati
accolti nella struttura originariamente prenotata e che hanno rifiutato la sistemazione presso una nuova sede.
§	E’ possibile prevedere l’obbligo di informare l’organizzatore dell’evento con il massimo anticipo in merito alla
necessità di trasferimento di alcuni partecipanti.
§	Indicare all’albergo, se prevista, la tariffa “solo pernottamento” per early arrival e late departure.
§	Specificare quali tariffe sono addebitate agli ospiti e quali convergono sul conto complessivo dell’organizzatore.
23. Firme, luogo e data
Definizione: la sezione firme consente di identificare le persone autorizzate alla firma del contratto.
Scopo: si richiede generalmente alle parti di indicare/provare la qualifica che consente loro di sottoscrivere il contratto.
21. Preambolo/Premessa
§	Quando non provvede direttamente la legge, ciascuna parte dovrebbe definire preventivamente i criteri per
determinare chi è autorizzato a sottoscrivere i contratti in nome e per conto.
Definizione: sezione introduttiva di un documento contenente l’identificazione delle parti, la dichiarazione d’intenti, le date
ed il nome o il titolo dell’evento oggetto del contratto. Nei contratti è anche chiamata “narrativa” o “premessa”.
Scopo: consente di identificare in maniera agevole le parti contrattuali, l’oggetto del contratto e la durata dell’evento.
§	La sezione per la firma delle parti dovrebbe comprendere l’indicazione del nome, del ruolo, dell’organizzazione,
nonché il luogo e la data di sottoscrizione.
§	Tutte le parti devono ricevere copia del contratto debitamente sottoscritto.
24. Esonero da Responsabilità
Definizione: clausola che giustifica la mancata esecuzione del contratto esonerando la parte inadempiente da responsabilità (che
non è quindi tenuta al risarcimento del danno) se prova che l’inadempimento o il ritardo sia stato determinato da impossibilità della
prestazione, derivante da causa alla stessa non imputabile. In generale tale prova coincide alternativamente con quella del caso
fortuito o della forza maggiore che costituiscono fatalità o che per esperienza comune sono normalmente estranei alla colpa del
debitore (eventi naturali, stato di necessità, ma anche fatto del terzo o fatto dello stesso creditore).
Scopo: specificare le circostanze in cui dalla mancata esecuzione del contratto non deriva una responsabilità delle parti.
§	La parte per esonerarsi da responsabilità deve fornire una duplice prova:
1. Innanzitutto che la prestazione di sua competenza è diventata impossibile. Tale impossibilità deve essere oggettiva,
deve cioè riguardare la prestazione in sé considerata. Non rileva quindi la possibilità di eseguirla da parte del debitore. L’impossibilità non deve essere necessariamente assoluta, dovendo essere intesa in senso economico come rapporto tra mezzi e fini;
2. che l’impossibilità della prestazione è derivata da una causa ad essa non imputabile, ossia da una causa imprevedibile
In generale tale prova coincide alternativamente con quella:
- del caso fortuito o della forza maggiore, comprensive di tutti quegli eventi che costituiscono fatalità o che per
esperienza comune sono normalmente estranei alla colpa del debitore, quali gli eventi naturali, lo stato di
necessità ma anche il fatto del terzo o il fatto stesso del creditore;
scelta dell’esecuzione della prestazione comporterebbe a carico dell’obbligato un costo di adempimento superiore
alla misura normale dello sforzo che gli impone il suo impegno diligente.
di clausola vessatoria (art. 1341, comma 2, c.c.).
Definizione: il contratto può sciogliersi per recesso di una parte solo quando la legge lo preveda o quando le parti lo
ammettano espressamente nel contratto. Le parti, infatti, possono inserire clausole che riconoscono la facoltà di recedere a
una di esse o ad entrambe.
§	Esempi di tale clausola sono: la clausola che subordina l’esercizio del recesso alternativamente ad una libera scelta
delle parti (cosiddetto recesso ad nutum); alla sopravvenienza di una determinata situazione (cosiddetto recesso
vincolato); al verificarsi di un evento individuabile attraverso un parametro di valutazione più o meno elastico,
variabile a seconda del contratto da cui recedere (cosiddetto recesso per giusta causa).
§	Per il suo esercizio la legge o le parti normalmente stabiliscono un termine minimo di preavviso.
§	La dichiarazione di recesso deve avere la stessa forma prescritta per il contratto da cui si recede.
- del sopravvenire di un atto normativo di pubblica autorità.
§	Il caso fortuito, la forza maggiore o l’atto normativo possono esimere da responsabilità il debitore solo se inevitabili
e imprevedibili o in alcun modo superabili.
§	In ogni caso non è sufficiente per escludere la responsabilità il fatto che il debitore dia la generica prova di essersi
comportato con la diligenza del buon padre di famiglia, né rileva la semplice difficoltà della prestazione, intesa come
qualsiasi causa sopravvenuta che renda più oneroso l’adempimento dell’obbligazione. E’ frequente indicare nelle
forze e nei fenomeni naturali, quali inondazioni, terremoti, frane o valanghe, la forza maggiore che esima il debitore
da responsabilità per l’inadempimento della prestazione.
§	Lo stato di necessità, invece, esime dalla responsabilità per inadempimento quando ricorrono gli estremi previsti
dalla legge e cioè quando il debitore si trovi in una situazione di fatto che lo costringe a compiere un atto lesivo
del credito per salvare sé o altri dal pericolo attuale di un danno grave alla persona (2045 c.c.). il debitore è posto,
quindi, di fronte all’alternativa tra inadempimento o danno grave alla persona sua o di altri: in tale circostanza la
Esempio di contratto tipo tra “Meeting Planner e
alberghi o sedi congressuali” da adattare alle esigenze
del singolo caso:
La/Il.............................................................. con sede in.............................................................. , C.F./P.IVA ........................................
......................, nella persona del suo legale rappresentante pro tempore .............................................................. , qui di seguito
anche “Struttura ricettiva”,
La/il........................................................., con sede in_........................................................., C.F./P.IVA .........................................
........., nella persona del suo legale rappresentante pro tempore.............................................................., qui di seguito anche
“l’Organizzatore”,
La Struttura ricettiva si impegna a mettere a disposizione dell’Organizzatore la zona.......................................................................
e tutti i servizi come di seguito specificati in relazione all’evento ........(nome dell’evento)..............................................................
che si terrà dal .........................................al.................................... In particolare, i contraenti convengono e stipulano quanto segue:
La Struttura ricettiva fornisce n. ........... stanze singole e n............... stanze doppie dotate di servizi, affinché alloggino in esse
i partecipanti all’evento. La stessa fornirà la prima colazione ed il pasto serale di cui garantisce la qualità. Resta inteso che
i partecipanti all’evento potranno usufruire dei servizi comuni offerti dalla Struttura ricettiva. La disponibilità delle stanze è
convenuta per complessivi giorni...................................a partire dal.......................................... Eventuali rinunce e/o modifiche alle
presenti condizioni dovranno pervenire a mezzo.........................................entro e non oltre il .........................................
Area per l’evento:
Le parti convengono che l’evento si svolgerà presso la sala .........................................sita al ...........................presso ...............
.................... All’interno della sala dedicata all’evento sarà disponibile la seguente attrezzatura: impianto d’amplificazione,
videoproiettore, schermo, 2 microfoni, lavagna a fogli mobili, cancelleria e acqua per eventuali relatori. L’organizzatore richiede,
altresì, le seguenti attrezzature aggiuntive:
2. CORRISPETTIVI - PAGAMENTO e GARANZIE
Affitto sala:......................................
I servizi saranno prestati in conformità delle tariffe e dei menu previsti per le date prescelte. Eventuali menù alternativi (può
Ristorazione:....................................
essere in proposito utile determinare menù alternativi per intolleranti al glutine o al lattosio, allergici ecc.), unitamente ai relativi
Altri servizi:......................................
prezzi, dovranno pervenire ed essere concordati entro ____ giorni dalla data richiesta. L’Organizzatore risponderà dei danni
Totale:..............................................
Il corrispettivo dei servizi si basa su un Minimo Garantito di....................partecipanti ed ammonta complessivamente ad euro
...................., così come di seguito specificato. A seguire il riepilogo dei costi:
arrecati ai materiali e/o all’attrezzatura fornita e/o di proprietà di terzi per deterioramento, distruzione o sottrazione.
Il pagamento dovrà avvenire a mezzo ...................................... sul conto corrente intestato a......................................, indicando
come causale......................................, entro i termini così come di seguito concordati:
La Struttura ricettiva, a richiesta dell’Organizzatore, potrà fornire anche i seguenti ulteriori servizi.
a) Bagaglio: prevede la consegna dei bagagli in camera. E’ in ogni caso esclusa la responsabilità della Struttura
ricettiva per eventuali disservizi relativi alla mancanza della targhetta di riconoscimento ovvero ad una scorretta,
incompleta e/o non chiara compilazione.
b) Gadget Promozionali: prevede la distribuzione degli eventuali gadget dell’Organizzatore. Quest’ultimo si
impegna a consegnare il relativo materiale almeno _____ ore prima dell’arrivo unitamente alla lista dei nominativi
-	l’importo di € ......................................prima dell’inizio dell’evento e, comunque, entro il......................................
-	l’importo di € ...................................... quale saldo di quanto dovuto, prima della conclusione dell’evento e, comunque,
entro il ......................................
-	Per ogni partecipante che ecceda il minimo pattuito di...................................... persone, verrà addebitato un importo
pari ad € ......................................a persona, iva inclusa, per il menu concordato. Eventuali richieste che esulino dal
menu stabilito sono da considerarsi con pagamento diretto a consumo.
che dovranno ricevere l’omaggio. È previsto un costo aggiuntivo di Euro ______ per ogni consegna in camera.
c) Attrezzature per sala meeting: prevede la messa a disposizione delle attrezzature tecniche per la sala meeting,
così come sopra previsto.
d) Garage: prevede la messa a disposizione di spazi riservati, anche tramite terzi convenzionati, secondo le tariffe
e le condizioni che dovranno essere concordate separatamente. Resta inteso in ogni caso che la Struttura ricettiva
non garantisce il corretto adempimento del contratto da parte dei terzi e non potrà essere ritenuta responsabile ad
alcun titolo.
Tutti i costi saranno regolarmente fatturati all’incasso delle somme. Le fatture saranno intestate all’Organizzatore ovvero
(indicare eventuale diversa ragione sociale, indirizzo, partita IVA/codice fiscale).
e) Altri servizi Extra: ogni altro e diverso servizio aggiuntivo dovrà essere concordato separatamente e previa
Eventuali contestazioni di fatture non verranno accolte né verranno emesse note di credito a causa di un errato indirizzo di
disponibilità della Struttura ricettiva.
3. PRESENZE GARANTITE
Presenze garantite: la Struttura ricettiva si obbliga a svolgere i servizi per il contingente minimo di persone comunicate.
Se il numero definitivo e/o effettivo è superiore al massimo garantito la Struttura ricettiva si riserva la facoltà di adottare la
sistemazione ritenuta più idonea nell’ambito degli spazi riservati fermo l’obbligo di adeguare il corrispettivo. Conferma definitiva
del numero minimo di persone adulte deve pervenire al massimo entro ____ giorni prima dello svolgimento dell’evento.
Rooming List: il programma definitivo e dettagliato dell’evento e dei partecipanti dovrà pervenire alla Struttura ricettiva entro
e non oltre il .......................... La Struttura ricettiva non garantisce l’adempimento di eventuali richieste pervenute oltre tale
termine ed, in ogni caso, non sarà responsabile di qualsiasi danno, costo, onere o spesa che dovesse derivare dalla mancata o
non corretta redazione del programma dell’evento e/o dei nominativi dei partecipanti. Il corrispettivo dovuto dall’Organizzatore
sarà calcolato in base alla rooming list definitiva e/o al numero minimo di presenze garantite. Qualora il numero definitivo di
partecipanti fosse inferiore al minimo garantito, la Struttura ricettiva addebiterà comunque i costi calcolati con riferimento al
4. CANCELLAZIONI E PENALI
L’evento non potrà essere cancellato per motivi meteorologici, salvo il caso di calamità naturali. Diversamente l’Organizzatore
acconsente a che l’evento possa svolgersi, anziché all’aperto, all’interno degli ulteriori spazi a disposizione della Struttura
Cancellazione servizi congressuali e ristorativi
Dalla firma del contratto fino a ..........giorni prima della data di arrivo senza penale.
Da........... giorni prima fino a ...........giorni prima della data di arrivo sarà addebitato il ..........% dell’importo dovuto per i servizi
Da..............giorni prima fino a ...........giorni prima della data di arrivo sarà addebitato il ...........% dell’importo dovuto per i servizi
Da........giorni prima fino al giorno di arrivo sarà addebitato il .........% dell’importo dovuto per i servizi cancellati.
5. RESPONSABILITA’ E MANLEVA
Le parti dichiarano che ogni eventuale responsabilità della Struttura ricettiva per qualsivoglia azione e/o domanda fatta valere
dall’Organizzatore e/o da terzi in relazione al rapporto oggetto del presente contratto, è limitata ad un importo massimo pari
alla metà del valore del corrispettivo pattuito contrattualmente. Essendo la programmazione dell’evento a carico esclusivo
dell’Organizzatore quest’ultimo si obbliga a tenere indenne la Struttura ricettiva da qualunque danno, costo, onere o spesa
cagionato alla stessa, al suo personale o a terzi derivante o connesso allo svolgimento dell’evento o alla condotta dolosa o
colposa dei partecipanti.
7. CLAUSOLA RISOLUTIVA ESPRESSA E PENALE
Ferma la disciplina generale, la Struttura ricettiva avrà diritto di risolvere, ai sensi dell’art. 1456 c.c., il presente Contratto in
caso di mancato versamento del secondo e/o terzo acconto in violazione dell’art. 2. In tal caso, la Struttura ricettiva potrà
comunque trattenere le somme ricevute a titolo di penali in conformità di quanto sopra previsto, stante l’inadempimento
Tutte le controversie relative alla validità, efficacia, esecuzione, risoluzione e/o interpretazione del presente Contratto saranno
di competenza esclusiva del Foro di......................................e saranno regolate dalla normativa Italiana.
Ogni eventuale modifica del presente Contratto dovrà essere stipulata per iscritto ed essere sottoscritta dai rappresentanti
debitamente autorizzati di entrambe le Parti.
Luogo e Data...........................................
La Struttura ricettiva	.............................................................	L’Organizzatore
L’Organizzatore riconosce che ciascuna clausola è stata espressamente negoziata e, anche per questo dichiara di aver letto e
di accettarle tutte ed in particolare per quanto riguarda quelli degli articoli 2 (corrispettivi - pagamento e garanzie) 3 (presenze
garantite e penali) 4 (cancellazioni e penali) 5 (responsabilità) 6 (Efficacia del contratto) 7 (Clausole risolutive e penali) 8 (Foro
competente e legge applicabile).
Luogo e Data.............................................................
L’efficacia del presente Contratto è sospensivamente condizionata al ricevimento da parte della Struttura ricettiva entro e non
oltre il __________ di copia del presente Contratto firmato per accettazione in ogni sua pagina e di copia del pagamento del
primo acconto, così come previsto nei precedenti articoli. In difetto, la Struttura ricettiva sarà libera di disporre degli spazi e
delle attrezzature oggetto del presente Contratto essendo esonerata da qualsivoglia obbligo nei confronti dell’Organizzatore.
Si elencano di seguito alcune ulteriori specifiche clausole che possono, a discrezione delle
parti, essere inserite all’interno del contratto anche sostituendo quelle similari già previste.
Premesse: “Le premesse formano parte integrante e sostanziale del presente contratto e ne costituiscono condizione
Arbitrato: “Qualsiasi controversia dovesse insorgere circa la validità, l’interpretazione o l’esecuzione del presente Contratto
sarà deferita, di comune accordo tra i sottoscriventi, alla decisione di uno o più arbitri, che dovranno essere designati dalle
Caparra confirmatoria: “L’Organizzatore consegna, a titolo di caparra confirmatoria, alla Struttura ricettiva che riceve e
rilascia quietanza, la somma di euro .........................., che verrà imputata alla prestazione dovuta.
Nel caso di inadempimento da parte dell’Organizzatore, la Struttura ricettiva ha diritto a trattenere la somma ricevuta. In caso
di inadempimento della Struttura ricettiva, quest’ultima dovrà restituire all’Organizzatore il doppio della suddetta somma”.
Caparra penitenziale: “L’Organizzatore consegna alla Struttura ricettiva, a titolo di caparra penitenziale del suo impegno
come sopra assunto, la somma di euro........................., con l’intesa che la Struttura ricettiva potrà tenere per sé detta somma,
senz’altro poter pretendere, se l’Organizzatore vorrà recedere dal Contratto; con l’intesa, altresì, che la Struttura ricettiva dovrà
restituire all’Organizzatore il doppio della caparra, senza che quest’ultimo abbia altro a pretendere, se la Struttura ricettiva
vorrà recedere dal Contratto”.
Divieto/Consenso preventivo alla cessione del contratto: “Le parti convengono che è espressamente vietato/consentito
la cessione a terzi dei diritti e degli obblighi nascenti dal presente contratto”.
Clausola di garanzia: “A garanzia dei pagamenti convenuti l’Organizzatore fornisce i dati relativi alla carta di credito.
Estremi della carta di credito:
Tipo di carta di credito: .......................................................................................................................................................................
Intestatario: ..............................................................................................................................................................................................
Numero di carta di credito: ....................................................................................................................................................................
Data di scadenza : ....................................................................................................................................................................................
Firma per autorizzazione al utilizzo della carta di credito:
La presente autorizzazione consente alla Struttura ricettiva di addebitare direttamente i pagamenti dovuti. La firma autorizza
espressamente al prelievo in caso di mancato saldo a fine evento”.
Recesso: “ciascuna delle parti avrà facoltà di recedere dal rapporto in qualsiasi momento, dandone comunicazione all’altra
mediante lettera raccomandata A/R con un preavviso di _______ mesi rispetto alla data in cui intende far valere il recesso”.
Oppure “il ______________ potrà recedere dal presente contratto con preavviso di almeno ______ mesi, salvo l’obbligo di
rimborsare a _______________ le spese sostenute e corrispondere il prezzo per l’attività svolta”.
Recesso per giusta causa: “le parti potranno recedere per giusta causa dal presente accordo, anche senza preavviso, al
verificarsi dei seguenti eventi: _____________ _________________ _________________ ________________________
Recesso con penale: “In qualunque momento, ciascuna delle parti potrà recedere dal contratto, previo invio all’altra di lettera
raccomandata A/R da spedirsi almeno ______ giorni prima della scadenza. In tal caso la parte recedente dovrà versare all’atra
entro ______ giorni la somma di € _____ a titolo di penale”.
Clausola penale: “si conviene, in caso di inadempimento alle obbligazioni come sopra pattuite, a titolo di penale a carico di
_____________________________ il pagamento della somma di € ___________. Nessun ulteriore risarcimento dei danni
sarà dovuto al ________________, oltre al pagamento della penale come sopra pattuita, salva l’ipotesi in cui l’inadempimento
sia imputabile a dolo o colpa grave di __________”.
Clausola risolutiva espressa: “le parti convengono che il presente contratto potrà essere risolto da _______________, ai
sensi e per gli effetti dell’art. 1456 c.c., mediante comunicazione da inviarsi a _________________, con lettera raccomandata
A/R nel caso in cui ________________ sia inadempiente ad una qualsiasi delle obbligazioni di cui agli artt. _____-______
del presente contratto e non vi abbia posto rimedio decorsi ___________ giorni dal ricevimento della diffida scritta inviatale
dall’altra parte. In tale evenienza competerà alla parte adempiente il diritto al risarcimento dei danni subiti”.
Clausola risolutiva espressa per mancato pagamento: “si conviene espressamente, ai sensi e per gli effetti dell’art. 1456 c.c.,
che l’inadempimento del _____________ all’obbligazione del pagamento del prezzo entro il termine del ______________,
comporterà la risoluzione di diritto del presente contratto, senza che occorra al riguardo alcun atto di costituzione in mora. A
tal fine, la parte ___________ dovrà comunicare alla parte ____________________ entro ______________ dalla scadenza
del suddetto termine e con lettera raccomandata A/R l’intenzione di avvalersi della clausola e l’effetto risolutivo si produrrà in
conseguenza della ricezione di tale comunicazione. Fino a tale momento, il ____________________ potrà legittimamente
adempiere o, comunque, pagare la mora. Ricorrendo le circostanze sopra specificate, il contratto si intenderà risolto di diritto,
a prescindere da ogni valutazione – già preventivamente effettuata dalle parti con il presente atto – in ordine alla gravità
e importanza dell’inadempimento, che potrà anche non essere imputabile a dolo o colpa del ____________________.
Rimangono ferme le conseguenze della responsabilità per inadempimento imputabile al debitore, e quindi il risarcimento del
danno ai sensi di legge”.
Clausola salvatoria: “L’eventuale nullità di una o più disposizioni del presente accordo non incide sulla validità dell’intero
Esonero da responsabilità: “Le parti convengono l’esonero da responsabilità contrattuale per la parte debitrice, limitatamente
alle ipotesi in cui l’inadempimento, ovvero l’inesattezza o il ritardo nell’inadempimento, siano da imputare a colpa lieve del
debitore medesimo”.
Dichiarazione di conformità degli impianti: “La parte __________ dichiara e garantisce che gli impianti della sala
____________ messa a disposizione dell’Organizzatore sono conformi alla vigente normativa, come risultante dai certificati di
conformità e collaudo rilasciati da ____________, che sono stati prima d’ora consegnati all’Organizzatore, il quale ora accusa
ricevuta”.
Forza maggiore: “in qualunque caso di forza maggiore, che impedisca ad una parte di mantenere le condizioni contrattuali,
sarà facoltà dell’altra annullare il contratto” oppure “una parte non sarà responsabile nei confronti dell’altra per i ritardi o la
mancata esecuzione dovuti in via diretta o indiretta a circostanze fuori dal proprio controllo, con l’onere di notificare la causa
di forza maggiore in maniera tempestiva all’altra parte”.
Forza maggiore e penalità: “il presente contratto potrà essere rescisso ed annullato, senza obbligo di risarcimento per
le parti, solo nei casi di forza maggiore previsti dalla legge. La rescissione unilaterale del presente accordo comporterà il
pagamento alla controparte di una penale nella misura di __________”.
Lingua e legge applicabile: “le parti riconoscono come sola valida, per tutti gli articoli e le clausole del presente contratto, la
legge _____________e la lingua _____________. Per tutto quanto non espressamente disciplinato dal presente contratto le
parti faranno esclusivo riferimento alla normativa vigente dell’ordinamento giuridico italiano in quanto applicabile”.
Interpretazione del contratto: “le parti convengono che qualsiasi controversia interpretativa nascente dal presente contratto
dovrà essere risolta alla stregua del significato che i termini giuridici impiegati hanno nella lingua _______________ a
prescindere dal diritto dichiarato applicabile al contratto”.
Manleva: “il _________________ si obbliga espressamente a manlevare ____________________ da ogni e qualsiasi
responsabilità alla quale quest’ultimo dovesse andare incontro in relazione a _______________________. Conseguentemente,
__________________________ assume a proprio carico l’obbligo di risarcire ogni qualsiasi danno subito dal creditore di
________________________, ed in genere da terzi, in relazione a quanto sopra, derivante da fatto illecito di _________
___________________________ (anche in caso di colpa grave del medesimo): intendendosi, con la presente pattuizione,
trasferire da _______________________ a _______________________ l’incidenza economica del danno, senza in alcun
modo violare gli interessi economici di eventuali soggetti danneggiati”.
Potere di firma: “le parti dichiarano, garantiscono e confermano che le persone dotate dei poteri di impegnarle, l’una nei riguardi
dell’altra sono: per ______________________ il Dott. _________________; per ____________________________ il
Dott. ____________________________”.
dei patti contenuti nel presente contratto”.
Allegati: “ogni documento allegato al presente contratto costituisce parte integrante e sostanziale dello stesso e, pertanto, per
essere valido dovrà essere specificatamente indicato e sottoscritto da entrambe le parti”.
Risarcimento dei danni: “il __________________ risarcirà i danni causati a _____________________ e/o a terzi per fatti
a _________________________ imputabili durante l’esecuzione delle prestazioni oggetto del contratto”.
Risoluzione del contratto: “le parti hanno diritto di risolvere il contratto con effetto immediato a mezzo di comunicazione
inoltrata alla controparte con lettera raccomandata A/R in caso di: a) mancato pagamento alle scadenze pattuite, delle somme
dovute da ______________________ in base al presente contratto; b) ritardata consegna di ________________________
da parte di ________________________ entro la data fissata nel presente contratto, salvo eventuale termine di proroga
che potrà essere accordato dalla parte ________________, qualora il ritardo non comprometta le sue aspettative, e fatto
salvo, in ogni caso, ogni diritto al risarcimento dei danni subiti; c) qualità di __________________ inferiore rispetto a quella
pattuita, qualora la parte ______________________ non la sostituisca entro il termine improrogabile di _______ giorni
dalla data in cui viene contestato tale fatto, salvo i diritti della parte __________________ al risarcimento subito per l’inesatto
adempimento. La risoluzione in ogni caso non pregiudicherà i diritti spettanti a ciascuna delle parti e già maturati alla data
della risoluzione. Resta comunque fermo il diritto alla risoluzione del contratto, nelle ipotesi in cui le condizioni patrimoniali
del contraente inadempiente siano divenute tali da porre in evidente pericolo l’esatto adempimento delle prestazioni dedotte
nel presente contratto, ovvero l’adempimento dell’obbligazione del risarcimento del danno, salvo che sia prestata idonea
SIAE: “Il ________________ si farà carico di adempiere a tutti gli oneri e obblighi con la SIAE, qualora nei locali della
manifestazione/evento si diffonda musica od opere coperte da diritto d’autore”.
Reclami e contestazioni: “Eventuali reclami riguardanti i beni e/o servizi forniti, devono essere fatti pervenire alla Struttura
ricettiva entro otto giorni dalla conclusione dell’evento oggetto del presente contratto. Nessun reclamo riguardante la qualità
dei beni e/o servizi potrà essere fatto valere, neppure in via d’eccezione, in sede giudiziaria, se non avrà avuto luogo il regolare
pagamento degli stessi.”.
A corollario di quanto precede, stante la delicatezza delle tematiche trattate, si ribadisce che prima della stipula di un qualsivoglia
contratto appare, comunque, consigliabile rivolgersi ad un legale che, con la propria opera professionale, possa contribuire ad
una stesura dell’accordo più vicina alle esigenze di tutte le parti in esso coinvolte.
Rinnovo: “l’eventuale rinnovazione del contratto sarà valida ed efficace solo se effettuata mediante nuova scrittura da
sottoscrivere da entrambe le parti”.
Correzione e modificazioni: “qualsivoglia modifica al presente contratto ad eccezione di quanto previsto agli articoli
_____________________________ dovrà essere specificamente approvata per iscritto a pena di nullità e dovrà risultare da
un documento sottoscritto da entrambe le parti”
Divieto di correzione modificazione: “è espressamente esclusa ed assolutamente non valida ogni modificazione o correzione
CHECK LIST PER ORGANIZZATORI D’EVENTI
Nell’organizzazione di un evento, al fine di evitare spiacevoli inconvenienti e di essere chiamati in responsabilità in caso d’incidenti
occorsi ai partecipanti, può risultare opportuno richiedere alla struttura ricettiva di autocertificare o, meglio ancora, consegnare
all’organizzatore documentazione che attesti il rispetto di quanto stabilito da diverse normative. Ovviamente non tutte le
attestazioni che seguono hanno la stessa importanza, né in generale l’autocertificazione o la consegna di documentazione può
essere considerato un obbligo a carico delle strutture. Quella che segue vuole solamente essere un’indicazione di massima di
aspetti di cui è sempre opportuno preoccuparsi avendo a che fare con le persone. Di per sé l’ottenimento della dichiarazione
e/o della relativa documentazione non è sufficiente per porre al riparo l’organizzatore da qualsiasi genere di rischio nell’ipotesi
in cui, nel corso di un evento, si verifichi un’incidente, ma è certamente preferibile, in caso di contenzioso, poter essere in grado
di dimostrare che, precedentemente, ci si era preoccupati di verificare questi aspetti.
Prima di stipulare qualsivoglia accordo con una struttura ricettiva e, più in generale, prima di scegliere dove far svolgere un dato
evento, è opportuno che l’organizzatore si premunisca di chiedere ai diversi offerenti anche le seguenti indicazioni.
1) E’ coperta da un’adeguata polizza assicurativa in materia di Responsabilità Civile …………………………….. ÿ
5) E’ in regola con la normativa in materia di sicurezza degli impianti ……………………………………………..…….. ž
a. Documento da richiedere: Dichiarazione di Conformità rilasciato dall’installatore degli impianti.
b. In alternativa: autocertificazione.
6) Rispetta quanto stabilito in materia di igiene dei locali e (ove applicabile) degli alimenti …………………… ÿ
a. Documento da richiedere: Certificato igienico sanitario.
7) E’ in regola con la normativa dettata in tema di sicurezza nei luoghi di lavoro …………………………………… ÿ
a. Documento da richiedere: Piano della sicurezza ex D.Lgs. 81/2008
8) In riferimento ai dati personali dei partecipanti agli eventi, rispetta la vigente normativa in materia di privacy ………………
………………………………………………………………………………………………………………………….…… ÿ
a. Documento da richiedere: privacy policy aziendale/informative.
a.Documento da richiedere: certificato di polizza.
9) E’ da considerare accessibile ai disabili ………………………………………………………………………………………………. ÿ
b.In alternativa: autocertificazione.
a. Documento da richiedere: autocertificazione.
2) E’ in regola con la vigente disciplina nazionale e locale in materia di prevenzione degli incendi …………. ž
10) Rispetta le norme sull’inquinamento acustico ………………………………………………………………………………….… ÿ
a. Documento da richiedere: certificato di prevenzione incendi rilasciato dal competente Comando Provinciale dei
a. Documento da richiedere: Nulla osta impatto acustico / Valutazione di impatto acustico.
3) E’ in possesso del certificato di agibilità in riferimento al numero di persone che ospiterà l’evento …… ž
a. Documento da richiedere: certificato di agibilità rilasciato dall’Ufficio tecnico del Comune dove il fabbricato si trova
Le circostanze che precedono, dunque, possono essere fatte oggetto di una semplice “autocertificazione” (scritta), ovvero
provate mediante l’esibizione/rilascio di copia di documenti che, ove previsto dalle norme, attestino il possesso dei diversi
requisiti (es. certificato d’assicurazione, certificato prevenzione incendi, piano della sicurezza ecc.).
4) E’ stata costruita nel rispetto delle normative antisismiche nazionali e locali (specie nelle zone a più alto rischio sismico) ……
…………………………………………………………………………………………………………………………….. ž
a. Documento da richiedere: certificato di collaudo statico altresì detto certificato antisismico.
Di seguito, infine, offriamo una breve panoramica delle normative nazionali vigenti sui temi oggetto della check-list
§	ACCESSIBILITÀ DISABILI
Le strutture ricettive devono essere strutturate tenendo conto dei lavoratori disabili come indicato nell’art. 63 del
D.L. n. 81/2008 e devono adottare le prescrizioni tecniche necessarie a garantire l’accessibilità, l’adattabilità e la
visibilità, ai fini del superamento e dell’eliminazione delle barriere architettoniche, ai sensi dell’art. 5 del DM 14
giugno 1989, n. 236 e dell’art. 24 della Legge 5 febbraio 1992, n. 104. Devono, altresì, essere in possesso di tutti i
requisiti imposti dai Regolamenti locali di igiene ed edilizia dei Comuni di appartenenza.
§	PREVENZIONE INCENDI
In virtù di quanto stabilito dal D.M. 6 ottobre 2003 le strutture ricettive turistico-alberghiere devono rispettare le
norme antincendio, predisporre locali sicuri, vie di fuga nonché le uscite di sicurezza; ai sensi del Decreto 9 aprile
1994 del Ministero dell’Interno nel caso in cui la ricettività superi i 25 posti letto è necessario che la struttura
ottenga il Certificato di prevenzione incendi rilasciato dal competente Comando Provinciale dei Vigili del Fuoco.
§	AUTORIZZAZIONI PRELIMINARI ALL’APERTURA DELLA STRUTTURA
Tutte le strutture ricettive devono rispettare quanto previsto in materia di autorizzazioni allo scarico dei reflui
(D.Lgs. n. 152/2006 e s.m.i.), di messa in sicurezza degli impianti idrico-sanitari ed elettrici, dalle norme UNI CIG
nonché dalla specifica normativa locale di riferimento.
§	AGIBILITÀ
Il riferimento normativo è il Testo Unico dell’Edilizia (art. 24 del D.P.R. n. 380/2001).
Il certificato di agibilità attesta la sussistenza delle condizioni di sicurezza, igiene, salubrità, risparmio energetico
degli edifici e degli impianti negli stessi installati, valutate secondo quanto dispone la normativa vigente.
§	IGIENE DEL LAVORO
§	NORMATIVA ANTISISMICA
Le strutture devono rispettare quanto previsto in materia dalla Legge n. 64/74, dal D.P.R. n. 380/2001,
dall’Ordinanza P.C.M. n. 3274/2003, dalle Norme Tecniche per le Costruzioni (NTC), emanate con D.M. del 14
gennaio 2008, nonché delle specifiche normative locali.
§	SICUREZZA IMPIANTI
Le strutture ricettive devono rispettare quanto previsto dal Decreto ministeriale 22/01/2008, n. 37 “Regolamento
concernente l’attuazione dell’articolo 11-quaterdecies, comma 13, lettera a) della legge n. 248 del 2 dicembre
2005, recante riordino delle disposizioni in materia di attività di installazione degli impianti all’interno degli edifici”.
§	INQUINAMENTO ACUSTICO
- Legge n. 447 del 26 ottobre 1995 “Legge quadro sull’inquinamento acustico”;
- D.P.C.M. 14 Novembre 1997 relativa alla “Determinazione dei valori limite delle sorgenti sonore”;
- Decreto del Ministero dell’Ambiente del 16 Marzo 1998 sulle “Tecniche di rilevamento e di misurazione dell’inquinamento acustico”;
- D.Lgs. n. 194 del 19 agosto 2005 relativo alla “Attuazione della direttiva 2002/49/CE per la determinazione e alla
gestione del rumore ambientale”.
§	ASSICURAZIONE RC
Una copia del certificato di assicurazione consente di accertare le specifiche coperture assicurative, in corso di
validità, in possesso delle strutture turistico-ricettive.
Tutte le strutture devono rispettare quanto previsto in materia dal D.L. n. 81/2008 e s.m.i.
§	IGIENE ALIMENTI
La normativa di riferimento per quanto attiene agli alimenti sono il Reg. CE 852/2004, il D.P.R. 327/80
“Regolamento di esecuzione della legge 30 aprile 1962, n.283 e successive modificazioni, in materia di disciplina
igienica della produzione e della vendita delle sostanze alimentari e delle bevande” nonché i Regolamenti Locali
Comunali in materia.
§	PRIVACY COMPLIANCE
Le strutture ricettive devono rispettare quanto previsto dalla normativa in materia di privacy (D. Lgs. n. 196/2003).
Scb apex per web 2