Source: https://www.stw-d.de/datenschutz/datenschutz-beschaeftigtendaten/
Timestamp: 2019-08-21 12:18:20
Document Index: 20893100

Matched Legal Cases: ['Art. 6', '§ 26', 'Art. 6', 'Art. 88', '§ 26', 'Art. 6', '§ 26', 'Art. 6', '§ 26', 'Art. 6', '§ 26', 'Art. 9', 'Art. 9', '§ 26', 'Art. 9', '§ 22']

Datenschutz Beschäftigtendaten | Studierendenwerk Düsseldorf
Datenschutz Beschäftigtendaten
1. Datenschutz Beschäftigtendaten
Datenschutzhinweise für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit einer Beschäftigung im Studierendenwerk Düsseldorf.
Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere Ihre Stammdaten (wie Vorname, Nachname, Namenszusätze, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Personalnummer), Kontaktdaten (etwa private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse), die bei der Nutzung der IT-Systeme anfallenden Protokolldaten sowie weitere Daten aus dem Beschäftigtenverhältnis (z.B. Zeiterfassungsdaten, Urlaubszeiten, Arbeitsunfähigkeitszeiten, Skill-Daten, ggf. Vorstrafen, Sozialdaten, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Rentenversicherungsnummer, Gehaltsdaten sowie die Steueridentifikationsnummer). Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten fallen.
Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Einstellungsprozesses oder während des Beschäftigtenverhältnisses erhoben. In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen erhoben. Dazu gehören insbesondere anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Informationen beim zuständigen Finanzamt sowie Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Stellenvermittlung) erhalten haben. Im Bedarfsfall verarbeiten wir tätigkeitsbezogene Leistungsdaten.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z. B. Betr.VG, ArbZG, etc.).
In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG. Daneben können Kollektivvereinbarungen (z.B. Konzern-, Gesamt- und Betriebsvereinbarungen sowie tarifvertragliche Regelungen) gem. Art. 6 Abs. 1 b) i. V. m. Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i. V. m. § 26 Abs. 4 BDSG sowie ggf. Ihre gesonderten Einwilligungen gem. Art. 6 Abs. 1 a), 7 DS-GVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG (z. B. bei Videoaufnahmen) als datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift herangezogen werden.
Ihre Daten verarbeiten wir auch, um unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechtes erfüllen zu können. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 c) DS-GVO i. V. m. § 26 BDSG.
Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (z. B. Behörden) zu wahren. Dies gilt insbesondere bei der Aufklärung von Straftaten (Rechtsgrundlage § 26 Abs. 2 S. 2 BDSG) oder im Konzern zu Zwecken der Konzernsteuerung, der internen Kommunikation und sonstiger Verwaltungszwecke.
Soweit erforderlich ist, verarbeiten wir Ihre Daten zu statistischen Zwecken (z.B. Jahresabschluss).
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DS-GVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z. B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 b) DS-GVO i. v. m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 h) i. V. m. § 22 Abs. 1b) BDSG erforderlich sein.
Innerhalb des Studierendenwerks erhalten nur die Personen und Stellen (z. B. Fachabteilung, Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte, Schwerbehindertenvertretung ggf. die Jugend- und Ausbildungsvertretung sowie ggf. weitere zuständige Stellen) Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Adressdaten werden auch innerhalb des Unternehmens nicht ohne Ihr Einverständnis an andere Abteilungen weitergeleitet.
Innerhalb des Studierendenwerkes können Ihre Daten zu statistischen Zwecken oder Erhebungen weitergeleitet und verarbeitet werden.
Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister bzw. Produkte. Eine Auflistung der von uns eingesetzten Auftragnehmer und Dienstleister bzw. Produkte, zu denen nicht nur vorübergehende Geschäftsbeziehungen bestehen bzw. diese nicht nur vorübergehend genutzt werden, können Sie hier entnehmen:
T-Systems, ZEUS, Diamant (Navision), TL 1, DB-Direkt, Microsoft-Produkte, WPS-Wartungsplaner, LSM Business (Schließverwaltung), etc.
Behörden (u. B. Rentenversicherungsträger, berufsständische Versorgungseinrichtungen, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaften; Agenturen für Arbeit; Finanzbehörden, Gerichte)
Bank der/s Beschäftigten (SEPA-Zahlungsträger)
Externe Schulungsträger (hier werden die notwendigen Daten (z. B. Adressdaten), nur mit Ihrem Einverständnis weitergeleitet.
1.5 Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert, solange wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Dies ergibt sich regelmäßig durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die z.B. im Handelsgesetzbuch, der Abgabenverordnung, etc. geregelt sind.
Die Speicherfristen betragen danach i.d.R. bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).