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Timestamp: 2019-08-24 03:09:05+00:00
Document Index: 109809762

Matched Legal Cases: ['art. 17', 'art. 2947', 'art. 13', 'art. 2947', 'art. 2', 'art. 16', 'art. 4', 'art. 24', 'art. 35', 'art. 36', 'art. 11', 'art. 17', 'art. 24', 'art. 11', 'art. 13', 'art. 30']

Verifica preliminare. Installazione di un sistema composto da body cam... - Garante Privacy
Lavoro privato , Videosorveglianza aziende
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[doc. web n. 8995107]
Verifica preliminare. Installazione di un sistema composto da body cam per la raccolta e trasmissione di immagini riprese a bordo treno in tempo reale - 22 maggio 2018
n. 362 del 22 maggio 2018
VISTO il provvedimento generale del Garante dell’8 aprile 2010, in materia di trattamento di dati personali effettuato tramite sistemi di videosorveglianza (G.U. n. 99 del 29 aprile 2010 e in www.garanteprivacy.it, doc. web n. 1712680);
ESAMINATA la richiesta di verifica preliminare presentata da Trenord s.r.l. ai sensi dell'articolo 17 del Codice;
1.1. Trenord s.r.l. (di seguito, la società) ha presentato una richiesta di verifica preliminare ai sensi dell'art. 17 del Codice, riguardante il trattamento dei dati personali connesso alla prospettata installazione di un sistema composto da dispositivi indossabili, c.d. body cam, che consentono la raccolta e la trasmissione “delle immagini riprese a bordo treno in tempo reale […] verso un PC posizionato all’interno della sala operativa” della società. Tali dispositivi sarebbero consegnati in dotazione agli “operatori di security e capitreno, questi ultimi con compiti di controllo dei titoli di viaggio”. La necessità di adottare tale sistema origina dal rappresentato significativo aumento “negli ultimi anni” di “aggressioni al personale [e] ai clienti, furti/rapine, minacce […] nonché numerosi e crescenti fenomeni di vandalismo” (cfr. istanza 6.10.2017, p. 1 e 2).
a. solo “il 51% della flotta [della società] è dotata di sistemi di videosorveglianza in quanto […] di recente costruzione”, mentre l’installazione di ordinari sistemi di videosorveglianza a bordo delle altre vetture andrebbe incontro ad “oggettive difficoltà sia tecniche che economiche, in quanto tali rotabili sono stati progettati e costruiti con una struttura che non prevede la possibilità di implementare nessun impianto” (cfr. istanza cit., p. 1 e 2);
b. le finalità del sistema consistono nella “deterrenza”, nella possibilità di trasmettere “in tempo reale [le] immagini al fine di poter attivare con immediatezza l’intervento delle forze dell’ordine, qualora ve ne fosse la necessità”, nonché “eventualmente [consentire] alle forze dell’ordine [di] poter ricostruire i fatti illeciti” (cfr. istanza cit., p. 2);
c. la telecamera indossabile dovrebbe essere collocata sulla spalla sinistra del dipendente “e registrare immagini e suoni con una visuale unicamente frontale, corrispondente allo specchio visivo dell’operatore” (cfr. istanza cit., p. 3);
d. il dispositivo, la cui operatività sarà segnalata dalla “presenza di un led rosso fisso”, “è dotato di tasto di registrazione e interruzione della stessa, che sarà attivato dall’operatore solo durante il turno lavorativo a bordo treno, facoltativamente” (cfr. istanza cit., p. 3);
e. “alla fine di ogni turno i dati raccolti saranno estratti dal dispositivo tramite la formattazione della scheda di memoria ed il loro trasferimento su un apposito server aziendale a cui avranno accesso solo i soggetti designati responsabili o incaricati del trattamento” (cfr. istanza cit., p. 4);
f. in particolare al personale tenuto ad indossare il dispositivo sarà “preclusa la visualizzazione delle immagini registrate”, consentita solo a coloro cui sono state assegnate “particolari credenziali di sistema” (cfr. istanza cit., p. 4);
g. i dati raccolti saranno conservati sul server aziendale per una settimana fatte salve “esigenze di indagine dell’Autorità giudiziaria”; inoltre “i soli dati rilevanti per eventi significativi in termini di responsabilità civile, amministrativa e penale, potranno essere conservati per due anni, pari al termine di prescrizione ex art. 2947, comma 2, c.c.” (cfr. istanza cit., p. 4);
h. i dati raccolti potranno essere comunicati alla “competente compagnia di assicurazione” (cfr. istanza cit., p. 5);
i. la società “nel rispetto [della] Legge 300/1970 […] si impegna a rispettare il divieto di controllo a distanza del lavoro, fatti salvi i fatti illeciti commessi dal personale nell’orario di esercizio e che possano comportare l’applicazione di sanzioni disciplinari”; in tale prospettiva sarà “siglato apposito accordo” con le organizzazioni sindacali a seguito della pronuncia del Garante sull’istanza (cfr. istanza cit., p. 5);
j. dipendenti ed utenti saranno informati dell’attivazione del sistema mediante una pluralità di strumenti (apposizione di cartellonistica sia in stazione che a bordo treno; pubblicazione di un’informativa ai sensi dell’art. 13 del Codice sul sito internet istituzionale della società nonché sulla intranet aziendale) (cfr. istanza cit., p. 4).
1.3. A seguito di una richiesta di chiarimenti ed integrazioni formulata dall’Autorità, la società ha precisato che:
a. con riferimento al sistema (tradizionale) di videosorveglianza già attivo “le immagini raccolte dai sistemi di videosorveglianza del materiale rotabile di recente costruzione sono registrate sugli hard disk dei rotabili stessi; pertanto non sono né trasmesse né conservate sul server aziendale” (cfr. nota ricevuta il 16.2.2018, p. 1);
b. “il tempo di conservazione sugli hard disk dei rotabili è inferiore alla settimana” e le immagini raccolte “sono scaricate dal sistema a cura di operatori autorizzati solo su richiesta dell’Autorità giudiziaria procedente, alla quale vengono consegnate” (cfr. nota cit., p. 1);
c. il sistema oggetto di istanza costituisce un “progetto pilota [che] prevede l’attivazione di una decina di dispositivi, per un utilizzo di sei mesi” (cfr. nota cit., p. 2);
d. il dispositivo «body cam» “sarà consegnato all’operatore ad inizio turno e dovrà essere da quest’ultimo riconsegnato al soggetto responsabile individuato in Azienda” (cfr. nota cit., p. 2);
e. “tenuto conto del carattere sperimentale del progetto […] è ipotizzabile avere contemporaneamente in azione 2/3 body cam su 5 fasce orarie” (cfr. nota cit., p. 2);
f. con riferimento alla registrazione dei dati audio “non è necessità [della società] acquisire anche i files audio, ma è funzione prevista dalla body cam prescelta […] a seguito di un’indagine di mercato […]”(cfr. nota cit., p. 3);
g. la società intende consentire “l’attivazione del sistema di videosorveglianza da parte del personale solo in situazioni di pericolo concreto per l’incolumità di persone e cose”; specifiche indicazioni in proposito saranno fornite, prima dell’attivazione del sistema, nell’ambito di corsi di formazione dove saranno altresì indicate le situazioni in cui l’attivazione delle videocamere non è consentita “con particolare riferimento ai comportamenti non conformi alle regole sulla fornitura del servizio di trasporto” (cfr. nota cit., p. 4);
h. i dati raccolti attraverso le body cam “saranno memorizzati su un solo PC […] posizionato presso la centrale operativa, al quale avrà accesso solo il responsabile della privacy ed i soggetti a ciò autorizzati dall’azienda” (cfr. nota cit., p. 4);
i. i tempi di conservazione saranno pari ad una settimana, “salva la facoltà di durata superiore per esigenze di indagine dell’Autorità giudiziaria, circostanza che sarà notificata al Garante […]”; inoltre “saranno conservati sino a due anni, pari al termine di prescrizione ex art. 2947, comma 2, c.c., i soli eventi che hanno originato una responsabilità civile, amministrativa e penale, previa notifica al Garante” (cfr. nota cit., p. 4);
j. l’accesso ai dati raccolti e conservati sarà pertanto consentito solo “per eventi che necessitano di indagine, su richiesta dell’Autorità giudiziaria e per quelli che hanno originato una responsabilità civile, amministrativa e penale dell’Azienda e del relativo personale” (cfr. nota cit., p. 5);
k. “tutti gli accessi ai dati raccolti sono tracciati. Le informazioni inserite nel file di log riguardano – per ogni attività effettuata da ciascun operatore autorizzato – la data e l’ora di accesso, l’username dell’operatore nonché l’attività svolta” (cfr. nota cit., p. 5);
l. “i dati raccolti saranno condivisi con le compagnie di assicurazione che ne facciano richiesta, solo in caso di richieste risarcitorie avanzate nei confronti [della società], previa autorizzazione da parte dell’Autorità giudiziaria competente e notifica al [Garante]”(cfr. nota cit., p. 6).
1.4. La società, con nota pervenuta l’11 maggio 2018, ha da ultimo chiarito che:
a. intende “richiedere al fornitore la disattivazione della funzione di registrazione dell’audio delle riprese delle videocamere […]”;
b. “i dati raccolti saranno memorizzati su un solo PC, debitamente identificato ed a ciò destinato, posizionato presso la centrale operativa, al quale avrà accesso il solo Responsabile della Privacy ed i soggetti a ciò autorizzati dall’Azienda”; tali dati “saranno, altresì, trasferiti in un’apposita cartella del server aziendale, a cui avrà accesso il solo Responsabile della Privacy ed i soggetti a ciò autorizzati dall’Azienda”.
2. Trattamento di dati personali effettuato attraverso dispositivi di videosorveglianza indossabili (c.d. body cam).
L’attività di ripresa di immagini effettuata attraverso dispositivi indossabili, c.d. «body cam», confrontata con le videoriprese delle tradizionali telecamere fisse, si connota da un lato per una maggiore e accentuata specificità dell’immagine raccolta (in quanto assai più ravvicinata) dall’altro, per converso, per la limitata visibilità del “contesto” in cui i fatti documentati si collocano. Inoltre l’inizio e la fine delle videoriprese dipendono esclusivamente dalla iniziativa dell’operatore che indossa il dispositivo, differentemente dai sistemi ad impianti fissi (attivi senza interruzioni oppure ad orari prefissati) o dalle c.d. «black box» collocate su veicoli, dove l’attivazione della telecamera segue automaticamente al verificarsi di eventi meccanici predeterminati dal sistema (es. sobbalzi improvvisi; frenate; impatto del veicolo).
Inoltre il sistema sottoposto a verifica preliminare prevede il collegamento in tempo reale con la centrale operativa della società, differentemente dall’impianto di videosorveglianza attualmente attivo.
Alla luce di tali caratteristiche, pertanto, si ritiene che il sistema presenta rischi specifici per i diritti e le libertà fondamentali degli interessati ˗ sia dipendenti che utenti del servizio di trasporto ferroviario ˗, anche di rilievo costituzionale (diritto alla riservatezza e alla protezione dei dati personali ex art. 2 Cost. e libertà di circolazione ex art. 16 Cost.), e richiede una specifica valutazione da parte dell'Autorità.
3. Liceità del trattamento dei dati per finalità di sicurezza, tutela dei beni, tutela dei diritti.
3.1. Nel caso sottoposto a verifica preliminare del Garante, la società richiedente ha prospettato l’utilizzo dei dispositivi indossabili nell’ambito di un progetto sperimentale per finalità di sicurezza, tutela dei beni aziendali e precostituzione di elementi di prova in caso di eventi che configurino responsabilità a carico della stessa, oltre che in caso di specifica richiesta formulata dall’Autorità giudiziaria. Ciò nell’ambito dell’esercizio del servizio di trasporto pubblico locale ferroviario svolto dalla società e a fronte di reiterati episodi di aggressione del personale in servizio sulle vetture e degli utenti nonché di danneggiamento delle vetture stesse.
La società ha dichiarato che l’adozione dei dispositivi di videoripresa indossabili, nell’ambito di una prima fase di sperimentazione limitata sia nel tempo (sei mesi) che nel numero di dispositivi attivati (circa dieci, v. precedente punto 1.3., lett. c.), si rende necessaria per l’impossibilità tecnica di installare telecamere a bordo delle vetture ferroviarie di più risalente costruzione (corrispondenti a circa la metà del parco vetture; v. precedente punto 1.2., lett. a.).
Alla luce di tali elementi, considerata la natura dell’attività svolta e le difficoltà tecniche rappresentate, nonché la casistica di atti illeciti riferiti dalla società, le finalità perseguite con il sistema di cui è stata prospettata l’adozione risultano in termini generali lecite (cfr. art., 11, comma 1, lett. a) del Codice; v. provvedimento generale in materia di videosorveglianza 8.4.2010 citato in premessa, spec. punto 2 e 4.4.).
Il trattamento prospettato risulta altresì lecito alla luce della disciplina in materia di controlli a distanza dei dipendenti, posto che l’impiego delle apparecchiature è esclusivamente preordinato al raggiungimento di obiettivi di sicurezza e di tutela del patrimonio aziendale e visto che la società ha dichiarato di voler attivare la procedura prevista dall’art. 4, comma 1, legge 20.5.1970, n. 300 (cfr. precedente punto 1.2., lett. i.).
3.2. Si precisa che la valutazione del Garante riguarda unicamente il trattamento avente le caratteristiche descritte nell’istanza. In caso di adozione del sistema a regime, considerato che a decorrere dal 25 maggio 2018 non sarà più applicabile l’istituto della verifica preliminare disciplinato dall’articolo 17 del Codice la società, in base al principio di responsabilizzazione di cui all’art. 24 del Regolamento (UE) 2016/679, oltre a verificare il rispetto di tutti i principi in materia, dovrà valutare autonomamente la conformità alla disciplina vigente del trattamento che intende effettuare, verificando il rispetto di tutti i principi in materia nonché la necessità di effettuare, in particolare, una valutazione di impatto ex art. 35 del citato Regolamento ovvero attivare la consultazione preventiva ai sensi dell’art. 36 del Regolamento.
4.1. Il trattamento prospettato risulta nel complesso conforme al principio di pertinenza e non eccedenza (cfr. art. 11, comma 1, lett. d) del Codice) in quanto la società intende configurare il sistema in modo da: individuare la concreta tipologia di eventi in presenza dei quali è prevista l’attivazione dei dispositivi di videoripresa indossabili da parte degli operatori (capotreno e operatori della sicurezza); consentire la visualizzazione delle immagini raccolte solo al personale a ciò autorizzato, ad esclusione degli operatori che effettuano le riprese; predisporre l’attivazione, in fase sperimentale, di un numero limitato di videocamere indossabili nei diversi turni di servizio; individuare tempi di registrazione congrui rispetto alle finalità perseguite (una settimana). In base a quanto dichiarato dalla società, inoltre, in relazione alle finalità perseguite non è ritenuto necessario effettuare il trattamento anche dei dati relativi all’audio e pertanto la relativa funzionalità dei dispositivi non sarà attivata (v. precedente punto 1.3., lett. f. e 1.4., lett. a.).
4.2. Con riferimento alla rappresentata necessità di conservare in caso di sinistri i dati trattati conformemente al termine previsto dall'articolo 2947, comma 2, codice civile (ventiquattro mesi) allo scopo di far valere eventuali pretese connesse al verificarsi di danni prodotti in occasione dell’attività di trasporto ferroviario, si ritiene che tale richiesta non sia in contrasto con i principi di necessità e proporzionalità posti dal Codice (artt. 3 e 11 del Codice). La società dovrà, ai sensi dell'art. 17 del Codice, predisporre meccanismi di cancellazione automatica delle informazioni allo scadere del termine previsto per la conservazione dei dati.
5.1. Si ritiene pertanto, alla luce delle valutazioni sopra esposte circa la conformità del sistema ai principi di protezione dei dati e considerate le misure poste a tutela degli interessati indicate nel successivo punto 6, che i descritti trattamenti possano essere effettuati, nei confronti dei dipendenti e degli utenti del servizio di trasporto ferroviario, per effetto del presente provvedimento che, in applicazione della disciplina sul c.d. “bilanciamento di interessi”, individua un legittimo interesse al trattamento di tale tipologia di dati in relazione alle finalità rappresentate (art. 24, comma 1, lett. g) del Codice).
5.2. Parimenti, con riferimento ai dati trattati in caso di sinistri per finalità di tutela dei diritti, la società potrà comunicare i dati raccolti attraverso il dispositivo in esame all'istituto assicuratore per effetto del presente provvedimento che individua un legittimo interesse dell'assicuratore della responsabilità civile delle imprese ferroviarie (in base alla disciplina vigente in materia; v. in particolare Regolamento (CE) n. 1371/2007 relativo ai diritti e agli obblighi dei passeggeri nel trasporto ferroviario e d.lgs. 17/04/2014, n. 70 “Disciplina sanzionatoria per le violazioni delle disposizioni del regolamento (CE) n. 1371/2007, relativo ai diritti e agli obblighi dei passeggeri nel trasporto ferroviario”).
Considerata la specificità del trattamento prospettato, si ritiene tuttavia necessario prescrivere alcune misure a tutela dei diritti degli interessati.
6.1. Allo scopo di fornire ai soggetti cui saranno consegnati i dispositivi indicazioni quanto più possibile circostanziate sull’utilizzo degli stessi, la società dovrà predisporre un apposito disciplinare relativo all’uso consentito delle «body cam», con il quale individuare le condizioni in presenza delle quali potranno essere attivati i dispositivi (prevedibile concreto pericolo di danni a persone e cose) nonché i casi in cui l’attivazione non è consentita (cfr. precedente punto 1.3., lett. g); inoltre dovranno altresì essere chiaramente indicate le modalità di utilizzo dei dispositivi stessi, con particolare riferimento alla necessità di adottare particolari cautele nel caso in cui le riprese video possano riprendere (anche) vittime di reati, testimoni, minori di età o possano riprendere luoghi assistiti da particolari aspettative di riservatezza quali le toilette situate a bordo delle vetture.
Con il medesimo disciplinare interno la società fornirà altresì specifiche istruzioni ai soggetti autorizzati in servizio presso la centrale operativa (forniti di specifiche credenziali e incaricati della visualizzazione delle immagini in tempo reale) circa le ipotesi in presenza delle quali inviare soccorsi e/o avvisare le forze di polizia.
6.2. La società, attraverso il menzionato disciplinare interno, dovrà altresì individuare un procedimento in base al quale i soggetti a ciò autorizzati, muniti di specifiche credenziali, procedono a verificare che le immagini raccolte siano relative a fatti effettivamente rilevanti rispetto alle finalità perseguite; è altresì necessario che la conservazione per un tempo superiore ai sette giorni sia disposta solo previa verifica da parte di soggetti autorizzati della rilevanza delle immagini raccolte rispetto alle finalità perseguite (si veda quanto indicato con il provv. 5 aprile 2018, n. 196, doc. web n. 8577214, riferito ai pur diversi trattamenti per finalità di tutela dell’ordine e della sicurezza pubblica effettuati attraverso dispositivi di videosorveglianza mobile).
6.3. Le operazioni di accesso ed estrazione dei dati raccolti effettuate dai soggetti a ciò specificamente autorizzati dovranno essere tracciate.
6.4. Considerato che la società non ritiene necessario effettuare i trattamenti relativi all’audio, dovrà predisporre specifiche misure affinché la relativa funzionalità, consentita dal sistema, non sia attiva.
6.5. In caso sia necessario comunicare le immagini raccolte alle compagnie di assicurazione, la società dovrà disporre il previo oscuramento delle immagini riferite a soggetti terzi non coinvolti dai fatti (si veda in proposito il provv. 25 febbraio 2016, n. 78, cit.).
6.6. E’ altresì necessario predisporre misure affinché gli operatori che hanno in dotazione i dispositivi non possano effettuare operazioni di modifica, cancellazione e duplicazione delle immagini raccolte.
6.7. Le registrazioni video devono essere conservate in forma cifrata, utilizzando tecniche crittografiche con lunghezza delle chiavi adeguata alla dimensione e al ciclo di vita dei dati.
6.8. Una volta decorso il tempo di conservazione previsto le registrazioni devono essere cancellate irreversibilmente utilizzando meccanismi di cancellazione automatica (cfr. anche precedente punto 4.2.).
6.9. E’ infine necessario predisporre adeguati strumenti di comunicazione per avvisare gli utenti anche a bordo delle vetture, con linguaggio semplice e sintetico, della presenza del sistema di videosorveglianza mobile e le sue caratteristiche, specificando anche che una spia accesa sul dispositivo indossabile indica che la funzionalità di videoripresa è attiva.
Resta fermo che la società, prima dell’inizio dei descritti trattamenti - come del resto, per alcuni aspetti, già rilevato nell’istanza - è tenuta in base alla normativa vigente a:
a. fornire ai dipendenti della società coinvolti dai descritti trattamenti un’informativa comprensiva di tutti gli elementi contenuti nell'articolo 13 del Codice (tipologia di dati, finalità e modalità del trattamento, compresi i tempi di conservazione, indicazione dei soggetti che possono venire a conoscenza dei dati in qualità di responsabili o incaricati del trattamento), anche in conformità al principio di correttezza in base al quale il titolare è tenuto a rendere chiaramente riconoscibili agli interessati i trattamenti che intende effettuare (art. 11, comma 1, lett. a), del Codice); con riferimento all’eventuale coinvolgimento di personale non legato da rapporto di lavoro con la società titolare del trattamento (ciò con particolare riferimento al personale che svolge funzioni di “security” a bordo dei treni) la società medesima dovrà predisporre misure adeguate a far sì che anche tale personale riceva in forma individualizzata l’informativa predisposta ai sensi dell’art. 13 del Codice;
b. predisporre misure al fine di garantire agli interessati l’esercizio dei diritti previsti dagli articoli 7 e seguenti del Codice.
8. Ulteriori adempimenti.
Qualora il personale autorizzato, all’esito delle dovute verifiche, proceda alla conservazione delle immagini per un tempo superiore ai sette giorni oppure ne disponga la comunicazione alle compagnie di assicurazione, considerato anche che l’ordinamento non prevede, a partire dalla data del 25 maggio 2018, alcuna forma di “notifica” al Garante (v. precedente punto 1.3., lett. i e l.), la società può valutare l’opportunità di annotare su un apposito documento o registro i relativi riferimenti (anche in vista di quanto previsto, a partire dal 25 maggio 2018, dall’art. 30 del Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679).
preso atto della richiesta di verifica preliminare presentata da Trenord s.r.l., ai sensi dell'articolo 17 del Codice prescrive che la società, quali misure necessarie, dovrà:
a. individuare, all’interno di un disciplinare relativo all’uso consentito delle «body cam», le specifiche condizioni che legittimano l’attivazione dei dispositivi (prevedibile concreto pericolo di danni a persone e cose) nonché le modalità di utilizzo dei dispositivi stessi, con particolare riferimento alle cautele da adottare nel caso in cui le riprese video coinvolgano soggetti “deboli” quali vittime di reati, testimoni, minori di età o riprendano luoghi assistiti da particolari aspettative di riservatezza; specifiche istruzioni devono altresì essere fornite ai soggetti autorizzati in servizio presso la centrale operativa (punto 6.1.);
b. predisporre l’effettuazione da parte dei soggetti autorizzati, parimenti resa nota con il disciplinare interno, di attività di verifica sulle immagini al fine di accertarne l’effettiva rilevanza rispetto alle finalità perseguite; ciò anche in caso di eventuale conservazione per un tempo superiore ai sette giorni (punto 6.2.);
c. effettuare il tracciamento delle operazioni di accesso ed estrazione dei dati raccolti effettuate dai soggetti a ciò specificamente autorizzati (punto 6.3.);
d. predisporre misure idonee affinché la funzionalità audio non sia attiva (punto 6.4.);
e. disporre il previo oscuramento delle immagini riferite a soggetti terzi non coinvolti dai fatti in caso di comunicazione delle immagini alle compagnie di assicurazione (punto 6.5.);
f. predisporre idonee misure affinché gli operatori che hanno in dotazione i dispositivi non possano effettuare operazioni di modifica, cancellazione e duplicazione delle immagini raccolte (punto 6.6.);
g. conservare le registrazioni video in forma cifrata, utilizzando tecniche crittografiche con lunghezza delle chiavi adeguata alla dimensione e al ciclo di vita dei dati (punto 6.7.);
h. cancellare irreversibilmente le registrazioni una volta decorso il tempo di conservazione previsto (punto 6.8.);
i. predisporre adeguati strumenti di comunicazione per avvisare gli utenti anche a bordo delle vetture, con linguaggio semplice e sintetico, della presenza del sistema di videosorveglianza mobile e le sue caratteristiche, specificando anche che una spia accesa sul dispositivo indossabile indica che la funzionalità di videoripresa è attiva (punto 6.9.).