Source: https://www.riigiteataja.ee/akt/999234
Timestamp: 2020-01-19 00:55:44+00:00
Document Index: 2620269

Matched Legal Cases: ['§ 42', '§ 1', '§ 42', '§ 2', '§ 42', '§ 2', '§ 3', '§ 14', '§ 4', '§ 25', '§ 27', '§ 5', '§ 6', '§ 7', '§ 8', '§ 9', '§ 48', '§ 10', '§ 12', '§ 2', '§ 5', '§ 2', '§ 11', '§ 12', '§ 13', '§ 14', '§ 2', '§ 2', '§ 3', '§ 2']

Abikõlblike kulude määramise üldised tingimused ja kord – Riigi Teataja
Abikõlblike kulude määramise üldised tingimused ja kord
RTL 2006, 23, 389
Vastu võetud 27.02.2006 nr 15
Määrus kehtestatakse «Struktuuritoetuse seaduse» § 42 lõike 3 alusel ja kooskõlas Euroopa Komisjoni määrusega nr 448/2004, millega muudetakse määrust (EÜ) nr 1685/2000, millega kehtestatakse nõukogu määruse (EÜ) nr 1260/1999 üksikasjalikud rakenduseeskirjad seoses struktuurifondide kaasfinantseeritavate meetmetega seotud kulutuste abikõlblikkusega ning tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr 1145/2003 (ELT L 072, 11.03.2004, lk 66–77), ning Euroopa Komisjoni määrusega (EÜ) nr 16/2003, millega kehtestatakse nõukogu määruse (EÜ) nr 1164/94 üksikasjalikud erirakenduseeskirjad seoses Ühtekuuluvusfondi osafinantseeritavate meetmetega seotud kulude abikõlblikkusega (ELT L 002, 07.01.2003, lk 7–13).
§ 1. Määruse eesmärk ja kohaldamine
(1) Määrusega kehtestatakse «Struktuuritoetuse seaduse» § 42 lõikes 2 defineeritud abikõlblike kulude määramise üldised tingimused ja kord.
(2) Määrust kohaldatakse «Struktuuritoetuse seaduse» § 2 lõikes 1 defineeritud struktuuritoetusest ja «Struktuuritoetuse seaduse» § 42 lõikes 1 defineeritud omafinantseeringust tehtavate kulude abikõlblikkuse määramisel.
(3) Määrust ei kohaldata Euroopa Ühenduse algatuste «Interreg» ja «Urban» raames tehtavate kulude abikõlblikkuse määramisel.
§ 2. Kulude põhjendatus
(1) Struktuuritoetust saavate projektide kulud peavad olema põhjendatud ja kooskõlas Euroopa Komisjoni määruse (EÜ) nr 1605/2002, mis käsitleb Euroopa ühenduste üldeelarve suhtes kohaldatavat finantsmäärust (ELT L 248, 16.09.2002, lk 1–48, parandus ELT L 25, 30.01.2003, lk 43), artiklites 27 ja 29 toodud finantsjuhtimise ning abi andmise põhimõtetega.
(2) Projekti kulud on põhjendatud, kui need on vajalikud projekti elluviimiseks, hangete teostamisel on järgitud head tava ning on tagatud rahaliste vahendite kõige ratsionaalsem ja säästlikum kasutamine.
§ 3. Kulude tekkimine ja abikõlblikkuse periood
(1) Kulude tekkimine määruse mõistes on maksekohustuse tekkimine teenuse tellimisel või kauba soetamisel.
(2) Projekti abikõlblikkuse periood määruse mõistes on toetuse taotluse rahuldamise otsuses, rahastamisotsuses või «Struktuuritoetuse seaduse» § 14 lõikes 3 nimetatud halduslepingus sätestatud ajavahemik, millal projekti tegevused algavad ja lõpevad ning tegevuste elluviimiseks vajalikud kulud tekivad.
(3) Ühtekuuluvusfondi projektide puhul peavad väljamaksed olema makseasutuse poolt tehtud projekti abikõlblikkuse perioodi jooksul.
§ 4. Avaliku sektori kulud
(1) Avaliku sektori kulud määruse mõistes on «Tsiviilseadustiku üldosa seaduse» § 25 lõike 2 tähenduses avalik-õigusliku juriidilise isiku tehtud kulud.
(2) Eraõigusliku juriidilise isiku poolt tehtud kulud on käsitletavad avaliku sektori kuludena juhul, kui isiku üle omab «Raamatupidamise seaduse» § 27 lõike 1 tähenduses valitsevat mõju avalik-õiguslik juriidiline isik või kui on võimalik tõendada, et kuludeks kasutatavad vahendid on sihtotstarbeliselt eraldanud avalik-õiguslik juriidiline isik.
§ 5. Kulude rahaline väärtus
Ühe kuludokumendi raames taotletav abikõlblik summa, mida soovitakse struktuuritoetusest rahastada, peab moodustama vähemalt ühe Eesti krooni.
ABIKÕLBLIKE KULUDE MÄÄRAMINE TOETUSE ANDMISEL STRUKTUURIFONDIDEST
§ 6. Muude riiklike ja Euroopa Liidu toetuste arvestamine omafinantseeringuna
(1) Eesti riiklikku toetust, mis ei ole eraldatud sihtotstarbeliselt struktuuritoetuseks, arvestatakse omafinantseeringuna, kui seda toetust ei ole saadud Euroopa Liidult, on täidetud selle toetuse kasutamise tingimused ja nii on sätestatud «Struktuuritoetuse seaduse» §-de 16 või 17 alusel kinnitatud meetme tingimustes (edaspidi meetme tingimused).
(2) Euroopa Liidu 6. raamprogrammi, mis on kinnitatud Euroopa Nõukogu otsusega (EÜ) nr 1513/2002, mis käsitleb teadusuuringute ja tehnoloogiaarenduse 6. raamprogrammi (ELT L 232, 29.08.2002), toetust on võimalik kasutada omafinantseeringuna, kui see on sätestatud meetme tingimustes. Struktuurifondide vahendite ja 6. raamprogrammi vahendite osakaal kokku ei tohi ületada 75% projekti abikõlblikest kogukuludest ning nimetatud kulud peavad vastama struktuuritoetuse abikõlblikkuse reeglitele.
§ 7. Personali- ja üldkulude arvestamine
Toetust saavate projektide personalikulude ja üldkulude määramise üldised tingimused ning kord on sätestatud määruse lisas 1 toodud juhendis. Meetme tingimustes võib projektide personalikulude ja üldkulude määramise tingimusi ning korda võrreldes määruse lisas 1 sätestatuga täpsustada ja kitsendada.
§ 8. Mitterahaliste sissemaksete arvestamine
(1) Mitterahalised sissemaksed on abikõlblikud, kui nii on sätestatud meetme tingimustes.
(2) Mitterahaliste sissemaksete abikõlbliku kuluna arvestamise korral peavad olema täidetud ja kontrollitavad kõik Euroopa Komisjoni (EÜ) määruse nr 448/2004 eeskirja 1 alapunktis 1.7 ja määruse lisas 2 toodud juhendis sätestatud tingimused. Meetme tingimustes võib mitterahaliste sissemaksete arvestamise tingimusi ning korda võrreldes määruse lisas 2 sätestatuga täpsustada ja kitsendada.
§ 9. Erisoodustuselt tasutava maksu ja erisoodustusena käsitletava kulu abikõlblikkus
(1) Erisoodustuselt «Tulumaksuseaduse» § 48 lõike 4 mõistes tasutav maks ei ole abikõlblik kulu.
(2) Päevarahad, majutuskulud ja isikliku või isiku poolt liisinglepingu alusel kasutatava mootorsõiduki kasutamise kulud on abikõlblikud vastavates õigusaktides kehtestatud piirmäärade ulatuses.
(3) Muu erisoodustusena käsitletav kulu on abikõlblik vaid juhul, kui nii on sätestatud meetme tingimustes.
§ 10. Liiklusvahendite soetamise ja kapitalirendi abikõlblikkus
(1) Liiklusvahend määruse mõistes on mootorsõiduk «Liiklusseaduse» § 12 lõike 2 mõistes, laev, väikelaev, reisiparvlaev ja kiirreisilaev «Meresõiduohutuse seaduse» § 2 mõistes ja õhusõiduk «Lennundusseaduse» § 5 mõistes.
(2) Liiklusvahendite soetamine või kapitalirent on abikõlblik kulu, kui nii on sätestatud meetme tingimustes, liiklusvahendi soetamine või kapitalirent on projekti eesmärkide saavutamiseks vajalik ning kui liiklusvahend jääb selle kasutusea jooksul toetuse saaja valdusesse ning seda kasutatakse projekti eesmärkide täitmiseks.
(3) Liiklusvahendite soetamine ja kapitalirent «Struktuuritoetuse seaduse» § 2 lõike 2 punktis 1 nimetatud arengukava (edaspidi arengukava) 1. prioriteedi meetmete raames ei ole abikõlblik kulu.
§ 11. Mootorsõiduki kasutamise kulude kompenseerimine
(1) Mootorsõidukina määruse mõttes käsitletakse «Liiklusseaduse» lisas 1 toodud A-, A1-, B-, B1- ja C1-kategooria mootorsõidukit. Nimetatud mootorsõidukite projekti elluviimiseks kasutamise kulude kompenseerimine on abikõlblik kulu. Teiste mootorsõidukite kasutamise kulude kompenseerimine projekti raames ei ole abikõlblik kulu, kui meetme tingimustes ei ole sätestatud teisiti.
(2) C1-kategooria mootorsõiduki kasutamise kulude kompenseerimine on lubatud, kui seda kasutatakse projekti raames, et vedada rohkem isikuid, kui B- või B1-kategooria mootorsõidukiga on lubatud või kui see on vajalik isikutega kaasas oleva pagasi transportimiseks.
(3) Lõike 1 ja 2 sätestatud juhtudel lähtutakse mootorsõiduki kasutamise kulude kompenseerimisel määrusest või asutusesisesest mootorsõiduki kasutamise kulude kompenseerimise korrast, kui see ei ole vastuolus määrusega.
(4) Mootorsõiduki kasutamise kulude kompenseerimise üldised tingimused ja kord on sätestatud määruse lisas 3 toodud juhendis. Meetme tingimustes võib mootorsõiduki kasutamise kulude kompenseerimise tingimusi ja korda täpsustada ning kitsendada.
§ 12. Projekti juhtimiseks vajaliku kontoritehnika ja mööbli soetamine
(1) Kontoritehnika, sealhulgas arvutid, printerid, faksid, telefonid, ja mööbli, sealhulgas töölaud, tool, töömaterjalide paigutamiseks vajalikud kapid ja riiulid, laualamp, soetamine, kui see on vajalik projekti elluviimiseks, on lubatud järgmistel tingimustel:
1) kontoritehnika ostmine ja kuludesse kandmine projekti tarbeks on lubatud, kui soetamine on aset leidnud vähemalt 12 kuud enne projekti lõppu;
2) kui projekti lõpuni on jäänud vähem kui 12 kuud, on lubatud kontoritehnika kapitalirent, mis võttes arvesse kontoritehnika kasulikku eluiga, on vormistatud vähemalt 3 aastaks. Kapitalirendi puhul hüvitatakse rendimaksed proportsionaalselt projektile kulunud ajaga;
3) kui projekti lõpuni on jäänud vähem kui 12 kuud, on lubatud kontoritehnika ostmine, kui ostusumma hüvitatakse proportsionaalselt tekkinud kuluga ning projekti kuludesse kantakse vaid see osa ostusummast, mil kontoritehnikat kasutati projekti tarbeks. Jääkväärtus jääb toetuse saaja enda kanda;
4) arvuti soetamise maksumus koos baastarkvaraga võib olla kuni 15 000 krooni ilma käibemaksuta. Kallima arvuti soetamisel koos baastarkvaraga on vajalik rakendusüksuse eelnev nõusolek;
5) videoprojektori, koopiamasina ja skaneerimisseadme soetamine on lubatud vaid rakendusüksusega eelnevalt kooskõlastades;
6) mööbli soetamine on lubatud, kui projekti lõpuni on jäänud vähemalt 12 kuud, tingimusel, et mööbli kogumaksumus ilma käibemaksuta ei ületa 15 000 krooni.
(2) Toetuse andja võib kehtestada projekti juhtimiseks vajaliku kontoritehnika ja mööbli soetamise täpsemad tingimused ning korra, võttes arvesse lõikes 1 sätestatut.
(3) Käesolev paragrahv ei kohaldu arengukava 5. prioriteedi kulude arvestamisel.
§ 13. Kinnisvara soetamine ja ehitamine
(1) Toetuse abil kinnisvara soetamine ja ehitamine on lubatud, kui nii on sätestatud meetme tingimustes, see on vajalik projekti elluviimiseks ning kui lähtutakse vastavasisulistest õigusaktidest.
(2) Kinnisvara soetamisel on lisaks objekti maksumusele abikõlblikud omandivahetusega kaasnevad maksud, riigilõivud, notaritasud, lepingutasud ning muud õigusaktidest tulenevad kinnisvara soetamisega seotud kulud, välja arvatud maakleritasud.
(3) Kinnisvara ehitamisel on lisaks objekti maksumusele abikõlblikud ehitise omanikujärelevalvega seotud kulud.
(4) Kinnisvara soetamine ja ehitamine arengukava 1. prioriteedi meetmete raames ei ole abikõlblik kulu.
ABIKÕLBLIKE KULUDE MÄÄRAMINE TOETUSE ANDMISEL ÜHTEKUULUVUSFONDIST
§ 14. Kulude abikõlblikkus väljamaksete tegemisel Ühtekuuluvusfondist
(1) Ühtekuuluvusfondist toetust saavate projektide kulutused peavad olema kooskõlas Euroopa Komisjoni (EÜ) määruses nr 16/2003 ja Euroopa Komisjoni rahastamisotsuses sätestatuga.
(2) Tööde teostamise ja teenuste osutamise lepingute sõlmimisel lähtutakse lõikes 1 nimetatud abikõlblikkuse määramise alustest. Nimetatud lepingutes sisalduvad mitteabikõlblikud kulud kannab toetuse saaja.
Rahandusministri 27. veebruari 2006. a määruse nr 15
«Abikõlblike kulude määramise üldised tingimused ja kord»
Struktuurifondide vahenditest toetust saavate projektide personalikulude ja üldkulude arvestamise üldine juhend
Juhendi eesmärk on kooskõlas EL Nõukogu (EÜ) määrustega nr 1260/1999, 1784/1999, 1257/1999, 1263/1999, 1783/1999 ja Euroopa Komisjoni (EÜ) määrusega nr 448/2004 sätestada üldnõuded personalikulude ja üldkulude arvestamiseks projektides, mis saavad toetust «Struktuuritoetuse seaduse» § 2 lõike 2 punktis 1 nimetatud arengukavas sätestatud tegevuste raames Euroopa Liidu struktuurifondide vahenditest (edaspidi projekt).
I. PERSONALIKULUDE ARVESTAMINE
Projekti elluviimisega seotud personalikulud on käsitletavad otseste kuludena ja need tuleb projekti muudest kuludest eraldi näidata ning toetuse saaja ja/või partneri raamatupidamisarvestuses eraldi kajastada. Projekti personali töötasude1 hulka on lubatud arvata sotsiaal- ja tulumaks ning kohustusliku kogumispensioni ja töötuskindlustusmaksed. Abikõlblik on töötamine töölepingu, töövõtulepingu, käsunduslepingu, avaliku teenistuja ametisse nimetamise käskkirja või korralduse (edaspidi tööleping) alusel. Töötaja puhkusetasu on abikõlblik proportsionaalselt projekti heaks töötatud ajale ja vastavalt «Puhkuseseaduses» sätestatud korrale, kui puhkus on toimunud projekti abikõlbliku perioodi jooksul.2 Töötasud peavad olema kooskõlas asutusesisese keskmise palgatasemega või piirkonna keskmise palgatasemega vastavasisulise töö eest.
Kui personal on hõivatud projektis täistööajaga, tuleb see toetuse taotluses (või selle lisas) ja hiljem väljamakse taotluses (või selle lisas) ära näidata. Sellisel juhul võib kõik ülalnimetatud töötasudega seotud kulud otse projekti kuludesse kanda. Kui projekti heaks töötatakse osalise tööajaga (nt projektijuht), tuleb see ära näidata toetuse taotluses või selle juurde lisatud seletuskirjas ning projekti elluviimise ajal tuleb täita tööajatabelit (vt juhendi lõpust tööajatabeli vormi näidist). Kui personal oli ka projektile eelneval perioodil toetuse saaja või projekti partneri palgal, peab tõendama töötaja projektiga seotud lisatööülesandeid.3 Kui töötajaga on sõlmitud lisaks töölepingule ka võlaõiguslik leping, siis võlaõigusliku lepingu osas ei ole töötaja kohustatud pidama tööajatabelit, kui viimane on seotud ainult projekti heaks tehtava tööga.4 Kui töötajale on projekti raames sõlmitud võlaõigusliku lepinguga pandud sisuliselt samad ülesanded, mida ta ka töölepingu järgselt täidab, siis on nende lisandumise tõenduseks üleandmis-vastuvõtmisakt võlaõigusliku lepingu raames või tööajatabel, mis näitab mõlema lepingu järgsete ülesannete täitmist. Üleandmise-vastuvõtmise akt peab lisaks töö üleandmisele ja vastuvõtmisele sisaldama ülevaadet tehtud töödest/tegevustest.
Tööajatabelis tuleb ära näidata nii projektile kui ka projektivälistele tegevustele kulutatud aeg. Vastavalt tööajatabeli alusel leitud suhtarvule (projekti heaks kulutatud aeg jagatud kogu töötatud ajaga) või, tunnitasu korral, projektile kulutatud ajale, arvutatakse töötaja projekti heaks kulutatud tööaja kogumaht ja sellele vastav palgakulu.5 Kui töö projektis on töötaja ainus tööalane suhe toetuse saaja või projekti partneriga, siis tööajatabeli täitmine ei ole vajalik. Sellisel juhul peab töötajaga olema sõlmitud tööleping ja kinnitatud ametijuhend, kust on selgelt aru saada, et töötatakse projekti heaks. Ametijuhend ei ole vajalik, kui viimases kajastatav info on ära toodud töölepingus.
Täidetud tööajatabeli allkirjastab isik, kelle tööaega see kajastab ning projekti rakendamise eest vastutav isik (projekti läbiviiva organisatsiooni juht, projektijuht või otsene ülemus), kinnitades sellega tabelis kajastatud info õigsust. Partnerite tööajatabelid peavad olema allkirjastatud isiku poolt, kelle tööaega tabel kajastab ning tema otsese ülemuse või partneri kontaktisiku poolt. Kui isik koostab projekti mitmete osalejate tööajatabeleid, peab tööajatabeli allkirjastama ka tema.
Reeglina tuleb tööajatabeleid koostada jooksvalt, kõige harvem kord nädalas (sõltuvalt tööülesannete hulgast), ja allkirjastada vähemalt kord kuus. Erandkorras on lubatud tööajatabelit koostada kord kuus, kui organisatsioonis on olemas täpne (personaalne) tööplaan ja tööülesannete jaotus toimub kuude lõikes ning tööplaanis olevate ülesannete täitmiseks on fikseeritud maksimaalne ajakulu. Tööajatabeli koostamisel tuleb näidata tööülesannete täitmiseks kulunud tegelik ajakulu.
Täidetud ja kinnitatud tööajatabeli koopia(d) tuleb lisada projekti iga vastava perioodi väljamakse taotluse juurde.6
Personalikulud on struktuurifondide vahenditest toetust saavate projektide raames lubatud, kui nii on sätestatud «Struktuuritoetuse seaduse» §-des 16 ja 17 nimetatud meetme tingimustes (edaspidi meetme tingimused). Lisaks eelnevale võib rakendusasutus personalikulude lubamise või mittelubamise kohta meetme tingimustes sätestada täpsustavaid nõudeid, kui need ei ole vastuolus käesoleva juhendiga. Toetuse andjatel on õigus teha täiendavaid piiranguid personalikulude lubamise või mittelubamise üle projektipõhiselt, kui meetme tingimustes ei keelata personalikulude hüvitamist.
II. ÜLDKULUDE ARVESTAMINE
Euroopa Komisjoni (EÜ) määruse nr 448/2004 eeskirja 1 punkti 1 alapunkt 1.8 defineerib üldkulusid abikõlblike kuludena tingimusel, et need põhinevad struktuurifondidest kaasfinantseeritava projekti rakendamise tegelikel kuludel ning nende maksumus arvestatakse projekti kohta proportsionaalselt ja korrektselt põhjendatud õiget ja erapooletut meetodit kasutades.
Käesoleva juhendi mõistes on üldkulud abikõlblikud, kui need on otseselt seotud projekti tegevustega ning heaks kiidetud projekti kohta tehtud toetuse taotluse rahuldamise otsusega. Üldkulude jaotamine peab toimuma õigel ja erapooletul viisil ning kooskõlas raamatupidamise hea tavaga.
Projekti abikõlblikest kuludest võib planeerida organisatsiooni projekti juhtimisega seotud administreerimiskulud ja ruumide kasutamisega seotud üldkuludeks kommunaalkulud, mis on otseselt vajalikud konkreetse projekti elluviimiseks. Kõik kulud, mille otsene seotus projektiga ei ole üheselt mõistetav, tuleb projekti abikõlblike kulude hulgast välja arvata.
Projekti toetuse taotluses peab üldkulusid näitama liikide kaupa, mille loend on toodud allpool. Ära peab näitama ka üldkulude projekti kuludeks arvestamise meetodi, mis peab vastama käesolevas juhendis toodud meetoditele. Toetuse taotluse ning väljamakse taotluse menetlejatel on õigus teha väljamakse taotluses esitatud üldkuludesse põhjendatud korrektuure või üldkulude kandmine projekti kuludesse keelata.
Kõiki abikõlblikke kulusid peab tõendama raamatupidamise algdokumendiga. Toetuse saaja ja/või partner peab tagama piisava kontrolljälje7 olemasolu, et vajadusel üldkulude jaotamise asjakohasust tõestada.
Üldkuludena käsitletakse järgmisi projektiga otseselt seotud kulutusi:
1) kulud bürootarvetele, milleks on paber, kirjutusvahendid, kirjaklambrid, kaustad jms. Bürootarvete hulka ei loeta kontoritehnikat ja -sisustust;
2) kulud sideteenustele, milleks on telefoni- ja faksiteenusega seotud kuu- ja abonenttasud ning teenuse kasutamisega seotud jooksvad kulud, samuti posti- ja elektroonilise andmesidega seotud jooksvad kulud;
3) infotehnoloogia (serverid ja võrgud) ja kontoritehnika hoolduskulud;
4) transpordikulud vastavalt asutusesiseselt kehtestatud tingimustele ja kulule kilomeetri kohta. Kui asutusesiseselt konkreetseid tingimusi kehtestatud ei ole või kui asutusesisene piirmäär on kõrgem meetme tingimustes kehtestatust, siis vastavalt meetme määruses kehtestatud tingimustele (sh peab kehtestatud olema maksimaalne lubatud kulu kilomeetri kohta);
5) kommunaalkulud, milleks on näiteks kütte, vee ja elektri tarbimisega seotud kulud ning ruumide koristamisega seotud kulud (sh koristamis- ja pesuvahendid ning majapidamistarbed);
6) ruumide rent;
7) ainult projektiga seotud pangakontode avamise ja haldamise kulud8, kui nende kontode avamine on tingimus toetuse saamiseks9;
8) valveteenus, välja arvatud valehäired.
Üldkulusid, mida ei ole ülalpool nimetatud, ei saa projekti abikõlblike kulude hulka arvata.
Projekti üldkuludesse ei saa kanda toetuse saaja organisatsiooni juhtimisega seonduvaid kulusid, kuna tegemist on kuludega, mis reeglina ei sõltu projekti rakendamisest ja mis ei muuda märkimisväärselt organisatsiooni eesmärke.
Kui toetuse saajaks on riikliku arengukava korraldus-, makse-, auditeeriv või rakendusasutus või rakendusüksus, käsitletakse nende organisatsioonide üldkulusid muude struktuuritoetuse vahenditest rahastatavate projektidega võrdsetel alustel.
Üldkulud on struktuurifondide vahenditest toetust saavate projektide raames lubatud, kui nii on sätestatud meetme tingimustes. Lisaks eelnevale võib meetme tingimustes sätestada üldkulude lubamise või mittelubamise kohta täpsustavaid nõudeid. Kui meetme tingimustes ei ole üldkulude hüvitamine keelatud, on toetuse andjatel õigus teha täiendavaid piiranguid üldkulude hüvitamise lubamise või mittelubamise üle projektipõhiselt väljamaksetaotluste kaupa ja kululiigiti.
2. Abikõlblike üldkulude arvestamise metoodika
Projekti üldkulude arvestamisel kasutatav arvestusmetoodika peab olema erapooletu, õige ja põhinema tegelikel kulutustel. Kui taotluse esitamisel on tegemist arvestuslike kuludega, siis projekti väljamakse taotlustes üldkulude deklareerimisel tuleb teha vajalikud korrektuurid vastavalt kulude tegelikule summale. Eelarves kavandatust suuremas mahus üldkulusid deklareerida ei saa (see on võimalik vaid projekti eelarve muutmisega, mille kord on sätestatud meetme tingimustes). Üldkulude arvestamine eelarves ja väljamakse taotluse esitamisel protsendina projekti mahu, eelnevate perioodide kulude vm sarnase metoodika alusel ei ole lubatud.
Üldkulusid võib jaotada vastavalt:
• kasutatud ruumide pinnale;
• tekkinud kulutustele;
• projektis hõivatud personalile.
2.1. Üldkulude jaotamine vastavalt kasutatud ruumide pinnale
Kui on vaja jaotada rendi- ja kasutusliisingu maksete, kütte, vee, elektri jmt seotud kulusid, jaotatakse üldkulud vastavalt kasutatud ruumide pinnale.
Selleks, et ülalnimetatud kulusid jaotada, tuleb kõigepealt teada majandusüksuse kogu kasutatavat üldpinda, mille alusel jaotatavad kulud tekivad, ja sellest projekti jaoks kasutatavat pinda. Et leida suhtarv kulude jagamiseks, tuleb projekti jaoks kasutatav pind jagada majandusüksuse poolt kasutatava üldpinnaga10.
Mitmekuiste projektide üldkulude arvestus toimub üldjuhul kuude kaupa. Kui projekti kestus on lühem kui kuu või kui üldkulude arvestus kuupõhiselt ei ole piisavalt adekvaatne (näiteks sama ruumi kasutatakse ka projektivälisteks tegevusteks), tuleb arvestused teha vastavalt nädalates, päevades või tundides, olenevalt ruumide kasutamisest11.
Eelarvestamiseks on soovitatav kasutada eelnevate perioodide vastavaid kulusid. Väljamakse taotluste koostamisel tuleb lähtuda aga tegelikest kuludest (konkreetsete projekti läbiviimise perioodi sisse jäävate arvete summadest, mille alusel ülaltoodud arvestused tehakse). Toetuse andjal on õigus nõuda koopiaid arvestuse aluseks olnud dokumentidest ja ülevaadet sellest, kuidas arvestus läbi viidi.
2.2. Üldkulude jaotamine vastavalt tekkinud kulutustele
Kui punktis 2.1 toodud meetodit ei saa kasutada, tuleb kulusid projektile jaotada vastavalt nende tekke laadile. Siia alla kuuluvad näiteks kulud telefonisidele. Telefonikulud saab kanda projekti kuludesse vastavalt kulude tekkimisele.
2.3. Üldkulude jaotamine vastavalt projektis hõivatud personalile
Üldkulude jaotamine vastavalt projektis hõivatud personalile on lubatud vaid põhjendatud erandjuhtudel, kui toetuse andja nimetatud metoodikat aktsepteerib.
3. Võimalikud vead üldkulude arvestamisel
Praktikas on enamlevinud järgmised eksimused:
• üldkulude deklareerimine väljamakse taotluses toimub vastavalt eelarvele, mitte vastavalt tegelikult tekkinud kuludele;
• tööajale kulutatud tundide arvestamine toimub eelnevalt koostatud ajagraafiku, mitte reaalselt kulunud tundide põhjal;
• üldkulusid arvestatakse raamatupidamisest tehtud väljavõtte alusel, kust on jäetud maha lahutamata üldkulud, mis ei ole projektiga seotud.
Üldkulude korrektse arvestuse eest vastutab projekti rakendava organisatsiooni juht.
Tööajatabel .................................................
kuu ja aasta
Projektis osaleja ees- ja perekonnanimi
Projekti kood
Kuupäev Töö kirjeldus Projektiga seonduv töö
(tundi) Muu töö
(tundi) KOKKU
Töötunnid kokku
Projektis osaleja
Kinnitan, et tabelis esitatud andmed on õiged12.
Projekti rakendamise eest vastutav isik
Selgitus tööajatabeli näidise juurde
Tööajatabel on vajalik projektis osalise tööajaga (vajadusel ka täistööajaga) hõivatud töötajate tehtud tööde ja kulutatud tööaja dokumenteerimiseks. Tabelite abil saab projekti administratsioon arvestada projekti personalikulusid ja esitada need nõudmisel vajalike tõendusmaterjalidena.
Tabelite täitmise ja nende sisu õigsuse eest vastutavad nii tabeli täitja kui ka projekti rakendamise eest vastutav isik. Tabeli päisesse kirjutatakse kuu ja aasta, mille kohta antud tabel kehtib. Tabeli ülemisse ossa tuleb kanda töötaja nimi, kelle kohta antud tabelit peetakse, ja projekti andmed. Järgnevatesse lahtritesse kantakse kuupäevaliselt nii projekti jaoks kui ka projektiväliselt tehtud tööde maht tundides. Ära tuleb märkida ka töö sisu, andes ülevaate tehtud töödest/tegevustest. Kui töötatakse nii projekti heaks kui ka projektiväliselt ühe tööpäeva sees, tuleb tabelit (ja töökirjeldusi) kajastada vastavalt tundide kaupa.
Tabeli alumises osas tehakse kokkuvõtted kuu jooksul tehtud töötundide arvust ja isik, kelle tööaega tabel kajastab, kinnitab oma allkirjaga sisestatud andmete õigsust. Allkirjaga peab sama kinnitama ka projekti rakendamise eest vastutav isik. Mõlemad allkirjastajad lisavad allkirjastamise kuupäeva ja oma nime trükitähtedega. Kui tööajatabeleid täitis mitmetele projektis osalejatele üks isik, tuleb tabelile lisada veel üks eelmistele sarnane allkirjalahter, kus tabeli täitja kinnitab oma allkirjaga tabeli õigsust.
1 Antud juhendi mõistes arvestatakse töötasu hulka põhipalk, asendustasud, lisatasud ja preemiad projektiga seotud töö eest.
2 Ei kehti töövõtu- ja käsunduslepingu puhul.
3 Näide: Kui isik töötas organisatsioonis eelnevalt täiskohaga ja hakkab nüüd töötama projekti heaks, siis on vaja selgelt ära näidata, kas töötaja eelnevad tööülesanded organisatsioonis on ära kadunud või oluliselt vähenenud või ta on projektiga seotud tööle üle viidud ning tal on olemas asendaja tavatööülesannete osas, mida ta enne projekti rakendamist täitis. Lihtsaim viis lisanduvuse lahtimõtestamiseks on vastata küsimusele: kas see inimene oleks tööl ja saaks sama palka ka siis, kui antud projekti poleks?
4 Võlaõigusliku lepingu puhul on tegemist teenuse osutamisega, mis omakorda kuulub hankemenetluse raamidesse.
5 Ei kehti töövõtu- ja käsunduslepingu puhul.
6 Näiteks, kui osalise tööajaga töötaja palgakulu organisatsiooni jaoks on 11 214 krooni (sisaldab kõiki riiklikke makse) ja tööaja tabeli järgi kulus töötajal projekti tegevustele 68 tundi ning muudele tegevustele 100 tundi kuus (kokku töötati seega 168 tundi kuus), siis, korrutades palgakulu läbi suhtarvuga 68/168, kantakse projekti kuludesse 4539 krooni.
Samas, kui tegemist on tunnitasuga (50 krooni/tund + sotsiaalmaks 33% ja töötuskindlustusmaksu kulu organisatsioonile 0,5% => 50 × 1,335 = 66,75 krooni/tund), tuleb projekti heaks kulutatud aeg korrutada läbi ühe tunni palgakuluga. Toodud näites kantakse projekti kuludesse 68 * 66,75 = 4539 krooni.
7 Kontrolljälg – kontseptsioon kuluaruannete tõendamiseks kuluaruannet toetava dokumentatsiooni põhjal. Toetav dokumentatsioon peab olema üksikasjalik ja selge ning kättesaadav kõikidel juhtimistasanditel.
8 Vastavalt Euroopa Komisjoni (EÜ) määruse nr 448/2004 eeskirja 3 punktile 1 ei ole abikõlblikud ülekandetasud ja valuutavahetustasud.
9 Kirjas toetuse taotluse rahuldamise otsuses.
10 Näiteks, kui kontori pinda on majandusüksusel kokku 100 m2 ja sellest kasutatakse projekti jaoks 10 m2 (projektijuhi töökabinet), siis konkreetse projekti üldkuludesse saab kanda 1/10 kogu kontori abikõlblikest üldkuludest (st 1/10 kütte, vee, elektri, koristamise jm abikõlblikest kuludest).
11 Näiteks tegemist on koolitusprogrammiga, mis kestab kuus kuud. Soovitakse ära jagada ruumide rentimise, valgustuse ja küttega seotud kulud. Projektiga seotud koolitused kõnealustes ruumides toimuvad kokku 21 tundi nädalas, koos muude tegevustega kasutatakse ruume kokku 35 tundi nädalas. Majandusüksus rendib hoonet pindalaga 300 m2 ja projekti jaoks kasutatakse sellest 50 m2.
Kui ülalnimetatud kulud hoonetele moodustavad organisatsioonile 120 000 kr aastas, siis arvutusmeetod, mis tuleb ära näidata taotlusvormis ja mida kasutatakse hiljem tegelike kulude jaotamisel, on järgmine:
Rent ja muud maksed 120 000 kr, 300 m2 on üldpinda, millest 50 m2 kasutatakse projektile kuus kuud 21 tundi nädalas:
120 000 × 50/300 × 6/12 × 21/35 = 6000
Seega projekti eelarves kajastatakse nimetatud üldkuludena 6000 krooni.
12 Projekti palgalise või tasustatud töötajana vabatahtlikku tööd tehes kinnitab projektis osaleja, et tema poolt tehtud vabatahtliku töö ülesanded ei kattu projekti raames tehtavate tasustatud töö ülesannetega ning et tabelis esitatud andmed on õiged.
STRUKTUURIFONDIDE VAHENDITEST TOETUST SAAVATE PROJEKTIDE MITTERAHALISTE SISSEMAKSETE ARVESTAMISE ÜLDINE JUHEND
Juhendi eesmärk on selgitada üldnõudeid mitterahaliste sissemaksete arvestamiseks projektides, mis saavad toetust «Struktuuritoetuse seaduse» § 2 lõike 2 punktis 1 nimetatud arengukavas sätestatud tegevuste raames Euroopa Liidu struktuurifondide vahenditest (edaspidi projekt).
Juhend reguleerib ainult projektis osaleva isiku või asutuse (so mitte toetuse saaja) panust projekti. Toetuse saaja saab mitterahalise sissemaksena projekti panustada ainult vabatahtliku tasuta töö väärtust.
Mitterahalisi sissemakseid käsitletakse abikõlblike kulutustena, kui tegemist on:
• maa või kinnisvara, masinate, seadmete või materjalide (edaspidi objekt) tasuta andmisega projekti kasutusse või
• vabatahtliku töö tasuta pakkumisega.
Ülaltoodud tegevuste abikõlblike mitterahaliste sissemaksetena aktsepteerimise tingimuseks on, et need ei ole seotud riskikapitali, laenufondide, tagatisfondide ega liisinguga ning nende väärtust saab sõltumatult hinnata ja kontrollida.
Mitterahalise sissemakse eelduseks on kulu tekkimine tavasituatsioonis, st projektis osalev isik või asutus annab projektile mitterahalise sissemaksena kasutada objekti, mille eest ta tavasituatsioonis peaks maksma, või kui toetuse saaja või projektis osalev isik või asutus teeb või talle osutatakse vabatahtlikku tööd. Kui kulu tekkimist tavasituatsioonis ei ole võimalik tõendada, ei ole objekt või vabatahtlik töö mitterahalise sissemaksena abikõlblik.
Kõik mitterahaliste sissemaksetena käsitletavad kulud peavad vastama abikõlblikkuse reegleid reguleerivatele õigusaktidele, sealhulgas kohaldatakse ka kasutatud masinate ja seadmete ostmise ning maa ja kinnisvara ostmise kohta sätestatud eeskirju (Euroopa Komisjoni (EÜ) määruse nr 448/2004 eeskirjad 4–6).
Mitterahaliste sissemaksete omafinantseeringuna käsitlemisel peab arvestama järgmist:
1) mitterahaline sissemakse fikseeritakse taotluses või sellest teavitatakse enne projekti tegevuse toimumist;
2) planeeritav kulu peab vastama kõikidele abikõlblikkust reguleerivates õigusaktides toodud nõuetele;
3) planeeritav kulu peab vastama «Struktuuritoetuse seaduse» §-des 16 ja 17 nimetatud meetme tingimustes (edaspidi meetme tingimused) sätestatud nõuetele ja olema abikõlblik;
4) isik või asutus, kes pakub vabatahtlikku tööd või objekti, peab olema nõus seda kasutama mitterahalise sissemaksena vastava projekti jaoks;
5) isik või asutus, kes pakub vabatahtlikku tööd või objekti, mida kavatsetakse arvestada mitterahalise sissemaksena, peab olema võimeline tõendama selle tegelikku väärtust, milleks on vajalik selle kujunemise detailne kirjeldus vajadusel koos seda toetava informatsiooniga;
6) kui mitterahalise sissemaksena kasutatakse vabatahtlikku tööd, tuleb vastavate kulude tõendamiseks pidada tööajatabeleid, kus näidatakse ära tööjõu ajaline ja rahaline kulu ning tehtud tööde kirjeldused (vt ka määruse lisa 1 «Struktuurifondide vahenditest toetust saavate projektide personalikulude ja üldkulude arvestamise üldine juhend»);
7) mõttelisi kulusid, nagu allahindluse osa, kaotatud tulud vmt, ei saa kasutada mitterahalise sissemaksena;
8) mitterahalisi sissemakseid ei või kajastada keskmisest turuhinnast suurematena;
9) mitterahaliste sissemaksetena ei saa kasutada objekti, mis on juba varem saanud riigilt, EL või mõnelt muult asutuselt või organisatsioonilt toetust;
10) mitterahaliste sissemaksete ja abikõlbliku käibemaksu summa kokku võib rahandusministri 19. augusti 2005. a määruse nr 59 «Struktuuritoetuse väljamaksmise üldised tingimused ja kord» § 3 lõike 6 kohaselt moodustada maksimaalselt omafinantseeringu ning riigi sihtotstarbeliselt struktuuritoetuseks eraldatud vahendite kogusummaga võrdse osa projekti abikõlblike kulude kogumahust, millest on eelnevalt maha arvatud struktuurifondide osalus;
11) mitterahalist sissemakset võib arvestada toetuse saaja või projektis osaleva isiku või asutuse omafinantseeringuna (peab olema vastavalt projekti eelarves näidatud) sõltuvalt sellest, kes on mitterahalise sissemakse eraldaja. Erandina, kui vabatahtlikku tööd pakub kolmas isik, arvestatakse omafinantseeringut sõltuvalt sellest, kes oleks tavasituatsioonis rahalise kulu kandja;
12) mitterahalise sissemakse hindamisega ja selle väärtuse tõendamisega seotud kulud ei ole abikõlblikud.
II. MAA VÕI KINNISVARA, MASINATE, SEADMETE VÕI MATERJALIDE TASUTA PROJEKTI KASUTUSSE ANDMINE
Maa või kinnisvara tasuta projekti kasutusse andmise puhul (sh rent) peab olema selle väärtus hinnatud sõltumatu kvalifitseeritud hindaja (sõltumatu hindaja) poolt või vastavad hinnad peavad tulenema sõltumatu hindaja poolt läbi viidud analüüsist, mis on tellitud korraldusasutuse, rakendusasutuse või rakendusüksuse poolt ning eelnevalt kooskõlastatud makseasutusega. Sõltumatu hindajana arvestatakse Eestis tegutsevate suuremate krediidiasutuste1 poolt aktsepteeritavaid kinnisvarahindajaid. Selle tõenduseks peab taotlusdokumentatsioonile lisama vastava väljatrüki panga koduleheküljelt või panga poolt väljastatud kinnituskirja. Väljatrüki korral kontrollib rakendusüksus sellel kajastuva informatsiooni vastavust nõuetele ja kinnitab väljatrüki.
Kui maa või kinnisvara hindamisel lähtutakse sõltumatu hindaja hinnangust, peab hinnang sisaldama analüüsi, mille alusel saab kinnitada, et projekti kasutusse antav maa või kinnisvara hind (sh rendihind) vastab turu keskmisele hinnale antud piirkonnas või on madalam2.
Kui projektis osaleva isiku või asutuse põhitegevuseks on ruumide rentimine või kui projektis osaleva isiku või asutuse organisatsioonis on olemas haldusküsimustega tegelev struktuuriüksus, kellele teised üksused maksavad reaalselt renti kasutatavate pindade eest, kuid ainult antud projekti jaoks saab ruume kasutada tasuta, on lubatud rendisumma kandmine mitterahalise sissemaksena projekti kuludesse3. Ruumide rentimist loetakse organisatsiooni põhitegevuseks, kui toetuse taotluse esitamisele vahetult eelnenud majandusaastal vähemalt 30 protsenti laekumisest majandustegevuse tulemusena moodustas nimetatud tegevus. Ruumide tasuta rentimise puhul on rendihinna määramise aluseks kehtiv hinnakiri või hinnakirja puudumisel varasemalt väljastatud ruumide rentimise arved, mille vastavust turu keskmisele hinnale antud piirkonnas tõendab sõltumatu hindaja hinnang.
Materjalide, masinate ja seadmete projektile tasuta kasutusse andmisel kasutatakse mitterahalise sissemakse väärtuse tõendamiseks kehtivat hinnakirja, mis tõendab nende rendi- või kasutusväärtust.
III. VABATAHTLIKU TÖÖ TASUTA PAKKUMISE ARVESTUS
Vabatahtliku tasuta töö väärtus peab olema kindlaks määratud selleks tööks kulutatud aja ja tehtud töö eest tavaliselt makstava tunni-, kuutasu- või ühikumäära järgi. Toetuse taotluse menetlejal on õigus põhjendatud juhtudel vähendada vabatahtliku töö maksumust, kui see ületab tavaliselt makstavat tunni-, ühiku- või päevatasumäära. Vabatahtliku töö kasutamisel mitterahalise sissemaksena arvestamisel peavad olema täidetud järgmised tingimused:
1) vabatahtliku töö maksumus (netotunni-4 või ühikumäär) ja ajakulu peab olema eelnevalt toetuse taotluses selgelt eraldi näidatud;
2) peab olema tagatud, et vabatahtlikud töötajad aitavad projekti rakendamisele kaasa oma vabast ajast ja ei saa selle töö eest tasu;
3) projekti rakendamise eest vastutajad peavad pidama tööajatabeleid, kus on kirjas vabatahtliku töö aeg päevade ja vajadusel ka tundide lõikes ning tehtud tööde kirjeldused (vt tabeli näidist määruse lisast 1 «Struktuurifondide vahenditest toetust saavate projektide personalikulude ja üldkulude arvestamise üldine juhend»). Talgutööde korral võib vabatahtlike tööga seonduva info koondada ühtsesse tabelisse, milles kajastub vajalik info sarnaselt tööajatabelile. Nimetatud tabelites toodud informatsioon peab kokku langema aruannetes toodud informatsiooniga. Kui esineb lahknevusi, siis tegevusi, mis on seotud väära informatsiooniga, ei loeta abikõlblikuks;
4) kui vabatahtlikku tööd teostatakse Eesti avalikku sektorisse kuuluva toetuse saaja või projektis osaleva isiku või asutuse heaks, siis on nimetatud mitterahalist sissemakset võimalik arvestada Eesti avaliku sektori finantseeringuks;
5) toetuse andja nõudel tuleb teda teavitada vabatahtliku töö kasutamise kohast ja ajast enne nimetatud tegevuste läbiviimist;
6) projekti palgalise või tasustatud töötaja vabatahtlik töö (ka tasuta lisatööülesannete täitmine) ei ole abikõlblik. Erandina võib projekti palgalise või tasustatud töötaja vabatahtlikku tööd pidada abikõlblikuks, kui vabatahtliku töö ülesanded ei kattu projekti raames tehtavate tasustatud töö ülesannetega. Viimast kinnitatakse tööajatabeliga (vt ka määruse lisa 1 «Struktuurifondide vahenditest toetust saavate projektide personalikulude ja üldkulude arvestamise üldine juhend»). Rakendusüksus võib tööülesannete tõendamisel nõuda täiendavate dokumentide esitamist;
7) projekti administreeriva palgalise või tasustatud töötaja vabatahtlik töö ei ole abikõlblik.
IV. MÕTTELISED KULUD, KAOTATUD ALTERNATIIVTULUD JA ALLAHINDLUSED
Projektis osalev isik või asutus, kes oma tavatöö käigus saab projekti kasutuses olevaid ruume kasutada tasuta, ei saa projekti raames kajastada samade ruumide kasutamist mitterahalise sissemaksena. Vastava ruumi üldkulud on abikõlblikud, kui on võimalik näidata, et on kasutatud vaid projekti rakendamise jooksul tekkinud kulusid projekti jaoks kasutatud ruumide kohta.
Kui projektis osalev isik või asutus pakub objekti projekti jaoks odavamalt kui tavaliselt (nt allahindlus), siis abikõlblik on vaid teenuse/toote eest tegelikult makstud summa (st tegemist ei ole mitterahalise sissemaksega). Allahindluste osa ei kuulu mitterahalise sissemaksena abikõlbliku finantseeringu hulka.
1 Ära toodud EP koduleheküljel aadressiga: [http://www.eestipank.info/pub/et/majandus/finantskeskkond/kommertspangad/]
2 Näiteks projekt soovib näidata mitterahalise sissemaksena projektis osaleva isiku või asutuse poolt omatava kinnisvara renti teavituspäeva või seminari läbiviimiseks, kuid see ületab antud piirkonnas turu keskmist seminaride läbiviimiseks mõeldud ruumide renti. Seega on abikõlblik mitterahalise sissemaksena vaid see osa projektis osaleva isiku või asutuse poolsest mitterahalisest panusest, mis jääb keskmise turuhinna piiridesse – viimast ületav osa arvatakse abikõlblike kulude hulgast välja.
3 Võrreldes eelmise näitega on siin selgelt demonstreeritav tavaolukorras tekkiv kulutus, mida saab nüüd näidata kui projektis osaleva isiku või asutuse poolset panust projekti.
4 Vabatahtliku tööna ei arvestata töötasult makstavaid makse.
MOOTORSÕIDUKI KASUTAMISE KULUDE KOMPENSEERIMISE
Juhendi eesmärk on selgitada üldnõudeid mootorsõiduki (edaspidi sõiduki) kasutamise kulude hüvitamiseks projektides, mis saavad toetust «Struktuuritoetuse seaduse» § 2 lõike 2 punktis 1 nimetatud arengukavas sätestatud tegevuste raames Euroopa Liidu struktuurifondide vahenditest (edaspidi projekt).
Struktuurifondide projekti raames sõiduki kasutamise kulude hüvitamisel peab toetuse saaja koos maksetaotlusega esitama järgmised dokumendid ja andmed:
1) koopia sõidupäevikust, mis sisaldab andmeid kuupäeva ja sõidu eesmärgi kohta ning läbisõidu alg- ja lõppandmete kohta iga sõidukorra puhul;
2) sõiduki omaniku või sõidukit liisinglepingu alusel kasutava füüsilise isiku ees- ja perekonnanimi. Juriidilise isiku puhul juriidilise isiku ametlik nimi;
3) kui toetuse saaja on kehtestanud sõiduki kasutamise kompenseerimise korra ja hüvitise määra, siis esimese maksetaotluse juurde tuleb lisada koopia vastavast korrast ja hüvitise määrast;
4) kui sõiduk kuulub eraisikule või teisele asutusele, st mitte toetuse saajale, ja sõiduki kasutaja on registreerimistunnistusel omaniku või kasutajana märgitud, siis esitatakse sõiduki registreerimistunnistuse koopia. Kui registreerimistunnistusel vastavat märget ei ole, siis tuleb lisaks esitada sõiduki kasutamisõigust tõendav volikiri;
5) koopia kütusekulu algdokumentidest juhul, kui asutuses ei ole kehtestatud mootorsõiduki kasutamise korda ja hüvitise piirmäära.
Kütusekulu algdokumentide esitamisel peab järgima alltoodud põhimõtteid:
1) asutusesisene kütusekulu hüvitamise piirmäär ei tohi ületada 4 krooni kilomeetri kohta. Kui asutusesisene sõiduki kasutamise kulu hüvitamise piirmäär on kõrgem kui «Struktuuritoetuse seaduse» §-de 16 ja 17 (edaspidi meetme tingimused) alusel kehtestatud meetme tingimustes sätestatud piirmäär, siis toimub sõiduki kasutamise kulu hüvitamine vastavalt meetme tingimustes kehtestatule;
2) kui asutusesiseselt on kehtestatud sõiduki kasutamise kulu hüvitamise piirmäär, või on sätestatud, milline summa kantakse kuludesse, kui kasutatakse toetuse saaja või teise asutuse või isiku sõidukit, siis kütusekulu algdokumentide esitamine ei ole vajalik. Asutuse poolt kehtestatud piirmäär peab olema realistlik (st vastama tegelikele kulutustele);
3) kui asutusesiseselt ei ole kehtestatud sõiduki kasutamise kulu hüvitamise piirmäära, siis peab arvestama reaalset läbisõitu ning seda, kui palju sõiduk ühe kilomeetri kohta kütust kulutab. Käsitletud juhul arvestatakse kütuse hind liitri kohta ning kütuse kulu 100 kilomeetri kohta vastavalt sõiduki töömahule. Rakendusüksus võib kehtestada kütusekulu piirmäärad või lähtuda kütusekulu kindlakstegemisel vastava sõiduki tehnilistest parameetritest (mootori töömaht, kandejõud vmt). Toetuse saaja peab säilitama kütusekulu algdokumendid.
Sõiduki kasutamise kulude kompenseerimisel tuleb jälgida määruse §-s 9 sätestatut erisoodustuselt tasutava maksu ja erisoodustuse kulu abikõlblikkuse kohta.