Source: https://www.bmbwf.gv.at/Themen/schule/schulrecht/rs/1997-2017/2012_16b.html
Timestamp: 2020-07-03 17:49:31
Document Index: 66584665

Matched Legal Cases: ['§ 8', '§ 8', '§ 1', '§ 6', '§ 9', '§ 8']

Bildungsdokumentation – Vorgangsweise für die SchülerInnendatenmeldung 2012/13
Geschäftszahl: BMUKK-13.002/0002-IT/1/2012
Inhalt: Bildungsdokumentation, SchülerInnendatenmeldung 2012/13, Vorgangsweise
Geltung: Schuljahr 2012/13
Rundschreiben Nr. 16b/2012
An die Zentrallehranstalten im Bereich der mittleren und höheren Schulen und die Praxisschulen
bis 21. Oktober 2012), für die weiterführenden Schulen bis Ende November 2012.
Unter der Internetadresse http://www.bildok.at steht eine aktuelle Informationsplattform zur Bildungsdokumentation zur Verfügung. Im geschlossenen BenutzerInnenbereich der Schulverwaltung sind technisch/organisatorische Detailinformationen zur Durchführung der SchülerInnendatenmeldung verfügbar bzw. wird den registrierten BenutzerInnen die direkte Übermittlung der elektronischen Datenmeldungen zur Bildungsdokumentation über das Portal Austria http://www.portal.at angeboten.
Die Online-Datenprüfung für die elektronischen BilDok-Meldungen steht nur für registrierte BenutzerInnen unter http://www.bildok.at bzw. http://www.portal.at zur Verfügung. Selbstverständlich ist weiterhin ein umfangreiches Hilfe-System mit Hinweisen zur Behebung der ausgewiesenen Fehlerpunkte integriert.
über die BilDok-Informationsplattform http://www.bildok.at (Anwendung „Bildungsdokumentation XML-Import“) bzw. direkt via Portal Austria (http://www.portal.at).
Alternativ stellt das BMUKK kostenlos auch eine entsprechende Excel-Routine zur Verfügung, mit der die erforderliche XML-Datei automationsunterstützt generiert werden kann. Auch der Datenimport via genormte CSV-Schnittstelle oder aus bestehenden – auch unvollständigen – BilDok-XML-Dateien wird durch entsprechende Makros unterstützt, ebenso die Anforderung von Ersatzkennzeichen und die Bearbeitung der Fehlerrückmeldungen aus der Datenvalidierung. Verfügbar ist diese Excel-Datei für registrierte BenutzerInnen im Download-Bereich auf der BilDok-Informationsplattform http://www.bildok.at.
Mit der Online-Datenprüfung der Statistik Austria für registrierte BenutzerInnen der BilDok-Informationsplattform http://www.bildok.at bzw. auf http://www.portal.at sollten prinzipiell alle BilDok-XML-Dateien überprüft werden, bevor sie an die Statistik Austria übermittelt werden. Dort ausgewiesene Datenfehler verhindern zum Teil einen korrekten Datenimport in die zentrale Datenbank und sollten daher bereits im Vorfeld korrigiert werden.
Damit sollte praktisch für alle Schulen, denen zumindest ein üblicher PC-Arbeits platz zur Verfügung steht, die Möglichkeit zur Erstellung und Übermittlung einer
Für öffentliche Schulen steht primär das XML-Upload Service via Portal Austria-Zugang zur Verfügung. Die Anforderung der dafür notwendigen schulspezifischen Portal Austria-Kennung erfolgt analog zur Vergabe von Portal Austria-Kennungen für Ersatzkennzeichen per E-Mail an die Adresse bildok@bmukk.gv.at oder ekz@bmukk.gv.at. Diese Portal Austria-Kennung steht der Schule dauerhaft für die BilDok-Datenmeldung sowie Anforderung von Ersatzkennzeichen, Abfrage des Meldestands und Zugang zum geschützten BenutzerInnenbereich für die Schulverwaltung auf der BilDok-Informationsplattform http://www.bildok.at zur Verfügung. Weitere Angaben für die Anforderung dieser Zugangskennungen finden Sie auf obiger BilDok-Informationsplattform.
Bei einer erfolgreichen Datenübermittlung über das Portal Austria erhält die Schule standardmäßig am Bildschirm eine Übermittlungsbestätigung, bei der ganz oben in grüner Schrift "Die XML-Datei wurde von Statistik Austria über nommen" angeführt ist. Zusätzlich sind auf dieser Übermittlungsbestätigung eine Übersicht zu den übermittelten Klassen und auch das Ergebnis der Datenprüfung ausgewiesen.
Diese Übermittlungsbestätigung ist - im Gegensatz zu allf. programmspezifischen Datenexportübersichten - der einzige Beleg, mit dem die erfolgreiche Daten übermittlung an Statistik Austria nachgewiesen werden kann. Es wird daher den Schulen empfohlen, diese Übermittlungsbestätigung auszudrucken und für den Fall allfälliger Urgenzen aufzubewahren.
Dies ist im Falle einer Papierdatenmeldung zum einen das Summenblatt ("Summenblatt.pdf"), das für die öffentlichen Schulen samt den zugehörigen Erläuterungen und Code-Tabellen (Ausbildungsstand, Staatencode und Schulformen) ebenfalls im geschützten Schulverwaltungs-Bereich der BilDok-Informationsplattform http://www.bildok.at herunter geladen werden kann. Auch Statistik Austria bietet auf Ihrer Website diese Unterlagen an (siehe Pkt. 4).
Insbesondere bei dieser Meldevariante wird spezielle Vorsorge zu treffen sein, damit es für allfällige Rückfragen oder Fehlerkorrekturen (z.B. bei unplausiblen oder unvollständigen Daten) an der Schule möglich ist, die einzelnen Fragebögen den konkreten SchülerInnen wieder korrekt zuzuordnen. Es wären daher z.B. Aufzeichnungen verfügbar zu halten, über die etwa mittels Sozialversicherungs nummer bzw. Ersatzkennzeichen oder anderen am Schülerblatt angeführten Merkmalskombinationen die SchülerInnen an der Schule zuverlässig identifiziert werden können. Eine Weitergabe derartiger Aufzeichnungen ist aus Datenschutzgründen selbstverständlich nicht zulässig, sie sind an der Schule jedenfalls unter Verschluss zu halten.
- der 1. Oktober 2012 und
- für Schulerfolgsdaten zusätzlich der letzte Schultag des Schuljahres 2011/12
- für Schulerfolgsdaten zusätzlich der letzte Schultag des jeweils vorangegan genen Semesters, Lehrganges oder Unterrichtsjahres
Der Stichtag für die Erhebung der Daten über die Beendigung der Ausbildung ist grundsätzlich der Tag der Beendigung des Schulbesuchs bzw. der Tag des Ab schlusses eines Prüfungstermins.
Die Datenmeldungen über den Schulerfolg im Schuljahr 2011/12 bzw. Sommer semester 2012, die (erfolgreichen) Bildungsabschlüsse und die sonstigen (nicht erfolgreichen bzw. vorzeitigen) Beendigungen von Ausbildungen seit der letzten Datenmeldung, sowie die im Schuljahr (bzw. Wintersemester) 2012/13 laufenden Ausbildungen samt den zugehörigen SchülerInnenstammdaten per letztem zutreffenden Stichtag sind gemäß Durchführungsverordnung bis zu folgenden Terminen an die Statistik Austria zu übermitteln:
von allgemein bildenden Pflichtschulen jeweils bis Ende der 42. Kalender woche, das ist in diesem Jahr der 21. Oktober 2012
von Schularten mit lehrgangs- oder saisonmäßiger Unterrichtsorganisation bzw. verkürztem Unterrichtsjahr ebenfalls bis Ende November 2012 oder bei späterem Beginn bis Ende der 5. Woche nach Unterrichtsbeginn
von Schularten mit semestriger Unterrichtsorganisation die obgenannten Daten ebenfalls bis Ende November 2012 und zusätzlich
die Schulerfolgs- bzw. Abschlussdaten über das Wintersemester 2012/13, sowie die laufenden Ausbildungen im Sommersemester 2013 dann bis Ende März 2013.
Das BMUKK hat unter der Internetadresse http://www.bildok.at eine Informations-Plattform zur Bildungsdokumentation eingerichtet, auf der umfassende Informationen, Materialien, Verzeichnisse etc. zur Bildungsdokumentation angeboten werden, die auch laufend aktualisiert werden. Auch dieses Rundschreiben wird in weiterer Folge dort abrufbar sein. Es ist zu beachten, dass die Detailinformationen zur Durchführung der BilDok-Datenmeldung nur im geschützten BenutzerInnenbereich der Schulverwaltung verfügbar sind. Hinweise zur Registrierung für den Schulverwaltungsbereich befinden sich auch auf der Informationsplattform selbst (entspricht der Registrierung für BilDok-Upload im Portal Austria).
Darüber hinaus steht den Schulen und Schulbehörden bei inhaltlichen und erhebungs technischen Fragen auch eine zentrale Hotline bei der Statistik Austria zur Verfügung, die per E-Mail über die Adresse schulen@statistik.gv.at kontaktiert werden kann bzw. jeweils Montag bis Freitag zwischen 7:30 und 15:30 Uhr auch telefonisch unter der Nummer 01 / 711 28 - 84 44 erreichbar ist.
Für Privatschulen steht weiters eine Internetseite der Statistik Austria unter http://www.statistik.at - Fragebögen - Bildungseinrichtungen - Schulstatistik - Privatschulen gemäß Privatschulgesetz zur Verfügung.
Das BilDokG sieht insbesondere ein Recht des Betroffenen auf Auskunft (§ 8 Abs 4 BilDokG), eine Löschungsverpflichtung vieler Daten, insbesondere der Sozialver sicherungsnummer zwei Jahre nach Abgang des Schülers oder der Schülerin von der Bildungseinrichtung (§ 8 Abs 5 BilDokG), und ein Verbot der Verwendung der Daten für andere Zwecke als den der Bildungsdokumentation (§ 1 BilDokG in Verbindung mit § 6 Abs 1 Z 3 DSG 2000) vor. Weiters ist sicherzustellen, dass die erforderlichen Daten sicherheitsmaßnahmen eingehalten werden (§ 9 Bildungsdokumentationsverordnung in Verbindung mit § 8 Abs 2 BilDokG). Die Verantwortung für die Einhaltung der daten schutzrechtlichen Bestimmungen an der Bildungseinrichtung trägt der Leiter/die Leiterin der Bildungseinrichtung.
Wien, 28. September 2012