Source: https://absta.pl/zaczniki-do-protokou-kontroli-su-tylko-do-uytku-wewntrznego.html
Timestamp: 2019-09-15 20:05:31+00:00
Document Index: 25626259

Matched Legal Cases: ['art. 47', 'art. 33', 'art. 35', 'art. 35', 'art. 127', 'art. 35', 'art. 127', 'art. 127', 'art. 127']

służą tylko do użytku wewnętrznego
Znak: WK-60/37/2005
z kontroli kompleksowej gospodarki finansowej Gminy Lipnik za okres 2004 roku przeprowadzonej w dniach od 13 maja do 22 lipca 2005 roku w Urzędzie Gminy w Lipniku, 27–540 Lipnik 20 przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Kielcach w osobach:
starszy inspektor – Ewa Pajdak działającą na podstawie upoważnienia Nr WK – 60/37/A/2005 Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Kielcach z dnia 10 maja 2005 roku,
młodszy inspektor – Mariusz Nowak działającego na podstawie upoważnienia Nr WK – 60/37/B/2005 Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Kielcach z dnia 10 maja 2005 roku (od dnia 17 maja).
I. USTALENIA OGÓLNOORGANIZACYJNE.
1.1. Dane ogólne o Gminie.
1.1.1. Z zapisu § 2 ust. 1 statutu Gminy Lipnik wynika, że Gmina obejmuje obszar o powierzchni 81 km2.
1.1.2. Gmina Lipnik swoim zasięgiem administracyjnym obejmuje 22 sołectwa.
1.1.3. Według danych ewidencji ludności na dzień 31 grudnia 2004 roku liczba mieszkańców Gminy Lipnik wynosiła 6.070 osób.
1.1.4. Urząd Gminy jest zarejestrowany w krajowym rejestrze urzędowym podatków gospodarki narodowej i posiada statystyczny numer ewidencyjny REGON: 000540185 (Urząd statystyczny Kielce – zaświadczenie z dnia 19.02.2002 roku).
1.1.5. Urząd Gminy jest zarejestrowany w Urzędzie Skarbowym w Opatowie jako podatnik podatku od towarów i usług VAT i posiada numer identyfikacji podatkowej NIP 863–109–22–86 (decyzja z dnia 11.07.1996 roku). Gmina Lipnik posiada numer identyfikacji podatkowej NIP: 8631605917 (decyzja Naczelnika Urzędu Skarbowego w Opatowie z dnia 01.06.2004 roku).
1.1.6. Gmina Lipnik przystąpiła do Ekologicznego Związku Gmin Dorzecza Koprzywianki – zgodnie z uchwałą Nr VI/31/2000 Rady Gminy z dnia 19 września 2000 roku w sprawie przystąpienia do Ekologicznego Związku Gmin Dorzecza Koprzywianki.
Do reprezentowania Gminy Lipnik w w/w Związku Rada Gminy upoważniła Wójta Gminy i Przewodniczącego Rady. Statut EZGDK został przyjęty przez Radę Gminy w Lipniku uchwałą Nr VI/32/2000 z dnia 19 września 2000 roku. Zadaniem Związku jest kształtowanie i ochrona środowiska dorzecza Koprzywianki, co wynika z § 2 statutu EZGDK.
1.1.7. Uchwałą Nr III/22/2001 z dnia 26 kwietnia 2001 roku Rada Gminy w Lipniku wyraziła wolę przystąpienia do Stowarzyszenia „Związek Miast i Gmin Regionu Świętokrzyskiego” na członka rzeczywistego Stowarzyszenia.
Do reprezentowania Gminy Lipnik w w/w Stowarzyszeniu Rada Gminy ustanowiła Przewodniczącego Zarządu Gminy Pana Józefa Bulirę (obecnie Wójta Gminy).
1.2. Statut Gminy i jednostki organizacyjne Gminy.
1.2.1. Podstawowe zasady działalności Gminy Lipnik reguluje Statut Gminy uchwalony przez Radę Gminy w dniu 30 sierpnia 2003 roku – uchwała Nr VII/57/2003. Uchwała wraz ze Statutem została opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Świętokrzyskiego z dnia 10 października 2003 roku – Nr 226, poz. 2127.
1.2.1.1.Statut określa:
zakres działania i zadania Gminy,
zasady dostępu do informacji publicznej, w tym uzyskania informacji, wstępu na sesje Rady Gminy, wstępu na posiedzenia komisji Rady oraz wglądu do dokumentów dotyczących wykonywania zadań publicznych,
organizację i zakres działania jednostek pomocniczych (sołectw),
zasady gospodarki finansowej Gminy.
W rozdziale III Statutu „Organizacja wewnętrzna oraz tryb pracy organów Gminy” zawarto m. in. postanowienie dotyczące:
komisji Rady, tj. § 30, zgodnie z którym w składzie Rady Gminy działają 4 komisje stałe (Komisja Rewizyjna, Komisja Gospodarki i Finansów, Komisja Ładu i Porządku Publicznego, Oświaty, Zdrowia i Spraw Socjalnych oraz Komisja Rolnictwa i Handlu), a w czasie trwania kadencji Rada Gminy może powołać komisje doraźne do wykonania określonego zadania, oświadczeń woli, tj. § 45, zgodnie z którym oświadczenia woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem składa jednoosobowo Wójt albo na podstawie upoważnienia Wójta jego zastępca samodzielnie albo wraz z inną upoważnioną przez Wójta osobą. Jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata Skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej.
zatrudnienia pracowników, tj. § 47, zgodnie z którym Wójt zatrudniony jest w ramach stosunku pracy na podstawie wyboru, Skarbnik i Sekretarz na podstawie powołania, a na podstawie mianowania osoby zajmujące stanowiska kierowników referentów oraz kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. Pozostali pracownicy Urzędu Gminy zatrudniani są na podstawie umowy o pracę.
1.2.2. Gminne jednostki organizacyjne.
Z załącznika Nr 3 do Statutu Gminy wynika, że Gmina Lipnik posiada 9 jednostek organizacyjnych, tj.
Ośrodek Pomocy Społecznej w Lipniku,
Zespół Ekonomiczno – Oświatowy w Lipniku,
Gminny Ośrodek Kultury we Włostowie,
Gminną Bibliotekę Publiczną w Lipniku,
Zespół Szkół w Lipniku,
Zespół Szkół we Włostowie,
Szkołę Podstawową w Słoptowie,
Szkołę Podstawową w Usarzowie,
Zakład Gospodarki Komunalnej w Lipniku.
Szczegółowe dane dotyczące w/w jednostek organizacyjnych, w tym ich formy działania i aktów o ich powołaniu, określenia przedmiotu działalności, upoważnień dla kierowników, podmiotu prowadzącego obsługę finansowo - księgową oraz wyposażenia w majątek zawiera załącznik Nr 1 do protokołu kontroli.
W powyższym zakresie kontrola nie wykazała nieprawidłowości.
1.3. Władze Gminy.
1.3.1. Wójtem Gminy Lipnik jest Pan Józef Bulira, wybrany w wyborach bezpośrednich w dniu 27 października 2002 roku, co potwierdzone zostało zaświadczeniem Gminnej Komisji Wyborczej z dnia 12 listopada 2002 roku.
1.3.2. Przewodniczącym Rady Gminy w Lipniku jest Pan Andrzej Bijak, wybrany na tę funkcję przez Radę Gminy w dniu 19 listopada 2002 roku, co wynika z uchwały Nr I/1/2002 Rady Gminy z dnia 19 listopada 2002 roku.
Wiceprzewodniczącym Rady Gminy są Pani Krystyna Kawińska i Pan Janusz Placha, wybrani na tę funkcję przez Radę Gminy – uchwała Nr I/2/2002 z dnia 19 listopada 2002 roku.
1.3.3. Od dnia 1 stycznia 2004 roku Skarbnikiem Gminy jest Pani Teresa Kwiatkowska, powołana na to stanowisko uchwałą Nr XII/98/2003 Rady Gminy z dnia 30 grudnia 2003 roku.
1.3.4. Sekretarzem Gminy jest Pan Piotr Iwoła, powołany na to stanowisko uchwałą Nr II/16/98 Rady Gminy z dnia 1 grudnia 1998 roku.
1.3.5. Na podstawie przedłożonych do kontroli dokumentów dotyczących upoważnień kierowników jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej w zakresie prowadzenia działalności tych jednostek ustalono, co następuje:
w Urzędzie Gminy prowadzony jest rejestr upoważnień i uprawnień. W rejestrze zaewidencjonowano 7 upoważnień wydanych dla kierowników jednostek organizacyjnych.
w aktach osobowych kierowników jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej (jednostki budżetowej i zakład budżetowy) znajdują się pełnomocnictwa udzielone kierownikom przez Wójta Gminy na podstawie art. 47 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, tj.
pełnomocnictwo Nr 1/2003 stanowiące załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 35/2003 Wójta Gminy z dnia 29.08.2003 roku, wydane dla Dyrektora Zespołu Szkół we Włostowie,
pełnomocnictwo Nr 2/2003 stanowiące załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 36/2003 Wójta Gminy z dnia 29.08.2003 roku, wydane dla Dyrektora Zespołu Szkół w Lipniku,
pełnomocnictwo Nr 3/2003 stanowiące załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 37/2003 Wójta Gminy z dnia 29.08.2003 roku, wydane dla Dyrektora Szkoły Podstawowej w Usarzowie,
pełnomocnictwo Nr 4/2003 stanowiące załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 38/2003 Wójta Gminy z dnia 29.08.2003 roku, wydane dla Dyrektora Szkoły Podstawowej w Słoptowie,
pełnomocnictwo Nr 5/2003 stanowiące załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 68/2003 Wójta Gminy z dnia 29.12.2003 roku, wydane dla Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Lipniku,
pełnomocnictwo Nr 7/2004 stanowiące załącznik Nr 1 do zarządzania Nr 5/2004 Wójta Gminy z dnia 02.02.2004 roku, wydane dla Dyrektora Zespołu Ekonomiczno – Oświatowego w Lipniku,
pełnomocnictwo Nr 6/2003 stanowiące załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 72/2003 Wójta Gminy z dnia 31.12.2003 roku, wydane dla Kierownika zakładu budżetowego pn. Zakład Gospodarki Komunalnej w Lipniku.
1.4. Kontrole zewnętrzne.
1.4.1. Z wpisów w książce kontroli prowadzonej w Urzędzie Gminy wynika, że w okresie
2004 roku przeprowadzono 4 kontrole zewnętrzne, tj.
kontrola przeprowadzona przez Delegaturę NIK w Kielcach w terminie 29.01. – 27.02.2004 r. w zakresie udzielania przez Gminę zamówień publicznych,
kontrola przeprowadzona przez Archiwum Państwowe Kielce oddz. w Sandomierzu w dniu 21.04.2004 r. w zakresie prowadzenia archiwum zakładowego,
kontrola przeprowadzona przez Urząd Kontroli Skarbowej w Kielcach w terminie 20.05. – 23.06.2004 r. w zakresie celowości gospodarowania środkami publicznymi,
kontrola przeprowadzona przez Wydział Finansów i Budżetu ŚUW w Kielcach w terminie 26 – 28.10.2004 r. w zakresie wykorzystania dotacji celowych na zadania własne i zlecone z administracji rządowej, przyznanych w 2003 roku i I połowie 2004 roku.
1.4.2. Poprzednią kontrolę kompleksową gospodarki finansowej Gminy Lipnik, obejmującą okres 2000 roku, Regionalna Izba Obrachunkowa w Kielcach przeprowadziła w dniach od 22 stycznia do 9 marca 2001 roku.
Na podstawie ustaleń kontrolnych, Izba skierowała do Wójta Gminy wystąpienie pokontrolne znak: WK–0917/1748/2001 z dnia 18.04.2001 roku, w którym zaleciła realizację 8 wniosków pokontrolnych.
terminowego pobierania pierwszych opłat za wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych,
dokonywania wydatków budżetowych w granicach ustalonego planu,
wykazywania w sprawozdaniach budżetowych danych wynikających z ewidencji księgowej,
przestrzegania terminów rozliczania delegacji określonych w przepisach wewnętrznych,
zaciągania zobowiązań w kwotach i na cele ustalone w budżecie gminy,
przestrzegania kompetencji Rady Gminy w zakresie uchwalania budżetu gminy,
przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych przy dokonywaniu zakupów towarów, usług i robót budowlanych.
Wójt Gminy pismem Or.I.0935 – 2/01 z dnia 22.05.2001 roku, poinformował RIO o sposobie realizacji 8 wniosków pokontrolnych. Z powyższego pisma wynika, że wnioski zostały przyjęte do wykonywania na bieżąco w przyszłej działalności Gminy.
W toku niniejszej kontroli sprawdzono realizację powyższych zaleceń pokontrolnych w bieżącej działalności Urzędu Gminy w 2004 roku i nie ustalono w tym zakresie uchybień.
2. Wewnętrzne regulacje organizacyjno - prawne.
2.1. Regulamin Organizacyjny.
W okresie obiętym kontrolą obowiązywał w Urzędzie Gminy w Lipniku Regulamin Organizacyjny nadany przez Wójta Gminy, na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym, Zarządzeniem Nr 60/03 z dnia 18 grudnia 2003 roku.
Regulamin Organizacyjny określa organizację i zasady funkcjonowania Urzędu Gminy, w tym m.in.
wyodrębnia referaty i samodzielne stanowiska pracy oraz ustala ich zakres działania, zadania i odpowiedzialność,
opisuje zasady opracowania i realizacji wewnętrznych aktów prawnych oraz podpisywania pism i obiegu korespondencji,
ustala organizację oraz tryb przeprowadzenia kontroli wewnętrznej.
Z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy (załącznik Nr 2 do Regulaminu) wynika, że zatrudnienie w Urzędzie wynosi 21 etatów (oprócz Wójta Gminy).
2.2. Dokumentacja opisująca zasady rachunkowości.
W okresie objętym kontrolą Urząd Gminy nie posiadał kompletnej i aktualnej dokumentacji opisującej przyjęte przez kierownika kontrolowanej jednostki zasady (politykę) rachunkowości. Obowiązywało natomiast Zarządzenie Nr 7/2001 Wójta Gminy z dnia 31 grudnia 2001 roku, w którym wprowadzono do stosowania m.in. zakładowy plan kont do budżetu i jednostki budżetowej.
2.3. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych.
W okresie objętym kontrolą w Urzędzie Gminy obowiązywała Instrukcja obiegu dokumentów oraz kontroli wewnętrznej dowodów księgowych wprowadzona Zarządzeniem Nr 7/2/92 Zarządu Gminy z dnia 31 lipca 1992 roku. Zmiany do w/w Instrukcji wprowadzono Zarządzeniem Nr 3/2001 Wójta Gminy z dnia 16 maja 2001 (dotyczyły terminów składania do księgowości rachunków za pojazdy służbowe oraz wypłaty należności z tego tytułu).
2.4. Instrukcja kasowa.
Instrukcja kasowa została wprowadzona do stosowania w Urzędzie Gminy przez Wójta Gminy – Zarządzenie Nr 1/98 z dnia 19 listopada 1998 roku w sprawie „instrukcji kasowej w Urzędzie Gminy w Lipniku”.
2.5. Instrukcja inwentaryzacyjna.
W okresie objętym kontrolą w Urzędzie Gminy obowiązywały zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, które ustalił Wójt Gminy Zarządzeniem Nr 1/95 z dnia 15 listopada 1995 roku w sprawie „wprowadzenia instrukcji dotyczącej inwentaryzacji”.
3.1. Wykonywanie kontroli wewnętrznej przez Komisję Rewizyjną.
Kompetencje i zakres działalności Komisji Rewizyjnej zawarte zostały w załączniku Nr 4 do cytowanego wcześniej Statutu Gminy.
Zgodnie z § 10 ust.1 tego załącznika Komisja Rewizyjna przeprowadza kontrole kompleksowe w zakresie ustalonym w jej planie pracy, zatwierdzonym prze Radę Gminy.
Kontrolę w powyższym zakresie przeprowadzono na podstawie przedłożonych do sprawdzenia dokumentów, tj.
uchwały Nr XIII/105/2004 Rady Gminy z dnia 18 marca 2004 roku ,,w sprawie zatrudnienia, przez Urząd Pracy na rok 2004 Komisji Rewizyjnej Rady Gminy w Lipniku”,
protokołów od numeru 1/2004 do numeru 6/2004 z posiedzeń/kontroli Komisji Rewizyjnej Rady Gminy (Nr 1 z dnia 18.02.2004 r., Nr 2 z dnia 08.04.2004 r., Nr 2 /5 z dnia 26.04.2004r., Nr 4 z dnia 29.09.2004r., Nr 5 z dnia 22.11.2004r., Nr 6 z dnia 27.12.2004.).
Na podstawie sprawdzonych dokumentów ustalono, że w 2004 roku czynności kontrolne przeprowadzone przez Komisję Rewizyjną dotyczyły tematów wyszczególnionych w ramowym planie pracy tej Komisji, stanowiącym załącznik Nr 1 do uchwały Nr XIII/105/2004 Rady Gminy, tj.
analizy projektu budżetu na rok 2004,
oceny sprawozdania Wójta Gminy z wykonania budżetu za 2003 rok oraz wydania wniosku Komisji Rewizyjnej w sprawie absolutorium,
omówienia zmian w uchwale budżetowej na 2004 rok,
realizacji budżetu za 8 m–cy 2004 roku,
realizacji uchwał pod kątem ściągalności podatku od nieruchomości i podatku rolnego,
wykonania zadań przez Ośrodek Pomocy Społecznej za 10 m–cy 2004 roku oraz ściągalności opłat za wodę za okres 10 m–cy 2004 roku.
3.2. Kontrola funkcjonalna.
3.2.1. Wykonywanie kontroli wewnętrznej przez Wójta Gminy – kierownika Urzędu Gminy.
Wójt Gminy nie ustalił w formie pisemnej szczegółowych procedur kontroli finansowej dotyczących procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, a także przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, do czego zobowiązywał obowiązujący od dnia 1 stycznia 2002 roku przepis art. 35a ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.).
Na powyższą okoliczność wyjaśnienie do protokołu kontroli złożył Pan Józef Bulira – Wójt Gminy, w treści wyjaśnienia (załącznik Nr 2 do protokołu kontroli) Pan Wójt podał:
,,Uprzejmie wyjaśniam, że w Urzędzie Gminy w Lipniku obowiązuje Regulamin kontroli wewnętrznej, stanowiący Załącznik do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Lipniku z dnia 18.12.2003r. (Zarządzenie Nr 60/03). Do chwili obecnej kontrole wewnętrzne odbywały się w oparciu o powyższy regulamin. Jednak dokładne procedury kontroli wewnętrznej wprowadzę w życie dniem 1 lipca b.r. bowiem 01.06.05 r. podpisałem Zarządzenie Nr 20/2005 w sprawie przyjęcia Regulaminu Kontroli Wewnętrznej”.
Przywołany w powyższym wyjaśnieniu Regulamin Kontroli Wewnętrznej, stanowiący załącznik Nr 3 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy nie spełnia wymogów wynikających z przepisu art. 35a ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Regulamin ten dotyczy bowiem tylko organizacji i zasad przeprowadzania kontroli wewnętrznej, tj. jednego z elementów kontroli finansowej. Również inne uregulowania wewnętrzne, np. Instrukcja kasowa, Instrukcja obiegu dowodów księgowych, które obowiązywały w okresie objętym kontrolą, nie spełniały warunków aktów normujących poszczególne procedury kontroli na podstawie aktualnych przepisów prawa i z uwzględnieniem powszechnie uznawanych standardów kontroli finansowej, ogłoszonych przez Ministra Finansów.
Odpowiedzialność za brak w okresie objętym kontrolą procedur kontroli finansowej w Urzędzie Gminy ponosi Wójt Gminy.
3.2.2. Wykonywanie kontroli przez Skarbnika Gminy.
Obowiązki kontrolne Skarbnika Gminy wynikają z:
Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy (§ 23 Regulaminu i załącznik Nr 3),
karty zadań stanowiska pracy przyjętej do przestrzegania 2 stycznia 2004 roku.
W w/w dokumentach dla Skarbnika Gminy zostały przypisane następujące obowiązki:
nadzór nad gospodarką finansową gminy,
nadzór nad realizacją uchwały budżetowej,
kontrola w sprawach funkcjonowania Urzędu Gminy.
Ponadto, Skarbnik Gminy został upoważniony przez Wójta Gminy (upoważnienie Nr 1 z dnia 4 stycznia 2004 roku) do przeprowadzenia w roku budżetowym 2004 kontroli w jednostkach organizacyjnych Gminy Lipnik w zakresie przestrzegania procedur kontroli finansowej – obejmującej co najmniej 5% wydatków jednostki w tym roku budżetowym.
3.3. Kontrola instytucjonalna.
3.3.1. Wykonywanie kontroli przez Wójta Gminy.
Ogólny nadzór nad realizacją określonych uchwałą budżetową dochodów i wydatków budżetu Gminy Lipnik – zgodnie z przepisem art. 127 ust. 1 ustawy o finansach publicznych sprawuje Wójt. Na 2004 rok Wójt Gminy ustalił plan kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy (znak: SG 0910/1/2004 z 08.01.04 r.), plany kontroli wewnętrznej na I i II półrocze do wykonania w Urzędzie Gminy przez Skarbnika Gminy oraz upoważnił Skarbnika Gminy do przeprowadzenia kontroli co najmniej 5% wydatków w nadzorowanych jednostkach organizacyjnych w zakresie przestrzegania procedur kontroli finansowej, o których mowa w art. 35a ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych.
Upoważnienie Skarbnika Gminy stanowi załącznik Nr 3 do protokołu kontroli. Na podstawie przedłożonych do kontroli dokumentów, tj.
4 protokołów z kontroli wewnętrznych przeprowadzonych przez Skarbnika Gminy (18.03.2004 r. – stanowisko Kierownika Referatu Organizacyjnego, 14.05.2004 r. – stanowisko d/s Kancelaryjno – Technicznych, 06.07.2004 r. – stanowisko d/s Księgowości Budżetowej, 09.11.2004 r. – stanowisko d/s – Inwestycji i Działalności Gospodarczej),
3 protokołów z kontroli wewnętrznych przeprowadzonych w Urzędzie Gminy przez Skarbnika (20.12.2004 r. – listy płac za m–c listopad 2004 rok oraz subwencja i dotacja, przekazana dla ZEO i OPS, 31.12.2004 r. – inwentaryzacja kasy w UG, 31.12.2004 r. – inwentaryzacja druków ścisłego zarachowania),
planów kontroli na I i II półrocze 2004 roku zrealizowanych przez Skarbnika Gminy w Urzędzie Gminy (I kwartał – plany finansowe na 2004 rok, prowadzenie księgi kontowej dotyczącej rozrachunków z odbiorcami i dostawcami, prowadzenie kasy i sporządzanie raportów kasowych, terminowość wysyłania decyzji podatkowych, II kwartał – rejestr wydanych bonów paliwowych, zaświadczenia o dochodach podatników, II półrocze – księgowanie dokumentów w organie i w jednostce, prowadzenie kasy, księgowanie podatków, rozliczanie grupy pracowników robót interwencyjnych, podatek drogowy i deklaracje podatkowe na podatek od nieruchomości),
3 protokołów z kontroli kasy UG przeprowadzonych komisyjnie (23. 03., 14.07. i 29.10),
7 protokołów z kontroli przeprowadzonych przez Skarbnika Gminy w jednostkach organizacyjnych (Zakład Gospodarki Komunalnej – Fn I 0914 – 5/ 2004 z 28.09.2004 r., Ośrodek Pomocy Społecznej – Fn I 0914 – 4/2004 z 27.09.2004 r., Gminny Ośrodek Kultury – Fn I 0914 – 8/2004 z 2.12.2004r., Gminna Biblioteka Publiczna – Fn I 0914 – 9/2004 z 2.12.2004 r., Zespół Szkół w Lipniku – Fn I 0914 – 10/2004 z 3.12.2004 r., Zespół Szkół Ekonomiczno – Oświatowy – Fn I 0914 – 3/2004 r. z 17.09.2004 r. i Fn I 0914 – 7/2004 z 2.12.2004 r.),
ustalono, że w okresie 2004 roku przeprowadzono ogółem 29 kontroli wewnętrznych, w tym 22 kontrole na stanowiskach pracy w Urzędzie Gminy i 7 kontroli w jednostkach organizacyjnych Gminy.
Powyższe kontrole przeprowadzono w zakresie:
prawidłowości realizowania prac w Urzędzie Gminy, m.in. prawidłowości naliczania i zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych pracowników Urzędu Gminy, terminowości ubezpieczenia mienia Urzędu Gminy, prawidłowości sporządzania i naliczania list wypłat diet dla radnych, terminowości dokonywania wpisów do ewidencji podmiotów gospodarczych przesyłanych z innych gmin, prawidłowości sporządzania raportów kasowych, prawidłowości wybranych deklaracji podatkowych oraz przypisów podatkowych i wpłat podatków, prawidłowości ewidencji księgowej w organie i jednostce budżetowej wybranych kont, prawidłowości prowadzenia rejestru wydawanych bonów paliwowych, prawidłowości wydawanych zaświadczeń o dochodach podatników,
prawidłowości funkcjonowania kasy w Urzędzie Gminy,
prawidłowości realizowania wybranych do kontroli zagadnień przez jednostki organizacyjne Gminy, m.in. prawidłowości naliczania wynagrodzeń i składek w ZEO dla nauczycieli za m–c sierpień 2004 roku, w OPS dla pracowników za m–c sierpień 2004 roku oraz świadczeń rodzinnych, prawidłowości uiszczania podatku od nieruchomości oraz podatku dochodowego od osób fizycznych przez ZGK, prawidłowości rozliczania kwitariuszy przychodowych K –103 w ZEO, prawidłowości prowadzenia książki materiałowej i inwentarzowej w GOK i GBP oraz listy płac za m – ce lipiec i sierpień 2004 roku w GOK, za m–c październik 2004 roku w GBP i za m–ce październik i listopad 2004 roku w Zespole Szkół w Lipniku.
Z treści 7 protokołów z kontroli wewnętrznych przeprowadzonych przez Skarbnika Gminy w jednostkach organizacyjnych gminy (stanowią załącznik Nr 4 do niniejszego protokołu) nie wynika, aby kontrole dotyczyły przestrzegania przez te jednostki realizacji procedur kontroli finansowej oraz zasad wstępnej oceny celowości poniesionych wydatków i obejmowały co najmniej 5% ich wydatków, a zatem aby spełniony został w okresie 2004 roku wymóg wynikający z przepisów art. 127 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych ( Dz. U. z 2003r. Nr 15, poz. 148 ze zm.).
W związku z powyższą sprawą wspólne wyjaśnienie do protokołu kontroli złożyli Wójt i Skarbnik.
W treści wyjaśnienia (załącznik Nr 5) podano:
„Uprzejmie wyjaśniam, iż kontrole wynikające z przepisu art. 127 ust. 2 i 3 ustawy o finansach publicznych w jednostkach podlegających prowadził Skarbnik Gminy na podstawie pisemnego upoważnienia. Skarbnik dokonał kontroli w oparciu o Regulamin Kontroli Wewnętrznej, stanowiący Załącznik do Regulaminu Organizacyjnego Urząd Gminy w Lipniku (Zarządzenie Nr 60/03 z 18.12.03r.). Dokładne procedury kontroli wewnętrznej wprowadziłem Zarządzeniem Nr 20/2005 z dnia 1.06.05r., które wejdzie w życie 1 lipca b. r.”
Kontrola nie może uznać powyższego wyjaśnienia za wystarczające do usprawiedliwienia stwierdzonej nieprawidłowości. Kontrole wewnętrzne przeprowadzone przez Panią Skarbnik w 2004 roku w jednostkach organizacyjnych nie spełniały wymogów określonych w art. 127 ust. 1 i 2 ustawy o finansach publicznych.
Regulamin kontroli wewnętrznej stanowiący załącznik Nr 3 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy zawiera załącznik Nr 4 do niniejszego protokołu.
Odpowiedzialność za powyższą nieprawidłowość w okresie objętym kontrolą ponoszą Wójt
3.3.2. Wykonywanie kontroli przez wewnętrzną jednostkę kontroli.
W kontrolowanej jednostce nie funkcjonuje instytucjonalna komórka kontroli wewnętrznej.