Source: https://www.kusek.com.pl/post/nowe-rozwi%C4%85zania-w-e-dokumentacji-pracowniczej
Timestamp: 2020-04-02 08:25:52+00:00
Document Index: 47993870

Matched Legal Cases: ['art. 675', 'art. 97', 'art. 251', 'art. 41', 'art. 221', 'Art. 10', 'art. 94', 'art. 94', 'art. 947', 'art. 94', 'art. 945', 'Art. 9410', 'art. 949', 'Art. 9411', 'Art. 9412', 'art. 949', 'art.281', 'art.\n94', 'art. 945', 'art. 946', 'art. 2981', 'Art. 2981', 'art.94', 'art.94', 'art. 948', 'art. 1', 'Art. 947', 'art. 1', 'art. 6']

Nowe rozwiązania w e-dokumentacji pracowniczej
E – elektroniczne dokumenty w zatrudnieniu:
- możliwość prowadzenie dokumentacji pracowniczej i akt osobowych w formie
elektronicznej jako dodatkowej poza papierową – podstawą formą dokumentacji pracowniczej.
- wniosek pracownika o wykonanie pracy w formie telepracy i odpowiedź pracodawcy. Przekazywanie wyników telepracy ( art. 675, 676 § 5,6 KP)
E-korespondencja ( e-mail) dotycząca Świadectwa Pracy:
- wniosek o wydanie świadectwa pracy, który pracownik składa w ciągu 7 dni od rozwiązania poprzedniego stosunku pracy jeśli jest ponownie zatrudniany przez tego
samego pracodawcę (art. 97 § 11 K.P )
- upoważnienie do odbioru świadectwa pracy przez osobą upoważnioną przez pracownika,
- wniosek o wydanie świadectwa pracy po zmarłym pracowniku,
- zawiadomienie pracownika o negatywnym rozpatrzeniu wniosku o sprostowanie świadectwa pracy. ( Rozporządzenie MRPiPS z 30.12.2016r w sprawie świadectwa Pracy).
E-korespondencja z Inspekcją Pracy:
- zgłoszenie pracodawcy,
- zawiadomienie o zawarciu umowy na czas
określony dłuższej niż 33 miesiące ( art. 251 § 5 KP)
Elektroniczne ( e-mail) przekazywanie dokumentów pracownikom:
- informacja roczna o podstawach wymiaru składek i składkach ubezpieczonego
( art. 41 ust.8 ustawy o SUS)
ZMIANY OD 01 STYCZNIA 2019r
Ustawa z dnia 10.01.2018r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją Dz. U. z 2018 r. poz. 357 z dnia 13.02.2018r.
1) w art. 221 § 2. Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania,
niezależnie od danych osobowych, o których mowa w § 1, także:
1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w
prawie pracy;
3) numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych
Art. 10. Rozporządzenia
3. Jeżeli w okresie od dnia wejścia w życie niniejszej stawy do dnia otrzymania przez
pracodawcę informacji, o której mowa w ust. 1 pkt 1, albo wniosku, o którym mowa w
ust. 1 pkt 2, przypada termin wypłaty wynagrodzenia za pracę, pracodawca wypłaca wynagrodzenie do rąk własnych pracownika.
Najważniejsze zmiany w obowiązkach pracodawcy w dziale IV rozdział 1 Kodeku Pracy:
3) art. 94 pkt 9a i 9b otrzymują brzmienie:
2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania -
okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej; art. 947 stosuje się odpowiednio.
W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz
ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej
1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt
9b lub w art. 945 § 2;
3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o
którym mowa w pkt 2.
§ 1. Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą.
§ 2. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią
elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
§ 3. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym
§ 1. Pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:
§ 2. Pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w
terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.
2) przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletniości wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
Art. 9410.
W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej zgodnie z
art. 949, pracodawca może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji.
Art. 9411.
Art. 9412.
2) osób, o których mowa w art. 949 § 3, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika - złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.";
W art.281 KP
- Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu:
6a) nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres, o którym mowa w art.
94 pkt 9b, art. 945 § 2 i art. 946 pkt 2, albo przez dłuższy okres, jeżeli wynika on z odrębnych przepisów,
7) pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem
art. 2981 otrzymuje brzmienie:
"Art. 2981
- uwzględniając konieczność rzetelnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zapewnienia realizacji prawa dostępu do tej dokumentacji, potrzebę przechowywania
dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem."
1. Do stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy stosuje się :
- art.94 pkt 9a
- prowadzenia akt osobowych w formie papierowej lub elektroniczne
- art.94 pkt.9b, z zastrzeżeniem ust. 2
- okres przechowywania akt osobowych na zasadach obowiązujących przed 01.01.2019r)
- oraz art. 948
- 9412 ustawy zmienianej w art. 1 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą
- zasady wprowadzenia zmian w formie prowadzenia dokumentacji pracowniczej
- Art. 947 ustawy zmienianej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, stosuje się odpowiednio.
– o niszczeniu dokumentacji pracowniczej”
RAPORT INFORMACYJNY:
W ustawie z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.
U. z 2017r. poz. 1778 oraz z 2018r. poz. 106 i 138) wprowadza się następujące zmiany:
"6a) raport informacyjny
- zestawienie informacji dotyczące ubezpieczonego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4, który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019r., obejmujące:
a) dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty
- za lata kalendarzowe przypadające w okresie od dnia 1 stycznia 1999r. do dnia 31 grudnia 2018r
Raport informacyjny płatnik przekazuje :
- do ZUS po złożeniu oświadczenia o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych.
- ubezpieczonemu
Podsumowanie e-dokumentacja pracownicza:
- e-akta osobowe będą odwzorowaniem papierowej wersji.
- Pracodawcę zobowiązany będzie do zapewnienia poufności, integralności, kompletności dokumentacji elektronicznej.
Integralność - oznacza gwarancję, że treść dokumentu nie będzie mogła zostać zmieniona, chyba że jest to wymagane przepisami i jest przeprowadzone w sposób pozostawiający ślad na dokumencie
- Oprogramowanie do przechowywania dokumentów gwarantować ma bezpieczeństwo zgromadzonych na serwerze danych oraz udostępniać dokumenty
wyłącznie osobom posiadającym odpowiednie uprawnienia.
- Przedsiębiorcy będą musieli dostosować narzędzia informatyczne do wymogów prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej w tym do wymogów RODO
- wszystkie dokumenty dla wszystkich zatrudnionych będą musiały mieć formę papierową lub elektroniczną.
Opr. MAGDALENA SOBIAK