Source: https://www.asken.sk/gdpr/
Timestamp: 2020-04-04 15:16:47+00:00
Document Index: 613679

Matched Legal Cases: ['čl. 15', 'čl. 16', 'čl. 17', 'čl. 18', 'čl. 19', 'čl. 20', 'čl. 21']

GDPR - ASKEN tools
Zásady ochrany osobných údajov v spoločnosti ASKEN tools s.r.o.
V ASKEN tools s.r.o. (ďalej len „ASKEN“) si vážime dôveru a súkromie vlastníkov, zákazníkov, dodávateľov a ďalších osôb, ktoré s nami komunikujú, a dbáme na to, aby sme rešpektovali Vaše práva na dôvernosť informácií, ktoré získavame, vrátane, okrem iného, osobných údajov (t. j. informácií týkajúcich sa identifikovanej alebo identifikovateľnej osoby, teda fyzickej osoby).
Kategórie osobných údajov, účely ich spracúvania, právne základy a doba spracúvania
Aby sme dostatočne chránili osobné údaje Vás a iných osôb („dotknuté osoby“), snažíme sa minimalizovať ich používanie tak, aby sme používali len nevyhnutne potrebné údaje. Napriek tomu, v oblasti komunikačných a infokomunikačných služieb, ako aj pri úkonoch súvisiacich s predmetom podnikania ASKEN, je spracúvanie niektorých osobných údajov nevyhnutné, či už vyplýva zo zákona alebo je nevyhnutné pre poskytovanie samotných služieb a je nevyhnutné na komunikáciu s Vami.
ASKEN spracúva tieto kategórie osobných údajov svojich vlastníkov, zákazníkov a dodávateľov:
Údaje v súvislosti so zmluvným alebo obchodným vzťahom
Pre naplnenie úloh je potrebné, aby sme spracúvali Vaše osobné údaje.
Kategórie osobných údajov: Meno, priezvisko, akademický titul, adresa, rodné číslo, číslo preukazu totožnosti a štátna príslušnosť, ako aj telefónne čísla a výška neuhradených záväzkov a iné údaje, ktoré nám môžu byť poskytnuté, predovšetkým v rozsahu stanovenom platnými právnymi predpismi (ďalej ako „Zákon“).
Súvisiace osobne identifikovateľné informácie: Pri poskytovaní našich služieb a výkone činností systémy vytvárajú prevádzkové, lokalizačné údaje a iné údaje generované pri poskytovaní služieb – technické záznamy, ktoré sú potrebné za účelom zabezpečenia funkčnosti služieb, odúčtovania, diagnostiky, opráv a riešenia reklamácií a tiež ich uchovávania za účelom plnenia zákonných požiadaviek. Prevádzkovými údajmi sú údaje vzťahujúce sa na užívateľa. Prevádzkové a iné údaje sú primerane predmetom tajomstva. Pre účely identifikácie ďalej používame informácie dostupné z voľne prístupných zdrojov a registrov, napríklad Katastrálny úrad – Listy vlastníctva, register osôb, telefónny zoznam, Živnostenský a/alebo Obchodný register, Sociálne siete, Register účtovných závierok, zoznamy dlžníkov a podobne.
Účely spracúvania osobných údajov: Výkon činnosti ASKEN, jej zmeny alebo ukončenia vzťahu, fakturácie, vyúčtovania, úhrady, evidencie a postupovania pohľadávok, podávania informácií v rámci koordinačných centier a operačných stredísk tiesňového volania, spolupráce a poskytovania súčinnosti podľa Zákona. ASKEN je tiež oprávnený podľa Zákona spracúvať nevyhnutné údaje týkajúce sa dlžníkov, alebo osôb, o ktorých ASKEN alebo iný podnik zistil, že odcudzili alebo poškodili majetok.
Bez poskytnutia osobných údajov na tieto účely by nebolo možné služby a činnosti poskytovať a na spracúvanie osobných údajov pre tieto účely nepotrebujeme súhlas.
Právne základy spracúvania osobných údajov: Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné podľa zákona, predpisov alebo na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby.
Doba spracúvania osobných údajov: Počas doby trvania platného zmluvného alebo vlastníckeho vzťahu, aj po jeho skončení, ak je to potrebné na vyúčtovanie, úhradu, evidenciu a vymáhanie pohľadávok, alebo na splnenie iných povinností uložených zákonom – zvyčajne 3 mesiace po skončení zmluvy v prípade, ak boli všetky zmluvné záväzky vyrovnané; v prípade reklamácií a sporov až do uplynutia lehoty, v ktorej je možné využiť všetky zákonné prostriedky, a to až do ich ukončenia.
Prevádzkové údaje sú uchovávané do uplynutia lehoty, počas ktorej možno faktúru, zálohu alebo vyúčtovanie právne napadnúť alebo uplatniť nárok na platbu, v prípade reklamácií a sporov až do uplynutia lehoty, v ktorej je možné využiť všetky zákonné prostriedky, a to až do ich ukončenia.
Údaje kontaktných osôb vlastníkov, nájomcov, zákazníkov a dodávateľov v súvislosti so zmluvným vzťahom
Kategórie osobných údajov: V rámci uzatvorenia a plnenia zákonných vzťahov, zákazníckej alebo dodávateľskej zmluvy alebo požiadavky je dôležité, aby sme dokázali správne identifikovať osoby, s ktorými máme komunikovať, ktoré majú rozličné oprávnenia a sú autorizované udeľovať pokyny a prijímať informácie pri plnení alebo iné súvisiace informácie. Tieto osoby môžu byť zamestnancami Vašej spoločnosti alebo pracovníkmi jej dodávateľov, ďalej to môžu byť spoluvlastníci alebo osoby inak zaangažované.
O týchto osobách spracúvame len nevyhnutné identifikačné informácie – najmä meno, priezvisko, pracovné/služobné/funkčné zaradenie, telefónne číslo, adresa elektronickej pošty a pod.
Údaje z komunikácie so zákazníkmi, vlastníkmi alebo dotknutými osobami
Kategórie osobných údajov: ASKEN pre potreby poskytovania svojich služieb a riešenia požiadaviek robí záznamy z komunikácie, najmä zápisy z osobnej komunikácie pri priamom kontakte, písomné a elektronické záznamy z komunikácie prostredníctvom telefonického spojenia, elektronickej pošty a webových aplikácií.
Tiež môžeme vykonávať nahrávanie volaní na linky určené pre poskytovanie zákazníckej podpory a spätných volaní z týchto liniek. Nahrávanie sa uskutočňuje až po zaznení hlásky o nahrávaní.
Právne základy spracúvania osobných údajov: Spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na účel oprávnených záujmov prevádzkovateľa – zaznamenanie a vyhodnocovanie požiadaviek.
Doba spracúvania osobných údajov: Zvukové záznamy: zvyčajne 6 mesiacov po vybavení požiadavky, v prípade reklamácií a sporov alebo ak bol záznam použitý ako dôkaz o pokynoch až do uplynutia lehoty, v ktorej je možné využiť všetky zákonné prostriedky, a to až do ich ukončenia resp. ukončenia ich následkov.
Iné typy záznamov: Počas doby trvania platného vzťahu s ASKEN, aj po ukončení zmluvy alebo vzťahu, ak je to potrebné na vyúčtovanie, úhradu, evidenciu a vymáhanie pohľadávok, alebo na splnenie iných povinností uložených zákonom, po dobu splnenia danej povinnosti – zvyčajne 6 mesiacov po skončení zmluvy alebo po vybavení požiadavky, ak nedošlo k uzatvoreniu zmluvy, v prípade reklamácií a sporov až do uplynutia lehoty, v ktorej je možné využiť všetky zákonné prostriedky, a to až do ich ukončenia.
Záznamy z bezpečnostných kamier CCTV
Priestory a objekty prevádzok vo vlastníctve alebo zmluvnom užívaní ASKEN môžu byť monitorované kamerovým systémom so záznamom.
Správcom spracovania je ASKEN tools s.r.o. ak nie je uvedené inak.
Kontaktné údaje: viď kontakty a informácie o spoločnosti
Informačné tabuľky a nálepky CCTV
Informačná tabuľka o prevádzke kamerového systému musí byť dobre viditeľná pri vstupoch do objektu alebo priestoru. V prípade viacerých vchodov sú tabuľky umiestnené v blízkosti takýchto vchodov.
Na požiadanie Správca spracovania poskytne nasledovné údaje: totožnosť a kontaktné údaje správcu a prípadne jeho zástupcu; kontaktné údaje prípadného poverenca pre ochranu osobných údajov; účely zpracovania, pre které sú osobné údaje určené, a právny základ pre spracovanie; kategórie dotknutých osobných údajov; príjemcu alebo kategórie príjemcov osobných údajov.
Informácie o systéme CCTV
Doba uchovávania záznamu: max. 15 dní. V prípade šetrenia priestupku alebo trestného činu bude doba uchovávania údajov predĺžená najviac na nevyhnutný čas do uzavretia prípadu alebo podľa nariadenia nadriadených orgánov.
Účel monitorovania a záznamu – oprávnené záujmy správcu alebo tretích strán: Ochrana osôb, zdravia a majetku a na vykonávanie analýzy bezpečnostných rizík. Záznamy môžu byť využité iba v súvislosti so zaistením udalosti, ktorá poškodzuje dôležité, právom chránené záujmy správcu, prevádzkovateľa alebo vlastníkov objektu. Prípustnosť využitia záznamov pre iný účel musí byť obmedzená na významný verejný záujem, napr. boj proti kriminalite, výtržníctvo a pod.
Definícia monitorovaného priestoru
CCTV systém monitoruje prioritne majetok a objekty v užívaní ASKEN, vrátane pozemkov a vrátane hnuteľného majetku. Systém v nevyhnutnej miere monitoruje aj priľahlý verejný priestor tak, aby sa dala určiť súvislosť alebo identifikácia prípadného útočníka alebo narušiťeľa. Monitorovať je možné aj zaparkované vozidlá najmä z dôvodu ochrany majetku.
Výnimočne je možné monitorovať aj širšie okolie avšak iba v prípadoch ak dochádza k opakovanému závažnému porušeniu alebo útokom voči majetku prevádzkovateľa systému.
Sprístupňovanie údajov tretím stranám a poskytovanie záznamov
Údaje môžu byť sprístupnené tretím stranám iba v prípadoch incidentu a to len oprávneným orgánom ako sú napríklad orgány činné v trestnom konaní, súd, poisťovňa alebo iný oprávnený subjekt. Údaje sa sprístupňujú len v nevyhnutnej miere, na nevyhnutný čas a jedine na základe písomnej žiadosti alebo príkazu oprávneného subjektu.
Iné sprístupnenie tretím stranám prípustné nie je.
Každý, kto je zachytený CCTV kamerami, má právo požadovať túto nahrávku. Žiadosť musí byť podaná podľa stanoveného postupu GDPR.
Kategórie dotknutých osobných údajov a ich príjemcu
CCTV môže zachytiť a zaznamenať údaje, podľa ktorých je možné stotožniť konkrétnu osobu s jej skutkom v konkrétnom čase.
Čo sa nespracúva a nesleduje
Nikto nespracúva a nesleduje údaje uložené v CCTV systéme tak, aby sa z nich mohli získavať bezdôvodné informácie o pohybe osoby, jej návykoch, časoch príchodu a odchodu, návštevách ani iné podobné údaje.
Údaje získané na základe súhlasu
Spracúvanie týchto údajov nie je nevyhnutné na plnenie zmluvy alebo zákonných povinností či ochranu oprávnených záujmov ASKEN, ale ich spracúvanie umožní zlepšovať služby, informovanosť a komunikáciu.
Poskytnutie súhlasu s notifikáciami o nových príspevkoch, článkoch, informáciách a správach na stránkach prevádzkovaných ASKEN; kontaktné údaje v prípade havárií, nehôd alebo živelných udalostí; informácie a príspevky získané z dobrovoľného priesk; záznamy o správaní na internetových stránkach spravovaných ASKEN získané z cookies v prípade povolenia cookies vo webovom prehliadači (sú spracované pre vylepšenie prevádzky internetových)
ASKEN môže na svojich webových stránkach používať súbory „cookie“. Súbor „cookie“ je informácia, ktorú webová stránka uloží v systéme používateľa, aby si zapamätala určité informácie o vás pri vašej ďalšej návšteve týchto alebo súvisiacich stránok.
„Cookies“ sú spracúvané iba v prípade povolenia voľby cookies vo Vašom webovom prehliadači (sú spracúvané pre vylepšenie prevádzky internetových stránok).
„Cookies“ na stránkach ASKEN sú
Marketingové súbory cookie – Google Analytics (collect), Facebook a ďalšie: sa používajú na sledovanie pohybu návštevníkov na rozličných webových stránkach.
Pri prvej návšteve stránok Vám bude zobrazený súhlas s použitím cookies z tejto stránky s odkazom na podrobné informácie (táto stránka).
Ak nechcete prijímať súbory „cookie“ z webových stránok, môžete rozsah akceptácie súborov „cookie“ obmedziť prostredníctvom nastavení Vášho internetového prehliadača.
Registratúra a osobné údaje
ASKEN pri plnení svojich záväzkov a povinností zo zmlúv využíva odborné a špecializované služby iných subjektov. Ak títo dodávatelia spracúvajú osobné údaje odovzdané spoločnosťou ASKEN, majú postavenie sprostredkovateľov, ktorí spracúvajú osobné údaje len v rámci pokynov od HYDROBETON a nesmú ich využiť inak. Ide najmä o kategórie
prevádzkovateľov informačných systémov, nástrojov podporujúcich prevádzku, predaj, zákaznícky servis a účtovníctvo,
prevádzkovateľov systémov hybridnej pošty a doručovateľských služieb
bezpečnostné služby, zabezpečujúce ochranu objektov
na základe mandátu alebo splnomocnenia
ASKEN v rámci plnenia svojich zákonných povinností prenáša osobné údaje správnym orgánom a úradom určeným platnou legislatívou.
ASKEN bez vášho predchádzajúceho súhlasu neposkytne vaše osobné údaje na marketingové účely inej spoločnosti.
Na zabezpečenie naplnenia povinností, vyplývajúcich nám zo zákona sme však v určitých prípadoch oprávnení poskytnúť osobné, prevádzkové a lokalizačné údaje tretím osobám – súdom, iným orgánom verejnej správy a štátu. V nevyhnutnom rozsahu môžeme poskytnúť aj iným podnikom v záujme účinnejšej ochrany, alebo ak je to potrebné z dôvodu možnosti poskytnutia služieb.
ASKEN vedie záznamy o svojich spracovateľských činnostiach, tak ručných, ako aj automatizovaných a má zavedené príslušné technické a organizačné opatrenia v oblasti informačnej bezpečnosti na zabránenie neoprávnenému alebo nezákonnému zverejneniu, prístupu, náhodnej alebo nezákonnej strate alebo zničeniu, pozmeneniu, prenosu alebo inému poškodeniu vašich osobných údajov. Takéto opatrenia zahŕňajú používanie brán firewall, zabezpečených priestorov so servermi, šifrovanie, vhodné systémy a procesy riadenia prístupových práv, dôkladný výber spracúvateľov a ďalšie technicky a komerčne odôvodnené opatrenia na poskytovanie primeranej ochrany vašich osobných údajov pred neoprávneným používaním alebo zverejnením. Podľa vhodnosti môžeme tiež zhotoviť záložné kópie a využiť iné podobné prostriedky, aby sme predišli náhodnému poškodeniu alebo zničeniu vašich osobných údajov. Tieto opatrenia zabezpečujú dostatočnú úroveň zabezpečenia v súvislosti s rizikami prirodzene súvisiacimi s procesom a povahou osobných údajov, ktoré sú predmetom ochrany. Vaše bezpečne uchované osobné údaje budú sprístupnené výlučne vybraným oprávneným pracovníkom, funkcionárom alebo splnomocneným či povereným osobám.
Spracúvanie osobných údajov pri vedení účtovníctva a evidencie
Informácie spracúvané a uchovávané spoločnosťou ASKEN sa v listinnej podobe archivujú v archíve ASKEN v zamknutom objekte v na to určenom úložnom priestore. Listinné dokumenty ktoré sú predmetom aktuálneho účtovného obdobia, ale s ktorými je potrebné nakladať môžu byť prenášané a dočasne ukladané aj mimo priestorov ASKEN.
Elektronické spracovanie je primárne vedené na chránených interných sieťach alebo nesieťových zariadeniach, a ďalej môže byťvedené na chránených cloudových službách, ktoré spĺňajú predpísané štandardy ochrany IT podľa EN a ISO.
Listinné alebo elektronické údaje môžu byť poskytnuté tretím stranám, najmä ak sa jedná o účelné alebo zmluvné zabezpečenie dodávky externej služby vedenia účtovníctva, spracovania miezd, evidencie záloh, kontrola úhrad, výkon platieb, ročné zúčtovanie, ročná účtovná závierka a pod.
Napríklad, ak sú Vaše osobné údaje spracúvané na základe zákonnej požiadavky (v našom prípade je takou požiadavkou napríklad povinnosť evidovať údaje v zmysle Zákona o DPH, alebo Zákona o účtovníctve), toto spracúvanie údajov nemôžete namietať alebo požadovať výmaz.
Žiadosť o uplatnenie práv môžete podať písomne na adresu sídla ASKEN, za podmienky doloženia oprávnenosti uvedenej žiadosti.
Podľa čl. 15 GDPR bude mať dotknutá osoba právo na prístup k osobným údajom, ktoré zahŕňa jednak právo získať od ASKEN:
informácie o účeloch spracúvania, kategóriách dotknutých osobných údajov, príjemcoch, ktorým osobné údaje boli alebo budú sprístupnené, plánovanej dobe spracúvania, o existencii práva požadovať od správcu opravu alebo vymazanie osobných údajov týkajúcich sa dotknutej osoby alebo obmedzenie ich spracúvania alebo vzniesť námietku proti tomuto spracúvaniu, práve podať sťažnosť u dozorného úradu, o všetkých dostupných informáciách o zdroji osobných údajov, pokiaľ nie sú získané od subjektu údajov, skutočnosti, že dochádza k automatizovanému rozhodovaniu, vrátane profilovania, o vhodných zárukách pri poskytnutí údajov mimo EÚ,
V prípade opakovanej žiadosti bude ASKEN oprávnený za kópiu osobných údajov účtovať primeraný poplatok.
Podľa čl. 16 GDPR má dotknutá osoba právo na opravu nepresných osobných údajov, ktoré o ňom ASKEN spracúva. Zákazník, dodávateľ, zmluvný partner, vlastník alebo nájomca má tiež povinnosť oznamovať zmeny svojich osobných údajov a doložiť, že k takejto zmene došlo. Zároveň je povinný nám poskytnúť súčinnosť, ak bude zistené, že osobné údaje, ktoré o ňom spracúvame, nie sú presné. Opravu vykonáme bez zbytočného odkladu, vždy však s ohľadom na dané technické možnosti.
Podľa čl. 17 GDPR má dotknutá osoba právo na vymazanie osobných údajov, ktoré sa jej týkajú, ak ASKEN nepreukáže oprávnené dôvody pre spracúvanie týchto osobných údajov. ASKEN má nastavené mechanizmy na zabezpečenie automatickej anonymizácie alebo vymazania osobných údajov v prípade, že už nie sú potrebné na účel, na ktorý boli spracovávané.
Podľa čl. 18 GDPR má dotknutá osoba do doby vyriešenia podnetu právo na obmedzenie spracúvania, ak bude popierať presnosť osobných údajov, dôvody ich spracúvania alebo ak podá námietku proti ich spracúvaniu.
Podľa čl. 19 GDPR má dotknutá osoba právo na oznámenie zo strany ASKEN v prípade opravy, vymazania alebo obmedzenia spracúvania osobných údajov. Ak dôjde k oprave alebo vymazaniu osobných údajov, budeme informovať jednotlivého príjemcu, s výnimkou prípadov, keď sa to ukáže ako nemožné alebo to vyžaduje neprimerané úsilie. Na základe žiadosti dotknutej osoby môžeme poskytnúť informáciu o týchto príjemcoch.
Podľa čl. 20 GDPR má dotknutá osoba právo na prenosnosť údajov, ktoré sa jej týkajú a ktoré poskytla spoločnosti ASKEN, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte, a právo požiadať ASKEN o poskytnutie týchto údajov inému prevádzkovateľovi.
Podľa čl. 21 GDPR má dotknutá osoba právo namietať proti spracúvaniu jeho osobných údajov z dôvodu oprávneného záujmu ASKEN.
V prípade, že ASKEN nepreukáže, že existuje závažný oprávnený dôvod pre spracúvanie, ktorý prevažuje nad záujmami alebo právami a slobodami dotknutej osoby, ASKEN spracúvanie na základe námietky ukončí bez zbytočného odkladu.
Dotknutá osoba má právo nebyť predmetom žiadneho rozhodnutia založeného výhradne na automatizovanom spracovaní vrátane profilovania, ktoré by pre ňu malo právne účinky alebo sa jej obdobným spôsobom významne dotklo. ASKEN uvádza, že nevykonáva automatizované rozhodovanie bez vplyvu ľudského posúdenia s právnymi účinkami pre dotknuté osoby.
Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa týchto Zásad, prípadne iný podnet alebo záujem uplatniť Vaše právo, ochotne Vám pomôžeme.
Zodpovedná osoba pre ochranu osobných údajov je:
aktuálny štatutár ASKEN
Kontaktné údaje nájdete na stránke Kontakt