Source: http://geschaeftsbericht2015.aixtron.com/reports/aixtron/annual/2015/gb/German/20/corporate-governance.html
Timestamp: 2019-08-26 03:18:04
Document Index: 305392812

Matched Legal Cases: ['§ 107', '§ 100', '§ 91', '§ 91', '§161', '§ 161', '§ 315']

AIXTRON - Geschäftsbericht 2015 - Bericht des Aufsichtsrats
Der Aufsichtsrat nahm im Geschäftsjahr 2015 seine Aufgaben und Pflichten gemäß Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung uneingeschränkt wahr.
Wir haben den Vorstand bei seiner Geschäftsführung kontinuierlich überwacht und ihn bei allen für das Unternehmen wichtigen Belangen beraten, so dass wir uns dabei stets von der Recht- und Ordnungsmäßigkeit, der Zweckmäßigkeit und der Wirtschaftlichkeit der Unternehmensführung überzeugen konnten.
Der Vorstand hat seine Berichtspflicht gegenüber dem Aufsichtsrat sowohl mündlich als auch schriftlich vollumfänglich erfüllt. Er bezog uns mit unseren Fachausschüssen in alle wichtigen Geschäftsvorgänge und Entscheidungen, von grundlegender Bedeutung für das Unternehmen, ein.
In den Sitzungen (sowohl im Plenum als auch in den Ausschüssen) diskutierten wir zusammen mit dem Vorstand ausführlich über die uns vorgetragenen Informationen. Die Zusammenarbeit mit dem Vorstand war in jeder Hinsicht geprägt von verantwortungsvollem und zielgerichtetem Handeln.
Außerhalb der Sitzungen berieten wir uns regelmäßig innerhalb des Aufsichtsrats und der Vorstand unterrichtete uns zeitnah über wichtige Ereignisse im AIXTRON Konzern.
Zwischen den Sitzungen führte ich – auch in meiner Funktion als Mitglied des Kapitalmarktausschusses – regelmäßig Gespräche mit dem Vorstandsvorsitzenden Martin Goetzeler. Dabei erörterten wir neben der aktuellen Geschäftslage unter anderem Fragen der strategischen Ausrichtung, der Risikolage, des Risikomanagements und der Compliance. Auch der Vorsitzende des Prüfungsausschusses Prof. Dr. Blättchen und die Vorsitzende des Technologieausschusses Prof. Dr. Denk standen zwischen den Sitzungen im regen Austausch mit den jeweils verantwortlichen Vorstandsmitgliedern.
Außerdem erhielten alle Aufsichtsratsmitglieder detaillierte Quartalsberichte zur Lage der Gesellschaft sowie weitere Informationen, wie interne Kontrollberichte, Sitzungsprotokolle, Firmenpräsentationen, Analystenreports, Konsensus-Schätzungen, Presseberichte und die AIXTRON Finanzberichte.
Wie in jedem Jahr haben wir uns auch mit dem Vorstand über die Risikolage, das Risikomanagement und die Compliance im Unternehmen beraten und die entsprechenden Entwicklungen und Maßnahmen sorgfältig geprüft.
Der Vorstand legte dem Aufsichtsrat rechtzeitig sämtliche zustimmungspflichtigen Geschäfte vor. Nach gründlicher Beratung und Prüfung erteilten wir, dort wo angemessen, unsere Zustimmung.
Der Aufsichtsrat tagte im Jahr 2015 in vier ordentlichen Sitzungen am 23. Februar, 19. Mai, 16. September und
2. Dezember 2015. In den ersten drei Sitzungen waren jeweils alle sechs Aufsichtsratsmitglieder anwesend. In der vierten Sitzung am 2. Dezember 2015 fehlte lediglich Herr Dr. Komischke entschuldigt.
Regelmäßig erörterten wir in den vier ordentlichen Sitzungen ausführlich die Geschäftsentwicklung des AIXTRON Konzerns insbesondere vor dem Hintergrund der immer noch anhaltenden Marktschwäche und des Preis- sowie Konkurrenzdrucks. Anhand der aktuellen Finanzzahlen sowie von jeweils aktualisierten Prognoseberichten und Entwicklungsplänen (Aufträge, Umsätze, Wettbewerb, Marktanteile) konnten wir uns während dieser Sitzungen ein ausreichendes Bild von der aktuellen Geschäftslage machen. Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den aufgestellten Budgetplanungen wurden dabei ausführlich erläutert und begründet.
In den ordentlichen Aufsichtsratssitzungen im Februar, Mai, September und Dezember 2015 wurden wir über den Fortschritt der diversen Strategieprojekte, über relevante Produktentwicklungen, neue Technologien (Beispiele: OLED, Power Electronics), wichtige Kundenaufträge (Beispiel: San'an Großauftrag aus China), relevante Projekte, wesentliche Entwicklungen in den Regionen (Beispiel: Integration Plasma Si) sowie die internen Reorganisationsprozesse (Beispiele: Aufteilung in drei Technologiegruppen, weiterer Personalabbau, neue Karriere- und Vergütungsstruktur) informiert.
Insbesondere haben wir uns in allen vier Sitzungen mit den länger als zunächst erwartet andauernden Qualifizierungsprozessen bei der AIX R6 MOCVD-Anlage und den damit einhergehenden Modifizierungskosten und Kosten-Ineffizienzen sowie den Auswirkungen auf andere Kunden beschäftigt. Auch die Risiken im Zusammenhang mit dem für diese Anlage erteilten Großauftrag wurden detailliert erörtert. Nachdem der Kunde den Vorstand am 9. Dezember 2015 über das Nichterreichen der kundenspezifischen Spezifikationen unterrichtete, wurde unverzüglich eine entsprechende Ad-Hoc-Mitteilung veröffentlicht.
Vor dem Hintergrund diverser, bereits umgesetzter Kostenreduzierungsprogramme konzentrierten sich unsere Diskussionen und Evaluierungen im Geschäftsjahr 2015 wieder stärker auf das Marktumfeld und die Marktchancen für die verschiedenen Technologiegruppen von AIXTRON. In diesem Zusammenhang haben wir uns auch mit möglichen M&A-Opportunitäten auseinander gesetzt, insbesondere mit Blick auf eine gezielte Verbesserung von Marktzugängen.
Darüber hinaus wurden in den einzelnen Sitzungen die folgenden Themen behandelt:
Sitzungen des Aufsichtsrats in 2015
In der Sitzung vom 23. Februar 2015 stand der Jahres- und Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2014 und die entsprechenden Erörterungen und Beschlussfassungen auf der Agenda. Hierüber hatten wir in unserem Bericht für das Geschäftsjahr 2014 ausführlich berichtet. Auch diskutierten wir ausführlich über den vorliegenden horizontalen und vertikalen Vergleich der Vorstandsvergütung und kamen zu dem Ergebnis, dass die Vergütung sowohl horizontal als auch vertikal angemessen ist. Ferner befassten wir uns mit der Tagesordnung der ordentlichen Hauptversammlung 2015 und den darin enthaltenen Vorschlägen zur Beschlussfassung. Vor dem Hintergrund erheblich gestiegener Übernahmeaktivitäten im Kapitalmarkt diskutierten wir die Relevanz und mögliche Handlungsalternativen für den Fall eines Übernahmeangebots.
In der Sitzung vom 19. Mai 2015 haben wir uns neben den o.g. wiederkehrenden Themen über die Möglichkeiten der Auflösung des im März 2015 ausgelaufenen Genus Trust, der im Zuge der Übernahme der Genus, Inc. zur Absicherung von Ansprüchen aus den übernommenen Optionsprogrammen gegründet wurde, beraten und den Vorstand um die Prüfung eines Transfers nach Deutschland gebeten. Auch haben wir diverse Nutzungs-/Verwertungsmöglichkeiten für die Immobilie in der Kaiserstraße am Stammsitz in Herzogenrath diskutiert.
In der Sitzung vom 16. September 2015 haben wir uns u.a. im Zusammenhang mit dem seit Mai 2015 geltenden Gesetz zur gleichberechtigten Teilhabe von Frauen und Männern an Führungspositionen gemeinsam mit dem Vorstand über die Definition der relevanten Führungsebenen beraten und die vom Aufsichtsrat festzulegenden Zielquoten (Vorstand: 0%; Aufsichtsrat: ca. 20%) beschlossen, bzw. bestätigt. Aufgrund der anstehenden Neuwahlen des Aufsichtsrats im Rahmen der Hauptversammlung 2016 haben wir darüber hinaus entschieden, dass der Nominierungsausschuss seine Arbeit wieder aufnimmt.
Am 2. Dezember 2015 kam der Aufsichtsrat der AIXTRON SE zu seiner letzten ordentlichen Sitzung des Jahres zusammen. Hier diskutierten wir das vom Vorstand vorgelegte und dem an die aktuellen Geschäftsaussichten angepasste Budget für 2016 ausführlich. Die Zustimmung zum vorgelegten Budget erfolgte im Nachgang zu dieser Sitzung im Umlaufverfahren und steht erneut unter der Maßgabe, dass die geplanten Ausgaben regelmäßig überprüft und mit der Geschäftsentwicklung abgestimmt werden. Das Budget 2016 beinhaltet u.a. die detaillierte Umsatz-, Ertrags-, Finanz- und Investitionsplanung sowie die geplante Personalentwicklung bei AIXTRON. Wir berieten über neue Gesetze, Richtlinien und Vorgaben und überarbeiteten die Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat. Der Vorstand berichtete über die Festlegung von Zielquoten für den Frauenanteil in den beiden Führungsebenen unterhalb des Vorstands, welche der Vorstand mit Beschluss vom 29. September 2015 wie folgt festlegte: erste Führungsebene: 0% (aktuell: 0%); zweite Führungsebene: 8,3% (aktuell: 8,3%). Die Frist zur Erreichung dieser Ziele ist jeweils der 30. Juni 2017.
Schließlich unterzogen wir uns in der letzten Sitzung des Jahres mithilfe eines im Vorfeld der Sitzung an die Mitglieder des Aufsichtsrats verteilten umfassenden Fragebogens der Selbstevaluierung unserer Tätigkeit mit dem Ergebnis, dass der Aufsichtsrat und seine Ausschüsse effizient arbeiten.
Der Aufsichtsrat hat derzeit vier Ausschüsse gebildet, einen Prüfungsausschuss (Audit Committee), einen Technologieausschuss, einen Nominierungsausschuss sowie einen Kapitalmarktausschuss.
Der Prüfungsausschuss befasst sich insbesondere mit der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, der Compliance, der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems und des internen Revisionssystems sowie der Umsetzung der Regelungen gemäß Abschnitt 404 des Sarbanes-Oxley-Acts (SOA 404). Der Prüfungsausschussvorsitzende, Herr Prof. Dr. Blättchen, verfügt als unabhängiges Aufsichtsratsmitglied über Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung und Abschlussprüfung (§ 107 Abs. 4, § 100 Abs. 5 AktG) sowie über besondere Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von internen Kontrollverfahren. Auch im Berichtsjahr befasste sich der Prüfungsausschuss mit der Abschlussprüfung und wachte hier insbesondere über die erforderliche Unabhängigkeit des Abschlussprüfers und die vom Abschlussprüfer zusätzlich erbrachten Leistungen. Schließlich befasste er sich mit der Erteilung des Prüfungsauftrags an den Abschlussprüfer, der Bestimmung von Prüfungsschwerpunkten sowie der Honorarvereinbarung. Der Ausschussvorsitzende berichtete regelmäßig über die Arbeit des Prüfungsausschusses an den Aufsichtsrat.
Der Prüfungsausschuss tagte im Jahr 2015 viermal, wobei jeweils alle drei Ausschussmitglieder anwesend waren. Neben Rechnungslegungsthemen zur Finanz- und Ertragslage befasste sich dieser u.a. mit folgenden Themen:
Beauftragung der Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit der Prüfung des Einzelabschlusses der AIXTRON SE und des Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2015, des US-Jahresberichts in Form 20-F, der Prüfung des Risikofrüherkennungssystems der Gesellschaft i.S.d. § 91 Abs.2 AktG, der Prüfung der internen Kontrollen über die Finanzberichterstattung i.S.v. SOA 404 und der Erstellung eines Management Letters und Feststellungen nach Ziffer 7.2.3 DCGK bei der AIXTRON SE
Auswertung der Unabhängigkeitserklärung sowie des "Management Letters" der Wirtschaftsprüfer (wesentliche Feststellungen zu den Prüfungen Einzel- und Konzernabschluss 2014 und des internen Kontrollsystems)
Regelmäßige Erörterung der Quartalsbericht- und der Halbjahresberichterstattung im Rahmen von Telefonkonferenzen
Prüfungsschwerpunkte seitens Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftprüfungsgesellschaft für die Prüfung des AIXTRON Jahres- und Konzernabschlusses 2015
Prüfungsschwerpunkte 2016 der Deutschen Prüfstelle für Rechnungslegung (DPR)
Die buchhalterische Integration der Akquisition von Plasma Si sowie die buchhalterische Behandlung des San'an Großauftrags
Auflösung des Genus Trust
Aktualisierung des Compliance-Handbuchs und Überführung in ein e-learning System
Risikomanagementbericht (ordnungsgemäßes Risikomanagement des Vorstands gemäß § 91 Abs. 2 AktG); quartalsweise
Verbesserung der Leistungsfähigkeit des Risikomanagementsystems sowie dessen unmittelbare Einbindung in die interne Prognose und die Geschäftsplanung
Reduktion der SOX-Kontrollen
Verabschiedung einer Anti-Korruptions-Richtlinie
Interner F&E-Audit in einer gesonderten Telefonkonferenz
Informationssicherheit und Implementierung einer Software zur Verbesserung der Informationssicherheit
Aktualisierung des Berichts über die Nutzung so genannter Konfliktmineralien
Neue relevante Richtlinien, Gesetze und Regelungen
Der Technologieausschuss befasst sich insbesondere mit Fragen der technologischen Marktstellung von AIXTRON, dem Patentwesen, Produktplanungen (Product Roadmaps) und Technologieentwicklungen, möglichen Technologieakquisitionen und sonstigen Diversifikationsthemen. Auch wurde der jeweils aktuelle technische Entwicklungsstand der MOCVD-Anlagentechnologie AIX R6 erörtert. Ferner ließ sich der Ausschuss über die Kernprozesse im Entwicklungsbereich berichten. Zusätzlich zu den Statusberichten aus den einzelnen Technologiebereichen standen Weiterentwicklungen konkreter Produkte und deren kritische Prüfung im Fokus der Arbeit des Technologieausschusses.
Die Ausschussvorsitzende, Frau Prof. Dr. Denk, berichtete dem Aufsichtsrat regelmäßig in den Plenumssitzungen über die Tätigkeit des Technologieausschusses. Im Geschäftsjahr 2015 tagte der Technologieausschuss in vier Sitzungen, in denen jeweils alle drei Ausschussmitglieder anwesend waren.
Der Nominierungsausschuss, bestehend aus drei Mitgliedern, macht im Falle der Neubesetzung von Organmitgliedern Wahlvorschläge an den Gesamtaufsichtsrat; dabei berücksichtigt er auch seine eigenen im Jahr 2010 definierten Zielvorgaben für seine künftige Zusammensetzung sowie die Forderungen des DCGK nach angemessener Vielfalt (Diversity) und einer angemessenen Anzahl unabhängiger Aufsichtsratsmitglieder. Aufgrund der im Jahr 2016 anstehenden Neuwahl des gesamten Aufsichtsrats tagte der Nominierungsausschuss im Geschäftsjahr 2015 einmal, am 1. Dezember 2015.
Zur Evaluierung von M&A-Opportunitäten und Strategieoptionen mit möglicher Kapitalmarktrelevanz, fanden mit dem Kapitalmarktausschuss mit seinen beiden Mitgliedern im Jahr 2015 insgesamt sechs Telefonkonferenzen statt (am 2., 5. und 19. Juni, am 8. September sowie am 1. und 29. Oktober).
In der aktuellen Entsprechenserklärung gemäß §161 AktG vom Februar 2016 wird mit Ausnahme der erklärten Abweichungen eine vollständige Entsprechung der Empfehlungen des Deutschen Corporate-Governance-Kodex testiert.
Es wurden keine Interessenkonflikte von Aufsichtsrats- und Vorstandsmitgliedern gemeldet.
Im Geschäftsjahr 2015 gab es keine Veränderungen in der Zusammensetzung von Vorstand und Aufsichtsrat.
Der Aufsichtsrat beauftragte gemäß Beschluss der Hauptversammlung vom 20. Mai 2015 die Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Düsseldorf, mit der Prüfung des Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses der AIXTRON SE sowie der AIXTRON Gruppe für das Geschäftsjahr 2015.
Gegenstand der Prüfungen war auch der US-Jahresbericht in Form 20-F und das gemäß des Sarbanes-Oxley-Acts implementierte interne Kontrollsystem sowie die Maßnahmen des Vorstands zur frühzeitigen Erkennung von Risiken, die den Erfolg und den Fortbestand des Unternehmens gefährden könnten. Es wurde ferner vereinbart, dass der Abschlussprüfer den Aufsichtsrat zu informieren bzw. im Prüfungsbericht zu vermerken hat, falls er bei Durchführung der Abschlussprüfung Tatsachen feststellt, die eine Unrichtigkeit der vom Vorstand und Aufsichtsrat nach § 161 AktG abgegebenen Entsprechenserklärung ergeben. Wie in den Vorjahren war eine solche Feststellung auch im Geschäftsjahr 2015 nicht notwendig.
Der Jahresabschluss der AIXTRON SE zum 31. Dezember 2015 und der Lagebericht wurden nach den Regeln des Handelsgesetzbuchs (HGB) aufgestellt, der Konzernabschluss zum 31. Dezember 2015 und der Konzernlagebericht wurden gemäß § 315a HGB auf der Grundlage der Internationalen Rechnungslegungsstandards IFRS aufgestellt. Die unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte & Touche GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, hat sowohl den von der AIXTRON SE aufgestellten Jahres- als auch den Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2015 geprüft und beide mit einem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk versehen. Die Prüfer stellten fest, dass in den Lageberichten der Gesellschaft und des Konzerns das laufende Geschäft und die künftige Entwicklung der Gesellschaft und des Konzerns zutreffend dargestellt sind. Das o.g. Prüfungsteam mit dem leitenden Revisor Dr. Holger Reichmann ist seit dem Geschäftsjahr 2012 zur Prüfung der Abschlüsse der AIXTRON SE eingesetzt.
Die Abschlussunterlagen (Jahresabschluss der AIXTRON SE und Konzernabschluss zum 31. Dezember 2015 sowie die Lageberichte der Gesellschaft und des Konzerns) sowie die Prüfungsberichte des Abschlussprüfers wurden dem Prüfungsausschuss und dem Aufsichtsrat rechtzeitig vorgelegt. Diese Dokumente wurden von uns eingehend geprüft. In der Sitzung des Prüfungsausschusses und des Gesamtaufsichtsrats vom 22. Februar 2016 wurden sowohl der Jahresabschluss der AIXTRON SE als auch der Konzernabschluss sowie die jeweiligen Lageberichte unter Berücksichtigung der Prüfungsberichte des Abschlussprüfers detailliert erörtert und diskutiert. Der Abschlussprüfer, der sowohl an der Sitzung des Prüfungsausschusses als auch an der anschließenden Sitzung des Aufsichtsrats teilnahm, berichtete über die wesentlichen Ergebnisse seiner Prüfung, die auch das interne Kontroll- und das Risikomanagementsystem bezüglich des Rechnungslegungsprozesses umfassten, und stand dem Prüfungsausschuss bzw. dem Aufsichtsrat für alle ergänzenden Fragen und Auskünfte zur Verfügung. Der von der SEC vorgeschriebene Jahresbericht 2015 "Form 20-F" wurde ebenfalls erörtert.
Nach dem abschließenden Ergebnis unserer eigenen Prüfung ergaben sich keine Einwendungen gegen den vorgelegten Jahres- und Konzernabschluss. Der Lage- und der Konzernlagebericht stimmen mit unserer eigenen Einschätzung der Lage von Gesellschaft und Konzern überein. Wir haben uns dem Ergebnis des Abschlussprüfers, mit dem wir inhaltlich voll einverstanden sind, angeschlossen und den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2015 mit Beschluss vom 22. Februar 2016 gebilligt. Der Jahresabschluss der AIXTRON SE ist damit festgestellt. Der 20-F Bericht für das Geschäftsjahr 2015 wurde zur Veröffentlichung freigegeben.
Wir danken dem Vorstand und allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern weltweit. Wir danken auch den Mitarbeitervertretern für die konstruktive Zusammenarbeit mit den Organen der Gesellschaft. Gleichermaßen gilt unser Dank den Aktionären für ihre Unterstützung und das nachhaltige Vertrauen in die AIXTRON SE.
Herzogenrath, im Februar 2016