Source: https://www.ref-ag.ch/organisation-personen/recht/Dokumente/rechtssammlung/236.700_Archivordnung.htm
Timestamp: 2019-10-14 03:29:21
Document Index: 348062184

Matched Legal Cases: ['§ 65', '§ 108', '§ 43', '§ 35', '§ 19', '§ 5', '§ 21']

gestützt auf § 65 Abs. 2 und § 108 Abs. 1 Ziff. 3 und Ziff. 4 Kirchenordnung[1],
I. Kirchliches Archivwesen
Die Kirche regelt das Archivwesen im Bewusstsein ihrer Pflicht zu Sicherstellung, Registrierung und Bewahrung aller Dokumente, denen für die Öffentlichkeit und die Wissenschaft Bedeutung zukommt (§ 43 Abs. 1 IDAG[2]).
a. zu erfassen und zu registrieren,
b. auf Dauer zu verwahren, zu sichern und zu erhalten sowie
c. zu erschliessen, nutzbar zu machen und für die Benutzung bereitzustellen.
1. die betroffene Person oder nach deren Tod deren Ehegatte, bei dessen Fehlen deren Kinder, bei deren Fehlen die Eltern der betroffenen Person eingewilligt haben, oder
2. die Einwilligung des Betroffenen nicht oder nur mit unverhältnismässigem Aufwand erhältlich gemacht werden kann und die Benutzung ausschliesslich im Interesse der betroffenen Person liegt oder
3. eine gesetzliche Grundlage für die Bekanntgabe besteht oder
4. die Benutzung zur Erfüllung einer gesetzlichen Aufgabe unerlässlich ist.
1. die Personendaten anonymisiert werden, sobald es der Zweck der Bearbeitung erlaubt,
2. die Empfängerin oder der Empfänger die Personendaten nur mit Zustimmung des kirchlichen Archivs weitergibt,
3. die Ergebnisse so veröffentlicht werden, dass die betroffenen Personen nicht erkennbar sind und
4. sofern ein vervielfältigtes Werk erstellt wird, dem kirchlichen Archiv unaufgefordert und unentgeltlich ein Belegexemplar zugestellt wird.
Für das Verfahren gelten die §§ 35 ff. IDAG[3].
II. Archiv der Landeskirche
1. das Archivverzeichnis,
2. die das Kirchenwesen berührenden staatlichen und kirchlichen Erlasse und Entscheide,
3. die Jahresrechnungen der Landeskirche mit Belegen,
4. die Protokolle und Akten:
5. die Protokolle des Pfarr- und Diakonatskapitels,
6. Weitere Dokumente gemäss Verfügung der Synode oder des Kirchenrates.
III. Archive der Dekanate und Kapitel
IV. Kirchenarchive
2 Zum Kirchenarchiv gehören auch die Archive der zweckgebundenen Güter (vormals Kirchen- und Pfrundgüter).
1 Die Dekanatsleitung führt die Aufsicht über die Kirchenarchive des Dekanats. [4]
2 Die Dekanatsleitung kontrolliert bei den Besuchen in den Kirchgemeinden insbesondere die Unterbringung des Archivs, seine Vollständigkeit nach Archivverzeichnis und das Vorliegen von Empfangsscheinen über ausgeliehene Archivalien. Für die Vollständigkeit des Archivverzeichnisses sind mindestens § 19 Abschnitt III. Ziff. 1, 3, 5 und 6 im Hinblick auf die fortlaufende, vollständige Archivierung regelmässig zu kontrollieren. [5]
3 Die Dekanatsleitung ist zuständig für die Erteilung der Ausnahmebewilligungen gemäss § 5. [6]
a. die Aufbewahrung und Registrierung des Archivgutes nach den Vorschriften dieser Archivordnung;
b. die Aufbewahrung der Archivschlüssel.
1. Pfrund- und Kirchgemeindesachen: Urbare (Bücher mit Beschrieben der zinspflichtigen Bauernhöfe und Grundstücke), Zinsbücher, Zehntrödel, Kirchenrechnungen.
2. Mandatenbücher (Sammlungen kirchlicher, eventuell auch weltlicher obrigkeitlicher Gebote).
3. Protokollbücher: Chorgerichtsmanuale (Sittengerichtsprotokolle, vor 1798), Sittengerichtsprotokolle (19. Jahrhundert), Kirchenpflegeprotokolle, Kirchgemeindeversammlungsprotokolle.
4. Zivilstandsbücher: Taufrödel, Kommunikantenrödel, Eherödel, Totenrödel, Haushaltungsrödel, Familienregister.
5. Armen- und Waisensachen: Armengutsurbare, Almosenrödel, Armenpflegeprotokolle, Waisenvogtbücher und –rechnungen, Waisengerichtsprotokolle.
6. Urkunden und Akten.
7. Verschiedenes: Chronikalische Aufzeichnungen, Pläne, nichtkirchliche alte Rödel.
8. Gedruckte Bücher: Kanzelbibeln, Satzungen und Ordnungen der Obrigkeit, Disputationsakten.
9. Die historischen Tauf- und Abendmahlsgeräte.
1. Die amtlichen Register: Taufregister, Kommunikantenregister, Trauungsregister, Bestattungsregister, Verzeichnis der sonntäglichen Amtshandlungen, Familienregister (letzteres fakultativ).
2. Die gültigen kirchlichen Gesetze, Verordnungen und Erlasse.
3. Die Protokolle:
a) der Kirchenpflege,
b) der Kirchgemeindeversammlung,
c) der Kommissionen; die dazugehörigen Belege für 10 Jahre.
4. Die Kirchenrechnungen mit Belegen (bzgl. Aufbewahrungsfristen gelten die Regelungen der Finanzverordnung[7])
5. Alle wichtigen kirchlichen Urkunden, Vereinbarungen und Akten.
6. Die zivilstandsamtlichen Trauscheine bzw. Kopien aus dem Familienbuch[8].
7. Die Aufzeichnungen über den Lebenslauf der kirchlich Bestatteten für die Dauer von 10 Jahren.
8. Die Akten der von der Kirchgemeinde verwalteten Stiftungen.
§ 21a[9]
1 Bei jeder durch Wechsel der Pfarrerin oder des Pfarrers bedingten Übergabe des Archivs ist der Archivinhalt in Anwesenheit der Dekanatsleitung anhand des Verzeichnisses nachzuprüfen. Das Protokoll über den Befund ist von Übergebenden und Übernehmenden zu unterzeichnen. Falls die neue Pfarrerin oder der neue Pfarrer die Stelle nicht sofort antreten kann, hat die abtretende Pfarrerin oder der abtretende Pfarrer das Archiv an die Kirchenpflege zu übergeben. [10]
2 Sozialdiakoninnen und Sozialdiakone übergeben ihre Akten und Datenbestände bei Stellenwechsel in Anwesenheit der Archivverwalterin bzw. des Archivverwalters an ihre Nachfolgerin bzw. ihren Nachfolger. Das Protokoll über den Befund ist von Übergebenden und Übernehmenden zu unterzeichnen. Falls die neue Sozialdiakonin oder der neue Sozialdiakon die Stelle nicht sofort antreten kann, hat die abtretende Sozialdiakonin oder der abtretende Sozialdiakon die Akten und Datenbestände an die Kirchenpflege zu übergeben. [11]
V. Kosten- und Schlussbestimmungen
a. bei Verfahren, die mehr als eine halbe Stunde Aufwand erfordern, wie komplizierten Verhältnissen oder bei umfangreichen Anonymisierungen von (kopierten) Dokumenten Fr. 20.00 bis Fr. 200.00;
b. für die Erstellung von Abschriften, Auszügen, Duplikaten usw. pro Seite Fr. 8.00;
c. für die Erstellung von Kopien auf technischem Weg pro Seite A4 Fr. 1.00, pro Seite A3 Fr. 3.00;
d. für die Erstellung von Kopien auf elektronischen Datenträgern: Fr. 2.00.
Die Archiv-Ordnung vom 04. Dezember 1968[12] wird aufgehoben.
2 Durch Beschlussfassung des Kirchenrats vom 12. Dezember 2013 geänderte Be-stimmungen treten am 01. Januar 2014 in Kraft.
3 Durch Beschlussfassung des Kirchenrats vom 22. Oktober 2015 geänderte Bestimmungen treten am 01. Januar 2016 in Kraft.
[2] Gesetz über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen (IDAG) vom 24. Oktober 2006 (SAR 150.700).
[3] SAR 150.700.
[4] Abs. 1 geändert durch Beschluss des Kirchenrats vom 12. Dezember 2013.
[5] Abs. 2 geändert durch Beschluss des Kirchenrats vom 12. Dezember 2013.
[6] Abs. 3 geändert durch Beschluss des Kirchenrats vom 12. Dezember 2013.
[7] SRLA 275.300.
[8] SRLA 275.300.
[9] Eingefügt durch Beschluss des Kirchenrats vom 22. Oktober 2015.
[10] Abs. 1 geändert durch Beschluss des Kirchenrats vom 12. Dezember 2013.
[11] Abs. 2 geändert durch Beschluss des Kirchenrats vom 12. Dezember 2013.
[12] SRLA 236.700.