Source: http://docplayer.pl/3470689-Rozdzia-5-5-promocja-projektu-inwestycyjnego-5-promocja-projektu-inwestycyjnego-si-z-tre-ci-tego-rozdzia-u-b-dziesz-wiedzie.html
Timestamp: 2018-04-26 16:02:05+00:00
Document Index: 51462258

Matched Legal Cases: ['art.69', 'art. 210', 'art.1', 'art. 8', 'art. 89', 'art. 90', 'art. 90', 'art.4', 'art. 32']

Rozdzia 5 5. Promocja projektu inwestycyjnego. 5 Promocja projektu inwestycyjnego. si z tre ci tego rozdzia u b dziesz wiedzie : - PDF
Rozdzia 5 5. Promocja projektu inwestycyjnego. 5 Promocja projektu inwestycyjnego. si z tre ci tego rozdzia u b dziesz wiedzie :
Download "Rozdzia 5 5. Promocja projektu inwestycyjnego. 5 Promocja projektu inwestycyjnego. si z tre ci tego rozdzia u b dziesz wiedzie :"
1 Rozdzia55 Promocjaprojektuinwestycyjnego 5 Promocja projektu inwestycyjnego Celeedukacyjne Pozapoznaniusiztrecitegorozdziaubdzieszwiedzie: ele edukacyjne jakie przepisy prawne UE oraz krajowe reguluj zagadnienia promocyjne Po zapoznaniu jakiesbezwzgldnewymaganiawtejdziedzinie si z treci tego rozdziau bdziesz wiedzie: jakiedziaaniaszalecaneajakiedopuszczalne jakustalibudetpromocyjny jakie przepisy prawne UE oraz krajowe reguluj zagadnienia jakzbudowaplanpromocji promocyjne jakie jakprzeprowadzipromocjskierowandoogóu s bezwzgldne wymagania w tej dziedzinie jakie jakprzeprowadzipromocjskierowandoodbiorcówrezultatów dziaania s zalecane a jakie dopuszczalne jak podstawowe ustali budet informacje promocyjny o niezbdnych firmach zewntrznych jak (kreacja, zbudowa produkcja plan promocji reklam, firmy interaktywne, gadety jak promocyjneitp.) przeprowadzi promocj skierowan do ogóu jak jakkupowaczasiprzestrzewmediach(prasa,radio,tv,internet, przeprowadzi promocj skierowan do odbiorców rezultatów podstawowe inne) informacje o niezbdnych firmach zewntrznych (kreacja, jakrealizowairozliczaprojekt produkcja reklam, firmy interaktywne, gadety promocyjne kimjestmanagerds.promocji itp.) jak jakprzygotowaplanyczasowe kupowa i przestrze w mediach (prasa, radio, TV, Internet, inne) jakrozliczarealizacjprojektu jakprzeprowadziarchiwizacj realizowa i rozlicza projekt kim jest manager ds. promocji jak przygotowa plany czasowe jak rozlicza realizacj projektu jak przeprowadzi archiwizacj
2 Podrcznikzarzdzaniaprojekteminfrastrukturalnym ROZDZIA5 5 Strona Miejscepromocjiwprzepisachprawnych w przepisach prawnych UEorazkrajowych Obowizki i zasady prowadzenia dziaa informacyjnych i promocyjnych dotyczcych funduszy strukturalnych i Funduszu Spójnoci zostay okrelone wnastpujcychaktachprawnychuniieuropejskiej: RozporzdzenieRady(WE)1083/2006(art.69), Rozporzdzenie Komisji (WE) 1828/2006 (art. 210 rozporzdzenia wykonawczego) 33. WpowizaniuzaktamiprawnymiUEinaichpodstawiezostaywydanestosowne dokumentykrajowe.wzakresiepromocjipoiisto: wytyczneministrarozwojuregionalnegowzakresieinformacjiipromocji, Strategia Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach NarodowejStrategiiSpójnocinalata , plankomunikacjipoii, wytycznedlabeneficjentów, wytycznegraficzne. Uwaga! W przypadku stron z logo POIi, tj. naley pamita, e pliki s spakowane (s to pliki o rozszerzeniu.rar), trzeba zatem rozpakowa pliki, co wymaga, w cigle najpopularniejszym systemie Windows XP, zainstalowaniaspecjalnegoprogramurozpakowujcego. Obróbka (powikszanie i pomniejszanie, skad caoci z ich uyciem, itp.) znaków graficznych wymaga operowania profesjonalnym, patnym oprogramowaniem graficznym. Najczciej uywany obecnie pakiet to zestaw Adobe CS. Komplet takiego oprogramowania w licencji jednostanowiskowej (na 1 komputer), to wydatek od 8 do ponad 20 tysicy zotych netto. Beneficjent powinien zadba i sprawdzi, czy wykonawca prac graficznych dysponuje legalnymoprogramowaniem.braktakowegoskutkowamoe, w razie kontroli, konfiskat sprztu wraz z zapisanymi na dyskach pracami. Oznacza to take, e beneficjent, gdyby sam chcia wykonywa jakie materiay graficzne, powinien dysponowastosowanymoprogramowaniem. Podwzgldemprawnymwartozwróciuwag,eUEwymieniatylkotrzydokadne obowizkibeneficjenta: umieszczenie na postawienie tablicy postawienie tablicy dokumentach stosownej informacyjnej w czasie pamitkowej po jego informacji o trwania projektu zakoczeniu dofinansowaniu 33 Uwaga!1wrzenia2009r.Komisja(WE)przyjarozporzdzenienr846/2009(dostpnepopolsku Submit=Szukaj. Rozporzdzenie to zmienia i uelastycznia niektóre zapisy zawarte w rozporzdzeniu W szczególnoci beneficjenci powinni zwróci uwag na zmiany zapisów dotyczcych tablic informacyjnychipamitkowych por.art.1rozporzdzenia846/2009.
3 Podrcznikzarzdzaniaprojekteminfrastrukturalnym Trzeba jednake stwierdzi, e jak to ujmuje art. 8 pkt 1 rozporzdzenia wykonawczego Beneficjenci s odpowiedzialni za informowanie opinii publicznej opomocy otrzymanej z funduszy poprzez wykorzystanie narzdzi i kanaów okrelonychwust.2,3i4. Oznacza to, e dziaania informacyjnopromocyjne s obowizkiem beneficjenta, musz by prowadzone, trzeba na nie przewidzie stosowne rodki w budecie projektu.prowadzeniedziaainformacyjnychjestwarunkiemrozliczeniaprojektu iuznaniakosztówzakwalifikowane. Uwaga! Brak dziaa promocyjnych, czyli cakowite ich zaniechanie, moeskutkowaodebraniemdofinansowania! Polskie dokumenty precyzuj wymagania UE, opisujc w wytycznych dla beneficjentów, jakie dziaania s obowizkowe, wskazuj take dziaania rekomendowane.pamitanaley,ebeneficjentmoetakeprowadziinne,poza obowizkowymi i rekomendowanymi, dziaania promocyjne, jednake warunkiem ich rozliczenia jest spenienie wymaga formalnych opisanych we wskazanych dokumentachprawnych. Poza dziaaniami obowizkowymi beneficjenci, jak to ujmuj wytyczne, mog prowadzi wszelkie inne dziaania, które przyczyniaj si do osignicia celu powszechnej znajomoci udziau rodków Unii Europejskiej w projektach realizowanychwramachprogramuoperacyjnegoinfrastrukturairodowiskooraz efektówrealizowanychprojektówdlakrajui/lubregionu. Dowiadczenie z poprzedniego okresu finansowania, badania spoeczne i inne ródawskazuj,eograniczeniesiprzezbeneficjentadodziaaobowizkowych si do dziaa obowizkowych niepozwalazrealizowacelówokrelonychwdokumentachueorazkrajowych, zrealizowa okrelonych w oraz krajowych, dlategowartotedziaaniaprowadziszerzej. dziaania 107 Strona ROZDZIA
4 Podrcznikzarzdzaniaprojekteminfrastrukturalnym ROZDZIA5 5 Strona Proceduryprojektowedotyczcepromocji dotyczce promocji Kluczow decyzj dotyczc dziaa promocyjnych jest wskazanie, kto ma te dziaaniabezporednioprowadzi.wpraktycestosujesidwarozwizania: prowadzi. Rysunek21. ródo: MoliwociprowadzeniadziaapromocyjnychwprojektachPOIi opracowaniewasne. Oba rozwizania maj dla beneficjentów zalety i iwady, jednake dopiero po podjciu wyej opisanej decyzji strategicznej mona podejmowa decyzje proceduralne. W kadym wypadku jednak w jednostce realizujcej projekt (JRP) powinny by zatrudnione co najmniej dwie osoby zajmujce si bezporednio promocjprojektu. Dziaania promocyjne prowadzi beneficjent. W stosownej procedurze, ujtej w prawie zamówie publicznych, wybiera wykonawc lub wykonawców poszczególnych dziaa promocyjnych. Beneficjent zleca nastpnie poszczególne produkty lub usugi, odbiera je i rozlicza wykonawc. Rada Rada Dziaania promocyjne prowadzi wykonawca generalny. Moliwe jest i stosowane w praktyce naoenie na wykonawc kontraktu (np. na firm budowlan) take obowizków promocyjnych. Firma ju samodzielnie, w razie koniecznoci, wybiera podwykonawc lub podwykonawców dziaa promocyjnych, a beneficjent sprawdza tylko czy dziaania te s wykonywane waciwie. Z praktycznych dowiadcze wynika, e wykonanie i monta Z obowizkowych praktycznych dowiadcze tablic informacyjnych wynika, e wykonanie i pamitkowych i monta obowizkowych powierzy naleytablic firmie informacyjnych budowlanej (wykonawcy i pamitkowych kontraktu powierzy budowlanego). naley Dla firmie takich budowlanej firm postawienie (wykonawcy tablicy kontraktu (czsto budowlanego). wicesizfundamentowaniem)jestzadaniemrutynowym. Dla takich firm postawienie tablicy (czsto ZapisowykonaniutablicpowinienznalesiwSzczegóowym wice si z fundamentowaniem) jest zadaniem rutynowym. Opisie Przedmiotu Zapis o wykonaniu Zamówienia tablic (SOPZ) powinien dlaznale kontraktu si w budowlanego. Szczegóowym Opisie Przedmiotu Zamówienia (SOPZ) dla kontraktu budowlanego.
5 Podrcznikzarzdzaniaprojekteminfrastrukturalnym W przygotowaniu dziaa promocyjnych naley kierowa si nastpujcymi zasadami: Rysunek22. ródo: Rol beneficjenta jest promowanie projektu Zasadyprzygotowaniadziaapromocyjnych opracowaniewasne. Istniej dla kadego projektu dwie kluczowe grupy docelowe promocji: Odbiorcy rezultatów te osoby lub organizacje, które dotknite bd bezporednio kosztami projektu oraz po jego wykonaniu odnios z realizacji projektu bezporednie korzyci (np. podczenie do kanalizacji) w tym przypadku procedury powinny przewidywa stay, czsto bezporedni kontakt, w warstwie treciowej istotna jest dua zawarto informacji. Na podstawowe w promocji pytanie kogo chcemy przekona i do czego? w tym wypadku naley rzetelnie, regularnie i z do duym nateniem informowa o przebiegu projektu oraz na zakoczenie pokaza jego rezultaty Ogó wszyscy, którzy mog i powinni by zainteresowani projektami unijnymi, ich przebiegiem i rezultatami w tym przypadku procedury powinny przewidywa raczej dziaania informacyjne, o umiarkowanym nateniu i raczej skoncentrowane na zakoczeniu projektu. Zaleceniem kocowym jest ustanowienie jasnych wymaga wobec wykonawcy (wykonawców) dziaa promocyjnych, jednoznaczne okrelenie wskaników, wedug których bd oceniani oraz jasnych procedur wspópracy pomidzy zamawiajcymawykonawc.minimalnewymaganiaproceduralnewtejdziedzinie to: identyfikacjaproblemówkluczowych, zalenocipomidzydziaaniami,produktamiirezultatami, harmonogramowaniedziaapromocyjnych, przydzielaniezasobów(budet,ludzie,zasobyrzeczowe), monitoringiewaluacja. Wrelacjachzamawiajcy wykonawca(wykonawcy)dziaapromocyjnychnaley kierowasinastpujcymizasadami: postroniezamawiajcegoorazpostroniewykonawcypowinny,przezcay czas trwania projektu, dziaa, jeli to moliwe, te same osoby. Gboka znajomo strony merytorycznej projektu, kontakt z pracownikami kluczowymi(mao,szefjrp,inynierowie)sniedoprzecenienia. naley dokumentowa na pimie, cho niekoniecznie w sposób formalny wszystkieuzgodnieniamerytoryczne,techniczneiterminowe. Warto przy tym pamita, e beneficjenci projektów unijnych s na rynku usug promocyjnychuczestnikamimarginalnymi.grosbudetówpromocyjnychpochodzi marginalnymi. zesferykomercyjnej(firmprodukcyjnychiusugowych),dlategorynekpromocyjny dziaawedugswoichstandardów.jesttosytuacjacakowicieodmiennaodrynku usug, na przykad budowlanych, gdzie z kolei gros budetów pochodzi od zamawiajcych ze sfery publicznej, w tym wspieranych funduszami unijnymi. Zamawianie pooenia sieci wodnokanalizacyjnej (dla przykadu) jest czym cakowicieodmiennymodzamawianiapromocjitejesieci. 109 Strona ROZDZIA
6 ROZDZIA5 5 Strona Podrcznikzarzdzaniaprojekteminfrastrukturalnym Firmy marketingowe na przykad nie zmieniaj swoich regu dziaania pod zamawiajcegopublicznego,coczstopowodujesporyikontrowersje Planowaniedziaapromocyjnych w wramachprojektówinfrastrukturalnych Dziaania promocyjne powinny przebiega wedug planu, brak planowania jest planowaniem problemów. Minimalna zawarto planu promocyjnego obejmuje nastpujcepunkty: Rysunek23. ródo: Analizasytuacyjna Strategia promocyjna (obejmuje ona co najmniej 3 elementy: kreacja, media/noniki/czas) Minimalnazawartoplanupromocyjnego opracowaniewasne. Analiza sytuacyjna Cele dziaa promocyjnych Budet Testy i ocena dziaa promocyjnych Analizasytuacyjnadzielisina: 1) analiz stanu organizacji oraz danych i opinii JRP, jej historia idotychczasowe relacje z otoczeniem; przede wszystkim okreli naley, czynadawcakomunikatuinformacyjnopromocyjnegobdziepostrzegany przezotoczeniejakowiarygodny; 2) pytania kluczowe: kto jest naszym partnerem? kogo chcemy pozyska? jakpowinnimieopinionas,ajakmajnaprawd?jaktozmieni?
7 Podrcznikzarzdzaniaprojekteminfrastrukturalnym Rada Skutecznedziaaniapromocyjnewymagajzawszeodpowiedzi zawsze odpowiedzi natrzyprostepytania: proste pytania: 1.KOGOCHCEMYPRZEKONAIDOCZEGO? I CZEGO? 2. 2.CTTBM(CoTyzTegoBdzieszMia)? Ty z Tego Bdziesz Mia)? 3. Dlaczego Maj Nam Uwierzy (RTB czyli Reason to 3. Dlaczego Maj Nam Uwierzy (RTB czyli Reason to Believe )? Believe )? Pytanie pierwsze definiuje nam publiczno, czyli grupy docelowe, Pytanie pierwsze pytanie definiuje drugie dotyczy nam publiczno, kluczowego argumentu czyli grupy w docelowe, przekazie pytanie ludzie drugie kupuj dotyczy korzy, kluczowego pytanie trzecie argumentu dotyczy w uwiarygodnienia przekazie ludzie przekazu. kupuj korzy, pytanie trzecie dotyczy uwiarygodnieniaprzekazu. Analiza sytuacyjna powinna obj take dokadne okrelenie publicznoci, to jest grup docelowych. Organizator promocji powinien odpowiedzie sobie na pytanie Ktojestdlanasnaprawdwany(boniedotrzemydowszystkich)? Podziaypublicznocito: Rysunek24. ródo: Wewntrzna /zewntrzna Podstawowa / wtórna / marginalna Obecna /przyszociowa Zwolennicy /przeciwnicy / obojtni Podziaypublicznoci opracowaniewasne. Warto pamita o zaplanowaniu dziaa informacyjnych skierowanych do personelu /publiczno wewntrzna/ projektu oraz firm wspópracujcych. Dobrze poinformowany i zmotywowany pracownik to najlepszy ambasador projektu Jak wspomniano wyej publiczno podstawowa to bezporedni odbiorcy rezultatów. Pozostae podziay powinny by definiowane na podstawie analizy sytuacyjnej. Ten aspekt jest istotny ze wzgldu na kilkuletni i etapowy ksztat projektów infrastrukturalnych. Planujcy promocj powinni pamita, zwaszcza w projektach liniowych, e informacja powinna wyprzeda prace budowlane o co najmniej kilka miesicy, aby publiczno moga si z nimi oswoi Ten podzia dotyczy merytorycznych aspektów dziaa. Warto pamita, e zwolenników naley utwierdza w ich pogldach (popieranie projektu), obojtnych przekonywa, a przeciwników raczej tylko informowa. Literatura przedmiotu i praktyka reklamowa pokazuj wyranie, e przekonywanie zdeklarowanych przeciwników jest raczej bezcelowe 111 Strona ROZDZIA
8 ROZDZIA5 5 Strona Podrcznikzarzdzaniaprojekteminfrastrukturalnym Celedziaapromocyjnych Cele dziaa informacyjnopromocyjnych okrela si wedug rónych modeli. WstrategiikomunikacjiNSSprzyjtomodel5xZtojest:model Rysunek25. ródo: Model5xZ opracowanie wasne, na podstawie Strategii Komunikacji Narodowej Strategii Spójnoci W przypadku kluczowej dla beneficjenta grupy, to jest odbiorców rezultatów, modeltenprzewidujesekwencjzatrzymujcsina zaufaniu.oznaczato,e zatrzymujc si na odbiorcy poprzez dobrze zaplanowane dziaania maj zauway projekt, zainteresowa si nim, zrozumie po co jest realizowany i jakie odnios korzyci oraz zaufa, e projekt zostanie zrealizowany zgodnie z deklaracjami. Celem promocjiniejestnatomiastczynnezaangaowaniewrealizacjprojektu. jest natomiast czynne zaangaowanie w realizacj projektu. Wartotakedoda,e zaangaowanie wstrategiikomunikacjidotyczymediów, cooznacza,emediapowinnyczynniewspieraprojektyunijne. Modelcelówprzyjtywpolskichdokumentachprogramowychpokazujewyranie, wjakimkierunkupowinnapójewaluacjadziaapromocyjnych mierzynaley, opisanewyej,efektysocjopsychologiczne(np. czyrozumiejprojekt?, czymaj zaufaniedojrp?itp.). Strategiapromocyjna Strategia dziaa informacyjnopromocyjnych obj powinna co najmniej 3elementy: 1) Wytycznekreatywne.Zamawiajcywewspópracyzwykonawcpowinien przyj lini kreatywn promocji projektu, spójne wytyczne wizualne itekstowe. Zauwaenie Zainteresowanie Zrozumienie Zaufanie Zaangaowanie Rada W W SIWZ i/lub SOPZ zada naleyod od oferentów tzw.key key visual.jest Jestto to projekt (najczciej formatua4) A4) pokazujcy wszystkie kluczowe elementylinii linii kreatywnej,to tojest jestlogo logo projektu (ewentualnie), haso, fonty, fonty, lini lini ilustracyjn. Akceptacjalinii linii kreatywnejna na podstawiekey keyvisual visualjest jest najprostszym sposobemwyboru wyboruoferenta oferentao o odpowiednich kompetencjach kompetencjachkreatywnych. kreatywnych. Zalecamy take, by narzuci oferentom konieczno przedstawienia Zalecamy take, jednej by linii narzuci kreatywnej oferentom przez konieczno jednego oferenta. przedstawieniajednejliniikreatywnejprzezjednegooferenta. Zamawiajcy jest wtedy pewien, e zostanie mu przedstawiony Zamawiajcyjestwtedypewien,ezostaniemuprzedstawiony pomys, wedle oferenta, najlepszy. pomys,wedleoferenta,najlepszy.
9 Podrcznikzarzdzaniaprojekteminfrastrukturalnym 2) Media/Kanay komunikacji. Oferenci powinni przedstawi, mieszczc si w przepisach prawa i wytycznych dla beneficjentów, w jaki sposób zamierzaj si kontaktowa z okrelonymi wyej grupami publicznoci iwjakisposóbrealizowawyejokrelonecele.pamitanaley,ekanay komunikacjitopojcieznacznieszerszenitradycyjnierozumianemedia. Minimalnydobórkanaówto: a. informacjabezporednia(np.spotkaniazmieszkacami), b. tradycyjna reklama w w mediach masowych (prasa, radio, telewizja, bilboardy,kino,internet/pozawasnstronprojektu/), c. tzw. BTL. Ten termin obejmuje róne dziaania, w tym imprezy promocyjne(eventy),gadety,wystawyipokazy, d. DirectMarketing(DM) marketingbezporedniejreakcji,obecniejest tonajczciejmailing(rozsyaniepoczty,ulotekdoodbiorców),atake mailingelektroniczny( ing), e. Public Relations (PR) czyli budowanie relacji i zrozumienia zotoczeniem (publicznoci) w sposób poredni. Obejmuje midzy innymirelacjezmediami. 3) Harmonogram (czas) dziaa promocyjnych. Punkt ten jest niezwykle istotny w planowaniu dziaa, przekada si bowiem bezporednio na budet i jego podzia. W przypadku projektów infrastrukturalnych harmonogramowanie dziaa promocyjnych jest stosunkowo proste iwynika prawie bezporednio z harmonogramu robót. Przy tworzeniu planupromocjinaleywzipoduwagnastpujcepunktykluczowe: Rysunek26. ródo: Zamknicie prac, grand opening (wielkie otwarcie) Punkty kluczowe, które naley wzi pod uwag przy tworzeniu planu promocji opracowaniewasne. Rozpoczcie robót odbiorcy rezultatów musz by uprzedzeni przed ich rozpoczciem, na co najmniej kilka miesicy przed startem prac (oswojenie), dziaanie powinno by powtórzone tu przed (przypomnienie) Szeroka publiczno (ogó) moe otrzyma informacj po przyznaniu finansowania i podpisaniu umów, w zasadzie momentem rozpowszechnienia pierwszej informacji moe by formalne ukonstytuowanie JRP Punkty kluczowe (zwrotne) Jeli plan inwestycji przewiduje etapowanie, odbiory czciowe, fragmentaryczne uruchomienia instalacji w takich momentach naley przewidzie wzmocnienie dziaa promocyjno-informacyjnych ten moment nie wymaga szerszych uzasadnie Zamknicie projektu, pene rozliczenie Ten moment nie suy raczej szerszej promocji, a powinien stanowi okazj do budowy dugofalowego wizerunku beneficjenta. Dziaania powinny by raczej skierowane na instytucje zarzdzajce i poredniczce, media, partnerów spoecznych. Jest to moment waciwy do promowania dobrych praktyk 113 Strona ROZDZIA
10 ROZDZIA5 5 Strona Podrcznikzarzdzaniaprojekteminfrastrukturalnym Taki ukad harmonogramu dziaa promocyjnych wynika wprost z praktyki oraz dowiadcze poprzedniego okresu programowania ( ). W przypadku odbiorcówrezultatów trzebauprzedzaorozpoczciurobót(zwyprzedzeniem!), informowa o odbiorze etapowym oraz wyranie wskaza zakoczenie inwestycji przeprowadzajc publiczne otwarcie. W przypadku ogóu, jak wskazuje dowiadczenie oraz badania spoeczne liczy si raczej informacja o wynikach, zgodniezzasadcttbm. Budetdziaapromocyjnych Kolejnym istotnym elementem jest budet dziaa promocyjnych jest on omówionywpunkcie5.5. Testyiocenadziaapromocyjnych i Ostatnim koniecznym elementem jest ocena (monitoring i ewaluacja) dziaa promocyjnych. W przypadku projektów unijnych, gdzie beneficjent nie ma najczciej do dyspozycji tzw. mierników twardych (sprzedaowych), mona stosowa tylko mierniki porednie (socjopsychologiczne). (socjo-psychologiczne). Jeli budet na to pozwala,naleyprzewidywabadaniaspoecznenadprzebiegiemprojektu,zgodnie zprzyjtymwstrategiikomunikacjinssmodelem(czygrupydocelowezauwayy modelem grupy docelowe zauwayy przekaz, zainteresoway si nim, zrozumiay go i i wyraziy zainteresowanie). Badaniaewaluacyjnepowinny,wprzypadkudugichprojektów,byprowadzoneco najmniejrazdoroku. Rada Rada Bada ewaluacyjnych nie naley powierza wykonawcy (wykonawcom) dziaa promocyjnych. Powinny by one prowadzoneprzezwyspecjalizowanefirmybadawcze. przez wyspecjalizowane Beneficjent jednake dysponuje pewnymi metodami bezporedniegosprawdzania sprawnoci dziaa promocyjnych. Zalicza si do nich: listy i maile z zapytaniami iskargami, raporty z dystrybucji materiaów promocyjnych i emisji w mediach, raportyzespotka,analizywycinkówprasowych/innych,wtymelektronicznych, materiaówwmediach(ilocioweitreciowe). Jak wynika z powyszego, planowanie dziaa promocyjnych jest procedur do skomplikowaniwymagajcsporejwiedzyfachowej.wymagatake przeoenia standardowych procedur planistycznych stosowanych w agencjach marketingowychnaformalnezapisysiwzisopz. Mona ju stwierdzi, e w przypadku promocji projektu unijnego, jeli bra pod uwag dowiadczenia z poprzedniego okresu programowania oraz lat , czsto nie sprawdza si ww zamawianiu zoonych ii wieloaspektowych dziaa promocyjnychprocedurapodstawowazprawazamówiepublicznych,tj.przetarg procedura podstawowa z prawa zamówie publicznych, tj. przetarg nieograniczony poczony z kryterium 100% ceny. Tak zamawiane dziaania promocyjne niejednokrotnie kocz si na uniewanieniu przetargu lub bardzo powanychkopotachrealizacyjnych(niskajakomateriaówiusug).wpraktyce zaczpojawiasitakesyndromcenznaczcozanionych,co wraziewybrania takiej oferty skutkowa moe negatywnymi konsekwencjami w czasie jej realizacji.
11 Podrcznikzarzdzaniaprojekteminfrastrukturalnym Rada Jeli zamawiajcy otrzyma kilka ofert porównywalnych Jeli zamawiajcy otrzyma kilka ofert porównywalnych cenowo (rónicych si o 1015%) oraz jedn lub dwie oferty cenowo (rónicych si o 10-15%) oraz jedn lub dwie oferty ocenieznaczconiszej,naprzykado50%,winienskorzysta o cenie znaczco niszej, na przykad o 50%, winien skorzysta z procedury przewidzianej wart. 89 pkt 1 ppkt 4 z w procedury powizaniu przewidzianej z art. 90 w art. Prawa 89 pkt Zamówie 1 ppkt 4 w powizaniu Publicznych, z tj.zapytaniao art. 90 Prawa nisk Zamówie cen.wraziebrakusatysfakcjonujcych Publicznych, tj. zapytania o nisk cen. wyjanie W razie oferenta braku satysfakcjonujcych ofert z cen raco wyjanie nisk oferenta naley odrzuci. ofert z cen raco nisk naley odrzuci. Istniejtrzymodelowerozwizaniategoproblemu: 1) Jak stwierdza Krajowa Izba Odwoawcza (KIO/UZP 1114/08 w wyroku zdnia 28 X 2008r.), w zamawianiu takich dziaa promocyjnych moliwe jeststosowaniedialogukonkurencyjnego,copozwalazamawiajcemuna skorzystanie z wiedzy fachowej, dowiadczenia iumiejtnoci oferentów naetapietworzeniadokumentówdozamówienia; 2) Drugimrozwizaniemjestzatrudnieniefachowychkonsultantówzbrany marketingowej na etapie tworzenia zaoe do zamówienia usug promocyjnych; 3) Beneficjent moe wreszcie stworzy w JRP kilkuosobowy, profesjonalny zespó zajmujcy si promocj i planowa oraz kupowa usugi promocyjne samodzielnie. Zespó taki peni wtedy rol agencji marketingowejinhouse(wewntrzinstytucji).toostatnierozwizanie,ze wzgldu na znaczne koszty osobowe, jest celowe tylko w duych projektach o wielomilionowym o wielomilionowym budecie promocyjnym. budecie promocyjnym. 115 Strona ROZDZIA
12 ROZDZIA5 5 Strona Podrcznikzarzdzaniaprojekteminfrastrukturalnym 5.4. Zakupusugpromocyjnych usug promocyjnych W przypadku zakupu usug promocyjnych naley bra pod uwag nastpujce okolicznoci: a) Prawo zamówie publicznych. W przypadku usug promocyjnych, nie wymaga si stosowania pzp (art.4 pkt 3, ppkt g) oraz h) do nabycia, przygotowania, produkcji lub koprodukcji materiaów programowych przeznaczonych do emisji przez nadawców radiowych lub telewizyjnych, oraz zakupu czasu antenowego. Oznacza to, e produkcja reklam radiowych i telewizyjnych, a take duszych materiaów promocyjnych (np.filmów reportay),jelisoneprzeznaczonedoemisji,atakesama emisja,niepodlegajpzpimogbyswobodniezamawiane.wprzypadku promocjiprojektuprzezbeneficjentawgrwchodziraczejtelewizjairadio lokalneorazregionalne. b) Struktur rynku dostawców usug ii towarów marketingowych. Jest to rynekbardzorozdrobniony,owysokimstopniuspecjalizacji.wyróniasi nanimnaprzykadfirmy: zajmujcesistrategiamipromocyjnymi, kreatywne(butikikreatywne) zajmujcesiwyczniekreacj, domymediowie,kupujceczasipowierzchniwmediach, agencjepublicrelations, agencjeinteraktywneskoncentrowanenapromocjiwinternecie, agencjeeventowezajmujcesiorganizacjwydarzepromocyjnych, media (koncerny posiadajce tytuy prasowe, stacje radiowe, stacje telewizyjne, portale internetowe, tablice bilboardowe, take firmy zarzdzajce powierzchni na meblach miejskich oraz komunikacji miejskiej), producenci dostawcy towarów i usug (np. producenci gadetów, drukarnie, dostawcy owietlenia i nagonienia, studia filmowe, producencistaegooznakowaniapromocyjnego,wacicielesalitp.). W zasadzie mona stwierdzi, e firmy opisane w pierwszych piciu punktach czasem tworz holdingi promocyjne, czsto te ze sob wspópracuj. Natomiast zarzdzanie eventami, media i producenci stanowi osobn, w zdecydowanej wikszociniezalengrupdostawców. Biorc powysze pod uwag, beneficjent projektu unijnego powinien zway, czy wygodniejsze,aleczstomniejopacalnejestpowierzeniecaocibudetujednemu wykonawcy, czy te naley umoliwi w ofercie skadanie ofert czciowych (art. 32i83prawazamówiepublicznych)dlaograniczeniakosztów.Takierozwizanie, chocia dopuszczalne, wymaga wikszego wysiku i zaangaowania ze strony personelubeneficjenta.
13 Podrcznikzarzdzaniaprojekteminfrastrukturalnym Tabela1. Wadyizaletypowierzeniacaocibudetujednemuwykonawcyipodziau Tabela 1. budetunakilkuwykonawców Wady i zalety powierzenia caoci budetu jednemu wykonawcy i podziau budetu na kilku wykonawców Jedenwykonawca Podziabudetu Jeden wykonawca Podzia budetu jednaodpowiedzialnafirma jedna odpowiedzialna firma jedno jednomiejscewystawianiafaktur wiksza firma to wiksza stabilno partnera wikszafirmatowikszastabilnopartnera jeden magazyn materiaów (w razie potrzeby) dua jedenmagazynmateriaów(wraziepotrzeby) znajomo rynku i szeroki wybór podwykonawców dua znajomo rynku i szeroki wybór koordynacja kreatywna podwykonawców wszystkie usugi w jednymi miejscu ale koordynacjakreatywna opaty za porednictwo ródo: wszystkieusugiwjednymimiejscu opracowanie wasne. ale opatyzaporednictwo ródo: opracowaniewasne. wielumaychpartnerów wielu maych partnerów bezporednikontaktzespecjalistami ze moliwo bankructwa wykonawcy moliwobankructwawykonawcy konieczno magazynowania materiaów u beneficjenta konieczno magazynowania materiaów wybór ubeneficjenta wykonawców zaleny od kompetencji pracowników beneficjenta wybór wykonawców zaleny od kompetencji konieczno koordynacji u beneficjenta ale pracownikówbeneficjenta w wielu miejscach nisze ceny koniecznokoordynacjiubeneficjenta ale wwielumiejscachniszeceny Rzecz nie jest jednak tak prosta, jak wskazuje powysza tabela. Na przykad wyspecjalizowane firmy marketingowe, drukujc mnóstwo materiaów dla wielu klientów, z reguy s w stanie uzyska nisze ceny w drukarniach ni sam beneficjent.tosamodotyczydomówmediowychimediówczyprodukcjifilmowej. Warto te czasem zapaci nieco wicej za fachow wiedz specjalistów marketingu. Rada Praktyka wskazuje, e due firmy marketingowe z najwiksz Praktyka wskazuje, e due firmy marketingowe z najwiksz niechci traktuj zamówienia na gadety promocyjne niechci traktuj zamówienia na gadety promocyjne (smycze,kubki,dugopisy,czapeczki,balonyitp.).dziejesitak (smycze, kubki, dugopisy, czapeczki, balony itp.). Dzieje si dlatego,ebiznesgadetowyjestfaktyczniecakowicieosobny od tak reszty dlatego, dziaa e biznes promocyjnych. gadetowy W jest sektorze faktycznie przedsibiorstw cakowicie gadety osobny standardowe od reszty dziaa (przykady promocyjnych. wyej) praktycznie W sektorze zawsze zamawiasiosobno,pozabudetemmarketingowym.gadety przedsibiorstw gadety standardowe (przykady wyej) s praktycznie w zasadzie zawsze traktowane zamawia jak rodzaj si osobno, materiaów poza biurowych. budetem Wobec marketingowym. tego ich Gadety producenci s w zasadzie i firmy traktowane znakujce jak s przyzwyczajonedotakiegotrybupracy. rodzaj materiaów biurowych. Wobec tego ich producenci i firmy znakujce s przyzwyczajone do takiego trybu pracy. Zalecamy,abybudetgadetowy jelitomoliwe wydzieli Zalecamy, aby budet gadetowy jeli to moliwe zcaocidziaapromocyjnych.zamawiajcytakpostpujcz wydzieli z caoci dziaa promocyjnych. Zamawiajcy reguy uzyska nisze ceny, szybsze terminy realizacji tak postpujc z reguy uzyska nisze ceny, szybsze terminy zamówienia, bdzie te w stanie bezporednio kontrolowa realizacji zamówienia, bdzie te w stanie bezporednio jako produktów. W tym przypadku raczej nie ma kontrolowa jako produktów. W tym przypadku raczej niebezpieczestwa obrazy przepisów dotyczcych zakazu dzielenia nie ma niebezpieczestwa zamówie. Organizowane obrazy przepisów bowiem dotyczcych bd dwie caociowe zakazu dzielenia procedury: zamówie. na Organizowane zakup gadetów bowiem oraz bd na prowadzeniekampanii.caresztusugpromocyjnychmona dwie caociowe procedury: na zakup gadetów oraz na zamawiacaociowo. prowadzenie kampanii. Ca reszt usug promocyjnych mona zamawia caociowo Budetowaniedziaapromocyjnychdziaa Wprzypadkuustalaniabudetupromocyjnego,naetapieskadaniawnioskunaley okreli, jaka kwota z caoci przyznanych rodków zostanie wydatkowana napromocj. 117 Strona ROZDZIA
14 ROZDZIA5 5 Strona Podrcznikzarzdzaniaprojekteminfrastrukturalnym Oznacza to, e zamawiajcy dziaania promocyjne z praktycznych powodów, wmomencieogoszeniaproceduryzmierzajcejdowyonieniawykonawcydziaa promocyjnych,powinienujawniwielkobudetuprzeznaczonegonapromocj. wielko przeznaczonego na promocj. Potencjalni wykonawcy (oferenci) znajc cele beneficjenta w zakresie promocji, rodki, które chce na promocj przeznaczy oraz ceny i realia rynkowe, bd wstanie zoy ofert adekwatn do rodków i celów. Praktyka nieujawniania budetów,przyrównieczstych,niedokocaprecyzyjnychzapisachsiwz,skutkuje czsto uniewanianiem postpowania z powodu braku ofert mieszczcych si wbudecie.nienaleysiprzytymobawiaujawnieniabudetu,podpretekstem, e spowoduje to zawyenie cen oferenci maj wiadomo istnienia duej konkurencjiiwagikryteriówcenowychwzamawianiuusugpromocyjnych. Rysunek27. ródo: Trzyaspektybudetowaniadziaapromocyjnych opracowaniewasne. 3. Jak podzieli budet w czasie? 2. Jak podzieli budet na poszczególne dziaania? 1. Ile przeznaczy na promocj? W pierwszym przypadku, to jest okrelenia ogólnej sumy wydatków, nie ma, niestety, jednej dobrej odpowiedzi. Beneficjent musi zway, ile ma rodków w ogóle, jakie sobie stawia cele promocyjne, jak liczne i jak dostpne medialnie s grupydocelowe,ilebdzietrwaprojekt. Wkadymwypadkujednakbeneficjentwyjmusiodprzeliczeniakosztówdziaa wyj musi przeliczenia kosztów dziaa obowizkowych,nastpnieprzekalkulowadziaaniarekomendowaneisprawdzi, czymoezrobicojeszcze. Minimum budetowe okrelaj: dziaania obowizkowe oraz konieczno archiwizowania przebiegu projektu (dokumentacja zdjciowa i filmowa). Warto take wskaza, e ww zasadzie obowizkowa jest strona internetowa projektu. Wprawdzieformalniejestonatylkorekomendowana,jednakepraktykapokazuje, e bez niej projektu wypromowa si nie da, nie da si równie prowadzi podstawowychdziaainformacyjnych. Praktyka pokazuje take, e budety promocyjne projektów POIi mieszcz si wprzedziale0,3%do1%budetucaociprojektu.w do projektu. Paradoksalnie udzia procentowy kosztów promocji jest wikszy w mniejszych projektach, inaczej mówic przy maym projekcie (w sensie finansowym) udzia procentowywydatkówpromocyjnychmusibywyszy.przyczynjesttuzjawisko tzw.deadcosts,tj.wystpujcychwpromocjikosztówniezalenychodnakadów od nakadów materiaów czy kosztów emisji. Reasumujc, stworzenie strony internetowej
15 Podrcznikzarzdzaniaprojekteminfrastrukturalnym kosztuje x z, niezalenie od tego ilu internautów j odwiedzi, obróbka zdj na ulotk czy broszur zajmuje x godzin, niezalenie od ich nakadu. Zalecamy zatem,aby: Procent wydatków promocyjnych nie przekracza 1. Dla projektu owartoci100mlnzdajetojedenmilionz. Procent ten, w projektach wielkich, powinien male nawet do 0,3%. Wprojekciewartymmiliardbdzieto3milionyzotych. Naley w budecie zaoy koszty zmian i usprawnie (np. stron internetow trzeba dopasowywa do nowych standardów w sieci nie rzadziejnirazdoroku). Naley przewidzie w budecie rezerwy na zmiany cen. Wprawdzie obecnie trwa kryzys, ale np. w roku wyborczym (2010) z pewnoci czas iprzestrze reklamowa w mediach podroej. Oznacza to, e planujc budet w czasie liczy si naley ze wzrostem cen w stosunku do tych kalkulowanychnapocztkuprojektu.wsektorzeprywatnymprzyjmujesi rednio10%wzrostucenrocznie,ajeliusugiproduktyskupowaneza granicnawet15%. Ze wzgldu na dugi czas trwania projektów infrastrukturalnych, z czego wynika konieczno planowania dziaa promocyjnych nawet na kilka lat doprzodu,wartoprzewidziewbudecierezerwyimoliwoskadania zamówieuzupeniajcych. Wszystkie powysze zalecenia dotycz tzw. czystego budetu promocyjnego(kreacja,produkcjamateriaów,zakupczasuiprzestrzeni wmediach,organizacjiimprez,itp.).niedotyczwydatkówosobowych (personelprojektu)iogólnobiurowych. Osobnpozycjwbudeciepowinnybybadania.Jakwspomnianowyej, budet badawczy naley powierza wyspecjalizowanej firmie, a nie wykonawcydziaapromocyjnych. Rada Rada Caabranamarketingowaliczykosztynetto(bezVAT).Jestto koszty netto to uzasadnionefaktem,eusugipromocyjnemajrónestawki usugi maj róne stawki VAT (np. ksikiz z numerem ISBN). Bywato to powodem wielu nieporozumie, bowiemw wprojektach unijnych standardowo liczysikosztybrutto. Rada Zalecamy, aby w budecie przewidzie rodki na co najmniej Zalecamy, jedno wydarzenie aby w budecie promocyjne przewidzie (tzw. rodki event). na co Najczciej najmniej jedno w przypadku wydarzenie projektów promocyjne infrastrukturalnych (tzw. event). jest Najczciej nim grand w przypadku opening czyli projektów wielkie infrastrukturalnych otwarcie / uruchomienie jest nim inwestycji. grand opening Niestety czyli wydarzenia wielkie promocyjne otwarcie / uruchomienie nawet w maej inwestycji. skali s Niestety stosunkowo wydarzenia kosztowne. promocyjne Nagonienie, nawet owietlenie, w maej skali wystpy s stosunkowo muzyczne czy kosztowne. inne, pokazy, Nagonienie, specjalne gadety, owietlenie, wynajem wystpy sali, muzyczne catering, prelegenci, czy inne, pokazy, to wydatki specjalne od 20 gadety, tys. z i wynajem wicej za sali, kilkugodzinnimprez.wprzypadkuimprezotwartychtrzeba catering, prelegenci, to wydatki 20 tys. z i wicej za kilkugodzinn wzi pod uwag imprez. take W przypadku wymagania imprez wynikajce otwartych z ustawy trzeba wzi obezpieczestwieimprezmasowych(ochrona,zabezpieczenie pod uwag take wymagania wynikajce z ustawy o bezpieczestwie medyczne,itp.),coznaczniepodnosikoszty. imprez masowych (ochrona, zabezpieczenie medyczne, itp.), co znacznie podnosi koszty. 119 Strona ROZDZIA
16 ROZDZIA5 5 Strona Podrcznikzarzdzaniaprojekteminfrastrukturalnym 5.6. Organizacjadziaapromocyjnych Organizacjadziaapromocyjnychwinnabrapoduwagnastpujceaspekty: kto ma by za ni odpowiedzialny (moliwe rozwizania pokazano wczeniej), liczbzaangaowanegopersonelu, organizacjwspópracyzpartneramizewntrznymi. Zasadniczo organizacja dziaa promocyjnych opiera si na budecie iharmonogramie. Kluczowy natomiast jest skad zespou zajmujcego si dziaaniamipromocyjnymi.sugerujemy,byzespómianastpujcyskad: Rysunek28. ródo: Skadzespoupromocyjnego opracowaniewasne. Zalecamy, aby zespó promocyjny podlega bezporednio MAO lub szefowi JRP. Umieszczanie zespou promocyjnego np. w zespole administracyjnym powoduje osabienie wspópracy z rzecznikiem i kopoty z koordynacj. Dla dziaa standardowych (media, druki, podstawowy PR) wystarczy powyszy, stay, kilkuosobowy zespó, wprzypadku wielkich wydarze (np. wielkie otwarcie) rekrutujesipersonelspecjalny. Pracownik odpowiedzialny za promocj Powinien mie w swoich kompetencjach cao dziaa promocyjnych (planowanie, zamawianie, realizacja, take merytoryczn akceptacj faktur od wykonawców). Pracownik ten, w adnych okolicznociach, nie moe by osob bez dowiadczenia w obszarze promocji. Osoba nie znajca realiów promocyjnych, bez praktyki w reklamie czy marketingu, bdzie miaa trudnoci w zarzdzaniu promocj w projekcie Rada Kierownik zespou promocyjnego penicy jednoczenie funkcj rzecznika prasowego projektu 'Przypisany' do dziaa promocyjnych pracownik w dziale ksigowoci znajcy ich specyfik Warto przy przy rekrutacji pracowników dziau dziau prawnego zorientowasi,czyprawnicyorientujsiwprawieautorskim orientuj w prawie autorskim na tym na tle tym do tle do czsto czsto mog mog zdarza zdarza si sytuacje sytuacje konfliktowe. W organizacji dziaa promocyjnych warto stosowa standardowe narzdzia projektowe z reguy dziaanie promocyjne musi by wykonane w okrelonym czasieimiejscu,wicpowszechnenarzdziaplanistyczne(wykresygantta,punkty krytyczne,msproject),znajdujzastosowanietakewtymprzypadku.
17 Podrcznikzarzdzaniaprojekteminfrastrukturalnym Dokadne wytyczne organizacyjne w kadym projekcie zale wprost od podziau budetu(nacoprzeznaczonorodkiico wzwizkuztym naleyzorganizowa) orazodharmonogramudziaa,czyliodtego,kiedyconaleyzorganizowa. alecamy Zalecamy natomiast, by beneficjent projektu mia dwa typy procedur organizacyjnychwzakresieinformacjiipromocji:w zakresie informacji i standardowe, dostosowane do rutynowych sytuacji przewidzianych wplaniepromocjioraz kryzysoweprocedurykryzysowe,oczympiszemywkolejnymrozdziale, powinnybyuruchamianewsytuacjachnadzwyczajnych. Warto pamita take, e osobnych procedur wymaga organizacja wydarze (eventów) promocyjnych. Niezalenie od przyjtych rozwiza szczegóowych, elazn zasad w organizacji wydarze promocyjnych (konferencji, spotka, koncertów,wielkiegootwarcia,itp.)jestwyznaczeniejednejosobyodpowiedzialnej zacaowydarzenia.próbadzieleniakompetencjijestzaproszeniemdokopotów, zwaszczawprzypadkuimprezotwartychidostpnychdlapublicznoci Budowaniepozytywnegowizerunku wizerunku inwestycji prezentacjadobrychpraktyk praktyk Promocja dobrychpraktyk madwaaspekty: informacyjnopromocyjnyoraz praktyczny. Pierwszy aspekt suy promocjipomocypomocy UE oraz jej znaczenia w w rozwoju Polski. Biorc pod uwag ten aspekt, beneficjent powinien gromadzi dokumentacj projektu, mie przygotowane materiay oraz pokazywa projekt w miejscach do tegoprzeznaczonych.wtymprzypadkurolabeneficjentajestponiekdbierna to od IZ czy IP zaley, czy akurat ten czy inny projekt bdzie wykorzystany jako egzemplifikacja(przykad)dobregowykorzystaniafunduszypomocowychue. Drugi aspekt jest praktyczny. Dobrze prowadzony projekt moe zawiera w sobie rozwizania prawne, organizacyjne i i promocyjne, które mog by przydatne innym beneficjentom funduszy UE, firmom z nimi wspópracujcym czy wykonawcom. Promocjadobrychpraktykmoeprzybraróneformy.Zaminimumnaleyuzna: wydanieprzezbeneficjentaraportukocowegozrealizacjiprojektu;raport taki powinien zawiera take (np. na pycie DVD) zrzut strony internetowej, zdjcia wwysokich rozdzielczociach, filmy (jeli s), dokumentacj dziaa promocyjnych w tym emitowane reklamy, dystrybuowanedruki,przykadygadetów,materiaydlamediów. stronainternetowaprojektu,jupozakosztamikwalifikowanymi,powinna bydostpnapojegozakoczeniuprzezconajmniejpóroku. osoby odpowiedzialne za projekt powinny uczestniczy w konferencjach iprezentacjachdotyczcychdobrychpraktyk,jelitomoliwemogtake wypowiadasinapimiewinternecieczymediachfachowych. pod wzgldem merytorycznym opis dobrych praktyk powinien zawiera nie tylko opis podejmowanych dziaa, ale take stosowane procedury, zapisyprawne,metodybudetowaniaiharmonogramowania. zalecamy take merytoryczne omówienie metod oceny (monitoringu iewaluacji)dziaapromocyjnych. 121 Strona ROZDZIA
18 ROZDZIA5 5 Strona Podrcznikzarzdzaniaprojekteminfrastrukturalnym 5.8. Monitoringiewaluacjai Zgodnie z unijnymi wzorami dokumentów, dziaania promocyjne powinny by ocenianepodwzgldemproduktu,rezultatuioddziaywania.tenwzórplanistyczny naley przeoy nastandardyplanistycznestosowanewpromocji. Produkt to wpromocjipoprostukoszty.obejmujonenaprzykaddrukidystrybucjulotek czykosztyprzeprowadzeniakonferencjiprasowej. Rezultat i oddziaywanie to i to po prostu skuteczno, tj. zbadanie czy prowadzone dziaania promocyjno informacyjne doprowadziy do osignicia zaoonych w planie komunikacji rezultatów. Zalecamy jednake, by doda jeszcze jeden wskanik, a mianowicie efektywno. Chodzi o zbadanie, czy zaoone cele mona byo osign mniejszym kosztem lub te, czy za wydane pienidze nie mona byo osign lepszychrezultatów. Monitoring i ewaluacja powinny by sformalizowane. Raporty ewaluacyjne zdziaapromocyjnychnaleyprzygotowywaregularnie,conajmniej1razwroku (po zamkniciu wydatków), a wszelkie dziaania promocyjne winny bezwzgldnie byarchiwizowane. Zakoczenie akoczenie Proponujemy,abykadybeneficjentwykonanastpujceczynnociwplanowaniu iwykonywaniudziaapromocyjnych. Okrel budet i pilnuj jego realizacji Zarezerwuj rodki na dziaania obowizkowe i archiwa Podziel pozostae rodki Zdecyduj czy dziaasz sam i wynajmujesz specjalistów do poszczególnych zda czy te powierzasz komu caociow obsug promocyjn Sprawd rynek kto moe dla ciebie pracowa, kto umie dla ciebie pracowa (i firmy i ludzie!) Zrób harmonogram i przestrzegaj go Badaj skuteczno i efektywno swoich dziaa Modyfikuj swoje dziaania w zalenoci od wyników ewaluacji W kreacji i planowaniu medialnym zaufaj fachowcom Ostatnie, ale nie najmniej wane staraj si zbudowa dobry zespó promocyjny i dbaj aby go utrzyma przez cay okres realizacji projektu. Rysunek29. ródo: Czynnociwplanowaniuiwykonywaniudziaapromocyjnych opracowaniewasne.
19 Podrcznikzarzdzaniaprojekteminfrastrukturalnym W planowaniu promocji projektów infrastrukturalnych istotnym czynnikiem jest czas. S to z reguy projekty dugoterminowe (kilkuletnie), co oznacza, e wbudetach promocyjnych naley zaoy konieczne rezerwy oraz ewentualnie przewidziemoliwodokonywaniadodatkowychzamówienarealizacjdziaa uzupeniajcychprzedsiwzipromocyjnychobjtychpocztkowymplanem.taka konieczno wynika wprost ze zmian technologicznych oraz niezwykle pynnej sytuacjinarynkumediów.wystarczywskazalicznebankructwaiprzeksztacenia tytuów prasowych, czy wynikajce znaszego czonkostwa w Unii wprowadzenie w2013rokunaziemnejtelewizjicyfrowej.widocznyjestrównienarastajcytrend wkierunkuzastpieniaklasycznych(papierowych)bilboardówekranamiled(tzw. digital signage). Mona zaobserwowa take narastajc rol nowych rozwiza technologicznych wpromocji na przykad reklama mobilna (w telefonach komórkowych), reklama w grach komputerowych, byskawiczne zmiany winternecie,etc.teiinnetrendywskazujwprost,esztywne,nieprzewidujce moliwoci zmian technologicznych, planowanie dziaa promocyjnych moe by dlazamawiajcegokopotliwe.elastyczno,dopuszczaniezmian,reakcjananowe wyzwaniatechnologiczneirynkowesniezbdne,bysprawniepromowaprojekt infrastrukturalnyteraziwprzyszoci. iteratura Literaturadorozdziau rozdziau Strategia komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójnoci na lata , dokument zaakceptowanyprzezkomisjeuropejsk15padziernika2008. Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie informacji i promocji. Warszawa, 14 sierpnia2007. PlanKomunikacjidlaProgramuOperacyjnegoInfrastrukturairodowisko , Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Warszawa, 31 marca Udzielanie zamówie publicznych w zakresie dziaa informacyjno promocyjnych, pod. red. D. Koba, Centrum Zamówie Publicznych, Warszawa,2008. Ustawa z dnia 14 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych,dz.u.1994,nr24poz.83. Zasady promocji projektów dla beneficjentów Programu Operacyjnego Infrastruktura i rodowisko , Ministerstwo Rozwoju Regionalnego,Warszawa,lipiec Strona ROZDZIA