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Timestamp: 2020-03-30 00:14:22
Document Index: 236294368

Matched Legal Cases: ['§ 147', '§ 14', '§ 165', '§ 15', '§ 15', '§ 146', '§ 239']

Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen « IHK-Siegen
Die Vorschriften über die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ergeben sich aus einer Vielzahl von Gesetzen und Schreiben des Bundesfinanzministeriums. Im Einzelnen zu nennen sind hier die Abgabenordnung (AO), die im Bereich des Steuerrechts die Aufbewahrungspflichten regelt, und das Handelsgesetzbuch (HGB), das die entsprechenden Regelungen für Kaufleute enthält. Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen größten Teils überein, für die betriebliche Praxis sind jedoch überwiegend die steuerrechtlichen Vorschriften relevant.
Große Bedeutung kommt folgenden Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu:
BMF-Schreiben vom 7. November 1995 - Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) (abrufbar über die seitliche Linkleiste)
BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 - Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) (abrufbar über die seitliche Linkleiste).
2. Wer muss Aufbewahrungspflichten beachten?
3. Was ist aufzubewahren?
Aus steuerrechtlichen Gründen sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. § 147 Abs. 1 AO nennt im Einzelnen folgende Unterlagen:
Bücher (bei Kaufleuten Handelsbücher) und Aufzeichnungen
bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung
Problematisch ist in der Praxis die richtige Einordnung der Unterlagen. Nicht jeder Brief ist ein Geschäftsbrief, nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg. Eine beispielhafte, nicht vollständige Aufzählung finden Sie am Ende dieser IHK-Information.
Zu den Büchern (Handelsbücher) und Aufzeichnungen gehören Grundbuch sowie Haupt- und Nebenbücher, wobei Letztere bei der doppelten Buchführung in Form von Konten geführt werden. Bei der Offene-Posten-Buchhaltung ersetzen Belege die sonst zu führenden Konten. Hierbei kommt es nur darauf an, ob die Bücher für die Besteuerung irgendwie von Bedeutung sind. Inventare sind Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Je nach Art und angewandtem Verfahren müssen zusätzlich Inventuranweisungen, Verfahrensbeschreibungen o.ä. Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Nach AO und HGB sind die Arbeitanweisungen und Organisationsvorschriften aufzubewahren, die zum Verständnis der Bücher etc. notwendig sind.
Hierunter fallen auch Unterlagen, die die Technik eines DV-Buchführungssystems erläutern. Als Geschäftsbrief (Handelsbrief) gilt jegliche Korrespondenz, die der Vorbereitung, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Geschäftes dient. Korrespondenz, die nicht zum Abschluss eines Geschäfts geführt hat (z.B. nicht erfolgreiche Angebote, Werbeflyer, Prospekte) ist kein Handels-/Geschäftsbrief. Buchungsbelege haben die Funktion nachzuweisen, dass einem gebuchten Sachverhalt auch ein tatsächlich existierender Vorgang zugrunde liegt. Dabei sind alle Sachverhalte buchungspflichtig, die eine Auswirkung auf die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage des Unternehmens haben. Oft sind externe Buchungsbelege zugleich auch Geschäftsbriefe. Sonstige Unterlagen sind beispielsweise Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege oder Bewertungen von Eigenleistungen. Ihre Bedeutung für die Besteuerung ist im Einzelfall zu prüfen.
Speziell geregelt ist in § 14b UStG die Aufbewahrung von Rechnungen. Danach hat ein Unternehmer eine Doppel der Rechnungen, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und auf seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und auf dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, aufzubewahren. Dies gilt auch in Fällen, in denen die Steuerschuld auf den letzten Abnehmer bzw. den Leistungsempfänger verlagert ist.
4. Wie lange ist aufzubewahren?
Die Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschluss, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege, Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind (ATLAS), sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, und Rechnungen beträgt zehn Jahre. Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich die Aufbewahrungsfrist auch verlängern. Dies ist der Fall, wenn das Schriftgut für Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (nach Ablauf der Festsetzungsfrist ist eine Steuerfestsetzung sowie ihre Aufhebung oder Änderung nicht mehr zulässig). Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann durch eine Reihe von Ereignissen gehemmt werden.
Nach einem BMF-Schreiben vom 25. Oktober 1977 sind Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen nur dann noch länger aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:
für eine begonnen Außenprüfung
für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO
für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
5. In welcher Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
Für die Aufbewahrung sind gesetzlich folgende Formen vorgeschrieben beziehungsweise zugelassen:
Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, sind im Original aufzubewahren. In Abweichung von den gesetzlichen Vorgaben verlangt die Finanzverwaltung allerdings in Bezug auf die letztgenannten Unterlagen inzwischen keine Aufbewahrung im Original mehr, vgl. die Verfügung des Bundesfinanzministerium vom 8. März 2004, Aktenzeichen III B7 -S 01317-3/04.
Wichtig: Für Ausfuhrbelege, bei denen die Originale mit Dienststempelabdrucken versehen sind, bei denen die Stempelfarben Pigmentierungen enthalten, ist nach Auffassung der Finanzverwaltung eine originalgetreue Wiedergabe im Wege der digitalen Archivierung technisch nicht darstellbar. Daher wird für solche Dokumente eine Aufbewahrung im Original verlangt. Vergleiche hierzu auch Punkt 5.2..
Vorsicht ist auch geboten bei Eingangsrechnungen, aus denen die Vorsteuer geltend gemacht wird. Hier gilt, dass dem Unternehmer, der den Vorsteuerabzug in Anspruch nimmt, die Originalrechnung vorgelegen haben muss. Hierfür trägt er die objektive Beweislast. Diesen Nachweis kann er zwar mit allen verfahrensrechtlich zulässigen Beweismitteln führen. Im Einzelfall wird dies jedoch schwierig sein, so dass eine Aufbewahrung im Original zum Ausschluss jeglichen Risikos empfehlenswert sein kann.
Handels- und Geschäftsbriefe und Buchungsbelege sind so aufzubewahren, dass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt.
Für elektronische Rechnungen, die seit 1. Juli 2011 auch für Zwecke des Vorsteuerabzugs grundsätzlich anerkannt werden, gilt, dass diese grundsätzlich auch digital zu archivieren sind. Ein bloßer Papierausdruck der elektronisch übersandten Rechnung genügt nicht.
Beachte: Durch eine Änderung der Abgabenordnung mit Wirkung ab 1. Januar 2002 ist die vorstehend beschriebene Wahlfreiheit bezüglich der Form der Aufbewahrung eingeengt worden. Unterlagen, die steuerlich relevant und zugleich originär digital sind, müssen in einer Form aufbewahrt werden, dass sie maschinell ausgewertet werden können. Dies bedeutet, dass für steuerlich relevante, originär digitale Unterlagen, für die bis zum 31. Dezember 2001
die bildliche Wiedergabe auf Papier, Mikrofilm oder als Image in einem optischen Archiv oder
die inhaltliche Wiedergabe auf einem beliebigen Datenträger
zulässig war, diese für sich alleine nicht mehr ausreicht. Sie dürfen neben der neu geforderten Form, nach der eine maschinelle Auswertung möglich sein muss, nur zusätzlich in den vor dem 1. Januar 2002 zulässigen Formen aufbewahrt werden (vgl. hierzu auch Punkt 7).
5.1 Aufbewahrung im Original
5.2 Die bildliche Wiedergabe
Die bildliche Wiedergabe erfordert die originalgetreue Übertragung des Bildes auf das Speichermedium sowie die gesicherte und geordnete Aufbewahrung der Speichermedien und eine lesbare bildliche Wiedergabe bei Bedarf. Dabei kann die bildliche Wiedergabe auch kleinformatiger wieder hergestellt werden. Sie muss allerdings alle auf dem Original angebrachten Sicht-, Kontroll- und Bearbeitungsvermerke enthalten. Im Einzelfall kann auch der Farbe Beweiskraft zukommen, z. B. bei einer Rechnung, wenn allein die Farbe beweist, dass es sich dabei um das Original und nicht um den Durchschlag handelt.
Für die digitale Archivierung von Ausfuhrbelegen hat die Oberfinanzdirektion Koblenz im Einvernehmen mit dem BMF und den Ländern mit Verfügung vom 7. Mai 2007 bekannt gegeben, dass eine Löschung nach elektronischer Archivierung zwar grundsätzlich zulässig sei. Dies gelte jedoch nicht, wenn die Originalbelege Zollstempel enthielten. Denn die Echtheit von Stempelabdrücken könnte nur anhand der Originalunterlagen überprüft werden. Dies gelte auch ? was überrascht ? für Stempelabdrücke, die keine speziellen Pigmentierungen enthielten. Soweit Ausfuhrbelege mit Dienststempelabdrucken ohne Farbpigmentierungen digitalisiert und danach vernichtet wurden, werde dies aber nicht beanstandet, soweit die Digitalisierung und Vernichtung vor dem 1. Mai 2007 erfolgt sind. Für Zeiträume davor, hatte die Oberfinanzdirektion Koblenz mit Verfügung vom 1. Januar 2006 die zwischen Bund und Ländern abgestimmte Auffassung veröffentlicht, wonach die Vernichtung von Originalbelegen mit Dienststempelabdrucken, bei denen die Stempelfarben Pigmentierungen enthalten, nicht in Betracht kommt.
Ausfuhrbelege mit Dienststempelabdrucken sind daher nach der Verfügung grundsätzlich zehn Jahre im Original aufzubewahren. Andere Ausfuhrbelege nebst den dazugehörigen anhängenden Rechnungen können dagegen nach digitaler, farbgetreuer Speicherung vernichtet werden. Die Frage, in welcher Auflösung und Farbtiefe die Speicherung zu erfolgen hat, hat der Unternehmer nach der Verfügung mit dem zuständigen Finanzamt zu klären. Sie finden den Volltext der Verfügung vom 7. Mai 2007 in der seitlichen Linkleiste.
5.3 Die inhaltliche Wiedergabe
Die inhaltliche Wiedergabe erfordert, dass die aufzubewahrenden Informationen vollständig und richtig auf das magnetische Speichermedium übernommen werden, dass der Inhalt während der Aufbewahrung nicht verändert wird und das die Wiedergabe während der Aufbewahrungsfrist möglich ist.
5.4 Beweiskraft
Als Unternehmer sollten Sie sich vor Vernichtung der Originalunterlagen immer fragen, ob eine Aufbewahrung im Original aus Beweisgründen notwendig ist. Insbesondere gilt dies für Rechnungen, die zur Geltendmachung des Vorsteuerabzugs gemäß § 15 UStG notwendig sind. Nach dieser Vorschrift muss die Rechnung nämlich entweder in Papierform vorliegen oder - wenn sie als elektronische Abrechnung vorliegt - mit elektronischer Signatur mit Anbieter Akkreditierung nach § 15 Abs. 1 des Signaturgesetzes versehen sein. Nur diese beiden Varianten erfüllen den Tatbestand einer ordnungsgemäßen Rechnung.
Die Aufbewahrung des Originals kann auch aus Gründen der Beweiserheblichkeit im Prozess notwendig sein. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein Rechtsanspruch nur durch das Original zu beweisen ist (z. B. bei Vollmachten, Wertpapieren).
Grundsätzlich genügt die Möglichkeit der bildlichen Wiedergabe zur Beweissicherung. Sie unterliegt der freien richterlichen Beweiswürdigung. Als Urkundenbeweise gelten nur schriftliche Äußerungen. Opto-elektronisch gespeicherte Daten gelten deshalb vor Gericht nicht als Urkunden im Sinne der Zivilprozessordnung. Ihnen fehlt die für Urkunden erforderliche Schriftlichkeit, da bei diesen Speichermedien Belege digital aufgezeichnet werden und sie deshalb nur maschinell darstellbar sind.
6. Wo muss aufbewahrt werden?
Nach der steuerlichen Vorschrift (§ 146 Abs. 2 AO) ist das aufbewahrungspflichtige Schriftgut grundsätzlich in Deutschland aufzubewahren. Die zuständige Finanzbehörde kann jedoch auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen abweichend vom vorgenannten Grundsatz bewilligen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen im Ausland geführt und aufbewahrt werden können. Voraussetzungen sind, dass
Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen bestimmten Ort vor, doch müssen die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 HGB).
Hinsichtlich der Aufbewahrung von Rechnungen ist zu beachten, dass im Inland ansässige Unternehmer alle Rechnungen im Inland aufzubewahren haben. Handelt es sich allerdings um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage der betreffenden Daten gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Es ist jedoch dem Finanzamt mitzuteilen, wenn die Rechnungen nicht im Inland aufbewahrt werden.
7. Besonderheiten für originär digitale Daten durch den EDV-Zugriff der Finanzverwaltung
Bei originär digitalen Daten hat die Finanzbehörde seit 1. Januar 2002 das Recht, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung der Unterlagen zu nutzen. Der EDV-Zugriff der Finanzverwaltung beschränkt sich ausschließlich auf Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Hierzu gehören nach Auffassung der Finanzverwaltung in jedem Fall die Daten in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung. Aber auch Daten aus anderen Bereichen können hierzu gehören, soweit sie für die Besteuerung relevant sind.
Der aufbewahrungspflichtigen Unternehmer muss also originär digitale Daten immer in einer maschinell auswertbaren Form aufbewahren und bereitstellen. Dabei sind als "originär digital" die Daten anzusehen, die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehen oder im Datenverarbeitungssystem erzeugt werden. Maschinell auswertbar sind Unterlagen, wenn sie maschinell gelesen, maschinell sortiert und maschinell selektiert/gefiltert werden können.
Die Oberfinanzdirektion Koblenz hat in einer Verfügung vom 13. Dezember 2005 speziell für elektronisch empfangene Kontoauszüge nochmals explizit klargestellt, dass die Aufbewahrung elektronisch empfangener Kontoauszüge eine elektronische Archivierung voraussetzt. Ein Ausdruck und die Aufbewahrung in Papierform entspreche nicht den Anforderungen der Abgabenordnung. Anderes könne nur gelten, wenn das Kreditinstitut zusätzlich Monatssammelkontoauszüge in Papierform zusendet
7.1 Formen des Datenzugriffs
Im Rahmen des Nur-Lese-Zugriffs greift die Finanzbehörde selbst unmittelbar auf das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen in der Form zu, dass sie Einsicht in die gespeicherten Daten nimmt und die vorhandene Hard- und Software zu Prüfung der Daten nutzt. Der Nur-Lese-Zugriff umfasst das Lesen, Filtern und Sortieren der Daten, eine Fernabfrage (Online-Zugriff) durch den Betriebsprüfer ist nicht möglich.
7.2 Grundsatz der Verhältnismäßigkeit
Für den Unternehmer bedeuten diese Vorschriften ein erhebliches Mehr an Kosten und organisatorischem Aufwand. Um den Aufwand für den Steuerpflichtigen im Rahmen zu halten, hat das Bundesministerium für Finanzen in dem BMF-Schreiben "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit formuliert. Danach kann die Finanzbehörde beim mittelbaren und unmittelbaren Datenzugriff beispielsweise nicht verlangen, dass vor dem 1. Januar 2002 archivierte Daten nochmals in das Datenverarbeitungssystem eingespeist werden, wenn dies nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich wäre. Darüber hinaus ist es im Falle eines Systemwechsels nicht erforderlich, die ursprüngliche Hard-/Software vorzuhalten, wenn die maschinelle Auswertbarkeit der Altdaten (Daten, die nach dem 31. Dezember 2001 archiviert wurden) auch durch das neue System gewährleistet ist.
7.3 Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen
Die Abgabenordnung verpflichtet den Steuerpflichtigen zur Mitwirkung bei der Feststellung der für die Besteuerung erheblichen Sachverhalte. Die GDPdU definieren speziell für den Fall des EDV-Zugriffs der Finanzverwaltung die Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen. So muss dieser beim unmittelbaren Datenzugriff dem Prüfer die erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, ihn in das System einweisen und die Zugangsberechtigung des Prüfers so gestalten, dass er auf alle steuerlich relevanten Daten zugreifen und die vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten nutzen kann. Beim mittelbaren Datenzugriff gehört zur Mitwirkungspflicht insbesondere das zur Verfügungstellen einer mit dem Datenverarbeitungssystem vertrauten Person.
7.4 Fragen und Antworten-Katalog zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung
Das BMF stellt eine regelmäßig aktualisierte Übersicht über Fragen zusammen, zu denen die Finanzverwaltung bereits Stellung genommen hat. Der Katalog gibt unter anderem Auskünfte darüber, welche Möglichkeiten des Datenzugriffs bestehen und welche Daten steuerlich relevant sind. Der Katalog wurde zuletzt am 22. Januar 2009 aktualisiert und ist hier abrufbar.
8. Folgen bei Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten
9. Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
Die OFD Hannover hat in einer Verfügung vom 27. Juni 2007 zwei Methoden zur Berechnung der Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen vorgestellt. Sie finden die Verfügung in der seitlichen Servicespalte zum Download.
10. Verzeichnis zu den Aufbewahrungsfristen
Das Verzeichnis listet in alphabetischer Reihenfolge die wesentlichen Schriftgutarten auf. Dabei kann aus der Bezeichnung des Schriftgutes alleine noch keine Aussage über seine Aufbewahrung gemacht werden. Entscheidend ist die Funktion, die das Schriftgut im Betrieb hat.
Darlehensverträge (nach Ablauf des Vertrags) 6
Einheitswertunterlagen 6
10, soweit steuerlich relevant, insb. Ausfuhrnachweise
10, soweit Inventurunterlagen;
6, zur Kreditsicherung (nach Vertragablauf
Inventare und Inventarnachweise 10, soweit Bilanzunterlagen
10, soweit Tagessummenbons aufbewahrt werden: 0
Kontokorrentbelege 10
Kreditunterlagen (nach Ablauf des Vertrags)
10, soweit Buchungsbeleg, 6 soweit Korrespondenz
Lieferscheine 6 (sofern als Beleg-
nachweis, v. a. im
einer Rechnung: 10)
Postgiroauszüge mit Grundbuchfunktion 10
10 (soweit Bewertungsunterlagen)
10 nach Abschluss des Prozesses
10, soweit Bilanzunterlagen, sonst 6
Scheckunterlagen 6
Schriftwechsel extern 6
Sozialversicherungsbeitragskonten 6
10 (soweit Lohnbeleg), 0 (soweit Kontrollunterlagen)
Verbindlichkeiten (Zusammenstellung)
10, soweit Bilanzunterlagen
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)** 6
Versandunterlagen allgemein
10 (soweit Buchungsbelege)
6 nach Ablauf der Versicherung
Vollmachten 6 nach Erlöschen
Wechsel (eingelöste) 10
Zwischenbilanz bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres 10
** Bei Buchungsbelegen gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist, bei Handels- und Geschäftsbriefen die 6-jährige.
*** Nach Vertragsende, soweit handels- und steuerrechtlich relevant.
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