Source: https://interpretacje-podatkowe.org/faktura-elektroniczna/1061-iptpp3-4512-279-2016-2-mk
Timestamp: 2017-09-26 12:57:35+00:00
Document Index: 102820034

Matched Legal Cases: ['art. 14', 'art. 86', 'art. 86', 'art. 106', 'art. 106', 'art. 106', 'art. 106', 'art. 86', 'art. 15', 'art. 114', 'art. 119', 'art. 120', 'art. 124', 'art. 2', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 88']

1061-IPTPP3.4512.279.2016.2.MK | Interpretacja indywidualna
Prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur otrzymywanych i przechowywanych w sposób wskazany we wniosku.
1061-IPTPP3.4512.279.2016.2.MKinterpretacja indywidualna
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r., poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U., poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko – przedstawione we wniosku z dnia 25 maja 2016 r. (data wpływu 30 maja 2016 r.), uzupełnionym pismem z dnia 4 lipca 2016 r. (data wpływu 6 lipca 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur otrzymywanych i przechowywanych w sposób wskazany we wniosku – jest prawidłowe.
Czy faktury, które będą otrzymywane oraz przechowywane w opisany powyżej sposób będą uprawniały Spółkę do odliczenia podatku VAT naliczonego na nich zawartego (przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 86 ust. l ustawy o VAT)...
Zdaniem Wnioskodawcy, faktury otrzymywane oraz przechowywane w opisany powyżej sposób będą uprawniały Spółkę do odliczenia podatku VAT naliczonego na nich zawartego (przy spełnieniu ogólnych warunków, o których mowa w art. 86 ust. i ustawy o VAT).
Ponadto, w myśl art. 106b ust. 1 pkt l ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Na mocy art. 106m ust. 2 ustawy o VAT przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Zgodnie z art. 106m ust. 3 przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Spółka pragnie wskazać, że regulacje ustawy o VAT nie wskazują konkretnych okoliczności, które pozwalają na uznanie, że w danym przypadku występuje dostateczny poziom kontroli biznesowej, pozwalający na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury (do których to pojęć referują przepisy ustawy o VAT). W tym zakresie pomocne mogą się jednak okazać wskazówki ujęte w wyjaśnieniach Ministra Finansów, wydane w związku z obowiązującymi przed 1 stycznia 2014 r. przepisami wykonawczymi dotyczącymi fakturowania. Minister wskazał w nich m.in., że: „Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć, jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest „dopasowywanie” do faktury dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty”.
Biorąc pod uwagę powyższe, należy uznać, że dla potrzeb przepisów o VAT w zakresie fakturowania pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Jednocześnie kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.
Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiony w analizowanym zdarzeniu przyszłym System odnoszący się do otrzymywania i przechowywania faktur zapewniać będzie autentyczność ich pochodzenia, integralność treści oraz czytelność.
Po pierwsze należy zwrócić uwagę na fakt, że faktury papierowe będą wysyłane pod dedykowany adres, który Spółka przekaże swoim Kontrahentom, z wykorzystywaniem tzw. „PO box”, czyli dedykowanych skrzynek pocztowych przeznaczonych do wysyłki faktur wyłącznie pod określone zamówienie. W związku z tym zdaniem Wnioskodawcy wyłączona będzie możliwość otrzymania przez niego faktur od podmiotów, które nie pozostają w relacjach biznesowych ze Spółką. Jednocześnie Spółka na cele stosowania Systemu wskaże swoim Kontrahentom elementy, które powinna zawierać faktura (co ma w szczególności na celu uwzględnienie na fakturze danych odnoszących się do danego zamówienia złożonego przez Spółkę).
Jeśli chodzi o faktury elektroniczne, autentyczność pochodzenia będzie w opinii Wnioskodawcy zapewniona m.in. poprzez archiwizowanie dodatkowo do właściwej faktury także treści e-maila od kontrahenta, co pozwoli Spółce na zweryfikowanie danych Sprzedawcy.
Zdaniem Spółki szczególnie istotny jest także fakt, iż System umożliwi porównanie otrzymanej faktury z danymi w systemie księgowym. Kontrole biznesowe faktur otrzymywanych zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej będą dokonywane poprzez automatyczne porównanie treści faktury z danymi zapisanymi w systemie księgowym Spółki. Będzie to proces porównania trzech rodzajów dokumentów (tzw. „three-way match”) z danymi zapisanymi jako zamówienie (tzw. „Purchase Order”) oraz potwierdzenie odbioru (tzw. „PO receipt”). Dane na fakturze będą dopasowywane do odpowiadającej im linii w zamówieniu. Jeżeli pojawiają się nieścisłości pomiędzy zamówieniem, a fakturą, Spółka będzie blokować płatności na rzecz Kontrahentów do czasu ustalenia prawidłowych danych. Dla prawidłowego zaksięgowania faktury wymagane będzie m.in., aby cena i ilość zamówienia z faktury była zgodna z ceną i ilością wynikającą z zamówienia. Ponadto Spółka będzie monitorować fakt przyjęcia towarów lub usług - dla prawidłowego zaksięgowania faktury odbiór zakupów udokumentowanych daną fakturą musi zostać zarejestrowany w systemie księgowym Spółki. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności, dane na fakturze będą dodatkowo manualnie weryfikowane przez Spółkę, a w razie wątpliwości potwierdzane z odpowiedzialnymi za weryfikację pracownikami Spółki („PO Approvers”). W przypadku dostaw, które nie są realizowane na podstawie zamówienia ich weryfikacja będzie dokonywana poprzez potwierdzenie poprawności treści faktury z odpowiedzialnymi za weryfikację pracownikami Spółki („NON PO Approvers)”.
Biorąc pod uwagę powyższe, zdaniem Spółki autentyczność pochodzenia i integralność treści będzie zapewniona poprzez wyczerpujące sprawdzenie danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami. Weryfikacja taka pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, po zeskanowaniu wersja elektroniczna faktury będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Nie będzie też możliwe dokonywanie modyfikacji treści faktury zarówno na etapie skanowania faktury, jak i po jej zarchiwizowaniu będzie zachowana integralność treści dokumentu. Dodatkowo zdaniem Spółki należy uznać, że przechowywanie faktur papierowych w postaci skanów jest daleko doskonalsze od przechowywania ich w oryginalnej formie, gdyż zeskanowanie pozwala na zapobieganie degradacji faktury poprzez zacieranie jej elementów, czy też blaknięcie. W przypadku użycia Systemu wyeliminowana będzie możliwość ręcznego przetwarzania (modyfikowania) danych z faktury także jeśli chodzi o faktury elektroniczne, gdyż zapisywane one będą w nieedytowalnym formacie, takim, jak .TIFF lub .PDF.
Faktury zapisane w Systemie będą mogły być w każdym momencie udostępnione w formie obrazu czytelnego dla człowieka przy wykorzystaniu systemu komputerowego użytkowanego przez Spółkę (w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie).
interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Lodzi z dnia i czerwca 2015 r. (nr IPTPP4/4512-129/15-4/OS);
interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 3 lutego 2015 r. (nr IPTPP2/443-870/ 14-3/JSz);
interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 lipca 2016 r., nr IPPP1/4512-594/ 15-3/EK.
Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r., poz. 710 z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Natomiast fakturą elektroniczną – w myśl pkt 32 tego artykułu – jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.
Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
W myśl art. 112a ust. 2 ustawy podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).
Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca, jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT. W ramach prowadzonej działalności, Spółka nabywa na terenie Polski towary i usługi od szeregu lokalnych dostawców będących podatnikami VAT. Realizowane dostawy oraz świadczone usługi są przez kontrahentów dokumentowane poprzez wystawianie faktur VAT. Spółka otrzymuje faktury wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Z uwagi na ilość przeprowadzanych transakcji, a co za tym idzie ilość otrzymywanych przez Spółkę faktur, Spółka planuje wdrożenie elektronicznego systemu ...., który umożliwi otrzymywanie i przechowywanie faktur elektronicznych wysyłanych jako załącznik do wiadomości e-mail, a także otrzymywanie i przechowywanie faktur papierowych w formie: elektronicznej. Jeśli chodzi o faktury elektroniczne, System będzie umożliwiał odbiór oraz archiwizowanie faktur elektronicznych otrzymywanych w formie załącznika do wiadomości e-mail zapisanych m.in. w formacie .TIFF lub .PDF. Dodatkowo do właściwej faktury archiwizowana będzie także treści e-maila od kontrahenta, co pozwoli Spółce na zweryfikowanie danych Sprzedawcy. W zakresie natomiast faktur papierowych System będzie się opierał na przeprowadzaniu ich digitalizacji, to jest dokonaniu ich zapisu w formacie elektronicznym (w formie skanu). System będzie powiązany z danymi wprowadzanymi do systemu księgowego Spółki. Przesyłane przez Sprzedawców faktury w formie papierowej będą opatrywane datą otrzymania, a następnie skanowane, przy czym zachowana będzie odpowiednia jakość skanu, tj. wersja elektroniczna zeskanowanej faktury będzie wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Na etapie skanowania faktury, a także po jej wprowadzeniu do elektronicznego archiwum jakakolwiek modyfikacja treści faktury nie będzie możliwa. Kontrole biznesowe faktur otrzymywanych zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej będą dokonywane poprzez automatyczne porównanie treści faktury z danymi zapisanymi w systemie księgowym Spółki. Będzie to proces porównania trzech rodzajów dokumentów (tzw. „three-way match”) z danymi zapisanymi jako zamówienie (tzw. „Purchase Order”) oraz potwierdzenie odbioru (tzw. „PO receipt”). Spółka nie będzie dokonywała płatności na rzecz swoich Kontrahentów bez podania przez nich prawidłowego numeru zamówienia zgodnego z wprowadzonym do systemu księgowego Spółki. Faktura będzie musiała zawierać numer zamówienia dokładnie taki sam, jaki widnieje na związanym z nią zamówieniu. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności, dane na fakturze będą dodatkowo manualnie weryfikowane przez Spółkę, a w razie wątpliwości przesyłane do odpowiedzialnych za dane zamówienie pracowników Spółki („PO Approvers”).
Odnosząc się zatem do kwestii prawa do stosowania elektronicznej archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych w formie papierowej i elektronicznej należy zauważyć, że z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Ponadto w art. 112 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług został przewidziany dodatkowy warunek dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju. Dotyczy on umożliwienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych dostępu on-line do tych faktur.
W okolicznościach niniejszej sprawy wskazano, że Spółka dokonuje kontroli danych dotyczących danego Sprzedawcy oraz zrealizowanej dostawy lub usługi z innymi dostępnymi Spółce informacjami, weryfikacja pozwala na ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez konkretnego Kontrahenta dostawą towarów lub świadczeniem usług, faktury są przechowywane przez Spółkę co najmniej do momentu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, system komputerowy użytkowany przez Spółkę zapewnia niezwłoczny dostęp do przechowywanych faktur, a w razie konieczności udostępnienia ich treści organom podatkowym także pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury zarchiwizowane przy wykorzystaniu Systemu mogą być sortowane w podziale na okresy rozliczeniowe.
Tak więc, ze względu na wskazane okoliczności, w świetle przywołanych przepisów należy stwierdzić, że przechowywanie faktur w formie elektronicznej – w sposób opisany przez Wnioskodawcę, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także udostępnienia ich treści organom podatkowym – jest zgodne z powyższymi przepisami. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi przepisami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji.
Co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/ elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.
W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności należy uznać, że faktury przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego Systemu przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo Spółki do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług.
Niniejszą interpretacją załatwiono wniosek w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur otrzymywanych i przechowywanych w sposób wskazany we wniosku. W pozostałym zakresie zostały wydane odrębne rozstrzygnięcia.
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Faktura elektroniczna > 1061-IPTPP3.4512.279.2016.2.MK