Source: https://cloud.ecmone.de/datenschutzerklaerung/
Timestamp: 2020-08-14 10:48:42
Document Index: 22785822

Matched Legal Cases: ['Art. 13', 'Art. 88', '§ 26', 'Art. 6', 'Art. 7', '§ 26', 'Art. 9', 'Art. 88', '§ 26', 'Art. 28', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 28', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6', 'Art. 6']

Datenschutzerklärung – ecm:one Cloud
Workflow Controlling & Reporting
Datenschutzerklärungmartin.odinius@ecmone.de2019-12-07T11:57:46+01:00
Datenschutzhinweise nach Art. 13 und 21 DSGVO für die Website
der ecm:one GmbH
Wir, die ecm:one GmbH AG, nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und die diesem Schutz dienenden gesetzlichen Verpflichtungen sehr ernst. Die gesetzlichen Vorgaben verlangen umfassende Transparenz über die Verarbeitung persönlicher Daten. Nur wenn die Verarbeitung für Sie als betroffene Person nachvollziehbar ist, sind Sie ausreichend über den Sinn, Zweck und Umfang der Verarbeitung informiert. Unsere Datenschutzerklärung erklärt Ihnen deshalb ausführlich, welche sog. personenbezogenen Daten von uns bei der Nutzung der Website www.ecmone.cloud und allen hierauf verweisenden anderen Internetseiten verarbeitet (Definition s. unten, 2.) werden.
ecm:one GmbH AG
www.ecmone.cloud
4.6 Kontaktformular / Kontaktaufnahme per E-Mail / Rückrufanfrage / Live-Chat
4.7 Einrichtung und Verwendung eines Kundenkontos
Sie können ein Kundenkonto auf unserer Website anlegen. Wenn Sie dies tun, werden die von Ihnen dort angegebenen personenbezogenen Daten durch Ihren Browser an uns übermittelt und in unseren informationstechnischen Systemen gespeichert. Gespeichert werden außerdem Ihre IP-Adresse und Zeitpunkt der Registrierung. Wenn Sie sich in Ihr Kundenkonto einloggen, legt unsere Website auf Ihrem Endgerät Cookies ab, um zu ermöglichen, dass Sie eingeloggt bleiben, auch wenn Sie die Website zwischenzeitlich neu laden müssen. Auch haben Sie die Möglichkeit, unser Online-Support-Angebot mit integrierten Ticketsystem unter Anmeldung mit Ihren Nutzerkontodaten, zu nutzen. Weiterhin können Sie unser ecm:one GmbH service portal und unsere Community „ecm:one GmbH usergroup“ über Ihr Kundenkonto nutzen.
4.8 Onlineshop
4.9 Abonnement eines Newsletters
4.10 Anforderung von Online-Services (Projekt-Guides), Informationen zu Produkten oder Software-Testversionen
4.11 Blog mit Kommentarfunktion
4.12 Karriereportal und Postalische Bewerbungen
Nutzung des Karriereportals: Sie haben die Möglichkeit online über unser Karriereportal eine Bewerbung an uns zu senden. Hierbei werden zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens von uns personenbezogene Daten von Ihnen erhoben und verarbeitet. Es werden ausschließlich die Daten zu Ihrer Bewerbung verarbeitet, die Sie uns mitteilen (insbesondere Stammdaten, Kommunikationsdaten, ggf. Zeugnisse, Zusatzqualifikationen, Lebenslauf, Gehaltswunsch, frühestmöglicher Einstiegstermin, evtl. Nachrichten und Inhalte zu von Ihnen hochgeladener Dokumente) oder die bei Bearbeitung Ihrer Bewerbung durch uns anfallen.
Ihre Daten werden nach dem Absenden der Bewerbung durch unsere HR-Abteilung sowie die in den Bewerbungsprozess eingebundenen Personen aus den jeweiligen Fachabteilungen verarbeitet. Falls Sie ausdrücklich darin einwilligen, erfolgt die Verarbeitung darüber hinaus zur Berücksichtigung bei zukünftigen Bewerbungsverfahren der ecm:one GmbH oder deren Tochterfirmen, die zu Ihrer Bewerbung passen.
Rechtsgrundlage für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens ist Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG-neu, für die Bewerbung bei Tochterfirmen sowie für die Speicherung für zukünftige Bewerbungsverfahren Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO in Verbindung mit Art. 7 DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG-neu. Sollten besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, Daten zur Gewerkschaftszugehörigkeit) im Rahmen der Bearbeitung der Bewerbung verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage des Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG.
Ihre Daten werden ohne Ihre Einwilligung nicht an Dritte weitergegeben; ausgenommen hiervon sind IT-Dienstleister, die unter einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO für uns tätig werden.
Die ecm:one GmbH speichert Ihre Daten bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Drei Monate danach werden die Daten zu nicht erfolgreichen Bewerbungen gelöscht. Falls Sie ausdrücklich darin einwilligen, speichert die ecm:one GmbH Ihre Daten für bis zu zwei Jahre, hiernach werden die Daten gelöscht, wenn die Bewerbung nicht erfolgreich war. Sofern Sie Ihre Einwilligung widerrufen, werden wir die aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiteten personenbezogenen Daten unverzüglich löschen. Die Rechtmäßigkeit der bis zu Ihrem Widerruf erfolgten Verarbeitungen wird durch den Widerruf der Einwilligung nicht berührt. Werden die Daten mit Ihrer Einwilligung an Tochterunternehmen der ecm:one GmbH weitergegeben gilt die jeweilige Speicherdauer auch für diese. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation erfolgt nicht.
Postalische Bewerbung: Neben unserem Karriereportal steht Ihnen auch die Möglichkeit offen, Ihre Bewerbungsunterlagen bei uns postalisch einzureichen. Sobald uns Ihre Bewerbung erreicht, werden Ihre Bewerbungsunterlagen an die HR-Abteilung weitergeleitet, dort digitalisiert und sodann in unseren Systemen zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet. Im Übrigen gelten die Ausführungen zum Karriereportal auch für postalische Bewerbungen.
5. Verarbeitung von Kunden – und Lieferantendaten
Wir verarbeiten im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung zu unseren Kunden und Lieferanten vorwiegend unternehmensbezogene Informationen. In Einzelfällen kommt es aber auch zur Verarbeitung personenbezogener Daten von Kunden und Lieferanten bzw. deren Geschäftsführungen, Beschäftigten oder Vertretern.
Dabei erfassen wir Daten, die Sie uns direkt oder indirekt über Dritte durch die Einreichung elektronischer oder papiergebundener Visitenkarten, E-Mails, Kontaktoptionen auf sozialen Berufsnetzwerken oder aber auch über unsere Firmenwebseite zur Verfügung gestellt haben.
Die Kategogrien von personenbezogenen Daten umfassen dabei vorwiegend Ihre Kontaktdaten nebst Arbeitgeber und Ihrer beruflichen Funktion, Ihre Eigenschaft als Ansprechpartner, Kommunikationsdaten und unter Umständen auch Bankverbindungen, soweit diese buchungsrelevant für konkrete Aufträge sind.
Wir verarbeiten solche Informationen zu den Zwecken, Sie als unsere Ansprechpartner zu identifizieren, mit Ihnen zu kommunizieren, Aufträge abzuwickeln und abzurechnen.
Die Verarbeitung zu solchen Zwecken erfolgt regelmäßig gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, da diese zur Anbahnung oder Erfüllung von Verträgen erforderlich ist. Gegebenenfalls verarbeiten wir Ihre Daten über den tatsächlichen Umfang der Vertragserfüllung hinaus, soweit dies erforderlich ist, um berechtigte Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO von uns oder Dritten zu wahren, z.B. um Sie über unsere Angebote informiert zu halten. Als Unternehmen unterliegen wir darüber hinaus verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen, welche die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordern. Diese zusätzlichen Verpflichtungen können in der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen wie (z.B. Steuerangelegenheiten, Meldungen an die Finanzaufsichtsbehörden) liegen oder in der Erfüllung von gesetzlichen Informationspflichten (Gerichtsbeschlüsse, Ermittlungen, etc.). In diesem Rahmen erfolgt eine Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Sollten wir eine Datenverarbeitung über die genannten Fallgruppen hinaus beabsichtigen, erfolgt diese nicht ohne die vorherige Einholung Ihrer Zustimmung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.
Empfänger Ihrer Daten sind innerhalb unseres Unternehmens Beschäftigte, welche nach einem abgestuften Berechtigungskonzept Ihre Daten zu den oben genannten Zwecken erforderlichenfalls verarbeiten müssen. Daneben können gegebenenfalls sogenannte Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO Ihre Daten im Zuge einer Dienstleisterfunktion erhalten, wie z.B. IT-Service-Dienstleister. Alle unsere Dienstleister werden vertraglich zu angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung des Datenschutzes sowie zur Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet. Ferner können Empfänger Ihrer Daten auch Partnerunternehmen sein, soweit wir diese zur Erbringung einer Ihnen geschuldeten Leistung erforderlichenfalls hinzuziehen oder informieren müssen.
Als Anbieter von dynamischen Software-Lösungen entwickeln wir laufend neue Verfahren. In Einzelfällen führen wir Software-Testverfahren mit echten Daten durch, soweit durch die Nutzung generierter Fiktivdaten oder anonymisierter Daten ein verwertbares Testresultat nicht garantiert werden kann. Das ist konkret der Fall bei Softwaretests zur automatischen Bestimmung von Dokumentenklassen, sogenanntes Machine Learning im Dokumenteneingangsprozess. Dabei werden vorhandene Dokumente, welche auch personenbezogene Daten von Kunden und Lieferanten enthalten können, in einem Produktivsystem der ecm:one GmbH AG zu Testzwecken mit Echtdaten für das maschinelle Anlernen von Wissen in den Bereichen OCR, Dokumententrennung, Dokumentenklassifikation, Extraktion von Metadaten genutzt. Bei den Dokumenten handelt es sich um Rechnungen, Angebote und allgemeinen Schriftverkehr in der Leistungsbeziehung. Besondere Arten personenbezogener Daten werden dabei nicht genutzt. Die Testdokumente werden ausschließlich für das Ableiten übergeordneter Erkennungsregeln genutzt, eine weitere Verarbeitung erfolgt nicht. Die Softwaretests tragen erheblich dazu bei, die Verbesserung und Qualität unserer Softwarelösungen voranzutreiben und die Ausfallrisiken bei unseren Softwaresystemen zu reduzieren. Darin liegen unsere berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Die Tests erfolgen in einer besonders gesicherten IT-Infrastruktur, auf die nur ausdrücklich berechtigte Beschäftigte Zugriff erhalten. Mit unseren IT-Dienstleistern, welche ebenfalls potenziellen Zugriff auf die betroffenen Daten erhalten, haben wir Auftragsverarbeitungsverträge nebst Geheimhaltungsvereinbarungen geschlossen. Es kommen ausschließlich IT-Infrastrukturen innerhalb der EU zum Einsatz. Zugriffe durch Dritte oder Übermittlungen von Daten an Dritte oder in sogenannte Drittstaaten sind ausgeschlossen. Nach Auswertung der Testresultate werden die Daten aus der Testumgebung gelöscht.
5.1 Datenverarbeitung von Teilnehmern unserer Veranstaltung
Wenn Sie sich über unser Online-Formular für Veranstaltungen der ecm:one GmbH AG anmelden, verarbeiten wir die von Ihnen oder anderen Beschäftigten Ihres Unternehmens im Formular mitgeteilten Daten zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung Ihrer Teilnahme an der Veranstaltung; so Name, E-Mail-Adresse, Firmenname, Branche und Positionsbezeichnung. Die Nutzung Ihrer Daten zu den vorgenannten Zwecken ist rechtmäßig gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, weil diese zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist, so der ordnungsgemäßen Durchführung und Organisation der Veranstaltung.
Soweit Sie Bestandskunde von uns sind, nutzen wir Ihre E-Mail-Adresse gegebenenfalls auch zur Versendung von Angeboten und Produktinformationen im Nachgang der Veranstaltung, soweit Sie einer solchen Nutzung zu Zwecken der Direktwerbung nicht widersprochen haben. Darin liegen unsere berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Im Rahmen der Veranstaltung behalten wir uns zudem vor, Ton-, Bild- und Videoaufnahmen zu erstellen zu Zwecken der unternehmensinternen Berichterstattung, der informativen Darstellung bzw. werblichen Außendarstellung der Veranstaltung. Darin liegen unsere berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Im Rahmen dessen kann eine Veröffentlichung von Veranstaltungsbildern, auf denen Sie als Person erkennbar sein können, auf unseren Unternehmenswebseiten und Social-Media-Kanälen, in Einzelfällen auch auf Webseiten von Kunden, Partnern oder dritten Informationsportalen veröffentlicht werden. Sie können der Erstellung von Bildern, die Sie als Person zeigen, jederzeit widersprechen. Achten Sie dabei auch auf die Aushänge am Veranstaltungsort oder sprechen Sie unser Personal vor Ort, am besten schon bei der Anmeldung bzw. dem Abholen Ihres Teilnehmerausweises an.
Sollten wir eine Datenverarbeitung über die genannten Fallgruppen hinaus beabsichtigen, erfolgt diese nicht ohne die vorherige Einholung Ihrer Zustimmung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Das gilt insbesondere, wenn Sie noch nicht Bestandskunde von uns sind, aber im Rahmen der Registrierung für die Teilnahme an einer unserer Veranstaltung Ihr Einverständnis in die Direktwerbung abgegeben haben, sodass wir Ihnen Angebote zu unseren auf der Veranstaltung vorgestellten Leistungen schicken dürfen.
Als Unternehmen unterliegen wir darüber hinaus verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen, welche die Verarbeitung personenbezogener Daten erfordern. Diese zusätzlichen Verpflichtungen können in der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen wie (z.B. Steuerangelegenheiten, Meldungen an die Finanzaufsichtsbehörden) liegen oder in der Erfüllung von gesetzlichen Informationspflichten (Gerichtsbeschlüsse, Ermittlungen, etc.). In diesem Rahmen erfolgt eine Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.
Alle personenbezogenen Daten, die wir für die Zwecke des Veranstaltungsmanagements erheben, werden mit Beendigung der Nachbereitung der Veranstaltung oder bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von sechs oder zehn Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht, es sei denn, wir können nachweisen, dass eine weitere Speicherung zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist. Zu den gesetzlichen Pflichten gehören unter anderem die steuerlichen und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten u.a. nach HGB und AO.
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