Source: http://panamorl.com.ar/reglamentos.htm
Timestamp: 2017-03-30 20:18:00
Document Index: 61823225

Matched Legal Cases: ['artículo 6', 'Artículo 6', 'Artículo 7', 'artículo 6', 'Artículo 10', 'Artículo 11', 'Artículo 12', 'artículo 2', 'Artículo 14']

MOCIÓN DE MODIFICACIONES
A LOS REGLAMENTOS DE LOS CONGRESOS PANAMERICANOS PROPUESTAS EN BRASIL 2006
TO THE RULES AND REGULATIONS OF THE PAN AMERICAN CONGRESS APPROVED IN BRAZIL 2006
Benjamín Macias y Antonio De la Cruz
(Aprobados por la Asamblea General
en San Francisco, California, julio 2002)
(Approved by the General Assembly in San Francisco, California, July 2002)
La Asociación Panamericana de Otorrinolaringología Cirugía de Cabeza y cuello (Asociación Panamericana de ORL-CCC) fue fundada en Chicago, E.U.A. en 1946 por un grupo internacional de otorrinolaringólogos del continente americano quienes vieron la necesidad de un intercambio científico y social entre los especialistas de América. Ésta organización ha sido en extremo exitosa y ha cubierto todas las metas y aspiraciones de los padres que la fundaron. Desde el comienzo se ha realizado un Congreso de la Asociación (Congreso Panamericano) cada 2 años, con la excepción de Lima, Perú congreso en 1971 que tuvo que ser pospuesto un año debido a un devastador terremoto. El propósito de éste documento es proveer reglamentos para ayudar al país anfitrión que conduce el próximo congreso Panamericano.
The Pan American Association of Otorhinolaryngology-Head and Neck Surgery (Pan American Association of ORL-HNS) was founded in Chicago, U.S.A. in 1946 by an international group of Western Hemisphere otolaryngologists who saw the need for scientific and social exchange among the specialists of the three Americas. This organization has been extremely successful and has fulfilled the goals and aspirations of the founding fathers. Since its inception, a Congress of the Association (Pan American Congress) has been held every 2 years, with the exception of the Lima, Peru Congress held in 1971 which had to be postponed one year because of a devastating earthquake.
The purpose of this document is to provide rules and regulations which will assist the Host Country conducting the Pan American Congress (Congress of the Pan American Association of ORL-HNS). The Congress is held every two years on an even calendar year.
Estos reglamentos fueron aprobados por la Asamblea General
llevada a cabo el 6 de noviembre de 1992 en Disney World, Orlando Florida durante el XXIII Congreso Panamericano.
These rules and regulations were approved by the General Assembly held on Friday, November 6, 1992, Disney World, Orlando Florida, during the XXIII Pan American Congress.
En acuerdo con el artículo 6 de la constitución y las Leyes de la Asociación Panamericana de ORL-HNS, reescritos en Noviembre 1992, La Asamblea General
elige por votación democrática, al siguiente país anfitrión para el Congreso Panamericano a celebrarse en 4 años. La mayoría de los votos de los miembros presentes en la Asamblea General es requerido. El presidente, el lugar y la fecha aproximada del siguiente congreso, debe ser elegido durante la junta de la Asamblea General.
Debe ser privilegio y obligación del presidente de cada congreso elegir a los otros miembros del Comité Organizador.
In accordance with Article 6 of the Constitution and By-Laws of the Pan American Association of ORL-HNS, rewritten in November, 1992, the General Assembly of the Membership shall have the power to elect, by a democratic vote, the Host Country of the next Pan American Congress. A simple majority vote of those members present at the General Assembly is required. The President, the place and approximate date of the next Congress are to be selected at the time of the General Assembly meeting. It shall be the duty of the President of each Congress to appoint other members of the Organizing Committee.
La propuesta y la aplicación para celebrar el siguiente Congreso debe ser entregada a la Secretaría General
por escrito un mes antes del primer día del Congreso Panamericano, donde la selección será realizada por los miembros de la Asamblea General.
Ofertas oficiales de los distintos países interesados en ser anfitriones del Congreso Panamericano deben ser avaladas por una autorización apropiada y apoyo de las autoridades gubernamentales y de las sociedades nacionales de otorrinolaringología. El soporte financiero de dichas instituciones no es obligatorio, sin embargo deseable. Las aplicaciones deben contener una propuesta de país, ciudad, hotel o centro de convenciones, programa turístico y un presupuesto preliminar.
Application and proposal for the next Congress must be submitted to the General Secretary in writing no later than one month prior to the first day of the published date of the Pan American Congress where the selection is going to be made by the members of the General Assembly. Official bids from countries interested in sponsoring the Pan American Congress shall be supported by appropriate authorization and support from governmental authorities and otorhinolaryngological societies. Financial support from such institutions is not mandatory, although desirable. All bids shall contain information on the proposed site, city, hotel or convention center, and a preliminary budget.
La selección del país anfitrión electo para organizar el Congreso Panamericano debe de ser hecha con cuatro años de anticipación.
The selection of a Host Country-Elect to organize and conduct the Pan American Congress four years hence may be done if applications and proposals are submitted to the Secretary General.
Es responsabilidad del Comité Organizador del Congreso Panamericano llevar a cabo un Congreso de alta calidad por una agencia especializada en congresos internacionales respetando la tradición, reglas y regulaciones de la Asociación Panamericana de ORL-CCC. El Congreso debe de promover los salones adecuados para el trabajo de las Juntas:
1) Junta del Comité Ejecutivo, desayuno el primer día del Congreso 2) Desayuno del Consejo de ex presidentes el segundo día 3) Junta del Consejo Gobernante, almuerzo el segundo día 4) Salón de reunión para la Asamblea General
el tercer día del Congreso
En caso de haber problemas de fuerza mayor como desequilibrio político severo, actos de Dios y Guerra, el comité organizador local puede decidir que no puede hacerlo en forma adecuada, debe cancelar el evento previa comunicación inmediata vía teléfono, email o Fax, con la Secretaría General, para poder desarrollar planes de contingencia. El País anfitrión electo puede aceptar o rechazar la anticipación de su congreso. Para mantener continuidad en caso de que el país anfitrión electo decida declinar la realización del evento, el Comité Ejecutivo debe de hacer el esfuerzo por encontrar otro País anfitrión, fijar la fecha y el lugar para el congreso. El país alterno debe ser electo por el Consejo Gobernante con la aprobación mayoría del total de votos, colectados por correo electrónico, teléfono o Fax.
It is the responsibility of the members of the Organizing Committee of the Pan American Congress of the Host Country, to organize a high quality meeting in accordance with tradition, rules and regulations of the Pan American Association of ORL-HNS. The Congress Hill provides the adequate meeting space for the work of the following meetings:
1) The Executive Committee meeting will include breakfast the first day of the Congress,
2) The Governing Council meeting will include lunch the first day of the Congress,
3) The General Assembly meeting space the second day of the Congress.
In case of forces beyond control, such as severe political upheavals, acts of God and war, the local Organizing Committee may decide to cancel the event to be held in the approved country. Immediate communication, by telephone, email or FAX, with the office of the Secretary General, is necessary in order to develop contingency plans. The Host Country-Elect shall have the right of first refusal. If the Host Country Elect declines to assume the realization of the event, then the Executive Committee shall make every effort to find an alternate Host Country with selected place and date of the Congress. The alternate country shall be elected by the available members of the Governing Council with the approval of a majority of the total votes, collected by email ballot, or FAX.
Los idiomas oficiales del Congreso deben ser Español, Inglés y Portugués. El Comité Organizador debe de hacer el esfuerzo para tener traducciones simultáneas durante las presentaciones de los trabajos científicos. La traducción comprende Inglés-Español, Español- Inglés. Portugués no debe de ser incluido en las traducciones simultáneas pues es similar al español.
The official languages of the Congress shall be Spanish, English and Portuguese. The Organizing Committee shall try to have simultaneous translation during the presentation of scientific papers. Artículo 6
El Comité Organizador del Congreso debe asumir enteramente la responsabilidad financiera tanto de la planeación como de la ejecución del Congreso. El Comité Organizador del Congreso debe entregar un “compromiso financiero” por escrito a la Secretaría General de la Asociación Panamericana de ORL-HNS, al mismo tiempo que hace entrega de la aplicación. Antes de la selección de la sede del Congreso Panamericano por la Asamblea General. Éste compromiso. Onsiste en pagar el 10% de las cuotas de registro, el 10% de todas las cuotas de la exposición comercial. Esto representa el 10% del grueso de los recibos. Estos fondos deben transferidos en dólares al Tesorero General de la Asociación Panamericana, el segundo día del Congreso Panamericano. Esto representa recursos para la tesorería general para el buen funcionamiento y soporte de los diferentes programas de la Asociación Panamericana
de ORL-CCC. Un país organizador sin éste “compromiso” financiero” no podrá llevar a cabo el Congreso. Éste soporte es esencial debido al hecho de que la tesorería es descentralizada. Cada país colecta pagos y soporta el capitulo nacional de la sociedad separadamente, sin transferir ningún fondo a la Tesorería General.
En caso de necesitarlo, el país electo para la realización del Congreso puede pedir a la Asociación Panamericana
de ORL-CCC por medio del presidente electo del congreso, al Secretario General y al Tesorero General un préstamo de dinero hasta 10,000 US dólares para comenzar un fondo para la organización del Congreso. No es un préstamo con interés. Esa suma de dinero puede ser sólo enviada al Comité Organizador con un pagaré realizado por el Tesorero General por determinado tiempo. La cantidad prestada para comenzar el fondo, debe ser pagada el segundo día del Congreso realizado en el país anfitrión y completamente independiente y arriba del 10% del compromiso financiero citado con anterioridad. Article 6
The organizing Committee of the Congress shall assume the entire financial responsibility for its planning and execution. The organizing Committee of the Congress must make a financial commitment in writing to the office of the Secretary General of the Pan American Association of ORL-HNS, at the time of submission of the application, prior to selection by the General Assembly of the Pan American Congress. This commitment, with the application of the Host Country for the next Congress, is sent to the office of the Secretary General. It consists of 10% of all the registration fees, as well as 10% of all fees from technical-commercial exhibitors. This represents 10% of gross receipts. These funds must be delivered in U.S.A. dollars to the Treasurer General of the Pan American Association, on the second day of the Pan American Congress. This financial commitment is binding. It represents resources for the general treasury dedicated to the good running, welfare and support of different programs of the Pan American Association of ORL-HNS. A Host Country without this financial commitment cannot organize and hold the Pan American Congress. This support is essential, especially due to the fact that the treasury is decentralized. Each country collects dues and supports the national chapter of the society separately, without transfer of any funds to the Treasurer General. The Panamerican Association may provide the President of the organizing committee an interest free loan of up to 10,000 US dollars, prior to the Congress. This loan is to be reimbursed on the second day of the Congress with the remaining fees noted above. Artículo 7
El Comité Organizador del Congreso debe nominar al Director (Chairman) y a los miembros del Comité Científico quienes tendrán la responsabilidad de planear el programa científico, elegir los temas a tratar, el panel de miembros a participar en las sesiones y Simposios, y designar el tiempo adecuado para las presentaciones de los trabajos contribuyentes. El Congreso debe ser antecedido por un día para realizar el curso del Pre-Congreso de actualización. Preferentemente el curso del Pre-Congreso debe ser realizado en Sábado o Domingo. La ceremonia inaugural debe ser llevada a cabo en la tarde del día del curso del Pre-Congreso, y los programas científicos y sociales deben ser conducidos en los próximos 3 días. El Congreso y el curso del Pre-Congreso no deben de durar más de un total de cuatro días. El comité Científico debe ser responsable de organizar las sesiones diarias de las presentaciones en televisión científica, CD-Rom, DVD o videos, las cuales deben ser presentadas diariamente junto con otras sesiones científicas. Se realizará un intento de cubrir todos los aspectos contemporáneos de otorrinolaringología y cirugía de cabeza y cuello. Se debe de publicar una lista con todos los videos que van a ser presentados, incluyendo fecha, hora y lenguaje en la que serán presentados. Es responsabilidad del país organizador, asignar un individuo que ayude durante el Congreso al Secretario General en hacer
1) Lista final de congresistas inscritos con nombre, dirección y dirección de correo electrónico para la Secretaria General
y los representantes de cada país,
2) Recoger los materiales educativos descritos,
3) Escribir y distribuir las actas del Comité Ejecutivo, Consejo de Gobierno, y la Asamblea General.
The Organizing Committee of the Congress shall nominate the Chairman and members of the Scientific Committee who shall have the responsibility to plan the scientific program, choose topics, panel members of plenary sessions and Symposia, and designate adequate time for presentation of contributed papers. The Congress may be preceded by one day of Pre-Congress courses. Preferably, the Pre-Congress courses should be held on a Saturday and Sunday. The opening ceremony should be held in the evening of the day of Pre-Congress courses, and the scientific and social programs should be conducted in the following three days. The Congress and the Pre-Congress courses should not last more than a total of four (4) days. The Scientific Committee shall be responsible for organizing daily sessions of scientific television, CD-Rom, DVD or videotape presentations which should run daily with other scientific sessions. An attempt will be made to cover all aspects of contemporary otolaryngology-head and neck surgery. A published list of video and presentations including the date, time and language of narration shall be included in the final program. It is the host Congress’ responsibility to assign an individual to assist the Association and the office of the Secretary General to gather: 1) The final list of names, addresses, emails of the registrants, 2) Educational materials as noted below 3) Compilation and distribution of the minutes for the executive committee, governing council, and general assembly. A copy of the final registrant list will also be provided to the country representatives.
III. Organización y Promoción del Congreso Panamericano
Solo un cirujano otorrinolaringólogo-cabeza y cuello o un profesionista en la salud que haya pagado su cuota de registro al Congreso y este al corriente con la cuota de la Asociación, se le permite entregar un abstracto o resumen para la presentación de un trabajo o video durante el congreso. El Comité Organizador tiene la autoridad final en la selección de los trabajos para la inclusión de éstos en el programa científico.
An otorhinolaryngologist-head and neck surgeon or allied health professional who has already paid his/her registration for the Congress shall be permitted to submit an abstract for presentation during the sessions. The Organizing Committee shall have the final authority in the selection of the papers for inclusion in the scientific program.
Es responsabilidad del Comité Organizador publicitar y promover el Congreso entre los cirujanos otorrinolaringólogos y los profesionistas de la salud del continente americano. Un panfleto preliminar debe ser enviado ya sea vía mail o por Internet un año antes al Congreso. El panfleto final debe ser enviado vía mail o Internet seis meses antes del Congreso. La Asociación ayudara a promover la participación de los especialistas Norteamericanos, comprando la lista de las direcciones de los miembros de la Academia (AAOHNS) y enviando cartas de invitación al congreso, por del Presidente y el Secretario General. Otros métodos creativos para enviar el panfleto son aceptados, mientras que los panfletos sean entregados a tiempo al destino final. El panfleto final debe incluir la siguiente información:
Invitación firmada por el presidente, Secretario General y Tesorero del Congreso;
Lista del Comité Ejecutivo y de los representantes de cada país de la Asociación Panamericana de ORL-CCC;
Información general la cual debe incluir: lugar y la fecha del Congreso, Información acerca del, clima y rangos de temperatura, transportes, atracciones turísticas, etc.;
Cuotas de registro divididas en las siguientes categorías:
Cirujanos otorrinolaringólogos de cabeza y cuello.
Residentes ( con carta del jefe de servicio)
Aliados profesionistas de la salud Esposas, acompañantes y miembros de la familia
Las cuotas de registro del Pre-Congreso deben estar en listadas de acuerdo a cada categoría. Miembros de la Asociación Panamericana
de ORL-CCC, tienen derecho a un descuento del 10% en las cuotas de registro, si presentan evidencia de que están al día en el pago de las anualidades a la Panamericana un sus países respectivos. Los no-otorrinolaringólogos invitados a presentar los cursos Pre-Congreso no deben de pagar cuota de registro. Esto es en reconocimiento a especialistas de otras disciplinas por su tiempo y contribución Congreso;
Reglas acerca de la cancelación del registro con su correspondiente cargo y última fecha de reembolso;
Destacar principalmente a los participantes del congreso y a quienes presentaran trabajos científicos durante la reunión, que deben pagar las cuotas adicionales de registro del Pre-Congreso. Los trabajos científicos serán aceptados solo si por lo menos uno de los autores haya ya pagado su registro. La Asociación Panamericana ni el Congreso pagan los gastos de los participantes del programa científico, y a discreción del Comité Organizador a invitados de honor o médicos-cirujanos de otras especialidades. Transportación, alojamiento y gastos de comida para el Presidente y Secretario General de la Asociación Panamericana
de ORL-CCC deben de ser proveídos por el Congreso, y no debe de ser incluido como parte de las cuotas y repago de préstamos, claramente mencionado en el artículo 6 de este documento. Todo programa participante en el área de Otorrinolaringología y cirugía de Cabeza y cuello debe pagar cuotas de registro;
Información de hospedaje debe ser detallada, hoteles de lujo, primera clase, moderada y menos caros deben estar disponibles. Es responsabilidad del Comité Organizador firmar contratos con los diferentes hoteles garantizando las tarifas durante el tiempo del Congreso, estas tarifas deben ser publicadas al final del panfleto que será enviado en el segundo mail no después de seis meses antes del Congreso. Un tercer mail debe ser realizado a discreción del Comité Organizador. Confirmación de las tarifas de hospedaje son requeridas para garantizar las reservaciones del hotel y las tarifas deben ser garantizadas por medio de tarjetas de crédito, si aplica en el país anfitrión. Las tarifas de confirmación deben ser aplicadas como crédito contra la cuenta final del hotel;
Información acerca de los camiones para la transportación;
Información de acuerdo a las visas y requerimientos de aduana. Esto sirve como recordatorio para los registrados para contactar a sus embajadas o consulados para los requerimientos de cada país en específico;
Información de las aerolíneas o de las agencias de viaje;
Servicios especiales tales como: emergencias médicas, servicio de bancos, casas de cambio si aplica. También información oficial de agencias de renta de coches;
El programa científico y social, en resumen, debe de incluir fechas, tiempos y tópicos en general al igual que eventos sociales. Los simposios simultáneos (3 o 4 diarios a discreción del Comité científico) deben de estar enlistados separadamente incluyendo fecha, duración, tema, Moderador secretario y miembros del presídium. El Comité del programa científico debe de realizar todo los esfuerzos para finalizar la lista de participantes de todas las sesiones, simposios meses antes del Congreso Panamericano para así permitir que esta información sea impresa en el panfleto final. Se debe de hacer un llamado para la entrega de los trabajos y otras presentaciones, como videos, exhibiciones científicas, presentaciones en posters películas, mostrando las reglas y regulaciones y mandado como parte final del panfleto. Una hoja separada que contenga los abstractos o resúmenes de todos los trabajos y presentaciones enlistadas anteriormente que serán presentadas durante el Congreso deben de incluirse en el panfleto. Ésta hoja debe ser;
enviada en disquete o por email, para ser usado en el libro de abstractos, que será entregada en el Congreso;
Los abstractos con las cuotas de registro de por lo menos un autor deben ser enviado a la Secretaria General
del Congreso Panamericano, 90 días antes de la reunión. Los abstractos deben ser limitados a 125 palabras. A discreción del Comité de Programas Científicos. Un ejemplo de un abstracto y la forma adecuada de llenado del formato es:
1) titulo del trabajo científico
3) país y afiliaciones con universidades o instituciones
4) resumen del trabajo, debe de ser incluido en el panfleto final;
El programa social para las esposas o acompañantes; programa social de la tarde, tours post-Congreso, etc. deben de ser enlistadas a detalle;
Un mapa del hotel mostrando la proximidad del lugar de la convención es útil, al igual que la lista de tarifas , que debe incluir los precios de los cuartos simple, doble y suites;
Reconocimientos, soporte financiero y una lista de los presentadores técnico-comerciales deben de estar también incluidas en el panfleto;
La lista de participantes, pre registrado debe ser impresa e incluida en el paquete final que se entrega durante el Congreso. Nombres, direcciones, dirección de email, teléfono y número de Faz deben de ser incluidos (clave del país, código postal y número). Una lista final similar pero de los participantes registrados;
Si es posible, un boletín diario es deseable para resaltar las actividades o personas del Congreso;
El panfleto final debe ser impreso o puesto en la página web del Congreso en Ingles y en español. Preferiblemente, realizar dos boletines separados en cada uno de los idiomas mencionados. Article 9
It is the responsibility of the Organizing Committee to publicize and promote the Congress among otolaryngologists-head and neck surgeons and allied health professionals in the Western Hemisphere. A preliminary brochure should be sent by internet one year prior to the Congress. The final Pre-Congress brochure should be sent internet six months prior to the Congress. The Association will help promote participation form North American otolaryngologists by purchasing AAOHNS address lists, and sending reminder letters from office of the President and Secretary General. Other creative methods of delivery of the brochures are acceptable, as long as the brochures arrive on schedule, at the final destination. The final brochure should include the following information:
Invitation address signed by the President, Secretary General, and Treasurer of the Congress;
A roster of the Executive Committee and the Representants of each country of the Pan American Association of ORL-HNS
General information which should include the date and city of the Congress, information about the venue, climate and temperature range, etc.; Registration fees divided in the following categories.
Otolaryngologist-head and neck surgeons;
Residents (with a letter from Chief of Service);
Spouses and companions, family members;
All other physicians.
Pre-Congress registration fees, as well as on-site, should be listed for each category. Pan American Association of ORL-HNS members, not in arrears of paying dues, are entitled to a 10% discount on the registration fee. NON-otorhinolaryngologists who are invited to deliver Pre-Congress courses should not pay registration fees. This is in recognition for their time and contribution to the Congress.
Rules regarding notice of registration cancellation with processing charge and deadline for no refunds;
Special notice to program participants who will be presenting contributed scientific papers during the meeting, regarding requirement to pay Pre-Congress registration fees; program participants will not be automatically pre-registered by the Congress; scientific contributed papers will be accepted only if at least one of the authors is pre-registered and has paid. The Pan American Association of ORL-HNS or the Pan American Congress do not pay for any expenses of the program participants, unless they are invited as guests of honor or participants from other medical-surgical specialties. Transportation, lodging and food expenses for the President and Secretary General of the Pan American Association of ORL-HNS are to be provided by the Congress, and not to be included as part of fees and repayment of loans if applicable, clearly spelled out in Article 6 of this document. Every program participant in the field of Otolaryngology-Head and Neck Surgery must pay registration fees;
Information on housing must be detailed; a choice of deluxe, first class, moderate and less expensive hotels should be made available. It is the responsibility of the Organizing Committee to sign contracts with different hotels guaranteeing rates during the time of the Congress. Those rates must be published in the initial brochure which should be emailed (second mailing) six (6) months prior to the date of the Congress. A third mailing may be done at the discretion of the Organizing Committee. Housing confirmation fees should be required for guaranteed hotel reservations Hotel confirmation fees may be guaranteed on credit cards, if applicable to the Host Country. The confirmation fee shall be applied as credit against the final hotel Hill;
Information regarding shuttle bus transportation;
Information regarding visas and customs requirements. This will serve as a reminder for the registrants to contact embassies or consulates regarding requirements in each specific country;
Official airline carrier and/or travel agency information;
Special services such as: medical emergency, bank services, foreign exchange facilities, if available. Also, information on official car rental agency;
The scientific and social program, in brief, should be included with dates, times, and general topics and social events. The plenary and simultaneous symposia sessions (3 or 4 daily at the discretion of the Scientific Committee) should be listed separately including date, duration, topic, chairman, secretary, moderator, and panel members. The Scientific Program Committee must make every effort to finalize the list of participants of all plenary sessions, simultaneous symposia 9 months prior to the Pan American Congress, in order to allow enough time for this information to be printed in the final brochure. Call for papers and other presentations, such as TV videotapes, CD DVD, scientific exhibits, poster presentations and films should be made spelling out rules and regulations and mailed as part of the final brochure. A separate sheet for abstracts of all scientific papers and other presentations listed above to be presented during the Congress must be included in the final brochure; This sheet should be camera-ready, sent by email, for use in the composition in the book of abstracts, to be delivered at the time of the Congress;
Abstracts with registration fees of at least one author must be mailed to the General Secretariat of the Pan American Congress no later than 90 days prior to the meeting. The abstracts should be limited to 125 words. Exceptions may be made at the sole discretion of the Scientific Program Committee. An example of an abstract, in a properly filled-out form with: 1) title of scientific paper; 2) authors; 3) affiliations with universities or institutions; 4) summary of the paper, must be included in the final brochure. General instructions for submission of abstracts with a list of key words are illustrated in Appendix A;
Social program for spouse/companions; evening social program, Post-Congress tours, etc. should be listed in detail;
A hotel locator map showing proximity to the convention site is helpful, along with the hotel list with rates, which should include singles, doubles, twins, and suites;
Acknowledgements for grants, financial support, and a list of technical-commercial exhibitors should also be included in the brochure;
A list of participants, pre-registered (category 1 to 5) must be printed and included in the final package given at the time of the Congress. Names, addresses, email address, telephone and FAX numbers are to be included (country code, area code and number). A final similar list of on-site registered participants (category 1 to 5) must be published, no later than the last day of the Congress. Typed or computer-made list is aceptable;
If at all possible, a daily bulletin or newsletter is desirable to highlight Congress activities or people;
The final brochure must be printed or posted on the Congress website in English and Spanish. Preferably, two separate brochures in each of the above languages are to be printed. Artículo 10 Es obligación del Comité Ejecutivo de la Asociación Panamericana
de ORL-CCC si requerido ayudar al Comité Organizador del país anfitrión en la selección de los Otorrinolaringólogos y cirujanos de cabeza y cuello para participar en los simposios y sesiones del Congreso. El Comité Organizador del Congreso puede pedir ayuda al Comité Ejecutivo de la Asociación Panamericana de ORL-CCC en los diferentes aspectos de la organización del Congreso tanto como la composición del programa científico. Es deseable que ya sea el Presidente o el Secretario General de la Asociación Panamericana
haga un viaje al país anfitrión, 12 meses antes de la fecha programada para el Congreso. Todos los gastos de esta visita deben ser cubiertos por el Comité Organizador del Congreso Panamericano.
It is the duty of the Executive Committee of the Pan American Association of ORL-HNS to help the Organizing Committee of the Host Country in the selection of prominent otolaryngologists-head and neck surgeons to be participants in the plenary and simultaneous symposia sessions. The Executive Committee of the Pan American Association of ORL-HNS shall cooperate and help the Organizing Committee in every possible way. The Organizing Committee of the Pan American Congress shall seek advice from the Executive Committee of the Pan American Association of ORL-HNS in the organization of the Pan American Congress as well as in the composition of the scientific program. It is desirable that either the President or the Secretary General of the Pan American Association of ORL-HNS make a site visit to the Host Country at least 12 months prior to the date of the Pan American Congress. All expenses of the site visit are to be paid by the Organizing Committee of the Pan American Congress.
Artículo 11 Una copia de TODOS los videos, CDs, DVDs y presentaciones en power-point durante el Congreso deben ser donados a los miembros de la Asociación para ser incluidos en la página web de la Asociación o en un CD del congreso. El autor(es) de los videos debe autorizar, por escrito, permiso sin cargo, para la duplicación de su trabajo.
A copy of ALL videotapes, CD’s, DVD’s, and powerpoint presentations during the Congress must be donated to the office of the Secretary General of the Pan American Association of Otolaryngology-Head and Neck Surgery. A committee will select the videotapes, which may be duplicated and distributed to the membership. The author(s) of the videotape must authorize, in writing, permission free of charge, allowing for the duplication. Artículo 12
El Congreso Panamericano es un evento realizado cada dos años. Bajo ninguna circunstancia, el Comité Organizador, puede ser celebrar el congreso, inmediatamente antes o después de cualquier reunión médica de ORL-CCC, en el mismo año calendario, especialmente congresos nacionales o regionales de Otorrinolaringología Cirugía de Cabeza y Cuello. Article 12
The Pan American Congress is a unique event held every two (2) years. Under no circumstances, in agreement with the Organizing Committee, can it be held concomitantly,on the same calender year, immediately prior to or after any ORL-HNS medical meeting, especially Otolaryngology-Head and Neck Surgery national or regional congresses.
La Asociación Panamericana podrá apoyar, en nombre y/o financieramente, cursos o programas de entrenamiento otorrinolaringológicos, que se consideran en el mejor interés de sus miembros o en apoyo de su misión de conformidad con el artículo 2 de los estatutos. Los organizadores locales pueden incurrir una cuota de 5% sobre los ingresos brutos, incluyendo los derechos de inscripción, matrícula, y/o apoyo industrial. En caso de necesitarlo, el país electo para la realización del curso o programa de entrenamiento, puede pedir a la Asociación Panamericana
de ORL-CCC por medio del presidente electo del congreso, al Secretario General y al Tesorero General un préstamo de dinero hasta 5,000 US dólares para comenzar un fondo para la organización del Congreso. No es un préstamo con interés. Esa suma de dinero puede ser sólo enviada al Comité Organizador o director de curso con un pagaré realizado por el Tesorero General por determinado tiempo. La cantidad prestada para comenzar el fondo, debe ser pagada el segundo día del curso realizado en el país anfitrión y completamente independiente y arriba del 5% del compromiso financiero citado con anterioridad.
The Panamerican Association may support, in name only, and/or financially, otolaryngology courses, meetings, and/or training programs, deemed in the best interest of its members or in support of its mission under Article 2 of the bylaws. The local organizers will incur a 5% fee on all gross revenues, including any registration/tuition fees, and/or industry exhibit funding and/or grant support. The Panamerican Association may provide the President of the organizing committee or course director an interest free loan of up to 5,000 US dollars, prior to the Congress. This loan is to be reinbursed on the second day of the Congress with the remaining fees noted above. Artículo 14 Modificaciones, ya sea aumentar o disminuir o cambiar estas reglas y regulaciones solo puede ser si se entrega una propuesta al Comité Ejecutivo de la Asociación Panamericana de ORL-HNS y aprobada por simple mayoría de la Comité
Modification, deletions, additions or changes of these rules and regulations may only be made on proposal submitted to the Executive Committee of the Pan American Association of ORL-HNS and approved by simple majority of the Governing Council (Committee of Delegates).