Source: https://computerlaw.wordpress.com/2008/06/24/semplificazioni_adempimenti_finalita_amministrative_contabili/
Timestamp: 2017-08-22 18:24:23+00:00
Document Index: 52334196

Matched Legal Cases: ['art. 2', 'art. 13', 'art. 24', 'art. 18', 'art. 24', 'art. 130', 'art. 130', 'art. 58', 'art. 13', 'art. 13', 'art. 13', 'art. 30', 'art. 37', 'art. 24', 'art. 7']

Garante Privacy – Semplificazioni di taluni adempimenti in ambito pubblico e privato rispetto a trattamenti per finalità amministrative e contabili | Computerlaw 2.0
Garante Privacy – Semplificazioni di taluni adempimenti in ambito pubblico e privato rispetto a trattamenti per finalità amministrative e contabili
Pubblicato: 24 giugno 2008 da Marco Scialdone in E-Privacy, Normativa
Tag:autorità garante, dati personali, privacy
Visto il Codice in materia di protezione dei dati personali (d. lg. 30 giugno 2003, n. 196) e ritenuta l’opportunità di promuovere alcune misure di semplificazione per l’intero settore pubblico e privato in relazione alle correnti attività amministrative e contabili, in particolare nei riguardi di piccole e medie imprese, liberi professionisti e artigiani;
Sulla base dell’esperienza acquisita in materia vengono prospettate alcune criticità rispetto a determinate modalità per adempiere a obblighi di legge o derivanti da un contratto, avvertite come troppo onerose in rapporto alle garanzie per gli interessati.
Il Garante ha completato un’analisi approfondita della problematica. In aggiunta alle misure di semplificazione disposte con decisioni per casi specifici, l’Autorità ha intrapreso varie iniziative, anche sulla base di un dialogo con le categorie interessate, che ha già comportato l’approvazione di un provvedimento di carattere generale (“Guida pratica e misure di semplificazione per le piccole e medie imprese”, Provv. 24 maggio 2007, n. 21, in G.U. 21 giugno 2007, n. 142 e doc. web n. 1412271).
a) alcune modalità applicative, seguite soprattutto presso piccole imprese, liberi professionisti e artigiani, sono ancora basate su approcci prettamente burocratici e di ordine puramente formale. Istituti posti a garanzia degli interessati vengono banalizzati in contrasto con lo spirito del Codice che intende assicurare una protezione elevata dei diritti e delle libertà fondamentali “nel rispetto dei princìpi di semplificazione, armonizzazione ed efficacia” (art. 2, comma 2). Da tali prassi conseguono adempimenti superflui o ripetuti inutilmente, talvolta anche per effetto di erronee valutazioni fornite in sede di consulenza, con oneri organizzativi da cui non deriva un reale valore aggiunto ai fini della correttezza e della trasparenza del trattamento e che gli interessati avvertono con disinteresse o fastidio;
c) la protezione dei dati personali può rappresentare una risorsa, anche per piccole e medie imprese, rendere più efficiente l’attività gestionale e incrementare la fiducia degli interessati.
L’Autorità intende fornire un suo nuovo contributo in materia esercitando le attribuzioni che le sono conferite per legge.
Con il presente provvedimento sono pertanto individuate soluzioni concrete volte ad agevolare ulteriormente l’ordinaria attività di gestione amministrativa e contabile, in modo particolare rispetto ai casi in cui non sono trattati dati di carattere sensibile o giudiziario. Di seguito, vengono quindi enunciate nuove linee guida-interpretative della normativa vigente e sono individuate alcune modalità innovative per semplificare taluni adempimenti, in modo particolare per l’informativa agli interessati e il consenso.
Alcune tra le criticità menzionate riguardano le modalità con cui l’informativa è fornita per iscritto, anziché oralmente (art. 13). Sono stati formati spesso moduli lunghi e burocratici, privi di comunicatività e basati sull’eccessivo uso di espressioni prettamente giuridiche, inidonee a far comprendere le caratteristiche principali del trattamento. Alla mancanza di chiarezza si è sommata l’inutile ripetizione dell’informativa in occasione di ciascun contatto con gli interessati, frazionando le spiegazioni che andrebbero invece fornite in modo organico e possibilmente unitario.
Il Garante intende prescrivere a tutti i titolari in ambito privato e pubblico alcune misure opportune e formulare indicazioni per semplificare l’informativa nei termini di cui al seguente dispositivo (artt. 2, comma 2, 13, commi 3 e 5 e 154, comma 1, lett. c)).
b) i dati trattati provengono da pubblici registri ed elenchi pubblici conoscibili da chiunque o sono relativi allo svolgimento di attività economiche dell’interessato (v., per i presupposti relativi a ciascuno dei predetti casi, l’art. 24, comma 1; v. anche l’art. 18, comma 4).
Il Garante, in applicazione dell’istituto del bilanciamento degli interessi (art. 24, comma 1, lett. g)) intende anche individuare un’ulteriore ipotesi nella quale il consenso non va richiesto.
Il titolare del trattamento che abbia già venduto un prodotto o prestato un servizio a un interessato, nel quadro dello svolgimento di ordinarie finalità amministrative e contabili, potrà utilizzare nei termini di cui al seguente dispositivo i recapiti (oltre che di posta elettronica, come già previsto per legge: art. 130, comma 4) di posta cartacea forniti dall’interessato medesimo, per inviare ulteriore suo materiale pubblicitario o promuovere una sua vendita diretta o per compiere sue ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.
Tale bilanciamento degli interessi considera le difficoltà rappresentate da alcuni operatori economici nel conservare un proprio diretto “canale comunicativo” con i soggetti con i quali abbiano già instaurato un rapporto contrattuale; tiene al tempo stesso conto del diritto dell’interessato a non essere disturbato mediante comunicazioni promozionali, in base a garanzie analoghe a quelle previste, per la situazione appena indicata, per l’uso della posta elettronica (art. 130, comma 4; v. anche, con riguardo alle comunicazioni postali, l’ art. 58, comma 2, d.lg. n. 206/2005).
Non è necessario rivolgere un’istanza al Garante per avvalersi delle opportunità previste dal presente punto 3.
1) ai sensi degli artt. 2, comma 2, 13, commi 3 e 5 e 154, comma 1, lett. c), del Codice formula a tutti i titolari del trattamento in ambito privato e pubblico, in particolare a piccole e medie imprese, liberi professionisti, artigiani, le seguenti indicazioni per semplificare l’informativa rispetto allo svolgimento di correnti finalità amministrative e contabili, anche in relazione all’adempimento di obblighi contrattuali, precontrattuali o normativi. Detti soggetti possono:
Utilizziamo -anche tramite collaboratori esterni- i dati che la riguardano esclusivamente per nostre finalità amministrative e contabili, anche quando li comunichiamo a terzi. Informazioni dettagliate, anche in ordine al suo diritto di accesso e agli altri suoi diritti, sono riportate su…”;
f) l’informativa breve può rinviare a un testo più articolato, disponibile agevolmente senza oneri per gli interessati, in luoghi e con modalità facilmente accessibili anche con strumenti informatici e telematici (in particolare, tramite reti Intranet o siti Internet, affissioni in bacheche o locali, avvisi e cartelli agli sportelli per la clientela, messaggi preregistrati disponibili digitando un numero telefonico gratuito).
Anche questa più ampia informativa deve essere improntata a correttezza, tenendo conto di possibili modifiche del trattamento, ed essere basata su espressioni sintetiche, chiare e comprensibili. Le notizie da indicare per legge (art. 13, comma 1) devono essere aggiornate, specificando la data dell’ultimo aggiornamento;
g) è possibile non inserire nell’informativa più articolata gli elementi noti all’interessato (art. 13, commi 2 e 4). E’ opportuno omettere riferimenti meramente burocratici o circostanze ovvie, per esempio quando alcune informazioni, compresi gli estremi identificativi del titolare, risultano da altre parti del documento in cui è presente l’informativa. Vanno utilizzate espressioni efficaci, anche se sintetiche, anche per quanto riguarda i diritti degli interessati e l’organismo o soggetto al quale rivolgersi per esercitarli. Se è prevista la raccolta di dati presso terzi è possibile formulare una sola informativa per i dati forniti direttamente dall’interessato e per quelli che saranno acquisiti presso terzi. Per questi ultimi dati, l’informativa può non essere fornita quando vi è un obbligo normativo di trattarli (art. 13, comma 5);
i) è invece necessario fornire un’informativa specifica o ad hoc quando il trattamento ha caratteristiche del tutto particolari perché coinvolge, ad esempio, peculiari informazioni (es. dati genetici) o prevede forme inusuali di utilizzazione di dati, specie sensibili, rispetto alle ordinarie esigenze amministrative e contabili, o può comportare rischi specifici per gli interessati (ad esempio, rispetto a determinate forme di uso di dati biometrici o di controllo delle attività dei lavoratori). Se il titolare del trattamento è un soggetto pubblico devono essere inserite le indicazioni che la legge prevede per i dati sensibili e giudiziari;
3) richiama l’attenzione dei titolari del trattamento sulla circostanza che la designazione degli incaricati del trattamento può avvenire in modo semplificato evitando singoli atti circostanziati relativi distintamente a ciascun incaricato, individuando i trattamenti di dati e le relative modalità che sono consentiti all’unità cui sono addetti gli incaricati stessi (art. 30);
4) richiama l’attenzione dei titolari del trattamento sulla circostanza che, per effetto delle previsioni del Codice e delle determinazioni già adottate da questa Autorità, la notificazione telematica al Garante non è necessaria per perseguire finalità amministrative e contabili, salvo che per eventuali casi eccezionali indicati per legge (art. 37);
5) ai sensi degli artt. 2, comma 2, 24 e 154, comma 1, lett. c), del Codice invita tutti i titolari del trattamento pubblici e privati a non chiedere il consenso degli interessati quando il trattamento dei dati è svolto, anche in relazione all’adempimento di obblighi contrattuali, precontrattuali o normativi, esclusivamente per correnti finalità amministrative e contabili, nonché quando i dati provengono da pubblici registri ed elenchi pubblici conoscibili da chiunque, o sono relativi allo svolgimento di attività economiche o sono trattati da un soggetto pubblico;
6) in applicazione del principio del bilanciamento degli interessi (art. 24, comma 1, lett. g)), dispone che i titolari del trattamento in ambito privato che hanno venduto un prodotto o prestato un servizio, nel quadro del perseguimento di ordinarie finalità amministrative e contabili, possono utilizzare senza il consenso i recapiti (oltre che di posta elettronica come già previsto per legge) di posta cartacea forniti dall’interessato, ai fini dell’invio diretto di proprio materiale pubblicitario o di propria vendita diretta o per il compimento di proprie ricerche di mercato o di comunicazione commerciale. Ciò, rispettando anche le garanzie previste per le attività di profilazione degli interessati (Provv. 24 febbraio 2005, doc. web n. 1103045), a condizione che:
b) l’interessato, al momento della raccolta e in occasione dell’invio di ogni comunicazione effettuata per le menzionate finalità, sia informato della possibilità di opporsi in ogni momento al trattamento, in maniera agevole e gratuitamente, anche mediante l’utilizzo della posta elettronica o del fax o del telefono e di ottenere un immediato riscontro che confermi l’interruzione di tale trattamento (art. 7, comma 4);
Fatturazione elettronica, risoluzione Agenzia delle Entrate del 23 giugno 2008