Source: https://www.scribd.com/document/257141337/Manual-de-Almacen-IUTEB
Timestamp: 2019-09-22 05:51:39
Document Index: 56894476

Matched Legal Cases: ['Artículo 116', 'Artículo 271', 'Artículo 289', 'Artículo 141', 'Artículo 46', 'Artículo 42', 'Artículo 72', 'Artículo 87', 'Artículo 88']

Mnual de normas del almacen IUTEB
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Resumen Final Contabilidad 3
CONTA Objetivo Pensu
PLANIFICACIÓN ANUAL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE 3º
Debilidades Del Control Interno Contable
Contabilidad Diseño Curricular
ACTIVIDADES DE CONCEPTUALIZACIÓN... listo
DOS_TEC_ADMIN_3_9-2011
Plan Anual Contab. 8vo. Colegio
RIF: G­20002070­9, NIT: 0219818858.
MMAANNUUAALL DDEE NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS DDEE AALLMMAACCÉÉNN
BOLETÍN N° 3200
PPRROOCCEESSOO::
EESSTTRRUUCCTTUURRAA DDEELL MMAANNUUAALL
DDEEPPEENNDDEENNCCIIAA:: AALLMMAACCÉÉNN
AASSUUNNTTOO:: ÍÍNNDDIICCEE
PÁG REEMPLAZA:
Revisión, Registro y Modificación
Recepción de Bienes, Materiales y Suministros
Registro de Incorporaciones de Bienes Muebles y Materiales
Entrega de Bienes Materiales y Suministros
TSU/ Oscar Marín
Fecha: Feb­06
Unidad: Planificación y Desarrollo
AASSUUNNTTOO:: IINNTTRROODDUUCCCCIIÓÓNN
El presente Manual tiene como propósito establecer los criterios, definiciones y procedimientos, que intervienen en las operaciones de adquisiciones de materiales y suministros que realiza la Institución en el marco de las normativas legales vigentes, con el objeto de identificar las acciones relacionadas con la administración, guarda y custodia de los mismos.
Igualmente pretende determinar los niveles de responsabilidad que deben emplearse a los fines de asegurar un apropiado control interno y externo por parte de las unidades competentes. Asimismo se pretende garantizar un alto grado de confiabilidad al unificar los registros, lo cual permitirá:
• Una efectiva y eficiente administración del sistema de materiales y suministros. • Ofrecer una vía para facilitar las auditorías. • Poder suministrar información sobre todas las operaciones registradas, en el momento que sean requeridas, lo que a su vez permite agilizar la toma de decisiones por parte de los niveles gerenciales.
En términos generales son operaciones de registro de materiales y suministros, la adquisición, incorporaciones, reasignaciones y desincorporaciones, sean éstas de origen presupuestarias o no.
PPRROOCCEESSOO:: EESSTTRRUUCCTTUURRAA DDEELL MMAANNUUAALL
PAGINA : 3 DE:
AASSUUNNTTOO:: AALLCCAANNCCEE
El presente Manual de Procedimientos de la Unidad de Almacén del Instituto Universitario de Tecnología del estado Bolívar (IUTEB) está estructurado de la siguiente manera:
3201­A
Recepción de Materiales y Suministros. Registro de Incorporación de Bienes Muebles y Materiales.
3202­A
Entrega de Bienes Materiales y Suministros.
3202­B
Salida de Bienes Materiales y Suministros
3203­A
PAGINA : 4 DE:
AASSUUNNTTOO:: OOBBJJEETTIIVVOO
Entre los objetivos principales que persigue este Manual, se encuentran los siguientes:
 Informar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo.
Aumentar la eficiencia del personal que labora en
la Unidad de Almacén,
indicándole lo que deben
hacer y cómo deben hacerlo. Simplificar la determinación de responsabilidades por fallas o errores.  Facilitar las labores de auditoria, la evaluación de control interno y su vigilancia.  Ayudar a la coordinación del trabajo y evitar duplicaciones en la ejecución de lo mismos.  Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los procedimientos.  Reducir los gastos y aumentar la eficiencia.  Conservar escritos los procedimientos.  Agilizar las actividades de la unidad, a través del conocimiento exacto de la secuencia, orden y requerimiento para una actividad de la Unidad de Almacén, facilitando el desenvolvimiento de los procesos y la disminución del tiempo en los procesos.
PAGINA : 5 DE:
AASSUUNNTTOO:: BBAASSEE LLEEGGAALL
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada el 30 de diciembre de 1999, gaceta N°
36.890.
TITULO III “Derechos Económicos”. Capitulo VII de los Derechos Económicos, Artículo 116. TITULO V “Poder Judicial”. Sección Tercera del Gobierno y de la Administración del Poder Judicial (Delitos Graves), Artículo 271. TITULO V “de la Contraloría General de la República”. Sección Cuarta de la Contraloría General de la República, Artículo 289 numeral 4. TITULO IV “Del Poder Público”. Sección Segunda de la Administración Pública.Artículo 141.
Ley Contra la Corrupción vigente a partir del 07/04/2003. TITULO IV “de los Delitos Contra el Patrimonio Público y la Administración de Justicia en la Aplicación de esta Ley”. Capitulo I “del Enriquecimiento Ilícito y su Restitución al Patrimonio Público”. Artículo 46, numerales 1,2 y 3. Capitulo II”Otros Delitos Contra el Patrimonio Público”. Artículos 52 y 53.
Ley Orgánica que Regula la Enajenación de Bienes del Sector Público no afectos a las Industrias Básicas, publicado en Gaceta Oficial Nº 3.951 de fecha 7 de enero de 1987.
PAGINA : 6 DE:
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada el 17 de diciembre de 2001, gaceta N° 37347 TITULO III “De la Potestades de Investigación de Responsabilidades y de las Sanciones”. Capítulo II “De las Responsabilidades “, Artículos 82,83 y 84, “Responsabilidad Penal y Civil”. Capítulo IV “del Procedimiento Administrativo para la Determinación de Responsabilidades”, Artículos 95 y 96 “Formulación de Reparos, Declaración de Responsabilidad e imposición de Multas”.
Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, publicado en Gaceta Oficial N° 37169 del 29/03/2001.
Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones, publicado en Gaceta Oficial N° 5.556 Extraordinaria de fecha 13/11/2001. TITULO III. “Procedimiento de Selección de Contratistas”. Capitulo I. “Disposiciones Generales “. Artículo 42. Capitulo III. “Licitación Selectiva”.ñ Artículo 72c, Numeral 1. TITULO IV “Procedimiento para Licitaciones”. Capitulo II “adjudicación Directa”. Artículo 87, Numeral 1, Artículo 88, Numerales del 1 al 9.
PAGINA : 7 DE:
AASSUUNNTOTO:: FFUUNNCCIIOONNAAMMIIEENNTTOO
Cada boletín constará de un determinado número de páginas las cuales estarán numeradas en forma independiente, a objeto de poder sustituir, eliminar e incorporar nuevas páginas, sin alterar las secuencias numérica restantes.
Los boletines se presentarán en un formulario estándar impreso, cuya parte superior contiene espacios para indicar el número del boletín, proceso, página, fecha de revisión, fecha de vigencia, página reemplazada, y número de página nueva.
En su parte inferior, hay espacios destinados para los nombres, apellidos y firmas de quien lo prepara, revisa y autoriza.
Este Manual se ha dividido en dos (2) capítulos, señalándose en el primero lo concerniente a la estructura del Manual, los restantes corresponden a las actividades de la Unidad de Almacén, las cuales a su vez se han subdividido en procedimientos.
PAGINA : 8 DE:
AASSUUNNTTOO:: FUFUNNCCIIOONNAAMMIIEENNTTOO
Para una mayor compresión del Manual y tendentes a facilitar su manejo se ha conformado el mismo en una serie de boletines, los cuales se presentan en forma codificada, mediante la utilización de cuatro (4) dígitos, posteriormente un guión y una letra, cuyo significado son los mismos:
Representa el Manual al cual pertenece el boletín. Segundo dígito:
Indica el capítulo al cual pertenece el boletín. Tercer y cuarto dígito:
Indica la numeración correlativa de los procedimientos dentro de cada capítulo del Letra:
Indica el orden secuencial de los procedimientos que tienen relación en sus acciones.
PAGINA : 9 DE:
AASSUUNNTTOO:: CCOONNTTEENNIIDDOO
Cada boletín de procedimiento contiene:
Objetivo. Responsabilidades. Definiciones. Fuente. Formularios. Normas. Descripción del procedimiento. Flujogramas. Modelo de formularios. Características del formulario. Instrucciones para el llenado del formulario.
Para la codificación de los formularios se procederá a colocar en primer lugar, la letra “F” en segundo lugar, precedido de un guión el número del boletín al cual pertenece y en tercer lugar, precedido de un guión el número uno (1) cuya asignación se hará siempre al primer formulario del boletín. En caso de que hayan más formularios, se procederá a codificarlos en forma numérica secuencial, es decir, se deberá colocar el número tres (3), cuatro (4),etc, dependiendo de la cantidad de formularios que contenga el boletín.
PAGINA : 10 DE:
AASSUUNNTTOO:: SSIIMMBBOOLLOOGGÍÍAA AA UUTTIILLIIZZAARR
Representa el inicio o fin del procedimiento.
Representa el proceso determinado.
Representa el conector de línea.
Representa una toma de decisión en el proceso.
Representa los documentos en el procedimiento.
Representa archivos permanentes.
Representa archivos temporales.
Representa un conector de página.
PAGINA : 11 DE:
Representa el original del documento.
Representa la copia número uno (1) de tres (3) copias.
Representa la copia número dos (2) de tres (3) copias.
Representa la copia número tres (3) de tres (3) copias.
o­1/2
o­2/2
Representa la original número uno (1) de dos (2) originales.
Representa la original número dos (2) de dos (2) originales.
Representa gran cantidad de copias para distribución.
PAGINA : 12 DE:
AASSUUNNTTOO:: RREESSPPOONNSSAABBIILLIIDDAADDEESS
Entre las responsabilidades para la elaboración del Manual, se destacan las siguientes:
La unidad de Organización y Métodos conjuntamente con la unidad de Almacén y la unidad de Compra es responsable de la elaboración, revisión, actualización, distribución del presente Manual.
El Consejo Directivo es el encargado de la aprobación del Manual.
Todas las modificaciones que requieran los usuarios IUTEB.
deberán ser discutidos por el Consejo Directivo del
El Manual será distribuido entre las personas involucradas en los procedimientos que laboren dentro del Instituto Universitario de Tecnología del estado Bolívar (IUTEB).
El empleado a quien se le entregue el Manual será responsable de su custodia.
PAGINA : 13 DE:
AASSUUNNTTOO:: UUSSOO DDEELL MMAANNUUAALL
Este Manual debe ser entregado a cada persona que dentro del Instituto Universitario de Tecnología del estado Bolívar, estén involucrados en los procesos de Almacén.
El Manual es de uso obligatorio y todo nivel supervisorio será responsable porque su personal adscrito conozca y cumpla con las disposiciones contenidas en el mismo.
Las observaciones de fondo y forma que deseen realizarse a este Manual deberán ser autorizadas por la Unidad de Almacén conjuntamente con la Unidad de Organización y Métodos.
AASSUUNNTTOO:: RREEVVIISSIIÓÓNN,, RREEGGIISSTTRROO YY MMOODDIIFFIICCAACCIIÓÓNN
La custodia y actualización del Manual de Almacén, estará a cargo de dos (2) unidades:
UNIDAD DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS. UNIDAD DE ALMACÉN.
La Unidad de Almacén del IUTEB, podrá solicitar a la Unidad de Organización y Métodos hacer
conjuntamente las modificaciones que por efecto de la dinámica del
Instituto y del mercado consideren
necesarias, así como también, podrán proponer la inclusión de aspectos importantes que no hayan sido contemplados.
Igualmente, las diferentes Unidades del Instituto (usuarios) podrán también proponer modificaciones y actualizaciones que mejoren significativamente el proceso, las cuales serán analizadas a fin de determinar la conveniencia de la propuesta.
PPRROOCCEESSOO:: RREECCEEPPCCIIÓÓNN DDEE BBIIEENNEESS,, MMAATTEERRIIAALLEESS YY SSUUMMIINNIISSTTRROOSS
BOLETÍN N° 3201­A
PAGINA : 15 DE:
AASSUUNNTTOO:: PPOORRTTAADDAA
RREECCEEPPCCIIÓÓNN DDEE BBIIEENNEESS
MMAATTEERRIIAALLEESS YY SSUUMMIINNIISSTTRROOSS
PAGINA : 16 DE:
AASSUUNNTTOO:: ÍÍNNDDIICCEE IINNTTEERRNNOO
PAGINA : 17 DE:
AASSUUNNTTOO:: GGEENNEERRAALLIIDDAADDEESS
Establecer las normas y procedimientos a seguir para realizar la Recepción de Materiales y Suministros en la unidad de Almacén del IUTEB.
Responsable de Almacén (Administrador II, Lic. Twiggy Sanchez): Es responsable de velar por el registro del ingreso de materiales, bienes y suministro solicitados por los responsables de proyectos, además de verificar que los artículos recibidos, concuerden con lo establecidos en el contrato (orden de compra).
Asistente Administrativo III, TSU. Jacobo Ramirez: Es responsable de almacenar y distribuir los artículos de acuerdo a las solicitudes realizadas por los responsables de proyectos, además de realizar el registro de control de entrega y salida de materiales de la Unidad de Almacén.
Responsable de Bienes Nacionales (Analista de Organización y Métodos I, TSU. Robinson Bonett): Es responsable de realizar el control perceptivo de los bienes conjuntamente con la unidad de Almacén y la unidad Solicitante o responsable de Proyecto y estampar el código de Bienes Nacionales.
PAGINA : 18 DE:
Recepción, entrega y control de existencia: La recepción de materiales constituye el punto clave en cualquier sistema de distribución y entrega, tanto en la recepción, como en la entrega de materiales y en el control de las existencias, se emplean técnicas de contabilidad en estos registros, además se utilizan documentos administrativos tales como requisición, notas de pedido, ordenes de compra, notas de entrega, etc; que indican las cantidades, precios, características, especificaciones técnicas de materiales, así como los diversos formatos de control. Los registros contables, los documentos administrativos y los diferentes formatos, permiten establecer tanto los controles de existencias, así como los inventarios físicos en cantidades y los inventarios en términos monetarios (en dinero). Un permanente control de los inventarios físicos evita, de no existir otras causas, el incumplimiento de las metas o prestación de los servicios en forma oportuna por falta de material.
PPRROOCCEESSOO:: RREECCEEPPCCIIÓÓNN DDEE BBIIEENNEESS MMAATTEERRIIAALLEESS YY SSUUMMIINNIISSTTRROOSS
PAGINA : 19 DE:
AASSUUNNTTOO:: NNOORRMMAASS
La Responsable de Almacén debe comenzar el proceso de recepción de mercancía luego de recibir y revisar la siguiente documentación:
Original y dos (2) copias de la factura.
Original y dos (2) copias de nota de entrega.(en caso de ser a crédito).
En caso de ser un bien, la documentación del mismo.
La Responsable de Almacén en compañía de la unidad Solicitante( Responsable del Proyecto) serán los encargados de revisar el estado de los materiales y suministros y verificar que las características de los mismos sean las especificadas en la orden de compra, igualmente para la factura. En caso que la situación lo amerite se debe consultar al responsable de compra para las revisiones correspondientes y a los Técnico Especializados de la Institución. Para la recepción de bienes el control perceptivo se realizará en compañía del Responsable de Bienes Nacionales.
Los bienes, materiales y suministros se deben registrar por el valor original de adquisición, producción, construcción o intercambio.
La unidad de Almacén, luego de recibir la mercancía en optimas condiciones y cumpliendo con el contrato debe firmar y sellar la factura y la nota de entrega.
PAGINA : 20 DE:
1. La unidad de Almacén debe realizar todos los registros que establecen las leyes al momento de ingresar un bien a la Institución, tomando en cuenta las características el valor original de adquisición, producción, construcción o intercambio.
3. Todo responsable por la tenencia, uso o custodia de los bienes muebles del Sector Público Nacional debe velar por su buen uso y conservación y adoptar las medidas que corresponden para facilitar su correcto registro y control.
5. Las Actas se realizarán en los siguientes casos:
g) En caso de que el proveedor no entregue la documentación correcta, se dará un tiempo de recepción definido por la unidad de Almacén.
b) En caso de no recibir toda la cantidad de bienes, materiales y suministros estipulados en la orden de compra por no cumplir con las condiciones o estar en mal estado, solamente se recibirá mediante un acta parcial la cantidad que cumpla con el contrato. La cantidad restante se devolverá mediante esta misma acta.
c) Al recibirse grandes cantidades de bienes y por circunstancia de espacio físico, horario de recepción; no se pueda realizar en un día el chequeo de los bienes, se elaborará el acta de recepción parcial por el tiempo que lleve el proceso. Luego de culminar se realizará el acta definitiva.
PAGINA : 21 DE:
d) Cuando por diversas circunstancias no se encuentre completo el equipo conformado por la unidad de Almacén, unidad de Compra, unidad Solicitante (Responsable de Proyecto) y el técnico especialista, y sea indispensable la presencia de todos o al menos uno en especial por el tipo de adquisición; se elabora el acta de recepción parcial. Posteriormente de que el bien sea revisado por la unidad que no estuvo presente y este de acuerdo con la compra se realizará el acta definitiva. El tiempo de espera será definido por la unidad de Almacén tomando en cuenta la gestión de mismo.
AASSUUNNTTOO:: DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEELL PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO
del Proveedor los artículos
nota de entrega (Venta a crédito)
Factura en original y copias
Original Orden de Compra (F­3402­A1)
Documentación del Bien. (En caso de ser un Bien).
Verifica que las características de
LIC. TWIGGY SANCHEZ
TSU. JACOBO RAMIREZ
concuerden con la orden de compra y factura con ayuda
de los funcionarios establecidos en la norma N°2 de este
Pudiendo suceder:
El bien, material y suministro entregado no cumple con lo
descrito en la orden de compra.
Se elabora un Acta (Ver norma N.°8) especificando el
hecho, la cual debe ser firmada por el responsable de
Almacén, Proveedor y testigos presentes.
Notifica sus observaciones y asignará fecha y hora de
recepción a los documentos del proveedor.
coinciden con la orden de compra.
2. Se elabora un Acta ( Ver norma N.°8) con las observaciones.
RESPONSABLE DE ALMACÉN LIC. TWIGGY SANCHEZ
3. Informa al proveedor la fecha de entrega de los documentos correctos para poder procesarle el pago.
O ASISTENTE ADMINISTRATIVO III
El bien, material y suministro entregado cumple con lo descrito en la orden de compra y los datos de la Nota de Entrega y/o factura coinciden con la orden de compra.
En caso de ser materiales y suministros:
Realiza el control perceptivo. Procede a elaborar el “Acta
de Recepción Definitiva” en original y dos (2) copias.
10. Realizan el control perceptivo. Ver norma N°2 de este
RESPONSABLE DE BIENES NACIONALES TSU. ROBINSON BONETT Y RESPONSABLE DE ALMACÉN LIC. TWIGGY SANCHEZ
13. Estampa el código de Bienes Nacionales.
RESPONSABLE DE BIENES NACIONALES TSU. ROBINSON BONETT
Procede a elaborar el “Acta de Recepción Definitiva” en
original y dos (2) copias.
Firma y sella la factura y la nota de entrega en original y
dos (2) copias.
Entrega al Proveedor copia de la factura y nota de
entrega (en caso de ser a crédito).
Archiva copia N° 1 de la nota de entrega o la factura y
las copias del “Acta de Recepción Definitiva”.
Llena el Comprobante de Incorporación F­3202­A2
y procede a enviarlo conjuntamente con copia de factura
y copia de acta de recepción definitiva a la unidad de
Envía original de factura o nota de entrega y el original del
“Acta de Recepción Definitiva” a la unidad de Compra. ver
procedimiento “Pagos de Proveedores” del Manual de
Continua con el procedimiento”Registro de
Incorporaciones de Bienes, Materiales y Suministros”,
boletín N°3202­A.
AASSUUNNTTOO:: IINNSSTTRRUUCCCCIIOONNEESS DDEE LLLLEENNAADDOO
Distribución de Factura:
Original: Expediente. Copia N°1:Proveedor Copia N°2: Almacén Copia N°3: Contabilidad Copia Extra: Bienes Nacionales. (En caso de ser un Bien).
Formulario: Acta Parcial.
Código: F­3201­A1
Objetivo: Registrar
específicas del hecho, donde se hará constar los
motivos, reflejando los suscritos presentes, fecha de devolución, descripción del material, nominación del proveedor y la identificación del Instituto.
Preparación y Distribución:
La unidad de Almacén será la responsable de elaborar el Acta de Devolución en original y dos (2) copias. Proveedor: 1 copia. Contabilidad: 1 copia. Almacén: 1 copia. Expediente: Original.
Responsable de Almacén. Testigo. (especificar cargo) Proveedor
Formulario: Acta de Recepción Definitiva.
Código: F­3201­A2
Objetivo:Registrar las
observaciones específicas del hecho, donde se hará constar el tipo
de incorporación, reflejando los suscritos presentes, fecha de recepción, descripción del
material, nominación del proveedor y la identificación del Instituto.
La unidad de Almacén será la responsable de elaborar el Acta de Recepción en original y una (1) copia. Contabilidad: 1 copia. Almacén:1 copia. Expediente: Original.
Responsables de Almacén. Testigo. (especificar cargo)
BOLETÍN N° 3202­A
PPRROOCCEESSOO:: RREEGGIISSTTRROO DDEE IINNCCOORRPPOORRAACCIIOONN DDEE BBIIEENNEESS,, MMAATTEERRIIAALLEESS YY SSUUMMIINNIISSTTRROOSS
RREEGGIISSTTRROO DDEE IINNCCOORRPPOORRAACCIIÓÓNN
DDEE BBIIEENNEESS MMAATTEERRIIAALLEESS yy SSUUMMIINNIISSTTRROOSS
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para el registro de las incorporaciones de los bienes, materiales y suministros a la Institución.
Responsable de Almacén (Administrador II, Lic. Twiggy Sanchez): Es responsable de mantener un registro eficiente de incorporaciones de bienes materiales y suministros de acuerdo a las normativas legales vigentes.
Responsable de Bienes Nacionales (Analista de Organización y Métodos I, TSU. Robinson Bonett): Es responsable del registro de los diferentes movimientos de los bienes nacionales de la Institución.
Bienes nacionales: Son considerados bienes patrimoniales del estado, están regidos por las normas ordinarias sobre la propiedad, puede ser objeto de cualquier negociación de índole privada y patrimonial y están sometidos a las reglas sobre enajenación, prescripción, etc. Los bienes nacionales son los inmuebles, muebles, derechos y acciones, que por cualquier título entraron a formar parte del Patrimonio de la Nación, al constituirse ésta en estado soberano. También son bienes nacionales, aquellos que por cualquier título adquiera o haya adquirido la Nación o se haya destinado o se destinare a algún establecimiento público nacional. Los bienes muebles e inmuebles que se encuentren en el territorio nacional y no tengan dueño.
Tipos de Incorporación:
Compras:Para registrar las adquisiciones de bienes y materiales que se efectúen de acuerdo con las normas legales y administrativas aplicables. Inventario inicial: Para registrar los bienes muebles y materiales existentes a la fecha de incorporar una nueva dependencia al sistema de contabilidad. Omisión en inventario inicial: Para registrar bienes y materiales no incluidos en el inventario inicial. Devolución de bienes y materiales robados, hurtados o perdidos: Para incorporar los bienes y materiales recuperados que se habían desincorporado por robo, hurto o pérdida no culposa. Aparición de bienes y Materiales desincorporados por causas imputables a funcionarios o empleados:
Para incorporar los bienes y materiales desincorporados por robo, hurto o desaparición imputables a sus administradores o custodia. Donaciones: Para incorporar los bienes y materiales donados u obsequiados a título gratuito, procedentes de personas o entidades no nacionales. Ingreso provisional de bienes dados en comodato: Para registrar bienes con contrato de comodato. Los bienes registrados con este código se depreciarán sólo si ingresan definitivamente. Estos bienes deberán ser controlados físicamente a fin de cada ejercicio fiscal, por lo cual el sistema deberá emitir una nueva planilla de cargo, que deberá ser firmada por los responsables patrimoniales primario, de uso o del almacén, según corresponda.
Modalidades Ingreso definitivo de bienes dados en comodato: Para registrar definitivamente los bienes que habían sido ingresados provisionalmente por estar en situación de comodato. Fabricación o producción de materiales y bienes: Para incorporar los materiales y bienes producidos, transformados o manufacturados en talleres de las dependencias de la Administración Pública
Control de los Materiales:
1. Los materiales y suministros se deben registrar por el valor original de adquisición, producción, construcción o intercambio.
4. El control integral de los materiales y suministros adscritos a cada organismo deberá llevarse en forma centralizada en cada Unidad Ejecutora Local.
3. Los Materiales y suministros deben clasificarse de acuerdo al clasificador presupuestario de la Institución.
4. En el caso de materiales cuyo deterioro sea irreversible, deberá procurarse la mayor recuperación económica posible mediante el aprovechamiento de sus partes o por venta de las mismas.
7. Trimestralmente la unidad de Almacén deberá conciliar el monto de los bienes, materiales y suministros incorporados por el concepto “Recepción de bienes materiales y suministros” con el registro de incorporaciones de la unidad de Contabilidad.
8. la unidad de Almacén para administrar los materiales del “IUTEB” debe mantener un registro y control de movimiento con las siguientes planillas:
Existencia y su Valoración.
Recursos asignados a las distintas categorías programáticas.
Asignación a Responsables Patrimoniales.
Incorporación, reasignaciones y desincorporaciones producidas en un período.
La unidad de Almacén debe verificar lo siguiente:
Si los materiales realmente existen.
Si están realmente asignados a los proyectos impuestos.
Si el material está siendo utilizado eficientemente.
Si el estado de mantenimiento es el adecuado.
Si los materiales están siendo utilizado para los fines previstos.
Las verificaciones deben efectuarse con continuidad y con la frecuencia que permita la detección temprana de diferencias y de posibles problemas operativos del programa de los materiales y suministros.
Control de los Bienes Muebles:
Los bienes muebles se deben registrar por el valor original de adquisición, producción, construcción o intercambio. Los semovientes se registrarán al precio determinado por comisión de peritos avaluadores.
10. Sólo se registrarán en la contabilidad los bienes patrimoniales del dominio privado de la Nación destinados al servicio oficial o a cumplir finalidades específicas del servicio público; por consiguiente, no se registrarán contablemente los bienes de los entes descentralizados territorial y funcionalmente.
11. En el caso de bienes nacionales muebles cuyo deterioro sea irreversible, deberá procurarse la mayor recuperación económica posible mediante el aprovechamiento de sus partes o por venta de las mismas.
12. Los Funcionarios adscritos a Almacén conjuntamente con el responsable de Bienes Nacionales deben llenar los siguientes registros para las diferentes modalidades de incorporación:
a. Ficha del bien.
b. Comprobante de Incorporación.
c. Actualización del registro de existencia.
d. Actualización del registro auxiliar de bienes muebles.
13. La responsable de Contabilidad debe asentar la modalidad de incorporación en los libros contables correspondientes, verificando los respaldos de autenticidad del hecho.
14. El Responsable de Bienes Nacionales debe estampar el número del inventario del bien, antes de distribuirlo a la unidad Solicitante.
15. Para administrar los bienes del “IUTEB” debe mantenerse un registro y control de movimientos con las siguientes planillas:
a. Existencia y su Valoración.
b. Recursos asignados a las distintas categorías programáticas.
c. Distribución Física.
d. Asignación a Responsables Patrimoniales.
e. Incorporación, reasignaciones y desincorporaciones producidas en un período.
El Responsable de Bienes Nacionales debe verificar lo siguiente:
Si los bienes realmente existen.
Si el bien está siendo utilizado eficientemente.
Si los bienes están siendo utilizado para los fines previstos.
DDEEPPEENNDDEENNCCIIAA:: AALLMA
MACCÉÉNN
El procedimiento a seguir es el llenado de los registros que a continuación se le presenta. (ver instrucciones de llenado).
• Creación de la ficha del bien. • Comprobante de Incorporación. • Actualización del Registro de Auxiliar de Almacén • Registro Auxiliar. • Tarjeta de Estante.
Nota: Luego de realizar los registros correspondientes, continua con la acción N°5 del procedimiento Entrega de Bienes, Materiales y Suministros, boletín N°3202­B.
DDEPEPENENDDEENNCCIIAA:: ALMACÉN
Formulario: Ficha del Bien Mueble
Código: F­3202­A1
Objetivo: Mantener registrada las características, movimientos, vida útil y toda la información relevante que describa un bien en el IUTEB. El mismo se elabora al momento de ingresar las características del bien al inventario de bienes nacionales de la unidad de Almacén.
El responsable de la unidad de Bienes Nacionales de llenar el formato en original y copia. La copia reposará en la unidad de Almacén.
1. N° de Inventario del Bien: Coloque el número de inventario asignado a cada bien.
2. Descripción Específica del Bien: Señale los detalles más relevantes de cada bien.
3. Valor Unitario del Bien: Valor de adquisición de cada bien.
4. Código del Concepto de Incorporación: Coloque el número que identifique la modalidad de la incorporación (según tabla de incorporaciones).
MMAANNUUAALL DDEE NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS DDEE AALLMMAACCEENN
PAGINA : 37
1. Concepto de la Incorporación: Indique la modalidad de la incorporación, según la tabla de incorporaciones.
2. Número y Fecha de Incorporación: Coloque el número que le corresponde a la incorporación y la fecha de la misma.
3. Código de la Imputación Presupuestaria: Indique el código presupuestario asignados a la partida que se está ejecutando.
4. Orden de Compra o Documento: Indique el número de la orden de Compra y la fecha de emisión.
5. Proveedor: Coloque el nombre, cedula de identidad del Proveedor. Indique la razón social, registro de información fiscal y el número de información tributaria del proveedor.
6. Orden de Pago: Indique el número de la orden de pago y la fecha de emisión.
7. Cuenta Bancaria: Coloque número y tipo de cuenta bancaria del IUTEB. Indique el número de cheque y el número de cuenta a abonar. Coloque el número y la fecha de la solicitud de fondos de caja chica. Agregue el número de rendición.
11. Responsable Patrimonial Primario: Coloque el nombre completo del Director del Instituto. Coloque la cédula de identidad del Director del Instituto.
13. Corresponsable de Uso: Escriba apellidos y nombre de la persona que solicita el préstamo.
14. Reasignación del Bien: Indique el código que identifique el tipo de reasignación, según el catalogo de modalidades de reasignaciones. Coloque la fecha de la reasignación. Indique el Nombre completo y la cédula del coordinador del departamento donde será reasignado el bien.
PAGINA : 38
1. Conservación del Bien: Vida Útil del Bien: Indique la vida útil en años del bien.
2. Valor Residual del Bien: Luego de realizar los cálculos de depreciación, indique el valor residual del bien.
3. Fecha de Rotulación: Indique la fecha de rotulación.Indique el estado de conservación del bien, especificando la descripción y la fecha de la ultima verificación.
4. Contrato de Mantenimiento: Indique el número del contrato. Indique la razón social del proveedor o nombre, apellido y cédula de identidad. Indique el registro de información fiscal y el número de información tributaria.
19. Póliza de Seguro: Indique el número de la póliza, nombre de la aseguradora. Indique el inicio y el fin de la cobertura. Coloque la fecha de vigencia y el monto de la póliza.
20. Desincorporación:
Indique el código que identifique el tipo de desincorporación, según el catalogo modalidades de desincorporación
desincorporación. Indique la fecha de la desincorporación.
Formulario: Comprobante de Incorporación.
Código: F­3202­A2
Objetivo: Mantener suministros al IUTEB.
las incorporaciones de los bienes muebles, materiales
Se prepara en la unidad de Almacén. Se elabora en original y una (1) copia. Original: Unidad de Almacén. Copia N°1: Dirección. En caso de ser un bien entrega copia a la unidad de Bienes Nacionales.
1. Número: Indicar el número asignado al comprobante
2. Fecha: Indicar día, mes y año en que se realiza la incorporación
3. Selección: Marque con una equis (x) si la incorporación corresponde a un bien mueble o a un material.
4. Organismo: Código y denominación del organismo según tabla.
5. Unidad Administradora: Código y denominación de la Unidad Ejecutora Local.
6. Dependencia Usuaria: Código y denominación de la Responsable del Proyecto.
7. Responsable Del Almacén: Código y Denominación del Almacén.
Cédula de Identidad, Apellidos y Nombres, Cargo del Responsable del Almacén.
8. Cantidad: Indicar número de bienes que serán incorporados
9. Código de Catalogo: Código que según el Catálogo de Bienes y Materiales le corresponde al bien o material que se incorpora.
10. Numero De Inventario: Indicar número asignado al bien en el inventario.
11. Descripción: Coloque nombre y demás especificaciones que identifiquen al bien.
12. Incorporación: Código y denominación del concepto de incorporación según tabla
13. Valor Unitario: Indique el valor de adquisición del bien, si es conocido, o el que resulte del avalúo correspondiente.
14. Valor Total: Se obtiene de multiplicar la cantidad de los bienes o materiales por el valor unitario asignado a los mismos.
15. Responsable Patrimonial Primario:
Cedula de identidad: número de la cédula del Responsable Patrimonial Primario Apellidos y nombres: Apellidos y Nombre del Responsable Patrimonial Primario Cargo: Denominación del cargo que ocupa el Responsable Patrimonail Primario.
Formulario: Registro Auxiliar de Existencia En Almacén
Código: F­3202­A3
los movimientos de los bienes y materiales en el almacén.
Se prepara en la unidad de Almacén. Se elabora en original y una (1) copia. Original: Unidad de Almacén. Copia N°1: Administración. En caso de ser un bien entrega copia a la unidad de Bienes Nacionales.
Fecha: Indique el día, mes y año del movimiento del bien, material y suministro. Presupuestario:
Código: Indique el código presupuestario. Descripción: Señale la descripción de la modalidad de ingreso a almacén. Tipo de Movimiento Indique código y denominación del tipo de movimiento (incorporación, desincorporación o reasignación, según tablas). Entradas:
Cantidad: Indique el número de unidades por cada bien o material que se incorpore. Valor Unitario: Señale el valor de adquisición, en bolívares, de cada bien o material. Valor Total: Se obtendrá de multiplicar el monto de la columna "cantidad" por el monto del precio unitario.
Cantidad: Indique el número de unidades por cada bien o material que se desincorpore. Valor Unitario: Señale el valor de adquisición, en bolívares, de cada bien o material. Valor Total: Se obtendrá de multiplicar el monto de la columna "cantidad" por el monto del precio unitario. Existencias:
Cantidad: Indique el número de unidades por cada bien o almacén existente en el almacén. Valor Unitario: Señale el valor de adquisición, en bolívares, de cada bien o material existente en el almacén Valor Total: Se obtendrá de multiplicar el monto de la columna cantidad por el monto del precio unitario.
Formulario: Registro Auxiliar.
Código: F­3202­A4
Objetivo: Identificar la ubicación geográfica y los responsables patrimoniales primario y por uso, así como los movimientos de los bienes del organismo.
Nº De Inventario Del Bien: Colocar número de control asignado a cada bien. Descripción: Nombre y descripción del bien y demás especificaciones necesarias para su identificación. Incorporación:
Fecha: Día, mes y año en que se incorpora el bien. Código: Indicar número por concepto de incorporación. Según tabla de incorporación. Concepto: Indicar el concepto de incorporación. Según tabla de Incorporación.
Fecha: Día, mes y año en que se reasigna el bien. Código: Indicar el número de la reasignación. Según tabla de Resiagnaciones. Concepto: Indicar el concepto de la reasignación. Según tabla de Reasignaciones. Desincorporación:
Fecha: Día, mes y año en que se desincorpora el bien. Código: Indicar el número de la desincorporación Según tabla de Desincorporaciones Concepto : Definir concepto de la desincorporación. Según tabla de Desincorporaciones Valor Del Bien:
Indicar el valor del bien según libros. Ultima Verificación:
Fecha: Día, mes y año en que se hizo la última verificación. Código: Código del estado de conservación del bien, según tabla. Verificador: Apellidos, nombre y cédula de identidad del verificador.
BOLETÍN N° 3202­B
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Mantener un control de entrega de Bienes, materiales y suministros a las diferentes unidades del IUTEB.
Responsable de Almacén (Administrador II, Lic. Twiggy Sanchez): Es responsable de velar por el registro eficiente de entrega de materiales a los responsable de proyectos Asistente Administrativo III, TSU. Jacobo Ramirez: Es responsable de almacenar y distribuir los artículos de a cuerdo a los solicitudes realizadas por los responsables de proyectos, además de realizar el registro de control de entrega y salida de materiales de la Unidad de almacén.
Almacenamiento: Es una función técnica de control, cuido y de preservación del material; comprende un conjunto de actividades, tareas y de procedimientos relacionados con la recepción, clasificación, codificación, manejo, preservación, localización, ubicación, control de existencias, entrega o despacho y en algunos casos el re­embalaje, cuya finalidad es evitar las pérdidas, los deterioros, y los faltantes por otorgamiento, así como entregar los bienes oportunamente y en optimas condiciones de uso.
BIEENNEESS MMAATTEERRIIAALLEESS YY SSUUMI
La entrega de bienes, materiales y suministros se realizará mediante el formato “Comprobante de Entrega en original y una (1) copia.
La entrega materiales actualizará los siguientes registros:
Tarjeta de estantes.
Registro Auxiliar de Materiales
Auxiliar de existencia en Almacén.
Todo responsable por la tenencia, uso o custodia de los bienes y materiales del Sector Público Nacional “Responsable Patrimonial Por Uso”(RPU) debe velar por su buen uso y conservación y adoptar las medidas que corresponden para facilitar su correcto registro y control. A tal fin, están obligados a cumplimentar las normas y procedimientos que se establezcan para realizar cualquier acto y/o para informar cualquier hecho que implique modificación de la situación de los materiales que se le han asignado y no podrán adquirir, transferir ni desincorporar tales bienes, por ningún título, sin sujeción a las disposiciones legales y procedimientos previamente establecido.
En el caso de bienes y materiales cuyo deterioro sea irreversible, deberá procurarse la mayor recuperación económica posible mediante el aprovechamiento de sus partes o por venta de las mismas.
Es responsabilidad del coordinador de la dependencia elaborar un acta en caso de que se detecten faltantes de materiales para dejar constancia de tal situación. Dicha acta deberá ser avalada por el jefe de la dependencia, o quien haga sus veces, y por dos personas más.
MMAANNUUAALL DDEE NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS
DDEE AALLMMAACCÉÉNN
1. Recibe el formulario requisición F­3401­A1 en original y copia.
2. Llena el comprobante de entrega, formulario (F­3202­B1) en original y copia. Si la existencia es parcial:
4. Indica en el F­3202­B1 que la entrega es parcial, y
del mismo junto
LIC. TWIGGY SANCHEZ Y ASISTENTE
5. Realiza un registro de la cantidad de materiales que no
hay disponibles para
procedimiento Requisición boletín 3401­A, Acción N°6. Si existen los bienes, materiales y suministros completos:
7. Entrega a la unidad Solicitante los bienes, materiales y suministros junto a la copia del F­3202­B1.
8. Archiva la original del F­3202­B1.
9. Actualiza los siguientes registros:
Tarjeta de estante de los materiales.
Formulario: Comprobante de Entrega
Código: F­3202­B1
Objetivo: Registrar las entrega de bienes, materiales y suministros en Almacén.
La unidad de Almacén será el responsable de llenar el formato en original y copia. El mismo archivara la original.
17. N°: Número consecutivo asignado al comprobante de entrega.
18. Fecha: Día, mes y año en que se realiza la entrega de los bienes o materiales.
19. Requisición N°: Indique el número asignado a la requisición que genero el comprobante de entrega.
20. Responsable de Almacén: Indique el Nombre y Apellido, C.I., Cargo y firma del Coordinador de Almacén.
21. Cantidad: Indique la cantidad de bienes o materiales que se entregarán.
22. Código Presupuestario: Coloque número del bien o material según tabla de catálogo correspondiente.
23. Número de Inventario: Coloque número de inventario asignado a cada bien.
2. N°: Número consecutivo asignado al comprobante de entrega.
3. Fecha: Día, mes y año en que se realiza la entrega de los bienes o materiales.
4. Requisición N°: Indique el número asignado a la requisición que genero el comprobante de entrega.
5. Responsable de Almacén: Indique el Nombre y Apellido, C.I., Cargo y firma del Coordinador de Almacén.
6. Cantidad: Indique la cantidad de bienes o materiales que se entregarán.
7. Código Presupuestario: Coloque número del bien o material según tabla de catálogo correspondiente.
8. Número de Inventario: Coloque número de inventario asignado a cada bien.
9. Descripción: Nombre y descripción del bien (es) o material (es) y demás especificaciones necesarias para su identificación.
Unitario: Valor de adquisición del bien o material
Total: Multiplique el valor unitario por la cantidad de los bienes y materiales.
Despachador: Firma y sello del despachador.
Dependencia Usuaria: Indique el apellido y nombres, C.I., firma del Coordinador y la identificación de la unidad.
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