Source: https://www.postserver.com/de/datenschutz/crm-richtlinie
Timestamp: 2018-11-20 18:04:26
Document Index: 78471598

Matched Legal Cases: ['Art. 13', 'Art. 14', 'Art. 6', '§ 9', 'Art. 7', '§ 8', 'Art. 15', '§ 9', '§ 1', '§ 7', '§ 6', '§ 6', '§ 6', 'Art. 14', 'Art. 13', '§ 190', '§ 13', 'Art. 17']

CRM-Richtlinie Postserver
CRM RICHTLINIE
Offenlegung gem. Art. 13 und Art. 14 DSGVO
Wie es bei fast allen professionellen Servicediensten üblich ist, nutzt Postserver ein Customer Relation Managment System (CRM) für Großkunden-Kontakte.
Postserver achtet darauf, personenbezogene Daten in Einklang mit allen anwendbaren europäischen und österreichischen Rechtsvorschriften zu verarbeiten. Diese Seite beschreibt Art, Umfang, Zweck der Erhebung, Verwendung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Postserver Kundenmanagments.
Verzeichnis CRM
ZWECK DER DATENVERARBEITUNG: Geschäftskontakt im CRM. Datenverarbeitungen zu vorvertraglichen Maßnahmen und zur Vertragserfüllung.
ORGANISATORISCHE MAßNAHMEN ZUM SCHUTZ DER DATEN: Login, Zugriffsbeschränkung nach Rolle, Schulungen, Awareness Kampagnen, Leitfaden zur Verwendung von Daten, Compliance-Richtlinie, Verzeichnis Verkehrssicherung Postserver, Verzeichnis Verkehrssicherung auf Systemebene
LÖSCHFRIST: ergänzende Stammdaten ab Ende der Beziehung 1 Jahr
Verzeichnis Geschäftsdokumente
ZWECK DER DATENVERARBEITUNG: Filehosting und Archivierung von Geschäftsdokumenten.
KATEGORIEN EMPFÄNGER: Datenschutzbeauftragte, Fachkundiger Datenschutz-Mitarbeiter, Mitarbeiter, Infrastrukturadministrator Cloud
ZERTIFIZIERUNGEN CLOUD: ISO 27001 Zertifizierung, ISO 27017 Zertifizierung, ISO 27018 Zertifizierung, ISO 22301 Zertifizierung, EU-US Privacy und Swiss-US Privacy Shield, Cloud Security Alliance (CSA Star), SOC-Berichte, BSI-Anforderungskatalog (C5)
ZERTIFIZIERUNGEN E-MAIL: ISO 27001 Zertifizierung, MCP-Zertifizierung, MCTS-Zertifizierung, MCSE-Zertifizierung, MCSD-Zertifizierung, ITIL-Zertifizierung, PMP-Zertifizierung, VCP-Zertifizierung, VTSP- Zertifizierung, VTSP- Zertifizierung, CAP-Zertifizierung, CCA-Zertifizierung, CSSA-Zertifizierung
TECHNISCHE MAßNAHMEN ZUM SCHUTZ DER DATEN: Verschlüsselung Verzeichnis, Mehrschichtige Sicherheitsstruktur (Verschlüsselungs- und Anwendungsdienst, Speicherdienst, Metadatendienst, Benachrichtigungsdienst), Certificate Pinning, Perfect Forward Secrecy (PFS), dezentrale Schlüsselverwaltung, Leseberechtigungsmanagment, Kennwörter mit begrenzter Gültigkeit für freigegebene Dokumente, Zugriffskontrolle, Datenwiederherstellung und Versionslauf, Remote-Löschen, Aktivitätsberichte
ORGANISATORISCHE MAßNAHMEN ZUM SCHUTZ DER DATEN: Sicherheitsrichtlinien (Informationssicherheit, physische Sicherheit, Umgang mit Sicherheitsvorfällen, logischer Zugriff, Zutritt zur Produktionsumgebung, Änderungsmanagement, Support), Zutritt zu den Büroräumen nur durch oder in Begleitung von berechtigten Personen, Zentrale Zutrittsregelung für Büroräume, Brandmeldeanlage, Lagerung von vertraulichen Dokumenten ausschließlich unter Verschluss in abschließbaren und massiven Schränken, Verzeichnis Verkehrssicherung Postserver, Verzeichnis Verkehrssicherung auf Systemebene, Compliance-Richtlinie, Login, Zugriffsbeschränkung nach Rolle, Anwendungs-, Netzwerk- und andere Sicherheitstests und -Audits, Entwicklungs- und Testsysteme, mandantenfähige Software
LÖSCHFRIST GESCHÄFTSDOKUMENTE: Geschäftsfall ab Ende Vorgang 7 Jahre, Gewährleistung ab Ende Vorgang 4 Jahre, Schadenersatz ab Ende Vorgang 4 Jahre, Kaufpreisfordernis ab Ende Vorgang 4 Jahre, Kernstammdaten CRM ab Ende Beziehung 11 Jahre, Anspruch Arbeitsverhältnis leicht ab Ende Vorgang 1 Jahr, Anspruch Arbeitsverhältnis ab Ende Vorgang 4 Jahre, Lohnsteuer ab Ende Vorgang 7 Jahre, Sozialversicherung ab Ende Vorgang 7 Jahre, Pension ab Ende Vorgang 7 Jahre, Arbeitsunfälle ab Ende Vorgang 7 Jahre, Überlassung von Arbeitskräften ab Ende Vorgang 7 Jahre, Dienstzeugnis ab Ende Beziehung 30 Jahre, ergänzende Stammdaten ab Ende Beziehung 1 Jahr
LÖSCHFRIST E-MAILS: E-Mail Spam ab Ende Vorgang sofort, E-Mail Notizen ab Ende Vorgang 42 Tage, E-Mail Arbeitsunterlagen ab Ende Vorgang 1 Jahr
Wie Postserver personenbezogene Daten im CRM verwendet
Daten im CRM wurden erlangt durch:
Berechtigtes Interesse – Visitenkarte
Übergabe einer Visitenkarte zur Kontaktaufnahme
Berechtigtes Interesse – E-Mail / Schriftverkehr
E-Mail oder Schriftverkehr des Betroffenen zur Übermittlung der Daten
Berechtigtes Interesse – persönliches Gespräch
Persönliches Gespräch (Meeting, Telefonat) mit der betroffenen Person
Zuverlässige Veröffentlichung – Webseite / Publikation
Xing, LinkedIn, Webseite des Unternehmens oder Publikation des Unternehmens
Zuverlässige Veröffentlichung – Kontaktliste
Teilnehmerliste einer B2B Veranstaltung, BBG Kundenliste, Ausschreibung, Direktempfehlung
Im CRM wird die Herkunft der Daten dokumentiert.
Nicht bei der betroffenen Person erst-erhobene Daten sind bei der ersten Kontaktaufnahme oder spätestens binnen eines Monats mitzuteilen. Die übermittelten Informationen entsprechen einer Beauskunftung.
Betroffen sind hiervon CRM Einträge, die durch einer „zuverlässige Veröffentlichung“ erstmalig erstellt werden:
Datenerfassung im CRM
Rechtmäßigkeit der Verarbeitung nach Art. 6, Absatz 1 DSGVO
Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses nach Erwägungsgrund 47 DSGVO
Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund einer vertraglichen Verpflichtung nach § 9 DSG 2000 und Art. 7 EU-DSRL
Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund von Veröffentlichung nach § 8 Abs. 2 DSG 2000
Dokumentation Herkunft der Daten nach Art. 15, Abs. 1g DSGVO
Nicht erlaubte Datenerfassung im CRM
Verbot der Erfassung sensibler Daten nach § 9 DSG 2000
Verbot der Erfassung von privaten und geheimen Daten nach § 1 und § 7 DSG 2000
Verbot der Datenverwendung für andere Zwecke nach § 6 Abs. 1 Z. 1 bis 3 DSG 2000
Gebot der Datenkorrektur nach § 6 Abs. 1 Z. 4 DSG 2000
Gebot der Datenlöschung nach § 6 Abs. 1 Z. 5 DSG 2000
Informationspflicht, wenn Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben wurden nach Art. 14 Abs. 3 DSGVO
Informationspflicht, wenn Daten bei der betroffenen Person erhoben wurden nach Art. 13 DSGVO
5 Jahre Aufbewahrungspflicht nach Punkt 11.2.3, Absatz 1 WKÖ-Rulebook System private E-Zustellung in Österreich, Version 1.2 2015
7 Jahre Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten nach §§ 190, 212 UGB
10 Jahre Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten hinsichtlich Haftungsansprüche nach § 13 PHG
Entfall des Rechts auf Löschung (Recht auf Vergessenwerden) nach Art. 17, Absatz 3 DSGVO
Personenbezogene Daten, die im CRM erfasst werden
Ergänzende Kundenstammdaten (personenbezogene Daten / CRM Kontakte) werden in einer gesonderten Datenbank verspeichert und sind somit von den Kundenkernstammdaten (Unternehmensdaten / CRM Organisationen) sorgfältig getrennt.
Ergänzende Kundenstammdaten Mitarbeiter Ausprägung
Position, Titel, Name
Vertragswesen ergänzende Stammdaten Löschung der ergänzenden Stammdaten und damit in Verbindung stehende Geschäftsdokumente. Ab Ende Beziehung 1 Jahr
ergänzende Stammdaten aktueller Datenbestand unentgeltlich