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Timestamp: 2019-01-21 02:18:47+00:00
Document Index: 216558756

Matched Legal Cases: ["l'article 32", "l'article 87", "l'article 87", "l'article 87", 'arrêt ', 'arrêt ']

Statuts et règlements Mai 2013 | arrgtva.tva.ca
ASSOCIATION DES RETRAITÉS ET RETRAITÉES DU GROUPE TVA INC.
RÈGLEMENT NUMÉRO 1:
(tels qu’amendés le 2005)
1.01 Définitions des règlements
2.01 Règles d'interprétation
2.02 Discrétion
2.03 Primauté
2.04 Titres
3.01 Avis aux membres
3.02 Avis aux administrateurs
3.03 Présomption
3.04 Adresses des membres
3.05 Membre introuvable
3.06 Avis à la corporation
3.07 Renonciation
3.08 Computation des délais
3.09 Date de référence
II LA CORPORATION
4.01 Lieu du siège social
4.02 Changement du siège social
5 - SCEAU ET LOGO
5.01 Forme du sceau
5.02 Logo
5.03 Sceau extra-provincial
5.04 Conservation du sceau
5.05 Conservation du sceau
5.06 Utilisation du sceau
5.07 Utilisation du sceau
5.08 Validité
6 - LIVRE ET REGISTRES
6.01 Livre de la corporation
6.02 Livres comptables
6.03 Consultation
6.04 Copies non-certifiées
7.01 Adoption
7.02 Approbation des membres
7.03 Entrée en vigueur
7.04 Preuve prima facie
8 - LES FINANCES
8.01 Banques
8.02 Exercice financier
8.03 Nomination du vérificateur ou de l'expert-comptable
8.04 Rémunération du vérificateur
8.05 Qualification du vérificateur ou de l'expert-comptable
8.06 Mandat du vérificateur ou de
8.07 Révocation du vérificateur ou
III LA REPRÉSENTATION DE LA CORPORATION
9.01 Composition
9.02 Cens d'éligibilité
9.03 Élection
9.04 Mandat
9.05 Résignation
9.06 Destitution
9.07 Fin du mandat
9.08 Remplacement
9.09 Administrateur de facto
9.10 Rémunération et dépenses
10 POUVOIRS DES ADMINISTRATEURS
10.01 Principe
10.02 Dépenses
10.03 Donations
10.04 Contrats soumis aux membres
10.05 Dépenses de $5 000.00 et plus
10.06 Établissement du budget annuel
11 RÉUNIONS DES ADMINISTRATEURS
11.01 Convocation
11.02 Réunion annuelle
11.03 Réunion en cas d'urgence
11.04 Renonciation
11.05 Lieu
11.07 Président et secrétaire
11.09 Vote
11.10 Communication entre administrateurs
11.11 Résolutions tenant lieu
11.12 Ajournement de réunion
11.13Validité
12-DIRIGEANTS ET AUTRES REPRÉSENTANTS
12.01 Nomination ou élection
12.02 Nouveau poste
12.03 Cumul
12.04 Terme
12.05 Résignation
12.06 Révocation
12.07 Extinction
12.08 Rémunération et indemnisation
12.09 Pouvoirs
12.10 Devoirs
12.11 Président
12.12 Vice-président
12.13 Trésorier
12.14 Secrétaire
12.15 Cautionnements
12.16 Conflit d'intérêts
12.17 Signature des documents
12.18 Procédures légales
13 – COMITÉS RÉGIONAUX
13.01 Territoire
13.02 Postes
13.03 Président régional siégeant au conseil d’administration
13.04 Règlements régionaux
13.05 Révocation
13.06 Rémunération
IV LES MEMBRES
14 - STATUT DE MEMBRE
14.01 Catégories
14.02 Membres réguliers
14.03 Membres honoraires
14.04 Membres émérites
14.05 Demande d’adhésion
14.06 Décision sur demande
14.07 Cartes
14.08Droit d'adhésion et cotisation
14.09 Membres en règle
14.10 Démission
14.11 Expulsion
15 - ASSEMBLÉES DES MEMBRES
15.01 Assemblées au Québec
15.02 Assemblées à l'étranger
15.03 Avis de convocation
15.04 Contenu de l'avis
15.05 Assemblées générales annuelles
15.06 Assemblées générales
15.07 Convocation par les membres
15.08 Renonciation à l'avis
15.09 Irrégularités
15.10 Quorum
15.11 Ajournement
15.12 Président et secrétaire
15.13 Procédure
15.14 Résolutions tenant lieu d'assemblée
16 - DROIT DE VOTE DES MEMBRES
16.02 Vote à main levée
16.03 Vote au scrutin
16.04 Scrutin postal
16.05 Scrutateur
17 DISSOLUTION-LIQUIDATION
ASSOCIATION DES RETRAITÉS ET RETRAITÉES DU GROUPE T V A INC.
Ces règlements généraux de la corporation, aussi désignés par l'expression règlement numéro 1, ont été établis par résolution du conseil d'administration et ratifiés par résolution des membres, le tout conformément à la Loi.
I LES DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1.01 DÉFINITIONS DES RÈGLEMENTS.
À moins d'une disposition expresse contraire ou à moins que le contexte ne le veuille autrement, dans les règlements de la corporation:
acte constitutif désigne le mémoire des conventions, les lettres patentes, les lettres patentes supplémentaires, les règlements adoptés en vertu des articles 21 et 87 de la Loi et les avis de l'article 32;
administrateurs désigne le conseil d'administration;
jours non juridiques désigne :
b) les 1 er et 2 janvier;
f) le 1 er juillet, anniversaire de la Confédération, ou le 2 juillet si le 1 er tombe un dimanche;
g .1) le deuxième lundi d'octobre;
dirigeant ou officier désigne le président de la corporation, le vice-président, le secrétaire, le secrétaire-adjoint, le trésorier, le trésorier-adjoint;
Inspecteur général désigne l'Inspecteur général des institutions financières nommé en vertu de la Loi sur les compagnies du Québec et chargé de l'administration de cette Loi;
Loi désigne la Loi sur les compagnies du Québec, L.R.Q., c. C-38 ainsi que tout amendement passé ou futur qui pourrait y être apporté et comprend toute Loi qui pourrait la remplacer, en tout ou en partie. Advenant un tel remplacement, toute référence à un article de la Loi devra être interprétée comme étant une référence à l'article l'ayant remplacé;
membre désigne toute personne satisfaisant aux conditions requises de l'une ou l'autre des catégories conférant le statut de membre de la corporation;
majorité simple désigne cinquante pour cent plus une des voix exprimées à une assemblée;
personne comprend un individu, une société du Code civil, une association, une personne morale, un fiduciaire, un exécuteur testamentaire, un tuteur, un curateur, un mandataire, une entité constituée en corporation indépendamment de son lieu ou mode de constitution;
règlements désigne les présents règlements ainsi que les autres règlements de la corporation alors en vigueur ainsi que toutes les modifications dont ils font l'objet;
représentant désigne tout administrateur, dirigeant ou officier ainsi que tout mandataire de la corporation;
vérificateur comprend une société de vérificateurs.
1.02 DÉFINITIONS DE LA LOI.
2 L'INTERPRÉTATION
Les termes employés au singulier seulement comprennent le pluriel et vice-versa, ceux employés au masculin comprennent le féminin et vice-versa.
À moins de disposition contraire, lorsque les règlements de la corporation confèrent un pouvoir discrétionnaire aux administrateurs, ces derniers exercent ce pouvoir comme ils l'entendent, avec intégrité et de bonne foi, au mieux des intérêts de la corporation. Les administrateurs peuvent également décider de ne pas exercer ce pouvoir. Aucune disposition des règlements ne doit être interprétée de façon à accroître la responsabilité des administrateurs au-delà de ce qui est prévu par la Loi.
En cas de contradiction entre la Loi, l'acte constitutif ou les règlements, la Loi prévaut sur l'acte constitutif et les règlements et l'acte constitutif prévaut sur les règlements.
Les titres utilisés dans les règlements ne le sont qu'aux fins de clarté et de référence et ils ne doivent pas être considérés dans l'interprétation des termes ou des dispositions des règlements.
Sous réserve des paragraphes 15.03 et 15.05, les avis ou documents dont la Loi, l'acte constitutif ou les règlements de la corporation exigent l'envoi aux membres peuvent être adressés par courrier ordinaire affranchi, par courrier recommandé ou certifié, par messager, par courriel (email), ou remis en personne aux membres à la dernière adresse figurant dans le livre de la corporation.
Les avis ou documents dont la Loi, l'acte constitutif ou les règlements de la corporation exigent l'envoi aux administrateurs peuvent être adressés par courrier ordinaire affranchi ou remis en personne aux administrateurs, à la dernière adresse figurant dans le livre de la corporation.
Les administrateurs auxquels sont envoyés des avis ou documents sont réputés, sauf s'il existe des motifs raisonnables à l'effet contraire, les avoir reçus à la date normale de la livraison par la poste. La signification d'un avis ou autre document adressé par courrier recommandé ou certifié à un membre est censée avoir été faite au temps où, suivant le cours ordinaire du service de la poste, doit avoir lieu la remise de la lettre recommandée ou certifiée qui le contient et, pour prouver le fait et la date de la signification, il suffit d'établir que la lettre a été recommandée ou certifiée, qu'elle a été correctement adressée et qu'elle a été déposée au bureau de poste, la date où elle a été déposée, et quel temps était nécessaire pour sa remise, suivant le cours ordinaire du service de la poste.
ADRESSES DES MEMBRES.
La corporation peut considérer comme seule personne ayant droit de recevoir les avis ou autres documents envoyés aux membres, la personne inscrite en tant que membre dans le livre de la corporation. Chaque membre doit donner à la corporation une adresse civique et/ou courriel (email) ou les avis et documents doivent lui être envoyés ou laissés, à défaut de quoi il sera réputé avoir renoncé à recevoir tels avis et documents.
MEMBRE INTROUVABLE.
La corporation n'est pas tenue d'envoyer les avis ou documents dont la Loi, l'acte constitutif ou les règlements de la corporation exigent l'envoi aux membres lorsqu'ils lui sont retournés plus de trois fois consécutives, sauf si le membre introuvable lui a fait connaître par écrit sa nouvelle adresse.
Les avis ou documents à envoyer ou à signifier à la corporation peuvent l'être par courrier recommandé ou certifié à l'adresse du siège social indiquée dans le dernier règlement remis à l'Inspecteur général en vertu de l'article 87 de la Loi ou à l'adresse de correspondance de la corporation telle qu'indiquée sur le dernier rapport annuel. La corporation est alors réputée, sauf s'il existe des motifs raisonnables à l'effet contraire, les avoir reçus ou en avoir reçu signification à la date normale de livraison par la poste.
Sous réserve de disposition contraire de la Loi, de l'acte constitutif ou des règlements de la corporation, lorsqu'un avis ou un document doit être envoyé, il peut être renoncé à cet avis ou au délai y relatif, ou il peut être consenti à l'abrègement de ce délai en tout temps, avec le consentement écrit de la personne qui peut y prétendre. Le présent paragraphe n'a pas pour effet d'imposer la nécessité d'un écrit lorsque la Loi, l'acte constitutif ou les règlements prévoient que la renonciation peut être donnée verbalement ou par tout autre moyen.
Lorsqu'un avis stipulant un nombre fixe de jours ou un avis s'étendant sur une période prédéterminée doit être donné en vertu d'une disposition de la Loi, de l'acte constitutif ou des règlements de la corporation, le jour suivant immédiatement la signification ou la mise à la poste de l'avis doit, à moins d'indication contraire, être compté comme étant le premier jour.
DATE DE RÉFÉRENCE.
Les administrateurs peuvent choisir d'avance, dans les cinquante (50) jours juridiques précédant l'opération en cause, la date ultime d'inscription, ci-après appelée date de référence, pour déterminer les membres habiles au droit de recevoir avis d'une assemblée ou d'y voter ou à toute autre fin. À défaut de fixation, constitue la date de référence pour déterminer les membres ayant qualité à toute fin, la date d'adoption de la résolution à ce sujet par les administrateurs, à l'heure de fermeture des bureaux de la corporation.
Le siège social de la corporation est situé au Québec, au lieu et/ou à l'adresse indiqué dans son acte constitutif ou à l'adresse indiquée dans le dernier règlement remis à l'Inspecteur général en vertu de l'article 87 de la Loi.
CHANGEMENT DU SIÈGE SOCIAL.
La corporation peut, par règlement, changer son siège social pourvu qu'il soit fixé au Québec; mais aucun règlement n'est valide, ni mis à exécution, à moins qu'il n'ait été approuvé par le vote d'au moins les deux tiers des membres ayant droit de vote, présents à une assemblée générale spéciale convoquée à cette fin, et qu'une copie, certifiée sous le sceau de la corporation, n'en ait été remise à l'Inspecteur général.
5 LE SCEAU ET LOGO
FORME DU SCEAU.
À moins qu'une forme ou une teneur différente ne soit approuvée par le conseil d'administration, le sceau de la corporation sera formé de deux cercles concentriques entre lesquels sera insérée la dénomination sociale de la corporation et l'année de constitution sera inscrite au centre de ce sceau.
La corporation peut adopter un logo selon les spécifications prescrites par les administrateurs.
SCEAU EXTRA-PROVINCIAL.
Si la corporation fait affaires en dehors de la province de Québec, elle peut adopter un sceau extra-provincial. La dénomination sociale de la corporation et/ou sa version dans la langue de la province, l'état ou le pays où ce sceau sera utilisé, l'année de constitution et le nom de la province, de l'état ou du pays y seront alors inscrits, à moins que le conseil d'administration ne prescrive une teneur différente.
CONSERVATION DU SCEAU.
Le sceau est conservé au siège social de la corporation ou à tout autre endroit déterminé par l'une des personnes autorisées à utiliser le sceau.
CONSERVATION DU SCEAU EXTRA-PROVINCIAL.
Le sceau extra-provincial est conservé à la principale place d'affaires de la corporation située dans la province, l'état ou le pays où ce dernier est utilisé ou à tout autre endroit déterminé par l'une des personnes autorisées à l'utiliser.
UTILISATION DU SCEAU.
L'utilisation du sceau sur un document émanant de la corporation doit être autorisée par le conseil d’administration.
UTILISATION DU SCEAU EXTRA-PROVINCIAL.
Les administrateurs déterminent les représentants autorisés à utiliser le sceau extra-provincial de la corporation et seul un représentant ainsi autorisé peut apposer ce dernier sur un document émanant de la corporation.
Les tiers de bonne foi peuvent présumer que les documents portant le sceau de la corporation et provenant d'un de ses administrateurs, officiers, dirigeants ou autres mandataires sont valides.
6 LE LIVRE ET LES REGISTRES.
LIVRE DE LA CORPORATION.
Les administrateurs choisissent un ou plusieurs livres où figurent, le cas échéant, les documents suivants:
a) une copie de l'acte constitutif;
b) les règlements de la corporation et leurs modifications;
c) les procès-verbaux des réunions et les résolutions du conseil d'administration et de ses comités;
d) les procès-verbaux des assemblées des membres, certifiés par le président de la corporation ou de l'assemblée ou encore par le secrétaire de la corporation ainsi que les résolutions tenant lieu d'assemblée des membres de la corporation;
e) une liste des personnes qui sont ou qui ont été administrateurs de la corporation en indiquant leur nom, adresse, occupation et pays de résidence ainsi que le début et la fin de leurs mandats respectifs;
f) une liste des membres indiquant les nom, adresse de chacun d'eux ainsi que la date à laquelle ils ont été enregistrés à ce titre dans le livre de la corporation et, le cas échéant, la date à laquelle cet enregistrement a été radié;
g) un registre des hypothèques indiquant toute hypothèque et charge grevant les biens de la corporation, donnant, pour chaque cas, une description succincte des biens hypothéqués, ou grevés, le montant de l'hypothèque ou de la charge et, sauf dans le cas d'obligations ou autres valeurs à ordre ou au porteur, les noms des créanciers hypothécaires ou des ayants droit. En ce qui regarde les hypothèques et charges garantissant le paiement des obligations et autres valeurs payables à l'ordre ou au porteur, il suffit d'indiquer le nom du fidéicommissaire en faveur duquel l'hypothèque est constituée.
La corporation tient également, à son siège social au Québec ou à la résidence du trésorier, un ou plusieurs livres où sont inscrits ses recettes et déboursés et les matières auxquelles se rapportent les uns et les autres, ses transactions financières ainsi que ses créances et obligations.
Sous réserve de la Loi, les membres, les créanciers de la corporation ainsi que leurs mandataires peuvent consulter l'acte constitutif de la corporation, ses règlements et leurs modifications, les procès-verbaux des assemblées des membres et les résolutions des membres, les registres relatifs aux administrateurs et aux membres de la corporation ainsi que le registre des hypothèques et le dernier rapport annuel de la corporation, pendant les heures normales d'ouverture des bureaux de la corporation.
COPIES NON CERTIFIÉES.
Il est permis aux membres et aux créanciers ainsi qu'à leurs représentants d'obtenir, à leurs frais, des copies non certifiées d'extraits des livres, registres et documents mentionnés au paragraphe 6.03.
7 LES RÈGLEMENTS
Sauf disposition contraire de l'acte constitutif ou des règlements de la corporation, les administrateurs peuvent, par résolution, établir, modifier ou révoquer tout règlement portant sur les affaires de la corporation.
Les règlements établis, modifiés ou révoqués par les administrateurs conformément au paragraphe 7.01 doivent être soumis aux membres dès l'assemblée générale annuelle suivante. Ceux-ci peuvent les ratifier ou les rejeter. Toutefois, il est possible d'obtenir, dans l'intervalle, la ratification de ces règlements par une assemblée générale spéciale de la corporation dûment convoquée à cette fin. Les règlements relatifs aux dirigeants et aux employés de la corporation n'ont pas besoin d'être approuvés par les membres pour demeurer en vigueur. Toutefois, advenant le rejet par les membres d'un règlement ou le défaut des administrateurs de soumettre ce règlement à l'assemblée des membres, toute résolution ultérieure des administrateurs dans les deux (2) ans qui suivent, visant essentiellement le même but, ne peut entrer en vigueur qu'après sa ratification par les membres.
Les règlements établis, modifiés ou révoqués par les administrateurs conformément aux paragraphes 7.01 et 7.02 entrent en vigueur à la date de la résolution des administrateurs. Après ratification par les membres, ils demeurent en vigueur. Ils cessent cependant d'avoir effet après leur rejet par les membres ou à défaut par les administrateurs de les soumettre aux membres à l'assemblée générale annuelle suivant leur adoption.
Une copie d'un règlement de la corporation, revêtue de son sceau et portant la signature du président ou du secrétaire, est admise contre tout membre de la corporation comme faisant par elle-même preuve du règlement.
8 LES FINANCES
Les opérations bancaires et financières de la corporation s'effectuent avec les banques ou institutions financières que les administrateurs désignent. Les administrateurs désignent aussi les personnes pour effectuer ces opérations bancaires ou financières pour le compte de la corporation.
La date de la fin de l'exercice financier de la corporation est le 31 août de chaque année.
NOMINATION DU VÉRIFICATEUR OU DE L'EXPERT-COMPTABLE.
Les administrateurs doivent, par voie de résolution ordinaire, à leur première réunion et à chaque réunion annuelle subséquente, nommer un vérificateur ou tout autre expert-comptable dont le mandat expirera à la clôture de la réunion annuelle suivante. À défaut de nomination d'un nouveau vérificateur ou expert-comptable, le vérificateur ou l'expert-comptable en fonction poursuit son mandat jusqu'à la nomination de son successeur. Les administrateurs peuvent également nommer plus d'un vérificateur ou expert-comptable.
RÉMUNÉRATION DU VÉRIFICATEUR OU DE L'EXPERT-COMPTABLE.
Les administrateurs déterminent la rémunération du vérificateur ou de l'expert-comptable sans qu'il soit nécessaire d'adopter une résolution à cet effet.
QUALIFICATION DU VÉRIFICATEUR OU DE L'EXPERT-COMPTABLE.
Le vérificateur ou l'expert-comptable doit être indépendant de la corporation, de ses administrateurs et de ses dirigeants. Est réputée ne pas être indépendante la personne qui, ou dont l'associé, est associée, administrateur, dirigeant ou employée de la corporation. Le vérificateur ou l'expert-comptable doit se démettre dès qu'à sa connaissance, il ne possède plus les qualités requises pour occuper son poste.
MANDAT DU VÉRIFICATEUR OU DE L'EXPERT-COMPTABLE.
Le mandat du vérificateur ou de l'expert-comptable prend fin avec son décès, sa démission ou sa révocation conformément au paragraphe 8.07. La démission du vérificateur ou de l'expert-comptable prend effet à la date de son envoi par écrit à la corporation ou, si elle est postérieure, à celle que précise cette démission.
RÉVOCATION DU VÉRIFICATEUR OU DE L'EXPERT-COMPTABLE.
Le vérificateur ou l'expert-comptable peut être révoqué en tout temps par les administrateurs réunis en réunion spéciale. Une vacance crée par la révocation du vérificateur ou de l'expert-comptable peut-être comblée par les administrateurs, à la réunion où la révocation a été prononcée ou, à défaut à toute autre réunion du conseil d'administration. La personne nommée pour remplacer le vérificateur ou l'expert-comptable reste en fonction jusqu'à l'expiration du terme du mandat initial.
9 LES ADMINISTRATEURS
La corporation est administrée par un conseil composé du nombre d'administrateurs indiqué dans l'acte constitutif de la corporation; ce nombre peut être modifié conformément à l'article 87 de la Loi. Le conseil d'administration peut être désigné sous tout autre nom dans toute publication émanant de la corporation.
GENS D'ÉLIGIBILITÉ.
Seuls peuvent être administrateurs, les membres de Classe "A" en règle de la corporation, à l'exception des interdits, des faibles d'esprit et des faillis non libérés.
9.03 ADMINISTRATEURS PROVISOIRES
Les personnes ayant requis la constitution de la corporation en deviennent les premiers administrateurs et demeurent en fonction jusqu'à ce que leurs successeurs soient nommés ou élus. Toutefois, les premiers administrateurs dont le mandat se termine sont rééligibles.
AMENDEMENT DU 4 NOVEMBRE 2010
9.04 ÉLECTION du président, du vice-président/trésorier et secrétaire pour le c.a.
Le président, le vice-président/trésorier et la secrétaire du conseil d'administration doivent obligatoirement être membres de l'ARRGTVA de la section de Montréal et doivent être élus en assemblée générale pour une période de 5 ans.
Ils deviennent les seuls liens de communication avec la direction de TVA.
Sauf disposition contraire de l'acte constitutif et sous réserve du paragraphe 16.04, les administrateurs sont élus à une majorité simple des voix exprimées lors de l'assemblée générale annuelle des membres ou, le cas échéant, lors d'une assemblée générale spéciale convoquée à cette fin.
9.05 MANDAT.
Chaque administrateur demeure en fonction pour cinq (5) ans ou jusqu'à ce que son remplaçant soit choisi, à moins que le mandat de l'administrateur ne prenne fin avant terme. L'administrateur dont le mandat se termine est rééligible.
10 LES POUVOIRS DES ADMINISTRATEURS
Les administrateurs peuvent exercer tous les pouvoirs de la corporation sauf ceux que la Loi réserve expressément aux membres.
CONTRATS SOUMIS AUX MEMBRES.
Le conseil peut soumettre un contrat ou toute décision aux membres réunis en assemblée générale spéciale ou annuelle afin d'obtenir leur approbation, ratification ou confirmation. Pareille approbation, ratification ou confirmation a la même valeur et lie la corporation et ses membres comme si elle émanait de tous et chacun des membres de la corporation.
DÉPENSES DE 5 000,00 $ ET PLUS.
Toute dépense de 5 000,00 $ et plus doit, au préalable, être entérinée à une assemblée générale ou spéciale.
ÉTABLISSEMENT DU BUDGET ANNUEL (amendement du 4 novembre 2010)
Les administrateurs doivent s’inspirer des lignes de conduites suivantes (et dans l’ordre ci-après indiqué) pour l’établissement du budget des dépenses au début de chaque exercice financier :
a)Un fond de 20,000$ sera conservé en dépôt (15,000$ Fixe et 5,000$ rachetable en CPG pour tout cas d'entraide humanitaire et autres déboursés exceptionnels.
b)De la subvention annuelle 20,000$ reçue de TVA, des cotisations des membres, des intérêts, et de subventions reçues, on remplacera tout montant manquant au 5,000$ rachetable et 40% du montant restant sera réservé pour les frais d'administration.
c)Le reste du montant disponible subventionnera les activités proposées par le conseil d’administration ou les différents comités régionaux et sera réparti entre lesdits comités régionaux au prorata du nombre de membres réguliers en règle de chacun des comités régionaux en date du 1er septembre de l'année courante. Lesdits montants seront payés par le conseil d’administration sur présentation de pièces justificatives;
d)Une avance maximale de 1,500$ sera déposée dans le compte de chacune des régions de Québec et Sherbrooke, de 3,000$ dans celui de Montréal et de 1,000$ dans celui de Chicoutimi au début de chaque année.
e)Tout montant résiduel d'une région, à la fin de l'année financière, restera à son crédit jusqu'à un montant de 20% de la distribution de l'année concernée (sans inclure le résiduel de l'année précédente) et la différence retournera à la centrale. Par contre, si une région accumule un déficit une année donnée, elle en assumera le coût lors du partage de l'année suivante.
f)Le conseil d’administration s’inspirera des barèmes suivants pour subventionner les activités proposées par les comités régionaux:
a.Si le coût de l’activité est entre 1 $ et 200 $ par personne (incluant les taxes), la subvention sera d'un maximum de 40% avec un maximum de de 40$.
b.Si le coût de l’activité dépasse 200$ par personne (incluant les taxes) aucune subvention sera accordée.
c) L'attribution de prix de présence lors des activités est laissée à la discrétion des comités régionaux avec un maximum de 2$ par personne.
11 LES RÉUNIONS DES ADMINISTRATEURS.
Le président, tout vice-président, le secrétaire ou deux administrateurs peuvent en tout temps convoquer une réunion des administrateurs. Ces réunions doivent être convoquées au moyen d'un avis envoyé par courrier ou remis en personne aux administrateurs, à la dernière adresse figurant dans le livre de la corporation. L'avis de convocation doit indiquer le lieu, la date et l'heure de la réunion et parvenir au moins deux (2) jours juridiques précédant la date fixée pour cette réunion. L'administrateur est réputé avoir reçu cet avis dans le délai normal de livraison par la poste, sauf s'il existe des motifs raisonnables de croire que cet avis n'a pas été reçu à temps ou qu'il n'a pas été reçu du tout. Si l'adresse d'un administrateur n'apparaît pas au livre de la corporation, cet avis de convocation peut être posté à l'adresse où, au jugement de l'expéditeur, l'avis est le plus susceptible de parvenir à l'administrateur dans les meilleurs délais.
À chaque année, immédiatement après l'assemblée générale annuelle des membres, se tient une réunion des administrateurs nouvellement élus et formant quorum, aux fins de nommer les dirigeants, le vérificateur ou l'expert-comptable de la corporation ainsi que les autres représentants de la corporation. Cette réunion a lieu sans avis de convocation, à moins qu'un acte relatif aux fonctions réservées aux administrateurs ne doive y être posé.
RÉUNION EN CAS D'URGENCE.
Une réunion des administrateurs peut être convoquée par tout moyen, au moins trois heures avant la réunion, par chacune des personnes ayant le pouvoir de convoquer une réunion des administrateurs, si, de l'avis de cette personne, il est urgent qu'une réunion soit tenue. Aux fins d'apprécier la validité de la réunion convoquée d'urgence, cet avis de convocation sera considéré comme suffisant.
Tout administrateur peut, verbalement ou par écrit, renoncer à l'avis de convocation d'une réunion du conseil d'administration ainsi qu'à tout changement dans cet avis ou dans le délai qui y est indiqué. Telle renonciation peut être valablement donnée avant, pendant ou après la réunion concernée. La présence d'un administrateur à la réunion équivaut à renonciation, sauf s'il y assiste spécialement pour s'opposer aux délibérations en invoquant entre autres que la réunion n'a pas été régulièrement convoquée. La signature de résolutions écrites tenant lieu de réunion équivaut également à renonciation à l'avis de convocation ainsi qu'à la tenue d'une véritable réunion.
Les réunions du conseil d'administration se tiennent au siège social de la corporation ou à tout autre endroit, au Québec ou ailleurs, fixé par les administrateurs.
Sous réserve de l'acte constitutif et des règlements de la corporation, le quorum à une réunion du conseil d'administration est fixé par le conseil d'administration mais jusqu'à ce qu'il en soit ainsi décidé autrement, le quorum est fixé à la majorité des administrateurs alors en fonction. En l'absence de quorum dans les quinze (15) minutes suivant l'ouverture de la réunion, les administrateurs ne peuvent délibérer que sur son ajournement. Le quorum doit être maintenu pendant toute la durée de la réunion.
Le président de la corporation, ou à son défaut, tout vice-président, préside les réunions du conseil et le secrétaire de la corporation y agit comme secrétaire. À défaut, les administrateurs choisissent parmi eux un président et, le cas échéant, toute personne pour agir comme secrétaire de la réunion.
Le président de la réunion du conseil d'administration veille à son bon déroulement, soumet aux administrateurs les propositions sur lesquelles un vote doit être pris et d'une façon générale, établit de façon raisonnable et impartiale la procédure à suivre, sous réserve de la Loi, des règlements et de la procédure habituellement suivie lors d'assemblées délibérantes. À défaut par le président de soumettre une proposition, tout administrateur peut la soumettre lui-même avant la fin ou l'ajournement de la réunion; si cette proposition relève du conseil d'administration et si sa mention à l'avis de convocation n'est pas requise, le conseil d'administration en est saisi sans nécessité que la proposition soit appuyée. À cette fin, l'ordre du jour de toute réunion du conseil d'administration est présumé prévoir une période permettant aux administrateurs de soumettre leurs propositions.
Tout administrateur a droit à un vote et toutes les questions soumises au conseil d'administration doivent être décidées à la majorité simple des administrateurs votant. Le vote est pris à main levée à moins que le président de la réunion ou un administrateur présent ne demande le vote au scrutin. Si le vote se fait au scrutin, le secrétaire de la réunion agit comme scrutateur et dépouille le scrutin. Dans les deux cas, si un ou plusieurs administrateurs participent à la réunion par des moyens techniques, ils communiquent verbalement au secrétaire le sens dans lequel ils exercent leur vote. Le vote par procuration n'est pas permis aux réunions des administrateurs. Le président de la réunion n'a pas de vote prépondérant au cas de partage des voix.
COMMUNICATION ENTRE ADMINISTRATEURS.
Un, plusieurs ou tous les administrateurs peuvent, avec le consentement de tous les autres administrateurs de la corporation, que ce consentement soit donné avant, pendant ou après la réunion, participer à une réunion du conseil d'administration à l'aide de moyens techniques, dont le téléphone, leur permettant de communiquer avec les autres administrateurs ou personnes participant à la réunion. Ces administrateurs sont en pareil cas réputés assister à la réunion, laquelle est alors réputée être tenue au Québec. Une réunion tenue en utilisant des moyens techniques peut avoir lieu pour délibérer sur toute question, dont notamment l'adoption d'un règlement, l'une quelconque des fonctions réservées aux administrateurs ou le remplacement d'un administrateur. Un administrateur peut également dénoncer tout conflit d'intérêts lors de pareille réunion. Le secrétaire tient un procès-verbal de ces réunions. La déclaration du président et du secrétaire de la réunion ainsi tenue à l'effet qu'un administrateur a participé à la réunion vaut jusqu'à preuve du contraire. En cas d'interruption de la communication, la réunion demeure valide si le quorum est maintenu.
RÉSOLUTIONS TENANT LIEU DE RÉUNION.
Les résolutions écrites, signées de tous les administrateurs habiles à voter sur ces dernières lors des réunions du conseil d'administration, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces réunions. Un exemplaire de ces résolutions doit être conservé avec les procès-verbaux des délibérations du conseil.
Le président d'une réunion des administrateurs peut, avec le consentement de la majorité des administrateurs présents, ajourner cette réunion à une autre date et à un autre lieu sans qu'il soit nécessaire de donner un nouvel avis de convocation aux administrateurs. Lors de la reprise de la réunion, le conseil d'administration peut valablement délibérer sur toute question non réglée lors de la réunion initiale pourvu qu'il y ait quorum. Les administrateurs constituant le quorum lors de la réunion initiale ne sont pas tenus de constituer le quorum lors de la reprise de cette réunion. S'il n'y a pas quorum à la reprise de la réunion, la réunion est réputée avoir pris fin à la réunion précédente où l'ajournement fut décrété.
Les décisions prises lors d'une réunion des administrateurs sont valides, nonobstant l'irrégularité de l'élection, de la nomination de l'un ou plusieurs d'entre eux ou de leur inhabilité à être administrateur.
12 LES DIRIGEANTS ET AUTRES REPRÉSENTANTS.
NOMINATION OU ÉLECTION.
Les administrateurs élisent parmi eux un président et un ou plusieurs vice-présidents de la corporation. Les administrateurs peuvent également nommer tout autre officier ou dirigeant de la corporation tel un secrétaire, un trésorier ainsi que des adjoints à ces derniers parmi les administrateurs.
Les administrateurs ou le président, avec le consentement des administrateurs, peuvent créer tout nouveau poste et y nommer, pour représenter la corporation et exercer les fonctions qu'ils déterminent, des personnes capables, qu'elles soient ou non membres de la corporation.
Une même personne peut occuper deux ou plusieurs fonctions au sein de la corporation pourvu qu'elles ne soient pas incompatibles les unes avec les autres. Lorsqu'une même personne cumule les fonctions de secrétaire et de trésorier, elle peut être désignée sous le titre de secrétaire-trésorier de la corporation.
Le mandat des dirigeants ou officiers et autres représentants de la corporation débute avec leur acceptation, laquelle peut s'inférer de leurs actes. Ils restent en fonction jusqu'à ce que leurs remplaçants soient nommés par les administrateurs, à moins que leur mandat ne prenne fin avant terme conformément aux paragraphes 12.05 à 12.07.
Tout représentant peut résigner ses fonctions en faisant parvenir au siège social de la corporation, par messager ou par courrier recommandé ou certifié, une lettre de résignation. La résignation d'un représentant doit être approuvée par le conseil d'administration. Lors de telle approbation, la résignation prend effet à compter de la réception de la lettre par la corporation ou à toute autre date ultérieure qui y est mentionnée. La résignation d'un représentant n'a cependant lieu que sous réserve de tout contrat d'emploi existant entre ce dernier et la corporation. Enfin, la résignation d'un dirigeant ne peut avoir lieu à une époque préjudiciable à la corporation.
Le conseil d'administration peut révoquer le mandat de tout représentant et procéder au choix de son remplaçant. La destitution d'un représentant n'a cependant lieu que sous réserve de tout contrat d'emploi existant entre ce dernier et la corporation.
Le mandat d'un représentant se termine par son décès, son interdiction, sa faillite, un changement d'état par suite duquel sa capacité civile est affectée, par l'accomplissement de l'affaire ou l'expiration du temps pour lequel son mandat a été donné.
RÉMUNÉRATION ET INDEMNISATION.
La corporation indemnise son représentant qui n'est pas en faute des pertes qu'il a essuyées en exécutant son mandat. La rémunération des représentants de la corporation est fixée par les administrateurs sans qu'il soit nécessaire d'adopter une résolution à cet effet. Cette rémunération s'ajoute, en l'absence de dispositions contraires, à toute rémunération versée à un autre titre au représentant par la corporation. À défaut de pareille décision, le mandat du représentant est gratuit, sous réserve d'une convention au contraire et des droits du représentant en vertu du quasi-contrat de negotiorum gestio et de l'enrichissement sans cause. (Cet article est assujetti aux restrictions des articles 9.11 et 10.05).
Sous réserve de l'acte constitutif ou des règlements de la corporation, les administrateurs déterminent les pouvoirs des dirigeants ou officiers et autres représentants de la corporation. Les administrateurs peuvent leur déléguer tous leurs pouvoirs sauf ceux qu'ils doivent nécessairement exercer ou ceux qui requièrent l'approbation des membres. Les dirigeants ou officiers et autres représentants ont aussi les pouvoirs qui découlent de la Loi ou de leurs fonctions. De plus, ils peuvent les exercer tant au Canada qu'à l'étranger. En cas d'absence, d'incapacité, de refus ou de négligence d'agir ou pour tout autre motif que les administrateurs jugent suffisant, les administrateurs peuvent déléguer à titre exceptionnel et pour le temps qu'ils déterminent les pouvoirs d'un dirigeant ou officier ou encore d'un représentant à une autre personne.
Les représentants doivent agir dans l'intérêt de la corporation et dans les limites de leurs mandats respectifs. Ils sont réputés avoir agi dans les limites de leurs mandats lorsqu'ils les remplissent d'une manière plus avantageuse pour la corporation. Ils sont responsables à l'égard de la corporation lorsqu'ils accomplissent seuls quelque chose qu'ils n'étaient chargés de faire que conjointement avec un ou plusieurs autres.
Le président de la corporation en assume la haute direction, sous le contrôle des administrateurs. Il surveille, administre et dirige généralement les affaires de la corporation, à l'exception des fonctions réservées aux administrateurs et des affaires devant être transigées par les membres lors d'assemblées générales. Il exerce tous les devoirs et pouvoirs qui lui sont délégués par le conseil d'administration. Il préside, s'il est présent, toutes les réunions des administrateurs et autres comités et toutes les assemblées des membres. Il s'assure finalement que toutes les décisions et politiques adoptées ou ratifiées par les membres et/ou le conseil sont correctement et effectivement mises en vigueur.
En l'absence du président ou en cas d'incapacité, de refus ou de négligence d'agir de celui-ci, le vice-président possède tous les pouvoirs et assume tous les devoirs du président. S'il y a plus d'un vice-président, le président désigne tout vice-président pour agir à sa place et à défaut par le président de ce faire, le conseil d'administration peut le faire et finalement à défaut du conseil de ce faire, les vice-présidents pourront agir par ordre d'ancienneté. Dans les cas où le président demande au vice-président de représenter la corporation en tant qu'officier exécutif de cette dernière, les responsabilités et pouvoirs du vice-président sont limités au mandat spécifique donné par le président.
Le trésorier a la charge générale des finances de la corporation. Il est responsable de tous fonds, titres, livres, quittances et autres documents financiers de la corporation. Il veille à déposer l'argent et autres valeurs au nom et au crédit de la corporation à la banque ou institution financière choisie par les administrateurs. Il doit soumettre à chaque réunion du conseil d'administration, lorsque requis par le président ou un administrateur, un relevé détaillé de la situation financière de la corporation. Il doit fournir les états financiers de la corporation, préparés conformément à la Loi, soumettre un budget pour la prochaine année financière ainsi que toute recommandation concernant un changement possible de la cotisation annuelle, lors de la réunion du conseil d'administration précédant l'assemblée générale annuelle des membres. Il est chargé de recevoir et de donner des quittances pour les sommes dues et payables à la corporation provenant de quelque source que ce soit. Il accomplit tous les devoirs inhérents à sa charge, ainsi que les pouvoirs et fonctions déterminés par les administrateurs. Ces derniers peuvent nommer un adjoint au trésorier dans le but de l'assister.
De façon générale, le secrétaire est responsable pour maintenir une communication satisfaisante, tant orale qu'écrite, à l'intérieur de la corporation. Il agit comme secrétaire aux réunions du conseil d'administration, de ses comités et aux assemblées des membres. Il doit s'assurer que les avis sont donnés conformément aux dispositions de la Loi et des règlements de la corporation et tenir les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration, de ses comités et des assemblées des membres dans un registre prévu à cette fin. De plus, il doit garder en sûreté le sceau de la corporation. Il est également tenu au classement des archives de cette dernière, y compris des livres contenant les noms et adresses des administrateurs et des membres de la corporation. Il contresigne les procès-verbaux et les certificats de membres, le cas échéant. Il prépare chaque année une liste de personnes qui sont membres de la corporation. Il complète et signe la déclaration annuelle de la corporation ainsi que son duplicata. Il la fait ensuite parvenir à l’Inspecteur général avant le premier septembre de chaque année et conserve le duplicata au siège social. Il exécute finalement les mandats qui lui sont confiés par le président ou les administrateurs. Le secrétaire-adjoint exerce les pouvoirs et les fonctions qui lui sont délégués par les administrateurs ou par le secrétaire.
Les administrateurs, le président ou toute personne mandatée par l'un quelconque d'entre eux, pourront exiger que certains des dirigeants ou officiers, représentants et employés de la corporation fournissent des cautionnements relativement au bon accomplissement de leurs pouvoirs et obligations, en la forme et comportant les garanties que les administrateurs pourront préciser.
Tout dirigeant devra divulguer son intérêt dans tout contrat important ou contrat important projeté entre lui et la corporation. Les règles régissant la divulgation d'intérêts par les administrateurs s'appliquent mutatis mutandis aux dirigeants.
Les contrats, documents ou actes écrits nécessitant la signature de la corporation peuvent être signés par le président seul s’il a déjà reçu une autorisation à cet effet par le conseil d'administration ou par deux personnes occupant les postes de vice-président, d'administrateur, de secrétaire, de trésorier. Les mots contrats, documents ou actes écrits comprennent notamment les actes, hypothèques, charges, transferts et cessions de biens de toute nature, nantissements, transports, titres, conventions, reçus et quittances, obligations, débentures et autres valeurs mobilières, chèques ou autres lettres de change de la corporation.
PROCÉDURES LÉGALES.
Le président, tout dirigeant ou officier ou toute autre personne autorisée par les administrateurs sont respectivement autorisés à comparaître et à répondre pour la corporation à tout bref, ordonnance, interrogatoire sur faits et articles, émis par toute cour; à répondre au nom de la corporation à toute saisie-arrêt dans laquelle la corporation est tierce-saisie et à faire tout affidavit ou déclaration assermentée reliée à telle saisie-arrêt ou à toute autre procédure à laquelle la corporation est partie; à faire des demandes de cession de biens ou des requêtes pour ordonnance de liquidation ou ordonnance de séquestre contre tout débiteur de la corporation; à être présent et à voter à toute assemblée de créanciers des débiteurs de la corporation; à accorder des procurations et à poser relativement à ces procédures tout autre acte ou geste qu'ils estiment être dans le meilleur intérêt de la corporation.
13 LES COMITÉS RÉGIONAUX
Le conseil d’administration détermine les limites territoriales des comités régionaux.
Un comité régional comprend les postes suivants, lesquels devront être comblés par ses membres réunis en assemblée générale avant le premier (1er) octobre de chaque année ou lors de l’assemblée générale de la corporation :
·un président
·un vice-président
·un secrétaire-trésorier et/ou un secrétaire et/ou un trésorier
PRÉSIDENT RÉGIONAL SIEGEANT AU CONSEIL D’ADMINISTRATION.
Le président régional siège au conseil d’administration.
RÈGLEMENTS RÉGIONAUX.
Chaque région peut établir ses propres règlements pourvu qu’ils ne soient pas à l’encontre des dispositions, des statuts et règlements de la corporation, et qu’ils soient approuvés par le conseil d’administration.
Le conseil d’administration peut suspendre et/ou révoquer un comité régional qui refuse de se conformer aux statuts et règlements de la corporation.
Les membres des comités régionaux ne reçoivent aucune rémunération en raison de leur mandat. Ils peuvent toutefois être rémunérés à titre de dirigeants, d'officiers ou d'employés de la corporation si, au préalable, les rémunérations ont été entérinées lors d'une assemblée générale annuelle ou spéciale. Les membres des comités régionaux peuvent recevoir des avances et ont le droit d'être remboursés pour tous les frais encourus dans l'exécution de son mandat.
14 LE STATUT DE MEMBRE
La corporation comprendra trois (3) catégories de membres : le membre régulier, le membre émérite et le membre honoraire. Les droits, conditions et restrictions afférents à chacune des catégories sont déterminés dans l'acte constitutif de la corporation ou à défaut de disposition à cet égard, dans les règlements de la corporation
Un membre régulier désigne :
tout employé retraité du groupe TVA (la « Classe A »);
tout employé ayant quitté le groupe TVA après huit (8) ans ou plus de service; ou
tout conjoint tant légal que de fait d’un employé de catégorie (a) ou (b) (que ledit employé soit vivant ou décédé).
Tout membre régulier est considéré comme membre émérite dès qu’il atteint l’âge de 80 ans. Tout conjoint tant légal que de fait d’un membre émérite peut devenir un membre régulier ou membre émérite (dépendamment de son âge).
Les administrateurs peuvent désigner chaque année comme membre honoraire de la corporation toute personne ayant rendu service à la corporation, notamment par son travail ou par ses donations, en vue de promouvoir la réalisation de ses objectifs.
14.05 DEMANDE D'ADHÉSION.
Toute demande d'adhésion d'un retraité, doit être adressée au secrétaire de la corporation et son acceptation sera automatique sur paiement complet des droits d'adhésion et de cotisation à moins que le conseil d'administration en décide autrement pour cause. Toute autre demande d'adhésion doit être adressée au secrétaire de la corporation et être appuyée par au moins deux membres réguliers en règle avec la corporation. L'adhésion est toujours conditionnelle au paiement des droits d'adhésion et de cotisation fixés. Tout document ou renseignement supplémentaire requis avec la demande peut être spécifié par le conseil d'administration. Le conseil étudie chaque demande séparément et donne ses recommandations. Lors d'une recommandation négative, le conseil doit la communiquer au demandeur en temps opportun pour permettre à ce dernier de retirer sa demande avant qu'elle ne circule parmi les membres. Les membres peuvent donner leurs opinions sur toute demande d'adhésion.
14.06 DÉCISION SUR LA DEMANDE.
Le conseil d'administration, par résolution adoptée à la majorité de ses membres, rend ses décisions en regard des demandes d'adhésion. Les décisions sont rendues lors de réunion spéciale convoquée à cette fin sous réserve que toute recommandation du conseil soit diffusée aux membres avant la réunion.
14.07 CARTES.
Les administrateurs peuvent émettre des cartes de membres et en approuver la forme et la teneur. Les administrateurs émettront une carte de membre à vie à tout membre émérite.
DROIT D'ADHÉSION ET COTISATION.
Les administrateurs peuvent fixer le droit d'adhésion et la cotisation annuelle des membres de chaque catégorie, étant entendu que les membres émérites et les membres honoraires ne seront sujets à aucun droit d'adhésion et aucune cotisation annuelle. Le cas échéant, ces montants doivent être payés en argent ou par chèque et la cotisation annuelle est exigible avant la date de l'assemblée générale annuelle des membres de la corporation. Cependant, les administrateurs ne pourront modifier ces coûts qu'après avoir envoyé un avis d'au moins quatre semaines à chacun des membres les informant de toute modification et permettant ainsi de consulter les membres en assemblée générale.
Un membre est en règle avec la corporation lorsqu'il paie le droit d'adhésion et la cotisation selon les conditions et restrictions de sa catégorie.
Un membre peut démissionner en faisant parvenir un avis écrit à la corporation. Sa démission prend effet sur acceptation des administrateurs. Elle ne libère toutefois pas le membre du paiement de toute cotisation due à la corporation avant que sa démission ne prenne effet. Également, le remboursement de toute portion du terme non expiré de la cotisation annuelle n'est pas redevable mais le conseil d'administration peut accorder tel remboursement s'il le juge à propos.
Tout membre peut se voir contraint d'expliquer et de justifier ses actions, si de l'avis du conseil d'administration la conduite de ce dernier est contraire aux objectifs poursuivis par la corporation ou encore à ses règlements. Si le membre refuse ou se voit incapable de se justifier, le conseil peut demander sa résignation ou démission. Le membre refusant de démissionner ne pourra être expulsé de la corporation qu'après que le conseil aura donné un avis demandant l'expulsion du membre. Cet avis d'expulsion doit être considéré à la prochaine réunion du conseil et une copie de l'avis doit être remise au membre, dont l'expulsion est demandée, lui permettant ainsi de formuler une réponse écrite. Lorsqu'une réponse écrite est faite, elle doit être jointe avec l'avis. Finalement, le membre concerné devra avoir l'opportunité et le droit d'être entendu à la réunion selon la règle audi alteram partem. L'expulsion n'a lieu que par résolution du conseil d'administration adoptée à la majorité des membres lors d'une réunion spéciale convoquée à cette fin.
15 LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES
ASSEMBLÉES AU QUÉBEC.
Les assemblées des membres ont lieu au siège social de la corporation ou à tout autre endroit au Québec fixé par les administrateurs. Les assemblées peuvent être valablement tenues, à l'intérieur des limites du Québec, sur terre, sur mer ou dans les airs.
ASSEMBLÉES À L'ÉTRANGER.
Les assemblées des membres peuvent, avec le consentement unanime des membres ayant droit d'y assister, se tenir hors du Québec. Lorsqu'une assemblée des membres est tenue à l'extérieur du Québec, les membres qui ne sont pas présents et qui ont renoncé à l'avis de convocation ou ont consenti à la tenue de l'assemblée sont présumés avoir consenti à la tenue de l'assemblée à tel endroit. Toutes les affaires qui peuvent être transigées à une assemblée des membres peuvent être transigées à telle assemblée.
Un avis de convocation à toute assemblée des membres doit être expédié à chaque membre ayant le droit d'y assister et/ou habile à y voter, sous réserve du paragraphe 15.11. Cet avis doit être envoyé par courrier ordinaire affranchi, par courrier recommandé ou certifié, par messager, par courriel (email), ou remis en personne à sa dernière adresse connue inscrite au livre de la corporation, au moins dix (10) jours juridiques et au plus quarante-cinq (45) jours juridiques avant la date fixée pour l'assemblée. Si l'adresse de quelque membre n'apparaît pas au livre de la corporation, l'avis peut être délivré par messager, par courriel (email), ou par la poste à l'adresse où, au jugement de l'expéditeur, il est le plus susceptible de parvenir à ce membre dans les meilleurs délais. Il n'est pas nécessaire de donner un avis de convocation lors de la reprise d'une assemblée des membres ajournée.
Tout avis de convocation doit mentionner le lieu, la date et l'heure de l'assemblée. L'avis de convocation d'une assemblée générale annuelle ne doit pas obligatoirement spécifier les buts de l'assemblée à moins que l'assemblée ne soit convoquée pour adopter ou ratifier un règlement ou pour décider de toute autre affaire devant normalement être soumise à une assemblée générale spéciale. L'avis de convocation à une assemblée générale spéciale doit mentionner en termes généraux toute affaire portée à l'ordre du jour et devant être réglée à cette assemblée. La signature de l'avis de convocation d'une assemblée peut être manuscrite ou reproduite mécaniquement.
Les assemblées générales annuelles des membres de la corporation sont tenues dans les quatre mois qui suivent la fin de l'exercice financier de la corporation. Lors de ces assemblées, les membres se réunissent aux fins de recevoir et de prendre connaissance de l'état financier de la corporation, d'élire les administrateurs et de prendre connaissance et de décider de toute autre affaire dont l'assemblée générale annuelle peut être légalement saisie. Les assemblées générales annuelles peuvent être convoquées par le président de la corporation ou tout administrateur conformément aux paragraphes précédents.
ASSEMBLÉES GÉNÉRALES SPÉCIALES.
Les assemblées générales spéciales des membres peuvent en tout temps être convoquées par le président de la corporation ou tout administrateur, au moyen d'un avis de convocation envoyé au moins dix (10) jours juridiques et au plus quarante-cinq (45) jours juridiques avant la date fixée pour telle assemblée. Une assemblée générale spéciale des membres peut également être convoquée par tout moyen, au moins deux (2) jours juridiques avant l'assemblée, si, de l'avis des administrateurs, il est urgent qu'une assemblée soit tenue.
CONVOCATION PAR LES MEMBRES.
Une assemblée générale spéciale des membres doit être convoquée à la requête d'au moins un dixième des membres de la corporation ayant le droit de vote. Cette requête doit indiquer en termes généraux l'objet de la discussion de l'assemblée requise, être signée par les requérants et déposée au siège social de la corporation. Sur réception d'une telle requête, il incombe au président ou au secrétaire de convoquer l'assemblée conformément aux règlements de la corporation. En cas de défaut de ce faire, tout administrateur peut convoquer une telle assemblée. Finalement, si l'assemblée n'est pas convoquée dans les vingt et un (21) jours juridiques de la date à laquelle la demande de convocation a été déposée au siège social de la corporation, au moins un dixième des membres ayant le droit de vote, signataires de la demande ou non, peuvent eux-mêmes convoquer cette assemblée générale spéciale.
RENONCIATION À L'AVIS.
Une assemblée des membres peut validement être tenue en tout temps et pour tout motif sans l'avis de convocation prescrit par la Loi ou les règlements, lorsque tous les membres ayant le droit d'assister et de voter à l'assemblée renoncent à l'avis de convocation de quelque façon que ce soit. Cette renonciation à l'avis de convocation de l'assemblée peut intervenir avant, pendant ou après la tenue de l'assemblée. De plus, la présence d'un membre équivaut à renonciation de sa part à l'avis de convocation, sauf s'il y assiste spécialement pour s'opposer à sa tenue en invoquant entre autre l'irrégularité de sa convocation.
Les irrégularités affectant l'avis de convocation ou son expédition, l'omission involontaire de donner un tel avis ou le fait qu'un tel avis ne parvienne pas à un membre n'affectent en rien la validité d'une assemblée des membres. De plus, le défaut accidentel de mentionner à l'avis de convocation une des affaires devant être soumise à l'assemblée, alors que telle mention est requise, n'empêche pas l'assemblée de considérer cette affaire à moins qu'il n'en résulte un préjudice pour un membre ou que ses intérêts ne risquent d'être lésés. Un certificat du secrétaire, d'un dirigeant ou d'un officier ou tout autre représentant dûment autorisé de la corporation constitue une preuve irréfragable de l'envoi d'un avis de convocation aux membres et lie chacun des membres.
Sous réserve de la Loi, de l'acte constitutif et des règlements de la corporation, la présence d'un membre à une assemblée ayant droit de vote constitue un quorum pour cette assemblée aux fins de choisir un président d'assemblée, le cas échéant, et de décréter l'ajournement de l'assemblée. Pour toute autre fin, le quorum est atteint à une assemblée des membres lorsque, au moins quinze (15) minutes après l'heure fixée pour l'assemblée, dix pour cent (10%) des membres ayant droit de vote sont présents ou avec procuration. Lorsque le quorum est atteint à l'ouverture d'une assemblée des membres, les membres peuvent délibérer, nonobstant le fait que le quorum ne soit pas maintenu pendant tout le cours de cette assemblée.
Le membre constituant le quorum aux fins d'ajournement de l'assemblée peut ajourner l'assemblée des membres. Le président de l'assemblée peut, avec le consentement des membres présents et ayant le droit de vote, ajourner quand il le juge opportun toute assemblée des membres à une date et une heure déterminées. Avis de l'ajournement d'une assemblée pour moins de trente (30) jours juridiques est donné par annonce faite lors de la première assemblée qui est ajournée. Si une assemblée des membres est ajournée une ou plusieurs fois pour un total de trente (30) jours juridiques ou plus, avis de l'ajournement de cette assemblée doit être donné de la même façon que l'avis de convocation à l'assemblée initiale. L'assemblée tenue selon les modalités de l'ajournement peut valablement délibérer pourvu qu'il y ait quorum. Les personnes constituant le quorum à l'assemblée initiale ne sont pas requises de constituer le quorum à la continuation de l'assemblée. À défaut de quorum à la reprise de l'assemblée, l'assemblée est réputée s'être terminée immédiatement après son ajournement.
Les assemblées des membres sont présidées par le président de la corporation ou, à son défaut, par un vice-président. Le secrétaire de la corporation exerce les fonctions de secrétaire aux assemblées des membres. À leur défaut, l'assemblée choisit toute personne pour agir comme président ou secrétaire de l'assemblée. Il n'est pas nécessaire de nommer un président et un secrétaire en cas d'ajournement.
Le président de l'assemblée des membres veille à son bon déroulement, soumet aux membres les propositions sur lesquelles un vote doit être pris et établit d'une façon raisonnable et impartiale la procédure à suivre, sous réserve de la Loi, de l'acte constitutif, des règlements et de la procédure habituellement suivie lors d'assemblées délibérantes. Il décide de toute question, y compris, mais sans restreindre la généralité de ce qui précède, les questions relatives au droit de vote des membres. Ses décisions sont finales et lient les membres.
RÉSOLUTIONS TENANT LIEU D'ASSEMBLÉE.
Les résolutions écrites, signées de tous les membres habiles à voter ces résolutions lors des assemblées des membres, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces assemblées. Un exemplaire de ces résolutions doit être conservé avec les procès-verbaux de ces assemblées.
16 DROIT DE VOTE DES MEMBRES
Sous réserve de l'acte constitutif et des règlements de la corporation, chaque membre a droit à un seul vote aux assemblées des membres. Ce droit est reconnu aux membres dont le nom figure au registre des membres à la date de référence ou à défaut d'une telle fixation, à l'heure de fermeture des bureaux, la veille de la date de l'avis ou en l'absence d'avis, à la date de l'assemblée. Tout membre qui doit des arrérages sur les frais d'adhésion ou de cotisation annuelle n'a pas le droit de voter à une assemblée des membres. Tout membre peut être représenté par une personne ayant une procuration écrite parvenue au su de la corporation au plus tard avant le début de l'assemblée.
Sous réserve du paragraphe 16.04, toute question soumise à une assemblée des membres doit être décidée par vote à main levée, à moins qu'un vote au scrutin ne soit demandé ou que le président de l'assemblée ne prescrive une autre procédure de vote. Le président de l'assemblée n'a pas de vote prépondérant au cas de partage des voix. À toute assemblée, la déclaration du président de l'assemblée qu'une résolution a été adoptée à l'unanimité ou par une majorité précise, ou qu'elle a été rejetée à l'unanimité ou par une majorité précise, est une preuve concluante à cet effet sans qu'il soit nécessaire de prouver le nombre ou le pourcentage des voix enregistrées en faveur ou contre la proposition.
VOTE AU SCRUTIN.
Le vote est pris au scrutin lorsque le président ou au moins dix pour cent des membres le demande. Chaque membre remet au scrutateur un bulletin de vote sur lequel il inscrit son nom et le sens dans lequel il exerce son vote. Le vote au scrutin peut être demandé avant ou après tout vote à main levée. Telle demande peut également être retirée avant qu'il n'y soit donné suite.
SCRUTIN POSTAL.
Les membres peuvent valablement exercer leur droit de vote pour l'élection des administrateurs et le choix des officiers au moyen d'un scrutin postal pourvu que:
la décision de tenir un scrutin postal soit prise par le conseil d'administration;
le nom des personnes mises en candidature et un bulletin de vote soient envoyés aux membres au moins vingt et un jours avant la date de fermeture du scrutin;
les personnes mises en candidature puissent faire parvenir aux membres un énoncé de leur position à l'égard des affaires de la corporation, soit aux frais de la corporation, dans l'envoi ci-haut mentionné, soit à leur frais en tout temps avant le scrutin;
au moins cinquante pour cent des membres participent au scrutin postal; et
les bulletins de vote soient expédiés au secrétaire de la corporation qui vérifie l'identité des membres, s'assure que ces derniers sont en règle avec la corporation et transmet ces bulletins au scrutateur pour compilation.
Le président de l'assemblée des membres peut nommer une ou plusieurs personnes, qu'elles soient ou non-membres, dirigeants ou officiers de la corporation, pour agir comme scrutateurs à toute assemblée des membres. En l'absence d'une telle nomination, le secrétaire de l'assemblée agit comme scrutateur. Le scrutateur doit tenir compte de tout bulletin de vote reçu par la poste qui lui a été transmis par le secrétaire, le cas échéant.
17 DISSOLUTION ET LIQUIDATION
En cas de liquidation et de dissolution de la corporation, l'actif résiduaire, s'il en est, après le paiement intégral des dettes et obligations de la corporation, sera partagé conformément à l'acte constitutif de la corporation
Le présent règlement no. 1 abroge et remplace le règlement no. 1 (tel qu’amendé le 30 août 1999).
Ce qui précède est le texte amendé du règlement no. 1 dûment adopté par les membres de la corporation lors de l'assemblée générale annuelle du 27 octobre 2005.