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Timestamp: 2018-01-23 09:52:27+00:00
Document Index: 166896650

Matched Legal Cases: ["l'article 34", "l'article 6", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 34", "l'article 34"]

Archivé — Programme des adhérents pionniers de l'hydrogène - Vérification et évaluation
Archivé — Programme des adhérents pionniers de l'hydrogène
Présenté et approuvé par le CMVÉ le 9 janvier 2007
(104 Ko, 31 pages)
1.3 Stratégie de vérification
2.2 Objectifs de la vérification
2.4 Stratégie de vérification
2.5 Critères de vérification
2.6 Appréciation
3.0 Constatations détaillées découlant de la vérification
3.1 Sélection et approbation des requérants au titre du programme APH2
3.1.1 Examen des requérants
3.1.2 Examen et traitement des plans d'investissement
3.2 Contrôle des paiements
3.2.1 Surveillance de la stabilité financière du bénéficiaire
3.2.2 Veiller à ce que les bénéficiaires respectent les règles de cumul
3.2.3 Réception des rapports annuels et visites annuelles
3.2.4 Respect des lois applicables
3.2.5 Examen des réclamations
3.3 Opérations du programme
3.3.1 Indicateurs de rendement
3.3.2 Évaluations annuelles du risque lié à la vérification
3.4 Exécution du programme
3.4.1 Fonds non utilisés du budget du programme
Annexe A: Réponse de la gestion et plan d'action
Le Programme des adhérents pionniers de l'hydrogène (APh2) investit dans la mise en valeur d'une industrie canadienne qui exploite et utilise les technologies de l'hydrogène. C'est un programme qui encourage les grands industriels et leurs concurrents à unir leurs efforts afin de travailler ensemble. Il vise à faire connaître et accepter ces technologies d'avant-garde en contribuant à leur adoption et à leur démonstration dans la production d'énergie pour les transports et les besoins résidentiels et commerciaux.
Dans le cadre de l'Initiative de la technologie et de l'innovation, un financement de 60 millions de dollars a été approuvé sur cinq ans (de 2003–2004 à 2007–2008 inclusivement). Le programme APh2 est administré par Partenariat technologique Canada (PTC), un organisme de service spécial d'Industrie Canada.
À ce jour, le programme APh2 a permis d'investir plus de 22 millions de dollars dans quatre projets. Des ententes connexes de contribution ont été signées avec quatre consortiums de sociétés afin de démontrer les utilisations possibles des technologies de l'hydrogène et mettre en valeur les capacités canadiennes à différents endroits au Canada. Une cinquième entente de contribution a été approuvée par PTC, mais le consortium de sociétés concerné y a mis fin avant de recevoir quelque financement que ce soit.
Les objectifs de la vérification, énumérés ci-dessous, sont décrits dans le Cadre de vérification axé sur les risques (CVAR) élaboré pour le programme :
Des contrôles de l'exécution et des finances du programme suffisants pour cerner et évaluer les risques aux étapes de la sélection des projets, de l'approbation des paiements et de l'étude des projets et des opérations du programme;
Le bien-fondé des transactions;
Le caractère économique, l'efficience et l'efficacité administrative des opérations et des systèmes d'exécution du programme;
La conformité aux modalités du programme ainsi qu'aux politiques et procédures du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Cette mission de vérification couvrait les procédures administratives et opérationnelles mises en place pour le programme APh2 depuis sa création en 2003–2004. Nous devions notamment vérifier chacune des quatre ententes de contribution conclues dans le cadre du programme APh2; toutefois, les quatre projets étant tous en voie de réalisation, nous ne pouvions évaluer ni le processus de paiement final ni les procédures de fermeture. De plus, comme le programme APh2 ne prévoit aucun remboursement, cet aspect n'a pas non plus été examiné.
La stratégie utilisée était compatible avec le Guide de vérification des contributions fédérales, avec les sections pertinentes du CVAR et avec les normes de vérification généralement reconnues. La stratégie était axée sur les risques et adaptée aux quatre objectifs de vérification définis à la section 2.2. Notre stratégie de vérification comprenait trois phases distinctes : la planification, la vérification et l'établissement du rapport. Chaque phase était suffisamment souple pour s'adapter aux objectifs particuliers de la mission de vérification.
Durant notre vérification, nous avons observé que le programme APh2 avait prévu des contrôles précis. Ces contrôles assurent le respect des modalités du programme tout en laissant suffisamment de flexibilité pour laisser jouer forces dynamiques de l'industrie de l'hydrogène. La vérification a permis de déterminer les secteurs dans lesquels une meilleure documentation et une officialisation des processus seraient de nature à accroître l'efficacité et l'efficience opérationnelles du programme. Nous avons notamment relevé des cas où les procédures ne correspondaient pas aux politiques décrites dans le CVAR, dans le Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR) et dans les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Les recommandations administratives et opérationnelles liées au programme APh2 et soumises à la direction pour examen sont résumées ci-dessous.
Partenariat technologique Canada devrait :
Veiller à ce que la liste de vérification des projets soit remplie de manière cohérente et à ce que des dossiers soient tenus pour chacun des projets d'investissement présentés; et établir des comptes rendus des réunions du personnel qui portent sur le processus d'évaluation;
Continuer de préciser et documenter le processus de vérification des comptes prévu à l'article 34 et s'assurer que l'unité chargée de cette vérification possède des fiches valides de signataire autorisé;
Continuer de rappeler au bénéficiaire l'obligation qui lui est faite de présenter ses réclamations dans les 45 jours suivant la fin de la période des réclamations;
Continuer d'officialiser et de documenter le processus d'évaluation des risques et de planification de la vérification des activités des bénéficiaires;
Mettre en lumière et signaler aux cadres supérieurs du Ministère les cas de non-utilisation du financement approuvé ainsi que tout obstacle à la réalisation des objectifs stratégiques du programme afin d'assurer la visibilité du programme et l'élaboration de plans d'action appropriés.
Le Programme des adhérents pionniers de l'hydrogène (APh2) investit dans la mise en valeur d'une industrie canadienne qui exploite et utilise les technologies de l'hydrogène. C'est un programme qui encourage les grands industriels et leurs concurrents à unir leurs efforts afin de travailler ensemble. Il vise à faire connaître et accepter ces technologies d'avant-garde en contribuant à leur adoption et à leur démonstration dans la production d'énergie pour les transports et les besoins résidentiels et commerciaux. Les objectifs stratégiques du programme doivent mener aux résultats suivants :
acceptation accélérée, par le marché, des technologies de l'hydrogène et d'autres technologies compatibles;
attraction et rétention de talents à l'échelle internationale;
le Canada attire les investissements canadiens et étrangers;
contribuer à l'atteinte des objectifs du Canada vis-à-vis les changements climatiques.
Partenariat technologique Canada doit procéder à une vérification du Programme des adhérents pionniers de l'hydrogène, car celle-ci est prévue dans le plan de vérification 2005–2006 de la Direction de la vérification et de l'évaluation, d'Industrie Canada. Les objectifs de cette vérification sont décrits dans le Cadre de vérification axé sur les risques (CVAR) élaboré pour le programme. La vérification a porté plus particulièrement sur les aspects suivants :
La vérification a été réalisée en mars 2006 dans les bureaux du programme APh2 et a porté sur les procédures administratives et opérationnelles mises en place pour le programme APh2 depuis sa création en 2003–2004. Nous devions notamment vérifier chacune des quatre ententes de contribution conclues dans le cadre du programme APh2; toutefois, les quatre projets étant tous en voie de réalisation, nous ne pouvions évaluer ni le processus de paiement final ni les procédures de fermeture. De plus, comme le programme APh2 ne prévoit aucun remboursement, cet aspect n'a pas non plus été examiné.
La stratégie utilisée était compatible avec le Guide de vérification des contributions fédérales, avec les sections pertinentes du CVAR et avec les normes de vérification généralement reconnues. La stratégie était axée sur les risques et adaptée aux quatre objectifs de vérification définis à la section 2.2. Notre stratégie de vérification comprenait trois phases distinctes qui toutes avaient été conçues de manière suffisamment souple pour s'adapter aux objectifs particuliers de la mission de vérification. Les trois phases de la vérification étaient les suivantes :
Réunion de planification et de démarrage — Cette phase visait à s'assurer que toutes les parties comprennent de la même façon les paramètres des projets et à réunir des renseignements pertinents sur le programme APh2. Les procédures complétées durant cette phase furent :
Examen de la documentation du programme;
Entrevues avec les principaux représentants du programme APh2;
Examen du cadre de contrôle de la gestion et détermination des principaux risques liés au programme;
Élaboration de critères de vérification et détermination des principaux contrôles à revoir durant la vérification à proprement parler.
Phase de la vérification — Durant cette phase, l'équipe de vérification a analysé la documentation pertinente et formulé des observations et recommandations concernant les objectifs de la vérification.
Phase d'établissement du rapport — Cette phase consistait à résumer les constatations, à en tirer des conclusions et à formuler des recommandations en conséquence.
Les critères de vérification utilisés étaient compatibles avec le Guide de vérification des contributions fédérales, avec les sections pertinentes du CVAR, avec les normes de vérification généralement reconnues et avec la stratégie de vérification.
Les vérificateurs ont exprimé leur appréciation aux gestionnaires et aux membres du personnel du programme APh2EA qui se sont libérés pour les entrevues, suivant les besoins, et qui ont fourni rapidement à l'équipe d'évaluation les renseignements demandés.
Les observations détaillées présentées ci-dessous ont été résumées par objectif de la vérification dans le tableau suivant :
1. Des contrôles de l'exécution et des finances du programme suffisants pour cerner et évaluer les risques aux étapes de la sélection des projets, de l'approbation des paiements et de l'étude des projets et des opérations du programme. Sections 3.1.1, 3.1.2, 3.2.1, 3.2.2, 3.2.3, 3.2.4, 3.4.1
2. Le bien-fondé des transactions. Section 3.2.5
3. Le caractère économique, l'efficience et l'efficacité administrative des opérations et des systèmes d'exécution du programme. Sections 3.3.1, 3.3.2, 3.4.1
4. La conformité aux modalités du programme ainsi qu'aux politiques et procédures du Secrétariat du Conseil du Trésor. Sections 3.2.5, 3.3.1
Les détails de chaque observation, conclusion et recommandation résultant de nos procédés de vérification sont décrits brièvement ci-dessous :
Les personnes qui cherchent à obtenir une aide financière dans le cadre du programme APh2 présentent un plan d'investissement. Un dossier distinct est ouvert pour chaque plan d'investissement reçu. Ces plans sont validés par un agent des investissements ou par le gestionnaire des investissements qui s'assure de l'exhaustivité des renseignements fournis et procède à l'analyse initiale des conditions d'admissibilité. L'instrument utilisé pour s'assurer de l'exhaustivité des renseignements fournis est la « liste de vérification initiale des projets ». Une fois cette vérification terminée, le projet passe de la catégorie « demande » à la catégorie « plan » dans le Système d'information sur la gestion des contributions (SIGC).
Les plans d'investissement sont ensuite transmis au directeur par intérim du programme, qui les redistribue aux agents des investissements. À la suite de la réception d'un plan d'investissement présenté, l'agent ou le gestionnaire des investissements procède à d'autres suivis et fait preuve de diligence pour se procurer les renseignements manquants ou compléter les renseignements fournis dans le plan d'investissement. Le suivi se fait par courriel ou par téléphone, et les renseignements supplémentaires obtenus sont transmis aux autres agents de programme afin d'obtenir une seconde opinion concernant l'admissibilité des projets lors des réunions hebdomadaires du personnel. Les résultats de l'étude diligente des demandes présentées sont discutés lors des réunions du personnel auxquelles assistent tous les agents de programme et le directeur par intérim du programme.
Après avoir examiné le plan présenté, l'agent des investissements le renvoie au directeur par intérim du programme, accompagné de l'une des recommandations suivantes :
Préparer avec diligence le projet afin de le présenter au comité d'évaluation des projets en vue d'une recommandation de financement;
Informer le participant, qu'à la lumière des renseignements supplémentaires réunis, son projet ne fera pas l'objet d'autres analyses.
Le directeur par intérim du programme approuve verbalement la recommandation de l'agent ou du gestionnaire des investissements de préparer le projet afin de le présenter au comité d'évaluation des projets; si le projet est rejeté, il fait parvenir une lettre de refus au requérant dans laquelle il lui explique les motifs de cette décision.
En moyenne, cette étape du processus d'examen des demandes devrait s'étendre sur un à trois mois, mais peut aussi se prolonger jusqu'à six mois. La longueur de cette phase du processus s'explique en partie par la nécessité d'obtenir des renseignements et de la documentation des requérants.
Si l'on se fie au travail accompli sur le processus de demande, les critères d'évaluation définis, en vue de l'approbation ou du rejet des projets présentés, ont été appliqués de la même manière pour toute la période visée par la vérification.
Notre vérification nous a permis de constater que le programme APh2 ne décrit pas formellement le processus d'acceptation et de refus des demandes avant que celles-ci ne soient présentées au comité d'évaluation pour approbation du financement. Le personnel affecté au programme se réunit chaque semaine afin de discuter des plans d'investissement et déterminer lesquels seront soumis à ce comité pour approbation, mais il n'existe aucun compte rendu de ces réunions. Nous avons également observé que la liste de vérification des projets, qui doit être jointe aux plans d'investissement présentés, n'était pas toujours remplie; tel était le cas pour quatre (4) des onze (11) plans constituant l'échantillon de la vérification.
Les résultats de notre vérification indiquent que les motifs de refus étaient mentionnés conformément aux critères d'évaluation utilisés. De plus, ces motifs étaient communiqués au requérant de manière appropriée.
Durant notre vérification, nous avons remarqué qu'il existait un processus d'approbation et de signature des ententes de contribution; un dossier avait été créé pour chacune de ces ententes et toutes étaient dûment signées. Nous avons toutefois constaté que le processus d'approbation préliminaire n'était pas formellement documenté. Il est important de mettre les décisions par écrit afin de témoigner, comme il se doit, de la diligence raisonnable dont font preuve les employés affectés au programme APh2 et de la décision prise par le directeur par intérim du programme de présenter chacun des projets au comité d'évaluation.
Veiller à ce que la liste de vérification des projets soit remplie de manière cohérente et à ce que des dossiers soient tenus pour chacun des projets d'investissement présentés. Afin de prouver que les responsables du programme ont recommandé la présentation des projets au comité d'évaluation, la liste de vérification jointe à chaque projet devrait être signée par le directeur intérim du programme;
Établir des comptes rendus des réunions du personnel au cours desquelles il est question du processus d'évaluation et des recommandations pertinentes.
Nous avons observé, durant notre vérification, que les étapes suivantes étaient suivies pour constater et surveiller la stabilité financière d'un requérant ou d'un bénéficiaire :
À l'étape de la présentation de la demande, les agents du programme examinent les états financiers de la société requérante et préparent un sommaire des données financières — ce sommaire est mis à jour lorsqu'une importante modification est apportée à l'entente de contribution;
Les états financiers sont revus lors de la rencontre annuelle prévue avec les bénéficiaires;
L'agent de vérification des réclamations examine les états financiers joints aux réclamations annuelles, en prenant soin de noter tout changement important, et, au besoin, communique avec les bénéficiaires pour obtenir des renseignements supplémentaires;
Lorsque le bénéficiaire est une société ouverte, les membres du personnel affectés au programme assistent aux assemblées trimestrielles des actionnaires et surveillent les communiqués émis par ladite société.
Notre vérification nous a également permis de constater que l'agent des investissements reste en communication constante avec les bénéficiaires et se renseigne sur les questions financières qui sont soulevées. Nous n'avons trouvé aucun document établi par les employés préposés au programme qui faisait état d'une surveillance continue de la stabilité financière du bénéficiaire. En l'absence de processus formel et permanent de surveillance de la stabilité financière des bénéficiaires, il se peut que les responsables ne soient pas conscients des risques financiers auxquels est exposé un bénéficiaire et qui peuvent influer sur sa capacité de mener à terme le projet APh2.
Les procédures énumérées ci-dessus montrent que le programme APh2 utilise une approche proactive pour déterminer la stabilité financière des sociétés qui sollicitent et obtiennent un financement. Comme bon nombre des bénéficiaires sont de jeunes entreprises, le risque d'instabilité financière est plus élevé et le fait de surveiller plus régulièrement leur stabilité financière au cours de l'année permettra au programme d'adopter des mesures plus proactives si un bénéficiaire devient financièrement instable. De plus, ces renseignements financiers peuvent servir à évaluer les réclamations présentées par les bénéficiaires.
Partenariat technologique Canada devrait continuer de surveiller plus régulièrement (c'est-à-dire au moins une fois par année et plus souvent, le cas échéant) et vérifier la stabilité financière de chaque bénéficiaire Cette surveillance proactive de la stabilité financière des bénéficiaires aiderait les responsables du programme à prévoir les modifications à apporter aux déboursements du budget des contributions, lorsque le bénéficiaire est incapable de poursuivre le projet financé, et à établir le caractère raisonnable des réclamations présentées.
Durant notre vérification, nous avons observé que les responsables révisaient les limites de cumul en ayant recours aux procédures suivantes :
À la séance annuelle d'étude des dossiers des bénéficiaires et au moment de la réception des rapports d'étape;
Dans chacune des réclamations présentées, le bénéficiaire indique le montant reçu d'une autre source de financement gouvernementale;
PTC présente chaque année au SCT un rapport sur le financement des projets approuvés;
L'information au sujet des projets financés est mise en commun lors des réunions du comité interministériel de coordination sur l'hydrogène et les piles à combustible, auxquelles assiste le directeur par intérim du programme;
La non-divulgation du financement obtenu d'autres sources gouvernementales devrait être détectée au moment des vérifications auprès des bénéficiaires de chacun des projets.
La section 10 des modalités du programme précise que l'aide gouvernementale ne doit pas dépasser 75 p. 100 du budget total de chaque projet. Elle stipule également que les éventuels bénéficiaires doivent faire mention des autres sources gouvernementales de financement au moment de la demande et pendant toute la durée de vie du projet. Notre vérification nous a permis de constater que l'agent des investissements restait en communication constante avec les bénéficiaires et vérifiait les autres sources de financement.
Selon les renseignements réunis durant notre vérification, les dispositions relatives au cumul ne sont pas surveillées de manière proactive puisque l'obligation de révéler tout autre financement gouvernemental reçu incombe au bénéficiaire. Nous n'avons donc pas trouvé de documentation sur la surveillance régulière de la mise en application de ces dispositions. Compte tenu de la nature de l'industrie au sein de laquelle évoluent les bénéficiaires d'un financement sous forme de contribution et de la possibilité qu'ils reçoivent du financement de plus d'un programme gouvernemental, le risque de violation des dispositions relatives au cumul est plus élevé.
Des processus sont en place pour faire en sorte que le personnel affecté au programme soit informé des autres sources de financement des bénéficiaires, mais il faudrait aussi surveiller la situation de chacun des bénéficiaires afin de s'assurer que tous respectent les dispositions relatives au cumul définies dans les modalités du programme.
Partenariat technologique Canada devrait vérifier la conformité aux règles de cumul dès qu'il obtient des renseignements sur un financement supplémentaire versé à un bénéficiaire. Les responsables du programme APh2 pourront ainsi évaluer si les bénéficiaires se conforment toujours aux règles de cumul énoncées dans les modalités du programme.
La section 5.0 du CVAR du programme exige que les bénéficiaires de financement présentent un rapport annuel sur les progrès accomplis durant l'exercice financier visé, pas plus de cent vingt (120) jours après la fin de chaque exercice. Pour les quatre projets en cours requérant la présentation de rapports annuels pour l'exercice 2005–2006, un bénéficiaire dont l'exercice financier se terminait le 31 octobre 2005 a dû présenter son rapport annuel avant le 28 février 2005. La vérification sur place a permis de constater qu'aucun rapport annuel n'avait été reçu après la période de 120 jours accordée. Dans les cas où les bénéficiaires avaient tardé à envoyer leur rapport annuel, les membres du personnel affecté au programme étaient restés en communication constante avec eux afin de leur rappeler l'échéance et s'informer de la date à laquelle ils pouvaient espérer recevoir ledit rapport.
La section 11.5 des modalités du programme, intitulée « Exigences en matière d'information, de rapports et de surveillance », précise que des représentants de PTC rencontreront les bénéficiaires de contributions au moins une fois par an afin de faire le point sur le déroulement du projet. Durant notre vérification, nous avons examiné le calendrier des visites annuelles et constaté que les deux bénéficiaires qui devaient être rencontrés au cours de l'année avaient bel et bien reçu la visite des représentants de PTC. Nous avons remarqué que la visite annuelle de la société Fuel Cell Technologies Ltd., qui devait avoir lieu avant le 3 août 2005, n'avait été effectuée que le 22 février 2006. Nous avons appris que ce retard était volontaire étant donné que PTC avait été informé que les piles à combustible ne seraient pas en place avant le début de 2006.
Les modalités du programme APh2 précisent les rapports que les bénéficiaires doivent présenter ainsi que les activités de surveillance que le personnel affecté au programme doit réaliser afin de s'assurer que le projet continue de se dérouler conformément aux objectifs stratégiques et aux modalités établis. Les processus existants prévoient la tenue d'activités de contrôle et de suivi qui visent à faire respecter ces exigences du programme.
Partenariat technologique Canada devrait continuer de s'assurer que les bénéficiaires respectent les exigences en matière de rapports et que les visites annuelles des bénéficiaires sont prévues et effectuées dans les délais prescrits.
La Loi sur l'enregistrement des lobbyistes , L.R., 1985, ch. 44 (4e suppl.) a été sanctionnée le 13 septembre 1988. Selon le type de lobbyiste, cette loi stipule que le requérant doit fournir une déclaration moins de dix jours ou moins de deux mois après avoir tenté de communiquer avec le titulaire d'une charge publique au sujet de l'octroi de subventions, de contributions ou d'autres avantages financiers.
En réponse aux modifications apportées à cette loi en juin 2005, PTC a préparé un document, daté du 8 septembre 2005, énonçant les lignes directrices relatives à l'inscription des lobbyistes et aux honoraires en fonction des résultats. Ce document renseigne les responsables du programme sur les processus et exigences de PTC en ce qui concerne les lobbyistes et les honoraires en fonction des résultats. Parallèlement à cette mise à jour procédurale, les responsables du programme APh2 ont commencé, en juin 2005, à surveiller l'inscription des requérants dans le Système d'enregistrement des lobbyistes et à exiger des lettres d'accréditation attestant que les requérants se conforment aux exigences de la Loi sur l'enregistrement des lobbyistes .
Nous avons remarqué que des ententes de financement sous forme de contribution avaient été approuvées aussi tôt que le 3 août 2004, alors que la surveillance de l'inscription des requérants et la demande de lettres d'accréditation n'avaient débuté qu'en juin 2005. Comme les modifications à la Loi sont entrées en vigueur en juin 2005, PTC a jugé satisfaisant que les promoteurs de projets : i) fournissent des renseignements sur les lobbyistes dans leurs plans de projet et ii) signent l'entente de contribution dans laquelle l'article 6.10 de l'Annexe I, Conditions générales, décrit brièvement leurs responsabilités à titre de lobbyistes.
Les responsables du programme APh2 n'ont pas commencé à surveiller les requérants et bénéficiaires, conformément aux exigences de la Loi sur l'enregistrement des lobbyistes , mais dès que cette lacune leur a été signalée, ils ont élaboré des procédures leur permettant d'effectuer cette surveillance et pris l'initiative de communiquer les exigences de cette loi aux requérants et bénéficiaires.
En utilisant parallèlement les procédures mises au point dernièrement, élaborer un processus visant à assurer l'efficacité opérationnelle des nouvelles directives. Ce processus devrait être expliqué et communiqué au personnel de façon appropriée;
Continuer de surveiller activement les inscriptions des requérants dans le Système d'enregistrement des lobbyistes et de suivre de près les exigences changeantes de la Loi sur l'enregistrement des lobbyistes afin d'évaluer leurs répercussions sur les opérations du programme.
Pour les besoins de la vérification, nous avons sélectionné un échantillon de cinq réclamations de dépenses payées (représentant 63 p. 100. des réclamations payées à l'époque de la vérification sur place), présentées par des bénéficiaires, dans le but d'acquérir une assurance raisonnable que ces réclamations étaient :
dûment approuvées, conformément aux articles 33 et 34 de la Loi sur l'administration des finances publiques ;
complètes et contenaient les pièces justificatives exigées afin de s'assurer de l'engagement de dépenses de plus de 10 000 $;
compatibles avec les modalités des ententes de contribution;
admissibles, selon les dispositions de l'entente signée de contribution.
Les résultats de notre vérification ont inspiré les observations suivantes :
Pouvoir de signature prévu à l'article 34
Toutes les réclamations examinées avaient été approuvées par le gestionnaire du programme, comme l'exige l'article 34 de la Loi sur l'administration des finances publiques ; mais le 23 janvier 2006, des membres du personnel de PTC ont découvert que le pouvoir de signature prévu à l'article 34 n'avait pas été délégué en bonne et due forme au gestionnaire du programme.
Dès la découverte de cette absence de pouvoir de signature, PTC a pris les mesures nécessaires pour rectifier la situation, en procédant comme suit :
Le 30 janvier 2006, le directeur des technologies de l'environnement, qui est doté du pouvoir de signature prévu à l'article 34, a revu et approuvé toutes les réclamations afin de s'assurer de la bonne utilisation des deniers publics;
La direction de PTC a eu recours à des procédures de suivi afin d'évaluer les conséquences d'une approbation non autorisée en vertu de l'article 34;
La direction de PTC a pris soin d'établir une bonne communication avec les parties responsables au sujet des signataires autorisés aux termes de l'article 34.
Réception des réclamations présentées
Trois réclamations sont parvenues aux responsables du programme APh2 plus de 45 jours après l'expiration du délai de présentation des réclamations, ce qui constitue une violation des ententes de contribution.
Pièces justificatives des coûts de main-d'œuvre
Le processus de vérification des réclamations, de Partenariat technologique Canada, est utilisé de manière compatible avec la politique ministérielle relative aux pièces justificatives, qui stipule que les gestionnaires de programmes doivent déterminer le niveau de documentation requis pour appuyer une réclamation. Il a été observé, durant la vérification, qu'aucun document de base n'avait été présenté pour justifier les coûts de main-d'œuvre figurant dans les différentes réclamations. La réclamation elle-même contient des renseignements sur les heures de travail et les tarifs par employé ou sous-traitant, mais les feuilles de temps et de paye ne sont pas exigées. À la lumière des renseignements réunis ultérieurement, il a été mentionné que l'agent des investissements tenterait d'établir si l'information relative à la main-d'œuvre, présentée dans la réclamation, était raisonnable et qu'il effectuerait un suivi, au besoin.
Comme les coûts de main-d'œuvre peuvent représenter un pourcentage important de toute réclamation, il existe un risque plus élevé que le remboursement outrepasse les dépenses admissibles dans les cas où il n'existe pas de documents suffisants pour justifier les frais engagés.
Les responsables du programme APh2 ont en place un processus qui permet d'examiner les factures et les pièces justificatives avant d'approuver et payer les sommes réclamées. Selon notre vérification, à l'exception des éléments mentionnés ci-dessus, toutes les réclamations payées contenaient les pièces justificatives nécessaires et étaient conformes aux exigences des ententes de contribution, de façon à ce que seules les dépenses admissibles soient remboursées.
Continuer de documenter le processus de vérification des comptes prévu à l'article 34 et s'assurer que l'unité chargée de cette vérification possède des fiches valides de signataire autorisé;
Continuer de rappeler aux bénéficiaires les exigences de leurs ententes de contribution, y compris celle de présenter leurs réclamations pas plus de 45 jours après la fin de la période des réclamations;
Continuer de s'assurer, au besoin, que des pièces justificatives sont présentées pour les frais de main-d'œuvre. Ces pièces comprennent les feuilles de temps ou de paye fournies par les organisations bénéficiaires.
La section 4.3 du Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR), intitulée « Stratégie intégrée de mesure et d'évaluation continues du rendement », décrit 45 indicateurs de rendement que les responsables du programme devraient mesurer périodiquement ou de façon continue. En nous appuyant sur les renseignements obtenus, nous avons relevé ce qui suit :
9 des 45 indicateurs de rendement ont été évalués une fois depuis le début du programme;
2 des 45 indicateurs de rendement ont été évalués à deux reprises depuis le début du programme;
1 des 45 indicateurs de rendement a été évalué périodiquement ou de façon continue depuis le début du programme;
24 des 45 indicateurs de rendement ont été évalués une fois, lors de l'examen d'une durée de six mois réalisé par la société Performance Management Network Inc., qui a pris fin le 23 novembre 2004.
Outre la surveillance continue des indicateurs de rendement, le CGRR prévoit une évaluation formative au cours de l'exercice 2006–2007. Cette évaluation vise à cerner les difficultés que pose la gestion axée sur la réussite rapide et sur les résultats.
Plusieurs des indicateurs de rendement décrits sommairement dans le CGRR du programme n'ont pas été évalués de façon continue, mais nous comprenons que cette situation s'explique par le manque de données disponibles pour réaliser l'évaluation et les contrôles nécessaires.
Partenariat technologique Canada devrait continuer de mettre en place un processus permettant de surveiller et d'évaluer les indicateurs de rendement définis dans le CGRR du programme. Cette démarche peut exiger le recours à un instrument de soutien de ces activités de suivi, par exemple à une fonction élargie d'utilité, dans le Système d'information sur la gestion des contributions (SIGC).
La section 4.2.2 du Cadre de vérification axé sur les risques (CVAR), intitulée « Vérification des bénéficiaires », prévoit une évaluation annuelle du risque lié à la vérification de chaque entente de contribution. Deux des quatre projets approuvés ont franchi le cap du premier anniversaire de leur entente de contribution; pourtant, aucun des documents qui nous ont été fournis n'indiquait que ce risque avait été évalué. Nous avons appris que les évaluations du risque sont réalisées à la fin de l'exercice financier suivant la signature de l'entente de contribution. Au 31 mars 2006, les projets nécessitant une évaluation du risque n'étaient pas encore terminés.
Nous avons également appris que les services de vérification et d'examen spécial, de Partenariat technologique Canada, effectuent chaque année des exercices de planification en fonction du risque, qui englobent les projets relevant du programme APh2. Dernièrement, ce processus d'évaluation du risque est devenu plus formel et mieux documenté.
Comme l'exige le CVAR du programme, l'évaluation formelle du risque lié à la vérification de chaque entente de contribution ne semble pas avoir eu lieu.
Partenariat technologique Canada devrait continuer de mettre au point son processus et ses critères d'évaluation annuelle du risque que représentent les bénéficiaires afin de s'assurer que les bénéficiaires affichant des risques élevés sont repérés et surveillés, et que les mesures de redressement requises sont prises. Il faudrait un effort concerté (entre les responsables des opérations du programme et les services de vérification et d'examen spécial) pour garantir la réalisation en temps opportun d'une évaluation du risque en regard de chaque entente de contribution.
Durant le déroulement de la vérification du programme, nous avons constaté qu'il y avait eu des interruptions de l'aide financière qui pourraient avoir nui à l'atteinte des objectifs stratégiques du programme. À la fin de 2005–2006, seulement 7,32 millions des 14,05 millions alloués avaient été versés aux bénéficiaires (voir le tableau 1 suivant). Lors des entrevues, nous avons appris que les projets approuvés étaient moins nombreux que prévu et nous avons relevé les contraintes suivantes :
Les requérants éventuels sont réticents à l'idée de participer à un consortium qui rend les bénéficiaires conjointement et solidairement responsables, comme le prévoit la section 5.2 du document Modalités du programme;
L'industrie canadienne de l'hydrogène est en constante évolution. Les responsables du programme recherchent des participants qui ont besoin de financement pour mettre en valeur les technologies de l'hydrogène et des piles à combustible, mais toutes les entreprises œuvrant dans ce secteur en sont encore au stade de la recherche. Toutefois, selon les Modalités du programme APh2, les projets témoins sont centrés uniquement sur les technologies existantes, ce qui minimise l'aspect technologique du risque lié à ces projets.
Tableau 2 : Analyse des fonds non utilisés (à compter du 31 mars 2006)
Budget de contribution approuvé
Contributions engagées
Fonds de contribution qui peuvent être engagés au cours des années à venir
Fonds non utilisés
* Cette somme représente le budget de contribution net alloué au programme après le transfert de 10 millions de dollars à Ressources naturelles Canada. (retour à la référence de note *)
** Cette somme représente le financement disponible pour les investissements des années futures. (retour à la référence de note **)
2003–04 1,70 million $ - - 1,70 million $
2004–05 4,52 millions $ 2,81 millions $ - 1,71 million $
2005–06 7,83 millions $ Note * 4,51 millions $ - 3,32 millions $
2006–07 et 2007–08 29,95 millions $ 12,70 millions $ 17,25 millions $ -
Total 44,00 millions $ 20,02 millions $ 17,25 millions $ Note ** 6,73 millions $
Un processus est en place pour déterminer, surveiller et communiquer l'état d'avancement des différents projets et du programme APh2 en général, mais il y a encore des interruptions de financement. Comme le programme est approuvé jusqu'au 31 mars 2008, les cadres supérieurs se doivent de régler les problèmes de retard dans le déboursement des budgets de contribution.
Afin d'assurer la visibilité du programme et l'élaboration d'un plan d'action approprié, Partenariat technologique Canada devrait examiner la possibilité d'informer plus rapidement les cadres dirigeants du ministère des interruptions du financement approuvé, de leurs effets et des obstacles observés à la réalisation des objectifs stratégiques du programme.
Nous concluons que les politiques et procédures existantes permettent d'atteindre les objectifs stratégiques du programme APh2. Des processus sont en place pour faciliter la conformité aux exigences du programme. Au cours de notre vérification, nous avons remarqué que le programme APh2 comportait des contrôles bien conçus. Ces contrôles assurent le respect des Modalités du programme tout en laissant suffisamment de flexibilité pour laisser jouer les forces dynamiques de l'industrie de l'hydrogène.
La vérification a permis de déterminer les secteurs dans lesquels une meilleure documentation et une officialisation des processus seraient de nature à accroître l'efficacité et l'efficience opérationnelles du programme. Nous avons notamment relevé des cas où les procédures ne correspondaient pas aux politiques décrites dans le CVAR, dans le Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR) et dans les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Cette vérification de programme a été réalisée conformément au Guide de vérification des contributions fédérales, aux sections pertinentes du CVAR et aux normes de vérification généralement reconnues.
Tableau 3 : Réponse de la direction et plan d'action
Réponse de la direction et action proposée
Fonctionnaire ou groupe responsable
Calendrier d'exécution et date d'achèvement de l'action proposée
3.1.2 Examen et traitement des plans d'investissements
Les projets sont évalués en fonction de leur bien-fondé par rapport aux objectifs du programme et selon les critères suivants : contribution aux objectifs stratégiques du gouvernement; le projet représente un complexe détaillé d'une économie fondée sur l'hydrogène; le projet est réalisable sur le plan technologique et le groupe possède les capacités technologiques et gestionnelles et les ressources financières pour atteindre les objectifs énoncés; une contribution est nécessaire pour garantir que le projet avance selon la portée, le calendrier ou l'emplacement souhaités; la planification actuelle et prévue des bénéficiaires admissibles à l'économie canadienne.
Directeur, Technologies environnementales et Programme des adhérents pionniers de l'hydrogène
i) Veiller à ce que la liste de vérification des projets soit remplie de manière cohérente et à ce que des dossiers soient tenus pour chacun des projets d'investissement présentés. Afin de prouver que les responsables du programme ont recommandé la présentation des projets au comité d'évaluation, la liste de vérification jointe à chaque projet devrait être signée par le directeur intérim du programme.
i) Depuis le début du programme jusqu'à l'année dernière environ, des listes de vérification n'étaient préparées que pour les propositions de projets jugées prêtes à être présentées au comité d'évaluation des projets. Depuis l'an dernier, une liste de vérification est habituellement établie pour toutes les propositions de projets reçues à la direction du programme.
Les listes de vérification continueront d'être remplies de façon consistante et seront conservées au dossier. De plus, et tel que recommandé, le modèle de liste de vérification sera modifié afin d'inclure l'approbation écrite de la direction du programme.
i) Date d'entrée en vigueur : 1er juin 2006
ii) Établir des comptes rendus des réunions du personnel au cours desquelles il est question du processus d'évaluation et des recommandations pertinentes.
ii) Dans la pratique actuelle, les membres du personnel se réunissent et examinent la documentation en fonction des critères et des objectifs du programme.
De plus, et tel que recommandé, les responsables du programme veilleront à faire rédiger des comptes rendus de toutes les réunions du personnel lors desquelles des décisions sont prises concernant l'évaluation et la recommandation de propositions de projets.
ii) Date d'entrée en vigueur : 1er juin 2006
Partenariat technologique Canada devrait continuer de surveiller plus régulièrement (c'est-à-dire au moins une fois par année et plus souvent, le cas échéant) et vérifier la stabilité financière de chaque bénéficiaire. Cette surveillance proactive de la stabilité financière des bénéficiaires aiderait les responsables du programme à prévoir les modifications à apporter aux déboursements du budget des contributions, lorsque le bénéficiaire est incapable de poursuivre le projet financé, et à établir le caractère raisonnable des réclamations présentées.
Dans le cadre du processus d'évaluation annuelle des risques, les risques liés aux projets APh2 sont évalués en fonction d'un certain nombre de facteurs, dont les suivants : la faisabilité technologique; la capacité technologique; la capacité de gestion; le risque financier; la conformité; et les avantages pour le Canada.
Les risques sont évalués à chaque année et, au besoin, plus fréquemment. Cette pratique sera maintenue. L'analyste des risques, de PTC, vérifiera plus régulièrement la conformité à cette activité particulière.
Directeur, Analyse économique et rentabilisation
Les questions et calculs de cumul continueront d'être pris en compte dans tous les documents pour décision d'investissement (DDI) et toutes les ententes de contribution comprennent des clauses relatives au cumul. En cas d'obtention de renseignements sur un financement supplémentaire, les membres du personnel affectés au programme procéderont à un nouveau calcul du cumul, si besoin est. Des mécanismes demeureront en place afin de permettre la réduction ou la reprise des investissements, s'il y a lieu, conformément aux Modalités du programme, de tels mécanismes sont prévus dans toutes les ententes de contribution.
Parallèlement, une question concernant le cumul a été ajoutée dans le modèle de rapport sur les réclamations.
Date d'achèvement : 1er juin 2007
De plus, des vérifications de cumul seront effectuées en conséquence et périodiquement, car les suivis se font durant les visites annuelles.
Date d'entrée en vigueur : 1er juin 2006
Les responsables du programme maintiendront la pratique actuelle, telle que décrite dans l'entente de contribution concernant le programme APh2. En voici les éléments :
Les bénéficiaires présentent des rapports périodiques avec leurs réclamations à chaque trimestre;
Les bénéficiaires présentent un rapport annuel sur l'état d'avancement du projet;
Des représentants de PTC rencontrent les bénéficiaires au moins une fois par année;
Une fois le projet terminé, les bénéficiaires présentent un rapport final sur les retombées bénéfiques du projet.
De plus, tout retard dans les visites annuelles sera justifié sur une base trimestrielle.
3.2.4 Respect des lois applicables ( Loi sur l'enregistrement des lobbyistes )
i) En utilisant parallèlement les procédures mises au point dernièrement, élaborer un processus visant à assurer l'efficacité opérationnelle des nouvelles directives. Ce processus devrait être expliqué et communiqué au personnel de façon appropriée;
i) PTC assurera l'efficacité opérationnelle des nouvelles directives en continuant d'utiliser les procédures en vigueur. Ces procédures sont affichées sur le site Intranet de PTC et tous les employés de PTC y ont accès. Le site propose également des liens directs vers les documents à l'appui des directives. Les mises à jour des directives et des documents à l'appui sont communiquées au personnel sous forme d'annonces spéciales, d'interaction avec l'Unité d'assurance de la qualité, de PTC, et du bulletin mensuel d'information en ligne envoyé à tous les employés. À signaler que les modèles de documents pour décision d'investissement doivent comprendre un paragraphe garantissant que l'entreprise se conforme aux exigences relatives à l'enregistrement des lobbyistes. Une formation obligatoire sur cet aspect est donnée au personnel de PTC.
Directeur, Gestion des investissements
ii) Continuer de surveiller activement les inscriptions des requérants dans le Système d'enregistrement des lobbyistes et de suivre de près les exigences changeantes de la Loi sur l'enregistrement des lobbyistes afin d'évaluer leurs répercussions sur les opérations du programme.
ii) Les agents continueront de surveiller activement les inscriptions des requérants dans la base de données constituée pour satisfaire aux exigences de la Loi sur l'enregistrement des lobbyistes , en prenant soin d'imprimer les paramètres et les résultats de leurs recherches et en versant ces documents au dossier qui doit être approuvé par la haute direction. L'actualisation annuelle de l'information continuera de comprendre les certificats de conformité que les entreprises doivent présenter à chaque année.
i) Continuer de documenter le processus de vérification des comptes prévu à l'article 34 et s'assurer que l'unité chargée de cette vérification possède des fiches valides de signataire autorisé;
i) Suivant les besoins, PTC continuera de documenter le processus de vérification des comptes prévu à l'article 34. Les gestionnaires de PTC continueront de s'assurer que les renseignements pertinents sont transmis aux parties responsables de l'application de l'article 34 — aux signataires autorisés et à l'unité chargée de la vérification et du maintien des fiches de signataire autorisé.
Directeur, Finances, gestion et partenariats régionaux
ii) Continuer de rappeler aux bénéficiaires les exigences de leurs ententes de contribution, y compris celle de présenter leurs réclamations pas plus de 45 jours après la fin de la période des réclamations;
ii) Ces exigences sont décrites dans l'entente de contribution. Les membres du personnel affectés au programme n'auront de cesser de rappeler ces exigences aux promoteurs de projets.
iii) Continuer de s'assurer, au besoin, que des pièces justificatives sont présentées pour les frais de main-d'œuvre. Ces pièces comprennent les feuilles de temps ou de paye fournies par les organisations bénéficiaires.
iii) PTC continuera de s'assurer, au besoin, que des pièces justificatives sont présentées pour les frais de main-d'œuvre. Toutes les réclamations doivent être examinées avant d'être payées. L'objectif du processus est de s'assurer que les frais réclamés sont admissibles, exacts et conformes aux principes relatifs aux coûts des projets ainsi qu'à l'énoncé des travaux; ces deux derniers documents sont annexés à l'entente de contribution. En ce qui concerne les frais de main-d'œuvre, PTC continuera de suivre la politique ministérielle en se renseignant sur les heures de travail et les tarifs de chacun des employés et sous-traitants. De plus, les promoteurs de projet sont tenus de fournir, au moment de leur première réclamation, les feuilles de temps et de paye d'un échantillon de leurs employés. Des vérifications des activités des bénéficiaires continueront d'être réalisées à tous les ans, et seront fondées sur le risque.
Les Modalités du programme décrivent brièvement les résultats attendus suivants : favoriser le développement et l'introduction rapide sur le marché au Canada de technologies telles que celle des piles à combustible et celles utilisées pour produire, stocker et distribuer de l'hydrogène, qui facilitent donc le passage à une économie fondée sur l'hydrogène.
Afin d'évaluer le rendement obtenu par rapport à ces résultats, les responsables du programme APh2 continueront de recueillir des données connexes auprès de différentes sources internes et externes. À cette fin, les données continueront d'être rassemblées en fonction d'un certain nombre d'indicateurs décrits brièvement dans le CGRR du programme.
Une évaluation formative sera réalisée au cours du présent exercice financier, ce qui facilitera les mesures ultérieures du rendement.
Date d'achèvement : 31 mai 2007
Tel que recommandé, un instrument de soutien de ces activités de suivi sera mis au point. Étant donné que l'élaboration de systèmes est une tâche complexe — ces systèmes doivent être approuvés par le Comité de gouvernance de la technologie de l'information, d'Industrie Canada — qui doit être confiée au dirigeant principal de l'information du Ministère, cela pourrait prendre un an avant que ce travail ne soit terminé.
Date d'achèvement : 3 mai 2007
PTC continuera d'utiliser le document pour décision d'investissement lors de l'évaluation initiale du risque, suivant la nature des évaluations réalisées à chaque année.
In addition, PTC continuera de réaliser des exercices annuels de planification fondée sur le risque (vérification des activités des bénéficiaires). Seuls les projets obtenant une note élevée par rapport au portefeuille global des projets présentement gérés par l'agence feront partie de ces exercices.
Le Cadre de vérification axé sur les risques (CVAR) décrit un certain nombre de risques stratégiques, techniques, liés au projet et internes. Il propose des stratégies d'intervention lorsque des obstacles sont rencontrés.
Équipe de gestion de Partenariat technologique Canada
Tel que mentionné dans le CVAR, le programme cible les démonstrations précommerciales. Comme le souligne le CVAR, il se peut que les entreprises canadiennes ne soient pas prêtes pour ce stade avancé de démonstration et que, par conséquent, la participation au programme soit peu importante au cours des premières années d'activités de celui-ci. De plus, les modalités du programme exigent que chaque bénéficiaire éventuel soit conjointement et solidairement responsable avec les autres bénéficiaires de l'exécution de l'entente de contribution. Cette exigence apparaît un obstacle à l'adhésion au programme.
Les cadres dirigeants seront mis au courant de la situation lors des exercices budgétaires annuels. Au besoin, des fonds seront transférés afin de réduire les interruptions de financement.
En ce qui concerne la réalisation des objectifs du programme, l'équipe de gestion examinera différentes options, y compris celle d'élaborer une réponse fondée sur le CVAR du programme.
Date d'achèvement : 30 juin 2007
Les résultats attendus seront revus à chaque année et communiqués aux cadres supérieurs du Ministère.
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