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Timestamp: 2018-06-24 17:47:47
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Reglamento para la contratación de Servicios de Auditoría en apoyo al Control Externo Posterior - PDF
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Germán Cuenca Valdéz
1 Título Reglamento para la contratación de Servicios de Auditoría en apoyo al Control Externo Posterior Tipo Versión Reglamento 8 Código R/CE-09 Índice I. Aspectos Generales 1 1. Atribuciones, Naturaleza, Objetivos, Alcance, Principios y Definiciones 1 2. Disposiciones Generales 5 3. Principales participantes del proceso de Contratación Proponentes elegibles en los procesos de Contratación Documentos e Instrumentos del proceso de Contratación Otros aspectos del proceso de Contratación Recursos administrativos 29 II. Régimen de Contrataciones Régimen de Contratación de Servicios de Auditoría Jurisdicción Coactiva Fiscal 43 No se permite la reproducción parcial o total de este documento sin la Autorización escrita de una de las siguientes autoridades: Contralor General, Subcontralores, Gerentes Nacionales, Gerentes Departamentales, Gerentes Principales y Secretaria General; así como no se permiten alteraciones manuscritas al mismo.
5 Versión:8; Vigencia 05/2008 Código: R/CE-09 ÍNDICE DE CONTENIDO TÍTULO I ASPECTOS GENERALES...1 CAPÍTULO I ATRIBUCIONES, NATURALEZA, OBJETIVOS, ALCANCE, PRINCIPIOS Y DEFINICIONES...1 ARTÍCULO 1. Atribuciones de la Contraloría General de la República...1 ARTÍCULO 2. Naturaleza y objetivos...1 ARTÍCULO 3. Alcance o ámbito de aplicación...1 ARTÍCULO 4. Principios...1 ARTÍCULO 5. Definiciones...2 CAPÍTULO II DISPOSICIONES GENERALES...5 ARTÍCULO 6. Inscripción en el registro...5 ARTÍCULO 7. Sujeción a las Normas de Auditoría Gubernamental...5 ARTÍCULO 8. Contratación de otros trabajos de auditoría emergentes de resultados finales de auditoría...5 ARTÍCULO 9. Contratación según convenios de financiamiento...6 ARTÍCULO 10. Evaluación de informes...6 ARTÍCULO 11. Prohibiciones para servidores públicos...6 ARTÍCULO 12. Prohibiciones para los proponentes...7 ARTÍCULO 13. Relacionamiento entre proponentes y servidores públicos de la entidad convocante...8 ARTÍCULO 14. Conflicto de intereses...8 ARTÍCULO 15. Suspensión del registro...9 ARTÍCULO 16. Declaración de integridad e independencia...9 ARTÍCULO 17. Impedimentos para participar en procesos de contratación...9 ARTICULO 18. Error subsanable...10 CAPÍTULO III PRINCIPALES PARTICIPANTES DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN...11 ARTÍCULO 19. Principales participantes del proceso de contratación...11 ARTÍCULO 20. Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE)...11 ARTÍCULO 21. Responsable del Proceso de Contratación (RPC)...12 ARTÍCULO 22. Comisión de Calificación...13 ARTÍCULO 23. Contraparte...14 ARTÍCULO 24. Comisión de Recepción...15 ARTÍCULO 25. Área Solicitante...16 ARTÍCULO 26. Área Administrativa Financiera...16 ARTÍCULO 27. Asesor Legal...16 CAPÍTULO IV PROPONENTES ELEGIBLES EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN...17 ARTÍCULO 28. Participantes del proceso de contratación...17 CAPÍTULO V DOCUMENTOS E INSTRUMENTOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN.18 SECCIÓN I DOCUMENTOS E INSTRUMENTOS...18 ARTICULO 29. Programa Anual de Contrataciones (PAC)...18 ARTÍCULO 30. Documento Base de Contratación (DBC)...18 SECCIÓN II CONVOCATORIA...19 ARTÍCULO 31. Convocatoria...19 SECCIÓN III CONTRATOS...19 ARTÍCULO 32. Naturaleza del contrato y condición...19 ARTÍCULO 33. Documentos integrantes del contrato...20 i
6 Código: R/CE-09 Versión:8; Vigencia 05/2008 ARTÍCULO 34. Contenido del contrato...20 ARTÍCULO 35. Suscripción y protocolización del contrato...20 ARTÍCULO 36. Documentos requeridos para la firma del contrato...21 SECCIÓN IV GARANTÍAS...22 ARTÍCULO 37. Garantías...22 CAPÍTULO VI OTROS ASPECTOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN...24 ARTÍCULO 38. Causales de excusa...24 ARTÍCULO 39. Rechazo, descalificación de propuestas y convocatoria desierta...25 ARTÍCULO 40. Cancelación, suspensión y anulación...26 ARTÍCULO 41. Notificaciones sobre Resoluciones Administrativas...28 CAPÍTULO VII RECURSOS ADMINISTRATIVOS...29 SECCIÓN I. NORMAS COMUNES...29 ARTÍCULO 42. Procedencia del recurso...29 ARTÍCULO 43. Formalidades para su presentación...29 SECCIÓN II. NORMAS ESPECIALES...31 ARTÍCULO 44. Requisitos para la presentación...31 ARTÍCULO 45. Determinación de autoridades competentes...31 ARTÍCULO 46. Trámite del recurso administrativo...32 SECCIÓN III. RESOLUCIÓN Y AGOTAMIENTO DE LA VÍA ADMINISTRATIVA...32 ARTÍCULO 47. Resolución...32 ARTÍCULO 48. Formas de resolución y sus efectos...33 ARTÍCULO 49. Silencio administrativo positivo...33 ARTÍCULO 50. Agotamiento de la vía administrativa...34 ARTÍCULO 51. Ejecución de las garantías...34 ARTÍCULO 52. Devolución de garantías...34 TÍTULO II RÉGIMEN DE CONTRATACIONES...34 CAPÍTULO I. RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE AUDITORÍA...34 ARTÍCULO 53. Generalidades...34 ARTÍCULO 54. Condiciones previas para iniciar el proceso de contratación...34 ARTÍCULO 55. Plazo para la presentación y validez de las propuestas...35 ARTÍCULO 56. Inspección previa...36 ARTÍCULO 57. Consultas escritas y aclaraciones...36 ARTÍCULO 58. Aprobación del Documento Base de Contratación...36 ARTÍCULO 59. Contenido de las propuestas...37 ARTÍCULO 60 Modificación o retiro de propuestas...37 ARTÍCULO 61. Presentación y recepción de propuestas...37 ARTICULO 62. Método de selección...38 ARTICULO 63. Criterios de calificación...38 ARTÍCULO 64. Apertura y evaluación del sobre A...39 ARTÍCULO 65. Apertura y calificación del sobre B...40 ARTÍCULO 66. Calificación final...41 ARTÍCULO 67. Informe de evaluación y recomendación de adjudicación...41 ARTÍCULO 68. Resolución de adjudicación...41 ARTÍCULO 69. Documentos a presentar y garantías...42 CAPÍTULO II. JURISDICCIÓN COACTIVA FISCAL...43 ARTÍCULO 70. Evaluación de informes de auditoría externa ii
7 Versión:8; Vigencia 05/2008 Código: R/CE-09 DOCUMENTOS DE REFERENCIA ACCESO Y DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS RESPONSABLES REGISTROS Y ANEXOS iii
9 Versión:8; Vigencia 05/2008 Código: R/CE-09 REGLAMENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE AUDITORÍA EN APOYO AL CONTROL EXTERNO POSTERIOR TÍTULO I ASPECTOS GENERALES CAPÍTULO I ATRIBUCIONES, NATURALEZA OBJETIVOS, ALCANCE, PRINCIPIOS Y DEFINICIONES ARTÍCULO 1.- (Atribuciones de la Contraloría General de la República). El presente Reglamento es emitido en el marco del inc. a) del artículo 42 de la Ley Nº 1178 de Administración y Control Gubernamentales. ARTÍCULO 2.- (Naturaleza y objetivos). El presente instrumento normativo tiene por objeto regular el marco jurídico, procedimientos y condiciones para la contratación de Servicios de Auditoría en apoyo al control externo posterior de tal forma que: a) En el proceso de contratación se logre razonable seguridad de que existe libre competencia e igualdad de condiciones entre proponentes. b) Los servicios contratados sean útiles para el control externo posterior y beneficiosos para el mejoramiento de los Sistemas de Administración y Control previstos por la Ley N 1178, de Administración y Control Gubernamentales. ARTÍCULO 3.- (Alcance o ámbito de aplicación). El presente Reglamento es de aplicación obligatoria para todo proceso de contratación de: Servicios de Auditoría. En los que participen Profesionales Independientes y Firmas de Auditoría en apoyo al control externo posterior, cuya contratación hubiera sido ordenada o que la misma hubiera sido contratada por la Contraloría General de la República, así como para aquellas contrataciones efectuadas por las entidades comprendidas en los artículos 3 y 4 de la Ley N 1178, de Administración y Control Gubernamentales. Las contrataciones de Servicios de Consultoría especializada en apoyo al Control Gubernamental, deben efectuarse en el marco de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios. ARTÍCULO 4.- (Principios). Los procesos de contratación regulados por el presente Reglamento, se rigen por los siguientes principios: 1/44
10 Código: R/CE-09 Versión:8; Vigencia 05/2008 a) Igualdad y Equidad: Para una adecuada y objetiva comparación de ofertas, los proponentes, ajustándose estrictamente al Documento Base de Contratación, Términos de Referencia y demás documentos complementarios, participarán en igualdad de condiciones y en forma equitativa, en las convocatorias, permitiendo la adjudicación del objeto de la convocatoria a la mejor propuesta conveniente para la institución, evitando todo género de discriminación. b) Transparencia: Los actos y la información de los procesos de contratación serán públicos y estarán respaldados por documentos e información útil, oportuna, confiable, accesible, suficiente y verificable. c) Economía: La administración y los procesos de contratación se desarrollarán con simplicidad, celeridad y ahorro de recursos, evitando documentos, trámites o formalismos innecesarios. d) Eficacia: El proceso de contratación debe permitir alcanzar los resultados programados en el tiempo previsto para beneficio de la gestión pública. e) Eficiencia: Los procesos de contratación deberán ser realizados en tiempos óptimos y con los menores costos posibles. f) Responsabilidad: Los servidores públicos, los Profesionales Independientes y Firmas de Auditoría, que participan en los procesos de contratación, estarán sometidos al Régimen de Responsabilidad por la Función Pública, establecido por la Ley Nº 1178 y sus reglamentos. Los servidores públicos estarán sometidos también a la Ley Nº 2027, de 27 de octubre de 1999 y Estatuto del Funcionario Público. g) Libre Competencia: En las contrataciones de Profesionales Independientes o Firmas de Auditoría Externa en apoyo al control externo posterior, será incentivada la más amplia concurrencia y participación de proponentes, a través de su publicidad. h) Competencia profesional: La puntuación otorgada será dirigida principalmente al equipo de profesionales, calificándose la capacitación y experiencia profesional en el ámbito gubernamental. i) Buena fe: Se presume la probidad de los servidores públicos y los proponentes, generando relaciones de cooperación y confianza. j) Confidencialidad: Los servidores públicos involucrados en los procesos de contratación guardarán la necesaria reserva sin revelar información de su conocimiento, en los casos y formas señalados en el presente Reglamento. ARTÍCULO 5.- (Definiciones). A los fines del presente Reglamento, se establecen las siguientes definiciones: 2/44
11 Versión:8; Vigencia 05/2008 Código: R/CE-09 a) Órgano Rector del Sistema de Control Gubernamental: La Contraloría General de la República es el Órgano Rector del Sistema de Control Gubernamental con las atribuciones que le confiere la Ley N 1178 y las atribuciones, funciones y responsabilidades específicas establecidas en el Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº b) Proponente: Es la persona natural, o jurídica legalmente constituida que participa en un proceso de contratación mediante la presentación de su propuesta. c) Modelo del Documento Base de Contratación: Es el documento estándar que contiene principalmente las condiciones legales, administrativas, técnicas, sistema de evaluación, modelo de contrato y otros requeridos para la presentación de propuestas. d) Modelo de Contrato: Es el documento elaborado por el Órgano Rector para uso obligatorio de las entidades del sector público, como parte integrante del Modelo del Documento Base de Contratación, que contiene cláusulas de relación contractual entre las entidades públicas y los proponentes. e) Documento Base de Contratación (de aquí en adelante DBC): Es el documento elaborado por la entidad contratante para cada contratación por concurso de propuestas, sobre la base del Modelo del DBC emitido por el Órgano Rector. f) Contrato: Es el instrumento legal elaborado por la entidad contratante, sobre la base del Modelo de Contrato emitido por el Órgano Rector, que regula la relación contractual entre la entidad contratante y el contratado estableciendo derechos, obligaciones y condiciones para la prestación de los servicios. g) Términos de Referencia: Es el documento, elaborado por la entidad contratante, en el cual se establecen las características técnicas de los servicios de Profesionales Independientes o Firmas de Auditoría en apoyo al control externo posterior, que forma parte del DBC. h) Servicios de Auditoría de Profesionales Independientes o Firmas de Auditoría en apoyo al control externo posterior: Son servicios que requieren la aplicación de conocimientos técnicos relacionados con el objeto del contrato a fin de brindar una opinión basada en la acumulación y evaluación objetiva de evidencia para establecer e informar sobre el grado de correspondencia entre la información examinada y los criterios establecidos. Estos servicios serán contratados por las entidades comprendidas en los artículos 3 y 4, de la Ley N i) Sistema de Información de Contrataciones Estatales - SICOES: Es el sistema oficial establecido y administrado por el Ministerio de Hacienda, a través del cual se captura y difunde la información relevante de los procesos de contratación de las entidades públicas, desde la convocatoria hasta la conclusión del contrato. El sistema 3/44
12 Código: R/CE-09 Versión:8; Vigencia 05/2008 permite la generación de información general y datos estadísticos para su difusión y transmisión a través de medios remotos de comunicación electrónica. j) Equipos multidisciplinarios: Grupo de profesionales especializados en áreas de auditoría, derecho, ingeniería, economía y otros, que brindan sus conocimientos para apoyar el cumplimiento del objeto de la auditoría contratada en apoyo al control externo posterior. k) Enfoque: Es en términos generales la explicación de cómo el proponente ejecutará la auditoría bajo criterios de coherencia, lógica y observancia de las Normas de Auditoría Gubernamental y de Control Interno y de la normativa legal que regula las operaciones a evaluar. Se define de manera predeterminada un enfoque de riesgo en la administración pública por lo cual las pruebas serán sustantivas de alto alcance. La evaluación del control interno y la realización de pruebas de cumplimiento no tendrán en este caso el objetivo de determinar el alcance de la auditoría sino exclusivamente el objetivo de verificar el cumplimiento de normas legales de las operaciones bajo examen, en función a que se trate de una auditoría financiera o especial. l) Objetivo: Objetivo es la descripción concreta y tangible del fin último que persigue el ente contratante con los resultados del trabajo de auditoría. m) Alcance: Se refiere al sujeto, objeto y período a examinar; así como la profundidad y cobertura del trabajo a realizar. Para trabajos de auditoría (incluyan o no construcción de obras y otros) se define con carácter predeterminado un alcance mínimo del 70%. n) Metodología: Es la descripción de los métodos y procedimientos que empleará el Proponente, para lograr el objetivo y el alcance del trabajo en la ejecución del servicio. o) Plan de trabajo: Es la descripción de la secuencia lógica expresada en un cronograma de trabajo que especificará las actividades del servicio y su interrelación con los proyectos de informe e informes finales, con la organización, asignación de personal y equipamiento ofrecido, para llevar adelante la realización del servicio en el plazo ofertado. p) Certificado de cumplimiento de contrato: Se define, como el documento extendido por la entidad contratante en favor del Auditor, que oficializa el cumplimiento del 4/44
13 Versión:8; Vigencia 05/2008 Código: R/CE-09 contrato; deberá contener como mínimo los siguientes datos: objeto del contrato, monto contratado y plazo. q) Auditoría: Es la acumulación y evaluación objetiva de evidencia para establecer e informar sobre el grado de correspondencia entre el objeto examinado la información examinada y criterios establecidos. r) Auditoría especializada: Examen realizado por una persona o firma, que posee habilidad, conocimiento y experiencia en un campo particular diferente a la auditoría contable. Que se ejecuta necesariamente con base en las Normas de Auditoría Gubernamental. Este servicio se contratará empleando el presente Reglamento. s) Contratante: Institución de derecho público, que a través de su representante legal suscribe el contrato. t) Costo del servicio: Es el costo del servicio de auditoría que compromete todos los gastos de la Firma de Auditoría o Profesional Independiente, para la ejecución del servicio. u) Omisión: Significa no solo la falta de presentación de documentos, sino que cualquier documento que no cumpla con las condiciones de validez requeridas por la entidad convocante. CAPÍTULO II DISPOSICIONES GENERALES ARTÍCULO 6.- (Inscripción en el registro). A los efectos del presente Reglamento, únicamente se podrá contratar servicios de Profesionales Independientes y Firmas de Auditoría en apoyo al control externo posterior, que se encuentren inscritos en el respectivo Registro de Firmas y Profesionales Independientes en Auditoría en apoyo al control externo posterior, a cargo de la Contraloría General de la República. En caso de contratación de Firmas de Auditoría o Profesionales Independientes extranjeros, el asociado local deberá estar inscrito en el indicado Registro. ARTÍCULO 7.- (Sujeción a Normas de Auditoría Gubernamental). Los Profesionales Independientes y Firmas de Auditoría, están obligados a aplicar en la práctica de la auditoría, las Normas de Auditoría Gubernamental (NAG), emitidas por la Contraloría General de la República vigentes a la fecha de la suscripción del contrato. ARTÍCULO 8.- (Contratación de otros trabajos de auditoría emergentes de resultados finales de auditoría). Cuando los resultados finales de los servicios de auditoría externa, en apoyo al control externo posterior justifiquen la contratación de otros 5/44
14 Código: R/CE-09 Versión:8; Vigencia 05/2008 trabajos de auditoría, deberá realizarse un nuevo proceso de selección y contratación, conforme al presente Reglamento. ARTÍCULO 9.- (Contratación según convenios de financiamiento). Las contrataciones con recursos de crédito y/o donación externa se regularán por el presente Reglamento, salvo lo expresamente previsto en los respectivos convenios de financiamiento. ARTÍCULO 10.- (Evaluación de Informes) La Contraloría General de la República tiene la atribución de examinar los programas, papeles de trabajo e informes de auditoría externa, según lo establecen los incisos k) y l) del artículo 3 del Reglamento para el Ejercicio de las Atribuciones de la Contraloría General de la República, aprobado mediante Decreto Supremo N ARTÍCULO 11.- Prohibiciones para servidores públicos). Los servidores de las entidades públicas, se encuentran prohibidos de realizar los siguientes actos administrativos: a) Iniciar un proceso de contratación sin tener la autorización del Responsable del Proceso de Contratación. b) Iniciar un proceso de contratación que no esté previsto en el presupuesto aprobado para la gestión, que no cuente con la Certificación Presupuestaria respectiva y que no esté inscrito en el Programa Anual de Contrataciones. c) Iniciar un proceso de contratación sin contar con la certificación emitida por la Unidad solicitante, sobre la existencia de documentación financiera, técnica, legal y administrativa, relacionada con el objeto y tipo de la auditoría. d) Dar a conocer precios referenciales o el presupuesto de las contrataciones programadas. e) Direccionar el contenido del DBC para la contratación de Profesionales Independientes o Firmas de Auditoría en apoyo al control externo posterior, tomando como criterios de habilitación, evaluación y/o calificación la nacionalidad y/o características exclusivas de los proponentes. f) Otorgar o permitir acceso a los documentos e información presentada por los proponentes en un proceso de contratación, que tienen carácter confidencial. g) Otorgar información relativa al análisis y evaluación de las propuestas y sus respectivos informes mientras no se concluya el proceso de evaluación. h) Realizar la apertura de las propuestas en horario y lugar diferentes a los establecidos en la convocatoria y en el DBC. 6/44
15 Versión:8; Vigencia 05/2008 Código: R/CE-09 i) Establecer relaciones que no sean en forma escrita, entre proponentes y servidores públicos que intervienen en el proceso de contratación, salvo en los actos públicos establecidos para la contratación de los servicios, que trata el presente Reglamento. j) Publicar la segunda y siguientes convocatorias sin haber informado al SICOES del resultado de la anterior convocatoria. k) Requerir en el DBC, requisitos legales y administrativos no establecidos en el presente Reglamento y el Modelo del DBC. l) Evaluar o calificar con factores, criterios o puntajes no especificados en la metodología de calificación descrita en los Sistemas de Evaluación o Calificación del DBC concordante con el presente reglamento. m) Incurrir en prácticas fraudulentas o corruptas comprendidas dentro del alcance del Código Penal o de la Convención Interamericana contra la Corrupción ratificada mediante Ley N 1743, de 15 de enero de La inobservancia de los incisos d), f), k) y l), señalados, determinará que la entidad pública remita los antecedentes al Ministerio Público para fines consiguientes. ARTÍCULO 12.- (Prohibiciones para los proponentes). En los procesos de contratación se prohíbe a los proponentes: a) Celebrar acuerdos entre sí o con terceros que tengan por fin establecer prácticas restrictivas de la libre competencia, de conformidad con las disposiciones legales vigentes. b) Realizar prácticas corruptas o fraudulentas comprendidas dentro del alcance del Código Penal o de la Convención Interamericana contra la Corrupción ratificada mediante Ley N 1743, de 15 de enero de c) Efectuar auditorías por más de tres (3) años consecutivos en la misma entidad. d) Proponer en la gestión subsiguiente el mismo equipo auditor o parte del mismo, que hubiera auditado a la entidad por tres (3) años consecutivos, a cargo de otra firma. e) Presentarse simultáneamente a una convocatoria con otra Firma que cuente con los mismos socios, el mismo equipo auditor o parte de él. f) Presentar propuestas alternativas a la misma convocatoria. Incurrir en los incisos a) y b), mencionados, determinará que la entidad convocante, o la CGR, remitan los antecedentes al Ministerio Público para fines consiguientes. 7/44
16 Código: R/CE-09 Versión:8; Vigencia 05/2008 ARTÍCULO 13.- (Relacionamiento entre proponentes y servidores públicos de la entidad convocante) a) El relacionamiento entre cualquier proponente y la entidad convocante, debe guardar los más altos estándares de ética y solamente debe ser realizado en forma escrita cuando sea referido a la contratación. b) Cualquier relacionamiento referente a la convocatoria por parte de cualquier servidor público de la entidad convocante, involucrado en el proceso de contratación, que no sea en forma escrita y que sea susceptible de ser comprobado, tendiente a alterar o distorsionar la transparencia del proceso de contratación y denunciado fehacientemente ante el Responsable del Proceso de Contratación, motivará la separación del funcionario del proceso de contratación y lo someterá a proceso administrativo. c) Cualquier relacionamiento referente a la presente contratación por parte de cualquier persona del proponente o potencial proponente hacia cualquier servidor público de la entidad convocante que no sea en forma escrita y que sea demostrada fehacientemente ante el Responsable del Proceso de Contratación o ante la MAE, motivará la inhabilitación del proponente o potencial proponente. Lo descrito en los incisos a) b) y c) se aplica desde el inicio del proceso hasta la adjudicación, con excepción de la reunión de aclaración. ARTÍCULO 14.- (Conflicto de intereses). No se podrá contratar a Profesionales Independientes o Firmas de Auditoría en apoyo al control externo posterior, en los siguientes casos: a) Cuando anteriormente hayan prestado servicios contables, servicios de consultoría y/o asesoría, relacionados con el objeto de la auditoría a efectuarse. b) Cuando se requiera auditar áreas en las cuales hubiera participado previamente en el diseño o implantación de los sistemas asociados a ellas. c) Cuando el Profesional Independiente o alguno de los integrantes del equipo de la Firma de Auditoría en apoyo al control externo posterior, incurra en cualquiera de los impedimentos señalados en las Normas de Auditoría Gubernamental, que vulneren su independencia. d) Cuando hubiera intervenido o asesorado en la preparación o diseño de los Términos Referencia. e) Cuando un socio de la Firma de Auditoría o el Profesional Independiente tenga relaciones de dependencia con la entidad contratante o con la CGR. 8/44
17 Versión:8; Vigencia 05/2008 Código: R/CE-09 ARTÍCULO 15.- (Suspensión del registro). Los Profesionales Independientes, Firmas de Auditoría en apoyo al control externo posterior, a quienes se les compruebe que incumplieron el presente Reglamento y sus anexos, o falsearon información en la propuesta y declaraciones juradas, les será suspendido temporalmente su registro en el Registro de Firmas y Profesionales Independientes en Auditoría que presten apoyo al control externo posterior, a cargo del Órgano Rector, de acuerdo con lo establecido en el mismo, sin perjuicio de que la entidad convocante o el Órgano Rector, remitan los antecedentes al Ministerio Público para fines consiguientes. ARTÍCULO 16.- (Declaración de integridad e independencia). a) Los servidores públicos involucrados en el proceso de contratación de manera previa a la apertura del sobre A deben firmar y cumplir lo establecido en el Modelo Nº 6 de Declaración de Integridad de los servidores públicos, que se incluye en el DBC, sección IV de los modelos de la propuesta técnica. b) El Representante Legal del proponente o el Profesional Independiente y el equipo completo propuesto, deben firmar y cumplir lo establecido en los Modelos Nº 7 Declaración de Integridad y Nº 8 Declaración de Independencia, que se incluye en el DBC de la sección IV de los modelos de la propuesta técnica, y presentados como parte del sobre A, caso contrario su propuesta será descalificada. ARTÍCULO 17.- (Impedimentos para participar en procesos de contratación). Están impedidos para participar, directa o indirectamente, en procesos de contratación, las siguientes personas, debiendo rechazarse sus propuestas: a) Las personas naturales o jurídicas que tengan deudas pendientes con el Estado, establecidas mediante notas o pliegos de cargo ejecutoriados, al momento de presentar su propuesta. b) Las personas naturales o jurídicas que tengan sentencia ejecutoriada, con impedimento para ejercer el comercio, al momento de presentar su propuesta. c) Las personas naturales que tengan sentencia ejecutoriada por delitos tipificados en el Código Penal, en la Ley N 1743, del 15 de enero de 1997, Convención Interamericana contra la Corrupción. d) Las personas naturales o jurídicas que tengan deudas tributarias ejecutoriadas, según lo establecido en el numeral 4 del artículo 110 de la Ley N 2492, de 2 de agosto de 2003, Código Tributario boliviano. e) Las personas naturales o jurídicas con las cuales la Máxima Autoridad Ejecutiva, el Responsable del Proceso de Contratación o los servidores públicos que tengan 9/44
18 Código: R/CE-09 Versión:8; Vigencia 05/2008 capacidad de decisión en el proceso de contratación, puedan tener interés personal o económico de cualquier tipo. f) Las personas naturales o jurídicas asociadas con consultores, que hayan asesorado en la elaboración del contenido del DBC. g) Las personas naturales o jurídicas cuyos representantes legales, accionistas o socios controladores tengan vinculación matrimonial o de parentesco hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad, conforme a lo establecido por el Código de Familia, con la Máxima Autoridad Ejecutiva, el Responsable del Proceso de Contratación o los miembros de la Comisión de Calificación y Recepción o aquellos servidores públicos que tienen capacidad de decisión en el proceso de contratación, según se determine en el DBC. h) Los Profesionales Independientes o Firmas de Auditoría que se encuentren suspendidos, temporal o definitivamente, por el Órgano Rector para efectuar auditorías en apoyo al control externo posterior. ARTÍCULO 18.- (Error Subsanable). Es aquel que incide sobre aspectos no sustanciales, sean accidentales, accesorios o de forma; sin afectar la legalidad ni la solvencia de las propuestas. Es susceptible de ser rectificado dentro de un plazo razonable a partir de su constatación, siempre y cuando no afecte los términos y condiciones de la oferta y no conceda ventajas indebidas en detrimento de los otros competidores. I. Se consideran errores subsanables únicamente los siguientes: a) La falta de numeración correlativa de algunas páginas. b) La falta de sellos y rúbricas en algunas páginas de la propuesta. c) La falta de índice de contenido. d) Cuando existan diferencias entre el numeral y literal de las cantidades, prevalecerá el literal. Todo acto subsanado será consignado en el informe de calificación, con los respaldos documentarios respectivos. II. No se considerarán errores subsanables y serán objeto de descalificación, la ausencia de los siguientes documentos y aspectos: a) Carta de presentación de la propuesta firmada por el Representante Legal. b) Propuesta técnica. c) Propuesta económica. d) Garantía de Seriedad de Propuesta. e) Poder del representante legal con facultad expresa para presentar propuestas y suscribir contratos con el Estado (fotocopia). f) Declaración Jurada del proponente. g) Declaración Jurada incompleta y/o sin firma. 10/44
19 Versión:8; Vigencia 05/2008 Código: R/CE-09 h) Modelo Nº 9 de Curriculum Vitae del personal propuesto. i) Garantía de Seriedad de Propuesta, girada por monto o plazo de vigencia menor a los requeridos o emitida en forma errónea. j) Cuando en lugar de boleta de garantía se presente póliza de seguro. k) Firma en los modelos del personal propuesto. III. No se considerarán como errores: a) La presentación de una Garantía de Seriedad de Propuesta, girada por monto o plazo de vigencia mayor al requerido. b) Presentar en lugar de póliza de seguro, boleta bancaria. CAPÍTULO III PRINCIPALES PARTICIPANTES DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN ARTÍCULO 19.- (Principales participantes del proceso de contratación). En cada entidad pública los principales participantes de los procesos de contratación son: a) Máxima Autoridad Ejecutiva (MAE) b) Responsable del Proceso de Contratación (RPC) c) Comisión de Calificación d) Contraparte e) Comisión de Recepción f) Área Solicitante g) Área Administrativa y Financiera h) Asesor Legal ARTÍCULO 20.- (Máxima Autoridad Ejecutiva - MAE). Es el titular o personero de mayor jerarquía de cada entidad del sector público según lo establecido en su disposición legal o normativa de creación. La MAE de la entidad convocante, es responsable del proceso de contratación de Profesionales Independientes o Firmas de Auditoría, desde el inicio hasta la suscripción del contrato y deberá: a) Disponer que los procesos de contratación se enmarquen en los principios y disposiciones establecidas en el presente reglamento. b) Disponer que el PAC sea difundido y este contemplado en el POA y Presupuesto de la entidad. c) Designar mediante resolución expresa al Responsable del Proceso de Contratación, cuyos requisitos, responsabilidades y funciones serán reglamentados. d) Designar a los integrantes de la Comisión de Recepción. 11/44
20 Código: R/CE-09 Versión:8; Vigencia 05/2008 e) Resolver los recursos administrativos de impugnación, mediante resolución expresa. f) Suscribir los contratos. ARTÍCULO 21.- (Responsable del Proceso de Contratación RPC). Es el servidor público designado por la MAE, quién deberá: a) Autorizar el inicio del proceso de contratación mediante Resolución Administrativa expresa, verificando previamente su registro en el Programa de Operaciones Anual (POA), Programa Anual de Contrataciones (PAC) y cuente con la Certificación Presupuestaria correspondiente. b) Aprobar el DBC mediante Resolución Administrativa, incorporando las enmiendas, después de realizada la Reunión de Aclaración. c) Autorizar, cuando corresponda, la ampliación del plazo de presentación de propuestas y presentación de documentación para la firma del contrato. d) Designar a los integrantes de la Comisión de Calificación y atender las excusas presentadas. e) Aprobar el informe de la Comisión de Calificación y sus recomendaciones o solicitar su complementación o sustentación. f) Adjudicar la contratación mediante resolución administrativa. g) Justificar técnica y legalmente la anulación, cancelación o suspensión del proceso de contratación. h) Requerir la ampliación del plazo de validez de las propuestas; junto a la extensión de la validez de las garantías. i) Realizar seguimiento al cumplimiento de las etapas del proceso de contratación. j) Declarar desierta la convocatoria mediante resolución administrativa. En el caso de Gobiernos Municipales de categoría demográfica A y B (menores a habitantes), el Alcalde podrá también ejercer las atribuciones del RPC. 12/44
21 Versión:8; Vigencia 05/2008 Código: R/CE-09 ARTÍCULO 22.- (Comisión de Calificación) I. Designación y conformación: a) La Comisión de Calificación será designada por el RPC cinco (5) días hábiles previos al acto de apertura de propuestas. La Comisión de Calificación estará conformada por servidores públicos de la entidad convocante, técnicamente calificados, según el tipo de la auditoría a contratar y en un mínimo de tres (3), que respondan al siguiente requerimiento básico: Un técnico del Área Administrativa, con conocimientos en contrataciones. Un técnico del Área Solicitante. Un representante de la MAE. Los integrantes de la Comisión de Calificación desempeñarán las funciones de Presidente, Secretario y Vocal, según su propia elección. El técnico del Área Administrativa será responsable de la custodia de todos los documentos del proceso. Para Gobiernos Municipalidades de categoría demográfica A y B, la designación de la comisión de Calificación se efectuará por el Alcalde Municipal y estará conformada mínimo por dos (2) integrantes: Un Técnico del Área Administrativa, con conocimientos en contrataciones. Un Técnico del Área Solicitante. b) Cuando la entidad no cuente con personal técnico con los conocimientos requeridos, la entidad podrá contratar personal externo calificado que asesore a la Comisión de Calificación. c) La MAE, el RPC y el Asesor Legal no formarán parte de la Comisión de Calificación. II. La Comisión de Calificación deberá, en la: a) Recepción y apertura de propuestas: Realizar la apertura pública de las propuestas. 13/44
22 Código: R/CE-09 Versión:8; Vigencia 05/2008 Verificar en acto público la integridad de la presentación de documentos requeridos. b) Evaluación de las propuestas: Evaluar los documentos legales y administrativos; calificar las propuestas técnicas y económicas. Solicitar al proponente subsane los errores que sean subsanables. Solicitar aclaraciones o informes técnicos, legales o administrativos internos de la entidad, para la evaluación de las propuestas. Elaborar el informe de evaluación y recomendación de adjudicación o declaratoria desierta. c) Cotejo y verificación de documentación: Revisar y verificar con el Asesor Legal que la documentación presentada en original o fotocopia legalizada corresponda a los documentos declarados en la propuesta adjudicada. Emitir informe de verificación (dirigido al RPC) de la documentación presentada por el proponente adjudicado, recomendando la suscripción del contrato o descalificación de la propuesta. ARTÍCULO 23.- (Contraparte). La Contraparte es el servidor público competente para efectuar el seguimiento sobre el cumplimiento de los aspectos formales del contenido del contrato. I. Designación y conformación: a) Será designado por el Responsable del Área Solicitante. b) Dependiendo de la complejidad del trabajo podrá estar conformada por uno o más servidores públicos. c) Dependiendo de las circunstancias podrá ser el responsable del Área Solicitante. II. La Contraparte es responsable de hacer cumplir la parte formal del contrato como cumplimiento de los plazos propuestos, efectuar controles periódicos a fin de verificar que el personal propuesto para realizar el servicio por parte del Profesional Independiente o Firma de Auditoría contratada en apoyo al control externo posterior, sea el que participe en la ejecución y de acuerdo a la carga horaria comprometida. Por consiguiente, no es responsable del contenido técnico ni debe objetar el juicio u opinión del auditor, siendo este último el responsable. 14/44
23 Versión:8; Vigencia 05/2008 Código: R/CE-09 ARTÍCULO 24.- (Comisión de Recepción). Es la instancia responsable de la recepción del producto de los servicios de Profesionales Independientes o Firma de Auditoría en apoyo al control externo posterior I. Designación y conformación: a) Será designada por la MAE. b) Estará conformada por un mínimo de tres (3) servidores públicos técnicamente calificados, según el tipo de auditoría contratada: El Jefe del Área Administrativa o un Representante delegado expresamente por éste. Un representante técnico del Área Solicitante u otra área, delegado expresamente por el Jefe del Área Solicitante. Un Representante de la MAE. Cuando la entidad contratante no cuente con personal técnico especializado para realizar la recepción, la MAE podrá contratar asesores técnicos especializados o empresas específicas para el análisis y verificación del objeto de la contratación, en calidad de asesoramiento. Para Gobiernos Municipales de categoría demográfica A y B, la designación de la comisión de Recepción se efectuará por el Alcalde Municipal y estará conformada mínimo por dos (2) integrantes: Un Técnico del Área Administrativa. Un representante técnico del Área Solicitante u otra área, delegado expresamente por el Jefe del Área Solicitante. II. La Comisión de Recepción deberá: a) Efectuar la recepción de los informes emitidos de acuerdo con lo establecido en los Términos de Referencia, la propuesta técnica, el cronograma de actividades y las condiciones del contrato. b) Aprobar los informes recibidos, cuando corresponda. c) Elaborar el informe de conformidad. 15/44
24 Código: R/CE-09 Versión:8; Vigencia 05/2008 ARTÍCULO 25.- (Área Solicitante). La Unidad Solicitante deberá: a) Solicitar la contratación consignada en el Programa de Operaciones Anual (POA). b) Asegurarse de la existencia de la documentación e información relacionada con el objeto y tipo de auditoría y emitir una certificación expresa adjuntando un detalle de los mismos. c) Elaborar los Términos de Referencia. d) Organizar y llevar a efecto la Inspección Previa (en base al detalle de existencia de documentos certificados por el Área Solicitante) y la Reunión de Aclaración. e) Elaborar enmiendas a los Términos de Referencia para la aprobación del RPC. f) Emitir notas de aclaración sobre consultas que no generan modificación a los Términos de Referencia. g) Realizar la administración y seguimiento de los servicios contratados. h) Elaborar el informe de justificación técnica para la cancelación, anulación o suspensión de un proceso de contratación y otros que se requieran. i) Emitir el certificado de trabajo para el Profesional Independiente o la Firma de Auditoría contratada; detallando el personal participante y los períodos de trabajo correspondientes una vez aprobado el informe final por la Comisión de Recepción. ARTÍCULO 26.- (Área Administrativa - Financiera). El Área Administrativa-Financiera deberá llevar a cabo las actividades administrativas relativas a los procesos de contratación tales como: a) Elaborar el Programa Anual de Contrataciones. b) Prever gastos de publicación, y otros inherentes a los procesos de contratación. c) Llevar un registro o Libro de Actas de las propuestas presentadas. d) Efectuar el seguimiento de las condiciones y plazos establecidos en los procesos de contratación. e) Otorgar la Certificación Presupuestaria para cada proceso de contratación. f) Elaborar el DBC. g) Remitir al SICOES, la información de los procesos de contratación. h) Administrar, las garantías, hacerse cargo de su custodia, velar por su vigencia y ejecutarlas cuando corresponda. i) Conformar y archivar el expediente de cada uno de los procesos de contratación. ARTÍCULO 27.- (Asesor Legal ). La Unidad Jurídica deberá: a) Atender los requerimientos de opinión legal de los servidores públicos de la entidad en las diferentes etapas del proceso de contratación. 16/44
25 Versión:8; Vigencia 05/2008 Código: R/CE-09 b) Elaborar el contrato, utilizando el Modelo de Contrato incluido en el DBC emitido por el Órgano Rector. c) Preparar las notas de aclaración o enmiendas sobre los aspectos legales. d) Asesorar a la Comisión de Calificación durante el proceso de calificación de propuestas sobre la revisión de los documentos legales y en asuntos legales que sean sometidos a su consideración. e) Revisar la pertinencia y legalidad de la documentación original presentada por el proponente adjudicado para la firma del contrato. f) Atender y asesorar sobre procedimientos, plazos y resolución de Recursos Administrativos de Impugnación. g) Firmar el contrato, previamente a la suscripción por la MAE y el proponente adjudicado. h) Elaborar y visar las resoluciones relativas al proceso de contratación. i) Elaborar el informe de justificación legal para la cancelación, anulación o suspensión de un proceso de contratación y otros que se requieran. El representante de la Unidad Jurídica no participará como integrante de la Comisión de Calificación ni de la Comisión de Recepción. La entidad pública que no cuente con una Unidad Jurídica, podrá contratar los servicios de un abogado quien deberá cumplir lo prescrito anteriormente. CAPÍTULO IV PROPONENTES ELEGIBLES EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN ARTÍCULO 28.- (Participantes del proceso de contratación). Los proponentes elegibles y sus requisitos para presentarse en un proceso de contratación, son los siguientes: a) Profesionales Independientes en Auditoría. Personas naturales con capacidad para contratar que cuenten con la debida competencia para la prestación de servicios de auditoría en el área de su profesión. b) Firmas de Auditoría. Personas jurídicas constituidas en sociedades comerciales, dotadas de estructura organizada. Estas firmas contarán con un plantel de profesionales con competencia profesional para la prestación de servicios de auditoría. 17/44
26 Código: R/CE-09 Versión:8; Vigencia 05/2008 Los proponentes elegibles, en un proceso de contratación, son los siguientes: I. Profesionales Independientes nacionales. Estos profesionales podrán participar únicamente en contrataciones menores a Bs II. Firmas de auditoría nacionales, legalmente constituidas en Bolivia. Estas Firmas podrán participar en los procesos de contratación, sin límite de monto. III. Firmas de auditoría extranjeras asociadas con una Firma de auditoría nacional, cumpliendo las disposiciones legales que regulan la constitución de este tipo de sociedades, como requisito esencial para la suscripción del contrato. Estas Firmas podrán participar en los procesos de contratación (sin límite de monto), cuando se haya declarado desierta la primera convocatoria nacional. CAPÍTULO V DOCUMENTOS E INSTRUMENTOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN SECCIÓN I DOCUMENTOS E INSTRUMENTOS ARTÍCULO 29.- Programa Anual de Contrataciones (PAC). El Programa Anual de Contrataciones elaborado por la entidad debe incluir la contratación de todo servicio de Auditoría, independientemente del monto presupuestado. ARTÍCULO 30.- Documento Base de Contratación (DBC). I. El DBC, es el documento que contiene los aspectos administrativos, técnicos y legales del proceso de contratación. El Órgano Rector elaborará y aprobará el modelo del DBC cuya utilización es obligatoria por todas las entidades públicas. II. La entidad convocante, cuando requiera incorporar aspectos que modifiquen los DBC, deberá solicitar en forma escrita al Órgano Rector, la aprobación de estas modificaciones, justificando las causales técnicas y legales. El Órgano Rector, previa evaluación de su requerimiento, podrá aprobar o denegar la solicitud. Cuando existan modificaciones, deberá adjuntarse al DBC, el documento de aprobación expedido por el Órgano Rector. 18/44
27 Versión:8; Vigencia 05/2008 Código: R/CE-09 III. La entidad convocante, podrá en cualquier momento, antes de emitir la Resolución de aprobación del DBC ajustar mediante una enmienda, ya sea por iniciativa propia o en atención a las consultas escritas efectuadas por los proponentes y los resultados de la Reunión de Aclaración. Estas enmiendas no deberán modificar la estructura y contenido del Modelo del DBC elaborado por el Órgano Rector. IV. El DBC contendrá básicamente lo siguiente: a) Objeto y descripción de la contratación. b) Términos de Referencia. c) Método de Calificación. d) Recepción de Propuestas. e) Garantías Requeridas. f) Experiencia General y Específica. g) Modelo de contrato. h) Notificaciones. i) Modelos y formularios establecidos en el presente Reglamento. ARTÍCULO 31.- (Convocatoria). SECCIÓN II CONVOCATORIA La Convocatoria será elaborada de acuerdo con el Formato de Convocatoria del Modelo del DBC y será publicado obligatoriamente en el SICOES. Adicionalmente, la convocatoria podrá ser publicada en otros medios de comunicación seleccionados por la entidad convocante. Con la finalidad de lograr mayor número de participantes, la entidad convocante podrá invitar por escrito a participar de las convocatorias públicas a potenciales proponentes, debiendo señalar el Código Único de Contrataciones Estatales (CUCE) de la publicación en el SICOES y los medios de comunicación en los que se publicarán las convocatorias. SECCIÓN III CONTRATOS ARTÍCULO 32.- (Naturaleza del contrato y condición). Los contratos que suscriban las entidades públicas para la provisión de servicios de Auditoría son de naturaleza administrativa. 19/44
28 Código: R/CE-09 Versión:8; Vigencia 05/2008 El Órgano Rector emitirá un modelo de contrato como parte integrante del modelo del DBC, para uso obligatorio en la contratación de servicios de auditoría en la modalidad de Concurso de Propuestas. En caso de que las entidades públicas requieran modificar el modelo de contrato, deberán solicitar en forma escrita al Órgano Rector la aprobación de estas modificaciones, justificando las causales técnicas y legales para el efecto. El Órgano Rector previo análisis y evaluación de la pertinencia de la solicitud, autorizará o negará el requerimiento. ARTÍCULO 33.- (Documentos integrantes del contrato). Los siguientes documentos formarán parte del contrato, sin que sea necesaria su protocolización: a) Documento Base de Contratación; b) Propuesta adjudicada; c) Resolución Administrativa de Adjudicación; d) Poder legal de representación, cuando corresponda: e) Garantías: f) Anexos específicos del contrato: g) Contrato de Asociación Accidental, si corresponde. ARTÍCULO 34.- (Contenido del contrato). El contrato incorporará como mínimo las siguientes cláusulas: a) Partes contratantes, que deberá especificar la capacidad legal de las partes. b) Documentos integrantes del contrato. c) Determinación del objeto del contrato. d) Garantías cuando corresponda. e) Precio del contrato, moneda, forma de pago, facturación y plazo. f) Vigencia del contrato. g) Obligaciones de las partes. h) Multas y penalidades. i) Condiciones para la recepción del servicio de auditoría. j) Resolución del contrato. k) Mecanismos de resolución de controversias. l) Legislación Aplicable. ARTÍCULO 35.- (Suscripción y protocolización del contrato). I. El RPC, comunicará al proponente adjudicado la fecha de suscripción del contrato, solicitando la entrega de la Garantía de Cumplimiento de Contrato. La MAE, en representación de la entidad suscribirá el contrato con el adjudicado o su representante legal en el plazo establecido por la Entidad en el DBC. 20/44
29 Versión:8; Vigencia 05/2008 Código: R/CE-09 Excepcionalmente y con la debida justificación por caso fortuito, fuerza mayor o por problemas administrativos o financieros, el RPC podrá ampliar el plazo de suscripción del contrato. II. La Entidad contratante deberá protocolizar el contrato ante Notaría de Gobierno aquellos superiores a Bs , siendo el costo del trámite responsabilidad del contratado. Para el efecto se deberá entregar toda la documentación a la Notaría de Gobierno en un plazo no mayor a diez (10) días hábiles después de la suscripción del contrato. Los contratos por debajo del monto señalado podrán ser protocolizados a criterio de la entidad contratante. No afecta la validez de las obligaciones contractuales o la procedencia del pago acordado, la falta de protocolización del contrato o la demora en concluir este procedimiento. ARTÍCULO 36.- (Documentos requeridos para la firma del contrato). I. Presentación de documentos: El proponente adjudicado deberá presentar la documentación original o fotocopia legalizada de los documentos señalados en el DBC; así como la Solvencia Fiscal y los especificados en la Declaración Jurada, que acrediten la veracidad y autenticidad de su condición legal, administrativa y de la propuesta técnica. Esta documentación deberá ser presentada ante el RPC según corresponda, quién la remitirá en el día a la Comisión de Calificación. En el caso de asociaciones accidentales, cada asociado deberá presentar su documentación en forma independiente. Para el caso de proponentes extranjeros (asociados con firmas nacionales) establecidos en su país de origen, que se adjudiquen una contratación, los documentos que deban presentar serán similares o equivalentes a los requeridos localmente para certificar sus enunciados; presentando las legalizaciones emitidas por el consulado del país de origen y traducciones en español pertinentes. II. Revisión de documentos: La Comisión de Calificación, con el apoyo de la Unidad Jurídica cotejará y verificará los documentos presentados por el proponente adjudicado, emitiendo su informe de conformidad o presentando las objeciones al RPC. En caso de verificarse alteraciones o falsedad en la documentación presentada con relación a la propuesta, el RPC, en forma coordinada con la Unidad Jurídica, deberá remitir antecedentes al Ministerio Público, para los fines consiguientes. 21/44