Source: https://www.notariosyregistradores.com/doctrina/ARTICULOS/presentaciontelematicaregistros.htm
Timestamp: 2019-06-18 00:53:19
Document Index: 341015195

Matched Legal Cases: ['artículo 112', 'Artículo 112', 'artículo 249', 'Artículo 249', 'artículo 112', 'artículo 224', 'artículo 249', 'artículo 112', 'artículo 196', 'artículo 249', 'artículo 249', 'artículo 249', 'artículo 249', 'artículo 418', 'artículo 112', 'artículo 249', 'artículo 249', 'in fine', 'artículo 6', 'artículo 249', 'artículo 418', 'artículo 418', 'artículo 254', 'artículo 86', 'artículo 244', 'artículo 112', 'artículo 112', 'artículo 249', 'artículo 249', 'artículo 249', 'artículo 134', 'artículo 249', 'artículo 43', 'artículo 107', 'artículo 112', 'artículo 58', 'artículo 322', 'artículo 249', 'in fine', 'artículo 249', 'artículo 264', 'artículo 86', 'artículo 19', 'artículo 112', 'artículo 112', 'artículo 249', 'artículo 264', 'artículo 153', 'artículo 153', 'artículo 178', 'artículo 249', 'artículo 333', 'artículo 333', 'artículo 112', 'artículo 153']

PRESENTACIÓN TELEMÁTICA DE ESCRITURAS EN LOS REGISTROS PÚBLICOS.
PRESENTACIÓN TELEMÁTICA DE ESCRITURAS
EN LOS REGISTROS PÚBLICOS
Adolfo Calatayud Sierra, Notario de Zaragoza
El objetivo de estas notas es doble. Por un lado, poner de manifiesto cuál es el régimen jurídico existente en materia de presentación telemática de escrituras en los Registros públicos, sobre todo desde la aprobación de la reforma del Reglamento Notarial llevada a cabo por el Real Decreto 45/2007, que ha introducido un cambio de enorme trascendencia para la forma de trabajo de las Notarías, quizá el más importante llevado a cabo en la función notarial en muchos años, dentro de los muchos y muy grandes que hemos sufrido en los últimos tiempos. Y, en segundo lugar, explicar el funcionamiento de la presentación telemática y los procedimientos para llevarla a cabo, con sugerencia de fórmulas para utilizar en las escrituras, con el fin de que sirva como ayuda para todos aquellos Notarios que todavía no han comenzado a transitar esta senda, difícil pero que va resultar imprescindible para el trabajo de las Notarías.
En el curso de estas notas, se hará referencia a la recientísima doctrina que la Dirección General de los Registros y del Notariado está estableciendo para resolver las múltiples dudas que van planteándose en esta materia. De todos modos, téngase en cuenta que algunas de estas Resoluciones están siendo recurridas por los Registradores, con la consiguiente posibilidad de que sean revocadas por los Tribunales. Habrá que estar muy atentos al desenlace de estos recursos, cuya resolución contribuirá a perfilar el régimen jurídico aplicable a las presentaciones telemáticas de documentos notariales en los Registros.
Hay que empezar diciendo que, desde que la comunicación telemática segura de documentos es posible, ha sido una aspiración del Notariado conseguir que las escrituras públicas pudieran acceder a los Registros públicos por vía telemática, como medio de evitar trámites presenciales, reduciendo tiempo y coste, y, a la vez, de dar más seguridad al tráfico jurídico. A ello han ido dirigidos muchos esfuerzos y, tras un largo proceso, en el que han sido necesarias dos Leyes, una voluntad muy decidida y una gran inversión económica, se ha conseguido que sea un hecho la posibilidad de presentación telemática.
Esto implica que los Notarios estamos obligados a realizar todo el esfuerzo necesario para que esto que ha costado tanto se haga efectivo y se consolide. La apuesta del Reglamento Notarial reformado por la presentación telemática es muy decidida, incluso drástica, al imponerla como un deber para el Notario; lo cual puede no ser el mejor procedimiento para lograr los objetivos. No cabe duda de que la presentación telemática acabará convirtiéndose en el medio más habitual de ingreso de las escrituras en los Registros públicos, pero parece que lo razonable habría sido establecer la posibilidad y poner los medios y que sea la lógica de las cosas la que marque el ritmo de implantación. En estos momentos, la prioridad debe ser resolver las dificultades que todavía existen para conseguir el objetivo final pretendido: hacer innecesarios los trámites presenciales ante el Registro; porque mientras éstos sigan siendo precisos, será difícil que el sistema se consolide plenamente.
Por otra parte, el aumento de agilidad y seguridad que estas novedades va a llevar consigo para los ciudadanos, y que tienen como correlato la realización de un enorme esfuerzo y la asunción de gran responsabilidad por parte de los Notarios, debería tener una repercusión en la retribución notarial, cada vez más disminuida en términos relativos y que no ha dejado de sufrir reducciones desde hace tiempo.
La presentación telemática de escrituras en los Registros públicos viene regulada en el artículo 112 de la célebre Ley 24/2001, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social, reformada parcialmente en este punto por la también célebre Ley 24/2005, de reformas para el impulso de la productividad. El texto de este precepto, que habrá que tener muy en cuenta, es el siguiente:
Artículo 112. Presentación de títulos por vía telemática en los Registros de la Propiedad, Mercantiles o de bienes muebles
1. Salvo indicación expresa en contrario de los interesados, los documentos susceptibles de inscripción en los Registros de la propiedad, mercantiles o de bienes muebles podrán ser presentados en éstos por vía telemática y con firma electrónica reconocida del notario autorizante, interviniente o responsable del protocolo. El notario deberá inexcusablemente remitir tal documento a través del Sistema de Información central del Consejo General del Notariado debidamente conectado con el Sistema de Información corporativo del Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España. El notario deberá dejar constancia de ello en la matriz o, en su caso, en el libro indicador.
2. En tales casos, el registrador de la propiedad, mercantil o de bienes muebles comunicará al notario autorizante, o a su sucesor en el protocolo, por vía telemática y con firma electrónica reconocida del mismo, tanto la práctica del asiento de presentación, como, en su caso, la denegación del mismo, la nota de calificación y la realización de la inscripción, anotación preventiva, cancelación o nota marginal que corresponda, con arreglo a los principios de la legislación registral. Las notificaciones o comunicaciones que deba efectuar el registrador por vía telemática al notario autorizante del título, o a su sucesor en el protocolo, se remitirán a través del Sistema de Información corporativo del Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España debidamente conectado con el Sistema de Información Central del Consejo General del Notariado.
3. Practicado el asiento registral, el notario dejará constancia de la recepción de la comunicación y del contenido de ésta en forma de testimonio, bajo su fe, en la matriz y en la copia que de la misma expida.
4. Los asientos de presentación realizados por esta vía, se practicarán por el orden que correspondan a su hora de recepción. Reglamentariamente se establecerán los criterios y el procedimiento para que los asientos de presentación que traigan causa de títulos presentados por vía telemática, dentro o fuera de las horas de oficina, se practiquen de modo correlativo a la hora de su recepción teniendo en cuenta a su vez la hora de presentación de los demás títulos que tengan acceso al Registro, tanto los presentados en papel como los presentados por vía telemática.
Hay un apartado 5 en este artículo, pero se refiere a la presentación de documentos judiciales, administrativos o privados, por lo que escapa de nuestro interés en este momento.
El Reglamento Notarial, por su parte, tras la modificación llevada a cabo por el Real Decreto 45/2007, y como desarrollo del indicado precepto legal, ha dispuesto, en el artículo 249, lo siguiente:
Artículo 249. 1. Las copias deberán ser libradas por los notarios en el plazo más breve posible, dando preferencia a las más urgentes. En todo caso, deberá expedirse en los cinco días hábiles posteriores a la autorización.
2. Tratándose de copias autorizadas que contengan actos susceptibles de inscripción en el Registro de la Propiedad o en el Registro Mercantil, de conformidad con el artículo 112 de la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, a salvo de que el interesado manifieste lo contrario deberán presentarse telemáticamente.
En consecuencia, el notario deberá expedir y remitir la copia autorizada electrónica en el plazo más breve posible y, en todo caso, en el mismo día de autorización de la matriz o, en su defecto, en el día hábil siguiente. Se exceptúa el supuesto de imposibilidad técnica del que deberá quedar constancia en la copia que se expida en soporte papel de la causa o causas que justifican esa imposibilidad, en cuyo caso podrá presentarse mediante telefax en los términos previstos en el apartado siguiente. El notario deberá hacer constar en la matriz mediante diligencia la fecha y hora del acuse de recibo digital del Registro correspondiente, sin perjuicio de hacer constar tales extremos, en su caso, en el Libro Indicador.
El notario será responsable de los daños y perjuicios que se cause al interesado como consecuencia del retraso en la expedición de copia electrónica y su presentación telemática, excepto en los supuestos de imposibilidad técnica.
3. A salvo de lo dispuesto en el apartado precedente, el notario podrá remitir por telefax el mismo día del otorgamiento al Registro de la Propiedad competente comunicación sellada y suscrita, en su caso, de haber autorizado escritura susceptible de ser inscrita por la que se adquieran bienes inmuebles o se constituya un derecho real sobre ellos, y en los demás casos en que lo solicite algún otorgante, o lo considere conveniente el notario. En su caso, el notario será responsable de los daños y perjuicios que se causen como consecuencia de la presentación telemática de cualquier título relativo al mismo bien y derecho con anterioridad a la presentación por telefax de la comunicación, a salvo de que se hubiera utilizado esta vía por imposibilidad técnica o como consecuencia de que así lo hubiera solicitado el interesado. Dicha comunicación dará lugar al correspondiente asiento de presentación y en ella constarán testimoniados en relación, al menos, los siguientes datos:
b) La identidad de los otorgantes y el concepto en el que intervienen.
c) El derecho a que se refiera el título que se pretende inscribir.
d) La reseña identificadora del inmueble haciendo constar su naturaleza y el término municipal de su situación, con expresión de su referencia catastral y, según los casos, del sitio o lugar en que se hallare si es rústica, nombre de la localidad, calle, plaza o barrio, el número si lo tuviere, y el piso o local, si es urbana, y, salvo en los supuestos de inmatriculación, los datos registrales.
El notario hará constar en la escritura matriz, o en la copia si ya estuviese expedida ésta, la confirmación de la recepción por el Registrador y su decisión de practicar o no el asiento de presentación, que éste deberá enviar el mismo día o en el siguiente hábil.
Éstas son las normas específicas aplicables a la materia. Lógicamente, habrá que tener también en cuenta las que regulan la firma electrónica reconocida de los Notarios y las copias autorizadas electrónicas de los documentos notariales, que aquí hay que darlas como presupuesto, por lo que no vamos a detenernos en su examen que alargaría más de lo que se ha propuesto estas notas.
Entre esas normas, es preciso destacar de modo especial todo lo que dispone el artículo 224.4 del Reglamento Notarial sobre copias autorizadas electrónicas. Sobre este particular, únicamente hacer una referencia al plazo de validez de sesenta días que dicho precepto establece para las copias autorizadas electrónicas. Una interpretación muy literalista de ese precepto, basada en la redacción verdaderamente desafortunada que se le ha dado, podría plantear problemas, en materia de presentación telemática de escrituras en los Registros, en aquellos casos en que la práctica del asiento de inscripción, por las razones que fuera, se demore más allá de ese plazo. Ahora bien, en realidad, la interpretación acertada de esa norma ha de ser que, una vez recibida la copia autorizada electrónica por el Registro, ésta ya ha cumplido el fin para el que ha sido expedida, y, desde ese momento, la copia ya no caduca, puesto que ya está presentada, siempre y cuando no caduque el asiento de presentación. Es decir, el plazo de validez se computa desde que la copia se expide hasta que se recibe por el Registro; y, tal y como funciona el sistema informático de remisión de copias electrónicas, en el que la copia se emite (se firma electrónicamente) en el mismo momento en que se remite y la recepción por parte del Registro es inmediata, no puede operar esa caducidad. Esta interpretación es la que sigue la Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 4 de febrero de 2008, cuando establece, entre las tareas que corresponden al Registrador para decidir si extiende el asiento de presentación en una copia electrónica presentada telemáticamente, la de comprobar que no han transcurrido más de sesenta días desde que se expide la misma hasta su ingreso en el Registro.
LA PRESENTACIÓN TELEMÁTICA COMO DEBER DEL NOTARIO
Obsérvese que el artículo 249.2 del Reglamento Notarial, que acaba de ser transcrito, hace un desarrollo muy riguroso del artículo 112 de la Ley 24/2001, en la medida en que este último dice salvo indicación expresa en contrario de los interesados, los documentos susceptibles de inscripción en los Registros de la propiedad, mercantiles o de bienes muebles podrán ser presentados en éstos por vía telemática (cuyo texto se reproduce en el artículo 196 del Reglamento Notarial), mientras que el artículo 249.2 del Reglamento Notarial dice que tratándose de copias autorizadas que contengan actos susceptibles de inscripción en el Registro de la Propiedad o en el Registro Mercantil, a salvo de que el interesado manifieste lo contrario deberán presentarse telemáticamente.
Como vemos, el poder se ha convertido en deber, si bien referido a los actos susceptibles de inscripción en el Registro de la Propiedad o en el Registro Mercantil. En cuanto a los Registros de Bienes Muebles existe la posibilidad, pero no el deber. De todos modos, en el estado actual, no es posible la presentación telemática en los Registros de Bienes Muebles, porque la aplicación a través de la cual se lleva a cabo no contempla, de momento, esta posibilidad.
La consideración de la presentación telemática en los Registros de la Propiedad y Mercantiles como un deber del Notario no hay duda de que ha sido impulsada por los órganos rectores del Notariado, para reforzar el aspecto funcionarial de la actividad notarial y su protagonismo en el sistema de seguridad jurídica preventiva. Es ilustrativa, en este sentido, la Nota aprobada por el Consejo General del Notariado, de fecha 19 de julio de 2007 (puede consultarse en el SIC), que dice que el carácter obligatorio del procedimiento se deriva ineludiblemente para el Notario de su carácter de funcionario público y de la condición de eje del sistema de seguridad jurídica preventiva de la función Notarial. En nuestra opinión, late también aquí una urgencia por parte del Consejo General del Notariado para conseguir la plena implantación de este sistema y un punto de desconfianza hacia la actitud de los Notarios frente a la presentación telemática: se piensa que si se configurara como una posibilidad, su difusión será más lenta y menos general que si se impone como un deber.
Se trata de una solución que, cuanto menos, puede calificarse de drástica, por el enorme impacto que tiene en el trabajo de las Notarías. Téngase en cuenta que la presentación telemática de la escritura debe hacerse en el plazo más breve posible y, en todo caso, en el mismo día de autorización de la matriz o, en su defecto, en el día hábil siguiente y que la presentación requiere, primero, la elaboración de una copia autorizada electrónica, tarea muy laboriosa, y, luego, el acceso a la aplicación correspondiente, elaboración del correspondiente formulario y firma electrónica por el Notario; sin olvidar el seguimiento posterior que habrá que hacer de la presentación. Por ello, es indudable que la presentación telemática constituye una carga muy pesada para los Notarios, que, además, incrementa de modo notable las responsabilidades que asume y que, consecuentemente, supone un aumento del esfuerzo y de los crecientes gastos que las Notarías soportan.
Además, que el Notario tenga el deber de hacer la presentación telemática ante el silencio por parte del interesado no deja de ser disonante con el carácter voluntario que, en la mayoría de los casos, tiene la inscripción. Para salvar esta discordancia, parece que será necesario obtener expresamente del interesado su declaración sobre si quiere que el Notario haga la presentación o se opone a ello, en los términos que luego se examinan. Es decir, el Notario no debe dar lugar al supuesto de hecho de esa discutible norma: el silencio del interesado sobre el particular.
En cualquier caso, con independencia de la opinión que cada uno tenga sobre lo acertado de una regulación tan drástica de esta materia, lo cierto es que éste es el régimen jurídico al que estamos sometidos y el que el Consejo General del Notariado ha impulsado, régimen que, por tanto, los Notarios no podemos dejar de cumplir. Por ello, los despachos notariales tienen que cambiar los sistemas de trabajo y procedimientos de actuación y aumentar su dotación de medios personales y materiales para hacer frente a estas nuevas tareas.
LA PRESENTACIÓN POR FAX. ¿SÓLO CABE EN LOS CASOS IMPOSIBILIDAD TÉCNICA DE PRESENTACIÓN TELEMÁTICA?
La indicada Nota del Consejo General del Notariado de 19 de julio de 2007 realmente va mucho más allá de lo expresado y entiende cerrada la posibilidad de presentación por fax salvo en los casos de imposibilidad técnica de remisión telemática. Concretamente, dice: Y finalmente, por lo que respecta a la posible solicitud por los otorgantes del documento, de que en lugar de la remisión de copia electrónica se realice la mera notificación por fax del otorgamiento, a juicio de este Consejo tal posibilidad sólo cabe en rigor en los casos de imposibilidad técnica de remisión telemática, por cuanto el párrafo 3º del art. 249 en que se apoya esa petición, deja a salvo, expresis verbis la obligación prevista en el apartado anterior, quedando en todo caso en juego la responsabilidad civil del Notario, comprometida por la menor prelación del asiento por fax, su caducidad etc ....
Es difícil resistirse a hacer un comentario acerca de lo discutible de esta interpretación, ya que lo más lógico es considerar que la expresión que inicia el apartado 3, a salvo lo dispuesto en el apartado precedente, tiene como significado que el mecanismo de presentación por fax que regula es posible siempre que la presentación telemática no se lleve a cabo, con independencia de las razones por la que tal cosa suceda. De hecho , el propio precepto se refiere a la presentación hecha por fax cuando podía haberse presentado telemáticamente.
Además, esta interpretación tan radical está fuera de la realidad, en la que es habitual que muchos otorgantes (particularmente entidades financieras), en esta primera fase de implantación, prefieran seguir con la presentación por fax, que es lo que conocen. De hecho, la coexistencia entre ambos sistemas de presentación parece que es lo lógico en un proceso, imposible de evitar, de implantación progresiva de la presentación telemática.
Es más, seguramente incurriría en responsabilidad el Notario que se negara a la presentación por fax solicitada por el interesado que no quiere presentación telemática, por mucho que arguyera que no es posible aquélla por no existir imposibilidad técnica de presentación telemática, si resulta que la falta de presentación provoca la anteposición de una carga. También carece de sentido la interpretación de que si el Notario hace la presentación por fax, diligentemente, porque el interesado se opone a la presentación telemática, responda si se anteponen cargas, como dice la Nota, y no responda si no presenta tampoco el fax. La responsabilidad del Notario estará en función de que actúe diligentemente y conforme a lo que el interesado haya solicitado: si éste no quiere que se presente la escritura telemáticamente y prefiere que la presentación se haga por fax, el Notario quedará cubierto en su responsabilidad haciendo esta presentación diligentemente.
Afortunadamente, los Registros de la Propiedad no consideran que exista incompatibilidad entre los dos sistemas de presentación y los faxes de presentación se admiten aún en los casos de que no concurra la imposibilidad técnica de remisión telemática.
Por otra parte, la obsesión del Consejo General del Notariado por que la presentación telemática se convierta en procedimiento único de acceso de los documentos notariales desde las Notarías a los Registros y que se elimine cuanto antes el procedimiento de presentación por fax del resumen de la escritura sin duda ha bloqueado la deseable solución de permitir que ese resumen de la escritura pudiera presentarse no sólo por fax, sino también por vía telemática, que podría dar más seguridad.
Aparte de esto, el sistema de presentación por fax ha sufrido otras modificaciones algunas de las cuales reducen su funcionalidad e implican una pérdida de eficacia frente a la presentación telemática. Podemos destacar las siguientes:
a) Frente a la pluralidad de procedimientos del anterior artículo 249, que permitía la presentación por telefax o por cualquier otro medio, tras la reforma sólo se admite como vía el telefax. Como decíamos, no se ha introducido la posibilidad de presentación de la comunicación por vía telemática, lo que habría sido muy deseable.
b) El plazo para la presentación por fax de la comunicación al Registro de la Propiedad se limita al mismo día del otorgamiento. En esto la norma no ha cambiado, pero recuérdese que la Instrucción de 2 de diciembre de 1996 de la Dirección General de los Registros y del Notariado, que desarrolló esta materia, dispone que el asiento de presentación también se practicará si la comunicación no se remite el mismo día de su otorgamiento sino dentro de las veinticuatro horas siguientes, sin perjuicio, en tal supuesto, de la responsabilidad civil o disciplinaria en que pudiera incurrir el Notario (fuera de esos dos días, se establece que el Registrador denegará la práctica del asiento de presentación). Es discutible si las reglas de la citada Instrucción siguen siendo de aplicación o si el nuevo artículo 249 excluye la práctica del asiento de presentación si la comunicación o se hace el mismo día del otorgamiento. En nuestra opinión, no se ven razones suficientes para considerar que la Instrucción ha perdido su valor, pero es posible que el disfavor con que ahora se contempla la presentación por fax haga decidir lo contrario a la Dirección General de los Registros y del Notariado.
c) El antiguo artículo 249 decía que la comunicación tenía por objeto aquella escritura susceptible de ser inscrita, si bien del contenido que se regulaba que debía tener la comunicación se desprendía que sólo se estaba refiriendo a las escrituras inscribibles en el Registro de la Propiedad; y se decía que el Notario haría la presentación por su propia voluntad o necesariamente cuanto así lo solicite el interesado. Mientras que ahora se habla de escritura susceptible de ser inscrita por la que se adquieran bienes inmuebles o se constituya un derecho real sobre ellos y en los demás casos en que lo solicite algún otorgante, o lo considere conveniente el notario. El texto resulta un verdadero batiburrillo, máxime si tenemos en cuenta que el párrafo comienza diciendo que el notario podrá remitir, y sin perjuicio de que ello es a salvo de lo dispuesto en el apartado precedente. Es muy difícil dar una interpretación coherente a este texto abigarrado, pero lo más lógico es considerar que en este punto no ha habido cambio y que, por tanto:
- Las escrituras que pueden ser objeto de presentación por esta vía son las susceptibles de inscripción en el Registro de la Propiedad, no inscribibles en otros Registros. Así se infiere también de la regulación que se hace del contenido de la comunicación.
- El Notario está obligado a hacer la presentación cuando lo solicite algún otorgante. A cuyo efecto, deberá informar de esta posibilidad. En los demás casos, el Notario podrá hacer la presentación si lo considera conveniente.
d) La presentación por fax realizada fuera de horas de oficina se asentará el día hábil siguiente, inmediatamente después de la apertura del Diario, simultáneamente con las que se presenten físicamente a esa misma hora (artículo 418.4 del Reglamento Hipotecario). Esto no ha cambiado. En cambio, como dice el artículo 112.4 de la Ley 24/2001, la presentación telemática tiene efectos desde su hora de recepción. De este modo, la presentación por fax tiene una importante desventaja respecto de la telemática. Es por esta razón que el nuevo artículo 249.3 atribuye al Notario que, en vez de presentar telemáticamente lo hace por fax, responsabilidad de los daños y perjuicios que se causen como consecuencia de la presentación telemática de cualquier título relativo al mismo bien y derecho con anterioridad a la presentación por telefax de la comunicación, a salvo de que se hubiera utilizado esta vía por imposibilidad técnica o como consecuencia de que así lo hubiera solicitado el interesado.
e) Otra novedad es que, entre los datos que debe incluir la comunicación, está la referencia catastral del inmueble. Lógicamente, si consta en la escritura. De todos modos, no parece que su ausencia sea causa que impida la práctica del asiento de presentación.
Por lo demás, la comunicación que se remite por telefax sigue siendo un testimonio notarial y debe ir sellada y suscrita.
EXPRESIÓN EN LA ESCRITURA DE LA OPOSICIÓN, DE LA IMPOSIBILIDAD TÉCNICA Y DE LA CONFORMIDAD DE LA PRESENTACIÓN TELEMÁTICA
Con arreglo a la regulación reglamentaria, los dos únicos supuestos en que el Notario no está obligado a presentar telemáticamente la escritura que contenga actos susceptibles de inscripción en el Registro de la Propiedad o en el Registro Mercantil son los siguientes:
1) Si el interesado manifiesta lo contrario (artículo 249.2, primer párrafo, in fine). Así pues, hace falta oposición expresa a la presentación telemática. No dice el precepto reglamentario cómo debe constar esa manifestación en contrario, pero de los principios básicos que rigen la actividad del Notario creemos que pueden extraerse las siguientes conclusiones sobre esta cuestión:
a) Es obligación del Notario informar previamente a los otorgantes de la posibilidad existente de presentación telemática y de las ventajas y efectos que ésta produce.
b) Que, una vez recibida la información, todos los otorgantes tienen que oponerse a la presentación telemática. Así pues, es necesario que sean todos los otorgantes los que se opongan, sin ser suficiente con que lo haga el adquirente del derecho, puesto que también el transmitente está legitimado para solicitar la inscripción (artículo 6 de la Ley Hipotecaria). Evidentemente, será muy improbable el caso de que el adquirente se oponga y el transmitente, en cambio, pida que se presente; si así fuera, la única cuestión sería dejar claro en la escritura que, en tal caso, los gastos que genere la presentación e inscripción serán de cuenta del transmitente.
c) En cuanto a la forma de la manifestación de oposición, aunque el Reglamento no lo dice, lo lógico es que se haga constar en la propia escritura. Ésa será la mejor manera de dejar constancia de que el Notario está actuando correctamente. Ahora bien, seguramente el Notario también podría eludir su responsabilidad si la oposición ha sido realizada en documento independiente, tanto si es notarial complementario, como extranotarial, por ejemplo la ficha o autorización en que el interesado encarga la recogida de la escritura y la realización de los trámites posteriores, siempre que esté firmado por los otorgantes; de todos modos, téngase en cuenta que este tipo de documentos es infrecuente que los firmen todos los otorgantes.
d) En ningún caso puede aceptarse la inclusión de fórmulas de estilo que incluyan la renuncia a la presentación telemática sin que el interesado haya sido previamente informado por el Notario de modo suficiente.
2) Que exista imposibilidad técnica. El precepto dice que deberá quedar constancia en la copia que se expida en soporte papel de la causa o causas que justifiquen esa imposibilidad (artículo 249.2, segundo párrafo). Los comentarios que merece esta norma son los siguientes:
a) El presupuesto de la falta de presentación telemática es aquí la imposibilidad técnica, que puede ser de dos tipos:
- Imposibilidad de remisión. A estos efectos, téngase en cuenta que todos los Notarios tiene disponibles los medios técnicos para realizar la presentación telemática: los medios para elaborar la copia electrónica, los certificados electrónicos en las correspondientes tarjetas criptográficas para firmar electrónicamente el envío, el servidor PLATON, a través del cual se lleva a cabo la remisión y, en dicho servidor, la aplicación informática diseñada por Ancert a través de la cual se remite. Por ello, la mera falta de organización adecuada en la oficina para la elaboración y remisión de la copia electrónica no puede considerarse que entran dentro del concepto de imposibilidad técnica. Ésta sólo se daría si el Notario ha tenido una avería que le ha dejado fuera de funcionamiento su sistema informático local o si, por alguna razón, carece en ese momento del certificado electrónico para la firma electrónica notarial, o todavía no se le ha instalado por Ancert el servidor PLATON ni otra herramienta que le permita, mientras no lo tenga, la presentación, o si, por razones técnicas, la aplicación no funciona.
- Imposibilidad de recepción. Esto sucederá si resulta que el Registro de destino todavía no está operativo, por no haber puesto en marcha todavía el sistema de recepción telemática. A estos efectos, el Colegio Notarial de Aragón remite periódicamente el listado de los Registros operativos que, en estos momentos, son la casi totalidad de los existentes en España. Además, pueden consultarse dentro de la propia aplicación de remisión, en la opción Registros activos. También habrá imposibilidad técnica por causa de la recepción si el Registro de destino, aun estando operativo, resulta que tiene un problema técnico que le impide recibir la copia electrónica de la escritura, o abrirla o comprobar que está correctamente firmada por el Notario autorizante; éste es un tipo de incidencia que a veces se produce, aunque cada vez con menos frecuencia.
b) El precepto reglamentario, como hemos visto, dice que la causa o causas que justifican esa imposibilidad debe quedar constancia en la copia que se expida en soporte papel. Sobre este particular, creo que pueden distinguirse dos supuestos:
- Si la imposibilidad técnica es apreciable en el mismo momento de la autorización, parece que lo más adecuado es que se indique en la propia matriz del documento. Así sucederá, por ejemplo, si el Registro de destino no está operativo para la presentación telemática. Puesto que la copia autorizada reproduce el total contenido de la matriz, así se entenderá cumplida la exigencia de que la causa de la imposibilidad técnica conste en la copia.
- Si esa imposibilidad surge después de la autorización del documento, habrá que expresar la causa en el pie de la copia autorizada que se expide en papel. Así sucederá, por ejemplo, si resulta que, después de la autorización, cuando se va a proceder a la remisión telemática, resulta que el sistema informático del Notario necesario para la presentación se avería o si el Registro tiene problemas para recibir la copia autorizada telemática o abrir el fichero o comprobar la firma electrónica del Notario. Conviene que se deje constancia también de esta circunstancia en la nota de expedición de la copia que se pone en la matriz.
c) De lo que debe dejarse constancia es de la causa o causas que justifican la imposibilidad técnica. No parece que sea suficiente con una referencia genérica.
Constancia de la conformidad con la presentación telemática. Con independencia de todo lo dicho, y aunque el Reglamento Notarial no lo exija, también parece muy conveniente que, en los casos en que se vaya a realizar la presentación telemática, quede constancia de la conformidad del interesado o interesados. Es decir, que el Notario debe intentar conseguir que exista siempre un pronunciamiento del interesado acerca de si desea o no que se lleve a cabo la presentación telemática. Es la mejor forma de lograr la necesaria coherencia con el carácter generalmente voluntario de la inscripción registral. Aunque dicha conformidad no es requisito cuya falta impida la extensión del asiento de presentación, como ha dicho la Resolución de 4 de junio de 2007.
Respecto de la constancia de esta conformidad, también pueden hacerse varios comentarios:
a) En cuanto al lugar en que incluirla, cabe la posibilidad de hacerlo fuera de la escritura, en un escrito independiente, como se hace con la autorización del otorgante para que la escritura se entregue a un gestor o abogado u otra persona. Pero parece más indicada la constancia en la propia escritura.
b) Respecto del contenido de la autorización, conviene que incluya también a quién deberá considerarse como presentante en el procedimiento registral: el propio Notario, si se va a encargar de la gestión, el mismo otorgante, si decide llevar a cabo los trámites ulteriores por sí, o el gestor, Abogado u otra persona que designe. En esa indicación conviene expresar no sólo el nombre y apellidos o razón social de la persona autorizada, sino también su documento nacional de identidad o C.I.F., domicilio para notificaciones y teléfono, puesto que son datos que el Registro necesitará para comunicarse con el presentante.
Caso de que en el momento del otorgamiento no se disponga de los datos de esa persona que queda autorizada para actuar como presentante frente al Registro, podrán indicarse estas circunstancias en el pie de la copia autorizada electrónica que se remita al Registro.
Por otro lado, téngase en cuenta que, en los casos en que en la escritura tiene por objeto varios inmuebles, es posible que los otorgantes quieran que se inscriba alguno de ellos y no otros, en cuyo caso la presentación deberá realizarse sólo respecto de los primeros, debiendo expresarse así en la escritura o el pie de copia. Será poco frecuente, pero no es imposible.
Fórmulas. La Nota del Consejo General del Notariado de julio de 2007 contiene una fórmula de cláusula para utilizar en la escritura para el caso de que se vaya a presentar en el Registro de la Propiedad. Se trata de una fórmula extensa que está disponible para el que quiera.
Por nuestra parte, a continuación se proponen, con carácter meramente orientativo y sin más finalidad que servir de ayuda, las siguientes fórmulas concisas a incluir en las escrituras:
1) Para el caso de oposición de los interesados a la presentación telemática:
Tras informarle/s de la posibilidad de presentación telemática de copia autorizada electrónica de esta escritura en el Registro de la Propiedad/Mercantil y de los efectos que ésta produce, manifiesta/n su voluntad de que no se proceda a di-cha presentación.
2) Para el caso de imposibilidad técnica en la remisión:
Se hace constar que no podrá remitirse copia autorizada electrónica al Registro de la Propiedad/Mercantil por imposibilidad técnica del Notario autorizante debida a .
3) Para el caso de imposibilidad técnica en la recepción:
Se hace constar que no podrá remitirse copia autorizada electrónica al Registro de la Propiedad/Mercantil por imposibilidad técnica derivada de que en el Registro de destino .
Se recomienda que, en estos casos, la explicación que se dé de la causa de la imposibilidad sea respetuosa con la actuación registral y eluda toda referencia a posibles responsabilidades en la imposibilidad.
4) Conformidad de los otorgantes a la presentación:
Los comparecientes solicitan la presentación telemática de copia autorizada electrónica de esta escritura al Registro de la Propiedad/Mercantil, de modo que se considere como presentante a , D.N.I./C.I.F. , con domicilio a efectos de notificaciones en , teléfono .
EFICACIA DE LA PRESENTACIÓN TELEMÁTICA: DIFERENCIA DE EFECTOS CON LA PRESENTACIÓN POR TELEFAX
Como se decía en el apartado anterior, el Notario deberá informar suficientemente al interesado de los efectos que produce la presentación telemática, lo que incluye, de forma muy especial, explicar las diferencias existentes respecto de la presentación por telefax. De ahí la utilidad de dedicar un apartado a este tema.
Dado que hoy todavía lo habitual es que la presentación telemática no evita la realización de trámites presenciales, para los que, con frecuencia, será necesario expedir también una copia autorizada en soporte papel, puede plantearse qué diferencias efectivas existen entre realizar la presentación telemática o no hacerlo, para valorar si realmente existe una ganancia suficiente que haga que el sobreesfuerzo y el sobrecoste que llevan consigo la presentación telemática merecen la pena. También será ocasión de hacer referencia a los obstáculos que todavía impiden o dificultan una tramitación telemática integral.
Pues bien, respecto de la eficacia específica que produce la presentación telemática podemos hacer las siguientes consideraciones:
1) La presentación telemática de la escritura genera un asiento de presentación que podemos denominar definitivo, de sesenta días de duración, igual que lo haría la copia autorizada en papel, asiento que, por tanto, no es preciso consolidar mediante la presentación de la copia autorizada en papel. Mientras que el asiento de presentación practicado cuando se envía por telefax la comunicación del resumen de la escritura caduca si en el plazo de los diez días hábiles siguientes no se presenta en el Registro copia auténtica de la escritura que lo motivó (artículo 418.4 del Reglamento Hipotecario). Es ésta una diferencia esencial, de gran importancia, que debe ponerse de manifiesto al interesado. Es obvio que supone una gran ventaja y un importante incremento de seguridad para el adquirente, por lo que será preciso insistir especialmente sobre este particular.
2) El procedimiento telemático puede contribuir a una más pronta inscripción de la escritura en el Registro, siempre y cuando se acredite el cumplimiento de todos los requisitos necesarios para la inscripción, ya que este procedimiento puede estimular que los diversos trámites se lleven a cabo con mayor celeridad.
3) La presentación telemática tiene efectos desde su hora de recepción, y ello incluso aunque se haga fuera de horas de oficina, en cuyo caso deberá practicarse asiento correlativo por el exacto orden en que haya tenido ingreso, debiendo extenderse en el día hábil siguiente, atendiendo al orden riguroso de presentación de aquél, de conformidad con el sellado temporal (Resolución de 27 de febrero de 2008).
También aquí hay diferencias con la presentación por telefax, que, como vimos, si se presenta fuera de horas de oficina, se asienta el día hábil siguiente, inmediatamente después de la apertura del Diario, simultáneamente con los documentos que se presenten físicamente a esa misma hora (artículo 418.4 del Reglamento Hipotecario).
Es una característica no desdeñable, que refuerza el valor de la presentación telemática.
4) La presentación telemática conlleva la consideración del Notario como presentante ex lege del documento, por lo que todos los trámites del procedimiento registral deberán serle comunicados, también por vía telemática: acuse de recibo digital, práctica o denegación del asiento de presentación, calificación y despacho y práctica del asiento. Esta circunstancia permitirá al Notario conocer con exactitud las incidencias que en el procedimiento registral tiene el documento por él autorizado.
Como consecuencia, el Notario, desde el momento en que realiza la presentación telemática, no podrá negarse a que todas las comunicaciones relativas al procedimiento registral se le remitan por el mismo conducto. Así lo ha dicho expresamente, para la notificación de la calificación a efectos de los plazos para recurrir, la Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 2 de febrero de 2008.
5) El objetivo último perseguido por la puesta en marcha del procedimiento telemático de presentación es hacer innecesaria la realización de gestiones presenciales ante el Registro. Si así fuera posible, podría demorarse la expedición de la copia autorizada en papel al momento en que el Registro comunicara al Notario la práctica de la inscripción, de modo que en la copia autorizada que recibiera el interesado ya constaría que la escritura está inscrita y los datos de inscripción.
Sin embargo, en muchos documentos este desideratum todavía encuentra obstáculos. Concretamente:
a) En algunos documentos es necesario acompañar documentos complementarios. Es lo que sucede, por ejemplo, con las escritura de herencia, que deben acompañarse de los certificados de defunción y del registro de actos de última voluntad o de la declaración de herederos.
Para salvar esta dificultad, la mejor solución es incorporar esos documentos, aunque sea mediante fotocopia testimoniada, a la escritura, lo que hará innecesario tener que aportar estos documentos complementarios.
También es posible que los documentos complementarios se presenten telemáticamente al Registro separadamente de la escritura, por medio de testimonio de los mismos en soporte electrónico, pero tiene que ser con posterioridad a la presentación de la escritura, puesto que la aplicación informática no permite presentar varios documentos conjuntamente. A la presentación telemática de documentos complementarios se hará referencia en la segunda parte.
Caso de que, por las razones que fuere, no se lleve a cabo la presentación telemática por el Notario de esos documentos complementarios, será posible su presentación al Registro en soporte papel. Tal circunstancia no convierte el procedimiento telemático en procedimiento no telemático. Es decir, nada impone que, en el procedimiento telemático de presentación, algunos documentos complementarios puedan ser presentados en soporte papel.
b) Pero, sobre todo, nos encontramos con la dificultad de la acreditación de que la escritura ha sido presentada en la Oficina liquidadora a los efectos de la liquidación que proceda del impuesto que devengare el acto o contrato que se pretende inscribir, sin la cual no es posible practicar la inscripción, como disponen el artículo 254 de la Ley Hipotecaria y el artículo 86.1 del Reglamento del Registro Mercantil.
Se trata de la principal razón que está impidiendo que la escritura presentada telemáticamente pueda inscribirse sin necesidad de hacer trámites presenciales ante el Registro. En efecto, la práctica más extendida consiste en que, tras la presentación telemática, se expida una copia autorizada en soporte papel, con la que se lleva a cabo la liquidación del Impuesto, copia que se presenta al Registro para acreditar esta circunstancia. Por cierto, la presentación al Registro de una copia autorizada en soporte papel, después de haberse hecho la presentación telemática, no implica que se tenga por desistido y concluido el procedimiento de inscripción telemático, tal y como dice la Resolución de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 27 de febrero de 2008.
Cabe plantearse qué medios existen para evitar ese trámite presencial. Son varias las posibilidades:
- Que sea el mismo Notario el que lleve a cabo la liquidación telemática del tributo, a través de los procedimientos existentes y operativos al efecto en algunas Comunidades Autónomas (entre las que se encuentra Aragón). En estos casos, se genera una carta de pago electrónica, con pleno valor para justificar el pago del Impuesto. Se trata de un fichero en formato PDF, que el usuario descarga en el momento de hacer la liquidación y que puede imprimir. El código de identificación de que dispone permite comprobar, contra el sistema telemático de la Comunidad Autónoma, que la carta de pago es auténtica.
Pues bien, esa carta de pago puede unirse a la escritura mediante diligencia. Si la liquidación se ha realizado antes de la remisión de la copia autorizada electrónica al Registro, el envío de ésta ya llevará dentro la justificación del pago del tributo. Si se ha hecho después, bastaría con remitir una copia parcial de la escritura, limitada a la diligencia que une la carta de pago, con inclusión de ésta.
- También existe la posibilidad de que liquidación telemática haya sido realizada por el gestor o el propio interesado, que también habrá obtenido el correspondiente justificante de la liquidación. El procedimiento puede ser exactamente el mismo: se presenta al Notario dicho justificante impreso, que el Notario une a la escritura mediante diligencia y lo remite, de la misma forma antes expresada, al Registro.
- Incluso, aunque la liquidación del tributo no se haya hecho telemáticamente, la solución puede ser la misma: se presenta al Notario el justificante de pago y se hace constar por diligencia, que se remite telemáticamente al Registro.
La posibilidad de que el Notario refleje mediante diligencia la liquidación del tributo en la escritura está expresamente contemplada en el artículo 244.2 del Reglamento Notarial. Y que de esa forma queda justificada, frente al Registro, la presentación a liquidación del documento lo ha dicho expresamente la Dirección General de los Registros y del Notariado en las Resoluciones de 31 de enero y 5 de febrero de 2008, ya que esa diligencia queda amparada por las presunciones de veracidad, integridad y legalidad que acompañan a la actuación notarial. Es más, dice, es obligación del Notario dejar constancia en las copias autorizadas expedidas, cualquiera que sea su soporte, de ese nuevo contenido producto de la dinámica documental, siendo por tanto obligado para él expedir una copia parcial de la matriz, comprensiva de la diligencia de constancia de la presentación tributaria y remitirla al Registro. Además, como dice la misma Dirección General, los artículos 254 de la Ley Hipotecaria y 86.1 del Reglamento del Registro Mercantil deben interpretarse según la realidad social del tiempo en que deben ser aplicados y ello para dar un mejor servicio a los usuarios de los servicios registrales y notariales.
Estas Resoluciones tienen gran importancia, puesto que resuelven la que hasta este momento había sido la principal dificultad para que estas escrituras pudieran ser inscritas sin aportar documentos físicos en el Registro.
A la vista de todo ello, resulta procedente que el Notario haga saber al interesado o gestor que existe la posibilidad de actuar de la forma indicada, es decir, que, una vez liquidado el Impuesto, puede aportar el correspondiente justificante al Notario para que éste lo haga constar en la escritura y lo remita telemáticamente al Registro, de modo que se ahorrarán la práctica de trámites presenciales.
De todos modos, es previsible que haya gestores que se resistan a actuar de esta forma, por temor a que su función pierda contenido. Frente a estas suspicacias, hay que defender que lo que hace el Notario es evitar el trasiego de papel y eliminar trámites presenciales en tiempos en que los medios técnicos los hacen innecesarios.
En esta materia, parece que a lo que va a tenderse es al establecimiento de un sistema que permita comprobar directamente al Registrador que la liquidación está practicada, sin que el particular ni gestor tengan que aportar documento alguno, bien porque la Comunidad Autónoma se lo comunica directamente o bien porque existe un sistema a través del cual pudiera realizar la consulta.
Una vía previa, sobre la que se está trabajando, es que las Comunidades Autónomas, una vez que se haya practicado la liquidación del documento, con independencia de la forma en que ésta se practique, remitan el justificante de la liquidación al Notario, a fin de que éste lo refleje en la matriz y lo envíe al Registro también por vía telemática, y siempre y cuando el interesado haya autorizado al efecto al Notario, lo que se haría constar en la propia escritura, a los efectos del artículo 112 de la Ley 24/2001, tal y como ya apunta el modelo que aparece en el Anexo de la Nota de julio de 2007 del Consejo General del Notariado.
c) Un obstáculo de características similares se encuentra en la acreditación del pago del depósito para la publicación en el Boletín Oficial del Registro Mercantil en cuanto a los documentos inscribibles en el Registro Mercantil. La forma de salvar este obstáculo es realizar el ingreso o transferencia a la correspondiente cuenta del Registro Mercantil de la cantidad que corresponda. Para facilitar la labor del Registro, conviene que en la transferencia que se haga se refleje el número de entrada correspondiente a la presentación telemática o el número de asiento de presentación.
También es posible, en aquellos Registros Mercantiles que lo acepten, que el interesado haya autorizado el cargo de esos gastos en una determinada cuenta bancaria, lo que el Notario haría constar en el pie de suscripción de la copia electrónica que se remite. Esta solución requiere que el interesado haya aceptado expresamente correr con los gastos bancarios de ese cargo, lo que también se tendría que hacer constar. Por esta vía también podría resolverse el tema de la forma de hacer efectivos los honorarios registrales por la inscripción. El Registro Mercantil de Zaragoza ha aceptado este sistema. Se propone la siguiente fórmula para añadir al pie de copia:
Se hace constar que la sociedad poderdante ha autorizado al Registro Mercantil a cargar los gastos correspondientes a la publicación en el Boletín Oficial del Registro Mercantil y los honorarios que devengue la inscripción, incluyendo los gastos bancarios que procedan, en la siguiente cuenta bancaria: .
5) La realización de la presentación telemática no convierte al Notario, por este solo hecho, en gestor del documento. La función del Notario, en este punto, no es muy diferente a la que tiene cuando envía el telefax con la comunicación de presentación; la única diferencia es que, ahora, en vez de presentar el fax, presentará ya la copia.
Por ello, el sistema prevé que en la presentación se exprese quién ha de ser tenido como presentante, que puede ser el propio Notario (si es él quien lleva la gestión), el particular que decida hacer él los trámites o el gestor designado por el interesado. Ya hemos visto en los modelos antes ofrecidos la conveniencia de indicar en la escritura quién va a asumir el papel de presentante.
Todo esto conviene explicarlo bien al interesado y también al gestor que, en su caso, se encargue de la tramitación del documento, para que comprenda bien el sistema y evitar suspicacias.
ASPECTOS GENERALES SOBRE LA PRESENTACIÓN TELEMÁTICA
1) Documentos notariales para los que rige. En el estado actual de la materia, la presentación telemática que puede hacer el Notario está limitada a documentos notariales protocolares, tanto escrituras públicas como actas, siempre y cuando contengan actos susceptibles de inscripción. No es posible, de momento, presentar pólizas.
De todos modos, es también posible presentar telemáticamente, como documentos complementarios, testimonios notariales en soporte electrónico, cuando sean necesarios para complementar alguna escritura o acta previamente presentada. A la forma de proceder en estos casos se hará referencia en un apartado específico.
2) Registros destinatarios. Aunque el artículo 112 de la Ley 24/2001 se refiere a los tres tipos de Registros, de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles, la presentación en estos últimos no está operativa, de modo que sólo es posible la presentación en los Registros de la Propiedad y Mercantiles.
Como se dijo antes, para que se pueda realizar la presentación telemática, es preciso que el Registro destinatario se encuentre operativo en el sistema de presentación. Desde hace meses, la casi totalidad de los Registros españoles están operativos.
3) Plazo de presentación. El artículo 249.2, párrafo segundo, del Reglamento Notarial, como hemos visto, establece que deberá expedir y remitir la copia autorizada electrónica en el plazo más breve posible y, en todo caso, en el mismo día de autorización de la matriz o, en su defecto, en el día hábil siguiente. Con independencia de lo confuso de la norma, lo que sí que está claro es que este plazo no es preclusivo, es decir, que la copia autorizada electrónica puede remitirse con posterioridad, sin perjuicio de la responsabilidad en que, en su caso, pudiera incurrir el Notario por la presentación tardía.
Realmente es lo mismo que sucede con la copia autorizada en papel: también el apartado 1 del artículo 249 establece un plazo de emisión de cinco días, pero es indudable que se pueden expedir fuera de ese plazo. Obsérvese que la terminología que utiliza el Reglamento en ambos apartados es casi idéntica; luego la solución no puede ser diferente.
Así lo ha confirmado la Dirección General de los Registros y del Notariado en la Resolución de 4 de febrero de 2008: la única consecuencia prevista para el incumplimiento del plazo que establece el artículo 249.2 es la posible responsabilidad del Notario; en cambio, el título no queda invalidado por la remisión fuera del indicado plazo. Entender lo contrario impediría que pudiera presentarse telemáticamente una copia auténtica de una escritura otorgada años atrás que, en su día, por la razón que fuere, no se presentó al Registro y que ahora se desea presentar.
4) Compatibilidad con la presentación por fax. La cuestión que aquí planteamos es si es posible presentar primero el telefax con la comunicación conteniendo el resumen de la escritura, generando así el asiento de presentación provisional, y consolidar después el asiento de presentación remitiendo la copia autorizada electrónica. Tal forma de proceder puede ser muy útil en aquellos casos en que resulta conveniente presentar la escritura inmediatamente y existe una dificultad para enviar la copia telemática tan rápido.
Del criterio altamente restrictivo que inspira la Nota del Consejo General del Notariado de Julio de 2007 podría inferirse que donde cabe la presentación telemática no puede haber presentación por fax; mucho menos que operen simultáneamente.
Sin embargo, ni esa solución se infiere de los textos legales que estamos examinando, ni resulta razonable limitar una posibilidad que sólo pretende dar el máximo grado de seguridad. Téngase en cuenta que la funcionalidad de la copia autorizada electrónica es la misma que la de la copia autorizada en papel y, por tanto, opera en un plano distinto al del telefax de presentación: presentar la copia electrónica tiene el mismo efecto que presentar la copia en papel, luego también tiene el de consolidar el asiento de presentación provisional generado por el fax.
Estimar que existe una prohibición de presentar la copia autorizada electrónica por haber enviado previamente el telefax supone una restricción que no está en la Ley 24/2001 y que el Reglamento no podría imponer, precisamente cuando lo que ha pretendido éste es generalizar la presentación telemática, no ponerle obstáculos. Además, una interpretación restrictiva sobre este particular no favorece la seguridad del tráfico jurídico inmobiliario, que es el objetivo que todo el sistema busca y que debe servir de guía para interpretar la norma.
Es preciso advertir que algunos Registros siguen el discutible criterio de entender que si el Notario ha presentado la escritura por fax y luego presenta copia autorizada telemática, esta copia tiene la virtualidad de consolidar el fax, pero no convierte la tramitación registral en telemática, de modo que no consideran aplicables, en ese caso, las reglas de la presentación telemática, ni las consiguientes obligaciones de comunicación telemática al Notario de las circunstancias del procedimiento registral. No parece acertado este criterio, porque lo que determina que estamos ante una presentación telemática es el tipo de copia autorizada que se presenta al Registro, con independencia de que haya habido previamente un asiento provisional causado por un fax.
5) Aplicación informática para la presentación. La presentación telemática sólo puede llevarse a cabo a través de la aplicación informática denominada Inscripción de escrituras en el Registro, que se encuentra ubicada en el servidor PLATON de cada Notaría. Entre las diversas soluciones técnicas posibles, el Consejo General del Notariado ha optado por la de imponer la implantación de un servidor especial en cada Notaría y que la presentación telemática sólo se pueda llevar a efecto desde él. Existían posibilidades alternativas, que no habrían requerido la instalación de los servidores PLATON en las Notarías, pero el Consejo General del Notariado ha considerado más idónea esta solución, sin duda más costosa y compleja de gestión y que supone introducir en las Notarías un elemento externo controlado directamente desde Ancert.
Al servidor PLATON de cada Notaría puede accederse desde el correspondiente icono de SIGNO existente en el SIC, accesible tanto si se entra mediante el certificado electrónico, como utilizando el nombre de usuario y contraseña correspondientes, ya sea del Notario o de los empleados de la Notaría. Téngase en cuenta que para el correcto funcionamiento de las aplicaciones del servidor PLATON es preciso tener correctamente configuras los DNS, a cuyo efecto habrá que seguir las instrucciones suministradas en el documento Configuración del Servidor de Dominios (DNS) de Ancert en los equipos de la Notaría, que pueden encontrarse en el SIC: Catalógo de Documentos/Soporte Técnico/Información/RENO: Configuración de los DNS para optimizar al máximo su rendimiento.
También es posible acceder a SIGNO/PLATON a través del navegador de Internet y mediante la dirección IP del servidor PLATON de la Notaría. En ese caso, el acceso a la aplicación no se lleva a cabo mediante los certificados electrónicos, sino incluyendo el número de usuario y la contraseña que se tengan establecidos para acceder al SIC.
Probablemente, en breve tiempo sólo sea posible acceder a SIGNO/PLATON a través de la tarjeta criptográfica, quedando deshabilitada la posibilidad de utilizar para ello el mecanismo de usuario/contraseña.
Como veremos, la aplicación permite presentar la misma escritura en varios Registros, sea porque contiene inmuebles en el ámbito territorial de varios Registros de la Propiedad, sea porque además de ser inscribible en el Registro de la Propiedad lo es en el Registro Mercantil (por ejemplo, la escritura de constitución de sociedad o ampliación de capital en la que se aportan bienes inmuebles).
Además, la función Gestión de inscripciones permite comprobar el estado de cada documento y los diversos pasos que ha dado.
Existe una Guía Rápida de Usuario, que se puede descargar desde la pantalla inicial de la aplicación y que hay que leer, aunque se pretende que lo que se explica en estas notas sea suficiente para trabajar con la aplicación.
Constitución de sociedades limitadas nueva empresa o sociedades limitadas ordinarias con tramitación telemática. Por excepción, cuando se trata de constitución de sociedades de responsabilidad limitada nueva empresa en que los interesados optan por el sistema de tramitación telemática integral al que se refiere el artículo 134.2 de la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada o de constitución de sociedades limitadas ordinarias en que se sigue el sistema regulado en la Disposición Adicional Octava de la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada, desarrollado por el Real Decreto 1332/2006, la presentación telemática sigue un procedimiento completamente diferente.
En estos casos, sí que todos los trámites (obtención del CIF, liquidación del Impuesto de Operaciones Societarias e inscripción en el Registro Mercantil) son telemáticos, de modo que sí que se consigue el objetivo de que la copia autorizada en papel se pueda emitir una vez que todos los trámites se han realizado y con expresión del resultado producido por todos ellos. Pero la presentación no se lleva a cabo a través de PLATON, en la forma que estamos examinando, sino por la aplicación que existe en el SIC para ese fin, denominada Tramitación Telemática de Sociedades Limitadas. Es un sistema basado en la red CIRCE, que es la que gestiona todos los trámites, y que requiere su iniciación en el correspondiente punto de asesoramiento e inicio de tramitación (PAIT). Los Notarios deben tener activada su agenda electrónica para poder ser elegidos por los interesados que acuden al PAIT; la activación y gestión de la agenda se hace desde el apartado correspondiente de la misma aplicación. No es objetivo de estas notas el examen de este otro sistema de tramitación telemática, por lo que, en este punto, nos remitimos a las reglas establecidas para el mismo.
De todos modos, nada impide que el particular decida no seguir ese sistema de tramitación y opte por que el Notario realice la presentación telemática en la forma que aquí estamos examinando. El resto de los trámites deberán ser realizados en la forma ordinaria.
Por otro lado, el sistema de tramitación telemática de estas sociedades sólo está operativo para la escritura de constitución (y las escrituras de rectificación de la de constitución), de modo que el resto de las escrituras relativas a las sociedades limitadas nueva empresa o a las sociedades limitadas ordinarias que se hayan constituido por el sistema del Real Decreto 1332/2006 tendrán que hacerse por la vía ordinaria, incluyendo la posibilidad de que se presenten telemáticamente por el procedimiento establecido en el artículo 249 del Reglamento Notarial que aquí estamos examinando.
6) Utilización de los certificados electrónicos. La remisión de los documentos que se presentan telemáticamente al Registro debe ir suscrita con la firma electrónica reconocida del correspondiente Notario, mediante la utilización de su certificado electrónico inserto en su tarjeta criptográfica, cuyo uso es estrictamente personal; la delegación de su utilización en empleados de la Notaría constituiría una falsedad en documento público equivalente a la que se produciría si se permitiera firmar las copias autorizadas en papel a un empleado. Además de infracción disciplinaria muy grave, conforme al artículo 43.Dos.2.A.h.d de la Ley 14/2000.
Todas las tareas previas, anteriores a lo que es la remisión misma del documento, pueden haber sido realizadas por empleados de la Notaría que estén autorizados a acceder al SIC o a SIGNO. La suscripción por el Notario sólo es necesaria en el momento mismo de la remisión.
Un Notario puede remitir copias de las escrituras autorizadas por él mismo y también de las autorizadas por sus antecesores de cuyos Protocolos está encargado.
Firma por sustitución. También es posible firmar copias electrónicas y remitirlas por sustitución, es decir, firmando un Notario en sustitución de otro, en los casos en que la sustitución está reglamentariamente autorizada. Para ello, es preciso que, primero, un empleado del Notario sustituido acceda al servidor PLATON de éste; una vez dentro de él, el Notario sustituto podrá firmar el envío con su propio certificado electrónico (sobre el particular, puede verse el documento Administración de Usuarios y Expedientes Electrónicos en PLATON. Informe de Requerimientos).
7) Operativa. En principio, como se decía antes, el objetivo final que se busca es que toda la tramitación de la escritura sea telemática, de modo que no sea necesario realizar trámites presenciales en el Registro. Pero también poníamos de manifiesto las dificultades que todavía existen para el logro de este objetivo. Con arreglo a ello, tal y como adelantábamos antes, hay que distinguir dos posibilidades:
- En los casos en que sea posible acreditar todos los requisitos necesarios ante el Registro sin necesidad de expedir la copia autorizada en soporte papel y el interesado no la precise para otras finalidades, el Notario podrá esperar a expedir la copia autorizada en papel a recibir la comunicación del Registro de que la inscripción se ha producido, que reflejará mediante diligencia. El interesado podrá recoger la copia autorizada en soporte papel de la Notaría, en la que ya constará la práctica de la inscripción, sin que, por ello, tenga que realizar ningún trámite adicional (salvo los específicos que pudieran ser precisos, en su caso).
- Sin embargo, son todavía muy numerosos los supuestos en los que el interesado, o su gestor, solicita con carácter inmediato la copia autorizada en soporte papel para la realización de los trámites tributarios y luego la lleva al Registro ante el que ya está presentada la copia autorizada electrónica para que allí le pongan los cajetines de inscripción correspondientes. En estos casos, la operatoria es similar a la seguida cuando no hay presentación telemática y sí telefax de presentación: una vez que el Notario haya presentado la copia electrónica y recibido la confirmación de la extensión del asiento de presentación, lo hará constar por diligencia, expedirá la copia en papel y se la entregará al gestor o interesado; y cuando el Registro inscriba la escritura y lo comunique a la Notaría, se reflejará por nueva diligencia en la matriz y también en la copia autorizada si el interesado la aporta al efecto.
Sobre esta segunda modalidad de operatoria, la Resolución de 27 de febrero de 2008, a la que antes ya se hizo referencia, rechaza la pretensión del Registrador de tener por desistido y concluido el procedimiento de inscripción telemático por el sólo hecho de haberse presentado con posterioridad copia en papel, afirmando que el Registrador ha de practicar al Notario autorizante las notificaciones contempladas en el art. 112.2 de la Ley 24/2001 bajo la sola premisa de que se haya producido la presentación telemática del título. Y ello porque en virtud del párrafo primero del mismo artículo, el Notario tiene la condición de presentante «ex lege» (opción del legislador distinta a la que dimana del art. 6 LH), cuya obligación jurídico pública, dado por supuesto que el interesado opte por inscribir, sólo quedaría excepcionada si el propio interesado, exime expresamente al Notario de su deber de presentar telemáticamente el título.
Por último, es preciso tener en cuenta que, durante el proceso de presentación telemática, será necesario practicar varias diligencias en la escritura, alguna de ellas a lo mejor larga y que pueden retrasarse varias semanas, en concreto la que refleja la práctica de la inscripción. Por ello, se aconseja que se reserven uno o, mejor, dos folios timbrados en blanco en la matriz, destinados a recoger estas diligencias. A estos efectos, puede ser conveniente que en la parte superior derecha de estos folios en blanco se estampe un sello en que ponga algo parecido a lo siguiente: Folio agregado a la matriz número  del Protocolo de Don  para la consignación de notas y diligencias. De esta manera se evitará tener que poner las diligencias en los laterales de la escritura, lo cual dificulta la legibilidad y da mucho más trabajo.
8) Tratamiento arancelario. La presentación telemática de la escritura lleva consigo la expedición de una copia autorizada adicional de la escritura, la electrónica. La dificultad se encuentra en determinar qué honorarios arancelarios genera la copia autorizada electrónica, puesto que en el Decreto regulador del Arancel no está regulada y su aplicación sin más de las reglas previstas para las copias autorizadas en papel no deja de suscitar dudas.
Se trata de una cuestión muy delicada, como todas las arancelarias, acerca de la cual es fundamental que existan soluciones claras, porque todo el sistema de presentación telemática puede verse duramente afectado por un tratamiento arancelario errático y disperso por parte de los Notarios, como, desgraciadamente, está sucediendo en algunos casos. Por ello, mientras no se apruebe la reforma del Arancel notarial que aclare esta materia, se hace imprescindible que los órganos corporativos del Notariado, particularmente el Consejo General del Notariado, dicte instrucciones claras, que hagan posible que todos los Notarios sepan qué criterio seguir y no se transmita la imagen de que cada Notario hace una cosa distinta.
Hasta ahora, el Consejo General del Notariado lo que ha dicho, en las Notas de julio de 2007 ha sido lo siguiente: El principio del que debe partirse así es el de la neutralidad, es decir, en ningún caso, el empleo de las nuevas tecnologías debe comportar un incremento de costo para el ciudadano. En la medida en que no parece lógico que el Notario deba realizar y remitir la copia electrónica sin cobro alguno de honorarios, no se sabe cómo hay que entender las Notas del Consejo.
Hay que tener en cuenta que la presentación telemática por parte del Notario va a acabar reduciendo los costes que lleva la tramitación del documento, al hacer innecesarios los trámites presenciales ante el Registro. Ése es el objetivo de la Ley de medidas de impulso de la productividad. Lo que no puede presumirse de dicha Ley es que el Notario deba expedir esta copia sin cobro alguno.
El Colegio Notarial de Aragón ha tratado de suplir esas carencias dando unas pautas iniciales moderadoras sobre este particular, pero serían necesarios unos criterios generales y más definitivos.
Aparte de la copia autorizada electrónica también es posible minutar las diligencias que se redacten en la escritura para hacer constar la presentación (igual que con la presentación por fax). Recuérdese que son dos las diligencias que hay que practicar en la escritura: la que deja constancia de la presentación y la que, al final, indica que el documento que fue presentado telemáticamente ha sido inscrito.
Cuando el Notario no lleve la gestión del documento, no podrá percibir cantidades por tal concepto por el hecho de presentar telemáticamente la escritura, igual que no puede hacerlo por el solo hecho de presentar el telefax.
SEGUNDA PARTE: PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIÓN
Vamos a examinar los diversos pasos que deben seguirse para la presentación telemática de una escritura en un Registro público por parte del Notario autorizante de la misma (o su sucesor o sustituto). También nos referiremos al seguimiento ulterior del documento, hasta su inscripción, así como a la vía de hacer rectificaciones.
1) Elaboración de la copia autorizada electrónica. La presentación telemática supone la previa elaboración de la copia autorizada electrónica, con inclusión de los documentos unidos debidamente digitalizados. Este proceso se lleva a cabo desde el sistema informático local de la Notaría.
La elaboración de copias autorizadas electrónicas no es privativa de la presentación telemática de escrituras en los Registros, ya que puede tener otras finalidades: remitir la copia a otro Notario, a algunas Administraciones públicas, etc. Sin embargo, parece oportuno tratar aquí todo el proceso, para recordar cómo proceder y porque, en estos casos, existen algunas particularidades que aprovecharemos para resaltar.
Básicamente, los pasos a seguir para elaborar una copia autorizada electrónica son lo siguientes:
a) En primer lugar, es preciso disponer de un fichero de texto (lo habitual será en formato Word) cuyo contenido sea idéntico a la escritura autorizada. Esto requiere que la Notaría tenga una operativa que garantice que toda escritura, después de firmada, es cuidadosamente repasada, de modo que el fichero que contiene el texto impreso firmado se completa y corrige en todo lo necesario. Es muy importante que esos ficheros conteniendo el texto firmado de la escritura queden protegidos, para que no puedan alterarse accidentalmente y se tenga la seguridad de que cualquier modificación se realiza bajo el control del Notario.
b) En segundo lugar, hay que digitalizar todos los documentos unidos a la escritura, a través de un scanner, para que puedan remitirse dentro de la copia. No conviene que la digitalización se haga en alta resolución, ni en color, porque, si así se hiciera, los ficheros resultantes ocuparían mucho espacio y serían más lentos de manejar; una resolución de 200 o 300 dpi suele ser suficiente para que la inmensa mayoría de los documentos puedan leerse con claridad. Esos documentos unidos también deberían protegerse para evitar su borrador o alteración sin el debido control.
c) A continuación, habrá que vincular los documentos unidos al fichero de texto, para que puedan remitirse como un fichero único, ya que la aplicación informática de remisión de escrituras admite un solo fichero, de modo que, necesariamente, los documentos unidos deben enviarse formando un fichero único con el texto de la escritura; no pueden enviarse ambas cosas en ficheros independientes.
d) Lo siguiente será preparar la copia añadiendo el correspondiente pie de copia, donde se haga constar: su condición de tal, la finalidad para la que se expide, fecha, quién va a actuar como presentante, si no consta ya en el cuerpo de la escritura, y las demás circunstancias propias de las copias (salvo la referencia la timbre). También podrán hacerse constar otras circunstancias específicas que puedan ser necesarias en caso particulares, como la autorización de cargo en cuenta a que nos referíamos antes o el hecho de que esa copia sea complementaria o rectificatoria de otra previamente remitida.
Una fórmula a utilizar puede ser la siguiente:
ES COPIA ELECTRÓNICA de su original, que obra en mi Protocolo corriente de instrumentos públicos bajo el número al principio expresado, y yo, el Notario la expido para su presentación telemática al Registro de la Propiedad/Mercantil, debiendo tenerse por presentante a , con D.N.I./C.I.F. , y fijándose como domicilio para notificaciones  y teléfono . En mi residencia a . DOY FE.
e) Aunque no parece preciso que la copia autorizada electrónica se prepare con el mismo formato de líneas y sílabas que las copias autorizadas en papel, sin embargo, creemos que sí es conveniente hacerlo así, por uniformizar el aspecto externo de las copias autorizadas. Además, según cómo se interprete el aspecto arancelario, cambiar el formato podría tener consecuencias en este ámbito.
f) A continuación, habrá que convertir el documento que contiene la copia elaborada, con sus documentos unidos, a formato PDF, puesto que este formato es de uso obligado en la presentación de copias a los Registros públicos, tal y como estableció el apartado Tercero de la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado de 18 de marzo de 2003, dictada en desarrollo del artículo 107 de la Ley 24/2001. De hecho, la aplicación de presentación telemática de escrituras en los Registros sólo acepta ficheros que estén ese formato.
Para hacer la conversión, existen diversas aplicaciones en el mercado todas las cuales pueden utilizarse para este fin. Ancert tiene disponible una, denominada Findeprint pdfFactory, que puede descargarse desde el SIC: Catálogo de documentos/Soporte Técnico/Descargas.
Respecto de la conversión a PDF, vale lo dicho antes sobre que no conviene darle excesiva resolución al fichero.
Cabe también una alternativa a todo lo expuesto, que consistiría en imprimir lo que va a ser la copia autorizada electrónica acabada, con sus documentos unidos, de la misma forma a como se imprimiría una copia en soporte papel (eso sí con las correspondientes adaptaciones en el pie de copia y sin papel timbrado) y, a continuación, desde el ejemplar impreso, digitalizarla toda ella en formato PDF, de modo similar a como si se estuviera haciendo una fotocopia. Pero resulta más aconsejable proceder de la forma expresada anteriormente.
g) Por último, será preciso guardar el fichero PDF generado en alguna carpeta del disco duro del ordenador creada con ese fin y que esté accesible desde el ordenador desde el cual vaya a remitirse la copia electrónica. Una buena organización hará conveniente que la carpeta en que se almacenan estos ficheros esté bien identificada, mejor si está organizada por años, y los ficheros denominados con el número de Protocolo que les corresponda.
Téngase en cuenta que, hasta ese momento, en puridad, todavía no hay copia electrónica, puesto que se trata de un fichero que no ha sido firmado electrónicamente, ya que la firma se lleva a cabo simultáneamente con la remisión.
2) Presentación de la escritura. A partir de aquí ya es necesario acceder a la aplicación de presentación telemática, que, como se ha dicho, está dentro de SIGNO/PLATON. Ya se explicó antes cómo acceder a ella.
Al entrar en la aplicación, lo primero que se ve es la pantalla de Avisos. En la parte izquierda aparece el Menú con las diversas funciones de la aplicación.
La remisión de la escritura comprende dos fases: la de preparación del envío y de la remisión.
1. Preparación del envío, cumplimentando el formulario y adjuntando el fichero que contiene la copia. Para ello, hay que marcar, en el Menú de la izquierda la función Inscripción en Registros y luego Nueva Inscripción.
A partir de ahí, se abre un formulario que es preciso rellenar con los datos necesarios. Los datos que constan en negro son obligatorios. Los azules no lo son en todo caso, aunque pueden serlo si se trata de datos que sí que son relevantes en el documento de que se trate (por ejemplo, el número de subfinca, si se trata de una plaza de aparcamiento por cuotas).
El formulario se compone de los siguientes datos:
a) En la primera pantalla, habrá que indicar el número de Protocolo y la fecha, para la que existe un asistente en forma de calendario, al que se accede pulsando en el botón Seleccionar. Una vez puesta la fecha, se pulsa en Siguiente.
b) En la segunda pantalla:
- Se puede, si se quiere, rellenar el campo del NIF/CIF/NIE del otorgante principal, para que sirva en búsquedas posteriores. No es obligatorio.
- Si la escritura va dirigida a un Registro Mercantil, hay que pulsar sobre Añadir Sociedad y, en la pantalla que se abre, indicar los datos de la sociedad que se requieren y luego se pulsa en Guardar. Téngase en cuenta que si hay varias sociedades que deben inscribirse, habrá que introducirlas todas, de una en una.
- Si la escritura va dirigida a un Registro de la Propiedad y el inmueble o inmuebles que contiene están inmatriculados, se marcará Añadir inmueble inmatriculado, con lo que se entra en otra pantalla, en la que habrá que rellenar los datos que corresponda. Téngase en cuenta que el dato Sección es obligatorio; si el inmueble no tiene Sección específica, se pondrá 0. Una vez acabado, se pulsa Guardar. Si la escritura tiene varios inmuebles, habrá que introducirlos todos, de uno en uno.
- Si la escritura contiene algún inmueble que no está inmatriculado, sencillamente, en la ventana correspondiente se hará constar el número de inmuebles que contiene la escritura sin inmatricular.
Obsérvese que en un mismo documento pueden concurrir todas estas situaciones; es decir, que puede ser que una escritura tenga que inscribirse tanto en uno o varios Registros Mercantiles como en uno o varios Registros de la Propiedad y que contenga tanto inmuebles inmatriculados como otros que no lo estén. Esto requerirá incluir todas las sociedades y todos los inmuebles que vayan a ser objeto de inscripción, uno por uno.
Por otra parte, nada impide que teniendo por objeto la escritura varios inmuebles, el interesado solicite que la presentación se haga a los efectos de la inscripción de sólo alguno o algunos de ellos. En tal caso, la escritura sólo se presentará en los Registros en que se encuentren dichos inmuebles y si en uno de ellos existen inmuebles cuya inscripción no se pretende, se reflejará con toda claridad en el pie de copia (conviene que esta circunstancia se resalte con negrita).
La aplicación permite editar, para examinar, los datos de cada sociedad o inmueble previamente introducido y también eliminar los que se hubieran introducido por error.
- A continuación, habrá que añadir la copia autorizada de la escritura que previamente se había preparado. Para ello, pulsar en Añadir documento. En la pantalla que se abre, existe una ventana para localizar el fichero que contiene la copia que hay que remitir. Pulsar en Examinar, localizar el fichero en la carpeta en que se haya guardado, seleccionarlo y abrirlo, para que quede adjuntado (se verá su ubicación dentro de la ventana). Tras lo cual se pulsa en Guardar.
Por fin, se pulsa en Siguiente para pasar a la tercera pantalla. Este paso es un poco lento.
c) Con ello, se entra en la tercera pantalla. En ella habrá que cumplimentar los siguientes datos:
- Los del presentante. Puede serlo el propio Notario (cuando lleve la gestión del documento) o un tercero, en cuyo caso se marcará en Otro y se incluirán sus datos.
- El tipo de Registro: Mercantil o de la Propiedad; la provincia en que se encuentra y el concreto Registro al cual hay que hacer el envío.
A estos efectos, es importante asegurarse de cuál es el Registro competente, puesto que no siempre es el que aparece en el título previo, sobre todo en los lugares en que la ampliación de la demarcación registral ha ido cambiando el ámbito territorial de los diversos Registros. Téngase en cuenta que si la escritura se remite a un Registro incompetente, no podrá practicarse el asiento de presentación.
- A continuación, se marcan las sociedades o inmuebles que corresponden a ese Registro y se pulsa en Guardar para envío. Con lo cual, ese envío queda almacenado en la Bandeja de firmas, para su posterior remisión.
Si la escritura debe presentarse a varios Registros, se repiten los pasos de esta pantalla por cada uno de los Registros destinatarios.
Hasta este punto, todo ha podido ser hecho por cualquier empleado de la Notaría que esté autorizado para ello.
2. Remisión. Una vez cumplimentado el formulario para todas las sociedades e inmuebles que comprenda la escritura o escrituras que van a remitirse, hay que ir a la función Bandeja de firmas. En ella se acumulan todos los envíos que el Notario debe hacer y ahí estarán todos los que se haya preparado en el paso 1, además de las confirmaciones pedidas por los Registros que estén pendientes de hacer, conforme a lo que veremos luego. La finalidad del sistema de Bandeja de firmas es que el Notario pueda realizar todos los envíos pendientes de una sola vez.
Pues bien, allí, sencillamente se marcan todos los envíos que van a hacerse y se pulsa en Firmar. En este momento, será preciso que el Notario, personalmente, y con su tarjeta criptográfica, firme el envío.
Una vez hecha la remisión, aparece en pantalla la indicación Aviso. Envío de documentos en curso. A partir de aquí, pueden suceder dos cosas:
- Que, al cabo de un corto espacio de tiempo, aparezca el mensaje Firma correcta. Envío del documento en curso, con lo que podremos dar por terminada esta fase. Al abandonar la bandeja de firmas, estas tareas que estaban pendientes y han sido realizadas, desaparecen de la misma.
- Pero también puede suceder que, en vez de ese mensaje de confirmación, aparezca otro indicativo de que el envío no se ha podido realizar por algún problema técnico o de que hay que llamar al Registro para confirmar si el envío ha llegado a su destino. Confirmado que no ha entrado en el Registro, habrá que reintentarlo. Si el problema persiste y no es posible resolverlo en breve tiempo, habrá que considerar fracasada la remisión telemática por imposibilidad técnica y reflejarlo así en el pie de la copia autorizada que se expida en papel, así como en la nota de expedición de la misma; seguramente esto es suficiente, de modo que no es necesario reflejar en una diligencia cada intento fracasado.
Reflejo en la escritura. El artículo 112.1 de la Ley 24/2001, dispone que el notario deberá dejar constancia de la remisión de la copia autorizada electrónica al Registro en la matriz o, en su caso, en el libro indicador. En realidad, parece que el lugar idóneo es la matriz, de modo similar a la expedición de cualquier otra copia autorizada. Ahora bien, puesto que la expedición y su finalidad, la presentación telemática, están tan vinculadas, puede ser preferible reflejar la expedición, la remisión y la recepción de la comunicación que el Registro debe enviar al Notario con la práctica, o, en su caso, denegación, del asiento de presentación. Por ello, luego ofreceremos una fórmula sintética dirigida a este fin.
3) Contestación del Registro sobre la práctica del asiento de presentación. Una vez realizada la presentación telemática, la siguiente fase consiste en la recepción de los mensajes que remite el Registro sobre la práctica o denegación del asiento de presentación, que son dos, primero el acuse de recibo digital y luego el que se refiere a la práctica o denegación del asiento de presentación.
Acuse de recibo digital. Es una especie de acuse de recibo del mensaje electrónico. Esta comunicación no aparece en la pantalla de Avisos; puede examinarse en la opción del Menú Inscripción en Registros/Gestión de inscripciones, en la columna Nº Entrada.
La Dirección General de los Registros y del Notariado (puede verse la Resolución de 27 de febrero de 2008) ha determinado como contenido mínimo de esta comunicación el siguiente: identificación del Registro que lo expide; referencia al título presentado; número de entrada (que deberá corresponderse con el del Libro de Entrada); y fecha, con expresión de la unidad temporal precisa de presentación del título; así como una imputación de autoría que permita conocer que el mismo proviene del Registro de la Propiedad o Mercantil en donde el título público se presentó telemáticamente.
La Dirección General resalta la importancia de esta comunicación, pues sirve para determinar el momento a partir del cual se despliega el procedimiento registral consistente en la práctica o la denegación del asiento de presentación, calificación positiva e inscripción o calificación negativa.
Asiento de presentación. La siguiente comunicación que se recibe del Registro es la relativa a la práctica del asiento de presentación. Sobre este particular, son dos las situaciones que pueden darse:
1. Denegación de la práctica del asiento de presentación. Las causas más habituales por las que esto puede suceder son las siguientes: Registro incompetente (la escritura se ha enviado a un Registro que no es el competente para la inscripción), imposibilidad por parte del Registro de abrir el fichero recibido de la Notaría o imposibilidad por el Registro de comprobar la firma electrónica del Notario.
Estas dos últimas causas son de tipo técnico y obligarán a repetir la presentación y, si el problema persiste, a considerar frustrada la presentación por imposibilidad técnica, y reflejarlo así en el pie de la copia autorizada que se expida en papel, así como en la nota de expedición de la misma. Este tipo de problemas técnicos era relativamente frecuente en los primeros meses de funcionamiento del sistema de presentación telemática; ahora, afortunadamente, son poco habituales.
A veces, la causa de la denegación es que se ha remitido un fichero distinto del que se había preparado con el contenido de la copia autorizada electrónica.
En ningún caso es causa de denegación el hecho de que entre la hora de remisión del título por el notario y la de entrada en el Registro exista una dilación, puesto que no se exige legalmente que expedición y remisión sean actos simultáneos o consecutivos (Resolución de 4 de junio de 2007). Aunque lo cierto es que, dada la forma de funcionamiento de la aplicación de presentación, la expedición y la remisión son simultáneas y sólo por un problema técnico puede producirse una dilación de ese tipo, problema que, como se dice, no debe impedir la práctica del asiento de presentación.
2. Práctica del asiento de presentación. Esto será lo que normalmente sucederá. Los Registros envían dos mensajes comunicando la práctica del asiento de presentación:
a) Uno va firmado con la firma electrónica del Registro y lleva el siguiente encabezado: Recibido el asiento de presentación del Registro de la Propiedad/Mercantil . Es el que primero suele llegar.
b) El segundo, que llega algo después, ya va suscrito con la firma electrónica del Registrador. Lleva el siguiente encabezado Recibida la notificación del asiento de presentación del Registro de la Propiedad/Mercantil .
En ambos se hacen constar los datos del asiento de presentación y también los del número de entrada.
Sobre este particular, señalar que la Dirección General de los Registros y del Notariado, en varias Resoluciones (puede verse, por todas, la de 27 de febrero de 2008) rechaza la validez de la primera de las comunicaciones, por no ir suscrita por el Registrador. Según la Dirección General, la práctica del asiento de presentación y su notificación al presentante del título, en este caso el Notario, como presentante ex lege, es una actuación personalísima del Registrador y exige del mismo una valoración jurídica, ya que la decisión de si un título reúne los requisitos para causar asiento de presentación implica una calificación recurrible, y tal decisión ha de ser no sólo adoptada, sino también notificada bajo la firma electrónica reconocida del Registrador, y no por un mero servidor del Registro.
También dice la Dirección General que esa notificación debe llevarse a cabo en el mismo día hábil, si el título se presentó en horas de oficina, o en el día siguiente, si se hubiera presentado fuera de horas de oficina; sin que sea aplicable el plazo de diez días del artículo 58.2 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico y Procedimiento Administración Común, ya que la Ley Hipotecaria no remite en ningún caso al régimen administrativo general, como sí lo hace, en cambio, cuando se trata de la notificación de la calificación negativa (artículo 322, párrafo segundo, de la Ley Hipotecaria).
Reflejo en la escritura. El artículo 249.1 in fine del Reglamento Notarial dispone que el notario deberá hacer constar en la matriz mediante diligencia la fecha y hora del acuse de recibo digital del Registro correspondiente, sin perjuicio de hacer constar tales extremos, en su caso, en el Libro Indicador.
Como vemos, el precepto reglamentario lo que pide es que se haga constar la fecha y hora del acuse digital del Registro. Sin embargo, parece oportuno indicar también los datos del asiento de presentación practicado. Además, esta diligencia, como ya adelantábamos antes, puede servir para cumplir el requisito de dejar constancia en la escritura de la remisión telemática de la copia autorizada.
Se propone la siguiente fórmula:
Diligencia. El mismo día de su autorización, remití copia autorizada electrónica al Registro de la Propiedad/Mercantil , a los efectos de su presentación telemática en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 249.2 del Reglamento Notarial, habiendo recibido acuse digital de recibo del Registro correspondiente a dicho día,  horas, y posterior notificación del Registro de la Propiedad/Mercantil comunicando la práctica del asiento de presentación número  del Diario ... En , a ... Doy fe.
Como se ve, esta diligencia incluye el contenido de la nota de expedición de la copia, de modo que no será necesario, poner, además, la citada nota.
La referencia que el precepto reglamentario realiza a la indicación de esta circunstancia en el Libro Indicador debe relacionarse con lo que dispone el párrafo tercero del artículo 264, regulador de dicho Libro, en el que se establece que no será necesaria la inclusión en él de los acuses de recibo digitales que consten por nota en una escritura o acta matriz. Lo cual es congruente con la finalidad del Libro Indicador, destinado a dejar constancia de aquellas actuaciones notariales que no aparecen en el Protocolo (ni, seguramente, en el Libro Registro de Operaciones Mercantiles). Por tanto, en la medida en que la presentación se refleje en diligencia de la matriz, no será necesario hacerla constar en el Libro Indicador.
Lo cual lleva a preguntarse en qué casos deberá hacerse constar en éste. En principio, en ninguno en que se practique el asiento de presentación, puesto que, como hemos dicho, siempre deberá reflejarse por diligencia de la matriz. Únicamente, quizá, en los supuestos en que, por alguna de las razones que antes se explicaban, no se practica el asiento de presentación, pero sólo si esa circunstancia no se ha reflejado en la nota de expedición de la copia autorizada en soporte papel.
4) Comunicación de la suspensión o denegación de la práctica de la inscripción. La siguiente comunicación que se puede recibir del Registro destinatario es la relativa a la suspensión o denegación de la inscripción, por la existencia de algún defecto.
Antes de referirnos a esa cuestión, hay que hacer una referencia a la suspensión del plazo de calificar por falta de acreditación de la liquidación tributaria del documento. Se trata de la aplicación de lo dispuesto en los artículos 254 y 255 de la Ley Hipotecaria. El primero establece que ninguna inscripción se hará en el Registro de la Propiedad, sin que se acredite previamente el pago de los impuestos establecidos o que se establecieren por las leyes, si los devengare el acto o contrato que se pretenda inscribir. Y el segundo, que podrá extenderse el asiento de presentación antes de que se verifique el pago del impuesto; mas, en tal caso, se suspenderá la calificación y la inscripción u operación solicitada y se devolverá el título al que lo haya presentado, a fin de que satisfaga dicho impuesto. Si bien, conforme a los artículos 33 de la Ley del Impuesto de Sucesiones y Donaciones y 100.1 de su Reglamento, basta con la simple presentación del documento ante el Liquidador del Impuesto. Para los documentos inscribibles en el Registro Mercantil, el artículo 86.1 del Reglamento del Registro Mercantil, por su parte, dispone que no podrá practicarse asiento alguno, a excepción del de presentación, si no se ha justificado previamente que ha sido solicitada o practicada la liquidación de los tributos correspondientes al acto o contrato que se pretenda inscribir o al documento en virtud del cual se pretende la inscripción.
Basándose en estas normas, mientras no se acredita que el título presentado ha sido liquidado, la mayoría de los Registradores comunican, no la suspensión o denegación de la inscripción, sino la suspensión del plazo para calificar; posteriormente, cuando se acredita la liquidación, se comunica que la suspensión ha quedado sin efecto.
Sin embargo, la Dirección General de los Registros y del Notariado, en varias Resoluciones recientes (por todas, la de 27 de febrero de 2008), ha dicho que esas normas no pueden interpretarse en el sentido de admitir varias calificaciones, una para poner de manifiesto la ausencia de la acreditación del pago del impuesto, o no sujeción o exención, y otra para examinar o calificar el negocio documentado, por lo que el Registrador debe, al tiempo de la presentación del título, y aun cuando no se hubiera acreditado el pago del impuesto, exponer la totalidad de los defectos que aquejen al título e impiden su inscripción; de modo que la calificación registral debe ser una sola y cumplir con los requisitos exigidos por el artículo 19 bis de la Ley Hipotecaria incluyendo la totalidad de los defectos del documento. Así argumenta sobre la base de los artículos 74.1 y 75.1 de la Ley 30/1992, de la necesidad de agilidad y seguridad del tráfico y de la interpretación más favorable al administrado, así como en la necesidad de que los artículos 254 y 255 de la Ley Hipotecaria se interpreten sistemáticamente y a la vista de la Ley 30/1992.
Estas Resoluciones han sido recurridas por los Registradores.
En cualquier caso, las comunicaciones de suspensión del plazo para calificar se reciben por el Notario a través de la misma aplicación, en la pantalla de Avisos, con el encabezado Recibida la notificación de asiento de presentación del registro . También pueden comprobarse en la pantalla de Gestión de inscripciones.
Suspensión o denegación de la inscripción. La decisión del Registrador de suspender o denegar la inscripción debe ser comunicada, a través del mismo conducto telemático, al Notario, tal y como establece el artículo 112.2 de la Ley 24/2001. A partir de ahí, comienza para el Notario el plazo para recurrir, sin que éste pueda tener por no recibida la comunicación telemática, a estos efectos, tal y como señala la Resolución de 2 de febrero de 2008.
Estas comunicaciones se reciben de la misma forma que la de suspensión del plazo para calificar, en la pantalla de Avisos, con el encabezado Recibida la notificación de asiento de presentación del registro . Igualmente, pueden comprobarse en la pantalla de Gestión de inscripciones.
Reflejo en la escritura. No es necesario reflejar en la escritura las comunicaciones que sobre suspensión o denegación de la inscripción (o sobre suspensión del plazo para calificar) reciba el Notario del Registrador. Ni el artículo 112 de la Ley 24/2001, ni el artículo 249.2 del Reglamento Notarial, ni ninguna otra norma impone su reflejo en la escritura. Lo cual es lógico, porque no parece adecuado convertir la escritura en un historial farragoso de todas y cada una de las incidencias que sufra el documento durante el procedimiento registral. Lo que hay que reflejar, en los términos que vimos, son dos cosas: la presentación del documento y la práctica del asiento definitivo.
Está claro que, si se desea, no hay tampoco prohibición para que se refleje en la escritura, pero ni es obligatorio ni parece aconsejable.
Tampoco parece necesario llevar estas comunicaciones al Libro Indicador, puesto que el artículo 264 del Reglamento Notarial no lo exige, salvo que esa comunicación se traslade a papel, trámite que no resulta preciso.
5) Presentación de documentos rectificatorios o complementarios. Desde luego, no existe obstáculo para que los documentos rectificatorios y complementarios que sean necesarios se presenten físicamente, en soporte papel, en el Registro. Pero también es indudable que se pueden presentar telemáticamente y de lo que aquí se trata es de examinar cómo.
Habría sido deseable que el sistema de presentación telemática dispusiera de un circuito paralelo para los documentos complementarios o rectificatorios. Es decir, que el sistema separara lo que es el documento principal de los complementarios y rectificatorios. Daría claridad y facilitaría las cosas a todos. Sin embargo, ese circuito no existe, lo que obliga a utilizar el único canal existente también para este tipo de documentos.
En particular, por lo que se refiere a la rectificación, la forma de hacer su presentación telemática dependerá de cómo se lleve a cabo la rectificación, dentro de las diversas posibilidades que permite la legislación notarial. Concretamente:
a) La primera posibilidad es que la rectificación se lleve a cabo mediante un nuevo documento notarial, con su propio número de Protocolo, bien sea porque los otorgantes rectifican la escritura, o bien porque el Notario la subsana por sí solo, conforme a lo que dispone el artículo 153 del Reglamento Notarial, en los casos en que ello es posible, pero, en vez de mediante diligencia, por documento independiente.
En estos casos, en el pie de la copia autorizada electrónica que se prepare para su envío al Registro habrá que indicar que se expide para su remisión al Registro y con el fin de complementar la presentación telemática previamente realizada de la escritura que se rectifica.
Es dudoso si, en estos casos, lo procedente es incluir la escritura o acta de rectificación en la aplicación informática bajo su propio número de Protocolo o bien bajo el número de Protocolo del documento que se rectifica. Seguramente ambas cosas son posibles, aunque parece más coherente presentarla bajo su propio número de Protocolo. Concretamente:
- Si se hace bajo el mismo número de Protocolo que el documento principal, cuando entremos en la aplicación, ya nos saldrán todos los datos de éste, incluyendo la copia autorizada anexa que se remitió. Los datos de la sociedad o sociedades y/o inmueble o inmuebles que figuren allí siguen siendo válidos. Lo que habrá que hacer será eliminar la copia previamente enviada, pulsando en Eliminar, y, en su lugar, añadir la copia autorizada electrónica del documento rectificatorio, procediendo en la misma forma que se explicó para la remisión del documento principal. Habrá que indicar el mismo presentante que se expresó cuando se remitió el documento principal.
- Si se hace bajo el propio número de Protocolo del documento de rectificación, habrá que cumplimentar los datos de la sociedad o sociedades y/o inmueble o inmuebles objeto de la escritura rectificada. También parece que lo lógico es que se indique el mismo presentante.
En cualquier caso, la presentación de ese documento no generará un nuevo asiento de presentación, dado su carácter complementario respecto de un documento ya presentado. Por ello, el Registro contestará diciendo que no se practica asiento de presentación.
Se propone el siguiente texto para el pie de copia:
ES COPIA ELECTRÓNICA de su original, que obra en mi Protocolo corriente de instrumentos públicos bajo el número al principio expresado, y yo, el Notario la expido para su remisión al Registro de la Propiedad/Mercantil, con el fin de complementar la escritura que por la presente se rectifica, debiendo tenerse por presentante a , con D.N.I./C.I.F. , y fijándose como domicilio para notificaciones  y teléfono . En mi residencia a . DOY FE.
b) Si la rectificación se lleva a cabo mediante diligencia a la escritura matriz que se rectifica, conforme a lo dispuesto en el artículo 153 del Reglamento Notarial, caben dos posibilidades:
- La primera es remitir una copia parcial, limitada a la diligencia practicada, indicando que se remite para complementar la copia previamente presentada. Se propone el siguiente texto:
Copia autorizada parcial, limitada a la diligencia rectificatoria puesta el día de hoy, de la matriz de la escritura por mí autorizada el día , número  de mi Protocolo.--
Texto de la diligencia rectificatoria:-----------------------------------
Esta copia autorizada electrónica parcial, se libra para su remisión al Registro de la Propiedad/Mercantil, con el fin de complementar la copia autorizada electrónica de la misma matriz que fue previamente remitida al mismo Registro. Sin que en lo omitido haya nada que modifique, restrinja o condicione lo inserto. En, a . Doy fe.
- La segunda sería remitir una nueva copia electrónica de la matriz, ya rectificada. En ese caso, habrá que indicar en el pie de copia que la finalidad de esa copia es sustituir la previamente remitida, que era errónea. Se propone el siguiente texto para el pie de copia:
ES SEGUNDA COPIA ELECTRÓNICA de su original, que obra en mi Protocolo corriente de instrumentos públicos bajo el número al principio expresado, y yo, el Notario la expido para su remisión al Registro de la Propiedad/Mercantil, con el fin de que sustituya la primera copia electrónica remitida a dicho Registro, en la cual se ha comprobado la existencia de datos erróneos que en la presente ya han sido rectificados. En mi residencia a . DOY FE.
En ambos casos, la remisión se hará entrando en la aplicación por el número de Protocolo de la escritura rectificada. Igual que se indicaba antes para la remisión de la copia de la escritura de rectificación, en la aplicación, habrá que eliminar la copia previamente enviada, pulsando en Eliminar, y, en su lugar, añadir la copia, parcial o total que ahora se remite, procediendo, a partir de entonces, en la misma forma que se explicó para la remisión del documento principal. Habrá que indicar el mismo presentante que se expresó cuando se remitió el documento principal.
Reflejo en la matriz. Hay que distinguir según cómo se haga la rectificación:
a) Si se hace mediante documento independiente, en primer lugar, será preciso poner en la matriz rectificada la nota general indicativa de la rectificación, conforme a lo dispuesto en el artículo 178 del Reglamento Notarial. Además, en la matriz de la escritura rectificatoria será necesario consignar la diligencia de la presentación telemática de dicha escritura, de modo similar a la que se puso en la escritura principal que se presentó, con la particularidad de que aquí no habrá nuevo asiento de presentación. Se propone la siguiente diligencia:
Diligencia. El mismo día de su autorización, remití copia autorizada electrónica al Registro de la Propiedad/Mercantil , a los efectos de su presentación telemática, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 249.2 del Reglamento Notarial. Esa presentación es complementaria de la realizada de la escritura que por la presente se rectifica. No se ha practicado nuevo asiento de presentación, por ser complemento de otra con asiento vigente. En , a ... Doy fe.
b) Si se hace mediante diligencia a la matriz y se remite al Registro una copia parcial, limitada a dicha diligencia, será necesario, a continuación, poner una nota que exprese que esa diligencia ha sido presentada telemáticamente. Se propone el siguiente texto para la citada nota:
NOTA. El día  he remitido copia parcial, limitada a la diligencia anterior, al Registro de la Propiedad/Mercantil , para que sirva de complemento a la copia autorizada electrónica que fue remitida a dicho Registro. DOY FE.
c) Si se hace mediante diligencia y se remite al Registro una nueva copia autorizada electrónica, será precisa una nota expresiva de la remisión y presentación. Se propone el siguiente texto:
NOTA. El día  he remitido nueva copia electrónica al Registro de la Propiedad/Mercantil , para que sustituya a la primera copia autorizada electrónica que fue remitida a dicho Registro. DOY FE.
En cuanto a los documentos complementarios, no rectificatorios de independientes de la matriz, su remisión al Registro por vía telemática sólo puede hacerse por vía de testimonio notarial en soporte electrónico. Antes nos hemos referido al justificante de haberse liquidado el correspondiente tributo que recaiga sobre la escritura, pero su contenido puede ser muy diverso.
La remisión se hará de la misma forma que vimos para los documentos rectificatorios: se entra a la aplicación por el número de Protocolo correspondiente a la escritura que se va a complementar, se elimina de la aplicación la copia previamente enviada, pulsando en Eliminar, y, en su lugar, se añade el testimonio previamente preparado que se va a enviar, procediendo en la misma forma que se explicó para la remisión del documento principal. Habrá que indicar el mismo presentante que se expresó cuando se remitió el documento principal.
Se propone la siguiente fórmula para el pie del testimonio:
Este testimonio, en soporte electrónico, se libra para su remisión al Registro de la Propiedad/Mercantil, para complementar la copia autorizada electrónica que fue remitida de la escritura por mí autorizada el día , bajo el número  de Protocolo. En , a  Doy fe.
Si lo que se envía como complementaria es una diligencia puesta en la matriz, no rectificatoria, como la que se haga constar para acreditar el pago del tributo, el procedimiento será el mismo que veíamos para las diligencias rectificatorias: copia autorizada parcial en formato electrónico.
Reflejo en la escritura o Libro indicador. La remisión del testimonio de documentos complementarios, que no hayan causado diligencia en la matriz. podrá reflejarse también en ésta mediante una nota. Se propone la siguiente fórmula:
NOTA. El día  he remitido testimonio al Registro de la Propiedad/Mercantil  testimonio, en sorporte electrónico, de , como complemento de la copia autorizada electrónica previamente remitida a dicho Registro. DOY FE.
Otra posibilidad es no hacerlo constar como nota y reflejarlo en el Libro Indicador, Sección primera.
Si se ha causado diligencia en la matriz, habrá que proceder en la misma forma que para las diligencias rectificatorias.
6) Recepción de la comunicación de inscripción. Por fin, transcurrido un tiempo, se recibirá, en la Bandeja de Avisos, y respecto del número de Protocolo de la escritura en cuestión, comunicación del Registro bajo el título Recibida la calificación total del Registro de la Propiedad/Mercantil número , en la que se indicarán los datos de inscripción en el Registro de la Propiedad o Mercantil.
También puede suceder que lo que se comunique sea la inscripción parcial, sin perjuicio del derecho de recurrir la parte no inscrita. La inscripción parcial se comunica con el siguiente encabezado: Recibida la calificación parcial del registro de la propiedad/Mercantil .
El contenido de la comunicación de inscripción suele ser muy escueto, aunque varía mucho de un Registro a otro. Algunos sólo ponen el número de la inscripción practicada; otros ponen también los demás datos de la inscripción o inscripciones practicadas, tomo, libro, folio, finca; en ciertos casos, ponen la fecha en que se ha practicado el asiento o asientos; algunos añaden alguna circunstancia adicional, como que se ha practicado también la nota de afección fiscal o que no se han inscrito las cláusulas no inscribibles o que los asientos están bajo la salvaguarda de los Tribunales.
En cualquier caso, parece que lo razonable es que se tienda a que la comunicación de la práctica de la inscripción realizada por esta vía se haga de forma similar a como se lleva a cabo cuando el título que causa la inscripción es una escritura en soporte papel, porque no parece que haya razones para considerar que el tratamiento ha de ser peor para el título presentado telemáticamente. Por ello, es de esperar que, una vez transcurrida la fase de implantación y rodaje del sistema de presentación telemática, esta comunicación acabe teniendo el total contenido de la nota de despacho que regula el artículo 333.1 del Reglamento Hipotecario y lleve anexa la nota simple informativa que determine la situación de libertad o gravamen del derecho inscrito y las limitaciones, restricciones o prohibiciones que afecten al derecho inscrito o su titular, como establece el artículo 333.2 del Reglamento Hipotecario.
Reflejo en la escritura. Como establece el artículo 112.3 de la Ley 24/2001, practicado el asiento registral, el notario dejará constancia de la recepción de la comunicación y del contenido de ésta en forma de testimonio, bajo su fe, en la matriz y en la copia que de la misma expida. La referencia al testimonio parece imprecisa e inexacta, ya que, si se trata de dejar constancia en la matriz, esto sólo puede hacerse en forma de diligencia.
Diligencia. El día , recibo comunicación telemática del Registro de la Propiedad/Mercantil , en que consta que este documento se ha inscrito [añadir las circunstancias sobre la inscripción que consten en la comunicación de inscripción]. Doy fe.
Esta diligencia, como cualquier otra que exista en la matriz (excepto las de subsanación del artículo 153 del Reglamento Notarial), se trasladará a todas las copias que se expidan a partir de entonces. De modo que si todavía no se hubiera expedido copia autorizada en soporte papel, la primera que se expida ya llevará la constancia de que la escritura está inscrita y de los datos de inscripción. Si ya se hubiera expedido alguna copia autorizada en papel, el interesado podrá presentarla al Notario para que éste añada la diligencia a dicha copia.
Como se decía, el objetivo último es conseguir que la copia autorizada que reciba el particular en soporte papel, que es la que va a funcionar como título de legitimación en el tráfico jurídico, refleje los datos de inscripción del documento. Sobre este particular la Dirección General (ver la citada Resolución de 27 de febrero de 2008) ha dicho que esta finalidad de la copia autorizada de la escritura no puede ser suplantada ni sustituida por otros documentos, como certificaciones registrales, intentando poner veto a una práctica que ha surgido en algunos Registros, que entregan al interesado una certificación registral del asiento con el fin de que sustituya la copia autorizada del documento.
Aquí acaba el procedimiento de presentación telemática de escrituras en el Registro de la Propiedad.
7) Envío de mensajes de confirmación a los Registros.
Cuando se recibe un mensaje de un Registro, éste solicita una confirmación de la recepción. Estas peticiones se activan cuando se examina el mensaje recibido y se van acumulando en la Bandeja de firmas, de modo que al entrar en ella, por ejemplo, para remitir una escritura, aparecen como pendientes de remisión. Por ejemplo, bajo el encabezado Firma y envío del acuse de recibo de la calificación defectuosa para el registro , si se trata de una comunicación de una calificación defectuosa (o de una suspensión del plazo de calificar), o Firma y envío del acuse de recibo de la calificación total para el régimen , si se trata de la inscripción definitiva.
Lo correcto es que el Notario las remita al Registro. Para ello, hay que marcarlas, junto con las remisiones de escrituras que, en su caso, haya pendientes, y enviarlas todas juntas con la firma electrónica del Notario.
8) Gestión de inscripciones. La pantalla de Gestión de inscripciones, dentro de la opción Inscripción en registros, permite comprobar los diversos trámites que ha experimentado cada escritura presentada, ordenado por número de Protocolo.
En la última columna de la derecha, la que se denomina Calificación constan, en diversos colores, las fechas de los trámites realizados, bien suspendiendo o denegando la inscripción (en color rojo), inscribiendo de forma total el documento (en color verde) o inscribiendo parcialmente (en color naranja). Con frecuencia, aparecerán, dentro de cada documento, primero calificaciones negativas, en rojo, por falta de acreditación de la liquidación, y, un tiempo después, la inscripción definitiva, en verde, o parcial, en naranja.
También existe un Buscador de inscripciones, a continuación de la opción de Gestión de inscripciones, que permite localizar los trámites correspondientes a cada escritura. Las búsquedas pueden hacerse por número de Protocolo, por fechas, por otorgante principal (siempre que el correspondiente campo se haya ido rellenando en el formulario de presentación) y por tipo de Registro.
Estudio realizado para la Comisión de
Cultura del Colegio Notarial de Aragón
Finalizado el 24 marzo de 2008