Source: https://www.anwalt.org/nebenkostenabrechnung/
Timestamp: 2019-01-19 04:40:14
Document Index: 163401452

Matched Legal Cases: ['§ 556', '§ 2', '§ 2', '§ 25', '§ 2', '§ 2', '§ 2', '§ 560', '§ 556', '§ 556']

Nebenkostenabrechnung - Anwalt.org
Nebenkostenabrechnung: Wichtige Infos für Mieter und Vermieter
Eine Nebenkostenabrechnung muss spätestens nach einem Jahr beim Mieter ankommen.
Einmal im Jahr steht sie an: Die große Nebenkostenabrechnung. Während der eine versucht, diese so niedrig wie möglich zu halten, um vielleicht sogar von einer Rückzahlung zu profitieren, erschreckt sich ein anderer sicher darüber, wie verschwenderisch er im letzten Jahr mit Wasser, Strom und Heizung umgegangen ist oder wie sehr die Nebenkosten im Allgemeinen angestiegen sind.
Aus diesem Grund ist es nachvollziehbar, dass jeder genauestens über die unterschiedlichen Bestimmungen einer Nebenkostenabrechnung oder den eigenen Verbrauch in Sachen Nebenkosten Bescheid wissen möchte.
In diesem Sinne kommen sicherlich einige Fragen auf, wie zum Beispiel: Was genau beinhaltet eigentlich eine Betriebskostenabrechnung? Welche Pflichten und Rechten haben Mieter sowie Vermieter? Gibt es gesetzliche Regeln dazu? Wie sollten Sie vorgehen, wenn Sie einen Fehler entdecken? Gibt es Muster für die Betriebskostenabrechnung?
Viele nützliche Hinweise und Antworten auf all diese Fragen finden Sie in diesem Ratgeber.
1 Nebenkostenabrechnung: Was steckt hinter dem Begriff?
2 Welche gesetzlichen Regelungen gibt es?
2.1 Woraus setzt sich eine Nebenkostenabrechnung zusammen?
2.2 Nebenkostenabrechnung: Wichtige formelle Punkte
3 Nebenkostenabrechnung erstellen: Verteilerschlüssel
3.1 Verteilung nach Raum und Wohnfläche
3.2 Verteilung nach der Personenanzahl in den Wohnungen
3.3 Verteilung nach der Anzahl der Wohnungen
3.4 Verteilung nach dem tatsächlichen Verbrauch
3.4.1 Was ist eine Nebenkostenpauschale?
4 Die Nebenkostenabrechnung und ihre Frist
4.1 Muster für eine Nebenkostenabrechnung
4.2 Einspruch: Nebenkostenabrechnung prüfen lassen
4.2.1 Beweislast in der Nebenkostenabrechnung
5 Fazit: Das Wichtigste in Kürze!
5.1 Was passiert, wenn die Nebenkostenabrechnung drastisch angestiegen ist?
Nebenkostenabrechnung: Was steckt hinter dem Begriff?
Bevor Sie sich den einzelnen Dingen widmen, die eine Mietnebenkostenabrechnung beinhalten sollte, ist es wichtig, zuvor zu wissen, was genau hinter dem Begriff an sich steckt.
Vorab sollte deshalb zwischen den Nebenkosten und den Betriebskosten unterschieden werden, da diese theoretisch nicht als Synonyme verwendet werden können – auch wenn dies die Mehrheit der Menschen im Alltag macht.
Nebenkosten sind die Gesamtheit der Kosten, die anstehen für die Bewirtschaftung eines Hauses.
Betriebskosten hingegen sind exakt die Kosten, die neben der Miete entstehen, also Wasser-, Heiz- oder Stromkosten, wobei Strom zumeist extra vom Mieter selbst angemeldet werden muss und kein Teil der Betriebskostenabrechnung vom Vermieter ist.
Eine Betriebskostenabrechnung muss nachvollziehbar für den Mieter gestaltet sein.
Im Prinzip stellen die Betriebskosten also nur einen Bruchteil der Nebenkosten dar. Demnach ist eine gleichbedeutende Verwendung hierbei nicht gänzlich korrekt. Aufgrund der gebräuchlichen Verwendung beider Begriffe als Synonyme, ist der nachfolgende Ratgebertext darauf angepasst.
Per Definition ist eine Nebenkostenabrechnung eine Jahresendabrechnung der Betriebs- oder Bewirtschaftungskosten, die für den Vermieter im Laufe eines Jahres anfallen. Im Prinzip sind es also die laufenden Nutzungskosten, die dem Vermieter für Haus, Wohnung und Anlage bzw. eventuelle Nebengebäude entstehen.
Vorschriften zur Nebenkostenabrechnung macht vor allem das BGB, konkret der Paragraph 556. Aber auch die Betriebskostenverordnung (BetrKV) beinhaltet wichtige Regelungen dazu.
Kommen wir zunächst zum § 556 BGB. Hierin werden Betriebskosten wie folgt definiert:
(1) Die Vertragsparteien können vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen. Für die Aufstellung der Betriebskosten gilt die Betriebskostenverordnung vom 25. November 2003 (BGBl. I S. 2346, 2347) fort. Die Bundesregierung wird ermächtigt, durch Rechtsverordnung ohne Zustimmung des Bundesrates Vorschriften über die Aufstellung der Betriebskosten zu erlassen. […]
Wie Sie sehen, steht dieser Paragraph im engen Zusammenhang mit der BetrKV. Um Ihnen die Verbindung noch deutlicher zu machen, finden Sie nachfolgend die Regelungen der BetrKV im Wortlaut.
Betriebskostenverordnung (BetrKV):
Hieraus wird eine konkrete Definition des Begriffs „Betriebskosten“ laut Gesetz vorgenommen. Sind Dinge unklar, können sich Mieter oder Vermieter im Streitfall immer darauf berufen.
Die Nebenkostenabrechnung hat eine Frist von zwölf Monaten.
Des Weiteren erklärt die BetrKV auch genauestens, welche Betriebskosten ausgeschlossen werden. Das sind zum einen „die Kosten der zur Verwaltung des Gebäudes erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten der Aufsicht, der Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses und die Kosten für die Geschäftsführung (Verwaltungskosten)“, aber zum anderen auch „die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen (Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten).“
Außerdem gibt die BetrKV im § 2 eine Aufstellung der Betriebskosten an. Dazu können Sie unter anderem für die Nebenkostenabrechnung auch die Grundsteuer zählen.
Woraus setzt sich eine Nebenkostenabrechnung zusammen?
Eine Betriebskostenabrechnung wird von vielen Faktoren beeinflusst. Das lässt natürlich die Frage aufkommen, was alles genau darin enthalten sein darf und muss. Haben Sie beispielsweise die Vermutung, dass Ihre Nebenkostenabrechnung zu hoch angesetzt ist, ist es hilfreich zu wissen, was eigentlich alles dazuzählt und was nicht.
Im Prinzip können sie dann selbst der „Nebenkostenrechner“ für Ihre Mietwohnung sein oder sich von jemandem helfen lassen, die Abrechnung zu überprüfen. Damit Sie wissen, an welchen roten Faden Sie sich dabei halten müssen, finden Sie im Folgenden alle Nebenkosten, die nach § 2 BetrKV auf einen Mieter umgelegt werden dürfen:
Das ist eine Steuer, die auf dem Grundsteuergesetz (GrStG) basiert. Allerdings ist die Höhe dieser zu entrichtenden Steuer in Deutschland nicht einheitlich, da jede Gemeinde sie selbst festlegen darf. Das ist zu entnehmen aus dem § 25 zur Festsetzung des Hebesatzes im GrStG:
Die Gemeinde bestimmt, mit welchem Hundertsatz des Steuermeßbetrags oder des Zerlegungsanteils die Grundsteuer zu erheben ist (Hebesatz).
Nebenkostenabrechnung: Bis wann sie beim Mieter sein muss, gibt das BGB vor.
In der BetrKV wird die Grundsteuer auch als „laufende öffentliche Lasten des Grundstücks“ definiert.In anderen Worten heißt das, dass Steuern dafür bezahlt werden müssen, dass ein Vermieter das Eigentum an einem Grundstück besitzt und dieses bebaut hat.
Hier werden Ihnen die Kosten für Ihren Wasserverbrauch berechnet. Hinzu können auch Grundgebühren und solche für die verwendeten Wasserzähler kommen. Auch die Kosten für deren Wartung können einem Mieter anteilig berechnet werden.
Alle Kosten, die in Verbindung mit der Entwässerung des betreffenden Grundstücks oder Hauses stehen, können ebenfalls als Nebenkosten berechnet werden. Dazu zählen auch Gebühren für eine Entwässerungsanlage, die nicht öffentlich ist oder für den Betrieb einer Entwässerungspumpe selbst.
Die Kosten für das Heizen Ihrer Wohnung müssen Mieter ebenso tragen. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Zentralheizung, eine Gasheizung oder andere ähnliche Heizformen handelt. Auch für die Reinigung und Wartung dieser müssen Mieter aufkommen.
Des Weiteren ist es erlaubt, die Warmwasserversorgung mit in die Nebenkostenabrechnung aufzunehmen. Hierzu zählen außerdem die Gebühren, die entstehen, um die Warmwassergeräte zu reinigen und zu warten.
Aber Achtung: Häufig sind die Warmwasserkosten auch schon bei den Heizkosten oder den Gebühren für die Wasserversorgung enthalten. Natürlich müssen Mieter diese nicht doppelt zahlen, sollte dies der Fall sein. Sind sie in der Nebenkostenabrechnung dennoch mehrfach aufgeführt, ist das nicht korrekt!
verbundene Heizungs-und Warmwasserversorgungsanlagen:
Bei dieser Art Nebenkosten ist ebenfalls darauf zu achten, dass sie nicht bereits bei einer der anderen inkludiert sind. Ist das nicht der Fall, sind Kosten für die oben genannten Anlagen zur Versorgung zu entrichten. Das können laut § 2 Ziffer 6 BetrKV zentrale Heizungsanlagen, eigenständig gewerbliche Lieferungen oder auch verbundene Anlagen sein.
Nebenkostenabrechnung: Ein Formular kann helfen, nichts Wichtiges zu vergessen.
Personen- oder Lastenaufzüge:
Besitzt das betreffende Wohnhaus einen Aufzug, können die Kosten hierfür auch auf die Mieter umgelegt werden. Das sind Gebühren, um den Aufzug mit Strom zu betreiben, zu bedienen, zu beaufsichtigen, zu überwachen, zu pflegen, zu reinigen und in regelmäßigen Abständen auf dessen Betriebsbereitschaft und – sicherheit zu überprüfen.
Müllentsorgung und Straßenreinigung:
Hierbei können dem Mieter Kosten angerechnet werden, die für die öffentliche Straßenreinigung oder die Müllabfuhr, aber auch für nicht-öffentliche Maßnahmen, anfallen.Außerdem können dem Mieter weiterhin Betriebskosten für Müllschlucker, Müllkompressoren, Müllabsauganlagen oder andere ähnliche Anlagen auferlegt werden.
Ungezieferbekämpfung und Gebäudereinigung:
Laut § 2 Ziffer 9 BetrKV können gemeinschaftlich genutzte Teile des Wohngebäudes einem Mieter als Nebenkosten berechnet werden. Das sind zum Beispiel: Treppe, Flure, Kellerräume, Waschküchen usw.
Pflege des Gartens:
Das bedeutet, dass sich alle Bewohner eines Hauses an den Kosten für Gartenarbeiten, inklusive der Kosten für Pflanzen und Gehölze an sich, der Pflege von vorhandenen Spielplätzen, Parkplätzen oder Zufahrten, die zum Haus gehören, beteiligen müssen.
Hiermit sind die Beleuchtungskosten gemeint, die entstehen bei der Nutzung von Gemeinschaftsbereichen, wie beispielsweise Flure, Kellerräume, Treppenhäuser oder Waschküchen.
Schornsteinfegerkosten:
Entstehende Kosten für die Reinigung bzw. Kehrung des Schornsteins zählen zu den Nebenkosten, falls diese nicht bereits bei den Kosten für den Betrieb der vorhandenen Heizungsanlage mit eingeschlossen wurden. Die Kosten hierfür richten sich nach der maßgebenden Gebührenordnung.
Jeder Vermieter sollte sein Gebäude ausreichend durch eine Sach- und Haftpflichtversicherung finanziell schützen und absichern – für den Fall, dass Sturm-, Wasser-, oder andere Elementarschäden sowie Schäden am Glas, Gebäude, Öltank oder Aufzug entstehen. In der Nebenkostenabrechnung kann eine Versicherung dieser Art aufgeführt und abgerechnet werden.
In diesem Ratgeber finden Sie ein Formular für die Nebenkostenabrechnung, welches Sie individuell abwandeln können.
Hauswart bzw. Hausmeister:
Mit diesem Punkt in der BetrKV werden die Kosten für den Hausmeisterservice abgedeckt. Dazu zählen dessen Vergütung und die für ihn zu zahlenden Sozialbeiträge. Auch hier ist darauf zu achten, dass etwaige Kosten nicht doppelt aufgeführt sind in einem anderen Teil der Nebenkostenabrechnung.
Kosten für Antennenanlagen:
Der Betrieb von Antennenanlagen, die gemeinschaftlich genutzt werden, kann einem Mieter auch in Rechnung gesetzt werden. In diese Kategorie zählt auch ein Breitbandkabelnetz. Die Kosten werden nicht nur für den Betrieb, sondern auch die Wartung und Instandhaltung der Anlagen genutzt.
Im § 2 Ziffer 16 BetrKV heißt es, dass für Einrichtungen der Wäschepflege „die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Überwachung, Pflege und Reinigung der Einrichtungen, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit sowie die Kosten der Wasserversorgung“ anfallen und auf den Mieter umgelegt werden können. Letzteres kann allerdings bereits unter Ziffer 2 der Wasserversorgung mit einberechnet worden sein. Dann darf es hier selbstredend nicht noch einmal berechnet werden.
Entstehen weitere Nebenkosten im Zusammenhang mit dem betreffenden Gebäude oder Grundstück, die noch nicht unter den Ziffern 1- 16 genannt, zählen diese zu den sonstigen Betriebskosten und können ebenso in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen werden.
Nebenkostenabrechnung: Wichtige formelle Punkte
Selbstredend muss die offizielle Abrechnung der Nebenkosten alle entstandenen Kosten enthalten. Dafür ist ein sogenannter Verteilerschlüssel vonnöten. Das bedeutet, dass die Nebenkostenabrechnung nach unterschiedlichen Kriterien auf die vorhandenen Mietparteien aufgeteilt werden kann.
Sie sollten Ihre Nebenkostenabrechnung noch einmal prüfen lassen, wenn Sie sich unsicher sind.
Der verwendete Schlüssel sollte verständlich und nachvollziehbar in der Nebenkostenabrechnung für den Mieter erklärt sein. Jeder Mieter sollte in der Lage sein können, die einzelnen Positionen in der Abrechnung nachvollziehen zu können. Es sollte dem Mieter also immer die Möglichkeit gegeben werden, die Nebenkostenabrechnung prüfen zu können.
Außerdem muss aus der Abrechnung ersichtlich sein, welchen Anteil der betreffende Mieter genau zu zahlen hat. Selbstverständlich müssen hierbei die monatlichen Vorauszahlungen des Mieters berücksichtigt werden. Schließlich zahlt dieser regelmäßig eine bestimmte Summe an Nebenkosten voraus. In diesem Sinne gibt es drei Optionen, wie eine Nebenkostenabrechnung für einen Mieter aussehen kann:
Der Mieter muss eine Nachzahlung leisten, weil seine monatlichen Vorauszahlungen nicht hoch genug angesetzt waren. Unter Umständen erhöht sich in diesem Fall für das darauffolgende Jahr der Betriebskostenabrechnung die Warmmiete. So zahlt der Mieter über das Jahr verteilt bereits mehr in die Nebenkostenkasse ein und muss in der Regel nicht mit einer Nachzahlung rechnen. Für viele Mieter ist eine geringfügig erhöhte monatliche Summe einfacher zu stemmen als eine saftige Nachzahlung am Ende des Abrechnungsjahres.
Der Mieter bekommt eine Rückzahlung, weil seine monatliche Warmmiete zu hoch angesetzt war oder er weniger verbraucht hat über das Jahr. Das ist häufig der Fall, wenn der Mieter das erste Jahr in dieser Wohnung lebt und zu hoch eingestuft wurde, weil sich der Verbrauch zum Vormieter wesentlich unterscheidet. Laut der Nebenkostenabrechnung vom Vermieter bekommt der betreffende Mieter hier also eine entsprechende Geldsumme gutgeschrieben.
Der Mieter kommt durch seine Vorauszahlungen auf plus minus null, ist also quitt mit dem Vermieter in Sachen Betriebskosten für das betreffende Jahr. Allerdings dürfte dies sehr selten der Fall sein. Eine kleine Nach- oder Rückzahlung gibt es eigentlich immer.
Nebenkostenabrechnung erstellen: Verteilerschlüssel
Nebenkostenabrechnung: Auch die Grundsteuer zählt dazu.
Wie bereits erwähnt, sind die Betriebskosten einer Wohnung nach einem bestimmten Schema aufgeteilt. Im Mietrecht nennt sich das “Verteilerschlüssel”. Hierbei ist zu beachten, dass sich Vermieter sowohl an gesetzliche Rahmenbedingungen halten müssen als auch eigene Wünsche der Strukturierung des Verteilerschlüssels einfließen lassen können.
Es gibt eine Menge verschiedene Verteilerschlüssel in Bezug auf eine Nebenkostenabrechnung, die eintreten können. Im Folgenden werden Ihnen einige davon näher erläutert.
Verteilung nach Raum und Wohnfläche
Im Grunde bedeutet das, dass hierbei das Verhältnis zwischen der von Ihnen bewohnten Fläche zu den gesamten Betriebskosten des Hauses betrachtet wird. Der Verteilerschlüssel besteht demnach in Ihrem Anteil an der Gesamtwohnfläche.
Vor allem für den Vermieter heißt das ziemlich wenig Aufwand bei der Nebenkostenabrechnung seines Gebäudes. Schließlich sind die Größen der unterschiedlichen Wohnungen bekannt. Die Nebenkosten müssen nur anteilig darauf angepasst werden.
Für die betroffenen Mieter bedeutet das ebenfalls einen Vorteil: Die Verteilung in der Nebenkostenabrechnung bleibt in der Regel fair. Wird jedoch eine flächenmäßig große Wohnung von wenigen Personen und eine kleinere Wohnung von einer größeren Familie genutzt, kann dies allerdings auch nachteilig für eine Mietpartei ausgehen.
Einen ähnlichen Verteilerschlüssel stellt auch die Berechnung des Raumes dar. Hier werden die Kubikmeter statt der bewohnten Fläche genommen. Diese Art der Aufteilung ist zwar recht selten, aber erlaubt. Vor allem ist sie genauer, wenn es um die Raumhöhe geht – besonders bei Häusern, in welchen sich Wohnungen befinden, die sich in ihrer Raumhöhe stark unterscheiden.
Verteilung nach der Personenanzahl in den Wohnungen
Zwar zeigt die Erfahrung, dass bei mehr Menschen auch mehr Betriebskosten anfallen und damit die Nebenkostenabrechnung ziemlich gerecht sind, muss hier allerdings auch der Verbrauch an Wasser etc. miteinbezogen werden, den Dritte in dieser Wohnung verursachen, zum Beispiel Gäste oder Familienangehörige. Dies ist ein recht schwieriges Unterfangen, da ein Vermieter keine konkreten Angaben dazu hat.
Verteilung nach der Anzahl der Wohnungen
Bei Fehlern kann sich ein Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung lohnen.
Erstellt ein Vermieter die Nebenkostenabrechnung auf diese Weise, bedeutet dies im Prinzip nichts weiter, als dass alle Mietparteien eines Hauses denselben Anteil an Nebenkosten tragen müssen. Während diese Rechnung vor allem für den Vermieter sehr einfach umzusetzen ist, kann sie für einige Mieter sehr unfair ausfallen. Schließlich hat nicht jede Mietpartei auch denselben Verbrauch an Nebenkosten.
Verteilung nach dem tatsächlichen Verbrauch
Die Berechnung stellt eine häufig genutzte und wichtige Methode im Mietrecht zur Nebenkostenabrechnung dar. Hierbei wird nur der tatsächliche Verbrauch an Wasser, Warmwasser, Abwasser oder Strom berechnet. Realisiert wird diese Methode der Berechnung der Betriebskosten durch spezielle Messgeräte. Damit ist sie sehr gerecht und genau. Das die Messgeräte abgelesen und gewartet werden müssen, stellt diese Verteilungsmöglichkeit zwar einen recht hohen Aufwand und Kosten für den Vermieter dar, aber dennoch wird sie oft genutzt.
Wenn im Mietvertrag keine Vorgaben vorhanden, tritt Paragraph 556a zum Abrechnungsmaßstab für Betriebskosten im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) in Kraft. Dieser besagt, dass in diesem Fall laut Mietrecht die Nebenkosten wie folgt berechnet werden:
(1) Haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Betriebskosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung durch die Mieter abhängen, sind nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch oder der unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt. […]
Manche Vermieter vergeben ihre Wohnungen mit einer sogenannten Nebenkostenpauschale. Das wird vor allem bei kleineren Wohnungen häufig gemacht, damit diese besonders attraktiv auf Studenten, Azubis oder auch Singles wirken.
Was aber bedeutet es eigentlich, eine Nebenkostenpauschale zu zahlen? Laut Mietrecht ist erst einmal jeder Vermieter dazu verpflichtet, selbst die Nebenkosten seines Eigentums zu tragen. In der Regel wird aber in nahezu jedem Mietvertrag vereinbart, dass der betreffende Mieter einen Anteil der Nebenkosten übernimmt. Dafür ist der bereits erwähnt Verteilerschlüssel besonders wichtig.
Im Mietrecht sind alle Nebenkosten verankert, die für eine Abrechnung zulässig sind.
Dennoch finden sich immer wieder Vermieter, die ihre Nebenkostenabrechnung mit einer Nebenkostenpauschale ausgleichen. Das bedeutet, dass ein Mieter einen monatlichen Pauschalbetrag für die Betriebskosten zahlt, die er verursacht. Damit müssen keine weiteren Gebühren gezahlt werden. Eine Betriebskostenabrechnung ist demzufolge hinfällig.
Je nachdem, wie viel Wasser ein Mieter beispielsweise verbraucht, verursacht er hohe oder niedrige Nebenkosten. Eine Nebenkostenpauschale kann demnach positiv oder negativ für ihn sein. Denn nicht nur eventuelle Nachzahlungen müssen auf Risiko des Vermieters getragen werden, auch Rückzahlungen, die dem Mieter über eine normale Nebenkostenabrechnung zustehen würden, bekommt er bei der Zahlung von pauschalen Nebenkosten nicht. Kosten für das Heizen oder für Warmwasser müssen allerdings immer abhängig vom Verbrauch abgerechnet werden.
Im § 560 Abs. 1 BGB ist festgehalten, dass, sollte ein Mieter sehr sparsam in seinem Nebenkostenverbrauch sein, der Vermieter die Nebenkostenpauschale herabsetzen muss. Andersherum ist es allerdings nicht so einfach, diese zu erhöhen, wenn die Nebenkosten eines Mieters sehr hoch ausfallen. Dazu müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
Grundmiete und Nebenkostenpauschale müssen schriftlich im Mietvertrag verankert sein.
Es muss ebenso eine Klausel vermerkt sein, dass sich der Vermieter eine Erhöhung dieser Pauschale vorbehält.
Des Weiteren müssen mögliche, zulässige Gründe für eine Erhöhung ebenfalls schriftlich im Vertrag festgehalten sein.
Auch, oder besonders, bei Pauschalbeträgen ist die Nebenkostenabrechnung für einen Vermieter recht kompliziert. Bereits beim Abschluss eines Mietvertrages sollten deshalb alle Eventualitäten durchdacht werden. Es ist ratsam, lieber ein paar Dinge mehr schriftlich im Vertrag festzuhalten, als sich später darüber zu ärgern, dass beispielsweise eine Erhöhung der Nebenkostenpauschale nicht zulässig ist.
Die Nebenkostenabrechnung und ihre Frist
Viele Mieter fragen sich immer wieder: Gibt es festgesetzte Fristen für eine Nebenkostenabrechnung? Kann eine Verjährung eintreten? Dieser Punkt wird Ihnen die Antwort darauf geben.
Das Bürgerliche Gesetzbuch gibt eine eindeutige Auskunft darüber, denn dem § 556 Abs. 3 BGB ist Folgendes zu entnehmen:
Nebenkostenabrechnung: Auch eine Versicherung kann auf den Mieter umgelegt werden.
Wie Sie sehen, liegt die Frist für die Zustellung einer Nebenkostenabrechnung bei zwölf Monaten nach Ablauf des zu betrachtenden Abrechnungszeitraums. Danach sind eventuellen Nachzahlungen ungültig. Sonderfälle sind jedoch gegeben, wenn der Vermieter keine Schuld an der Verspätung trägt. Solche Situationen sind allerdings immer individuell zu betrachten. In der Regel ist es hierbei ratsam, einen Anwalt um Hilfe zu bitten.
Nützlich zu wissen: Für den Erhalt der Betriebskostenabrechnung besteht eine Frist von genau einem Jahr. Die Nebenkostenabrechnung für ein Gewerbe beträgt laut Gewerbemietrecht ebenfalls ein Jahr. Jedoch zählen die zwölf Monate hier nicht als Ausschlussfrist. Eventuelle Ansprüche auf Geld können auch darüber hinaus noch geltend gemacht werden.
Ersichtlich aus der Vielzahl an beteiligten Gesetzen, Paragraphen und anderen Vorschriften, wird schnell klar, dass eine Nebenkostenabrechnung nicht schnell und leichtfertig gemacht werden kann. Sie sollte durchdacht und der jeweiligen Situation angepasst werden, denn nicht jeder Verteilerschlüssel macht auch für jedes beliebige Gebäude Sinn.
Wichtig ist zu sagen, dass es aus diesem Grund für eine Betriebskostenabrechnung keine einheitliche Vorlage gibt. Diese muss immer angepasst werden.
Um Ihnen diesen Schritt allerdings etwas zu erleichtern, haben wir für Sie im Folgenden einen Vordruck für die Nebenkostenabrechnung kostenlos für Sie zusammengestellt. Diese können Sie gern benutzen und für Ihre persönlichen Gegebenheiten modifizieren.
Es ist wichtig, dass Sie diese Nebenkostenabrechnung nur als Beispiel betrachten und durch Ihre individuellen Daten ergänzen. Weiterhin muss die Betriebskostenabrechnung aus dem Muster durch eine genaue Aufschlüsselung ergänzt werden, wie sich die Zahlen und Berechnungen zusammensetzen und mit welchem Verteilerschlüssel kalkuliert wurde. Die einzelnen Abrechnungen sind am einfachsten in tabellarischer Form darzustellen.
Nebenkostenabrechnung [betreffendes Jahr]
Sehr geehrte/r Herr / Frau [Name Mieter],
anbei erhalten Sie die Nebenkostenabrechnung für das Jahr [betreffendes Jahr].
Neben­kosten­abrechnung [Adresse Mieter]
Art der Kosten Abrechnungs­zeitraum Gesamt­kosten Geleistete Voraus­zahlungen Betrag
Neben­kosten [Abrechnungs­zeitraum] XXX XXX Nachzahlung/ Guthaben XXX
Heizkosten [Abrechnungs­zeitraum] XXX XXX Nachzahlung/ Guthaben XXX
Gesamt: Nachzahlung/ Guthaben XXX
Es ergibt sich demzufolge eine Nachzahlung/ ein Guthaben von XXX.
[bei Nachzahlung:]
Bankinstitut: [Bank vom Vermieter], Kontoinhaber: [Name Vermieter], IBAN: XXX, BIC: XXX
[bei Guthaben:]
Bitte geben Sie Bescheid, ob Sie Ihr Guthaben ausgezahlt bekommen möchten oder dieses mit Folgezahlungen verrechnet werden soll.
Name & Unterschrift des Vermieters
Betriebskostenabrechnung [betreffendes Jahr], Heizkostenabrechnung, Erläuterungen
Hier finden Sie das obige Muster für die Nebenkostenabrechnung auch als Word-Datei oder PDF zum Herunterladen:
Muster Nebenkostenabrechnung als Word-Dokument (.doc)
Muster Nebenkostenabrechnung als PDF (.pdf)
Nicht selten führen Unstimmigkeiten und Fehler dazu, dass es zum Streit zwischen Mieter und Vermieter kommt. Für eine Nebenkostenabrechnung kann ein Muster deshalb sehr hilfreich sein. Oftmals wissen beide Parteien nämlich nicht genau, was exakt alles in solch einer Abrechnung enthalten sein darf und was nicht. Mit einer korrekten Vorlage einer Nebenkostenabrechnung ist dieses Problem schnell gelöst.
Für einen Vermieter hat es den Vorteil, dass er auf Nummer sicher gehen kann, dass er nichts vergessen hat und keine Formfehler begangen hat, damit der Anspruch auf eine eventuelle Nachzahlung durch den Mieter nicht erlischt.
Mieter hingegen können ihre erhaltene Nebenkostenabrechnung mit der Vorlage vergleichen, um somit festzustellen, ob diese vollständig ist, es Formfehler gibt und sonst alles korrekt erfasst, dargestellt und berechnet wurde.
Einspruch: Nebenkostenabrechnung prüfen lassen
Ist Ihre Nebenkostenabrechnung zu hoch, sollten Sie die Beratung von einem Experten in Betracht ziehen.
Jedes wichtige Schreiben kann einmal vom Fehlerteufel gepackt werden. So kann es natürlich auch bei der Nebenkostenabrechnung zu Versehen kommen. Hierbei ist grundsätzlich zwischen Fehlern inhaltlicher und formeller Natur zu unterscheiden.
Aus diesem Grund haben wir nachfolgend für Sie einige der häufigsten Fehler aufgeführt, die bei Betriebskostenabrechnungen vorkommen können.
Der gültige Abrechnungszeitraum von einem Jahr wurde überschritten: Sobald ein Abrechnungszeitraum die Spanne von zwölf Monaten überschreitet, ist die Betriebskostenabrechnung nicht mehr zulässig. Auch wenn diese Regelung manchmal nicht sehr sinnvoll erscheint, wenn zum Beispiel ein Mietverhältnis erst Anfang November oder Dezember eines Jahres begonnen hat, so ist diese Vorschrift für jede Nebenkostenabrechnung gültig.
Der Mieter erhält die Nebenkostenabrechnung zu spät: Wie bereits erwähnt, ist im § 556 Abs. 3 BGB festgelegt, dass ein Vermieter maximal ein Jahr nach Abschluss des betreffenden Abrechnungszeitraumes Zeit hat, die Abrechnung an den Mieter zuzustellen.Nachzahlungen wären nach Ablauf dieser Frist ungültig – Guthaben kann jedoch auch später noch an den Mieter ausgezahlt werden. Schließlich kann dieser ja nichts dafür, dass er die Abrechnung zu spät erhalten hat. Ist es allerdings nachweisbar, dass der Vermieter keine Schuld an der Verspätung hat, kann eine Nebenkostenabrechnung auch nach den zwölf Monaten noch ihre Gültigkeit besitzen.
Geht es zum Beispiel um das Jahr 2016 als Abrechnungszeitraum für die Nebenkosten, hat der Vermieter noch bis zum 31.12.2017 die Möglichkeit, dem Mieter das entsprechende Schreiben zukommen zu lassen.
Der Vermieter fordert Nachzahlungen trotz Nebenkostenpauschale: Ist im Mietvertrag nicht explizit die Zahlung von Nebenkosten erwähnt und erklärt, wird davon ausgegangen, dass eine sogenannte „Inklusivmiete“ gegeben ist. Außer der Nebenkosten für Warmwasser und der Heizkosten beinhaltet diese schon alle anfallenden Betriebskosten.Verschätzt der Vermieter sich, geht das Risiko auf seine Kappe, denn nachträgliche Forderungen sind nicht rechtens.
Für Ihre Nebenkostenabrechnung ist ein Muster als PDF-Datei zum Herunterladen in diesem Ratgeber verfügbar.
Wohnungen, die leer stehen, wurden in den Berechnungen vernachlässigt: Zunächst vermuten Sie hierin vielleicht gar keinen Fehler. Wo niemand wohnt, können auch keine Nebenkosten anfallen, oder? Das ist schlichtweg falsch! Genau genommen fallen nämlich sehr wohl welche an: Versicherungen, Kosten für den Schornsteinfeger, die Grundsteuer oder andere Wartungskosten.Vorhandene Mieter müssen auch bei leer stehenden Immobilien im Haus nur ihren Anteil an diesen Kosten tragen. Der Teil, der auf die nicht vermieteten Wohnungen fällt, ist demzufolge vom Vermieter selbst zu tragen.
Widerrechtliche Kosten für Reparaturen: Reparaturkosten müssen grundsätzlich vom Vermieter getragen werden. Die Instandhaltung eines Gebäudes ist nämlich dessen Aufgabe. Es sollte also darauf geachtet werden, dass keine versteckten Kosten dieser Art mit in die Nebenkostenabrechnung eingeflossen sind.Hinweise hierauf können stark schwankende Wartungskosten sein. Beispielsweise zählt die Wartung von Fahrstühlen zu den Nebenkosten. Fallen diese innerhalb verschiedener Jahre sehr unterschiedlich aus, kann häufig davon ausgegangen werden, dass eine Reparatur nur als Wartungsarbeit deklariert wurde.
Es fehlen wichtige Daten in der Abrechnung: Das A und O in einer Nebenkostenabrechnung ist, dass diese nachvollziehbar ist für den Mieter. Ist das nicht gegeben, weil essentielle Informationen fehlen, kann diese ungültig sein. Sind beispielsweise der Abrechnungszeitraum, die genauen Summen, geleistete Vorauszahlungen oder die Erläuterung des Verteilerschlüssels nicht genannt, kann das die Abrechnung ungültig machen.
Sie können sich von einem Fachmann Ihre Nebenkostenabrechnung auch erstellen lassen.
Die Wohnungsgröße ist falsch: Auch wenn dieser Grund erst einmal recht banal klingt, so kommt es doch des Öfteren vor, dass eine Nebenkostenabrechnung mit einer falschen Wohnungsgröße erstellt wurde. Besonders wenn der Verteilerschlüssel auf die Fläche ausgelegt ist, kann dies die Berechnungen maßgeblich beeinflussen.
Der Hausmeister hat unzulässige Aufgaben übernommen: Während ein Hausmeister alle möglichen Tätigkeiten am Objekt übernehmen darf, ist ihm der Verwaltungsbereich untersagt. Zumindest darf das Gehalt, was er dafür bekommt, nicht auf die Mieter umgelegt werden. Für verwalterische Tätigkeiten muss gänzlich der Vermieter aufkommen. Aber Achtung: Wenn ein Hausmeister beispielsweise Arbeiten im Garten übernimmt, dürfen diese nicht nochmals im Punkt „Gartenpflege“ berechnet werden.
Der Mieter soll nicht zulässige Nebenkosten tragen: Um das zu vermeiden, hat die BetrKV detailliert alle Nebenkosten aufgelistet, die ein Vermieter auf seine Mieter umlegen darf. Diese sind weiter oben im Text genannt und erläutert. Alle Kosten außerhalb dieses Rahmens dürfen Mietern nicht berechnet werden. Das sind unter anderem: Kosten für die Verwaltung, Reparaturen oder Instandhaltung.
Deshalb ist es oftmals hilfreich, die erstellte Betriebskostenabrechnung von jemandem prüfen zu lassen, der sich damit auskennt und eventuelle Fehler schnell erkennt. Das ist vor allem wichtig für Vermieter, da diese in der Regel vermeiden wollen, dass ein Mieter vorhandene Fehler entdeckt und vielleicht sogar einen Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegt.
Unter Umständen kann es für Vermieter also sinnvoll sein, sich von einem Experten die Nebenkostenabrechnung erstellen zu lassen, um grobe und weniger auffallende Schnitzer zu vermeiden, die letzten Endes nachteilig für den Vermieter sind und Aufwand für den Mieter bedeuten.
Haben Sie als Mieter allerdings bereits einen Fehler entdeckt, sollten Sie die Nebenkostenabrechnung in jedem Fall noch einmal von einem Fachanwalt für Mietrecht überprüfen lassen, der bestens in dieser Problematik bewandert ist. Dieser kann Ihnen auch sagen, inwiefern sich ein Einspruch lohnen würde.
Beweislast in der Nebenkostenabrechnung
Eine Betriebskostenabrechnung gründlich zu prüfen, ist sehr wichtig!
Immer wieder tritt das Problem auf, dass eine Betriebskostenabrechnung auf dem Postweg verloren geht. Ob der Vermieter somit vertuschen will, dass er sich nicht an die gesetzliche Frist gehalten hat, ein Mieter vorgeben will, dass er die Abrechnung niemals erhalten hat, um Nachzahlungen zu umgehen oder ob das Schreiben tatsächlich nicht angekommen ist, ist häufig nicht gänzlich nachvollziehbar.
Fakt ist: Eine der beiden Parteien steht in der Beweispflicht. Das ist in der Regel der Vermieter. Doch wie kann dieser beweisen, dass er die Nebenkostenabrechnung pünktlich zugestellt hat? Dafür hat er mehrere Optionen.
Ein Einschreiben mit Rückschein ist eine häufig gewählte Methode, um den Empfang wichtiger Briefe zu bestätigen. Nachteilig ist hierbei allerdings, dass sich der Erhalt einige Tage in die Länge ziehen kann, wenn der Mieter nicht angetroffen werden konnte. Es zählt hierbei nämlich nur das Datum, wann der Mieter das entsprechende Schreiben bei der Post abgeholt hat. Außerdem wird mit dem Rückschein lediglich die Zustellung eines Schreibens quittiert – nicht die Art des Schreibens.
Er beauftragt einen Boten:
Solch ein Überbringer stellt entweder dem Mieter direkt die Nebenkostenabrechnung zu oder wirft sie in dessen Briefkasten. Bei einem eventuellen Streitfall, der vor Gericht landet, kann dieser als Zeuge vernommen werden. Wichtig hierbei ist, dass der Bote die Abrechnung selbst gelesen und im besten Falle auch selbst sicher im Briefumschlag verstaut haben sollte.
Des Weiteren hat der Vermieter auch die Möglichkeit, die Abrechnung selbst an den Mieter auszuhändigen. Die Übergabe sollte sich der Vermieter durch eine Empfangsbestätigung quittieren lassen.
Achtung: Ziehen Sie besser nicht in Betracht, eine Nebenkostenabrechnung per E-Mail, Fax oder mit einem normalen Brief zu versenden. In der Regel werden elektronische Übermittlungsformen nur selten anerkannt und ein normaler Brief kann keinen Empfang bestätigen.
Fazit: Das Wichtigste in Kürze!
Bei einer Nebenkostenabrechnung ist es also besonders wichtig, auch auf die Details zu achten und nichts zu vergessen oder zu übersehen. Die Richtigkeit einer Betriebskostenabrechnung ist niemals auf die leichte Schulter zu nehmen. Oft geht es hier um bares Geld, was durch Formfehler verloren gehen kann.
Mieter sollten darum immer …
… das Datum der Betriebskostenabrechnung prüfen.
… nachschauen, ob der Abrechnungszeitraum korrekt ist.
… wissen, welche Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen.
… nachprüfen, ob die Verteilung der einzelnen Nebenkosten richtig ist.
… nachsehen, ob sonstige Fehler in der Nebenkostenabrechnung vorkommen.
Auch Vermieter sollten einige Dinge beachten, wenn sie eine Abrechnung erstellen, zum Beispiel sollten sie …
… sich an die gesetzlichen Fristen halten.
… den Abrechnungszeitraum von zwölf Monaten nicht überschreiten.
… die Nebenkostenabrechnung immer auf ihre Vollständigkeit prüfen.
… Kosten für das Heizen bzw. Warmwasser immer nach dem tatsächlichen Verbrauch berechnen.
… sich immer an den vertraglich vereinbarten Verteilerschlüssel halten.
… niemals Nebenkosten auf den Mieter umlegen, die dafür unzulässig sind.
Was passiert, wenn die Nebenkostenabrechnung drastisch angestiegen ist?
Im Normalfall muss ein Vermieter aufgeführte Kosten in der Abrechnung nicht begründen, wenn diese nachvollziehbar dargelegt wurden. Das Berliner Kammergericht entschied beispielsweise, dass ein Vermieter in der Beweispflicht steht, sollten die Nebenkosten eines Mieters zum Vorjahr um mehr als zehn Prozent gestiegen sein (KG Berlin, Az12 U 216/04).
Der nicht minder angestiegene Preis soll dem Mieter also noch näher erläutert werden, damit dieser ihn auch nachvollziehen kann. Das bietet mehr Transparenz und der Mieter weiß so ganz genau, wie viel er für welche Nebenkosten mehr bezahlen muss.
(63 Bewertungen, Durchschnitt: 4,76 von 5)
Hans-Jürgen R. says
16. Oktober 2016 at 0:45
Ich wohne auf einem Campingplatz und habe vor einigen Tagen die Betriebskosten Abrechnung erhalten,die ich doppelt zahlen soll. Die Parzelle hat eine Größe von 200 m2 Der Umlageschlüssel ist in den beiden Abrechnungen mit 100 angegeben. Ist dies so zulässig; zumal keine konkrete Änderung in meinen bestehenden Vertrag verankert ist. Es wurde lediglich darauf hingewiesen, dass ich demnächst mehr zahlen muss, da ich einen größeren Platz habe. Darf der Vermieter dies einfordern und darf er es, wenn der Vertrag geändert wurde, in Zukunft einfordern. Er begründet seine Forderung mit der mündlichen Behauptung,ich würde durch den größeren Platz auch mehr Nebenkosten verursachen. Bemerken möchte ich dazu,dass ich auf meinem Platz allein lebe und andere Pächter, die zu zweit,aber nur ein halbes Jahr ihren um die Hälfte kleineren Platzes,nutzen wohl die gleichen Betriebskosten verursachen als ich.
Mit freundlichen Grüßen Hans-Jürgen R.
17. Oktober 2016 at 9:40
Hallo Hans-Jürgen R.,
erkundigen Sie sich hierzu am besten noch einmal konkret bei Ihrem Vermieter und lassen Sie sich die Grundlage der Zahlungserhöhung aufgeschlüsselt darstellen. Zusätzlich ist es ratsam, einen Mieterhilfeverein aufzusuchen und sich dort hinsichtlich der Zulässigkeit dieser Kosten beraten zu lassen.
Ich Wohne in eine wohnung seit 2012, ich habe mehr als einmal schriftlich anzeigen die nicht funktioniereTürsprechanlage /Gegensprechanlage und bis jetzt funktionieren die nicht.
Sie können vom Eigentümer der Abrechnungskosten verlangen?
12. Dezember 2016 at 8:50
eventuell können Sie Ihre Nebenkosten anteilig kürzen, wenn der Mangel trotz mehrfacher Beanstandung nicht behoben wurde. Hierfür können Sie sich bei einem Mieterverein Rat einholen oder einen Anwalt für Mietrecht konsultieren.
ich hätte eine Frage. Ich habe von meinem Vermieterin die Nebenkostenabrechnung bekommen. Die ist im Tabellenform, mit Gesamtdaten und die Daten von meiner Wohnung (also was wir gebraucht haben) Aber das ist nur eine handgeschriebene Tabelle( ein Musterformular) Wohin soll ich wissen, ob die Daten richtig sind?! Gibt es eine offizielle Dokument??? ( nicht so händisch eingetragen…sondern vielleicht von der Gemeinde ….??? )
23. April 2018 at 13:09
Hall Kinga K.,
Sie haben das Recht, die Rechnungen, die der Abrechnung zugrunde liegen, bei Ihrer Vermieterin einzusehen. Die Abrechnung an sich sollte nachvollziehbar sein und verdeutliche wie die Berechnungen entstanden sind. In welcher Form das geschieht, ist in der Regel nicht vorgeschrieben. Lassen Sie sich am besten bei einem Mieterverein beraten und die Abrechnung dort auch überprüfen. Eien rechtliche Beratung können wir nicht anbieten.
5. Juli 2018 at 12:28
habe die Abrechnung für 2017 bekommen, da steht dass ich noch über 1400 Euro zahlen muss.
Der Vermieter hat mir die Nebenkosten zu niedrig berechnet. Wohne in der Wohnung seit fast zwei Jahren in der Wohnung.
Die Hausenebenkosten übersteigen die monatlichen Nebenkosten.
Was soll ich machen? Ich bitte Sie um Rat.
17. Juli 2018 at 14:22
lassen Sie die Abrechnung an besten bei einem Mieterverein überprüfen. Dieser kann beurteilen, ob die Kosten gerechtfertigt sind.Eine rechtliche Beratung dürfen wir nicht anbieten, Sie haben jedoch das recht der Abrechnung zu widersprechen und Einsicht in die zugrundeliegenden Rechnungen zu erhalten.
8. Dezember 2018 at 2:07
Ist es möglich bei Vermietung einzelner Zimmer an Studenten die Heizkosten komplett nach deren Fläche umzulegen (es stehen keine Zimmer leer) und wie erfolgt die Warmwasserabrechnung wenn die Heizung gleichzeitig Warmwasser erzeugt ohne Zähler und nur bei einer Gasuhr? Sollte ein prozentualer Anteil des Gases für WW angenommen werden?