Source: http://operacji.org/beyce-zwkomgm-zwizek-060901z0140-zbiewuk-w-beycach-2008-10-08-v2.html
Timestamp: 2019-03-25 01:00:57+00:00
Document Index: 87825618

Matched Legal Cases: ['art. 45', 'art. 10', 'art. 10', 'art. 14', 'art. 23', 'art. 14', 'art. 18', 'art. 18', 'art. 21', 'art. 15', 'art. 15', 'art. 24', 'art. 18', 'art. 24', 'art. 20', 'art. 15', 'art. 10', 'art. 16', 'art. 40', 'art. 12', 'art. 26', 'art. 26', 'art. 26', 'art. 25', 'art. 25', 'art. 6', 'art. 21', 'art. 21', 'art. 24', 'art. 24', 'art. 20', 'art. 47', 'art. 47', 'art. 24', 'art. 16', 'art. 481', 'art. 359', 'art. 118', 'art. 26', 'art. 26', 'art. 26', 'art. 27', 'art. 6', 'art. 47', 'art. 77', 'art. 2', 'art. 24', 'art. 35', 'art. 35', 'art. 7', 'art. 10', 'art. 32', 'art. 35', 'art. 4', 'art. 9', 'art. 27']

Pobieranie 103,64 Kb.
Rozmiar 103,64 Kb.
1. W zakresie danych ogólno-organizacyjnych
2. W zakresie księgowości i sprawozdawczości
3. W zakresie gospodarki pieniężnej i rozrachunków
4. W zakresie przychodów
5. W zakresie kosztów
Lublin, 10 lutego 2009 r.
RIO – II – 602/19/2008
Pan Marek Berger
ul. Przemysłowa 48a
W dniach od 8 października do 10 listopada 2008 r. inspektorzy kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie – Renata Kotowska, Agnieszka Pogoda, Justyna Sosnowska i Krzysztof Bartosik – przeprowadzili kontrolę problemową gospodarki finansowej Zakładu. Protokół kontroli podpisano 12 grudnia 2008 r.
Podczas kontroli stwierdzono wiele nieprawidłowości i uchybień, będących wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawa bądź ich błędnej interpretacji, spośród których należy zwrócić uwagę na nierzetelne dokonywania zapisów w księgach rachunkowych, nieprzeprowadzanie inwentaryzacji środków trwałych oraz należności i zobowiązań figurujących na kontach rozrachunkowych, dokonywanie wypłat gotówki z kasy na podstawie dowodów źródłowych niesprawdzonych pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym i niezatwierdzonych do wypłaty przez upoważnione osoby, dopuszczenie do przedawnienia należności z tytułu opłat za wodę (w badanej próbie – w łącznej kwocie 9.051,18 zł), nieprawidłowe ustalanie wynagrodzeń pracownikom oraz niestosowanie w 2006 i 2007 r. ustawy – Prawo zamówień publicznych przy dokonywaniu zakupów paliwa i materiałów przeznaczonych do budowy i remontów instalacji wodociągowych.
1. W zakresie danych ogólno-organizacyjnych:
1.1. Niepowierzenie na piśmie głównemu księgowemu obowiązków i odpowiedzialności w zakresie, o którym mowa w przepisach ustawy o finansach publicznych.
Powierzyć na piśmie głównemu księgowemu obowiązki i odpowiedzialność w zakresie prowadzenia rachunkowości, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, stosownie do przepisów art. 45 ust. 1 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.) – str. 2 protokołu.
2.1. Niekompletne opracowanie dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, przez:
- nieokreślenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
- nieokreślenie metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
- nieokreślenie w zakładowym planie kont przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń na kontach księgi głównej oraz zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych,
- niesporządzenie wykazu zbioru danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych,
- niesporządzenie opisu systemu przetwarzania danych oraz opisu systemu informatycznego i programowych zasad ochrony danych oraz nieokreślenie wersji stosowanego oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
- niesporządzenie systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów.
Prowadzenie ewidencji księgowej przy użyciu programów komputerowych niedopuszczonych do stosowania przez dyrektora zakładu.
Uzupełnić dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, przez:
- określenie metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
- ustalenie w zakładowym planie kont zasad klasyfikacji zdarzeń na kontach księgi głównej i zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych,
- sporządzenie wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
- sporządzenie opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania oraz określenie aktualnej wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
- określenie systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów,
stosownie do przepisów art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.),
Obowiązek ustalenia i aktualizacji dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości spoczywa na kierowniku jednostki, zgodnie z przepisami art. 10 ust. 2 tej ustawy – str. 4, 5 protokołu.
2.2. Niezachowanie kolejnej numeracji zapisów w dziennikach oraz nieliczenie sum zapisów (obrotów) w sposób ciągły.
Dokonywanie zapisów w dziennikach bez wskazania daty dokonania operacji gospodarczej, zrozumiałego tekstu, skrótu lub kodu opisu operacji oraz daty zapisu.
Niesporządzanie zestawienia obrotów dzienników częściowych.
Zapisy w dziennikach kolejno numerować (w skali całego roku obrotowego, a nie tylko miesiąca), a sumy zapisów dzienników (obroty) liczyć w sposób ciągły (tj. za miesiąc i narastająco), stosownie do przepisów art. 14 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości.
Zapisów w księgach rachunkowych dokonywać ze wskazaniem daty dokonania operacji gospodarczej, zrozumiałego tekstu, skrótu lub kodu opisu operacji (z tym, że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów) oraz daty zapisu, stosownie do przepisów art. 23 ust. 2 pkt 1, 3 i 4 tej ustawy.
Stosując podział na dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, sporządzać zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy, zgodnie z przepisami art. 14 ust. 3 powołanej ustawy – str. 5, 6 protokołu.
2.3. Niewykazywanie w zestawieniach obrotów i sald kont księgi głównej sald kont i sumy sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych oraz sald i sumy sald na koniec okresu sprawozdawczego.
Sporządzać, na postawie zapisów na kontach księgi głównej, zestawienie obrotów i sald zawierające wszystkie elementy wymienione w przepisach art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 5, 6 protokołu.
2.4. Niesporządzanie – na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych – zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych.
Sporządzać, co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, zgodnie z art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości – str. 6 protokołu.
2.5. Niezamieszczanie na dowodach księgowych pełnej adnotacji o sposobie ich ujęcia w księgach, w wyniku niewskazywania klasyfikacji budżetowej, miesiąca księgowania oraz podpisu osoby odpowiedzialnej z wskazanie sposobu ujęcia dowodu w księgach.
Na dowodach księgowych zamieszczać pełną adnotację o ich zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych, przez wskazanie miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (w tym klasyfikację budżetową tej operacji) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, stosownie do przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości – str. 7, 17, 18 protokołu.
2.6. Niezachowanie zasady prowadzenia zapisów operacji gospodarczych w porządku systematycznym.
Zapisów o zdarzeniach dokonywać na kontach księgi głównej w ujęciu systematycznym, w związku z przepisami art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz stosownie do zasad funkcjonowania kont ustalonych w prawidłowo opracowanym zakładowym planie kont, a w szczególności:
a) przychody z tytułu opłat za wodę od osób fizycznych i prawnych ujmować na kontach:
- wystawienie faktury VAT dla odbiorcy wody:
Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” – naliczona należność brutto (z VAT),
Ma 700 „Sprzedaż produktów i koszty ich wytworzenia” – naliczona należność bez podatku VAT,
Ma 225 „Rozrachunki z budżetami” (VAT należny);
- wpływ należności na rachunek bankowy (kwota brutto zgodna z wyciągiem bankowym):
Wn 131 „Rachunki bieżące”,
Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”,
- przekazanie do urzędu skarbowego podatku VAT na podstawie wyciągu bankowego (w przypadku, gdy VAT należny jest wyższy niż VAT naliczony) :
Ma 131 „Rachunki bieżące”,
b) operacje związane z wpłatą odsetek od zaległości z tytułu opłat za wodę ujmować:
Wn 131 „Rachunki bieżące” lub
oraz równocześnie – na podstawie dokumentu wpłaty – przypis odsetek za zwłokę (w kwocie wpłaconej):
c) wpływ na rachunek bankowy przychodów z tytułu opłat za wodę w wysokości pomniejszonej o pobraną przez bank prowizję, będącej kosztem zakładu (w kwocie faktycznego wpływu):
Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”,
- kwota pobranej przez bank prowizji (na podstawie poleceń księgowania - PK):
d) operacje dotyczące pobierania gotówki z banku do kasy ujmować:
- pobranie środków z rachunku bankowego do kasy:
- wpływ środków do kasy:
- wydatkowanie środków z kasy:
Wn 400 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 2 „Rozrachunki i roszczenia”,
e) operacje gospodarcze polegające na wyksięgowaniu środków trwałych ujmować:
Wn 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” – dotychczasowe umorzenie,
Wn 800 „Fundusz jednostki” – wartość nieumorzona,
Ma 011 „Środki trwałe”,
f) naliczone umorzenie środków trwałych ujmować:
Ma 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”
stosownie do zasad funkcjonowania kont, określonych w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.) zwanego w dalszej części tego wystąpienia „rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r.” – str. 7, 8, 22, 23 protokołu.
2.7. Dokonywanie jednostronnych zapisów na kontach księgi głównej: 011 „Środki trwałe”, 131 „Rachunki bieżące” i 400 „Koszty według rodzajów”. Ujmowanie tych samych operacji gospodarczych na koncie 131 „Rachunki bieżące” jednocześnie w dwóch dziennikach częściowych („rejestrze kasowym” i „rejestrze bankowym”), co spowodowało zawyżenie obrotów tego konta. W zestawieniu obrotów i sald obroty konta 131 pomniejszano o wartość operacji zaewidencjonowanych podwójnie.
Zdarzenia na kontach księgi głównej ujmować w porządku systematycznym, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Księgi rachunkowe prowadzić w sposób odzwierciedlający stan rzeczywisty, w związku z przepisami art. 24 ust. ustawy o rachunkowości. Zestawienia obrotów i sald sporządzać na podstawie zapisów na kontach księgi głównej, stosownie do przepisów art. 18 ust. 1 ustawy o rachunkowości. – str. 7, 8 protokołu.
2.8. Nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych, przez:
- nieujęcie na koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” wartości licencji na programy komputerowe o wartości co najmniej 6.142,70 zł,
- nieujęcie na koncie 011 „Środki trwałe” przychodu zestawu inkasenckiego PSION o wartości 8.550 zł oraz przypadki ujęcia w ewidencji analitycznej kilkakrotnie tych samych środków trwałych,
- nieujęcie na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” przychodu zestawów komputerowych o wartości co najmniej 5.004,92 zł,
- bezpodstawne wyksięgowanie z konta 011 środków trwałych o łącznej wartości 15.078 zł. Dokonanie zapisu w księgach rachunkowych bez dowodu księgowego.
Księgi rachunkowe prowadzić rzetelnie, dokonując w nich zapisów odzwierciedlających stan rzeczywisty, stosownie do przepisów art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zapisów w ewidencji księgowej dokonywać wyłącznie na podstawie dowodów księgowych, stosownie do przepisów art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości. – str. 8, 9, 10, 11 protokołu.
2.9. Niestosowanie w ewidencji księgowej kont: 140 „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne”, 290 „Odpisy aktualizujące należności”, 401 „Amortyzacja”, 750 „Przychody i koszty finansowe”, 761 „Pokrycie amortyzacji”, mimo występowania operacji podlegających ujęciu na tych kontach oraz kont pozabilansowych.
Zapisów o zdarzeniach dokonywać w ujęciu systematycznym, zgodnie z przepisami art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Uzupełnić zakładowy plan kont o wszystkie konta służące do ewidencji operacji gospodarczych występujących z zakładzie i określić zasady klasyfikacji na nich zdarzeń, w związku z przepisami art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości, mając na uwadze przepisy § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r., w myśl których konta wskazane w planach kont należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce lub placówce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont, w tym również przy wykorzystaniu symboli kont, które nie mają zastosowania w jednostce – str. 7, 9, 10 protokołu.
2.10. Nieujmowanie na kontach księgi głównej Zakładu, na koniec każdego kwartału, odsetek od należności z tytułu opłat za wodę.
Odsetki od należności przypisanych, a niewpłaconych, naliczać i ujmować pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału, stosownie do przepisów § 7 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. dokonując zapisów:
- naliczone odsetki na koniec kwartału:
Ma 290 „Odpisy aktualizujące należności”,
- wyksięgowanie odsetek (należnych, a niezapłaconych) na początku następnego kwartału:
Wn 290 „Odpisy aktualizujące należności”,
zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont określonymi w załączniku Nr 2 do tego rozporządzenia – str. 10 protokołu.
2.11. Niezgodność sald wykazanych w ewidencji syntetycznej z saldami wynikającymi z ewidencji analitycznej do kont 011 „Środki trwałe” (niezgodność o 15.078 zł) i 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” (niezgodność po stronie Wn o 180.673,38 zł, po stronie Ma o 156.023,30 zł).
Zapewnić zgodność sald i zapisów na kontach ksiąg pomocniczych z saldami i zapisami na kontach księgi głównej, stosownie do przepisów art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 7, 10, 11, 22, 23, 24 protokołu.
2.12. Prowadzenie ewidencji analitycznej do konta 011 „Środki trwałe” bez podziału na podgrupy i rodzaje środków trwałych oraz niezamykanie jej na koniec roku obrotowego.
Środki trwałe klasyfikować do podgrup i rodzajów środków trwałych, zgodnie z klasyfikacją rodzajową środków trwałych określoną w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KTŚ) (Dz. U. Nr 112, poz. 1317 z późn. zm.), stosownie do obowiązku wynikającego z przepisów art. 40 ust. 3 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. Nr 88, poz. 439 z późn. zm.). Księgi rachunkowe zamykać nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, stosownie do przepisów art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości – str. 11 protokołu.
2.13. Nieprzeprowadzenie co najmniej od 1995 r. inwentaryzacji środków trwałych.
Na ostatni dzień każdego roku obrotowego przeprowadzać inwentaryzację środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, stosownie do przepisów art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony i grunty inwentaryzować drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników, zgodnie z przepisami art. 26 ust. 1 pkt 3 tej ustawy. Termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – przeprowadzono raz w ciągu 4 lat, zgodnie z przepisami art. 26 ust. 3 pkt 3 tej ustawy – str. 12, 13 protokołu.
2.14. Poprawianie błędnych zapisów w księgach rachunkowych przez zamazywanie pierwotnej treści korektorem lub poprawianie długopisem, bez zachowania czytelności poprzedniego zapisu.
Stwierdzone błędy w zapisach dokonanych w księgach rachunkowych poprawiać przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca lub przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywanie tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi, stosownie do przepisów art. 25 ust. 1 ustawy o rachunkowości W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, dozwolone są tylko poprawki dokonane przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi, w myśl przepisów art. 25 ust. 2 tej ustawy – str. 13 protokołu.
2.15. Nieujęcie w księgach rachunkowych wszystkich osiągniętych przychodów i obciążających kosztów dotyczących danego roku obrotowego, w tym:
- przychodów z tytułu opłat za wodę w kwocie 544,03 zł w księgach rachunkowych 2007 r.,
- zobowiązań z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego, tzw. „13” za rok 2006 w kwocie 47.752,90 zł, a za rok 2007 w kwocie 51.558 zł w księgach rachunkowych odpowiednio 2006 i 2007 r.
W księgach rachunkowych jednostki ujmować wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, stosownie do przepisów art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości – str. 13, 25 protokołu.
2.16. Niesporządzanie sprawozdań Rb-N „Kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych” i Rb-Z „Kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń”.
Sporządzać sprawozdania Rb-N i Rb-Z, stosownie do przepisów § 4 pkt 2 lit. d rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.) – str. 14 protokołu.
2.17. Wykazanie – w niektórych pozycjach bilansu sporządzonego na 31 grudnia 2007 r. – wartości aktywów i pasywów w kwotach niewynikających z ewidencji księgowej oraz wykazanie sald kont 225 „Rozrachunki z budżetami” i 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” w niewłaściwych pozycjach.
Bilans sporządzać w sposób rzetelny i prawidłowy, ujmując w nich dane wynikające z prawidłowo prowadzonej ewidencji księgowej, stosownie do przepisów § 14 ust. 1 w związku z § 14 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. – str. 14 – 16 protokołu.
3.1. Niezamieszczanie - na listach wypłat i rachunkach do umów o dzieło - daty odbioru gotówki przez osoby którym ją wypłacono.
Wypłacanie gotówki na podstawie dowodów księgowych niesprawdzonych pod względem merytorycznym, formalno – rachunkowym i niezatwierdzonych do wypłaty przez osoby upoważnione.
Na dowodach księgowych dokumentujących wypłatę gotówki z kasy zamieszczać datę tej operacji, zgodnie z przepisami art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości.
Wypłaty gotówki dokonywać na podstawie dowodów źródłowych, sprawdzonych wcześniej pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym oraz zatwierdzonych do wypłaty przez upoważnione osoby, stosownie postanowień pkt. 4 „Organizacji i prowadzenia gospodarki kasowej” oraz przepisów art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości – str. 17, 84 protokołu.
3.2. Wypłacanie z kasy zaliczek mimo braku wniosku o zaliczkę oraz bez zatwierdzenia tego wydatku do wypłaty przez upoważnione osoby. Nieujmowanie w księgach rachunkowych tych operacji.
Zaliczki wypłacać na podstawie wniosku pracownika zatwierdzonego do zapłaty przez głównego księgowego i kierownika jednostki, zgodnie z postanowieniami części III „Regulaminu kontroli wewnętrznej i instrukcji obiegu dokumentów” oraz pkt. 2 lit. a „Organizacji i prowadzenia gospodarki kasowej”.
Księgi rachunkowe prowadzić rzetelnie, dokonując w nich zapisów odzwierciedlających stan rzeczywisty, stosownie do przepisów art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Operacje dotyczące wypłaty i rozliczenia zaliczek udzielanych pracownikom ujmować w księdze głównej na kontach:
- wypłata zaliczki z kasy zakładu:
- rozliczenie zaliczki (na podstawie przedkładanych rachunków, faktur):
- zwrot niewykorzystanej przez pracownika zaliczki do kasy Urzędu:
zgodnie z zasadami funkcjonowania tych kont, określonymi w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. – str. 18-19 protokołu.
3.3. Ujęcie w raporcie kasowym pełnej kwoty wypłaconej (rozchodowanej) gotówki, wynikającej z dowodu źródłowego, mimo niedokonania w danym dniu jej wypłaty, skutkujące wystąpieniem nadwyżki w kwocie 381,53 zł, co stwierdzono w trakcie kontroli stanu gotówki w kasie (3.11.2008 r.).
Raporty kasowe prowadzić rzetelnie, tak aby zapisy w nich odzwierciedlały rzeczywisty przebieg operacji gospodarczych, w tym by saldo raportów kasowych wyrażało stan gotówki znajdującej się w kasie, zgodnie z przepisami art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
W przypadku ujmowania w raportach kasowych po stronie rozchodów całej kwoty wykazanej w listach wypłat, mimo że części tej kwoty nie wypłacono w danym dniu, ujmować po stronie przychodów niepodjętą kwotę – wykazaną w rozchodowanej w całości liście wypłat - w oparciu o sporządzony dowód wewnętrzny dokumentujący zaprzychodowanie tej gotówki, w związku z przepisami art. 20 ust. 2 pkt 3 ustawy o rachunkowości – str. 19-20 protokołu.
3.4. Nieprzeprowadzanie w 2007 r. kontroli kasy z częstotliwością określoną w przepisach wewnętrznych.
Przeprowadzać, nie rzadziej niż raz na kwartał, doraźne kontrole zgodności stanu gotówki w kasie ze stanem ewidencyjnym, stosownie do przepisów rozdziału IV pkt 1 zarządzenia nr 3/96 w sprawie stosowania instrukcji dotyczącej szczegółowych zasad i sposobu przeprowadzania inwentaryzacji okresowej składników majątku – str. 20 protokołu.
3.5. Powierzenie obowiązków w zakresie prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania, w tym m. in. czeków gotówkowych osobie, która pobiera i wypełnia te druki.
W celu prawidłowego funkcjonowania kontroli finansowej obowiązki w zakresie prowadzenia ewidencji czeków gotówkowych, druków KP i KW przypisać innej osobie niż upoważnionej do ich pobierania, w związku z przepisami art. 47 ust. 3 ustawy o finansach publicznych i standardem 13 „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” zawartym w załączniku do komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie ogłoszenia „Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych” (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 58) – str. 21 protokołu.
3.6. Nieobjęcie ewidencją druków ścisłego zarachowania bloczków druków KP „Kasa przyjmie” i KW „Kasa wyda” oraz ich nieponumerowanie i nieopieczętowanie.
Nieokreślenie w przepisach wewnętrznych terminów rozliczania pracowników z pobranych druków ścisłego zarachowania.
Objąć ewidencją druków ścisłego zarachowania druki KP „Kasa przyjmie” i KW „Kasa wyda”, które wcześniej należy ponumerować w sposób ciągły oraz opatrzyć pieczęcią zakładu, zgodnie z postanowieniami cz. III „Regulaminu kontroli wewnętrznej i instrukcji obiegu dokumentów”. Określić w przepisach wewnętrznych terminy rozliczania się pracowników z pobranych druków ścisłego zarachowania, w związku z przepisami art. 47 ust. 3 ustawy o finansach publicznych – str. 21 protokołu.
3.7. Wykazanie, na 31 grudnia 2007 r., na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” stanu należności i zobowiązań , w wyniku:
- ujmowania na tym koncie wyłącznie wpłat z tytułu opłat za wodę, bez uprzedniego przypisu należności wynikającego z wystawionych faktur, co skutkowało wykazaniem na koncie 201 nierealnego salda zobowiązań w łącznej wysokości 156.023,30 zł,
- nieujęcia na tym koncie zaległości z tytułu opłat za wodę od osób fizycznych, wskutek czego zaniżono należności zakładu o kwotę 180.673,38 zł,
- wykazania na nim przedawnionych należności z tytułu opłat za wodę w kwocie 838,42 zł.
Na kontach rozrachunkowych wykazywać salda realne, tj. odzwierciedlające rzeczywisty stan należności i zobowiązań, stosownie do art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Wynikające z wystawionych faktur za wodę należności ujmować na stronie Wn konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”, zgodnie z zasadami jego funkcjonowania określonymi w załączniku Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. i ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta, mając na uwadze przepisy art. 16 ust. 1 powołanej ustawy – str. 22-24 protokołu.
3.8. Niepobieranie odsetek za zwłokę od nieterminowo regulowanych należności za dostarczoną wodę lub pobieranie ich w zaniżonej wysokości (w badanej próbie w kwocie 585,27 zł).
Od nieterminowo regulowanych należności naliczać i pobierać odsetki za zwłokę w wysokości wynikającej z umowy, a w przypadku braku uregulowań umownych – w wysokości ustawowej, stosownie do przepisów art. 481 § 1 i 2 w związku z art. 359 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.) – str. 24, 26, 38, 40, 42, 53, 56, 57, 60, 61 protokołu oraz załącznik Nr IV/12 do protokołu.
3.9. Niepodejmowanie skutecznych czynności zmierzających do wyegzekwowania zaległych należności z tytułu opłat za wodę, skutkujące przedawnieniem roszczeń do ich dochodzenia (w badanej próbie na łączną kwotę 9.051,18 zł).
W stosunku do zalegających z regulowaniem należności z tytułu opłat za wodę podejmować konsekwentne czynności zmierzające do ich wyegzekwowania, na podstawie przepisów Części Trzeciej „Postępowanie egzekucyjne” ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 43, poz. 296 z późn. zm.), nie dopuszczając do przedawnienia roszczeń; okres przedawnienia określony został w przepisach art. 118 Kodeksu cywilnego – str. 25-26, 37-61 protokołu.
3.10. Niezachowanie terminu przeprowadzenia inwentaryzacji należności drogą uzyskania potwierdzenia sald (wezwania do potwierdzenia sald wysłano do kontrahentów 16.01.2008 r.).
Inwentaryzację należności, dokonywaną drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, przeprowadzać na ostatni dzień każdego roku obrotowego, stosownie do przepisów art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, pamiętając że termin ten uważa się za dotrzymany, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono nie później niż do 15 dnia roku następnego, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą potwierdzenia salda – zwiększeń lub zmniejszeń, jakie nastąpiły między datą potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym, zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 1 tej ustawy – str. 27 protokołu.
3.11. Nieprzeprowadzenie na 31 grudnia 2007 r. inwentaryzacji wszystkich rozrachunków.
Przeprowadzać, na ostatni dzień każdego roku obrotowego, inwentaryzację:
- należności – drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
- należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także należności, których uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników,
stosownie do przepisów art. 26 ust. 1 pkt i pkt 3 ustawy o rachunkowości.
Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych, zgodnie z przepisami art. 27 ust. 1 tej ustawy – str. 27-28 protokołu.
4. W zakresie przychodów:
4.1. Niedostosowanie postanowień umów na dostawę wody zawartych w 1997 r. i 2005 r. do obowiązujących przepisów, w zakresie określenia w nich ilości świadczonych usług, terminów wzajemnych rozliczeń i sposobu płatności oraz warunków usuwania awarii przyłączy wodociągowych będących w posiadaniu odbiorcy usług. Nieprawidłowe postanowienia dotyczące terminu płatności w umowach zawartych w 2007 r.
Dostosować postanowienia umów zawartych z odbiorcami wody do przepisów art. 6 ust. 3 pkt 1, 2 i 3a ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 z późn. zm.), określając w nich: ilość świadczonych usług wodociągowych, warunki usuwania awarii przyłączy wodociągowych będących w posiadaniu odbiorcy usług oraz sposób i terminy wzajemnych rozliczeń, mając na uwadze przepisy § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 28 czerwca 2006 r. w sprawie określania taryf, wzoru wniosku o zatwierdzenie taryf oraz warunków rozliczeń za zbiorowe zaopatrzenie w wodę i zbiorowe odprowadzanie ścieków (Dz. U. Nr 127, poz. 886), w myśl których odbiorca usług dokonuje zapłaty za dostarczoną wodę w terminie określonym w fakturze, który nie może być krótszy niż 14 dni od daty jej wysłania lub dostarczenia w inny sposób – str. 29-30, 37 protokołu.
4.2. Nieprawidłowości dotyczące umów zlecenia zawartych z inkasentami opłat za wodę, polegające na:
- nieprecyzyjnym określeniu wynagrodzenia inkasentów (do 10 % wartości wystawionych faktur),
- niewskazaniu terminu rozliczenia się inkasentów z pobranych opłat za wodę,
- zawarciu w 2008 r. dodatkowych umów zlecenia, mimo nierozwiązania umów z 1999 r. zawartych na czas nieokreślony.
W celu umożliwienia sprawowania kontroli finansowej w zakresie rozliczeń z inkasentami opłat za wodę, w zawieranych z nimi umowach precyzyjnie ustalać wysokość wynagrodzenia za inkaso oraz terminy rozliczania się inkasentów z pobranych opłat, w związku z przepisami art. 47 ust. 2 pkt 2 i ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Stwierdzać pismem rozwiązanie za zgodą obu stron, odstąpienie albo wypowiedzenie umowy zawartej w formie pisemnej, zgodnie z przepisami art. 77 § 2 Kodeksu cywilnego – str. 32-34 protokołu.
5. W zakresie kosztów:
5.1. Ustalenie – w tabelach miesięcznych kwot wynagrodzenia zasadniczego, obowiązujących od 28 kwietnia 2005 r. oraz od 28 marca 2008 r. – dla stanowiska „inspektor” kategorii zaszeregowania w przedziale od IX do XIV, mimo że obowiązujące przepisy dają możliwość ustalenia wynagrodzenia na tym stanowisku w przedziale od IX do XIII kategorii zaszeregowania.
Tabelę miesięcznych kwot wynagrodzenia zasadniczego sporządzać zgodnie z przepisami § 3 ust. 3 – 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 146, poz. 1222 z późn. zm.), stosownie do § 3 ust. 6 tego rozporządzenia – str. 62 protokołu.
5.2. Wypłacenie w 2007 r. byłemu dyrektorowi Zakładu premii w wysokości niższej, niż wysokość przyznana w uchwale Zarządu Związku Międzygminnego w Bełżycach, tj. w kwocie 500 zł brutto, zamiast 600 zł brutto.
Wypłacić byłemu dyrektorowi niedopłaconą kwotę premii, w związku z uchwałą Nr 11/2007 Zarządu Związku Międzygminnego w Bełżycach z 11.12.2007 r. – str. 66 protokołu.
5.3. Wypłacenie wynagrodzeń pracownikom w nieprawidłowej wysokości, w tym:
a) głównemu księgowemu Zakładu, w okresie od 1 maja do 30 września 2008 r., zaniżono wynagrodzenie łącznie co najmniej o kwotę 2.445 zł, w wyniku niedostosowania jego wysokości (ustalonej 1 kwietnia 2008 r.) do obowiązujących od 1 maja 2008 r. przepisów,
b) pracownikowi wymienionemu pod poz. 3 załącznika Nr I/1 do protokołu kontroli (zatrudnionemu na stanowisku inspektora), w okresie od 1 maja 2005 r. do 31 marca 2008 r. zawyżono wynagrodzenie co najmniej o kwotę 7.379,40 zł, a wymienionemu pod poz. 8 załącznika Nr I/1 do protokołu kontroli (zatrudnionemu do obsługi komputera, tj. na stanowisku odpowiadającemu operatorowi elektronicznych monitorów ekranowych), w okresie od 1 lipca 2006 r. do 31 marca 2008 r. wynagrodzenie zawyżono co najmniej o kwotę 5.361,60 zł, w wyniku ustalenia ich w wysokości wyższej niż przewidziana w przepisach,
c) pracownikowi wymienionemu pod poz. 6 załącznika Nr I/1 do protokołu kontroli (zatrudnionemu na stanowisku inspektora), w okresie od 23 czerwca 2008 r. do 30 września 2008 r. zaniżono wynagrodzenie co najmniej o kwotę 774 zł oraz pracownikowi wymienionemu pod poz. 17 załącznika Nr I/1 do protokołu kontroli (zatrudnionemu na stanowisku konserwatora wodociągów), w okresie od 1 stycznia 2007 r. do 30 września 2008 r. wynagrodzenie zaniżono co najmniej o kwotę 2.702,40 zł, w wyniku ustalenia wynagrodzenia zasadniczego w wysokości niższej niż wynikająca z obowiązujących przepisów, co również skutkowało wypłacaniem zaniżonej kwoty dodatku za wieloletnią pracę oraz nieprawidłowego naliczenia wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca (w przypadku pracownika wskazanego pod poz. 6).
Przy ustalaniu i wypłacaniu wynagrodzeń pracownikom przestrzegać przepisów rozporządzenia w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego, w szczególności miesięczne kwoty wynagrodzenia zasadniczego ustalać jako sumę najniższego wynagrodzenia zasadniczego oraz iloczynu liczby punktów, ustalonych dla poszczególnych kategorii w tabeli stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia i wartości jednego punktu w złotych, zgodnie z § 3 ust. 3 tego rozporządzenia, przy zastosowaniu aktualnej wysokości najniższego wynagrodzenia zasadniczego i wartości jednego punktu w złotych, ustalonych przez Walne Zgromadzenie Związku Międzygminnego w Bełżycach na podstawie przepisów § 2 pkt 2 i § 3 ust. 4 rozporządzenia (w trakcie kontroli obowiązywały kwoty ustalone w uchwale Zgromadzenia Nr II/6/208 z 28.03.2008 r.).
Wynagrodzenie pracownika, ustalone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, w sytuacji gdy okres pozostawania pracownika w stosunku pracy nie obejmuje pełnego miesiąca, obliczać zgodnie z przepisami § 12 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. Nr 62, poz. 289 z późn. zm.), tj. dzieląc miesięczną stawkę wynagrodzenia przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę mnożąc przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy; tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmować od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.
Głównemu księgowemu oraz pracownikom wymienionym pod poz. 6 i 17 załącznika Nr I/1 do protokołu kontroli wyrównać zaniżone im wynagrodzenie oraz wystąpić do pracowników wskazanych pod poz. 3, 8 tego załącznika o dobrowolny zwrot nadpłaconych wynagrodzeń; w przypadku odmowy rozważyć możliwość wyegzekwowania tych kwot od osoby dopowiedzianej za ich ustalenie w nieprawidłowej wysokości, stosując zasady określone w przepisach działu piątego Kodeksu pracy – str. 66 – 78 protokołu.
5.4. Nieprawidłowe ustalenie wynagrodzenia będącego podstawą naliczenia nagród jubileuszowych dwóm pracownikom ZBiEWUK w Bełżycach, wskazanym pod poz. 3 i 7 załącznika Nr I/1 do protokołu kontroli, w wyniku nieuwzględnienia przy obliczeniu ich wysokości dodatku za wieloletnią pracę, a także ich wypłacenie przed dniem nabycia przez pracowników prawa do tych nagród, w tym:
- pracownikowi wskazanemu pod poz. 3 załącznika Nr I/1 do protokołu, wskutek nieprawidłowego zaliczenia do stażu pracy stanowiącego podstawę przyznania nagrody jubileuszowej, okresu wykonywania pracy od 1 września 1973 r. do 31 lipca 1974 r. na podstawie umowy-zlecenia,
- pracownikowi wskazanemu pod poz. 8 załącznika Nr I/1 do protokołu, na podstawie pisma byłego dyrektora ZBiEWUK w Bełżycach z 20 października 2006 r., wyrażającego zgodę na wcześniejszy termin wypłaty nagrody jubileuszowej, przy czym pracownik nabywał prawo do tej nagrody w dniu 2.02.2007 r.
Wynagrodzenie będące podstawą obliczenia wysokości nagrody jubileuszowej ustalać zgodnie z przepisami § 14 – 17 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.), w myśl przepisów § 8 ust. 6 rozporządzenia w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego.
Do okresu pracy uprawniającego do nagrody jubileuszowej wliczać wszystkie poprzednie zakończone okresy zatrudnienia oraz inne okresy, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podlegają one wliczeniu do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, stosownie do przepisów § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego, w związku z przepisami art. 2 Kodeksu pracy, w myśl których pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Mając to na uwadze, nie zaliczać do okresu zatrudnienia pracowników okresu wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych.
Nagrodę jubileuszową wypłacać nie wcześniej niż po nabyciu przez pracownika prawa do tej nagrody, stosownie do przepisów § 8 ust. 4 powołanego rozporządzenia.
Przeliczyć wysokość nagród wypłaconych pracownikom wskazanym w protokole i wypłacić niedopłacone kwoty – str. 70 – 71, 74 – 76 protokołu.
5.5. Ponoszenie – przez Zakład Budowy i Eksploatacji Wiejskich Urządzeń Komunalnych w Bełżycach – kosztów działalności Związku Komunalnego Gmin w Bełżycach, w tym:
- w okresie od 1 stycznia 2005 r. do 30 września 2008 r. na wynagrodzenie osoby prowadzącej księgi rachunkowe Związku Komunalnego Gmin w Bełżycach – w łącznej wysokości 10.200 zł,
- w okresie od 1 stycznia 2007 r. do 30 września 2008 r. na artykuły spożywcze przeznaczone na potrzeby Zarządu oraz Zgromadzenia Związku Komunalnego Gmin w Bełżycach - w łącznej kwocie 1.267,66 zł.
Dokonywać wydatków stanowiących wyłącznie koszty działalności Zakładu Budowy i Eksploatacji Wiejskich Urządzeń Komunalnych w Bełżycach, mając na uwadze przepisy art. 24 ust. 1 pkt 2 oraz art. 35 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Wynagrodzenie osoby prowadzącej księgi rachunkowe Związku Komunalnego Gmin w Bełżycach oraz wydatki na zakup artykułów spożywczych przeznaczonych na potrzeby Zarządu oraz Zgromadzenia Związku Komunalnego Gmin w Bełżycach nie mają związku z działalnością Zakładu – str. 78 – 80 protokołu.
5.6. Nieprawidłowości w udokumentowaniu i rozliczaniu wydatków związanych z używaniem przez dyrektorów Zakładu samochodu prywatnego do celów służbowych, w tym:
- wypłacanie w latach 1996-2007 byłemu dyrektorowi Zakładu ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych bez zawarcia z nim cywilnoprawnej umowy oraz na podstawie oświadczeń niezawierających informacji o pojemności skokowej silnika,
- nieprawidłowe zmniejszanie kwoty ryczałtu w przypadku nieobecności dyrektorów w miejscu pracy.
Zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego do celów służbowych dokonywać na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, stosownie do przepisów § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).
W celu prawidłowego rozliczenia kosztów podróży służbowych odbywanych samochodem prywatnym egzekwować od pracowników wskazywanie – w pisemnych oświadczeniach o używaniu pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu – wszystkich wymaganych danych dotyczących pojazdu, w tym m.in. pojemności skokowej silnika, zgodnie z przepisami § 4 ust. 1 tego rozporządzenia.
W przypadku nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych, kwotę ustalonego ryczałtu za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych zmniejszać o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności, stosownie do przepisów § 4 ust. 2 rozporządzenia.
Przeliczyć, we wskazany wyżej sposób, wysokość ryczałtów wypłaconych dyrektorowi Zakładu w 2008 r., po czym wypłacić niedopłacone kwoty ryczałtu – str. 82-84 protokołu.
5.7. Dokonywanie wydatków w kwotach przekraczających równowartość wyrażonej w złotych kwoty 6.000 euro, bez stosowania przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych, w tym:
- na zakup i dostawy paliwa: w 2006 r. na łączną kwotę 55.416,46 zł (45.424,26 zł netto) i w 2007 r. na łączną kwotę 57.114,52 zł (46.817,34 zł netto),
- na zakup materiałów przeznaczonych do budowy i remontów instalacji wodociągowych: w 2006 r. na łączną kwotę 51.890,80 zł (43.589,25 zł netto) i w 2007 r. na łączną kwotę 58.149,63 zł (47.663,56 zł netto).
Nieoszacowanie wartości zamówień przed dokonywaniem zakupów.
Przestrzegać obowiązku zawierania umów, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane – na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych, stosownie do przepisów art. 35 ust. 4 ustawy o finansach publicznych.
Zamówień publicznych udzielać wyłącznie wykonawcom wybranym zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.), stosownie do przepisów art. 7 ust. 3 tej ustawy, z zastosowaniem jednego z trybów postępowania wskazanych w przepisach art. 10 ustawy.
Wartość zamówienia ustalać z należytą starannością przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jako całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, stosownie do przepisów art. 32 ust. 1 Prawa zamówień publicznych, dokonując tego – w przypadku zamówień na dostawy lub usługi – nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, w myśl przepisów art. 35 ust. 1 tej ustawy. Prawidłowe ustalenie wartości zamówienia przed wszczęciem postępowania ma istotne znaczenie dla stwierdzenia obowiązku stosowania tej ustawy (tj. ustalenia czy wartość tego zamówienia przekracza równowartość progu 14.000 euro wskazanego w przepisach art. 4 pkt 8 tej ustawy) – str. 85-87 protokołu.
Jednocześnie informuję, że – stosownie do przepisu art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych – jest Pan zobowiązany zawiadomić Izbę o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub o przyczynach ich niewykonania – w formie pisemnej i elektronicznej (plik w formacie Microsoft Word (*.doc) lub Rich Test Format (*.rtf) na adres: wkgf@lublin.rio.gov.pl lub dyskietką) – w terminie 30 dni od daty doręczenia Panu tego wystąpienia, pamiętając, że niezgodnie z prawdą poinformowanie o wykonaniu wniosków pokontrolnych zagrożone jest karą grzywny, w myśl przepisów art. 27 powołanej ustawy.
Przewodniczący Zarządu Związku Komunalnego Gmin w Bełżycach
odpowiednimi dokumentami
księdze głównej