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Timestamp: 2018-11-21 00:09:45+00:00
Document Index: 45394414

Matched Legal Cases: ['art. 30', 'art. 28', 'art. 30', 'art. 1', 'art. 109', 'art. 13', 'art. 29', 'art. 31', 'art. 32', 'art. 39', 'art. 14', 'art. 32', 'art. 31', 'art. 31', 'art. 31', 'art. 31', 'art. 31', 'art. 14', 'art. 31', 'art. 31', 'art. 31', 'art. 3', 'art. 17', 'art. 5', 'art. 33', 'art. 33', 'art. 29', 'art. 33', 'art. 17', 'art. 4', 'art. 1', 'art. 9', 'art. 12', 'art. 13', 'art. 15', 'art. 32', 'art. 17', 'art. 13', 'art. 29', 'art. 31', 'art. 40']

3. Il Garante per la protezione dei dati personali - Relazione 1997 - 30... - Garante Privacy
3. Il Garante per la protezione dei dati personali - Relazione 1997 - 30 aprile 1998
3.1. L´elezione e l´insediamento del collegio
Il corpo sostanziale delle disposizioni contenute nella legge n. 675/1996 è entrato in vigore l´8 maggio 1997, ma alcune disposizioni concernenti l´attuazione dell´Accordo di Schengen e la nomina della nuova autorità indipendente ("Garante per la protezione dei dati personali") hanno trovato applicazione fin dal 9 gennaio 1997.
Ciò ha permesso al Parlamento di dar vita all´organo collegiale, che è formato da quattro componenti eletti con voto limitato, per una metà dalla Camera dei deputati e per l´altra dal Senato della Repubblica.
L´elezione dei componenti, che la legge prevede - in termini solenni e innovativi - direttamente a cura delle Assemblee parlamentari, è avvenuta in entrambi i rami il 5 marzo 1997.
La Camera dei deputati ha eletto il prof. Ugo De Siervo e l´ing. Claudio Manganelli, mentre il Senato della Repubblica ha eletto il prof. Stefano Rodotà e il prof. Giuseppe Santaniello.
L´organo collegiale si è insediato il 17 marzo 1997, procedendo all´elezione del Presidente nella persona del prof. Stefano Rodotà e del Vice Presidente in persona del prof. Giuseppe Santaniello.
Dopo l´insediamento dell´organo, la sua originaria denominazione ("Garante per la tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali"), è stata poi semplificata con il d.lg. n. 123 del 9 maggio 1997, che ha introdotto la più sintetica formula "Garante per la protezione dei dati personali".
32. L´indipendenza dell´organo nel quadro costituzionale
L´art. 30, comma 2, della legge, statuendo che il Garante opera con "piena autonomia e con indipendenza di giudizio e di valutazione", ha collocato il nuovo organo nel novero delle c.d. autorità amministrative indipendenti, e più specificamente in quelle di garanzia.
Tali autorità riflettono un modello organizzativo della pubblica amministrazione che si allontana notevolmente dal tradizionale assetto ministeriale che tuttora caratterizza in larga misura la struttura dell´amministrazione centrale.
Il nuovo assetto organizzativo mutua alcuni aspetti dalle esperienze degli ordinamenti giuridici di derivazione anglosassone (si pensi anche al ruolo significativo esercitato negli USA, fin dagli anni ´30, dalle Indipendent Regulatory Commission), ma assume oggi connotati originali.
Com´è noto, le autorità indipendenti (la cui denominazione come categoria non ha esplicite basi normative ma è di ricostruzione dottrinale) sono dotate di soggettività giuridica propria e oltre ad essere istituite per lo svolgimento di funzioni di garanzia e di vigilanza sull´attuazione di valori costituzionali, sono caratterizzate in misura più o meno ampia dai connotati di indipendenza e di autonomia che le svincolano da qualsiasi riferimento al circuito dell´indirizzo politico.
Nel caso del Garante per la protezione dei dati personali, i predetti connotati di indipendenza, imparzialità e terzietà sono valorizzati ulteriormente.
Tale organo, infatti, oltre a ricevere un´investitura direttamente e integralmente dalle assemblee parlamentari (circostanza che rafforza l´investitura stessa in termini di imparzialità e terzietà), vede garantita la sua indipendenza anche per effetto della direttiva europea (art. 28) e di altri strumenti internazionali (Europol, Schengen, Sistema informativo doganale) i quali vincolano lo Stato italiano ad assicurare ad autorità come il Garante un´indipendenza piena, rafforzata dalla previsione di poteri effettivi di intervento nella materia.
La legittimazione democratica dell´organo e dei suoi componenti deriva anche dai criteri di nomina dei componenti stessi, scelti tra persone che assicurano indipendenza e che sono esperti di riconosciuta competenza nelle materie del diritto o dell´informatica, in modo da garantire nell´organo la presenza di entrambe le qualificazioni.
Ad arricchire questo quadro, rileva anche la disposizione che regola l´incompatibilità della nomina nel collegio (efficace per quattro anni e confermabile per una volta) con qualsiasi attività professionale o di consulenza, con la funzione di amministratore o di dipendente pubblico o privato e con cariche elettive (art. 30, comma 4).
L´emergere delle autorità indipendenti nell´ordinamento italiano è fenomeno abbastanza recente e significativo di un processo più generale di trasformazione dell´organizzazione dello Stato contemporaneo (che trova traccia anche nei lavori della Commissione bicamerale per le riforme costituzionali), in relazione ad un duplice ordine di esigenze.
Da un lato, la necessità di approntare strutture operative caratterizzate dalla garanzia di imparzialitàe da una conoscenza tecnico-giuridica più specifica, in settori della vita economico-sociale che richiedono l´esercizio di poteri di garanzia, di vigilanza e di bilanciamento di interessi che rivestono un preminente interesse per la collettività.
Dall´altro, il bisogno, cui risponde più propriamente il Garante per la protezione dei dati personali, di predisporre una struttura snella, dotata di adeguati mezzi di tutela e di garanzie di operatività, a presidio di valori costituzionali di grande rilievo, non sempre oggetto di sufficiente attenzione nel quadro normativo previgente.
In questa prospettiva, appare significativo richiamare nuovamente il principio contenuto nell´art. 1 della legge n. 675/1996, il quale, nel sottolineare l´esigenza che il trattamento dei dati personali deve svolgersi "nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali, nonché della dignità delle persone fisiche, con particolare riferimento alla riservatezza e all´identità personale", si colloca nel solco della diretta attuazione degli articoli 2 e 3 della Costituzione, in armonia con altri parametri costituzionali.
Senza entrare nel merito delle scelte parlamentari, sembra quindi legittimo osservare che l´art. 109 del progetto di legge costituzionale di riforma della seconda parte della Costituzione, presentato alle Camere il 4 novembre 1997, pone opportunamente nel dibattito il tema della natura e del rilievo costituzionale dell´istituzione di autorità create "per l´esercizio di funzioni di garanzia o di vigilanza in materia di diritti e libertà garantiti dalla Costituzione".
33. Compiti e poteri del Garante
Con poteri propri, e con una configurazione indipendente rispetto alla pubblica amministrazione intesa nella sua accezione tradizionale, il Garante si pone come organo di garanzia del rispetto dei diritti della personalità per ciò che riguarda le multiformi attività di trattamento di dati personali.
Attraverso una pluralità di funzioni di impulso, di indirizzo, di vigilanza e, ove sia necessario esercitarli, interdittivi o sanzionatori, l´Autorità è chiamata a promuovere un rapporto più corretto tra i soggetti pubblici e privati che elaborano informazioni personali e gli interessati, che in passato non erano sempre consapevoli dei rischi connessi alla gestione di banche dati ed archivi.
La legge n. 675/1996 orienta questo ruolo di garanzia della trasparenza della Società dell´Informazione secondo modalità rispettose dei diritti costituzionali concernenti le libertà di manifestazione del pensiero, di iniziativa economica e di uso della corrispondenza, la tutela della salute e del domicilio e gli altri valori fondamentali della società.
Le attribuzioni conferite al Garante si muovono nell´ambito delle seguenti prospettive:
la tutela dei diritti dell´interessato, individuati dall´art. 13 della legge n. 675/1996, di fronte all´elaborazione dei dati che lo riguardano da parte di soggetti pubblici o privati.
In tale solco, si colloca la funzione di risoluzione dei conflitti tra l´interessato e il titolare del trattamento (specie in sede di trattazione dei ricorsi proposti ai sensi dell´art. 29 della legge, delle segnalazioni e dei reclami). Vi si inseriscono anche i poteri decisori e i connessi poteri cautelari e definitivi, che possono comportare anche il blocco o il divieto di prosecuzione di alcune operazioni o dell´intero trattamento.
Le medesime funzioni conformative ed interdittive sono esercitabili d´ufficio, ovvero su segnalazione o reclamo (art. 31, comma 1, lett. d) ed l)).
Strumentali alla funzione di tutela dei diritti sono l´attribuzione all´Autoritàdei poteri ispettivi e di accertamento (art. 32), finalizzati alla prevenzione e alla repressione degli illeciti in materia, nonché a previsione di alcune sanzioni amministrative che possono essere applicate dal Garante (art. 39).
L´Autoritàha infatti il potere di disporre l´accesso a banche-dati (se ritenuto necessario, avvalendosi della collaborazione di altri organi dello Stato), acquisendo con le modalità previste dal regolamento in corso di pubblicazione l´autorizzazione del presidente del tribunale ordinario competente per territorio in relazione al luogo dell´accertamento.
Tali controlli possono interessare la generalità dei trattamenti di dati soggetti per intero all´ambito applicativo della legge n. 675/1996, o ai quali la legge stessa si applica, sino alla data di attuazione della legge delega n. 676, per alcune parti soltanto.
Procedure specifiche sono previste per determinati trattamenti rispetto ai quali il diritto di accesso del cittadino può essere esercitato solo per il tramite di una richiesta al Garante (art. 14 legge n. 675/1996, ad esempio rispetto ai dati raccolti a fini antiriciclaggio o da commissioni parlamentari d´inchiesta).
Garanzie apposite sono previste, poi, per determinati trattamenti aventi finalità di giustizia, di difesa dello Stato o di tutela della sicurezza pubblica, sia sul piano della procedura osservata dal Garante, sia sotto il profilo dei riscontri forniti all´interessato (art. 32, comma 6).
Nella medesima ottica di tutela dei diritti del cittadino, l´art. 31, comma 1, lett. b), f) e p) affida al Garante un generale potere di controllo della liceità e della correttezza dei trattamenti, che devono essere conformi sia alle disposizioni che ne disciplinano i requisiti e i presupposti, sia al quadro di trasparenza evidenziato nelle informative all´interessato e nella notificazione. Anche questo potere può comportare la prospettazione di alcune modificazioni opportune che la segnalazione al titolare del trattamento (art. 31, comma 1, lett. c)) permette di veicolare in termini non autoritativi, ma pur sempre efficaci per far adeguare i trattamenti alle norme vigenti;
la ricerca degli strumenti più efficaci di bilanciamento dei diritti della personalità con diritti e interessi anche di settore sottesi al trattamento.
Sotto tale profilo, possono essere collocati i poteri di promozione e di raccordo indicati dall´art. 31, comma 1, lett. h) in relazione alla sottoscrizione dei codici di deontologia professionale;
la divulgazione tra il pubblico della conoscenza delle disposizioni che regolano la materia dei dati personali (art. 31, comma 1, lett. i)), al fine di favorirne l´osservanza e formare una coscienza collettiva sulla definizione, in capo ad ogni soggetto, del nuovo diritto alla riservatezza;
l´attività di relazione al Parlamento sullo stato di attuazione della legge, e il compito di segnalazione al Governo dell´opportunità di adottare provvedimenti normativi richiesti dalla evoluzione di settore (art. 31, comma 1, lett. m) ed n)) che sottolineano il raccordo tra la funzione esercitata dal Garante e il suo inquadramento nel complessivo assetto istituzionale.
Infine, il Garante si pone come centro di riferimento per una serie di funzioni di rilevanza fondamentale in materia di diritto alla riservatezza. In particolare spetta ad esso:
curare l´attività di assistenza sulla protezione dei soggetti rispetto al trattamento dei dati personali, secondo quanto previsto dalla Convenzione n. 108 del Consiglio d´Europa, quale autorità designata ai fini della cooperazione tra Stati ai sensi dell´articolo 13 della stessa Convenzione (l´art. 14 della Convenzione prevede che l´Autorità presti assistenza alle persone interessate residenti all´estero);
esercitare le funzioni già di competenza del Comitato di controllo sui servizi di informazione e di sicurezza riguardanti il controllo sui trattamenti effettuati dal Centro elaborazione dati del Dipartimento di pubblica sicurezza;
operare in collaborazione con altre autorità di vigilanza competenti per il settore creditizio, per le attività assicurative e per le comunicazioni, nonché con l´AIPA.
Entro un anno dall´istituzione del registro generale dei trattamenti di dati, il Garante promuoverà intese con le province ed eventualmente con altre amministrazioni pubbliche, allo scopo di assicurarne la consultazione mediante sistema informatico almeno su base provinciale (art. 31, comma 3).
Il Garante è chiamato infine a intrattenere intensi e proficui rapporti di collaborazione con le corrispondenti autorità istituite in altri Stati, sia bilateralmente sia nell´ambito delle varie istituzioni e organismi comuni che fungono anche da veicolo per un intreccio di esperienze. A tal fine il Garante valuterà d´intesa con tali autorità la possibilità di disporre uno scambio temporaneo di funzionari per brevi missioni da curare presso altre autorità europee.
34. La consultazione da parte del Governo
L´art. 31 della legge prevede che il Garante sia consultato dal Presidente del Consiglio dei ministri e dai singoli ministri all´atto della predisposizione delle norme regolamentari e degli atti amministrativi suscettibili di incidere sulle materie disciplinate dalla legge.
Il contesto di ampia delegificazione, e quindi di centralità dell´attività di normazione secondaria, rende tale funzione consultiva di particolare rilievo specie per quanto attiene agli atti di natura regolamentare.
Non meno significativa èla previsione della consultazione del Garante nella predisposizione degli atti amministrativi.
Senza entrare nel merito del vizio che determina la mancata richiesta di parere, si vuole sottolineare che la legge ha ritenuto necessario sottoporre tali atti ad una valutazione preventiva del Garante, proprio per prevenire il possibile insorgere di contrasti con la disciplina in materia di riservatezza.
Il rilievo di tali previsioni è accresciuto dall´impatto dei principi e delle disposizioni della legge n. 675/1996 sulla situazione preesistente, che richiede mutamenti ed adattamenti sul piano del costume e della prassi amministrativa.
L´art. 31 pone l´accento sull´idoneità dei provvedimenti a spiegare effetti nelle materie disciplinate dalla legge, e si applica, quindi, anche agli atti che provocano tale effetto in via mediata.
Sulla richiesta delle competenti amministrazioni, ovvero di propria iniziativa, il Garante ha espresso un avviso in relazione a diversi atti, tra i quali:
lo schema di regolamento del Ministero delle comunicazioni recante disposizioni per il rilascio delle licenze individuali;
lo schema di regolamento governativo sui compiti, l´organizzazione e il funzionamento del Centro tecnico per l´assistenza ai soggetti che utilizzeranno la rete unitaria della pubblica amministrazione;
lo schema di regolamento del Ministero del lavoro e della previdenza sociale concernente le modalità di tenuta della documentazione sulla protezione dalle radiazioni ionizzanti;
lo schema di regolamento governativo in materia di attività statistica;
lo schema di regolamento del Ministero delle comunicazioni sull´istituzione di una commissione interministeriale per la sicurezza dei dati.
Si deve peraltro osservare che il Garante non èstato consultato in occasione dell´emanazione di alcuni decreti presidenziali e ministeriali, tra i quali:
a) il d.P.R. 16 dicembre 1997, n. 486, in materia di certificazioni antimafia;
b) il d.P.R. 4 dicembre 1997, n. 465, in materia di ordinamento dei segretari comunali e provinciali;
c) il d.P.R. 19 settembre 1997, n. 318, di attuazione di recenti direttive comunitarie in materia di telecomunicazioni.
In altra occasione, relativa all´emanazione del regolamento sui contratti di locazione e acquisto delle apparecchiature informatiche e sulle licenze d´uso dei programmi per elaboratore, l´Autorità non è stata consultata tempestivamente.
Peraltro, il Garante è stato investito di numerosi quesiti concernenti l´attività di pubbliche amministrazioni e, in particolare:
la trasmissione all´INPS, da parte dei datori di lavoro, dei dati necessari ai fini della corresponsione dei trattamenti di integrazione salariale; in proposito, è stata segnalata al Ministero del lavoro e della previdenza sociale l´opportunità di disciplinare con legge o regolamento tale flusso di dati;
il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute nel procedimento per il riconoscimento dell´invalidità civile;
la pubblicità delle situazioni patrimoniali dei titolari di determinate cariche elettive e di cariche direttive presso alcuni enti;
l´anagrafe delle prestazioni dei dipendenti pubblici;
l´individuazione della figura del titolare del trattamento di dati personali nell´ambito della pubblica amministrazione;
la pubblicità della relazione conclusiva della commissione ministeriale per l´esame dei contratti in materia di circolazione delle quote-latte;
la presentazione delle dichiarazioni dei redditi tramite intermediari. Sull´argomento, ad una prima risposta fornita al Ministero delle finanze, ha fatto seguito una serie di incontri ed un´ulteriore collaborazione per individuare alcune soluzioni operative;
la richiesta del Dipartimento per la protezione civile della Presidenza del Consiglio dei Ministri di acquisire alcuni dati relativi all´attività di volo di velivoli CANADAIR.
È stata inoltre segnalata al Governo la disponibilità del Garante a cooperare alla definizione di garanzie d´interesse generale riguardanti l´attribuzione alle persone di carte o documenti personali contrassegnati da numeri d´identificazione.
È stata altresì segnalata, con riferimento alla circolare del Ministero dei lavori pubblici n. 3816 del 21 luglio 1997, in materia di tariffazione degli accessi alle zone urbane a traffico limitato, l´opportunità di ulteriori misure e cautele in relazione allo sviluppo del patrimonio informativo pubblico in materia.
È stata quindi rappresentata al Ministero di grazia e giustizia l´esigenza di una disciplina più puntuale delle forme di conoscibilità degli albi e degli elenchi dei liberi professionisti.
Prescindendo in questa sede dal contenuto dei singoli pareri (di alcuni dei quali si dà conto nel seguito della presente relazione) si osserva che il Garante ha cercato di contemperare le esigenze di funzionalità proprie dei settori di volta in volta considerati con le finalità di tutela e di garanzia proprie dell´Autorità.
In alcuni casi, ciò ha comportato la prospettazione di modificazioni ai testi esaminati, mentre in altri è emersa l´opportunità di integrare il quadro di riferimento con atti di indirizzo o direttive a contenuto non precettivo, per favorire ulteriori riflessioni, anche non definitive, dirette a valutare in modo adeguato una pluralità di interessi.
35. l´Ufficio del Garante
35.1. Costituzione dell´Ufficio
La legge n. 675/1996 ha posto alle dipendenze del Garante un contingente di personale non superiore a 45 unità, composto da dipendenti dello Stato e di altre amministrazioni pubbliche collocati fuori ruolo nelle forme previste dai rispettivi ordinamenti.
Il Segretario generale è stato nominato con provvedimento del Garante del 12 maggio 1997 nella persona del dott. Giovanni Buttarelli. L´articolazione delle figure o qualifiche è stata invece operata con il d.P.C.M. del 27 giugno 1997, che ha fissato il contingente in 45 unità.
Nonostante la collaborazione prestata da varie amministrazioni e le semplificazioni previste in materia di collocamento fuori ruolo (art. 3, comma 3, d.lg. 9 maggio 1997, n. 123; art. 17 l. 15 maggio 1997, n. 127), il distacco delle singole unità ha richiesto un congruo periodo che non ha facilitato l´espletamento dei numerosi compiti che gravano sull´Ufficio sin dal periodo antecedente l´8 maggio 1997.
Attualmente, anche per i ritardi registrati presso talune amministrazioni di provenienza, prestano servizio presso il Garante n. 40 unità, selezionate sulla base di una valutazione dei singoli profili professionali utili e delle specifiche esperienze, nonché degli elementi pertinenti per una valutazione del carattere fiduciario della collaborazione con una struttura che è preposta, con evidenza, alla cura di delicate questioni.
È in fase di definizione la modifica del predetto d.P.C.M., sulla base di una recente proposta del Garante che il 16 gennaio 1998 ha prospettato una diversa distribuzione di alcune qualifiche, al fine di tener conto di talune esigenze e di determinate difficoltà emerse nel corso della formazione del contingente.
Grazie ad alcuni locali messi cortesemente a disposizione dalla Camera dei deputati e dal Senato della Repubblica, l´Ufficio ha potuto organizzare la prima fase di attività in attesa di poter fruire della sede provvisoria stabilita in Roma, Largo del Teatro Valle n. 6, che si è resa praticabile solo nel mese di febbraio del corrente anno.
Per le spese di funzionamento dell´Ufficio èstato stanziato un apposito fondo nel bilancio dello Stato, pari a 8 miliardi circa di lire per il 1997 e in 12 miliardi circa di lire a decorrere dal 1998.
Nelle more dell´approvazione del regolamento sul funzionamento dell´Ufficio, l´art. 5, comma 3, del d.lg. 9 maggio 1997, n. 123, ha permesso di applicare provvisoriamente il regolamento sulla gestione delle spese occorrenti per il funzionamento dell´AIPA (d.P.R. 6 ottobre 1994, n. 769).
Si è resa possibile, così, l´individuazione delle modalità per la prima fase di gestione economica dell´Ufficio, nella quale si è prestata particolare attenzione ai contratti necessari ai fini della realizzazione del software per il programma di notificazione dei trattamenti, per la duplicazione di alcuni supporti e per l´acquisizione di talune dotazioni informatiche.
Per quanto riguarda le dotazioni di apparecchiature telefoniche e di altri strumenti di servizio, ivi comprese la disponibilità di autoveicoli, l´Ufficio si è ispirato immediatamente ai recenti criteri di orientamento che il Governo ha indicato per la pubblica amministrazione.
In sintonia con gli obblighi di segretezza e di riservatezza previsti dall´art. 33, comma 6, della legge, nonché con le analoghe iniziative adottate presso altre autorità indipendenti, il Garante ha adottato un codice etico che mira a rafforzare la trasparenza e la correttezza del proprio operato.
35.2. Il regolamento sull´organizzazione e il funzionamento
Le norme di organizzazione e sul funzionamento dell´Ufficio del Garante sono state demandate dalla legge ad un apposito regolamento (art. 33, comma 3).
Tale atto normativo deve contenere, oltre ai profili attinenti più strettamente all´organizzazione dell´Ufficio medesimo, le norme relative alla riscossione dei diritti di segreteria, alla gestione delle spese (per le quali è prevista la possibilità di derogare alle norme della contabilità generale dello Stato), allo svolgimento del procedimento dinanzi al Garante - previsto dall´art. 29, commi da 1 a 5 della legge n. 675/1996 - nonché alle modalità della notificazione del trattamento dei dati personali.
Il citato art. 33 ha fissato le modalità per l´adozione di tale regolamento, prescrivendo che lo stesso, in base all´art. 17, comma 1, lettera b) della legge 23 agosto 1988, n. 400, sia emanato con decreto del Presidente della Repubblica, previa deliberazione del Consiglio dei ministri, sentito il Consiglio di Stato, su proposta del Presidente del Consiglio dei ministri, di concerto con i Ministri del tesoro, di grazia e giustizia e dell´interno. È richiesto anche il parere conforme del Garante. L´articolato, elaborato dalla "Commissione Fanelli" istituita presso il Ministero di grazia e giustizia, ricevuto il parere conforme del Garante, è stato sottoposto alla sezione consultiva per gli atti normativi del Consiglio di Stato (che si è espresso il 17 novembre 1997), nonché al Consiglio dei ministri (che lo ha approvato il 19 dicembre 1997).
Il regolamento consterà di 46 articoli ripartiti in 8 capi.
Il capo I fissa alcune linee di funzionamento generale del collegio del Garante e delinea i compiti del Presidente, del Vice Presidente, dei componenti e del Segretario generale.
L´art. 4 si occupa della materia delle incompatibilità. Vengono poi previste le modalità di svolgimento delle riunioni e della formazione dell´ordine del giorno.
Il capo II è dedicato all´Ufficio e prevede uno sviluppo dell´organizzazione interna attraverso ulteriori atti (artt. 8 e 9), sulla base del criterio della speditezza dell´azione amministrativa e tenendo conto della necessità di organizzare le strutture secondo parametri di flessibilità.
In attesa dei decreti legislativi previsti dall´art. 1, comma 1, lett. c) e m) della legge n. 676/1996, che dovranno definire lo stato giuridico ed economico del personale dipendente, l´art. 9 demanda ad un´ulteriore disciplina da parte del Garante la tematica dell´organizzazione, della prestazione del lavoro, del conferimento delle funzioni e dell´attribuzione dell´indennità di funzione.
Si disciplina poi la creazione di un´apposita segreteria di sicurezza per la custodia degli atti riservati, e la fissazione dell´ammontare dei diritti di segreteria per gli atti e per i provvedimenti per i quali tali diritti possono essere richiesti (notificazioni, autorizzazioni e ricorsi).
Il capo III dedicato al registro generale dei trattamenti, fissa all´art. 12 alcuni dettagli tecnici per la notificazione e per l´impiego della relativa modulistica, e prevede nel successivo art. 13 le modalità per consentire a chiunque l´accesso al registro medesimo. Nel capo IV sono considerate sia le modalità di pubblicazione delle autorizzazioni generali, sia la previsione di autorizzazioni ad hoc per singoli casi. L´art. 15 fissa poi le modalità per gli accessi, le ispezioni e le altre verifiche di cui all´art. 32 della legge.
L´art. 17 (capo V) individua le modalità per l´accesso ai dati personali di cui all´art. 13 della legge n. 675/1996, avendo cura di assicurare la massima snellezza ed economicità di procedure.
Particolarmente significativo è il capo VI del regolamento, che agli artt. 18, 19 e 20 reca la disciplina attuativa dell´art. 29 della legge 675 in tema di ricorso al Garante, fissando le modalità per la presentazione, il contenuto necessario del ricorso e i casi di inammissibilità, nonché e necessarie regole procedimentali.
Nel capo VII sono raggruppate varie disposizioni concernenti la pubblicazione del bollettino dell´Autorità e la difesa in giudizio del Garante da parte dell´Avvocatura generale dello Stato.
Infine, il capo VIII (artt. 23-46) contiene tutte le disposizioni attinenti alla gestione delle spese, con particolare riguardo alla contabilità speciale, alla modalità dei pagamenti, alla conservazione delle somme, alle spese per i servizi in economia, al funzionamento del servizio cassa, alla rendicontazione e alle procedure contrattuali applicabili.
35.3. Attività di informazione e di relazione con il pubblico
Tra i vari compiti che la legge affida al Garante vi è anche quello di "curare la conoscenza tra il pubblico delle norme che regolano la materia e delle relative finalità" (art. 31, comma 1, lett. i)).
La funzione di comunicazione e diffusione, ma anche di spiegazione e chiarificazione delle norme che tutelano la riservatezza delle persone, riveste quindi un carattere primario e investe l´intero quadro dei diritti fondamentali degli individui.
Per adempiere a questo compito essenziale, il Garante ha provveduto sin dalla sua istituzione a portare a conoscenza dei cittadini la propria attività e i diversi aspetti della nuova legge, attraverso vari strumenti.
L´Ufficio ha aderito, anzitutto, alle diffuse richieste di chiarimenti provenienti dai cittadini, dagli organi pubblici e dalle imprese, attraverso una massiccia opera di assistenza, anche telefonica.
Ancor prima dell´entrata in vigore della legge, le utenze telefoniche dell´Autorità sono state interessate continuamente da chiamate, fax e note di richiesta di chiarimenti. Le centinaia di telefonate pervenute giornalmente al Garante in questi mesi appaiono la testimonianza di un interesse e di un´attenzione diffusi e senz´altro nuovi rispetto ai comportamenti tipici tenuti nei confronti di nuove normative che si innestano nell´ordinamento.
I comunicati-stampa, data la loro particolare natura di linguaggio diretto e semplificato, hanno permesso di portare a conoscenza con immediatezza, attraverso gli organi di informazione, le decisioni e le deliberazioni assunte dal Garante, i pareri formulati, le indicazioni e i contributi forniti.
L´uso dei comunicati-stampa ha inoltre consentito al Garante di spiegare più volte il contenuto della legge, di evidenziare alcune interpretazioni non corrette, di intervenire con tempestività su vicende nelle quali la tutela della privacy dei cittadini assumeva un carattere di emergenza.
La modalità comunicativa adottata con i comunicati-stampa è derivata da una scelta consapevole finalizzata alla diffusione dell´attività di un´istituzione che, per le finalità per le quali è stata istituita, deve essere in grado di rendere comprensibile il reale significato dei propri provvedimenti alla società nel suo complesso e nelle sue diverse articolazioni.
Si è ritenuto opportuno, quindi, ricorrere ad alcune conferenze-stampa e ad interviste per fare di volta in volta il punto sull´attuazione della legge e l´attività del Garante, sulle problematiche sollevate, sui cambiamenti intervenuti nelle procedure burocratiche così come nei comportamenti collettivi.
A queste forme più tradizionali di comunicazione, si sono aggiunte le possibilità offerte dalla pubblicazione di un bollettino e dei Quaderni di documentazione. Il bollettino, di cui sono usciti già i primi tre numeri e che può essere inviato a chiunque ne faccia richiesta, raccoglie, oltre alla normativa sulla privacy, i provvedimenti del Garante adottati in seguito a ricorsi, segnalazioni o reclami, nonché le risposte ai quesiti e alle richieste di parere, i comunicati-stampa, ecc.
I Quaderni di documentazione, invece, nascono con l´obiettivo di fornire analisi, testi e studi specifici riguardo all´ampio contesto storico, politico e tecnologico in cui si inscrive oggi la nozione di privacy. Risulta palese che la documentazione di tipo strettamente giuridico sulla nascita e sull´evoluzione della privacy si dimostra insufficiente per valorizzare l´importanza e il peso crescente della tutela degli spazi individuali nella nascente Società dell´informazione. Pertanto, la varietà e la complessità di questi fenomeni richiedono un approfondimento in ambito culturale, letterario e scientifico, allo scopo di produrre chiavi esegetiche adeguate e costantemente aggiornate.
Di tali Quaderni è in pubblicazione il primo numero, che si apre con un saggio inedito di William Faulkner sulla privacy e raccoglie interventi di studiosi italiani e stranieri.
Da ultimo, va ricordata l´intensa partecipazione dei componenti dell´Autorità e dell´Ufficio a numerosi convegni e seminari promossi, in particolare, da organismi associativi, organizzazioni di categoria, gruppi sociali e imprese.
35.4. Le iniziative intraprese per il futuro assetto
Al termine del suo primo anno di operatività, l´Ufficio del Garante ha iniziato a potenziare la propria attività di informazione e di relazione con il pubblico, programmando la costituzione di una banca dati giuridica informatizzata. Ciò in armonia con gli articoli del regolamento in fase di pubblicazione, i quali prevedono che l´Ufficio debba operare, di regola, con strumenti informatici e telematici, sia nel lavoro interno, sia nei rapporti con i cittadini (artt. 5, 7, 12 e 13).
Tale banca dati, che sarà consultabile anche per mezzo di un sistema di classificazione dei documenti, conterrà i principali provvedimenti adottati in materia dal Garante e dall´autorità giudiziaria (art. 40 legge n. 675).
L´archivio sarà aperto alla libera consultazione in collegamento con l´istituendo sito Web del Garante, il quale faciliterà l´accesso ad altra documentazione e che in una seconda fase permetterà anche al cittadino di dialogare con l´ufficio attraverso strumenti telematici.
Un ruolo complementare in questa attività di comunicazione sarà svolto tramite l´ANCI, che in procinto di stipulare con il Garante una convenzione in base alla quale l´ANCI stessa potrà veicolare attraverso la rete ANCITEL il materiale informativo nei settori di più stretto interesse per le comunità locali.