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Timestamp: 2019-08-17 15:18:28
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﻿ RESOLUCIÓN 119 DE 2005 - RESOLUCIÓN NÚMERO 119 DE 2005
RESOLUCIÓN 119 DE 23 DE NOVIEMBRE DE 2005
CONTENIDO:ENTIDADES PÚBLICAS. SE ADOPTA PARA LA COMISIÓN DE REGULACIÓN DE TELECOMUNICACIONES, EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO Y SU ESTRUCTURA, SEGÚN LO ESTABLECIDO EN EL DECRETO 1599 DE 2005.
RESOLUCIÓN NÚMERO 119 DE 2005
“Por la cual se adopta el Modelo Estándar de control interno MECI 1000:2005 en la Comisión de Regulación de Telecomunicaciones, CRT”.
en ejercicio de sus facultades legales y especialmente de las que le confiere el Decreto 1130 de 2000, y
Que la Constitución Política en su artículo 209, establece: “La Administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”;
Que a su vez, entre otros aspectos, el artículo 269 de la Constitución Política establece que: “En las entidades públicas las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley”;
Que respecto con la responsabilidad del control interno, la Ley 87 de 1993, “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, dispuso en el artículo 6º que: “El establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos, al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”;
Que la Ley 142 de 1994 creó las comisiones de regulación y el Decreto 1130 de 1999 estableció las funciones de la dirección ejecutiva de la CRT, dentro de las cuales está la de dirigir el sistema de control interno de l a comisión;
Que el Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2002 en su artículo 34, numeral 31, establece entre los deberes de todo servidor público: “Adoptar el Sistema de control interno y la función independiente de auditoría interna de que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen”;
Que se hace necesario incorporar y establecer todos los elementos enunciados en el anexo técnico al sistema de control interno de la entidad, con el fin de ajustarlo a las nuevas normas y tendencias de control, para que este sea efectivo, eficiente y eficaz,
ART. 1º—Adopción del modelo estándar de control interno - MECI 1000:2005. Adoptar para la Comisión de Regulación de Telecomunicaciones, CRT, el modelo estándar de control interno y su estructura establecida en el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005.
3.2. De autorregulación. Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del sistema de control interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.
b) Establecer los procedimientos que permitan la generación de información que por mandato legal le corresponde suministrar a la entidad a los órganos de control externo;
ART. 5º—Estructura de control. Con base en los artículos 3º y 4º de la Ley 87 de 1993, a fin de permitir el cumplimiento de los anteriores objetivos, se hace necesario articular los diferentes métodos y procedimientos de prevención, corrección y evaluación a la forma de operación de la entidad, configurándose para este fin los subsistemas, componentes y elementos que interrelacionados bajo un enfoque sistémico, generan una estructura de control para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la entidad, así:
1. Subsistema de control estratégico
1.1. Componente ambiente de control
1.2. Componente direccionamiento estratégico
1.3. Componente administración del riesgo
2. Subsistema de control de gestión
2.1. Componente actividades de control
2.2. Componente información
2.3. Componente comunicación pública
3. Subsistema de control de evaluación
3.1. Componente autoevaluación
3.2. Componente evaluación independiente
3.3. Componente planes de mejoramiento
ART. 6º—Susbistema de control estratégico. Es el conjunto de componentes de control que al interrelacionarse entre sí permiten el cumplimiento a la orientación estratégica y organizacional de la entidad pública.
ART. 7º—Componente ambiente de control. Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse otorgan una conciencia de control a la entidad pública influyendo de manera profunda en la planificación, la gestión de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable a la entidad.
8.1. Acuerdos, compromisos o protocolos éticos. Elemento de control que define el estándar de conducta de la entidad pública. Establece las declaraciones explícitas que en relación con las conductas de los servidores públicos, son acordados en forma participativa para la consecución de los propósitos de la entidad, manteniendo la coherencia de la gestión con los principios consagrados en la Constitución, la ley y la finalidad social del Estado.
8.3. Estilo de dirección. Elemento de control que define la filosofía y el modo de administrar del gobernante o gerente público, estilo que se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pública. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar u orientar las acciones de la entidad hacia el cumplimiento de su misión, en el contexto de l os fines sociales del Estado.
ART. 11.—Componente administración del riesgo. Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, permiten a la entidad pública evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su función.
12.1. Contexto estratégico. Elemento de control que permite establecer el lineamiento estratégico que orienta las decisiones de la entidad pública frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observación, distinción y análisis del conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su función, misión y objetivos institucionales.
12.5. Políticas de administración de riesgos. Elemento de control que permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la entidad pública.
ART. 13.—Subsistema de control de gestión. Conjunto de componentes de control que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la entidad pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su misión.
ART. 14.—Componente actividades de control. Conjunto de elementos de control que garantizan el control a la ejecución de la función, planes y programas de la entidad pública, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos.
15.1. Políticas de operación. Elemento de control que establece las guías de acción para la implementación de las estrategias de ejecución de la entidad pública. Define los límites y parámetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de la administración del riesgo previamente definidos por la entidad.
15.2. Procedimientos. Elemento de control conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la entidad pública. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades y define la construcción de los flujogramas que establecen las relaciones y el curso de la información organizacional.
15.3. Controles. Elemento de control conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos requeridos para el logro de los objetivos de la entidad pública.
15.4. Indicadores. Elemento de control conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de toda entidad pública. Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.
15.5. Manual de procedimientos. Elemento de control materializado en una normativa de autorregulación interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos de la entidad pública, convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos los servidores públicos.
ART. 16.—Componente información. Conjunto de elementos de control conformado por datos que al ser ordenados y procesados adquiere significado para los grupos de interés de la entidad pública a los que va dirigido. Hace parte fundamental de la operación de la entidad al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuación pública, la rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de obligaciones de información.
17.1. Información primaria. Elemento de control conformado por el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organización está en permanente contacto, así como de las variables que no están en relación directa con la entidad pública, pero que afectan su desempeño.
17.2. Información secundaria. Elemento de control conformado por el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la entidad pública provenientes del ejercicio de su función. Se obtienen de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la entidad.
17.3. Sistemas de Información. Elemento de control conformado por el conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operaciones en la entidad pública.
ART. 18.—Componente comunicación pública. Conjunto de elementos de control que apoya la construcción de visión compartida y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la entidad pública con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales, en concordancia con lo establecido en el artículo 32 de la Ley 489 de 1998.
19.1. Comunicación organizacional. Elemento de control que orienta la difusión de políticas y la información generada al interior de la entidad pública para una clara identificación de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestión de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad.
19.2. Comunicación informativa. Elemento de control que garantiza la difusión de información de la entidad pública sobre su funcionamiento, gestión y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de interés externos.
19.3. Medios de comunicación. Elemento de control que se constituye por el conjunto de procedimientos, métodos, recursos e instrumentos utilizados por la entidad pública para garantizar la divulgación, circulación amplia y focalizada de la información y de su sentido hacia los diferentes grupos de interés.
ART. 21.—Componente autoevaluación. Conjunto de elementos de control que al actuar en forma coordinada en la entidad pública, permite en cada área organizacional medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la entidad.
22.1. Autoevaluación del control. Elemento de control que basado en un conjunto de mecanismos de verificación y evaluación, determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada área organizacional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas.
22.2. Autoevaluación a la gestión. Elemento de control que basado en un conjunto de indicadores de gestión diseñados en los planes y programas y en los procesos de la entidad pública, permite una visión clara e integral de su comportamiento, la obtención de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientación de la entidad pública hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales.
ART. 23.—Componente evaluación independiente. Conjunto de elementos de control que garantiza el examen autónomo y objetivo del sistema de control interno, la gestión y resultados corporativos de la entidad pública por parte de la oficina de control interno, unidad de auditoría interna o quién haga sus veces. Presenta como características la independencia, la neutralidad y la objetividad de quien la realiza y debe corresponder a un plan y a un conjunto de programas que establecen objetivos específicos de evaluación al control, la gestión, los resultados y el seguimiento a los planes de mejoramiento de la entidad.
24.1. Evaluación del sistema de control interno. Elemento de control cuyo objetivo es verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del control interno en el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública.
24.2. Auditoría interna. Elemento de control que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una entidad pública. Asimismo, permite emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés.
ART. 25.—Componente planes de mejoramiento. Conjunto de elementos de control que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de control interno y en la gestión de operaciones que se generan como consecuencia de los procesos de autoevaluación, de evaluación independiente y en las observaciones formales provenientes de los órganos de control.
26.1. Plan de mejoramiento institucional. Elemento de control que permite el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales de orden corporativo de la entidad pública. Integra las acciones de mejoramiento que a nivel de sus macroprocesos o componentes corporativos debe operar la entidad pública para fortalecer integralmente su desempeño institucional, cumplir con su función, misión y objetivos en los términos establecidos en la Constitución y la ley, teniendo en cuenta los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político y con los diferentes grupos de interés.
26.2. Planes de mejoramiento por procesos. Elemento de control que contiene los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las áreas responsables dentro de la organización pública deben adelantarse para fortalecer su desempeño y funcionamiento en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la entidad en su conjunto.
26.3 Planes de mejoramiento individual. Elemento de control que contiene las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los servidores públicos para mejorar su desempeño y el del área organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio definidos, para lograr una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad.
ART. 27.—Responsabilidad de la alta dirección. La alta dirección debe asegurarse de que los diferentes niveles de responsabilidad y autoridad en materia de control interno están definidas y comunicadas dentro de la entidad.
A su vez, la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del modelo estándar de control interno estará a cargo del jefe de la oficina de control interno, auditor interno o quien haga sus veces en la respectiva entidad.
ART. 30.—Responsabilidad de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas. Los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas son responsables de la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cago; por la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados. Asimismo, por desarrollar la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia o unidad administrativa a la cual pertenecen.
ART. 31.—Oficina de control interno, unidad de auditoría interna o quien haga sus veces. La oficina de control interno, unidad de auditoría interna o quien haga sus veces con base en los artículos 3º, numeral d), 9º y 12 de la Ley 87 de 1993, es responsable por realizar la evaluación independiente al sistema de control interno y la gestión de la entidad pública, así como por el seguimiento al plan de mejoramiento institucional, generando las recomendaciones correspondientes y asesorando a la alta dirección para su puesta en marcha.
ART. 32.—Función de evaluación independiente. Es el examen autónomo del sistema de control interno y de las acciones llevadas a cabo por la oficina de control interno. Será adelantada por personas que no están directamente involucradas en la operación diaria y cotidiana y cuya neutralidad les permite emitir juicios objetivos sobre los hechos de la entidad pública.
ART. 33.—Función de auditoría interna. Es el examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados, con el fin de determinar si los recursos se han utilizado con economía, eficacia, eficiencia y transparencia, si se han observado las normas internas y externas aplicables y si los mecanismos de comunicación públicas son confiables. El objetivo fundamental es emitir juicios fundados a partir de las evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, planes y programas. Estas deben cubrir cuatro aspectos básicos de evaluación: cumplimiento, soporte organizacional, gestión y resultados.
ART. 35.—Informes a presentar por la oficina de control interno. La oficina de control interno o quien haga sus veces, presentará al representante legal de la entidad y al comité de coordinación de control interno, los siguientes informes relacionados con la evaluación independiente del control interno, la gestión, los resultados y el mejoramiento continuo de la entidad pública:
35.1. Informe ejecutivo anual de evaluación del sistema de control interno. El jefe de la oficina de control interno, auditor interno, asesor o quien haga sus veces, asumiendo su rol de evaluador independiente, deberá reportar a su representante legal a más tardar el 30 de enero de cada año, el informe ejecutivo anual de evaluación del sistema de control interno, presentando el grado de avance y desarrollo en la implementación del sistema de control interno, conforme con lo establecido en el literal e) del artículo 8º del Decreto 2145 de 1999. Asimismo, también lo deberán presentar a sus respectivas juntas o consejos directivos, así como a los responsables de la orientación y coordinación de los sectores administrativos.
De otra parte, los representantes legales a su vez remitirán al consejo asesor del Gobierno Nacional en materia de control interno de las entidades del orden nacional y territorial antes del 16 de febrero de cada año, copia del informe ejecutivo anual de evaluación del sistema de control interno, conforme con lo establecido en el artículo 2º del Decreto 2539 de 2000, que contenga el resultado final, documento que servirá de base para el informe que sobre el avance del control interno del Estado presentará al inicio de cada legislatura el Presidente de la República al Congreso de la República.
35.2. Informes de auditoría interna. El jefe de la oficina de control interno, auditor interno, asesor o quien haga sus veces, reporta al representante legal y al comité de coordinación de control interno las debilidades y deficiencias que se presentan en la gestión de operaciones de la entidad pública.
ART. 36.—Forma y archivo de los informes. Los informes de evaluación del control interno y de auditoría interna elaborados y presentados por la oficina de control interno, se consignarán en medios documentales y magnéticos que garanticen su conservación, reproducción y consulta por parte de la entidad y los órganos de control externos cuando estos lo requieran.
Para tales efectos, se implementará un archivo consecutivo que permanecerá en poder de la Oficina de control interno y del archivo general de la entidad, conforme con los criterios sobre tablas de retención fijados en las normas correspondientes emitidas por el archivo general de la Nación y atendiendo los requisitos de calidad contenidas en la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004.
ART. 39.—Normas de control interno contable. La Comisión de Regulación de Telecomunicaciones, CRT, se acogerá a la reglamentación que sobre políticas, métodos y procedimientos de control interno contable expida la Contaduría General de la Nación a fin de garantizar la razonabilidad, confiabilidad y oportunidad de los estados e informes contables y la utilidad social de la información financiera, económica y social que debe generar la entidad pública para sí misma, los diferentes grupos de interés externos y para garantizar el cumplimiento de obligaciones de información.
ART. 40.—Métodos y procedimientos de control interno. La Comisión de Regulación de Telecomunicaciones, CRT, en cumplimiento de las normas vigentes y de la presente resolución, expedirá a través de un acto administrativo las políticas, directrices, métodos y procedimientos específicos mediante los cuales deberán implementarse los diferentes subsistemas, componentes y elementos de control del sistema de control interno, así como los procedimientos, guías, formatos y métodos para su evaluación, elaboración, ejecución de los planes de mejoramiento y cumplimiento de obligaciones de información y documentación. Para estos efectos adoptará los métodos y procedimientos conforme con las directrices emanadas del departamento administrativo de la función pública para las entidades del Estado, de conformidad con el artículo 3º del Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005.
ART. 41.—Ámbito de aplicación y regulación. La presente resolución será aplicable a todas las áreas organizacionales de la CRT y su reglamentación de orden operativo se realizará por medio de actos administrativos por las cuales se adopten los conceptos, metodologías, guías e instrumentos de aplicación, así como los manuales e instrumentos que le sean inherentes.