Source: http://www.efaktury.org/przechowywanie_kopii_faktur_vat_w_formie_elektronicznej_w_sytuacji_gdy_oryginal_wystawiany_jest_w_formie_papierowej
Timestamp: 2020-05-31 10:30:38+00:00
Document Index: 45658375

Matched Legal Cases: ['art. 14', 'art. 106', 'art. 106', 'art. 106', 'art. 244', 'art. 247', 'art. 247', 'art. 5', 'FSK ', 'art. 106', 'art. 106', 'art. 15', 'art. 119', 'art. 120', 'art. 106', 'art. 218', 'art. 244', 'art. 245', 'in fine', 'art. 247', 'art. 246', 'art. 246', 'art. 246', 'art. 1', 'art. 217', 'art. 219', 'art. 233', 'art. 2', 'FSK ', 'art. 153', 'SA/Wa ', 'art. 247', 'FSK ', 'art. 90', 'art. 216', 'art. 14']

Przechowywanie kopii faktur VAT w formie elektronicznej, w sytuacji gdy oryginał wystawiany jest w formie papierowej - Efaktury.org
Przechowywanie kopii faktur VAT w formie elektronicznej, w sytuacji gdy oryginał wystawiany jest w formie papierowej
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 30.08.2010 r. (data wpływu 02.09.2010 r.), uzupełnionym pismem z dnia 27.10.2010r. (data wpływu 03.11.2010r.) w odpowiedzi na wezwanie z dnia 21.10.2010r. o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej, w sytuacji gdy oryginał wystawiany jest w formie papierowej - jest nieprawidłowe.
W dniu 02.09.2010 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej, w sytuacji gdy oryginał wystawiany jest w formie papierowej.
Przedmiotem działalności Spółki, jest dystrybucja narzędzi, elektronarzędzi oraz artykułów przemysłowych do zastosowań profesjonalnych i domowych. Dystrybuowane przez spółkę produkty są nabywane przez firmy zajmujące się detaliczną lub hurtową sprzedażą towarów.
Spółka wystawia faktury oraz faktury korygujące przy pomocy systemu informatycznego, a następnie przesyła oryginały dowodów księgowych nabywcy w formie papierowej. Obecnie, po wystawieniu zarówno oryginał i kopia faktury/faktury korygującej są drukowane w formie papierowej. Spółka planuje wprowadzenie zmian w przyjętej praktyce archiwizowania wystawionych faktur, w ten sposób, że kopie faktur/faktur korygujących wystawionych w systemie byłyby przekazywane do pliku w formacie PDF zawierającego graficzny obraz kopii faktury/faktury korygującej.
Dokonanie jakichkolwiek zmian w zapisanej w ten sposób kopii faktury/faktury korygującej byłoby niemożliwe. Graficzne kopie faktur/faktur korygujących, byłyby archiwizowane w postaci wspomnianych plików PDF w przestrzeni dyskowej serwerów, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, przedstawienie i wydrukowanie, z zachowaniem wszelkich wymogów określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa.
Czy tworzenie (wystawianie) oryginalnych kopii faktur/faktur korygujących i ich przechowywanie na elektronicznych nośnikach danych w formacie PDF, uniemożliwiającym dokonywanie zmian w tych dokumentach, w sytuacji, w której oryginały tych faktur są przekazywane nabywcy w formie papierowej, czyni zadość wymogom w zakresie wystawiania faktur oraz sposobu ich przechowywania, określonym w art. 106 ust. 1 ustawy, a także § 19 ust. 1 oraz § 21 ust. 1 i 2 Rozporządzenia .
Zdaniem Spółki tworzenie (wystawianie) oryginalnych kopii wystawionych faktur/faktur korygujących i ich przechowywanie na elektronicznych nośnikach danych w formacie PDF, uniemożliwiającym dokonywanie zmian w tych dokumentach, w sytuacji, w której oryginały tych faktur są przekazywane nabywcy w formie papierowej, czyni zadość wymogom w zakresie wystawiania faktur oraz sposobu ich przechowywania, określonym w art. 106 ust. 1 ustawy, a także § 19 ust. 1 oraz § 21 ust. 1 i 2 rozporządzenia.
Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.
Szczegółowe zasady dotyczące wystawiania faktur zostały uregulowane w rozporządzeniu. W myśl § 19 ust. 1 rozporządzenia faktury są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Zgodnie z § 19 ust. 2 rozporządzenia oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz oryginał, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz kopia. Na podstawie § 21 ust. 1 rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ustęp 2 § 21 ustanawia wymóg, aby dokumenty te były przechowywane w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, jednocześnie, żaden przepis rozporządzenia nie zawiera wymogu drukowania kopii faktury/faktury korygującej zachowywanej przez sprzedawcę. Żaden przepis rozporządzenia nie określa również, w jakiej formie ma być przechowywana kopia faktury/faktury korygującej zachowana przez sprzedawcę. Rozporządzenie wymaga jedynie, aby kopie faktur i faktur korygujących były przechowywane w oryginalnej postaci.
W sytuacji przedstawionej przez spółkę, graficzna postać w formie pliku PDF przechowywana na elektronicznych nośnikach danych, bez możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian w treści dokumentu, stanowi oryginalną postać faktury/faktury korygującej i spełnia wszystkie wymogi określone w ustawie i rozporządzeniu. W każdej też chwili organy podatkowe mają możliwość zapoznania się z ich treścią.
Również analiza przepisów dyrektywy 2006/112/WE rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dyrektywa), prowadzi do wniosku, że wydrukowanie kopii faktury nie jest koniecznym warunkiem wystawienia faktury.
Stosownie do treści art. 244 dyrektywy każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę lub w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Zgodnie z art. 247 ust. 2 dyrektywy, aby zapewnić spełnienie powyższych warunków, każde państwo członkowskie, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Z powyższego przepisu wynika, że szczególne wymogi dotyczące przechowywania faktur muszą mieć podstawę w odpowiednim przepisie prawa krajowego.
Porównanie brzmienia art. 247 ust. 2 dyrektywy oraz § 21 ust. 2 rozporządzenia prowadzi do wniosku, że polski ustawodawca pominął zwrot zawarty w przepisie dyrektywy, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione. Wskazany przepis rozporządzenia wymaga jedynie, aby faktury i faktury korygujące były przechowywane w oryginalnej postaci.
To oznacza, że polskie przepisy nie wymagają, aby kopie faktur/faktur korygujących były przechowywane przez sprzedawcę w takiej samej formie, jakiej zostały przesłane nabywcy. Nie muszą być one zatem przechowywane w formie papierowej.
Możliwość przechowywania kopii wystawionych faktur i faktur korygujących na elektronicznych nośnikach danych jest ponadto zgodna z zasadą proporcjonalności.
Zasada ta została wyrażona w art. 5 Traktatu o Unii Europejskiej. Zasada ta została także potwierdzona w licznych orzeczeniach europejskiego trybunału sprawiedliwości (np. w sprawie C-446/03 MarksSpencer czy też C-361/96 Sociale Generale). Zasada proporcjonalności zakłada, że państwa członkowskie mogą nakładać na podatników tylko takie obowiązki, które są niezbędne oraz współmierne dla osiągnięcia celów zakładanych przez dyrektywy.
Wprowadzanie obowiązku drukowania kopii wystawionych faktur i faktur korygujących oraz przechowywania tych dokumentów w formie papierowej, w sytuacji, gdy przechowywanie faktur i faktur korygujących na nośnikach danych zapewnia autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur oraz ich czytelność, jest obowiązkiem nadmiernie formalistycznym i uciążliwym dla podatników, co narusza zasadę proporcjonalności. Dodać przy tym należy, że forma elektroniczna pozwala zaoszczędzić papier oraz powierzchnię biurową, a tym samym jest bardziej ekologiczna i ekonomiczna.
Stanowisko spółki zgodne jest ze stanowiskiem Naczelnego Sądu Administracyjnego, wyrażonym w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. akt I FSK 1169/08. Zgodnie z przedmiotowym wyrokiem:
(.) nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne.
Potwierdzeniem wypracowanej linii orzeczniczej w tym zakresie jest wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 20 maja 2010 r., sygn. akt 1444/09. Co prawda dotyczy on innego stanu faktycznego (sytuacja odwrotna do przedstawionej w niniejszej interpretacji, tj. wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej i przechowywanie tych faktur w formie papierowej), to jednak stanowi on potwierdzenie dopuszczalności stosowania systemu mieszanego.
Dodatkowo Komisja Europejska w piśmie z dnia 28 stycznia 2009 r. (Eur-lex numer celex 52009DC0020) stwierdza, że wszelkie ograniczenia w zakresie fakturowania elektronicznego powinny zostać wyeliminowane jako zakłócające obrót gospodarczy. Zatem zdaniem Wnioskodawcy formułowanie zakazów niewynikających z obowiązujących przepisów prawa, a będących następstwem ich nadinterpretacji jest nieuprawnione ponadto, wymóg drukowania kopii faktur pogarsza warunki konkurowania spółki z przedsiębiorcami z innych krajów należących do Unii Europejskiej, w których wymóg taki nie obowiązuje.
Jednocześnie z całym naciskiem trzeba podkreślić, że podatnik mając obowiązek przechowywania kopii faktur czy to w formie drukowanej czy to w formie elektronicznej ponosi wszelkie ryzyko ich utraty. Z punktu widzenia obowiązków podatnika jest zupełnie obojętne czy zostaną ukradzione bądź zniszczone kopie papierowe faktur czy nośniki pamięci, na których zarejestrowane zostały kopie faktur.
Istota przechowywania kopii faktur sprowadza się bowiem do przechowywania nośników informacji. Jeśli więc normodawca nie wyklucza jakiejś formy przechowywania informacji, to do podatnika powinien należeć wybór tych nośników, przy jednoczesnym obowiązku zaprezentowania uprawnionym organom tych informacji w żądanej przez nie formie.
Podsumowując, zdaniem spółki, zgodnie z polskim prawem spółka może:Wystawiać faktury/faktury korygujące oraz drukować oryginał dokumentu w celu przesłania nabywcy i jednocześnie; Tworzyć (wystawiać) i przechowywać oryginalne kopie faktur/faktur korygujących na elektronicznych nośnikach informacji poprzez zachowanie graficznego obrazu faktury/faktury korygującej w formacie PDF, który zapewnia, że nie jest możliwe dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści dokumentu oraz zapewniona jest możliwość wydruku kopii faktury/faktury korygującej z tego pliku w dowolnym momencie, a taki sposób archiwizacji dowodów księgowych czyni zadość wymogom z zakresu wystawiania faktur oraz sposobu ich przechowywania, określonym w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, a także § 19 ust. 1 oraz § 21 ust. 1 i 2 rozporządzenia.W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.
Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz aktów wykonawczych przewidują dwie formy wystawianych faktur, tzw. papierową i elektroniczną.
Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy, Minister Finansów dnia 28 listopada 2008 r. wydał rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwanego dalej rozporządzeniem. Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA".
Z powyższego przepisu wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej w liczbie, co najmniej dwóch egzemplarzy - dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA". Tak wystawione dokumenty w formie materialnej (oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów) w myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na szczególną uwagę zasługuje ust. 2 ww. przepisu, w którym wskazano, że dokumenty o których mowa w ust. 1 przechowuje się w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
Regulacje prawne dotyczące faktur elektronicznych zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Stosownie do § 2 cyt. rozporządzenia, faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.
W myśl § 6 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruk, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2. Zgodnie z ust. 5 i 6 tego paragrafu, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępnianie organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.
Z przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmuje się dystrybucja narzędzi, elektronarzędzi oraz artykułów przemysłowych do zastosowań profesjonalnych i domowych. Dystrybuowane przez niego produkty są nabywane przez firmy zajmujące się detaliczną lub hurtową sprzedażą towarów. Spółka wystawia faktury oraz faktury korygujące przy pomocy systemu informatycznego, a następnie przesyła oryginały dowodów księgowych nabywcy w formie papierowej. Obecnie, po wystawieniu zarówno oryginał i kopia faktury/faktury korygującej są drukowane w formie papierowej, jednakże Wnioskodawca planuje wprowadzenie zmian w przyjętej praktyce archiwizowania wystawionych faktur, w ten sposób, że kopie faktur/faktur korygujących wystawionych w systemie byłyby przekazywane do pliku w formacie PDF zawierającego graficzny obraz kopii faktury/faktury korygującej. Podkreśla przy tym, iż dokonywanie jakichkolwiek zmian w zapisanej w ten sposób kopii faktury/faktury korygującej byłoby niemożliwe. Graficzne kopie faktur/faktur korygujących, byłyby archiwizowane w postaci plików PDF w przestrzeni dyskowej serwerów, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, przedstawienie i wydrukowanie, z zachowaniem wszelkich wymogów określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa.
Mając na uwadze powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT, duplikatów faktur oraz faktur korygujących wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową). Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.
Zatem nie ma możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktury, którą wystawiono i przekazano kontrahentowi w formie papierowej. Powyższe przepisy nie przewidują, aby podatnicy mogli przechowywać dokumenty, kopie faktur sprzedaży wystawianych w formie papierowej, w postaci elektronicznej, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby. Przeciwnie, nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów. Ponadto wskazać należy, iż nie istnieje podstawa prawna do zastosowania takiego trybu mieszanego, w którym z jednej strony faktury byłyby wystawione w formie papierowej, natomiast kopie faktur byłyby przechowywane w formie elektronicznej.
Tutejszy organ wskazuje, że możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Przepisy te jednak dotyczą tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną. Zatem przedsiębiorca dążący do zmniejszenia kosztów związanych z fakturowaniem znacznej ilości transakcji może sygnować wystawiane dokumenty w formie elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym i po uprzedniej akceptacji uzyskanej od odbiorcy takiego dokumentu przesłać ją za pomocą poczty e-mail, przekazać na płycie CD lub innym nośniku danych elektronicznych. Taki system przekazywania dokumentów gwarantujący autentyczność i integralność zmniejszy koszty wystawiania faktur, a ponadto będzie zgodny z przepisami regulującymi materię wystawiania faktur. Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego stanowi niski koszt w perspektywie ilości faktur wskazanej we wniosku. Podkreślenia wymaga również, iż stosowanie podpisu elektronicznego przy wystawianiu faktur w formie elektronicznej nie stoi na przeszkodzie do wydrukowania tej faktury na papierze i przekazaniu jej kontrahentowi, lecz należy mieć na uwadze, iż w tym przypadku właściwą fakturą do celów kontroli i nabycia prawa do obniżenia podatku należnego będzie faktura elektroniczna sygnowana podpisem elektronicznym.
Warto także wskazać, iż stosownie do przepisu art. 218 dyrektywy 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347 str. 1 ze zm.), określanej dalej jako Dyrektywa 112, dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - definicje). Na gruncie przepisów unijnych na każdym podatniku ciążą szczególne obowiązki dotyczące przechowywania wszystkich faktur. W myśl art. 244 Dyrektywy 112 każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych. (art. 245 in fine Dyrektywy 112). Na uwagę zasługuje także norma wyrażona w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 112 zgodnie, z którą aby zapewnić spełnienie warunków, o których mowa w art. 246 ww. Dyrektywy (zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności) państwo członkowskie, o którym mowa w ust. 1, może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania faktur za pomocą środków elektronicznych, może ono także wymagać, by przechowywane były również dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury, zgodnie z art. 246 akapit pierwszy. Powyższe przepisy wskazują wprost na możliwość wprowadzenia w przepisach krajowych przez państwa członkowskie własnych warunków dotyczących m.in. sposobu przechowywania faktur, które miałyby na celu zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur, a także ich czytelności. Wskazane przepisy art. 246 i 247 dyrektywy w sposób nie budzący wątpliwości stanowią o istnieniu odrębnych od siebie sposobów (systemów) przechowywania faktur z zależności od formy przesłania lub udostępnienia dokumentu. Podkreślić przy tym należy, że faktury w formie elektronicznej podlegają innym, najczęściej dodatkowym, wymogom zapewnienia bezpieczeństwa ich obrotu. Fakt ten potwierdza brzmienie motywu 46 preambuły dyrektywy 2006/112/WE, który odnosi się wyłącznie do kwestii (systemu) stosowania fakturowania elektronicznego oraz elektronicznego przechowywania faktur. Powyższe świadczy o odrębności zasad fakturowania elektronicznego od fakturowania tradycyjnego w formie papierowej (na materiałach piśmienniczych).
Zaznaczyć w tym miejscu należy, iż Rada Unii Europejskiej przyjęła Dyrektywę Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającą Dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. U. UE L z 2010 r. Nr 189/1). Celem ww. Dyrektywy w zakresie fakturowania elektronicznego, jest pomoc przedsiębiorcom w obniżeniu kosztów i zwiększenie konkurencyjności, poprzez zmianę aktualnych wymogów VAT dotyczących fakturowania elektronicznego po to, by zlikwidować istniejące obciążenia i przeszkody. Faktury papierowe i elektroniczne powinny być traktowane równo. Odnosząc się do kwestii zachowania autentyczności i integralności faktur elektronicznych wskazano, iż określone wymogi można zapewnić za pomocą wykorzystania istniejących technologii, takich jak elektroniczna wymiana danych (EDI) i zaawansowane podpisy elektroniczne. Jednakże stwierdzono również, iż z uwagi na fakt, że istnieją również inne technologie, to nie należy wymagać od podatników stosowania żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego.
Należy zauważyć, iż Dyrektywa Rady 2010/45/UE nadal zachowuje dwa sposoby fakturowania: za pomocą faktur papierowych i faktur elektronicznych. Zgodnie z art. 1 pkt 11 ww. Dyrektywy 2010/45/UE, art. 217 otrzymuje brzmienie: do celów niniejszej dyrektywy faktura elektroniczna oznacza fakturę zawierającą informacje wymagane w niniejszej dyrektywie, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Zatem - w ocenie tut. Organu - jest to dokument posiadający wyłącznie postać elektroniczną. Treść art. 219a dodanego wspomnianą Dyrektywą stanowi, iż fakturowanie podlega przepisom mającym zastosowanie w państwie członkowskim uznawanym za państwo dostawy towarów lub wykonania usług, zgodnie z przepisami tytułu V. Istotne znaczenie dla obiegu faktur posiada również zmieniona treść art. 233 Dyrektywy, który w ust. 1 określa, iż autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, niezależnie od tego, czy wystawiono ją w formie papierowej czy elektronicznej, zapewnia się od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania. Każdy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Można to zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. "Autentyczność pochodzenia" oznacza pewność co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury. "Integralność treści" oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych wymaganych na mocy niniejszej dyrektywy.
Wspomniana powyżej Dyrektywa 2010/45/UE obowiązuje od 11 sierpnia 2010 r., jednak zgodnie z jej postanowieniami (art. 2) Polska, tak jak inne państwa członkowskie, została zobowiązana do implementacji tych przepisów do ustawodawstwa krajowego nie później niż do dnia 31 grudnia 2012 r. Przy czym przepisy te powinny zacząć obowiązywać najpóźniej od dnia 1 stycznia 2013 r. Zatem do chwili implementacji ww. przepisów zmieniających do polskiego porządku prawnego, aktualność zachowują przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie ww. Dyrektywy 2010/45/UE.
Reasumując stwierdza się, iż nie ma możliwości wystawienia oryginału faktury w formie papierowej i przechowywania kopii tej faktury, kopii duplikatów faktur oraz kopii faktur korygujących w formie elektronicznej, gdyż dla formy papierowej oraz elektronicznej przewidziano odrębne uregulowania prawne. Normy regulujące wystawianie, przesłanie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej jak i papierowej określono z uwzględnieniem specyfiki medium za pośrednictwem, którego faktury są w obrocie. Wskazać należy, iż w obu unormowaniach nie przewidziano możliwości stosowania formy mieszanej, a zaproponowany we wniosku sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur nie wypełni warunków obiegu dokumentów dla jednego bądź drugiego sposobu fakturowania.
Wnioskodawca w uzasadnieniu odniósł się do orzeczeń Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości (C-446/03 oraz C-361/96), jednakże wyroki te zapadły w oparciu o inny stan faktyczny i dotyczyły odpowiednio kwestii odliczania strat transgranicznych i zwrotu podatku VAT i nieuwzględnienie tego faktu skutkowałoby brakiem rzetelności dokonanej przez organ podatkowy oceny prawnej. Dlatego też wyroki te nie mogą mieć zastosowania w przedmiotowej sprawie.
Dodatkowo stwierdzić należy, że powołane we wniosku orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009r. sygn. akt I FSK 1169/08, nie ma mocy powszechnie obowiązującej. Sąd wyrokiem lub postanowieniem rozstrzyga wyłącznie konkretną sprawę co do stwierdzenia naruszenia prawa i skutków prawnych tego naruszenia i jedynie w tej sprawie ma moc wiążącą. Ocena prawna i wskazania co do dalszego postępowania wyrażone w orzeczeniu sądu wiążą w sprawie ten sąd oraz organ, którego działanie lub bezczynność było przedmiotem zaskarżenia, o czym stanowi art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270, z późn. zm.). Ponadto rozpatrując powołany wyrok NSA, na uwagę zasługuje również fakt, iż Sąd I instancji w wyroku III SA/Wa 108/08 orzekł, iż przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie wystawiania i przechowywania faktur wprowadzające obowiązek przechowywania kopii faktur w oryginalnej (papierowej) postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie nie są sprzeczne z normami wspólnotowymi dopiero Naczelny Sąd Administracyjny zakwestionował niezgodność zapisu § 23 ust. 2 rozporządzenia z art. 247 ust. 2 Dyrektywy. W związku z tym nie można powiedzieć, iż w analizowanej sprawie ukształtowana jest jednolita linia orzecznicza. Podkreślić bowiem należy, że kształtowanie się orzecznictwa jest procesem rozłożonym w czasie i co do zasady wymaga większej liczby wyroków poszczególnych składów orzekających. Tym samym, należy stwierdzić, iż powołane w treści złożonego wniosku orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego nie może wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Jednocześnie tut. Organ zauważa, od dnia 01 grudnia 2008r. obowiązuje w przedmiotowym temacie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.11.2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.
Odnosząc się natomiast do przywołanego we wniosku wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego sygn. akt I FSK 1444/09, należy zauważyć, co zresztą czyni także Wnioskodawca, iż rozstrzygnięcie to zapadło na tle odmiennego od przedmiotowego stanu faktycznego. Zatem nie może być brane pod uwagę, bowiem jest rozstrzygnięciem w konkretnej sprawie o indywidualnym charakterze i tylko do niej się zawęża, jednakże jakkolwiek orzeczenia sądowe wiążą organ podatkowy tylko w tej sprawie w której zapadły, to przytoczony przez Spółkę wyrok został potraktowany jako element prawnej argumentacji.
W związku z powyższym nie można powiedzieć, iż w przedmiotowej sprawie ukształtowana jest jednolita linia orzecznicza.
Słowa kluczowe: faktura, faktura elektroniczna, kopia faktury, przechowywanie dokumentów
Data aktualizacji: 05/01/2013 09:00:01
Jaką stawkę podatku VAT Spółka powinna zastosować przy refakturowaniu podatku od nieruchom...
Jedynie posiadanie potwierdzenia odbioru korekty faktury daje uprawnienie do skorygowania...
Kiedy należy stosować proporcje, o których mowa w art. 90 ustawy o VAT?
Dyrektor Izby Skarbowej w Krakowie po zapoznaniu się z postanowieniem Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Kraków z dnia 31.03.2005 r., nr PP-1-443-7 05 ME w sprawie udzielenia interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w...
Czy G. przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury VAT dokumentujące...
Na podstawie art. 216 i art. 14 a 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity - Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) uznaję za prawidłowe stanowisko G. zawarte we wniosku o udzielenie pisemnej interpretacji co do...
Przeliczanie faktury VAT w EURO na złote
Prawo do wystawienia faktury VAT za uzyskaną premię pieniężnąFaktura VAT RR onlineKwestia zakwalifikowania jako koszt uzyskania przychodu faktury VAT za opakowania zwrotnePodatek od towarów i usług w zakresie wystawiania fakturCzy Podatnik wykonując czynności w stosunku do których nie jest podatnikiem podatku od towarów i usług winien je udokumentować fakturami VAT?