Source: https://interpretacje-podatkowe.org/faktura/ippp3-4512-548-16-4-rd
Timestamp: 2018-01-22 20:00:02+00:00
Document Index: 34826824

Matched Legal Cases: ['art. 14', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 86', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 86', 'art. 2', 'art. 106', 'art. 106', 'Art. 86', 'art. 88', 'art. 86', 'art. 106', 'art. 106', 'art. 106', 'art. 106', 'art. 3', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 112', 'art. 86', 'art. 15', 'art. 114', 'art. 119', 'art. 120', 'art. 124', 'art. 86', 'art. 86', 'art. 88', 'art. 88', 'art. 86', 'art. 86']

W zakresie przechowywania w postaci papierowej faktur elektronicznych oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych faktur elektronicznych
IPPP3/4512-548/16-4/RDinterpretacja indywidualna
Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Z 2015 r., poz. 613 z późn. zm.) oraz § 6 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Strony przedstawione we wniosku z dnia 21 lipca 2016 r. (data wpływu 28 lipca 2016 r.), uzupełnionym w dniu 26 sierpnia 2016 r. (data wpływu 29 sierpnia 2016 r.) na wezwanie tut. Organu z dnia 17 sierpnia 2016 r. (skutecznie doręczone w dniu 22 sierpnia 2016 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w postaci papierowej faktur elektronicznych oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych faktur elektronicznych - jest prawidłowe.
W dniu 28 lipca 2016 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w postaci papierowej faktur elektronicznych oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego z tak przechowywanych faktur elektronicznych.
Wniosek uzupełniony został pismem z dnia 24 sierpnia 2016 r., złożonym w dniu 26 sierpnia 2016 r. (data wpływu 29 sierpnia 2016 r.).
M jest spółką prawa polskiego, zarejestrowaną dla celów VAT oraz posiadającą siedzibę w Polsce. Spółka wchodzi w skład międzynarodowego koncernu X. sprzedającego głównie samochody marki M.. Oprócz sprzedaży samochodów działalność Spółki obejmuje również sprzedaż usług związanych ze sprzedażą samochodów i sprzedaż części samochodowych.
Obecnie wszystkie faktury swoich kontrahentów, otrzymywane za pośrednictwem tradycyjnej poczty, Spółka przyjmuje i archiwizuje w formie papierowej. Ze względu na oczekiwania kontrahentów, w przyszłości zamierza przyjmować je elektronicznie w wersji pdf za pomocą elektronicznej poczty (poprzez e-maile).
Faktury w formacie pdf byłyby w M. drukowane, ewidencjonowane i w formie papierowej przechowywane.
Wersję papierową dla M. warunkuje obecny stan archiwizowania faktur (brak możliwości elektronicznego archiwizowania).
W uzupełnieniu do wniosku Wnioskodawca wskazał, że B. Sp. z o.o zaakceptuje otrzymywanie faktur w formie elektronicznej, jeśli otrzyma potwierdzenie prawidłowości swojego stanowiska przedstawionego we wniosku o interpretację.
Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur zostanie zapewniona przede wszystkim poprzez kontrole biznesowe, które polegają na sprawdzeniu powiązania faktur z ich przedmiotem tj. dostawą usług i towarów. Sprawdzenie następuje poprzez akceptacje faktur na podstawie zamówień, weryfikacji dokumentów logistycznych, protokołów odbioru przedmiotu fakturowania i wszelkich dokumentów poprzedzających transakcje m.in. takich jak oferty.
Ponadto dla faktur przesyłanych w pdf B. Sp. z o.o. zamierza ustalić uzgodnioną z dostawcą drogę przesyłania faktur oraz zapewnić stałe miejsce wysyłania, odbioru i archiwizowania faktur przez upoważnione osoby.
B Sp. z o.o. nie będzie ingerowała w treść faktur, aczkolwiek będzie oczekiwała od wystawcy faktury zapewnienia zgodności zapisu o przedmiocie fakturowania ze stanem faktycznym.
B Sp. z o.o. zawsze sprawdza i będzie sprawdzała czy na fakturze widnieje ten sam podmiot, z którym została zawarta umowa na dostawę.
B Sp. z o.o. jest czynnym podatnikiem podatku VAT
Transakcje udokumentowane fakturami podlegają opodatkowaniu i nie są zwolnione z opodatkowania.
Czy przechowywanie w postaci papierowej faktur elektronicznych, otrzymywanych w formacie pdf pocztą elektroniczną będzie zgodnie z art. 112 i art. 112a Ustawy o VAT?
Czy VAT naliczony w fakturach otrzymanych i przechowywanych jak w pkt 1, a dotyczący zakupu towarów i usług dotyczących czynności opodatkowanych Spółka będzie mogła rozliczać zgodnie z art. 86 Ustawy o VAT tj. czy Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę VAT podatku naliczonego z faktur otrzymywanych elektronicznie i drukowanych do archiwizowania?
Przechowywanie w postaci papierowej faktur elektronicznych, otrzymywanych w formacie pdf pocztą elektroniczną będzie zgodnie z art. 112 i art. 112a Ustawy o VAT.
Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę VAT podatku naliczonego z faktur otrzymywanych elektronicznie i drukowanych do archiwizowania zgodnie z art. 86 Ustawy o VAT.
Zdaniem Spółki data otrzymania poczty elektronicznej z fakturą w formacie pdf będzie decydowała o terminie, w którym Spółka będzie mogła pomniejszyć VAT należny z faktur opisanych w pkt 1).
Możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej wynika z przepisów Ustawy o VAT, które w art. 2 pkt 31 i 32 ją definiują. Forma papierowa faktury powstanie z wydruku faktury z formatu pdf przesłanego pocztą elektroniczną z ustalonego przez Spółkę adresu wystawcy faktury i na ustalony adres odbiorcy w Spółce.
Zgodnie z art. 106m Ustawy o VAT Spółka zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury.
Autentyczność pochodzenia będzie wynikała z upoważnienia Spółki dla wystawcy faktury na przesyłanie faktur w formacie pdf pocztą elektroniczną zgodnie z art. 106n Ustawy o VAT z jednoczesnym wskazaniem adresu dla wysyłania i odbioru poczty elektronicznej.
Spółka prowadzi system zamówień wykonania usług i dostawy towarów, który po zaakceptowaniu realizacji zamówienia pozwala przyjąć, zaewidencjonować i rozliczyć otrzymaną fakturę. Akceptowanie faktur na podstawie zrealizowanych zamówień zapewni zachowanie integralności i czytelności otrzymanych faktur.
Art. 86 Ustawy o VAT warunkuje przysługiwanie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z faktur z tytułu nabycia towarów i usług od wykorzystania tych towarów i usług do wykonywania czynności opodatkowanych. Spółka uzyska prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, jeśli faktury przesłane elektronicznie będą dotyczyły czynności opodatkowanych, co zostanie stwierdzone w drodze ustalania autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności faktur jak w pkt 1).
Ponadto art. 88 ustawy o VAT nie wymienia sposobu otrzymywania faktury w formacie pdf poprzez elektroniczną pocztę jako powodu który uniemożliwiałby obniżenie VAT należnego o podatek naliczony w takich fakturach.
W myśl art. 86 ust. 10b 11 Ustawy o VAT prawo do obniżenia podatku powstaje w rozliczeniu za okres rozliczeniowy (i dwa następne), w którym podatnik otrzymał fakturę.
W związku z tym data poczty elektronicznej, jako jedynego źródła otrzymania faktury, będzie określała okres rozliczeniowy, w którym kwota VAT z faktury będzie mogła pomniejszyć VAT należny Spółki,.
Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2016 poz. 710 ze zm.) zwanej dalej ustawą podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
W świetle art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.
Z powyższych przepisów wynika, że fakturę wystawia sprzedawca będący podatnikiem podatku od towarów i usług, w celu udokumentowania dokonanej sprzedaży towarów lub świadczonych usług. Faktura VAT jest dokumentem sformalizowanym (potwierdzającym zaistnienie określonej zaszłości gospodarczej). Stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.
Natomiast zgodnie z art. 106g ust. 3 ustawy, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:
bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U.z 2013 r. poz. 262, z 2014 r. poz. 1662 oraz z 2015 r. poz. 1893), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.
Z przedstawionej treści wniosku wynika, że Spółka jest zarejestrowana dla celów VAT oraz posiadającą siedzibę w Polsce. Spółka wchodzi w skład międzynarodowego koncernu sprzedającego głównie samochody. Oprócz sprzedaży samochodów działalność Spółki obejmuje również sprzedaż usług związanych ze sprzedażą samochodów i sprzedaż części samochodowych. Obecnie wszystkie faktury swoich kontrahentów, otrzymywane za pośrednictwem tradycyjnej poczty, Spółka przyjmuje i archiwizuje w formie papierowej. Ze względu na oczekiwania kontrahentów, w przyszłości zamierza przyjmować je elektronicznie w wersji pdf za pomocą elektronicznej poczty (poprzez e-maile). Spółka zaakceptuje otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. Faktury w formacie pdf byłyby drukowane, ewidencjonowane i w formie papierowej przechowywane. Wersję papierową warunkuje obecny stan archiwizowania faktur (brak możliwości elektronicznego archiwizowania). Faktury zarchiwizowane do formy papierowej będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelność tych faktur od momentu otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur zostanie zapewniona przede wszystkim poprzez kontrole biznesowe, które polegają na sprawdzeniu powiązania faktur z ich przedmiotem tj. dostawą usług i towarów. Sprawdzenie następuje poprzez akceptacje faktur na podstawie zamówień, weryfikacji dokumentów logistycznych, protokołów odbioru przedmiotu fakturowania i wszelkich dokumentów poprzedzających transakcje m.in. takich jak oferty. Ponadto dla faktur przesyłanych w pdf Spółka zamierza ustalić uzgodnioną z dostawcą drogę przesyłania faktur oraz zapewnić stałe miejsce wysyłania, odbioru i archiwizowania faktur przez upoważnione osoby. Wnioskodawca nie będzie ingerował w treść faktur, aczkolwiek będzie oczekiwał od wystawcy faktury zapewnienia zgodności zapisu o przedmiocie fakturowania ze stanem faktycznym. Każdorazowo będzie sprawdzana tożsamość kontrahenta przede wszystkim poprzez identyfikację miejsca wysyłki i osoby wysyłającej. Spółka zawsze sprawdza i będzie sprawdzała czy na fakturze widnieje ten sam podmiot, z którym została zawarta umowa na dostawę.
Na tle przedstawionego zdarzenia przyszłego Wnioskodawca powziął wątpliwości czy przechowywanie w postaci papierowej faktur elektronicznych otrzymanych w formacie pdf jest zgodne z przepisami ustawy o VAT.
Uwzględniając ww. okoliczności sprawy należy stwierdzić, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość wystawiania e-faktur, przesyłanie ich w formie elektronicznej do nabywcy, a następnie drukowanie obrazu tej faktury i przechowywania w formie papierowej faktur wystawionych w formie elektronicznej. Jednak sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik zobowiązany jest do przechowywania faktur na terytorium kraju oraz zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. Nie ma normatywnych przeszkód do istnienia systemu „mieszanego”, a wymogiem przechowywania faktury, jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści, a ten warunek spełnia także przechowywanie w papierowej formie faktur przesłanych wcześniej pocztą elektroniczną.
Wskazana przez Wnioskodawcę metoda przechowywania faktur w formie papierowej spełnia warunki autentyczności i integralności, o których mowa w 106m ustawy o VAT, oraz pozwala jak wskazuje Spółka na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp, zatem należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym, przechowywanie w formie papierowej faktur wystawionych i otrzymywanych w formie elektronicznej, jest zgodne z przepisami o których mowa w art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT.
Z uwagi na to, że faktury będą przez Wnioskodawcę przechowywane w sposób określony w ww. przepisach ustawy o podatku od towarów i usług, a Wnioskodawca zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, zatem faktury te mogą być wystawiane i wysyłane w formacie elektronicznym a następnie drukowane i przechowywane w postaci papierowej.
Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą także możliwości obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z faktur otrzymywanych elektronicznie i drukowanych do archiwizowania.
Kwestię prawa do odliczenia podatku naliczonego regulują przepisy działu XI „Odliczenie i zwrot podatku. Odliczenie częściowe.” ustawy o VAT.
I tak, na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Jak stanowi art. 86 ust. 2 pkt 1 kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
Na podstawie art. 86 ust. 10 ustawy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwote podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.
Nadmienić należy, że art. 88 ustawy zawiera katalog obostrzeń ograniczających realizację prawa do odliczenia podatku.
I tak w myśl art. 88 ust. 3a pkt 2 ww. ustawy nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.
Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT. Zakup towarów i usług udokumentowany fakturami otrzymywanymi w formie elektronicznej i przechowywanych w formie papierowej będzie wykorzystywany do wykonywania czynności opodatkowanych. Transakcje udokumentowane fakturami podlegają opodatkowaniu i nie są zwolnione z opodatkowania.
Jak już ustalono powyżej faktury będą przez Wnioskodawcę przechowywane w sposób określony w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług, a Wnioskodawca zapewni autentyczność i integralność treści w okresie do upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Analizując przedstawione okoliczności sprawy w kontekście powołanych przepisów prawa należy stwierdzić, że skoro Wnioskodawca będący czynnym zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT zakup towarów i usług udokumentowany fakturami otrzymanymi w formie elektronicznej i przechowywanych w formie papierowej będzie wykorzystywał do wykonywania czynności opodatkowanych to Spółce będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w myśl art. 86 ust. 1 ustawy.
Odnośnie zaś terminu określonego w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy warunkującego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w rozliczeniu za okres w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny jak słusznie wskazał Wnioskodawca data otrzymania poczty elektronicznej, jako jedynego źródła otrzymania faktury, będzie określała okres rozliczeniowy, w którym Spółka będzie mogła obniżyć kwotę podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 2 i 3 należy uznać za prawidłowe.
Lokalizacja: Wyszukiwarka > Faktura > IPPP3/4512-548/16-4/RD