Source: http://docplayer.pl/48031386-Zarzadzenie-nr-38-2011-wojta-gminy-ujazd-z-dnia-26-lipca-2011-r-i-klasyfikacja-skarg-i-wnioskow.html
Timestamp: 2018-05-25 04:12:54+00:00
Document Index: 55624471

Matched Legal Cases: ['art. 33', 'art. 253', 'art. 227', 'art. 241', 'art 232', 'art. 36', 'art.38', 'art. 237', 'art. 33', 'art. 253', 'art. 227', 'art. 241', 'art 232', 'art. 36', 'art.38', 'art. 237']

Zarządzenie Nr 38/2011 Wójta Gminy Ujazd z dnia 26 lipca 2011 r. I. KLASYFIKACJA SKARG I WNIOSKÓW - PDF
Download "Zarządzenie Nr 38/2011 Wójta Gminy Ujazd z dnia 26 lipca 2011 r. I. KLASYFIKACJA SKARG I WNIOSKÓW"
1 Zarządzenie Nr 38/2011 Wójta Gminy Ujazd z dnia 26 lipca 2011 r. w sprawie trybu zasad organizacji przyjmowania, rozpatrywania, załatwiania skarg i wniosków. Na podstawie art. 33 ust.3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz.1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz.558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz.717, Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz.1055, Nr 116, poz. 1203, Nr 167, poz.1759, z 2005 r. Nr 172, poz. 1441, Nr 175, poz.1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128, Nr181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974, Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111, Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 52, poz. 422, Nr 157, poz.1241, z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i 146, Nr 40, poz. 230, Nr 106, poz.675; z 2011 r. Nr 21, poz. 113) oraz art. 253 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeksu postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz : z 2002 roku Nr 49, poz.509, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 169, poz. 1387, z 2003 roku Nr 130, poz. 1188, Nr 170, poz. 1660, z 2004 roku Nr 162, poz : z 2005 roku Nr 64, poz. 565, Nr 78, poz.682, Nr 181, poz.1524 ; z 2008 roku, Nr 229, poz. 1539, z 2009 roku Nr 195, poz. 1501, Nr 216, poz. 1676; z 2010 roku Nr 40, poz. 230, Nr 167, poz. 1131, Nr 182, poz. 1228; z 2011 roku Nr 6, poz. 18) zarządzam co następuje: 1. Zarządzenie określa zasady rozpatrywania skarg i wniosków oraz przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków w Urzędzie Gminy w Ujeździe. 2. Tryb postępowania w sprawach skarg i wniosków reguluje ustawa z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks Postępowania Administracyjnego (t. j. Dz. U. z 2000 roku Nr 98 poz.1071 ze zmianami) oraz rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 roku w sprawie przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5 poz.46). I. KLASYFIKACJA SKARG I WNIOSKÓW 3.1. Przedmiotem skargi moŝe być w szczególności zaniedbanie lub nienaleŝyte wykonanie zadań przez właściwe organy lub przez ich pracowników; naruszenie praworządności lub interesów skarŝących, a takŝe przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw ( art. 227 kpa). 2.Przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządność, usprawnienia pracy i zapobiegania naduŝyciom, ochrony własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności ( art. 241 kpa). 3. Prośby o pomoc lub interwencję w róŝnych sprawach indywidualnych będą traktowane jako podania obywateli lub wystąpienia obywateli. 4. O tym, czy pismo naleŝy zakwalifikować do skarg, wniosków lub podań decyduje nie forma zewnętrzna, ale treść pisma.
2 5. Wnoszący skargę lub wniosek moŝe zastrzec nieujawnianie swojego nazwiska i adresu. ZastrzeŜenie takie jest dla organu rozpatrującego skargę lub wniosek wiąŝące. 6. W uzasadnionych wypadkach moŝna zawiadomić wnoszącego skargę lub wniosek, Ŝe bez ujawnienia jego nazwiska brak jest moŝliwości rozpatrzenia tej skargi lub wniosku. II. PRZYJMOWANIE SKARG I WNIOSKÓW Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, pocztą elektroniczną, a takŝe ustnie do protokołu. 2.Wszyscy pracownicy Urzędu Gminy zobowiązani są do przyjmowania do protokółu skarg i wniosków zgłaszanych ustnie. 3.Protokół, o którym mowa w ustępie 2 podpisują: wnoszący skargę lub wniosek i pracownik przyjmujący zgłoszenie. W protokole zamieszcza się datę przyjęcia interwencji, imię, nazwisko i adres osoby zgłaszającej oraz zwięzły opis sprawy. 4.Pracownicy przyjmujący skargi lub wnioski są zobowiązani potwierdzić złoŝenie skargi lub wniosku, jeŝeli zaŝąda tego wnioskodawca. 5. O tym, czy pismo z uwagi na jego treść jest skargą czy wnioskiem decyduje Kierownik Referatu,osoba pracująca na Samodzielnym stanowisku pracy, a w sytuacjach wątpliwych Sekretarz Gminy. 6. Skargi i wnioski, w tym protokoły z przyjęcia skargi, wpływające bezpośrednio do: 1) Kancelarii Ogólnej (Sekretariatu), są niezwłocznie (najpóźniej następnego dnia) przekazywane do Referatu Ogólnego, celem zarejestrowania ich w Centralnym Rejestrze Skarg lub Centralnym Rejestrze Wniosków prowadzonym przez ten Referat (rejestry prowadzone są oddzielnie dla skarg i oddzielnie dla wniosków); 2) Wójta, Skarbnika, Sekretarza, Kierownika Referatu oraz pracowników merytorycznych są niezwłocznie ( w dniu wpływu) przekazywane do Kancelarii Ogólnej celem zarejestrowania ich w Dzienniku wpływów, a następnie Kancelaria w terminie określonym w punkcie 1, przekazuje je do Referatu Ogólnego celem zarejestrowania ich w Rejestrach, o których mowa wyŝej. 7.Rejestr Skarg i Rejestr Wniosków Referat Ogólny prowadzi w formie papierowej. Wzór Rejestru Skarg stanowi załącznik nr 1 do Zarządzenia, a wzór Rejestru Wniosków załącznik nr 2 do Zarządzenia. 8. Rejestracji podlegają wyłącznie skargi i wnioski, o których mowa w dziale VIII Kodeksu postępowania administracyjnego. 9. Referat Ogólny po zarejestrowaniu skargi lub wniosku w Centralnym Rejestrze Skarg lub Centralnym Rejestrze Wniosków przekazuje je niezwłocznie(najpóźniej następnego dnia po otrzymaniu), właściwej merytorycznie komórce organizacyjnej Urzędu Gminy. 10. Skargi i wnioski skierowane do Urzędu Gminy, a które zgodnie z właściwością powinny być rozpatrywane przez inne organy, Referat Ogólny niezwłocznie, nie później jednak niŝ w terminie 7 dni przekazuje do właściwemu organowi, zawiadamiając o tym wnoszącego skargę lub wniosek.
3 11. JeŜeli z treści skargi lub wniosku nie wynika jaki organ jest właściwy do jej rozpatrzenia, złoŝoną skargę lub wniosek Referat Ogólny ze stosownym wyjaśnieniem zwraca niezwłocznie wnoszącemu. 12. Skargi i wnioski przyjmowane są przez: 1) Wójta Gminy Ujazd w siedzibie Urzędu Gminy (pokój nr 2) w kaŝdy piątek w godz. od tej do 17 30, a jeŝeli piątek jest dniem urzędowo wolnym od pracy w następnym dniu urzędowania w godz. od tej do tej ; 2) Kierowników Jednostek Organizacyjnych Gminy (siedzibach swoich jednostek) w dniach i godzinach określonych w załączniku do niniejszego zarządzenia; 3) pracowników Urzędu Gminy codziennie w godzinach pracy Urzędu Gminy. III. ROZPATRYWANIE I ZAŁATWIANIE SKARG I WNIOSKÓW 5. Za koordynowanie postępowania związanego z rozpatrywaniem, wpływających do Urzędu Gminy, skarg i wniosków odpowiada stanowisko pracy ds. kadr i obsługi Rady Gminy w Referacie Ogólnym, które: 1) kieruje skargi i wnioski do wg właściwości do merytorycznych komórek organizacyjnych Urzędu Gminy lub innych organów, po uprzednim zadekretowaniu ich przez Sekretarza Gminy lub Wójta Gminy; 2) monitoruje terminowość rozpatrywania skarg i wniosków, 3) przechowuje skargi i wnioski oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty; JeŜeli skarga lub wniosek dotyczy kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez róŝne organy, Wójt Gminy rozpatruje sprawy naleŝące do jego właściwości, a pozostałe przekazuje niezwłocznie ( do siedmiu dni od otrzymania) właściwym organom z kopią skargi lub wniosku, zawiadamiając jednocześnie wnoszącego skargę lub wniosek. 2. Skargę na pracownika moŝna przekazać do równieŝ jego przełoŝonemu słuŝbowemu z tym, Ŝe na przełoŝonym ciąŝy obowiązek zawiadomienia Wójta o sposobie jej. O przekazaniu skargi naleŝy powiadomić skarŝącego (art 232). 3. Skarga dotycząca określonej osoby nie moŝe być przekazana do rozpatrzenia tej osobie ani osobie, wobec której pozostaje ona w stosunku nadrzędności słuŝbowej. 4. Skargi i wnioski nie zawierające nazwiska i adresu, tzw. anonimy podlegają rozpatrzeniu wyłącznie wówczas, gdy uzasadnia to interes społeczny.
4 5. JeŜeli z treści skargi lub wniosku nie moŝna naleŝycie ustalić ich przedmiotu, wzywa się wnoszącego skargę lub wniosek do złoŝenia, w terminie siedmiu dni od daty otrzymania wezwania, wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, Ŝe nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania. 6.Zgodnie z art kpa. organ właściwy do skargi lub wniosku powinien sprawę załatwić bez zbędnej zwłoki, nie później, niŝ w ciągu jednego miesiąca. 7. Skargi i wnioski, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień powinny być rozpatrzone w terminie określonym w KPA. 8. JeŜeli do sporządzenia odpowiedzi na skargę lub wniosek niezbędne jest wyjaśnienie komórki organizacyjnej Urzędu Gminy lub podległej jednostki, pracownik prowadzący rejestr skarg i wniosków przekazuje kopię protokołu z przyjęcia ustnego lub kopię pisma zawierającego skargę, wniosek do odpowiedniego adresata oraz określa termin na udzielenie wyjaśnienia. Wyznaczony termin powinien uwzględniać konieczność sporządzenia projektu odpowiedzi dla skarŝącego i uzyskania akceptu Wójta Gminy. 9. Obowiązkiem komórki organizacyjnej, którego dotyczy wniosek jest przekazanie do Referatu Ogólnego informacji o sposobie i terminie jego. 10.Stosownie do art kpa. posłowie na Sejm RP, senatorowie lub radni, którzy wnieśli skargę we własnym imieniu lub przekazali skargę innej osoby do powinni być zawiadomieni o sposobie skargi najpóźniej w terminie 14 dni od dnia jej wniesienia lub przekazania. 11. O kaŝdorazowym przypadku nie skargi lub wniosku w terminie naleŝy zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki oraz wskazując nowy termin sprawy ( art. 36 kpa ). 12. W stosunku do osób winnych naruszenia obowiązujących terminów załatwiania spraw przewiduje się stosowanie kar porządkowych i dyscyplinarnych ( art.38 kpa). IV. SPOSÓB UDZIELANIA ODPOWIEDZI NA SKARGI I WNIOSKI 7.1. O sposobie skargi lub wniosku zawiadamia się pisemnie wnoszącego sprawę ( art. 237 kpa). 2. Zawiadomienie o sposobie skargi powinno zawierać : 1) oznaczenie organu, od którego pochodzi, 2) - wskazanie w jaki sposób została załatwiona ( pozytywnie, negatywnie lub wyjaśniająco), 3) - podpis z podaniem nazwiska, imienia i stanowiska słuŝbowego osoby upowaŝnionej do skargi ( art kpa).
5 3. Zawiadomienie o negatywnym załatwieniu sprawy powinno zawierać dodatkowe uzasadnienie - faktyczne i prawne ( art kpa). 4. W przypadku ponownego złoŝenia skargi, która była juŝ przedmiotem rozpatrzenia i została uznana za bezzasadną, a skarŝący nie wnosi nowych okoliczności w odpowiedzi na tę skargę moŝna podtrzymać swoje poprzednie stanowisko ( art kpa). O tym fakcie naleŝy powiadomić organ wyŝszego stopnia art kpa). 5. Skargi i wnioski powinny być rozpatrywane i załatwiane z naleŝytą starannością, wnikliwie i terminowo. 6.. Skargi i wnioski kierowane do Wójta Gminy są rozstrzygane przez pracowników merytorycznie odpowiedzialnych za załatwienie sprawy. 7 Odpowiedź o sposobie skargi lub wniosku podpisuje Wójt Gminy, a w razie jego nieobecności Sekretarz Gminy. 8.Po załatwieniu skargi lub wniosku, całość dokumentacji naleŝy niezwłocznie przekazać do Referatu Ogólnego. V. SPOSÓB PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI 8. 1.Skargi i wnioski oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego Referat Ogólny przechowuje w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów ich. 2. Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych skargi i wnioski klasyfikuje się pod symbolem : 1) 1510 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio, w tym na jednostki podległe - (kategoria archiwalna A); 2) 1511 Skargi i wnioski przekazane do według właściwości kategoria archiwalna BE-5 ). 3. Kolejny numer sprawy zgodnie z zapisami prowadzonymi centralnym Rejestrze skarg i wniosków nadaje Referat Ogólny. VI. NADZÓR I KONTROLA NAD ROZPATRYWANIEM I ZAŁATWIANIEM SKARG I WNIOSKÓW 9.1. Za terminowość, rzetelność i prawidłowość merytoryczną skargi lub wniosku odpowiedzialność ponosi Kierownik Referatu lub osoba zatrudniona na Samodzielnym stanowisku pracy. 2.Nadzór bieŝący nad terminowością skarg i wniosków oraz kompletowaniem i stroną formalną prowadzonej dokumentacji przez Referaty oraz Samodzielne stanowiska pracy sprawuje Sekretarz Gminy.
6 3.Sekretarz Gminy, co najmniej raz w roku przeprowadza okresową analizę sposobu rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków oraz przekazuje informacje Wójtowi Gminy. 4. Nadzór w zakresie skarg i wniosków załatwianych przez organy samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne ( art pkt.5 ) sprawuje Wojewoda Łódzki Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy i Kierownikom Referatów (samodzielnym stanowiskom pracy). 2. Rejestr Skarg i Rejestr Wniosków wg wzoru określonego w załącznikach nr 1 i 2 do niniejszego Zarządzenia naleŝy zastosować do skarg i wniosków, które wpłynęły od dnia 1 stycznia 2011 roku. 11.Traci moc Zarządzenie Wójta Gminy Ujazd Nr 32/05 z dnia 18 lipca 2005 r. w sprawie trybu zasad organizacji przyjmowania, rozpatrywania, załatwiania skarg i wniosków. 12.Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania.
7 Załącznik nr 1 do Zarządzenia lp wpływu skargi Imię i nazwisko/ nazwa skarŝącego Adres skarŝącego Nazwa organu do którego złoŝono skargę Przedmiot skargi zlecenia do Komu zlecono (do kogo skierowano skargę Termin Uwagi nt przedłuŝenia terminu sprawy Sposób skargi Uwagi nt postępowania wyjaśniającego wpływu do Referatu Ogólnego udzielonej odpowiedzi wysłania odpowiedzi Sposób sprawy Kogo zawiadomiono o sposobie skargi Uwagi
8 Załącznik nr 2do Zarządzenia lp wpływu wniosku Imię i nazwisko/ nazwa wnioskodawcy Adres wnioskodawcy Nazwa organu do którego złoŝono wniosek Przedmiot wniosku zlecenia do Komu zlecono (do kogo skierowano wniosek Termin Uwagi nt przedłuŝenia terminu sprawy Sposób wniosku Uwagi nt postępowania wyjaśniającego wpływu do Referatu Ogólnego udzielonej odpowiedzi wysłania odpowiedzi Sposób wniosku Kogo zawiadomiono O sposobie wniosku Uwagi
9 Zarządzenie Nr 38/2011 Wójta Gminy Ujazd z dnia 26 lipca 2011 r. w sprawie trybu zasad organizacji przyjmowania, rozpatrywania, załatwiania skarg i wniosków. Na podstawie art. 33 ust.3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz.1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz.558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz.717, Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz.1055, Nr 116, poz. 1203, Nr 167, poz.1759, z 2005 r. Nr 172, poz. 1441, Nr 175, poz.1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128, Nr181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974, Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111, Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 52, poz. 422, Nr 157, poz.1241, z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i 146, Nr 40, poz. 230, Nr 106, poz.675; z 2011 r. Nr 21, poz. 113) oraz art. 253 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeksu postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz : z 2002 roku Nr 49, poz.509, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 169, poz. 1387, z 2003 roku Nr 130, poz. 1188, Nr 170, poz. 1660, z 2004 roku Nr 162, poz : z 2005 roku Nr 64, poz. 565, Nr 78, poz.682, Nr 181, poz.1524 ; z 2008 roku, Nr 229, poz. 1539, z 2009 roku Nr 195, poz. 1501, Nr 216, poz. 1676; z 2010 roku Nr 40, poz. 230, Nr 167, poz. 1131, Nr 182, poz. 1228; z 2011 roku Nr 6, poz. 18) zarządzam co następuje: 1. Zarządzenie określa zasady rozpatrywania skarg i wniosków oraz przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków w Urzędzie Gminy w Ujeździe. 2. Tryb postępowania w sprawach skarg i wniosków reguluje ustawa z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks Postępowania Administracyjnego (t. j. Dz. U. z 2000 roku Nr 98 poz.1071 ze zmianami) oraz rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 roku w sprawie przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5 poz.46). I. KLASYFIKACJA SKARG I WNIOSKÓW 3.1. Przedmiotem skargi moŝe być w szczególności zaniedbanie lub nienaleŝyte wykonanie zadań przez właściwe organy lub przez ich pracowników; naruszenie praworządności lub interesów skarŝących, a takŝe przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw ( art. 227 kpa). 2.Przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządność, usprawnienia pracy i zapobiegania naduŝyciom, ochrony własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności ( art. 241 kpa). 3. Prośby o pomoc lub interwencję w róŝnych sprawach indywidualnych będą traktowane jako podania obywateli lub wystąpienia obywateli. 4. O tym, czy pismo naleŝy zakwalifikować do skarg, wniosków lub podań decyduje nie forma zewnętrzna, ale treść pisma.
10 5. Wnoszący skargę lub wniosek moŝe zastrzec nieujawnianie swojego nazwiska i adresu. ZastrzeŜenie takie jest dla organu rozpatrującego skargę lub wniosek wiąŝące. 6. W uzasadnionych wypadkach moŝna zawiadomić wnoszącego skargę lub wniosek, Ŝe bez ujawnienia jego nazwiska brak jest moŝliwości rozpatrzenia tej skargi lub wniosku. II. PRZYJMOWANIE SKARG I WNIOSKÓW Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, pocztą elektroniczną, a takŝe ustnie do protokołu. 2.Wszyscy pracownicy Urzędu Gminy zobowiązani są do przyjmowania do protokółu skarg i wniosków zgłaszanych ustnie. 3.Protokół, o którym mowa w ustępie 2 podpisują: wnoszący skargę lub wniosek i pracownik przyjmujący zgłoszenie. W protokole zamieszcza się datę przyjęcia interwencji, imię, nazwisko i adres osoby zgłaszającej oraz zwięzły opis sprawy. 4.Pracownicy przyjmujący skargi lub wnioski są zobowiązani potwierdzić złoŝenie skargi lub wniosku, jeŝeli zaŝąda tego wnioskodawca. 5. O tym, czy pismo z uwagi na jego treść jest skargą czy wnioskiem decyduje Kierownik Referatu,osoba pracująca na Samodzielnym stanowisku pracy, a w sytuacjach wątpliwych Sekretarz Gminy. 6. Skargi i wnioski, w tym protokoły z przyjęcia skargi, wpływające bezpośrednio do: 1) Kancelarii Ogólnej (Sekretariatu), są niezwłocznie (najpóźniej następnego dnia) przekazywane do Referatu Ogólnego, celem zarejestrowania ich w Centralnym Rejestrze Skarg lub Centralnym Rejestrze Wniosków prowadzonym przez ten Referat (rejestry prowadzone są oddzielnie dla skarg i oddzielnie dla wniosków); 2) Wójta, Skarbnika, Sekretarza, Kierownika Referatu oraz pracowników merytorycznych są niezwłocznie ( w dniu wpływu) przekazywane do Kancelarii Ogólnej celem zarejestrowania ich w Dzienniku wpływów, a następnie Kancelaria w terminie określonym w punkcie 1, przekazuje je do Referatu Ogólnego celem zarejestrowania ich w Rejestrach, o których mowa wyŝej. 7.Rejestr Skarg i Rejestr Wniosków Referat Ogólny prowadzi w formie papierowej. Wzór Rejestru Skarg stanowi załącznik nr 1 do Zarządzenia, a wzór Rejestru Wniosków załącznik nr 2 do Zarządzenia. 8. Rejestracji podlegają wyłącznie skargi i wnioski, o których mowa w dziale VIII Kodeksu postępowania administracyjnego. 9. Referat Ogólny po zarejestrowaniu skargi lub wniosku w Centralnym Rejestrze Skarg lub Centralnym Rejestrze Wniosków przekazuje je niezwłocznie(najpóźniej następnego dnia po otrzymaniu), właściwej merytorycznie komórce organizacyjnej Urzędu Gminy. 10. Skargi i wnioski skierowane do Urzędu Gminy, a które zgodnie z właściwością powinny być rozpatrywane przez inne organy, Referat Ogólny niezwłocznie, nie później jednak niŝ w terminie 7 dni przekazuje do właściwemu organowi, zawiadamiając o tym wnoszącego skargę lub wniosek.
11 11. JeŜeli z treści skargi lub wniosku nie wynika jaki organ jest właściwy do jej rozpatrzenia, złoŝoną skargę lub wniosek Referat Ogólny ze stosownym wyjaśnieniem zwraca niezwłocznie wnoszącemu. 12. Skargi i wnioski przyjmowane są przez: 1) Wójta Gminy Ujazd w siedzibie Urzędu Gminy (pokój nr 2) w kaŝdy piątek w godz. od tej do 17 30, a jeŝeli piątek jest dniem urzędowo wolnym od pracy w następnym dniu urzędowania w godz. od tej do tej ; 2) Kierowników Jednostek Organizacyjnych Gminy (siedzibach swoich jednostek) w dniach i godzinach określonych w załączniku do niniejszego zarządzenia; 3) pracowników Urzędu Gminy codziennie w godzinach pracy Urzędu Gminy. III. ROZPATRYWANIE I ZAŁATWIANIE SKARG I WNIOSKÓW 5. Za koordynowanie postępowania związanego z rozpatrywaniem, wpływających do Urzędu Gminy, skarg i wniosków odpowiada stanowisko pracy ds. kadr i obsługi Rady Gminy w Referacie Ogólnym, które: 1) kieruje skargi i wnioski do wg właściwości do merytorycznych komórek organizacyjnych Urzędu Gminy lub innych organów, po uprzednim zadekretowaniu ich przez Sekretarza Gminy lub Wójta Gminy; 2) monitoruje terminowość rozpatrywania skarg i wniosków, 3) przechowuje skargi i wnioski oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty; JeŜeli skarga lub wniosek dotyczy kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez róŝne organy, Wójt Gminy rozpatruje sprawy naleŝące do jego właściwości, a pozostałe przekazuje niezwłocznie ( do siedmiu dni od otrzymania) właściwym organom z kopią skargi lub wniosku, zawiadamiając jednocześnie wnoszącego skargę lub wniosek. 2. Skargę na pracownika moŝna przekazać do równieŝ jego przełoŝonemu słuŝbowemu z tym, Ŝe na przełoŝonym ciąŝy obowiązek zawiadomienia Wójta o sposobie jej. O przekazaniu skargi naleŝy powiadomić skarŝącego (art 232). 3. Skarga dotycząca określonej osoby nie moŝe być przekazana do rozpatrzenia tej osobie ani osobie, wobec której pozostaje ona w stosunku nadrzędności słuŝbowej. 4. Skargi i wnioski nie zawierające nazwiska i adresu, tzw. anonimy podlegają rozpatrzeniu wyłącznie wówczas, gdy uzasadnia to interes społeczny.
12 5. JeŜeli z treści skargi lub wniosku nie moŝna naleŝycie ustalić ich przedmiotu, wzywa się wnoszącego skargę lub wniosek do złoŝenia, w terminie siedmiu dni od daty otrzymania wezwania, wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, Ŝe nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania. 6.Zgodnie z art kpa. organ właściwy do skargi lub wniosku powinien sprawę załatwić bez zbędnej zwłoki, nie później, niŝ w ciągu jednego miesiąca. 7. Skargi i wnioski, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień powinny być rozpatrzone w terminie określonym w KPA. 8. JeŜeli do sporządzenia odpowiedzi na skargę lub wniosek niezbędne jest wyjaśnienie komórki organizacyjnej Urzędu Gminy lub podległej jednostki, pracownik prowadzący rejestr skarg i wniosków przekazuje kopię protokołu z przyjęcia ustnego lub kopię pisma zawierającego skargę, wniosek do odpowiedniego adresata oraz określa termin na udzielenie wyjaśnienia. Wyznaczony termin powinien uwzględniać konieczność sporządzenia projektu odpowiedzi dla skarŝącego i uzyskania akceptu Wójta Gminy. 9. Obowiązkiem komórki organizacyjnej, którego dotyczy wniosek jest przekazanie do Referatu Ogólnego informacji o sposobie i terminie jego. 10.Stosownie do art kpa. posłowie na Sejm RP, senatorowie lub radni, którzy wnieśli skargę we własnym imieniu lub przekazali skargę innej osoby do powinni być zawiadomieni o sposobie skargi najpóźniej w terminie 14 dni od dnia jej wniesienia lub przekazania. 11. O kaŝdorazowym przypadku nie skargi lub wniosku w terminie naleŝy zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki oraz wskazując nowy termin sprawy ( art. 36 kpa ). 12. W stosunku do osób winnych naruszenia obowiązujących terminów załatwiania spraw przewiduje się stosowanie kar porządkowych i dyscyplinarnych ( art.38 kpa). IV. SPOSÓB UDZIELANIA ODPOWIEDZI NA SKARGI I WNIOSKI 7.1. O sposobie skargi lub wniosku zawiadamia się pisemnie wnoszącego sprawę ( art. 237 kpa). 2. Zawiadomienie o sposobie skargi powinno zawierać : 1) oznaczenie organu, od którego pochodzi, 2) - wskazanie w jaki sposób została załatwiona ( pozytywnie, negatywnie lub wyjaśniająco), 3) - podpis z podaniem nazwiska, imienia i stanowiska słuŝbowego osoby upowaŝnionej do skargi ( art kpa).
13 3. Zawiadomienie o negatywnym załatwieniu sprawy powinno zawierać dodatkowe uzasadnienie - faktyczne i prawne ( art kpa). 4. W przypadku ponownego złoŝenia skargi, która była juŝ przedmiotem rozpatrzenia i została uznana za bezzasadną, a skarŝący nie wnosi nowych okoliczności w odpowiedzi na tę skargę moŝna podtrzymać swoje poprzednie stanowisko ( art kpa). O tym fakcie naleŝy powiadomić organ wyŝszego stopnia art kpa). 5. Skargi i wnioski powinny być rozpatrywane i załatwiane z naleŝytą starannością, wnikliwie i terminowo. 6.. Skargi i wnioski kierowane do Wójta Gminy są rozstrzygane przez pracowników merytorycznie odpowiedzialnych za załatwienie sprawy. 7 Odpowiedź o sposobie skargi lub wniosku podpisuje Wójt Gminy, a w razie jego nieobecności Sekretarz Gminy. 8.Po załatwieniu skargi lub wniosku, całość dokumentacji naleŝy niezwłocznie przekazać do Referatu Ogólnego. V. SPOSÓB PRZECHOWYWANIA DOKUMENTACJI 8. 1.Skargi i wnioski oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego Referat Ogólny przechowuje w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów ich. 2. Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych skargi i wnioski klasyfikuje się pod symbolem : 1) 1510 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio, w tym na jednostki podległe - (kategoria archiwalna A); 2) 1511 Skargi i wnioski przekazane do według właściwości kategoria archiwalna BE-5 ). 3. Kolejny numer sprawy zgodnie z zapisami prowadzonymi centralnym Rejestrze skarg i wniosków nadaje Referat Ogólny. VI. NADZÓR I KONTROLA NAD ROZPATRYWANIEM I ZAŁATWIANIEM SKARG I WNIOSKÓW 9.1. Za terminowość, rzetelność i prawidłowość merytoryczną skargi lub wniosku odpowiedzialność ponosi Kierownik Referatu lub osoba zatrudniona na Samodzielnym stanowisku pracy. 2.Nadzór bieŝący nad terminowością skarg i wniosków oraz kompletowaniem i stroną formalną prowadzonej dokumentacji przez Referaty oraz Samodzielne stanowiska pracy sprawuje Sekretarz Gminy.
14 3.Sekretarz Gminy, co najmniej raz w roku przeprowadza okresową analizę sposobu rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków oraz przekazuje informacje Wójtowi Gminy. 4. Nadzór w zakresie skarg i wniosków załatwianych przez organy samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne ( art pkt.5 ) sprawuje Wojewoda Łódzki Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy i Kierownikom Referatów (samodzielnym stanowiskom pracy). 2. Rejestr Skarg i Rejestr Wniosków wg wzoru określonego w załącznikach nr 1 i 2 do niniejszego Zarządzenia naleŝy zastosować do skarg i wniosków, które wpłynęły od dnia 1 stycznia 2011 roku. 11.Traci moc Zarządzenie Wójta Gminy Ujazd Nr 32/05 z dnia 18 lipca 2005 r. w sprawie trybu zasad organizacji przyjmowania, rozpatrywania, załatwiania skarg i wniosków. 12.Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania.
15 Załącznik nr 1 do Zarządzenia lp wpływu skargi Imię i nazwisko/ nazwa skarŝącego Adres skarŝącego Nazwa organu do którego złoŝono skargę Przedmiot skargi zlecenia do Komu zlecono (do kogo skierowano skargę Termin Uwagi nt przedłuŝenia terminu sprawy Sposób skargi Uwagi nt postępowania wyjaśniającego wpływu do Referatu Ogólnego udzielonej odpowiedzi wysłania odpowiedzi Sposób sprawy Kogo zawiadomiono o sposobie skargi Uwagi
16 Załącznik nr 2do Zarządzenia lp wpływu wniosku Imię i nazwisko/ nazwa wnioskodawcy Adres wnioskodawcy Nazwa organu do którego złoŝono wniosek Przedmiot wniosku zlecenia do Komu zlecono (do kogo skierowano wniosek Termin Uwagi nt przedłuŝenia terminu sprawy Sposób wniosku Uwagi nt postępowania wyjaśniającego wpływu do Referatu Ogólnego udzielonej odpowiedzi wysłania odpowiedzi Sposób wniosku Kogo zawiadomiono O sposobie wniosku Uwagi