Source: https://actualicese.com/circular-externa-115-00006-de-23-12-2010/
Timestamp: 2020-07-04 00:19:11
Document Index: 16486380

Matched Legal Cases: ['artículo 150', 'artículo 34', 'artículo 222', 'artículo 48', 'artículo 19', 'artículo 50', 'artículo 53', 'artículo 112', 'artículo 10', 'artículo 55', 'artículo 64', 'artículo 19', 'artículo 112', 'artículo 144', 'artículo 52', 'artículo 112', 'artículo 2', 'artículo 2', 'artículo 24', 'artículo 113', 'artículo 37', 'artículo 57']

Circular Externa 115-00006
SOCIEDADES EN LIQUIDACIÓN SOMETIDAS A INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y/O CONTROL DE LA SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES.
Referencia: Contabilidad de entes económicos en liquidación.
2. MARCO LEGAL DE LA LIQUIDACIÓN
El artículo 150 de la Ley 222 de 1995 por su parte, dispuso que el trámite de liquidación obligatoria se debía abrir por decisión de la Superintendencia de Sociedades adoptada de oficio como consecuencia de la solicitud de apertura de un proceso concursal, por terminación del trámite concordatario, por falta de acuerdo o por incumplimiento de éste, o cuando el deudor se ausentara y hubiere abandonado sus negocios.
El artículo 34 de la Ley 1258 de 2008 establece las situaciones por las cuales se disuelven las sociedades por acciones simplificadas y por ende, deben iniciar el respectivo proceso de liquidación.
En cuanto a los efectos de la declaratoria de liquidación de una sociedad, el artículo 222 del Código de Comercio establece que no podrá iniciar nuevas operaciones en desarrollo de su objeto y conservará su capacidad jurídica únicamente para los actos tendientes a concluir las ya iniciadas y los relacionados con su inmediata liquidación. Señala la norma que cualquier operación o acto ajeno a este fin, salvo los autorizados expresamente por la Ley, hará responsables frente a la sociedad, a los asociados y a terceros, en forma ilimitada y solidaria, al liquidador y al revisor fiscal que no se hubiere opuesto. Lo indicado es concordante con lo establecido en el numeral 2 del artículo 48 de la Ley 1116 de 2006.
– OBLIGACIÓN DE CONTINUAR CON LA CONTABILIDAD.
El numeral 3 del artículo 19 del Código de Comercio le impone a todo comerciante la obligación de llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales. El artículo 50 del mismo código establece que la contabilidad debe suministrar la historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante con sujeción a las reglamentaciones que expida el Gobierno. Estas reglamentaciones están contenidas, entre otras normas, en el Decreto 2649 de 1993, por el cual se expidieron los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados, así como las que en adelante sean expedidas en el marco de lo previsto en la Ley 1314 de 2009. El artículo 53 del precitado decreto, consagra que los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados según su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadas.
3. CONTABILIDAD DE ENTES ECONÓMICOS EN LIQUIDACIÓN POR EL SISTEMA DE CAUSACIÓN
“Art. 12. Realización. Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables.
“Art. 47. Reconocimiento de los hechos económicos. El reconocimiento es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos económicos realizados.
“Art. 48. Contabilidad de causación o por acumulación. Los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.
“Art. 96. Reconocimiento de ingresos y gastos. En cumplimiento de las normas de realización, asociación y asignación, los ingresos y los gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el período correspondiente, para obtener el justo cómputo del resultado neto del período.
4. CONTABILIDAD DE ENTES EN LIQUIDACIÓN A VALOR NETO REALIZABLE
Los activos y pasivos de los entes económicos que se encuentren en liquidación, se deben valuar a su valor neto realizable (se subraya), siguiendo los parámetros previstos en el artículo 112 del Decreto 2649 de 1993, a saber:
“Los activos y pasivos se deben valuar a su valor neto realizable”.
“no es apropiado asignar el costo de los activos a través de su depreciación, agotamiento o amortización. Tampoco es apropiado diferir ingresos, gastos, cargos e impuestos”.
“deben registrarse por separado los activos que deban ser devueltos en especie a los propietarios del ente y clasificar los pasivos según su orden de prelación legal”.
“se deben reconocer todas las contingencias de pérdida que se deriven de la nueva situación. Cuando la ley así lo ordene se deben reconocer con cargo a las cuentas de resultado, en adición a las contingencias probables, las eventuales o remotas”.
“por regla general, no es admisible el reconocimiento de hechos económicos con base en estimaciones estadísticas”.
“debe crearse un fondo para atender los gastos de conservación, reproducción, guarda y destrucción de los libros y papeles del ente económico”.
En cuanto al valor neto realizable (o valor neto de realización), dicho concepto se encuentra definido como criterio aceptado de medición en la norma básica contenida en el artículo 10 del Decreto 2649 de 1993, en los siguientes términos: “Valor de realización o de mercado es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente, en que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en el curso normal de los negocios. Se entiende por valor neto de realización el que resulta de deducir del valor de mercado los gastos directamente imputables a la conversión del activo o a la liquidación del pasivo, tales como comisiones, impuestos, transporte y empaque” (el subrayo es nuestro).
5. PROCEDIMIENTO PARA DETERMINAR EL VALOR NETO DE REALIZACIÓN
El valor neto realizable de activos y pasivos, se calculará con base en la información más confiable con que cuente el ente económico, deduciendo del valor de mercado, los costos y gastos estimados para su realización. Para el avalúo de activos se deberá cumplir con lo previsto en normas generales, especiales o particulares, vr. gr. en caso de liquidación judicial, lo establecido en el Decreto 1730 del 15 de mayo de 2009, en la oportunidad procesal correspondiente. El valor neto realizable, será objeto de revisión y ajuste periódico, por los efectos de factores tales como estado de conservación, subastas, rebajas, acuerdos, reconocimientos, etc.
5.1.1 Disponible: Se procederá a corroborar la real existencia de los saldos en cuentas bancarias de ahorro y corrientes o cualquier otra forma de disponible, verificando extractos y comparándolos con los valores registrados en la contabilidad. Se efectuarán las reclasificaciones y ajustes necesarios con cargo o abono a las cuentas de resultado, teniendo como referencia las conciliaciones respectivas.
5.1.2 Inversiones: Se revisará la propiedad de las inversiones tanto de renta fija como de renta variable, el nombre o razón social, identificación, dirección y domiciliodel emisor de título o documento en donde se posee la inversión, cantidad, número del título, valor nominal, valor de cotización en bolsa.
5.1.3 Deudores: Se efectuará un inventario detallado de todos los deudores (clientes, cuentas por cobrar, anticipos y avances, otros deudores, etc.). También se deberá contar con información complementaria como dirección, domicilio, número de factura o documento, fechas de expedicióny vencimiento, etc.
En la medida en que sean necesarios, se realizarán los castigos de cuentas incobrables o perdidas con cargo a la provisión o al estado de resultados, siguiendo el procedimiento implementado por el ente económico. La provisión restante se reversará si es del mismo ejercicio o se llevará como recuperaciones, si corresponde a ejercicios anteriores.
5.1.4 Inventarios: Los inventarios serán valuados y reconocidos en la contabilidad a su valor neto de realización consultando el avalúo de expertos, el precio de venta, gastos estimados de enajenación, etc. Su determinación se efectuará tendiendo en cuenta cada uno de los bienes que lo integran o, si las circunstancias lo exigen, grupos homogéneos.
En los casos de liquidación judicial, los bienes inmuebles destinados a vivienda, respecto de los cuales el deudor hubiere otorgado la escritura pública de venta que no estuviere registrada no forman parte del patrimonio a liquidar, de conformidad con lo previsto en el artículo 55, numeral 9° de la Ley 1116 de 2006.
5.1.5 Propiedades, planta y equipo: Para ajustar el saldo de los rubros que conforman el grupo de propiedades, planta y equipo, a su valor neto realizable, se procederá a consultar avalúos vigentes y/o realizar los que sean necesarios, sobre cada uno de los bienes que lo integran o si las circunstancias lo exigen, grupos homogéneos, en los términos previstos en el artículo 64 del Decreto 2649 de 1993, así como los costos y gastos estimados en la enajenación.
5.1.6 Intangibles: Los activos intangibles, tales como marcas, patentes, derechos en fideicomisos o derechos en bienes recibidos en arrendamiento financiero -leasing financiero-, etc., serán reconocidos a su valor neto de realización a partir de la entrada en liquidación, por lo tanto se debe comprobar su real existencia, la posibilidad de ser vendido o transferido y la factibilidad de medir con alto grado de fiabilidad su valor neto realizable.
En el evento de que aparezcan intangibles no reconocidos en la contabilidad, que se consideren fuente de recursos para el ente económico, tales como diseños, concesiones, franquicias, ventajas comerciales, listas de clientes, cuotas de mercado, bienes recibidos en arrendamiento financiero -leasing operativo-, canales de distribución, etc., podrán incluirse a su valor neto realizable con abono a la subcuenta patrimonial del Grupo 38 -Superávit por Valorizaciones-, 389530-Intangibles-. No obstante y en cumplimiento de la norma básica de la prudencia contenida en el artículo 19 del Decreto 2649 de 1993, dicha inclusión deberá tener soporte suficiente, entendiendo esta incorporación como la de un activo que es plenamente identificable, susceptible de ser cuantificado, con compradores interesados y perfectamente informados.
Lo referido en el párrafo precedente aplica únicamente para el reconocimiento de intangibles en entes económicos en liquidación (se subraya), por lo que no se puede inferir que los entes económicos supervisados, en marcha, pueden hacer el reconocimiento de intangibles formados.
5.1.7 Activos diferidos: El saldo contable de los activos diferidos registrado en libros al entrar el ente económico en proceso de liquidación, se deberá amortizar en su totalidad con cargo a los resultados del ejercicio.
Los valores registrados en el Grupo 38-Superávit por Valorizaciones- se deberán identificar a nivel de auxiliar, de suerte que en el momento de la enajenación o desapropiación, venta, o adjudicación, puedan ser reconocidos en las cuentas de resultado del ejercicio como utilidad.
El pasivo de los entes económicos en liquidación debe reflejar todas las obligaciones a su valor neto de realización, siguiendo los parámetros establecidos en la ley, para lo cual deberá efectuar los ajustes correspondientes, aumentando o disminuyendo el saldo de cada obligación, con cargo o abono a las cuentas de resultado. En los mismos términos, deberá continuar con la causación y pago de obligaciones originadas en el proceso liquidatorio (gastos de administración).
Las obligaciones continuarán registradas en las cuentas correspondientes del Plan Único de Cuentas, pero en la presentación en los estados financieros deberá indicarse por separado las obligaciones originadas en 1) Gastos de administración, 2) los acreedores reconocidos, calificados y graduados, y 3) El pasivo no reconocido.
Además, los acreedores reconocidos, calificados y graduados, deben presentar en el pasivo por cada una de las clases, conforme al orden de prelación legal de pagos establecido en las normas legales.
5.2.1 Obligaciones fiscales: El ente económico continuará con la causación y pago de las obligaciones fiscales conforme a la legislación tributaria, atendiendo las disposiciones previstas para el trámite concursal, si fuere el caso.
5.2.2 Pasivos contingentes -condicionales y litigiosos-: Este rubro contendrá, además de las deudas ciertas, las obligaciones condicionales cuya existencia o determinación del monto dependa de un acontecimiento futuro que pueda o no suceder, y las litigiosas que dependan de las resultas de un proceso judicial o administrativo. Al respecto el artículo 112 del decreto 2649 de 1993 dispone que las empresas en liquidación deberán reconocer, cuando la ley así lo exija, con cargo a las cuentas de resultado, en adición a las contingencias probables, las eventuales o remotas.
5.2.3 Pasivos pensionales: Si la sociedad en liquidación está obligada a pagar pensiones de jubilación, efectuará el reconocimiento por su valor actual o presente, conforme al estudio actuarial correspondiente, sin perjuicio de los mecanismos de normalización de esta obligación como la conmutación pensional, constitución de patrimonios autónomos, pagos indemnizatorios, apropiación de recursos, etc., en la oportunidad y términos previstos en las normas legales.
5.2.4 Pasivos diferidos: Los pasivos diferidos deberán suprimirse de la contabilidad, efectuando para tal efecto los ajustes, reclasificaciones a otras cuentas, causaciones o amortizaciones pertinentes.
5.2.5 Pasivos inexistentes: Se deberá excluir de la contabilidad los pasivos inexistentes, para lo cual se efectuará el registro debitando el monto de la obligación con abono a la cuenta 4265-Ingresos de Ejercicios Anteriores- en el estado de resultados. Para lo anterior, es necesario contar con el soporte legal que permita determinar con certeza la inexistencia de la respectiva obligación.
5.2.6 Pasivos no reconocidos: Los pasivos ciertos o contingentes que no se hicieren parte en un proceso concursal o que, habiéndose hecho parte, fueren rechazados o no admitidos, continuarán haciendo parte de la contabilidad por su valor insoluto.
Se deberán reversar (cancelar) los valores registrados en las cuentas cruzadas de valuación de los grupos 19-Valorizaciones y 38-Superávit por valorización-. Una vez decretada la disolución, los valores reconocidos en el grupo 38-Superávit por Valorización- como contrapartida del ajuste de los activos a su valor neto de realización, se deberán identificar en forma independiente a nivel de rubro auxiliar, tercero y/o centro de costos, de tal suerte que permita su causación o reconocimiento en el estado de resultados en el momento de su enajenación por venta, dación en pago, baja, adjudicación, etc., lo cual debe ser objeto de amplia revelación en notas a los estados financieros.
En los casos de liquidación voluntaria, no se efectuarán reembolso de aportes, antes de que se haya cancelado su pasivo externo de acuerdo con lo previsto en el artículo 144 del Código de Comercio, con excepción de “la parte de los activos sociales que exceda el doble del pasivo inventariado y no cancelado al momento de hacerse la distribución” (Art. 141 Ibídem). En tal evento, esta Superintendencia ha aceptado que la distribución anticipada puede reflejarse en la contabilidad, en una cuenta de patrimonio contraria a su naturaleza que bien podría denominarse “DISTRIBUCIÓN ANTICIPADA DE REMANENTES” por el valor total de lo distribuido anticipadamente, en cuyo caso será necesario revelar en notas a los estados financieros, el origen de dicha cuenta, así como el número del acta, fecha, y valor aprobado por el máximo órgano social.
5.5 CUENTAS DE ORDEN
6. FONDOS, PROVISIONES Y RESERVAS
6.1 FONDOS
Los fondos o depósitos, generalmente en dinero o su equivalente, son recursos que reserva o mantiene el ente económico como parte del activo social con una destinación específica que bien puede ser, la de atender determinados pagos u obligaciones.
6.2 PROVISIONES
Corresponden al registro contable de obligaciones sobre las cuales no se ha definido su cuantía y que por lo general se considera exigible en el futuro. El artículo 52 del Decreto 2649 de 1993 determina que se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias de pérdidas probables. Adicionalmente el artículo 112 ibídem consagra que en el momento en que conforme a la ley o al contrato sea obligatoria la liquidación de un ente económico, se deben reconocer todas las contingencias de pérdida que se deriven de la nueva situación y consagra que cuando la ley así lo ordene (se subraya), se deben reconocer con cargo a las cuentas de resultado, en adición a las contingencias probables, las eventuales o remotas.
6.3 RESERVAS
7.1 ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL
Aquellos entes económicos en liquidación que se encuentren en las condiciones para ser clasificadas como microempresa, acorde con lo previsto en el numeral 3 del artículo 2° de la Ley 590 de 2000, modificado por el artículo 2° de la Ley 905 de 2004, sólo estarán obligados a preparar y presentar en calidad de estados financieros de propósito general, el balance general y el estado de resultados.
7.2 ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO ESPECIAL
El artículo 24 del Decreto 2649 mencionado, establece que son estados financieros de propósito especial, aquellos que se preparan para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios de la información contable. Se caracterizan por tener una circulación o uso limitado y por suministrar con un mayor nivel de detalle algunas partidas u operaciones.
7.2.1. Estados financieros de periodos intermedios
7.2.2. Estado de inventario
Los artículos 234 del Código de Comercio y 28 del Decreto 2649 de 1993, establecen que el estado de inventario es aquel que debe elaborarse mediante la comprobación con detalle de la existencia de cada una de las partidas que componen el balance general.
El estado de inventario tiene su importancia, toda vez que al tener un alto nivel de detalle, será la base para que los usuarios de la información conozcan los bienes, derechos y obligaciones, del ente en liquidación.
7.2.3 Estados de liquidación
7.3 REVELACIONES
Los estados financieros básicos y de propósito especial, deberán estar acompañados de las correspondientes notas. Para su elaboración deberán cumplir, en lo que sea aplicable, con lo dispuesto en las normas técnicas sobre revelaciones previstas en el artículo 113 y siguientes del Decreto 2649 de 1993. De otra parte, indicará los hechos más relevantes que se hayan producido en la venta de los activos y el pasivo externo que haya cancelado.
Dichas notas serán preparadas teniendo en cuenta que el ente económico ha cesado sus actividades como negocio en marcha y se encuentra en estado de liquidación, por lo tanto, incluirán un resumen de las principales políticas y prácticas contables utilizadas para el registro de las operaciones y la elaboración de los estados financieros como son, la base de medición, las principales normas aplicables y los efectos significativos.
Cuando la información se presente en forma comparativa, tales notas deberán expresar los principales cambios que se presentan entre uno y otro periodo, en la aplicación de normas, reglamentos y procedimientos contables, para la identificación, reconocimiento de las operaciones económicas y la elaboración presentación de los estados financieros y el efecto de las partidas consideradas materiales.
El liquidador y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubieren preparado los estados financieros deben certificarlos. La certificación consiste en declarar que han verificado previamente las afirmaciones contenidas en dicho estado financiero, y que las cifras contenidas en él fueron tomadas fielmente de los libros (artículo 37 Ley 222 de 1995 en concordancia con el artículo 57 del decreto 2649 de 1993).
7.5 DICTAMEN
8. CUENTA FINAL DE LIQUIDACIÓN
En el evento en que con posterioridad a la terminación de la liquidación se presente algún hecho económico que implique registro contable, el mismo deberá efectuarse en los libros de contabilidad, aún en el caso de reapertura del proceso liquidatorio.
9. REACTIVACIÓN DE LA SOCIEDAD
10. CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LOS LIBROS
La presente circular rige a partir del 1 de enero de 2011 y deroga lo previsto en las circulares externas que gobiernan esta materia, en los aspectos que le sean contrarios, especialmente lo previsto en el numeral 1.4.2 de la circular externa 19 de 1997.
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