Source: https://santofabiano.it/2019/07/03/386/
Timestamp: 2020-08-12 18:30:05+00:00
Document Index: 18218350

Matched Legal Cases: ['art. 11', 'art. 1', 'art. 5', 'art. 5', 'art. 5', 'art. 7', 'art. 5', 'art. 2', '§ 9', '§ 9']

Una circolare del Ministro Buongiorno sull’accesso civico
Pubblicato il Luglio 3, 2019 Luglio 3, 2019 di santofabiano@me.com
Il nuovo Ministro per la Pubblica Amministrazione ha emanato la sua prima circolare (1/2019) che ha per oggetto: “Attuazione delle norme sull’accesso civico generalizzato (c.d. FOIA)”
il provvedimento (link in basso) tratta alcuni aspetti critici che riguardano la gestione dell’accesso civico che sono riportato si seguito in modo sintetico:
l’attività di regolamentazione
Il documento esordisce ribadendo un principio contenuto, sia nell’articolo 10 della Convenzione europea dei diritti dell’uomo, sia (soprattutto) nell’abrogato art. 11 del decreto legislativo 150/2009, il cui principio è stato ribadito nella legge 190, all’art. 1, comma 15. Si tratta del limite all’attività di regolamentazione che non può estendersi fino alla individuazione di limitazioni all’esercizio dell’accesso civico (in ragione dell’esclusiva potestà statale in materia) ma deve riguardare gli aspetti di natura organizzativa, allo scopo di assicurare l’esercizio del diritto.
2. il regime dei costi
A fronte di una istanza di accesso civico generalizzato possono essere addebitati solo i costi strettamente necessari per la riproduzione di dati e documenti richiesti, ad esclusione di qualsiasi altro onere a carico del cittadino. In particolare, il costo rimborsabile, corrispondente a quello “effettivamente sostenuto e documentato dall’amministrazione per la riproduzione”, non include il costo per il personale impiegato nella trattazione delle richieste di accesso, essendoquest’ultimo un onere che, in linea di principio, grava sulla collettività che intenda dotarsi diun’amministrazione moderna e trasparente.
3. La notifica ai controinteressati
Per quanto riguarda le modalità di comunicazione della richiesta di accesso civico generalizzato ai controinteressati, il richiamato art. 5, comma 5, ne identifica due: l’invio di copia della richiesta “con raccomandata con avviso di ricevimento”, o l’invio “per via telematica per coloro che abbiano consentito tale forma di comunicazione”. La finalità di questa disposizione è consentire ai controinteressati di esercitare il diritto di difesa nell’ambito del procedimento amministrativo di accesso.
Data la necessità di garantire l’integrità del diritto di difesa, le pubbliche amministrazioni devono rispettare le forme indicate dal decreto trasparenza anche quando il numero di controinteressati sia elevato. A tal fine, nel caso di attività o procedure complesse, con coinvolgimento di un elevato numero di soggetti potenzialmente identificabili come controinteressati, le amministrazioni possono utilizzare la casella di posta elettronica certificata (PEC) dei soggetti interessati laddove fornita per le comunicazioni con la pubblica amministrazione come proprio domicilio speciale. In tal modo, si realizza una essenziale forma di semplificazione dell’attività di notifica prevista dal richiamato art. 5, comma 5.
Qualora non sia stato possibile procedere nel senso appena indicato e il numero di controinteressati sia così elevato da rischiare di arrecare un serio pregiudizio al buon andamento, a causa della onerosità dell’attività di notifica mediante raccomandata con avviso di ricevimento,l’amministrazione può consentire l’accesso parziale, oscurando i dati personali o le parti dei documenti richiesti che possano comportare un pregiudizio concreto agli interessi privati indicati nell’art. 5-bis, comma 2, del decreto trasparenza.
4. La partecipazione dei controinteressati alla fase di riesame
In questo caso, la partecipazione dei controinteressati al procedimento di riesame deve ritenersisenz’altro ammissibile, trattandosi dell’unica opzione in grado di assicurare al controinteressatol’esercizio del diritto di difesa nell’ambito del procedimento amministrativo. Ne consegue,nell’ipotesi indicata, l’obbligo per il RPCT di comunicare l’avvio del procedimento anche al controinteressato pretermesso, in applicazione dell’art. 7, comma 1, della l. n. 241 del 1990, che, in via generale, impone al responsabile del procedimento di comunicare l’avvio a coloro che possano ricevere un pregiudizio dal provvedimento finale.
5. Il termine per proporre l’istanza di riesame
Per prevenire questo esito, appare ragionevole ritenere che il procedimento di riesame debba essere attivato entro il termine di 30 giorni dalla decisione di prima istanza, corrispondente al termine di decadenza previsto per la proposizione dei summenzionati rimedi (ricorso al giudice e al difensore civico). Tale termine, pur non espressamente previsto dall’art. 5, c. 7, del decreto trasparenza, è disciplinato in via generale dalla disciplina generale dei ricorsi amministrativi, al quale l’istituto del riesame è riconducibile. In particolare, ai sensi dell’art. 2, c. 1, del d.P.R. 24 novembre 1971, n. 1199, il ricorso amministrativo in unica istanza all’organo sovraordinato contro un atto amministrativo non definitivo “deve essere proposto nel termine di trenta giorni dalla data della notificazione o della comunicazione in via amministrativa dell’atto impugnato e da quandol’interessato ne abbia avuto piena conoscenza”. Decorso tale termine, il RPCT può dichiarare irricevibile l’istanza, fatti salvi i casi in cui la tardività appaia incolpevole o comunque giustificata alla luce delle specifiche motivazioni addotte dall’istante.
6. Semplificare l’accesso dei cittadini e la gestione amministrativa delle richieste: gli strumenti tecnologici di supporto
a) Gli strumenti a supporto dei cittadini nella proposizione delle richieste di accesso
Per ridurre questi ostacoli e promuovere un più ampio utilizzo di questo importante istituto di trasparenza, il Dipartimento della funzione pubblica metterà a disposizione dei cittadini, sul sito www.foia.gov.it, una procedura guidata che – sulla base di pochi elementi qualitativi (ad esempio, ambito tematico, localizzazione, interesse conoscitivo) – faciliterà al richiedente la corretta individuazione sia della tipologia di accesso rispondente al suo interesse, sia dell’amministrazionedestinataria della richiesta.
b) Gli strumenti a supporto delle amministrazioni nella gestione delle richieste FOIA
Una volta che l’istanza di accesso sia stata acquisita dall’amministrazione (cioè protocollata in ingresso2), è necessario che la stessa venga tempestivamente inoltrata all’ufficio che detiene i dati o documenti richiesti. Per le amministrazioni di grandi dimensioni, tale attività è potenziale fonte di ritardi nella gestione dell’istanza. Si invitano, pertanto, le amministrazioni a prevedere soluzioni che riducano al minimo gli oneri derivanti dallo svolgimento di attività non legate alla trattazione nel merito della richiesta.
A tal fine, è opportuno ricordare che:
(i) ogni istanza di accesso civico deve essere tempestivamente protocollata;
(ii) i sistemi di protocollo informatico gestiscono al loro interno l’organigrammaaggiornato dell’amministrazione presso la quale sono dispiegati.
Ciò posto, per qualificare la richiesta di accesso civico generalizzato possono essere opportunamente utilizzate le informazioni sugli ambiti cui afferiscono i dati e i documenti richiesti (cui si è fatto cenno al paragrafo precedente), poiché consentono al personale addetto allo smistamento della richiesta di individuare l’ufficio competente tenendo conto non solo dell’oggettoivi indicato (non sempre di agevole comprensione, trattandosi di un testo liberamente inserito dal richiedente), ma anche dell’ambito indicato dal richiedente.
c) Il sistema di protocollo informatico e il registro degli accessi
Come già indicato nella Circolare FOIA n. 2/2017, i sistemi di protocollo informatico e gestione documentale più evoluti permettono di gestire il procedimento di accesso in tutte le sue fasi, dall’acquisizione della richiesta alla decisione finale. Tali sistemi, infatti, opportunamente configurati come di seguito indicato, consentono, altresì, di realizzare il registro degli accessi, nel quale – come raccomandato nelle Linee Guida ANAC (§ 9) e nella Circolare FOIA n. 2/2017 (§ 9 e allegato n. 3) – ciascuna amministrazione indicherà gli estremi delle richieste ricevute e il relativo esito, omettendo la pubblicazione di dati personali eventualmente presenti.
Per agevolare questo processo, il Dipartimento della funzione pubblica ha predisposto un documento contenente specifiche tecniche denominato “Indicazioni operative perl’implementazione del registro degli accessi FOIA”, disponibile sul sito www.foia.gov.it. Questo documento, in linea con le regole sui metadati previste dalle regole tecniche per il protocollo informatico, definisce:
– gli schemi di metadati (XSD) per la pubblicazione del registro degli accessi.Le pubbliche amministrazioni che dispongono di sistemi di protocollo informatico in grado di rispondere alle regole tecniche vigenti sono invitate ad adottare i citati schemi e a pubblicare il registro degli accessi nel formato standard indicato, così da facilitare la produzione del registro sia ai fini della sua pubblicazione che della eventuale trasmissione al Dipartimento della funzione pubblica per l’acquisizione delle informazioni rilevanti per attività di monitoraggio, senza gravare ulteriormente sulle amministrazioni.Si sottolinea, ad ogni buon conto, che, nonostante tra i campi previsti per il registro degli accessi non siano inclusi il nome del richiedente né tantomeno quelli degli eventuali controinteressati, di porre la massima attenzione per evitare che il registro contenga comunque dati personali (ad esempio nel campo “oggetto della richiesta”).