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Timestamp: 2020-02-23 21:17:08+00:00
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Matched Legal Cases: ['art. 21', 'art. 39', 'art. 39', 'art. 39', 'art. 21', 'art. 21', 'art. 21', 'art. 21', 'art. 21', 'art. 44', 'art. 44', 'art. 3', 'art. 3', 'art. 3', 'art. 9']

La fattura elettronica e la sua conservazione – Studio Legale Avvocati Salomone
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La fattura elettronica e la sua conservazione 2
“La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio.”. Tal è la definizione rinvenibile sul sito http://www.fatturapa.gov.it: definizione laconica che, tuttavia, suggerisce già un primo dato di fatto, ovvero che – come si vedrà meglio di qui a poco – la fatturaPA è una species del più ampio genus delle fatture elettroniche.
Sezionale unico o sezionale separato?
Attualmente, quindi, la numerazione delle fatture dovrebbe essere effettuata facendo riferimento esclusivamente al dettato contenuto nell’art. 21, co. 2 del DPR 633/72 come modificato dalla Finanziaria del 2013 (articolo 1, comma 325, lettera d della legge 24 dicembre 2012, n. 228) che prevede sul punto che:
“2. La fattura contiene le seguenti indicazioni:
b) numero progressivo che la identifichi in modo univoco; …”
Secondo la nuova formulazione della norma, quindi, la fattura deve contenere un numero progressivo che la identifichi in modo univoco; si evidenzia inoltre che non viene più espressamente menzionato l’obbligo che la numerazione progressiva sia riferita ad un anno solare.
I problemi interpretativi che la dizione della norma ha generato, rispetto ad una prassi ormai consolidata riguardante la numerazione delle fatture sia analogiche che digitali, ha indotto immediatamente l’Agenzia delle Entrate ad emanare la Risoluzione 1/E del 10 gennaio 2013 per chiarire che l’identificazione univoca delle fatture “è compatibile … con qualsiasi tipologia di numerazione progressiva che garantisca l’identificazione univoca della fattura, se del caso, anche mediante riferimento alla data della fattura stessa” … “Ad esempio, fermo restando l’obbligo di indicare in fattura la data, si ritengono ammissibili le seguenti modalità di numerazione progressiva all’interno di ciascun anno solare: Fatt. n. 1, Fatt. n. 2 …; Fatt. n. 1/2013 (oppure n. 2013/1), Fatt. n. 2/2013 (oppure n. 2013/2) …”.
L’interpretazione letterale della norma fa intendere che non solo non esista più l’obbligo di distinguere i sezionali analogici da quelli elettronici, ma soprattutto che sia venuto meno anche l’obbligo di portare in conservazione sostitutiva la fatturazione analogica unitamente a quella elettronica, qualora quest’ultima fosse stata emessa con numerazione collegata a quella cartacea.
Sarà interessante verificare come la prassi dell’Agenzia delle Entrate vorrà intendere queste nuove disposizioni, soprattutto con riferimento alla conservazione sostitutiva della documentazione fiscale, genericamente intesa, ovvero non limitata al solo argomento “fatturazione elettronica”.
La “conservazione” della fattura elettronica
La fatturaPA, così come in generale la fattura elettronica e come del resto qualunque altra fattura, deve essere conservata.
La natura “elettronica” del documento impone tuttavia particolari modalità di conservazione: secondo quanto previsto dall’art. 39, la fattura elettronica deve essere conservata “in modalità elettronica”.
Che cosa significa questo? Diciamo subito che le fatture elettroniche non possono essere conservate in modalità analogica, ovvero mediante stampa delle stesse su supporto cartaceo. Tale modalità è infatti palesemente contra legem.
La normativa fiscale (art. 39 DPR 633/72) rinvia infatti al CAD ed a regolamenti ministeriali: “Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze adottato ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82” e sorge quindi il problema di comprendere in quale maniera la normativa fiscale si coordini con le regole tecniche (DPCM 3 dicembre 2013) e come la normativa regolamentare in materia di conservazione (Decreto MEF 17 giugno 2014) vada ad influire sulle concrete modalità di conservazione delle fatture emesse in favore delle Amministrazioni dello Stato.
Le modalità di conservazione, quindi, non sono libere, ma debbono seguire, ai sensi del citato art. 39, le prescrizioni di cui al D.M. 17/06/2014 (che ha sostituito il precedente D.M. del 23/01/2004), intitolato “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”.
Esaminiamo ora in cosa consistono tali modalità.
Le regole tecniche, come detto, sono quelle dettate dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12 marzo 2014 – Supplemento Ordinario n. 20. Tali regole vanno coordinate con quanto dispone il comma 3, quarto periodo, dell’art. 21 del D.P.R. 633/72 secondo cui “Il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati.”
Questi tre requisiti debbono perdurare per tutto l’intero processo di conservazione della fattura, dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione. L’art. 21 si riferisce genericamente alla “fattura” tout court: la mancanza di aggettivazione rende la norma applicabile sia alla fatturazione elettronica che a quella cartacea.
La norma adotta una formulazione “aperta”, non indica cioè una particolare preferenza per uno dei mezzi ivi indicati, ma si limita ad indicare possibili (e come tali non vincolanti) metodi, atti comunque a garantire l’osservanza della regola: non importa quale mezzo si utilizzi, purché questo garantisca l’autenticità del documento, la sua integrità e la sua leggibilità. Stando così le cose, la elencazione formulata dall’art. 21 deve intendersi sicuramente meramente esemplificativa; la indicazione espressa però dei tre metodi, consente di poter sostenere che essi legittimamente possono ritenersi strumenti idonei alla perfetta esecuzione dell’obbligo di cui all’art. 21: l’uso della firma elettronica qualificata, in altri termini, garantisce pienamente le esigenze previste dalla norma.
L’apposizione della firma digitale sulla fattura, ed in generale su un qualsiasi documento, consente inoltre di comprovare oltre ogni ragionevole dubbio l’identità del soggetto che lo ha emesso (autenticità); consente altresì di attestarne la mancata alterazione (integrità).
Un discorso a parte va fatto per il requisito della leggibilità. Esso infatti, non può essere collegato direttamente alla firma digitale (ma neanche agli altri metodi indicati dalla norma): in mancanza di una espressa precisazione del suo contenuto da parte del Legislatore nell’art. 21, va sicuramente collegato alla idoneità del documento ad essere aperto su qualunque piattaforma, senza problemi di compatibilità tra sistemi operativi o software. Parrebbe quindi corretto ritenere che la norma imponga una regola generale riferibile al mero “formato” del documento, con una sorta di rinvio implicito ai c.d. formati standard.
Nel caso specifico della “FatturaPA”, l’adozione del formato .XML consente di ritenere osservata anche questa esigenza primaria nell’ambito della conservazione dei documenti fiscali, in quanto i file XML contengono semplice “testo marcato” capace di interagire con applicazioni molto differenti tra loro, garantendo così la portabilità del file su più sistemi operativi e su diversi software, riducendo così il rischio della obsolescenza del documento informatico.
A conferma di quanto appena detto sta la definizione di “leggibilità” contenuta nelle Regole Tecniche in materia di conservazione di cui al DPCM 3 dicembre 2013: «insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l’intero ciclo di gestione dei documenti». Occorre quindi che il formato digitale utilizzato per la conservazione dei documenti informatici, ai fini fiscali, debba garantire, per tutta la durata del processo di conservazione, l’accessibilità e fruibilità al contenuto del documento stesso: il formato XML come detto rispetta, quindi, perfettamente i canoni normativi e regolamentari.
L’accesso automatizzato, stampa e copia
la metodologia utilizzata deve garantire “l’accesso automatizzato all’archivio” ovvero deve consentire l’elaborazione elettronica dello stesso da parte di un computer, attraverso un software di controllo. Da qui l’esigenza di utilizzare, per la redazione dei documenti fiscali, uno standard capace di essere letto ed utilizzato senza limitazioni di sistema: ancora una volta il formato .XML pare da solo idoneo a garantire tale possibilità. Il concetto di “accesso automatizzato” altro non è se non l’astratta possibilità che i sistemi informatici siano comunque in grado di poter elaborare i dati e le informazioni contenuti nella documentazione fiscale oggetto di conservazione, a prescindere dalla fisica visibilità per l’occhio umano o per la relativa agevole comprensibilità, come quando si accede ad una documentazione cartacea.
Nell’allegato 1 del DPCM 3 dicembre 2013, contenente le “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione” è presente una definizione di sistema di conservazione, inteso quale «sistema di conservazione dei documenti informatici di cui all’art. 44 del Codice (CAD)»: il riferimento però all’art. 44 del CAD non ci aiuta a comprendere il senso del sistema di conservazione, in quanto la norma, a ben vedere, si occupa solo dei requisiti funzionali della conservazione (identificazione, autenticità, leggibilità, reperibilità dei documenti, ecc.), senza entrare nel merito della conservazione: essa, in altri termini, non fornisce alcun elemento utile a comprendere come è strutturata concretamente una conservazione a norma.
Piuttosto, è interessante rilevare che la norma, focalizzata sulle finalità della conservazione, parrebbe dettare solo un principio generale, ovvero quello di stabilire che è consentito l’utilizzo di qualsiasi strumento che sia comunque in grado di rispettare i requisiti previsti dalla normativa vigente in materia di conservazione dei documenti fiscali.
A conferma di ciò, l’art. 3 del DPCM 3 dicembre 2013 recita: «… il sistema di conservazione assicura … la conservazione, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, dei seguenti oggetti in esso conservati, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità …».
I requisiti richiesti dalla norma, quindi, sono meramente funzionali e non strumentali: l’importante non è come si attua la conservazione, ma che essa risponda alle esigenze individuate dal Legislatore, purché ciò avvenga nel rispetto delle Regole Tecniche sulla conservazione. In altri termini, il legislatore non indica nel dettaglio “come” conservare: si limita ad indicare “cosa” conservare e quali finalità deve perseguire la conservazione in punto di possibilità di reperire i documenti informatici conservati e di avere certezza circa la relativa integrità, affidabilità e leggibilità.
Le Regole Tecniche sulla conservazione dei documenti informatici sono sicuramente complesse e necessitano sicuramente di uno strumento informatico per la organizzazione dei dati da conservare. Da ciò consegue che l’attività di conservazione non può prescindere dall’utilizzo di un software capace di elaborare i documenti portati in conservazione, ma non è detto che il servizio di conservazione debba necessariamente essere svolto in modalità outsourcing.
L’art. 3, inoltre, aggiunge un dato molto importante che non è presente nelle disposizioni sin qui esaminate: ovvero l’obbligo di apporre al pacchetto di archiviazione un riferimento temporale opponibile ai terzi, ovvero una marca temporale, in modo da “chiudere” temporalmente ed in maniera definitiva il processo di conservazione di un determinato pacchetto di fatture.
L’art. 3 comma 1, lettera a) comunque richiama le regole tecniche di cui al DPCM 3 dicembre 2013, per cui occorre, per chiudere il ragionamento, verificare se queste frappongano tali e tanti ostacoli alla creazione di un sistema di conservazione inhouse, tanto da giustificare l’affidamento in outsourcing del processo di conservazione della documentazione fiscale, in particolare delle fatture elettroniche.
Segnaliamo che, quanto all’identificativo del documento informatico (IDDocumento) parrebbe sussistere una discrasia tra la norma tecnica sulla conservazione e quella relativa alla formazione della FatturaPA. Per quest’ultima, infatti, è previsto che debba essere rispettata la seguente nomenclatura:
xml.p7m
Nel caso di file archivio deve essere rispettata la stessa nomenclatura usata per il file FatturaPA utilizzando l’estensione .zip.” (fonte: http://fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/c-11.htm)
Ciò vuol dire che il campo “ID documento” non può corrispondere al nome file della fattura e neanche al file archivio .zip, dacché il primo è necessariamente costituito da 20 caratteri, laddove per i secondi sono previste diverse lunghezze del nome-file.
Al di là di questi rilievi, che non paiono davvero insuperabili, nulla si frappone in maniera decisiva alla possibilità di organizzare la conservazione “domestica” delle fatture elettroniche.
Proseguendo nell’analisi delle Regole Tecniche, entrando nel merito della conservazione, esaminiamo come va fatta e quali sono le condizioni perché la stessa venga ritenuta “a norma”.
La conservazione, però, deve essere articolata “secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti” che garantiscono la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale, se esistente.
Generare il “rapporto di versamento” ovvero un documento informatico (ed i suoi relativi metadati) – univocamente identificato dal sistema di conservazione e contenente un riferimento temporale (marca temporale) – che attesti l’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento. Le Regole Tecniche all’art. 9 prevedono che il rapporto di versamento può essere “eventualmente” firmato digitalmente dal responsabile della conservazione ove ciò venga previsto dal manuale;
Queste prevedono, accanto al “contenitore” dei documenti fiscali denominato “Pacchetto di Archiviazione (PdA)”, la creazione di un “Indice del Pacchetto di Archiviazione (IPdA)”, definito come “l’evidenza informatica associata ad ogni PdA, contenente un insieme di informazioni articolate, corredato da un riferimento temporale (marca temporale) e dalla firma elettronica qualificata del soggetto che interviene nel processo di formazione del pacchetto di archiviazione”. L’indice deve contenere obbligatoriamente alcune informazioni espressamente elencate nell’allegato 4 delle Regole Tecniche.
2 commenti su “La fattura elettronica e la sua conservazione”
ROBASTO PIA 18 Settembre 2015 a 10:55
Riguardo all’archiviazione delle fatture elettroniche vorrei sapere se esiste in commercio un software con cui può essere acquisito il pacchetto di versamento ed il pacchetto di archiviazione. La ringrazio per l’attenzione.
Fabio Salomone L'autore dell'articolo 22 Settembre 2015 a 11:58
Salve, esistono diversi fornitori di servizi per la redazione, l’invio e la conservazione della fatturazione elettronica che gestiscono l’intera procedura generalmente a fronte di un canone annuale più o meno modesto. La scelta, a mio parere, è direttamente vincolata dal numero di fatture che Lei emette nel corso dell’anno e degli anni a venire. Se le fatture sono poche, Le conviene rivolgersi a fornitori “a consumo”, pagando il mero invio e la conservazione della singola fattura. Se invece il Suo lavoro porta alla generazione di diverse fatture nel corso dell’anno, probabilmente un pacchetto annuo sarebbe la scelta più ottimale. Se proprio desidera il mio parere, ritengo che il Suo commercialista abbia tutti gli strumenti per poter effettuare sin da subito la procedura di invio e di conservazione della fattura elettronica, ad un costo sicuramente più vantaggioso di altri, giacchè provvede alla gestione della Sua contabilità ordinaria.
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