Source: http://notariajaviermico.com/servicios-y-documentos/actas/
Timestamp: 2019-02-21 16:27:40
Document Index: 293598588

Matched Legal Cases: ['artículo 198', 'artículo 237', 'artículo 202', 'artículo 201', 'artículo 211', 'artículo 1']

﻿ Actas – Notaría Javier Micó
Actas : Descripción general
La Ley del Notariado señala en el art. 49 que
“Los Notarios intervendrán en los expedientes especiales autorizando actas …: … 2.º Cuando el expediente tenga por objeto la constatación o verificación de un hecho, la percepción del mismo, así como sus juicios o calificaciones, el Notario procederá a extender y autorizar un acta”.
El art. 144 del Reglamento Notarial dice:
“Las actas notariales tienen como contenido la constatación de hechos o la percepción que de los mismos tenga el notario, siempre que por su índole no puedan calificarse de actos y contratos, así como sus juicios o calificaciones”.
Y el artículo 198 del Reglamento Notarial:
“los notarios, previa instancia de parte (…) extenderán y autorizarán actas en que se consignen los hechos y circunstancias que presencien o les consten y que por su naturaleza no sean materia de contrato”.
Por tanto, así como los contratos se recogen en escrituras o pólizas, los hechos se recogen en actas.
La regla general es que el notario se limita a dar fe de hechos que percibe por sus sentidos. La excepción son las denominadas ‘actas de notoriedad’ donde el notario estima acreditados determinados hechos previas las pruebas fijadas por Ley o que considera oportunas.
La utilidad de las actas es constituir una prueba válida ante los Tribunales y la Administración de determinados hechos que se necesitará alegar en el curso de cualquier procedimiento.
¿Qué límites deben respetarse en las actas?
Será necesario un interés legítimo por parte de quien inste el acta
(alguna razón suficiente para inmiscuirse en la esfera jurídica de los demás);
La conducta que se pide al notario debe ser legal en sí misma
(no debe violar la intimidad, la propia imagen o el domicilio de los demás, por ejemplo);
No pueden invadirse esferas judiciales o administrativas
(no cabe, por ejemplo, requerir a la Administración que ya tiene sus canales para este objetivo, ni recoger manifestaciones que pertenezcan al ámbito penal);
La actuación notarial no puede ser sorpresiva
(vgr., el notario deberá hacer saber al requerido su calidad de notario, el objeto de su presencia, así como su derecho a contestar);
El acta no puede recoger como si fueran afirmaciones del notario consideraciones que requieran conocimientos periciales que el notario no tiene porqué tener
(nada obsta a incluir informes periciales)
La actuación del notario ha de ser imparcial
(aunque debe recoger el interés particular del que le requiere, no puede obviar parte de la verdad que constate ni recoger realidades que induzcan claramente a confusión; de hecho hasta en algunas de ellas se prevé el derecho de contestación con carácter gratuito).
A continuación podrá ver los documentos relacionados a las Actas
Actas de existencia
Actas de constancia
Acta de identidad de fotografías
Acta relacionada con soportes informáticos
Actas de depósito de Bases de un concurso
Actas de remisión
Actas de subastas y Actas de Venta extrajudicial
Documento : Actas de presencia
Son las que acreditan la realidad o verdad de un hecho. Las más frecuentes son las de constatación de determinada realidad (p.e. estado de un edificio, situación tras un siniestro), las de exhibición de objetos, las de entrega o las de existencia de una persona…
Cuando se pretende su uso publicitario existen restricciones importantes.
Datos personales del requirente
El requirente debe justificar su interés legítimo (vid. límites generales)
Deben respetar los límites de toda acta notarial (vid. límites generales)
Breve descripción de los hechos a acreditar
Decidir si se combina con el acta de fotografías
Su regulación está en el art. 199 del Reglamento Notarial
Se prohíbe el uso publicitario de toda acta que no se haya instado expresamente con la finalidad de tal uso y, en su caso, será necesaria la aprobación previa, por parte del notario autorizante, de los textos e imágenes en que la publicidad se concrete. El nombre del notario no deberá aparecer en publicación autorizada de dichos textos e imágenes. Deberá el notario, igualmente, denegar la autorización cuando pueda inducir a confusión a los consumidores y usuarios sobre el alcance de la intervención notarial. El Consejo General del Notariado creará un archivo telemático de libre consulta por los notarios y los usuarios en que conste la intervención notarial y las bases de los concursos para los que se requiera aquélla. El notario requerido advertirá al requirente de la incorporación de ese acta al archivo telemático indicado a los efectos del ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. Si se negare, no podrá hacer constar la intervención notarial en dicho archivo”.
Documento : Actas de existencia de una persona
Como subtipo de las actas de presencia, el acta acreditativa de la existencia de una persona, sustituye a las denominadas ‘fe de vida’.
La única especialidad es la necesidad del notario de cerciorarse de la existencia de la persona identificándola debidamente.
¿Qué datos, informaciones o límites son esenciales?
Persona a identificar
Documento : Actas de exhibición de cosas o documentos
Como subtipo de las actas de presencia, el acta de exhibición de cosas o documentos se regula en el art. 207 del Reglamento Notarial.
“En las actas de exhibición de cosas, el Notario describirá o relacionará las circunstancias que las identifiquen, diferenciando lo que resulte de su percepción de lo que manifiesten peritos u otras personas presentes en el acto, y podrá completar la descripción mediante planos, diseños, certificaciones, fotografías o fotocopias que incorporará a la matriz.
En las actas de exhibición de documentos, además, transcribirá o relacionará aquéllos o concretará su narración a determinados extremos de los mismos, indicados por el requirente, observando en este caso, si a su parecer procede, lo dispuesto en el párrafo último del artículo 237″.
Existen diversos subtipos. De ellos destaca,
el acta para que un documento no notarial surta efectos en el extranjero
– que tratamos en el punto siguiente
– que entra dentro de los servicios especializados y normalmente se orienta a entidades financieras
el acta de constancia del contenido de una página web
Documento : Actas de constancia de documentos para surtir efecto en el extranjero
Determinados países (anglosajones) admiten documentos con la mera legitimación de firma que en España precisarían una escritura.
En estos casos, para agilizar el tráfico, sin merma de la garantía notarial, se admite la realización de un acta donde se deje constancia de dicho documento y se acredite el consentimiento informado al mismo, pero permitiendo una forma simplificada de circulación del documento en el que se dejará constancia de la intervención notarial.
Documento que se pretenda que surta efectos en el extranjero (recomendable la redacción a doble columna, siendo una de ellas el castellano; en su defecto, en inglés)
País donde se pretende que surta efecto
¿Qué trámites adicionales le pueden resolver desde la notaría?
Los documentos autorizados por notarios españoles surten sus efectos no solo en España, sino en cualquier País del mundo. Para ello bastará solicitar la Apostilla de la Haya (documento o anotación que se hace en el poder y sirve para acreditar entre los países firmantes del Convenio la autenticidad del documento) o, si se trata de países no firmantes del Convenio, la legalización diplomática.
Esta gestión puede realizarse desde la notaría.
Documento : Acta de identidad de fotografías
Como subtipo de las actas de presencia, cabe levantar acta
Bien de que determinadas fotografías previamente entregadas al notario coinciden con la realidad,
Bien de que las fotografías que se toman en presencia del notario coinciden con la realidad que percibe
– Facilitar ya las fotografías en ejemplares, como mínimo, duplicados
– Tomar las fotografías in situ en presencia del notario y facilitarle el carrete
Documento : Acta relacionada con soportes informáticos
Son actas relacionadas con soportes o comunicaciones informáticas o scrow (depósito de códigos fuente o programas), constancia de hechos en internet, etc.
El requirente debe justificar su interés legítimo
Breve descripción de los soportes o comunicaciones o programas
Medios de acreditación y acceso a los soportes
El notario siempre debe poder acceder al contenido para verificar que no es ilegal
Las actas de depósito relacionadas con soportes informáticos se regulan en el art. 216 del Reglamento Notarial:
Si el objeto depositado fuera un programa informático cuyo contenido no pueda ser razonablemente conocido por el notario, éste sólo admitirá el depósito si el requirente depositante manifiesta que el contenido de aquel programa no es contrario a la ley o al orden público”.
Documento : Acta de depósito
Cabe depositar determinados documentos en una notaría.Se refiere a ello el art. 216 del Reglamento Notarial.
“Los notarios pueden recibir en depósito los objetos, valores, documentos y cantidades que se les confíen, bien como prenda de contratos, bien para su custodia.
La admisión de depósitos es voluntaria por parte del notario, quien podrá imponer condiciones al depositante, salvo que el depósito notarial se halle establecido en alguna ley, en cuyo caso se estará a lo que en ella se disponga”.
Documento : Acta de depósito de Bases de un concurso
Cuando se desea efectuar un concurso o sorteo con publicidad, pueden depositarse las Bases ante notario.
El notario, si está de acuerdo el requirente, publicará las bases en la página web del Consejo General del Notariado que permite a las empresas hacer públicas las bases de sus concursos en el Archivo Ábaco.
Bases a depositar
Conformidad para la publicidad en el Archivo Ábaco
Documento : Actas de sorteo
Cuando se desea que sea el mismo notario el que efectúe el sorteo, debe facilitarse la lista de participantes y mediante un programa debidamente certificado y aleatorio se obtendrán los ganadores. Se trata de dejar constancia de los ganadores de un premio, conforme a una selección aleatoria y a las normas de la convocatoria previa.
Pueden ser aplicables las normas sobre actas susceptibles de uso comercial.
Bases que rigen el sorteo
Documento : Actas de notificación y requerimiento
Las regula el artículo 202 del Reglamento Notarial:
La diferencia sería:
En las de notificación solo se comunica a una persona una información o decisión por parte del requirente
En las de requerimiento, además, se insta al destinatario a que adopte una determinada conducta (el ejemplo clásico es el pago de una deuda o la realización de algún acto).
El notario puede efectuar la comunicación
Personándose en el domicilio que se le indique.
Remitiendo la cédula de notificación (el requerimiento) por correo certificado con acuse de recibo.
Algunos requerimientos exigen la notificación presencial por Ley; otros, no.
¿Qué datos, informaciones o límites son esenciales en las actas de notificación y requerimiento?
Opción (si es admisible conforme a Ley) por
– Notificación presencial
– Notificación por correo
Estas actas generan derecho del requerido a contestar gratuitamente.
Documento : Acta de requerimiento o intimación para la recuperación del IVA en facturas impagadas
Una variante de las actas de requerimiento o notificación son las destinadas a recuperar el IVA en facturas impagadas.
Sobre esta materia se ha producido una evolución que se refleja en dos Consultas de la DGT.
Consulta DGT V2534-10 cita el Informe de DGRN de 26 de octubre de 2010.
Consulta DGT V1047-15 cita el informe de la DGRN de 8 de octubre de 2014 que modifica el anterior.
Rogamos que su asesor fiscal o contable se ponga en contacto con nosotros para explicarle la forma de proceder.
Documento : Actas de remisión de documentos por correo o procedimiento técnico
Las regula el artículo 201 del Reglamento Notarial:
“El simple hecho del envío de cartas u otros documentos por correo ordinario, procedimiento telemático, telefax o cualquier otro medio idóneo podrá hacerse constar mediante acta, que acreditará el contenido de la carta o documento, y según el medio utilizado la fecha de su entrega, o su remisión por procedimiento técnico adecuado y, en su caso, la expedición del correspondiente resguardo de imposición como certificado, entrega o remisión, así como la recepción por el notario del aviso de recibo, o del documento o comunicación de recepción”.
No deben confundirse con las actas de notificación o requerimiento. En las de remisión de documentos por correo el notario solo deja constancia del contenido y de su remisión. Por ello no generan derecho a contestación porque no suponen una actuación notarial de requerimiento.
¿Qué datos, informaciones o límites son esenciales en las actas de remisión
Domicilio donde remitir el documento
El receptor carece de derecho a contestar gratuitamente ante notario
Documento : Actas de manifestaciones
“En las actas de referencia se observarán iguales requisitos que en las de presencia, pero el texto será redactado por el Notario de la manera más apropiada a las declaraciones de los que en ellas intervengan, usando las mismas palabras, en cuanto fuere posible, una vez advertido el declarante por el Notario del valor jurídico de las mismas en los casos en que fuese necesario”.
El notario se limita a recoger las manifestaciones del requirente sin comprobar ni acreditar su veracidad, sino solo que efectivamente son las que realiza esa persona en ese momento.
Es la persona que hace las manifestaciones quien asume su contenido y veracidad y, en su caso, consecuencias.
¿Qué datos, informaciones o límites son esenciales en las actas de maifestación?
Manifestaciones que realiza
Documento : Actas de notoriedad
Se regulan en los artículos 209 y 209 bis del Reglamento Notarial
“Las actas de notoriedad tienen por objeto la comprobación y fijación de hechos notorios sobre los cuales puedan ser fundados y declarados derechos y legitimadas situaciones personales o patrimoniales, con trascendencia jurídica.”
Es un caso especial, donde los hechos no se perciben directamente por los sentidos, sino que el notario, a la vista de las pruebas practicadas y de los antecedentes, emite su juicio de que el hecho es notorio, de que lo tiene por acreditado. De esta forma, permiten fundamentar derechos.
Se crea así una presunción de veracidad.
Pueden englobarse en esta modalidad distintos tipos de actas
Algunas con finalidad inmobiliaria
– Para inmatriculación, vid. art. 203 LH
Otras, con finalidad familiar
– Para constatación del régimen económico matrimonial
Y, finalmente, con finalidad sucesoria
– La más importante es la regulada en el art. 209 bis LN para declarar los herederos abintestato de una persona (que fallece sin testamento)
– Pero también es un acta de notoriedad cuando existiendo testamento “instituyendo herederos a los hijos A y B y demás que pudiera tener”, el notario constata si hay o no más hijos
Las actas de declaración de herederos ab intestato se tratan en ‘Testamentos y Herencias’
¿Qué datos, informaciones o límites son esenciales en las actas de notoriedad?
Pruebas que procedan según el tipo de acta
Documento : Actas protocolización
Se regulan en el artículo 211 del Reglamento Notarial:
“Las actas de protocolización tendrán las características generales de las de presencia, pero el texto hará relación al hecho de haber sido examinado por el notario el documento que daba ser protocolado, a la declaración de la voluntad del requirente para protocolización o cumplimiento de la providencia que la ordene, al de quedar unido el expediente al protocolo, expresando el número de folios que contenga y los reintegros que lleve unidos”.
Se trata simplemente de incorporar al protocolo del notario un documento (sea público o privado) para
evitar su pérdida,
acreditar su existencia en dicha fecha,
acreditar su fecha, o
poder obtener copias futuras.
Si el documento es privado, debe cumplir antes los trámites fiscales.
La protocolización de un documento privado no lo convierte en documento público.
“Los documentos privados cuyo contenido sea materia de contrato podrán protocolizarse por medio de acta cuando alguno de los contratantes desee evitar su extravío y dar autenticidad a su fecha, expresándose en tal caso que tal protocolización se efectúa sin ninguno de los efectos de la escritura pública y sólo a los efectos del artículo 1.227 del Código Civil.
Los documentos privados sujetos al Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, y al Impuesto de Sucesiones y Donaciones, no podrán ser objeto de acta de protocolización si no consta en ellos la nota que corresponda de la Oficina liquidadora o entidad bancaria colaboradora”.
¿Qué datos, informaciones o límites son esenciales en las actas de protocolización?
Documento a protocolizar
Caso de ser privado, previa legitimación fiscal
Documento : Actas de subastas voluntarias y Actas de Venta extrajudicial
Dirigirse a Mireia Carrasco
Las actas de subastas reguladas en los artículos 72 al 77 LN
Las actas para la venta extrajudicial de bienes inmuebles por impago de hipotecas regulada en el art. 129 LH, LEC, RH, …
En el caso de venta extrajudicial de bienes inmuebles por impago de hipotecas, todo el procedimiento tiene una regulación exhaustiva que deja poco margen.
Entre ambas vías hay varias diferencias: la esencial es que solo la Venta extrajudicial de bienes inmuebles por impago de hipotecas purga las cargas posteriores.
Son materias técnicas, por lo que la consulta directa con la notaría parece imprescindible.
Las actas de constancia del cumplimiento de los trámites para la Venta extrajudicial constituyen uno de los servicios especializados de la notaría para empresas en sus dos especialidades
Organización del análisis del expediente, localización del notario competente y remisión de exhorto
Tramitación de la Venta extrajudicial propiamente dicha