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Timestamp: 2017-06-22 21:09:56
Document Index: 206601658

Matched Legal Cases: ['artículo 15', 'artículo 75', 'ARTÍCULO 2', 'ARTÍCULO 2', 'Artículo 4', 'Artículo 1', 'Artículo 1', 'Artículo 1']

Y DE CONDUCTA Y ETICA DE FIDUCIARIA FIDUCOR S.A. - PDF
Y DE CONDUCTA Y ETICA DE FIDUCIARIA FIDUCOR S.A.
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Alfredo Martin Cortés
1 MP-DES-PLA-001 Página 0 DE FIDUCIARIA FIDUCOR S.A. CONTROL DE CAMBIOS No. de Vigente a partir de la Fecha Descripción 1 Febrero 21 de 2008 Aprobado mediante Acta de Junta Directiva No. 273 de Febrero 21 de Septiembre 18 de 2008 Modificado mediante Acta de Junta Directiva No. 282 de Septiembre 18 de Mayo de 21 de 2009 Modificado mediante Acta de Junta Directiva No. 291 de Mayo de 21 de Septiembre 17 de Diciembre 17 de Noviembre 18 de Marzo 1 de 2013 Modificado mediante Acta de Junta Directiva No. 296 de Septiembre de 17 de Modificado mediante Acta de Junta Directiva de Diciembre de 17 de 2009: Se actualiza la Visión y Misión de La Fiduciaria. Modificado mediante acta de Junta Directiva No. 322 de Noviembre 18 de 2010: Se incluye el numeral 8.9. Modificado mediante acta de Junta Directiva No. 359 de abril 18 de 2013: se incluyó el capítulo 7 de sistemas de administración de riesgo y se actualizaron algunos aspectos relacionados con las definiciones de la última planeación estratégica Fiducor 2015.2 MP-DES-PLA-001 Página 1 TABLA DE CONTENIDO 1. GENERALIDADES 1.1 Objetivo 1.2 Ámbito de aplicación 1.3 Términos 2. FIDUCIARIA FIDUCOR S.A. 2.1 Naturaleza 2.2 Objeto 2.3 Misión 2.4 Visión 2.5 Principios generales 2.6 Valores Corporativos 2.7 Política de Calidad 3. LA DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA SOCIEDAD 3.1 Asamblea General de Accionistas 3.2 La Junta Directiva 3.3 Presidente y Vicepresidentes 3.4 Representantes Legales 3.5 Comité de Auditoría 3.6 El Revisor Fiscal 3.7 Comité de Riesgos 3.8 Comité de Desarrollo 3.9 Comité de Inversiones 3.10 Comité Comercial 3.11 Comité de Sistemas 4. ORGANOS DE CONTROL EXTERNO 4.1 Superintendencia Financiera de Colombia 4.2 Autorregulador del Mercado de Valores 5. SISTEMA DE CONTROL INTERNO 5.1 Principios del Sistema de Control Interno 5.2 Objetivos del control interno 5.3 Auditoría Interna 6. SISTEMA INTEGRAL DE PREVENCIÓN Y CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO 6.1 Prevención de Actividades Delictivas y Conocimiento del Cliente 6.2 Políticas Generales del Sistema de Administración de Lavado de Activos y3 MP-DES-PLA-001 Página 2 de la Financiación del Terrorismo SARLAFT 6.3 Prohibiciones del SARLAFT 6.4 Oficial de Cumplimiento 7. SISTEMAS DE ADMINISTRACION DE RIESGO 8. GESTION HUMANA 9. CONDUCTA Y ETICA 9.1 Principios generales de conducta 9.2 Cumplimiento de Normas 9.3 Conflictos de Interés 9.4 Manejo y Divulgación de Conflictos de Interés 9.5 Manejo De Información Privilegiada y Confidencial 9.7 Regalos y atenciones a los clientes y de los clientes/proveedores 9.8 Dedicación al Trabajo 9.9 Inversiones personales en el mercado de valores Medidas Administrativas y Sanciones 9.11 Consecuencias por incumplimiento 10. CARTERAS COLECTIVAS 10.1 Revelación de Información 10.2 Organismos de Administración 10.3 Órganos De Control 10.4 Los Inversionistas 10.5 Prohibiciones 10.6 Situaciones de conflictos de interés específicos de las carteras colectivas 11. CUENTAS DE MARGEN 11.1 Procedimiento de vinculación de fideicomitentes inversionistas y conocimiento del cliente 11.2 Mecanismos específicos de información de los principales riesgos de realizar las cuentas de margen 11.3 Mecanismos concretos para la prevención, el manejo y divulgación de los conflictos de interés 11.4 Principios que permitan a los fideicomitentes reclamar el cumplimiento de lo previsto en presente Código para el desarrollo de cuentas de margen 12. ÓRGANOS O INSTANCIAS COMPETENTES PARA HACER SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DEL CODIGO4 MP-DES-PLA-001 Página DOCUMENTOS RELACIONADOS 13.1 Respecto a Funciones 13.2 Respecto a Políticas5 MP-DES-PLA-001 Página 4 1. GENERALIDADES 1.1 Objetivo El presente código busca estructurar y recoger el conjunto de normas, prácticas, principios de ética y conducta y elementos de la cultura de La Fiduciaria Fiducor S.A. (en adelante La Fiduciaria o Fiducor S.A.), que permitan relaciones armónicas, ecuánimes y transparentes entre accionistas, administradores, colaboradores, clientes y autoridades. Además, son el marco que busca orientar las actuaciones de la organización y de todos los entes vinculados a ella, preservando y manteniendo la integridad y la ética en el trabajo, asegurando la adecuada administración de sus asuntos y el respeto de todos. 1.2 Ámbito de aplicación Todas las actuaciones de los administradores, gerentes, directores, empleados, contratistas, proveedores y accionistas de la Sociedad Fiduciaria Fiducor S.A., están orientadas al cumplimiento de las disposiciones de este Código, para que La Sociedad pueda desarrollar su actividad empresarial dentro de principios éticos y de buen manejo societario. 1.3 Términos A continuación se precisan algunos términos utilizados: 1 Directivo: Miembro de La Junta Directiva de Fiducor S.A. 2 Administrador: Representante Legal de Fiducor S.A. 3 Colaborador: cualquier funcionario vinculado a La Fiduciaria. 4 Alta Gerencia: Miembros del Comité de Desarrollo.6 MP-DES-PLA-001 Página 5 2. FIDUCIARIA FIDUCOR S.A. 2.1 Naturaleza La Fiduciaria es una sociedad comercial anónima, organizada de acuerdo con las leyes de la República de Colombia. 2.2 Objeto El objeto principal de la Fiduciaria es la celebración y ejecución en todas sus manifestaciones de negocios fiduciarios de que tratan los artículo y siguientes del Código de Comercio, artículos 105 y siguientes de la Ley 45 de 1.923, los señalados por la Ley 45 de y posteriores normas que los adicionen, modifiquen o aclaren, así como todas las demás actividades que la Ley o normas especiales la autoricen; emitir bonos actuando por cuenta de una fiducia mercantil constituida por un número plural de sociedades o por cuenta de dos o más empresas, siempre y cuando un establecimiento de crédito se constituya en avalista o deudor solidario del empréstito y se confiera a Fiducor S.A. la administración de la emisión; recibir de sociedades emisoras de bonos sumas de dinero con el fin de crear o incrementar fiducias que garanticen el pago de la totalidad del respectivo empréstito a su vencimiento; actuar como representante legal de los tenedores de bonos; celebrar, con sociedades autorizadas por la ley para emitir bonos, el negocio jurídico de fiducia irrevocable mediante el cual la sociedad emisora garantice la totalidad del empréstito entregando en garantía a la Fiduciaria Fiducor S.A. bienes realizables; celebrar, con los establecimientos de crédito, contratos para la utilización de su red de oficinas, con el objeto de realizar por conducto de éstas, las operaciones a que se refiere el parágrafo primero (1º) del artículo sexto (6º) de la Ley Cuarenta y Cinco (45) de mil novecientos noventa (1.990); celebración de contratos para ser Administradora de Fondos de Pensiones; Administrar Carteras Colectivas y Fondos de Capital Privado; Celebrar Contratos de Cuentas de Margen de acuerdo con el Decreto 2555 de 2010 ; llevar a cabo los demás negocios que autoricen normas especiales. 2.3 Misión Prestar un servicio especializado, oportuno y eficiente, estructurando esquemas fiduciarios innovadores que respondan a las necesidades particulares de nuestros clientes, a través de herramientas tecnológicas adecuadas que permitan mantener canales apropiados de información.7 MP-DES-PLA-001 Página Visión Para el año 2015 Fiducor será la Sociedad Fiduciaria líder entre las independientes, rentable, reconocida por su experiencia y por ofrecer soluciones innovadoras acordes con las necesidades de sus clientes. 2.5 Principios generales a. Profesionalismo. Los colaboradores de Fiducor realizan sus labores y desarrollan sus funciones con aplicación, con la diligencia exigible a un experto prudente y diligente en la administración de todos los productos y servicios que ofrece. b. Buena Fe. Las actuaciones de los colaboradores de Fiducor son rectas y con el convencimiento de estar actuando asistidos por la razón. c. Cumplimiento normativo. Los colaboradores de Fiducor enmarcan sus actuaciones dentro de la ley y las normas externas e internas aplicables, incluidas las relacionadas con las operaciones de intermediación en el mercado público de valores. d. Prevalencia de los intereses de los inversionistas sobre los de Fiducor y sobre los de sus colaboradores. Los colaboradores de Fiducor administran todos los negocios fiduciarios dando prevalencia a los intereses de los fideicomitentes e inversionistas sobre cualquier otro interés, incluyendo los de Fiducor, sus accionistas, administradores y colaboradores. Todos los colaboradores de Fiducor, deben obrar exclusivamente en el mejor interés de los fideicomitentes e inversionistas. e. Trato equitativo entre los inversionistas o fideicomitentes con características similares. En la administración de todos sus negocios, Fiducor otorga igual tratamiento a los fideicomitentes e inversionistas que se encuentren en las mismas condiciones objetivas. f. Preservación del buen funcionamiento de las Carteras Colectivas e integridad del mercado en general. Los colaboradores de Fiducor en desarrollo de su gestión actúan evitando la ocurrencia de situaciones que pongan en riesgo la normal y adecuada continuidad de la operación de las carteras colectivas bajo su administración o la integridad del mercado en general. g. Revelación de información. Los colaboradores de Fiducor deben obrar de manera transparente asegurando la veracidad de la información que suministran a los fideicomitentes e inversionistas de manera oportuna, completa, imparcial, exacta, útil, clara y pertinente y atendiendo la normatividad vigente al respecto. 2.6 Valores Corporativos8 MP-DES-PLA-001 Página 7 Los valores que orientan la labor diaria de los colaboradores de la Fiduciaria: a. Honestidad. Nuestras actuaciones están basadas en el respecto a la verdad y a la decencia. b. Confianza. Generamos credibilidad y manejamos responsablemente los negocios que administramos y la información. c. Lealtad. Construimos relaciones de largo plazo con nuestros clientes, que son nuestra razón de ser y somos fieles a su mandato. d. Respeto. Damos valor a las personas, les ofrecemos un trato digno y comprendemos sus diferencias; somos amables, oportunos y eficaces en la prestación de nuestros servicios. e. Disciplina. Desarrollamos las funciones y actividades observando las reglas para mantener el orden, cumpliendo con rigor las normas establecidas. f. Empeño. Orientamos nuestro trabajo al logro de los objetivos planeados, fomentando el aporte de todos los colaboradores para la obtención de los resultados esperados. g. Innovación. Destacamos en nuestras acciones diarias la creación de nuevos productos que nos diferencien y destaquen de nuestros competidores. h. Confidencialidad. Los colaboradores de Fiducor entendemos y damos especial importancia al manejo reservado y discreto de la información. 2.7 Política de Calidad Buscamos lograr la satisfacción de nuestros clientes en el ofrecimiento de productos y la prestación de servicios fiduciarios de alta calidad, soportando esta gestión en nuestros valores y en un equipo de trabajo calificado, motivado y comprometido con la labor encomendada.9 MP-DES-PLA-001 Página 8 3. LA DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA SOCIEDAD La dirección y administración de la Sociedad son ejercidas por los siguientes órganos: a. La Asamblea General de Accionistas b. La Junta Directiva c. La Presidente y Vicepresidentes d. Los Representantes legales e. Comités (Auditoría, Riesgo, Inversiones, Desarrollo, Comercial y Sistemas) 3.1 Asamblea General de Accionistas Composición La Asamblea se compone de los accionistas inscritos en el libro denominado Registro y Gravamen de Acciones o de sus representantes o mandatarios, reunidos con el quórum y en las condiciones que estos estatutos fijan Decisiones La Asamblea delibera con un número plural de accionistas que represente, por lo menos, la mitad más una de las acciones suscritas. Con excepción de las mayorías decisorias señaladas en estos Estatutos y en los artículos 155, 420 numeral 5º y 455 del Código de Comercio, las decisiones se toman por mayoría de los votos presentes Convocatoria Las convocatorias a las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio se hacen, cuando, menos, con quince (15) días hábiles de anticipación y, en los demás casos, con una antelación no menor a cinco (5) días comunes, por medio de comunicación escrita dirigida a cada uno de los accionistas a la dirección registrada en la Sociedad. En el acta de la reunión correspondiente, se deja constancia de la forma utilizada para convocar a los accionistas. En el aviso o citación para las reuniones extraordinarias necesariamente se indican los asuntos sobre los que deliberará y decidirá la Asamblea Presidencia Preside la Asamblea General de Accionistas el Presidente de la Junta Directiva o la persona que designe la misma Asamblea por mayoría de los votos presentes en la reunión.10 MP-DES-PLA-001 Página Reuniones Las reuniones de la Asamblea General de Accionistas pueden ser ordinarias o extraordinarias. Las primeras se efectúan anualmente, en el curso de los tres (3) primeros meses del año calendario. Las reuniones se verifican en el domicilio principal de la Sociedad, en la fecha, hora y lugar que designe el Presidente y en caso de que éste no la convocare, la Asamblea se reúne por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las diez de la mañana (10:00 a.m.), en las oficinas del domicilio principal donde funcione la Administración de la Sociedad. Las segundas, las extraordinarias, se efectúan en virtud de convocatoria hecha por la Junta Directiva, por el Presidente, por el Revisor Fiscal ó por la Superintendencia Financiera de Colombia; así mismo, un número plural de accionistas que represente, por lo menos, una cuarta parte del capital suscrito, puede solicitar dicha convocatoria Funciones de la Asamblea General Corresponde a la Asamblea General el ejercicio de las siguientes facultades: a. Elegir y remover libremente a los miembros de la Junta Directiva y sus suplentes y señalarles sus asignaciones; elegir y remover libremente al Revisor Fiscal y su respectivo suplente y señalar las asignaciones y ordenar las apropiaciones técnicas y humanas que requieran para el correcto desempeño de sus funciones. b. Aprobar o improbar, en cada una de sus reuniones ordinarias, las cuentas y el balance general. En caso de que éste no fuera aprobado, nombra de su seno una comisión plural para que examine y estudie las cuentas, inventarios y balances y le rinda un informe a la Asamblea General en la fecha que ésta señale para continuar la sesión. c. Decretar la distribución de utilidades o la cancelación de pérdidas y determinar la forma de pago de los dividendos a que haya lugar. d. Considerar los informes que le presenten la Junta Directiva, la Presidencia y el Revisor Fiscal, y exigir informes a cualquier otro colaborador de la Fiduciaria. e. Ordenar la formación de reservas especiales y decretar aumentos de capital, la capitalización de utilidades, la ampliación o modificación del objeto, el cambio de domicilio social, la prórroga del término de duración de la Fiduciaria o su disolución anticipada, su transformación en una de otra especie, su fusión o absorción de otras sociedades, la enajenación de la empresa social, el cambio de su denominación y en general reformar los estatutos. f. Ordenar las acciones que correspondan contra los administradores, los colaboradores, los directivos o el Revisor Fiscal. Y g. Resolver todo asunto no previsto en estos estatutos y ejercer las demás funciones y atribuciones que ellos le confieran y las que legal o naturalmente le correspondan como órgano supremo de la Fiduciaria. h. Las demás que le asigne la Ley.11 MP-DES-PLA-001 Página La Junta Directiva Composición de la Junta La Junta Directiva está conformada por cinco (5) miembros principales, elegidos por la Asamblea General de Accionistas para períodos de un (1) año y reelegibles indefinidamente. Cada uno de los miembros tiene un suplente personal. Los miembros de la Junta Directiva permanecen en su cargo hasta la próxima reunión anual de accionistas en la cual haya de verificarse una nueva elección, y mientras los sucesores de ellos sean elegidos y declarados hábiles, salvo que antes de esto hayan sido removidos o inhabilitados. Los miembros suplentes de la Junta Directiva ocupan el lugar del principal en caso de ausencia temporal o definitiva de éste; la ausencia de un miembro de la Junta Directiva por un período mayor a tres (3) meses, produce la vacancia del cargo de director y, en su lugar, ocupa el puesto su suplente por el resto del período para el cual fue elegido Presidencia La Junta Directiva nombra entre sus miembros principales un Presidente, para período igual al de su mandato, quien preside las reuniones. En ausencia del Presidente, las reuniones son presididas por otro de los miembros asistentes a la reunión, elegido para tal efecto Reuniones La Junta Directiva se reúne por lo menos una vez al mes y además, cuando sea convocada por ella misma, por el Presidente, por el Revisor Fiscal o por dos (2) de sus miembros que actúen como principales Funciones y Atribuciones Corresponde a la Junta Directiva las siguientes: a. Nombrar y remover libremente al Presidente, a los Vicepresidentes y señalar sus asignaciones. b. Crear, cuando lo considere conveniente, un Comité Consultivo, nombrarlo y removerlo libremente, señalar sus funciones y fijarle a su criterio una remuneración. c. Decretar el establecimiento de sucursales o agencias en otras ciudades del país o del exterior. d. Convocar a reuniones extraordinarias a la Asamblea General de Accionistas cuando lo juzgue conveniente o cuando lo solicite la Superintendencia Financiera de Colombia o un número de Accionistas que represente por o menos el veinticinco por ciento (25%) del capital suscrito. e. Presentar a la Asamblea General de Accionistas conjuntamente con el Presidente, informes sobre la situación económica, financiera y administrativa de la sociedad,12 MP-DES-PLA-001 Página 11 que contengan además los datos contables y estadísticos que exige la Ley, así como también la sugerencias que crean necesarias para el desarrollo del objeto social. f. Presentar a la Asamblea General de Accionistas, conjuntamente con el Presidente, en sus sesiones ordinarias, las cuentas, inventarios, balance general de fin de ejercicio y una discriminación de la cuenta de pérdidas y ganancias con el proyecto sobre constitución de reservas, de distribución de utilidades y de cancelación de pérdidas. g. Reglamentar la colocación de las acciones que la sociedad tuviere en reserva y las que provengan de futuros aumentos de capital, dejando en todo caso a salvo el derecho de suscripción preferencial en favor de los accionistas. h. Autorizar al Presidente para renunciar a la gestión de la sociedad respecto de determinados fideicomisos, previa autorización del Superintendente Financiero. i. Autorizar a la sociedad para aceptar la representación de tenedores de bonos. j. Autorizar la celebración del contrato de administración de la emisión de títulos valores. k. Aprobar la planeación estratégica l. Las derivadas de la administración de las carteras colectivas de conformidad con el numeral y m. Las demás que le atribuya la ley y el presente código. 3.3 Presidente y Vicepresidentes Fiducor S.A. tiene un Presidente y Vicepresidentes, nombrados por la Junta Directiva para períodos de un (1) año y reelegidos indefinidamente. Las atribuciones y responsabilidades del Presidente y de los Vicepresidentes están debidamente descritas en los manuales de funciones respectivos. 3.4 Representantes Legales Designación Los representantes legales de Fiducor S.A. son elegidos por la Junta Directiva de conformidad con lo dispuesto en los artículos 198 y 440 del Código de Comercio y en los estatutos de la Fiduciaria Atribuciones Sus nombres y atribuciones están establecidos en el certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio y en el certificado de existencia y representación legal de la Superintendencia Financiera de Colombia. 3.5 Comité de Auditoría Objetivo13 MP-DES-PLA-001 Página 12 Este comité tiene como objetivo principal ordenar y vigilar que los procedimientos de control interno de la Fiduciaria se ajusten a las necesidades de la misma y como objetivos específicos, los de velar por el adecuado cumplimiento del control interno y realizar una evaluación de riesgos y contingencias en que pueda incurrir la Fiduciaria. Los miembros del Comité de Auditoría no tienen dependencia ni subordinación de ningún directivo o colaborador de la Fiduciaria. Presentan los informes a la Junta Directiva de la Fiduciaria para que ésta, a su vez, los presente a la Asamblea General de Accionistas de acuerdo con lo previsto en las leyes y en especial en la normatividad expedida por Superintendencia Financiera de Colombia. La conformación del Comité de Auditoria y su funcionamiento están descritos en el manual de funciones vigente, aprobado por la Junta Directiva. 3.6 El Revisor Fiscal Nombramiento Sin perjuicio del derecho de cualquier socio o accionista de presentar al máximo órgano social candidatos para la revisoría fiscal, corresponde a La Junta Directiva, a través del Comité de Auditoría, someter a consideración de la asamblea general de accionistas u órgano equivalente, la hoja de vida de los posibles candidatos, para lo cual debe verificar previamente que los mismos cumplan con los requisitos necesarios para desempeñar adecuadamente sus funciones y que no se encuentren incursos en las incompatibilidades e inhabilidades previstas en los artículos 205 del Código de Comercio, 50 y 51 de la Ley 43 de 1990 y demás normas que resulten aplicables Funciones Las funciones del Revisor Fiscal se encuentran previstas en los artículos 207 y 209 del Código de Comercio, la Ley 43 de 1990 y la Circular Externa 054 de 2008 expedida por la Superintendencia Financiera. En todo caso, se incluyen las siguientes: 1) Cerciorarse de que las operaciones que se celebran o cumplan por cuenta de la Sociedad, se ajusten a las prescripciones de los estatutos, a las decisiones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva. 2) Dar oportuna cuenta, por escrito, a la Asamblea de Accionistas, a la Junta Directiva, al Presidente, según los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios 3) Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de la Sociedad y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados 4) Velar porque se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas de las reuniones de la Asamblea y de la Junta Directiva y porque se conserven debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes de las cuentas impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines.14 MP-DES-PLA-001 Página 13 5) Inspeccionar asiduamente los bienes de la Sociedad y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia o a cualquier otro título 6) Impartir Instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores sociales. 7) Convocar a la Asamblea de accionistas a reuniones extraordinarias cuando lo juzgue conveniente, e igualmente, convocar a reuniones extraordinarias a la Junta Directiva. Cumplir las demás atribuciones que le señalen las leyes y los estatutos, y las que siendo compatible con las anteriores, le encomiende la Asamblea General de Accionistas. 8) Ejercer sus funciones respecto de las carteras colectivas administradas por Fiducor S.A. y presentar los informes de manera independiente a los de la Sociedad Administradora. 9) La demás que establezca las normas vigentes y en especial la Superintendencia Financiera de Colombia. 3.7 Comité de Riesgos Objetivos Evaluar el comportamiento del mercado de títulos valores, acciones, renta fija, deuda pública y demás activos mantenidos en los portafolios; igualmente de evaluar y definir metodologías y cupos de contrapartes y emisores para todos los negocios administrados por Fiducor, carteras colectivas y fondo de pensiones voluntarias. La conformación del Comité de Riesgos y su funcionamiento están debidamente descritos en el manual de funciones respectivo. 3.8 Comité de Desarrollo Objetivos Planear, priorizar y ejecutar todas las actividades tendientes al desarrollo de la Fiduciaria. La conformación del Comité de Desarrollo y su funcionamiento están debidamente descritos en el manual de funciones respectivo. 3.9 Comité de Inversiones Objetivos a. Evaluar la situación de los portafolios de las carteras colectivas, fondos de pensiones voluntarias, fondos mutuos, fondos comunes especiales y demás portafolios administrados por Fiducor S.A. b. Establecer políticas y estrategias de inversión para los portafolios administrados15 MP-DES-PLA-001 Página 14 por Fiducor. c. Revisar cuadros comparativos de rentabilidad de las carteras y fondos administrados por Fiducor S.A. vs. los demás fondos de Inversión del mercado. d. Evaluar los informes presentados, incluidos los de comisiones e ingresos de Fiducor por concepto de comisiones de administración de las carteras y los fondos. e. Revisar el cumplimiento de límites y de políticas de inversión. La conformación del Comité de Inversiones y su funcionamiento están debidamente descritos en el manual de funciones respectivo Comité Comercial Objetivos a. Analizar inicialmente y evaluar comercial, operativa y jurídicamente propuestas de negocio y decidir la posible participación o no de la Fiduciaria. b. Proponer la comisión a cobrar por parte de la Fiduciaria ante la propuesta de negocio presentada. La conformación del Comité Comercial y su funcionamiento están plenamente descritos en el manual de funciones respectivo Comité de Sistemas Objetivo Realizar la planeación, priorización y control de los proyectos, nuevos desarrollos y tareas del área de Sistemas. La conformación del Comité de Sistemas y su funcionamiento están plenamente descritos en el manual de funciones respectivo.16 MP-DES-PLA-001 Página ORGANOS DE CONTROL EXTERNO 4.1 Superintendencia Financiera de Colombia La Superintendencia Financiera de Colombia tiene por objeto supervisar el sistema financiero colombiano con el fin de preservar su estabilidad, seguridad y confianza, así como promover organizar y desarrollar el mercado de valores colombiano y la protección de los inversionistas, ahorradores y asegurados. La Superintendencia Financiera de Colombia ejerce las funciones propias de las Superintendencias Bancaria y de Valores, establecidas en los Decretos 2739 de 1991 y 663 de 1993, en la ley 964 de 2005 y demás normas que los modifiquen o adicionen, las que señalen las normas vigentes y las que le delegue el Presidente de la Republica Objetivos a. Asegurar la confianza del público en el sistema financiero, asegurador y provisional y velar porque las instituciones que lo integran mantengan permanente solidez económica y coeficientes de liquidez apropiados para atender sus obligaciones. b. Supervisar de manera integral las actividades de las entidades sometidas a su control y vigilancia, las condiciones de los servicios prestados y el cumplimiento de las normas legales aplicables. c. Supervisar el cumplimiento de los mecanismos de regulación prudencial. d. Velar porque en el desarrollo de la actividad no se incurra en prácticas comerciales restrictivas del libre mercado y tenga lugar con sujeción a las reglas y prácticas de la buena fe comercial. La Superintendencia de Financiera tiene además una función de control sobre los emisores de valores, la cual consiste en velar por la calidad, oportunidad y suficiencia de la información que es remitida al mercado público de valores 4.2 Autorregulador del Mercado de Valores Organismo privado que cumple funciones normativas, de supervisión y disciplinarias de conformidad con lo establecido en la Ley. Su función normativa consiste en la definición de: usos sanos, prácticas, aspectos éticos, conflictos de interés y en general, todas aquellas reglas dirigidas a la protección del inversionista, la integridad del mercado de valores, relacionadas con la actividad del intermediación de valores. Por su parte, la supervisión se ejerce mediante la verificación del cumplimiento de la normatividad aplicable por parte de las entidades reguladas, mientras que la función disciplinaria consiste en la investigación de hechos y conductas con el fin de determinar la responsabilidad por incumplimiento de la normatividad vigente.17 MP-DES-PLA-001 Página SISTEMA DE CONTROL INTERNO Para el desarrollo del control interno la Fiduciaria cuenta con una adecuada estructura de control interno, acorde con las normas legales vigentes y objeto de permanente actualización, orientada a definir las acciones preventivas y correctivas que permitan la ejecución de una gestión eficiente. La Fiduciaria cuenta con el Sistema de Control Interno formalmente establecido, el cual consta de seis (6) componentes: (i) Ambiente de Control, (ii) Administración del Riesgo, (iii) Actividades de Control, (iv) Información y Comunicación, (v) Monitoreo del Sistema y (vi) Comité de Auditoría. Con el fin de mantener un adecuado Sistema de Control Interno en Fiducor S.A., éste se evalúa por lo menos una vez al año en forma independiente por la Auditoría Interna y la Revisoría Fiscal. 5.1 Principios del Sistema de Control Interno Los Principios del Sistema de Control Interno constituyen los fundamentos y condiciones, imprescindibles y básicos, que garantizan la efectividad del Sistema de Control Interno en Fiducor S.A. y son: a. Autocontrol. Es la capacidad que tienen todos y cada uno de los colaboradores, independientemente de su nivel jerárquico, para evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos en el ejercicio y cumplimiento de sus funciones, así como para mejorar sus tareas y responsabilidades. b. Autogestión. Es la capacidad de la organización para interpretar, coordinar, ejecutar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz su funcionamiento. c. Autorregulación. Es la capacidad de la organización para desarrollar en su interior y aplicar métodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y mejoramiento del Sistema de Control Interno, dentro del marco de las disposiciones legales aplicables. 5.2 Objetivos del control interno Los objetivos del Control Interno son: a. Efectividad y eficiencia de las operaciones, ésto es el cumplimiento de los objetivos básicos de la Fiduciaria, salvaguardando los activos de la fiduciaria y los bienes de terceros que se encuentran en poder de la misma. b. Suficiencia y confiabilidad de la información financiera. c. Cumplimiento de las leyes, estatutos, reglamentos o instrucciones internas y regulaciones aplicables a la Fiduciaria.18 MP-DES-PLA-001 Página Auditoría Interna Es un área con funciones independientes dentro de la organización, dirigida por el Auditor Interno y que se encarga de examinar y evaluar los procesos, actividades, operaciones y resultados de la Fiduciaria, efectuando las recomendaciones para la mejora de los mismos.19 MP-DES-PLA-001 Página SISTEMA INTEGRAL DE PREVENCIÓN Y CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO 6.1 Prevención de Actividades Delictivas y Conocimiento del Cliente Fiducor S.A., toma las medidas necesarias para evitar ser utilizada como intermediario en transacciones con dineros originados o destinados a la ejecución de actividades ilícitas, en cumplimiento de lo establecido en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, en la Circular Externa 007 de la Superintendencia Financiera y demás normas que las modifiquen o adicionen. La Presidencia y Vicepresidencias de Fiducor S.A. velan porque se de cumplimiento de las disposiciones tendientes a evitar que, en la realización de las operaciones de la Fiduciaria, ésta pueda ser utilizada como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o para dar apariencia de legalidad a estas transacciones y fondos vinculadas a las mismas. Así pues, absuelven las inquietudes que se presenten y propenden porque se tomen las medidas disciplinarias de rigor. Es función del oficial de cumplimiento de la Fiduciaria liderar con los colaboradores de las distintas áreas las acciones tendientes a evitar que la Fiduciaria sea utilizada en el lavado de activos y/o en la Financiación del Terrorismo, quienes deben atender sus instrucciones y reportarle aquellos eventos que se salen de los parámetros normales de operación. Todos los colaboradores de Fiducor S.A. se comprometen a dar cumplimiento a lo dispuesto en los Manuales del SARLAFT, al igual que los del SARO, SARM y SARL, establecidos por la Fiduciaria para Administración de tales riesgos.(eliminar porque el título se refiere al LA/FT) se propone el numeral 12 referido a los Sistemas de Administración de Riesgo. Fiducor S.A. procura prestar sus servicios a personas e instituciones de reconocida solvencia ética, razón por la cual aplica estrictos criterios de selección de sus clientes, tanto habituales como ocasionales, con el fin de lograr su debida identificación y la de la actividad económica desarrollada por cada uno de ellos. La Fiduciaria es respetuosa de las leyes de reserva bancaria y/o confidencialidad. Esta manifestación no puede ser utilizada de manera indiscriminada de tal manera que su protección no puede ser utilizada para facilitar el encubrimiento de la fuente o existencias de ingresos obtenidos ilegalmente. La reserva no es oponible a las solicitudes de información formuladas de manera específica por las autoridades dentro del ejercicio de sus funciones, conforme a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Nacional y en los artículos 63 del Código de Comercio, 288 del Código de Procedimiento Civil, 9 de la Ley 526 de 1999 y 105 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, o en aquellas normas que los adicionen, modifiquen o sustituyan.20 MP-DES-PLA-001 Página 19 Así mismo, la Fiduciaria reporta a las autoridades aquellos casos en los cuales haya cancelado el contrato de trabajo de uno de sus colaboradores a causa de la violación de la reserva bancaria, ocultamiento o de visos de legalidad a dineros provenientes de las actividades ilícitas, así como también reporta la relación con el cliente derivado del comportamiento anormal del empleado. De igual manera, se da cumplimiento a los requisitos establecidos por las normas vigentes, relacionados con el conocimiento de clientes y el origen de los recursos entregados por cada uno de ellos a la Fiduciaria. 6.2 Políticas Generales del Sistema de Administración de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo SARLAFT En desarrollo del Sistema de Administración del Riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo, la Fiduciaria a través de sus accionistas, directivos y colaboradores debe regirse por las siguientes políticas: a. Fiducor S.A., sus órganos de administración y de control, su Oficial de Cumplimiento y demás colaboradores, deben dar estricto cumplimiento a las normas legales y los reglamentos internos orientados a prevenir y controlar el lavado de activos y la financiación de terrorismo, con el propósito de contribuir a la realización de los fines del Estado, procurar la integridad del sistema financiero y proteger a la Fiduciaria a nivel nacional e internacional, evitando la materialización de riesgos reputacionales, legales, operacionales y de contagio, asociados a tales delitos. b. Dentro de los lineamientos estratégicos de Fiducor S.A., se encuentra el contar con un adecuado Sistema de Administración de Riesgo para la Prevención del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo - SARLAFT. Para ello es fundamental el consolidar una cultura de administración del riesgo al interior de la Fiduciaria que le agregue valor a las labores diarias de sus colaboradores y fortalezca en ellos un mayor conocimiento sobre los procesos internos, el mercado, los sistemas y los clientes, sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas c. Los colaboradores de la Fiduciaria están en la obligación de abstenerse de incurrir en situaciones que impliquen conflicto de interés; no obstante, en el caso en que se encuentren expuestos a este tipo de situaciones o crean estarlo, deben abstenerse de tomar cualquier decisión al respecto y deben reportarlas inmediatamente al Oficial de Cumplimiento o a un Representante Legal de Fiducor S.A., instancias que definen lo que se debe hacer en estas circunstancias. d. El Oficial de Cumplimento debe incluir un informe sobre este tipo de eventos (siempre y cuando se presenten) en los reportes periódicos dirigidos a la Junta Directiva. e. 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