Source: https://es.scribd.com/doc/73740953/Manual-Caja-Chica
Timestamp: 2016-05-03 02:11:40
Document Index: 79820934

Matched Legal Cases: ['artículo 2', 'artículo 10', 'ARTÍCULO 15', 'ARTÍCULO 16', 'ARTÍCULO 17', 'artículo 23', 'ARTÍCULO 25', 'artículo 3', 'Artículo 23', 'ARTÍCULO 27', 'artículo 29']

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se establece el presente Manual. y las disposiciones de las Gerencias de División. y la unificación de los procedimientos institucionales. ha provocado que más Unidades Ejecutoras de la Institución.
. mediante el enunciado de las normas de aplicación general y de los procedimientos básicos.S. requieran de un Fondo de Caja Chica para realizar compras y pagos.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN.S. Ley de la Administración Financiera y la Ley Constitutiva de la C. y al mismo tiempo reporten ventajas para la prestación de servicios. oportunos y eficaces. con los pagos y las obligaciones adquiridas por la Institución. para que los servicios sean adecuados. De acuerdo con el ordenamiento jurídico-administrativo de la Ley General de la Administración Pública. liquidación y contabilización de los fondos de las Cajas Chicas de la Institución. Uno de los mecanismos para realizar compras menores. adquirir las mercaderías más rápidamente y cumplir en forma inmediata. la adecuada administración. en cumplimiento de las necesidades prioritarias de la población. los cuales permiten mejorar las operaciones. el cual constituye un instrumento de gran utilidad para regular. es el que se realiza mediante la utilización de los Fondos de Caja Chica. las compras y los pagos que realiza la Caja Costarricense de Seguro Social en beneficio de los asegurados y clientes en general. que permitan realizar las metas y cumplir con los objetivos planteados. con el fin de agilizar y cumplir adecuadamente con los servicios y operaciones que éstas realizan. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
INTRODUCCIÓN El proceso de desconcentración de los servicios.C.
procedimientos y requisitos que debe cumplir una Unidad Ejecutora para la apertura de un Fondo de Caja Chica. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
OBJETIVO GENERAL Establecer las normas y los procedimientos para la administración. liquidación y contabilización de las Cajas Chicas. liquidación y contabilización de los Fondos de Caja Chica de la Institución. Establecer.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. 3.
.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. 2. Regular los trámites. con el fin de propiciar un eficiente y eficaz control interno de los mismos. con el fin de lograr una apropiada y eficiente utilización de los recursos. 4. una herramienta de apoyo que les permita ejecutar eficientemente sus labores. Proporcionar a la administración y a los encargados directos e indirectos de los trámites de Caja Chica. Detallar las responsabilidades de las distintas personas y unidades que participan en la administración. normas y estandarizar los trámites y procedimientos para el uso de las Cajas Chicas en las diferentes Unidades Ejecutoras.
urgente e indispensable. operación y el control de los fondos de cajas chicas en la Institución.
El presente manual establece las disposiciones generales. de aplicación obligatoria. a la Institución y en general a la eficiencia del servicio. que regulan la asignación. al menos. donde el bajo monto del bien o servicio no amerita el trámite de pago mediante cheque por lo que se justifica el desembolso inmediato. como también a través de la Sección Trámite de Pagos. por medio de las unidades que cancelan las compras con Fondos de Caja chica o Vales de Caja. que regulan la asignación. deberán ser utilizados única y exclusivamente para la adquisición de artículos y servicios tan indispensables y de
. Procedimiento elaborado por la Sub Area Contabilidad Operativa. Sección Caja y Custodia de Valores y Sucursales.
El Fondo de Caja Chica está constituido por una suma de dinero asignada por el Area de Tesorería General. cuya postergación para adquirirlos por el procedimiento de contratación ordinario causaría perjuicio a los asegurados y usuarios. con el fin de satisfacer la adquisición de bienes y servicios condiciones: • De consumo inmediato. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
Este documento estipula la aplicación obligatoria. a una Unidad Ejecutora que así lo requiera. • Operación normal de las unidades. que cumplan. una de las siguientes
Los fondos de caja chica asignados a las unidades.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. operación y el control de los fondos de cajas chicas.
así como la Normativa Institucional vigente: a) Ley General de Administración Pública
. el Area de
Institución que así lo requieran.
Con el objeto de satisfacer los gastos Tesorería General. calificará la condición de la compra según lo estipulado en el artículo 2.
Con base en la normativa institucional vigente.
Las normas y procedimientos para la administración. o quien éste designe. liquidación y contabilización del Fondo de Caja Chica. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
verdadera urgencia que se justifique su pago fuera de los trámites de compra que establece la ley. siempre y cuando cumpla con lo especificado en los artículos No. Su saldo debe ser deudor y representa el efectivo asignado para los gastos indicados anteriormente. operando bajo el sistema de fondo fijo para cada caja chica que se utilice y debe ser autorizado por el Area de Tesorería General de la Institución. se debe cumplir con lo siguiente: ♦ Las Unidades con fondo de caja chica asignado podrán efectuar compras de uno
o varios artículos hasta un 75% del monto de Caja Chica. 6 del presente Manual. 2 y No. para lo cual la Unidad Ejecutora solicitante debe cumplir lo estipulado en el artículo 10 de este Manual. se regirán por la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social y su Reglamento. para las compras o egresos mediante la utilización del Fondo de Caja Chica. no puede ser el mismo que custodia el fondo. Quien califica la condición de la compra. El Administrador. ♦ Cada egreso deberá corresponder a la adquisición de un bien o servicio. podrá habilitar urgentes de bienes y servicios.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. la necesidad de la compra utilizando la fórmula N° 4-70-01-0660 “Solicitud de compra por caja chica”. La
Jefatura correspondiente planteará ante la administración.
Los gastos por servicios personales. • • • Las compras para incrementar existencias. que justifica el sistema de pago fuera de los trámites ordinarios establecidos. Normas de Control Interno de la C.S. Las compras que no califiquen en el artículo No. honorarios y consultorías Facturas por servicios profesionales contratados por los procedimientos de contratación administrativa.2 de este manual La compra de activos La compra de materiales y suministros de existencia en el Almacén General de la Institución. realicen cambios monetarios.C. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Código de Trabajo Reglamento Interno de Trabajo de la C. cambios de cheques u operaciones distintas a
. por lo que no se deben cancelar por medio del fondo de la Caja Chica: • • • • Las compras que se hayan efectuado al crédito. Manual de Normas Técnicas de Auditoría para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización.S. salvo que estuvieran agotados y que sea indispensable su adquisición inmediata. • Gastos en partidas sin contenido presupuestario
Con los Fondos de Caja Chica no es permitido que funcionarios de la Institución o ajenos a la misma.S.C.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. Otras Normas y Leyes conexas sobre la administración del efectivo.
La ejecución del gasto mediante cajas chicas es un procedimiento de excepción limitado a casos de verdadera urgencia y necesidad.S.
serán sujetos de revisión.
El monto asignado será registrado a nombre del Administrador o Jefe de la Unidad Ejecutora. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
las que se destinan los fondos. cheques. el cual debe ser revisado y firmado por el Administrador o Jefe respectivo.06 del Manual de Normas de Control Interno en la Caja Costarricense de Seguro Social. custodia y operación del fondo. el funcionario responsable de la administración. conforme lo establece la norma 201.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN.04 del Manual de Normas de Control Interno en la Caja Costarricense de Seguro Social. Los Fondos de Caja Chica. recuentos o arqueos. objetos. egresos e ingresos. Corresponde a la Jefatura inmediata. Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y otras normas aplicables.
Si se incurre en pagos improcedentes. a un funcionario responsable.05 y 202. dejando evidencia escrita de lo actuado. custodie y opere el Fondo de Caja Chica. así como realizar arqueos sorpresivos. para que administre. documentos. no está permitido mezclar dinero. tal y como lo establecen las normas 201.02 del Manual de Normas de Control Interno en la Caja Costarricense de Seguro Social. supervisar la administración del Fondo de Caja Chica. valores particulares y otros que no tengan relación con el Fondo de Caja Chica. sin previo aviso. quien a su vez podrá designar por un período determinado. deberá realizar un cierre de caja. por parte de los Asistentes de Auditoría. Tampoco se permite la compensación de saldos. de conformidad con las normas insertas en la Ley General de Administración Pública. estando en la obligatoriedad el
. los responsables serán sancionados de acuerdo con lo indicado en el Reglamento Interior de Trabajo. Al finalizar el día. conforme lo establece la norma 202.
y posteriormente lo comunicará a la Unidad correspondiente. la que deberá cumplir con los siguientes requisitos: a) Justificación respectiva de la necesidad del Fondo de Caja Chica. de ofrecer todas las facilidades.
. indicando el monto requerido de caja chica. el Area de Tesorería General. en función de la actividad que realiza la Unidad Ejecutora de la Institución. para que el trabajo se realice en su presencia.
La autorización para la apertura de un Fondo de Caja Chica estará a cargo del Area de Tesorería General. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
responsable o encargado del manejo de los fondos.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. b) c) Presentación del presupuesto asignado a la Unidad Ejecutora. resolverá en el término de ocho días hábiles. el Area de Tesorería General estime
Con base en la solicitud presentada por la Unidad que requiera la apertura de un Fondo de Caja Chica. a solicitud de la parte interesada. si procede o no la apertura del fondo. Cualquier otro estudio o requisito que conveniente.
el cual debe contener: número de comprobante de caja chica. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
Las Unidades a las que se les haya asignado un Fondo de Caja Chica. informará a la Unidad Ejecutora la denegatoria del aumento.
Administrativas y Producción. • Cualquier otro documento o estudio pertinente. en función de la actividad que realiza la Unidad Ejecutora de la Institución. por lo menos una vez al año o en forma selectiva si es de su consideración o necesidad. esto con el fin de mantener actualizada la información. fecha y monto de la liquidación.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. • Enviar un detalle de todas las liquidaciones de caja de los últimos tres meses. en forma razonada y justificada. indicando el monto requerido. el Area de Tesorería General. de acuerdo con las necesidades.
Para realizar los reintegros. la solicitud de aumento y de autorizarse el mismo. se confeccionará un Comprobante de Egreso por el monto autorizado afectando las cuentas correspondientes.4-70-02-0220 “Comprobantes
Chica”. para lo cual deberán proceder de la siguiente manera: • Justificación respectiva del aumento del Fondo de Caja Chica. se deberán utilizar las siguientes fórmulas: No. para la toma de decisiones en cuanto a aumentar o disminuir el monto de los respectivos fondos asignados. podrá nombrar una comisión para realizar una evaluación a nivel general de los Fondos de Cajas Chicas instalados en las diferentes Unidades Ejecutoras. De no autorizarse el aumento.
. podrán solicitar al Area Tesorería General un aumento del monto. a criterio del Area de Tesorería General. • El Area Tesorería General. • Una vez evaluada por el Area Tesorería General.
presentando el o los comprobantes de Caja Chica correspondientes a la liquidación. así como del Jefe de la Unidad.
. Clínicas y Sedes de Áreas de Salud. y los justificantes agrupados en el mismo orden que aparecen en la liquidación. En toda liquidación de Caja Chica. solicitarán el reintegro del fondo. Los encargados del Fondo de Caja Chica.
Ambos formularios deberán contener los datos solicitados y el monto a reintegrar. serán los responsables del acto de reintegro. debe anotarse el nombre completo y la firma del funcionario encargado del Fondo de Caja Chica. todo con el propósito de no entorpecer el funcionamiento del mismo. la cédula de identidad y el gafete del autorizado y del autorizante. o los funcionarios previamente autorizados. (Oficinas Centrales o Sucursal correspondiente).MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. en original y dos copias. quienes en última instancia. el cual debe coincidir con las facturas presentadas. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
No. según sea el caso. para Hospitales. en la Unidad de Caja correspondiente. se deberá presentar al cajero. Para realizar las operaciones de reintegro. 4-70-02-0200 “Comprobantes de Caja Chica”. o antes si se considera necesario. El reintegro del Fondo de Caja Chica deberá llevarse a cabo cuando éste se haya disminuido hasta en un 75% de su monto asignado.
deben funcionar en apego a lo
establecido en el presente Manual de Normas y Procedimientos para la Administración. timbrada o con la nota de autorización por parte de Tributación Directa. la persona responsable de
administrar y operar el fondo debe ser diferente de quien solicita la compra y de la que realiza el registro contable. Este
. según se indicó en el artículo No. ♦ Todas las Cajas Chicas estarán sujetas a una revisión interna y de arqueos
sorpresivos por parte de los supervisores directos o la Auditoría. se aplicarán las siguientes normas y procedimientos: ♦ Todas las Cajas Chicas existentes en la Institución.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. con relación a los Fondos de Caja Chica. ♦ Para un mejor funcionamiento y control de las Cajas Chicas de la Institución se
deben aplicar todas las prohibiciones mencionadas en los artículos No. 6 y 7 del presente Manual. la cual debe confeccionarse a nombre de la Caja Costarricense de Seguro Social. Liquidación y Contabilización de los Fondos de Caja Chica y la normativa institucional vigente.9 de este Manual. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
Para efectos del Control Interno y conforme a lo establecido en el Manual de Normas de Control Interno en la Caja Costarricense de Seguro Social. ♦ Con relación a los egresos de caja chica. la persona que maneje el fondo debe ser
diferente de quién solicita la compra y deberá respaldarse en la factura original del proveedor. ♦ Para una adecuada separación de funciones.
el cual debe ser firmado por la Jefatura superior.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. borrones o cualquier otra condición que ponga en duda su integridad y autenticidad.
ARTÍCULO 15: De los sobrantes y faltantes en el fondo de caja chica. para evitar que puedan ser utilizados posteriormente. anotando el número de liquidación donde se dio el sobrante de caja. previa comprobación del hecho suscitado.
ARTÍCULO 16: De los actos delictivos en perjuicio de los Fondos de Caja chica. así como el número de liquidación de caja chica en el cual se incluirá. afectando la cuenta N° 850-50-8 “Diferencias de Cajas”. ♦ Las solicitudes de compra de caja chica deberán archivarse en estricto orden numérico y deberán contener los comprobantes del reintegro
correspondiente. deben ser cubiertos en el acto por el responsable del manejo y custodia de los fondos e indicar el hecho en la hoja de cierre diario. Lo anterior a efecto de determinar los responsables del acto delictivo para
. ♦ Los documentos que respaldan el reintegro o liquidación deben ser originales.
Ante la presencia de actos delictivos en perjuicio de los fondos de caja chica y sobre los cuales no exista una recuperación inmediata del monto sustraído. auténticos y deberán ser marcados y sellados por el responsable de la Caja Chica. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
documento para ser admitido como válido. se debe plantear la denuncia a la Sección Técnica de Investigaciones de Oficinas Centrales y al Ministerio Público (OIJ). Los faltantes que resulten de las operaciones ordinarias de la caja chica y que sean debidamente comprobados al efectuar un arqueo. debe estar exento de tachones. roturas. debe emitirse de inmediato.
En el caso de producirse un sobrante en el Fondo de Caja Chica.
íntegros. un comprobante de ingreso por la suma correspondiente. Los comprobantes de ingreso deben archivarse en forma consecutiva. además deberá contener el nombre completo y firma del funcionario que efectuó o que recibió de conformidad la compra realizada.
Si transcurrido un año. debe plantearse la solicitud formal al Area Tesorería General. la Administración de la Unidad Ejecutora solicitará a la Subárea Contabilidad Operativa la eliminación de la cuenta por cobrar. para la reposición de las mismas. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
medidas disciplinarias y correctivas del caso. las investigaciones determinan la imposibilidad de señalar responsables.
. En el caso de que la recuperación de las sumas sustraídas no sea inmediata.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. adjuntando copia de las denuncias y el nombre y número de cédula del funcionario al que se abrirá la cuenta por cobrar. para lo cual debe adjuntar la documentación donde se indica que no se encontraron responsables.
o bien. será un por un monto aproximado al precio total de los artículos por adquirir. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
CAPITULO IV: DE LA SOLICITUD. con relación a la utilización del Vale Provisional para retiros de efectivo por medio del fondo de Caja Chica. el mismo día o a más tardar en las primeras horas del día siguiente. c) Es prohibida la renovación de las fechas del vale provisional extendido. Si la compra no pudo realizarse debe devolverse.
. se actuará de la siguiente manera: a) El personal autorizado para tramitar retiros de efectivo por medio de Vales Provisionales corresponde a: Encargado de Compras. b) La suma que se puede entregar al funcionario autorizado por la Administración.
ARTÍCULO 17: Del documento Vale Provisional. un funcionario designado por la Administración. el total del dinero en efectivo que se entregó. El vale provisional (fórmula 4-70-02-0960) se podrá solicitar cuando por circunstancias especiales exista la imposibilidad de concretar o determinar el monto exacto del valor de los artículos o materiales que se desean adquirir.
Para un adecuado control y administración del efectivo de Caja Chica. ENTREGA Y LIQUIDACIÓN DE VALES PROVISIONALES DE CAJA CHICA. En este sentido. d) La entrega de Vales Provisionales de Caja Chica queda supeditada a que no existan otros vales pendientes de liquidar. o en su defecto. a continuación se detalla la normativa y el procedimiento vigente. cuando en determinada unidad no se cuenta con fondo de caja chica.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN.
el original quedará en poder de la Sucursal correspondiente o en la Subárea Caja y Custodia de Valores para las unidades de Oficinas Centrales. el original quedará en poder del encargado del fondo como justificante del egreso. En las unidades que no cuentan con fondo. debe liquidarse el vale provisional presentando ante el encargado del Fondo de Caja chica. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
Una vez realizada la compra. Si hubiere un sobrante o cobro adicional del dinero entregado.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. Cuando se liquide el Vale Provisional. éste se incorporará a los
. número de cédula y firma del funcionario que recibe el dinero Sello de la Unidad Ejecutora El documento debe llenarse totalmente. se procederá a llenar el formulario 4 70 02 0960 en original y copia. puesto que desempeña y servicio donde labora Monto en cifras y letras Motivo y concepto de la solicitud detallado ampliamente Nombre y firma de dos funcionarios debidamente autorizados en el registro de firmas Nombre. cuando se requiera un vale provisional de caja chica. Fecha de solicitud Nombre y número de cédula del funcionario autorizado para retirar el dinero. número cédula y firma del funcionario que entrega el dinero Nombre. sellará como cancelado el original y la copia. la copia del vale junto con los justificantes (facturas) del gasto. estar prenumerado y contener la siguiente información:
En las unidades con caja chica asignada. El funcionario que retiró el Vale Provisional. entregará la copia del Vale con los documentos justificantes originales del gasto. el Encargado del Fondo de Caja chica.
se adjuntarán a la liquidación que se presente a la Sucursal local para solicitar el reintegro de los fondos de Caja Chica. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
fondos generales. en este caso deberá registrarse al dorso del original y la copia del Vale Provisional. el detalle que sigue:
Firma del funcionario autorizado: _____________________________ El documento original del Vale Provisional con su detalle al dorso y los documentos originales justificantes del gasto. En
. todos cancelados.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN.
se procederá a su destrucción. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
caso de que la cantidad de documentos y cuentas contables a utilizar requieran formular varios documentos liquidación de Caja Chica. bajo llave. Aquel que
esté en uso debe ser administrado únicamente por el Encargado del Fondo. deben liquidarlos por medio del “Vale de Caja Chica” (fórmula 4-70-02-0880) de conformidad con lo estipulado en el artículo 23 de este Manual en cuanto a los requisitos que deben cumplirse para la presentación de estos vales en la Subárea de Cajas. el Encargado del Fondo. por espacio de un año. si ello se amerita.
anulación. deberá archivarse en forma numérica secuencial pre-impreso. ♦ Custodiar de manera segura. el original con su copia. pasado el cual. quedarán en el archivo temporal. Para la liquidación de los vales provisionales en la Subárea Caja y Custodia de Valores. ♦ 20. deberá obtener.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. para lo cual deben seguirse los siguientes pasos: ♦ Controlar su numeración y el total de unidades que componen el talonario
pre-impreso. con la presencia de un representante de la Administración y del Servicio de Proveeduría.
El documento copia de la fórmula F-4-70-02-960 “Vale Provisional”. tantas fotocopias del Vale Provisional como liquidaciones realice. las dependencias de Oficinas Centrales que hayan solicitado estos vales. que cita el artículo
. Para estos efectos. deberán custodiarse adecuadamente. los talonarios que se utilizan. El documento copia del Vale Provisional quedará archivado en la Unidad. se levantará el Acta de Destrucción correspondiente.
Los documentos Vale Provisional F-4-70-02-0960.
. Deberá otorgarse especial atención a aquellos Vales Provisionales que se requieren los días viernes. y que por la distancia entre la Unidad usuaria y el área de compra. en las primeras horas hábiles del día siguiente de la fecha de emisión. deben reportar inmediatamente tal irregularidad a la Administración. el mismo día o a más tardar. deberá liquidarse contra los documentos originales justificantes del gasto. dejando constancia de lo actuado. En caso de que la liquidación no ocurra dentro de los plazos antes señalados. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
El dinero del Vale Provisional que se entregó. obliguen al funcionario comprador a efectuar las liquidaciones en las primeras horas del día lunes. el Encargado del Fondo de Caja Chica o Cajero de la Subárea de Caja y Custodia .MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN.
Su definición contable se refiere a una cuenta que expresa en términos monetarios y a una fecha determinada. vales y otros justificantes de gastos. que es la Unidad Ejecutora del lugar. estarán compuestas de la siguiente forma: • • • • Los 3 primeros dígitos identifican la cuenta de Mayor: Cajas Chicas Los siguientes 2 dígitos identifican la cuenta como tal El último dígito identifica el dígito verificador de la cuenta El primer dígito identifica el grupo que le corresponde en el Balance: Activo Circulante La cuenta contable 102-xx-x de la Caja Chica se debita por cheque o comprobante de egreso al momento de crear una nueva caja chica en alguna dependencia de la Institución. formado por billetes. Vejez y Muerte 102-03-2 Cajas Chicas de Proyectos Las cuentas contables mencionadas en el punto anterior. esta debe llevar la cuenta individual. comprobantes y otros referidos a operaciones normales de Caja Chica. También se debita por este mecanismo para efectuar ampliaciones al fondo fijo de caja chica. Las cuentas contables que se incluyen en este grupo de caja chica a nivel institucional. monedas. son las siguientes: 102-01-6 Cajas Chicas Seguro de Enfermedad y Maternidad 102-02-4 Cajas Chicas Seguro de Invalidez.
. ambos casos con autorización del Area Tesorería General de la Institución. el saldo en efectivo.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN.
los justificantes originales de Caja Chica. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
Por otra parte. cuando haya que liquidar parcial o totalmente alguna caja chica. En Oficinas Centrales. de manera que sean fácilmente identificables.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. los comprobantes a la Subárea de Contabilidad Operativa para lo que corresponda. con la copia del comprobante de liquidación a la Subárea Archivo Financiero Contable de la Institución.
Las Unidades de Caja que efectúen reintegros de Caja Chica. en forma separada del resto de los documentos justificantes del Estado de Caja. la Subárea de Caja y Custodia de Valores. para lo que corresponda. La Subárea Caja y Custodia de Valores. esto por indicaciones del Area Tesorería General de la Institución. enviará conforme con el cierre mensual. remitirá una vez cerrado el Estado de Caja.
. archivarán los justificantes correspondientes a cada fondo. Se acredita por asiento de diario para realizar ajustes y por comprobante de ingreso.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN.
. 4-70-02-0880 “Vale de Caja Chica”. conforme la siguiente distribución: Hasta ¢300. Dirección.000 (quinientos mil colones) por el Director de Sede respectivo. para el pago por medio de vale de caja. mediante la utilización de la fórmula No. seguidamente se detalla el procedimiento que deben seguir las Unidades de Sede de Oficinas Centrales.
Con el fin de reforzar el proceso de desconcentración en lo que a compras se refiere.000 (ochocientos mil colones) por el Gerente respectivo. Áreas y Subáreas de Oficinas Centrales deberán enviar a la Subárea Caja y Custodia de Valores. un registro de firmas de las personas autorizadas para solicitar el pago por medio del vale de caja. en la Subárea Caja y Custodia de Valores: a) Los vales de caja. Los montos anteriores podrán ser revisados y ajustados periódicamente por la Dirección Financiero Contable con base en el Índice de Precios al Consumidor.000 (trescientos mil colones) por el Jefe de Departamento solicitante.
Para utilizar este procedimiento cada Gerencia. De ¢300. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
ARTÍCULO 25: De las compras por Vale de Caja Chica.000 (quinientos mil colones) a ¢800. deberán ser aprobados de acuerdo con su monto.000 (trescientos mil colones) a ¢500. De ¢500.
según el punto b) Sello de la Unidad que compra Para hacer efectivo el Vale de Caja chica en la Subárea Cajas y Custodia de Valores. La factura debe contener los siguientes requisitos: Fecha Número de cédula jurídica o de identidad Cantidad y descripción bien o servicio brindado Precio unitario Exenta del impuesto de ventas Monto total Nombre y firma del proveedor Nombre y firma del funcionario que recibe la compra realizada
. debe adjuntarse al mismo el original de la factura comercial del proveedor. el cual deberá contener la siguiente información:
Especificación clara del bien o servicio a adquirir Unidad Ejecutora.
La Unidad que realiza la compra será la responsable del recibo del bien o servicio. y velar porque el mismo cumpla con todas las normas y procedimientos internos establecidos. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
La Unidad correspondiente será la encargada de realizar todo el proceso de compra seleccionando los bienes o servicios que beneficien el interés institucional en precio y calidad.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. Actividad Lugar y fecha Certificación de contenido en la partida presupuestaria correspondiente Nombre y cédula del proveedor al que se le realizó la compra Monto en números y letras Retención del 2% de Impuesto de Renta cuando corresponda Debe ser firmado por dos personas debidamente autorizadas en el registro de firmas. la cual debe ser timbrada por la Dirección General de Tributación Directa o en su defecto nota de exoneración del timbraje. de acuerdo con las especificaciones que fueron solicitadas y procederá a confeccionar el “Vale de Caja Chica”. Servicio.
que la persona que se presenta a realizar la gestión es la misma a quien se está ordenando el pago. Los gastos por servicios personales. no es aplicable para:
Las compras que se hayan efectuado al crédito. honorarios y consultorías.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. el encargado de la compra será el responsable de entregar al Proveedor. será el establecido por la Subárea Caja y Custodia de Valores.
El procedimiento para la compras por medio de vales de caja chica en las Unidades Ejecutoras ubicadas en Oficinas Centrales. por el medio correspondiente. podrán utilizar este procedimiento. únicamente cuando la compra a realizar sobrepase el 75% del monto de la Caja chica. la fórmula 4-70-020880 debidamente llena junto con la factura comercial original para que pueda hacer efectivo el pago en la Subárea Caja y Custodia.
Las compras para incrementar existencias. previa identificación del mismo.
El horario de liquidación del vale de caja chica. Gastos en partidas sin contenido presupuestario
. La compra de activos La compra de materiales y suministros de existencia en el Almacén General de la Institución. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
Una vez que el bien o servicio haya sido recibido a satisfacción de la unidad solicitante.
Las Unidades de Oficinas Centrales que cuenten con un Fondo de Caja Chica. salvo que estuvieren agotados y que sea indispensable su adquisición inmediata. El cajero respectivo verificará. Facturas por servicios profesionales contratados por alguno de los procedimientos de contratación administrativa.
implica la responsabilidad de velar por el adecuado uso de los recursos.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN.
. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
Los distintos niveles de autorización descritos en el punto a) de este capítulo. la agilización de los procesos de pago y el cumplimiento del control interno y de la normativa institucional vigente. para la aprobación de las compras por medio de vale de caja.
El artículo No. (Incluye modificación a la Ley según Decreto Ejecutivo Nº 29952H 2001.. aun cuando se trate de pagos a cuenta o adelanto de esas operaciones (. las municipalidades.. las municipalidades y las asociaciones e instituciones a que se refiere el artículo 3º de esta Ley. autónomas o semiautónomas..) g) El Estado o sus instituciones. sujeta o no al pago de este impuesto.. los bancos del Sistema Bancario Nación. los indicados sujetos deberán retener y enterar al Fisco. negocios u otras operaciones realizadas por ellas. las empresas públicas y otros entes públicos... del 15-11-01).)” Esas retenciones deben practicarse en las fechas en que se efectúen los pagos o los créditos que las originen.)” “Se entiende que la retención se genera en cada pago o acreditación de renta sin que estos sean acumulativos en el período fiscal respectivo. publicado en La Gaceta Nº 220. el Instituto Nacional de Seguros y las demás instituciones autónomas o semiautónomas. en los casos de licitaciones públicas o privadas. que paguen o acrediten rentas a personas físicas o jurídicas con domicilio en el país.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. por cuenta de los beneficiarios de las rentas que a continuación se mencionan. establece literalmente que: “Toda empresa pública o privada. Para estos fines. los importes que en cada caso se señalan: (. Se exceptúa de esta aplicación los pagos por concepto de servicios profesionales (. 23 de la Ley del Impuesto sobre la Renta Nº 7092. contrataciones. deben retener el dos por ciento (2%) del producto bruto sobre las cantidades mencionadas. incluidos el Estado. cuando pague o acredite rentas afectadas al impuesto establecido en esta ley.
. está obligado a actuar como agente de retención o de percepción del impuesto.
como normalmente lo realiza. estampar el sello anteriormente mencionado sobre dicha factura.oo. serán comunicadas oportunamente por La Gerencia Financiera mediante circular a todas las Unidades Ejecutoras del país. corresponderá al encargado del Fondo de Caja Chica. deberán presentar ante la Unidad correspondiente la constancia emitida por la Dirección General de Tributación Directa. deberán ser entregadas al proveedor como comprobante de la exoneración del pago de impuestos de venta y selectivo de consumo y de la retención del impuesto de renta realizado. la fórmula Nº 4-70-01-06-00. Las modificaciones al monto citado. 28
. afectando la cuenta contable 300-09-4.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN.. Esta fórmula es traslada al encargado de presupuesto para que le autorice el contenido presupuestario respectivo. todas aquellas facturas por compra de bienes y servicios cuyo monto sea igual o mayor al establecido en este artículo. la unidad solicitante deberá confeccionar el formulario Nº 4-7002-0220. serán objeto de aplicación de retención del 2% del impuesto sobre la renta. b.
Unidades Ejecutoras con Caja Chica asignada a.
a) De acuerdo con lo establecido en la aparte a) del inciso g) del Artículo 23 de la Ley del Impuesto sobre la renta modificado por Decreto Ejecutivo Nº29952-H. publicado en La
Gaceta Nº19 del 28 de enero del 2008. denominada “Solicitud de Compra por Caja Chica”. c. Una vez recibida la factura del proveedor. denominado “Comprobante Caja Chica”. Para los efectos del reintegro. este monto asciende a ¢ 227. d. Para el año 2008.000. b) Aquellos proveedores que se acojan a las exoneraciones descritas en la Ley de Simplificación Tributaria. Una copia de la fórmula “Solicitud de Compra por Caja Chica” y de la factura. por el monto total de las facturas y se adicionará un comprobante de ingreso por el monto de las retenciones. La unidad solicitante del bien o servicio confeccionará. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
ARTÍCULO 27: De las consideraciones para retener el 2% de Impuesto sobre renta en compras por Caja Chica o Vales de Caja chica. e.
Para efectos del cierre del estado de caja. por medio del fondo de caja chica o vales de caja. Es importante considerar que el encargado de compras debe emitir un original y dos copias del “Vale de Caja Chica. El comprobante de egresos deberá indicar el número y fechas del o los comprobantes de ingresos en que se registraron las respectivas retenciones y a su vez. afectando las cuentas contables de gastos correspondientes (905-XX-X y 910-XX-X) y simultáneamente elaborarán un comprobante de ingreso por el monto total retenido (2% del Impuesto sobre la Renta). para los efectos tributarios que consideren convenientes. Si el monto por cobrar es objeto de la retención del 2% de Impuesto de Renta. Cada Unidad es responsable de llevar el control de los montos retenidos (por mes. un sello con la siguiente leyenda: Monto Factura Nº___________ Menos 2% Imp.S/Renta Neto a Pagar ¢___________ ¢___________ ¢___________
Este sello funcionará como control de los montos retenidos en cada factura. ya que el original queda como comprobante del pago realizado. la Sección Caja y Custodia de Valores (Oficinas Centrales) y las Sucursales deberán emitir un comprobante de egresos por el monto total de las facturas canceladas diariamente. c.
Unidades de Oficinas Centrales sin Fondos de Caja Chica a. de tal forma que la sumatoria de todos los comprobantes de ingreso mencionados anteriormente. Son todas aquellas unidades de Oficinas Centrales que no disponen de un Fondo de Caja Chica asignado. el cual la utilizará como un comprobante de la retención de que fue objeto. proveedor. 29
. con el propósito de que exista un control cruzado entre ambos tipos de documentos. debe servir como base para realizar el reporte anual que se envía la Subárea Gestión de Pagos y ésta a su vez a la Dirección General de Tributación Directa. d. por lo cual tramitan la cancelación de sus compras de bienes y servicios según el procedimiento establecido en el Capítulo VI de este Manual. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
d. monto retenido). La unidad que ejecuta la compra. afectando la cuenta contable 300-09-4. monto bruto. b. se deberá estampar al “Vale de Caja Chica”. el o los comprobantes de ingresos deberán referirse al comprobante de egresos en que se registro por el monto bruto total de las facturas canceladas.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. número de factura. cédula física o jurídica. deberá confeccionar el “Vale de Caja Chica” por el monto bruto del total de la factura presentada a cobro. para efectos del encargado de realizar las compras en cada Unidad. una copia es para la Unidad y la siguiente para el proveedor.
de tal forma que la sumatoria de todos los comprobantes de ingreso mencionados anteriormente. LIQUIDACIÓN Y CONTABILIZACIÓN DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
e. Al finalizar el periodo fiscal. la sumatoria total de las retenciones aplicadas en el mes anterior por concepto de cancelaciones realizadas por compras realizadas con Fondos de Caja Chica. Sucursales: Las Sucursales deberán remitir durante los 5 primeros días hábiles del mes siguiente. proveedor. cédula física o jurídica. monto bruto. monto retenido y monto neto). debe servir como base para realizar el reporte anual que se envía la Sección Trámite de Pagos y ésta a su vez a la Dirección General de Tributación Directa. Dicha información debe estar consolidada con la suministrada para efectos de la retención que se aplica a nivel de los pagos que se realizan por medio del Fondo Rotatorio de Operaciones (FRO). en las cuales existan facturas en las que se haya retenido el 2% por concepto del impuesto de renta. de acuerdo con el formato que se describe en el Anexo Nº1. Las Unidades de Oficinas Centrales que cuentan con Fondos de Caja Chica y que utilicen el “Vale de Caja Chica“ deberán cumplir con los puntos b y c mencionados en este Capítulo. número de factura.
Oficinas Centrales: La Sección Caja y Custodia de Valores procesará todas las facturas canceladas por medio de vales de caja y/o reintegros de caja chica. cada Sucursal así como la Sección Caja y Custodia de Valores es responsable de llevar el control de los montos retenidos (por mes. Dicha información deberá ser remitida a la Sección Trámite de Pagos. durante los 3 primeros días hábiles del mes siguiente en que se efectuaron las retenciones. las Sucursales procesarán todas las facturas canceladas por medio de vales de caja y/o reintegros de caja chica.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN.
. en las cuales existan facturas en las que se haya retenido el 2% por concepto del impuesto de renta. de acuerdo con el formato que se describe en el Anexo Nº1. f. Por su parte. Es decir. las Sucursales deberán remitir en el formato establecido y por medio magnético. la información sobre las retenciones aplicadas durante el periodo fiscal correspondiente.
Cada Unidad que cancele compras por medio de Fondos de Caja chica o Vales de Caja.402 del 31
de octubre de 1996.820 del 3 de mayo del 2002. N° 10. monto bruto. Serán aplicables las sanciones que define la Ley General de Administración Pública. deberán asignar un responsable para que lleve el control de los montos retenidos (por mes. N° 19. número de factura.
. Código de Normas y Procedimientos Tributarios y la Ley de Impuesto sobre la Renta en todos aquellos casos que por omisión se deje de retener. sin perjuicio de los procedimientos internos que establece la Institución en materia de faltas y sanciones. monto retenido). proveedor.605 del 9 de diciembre de 1996.336 del 27 de marzo del 2002 y N° 11. registrar y reportar la retención del 2% en las facturas que corresponde hacer la retención. N° 26. toda vez que el contenido de dichas circulares quedan incorporados en este manual.
Quedan sin efecto las circulares N° 21. cédula física o jurídica.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN. todas de la Gerencia División Financiera. Todas las Unidades deberán mantener un respaldo del período fiscal en ejecución (medios magnéticos) La Sección Caja y Custodia de Valores y las Sucursales deberán remitir los informes correspondientes a la Sección Trámite de Pagos en los tiempos estipulados en el artículo 29.883 del 15 de octubre de 1993.
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