Source: https://www.sora.sk/realitne-kancelarie-ochrana-osobnych-udajov
Timestamp: 2019-02-17 17:49:44+00:00
Document Index: 3364271

Matched Legal Cases: ['§ 8', '§ 4', '§ 4', '§ 4', '§ 19', '§ 68']

Realitné kancelárie - ochrana osobných údajov | SORA
Bezpečnostná dokumentácia pre realitné kancelárie
Ochrana osobných údajov + Program boja proti praniu špinavých peňazí
Keďže realitné kancelárie sa pri svojej činnosti dostávajú do styku s osobnými údajmi svojich klientov (sú nimi identifikačné údaje, ktoré vyžadujú právne predpisy, najmä katastrálny zákon), vzťahujú sa na realitné kancelárie viaceré povinnosti vrátane povinnosti oznámiť informačný systém na Úrade na ochranu osobných údajov SR.
Medzi základnú povinnosť RK je mať vypracovaný bezpečnostný projekt podľa zákona č. 122/2013 Z.z. o ochrane osobných údajov. Ak ho nemáte, riskuje pokutu až do 200.000 Eur. Ide o jedno z najzávažnejších porušení zákona.
Realitným kanceláriám, ktoré si nestihli zaregistrovať svoj informačný systém, odporúčame, aby tak urobili čo najrýchlejšie, aby si zbytočne nezvyšovali pravdepodobnosť kontroly zo strany inšpektorov Úradu (pri týchto kanceláriách bude pravdepodobné, že nepoznajú zákon, a preto im bude možné ľahšie uložiť pokutu). Úrad oneskorené oznámenia IS nesankcionuje.
Súčasťou bezpečnostnej dokumentácie je aj Program boja proti legalizácii príjmov z trestnej činnosti (kontroluje Finančná polícia SR).
Aké sú zákonné povinnosti realitných kancelárií?
Oznámiť informačný systém na Úrade na ochranu osobných údajov SR
Mať vypracovaný bezpečnostný projekt informačného systému
Mať vypracované súvisiace bezpečnostné smernice
Mať uzatvorenú písomnú zmluvu s maklérmi a inými osobami
Dokumentáciu vám vypracujeme na mieru!
Čo obsahuje bezpečnostná dokumentácia?
I. časť: Ochrana osobných údajov
OZNÁMENIE INFORMAČNÉHO SYSTÉMU
na Úrade na ochranu osobných údajov SR, ktoré si len vytlačíte, podpíšete a pošlete doporučenou poštou na adresu Úradu.
BEZPEČNOSTNÝ PROJEKT (samotný projekt pre realitnú činnosť)
Smernica o riadení procesu personálnej bezpečnosti informačného systému prevádzkovateľa v oblasti ochrany osobných údajov
Smernica pre spracúvanie osobných údajov získaných kopírovaní, skenovaním a iným zaznamenávaním úradných dokladov dotknutých osôb
Smernica o ochrane a zabezpečení prístupu do informačného systému osobných údajov prevádzkovateľa
Smernica o riadení aktív prevádzkovateľa
Smernica o riadení bezpečnostných rizík
Smernica o riadení bezpečnostných incidentov
Smernica o riadení kontrolnej činnosti prevádzkovateľa
Súvisiace prílohy (obsiahnuté na nosiči CD)
Zmluva s maklérmi v zmysle § 8 zákona o ochrane osobných údajov
Vzor písomného súhlasu dotknutej osoby s kopírovaním, skenovaním alebo iným zaznamenávaním úradného dokladu
Zoznam aktív prevádzkovateľa
Oznámenie o bezpečnostnom incidente
Protokol o vykonanej kontrole
II. časť: Opatrenia RK v boji proti praniu “špinavých peňazí”
Program vlastnej činnosti boja proti legalizácii príjmov z trestnej činnosti (vrátane relevantných príloh)
Bezpečnostnú dokumentáciu vám odovzdáme v prehľadnej forme a naviac vám radi osobne objasníme najdôležitejšie zákonné povinnosti pre RK, na spoločnom rokovaní v sídle akadémie alebo v písomnej forme zaslanej priamo k vám domov či do kancelárie, spoločne so samotnou bezpečnostnou dokumentáciou.
Kompletnú dokumentáciu vám vypracujeme do 7 dní
Zohľadníme špecifiká vašej RK (ako ukladá zákon)
Osobne objasníme, aké povinnosti má RK zo zákona
Garantujeme odbornosť
Bezpečnostná dokumentácia je vypracovaná tímom právnikov z akadémie a spolupracujúcich advokátskych kancelárií, v súlade s usmernením Úradu na ochranu osobných údajov SR a zohľadňuje všetky parciálne oblasti spracovateľských operácií pri realitnej činnosti každej kancelárie.
Mám záujem získať viac informácií
Názov Vašej RK (povinné)
Čo možno rozumieť pod pojmom „osobný údaj“?
Čo predstavuje informačný systém RK?
Je RK bezpodmienečne povinná mať vypracovaný bezpečnostný projekt?
Je informačným systémom aj Realsoft alebo iný správcovský systém?
Čo riskujem, ak naša RK nemá vôbec vypracovaný bezpečnostný projekt?
Osobným údajom je údaj týkajúci sa určenej alebo určitelnej osoby, pritom takou osobou je osoba, ktorú možno určiť a konkretizovať priamo alebo nepriamo, najmä na základe rodného čísla alebo na základe jednej alebo viacerých charakteristík, ktoré tvoria jej identitu – fyzickú, fyziologickú, psychickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu (§ 4 ods. 1 zákona)
Presný výpočet či zoznam osobných údajov v zákone uvedený nie je. Spravidla ide o kombináciu mena, priezviska, adresy, telefónneho čísla, dátumu narodenia, čísla OP a pod.
Osobou, ktorej sa osobné údaje týkajú a majú byť chránené, je výlučne fyzická osoba, nie právnická osoba ani živnostník (§ 4 ods. 1 zákona).
Informačný systém RK zahŕňa databázu alebo súbory obsahujúce osobné údaje klientov, či už sú to zmluvy (sprostredkovateľské, rezervačné, kúpne a pod.), no rovnako však náborové listy, záznamy o obhliadke, dokonca aj akékoľvek dokumenty uložené v počítačoch či fotokópie úradných dokladov (§ 4 ods. 3 písm. b) zákona).
Zjednodušene povedané, informačným systémom RK sú všetky súbory a dokumenty (listinné aj v PC) obsahujúce osobné údaje klientov.
ÁNO. Keďže realitné kancelárie spracúvajú rodné čísla klientov (ako osobitnú kategóriu osobných údajov) v počítačoch s prístupom na internet, sú bez výnimky a bezpodmienečne povinné mať vypracovaný bezpečnostný projekt (§ 19 ods. 2 písm. a) zákona). Stačí teda, aby ste mali čo i len jedno rodné číslo niektorého z vašich klientov a automaticky ste povinný mať vypracovaný bezpečnostný projekt.
Realsoft, Living, Pantheon alebo iné systémy na správu nehnuteľností a ich export na realitné portály sa z pohľadu zákona na ochranu osobných údajov samy o sebe za informačné systémy nepovažujú, ak do nich nevkladáte osobné údaje klientov. Informačný systém je výrazne širší pojem a nepredstavuje len jeden “program”, v ktorom sa môžu nachádzať údaje vašich klientov. Ak do správcovského systému vkladáte osobné údaje klientov, potom je tento systém jednou z viacerých súčastí vášho informačného systému (spolu s vašou kartotékou, archívom, počítačmi, na ktorých pripravujete dokumentáciu k realitnému obchodu).
Pokutu. Povinnosť mať vypracovaný bezpečnostný projekt je základnou povinnosťou každej realitnej kancelárie. Ak keď si možno myslíte, že vám úrad na kontrolu nepríde, nedivte sa, ak vám ju nahlási konkurenčná realitka.
V prípade, ak úrad pri kontrole zistí, že RK nemá bezpečnostný projekt, táto skutočnosť je dôvodom pre uloženie pokuty, ktorej výška sa pohybuje v rozmedzí 1.000 až 200.000 Eur (§ 68 ods. 3 písm. c) zákona). Ide o jedno z najzávažnejších porušení zákona a úrad ju obligatórne (povinne) ukladá.
Pozrieť odpovede na často kladené otázky »