Source: http://www.die-aktiengesellschaft.de/60585.htm
Timestamp: 2020-01-18 03:41:55
Document Index: 69613159

Matched Legal Cases: ['§ 90', '§ 107', '§ 107', '§ 107', '§ 93', '§ 93', '§ 257', '§ 147', '§ 14']

Aufbewahrung von Unterlagen durch das Aufsichtsratsplenum und Aufsichtsratsmitglieder (Holle, AG 2019, 777)
Die TÃ¤tigkeit von AufsichtsrÃ¤ten ist in den vergangenen Jahren immer weiter ausgebaut und professionalisiert worden. Dementsprechend verarbeiten, verwalten und produzieren AufsichtsrÃ¤te und ihre Mitglieder eine wachsende Vielzahl von Informationen. Zugleich haben ein immer realer werdendes Haftungsrisiko und die EinfÃ¼hrung der Business Judgment Rule dazu beigetragen, dass AufsichtsrÃ¤te ein immer grÃ¶ÃŸeres Augenmerk darauf legen, ihre TÃ¤tigkeit minutiÃ¶s zu dokumentieren, um sich gegebenenfalls gegen den Vorwurf verteidigen zu kÃ¶nnen, eine uninformierte Entscheidung getroffen zu haben. Was bislang freilich nur vereinzelt beleuchtet worden ist, ist die sich an ein solches Gebaren frÃ¼her oder spÃ¤ter zwangslÃ¤ufig anschlieÃŸende Frage, ob, auf welche Art und Weise und Ã¼ber welchen Zeitraum hin der Aufsichtsrat beziehungsweise einzelne Aufsichtsratsmitglieder verwendete und hervorgebrachte Unterlagen aufzubewahren haben. Dem soll in diesem Beitrag nachgegangen werden.
I. EinfÃ¼hrung â€“ Der paper trail des Aufsichtsrats und seiner Mitglieder
II. Aufbewahrung von Plenumsunterlagen durch den Aufsichtsrat
1. Verpflichtung zur Aufbewahrung
2. Art und Weise der Aufbewahrung
III. Aufbewahrung â€žeigenerâ€œ Unterlagen durch das einzelne Aufsichtsratsmitglied
Ein Aufsichtsrat verarbeitet und produziert bei seiner TÃ¤tigkeit eine Vielzahl von Dokumenten in digitaler oder schriftlicher Form. Hierzu gehÃ¶ren nicht nur Unterlagen, die, wie etwa Vermerke, aufsichtsratsintern erstellt werden, sondern auch solche, die vom Vorstand (vgl. Â§ 90 AktG) oder von dritter Seite zur Kenntnisnahme und/oder Beratung gegeben werden (z.B. anwaltliche Gutachten und Stellungnahmen von Personalberatern). FÃ¼r die Sitzungen des Aufsichtsrats schreibt das Aktiengesetz in Â§ 107 Abs. 2 Satz 1 explizit vor, dass eine Niederschrift anzufertigen ist, in die der Ort und der Tag, die Teilnehmer, die GegenstÃ¤nde der Tagesordnung, der wesentliche Inhalt der Verhandlungen sowie die BeschlÃ¼sse aufzunehmen sind (Â§ 107 Abs. 2 Satz 2 AktG).
Aber nicht nur beim Gremium selbst, sondern auch bei jedem einzelnen Aufsichtsratsmitglied kann sich im Laufe der TÃ¤tigkeit eine FÃ¼lle von Unterlagen ansammeln. So kann ein Aufsichtsratsmitglied zunÃ¤chst selbst Unterlagen anfertigen, etwa Vermerke, GesprÃ¤chsprotokolle, Notizen, Rede- oder auch Widerspruchsmanuskripte. Zugleich kann ein Aufsichtsratsmitglied aber auch verlangen, dass ihm eine Abschrift der Sitzungsniederschrift ausgehÃ¤ndigt wird (Â§ 107 Abs. 2 Satz 4 AktG). Und selbstverstÃ¤ndlich kÃ¶nnen ihm ebenso sonstige vom Plenum hervorgebrachte beziehungsweise verwendete Unterlagen zur VerfÃ¼gung gestellt werden.
Die auch fÃ¼r den Aufsichtsrat immer realer werdenden Haftungsgefahren und die Kodifizierung der Business Judgment Rule in Â§ 93 Abs. 1 Satz 2 AktG haben zuletzt dafÃ¼r gesorgt, dass der Aufsichtsrat und seine Mitglieder tendenziell immer mehr Unterlagen verarbeiten und produzieren. Immerhin steht nun in recht eindeutigen Lettern im Gesetz, dass ein pflichtkonformes Verhalten des Nachweises bedarf, bei (unternehmerischen) Entscheidungen angemessen informiert gewesen zu sein (vgl. Â§ 93 Abs. 1 Satz 2 AktG). Zugleich wÃ¤chst der Gebrauch von Unterlagen mit jeder Erweiterung des Aufgabenbereichs des Aufsichtsrats. Auch seine fortschreitende Professionalisierung mÃ¼ndet zumeist in detaillierterer Dokumentation der eigenen TÃ¤tigkeit.
Angesichts des wachsenden â€žpaper trailsâ€œ des Aufsichtsrats und seiner Mitglieder stellt sich die Frage, ob, auf welche Art und Weise und wie lange die verwendeten und produzierten Unterlagen oder Dateien aufzubewahren sind. Im Folgenden soll dem zunÃ¤chst mit Blick auf das Plenum nachgegangen werden (dazu unter II.). Im Anschluss hieran werden diese Fragen in Bezug auf das einzelne Aufsichtsratsmitglied erÃ¶rtert (dazu unter III.). Der Beitrag endet mit einem Ausblick (dazu unter IV.).
Wie eindeutig sich beantworten lÃ¤sst, ob der Aufsichtsrat verpflichtet ist, von ihm hervorgebrachte Dokumente aufzubewahren, hÃ¤ngt von der Art und vom Inhalt des jeweiligen Dokuments ab:
Ausnahmsweise kÃ¶nnen einzelne Aufsichtsratsunterlagen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten unterfallen, die explizit regeln, dass, auf welche Art und Weise und wie lange bestimmte GeschÃ¤ftsunterlagen aufzubewahren sind (vgl. z.B. Â§ 257 HGB; Â§ 147 AO; Â§ 14b UStG). Diese Aufbewahrungspflichten richten sich an die Aktiengesellschaft als Rechtsperson und sind ...
Verlag Dr. Otto Schmidt vom 05.11.2019 14:50