Source: http://doradztwoprawne.org/2017/05/zwrot-swiadczen-dodatkowych-z-tytulu-umowy-szkoleniowej-w-ramach-umowy-o-prace/
Timestamp: 2018-02-19 18:02:36+00:00
Document Index: 101315766

Matched Legal Cases: ['art. 74', 'art. 473', 'art. 477', 'art. 52', 'art. 1032', 'art. 1031', 'art. 1033', 'art. 44', 'art. 44', 'art. 1032', 'art. 300', 'art.18', 'art. 18', 'art. 1035', 'art. 1035', 'art. 1035', 'art. 1035', 'art. 943', 'art. 53', 'art. 1035', 'art. 103', 'art. 103', 'art. 103', 'art. 103', 'art. 1035', 'art. 1033', 'art. 21', 'art. 1031']

Zwrot świadczeń dodatkowych z tytułu umowy szkoleniowej w ramach Umowy o pracę - Zajdel & Szafraniec
Zgoda taka może zostać wyrażona przez każde zachowanie Pracodawcy, które wskazuje na jego akceptację podjęcia dokształcania przez Pracownika. Przyznanie Pracownikowi określonych świadczeń, zwłaszcza o charakterze pieniężnym, na cele związane z nauką oznacza, że Pracodawca wyraził zgodę na podnoszenie przez Pracownika kwalifikacji zawodowych. Jeżeli Pracodawca nie zamierza zobowiązać Pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych (obojętnie czy w formach szkolnych czy pozaszkolnych), to nie musi zawierać z nim umowy szkoleniowej (tzw. lojalnościowej). Niemniej nawet w takich przypadkach występują umowne ustalenia pomiędzy Pracodawcą a Pracownikiem (opierające się zwykle na ustnym porozumieniu), dotyczące samego faktu podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez tego ostatniego. W przeciwnym razie umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki, zawiera się na piśmie.
Zawarcie umowy tzw. ustnej ma jednak swoje ograniczenia. Otóż w razie sporu sądowego dotyczącego umowy szkoleniowej zawartej bez formy pisemnej, nie jest dopuszczalny dowód ze świadków ani dowód z przesłuchania Stron na fakt dokonania czynności vide art. 74 KC, ograniczenie to istnieje pod warunkiem, że to Pracodawca pozwie Pracownika. W sytuacji odwrotnej to ograniczenie już nie ma zastosowania vide art. 473 § 1 KPC w zw. z art. 477 7 KPC.
Podnoszenie kwalifikacji Pracownika to proces całościowy i zamknięty
Celem podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez Pracownika jest nabycie przez niego określonych umiejętności. Jest to zamknięty proces, obejmujący cały okres nauki, przewidziany np. programem studiów podyplomowych, które odbywa Pracownik. Możliwe jest wyrażenie przez Pracodawcę zgody na podnoszenie przez Pracownika kwalifikacji po ich rozpoczęciu, czyli zgoda na wsparcie związane z kontynuowaniem nauki, ale nie ma możliwości wyrażenia zgody jedynie na częściowe jej wsparcie, np. tylko podczas pierwszego roku studiów. Za stanowiskiem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej zgoda Pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez Pracownika powinna dotyczyć takiego procesu kształcenia, po zakończeniu którego można uznać, że Pracownik podniósł swoje kwalifikacje zawodowe i w konsekwencji spełnił oczekiwane wymagania kwalifikacyjne. Zgoda Pracodawcy powinna zatem obejmować pełen, zamknięty proces kształcenia, umożliwiający Pracownikowi faktyczne podniesienie kwalifikacji zawodowych do oczekiwanego poziomu. Przykładowo, w razie studiów podyplomowych, zgodnie z programem nauki obejmującym np. trzy semestry, wyrażenie zgody na jeden semestr nauki nie umożliwia podniesienia do określonego poziomu kwalifikacji zawodowych przez Pracownika, w ramach tej formy kształcenia.
Podobnie zobowiązanie Pracownika nie może się ograniczać do „próby” podniesienia kwalifikacji z całkowicie swobodną możliwością przerwania tego procesu. Przerwanie przez Pracownika nauki w jej trakcie bez uzasadnionych powodów skutkuje koniecznością zwrotu dodatkowych świadczeń przyznanych i przekazanych przez Pracodawcę.
Rozwiązanie umowy szkoleniowej
Skoro zawarcie umowy szkoleniowej stanowi zgodę Pracodawcy, aby Pracownik się dokształcał, to rozwiązanie tego kontraktu oznaczać musi cofnięcie tej zgody. Niewątpliwie rozwiązanie jest dopuszczalne na zasadzie swobody umów, za zgodą zarówno Pracodawcy i Pracownika, czyli za porozumieniem stron.
Kolejną możliwością niebudzącą wątpliwości jest uprawnienie Stron do wprowadzenia do umowy szkoleniowej prawa jej natychmiastowego rozwiązania w przypadkach wyjątkowych, np. rażącego naruszenia jej postanowień przez jedną ze Stron, czy wystąpienia jednej z przesłanek rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy Pracownika w trybie art. 52 KP (szerzej o tym w dalszej części niniejszego opracowania). W tym drugim przypadku Pracodawca zrywa umowę szkoleniową, co ma stanowić karę dla Pracownika, który zachowuje jednak miejsce pracy. Jest to więc działanie korzystne dla Pracownika.
Na temat możliwości wprowadzenia do umowy szkoleniowej zapisu o prawie do jej wypowiedzenia czy odstąpienia nie ma jednolitych opinii. Przeciwnicy wprowadzenia możliwości wypowiedzenia wywodzą swoją opinię m.in. z poglądu, że zgoda Pracodawcy udzielona przed podjęciem przez Pracownika nauki, powinna dotyczyć takiego procesu kształcenia, po zakończeniu którego można uznać, że podniósł on swoje kwalifikacje zawodowe. Powinna zatem obejmować pełny, zamknięty proces kształcenia (mowa o tym powyżej), umożliwiający Pracownikowi faktyczne podniesienie kwalifikacji. Wypowiedzenie umowy, czyli cofnięcie zgody oznacza, że proces kształcenia może nie zostać ukończony i Pracownik zostanie pozbawiony uprawnień z nim związanych. Zwolennicy tej opinii zwracają też uwagę na to, że pozbawienie Pracownika poszczególnych uprawnień pracowniczych jest obwarowane różnymi warunkami. Jako przykłady można podać:Reklama odwołanie z urlopu wypoczynkowego, wezwanie z urlopu wychowawczego, nakazanie pracy w dzień wolny.
Wyrażana jest jednak opinia przeciwna, zgodnie z którą umowę można wypowiedzieć, jeżeli Strony przewidzą taką ewentualność w jej treści i określą tam zasady takiego rozwiązania. Prawo to można przy tym zastrzec tylko dla jednej ze Stron. Dopuszczalne jest także wprowadzenie klauzuli odstąpienia.
Świadczenia obligatoryjne (ustawowe) a świadczenia fakultatywne (umowne)
Pracownikowi przysługują świadczenia określone w Ustawie z dnia 26.06.1974r Kodeks Pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.), takie jak: zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania, urlop szkoleniowy w przypadkach wskazanych w art. 1032 KP. Wymienione uprawnienia są odpłatne, tj. Pracownik za czas ich wykorzystywania zachowuje prawo do wynagrodzenia za pracę vide art. 1031 § 3 KP. Mają one też charakter obligatoryjny, co oznacza, że prawo do nich nie zależy od regulacji tej kwestii w umowie szkoleniowej. Co prawda umowa nie może pozbawiać Pracownika świadczeń obligatoryjnych ani też ograniczać do nich prawa, warto wskazać jednak w umowie kwestie proceduralne związane z udzielaniem urlopów i zwolnień. Obejmuje to takie zagadnienia, jak:
obowiązek przekazania Pracodawcy (przełożonemu, do działu kadr itp.) potwierdzonej przez organizatora szkolenia, szkołę, uczelnię planu obowiązkowych zajęć, konsultacji itp.,
kwestie wnioskowania o zwolnienia i urlopy, tzn. komu składany jest wniosek, z jakim wyprzedzeniem, czy w przypadku zwolnień wniosek składany jest każdorazowo, czy jednorazowo, np. w odniesieniu do przypadków, gdy Pracownik ma stały rozkład czasu pracy i w sposób powtarzalny praca w określonych dniach kolidowałaby z zajęciami,
odpowiedzialność Pracownika za wykorzystywanie urlopów i zwolnień niezgodnie z ich przeznaczeniem.
Obok świadczeń obligatoryjnych, które Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe przysługują z mocy prawa, zgodnie z zapisami art. 1033 KP Pracodawca może przyznać świadczenia dodatkowe, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Podany katalog świadczeń fakultatywnych jest otwarty. Pracodawca może więc przyznać Pracownikowi także inne uprawnienia, np. dni wolne od pracy. Zwrot „w szczególności” oznacza, że Pracodawca może zapewnić Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe również inne świadczenia, np. posiłki w czasie szkolenia. Zatem, w umowie szkoleniowej ewentualny zwrot obejmuje całość kosztów poniesionych przez Pracodawcę, w tym opłata wykładowcy, wyżywienie, przejazd, noclegi. W przypadku dni wolnych umowa powinna określać ich liczbę oraz przesądzać, czy Pracownikowi za ten okres będzie przysługiwało wynagrodzenie.
Zawierając umowę z Pracownikiem podnoszącym kwalifikacje, poza wyraźnym wskazaniem dodatkowych świadczeń lub zaznaczeniem, że Pracodawca nie przyznaje poza urlopem szkoleniowym i zwolnieniami na obowiązkowe zajęcia jakichkolwiek świadczeń dodatkowych, należy bezwzględnie odnieść się do zasad ich zwrotu, wysokości, sposobu, w jaki Pracodawca będzie pokrywał koszty wydatków z danej grupy itp. W razie przyznania Pracownikowi świadczeń dodatkowych dotyczących podnoszenia kwalifikacji przez Pracownika w umowie wskazuje się m.in.:
jakie konkretnie koszty będzie pokrywał Pracodawca – jeżeli np. za egzamin, to czy tylko za egzamin zdawany w pierwszym terminie, czy też np. za egzamin poprawkowy,
czy Pracodawca będzie pokrywał koszty bezpośrednio, czy koszty będzie pokrywał wstępnie Pracownik, a Pracodawca je zwróci,
w jakim terminie oraz na jakiej podstawie będzie następował zwrot kosztów, np. na podstawie przedstawionych potwierdzeń przelewu za studia, biletów kolejowych na danej trasie,
do jakiej wysokości Pracodawca pokryje koszty noclegów i przejazdów Pracownika, jeżeli szkolenie odbywa się poza miejscem zamieszkania Pracownika, np. określenie, które koszty będzie akceptował Pracodawca oraz wskazanie ich maksymalnej kwoty, określenie rodzaju środka transportu, można wprowadzić także odesłanie do zasad wynikających z przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.01.2013r w sprawie należności przysługujących Pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Brak takich zapisów powodować może daleko idące niejasności.
Jednostka budżetowa jako Pracodawca
Gdyby Pracodawca zapewniał inne świadczenia, w umowie zawieranej w jednostce publicznej (jednostce budżetowej) trzeba również określić zobowiązania Pracownika do odpracowania kosztów tych dodatkowych świadczeń po zakończeniu nauki. Brak takiej regulacji może zostać uznany za niegospodarne wydatkowanie środków publicznych, ponieważ jednostki budżetowe wydatkują na naukę Pracowników środki publiczne. Zgodnie z art. 44 ustawy z 27.08.2009r o finansach publicznych (Dz.U. z 2013r poz. 885 z późn. zm.) finansowanie nauki bez szczególnych zobowiązań po stronie Pracownika w przypadku jednostki budżetowej uznać należy za niekorzystne i – co do zasady – nie powinno mieć miejsca. Zawarcie umowy i ustalenie określonych zobowiązań Pracownika jest konieczne w przypadku, gdy Pracodawcą jest jednostka budżetowa, bowiem jednostka budżetowa gospodaruje środkami publicznymi. Zgodnie zaś z art. 44 ust. 3 pkt 1 ustawy z 27.08.2009r o finansach publicznych, wydatki publiczne powinny być dokonywane przede wszystkim w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. Finansowanie nauki Pracownika powinno spełniać warunek celowości, tzn. Pracownik, który ukończy np. studia, nabędzie wyższe kwalifikacje, przydatne w pracy zawodowej w danej jednostce, z których to kwalifikacji Pracodawca będzie mógł realnie skorzystać i oszczędności, tzn. kalkulacja wydatków w stosunku do potencjalnych korzyści i przez to finansowanie nauki w niezbędnym zakresie.
Urlop szkoleniowy nie przysługuje na studiach podyplomowych. W początkowym okresie obowiązywania przepisów kodeksowych o podnoszeniu kwalifikacji, które weszły w życie 16.07.2010r, pojawiły się poważne wątpliwości dotyczące tego, czy urlop szkoleniowy przysługuje w związku z odbywaniem przez Pracownika studiów podyplomowych. W wielu opiniach kwestionowano takie prawo. Ostatecznie – w oparciu o opinię Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej – przyjęto, że urlop szkoleniowy w wymiarze 21 dni przysługuje nie tylko w związku z odbywaniem studiów licencjackich lub magisterskich, ale również podyplomowych, o ile zgodnie z programem studiów do uzyskania świadectwa ukończenia tych studiów jest konieczne przedstawienie pracy dyplomowej i złożenie egzaminu dyplomowego. Stanowisko to opierało się na § 8 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z 19.12.2008r w sprawie rodzajów tytułów zawodowych nadawanych absolwentom studiów i wzorów dyplomów oraz świadectw wydawanych przez uczelnie.
Od 01.10.2011r kwestie dyplomów i świadectw reguluje w tym zakresie Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z 01.09.2011r w sprawie tytułów zawodowych nadawanych absolwentom studiów, warunków wydawania oraz niezbędnych elementów dyplomów ukończenia studiów i świadectw ukończenia studiów podyplomowych oraz wzoru suplementu do dyplomu. Jego § 6 odnosi się do warunków wydania świadectwa ukończenia studiów podyplomowych i wskazuje, że warunkiem wydania tego świadectwa jest uzyskanie określonych w programie kształcenia tych studiów efektów kształcenia i co najmniej 60 punktów ECTS, złożenie egzaminów oraz złożenie pracy końcowej lub egzaminu końcowego, jeżeli przewiduje to program kształcenia studiów podyplomowych.
Poprzednio obowiązujące Rozporządzenie posługiwało się pojęciami pracy dyplomowej i egzaminu dyplomowego vide art. 1032 § 1 pkt 4 KP. W obecnie obowiązującym Rozporządzeniu mówi się o pracy końcowej lub egzaminie końcowym. Tym samym wydaje się, że wcześniejsza opinia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, dotycząca urlopów szkoleniowych, m.in. w związku z odbywaniem studiów podyplomowych, utraciła obecnie swoje podstawy. Skoro § 6 Rozporządzenia w sprawie tytułów zawodowych nie odnosi się do pracy dyplomowej i egzaminu końcowego, to Pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe na studiach podyplomowych nie spełnia już wyznaczonych w KP przesłanek nabycia prawa do urlopu szkoleniowego. Tym samym Pracodawca nie ma obowiązku udzielania w tej sytuacji urlopu szkoleniowego.
Umowy szkoleniowe nie mogą mieć zapisów mniej korzystnych niż zapisy Kodeksu Pracy, ale mogą posiadać zapisy bardziej korzystne niż zapisy Kodeksu Pracy
Umowa szkoleniowa nie jest umową o pracę, lecz umową cywilnoprawną o szczególnym charakterze, gdyż kształtuje prawa i obowiązki Stron stosunku pracy. Oznacza to, że przepisy KC stosuje się do niej wprost, a nie z mocy art. 300 KP.
W umowie szkoleniowej można zapisać obowiązek „odpracowania” szkolenia, czyli pozostania przez Pracownika w zatrudnieniu przez pewien czas po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji. Umowa taka nie może jednak zawierać postanowień pogarszających sytuację Pracownika w stosunku do minimalnego poziomu określonego w Kodeksie Pracy. Mniej korzystne zapisy umowne np. o obowiązku zwrotu przez Pracownika wynagrodzenia za urlop szkoleniowy lub za czas zwolnienia od pracy w razie nieodpracowania ustalonego okresu, są więc nieważne z mocy prawa a w ich miejsce, na podstawie art.18 par.2 KP stosuje się przepisy Kodeksu Pracy. W tym miejscu na marginesie już należy zauważyć, iż wyrażane są rozbieżne opinie, czy do umowy szkoleniowej stosuje się wspomniany art. 18 KP, czyli ogólny zakaz wprowadzania przepisów mniej korzystnych dla Pracownika niż wynikające z przepisów prawa pracy, czyli tzw. zasada uprzywilejowania Pracownika. Umowa szkoleniowa jest bowiem kontraktem odrębnym od umowy o pracę (szerzej na ten temat w dalszej części opracowania). Zakaz regulowania sytuacji prawnej Pracownika w sposób mniej korzystny niż to wynika z powszechnych przepisów prawa pracy, tj. Kodeksu pracy, innych ustaw i rozporządzeń, jest istotny również przy ustalaniu okoliczności, których wystąpienie uprawnia Pracodawcę do żądania zwrotu udzielonych Pracownikowi świadczeń dodatkowych. Okoliczności te w sposób wyczerpujący wskazuje art. 1035 KP., a Pracodawca w umowie szkoleniowej nie może wykroczyć poza zakres tego przepisu.
Jak już zasygnalizowano powyżej umowa szkoleniowa nie może zawierać postanowień pogarszających sytuację Pracownika w stosunku do minimalnego poziomu określonego w Kodeksie Pracy. Ale jednak takie się zdarzają i to wcale nie rzadko. Intencja Pracodawców jest oczywista, wprowadzane zapisy mają zabezpieczyć ich interesy. Niestety nie zgodne z prawem, nie są wiążące dla Pracownika. A jeśli nawet są one sformułowane prawidłowo, mogą być praktycznie bez znaczenia, gdyż często pozbawione są jakichkolwiek sankcji prawnych.
Czego Pracodawcy nie wolno umieścić w umowie?
zmniejszyć wymiaru świadczeń obligatoryjnych przysługujących z mocy prawa każdemu Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe za zgodą albo z inicjatywy Pracodawcy, czyli Pracodawca nie może uznać, że studiującemu Pracownikowi nie jest potrzebny aż 21 – dniowy urlop na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego, albo nie zgodzić się na zwalnianie Pracownika z części dnia pracy na zajęcia, jeśli ich terminy pokrywają się z godzinami pracy Pracownika,
wpisać do umowy obowiązku odpracowania szkolenia, przez dłużej niż 3 lata. Chodzi tu o okres, w jakim Pracownik ma pracować u danego Pracodawcy po ukończeniu nauki, Okres odpracowania rozpoczyna się po zakończonym okresie kształcenia i może trwać maksymalnie trzy lata. Jeżeli Pracownik będzie się dalej kształcił, to w / okres może być dłuższy. Może on wówczas przypadać w fazie kolejnej nauki, a w konsekwencji – łączny czas odpracowania będzie dłuższy z racji nowego okresu odpracowania związanego z kolejnym kształceniem. Wątpliwości budzi możliwość wprowadzenia w umowie szkoleniowej postanowienia zobowiązującego Pracownika do pozostawania w zatrudnieniu w trakcie podnoszenia kwalifikacji. Z przepisów wyraźnie wynika jedynie, że Pracodawca może zobowiązać Pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po zakończeniu nauki. Jednak w art. 1035 KP jest mowa o zwrocie kosztów w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. Regulacją tą wprowadzono więc sankcję dla Pracownika, który przerywa zatrudnienie w sposób wskazany w art. 1035 KP podczas procesu podnoszenia kwalifikacji,
zobowiązać Pracownika, który zerwie umowę, przed upływem wskazanego w niej okresu „odpracowywania”, do zwrotu kosztów związanych z udzieleniem mu urlopu szkoleniowego czy zwolnień od pracy na udział w zajęciach,
zobowiązywać Pracownika do zwrotu kosztów szkolenia w innych sytuacjach, niż wymienione w przepisach Kodeksu Pracy, np. w razie rozwiązania umowy na podstawie porozumienia Stron.
Jeśli Pracodawca nie przyznał Pracownikowi żadnej dodatkowej pomocy, a więc ograniczył się tylko do świadczeń obligatoryjnych, Pracownikowi który mimo pisemnego zobowiązania zdecyduje się na wcześniejsze odejście z firmy nie grożą żadne sankcje.
Umowa szkoleniowa może przewidywać rozwiązania wychodzących poza regulacje kodeksowe, które mogą być zdecydowanie bardziej korzystne, niż przepisy Kodeksu Pracy. Pracodawca może m.in.:
przyznać Pracownikowi urlop szkoleniowy w wyższym wymiarze niż wynikający z Kodeksu Pracy – w takim przypadku w umowie należy wskazać jego wymiar oraz określić, czy za czas dodatkowego urlopu Pracownikowi będzie przysługiwało wynagrodzenie;
wskazać rodzaj i wysokość świadczeń dodatkowych, jeśli zdecyduje się je przyznać Pracownikowi, przepisy nie określają, bowiem ich wymiaru, wymieniają tylko przykładowo ich rodzaje – w związku z tym, że Pracodawca udziela Pracownikowi dodatkowych świadczeń na zasadzie dobrowolności, może on w umowie samodzielnie określić zasady z nich korzystania przez Pracownika np. wprowadzić zapisy zawieszające te świadczenia w razie złych wyników nauki Pracownika, szczególnie powtarzania semestru lub roku nauki;
wprowadzić zapisy korzystne dla Pracownika określające przypadki, w których Pracodawca może odstąpić od żądania zwrotu kosztów od Pracownika – można tu jako przykład wskazać uchylone z dniem 10.04.2010r Rozporządzenie z 12.10.1993r w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz.U. nr 103, poz.472 z późn.zm.), które takie sytuacje przewidywało, np. zawarcie związku małżeńskiego z osobą z innej miejscowości, brak możliwości dalszego zatrudniania Pracownika ze względu na inwalidztwo lub utratę zdolności do wykonywania dotychczasowej pracy czy przeprowadzka do innej miejscowości z powodu zmiany miejsca pracy małżonka.
Należy zauważyć, iż dopuszczalna i zgodna z prawem jest sytuacja, gdy w Umowie szkoleniowej Pracodawca zmienia zapisy w trakcie jej trwania, albowiem od wypowiedzenia umowy szkoleniowej należy odróżnić wypowiedzenie jej postanowień dotyczących świadczeń dodatkowych, takich jak pokrywanie przez Pracodawcę opłat za kształcenie, przejazdy, podręczniki i zakwaterowanie. Wprowadzenie takiej możliwości w umowie jest dopuszczalne, gdyż nie pozbawia Pracownika świadczeń obowiązkowych przewidzianych w Kodeksie Pracy. Pracodawca może też w umowie zdecydować o przysługiwaniu świadczeń dodatkowych tylko przez pewien okres, np. jeden semestr, a następnie ten okres przedłużać aneksami do umowy szkoleniowej.
Kiedy Pracownik musi zwrócić koszty
Sytuacje, w których Pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe musi liczyć się ze zwrotem kosztów poniesionych przez Pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, określa art. 1035 KP zgodnie z którym, może to nastąpić, gdy:
Pracownik bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,
Pracodawca rozwiąże z Pracownikiem stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy Pracownika vide 52 KP, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie szkoleniowej, nie dłuższym niż 3 lata,
w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub w okresie „odpracowania”, Pracownik rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem (z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z powodu mobbingu),
w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub w okresie „odpracowania” Pracownik rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z przyczyn zdrowotnych albo z powodu ciężkiego naruszenia przez Pracodawcę podstawowych obowiązków wobec Pracownika vide 55 KP lub z powodu mobbingu vide art. 943 KP, mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach.
Jest to zamknięta lista przypadków uzasadniających zwrot przez Pracownika kosztów poniesionych przez Pracodawcę z tytułu dodatkowych świadczeń na podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Oznacza to, że nie wolno żądać od Pracownika zwrotu wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego czy zwolnień od pracy, a tylko wartość fakultatywnych świadczeń, jeżeli były przyznane.
Kiedy Pracownik kosztów nie zwraca
Pracodawca nie może bezwzględnie i w każdym przypadku rozstania się z Pracownikiem, żądać od niego zwrotu kosztów szkolenia. Kodeks pracy wyraźnie bowiem zakreśla okoliczności, tryb ustania zatrudnienia, które mogą dać podstawę do domagania się od pracownika tego zwrotu. Katalog przypadków, w których Pracodawca może domagać się zwrotu dofinansowania przyznanego Pracownikowi podnoszącego kwalifikacje zawodowe, ma charakter – jak już wyżej wspomniano – zamknięty. Nie obejmuje on jednak wszystkich sytuacji, jakie potencjalnie mogą się wiązać z wcześniejszym niż planowano zakończeniem nauki lub okresu odpracowania. Wątpliwości mogą się pojawić przy ustalaniu obowiązku zwrotu świadczeń dodatkowych w przypadku np. rozwiązania umowy za porozumieniem stron lub w trybie wypowiedzenia przez Pracodawcę. Podobna wątpliwość może wystąpić w sytuacji rozwiązania umowy z upływem jej końcowego terminu. Pomimo wskazanych powyżej wątpliwości, Pracownik co do zasady nie będzie miał obowiązku zwrotu kosztów dodatkowych świadczeń m.in. w sytuacjach, gdy:
Pracodawca wypowie umowę o pracę (bez względu na przyczynę),
dojdzie do rozwiązania stosunku pracy na mocy porozumienia Stron (bez względu na to, z czyjej inicjatywy to nastąpi),
Pracodawca zwolni Pracownika bez wypowiedzenia, ale bez jego winy, na podstawie art. 53 KP,
Pracownik rozwiąże umowę o pracę bez wypowiedzenia, z winy Pracodawcy,
Pracownik wypowie umowę o pracę, ze względu na to, że Pracodawca stosował wobec niego mobbing,
Pracownik zmieni Pracodawcę w wyniku przejęcia go przez innego Pracodawcę, w trybie 231 KP
W jakiej wysokości Pracownik zwraca koszty i które koszty podlegają zwrotowi
Przywołany art. 1035 KP przewiduje, że kwota zwrotu świadczeń udzielonych Pracownikowi w przypadku rozwiązania umowy o pracę ma być proporcjonalna do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. Potwierdza to stanowisko resortu pracy z dnia 12.08.2010r, sygn. akt.: DPR – III – 053 – 80457 / TW / Agr / 10 oraz Wyrok SN z dnia 13.03.2012r, sygn. akt.: II PK 173 / 11. Umowa szkoleniowa nie może więc stanowić, że Pracownik w każdym czasie będzie miał obowiązek zwrotu świadczeń w pełnej wysokości.
Kwota kosztów dodatkowych świadczeń poniesionych przez Pracodawcę w związku z podnoszeniem przez Pracownika kwalifikacji zawodowych, zwracana przez Pracownika:
powinna odpowiadać pełnej wartości świadczeń dodatkowych poniesionych przez Pracodawcę, w przypadku niepodjęcia przez Pracownika podnoszenia kwalifikacji zawodowych w warunkach określonych w art. 103⁵ 1 KP,
powinna być obliczona z uwzględnieniem proporcji wartości kosztów poniesionych przez Pracodawcę i okresu, jaki Pracownik jeszcze przepracowałby w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych, gdyby nie doszło do przerwania podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w warunkach określonych w art. 103⁵ 1 KP,
powinna być obliczona z uwzględnieniem proporcji wartości kosztów poniesionych przez Pracodawcę i okresu, jaki Pracownik jeszcze przepracowałby w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych, gdyby nie doszło do ustania zatrudnienia w okolicznościach wskazanych w art. 103⁵ 2 – 4 KP,
powinna być obliczona z uwzględnieniem proporcji wartości kosztów poniesionych przez Pracodawcę i okresu, jaki Pracownik miałby jeszcze do przepracowania w ustalonym w umowie szkoleniowej okresie pozostawania w zatrudnieniu, gdyby w tym czasie nie doszło do ustania zatrudnienia w okolicznościach wskazanych w art. 103⁵ 2 – 4 KP.
Powyższe wzory wyrażają zasadę, zgodnie z którą, im więcej czasu Pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe przepracuje na rzecz Pracodawcy, który poniósł z tego tytułu koszty dodatkowych świadczeń, tym niższa powinna być kwota zwrotu takich kosztów przez Pracownika.
Wynagrodzenie wypłacone Pracownikowi za czas urlopu szkoleniowego i zwolnienia od pracy nie podlega zwrotowi w razie niedotrzymania przez niego umówionego okresu „odpracowania”. Niedopuszczalność takiego zwrotu wynika wyraźnie z treści art. 1035 KP, który reguluje zasady zwrotu przez Pracownika kosztów świadczeń dodatkowych poniesionych przez Pracodawcę w związku z dokształcaniem. Mimo że katalog świadczeń dodatkowych wymienionych w art. 1033 KP ma charakter otwarty, to nie można do nich zaliczyć urlopu szkoleniowego i zwolnienia od pracy, uprawnienia te uregulowane są bowiem w oddzielnym przepisie i mają inny, ustawowy charakter.
Świadczenia dodatkowe nie podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy z 26.07.1991r o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010r, nr 51, poz. 307 z późn. zm.) z podatku dochodowego zwolniona jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez Pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego. Oznacza to, że świadczenia przyznane i dokonane na rzecz szkolącego się Pracownika na podstawie przepisów Kodeksu pracy nie podlegają opodatkowaniu.
Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998r w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 1998r, nr 161, poz. 1106) podstawy wymiaru składek na ZUS nie stanowi wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami (także Kodeksu pracy) przez Pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego Pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących Pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych. Świadczenia od Pracodawcy na podnoszenie kwalifikacji są więc również objęte zwolnieniem z ZUS, jeśli przyznano je zgodnie z przepisami rozdziału III działu IV Kodeksu pracy.
Wyjazdy na szkolenia w ramach umowy szkoleniowej a podróż służbowa
Jeżeli wyjazd nie odbywa się na polecenie Pracodawcy, lecz na podstawie porozumienia dotyczącego podnoszenia kwalifikacji przez Pracownika, to nie może być jednocześnie kwalifikowany jako podróż służbowa. SN w uzasadnieniu wyroku z 20.02.2007r (sygn. akt II PK 165 / 06) podkreślił, że z przepisów regulujących podróż służbową nie wynika zakaz delegowania Pracownika niemającego charakteru podróży służbowej. W szczególności takim, niebędącym podróżą służbową, delegowaniem jest właśnie podjęcie się przez Pracownika odbycia podróży połączonej z wykonaniem określonej pracy na podstawie porozumienia zawartego z Pracodawcą. W takim przypadku nie znajdą zastosowania przepisy określające należności przysługujące Pracownikowi z tytułu podróży służbowej. Dotyczą one bowiem jedynie delegowania mającego charakter podróży służbowej, tj. delegowania „narzuconego” Pracownikowi w drodze polecenia zobowiązującego go do odbycia takiej podróży.
Jeżeli Pracodawca wystawi Pracownikowi polecenie wyjazdu służbowego, jednak nie ma poczynionych z nim ustaleń dotyczących podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz należnych w związku z tym świadczeń dla Pracownika, takie wyjazdy należy kwalifikować jako podróż służbową. Nie można bowiem automatycznie uznać każdego szkolenia jako podnoszenia kwalifikacji zawodowych w znaczeniu, jakie temu pojęciu nadają art. 1031 i następne KP. Szczegółowy zakres świadczeń dla Pracownika określać powinna zawarta z nim umowa. Jednak przy braku takich uregulowań wewnętrznych w umowie nie można przyjąć, że Pracodawca w tym przypadku powinien zastosować regulacje dotyczące podróży służbowych.
Pracodawca zawiera z Pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe umowę szkoleniową. Co do zasady, powinna być zawarta przed rozpoczęciem przez Pracownika procesu kształcenia, a najpóźniej – przed rozpoczęciem przez niego korzystania ze świadczeń edukacyjnych. Umowa szkoleniowa powinna być zawarta na piśmie, dla celów dowodowych. W umowie szkoleniowej określa się wzajemne prawa i obowiązki Stron, związane z podnoszeniem przez Pracownika kwalifikacji zawodowych. Umowa szkoleniowa nie może natomiast zawierać postanowień mniej korzystnych dla Pracownika, niż przewidują to przepisy KP.
Pracodawca nie ma obowiązku zawierać umowy szkoleniowej jedynie wówczas, gdy nie zamierza zobowiązać Pracownika do odpracowania poniesionych przez zakład pracy nakładów na ten cel. Okres „odrobienia” to okres pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Nie może być dłuższy niż 3 lata i nie może rozpocząć się wcześniej, niż po zakończeniu konkretnego procesu podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Łączny okres odpracowania przypadający u danego Pracodawcy może przekraczać 3 lata tylko wtedy, gdy Pracownik wielokrotnie będzie podnosił kwalifikacje zawodowe (w różnych, kolejnych formach).