Source: http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=30820
Timestamp: 2017-12-15 12:10:23+00:00
Document Index: 323597314

Matched Legal Cases: ["l'article 3", "l'article 3", "l'article 7", "l'article 7", "l'article 67", "l'article 67"]

Archivée [2016-05-05] - Directive concernant l'administration de la Loi sur l’accès à l'information - Canada.ca
Archivée [2016-05-05] - Directive concernant l'administration de la Loi sur l’accès à l'information
La présente directive s'applique aux institutions fédérales au sens de l'article 3 de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi), y compris toute société d'État mère ou filiale en propriété exclusive d'une telle société.
Modification : 2014-05-05
Traitement des demandes d'access aux documents portant sur la verification (NIP) - le 1 juillet 1984
accès à l'information, Politique sur l'
Directive concernant l'administration de la Loi sur l’accès à l'information
administration de la Loi sur l'accès à l'information, Directive provisoire concernant l' [2016-05-05]
1.1 La présente Directive entre en vigueur le 5 mai 2014.
1.2 Elle remplace la Directive sur l'administration de la Loi sur l'accès à l'information datée du 16 janvier 2012.
2.1 La présente Directive s'applique aux institutions fédérales définies à l'article 3 de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi), y compris toute société d'État mère ou toute filiale en propriété exclusive d'une telle société, le cas échéant.
2.2 La présente Directive, à l'exception de la section 7.13, est émise conformément à l'alinéa 70(1)c) de la Loi. La section 7.13 est émise conformément au paragraphe 5(2) de la Loi.
2.3 La présente Directive ne s'applique pas à la Banque du Canada.
2.4 La présente Directive ne s'applique pas aux renseignements qui sont exclus en vertu de la Loi.
3.1 La Loi donne aux citoyens canadiens, aux résidents permanents au sens du paragraphe (1) de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés et à toute personne physique ou morale présente au Canada, le droit d'avoir accès aux documents qui relèvent des institutions fédérales, sous réserve d'exceptions précises et limitées. La Loi prévoit également que les décisions relatives à la divulgation des renseignements peuvent être examinées indépendamment du gouvernement.
3.2 La Loi précise également qu'elle a pour objet de compléter les modalités existantes en matière d'accès aux documents de l'administration fédérale, sans chercher à restreindre le genre de renseignements que les institutions fédérales mettent normalement à la disposition du grand public, ce qui dénote l'importance de l'accès informel. Le gouvernement du Canada a pris un engagement en faveur de l'ouverture et la transparence, et il respecte l'esprit et les exigences de la Loi, du Règlement sur l'accès à l'information (le Règlement) et des instruments de politique connexes.
3.3 L'administration de la Loi incombe aux responsables des institutions fédérales. Les responsables des institutions fédérales (ou leurs délégués) traitent les demandes d'accès à l'information en conformité avec les dispositions de la Loi et du Règlement qui comprennent l'obligation d'aider les auteurs de demandes. La Loi et le Règlement établissent les paramètres s'appliquant à la transmission des demandes d'accès à l'information, à la prorogation des délais et aux frais exigibles, aux motifs d'exception et d'exclusion, au processus d'avis aux tiers, ainsi qu'à la langue de communication, aux supports de l'information et aux méthodes d'accès. La présente Directive est conçue pour appuyer les responsables (et leurs délégués) dans l'administration de la Loi en fournissant des consignes précises pour répondre aux demandes d'accès en vertu de la Loi, et en établissant des principes pour aider les auteurs de telles demandes.
3.4 La présente Directive doit être lue de concert avec la Loi, le Règlement et la Politique sur l'accès à l'information. En cas d'ambiguïté, la Loi l'emporte sur la présente Directive.
4.1 Les définitions devant s'appliquer pour interpréter la présente Directive se trouvent à l'annexe A. D'autres définitions sont données à l'annexe A de la Politique sur l'accès à l'information.
5.1.1 Établir, pour toutes les institutions fédérales, des pratiques et des procédures uniformes pour le traitement des demandes d'accès à l'information qui comprennent l'exigence de déployer tous les efforts raisonnables pour aider les auteurs de demandes, sans égard à leur identité.
5.2.1 Administration efficace, bien coordonnée et proactive de la Loi au sein des institutions fédérales.
5.2.2 Réponses complètes, précises et promptes aux demandes présentées en vertu de la Loi.
6. Exigences que doivent respecter les responsables des institutions fédérales
6.1 Principes de délégation en vertu de la Loi
6.1.1 Respecter les principes suivants lorsqu'il s'agit de déléguer des attributions en vertu de la Loi :
Les responsables ne peuvent déléguer leurs attributions qu'aux cadres et employés de leur institution fédérale dans l'arrêté de délégation. Les consultants, les membres du personnel exonéré du ministre ou les employés d'autres institutions fédérales ou du secteur privé ne peuvent pas être nommés dans l'arrêté de délégation;
Les attributions sont déléguées aux postes désignés par leur titre et non aux personnes désignées par leur nom;
Les personnes auxquelles des pouvoirs ont été délégués doivent être bien informées de leurs responsabilités;
Les délégués ne peuvent pas sous-déléguer les attributions qui leur ont été déléguées. Des employés et des consultants peuvent cependant se voir confier des tâches pour aider les délégués à s'acquitter de leurs responsabilités;
L'arrêté de délégation doit être revu lorsque les circonstances entourant la délégation changent. Un arrêté de délégation est en vigueur jusqu'à ce que le responsable de l'institution fédérale le réexamine et le révise.
6.2 Formation en matière d'accès à l'information
6.2.1 Faire en sorte que les délégués reçoivent une formation sur les éléments précisés à l'annexe B de la présente Directive.
7. Exigences que doivent respecter les responsables des institutions fédérales ou leurs délégués
7.1 Exercice du pouvoir discrétionnaire
7.1.1 Exercer le pouvoir discrétionnaire de manière équitable, raisonnable et impartiale, après avoir pris les mesures suivantes :
tenir compte de l'objet général de la Loi, qui est de donner un droit d'accès à l'information contenue dans les documents du gouvernement, sous réserve d'exceptions précises et limitées;
tenir compte des dispositions pertinentes de la Loi et de la jurisprudence applicable;
mener les consultations nécessaires aux fins du bon exercice du pouvoir discrétionnaire et de l'application des dispositions d'exception et d'exclusion de la Loi, y compris des consultations avec d'autres institutions fédérales et des tiers;
examiner l'information contenue dans les documents;
tenir compte, de façon équitable et objective, de tous les facteurs pertinents.
Les mesures susmentionnées s'appliquent à toutes les dispositions de la Loi pour lesquelles le responsable ou le délégué exerce un pouvoir discrétionnaire.
7.2 Formation en matière d'accès à l'information
7.2.1 Faire en sorte que les employés des institutions fédérales et les agents qui ont des responsabilités fonctionnelles en matière d'administration de la Loi reçoivent une formation sur les éléments précisés à l'annexe B de la présente Directive.
7.3 Admissibilité des auteurs de demandes
7.3.1 Veiller à ce que l'auteur de la demande ait le droit de présenter une demande en vertu de la Loi.
7.4 Obligation d'aider
Protection de l'identité des auteurs de demandes
7.4.1 Restreindre la communication de renseignements qui permettraient d'identifier directement ou indirectement l'auteur d'une demande aux seules personnes qui ont besoin d'avoir connaissance de ces renseignements, sauf si l'auteur de la demande a donné son consentement.
Interprétation et clarification de la demande d'accès à l'information
7.4.2 Adopter une interprétation large de la demande d'accès et communiquer promptement avec l'auteur de la demande, au besoin, si celle-ci a besoin d'être clarifiée.
7.4.3 Dans le cas où une demande d'accès a été clarifiée ou que son libellé a été modifié, inscrire le libellé de la demande modifiée et la date de la révision dans le système de suivi.
Principes pour aider les auteurs de demandes
7.4.4 Appliquer et communiquer les principes visant à aider les auteurs des demandes qui sont énumérés à l'annexe C de la présente Directive.
7.4.5 Déterminer s'il est approprié de traiter une demande de façon informelle. Dans l'affirmative, offrir à l'auteur de la demande la possibilité de faire traiter la demande de façon informelle et lui expliquer que seules les demandes formelles sont assujetties aux dispositions de la Loi.
7.4.6 En réponse à une demande d'accès à l'information, fournir, s'il y a lieu, des renseignements généraux de nature contextuelle pour aider l'auteur de la demande à comprendre le document dans les cas où celui-ci peut contenir de l'information trompeuse, si l'analyste de l'accès à l'information a été informé par le bureau de première responsabilité que l'information contenue dans le document risque d'être trompeuse. Les institutions fédérales ne sont pas tenues d'expliquer tous les documents ou les renseignements complexes divulgués en réponse à une demande d'accès à l'information.
7.5 Perception de frais
7.5.1 Veiller à ce que seuls les frais prévus pour les activités et les supports qui sont stipulés à l'article 7 du Règlement soient facturés aux auteurs de demandes.
Dispense, réduction ou remboursement
7.5.2 Exercer un pouvoir discrétionnaire en ce qui concerne la dispense, la réduction ou le remboursement des frais tout en tenant compte des mesures applicables prévues à l'article 7.1.1 de la présente Directive.
Réduction des frais de production de documents issus d'un document informatisé
7.5.3 Veiller à ce que les frais soient réduits pour la production d'un document issu d'un document informatisé si le coût réel de production est inférieur aux frais prescrits à l'alinéa 7(3)a) du Règlement. Veiller à ce que les frais soient réduits pour la production d'un document issu d'un document informatisé car le coût réel de production est inférieur aux frais prescrits à l'alinéa 7(3)a) du Règlement sur l'accès à l'information.
7.5.4 Fournir suffisamment d'information dans l'estimation des frais pour permettre à l'auteur de la demande de prendre une décision éclairée.
7.5.5 Lorsque le coût réel est inférieur au dépôt versé, rembourser la différence à l'auteur de la demande.
7.5.6 Donner accès aux documents uniquement lorsque l'auteur de la demande a payé tous les frais exigés.
7.6 Prorogation des délais
7.6.1 Évaluer toutes les demandes d'accès à l'information sans retard indu et s'il faut proroger le délai de traitement d'une demande, en informer l'auteur dans les 30 jours suivant la réception de la demande.
7.6.2 S'assurer que la prorogation du délai est aussi brève que possible et peut être justifiée.
Avis au Commissaire à l'information
7.6.3 Si la prorogation du délai dépasse 30 jours, en informer le Commissaire à l'information du Canada, conformément au paragraphe 9(2) de la Loi
7.7 Limiter et réduire la nécessité de mener des consultatifs interinstitutionnelles en ce qui a trait aux articles 15 et 16 de la Loi sur l'accès à l'information
7.7.1 Limiter et réduire la nécessité de mener des consultations interinstitutionnelles en ce qui a trait aux articles 15 et 16 de la Loi à deux cas : i) lorsque l'institution qui traite la demande a besoin de plus d'information pour exercer correctement son devoir de réserve ou ii) lorsque l'institution qui traite la demande a l'intention de divulguer des renseignements délicats.
Importance des consultations
7.7.2 Veiller à accorder la même importance aux demandes de consultation d'autres institutions fédérales qu'aux demandes d'accès à l'information.
7.8 Exceptions
7.8.1 Invoquer les exceptions applicables dans l'esprit de la Loi sur l'accès à l'information et selon la jurisprudence pertinente.
7.8.2 Indiquer toutes les exceptions invoquées par rapport aux documents, sauf si cela est susceptible d'entraîner la divulgation des renseignements visés par l'exception ou de causer le préjudice sur lequel se base l'exception.
7.9 Obligation de traiter l'information non pertinente
7.9.1 S'assurer que les renseignements non pertinents contenus dans un document sont supprimés seulement si une exception s'applique ou si l'auteur de la demande a donné son consentement. La non pertinence n'est pas un motif d'exception aux termes de la Loi.
7.10 Notification du droit de porter plainte
7.10.1 Veiller à ce que les auteurs de demandes soient informés de leur droit de porter plainte auprès du Commissaire à l'information du Canada pour toute question relative aux demandes et à l'accès aux documents en vertu de la Loi.
7.11 Processus internes
7.11.1 Établir et maintenir un système de gestion interne visant à assurer le suivi du traitement des demandes d'accès et des demandes de consultation, des plaintes et des révisions par les tribunaux.
7.11.2 Documenter le traitement des demandes en versant au dossier tous les documents créés et reçus sur support papier ou sur support électronique qui appuient les décisions prises en vertu de la Loi, y compris les communications au cours desquelles des recommandations ont été faites ou des décisions ont été prises.
Divulgation des documents
7.11.3 Veiller à ce que les procédures internes ayant trait à la divulgation des documents en vertu de la Loi retardent pas le traitement de la demande.
7.12 Allégations d'obstruction au droit d'accès
7.12.1 Établir des procédures internes à suivre en cas d'entrave soupçonnée au droit d'accès à l'information, au sens de l'article 67.1 de la Loi. Ces procédures doivent indiquer les mesures à prendre pour :
enquêter sur toute allégation de falsification, de dissimulation, de mutilation ou de destruction inappropriée de documents;
signaler immédiatement au responsable de l'institution fédérale tout soupçon de falsification, de dissimulation, de mutilation ou de destruction inappropriée de documents;
signaler toute infraction soupçonnée aux organismes d'application de la Loi pour qu'ils fassent enquête.
7.13 Publication des sommaires de demandes d'accès complétées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
7.13.1 Publier, par l'entremise du site Web autorisé du gouvernement du Canada, les sommaires des demandes d'accès complétées, dans les 30 jours civils suivant la fin de chaque mois, conformément à l'annexe E.
8. Exigences que doivent respecter les employés des institutions fédérales
8.1 Accès informel
8.1.1 Quand il est approprié de le faire, recommander au responsable ou au délégué de communiquer l'information demandée de façon informelle.
8.2 Recherche des documents
8.2.1 Déployer tous les efforts raisonnables pour trouver tous les documents relevant de l'institution fédérale qui permettent de répondre à la demande.
8.3 Estimations
8.3.1 Fournir au responsable de l'institution ou à son délégué, s'il y a lieu, une estimation réaliste des frais liés à la demande et leur justification.
8.4.1 Présenter des recommandations valables au sujet de la divulgation des documents demandés et des renseignements contextuels, s'il y a lieu.
8.5 Contrats et ententes
8.5.1 En cas de participation à des activités de passation de contrats, faire en sorte que les contrats et les ententes ne minent pas le droit du public d'avoir accès à l'information.
9. Exigences en matière de surveillance et d'établissement de rapports
9.1 Les exigences en matière de surveillance et d'établissement de rapports découlant de la présente Directive sont énoncées à la section 6.3 de la Politique sur l'accès à l'information.
10.1 Les conséquences du non-respect de la présente Directive sont énoncées à la section 7 de la Politique sur l'accès à l'information.
11. Rôles et responsabilités des institutions fédérales
11.1 Les rôles et responsabilités des institutions fédérales découlant de la présente Directive sont énoncés à la section 8 de la Politique sur l'accès à l'information.
12.1 Lois et règlements pertinents :
12.2 Instruments de politique et publications connexes :
13. Demandes de renseignements
Veuillez adresser toute demande de renseignements concernant la présente Directive au coordonnateur ou à la coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de votre institution fédérale. Pour une interprétation de la présente Directive, le coordonnateur ou la coordonnatrice de l'AIPRP doit communiquer avec :
Téléphone : 613 946 4945
Télécopieur : 613 957 8020
Critère qui décrit objectivement les catégories de renseignements ou de documents qui peuvent faire l'objet d'une exception en vertu de la Loi. Les dispositions suivantes de la Loi prévoient des exceptions qui sont fondées sur un critère objectif : 13(1), 16(1)a), 16(1)b), 16(3), 16.1, 16.2, 16.3, 16.4, 16.5, 18(a), 18.1, 19(1), 20(1)a), 20(1)b), 20(1)b.1), 20.1, 20.2, 20.4, 21(1), 22.1, 23, 24 et 26.
Critère qui permet de déterminer s'il est raisonnable de prévoir un préjudice probable et auquel il faut satisfaire avant d'appliquer certaines exceptions de la Loi. Les dispositions suivantes de la Loi prévoient des exceptions qui sont fondées sur un critère subjectif : 14, 15(1), 16(1)c), 16(1)d), 16(2), 17, 18(b), 18(c), 18(d), 20(1)c), 20(1)d) et 22.
Disposition d'exception de la Loi qui contient l'expression « peut refuser la communication ». Les dispositions suivantes de la Loi prévoient des exceptions discrétionnaires : 14, 15(1), 16(1), 16(2), 16.3, 17, 18, 18.1, 21(1), 22, 22.1, 23 et 26.
Disposition d'exception de la Loi qui contient l'expression « est tenu de refuser la communication ». Les dispositions suivantes de la Loi prévoient des exceptions obligatoires : 13(1), 16(3), 16.1, 16.2, 16.4, 16.5, 19(1), 20(1), 20.1, 20.2, 20.4 et 24.
Formation en accès à l'information (AI)
Toutes les activités qui contribuent à accroître la sensibilisation à l'accès à l'information, notamment la formation officielle, la recherche, les groupes de discussion, les conférences, les réunions de la collectivité de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, l'apprentissage partagé entre collègues, la formation en cours d'emploi, les projets spéciaux, le jumelage et d'autres activités de communication qui favorisent l'apprentissage dans les domaines décrits à l'annexe B de la présente Directive.
Système interne de gestion des cas sur support électronique ou sur support papier qui est utilisé dans les bureaux de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels pour faire le suivi des demandes d'accès à l'information et documenter leur traitement.
Tous les efforts raisonnables
Les efforts auxquels une personne juste et raisonnable s'attendrait ou trouverait acceptables.
Annexe B – Sensibilisation à l'accès à l'information
Information pour tous les employés
Tous les employés des institutions fédérales recevront de la formation sur l'application de la Loi. La formation portera sur les éléments suivants :
les responsabilités stipulées dans la Loi, y compris les principes concernant l'assistance aux auteurs de demandes;
l'exigence de fournir des réponses exactes, complètes et promptes;
le processus des plaintes et les révisions par les tribunaux;
l'article 67.1 de la Loi, en vertu duquel il est interdit d'entraver le droit d'accès et qui prévoit des sanctions pénales pour quiconque y contrevient;
Les exigences prévues dans les instruments de politique du Conseil du Trésor ayant trait aux responsabilités susmentionnées;
Les politiques et procédures de l'institution qui concernent l'administration de la Loi, y compris les politiques sur la gestion de l'information.
Information à l'intention des praticiens et des praticiennes du domaine de l'accès à l'information
Tous les employés des institutions fédérales qui ont des responsabilités fonctionnelles en matière d'administration de la Loi et du Règlement recevront une formation sur les éléments énumérés ci-dessus ainsi que sur les éléments suivants :
les dispositions touchant la prorogation des délais, les frais, les exceptions et exclusions, les avis aux tiers ainsi que la langue de communication, les supports de l'information et les méthodes d'accès;
les exigences en matière d'établissement de rapports, y compris les rapports annuels au Parlement;
les activités et le fonctionnement des comités permanents ayant trait à la Loi.
Annexe C – Principes relatifs à l'assistance aux auteurs de demandes
Les principes énumérés ci-dessous, dont l'objet est d'aider les auteurs de demandes, doivent être communiqués aux auteurs de demandes.
Pour traiter votre demande en vertu de la Loi, nous allons :
Traiter votre demande sans égard à votre identité.
Vous offrir une aide raisonnable tout au long du processus de traitement de votre demande.
Vous fournir des renseignements au sujet de la Loi, notamment en ce qui concerne le traitement de votre demande et votre droit de porter plainte auprès du Commissaire à l'information du Canada.
Communiquer avec vous sans retard indu si nous avons besoin de précisions au sujet de votre demande.
Déployer tous les efforts raisonnables pour trouver et récupérer les documents demandés.
Appliquer des exceptions précises et limitées aux documents demandés.
Vous fournir des réponses exactes et complètes.
Vous communiquer promptement l'information demandée.
S'il y a lieu, vous fournir les documents sur le support de votre choix et dans la langue officielle de votre choix.
Vous offrir un endroit approprié au sein de l'institution fédérale pour examiner l'information demandée.
Annexe D – Classification des exemptions
Le tableau suivant renferme la liste de toutes les exceptions prévues par la Loi, qu'elles soient fondées sur un critère objectif ou sur un critère subjectif et qu'elles soient obligatoires ou discrétionnaires.
Paragraphe 15(1)
Alinéa 16(1)a)
Alinéa 16(1)b)
Alinéa 16(1)c)
Alinéa 16(1)d)
Article 16.4
Article 16.5
Alinéa 18b)
Alinéa 18c)
Alinéa 18d)
Alinéa 20(1)a)
Alinéa 20(1)b.1)
Alinéa 20(1)c)
Alinéa 20(1)d)
Annexe E – Critères relatifs à la publication des sommaires des demandes d'accès à l'information complétées
Afin de promouvoir l'uniformité entre les institutions fédérales, la Division des politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, en consultation avec la collectivité de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, a élaboré des critères pour la publication de sommaires des demandes d'accès à l'information complétées à partir du site Web autorisé du gouvernement du Canada:
Les institutions doivent se conformer aux critères suivants pour la publication des sommaires :
Publier les sommaires des demandes d'accès à l'information complétées dans les 30 jours civils suivant la fin de chaque mois. Si aucune demande d'AI n'a été complétée pour un mois donné, une mise à jour doit quand même être publiée pour le mois en question. Les mises à jour mensuelles garantissent aux personnes qui consultent le site Web que l'information est à jour.
L'entrée visant chaque sommaire doit comporter les éléments suivants :
Le numéro de la demande attribué par l'institution.
Un sommaire de la demande qui en reflète le texte définitif après toute clarification obtenue de son auteur, s'il y a lieu. Les sommaires ne doivent pas comprendre de renseignements personnels ni aucune autre information frappée d'une exception ou d'une exclusion en vertu de la Loi ou qui pourrait révéler l'identité de l'auteur de la demande.
Les dispositions prises à l'égard des demandes (c'est-à-dire communication totale, communication partielle, exception totale, exclusion totale ou aucun document n'existe). Les demandes qui ont été transférées, abandonnées ou traitées de manière informelle ne figureront pas dans le sommaire.
Le nombre de pages communiquées.
Publier les sommaires simultanément dans les deux langues officielles. Les traductions doivent être fidèles pour répondre aux exigences de la Loi sur les langues officielles.
Ne pas publier de sommaires des demandes qui intéressent uniquement l'auteur ou qui renferment principalement des renseignements personnels concernant l'auteur (p. ex., des dossiers d'immigration de Citoyenneté et Immigration Canada) ou des demandes qui pourraient révéler l'identité du demandeur.