Source: http://www.finyear.com/FNTC-Numerisation-fidele-et-destruction-des-originaux-papier-c-est-parti-_a38473.html
Timestamp: 2017-08-17 07:59:04+00:00
Document Index: 4073583

Matched Legal Cases: ['art. 2', 'art. 3', 'art. 4', 'art. 5', 'art.6', 'art. 7']

FNTC : Numérisation fidèle et destruction des originaux papier, c'est parti !
La norme « copie conforme » NF Z 42-026 présentée par les experts de la FNTC, Fédération des Tiers de Confiance du Numérique, pour la numérisation de document vient d’être publiée.
La nouvelle norme NF Z 42-026 a pour objectif de permettre la destruction à grande échelle des originaux papier, dès lors que ceux-ci auront été numérisés selon un processus parfaitement encadré. Cette finalité nécessite le recourt à des opérations de numérisation conformes. Elle sera complémentaire de la NF Z 42-013 qui, elle, certifie déjà depuis quelques années les SAE. Une entreprise pourra s’assurer elle-même de la conformité de sa numérisation ou la confier à des prestataires, tels que les tiers-archiveurs.
- Les informations relatives à la copie, son contexte et son identification (art. 2) ;
- Les conditions entourant l’intégrité de la copie (horodatage, cachet ou signature électroniques qualifiés au sens du Règlement eIDAS) (art. 3) ;
- Les modalités de conservation des copies (art. 4)
- La conservation des empreintes numérique (art. 5)
- Les conditions de sécurité du procédé (art.6).
- La documentation des dispositifs et mesures (art. 7) ;
- numérisation de stocks d’archives ou de flux, par exemple de courrier entrant ;
- numérisation centralisée dans un atelier de numérisation ou décentralisée, par exemple avec une station de numérisation au guichet.
- la qualification du processus et des outils de numérisation : il s’agit de tester les capacités de chaque outil mis en œuvre dans la chaine de numérisation pour identifier à partir de quels seuils il existe un risque sur la fidélité : résolution, colorimétrie, méthode de suppression de pages blanches, détection de doublons, … Pour chaque typologie de documents, des échantillons représentatifs doivent être numérisés pour valider que les profils paramétrés sont conformes aux exigences de fidélité.
- la mise en œuvre d’une chaine de traçabilité : il s’agit d’enregistrer chaque opération du processus de numérisation (préparation, numérisation, traitements post numérisation, contrôle, …) de manière à pouvoir démontrer que la numérisation a été réalisée conformément à la convention de numérisation établi avec le propriétaire des documents.
- Les moyens techniques pour la préservation de l’intégrité et notamment les marques d’intégrité et de temps (empreinte numérique, horodatage, cachet électronique …) de chaque document afin de garantir qu’il n’y a aucune perte d’intégrité des documents entre les opérations de numérisation et d’archivage.
- la production de livrables vers un système d’archivage électronique (SAE) dans lesquels seront conservées les copies fidèles. Il s’agit d’un format d’interopérabilité permettant de transférer les copies numériques, les métadonnées produites et les marques d’intégrité et de temps.
La norme propose une option :
- la numérisation fidèle consistant à fournir les métadonnées techniques relatives à l’intégrité au système de destination.
- la numérisation fidèle attestée consistant à produite une attestation de numérisation comportant tous les éléments de traçabilité de la chaine de numérisation. Il s’agir d’un moyen de « portabilité » de la journalisation et des éléments de preuve qui permettront de démontrer que le procédé de numérisation a été respecté.