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Timestamp: 2019-10-23 05:00:55+00:00
Document Index: 32403077

Matched Legal Cases: ['art. 20', 'art. 20', 'art. 20', 'art. 2', 'art. 102', 'art. 8', 'art. 5', 'art. 9', 'art. 10', 'art. 89', 'art. 3', 'art. 9', 'art. 7', 'art. 16', 'art. 16', 'art. 8', 'art. 13', 'art. 11', 'art. 14', 'art. 20', 'art. 20', 'art. 15', 'art. 2', 'art. 101', 'art. 123']

GARANTE PROTEZIONE DATI PERSONALI - Provvedimento 19 dicembre 2018, n. 513 - Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica pubblicate ai sensi dell’art. 20, comma 4, del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 - Studio Cerbone
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GARANTE PROTEZIONE DATI PERSONALI – Provvedimento 19 dicembre 2018, n. 513
Il codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici cessa di produrre effetti dalla pubblicazione delle predette regole nella Gazzetta Ufficiale (art. 20, comma 3, del d.lgs. 101 del 2018).
Resta fermo che successivamente, il Garante potrà promuovere la revisione di tali regole, secondo la procedura di cui all’art. 2- quater del Codice, in base alla quale lo schema delle regole deontologiche, nell’osservanza del principio di rappresentatività, deve essere sottoposto a consultazione pubblica, per almeno sessanta giorni.
A regime, l’art. 102 del Codice, così come novellato dall’art. 8 dal d.lgs. n. 101/2018, prevede specificamente che le regole deontologiche individuino garanzie adeguate per i diritti e le libertà dell’interessato e si applicano ai soggetti pubblici e privati, ivi comprese le società scientifiche e le associazioni professionali, interessati al trattamento dei dati a fini di archiviazione nel pubblico interesse o di ricerca storica.
Nell’ambito del presente provvedimento sono individuate le disposizioni del codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici, allegato A2 al Codice, adottato con Provvedimento del Garante n. 8 del 14 marzo 2001, ritenute non conformi al Regolamento e, in allegato sono riportate le disposizioni conformi, ridenominate regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o di ricerca storica.
Le regole si applicano ai trattamenti di dati personali effettuati a fini di archiviazione nel pubblico interesse o di ricerca storica, fermo restando il rispetto dei principi e degli specifici adempimenti richiesti dal Regolamento e dal Codice.
L’osservanza di tali regole non deve, in ogni caso, pregiudicare l’indagine, la ricerca, la documentazione e lo studio ovunque svolti, in relazione a figure, fatti e circostanze del passato.
In via generale, si rappresenta che si è tenuto conto dell’esigenza di contemperare il diritto alla libertà di ricerca storica con altri diritti fondamentali dell’individuo, in ossequio al principio di proporzionalità (cons. 4 RGPD), verificando la conformità delle disposizioni del codice di deontologia, in particolare, ai considerando e agli articoli dedicati alla ricerca storica e all’archiviazione nel pubblico interesse (cons. 156, art. 5, comma 1, lett. b) ed e), art. 9, art. 10, e art. 89, par. 1 RGPD).
Si è reso necessario, inoltre, eliminare il preambolo del codice di deontologia, dovendosi, in base al richiamato articolo 20 del d.lgs. 101 del 2018, ridenominare solo le disposizioni dello stesso. Il preambolo, invece, nel sintetizzare le condizioni di liceità del trattamento, evidenziava, altresì, i presupposti della sottoscrizione del codice di deontologia avvenuta nel 2001, nel rispetto del principio di rappresentatività, che, comunque, rimane alla base delle presenti regole.
Cionondimeno, i principi e le fonti di diritto sovranazionale ivi richiamati, sono in ogni caso da ritenersi a fondamento dei trattamenti di dati personali effettuati nell’ambito degli archivi e della ricerca storica.
Si è ritenuto di riformulare il Titolo del Capo II in “Disposizioni generali per gli archivisti e liceità dei relativi trattamenti” e la rubrica dell’art. 3 in “Disposizioni generali”, nonché il titolo del Capo III in “Disposizioni generali per gli utenti e condizioni per la liceità dei relativi trattamenti” e la rubrica dell’art. 9 in “Disposizioni generali”, al fine di prevenire sovrapposizioni tra le presenti regole deontologiche con i futuri codici di condotta, che potranno essere adottati ai sensi degli artt. 40 e ss. RGPD.
Parimenti, è stata aggiornata la rubrica dell’art. 7 da “Aggiornamento dei dati” in “Esercizio dei diritti”, tenuto conto che l’art. 16 del Regolamento ricomprende il diritto di aggiornamento nel diritto di rettifica e integrazione di cui all’art. 16 RGPD.
All’art. 8, “Fonti orali”, è stata eliminata la disposizione che consentiva al titolare del trattamento di fornire un ‘”informativa semplificata” in caso di trattamento di fonti orali; ciò, in quanto il Regolamento non prevede alcuna forma di deroga o semplificazione agli obblighi informativi, quando i dati sono raccolti presso gli interessati (cfr. art. 13 RGPD).
Parimenti, è stata rilevata la non conformità al Regolamento dell’art. 11, comma 5, del codice di deontologia che – nell’esonerare dall’obbligo di fornire l’informativa agli interessati nei casi di raccolta di dati personali presso soggetti terzi, quando ciò risulti impossibile o comporti uno sforzo sproporzionato – non prevedeva misure appropriate per tutelare i diritti, le libertà e i legittimi interessi dell’interessato, come richiesto dall’art. 14, par. 5 lett. b), del Regolamento.
Sono state, altresì, modificate le rubriche degli artt. 12 e 13, rispettivamente, come segue “Applicazione delle regole deontologiche” e “Violazione delle regole deontologiche”.
I predetti elementi, relativi all’aggiornamento della disciplina in materia, sono recepiti nelle “Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o di ricerca storica” in ragione di quanto disposto dall’art. 20, comma 4, del d.lgs. 101/2018 e riportate nell’allegato 1 al presente provvedimento e che ne forma parte integrante. Tali “Regole deontologiche” sono volte a disciplinare i trattamenti in questione in attesa di un auspicabile aggiornamento delle stesse ai sensi degli artt. 2-quater e 101 e ss. del Codice. Pertanto, si dispone la trasmissione delle suddette “Regole deontologiche” all’Ufficio pubblicazione leggi e decreti del Ministero della giustizia per la relativa pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana, nonché al Ministero della giustizia per essere riportato nell’Allegato A) al Codice.
ai sensi dell’art. 20, comma 4, del d.lgs. n. 101/2018, verificata la conformità al Regolamento delle disposizioni del codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici, allegato A.2 al Codice, dispone che le medesime, riportate nell’allegato 1 al presente provvedimento e che ne forma parte integrante, siano pubblicate come “Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o di ricerca storica” e ne dispone, altresì, la trasmissione all’Ufficio pubblicazione leggi e decreti del Ministero della giustizia per la sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana, nonché al Ministero della giustizia per essere riportato nell’Allegato A) al Codice.
Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica Capo I – Principi generali
Capo II – Disposizioni generali per gli archivisti e liceità dei relativi trattamenti
Art. 3. Disposizioni generali
2. Gli archivisti di enti o istituzioni pubbliche si adoperano per il pieno rispetto, anche da parte dei terzi con cui entrano in contatto per ragioni del proprio ufficio o servizio, delle disposizioni di legge e di regolamento in materia archivistica e, in particolare, di quanto previsto nel Capo III “Consultabilità dei documenti degli archivi e tutela della riservatezza”, artt. da 122-127 del d.lgs. n. 42 del 2004 e agli artt. da 101-103 del Codice.
b) tutelare l’integrità degli archivi e l’autenticità dei documenti, anche elettronici e multimediali, di cui promuovono la conservazione permanente, in particolare di quelli esposti a rischi di cancellazione, dispersione ed alterazione dei dati; c) salvaguardare la conformità delle riproduzioni dei documenti agli originali ed evitare ogni azione diretta a manipolare, dissimulare o deformare fatti, testimonianze, documenti e dati;
d) sviluppare misure idonee a prevenire l’eventuale distruzione, dispersione o accesso non autorizzato ai documenti e adottare, in presenza di specifici rischi, particolari cautele quali la consultazione in copia di alcuni documenti e la conservazione degli originali in cassaforte o armadi blindati.
3. L’archivista informa il ricercatore sui documenti estratti temporaneamente da un fascicolo perché esclusi dalla consultazione.
4. In caso di rilevazione sistematica dei dati realizzata da un archivio in collaborazione con altri soggetti pubblici o privati, per costituire banche dati di intere serie archivistiche, la struttura interessata sottoscrive una apposita convenzione per concordare le modalità di fruizione e le forme di tutela dei soggetti interessati, attenendosi alle disposizioni della legge, in particolare per quanto riguarda il rapporto tra il titolare, il responsabile del trattamento e le persone autorizzate al trattamento
Art. 7. Esercizio dei diritti
1. L’archivista favorisce l’esercizio del diritto degli interessati alla rettifica o all’integrazione dei dati, garantendone la conservazione secondo modalità che assicurino la distinzione delle fonti originarie dalla documentazione successivamente acquisita.
2. Ai fini dell’applicazione dell’art. 15 RGPD, in presenza di eventuali richieste generalizzate di accesso ad un’ampia serie di dati o documenti, l’archivista pone a disposizione gli strumenti di ricerca e le fonti pertinenti fornendo al richiedente idonee indicazioni per una loro agevole consultazione.
3. In caso di esercizio di un diritto, concernente persone decedute ai sensi dell’art. 2-terdecies del Codice, da parte di chi vi abbia interesse proprio o agisce a tutela dell’interessato, in relazione a dati personali che riguardano persone decedute e documenti assai risalenti nel tempo, la sussistenza dell’interesse è valutata anche in riferimento al tempo trascorso.
1. In caso di trattamento di fonti orali, è necessario che gli intervistati abbiano espresso il proprio consenso in modo esplicito, eventualmente in forma verbale.
Capo III – Disposizioni generali per gli utenti e condizioni per la liceità dei relativi trattamenti
2. In applicazione del principio di cui al comma 1, gli utenti utilizzano i documenti sotto la propria responsabilità e conformandosi agli scopi perseguiti e delineati nel progetto di ricerca, nel rispetto dei principi di pertinenza ed indispensabilità di cui all’art. 101, comma 2, del Codice.
3. L’autorizzazione alla consultazione dei documenti di cui al comma 2 può essere rilasciata prima della scadenza dei termini dal Ministro dell’interno, previo parere del direttore dell’Archivio di Stato o del sovrintendente archivistico competenti e udita la Commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti di archivio riservati istituita presso il Ministero dell’interno, secondo quanto previsto all’art. 123 del d.lgs. n. 42 del 2004.
4. Al momento della diffusione dei dati il principio della pertinenza è valutato dall’utente con particolare riguardo ai singoli dati personali contenuti nei documenti, anziché ai documenti nel loro complesso. L’utente può diffondere i dati personali se pertinenti e indispensabili alla ricerca e se gli stessi non ledono la dignità e la riservatezza delle persone.
5. L’utente può utilizzare i dati elaborati o le copie dei documenti contenenti dati personali, accessibili su autorizzazione, solo ai fini della propria ricerca, e ne cura la riservatezza anche rispetto ai terzi.
Art. 12. Applicazione delle regole deontologiche
1. I soggetti pubblici e privati, comprese le società scientifiche e le associazioni professionali, che siano tenuti ad applicare le presenti regole deontologiche, si impegnano, con i modi e nelle forme previste dai propri ordinamenti, a promuoverne la massima diffusione e la conoscenza, nonché ad assicurarne il rispetto.
2. Nel caso degli archivi degli enti pubblici e degli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, le sovrintendenze archivistiche promuovono la diffusione e l’applicazione delle regole deontologiche.
Art. 13. Violazione delle regole deontologiche
2. Le società e le associazioni tenute ad applicare le presenti regole adottano, sulla base dei propri ordinamenti e regolamenti, le opportune misure in caso di violazione del codice stesso, ferme restando le sanzioni di legge.
3. La violazione delle prescrizioni delle presenti regole deontologiche da parte degli utenti è comunicata agli organi competenti per il rilascio delle autorizzazioni a consultare documenti riservati prima del decorso dei termini di legge, ed è considerata ai fini del rilascio dell’autorizzazione medesima. L’amministrazione competente, secondo il proprio ordinamento, può altresì escludere temporaneamente dalle sale di studio i soggetti responsabili della violazione delle regole delle presenti regole deontologiche. Gli stessi possono essere esclusi da ulteriori autorizzazioni alla consultazione di documenti riservati.